(57)【要約】      （修正有）【課題】スキャンされた文書に関しての通知を適切に行うことで、ユーザの業務を効率化する画像形成装置、制御方法、及びプログラムを提供する。【解決手段】ユーザが複合機へログインした後、文書をスキャンすると、スキャンした文書のうち未ダウンロードの文書をダウンロードするためのＵＲＬが認証管理テーブルに存在するか否かを判定し、ＵＲＬが存在すると判定した場合は、そのＵＲＬが作成されてから一定期間経過したか否かを判定する。一定期間経過したと判定した場合は、そのＵＲＬを認証管理テーブルから削除して、新たに未ダウンロード文書をダウンロードするためのＵＲＬをそのログインユーザに対して作成して、当該ログインユーザへ通知する。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
読取部によって読み取り得られた文書データをユーザへ通知する画像形成装置であって、
前記ユーザに対応して前記文書データを記憶する記憶手段と、
前記記憶手段の文書データの要求を受付ける要求受付手段と、
前記要求受付手段によって要求がなされていない文書の表示にかかる制御情報を前記ユーザへ通知する通知手段と、
を備えたことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記通知手段は、前記制御情報が作成されてから所定期間経過した後、新たに作成された制御情報を前記ユーザへ通知することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記制御情報に基づいて、前記要求がなされていない文書の一覧の表示を制御する表示制御手段を備えたことを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
読取部によって読み取り得られた文書データをユーザへ通知する画像形成装置の制御方法であって、
前記画像形成装置は、
前記ユーザに対応して前記文書データを記憶する記憶ステップと、
前記記憶ステップの文書データの要求を受付ける要求受付ステップと、
前記要求受付ステップによって要求がなされていない文書の表示にかかる制御情報を前記ユーザへ通知する通知ステップと、
を実行することを特徴とする画像形成装置の制御方法。
【請求項５】
読取部によって読み取り得られた文書データをユーザへ通知する画像形成装置で読取実行可能なプログラムであって、
前記画像形成装置を、
前記ユーザに対応して前記文書データを記憶する記憶手段と、
前記記憶手段の文書データの要求を受付ける要求受付手段と、
前記要求受付手段によって要求がなされていない文書の表示にかかる制御情報を前記ユーザへ通知する通知手段と、
して機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置によってスキャンされた文書の通知方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
スキャナなどの読取装置によって文書をスキャンすることにより得られたスキャンデータを複合機へ保管しておき、この保管したスキャンデータをダウンロードするためのＵＲＬを記載したメールをユーザのＰＣ宛に送信する機能がある。
【０００３】
このメールが、本来送信すべくユーザのＰＣではなく、第三者のＰＣへ送信され、第三者が誤ってＵＲＬをクリックしてスキャンデータをダウンロードされてしまうという問題がある。
【０００４】
このような問題を解決するため、スキャンデータを保管した記憶領域に、スキャンデータを保管したフォルダのＵＲＬとＰＣのＩＰアドレスとの組合せを登録し、登録された組合せ以外のＰＣからのアクセスを拒絶するシステムが存在する（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００９−１８８４９３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１に記載の発明では、フォルダのＵＲＬないし、スキャンデータのダウンロードを行うためのＵＲＬをユーザに通知する手段としてメールで通知するという手段が考えられる。
【０００７】
この場合、ユーザが文書をスキャンする度に、このようなＵＲＬがメールで送られてくることになる。
【０００８】
頻繁に文書をスキャンするユーザにとっては、ダウンロードしたい文書のＵＲＬを記載したメールがどれなのか探す手間がかかるという課題や、どのＵＲＬが未ダウンロードである文書であるかを判断することが難しいという課題や、大量のメールを受信するユーザは、メールに気付かず、未ダウンロードのまま放置されてしまう可能性がある等の課題がある。
【０００９】
そこで、本発明は、スキャンされた文書に関しての通知を適切に行うことで、ユーザの業務を効率化することが可能な画像処理装置、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記課題を解決するための本発明は、読取部によって読み取り得られた文書データをユーザへ通知する画像形成装置であって、前記ユーザに対応して前記文書データを記憶する記憶手段と、前記記憶手段の文書データの要求を受付ける要求受付手段と、前記要求受付手段によって要求がなされていない文書の表示にかかる制御情報を前記ユーザへ通知する通知手段と、を備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、スキャンされた文書に関しての通知を適切に行うことで、ユーザの業務を効率化することができる、という効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】画像形成システムの構成の一例を示す図である。
【図２】クライアントＰＣ、メールサーバーのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】複合機のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図４】スキャンされた文書の通知処理を示すフローチャートである。
