(57)【要約】【課題】一実施形態は、イメージスキャン時に、スキャンデータに含まれるテキストから、関連付けて記憶させる情報を選択し、記憶させることを可能にする。【解決手段】一実施形態に係るイメージスキャンシステムは、イメージスキャナと、表示装置と、スキャン処理装置とを備える。イメージスキャナは、印刷文書をスキャンしてスキャンデータを生成し、スキャンデータをスキャン処理装置に送信する。表示装置は、情報の候補を表示する。スキャン処理装置は、イメージスキャナから受信したスキャンデータについて文字認識処理により認識した文字データを抽出し、抽出した文字データをスキャンデータに関連付けて記憶する情報の候補として表示装置に表示させ、付与された情報に対応付けてスキャンデータを情報処理装置に送信する。【選択図】図３
2018072985.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷文書をスキャンしてスキャンデータを生成し、前記スキャンデータをスキャン処理装置に送信するイメージスキャナと、
前記スキャンデータに関連付けて記憶する情報の候補を表示する表示装置と、
前記イメージスキャナから受信した前記スキャンデータについて文字認識処理により認識した文字データを抽出し、抽出した前記文字データを前記スキャンデータに関連付けて記憶する前記情報の候補として前記表示装置に表示させ、付与された前記情報に対応付けて前記スキャンデータを情報処理装置に送信するスキャン処理装置と、
を備えたことを特徴とするイメージスキャンシステム。
【請求項２】
イメージスキャナにて印刷文書をスキャンして生成されたスキャンデータについて文字認識処理により認識した文字データを抽出し、
抽出した前記文字データを前記スキャンデータに関連付けて記憶する情報の候補として表示装置に表示させ、
付与された前記情報に対応付けて前記スキャンデータを情報処理装置に送信する制御を行う、
処理をコンピュータに実行させることを特徴とする情報取得プログラム。
【請求項３】
イメージスキャナにて印刷文書をスキャンして生成されたスキャンデータについて文字認識処理により認識した文字データを抽出し、
抽出した前記文字データを前記スキャンデータに関連付けて記憶する情報の候補として表示装置に表示させ、
付与された前記情報に対応付けて前記スキャンデータを情報処理装置に送信する制御を行う、
処理をコンピュータが実行することを特徴とする情報取得方法。
【請求項４】
表示部を備えたイメージスキャナにおいて、
スキャンデータについて文字認識処理により認識した文字データを抽出し、抽出した前記文字データを前記スキャンデータに関連付けて記憶する情報の候補として前記表示部に表示し、付与された前記情報に対応付けて前記スキャンデータを情報処理装置に送信する制御を行う制御部を、
備えることを特徴とするイメージスキャナ。
【請求項５】
前記表示部に表示された前記情報の候補は、編集可能であり、
編集を受け付けた場合に、編集後の情報に対応付けて前記スキャンデータを情報処理装置に送信する、ことを特徴とする請求項４に記載のイメージスキャナ。
【請求項６】
前記制御部は、
文字認識処理により認識した文字データの内、所定の範囲に含まれる第１の行の文字データと第２の行の文字データを抽出し、
前記第１の行の文字データと前記第２の行の文字データをそれぞれ前記情報の他の候補として前記表示部に表示させる、
ことを特徴とする請求項４または５に記載のイメージスキャナ。
【請求項７】
表示部を備えたイメージスキャナにおいて、
スキャンデータについて文字認識処理により認識した文字データを抽出し、
抽出した前記文字データを前記スキャンデータに関連付けて記憶する情報の候補として前記表示部に表示し、
付与された前記情報に対応付けて前記スキャンデータを情報処理装置に送信する制御を行う、
処理をコンピュータに実行させることを特徴とする情報取得プログラム。
【請求項８】
表示部を備えたイメージスキャナにおいて、
スキャンデータについて文字認識処理により認識した文字データを抽出し、
抽出した前記文字データを前記スキャンデータに関連付けて記憶する情報の候補として前記表示部に表示し、
付与された前記情報に対応付けて前記スキャンデータを情報処理装置に送信する制御を行う
処理をコンピュータが実行することを特徴とする情報取得方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
印刷文書をスキャンするイメージスキャンシステム、イメージスキャナ、情報取得方法及び情報取得プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
自治体等においては、膨大な量の文書を管理し、かつ情報公開にも対応するために、庁内外から届く紙等の印刷文書（以下「紙文書等」と記載）に対して収受処理が行われている。収受処理とは、自治体等において情報公開を前提として、届いた紙文書等に文書件名等の文書目録情報を付与して、紙文書と文書目録情報とを紐付けて管理する処理をいう。文書目録情報を介して、紙文書を検索、閲覧することが可能となる。ここで、自治体等における収受処理の電子運用が進んでいる。この場合、まず紙文書等がイメージスキャナでスキャンされてＰＤＦ（Portable Document Format：米国アドビシステムズ社の登録商標）ファイル等が作成される。次に、文書管理システムのデータベースに、スキャンされたＰＤＦファイル等に紐付けられて、文書件名等の文書目録情報が例えばテキストデータとして登録される。データベースに文書目録情報のテキストデータを登録できれば、文書件名等をキーワードとして文書目録情報を検索することが可能となり、更に、その文書目録情報に紐付けられたＰＤＦファイル等を抽出、閲覧等することが可能となる。
【０００３】
データベースに文書目録情報を登録する際の処理として、例えば、ユーザが文書管理システムにアクセスして、文書件名等の文書目録情報を手で入力し登録する処理などが行われている。
【０００４】
また、ネットワーク複合機などで紙文書等から文字列を読み取って管理する技術が知られている（例えば特許文献１及び特許文献２）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−２４４４１１号公報
【特許文献２】特開２００７−２８８７６９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、自治体等が収受する紙文書等は膨大な量があり、それをスキャンした後に、文書管理システムにアクセスして文書件名等の文書目録情報等を付与するのには、多くの手間がかかるという課題があった。そのため、例えば、自治体等において収受される紙文書等又はそのＰＤＦファイル等から、関連付けて記憶させる情報を抽出することができる技術が望まれている。
【０００７】
本発明の１つの側面では、イメージスキャン時に、スキャンデータに含まれるテキストから、関連付けて記憶させる情報を選択し、記憶させることを可能にすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
態様の一例であるイメージスキャンシステムでは、イメージスキャナとスキャン処理装置と表示装置とを備えたシステムであって、イメージスキャナは、印刷文書をスキャンしてスキャンデータを生成し、スキャンデータをスキャン処理装置に送信し、スキャン処理装置は、イメージスキャナから受信したスキャンデータについて文字認識処理により認識した文字データを抽出し、抽出した文字データをスキャンデータに関連付けて記憶する情報の候補として表示装置に表示させ、付与された情報に対応付けてスキャンデータを情報処理装置に送信する。
