(57)【要約】【課題】組織の共有フォルダに蓄積された過去の類似の活動の資料を活用して容易に活動計画表を作成すること。【解決手段】作成装置３００では、フォルダ探索部３０３ａが、所定の期間の活動を構成する各作業項目において作成され該作業項目ごとの第二階層フォルダ内に格納されている電子ファイルから、電子ファイルの情報を活動単位に抽出し、ガントチャート生成部３０３ｂが、フォルダ名を用いて特定される作業項目名と、タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、第二階層フォルダ内の電子ファイルの数を用いて特定される作業量とを用いて作業工程表を生成する。ユーザ端末４００では、作成部４０３ａが、生成された作業工程表を用いて、計画上の基準日を特定する入力を受け付けた場合に活動計画表を作成し、修正部４０３ｂが、作業期間を変更する入力を受け付けた場合に該活動計画表を修正する。【選択図】図１
2018067090.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
作成装置と端末とを有する作成システムであって、
前記作成装置は、
所定の期間の活動を構成する各作業項目において作成された電子ファイルであって、該作業項目ごとに作成されたフォルダ内に格納されている電子ファイルから、作業期間を特定するための各電子ファイルのタイムスタンプと作業項目名を示す該フォルダのフォルダ名とを含む電子ファイルの情報を、該活動ごとに抽出する抽出部と、
前記フォルダ名を用いて特定される作業項目名と、前記タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、前記フォルダ内に格納されている前記電子ファイルの数を用いて特定される作業量とを用いて、前記活動の前記各作業項目の前記作業項目名と前記作業期間と前記作業量とを時系列に示す作業工程表を生成する生成部と、を備え、
前記端末は、
生成された前記作業工程表を用いて、計画上の基準日を特定する入力を受け付けた場合に、前記各作業項目の前記作業項目名と前記作業期間と前記作業量とを時系列に示す活動計画表を作成する作成部と、
前記作業期間を変更する入力を受け付けた場合に、該活動計画表を修正する修正部と、を備える
ことを特徴とする作成システム。
【請求項２】
前記抽出部は、さらに、前記各電子ファイルの所在を示す所在情報を抽出し、
前記生成部は、さらに、前記各作業項目において作成された前記電子ファイルの所在情報を前記作業工程表に付加し、
前記端末は、さらに、付加された前記所在情報を用いて前記電子ファイルを参照させることを特徴とする請求項１に記載の作成システム。
【請求項３】
前記作成部は、前記活動計画表を前記端末のスケジュール管理用のアプリケーションで利用可能な電子データとして作成することを特徴とする請求項１または２に記載の作成システム。
【請求項４】
前記修正部は、前記活動計画表に各作業項目に関する情報を付加する入力を受け付けることを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の作成システム。
【請求項５】
前記端末は、さらに、前記活動計画表を前記作成装置に送信し、
前記作成装置は、さらに、前記活動計画表を受信した場合に、該活動計画表の各作業項目に対応するフォルダを記憶部に作成することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の作成システム。
【請求項６】
前記作成装置は、前記端末から電子ファイルを受信した場合に、作成した前記フォルダに格納することを特徴とする請求項５に記載の作成システム。
【請求項７】
作成装置と端末とを有する作成システムにおいて実行される作成方法であって、
前記作成装置における、所定の期間の活動を構成する各作業項目において作成された電子ファイルであって、該作業項目ごとに作成されたフォルダ内に格納されている電子ファイルから、作業期間を特定するための各電子ファイルのタイムスタンプと作業項目名を示す該フォルダのフォルダ名とを含む電子ファイルの情報を、該活動ごとに抽出する抽出工程と、
前記作成装置における、前記フォルダ名を用いて特定される作業項目名と、前記タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、前記フォルダ内に格納されている前記電子ファイルの数を用いて特定される作業量と、を用いて前記活動の前記各作業項目の前記作業項目名と前記作業期間と前記作業量とを時系列に示す作業工程表を生成する生成工程と、
前記端末における、生成された前記作業工程表を用いて、計画上の基準日を特定する入力を受け付けた場合に、前記各作業項目の前記作業項目名と前記作業期間と前記作業量とを時系列に示す活動計画表を作成する作成工程と、
前記端末における、前記作業期間を変更する入力を受け付けた場合に、前記活動計画表を修正する修正工程と、
を含んだことを特徴とする作成方法。
【請求項８】
コンピュータに、
所定の期間の活動を構成する各作業項目において作成された電子ファイルであって、該作業項目ごとに作成されたフォルダ内に格納されている電子ファイルから、作業期間を特定するための各電子ファイルのタイムスタンプと作業項目名を示す該フォルダのフォルダ名とを含む電子ファイルの情報を、該活動ごとに抽出する抽出ステップと、
前記フォルダ名を用いて特定される作業項目名と、前記タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、前記フォルダ内に格納されている前記電子ファイルの数を用いて特定される作業量と、を用いて前記活動の前記各作業項目の前記作業項目名と前記作業期間と前記作業量とを時系列に示す作業工程表を生成する生成ステップと、
生成された前記作業工程表を用いて、計画上の基準日を特定する入力を受け付けた場合に、前記各作業項目の前記作業項目名と前記作業期間と前記作業量とを時系列に示す活動計画表を作成する作成ステップと、
前記作業期間を変更する入力を受け付けた場合に、該活動計画表を修正する修正ステップと、
