(57)【要約】【課題】文書ごとに異なるパスワードを作成できるとともに、ユーザがそのパスワードを一定以上のセキュリティを保ちつつ得ることができる画像出力装置を提供する。【解決手段】  文書ファイルの文書から規則の示す場所の文字を抽出して、パスワードを作成する。その後、該文書ファイル内において該規則の示す場所を含むサンプル画像を作成して出力する。ユーザは該サンプル画像から該規則を使用してパスワードを復元する。ユーザからパスワードの入力を受けたとき、その入力されたパスワードが文書ファイルに基づいて作成したパスワードと一致する場合のみ、該文書ファイルへの操作を許可する。【選択図】図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書ファイル内における場所の指定を含む規則の入力を受ける規則入力部と、
文書ファイルおよび前記規則入力部が受けた規則を記憶する記憶部と、
前記記憶部が記憶する文書ファイルの指定を受ける操作部と、
前記指定された文書ファイルから、前記規則の指定する場所の文字を抽出して、パスワードを作成するパスワード作成部と、
前記指定された文書ファイルの前記規則の指定する場所を含むサンプル画像を作成するサンプル画像作成部と、
前記サンプル画像作成部が作成したサンプル画像を出力する出力部と、
前記操作部にてパスワードの入力を受けたとき、その入力されたパスワードが、前記パスワード作成部が作成したパスワードと一致する場合のみ、前記指定された文書ファイルへの操作を許可する制御部と、
を備える
ことを特徴とする画像出力装置。
【請求項２】
前記出力部は表示部であり、前記出力を行う場合は前記サンプル画像を前記表示部に表示する
ことを特徴とする請求項１に記載の画像出力装置。
【請求項３】
前記出力部は画像形成部であり、前記出力を行う場合は前記サンプル画像を記録紙に画像形成する
ことを特徴とする請求項１に記載の画像出力装置。
【請求項４】
前記記憶部は、複数の文書ファイルを記憶し、
前記出力部は、前記記憶部が記憶している複数の文書ファイルに基づいて前記サンプル画像作成部が作成した複数のサンプル画像を並べて出力する
ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１つに記載の画像出力装置。
【請求項５】
前記パスワード作成部は、前記指定された文書ファイルの文書にて、前記規則が指定する場所に文字が無い場合は、その場所に所定の文字を補ってパスワードを作成し、
前記サンプル画像作成部は、前記文書に前記所定の文字を補って前記サンプル画像を作成する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１つに記載の画像出力装置。
【請求項６】
前記規則に含まれる場所の指定はページ内での場所の指定であり、
前記パスワード作成部は、前記指定された文書ファイルの一のページにおいて前記規則が指定する場所に文字がある場合は、前記一のページに前記規則を適用して前記パスワードを作成し、前記一のページにおいて前記規則が指定する場所に文字が無い場合は、前記規則が指定する場所に文字の存在する他のページを特定し、該特定したページに前記規則を適用して前記パスワードを作成し、
前記サンプル画像作成部は、前記パスワード作成部が前記パスワードの作成時に前記規則を適用したページに基づいて前記サンプル画像を作成する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１つに記載の画像出力装置。
【請求項７】
前記記憶部は、前記文書ファイル毎に紐付けて前記規則を記憶し、
前記パスワード作成部は、前記指定された文書ファイルに紐付けられている前記規則を用いて前記パスワードを作成する
ことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１つに記載の画像出力装置。
【請求項８】
前記制御部は、所定の認証条件が成立するか否かを判断し、前記制御部が所定の認証条件が成立したと判断した場合のみ、前記記憶部に記憶された前記規則を閲覧可能とする
ことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１つに記載の画像出力装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、設定者のみが復元可能なパスワードを文書ファイルごとに自動的に作成する画像出力装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
