(57)【要約】【課題】電子化の実行時に稟議書原本に対してマークを印刷することなく、稟議書原本の電子化の管理を容易に行うことができる画像形成装置を提供する。【解決手段】固有の稟議書番号を生成し、稟議書フォーム５０に基づいて稟議書番号が表記された稟議書原本１００を印刷部１６によって発行する稟議書生成部３１と、原稿読取部１３によって稟議書原本１００の画像データを電子化データ７０として読み取らせると共に、稟議書原本１００の画像データに基づいて認識した稟議書番号を検索キーにして電子化データ７０を記憶部１４に記憶させる電子化処理部３２と、原稿読取部１３によって稟議書原本１００の画像データを読み取らせ、稟議書原本１００の画像データに基づいて認識した稟議書番号を検索キーとする電子化データ７０が記憶部１４に記憶されているか否かを判定する電子化判定部３４とを備えている。【選択図】図１
2018074409.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿読取部と印刷部とを備えた画像形成装置であって、
稟議書フォームが記憶されている稟議書フォーム記憶部と、
稟議書発行指示が入力されると、固有の稟議書番号を生成し、前記稟議書フォームに基づいて前記稟議書番号が表記された稟議書原本を前記印刷部によって発行する稟議書生成部と、
前記稟議書原本の画像データを電子化データとして記憶する電子化データ記憶部と、
電子化指示が入力されると、前記原稿読取部によって前記稟議書原本の画像データを前記電子化データとして読み取らせると共に、前記稟議書原本の画像データに基づいて前記稟議書原本に表記されている前記稟議書番号を認識し、認識した前記稟議書番号を検索キーにして前記電子化データを前記電子化データ記憶部に記憶させる電子化処理部と、
電子化判定指示が入力されると、前記原稿読取部によって前記稟議書原本の画像データを読み取らせ、前記稟議書原本の画像データに基づいて前記稟議書原本に表記されている前記稟議書番号を認識し、認識した前記稟議書番号を検索キーとする前記電子化データが前記電子化データ記憶部に記憶されているか否かを判定し、判定結果を出力する電子化判定部と、
を具備することを特微とする画像形成装置。
【請求項２】
前記稟議書生成部は、前記稟議書発行指示が入力されると、前記稟議書番号と、自動登録された電子化チェック日と、前記稟議書発行指示に基づいて登録された起案者、関係者及び決裁者とを含む稟議書発行情報を生成し、
前記稟議書発行情報を記憶する稟議書発行情報記憶部と、
前記起案者、前記関係者及び前記決裁者になり得る社員の社員端末との間でデータを送受信する通信部と、
前記稟議書原本が前記電子化チェック日までに前記電子化データとして前記電子化データ記憶部に記憶されていない場合、前記起案者、前記関係者もしくは前記決裁者の前記社員端末に対して、回付状況を確認する回付確認通知を前記通信部経由で送信する稟議期限管理部とを具備することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記稟議書生成部は、空欄の電子化実行日を含む前記稟議書発行情報を生成し、
前記電子化処理部は、前記稟議書原本の画像データに基づいて決済結果を認識すると、前記電子化実行日を登録させ、
前記稟議期限管理部は、前記電子化チェック日を過ぎ、前記電子化実行日が空欄の前記稟議書発行情報を特定し、特定した前記稟議書発行情報の前記起案者、前記関係者もしくは前記決裁者の前記社員端末に対して、前記回付確認通知を前記通信部経由で送信することを特徴とする請求項２記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記稟議書生成部は、空欄の前記関係者及び前記決裁者のそれぞれの回付確認日を含む前記稟議書発行情報を生成し、
