(57)【要約】【課題】ワークフローの使い勝手を向上させるシステムを提供する。【解決手段】情報処理システムであって、クライアント装置を操作しているユーザを識別する第１情報、またはクライアント装置を識別する第２情報のいずれか一方または両方を受信する受信部と、第１情報に基づきユーザに関する情報を取得し、第２情報に基づき機器に関する情報を取得し、取得した情報を含めた抽出条件を送信し、過去に実行されたワークフローの中で当該抽出条件に合致した複数のワークフローそれぞれの使用頻度で順位付けされた順位データを取得する取得部と、順位データに従いワークフローの並び順が使用頻度の順となった画面データを作成する作成部と、画面データをクライアント装置に送信する送信部と、抽出条件を受信し、抽出条件を用いて複数のワークフローを抽出し、順位データを作成して取得部に送信する解析部と、を有する。【選択図】図４
2018148501.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント装置と、
前記クライアント装置から、当該クライアント装置を操作しているユーザを識別する第１情報、または前記クライアント装置を識別する第２情報のいずれか一方または両方を受信する受信部と、
前記第１情報に基づき前記ユーザに関する情報を取得し、前記第２情報に基づき前記クライアント装置に関する情報を取得し、取得した前記情報を含めた抽出条件を送信し、過去に実行されたワークフローの中で当該抽出条件に合致した複数のワークフローを使用頻度で順位付けした順位データを取得する取得部と、
前記取得部で取得される順位データに従い、ワークフローの並び順が前記使用頻度の順となった画面データを作成する作成部と、
前記作成部で作成された画面データを、前記クライアント装置に送信する送信部と、
前記取得部から送信される前記抽出条件を受信し、当該抽出条件を用いて複数の前記ワークフローを抽出し、抽出された複数の前記ワークフローの前記順位データを作成し、前記取得部に送信する解析部と、
を有する情報処理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の情報処理システムにおいて、さらに、
ユーザに関する前記情報を、前記第１情報に対応付けて記憶するユーザ情報記憶部と、
クライアント装置に関する前記情報を、前記第２情報に対応付けて記憶する機器情報記憶部と、を有し、
前記取得部は、前記第１情報に基づき、前記ユーザ情報記憶部からユーザに関する前記情報を取得し、前記第２情報に基づき、前記機器情報記憶部からクライアント装置に関する前記情報を取得する、
情報処理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の情報処理システムにおいて、
前記受信部は、さらに、前記画面データを介して選択されたワークフローの識別情報である第３情報を、前記クライアント装置から受信し、
前記取得部は、さらに、前記第３情報によって特定される、過去に実行されたワークフローに設定されていたパラメータを取得し、
前記作成部は、さらに、取得した前記パラメータの値で入力項目が既に入力済みとなっている状態の設定画面データを作成し、
前記送信部は、さらに、前記作成部で作成された設定画面データを、前記クライアント装置に送信する、
情報処理システム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理システムにおいて、
前記受信部は、前記第２情報を受信し、
前記取得部は、前記第２情報に基づき前記クライアント装置の設置場所を示す情報を取得して、取得した前記情報を含めた抽出条件を送信する
情報処理システム。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理システムにおいて、
前記受信部は、前記第１情報を受信し、
前記取得部は、前記第１情報に基づき前記ユーザの所属部署を示す情報を取得して、取得した前記情報を含めた抽出条件を送信する
情報処理システム。
【請求項６】
クライアント装置から、当該クライアント装置を操作しているユーザを識別する第１情報、または前記クライアント装置を識別する第２情報のいずれか一方または両方を受信する受信部と、
前記第１情報に基づき前記ユーザに関する情報を取得し、前記第２情報に基づき前記クライアント装置に関する情報を取得し、取得した前記情報を含めた抽出条件を送信し、過去に実行されたワークフローの中で当該抽出条件に合致した複数のワークフローを使用頻度で順位付けした順位データを取得する取得部と、
前記取得部で取得される順位データに従い、ワークフローの並び順が前記使用頻度の順となった画面データを作成する作成部と、
前記作成部で作成された画面データを、前記クライアント装置に送信する送信部と、
を有する情報処理装置。
【請求項７】
請求項６に記載の情報処理装置において、
前記受信部は、さらに、前記画面データを介して選択されたワークフローの識別情報である第３情報を、前記クライアント装置から受信し、
前記取得部は、さらに、前記第３情報によって特定される、過去に実行されたワークフローに設定されていたパラメータを取得し、
前記作成部は、さらに、取得した前記パラメータの値で入力項目が既に入力済みとなっている状態の設定画面データを作成し、
前記送信部は、さらに、前記作成部で作成された設定画面データを、前記クライアント装置に送信する、
情報処理装置。
【請求項８】
クライアント装置から、当該クライアント装置を操作しているユーザを識別する第１情報、または前記クライアント装置を識別する第２情報のいずれか一方または両方を受信し、
前記第１情報に基づき前記ユーザに関する情報を取得し、前記第２情報に基づき前記クライアント装置に関する情報を取得し、取得した前記情報を含めた抽出条件を送信し、過去に実行されたワークフローの中で当該抽出条件に合致した複数のワークフローを使用頻度で順位付けした順位データを取得し、
取得される前記順位データに従い、ワークフローの並び順が前記使用頻度の順となった画面データを作成し、
作成した前記画面データを、前記クライアント装置に送信する、
処理をコンピュータに実行させるための情報処理プログラム。
【請求項９】
請求項８に記載の情報処理プログラムにおいて、
さらに、前記画面データを介して選択されたワークフローの識別情報である第３情報を、前記クライアント装置から受信し、
前記第３情報によって特定される、過去に実行されたワークフローに設定されていたパラメータを取得し、
取得した前記パラメータの値で入力項目が既に入力済みとなっている状態の設定画面データを作成し、
作成した前記設定画面データを、前記クライアント装置に送信する、
