(57)【要約】【課題】入力した電子データを送信する場合に、ネットワークの負荷軽減とともに、送信を行う利用者の操作負担の軽減を図る。【解決手段】入力された情報を電子データとして記憶する記憶部と、電子メールを所定の送信先に送信する通信部と、電子データが記憶された位置を示す保存位置情報を生成する保存位置情報生成部と、保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを生成する保存位置付きメール生成部と、送信先からの電子データの取得要求の有無を確認する取得要求確認部と、電子データを含む電子データ付き電子メールを生成する電子データ付きメール生成部とを備える。保存位置付き電子メールを、送信先の情報処理装置に送信した後、取得要求確認部が、所定の確認設定時間が経過しても、送信先からの電子データの取得要求が確認できない場合は、電子データ付きメール生成部が、電子データ付き電子メールを生成し、送信先に送信することを特徴とする。【選択図】図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の情報を入力する情報入力部と、
前記入力された情報を電子データとして記憶する記憶部と、
電子メールを所定の情報処理装置に送信する通信部と、
前記電子データが記憶された位置を示す保存位置情報を生成する保存位置情報生成部と、
前記保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを生成する保存位置付きメール生成部と、
前記情報処理装置からの電子データを取得するための取得要求の有無を確認する取得要求確認部と、
前記電子データを含む電子データ付き電子メールを生成する電子データ付きメール生成部とを備え、
前記通信部が、前記保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後、前記取得要求確認部が、所定の確認設定時間が経過しても、前記送信先の情報処理装置からの電子データの取得要求が確認できない場合は、電子データ付きメール生成部が、前記電子データを含む電子データ付き電子メールを生成し、前記通信部が、前記電子データ付き電子メールを、前記送信先の情報処理装置に送信することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記電子データの取得要求の有無を確認する期間である確認設定時間を設定する確認期間設定部をさらに備え、
前記通信部が、前記保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後に、前記確認設定時間を計測する確認タイマーを起動させることを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記通信部が、前記保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後、前記確認設定時間が経過するまでの間に、一定時間ごとに、前記保存位置付き電子メールを再送信することを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記保存位置情報には、所定の送信先の情報処理装置から前記電子データが記憶された位置をアクセスすることのできるＵＲＬが含まれることを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記保存位置情報には、前記ＵＲＬと、電子メールを送信する送信先の情報処理装置を識別する情報とが含まれることを特徴とする請求項４に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記通信部が、前記電子データ付き電子メールを送信したことのある情報処理装置に、前記記憶部に記憶された電子データを送信しようとする場合、
前記送信しようとする電子データの保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを送信することなく、その送信しようとする電子データを含む電子データ付き電子メールを、前記情報処理装置に送信することを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記情報入力部は、画像データを読み取るスキャナであることを特徴とする請求項１から６のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項８】
所定の情報を入力して、電子データとして記憶部に記憶し、
前記電子データが記憶された位置を示す保存位置情報を生成し、
前記保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後、
所定の確認設定時間が経過しても、前記送信先の情報処理装置からの電子データの取得要求がない場合は、前記電子データを含む電子データ付き電子メールを、前記送信先の情報処理装置に、自動的に送信することを特徴とする電子データ送信方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、画像形成装置に関し、特に、入力した画像データ等の電子データを、他の情報処理装置に送信する機能を有する画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、画像形成装置が利用されているが、近年、書類の複製機能に加えて、書類のスキャン機能や、ネットワーク接続機能も有する複合機が利用されている。
たとえば、複合機において、ユーザが、書類をスキャンした後、スキャンした書類の電子データを、ファイルとして電子メールに添付して、ユーザが設定した相手先のメールアドレスに、ファイルを含む電子メールを送信するメール送信機能を有するものがある。
【０００３】
また、複合機において、スキャンした書類の電子データを、ハードディスクなどの記憶媒体に一旦記憶しておき、その電子データを記憶した位置を示す情報（保存位置情報）を本文中に記載した電子メールを、ユーザが設定した相手先のメールアドレスに送信するメール送信機能を有するものがある。
この場合、電子メールには電子データのファイルは含まれていないので、保存位置情報を本文中に記載した電子メールを受け取った相手先のユーザは、受信した電子メールの中にある保存位置情報を利用して、電子データを記憶した位置にアクセスして、スキャンした書類の電子データを取得していた。
【０００４】
さらに、特許文献１には、ファイルが添付された電子メールを送信する際に、添付ファイルを分離するか否かを判定する際の条件を宛先のメールアドレスごとに予め設定したファイル分離情報を利用して、添付ファイルを分離して電子メールを送信するか、添付ファイルが添付された電子メールを送信するかを判定し、添付ファイルを分離する場合には、格納された添付ファイルのＵＲＬが本文中に挿入された電子メールを、添付ファイルが無い状態で送信するようにした電子メール送信装置が、記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００３−１７８０１１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、従来のように、スキャンした書類の電子データを、ファイルとして電子メールに添付して送信する場合、電子メールにファイルを含むため、電子メールの大きさが大きくなり、電子メールを中継するメールサーバに与える負荷が大きくなり、ファイルを添付した電子メールのサイズがメールサーバの通信容量制限を超えた場合には、その電子メールが相手側に届かない場合がある。
