(57)【要約】【課題】データ管理におけるセキュリティを十分確保しつつ、データ管理の煩雑さを解消してデータの管理負荷を軽減する。【解決手段】マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶手段（記憶部１５）から読み出す読出手段（制御部１１）と、読出手段により読み出された電子帳票における所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、電子帳票に係る有効期限に基づいて、所定の項目にマイナンバーを読み取り可能に表示させるか又はマイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段（制御部３１）と、を備える。【選択図】図１
2018022400.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶手段から読み出す読出手段と、
前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、前記電子帳票に係る有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段と、
を備える帳票管理装置。
【請求項２】
前記制御手段は、前記読出手段による読み出し目的及び前記読み出し目的の有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する請求項１に記載の帳票管理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合であって且つ前記電子帳票の有効期限が切れている場合には、前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させ、
前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された後に当該電子帳票を前記記憶手段から削除する削除手段を備える請求項１に記載の帳票管理装置。
【請求項４】
前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された際に、ユーザの操作により前記電子帳票の削除中止が指示された場合は、前記電子帳票を保存対象の電子帳票として前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段を備える請求項３に記載の帳票管理装置。
【請求項５】
前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された際に、前記表示された電子帳票を削除するか否かをユーザに確認するための確認画面を表示させる表示制御手段を備える請求項３又は４に記載の帳票管理装置。
【請求項６】
コンピュータを、
マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶手段から読み出す読出手段、
前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、前記電子帳票に係る有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、帳票管理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、機密性の高い情報（機密情報）が含まれる帳票を電子保存する技術が知られている。一般に、機密情報が含まれる帳票を電子保存する場合、セキュリティを考慮して、電子帳票を暗号化して保存する方式が採用される。
ところで、近年、コンピュータの高性能化や記録装置の大容量化が進み、扱うデータの数・量も増大している。それに伴い、データの管理負荷が増大しているため、データの管理者は、ファイルが不要になっても、どのファイルが不要になったかをチェックしきれず、不要なファイルが残存するケースが多く存在する。
そこで、ファイル毎に有効期限を設定し、有効期限が過ぎたファイルを自動削除する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−８５５７８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記特許文献１記載の技術では、有効期限を設定する際、ファイルを使用する個人や業務毎に個別に設定するものではないため、より細やかな期限対応を行うことができないという課題がある。
例えば、管理者以外のユーザが、業務で使用する目的で管理者の管理下に属するファイルを自身の端末に複製して保有するようなケースが存在する。一般に、管理者以外のユーザは、管理者と比べてファイルを業務で閲覧、使用する期間は短いことが多く、セキュリティの観点からも有効期限を短く設定する方が好ましい。しかしながら、上記特許文献１記載の技術では、予め設定された有効期限を経過するまでファイルを自動削除することができないため、セキュリティを十分確保することができないという課題がある。
また、仮に、ファイルを使用する個人や業務毎に有効期限を個別に設定しようとした場合、管理者は煩雑な対応を行う必要があるため、データの管理負荷を軽減することができないという課題がある。
【０００５】
本発明の課題は、データ管理におけるセキュリティを十分確保しつつ、データ管理の煩雑さを解消してデータの管理負荷を軽減することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するため、本発明の帳票管理装置は、マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶手段から読み出す読出手段と、前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、前記電子帳票に係る有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段と、を備える。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、データ管理におけるセキュリティを十分確保しつつ、データ管理の煩雑さを解消してデータの管理負荷を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本実施形態に係るマイナンバー管理システムを構成する各装置の主制御構成を示すブロック図である。
【図２】個人番号管理テーブルの一例を示す図である。
【図３】アクセス権限管理テーブルの一例を示す図である。
【図４】業務帳票関連テーブルの一例を示す図である。
【図５】帳票権限管理テーブルの一例を示す図である。
【図６】帳票権限超過時設定テーブルの一例を示す図である。
【図７】本実施形態に係るマイナンバー管理システムの電子帳票作成処理を示すフローチャートである。
【図８】本実施形態に係るマイナンバー管理システムの電子帳票出力処理を示すフローチャートである。
【図９】本実施形態に係るマイナンバー管理システムの電子帳票出力処理を示すフローチャートである。
【図１０】ログイン画面の一例を示す図である。
【図１１】業務メニュー画面の一例を示す図である。
【図１２】照会権限確認処理を示すフローチャートである。
【図１３】ログインユーザが完全照会権限を有する場合の帳票照会画面の一例を示す図である。
【図１４】ログインユーザが条件付き照会権限を有する場合の帳票照会画面の一例を示す図である。
【図１５】廃棄期限超過画面の一例を示す図である。
【図１６】照会エラー画面の一例を示す図である。
【図１７】印刷権限確認処理を示すフローチャートである。
【図１８】印刷エラー画面の一例を示す図である。
【図１９】変形例１に係るマイナンバー管理システムの電子帳票出力処理を示すフローチャートである。
【図２０】変形例１に係るマイナンバー管理システムの電子帳票出力処理を示すフローチャートである。
【図２１】削除確認画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して詳細に説明する。
【００１０】
［１．構成の説明］
まず、本実施形態に係るマイナンバー管理システム１００の構成について説明する。
