(57)【要約】【課題】運用ドキュメント登録・更新者側により運用ドキュメントの更新があった場合、運用ドキュメントを照合・判定し、更新された新しい改訂版の運用ドキュメントを利用者側に自動的に提供する。【解決手段】運用ドキュメントを記憶手段に登録、又は当該登録した運用ドキュメントに変更があった場合、その変更点を反映した運用ドキュメントを更新して、最新版の運用ドキュメントを管理する手段と、運用ドキュメントを利用する場合、前記記憶手段に登録、又は更新された運用ドキュメントと利用者の手元にある運用ドキュメントを照合し、当該手元にある運用ドキュメントが最新版であるか否かを判定して、その結果（最新版か否か）を、運用ドキュメント管理システムから利用者側に連絡する手段を有する。【選択図】図１
2018013836.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
運用ドキュメント登録・更新者通信端末及び運用ドキュメント利用者通信端末にネットワークを介して接続され、登録・更新される運用ドキュメントを管理する運用ドキュメント管理システムにおいて、
前記運用ドキュメント登録・更新者通信端末及び運用ドキュメント利用者通信端末との間で通信を行う通信装置と、
前記運用ドキュメント登録・更新者通信端末から登録・更新された運用ドキュメントを登録する記憶装置と、
前記通信装置及び前記記憶装置を制御する演算装置を備え、
前記演算装置は、
前記運用ドキュメント登録・更新者通信端末から前記記憶装置に運用ドキュメントを更新した場合、更新された最新版のドキュメントと前記記憶装置に登録されている利用者側で使用中の手元ドキュメントを照合し、最新版のドキュメントを使用していない利用者がいるか否か判定して最新版のドキュメントを使用していない利用者を特定するドキュメント照合・判定部と、
前記ドキュメント照合・判定部にて最新版のドキュメントを使用していない利用者がいると判定した場合、前記記憶装置から最新版の運用ドキュメントを読出して、前記運用ドキュメント利用者通信端末に提示するドキュメント照合・判定結果通知部と、
を備えたことを特徴とする運用ドキュメント管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載された運用ドキュメント管理システムにおいて、
前記運用ドキュメント登録・更新者通信端末から前記記憶装置への運用ドキュメントの更新があった場合、当該更新時における最新版の運用ドキュメントと当該記憶装置における既存の運用ドキュメントとの文書内の情報との比較をバックグランドで実施し、前記運用ドキュメント利用者通信端末から、利用者の手元にある運用ドキュメントが最新版であるか否かの照合依頼を受けた場合、当該更新時における最新版の運用ドキュメントを前記運用ドキュメント利用者通信端末に提示する、ことを特徴とする運用ドキュメント管理システム。
【請求項３】
運用ドキュメント登録・更新者通信端末及び運用ドキュメント利用者通信端末にネットワークを介して接続され、登録・更新される運用ドキュメントを管理する運用ドキュメント管理システムにおいて、
前記運用ドキュメント登録・更新者通信端末及び運用ドキュメント利用者通信端末との間で通信を行う通信装置と、
前記運用ドキュメント登録・更新者通信端末から登録・更新された運用ドキュメントを登録する記憶装置と、
前記通信装置及び前記記憶装置を制御する演算装置を備え、
前記演算装置は、
前記運用ドキュメント利用者通信端末から、利用者の手元にある運用ドキュメントが最新版であるか否かの照合依頼を受けた場合、当該手元の運用ドキュメントと前記記憶装置の運用ドキュメントの両文書内情報を照合・比較して最新版か否かを判定するドキュメント照合・判定部と、
前記ドキュメント照合・判定部にて、最新版でないと判定した場合、前記記憶装置から最新版の運用ドキュメントを読出して、前記運用ドキュメント利用者通信端末に提示するドキュメント照合・判定結果通知部と、
を備えたことを特徴とする運用ドキュメント管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、運用手順書や管理台帳などの運用ドキュメントを管理する運用ドキュメント管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
データ管理装置として特開２０１０−２２４６９４号公報（引用文献１）に記載された技術がある。