前記稟議期限管理部は、前記回付確認日が空欄である最上流に位置する前記関係者もしくは前記決裁者を特定し、特定した前記関係者もしくは前記決裁者の前記社員端末に対して、前記回付確認通知を前記通信部経由で送信することを特徴とする請求項２又は３記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記電子化処理部は、前記稟議書原本の画像データに基づいて前記関係者もしくは前記決裁者の押印を認識すると、押印を確認した前記関係者もしくは前記決裁者の回付確認日を登録することを特徴とする請求項４記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記稟議期限管理部は、前記回付確認通知の応答として前記稟議書原本を次に回付した回付済み応答を前記通信部経由で受信すると、前記回付確認通知を送信した前記関係者もしくは前記決裁者の前記回付確認日を登録することを特徴とする請求項４又は５記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記稟議期限管理部は、前記回付確認通知の応答として前記稟議書原本が届いていない未着応答を前記通信部経由で受信すると、前記回付確認通知を送信した前記関係者もしくは前記決裁者の１つ上流の前記起案者もしくは前記関係者の前記社員端末に対して、前記稟議書原本の所在確認を依頼する所在確認通知を前記通信部経由で送信することを特徴とする請求項４乃至６のいずれかに記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、稟議書原本の電子化を管理することができる画像形成装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
決済済みの稟議書原本は、原本保存と共に、電子化された電子化データとして電子保存される。一般的に、原本保存は、保存期間（例えば、３年間）が設定され、電子保存は無期限保存である。従って、稟議書原本の廃棄時には、電子保存されていることが条件となる。しかし、往々にして電子化が行われていないことがあり、稟議書原本の廃棄時に電子化されているか否かを確認する煩雑な作業が必要になる。
【０００３】
電子化した文書にマークを印字することによって、電子化済みか否かを判別する技術みが提案されている（例えば、特許文献１参照）。この技術を適用すると、稟議書原本の廃棄時に印字されたマークを目視で確認することで、電子化されているか否かを確認することが可能になる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−２１７５２８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、稟議書原本の原本保存は、なにも改ざんされていない状態での保存が原則であり、マークといえども、稟議書原本への印刷は好ましくないという問題点があった。
【０００６】
本発明は、かかる点に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、電子化の実行時に稟議書原本に対してマークを印刷することなく、稟議書原本の電子化の管理を容易に行うことができる画像形成装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の画像形成装置は、原稿読取部と印刷部とを備えた画像形成装置であって、稟議書フォームが記憶されている稟議書フォーム記憶部と、稟議書発行指示が入力されると、固有の稟議書番号を生成し、前記稟議書フォームに基づいて前記稟議書番号が表記された稟議書原本を前記印刷部によって発行する稟議書生成部と、前記稟議書原本の画像データを電子化データとして記憶する電子化データ記憶部と、電子化指示が入力されると、前記原稿読取部によって前記稟議書原本の画像データを前記電子化データとして読み取らせると共に、前記稟議書原本の画像データに基づいて前記稟議書原本に表記されている前記稟議書番号を認識し、認識した前記稟議書番号を検索キーにして前記電子化データを前記電子化データ記憶部に記憶させる電子化処理部と、電子化判定指示が入力されると、前記原稿読取部によって前記稟議書原本の画像データを読み取らせ、前記稟議書原本の画像データに基づいて前記稟議書原本に表記されている前記稟議書番号を認識し、認識した前記稟議書番号を検索キーとする前記電子化データが前記電子化データ記憶部に記憶されているか否かを判定し、判定結果を出力する電子化判定部と、具備することを特微とする。