マイナンバー管理システム１００は、図１に示すように、クライアント端末１と、人事管理サーバ２と、マイナンバー管理サーバ３と、印刷装置４と、を備えて構成されている。本実施形態では、クライアント端末１及びマイナンバー管理サーバ３が協働して、本発明の帳票管理装置として機能する。このマイナンバー管理システム１００において、クライアント端末１、人事管理サーバ２、マイナンバー管理サーバ３及び印刷装置４は、通信ネットワークＮにより互いに通信可能に接続されている。通信ネットワークＮは、有線ＬＡＮ（Local Area Network）、無線ＬＡＮ、移動体通信網、インターネット等を含む通信ネットワークである。
【００１１】
クライアント端末１は、ＰＣ、タブレット端末、スマートフォン、携帯電話機等の情報機器である。クライアント端末１には、電子帳票を閲覧（照会）可能とする機能を提供するアプリケーション（電子帳票ビュアー）がインストールされている。なお、クライアント端末１は、１台で構成されるものとするが、これに限定されるものではなく、複数台の装置から構成されるものとしてもよい。
クライアント端末１は、図１に示すように、制御部１１と、操作部１２と、表示部１３と、通信部１４と、記憶部１５と、を備えて構成されている。
【００１２】
制御部１１は、クライアント端末１の動作を中央制御する。具体的には、制御部１１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを備えて構成され、ＲＡＭの作業領域に展開されたＲＯＭや記憶部１５に記憶されたプログラムデータとＣＰＵとの協働により、クライアント端末１の各部を統括制御する。
【００１３】
操作部１２は、文字入力キー、数字入力キー、その他各種機能に対応付けられたキーなどを有するキーボード、マウス等のポインティングデバイスなどを備え、ユーザからの操作入力を受け付けて、操作入力に応じた操作信号を制御部１１へと出力する。
【００１４】
表示部１３は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などのディスプレイを備え、制御部１１から出力された表示制御信号に基づいた画像を表示画面に表示する。例えば、表示部１３は、電子帳票の作成を指示する操作を行うための画面（電子帳票作成画面）やユーザにより選択された電子帳票を照会するための画面（帳票照会画面）、その他各種エラーをユーザに報知するための画面（廃棄期限超過画面、照会エラー画面、印刷エラー画面）等を表示する。
【００１５】
通信部１４は、通信用ＩＣ（Integrated Circuit）及び通信コネクタなどを有する通信インターフェイスであり、制御部１１の制御の下、所定の通信プロトコルを用いて通信ネットワークＮを介したデータ通信を行う。
【００１６】
記憶部１５は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、半導体メモリなどにより構成され、プログラムデータや各種設定データ等のデータを制御部１１から読み書き可能に記憶する。また、記憶部１５は、人事管理サーバ２で作成され、送信された電子帳票を記憶する。
【００１７】
人事管理サーバ２は、企業が保有するコンピュータシステムであり、社員やその家族の個人情報を人事情報として管理する装置である。
人事管理サーバ２は、図１に示すように、制御部２１と、操作部２２と、表示部２３と、通信部２４と、記憶部２５と、を備えて構成されている。
【００１８】
制御部２１は、人事管理サーバ２の動作を中央制御する。具体的には、制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを備えて構成され、ＲＡＭの作業領域に展開されたＲＯＭや記憶部２５に記憶されたプログラムデータとＣＰＵとの協働により、人事管理サーバ２の各部を統括制御する。
【００１９】
操作部２２は、文字入力キー、数字入力キー、その他各種機能に対応付けられたキーなどを有するキーボード、マウス等のポインティングデバイスなどを備え、ユーザからの操作入力を受け付けて、操作入力に応じた操作信号を制御部２１へと出力する。
表示部２３は、ＬＣＤなどのディスプレイを備え、制御部２１から出力された表示制御信号に基づいた画像を表示画面に表示する。
【００２０】
通信部２４は、通信用ＩＣ及び通信コネクタなどを有する通信インターフェイスであり、制御部２１の制御の下、所定の通信プロトコルを用いて通信ネットワークＮを介したデータ通信を行う。
【００２１】
記憶部２５は、ＨＤＤ、半導体メモリなどにより構成され、プログラムデータや各種設定データ等のデータを制御部２１から読み書き可能に記憶する。また、記憶部２５は、人事情報を管理するための人事情報データベースを記憶する。
【００２２】
マイナンバー管理サーバ３は、企業が保有するコンピュータシステムであり、社員やその家族のマイナンバー（登録商標）を含むマイナンバー情報を管理する装置である。マイナンバーは、国民の個人情報を効率的に管理するマイナンバー制度により、日本国籍を有する人に重複しないように付与されたユニークな番号である。
マイナンバー管理サーバ３は、図１に示すように、制御部３１と、操作部３２と、表示部３３と、通信部３４と、記憶部３５と、を備えて構成されている。
【００２３】
制御部３１は、マイナンバー管理サーバ３の動作を中央制御する。具体的には、制御部３１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを備えて構成され、ＲＡＭの作業領域に展開されたＲＯＭや記憶部３５に記憶されたプログラムデータとＣＰＵとの協働により、マイナンバー管理サーバ３の各部を統括制御する。
【００２４】
操作部３２は、文字入力キー、数字入力キー、その他各種機能に対応付けられたキーなどを有するキーボード、マウス等のポインティングデバイスなどを備え、ユーザからの操作入力を受け付けて、操作入力に応じた操作信号を制御部３１へと出力する。
表示部３３は、ＬＣＤなどのディスプレイを備え、制御部３１から出力された表示制御信号に基づいた画像を表示画面に表示する。
【００２５】
通信部３４は、通信用ＩＣ及び通信コネクタなどを有する通信インターフェイスであり、制御部３１の制御の下、所定の通信プロトコルを用いて通信ネットワークＮを介したデータ通信を行う。
【００２６】
記憶部３５は、ＨＤＤ、半導体メモリなどにより構成され、プログラムデータや各種設定データ等のデータを制御部３１から読み書き可能に記憶する。また、記憶部３５は、マイナンバー情報を管理するためのマイナンバー情報データベースを記憶する。また、記憶部３５は、従業員又はその家族のマイナンバーをその他の個人情報と対応付けて管理するためのテーブルである個人番号管理テーブルＴ１と、従業員の業務に対するアクセス権限を管理するためのテーブルであるアクセス権限管理テーブルＴ２と、業務の電子帳票に対するアクセス権限を管理するためのテーブルである業務帳票関連テーブルＴ３と、業務の電子帳票に対するより詳細なアクセス権限を管理するためのテーブルである帳票権限管理テーブルＴ４と、電子帳票に対するより詳細なアクセス権限が超過した際の処理を個人情報の種別毎に対応付けて管理するためのテーブルである帳票権限超過時設定テーブルＴ５と、を記憶する。
【００２７】
個人番号管理テーブルＴ１は、図２に示すように、社員番号Ｔ１１、従業員であるかその家族であるかを示す区分Ｔ１２、従業員との続柄Ｔ１３、氏名Ｔ１４、氏名のフリガナＴ１５、性別Ｔ１６、生年月日Ｔ１７、個人番号（マイナンバー）Ｔ１８、データの基準日Ｔ１９、のフィールドを有する。
【００２８】
アクセス権限管理テーブルＴ２は、図３に示すように、社員番号Ｔ２１、氏名Ｔ２２、ログイン時のユーザ名Ｔ２３、ログイン時のパスワードＴ２４、人事基本業務、給与基本業務、社会保険業務、年末調整業務、税務関連業務の各業務に対するアクセス権限の有無を示す各項目Ｔ２５〜Ｔ２９、のフィールドを有する。
【００２９】
業務帳票関連テーブルＴ３は、図４に示すように、業務の名称Ｔ３１、源泉徴収票、被保険者資格取得届、扶養控除申告書、保険料控除申告書、月変／算定届の各電子帳票に対するアクセス権限の有無を示す各項目Ｔ３２〜Ｔ３６、のフィールドを有する。
【００３０】
