(57)【要約】【課題】  書面により発行される書類と書面とは異なる形態で発行された書類を一体的に管理すること。【解決手段】  電子文書管理システムは、書面による第１の書類をスキャンデータに変換するスキャナと、前記第１の書類とは異なる形態で作成される第２の書類を作成するのに必要な端末と、前記スキャンデータを保存するスキャンデータデータベースと、前記端末を用いて作成された電子データを保存する電子データデータベースと、前記スキャンデータデータベースと前記電子データデータベースとを一体的に管理する管理プログラムと、を有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
書面による第１の書類をスキャンデータに変換するスキャナと、
前記第１の書類とは異なる形態で作成される第２の書類を作成するのに必要な端末と、
前記スキャンデータを保存するスキャンデータデータベースと、前記端末を用いて作成された電子データを保存する電子データデータベースと、前記スキャンデータデータベースと前記電子データデータベースとを一体的に管理する管理プログラムと、
を有する電子文書管理システム。
【請求項２】
前記管理プログラムは、保存している書類がスキャンデータであるか電子データであるかを管理する請求項１記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記第１の書類及び前記第２の書類の少なくとも１つを印刷するプリンタを有し、
前記管理プログラムは、第１の書類は第１の書類の形式で、前記第２の書類は第２の書類の形式で印刷するように前記プリンタに指示する請求項２記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記管理プログラムは、前記スキャンデータにおいてはタイプスタンプが付与された日時から、前記電子データにおいては承認された日時から改ざんすることを禁ずる請求項１乃至３のいずれかに記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
書面による第１の書類をスキャナにてスキャンデータに変換するステップと、
前記スキャンデータをスキャンデータデータベースに保存するステップと、
前記第１の書類とは異なる形態で作成される第２の書類を電子データとして電子データデータベースに保存するステップと、
管理プログラムが前記スキャンデータデータベースと前記電子データデータベースとを一体的に管理する電子文書管理方法。
【請求項６】
前記管理プログラムは、保存している書類がスキャンデータであるか電子データであるかを管理するステップを有する請求項５記載の電子文書管理方法。
【請求項７】
前記管理プログラムは、第１の書類は第１の書類の形式で、前記第２の書類は第２の書類の形式で印刷するようにプリンタに指示するステップを有する請求項６記載の電子文書管理方法。
【請求項８】
前記管理プログラムは、前記スキャンデータにおいてはタイプスタンプが付与された日時から、前記電子データにおいては承認された日時から改ざんすることを禁ずるステップを有する請求項５乃至７のいずれかに記載の電子文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理システム及び電子文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
複数の電子文書を管理する装置には、タイムスタンプを付与したい電子文書に対して、タイムスタンプの付与に成功したか否かを判断し、判断した結果を電子文書ごとに記録する電子文書管理装置がある（特許文献１）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−１４０８６５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
