(57)【要約】【課題】記憶部に残った文書を容易に閲覧させない画像形成装置を提供する。【解決手段】  属性情報取得部１００は、記憶部に格納された文書データ２００の属性情報２１０を取得する。転送部１１０は、文書データ２００が最終利用されてから特定期間経過した場合、属性情報取得部１００により取得された属性情報２１０を記憶部に残した上で、文書データ２００を他装置へ転送する。文書属性提示部１２０は、他装置の認証権限をもつユーザーに対して、転送部１１０により転送された文書データ２００の属性情報２１０のみを提示する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを格納する記憶部と、
前記記憶部に格納された前記文書データの属性情報を取得する属性情報取得部と、
前記文書データが最終利用されてから特定期間経過した場合、前記属性情報取得部により取得された前記属性情報を前記記憶部に残した上で、前記文書データを他装置へ転送する転送部と、
前記他装置の認証権限をもつユーザーに対して、前記転送部により転送された前記文書データの前記属性情報を提示する文書属性提示部とを備える
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記他装置に対する認証を行う認証部と、
前記認証部による前記他装置への認証が成功した場合には、前記他装置に転送された前記文書データを自装置へ再転送する再転送部とを更に備える
ことを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記認証部による前記他装置への認証が成功した場合には、前記他装置に転送された前記文書データを前記ユーザーに閲覧させる文書閲覧部とを更に備える
ことを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
画像形成装置により実行される画像形成方法であって、前記画像形成装置は、
文書データを格納し、
格納された前記文書データの属性情報を取得し、
前記文書データが最終利用されてから特定期間経過した場合、取得された前記属性情報を残した上で、前記文書データを他装置へ転送し、
前記他装置の認証権限をもつユーザーに対して、転送された前記文書データの前記属性情報を提示する
ことを特徴とする画像形成方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置及び画像形成方法に係り、特に文書データを管理する画像形成装置及び画像形成方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書や画像を印刷可能な複合機（Multifunctional Peripheral, MFP）やプリンター等の画像形成装置が存在する。
【０００３】
特許文献１を参照すると、プリント動作が完了しても、メモリーメディアが抜かれない場合、時間計測を始め、計測された時間がある特定の時間が経過しても、メディアが抜かれてない場合は、メモリーメディアの中のデータを前記画像形成装置内の記憶手段に退避させる技術が開示されている。この技術によれば、退避されたデータは、暗号化して格納される。また、退避された後にメディア内のデータを削除する。また、ユーザーが、再度ログインし、メディアを再度挿入した場合、前記記憶手段に退避されたデータを復元して、メモリーメディアに格納する。
特許文献１の技術によれば、ＭＦＰによる文書のプリントやスキャンを実行する際に、メディアを取り忘れて、大事なデータを盗み取られにくくなる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−３４１４９７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１の技術は、画像形成装置内に退避され暗号化された文書等のデータであっても、ＩＣカードを用いたりパスワードを予想したりすることで閲覧される怖れがあった。
【０００６】
本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであって、上述の問題点を解消する画像形成装置を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の画像形成装置は、文書データを格納する記憶部と、前記記憶部に格納された前記文書データの属性情報を取得する属性情報取得部と、前記文書データが最終利用されてから特定期間経過した場合、前記属性情報取得部により取得された前記属性情報を前記記憶部に残した上で、前記文書データを他装置へ転送する転送部と、前記他装置の認証権限をもつユーザーに対して、前記転送部により転送された前記文書データの前記属性情報を提示する文書属性提示部とを備えることを特徴とする。
本発明の画像形成装置は、前記他装置に対する認証を行う認証部と、前記認証部による前記他装置への認証が成功した場合には、前記他装置に転送された前記文書データを自装置へ再転送する再転送部とを更に備えることを特徴とする。