処理を前記コンピュータに実行させるための情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローを実行する情報処理システム、情報処理装置、情報処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
各処理を決められた順序で行うことで、一連の業務を遂行するワークフローシステムがある。ワークフローシステムは、例えばユーザの指示や予め決められた日時に、ユーザに代わって、もしくはユーザの作業を補間するように、ワークフローを実施する。
【０００３】
ワークフローシステムは、各サーバを跨いで処理を遂行する場合などに利用される。また近年では、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ等の機能を有する複合機が処理の動作主体として適用できるようにも開発されている。これにより、例えば、複合機のスキャナ機能を用いて原稿シートをスキャンし、光学的文字認識（ＯＣＲ：Optical Character Recognition）の技術により他のサーバでテキスト化してメール送信する、などのワークフローを構築することができる。
【０００４】
また、関連のある技術として、複数のクラウドサービスの利便性を高めるために、ユーザが複合機にログインしたときに、複数のクラウドサーバのそれぞれの利用の状況を、操作した機器に備わるディスプレイに一覧表示させる技術が知られている（例えば特許文献１）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１に開示されている技術のように、複数のサービスのユーザによる利用状況を一覧表示する場合、その表示の順序は固定されている。
【０００６】
ワークフローシステムのように複数のワークフローから、使用するワークフローをユーザが選択する場合、ユーザ毎に各ワークフローの使用頻度は異なるが、ワークフローの表示順が全てのユーザで共通且つ固定の順序となっている。このよう共通且つ固定の順序の場合、全てのユーザにとって使い勝手がよい並びとなっているとは限らない。あるユーザにとっては、頻繁に使用するワークフローの選択ボタンが奥側に配置されていて、容易に確認するできない位置に配置されることもある。
【０００７】
本発明では、ワークフローを選択する画面で、ユーザ毎の使用頻度やユーザが操作している装置毎の使用頻度に応じて表示順を変えることで、使い勝手を向上させるシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するために、本発明の一態様は、情報処理システムであって、クライアント装置と、前記クライアント装置から、当該クライアント装置を操作しているユーザを識別する第１情報、または前記クライアント装置を識別する第２情報のいずれか一方または両方を受信する受信部と、前記第１情報に基づき前記ユーザに関する情報を取得し、前記第２情報に基づき前記クライアント装置に関する情報を取得し、取得した前記情報を含めた抽出条件を送信し、過去に実行されたワークフローの中で当該抽出条件に合致した複数のワークフローそれぞれの使用頻度で順位付けされた順位データを取得する取得部と、前記取得部で取得される順位データに従い、ワークフローの並び順が前記使用頻度の順となった画面データを作成する作成部と、前記作成部で作成された画面データを、前記クライアント装置に送信する送信部と、前記取得部から送信される前記抽出条件を受信し、当該抽出条件を用いて複数の前記ワークフローを抽出し、抽出された複数の前記ワークフローの前記順位データを作成し、前記取得部に送信する解析部と、を有する。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、ワークフローを選択する画面で、ユーザ毎の使用頻度やユーザが操作している装置毎の使用頻度に応じて表示順を変えることで、使い勝手を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本実施形態のシステム構成例を示す図である。
【図２】本実施形態のＭＦＰの構成例を示す図である。
【図３】本実施形態のワークフローサーバのハードウェア構成例を示す図である。
【図４】本実施形態の機能ブロックを示す図であり、特にワークフローサーバの機能に着目した図である。
【図５】本実施形態で使用する各種データの一例を示す図である。
【図６】本実施形態で実行するワークフローを説明するための図である。
【図７】本実施形態のフロー実行ログのデータ構成例、および使用頻度情報のデータ構成例を示す図である。
【図８】本実施形態のワークフローシステムの動作例を示すフローチャートである。
【図９】本実施形態のワークフローシステムの動作例を示すフローチャートである。
【図１０】本実施形態のメニュー画面の表示例を示す図である。
【図１１】本実施形態の詳細設定画面の表示例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
本実施形態のワークフローシステムは、システムにログインしたユーザや、ユーザが操作しているクライアント装置にカスタマイズされたメニュー画面を提供する。上記のように、用途の異なるワークフローが複数ある場合、ユーザの業務内容や所属部署などに応じて、よく使用するワークフローは各ユーザでそれぞれ異なる。本実施形態では、ユーザの使用頻度に応じて、ワークフロー名の表示順を異ならせる。また本実施形態では、ワークフローを実行する際に入力されるパラメータの初期値も、ユーザごとに異ならせて事前に設定しておく実装例について説明する。
【００１２】
また、ユーザが操作しているクライアント装置が、複合機であるかＰＣ（Personal Computer）であるかにより、またクライアント装置の設置場所などにより、実行されるワークフローが異なる場合がある。本実施形態では、クライアント装置の機種や設置場所などに応じて、ワークフロー名の表示順を異ならせる実施形態についても説明する。
【００１３】
以下に説明する実施形態では、会議予約システムなどと連携して、ユーザが指定したワークフローを実行するものとして説明する。以下に説明する会議予約システムは、会議を行う前に、会議室の確保などを行うシステムである。
【００１４】
図１は、本実施形態のシステム構成例について示す図である。ワークフローシステム１は、構築されているワークフローを実行する情報処理システムである。ワークフローシステム１は、ユーザがワークフローシステム１を使用する際の端末装置であるクライアント装置７０、ワークフローサーバ２００、連携システム５０を有し、これらがＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）を介して相互に接続した構成となっている。またワークフローシステム１は、インターネット網８００を介して、クラウドシステム３０と接続されている。尚、クラウドシステム３０を含めてワークフローシステム１としてもよく、クラウドシステム３０がワークフローサーバ２００などと同じＬＡＮで接続された構成でもよい。
