(57)【要約】      （修正有）【課題】文書の送信側と受信側とで連携した一元管理を行うシステムを提供する。【解決手段】第１の通信機器は、第２の通信機器へ送信する文書識別情報を取得する手段と、取得した文書識別情報を第２の通信機器へ送信する手段と、送信した文書識別情報を含む第１の履歴情報を文書管理装置に通知する第１の通知手段とを有する第２の通信機器は、第１の通信機器から文書識別情報を受信する受信手段と、第１の通信機器から受信した文書に対応する文書識別情報を該文書に埋め込む埋込手段と、文書識別情報が埋め込まれた文書を出力する出力手段と、埋め込まれた文書識別情報を含む第２の履歴情報を文書管理装置へ通知する第２の通知手段とを有する。文書管理装置は、第１及び第２の履歴情報のそれぞれに含まれる文書識別情報に基づいて、同一文書に係る第１の履歴情報と第２の履歴情報とを対応付けて、文書管理情報として記憶手段に格納する管理手段を有する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を送信する第１の通信機器と、前記文書を受信する第２の通信機器と、前記第１の通信機器および前記第２の通信機器と接続され、前記文書の管理を行う文書管理装置とを含む文書管理システムであって、
前記第１の通信機器が、
前記第２の通信機器へ送信する前記文書を識別するための文書識別情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された前記文書識別情報を前記第２の通信機器へ送信する送信手段と、
前記第２の通信機器へ送信した前記文書識別情報を含む前記文書に対する操作の第１の履歴情報を前記文書管理装置に通知する第１の通知手段とを含み、
前記第２の通信機器が、
前記第１の通信機器から前記文書識別情報を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した前記文書識別情報であって、前記第１の通信機器から受信した前記文書に対応する該文書識別情報を該文書に埋め込む埋込手段と、
前記埋込手段により前記文書識別情報が埋め込まれた文書を出力する出力手段と、
前記埋込手段により埋め込まれた前記文書識別情報を含む前記文書に対する操作の第２の履歴情報を前記文書管理装置へ通知する第２の通知手段とを含み、
前記文書管理装置が、
前記第１の履歴情報および前記第２の履歴情報のそれぞれに含まれる前記文書識別情報に基づいて、同一文書に係る前記第１の履歴情報と前記第２の履歴情報とを対応付けて、該文書を管理するための文書管理情報として記憶手段に格納する管理手段を含む、文書管理システム。
【請求項２】
前記第１の通信機器は、前記文書を読み取る読取手段と、前記読取手段により読み取られた文書に前記文書識別情報が含まれる場合、前記文書から前記文書識別情報を削除する削除手段とを含む、請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記第１の通知手段は、前記取得手段により取得された前記文書識別情報と、前記第１の通信機器を識別するための機器識別情報と、前記文書の送信を要求するユーザを識別するためのユーザ識別情報と、前記文書を送信した日時と、前記文書の作成に使用された機能を示す情報とを含む前記第１の履歴情報を通知し、
前記第２の通知手段は、前記埋込手段により埋め込まれた前記文書識別情報と、前記第２の通信機器を識別するための機器識別情報と、前記文書を受信したユーザを識別するためのユーザ識別情報と、前記文書を受信した日時と、前記文書の作成に使用された機能を示す情報とを含む前記第２の履歴情報を通知する、請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書管理システムは、前記第１の通信機器から前記第２の通信機器への前記文書の送信を中継する中継装置を含み、
前記中継装置は、前記第１の通信機器から受信した前記文書識別情報を前記第２の通信機器へ送信する、請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書管理システムは、前記文書を読み取る読取手段と、前記文書を裁断する裁断手段とを含む文書廃棄装置を含み、
前記文書廃棄装置は、前記裁断手段により前記文書を裁断して廃棄する前に、前記読取手段で前記文書を読み取り、読み取った前記文書から前記文書識別情報を抽出し、抽出した前記文書識別情報を含む前記文書に対する操作の第３の履歴情報を前記文書管理装置に通知する、請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記第１の通信機器もしくは前記第２の通信機器またはその両方は、文書を読み取る読取手段と、前記読取手段に読み取られた前記文書の画像から該文書を識別するための文書識別情報を抽出する抽出手段と、前記文書管理装置への問い合わせの結果を表示する表示手段とを含み、
前記第１の通知手段もしくは前記第２の通知手段またはその両方は、前記抽出手段により抽出された前記文書識別情報を前記文書管理装置に通知し、前記文書の出所の問い合わせを行う、請求項１〜５のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記文書管理装置は、前記問い合わせを受けて、受信した前記文書識別情報に基づき前記文書管理情報を検索する検索手段と、前記検索手段により検索された前記文書管理情報を出所情報として返信する返信手段とを含む、請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
文書を送信する第１の通信機器と、前記文書を受信する第２の通信機器と、前記第１の通信機器および前記第２の通信機器と接続され、前記文書の管理を行う文書管理装置とを含む文書管理システムにより実行される文書管理方法であって、
前記第１の通信機器が、
前記第２の通信機器へ送信する前記文書を識別するための文書識別情報を取得するステップと、
取得された前記文書識別情報を前記第２の通信機器へ送信するステップと、
前記第２の通信機器へ送信した前記文書識別情報を含む前記文書に対する操作の第１の履歴情報を前記文書管理装置に通知するステップとを含み、
前記第２の通信機器が、
前記第１の通信機器から前記文書識別情報を受信するステップと、
受信した前記文書識別情報であって、前記第１の通信機器から受信した前記文書に対応する該文書識別情報を該文書に埋め込むステップと、
前記文書識別情報が埋め込まれた文書を出力するステップと、
前記文書に埋め込まれた前記文書識別情報を含む前記文書に対する操作の第２の履歴情報を前記文書管理装置へ通知するステップとを含み、
前記文書管理装置が、
前記第１の履歴情報および前記第２の履歴情報のそれぞれに含まれる前記文書識別情報に基づいて、同一文書に係る前記第１の履歴情報と前記第２の履歴情報とを対応付けて、該文書を管理するための文書管理情報として記憶手段に格納するステップを含む、文書管理方法。
【請求項９】
文書の管理を行う文書管理装置と接続され、文書を送受信可能な通信機器であって、
送信先へ送信する文書を識別するための文書識別情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された前記文書識別情報を前記送信先へ送信する送信手段と、
前記送信先へ送信した前記文書識別情報を含む前記文書に対する操作の第１の履歴情報を前記文書管理装置に通知する第１の通知手段と、