【０００７】
また、保存位置情報を本文中に記載した電子メールを送信する場合は、添付ファイルを含まないので、電子メールを中継するメールサーバに与える負荷は小さいが、常に、保存位置情報を本文中に記載した電子メールを送信するようにした場合は、相手先のユーザは、電子データのファイルを取得するために、電子データを記憶した位置にアクセスする操作を必ずしなければならず、電子データの取得に時間がかかり、ユーザの操作負担も大きかった。
【０００８】
さらに、特許文献１では、電子メールを送信する相手先ごとに、ユーザが、添付ファイルを分離した電子メールを送信するか否かを判定する条件を、予め設定しておく必要があり、この判定条件の設定をするために、ユーザの手間がかかる。
また、添付ファイルを分離した電子メールを受信したいか、または添付ファイルを含む電子メールを受信したいか否かは、電子メールを受信する相手先の希望や状況により、変化する場合があり、その都度、判定条件を変更するのは、ユーザの操作負担が大きい。
【０００９】
また、添付ファイルを分離した電子メールを送信する場合、電子メールを受け取った相手先のユーザは、受信した電子メールの中にある保存位置情報（添付ファイルのＵＲＬ）を利用して、電子データを記憶した位置にアクセスする必要があるが、利用するネットワークの接続状態によっては、相手先のユーザが、電子データを記憶した位置にアクセスできない場合がある。
たとえば、電子データを記憶した複合機が、インターネットなどのグローバルなネットワークを介して直接アクセス可能な状態である場合は、相手先のユーザが、添付ファイルのＵＲＬを設定することにより、電子データを記憶した位置にアクセスして、電子データを取得することが可能である。
【００１０】
しかし、電子データを記憶した複合機が、社内のローカルなネットワーク（ＬＡＮ）に接続され、この社内のＬＡＮに接続された情報処理装置のみがアクセス可能であって、社外や他拠点のネットワークからはアクセスできないようなセキュリティが設定された状態である場合は、この社内のＬＡＮに接続できない相手先のユーザは、添付ファイルのＵＲＬが本文中に記載された電子メールを受け取っても、電子データを記憶した複合機に接続することができず、電子データを取得できない。
【００１１】
電子データを取得できなかった相手先がその電子データを取得するためには、たとえば、相手先のユーザが送信側のユーザに取得できなかったことを連絡し、送信側のユーザが、添付ファイルが添付された電子メールをその相手先に送信する作業をする必要があり、送信側のユーザの作業負担が大きく、また、相手先にとっては、添付ファイルを取得するために、かえって時間がかかることになる。
【００１２】
また、添付ファイルを分離した電子メールを送信するように判定条件を設定する場合において、上記のように送信側のユーザが、添付ファイルが添付された電子メールを送信する作業をしないようにするために、その電子メールを受信する相手先が、電子データを記憶した複合機にアクセスできる状態にあるか否かを考慮する必要があり、送信側のユーザが判定条件を設定するための負担が大きい。
【００１３】
そこで、この発明は、以上のような事情を考慮してなされたものであり、電子データのファイルを含まず電子データの保存位置情報を本文中に記載した電子メールを、電子データの保存位置に直接アクセスできない相手先に、送信する場合においても、電子メールの送信者の操作負担を軽減でき、相手先が電子データを容易に取得できるようにした画像形成装置を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
この発明は、所定の情報を入力する情報入力部と、前記入力された情報を電子データとして記憶する記憶部と、電子メールを所定の情報処理装置に送信する通信部と、前記電子データが記憶された位置を示す保存位置情報を生成する保存位置情報生成部と、前記保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを生成する保存位置付きメール生成部と、前記情報処理装置からの電子データを取得するための取得要求の有無を確認する取得要求確認部と、前記電子データを含む電子データ付き電子メールを生成する電子データ付きメール生成部とを備え、前記通信部が、前記保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後、前記取得要求確認部が、所定の確認設定時間が経過しても、前記送信先の情報処理装置からの電子データの取得要求が確認できない場合は、電子データ付きメール生成部が、前記電子データを含む電子データ付き電子メールを生成し、前記通信部が、前記電子データ付き電子メールを、前記送信先の情報処理装置に送信することを特徴とする画像形成装置を提供するものである。
【００１５】
また、前記電子データの取得要求の有無を確認する期間である確認設定時間を設定する確認期間設定部をさらに備え、前記通信部が、前記保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後に、前記確認設定時間を計測する確認タイマーを起動させることを特徴とする。
【００１６】
また、前記通信部が、前記保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後、前記確認設定時間が経過するまでの間に、一定時間ごとに、前記保存位置付き電子メールを再送信することを特徴とする。
【００１７】
また、前記保存位置情報には、所定の送信先の情報処理装置から前記電子データが記憶された位置をアクセスすることのできるＵＲＬが含まれることを特徴とする。
【００１８】
また、前記保存位置情報には、前記ＵＲＬと、電子メールを送信する送信先の情報処理装置を識別する情報とが含まれることを特徴とする
【００１９】
また、前記通信部が、前記電子データ付き電子メールを送信したことのある情報処理装置に、前記記憶部に記憶された電子データを送信しようとする場合、前記送信しようとする電子データの保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを送信することなく、その送信しようとする電子データを含む電子データ付き電子メールを、前記情報処理装置に送信することを特徴とする。
【００２０】
これによれば、前記電子データ付き電子メールを送信したことのある情報処理装置に対して、前記送信しようとする電子データの保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを送信することなく、その送信しようとする電子データを含む電子データ付き電子メールを送信するので、画像形成装置に記憶された電子データに直接アクセスすることのできない情報処理装置の所有者は、迅速に電子データを取得することができるようになる。
【００２１】
また、前記情報入力部は、画像データを読み取るスキャナであることを特徴とする。
【００２２】
また、この発明は、所定の情報を入力して、電子データとして記憶部に記憶し、前記電子データが記憶された位置を示す保存位置情報を生成し、前記保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後、所定の確認設定時間が経過しても、前記送信先の情報処理装置からの電子データの取得要求がない場合は、前記電子データを含む電子データ付き電子メールを、前記送信先の情報処理装置に、自動的に送信することを特徴とする電子データ送信方法を提供するものである。