【００１５】
クライアント装置７０は、ユーザがワークフローシステム１を使用する際に、ユーザが直接操作する端末装置である。クライアント装置７０は、実行させるワークフローを選択する画面や、ワークフローの実行パラメータを設定する詳細設定画面を表示する。本実施形態では、コピー、プリント、スキャナ、ファクシミリ等の機能を有する画像形成装置であるＭＦＰ（Multifunction Peripheral）１００、各ユーザの自席に設置されるＰＣ１５０、ユーザが所持している携帯用端末１７０が、クライアント装置７０となり得る。ＭＦＰ１００、ＰＣ１５０、携帯用端末１７０は、それぞれ一台もしくは複数台であるものとする。ＭＦＰ１００、ＰＣ１５０、携帯用端末１７０には、ユーザからの入力を受け付け、またユーザに表示するためのユーザインターフェイスプログラムとして、ブラウザプログラムが事前に導入されている。
【００１６】
連携システム５０は、会議予約サーバ３００、認証サーバ４００、構成管理サーバ５００を含む。会議予約サーバ３００は、会議に関する情報を記憶するとともに、会議室の予約を受け付けるサーバである。認証サーバ４００は、ユーザの所属部署や役職などのユーザに関する情報を、ユーザの識別情報であるユーザＩＤ（identification）に対応付けて記憶する。認証サーバ４００は、ユーザ情報記憶部として機能する。また認証サーバ４００は、ワークフローシステム１を使用する際のユーザ認証を行う。構成管理サーバ５００は、ワークフローシステム１の機器に関する情報を、機器の識別情報である機器ＩＤに対応付けて記憶している。構成管理サーバ５００は、機器情報記憶部として機能する。
【００１７】
ワークフローサーバ２００は、各サーバなどにプログラムを実行させることで、ワークフローを遂行する情報処理装置である。またワークフローサーバ２００は、ＭＦＰ１００などでスキャンされた原稿シートの画像を、ユーザ専用のフォルダに記憶させたり、スキャンされた原稿画像をＯＣＲなどでテキストデータにしたりなどを実施する文書配信サーバも兼ねている。
【００１８】
認証サーバ４００、構成管理サーバ５００、会議予約サーバ３００、ＭＦＰ１００には、エージェントプログラムが事前に導入されている。エージェントプログラムは、ワークフローサーバ２００から実行指示を受け付けると、プログラムを起動させる。このプログラムは、例えばＯＣＲプログラム、画像処理プログラムの解析用プログラムあったり、ＦＡＸ送信や帳票を出力するプログラムなどの業務プログラムであったりする。ワークフローサーバ２００の実行制御に基づき、認証サーバ４００、構成管理サーバ５００、会議予約サーバ３００、ＭＦＰ１００は、これらプログラムを事前に定義された順序で実行する。これによりワークフローシステム１は、ユーザの業務を肩代わりして実施したり、ユーザの業務を支援したりすることができる。
【００１９】
尚、いずれのサーバがいずれのプログラムを実行するのかを定義付けた構成を、ここではジョブと称する。ワークフローには、１つまたは複数のジョブが登録されており、処理単位であるジョブを実行させることで、ワークフローは業務を遂行する。複数のジョブが登録されている場合、ワークフローは、各ジョブを並列実行させることも可能であり、順序付けて実行させることも可能である。
【００２０】
クラウドシステム３０は、解析部として機能し、データを蓄積するためのストレージサーバ６００、および解析サーバ７００を有する。解析サーバ７００は、いずれのユーザがいずれのワークフローを頻繁に実行しているかの使用頻度を解析して、使用頻度の高いもの順でワークフローの順位付けを行う。この際、解析サーバ７００は、ストレージサーバ６００に蓄積される、過去に実行されたワークフローのログ情報に基づきワークフローの順位付けを行う。本実施形態では、クラウドシステム３０が提供する機能は、他のベンダ企業が提供するクラウドシステムを活用してもよい。また人工知能の技術を活用して、順位付けを行ってもよい。
【００２１】
図２は、ＭＦＰ１００の内部構成例を示す図である。ＭＦＰ１００は、主制御部１０１、表示操作部１０２、画像処理部１０３、画像形成部１０４、ネットワークＩ/Ｆ１０５（Ｉ/Ｆ：Interface）を有し、これらがバス１０７を介して接続している。
【００２２】
主制御部１０１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１１、ＲＡＭ（Random Access Memory）１１２、ＲＯＭ（Read Only Memory）１１３、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１１４を有し、ＭＦＰ１００の内部ハードウェアを統括的に制御する。ＣＰＵ１１１は、演算処理装置であり、ＭＦＰ１００の全体動作を制御する。ＲＡＭ１１２は、データを高速に読み書きすることが可能な揮発性記憶媒体であり、ＣＰＵ１１１が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ１１３は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ１１４は、データの読み書きが可能な不揮発性記憶媒体である。ＨＤＤ１１４は、ＯＳ（Operating System）や、コピー、スキャナ、プリント、ＦＡＸ送受信などの機能を提供する各種制御プログラム、ブラウザプログラムなどのアプリケーションプログラム等が格納される。
【００２３】
画像処理部１０３は、シート上に画像を形成する前段階として、印刷データや画像データに対して画像処理を行う。尚、主制御部１０１が画像処理部１０３で実施する処理の一部や全てを実行してもよい。
【００２４】
表示操作部１０２は、ユーザからコピー部数や濃度値などのパラメータの入力を受け付け、また動作状態や処理結果を表示するユーザインターフェイスである。表示操作部１０２は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）１２１、および操作部１２２を含む。ＬＣＤ１２１は、ユーザがＭＦＰ１００の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部１２２は、物理キーやタッチパネルなど、ＭＦＰ１００に情報を入力するためのユーザインタフェースである。表示操作部１０２を介して、ユーザは、ワークフローシステム１のログイン認証を行ったり、実行させるワークフローを選択して詳細設定を行うことができる。
【００２５】
