(57)【要約】【課題】  画像形成装置でのファイル名命名規則の設定変更があった場合、画像形成装置と情報処理装置とでその変更の通知のために直接通信する仕組みを用いずに、その変更を情報処理装置で確認できる仕組みを提供することを目的とする。【解決手段】  ファイルを管理するサーバーと通信可能な画像形成装置と、前記サーバーと通信可能な情報処理装置とを含むファイル管理システムであって、前記画像形成装置は、受信したデータに対応するファイルを前記サーバーに保存する際のファイル名の命名規則を設定し、設定を示す情報を前記サーバーに保存する。前記情報処理装置は、設定を示す情報を確認し、確認した前記設定を示す情報を用いて、前記ファイル名から宛先情報を取得し、取得した宛先情報に基づきファイルに対応するデータの送信を画像形成装置に対して指示する。【選択図】  図７
2018018417.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルを管理するサーバーと通信可能な画像形成装置と、前記サーバーと通信可能な情報処理装置とを含むファイル管理システムであって、
前記画像形成装置は、
受信したデータに対応するファイルを前記サーバーに保存する際のファイル名の命名規則を設定する設定手段と、
前記設定手段による設定を示す情報を前記サーバーに保存する保存手段と、を有し、
前記情報処理装置は、
前記保存手段により保存される前記設定手段による設定を示す情報を確認する確認手段と、
前記確認手段が確認した前記設定を示す情報を用いて、前記ファイル名から宛先情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した宛先情報に基づきファイルの送信を画像形成装置に対して指示する指示手段と、を有することを特徴とするファイル管理システム。
【請求項２】
前記画像形成装置は、データ送受信のためのファクス機能を備えていることを特徴とする請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項３】
前記ファイル管理システムでは、宛先名およびファクス番号を含む複数の宛先情報が記載されるアドレス帳を管理しており、
前記指示手段は、前記取得手段が取得した宛先情報でアドレス帳を検索して該当したファクス番号を、前記ファイルの送信先として設定し、前記ファイルのファクス送信を画像形成装置に対して指示することを特徴とする請求項１または２に記載のファイル管理システム。
【請求項４】
前記ファイル名から宛先情報を取得するために前記設定を示す情報を用いるか否かをユーザーに入力させる入力手段を更に有することを特徴する請求項１乃至３のいずれか１項に記載のファイル管理システム。
【請求項５】
前記情報処理装置は、前記画像形成装置がファクス受信したデータに対応するファイルが格納された前記サーバーにおける格納領域から、別の格納領域に該ファイルを移動させる移動手段を更に有し、
前記取得手段は、前記移動手段が前記ファイルを移動させる前に、前記確認手段が確認した前記設定を示す情報を用いて、前記ファイル名から宛先情報を取得し、
前記移動手段は、前記取得手段が取得した宛先情報と関連付けて前記ファイルを移動させることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のファイル管理システム。
【請求項６】
前記情報処理装置は、前記画像形成装置がファクス受信したデータに対応するファイルが格納された前記サーバーにおける格納領域から、別の格納領域に該ファイルを移動させる移動手段を更に有し、
前記取得手段は、前記設定手段による設定を示す情報および前記ファイルを移動させることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のファイル管理システム。
【請求項７】
前記情報処理装置は、前記サーバーに保存される、前記設定手段による設定を示す情報が変更されたことをユーザーに通知する通知手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のファイル管理システム。
【請求項８】
前記画像形成装置は、前記設定手段により設定される命名規則に従い命名したファイルを前記サーバーに保存することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載のファイル管理システム。
【請求項９】
前記取得手段は、前記確認手段が確認した前記設定を示す情報に含まれるファイル名の命名規則を用いて、前記ファイル名から宛先名またはファクス番号を、前記宛先情報として取得することを特徴とする請求項１乃至８いずれか１項に記載のファイル管理システム。
【請求項１０】
ファイルを管理するサーバーと通信可能な画像形成装置と、前記サーバーと通信可能な情報処理装置とを含むファイル管理システムの制御方法であって、
前記画像形成装置が、受信したデータに対応するファイルを前記サーバーに保存する際のファイル名の命名規則を設定する設定工程と、
前記画像形成装置が、前記設定工程での設定を示す情報を前記サーバーに保存する保存工程と、を有し、
前記情報処理装置が、前記保存工程で保存される前記設定工程での設定を示す情報を確認する確認工程と、
前記情報処理装置が、前記確認工程で確認した前記設定を示す情報を用いて、前記ファイル名から宛先情報を取得する取得工程と、
前記情報処理装置が、前記取得工程で取得した宛先情報に基づきファイルに対応するデータの送信を画像形成装置に対して指示する指示工程と、を有することを特徴とする制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置と情報処理装置とを含むファイル管理システム、制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、ファイルサーバーに格納されるファイルを送信する際に、ファイル名に含まれる宛先情報を抽出して、アドレス帳の検索を行って送信先のファクス番号を自動で設定する機能がある。なお、宛先情報とは、ファイル送信の際の送信先となる宛先を示すファクス番号などである。
【０００３】
特許文献１には、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）端末のローカルフォルダに保存されるファイル名の命名規則に基づいて、ファイル名から事業所ＩＤや事業所名を抽出する方法が記載されている。抽出された事業ＩＤや事業所名を使ってアドレス帳の検索を行い、送信先のファクス番号を設定できる。
【０００４】
また、画像形成装置においてファクス受信したデータをファイル化してファイルサーバーに転送する際に、ファイルサーバーに転送するファイルに対してファイル名を自動で付ける機能がある。例えば、受信日時や送信元のファクス番号をハイフンで区切った文字列が自動生成されて、ファイル名として付けられる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１６−５２５７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明では、情報処理装置がサーバーに保存されているファイルを取得して、画像形成装置に対してその取得したファイルの送信の指示を行うことを想定する。
【０００７】
特許文献１に記載の技術に依れば、情報処理装置が画像形成装置に対してファイルの送信を指示する際に、情報処理装置が取得したファイルのファイル名から抽出される情報で特定できた宛先情報を用いて、その送信先を自動で設定することが可能となる。
【０００８】
ここで、上述した特許文献１では、複数のサービスサーバーそれぞれのファイル命名規則を記したファイルがＰＣ端末のローカルフォルダ（記憶部）に保存されている。一方で、サーバーには、画像形成装置がファクス受信したデータをファイル化したファイルが保存されている。そのため、画像形成装置においてファイル名の命名規則の変更が行われた際に、前述の送信先の自動設定を行うためには、ＰＣ端末のローカルフォルダに保存された命名規則の設定をユーザーが変更する必要があり手間がかかる。
【０００９】