これによれば、保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後、所定の確認設定時間が経過しても、送信先の情報処理装置からの電子データの取得要求がない場合は、電子データを含む電子データ付き電子メールを、送信先の情報処理装置に、自動的に送信するので、電子メールを処理するメールサーバの負荷を軽減でき、情報を入力したユーザが、電子データ付き電子メールを再送させる操作をする必要はなく、ユーザの操作負担を軽減できる。
【発明の効果】
【００２３】
この発明によれば、電子データが記憶された位置を示す保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後、所定の確認設定時間が経過しても、送信先の情報処理装置からの電子データの取得要求が確認できない場合は、電子データを含む電子データ付き電子メールを、送信先の情報処理装置に送信するので、電子データを含む電子データ付き電子メールの送信回数を減らすことができ、それによって電子メールを処理するメールサーバの負荷を軽減でき、また、画像形成装置に記憶された電子データに直接アクセスすることのできない情報処理装置の所有者に保存位置付き電子メールを送信した場合でも、情報を入力したユーザが、電子データ付き電子メールを再送させる操作をする必要はなく、ユーザの操作負担を軽減できる。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】この発明の画像形成装置を含む通信システムの一実施例の概略接続図である。
【図２】この発明の画像形成装置の一実施例の構成ブロック図である。
【図３】この発明の画像形成装置で利用される情報の一実施例の説明図である。
【図４】この発明の画像形成装置で利用される情報の一実施例の説明図である。
【図５】この発明の画像形成装置における電子メール送信処理等の一実施例のフローチャートである。
【図６】この発明の画像形成装置と情報処理装置との間の一実施例の通信シーケンスである。
【図７】この発明の画像形成装置と情報処理装置との間の一実施例の通信シーケンスである。
【発明を実施するための形態】
【００２５】
以下、図面を使用して本発明の実施の形態を説明する。なお、以下の実施例の記載によって、この発明が限定されるものではない。
＜画像形成装置を含む通信システムの構成＞
図１に、この発明の画像形成装置を含む通信システムの一実施例の概略接続図を示す。
図１において、同一の構内１（たとえば、同一建物や同一フロア）に配置された画像形成装置１１と、複数の情報処理装置（ＴＥ００１、ＴＥ００ｎ）１２とが、構内ネットワーク（ＬＡＮ）１０を介して接続されている状態を示している。
【００２６】
画像形成装置（以下、ＭＦＰ：Multifunction Peripheral、複合機とも呼ぶ）１１は、画像データを処理する装置であり、たとえば、複写機能、印刷機能、スキャナ機能、ＦＡＸ機能、通信機能などを備えた電子機器である。
情報処理装置（以下、ＴＥとも呼ぶ）１２は、パソコン、タブレット端末、スマートフォン、その他の携帯端末などの電子機器である。
【００２７】
構内ネットワーク（ＬＡＮ）１０は、有線または無線のネットワークであり、画像形成装置１１と、複数の情報処理装置１２とが接続される。
たとえば、特別な通信接続制限が設定されていない場合には、ＬＡＮ１０を介して、情報処理装置ＴＥ００１から、画像形成装置１１に電子データが送信され、あるいは、画像形成装置１１から、情報処理装置ＴＥ００ｎに、スキャナ機能によって入力された画像データが転送される。
また、図示しないが、所定のメールサーバが、構内ネットワーク（ＬＡＮ）１０に接続され、複数の情報処理装置１２同士の相互間、および画像形成装置１１と情報処理装置１２との間で、電子メールの送受信ができるものとする。
【００２８】
また、構内ネットワーク（ＬＡＮ）１０は、インターネットなどの広域ネットワーク（ＷＡＮ）２０に接続され、広域ネットワーク（ＷＡＮ）２０には、他の構内ネットワーク（ＬＡＮ）や、構内１の外部に存在する複数の情報処理装置（ＴＥ１１１、ＴＥ１１ｎ）２１が接続される。
【００２９】
図示しないが、広域ネットワーク（ＷＡＮ）２０にも、他のメールサーバが接続され、メールサーバ同士の通信を介して、構内１の構内ネットワーク（ＬＡＮ）１０に接続された情報処理装置（ＴＥ００１、ＴＥ００ｎ）１２と、構内１の外部に存在する情報処理装置（ＴＥ１１１、ＴＥ１１ｎ）２１との間で、電子メールの送受信ができるものとする。また、画像形成装置１１と、構内１の外部に存在する情報処理装置（ＴＥ１１１、ＴＥ１１ｎ）２１との間でも、電子メールの送受信ができるものとする。
【００３０】
さらに、特別な通信接続制限が設定されていない場合には、広域ネットワーク（ＷＡＮ）２０および構内ネットワーク（ＬＡＮ）１０を介して、画像形成装置１１と、構内１の外部に存在する情報処理装置（ＴＥ１１１、ＴＥ１１ｎ）２１との間で、所定のデータ通信ができるものとする。たとえば、情報処理装置ＴＥ１１１から、電子データの取得要求が、画像形成装置１１に送信された場合、画像形成装置１１に保存されている電子データのファイルが、情報処理装置ＴＥ１１１に送信される。
【００３１】
ただし、構内ネットワーク（ＬＡＮ）１０に、セキュリティ機能を有するルータやファイヤーウオール機器が設置され、これらの機器によって、広域ネットワーク（ＷＡＮ）２０からのアクセスに対して通信制限が設定されている場合、画像形成装置１１と、構内１の外部に存在する情報処理装置（ＴＥ１１１、ＴＥ１１ｎ）２１との間の通信が制限される場合がある。たとえば、情報処理装置ＴＥ１１１から送信された電子データの取得要求が、画像形成装置１１に届かない場合がある。
【００３２】
この発明では、画像形成装置１１と、構内１の外部に存在する情報処理装置２１との間で、電子メールの送受信はできるが、構内１の外部に存在する情報処理装置２１から、画像形成装置１１に対して接続することができない場合でも、情報処理装置２１から取得要求される可能性のある電子データを、電子メールに添付して、画像形成装置１１から情報処理装置２１に送信するようにする。
また、画像形成装置１１から所定の情報処理装置ＴＥに対して、取得してほしい電子データが保存されている位置を示す電子メールを送信した後、所定時間が経過しても、その情報処理装置から何の応答もない場合は、画像形成装置１１に保存されている電子データを、電子メールに添付して、画像形成装置１１から情報処理装置ＴＥに送信するようにする。
【００３３】
一方、画像形成装置１１から所定の情報処理装置に対して、取得してほしい電子データが保存されている位置を示す電子メールを送信する場合には、原則として、その電子メールには、電子データを添付せずに送信し、送信される電子メールのサイズを少なくし、メールサーバの負荷を軽減させるようにする。
以上が、この発明の画像形成装置を含む通信システムの概略構成である。
【００３４】
＜画像形成装置の構成の説明＞
図２に、この発明の画像形成装置の一実施例の構成ブロック図を示す。
図２において、この発明の画像形成装置（ＭＦＰ）１１は、主として、制御部５１、操作部５２、情報入力部５３、通信部５４、表示部５５、出力部５６、保存位置情報生成部５７、保存位置付きメール生成部５８、確認期間設定部５９、取得要求確認部６０、電子データ付きメール生成部６１、記憶部７０を備える。
【００３５】
