(57)【要約】【課題】  ファイルが最新版のファイルかどうかの判断はできない。【解決手段】  ネットワークを介して接続する外部装置に格納される複数のファイルに関する情報と複数のファイルのうち最新のファイルを検索する検索プログラムとを格納する記憶部と、最新のファイルの検索に必要なキー情報を入力する入力部と、検索プログラムを実行する処理部と、を備え、処理部は、キー情報に基づき外部装置から検索対象となる複数のファイルの情報を取得し、キー情報に基づき複数の対象ファイルをさらに絞り込み、絞り込んだ複数の対象ファイルを更新時間に基づいて第１の並べ替えを実行し、第１の並べ替えを実行した複数の対象ファイルから所定数の更新時間が古い対象ファイルを選択し、選択した所定数の対象ファイルのそれぞれの類似度を算出し、類似度に基づいて第２の並べ替えを実行する。【選択図】  図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続する外部装置に格納される複数のファイルに関する情報と前記複数のファイルのうち最新のファイルを検索する検索プログラムとを格納する記憶部と、
最新のファイルの検索に必要なキー情報を入力する入力部と、
前記検索プログラムを実行する処理部と、を備え、
前記処理部は、
前記キー情報に基づき前記外部装置から検索対象となる前記複数のファイルの情報を取得し、
前記キー情報に基づき前記複数のファイルから検索対象となる複数の対象ファイルをさらに絞り込み、
絞り込んだ前記複数の対象ファイルを更新時間に基づいて第１の並べ替えを実行し、
前記第１の並べ替えを実行した複数の前記対象ファイルから所定数の更新時間が古い前記対象ファイルを選択し、選択した前記所定数の前記対象ファイルのそれぞれの類似度を算出し、前記類似度に基づいて第２の並べ替えを実行することを特徴とするファイル検索装置。
【請求項２】
請求項１に記載のファイル検索装置であって、
前記処理部は、
前記第２の並べ替えを実行した複数の前記対象ファイルを、比較完了したファイルと次の比較に用いる比較未完了ファイルに分類し、前記比較未完了ファイルと前記第１の並べ替えを実行した複数の前記対象ファイルから前記比較未完了ファイルの次に更新時間が古いファイルを選択し、前記第２の並べ替えをさらに実行することを特徴とするファイル検索装置。
【請求項３】
請求項２に記載のファイル検索装置であって、
前記最新ファイルの検索結果を出力する出力部をさらに備え、
前記処理部は、前記第２の並べ替えを実行した実行結果を前記出力部に出力させることを特徴とするファイル検索装置。
【請求項４】
請求項３に記載のファイル検索装置であって、
前記処理部は、前記第２の並べ替えを実行した実行結果を前記外部装置へ送信し、格納させることを特徴とするファイル検索装置。
【請求項５】
請求項４に記載のファイル検索装置であって、
前記処理部は、前記外部装置へ格納させた前記実行結果を前記入力部の入力に基づき参照し、前記出力部に出力させることを特徴とするファイル検索装置。
【請求項６】
ネットワークを介して接続する外部装置に格納される複数のファイルのうち最新のファイルを検索するファイル検索装置で実行されるファイル検索方法であって、
入力を受け付けた最新のファイルの検索に必要なキー情報に基づき前記外部装置から検索対象となる前記複数のファイルの情報を取得するステップと、
前記キー情報に基づき前記複数のファイルから検索対象となる複数の対象ファイルをさらに絞り込むステップと、
絞り込んだ前記複数の対象ファイルを更新時間に基づく第１の並べ替えを実行するステップと、
前記第１の並べ替えの対象となった複数の前記対象ファイルから所定数の更新時間が古い前記対象ファイルを選択するステップと、
選択した前記所定数の前記対象ファイルのそれぞれの類似度を算出するステップと、
前記類似度に基づいて第２の並べ替えを実行するステップとを備えることを特徴とするファイル検索装置で実行されるファイル検索方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、利用者が最新版として保存したファイルを検索するファイル検索装置およびファイル検索方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