を実行させることを特徴とする作成プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、作成システム、作成方法、および作成プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、業務上の組織で定期的に繰り返し実行される活動について、様々な資料が作成され引き継がれる。従来、組織で新たな活動の活動計画を立案する場合に、組織の共有フォルダに蓄積されている過去の類似する活動の資料を参照して活動計画表を作成する。その際、いつどのような作業項目があったかを特定し、各作業項目に要する日数を見積もって、新しい活動計画を立案する必要がある。
【０００３】
ここで、過去の資料が蓄積された共有フォルダの階層構造やファイルの属性を基に過去の類似の活動の作業項目や作業量を見積もって、各作業項目の作業項目名と作業期間と作業量とを時系列に示すガントチャートを自動的に生成する技術が提案されている（非特許文献１参照）。
【０００４】
なお、過去の資料が蓄積された共有フォルダから作業項目名に対応するファイルの数が適当な数になるように、作業項目名を特定する技術が提案されている（非特許文献２参照）。また、スケジュール管理アプリケーションと組織の共有フォルダとを連動させる技術が提案されている（非特許文献３参照）。また、スケジュール管理サーバで利用可能なデータ形式として、ｉＣａｌｅｎｄａｒが規定されている（非特許文献４，５参照）。
【先行技術文献】
【非特許文献】
【０００５】
【非特許文献１】斉藤典明、「ファイルの蓄積パターンからの活動手順の抽出」、情報処理学会研究報告、2016年、Vol.2016-GN97、No.36
【非特許文献２】斉藤典明、金井敦、谷本茂明、「組織知識継承のための共有フォルダからの活動単位抽出アプローチ」、情報処理学会論文誌、2016年、Vol.57  No.1、pp.280-293
【非特許文献３】斉藤典明、金井敦、「業務の引継ぎを容易にするスケジュラー連動型組織知識継承基盤」、情報処理学会論文誌、2014年、Vol.55  No.1、pp.127-142
【非特許文献４】「iCalendar」、[online]、[2016年9月6日検索]、インターネット＜URL:https://ja.wikipedia.org/wiki/ICalendar＞
【非特許文献５】Network  Working  Group、「iCalendar」、2009年、RFC5545
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、過去の活動のガントチャートが判明しても、活動計画表を作成するには、過去の日程表と新しい日程表とを突き合わせて日付や曜日を考慮したり、過去のファイルの記録内容を再確認して各作業項目の作業量を見積もり直したりする必要がある。その際、共有フォルダ内に蓄積されている膨大な過去の資料ファイルを複数のフォルダを行き来しながら探したり確認したりする作業には、多大な手間や時間がかかる。また、計画と実際の作業内容とが乖離している場合もあり、実際の日程を知ることは困難である。したがって、蓄積された膨大な過去の資料を活用して活動計画表を作成することは困難であった。
【０００７】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、組織の共有フォルダに蓄積された過去の類似の活動の資料を活用して容易に活動計画表を作成することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明に係る作成システムは、作成装置と端末とを有する作成システムであって、前記作成装置は、所定の期間の活動を構成する各作業項目において作成された電子ファイルであって、該作業項目ごとに作成されたフォルダ内に格納されている電子ファイルから、作業期間を特定するための各電子ファイルのタイムスタンプと作業項目名を示す該フォルダのフォルダ名とを含む電子ファイルの情報を、該活動ごとに抽出する抽出部と、前記フォルダ名を用いて特定される作業項目名と、前記タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、前記フォルダ内に格納されている前記電子ファイルの数を用いて特定される作業量とを用いて、前記活動の前記各作業項目の前記作業項目名と前記作業期間と前記作業量とを時系列に示す作業工程表を生成する生成部と、を備え、前記端末は、生成された前記作業工程表を用いて、計画上の基準日を特定する入力を受け付けた場合に、前記各作業項目の前記作業項目名と前記作業期間と前記作業量とを時系列に示す活動計画表を作成する作成部と、前記作業期間を変更する入力を受け付けた場合に、該活動計画表を修正する修正部と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、組織の共有フォルダに蓄積された過去の類似の活動の資料を活用して容易に活動計画表を作成することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】図１は、本発明の一実施形態に係る作成システムの概略構成を示す模式図である。
【図２】図２は、ストレージサーバに蓄積される電子ファイルのフォルダ構成を説明するための説明図である。
【図３】図３は、作業工程表を説明するための説明図である。
【図４】図４は、作業工程表を説明するための説明図である。
【図５】図５は、活動計画表の作成を説明するための説明図である。
【図６】図６は、活動計画表の修正を説明するための説明図である。
【図７】図７は、活動計画表の修正を説明するための説明図である。
【図８】図８は、作成システムの動作を示すシーケンス図である。
【図９】図９は、作成装置の処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】図１０は、ユーザ端末の処理手順を示すフローチャートである。
【図１１】図１１は、実施例を説明するための説明図である。
【図１２】図１２は、実施例を説明するための説明図である。
【図１３】図１３は、実施例を説明するための説明図である。