さらに、本発明の画像形成装置において、前記稟議書生成部は、前記稟議書発行指示が入力されると、前記稟議書番号と、自動登録された電子化チェック日と、前記稟議書発行指示に基づいて登録された起案者、関係者及び決裁者とを含む稟議書発行情報を生成し、前記稟議書発行情報を記憶する稟議書発行情報記憶部と、前記起案者、前記関係者及び前記決裁者になり得る社員の社員端末との間でデータを送受信する通信部と、前記稟議書原本が前記電子化チェック日までに前記電子化データとして前記電子化データ記憶部に記憶されていない場合、前記起案者、前記関係者もしくは前記決裁者の前記社員端末に対して、回付状況を確認する回付確認通知を前記通信部経由で送信する稟議期限管理部とを具備していても良い。
さらに、本発明の画像形成装置において、前記稟議書生成部は、空欄の電子化実行日を含む前記稟議書発行情報を生成し、前記電子化処理部は、前記稟議書原本の画像データに基づいて決済結果を認識すると、前記電子化実行日を登録させ、前記稟議期限管理部は、前記電子化チェック日を過ぎ、前記電子化実行日が空欄の前記稟議書発行情報を特定し、特定した前記稟議書発行情報の前記起案者、前記関係者もしくは前記決裁者の前記社員端末に対して、前記回付確認通知を前記通信部経由で送信しても良い。
さらに、本発明の画像形成装置において、前記稟議書生成部は、空欄の前記関係者及び前記決裁者のそれぞれの回付確認日を含む前記稟議書発行情報を生成し、前記稟議期限管理部は、前記回付確認日が空欄である最上流に位置する前記関係者もしくは前記決裁者を特定し、特定した前記関係者もしくは前記決裁者の前記社員端末に対して、前記回付確認通知を前記通信部経由で送信しても良い。
さらに、本発明の画像形成装置において、前記電子化処理部は、前記稟議書原本の画像データに基づいて前記関係者もしくは前記決裁者の押印を認識すると、押印を確認した前記関係者もしくは前記決裁者の回付確認日を登録しても良い。
さらに、本発明の画像形成装置において、前記稟議期限管理部は、前記回付確認通知の応答として前記稟議書原本を次に回付した回付済み応答を前記通信部経由で受信すると、前記回付確認通知を送信した前記関係者もしくは前記決裁者の前記回付確認日を登録しても良い。
さらに、本発明の画像形成装置において、前記稟議期限管理部は、前記回付確認通知の応答として前記稟議書原本が届いていない未着応答を前記通信部経由で受信すると、前記回付確認通知を送信した前記関係者もしくは前記決裁者の１つ上流の前記起案者もしくは前記関係者の前記社員端末に対して、前記稟議書原本の所在確認を依頼する所在確認通知を前記通信部経由で送信しても良い。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、稟議書原本の発行時に生成した固有の稟議書番号に基づいて、稟議書原本が電子化されているか否かを簡単に判定することができるため、電子化の実行時に稟議書原本に対してマークを印刷することなく、稟議書原本の電子化の管理を容易に行うことができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明に係る画像形成装置の実施の形態の概略構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示す記憶部に記憶される稟議書フォーム例を示す図である。
【図３】図１に示す記憶部に記憶される稟議書発行情報例を示す図である。
【図４】図１に示す稟議期限管理部による電子化チェック動作を示すフローチャートである。
【図５】図１に示す稟議期限管理部によって送信される回付確認通知を示す図である。
【図６】図１に示す電子化判定部による電子化判定動作を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