一台の画像形成装置を複数人で使用する場合等において、画像形成装置のBOX内に保存されているファイルに対してパスワードを設定しておき、その設定されたパスワードが入力された場合のみ該ファイルへの操作や印刷を許可することで、該ファイルのセキュリティを向上させる方法が一般的に行われている。
【０００３】
通常、ユーザが任意のパスワードを設定すると、誕生日や電話番号等のようにユーザにとって身近な数字や文字を含んだり、同じ文字の使いまわしになったりする傾向があり、悪意のある第三者がパスワードを比較的容易に探し当てることができるという問題があった。そこで、この問題を解決するための方法が複数提案されている。
【０００４】
たとえば、下記特許文献１には、パスワードの設定対象となるファイルの文書にユーザが所望する規則を適用してパスワードを自動生成する方法が開示されている（特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−３０７７３６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１では、生成されたパスワードはユーザの端末装置に送信されている。しかし、操作中のユーザの端末に対してパスワードを送信する機構を持っていなければ、ユーザはパスワードを得ることができない。また、パスワードをユーザに直接通知する方法では、通信経路上でパスワードが漏洩したり、表示されたパスワードがのぞき見られたりする可能性がある。
【０００７】
本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、文書ごとに異なるパスワードを作成できるとともに、ユーザがそのパスワードを一定以上のセキュリティを保ちつつ得ることができる画像出力装置を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
【０００９】
［１］文書ファイル内における場所の指定を含む規則の入力を受ける規則入力部と、
文書ファイルおよび前記規則入力部が受けた規則を記憶する記憶部と、
前記記憶部が記憶する文書ファイルの指定を受ける操作部と、
前記指定された文書ファイルから、前記規則の指定する場所の文字を抽出して、パスワードを作成するパスワード作成部と、
前記指定された文書ファイルの前記規則の指定する場所を含むサンプル画像を作成するサンプル画像作成部と、
前記サンプル画像作成部が作成したサンプル画像を出力する出力部と、
前記操作部にてパスワードの入力を受けたとき、その入力されたパスワードが、前記パスワード作成部が作成したパスワードと一致する場合のみ、前記指定された文書ファイルへの操作を許可する制御部と、
を備える
ことを特徴とする画像出力装置。
【００１０】
上記発明では、文書ファイル内において規則の指定する場所の文字を抽出してパスワードを作成するので、文書ごとに異なるパスワードを自動作成できる。また、文書ファイル内にて、その文字を抽出した場所を含むサンプル画像を出力し、ユーザにパスワードを復元させるので、パスワードを直接出力する場合に比べてパスワードが第３者に漏洩してしまう可能性が低くなる。
【００１１】
前述の規則では、たとえば、文書ファイルの文書における先頭からＸ文字や、Ｙ行目のＺ番目の文字などのようにして場所が指定される。サンプル画像は、第３者も閲覧可能となっているので、文書ファイル内において重要度の低い場所から作成されることが望ましい。
【００１２】
［２］前記出力部は表示部であり、前記出力を行う場合は前記サンプル画像を前記表示部に表示する
ことを特徴とする［１］に記載の画像出力装置。
【００１３】
［３］前記出力部は画像形成部であり、前記出力を行う場合は前記サンプル画像を記録紙に画像形成する
ことを特徴とする［１］に記載の画像出力装置。
【００１４】
上記発明では、グラフィック表示ができない表示部を持つ画像形成装置であっても、サンプル画像を出力することができる。
【００１５】
［４］前記記憶部は、複数の文書ファイルを記憶し、
前記出力部は、前記記憶部が記憶している複数の文書ファイルに基づいて前記サンプル画像作成部が作成した複数のサンプル画像を並べて出力する
ことを特徴とする［１］乃至［３］のいずれか１つに記載の画像出力装置。
【００１６】
上記発明では、複数の文書ファイルのサンプル画像を並べて、まとめて出力するので、ユーザは一度の出力で複数の文書ファイルのパスワードを復元することができる。
【００１７】