なお、このような場合、変更された命名規則を情報処理装置が画像形成装置から取得することができれば良い。しかしながら、画像形成装置での命名規則の変更と情報処理装置での処理とは非同期で行われるため、情報処理装置でのファイルの送信の指示のタイミングまでに画像形成装置の電源がオフされているなどで通信できず、その変更内容を取得できない可能性がある。また、画像形成装置での命名規則の変更のたびに情報処理装置にその変更を通知することも考えられるが、情報処理装置でその通知をもとにローカルフォルダに保存された命名規則を管理するサービスを常駐させる必要がある。また、画像形成装置から変更の通知を毎回受け取ったとしても、その一部の変更における命名規則を情報処理装置が必ずしも利用するとは限らず、無駄な通信が発生するといったことも考えられる。
【００１０】
そこで、本発明のファイル管理システムにおいて、画像形成装置での上述の変更があった場合、画像形成装置と情報処理装置とでその変更の通知のために直接通信する仕組みを用いずに、その変更を情報処理装置で確認できる仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題を解決するために、本発明のファイル管理システムは、ファイルを管理するサーバーと通信可能な画像形成装置と、前記サーバーと通信可能な情報処理装置とを含むファイル管理システムであって、前記画像形成装置は、受信したデータに対応するファイルを前記サーバーに保存する際のファイル名の命名規則を設定する設定手段と、前記設定手段による設定を示す情報を前記サーバーに保存する保存手段と、を有し、前記情報処理装置は、前記保存手段により保存される前記設定手段による設定を示す情報を確認する確認手段と、前記確認手段が確認した前記設定を示す情報を用いて、前記ファイル名から宛先情報を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した宛先情報に基づきファイルの送信を画像形成装置に対して指示する指示手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、ファイル管理システムにおいて、画像形成装置での上述の変更があった場合、画像形成装置と情報処理装置とでその変更の通知のために直接通信する仕組みを用いずに、その変更を情報処理装置で確認できる仕組みを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態に係るシステム構成の一例を示す図である。
【図２】クライアントＰＣ１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】ファクス送信アプリケーション３００のソフトウェア構成の一例を示す図である。
【図４】ファクス送信アプリケーション３００が提供するファクス送信設定ＵＩ４００の一例を示す図である。
【図５】ＭＦＰ１０３が提供するファイル保存設定ＵＩ５００の一例を示す図である。
【図６】ファイル保存設定６００のデータ構造の一例を示す図である。
【図７】第１実施形態のファクス送信指示処理の一例を示す図である。
【図８】宛先の自動設定ＵＩ８００の一例を示す図である。
【図９】設定反映処理の一例を示す図である。
【図１０】第２実施形態のファクス送信指示処理の一例を示す図である。
【図１１】送信設定１１００のデータ構造の一例を示す図である。
【図１２】ファイル移動処理の一例を示す図である。
【図１３】第３実施形態のファクス送信指示処理の一例を示す図である。
【図１４】ファイル移動処理の一例を示す図である。
【図１５】第４実施形態のファクス送信処理の一例を示す図である。
【図１６】設定変更通知処理の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。なお、実施形態は、本発明を限定するものではなく、また、実施形態で説明されている全ての構成が本発明の課題を解決するための手段に必須であるとは限らない。
【００１５】
＜第１実施形態＞
［システム構成］
本発明の第１実施形態について説明する。図１は、ファイル管理システムの全体図である。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００上には、クライアントＰＣ１０１及びファイルサーバー１０２及びＭＦＰ１０３が互いに通信可能に接続されている。クライアントＰＣ１０１は、情報処理装置の一例である。ファイルサーバー１０２は、外部サーバーの一例である。ＭＦＰ１０３は、画像形成装置の一例である。ＭＦＰ１０３は、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｓｗｉｔｃｈｅｄ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋｓ）（不図示）に接続され、ファクス装置（不図示）との間で画像データをファクス通信することができる（ファクス機能）。
【００１６】
ＭＦＰ１０３では、ファクス受信した画像データをＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）などの形式のファイルへ変換し、予め指定されるファイルサーバー１０２上のフォルダーへ保存する機能をもつアプリケーションが動作する。なお、ファイルのフォーマットは、ＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ  Ｉｍａｇｅ  Ｆｉｌｅ  Ｆｏｒｍａｔ）などであってもよい。また、ＭＦＰ１０３では、ファイル保存処理に関する動作を設定することができ、例えば、ファイル名の命名規則やファイルの保存先等を設定できる。ファイルの命名規則では、例えば受信ファクスの送信元のファクス番号及びその番号と紐づく宛先の名称（宛先名）や受信日時等を含むようにファイル名を生成できる。なお、本実施例においてフォルダーは、ファイルの格納領域の一例であり、他にもディレクトリやトレイ等でもよい。
【００１７】
また、ファイルの保存先の指定として、保存先の下位にサブフォルダーを作成し、サブフォルダー下へファイルを保存することもできる。例えば、保存設定で「受信日」による振り分けを設定する場合、保存先の下位に受信した日付（ＹＹＹＹ年ＭＭ月ＤＤ日）のフォルダーを作成し、そこへファイルを保存する。本願ではＭＦＰ１０３が受信するファクスの画像データに対応するファイルをファイルサーバー１０２に保存する構成を示している。しかしながら、特にＭＦＰ１０３に限定するものではなく、１００上に接続されている他の情報処理装置によってファイルが格納される構成であって良い。また、画像データの保存先に関しても、ファイルサーバー１０２に限定されるものではなく、ＭＦＰ１０３がクライアントＰＣ１０１に接続してクライアントＰＣ１０１の記憶領域（後述）に保存する構成であってもよい。または、画像データはＭＦＰ１０３の記憶領域（不図示）に保存されて、クライアントＰＣ１０１がデータ参照時に接続する構成であっても良い。なお、本願のファイル管理システムには、少なくとも、クライアントＰＣ１０１とＭＦＰ１０３とが含まれる。
【００１８】
［ハードウェア構成］
図２は、ハードウェア構成例を示す図である。図２（ａ）は、クライアントＰＣ１０１のハードウェア構成例を示す図である。キーボードやポインティングデバイスなどのユーザー操作入力を受信する入力デバイス２０５が設けられている。さらに、ユーザーに視覚的な出力情報フィードバックを与えるディスプレイ２０２を備える。さらに、本実施形態における各種プログラムや実行情報を保管する記憶デバイスＲＡＭ  ２０３，ＲＯＭ  ２０４，ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）やＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）などの外部メモリ２０６が設けられる。さらに、外部機器との通信を行うインターフェースデバイスＩ／Ｏ２０７を備え、プログラム実行を行うＣＰＵ２０１を備える。
【００１９】
クライアントＰＣ１０１は、インターフェースデバイスＩ／Ｏ２０７を介してファイルサーバー１０２やＭＦＰ１０３と通信を行う。
【００２０】
なお、本実施例で説明される処理は、ＲＯＭ２０４、または外部メモリ２０６に保存されたプログラムをＲＡＭ２０３にロードし、ＣＰＵ２０１で実行することによって実現される。
【００２１】