次に、本発明の実施の形態を、図面を参照して具体的に説明する。
実施の形態の画像形成装置１０は、複写機能、スキャナー機能、印刷機能等を有する複合機であり、図１を参照すると、制御部１１と、操作部１２と、原稿読取部１３と、記憶部１４と、画像処理部１５と、印刷部１６と、通信部１７とを備えている。
【００１１】
操作部１２は、タッチパネルや、テンキー、リセットキー、ストップキー、スタートキー等の各種操作キーを備えたユーザーインターフェースである。
【００１２】
原稿読取部１３は、図示しない原稿給紙装置により給紙されてきた原稿や、プラテンガラスに載置された原稿に対して光を照射し、その反射光等を受光して原稿画像を読み取るスキャナーである。
【００１３】
画像処理部１５は、文書データに対して所定の画像処理を行う手段であり、例えば、拡大縮小処理や、濃度調整、階調調整等の画像改善処理が行われる。
【００１４】
印刷部１６は、原稿読取部１３によって読み取られた画像データ、記憶部１４に記憶されている文書データ、通信部１７によって受信された文書データに基づき文書画像を印刷する印刷手段である。
【００１５】
通信部１７は、ＬＡＮやインターネット等のネットワーク２０を介して、スマートフォンやパーソナルコンピュータ等の社員が管理している社員端末２１との間で各種データを送受信する機能を有する。
【００１６】
制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等を備えたマイクロコンピュータ等の情報処理部である。ＲＯＭには画像形成装置１０の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。制御部１１のＣＰＵは、ＲＯＭに記憶されている制御プログラムを読み出し、制御プログラムをＲＡＭに展開させることで、操作部１２から入力された所定の指示情報に応じて装置全体の制御を行う。
【００１７】
また、制御部１１は、稟議書生成部３１、電子化処理部３２、稟議期限管理部３３、電子化判定部３４として機能する。
【００１８】
記憶部１４は、半導体メモリやＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶手段であり、原稿読取部１３によって読み取られた文書データ、通信部１７によって受信された文書データが蓄積される。
【００１９】
また、記憶部１４には、社員情報４０と、稟議書フォーム５０と、稟議書発行情報６０と、電子化データ７０とが記憶される。
【００２０】
社員情報４０は、起案者、関係者及び決裁者になり得る社員を特定するための名前、所属、役職等の社員特定情報と、社員それぞれが管理している社員端末２１を特定するアドレス等の端末特定情報とからなる。
【００２１】
制御部１１は、操作部１２や社員端末２１から稟議書発行指示が入力されると、稟議書生成部３１として機能する。稟議書発行指示には、起案者、関係者及び決裁者の社員特定情報、項目、金額、理由が含まれている。稟議書生成部３１は、稟議書発行指示が入力されると、固有の稟議書番号を生成し、稟議書フォーム５０に基づいて、起案者、関係者及び決裁者の社員特定情報と、項目、金額及び理由と、生成した稟議書番号とが表記された稟議書を印刷部１６によって発行する。以下、発行した稟議書を稟議書原本１００と称す。
【００２２】
また、稟議書生成部３１は、稟議書原本１００の回付及び電子化を管理するための稟議書発行情報６０を生成して記憶部１４に記憶させる。
【００２３】
稟議書フォーム５０は、稟議書のレイアウトデータであり、図２（ａ）に示すように、自動生成された稟議書番号が文字列やバーコード等のコード情報として印刷される稟議書番号印刷領域５１と、起案者の社員特定情報が印刷される起案者印刷領域５２と、関係者の社員特定情報が印刷される関係者印刷領域５３と、関係者の押印欄５３ａと、決裁者の社員特定情報が印刷される決裁者印刷領域５４と、決裁者の押印欄５４ａと、項目が印刷される項目印刷領域５５と、金額が印刷される金額印刷領域５６と、理由が印刷される理由印刷領域５７と、可決もしくは否決の結果がチェックされる結果チェック欄５８とが設定されている。