本発明の画像形成装置は、前記認証部による前記他装置への認証が成功した場合には、前記他装置に転送された前記文書データを前記ユーザーに閲覧させる文書閲覧部とを更に備えることを特徴とする。
本発明の画像形成方法は、画像形成装置により実行される画像形成方法であって、前記画像形成装置は、文書データを格納し、格納された前記文書データの属性情報を取得し、前記文書データが最終利用されてから特定期間経過した場合、取得された前記属性情報を残した上で、前記文書データを他装置へ転送し、前記他装置の認証権限をもつユーザーに対して、転送された前記文書データの前記属性情報を提示することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、文書データが最終利用されてから特定期間経過した場合、属性情報を残した上で、他装置へ転送することで、文書を容易に閲覧されることがなくなる画像形成装置を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施の形態に係る画像形成装置のシステム構成図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る画像形成装置の機能構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る文書取得転送処理のフローチャートである。
【図４】本発明の実施の形態に係る文書管理処理のフローチャートである。
【図５】図４に示す文書管理処理の概念図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
＜実施の形態＞
〔画像形成装置１の全体のシステム構成〕
まず、図１を参照して、画像形成装置１の全体のシステム構成について説明する。
【００１１】
画像形成装置１は、画像処理部１１、原稿読取部１２、原稿給送部１３、給紙部１４、ネットワーク送受信部１５、操作パネル部１６、画像形成部１７（画像形成手段）、ＦＡＸ送受信部１８、及び記憶部１９等を含む。各部は、制御部１０に接続され、制御部１０によって動作制御される。
【００１２】
制御部１０は、ＧＰＰ（General Purpose Processor）、ＣＰＵ（Central Processing Unit、中央処理装置）、ＭＰＵ（Micro Processing Unit）、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）、ＡＳＩＣ（Application Specific Processor、特定用途向けプロセッサー）等の情報処理部である。
制御部１０は、記憶部１９のＲＯＭやＨＤＤに記憶されている制御プログラムを読み出して、この制御プログラムをＲＡＭに展開させて実行することで、後述する機能ブロックの各手段として動作させられる。
また、制御部１０は、図示しない外部の端末や操作パネル部１６から入力された所定の指示情報に応じて、装置全体の制御を行う。
【００１３】
画像処理部１１は、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）やＧＰＵ（Graphics Processing Unit）等の情報処理部である。画像処理部１１は、画像データに対して所定の画像処理を行う。画像処理部１１は、例えば、拡大縮小、濃度調整、階調調整、画像改善等の各種画像処理を行う。
画像処理部１１は、原稿読取部１２で読み取られた画像を、記憶部１９に印刷データとして記憶する。この際、画像処理部１１は、印刷データをＰＤＦやＴＩＦＦ等のフォーマットのファイル単位に変換することも可能である。
また、画像処理部１１は、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）の機能を備えていてもよい。
【００１４】
原稿読取部１２は、セットされた原稿を読み取る（スキャン）手段である。また、原稿読取部１２は、画像形成装置１の本体部の上部に配設される。
原稿読取部１２は、スキャナーと、プラテンガラスと、原稿読取スリットとを備えている。原稿読取部１２は、プラテンガラスに載置された原稿を読み取る場合には、スキャナーをプラテンガラスに対向する位置に移動させ、プラテンガラスに載置された原稿を走査しながら読み取って画像データを取得し、取得した画像データを制御部１０に出力する。
【００１５】
また、原稿読取部１２は、原稿給送部１３から給送された原稿を読み取る場合には、スキャナーを、原稿読取スリットと対向する位置に移動させる。そして、原稿読取部１２は、原稿読取スリットを介し、原稿給送部１３による原稿の搬送動作と同期して原稿を読み取って、画像データを取得する。原稿読取部１２は、取得した画像データを、制御部１０に出力する。
【００１６】
原稿給送部１３は、原稿読取部１２で読み取られる原稿を搬送する手段である。原稿給送部１３は、原稿読取部１２の上部に配設されている。