図２（ｂ）は、ＭＦＰ１０３のハードウェア構成例を示す図である。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して、読取／印刷／通信などの各種制御を行う。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０３は１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３またはＨＤＤ２１４）を用いてＨＤＤ２１４などに格納されたプログラムを実行することで各種処理を実現するものとするが、他の態様であっても構わない。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭまたはＨＤＤを協働させてフローチャートに示す各処理を実行するようにすることもできる。
【００２２】
ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。ＨＤＤ２１４には、ファクス送受信を制御するためのアプリケーションや、ファクス受信したデータをファイルサーバー１０２にファイルとして保存する機能を提供するアプリケーションなども記憶される。操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２２０と制御部２１０を接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられており、ユーザーによる操作／入力／指示を受け付ける受付部のとしての役割を担う。
【００２３】
プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２１と制御部２１０を接続する。プリンタ２２１で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２１により記録媒体上に印刷される。
【００２４】
スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２２と制御部２１０を接続する。スキャナ２２２は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０３は、スキャナ２２２で生成された画像データをファイル送信またはメール送信することができる。
【００２５】
モデムＩ／Ｆ２１８は、モデム２２３と制御部２１０を接続する。モデム２２３は、図示しないＦＡＸ装置との間における画像データのＦＡＸ通信を実行する。ＭＦＰ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ２１９を用いてＬＡＮ１００に接続する。ＭＦＰ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ２１９を用いてＬＡＮ１００上の外部装置に画像データや情報を送信したり、各種情報を受信したりする。ＭＦＰ１０３は、ネットワークＩ／Ｆ２１９を介して、ＦＡＸとしてのデータ送受信することも可能である。
【００２６】
［ソフトウェア構成］
次に、図３はクライアントＰＣ１０１で実行されるファクス送信アプリケーション３００のソフトウェアの構成の一例を示す図である。
【００２７】
ファクス送信アプリケーション３００はクライアントＰＣ１０１にインストールされ、そのプログラムはクライアントＰＣ１０１のＲＯＭ２０４または外部メモリ２０６に記憶されている。即ち、ＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３にプログラムをロードして実行することで、ファクス送信アプリケーション３００の機能及び後述するフローチャートに係る処理が実現される。ファクス送信アプリケーション３００は、通信部３０１、入力部３０２、表示部３０３、ファイル管理部３０４、宛先管理部３０５、指示部３０６、設定管理部３０７を有する。
【００２８】
通信部３０１は、ファクス送信アプリケーション３００を制御し、後述する各制御部に対する指示、管理を行う。入力部３０２は、表示部３０３によって表示するファクス送信アプリケーション３００のＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ  Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を介して、ユーザーの入力操作を受け付け、入力された要求を通信部３０１へ送る。表示部３０３は、通信部３０１からの指示に従い、ファクス送信アプリケーション３００のＧＵＩを表示する。
【００２９】
ファイル管理部３０４は、Ｉ／Ｏ２０７を介してファイルサーバー１０２に格納されているファイルやフォルダーの情報を取得する。ファイルサーバー１０２のファイル・フォルダー情報の取得手段としてＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ｂｌｏｃｋ）等のプロトコルやファイルサーバー１０２によって提供されるＷｅｂサービス等の手段を使用する。プロトコルは、ＷｅｂＤＡＶ（Ｗｅｂ−ｂａｓｅｄ  Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｅｄ  Ａｕｔｈｏｒｉｎｇ  ａｎｄ  Ｖｅｒｓｉｏｎｉｎｇ）等でもよい。尚、ファイルサーバー１０２上のデータアクセスに使用する手段は上記のように一般的な手段であり特に限定されるものではない。
【００３０】
宛先管理部３０５は、ファクス送信の宛先として指定する宛先情報を管理する。宛先情報は、ファクス番号、宛先名、ファクス通信モード（Ｇ３，Ｇ４、ＩＰ−Ｆａｘ等の通信モード）、Ｆコード等を含む。宛先情報はクライアントＰＣ１０１で動作するファクス送信指示のためのドライバープログラム（不図示。以降、ファクスドライバー）やＭＦＰ１０３で管理される宛先情報を宛先管理部３０５により取得すること使用できる。また、宛先管理部３０５によりファクス送信アプリケーション３００のデータとして宛先情報を管理する構成でも良い。
【００３１】
指示部３０６は、ファクスドライバーに指示しＭＦＰ１０３に対してファクス送信指示を行う。
【００３２】
設定管理部３０７は、ファクス送信アプリケーション３００の動作を規定する設定情報を管理する。具体的には、後述のファクス送信アプリケーション３００の設定ＵＩにより指定される設定値を保持し、ファクス送信時に使用する。設定情報は、Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ（ＸＭＬ）形式等のファイル（不図示）として外部メモリ２０６上に記憶するものとする。
【００３３】
［ファクス送信ＵＩ］
図４はファクス送信アプリケーション３００のファクス送信設定ＵＩ４００の一例を示す図である。
【００３４】
ファイル名４０１はファクス送信対象として指定されているファイルのファイル名を表示する。ここでは、命名規則が“［宛先名］−［ファクス番号］−［日付］”という規則で作成されたファイル名を示している。
【００３５】
アドレス帳選択４０２では、送信宛先を指定するために参照するアドレス帳を選択できる。ここでは、ＭＦＰ１０３に保存されるアドレス帳、ファクスドライバーで保存されるアドレス帳、ファクス送信アプリケーション３００で保存するアドレス帳から選択できる。アドレス帳には複数の宛先情報を含み、ユーザーはその宛先の中から送信する宛先を選択できる。アドレス帳選択４０２で選択されたアドレス帳に含まれる宛先の情報を宛先候補一覧４０６に表示する。
【００３６】
また、検索キーワード４０３には宛先の検索に使用するキーワードを指定でき、検索キーワード４０３で指定される文字列でアドレス帳を検索し、一致する宛先のみを宛先候補一覧４０６に表示する。
【００３７】
追加ボタン４０７は宛先候補一覧４０６に表示されている宛先を選択して本ボタンを実行することで選択した宛先を送信宛先４０８に追加する。送信宛先４０８はファクス送信の宛先として指定された宛先を表示し、ここで指定されている宛先へファクスを送信する。送信宛先４０８への宛先追加は宛先候補一覧４０６から選択して追加する以外に宛先追加ボタン４０９を実行し、表示される宛先追加ダイアログ（不図示）に宛先名、ファクス番号等の宛先情報を入力して追加することもできる。
【００３８】
また、送信宛先４０８の表示される宛先を選択して宛先削除ボタン４１０、宛先編集ボタン４１１を実行することで宛先の編集や削除ができる。
【００３９】
送信ボタン４１２はファクス送信を実行するためのボタンであり、実行により送信宛先４０８で指定される宛先を送信先としてファクス送信を実行する。キャンセルボタン４１３はファクス送信をキャンセルする。
【００４０】
検索ボタン４０４は、検索を実行するためのボタンである。また、クリアボタン４０５は、検索キーワード４０３の指定文字列をクリアするためのボタンである。
【００４１】