制御部５１は、情報入力部などの各構成要素の動作を制御する部分であり、主として、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、Ｉ／Ｏコントローラ、タイマー等からなるマイクロコンピュータによって実現される。
ＣＰＵは、ＲＯＭ等に予め格納された制御プログラムに基づいて、各種ハードウェアを有機的に動作させて、この発明の情報入力機能、通信機能などを実行する。
【００３６】
操作部５２は、文字などの情報の入力や、機能の選択入力をする部分であり、たとえば、キーボード、マウス、タッチパネルなどが用いられる。
【００３７】
情報入力部５３は、所定の情報を入力する部分であり、たとえば、画像データや文字図形等が記載された書類などの情報を入力する。入力された情報は、電子データとして、記憶部７０に記憶される。
情報入力部５３としては、画像データを読み取るスキャナや、ＵＳＢメモリなどの外部の記憶媒体を接続するインタフェースが該当する。
画像データや書類などの情報を入力する方法は種々の方法があるが、たとえば、情報が印刷された書面をスキャナで読み取り、読み取った書面の電子データを、記憶部７０に、入力電子データとして記憶する。
【００３８】
また、入力したい画像や書類などの電子データファイルを、ＵＳＢメモリなどの外部の記憶媒体に保存しておき、ＵＳＢメモリ等をＵＳＢ端子などの入力インタフェースに接続し、操作部５２で所定の入力操作を行うことによって、ＵＳＢメモリ等に保存された所望の電子データファイルを読み出して、記憶部７０に、入力電子データとして記憶する。
画像や書類などの情報を入力する方法は、以上のものに限るものではなく、ＬＡＮ１０を介して、他の情報処理装置ＴＥから、電子データファイルを入力してもよい。
【００３９】
通信部５４は、ＬＡＮ１０に接続して、情報処理装置１２とデータの送受信をする部分であり、主として、画像形成装置ＭＦＰ１１で作成された電子メールを、メールサーバを介して、所定の情報処理装置１２に送信する。
また、上記したように、ＬＡＮ１０およびＷＡＮ２０を介して、ＬＡＮ１０に直接接続されていない情報処理装置２１とデータの送受信をする部分でもある。この情報処理装置２１に対しても、画像形成装置ＭＦＰ１１で作成された電子メールを送信する。
通信方式としては、既存のあらゆる規格に基づく通信方式を利用することができ、有線通信および無線通信のどちらを利用してもよい。
【００４０】
たとえば、後述するように、保存位置付きメール生成部５８によって生成された保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置ＴＥに送信する。また、電子データ付きメール生成部６１によって生成された電子データ付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置ＴＥに送信する。
また、情報処理装置ＴＥから送信される取得要求データを受信する。
【００４１】
表示部５５は、情報を表示する部分であり、各機能の実行に必要な情報や、機能の実行の結果などを、利用者に知らせるために表示する。たとえば、LCD、有機ELディスプレイなどが用いられ、操作部５２としてタッチパネルが用いられる場合は、表示部とタッチパネルとが重ね合わせて配置される。
【００４２】
出力部５６は、情報を出力する部分であり、たとえば、情報を紙媒体に印刷して出力するプリンタに相当する。
【００４３】
保存位置情報生成部５７は、電子データが記憶された位置を示す保存位置情報を生成する部分である。
保存位置情報は、情報入力部５３によって入力され記憶部７０に記憶された入力電子データを保存している位置を識別する情報である。
一般的に、入力電子データは、ファイル名をつけて保存されるが、そのファイル名の所在を示す情報が生成される。
たとえば、入力電子データを保存している位置とファイル名を特定することのできる情報として、後述するように、httpで始まる形式のＵＲＬ(たとえば、http://mfp/image/file/scandata01.pdf)が生成される。ＵＲＬは、所定の送信先の情報処理装置から、電子データが記憶された位置をアクセスすることのできる情報である。
【００４４】
この保存位置情報は、後述する保存位置付き電子メールに含められ、所定の送信先に送信される。
また、所定の送信先の情報処理装置ＴＥから送られる取得要求データに、保存位置情報が含められ、保存位置情報に示される位置に存在する電子データのファイルが取り出される。
【００４５】
保存位置付きメール生成部５８は、保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを生成する部分である。保存位置付き電子メールは、入力電子データを保存している位置とファイル名を特定するＵＲＬを含む電子メールであり、電子データそのものは含まれない。
保存位置付き電子メールの一実施例は、後述する図４（a）に示す。
【００４６】
確認期間設定部５９は、保存位置付き電子メールを送信した送信先の情報処理装置ＴＥから送られてくる電子データの取得要求（取得要求データ）の有無を確認する期間である確認設定時間を設定する部分である。
また、セキュリティの確保等のために、電子データがＭＦＰに保存された場合、外部の情報処理装置ＴＥからその電子データを取得できる期間を設定する場合があるが、この確認設定時間として、電子データの取得を許可する期間（リンク有効期間）と同一の時間を設定してもよい。あるいは、確認設定時間としては、リンク有効期間とは別に、リンク有効期間と異なる時間を設定してもよい。
【００４７】
また、通信部５４が、保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを、所定の送信先の情報処理装置に送信した後に、確認設定時間を確認タイマーに初期設定し、この確認設定時間を計測する確認タイマーを起動させる。
【００４８】
取得要求確認部６０は、電子メールの送信先である情報処理装置ＴＥから送られてくる電子データを取得するための取得要求（取得要求データ）の受信の有無を確認する部分である。
取得要求データは、保存位置付き電子メールを受信した情報処理装置ＴＥから、画像形成装置ＭＦＰに保存されている入力電子データの送信を要求するデータである。
取得要求データには、取得したい入力電子データの保存位置情報（ＵＲＬ）が含まれる。
ＭＦＰが取得要求データを受信すると、保存位置情報（ＵＲＬ）が示す位置に保存されている入力電子データが読み出され、取得要求データを送信してきた情報処理装置ＴＥに送られる。
取得要求データの一実施例は、後述する図４（b）に示す。
【００４９】
また、上記したように、通信部５４が保存位置付き電子メールを所定の送信先の情報処理装置に送信した後に、確認タイマーが起動されると、確認設定時間が経過するまで、取得要求確認部６０によって、取得要求データの受信の有無が確認される。
取得要求確認部６０が、所定の確認設定時間が経過しても、送信先の情報処理装置からの電子データの取得要求が確認できない場合は、後述する電子データ付きメール生成部６１が、電子データを含む電子データ付き電子メールを生成し、通信部５４が、電子データ付き電子メールを、送信先の情報処理装置に送信する。
【００５０】
電子データ付きメール生成部６１は、電子データを含む電子データ付き電子メールを生成する部分である。
電子データ付き電子メールは、入力電子データのファイルそのものを含む電子メールである。この電子メールには、入力電子データのファイルが添付されるので、このファイルをダウンロードして保存するか、所定のアプリケーションプログラムで開くことにより、すぐにそのファイルの内容を確認できる。