原稿給送部１３は、原稿載置部と、原稿搬送機構とを備えている。原稿給送部１３は、原稿載置部に載置された原稿を、原稿搬送機構によって１枚ずつ順に繰り出して、原稿読取部１２に給送する。
【００１７】
給紙部１４は、記録紙を１枚ずつ画像形成部１７に向けて繰り出す手段である。給紙部１４は、本体部に備えられている。
【００１８】
ネットワーク送受信部１５は、ＬＡＮ、無線ＬＡＮ、ＷＡＮ、携帯電話網等のネットワーク５に接続するためのＬＡＮボードや無線送受信機等を含むネットワーク接続手段である。ネットワーク送受信部１５は、データ通信用の回線ではデータを送受信し、音声電話回線では音声信号を送受信する。
また、ネットワーク５には、本実施形態の他装置の例であるサーバー２が接続されている。このサーバー２は、例えば、汎用機、ＰＣ（Personal Computer）サーバー、ＮＡＳ（Network Attached Storage）等であってもよい。また、サーバー２は、外部の画像形成装置１をネットワーク管理するネットワークサーバー等であってもよい。なお、他装置として、他の画像形成装置（図示せず）を用いるような構成も可能である。
【００１９】
操作パネル部１６は、ユーザーの指示を取得し、画像形成装置１の状態等を表示する手段である。
操作パネル部１６の構成については、後述する。
【００２０】
画像形成部１７は、ユーザーの出力指示により、記憶部１９に記憶され、原稿読取部１２で読み取られ、又は外部の端末から取得されたデータから記録紙への画像形成を行わせる手段である。
画像形成部１７は、感光体ドラム、露光部、現像部、転写部、及び定着部等を備えている。画像形成部１７は、帯電、露光、現像、転写、定着からなる画像形成プロセスを実行することで記録紙にトナー像を記録する。
【００２１】
ＦＡＸ送受信部１８は、ファクシミリの送受信を行う手段である。ＦＡＸ送受信部１８は、音声回線により、他のＦＡＸ装置（図示せず）からファクシミリ受信して、記憶部１９に保存し、画像形成部１７で画像形成させることが可能である。
また、ＦＡＸ送受信部１８は、原稿読取部１２で読み取られた原稿や外部の端末から送信されたネットワークＦＡＸのデータを画像データに変換して、他のＦＡＸ装置へ音声回線でファクシミリ送信することが可能である。
【００２２】
記憶部１９は、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の半導体メモリーやＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の一時的でない記録媒体を用いた記憶手段である。
また、記憶部１９は、ユーザー毎に、文書データ２００（図２）を格納する。このため、記憶部１９には、文書ボックス（保存フォルダー）の領域が含まれていてもよい。
また、記憶部１９のＲＯＭやＨＤＤには画像形成装置１の動作制御を行うための制御プログラムが格納されている。これに加えて、記憶部１９には、ユーザーのアカウント設定も格納されている。
【００２３】
また、操作パネル部１６は、入力部２０と、表示部２１とを備えている。
【００２４】
入力部２０は、ユーザーによる各種指示を取得するためのタッチパネルやスイッチ（ボタン）等である。また、入力部２０は、タッチパネルがマルチタッチ対応の場合には、複数の位置を検出してもよい。
また、入力部２０のスイッチは、例えば、スタートキー、テンキー、複写やスキャナー等の動作モードの切り換え、選択された文書の印刷、送信、受信等に係る指示を取得するためのスイッチである。
【００２５】
表示部２１は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、ＯＥＬ（Organic Electro-Luminescence）ディスプレイ、ＦＥＤ（Field Emission Display）、蛍光表示管等の平面ディスプレイパネル、プロジェクタ、ステータス表示用ＬＥＤ等である。
表示部２１は、ＧＵＩ（Graphical User Interface）に関連する各種操作画面を表示する。また、表示部２１は、記憶部１９に格納された文書データ２００（図２）のファイル名を表示したり、文書データ２００の属性情報２１０や内容を表示してユーザーに閲覧させたりすることが可能である。
なお、表示部２１は、記憶部１９に記憶された文書データ２００や、サーバー２から取得したサムネイル画像や圧縮データ等を閲覧させる「プレビュー」（preview）表示等も可能である。
【００２６】
また、操作パネル部１６は、フラッシュメモリーカード等の外部記録媒体を接続するためのメモリカードリーダー、認証用の磁気カードやＩＣカードを読み取るカードリーダー等を備えていてもよい。
【００２７】
なお、画像形成装置１において、制御部１０及び画像処理部１１は、ＧＰＵ内蔵ＣＰＵ等やチップ・オン・モジュールパッケージのように、一体的に形成されていてもよい。
また、制御部１０及び画像処理部１１は、ＲＡＭやＲＯＭやフラッシュメモリー等を内蔵していてもよい。