【図５】スキャンされた文書の通知を、ログインユーザ以外のユーザにも通知する処理を示すフローチャートである。
【図６】スキャン文書のダウンロード処理を示すフローチャートである。
【図７】未ダウンロード文書のチェック処理を示すフローチャートである。
【図８】認証テーブル、文書管理テーブル、及び未ＤＬ文書管理テーブルの構成の一例を示す図である。
【図９】ＩＣカード認証画面の構成の一例を示す図である。
【図１０】宛先設定画面の構成の一例を示す図である。
【図１１】未ＤＬ文書一覧画面の構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態における画像形成システムのシステム構成の一例を示す図である。
【００１５】
画像形成システム１００は、クライアントＰＣ１０２、複合機１０４、カードリーダ１０６、及びメールサーバー１０８が、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１１０を介して接続される構成となっている。
【００１６】
クライアントＰＣ１０２は、複合機１０４によってスキャンされた文書をダウンロードするためのＵＲＬが付されたメールを、メールサーバー１０８を介して受け取り、このＵＲＬに対してアクセスがなされると、指定した複合機１０４に対してスキャンされた文書をダウンロードするリクエストを投げる。
【００１７】
カードリーダ１０６は、複合機１０４の利用に際し、認証に用いるＩＣカードの検知を行う。
【００１８】
図２は、本発明の実施形態におけるクライアントＰＣ１０２、及びメールサーバー１０８のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００１９】
図２に示すように、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、および通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８が接続される。
【００２０】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２１】
ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１は、ＣＰＵ２０１が実行する制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や、本情報処理方法を実現するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムおよび必要な各種データ（データテーブルを含む）を保持している。
【００２２】
ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。
【００２３】
入力コントローラ２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力装置からの入力を制御する。入力装置がタッチパネルの場合、ユーザがタッチパネルに表示されたアイコンやカーソルやボタンに合わせて押下（指等でタッチ）することにより、各種の指示を行うことができることとする。
【００２４】
また、タッチパネルは、マルチタッチスクリーンなどの、複数の指でタッチされた位置を検出することが可能なタッチパネルであってもよい。
【００２５】
ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ２１０などの外部出力装置への表示を制御する。ディスプレイ２１０は本体と一体になったノート型パソコンのディスプレイも含まれるものとする。
【００２６】
なお、外部出力装置はディスプレイに限ったものではなく、例えばプロジェクタであってもよい。また、前述のタッチ操作を受け付け可能な装置については、入力装置も提供する。
【００２７】
なおビデオコントローラ２０６は、表示制御を行うためのビデオメモリ（ＶＲＡＭ）を制御することが可能で、ビデオメモリ領域としてＲＡＭ２０３の一部を利用することもできるし、別途専用のビデオメモリを設けることも可能である。
【００２８】
メモリコントローラ２０７は、外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。外部メモリとしては、ブートプログラム、各種アプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、および各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等を利用可能である。
【００２９】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信やＩＳＤＮなどの電話回線、および携帯電話の３Ｇ回線を用いた通信が可能である。
【００３０】
尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３１】
次に、図３を用いて、本発明の情報処理装置としての複合機１０４を制御するコントローラユニットのハードウェア構成について説明する。
【００３２】
図３は、図１に示した複合機１０４のコントローラユニットのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００３３】
図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したＬＡＮ１１０）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００３４】
コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。
【００３５】
３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４は外部記憶装置（ハードディスクドライブ（ＨＤＤ））で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。
【００３６】
