(57)【要約】【課題】物理的な書類の保管場所の管理をシステム側で自律的に行う技術を提供する。【解決手段】書類管理装置は、書類の属性情報を取得する属性情報取得部と、前記取得した属性情報に基づいて前記書類の保管場所を決定する保管場所決定部と、前記決定された保管場所を示す情報である保管場所情報を生成し、前記生成された保管場所情報と紐付けられ、前記書類と物理的に関係づけられている所定の媒体に画像として表示されるための保管場所特定情報を生成する管理情報生成部とを備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類管理装置であって、
書類の属性情報を取得する属性情報取得部と、
前記取得した属性情報に基づいて前記書類の保管場所を決定する保管場所決定部と、
前記決定された保管場所を示す情報である保管場所情報を生成し、前記生成された保管場所情報と紐付けられ、前記書類と物理的に関係づけられている所定の媒体に画像として表示されるための保管場所特定情報を生成する管理情報生成部と、
を備える書類管理装置。
【請求項２】
請求項１記載の書類管理装置であって、さらに、
前記書類に表示されている画像を読み取る画像読取部を備え、
前記管理情報生成部は、前記読み取られた画像から生成された情報を使用して前記保管場所特定情報を生成する書類管理装置。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の書類管理装置であって、さらに、
前記保管場所の画像を取得する保管場所画像取得部を備え、
前記書類管理装置は、さらに前記取得された保管場所の画像と、前記保管場所特定情報とを使用して前記書類が前記決定された保管場所に存在するか否かを決定する保管場所管理部を備える書類管理装置。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれか１項に記載の書類管理装置であって、さらに、
記録媒体に画像を形成し、前記画像が形成された記録媒体である印刷物を出力する画像形成部を備え、
前記画像形成部は、前記保管場所特定情報を前記画像に含めて前記記録媒体に形成する書類管理装置。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれか１項に記載の書類管理装置であって、
前記属性情報取得部は、前記書類の作成者を特定する情報である作成者特定情報を取得し、
前記保管場所決定部は、前記作成者特定情報を使用して前記保管場所を決定する書類管理装置。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれか１項に記載の書類管理装置であって、
前記管理情報生成部は、書類毎のレコードを有し、前記保管場所情報をフィールドとして有するデータベースを生成する書類管理装置。
【請求項７】
書類管理方法であって、
書類の属性情報を取得する属性情報取得工程と、
前記取得した属性情報に基づいて前記書類の保管場所を決定する保管場所決定工程と、
前記決定された保管場所を示す情報である保管場所情報を生成し、前記生成された保管場所情報と紐付けられ、前記書類と物理的に関係づけられている所定の媒体に画像として表示されるための保管場所特定情報を生成する管理情報生成工程と、
を備える書類管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷用紙その他の媒体に記録されている物理的な書類の保管場所を管理する書類管理システム及び書類管理方法に関し、特に画像を使用して保管場所を管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書は、ネットワークを介しての文書へのアクセスや検索を可能とするものの、紙文書は、手書きでの書き込みの容易さや校正作業の円滑化、印影を有する原紙の保存、ディスプレイでの作業における参照文書としてのアクセス性の良さと行った観点から依然として広く使用されている。このような状況において、特許文献１は、文書自体にタグやバーコードなどの何らかの情報が付与されていない場合でも、検索キーに基づく文書の所在の検索を可能として紙文書へのアクセスを容易化する技術を提案している。特許文献２は、電子文書を印刷する際に印刷物の印刷情報等を記録し、電子文書と印刷物を関連づけて両者の関係の調査負担を軽減する技術を提案している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−２８５８２号公報