帳票権限管理テーブルＴ４は、図５に示すように、業務の名称Ｔ４１、各電子帳票（図中では源泉徴収票Ｔ４２及び扶養控除申告書Ｔ４３）に対するより詳細なアクセス権限の有無を示す各項目Ｔ４２１〜Ｔ４２８、Ｔ４３１〜Ｔ４３８、のフィールドを有する。各電子帳票に対するより詳細なアクセス権限の有無を示す各項目は、具体的には、印刷回数Ｔ４２１、Ｔ４３１、印刷期間Ｔ４２２、Ｔ４３２、印刷対象Ｔ４２３、Ｔ４３３、照会回数Ｔ４２４、Ｔ４３４、照会期間Ｔ４２５、Ｔ４３５、照会対象Ｔ４２６、Ｔ４３６、保管期間Ｔ４２７、Ｔ４３７、廃棄期限Ｔ４２８、Ｔ４３８、である。
【００３１】
帳票権限超過時設定テーブルＴ５は、図６に示すように、個人情報の種別Ｔ５１、印刷回数超過時の処理を示す印刷回数超過Ｔ５２、印刷期間外時の処理を示す印刷期間外Ｔ５３、印刷対象外時の処理を示す印刷対象外Ｔ５４、照会回数超過時の処理を示す照会回数超過Ｔ５５、照会期間外時の処理を示す照会期間外Ｔ５６、照会対象外時の処理を示す照会対象外Ｔ５７、保管期間外時の処理を示す保管期間外Ｔ５８、廃棄期限超過時の処理を示す廃棄期限超過Ｔ５９、退職者に対する処理を示す退職者Ｔ６０、休職者に対する処理を示す休職者Ｔ６１、身上異動等により非家族となった元家族に対する処理を示す元家族Ｔ６２、のフィールドを有する。
【００３２】
人事管理サーバ２及びマイナンバー管理サーバ３の各々は、通信ネットワークＮ上に展開された一又は複数のサーバから構成される。なお、本実施形態では、各々１つの管理サーバより構成されるものとするが、例えば、ＷＥＢサーバ、ＤＢサーバ、ストレージサーバ等の複数のサーバ群から構成されてもよい。
【００３３】
印刷装置４は、例えば、インクジェットプリンタやレーザープリンタ等により構成され、クライアント端末１の制御部１１による制御下で、クライアント端末１により行われた処理内容に応じた印刷出力を行う。例えば、印刷装置４は、クライアント端末１で表示（照会）された電子帳票の印刷出力を行う。
【００３４】
［２．動作の説明］
次に、本実施形態に係るマイナンバー管理システム１００の動作について、図７〜図１８を参照して説明する。
まず、図７のフローチャートを参照して、クライアント端末１及び人事管理サーバ２が電子帳票を作成する処理（電子帳票作成処理）を説明する。この処理は、クライアント端末１の制御部１１が、人事管理サーバ２にアクセス（ログイン）する際に必要となるログイン情報（ユーザ名、パスワード等）の入力を受け付けたことを契機として開始される。
【００３５】
まず、クライアント端末１の制御部１１は、入力されたユーザ名、パスワード等のログイン情報を、通信部１４を介して人事管理サーバ２に送信する（ステップＳ１０１）。
【００３６】
人事管理サーバ２の制御部２１は、クライアント端末１から送信されたログイン情報に基づいて、人事管理サーバ２に登録されたユーザであるか否かを判定するための処理（ログイン認証処理）を行う（ステップＳ１０２）。
制御部２１は、人事管理サーバ２に登録されたユーザであると判定した場合、次のステップＳ１０３へと移行する。一方、制御部２１は、人事管理サーバ２に登録されたユーザでないと判定した場合、ログイン認証に失敗した旨をクライアント端末１に通知し、再度のログイン情報の入力を促す。
【００３７】
次に、制御部２１は、電子帳票の作成を指示する操作を行うための画面（電子帳票作成画面）を生成し、通信部２４を介してクライアント端末１に送信する（ステップＳ１０３）。
【００３８】
クライアント端末１の制御部１１は、人事管理サーバ２から送信された電子帳票作成画面を、表示部１３に表示させる（ステップＳ１０４）。
ユーザは、表示部１３に表示された電子帳票作成画面において、電子帳票の作成を指示するための操作を行う。具体的には、ユーザは、作成する電子帳票の帳票種や作成対象とする社員の情報等を指定する操作を行う。
【００３９】
次に、制御部１１は、電子帳票作成画面においてユーザにより指定された、電子帳票の作成を指示するための情報（電子帳票作成指示情報）を、通信部１４を介して人事管理サーバ２に送信する（ステップＳ１０５）。
【００４０】
人事管理サーバ２の制御部２１は、クライアント端末１から送信された電子帳票作成指示情報に基づいて電子帳票を作成し、通信部２４を介してクライアント端末１に送信する（ステップＳ１０６）。
本実施形態では、ステップＳ１０６において電子帳票を作成する際、電子帳票内のマイナンバー（個人番号）を格納する特定領域に、マイナンバーの代わりに、タグ情報を格納する。
タグ情報は、電子帳票を出力する際、マイナンバー管理サーバ３からマイナンバーを検索して取得するために必要となる情報（検索用情報）である。マイナンバーは、その性質上、高度なセキュリティ性が要求されるため、電子帳票内にはマイナンバーの代わりにタグ情報を格納しておくようにし、電子帳票の出力時にタグ情報を検索キーとしてマイナンバー管理サーバ３からマイナンバーを取得することで、セキュリティ性を確保することができる。
なお、タグ情報は、例えば、作成される電子帳票毎に設定内容を予め定めておくようにしてもよいし、電子帳票の種別にかかわらず同一内容を設定するようにしてもよい。
【００４１】
クライアント端末１の制御部１１は、人事管理サーバ２から送信された電子帳票を、記憶部１５に記憶させる（ステップＳ１０７）。
【００４２】
次に、図８及び図９のフローチャートを参照して、クライアント端末１及びマイナンバー管理サーバ３が電子帳票を出力（照会・印刷）する処理（電子帳票出力処理）を説明する。この処理は、クライアント端末１の制御部１１が、ユーザによる電子帳票ビュアーの起動操作を受け付けたことを契機として開始される。
【００４３】
まず、クライアント端末１の制御部１１は、ログイン画面を表示部１３に表示させる（ステップＳ２０１）。ログイン画面Ｇ１は、図１０に示すように、ユーザ名を入力するユーザ名入力部Ｇ１１と、パスワードを入力するパスワード入力部Ｇ１２と、ログイン操作を実行するためのログインボタンＧ１３と、を備えて構成されている。
ユーザは、ログイン画面Ｇ１において、ユーザ名入力部Ｇ１１及びパスワード入力部Ｇ１２に自身のユーザ名及びパスワードをそれぞれ入力した後、ログインボタンＧ１３を押下することで、ログイン操作を実行する。
【００４４】
次に、制御部１１は、業務メニュー画面を表示部１３に表示させる（ステップＳ２０２）。業務メニュー画面Ｇ２は、図１１に示すように、業務メニューの分類を表示するメニュー分類表示領域Ｇ２１と、メニュー分類表示領域Ｇ２１で選択された業務メニューに応じた項目（電子帳票）を表示するメニュー項目表示領域Ｇ２２と、業務メニュー画面Ｇ２における操作を終了するための終了ボタンＧ２３と、を備えて構成されている。メニュー分類表示領域Ｇ２１には、人事情報管理メニューＧ２１１、給与情報管理メニューＧ２１２、人事帳票管理メニューＧ２１３及び給与帳票管理メニューＧ２１４の各業務メニューが表示されている。
ユーザは、業務メニュー画面Ｇ２において、メニュー分類表示領域Ｇ２１から一の業務メニューを選択した後、メニュー項目表示領域Ｇ２２に表示された電子帳票の中から一の電子帳票を選択する。図１１には、ユーザにより給与帳票管理メニューＧ２１４が選択された例が示されている。給与帳票管理メニューＧ２１４が選択された場合、メニュー項目表示領域Ｇ２２には、給与帳票管理メニューＧ２１４に応じた電子帳票として、源泉徴収票Ｇ２２１、扶養控除申告書Ｇ２２２、月変／算定届Ｇ２２３、…等が選択可能に表示される。以降の処理では、メニュー項目表示領域Ｇ２２に表示された電子帳票の中から「扶養控除申告書Ｇ２２２」が選択されたものとして説明する。
【００４５】
次に、制御部１１は、業務メニュー画面Ｇ２において、ユーザによりいずれかの電子帳票が選択されたか否かを判定する（ステップＳ２０３）。
制御部１１は、いずれかの電子帳票が選択されたと判定した場合（ステップＳ２０３：ＹＥＳ）、次のステップＳ２０４へと移行する。
一方、制御部１１は、いずれの電子帳票も選択されていないと判定した場合（ステップＳ２０３：ＮＯ）、処理を終了する。ここで、いずれの電子帳票も選択されていない場合とは、いずれの電子帳票も選択されることなく、業務メニュー画面Ｇ２の終了ボタンＧ２３が押下された場合を示している。
【００４６】
次に、制御部１１は、ユーザにより選択された電子帳票を記憶手段としての記憶部１５から読み出す（ステップＳ２０４）。即ち、制御部１１は、本発明の読出手段として機能する。
【００４７】
次に、制御部１１は、ステップＳ２０４で読み出された電子帳票の照会権限確認要求を、通信部１４を介してマイナンバー管理サーバ３に送信する（ステップＳ２０５）。なお、照会権限確認要求には、ログイン画面Ｇ１で入力されたユーザ名、パスワード等のログイン情報の他、業務メニュー画面Ｇ２で選択された電子帳票等の各情報が含まれている。