３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（ＵＩ）３０８とのインタフェース部であり、操作部３０８に表示する画像データを操作部３０８に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から本システム使用者が入力した情報（例えば、ユーザ情報等）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。
【００３７】
なお、操作部３０８はタッチパネルを有する表示部を備え、該表示部に表示されたボタンを、ユーザが押下（指等でタッチ）することにより、各種指示を行うことができる。
【００３８】
３０５はネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）に接続し、データの入出力を行う。３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。
【００３９】
３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４、プリンタポート、ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、認証で必要となるＩＣカードの読み取り用のカードリーダ１０６が外部Ｉ／Ｆ３１８に接続されている。
【００４０】
そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ１０６によるＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該ＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。
【００４１】
尚、ＩＣカードに限らず、ユーザを特定することが可能な記憶媒体であってもよい。この場合、記憶媒体にはユーザを識別するための識別情報が記憶される。この識別情報は、記憶媒体の製造番号でも、ユーザが企業内で与えられるユーザコードであってもよい。
以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。
【００４２】
３１９はイメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ  ＢＵＳ  Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。
【００４３】
画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。
【００４４】
３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１２はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ部３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００４５】
３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行い、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。
【００４６】
スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ部３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
【００４７】
プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。
【００４８】
プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
【００４９】
操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。
【００５０】
ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。
【００５１】
また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【００５２】
カードリーダ１０６は、ＣＰＵ３０１からの制御により、ＩＣカード（例えば、ソニー社のフェリカ（ＦｅｌｉＣａ）（登録商標））内に記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。
【００５３】
次に、図４に示すフローチャートを用いて、スキャンされた文書の通知処理について説明する。
【００５４】
ステップＳ１００では、複合機１０４は、ユーザに対してＩＣカードを翳すことを促すことを通知するためのＩＣカード認証画面５００（図９参照）を操作部３０８に表示する。
【００５５】
ＩＣカード認証画面５００が表示された状態で、ユーザがカードリーダ１０６へＩＣカードを翳すと認証処理が行われる。
【００５６】
ステップＳ１０２では、カードリーダ１０６は、ユーザ操作により翳されたＩＣカードを検知すると、ステップＳ１０４では、複合機１０４は、ログイン処理（認証）を行う。
【００５７】
ステップＳ１０６では、複合機１０４は、自身にセットされている文書をスキャンし、ステップＳ１０８では、複合機１０４は、ログインしているユーザ（以降、ログインユーザ）用のダウンロードページを特定するためのＵＲＬが自身に記憶されているかを判定し、ダウンロードページのＵＲＬが記憶されていると判定すれば、ステップＳ１１０へ処理を進め、ＵＲＬが記憶されていないと判定した場合は、ステップＳ１１４へ処理を進める。
【００５８】
本ステップにおける判定方法の一例として、認証管理テーブル４００（図８の最上段）に、ログインユーザの当該ＵＲＬが記憶されているか否かによって判定を行っている。
【００５９】