【特許文献２】特開平７−１４６８５４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、文書へのアクセス性の向上において重要な物理的な書類の保管場所の管理をシステム側で自律的に行う方法については十分な検討がなされていなかった。
【０００５】
本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであり、物理的な書類の保管場所の管理をシステム側で自律的に行う技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の書類管理装置は、書類の属性情報を取得する属性情報取得部と、前記取得した属性情報に基づいて前記書類の保管場所を決定する保管場所決定部と、前記決定された保管場所を示す情報である保管場所情報を生成し、前記生成された保管場所情報と紐付けられ、前記書類と物理的に関係づけられている所定の媒体に画像として表示されるための保管場所特定情報を生成する管理情報生成部とを備える。
【０００７】
本発明の書類管理方法は、書類の属性情報を取得する属性情報取得工程と、前記取得した属性情報に基づいて前記書類の保管場所を決定する保管場所決定工程と、前記決定された保管場所を示す情報である保管場所情報を生成し、前記生成された保管場所情報と紐付けられ、前記書類と物理的に関係づけられている所定の媒体に画像として表示されるための保管場所特定情報を生成する管理情報生成工程とを備える。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、物理的な書類の保管場所の管理をシステム側で自律的に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の一実施形態に係る書類管理システム１０の機能構成を示すブロックダイアグラムである。
【図２】一実施形態に係るサーバ３００に格納されている画像データが示すオフィスのフロア平面図ＦＰを示す図である。
【図３】一実施形態に係る書類管理データベースの内容を示す説明図である。
【図４】一実施形態に係る印刷物管理処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】一実施形態に係るスキャン書類管理処理の手順を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明を実施するための形態（以下、「実施形態」という）を、図面を参照して説明する。
【００１１】
図１は、本発明の一実施形態に係る書類管理システム１０の機能構成を示すブロックダイアグラムである。図２は、一実施形態に係るサーバ３００に格納されている画像データが示すオフィスのフロア平面図ＦＰを示す図である。図３は、一実施形態に係る書類管理データベース３２０の内容を示す説明図である。書類管理システム１０は、複数の複合機（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：ＭＦＰ）１００と、複数のスマートフォン２００と、サーバ３００と、複数のパーソナルコンピュータ（単にＰＣとも呼ばれる。）４００と、複数の監視カメラ５００とを備えている。複合機１００は、その機能の１つとして書類管理機能を有し、以下書類管理装置と呼ばれる。
【００１２】
複数の書類管理装置１００には、近距離無線通信を介して複数の監視カメラ５００と、複数のスマートフォン２００とに接続されている。近距離無線通信は、本実施形態では、ＢＬＵＥＴＯＯＴＨ（登録商標）のＣＬＡＳＳ１を使用している。ＢＬＵＥＴＯＯＴＨ（登録商標）のＣＬＡＳＳ１は、出力１００ｍＷの通信であり、書類管理装置１００とスマートフォン２００との距離が１００ｍ以内程度での通信が可能な近距離無線通信である。