この公報には、「情報システムを構築するための設計図面ごとに、設計図面内に描かれた製品に関する製品情報に関連付けて、製品を手配する場合に製品に応じて固有に設定された手配する情報、または製品を手配しない場合に手配しない事由に応じてシステム内で共通定義された手配しない情報を手配情報として管理する手配情報管理部と、前記手配情報管理部により設計図面ごとに管理されている前記手配情報を用いて、前記製品の手配状況を示すドキュメントを生成するドキュメント生成部とを有するデータ管理装置」をもって「情報システムのシステムインテグレーションに必要となるデータ管理を効率化できるとともに、システムインテグレーションの円滑化を図る」という記載がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１０−２２４６９４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１には、システム構築時に必要となる製品を手配することを示す手配情報を用いて、前記製品の手配状況を示すドキュメントを生成し、情報システムのシステムインテグレーションに必要となるデータ管理を効率化すること、システムインテグレーションの円滑化を図ることについて開示されているが、運用ドキュメントを最新の改訂版に更新した場合における利用者への連絡、最新の改訂版の提供を確実に実施する仕組みまでは考慮されていない。
【０００５】
従来、運用手順書や管理台帳などの運用ドキュメントは、共用のファイルサーバを用いて管理する手法が一般的であった。
【０００６】
この共用のファイルサーバを用いて運用ドキュメントを管理する手法によれば、運用ドキュメントの利用者（実際に運用に携わる従業員）にとって運用ドキュメントが最新の改訂版か否かの判断が煩雑となる課題があった。
【０００７】
また、運用ドキュメントを管理するシステムにおいて、運用ドキュメントに基づき所望の作業を実施する担当者（運用ドキュメント利用者）自身が保持している運用ドキュメントについて、最新の改訂版か否かを判断し、最新の改訂版でない場合には、最新の改訂版の運用ドキュメントを運用ドキュメント利用者（運用に携わる従業員）側に提供することまで考慮したものが存在しない。
【０００８】
換言すれば、運用ドキュメントの運用は、利用者の判断に依存し、運用ドキュメントが運用ドキュメント利用者とは別の運用ドキュメント登録・更新者により更新（改訂）されているにも拘らず、その更新（改訂）の通知が徹底されず、或いは失念により、更新事実を見逃して更新（改訂）前の運用ドキュメントによる誤った運用を行うリスクがある。この場合、事故の温床となる可能性が高いのみならず、運用ドキュメントとの管理に多大な工数がかかる。
【０００９】
そこで、本発明は、例えば、運用ドキュメント利用者側から手元の運用ドキュメントが最新の運用ドキュメント（最新の改訂版／最新版）であるか否かの依頼（問い合わせ）を受けた場合、手元の運用ドキュメントが最新版か否かを照合・判定し、その結果について、運用ドキュメントが最新版の運用ドキュメントでない場合には、最新の運用ドキュメントを運用ドキュメント利用者側に提供し、又は運用ドキュメント登録・更新者側により運用ドキュメントの更新があった場合、最新の運用ドキュメント（最新版）を使用していない利用者がいるか否かを照合・判定し、その結果について、最新の運用ドキュメント（最新版）を使用していない利用者がいる場合には、最新の運用ドキュメントを運用ドキュメント利用者側に提供する技術を得ることを目的とする。
【００１０】
上述した課題を解決するために、代表的な本発明の運用ドキュメント管理システムの一つは、運用ドキュメントを管理する手段と、運用ドキュメントを利用する場合、又は運用ドキュメントを管理する手段の運用ドキュメントを改訂版に更新した場合、前記運用ドキュメントを管理する手段の運用ドキュメント（改訂後）と利用者が使用している運用ドキュメント（改訂前）を照合し、手元にある運用ドキュメントが最新の改訂版（最新版）であるか否かを判定し、又は最新版の運用ドキュメントを使用していない利用者がいるか否かを判定して、その結果を運用ドキュメント管理システムから運用ドキュメント利用者側に連絡する手段を有する。最新版でない場合、又は最新版の運用ドキュメントを使用していない利用者がいる場合は、最新版の運用ドキュメントを利用者側に提供する。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、運用ドキュメント利用者による誤った運用を防止することができる。また、運用ドキュメントの管理を自動化及び、標準化が可能なため、運用工数を確実に低減することが可能である。