【０００９】
態様の他の一例である表示部を備えたイメージスキャナでは、スキャンデータについて文字認識処理により認識した文字データを抽出し、抽出した文字データをスキャンデータに関連付けて記憶する情報の候補として表示部に表示させ、付与された情報に対応付けてスキャンデータを情報処理装置に送信する制御を行う制御部を、備える。
【発明の効果】
【００１０】
イメージスキャン時に、スキャンデータに含まれるテキストから、関連付けて記憶させる情報を選択し、記憶させることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】イメージスキャンシステムの実施形態のシステム構成例を示す図である。
【図２】イメージスキャナとマルチスキャンサーバのブロック図の例を示す図である。
【図３】イメージスキャンシステムの動作例を示すシーケンス図である。
【図４】スキャン対象となる印刷文書の例を示す図である。
【図５】文書件名登録画面と文書件名編集画面の例を示す図である。
【図６】マルチスキャンサーバと管理サーバの連携動作を説明するための説明図である。
【図７】文書テーブルと添付文書テーブルと添付ファイル紐付けテーブルの各データ構成例を示す図である。
【図８】添付文書検索処理の画面例を示す図である。
【図９】例示的な収受処理と本実施形態に係る収受処理とを示す図である。
【図１０】イメージスキャナのハードウェア構成例を示す図である。
【図１１】マルチスキャンサーバ及び管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。
【図１２】イメージスキャナによるイメージスキャン処理の例を示すフローチャートである。
【図１３】マルチスキャンサーバによるイメージスキャン処理の例を示すフローチャートである。
【図１４】管理サーバによる文書登録処理の例を示すフローチャートである。
【図１５】管理サーバによる文書検索処理の例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明を実施するための形態について図面を参照しながら詳細に説明する。本実施形態では、イメージスキャナでの印刷文書のスキャン時に、スキャンデータに対する文字認識処理で得られた例えば文書件名（スキャンデータに関連付けて記憶する情報）の複数候補を手元のタッチパネル等にユーザが選択、編集等可能に表示させる。この表示に基づいてユーザにより付与された文書件名（情報）に対応付けて、スキャンデータが情報処理装置である管理サーバに送信される。本実施形態では、イメージスキャン時に、スキャンデータに含まれるテキストから、関連付けて記憶させる情報を選択し、記憶させることが可能となる。これにより、本実施形態は、例えば自治体等における電子化された印刷文書の収受処理において、文書件名等の、スキャンデータに関連付けて記憶する情報を登録するときの、事務手番の削減を可能とするものである。
【００１３】
図１は、イメージスキャンシステムの実施形態のシステム構成例を示す図である。イメージスキャンシステム１００は、＃１から＃ＮのＮ台（Ｎは１以上）の複合機であるイメージスキャナ１０１が、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ：Local Area Network）１０４等を介して、マルチスキャンサーバ１０２及び管理サーバ１０３と接続される構成を有する。ここで、複合機とは、イメージスキャナであって、複写機、プリンタ、ファックス等の複数の機能が１台の機械に集約された装置をいう。マルチスキャンサーバ１０２は、ＬＡＮ１０４を介して接続される＃１から＃Ｎの複数台のイメージスキャナ１０１によるイメージスキャン処理を制御する。管理サーバ１０３は、マルチスキャンサーバ１０２で集約されて送られてくる後述する分割データ、添付ファイル、及びＯＣＲ（Optical Character Recognition）データに対して文書登録処理（収受処理）を実行する。また、管理サーバ１０３は、収受された文書に対してユーザからの指示により検索処理を実行する。マルチスキャンサーバ１０２及び管理サーバ１０３は、例えば、サーバコンピュータの構成を備えてよい。
【００１４】
図２は、図１のイメージスキャナ１０１のブロック図の例（図２（ａ））とマルチスキャンサーバ１０２のブロック図の例（図２（ｂ））を示す図である。
【００１５】
まず、図２（ａ）の例えば複合機であるイメージスキャナ１０１は、制御部２００、記憶装置２０１、タッチパネル２０２、撮像装置２０３、及び通信インタフェース２０４を備える。制御部２００は更に、スキャン部２０５、スキャンデータ送信部２０６、情報候補受信・表示部２０７、編集受付部２０８、及び情報送信部２０９の各機能を備える。
【００１６】
制御部２００内のスキャン部２０５は、特には図示しないフィーダ装置等により撮像装置２０３に導かれた印刷文書に対してイメージスキャンを実施し、その結果得られるスキャンデータを例えばＰＤＦファイル形式に変換して、記憶装置２０１に一時記憶させる。
【００１７】
次に、制御部２００内のスキャンデータ送信部２０６は、記憶装置２０１に一時記憶されたスキャンデータを、通信インタフェース２０４から、図１のＬＡＮ１０４を介して、マルチスキャンサーバ１０２に送信する。
【００１８】
制御部２００内の情報候補受信・表示部２０７は、上記スキャンデータの送信後、図１のマルチスキャンサーバ１０２からＬＡＮ１０４及び通信インタフェース２０４を介して、例えば文書件名の候補を受信しタッチパネル２０２のディスプレイに表示させる。情報候補受信・表示部２０７は、タッチパネル２０２のディスプレイに表示させた文書件名の候補に対して、ユーザがタッチパネル２０２にタッチ操作することによる文書件名の選択操作を受け付ける。
【００１９】
また、制御部２００内の編集受付部２０８は、ユーザがタッチパネル２０２にタッチ操作することにより文書件名の編集を指示したときに、その編集操作を受け付ける。
【００２０】
制御部２００内の情報送信部２０９は、ユーザが選択又は編集を完了した文書件名の情報を、通信インタフェース２０４から図１のＬＡＮ１０４を介して、マルチスキャンサーバ１０２に送信する。
【００２１】
次に、図２（ｂ）に例示されるマルチスキャンサーバ１０２は、制御部２１０、記憶装置２１１、及び通信インタフェース２１２を備える。制御部２１０は更に、スキャンデータ受信部２１３、ＯＣＲ処理部２１４、情報候補抽出・送信部２１５、情報受信部２１６、及び文書情報送信部２１７の各機能を備える。
【００２２】
制御部２１０内のスキャンデータ受信部２１３は、図２（ａ）のイメージスキャナ１０１から送信されたスキャンデータを、図１のＬＡＮ１０４及び通信インタフェース２１２を介して受信し、記憶装置２１１に一時記憶させる。
【００２３】
制御部２１０内のＯＣＲ処理部２１４は、記憶装置２１１に受信されたスキャンデータに対してＯＣＲ処理を実行して文字認識を行い、その結果得られるテキストデータであるＯＣＲデータを、記憶装置２１１に記憶させる。
【００２４】