【００１３】
複数の書類管理装置１００は、本実施形態では、画像形成機能を有する複合機としての基本構成を有し、制御部１１０と、画像形成部１２０と、操作表示部１３０と、記憶部１４０と、通信インターフェース部１５０と、ＧＰＳ処理部１６０とを備えている。画像形成部１２０は、原稿から画像を読み取って画像データを生成する画像読取部１２１と、印刷設定に従って画像データを処理して記録媒体上に印刷を行う画像処理部１２２と、画像データを解析して情報を抽出する画像解析部１２３とを備えている。
【００１４】
スマートフォン２００は、たとえば書類管理装置１００が設置されている会社の所有物であり、制御部２１０と、操作表示部２３０と、記憶部２４０と、通信インターフェース部２５０と、ＧＰＳ処理部２６０と、撮像部２７０とを備えている。スマートフォン２００は、書類管理装置１００と通信インターフェース部１５０と通信インターフェース部２５０とを使用して前述の近距離無線通信で接続される。
【００１５】
書類管理装置１００の操作表示部１３０及びスマートフォン２００の操作表示部２３０は、タッチパネルとして機能し、様々なメニューを入力画面として表示し、社員の操作入力を受け付ける。操作表示部１３０は、ディスプレイ１３１と、操作ボタン１３２とを備えている。操作表示部１３０は、タッチパネルとして機能するディスプレイ１３１や各種ボタンやスイッチ（図示せず）からユーザーの操作入力を受け付ける。
【００１６】
制御部１１０，２１０は、ＲＡＭやＲＯＭ等の主記憶手段、及びＭＰＵ（Ｍｉｃｒｏ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）やＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）等の制御手段を備えている。また、制御部１１０は、各種Ｉ／Ｏ、ＵＳＢ（ユニバーサル・シリアル・バス）、バス、その他ハードウェア等のインターフェースに関連するコントローラ機能を備えている。制御部１１０，２１０は、それぞれ書類管理装置１００及びスマートフォン２００の全体を制御する。
【００１７】
記憶部１４０，２４０は、非一時的な記録媒体であるハードディスクドライブやフラッシュメモリー等からなる記憶装置で、それぞれ制御部１１０，２１０が実行する処理の制御プログラムやデータを記憶する。記憶部１４０には、スマートフォン２００にインストールするための書類管理アプリケーション１４１が記憶されている。
【００１８】
複数の書類管理装置１００には、有線のネットワークを介して複数のパーソナルコンピュータ４００と、サーバ３００とが接続されている。サーバ３００には、フロア平面図ＦＰ（図２参照）を表す画像データを含むマップデータ３１０と、書類管理データベース３２０（図３参照）とが格納されている。
【００１９】
フロア平面図ＦＰには、３台の書類管理装置１０１，１０２，１０３と、書棚５１１，５１２，５１３，５２０，５３０，５４０，５５０との各位置が表示されている。書棚５１１，５１２，５１３は、書庫５１０に配置されている。マップデータ３１０には、３台の書類管理装置１０１，１０２，１０３と、書棚５１１，５１２，５２０，５３０，５４０，５５０との各位置がＧＰＳ測位データとしてフロア平面図ＦＰに紐付けられて格納されている。フロア平面図ＦＰを表す画像データは、属性データとして基準位置Ｃ１の地球上における絶対的な位置を表す緯度・経度と方位とを表すデータを含んでいる。
【００２０】
書類管理データベース３２０は、書類毎のレコードを有し、各書類の属性情報を表すフィールドから構成されている。フィールドには、書類を管轄する部署と、書類の作成者や種類、書類管理番号、機密レベル、枚数、保管場所と、ファイル管理番号とが含まれている。作成者のフィールドには、書類を作成した社員番号が登録されている。種類のフィールドには、書類の種類を表す簡潔な記載が登録されている。
【００２１】
機密レベルは、機密レベル５（最高機密）から機密レベル１（一般利用可）までの各レベルが書類毎に登録されている。書類の枚数は、書類毎に登録され、書類の保管スペースの推定等に使用される。保管場所は、保管場所情報として書類毎に登録され、書類の定位置を示している。ファイル管理番号は、書類が綴じられるファイルを管理するための番号（たとえば通し番号）である。