【図１４】図１４は、作成プログラムを実行するコンピュータを例示する図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図面を参照して、本発明の一実施形態を詳細に説明する。なお、この実施形態により本発明が限定されるものではない。また、図面の記載において、同一部分には同一の符号を付して示している。
【００１２】
［作成システムの構成］
まず、図１を参照して、本実施形態に係る作成システムの概略構成を説明する。図１に示すように、本実施形態に係る作成システム１には、インターネット等の通信ネットワーク１００に、ストレージサーバ２００、作成装置３００およびユーザ端末４００が、各々の通信処理部（２０１，３０１，４０１）を介して互いに通信可能に接続されている。この通信処理部（２０１，３０１，４０１）は、ＮＩＣ（Network  Interface  Card）等で実現され、通信ネットワーク１００を介した装置間の通信を制御する。
【００１３】
ストレージサーバ２００は、ストレージを内蔵する汎用のサーバ装置等で実現され、電子ファイル蓄積部２０２と通信処理部２０１とを含む。電子ファイル蓄積部２０２は、フラッシュメモリ（Flash  Memory）、ハードディスク、光ディスク等の記憶装置によって実現され、業務組織の共有フォルダとして機能する。なお、後述する作成装置３００がストレージサーバ２００と同一のハードウェア内に構築されてもよい。
【００１４】
ここで、図２を参照して、電子ファイル蓄積部２０２に蓄積される電子ファイルのフォルダ構成について説明する。電子ファイル蓄積部２０２には、第一階層フォルダ２１１、第二階層フォルダ２１２、第三階層フォルダ２１３等の複数階層のフォルダに多数の電子ファイル２１４が格納されている。
【００１５】
第一階層フォルダ２１１は、所定の期間の活動ごとに作成され、ここを基点として第一階層としたものである。以下、階層が深くなるごとに第二階層、第三階層等と表記する。多くの場合、活動ごとに作成された第一階層フォルダ２１１には、この活動を構成する作業項目ごとに複数の第二階層フォルダ２１２が作成される。
【００１６】
そこで、第一階層フォルダ２１１には、「２０１２年度○○実行委員会」等の当該活動の時期および内容を表すフォルダ名が付与されているものとする。第一階層フォルダ２１１内には、各活動を構成する作業項目ごとに作成された複数の第二階層フォルダ２１２または電子ファイル２１４が格納されているものとする。第二階層フォルダ２１２の各々には、「企画書」、「第１回会合」等の当該活動における各作業項目名あるいは各作業項目の内容を表すフォルダ名が付与されている。同様に、各階層のフォルダ内にフォルダすなわちサブフォルダまたは電子ファイル２１４が格納され、最下層のフォルダ内には電子ファイル２１４のみが格納される。
【００１７】
各電子ファイル２１４には、ファイル所有者、ファイルのサイズ（データ量）、ファイルの作成や最終更新の日時を表すタイムスタンプ等の属性情報２１５が付加されている。また、各電子ファイル２１４のファイル名に付加されている拡張子により、ファイルの種別を判別できる。
【００１８】
なお、各電子ファイル２１４は、ファイルの種別により、ドキュメント系ファイルと非ドキュメント系ファイルとに分類される。ドキュメント系ファイルとは、ｄｏｃ、ｘｌｓ、ｐｄｆ、ｔｘｔ、ｈｔｍｌ、ｐｐｔ等の拡張子が付与された電子ファイルを意味する。また、非ドキュメント系ファイルとは、付与されている拡張子がｄｏｃ、ｘｌｓ、ｃｖｓ、ｐｄｆ、ｔｘｔ等ではない電子ファイル、または、ｃ、ｈ、ｊｓ、ｃｓｓ、ｌｚｈ、ｅｘｅ、ｂａｔ等の拡張子が付与されている電子ファイル、あるいは、ファイルの先頭がドット（．）や＃等である電子ファイルを意味する。
【００１９】
本実施形態の作成システム１では、後述する作成処理を実行して、作成装置３００が、ストレージサーバ２００に蓄積されている過去の活動中に作成された電子ファイル２１４を用いて、過去の活動を構成する各作業項目を時系列に示す作業工程表を作成する。また、ユーザ端末４００が、作成された作業工程表を基に開始日または終了日等を特定し、作業期間を修正して、過去の活動に類似した活動の活動計画表を作成する。
【００２０】
［作成装置］
作成装置３００は、ワークステーションやパソコン等の汎用コンピュータで実現され、通信処理部３０１と、記憶部３０２と、制御部３０３とを備える。
【００２１】
記憶部３０２は、ＲＡＭ（Random  Access  Memory）、フラッシュメモリ等の半導体メモリ素子、または、ハードディスク、光ディスク等の記憶装置によって実現される。記憶部３０２には、作成装置３００を動作させる処理プログラムや、処理プログラムの実行中に使用されるデータなどが予め記憶され、あるいは処理の都度一時的に記憶される。なお、記憶部３０２は、ＬＡＮやインターネットなどの通信ネットワーク１００を介して制御部３０３と通信する構成でもよい。
【００２２】
本実施形態において、記憶部３０２には、後述する作成処理により、ファイル情報３０２ａおよびガントチャート３０２ｂが記憶される。また、記憶部３０２には、過去の活動から計画の範囲の日付、曜日および休日等の情報を含むカレンダー情報３０２ｃが記憶される。
【００２３】
制御部３０３は、ＣＰＵ（Central  Processing  Unit）等の演算処理装置がメモリに記憶された処理プログラムを実行することにより、図１に例示するように、フォルダ探索部３０３ａおよびガントチャート生成部３０３ｂとして機能する。
【００２４】
フォルダ探索部３０３ａは、抽出部として機能する。すなわち、フォルダ探索部３０３ａは、所定の期間の活動を構成する各作業項目において作成された電子ファイル２１４であって、該作業項目ごとに作成された第二階層フォルダ２１２内に格納されている電子ファイル２１４から、作業期間を特定するための各電子ファイル２１４のタイムスタンプと作業項目名を示す該第二階層フォルダ２１２のフォルダ名とを含む電子ファイル２１４の情報を、該活動ごとに抽出する。
【００２５】