制御部２１０内の情報候補抽出・送信部２１５は、上記ＯＣＲデータから、スキャン対象の印刷文書の先頭から所定行数分の各行の文字列データを文書件名候補として抽出する。なお、以下では、先頭１０行分（第１の行、第２の行）の文字列データを、１０件の文書件名候補として抽出する場合を例示する。しかしながら、実施形態はこれに限定されるものではなく、５行、１５行、１頁目、又は全文などその他の領域から文字列が抽出されてもよい。情報候補抽出・送信部２１５は、抽出した１０件の文書件名候補を、通信インタフェース２１２から図１のＬＡＮ１０４、及び図２（ａ）の通信インタフェース２０４を介して、制御部２００内の情報候補受信・表示部２０７に向けて送信する。
【００２５】
制御部２１０内の情報受信部２１６は、上記情報候補の送信の後、図２（ａ）の制御部２００内の情報送信部２０９から、通信インタフェース２０４、図１のＬＡＮ１０４、及び通信インタフェース２１２を介して文書件名の情報を受信する。
【００２６】
制御部２１０内の文書情報送信部２１７は、上記文書件名の情報を含む文書データと、記憶装置２１１に受信されているスキャンデータを含む添付ファイルと、ＯＣＲ処理部２１４でのＯＣＲ処理により記憶装置２１１に得られているＯＣＲデータとを組み立てる。続いて、文書情報送信部２１７は、その組み立てた内容を文書情報として、通信インタフェース２１２から図１のＬＡＮ１０４を介して管理サーバ１０３に送信する。
【００２７】
上述の構成を有するイメージスキャンシステム１００の動作例について、以下に説明する。図３は、イメージスキャンシステム１００の動作例を示すシーケンス図である。
【００２８】
まず、複合機であるイメージスキャナ１０１（図２（ａ））において、ユーザは、撮像装置２０３に印刷文書の原稿をセットし、タッチパネル２０２からスキャン開始を指示する（図３のＳ１）。これにより、制御部２００内のスキャン部２０５が、撮像装置２０３にセットされた印刷文書をスキャンし、その結果得られるスキャンデータを例えばＰＤＦファイル形式に変換し、記憶装置２０１に一時記憶させる。
【００２９】
続いて、制御部２００内のスキャンデータ送信部２０６が、記憶装置２０１に得られたスキャンデータを、通信インタフェース２０４から図１のＬＡＮ１０４を介して、マルチスキャンサーバ１０２に送信する。マルチスキャンサーバ１０２（図２（ｂ））において、制御部２１０内のスキャンデータ受信部２１３は、図３のＳ２でイメージスキャナ１０１から送信されたスキャンデータを受信し、記憶装置２１１に一時記憶させる（以上、図３のＳ２）。
【００３０】
続いて、制御部２１０内のＯＣＲ処理部２１４は、記憶装置２１１に受信されたスキャンデータに対してＯＣＲ処理を実行して文字認識を行い、その結果得られるテキストデータであるＯＣＲデータを、記憶装置２１１に記憶させる。更に、制御部２１０内の情報候補抽出・送信部２１５は、上記ＯＣＲデータから、スキャン対象の印刷文書の例えば先頭１０行分の文字列を、１０件の文書件名候補として抽出する（以上、図３のＳ３）。
【００３１】
制御部２１０内の情報候補抽出・送信部２１５は、抽出した１０件の文書件名候補を、図３のＳ２でスキャンデータを送信したイメージスキャナ１０１に向けて送信する。この結果、イメージスキャナ１０１（図２（ａ））において、制御部２００内の情報候補受信・表示部２０７が、上記１０件の文書件名の候補を受信し、タッチパネル２０２のディスプレイに表示させる（図３のＳ４）。
【００３２】
情報候補受信・表示部２０７は、タッチパネル２０２のディスプレイに表示させた文書件名の候補に対して、ユーザがタッチパネル２０２にタッチ操作することによる文書件名の選択操作を受け付ける。また、制御部２００内の編集受付部２０８は、ユーザがタッチパネル２０２にタッチ操作することにより文書件名の編集を指示したときに、その編集操作を受け付ける（以上、図３のＳ５）。
【００３３】
イメージスキャナ１０１（図２（ａ））において、制御部２００内の情報送信部２０９は、ユーザが選択又は編集を完了した文書件名の情報を、マルチスキャンサーバ１０２に送信する。マルチスキャンサーバ１０２（図２（ｂ））において、制御部２１０内の情報受信部２１６は、イメージスキャナ１０１から送られてきた上記文書件名の情報を受信する（以上、図３のＳ６）。
【００３４】
マルチスキャンサーバ１０２（図２（ｂ））において、制御部２１０内の文書情報送信部２１７は、以下の処理を実行する。文書情報送信部２１７はまず、図３のＳ６で受信した文書件名の情報を含む文書データを生成する。次に、文書情報送信部２１７は、図３のＳ２でイメージスキャナ１０１から受信し記憶装置２１１に記憶させているスキャンデータを含む添付ファイルを生成する。更に、文書情報送信部２１７は、図３のＳ３でのＯＣＲ処理により記憶装置２１１に得られているＯＣＲデータを取得する。そして、文書情報送信部２１７は、それらの生成、取得した文書データ、添付ファイル、及びＯＣＲデータを、文書情報として、管理サーバ１０３に送信する。管理サーバ１０３は、受信した文書データ、添付ファイル、及びＯＣＲデータを、それぞれに対応する格納フォルダに格納する（以上、図３のＳ７）。
【００３５】
管理サーバ１０３は、上記各格納フォルダに格納された文書データ及び添付ファイルをそれぞれ、文書テーブル及び添付文書テーブルの各データベースに自動登録し、また、ＯＣＲデータを検索エンジン等に自動登録する（図３のＳ８）。
【００３６】
図４は、スキャン対象となる印刷文書の例を示す図である。この例は、例えば自治体の庁内外から受信された印刷文書の例である。この文書を見てわかる通り、自治体等で授受される印刷文書は、その上部１／３程度のエリアに、文書番号や日付、宛先名、発信者情報、文書件名等が記載されている場合がほとんどである。そこで本実施形態では、イメージスキャナ１０１からマルチスキャンサーバ１０２に送られたスキャンデータに対してＯＣＲ処理によりＯＣＲデータが抽出される。そして、ＯＣＲデータから印刷文書の先頭１０行分の文字列が、複数（１０件）の文書件名候補として抽出される（図３のＳ３）。この複数の文書件名候補は、イメージスキャナ１０１に送られ、タッチパネル２０２のディスプレイに表示される（図３のＳ４）。
【００３７】
図５は、タッチパネル２０２のディスプレイに表示される文書件名登録画面の例（図５（ａ））と文書件名編集画面の例（図５（ｂ））を示す図である。ユーザは、図５（ａ）に例示されるようにタッチパネル２０２に表示される文書件名登録画面に表示される例えば１０件の文書件名候補の中から、文書件名として採用したい候補の左端のラジオボタン５００をタップすることにより、文書件名を選択できる。図５（ａ）では、「文書管理システムに関するアンケートのご依頼」という文字例が、文書件名として選択されている例が示されている。
【００３８】
図５（ａ）に例示される文書件名登録画面において、ユーザは、決定ボタン５０２をタップすることにより、文書件名を確定させることができる。また、ユーザは、キャンセルボタン５０１をタップすることにより、印刷文書の登録を中止することができる。
【００３９】
更に、現在選択している文書件名に文字化け等がある場合には、ユーザは、編集ボタン５０３をタップすることにより、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面が図５（ｂ）に例示される文書件名編集画面に切り替わる。ユーザは、この文書件名編集画面において、テキストボックス５１０に設定されている文書件名の文字列に、例えばソフトウェアキーボード５１１を用いることにより、削除、修正、追加等の編集作業を行うことができる。図５（ｂ）に例示される文書件名編集画面において、ユーザは、決定ボタン５１３をタップすることにより、文書件名を確定させることができる。また、ユーザは、キャンセルボタン５１２をタップすることにより、編集作業をキャンセルして、図５（ａ）の文書件名登録画面に戻ることができる。