【００２８】
〔画像形成装置１の機能構成〕
ここで、図２を参照し、画像形成装置１の機能構成について説明する。
画像形成装置１の制御部１０は、属性情報取得部１００、転送部１１０、文書属性提示部１２０、認証部１３０、再転送部１４０、及び文書閲覧部１５０を備えている。
記憶部１９は、文書データ２００、属性情報２１０、及び認証情報２２０を格納している。
【００２９】
属性情報取得部１００は、記憶部１９に格納された文書データ２００の属性情報２１０を取得する。属性情報取得部１００は、例えば、文書データ２００のファイル名、メタデータ、ＯＣＲされた文字データ等から、設定された情報を属性情報２１０として取得する。
また、属性情報取得部１００は、操作パネル部１６からのユーザーの指示に対応して、文書データ２００自体を原稿読取部１２から読み取ったり、図示しない他の端末から取得したりして、記憶部１９に格納してもよい。
【００３０】
転送部１１０は、文書データ２００が最終利用されてから特定期間経過したか否かを判断する。つまり、転送部１１０は、文書データ２００が記憶部１９に格納されてからの時間経過を、図示しないバッテリー内蔵時計であるリアルタイムクロックやネットワーク５を介したタイムサーバー等で取得して管理する。また、この特定時間としては、数時間〜数ヶ月等、ユーザーの環境により設定可能である。そして、転送部１１０は、文書データ２００が最終利用されてから特定期間経過した場合、属性情報取得部１００により取得された属性情報２１０を記憶部１９に残した上で、文書データ２００は他装置であるサーバー２へ転送する。この際に、転送部１１０は、この転送の際に、文書データ２００を再現できないように削除してもよい。
【００３１】
文書属性提示部１２０は、他装置の認証権限をもつユーザーに対して、転送部１１０により転送された文書データ２００の属性情報２１０を提示する。具体的には、文書属性提示部１２０は、例えば、記憶部１９には格納されていない文書データ２００の属性情報２１０のうち、ユーザー名、ファイル名、分類等の情報を表示部２１へ表示する。
【００３２】
認証部１３０は、他装置に対するユーザーの認証を行う。具体的には、認証部１３０は、認証情報２２０に格納された認証情報２２０を参照し、ユーザーがサーバー２にアクセスする権限をもっていた場合、サーバー２への認証を行う。
なお、認証部１３０は、画像形成装置１に対するユーザーの認証も行うことが可能であってもよい。
【００３３】
再転送部１４０は、認証部１３０による他装置への認証が成功した場合には、他装置に転送されていた文書データ２００を自装置へ再転送する。また、再転送部１４０は、再転送された文書データ２００を、記憶部１９に格納して、画像形成等が可能な状態にする。
【００３４】
文書閲覧部１５０は、認証部１３０による他装置への認証が成功した場合には、他装置に転送されていた文書データ２００をユーザーに閲覧させる。文書閲覧部１５０は、例えば、サーバー２から文書データ２００のサムネイル画像や圧縮データ等を取得して、表示部２１へ表示する。
【００３５】
文書データ２００は、原稿読取部１２で読み取られた原稿（文書）の画像データ、ユーザーにより図示しない外部の端末等で作成されて送信された文書のファイル等である。文書データ２００は、ビットマップファイル、ＰＤＬ（Page Description Language）、ＰＤＦ、ワードプロセッサや表計算ソフトやプレゼンテーションソフト等の文書のファイル等であってもよい。また、文書データ２００には、個人情報、秘匿画像等の秘匿データが含まれていてもよい。
【００３６】
属性情報２１０は、文書データ２００のファイル名、所有ユーザー、ファイルの作成時刻及びアクセス時刻（最終利用された時刻）、ファイルに埋め込まれたデータ等のメタデータ、画像データがＯＣＲされた文字データ、当該文字データから取得された文書の分類等を示すタグデータ等を含んでいる。また、この属性情報２１０の時刻は、日時分秒等のリアルタイムタイマー等で取得可能な時刻データであってもよい。また、メタデータとしては、作成された端末や画像形成装置１の名称、機種名、ＯＳやファームウェアのバージョン、シリアル番号、作成場所、画像データの形式や埋め込みフォントの有無等のデータを含んでいてもよい。また、属性情報２１０として、秘匿データが含まれていることを示すデータが含まれててもよい。
【００３７】
認証情報２２０は、ユーザーのアカウント設定のデータである。認証情報２２０は、画像形成装置１にアクセス可能なユーザーのＩＤ（Identification）及びパスワード等を含んでいる。また、認証情報２２０は、本実施形態の例では、他装置であるサーバー２にアクセス可能なユーザーについては、サーバー２のＩＤ及びパスワード等も含んでいる。このサーバー２のＩＤ及びパスワードは、認証部１３０により、サーバー２からコピー等されて取得されたものであってもよい。また、これらのパスワード等は、暗号化やハッシュ関数に掛けられた状態で含まれていてもよい。さらに、認証情報２２０は、このパスワード等を復号する秘密鍵等も含んでいてもよい。