【００２２】
書類管理番号は、書類を一意に特定する番号として書類毎に登録されている。具体的には、レコード番号１の書類には、１１Ａ００５の書類管理番号が付されている。最初の２桁の「１１」は、２０１１年に作成された書類であることを示している。第３桁の「Ａ」は、部署（この例では、経理部を示している。）を示すコードである。第４乃至６桁は、書類管理データベース３２０への登録順序に基づく通し番号を３桁の数字で表したものである。
【００２３】
図４は、一実施形態に係る印刷物管理処理の手順を示すフローチャートである。印刷物管理処理は、ユーザーが書類ファイルを印刷することによって生成した書類を管理するための処理である。印刷物管理処理は、ユーザーがパーソナルコンピュータ４００において物理的書類として保管すべき書類である旨を指定し、書類管理装置１０１に印刷データを送信することによって起動される。なお、書類管理装置１０２，１０３は、書類管理装置１０１と同一の構成及び機能を有している。
【００２４】
ステップＳ１０では、書類管理装置１０１は、印刷物情報取得工程を実行する。印刷物情報取得工程では、書類管理装置１０１の制御部１１０は、書類管理データベース３２０の各フィールドに登録すべき書類の属性情報を取得する。書類管理装置１０１は、パーソナルコンピュータ４００のユーザーとして予め登録されている社員番号（あるいはログイン情報）に基づいて作成者のフィールドに登録すべき情報を取得する。このように、制御部１１０は、属性情報取得部として機能する。
【００２５】
書類管理装置１０１は、印刷データに含まれる属性情報（たとえば書類ファイルのプロパティ）や印刷書類の表紙に表示される情報に基づいて、各フィールドに登録すべき書類の種類を推定する。書類管理装置１０１は、印刷書類の表紙に表示されている機密レベルに基づいて、各フィールドに登録すべき機密レベルを決定する。
【００２６】
なお、書類管理装置１０１は、推定された属性情報（たとえば書類の種類）をパーソナルコンピュータ４００に表示させて、ユーザーに確認させるようにしてもよい。
【００２７】
ステップＳ２０では、書類管理装置１０１の制御部１１０は、保管場所決定処理を実行する。保管場所決定処理は、属性情報に基づいて書類管理装置１０１が自動的に書類の保管場所を決定する処理である。保管場所は、予め設定され、サーバ３００に格納されているルールに基づいて決定される。具体的には、たとえばレコード番号３の書類については、書類管理装置１０１は、部署が総務部なので総務部に配置されている書棚５２０を選択する。このように、制御部１１０は、保管場所決定部として機能する。書棚５２０は、総務部書棚５２０とも呼ばれる。
【００２８】
書類管理装置１０１の制御部１１０は、さらに書類の種類が社則である点と、機密レベル（機密レベル１）とに基づいて総務部書棚５２０における位置（鍵無し露出位置）と、書類が綴じられるファイル（あるいはバインダー）とを指定する。ファイルは、ファイル管理番号で指定される。この例では、総務部の最新のファイル管理番号３７のファイルは、５００枚収納可能であって、既に書類管理番号１５Ｇ４３５〜１５Ｇ４８７の書類が４５０枚綴じられているものとする。ファイル管理番号３７に閉じられている書類の枚数（４５０枚）は、書類管理番号１５Ｇ４３５〜１５Ｇ４８７の各書類の枚数を合計することによって算出することができる。
【００２９】
この場合、書類管理番号１５Ｇ４８８の８９枚の書類を収納することができない。この結果、書類管理装置１０１は、ファイル管理番号１２５の新規ファイルの作成をユーザーに要求することになる。要求先は、書類の印刷者に限られず、予め指定されている事務担当者でもよい。
【００３０】
一方、書類管理装置１０１は、その内部時計（図示せず）に基づいて各書類の保管場所を変更することも可能である。変更後の保管場所は、書類管理装置１０１によって自動的に決定される。具体的には、たとえばレコード番号１の書類については、書類管理装置１０１は、書類管理番号の最初の２桁である「１１」（２０１１年作成を意味し、作成から５年を経過しているものとする。）の保管場所を、経理部に配置されている書棚５５０から書庫５１０内の書棚５１１に内部時計（図示せず）に基づいて所定のルールで変更済みである。