【００４０】
図５（ａ）の文書件名登録画面の決定ボタン５０２又は図５（ｂ）の文書件名編集画面の決定ボタン５１３がタップされると、文書件名が確定し、その情報がイメージスキャナ１０１からマルチスキャンサーバ１０２に送信される。
【００４１】
図６は、上記文書件名が確定した後に実行されるマルチスキャンサーバ１０２と管理サーバ１０３の連携動作を説明するための説明図である。
【００４２】
前述したように、マルチスキャンサーバ１０２（図２（ｂ））において、制御部２１０内の文書情報送信部２１７はまず、イメージスキャナ１０１から受信した文書件名の情報を含む文書データ６０１を生成する。この文書データ６０１に含まれる情報は、印刷文書の収受処理の基本となる情報であり、少なくとも上述の文書件名の情報を含む。この他、文書データ６０１には、例えば所属部署や担当者名等の属性情報が含まれてもよい。属性情報としては様々な情報を設定可能であり、これらの情報の取得方法の詳細については省略するが、例えばイメージスキャナ１０１にログインしたユーザの情報が自動的にマルチスキャンサーバ１０２に送られて文書データ６０１に設定されてもよい。或いは、イメージスキャナ１０１のタッチパネル２０２において、上述の文書件名の情報とともに、各種属性情報が選択又は入力され、それらの情報がマルチスキャンサーバ１０２に送られて文書データ６０１に設定されるようにしてもよい。
【００４３】
次に、文書情報送信部２１７は、イメージスキャナ１０１から受信し記憶装置２１１に記憶させているスキャンデータを含む添付ファイル６０２を生成する。この添付ファイル６０２は、例えばスキャンデータのＰＤＦファイルである。
【００４４】
更に、文書情報送信部２１７は、スキャンデータに対するＯＣＲ処理により記憶装置２１１に得られているＯＣＲデータ６０３を取得する。このＯＣＲデータ６０３は、前述したＯＣＲ処理により得られる印刷文書の例えば先頭１０行分のテキストデータであってもよいし、印刷文書の全体に渡るＯＣＲ処理によって得られた全テキストデータであってもよい。
【００４５】
文書情報送信部２１７は、上述の文書データ６０１、添付ファイル６０２、及びＯＣＲデータ６０３を、図６の６３０として示されるように、管理サーバ１０３に送信する。管理サーバ１０３は、マルチスキャンサーバ１０２から文書データ６０１と添付ファイル６０２とＯＣＲデータ６０３の組を受信すると、それぞれを、文書データ格納フォルダ６１１、添付ファイル格納フォルダ６１２、及びテキスト格納フォルダ６１３に格納する。各格納フォルダ６１１、６１２、及び６１３は、例えば管理サーバ１０３のハードディスク等の記憶装置のファイルシステムに設定されている。
【００４６】
管理サーバ１０３は、上記各格納フォルダの内容を定期的に監視している。管理サーバ１０３は、各格納フォルダ６１１、６１２、及び６１３に情報が登録されたことを検知すると、以下の文書登録動作６４０を実行する。
【００４７】
まず、管理サーバ１０３は、文書データ格納フォルダ６１１に格納されている文書データ６０１の内容を、所定のデータベースマネジメントシステムに設定されている文書テーブル６２１の一レコードとして自動登録する。
【００４８】
次に、管理サーバ１０３は、添付ファイル格納フォルダ６１２に格納されている添付ファイル６０２を、例えば管理サーバ１０３内の記憶装置のファイルシステムの所定の保存フォルダにアップロードする。そして、管理サーバ１０３は、その保存場所のファイルパス情報と、一意に付与した添付ファイル管理番号とを対応付けて、それらの情報を、所定のデータベースマネジメントシステムに設定されている添付文書テーブル６２２の一レコードとして自動登録する。
【００４９】
更に、管理サーバ１０３は、検索エンジン６２３の例えばインデックスファイルに、テキスト格納フォルダ６１３に格納されているＯＣＲデータ６０３の各テキストと、その一意名（ＯＣＲデータ６０３のファイル名等）を自動追加する。検索エンジン６２３は、例えば全文検索を実行するプログラムである。また、管理サーバ１０３は、一意名と、ＯＣＲデータ６０３を生成した添付ファイル６０２の添付ファイル管理番号との対応関係を、所定のデータベースマネジメントシステムに設定されている添付ファイル紐付けテーブル６２４の一レコードとして自動登録する。
【００５０】
図７は、図６の文書テーブル６２１のデータ構成例（図７（ａ））と添付文書テーブル６２２のデータ構成例（図７（ｂ））と添付ファイル紐付けテーブル６２４のデータ構成例（図７（ｃ））を示す図である。文書テーブル６２１は、文書件名と添付ファイル管理番号の各フィールドのほかに、属性情報の例として、所属と担当者名の各フィールドを有する。添付文書テーブル６２２は、添付ファイル管理番号と添付ファイルパスの各フィールドを有する。添付ファイル紐付けテーブル６２４は、ＯＣＲデータ６０３の一意名と、そのＯＣＲデータ６０３を生成した添付ファイル６０２に対応する添付ファイル管理番号の各フィールドを有する。
【００５１】
図８は、上述の文書テーブル６２１、添付文書テーブル６２２、及び添付ファイル紐付けテーブル６２４を用いた添付文書検索処理の画面例を示す図である。ユーザは、図１のＬＡＮ１０４を介して接続されている特には図示しない端末装置から管理サーバ１０３にアクセスする。この結果、ユーザの端末のディスプレイに、図８に例示されるような添付文書検索画面が表示される。ユーザは、この添付文書検索画面において、検索キーワードを指定する。この結果、この検索キーワードをキーとして、管理サーバ１０３上で検索が実行され、検索キーワードに対応する添付ファイル名（又は文書件名）、所属、担当者名などの一覧を、ユーザの端末装置のディスプレイに、図８に例示されるように表示することができる。ユーザは、その一覧中の所望の行を選択（マウスクリック等）することにより、例えばＰＤＦファイルの添付ファイル６０２を端末装置のディスプレイに表示することができる。
【００５２】
図９は、例示的な収受処理と本実施形態に係る収受処理とを示す図である。
図９（ａ）に示されるように、例示的な収受処理では、印刷文書が到来すると（Ｓｔｅｐ１）、ユーザは複合機でその印刷文書をスキャンし、スキャンデータがファイルサーバなどに登録され、或いはメールでユーザ自身等に送信されていた（Ｓｔｅｐ２）。そして、例示的な収受処理では、このスキャンデータに対して収受処理を完了させるために、以下のＳｔｅｐ３からＳｔｅｐ６の処理が実行される。まず、ユーザは、ファイルサーバからスキャンデータのファイルをダウンロードする（Ｓｔｅｐ３）。次に、ユーザは、そのファイルを適切なファイル名にリネームする（Ｓｔｅｐ４）。更に、ユーザは、自身の端末装置からＬＡＮを介して文書管理システムを起動する（Ｓｔｅｐ５）。そして、ユーザは、文書管理システム上で、収受文書の登録処理を実行する。具体的には、ユーザは、文書件名等の収受情報を登録し、リネームしたスキャンファイルをアップロードし、情報の更新処理を実行する（以上、Ｓｔｅｐ６）。例示的な収受処理では、以上のＳｔｅｐ６までの処理が実行されて初めて、組織内での収受供覧や収受起案処理を実行することが可能となる（Ｓｔｅｐ７）。