【００３８】
ここで、画像形成装置１の制御部１０は、記憶部１９に記憶された制御プログラムを実行することで、属性情報取得部１００、転送部１１０、文書属性提示部１２０、認証部１３０、再転送部１４０、及び文書閲覧部１５０として機能させられる。
また、上述の画像形成装置１の各部は、本発明の画像形成方法を実行するハードウェア資源となる。
なお、上述の機能構成の一部又は任意の組み合わせをＩＣやプログラマブルロジック等でハードウェア的に構成してもよい。
【００３９】
〔画像形成装置１による文書取得転送処理〕
次に、図３を参照して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１による文書取得転送処理の説明を行う。
本実施形態の文書取得転送処理では、ユーザーにより作成された文書データ２００を記憶部１９に格納する。また、記憶部１９に格納された文書データ２００の属性情報２１０を取得する。そして、文書データ２００が最終利用されてから特定期間経過した場合、取得された属性情報２１０を記憶部１９に残した上で、文書データ２００を他装置へ転送する。
本実施形態の文書取得転送処理は、主に制御部１０が、記憶部１９に記憶されたプログラムを、各部と協働し、ハードウェア資源を用いて実行する。
以下で、図３のフローチャートを参照して、文書取得転送処理の詳細をステップ毎に説明する。
【００４０】
（ステップＳ１００）
まず、認証部１３０は、自装置ユーザー認証処理を行う。
認証部１３０は、ユーザーが画像形成装置１にアクセスした際に、ユーザーの認証を行う。具体的には、操作パネル部１６の入力部２０と表示部２１を用いて、ＧＵＩにてユーザーにＩＤとパスワード等を入力させる。また、磁気カードやＩＣカード等による認証を行ってもよい。
認証部１３０は、記憶部１９の認証情報２２０を用いて、認証が成功した場合に、画像形成装置１を当該ユーザーに使用可能な状態にさせる。
なお、認証に失敗したり認証を行わなかったりする場合は、一般ユーザーとして画像形成装置１にログインさせることも可能である。
【００４１】
（ステップＳ１０１）
次に、属性情報取得部１００が、文書データ格納処理を行う。
属性情報取得部１００は、操作パネル部１６の入力部２０からのユーザーの指示があった場合、原稿読取部１２に載置された原稿を読み取って画像データを取得し、これを文書データ２００として記憶部１９に格納する。
また、属性情報取得部１００は、入力部２０や外部の端末からの指示により、当該端末や図示しないフラッシュメモリーカード等の外部記録媒体から文書データ２００を取得して、記憶部１９に格納してもよい。
また、属性情報取得部１００は、ＦＡＸ送受信部１８からファクシミリの画像を受信して、文書データ２００として記憶部１９に格納してもよい。
また、本実施形態の例においては、属性情報取得部１００は、文書データ２００を記憶部１９に格納する際に、認証されたユーザーの文書ボックスに格納する。
【００４２】
（ステップＳ１０２）
次に、属性情報取得部１００が、属性情報取得処理を行う。
属性情報取得部１００は、記憶部１９に格納された文書データ２００を参照し、属性情報２１０を取得する。この際に、属性情報取得部１００は、画像データがＯＣＲされていなかった場合には、画像処理部１１も用いてＯＣＲを行う。この上で、属性情報取得部１００は、ＯＣＲされたテキストデータから、文書の種類等を分類し、タグデータを作成して文書データ２００に付加する。また、属性情報取得部１００は、このタグデータも属性情報２１０として取得する。
また、属性情報取得部１００は、ファイルのファイル名や、所有ユーザー、ファイルの作成時刻及び最終利用された時刻、メタデータ等についても、属性情報２１０として取得する。
なお、属性情報取得部１００は、ファイルがユーザーからアクセスされると、属性情報２１０中の最終利用された時刻を更新する。
【００４３】
（ステップＳ１０３）
次に、転送部１１０が、特定期間を経過したか否かを判断する。転送部１１０は、文書データ２００に対する属性情報２１０を参照して、当該文書データ２００が最終利用されてから特定期間経過した場合に、Ｙｅｓと判断する。転送部１１０は、それ以外の場合には、Ｎｏと判断する。
Ｙｅｓの場合、転送部１１０は、処理をステップＳ１０４に進める。
Ｎｏの場合、転送部１１０は、本実施形態の文書取得転送処理を終了する。
【００４４】
（ステップＳ１０４）
文書データ２００が最終利用されてから特定期間を経過した場合、転送部１１０が転送処理を行う。
転送部１１０は、属性情報２１０を記憶部１９に残した上で、文書データ２００を他装置へ転送する。転送部１１０は、転送後、記憶部１９の文書データ２００は削除する。この際に、転送部１１０は、文書データ２００の記憶されていた領域を、ファイルシステム上で復元できないようなセキュアイレース等により削除してもよい。