書類として発行する形態には、書面により発行される書類と書面とは異なる形態で発行された書類、例えばモニタ等に報告する内容を表示してそれに顧客のサインが電子的に付されたもの、とがある。しかし、文書管理装置は、書面にて発行された書類をスキャナで読み取ってスキャンデータの形態にして保存するものが一般的ある。そのため、文書管理装置では、書面により発行された報告書は管理することができるが、書面とは異なる形態で発行された書類を管理することはできない。２つの形態で発行された書類を有する場合、これらの書類を一体的に管理するシステムが望まれている。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の電子文書管理システムは、書面による第１の書類をスキャンデータに変換するスキャナと、前記第１の書類とは異なる形態で作成される第２の書類を作成するのに必要な端末と、前記スキャンデータを保存するスキャンデータデータベースと、前記端末を用いて作成された電子データを保存する電子データデータベースと、前記スキャンデータデータベースと前記電子データデータベースとを一体的に管理する管理プログラムと、を有する。
前記管理プログラムは、保存している書類がスキャンデータであるか電子データであるかを管理するようにしてもよい。
本発明の電子文書管理システムは、前記第１の書類及び前記第２の書類の少なくとも１つを印刷するプリンタを有し、前記管理プログラムは、第１の書類は第１の書類の形式で、前記第２の書類は第２の書類の形式で印刷するように前記プリンタに指示する。
前記管理プログラムは、前記スキャンデータにおいてはタイプスタンプが付与された日時から、前記電子データにおいては承認された日時から改ざんすることを禁ずる。
【０００６】
本発明の電子文書管理方法は、書面による第１の書類をスキャナにてスキャンデータに変換するステップと、前記スキャンデータをスキャンデータデータベースに保存するステップと、前記第１の書類とは異なる形態で作成される第２の書類を電子データとして電子データデータベースに保存するステップと、管理プログラムが前記スキャンデータデータベースと前記電子データデータベースとを一体的に管理する。
前記管理プログラムは、保存している書類がスキャンデータであるか電子データであるかを管理するステップを有する。
前記管理プログラムは、第１の書類は第１の書類の形式で、前記第２の書類は第２の書類の形式で印刷するようにプリンタに指示するステップを有する。
前記管理プログラムは、前記スキャンデータにおいてはタイプスタンプが付与された日時から、前記電子データにおいては承認された日時から改ざんすることを禁ずるステップを有する。
【発明の効果】
【０００７】
書面により発行される書類と書面とは異なる形態で発行された書類を一体的に管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】図１は、文書管理システムのブロック図である。
【図２】図２は、管理プログラムの管理用データを示す図である。
【図３】図３は、管理プログラムが発行済の報告書をスキャン報告書データとして管理する手順を示したフローを示す図である。
【図４】図４は、電子報告書データとして作成された報告書を電子報告書データベースで管理するフローを示した図である。
【図５】図５は、履歴管理プログラムの履歴管理のフローを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
図面に基づいて本発明の文書管理システムを説明する。図１は、文書管理システムのブロック図である。本実施例における文書管理システムは、報告書を取り扱うシステムを前提として説明するが、報告書に限らず会計書類、社内文書、契約書などの書類であっても構わない。特に、一定の期間、保管しなければならない書類がより好ましい。
【００１０】
文書管理システム１は、各種データを保管すると共に保管されたデータを管理する文書管理サーバ１０、タイムスタンプ認定機関６０との間でタイムスタンプに関するやり取りを行うタイムスタンプサーバ２０、紙で印刷された報告書を読み取るスキャナ３０、文字や数字を入力する端末４０、必要な報告書を印刷するプリンタ５０で構成される。
【００１１】
文書管理サーバ１０は、スキャナ３０で報告書をスキャンしたスキャン報告書データを保管するスキャン報告書データベース１００と、端末４０から入力して作成した電子報告書データを保管する電子報告書データベース２００と、スキャン報告書データベース１００と電子報告書データベース２００と管理する管理プログラム３００を有する。管理プログラム３００は、後で詳細に説明する。
【００１２】
