(57)【要約】【課題】電子文書業務システムの導入に際して、業務で利用している紙文書における枠を利用して、電子文書業務システムを構築する。【解決手段】電子文書業務システムは、紙文書を電子文書に変換した電子データを取得する第１取得手段と、第１取得手段が取得した電子データにおける枠に対する作業者と作業内容を枠に対応づけて記憶する記憶手段と、本システムの利用者を特定する特定手段と、特定手段が特定した利用者が、記憶手段が記憶した前記作業者であった場合、作業者に対応づけて記憶された電子データの枠と作業内容を表示するよう制御する表示制御手段とを有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書を電子文書に変換した電子データを取得する第１取得手段と、
前記第１取得手段が取得した前記電子データにおける枠に対する作業者と作業内容を当該枠に対応づけて記憶する記憶手段と、
本システムの利用者を特定する特定手段と、
前記特定手段が特定した利用者が、前記記憶手段が記憶した前記作業者であった場合、当該作業者に対応づけて記憶された前記電子データの前記枠と前記作業内容を表示するよう制御する表示制御手段と
を有する電子文書業務システム。
【請求項２】
前記電子文書を構成する前記枠のそれぞれに対応づける前記作業者と前記作業内容を取得する第２取得手段をさらに備えた
請求項１に記載の電子文書業務システム。
【請求項３】
前記第２取得手段は、前記作業者と前記作業内容を前記利用者の指示から取得すること
を特徴とする請求項２に記載の電子文書業務システム。
【請求項４】
前記第２取得手段は、さらに前記枠に対する前記作業者の記入が必須か任意かの区別を取得する
請求項２に記載の電子文書業務システム。
【請求項５】
前記表示制御手段は、前記作業者に対応づけて記憶された前記電子データの前記枠を強調表示する
請求項１に記載の電子文書業務システム。
【請求項６】
前記特定手段は、前記電子データの記入済みである前記枠または未記入である当該枠と、前記記憶手段が記憶した当該枠に対応づけられた前記作業者から、前記利用者を特定する
請求項１に記載の電子文書業務システム。
【請求項７】
紙文書を電子文書に変換した電子データを取得する第１取得手段と、
前記第１取得手段が取得した前記電子データにおける枠のそれぞれに対する作業者と作業内容の割り当て関係を当該枠に対応づけて記憶する記憶手段と
を有する支援文書作成装置。
【請求項８】
コンピュータに、
紙文書を電子文書に変換した電子データを取得する機能と、
取得した前記電子データにおける枠に対する作業者と作業内容を当該枠に対応づけて記憶する機能と、
本システムの利用者を特定する機能と、
特定した利用者が、記憶した前記作業者であった場合、当該作業者に対応づけて記憶された前記電子データの前記枠と前記作業内容を表示するよう制御する機能と
を実行させるためのプログラム。
【請求項９】
コンピュータに、
紙文書を電子文書に変換した電子データを取得する機能と、
取得した前記電子データにおける枠のそれぞれに対する作業者と作業内容の割り当て関係を当該枠に対応づけて記憶する機能と
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書業務システム、支援文書作成装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、人によって加筆等された帳票をスキャナで読み取ると、帳票に埋め込まれているデータに基づく画面がスキャナの操作面に表示され、ユーザは操作面に表示された画面を通じて承認又は否認を入力する技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−１７２５８４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
電子文書業務システムの導入には、その準備作業や従業員に対する教育が必要であり、運用開始後は、今まで使用されていた紙書類の廃止や作業手順の変更が必要になる。何より、電子文書業務システムの運用には、関係する従業員全員の参加が求められる。
【０００５】
本発明は、電子文書業務システムの導入に際して、業務で利用している紙文書における枠を利用して、電子文書業務システムを構築することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に記載の発明は、紙文書を電子文書に変換した電子データを取得する第１取得手段と、前記第１取得手段が取得した前記電子データにおける枠に対する作業者と作業内容を当該枠に対応づけて記憶する記憶手段と、本システムの利用者を特定する特定手段と、前記特定手段が特定した利用者が、前記記憶手段が記憶した前記作業者であった場合、当該作業者に対応づけて記憶された前記電子データの前記枠と前記作業内容を表示するよう制御する表示制御手段とを有する電子文書業務システムである。