画像形成部１０４は、例えばＰＣ１５０や携帯用端末１７０から送信される印刷データや、スキャナで読み取られた画像をシート上に形成する。ネットワークＩ/Ｆ１０５は、外部機器との通信の制御を担い、ＰＣ１５０やワークフローサーバ２００などの外部機器との間でデータの送受信を行うためのインターフェイスボードを含む。
【００２６】
図３は、ワークフローサーバ２００の内部構成例を示す図である。主制御部２０１は、ＣＰＵ２１１、ＲＡＭ２１２、ＲＯＭ２１３、ＨＤＤ２１４を有する。表示操作部２０２は、モニタ２２１や、キーボードやマウスなどのインプットデバイス２２２である。ネットワークＩ／Ｆは、外部との通信を行うためのネットワークインターフェイスカードなどを含む。これらは、バス２０７で接続されている。またこれら各ユニットは、現存しているコンピュータのものと変わらない。尚、ＨＤＤ２１４には、情報処理プログラムやＷＥＢサーバプログラムなどが事前に導入されており、ＣＰＵ２１１がこれらプログラムをＲＡＭ２１２に展開し、演算実行することで、以下に説明する各機能が提供される。
【００２７】
その他のサーバやＰＣ１５０は、ワークフローサーバ２００の内部構成例と同様の構成を有する。携帯用端末１７０は、スマートフォンやタブレット型ＰＣなどであり、ユーザインターフェイスでの差異はあるものの、ワークフローサーバ２００の内部構成例とほぼ同様の構成を有している。尚、表示操作部を介して、ユーザは、ワークフローシステム１のログイン認証を行ったり、実行させるワークフローを選択して詳細設定を行うことができる。
【００２８】
図４は、本実施形態のワークフローシステム１のブロック図を例示しており、主にワークフローサーバ２００の機能を示している。
【００２９】
ワークフローサーバ２００は、ワークフロー実行制御部２６５を有する。ワークフロー実行制御部２６５は、フロー情報２５１、ジョブ情報２５２の各種情報に基づき、ユーザが指定したワークフローを実行する機能部である。フロー情報２５１は、ジョブの実行順など、ワークフローの動作を定義づけたデータ構造を含む。ジョブ情報２５２は、ワークフロー内で実行されるジョブそれぞれを定義づけたデータ構造を含む。これらの具体的なデータ構成については後述する。ワークフロー実行制御部２６５のフローを実行した際のログデータは、ストレージサーバ６００のフロー実行ログ６６１として蓄積される。
【００３０】
ワークフローサーバ２００は、フロー実行ログ６６１に蓄積されたデータに基づき、ユーザがワークフローを選択するためのメニュー画面や詳細設定画面などを作成し、クライアント装置７０に表示させる。ワークフローサーバ２００は、ワークフローの使用頻度に応じて、表示画面をそれぞれ変更する。ワークフローサーバ２００は、受信部２６１、情報取得部２６２、作成部２６３、送信部２６４の機能ブロックにより、ユーザやクライアント装置７０ごとにカスタマイズされた、ワークフローを選択するメニュー画面や詳細設定画面を提供する。
【００３１】
受信部２６１は、クライアント装置７０から、ユーザの識別情報であるユーザＩＤ、ユーザが操作している当該クライアント装置７０の機器ＩＤを受信する。尚、ユーザＩＤを第１情報、機器ＩＤを第２情報としてもよい。情報取得部２６２は、これらユーザＩＤ、機器ＩＤに基づき、連携システム５０から、ユーザに関する情報や機器に関する情報を取得し、クラウドシステム３０に取得した情報を送信する。
【００３２】
情報取得部２６２は、使用頻度情報６７１を受信する。使用頻度情報６７１には、ユーザに関する情報や機器に関する情報を抽出条件として得られる、ワークフローの使用頻度の順位が記されている。情報取得部２６２は、この順位の情報を作成部２６３に出力する。作成部２６３は、例えばＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）のマークアップ言語で、ワークフローを選択するためのメニュー画面を作成する。作成部２６３は、使用頻度情報６７１に示される順位で、最も使用頻度の高いワークフローが表示画面の左上に配置されるようにメニュー画面を作成する。また作成部２６３は、順位の低いワークフローが右下に配置されるようにメニュー画面を作成する。
【００３３】
送信部２６４は、作成部２６３が作成したメニュー画面のデータをクライアント装置７０に送信する。クライアント装置７０は、ブラウザプログラムを用いて、送信されたマークアップ言語を解析しメニュー画面を表示する。
【００３４】
クラウドシステム３０の解析サーバ７００は、抽出部７５１、頻度決定部７５２を有する。抽出部７５１は、ワークフローサーバ２００から送信される、ユーザに関する情報や機器に関する情報を抽出条件として、フロー実行ログ６６１に対して検索をかけ、条件に合致するワークフローの識別情報であるフローＩＤを全て抽出する。尚、フローＩＤを第３情報としてもよい。頻度決定部７５２は、抽出されたワークフローの識別情報をもとに、いずれのワークフローが頻繁に実行されているのかの使用頻度の順位付けを行う。頻度決定部７５２は、この順位データを使用頻度情報６７１として、ストレージサーバ６００に保存する。ストレージサーバ６００は、保存した使用頻度情報６７１をワークフローサーバ２００に配信する。
【００３５】
連携システム５０の会議予約サーバ３００は、会議予約情報３５１を記憶する。また認証サーバ４００はユーザ情報４５１を記憶しており、構成管理サーバ５００は機器情報５５１を記憶している。これら各種情報は、ワークフローサーバ２００の情報取得部２６２からの検索条件にしたがい、それぞれ対応付けられたデータを送信する。
【００３６】
図５は、図４に示す各種情報の詳細を示した図である。認証サーバ４００に記憶されているユーザ情報４５１は、図５（Ａ）に示すように、ユーザを識別するためのユーザＩＤ、パスワードなどの認証情報や、ユーザの氏名やメールアドレスを含んでいる。またユーザ情報４５１は、当該ユーザ専用のデータ保存領域であるホームフォルダのフォルダ名や、ユーザ所属部署の名称を含んでいる。またユーザ情報４５１は、当該ユーザが使用しているＰＣの識別情報である使用機器ＩＤや、当該ユーザの役職、勤続年数、性別などの情報を含んでいる。これらユーザに関する情報は、ユーザＩＤに対応付けられており、ユーザＩＤからこれらの値を得ることができる。
【００３７】
構成管理サーバ５００に記憶されている機器情報５５１は、図５（Ｂ）に示すように、機器ＩＤ、当該機器のＩＰアドレスやＭＡＣアドレス、機器種別を含む。機器種別は、ＰＣ、サーバ、ＭＦＰを区別する情報や、機種名などの情報である。機器情報５５１は、機器設置場所、当該機器の使用年数、当該機器がいずれの部署で使用されているかの情報を記憶している。機器設置場所は、例えば設置されているフロアの階数を示す識別情報や、会議室に設置されている場合は会議室ＩＤなどである。図５（Ｂ）に示す機器に関する情報は、機器を識別するための情報、例えば機器ＩＤ、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレスなどと紐づけられている。