電子データ付き電子メールの一実施例は、後述する図４（a）に示す。
【００５１】
記憶部７０は、この発明の画像形成装置の各機能を実行するために必要な情報やプログラムを記憶する部分であり、ＲＯＭ、ＲＡＭ、フラッシュメモリなどの半導体記憶素子、ＨＤＤ、ＳＳＤなどの記憶装置、その他の記憶媒体が用いられる。
記憶部３０には、たとえば、送信先アドレス情報７１、入力電子データ７２、送信情報リスト７３、送信メール情報７４、取得要求データ７５、確認設定時間７６、確認タイマー７７、要求確認フラグ７８などが記憶される。
【００５２】
送信先アドレス情報７１は、電子メールの送信先のアドレスを記憶した情報である。送信先アドレス情報７１は、記憶部７０に予め記憶されるか、または、ユーザが、電子メールを送信する前に、入力する。
図３（a）に、送信先アドレス情報７１の一実施例を示す。
１つの送信先アドレス情報７１は、たとえば、図３（a）に示すように、送信先名称と、メールアドレスと、識別ＩＤとが対応付けられて記憶される。
メールアドレスと識別ＩＤは、電子メールに含まれる送信先情報に相当する。
【００５３】
送信先名称は、送信先を区別するための情報であり、たとえば、会社名や、個人名などが利用される。
メールアドレスは、一般的な電子メールのアドレスとして用いられている形式のデータである。
識別ＩＤは、電子メールを送信する送信先の情報処理装置ＴＥを識別するための情報であり、セキュリティを確保するために、所定の暗号形式により、暗号化されたコード（暗号コード）を利用することが好ましい。識別ＩＤとしては、意味の無い数字や記号からなる情報や、送信先名称を暗号化した情報でもよい。
上記した保存位置情報はＵＲＬそのものであったが、保存位置情報に、ＵＲＬと、識別ＩＤとを含めてもよい。
【００５４】
入力電子データ７２は、情報入力部５３によって画像形成装置ＭＦＰに入力された電子データであり、たとえば、上記したように、スキャナによって読み取られた画像データや、外部のＵＳＢメモリなどに記憶されていたデータに相当する。
入力された電子データは、ファイル名が付与されて記憶部７０に保存され、保存位置情報生成部５７によって、その保存されている位置を識別する保存位置情報（ＵＲＬ）が生成される。
図３（b）に、入力電子データ７２の一実施例を示す。
ここでは、ファイル名と、保存位置情報（ＵＲＬ）からなる入力電子データ７２を示している。
【００５５】
送信情報リスト７３は、所定の送信先に実際に送信した電子メールに関する情報を記憶したものである。
保存位置付き電子メールを作成するごとに、その電子メールの送信情報が作成され、記憶部７０に記憶される。電子データ付き電子メールを作成する場合には、送信情報は作成されない。
図３（c）に、送信情報リスト７３の一実施例を示す。
１つの送信情報リスト７３には、たとえば、送信先情報と、保存位置情報と、要求確認フラグとが含まれる。ここで、送信先情報には、上記したメールアドレスと識別ＩＤとが含まれる。
要求確認フラグは、後述するように、入力電子データの取得要求の有無を示す情報である。
【００５６】
図３（c）には、２つの送信情報リスト７３を示しているが、要求確認フラグが「未」のものは、保存位置付き電子メールを送信した送信先から送られるべき取得要求データをまだ受信していないことを意味する。要求確認フラグが「済」のものは、保存位置付き電子メールを送信した送信先から送られた取得要求データが受信され、その取得要求データによって特定される電子データが、その送信先に送信されたことを意味する。
【００５７】
確認設定時間７６は、上記したように、情報処理装置ＴＥから送られてくる電子データの取得要求（取得要求データ）の有無を確認する期間である。
たとえば、図３（d）に示すように、３０分というような時間が、設定される。ただし、３０分に限るものではない。
この確認設定時間７６は、予め固定的に設定してもよいが、ユーザが、電子データを入力するときや、保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを送信する前に、その都度、設定変更できるようにしてもよい。
また、確認設定時間７６としては、上記したように、電子データの取得を許可する期間（リンク有効期間）と同一の時間か、あるいは、リンク有効期間と異なる時間を設定してもよい。たとえば、リンク有効期間よりも長い時間を設定してもよい。
【００５８】
確認タイマー７７は、確認設定時間７６を計測するタイマーであり、保存位置付き電子メールを送信した後に起動され、取得要求データが受信されるまで、時間を計測する。
保存位置付き電子メールを送信した直後に、確認タイマー７７に、確認設定時間７６が、初期設定され、時間がカウントダウンされる。
確認タイマー７７に設定された時間が経過し、確認タイマー７７がタイムアウトした場合、所定時間以上、保存位置付き電子メールを送信した送信先からの取得要求データが受信されなかったので、その送信先に、電子データ付き電子メールを送信する。
【００５９】
要求確認フラグ７８は、上記したように、入力電子データの取得要求の有無を示す情報であり、具体的には、電子メールの送信先のＴＥから送られた取得要求データが受信され、その取得要求データによって特定される電子データが、送信先のＴＥに送信されたか否かを示す情報である。
図３（e）に示すように、たとえば、要求確認フラグが「未」の場合、取得要求データをまだ受信していないことを示す。要求確認フラグが「済」の場合、取得要求データを受信し、その取得要求データによって特定される電子データが、送信先のＴＥに送信されたことを示す。
また、要求確認フラグ７８は、図３（c）の送信情報リスト７３の送信先ごとに設定される。
【００６０】
送信メール情報７４は、情報処理装置ＴＥに送信される電子メールの情報である。
情報処理装置ＴＥに送信される電子メールには、保存位置付きメール生成部５８によって生成される保存位置付き電子メールと、電子データ付きメール生成部６１によって生成される電子データ付き電子メールとがある。
図４（a）に、送信メール情報７４の一実施例を示す。
１つの送信メール情報７４には、主として、送信元アドレス、送信先アドレス、送信先識別ＩＤ、メール題名、メール本文が含まれる。
【００６１】
画像形成装置ＭＦＰから送信される電子メールでは、送信元アドレスには、その画像形成装置に予め付与された電子メールアドレスが設定される。
送信先アドレスと送信先識別ＩＤは、送信先アドレス情報７１から読み出された情報である。
メール題名、メール本文は、一般的な電子メールと同様に設定入力されるものであるが、画像形成装置ＭＦＰから送信される電子メールでは、たとえば、メール題名には、「電子メールの送信」という情報が、自動的に設定される。
また、メール本文には、定型的な文章が自動的に設定される。
【００６２】
ただし、メール題名を空欄にしてもよく、メール本文は、定型的な文章を設定しなくてもよい。また、定型的な文章がない場合は、電子データが画像形成装置ＭＦＰに保存された日時等を、メール本文に含めてもよい。
あるいは、保存位置付き電子メールの場合は、定型的な文章を省略し、保存位置を示すＵＲＬのみからなるメール本文でもよい。
また、電子データ付き電子メールの場合は、メール本文そのものを空欄にしてもよい。
【００６３】
図４（a）の保存位置付き電子メールでは、たとえば、メール本文に、「電子データの保存位置の情報を送ります。以下のＵＲＬをクリックして受信してください。」というような定型文を記載し、電子データの保存位置情報であるＵＲＬを記載している。