請求項２に記載の発明は、前記電子文書を構成する前記枠のそれぞれに対応づける前記作業者と前記作業内容を取得する第２取得手段をさらに備えた請求項１に記載の電子文書業務システムである。
請求項３に記載の発明は、前記第２取得手段は、前記作業者と前記作業内容を前記利用者の指示から取得することを特徴とする請求項２に記載の電子文書業務システムである。
請求項４に記載の発明は、前記第２取得手段は、さらに前記枠に対する前記作業者の記入が必須か任意かの区別を取得する請求項２に記載の電子文書業務システムである。
請求項５に記載の発明は、前記表示制御手段は、前記作業者に対応づけて記憶された前記電子データの前記枠を強調表示する請求項１に記載の電子文書業務システムである。
請求項６に記載の発明は、前記特定手段は、前記電子データの記入済みである前記枠または未記入である当該枠と、前記記憶手段が記憶した当該枠に対応づけられた前記作業者から、前記利用者を特定する請求項１に記載の電子文書業務システムである。
請求項７に記載の発明は、紙文書を電子文書に変換した電子データを取得する第１取得手段と、前記第１取得手段が取得した前記電子データにおける枠のそれぞれに対する作業者と作業内容の割り当て関係を当該枠に対応づけて記憶する記憶手段とを有する支援文書作成装置である。
請求項８に記載の発明は、コンピュータに、紙文書を電子文書に変換した電子データを取得する機能と、取得した前記電子データにおける枠に対する作業者と作業内容を当該枠に対応づけて記憶する機能と、本システムの利用者を特定する機能と、特定した利用者が、記憶した前記作業者であった場合、当該作業者に対応づけて記憶された前記電子データの前記枠と前記作業内容を表示するよう制御する機能とを実行させるためのプログラムである。
請求項９に記載の発明は、コンピュータに、紙文書を電子文書に変換した電子データを取得する機能と、取得した前記電子データにおける枠のそれぞれに対する作業者と作業内容の割り当て関係を当該枠に対応づけて記憶する機能とを実行させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【０００７】
請求項１記載の発明によれば、電子文書業務システムの導入に際して、業務で利用している紙文書における枠を利用して、電子文書業務システムを構築できる。
請求項２記載の発明によれば、各枠に対する作業者と作業内容を取得することで誤入力を防ぐことができる。
請求項３記載の発明によれば、利用者からの指示がない場合には各枠に対する作業者と作業内容の取得を省略できる。
請求項４記載の発明によれば、作業者の記入が必須か任意かを区別することで、記入漏れを確認できる。
請求項５記載の発明によれば、枠の強調表示により入力箇所を迷わないようにできる。
請求項６記載の発明によれば、現在の利用者の特定により記入に使用する枠を特定できる。
請求項７記載の発明によれば、業務で利用している紙文書における枠を利用した電子文書を作成できる。
請求項８記載の発明によれば、業務で利用している紙文書における枠を利用した電子文書を用いる業務システムを実現できる。
請求項９記載の発明によれば、業務で利用している紙文書における枠を利用した電子文書を作成できる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本実施の形態で使用する電子承認システムの概略構成例を示す図である。
【図２】管理者端末及び利用者端末に共通する内部構成例を説明する図である。
【図３】回覧される電子文書と回覧作業を支援する作業パッケージの作成に用いられる管理者端末の機能構成例を説明する図である。
【図４】作業パッケージの記述例を説明する図である。
【図５】電子承認システムに参加する各作業者が操作する利用者端末の機能構成例を説明する図である。
【図６】管理者が作業パッケージを作成する際に管理者端末で実行される処理動作例を示すフローチャートである。
【図７】管理者端末の表示部に表示される作業画面の一例を示す図である。
【図８】フォーム文書の取り込み処理を説明する図である。
【図９】作業パッケージ作成部が表示部に提示する作業画面の構成例を示す図である。
【図１０】承認者に必須の入力枠が指定された様子を説明する図である。
【図１１】管理者端末から利用者端末に対して作業パッケージが配信される様子を示す。
【図１２】作業者が電子承認の過程で操作する利用者端末で実行される処理動作例を示すフローチャートである。
【図１３】申請者が利用者端末に電子文書をダウンロードする様子を示す。
【図１４】申請者用の作業画面の例を示す図である。