【００３１】
所定のルールは、たとえば作成から５年を経過した時点で、書庫５１０内の書棚５１１乃至５１３のいずれかに移動させ、作成から１０年を経過した時点で廃棄される旨が決定されているものとする。
【００３２】
書類管理装置１０１は、さらに部署が経理部で書類の種類が売上関連書類である点と、機密レベル（機密レベル５）とに基づいて書庫５１０内の書棚５１１（鍵付き書棚）と、書類が綴じられるファイル（図示せず）とを指定する。このように、制御部１１０は、保管場所特定情報としての書類管理番号を生成する管理情報生成部として機能する。
【００３３】
ステップＳ３０では、書類管理装置１０１は、保管場所情報表示生成工程を実行する。保管場所情報表示生成工程では、書類管理装置１０１は、ファイル管理番号３７のファイルとファイル管理番号１２５のファイルの背表紙を自動的に印刷し、ファイル管理番号１２５のファイルの準備を書類の作成者（社員番号８６９９７）に要請する。
【００３４】
書類管理装置１０１は、２つのファイル管理番号３７，１２５のファイルの背表紙の画像を自動的に生成する。ファイル管理番号３７の背表紙は、ファイル管理番号３７の内容物である書類管理番号１５Ｇ４３５〜１５Ｇ４８７と２次元バーコード（２次元バーコードは、書類管理番号１５Ｇ４３５〜１５Ｇ４８７を示す情報を含む。）とを表示する。ファイル管理番号１２５の作成によって、書類管理番号１５Ｇ４８７の書類が最後の書類であることが確定したからである。ファイル管理番号１２５の背表紙は、ファイル管理番号１２５の内容物である書類管理番号１５Ｇ４８８〜と２次元バーコード（２次元バーコードは、書類管理番号１５Ｇ４８８〜を示す情報を含む。）とを表示する。
【００３５】
ステップＳ４０では、書類管理装置１０１は、印刷工程を実行する。印刷工程では、書類管理装置１０１は、書類の印刷データを送信したパーソナルコンピュータ４００において、ファイルの背表紙の印刷の実行と、ファイルの作成とをパーソナルコンピュータ４００のユーザーに要請する。パーソナルコンピュータ４００は、ユーザーからの承諾入力に応じて、２つファイル管理番号３７，１２５のファイルの背表紙の画像の印刷を自動的に書類管理装置１０１に指示する。
【００３６】
印刷工程では、書類管理装置１０１は、パーソナルコンピュータ４００から書類管理装置１０１に送信された印刷データに基づいて書類の印刷も実行する。ただし、書類の印刷では、書類管理装置１０１は、書類の管理情報を格納する２次元バーコードを生成し、たとえば書類の表紙の所定の位置に印刷する。書類の管理情報には、保管場所情報と保管場所特定情報とを含むことができる。
【００３７】
ステップＳ５０では、書類管理装置１０１は、保管場所表示工程を実行する。保管場所表示工程では、書類管理装置１０１は、書類の作成者（社員番号８６９９７）のスマートフォン２００の操作表示部２３０にファイル管理番号３７，１２５と、ファイル管理番号３７，１２５の保管場所とを表示する。ユーザーは、スマートフォン２００の操作表示部２３０に表示された保管場所に従ってファイル管理番号３７のファイルと、ファイル管理番号１２５のファイル保管場所とを見つけることができる。
【００３８】
保管場所表示工程では、スマートフォン２００のＧＰＳ処理部２６０は、たとえば相対測位方式（Ｄｉｆｆｅｒｅｎｔｉａｌ  Ｇｌｏｂａｌ  Ｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ：ＤＧＰＳ）を使用してスマートフォン２００の位置から保管位置までのルートを示すようにしてもよい。この例では、設置位置が既知の書類管理装置１０１のＧＰＳ処理部１６０が固定基地局として機能し、ＧＰＳの測位誤差を相殺することができる。
【００３９】
これにより、１ｍ程度の誤差でスマートフォン２００の位置を特定することができる。さらに、この例では、書類管理装置１０１のＧＰＳ処理部１６０が固定基地局として使用することができるので、たとえばＲＴＫ測位によって数センチの誤差でスマートフォン２００の位置を特定することもできる。