送信元から文書識別情報を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した前記文書識別情報であって、前記送信元から受信した文書に対応する該文書識別情報を該文書に埋め込む埋込手段と、
前記埋込手段により前記文書識別情報が埋め込まれた文書を出力する出力手段と、
前記文書に埋め込まれた前記文書識別情報を含む前記文書に対する操作の第２の履歴情報を前記文書管理装置へ通知する第２の通知手段とを含む、通信機器。
【請求項１０】
文書の管理を行う文書管理装置と接続され、文書を送受信する処理をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
送信先へ送信する文書を識別するための文書識別情報を取得するステップと、
取得された前記文書識別情報を前記送信先へ送信するステップと、
前記送信先へ送信した前記文書識別情報を含む前記文書に対する操作の第１の履歴情報を前記文書管理装置に通知するステップと、
送信元から文書識別情報を受信するステップと、
受信した前記文書識別情報であって、前記送信元から受信した文書に対応する該文書識別情報を該文書に埋め込むステップと、
前記文書識別情報が埋め込まれた文書を出力するステップと、
前記文書に埋め込まれた前記文書識別情報を含む前記文書に対する操作の第２の履歴情報を前記文書管理装置へ通知するステップとを実行させる、プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書の管理を行う文書管理システム、文書管理方法、通信機器およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
社会保障・税番号（マイナンバー）制度が開始され、官公庁ではマイナンバー情報を含む個人情報を扱う機会が増えてきている。個人情報は、秘密にすべき情報（秘密情報）の１つである。この秘密情報を含む文書を作成し、印刷、コピー、ファックス送信することにより、その文書をやりとりする機会も増えてきており、このような文書の管理を確実に行う必然性が高くなってきている。
【０００３】
そこで、秘密情報を含む文書に対し、文書に印刷された文書識別情報を用いて文書を追跡（トレース）し、その文書を管理する文書管理方法が提案されている（例えば、特許文献１、２参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記特許文献１に記載された技術では、ファックス送信原稿のトレース管理については行うことができるが、ファックスを受信した側で印刷した文書については、無管理状態となってしまう。
【０００５】
一方、上記特許文献２に記載された技術では、ファックスの受信側で文書識別情報を埋め込んで印刷するため、受信側での管理を行うことはできるが、送信側との連携がなされていないので、送信側での管理を行うことはできない。
【０００６】
これまでの技術では、紙出力した送信原稿の管理、印刷した受信文書の管理についてはそれぞれ行うことができるが、送信側と受信側とで連携した一元管理を行うことはできなかった。
【０００７】
本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、文書の送信側と受信側とで連携した一元管理を行うことができる文書管理システム、方法、機器およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決するために、発明の一実施形態では、文書を送信する第１の通信機器と、文書を受信する第２の通信機器と、第１の通信機器および第２の通信機器と接続され、文書の管理を行う文書管理装置とを含む文書管理システムであって、
第１の通信機器が、第２の通信機器へ送信する文書を識別するための文書識別情報を取得する取得手段と、取得手段により取得された文書識別情報を第２の通信機器へ送信する送信手段と、第２の通信機器へ送信した文書識別情報を含む文書に対する操作の第１の履歴情報を文書管理装置に通知する第１の通知手段とを含み、
第２の通信機器が、第１の通信機器から文書識別情報を受信する受信手段と、受信手段により受信した文書識別情報であって、第１の通信機器から受信した文書に対応する文書識別情報を該文書に埋め込む埋込手段と、埋込手段により文書識別情報が埋め込まれた文書を出力する出力手段と、埋込手段により埋め込まれた文書識別情報を含む文書に対する操作の第２の履歴情報を文書管理装置へ通知する第２の通知手段とを含み、
文書管理装置が、第１の履歴情報および第２の履歴情報のそれぞれに含まれる文書識別情報に基づいて、同一文書に係る第１の履歴情報と第２の履歴情報とを対応付けて、該文書を管理するための文書管理情報として記憶手段に格納する管理手段を含む、文書管理システムを提供する。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書の送信側と受信側とで連携した一元管理を行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】文書管理システムの全体構成の一例を示した図。
【図２】文書管理システムが備える通信機器のハードウェア構成の一例を示した図。
【図３】通信機器の機能ブロック図。
【図４】文書管理システムが備える文書管理装置のハードウェア構成の一例を示した図。
【図５】文書管理装置の機能ブロック図。
【図６】文書管理システムが備える文書廃棄装置のハードウェア構成の一例を示した図。
【図７】文書廃棄装置の機能ブロック図。
【図８】文書管理装置が管理する文書管理情報の一例を示した図。
【図９】文書管理装置が管理する文書管理情報の別の例を示した図。
【図１０】印刷時の処理の一例を示したフローチャート。
【図１１】コピー時の処理の一例を示したフローチャート。
【図１２】ファックス送信時の処理の一例を示したフローチャート。
【図１３】ファックス受信時の処理の一例を示したフローチャート。
【図１４】ファックス中継時の処理の一例を示したフローチャート。
【図１５】廃棄時の処理の一例を示したフローチャート。
【図１６】履歴情報蓄積時の処理の一例を示したフローチャート。
【図１７】通信機器が行う文書の出所を特定する処理の一例を示したフローチャート。
【図１８】文書管理装置が行う文書の出所を特定する処理の一例を示したフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
図１は、文書管理システムの全体構成の一例を示した図である。文書管理システムは、少なくとも、文書を送信する側の通信機器と、文書を受信する側の通信機器と、文書を追跡（トレース）し、文書の管理を行う文書管理装置とを含んで構成される。ここでは、送信側および受信側の通信機器をいずれも画像形成装置であるMFP(Multi-Function Peripheral)として説明するが、これに限られるものではない。
【００１２】
図１に示すシステム構成では、MFP１０、１１と、文書管理装置１２とがネットワーク１３を介して接続され、ネットワーク１３には、さらに、情報処理装置としてのPC１４と、画像形成装置としてのプリンタ１５とが接続されている。また、ネットワーク１３には、紙等のシート材に印刷した文書を廃棄するための文書廃棄装置１６も接続されている。MFP１０、１１は、ネットワーク１３とは別の公衆通信網１７にも接続され、公衆通信網１７を介してファックス送受信を行うことができるようになっている。
【００１３】