【００４８】
マイナンバー管理サーバ３の制御部３１は、ステップＳ２０５でクライアント端末１から送信された照会権限確認要求に基づいて、照会権限確認処理を行う（ステップＳ２０６）。
【００４９】
具体的には、まず、制御部３１は、図１２のフローチャートに示すように、クライアント端末１から送信されたログイン情報と、記憶部３５に記憶されたアクセス権限管理テーブルＴ２（図３参照）と、を照合して、ログインユーザがアクセス権限を有する業務を抽出する（ステップＳ３０１）。例えば、ログインユーザが「人給太郎（ユーザ名：taro、パスワード：Qsad2330）」の場合、アクセス権限を有する業務として、「人事基本業務」、「給与基本業務」、「社会保険業務」、「年末調整業務」、「税務関連業務」が抽出される。また、ログインユーザが「事務花子（ユーザ名：hanako、パスワード：Amnm7756）」の場合、アクセス権限を有する業務として、「年末調整業務」が抽出される。
【００５０】
次に、制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票と、記憶部３５に記憶された業務帳票関連テーブルＴ３（図４参照）と、を照合して、電子帳票へのアクセス権限が割り当てられた「業務」を抽出する（ステップＳ３０２）。例えば、電子帳票が「扶養控除申告書」の場合、アクセス権限が割り当てられた業務として、「給与基本業務」、「年末調整業務」が抽出される。
【００５１】
次に、制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票と、ステップＳ３０１で抽出した業務とステップＳ３０２で抽出した業務とで一致する業務（即ち、ログインユーザがクライアント端末１から送信された電子帳票へのアクセス権限を有する業務）と、現在日時と、記憶部３５に記憶された帳票権限管理テーブルＴ４（図５参照）と、を照合して、クライアント端末１から送信された電子帳票の廃棄期限を超過しているか否かを判定する（ステップＳ３０３）。例えば、ログインユーザが「人給太郎」で、クライアント端末１から送信された電子帳票が「扶養控除申告書」の場合、ステップＳ３０１で「人事基本業務」、「給与基本業務」、「社会保険業務」、「年末調整業務」、「税務関連業務」が抽出され、ステップＳ３０２で「給与基本業務」、「年末調整業務」が抽出される。そして、両者で一致する「給与基本業務」、「年末調整業務」の廃棄期限を、帳票権限管理テーブルＴ４を参照して抽出する（「給与基本業務＝１０年」、「年末調整業務＝８年」）。この例のように、複数の業務の廃棄期限が抽出される場合、より長い方の廃棄期限（本実施形態では、１０年）を優先して抽出する。最後に、電子帳票の保管開始日と現在日時とを比較して、抽出された廃棄期限を超過しているか否かを判定する。
制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票の廃棄期限を超過していると判定した場合（ステップＳ３０３：ＹＥＳ）、廃棄期限を超過した旨をユーザに報知するための画面（廃棄期限超過画面）を生成し（ステップＳ３０４）、図８のステップＳ２０７へと移行する。
一方、制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票の廃棄期限を超過していないと判定した場合（ステップＳ３０３：ＮＯ）、ステップＳ３０５へと移行する。
【００５２】
次に、制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票と、ステップＳ３０１で抽出した業務とステップＳ３０２で抽出した業務とで一致する業務と、現在日時と、記憶部３５に記憶された帳票権限管理テーブルＴ４（図５参照）と、を照合して、ログインユーザがクライアント端末１から送信された電子帳票の照会権限を有しているか否かを判定する（ステップＳ３０５）。具体的には、制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票の照会回数と、照会期間と、照会対象と、のいずれの項目においても照会可能である場合に、照会権限を有していると判定する。但し、本実施形態では、図６の帳票権限超過時設定テーブルＴ５に示すように、照会回数及び照会対象の項目は、いずれの状況においても、少なくとも部分的には照会可能である（照会不可ではない）ので、実質的には、照会期間の項目が照会期間内である場合に、照会権限を有していると判定する。なお、照会期間は、保管期間に拘束される。即ち、照会期間は、保管期間内において有効である。ここで、保管期間は、法定保管期間に相当する廃棄期限とは異なり、業務上の有効期限に相当する期間である。
【００５３】
例えば、ステップＳ３０３に示した例と同様、ログインユーザが「人給太郎」で、クライアント端末１から送信された電子帳票が「扶養控除申告書Ｇ２２２」の場合、「給与基本業務」、「年末調整業務」の照会期間及び保管期間を、帳票権限管理テーブルＴ４を参照して抽出する（「給与基本業務＝無制限、１０年」、「年末調整業務＝１０月〜翌年３月、５年」）。そして、現在日時が抽出された保管期間内且つ照会期間内であるか否かを判定する。この例のように、複数の業務の照会期間及び保管期間が抽出される場合、現在日時がいずれかの業務の保管期間内且つ照会期間内であれば、照会権限を有していると判定する。
制御部３１は、ログインユーザがクライアント端末１から送信された電子帳票の照会権限を有していると判定した場合（ステップＳ３０５：ＹＥＳ）、次のステップＳ３０６へと移行する。
一方、制御部３１は、ログインユーザがクライアント端末１から送信された電子帳票の照会権限を有していないと判定した場合（ステップＳ３０５：ＮＯ）、照会権限を有さない旨をログインユーザに報知するための画面（照会エラー画面）を生成する（ステップＳ３０７）。
【００５４】
ステップＳ３０６において、制御部３１は、ログインユーザが有する照会権限の内容と、記憶部３５に記憶された帳票権限超過時設定テーブルＴ５（図６参照）と、を照合して、具体的な照会内容を決定し、その照会内容に基づく照会用情報を生成する。本実施形態では、ログインユーザが有する照会権限の内容として、照会回数、照会期間及び照会対象のいずれの項目とも条件を満たす場合（完全照会権限）と、照会回数又は照会対象の少なくともいずれか一つの項目が条件を満たさない場合（条件付き照会権限）と、の二つが想定される。ログインユーザが完全照会権限を有する場合、マイナンバー情報を含む全ての情報を、照会内容として決定する。一方、ログインユーザが条件付き照会権限を有する場合（照会回数超過、照会対象外の場合）、図６に示すように、マイナンバー情報以外の情報（その他情報）はそのままに、マイナンバー情報を、マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列である「＊」に置換した情報を、照会内容として決定する。
即ち、制御部３１は、ステップＳ２０４で読み出された電子帳票における所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、読み出し目的（業務）及び読み出し目的の有効期限に基づいて、所定の項目にマイナンバーを読み取り可能に表示させるか又はマイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段として機能する。
【００５５】
なお、ステップＳ３０６の処理時、更に、電子帳票（台帳）に含まれる個人情報の持ち主の現況情報を取得し、取得した現況情報に基づいて電子帳票に対する処理を制御するようにしてもよい。ここで、個人情報の持ち主の現況情報としては、例えば、個人情報の持ち主が、退職した（退職者）、休職した（休職者）、身上異動などにより非家族となった（元家族）、ことなどが挙げられる。
上記の制御を行う場合、制御部３１は、ステップＳ３０６の処理を行うに際し、電子帳票に含まれる個人情報の持ち主の現況情報を人事管理サーバ２に問い合わせ、人事管理サーバ２から送信された現況情報と帳票権限超過時設定テーブルＴ５とを照合して、電子帳票に対する処理を制御する。例えば、電子帳票に含まれる個人情報の持ち主の現況情報が「退職者」又は「元家族」であった場合、その持ち主のマイナンバー情報以外の情報（その他情報）はそのままに、マイナンバー情報を置換文字列である「＊」に置換した情報を、照会内容として決定する。また、電子帳票に含まれる個人情報の持ち主の現況情報が「休職者」であった場合、その持ち主のマイナンバー情報を含む全ての情報を、照会内容として決定する。