［５］前記パスワード作成部は、前記指定された文書ファイルの文書にて、前記規則が指定する場所に文字が無い場合は、その場所に所定の文字を補ってパスワードを作成し、
前記サンプル画像作成部は、前記文書に前記所定の文字を補って前記サンプル画像を作成する
ことを特徴とする［１］乃至［４］のいずれか１つに記載の画像出力装置。
【００１８】
上記発明では、文書ファイル内にて規則が指定する場所に文字が無い場合は、その場所に所定の文字を補ってパスワードを作成する。またユーザがパスワードの復元を可能にするため、サンプル画像を作成するときは、その場所に同じ文字を補ったサンプル画像を作成する。
【００１９】
［６］前記規則に含まれる場所の指定はページ内での場所の指定であり、
前記パスワード作成部は、前記指定された文書ファイルの一のページにおいて前記規則が指定する場所に文字がある場合は、前記一のページに前記規則を適用して前記パスワードを作成し、前記一のページにおいて前記規則が指定する場所に文字が無い場合は、前記規則が指定する場所に文字の存在する他のページを特定し、該特定したページに前記規則を適用して前記パスワードを作成し、
前記サンプル画像作成部は、前記パスワード作成部が前記パスワードの作成時に前記規則を適用したページに基づいて前記サンプル画像を作成する
ことを特徴とする［１］乃至［４］のいずれか１つに記載の画像出力装置。
【００２０】
上記発明では、文書ファイル内における一のページにて規則が指定する場所に文字が無い場合は、規則が指定する場所に文字の存在する他のページからパスワードを作成する。また、ユーザがパスワードの復元を可能にするため、サンプル画像を作成するときは、そのページに基づいてサンプル画像を作成する。
【００２１】
［７］前記記憶部は、前記文書ファイル毎に紐付けて前記規則を記憶し、
前記パスワード作成部は、前記指定された文書ファイルに紐付けられている前記規則を用いて前記パスワードを作成する
ことを特徴とする［１］乃至［６］のいずれか１つに記載の画像出力装置。
【００２２】
上記発明では、複数の規則が登録可能であり、一の規則と一の文書ファイルを紐付けて保存する。パスワードは文書ファイルに、該文書ファイルに紐付けられた規則を使用して作成する。
【００２３】
［８］前記制御部は、所定の認証条件が成立するか否かを判断し、前記制御部が所定の認証条件が成立したと判断した場合のみ、前記記憶部に記憶された前記規則を閲覧可能とする
ことを特徴とする［１］乃至［７］のいずれか１つに記載の画像出力装置。
【００２４】
上記発明では、ユーザが規則の内容を忘れた場合であっても、所定の認証条件を満たすことで、確認することができる。所定の認証条件はたとえば、パスワードの入力や、ユーザ認証など、適当な方法によって行う。
【発明の効果】
【００２５】
本発明に係る画像出力装置によれば、文書ごとに異なるパスワードを作成できるとともに、ユーザがそのパスワードを一定以上のセキュリティを保ちつつ得ることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２６】
【図１】本発明の実施の形態に係る画像形成装置と、その画像形成装置が備える操作パネルを示す説明図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る画像形成装置の概略構成を示すブロック図である
【図３】複数のサムネイル画像が印刷された記録紙の例を示す図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る画像形成装置の機能構成の概略を示すブロック図である。
【図５】規則の登録、文書ファイルの保存、サムネイル画像の保存を行う場合の動作の説明を示す図である。
【図６】規則の例と、規則を使用してパスワードを作成する場合の例を示す図である。
【図７】規則の示す場所に文字が無い場合における、一の対応方法についての説明を示す図である。
【図８】サムネイル画像を印刷してから、文書ファイルへの操作が許可されるまでの動作の説明を示す図である。
【図９】規則の登録、文書ファイルの保存、サムネイル画像の保存を行う場合の処理を示す流れ図である。
【図１０】サムネイル画像を印刷してから、文書ファイルへの操作が許可されるまでの処理を示す流れ図である
【発明を実施するための形態】
【００２７】
以下、図面に基づき本発明の実施の形態を説明する。
【００２８】
