(57)【要約】【課題】ＦＡＸデータの返信を効率的に行うことが可能な情報処理装置、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。【解決手段】時刻ごとに作成されたフォルダに保存されたＦＡＸデータに関して、そのフォルダにおけるアラートを通知するための時刻と現在時刻との差が、閾時間未満であれば、アラートを、そのフォルダを処理する担当者へ通知し、当該フォルダに関して、保存されたＦＡＸデータの自動移動の設定がなされている場合は、当該フォルダに保存されているＦＡＸデータを次の時刻用に作成されたフォルダへ移動する。【選択図】図８
2018074310.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファクシミリデータの送受信を行う情報処理装置であって、
任意の時刻ごとに前記ファクシミリデータを保管するために備えた記憶領域へ当該ファクシミリデータを記憶する記憶手段と、
現在の時刻と前記任意の時刻とに基づいて、当該任意の時刻に記憶手段によって記憶されたファクシミリデータを次の任意の時刻に対応する記憶領域へ移動する移動手段と、
を備えたことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記ファクシミリデータの確認を受付ける受付手段と、
前記移動手段は、前記受付手段によって確認されていないファクシミリデータを次の任意の時刻に対応する記憶手段へ移動することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記ファクシミリデータは帳票にかかるデータであり、
前記移動手段は、前記受付手段によって確認を受付けていない項目が存在する場合は、当該ファクシミリデータを次の任意の時刻に対応する記憶手段へ移動することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記受付手段は、前記帳票の項目のデータが所定の条件を満たした場合、前記帳票の項目の確認を受付けたとみなすことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記移動手段は、最後の前記任意の時刻の記憶領域に保管されたファクシミリデータを最初の前記任意の時刻の記憶領域へ移動することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
ファクシミリデータの送受信を行う情報処理装置の制御方法であって、
前記情報処理装置は、
任意の時刻ごとに前記ファクシミリデータを保管するために備えた記憶領域へ当該ファクシミリデータを記憶する記憶ステップと、
現在の時刻と前記任意の時刻とに基づいて、当該任意の時刻に前記記憶ステップによって記憶されたファクシミリデータを次の任意の時刻に対応する記憶領域へ移動する移動ステップと、
を実行することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項７】
ファクシミリデータの送受信を行う情報処理装置で読み取り実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
任意の時刻ごとに前記ファクシミリデータを保管するために備えた記憶領域へ当該ファクシミリデータを記憶する記憶手段と、
現在の時刻と前記任意の時刻とに基づいて、当該任意の時刻に記憶手段によって記憶されたファクシミリデータを次の任意の時刻に対応する記憶領域へ移動する移動手段と、
して機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリデータを返信する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクシミリ（以後、ＦＡＸ）を用いた受注業務では、注文に関するＦＡＸを受信すると紙出力して手書きで決めうちの納期を記入し、送信元へ返信する業務を行っている。
【０００３】
この返信を行う際に、送信元では、業務の都合によって、所定の日時にＦＡＸデータを受信することを望んでいる場合、指定時刻にＦＡＸデータを返信できることが望ましい。
【０００４】
そこで、ＦＡＸデータを送信する時刻を指定して、当該ＦＡＸデータを投入すると、指定時刻になったタイミングで投入したＦＡＸデータを送信する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−２４１９５３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、返信対象となる受信したＦＡＸデータについては、各担当が任意のタイミングで内容を確認して返信を行う運用がなされており、前回の送信時刻において確認が完了しなかったＦＡＸデータは、次回の送信時刻で返信することが好ましい。
【０００７】
