(57)【要約】【課題】ＩＳＯ等のマネジメントシステムの審査に必要な文書を低コストで準備及び保管することのできる文書管理システムを提供すること。【解決手段】複数の文書ファイル１と、文書ファイル１の各々についてマネジメントシステムとの関連を表す関連データ２と、文書ファイル１を閲覧する閲覧手段３１とを備え、閲覧手段３１は、ユーザの選択した１のマネジメントシステムに関連付けられた文書ファイル１を閲覧することが可能であることを特徴とする、文書管理システムを提供する。複数のマネジメントシステムについて一括管理することができ、マネジメントシステムの審査に必要な文書を低コストで準備及び保管することが可能となる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書ファイルと、
前記文書ファイルの各々についてマネジメントシステムとの関連を表す関連データと、
前記文書ファイルを閲覧する閲覧手段とを備え、
前記閲覧手段は、ユーザの選択した１のマネジメントシステムに関連付けられた前記文書ファイルを閲覧することが可能であることを特徴とする、文書管理システム。
【請求項２】
前記文書ファイル、前記関連データ及び前記閲覧手段を、１の管理サーバに備え、
前記文書ファイルの編集及び前記閲覧手段による閲覧が、前記管理サーバとネットワークを介して接続された端末装置において可能であることを特徴とする、請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書ファイルの一部又は全部について、前記マネジメントシステムの要求に対応するひな形文書ファイルを備えることを特徴とする、請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
２以上のマネジメントシステムに対応し、前記文書ファイルには、２以上のマネジメントシステムに関連付けられたものを含むことを特徴とする、請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
マネジメントシステムがＩＳＯとして規定されたものであることを特徴とする、請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイルとして保存される文書ファイルの管理を行う文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ＩＳＯ９００１の品質マネジメントシステム、ＩＳＯ１４００１の環境マネジメントシステム、ＩＳＯ２２０００の食品安全マネジメントシステム、ＩＳＯ２７００１の情報セキュリティマネジメントシステム、その他のＩＳＯの（又は公的な）マネジメントシステムの認証を受ける企業は多い。認証により、当該マネジメントを的確に実施していることを対外的に立証でき、有効である。
【０００３】
ＩＳＯマネジメントシステムにおいては、認証取得時、及び取得後定期的に審査を受けることが要求される。この審査のために、自社の活動を記録した文書が必要であるが、その文書の準備及び保管のために多大なコストを費やしていることも多い。
【０００４】
一方、ＩＳＯの趣旨に鑑みれば、審査に必要な書類は日常業務の管理に用いられる文書と略同一内容のはずである。また、複数のＩＳＯマネジメントシステムに共通の内容（例えば、文書・記録管理、コミュニケーション（会議体）の位置づけ、教育・訓練、内部監査、マネジメントレビュー（経営層による見直し））もある。およそ７０％程度の内容が複数のＩＳＯマネジメントシステムに共通である。してみれば、文書を効率的に管理することで、審査に必要な文書の準備及び保管のためのコストを削減することが可能である。しかし、かかる文書管理を行うシステムは知られていなかった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−２６７０６８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、ＩＳＯ等のマネジメントシステムの審査に必要な文書を低コストで準備及び保管することのできる文書管理システムを提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の文書管理システムは、
複数の文書ファイルと、
前記文書ファイルの各々についてマネジメントシステムとの関連を表す関連データと、
