(57)【要約】【課題】ユーザ情報の変更を届け出る際に要するユーザの負荷を軽減することのできる届出補助システム、および、届出補助方法を提供する。【解決手段】届出補助システムは、ユーザが操作する端末から、事業者と手続きとを指定する指定情報と、上記指定情報が指定する手続きにおける変更対象の情報についての変更後の情報を含む届出情報とを受信する受信部と、指定情報によって指定される事業者と手続きとの組ごとに、事業者の識別情報と手続きの識別情報とに対応付けられる帳票のデータを特定する特定部と、特定部が特定した帳票のデータごとに、帳票のデータと届出情報とを用いて、帳票に届出情報を組み込んだ届出書のデータを生成する生成部と、届出書のデータを印刷装置に出力する出力部と、を備える。【選択図】図３
2018132812.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザに関する情報であるユーザ情報を保有する事業者の識別情報と、前記ユーザ情報に含まれる情報のなかで変更対象となる情報を規定する手続きの識別情報とに、前記事業者に対する前記変更対象の情報の変更を届け出るための帳票のデータが対応付けられた書類データを記憶する書類データ記憶部と、
前記ユーザが操作する端末から、前記事業者と前記手続きとを指定する情報であって、１つの前記手続きに対して複数の前記事業者を指定する指定情報と、前記指定情報が指定する前記手続きにおける前記変更対象の情報についての変更後の情報を含む届出情報とを受信する入力情報受信部と、
前記書類データを参照して、前記指定情報によって指定される各事業者と前記手続きとの組ごとに、前記事業者の識別情報と前記手続きの識別情報とに対応付けられる前記帳票のデータを特定する特定部と、
前記特定部が特定した前記帳票のデータごとに、前記帳票のデータと前記届出情報とを用いて、前記帳票に前記届出情報を組み込んだ届出書のデータを生成する生成部と、
前記届出書のデータを印刷装置に出力する出力部と、
を備える届出補助システム。
【請求項２】
前記届出書は情報を記載すべき複数の欄を有し、前記複数の欄には、前記届出情報が組み込まれた欄と、空欄とが含まれる
請求項１に記載の届出補助システム。
【請求項３】
前記届出書の識別情報と、前記ユーザからの前記届出書の返送の有無を示すステータス情報とが対応付けられた届出管理データを記憶する管理データ記憶部を備える
請求項１または２に記載の届出補助システム。
【請求項４】
前記印刷装置によって印刷された前記届出書には、前記届出書の識別情報が付され、
前記届出書に付された前記識別情報を読み取る端末から、前記届出書の識別情報を受信する読取情報受信部と、
前記届出管理データにおいて、前記読取情報受信部が受信した前記届出書の識別情報に対応付けられている前記ステータス情報を、前記届出書が返送されたことを示すステータスに変更する変更部と、を備える
請求項３に記載の届出補助システム。
【請求項５】
ユーザに関する情報であるユーザ情報を保有する事業者と前記ユーザ情報に含まれる情報のなかで変更対象となる情報を規定する手続きとを指定する情報であって、１つの前記手続きに対して複数の前記事業者を指定する指定情報と、前記指定情報が指定する前記手続きにおける前記変更対象の情報についての変更後の情報を含む届出情報とを、ユーザが操作する端末からサーバが受信するステップと、
前記事業者の識別情報と前記手続きの識別情報とに、当該事業者に対して当該手続きが規定する前記変更対象の情報の変更を届け出るための帳票のデータが対応付けられた書類データを参照して、前記指定情報によって指定される各事業者と前記手続きとの組ごとに、当該事業者の識別情報と当該手続きの識別情報とに対応付けられる前記帳票のデータを前記サーバが特定するステップと、
前記特定した前記帳票のデータごとに、前記帳票のデータと前記届出情報とを用いて、前記帳票に前記届出情報を組み込んだ届出書のデータを前記サーバが生成するステップと、
前記届出書のデータを印刷装置に前記サーバが出力するステップと、
を含む届出補助方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザに関する情報であるユーザ情報を保有する複数の事業者に対してユーザ情報の変更を届け出る場合に用いられる届出補助システム、および、届出補助方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
転居による自宅住所の変更や、結婚に伴う名字の変更等、個人情報の変更が生じた場合、個人情報の所有者であるユーザは、こうした個人情報の変更を様々な事業者に届け出る必要がある。変更を届け出るべき事業者は、金融機関、クレジットカード会社、各種のサービス事業者等、多岐にわたる。さらに、事業者ごとに、要求される届出の方式が異なるため、ユーザには、事業者ごとに、要求される方式を調べ、それに従って個人情報の変更を届け出ることが求められる。それゆえ、こうした届出に要する労力は大きく、ユーザが届出を怠るが故に各事業者が正しい情報を把握できなくなるという事態も起こり得る。こうした課題に対し、ユーザが１つの管理サーバに対して入力した変更後の個人情報を、管理サーバが、複数の事業者の各々が管理する事業者サーバに送信して、各事業者が保有するユーザの個人情報を書き換えるシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−３４６４４６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上述のシステムは、各事業者に対し、事業者サーバと管理サーバとの間でデータの送受信を行わせるシステムの構築や、届出の受理から個人情報の変更までの処理手順の改修を要求する。そのため、事業者にとって、上述のシステムの導入に対する障壁は大きく、上述のシステムの汎用性は高いとは言い難い。したがって、届出に要するユーザの負荷を軽減するためのシステムとしては、未だ改良の余地を残している。
【０００５】
本発明は、ユーザ情報の変更を届け出る際に要するユーザの負荷を軽減することのできる届出補助システム、および、届出補助方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決する届出補助システムは、ユーザに関する情報であるユーザ情報を保有する事業者の識別情報と、前記ユーザ情報に含まれる情報のなかで変更対象となる情報を規定する手続きの識別情報とに、前記事業者に対する前記変更対象の情報の変更を届け出るための帳票のデータが対応付けられた書類データを記憶する書類データ記憶部と、前記ユーザが操作する端末から、前記事業者と前記手続きとを指定する情報であって、１つの前記手続きに対して複数の前記事業者を指定する指定情報と、前記指定情報が指定する前記手続きにおける前記変更対象の情報についての変更後の情報を含む届出情報とを受信する入力情報受信部と、前記書類データを参照して、前記指定情報によって指定される各事業者と前記手続きとの組ごとに、前記事業者の識別情報と前記手続きの識別情報とに対応付けられる前記帳票のデータを特定する特定部と、前記特定部が特定した前記帳票のデータごとに、前記帳票のデータと前記届出情報とを用いて、前記帳票に前記届出情報を組み込んだ届出書のデータを生成する生成部と、前記届出書のデータを印刷装置に出力する出力部と、を備える。