ネットワーク１３は、LAN(Local Area Network)やWAN(Wide Area Network)等で、１つのネットワークに限らず、ルータやプロキシサーバ等の中継装置により接続された複数のネットワークから構成されたものであってもよい。また、ネットワーク１３は、ケーブルを使用した有線ネットワークであってもよいし、無線ネットワークであってもよい。
【００１４】
ネットワーク１３には、その他の機器が接続されていてもよく、その他の機器としては、PC、タブレット端末、プリントサーバ、プリンタ、スキャナ装置、ファックス装置、コピー機、電子黒板、プロジェクタ等を挙げることができる。
【００１５】
MFP１０、１１は、スキャナ機能、コピー機能、印刷機能、ファックス機能等の複数の機能を有し、原稿等の文書の読み取り、紙等のシート材に印刷して出力、文書のファックス送受信、文書の保存等を実現する。また、MFP１０、１１は、操作パネルを備え、操作パネルにMFP１０、１１の状態や利用可能な機能等を表示し、その機能の選択や各種の設定等の入力を受け付ける。
【００１６】
MFP１０、１１は、文書を印刷やコピーする際、文書を識別するための文書識別情報を生成し、その生成された文書識別情報を取得して、その文書に埋め込み、その文書識別情報が埋め込まれた文書を印刷する。コピーにおいては、コピー対象の文書に、既に文書識別情報が埋め込まれている場合があるので、埋め込まれている場合は読み取った後の文書画像の中の文書識別情報を削除し、新たに生成した文書識別情報を埋め込み、印刷する。これにより、シート材に印刷された文書を識別可能にし、その文書の管理を行うことが可能となる。
【００１７】
また、MFP１０、１１は、文書をファックス送信する際、文書識別情報を生成し、その生成された文書識別情報を取得して、文書とは別にファックスの送信先に送信する。MFP１０からMFP１１へファックス送信する場合、文書についてはMFP１０からMFP１１へ公衆通信網１７を介してファックス送信し、MFP１０で生成し、取得した文書識別情報についてはネットワーク１３を介してMFP１１へ送信する。
【００１８】
MFP１０、１１でファックスを受信する場合は、文書のほか、文書識別情報も受信し、受信した文書に、受信した該文書に対応する文書識別情報を埋め込み、印刷出力する。これにより、受信側でも、シート材に印刷された文書を識別可能にし、その文書の管理を行うことが可能となる。
【００１９】
MFP１０、１１は、ファックス送信した際に取得した文書識別情報や、ファックス受信し、印刷する際に埋め込んだ文書識別情報を、文書に対する操作の履歴情報（文書操作履歴情報）に含めて文書管理装置１２に通知する。文書に対する操作は、例えば印刷、コピー、ファックス送信、ファックス受信、廃棄等である。
【００２０】
文書管理装置１２は、送信側および受信側から通知された文書操作履歴情報のそれぞれに含まれる文書識別情報に基づいて、同一文書に係る文書操作履歴情報を対応付けて（例えば、結合（マージ）して）、該文書を管理するための文書管理情報として格納し、その文書の管理を行う。文書の管理は、例えば文書が生成され、その文書が廃棄されるまで行うことができる。文書は、シート材への印刷、コピー、ファックス送信等により生成され、そのシート材の裁断等により廃棄される。
【００２１】
文書管理情報は、文書の送信側および受信側から通知された同一の文書の履歴情報を対応付けて格納したものであるため、ファックス送信から受信まで一貫した文書管理が可能となる。
【００２２】
PC１４は、MFP１０、１１、プリンタ１５に対して、文書のデータを送信し、文書の印刷、他の機器へのデータの転送、ファックス送信等を指示する。プリンタ１５は、PC１４からのデータおよび印刷指示を受けて、シート材に印刷して出力する。プリンタ１５は、MFP１０、１１と同様、印刷する際に文書識別情報を生成し、生成した文書識別情報を取得して、文書に埋め込み印刷出力することが可能である。このため、プリンタ１５は、印刷出力した後、文書識別情報を含む文書操作履歴情報を文書管理装置１２に通知し、印刷出力した文書を管理させることができる。
【００２３】
文書廃棄装置１６は、シート材に印刷された文書を裁断するための裁断手段を備え、裁断手段によりそのシート材を細かく裁断する。文書廃棄装置１６は、文書を読み取る読取手段も備え、シート材を裁断する前に、そのシート材に印刷された文書を読み取り、読み取った文書に埋め込まれた文書識別情報を抽出する。そして、文書廃棄装置１６は、抽出した文書識別情報を含む文書操作履歴情報を文書管理装置１２に対して通知し、文書管理装置１２が管理する該当文書の文書管理情報にその履歴情報を追加し、シート材を裁断して廃棄する。これにより、文書廃棄の管理も可能となっている。
【００２４】
次に、文書管理システムを構成する各機器について詳細に説明する。まず、図２を参照して通信機器としてのMFP１０、１１のハードウェア構成について説明する。MFP１０、１１は、同じハードウェア構成であるため、ここでは、MFP１０についてのみ説明する。
【００２５】
MFP１０は、本体２０と操作部３０とから構成され、本体２０は、コピー機能、スキャナ機能、ファックス機能、印刷機能等の各種の機能を実現し、操作部３０は、ユーザの操作に応じた入力を受け付ける。本体２０と操作部３０は、専用の通信路４０を介して相互に通信可能に接続される。通信路４０としては、例えばUSB(Universal Serial Bus)規格のものを用いることができるが、有線か無線かを問わず、任意の規格のものであってもよい。
【００２６】
本体２０は、操作部３０で受け付けた入力に応じた動作を行うことができる。また、本体２０は、PC１４等とも通信可能で、PC１４等から受信した指示に応じた動作を行うこともできる。
【００２７】
本体２０は、ハードウェアとして、CPU２１、ROM２２、RAM２３、HDD２４、エンジン部２５、接続I/F２６、通信I/F２７、２８を備え、これらがバス２９を介して相互に接続されている。
【００２８】
CPU２１は、本体２０の動作を総括的に制御する。CPU２１は、RAM２３を作業領域として使用し、ROM２２やHDD２４等に格納されたプログラムを実行することで、本体２０の動作を制御し、上記の各種の機能を実現する。HDD２４には、上記のプログラムのほか、文書等のデータや各種の設定情報が格納される。
【００２９】
エンジン部２５は、上記の各種の機能を実現するための汎用的な情報処理や通信以外の処理を実行する。エンジン部２５は、例えば、原稿の画像を読み取るスキャナ（画像読取部）、紙等のシート材への印刷を行うプロッタ（画像形成部）、ファックス通信を行うファックス部等を備えている。エンジン部２５は、そのほか、印刷済みのシート材を仕上げるフィニッシャや、原稿を自動搬送する自動原稿給送装置(ADF)等のようなオプションを備えることもできる。
【００３０】
接続I/F２６は、通信路４０を介して操作部３０と通信を行うためのインタフェースである。通信I/F２７は、ネットワーク１３を介して文書識別情報等を送受信するためのインタフェースである。通信I/F２８は、公衆通信網１７を介して、電話やファックス通信を行うためのインタフェースである。
【００３１】
操作部３０は、ハードウェアとして、CPU３１、ROM３２、RAM３３、フラッシュメモリ３４、接続I/F３５、通信I/F３６、操作パネル３７、外部接続I/F３８を備え、これらがバス３９を介して相互に接続されている。
【００３２】