特許文献１に記載の発明では、ＦＡＸデータの送信時刻前に、送信の確認通知を行ってから所定時間経過しても指示がない場合、送信時刻を所定時間分変更しているが、各担当が次に送信対象となるＦＡＸデータを把握するには、次の送信の確認通知を待って行う必要があり、担当の確認作業が煩わしいものとなりかねない。
【０００８】
そこで、本発明では、ＦＡＸデータの返信を効率的に行うことが可能な情報処理装置、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するための本願発明は、ファクシミリデータの送受信を行う情報処理装置であって、任意の時刻ごとに前記ファクシミリデータを保管するために備えた記憶領域へ当該ファクシミリデータを記憶する記憶手段と、現在の時刻と前記任意の時刻とに基づいて、当該任意の時刻に記憶手段によって記憶されたファクシミリデータを次の任意の時刻に対応する記憶領域へ移動する移動手段と、を備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、ＦＡＸデータの返信を効率的に行うことができる、という効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】ファクシミリシステムの概略構成を示す構成図である。
【図２】クライアント端末およびＦＡＸサーバのハードウェアの概略構成を示す構成図である。
【図３】ファクシミリデータを受信した際の処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】ＯＣＲ処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】納期自動記入処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】ＦＡＸデータ確認処理の流れを示すフローチャートである。
【図７】在庫引き当て処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】各時間別フォルダのアラート処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】自動移動処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】注文書の模式図である。
【図１１】テキストアノテーションがオーバーレイされたＦＡＸデータである。
【図１２】ＦＡＸビューワの構成を示す構成図である。
【図１３】テキストアノテーションがオーバーレイされたＦＡＸデータである。
【図１４】確認メッセージの構成を示す構成図である。
【図１５】品番情報画面の構成を示す構成図である。
【図１６】定型文としてテキストアノテーションがオーバーレイされたＦＡＸデータである。
【図１７】通知メッセージの構成を示す構成図である。
【図１８】ＦＡＸビューワの構成を示す構成図である。
【図１９】各テーブルの構成図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態の一例について説明する。
【００１３】
図１は、本発明の実施形態に係る情報処理装置を含むファクシミリシステム１００（以後、ＦＡＸシステム）の一例を示すシステム構成図である。
【００１４】
本発明の情報処理装置に好適なクライアント端末１０１、１０２は、例えば、パーソナルコンピュータであり、ネットワーク通信機能を備え、ＬＡＮ１０５（ローカルエリアネットワーク）を介してファクシミリサーバ１０３（以後、ＦＡＸサーバ）とデータ通信が可能である。
【００１５】
本発明の情報処理装置に好適なＦＡＸサーバ１０３は、公衆回線１０６を介して外部機器とファクシミリ送受信を行う機能を備えるファクシミリ通信カード１０４を備えている。
【００１６】
本システムは、最も基本的な通信インフラの１つであるファクシミリを、インターネッ
【００１７】
ト／イントラネットを含めたネットワークシステムに統合し、ＴＣＰ／ＩＰネットワーク対応のＦＡＸシステムである。
【００１８】
具体的には、ＦＡＸサーバ１０３は、米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）  Ｓｅｒｖｅｒが稼働し、ファクシミリ通信カード１０４を装着し、ＦＡＸシステム用のサーバモジュールをインストールすることで、ＰＣベースのファックス送受信ができる。
【００１９】
送受信したファクシミリイメージや送受信情報は、ＦＡＸサーバ１０３の記憶部に電子化されて蓄積され、一元管理される。
【００２０】
そして、クライアント端末１０１、１０２には、ＦＡＸシステム用のクライアントモジュールを起動させることで、ＦＡＸサーバ１０３の記憶部に蓄積されている送受信データの確認や、管理者権限でログオンすることでＦＡＸサーバ１０３側の各種設定ができる。
【００２１】
また、クライアント端末１０１、１０２には、後述するファクシミリ用のプリンタドライバをインストールすることで、米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）  ＯＳ上の各種文書アプリケーションから印刷実行と同じオペレーションでファクシミリ送信が可能となっている。