【００２４】
なお、項目印刷領域５５、金額印刷領域５６及び理由印刷領域５７は、空欄で印刷し、起案者が項目、金額及び理由を記入するようにしても良い。また、関係者印刷領域５３は、入力された関係者の数に応じて印刷される。
【００２５】
稟議書発行情報６０は、稟議書原本１００を発行する毎に生成され、図３（ａ）に示すように、稟議書番号と、発行日と、電子化チェック日と、電子化実行日と、項目と、金額と、理由と、結果と、起案者と、関係者と、関係者の回付確認日と、決裁者と、決裁者の回付確認日とからなる。なお、図３に示す例では、関係者として第１関係者と第２関係者とが設定され、回付は起案者、第１関係者、第２関係者、決裁者の順番で行われる。
【００２６】
また、図３（ａ）に示す稟議書発行情報６０は、図２（ｂ）に示す稟議書原本１００の発行時に生成されたものであり、稟議書番号、発行日、電子化チェック日、項目、金額、理由、起案者、関係者及び決裁者の社員特定情報が登録済みで、電子化実行日、結果、起案者、関係者及び決裁者の回付確認日が空欄になっている。項目、金額及び理由と、起案者、関係者及び決裁者とは、起案者からの稟議書発行指示に基づいて登録され、電子化チェック日は、発行日から予め設定された期間（例えば３０日）が経過した日が自動登録される。
【００２７】
制御部１１は、操作部１２から電子化指示が入力されると、電子化処理部３２として機能する。電子化処理部３２は、原稿読取部１３によって稟議書原本１００の画像データを読み取らせ、稟議書原本１００の画像データを電子化データ７０として記憶部１４に記憶させる。電子化処理部３２は、稟議書原本１００の画像データに基づいて稟議書原本１００に表記されている稟議書番号を認識する機能（ＯＣＲ機能や復号化機能）を有し、認識した稟議書番号を検索キーにして電子化データ７０を記憶部１４に記憶させる。なお、同じ稟議書番号の電子化データ７０がすでに記憶されている場合には、上書き保存ではなく、別名で保存すると良い。これにより、回付過程の状態を履歴として保存しておくことができる。
【００２８】
また、電子化処理部３２は、関係者の押印欄５３ａと決裁者の押印欄５４ａとへの押印を確認する。そして、関係者の押印欄５３ａ及び決裁者の押印欄５４ａに押印がある場合、稟議書発行情報６０における押印がある関係者や決裁者の回付確認日に稟議書原本１００を読み取った日にちを登録する。例えば、図２（ｃ）に示すように、第１関係者である課長の押印がある稟議書原本１００の電子化に際し、図３（ｂ）に示すように、稟議書発行情報６０における押印がある課長（第１関係者）の回付確認日に稟議書原本１００を読み取った日にちが登録される。
【００２９】
さらに、電子化処理部３２は、稟議書原本１００の結果チェック欄５８へのチェックの有無を判断し、図２（ｄ）に示すように、結果チェック欄５８へのチェックがある場合、図３（ｃ）に示すように、稟議書発行情報６０に可決もしくは否決の結果を登録すると共に、稟議書原本１００を読み取った日にちを電子化実行日として登録する。
【００３０】
制御部１１は、定期的（本実施の形態では、１日毎）に稟議期限管理部３３として機能する。稟議期限管理部３３は、登録された電子化チェック日を過ぎ、電子化実行日が空欄の稟議書発行情報６０を特定し、回付確認日が空欄の起案者、関係者もしくは決裁者の社員端末２１に対して、回付確認通知８０を通信部１７経由で送信する。
【００３１】
制御部１１は、操作部１２から電子化判定指示が入力されると、電子化判定部３４として機能する。電子化判定部３４は、原稿読取部１３によって稟議書原本１００の画像データを読み取らせ、稟議書原本１００の画像データに基づいて稟議書原本１００に表記されている稟議書番号を認識し、認識した稟議書番号を検索キーとする電子化データ７０が記憶部１４に記憶されているか否かを判定し、判定結果を出力する。
【００３２】
次に稟議期限管理部３３による電子化チェック動作について図４及び図５を参照して詳細に説明する。