図１は、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１０を示す。画像形成装置１０は、原稿を光学的に読み取ってその複製画像を記録紙に印刷するコピージョブ、読み取った原稿の画像データをファイルにして保存したり外部装置へ送信したりするスキャンジョブ、外部のＰＣ（Personal Computer）や携帯端末から送出されたデータに係る画像を記録紙に印刷して出力するプリントジョブなどのジョブを実行する機能を備えた、所謂、複合機である。画像形成装置１０は、後述する表示部３１（図２参照）と操作部３２を備える操作パネル３０を有しており、ユーザはこの操作パネル３０で各種の操作を行う。
【００２９】
画像形成装置１０はBOX機能を備え、スキャンした文書ファイルを保存しておき、操作パネル３０にてユーザから該文書ファイルに対する印刷開始操作を受けたとき該文書ファイルに基づく印刷を開始する。BOX内に保存される文書ファイルにはパスワードが設定される。そして、画像形成装置１０は、操作パネル３０にて受けたパスワード（入力パスワードと呼ぶ）がその設定されたパスワード（設定パスワードと呼ぶ）と一致した場合のみ、印刷、転送、削除など該文書ファイルへの操作を許可する。これにより、BOX内に保存される文書ファイルは一定以上のセキュリティが確保される。
【００３０】
本発明の実施の形態では、画像形成装置１０は、ユーザから文書ファイル内の場所を示す規則の入力を予め受けておき、文書ファイル内にてその規則の示す場所の文字を抽出して前述のパスワードを作成する。また、画像形成装置１０は、該文書ファイルにて文字を抽出した場所を含むサムネイル画像（本発明のサンプル画像に該当する。）を作成し出力する。ユーザは出力されたサムネイル画像から、前述の規則に基づいてパスワードを得る。これにより、文書ファイルごとに異なるパスワードを作成できるとともに、ユーザがそのパスワードを一定以上のセキュリティを保ちつつ得ることができる。
【００３１】
図２は、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１０の概略構成を示すブロック図である。画像形成装置１０は、当該画像形成装置１０の動作を統括的に制御するＣＰＵ(Central Processing Unit)１１を有している。マイクロプロセッサを含むＣＰＵ１１にはバスを通じてＲＯＭ(Read Only Memory)１２と、ＲＡＭ(Random Access Memory)１３と、不揮発メモリ１４と、ハードディスク装置１５と、画像処理部１６と、画像読取部１７と、プリンタ部１８と、ファクシミリ通信部１９と、ネットワーク通信部２０と、認証部２１と、操作パネル３０とを備えている。
【００３２】
ＣＰＵ１１は、ＯＳ（Operating System）プログラムをベースとし、その上で、ミドルウェアやアプリケーションプログラムなどを実行する。また、ＣＰＵ１１は、操作パネル３０の表示内容を制御する制御部としての機能を果たす。
【００３３】
ＲＯＭ１２には、各種のプログラムが格納されており、これらのプログラムに従ってＣＰＵ１１が各種処理を実行することで画像形成装置１０の各機能が実現される。また、ＲＯＭ１２には、画像形成装置１０の一連の制御をＣＰＵ１１が実行するためのプログラムが格納されている。
【００３４】
ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１がプログラムに基づいて処理を実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリや画像データを格納する画像メモリなどとして使用される。
【００３５】
不揮発メモリ１４は、電源をオフにしても記憶内容が破壊されないメモリ（フラッシュメモリ）であり、各種設定情報の保存などに使用される。ハードディスク装置１５は、大容量の不揮発の記憶装置であり、ＯＳプログラムや各種アプリケーションプログラム、印刷データや画像データ、ジョブに係る情報履歴などが保存される。本発明の実施の形態では、後述する規則や、文書ファイル等が保存される。
【００３６】
画像処理部１６は、画像の拡大縮小、回転などの処理のほか、印刷データをイメージデータに変換するラスタライズ処理、画像データの圧縮、伸張処理などを行う。画像処理部１６は、本発明の縮小部としての役割を果たす。
【００３７】
画像読取部１７は、原稿を光学的に読み取って画像データを取得する機能を果たす。画像読取部１７は、例えば、原稿に光を照射する光源と、その反射光を受けて原稿を幅方向に１ライン分読み取るラインイメージセンサと、ライン単位の読取位置を原稿の長さ方向に順次移動させる移動ユニットと、原稿からの反射光をラインイメージセンサに導いて結像させるレンズやミラーなどからなる光学経路と、ラインイメージセンサの出力するアナログ画像信号をデジタルの画像データに変換する変換部などを備えて構成される。