具体的に、図２を参照して前述したとおり、ストレージサーバ２００の電子ファイル蓄積部２０２内に活動単位に作成された第一階層フォルダ２１１内には、当該活動を構成する作業項目ごとに作成された複数の第二階層フォルダ２１２が格納されている。また、各第二階層フォルダ２１２内には、該当する作業項目において作成された第三階層フォルダ２１３および電子ファイル２１４が格納されている。また、各第二階層フォルダ２１２には、各作業項目名あるいは各作業項目の内容を表すフォルダ名が付与されている。
【００２６】
フォルダ探索部３０３ａは、ストレージサーバ２００の電子ファイル蓄積部２０２にアクセスし、第一階層フォルダ２１１のうち、探索したい活動に該当する第一階層フォルダ２１１内の第二階層フォルダ２１２および電子ファイル２１４を参照する。ここで参照される電子ファイル２１４には、第二階層フォルダ２１２に格納されている第三階層フォルダ２１３およびそれより下層のフォルダのいずれかに格納されている電子ファイル２１４が含まれる。
【００２７】
次に、フォルダ探索部３０３ａは、図２に例示した構成の第二階層フォルダ２１２内に格納されている電子ファイル２１４の情報を抽出し、記憶部３０２のファイル情報３０２ａに格納する。本実施形態におけるファイル情報３０２ａは、例えば、各電子ファイル２１４の最終更新のタイムスタンプ、第一階層フォルダ２１１のフォルダ名、第二階層フォルダ２１２のフォルダ名、電子ファイル２１４のファイル名、および電子ファイル２１４の所在を示す所在情報等を含む。ここで、各電子ファイル２１４のタイムスタンプは、各電子ファイル２１４の属性情報２１５を参照して抽出される。なお、後述するように、ここで抽出されたタイムスタンプを用いて、各作業項目の作業期間が特定される。
【００２８】
図１の説明に戻る。ガントチャート生成部３０３ｂは、生成部として機能する。すなわち、ガントチャート生成部３０３ｂは、第二階層フォルダ２１２のフォルダ名を用いて特定される作業項目名と、各電子ファイル２１４のタイムスタンプを用いて特定される作業期間と、第二階層フォルダ２１２内に格納されている電子ファイル２１４の数を用いて特定される作業量とを用いて、活動の各作業項目の作業項目名と作業期間と作業量とを時系列に示す作業工程表を生成する。
【００２９】
具体的に、ガントチャート生成部３０３ｂは、抽出されたファイル情報３０２ａを基に、活動を構成する各作業項目の作業項目名、作業期間、および作業量を含む作業項目情報を生成する。まず、ガントチャート生成部３０３ｂは、第二階層フォルダ２１２の作業項目に対応する作業項目名を生成する。ここで、共有フォルダの命名規則の特徴から（非特許文献１参照）、多くの場合、活動ごとに作成された第一階層フォルダ２１１内に、作業項目ごとに第二階層フォルダ２１２が作成される。本実施形態において、ガントチャート生成部３０３ｂは、第二階層フォルダ２１２に付与されているフォルダ名を用いて作業項目名を特定する。例えば、ガントチャート生成部３０３ｂは、フォルダ名から付与された記号等を取り除いて作業項目名とする。
【００３０】
なお、ガントチャート生成部３０３ｂは、第二階層フォルダ２１２のフォルダ名から代表的な単語のみを抽出する等して、第二階層フォルダ２１２のフォルダ名を基に作業項目名を生成してもよい。また、作業項目名に対応する電子ファイル数が適当な数になるように、作業項目名を特定してもよい（非特許文献２参照）。
【００３１】
また、ガントチャート生成部３０３ｂは、第二階層フォルダ２１２内に格納されている電子ファイル２１４のタイムスタンプを用いて該作業項目の作業期間を特定する。例えば、各第二階層フォルダ２１２内の各電子ファイル２１４の最終更新のタイムスタンプのうち最新のものの日付を当該第二階層フォルダ２１２の代表日とする。次に、ガントチャート生成部３０３ｂは、各第二階層フォルダ２１２を代表日の昇順に上から下に並べ、直前の作業項目に該当する第二階層フォルダ２１２の代表日の翌日から当該第二階層フォルダ２１２の代表日までを作業期間とし、作業期間の日数を作業日数とする。
【００３２】
作業期間は、当該第二階層フォルダ２１２内の各電子ファイル２１４の作成のタイムスタンプのうち最古のものの日付から、最新の最終更新のタイムスタンプの日付までとしてもよい。また、第二階層フォルダ２１２の代表日や作業期間を特定する際、指定されたファイル種別の電子ファイル２１４のタイムスタンプを用いるようにしてもよい。例えば、ドキュメント系ファイルのタイムスタンプを用いて第二階層フォルダ２１２の代表日や作業期間を特定するようにしてもよい。
【００３３】
また、ガントチャート生成部３０３ｂは、第二階層フォルダ２１２内に格納されている電子ファイル２１４の数を用いて作業量を特定する。本実施形態では、各第二階層フォルダ２１２内の電子ファイル２１４の数を計数し、作業量とする。ここで、計数される電子ファイル２１４には、前述したように、第二階層フォルダ２１２に格納されている第三階層フォルダ２１３およびそれより下層のフォルダのいずれかに格納されている電子ファイル２１４が含まれる。
【００３４】
なお、指定されたファイル種別の電子ファイル２１４の数で作業量を特定してもよい。例えば、ドキュメント系ファイルの数を用いて作業量を特定してもよい。電子ファイル２１４の数に代えて、各電子ファイル２１４のデータ量の合計を作業量としてもよい。電子ファイル２１４の数またはデータ量の合計を作業期間の日数でわり、１日あたりのファイル数またはデータ量を作業量としてもよい。
【００３５】
次に、ガントチャート生成部３０３ｂは、生成された作業項目情報を用いて、活動の各作業項目の作業項目名と作業期間と作業量とを時系列に示す作業工程表すなわちガントチャートを生成する。例えば、作業工程表をユーザ端末４００のＷｅｂブラウザ上に表示させて編集可能なＣＳＶ形式等の電子データとして生成する。その際、ガントチャート生成部３０３ｂは、各作業項目で作成された電子ファイル２１４の所在情報を作業工程表に付加する。また、ガントチャート生成部３０３ｂは、生成した作業工程表を記憶部３０２のガントチャート３０２ｂに格納する。
【００３６】
［ユーザ端末］