認証管理テーブル４００は、ユーザの認証情報を管理するテーブルであり、ユーザが利用しているＩＣカードのカード番号４０１、ユーザ名４０２、パスワード４０３、ユーザが利用しているＰＣ等の情報処理装置で利用しているメールアドレス４０４、まだダウンロードしていない文書（以降、未ダウンロード文書）をダウンロードするためのページのＵＲＬを示すＤＬページ用ＵＲＬ４０５、及び当該ＵＲＬを作成した日時を示すＤＬページ作成日時４０６を備えている。尚、ＤＬページ用ＵＲＬ４０５は、ユーザ毎にユニークなＵＲＬが登録される。
【００６０】
ステップＳ１１０では、複合機１０４は、ログインユーザのＵＲＬが作成から一定期間が経過しているかを、ＤＬページ作成日時４０６を用いて判定し、当該ＵＲＬが作成から一定期間が経過していると判定すれば、ステップＳ１１２に処理を進め、一定期間が経過していないと判定した場合は、ステップＳ１１８に処理を進める。
【００６１】
ステップＳ１１２では、複合機１０４は、ログインユーザのＵＲＬを認証管理テーブル４００のＤＬページ用ＵＲＬ４０５から削除する。
【００６２】
ステップＳ１１４では、複合機１０４は、ログインユーザ用のダウンロードページを特定するためのＵＲＬを新たに作成し、認証管理テーブル４００に記憶する。
【００６３】
ステップＳ１１６では、複合機１０４は、メールサーバー１０８にログインユーザの宛先を認証管理テーブル４００のメールアドレス４０４から取得して、当該宛先に対してユーザのＵＲＬが付されたメールを送信する。
【００６４】
ステップＳ１１８では、複合機１０４は、ステップＳ１１６において送信するメールの宛先にログインユーザ以外のユーザが設定されているかを判定し、ログインユーザ以外のユーザの宛先が設定されていると判定した場合、ステップＳ１２０へ処理を進め、メールの宛先がログインユーザの宛先のみが設定されていると判定した場合は、ステップＳ１２２へ処理を進める。
【００６５】
ステップＳ１２０では、ログインユーザ以外に宛先に設定されたユーザに対して、同報送信処理を行う（詳細は、図５で後述）。ステップＳ１２２では、複合機１０４は、スキャンに伴う処理を完了する。
【００６６】
従来の画像形成システムであれば、ステップＳ１０６において文書をスキャンすると、当該文書に紐つくダウンロード用のＵＲＬをログインユーザへ通知するため、スキャンする都度、ログインユーザへの通知がなされる。
【００６７】
次に、図５に示すフローチャートを用いて、スキャンされた文書の通知を、複合機１０４へログインユーザ以外のユーザにも通知する処理について説明する。
【００６８】
ステップＳ２００では、複合機１０４は、未ダウンロード文書管理テーブル４１０（図８の最上段から２段目参照）に同報送信先のユーザに関してスキャンした文書に関する情報を登録する。
【００６９】
つまり、同報送信先に設定されているユーザのメールアドレスと、同報送信先に通知する対象のスキャン文書の情報を登録する。
【００７０】
未ダウンロード文書管理テーブル４１０は、未ダウンロード文書の情報を管理するテーブルであり、メールアドレス４１１、及び文書名４１２を備えている。
【００７１】
メールアドレス４１１は、ユーザにメールで通知を行うための項目であり、ユーザ毎のメールアドレスが登録される。認証管理テーブル４００のメールアドレス４０４と突き合わせることで、ＤＬページ用ＵＲＬ４０５を取得することができる。
【００７２】
文書名４１２は、文書のファイル名を管理するための項目である。文書名４２２（詳細後述）と突き合わせることで、文書の保管先を示すファイルパスを取得することができる。
【００７３】
同報送信先のユーザの設定に関しては、図１０に示す宛先設定画面６００において設定が行われる。
【００７４】
宛先設定画面６００は、スキャンされた文書をメールで通知する宛先を表示する宛先表示領域６０２、宛先表示領域６０２に表示された宛先を削除する宛先削除ボタン６０４、同報送信先を設定する際に押下するための同報送信先設定ボタン６０６を備えている。
【００７５】
ユーザは、同報送信先設定ボタン６０６を押下すると、メールの宛先となるＣＣとＢＣＣにメールアドレスを設定するための画面（不図示）を表示し、ユーザは、それぞれに対してメールアドレスを入力すると、宛先表示領域６０２にメールアドレスが表示される。
【００７６】
ステップＳ２０２では、複合機１０４は、同報送信先となるユーザの未ダウンロード文書をダウンロードするページを特定するためのＵＲＬが自身に記憶されているか判定し、同報送信先のユーザの当該ＵＲＬが記憶されていると判定する場合は、ステップＳ２０４へ処理を進め、同報送信先のユーザの当該ＵＲＬが記憶されていると判定しない場合は、ステップＳ２０８に処理を進める。
【００７７】
本ステップにおける判定方法の一例として、認証管理テーブル４００に、同報送信先のユーザの当該ＵＲＬが記憶されているか否かによって判定を行っている。
【００７８】
ステップＳ２０４では、複合機１０４は、ステップＳ２０２において判定したＵＲＬが作成されてから一定期間が経過しているかを、ＤＬページ作成日時４０６を用いて判定し、一定期間が経過していると判定した場合は、ステップＳ２０６に処理を進め、一定期間が経過していないと判定した場合は、ステップＳ２１２へ処理を進める。
【００７９】
ステップＳ２０６では、複合機１０４は、ステップＳ２０２で判定したＵＲＬを認証管理テーブル４００のＤＬページ用ＵＲＬ４０５から削除する。
【００８０】
ステップＳ２０８では、複合機１０４は、ダウンロードページを特定するためのＵＲＬが存在しない同報送信先のユーザに対して、当該ＵＲＬを新たに作成し、認証管理テーブル４００に記憶する。
【００８１】
ステップＳ２１０では、複合機１０４は、メールサーバー１０８に同報送信先のユーザの宛先を認証管理テーブル４００のメールアドレス４０４から取得して、当該宛先に対してユーザのＵＲＬが付されたメールを送信する。
【００８２】
ステップＳ２１２では、複合機１０４は、同報送信処理を完了する。
【００８３】
次に、図６に示すフローチャートを用いて、スキャン文書のダウンロード処理について説明を行う。
【００８４】
ステップＳ３００では、複合機１０４は、ステップＳ１１６あるいはステップ２１０において送信したメールに付されたＵＲＬに対するクライアントＰＣ１０２からのアクセスを受け付ける。
【００８５】