【００３８】
プリンタ部１８は、画像データに応じた画像を記録紙上に画像形成する機能を果たす。ここでは、記録紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、レーザーユニットと、現像装置と、転写分離装置と、クリーニング装置と、定着器とを有し、電子写真プロセスによって画像形成を行う、所謂、レーザープリンタとして構成されている。画像形成は、定着器を通過する方式であれば他の方式でもかまわない。本発明の実施の形態では、プリンタ部１８は、両面印刷を可能とする機構を持つ。
【００３９】
ファクシミリ通信部１９は、ファクシミリ機能を備えた外部装置と公衆回線を通じて画像データを送受信する機能を果たす。
【００４０】
ネットワーク通信部２０は、ＬＡＮ(Local Area Network)などのネットワークを通じて携帯端末やその他の外部装置との間でデータを通信する機能を果たす。
【００４１】
認証部２１は、画像形成装置１０を使用するユーザに対してユーザ認証を行う。認証方法は適当な方法であればよい。
【００４２】
操作パネル３０は、表示部３１と、操作部３２とを備えている。このうち操作部３２はスタートボタンやキャンセル釦、テンキー、十字キーなど物理的なボタンで構成される。本発明の実施の形態では表示部３１は、グラフィック表示が不可能な構成となっており、文書ファイルのファイル名は表示可能であるが、文書ファイルの内容のプレビュー表示はできない。
【００４３】
本発明の実施の形態では、プレビュー表示ができないので、ユーザは文書ファイルの内容を確認したい場合は文書ファイルのサムネイル画像を出力するよう画像形成装置１０に指示する。画像形成装置１０は、サムネイル画像の出力指示を受けたら、BOX内の文書ファイルごとに、その内容の一部を示すサムネイル画像を作成し、印刷する。
【００４４】
図３はサムネイル画像が印刷された記録紙の例を示す。図３では、BOX内の６つの文書ファイルごとに作成されたサムネイル画像９０〜９５が２行３列で配置されている。サムネイル画像９０〜９５の下には、ファイル名（図中の、ＡＢＣ、ＤＥＦ、ＧＨＩ、１２３、ＪＫＬ、ＭＮＯ）が追記されており、これにより、ユーザは、ファイル名と、そのファイル名の示す文書ファイルの内容の概略を把握することができる。
【００４５】
次に、BOX保存される文書ファイルに設定するパスワードを作成する方法について説明する。画像形成装置１０は、以下の（１）〜（３）の手順で文書ファイルに設定するパスワードを作成する。
（１）ユーザから、文書ファイル内における場所の指定を含む規則の入力を事前に受け、登録しておく。
（２）文書ファイルの保存時に、登録されている規則の１つの指定を受け、その指定された規則と文書ファイルを紐付ける。
（３）文書ファイル内から、該文書ファイルに紐付けられた規則の指定する場所の文字を抽出し、パスワードを自動作成する。
これにより、各文書ファイルに異なるパスワードが自動的に作成される。
【００４６】
ユーザは自動設定されたパスワードを以下の方法で得る。まず、前述したように、画像形成装置１０は、ユーザからのサムネイル画像出力指示に応じて、BOX内の各文書ファイルのサムネイル画像を印刷する。サムネイル画像の作成時には、文書ファイル内において規則の指定する場所、すなわちパスワードの作成時に文字を抽出する場所を含むようにする。ユーザは印刷されたサムネイル画像を見ながら、前述の規則の指定する場所から文字を抽出し、パスワードを復元する。このように、パスワードを直接印刷することがないので、ユーザがパスワードを得るときに、第３者にパスワードをのぞき見られてしまうといったことを防止することができる。
【００４７】
次に、画像形成装置１０の有する機能構成について説明する。図４は、画像形成装置１０の持つ機能構成の概略を示すブロック図である。画像形成装置１０の有する機能として、操作入力部５１、記憶部５２、印刷機能部５３、規則登録部６１、サムネイル画像作成部６２、文字抽出部６３、パスワード作成部６４、パスワード比較部６５がある。
【００４８】
操作入力部５１は、前述の操作パネル３０が果たす機能であり、ユーザからの操作を受ける役割を果たす。本発明の実施の形態では、規則の入力、文書ファイルの指定、パスワードの入力、印刷開始操作を含む文書ファイルへの操作などを受け付ける。
【００４９】