本図では、宛先の自動設定によって、ファイル名４０１中のファクス番号“１１１１１１１１１１”が検索キーワード４０３として指定され、その結果一致する宛先情報が宛先候補一覧４０６と送信宛先４０８に指定されている例を示している。このように、ファイル名中の宛先に関連する文字列（ファクス番号や宛先名）を用いてアドレス帳を検索し、一致する宛先を自動設定することで容易にファクス送信を実行できる。単純にファイル名中のファクス番号を送信先の番号として指定してもよいが、アドレス帳から一致する宛先を指定することで、例えば、同一番号だが通信モード（Ｇ３とＩＰ−Ｆａｘ）が異なる場合の誤送信を避けることができる。さらに、Ｆコード等の宛先に付随する情報を補って送信することができる。
【００４２】
［ファイル保存設定ＵＩ（ＭＦＰ１０３）］
図５は、ＭＦＰ１０３上で実行されるアプリケーションの機能として提供されるファイル保存設定ＵＩ５００の一例を示す図である。該アプリケーションは、ファクス受信したデータをファイルサーバー１０２にファイルとして保存する機能も提供する。さらに、該アプリケーションは、ここでの命名規則の設定を、ファイルサーバー１０２に保存する機能も提供する。
【００４３】
５０１、５０２、５０３はそれぞれファイル名の先頭、中央、末尾に挿入する文字列情報を指定するための選択である。ここでは５０１に「宛先名」、５０２に「ファクス番号」、５０３に「日付」の文字列情報が挿入されファイル名が決定されることを示しているが、その他に受信した回線名を示す「回線」等を指定することもできる。５０４は区切り文字の選択であり、５０１、５０２、５０３の文字列間に挿入する文字列を選択する。ここでは「ハイフン（“−”）」が選択されているが、その他に「アンダーバー（“＿”）」や「スペース（“  ”）」等を選択できる。
【００４４】
５０５は５０１〜５０４の指定によって決定されるファイル名の例を示しており、ここでは、［宛先名］−［ファクス番号］−［日付］の形式で作成されるファイル名「（株）ＡＡＡＡＡ−１１１１１１１１１１−２０１６０５３０」を表示している。
【００４５】
５０６はキャンセルボタンであり設定をキャンセルするためのボタンである。５０７は戻るボタンであり、現在の設定の前の設定に戻るボタン、５０８は次へボタンであり現在の次の設定に進むためのボタンである。本図ではファイル名の命名規則を決定する設定に関する例を示しているが、次または前の設定としてファイルの保存先の設定（不図示）等を指定できる。
【００４６】
［ファイル保存設定のデータ構造］
図６はＭＦＰ１０３のファイル保存設定６００のデータ構造一例を示す図である。本設定は図５で説明したＭＦＰ１０３のファイル保存設定ＵＩで指定された情報を設定情報として保存する場合のデータ構造を示す。
【００４７】
６０１は受信ファクスのファイルの保存先のフォルダーパスを定義する情報であり、ここでは、ネットワーク上の共有フォルダー「￥￥１１１．１１１．１１．１１￥ｆａｘ」のパスが指定されていることを示している。
【００４８】
６０２はユーザー情報を示し、６０１で指定されるフォルダーへアクセスする際に必要なユーザー名及びパスワードの情報を示す。ここでは、ユーザー名「ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒ」、パスワード「ｐａｓｓｗｏｒｄ」が指定されていることを示す。
【００４９】
６０３はファイル名の命名規則を定義する情報であり、区切り文字６０４、先頭の文字列６０５、中央の文字列６０６、末尾の文字列６０７を示す。ここでは、区切り文字に「ハイフン」、先頭「宛先名」、中央「ファクス番号」、末尾「日付」が指定さていることを示す。
【００５０】
６０８はフォルダー構成を定義する情報であり、ファイル保存時のフォルダー階層を示している。ここでは、第一階層に「月」、第二階層に「日」とい構成（＜ｒｏｏｔ＞￥２０１６￥０５）でフォルダーを作成しファイルを保存するように指定されていることを示す。
【００５１】
ＭＦＰ１０３はファクスを受信するとその受信画像をＰＤＦ等のフォーマットに変換し上記の設定に従いファイルを保存する。また、本設定は図６に示すようにＸＭＬ等のフォーマットで記録され、外部のシステムから参照可能な場所に配置される。具体的には、６０１で指定されるファイルの保存先のルートに配置し、クライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００によって参照することができる。これにより、ＭＦＰにおいてファイル命名規則の設定変更があった場合にも、ＭＦＰとクライアントＰＣとが直接通信することなく、クライアントＰＣに対してその変更された設定を反映することができる。
【００５２】
［ファクス送信フロー］
図７は、クライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００のファクス送信指示処理に係るフローチャートの一例を示す図である。本処理は、ファクス送信アプリケーション３００にてファクス送信するファイルを選択、ファクス送信の実行操作（不図示）を受け付けることで処理を開始する。入力部３０２にてユーザーによる実行指示を受け付けると、通信部３０１へ通知し処理を開始する。
【００５３】
Ｓ７０１で、ファクス送信指示を受け付けた通信部３０１は、ファイル管理部３０４に指示し、ファクス送信の対象として指定されたファイルに適用されるＭＦＰ１０３のファイル保存設定の有無を確認する。具体的には、通信部３０１はファクス送信対象として指定されたファイルの上位のフォルダーを探索し、ＭＦＰ１０３のファイル保存設定６００で示される設定情報の存在を確認する。設定情報は図６に示すデータ構造で定義されるものとする。
【００５４】
Ｓ７０２で、ファイル管理部３０４は、ファイル保存設定の設定情報があるかどうかを判断する。設定情報が存在しないと判断された場合はＳ７０９へ進み、宛先の指定無しの状態でファクス送信設定ＵＩ４００が表示される。設定情報が存在すると判断された場合は、Ｓ７０３へ進み、ファイル名から宛先情報を取得する処理に移る。
【００５５】
Ｓ７０３でファイル管理部３０４は、Ｓ７０１，Ｓ７０２で見つかった設定情報を読み込み、設定情報に定義される設定値を参照する。
【００５６】
Ｓ７０４でファイル管理部３０４は、Ｓ７０３で読み込んだ設定値をもとにファイル名中で宛先の検索に使用する文字列の位置を決定する。例えば、「宛先名」、「ファクス番号」、「日付」が「ハイフン」で区切られる設定で、かつ、宛先情報の検索に「ファクス番号」を使用する場合、ファイル名の文字列を「ハイフン」で区切り、「ファクス番号」を指す２番目の文字列を抽出位置とする。「ファクス番号」ではなく「宛先名」を検索に使用してもよいし、また、「ファクス番号」と「宛先名」の両方を検索に使用しても良い。この場合はファイル名の文字列を「ハイフン」で区切り、「宛先名」を指す先頭の文字列を抽出位置とする。
【００５７】
Ｓ７０５でファイル管理部３０４はＳ７０４で決定して文字列の抽出位置をもとにファクス送信対象のファイルから文字列を取得する。上記の例を用いて説明する場合、ファイル名の文字列を「ハイフン」で区切り、その２番目の文字列を取得する。例えば、ファイル名を「（株）ＡＡＡＡＡ−１１１１１１１１１１−２０１６０５３０」とする場合、ハイフンで区切られた文字列の２番目に位置する文字列「１１１１１１１１１１」を取得する。ファイル管理部３０４は取得結果を通信部３０１へ返す。
【００５８】
Ｓ７０６で通信部３０１はファイル管理部３０４によって取得した文字列を宛先管理部３０５へ渡し、その文字列「１１１１１１１１１１」をキーとする検索を実行する。宛先管理部３０５は宛先の選択に使用するアドレス帳を参照し、アドレス帳に含まれる複数の宛先の中で、ファクス番号がキーとする文字列と一致する宛先を検索する。
【００５９】
Ｓ７０７で宛先管理部３０５は検索結果を参照し一致する宛先の存在を確認する。ここで一致する宛先が存在しない場合は通信部３０１へその結果を通知しＳ７０９へ進む。一致する宛先が存在する場合はＳ７０８へ進み、一致する宛先を送信宛先として指定し、その結果を通信部３０１へ通知しＳ７０９へ進む。
【００６０】
Ｓ７０９で通信部３０１は表示部３０３へ指示し、ファクス送信設定を行うためのファクス送信設定ＵＩ４００を表示する。ここで、Ｓ７０８の結果として通知された送信宛先が存在する場合はその宛先情報をファクス送信設定ＵＩ４００の送信宛先４０８へ指定した状態で画面を表示する。これにより、ユーザーは送信ボタン４１２を実行することで宛先の選択または入力操作をすることなく、ファクス送信指示を行うことができる。