顧客へ向けた提案書等のプレゼンテーション資料の作成は、２名以上の複数人のチームメンバーで対応することが多く、通常、共有フォルダを用いてファイルの共有をしながら、更新をしていく。例えば５０ページ程度のファイルを１０名体制で作成することもある。プレゼンテーションファイルを共有フォルダ用いて作成する際、更新履歴として残すために更新したいファイルを複製してから作業にあたるが、複数人のチームメンバーで同時にファイルを更新するため、「更新したファイルの格納場所を間違う」「別名保存したファイルの名称が最新だとわかりにくい」「作業フォルダを別に用意して作業していた」等の理由によって格納ファイルが最新かどうか曖昧となり、最新版でないファイルを更新してしまう場合がある。
【０００３】
膨大なプレゼンテーションファイルの中から、利用者が探したいプレゼンテーションファイルをキーワードで検索する方法としては、特開２００４−２６５０９７号公報に記載の技術がある。この公報には「キーワードに対する適合の度合いを数値化し、順位付けをして利用者に提供することで、利用者に検索結果を効率的に提供する」という記述がある。
【０００４】
また、プレゼンテーションファイルの中から、類似したスライドを検索する方法としては、特開２００６−３１８２１９号公報に記載の技術がある。この公報には「テキストの内容や種類と、図表の内容に左右されないレイアウトだけでの類似検索」という記述がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−２６５０９７号公報
【特許文献２】特開２００６−３１８２１９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
利用者が最新版として保存したファイルを検索する際、更新日時でファイルをソートして検索する場合がほとんどであるが、更新日時が最も新しいファイルが最新版のファイルであるとは限らない。なぜなら、過去に利用者が最新版でない途中版のファイルを開き、修正を加えずに保存していた場合は、最新版のファイルでないにも関わらず、更新日時は最も新しくなるからである。
【０００７】
他の方法で最新版のファイルを検索するとき、特許文献１の技術によって、指定したキーワードを含むプレゼンテーションファイルの検索ができるが、利用者が最新版で記述したキーワードを記憶していなければならない。また、特許文献２の技術では、指定したスライドと類似したファイルを検索することができるが、そのファイルが最新版のファイルかどうかの判断はできない。
【０００８】
そこで、本発明では、利用者が最新版のファイルを検索する精度を向上し、最新版のファイルの検索が効率的に実施されることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために、代表的な本発明のファイル検索装置及びファイル検索方法の一つは、ネットワークを介して接続する外部装置に格納される複数のファイルに関する情報と複数のファイルのうち最新のファイルを検索する検索プログラムとを格納する記憶部と、最新のファイルの検索に必要なキー情報を入力する入力部と、検索プログラムを実行する処理部と、を備え、処理部は、キー情報に基づき外部装置から検索対象となる複数のファイルの情報を取得し、キー情報に基づき複数の対象ファイルをさらに絞り込み、絞り込んだ複数の対象ファイルを更新時間に基づいて第１の並べ替えを実行し、第１の並べ替えを実行した複数の対象ファイルから所定数の更新時間が古い対象ファイルを選択し、選択した所定数の対象ファイルのそれぞれの類似度を算出し、類似度に基づいて第２の並べ替えを実行するものである。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、利用者が最新版のファイルを効率的に検索することができる。上記した以外の課題、構成及び効果は、以下の実施形態の説明により明らかにされる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明のシステム全体の構成を示す概要図。
【図２】本発明の利用者端末の構成図。
【図３】本発明のデータ処理を実施する検索プログラム機能の構成図。
【図４】本発明のファイル検索の流れを説明するフローチャート。
【図５】本発明の類似度によってファイルを並べ替えるロジックを説明するフローチャート。
【図６】本発明の処理の具体例を説明する説明図。
【図７】本発明のシステムの結果出力の一例を示す出力画面図。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明について図面を用いて説明する。
【００１３】