【０００７】
上記課題を解決する届出補助方法は、ユーザに関する情報であるユーザ情報を保有する事業者と前記ユーザ情報に含まれる情報のなかで変更対象となる情報を規定する手続きとを指定する情報であって、１つの前記手続きに対して複数の前記事業者を指定する指定情報と、前記指定情報が指定する前記手続きにおける前記変更対象の情報についての変更後の情報を含む届出情報とを、ユーザが操作する端末からサーバが受信するステップと、前記事業者の識別情報と前記手続きの識別情報とに、当該事業者に対して当該手続きが規定する前記変更対象の情報の変更を届け出るための帳票のデータが対応付けられた書類データを参照して、前記指定情報によって指定される各事業者と前記手続きとの組ごとに、当該事業者の識別情報と当該手続きの識別情報とに対応付けられる前記帳票のデータを前記サーバが特定するステップと、前記特定した前記帳票のデータごとに、前記帳票のデータと前記届出情報とを用いて、前記帳票に前記届出情報を組み込んだ届出書のデータを前記サーバが生成するステップと、前記届出書のデータを印刷装置に前記サーバが出力するステップと、を含む。
【０００８】
上記システムおよび方法の各々によれば、複数の事業者に対する届出書として、届出情報の組み込まれた届出書が出力される。したがって、ユーザは、複数の届出書の各々に届出情報を記入せずとも、各事業者に対する届出書を作成することができるため、ユーザ情報の変更を届け出る際に要する負荷を軽減することが可能である。また、届出書が利用されることにより、事業者には、届出を受理するための新たなシステムの構築や、届出の受理からユーザ情報の変更までの処理手順の改修が強制されず、従来と同様の書面によって届出を受け付けることも可能であるため、汎用性が高い。
【０００９】
上記構成において、前記届出書は情報を記載すべき複数の欄を有し、前記複数の欄には、前記届出情報が組み込まれた欄と、空欄とが含まれてもよい。
上記構成によれば、各届出書に共通する情報の記入欄には、当該情報が届出情報として組み込まれ、届出書ごとに固有の情報の記入欄等は空欄とされた届出書の生成が可能である。したがって、ユーザは、各届出書の一部に情報を記入することによって、各事業者に対する届出書を作成することができるため、ユーザの負荷が好適に軽減される。
【００１０】
上記構成において、前記届出書の識別情報と、前記ユーザからの前記届出書の返送の有無を示すステータス情報とが対応付けられた届出管理データを記憶する管理データ記憶部を備えてもよい。
上記構成によれば、ステータス情報によって、ユーザからの届出書の返送の有無を管理することができる。
【００１１】
上記構成において、前記印刷装置によって印刷された前記届出書には、前記届出書の識別情報が付され、前記届出書に付された前記識別情報を読み取る端末から、前記届出書の識別情報を受信する読取情報受信部と、前記届出管理データにおいて、前記読取情報受信部が受信した前記届出書の識別情報に対応付けられている前記ステータス情報を、前記届出書が返送されたことを示すステータスに変更する変更部と、を備えてもよい。
【００１２】
上記構成によれば、識別情報の読み取りに基づいて、ステータスが変更されるため、届出書の状況をそのステータスに反映させる作業が容易であり、届出書の管理を効率よく行うことができる。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、ユーザが情報の変更を届け出る際に要する負荷を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】届出補助システムの一実施形態について、届出情報管理サーバの構成とともに届出補助システムの全体構成を示す図。
【図２】一実施形態の届出補助システムを利用して情報の変更の届出が行われる手順を示すフローチャート。
【図３】一実施形態の届出補助システムにおいて、ユーザへの送付書面が印刷されるまでの処理の手順を示すシーケンスチャート。
【図４】一実施形態の届出補助システムにおいて、印刷装置から出力された届出書の一例を示す図。
【図５】一実施形態の届出補助システムを利用したユーザへの送付書面の構成を示す図。
【図６】一実施形態の届出補助システムにおいて、返送された届出書のステータスが変更される手順を示すシーケンスチャート。
【図７】一実施形態の届出補助システムにおいて、管理端末に表示される管理画面の一例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
図１〜図７を参照して、届出補助システム、および、このシステムが行う届出補助方法の一実施形態について説明する。本実施形態の届出補助システムは、ユーザが、複数の事業者に対し、各事業者が保有するユーザ情報の変更を依頼するために用いられる。事業者は、ユーザ情報、すなわち、ユーザに関する情報を保有している団体であればよく、例えば、電気、ガス、水道、電話等の事業者、金融機関、クレジットカード会社、会員であるユーザに対し各種のサービス提供する事業者、自治体等が挙げられる。また、ユーザ情報は、各事業者に共通して保有されているユーザに関する情報であればよく、例えば、ユーザの住所、電話番号、メールアドレス、氏名すなわち契約者の名義等が挙げられる。
【００１６】
［届出補助システムの構成］
図１を参照して、届出補助システムの全体構成について説明する。届出補助システムは、ユーザ情報の変更を届け出るために用いられる帳票に必要事項の一部を印字して届出書として出力し、この届出書のステータスを管理するシステムである。印刷された届出書はユーザに送付され、ユーザによって必要事項の残部が記入された後に管理センターに返送される。なお、管理センターは、届出補助システムを用いた情報の届出に関わる事務を行うための施設である。
【００１７】
図１が示すように、届出補助システムは、届出情報管理サーバ１０と、ユーザ端末２０と、管理端末３０と、印刷装置４０とを含む。
届出情報管理サーバ１０と、ユーザ端末２０および管理端末３０の各々とはネットワークに接続され、届出情報管理サーバ１０は、これらの端末の各々とネットワークを通じて相互にデータの送信および受信を行う。また、届出情報管理サーバ１０と印刷装置４０とは、ネットワークに接続され、届出情報管理サーバ１０は、届出書の印刷のためのデータを印刷装置に送信する。各装置の通信に用いられるネットワークは、独立した複数のネットワークを含んでいてもよいし、共通した１つのネットワークであってもよい。これらのネットワークは、インターネット等の汎用通信回線であってもよいし、各装置の通信のための専用通信回線であってもよい。