【００３８】
会議予約サーバ３００に記憶されている会議予約情報３５１は、ユーザが会議室を予約した際に登録される情報である。図５（Ｃ）に示すように、会議予約情報３５１は、会議を一意に定義付ける会議ＩＤ、登録したユーザのＩＤ、予約した会議室のＩＤ、会議の開始日時、終了日時の日時情報を含む。また会議予約情報３５１は、当該会議に参加するユーザのＩＤのリスト、会議の内容を示す議題を一覧にした議題リストを含む。これら各情報は、互いに対応付けられており、例えば登録者のユーザＩＤと日時情報との組でレコードを特定し、当該レコードに含まれる会議室ＩＤや参加者のユーザＩＤリストなどの値を取得することができる。
【００３９】
ワークフローサーバ２００は、フロー情報２５１、ジョブ情報２５２の各情報を記憶している。
【００４０】
フロー情報２５１は、ワークフローの動作を定義付けるためのデータを有している。図５（Ｄ）に示すように、フロー情報２５１には、ワークフローを一意に示すフローＩＤ、ワークフロー名のテキストが含まれる。フロー情報２５１には、当該ワークフローを構成するジョブのＩＤと、そのジョブが動作する順番とを対応付けたリストが含まれる。フロー情報２５１は、当該ワークフローが成功したときの動作や失敗したときの動作、および当該ワークフローの概要を説明した概要テキストが含まれる。フロー情報２５１は、さらに、前回実行した際のパラメータ値を問い合わせるための問い合わせ先の情報を含む。この設定情報問い合わせ先の情報は、会議予約サーバ３００、認証サーバ４００、構成管理サーバ５００、クラウドシステム３０を区別するためのデータであり、パラメータの初期値を設定する際の問い合わせ先のサーバを示したデータである。図５（Ｄ）に示すこれらのデータは、少なくともフローＩＤと対応付けられている。
【００４１】
ジョブ情報２５２は、ワークフローを構成している各ジョブを定義付けたデータである。ジョブ情報２５２は、図５（Ｅ）に示すように、ジョブＩＤ、実行コマンド名、コマンドに引き渡される引数パラメータを含んでいる。またジョブ情報２５２は、当該ジョブを実行する機器のＩＤである実行機器ＩＤ、ジョブを説明したジョブ概要テキストを含んでいる。
【００４２】
図６は、本実施形態で実行されるワークフローの具体例を示している。以降の説明では、２つのワークフローを実行するものとして説明する。１つは、図６（Ａ）に示す会議開催フローＦ１であり、もう一つは、図６（Ｂ）に示す会議資料準備フローＦ２である。
【００４３】
図６（Ａ）に示す会議開催フローＦ１は、大別して、会議の予約を行う処理と、会議を開催することを参加者に通知する処理との二つの処理を含んでいる。会議開催フローＦ１は、会議の予約を行う処理として、予約問合せジョブＪ１１と予約登録ジョブＪ１２とを実行する。予約問合せジョブＪ１１は、会議予約サーバ３００に会議室の空き状況などを問い合わせるジョブであり、予約登録ジョブＪ１２は、会議室が空いていた場合、予約内容を会議予約情報３５１に書き込むジョブである。
【００４４】
そして会議開催フローＦ１は、会議開催を通知する処理として、アドレス抽出ジョブＪ１３と、開催通知ジョブＪ１４とを実行する。アドレス抽出ジョブＪ１３は、メールの送信先のアドレスをユーザ情報４５１から抽出するジョブである。開催通知ジョブＪ１４は、会議開催を告知する文書を作成し、メールを送信するジョブである。
【００４５】
会議開催フローＦ１は、ユーザＩＤ、会議日時、参加者一覧、議題一覧の各設定値をパラメータとして取得し、実行する。予約問合せジョブＪ１１は、参加者一覧を基にして、ユーザ情報４５１から各参加者のユーザＩＤをそれぞれ取得する。また、予約問合せジョブＪ１１は、ユーザが要望している日時に会議室が空いているかを、会議予約情報３５１を参照して判定する。空いている場合、予約登録ジョブＪ１２が会議予約情報３５１に必要なデータを書き込む。これで会議の予約が完了する。またアドレス抽出ジョブＪ１３が、参加者のユーザＩＤを基にして参加者のメールアドレスをユーザ情報４５１から取得し、開催通知ジョブＪ１４が開催メールを送信する。開催メールには、登録したユーザのＩＤに紐づけられた主催者名、会議室ＩＤ、議題一覧、会議日時の情報が含まれる。
【００４６】
図６（Ｂ）に示す会議資料準備フローＦ２は、スキャン処理をジョブに含むため、主にＭＦＰ１００がクライアント装置７０として用いられるワークフローである。会議資料準備フローＦ２は、ユーザＩＤ、スキャン設定情報、印刷設定情報、会議の開催日時情報の設定値をパラメータとして取得して、各ジョブを実行するワークフローである。
【００４７】
会議資料準備フローＦ２は、会議資料を事前にスキャンするスキャンジョブＪ２１を有する。またスキャンした資料を、開催日時までホームフォルダに一時記憶しておくスキャンデータ保存ジョブＪ２２を有する。会議資料準備フローＦ２は、開催日時になるまでフローの動作を待機するタイマー設定ジョブＪ２３を有する。開催日時になると、会議資料準備フローＦ２は再び動作し、送信先決定ジョブＪ２４を実行する。送信先決定ジョブＪ２４は、ワークフローの実行パラメータであるユーザＩＤと会議の日時情報とに基づき、会議予約情報３５１から会議室ＩＤを特定し、当該会議室ＩＤを機器設置場所とした機器のＩＰアドレスを機器情報５５１から取得する。これによりスキャンデータの送信先であるＭＦＰ１００が特定される。そして印刷ジョブＪ２５は、ホームフォルダ内に一時記憶されたスキャンデータを、送信先のＭＦＰ１００に送信し、会議室内のＭＦＰ１００は、スキャンデータを受信して印刷する。これにより、主催者および参加者は、会議の開催と同時に、会議で使用する資料を会議室内のＭＦＰ１００から得ることができる。
【００４８】
このようにして各ワークフローが実行されると、ワークフローサーバ２００のワークフロー実行制御部２６５は、実行ログをストレージサーバ６００に出力する。このログの内容を図７（Ａ）に示す。ストレージサーバ６００は、図７（Ａ）に示す各情報を互いに対応付けて、フロー実行ログ６６１として蓄積する。
【００４９】
フロー実行ログ６６１には、当該ログを一意にしたログＩＤ、ユーザＩＤおよびユーザに関する情報が含まれる。ユーザに関する情報は、ユーザ情報４５１に登録されている情報の一部または全てであり、本実施形態ではユーザ所属部署、役職とする。またフロー実行ログ６６１には、ユーザが操作したクライアント装置７０の機器ＩＤ、および機器に関する情報が含まれる。機器に関する情報は、機器情報５５１に登録されている情報の一部または全てであり、本実施形態では機器種別、機器設置場所とする。ユーザに関する情報、機器に関する情報は、少なくとも後述の検索条件に係る情報が含まれていればよい。
【００５０】