記憶部５２は、前述のハードディスク装置１５が果たす機能であり、操作入力部５１が受け付けた規則や、文書ファイルなどを記憶する役割を果たす。
【００５０】
印刷機能部５３は、前述のプリンタ部１８が果たす機能であり、印刷開始操作に従って文書ファイルの印刷を行う役割を果たす。
【００５１】
規則登録部６１、サムネイル画像作成部６２、文字抽出部６３、パスワード作成部６４、パスワード比較部６５は前述したＣＰＵ１１が果たす機能である。規則登録部６１は、操作入力部５１が受けた規則を記憶部５２に記憶させる。
【００５２】
サムネイル画像作成部６２は、記憶部５２に記憶される文書ファイル内にて、該文書ファイルに紐付けられている規則の指定する場所を含むサムネイル画像を作成する。
【００５３】
文字抽出部は、文書ファイル内にて、該文書ファイルに紐付けられている規則の指定する場所にある文字を抽出する役割を果たす。パスワード作成部６４は、文字抽出部６３が抽出した文字に基づいてパスワードを作成する。パスワード比較部６５は、操作入力部５１がパスワードの入力を受けたとき、その入力パスワードが、パスワード作成部６４が作成した設定パスワードと一致するか否かを判定する。
【００５４】
次に、パスワード作成のために使用される規則、および文書ファイルを保存する場合に画像形成装置１０が行う動作について図５を参照しつつ説明する。まず、操作入力部５１から規則の入力を受けたら、その規則を登録しておく（Ｔ１）。規則は複数登録可能とする。
【００５５】
次に、文書をスキャンして読み取って得た文書ファイルを保存するとき、登録されている規則の中から該文書ファイルと紐付ける規則の選択を受ける。その後、選択された規則と該文書ファイルを紐付けて保存する（Ｔ２）。
【００５６】
サムネイル画像作成部６２は、文書ファイル内において、該文書ファイルに紐付けられた規則の示す場所を含むようにして該文書ファイルのサムネイル画像を作成し、記憶部５２に保存する（Ｔ３）。
【００５７】
このように、前述の（Ｔ１）〜（Ｔ３）の動作により、規則、文書ファイル、そしてサムネイル画像が保存される。文書ファイルの内容が変更された場合はサムネイル画像を再度作成し、上書き保存する。なお、サムネイル画像は、文書ファイルの保存時ではなく、サムネイル画像の出力指示を受けた時に作成してもよい。
【００５８】
次に、規則の例および、パスワードの作成方法の例について図６を参照しつつ説明する。操作入力部５１を介してユーザから入力される規則は文書ファイル内における場所の指定を含む。たとえば、文書ファイルの文書における先頭からＸ文字や、Ｙ行目のＺ番目の文字などのように場所が指定される。図６では、規則の例として「以下の５つの場所の文字を抽出して並べる」
・１行目１文字目
・２行目５文字目
・３行目１０文字目
・４行目１５文字目
・５行目２０文字目
が挙げられている。図６に示す文書例８０にて、この規則の示す場所の文字を抽出すると、「L」、「ｉ」、「ｎ」、「ａ」、「ｍ」の５文字が抽出される。画像形成装置１０は、このようにして抽出した文字をパスワードとして設定する。
【００５９】
規則で指定される場所の文字は、サムネイル画像からユーザがパスワードを復元する際に必要となる。画像形成装置１０は図６の文書例８０からサムネイル画像を作成する場合は、１行目１文字目から５行目２０文字目までの部分が含まれるようにしてサムネイル画像を作成する。サムネイル画像は、１つのページ全体であることが望ましいが、上記のように、規則の示す場所をすべて含む一部の範囲であってもよい。すなわち、規則が示す場所をページ内で特定できるように、少なくとも規則の基準となる位置から規則が指定する場所までを含む範囲をサムネイル画像とする。
【００６０】
ユーザが規則の内容を忘れてしまった場合の対応策として、登録された規則の内容は、所定の認証条件を満たした場合のみ確認可能とする。所定の認証条件は、たとえば、パスワードの入力や、ユーザ認証によって認証されたユーザが規則を登録したユーザと一致する場合のみ閲覧可能とする。規則の内容が第３者に漏洩した場合、複数の文書ファイルのパスワードを復元可能となってしまうので、規則の確認に関するセキュリティレベルは高く設定しておくことが望ましい。
【００６１】
次に、規則の指定する場所に文字が無かった場合の２つの対応方法について説明する。
【００６２】
（対応方法１、文字を補う）
対応方法１では、文書ファイル内の規則の指定する場所に文字が無い場合は、その場所にランダムな文字を補い、その補った文字を抽出対象とすることで、通常時と同じようにパスワードを設定する。文字を補ってパスワードを設定した場合、サムネイル画像の作成時に同じ場所に同じ文字を補ってサムネイル画像を作成する。