【００６１】
なお、ファイル名にファクス番号が正しく記載されていることが担保されている場合などは、アドレス帳を検索することなく、ファイル名から取得したファクス番号をそのまま送信宛先にセットしてもよい。
【００６２】
なお、画像形成装置がファイルに対応するデータを送受信する手段は、ファクスに限らない。例えば、ＳＥＮＤなどでもよい。また、ファクス受信した画像形成装置と、ファクス送信を行う画像形成装置とは、異なるＭＦＰであってもよい。
【００６３】
本実施例では、画像形成装置で設定されたファイル命名規則を示す情報をファイルサーバー１０２に保存し、情報処理装置がそのファイル命名規則を参照するようにした。本実施例により、画像形成装置でファイル命名規則の変更が行われた場合にも、画像形成装置と情報処理装置とがその変更を通知するために直接通信することなく、その変更された設定を情報処理装置に反映させることができる。具体的には、本実施例によれば、ファイル命名規則を示す設定情報をサーバーに保存しておくことで、画像形成装置の電源がオフされていて通信できない場合であっても情報処理装置はその設定情報を取得することができる。また、本実施例によれば、画像形成装置での命名規則の変更のたびに情報処理装置にその変更を通知して、情報処理装置でその通知をもとにローカルフォルダに保存された命名規則を管理するサービスを常駐させる必要はない。
【００６４】
＜第２実施形態＞
第１実施形態では、ファクス送信対象のファイルの上位フォルダーにＭＦＰ１０３のファイル保存設定が存在する場合にその設定で定義される命名規則をもとに、ファイル名から送信宛先を自動設定する例を示した。つまり、ＭＦＰ１０３の保存先（図６の６０１）として指定されるフォルダーの下位に位置するファイルを対象とする場合にのみ宛先の自動設定を有効とする例を示した。宛先の自動設定はファクス送信の手間を削減する機能として有効であるが、その一方で意図しない宛先への送信（誤送信）の可能性もある。よって、宛先の自動選択を有効とする対象を限定するためである。
【００６５】
しかしながら、上記フォルダー外に位置するファイルでも宛先の自動選択を有効としたい場合がある。例えば、受信したファクスを各担当に割り振って処理する場合で、各担当のフォルダーへファイルを移動し、各担当によってファクス送信（受信元に返信）するようなケースが考えられる。
【００６６】
本実施例は、そのような構成を考慮したもので、クライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００の設定として宛先の自動設定のための設定値を保持する構成とする例を示す。つまり、ＭＦＰ１０３の保存先以外のファイルをファクス送信する場合にファクス送信アプリケーション３００の設定に従い宛先の自動設定を処理することで上記のケースであっても宛先の自動設定を使用する構成とする例を示す。
【００６７】
以下、図８及び図９を用いて、説明する。なお、特に明示していない処理は、すべて第１実施形態と同じものとする。
【００６８】
［宛先の自動設定ＵＩ］
図８は、ファクス送信アプリケーション３００の宛先の自動設定ＵＩ８００の一例を示す図である。８０１は宛先の自動設定の有効無効を指定するチェックボックスであり、ＯＮの場合はファクス送信対象のファイル名をもとに送信宛先を検索する処理を実行し、ＯＦＦの場合は本処理を実行しない。
【００６９】
８０２は区切り文字の種類を指定する選択でファイル名中の文字列を区切る文字を指定する。ここでは「ハイフン（“−”）」が指定されているが、その他に「アンダーバー（“＿”）」や「スペース（“  ”）」等を選択できる。８０３は宛先の検索に利用する文字列を指定するための選択であり、宛先情報に含む文字列情報（宛先名、ファクス番号等）の内どの文字列情報に対して検索を行うかを指定する。ここでは、「ファクス番号」が指定されているが、その他に「宛先名」等を選択できる。
【００７０】
８０４はファイル名に含まれる文字列の内、検索のキーとして使用する文字列の位置を指定する選択であり、ファイル名の文字列を区切り文字で区切り、区切りによって分割された文字列の内、何番目の文字列を使用するか指定するためのものである。ここでは、「２番目」が選択されているが、その他に「先頭」、「末尾」等を選択できる。
【００７１】
例えば、本図中で示される設定の場合では、ファイル名が「（株）ＡＡＡＡＡ−１１１１１１１１１１−２０１６０５３０」であるファイルを対象としている。ここでは、「ハイフン」によって区切られる文字列中「２番目」に位置する文字列“１１１１１１１１１１”が検索のキーとして使用され宛先情報のファクス番号の文字列が一致する宛先が検索されるように指定される例を示している。
【００７２】
８０５はＯＫボタンであり、ボタン実行により宛先の自動設定ＵＩ８００で指定されている設定を確定する。８０６はキャンセルボタンであり、ボタン実行により設定をキャンセルする。宛先の自動設定ＵＩ８００で指定された設定値はＸＭＬ等のファイルとして記憶し、ファクス送信アプリケーション３００起動時に読み込み、使用する。
【００７３】
なお、８０２乃至８０４では、図６で示したファイル保存設定の設定情報から取得された設定値が自動入力されてもよい。
【００７４】
［設定反映フロー］
図９はファクス送信アプリケーション３００の設定反映フローの一例を示す図である。本フローは、ＭＦＰ１０３の保存先（図６の６０１）下のファイルまたはフォルダー操作時に、ＭＦＰ１０３の保存設定をファクス送信アプリケーション３００の宛先の自動設定を反映させるための処理を示す。すなわち、本処理は、宛先の自動設定ＵＩ８００で指定され保存される設定値をファクス送信アプリケーション３００の設定に反映させるための処理である。
【００７５】
ここで、ＭＦＰ１０３の保存先（図６の６０１）下のファイルまたはフォルダー操作時とは、フォルダーの下のファイルをファクス送信する場合や、フォルダーを新着監視（不図示）の監視対象として指定する操作を指す。新着監視（不図示）は監視対象としたフォルダー下に格納されるファイルを監視し、ファイルが格納されると新着としてユーザーに通知する機能である。
【００７６】
ＭＦＰ１０３の保存設定をファクス送信アプリケーション３００の設定に反映させることで、ＭＦＰ１０３の保存先のフォルダー以外のファイルをファクス送信する場合も宛先の自動設定を使用することができる。次に処理フローについて説明する。
【００７７】
本フローは上記のようにＭＦＰ１０３の保存先下のファイルまたはフォルダーに対する操作を入力部３０２で検知し、通信部３０１に通知することで処理を開始する。尚、本処理は、対象とするフォルダー（ファイルの場合の上位のフォルダー）にＭＦＰ１０３の保存設定の存在を確認できる（ここでは省略（図７のＳ７０１，Ｓ７０２））場合に実行する。
【００７８】
Ｓ９０１で通信部３０１は設定管理部３０７に指示し、宛先の自動設定が設定されているか確認する。指示を受けた設定管理部３０７は外部メモリ２０６に記憶される設定情報の存在、または、設定情報から読み込み済みの設定値を参照し、宛先の自動設定が有効かどうか（８０１）を確認し、その結果を通信部３０１へ通知する。ここで、設定情報が存在し、宛先の自動設定が有効である場合はＳ９０２へ進む。設定情報が存在しないまたは無効に設定されている場合はＳ９０３へ進む。
【００７９】
Ｓ９０２で、通信部３０１はＭＦＰ１０３の保存設定の設定値とファクス送信アプリケーション３００の宛先の自動設定の設定値を比較し、設定値に差異がある場合はＳ９０３へ進み、差異がない場合は本処理を終了する。ここでの比較の対象となるＭＦＰ１０３の設定値は、区切り文字（５０４、６０４）及び宛先の検索に使用する文字列（例えば、「ファクス番号」）の位置（５０１，５０２，５０３、６０５，６０６，６０７）である。また、ファクス送信アプリケーション３００の設定値は、区切り文字（８０２）と検索に利用する文字列（８０３）である。
【００８０】
Ｓ９０３で、通信部３０１は表示部３０３に指示し、ＭＦＰ１０３の保存設定で指定されるファイル名に沿うようにファクス送信アプリケーション３００の宛先の自動設定を設定するか否かを確認するメッセージを表示する。
【００８１】
Ｓ９０４で、入力部３０２はＳ９０３のメッセージに対するユーザーの選択を受け付けるとその結果を通信部３０１へ通知する。通信部３０１はその結果を参照しユーザーによる選択が“はい”（設定する）の場合にＳ９０５へ進み、“いいえ”（設定しない）の場合は本処理を終了する。