【００２２】
ファクシミリ通信カード１０４は、公衆回線１０６だけでなく、ＩＮＳ６４回線、ＩＮＳ１５００回線のいずれかに接続することで、ＦＡＸデータの送受信が可能となっている。ＰＣＩやＥＩＳＡなどのシステムバスに増設するカードタイプのものや、ＵＳＢなどの形態で接続するようなＢＯＸタイプのものが利用可能である。
【００２３】
送信データは、各クライアント端末からＴＣＰ／ＩＰネットワークであるＬＡＮ１０５を経由してＦＡＸサーバ１０３へ蓄積され、ファクシミリ通信カード１０４を動作させることで、順次送信される。
【００２４】
受信データは、ＦＡＸサーバ１０３に蓄積され、各クライアント端末からファクシミリデータを閲覧可能なように記憶される。
【００２５】
図２に示すように、クライアント端末１０１、１０２およびＦＡＸサーバ１０３の各ＣＰＵ２０１では、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８が接続され、各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２６】
また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００２７】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２８】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
【００２９】
ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
【００３０】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００３１】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。クライアント端末の場合、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ＬＡＮ１０５を介するデータの送受信を制御し、一方、ＦＡＸサーバ１０３の場合、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、同様にＬＡＮ１０５を介するデータの送受信の制御と、ファクシミリ通信カード１０４として、公衆回線１０６を介するデータの送受信の制御も行うものとする。
【００３２】
なお、ＦＡＸサーバ１０３の外部メモリ２１１には、後述する各種テーブルが格納されているものとする。また、後述する本発明の処理の一例を示すフローチャートを実行するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムも、この外部メモリ２１１に記憶されているものとする。
【００３３】
なお、外部メモリ２１１は情報を永続的に記憶するための媒体であって、その形態をハードディスク等の記憶装置に限定するものではない。例えば、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）などの媒体であってもよい。
【００３４】
また、本発明を実現するため外部メモリ２１１や、それ以外の記憶媒体に記録されたプログラムは、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。
【００３５】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３６】
図３は、ＦＡＸサーバ１０３において実行されるファクシミリデータを受信した際の処理の流れを示すフローチャートである。
【００３７】
ステップＳ１００では、ＦＡＸサーバ１０３が公衆回線１０６を解してファクシミリデータ（ＦＡＸデータ）を受信する。このＦＡＸデータは、例えば、顧客からの注文書であって、各商品に対する納期を記入する部分は空欄になっている。
【００３８】
注文書の一例を図１０に示しており、注文書３００は、納期回答欄に納期を記入する欄である。尚、図１０には、ＣＲＴ２１０へ注文書３００が表示された例である。
【００３９】
受信側では、各商品の在庫を確認した後、納期を記入して返信する。尚、注文書はＯＣＲ識別可能な帳票形式である。
【００４０】
ステップＳ１０２では、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ１００において受信したＦＡＸデータをＯＣＲ処理し、注文書を一意に識別するための帳票ＩＤに応じて必要な情報を抽出し、在庫引き当て後に納期を当該注文書へ自動記入する（詳細は図４参照）。
【００４１】
ステップＳ１０４では、ＦＡＸサーバ１０３は、ＯＣＲ処理を施したＦＡＸデータをイメージファイルとして保存する。
【００４２】