【００５６】
次いで、図８のステップＳ２０７では、制御部３１は、ステップＳ２０６の照会権限確認処理で生成された情報（照会用情報）又は画面（廃棄期限超過画面又は照会エラー画面）を、通信部３４を介してクライアント端末１に送信する。
【００５７】
クライアント端末１の制御部１１は、ステップＳ２０７でマイナンバー管理サーバ３から照会用情報が送信されたか否かを判定する（ステップＳ２０８）。
制御部１１は、マイナンバー管理サーバ３から照会用情報が送信されたと判定した場合（ステップＳ２０８：ＹＥＳ）、次のステップＳ２０９へと移行する。
一方、制御部１１は、マイナンバー管理サーバ３から照会用情報が送信されていない（即ち、マイナンバー管理サーバ３から廃棄期限超過画面又は照会エラー画面が送信された）と判定した場合（ステップＳ２０８：ＮＯ）、ステップＳ２１０へと移行する。
【００５８】
ステップＳ２０９において、制御部１１は、マイナンバー管理サーバ３から送信された照会用情報に基づいて、業務メニュー画面Ｇ２で選択された電子帳票を照会するための画面（帳票照会画面）を表示部１３に表示させ、ステップＳ２１１へと移行する。
【００５９】
図１３及び図１４に、扶養控除申告書を照会するための帳票照会画面Ｇ３の一例を示す。帳票照会画面Ｇ３は、図１３及び図１４に示すように、照会対象の電子帳票を表示する帳票表示領域Ｇ３１と、印刷ボタンＧ３２と、帳票照会画面Ｇ３における操作を終了して業務メニュー画面Ｇ２に戻るための戻るボタンＧ３３と、一連の電子帳票出力処理における操作を終了するための終了ボタンＧ３４と、を備えて構成されている。
帳票表示領域Ｇ３１には、電子帳票である扶養控除申告書Ｆ１が表示されている。扶養控除申告書Ｆ１は、従業員本人の個人情報を表示する本人情報表示領域Ｆ１１と、従業員の家族の個人情報を表示する家族情報表示領域Ｆ１２と、を含んで構成されている。
本人情報表示領域Ｆ１１には、勤務先、勤務先の住所、氏名、生年月日、住所、配偶者の有無等を表示する各領域の他、従業員本人のマイナンバーを表示するマイナンバー表示領域（所定の項目）Ｆ１１１が含まれている。
家族情報表示領域Ｆ１２には、扶養控除の対象となる配偶者や扶養親族の氏名、生年月日、所得の見積額等を表示する各領域の他、扶養控除の対象となる配偶者や扶養親族のマイナンバーを表示するマイナンバー表示領域（所定の項目）Ｆ１２１が含まれている。
上記のマイナンバー表示領域Ｆ１１１及びマイナンバー表示領域Ｆ１２１の各々には、それぞれ電子帳票（扶養控除申告書Ｆ１）の作成時に格納されたタグ情報が格納されており、マイナンバー管理サーバ３から送信された照会用情報（マイナンバー又は置換文字列「＊」）が表示される。なお、ユーザにより選択された電子帳票にマイナンバーが記載されていなかった場合は、マイナンバー表示領域Ｆ１１１及びマイナンバー表示領域Ｆ１２１の各々が空欄表示される。
【００６０】
例えば、図１３に示す例は、従業員である「田中太郎」の扶養控除申告書Ｆ１を照会するための帳票照会画面Ｇ３の一例であり、ログインユーザが完全照会権限を有する場合の帳票照会画面Ｇ３を示している。この場合、図１２のステップＳ３０６において、マイナンバー情報を含む全ての情報が照会内容として決定されているので、マイナンバー表示領域Ｆ１１１に従業員である「田中太郎」本人のマイナンバー「１１１１１１１１１１１１」が表示されるとともに、マイナンバー表示領域Ｆ１２１に従業員「田中太郎」の家族（配偶者）である「田中花子」のマイナンバー「２２２２２２２２２２２２」が表示されている。
【００６１】
また、図１４に示す例は、従業員である「田中太郎」の扶養控除申告書Ｆ１を照会するための帳票照会画面Ｇ３の一例であり、ログインユーザが条件付き照会権限を有する場合の帳票照会画面Ｇ３を示している。この場合、図１２のステップＳ３０６において、マイナンバー情報以外の情報（その他情報）はそのままに、マイナンバー情報を置換文字列である「＊」に置換した情報が、照会内容として決定されているので、マイナンバー表示領域Ｆ１１１及びマイナンバー表示領域Ｆ１２１のいずれにも、マイナンバーの代わりに置換文字列「＊」が表示されている。
【００６２】
ステップＳ２１０において、制御部１１は、マイナンバー管理サーバ３から送信された画面（廃棄期限超過画面又は照会エラー画面）を表示部１３に表示させ、ステップＳ２１８へと移行する。なお、ステップＳ２１０において、制御部１１は、廃棄期限超過画面を表示部１３に表示させる場合、廃棄期限を超過した電子帳票を削除する処理を併せて行う。
【００６３】
図１５に、廃棄期限超過画面Ｇ４の一例を示す。廃棄期限超過画面Ｇ４は、図１５に示すように、廃棄期限を超過した旨をユーザに報知する廃棄期限超過表示部Ｇ４１と、廃棄期限超過画面Ｇ４における操作を終了するためのＯＫボタンＧ４２と、一連の電子帳票出力処理における操作を終了するための終了ボタンＧ４３と、を備えて構成されている。
ユーザは、廃棄期限超過画面Ｇ４において、当該廃棄期限超過画面Ｇ４における操作を終了する場合には、ＯＫボタンＧ４２を押下する。一方、一連の電子帳票出力処理における操作を終了する場合には、終了ボタンＧ４３を押下する。
【００６４】
図１６に、照会エラー画面Ｇ５の一例を示す。照会エラー画面Ｇ５は、図１６に示すように、照会権限を有さない旨をログインユーザに報知する照会エラー表示部Ｇ５１と、照会エラー画面Ｇ５における操作を終了するためのＯＫボタンＧ５２と、一連の電子帳票出力処理における操作を終了するための終了ボタンＧ５３と、を備えて構成されている。
ユーザは、照会エラー画面Ｇ５において、当該照会エラー画面Ｇ５における操作を終了する場合には、ＯＫボタンＧ５２を押下する。一方、一連の電子帳票出力処理における操作を終了する場合には、終了ボタンＧ５３を押下する。
【００６５】
ステップＳ２１１において、制御部１１は、帳票照会画面Ｇ３において、ユーザにより印刷ボタンＧ３２が押下されたか否かを判定する。
制御部１１は、印刷ボタンＧ３２が押下されたと判定した場合（ステップＳ２１１：ＹＥＳ）、次のステップＳ２１２へと移行する。
一方、制御部１１は、印刷ボタンＧ３２が押下されていないと判定した場合（ステップＳ２１１：ＮＯ）、ステップＳ２１８へと移行する。
【００６６】
ステップＳ２１２において、制御部１１は、ユーザにより選択された電子帳票の印刷権限確認要求を、通信部１４を介してマイナンバー管理サーバ３に送信する。なお、印刷権限確認要求には、照会権限確認要求と同様、ログイン画面Ｇ１で入力されたユーザ名、パスワード等のログイン情報の他、業務メニュー画面Ｇ２で選択された電子帳票の情報が含まれている。
【００６７】
マイナンバー管理サーバ３の制御部３１は、ステップＳ２１２でクライアント端末１から送信された印刷権限確認要求に基づいて、印刷権限確認処理を行う（ステップＳ２１３）。
【００６８】
具体的には、まず、制御部３１は、図１７のフローチャートに示すように、ステップＳ４０１及びステップＳ４０２の処理を行う。なお、ステップＳ４０１及びステップＳ４０２の処理は、照会権限確認処理について示す図１２のステップＳ３０１及びステップＳ３０２の処理と同様であるので、説明を省略する。
【００６９】
次に、制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票と、ステップＳ４０１で抽出した業務とステップＳ４０２で抽出した業務とで一致する業務と、現在日時と、記憶部３５に記憶された帳票権限管理テーブルＴ４（図５参照）と、を照合して、ログインユーザがクライアント端末１から送信された電子帳票の印刷権限を有しているか否かを判定する（ステップＳ４０３）。具体的には、制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票の印刷回数と、印刷期間と、印刷対象と、のいずれの項目においても印刷可能である場合に、印刷権限を有していると判定する。但し、本実施形態では、図６の帳票権限超過時設定テーブルＴ５に示すように、印刷回数及び印刷対象の項目は、いずれの状況においても、少なくとも部分的には印刷可能である（印刷不可ではない）ので、実質的には、印刷期間の項目が印刷期間内である場合に、印刷権限を有していると判定する。なお、印刷期間は、照会期間と同様、保管期間に拘束される。即ち、印刷期間は、保管期間内において有効である。