フロー実行ログ６６１には、実行したワークフローのＩＤであるフローＩＤ、フロー実行日時、当該ワークフローが成功か失敗かを示す実行結果、失敗した場合のそのジョブＩＤが含まれる。またフロー実行ログ６６１には、ジョブＩＤと、当該ジョブを実行したときの１つのパラメータ名と、その値とを対応付けたリストが含まれる。尚、１つのジョブに複数のパラメータが必要な場合、同じジョブＩＤの列がパラメータごと複数設けられる。
【００５１】
ワークフローサーバ２００は、使用頻度情報６７１を要求する際、検索条件も一緒に送信する。クラウドシステム３０の抽出部７５１は、検索条件をワークフローサーバ２００から受信すると、フロー実行ログ６６１を参照して、この条件に合致するフローＩＤを全て抽出する。この際、最近の１か月内に行われたワークフローのみを抽出対象としたり、最近２０回分のワークフローのみを抽出対象としたりなど、期限や回数を抽出条件に加えてもよい。頻度決定部７５２は、抽出されたフローＩＤを、実行回数の多い順にソートすることで、使用頻度の順位付けを行う。このようにして得られた使用頻度情報６７１を、図７（Ｂ）に例示する。使用頻度情報６７１には、使用頻度順位、フローＩＤ、成功率が含まれる。また使用頻度情報６７１には、ジョブＩＤと、当該ジョブを実行したときの１つのパラメータ名と、その値とを対応付けたリストが含まれる。
【００５２】
使用頻度情報６７１Ａは、検索条件をユーザＩＤのみとした場合の順位付けの結果である。抽出部７５１は、フロー実行ログ６６１を参照し、該当するユーザＩＤに対応付けられたフローＩＤを抽出する。頻度決定部７５２は、抽出されたフローＩＤを、実行回数の多い順にソートすることで、使用頻度の順位付けを行い、使用頻度情報６７１Ａを出力する。この場合、当該ユーザが頻繁に使用するワークフローの順位は高くなり、あまり使用しない、もしくは使用したことのないワークフローの順位は低くなる。
【００５３】
使用頻度情報６７１Ｂは、検索条件を機器ＩＤのみとした場合の順位付けの結果である。抽出部７５１は、該当する機器ＩＤに対応付けられたフローＩＤをフロー実行ログ６６１から抽出し、頻度決定部７５２は実行回数の多い順にソートすることで、使用頻度情報６７１Ｂを出力する。この場合、当該クライアント装置７０で頻繁に実行指示したワークフローの順位は高くなり、あまり実行指示していない、もしくは当該クライアント装置７０で実行指示したことのないワークフローの順位は低くなる。
【００５４】
使用頻度情報６７１Ｃは、ユーザが操作するクライアント装置７０が設置されている場所を検索条件とした場合の順位付けの結果である。例えば、会議室に設置されたＭＦＰ１００などでは、会議後に、ホワイトボードに記載した図などをスキャンして参加者にメール送信するワークフローなどが頻繁に実行される傾向にあり、その他のワークフローはあまり実行されない。ユーザが操作するクライアント装置７０の設置場所を検索条件とすることで、クライアント装置７０の設置場所に応じた順位付けのデータを得ることができる。
【００５５】
使用頻度情報６７１Ｄは、ユーザＩＤと、当該ユーザが操作しているクライアント装置の機器ＩＤとをＡＮＤ条件にして検索した場合の順位付けの結果である。この条件式は、今現在ユーザが操作しているクライアント装置で、当該ユーザがどのワークフローを実行したことがあるかを抽出するための式である。このように、１つの要素のみではなく、複数の要素を演算子で結合して論理式を作成し、この論理式を用いてワークフローを抽出することも可能である。
【００５６】
使用頻度情報６７１Ｅは、ユーザＩＤと現在の時間帯とをＡＮＤ条件にして検索した場合の順位付けの結果である。この条件式を用いてフローＩＤを抽出する場合、フロー実行ログ６６１内にあるフロー実行日時と現在の時間帯との比較処理が行われる。この条件式を用いることで、当該ユーザが、現在の時間帯ではいずれのワークフローをよく使用するのかを順位付けたデータを得ることができる。
【００５７】
使用頻度情報６７１Ｆは、ユーザＩＤと現在の時間帯とをＯＲ条件にして検索した場合の使用頻度を示した情報であるが、時間帯の影響を低くした場合の例である。この使用頻度情報６７１Ｆは、ユーザがかつて実行したワークフローと、全てのユーザが今現在の時間帯で実行したワークフローとを含んだ範囲内で順位付けが行われる。また、時間帯で抽出された各ワークフローの実行回数をそれぞれ０．６で積算することで、影響を低くしてから、順位決めする動作となる。
【００５８】
ワークフローサーバ２００は、このように検索条件をクラウドシステム３０に送ることで、検索条件に応じた使用頻度の結果を取得することができ、メニュー画面に反映させることができる。尚、検索条件は、管理者が事前に作成したものを各ユーザが使用する実装でもよいし、各ユーザが個別に直接作成してもよい。または、管理者が事前にいくつか作成しておき、各ユーザがこの中から検索条件を選択する手法でもよい。
【００５９】
図８、図９は、本実施形態の動作を示すシーケンス図であり、ユーザごとにカスタマイズされたメニュー画面や詳細設定画面を表示する動作例を示している。尚、この例では、ユーザの所属部署と使用機器の設置場所とのＡＮＤ条件で、使用頻度を導出している。すなわち、当該ユーザが所属している部署内の各人が、当該クライアント装置７０が設置されている場所でどのようなワークフローを頻繁に実行するのかの順で、メニュー画面を表示する。
【００６０】
まず、クライアント装置７０は、ユーザからワークフローシステム１にログインするためのユーザＩＤを受け付ける（Ｓ８０１）。クライアント装置７０は、ユーザＩＤおよび自機に割り当てられた機器ＩＤをワークフローサーバ２００に送信する（Ｓ８０２）。尚、クライアント装置７０は、機器ＩＤに替えて、自機を特定することができる情報、例えばＩＰアドレスやＭＡＣアドレスなどを送信してもよい。尚、クライアント装置７０は、ここではユーザＩＤと機器ＩＤの両方を送信しているが、検索条件によってはいずれか一方のみでも構わない。
【００６１】
ユーザＩＤおよびクライアント装置７０の機器ＩＤを受信したワークフローサーバ２００は、ユーザの所属部署、機器の設置場所を得るため、ユーザＩＤおよび機器ＩＤを連携システム５０に送信する（Ｓ８０３）。ここでは、ワークフローサーバ２００は、ユーザＩＤを認証サーバ４００に送信し、機器ＩＤを構成管理サーバ５００に送信する。認証サーバ４００は、ユーザ情報４５１を参照して、ユーザＩＤから当該ユーザの所属部署を検索する。構成管理サーバ５００は、機器情報５５１を参照して、機器ＩＤから当該クライアント装置７０の設置場所を検索する（Ｓ８０４）。認証サーバ４００、構成管理サーバ５００は、これら検索結果を返信する（Ｓ８０５）。
【００６２】