【００４０】
この処理は、書類管理装置１０１の記憶部１４０に格納されている書類管理アプリケーション１４１をスマートフォン２００にインストールすることによって可能となる。書類管理装置１０１は、スマートフォン２００に書類管理アプリケーション１４１がインストールされていない場合には、スマートフォン２００からの承諾入力に応じて自動的にインストールすることができる。
【００４１】
ステップＳ６０では、ユーザーは、書類保管工程を実行する。書類保管工程では、ユーザーは、ファイル管理番号３７の背表紙（書類管理番号１５Ｇ４３５〜と２次元バーコードとを表示）をはがして新たな背表紙（書類管理番号１５Ｇ４３５〜１５Ｇ４８７と２次元バーコードとを表示）を貼り付け、図示しない新規ファイルにファイル管理番号１２５の背表紙（書類管理番号１５Ｇ４８８〜と表示）を貼り付けてファイル管理番号１２５のファイルを作成する。ユーザーは、レコード番号７の書類（社則）をファイル管理番号１２５のファイルに綴じる。
【００４２】
ステップＳ７０では、書類管理装置１０１は、保管位置確認工程を実行する。保管位置確認工程では、書類管理装置１０１は、ファイル管理番号３７の背表紙とファイル管理番号１２５の背表紙が所定の保管位置に配置されたことを、監視カメラ５００を使用して確認する。書類管理装置１０１は、２次元バーコードの情報を使用して書類管理番号を検証することができる。監視カメラ５００は、各書棚５１１，５１２，５２０，５３０，５４０，５５０に保管されているファイルの背表紙の画像が取得できるように配置されている。監視カメラ５００は、保管場所画像取得部とも呼ばれる。
【００４３】
このように、文書が綴じられるファイルの背表紙には、保管場所特定情報として書類管理番号が画像として表示されている。保管場所特定情報は、書類管理データベース３２０を介して保管場所情報に紐付けられていることになる。書類管理番号１５Ｇ４３５〜１５Ｇ４８７を表示する背表紙は、保管場所における書類管理番号１５Ｇ４３５〜１５Ｇ４８７の書類の存在を示していることになる。
【００４４】
ステップＳ８０では、書類管理装置１０１は、保管位置監視工程を実行する。保管位置監視工程は、各書棚５１１，５１２，５１３，５２０，５３０，５４０，５５０に保管されているファイルの背表紙の画像に基づいて、保管状態を監視する工程である。書類管理装置１０１は、ファイルの持ち出し状態（持ち出しや返却）に関するログを作成し、予め設定した間隔（たとえば１週間に１回）で予め指定されている書類管理責任者のパーソナルコンピュータに送信する。
【００４５】
なお、ログは、持ち出し状態に関するものに限られず、ステップＳ１０〜ステップＳ７０の工程における書類管理装置１０１等の動作を記録するものでもよい。これにより、文書管理のトレーサビリティを向上させる事ができる。
【００４６】
書類管理装置１０１は、保管位置に問題が生じている場合、たとえばファイルの位置が入れ替わっているような場合には、書類管理責任者に対して適性位置を示してファイルの入れ替えを要請する。このように、書類管理装置１０１の制御部１１０は、保管場所管理部として機能し、保管場所の画像と、保管場所特定情報としての書類管理番号とを使用して各書類が制御部１１０によって決定された保管場所に存在するか否かを決定することもできる。
【００４７】
図５は、一実施形態に係るスキャン書類管理処理の手順を示すフローチャートである。スキャン書類管理処理は、印刷物情報取得工程（ステップＳ１０）が書類情報取得工程（ステップＳ１０ａ）に変更され、印刷工程（ステップＳ４０）の内容が変更されて印刷工程（ステップＳ４０ａ）となっている点を除いて印刷物管理処理と同一である。
【００４８】
書類情報取得工程（ステップＳ１０ａ）では、書類管理装置１０１の画像読取部１２１は、書類の画像をスキャンしてスキャンデータを生成する。画像解析部１２３は、ＯＣＲ機能を有し、スキャンデータから書類管理データベース３２０の各フィールドに登録すべき書類の属性情報を取得する。書類管理装置１０１は、たとえば書類管理装置１０１へのログイン情報に基づいて作成者のフィールドに登録すべき情報を取得する。
【００４９】