また、図４（a）の電子データ付き電子メールでは、メール本文に、「電子データのファイルを添付します。電子データのファイルを選択して保存してください。」というような定型文を記載し、さらに、電子データの添付ファイル名を記載し、電子データのファイルそのものを付加している。
【００６４】
取得要求データ７５は、上記したように、画像形成装置ＭＦＰから送った電子メールの送信先である情報処理装置ＴＥから送信されてくるデータである。
取得要求データ７５には、図４（b）に示すように、主として、送信元アドレス、送信先アドレス、送信元識別ＩＤ、データ名、電子データの保存位置情報（ＵＲＬ）が含まれる。
【００６５】
ここでは、送信元アドレスには、送信メール情報７４の送信先アドレスが設定され、送信先アドレスには、送信メール情報７４の送信元アドレス（ＭＦＰの電子メールアドレス）が設定され、送信元識別ＩＤには、送信メール情報７４の送信先識別ＩＤが設定される。
また、データ名には、たとえば、「電子データの取得要求」のような名称が自動的に設定され、保存位置情報には、受信した保存位置付き電子メールのメール本文に記載されていた保存位置情報（ＵＲＬ）が設定される。
【００６６】
＜画像形成装置の電子メール送信処理等の一実施例におけるフローチャート＞
図５に、この発明の画像形成装置における電子メール送信処理等の一実施例のフローチャートを示す。
ここでは、確認設定時間７６は、予め設定されているものとする。ただし、ユーザが、送信先アドレスや画像データを入力するときに、確認設定時間７６を入力してもよい。
【００６７】
ステップS1において、ユーザが、操作部５２を用いて、画像データを送信する相手の送信先アドレスを選択する。
ここでは、たとえば、記憶部７０に記憶されている送信先アドレス情報７１の送信先名称のリストを表示部５５に表示して、ユーザに画像データを送信しようとする相手の送信先名称を選択入力してもらえばよい。あるいは、画像データを送信しようとする相手の送信先名称がまだ記憶されていない場合は、その者の電子メールアドレスを、直接入力してもよい。
選択された送信先名称に対応するメールアドレスと識別ＩＤとが、送信先アドレス情報７１から読み出される。
【００６８】
ステップS2において、ユーザが、情報入力部５３を用いて、送信しようとする画像データを入力する。
ここでは、たとえば、スキャナを用いて、用紙に記載された画像データを読み取り、読み取られた画像データを電子化したデータを、入力電子データ７２として、記憶部７０に保存する。
【００６９】
ステップS3において、保存位置情報生成部５７が、入力電子データ７２の保存位置情報（ＵＲＬ）を生成する。入力電子データ７２には、そのファイル名と、生成された保存位置情報（ＵＲＬ）とが対応づけて保存される。
ステップS4において、送信情報リスト７３に、入力された電子データに関係する情報を記憶する。
ここでは、たとえば、読み出されたメールアドレスと識別ＩＤとからなる送信先情報と、生成された保存位置情報（ＵＲＬ）と、「未」に設定された要求確認フラグとが、対応付けて記憶される。
【００７０】
ステップS5において、保存位置付きメール生成部５８が、保存位置付き電子メールを生成する。
ここでは、たとえば、図４（a）に示したような保存位置付き電子メールが生成される。保存位置情報（ＵＲＬ）は、メール本文の中に記載される。
ステップS6において、通信部５４によって、保存位置付き電子メールを送信する。
保存位置付き電子メールは、メールサーバに送られ、さらに、ＬＡＮやＷＡＮを経由して、送信先の情報処理装置TEまで届けられる。
ステップS7において、確認設定時間７６を、確認タイマー７７に設定し、確認タイマー７７を起動させ、時間計測を開始させる。
【００７１】
ステップS8において、取得要求確認部６０が、取得要求データ７５の受信の有無をチェックする。
ステップS9において、取得要求データ７５の受信があった場合は、ステップS10に進み、そうでない場合は、ステップS14に進む。
【００７２】
ステップS10において、受信された取得要求データ７５に含まれる保存位置情報（ＵＲＬ）を取得する。
ステップS11において、保存位置情報（ＵＲＬ）を利用して、取得要求データによって取得要求された電子データのファイルを、記憶部７０から読み出す。
ステップS12において、読み出した電子データのファイルを、取得要求データ７５を送信してきた情報処理装置ＴＥに送信する。
ステップS13において、送信情報リスト７３に記憶された送信情報のうち、電子データのファイルを送信した送信先の要求確認フラグを、「済」に設定し、処理を終了する。
【００７３】
ステップS14において、確認タイマー７７に設定された確認設定時間７６が経過したか否かをチェックし、確認設定時間７６が経過した場合は、ステップS16に進み、そうでない場合はステップS15に進む。
ステップS15において、所定時間ごとに、保存位置付き電子メールを再送信し、ステップS8に戻る。
ここで、所定時間は、確認設定時間７６よりも短い任意の時間（たとえば、５分）を予め設定しておけばよい。ただし、ステップS15を省略して、ステップS8に戻ってもよい。
【００７４】
ステップS16において、送信情報リスト７３に記憶されている全ての要求確認フラグ７８をチェックする。
ステップS17において、要求確認フラグ７８の中に、「未」となっているものがあるか否か確認し、「未」となっている要求確認フラグ７８が１つでもあれば、ステップS18に進み、「未」となっている要求確認フラグ７８が１つもない場合は、処理を終了する。
【００７５】
ステップS18において、送信情報リスト７３の要求確認フラグ７８が「未」となっている送信先を抽出する。
ステップS19において、電子データ付きメール生成部６１が、要求確認フラグ７８が「未」となっている送信先に送る電子データ付き電子メールを生成する。
ここでは、図４（a）に示したような電子データ付き電子メールを生成する。
要求確認フラグ７８が「未」となっている送信先情報のメールアドレスを送信先アドレスに設定し、識別ＩＤを送信先識別ＩＤに設定する。また、メール題名と、メール本文に、所定の定型文を自動的に設定する。さらに、要求確認フラグ７８が「未」となっている送信情報リストの保存位置情報（ＵＲＬ）を参照して、送るべき電子データを読み出し、電子メールに添付する。
【００７６】
ステップS20において、通信部５４によって、要求確認フラグ７８が「未」となっている送信先に、生成した電子データ付き電子メールを送信する。その後、処理を終了する。
【００７７】
このように、情報処理装置ＴＥに送るべき画像データが入力された場合に、その画像データを含む電子メールをいきなり送信するのではなく、保存位置付き電子メールを送信することにより、メールサーバの負荷を軽減できる。
また、保存位置付き電子メールを送信した後、取得要求データを受信することなく、確認設定時間が経過した場合に、ＭＦＰの利用者の操作を伴うことなく、自動的に、電子データ付き電子メールを送信するので、その利用者の操作負担を軽減させ、情報処理装置ＴＥが直接ＭＦＰにアクセスできない場合でも、情報処理装置ＴＥの所有者は、確認設定時間が経過した後に、電子データを取得できる。
【００７８】
＜画像形成装置と情報処理装置との間における通信シーケンスの説明＞
（実施例１）
図６に、この発明の画像形成装置と情報処理装置との間の一実施例の通信シーケンスを示す。
ここでは、画像形成装置ＭＦＰから、情報処理装置ＴＥに、保存位置付き電子メールを送信した後、その情報処理装置ＴＥから、電子データの取得要求が、画像形成装置ＭＦＰに送信された場合の通信シーケンスを示す。