ユーザ端末４００は、パソコン等の汎用コンピュータで実現され、通信処理部４０１とインタフェース操作部４０２と制御部４０３とを含む。ユーザ端末４００には、キーボードやマウス等の入力デバイス等の入力装置、液晶ディスプレイ等の表示装置、プリンタ等の印刷装置等が接続され、ユーザによる操作入力を受け付けたりユーザに向けて結果を出力したりする。インタフェース操作部４０２は、表示装置上のＷｅｂブラウザ等で実現される。
【００３７】
制御部４０３は、ＣＰＵ等の演算処理装置がメモリに記憶された処理プログラムを実行することにより、図１に例示するように、作成部４０３ａおよび修正部４０３ｂとして機能する。
【００３８】
作成部４０３ａは、生成された作業工程表を用いて、計画上の基準日を特定する入力を受け付けて、各作業項目の作業項目名と作業期間と作業量とを時系列に示す活動計画表を作成する。具体的に、作成部４０３ａは、まず、作成装置の記憶部３０２から、生成された作業工程表およびカレンダー情報３０２ｃを取得し、作業工程表をインタフェース操作部４０２に表示させる。
【００３９】
ここで、図３および図４を参照して、インタフェース操作部４０２に表示される作業工程表について説明する。図３に例示するように、インタフェース操作部４０２上に、縦軸方向の作業項目リスト５０２と、横軸方向の日付５０３とで指定される空間に、各作業項目の作業量と作業日数とを表す線５０４が配置された作業工程表５０１が表示される。本実施形態において、線５０４の太さで作業量が表され、長さで作業日数が表され、配置位置で作業期間が表されている。例えば「財務担当資料」という作業項目は、２０１２年１１月２５日〜１２月２６日の作業期間を要し、作業量が多いことがわかる。
【００４０】
また、表示される作業工程表５０１には、各作業項目において作成された電子ファイル２１４の存在を示すマーク５０５が、電子ファイル２１４のタイムスタンプに対応して表示される。図３に示す例では、例えば「第二回実行委員会」という作業項目に関して、２０１２年１２月３日のタイムスタンプをもつ電子ファイル２１４が存在することがわかる。
【００４１】
また、表示される作業工程表５０１から、各作業項目において作成された電子ファイル２１４にアクセス可能である。すなわち作業工程表５０１には、各作業項目において作成された電子ファイル２１４が一覧的に表示され、各電子ファイル２１４の所在情報が埋め込まれたリンクが設定されている。
【００４２】
例えば、図４に例示するように、作業項目に付設された展開を表す＋ボタン５０６をクリックすると、この作業項目で作成された電子ファイル２１４のファイルリスト５０７が表示される。図４に示す例では、「引き継ぎ」という作業項目において「アジェンダ．ｄｏｃｘ」なるファイル名の電子ファイル２１４をはじめ５つの電子ファイル２１４が作成されていることがわかる。また、表示されたファイルリスト５０７の各ファイル名には所在情報を示すハイパーリンクが設定され、ストレージサーバ２００の電子ファイル蓄積部２０２に格納されている電子ファイル２１４にアクセスできる。
【００４３】
また、作成部４０３ａは、計画の最初の作業項目の開始日または最後の作業項目の終了日等の計画上の重要な基準日を特定する入力を受け付けた場合に、カレンダー情報３０２ｃを参照して作業工程表に倣って活動計画表を作成する。
【００４４】
ここで、図５を参照して、活動計画表の作成について説明する。図５に例示するように、表示されている作業工程表５０１に対して、ユーザは操作メニュー５０８を選択して活動計画表を作成したり編集したりすることができる。図５に示す例では、基準日として計画の終了日が特定されて活動計画表が作成される。
【００４５】
まず、図５（ａ）に例示するように、表示されている作業工程表５０１に対し、破線で囲んで示す作業工程の終了日すなわち最後の作業項目の終了日が指定されると、図５（ｂ）に例示するように、活動計画表の日付枠６０２と、終了日を特定する入力を受け付ける入力枠６０３とが表示される。そして、図５（ｃ）に例示するように、特定された終了日を基準にして新しい日付６０４が付与された活動計画表６０１が作成される。その際、作成部４０３ａは、カレンダー情報３０２ｃを参照して日付６０４を表示する。
【００４６】
図１の説明に戻る。修正部４０３ｂは、作業期間を変更する入力を受け付けた場合に、該活動計画表を修正する。その際、修正部４０３ｂは、各作業項目で作成された電子ファイル２１４の所在情報を用いて電子ファイル２１４を参照させる。具体的に、修正部４０３ｂは、ユーザが電子ファイル２１４に所在情報を用いてアクセスして記録内容を確認し、各作業項目の作業量を見積もり直して、作業期間を変更する入力を行った場合に、活動計画表を修正する。
【００４７】
ここで、図６および図７を参照して、活動計画表の修正について説明する。ユーザが表示されている活動計画表６０１の作業項目の作業期間の変更を指示する入力を行った場合に、図６（ａ）に例示するように、表示されている作業工程表に由来する各作業項目に並行して作業期間入力枠６０５が表示される。ユーザは、図６（ｂ）に例示するように、活動計画表６０１に付与された日付６０４を参照しながら、作業期間入力枠６０５内で変更後の作業日と作業期間とを指定することができる。
【００４８】
修正部４０３ｂは、入力された変更後の作業期間により、活動計画表を修正し、修正した活動計画表を作成装置３００に送信する。なお、修正部４０３ｂは、活動計画表の修正を完了する際、作業工程表に由来する各作業項目を消去する。例えば、図７（ａ）に例示するように、作業工程表に由来する日付５０３に付設された消去を表す「−」ボタン６０６がクリックされると、図７（ｂ）に例示するように、作業工程表に由来する日付５０３が消去される。修正部４０３ｂは、修正が完了した活動計画表６０１を作成装置３００に送信する。
【００４９】
なお、作成装置３００は、受信した活動計画表を記憶部３０２の例えばガントチャート３０２ｂに格納する。ユーザ端末４００は、いつでも作成装置３００から最新の活動計画表を取得して、作業工程表と同様に参照したり（図３、図４参照）、修正したり（図５〜図７参照）することができる。
【００５０】
［作成処理］