【００６３】
図７は文字を補う様子を示す。図７では、規則で指定されている場所に文字が無いので、ランダムに文字（図中では「ｐ」）を補っている。この「ｐ」の文字は、サムネイル画像を作成する時には、同じ場所に補われる。これにより、規則の指定する場所に文字が無い場合であってもパスワードを作成することができる。
【００６４】
なお、補う文字は、他の文字と区別可能な書式にしてもよい。例えば、半透明や、グレー表示などの書式にすることで他の文字と区別可能にする。
【００６５】
（対応方法２、規則を別のページに適用する）
通常、画像形成装置１０は文書ファイル内の一のページ（たとえば先頭ページ）に規則を適用し、規則の指定する場所から文字を抽出する。文書ファイル内の規則の指定する場所に文字が無い場合は、同じ規則を適用した場合に、規則の示す場所に文字がある他のページがあるか否かを調べ、ある場合はそのページに規則を適用し、規則の指定する場所の文字を抽出する。これにより、一のページにて規則の指定する場所に文字が無い場合であってもパスワードを作成することができる。
【００６６】
なお、規則を適用したとき、その規則の示す場所に文字がある他のページが無い場合は、前述した対応方法１を採用すればよい。対応方法２によって、他のページからパスワードを作成した場合は、サムネイル画像もそのページから作成する。
【００６７】
次に、画像形成装置１０が、文書ファイルへの操作を許可するまでに行う動作について図８を参照しつつ説明する。まず、ユーザからサムネイル画像の出力指示を受けたら、BOX内の各文書ファイルのサムネイル画像（図３参照）を印刷機能部５３が出力（印刷）する（Ｓ１）。
【００６８】
ユーザは印刷されたサムネイル画像から規則に基づいて、文書ファイルに設定されているパスワードを把握する。操作入力部５１が、ユーザから文書ファイルの指定とパスワードの入力を受けたら（Ｓ２）、操作入力部５１は入力されたパスワード（入力パスワード）をパスワード比較部６５に転送する（Ｓ３）。
【００６９】
パスワード作成部６４は、指定された文書ファイルと、該文書ファイルに紐付けられている規則を記憶部５２から取得したら（Ｓ４）、該文書ファイル内にて該規則の示す場所の文字を抽出してパスワード（設定パスワード）を作成する（Ｓ５）。パスワード比較部６５は、パスワード作成部６４が作成したパスワードと入力パスワードを比較する。そして、両者が一致している場合は該文書ファイルへの操作（印刷指示操作を含む）を許可する（Ｓ６）。
【００７０】
このようにサムネイル画像からユーザがパスワードを復元するので、パスワードを直接出力する場合のようにパスワードを覗き見られてしまうといった事態の発生を防ぐことができる。
【００７１】
本発明の実施の形態では、画像形成装置１０は、文書ファイルへの操作を禁止しておき、ユーザから文書ファイルの指定とパスワードの入力を受けてから設定パスワードを作成して、比較し、一致する場合に文書ファイルへの操作禁止を解除するものとするが、設定パスワードを文書ファイルの保存時に作成し、該文書ファイルと紐付けて保存しておき、文書ファイルの指定とパスワードの入力を受けたときに読み出して比較するようにしてもよい。
【００７２】
図９は、画像形成装置１０が、文書ファイルを保存するときに行う処理のフローを示す。まず、ユーザから規則の入力を受けたら、その規則を登録する（ステップＳ１０１）。次に、スキャンの実行指示を受けたら、文書のスキャンを行い（ステップＳ１０２）、該スキャンで得た文書ファイルに紐付ける規則の選択を受ける（ステップＳ１０３）。
【００７３】
規則の選択を受けたら、文書ファイルに該規則を紐付けて保存する（ステップＳ１０４）。該文書ファイル内において規則の指定する全ての場所に文字が存在する場合は（ステップＳ１０５；Ｙｅｓ）、その場所を含むサムネイル画像を作成、保存し（ステップＳ１０７）、本処理を終了する。
【００７４】
該文書ファイル内において規則の指定する場所に文字が無い場所がある場合は（ステップＳ１０５；Ｎｏ）、その文字が無い場所に半透明にランダムな文字を補ったサムネイル画像を作成、保存し（ステップＳ１０６）、本処理を終了する。
【００７５】
図１０は、画像形成装置１０が、文書ファイルへの操作を許可するまでに行う処理のフローを示す。まず、ユーザからサムネイル画像の出力指示を受けたら、BOX内の各文書ファイルのサムネイル画像を印刷する（ステップＳ２０１）。
【００７６】