ステップＳ１０６では、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ１０４において保存したイメージファイルと、ステップＳ１００において受信したＦＡＸデータに関する各種情報をＦＡＸ情報管理テーブル（図１９参照）に保存する。
【００４３】
図１９の最下段には、ＦＡＸサーバ１０３が管理する送受信するＦＡＸデータの各種情報を管理するＦＡＸ情報管理テーブルの構成が示されている。
【００４４】
ＦＡＸ情報管理テーブルは、ＦＡＸデータを一意に識別するためのＦＡＸ識別番号、送信したＦＡＸデータの送信先のＦＡＸ番号、受信したＦＡＸデータの受信時に公衆回線１０６から通知される送信元ナンバーディスプレイを示す送信元番号、ＦＡＸデータの受信が完了した日時を示す受信日時、及びＦＡＸデータの送信が完了した日時を示す送信完了時間を備えている。
【００４５】
また、ＦＡＸ情報管理テーブルは、ＦＡＸデータの送信先、あるいは、送信元の会社名を示す会社名、ＦＡＸデータのイメージファイルが保存されるフォルダ名を示す保存フォルダ、ＦＡＸデータの付加情報を示す備考を備えており、備考には、後述するが、ＦＡＸデータを別のフォルダへ自動移動する時にテキストが埋め込まれる。
【００４６】
本ステップでは、ＦＡＸデータを保存するときに、ＦＡＸデータが一意となるようにＦＡＸ識別番号を発行して付与し、各種情報（ＦＡＸ情報）とイメージファイルとを関連付ける。
【００４７】
最初の保存先として、システムで規定されている「一次受け」フォルダを指定することで、このフォルダへのイメージファイルとＦＡＸ情報の保存を実行する。
【００４８】
図４は、ＦＡＸサーバ１０３において実行されるＯＣＲ処理の流れを示すフローチャートである。
【００４９】
ステップＳ２００では、ＦＡＸサーバ１０３は、受信したＦＡＸデータのイメージファイルをＯＣＲ処理にかけ、帳票ＩＤを特定する。
【００５０】
本ステップでは、例えば、図１０に示すような注文書３００に関してＦＡＸデータを受信した場合、この注文書を一意に識別するための帳票ＩＤを特定するための識別情報３０２をＯＣＲ処理することで当該帳票ＩＤを特定する。
【００５１】
ステップＳ２０２では、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ２００において特定した帳票ＩＤに基づいてＯＣＲ情報テーブル（図１９参照）を参照し、各項目のデータ種別や座標を特定する。
【００５２】
図１９の最上段には、ＯＣＲ処理を行うための定義情報を管理するＯＣＲ情報テーブルの構成が示されている。尚、この定義情報は、帳票ＩＤごとに作成されている。
【００５３】
ＯＣＲ情報テーブルは、１帳票内におけるＯＣＲ処理を行う項目を一意に識別するためのＯＣＲ解析項目ＮＯ、帳票の項目名、各帳票を跨いで各項目を一意に識別するデータＩＤ、各項目の帳票における座標情報（水平および垂直方向の座標と、矩形のサイズなど）を含んで構成されている。
【００５４】
ステップＳ２０４では、ＦＡＸサーバ１０３は、「品番」の項目に記入されているデータを取得する。
【００５５】
ステップＳ２０６では、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ２０４において「品番」の項目から取得したデータが基本納期テーブル（図１９）に存在するか否かを判定し、存在すると判定した場合は、ステップＳ２０８へ処理を進め、存在すると判定しない場合は、ステップＳ２１０へ処理を進める。
【００５６】
図１９の最上段から２段目には、品番（つまり品）に対する基本の納期に関する情報を記憶する基本納期テーブルの構成が示されており、基本納期テーブルは、品番、品番から特定される品に対する基本納期の日数を示す基本納期（日数）を含んで構成されている。
【００５７】
ステップＳ２０８では、ＦＡＸサーバ１０３は、基本納期テーブルから、その品番の基本納期（日数）を算出し、帳票への自動記入を行う（詳細は、図５参照）。
【００５８】
ステップＳ２１０では、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ２０８において処理した項目が帳票内の品番の最後のデータか否かを判別し、最後のデータであると判定した場合は、処理完了し、まだデータがあると判定した場合は、Ｓ２０４に処理を進め、帳票内の次の「品番」に関して、以降の処理を進める。
【００５９】
図５は、ＦＡＸサーバ１０３において実行される納期自動記入処理の流れを示すフローチャートである。
【００６０】
ステップＳ３００では、ＦＡＸサーバ１０３は、基本納期テーブルの基本納期（日数）と、本日の日付から、納期を算出する。
【００６１】
ステップＳ３０２では、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ３００において算出した納期の日付をテキストデータとして、アノテーション画像（テキストアノテーション）を生成する。
【００６２】