【００８２】
Ｓ９０５で、通信部３０１はＭＦＰ１０３の設定値をファクス送信アプリケーション３００の設定値に反映し、さらに設定管理部３０７に指示し設定情報に記憶する。ＭＦＰ１０３の設定値は、区切り文字（５０４、６０４）及び宛先の検索に使用する文字列（例えば、「ファクス番号」）の位置（５０１，５０２，５０３、６０５，６０６，６０７）である。また、ファクス送信アプリケーション３００の設定値は、区切り文字（８０２）と検索に利用する文字列（８０３）である。
【００８３】
以上の処理により、ＭＦＰ１０３の保存設定をクライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００の設定に反映することで、ＭＦＰ１０３の保存先以外のファイルに対しても宛先の自動設定を有効とすることができる。また、手動によるファクス送信アプリケーション３００の設定を省くことができる。
【００８４】
［ファクス送信フロー（２）］
図１０は、ファクス送信アプリケーション３００のファクス送信指示処理に係るフローチャートの一例を示す図である。ファクス送信アプリケーション３００にてファクス送信するファイルを選択、ファクス送信の実行操作（不図示）を受け付けることで処理を開始する。本処理は、実施例１の図７Ｓ７０１〜Ｓ７０９の処理は同一とし、ここでは省略する。
【００８５】
Ｓ７０２でファイル管理部３０４は設定情報の探索結果により、存在しないと判断する場合、つまりＭＦＰ１０３の保存先以外のファイルを送信対象とする場合に、Ｓ１００１へ進む。
【００８６】
Ｓ１００１で通信部３０１は設定管理部３０７に指示し、宛先の自動設定が設定されているか確認する。指示を受けた設定管理部３０７は外部メモリ２０６に記憶される設定情報の存在、または、設定情報から読み込み済みの設定値を参照し、宛先の自動設定の有効無効（８０１）を確認し、その結果を通信部３０１へ通知する。ここで、設定情報が存在し、宛先の自動設定が有効である場合は１００２へ進む。設定情報が存在しないまたは無効に設定されている場合はＳ７０９へ進む。
【００８７】
Ｓ１００２で通信部３０１は、Ｓ１００１で参照したファクス送信アプリケーション３００の宛先の自動設定の設定値をもとにファイル名中で宛先情報の検索に使用する文字列の位置を決定する。例えば、区切り文字（８０２）が「ハイフン」、宛先の検索に使用する文字列（８０３）が「ファクス番号」、文字列の位置（８０４）が「２番目」に設定されている場合を想定する。この場合、ファイル名の文字列を「ハイフン」で区切り、「ファクス番号」を指す２番目の文字列が抽出位置となる。また、宛先情報の検索で比較する情報を「ファクス番号」とする。このような文字列の抽出位置を決定し、以降の処理を実行することでその規則に沿って送信先に指定する宛先を決定する（Ｓ７０５〜Ｓ７０８）。
【００８８】
Ｓ１００３で、送信対象がＭＦＰ１０３の保存先以外のファイルか否かを確認し、ＭＦＰ１０３の保存先以外の場合は、Ｓ１００４へ進む。
【００８９】
Ｓ１００４で、通信部３０１は表示部３０３へ指示し、ファクス送信アプリケーション３００の宛先の自動設定により送信宛先が設定されることを示すメッセージを表示し、Ｓ７０９でファクス送信設定ＵＩ４００を表示する。ここでのメッセージはユーザーの意図しない宛先への送信を避けるため、ユーザーに注意喚起するためのものである。
【００９０】
本実施例では、ＭＦＰ１０３によるファイル保存先のフォルダー外にあるファイルをファクス送信する場合に、ファクス送信アプリケーション３００の設定に従い宛先の自動設定を使用した。本実施例によれば、ＭＦＰが指定のフォルダーにファイルを保存した後、そのフォルダーから移動されたファイルに対しても、ファイルの送信先となるファクス番号を自動設定することができる。
【００９１】
＜第３実施形態＞
第２実施形態では、クライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００の設定として設定値を保持する構成とすることで、ＭＦＰ１０３の保存先以外のファイルをファクス送信する場合にも宛先の自動設定を行う例を示した。
【００９２】
第２実施形態は１台のＭＦＰ１０３のファイル保存先をクライアントＰＣ１０１で参照する構成を想定した。一方で、複数台のＭＦＰで構成され、ＭＦＰ毎にファイル保存時のファイル名の命名規則が異なり、かつ、クライアントＰＣ１０１でそれら複数台のＭＦＰの設定すべてを保持できない場合がある。
【００９３】
本実施例は、そのような課題を考慮したものである。ファクス送信アプリケーション３００がＭＦＰのファイル保存先下のファイルを移動させる際に、ファイル名から宛先の検索を行い、送信宛先として検索された宛先の情報を示した送信設定（図１１）をファイルの移動先に作成する例を示す。ファクス送信時に送信設定が存在する場合、その情報をもとに宛先を自動設定することでＭＦＰのファイル保存先外に移動されたファイルであっても宛先の自動設定を有効にして使用できる。
【００９４】
以下、図１１、図１２及び図１３を用いて説明する。なお、特に明示していない処理は、すべて第１実施形態と同じものとする。また、本実施例においてＭＦＰは複数台を想定するものだが、ＭＦＰ１０３を使用して説明する。
【００９５】
［送信設定のデータ構造］
図１１は送信設定１１００のデータ構造一例を示す図である。この送信設定１１００はＭＦＰ１０３のファイル保存先のフォルダー下に存在するファイルをフォルダー外に移動する際、ファイル名の文字列を使用した検索を実行して得られる宛先情報を一時的に記憶させておく。
【００９６】
１１０１は送信設定であり、ファクス送信の実行に必要な情報を示し、送信設定として宛先情報を示す１１０２を含む。宛先情報１１０２には、送信宛先の宛先名１１０３、ファクス番号１１０４、通信モード１１０５、Ｆコード１１０６の情報を含む。ここでは、宛先名として“（株）ＡＡＡＡＡ”、ファクス番号として“１１１１１１１１１１”、通信モードとして“Ｇ３”、Ｆコードは指定なし（使用しない）が指定されている例を示している。
【００９７】
ＭＦＰ１０３はファクスを受信するとその受信画像をＰＤＦ等のフォーマットに変換し上記の設定に従いファイルを保存する。また、本設定は図６に示すようにＸＭＬ等のフォーマットで記録され、外部のシステムから参照可能な場所に配置される。具体的には、６０１で指定されるファイルの保存先のルートに配置し、クライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００によって参照することができる。
【００９８】
送信設定１１００は、ＭＦＰ１０３の保存先外にファイルを移動する際に移動対象のファイルと対となるように移動先に作成する。すなわち、拡張子を除くファイル名が同一で拡張子が送信設定固有の定義で命名するなど移動対象のファイルと一意に関連付けできるようにする。例えば、ファイルが「（株）ＡＡＡＡＡ−１１１１１１１１１１−２０１６０５３０．ｐｄｆ」、送信設定の拡張子が「．ａｄｄｒｅｓｓ」である場合を考える。その場合、送信設定１１００のファイル名を「（株）ＡＡＡＡＡ−１１１１１１１１１１−２０１６０５３０．ａｄｄｒｅｓｓ」とする。その他にファイルサーバー１０２がファイルの属性情報として前述の宛先情報の値を付与できる構成の場合、移動対象のファイルの属性情報として宛先情報を付与する構成でも良い。
【００９９】
［ファクス移動フロー］
図１２は、ファクス送信アプリケーション３００によるファイル移動処理に係るフローチャートの一例を示す図である。本フローは、ファイル移動時にその移動先がＭＦＰ１０３のファイル保存先外の場合に、ファイル移動とともに移動対象のファイル名から検索して生成する送信設定１１００を生成する処理を示す。送信設定１１００を作成することで、ＭＦＰ１０３の保存設定による宛先の自動設定が適用されない範囲でのファクス送信時も自動設定機能を有効にできる。
【０１００】
尚、本処理はファクス送信アプリケーション３００にてファイルの移動操作（不図示）を受け付けることで処理を開始する。具体的には、入力部３０２にてユーザーによる実行指示を受け付けると、通信部３０１へ通知しＳ１２０１の処理を開始する。本フローにおける宛先検索の処理は実施例１の図７Ｓ７０３〜Ｓ７０７の処理と同一とし、ここではその説明を省略する。
【０１０１】