次に、図８〜図１０を参照して、作成システム１による作成処理について説明する。図８は、作成システム１の動作を示すシーケンス図である。図８のシーケンスは、定期的に、あるいは、ストレージサーバ２００の電子ファイル蓄積部２０２が更新されたタイミング等に適時に開始される。
【００５１】
まず、作成装置３００では、フォルダ探索部３０３ａが、通信処理部（２０１、３０１）を介してストレージサーバ２００の電子ファイル蓄積部２０２を参照して格納されている過去の活動の電子ファイル２１４を探索し（ステップＳ１）、ファイル情報を分析し抽出する（ステップＳ２）。また、フォルダ探索部３０３ａが、抽出したファイル情報を記憶部３０２のファイル情報３０２ａに蓄積する（ステップＳ３）。また、ガントチャート生成部３０３ｂが、記憶部３０２のファイル情報３０２ａを参照して、過去の活動の作業工程表を生成し、記憶部３０２に蓄積する（ステップＳ４）。ステップＳ４の処理の詳細については後述する。
【００５２】
ユーザ端末４００では、インタフェース操作部４０２が過去の活動の作業工程表の参照を要求するユーザの操作入力を受け付けた場合（ステップＳ５）、制御部４０３の作成部４０３ａが、通信処理部（３０１、４０１）を介して作成装置３００の記憶部３０２のガントチャート３０３ｂにアクセスし、作業工程表をＷｅｂブラウザ上に表示する（ステップＳ６）。また、制御部４０３の作成部４０３ａが、通信処理部（３０１、４０１）を介して作成装置３００の記憶部３０２にアクセスしてカレンダー情報３０２ｃを取得して（ステップＳ７）、作業工程表に組み込んで表示する（ステップＳ８）。
【００５３】
また、ユーザ端末４００では、制御部４０３が、作業工程表を基に、過去の活動に類似した活動の活動計画表を作成する（ステップＳ９）。ステップＳ９の処理の詳細については後述する。また、制御部４０３が、作成した活動計画表を作成装置３００に送信して記憶部３０２に蓄積する（ステップＳ１０）。
【００５４】
次に、図９を参照して、作成装置３００の処理手順について説明する。図９のフローチャートは、例えば、開始を指示するユーザの操作入力があったタイミングで開始される。
【００５５】
まず、フォルダ探索部３０３ａが、ストレージサーバ２００の電子ファイル蓄積部２０２を参照して、過去の活動の電子ファイル２１４を探索する（ステップＳ１）。また、フォルダ探索部３０３ａは、例えばドキュメント系ファイル等に限定して、電子ファイル２１４のタイムスタンプ、格納されているフォルダの構造、ファイル名、ファイルのデータ量等のファイルの情報を抽出し（ステップＳ２）、ファイル情報３０２ａに蓄積する（ステップＳ３）。
【００５６】
次に、ガントチャート生成部３０３ｂが上記のステップＳ４の処理として、以下に説明するステップＳ４１〜Ｓ４４の処理を行う。すなわち、ガントチャート生成部３０３ｂは、記憶部３０２のファイル情報３０２ａを参照し、まず、作業項目名を抽出する（ステップＳ４１）。例えば、ガントチャート生成部３０３ｂは、第二階層フォルダ２１２のフォルダ名から記号を消去するなどして、作業項目名とする。
【００５７】
次に、ガントチャート生成部３０３ｂは、作業項目の代表日を抽出する（ステップＳ４２）。例えば、各作業項目で作成された電子ファイル２１４のタイムスタンプのうち、最新の日付を代表日とする。また、ガントチャート生成部３０３ｂは、作業項目の時系列を特定する（ステップＳ４３）。例えば、各作業項目の代表日の順を時系列と特定する。
【００５８】
そして、ガントチャート生成部３０３ｂは、作業工程表を生成する（ステップＳ４４）。例えば、各作業項目の作業期間の起点は、直前の作業項目の代表日の翌日または当該作業項目で作成された電子ファイル２１４のタイムスタンプのうちで最も古いものと特定する。また、各作業項目の作業期間は、起点から代表日までと特定する。また、各作業項目で作成された電子ファイル２１４の数または合計データ量を作業量と特定する。そして、日付を横軸、作業項目を縦軸とした空間上に、作業量に応じた太さの線で作業期間に対応する位置に各作業項目を配置した作業工程表を、例えばＣＳＶ形式等の電子データとして生成する。
【００５９】
次に、図１０を参照して、ユーザ端末４００の処理手順について説明する。ユーザ端末４００の制御部４０３が、上記のステップＳ９の処理として、以下に説明するステップＳ９０〜Ｓ９２の処理を行う。すなわち、ユーザ端末４００のインタフェース操作部４０２に過去の活動の作業工程表が表示されている場合に（ステップＳ９０）、作成部４０３ａが、計画上の基準日を特定する入力を受け付けて、活動計画表を作成する（ステップＳ９１）。例えば、表示されている作業工程表に対応して基準日を指定して特定の日付が入力されると、作成部４０３ａは、特定された基準日を基準にして、作業工程表に新しい日付を付与した活動計画表を作成する。
【００６０】
また、修正部４０３ｂが、各作業項目の作業期間を変更する入力を受け付けて、活動計画表を修正する（ステップＳ９２）。例えば、ユーザが電子ファイル２１４にアクセスして各作業項目の作業量を見積もり直し、作業期間の変更を指示する入力を行った場合に、作業工程表に由来する各作業項目に並行して作業期間入力枠が表示される。このユーザが、活動計画表に付与された日付を参照しながら、作業期間入力枠内で変更後の作業日と作業期間とを指定した場合に、修正部４０３ｂが、活動計画表を修正する。
【００６１】
修正部４０３ｂは、修正が完了した活動計画表を保存し、作成装置３００に送信して記憶部３０２に保存させる（ステップＳ１０）。例えば、修正部４０３ｂは、作業工程表に由来する各作業項目を消去して活動計画表の修正を完了した後、作成装置３００に送信して記憶部３０２に保存させる。
【００６２】
以上、説明したように、本実施形態の作成システム１において、作成装置３００では、フォルダ探索部３０３ａが、所定の期間の活動を構成する各作業項目において作成され該作業項目ごとの第二階層フォルダ２１２内に格納されている電子ファイル２１４から、作業期間を特定するための各電子ファイル２１４のタイムスタンプと作業項目名を示す該第二階層フォルダ２１２のフォルダ名とを含む電子ファイル２１４の情報を、該活動ごとに抽出する。
【００６３】