前記文書ファイルを閲覧する閲覧手段とを備え、
前記閲覧手段は、ユーザの選択した１のマネジメントシステムに関連付けられた前記文書ファイルを閲覧することが可能であることを特徴とする。
【０００８】
この特徴によれば、日常業務の管理に用いられる文書を含むことのある複数の文書ファイルについて、マネジメントシステムとの関連を表す関連データを備えて各々のマネジメントシステムとの関連の有無を管理し、１のマネジメントシステムに関連付けられた文書ファイルに限定して閲覧することができ、マネジメントシステムの審査に必要な文書を確実に把握することができる。また、ＩＳＯに関する業務と日常業務とが一体化した（日常業務に活用できる）文書管理システムを提供することができる。
【０００９】
本発明の文書管理システムは、
前記文書ファイル、前記関連データ及び前記閲覧手段を、１の管理サーバに備え、
前記文書ファイルの編集及び前記閲覧手段による閲覧が、前記管理サーバとネットワークを介して接続された端末装置において可能であることを特徴とする。
【００１０】
この特徴によれば、文書ファイルにアクセスする複数の者が離れた箇所に存在しても、管理サーバにおいて一括管理をすることができる。
【００１１】
本発明の文書管理システムは、
前記文書ファイルの一部又は全部について、前記マネジメントシステムの要求に対応するひな形文書ファイルを備えることを特徴とする。
【００１２】
この特徴によれば、マネジメントシステム（ＩＳＯ及びＩＳＯ以外の双方）の審査に必ずしも熟練していない企業にも、管理すべき文書が明白となる。
【００１３】
本発明の文書管理システムは、
２以上のマネジメントシステムに対応し、前記文書ファイルには、２以上のマネジメントシステムに関連付けられたものを含むことを特徴とする。
【００１４】
この特徴によれば、２以上のマネジメントシステムに関連付けられた文章ファイル（１の文書ファイルで２以上のマネジメントシステムの審査に活用できるもの）を有効に利用して、文書管理のコストを低減することができる。
【００１５】
本発明の文書管理システムは、
マネジメントシステムがＩＳＯとして規定されたものであることを特徴とする。
【００１６】
この特徴によれば、広く認識されたＩＳＯマネジメントシステムに対応することができる。
【発明の効果】
【００１７】
本発明の文書管理システムによれば、ＩＳＯ等のマネジメントシステムの審査に必要な文書を低コストで準備及び保管することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】図１は、ファイル及びデータを示す図である。
【図２】図２は、管理サーバの構成を示す図である。
【図３】図３は、閲覧手段の処理を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、本発明の実施例を示す。
【００２０】
図１は、ファイル及びデータを示す図である。マネジメントシステムに関するデータ（ファイルとして保存される場合と、文書として保存される場合とがある）は、経営理念・社是・経営方針、ＩＳＯ−ＭＳ（マネジメントシステム）規格要求事項、統合型業務マニュアル、業務手順書、活動記録として階層化されている。
【００２１】
階層化はこれに限定されるものではないが、上位から下位への階層化は当然に行なわれる。
【００２２】
下位の階層、業務手順書及び活動記録については、頻繁に修正がなされるので、書類でなくファイルとして保存することが好ましい。
【００２３】
特に、活動記録については、日々の活動の報告であり、その修正を含めたファイルとしての一括管理が重要である。
【００２４】
また、業務手順書については、マネジメントシステムの要求を満たす目的で改訂されることも考えられ、修正履歴等をファイルとして一括管理することが好ましい。
【００２５】
本実施例では、業務手順書及び活動記録をファイルとして管理するものとし、これらのファイルを文書ファイル１とする。ただし、文書ファイル１の定義がこれに限定されるものではなく、されに上位のデータを含めてもよい。また、活動記録のみを文書ファイルとして管理してもよい。さらに、業務手順書及び活動記録に係るファイルのうちの一部を文書ファイル１とし、他を文書ファイル１に含まれないものとしてもよい。
【００２６】
文書ファイル１については、各々のファイルについて、いずれのマネジメントシステムに関連するものであるかを表す関連データ２が設けられている。図には、２の業務手順書及び４の活動記録を示すが、業務手順書及び活動記録に係るファイルの数は任意に定めることができる。