次に、ユーザから文書ファイルの指定とパスワードの入力を受けたら（ステップＳ２０２）、指定された文書ファイルと、該文書ファイルに紐付けられている規則を読み出して取得する（ステップＳ２０３）。
【００７７】
指定された文書ファイル内にて、ステップＳ２０３で読み出した規則の示す場所の文字を抽出してパスワードを作成する（ステップＳ２０４）。ステップＳ２０２で入力されたパスワード（入力パスワード）と、ステップＳ２０４で作成したパスワード（設定パスワード）が一致しない場合は（ステップＳ２０５；Ｎｏ）、その旨をユーザに通知し、ステップＳ２０２に戻って処理を継続する。
【００７８】
入力パスワードと設定パスワードが一致する場合は（ステップＳ２０５；Ｙｅｓ）、文書ファイルへの操作を許可し（操作禁止を解除し）（ステップＳ２０６）、本処理を終了する。
【００７９】
このように、本発明の実施の形態における画像形成装置１０は、文書ファイルの保存時に、予め登録されている規則と紐付けて保存する。そして、文書ファイルの指定と、該文書ファイル内において該規則の示す場所の文字を抽出して作成されるパスワードの入力を受けた場合のみ、該文書ファイルへの操作を許可する。このように文書ファイルごとに異なるパスワードが自動で設定される。
【００８０】
ユーザは、該文書ファイル内において該規則の示す場所を含むサムネイル画像からパスワードを得るので、パスワードを直接出力する場合に比べて、パスワードが漏洩してしまう可能性が低くなる。
【００８１】
以上、本発明の実施の形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施の形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。
【００８２】
本発明の実施の形態では画像形成装置１０は、複数の文書ファイルのサムネイル画像を印刷していたが、指定された文書ファイルのサムネイル画像のみを印刷するようにしてもよい。また、本発明の実施の形態では、サムネイル画像を本発明のサンプル画像としていたが、サンプル画像は、文書ファイルの内の一部分の等倍、もしくは拡大したものであってもよい。
【００８３】
本発明の実施の形態ではサムネイル画像を印刷出力していたが、表示部３１が、グラフィック表示（サンプル画像のプレビュー表示）を可能であれば、表示部３１にサムネイル画像をプレビュー表示させるようにしてもよい。
【００８４】
本発明の実施の形態では、規則の示す場所から抽出された文字は、そのままパスワードとして設定していたが、パスワードはこれに限らず、この抽出した文字に基づいて決定するものであればよい。たとえば、抽出した文字を所定の法則で変換（たとえば、抽出した文字がアルファベットであれば、アルファベット順で次の文字に変換）したり、抽出した文字を並び変えたりしてパスワード決定してもよい。大文字と小文字の区別をしなくてもよい。また、抽出対象の文字はアルファベットに限らない。
【００８５】
本発明の実施の形態では、画像形成装置１０は複数の規則を登録可能であったが、登録可能な規則の数が１つであってもよい。規則は、ユーザ毎に登録できることが望ましい。また、ユーザ毎に一の規則を登録する構成の場合は、規則ではなくユーザと文書ファイルを紐付けてもよい。
【００８６】
本発明の実施の形態では、BOX内に複数の文書ファイルが記憶されていたが、記憶される文書ファイルの数は１つであってもよい。
【００８７】
本発明の実施の形態では、スキャン機能にて原稿を読み取って得た文書ファイルのみを規則と紐付けていたが、外部の装置から受信した文書ファイルに規則を紐付けて保存してもよい。
【符号の説明】
【００８８】
１０…画像形成装置
１１…ＣＰＵ
１２…ＲＯＭ
１３…ＲＡＭ
１４…不揮発メモリ
１５…ハードディスク装置
１６…画像処理部
１７…画像読取部
１８…プリンタ部
１９…ファクシミリ通信部
２０…ネットワーク通信部
２１…認証部
３０…操作パネル
３１…表示部
３２…操作部
５１…操作入力部
５２…記憶部
５３…印刷機能部
６１…規則登録部
６２…サムネイル画像作成部
６３…文字抽出部
６４…パスワード作成部
６５…パスワード比較部
８０…文書例
９０…サムネイル画像
９１…サムネイル画像
９２…サムネイル画像
９３…サムネイル画像
９４…サムネイル画像
９５…サムネイル画像
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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