【００７０】
例えば、図１２のステップＳ３０３に示した例と同様、ログインユーザが「人給太郎」で、クライアント端末１から送信された電子帳票が「扶養控除申告書Ｇ２２２」の場合、「給与基本業務」、「年末調整業務」の印刷期間及び保管期間を、帳票権限管理テーブルＴ４を参照して抽出する（「給与基本業務＝無制限、１０年」、「年末調整業務＝１１月〜翌年２月、５年」）。そして、現在日時が抽出された保管期間内且つ印刷期間内であるか否かを判定する。この例のように、複数の業務の印刷期間及び保管期間が抽出される場合、現在日時がいずれかの業務の保管期間内且つ印刷期間内であれば、印刷権限を有していると判定する。
制御部３１は、ログインユーザがクライアント端末１から送信された電子帳票の印刷権限を有していると判定した場合（ステップＳ４０３：ＹＥＳ）、次のステップＳ４０４へと移行する。
一方、制御部３１は、ログインユーザがクライアント端末１から送信された電子帳票の印刷権限を有していないと判定した場合（ステップＳ４０３：ＮＯ）、印刷権限を有さない旨をログインユーザに報知するための画面（印刷エラー画面）を生成する（ステップＳ４０５）。
【００７１】
ステップＳ４０４において、制御部３１は、ログインユーザが有する印刷権限の内容と、記憶部３５に記憶された帳票権限超過時設定テーブルＴ５（図６参照）と、を照合して、具体的な印刷内容を決定し、その印刷内容に基づく印刷用情報を生成する。本実施形態では、ログインユーザが有する印刷権限の内容として、印刷回数、印刷期間及び印刷対象のいずれの項目とも条件を満たす場合（完全印刷権限）と、印刷回数又は印刷対象の少なくともいずれか一つの項目が条件を満たさない場合（条件付き印刷権限）と、の二つが想定される。ログインユーザが完全印刷権限を有する場合、マイナンバー情報を含む全ての情報を、印刷内容として決定する。一方、ログインユーザが条件付き印刷権限を有する場合（印刷回数超過、印刷対象外の場合）、図６に示すように、マイナンバー情報以外の情報（その他情報）はそのままに、マイナンバー情報を置換文字列である「＊」に置換した情報を、印刷内容として決定する。
【００７２】
なお、ステップＳ４０４の処理時、ステップＳ３０６の処理時と同様、電子帳票（台帳）に含まれる個人情報の持ち主の現況情報を取得し、取得した現況情報に基づいて電子帳票に対する処理を制御するようにしてもよい。
上記の制御を行う場合、制御部３１は、ステップＳ４０４の処理を行うに際し、電子帳票に含まれる個人情報の持ち主の現況情報を人事管理サーバ２に問い合わせ、人事管理サーバ２から送信された現況情報と帳票権限超過時設定テーブルＴ５とを照合して、電子帳票に対する処理を制御する。
【００７３】
次いで、図９のステップＳ２１４では、制御部３１は、ステップＳ２１３の印刷権限確認処理で生成された情報（印刷用情報）又は画面（印刷エラー画面）を、通信部３４を介してクライアント端末１に送信する。
【００７４】
クライアント端末１の制御部１１は、ステップＳ２１４でマイナンバー管理サーバ３から印刷用情報が送信されたか否かを判定する（ステップＳ２１５）。
制御部１１は、マイナンバー管理サーバ３から印刷用情報が送信されたと判定した場合（ステップＳ２１５：ＹＥＳ）、次のステップＳ２１６へと移行する。
一方、制御部１１は、マイナンバー管理サーバ３から印刷用情報が送信されていない（即ち、マイナンバー管理サーバ３から印刷エラー画面が送信された）と判定した場合（ステップＳ２１５：ＮＯ）、ステップＳ２１７へと移行する。
【００７５】
ステップＳ２１６において、制御部１１は、マイナンバー管理サーバ３から送信された印刷用情報に基づいて、帳票照会画面Ｇ３に表示（照会）された電子帳票を印刷する処理（帳票印刷処理）を行う。本実施形態では、図６の帳票権限超過時設定テーブルＴ５に示すように、ログインユーザが条件付き照会権限を有する場合（照会／印刷回数超過、照会／印刷対象外の場合）の照会内容と印刷内容とが同一であるため、印刷用紙には、帳票照会画面Ｇ３の帳票表示領域Ｇ３１に表示された電子帳票の内容がそのまま印刷される。従って、例えば、図１３及び図１４に示した帳票照会画面Ｇ３において、帳票印刷処理を行った場合、図１３及び図１４に示した扶養控除申告書Ｆ１がそれぞれ印刷される。
【００７６】
ステップＳ２１７において、制御部１１は、マイナンバー管理サーバ３から送信された画面（印刷エラー画面）を表示部１３に表示させる。
【００７７】
図１８に、印刷エラー画面Ｇ６の一例を示す。印刷エラー画面Ｇ６は、図１８に示すように、印刷権限を有さない旨をログインユーザに報知する印刷エラー表示部Ｇ６１と、印刷エラー画面Ｇ６における操作を終了するためのＯＫボタンＧ６２と、一連の電子帳票出力処理における操作を終了するための終了ボタンＧ６３と、を備えて構成されている。
ユーザは、印刷エラー画面Ｇ６において、当該印刷エラー画面Ｇ６における操作を終了する場合には、ＯＫボタンＧ６２を押下する。一方、一連の電子帳票出力処理における操作を終了する場合には、終了ボタンＧ６３を押下する。
【００７８】
ステップＳ２１８において、制御部１１は、表示部１３に表示された画面（帳票照会画面Ｇ３、廃棄期限超過画面Ｇ４、照会エラー画面Ｇ５又は印刷エラー画面Ｇ６）において、ユーザにより終了ボタン（Ｇ３４、Ｇ４２、Ｇ５２又はＧ６２）が押下されたか否かを判定する。
制御部１１は、ユーザにより終了ボタンが押下されたと判定した場合（ステップＳ２１８：ＹＥＳ）、処理を終了する。
一方、制御部１１は、ユーザにより終了ボタンが押下されていないと判定した場合（ステップＳ２１８：ＮＯ）、ステップＳ２０２へと移行し、再度業務メニュー画面Ｇ２を表示部１３に表示させる。ここで、ユーザにより終了ボタンが押下されていない場合とは、表示部１３に表示された画面の終了ボタン（Ｇ３４、Ｇ４２、Ｇ５２又はＧ６２）が押下されることなく、戻るボタンＧ３３若しくはＯＫボタン（Ｇ４１、Ｇ５１又はＧ６１）が押下された場合を示している。
【００７９】
［３．効果］
以上のように、本実施形態に係るマイナンバー管理システム１００の帳票管理装置（クライアント端末１及びマイナンバー管理サーバ３）によれば、マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶部１５から読み出し、読み出された電子帳票における所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、電子帳票に係る有効期限に基づいて、所定の項目にマイナンバーを読み取り可能に表示させるか又はマイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する。
従って、管理者の管理下に属するファイルをユーザ自身の端末に複製して保有するようなケースであっても、電子帳票に係る有効期限に応じてマイナンバーの読み取りを適切に制御することができる。よって、データ管理におけるセキュリティを十分確保しつつ、データ管理の煩雑さを解消してデータの管理負荷を軽減することができる。
【００８０】
特に、本実施形態では、読み出し目的及び読み出し目的の有効期限に基づいて、所定の項目にマイナンバーを読み取り可能に表示させるか又はマイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する。
従って、管理者の管理下に属するファイルをユーザ自身の端末に複製して保有するようなケースであっても、ユーザの業務毎にマイナンバーに係る期限を適切に設定することができる。よって、データ管理におけるセキュリティを十分確保しつつ、データ管理の煩雑さを解消してデータの管理負荷を軽減することができる。
【００８１】
また、本実施形態では、電子帳票を表示部１３に表示させる際に、更に、電子帳票に含まれる個人情報の持ち主の現況情報を取得し、取得した現況情報に基づいて電子帳票に対する処理を制御する。
従って、個人情報を出力する必要のない人物の個人情報が不必要に出力されることを防止することができるので、データ管理におけるセキュリティをより確実に確保することができる。
【００８２】