また、ガントチャート生成部３０３ｂが、フォルダ名を用いて特定される作業項目名と、タイムスタンプを用いて特定される作業期間と、第二階層フォルダ２１２内に格納されている電子ファイル２１４の数を用いて特定される作業量とを用いて、活動の各作業項目の作業項目名と作業期間と作業量とを時系列に示す作業工程表を生成する。
【００６４】
また、ユーザ端末４００では、作成部４０３ａが、生成された作業工程表を用いて、計画上の基準日を特定する入力を受け付けた場合に、各作業項目の作業項目名と作業期間と作業量とを時系列に示す活動計画表を作成する。また、修正部４０３ｂが、作業期間を変更する入力を受け付けた場合に、該活動計画表を修正する。これにより、組織の共有フォルダに蓄積された過去の類似の活動の資料を活用して容易に活動計画表を作成することができる。
【００６５】
フォルダ探索部３０３ａは、さらに、各電子ファイル２１４の所在を示す所在情報を抽出し、ガントチャート生成部３０３ｂは、さらに、各作業項目において作成された電子ファイル２１４の所在情報を作業工程表に付加する。この場合に、修正部４０３ｂは、付加された所在情報を用いて電子ファイル２１４を参照させることができる。これにより、各作業項目で作成された電子ファイル２１４を参照しながら作業量を見積もり直すこと等が容易にできる。
【００６６】
また、ガントチャート生成部３０３ｂは、作業工程表をユーザ端末４００で編集可能な電子データとして生成する。これにより、活動計画表の作成が容易になる。
【００６７】
［実施例］
次に、図１１〜図１３を参照して、上記の作成システム１を適用した実施例について説明する。図１１〜図１３には、作成システム１がプロジェクト管理に適用された場合が例示されている。
【００６８】
図１１に示す例では、プロジェクトマネージャがユーザ端末４００を操作して過去の活動実績を基に新たな活動計画表を作成し、作成装置３００に保存する。その際、作成装置３００は、活動計画表の各作業項目名に対応するフォルダをストレージサーバ２００に作成する。プロジェクトメンバーは各自のユーザ端末４００を操作して、進捗管理画面に表示される活動計画表を参照できる。なお、プロジェクトマネージャが活動計画表の各作業項目に、担当者等の各作業項目に関する情報を付加して管理してもよい。
【００６９】
ストレージサーバ２００は、定期的に電子ファイル２１４の有無を確認して、電子ファイル２１４が作成されている場合に作成装置３００に通知する。その場合、作成装置３００が活動計画表に電子ファイル２１４の存在を示すマーク５０５を表示させるとともに、所在情報を付加する。この場合に、例えば、作業項目に付設された詳細表示を指示する＋ボタン５０６がクリックされると、この作業項目で作成された電子ファイル２１４がリスト表示される。また、リスト表示されているファイル名をクリックすると、電子ファイル２１４にアクセスできる。これにより、プロジェクトメンバーおよびプロジェクトマネージャが進捗状況を把握できる。
【００７０】
図１２に示す例では、図１１に示した例と同様に、プロジェクトマネージャがユーザ端末４００を操作して過去の活動実績を基に新たな活動計画表を作成し、作成装置３００に保存する。図１２に示す例では、作成装置３００は、活動計画表をＲＦＣで規定されているｉＣａｌｅｎｄａｒ（非特許文献４，５参照）形式でスケジュールサーバに出力する。プロジェクトメンバーは、各自のユーザ端末４００にｉＣａｌｅｎｄａｒ形式のデータをインポートすることにより、各自のユーザ端末４００上のスケジュール管理用のアプリケーションで各自のスケジュールと併せて活動計画表を参照することが可能になる。これにより、活動計画表がプロジェクトメンバーのスケジュールに円滑に反映されるので、プロジェクトの活動が確実に実行される。
【００７１】
図１３に示す例では、図１１に示した例と同様に、プロジェクトマネージャがユーザ端末４００を操作して過去の活動実績を基に新たな活動計画表を作成し、作成装置３００に保存する。その際、作成装置３００は、活動計画表の各作業項目名に対応するフォルダをストレージサーバ２００に作成する。
【００７２】
ストレージサーバ２００は、定期的に電子ファイル２１４の有無を確認して、電子ファイル２１４が作成されている場合に作成装置３００に通知する。その場合、作成装置３００が活動計画表に電子ファイル２１４の存在を示すマーク５０５を表示させるとともに、所在情報を付加する。
【００７３】
プロジェクトメンバーは各自のユーザ端末４００を操作して、ファイル共有画面に表示される活動計画表を参照できる。また、プロジェクトメンバーは、担当の作業項目において電子ファイル２１４を作成した場合に、ストレージサーバ２００の該当のフォルダに蓄積する。例えば、図１３（ａ）に例示するように、作業項目に付設された詳細表示を指示する＋ボタン５０６がクリックされると、図１３（ｂ）に例示するように、電子ファイル２１４をファイルサーバ２００にアップロードするための操作入力枠５０９が表示される。プロジェクトメンバーは、この操作入力枠５０９を用いることにより、作成装置３００を介してユーザ端末４００内の電子ファイル２１４をストレージサーバ２００の該当のフォルダにアップロードできる。例えば、スケジュール管理アプリケーションと組織の共有フォルダとを連動させる技術（非特許文献３参照）を活用できる。このように、作成した活動計画表に合わせたフォルダが作成されれば、組織の共有フォルダの統一的な運用が容易になる。
【００７４】
また、プロジェクトメンバーは、電子ファイル２１４が存在する場合に、所在情報を用いて当該電子ファイル２１４にアクセスできる。例えば、図１３（ｃ）に例示される作業項目に付設された詳細表示を指示する＋ボタン５０６がクリックされると、上記の操作入力枠５０９に加え、この作業項目で作成された電子ファイル２１４がリスト表示される。また、リスト表示されているファイル名をクリックすると、該当の電子ファイル２１４にアクセスできる。これにより、作成された電子ファイル２１４の探索が容易になり、組織での知識の共有化が促進される。
【００７５】
［プログラム］