【００５３】
一方、図９（ｂ）に示されるように、本実施形態では、印刷文書が到来すると（Ｓｔｅｐ１）、ユーザは複合機でその印刷文書をスキャンすると同時に、文書件名等の指定が可能となり、収受文書の管理サーバ１０３への登録が完了する（Ｓｔｅｐ２）。この結果、Ｓｔｅｐ２でのスキャンの直後に、Ｓｔｅｐ７での組織内での収受供覧や収受起案処理を実行することが可能となる。このように本実施形態では、図６に示されるように定期的に自動実行される文書登録処理６４０により、収受処理のために、あらためて文書管理システムを起動しなくてもよく、図９（ａ）のＳｔｅｐ３からＳｔｅｐ６の事務手番が削減可能となる。これにより、例えばこれらのステップにかかった時間を５分とした場合、「５分×収受文書数」の時間短縮が実現される。
【００５４】
このように本実施形態では、イメージスキャン時に、スキャンデータに含まれるテキストから、関連付けて記憶させる情報（上記の例では文書件名）を複数候補抽出して表示装置（上記の例ではイメージスキャナ１０１のタッチパネル２０２）に表示できる。従って、ユーザは、イメージスキャンと同時に、情報の複数候補の表示に基づいて情報を簡単に選択又は編集することが可能となり、収受処理を完了させることが可能となる。
【００５５】
図１０は、図１のイメージスキャナ１０１のハードウェア構成例を示す図である。図１０において、図２（ａ）の場合と同じ参照番号が付された部分は、図２（ａ）の場合と同じ機能を実現するハードウェアである。ここで、記憶装置２０１は、例えばハードディスク記憶装置である。図１０のハードウェア構成例では、プロセッサ１００１が、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ：Random Access Memory）１００２を作業用メモリとして使用しながら、記憶装置２０１から読み込んだイメージスキャン処理プログラムを実行する。これにより、図２（ａ）の制御部２００内のスキャン部２０５、スキャンデータ送信部２０６、情報候補受信・表示部２０７、編集受付部２０８、及び情報送信部２０９の各機能部の動作が実行される。
【００５６】
図１１は、図１のマルチスキャンサーバ１０２及び管理サーバ１０３の共通のハードウェア構成例を示す図である。図１１の記憶装置２１１と通信インタフェース２１２は、図２（ｂ）に示される同じ参照番号を有する機能を実現するハードウェアである。ここで、記憶装置２１１は、例えばハードディスク記憶装置である。図１１のハードウェア構成例では、プロセッサ１１０１が、ＲＡＭ１１０２を作業用メモリとして使用しながら、記憶装置２１１又は可搬記録媒体駆動装置１１０５を介して可搬記録媒体１１０７から読み込んだイメージスキャン処理プログラムを実行する。これにより、図２（ｂ）の制御部２１０内のスキャンデータ受信部２１３、ＯＣＲ処理部２１４、情報候補抽出・送信部２１５、情報受信部２１６、及び文書情報送信部２１７の各機能部の動作が実行される。図１１ハードウェア構成において、入力装置１１０３は例えばキーボード又はマウス等であり、出力装置１１０４は例えばディスプレイ装置である。なお、これらの構成は一部が含まれていなくてもよく、更に別の構成が追加されていてもよい。例えば、図１１ハードウェア構成において、入力装置１１０３及び出力装置１１０４は含まれていなくてもよい。
【００５７】
図１１に示される構成は本実施形態におけるイメージスキャンシステム１００を実現できるコンピュータの一例であり、そのようなコンピュータはこの構成に限定されるものではない。可搬記録媒体駆動装置１１０５は、ＳＤカード、コンパクトフラッシュ(登録商標）や、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ、光ディスク等の可搬記録媒体１１０７を収容するもので、記憶装置２１１の補助の役割を有する。なお、ＣＤは、Compact Discの略称である。ＲＯＭは、Read Only Memoryの略称である。ＤＶＤは、Digital Versatile Diskの略称である。本実施形態によるマルチスキャンサーバ１０２は、図２（ｂ）の制御部２１０の機能を搭載したプログラムをプロセッサ１１０１が実行することで実現される。そのプログラムは、例えば記憶装置２１１や可搬記録媒体１１０７に記録して配布してもよく、或いは通信インタフェース２１２によりＬＡＮ１０４等から取得できるようにしてもよい。
【００５８】
図１２は、図１０のハードウェア構成例を有するイメージスキャナ１０１により実行されるイメージスキャン処理の例を示すフローチャートである。この処理は、図１０のプロセッサ１００１が、記憶装置２０１からＲＡＭ１００２に読み込んだイメージスキャン処理プログラムを実行する動作である。
【００５９】
プロセッサ１００１はまず、ユーザがタッチパネル２０２を操作することによりスキャン指示をするまで待機する（ステップＳ１２０１の判定がＮＯの繰返し）。
【００６０】
ステップＳ１２０１の判定がＹＥＳになると、プロセッサ１００１は、特には図示しないフィーダ装置等により撮像装置２０３に導かれた印刷文書に対してイメージスキャンを実施する。プロセッサ１００１は、その結果得られるスキャンデータを例えばＰＤＦファイル形式に変換して、記憶装置２０１に一時記憶させる（以上、ステップＳ１２０２）。この処理は、図２（ａ）のスキャン部２０５の動作、及び図３のシーケンスＳ１に対応する。
【００６１】
次に、プロセッサ１００１は、ステップＳ１２０２で記憶装置２０１に一時記憶されたスキャンデータを、通信インタフェース２０４から、図１のＬＡＮ１０４を介して、マルチスキャンサーバ１０２に送信する。送信完了後、プロセッサ１００１は、例えば、記憶装置２０１に一時記憶されていたスキャンデータを削除する（以上、ステップＳ１２０３）。この送信処理は、例えばファイル転送プロトコル（ＦＴＰ：File Transfer Protocol）に準じた処理であってよい。この場合、イメージスキャナ１０１がＦＴＰクライアントとして動作し、マルチスキャンサーバ１０２がＦＴＰサーバとして動作する。この処理は、図２（ａ）のスキャンデータ送信部２０６の動作、及び図３のシーケンスＳ２に対応する。
【００６２】
次にプロセッサ１００１は、ステップＳ１２０３でのスキャンデータの送信後、図１のマルチスキャンサーバ１０２からＬＡＮ１０４及び通信インタフェース２０４を介して、文書件名の候補を受信するまで待機する（ステップＳ１２０４の判定がＮＯの繰返し）。ステップＳ１２０４の判定がＹＥＳになると、プロセッサ１００１は、受信した文書件名候補を、タッチパネル２０２のディスプレイに、例えば図５（ａ）に例示した形態で表示させる（ステップＳ１２０５）。この受信処理は、例えばハイパーテキスト転送プロトコル（ＨＴＴＰ：Hypertext Transfer Protocol）に準じた処理であってよい。この場合、マルチスキャンサーバ１０２はＷＷＷ（World Wide Web、ワールドワイドウェブ）サーバとして動作し、イメージスキャナ１０１のタッチパネル２０２のディスプレイはＷＷＷブラウザとして動作する。以上のステップＳ１２０４とＳ１２０５の処理は、図２（ａ）の情報候補受信・表示部２０７の動作、及び図３のシーケンスＳ４に対応する。
【００６３】