Ｓ１２０１でファイルの移動指示を受け付けた通信部３０１は、ファイル管理部３０４に指示し、ファイル移動対象として指定されたファイルに適用されるＭＦＰ１０３のファイル保存設定の有無を確認する。具体的には、移動対象のファイルの上位のフォルダーを探索し、ＭＦＰ１０３のファイル保存設定を示す設定情報の存在を確認し、その結果を通信部３０１に通知する。設定情報は図６に示すデータ構造で定義されるものとする。
【０１０２】
Ｓ１２０２で、通信部３０１は、Ｓ１２０１の確認結果を参照しファイル保存設定が存在する場合は、さらに入力部３０２で受け付けた移動指示の移動先がファイル保存設定の適用範囲内か否かを判断する。具体的には、移動先のパス情報を参照し、パスはファイル保存設定の位置するフォルダー（ＭＦＰ１０３のファイル保存先のルート）下に位置するか否かを判定する。ここで、範囲外と判断する場合はＳ７０３〜Ｓ７０７の処理へ進み、送信設定生成のために必要な宛先の検索処理を実行する。範囲内の場合はＳ１２０３へ進み、送信設定を作成しない通常のファイル移動を実行する。
【０１０３】
Ｓ１２０３では、通信部３０１がファイル管理部３０４に指示し、入力部３０２で移動対象として指定されたファイルを移動先と指定されたパスに移動する。
Ｓ７０３〜Ｓ７０７の結果、一致する宛先が見つかった場合はＳ１２０４へ進み、見つからなかった場合はＳ１２０３へ進む。
【０１０４】
Ｓ１２０４で、通信部３０１は宛先管理部３０５から検索結果の宛先情報を取得しファイル管理部３０４に指示し、一時領域に送信設定１１００を作成する。一時領域とは例えばＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）で用意されているＴｅｍｐｏｒａｒｙフォルダー等を指す。
【０１０５】
Ｓ１２０５で、通信部３０１はファイル管理部３０４に指示し、入力部３０２で移動対象として指定されたファイル及びＳ１２０４で作成した送信設定１１００を移動先のパスに移動する。
【０１０６】
［ファクス送信フロー（３）］
図１３は、クライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００のファクス送信処理に係るフローチャートの一例を示す図である。本処理は、ファクス送信アプリケーション３００にてファクス送信するファイルを選択、ファクス送信の実行操作（不図示）を受け付けることで処理を開始する。入力部３０２にてユーザーによる実行指示を受け付けると、通信部３０１へ通知し処理を開始する。
【０１０７】
Ｓ１３０１でファクス送信指示を受け付けた通信部３０１は、ファイル管理部３０４に指示し、ファクス送信の対象として指定されたファイルの対となる送信設定１１００の有無を確認し、結果を通信部３０１へ通知する。ここでは、送信設定１１００は移動対象のファイルの拡張子を除くファイル名が同一で拡張子が送信設定固有の定義するファイル名で作成されるものとし、それに一致するファイルの有無を確認する。送信設定１１００が存在する場合はＳ１３０２へ進む、存在しない場合はＳ１３０４へ進み送信宛先を指定しない状態でファクス送信設定ＵＩ４００を表示する。
【０１０８】
Ｓ１３０２で、通信部３０１はファイル管理部３０４に指示し送信設定１１００を読み込み、ファイルに定義される宛先情報の値を参照する。具体的には、送信設定１１００の宛先情報１１０２、つまり、送信宛先の宛先名１１０３、ファクス番号１１０４、通信モード１１０５、Ｆコード１１０６の値を参照する。
【０１０９】
Ｓ１３０３で、Ｓ１３０２で参照した宛先情報をファクス送信の送信宛先の情報として指定し、表示部３０３に対しファクス送信設定ＵＩ４００の表示を指示する。
【０１１０】
Ｓ１３０４で、ファクス送信設定ＵＩ４００の表示指示を受け付けた表示部３０３は指定される送信宛先が存在する場合はその宛先をファクス送信設定ＵＩ４００の送信宛先４０８に指定してファクス送信設定ＵＩ４００を表示する。
【０１１１】
本実施例では、ＭＦＰによるファイル保存先のフォルダーからファイルを移動しようとする際に、情報処理装置が、ファイル名から抽出したファクス番号をそのファイルに付加するようにした。本実施例によれば、クライアントＰＣ１０１でそれら複数台のＭＦＰの設定すべてを保持できない場合にも、ファイル送信先のファクス番号を自動設定できる。とくに複数台のＭＦＰで構成され、ＭＦＰ毎にファイル保存時のファイル名の命名規則が異なる場合に効果的である。
【０１１２】
＜第４実施形態＞
第３実施形態では、ファイルの移動処理を実行するクライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００で宛先の検索を実行する構成を示した。この場合、検索で一致する宛先の有無はクライアントＰＣ１０１に依存する。そのため、例えば、アドレス帳の管理を各担当で行っており（担当毎に顧客を持っている）、振り分け担当で使用する宛先表には一致する宛先が登録されていないケースが多い場合などに宛先の自動設定が機能しない。
【０１１３】
本実施例は、そのような構成を考慮したものである。ファクス送信アプリケーション３００がＭＦＰ１０３のファイル保存先下のファイルを移動させる場合であって、かつ、ＭＦＰ１０３のファイル保存の設定が存在する場合を想定する。その設定の内容を示す情報として定義するファイル保存のための設定情報をファイルの移動先に作成する例を示す。ファクス送信時に設定情報が存在する場合にその情報をもとにファイル名から宛先を検索し、一致する宛先を送信宛先に指定することで宛先の自動設定を有効にして使用できる。尚、設定情報に定義される情報は少なくとも宛先の検索に必要な命名規則情報（ファイル保存設定６００のファイル名の命名規則６０３の情報）を含むものとする。よって、本例における設定情報は、図６で示すファイル保存設定６００と同一のデータ構造とし、その説明を省略する。
【０１１４】
また、設定情報は、移動対象のファイルと対となるように移動先に作成する。すなわち、拡張子を除くファイル名が同一で拡張子が送信設定固有の定義で命名するなど移動対象のファイルと一意に関連付けできるようにする。例えば、ファイルが「（株）ＡＡＡＡＡ−１１１１１１１１１１−２０１６０５３０．ｐｄｆ」、設定情報の拡張子が「．ｓａｖｅ」の場合を考える。この場合、送信設定１１００のファイル名を「（株）ＡＡＡＡＡ−１１１１１１１１１１−２０１６０５３０．ｓａｖｅ」とする。その他にファイルサーバー１０２がファイルの属性情報として前述のファイル保存設定の値を付与できる構成の場合、移動対象のファイルの属性情報としてファイル保存設定の値を付与する構成でも良い。
【０１１５】
以下、図１４及び図１５を用いて説明する。なお、特に明示していない処理は、すべて第１実施形態と同じものとする。また、本実施例においてＭＦＰは複数台を想定するものだが、ＭＦＰ１０３を使用して説明する。
【０１１６】
［ファクス移動フロー］
図１４は、クライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００のファイル移動処理に係るフローチャートの一例を示す図である。本フローは、ファイル移動時にその移動先がＭＦＰ１０３のファイル保存先外の場合に、ファイル移動とともにＭＦＰ１０３のファイル保存設定の内容を定義する設定情報を生成する処理を示す。設定情報を作成することで、ＭＦＰ１０３の保存設定による宛先の自動設定が適用されない範囲でのファクス送信時もファイル保存設定を示す設定情報をもとに宛先を検索することで自動設定機能を有効にできる。
【０１１７】
本処理はファクス送信アプリケーション３００にてファイルの移動操作（不図示）を受け付けることで処理を開始する。具体的には、入力部３０２にてユーザーによる実行指示を受け付けると、通信部３０１へ通知しＳ１４０１の処理を開始する。
【０１１８】
Ｓ１４０１でファイルの移動指示を受け付けた通信部３０１は、ファイル管理部３０４に指示し、ファイル移動対象として指定されたファイルに適用されるＭＦＰ１０３のファイル保存設定の有無を確認する。具体的には、移動対象のファイルの上位のフォルダーを探索し、ＭＦＰ１０３のファイル保存設定を示す設定情報の存在を確認し、その結果を通信部３０１に通知する。設定情報は図６に示すデータ構造で定義されるものとする。
【０１１９】
Ｓ１４０２で、通信部３０１は、Ｓ１４０１の確認結果を参照しファイル保存設定が存在する場合は、さらに入力部３０２で受け付けた移動指示の移動先がそのファイル保存設定の適用範囲内か否かを判断する。具体的には、移動先のパス情報を参照し、そのパスはファイル保存設定の位置するフォルダー（ＭＦＰ１０３のファイル保存先のルート）下に位置するか否かを判定する。ここで、範囲外と判断する場合はＳ１４０４へ進む。範囲内の場合はＳ１４０３へ進み、設定情報を作成しない通常のファイル移動を実行する。