また、サーバー２の制御部等は、転送部１１０により転送された文書データ２００を取得して、記憶部等に格納する。この際に、サーバー２は、ユーザーが画像形成装置１を介さずに直接サーバー２にアクセスしても参照できない領域等に、文書データ２００を格納してもよい。
また、サーバー２は、文書データ２００に含まれている属性情報２１０から、ユーザーＩＤを特定し、当該ユーザーがサーバー２へアクセスする権限がある場合には、当該ユーザーのパスワード等を、画像形成装置１へ転送してもよい。なお、この転送されたパスワードは、転送部１１０が記憶部１９の認証情報２２０に、当該ユーザーと対応付けて含ませてもよい。
以上により、本発明の実施の形態に係る文書取得転送処理を終了する。
【００４５】
なお、上述のようにサーバー２へ転送されたデータは、ログ（履歴）としても、特定期間よりも長い期間、サーバー２に格納されていてもよい。
また、下記で説明するような、サーバー２へアクセスできないユーザーの文書データ２００がサーバー２に転送されて格納されていても、画像形成装置１又はサーバー２の管理者のユーザーは、アクセス可能に構成されていてもよい。
【００４６】
〔画像形成装置１による文書管理処理〕
次に、図４〜図５を参照して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１による文書管理処理の説明を行う。
本実施形態の文書管理処理では、画像形成装置１から、サーバー２の認証権限をもつユーザーに対して、サーバー２に転送された文書データ２００の属性情報２１０を提示する。この際に、ユーザーに文書データ２００を閲覧させたり、再度文書データ２００を画像形成装置１に転送して出力させたりする。
本実施形態の文書管理処理は、主に制御部１０が、記憶部１９に記憶されたプログラムを、各部と協働し、ハードウェア資源を用いて実行する。
以下で、図４のフローチャートを参照して、文書管理処理の詳細をステップ毎に説明する。
【００４７】
（ステップＳ１１０）
まず、認証部１３０が自装置ユーザー認証処理を行う。
この処理は、図３のステップＳ１００と同様に行う。
【００４８】
（ステップＳ１１１）
次に、文書属性提示部１２０が、文書データ属性情報確認処理を行う。
文書属性提示部１２０は、操作パネル部１６の表示部２１へＧＵＩにより、ユーザーが、当該ユーザーの文書ボックス内の文書データ２００を表示させるような指示を取得する。
この場合、文書属性提示部１２０は、例えば、図５（ａ）の画面例５００のようなユーザーの「文書管理」画面を表示部２１に表示させる。
なお、文書属性提示部１２０は、この時点では、既にサーバー２に転送されている文書データ２００については表示しなくてもよい。すなわち、この例では、画像形成装置１の記憶部１９内にある文書データ２００のみ参照可能となる。
【００４９】
（ステップＳ１１２）
次に、文書属性提示部１２０が、他装置への認証権限があるか否かを判断する。具体的には、文書属性提示部１２０は、認証情報２２０を参照し、当該ユーザーが、他装置であるサーバー２の認証権限をもつかについての情報を取得する。文書属性提示部１２０は、ユーザーがサーバー２についてもアクセスする権限がある場合に、Ｙｅｓと判断する。文書属性提示部１２０は、それ以外の場合、つまり、ユーザーが画像形成装置２へのアクセス権限を持たないユーザーであったり、一般ユーザーであったりする等の場合に、Ｎｏと判断する。
Ｙｅｓの場合、文書属性提示部１２０は、処理をステップＳ１１３に進める。
Ｎｏの場合、文書属性提示部１２０は、本実施形態の文書管理処理を終了する。すなわち、本実施形態の例では、ユーザーは、画像形成装置１内に制限されている認証情報２２０の権限でしか文書データ２００を閲覧できないし、転送された文書データ２００が存在することを確認できない。
【００５０】
（ステップＳ１１３）
ユーザーがサーバー２にアクセスする権限がある場合、文書属性提示部１２０が、文書属性提示処理を行う。
文書属性提示部１２０は、転送部１１０により転送された文書データ２００の属性情報２１０の少なくとも一部をユーザーに提示する。
まず、図５（ｂ）の画面例５１０によると、文書属性提示部１２０は、属性情報２１０が存在することを、表示欄６１０のように描画する。この例では、特定期間として以前の文書が存在することを、表示欄６１０のボタンのように「２０１７／１２／０９以前の文書」のようにユーザーに提示している。
【００５１】
なお、文書属性提示部１２０は、表示欄６１０のようなボタンを表示するのではなく、文書データ２００の属性情報２１０から、「（不明文書あり）」「＊＊＊」のように文書が存在することを示す表示、ファイル名の一部、最終利用された時刻の日時等の限定した表示を行ってもよい。また、この場合、文書属性提示部１２０は、ユーザーが当該分文書データ２００の箇所を入力部２０で指示すると、属性情報２１０から、タグデータ等の他のデータを示してもよい。
【００５２】
（ステップＳ１１４）