タイムスタンプサーバ２０は、日付や時刻に関して一定の条件を満たすことで付与された日付や時刻が正確であることを証明するタイムスタンプを管理運営するタイムスタンプ認定機関６０との間でタイムスタンプの発行を依頼し、付与されたタイプスタンプ付きデータを受け取る。なお、タイムスタンプ認定機関６０との間で、タイプスタンプサーバ２０がタイムスタンプ認定機関６０とのやり取りを行うサーバとして事前に設定や登録などが必要であるときは、その手続きを済ませておく。なお、タイプスタンプサーバ２０は、文書管理サーバ１０にその機能を持たすようにすれば、省略することも可能である。タイプスタンプサーバ２０を文書管理サーバ１０と別にしておくと、システム管理上またはセキュリティ上の観点から好ましい場合が多い。
【００１３】
スキャナ３０は、書面にて発行された報告書をスキャンしてスキャン報告書データに変換する。スキャナ３０は、一定の解像度で報告書をスキャンできればどのようなものでも構わない。また、スキャン報告書データを作成できれば、コピー機などであってもよい。
【００１４】
端末４０は、キーボードやマウスなどで電子報告書を作成するにあたり、文字や数字などが入力できるものである。また、タブレット、ノートパソコンやスマートフォンなどのようにネットワークを介して文書管理サーバ１０と通信手段（図示なし）を介して電子報告書データを入力するような端末も含まれる。
【００１５】
プリンタ５０は、報告書を印刷するものである。スキャン報告書データで保管されている報告書は、スキャン報告書データの形式で印刷される。また、電子報告書データで保管されている報告書は、電子報告書データの形式で印刷される。しかし、スキャン報告書データを電子報告書データの形式で、又は電子報告書データをスキャン報告書データの形式でそれぞれ印刷することは、管理プログラム３００によって禁止されている。
【００１６】
図２は、管理プログラムの管理用データを示す図である。管理用データ３０００は、報告書名３００１、報告日３００２、管理開始日時３００３、管理終了日時３００４、履歴情報３００５、報告書種類３００６を含む構造である。
【００１７】
報告書名３００１は、スキャン報告書データ及び電子報告書データで作成したそれぞれの報告書名である。報告日３００２は、スキャン報告書データ及び電子報告書データで作成したそれぞれの報告書の作成日である。
【００１８】
管理開始日時３００３は、保管すべき報告書である場合には、いつから保管を開始したかが必要となるため、その保管を開始した開始日時である。開始日時が記載された報告書は、それ以降、追加、削除、変更などが禁止される。
【００１９】
管理終了日時３００４は、登録された報告書に追加、削除、変更したいときは、同じ履歴で管理することができないため、新しい履歴の報告書が登録される。それまで最新の履歴の報告書は最新でなくなるので、最新の履歴の報告書でなくなった日時を表す。管理終了日時３００４が入力されたからといって、改ざんできないとする管理を終了するものではなく、引き続き改ざんすることはできない。なお、最新の報告書であるときは、管理終了日時３００４は、空欄となる。
【００２０】
履歴情報３００５は、登録された報告書の履歴を表す。初めて登録された報告書の履歴を０として、以後改訂されるごとに１ずつ値が加算されていく。履歴情報３００５が更新されても、それ以前の履歴情報３００５が削除されない。新しい履歴となると、管理プログラム３００は、その新しい履歴の管理用データを新たに作成し、管理用データ３０００に追加される。
【００２１】
報告書種類３００６は、スキャン報告書データで作成した報告書であるか、電子報告書データで作成した報告書であるかを区別するものである。この区別により、スキャン報告書データで作成した報告書と電子報告書データで作成した報告書が文書管理サーバ１０に保管されていても、それぞれの形式を保った状態で印刷することができる。
【００２２】
管理用データ３０００のそれぞれの項目３００１〜３００６は、スキャン報告書データでは該当する項目に相当する部分を文字や数字に変換するプログラムにて変換して自動的に入力するか、オペレータが報告書を見ながら入力し、電子報告書データでは、該当するデータを自動的に抽出されて入力される。
【００２３】