CPU３１は、操作部３０の動作を総括的に制御する。CPU３１は、RAM３３を作業領域として使用し、ROM３２やフラッシュメモリ３４等に格納されたプログラムを実行することで、操作部３０の動作を制御し、各種の機能を実現する。操作部３０の機能としては、ユーザから受け付けた入力に応じた情報（例えば画像）、動作状況を示す情報、設定状態を示す情報等の表示、表示の切り替え、入力された情報の受け付け、選択の受け付け等を挙げることができる。
【００３３】
接続I/F３５は、通信路４０を介して本体２０と通信を行うためのインタフェースである。通信I/F３６は、ネットワーク１３を介してデータ等を送受信するためのインタフェースである。操作パネル３７は、上記の入力の受け付け、情報の表示を行う。この例では、タッチパネル機能を搭載した液晶表示装置(LCD)で構成されるが、これに限られるものではなく、タッチパネル機能を搭載した有機EL表示装置等で構成されていてもよい。また、操作パネル３７に加えて、または操作パネル３７に代えて、ハードウェアキー等の操作部やランプ等の表示部を設けることもできる。
【００３４】
外部接続I/F３８は、ICカードリーダ４１等を接続することが可能で、ICカードリーダ４１を接続した場合、MFP１０を利用する、ICカードに記録されているユーザの情報を読み取り、ユーザ認証を行うユーザ認証機能を実現することができる。外部接続I/F３８は、外付けHDD等の外部記憶装置や他の機器を接続してもよい。
【００３５】
図３を参照して、MFP１０の機能構成について説明する。MFP１０は、CPU２０がプログラムを実行することにより生成される下記の機能部を備える。MFP１０は、機能部として、識別情報生成部、送信部、第１の通知部、受信部、埋込部、出力部、第２の通知部を含んで構成される。なお、MFP１０は、これら以外の機能部をさらに含んでいてもよい。
【００３６】
図３に示す例では、送信部、受信部、第１の通知部および第２の通知部が、ネットワーク１３を介して文書識別情報の送受信や通知を行う第１の通信部５０とされている。MFP１０は、第１の通信部５０、上記の識別情報生成部５１、埋込部５２、出力部５３のほか、第２の通信部５４、制御部５５、抽出部５６、埋込情報作成部５７、削除部５８、記憶部５９、入力部６０を含んで構成されている。なお、図３には、MFP１０の状態や設定内容を表示し、ユーザの操作を受け付ける表示・操作部６１も示されている。
【００３７】
入力部６０は、電子文書のデータ入力を受け付け、また、紙等のシート材に印刷された文書を読み取り、読み取った文書のデータを受け付ける。このため、入力部６０は、データ入力手段や読取手段として機能する。データ入力の例としては、ファイル転送、印刷指示、ファックス受信等があり、読み取りの例としては、原稿等のスキャンがある。出力部５３は、入力された電子文書や読み取った文書を印刷、表示、ファックス送信等により出力する。データ出力の例としては、印刷、ファイル転送、ファックス送信等がある。
【００３８】
制御部５５は、MFP１０が備える基本的な機能、すなわちコピー機能、スキャナ機能、ファックス機能、印刷機能を実現するために、エンジン部２５を制御し、MFP１０をコピー機、スキャナ装置、ファックス装置、プリンタ等として動作させる。制御部５５は、各種の機能を実現するための制御のほか、各機能部に対して処理を指示または要求する。
【００３９】
第１の通信部５０は、制御部５５からの通知要求を受けて、ネットワーク１３を介して文書管理装置１２やMFP１１等の他の機器へ通知する処理や、他の機器からの情報、通知、要求を、ネットワーク１３を介して受信する。第１の通信部５０は、MFP１０での文書操作履歴情報を、ネットワーク１３を介して文書管理装置１２に送信する。また、第１の通信部５０は、MFP１１等の他の機器からファックス受信した文書の文書識別情報を受信する。
【００４０】
第２の通信部５４は、制御部５５や公衆通信網１７からの要求を受けて、文書のファックス送受信を行う。ここでは、文書の送受信を、文書をファックス送受信するものとして説明する。ファックス送受信では、文書画像データを画情報として送受信する。
【００４１】
記憶部５９は、プログラム、文書、設定情報、文書操作履歴情報等のログ情報を格納する。識別情報生成部５１は、ファックス送信時に、送信する文書を識別するための文書識別情報を生成し、該文書識別情報を取得する。ここでは、識別情報生成部５１が文書識別情報を生成し、取得しているが、例えば、生成部が文書識別情報を生成し、それを取得部が取得するという構成であってもよい。また、文書識別情報が連続する番号等である場合は、割当部が文書識別情報を割り当て、取得部がその割り当てられた文書識別情報を取得してもよい。
【００４２】
埋込情報作成部５７は、出力する文書に埋め込むための埋込情報を作成する。埋込情報は、例えば文書を識別するための文書識別情報とすることができる。このため、埋込情報作成部５７は、識別情報生成部５１と同等のものであり、この例では別個のものとして記載しているが、識別情報生成部５１のみとし、識別情報生成部５１が埋込情報を作成してもよい。文書識別情報としては、文書に割り当てる文書番号(No.)や、文書No.と機器を識別するための機器IDとを組み合わせたものを一例として挙げることができる。埋込情報作成部５７は、作成した埋込情報を記憶部５９に格納することができる。
【００４３】
埋込部５２は、出力する文書に、埋込情報作成部５７が作成した埋込情報をマージし、埋め込む。埋込情報は、埋込画像として作成され、埋込画像を文書画像にマージすることができる。埋込画像は、人の目では識別できない不可視の画像としてマージすることができる。埋込画像を埋め込む位置は、文書画像内のいかなる位置であってもよい。
【００４４】
抽出部５６は、コピーあるいはファックス送信の際、入力部６０が読み取った文書から埋込情報（文書識別情報）を抽出する。抽出部５６は、抽出した埋込情報を記憶部５９に格納することができる。削除部５８は、抽出部５６が抽出した埋込情報を、入力部６０が読み取った文書から削除する。コピーにおける印刷時には、埋込情報作成部５７により作成された埋込情報が、新たな埋込情報として埋込部５２により埋め込まれ、その埋込情報が埋め込まれた文書が、出力部５３により印刷出力される。なお、ファックス送信の場合は、上記のように、識別情報生成部５１により取得された文書識別情報が画情報とは別に送信先へ送信される。
【００４５】
このように埋込情報を削除し、新たな埋込情報を埋め込むのは、コピーやファックス送信する対象の文書と、コピー後やファックス送信後に印刷される文書は、内容は同じであるが、別のシート材に印刷された文書であり、各文書を区別して管理するためである。
【００４６】
次に、図４を参照して、文書管理装置１２のハードウェア構成について説明する。文書管理装置１２は、MFP１０、１１等から文書操作履歴情報を受信し、文書管理情報として格納することで、文書の管理を行う。
【００４７】
文書管理装置１２は、MFP１０、１１と同様、本体７０と操作部８０とから構成される。本体７０と操作部８０は、通信路９０により接続される。本体７０は、CPU７１、ROM７２、RAM７３、HDD７４、接続I/F７５、通信I/F７６を備え、これらがバス７７を介して相互に接続されている。操作部８０は、CPU８１、ROM８２、RAM８３、フラッシュメモリ８４、接続I/F８５、通信I/F８６、操作パネル８７、外部接続I/F８８を備え、これらがバス８９を介して相互に接続されている。外部接続I/F８８には、文書管理装置１２を管理するユーザの情報が記録されたICカードを読み取るためのICカードリーダ９１等が接続される。これにより、MFP１０と同様、ユーザ認証機能を実現することができる。