稟議期限管理部３３は、電子化チェック動作を１日毎に実行する。稟議期限管理部３３は、登録された電子化チェック日を過ぎ、電子化実行日が空欄の稟議書発行情報６０を特定し（ステップ１０１）、特定した稟議書発行情報６０の電子化チェック日からの経過日を７で除算した余りが０か否かを判断する（ステップ１０２）。
【００３３】
ステップ１０２で余りが０の場合、稟議期限管理部３３は、稟議書発行情報６０の回付確認日に空欄があるか否かを判断する（ステップ１０３）。
【００３４】
ステップ１０３で空欄がない場合、稟議期限管理部３３は、予め設定されている電子化担当者（例えば、経理部門）の社員端末２１に対して、決済済みの稟議書原本１００の電子化を督促する電子化督促通知を通信部１７経由で送信し（ステップ１０４）、電子化チェック動作を終了する。
【００３５】
ステップ１０３で空欄がある場合、稟議期限管理部３３は、回付確認日が空欄である最上流に位置する関係者もしくは決裁者を特定し（ステップ１０５）、特定した関係者もしくは決裁者（以下、特定者と称す）の社員端末２１に対して、回付確認通知８０を通信部１７経由で送信する（ステップ１０６）。例えば、図３（ａ）に示す稟議書発行情報６０の場合、第１関係者の課長が特定者となり、図３（ｂ）に示す稟議書発行情報６０の場合、第２関係者の部長が特定者となる。これにより、稟議書原本１００を所持している可能性の高い関係者もしくは決裁者に対して効率良く回付確認を行うことができる。
【００３６】
回付確認通知８０は、図５に示すように、稟議書原本１００を特定する稟議書特定情報（稟議書番号、発行日、項目、金額、理由、起案者等）と、該当する稟議書原本１００が届いていないことを応答する未着応答ボタン８１と、該当する稟議書原本１００を持っていることを応答する所持応答ボタン８２と、該当する稟議書原本１００を次に回付したことを応答する回付済み応答ボタン８３とがレイアウトされている。
【００３７】
回付確認通知８０を受信した特定者は、社員端末２１において、未着応答ボタン８１と、所持応答ボタン８２と、回付済み応答ボタン８３とのいずれかを操作する。未着応答ボタン８１の操作によって未着応答が、所持応答ボタン８２の操作によって所持応答が、回付済み応答ボタン８３の操作によって回付済み応答がそれぞれ画像形成装置１０に送信される。
【００３８】
稟議期限管理部３３は、未着応答の受信（ステップ１０７）と、所持応答の受信（ステップ１０８）と、回付済み応答の受信（ステップ１０９）とを監視している。
【００３９】
稟議期限管理部３３は、ステップ１０７で未着応答を通信部１７経由で受信すると、特定者の１つ上流の起案者もしくは関係者の社員端末２１に対して、稟議書原本１００の所在確認を依頼する所在確認通知を通信部１７経由で送信し（ステップ１１０）、電子化チェック動作を終了する。
【００４０】
稟議期限管理部３３は、ステップ１０８で所持応答を通信部１７経由で受信すると、そのまま電子化チェック動作を終了する。
【００４１】
稟議期限管理部３３は、ステップ１０７で回付済み応答を通信部１７経由で受信すると、稟議書発行情報６０における特定者の回付確認日に回付済み応答の受信日を登録し、ステップ１０３に戻る。これにより、回付確認日が空欄の関係者もしくは決裁者に対して順次回付確認が行われ、稟議書原本１００の回付を促進することができる。また、回付済み応答の送信者に対して、回付確認が繰り返し行われることがなく、効率良く回付確認を行うことができる。
【００４２】
ステップ１０２で余りが０以外の場合、稟議期限管理部３３は、電子化チェック動作を終了させる。これにより、上述の電子化督促、回付確認、所在確認が所定間隔（７日ごと）で行われる。
【００４３】
次に、電子化判定部３４による電子化判定動作について図６を参照して詳細に説明する。
稟議書原本１００は、保存期間（例えば、３年間）が設定され、保存期間経過後は破棄される。廃棄作業者は、廃棄予定の稟議書原本１００を画像形成装置１０にセットし、操作部１２を操作して電子化判定指示を入力する。
【００４４】