また、ここに示した以外に管理したい項目があれば、管理用データ３０００に追加することができる。追加したい項目は、報告者、客先などどのような項目でも構わない。
【００２４】
図３は、管理プログラム３００が発行済の報告書をスキャン報告書データとして管理する手順を示したフローを示す図である。
【００２５】
書類にて発行された報告書は、スキャナ３０によりスキャン報告書データに変換される（Ｓ１０１）。このとき、報告書が一定の解像度でスキャンされていなかったり、報告書の一部がスキャンされていなかったり、又は、報告書が傾いた状態でスキャンされていたりなど一定条件に合致しているか否かを判断する（Ｓ１０２）。この判断は、管理プログラム３００が自動的に判断してもよいし、オペレータがスキャン報告書データを目視して判断してもよい。
【００２６】
一定条件を満たさない場合（Ｓ１０２でＮの場合）は、再度報告書をスキャナ３０でスキャンする。一方、一定条件を満たすと（Ｓ１０２でＹの場合）は、オペレータがスキャン報告書データで作成された報告書から、管理データ３０００で管理するのに必要な検索用データを端末４０から入力する（Ｓ１０３）。必要なデータは、報告書名３００１、報告日３００２、報告書種類３００６である。それらの項目は、管理プログラム３００が自動的に付与する。また、報告書種類３００６は、スキャン報告書データである入力しか受け付けないか、報告書名３００１が入力されると、管理プログラム３００が自動的にスキャン報告書データありと入力してもよい。
【００２７】
スキャン報告書データは、タイムスタンプサーバ２０に一時的に保存される。保存されたスキャン報告書データは、１時間ごとなど一定時間ごと、又はスキャン報告書データが３つなど一定容量となったとき、タイプスタンプ認定機関６０と通信を行って、タイムスタンプ認定機関６０にタイプスタンプの付与を依頼する。タイプスタンプ認定機関６０は、依頼されたスキャン報告書データそれぞれに対して、タイプスタンプを発行する（Ｓ１０４）。
【００２８】
発行の形態として、スキャン報告書データはタイムスタンプ認定機関６０に送られ、スキャン報告書データに変更できない形式で認定した日付や時刻の情報を追加する。日付や時刻の情報が付与されたスキャン報告書データは、タイムスタンプ認定機関６０からタイムスタンプサーバ２０に送られる。タイムスタンプサーバ２０は、タイムスタンプサーバ２０に一時的保存されているスキャン報告書データの数、容量、一時保存した開始日時と終了日時、タイプスタンプを付与してもらうためにタイムスタンプ認定機関６０へスキャン報告書データを送受信した日時等を管理するようにしてもよい。これらの管理された情報は、プリンタ５０で印刷するようにしてもよいし、表示部（図示なし）又はスマートフォン等の携帯機器に表示するようにしてもよい。
【００２９】
タイムスタンプの日付や時刻の情報が付与されたスキャン報告書データは、報告書ごとにＳ１０３で入力された報告日３００２とタイムスタンプの付与された日付や時刻の情報が照合される。報告日とタイムスタンプが付与された日時が定められた日時以内の差であるか否かがチェックされる（Ｓ１０５）。定められた日時よりも超えている場合（Ｓ１０５でＮの場合）は、その理由を記入する（Ｓ１０８）。定められた日時以内である場合（Ｓ１０５でＹの場合）及び理由を記載した（Ｓ１０８）後は、スキャン報告書データベース１００に登録される（Ｓ１０６）。タイムスタンプが付与された日時を管理開始日時３００３、履歴情報３００５は０（ゼロ）として管理される。スキャン報告書データベース２００に登録されて改ざん防止が開始されれば、スキャナ３０でスキャンした発行した報告書は、処分しても構わない。また、処分したか否かを管理用データ３０００で処分の有無を管理する項目を設けてもよい。
【００３０】
図４は、電子報告書データとして作成された報告書を電子報告書データベースで管理するフローを示した図である。
【００３１】
オペレータは、端末４０を使用して電子報告書のあらかじめ決められた項目のうちの該当個所に数値データやコメントなどを入力する（Ｓ２０１）。端末４０は、文書管理サーバー１０に直接接続されている端末に限らず、ネットワーク等の通信手段を介して文書管理サーバ１０に接続されている社内に存在しているパソコンなど、又は社外から通信手段を介して接続するタブレットやノートパソコンなどの携帯機器も端末に含まれる。