ステップＳ３０４は、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ３０２において生成したテキストアノテーションを、納期確認対象の「品番」に対応する帳票内の「納期（例、注文書の納期回答の欄）」の座標にオーバーレイする。尚、座標に関しては、ＯＣＲ情報テーブルの項目名が「品番」の座標情報を用いる。
【００６３】
この納期が表示されたテキストアノテーションを帳票にオーバーレイするときの一例を説明する。
【００６４】
図１０に示す注文書３００の品番が、「Ａ１１１−７７７７」については、基本納期テーブルの基本納期（日数）が「３」であるため、本日の日付が、２０１６／９／１２であれば、納期は、２０１６／９／１５となり、図１１に示すように、２０１６／９／１５が表示されたテキストアノテーション４００をＦＡＸデータのイメージファイルに対してオーバーレイする。
【００６５】
図６は、ＦＡＸサーバ１０３において実行されるＦＡＸデータ確認処理の流れを示すフローチャートである。
【００６６】
ステップＳ４００では、ＦＡＸデータの確認を行う担当者が、ＦＡＸサーバ１０３にログインすると、クライアントＰＣ１０２のＣＲＴ２１０へＦＡＸビューワ５００（図１２照）を表示し、担当者によってフォルダ内のＦＡＸデータのイメージファイルのうち選択されたものを、ＦＡＸビューワ５００へ表示する。
【００６７】
図１２に示すＦＡＸビューワ５００は、受信したＦＡＸデータのイメージファイルが各フォルダに分類して保存されていることを示しており、例えば、受信してから最初に保管されるフォルダを一次受けフォルダ５０２としており、ユーザが１１時に確認すべきＦＡＸデータのイメージファイルが保存される１１時確認フォルダ５０４、ユーザが１５時に確認すべきＦＡＸデータのイメージファイルが保存される１５時確認フォルダ５０６、ユーザが１７時に確認すべきＦＡＸデータのイメージファイルが保存される１７時確認フォルダ５０８を備えている。
【００６８】
また、ＦＡＸビューワ５００は、確認が完了してＦＡＸデータを返信した際に、当該ＦＡＸデータのイメージファイルを保管するための処理済フォルダ５１０、１７時に確認できずに未処理のまま残ってしまったＦＡＸデータのイメージファイルを保管するための未送信フォルダ５１２を備えている。
【００６９】
さらに、ＦＡＸビューワ５００は、各フォルダを指定すると、そのフォルダ内に保管されているＦＡＸデータのイメージファイルを一覧表示するためのＦＡＸ一覧表示領域５１４を備えている。
【００７０】
本ステップでは、ＦＡＸ一覧表示領域５１４に表示されているＦＡＸデータのイメージファイルから選択されたものが表示される。
【００７１】
ステップＳ４０２では、ＦＡＸサーバ１０３は、表示しているＦＡＸデータのイメージファイルの帳票について在庫引き当て処理を行う（詳細は図７参照）。
【００７２】
ステップＳ４０４では、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ４０２の在庫引き当て処理の結果、在庫があると判定した場合は、ステップＳ４０６へ処理を進め、在庫がないと判定した場合は、ステップＳ４０８へ処理を進める。
【００７３】
ステップＳ４０６では、ＦＡＸサーバ１０３は、ＦＡＸデータのイメージファイルの納期回答の項目について、クライアントＰＣ１０２を介して、担当によって、テキストアノテーションの修正を受付けるか、あるいは、挿入を受付ける。
【００７４】
例えば、図１３に示すＦＡＸデータのイメージファイルに関して、品番が「Ｂ２２２−３３３３」の納期回答の項目について、既に、テキストアノテーションが付されていれば、修正を受付け、テキストアノテーションが付されていなければ、新たにテキストアノテーションを付して、納期に関する日などの入力を受付ける。
【００７５】
ステップＳ４０８では、ＦＡＸサーバ１０３は、帳票の品番の最後のデータであるか否かを判定し、最後のデータであると判定した場合は、ステップＳ４１０へ処理を進め、最後のデータであると判定しない場合は、ステップＳ４０２へ処理を進める。
【００７６】
尚、ステップＳ４０２からステップＳ４０８については、帳票の最上段の品番のデータから順に、最下段の品番のデータに対して処理を行う。
【００７７】
ステップＳ４１０では、ＦＡＸサーバ１０３は、表示しているＦＡＸデータのイメージファイルの帳票内の「品番」に対する「納期回答」がすべて記入済みか否かを判定し、すべて記入済みであると判定した場合は、ステップＳ４１２へ処理を進め、未記入の「納期回答」が存在すると判定した場合は、次の時間帯で再度在庫確認が必要として、ステップＳ４２０へ処理を進める。
【００７８】
ステップＳ４１２では、ＦＡＸサーバ１０３は、クライアントＰＣ１０２に対して表示中のＦＡＸデータの送信（返信）を実行してもよいか確認メッセージ６００（図１４参照）を表示する。
【００７９】
ステップＳ４１４では、ＦＡＸサーバ１０３は、クライアントＰＣ１０２を介して、「はい」ボタン６０２が押下されたことを検知した場合、ステップＳ４１６へ処理を進め、「いいえ」ボタン６０４が押下されたことを検知した場合、次の時間帯で再度確認が必要として、ステップＳ４２０へ処理を進める。