【図１５】申請者の操作する利用者端末から承認者が操作する利用者端末に記入済みの電子文書が送信される様子を表している。
【図１６】承認者用の作業画面の例を示す図である。
【図１７】事務担当者用の作業画面の例を示す図である。
【図１８】承認手続きの一部で紙書類による承認が混在する場合を説明する図である。
【図１９】作業パッケージを利用できない場合における手続きを説明する図である。
【図２０】記入済みの電子文書をサーバに格納する場合の運用形態を説明する図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
【００１０】
＜システム構成＞
図１は、本実施の形態で使用する電子承認システム１の概略構成例を示す図である。本実施の形態で提供する電子承認システム１は、運用の前後で利用者による入力作業に大きな違いがなく、しかも、電子文書による回覧にも紙書類による回覧にも対応可能である。電子承認システム１は電子文書業務システムの一例である。
【００１１】
図１に示す電子承認システム１は、管理者が操作する管理者端末１１と、承認手続きに関与する利用者が操作する複数台の利用者端末３１、３２、３３と、電子データの受け渡しに使用されるネットワーク２０と、申請用の電子文書２１Ａが格納されるサーバ２１と、印刷や画像の読取に使用される画像形成装置２２を含んでいる。
管理者端末１１は、支援文書作成装置の一例であり、利用者端末３１、３２、３３は、利用者装置の一例である。なお、電子文書２１Ａを扱う意味においては管理者も利用者の一例とみなすことができ、その意味では管理者端末１１も利用者装置の一例でもある。以下では、管理者端末１１と利用者端末３１、３２、３３を区別して説明する。
【００１２】
本実施の形態の場合、利用者端末３１は申請者が操作する端末であり、利用者端末３２は承認者が操作する端末であり、利用者端末３３は事務担当者が操作する端末である。承認者が複数人である場合には、利用者端末３２が複数台になる。
【００１３】
本実施の形態における画像形成装置２２には、コピー機能、スキャナ機能、ファックス送受信機能、印刷機能が搭載されている。もっとも、画像形成装置２２は、１つの機能に特化した装置、例えばスキャナ、ファックス送受信機、プリンタ（３次元プリンタを含む。）、画像編集装置であってもよい。本実施の形態の場合、画像形成装置２２は、少なくともスキャナ機能と印刷機能とを有している。
【００１４】
図２は、管理者端末１１及び利用者端末３１、３２、３３に共通する内部構成例を説明する図である。これらの端末は、装置全体を制御する制御部１１０と、電子文書などの画像データを記憶する記憶部１１４と、作業画面を表示する表示部１１５と、ユーザの入力操作の受け付けに使用される操作受付部１１６と、外部装置との通信に用いられる通信部１１７とを含む。これらの各部はバス１１８に接続され、バス１１８を介してデータを受け渡しする。
【００１５】
制御部１１０は、いわゆるコンピュータであり、本実施の形態では処理装置の一例として機能する。制御部１１０は、プログラムを実行するＣＰＵ（Central Processing Unit）１１１と、ＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やファームウェアなどのプログラムやデータを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）１１２と、プログラムに作業エリアを与えるＲＡＭ（Random Access Memory）１１３とにより構成される。
【００１６】
記憶部１１４は、ハードディスク装置や半導体メモリなどの記憶装置により構成され、オペレーションシステムなどが記憶される。
表示部１１５は、例えば液晶ディスプレイ、有機ＥＬ（electroluminescence）ディスプレイなどで構成される。
操作受付部１１６は、例えばマウス、タッチペン、キーボードなどの入力装置で構成される。
通信部１１７は、例えばＬＡＮ（Local Area Network）インターフェースで構成される。
【００１７】
＜機能構成＞
以下では、管理者端末１１と利用者端末３１、３２、３３の機能構成を説明する。
【００１８】
＜管理者端末の機能構成＞
図３は、回覧される電子文書と回覧作業を支援する文書（以下、「作業パッケージ」という。）の作成に用いられる管理者端末１１の機能構成例を説明する図である。作業パッケージは支援文書の一例である。図３に示す機能は、ＣＰＵ１１１によるプログラムの実行を通じて実現される。
【００１９】
管理者端末１１を構成する制御部１１０は、回覧に供される電子文書のひな形、すなわち入力欄への入力が未だ行われていないフォーム文書を受け付けるフォーム文書受付部１２０としての機能を有している。