続いて、プロセッサ１００１は、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面で、ユーザがタッチパネル２０２を操作して、ラジオボタン５００により文書件名候補の何れかの選択を変更したか否かを判定する（ステップＳ１２０６）。ステップＳ１２０６の判定がＮＯなら、プロセッサ１００１は、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面で、ユーザがタッチパネル２０２を操作して、キャンセルボタン５０１をタップしたか否かを判定する（ステップＳ１２０８）。ステップＳ１２０８の判定もＮＯなら、プロセッサ１００１は、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面で、ユーザがタッチパネル２０２を操作して、決定ボタン５０２をタップしたか否かを判定する（ステップＳ１２０９）。ステップＳ１２０９の判定もＮＯなら、プロセッサ１００１は、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面で、ユーザがタッチパネル２０２を操作して、編集ボタン５０３をタップしたか否かを判定する（ステップＳ１２１０）。ステップＳ１２１０の判定もＮＯならば、プロセッサ１００１は、ステップＳ１２０６の処理に戻って上記ステップＳ１２０６、Ｓ１２０８、Ｓ１２０９、及びＳ１２１０の一連の判定処理を繰り返し実行する。
【００６４】
上記ステップＳ１２０６からＳ１２１０の一連の判定処理の繰返しで、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面で、ユーザがラジオボタン５００にて文書件名候補の何れかの選択を変更すると、ステップＳ１２０６の判定がＹＥＳとなる。この結果、プロセッサ１００１は、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面で、選択されるラジオボタン５００の表示を変更することにより、文書件名候補の選択を変更する（ステップＳ１２０７）。その後、プロセッサ１００１は、ステップＳ１２０６の処理に戻る。
【００６５】
上記ステップＳ１２０６からＳ１２１０の一連の判定処理の繰返しで、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面で、ユーザがキャンセルボタン５０１をタップすると、ステップＳ１２０８の判定がＹＥＳとなる。この結果、プロセッサ１００１は、図１２のフローチャートで示される今回のイメージスキャン処理を中止する。なお、ステップＳ１２０３でマルチスキャンサーバ１０２に送信されたスキャンデータは、例えば、マルチスキャンサーバ１０２側でのタイムアウト処理等により破棄される。
【００６６】
上記ステップＳ１２０６からＳ１２１０の一連の判定処理の繰返しで、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面で、ユーザが決定ボタン５０２をタップすると、ステップＳ１２０９の判定がＹＥＳとなる。この結果、プロセッサ１００１は、ステップＳ１２１４の文書件名送信処理に移行する。この処理については後述する。
【００６７】
上記ステップＳ１２０６からＳ１２１０の一連の判定処理の繰返しで、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面で、ユーザが編集ボタン５０３をタップすると、ステップＳ１２１０の判定がＹＥＳとなる。この結果、プロセッサ１００１は、タッチパネル２０２のディスプレイに表示する画面を、図５（ａ）に例示される文書件名登録画面から図５（ｂ）に例示される文書件名編集画面に切り替え、ユーザのタッチパネル２０２の操作による文書件名の編集を受け付ける。この結果、図５（ｂ）の説明で前述したように、ユーザは、この文書件名編集画面で、テキストボックス５１０に設定されている文書件名の文字列を、例えばソフトウェアキーボード５１１を用いることにより、削除、修正、追加等の編集作業を行うことができる。
【００６８】
プロセッサ１００１は、図５（ｂ）に例示される文書件名編集画面で、ユーザがタッチパネル２０２を操作して、キャンセルボタン５１２をタップしたか否かを判定する（ステップＳ１２１２）。ステップＳ１２１２の判定がＮＯなら、プロセッサ１００１は、図５（ｂ）に例示される文書件名編集画面で、ユーザがタッチパネル２０２を操作して、決定ボタン５１３をタップしたか否かを判定する（ステップＳ１２１３）。ステップＳ１２１３の判定もＮＯなら、プロセッサ１００１は、ステップＳ１２１１の処理に戻る。
【００６９】
上記ステップＳ１２１１からＳ１２１３の一連の処理の繰返しで、図５（ｂ）に例示される文書件名編集画面で、ユーザがキャンセルボタン５１２をタップすると、ステップＳ１２１２の判定がＹＥＳとなる。この結果、プロセッサ１００１は、タッチパネル２０２のディスプレイに表示する画面を、図５（ｂ）に例示される文書件名編集画面から図５（ａ）に例示される文書件名登録画面に切り替え、ステップＳ１２０６の処理に戻る。
【００７０】
以上のステップＳ１２０６からＳ１２１３の一連の処理は、図２（ａ）の情報候補受信・表示部２０７と編集受付部２０８の動作、及び図３のシーケンスＳ５に対応する。
【００７１】
上記ステップＳ１２１１からＳ１２１３の一連の処理の繰返しで、図５（ｂ）に例示される文書件名編集画面で、ユーザが決定ボタン５１３をタップすると、ステップＳ１２１３の判定がＹＥＳとなる。この結果、プロセッサ１００１は、ステップＳ１２１４の文書件名送信処理に移行する。
【００７２】
ユーザが、タッチパネル２０２を操作して、図５（ａ）の文書件名登録画面の決定ボタン５０２又は図５（ｂ）の文書件名編集画面の決定ボタン５１３をタップすると、前述したようにステップＳ１２０９又はＳ１２１３の判定がＹＥＳになる。この結果、プロセッサ１００１は、現在選択又は編集されている文書件名を確定して、その情報を、通信インタフェース２０４から図１のＬＡＮ１０４を介してマルチスキャンサーバ１０２に送信する。この送信処理は、例えば前述したＦＴＰのファイル転送プロトコルに準じた処理であってよい。この処理は、図２（ａ）の情報送信部２０９の動作、及び図３のシーケンスＳ６に対応する。その後、プロセッサ１００１は、図１２のフローチャートで示される今回のイメージスキャン処理を終了する。
【００７３】
図１３は、図１１のハードウェア構成例を有するマルチスキャンサーバ１０２により実行されるイメージスキャン処理の例を示すフローチャートである。この処理は、図１１のプロセッサ１１０１が、記憶装置２１１又は可搬記録媒体１１０７からＲＡＭ１１０２に読み込んだイメージスキャン処理プログラムを実行する動作である。
【００７４】
プロセッサ１１０１はまず、スキャンデータを受信するまで待機する（ステップＳ１３０１の判定がＮＯの繰返し）。
【００７５】
ステップＳ１３０１の判定がＹＥＳになると、プロセッサ１１０１は、受信したスキャンデータを記憶装置２１１に記憶させる（ステップＳ１３０２）。
【００７６】
以上のステップＳ１３０１及びＳ１３０２の処理は、図２（ｂ）のスキャンデータ受信部２１３の動作、及び図３のシーケンスＳ２に対応する。
【００７７】
次に、プロセッサ１１０１は、受信したスキャンデータに対して、ＯＣＲ処理を実行して文字認識を行い、その結果得られるテキストデータであるＯＣＲデータを、記憶装置２１１に記憶させる（ステップＳ１３０３）。この処理は、図２（ｂ）のＯＣＲ処理部２１４の動作、及び図３のシーケンスＳ３に対応する。
【００７８】