以上、本発明に係る実施形態に基づいて具体的に説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で変更可能である。
【００８３】
［４．変形例１］
例えば、上記実施形態では、電子帳票の有効期限である廃棄期限を超過した電子帳票を表示させようとした場合に、電子帳票を表示させることなく無条件に削除するようにしているが、これに限定されるものではない。例えば、廃棄期限を超過した電子帳票を表示させようとした場合に、一旦電子帳票を表示させた後削除するようにしてもよい。なお、変形例１に係るマイナンバー管理システム１００を構成するクライアント端末１、人事管理サーバ２、マイナンバー管理サーバ３及び印刷装置４の構成は、実施形態と同様であるので、説明の簡略化のため、同一の符号を付してその詳細な説明を省略する。
以下、図１９及び図２０のフローチャートを参照して、変形例１に係るマイナンバー管理システム１００の電子帳票出力処理を説明する。
【００８４】
まず、クライアント端末１の制御部１１は、ステップＳ５０１〜ステップＳ５０４の処理を行う。なお、ステップＳ５０１〜ステップＳ５０４の処理は、実施形態における図８のステップＳ２０１〜ステップＳ２０４の処理と同様であるので、説明を省略する。
【００８５】
次に、制御部１１は、ステップＳ４０４で読み出された電子帳票の廃棄期限確認要求を、通信部１４を介してマイナンバー管理サーバ３に送信する（ステップＳ５０５）。なお、廃棄期限確認要求には、業務メニュー画面Ｇ２で選択された電子帳票等の情報が含まれている。
【００８６】
マイナンバー管理サーバ３の制御部３１は、ステップＳ５０５でクライアント端末１から送信された廃棄期限確認要求に基づいて、クライアント端末１から送信された電子帳票の廃棄期限を超過しているか否か（即ち、電子帳票の有効期限が切れているか否か）を判定する（ステップＳ５０６）。具体的には、制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票と、記憶部３５に記憶された帳票権限管理テーブルＴ４（図５参照）と、を照合して、クライアント端末１から送信された電子帳票の廃棄期限を超過しているか否かを判定する。例えば、クライアント端末１から送信された電子帳票が「扶養控除申告書」の場合、扶養控除申告書の廃棄期限（１０年）が抽出される。そして、電子帳票の保管開始日と現在日時とを比較して、抽出された廃棄期限を超過しているか否かを判定する。
制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票の廃棄期限を超過していると判定した場合（ステップＳ５０６：ＹＥＳ）、廃棄用の照会用情報を生成し（ステップＳ５０７）、ステップＳ５０９へと移行する。廃棄用の照会用情報とは、マイナンバー情報以外の情報（その他情報）はそのままに、マイナンバー情報を置換文字列である「＊」に置換した情報のことである。
一方、制御部３１は、クライアント端末１から送信された電子帳票の廃棄期限を超過していないと判定した場合（ステップＳ５０６：ＮＯ）、通常の照会用情報を生成し（ステップＳ５０８）、ステップＳ５０９へと移行する。通常の照会用情報とは、マイナンバー情報を含む全ての情報のことである。
【００８７】
次に、制御部３１は、ステップＳ５０７又はステップＳ５０８で生成された情報（廃棄用の照会用情報又は通常の照会用情報）を、通信部３４を介してクライアント端末１に送信する（ステップＳ５０９）。
【００８８】
クライアント端末１の制御部１１は、ステップＳ５０９でマイナンバー管理サーバ３から廃棄用の照会用情報が送信されたか否かを判定する（ステップＳ５１０）。
制御部１１は、マイナンバー管理サーバ３から廃棄用の照会用情報が送信されたと判定した場合（ステップＳ５１０：ＹＥＳ）、ステップＳ５１２へと移行する。
一方、制御部１１は、マイナンバー管理サーバ３から照会用情報が送信されていない（即ち、マイナンバー管理サーバ３から通常の照会用情報が送信された）と判定した場合（ステップＳ５１０：ＮＯ）、通常の照会用情報に基づいて、ステップＳ５０４で読み出された電子帳票を照会するための画面（通常の帳票照会画面）を表示部１３に表示させ（ステップＳ５１１）、ステップＳ５１７へと移行する。ステップＳ５１１で表示される通常の帳票照会画面では、通常の照会用情報、即ち、マイナンバー情報を含む全ての情報が表示される（図１３参照）。なお、ユーザにより選択された電子帳票にマイナンバーが記載されていなかった場合は、マイナンバー表示領域Ｆ１１１及びマイナンバー表示領域Ｆ１２１の各々が空欄表示される。
【００８９】
ステップＳ５１２において、制御部１１は、廃棄用の照会用情報に基づいて、ステップＳ５０４で読み出された電子帳票を照会するための画面（廃棄用の帳票照会画面）を表示部１３に表示させる。ステップＳ５１２で表示される廃棄用の帳票照会画面では、廃棄用の照会用情報、即ち、マイナンバー情報以外の情報（その他情報）はそのままに、マイナンバー情報を置換文字列である「＊」に置換した情報が表示される（図１４参照）。なお、ユーザにより選択された電子帳票にマイナンバーが記載されていなかった場合は、マイナンバー表示領域Ｆ１１１及びマイナンバー表示領域Ｆ１２１の各々が空欄表示される。
【００９０】
次に、制御部１１は、ステップＳ５０４で読み出された電子帳票を削除するか否かをユーザに確認するための確認画面（削除確認画面）を、廃棄用の帳票照会画面上の所定位置に表示させる（ステップＳ５１３）。即ち、制御部１１は、本発明の表示制御手段として機能する。削除確認画面Ｇ７は、図２１に示すように、電子帳票の削除操作を実行するためのＯＫボタンＧ７１と、電子帳票の削除操作を中止するためのキャンセルボタンＧ７２と、を備えて構成されている。
ユーザは、削除確認画面Ｇ７において、電子帳票の削除操作を実行する場合には、ＯＫボタンＧ７１を押下する。一方、電子帳票の削除操作を中止する場合には、キャンセルボタンＧ７２を押下する。
【００９１】
次に、制御部１１は、削除確認画面Ｇ７において、ユーザによりＯＫボタンＧ７１が押下されたか否かを判定する（ステップＳ５１４）。
制御部１１は、ＯＫボタンＧ７１が押下されたと判定した場合（ステップＳ５１４：ＹＥＳ）、ステップＳ５０４で読み出された電子帳票を削除し（ステップＳ５１５）、ステップＳ５１７へと移行する。即ち、制御部１１は、本発明の削除手段として機能する。
一方、制御部１１は、ＯＫボタンＧ７１が押下されていない（即ち、キャンセルボタンＧ７２が押下された）と判定した場合（ステップＳ５１４：ＮＯ）、ステップＳ５０４で読み出された電子帳票を保存対象の電子帳票として記憶部１５に記憶させ（ステップＳ５１６）、ステップＳ５１７へと移行する。即ち、制御部１１は、本発明の記憶制御手段として機能する。
【００９２】
次に、制御部１１は、帳票照会画面Ｇ３において、ユーザにより印刷ボタンＧ３２が押下されたか否かを判定する（ステップＳ５１７）。
制御部１１は、印刷ボタンＧ３２が押下されたと判定した場合（ステップＳ５１７：ＹＥＳ）、次のステップＳ５１８へと移行する。
一方、制御部１１は、印刷ボタンＧ３２が押下されていないと判定した場合（ステップＳ５１７：ＮＯ）、ステップＳ５１９へと移行する。
【００９３】
ステップＳ５１８において、制御部１１は、帳票照会画面Ｇ３に表示（照会）された電子帳票を印刷する処理（帳票印刷処理）を行う。なお、印刷用紙には、帳票照会画面Ｇ３の帳票表示領域Ｇ３１に表示された電子帳票の内容がそのまま印刷される。従って、例えば、図１３及び図１４に示した帳票照会画面Ｇ３において、帳票印刷処理を行った場合、図１３及び図１４に示した扶養控除申告書Ｆ１がそれぞれ印刷される。
【００９４】
ステップＳ５１９において、制御部１１は、帳票照会画面Ｇ３において、ユーザにより終了ボタンＧ３４が押下されたか否かを判定する。
制御部１１は、ユーザにより終了ボタンＧ３４が押下されたと判定した場合（ステップＳ５１９：ＹＥＳ）、処理を終了する。
一方、制御部１１は、ユーザにより終了ボタンＧ３４が押下されていないと判定した場合（ステップＳ５１９：ＮＯ）、ステップＳ５０２へと移行し、再度業務メニュー画面Ｇ２を表示部１３に表示させる。ここで、ユーザにより終了ボタンＧ３４が押下されていない場合とは、帳票照会画面Ｇ３の終了ボタンＧ３４が押下されることなく、戻るボタンＧ３３が押下された場合を示している。
【００９５】