図１は、本実施例のシステム全体の構成を示す概要図である。利用者２００は利用者端末１０００を用いることで、最新版ファイル検索プログラム１１００を実行する。最新版ファイル検索プログラム１１００は、利用者２００の実行によってＮＷ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔを介してファイルサーバ３００にアクセスし、プレゼンテーションファイルデータ４００を取得する。最新版検索プログラム１１００を実行した結果は、利用者端末１０００の画面に出力されるとともに、ＮＷ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔを介してファイルサーバ３００にアクセスし、検索ログデータ５００として保存される。なお、本実施例で説明するシステムを構成する要素の１つであるファイルサーバ３００は、一般的によく知られているため具体的な説明を省略する。
【００１４】
図２は、図１に示す利用者端末１０００の詳細な構成図である。利用者端末１０００は、演算処理を行うＣＰＵ１２００と、処理プログラムや処理データの一時記憶、ファイルサーバ３００から取得したプレゼンテーションファイルデータ４００及び、検索ログデータ５００を格納する際に用いられるメモリ１４００と、ＮＷ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔを介したデータ送受信機能を備えるＩ／Ｏインタフェース１３００と、利用者が事前にインストールした最新版ファイル検索プログラム１１００で、構成される。また、Ｉ／Ｏインタフェース１３００には、適宜キーボードやマウス等の入力装置、ディスプレイ等の出力装置が接続されるインタフェースも含んでいる。また、利用者端末１０００の各構成要素は図示しないバスにより電気的に接続され情報のやりとりを行っている。さらに、図１に示した以外の構成(例えば、プログラムを記憶した外部記憶媒体を読み込む装置や、プログラムやメモリに格納した情報を記憶する記憶装置（例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）など）を利用者端末１０００が有してもよいことは言うまでもない。
【００１５】
図３は、最新版ファイル検索プログラム１１００のデータ処理を実施するプログラム機能の構成図である。最新版ファイル検索プログラム１１００は、利用者２００が指定したファイルを格納する検索キーデータ格納部１１１０と、利用者２００がファイルサーバ上で指定したフォルダのデータを格納する検索データ格納部１１２０と、ファイルを画像によって比較し類似度を算出するファイル類似度算出部１１３０と、更新日時によってファイルを並べ替える更新日時ソートロジック１１４０と、ファイル間の類似度によってファイルを並び替える類似度ソートロジック１１５０で構成される。最新版ファイル検索プログラム１１００の動作の詳細については後述する。また、ファイル類似度算出部１１３０は特許文献２のような公知の技術により類似度を算出するとし、詳細な説明は省略する。
【００１６】
図４は、最新版ファイル検索プログラム１１００が結果を出力する流れを示したフローチャートである。また、図６は、本発明の処理の具体例を示した図である。図４のフローチャートに基づく動作は以下の通りである。フローを説明する際に、より具体的な動作を図６を用いて説明する。
【００１７】
ステップ２１００：利用者２００は利用者端末１０００を操作し、最新版ファイル検索プログラム１１００を利用者端末１０００上で起動させる。
【００１８】
ステップ２２００：起動した最新版ファイル検索プログラム１１００は、利用者２００が指定した検索キーファイルを読み込み、検索キーデータ格納部１１１０にデータを格納する。本実施例では、利用者２００が指定した検索キーファイルを図６における「検索キーファイルＸ」として説明をする。この「検索キーファイルＸ」は利用者２００が最新版を探したいファイルである。なお、検索キーファイルをキー情報とも呼ぶことができる。
【００１９】
ステップ２３００：最新版ファイル検索プログラム１１００は、ファイルサーバ３００において、利用者２００が指定したフォルダのファイルを読み込み、検索データ格納部１１２０に格納する。本実施例では、利用者２００が指定したフォルダのファイルを図６における「ファイルＡ」〜「ファイルＦ」として説明する。
【００２０】
ステップ２４００：最新版ファイル検索プログラム１１００は、検索キーデータ格納部１１１０と、検索データ格納部１１２０からデータを取り出す。次に、検索キーファイルと各検索データの類似度をファイル類似度算出ロジック１１３０によって算出し、利用者２００が指定した値以上の類似度のファイルを検索データ格納部１１２０に再度格納する。なお、利用者２００が指定した値は、予め設定されているとしてもよいし、検索キーファイルを指定する際に合わせて設定されてるとしてもよい。また、上記したように類似度算出ロジック１１３０は公知の技術を用いている。