【００１８】
届出情報管理サーバ１０は、通信部１１と、記憶部１２と、制御部１３とを備えている。
通信部１１は、ネットワークを通じて、届出情報管理サーバ１０と上述の各装置との接続処理を実行し、届出情報管理サーバ１０と各装置との間でデータの送信および受信を行う。
【００１９】
記憶部１２は、ハードディスクドライブ等の不揮発性メモリを含む構成を有し、制御部１３が実行する処理に必要なプログラムやデータを記憶している。こうしたデータの一部として、記憶部１２は、手続管理データ１２ａ、書類データ１２ｂ、個人情報データ１２ｃ、および、届出管理データ１２ｄを記憶している。
【００２０】
届出補助システムでは、このシステムを利用して変更の届出が行われる情報、すなわち、変更対象の情報を規定する１以上の手続きが予め設定され、手続きごとに固有の識別情報である手続ＩＤが割り当てられている。各手続きは、ユーザ情報に含まれる情報のうちの１以上の情報を変更対象とし、複数の手続きに共通して変更対象となる情報があってもよい。例えば、「住所変更」の手続きとしてユーザに提示される１つの手続きでは、住所が変更対象であり、「住所および連絡先の変更」の手続きとしてユーザに提示される１つの手続きでは、住所と電話番号とが変更対象である。こうした手続きは、１つの届出として一括して変更の望まれる情報の種類や、各事業者にて１つの届出として変更を受付可能な情報の種類等に応じて適宜設定される。
また、届出補助システムを利用して情報の変更の届出を受け付ける複数の事業者には、事業者ごとに固有の識別情報である事業者ＩＤが割り当てられている。
【００２１】
手続管理データ１２ａは、複数の手続きの各々について、手続ＩＤとともに、ユーザに入力を要求する情報に関する規定を含む。こうした規定には、入力を要求する情報の項目や、その情報について入力を許容する文字数の範囲、入力を許容する仮名や数字等の文字の種類等が含まれる。
【００２２】
また、手続管理データ１２ａは、手続きＩＤと、その手続きによる情報の変更の届出を受け付ける事業者の事業者ＩＤとを対応付けたデータを含み、これによって、手続きごとに、その手続きによる情報の変更の届出を受け付ける事業者が設定されている。
【００２３】
書類データ１２ｂは、情報の変更の届出に用いられる書類である帳票のデータを含んでいる。帳票は、手続きごとや事業者ごとに異なる形式、すなわち、フォーマットを有する。１つの帳票は、１枚の書類であってもよいし、複数枚の書類から構成されてもよい。
【００２４】
帳票のデータは、帳票ごとのフォーマットを示す画像、すなわち、帳票において情報を記入する欄を区画する枠線や記入すべき情報の種類を示す文字等の画像を含むとともに、帳票におけるいずれの欄に、いずれの情報を示す文字や数字等を組み込めばよいかを規定する情報を含む。例えば、Ａ社に対する「住所変更」の届出のための帳票のデータは、この帳票に固有のフォーマットを示す画像を含むとともに、「ユーザの氏名」、「変更前の住所」、「変更後の住所」といった組み込まれる対象の情報の種類と、帳票のフォーマットのなかでこれらの情報の各々を組み込む位置とを規定する情報を含んでいる。
【００２５】
各帳票には、帳票ごとに固有の識別情報である帳票ＩＤが割り当てられている。手続きごと、かつ、事業者ごとに、１つの帳票が規定されてもよいし、手続きと事業者との組に対して複数の帳票が規定され、さらに手続きの詳細内容に応じて、１つの帳票が規定されてもよい。すなわち、１つの手続ＩＤと１つの事業者ＩＤとの組に対して、１つの帳票ＩＤが対応付けられており、当該手続ＩＤの示す手続きと当該事業者ＩＤの示す事業者との組に対して、当該帳票ＩＤの示す帳票が特定されてもよい。あるいは、１つの手続ＩＤと１つの事業者ＩＤとの組に対して、複数の帳票ＩＤが対応付けられており、さらなる付随情報に応じて、１つの帳票ＩＤが示す帳票が特定されてもよい。
【００２６】
例えば、Ａ社に対する「住所変更」の届出のための帳票には、変更後の住所が変更前の住所と同一の都道府県内にある場合の帳票と、変更前と変更後とで住所のある都道府県が異なる場合の帳票との２種類の帳票が存在し、これらの帳票には各別の帳票ＩＤが割り当てられているとする。この場合、「住所変更」を示す手続ＩＤと「Ａ社」を示す事業者ＩＤに加えて、変更後の住所が変更前の住所と同一の都道府県内にあるか否かを示す付随情報に基づいて、１つの帳票ＩＤが示す帳票が特定される。
【００２７】
書類データ１２ｂには、こうした手続ＩＤと事業者ＩＤとの組み合わせ、もしくは、手続ＩＤと事業者ＩＤと付随情報との組み合わせと、帳票ＩＤとの対応付けを規定するデータも含まれる。これらのデータおよび帳票のデータによって、書類データ１２ｂは、手続ＩＤと事業者ＩＤとに、帳票のデータが対応付けられたデータとして機能する。
【００２８】
また、帳票ＩＤには、その帳票ＩＤが示す帳票を基に作成された届出書を管理センターに返送する必要があるか否かを規定する情報が付されている。例えば、複数の事業者のなかには、特定の情報についての変更の届出を、書面では受け付けず、電話やＷｅｂでのみ受け付ける事業者が含まれ得る。こうした事業者における該当の手続きについては、帳票として、電話やＷｅｂでの届出の案内が記載された書類が設定され、書類データ１２ｂでは、この帳票の帳票ＩＤに、返送が不要であることを示す情報が付される。
【００２９】
個人情報データ１２ｃは、届出補助システムを利用するユーザに関する情報である個人情報を、ユーザごとに割り当てられた識別情報であるユーザＩＤとともに含んでいる。個人情報には、例えば、ユーザの氏名や連絡先等が含まれる。個人情報データ１２ｃを構成する情報は、例えば、届出補助システムを利用するユーザの登録時、すなわち、ユーザＩＤの割り当て時に、ユーザ端末２０を通じて届出情報管理サーバ１０が取得した情報であってもよい。あるいは、個人情報データ１２ｃを構成する情報は、ユーザ端末２０を通じて情報の変更の届出の申し込みが行われる過程において、届出情報管理サーバ１０が取得した情報であってもよい。
【００３０】
届出管理データ１２ｄは、情報の変更の届出の申し込みごとに、届出補助システムが出力する届出書のステータスを管理するためのデータである。１つの申し込みは、届出情報管理サーバ１０とユーザ端末２０とによる一連の情報の授受により成立し、各申し込みには、申し込みごとに固有の識別情報である申請ＩＤが割り当てられる。１つの申し込みは、１以上の手続きによる情報の変更の届出を、手続きごとに１以上の事業者に対して要求するための申し込みである。そして、１つの申し込みについて、手続きと事業者との組ごとに、書類データ１２ｂを用いて届出書が出力され、各届出書には、届出書ごとに固有の識別情報である届出書ＩＤが割り当てられる。
【００３１】