以上のように、変形例１では、読み出された電子帳票における所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合であって且つ廃棄期限（電子帳票の有効期限）が切れている場合には、マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させた後に当該電子帳票を記憶部１５から削除する。
従って、セキュリティを確保した状態で電子帳票を一旦表示させることで有効期限が切れていることを報知しつつ、保管する義務を負っていない電子帳票が端末内に保有されつづけることを防止することができるので、ユーザを混乱させることなく情報漏洩を抑制することができる。
【００９６】
また、変形例１では、マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された際に、ユーザの操作により電子帳票の削除中止が指示された場合は、電子帳票を保存対象の電子帳票として記憶部１５に記憶させる。
従って、ユーザが必要に応じて電子帳票の保管と削除を使い分けることができるので、臨機応変なデータ管理を行うことができる。
【００９７】
また、変形例１では、マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された際に、表示された電子帳票を削除するか否かをユーザに確認するための確認画面を表示させる。
従って、ユーザが電子帳票を一旦表示させたタイミングでリアルタイムに電子帳票を保管するか削除するかを判断することができるので、操作性を確保しつつ状況に応じたデータ管理を行うことができる。
【００９８】
（その他の変形例）
また、上記実施形態では、ログインユーザが有する出力（照会／印刷）権限の内容と、帳票権限超過時設定テーブルＴ５（図６参照）と、を照合して、具体的な出力内容を決定するようにしているが、これに限定されるものではない。即ち、帳票権限超過時設定テーブルＴ５の内容は一例であり、他の内容であっても構わない。以下、帳票権限超過時設定テーブルＴ５の内容と異なる例をいくつか例示するが、これらも一例であって、特に限定するものではない。
【００９９】
例えば、電子帳票の残印刷回数が「０」の場合、その電子帳票の照会は許可するが、印刷を禁止するようにしてもよい。
また、電子帳票の保管期間が超過している場合、その電子帳票の出力（照会／印刷）を禁止するとともに、その電子帳票を自動削除するようにしてもよい。
また、電子帳票の残照会回数が「０」の場合、その電子帳票を自動削除するようにしてもよい。
また、電子帳票の残照会回数が「０」の場合、その電子帳票に含まれるマイナンバー情報以外の情報については照会を許可するようにし、マイナンバー情報については照会を禁止するようにしてもよい。
また、電子帳票の残照会回数が「０」の場合、その電子帳票内のマイナンバーを格納する特定領域に格納されたタグ情報を自動削除するようにしてもよい。
また、電子帳票（台帳）を表示部１３に表示する際に、その台帳に記載された社員の現況情報（人事情報）を取得し、退職者が発生している場合は、その台帳における退職者のページのみを自動削除するようにしてもよい。
また、電子帳票（台帳）を表示部１３に表示する際に、その台帳に記載された社員の現況情報（人事情報）を取得し、退職者が発生している場合は、その台帳における退職者のページを、代替ページ（例えば、その社員が既に退職した旨を示すページ）に差し替えるようにしてもよい。
【０１００】
また、上記実施形態では、クライアント端末１、人事管理サーバ２及びマイナンバー管理サーバ３を別体の装置として例示して説明しているが、これに限定されるものではない。例えば、クライアント端末１、人事管理サーバ２及びマイナンバー管理サーバ３のうち、いずれか二つの装置を一体の装置として構成するようにしてもよいし、クライアント端末１、人事管理サーバ２及びマイナンバー管理サーバ３の全てを一体の装置として構成するようにしてもよい。
【０１０１】
また、本出願に示す各態様は、方法、プログラムなどとしても把握することができる。方法やプログラムのカテゴリについては、装置のカテゴリで示した「手段」を、例えば、「工程」や「ステップ」のように適宜読み替えるものとする。また、処理やステップの順序は、本出願に直接明記のものに限定されず、順序を変更したり、一部の処理をまとめて若しくは随時一部分ずつ実行するよう変更したりすることができる。
【０１０２】
その他、クライアント端末、人事管理サーバ、マイナンバー管理サーバ及び印刷装置を構成する各装置の細部構成及び各装置の細部動作に関しても、本発明の趣旨を逸脱することのない範囲で適宜変更可能である。
【０１０３】
本発明のいくつかの実施形態を説明したが、本発明の範囲は、上述の実施形態に限定するものではなく、特許請求の範囲に記載された発明の範囲とその均等の範囲を含む。
以下に、この出願の願書に最初に添付した特許請求の範囲に記載した発明を付記する。付記に記載した請求項の項番は、この出願の願書に最初に添付した特許請求の範囲の通りである。
［付記］
＜請求項１＞
マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶手段から読み出す読出手段と、
前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、前記電子帳票に係る有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段と、
を備える帳票管理装置。
＜請求項２＞
前記制御手段は、前記読出手段による読み出し目的及び前記読み出し目的の有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する請求項１に記載の帳票管理装置。
＜請求項３＞
前記制御手段は、前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合であって且つ前記電子帳票の有効期限が切れている場合には、前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させ、
前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された後に当該電子帳票を前記記憶手段から削除する削除手段を備える請求項１に記載の帳票管理装置。
＜請求項４＞
前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された際に、ユーザの操作により前記電子帳票の削除中止が指示された場合は、前記電子帳票を保存対象の電子帳票として前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段を備える請求項３に記載の帳票管理装置。
＜請求項５＞
前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された際に、前記表示された電子帳票を削除するか否かをユーザに確認するための確認画面を表示させる表示制御手段を備える請求項３又は４に記載の帳票管理装置。
＜請求項６＞
コンピュータを、
マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶手段から読み出す読出手段、
前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、前記電子帳票に係る有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段、
として機能させるためのプログラム。
【符号の説明】
【０１０４】
１００  マイナンバー管理システム
１  クライアント端末
１１  制御部（読出手段、表示制御手段、削除手段、記憶制御手段）
１２  操作部
１３  表示部
１４  通信部
１５  記憶部（記憶手段）
２  人事管理サーバ
２１  制御部
２２  操作部
２３  表示部
２４  通信部
２５  記憶部
３  マイナンバー管理サーバ（帳票管理装置）
３１  制御部（制御手段）
３２  操作部
３３  表示部
３４  通信部
３５  記憶部
４  印刷装置
Ｎ  通信ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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