また、画像形成装置ＭＦＰで入力された画像データを、２つの情報処理装置（ＴＥ００１、ＴＥ１１１）に送信するものとする。
入力された画像データを送信する電子メールの送信先アドレスは、ユーザの所定の入力操作によって、すでに設定されているものとする。
【００７９】
図６の画像形成装置ＭＦＰのステップＭ１において、まず、ユーザが、操作部５２を用いて、所定の入力操作をして、情報入力部５３によって、画像データを入力し、入力電子データ７２として、記憶部７０に保存する。
たとえば、スキャナによって、紙媒体に記載された画像データを読み取る。読み取った画像データに、所定のファイル名を付けて、入力電子データ７２として記憶部７０に保存する。
【００８０】
ステップＭ２において、保存位置情報生成部５７によって、保存された入力電子データ７２の保存位置情報ＵＲＬを生成する。
また、送信情報リスト７３を生成し、これから送信しようとする電子データに関する情報を記憶する。ここでは、送信先アドレス情報７１と、入力電子データ７２の保存位置情報とを対応付けて記憶し、さらに、要求確認フラグ７８を、「未」に設定する。
【００８１】
ステップＭ３において、保存位置付きメール生成部５８が、保存位置付き電子メールを生成する。保存位置付き電子メールの送信先アドレスには、たとえば、２つの情報処理装置（ＴＥ００１、ＴＥ１１１）の所有者のアドレスが設定される。
ステップＭ４において、通信部５４が、保存位置付き電子メールを送信する。
【００８２】
ステップＭ５において、確認タイマーに、確認設定時間７６を初期設定し、確認タイマーを起動させる。その後、取得要求確認部６０が、情報処理装置ＴＥから送信される取得要求データが受信されるか否かを、定期的にチェックする。
【００８３】
ここで、ステップＴ０において、情報処理装置ＴＥ１１１の所有者は、保存位置付き電子メールを受信しなかったとし、ステップＴ１において、情報処理装置ＴＥ００１の所有者が、保存位置付き電子メールを受信したとする。
【００８４】
ステップＴ２において、情報処理装置ＴＥ００１の所有者が、受信した保存位置付き電子メールの本文を確認し、取得すべき電子データが、ＭＦＰに保存されていることを知る。
ステップＴ３において、情報処理装置ＴＥ００１の所有者が、保存位置付き電子メールの本文に記載されている保存位置情報ＵＲＬをクリックする。
ステップＴ４において、情報処理装置ＴＥ００１において、取得要求データを生成し、情報処理装置ＴＥ００１から、ＭＦＰに対して、取得要求データを送信する。取得要求データには、上記したように、保存位置情報ＵＲＬなどが含まれる。
【００８５】
ステップＭ６において、情報処理装置ＴＥ００１から送信された取得要求データを受信する。
ステップＭ７において、受信した取得要求データを解析し、保存位置情報ＵＲＬを利用して、取得要求された電子データのファイルを読み出す。
ステップＭ８において、読み出した電子データのファイルを、情報処理装置ＴＥ００１に送信する。
ステップＭ９において、電子データを送信した送信先の送信情報リスト７３の要求確認フラグを、「済」に設定する。
【００８６】
ステップＴ５において、情報処理装置ＴＥ００１が、電子データのファイルを受信する。
ステップＴ６において、情報処理装置ＴＥ００１が、電子データのファイルを取得して、情報処理装置ＴＥ００１の所有者が、ファイルを表示または印刷等することにより、電子データの内容を確認する。
【００８７】
以上のように、取得要求データを送信してきた情報処理装置ＴＥ００１に対して、入力された電子データが送信される。
画像データが入力されて最初の電子メール（保存位置付き電子メール）が送信される場合には、その電子メールには電子データが添付されないので、電子メールを複数の宛先に送信する場合、電子データが添付された電子メールを一斉に送信する場合に比較して、メールサーバの負荷を低減させることができる。
また、ＭＦＰからの電子データの送信は、情報処理装置ＴＥから取得要求データを受信した場合に行われるので、電子データの送信が一時に集中する可能性を減らすことができる。
【００８８】
（実施例２）
図７に、この発明の画像形成装置と情報処理装置との間の一実施例の通信シーケンスである。
ここでは、画像形成装置ＭＦＰから、情報処理装置ＴＥに、保存位置付き電子メールを送信した後、所定の確認設定時間が経過しても、情報処理装置ＴＥから、電子データの取得要求が、画像形成装置ＭＦＰに送信されなかった場合の通信シーケンスを示す。
【００８９】
図７の画像形成装置ＭＦＰにおいて、ステップＭ１からステップＭ５までの処理は、図６と同じ処理をする。これにより、保存位置付き電子メールが、２つの情報処理装置（ＴＥ００１、ＴＥ１１１）に送信される。
ここで、ステップＴ０において、情報処理装置ＴＥ００１と情報処理装置ＴＥ１１１の所有者は、どちらも、保存位置付き電子メールを確認せず、何の応答もしなかったとする。
情報処理装置ＴＥの所有者が応答しなかった原因には、たとえば、ネットワークの接続不良や、ネットワークに設定されたセキュリティ機能のために、情報処理装置ＴＥからの取得要求データが、画像形成装置ＭＦＰに届かなかったことなどが考えられる。
【００９０】
ステップＭ１１において、取得要求確認部６０が、情報処理装置ＴＥから送信される取得要求データが受信されるか否かを、一定時間毎にチェックする。
このとき、確認タイマーの確認設定時間とは別に、所定時間経過しても、取得要求データが受信されない場合は、確認設定時間が経過するまでの間に、一定時間ごとに、保存位置付き電子メールを再送信する。
また、再送信された保存位置付き電子メールに対しても、情報処理装置ＴＥ００１と情報処理装置ＴＥ１１１の所有者は、どちらも、何の応答もしなかったとする。
【００９１】
ステップＭ１２において、確認タイマーがタイムアウトし、確認タイマーに設定された時間が経過したことを確認したとする。
ステップＭ１３において、送信情報リスト７３を検索し、現在記憶されている要求確認フラグが、「未」となっている送信先を抽出する。
ステップＭ１４において、要求確認フラグが「未」となっている送信先に対応づけられた保存位置情報が示す位置に保存されている電子データを読み出す。
【００９２】
ステップＭ１５において、電子データ付きメール生成部６１が、電子データ付き電子メールを生成し、情報処理装置ＴＥ００１と情報処理装置ＴＥ１１１に送信する。
電子データ付き電子メールの送信は、確認タイマーがタイムアウトしたことに起因し、画像形成装置ＭＦＰにおいて、利用者が特に入力操作をすることなく、自動的に行われる。
ステップＭ１６において、電子データ付き電子メールを送信した送信先の送信情報リスト７３の要求確認フラグを、「済」に設定する。
【００９３】
その後、ステップＴ１１において、情報処理装置ＴＥ００１と情報処理装置ＴＥ１１１の所有者が、電子データ付き電子メールを受信したとする。
ステップＴ１２において、受信した電子データ付き電子メールには、電子データが添付されているので、所有者が所定の操作をすることにより、電子データを取得する。これにより、所有者は、電子データの表示または印刷をすることにより、電子データの内容を確認することができる。
【００９４】
以上のように、取得要求データを送信して来なかった情報処理装置ＴＥに対しても、自動的に、入力された電子データ付きの電子メールが送信されるので、画像形成装置ＭＦＰにおける利用者が特に入力操作をすることがなく、画像形成装置ＭＦＰの利用者による電子データの再送信操作を省略することができ、利用者の操作負担を軽減できる。