【００４８】
各ハードウェアの機能や処理の内容は、図２に示したMFP１０の各ハードウェアと同様で、MFP１０との違いは、エンジン部２５を備えていない点である。このため、具体的な機能や処理の内容についてはその説明を省略する。
【００４９】
図５を参照して、文書管理装置１２の機能構成について説明する。文書管理装置１２も、MFP１０と同様、CPU７１がプログラムを実行することにより生成される下記の機能部を備える。文書管理装置１２は、機能部として、通信部１００、制御部１０１、管理部１０２、記憶部１０３、表示・操作部１０４を備える。
【００５０】
通信部１００は、制御部１０１からの要求を受けて、ネットワーク１３を介してMFP１０、１１等の他の機器へ通知し、情報や要求を受信する。受信する情報としては、MFP１０、１１からの文書操作履歴情報を挙げることができる。通信部１００は、管理している文書操作履歴情報を印刷出力する場合、その履歴情報の印刷データをMFP１０、１１またはプリンタ１５へ送信する。
【００５１】
制御部１０１は、ユーザからの操作を受けて、文書管理情報の表示を指示する等の制御を行う。表示・操作部１０４は、文書管理装置１２により管理される文書管理情報を表示し、ユーザからの操作を受け付ける。管理部１０２は、例えば送信側のMFP１０、受信側のMFP１１のそれぞれから受信した文書操作履歴情報のそれぞれに含まれる文書識別情報に基づき、同一文書に係る文書操作履歴情報を対応付けて、該文書を管理するための文書管理情報として記憶部１０３に格納する。このように同じ文書識別情報を有する送信側の文書操作履歴情報と受信側の文書操作履歴情報を、例えばマージして格納することで、送信側と受信側とで連携した一元管理を実現する。記憶部１０３は、文書管理情報のほか、プログラムや設定情報等も格納することができる。
【００５２】
管理部１０２は、通知された文書操作履歴情報を既存の履歴情報にマージするか、新たな履歴情報として追加するかを判断して記憶部１０３に格納することができる。したがって、管理部１０２は、送信側、受信側の順に文書操作履歴情報が通知された場合、送信側からの文書操作履歴情報を文書管理情報として格納し、受信側からの文書操作履歴情報をその文書管理情報に追加することができる。
【００５３】
図６を参照して、文書廃棄装置１６のハードウェア構成について説明する。文書廃棄装置１６も、MFP１０、１１、文書管理装置１２と同様、本体１１０と操作部１２０とから構成され、本体１１０と操作部１２０が通信路１３０により接続されている。
【００５４】
本体１１０は、ハードウェアとして、CPU１１１、ROM１１２、RAM１１３、HDD１１４、接続I/F１１５、通信I/F１１６、読取部１１７、裁断部１１８を備え、これらがバス１１９を介して相互に接続されている。操作部１２０は、ハードウェアとして、CPU１２１、ROM１２２、RAM１２３、フラッシュメモリ１２４、接続I/F１２５、通信I/F１２６、操作パネル１２７、外部接続I/F１２８を備え、これらがバス１２９を介して相互に接続されている。
【００５５】
各ハードウェアの機能や処理の内容は、図２に示したMFP１０の各ハードウェアと同様で、MFP１０との違いは、エンジン部２５に代えて読取部１１７、裁断部１１８が設けられている点である。このため、同じハードウェアの機能や処理の内容についてはその説明を省略する。読取部１１７は、例えばスキャナで、廃棄する文書を読み取る。裁断部１１８は、例えばシュレッダーで、文書の内容が印刷された紙等のシート材を細かく裁断する。外部接続I/F１２８には、ICカードリーダ１３１等が接続される。これにより、MFP１０や文書管理装置１２と同様、ユーザ認証機能を実現することができる。
【００５６】
図７を参照して、文書廃棄装置１６の機能構成について説明する。文書廃棄装置１６も、MFP１０と同様、CPU１１１がプログラムを実行することにより生成される下記の機能部を備える。文書廃棄装置１６は、機能部として、通信部１４０、入力部１４１、制御部１４２、抽出部１４３、記憶部１４４、表示・操作部１４５、裁断処理部１４６を備える。
【００５７】
通信部１４０は、制御部１４２から要求を受けて、ネットワーク１３を介して文書管理装置１２等の他の機器へ通知し、また、他の機器から情報や要求を受信する。また、通信部１４０は、文書操作履歴情報としての文書の廃棄に関する履歴情報（文書廃棄履歴情報）を、ネットワーク１３を介して文書管理装置１２に送信する。
【００５８】
入力部１４１は、紙等のシート材に印刷された文書を読み取り、データとして入力を受け付ける。このため、入力部１４１は、データ入力手段や読取手段として機能する。制御部１４２は、各機能部に対して処理を指示し、その処理の制御を行う。表示・操作部１４５は、文書廃棄装置１６の状態や設定内容を表示し、ユーザからの操作を受け付ける。抽出部１４３は、入力部１４１が読み取ったデータから、文書に埋め込まれている埋込情報を抽出する。記憶部１４４は、プログラム、設定情報、抽出部１４３により抽出された埋込情報を含む文書廃棄履歴情報等のログ情報を格納する。裁断処理部１４６は、裁断部１１８を使用し、文書を裁断して廃棄する処理を実行する。
【００５９】
ここで、図８および図９を参照して、文書管理装置１２により管理される文書管理情報について説明する。図８は、文書管理情報の１つの例を、図９は、文書管理情報の別の例を示す。文書管理情報は、例えば文書管理テーブルで管理され、いつ、誰が、どの機器で、どのような種類の文書を作成し、廃棄したかという情報を含む。
【００６０】
図８中、「履歴No.」は、文書操作履歴を識別するための識別情報で、管理部１０２により付与される番号である。「文書No.」は、MFP１０、１１やプリンタ１５において、文書を作成する際に生成され、埋め込まれる文書識別情報として使用される番号である。文書管理装置１２では、後述する機器IDとの組み合わせで、ネットワーク１３を介して受信した文書操作履歴の対象である文書を特定する。
【００６１】
「文書種類」は、文書の種類で、最初に文書として作成された機能が何かを示す。具体的には印刷（プリント）、コピー、ファックス送信、ファックス受信の４種類である。「文書種類」は、MFP１０、１１やプリンタ１５からの文書操作履歴を構成する１つの要素である。
【００６２】
「文書生成／送信情報」は、印刷、コピー、ファックス送信した日時、それらを要求したユーザを識別するための識別情報（ユーザID）、それらを実行した機器を識別するための識別情報（機器ID）を含んで構成される。「文書生成／送信情報」も、MFP１０、１１やプリンタ１５からの文書操作履歴を構成する１つの要素である。なお、ユーザIDは、ユーザが入力したものであってもよいし、ICカードリーダ等により読み取ることにより取得されたものであってもよい。
【００６３】
ファックス送信機能には、特定の相手だけではなく、複数の相手に対し、同じ文書を同時に送信する同報送信機能がある。この機能を利用する場合、複数の送信先で、その送信先の数に一致する文書が受信され、印刷されることになる。このように、１の送信文書に対し、受信文書が複数になる場合があるため、受信文書の操作履歴は別管理する必要がある。「文書送信先情報No.」は、別管理する操作履歴を識別するための識別情報である。
【００６４】
「文書受信情報」は、ファックス受信した日時、ファックス受信したユーザを識別するためのユーザID、ファックス受信した機器を識別するための機器IDを含んで構成される。「文書受信情報」は、MFP１０、１１からの文書操作履歴を構成する１つの要素である。なお、ユーザIDは、送信側で指定した送信先から特定することができる。