ワークフローサーバ２００は、ユーザ所属部署と機器設置場所とのＡＮＤ条件式を作成して、クラウドシステム３０に送信する（Ｓ８０６）。クラウドシステム３０の抽出部７５１は、この条件式を検索条件としてフロー実行ログ６６１を参照し、当該条件に合致したフローＩＤを抽出する（Ｓ８０７）。そして頻度決定部７５２は、抽出されたフローＩＤの中で、最も件数の多いものから順に順位付けをし、使用頻度情報６７１を生成する（Ｓ８０７）。クラウドシステム３０は、ワークフローサーバ２００に使用頻度情報６７１を返信する（Ｓ８０８）。
【００６３】
ワークフローサーバ２００は、受信した使用頻度情報６７１を基に、ワークフロー名を付したボタンを配列したメニュー画面を、例えばＨＴＭＬのマークアップ言語で作成する（Ｓ８０９）。ここでは、順位の高いワークフローが左上に、順位の低いワークフローが右下に位置するように、各ボタンが配置される。
【００６４】
ワークフローサーバ２００は、作成したメニュー画面を送信元のクライアント装置７０に返信する（Ｓ８１０）。クライアント装置７０は、ブラウザプログラムを介してマークアップ言語を解析して、メニュー画面を描画し（Ｓ８１１）、ユーザに表示する（Ｓ８１２）。ここまでが、メニュー画面表示処理となる。
【００６５】
次いで、詳細設定画面の表示処理について説明する。ユーザは、表示されたメニュー画面から、実行するワークフローを選択する（Ｓ８２１）。ここでは、会議開催フローＦ１が選択されたものとして説明する。クライアント装置７０は、選択されたワークフローのＩＤ、およびユーザＩＤをワークフローサーバ２００に送信する（Ｓ８２２）。ワークフローサーバ２００の受信部２６１は、これらを受信する。
【００６６】
情報取得部２６２は、フロー情報２５１を参照し、いずれのサーバに問い合わせるかを示した、設定情報問い合わせ先をフローＩＤを用いて検索し、取得する（Ｓ８２２Ａ）。ここでは、会議予約サーバ３００が得られたものとする。情報取得部２６２は、画面表示の際の初期設定値を取得するため、フローＩＤおよびユーザＩＤを会議予約サーバ３００に送信する（Ｓ８２３）。
【００６７】
会議予約サーバ３００は、会議予約情報３５１を参照し、ユーザＩＤに基づき、当該ユーザが前回開催した会議の参加者一覧、議題リストを検索して、これらを返信する（Ｓ８２４、Ｓ８２５）。週１回など、定期的に同じ参加者で同じ議題をテーマにした会議が開催されるケースが多い。よって本実施形態では、前回行われた会議の議題リスト、参加者一覧をワークフローの初期設定値となるように送信する。尚、会議予約サーバ３００が記憶している参加者一覧は、あくまでユーザＩＤの一覧であるため、ユーザがこれを視認しても直接的に判断することができない場合がある。よって、認証サーバ４００のユーザ情報４５１を参照してユーザＩＤから参加者の氏名を検索し、これを用いる実装でもよい。
【００６８】
ワークフローサーバ２００の作成部２６３は、得られた参加者一覧、議題リストを、ユーザが入力するパラメータの初期値とし、ＨＴＭＬ形式などで詳細設定画面データを作成する（Ｓ８２６）。そして送信部２６４は、クライアント装置７０に、作成した詳細設定画面データを送信する（Ｓ８２７）。クライアント装置７０は、受信した詳細設定画面データをブラウザソフトウェアを介して描画し（Ｓ８２８）、ユーザに表示する（Ｓ８２９）。ここまでが、詳細設定画面の表示処理となる。
【００６９】
ユーザは、表示された詳細設定画面に、会議開催フローＦ１を実行するためのパラメータ（開催日時、参加者一覧、議題一覧）を入力する（Ｓ８４１）。この際、既に初期値として、前回開催した会議の参加者一覧、議題一覧が入力された状態となっている。この初期値でよければ、ユーザは、あとは開催日時を入力して、クライアント装置７０を介してワークフロー実行指示を行う（Ｓ８４１、Ｓ８４２）。ワークフローサーバ２００は、受信したパラメータを用いて、図６（Ａ）に示す会議開催フローＦ１を実行する（Ｓ８５１）。尚、ユーザＩＤもワークフローを実行する際のパラメータとして必要であるが、このユーザＩＤは、たとえばＳ８２２で入力されたものを流用する。
【００７０】
会議開催フローＦ１の実行結果は、クライアント装置７０に送信され（Ｓ８４３）、クライアント装置７０が実行結果を表示する（Ｓ８４４）。またワークフローサーバ２００は、ワークフローの実行ログをクラウドシステム３０に送信し（Ｓ８４５）、ストレージサーバ６００がこれをフロー実行ログ６６１に含めて記憶し、ログの蓄積を行う（Ｓ８４６）。尚、ワークフローサーバ２００は、Ｓ８０５などで得られたユーザに関する情報、機器に関する情報も含めてログを送信し、ストレージサーバ６００は、これらも含めてログを蓄積する。
【００７１】
図９は、会議資料準備フローＦ２を実行するためのシーケンス図である。ワークフローを選択するメニュー画面を表示するまでの動作は、図８のＳ８０１〜Ｓ８１２の処理と同様であるため、ここでは詳細設定画面の表示処理から説明する。
【００７２】
ユーザは、メニュー画面から会議資料準備フローＦ２を選択する（Ｓ９０１）。クライアント装置７０は、選択されたフローＩＤとユーザＩＤとをワークフローサーバ２００に送信する（Ｓ９０２）。ワークフローサーバ２００の受信部２６１は、フローＩＤとユーザＩＤを受信する。情報取得部２６２は、フロー情報２５１を参照してフローＩＤから設定情報問い合わせ先を検索し、取得する（Ｓ９０２Ａ）。ここでは、クラウドシステム３０および会議予約サーバ３００が設定情報問い合わせ先として得られたものとする。
【００７３】
ワークフローサーバ２００の情報取得部２６２は、ユーザＩＤ、フローＩＤをクラウドシステム３０に送信する（Ｓ９０３）。クラウドシステム３０は、フロー実行ログ６６１を参照して、当該フローＩＤで検索し（Ｓ９０４）、当該ワークフローを前回実行したときの全てのパラメータを検索結果として返す（Ｓ９０５）。このとき、前回実行した際のコピー設定、スキャン設定のパラメータ値が含まれて返信される。
【００７４】
情報取得部２６２は、連携システム５０の会議予約サーバ３００に、ユーザＩＤ、フローＩＤを送信する（Ｓ９０６）。会議予約サーバ３００は、当該ユーザが登録した、会議の日時情報、参加者一覧を抽出し（Ｓ９０７）、ワークフローサーバ２００に返信する（Ｓ９０８）。
【００７５】
ワークフローサーバ２００の作成部２６３は、このようにして得られた、スキャン設定、コピー設定、会議の日時情報をパラメータの初期値として組み込んで、詳細設定用の画面データを作成する（Ｓ９０９）。尚、印刷部数については、参加者一覧から参加人数を割り出して求める実装でもよい。
【００７６】
送信部２６４は、作成された詳細設定画面データを、要求元のクライアント装置７０に送信する（Ｓ９１０）。クライアント装置７０は、詳細設定画面データをブラウザプログラムを介して描画して（Ｓ９１１）、ユーザに表示する（Ｓ９１２）。
【００７７】