【０１２０】
Ｓ１４０３では、通信部３０１がファイル管理部３０４に指示し、入力部３０２で移動対象として指定されたファイルを移動先と指定されたパスに移動する。
【０１２１】
Ｓ１４０４で、通信部３０１はファイル管理部３０４に指示し、一時領域に設定情報を作成する。
【０１２２】
Ｓ１４０５で、通信部３０１はファイル管理部３０４に指示し、入力部３０２で移動対象として指定されたファイル及びＳ１４０４で作成した設定情報を移動先のパスに移動する。
【０１２３】
［ファクス送信フロー（４）］
図１５は、クライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００のファクス送信処理に係るフローチャートの一例を示す図である。本処理は、ファクス送信アプリケーション３００にてファクス送信するファイルを選択、ファクス送信の実行操作（不図示）を受け付けることで処理を開始する。入力部３０２にてユーザーによる実行指示を受け付けると、通信部３０１へ通知し処理を開始する。
【０１２４】
Ｓ１５０１でファクス送信指示を受け付けた通信部３０１は、ファイル管理部３０４に指示し、ファクス送信の対象として指定されたファイルの対となる設定情報の有無を確認し、結果を通信部３０１へ通知する。ここでは、設定情報は移動対象のファイルの拡張子を除くファイル名が同一で拡張子が設定情報固有の定義するファイル名で作成されるものとし、それに一致するファイルの有無を確認する。設定情報が存在する場合はＳ１５０２へ進む、存在しない場合はＳ７０９へ進み送信宛先を指定しない状態でファクス送信設定ＵＩ４００を表示する。
【０１２５】
Ｓ１５０２で、通信部３０１はファイル管理部３０４に指示し設定情報を読み込み、設定情報に定義されるファイル保存のための設定の値を参照する。具体的には、ファイル保存設定６００のファイル名の命名規則６０３に該当する値を参照する。続いて、Ｓ７０４〜Ｓ７０９の処理により、Ｓ１５０２で参照したファイル名の命名規則情報をもとにファイル名から宛先を検索し、一致する宛先を送信先として指定した状態でファクス送信設定ＵＩ４００を表示する。尚、Ｓ７０４〜Ｓ７０９の処理は図７で説明済みの内容と同一とし、ここでは省略する。
【０１２６】
本実施例では、ＭＦＰによるファイル保存先のフォルダーにある設定情報を、ファイル移動先のフォルダーにも保存するようにした。本実施例により、アドレス帳が情報処理装置ごとに管理されている場合にも、宛先の自動設定を有効にして使用できる。
【０１２７】
＜第５実施形態＞
第１実施形態、第２実施形態では、ＭＦＰ１０３のファイル保存設定６００で示される設定情報に従い、宛先の検索を実行する構成であった。しかしながら、ＭＦＰ１０３の設定が変更される場合に変更前に作成されたファイルは変更後の命名規則に沿ったファイル名で作成されていない可能性がある。そのため、その状態では宛先の検索が期待通りに動作しない可能性がある（抽出した文字列が想定する文字列と異なり検索の結果一致する宛先が得られない）。
【０１２８】
本実施形態では、クライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００でＭＦＰ１０３のファイル保存先下のファイルをファクス送信する際に、ＭＦＰ１０３のファイル保存設定に変更がある場合を想定する。本実施形態では、設定に変更があり正しく宛先の自動設定が動作しない可能性があることをユーザーに通知する例を示す。
【０１２９】
以下、図１６を用いて説明する。なお、特に明示していない処理は、すべて第１実施形態と同じものとする。
【０１３０】
［設定変更通知フロー］
図１６は、クライアントＰＣ１０１のファクス送信アプリケーション３００の設定変更通知処理に係るフローチャートの一例を示す図である。本処理は、ファクス送信アプリケーション３００にてファクス送信するファイルを選択、ファクス送信の実行操作（不図示）を受け付けることで処理を開始する。入力部３０２にてユーザーによる実行指示を受け付けると、通信部３０１へ通知し処理を開始する。
【０１３１】
Ｓ１６０１でファクス送信指示を受け付けた通信部３０１は、ファイル管理部３０４に指示し、ファクス送信の対象として指定されたファイルに適用されるＭＦＰ１０３のファイル保存設定の有無を確認する。具体的には、ファクス送信対象として指定されたファイルの上位のフォルダーを探索し、ＭＦＰ１０３のファイル保存設定６００で示される設定情報の存在を確認し結果を通信部３０１へ通知する。設定情報は図６に示すデータ構造で定義されるものとする。
【０１３２】
Ｓ１６０２でファイル管理部３０４による設定情報の探索結果を受けた通信部３０１は、その結果を参照し存在しないと判断する場合は本処理を終了する。設定情報が存在すると判断する場合は、Ｓ１６０３へ進む。
【０１３３】
Ｓ１６０３で、通信部３０１はＭＦＰ１０３のファイル保存設定の変更の有無を確認する。具体的には、設定情報を読み込み済みでメモリ（ＲＡＭ２０３）に一時記憶されている設定値がある場合、設定値とファイル管理部３０４に指示し読み込んだ設定情報の設定値とを比較する。
【０１３４】
Ｓ１６０４で、通信部３０１はファイル保存設定６００のファイル名の命名規則６０３の値に差異があり変更ありと判断する場合はＳ１６０５へ進む。
【０１３５】
Ｓ１６０５で、通信部３０１は表示部３０３指示し、ＭＦＰ１０３のファイル保存設定に変更があり、宛先の自動設定が正常に動作しない旨を通知するメッセージを表示し、本処理を終了する。
【０１３６】
以上のように、ＭＦＰ１０３のファイル保存設定に変更がある場合に、宛先の自動設定が正常に動作しない旨をユーザーに通知し、宛先の自動設定を無効とすることで意図しない宛先の自動設定を抑止する。尚、変更前の設定を記憶しておき変更前の設定を使用して宛先の自動設定を動作させる構成でもよい（不図示）。この場合、ファクス送信の対象とするファイルの生成時刻（ファイルのプロパティ値、ファイル名中の時刻）から、該当する過去の設定を参照し、利用することで実現できる。
【０１３７】
（他の実施例）
本発明は、上述した実施形態を適宜組み合わせることにより構成された装置あるいはシステムやその方法も含まれるものとする。
【０１３８】
ここで、本発明は、上述した実施形態の機能を実現する１つ以上のソフトウェア（プログラム）を実行する主体となる装置あるいはシステムである。また、その装置あるいはシステムで実行される上述した実施形態を実現するための方法も本発明の１つである。また、そのプログラムは、ネットワークまたは各種記憶媒体を介してシステムあるいは装置に供給され、そのシステムあるいは装置の１つ以上のコンピューター（ＣＰＵやＭＰＵ等）によりそのプログラムが読み出され、実行される。つまり、本発明の１つとして、さらにそのプログラム自体、あるいは当該プログラムを格納したコンピューターにより読み取り可能な各種記憶媒体も含むものとする。また、上述した実施形態の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても、本発明は実現可能である。
【符号の説明】
【０１３９】
１０１  クライアントＰＣ
１０３  ＭＦＰ
２０１、２１１  ＣＰＵ
３０１  通信部
３０２  入力部
３０３  表示部
３０４  ファイル管理部
３０５  宛先管理部
３０６  指示部
３０７  設定管理部
【図１】
2018018417.tif 000003
【図２】
2018018417.tif 000004
【図３】
2018018417.tif 000005
【図４】
2018018417.tif 000006
【図５】
2018018417.tif 000007
【図６】
2018018417.tif 000008
【図７】
2018018417.tif 000009
【図８】
2018018417.tif 000010
【図９】
2018018417.tif 000011
【図１０】
2018018417.tif 000012
【図１１】
2018018417.tif 000013
【図１２】
2018018417.tif 000014
【図１３】
2018018417.tif 000015
【図１４】
2018018417.tif 000016
【図１５】
2018018417.tif 000017
【図１６】
2018018417.tif 000018