【００６５】
「文書廃棄情報」は、文書を廃棄した日時、その廃棄を行ったユーザを識別するためのユーザID、その廃棄を実行した機器を識別するための機器IDを含んで構成される。「文書廃棄情報」は、文書廃棄装置１６からの文書廃棄履歴を構成する１つの要素である。なお、ユーザIDは、ユーザが入力したものであってもよいし、ICカードリーダ等により読み取ることにより取得されたものであってもよい。
【００６６】
図９は、受信文書の操作履歴を別管理する文書管理テーブルの一例を示した図である。このテーブルでは、１つの「文書送信先情報No.」に対し、複数の「文書受信情報」および複数の「文書廃棄情報」を含むように構成されている。
【００６７】
まず、図１０を参照して、MFP１０、１１またはプリンタ１５で実行される処理の詳細を説明する。これは、例えばファックス送信するための原稿のデータをPC１４から受信し、印刷する処理を説明するものである。このため、PC１４は、MFP１０等が解釈可能なデータに変換し、印刷データとしてMFP１０等へ送信する。
【００６８】
ステップ１０００から処理を開始し、ステップ１００５で、PC１４から送信された印刷データを受信する。ステップ１０１０では、これから印刷する文書に埋め込むための埋込情報を作成する。埋込情報は、文書識別情報を含み、図８および図９に示した文書識別情報としての「文書No.」と「機器ID」とを組み合わせたものとすることができる。これは一例であるので、これに限定されるものではない。「文書No.」は、例えば連続する番号として生成され、「機器ID」は、その機器に登録され、HDD等の記憶装置に格納されているIDを取得することで、埋込情報を作成することができる。
【００６９】
ステップ１０１５では、埋込情報から埋込画像データを作成する。すなわち、埋込情報を構成する文字や数字等を画像化し、画像データを作成する。画像化する方法は、これまでに知られたいかなる方法を用いてもよい。ステップ１０１０およびステップ１０１５の処理は、埋込情報作成部５７が行うことができる。ステップ１０２０では、埋込部５２が印刷データに埋込画像データを埋め込む。埋込画像を埋め込む位置は、印刷データにおける文書画像内のいかなる位置であってもよい。文書画像内に限らず、印刷するシート材の上下左右の余白部分であってもよい。そして、ステップ１０２５で、制御部５５が出力部５３に対して指示し、出力部５３が印刷を実行する。印刷された文書は、埋込情報が埋め込まれた文書となる。
【００７０】
印刷が終了した後、ステップ１０３０において、制御部５５が文書操作履歴情報を文書管理装置１２へ送信するように指示し、その指示を受けて、第１の通信部５０が文書操作履歴情報を文書管理装置１２へ送信する。文書操作履歴情報は、文書No.および機器IDのほか、ユーザID、文書生成日時、文書の種類（プリンタ）等を含むことができる。文書生成日時は、シート材に印刷された文書が作成された日時、すなわち印刷した日時である。ユーザID等は、ユーザ認証や文書生成等においてHDD等の記憶装置に記憶されており、機器IDの取得の際、その記憶装置から取得することができる。文書操作履歴情報の送信後、ステップ１０３５でこの印刷時の処理を終了する。
【００７１】
印刷時の処理は、以上の通りであるが、MFP１０、１１は、コピー機能を備えるため、既にシート材に印刷された文書をコピーすることができる。図１１を参照して、このコピー時の処理について説明する。
【００７２】
ステップ１１００から処理を開始し、ステップ１１０５では、シート材に印刷された文書としての原稿を読み取り、原稿の画像データを取得する。ステップ１１１０では、取得した画像データに埋込情報が埋込画像として含まれているかを確認する。含まれている場合、ステップ１１１５へ進み、その原稿とこれから印刷する文書の識別情報が重複しないように、画像データからその埋込画像データを削除する。一方、含まれていない場合、直接ステップ１１２０へ進む。
【００７３】
ステップ１１２０では、これから印刷する文書に埋め込むための埋込情報を作成する。そして、ステップ１１２５では、埋込部５２が原稿の画像データ（印刷データ）に埋込画像データを埋め込む。その後、ステップ１１３０で、制御部５５が出力部５３に対して指示し、出力部５３が印刷を実行する。印刷が終了した後、ステップ１１３５において、制御部５５が、埋込情報にユーザIDや文書種類等を含めて文書操作履歴情報を生成し、その文書操作履歴情報を文書管理装置１２へ送信するように指示する。第１の通信部５０は、その指示を受けて、その文書操作履歴情報を文書管理装置１２へ送信する。
【００７４】
ステップ１１４０では、制御部５５が全部数の印刷が完了したかを判断する。完了していない場合、ステップ１１２０へ戻り、埋込情報の作成から文書操作履歴情報の送信までを、部数分繰り返す。完了した場合は、ステップ１１４５へ進み、全原稿の読み取りが完了したかを判断する。完了していない場合、ステップ１１０５へ戻り、原稿の読み取りから全部数の印刷完了の判断までを、原稿の数だけ繰り返す。完了した場合は、ステップ１１５０へ進み、コピー時の処理を終了する。
【００７５】
以上のようにしてシート材に印刷された文書は、例えばMFP１０からMFP１１へ公衆通信網１７を介してファックス送信することができる。次に、ファックス送信する側（送信元）のファックス送信時の処理とファックス受信する側（送信先）のファックス受信時の処理について、図１２および図１３を参照して詳細に説明する。
【００７６】
最初に、図１２を参照して、ファックス送信時の処理について説明する。ステップ１２００から処理を開始し、ステップ１２０５では、シート材に印刷された文書（送信原稿）を読み取り、送信原稿の画像データを取得する。ステップ１２１０では、取得した画像データに埋込画像が含まれているかを確認する。含まれている場合、ステップ１２１５へ進み、送信原稿とこれからファックス送信して印刷出力する文書とを区別し、文書識別情報が重複しないようにするため、埋込画像を抽出し、その埋込画像を画像データから削除する。一方、埋込画像が含まれていない場合、直接ステップ１２２０へ進む。
【００７７】
ステップ１２２０では、これから送信先へ通知するための文書識別情報を生成し、取得する。文書識別情報は、上記の埋込情報と同様の「文書No.」または「文書No.」と「機器ID」を組み合わせたものとすることができる。文書識別情報を取得した後、ファックス送信を開始することができる。ファックス送信は、送信先との通信の確立（前手順）、文書の送信（画情報の送信）、通信終了処理（後手順）の３つのステップで実行される。
【００７８】
ステップ１２２５では、取得した文書識別情報を、前手順の非標準情報として送信先へ送信する。前手順では、通信相手と情報をやりとりし、相手先の特定、画情報の圧縮方法や解像度等を決定する。このときの情報のやりとりは、他メーカの機器とやりとりすることができる標準の方法と、同一メーカ機器としかやりとりすることができない非標準の方法の２通りで実施される。非標準の方法では、同一メーカ内で独自に内容を定義してやりとりすることが可能である。ステップ１２２５では、非標準の方法として、送信元から送信先へ文書識別情報を通知する方法を採用する。
【００７９】
なお、文書識別情報は、公衆通信網１７での通信上で盗聴されてしまう可能性がある。このため、セキュリティ対策として、文書識別情報を暗号化して通知し、送信先で復号する構成を採用することができる。暗号化の方式は、これまでに知られたいかなる方式を使用してもよい。