上述した以外の課題、構成及び効果は、以下の実施形態の説明により明らかにされる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の運用ドキュメント管理システムの構成例を示すブロック図。
【図２】ドキュメント管理ＤＢのデータ構成例を示すテーブル。
【図３】運用ドキュメント管理システムにおける管理サーバの一処理手順を示すフローチャート。
【図４】運用ドキュメント管理システムにおける管理サーバの他の処理手順を示すフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明の実施例について図面を参照して説明する。
【実施例】
【００１４】
図１は、本発明の運用ドキュメント管理システム１の構成例を示すブロック図である。
運用ドキュメント管理システム１は、管理サーバ１１、運用ドキュメント管理Ｗｅｂ・アプリケーション装置１２、を有する。
【００１５】
管理サーバ１１は、通信装置１１１、演算装置１１２、記憶装置１１３、を有する。
【００１６】
通信装置１１１は、運用ドキュメント管理Ｗｅｂ・アプリケーション装置１２を介して運用ドキュメント登録・更新者通信端末２、運用ドキュメント利用者通信端末３、との間の通信を行うインターフェース部を有し、運用ドキュメントに関するデータを送受信する。
【００１７】
記憶装置１１３は、運用ドキュメント及び当該運用ドキュメントの改訂版（最新版）を登録するドキュメント管理データベース（ドキュメント管理ＤＢ）１１３１を有する。
【００１８】
演算装置１１２は、ドキュメント照合・判定部１１２１、ドキュメント書込・読出部１１２２、ドキュメント照合・判定結果（更新）通知部１１２３、を含む。
【００１９】
ドキュメント照合・判定部１１２１は、運用ドキュメント利用者側の運用ドキュメント（更新／改訂前）と前記ドキュメント管理データベース１１３１に登録された運用ドキュメント（更新／改訂後）を照合・比較し、運用ドキュメント利用者通信端末３から手元にある運用ドキュメント（使用中の運用ドキュメント）の照合依頼（問い合わせ）を受けた場合、運用ドキュメント利用者側の運用ドキュメントが最新の改訂版（最新版）の運用ドキュメントであるか否かを判定し、又は運用ドキュメント登録・更新者通信端末２から事前にドキュメント管理ＤＢ１１３１に登録された運用ドキュメントの更新があった場合、更新された最新の改訂版（最新版）の運用ドキュメントを利用していない利用者がいるか否かを判定する。
この照合・判定は、照合した運用ドキュメントが最新版であることを特定するに足りる情報、例えば、ドキュメントの文書内情報、例えば、版、又は登録・更新日との照合をもって行う。
【００２０】
ドキュメント書込・読出部１１２２は、運用ドキュメント登録・更新者通信端末２から運用ドキュメントの登録、又は更新があった場合、当該運用ドキュメントをドキュメント管理データベース１１３１のドキュメント管理データベース１１３１に登録、又は更新する。また、ドキュメント照合・判定部１１２１において、利用者側の運用ドキュメントが最新版でないと判定した場合、又は更新された最新版の運用ドキュメントを利用していない利用者がいる場合には、ドキュメント管理データベース１１３１に登録された最新版の運用ドキュメントを読出・抽出する。
【００２１】
ドキュメント通知部１１２３は、ドキュメント照合・判定部１１２１において、利用者側の運用ドキュメントが最新版でない場合、又は更新された最新版の運用ドキュメントを利用していない利用者がいる場合には、ドキュメント書込・読出部１１２２において、読出・抽出した最新版の運用ドキュメントを利用者側に提供する。
また、利用者の運用ドキュメントが最新版である場合には、その旨を利用者側に連絡する。この連絡は、例えば、メール機能などを利用して通知する。
【００２２】
演算装置１１２は、各装置の動作制御を司り、内部に格納されたプログラムに従って各装置の動作を制御する。
【００２３】
本プログラムでは演算装置１１２における処理を高速化するために、ハッシュ関数を用いて運用ドキュメント同士の比較を行うとよい。
また、運用ドキュメントの更新時に、既存の運用ドキュメントとの文書内情報の比較をバックグランドで実施するとよい。
【００２４】