【００２１】
ステップ２２００からステップ２４００までの最新版ファイル検索プログラムの処理結果についての具体例を図６(ａ)に示す。ステップ２４００までの処理によって利用者２００から指定された「検索キーファイルＸ」とファイルサーバ３００に格納されてた「ファイルＡ」〜「ファイルＦ」のそれぞれのファイルの類似度が算出さる。本実施例では、利用者２００の指定した値以上の類似度であった「ファイルＡ」、「ファイルＢ」、「ファイルＣ」、「ファイルＤ」、「ファイルＥ」が、検索データ格納部１１２０に再度格納され、「ファイルＦ」は除外されるとして説明をする。
【００２２】
ステップ２５００：最新版ファイル検索プログラム１１００は、検索データ格納部１１２０からステップ２４００で格納したデータを取り出し、更新日時ソートロジック１１４０によって、ファイルを更新日の古い順に並び替える。並び替えたデータを検索データ格納部１１２０に再度格納する。
【００２３】
ステップ２５００の処理の具体例を図６(ｂ)に示す。この処理によって「ファイルＡ」、「ファイルＢ」、「ファイルＣ」、「ファイルＤ」、「ファイルＥ」の順序が更新日時の順にソートされ、検索データ格納部１１２０に再度格納される。
【００２４】
ステップ２６００：最新版ファイル検索プログラム１１００は、検索データ格納部１１２０からステップ２５００で格納したデータを最も古いファイルから３ファイルずつ取り出し、ファイル類似度算出ロジック１１３０によって３ファイル間の類似度を算出する。算出した類似度を類似度ソートロジック１１５０が読み込み、最新版ファイルの可能性が高い順を算出し、その順に並べ替えられたデータを検索データ格納部１１２０に再度格納する（詳細は後述する）。この比較は、最も古いファイルから３ファイルずつ順番に実施し、すべてのファイルの比較が終了するまで繰り返す。
【００２５】
ステップ２６００の処理の具体例を図６(ｃ)、(ｄ)、(ｅ)に示す。この処理によって、まず、図６(ｃ)に示すように、更新日時の最も古いファイルから「ファイルＡ」、「ファイルＣ」、「ファイルＢ」の３ファイルが取り出され、３ファイル間の類似度が算出される。次に、図(ｄ)に示すように、３ファイル間の類似度を比較し、ファイルの順序を並べ替え、並び替えたデータが検索データ格納部１１２０に再度格納される。続いて、図６(ｅ)に示すように、次の３ファイルについても同様の比較が実施される。この比較はすべてのファイルの比較が終わるまで繰り返される。なお、本実施例では３ファイル間の比較を全てのファイルに対して実行しているが、３ファイルに限定されるものではない。
【００２６】
ここで図５を用いて、図４ステップ２６００の処理ロジックの詳細を説明する。図５はステップ２６００の処理ロジックを詳細に示したフローチャートである。図５のフローチャートに基づく動作は以下の通りである。
【００２７】
ステップ２７２０：ファイル類似度算出ロジック１１３０は、更新日付順にソートされたファイルのうち、古い３ファイル間の類似度を比較する。ここで、比較する３ファイルを古い順に比較する３ファイルを古い順にファイルＡ、Ｂ、Ｃとした場合、各ファイル間の類似度をファイルＡとファイルＢの類似度をａｂ、ファイルＢとファイルＣの類似度をｂｃ、ファイルＡとファイルＣの類似度をａｃとして、以下を説明する。
【００２８】
ステップ２７３０：類似度ソートロジック１１５０は、ファイル類似度算出ロジック１１３０により算出された３ファイル間の類似度を比較する。
【００２９】
ステップ２７４０：ファイル類似度算出ロジック１１３０により算出された３ファイル間の類似度がｂｃ、ａｃがａｂより大である場合、類似度ソートロジック１１５０はファイルＢとＣの順序の入れ替えを実行する。
【００３０】
ステップ２７５０：算出された３ファイル間の類似度がａｂ、ａｃがｂｃより大である場合、類似度ソートロジック１１５０はファイルＡとＢの順序を入れ替えを実行する。
【００３１】
ステップ２７６０：算出された３ファイル間の類似度がａｂ、ｂｃがａｃより大である場合、類似度ソートロジック１１５０は順序の入れ替えを実施せずに順序を保存する。また、ステップ２７４０、ステップ２７５０により入れ替え処理が実施された場合、類似度ソートロジック１１５０は入れ替えた順序を保存する。
【００３２】
本実施例では更新時間でソートされた状態で各ファイルの類似度という概念を取り入れることで、単純に更新時間が最も新しいファイルが最新のファイルという判断をするものではなく、最新ファイルと近いものでありつつ、古いファイルから遠いファイルを抽出することが可能となる。なお、図６に挙げた例では、ステップ２７４０の場合に該当するため。ファイルＣ（２０１５／４／２１）とファイルＢ（２０１５／５／１）の順序が入れ替わる。