制御部１１は、操作部１２から電子化判定指示が入力されると、電子化判定部３４として機能する。電子化判定部３４は、稟議書原本１００に表記されている稟議書番号を原稿読取部１３によって読み取り（ステップ２０１）、読み取った稟議書番号を検索キーとする電子化データ７０が記憶部１４に記憶されているか否かを判定する（ステップ２０２）。
【００４５】
ステップ２０２で電子化データ７０が記憶されている場合、電子化判定部３４は、読み取った稟議書番号に基づいて稟議書発行情報６０を参照することで、稟議書原本１００の発行日を取得し、発行日から保存期間が経過しているか否かを判定する（ステップ２０３）。
【００４６】
電子化判定部３４は、ステップ２０３で発行日から保存期間が経過している場合、廃棄を許可する廃棄許可通知を操作部１２のタッチパネルに出力し（ステップ２０４）、ステップ２０３で発行日から保存期間が経過していない場合、廃棄を許可しない廃棄不許可通知を操作部１２のタッチパネルに出力し（ステップ２０５）、電子化判定動作を終了する。これにより、保存期間が経過する前の稟議書原本１００が廃棄されることを防止することができる。
【００４７】
ステップ２０２で電子化データ７０が記憶されていない場合、電子化判定部３４は、稟議書原本１００の画像データを電子化データ７０として記憶部１４に記憶させ（ステップ２０６）、ステップ２０３に至る。これにより、稟議書原本１００の電子化を確実に行うことができる。
【００４８】
なお、複数の稟議書原本１００に対して電子化判定を連続して行い、廃棄許可通知及び廃棄不許可通知をリスト形式で出力するようにしても良い。
【００４９】
以上説明したように本実施の形態は、原稿読取部１３と印刷部１６とを備えた画像形成装置１０であって、稟議書フォーム５０が記憶されている稟議書フォーム記憶部（記憶部１４）と、稟議書発行指示が入力されると、固有の稟議書番号を生成し、稟議書フォーム５０に基づいて稟議書番号が表記された稟議書原本１００を印刷部１６によって発行する稟議書生成部３１と、稟議書原本１００の画像データを電子化データとして記憶する電子化データ記憶部（記憶部１４）と、電子化指示が入力されると、原稿読取部１３によって稟議書原本１００の画像データを電子化データ７０として読み取らせると共に、稟議書原本１００の画像データに基づいて稟議書原本１００に表記されている稟議書番号を認識し、認識した稟議書番号を検索キーにして電子化データ７０を電子化データ記憶部に記憶させる電子化処理部３２と、電子化判定指示が入力されると、原稿読取部１３によって稟議書原本１００の画像データを読み取らせ、稟議書原本１００の画像データに基づいて稟議書原本１００に表記されている稟議書番号を認識し、認識した稟議書番号を検索キーとする電子化データ７０が電子化データ記憶部に記憶されているか否かを判定し、判定結果を出力する電子化判定部３４と、を備えている。
この構成により、稟議書原本１００の発行時に生成した固有の稟議書番号に基づいて、稟議書原本１００が電子化されているか否かを簡単に判定することができる。従って、電子化の実行時に稟議書原本１００に対してマークを印刷することなく、稟議書原本１００の電子化の管理を容易に行うことができる。
【００５０】
さらに、本実施の形態によれば、稟議書生成部３１は、稟議書発行指示が入力されると、稟議書番号と、自動登録された電子化チェック日と、稟議書発行指示に基づいて登録された起案者、関係者及び決裁者とを含む稟議書発行情報を生成し、稟議書発行情報を記憶する稟議書発行情報記憶部（記憶部１４）と、起案者、関係者及び決裁者になり得る社員の社員端末２１との間でデータを送受信する通信部１７と、稟議書原本１００が電子化チェック日までに電子化データ７０として電子化データ記憶部に記憶されていない場合、起案者、関係者もしくは決裁者の社員端末２１に対して、回付状況を確認する回付確認通知８０を通信部１７経由で送信する稟議期限管理部３３とを具備する。
この構成により、稟議書原本１００の発行時に登録された電子化チェック日に基づいて送信される回付確認通知８０により、稟議書原本１００の回付及び電子化を督促することができるため、稟議書原本１００の電子化を確実に実行させることができる。