すなわち、１つの申請ＩＤには、１以上の手続ＩＤと、手続ＩＤごとに１以上の事業者ＩＤとが対応付けられ、１つの申請ＩＤに対応付けられた手続ＩＤと事業者ＩＤとの組ごとに、届出書ＩＤが対応付けられる。届出管理データ１２ｄは、こうした申請ＩＤ、手続ＩＤ、事業者ＩＤ、および、届出書ＩＤが対応付けられたデータを含む。
【００３２】
そして、届出管理データ１２ｄにおいては、管理センターへの返送を要する届出書の届出書ＩＤに、返送が必要であることを示すタグが設定されている。さらに、返送が必要であることを示すタグが付された届出書ＩＤには、返送の有無を示すステータス情報が対応付けられている。ステータス情報は、「未返送」を示すステータスもしくは「返送済」を示すステータスのいずれかに設定されており、初期には「未返送」を示すステータスに設定されている。
【００３３】
制御部１３は、ＣＰＵや、ＲＡＭ等の揮発性メモリを含む構成を有し、記憶部１２に記憶されたプログラムやデータに基づいて、通信部１１による通信の制御、記憶部１２における情報の読み出しや書き込み、各種の演算処理等、届出情報管理サーバ１０が備える各部の制御を行う。こうした制御部１３は、登録データ処理部１３ａ、届出書データ生成部１３ｂ、および、データ管理部１３ｃを備えている。
【００３４】
登録データ処理部１３ａは、届出情報管理サーバ１０に入力された情報を用いて、手続管理データ１２ａ、書類データ１２ｂ、および、個人情報データ１２ｃの各々を生成し、記憶部１２に記憶させる。また、登録データ処理部１３ａは、届出情報管理サーバ１０に記憶されたこれらのデータを参照して、ユーザ端末２０に情報の入力のための画面を表示させる表示データを生成する。
【００３５】
届出書データ生成部１３ｂは、書類データ１２ｂを参照し、ユーザ端末２０にて上記画面を通じて選択された手続きおよび事業者に基づいて、帳票のデータを特定する。そして、届出書データ生成部１３ｂは、特定した帳票のデータと、ユーザ端末２０から届出情報管理サーバ１０が受信した届出情報を含む情報とを用いて、帳票の指定箇所に届出情報が組み込まれた届出書のデータを生成し、通信部１１を通じて印刷装置４０に出力する。届出情報は、選択された手続きにおける変更対象の情報についての、変更後の情報を含む。
【００３６】
データ管理部１３ｃは、情報の変更の届出の申し込みごとに、届出管理データ１２ｄを生成し、記憶部１２に記憶させる。また、データ管理部１３ｃは、届出管理データ１２ｄから抽出したデータを、通信部１１を通じて印刷装置４０に出力することや、管理端末３０に送信することを行う。また、データ管理部１３ｃは、管理端末３０にて読み取られて届出情報管理サーバ１０が受信した届出書ＩＤに基づいて、届出管理データ１２ｄにおける届出書ＩＤのステータスを変更する。
【００３７】
なお、制御部１３において、登録データ処理部１３ａ、届出書データ生成部１３ｂ、および、データ管理部１３ｃの各々は、複数のＣＰＵや、ＲＡＭ等からなるメモリ等の各種のハードウェアと、これらを機能させるソフトウェアとによって各別に具体化されてもよく、あるいは、共通する１つのハードウェアに複数の機能を与えるソフトウェアによって具体化されてもよい。こうしたソフトウェアは、届出情報管理プログラムとして、記憶部１２に記憶される。
【００３８】
ユーザ端末２０は、ユーザに操作されるコンピュータ端末であり、スマートフォンやタブレット端末やパーソナルコンピュータ等に具体化される。ユーザ端末２０の表示部には、ユーザ端末２０が届出情報管理サーバ１０から受信した表示データに基づく画面が表示される。また、ユーザ端末２０の操作部をユーザが操作することを通じてユーザ端末２０に情報が入力され、入力された情報は、ユーザ端末２０から届出情報管理サーバ１０に送信される。
【００３９】
管理端末３０は、管理センターの担当者に操作される端末であり、届出書等に付された各種のＩＤを読み取る読取部を備える。読取部は、ＩＤの形式に応じて、ＩＤを読み取り可能に構成されていればよく、ＩＤがバーコードや二次元コードとして印字されている場合には、こうしたコードを光学的に読み取る機能を備えていればよい。あるいは、届出書等にＩＣタグが付されてこのＩＣタグにＩＤが記憶されている場合には、読取部は、ＩＣタグの通信方式に応じた非接触通信によりＩＤを読み取る機能を備えていればよい。読取部によって読み取られた各種のＩＤは、届出情報管理サーバ１０に送信される。
【００４０】
管理端末３０は、例えば、バーコードや二次元コードやＩＣタグのリーダーが接続されたパーソナルコンピュータ等に具体化され、管理端末３０が備える表示部には、管理端末３０が届出情報管理サーバ１０から受信した表示データに基づく画面が表示される。
印刷装置４０は、届出情報管理サーバ１０から受信したデータに基づいて書類を印刷するプリンターである。
【００４１】
［届出補助システムの動作］
図２〜図７を参照して、届出補助システムの動作とともに、届出補助システムを利用して、各事業者にユーザ情報の変更の届出が行われる手順を説明する。
初めに、図２を参照して、各事業者にユーザ情報の変更の届出が行われる手順の概要を説明する。
図２が示すように、まず、ユーザ端末２０に必要事項が入力され、入力された情報が、届出情報管理サーバ１０に送信される（ステップＳ１）。ユーザ端末２０に入力される情報には、所望の手続きや事業者を指定する情報や、変更後の情報が含まれる。
【００４２】
続いて、届出情報管理サーバ１０が、ユーザ端末２０に入力された情報に基づき、指定された手続きと事業者との組ごとに届出書のデータを生成し、このデータを用いて、印刷装置４０が届出書を印刷する（ステップＳ２）。この届出書には、必要事項の一部が印字され、一部が空欄である届出書が含まれる。
【００４３】
作成された届出書は、ユーザに送付され、届出書を受け取ったユーザは、届出書のうちの空欄に情報を記入し、届出書を管理センターに返送する（ステップＳ３）。
【００４４】
返送された届出書に付されたＩＤを管理端末３０が読み取ることに基づき、届出情報管理サーバ１０における届出管理データ１２ｄのステータスの変更が行われ、これによって届出書の返送の有無の管理が行われる（ステップＳ４）。
返送された届出書は、事業者に送付され、これによって、各事業者にユーザ情報の変更が届け出られる（ステップＳ５）。
【００４５】
図３〜図７を参照して、図２にて示した手順の詳細について説明する。なお、図２のステップＳ１の処理の前に、届出情報管理サーバ１０においては、手続管理データ１２ａおよび書類データ１２ｂが形成されている。これらのデータは、必要に応じて、各事業者と届出情報管理サーバ１０の管理者との間で情報の授受を行いつつ、形成されればよい。
【００４６】