すなわち、運用ドキュメント登録・更新者通信端末２から記憶装置１１３への運用ドキュメントの更新があった場合、当該更新時における改訂版の運用ドキュメントと当該記憶装置における既存の運用ドキュメント（文書内情報）との比較をバックグランドで実施しておき、当該更新時或いは問い合わせ時に、最新版の運用ドキュメントを前記運用ドキュメント利用者通信端末３に提示してもよい。
【００２５】
運用ドキュメントを構築する側の運用ドキュメント登録・更新者通信端末２及び運用ドキュメント利用者通信端末３は、例えば、パーソナルコンピュータ、タブレット（多機能携帯端末）である。
【００２６】
図２は、ドキュメント管理データベース１１３１のデータ構成例を示すテーブルである。
テーブルは、例えば、利用者情報、ドキュメントの版情報、を含み、利用者情報は、利用者を識別する利用者ＩＤ、ドキュメントの種類、及び現在使用しているドキュメント（手元のドキュメント）を示す利用者手元ドキュメント、などの各情報を含む。
ドキュメントの版情報は、ドキュメントの初版、登録日、当該ドキュメントを更新した改訂版（更新版）、更新日、などの各情報を含む。更新・改訂版は、運用ドキュメントの内容を変更した変更点（変更内容を示す情報）を含む。
ここで、ドキュメントを更新した場合（Ａ１をＡ２に更新）、更新前の版（初版Ａ１）や登録日は、削除しても、そのまま履歴として残しておいてもよい。
【００２７】
図３は、運用ドキュメント管理システム１における管理サーバ１１の処理手順を示すフローチャートである。
本例は、運用ドキュメント利用者側の手元にあるドキュメント（使用中のドキュメント）の版又は登録・更新日がＤＢ１１３１に登録されているドキュメントの版又は登録・更新日と照合・比較して、最新版であるか否か判定し、手元ドキュメントが最新版でない場合には、その利用者に対して改訂後の最新版の運用ドキュメントを提示するものである。
図３のフローチャートに基づく動作は以下のとおりである。
【００２８】
ステップＳ１：運用ドキュメント管理システム１は、運用ドキュメント登録・更新者通信端末２からの運用ドキュメント（初版）の登録及び運用ドキュメントを更新（初版を改訂版に更新）する操作に基づき運用ドキュメントを受信し、ドキュメント管理データベース１１３１に登録、又は当該登録したドキュメントの更新を行う。
【００２９】
ステップＳ２：運用ドキュメント管理システム１は、運用ドキュメント利用者（００１）側から手元ドキュメント（Ａ１）の照合依頼（問い合わせ）を受けた時、当該手元にある運用ドキュメント（Ａ１）の版、又は登録・更新日を示す情報とドキュメント管理データベース１１３１に登録された最新版の運用ドキュメント（Ａ２）の運用ドキュメントの版、又は登録・更新日を示す情報を照合・比較する。この照合・比較は、運用ドキュメントの更新時にバックグランドで実施しておくとよい。
【００３０】
ステップＳ３：運用ドキュメント管理システム１は、ステップＳ２にて行った照合・比較結果を受けて、運用ドキュメント利用者通信端末３側の運用ドキュメントが最新の改訂版（最新版）であるか否かの判定を行う。
【００３１】
ステップＳ５：運用ドキュメント管理システム１は、ステップＳ３における判定結果、最新版でない場合（Ｎｏ：Ａ１≠Ａ２）、ドキュメント管理データベース１１３１から最新版の運用ドキュメント（Ａ２）を読出し・抽出する。
【００３２】
ステップＳ６：運用ドキュメント管理システム１は、最新版ドキュメント（Ａ２）を運用ドキュメント利用者通信端末３へ提供する。
【００３３】
ステップＳ７：運用ドキュメント管理システム１は、ステップＳ３における判定結果、最新版である場合（Ｙｅｓ：Ａ２＝Ａ２）、最新版である旨を運用ドキュメント利用者通信端末３へ連絡（通知／通報）する。
【００３４】
以上述べた本例によれば、運用ドキュメント利用者通信端末から運用ドキュメントを利用する際に照合依頼（問い合わせ）を受けたとき、運用ドキュメントが最新版か否かを判定するものにあっては、従来、誤った運用ドキュメントを利用して運用するリスクを軽減することができ、事故の温床となる可能性、運用ドキュメントの管理工数を軽減することができる。特に、その効果は運用に携わる利用者（従業員）が多く、同様な問題を抱えている職場に適している。
【００３５】
図４は、運用ドキュメント管理システム１における管理サーバ１１の他の処理手順を示すフローチャートである。
本例は、各利用者が使用している運用ドキュメントＡ〜Ｎをドキュメント管理データベースに登録しておく。そして、運用ドキュメント登録・更新者が、例えば、運用ドキュメントＡについて初版Ａ１を改訂版Ａ２に更新したとき、改訂前のＡ１を使用しているがいるか否かを判定し、改訂前のＡ１を使用している利用者がいる場合（ＩＤ００１、ＩＤ０１０）、つまり、最新版Ａ２でない運用ドキュメントを使用している利用者に対して、その旨の連絡と共に最新版Ａ２の運用ドキュメントを提示する。