次に、認証部１３０が、他装置認証について成功か否かを判断する。図５（ｃ）の画面例５２０によると、認証部１３０は、サーバー２への認証を行うためのダイアログボックス等の表示欄６２０を表示する。認証部１３０は、操作パネル部１６の入力部２０によりユーザーが入力したＩＤとパスワードを取得する。認証部１３０は、記憶部１９の認証情報２２０を参照し、取得されたサーバー２のＩＤとパスワードとが一致する場合に、Ｙｅｓと判断する。認証部１３０は、それ以外の場合、すなわちユーザーのＩＤとパスワードとが一致しないか入力されなかった場合にＮｏと判断する。なお、この認証においては、認証部１３０は、サーバー２との間で直接通信してユーザーの認証を行ってもよい。
Ｙｅｓの場合、認証部１３０は、処理をステップＳ１１５に進める。
Ｎｏの場合、認証部１３０は、本実施形態の文書管理処理を終了する。この場合、文書属性提示部１２０は、図５（ｂ）の画面例５１０に画面を戻してもよい。
【００５３】
（ステップＳ１１５）
サーバー２のアクセスへの認証が成功した場合、文書閲覧部１５０が、文書閲覧処理を行う。
文書閲覧部１５０は、サーバー２へ転送された文書データ２００を、画像形成装置１にてユーザーに閲覧させる。
図５（ｄ）の画面例５３０によれば、文書閲覧部１５０は、表示欄６３０のように、サーバー２へ転送されている文書データ２００についても表示する。ユーザーがこの文書データ２００を入力部２０で指示すると、文書閲覧部１５０は、サーバー２から当該文書データ２００のサムネイル画像や圧縮データ等を取得して、操作パネル部１６の表示部２１へ表示し、ユーザーに閲覧させることが可能である。
このように、画像形成装置１のみに制限されていた機能を、サーバー２への認証を行うことで利用することが可能となる。
【００５４】
（ステップＳ１１６）
次に、再転送部１４０が、ユーザーにより再転送が指示されたか否かを判断する。
再転送部１４０は、操作パネル部１６の入力部２０から、サーバー２へ転送されている文書データ２００の画像形成装置１への再転送をユーザーが指示した場合に、Ｙｅｓと判断する。再転送部１４０は、例えば、文書データ２００の閲覧ではなく画像形成装置１での記録紙等への出力、文書ボックスへの再保存等（以下、単に「出力等」という。）をユーザーに指示された場合に、Ｙｅｓと判断してもよい。再転送部１４０は、それ以外の場合には、Ｎｏと判断する。
Ｙｅｓの場合、再転送部１４０は、処理をステップＳ１１７に進める。
Ｎｏの場合、再転送部１４０は、本実施形態の文書管理処理を終了する。
【００５５】
（ステップＳ１１７）
再転送を指示された場合、再転送部１４０が、再転送処理を行う。
再転送部１４０は、他装置であるサーバー２に転送された文書データ２００を、サーバー２から自装置である画像形成装置１へ再転送し、記憶部１９に再格納する。その後、ユーザーによる出力等が可能となる。また、この際、再転送部１４０は、当該文書データ２００の最終利用された時刻について、属性情報２１０を更新してもよい。
以上により、本発明の実施の形態に係る文書管理処理を終了する。
【００５６】
以上のように構成することで、以下のような効果を得ることができる。
従来、特許文献１の技術は、画像形成装置内に退避され暗号化された文書等のデータであっても、ＩＣカードを用いたりパスワードを予想したりすることで閲覧されることがあった。
これに対して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１は、文書データ２００を格納する記憶部１９と、記憶部１９に格納された文書データ２００の属性情報２１０を取得する属性情報取得部１００と、文書データ２００が最終利用されてから特定期間経過した場合、属性情報取得部１００により取得された属性情報２１０を記憶部１９に残した上で、文書データ２００を他装置へ転送する転送部１１０と、他装置の認証権限をもつユーザーに対して、転送部１１０により転送された文書データ２００の属性情報２１０を提示する文書属性提示部１２０とを備えることを特徴とする。
このように構成し、画像形成装置１に保存された特定期間使用されていない文書データ２００をサーバー２へ退避させることで、画像形成装置１内のデータを他人から利用できないようにすることが可能となる。これにより、個人情報、秘匿画像等の秘匿データが含まれた文書データ２００を悪用される怖れを減少させ、セキュリティを確保することができる。
【００５７】
また、従来の画像形成装置では、特に、最終利用されてから特定期間経過したような文書が残っていると、悪意あるユーザーにその文書を出力等されたことに気づかない可能性があるため、セキュリティ上の懸念があった。
これに対して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１は、ユーザーが最終利用されたかどうかを確認して文書データ２００を管理することができるので、セキュリティリスクを軽減することができる。また、個人データ等の保護に資することもできる。