また、図２のステップＳ１の処理の前に、届出補助システムを利用するユーザの登録が行われてもよい。ユーザの登録の処理では、ユーザ端末２０にユーザの氏名や連絡先等の情報が入力され、入力された情報は、ユーザ端末２０から届出情報管理サーバ１０に送信されて、個人情報データ１２ｃとして記憶部１２に記憶される。また、ユーザごとに、届出情報管理サーバ１０にてユーザＩＤが発行され、ユーザＩＤは、個人情報データ１２ｃにて各情報と対応付けられるとともに、ユーザ端末２０を通じてユーザに通知される。また、必要に応じてパスワード等の認証情報が設定され、個人情報データ１２ｃとして記憶部１２に記憶されてもよい。ユーザの登録後、ユーザは、ユーザ端末２０へのユーザＩＤおよび認証情報の入力を通じて届出情報管理サーバ１０での認証を受けることに基づき、届出補助システムを利用することが可能となる。
【００４７】
図３を参照して、図２におけるステップＳ１およびステップＳ２の処理、すなわち、ユーザ端末２０への情報の入力から、届出書を含めた送付書類の作成までの処理について説明する。
【００４８】
上述の認証後、ユーザ端末２０には、例えば、届出情報管理サーバ１０から受信した表示データに基づいて、手続きを選択するための画面が表示され、ユーザがユーザ端末２０を操作することに基づき、今回の申し込みにて対象となる手続きが選択される（ステップＳ１０）。手続きを選択するための画面は、届出補助システムにて設定されている複数の手続きのなかから、ユーザが届出を行いたい情報に応じた手続きを選択するための画面であり、例えば、手続きの一覧のなかから、「住所変更」の手続きが選択される。
【００４９】
選択された手続きを示す情報、すなわち、対象の手続きを指定する情報は、ユーザ端末２０から届出情報管理サーバ１０に送信される（ステップＳ１１）。届出情報管理サーバ１０の登録データ処理部１３ａは、受信した情報が示す手続きに応じて、事業者を選択するための画面の表示データを、通信部１１を介してユーザ端末２０に送信する（ステップＳ１２）。事業者を選択するための画面は、すなわち、指定された手続きによる届出を受け付ける事業者のなかから、ユーザが届出を行いたい事業者を選択するための画面である。各手続きによる届出を受け付ける事業者は、手続きごとに、手続管理データ１２ａにて規定されている。
【００５０】
ユーザ端末２０では、受信した表示データに基づいて事業者を選択するための画面が表示され、ユーザがユーザ端末２０を操作することに基づき、今回の申し込みにて対象となる事業者が選択される（ステップＳ１３）。例えば、「住所変更」の手続きによる届出を受け付ける複数の事業者のなかから、「Ａ社」、「Ｂ社」、および、「Ｃ社」の３つの事業者が選択される。
【００５１】
選択された事業者を示す情報、すなわち、対象の事業者を指定する情報は、ユーザ端末２０から届出情報管理サーバ１０に送信される（ステップＳ１４）。続いて、届出情報管理サーバ１０の登録データ処理部１３ａは、申込情報を入力するための画面の表示データを、通信部１１を介してユーザ端末２０に送信する（ステップＳ１５）。
【００５２】
申込情報は、指定された手続きにて入力が要求される届出情報を含み、届出情報は、手続きごとに、手続管理データ１２ａにて規定されている。届出情報には、少なくとも変更対象の情報についての変更後の情報が含まれ、この他に、変更対象の情報についての変更前の情報や、生年月日等のユーザに関する情報が含まれてもよい。また、帳票ＩＤの特定のために、手続ＩＤおよび事業者ＩＤに加えて付随情報が必要な場合には、申込情報には付随情報も含まれ、上記画面を通じて、付随情報の入力も要求される。さらに、申込情報には、ユーザへの届出書の送付先となる住所も含まれる。
【００５３】
ユーザ端末２０では、受信した表示データに基づいて申込情報を入力するための画面が表示され、ユーザがユーザ端末２０を操作することに基づき、申込情報が入力される（ステップＳ１６）。ユーザ端末２０に入力された申込情報は、届出情報管理サーバ１０に送信される（ステップＳ１７）。
【００５４】
届出情報管理サーバ１０の登録データ処理部１３ａは、指定された手続きおよび事業者と、入力された申込情報との確認を要求する画面の表示データをユーザ端末２０に送信して、ユーザ端末２０では、こうした画面の表示およびユーザ端末２０の操作を通じて情報の確認が行われることが好ましい。これにより、ユーザ端末２０における届出の申し込みの処理は完了する。
【００５５】
届出情報管理サーバ１０の登録データ処理部１３ａは、申し込みごとに、すなわち、届出情報管理サーバ１０とユーザ端末２０との一連の処理ごとに、申請ＩＤを割り当て、届出情報管理サーバ１０が取得した情報、すなわち、今回の申し込みにて対象となる手続きおよび事業者を指定する情報と、申込情報とを、申請ＩＤに対応付けて管理する。手続きおよび事業者を指定する情報は、手続きごとに１以上の事業者を指定する情報である。
【００５６】
なお、上記処理手順においては、手続きを選択するための画面と、事業者を選択するための画面と、申込情報を入力するための画面とが、別々の画面、すなわち、別々の表示データとして、届出情報管理サーバ１０からユーザ端末２０に送信される形態を例示した。これに限らず、１つの画面にて、手続きおよび事業者の選択と申込情報の入力とが行われてもよい。また、こうした画面を表示するための表示データは、アプリケーションプログラムとしてユーザ端末２０に記憶されたプログラムおよびデータに基づいてユーザ端末２０によって生成されてもよい。
【００５７】
また、上記処理手順においては、手続きを指定する情報と、事業者を指定する情報と、申込情報とが、別々に、ユーザ端末２０から届出情報管理サーバ１０に送信される形態を例示したが、これらの情報は、まとめて、ユーザ端末２０から届出情報管理サーバ１０に送信されてもよい。要は、ユーザ端末２０への情報の入力を通じて、手続きおよび事業者を指定する情報と申込情報とを届出情報管理サーバ１０が取得できればよい。
【００５８】
手続きおよび事業者を指定する情報と申込情報とを取得すると、届出情報管理サーバ１０の届出書データ生成部１３ｂは、書類データ１２ｂを参照し、上記手続きおよび事業者に基づいて、１つの手続きと１つの事業者との組ごとに１つの帳票のデータを特定する（ステップＳ１８）。すなわち、届出書データ生成部１３ｂは、指定された手続きの手続ＩＤと、指定された事業者の事業者ＩＤとの組に対応付けられる帳票ＩＤを特定し、この帳票ＩＤの帳票のデータを特定する。手続ＩＤと事業者ＩＤとの組に対して複数の帳票ＩＤが対応付けられている場合には、届出書データ生成部１３ｂは、さらに付随情報を用いて、手続ＩＤと事業者ＩＤと付随情報とに対応付けられる１つの帳票ＩＤを特定することに基づき、１つの帳票のデータを特定する。
【００５９】
そして、届出書データ生成部１３ｂは、特定した帳票のデータごとに、この帳票のデータと届出情報とを用いて、帳票のデータによって規定された位置に規定された種類の情報が組み込まれた届出書のデータを生成する（ステップＳ１９）。組み込み対象の情報として届出書データ生成部１３ｂが用いる情報には、届出情報に加えて、個人情報データ１２ｃから取得したユーザの氏名等が含まれてもよい。