【００８０】
ステップＳ４１６では、ＦＡＸサーバ１０３は、クライアントＰＣ１０２に表示中のＦＡＸデータのイメージファイルにテキストアノテーションを埋め込んで送信するイメージファイルを生成して、ＦＡＸ送信する。
【００８１】
このとき、注文表に対する納期回答の返信としてテンプレートのテキストアノテーションを自動埋め込みすることも可能である。
【００８２】
例えば、図１６に示すように、ＦＡＸ返信用データに定型文（例、「お世話になっております。以下のとおり納期回答いたします。」）としてテキストアノテーションが自動埋め込みした状態を示す。
【００８３】
ステップＳ４１８では、ＦＡＸサーバ１０３は、クライアントＰＣ１０２に表示中のＦＡＸデータについて処理完了とし、イメージファイルとＦＡＸ情報を、システムで規定されている処理済フォルダ５１０へ移動する。
【００８４】
ステップＳ４２０では、ＦＡＸサーバ１０３は、クライアントＰＣ１０２に表示中のＦＡＸデータのイメージファイルの保存フォルダを移動先決定テーブル（図１９参照）で検索し、次の移動先フォルダを決定する。
【００８５】
図１９の最上段から４段目には、次の移動先となるフォルダを決定するための情報を管理する移動先決定テーブルの構成が示されており、移動先決定テーブルは、移動元のフォルダの名称を示す移動元フォルダ、移動先のフォルダの名称を示す移動先フォルダを含んで構成されている。
【００８６】
本ステップでは、例えば、クライアントＰＣに表示中のＦＡＸデータのイメージファイルが保存されているフォルダが、「一次受け」フォルダであれば、移動先のフォルダは、１１時確認フォルダとなる。
【００８７】
ステップＳ４２２では、ＦＡＸサーバ１０３は、クライアントＰＣ１０２に表示中のＦＡＸデータのイメージファイルとＦＡＸ情報を、ステップＳ４２２で決定したフォルダに移動する。
【００８８】
図７は、ＦＡＸサーバ１０３において実行される在庫引き当て処理の流れを示すフローチャートである。
【００８９】
ステップＳ５００では、ＦＡＸサーバ１０３は、処理対象のＦＡＸデータのイメージファイルにおける「品番」のデータを取得し、品番を用いて最新情報テーブル（図１９参照）を検索する。
【００９０】
図１９の最上段から３段目には、品番に対する最新の各種情報を管理する最新情報テーブルの構成が示されており、最新情報テーブルは、品番、品番に対する品名、品番に対する単価、品番に対する最新の納期、品番に対する在庫確認の連絡先を含んで構成されている。
【００９１】
ステップＳ５０２では、ＦＡＸサーバ１０３は、クライアントＰＣ１０２のＣＲＴ２１０に対して、品番に対する最新の各種情報が表示された品番情報画面７００（図１５参照）を表示する。
【００９２】
担当は、品番情報画面７００に表示された内容と、帳票内の納期情報とを照合し、必要に応じて在庫確認先へ電話などで連絡をとり、在庫状況の確認を行う。
【００９３】
図８は、ＦＡＸサーバ１０３において実行される各時間別フォルダのアラート処理の流れを示すフローチャートである。
【００９４】
ステップＳ６００では、ＦＡＸサーバ１０３は、現在時刻を取得し、ステップＳ６０２では、ＦＡＸサーバ１０３は、通知用テーブル（図１９参照）から、対象フォルダのアラーム時間を取得し、現在時刻と照合する。
【００９５】
図１９の最上段から５段目には、確認すべく時間ごとに作成されたフォルダに関して、ＦＡＸデータの確認通知を行うための情報を管理する通知用テーブルの構成が示されている。
【００９６】
通知用テーブルは、フォルダの名称を示すフォルダ、フォルダに関して確認通知をする時間を示すアラーム時間、フォルダに対するアラーム時間をチェックするポーリング時間、確認通知の手段を示す通知手段、確認通知の通知先、自動で移動をするか否かを示す自動移動を含んで構成されている。
【００９７】
ステップＳ６０４では、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ６０２において照合した結果、アラームすべき時間に至っているか否かを判定し、至っていると判定した場合は、ステップＳ６０８へ処理を進め、至っていると判定しない場合は、ステップＳ６０６へ処理を進める。
【００９８】
本ステップでは、アラーム時間から現在の時刻を減算して、予め定めた閾時間よりも小さければ、ステップＳ６０８へ処理を進め、閾時間よりも小さくなければ、ステップＳ６０６へ処理を進める。
【００９９】
ステップＳ６０６では、ＦＡＸサーバ１０３は、フォルダに設定されているポーリング時間を通知用テーブルから取得して、ポーリング時間分待機し、待機時間が満了すると、ステップＳ６００に処理を進める。
【０１００】
ステップＳ６０８では、ＦＡＸサーバ１０３は、フォルダに設定されているアラートの通知方法を通知用テーブルの通知手段から取得し、通知手段が、メールの場合は、ステップＳ６１０へ処理を進め、画面の場合は、ステップＳ６１４へ処理を進める。