【００３２】
作成された電子報告書は、文書管理サーバ１０の電子報告書データベース２００に保存する（Ｓ２０２）。この時点では、オペレータは、修正や変更が発生しても、保存した電子報告書を修正や変更することができる。
【００３３】
電子報告書が完成したとき、オペレータはこの電子報告書が客先に発行した又は発行した正式なものであることを明らかにするため、承認行為をおこなう（Ｓ２０３）。承認は、管理プログラム３００が有しているプログラムの１つである。承認は、オペレータの上司や関係部署の関係者など、あらかじめ決められたルートで承認作業を行う。承認されると、承認者、承認日および承認時刻が記録され、承認行為が完了すると、管理用データ３０００の報告書名３００１、報告日３００２、管理開始日時３００３、履歴情報３００５、報告書種類３００６に、電子報告書に記載された該当個所から自動的にデータを抽出される。管理開始日時３００３は、承認が完了した日時が入力される。また、履歴情報３００５は、新規登録となるので０（ゼロ）が入力される。管理開始日時３００３に日時が入力されたので、その入力された日時から、その電子報告書に対して同じ履歴番号における修正や変更等などの改ざん行為は禁止される。
【００３４】
図５は、履歴管理プログラムの履歴管理のフローを示す図である。新たな報告書又は電子報告書が作成されたときの履歴管理について説明する。
【００３５】
新たにスキャナ３０によってスキャンされたスキャン報告書データにタイプスタンプが付与されたとき、または新たな電子報告書が作成されてその承認が完了したとき（Ｓ３０１）、新しい履歴を付与して管理しなければならない。なお、既に改ざんできないように管理されている報告書の参考資料として作成される場合もある。
【００３６】
スキャン報告書データの場合には、管理プログラム３００が図３のＳ１０３と同じ検索用データから報告書名を抽出する。また、電子報告書の場合には、管理プログラム３００が電子報告書の報告書名を抽出する。抽出された報告書名が管理用データ３０００に登録されている報告書名３００１と同じ名称であるか否かをチェックする（Ｓ３０２）。同じ報告書名が存在しないときは（Ｓ３０２でＮの場合）、新しい報告書と判断し、スキャン報告書データベース１００、又は電子報告書データベース２００に登録される（Ｓ３１０）。
【００３７】
同じ報告書名が既に存在しているとき（Ｓ３０２でＹの場合）、報告書の改訂版か否かを判断する（Ｓ３０３）。報告書の改訂版は、前に発行した報告書の一部又は全部について追加、削除、変更等を行う必要が生じて、それに対応して新たに発行された報告書である。しかし、既に発行された報告書に参考資料には、例えば、報告書に記載した個所と異なる個所における装置の写真や客先の新たな担当者名などが挙げられる。改訂版の報告書でないとき（Ｓ３０３でＮの場合）、既に登録された報告書の参考資料として、その報告書が登録されているスキャン報告書データベース１００又は電子報告書データベース２００に、同じ報告書名３００１と共に保存される。
【００３８】
一方、改訂版の報告書である場合（Ｓ３０３でＹの場合）、管理用データ３０００に新たな報告書として登録される。管理プログラム３００は、管理用データ３０００の同じ報告書名３００１から、既に付与されている履歴情報３００５を読み取って、それに１を加算した数字を新たな履歴情報３００５とする。また、新たな報告書は、タイプスタンプが付与された日時又は承認日時が管理開始日時３００３に入力される。管理開始日時３００３が入力されたので、新たな報告書は最新の報告書として管理され、改ざんが禁止される。改訂されるまで最新であった報告書は、入力された管理開始日時３００３と同じ時刻がその報告書の管理終了日時３００４に入力される。
【符号の説明】
【００３９】
１    文書管理システム
１０    文書管理サーバ
２０    タイムスタンプサーバ
３０    スキャナ
４０    端末
５０    プリンタ
１００    スキャン報告書データベース
２００    電子報告書データベース
３００    管理プログラム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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