ステップＳ３０２では、複合機１０４は、ＵＲＬに紐づくユーザの未ダウンロード文書に関する文書名を表示する未ダウンロード文書一覧画面７００（図１１参照）を作成する。
【００８６】
図１１は、未ダウンロード文書一覧画面７００は、任意のユーザに未ダウンロード文書をダウンロードするページのＵＲＬでアクセス可能な画面の構成例が示されている。
【００８７】
未ダウンロード文書一覧画面７００に表示する文書名には、クライアントＰＣ１０２に対するログインユーザのユーザ名に対応するメールアドレスを認証管理テーブル４００のメールアドレス４０４から取得し、当該メールアドレスに対応する未ダウンロード文書の文書名を未ダウンロード文書管理テーブル４１０の文書名４１２から取得して表示する。
【００８８】
その際に、この文書名が示す文書のダウンロードリンクを紐づける。これによって、ユーザは、文書名をクリックすることで、クリックした文書名に対応した文書をダウンロードすることができる。
【００８９】
この場合、ダウンロードリンクについては未ダウンロード文書の保管先に係る情報を含むものとするが、このような保管先の情報を文書管理テーブル４２０から取得する。
【００９０】
文書管理テーブル４２０は、文書の保管情報を管理するテーブルであり、ユーザ名４２１、文書名４２２、及び文書の保管先を示すファイルパス４２３を備えている。
【００９１】
つまり、本ステップでは、文書名４１２が保管されているファイルパスを文書管理テーブル４２０のファイルパス４２３から取得する。
【００９２】
ステップＳ３０４では、複合機１０４は、選択およびクリックされた文書名の文書をユーザに送信する。
【００９３】
ステップＳ３０６では、複合機１０４は、未ダウンロード文書管理テーブル４１０からユーザに送信した文書の情報を削除する。これにより、未ダウンロード文書一覧画面７００に該当の文書名が表示されなくなる。
【００９４】
尚、ステップＳ３０２において未ダウンロード文書が１件のみである場合は、未ダウンロード文書一覧画面７００を表示することなく、ＵＲＬでアクセスされたタイミングで、当該文書をダウンロードしても良い。
【００９５】
次に、図７に示すフローチャートを用いて、未ダウンロード文書のチェック処理について説明する。尚、本処理は、定期的（例えば、夜間の所定時間等）に実行される。
【００９６】
ステップＳ４００では、複合機１０４は、任意のユーザに紐づく未ダウンロード文書が存在するかを判定し、任意のユーザに紐づく未ダウンロード文書が存在すると判定した場合は、ステップＳ４０２に処理を進め、任意のユーザに紐づく未ダウンロード文書が存在しないと判定した場合は、ステップＳ４１２に処理を進める。
【００９７】
ステップＳ４０２では、複合機１０４は、ステップＳ４００において未ダウンロード文書が存在すると判定された任意のユーザに紐づく未ダウンロード文書のダウンロードするページを特定するためのＵＲＬが自身に記憶されているかを判定し、任意のユーザの当該ＵＲＬが記憶されていると判定する場合は、ステップＳ４０４に処理を進め、任意のユーザの当該ＵＲＬが記憶されていると判定しない場合は、ステップＳ４０８に処理を進める。
【００９８】
本ステップにおける判定方法の一例として、認証管理テーブル４００に、任意のユーザの当該ＵＲＬが記憶されているか否かによって判定を行っている。
【００９９】
ステップＳ４０４では、複合機１０４は、ステップＳ４０２で判定したＵＲＬが作成されてから一定期間が経過しているかを判定し、一定期間が経過していると判定した場合は、ステップＳ４０６に処理を進め、一定期間が経過していないと判定した場合は、ステップＳ４１２に処理を進める。
【０１００】
ステップＳ４０６では、複合機１０４は、ステップＳ４０２で判定したＵＲＬを認証管理テーブル４００のＤＬページ用ＵＲＬ４０５から削除する。
【０１０１】
ステップＳ４０８では、複合機１０４は、ダウンロードページを特定するためのＵＲＬが存在しない任意のユーザに対して、当該ＵＲＬを新たに作成し、認証管理テーブル４００に記憶する。
【０１０２】
ステップＳ４１０では、複合機１０４は、メールサーバー１０８に未ダウンロード文書が存在する任意のユーザの宛先を認証管理テーブル４００のメールアドレス４０４から取得して、当該宛先に対してユーザのＵＲＬが付されたメールを送信する。
【０１０３】
ステップＳ２１２では、複合機１０４は、未ダウンロード文書のチェック処理を完了する。
【０１０４】
以上、本発明の実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１０５】
また、本発明におけるプログラムは、図４乃至７に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図４乃至７の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図４乃至７の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１０６】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１０７】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１０８】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。
【０１０９】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１１】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１１２】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１１３】
１００    画像形成システム
１０２    クライアントＰＣ
１０４    複合機
１０６    カードリーダ
１０８    メールサーバー
１１０    ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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