【００２７】
関連データ２は、文書ファイル１に含まれる各々のファイルが、いずれのマネジメントシステムに関連するかを示す、ＯＮ／ＯＦＦの値を取るマトリクス形式のデータである。
【００２８】
本実施例では、マネジメントシステムとして、ＩＳＯ９００１の品質マネジメントシステム、ＩＳＯ１４００１の環境マネジメントシステム、ＩＳＯ２２０００の食品安全マネジメントシステム、ＩＳＯ２７００１の情報セキュリティマネジメントシステムの４つとした。この点、利用する企業が認証を受けた（又は受けようとする）マネジメントシステムに合わせて任意に定めてよい。
【００２９】
以上、文書ファイル１及び関連データ２の構成を説明したが、この構成に限らず、文書ファイル１に含まれる各々のファイルとマネジメントシステムとの対応が明確であれば、任意のデータ形式であってよい。例えば、文書ファイル１及び関連データ２に係る情報をデータベースに格納することも可能である。
【００３０】
図２は、管理サーバの構成を示す図である。管理サーバ３は、複数の会社の文書ファイル１及び関連データ２（本実施例では２の会社とし、会社Ａについて文書ファイル１Ａ及び関連データ２Ａ、並びに、会社Ｂについて文書ファイル１Ｂ及び関連データ２Ｂとする）を備えている。
【００３１】
管理サーバ３は、また、ひな形文書ファイル１Ｘ及び閲覧手段３１を備えている。
【００３２】
ひな形文書ファイル１Ｘは、マネジメントシステムの審査において必要とされるファイルについて、そこに保存すべき内容をガイドする（内容は未保存の）ファイルである。ＩＳＯ等のマネジメントシステムに必ずしも熟練していない企業にも、管理すべき文書及び管理すべき内容が容易に把握できる。かかる企業は、ひな形文書ファイル１Ｘをコピーして文書ファイル１として使用すればよい。
【００３３】
閲覧手段３１は、文書ファイル１の閲覧を提供する。図３は、閲覧手段の処理を示す図である。
【００３４】
閲覧手段３１は、まず、端末装置のＩＤ等により会社を推定する（ステップ３１Ａ）。会社Ａの端末装置４Ａからは会社Ａの文書ファイル１Ａ及び関連データ２Ａが、会社Ｂの端末装置４Ｂからは会社Ｂの文書ファイル１Ｂ及び関連データ２Ｂが、閲覧対象となる。
【００３５】
閲覧手段３１は、次に、端末装置からマネジメントシステムの指定を受信する（ステップ３１Ｂ）。ここで「受信」は、端末装置における入力を受け付けることに限らず、端末装置のＩＤ等によりマネジメントシステムの指定を推定してもよい。
【００３６】
閲覧手段３１は、次に、推定された会社の文書データ１のうち受信したマネジメントシステムのものを抽出し、これを閲覧させる（ステップ３１Ｃ）。受信したマネジメントシステムのものであるか否かの判断は、関連データ２による。
【００３７】
また、文書データ１の閲覧のみが可能で更新のできない態様で、審査時に１週間程度の期限を持つパスワードを審査機関へ発行して閲覧手段３１による閲覧を認めることで、ＩＳＯマネジメントシステムの運用記録等を審査員が現地審査に先立って閲覧することが可能となり、電話、電子メール等によるコミュニケーションと合わせて遠隔審査が実現でき、現地審査の工数を大きく削減できる。
【００３８】
以上の処理によれば、所定の会社の指定されたマネジメントシステムに関連する文書データ１を的確に抽出し、効率的に閲覧することができる。これにより、マネジメントシステムとの整合性を保つための業務管理を行うことができ、また、審査に当たっては必要な書類を漏らさずに提示することができる。審査の際のコストが低減される。
【００３９】
離れた場所において活動する社員が入力する文書データ１が管理サーバ３において一括管理され、文書収集の手間を軽減することが可能となる。
【産業上の利用可能性】
【００４０】
ＩＳＯ等のマネジメントシステムの審査に必要な文書を低コストで準備及び保管することのできる文書管理システムである。多くの企業による利用が考えられる。
【符号の説明】
【００４１】
１    文書ファイル
２    関連データ
３    管理サーバ
３１  閲覧手段
４    端末装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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