【００３３】
ステップ２８００：最新版ファイル検索プログラム１１００は、最新版ファイルの可能性が高い順に結果を出力する。図６(f)に示すように、右のファイルほど最新版である可能性が高いファイルとなる。このとき、最新版ファイル検索プログラム１１００は、出力結果と、利用者２００が指定した条件（検索キーとしたファイルと検索したフォルダ）をログとして、ファイルサーバ３００へ図１の検索ログデータ５００への格納を指示する。この検索ログデータは利用者２００がいつでも利用者端末１０００からアクセスし、確認できるようになっている。
【００３４】
また、利用者２００が同種類のファイルの最新版を検索したい場合は、利用者端末１０００から本検索ログデータを確認することで、検索の処理自体を不要にすることができる。また、検索するフォルダの範囲を絞る判断をすることも可能である。ファイルサーバ３００は複数人でアクセスするため、最新版ファイルの効率的な検索に有効である。
【００３５】
図７は、最新版ファイル検索プログラム１１００から出力される結果の出力画面である。本実施例の結果は、結果出力画面３０００に表の形で表示され、表示される項目は最新版である可能性の高いファイルの順番を示すＮｏ．３１００と各ファイルの名称を示すファイル名３２００と各ファイルの更新された日時を示す更新日時３３００と各ファイル間の類似度の算出結果を示す類似度３４００で構成される。
【００３６】
結果は、最新版の可能性が高いファイルがより上位の列に来るように表示され、Ｎｏ．３１００の数字が小さいほど最新版である可能性が高いファイルとなる。ファイル名３２００には各ファイルの名称が表示されるが、この名称はリンクになっており、利用者２００が利用者端末１０００を用いて確認したいファイル名を選択することで、指定のファイルが開かれる仕組みとなっている。更新日時３３００には各ファイルの更新日時が表示され、例えば、図７では「ファイルＥ．ｐｐｔｘ」より「ファイルＤ．ｐｐｔｘ」の方が更新日時は新しいが、類似度の関係性から、「ファイルＥ．ｐｐｔｘ」の方が最新版である可能性が高い結果ということが確認できる。
【００３７】
類似度３４００は各ファイル間の類似度を表示しており、各ファイル間での修正の度合いとして確認することができる。
【００３８】
以上で説明した構成を備えることにより、利用者２００は、利用者端末１０００にある最新版ファイル検索プログラム１１００を用いることで、ファイルサーバ３００に格納された複数人により編集された複数のプレゼンテーションデータ４００の中から最新のプレゼンテーションデータ４００を特定することが容易になる。
【００３９】
なお、本発明は上記した実施例に限定されるものではなく、様々な変形例が含まれる。例えば、上記した実施例は本発明を分かりやすく説明するために詳細に説明したものであり、必ずしも説明した全ての構成を備えるものに限定されるものではない。また、ある実施例の構成の一部を他の実施例の構成に置き換えることが可能であり、また、ある実施例の構成に他の実施例の構成を加えることも可能である。また、各実施例の構成の一部について、他の構成の追加・削除・置換をすることが可能である。また、上記の各構成、機能、処理部、処理手段等は、それらの一部又は全部を、例えば集積回路で設計する等によりハードウェアで実現してもよい。また、上記の各構成、機能等は、プロセッサがそれぞれの機能を実現するプログラムを解釈し、実行することによりソフトウェアで実現してもよい。各機能を実現するプログラム、テーブル、ファイル等の情報は、メモリや、ハードディスク、ＳＳＤ（Solid State Drive）等の記録装置、または、ＩＣカード、ＳＤカード、ＤＶＤ等の記録媒体に置くことができる。
【符号の説明】
【００４０】
２００・・・利用者、３００・・・ファイルサーバ、４００・・・プレゼンテーションファイルデータ、５００・・・検索ログデータ、１０００・・・利用者端末、１１００最新版ファイル検索プログラム、１１１０・・・検索キーデータ格納部、１１２０・・・検索データ格納部、１１３０・・・ファイル類似度算出ロジック、１１４０・・・更新日時ソートロジック、１１５０・・・類似度ソートロジック、１２００・・・ＣＰＵ、１３００・・・Ｉ／Ｏインタフェース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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