【００９５】
また、実施例１と同様に、画像データが入力されて最初の電子メールが送信される場合には、その電子メールには電子データが添付されないので、電子メールを複数の宛先に送信する場合、電子データが添付された電子メールを一斉に送信する場合に比較して、メールサーバの負荷を低減させることができる。
また、ＭＦＰからの電子データ付き電子メールの送信は、取得要求データを送信してこなかった情報処理装置ＴＥに対してのみ行われるので、送信すべき全ての情報処理装置ＴＥに対して電子データ付き電子メールを送信する場合に比べて、メールサーバの負荷が一時に集中する可能性を減らすことができる。
【００９６】
（実施例３）
上記実施例２では、所定時間経過しても、取得要求データが受信されない場合は、保存位置付き電子メールを再送信するようにして、情報処理装置ＴＥ側で、取得要求データを送信する機会を増やすようにした。
ただし、ネットワークやセキュリティの問題で、常に、取得要求データを受信できない可能性もあり、保存位置付き電子メールの再送信が無駄となる場合があるので、保存位置付き電子メールの再送信をしなくてもよい。
また、保存位置付き電子メールを再送信するかしないかを、予め設定しておいてもよい。
また、保存位置付き電子メールを再送信する間隔は、確認設定時間７６よりも短い任意の時間（たとえば、５分）を設定すればよく、保存位置付き電子メールを送信する送信先が複数ある場合は、送信先ごとに、再送信する間隔を異ならせてもよい。
【００９７】
（実施例４）
上記実施例では、画像形成装置ＭＦＰで入力された電子データを情報処理装置ＴＥに送る前に、保存位置付き電子メールを送信していた。
しかし、ネットワークやセキュリティの問題で、画像形成装置ＭＦＰに直接アクセスすることのできない情報処理装置ＴＥについては、保存位置付き電子メールを送信した場合、そのＴＥからの取得要求データを受信できないので、画像形成装置ＭＦＰ側の利用者が特別な操作をしない場合には、常に、実施例２に示した手順で、電子データを情報処理装置ＴＥに送信することになる。
【００９８】
すなわち、保存位置付き電子メールを送信した後、確認設定時間が経過するのを待って、電子データ付き電子メールが、情報処理装置ＴＥに送信される。この場合、画像形成装置ＭＦＰに直接アクセスすることのできない情報処理装置ＴＥの所有者は、迅速に、電子データを取得できない。情報処理装置ＴＥの所有者は、電子データを取得するために、たとえば、画像形成装置ＭＦＰの利用者に対して、画像形成装置ＭＦＰに直接アクセスすることができず、電子データを送る場合は、常に電子データ付き電子メールを送信してほしいことを、電話などの別の手段を利用して伝える必要があり、電子データを取得するために手間がかかる。
【００９９】
そこで、通信部５４が、電子データ付き電子メールを送信したことのある情報処理装置ＴＥに、記憶部７０に記憶された電子データを送信しようとする場合、送信しようとする電子データの保存位置情報を含む保存位置付き電子メールを送信することなく、その送信しようとする電子データを含む電子データ付き電子メールを、情報処理装置ＴＥに送信するようにする。
すなわち、実施例２の手順をして電子データ付き電子メールを送信した送信先ＴＥに対しては、次回以降、新たな電子メールを送信する場合、保存位置付き電子メールを送信しないで、電子データ付き電子メールを送信するようにする。
【０１００】
上記処理を実現するためには、たとえば、送信先アドレス情報７１に、ファイル添付の要否を示す添付フラグを、送信先ごとに記憶するようにすればよい。
実施例１の手順で、取得要求データを受信して電子データを送信した場合は、その送信先の添付フラグに、「不要」を設定する。
一方、実施例２の手順で、電子データ付き電子メールを送信した場合は、その送信先の添付フラグに、「要」を設定する。
画像形成装置ＭＦＰで入力された電子データを送信する場合は、まず添付フラグを確認し、添付フラグが「不要」の場合は、保存位置付き電子メールを送信し、添付フラグが「要」の場合は、電子データ付き電子メールを送信すればよい。
【０１０１】
これにより、画像形成装置ＭＦＰに直接アクセスすることのできない情報処理装置ＴＥの所有者など、電子データ付き電子メールを受信したＴＥの所有者は、次回から、迅速に、電子データを取得することができるようになる。また、画像形成装置ＭＦＰの利用者も、電子データを一度送信したことのある送信先が、直接アクセスすることのできない情報処理装置ＴＥの所有者であるか否かをその都度確認する必要がなくなり、利用者の操作負担を軽減できる。
【０１０２】
（実施例５）
上記実施例では、確認設定時間７６としては、予め固定的に設定する場合を示した。
ただし、たとえば、図５のステップS2において、画像データを入力するごとに、ユーザが、確認設定時間７６を、その都度、設定入力してもよい。
また、確認設定時間７６は、保存位置付き電子メールごとに、異なる時間を設定してもよく、保存位置付き電子メールを送信する送信先アドレスごとに、異なる時間を設定してもよい。この場合は、送信情報リスト７３に記憶される情報ごとに、確認設定時間７６を記憶すればよく、異なる確認設定時間がそれぞれ初期設定された複数の確認タイマーが起動される。
【０１０３】
また、セキュリティの確保等のために、外部の情報処理装置ＴＥからその電子データを取得できる期間（リンク有効期間）を設定する場合は、同様に、図５のステップS2において、リンク有効期間を、その都度設定入力してもよい。
なお、確認設定時間としては、リンク有効期間とは別に、リンク有効期間よりも長い時間を設定してもよいが、確認設定時間７６とリンク有効期間に同一の時間を設定する場合は、どちらか一方の時間を設定入力すればよい。
【０１０４】
（実施例６）
上記実施例では、保存位置付き電子メールにおいて、送信先識別ＩＤと、保存位置情報（ＵＲＬ）を別々に含めるものを示した。
ただし、送信先識別ＩＤと、保存位置情報（ＵＲＬ）とを組み合わせた情報を、メール本文に記載してもよい。たとえば、(http://mfp/image/file/scandata01.pdf+user-1234)のような情報を記載してもよい。
また、よりセキュリティを高めるために、送信先識別ＩＤと保存位置情報（ＵＲＬ）とを組み合わせた情報をさらに暗号化したデータを、メール本文に記載してもよい。
【符号の説明】
【０１０５】
１  構内、
１０  構内ネットワーク（ＬＡＮ）
１１  画像形成装置（ＭＦＰ）、
１２  情報処理装置（ＴＥ）、
２０  広域ネットワーク（ＷＡＮ）、
２１  情報処理装置（ＴＥ）、
５１  制御部、
５２  操作部、
５３  情報入力部、
５４  通信部、
５５  表示部、
５６  出力部、
５７  保存位置情報生成部、
５８  保存位置付きメール生成部、
５９  確認期間設定部、
６０  取得要求確認部、
６１  電子データ付きメール生成部、
７０  記憶部、
７１  送信先アドレス情報、
７２  入力電子データ、
７３  送信情報リスト、
７４  送信メール情報、
７５  取得要求データ、
７６  確認設定時間、
７７  確認タイマー、
７８  要求確認フラグ
【図１】
2018163483.tif 000003
【図２】
2018163483.tif 000004
【図３】
2018163483.tif 000005
【図４】
2018163483.tif 000006
【図５】
2018163483.tif 000007
【図６】
2018163483.tif 000008
【図７】
2018163483.tif 000009