このように、書類管理装置１０１の制御部１１０は、スキャン書類管理処理では、読み取られた画像から生成された情報を使用して保管場所情報と、保管場所特定情報としての書類管理番号とを生成する。なお、書類管理装置１０１は、推定された属性情報（たとえば書類の種類）を書類管理装置１０１の操作表示部１３０のディスプレイ１３１に表示させて、ログインユーザーに確認させるようにしてもよい。
【００５０】
印刷工程（ステップＳ４０）では、書類管理装置１０１は、操作表示部１３０のディスプレイ１３１を介して、ファイルの背表紙の印刷の実行と、ファイルの作成とをログインユーザーに要請する。書類管理装置１０１は、操作表示部１３０の操作ボタン１３２を介したログインユーザーからの承諾入力に応じて、２つファイル管理番号３７，１２５のファイルの背表紙の画像を自動的に印刷する。
【００５１】
このように、本実施形態では、書類管理装置１０１は、保管場所の指定や書類管理用表示（この例ではファイルの背表紙）を自律的に行うことができる。これにより、書類管理装置１０１は、ユーザーの負担を軽減しつつ一元的な書類管理を実現することができる。さらに、書類管理装置１０１は、保管状態を監視することもできるので、書類管理の徹底を図ることができる。加えて、ファイルが誤った位置に保管されている場合においても、書類管理装置１０１は、誤った位置に保管されているファイルの存在を知らせることができる。これにより、物理的な書類へのアクセスを円滑化することができる。
【００５２】
本発明は、上記実施形態だけでなく、以下のような変形例でも実施することができる。
【００５３】
変形例１：上記実施形態では、書類管理システムは、監視カメラを備えているが、必ずしも必須の構成ではなく、たとえば新規ファイルの作成時やファイルの移動時にスマートフォンのカメラを使用して撮影して保管位置を確認するようにしてもよい。ただし、常設の監視カメラを使用すれば、書類の保管位置をリアルタイムで監視することができるという利点がある。
【００５４】
変形例２：上記実施形態では、スマートフォンの位置をＧＰＳで測位して保管位置まで誘導しているが、たとえばスマートフォンに対応するビーコンを使用して誘導するようにしてもよい。なお、スマートフォンの代わりに、眼鏡型表示装置のようなウェアラブルデバイスを使用するようにしてもよい。ウェアラブルデバイスによれば、書類の保管位置への誘導を円滑化することができる。
【００５５】
変形例３：上記実施形態では、複数の書類管理装置とサーバとを使用して書類管理システムが構成されているが、たとえばサーバを使用することなく、１つの書類管理装置の記憶装置に書類管理データベースを格納するようにしてもよい。このように、書類管理装置は、上記実施例におけるサーバとしての機能を備えるように構成してもよい。
【００５６】
変形例４：上記実施形態では、保管場所特定情報として書類管理番号を表示する背表紙を有するファイルに書類を綴じることによって、文書と背表紙とが物理的に関係づけられているが、保管場所特定情報は、必ずしもファイルの背表紙に表示される必要はない。たとえば書棚に保管場所特定情報を表示することで間接的に物理的に関係づけてもよい。保管場所特定情報は、このように物理的に関係づけられた記録媒体に表示されていれば良く、このような媒体は所定の媒体とも呼ばれる。
【符号の説明】
【００５７】
１０１，１０２，１０３  書類管理装置
１１０，２１０  制御部
１２０  画像形成部
１２１  画像読取部
１２２  画像処理部
１２３  画像解析部
１３０，２３０  操作表示部
１３１  ディスプレイ
１３２  操作ボタン
１４０，２４０  記憶部
１４１  書類管理アプリケーション
１５０，２５０  通信インターフェース部
３００  サーバ
３１０  マップデータ
３２０  書類管理データベース
４００  パーソナルコンピュータ
５００  監視カメラ
【図１】
2018124680.tif 000003
【図２】
2018124680.tif 000004
【図３】
2018124680.tif 000005
【図４】
2018124680.tif 000006
【図５】
2018124680.tif 000007