【００５１】
さらに、本実施の形態によれば、稟議書生成部３１は、空欄の電子化実行日を含む稟議書発行情報６０を生成し、電子化処理部３２は、稟議書原本１００の画像データに基づいて決済結果を認識すると、電子化実行日を登録させ、稟議期限管理部３３は、電子化チェック日を過ぎ、電子化実行日が空欄の稟議書発行情報６０を特定し、特定した稟議書発行情報６０の起案者、関係者もしくは決裁者の社員端末２１に対して、回付確認通知８０を通信部１７経由で送信する。
この構成により、電子化チェック日を過ぎても電子化されていない決済済みの稟議書原本１００を簡単に特定し、特定した稟議書原本１００の回付及び電子化を督促することができる。
【００５２】
さらに、本実施の形態によれば、稟議書生成部３１は、空欄の関係者及び決裁者のそれぞれの回付確認日を含む稟議書発行情報６０を生成し、稟議期限管理部３３は、回付確認日が空欄である最上流に位置する関係者もしくは決裁者を特定し、特定した関係者もしくは決裁者の社員端末２１に対して、回付確認通知８０を通信部１７経由で送信する。
この構成により、稟議書原本１００を所持している可能性のある関係者もしくは決裁者に対して回付確認を行うことができる。
【００５３】
さらに、本実施の形態によれば、稟議書生成部３１は、空欄の関係者及び決裁者のそれぞれの回付確認日を含む稟議書発行情報６０を生成し、稟議期限管理部３３は、回付確認日が空欄である最上流に位置する関係者もしくは決裁者を特定し、特定した関係者もしくは決裁者の社員端末２１に対して、回付確認通知８０を通信部１７経由で送信する。
この構成により、稟議書原本１００を所持している可能性の高い関係者もしくは決裁者に対して効率良く回付確認を行うことができる。
【００５４】
さらに、本実施の形態によれば、稟議期限管理部３３は、回付確認通知８０の応答として稟議書原本１００を次に回付した回付済み応答を通信部１７経由で受信すると、回付確認通知８０を送信した関係者もしくは決裁者の回付確認日を登録する。
この構成により、回付確認日が空欄の関係者もしくは決裁者に対して順次回付確認が行われ、稟議書原本１００の回付を効率良く促進することができる。また、回付済み応答の送信者に対して、回付確認が繰り返し行われることがなく、効率良く回付確認を行うことができる。
【００５５】
さらに、本実施の形態によれば、稟議期限管理部３３は、回付確認通知８０の応答として稟議書原本１００が届いていない未着応答を通信部１７経由で受信すると、回付確認通知８０を送信した関係者もしくは決裁者の１つ上流の起案者もしくは関係者の社員端末２１に対して、稟議書原本１００の所在確認を依頼する所在確認通知を通信部１７経由で送信する。
この構成により、稟議書原本１００を次に回付しているはずの起案者もしくは関係者に対して所在確認を行うことができる。
【００５６】
なお、本発明が上記各実施の形態に限定されず、本発明の技術思想の範囲内において、各実施の形態は適宜変更され得ることは明らかである。
【符号の説明】
【００５７】
１０  画像形成装置
１１  制御部
１２  操作部
１３  原稿読取部
１４  記憶部
１５  画像処理部
１６  印刷部
１７  通信部
２０  ネットワーク
２１  社員端末
３１  稟議書生成部
３２  電子化処理部
３３  稟議期限管理部
３４  電子化判定部
４０  社員情報
５０  稟議書フォーム
５１  稟議書番号印刷領域
５２  起案者印刷領域
５３  関係者印刷領域
５３ａ  関係者の押印欄
５４  決裁者印刷領域
５４ａ  決裁者の押印欄
５５  項目印刷領域
５６  金額印刷領域
５７  理由印刷領域
５８  結果チェック欄
６０  稟議書発行情報
７０  電子化データ
８０  回付確認通知
８１  未着応答ボタン
８２  所持応答ボタン
８３  回付済み応答ボタン
１００  稟議書原本
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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