上記実施形態に係る作成装置３００が実行する処理をコンピュータが実行可能な言語で記述したプログラムを作成することもできる。一実施形態として、作成装置３００は、パッケージソフトウェアやオンラインソフトウェアとして上記の作成処理を実行する作成プログラムを所望のコンピュータにインストールさせることによって実装できる。例えば、上記の作成プログラムを情報処理装置に実行させることにより、情報処理装置を作成装置３００として機能させることができる。ここで言う情報処理装置には、デスクトップ型またはノート型のパーソナルコンピュータが含まれる。また、その他にも、情報処理装置にはスマートフォン、携帯電話機やＰＨＳ（Personal  Handyphone  System）などの移動体通信端末、さらには、ＰＤＡ（Personal  Digital  Assistants）などのスレート端末などがその範疇に含まれる。以下に、作成装置３００と同様の機能を実現する作成プログラムを実行するコンピュータの一例を説明する。
【００７６】
図１４に示すように、作成プログラムを実行するコンピュータ１０００は、例えば、メモリ１０１０と、ＣＰＵ１０２０と、ハードディスクドライブインタフェース１０３０と、ディスクドライブインタフェース１０４０と、シリアルポートインタフェース１０５０と、ビデオアダプタ１０６０と、ネットワークインタフェース１０７０とを有する。これらの各部は、バス１０８０によって接続される。
【００７７】
メモリ１０１０は、ＲＯＭ（Read  Only  Memory）１０１１およびＲＡＭ１０１２を含む。ＲＯＭ１０１１は、例えば、ＢＩＯＳ（Basic  Input  Output  System）等のブートプログラムを記憶する。ハードディスクドライブインタフェース１０３０は、ハードディスクドライブ１０３１に接続される。ディスクドライブインタフェース１０４０は、ディスクドライブ１０４１に接続される。ディスクドライブ１０４１には、例えば、磁気ディスクや光ディスク等の着脱可能な記憶媒体が挿入される。シリアルポートインタフェース１０５０には、例えば、マウス１０５１およびキーボード１０５２が接続される。ビデオアダプタ１０６０には、例えば、ディスプレイ１０６１が接続される。
【００７８】
ここで、図１４に示すように、ハードディスクドライブ１０３１は、例えば、ＯＳ１０９１、アプリケーションプログラム１０９２、プログラムモジュール１０９３およびプログラムデータ１０９４を記憶する。上記実施形態で説明した各テーブルは、例えばハードディスクドライブ１０３１やメモリ１０１０に記憶される。
【００７９】
また、作成プログラムは、例えば、コンピュータ１０００によって実行される指令が記述されたプログラムモジュール１０９３として、ハードディスクドライブ１０３１に記憶される。具体的には、上記実施形態で説明した作成装置３００が実行する各処理が記述されたプログラムモジュール１０９３が、ハードディスクドライブ１０３１に記憶される。
【００８０】
また、作成プログラムによる情報処理に用いられるデータは、プログラムデータ１０９４として、例えば、ハードディスクドライブ１０３１に記憶される。そして、ＣＰＵ１０２０が、ハードディスクドライブ１０３１に記憶されたプログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４を必要に応じてＲＡＭ１０１２に読み出して、上述した各手順を実行する。
【００８１】
なお、作成プログラムに係るプログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４は、ハードディスクドライブ１０３１に記憶される場合に限られず、例えば、着脱可能な記憶媒体に記憶されて、ディスクドライブ１０４１等を介してＣＰＵ１０２０によって読み出されてもよい。あるいは、作成プログラムに係るプログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４は、ＬＡＮ（Local  Area  Network）やＷＡＮ（Wide  Area  Network）等のネットワークを介して接続された他のコンピュータに記憶され、ネットワークインタフェース１０７０を介してＣＰＵ１０２０によって読み出されてもよい。
【００８２】
以上、本発明者によってなされた発明を適用した実施形態について説明したが、本実施形態による本発明の開示の一部をなす記述および図面により本発明は限定されることはない。すなわち、本実施形態に基づいて当業者等によりなされる他の実施形態、実施例および運用技術等は全て本発明の範疇に含まれる。
【符号の説明】
【００８３】
１  作成システム
１００  通信ネットワーク
２００  ストレージサーバ
２０１  通信処理部
２０２  電子ファイル蓄積部
２１１  第一階層フォルダ
２１２  第二階層フォルダ
２１３  第三階層フォルダ
２１４  電子ファイル
２１５  属性情報
３００  作成装置
３０１  通信処理部
３０２  記憶部
３０２ａ  ファイル情報
３０２ｂ  ガントチャート
３０２ｃ  カレンダー情報
３０３  制御部
３０３ａ  フォルダ探索部
３０３ｂ  ガントチャート生成部
４００  ユーザ端末
４０１  通信処理部
４０２  インタフェース操作部
４０３  制御部
４０３ａ  作成部
４０３ｂ  修正部
５０１  作業工程表
６０１  活動計画表
【図１】
2018067090.tif 000003
【図２】
2018067090.tif 000004
【図３】
2018067090.tif 000005
【図４】
2018067090.tif 000006
【図５】
2018067090.tif 000007
【図６】
2018067090.tif 000008
【図７】
2018067090.tif 000009
【図８】
2018067090.tif 000010
【図９】
2018067090.tif 000011
【図１０】
2018067090.tif 000012
【図１１】
2018067090.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
2018067090.tif 000015
【図１４】
2018067090.tif 000016