次に、プロセッサ１１０１は、ステップＳ１３０３で取得したＯＣＲデータから、スキャン対象の印刷文書の例えば先頭１０行分の文字列データを、１０件の文書件名候補として抽出する。プロセッサ１１０１は、抽出した１０件の文書件名候補を、通信インタフェース２１２から図１のＬＡＮ１０４を介して、スキャンデータの送信元であるイメージスキャナ１０１に送信する（以上、ステップＳ１３０４）。この送信処理は、図１２のステップＳ１２０５の説明で前述したように、例えば前述したＨＴＴＰの通信プロトコルに準じた処理であってよい。この場合、マルチスキャンサーバ１０２はＷＷＷサーバとして動作し、イメージスキャナ１０１のタッチパネル２０２のディスプレイは、ＷＷＷブラウザとして動作する。この処理は、図２（ｂ）の情報候補抽出・送信部２１５の動作、及び図３のシーケンスＳ３に対応する。
【００７９】
その後、プロセッサ１１０１は、図１のイメージスキャナ１０１からＬＡＮ１０４及び通信インタフェース２０４を介して、文書件名の情報を受信するまで待機する（ステップＳ１３０５の判定がＮＯの繰返し）。
【００８０】
ステップＳ１３０５の判定がＹＥＳになると、プロセッサ１１０１は、以下の処理を実行する（ステップＳ１３０６）。プロセッサ１１０１はまず、ステップＳ１３０５で受信した文書件名の情報を含む文書データを生成する。次に、プロセッサ１１０１は、ステップＳ１３０１とＳ１３０２でイメージスキャナ１０１から受信し記憶装置２１１に記憶させているスキャンデータを含む添付ファイルを生成する。更に、プロセッサ１１０１は、ステップＳ１３０３のＯＣＲ処理により記憶装置２１１に得ているＯＣＲデータを取得する。そして、プロセッサ１１０１は、それらの生成、取得した文書データ、添付ファイル、及びＯＣＲデータを、文書情報として、通信インタフェース２１２から図１のＬＡＮ１０４を介して、管理サーバ１０３に送信する。この送信処理は、例えば前述のＦＴＰに準じた処理であってよい。この場合、マルチスキャンサーバ１０２はＦＴＰクライアントとして動作し、管理サーバ１０３はＦＴＰサーバとして動作する。送信完了後、プロセッサ１１０１は、例えば、記憶装置２１１に記憶されていたスキャンデータ及びＯＣＲデータ６０３を削除する。以上の処理は、図２（ｂ）の文書情報送信部２１７の動作、及び図３のシーケンスＳ７に対応する。
【００８１】
ステップＳ１３０６の処理の後、プロセッサ１１０１は、ステップＳ１３０１のスキャンデータの待機処理に戻る。
【００８２】
図１４は、図１１のハードウェア構成例を有する管理サーバ１０３により実行される文書登録処理の例を示すフローチャートである。この処理は、図１１のプロセッサ１１０１が、記憶装置２１１又は可搬記録媒体１１０７からＲＡＭ１１０２に読み込んだ文書登録処理プログラムを実行する動作である。この文書登録処理は、図６で説明した管理サーバ１０３における処理である。
【００８３】
プロセッサ１１０１はまず、マルチスキャンサーバ１０２から文書データ６０１、添付ファイル６０２、及びＯＣＲデータ６０３の組としての文書情報を受信するまで待機する（ステップＳ１４０１の判定がＮＯの繰返し）。
【００８４】
ステップＳ１４０１の判定がＹＥＳになると、プロセッサ１１０１は、以下の処理を実行する。プロセッサ１１０１は、受信した文書データ６０１、添付ファイル６０２、及びＯＣＲデータ６０３をそれぞれ、文書データ格納フォルダ６１１、添付ファイル格納フォルダ６１２、及びテキスト格納フォルダ６１３に格納する（ステップＳ１４０２）。
【００８５】
次にプロセッサ１１０１は、文書データ登録処理を実行する（ステップＳ１４０３）。具体的には、プロセッサ１１０１は、文書データ格納フォルダ６１１に格納されている文書データ６０１の内容を、文書テーブル６２１の一レコードとして自動登録する。文書テーブル６２１の登録フォーマットは、図７（ａ）の説明で前述した通りである。
【００８６】
続いて、プロセッサ１１０１は、添付ファイル登録処理を実行する（ステップＳ１４０４）。具体的には、プロセッサ１１０１は、添付ファイル格納フォルダ６１２に格納されている添付ファイル６０２を、例えば管理サーバ１０３内の記憶装置のファイルシステムの所定の保存フォルダにアップロードする。そして、プロセッサ１１０１は、保存場所のファイルパス情報と、一意に付与した添付ファイル管理番号とを対応付けて、それらの情報を、添付文書テーブル６２２の一レコードとして自動登録する。添付文書テーブル６２２の登録フォーマットは、図７（ｂ）の説明で前述した通りである。
【００８７】
更に、プロセッサ１１０１は、ＯＣＲデータ登録処理を実行する（ステップＳ１４０５）。具体的には、プロセッサ１１０１は、検索エンジン６２３の例えばインデックスファイルに、テキスト格納フォルダ６１３に格納されているＯＣＲデータ６０３の各テキストと、その一意名（ＯＣＲデータ６０３のファイル名等）を自動追加する。また、プロセッサ１１０１は、一意名と、ＯＣＲデータ６０３を生成した添付ファイル６０２の添付ファイル管理番号との対応関係を、添付ファイル紐付けテーブル６２４の一レコードとして自動登録する。添付ファイル紐付けテーブル６２４の登録フォーマットは、図７（ｃ）の説明で前述した通りである。
【００８８】
最後に、プロセッサ１１０１は、文書データ格納フォルダ６１１、添付ファイル格納フォルダ６１２、及びテキスト格納フォルダ６１３に格納されていた文書データ６０１、添付ファイル６０２、及びＯＣＲデータ６０３を削除する（ステップＳ１４０６）。
【００８９】
その後、プロセッサ１１０１は、ステップＳ１４０１の受信待機処理に戻る。
図１５は、図１１のハードウェア構成例を有する管理サーバ１０３により実行される文書検索処理の例を示すフローチャートである。なお、図１５の例では、検索エンジン６２３のインデックスファイルに登録されているＯＣＲデータ６０３を対象に検索を行う例を説明する。しかしながら、別の実施形態では、例えば、文書テーブル６２１や添付文書テーブル６２２に登録されている文書件名、所属、担当者、添付ファイルパスなどを検索対象として検索が実行されてもよい。図１５の処理は、図１１のプロセッサ１１０１が、記憶装置２１１又は可搬記録媒体１１０７からＲＡＭ１１０２に読み込んだ文書検索処理プログラムを実行する動作である。この文書検索処理は、図８で説明した添付文書検索インタフェースをユーザの端末装置に提供する処理である。
【００９０】
まず、プロセッサ１１０１は、ユーザの端末装置からの要求に基づいて、図８の添付文書検索画面（但し、一覧画面はまだ非表示）を送信する。この送信処理は、例えば前述したＨＴＴＰの通信プロトコルに準じた処理であってよい。この場合、管理サーバ１０３はＷＷＷサーバとして動作し、ユーザの端末装置はＷＷＷブラウザとして動作する。その後、プロセッサ１１０１は、ユーザによる検索キーワード（図８参照）の入力を待機する（ステップＳ１５０１の判定がＮＯの繰返し）。
【００９１】
ステップＳ１５０１の判定がＹＥＳとなると、プロセッサ１１０１は、入力された検索キーワードをキーとして、図６の検索エンジン６２３による検索を実行する（ステップＳ１５０２）。
【００９２】