図４のフローチャートに基づく動作は以下のとおりである。
【００３６】
ステップＳ１：運用ドキュメント管理システム１は、運用ドキュメント登録・更新者通信端末２からの運用ドキュメント（初版）の登録及び運用ドキュメントを更新（初版を改訂版に更新）する操作に基づき運用ドキュメントを受信し、ドキュメント管理データベース１１３１に登録、又は当該登録したドキュメントの更新を行う。
【００３７】
ステップＳ２’：運用ドキュメント管理システム１は、運用ドキュメント登録・更新者が運用ドキュメントを改訂した改訂版を最新版として更新した場合、更新された最新版のドキュメント（Ａ２）とＤＢ１１３１に登録されている利用者側で使用中の手元ドキュメント（Ａ１）を照合・比較する。ドキュメント同士の照合は、版又は更新日を照合・比較して行う。
【００３８】
ステップＳ３’：運用ドキュメント管理システム１は、ステップＳ２’にて行った照合・比較結果を受けて、最新版のドキュメント（Ａ２）を使用していない利用者がいるか否か判定を行う。
【００３９】
ステップＳ４：運用ドキュメント管理システム１は、ステップＳ３における判定結果、最新版のドキュメント（Ａ２）を使用していない利用者がいる場合（Ｙｅｓ：Ａ１≠Ａ２）、最新版のドキュメント（Ａ２）を使用していない利用者（００１，０１０）を特定する。
【００４０】
ステップＳ５：運用ドキュメント管理システム１は、最新版のドキュメント（Ａ２）をＤＢ１３１１から読出し・抽出する。
【００４１】
ステップＳ６：運用ドキュメント管理システム１は、ステップＳ３における判定結果、最新版のドキュメント（Ａ２）を自動的に最新版のドキュメントを使用していない運用ドキュメント利用者通信端末３へ提供する。
【００４２】
ステップＳ７：運用ドキュメント管理システム１は、最新版のドキュメント（Ａ２）を使用していない利用者がいない場合（Ｎｏ：Ａ２＝Ａ２）には、その旨を運用ドキュメント利用者通信端末３へ連絡（通知／通報）する。
【００４３】
以上述べた本例によれば、運用ドキュメント登録・更新者通信端末から運用ドキュメントを更新したとき、更新した運用ドキュメントを使用していない利用者がいるか否かを判定するものにあっては、利用者に対して最新版の運用ドキュメントを提示することにより、従来、誤った運用ドキュメントを利用して運用するリスクを軽減することができ、事故の温床となる可能性、運用ドキュメントの管理工数を軽減することができる。また、運用ドキュメントを更新したとき、最新版の運用ドキュメントを利用者に対して提示するものであることから、運用に携わる利用者（従業員）は、その照合依頼を省略することが可能である。
【００４４】
なお、本発明は上述した実施例に限定されるものではなく、様々な変形例が含まれる。例えば、上述した実施例は本発明を分かりやすく説明するために詳細に説明したものであり、必ずしも説明した全ての構成を備えるものに限定されるものではない。また、ある実施例の構成の一部を他の実施例の構成に置き換えることが可能であり、また、ある実施例の構成に他の実施例の構成を加えることも可能である。また、各実施例の構成の一部について、他の構成の追加・削除・置換をすることが可能である。また、上記の各構成、機能等は、演算装置のプロセッサがそれぞれの機能を実現するプログラムを解釈し、実行することによりソフトウェアで実現してもよい。各機能を実現するプログラム、テーブル、等の情報は、メモリや、ハードディスク、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）等の記録装置、または、ＩＣカード、ＳＤカード、ＤＶＤ等の記録媒体に置くことができる。
【符号の説明】
【００４５】
１  運用ドキュメント管理システム
１１  管理サーバ
１１１  通信装置
１１２  演算装置
１１２１  ドキュメント照合・判定部
１１２２  ドキュメント書込・読出部
１１２３  ドキュメント通知部
１１３  記憶装置
１２  運用ドキュメント管理Ｗｅｂ・アプリケーション装置
２  運用ドキュメント登録・更新者通信端末
３  運用ドキュメント利用者通信端末
【図１】
2018013836.tif 000003
【図２】
2018013836.tif 000004
【図３】
2018013836.tif 000005
【図４】
2018013836.tif 000006