【００８０】
ステップ１２３０では、送信先へ画情報を送信し、ステップ１２３５で、後手順を実施する。後手順では、画情報を送信した送信元は、送信先に対し、送信終了を通知する。画情報を受信した送信先は、送信元に対し、正常に画情報を受信した旨を通知する。その後、送信元は、ファックス通信の終了を通知し、回線の切断を指示する。送信先は、その通知および指示を受けて、回線を切断する。これにより、回線を開放する。
【００８１】
後手順を実施し、ファックス送信を終了した後、ステップ１２４０において、文書操作履歴情報を文書管理装置１２へ送信する。文書操作履歴情報は、例えば文書No.、機器ID、ユーザID、文書生成日時、文書の種類（ファックス送信）を含むものとすることができる。文書操作履歴情報の送信後、ステップ１２４５へ進み、ファックス送信時の処理を終了する。
【００８２】
次に、図１３を参照して、ファックス受信時の処理について説明する。ファックス受信は、送信元との通信の確立（前手順）、文書の受信（画情報の受信）、通信終了処理（後手順）の３つのステップで実行される。前手順および後手順については既に説明したので、ここではその説明を省略する。
【００８３】
ステップ１３００から処理を開始し、ステップ１３０５では、前手順を実施する。ステップ１３１０では、送信元から画情報を受信する。そして、ステップ１３１５で、後手順を実施する。
【００８４】
後手順の実施後、ステップ１３２０において、前手順の非標準の方法で文書識別情報を受け取ったか否かを判断する。受け取った場合、ステップ１３３０へ進み、受け取っていない場合、ステップ１３２５へ進む。ステップ１３２５では、文書識別情報を生成し、取得する。
【００８５】
ステップ１３３０では、文書識別情報を用いて埋込画像を生成し、画情報に生成した埋込画像を埋め込み、印刷を実行する。印刷後、ステップ１３３５において、文書操作履歴情報を文書管理装置１２へ送信する。文書操作履歴情報は、例えば文書No.、機器ID、ユーザID、文書生成日時、文書の種類（ファックス受信）を含むものとすることができる。文書操作履歴の送信後、ステップ１３４０へ進み、ファックス受信時の処理を終了する。
【００８６】
文書管理装置１２では、受信した文書操作履歴情報に含まれる文書No.に該当するファックス送信履歴が存在するかを確認し、存在する場合、その履歴から文書送信先No.を特定し、その履歴に文書操作履歴（文書受信情報）をマージ（追加）して格納する。このようにして、ファックス送信からファックス受信までの一貫した文書管理が可能となる。
【００８７】
ファックス通信は、送信元と送信先との間で直接行われるものに限らず、中継装置を介して行うことも可能である。中継は、送信元から中継装置へ最終送信先を通知し、中継装置が一旦ファックス受信した文書を通知された最終送信先に送信する機能である。このようなファックスを中継する場合の処理について、図１４を参照して説明する。
【００８８】
ステップ１４００から処理を開始し、ステップ１４０５では、前手順を実施する。ステップ１４１０では、中継装置が、送信元から画情報を受信する。そして、ステップ１４１５で、後手順を実施する。前手順と後手順は既に説明したので、その説明は省略する。
【００８９】
後手順の実施後、ステップ１４２０において、前手順の非標準の方法で文書識別情報を受け取ったか否かを判断する。受け取った場合、ステップ１４３０へ進み、受け取っていない場合、ステップ１４２５へ進む。ステップ１４２５では、文書識別情報を生成し、取得する。
【００９０】
図１３に示す例では、埋込画像を生成し、画情報に生成した埋込画像を埋め込み、印刷を実行しているが、ステップ１４３０では、受け取った文書識別情報または取得した文書識別情報を中継送信する。画情報は、送信元から送信先へ公衆通信網１７を介して送信される。
【００９１】
中継送信後、ステップ１４３５において、文書操作履歴情報を文書管理装置１２へ送信する。文書操作履歴情報は、例えば文書No.、機器ID、ユーザID、文書生成日時、文書の種類（ファックス受信）を含むものとすることができる。文書操作履歴情報の送信後、ステップ１４４０へ進み、ファックス中継時の処理を終了する。
【００９２】
ファックス受信後のシート材に印刷された文書は、その文書が不要になり、文書廃棄装置１６により廃棄されるまで、文書管理装置１２により管理される。そこで、図１５を参照して、文書廃棄装置１６での文書の廃棄時の処理について説明する。ステップ１５００から処理を開始し、ステップ１５０５では、廃棄のための裁断前に、シート材に印刷された文書画像を読み取る。そして、ステップ１５１０で、読み取った文書画像の中に埋込画像が含まれているかを確認する。含まれている場合、ステップ１５１５へ進み、含まれていない場合、ステップ１５２０へ進む。
【００９３】
ステップ１５１５では、埋込画像を解析し、文書No.、機器IDを抽出する。埋込画像の解析では、例えば文字認識(OCR)処理を行い、認識した文字や数字に基づき、文書No.や機器IDを抽出する。ステップ１５２０では、抽出した文書No.、機器IDに、ユーザIDや文書生成日時を加えて文書操作履歴情報を作成し、作成した文書操作履歴情報を文書管理装置１２に送信する。
【００９４】
このような処理を実行した後、ステップ１５２５で、文書、すなわち文書の内容が印刷されたシート材を廃棄（裁断）する。裁断は、例えばシュレッダーにより行うことができる。シュレッダーは、縦に細く切断するのみのストレートカット、一定間隔で横にも切断するクロスカット、正方形に細かく切断するスパイラルカットと呼ばれる機能を有するものを使用することができる。文書を裁断した後、ステップ１５３０へ進み、この廃棄時の処理を終了する。
【００９５】
文書管理装置１２に送信された文書操作履歴情報は、文書管理装置１２に格納することにより蓄積され、文書管理装置１２が蓄積された文書操作履歴情報により各文書を管理する。図１６を参照して文書管理装置１２が行う履歴の蓄積時の処理について説明する。ステップ１６００から処理を開始し、ステップ１６０５では、MFP１０、１１、プリンタ１５、文書廃棄装置１６等から文書操作履歴情報を受信する。
【００９６】
文書操作履歴情報の受信後、ステップ１６１０において、受信した履歴の対象となっている文書の履歴が既に存在し、管理されているかを確認する。この確認は、履歴に含まれる文書No.、機器IDを使用して行う。すなわち、同じ文書No.と機器IDを含む履歴が存在する場合は、既に管理されていると判断し、それ以外は管理されていないと判断する。文書No.と機器IDの一方のみが同じ場合は、一致しないと判断する。
【００９７】
管理されている場合、ステップ１６１５へ進み、該当する文書の履歴に対し、受信した履歴を追加する。具体的には、例えば図８に示した管理テーブルに履歴No.が割り当てられ、文書No.や文書種類、文書生成／送信情報が既に蓄積されていて、同じ文書No.、機器IDをもつ文書送信先情報No.を受信した場合、文書送信先情報No.を追加する。同様に、同じ文書No.、機器IDをもつ文書受信情報を受信した場合は、文書受信情報を追加し、同じ文書No.、機器IDをもつ文書廃棄情報を受信した場合は、文書廃棄情報を追加する。
【００９８】
一方、管理されていない場合は、ステップ１６２０へ進み、その履歴を新規の履歴として管理テーブルに履歴No.を新規に割り当て、文書No.、文書種類、文書生成／送信情報を蓄積する。このようにして、履歴を追加または新規に蓄積した後、ステップ１６２５へ進み、履歴の蓄積時の処理を終了する。１つの履歴の蓄積時の処理が終了した後は、再びステップ１６００から処理を開始し、次の履歴の受信を待つ。