上記検索処理の結果、プロセッサ１１０１は、検索キーワードを含むＯＣＲデータ６０３の一意名の一覧を取得する。次に、プロセッサ１１０１は、各一意名をキーとして図７（ｃ）の添付ファイル紐付けテーブル６２４を検索することにより、各一意名に対応する添付ファイル管理番号の一覧を取得する。更に、プロセッサ１１０１は、各添付ファイル管理番号をキーとして図７（ｂ）の添付文書テーブル６２２を検索することにより、各添付ファイル管理番号に対応する添付ファイル名の一覧を取得する。加えて、プロセッサ１１０１は、各添付ファイル管理番号をキーとして図７（ａ）の文書テーブル６２１を検索することにより、文書件名、所属、担当者名の一覧を取得する。プロセッサ１１０１は、このようにして取得した添付ファイル名又は文書件名、所属、担当者名の一覧を、図８に示されるような一覧形式で、ユーザの端末装置のディスプレイに表示する（以上、ステップＳ１５０３）。
【００９３】
次に、プロセッサ１１０１は、ユーザの端末装置から、図８の一覧表示中の一行に対する添付ファイル６０２の表示要求が送信されたか否かを判定する（ステップＳ１５０４）。ステップＳ１５０４の判定がＮＯならば、プロセッサ１１０１は、ユーザの端末装置から特には図示しない終了ボタンによる一覧表示の終了指示が送信されたか否かを判定する（ステップＳ１５０５）。ステップＳ１５０５の判定もＮＯならば、プロセッサ１１０１は、ステップＳ１５０４の判定処理に戻る。
【００９４】
上述のステップＳ１５０４とＳ１５０５の判定処理の繰返しにおいて、ユーザが添付ファイル６０２の表示要求を指示してステップＳ１５０４の判定がＹＥＳとなると、プロセッサ１１０１は、次の処理を実行する。プロセッサ１１０１は、図８の一覧表示中の指示された行に対応する一意名をキーとして、図７（ｃ）の添付ファイル紐付けテーブル６２４を検索することにより、添付ファイル管理番号を取得する（ステップＳ１５０６）。
【００９５】
次に、プロセッサ１１０１は、ステップＳ１５０６で取得した添付ファイル管理番号をキーとして、図７（ｂ）の添付文書テーブル６２２を検索することにより、添付ファイルパスを取得する（ステップＳ１５０７）。
【００９６】
そして、プロセッサ１１０１は、ステップＳ１５０７で取得した添付ファイルパスにアクセスして、添付ファイル６０２を取得し、その添付ファイル６０２を図８に示されるような形態で表示する（ステップＳ１５０８）。
【００９７】
その後、プロセッサ１１０１は、ステップＳ１５０４の判定処理に戻る。
上述のステップＳ１５０４とＳ１５０５の判定処理の繰返しにおいて、ユーザが一覧表示の終了を指示すると、ステップＳ１５０５の判定がＹＥＳとなる。この結果、プロセッサ１１０１は、ステップＳ１５０１の検索キーワードの待機処理に戻る。
【００９８】
以上説明した実施形態において、文書件名候補はイメージスキャナ１０１である複合機のタッチパネル２０２に表示されその中からユーザが文書件名を選択又は編集して確定される構成を有している。これに対して文書件名候補の表示編集部分は、必ずしもイメージスキャナ１０１と一体の構成でなくてもよく、例えばマルチスキャンサーバ１０２と通信可能なタブレット端末装置等であってもよい。これにより、イメージスキャナ１０１としての複合機は、スキャンデータをマルチスキャンサーバ１０２に送信できる機能さえあれば、汎用の複合機をイメージスキャンシステム１００に組み込むことも可能となる。
【００９９】
本実施形態では、マルチスキャンサーバ１０２が、複数台のイメージスキャナ１０１からのスキャンデータの登録に対応できる構成となっている。そして、スキャンデータに対するＯＣＲ処理及び情報候補抽出・送信処理と、管理サーバ１０３への情報送信処理は、マルチスキャンサーバ１０２が実行する構成を有している。これに対して、図２（ａ）と（ｂ）の全ての機能を、１台のイメージスキャナ１０１に集約させた構成が採用されてもよく、そのような構成によればマルチスキャンサーバ１０２を用いなくても、本実施形態を実施することが可能となる。
【０１００】
本実施形態は、ＯＣＲデータ６０３がマルチスキャンサーバ１０２から管理サーバ１０３に登録される構成を有しているが、ＯＣＲデータ６０３は登録されなくてもよい。また、管理サーバ１０３での情報検索は、本実施形態では、検索エンジン６２３を用いて行われる構成を有しているが、文書テーブル６２１のデータベースに対して直接キーワード検索が実行されるような構成であってもよい。
【０１０１】
以上で述べた様に、本実施形態によれば、収受処理の際の手番を大幅に削減することができる。また、文書件名候補から選択した文字列が編集可能であるため、例えば、スキャンを行った者が、最終的に用いる件名を設定して管理サーバ１０３の文書テーブル６２１に登録することができる。そのため、管理サーバ１０３において修正等を行う手番を削減することができる。また、イメージスキャナ１０１のタッチパネル２０２の表示画面には、スキャン対象の印刷文書の先頭から所定行数分の各行の文字列データを文書件名候補として抽出して、タッチパネル２０２のディスプレイに表示させる。そのため、ユーザは複数の候補の中からより好ましい候補を選択して文書件名を決定することができる。
【０１０２】
以上において、実施形態を例示したが、実施形態はこれに限定されるものではない。例えば、上述の動作フローは例示であり、実施形態はこれに限定されるものではない。可能な場合には、動作フローは、処理の順番を変更して実行されてもよく、別に更なる処理を含んでもよく、又は、一部の処理が省略されてもよい。
【符号の説明】
【０１０３】
１００  イメージスキャンシステム
１０１  イメージスキャナ（複合機）
１０２  マルチスキャンサーバ
１０３  管理サーバ
１０４  ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）
２００、２１０  制御部
２０１、２１１  記憶装置
２０２  タッチパネル
２０３  撮像装置
２０４、２１２  通信インタフェース
２０５  スキャン部
２０６  スキャンデータ送信部
２０７  情報候補受信・表示部
２０８  編集受付部
２０９  情報送信部
２１３  スキャンデータ受信部
２１４  ＯＣＲ処理部
２１５  情報候補抽出・送信部
２１６  情報受信部
２１７  文書情報送信部
６０１  文書データ
６０２  添付ファイル
６０３  ＯＣＲデータ
６１１  文書データ格納フォルダ
６１２  添付ファイル格納フォルダ
６１３  テキスト格納フォルダ
６２１  文書テーブル
６２２  添付文書テーブル
６２３  検索エンジン
６２４  添付ファイル紐付けテーブル
６４０  文書登録処理
１００１、１１０１  プロセッサ
１００２、１１０２  ＲＡＭ
１１０３  入力装置
１１０４  出力装置
１１０５  可搬記録媒体駆動装置
１１０６  バス
１１０７  可搬記録媒体
【図１】
2018072985.tif 000003
【図２】
2018072985.tif 000004
【図３】
2018072985.tif 000005
【図４】
2018072985.tif 000006
【図５】
2018072985.tif 000007
【図６】
2018072985.tif 000008
【図７】
2018072985.tif 000009
【図８】
2018072985.tif 000010
【図９】
2018072985.tif 000011
【図１０】
2018072985.tif 000012
【図１１】
2018072985.tif 000013
【図１２】
2018072985.tif 000014
【図１３】
2018072985.tif 000015
【図１４】
2018072985.tif 000016
【図１５】
2018072985.tif 000017