【００６０】
例えば、届出書データ生成部１３ｂは、Ａ社に対する「住所変更」の届出のための帳票のデータを特定したとき、この帳票における「変更前の住所」の欄の位置に、届出情報に含まれる変更前の住所を示す文字を組み込み、「変更後の住所」の欄の位置に、届出情報に含まれる変更後の住所を示す文字を組み込む。さらに、届出書データ生成部１３ｂは、この帳票における「氏名」の欄の位置に個人情報データ１２ｃから取得したユーザの氏名を示す文字を組み込んで、届出書のデータを生成する。
【００６１】
生成された届出書のデータには、届出書ＩＤが割り当てられ、届出書のデータには届出書ＩＤを示すバーコードや二次元コード等のコードも含められる。届出書ＩＤは、例えば、申請ＩＤと手続ＩＤと事業者ＩＤとを所定の順番で繋げた文字列から構成されると、届出書ＩＤから、申請ＩＤ、手続ＩＤ、および、事業者ＩＤの各ＩＤを判別可能であるため好ましい。
【００６２】
また、届出情報管理サーバ１０のデータ管理部１３ｃは、申請ＩＤに、指定された手続きの手続ＩＤと指定された事業者の事業者ＩＤとを対応付け、また、申請ＩＤに、生成された届出書の届出書ＩＤを対応付けて、記憶部１２に記憶させる。このとき、データ管理部１３ｃは、返送を要する届出書の届出書ＩＤにタグを付し、タグが付された届出書ＩＤには、ステータス情報として、「未返送」を示すステータスを設定する。これにより、届出管理データ１２ｄが生成される（ステップＳ２０）。届出書が返送を要するか否かは、書類データ１２ｂにて規定されている。
【００６３】
また、データ管理部１３ｃは、申し込みを行ったユーザのユーザＩＤを申請ＩＤと対応付けて、届出管理データ１２ｄに含める等により、申し込みによって生成された情報とユーザの個人情報とを関連付けてもよい。なお、申込情報に含まれる情報は、個人情報データ１２ｃに含められて記憶部１２に記憶されてもよい。
【００６４】
届出書データ生成部１３ｂは、生成した届出書のデータを、通信部１１を介して印刷装置４０に送信する（ステップＳ２１）。印刷装置４０は、受信したデータを用いて、届出書を印刷する（ステップＳ２２）。
【００６５】
また、届出書データ生成部１３ｂやデータ管理部１３ｃは、ユーザへの届出書の送付に要する書面のデータを生成し（ステップＳ２３）、印刷装置４０は、こうしたデータに基づく書面の印刷を行う（ステップＳ２４）。例えば、届出書データ生成部１３ｂは、申込情報に含まれる送付先の住所や、個人情報データ１２ｃに含まれるユーザの氏名を用いて、届出書の送付のための封筒に付す宛名のデータを生成する。また例えば、データ管理部１３ｃは、届出管理データ１２ｄを参照し、ユーザに送付する届出書の一覧表のデータを生成する。一覧表には、届出書ごとに、対象の手続きおよび事業者や、返送の要否を通知する表示が記載される。
【００６６】
なお、ユーザへの届出書の送付先となる住所は、届出補助システムを利用するユーザの登録時に、ユーザ端末２０を通じて届出情報管理サーバ１０に入力され、個人情報データ１２ｃとして届出情報管理サーバ１０に記憶されていてもよい。この場合、申込情報は、上記送付先の住所を含まなくてよい。
【００６７】
また、届出書データ生成部１３ｂは、帳票への組み込みに用いる情報として届出情報のみを用い、個人情報データ１２ｃに含まれる情報を用いなくてもよく、この場合、帳票に組み込まれる情報はすべて申込情報としてユーザ端末２０への入力が要求される。こうした構成においては、事前のユーザの登録、すなわち、当該ユーザに対するユーザＩＤの割り当ておよび個人情報データ１２ｃの生成は行われなくてもよく、届出情報管理サーバ１０が申込情報を受け付けたときにユーザの登録が行われてもよい。
【００６８】
図４は印刷された届出書の一例を示す。図４が示すように、届出書ＰＡは、情報を記載すべき複数の欄を有する。そして、複数の欄には、情報が組み込まれた欄ＳＩと、空欄、すなわち、情報の記載されていない欄ＳＥとが含まれる。さらに、届出書ＰＡは、届出書ＩＤの表示された領域ＳＳを含む。
【００６９】
例えば、図４に示す届出書ＰＡは、Ａ社に対する住所変更の手続きの届出書であり、「ユーザの氏名」、「性別」、「生年月日」、「変更前の住所」、および、「変更後の住所」の欄には情報が印字され、「会員番号」および「自署」の欄には、情報が印字されていない。印字されている情報は、上記届出の申し込みの際にユーザ端末２０に入力された届出情報、もしくは、個人情報データ１２ｃとして届出情報管理サーバ１０に記憶されていた情報である。
【００７０】
届出書に印字される情報、すなわち、帳票への組み込み対象とされる情報は、手続きごとの複数の事業者に対する届出書に共通して記載する必要のある情報である。すなわち、帳票への組み込み対象とされる情報は、上記届出の申し込みにて１つの手続きに対して指定された複数の事業者への届出書の各々に、共通して記載する必要のある情報であり、換言すれば、この手続きと指定された事業者との組ごとに特定される帳票のデータにて、共通して組み込みが規定されている情報である。なお、帳票への組み込み対象とされる情報は、手続きごとの複数の事業者に対する届出書のすべてに共通して記載する必要のある情報でなくてもよく、複数の届出書の一部に共通する情報であってもよい。
【００７１】
一方、届出書にて情報が記載されていない欄は、手続きごとの複数の事業者に対する届出書において、届出書ごとに固有の情報を記載すべき欄であり、例えば、会員番号やカード番号等を記載する欄である。あるいは、届出書にて情報が記載されていない欄は、印刷によっては情報の記載ができない欄、例えば、自署の記入欄や、印鑑の押印欄、身分証明のための書類の貼り付け欄等である。
【００７２】
なお、複数の届出書には、空欄を含まない届出書、すなわち、記載すべき情報がすべて印字されている届出書が含まれてもよい。また、１つの届出書が複数の書類から構成される場合における届出書の一部や、返送を要さず電話等での届出の案内として機能する届出書においては、帳票に対して組み込まれた情報が印字されている箇所を有していなくてもよい。
【００７３】
図５が示すように、１つの申し込みに対して作成された届出書ＰＡは、まとめてユーザに送られる。届出書ＰＡとともに、送付される届出書の一覧表ＰＢと、管理センターを宛先とする返送用の封筒ＰＣとが送付される。返送用の封筒ＰＣには、当該申し込みの申請ＩＤが付される。
【００７４】
なお、上述の説明においては、届出書ＰＡに付される届出書ＩＤや、返送用の封筒ＰＣに付される申請ＩＤが、印刷により形成されているコードである例を示したが、これらのＩＤはＩＣタグに記憶されていてもよい。この場合、印刷された届出書ＰＡや封筒ＰＣに対し、ＩＣタグが接着等により固定されることによって、ＩＤが付される。
【００７５】