【０１０１】
ステップＳ６１０では、ＦＡＸサーバ１０３は、フォルダに設定されているメールアドレスを通知用テーブルの通知先から取得し、ステップＳ６１２では、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ６１０で取得したメールアドレスに通知メールを送信する。
【０１０２】
ステップＳ６１４では、ＦＡＸサーバ１０３は、フォルダに設定されているＩＰアドレスを通知用テーブルの通知先から取得して、該当の端末に対してメッセージ画面８００（図１７参照）を表示する。
【０１０３】
ステップＳ６１６では、ＦＡＸサーバ１０３は、クライアントＰＣ１０２に対して必要に応じてメッセージ画面８００からリスト作成ボタン８０４の押下を受付けてリストを表示し、確認対象の受信したＦＡＸデータの一覧の確認を受付ける。尚、ＯＫボタン８０２が押下されるとメッセージ画面８００を閉じる。
【０１０４】
本ステップでは、図１８に示すＦＡＸビューワ５００において、アラートの通知がなされたフォルダに対応するＦＡＸデータの一覧がＦＡＸ一覧表示領域５１４に表示される。図１８の例では、アラートの通知がなされたフォルダが、１５時確認フォルダ５０６であり、１５時確認フォルダ５０６に保存されたＦＡＸデータがＦＡＸ一覧表示領域５１４に表示されている。
【０１０５】
ステップＳ６１８では、ＦＡＸサーバ１０３は、アラートの通知がされているフォルダに対して自動移動の設定がなされているか否かを通知用テーブルの自動移動から取得し、取得したデータがありであれば、ステップＳ６２０へ処理を進め、なしであれば、本処理を終了する。
【０１０６】
ステップＳ６２０では、ＦＡＸサーバ１０３は、納期が未記入のＦＡＸデータのイメージファイルを次のフォルダへ移動する（詳細は、図９を参照）。
【０１０７】
図９は、ＦＡＸサーバ１０３において実行される自動移動処理の流れを示すフローチャートである。
【０１０８】
ステップＳ７００では、ＦＡＸサーバ１０３は、ステップＳ６１８において自動移動の設定がなされているフォルダ内のＦＡＸデータのイメージファイルに関して、納期回答が未記入のものがあるか否かを判定して、あると判定した場合は、ステップＳ７０２へ処理を進め、あると判定しない場合は、本処理を終える。
【０１０９】
ステップＳ７０２では、ＦＡＸサーバ１０３は、納期未記入と判別しＦＡＸデータのイメージファイルに関して、このフォルダの次の移動先フォルダとして指定されているフォルダを移動先テーブルから取得して、当該移動先フォルダに移動する。
【０１１０】
以上、本発明によれば、ＦＡＸデータの返信を効率的に行うことができる。
【０１１１】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様を取ることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成するシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１１２】
なお、上述した各種データの構成及び表示の構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な内容で構成されることは言うまでもない。
【０１１３】
また、本発明は、システム或いは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適用できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記憶媒体を該システム或いは装置に読み出すことによって、そのシステム或いは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１１４】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステム或いは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１１５】
なお、上述した各実施形態及びその変形例を組み合わせた構成もすべて本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１１６】
１００    ファクシミリシステム
１０１    クライアント端末
１０２    クライアント端末
１０３    ファクシミリサーバ
１０４    ファクシミリ通信カード
１０５    ＬＡＮ
１０６    公衆回線
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆ（インターフェース）コントローラ
２０９  ＫＢ
２１０  ＣＲＴ
２１１  外部メモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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