また、特定期間経過した後の文書データ２００は、サーバー２へ格納されているため、画像形成装置１が故障等した場合であっても、全ての文書データ２００が失われることがなくなる。これにより、文書データ２００の管理のリスクを低減させ、管理者のバックアップ等の手間を減らすことができる。
【００５８】
また、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１は、他装置に対する認証を行う認証部１３０と、認証部１３０による他装置への認証が成功した場合には、他装置に転送された文書データ２００を自装置へ再転送する再転送部１４０とを更に備えることを特徴とする。
このように構成することで、ユーザーが画像形成装置１からサーバー２へユーザー認証することで、サーバー２内のデータを取得して、出力等をすることが可能となる。このため、ユーザーがサーバー２の設置箇所等へ行くような手間を減らすことができる。また、サーバー２の場所を秘匿することで、文書データ２００の管理のリスクを低減させ、セキュリティを確保することができる。
【００５９】
また、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１は、認証部１３０による他装置への認証が成功した場合には、他装置に転送された文書データ２００をユーザーに閲覧させる文書閲覧部１５０とを更に備えることを特徴とする。
このように構成することで、ユーザーが画像形成装置１にログインしたとき、画像形成装置１の操作パネル部１６の表示部２１等で、サーバー２に格納された文書データ２００を閲覧することが可能となる。これにより、ユーザーが目的の文書であるか容易に確認でき、ユーザーがサーバー２の設置箇所等へ行く手間を減らし、画像形成装置１の使い勝手をよくすることができる。
【００６０】
〔他の実施の形態〕
なお、本発明の実施の形態においては、文書データ２００を、他装置の例であるサーバー２へ転送する例について記載した。しかしながら、文書データ２００を、他装置である他の画像形成装置へ転送するような構成であってもよい。また、文書データ２００について、複数の他装置をランダムに選択して転送したり、作成者のユーザーのアクセス権限がある他装置を選択して転送したりする構成であってもよい。また、画像形成装置１に接続された外付けＨＤＤやＮＡＳやフラッシュメモリーカードや光学記録媒体等の外部記録媒体等に文書データ２００を転送して格納するような構成であってもよい。
このように構成することで、環境に合わせて、文書データ２００を管理することができ、セキュリティを高めたり、ユーザーや管理者の使い勝手をよくしたりすることができる。
【００６１】
また、上述の実施の形態では、サーバー２からは、転送された文書データ２００を出力しないように記載した。しかしながら、外部の端末や他の画像形成装置から、サーバー２の文書データ２００を取得可能であってもよい。また、文書データ２００が転送されたのが他の画像形成装置である場合、この画像形成装置から文書データ２００を出力してもよい。この場合も、転送された文書データ２００を格納している装置に対してのユーザー認証後に取得や出力や可能であることが好適である。
これにより、画像形成装置１やユーザーの環境に合わせて文書データ２００を管理することができ、ユーザーや管理者の使い勝手をよくすることができる。
【００６２】
また、上述の実施の形態では、文書データ２００の種類を問わずに上述の文書取得転送処理を行うように記載した。しかしながら、文書データ２００に秘匿データが含まれている場合にのみ、文書取得転送処理を実行してもよい。
このように構成することで、セキュリティの向上と、ユーザーや管理者の使い勝手とを両立させることができる。
【００６３】
また、本発明は、画像形成装置以外の情報処理装置にも適用できる。つまり、ネットワークスキャナー、スキャナーをＵＳＢ等で別途接続したサーバー等を用いる構成であってもよい。
【００６４】
また、上記実施の形態の構成及び動作は例であって、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更して実行することができることは言うまでもない。
【符号の説明】
【００６５】
１  画像形成装置
２  サーバー
５  ネットワーク
１０  制御部
１１  画像処理部
１２  原稿読取部
１３  原稿給送部
１４  給紙部
１５  ネットワーク送受信部
１６  操作パネル部
１７  画像形成部
１８  ＦＡＸ送受信部
１９  記憶部
２０  入力部
２１  表示部
１００  属性情報取得部
１１０  転送部
１２０  文書属性提示部
１３０  認証部
１４０  再転送部
１５０  文書閲覧部
２００  文書データ
２１０  属性情報
２２０  認証情報
５００、５１０、５２０、５３０  画面例
６１０、６２０、６３０  表示欄
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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