【００９９】
文書管理装置１２が文書操作履歴情報を蓄積し、文書を管理するため、この文書管理システムでは、その文書がどこから送信されたか、誰が送信したか等という文書の出所を特定することが可能である。文書の出所は、MFP１０、１１や文書廃棄装置１６等が文書管理装置１２に問い合わせを行い、問い合わせの結果から特定することができる。図１７を参照してMFP１０で行う処理について詳細に説明する。なお、MFP１１や文書廃棄装置１６等が行う処理は、MFP１０と同様であるため、ここではその説明は省略する。
【０１００】
ステップ１７００から処理を開始し、ステップ１７０５では、文書の出所を特定するために、文書画像を読み取り、ステップ１７１０で、読み取った文書画像の中に埋込画像が含まれているかを確認する。埋込画像が含まれている場合、ステップ１７１５へ進み、埋込画像を解析し、文書No.と機器IDを抽出する。そして、ステップ１７２０で、抽出した文書No.と機器IDを文書操作履歴情報として文書管理装置１２に送信し、文書の出所の問い合わせを行う。
【０１０１】
ステップ１７２５では、文書管理装置１２から結果通知を受けたか確認する。結果通知を受けるまで、この確認を行う。結果通知を受けた後、ステップ１７３０で、結果通知に出所情報が含まれているか確認する。出所情報は、文書の送信元の情報で、送信元の機器やその文書を送信したユーザの情報を含むことができる。機器の情報は、機器IDで、ユーザの情報は、ユーザIDを含むものとすることができる。出所情報が含まれている場合、ステップ１７３５へ進み、含まれていない場合、ステップ１７４０へ進む。
【０１０２】
ステップ１７３５では、出所情報が含まれているので、その出所情報を表示手段としての操作パネル３７に表示する。表示した後、ステップ１７４５へ進み、文書の出所特定時の処理を終了する。ステップ１７４０では、出所情報が含まれていないので、出所を特定できなかった旨を表示する。そして、ステップ１７４５へ進み、文書の出所特定時の処理を終了する。
【０１０３】
このようにして出所を特定し、それを表示することで、例えば放置されている文書の出所を特定することができ、誰が、どの機器から送信した文書かを知ることができる。
【０１０４】
この出所特定時の処理において、文書管理装置１２で行う処理を、図１８を参照して詳細に説明する。ステップ１８００から処理を開始し、ステップ１８０５では、MFP１０等から問い合わせを受けたかを確認する。問い合わせを受けるまで、この処理を繰り返す。問い合わせを受けたところで、ステップ１８１０へ進む。問い合わせの確認は、例えば制御部１０１が行うことができる。
【０１０５】
ステップ１８１０では、文書管理装置１２が蓄積している文書操作履歴情報の中から問い合わせがあった文書の履歴情報を検索する。そして、ステップ１８１５で、該当する履歴情報があるかを確認する。該当する履歴がある場合は、ステップ１８２０へ進み、ない場合は、ステップ１８２５へ進む。検索は、検索手段として機能する、例えば管理部１０２が行うことができる。
【０１０６】
ステップ１８２０では、該当する履歴情報があるので、その履歴情報を出所情報として、問い合わせがあったMFP１０等へ返信する。返信は、返信手段として機能する、例えば通信部１００が行うことができる。そして、ステップ１８３０で、文書の出所特定時の処理を終了する。ステップ１８２５では、該当する履歴がないので、出所情報が存在しない旨を通知する。この通知も、通信部１００が行うことができる。そして、ステップ１８３０で、文書出所特定時の処理を終了する。
【０１０７】
以上のようにして、文書の作成から文書の廃棄までトレースすることができるため、個人情報等の重要な情報が記載された文書の確実な管理を実現することができる。また、文書の出所を特定することができるため、個人情報等の重要な情報が記載された文書の長期間の放置をなくし、情報漏洩を防止することができる。
【０１０８】
これまで本発明を、文書管理システム、通信機器、文書管理方法およびプログラムとして上述した実施の形態をもって説明してきた。しかしながら、本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができるものである。また、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
【０１０９】
したがって、上記プログラムが記録された記録媒体、上記プログラムを提供する外部機器、文書管理装置等も提供することができるものである。
【符号の説明】
【０１１０】
１０、１１…MFP、１２…文書管理装置、１３…ネットワーク、１４…PC、１５…プリンタ、１６…文書廃棄装置、１７…公衆通信網、２０…本体、２１…CPU、２２…ROM、２３…RAM、２４…HDD、２５…エンジン部、２６…接続I/F、２７、２８…通信I/F、２９…バス、３０…操作部、３１…CPU、３２…ROM、３３…RAM、３４…フラッシュメモリ、３５…接続I/F、３６…通信I/F、３７…操作パネル、３８…外部接続I/F、３９…バス、４０…通信路、５０…第１の通信部、５１…識別情報生成部、５２…埋込部、５３…出力部、５４…第２の通信部、５５…制御部、５６…抽出部、５７…埋込情報作成部、５８…削除部、５９…記憶部、６０…入力部、６１…表示・操作部、７０…本体、７１…CPU、７２…ROM、７３…RAM、７４…HDD、７５…接続I/F、７６…通信I/F、７７…バス、８０…操作部、８１…CPU、８２…ROM、８３…RAM、８４…フラッシュメモリ、８５…接続I/F、８６…通信I/F、８７…操作パネル、８８…外部接続I/F、８９…バス、９０…通信路、１００…通信部、１０１…制御部、１０２…管理部、１０３…記憶部、１０４…表示・操作部、１１０…本体、１１１…CPU、１１２…ROM、１１３…RAM、１１４…HDD、１１５…接続I/F、１１６…通信I/F、１１７…抽出部、１１８…裁断部、１１９…バス、１２０…操作部、１２１…CPU、１２２…ROM、１２３…RAM、１２４…フラッシュメモリ、１２５…接続I/F、１２６…通信I/F、１２７…操作パネル、１２８…外部接続I/F、１２９…バス、１３０…通信路、１４０…通信部、１４１…入力部、１４２…制御部、１４３…抽出部、１４４…記憶部、１４５…表示・操作部
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１１１】
【特許文献１】特許第４３４０５２９号公報
【特許文献２】特開２００６−１８６８１４号公報
【図１】
2018152711.tif 000003
【図２】
2018152711.tif 000004
【図３】
2018152711.tif 000005
【図４】
2018152711.tif 000006
【図５】
2018152711.tif 000007
【図６】
2018152711.tif 000008
【図７】
2018152711.tif 000009
【図８】
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【図９】
2018152711.tif 000011
【図１０】
2018152711.tif 000012
【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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