届出書ＰＡを受け取ったユーザは、一覧表ＰＢを確認し、返送の必要な届出書ＰＡについて、届出書ＰＡの空欄に情報を記入する。そして、ユーザは、記入後の届出書ＰＡを返送用の封筒ＰＣに入れて返送する。また、ユーザは、返送が不要な届出書ＰＡについて、届出書ＰＡに記載の指示に従った処理を行う。例えば、ユーザは、電話やＷｅｂを利用して、返送が不要な届出書ＰＡに対応する事業者にユーザ情報の変更を届け出る。これにより、先の図２に示したステップＳ３の処理が完了する。
【００７６】
図６を参照して、先の図２に示したステップＳ４の処理、すなわち、返送後の届出書に対する処理について説明する。
図６が示すように、管理センターの担当者の操作に基づき、管理端末３０の読取部は、返送された封筒に付されている申請ＩＤと、封筒に入れられていた各届出書に付されている届出書ＩＤとを順に読み取る（ステップＳ３０）。読み取られた各ＩＤは、管理端末３０から届出情報管理サーバ１０に送信される（ステップＳ３１）。
【００７７】
届出情報管理サーバ１０のデータ管理部１３ｃは、管理端末３０から受信した申請ＩＤを、届出管理データ１２ｄにて特定し、この申請ＩＤに対応付けられている届出書ＩＤのなかで、管理端末３０から受信した届出書ＩＤを特定する。そして、データ管理部１３ｃは、特定した届出書ＩＤのステータス情報として設定されているステータスを、「返送済」を示すステータス、すなわち、届出書が返送されたことを示すステータスに変更する（ステップＳ３２）。
【００７８】
また、管理端末３０からの要求を受けて、データ管理部１３ｃは、管理画面の表示データを生成し、生成した表示データを、通信部１１を介して管理端末３０に送信する（ステップＳ３３）。管理画面は、各申し込みにおける届出書の返送状況の確認に用いられる画面である。管理端末３０からの管理画面のデータの要求は、例えば、申請ＩＤの読み取りに基づいて申請ＩＤの送信とともに行われてもよいし、ＩＤの読み取りとは別に、担当者の必要に応じて、管理端末３０に入力された申請ＩＤの届出情報管理サーバ１０への送信とともに行われてもよい。データ管理部１３ｃは、管理端末３０から受信した申請ＩＤに、届出管理データ１２ｄにて対応付けられている届出書ＩＤおよびそのステータス情報を抽出し、抽出した情報を用いて管理画面の表示データを生成する。また、データ管理部１３ｃは、管理画面の表示データの生成に、申請ＩＤや届出書ＩＤと対応付けられている他のＩＤを経由して、記憶部１２に記憶されている各データに含まれる情報を利用してもよい。
届出情報管理サーバ１０から表示データを受信すると、管理端末３０は、表示データを用いて表示部に管理画面を表示する（ステップＳ３４）。
【００７９】
図７は、管理端末３０に表示された管理画面の一例を示す。図７が示すように、管理画面Ｄａは、申し込みごとに、その申し込みに対して作成された届出書を示す表示Ｉａと、各届出書について設定されているステータスを示す表示Ｉｂとを含む。届出書を示す表示Ｉａは、例えば、届出書ＩＤや、その届出書に対応する事業者や手続きの表示を含む。また、ステータスを示す表示Ｉｂは、その届出書の届出書ＩＤに届出管理データ１２ｄにて対応付けられているステータス情報が示すステータスの内容、すなわち、届出書が返送されていないことを示す表示、もしくは、届出書が返送されたことを示す表示を含む。なお、届出書が返送不要である場合、すなわち、届出管理データ１２ｄにてその届出書の届出書ＩＤに返送が必要であることを示すタグが付されていない場合には、その届出書について返送が不要であることを示す表示がなされる。あるいは、管理画面Ｄａには、返送が必要であることを示すタグが付されている届出書ＩＤのみについて、この届出書ＩＤを有する届出書の情報が表示されてもよい。
【００８０】
こうした管理画面Ｄａを参照することにより、管理センターの担当者は、各申し込みについての届出書の返送状況を確認し、返送状況に応じた処理を行う。これが、先の図２に示したステップＳ５の処理である。具体的には、「返送済」のステータスの届出書については、各届出書に対応する事業者、すなわち、各届出書による情報の変更の届出の対象である事業者に、届出書が返送されていることが通知され、各事業者に届出書が送付される。事業者は、受領した届出書に記載された内容に基づいて、事業者が保有するユーザ情報を変更する。
【００８１】
また、「未返却」のステータスの届出書が存在する場合、該当する届出書に対応する事業者に、届出書が返送されていない旨の通知、および、必要に応じて、申し込みを行ったユーザの連絡先等の通知を行う。通知を受けた事業者は、ユーザへ連絡をして変更を希望する情報の聞き取り等を行う。
【００８２】
あるいは、届出情報管理サーバ１０のデータ管理部１３ｃは、届出書ＩＤに、ステータス情報として「未返送」のステータスが付されている場合、この届出書ＩＤに対応する届出書が返送されていないことの通知や、その返送を促す通知を、申し込みを行ったユーザにメール等により送付してもよい。ユーザの連絡先としては、個人情報データ１２ｃとして記憶されている連絡先が用いられる。
【００８３】
［作用］
本実施形態の届出補助システムおよび届出補助方法の作用について説明する。本実施形態によれば、ユーザ端末２０への情報の入力に基づいて、複数の事業者の各々に対する情報の変更の届出書が、必要事項の少なくとも一部が印字された状態で出力される。したがって、各届出書に必要事項の残部を記入することによって届出書が完成するため、届出書ごとに必要事項のすべての記入が必要な場合と比較して、ユーザの負荷を軽減することができる。例えば、住所の変更を届け出る際に、各届出書に変更後の住所が印字されて出力される形態であれば、ユーザは、変更後の住所の記入を届出書ごとに繰り返さなくてもよいため、届出書の作成に要する負荷を軽減することができる。また、各届出書において印字されている情報については、誤記や記入漏れが生じることが抑えられる。
【００８４】
また、複数の事業者に対する届出書がまとめてユーザに送付され、ユーザは記入後の届出書をまとめて返送すればよいため、ユーザが、事業者ごとに情報の変更の届出の方式を調べて、事業者ごとに手続きを行う場合と比較して、届出に要する負荷を軽減することができる。また、書面とは異なる方法での届出が必要な事業者については、その旨の通知が併せて送付されるため、ユーザの利便性が高められる。
【００８５】
このように、情報の変更を届け出る際に要するユーザの負荷が軽減される結果、ユーザが届出を怠ることも抑えられるため、各事業者はユーザについての正しい情報を迅速に把握しやすくなる。
【００８６】
また、紙の書面である届出書を利用して情報の変更の届出が行われるため、事業者には、届出を受理するための新たなシステムの構築や、システムの構築に伴う届出の受理からユーザ情報の更新までの処理手順の改修が強制されない。したがって、本実施形態の届出補助システムは、ユーザの負荷を軽減するためのシステムとしての汎用性が高い。
【００８７】