ユーザは、表示された詳細設定画面に、会議資料準備フローＦ２を実行するためのパラメータ（スキャン設定情報、部数を含めた印刷設定情報、会議の日時情報）を入力する（Ｓ９２１）。この際、スキャン設定情報、印刷設定情報、会議の日時情報のいずれも、既に初期値が入力済みとなっている。この初期値でよければ、ユーザは、資料原稿をスキャンしてワークフローの実行指示を行うのみでよい（Ｓ９２１、Ｓ９２２）。ワークフローサーバ２００は、受信した各設定値をパラメータとして、図６（Ｂ）に示す会議資料準備フローＦ２を実行する（Ｓ９５１）。実行結果は、クライアント装置７０に送信され、表示される（Ｓ９２３、Ｓ９２４）。またワークフローサーバ２００は、ワークフローの実行ログをクラウドシステム３０に送信し（Ｓ９２４）、ストレージサーバ６００がこれを記憶して、蓄積する（Ｓ９２５）。
【００７８】
尚、会議資料準備フローＦ２は、会議当日になるまで待機するジョブが入る。よって、ワークフローの実行を指示してから、ワークフローが最終的に終了するまでタイムラグが発生し、ユーザに通知できない状況も生じ得る。よって、クライアント装置７０への結果の通知は行わないとする実装でもよいし、タイマ設定が完了した時点で送信されるとしてもよい。
【００７９】
図１０に、ワークフローを選択するためのメニュー画面例を示す。ここでは、上記の会議開催フローＦ１、会議資料準備フローＦ２以外のワークフローも登録されているものとする。また、クライアント装置７０がＭＦＰ１００である場合の表示例を図１０（Ａ）に示しており、クライアント装置７０がＰＣ１５０や携帯用端末１７０である場合の表示例を図１０（Ｂ）に示している。
【００８０】
図１０に示すように、メニュー画面は、ワークフロー名を付したボタンが並んで配置された構成となっており、ユーザは、このボタンを操作することで、ワークフローを選択することができる。
【００８１】
会議資料準備フローＦ２には、資料をスキャンするジョブが含まれていることから、ＰＣ１５０や携帯用端末１７０よりも、ＭＦＰ１００で実行される機会が多い。よってＭＦＰ１００では、図１０（Ａ）に示すように、会議資料準備フローＦ２の使用頻度が高くなり、左上に該当ボタンが配置される傾向となる。逆に、ＰＣ１５０や携帯用端末１７０では、会議資料準備フローＦ２の実行頻度が低くなることから、図１０（Ｂ）に示すように、右下側に該当ボタンが配置される傾向となる。このように本実施形態では、ワークフローの各選択ボタンが、ユーザや機器に応じて配置替えするようになっている。
【００８２】
尚、網掛け表示となっているボタンは、ユーザに実行権限が無いワークフローであることを示している。また、警告マーク１００１は、成功率の低いフローであることを示している。頻度決定部７５２は、フロー実行ログ６６１内に含まれる実行結果に基づき、当該ワークフローが成功した割合を計算し、図７（Ｂ）に示すように使用頻度情報６７１に書き込む。ワークフローサーバ２００の作成部２６３は、成功率が規定値未満のワークフローについては、警告マーク１００１を付すように画面データを作成する。
【００８３】
図１１は、会議資料準備フローＦ２を行う際の詳細設定画面の表示例である。また、図１１（Ａ）は、パラメータの初期値を取得できた場合の表示例であり、図１１（Ｂ）は、パラメータの初期値を取得できなかった場合の表示例である。図１１の各図面に示すように、ワークフローを実行する際には、各ジョブが必要としているパラメータを入力項目として、設定欄１１０１に入力する必要がある。特に、スキャン設定や印刷設定などは、多数の項目を有しており、設定値を多数入力する必要がある。これに対し、図１１（Ａ）に示すように、事前に確度の高い初期値が設定欄１１０１に入力済みとなっていると、ユーザは入力の手間を省くことができるため、作業効率や利便性が向上する。
【００８４】
尚、この実施形態で説明するサーバや機器などを含む構成は、あくまで一例であり、用途や目的に応じて様々なシステム構成例があることは言うまでもない。
【００８５】
本実施形態のワークフローシステム１は、ユーザや当該ユーザが操作しているクライアント装置に応じて、ワークフローの表示を並べ替えたメニュー画面を作成することができる。またワークフローシステム１は、ユーザやクライアント装置に応じた画面のみならず、ユーザの所属部署、役職などのユーザに関する情報や、クライアント装置の設置場所や、クライアント装置の種別などの機器に関する情報で条件式を作成することができる。またワークフローシステム１は、この条件式に合致したワークフローを抽出することで、使用頻度の順位付けの対象となるワークフローの範囲を絞ることができる。
【００８６】
また、ワークフローを選択した後に、入力される確度の高いパラメータ初期値を事前に組み込んだ詳細設定画面を表示することも可能となる。これにより、パラメータを入力する手間を低減させることができ、ユーザの利便性をさらに向上させることができる。
【００８７】
以上、本実施形態の態様により、ワークフローの画面をユーザに合わせて表示することができ、ワークフローを実行するときの利便性が向上する。即ち、本実施形態の態様により、ワークフローを選択する画面において、ユーザ毎の使用頻度やユーザが操作している装置毎の使用頻度に応じて、ワークフローの表示順を変える。これによってユーザ毎の使い勝手を向上させることができる。
【符号の説明】
【００８８】
１        ：ワークフローシステム、３０      ：クラウドシステム、
５０      ：連携システム、７０      ：クライアント装置、１００    ：ＭＦＰ、
１５０    ：ＰＣ、１７０    ：携帯用端末、２００    ：ワークフローサーバ、
２６１    ：受信部、２６２    ：情報取得部、２６３    ：作成部、２６４    ：送信部、
２６５    ：ワークフロー実行制御部、３００    ：会議予約サーバ
４００    ：認証サーバ、５００    ：構成管理サーバ、６００    ：ストレージサーバ、
７００    ：解析サーバ。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８９】
【特許文献１】特開２０１４−２３８７８６号公報
【図１】
2018148501.tif 000003
【図２】
2018148501.tif 000004
【図３】
2018148501.tif 000005
【図４】
2018148501.tif 000006
【図５】
2018148501.tif 000007
【図６】
2018148501.tif 000008
【図７】
2018148501.tif 000009
【図８】
2018148501.tif 000010
【図９】
2018148501.tif 000011
【図１０】
2018148501.tif 000012
【図１１】
2018148501.tif 000013