さらに、届出書の返送の有無が届出管理データ１２ｄにて記録されるため、ユーザに発送した後の届出書の状況についての管理が容易である。また、ユーザに対する届出書の発送や返送が複数の届出書についてまとめて行われ、事業者に対しても、複数のユーザの届出書をまとめて送付することが可能であるため、ユーザごとかつ事業者ごとに届出書の送付が行われる場合と比較して、届出書の送付に要する費用の削減も可能である。
【００８８】
なお、本実施形態において、届出情報管理サーバ１０の通信部１１は、ユーザ端末２０から情報を受信する入力情報受信部、印刷装置４０にデータを出力する出力部、管理端末３０から、読み取られたＩＤを受信する読取情報受信部として機能する。また、記憶部１２は、書類データ１２ｂを記憶する書類データ記憶部、および、届出管理データ１２ｄを記憶する管理データ記憶部として機能する。また、届出書データ生成部１３ｂは、帳票のデータを特定する特定部、および、届出書のデータを生成する生成部として機能し、データ管理部１３ｃは、ステータスを変更する変更部として機能する。
【００８９】
以上説明したように、本実施形態によれば、以下の効果が得られる。
（１）複数の事業者に対する届出書として、届出情報の組み込まれた届出書が出力されるため、ユーザは、複数の届出書の各々に届出情報を記入せずとも、各事業者に対する届出書を作成することができる。したがって、ユーザ情報の変更を届け出る際に要する負荷を軽減することが可能である。
【００９０】
（２）システムによって出力される届出書には、情報が組み込まれた欄と、空欄とが含まれる。すなわち、各届出書に共通する情報の記入欄には、情報が印字され、届出書ごとに固有の情報の記入欄等は空欄とされた届出書の生成が可能である。したがって、ユーザは、届出書の一部を記入することによって、各事業者に対する届出書を作成することができるため、ユーザの負荷が好適に軽減される。
【００９１】
（３）届出管理データ１２ｄにて、届出書ＩＤと、ユーザからの届出書の返送の有無を示すステータス情報とが対応付けられる。したがって、ステータス情報によって、ユーザからの届出書の返送の有無を管理することができる。
【００９２】
（４）届出書に付された届出書ＩＤの読み取りに基づいて、届出管理データ１２ｄにて、届出書ＩＤに対応付けられているステータス情報が、届出書が返送されたことを示すステータスに変更される。こうした構成によれば、届出書の状況をそのステータスに反映させる作業が容易であり、届出書の管理を効率よく行うことができる。
【００９３】
［変形例］
上記実施形態は、以下のように変更して実施することが可能である。
・事業者が管理する事業者サーバと、届出情報管理サーバ１０とがネットワークを介して接続され、これらのサーバ間でデータの送受信が行われてもよい。例えば、情報の変更の届出をデータで受領することを希望する事業者に対しては、届出情報管理サーバ１０がユーザ端末２０から受信した申込情報に含まれる届出情報等の情報や、個人情報データ１２ｃに含まれる情報が、届出情報管理サーバ１０から事業者サーバに送信されることによって、情報の変更の届出が行われてもよい。この場合、事業者ごとの届出に固有の情報も、申込情報としてユーザ端末２０への入力が要求され、入力された情報は、届出情報管理サーバ１０から事業者サーバに送信される。
【００９４】
事業者は、例えば、届出補助システムの利用開始時においては、上記実施形態で説明したように、届出書を用いて届出を受け付け、届出補助システムを用いて届出を行うユーザの数が多くなった場合等に、事業者サーバによってデータで届出を受け付けるようにシステムを構築してもよい。こうした構成によれば、事業者は、届出補助システムを利用しつつ、事業者にて事業者サーバを含むシステムを構築する利点が生じた時点や、システムを構築する環境が整った時点で、システムを構築することが可能であるため、事業者におけるシステムの構築についての自由度が高く、届出補助システムを導入しやすい。
【００９５】
また、届出の申し込みが行われた際に、届出情報管理サーバ１０が取得した情報と、事業者サーバが記憶している情報とを照合することによって、申し込みが適正であるか否かが判断されてもよい。例えば、ユーザから届出の申し込みを受けると、届出情報管理サーバ１０は、ユーザの氏名や生年月日等の情報、すなわち、ユーザを特定可能な情報を、申し込みにおいて指定された事業者の事業者サーバに送信して、この情報と合致するユーザの情報が、事業者サーバに記憶されているか否かを問い合わせる。合致するユーザの情報が事業者サーバに記憶されていれば、当該申し込みは、実際に存在するユーザからの情報の変更の申し込みであることが確認され、申し込みは適正であると判断される。一方、合致するユーザの情報が事業者サーバに記憶されていなければ、当該申し込みは、適正でないと判断され、申し込みは受理されない。すなわち、ユーザ端末２０には、申し込みを受理できないことを示す通知が届出情報管理サーバ１０から送信され、届出書のデータの生成は行われない。こうした構成によれば、不適正な申し込みに対する届出書の作成が行われることが抑えられる。
【００９６】
・返送が不要な届出書については、作成が行われず、こうした届出書に記載の内容、すなわち、他の方法での届出の案内は、ユーザ端末２０への通知等により行われてもよい。この場合、届出管理データ１２ｄにおいては、すべての届出書ＩＤに対してステータス情報が対応付けられる。
【００９７】
・ＩＤの読み取りに基づく届出管理データ１２ｄのステータスの更新が行われず、返送された届出書の管理が担当者の手作業による分類等に基づき行われてもよい。すなわち、届出情報管理サーバ１０は、届出書ＩＤとステータス情報とを対応付けたデータを有していなくてもよい。
【００９８】
・届出情報管理サーバ１０の制御部１３の各部の機能は、複数のサーバによって実現されてもよいし、記憶部１２における各データは、複数のサーバに分散して記憶されていてもよい。
【００９９】
・管理端末３０における読取部と表示部とが互いに異なる端末を構成していてもよい。すなわち、ＩＤを読み取って届出情報管理サーバ１０に送信する読取端末と、管理画面を表示する表示端末とは、互いに接続されていない別々の端末であってもよい。
・届出補助システムが対象とするユーザ情報の変更には、各事業者が保有するユーザ情報の削除や追加が含まれてもよい。
【符号の説明】
【０１００】
１０…届出情報管理サーバ、１１…通信部、１２…記憶部、１２ａ…手続き管理データ、１２ｂ…書類データ、１２ｃ…個人情報データ、１２ｄ…届出管理データ、１３…制御部、１３ａ…登録データ処理部、１３ｂ…届出書データ生成部、１３ｃ…データ管理部  、２０…ユーザ端末、３０…管理端末、４０…印刷装置。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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