フォーム文書受付部１２０は、現に回覧に使用されている紙書類のスキャンイメージやその印刷に使用したオフィスソフト文書（電子文書２１Ａ）等の受け付けに用いられる。フォーム文書受付部１２０は第１取得手段の一例である。
なお、スキャンイメージやオフィスソフト文書等に不要な部分が含まれる場合には、この段階で、不要な部分を除去しておくことが望ましい。不要な部分の除去作業は、管理者が作業画面上で行う。
フォーム文書受付部１２０は、作成されたフォーム文書を電子文書２１Ａとしてサーバ２１に格納し、その格納位置（ディレクトリ）を取得する。
【００２０】
管理者端末１１を構成する制御部１１０は、電子文書２１Ａに設けられた入力欄の外縁を与える入力枠を画像処理により認識する入力枠認識部１２１としての機能も有している。
入力枠認識部１２１は、認識した入力枠のそれぞれを特定する情報（例えば基準位置（例えば左上隅の位置）の座標と、幅と、高さ）を取得する。
【００２１】
管理者端末１１を構成する制御部１１０は、電子文書２１Ａの承認手続きに関与する作業者の人数と役割名（又は種類）等を受け付ける作業者受付部１２２としての機能も有している。作業者受付部１２２は第２取得手段の一例である。
本実施の形態の場合、作業者の役割名（又は作業者の種類）とは、申請者、承認者、事務担当者である。また、本実施の形態の場合、作業者の人数は、申請者が１人、承認者が１人、事務担当者が１人の計３人である。
これらの情報の取得は利用者としての管理者の指示により実行される。
【００２２】
管理者端末１１を構成する制御部１１０は、作業者の役割名（又は種類）と認識された入力枠との割り当て関係を受け付ける作業者別割当部１２３としての機能も有している。作業者別割当部１２３も第２取得手段の一例である。
作業者別割当部１２３は、各入力枠に対する制限も割り当ても受け付ける。ここでの制限には、各入力枠に対する作業者の入力が必須であるか否かの情報、使用可能な文字や数値等が含まれる。
また、作業者別割当部１２３は、各入力枠への入力を支援するコメント文も受け付ける。
【００２３】
管理者端末１１を構成する制御部１１０は、前述した機能部で取得又は受け付けた情報に基づいて作業者による電子文書２１Ａへの入力作業を支援する文書（作業パッケージ）を作成する作業パッケージ作成部１２４としての機能も有している。作業パッケージの詳細構成については後述する。
また、本実施の形態では、入力枠に対応付けて作業パッケージに記憶される個人を「作業者」と呼び、電子文書２１Ａを利用する個人としての「利用者」と区別する。作業パッケージ作成部１２４は記憶手段の一例である。
【００２４】
管理者端末１１を構成する制御部１１０は、作成された作業パッケージを電子承認システム１に参加している利用者に宛てて配信する作業パッケージ配信部１２５としての機能も有している。
詳細については後述するが、本実施の形態の場合、各利用者による入力作業は、作業パッケージの記述に基づいて案内される。なお、配信された作業パッケージは、利用者端末３１、３２、３３の記憶部１１４に格納される。
【００２５】
図４は、作業パッケージ２００の記述例を説明する図である。作業パッケージ２００は、処理内容を表すタイトル名の記述２０１と、対応する電子文書２１Ａの格納場所（ディレクトリ）を示す記述２０２とを含む。図４に示す作業パッケージ２００の場合、記述２０１として「受注処理」が記載され、記述２０２としてパス名にファイル名を組み合わせたＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が記載されている。
【００２６】
また、作業パッケージ２００は、作業者種類の記述２０３と、作業者と入力枠との割り当て関係及び各入力枠についての表示に関する記述２０４と、個々の入力枠の座標に関する記述２０５を含む。図４の例では、記述２０３として、「申請者」、「承認者」、「事務担当者」が記載されている。また、図４の例では、記述２０４として、「申請者」に対してＦｏｒｍ１、Ｆｏｒｍ３、Ｆｏｒｍ４、Ｆｏｒｍ５の４つの入力枠が割り当てられている。
【００２７】
更に、Ｆｏｒｍ１で特定される入力枠には「申請者氏名を入力」すべきこと、この入力枠への入力は「必須」であることが記載されている。Ｆｏｒｍ３で特定される入力枠には「取引相手を入力」すべきこと、この入力枠への入力は「必須」であることが記載されている。Ｆｏｒｍ４で特定される入力枠には「機種名を入力」すべきこと、この入力枠への入力は「必須」であることが記載されている。また、Ｆｏｒｍ５で特定される入力枠には「見積額を入力」すべきこと、この入力枠への入力は「任意」であることが記載されている。不図示であるが、「承認者」や「事務担当者」についても入力枠の割り当て関係が記載される。
【００２８】
また、記述２０５として、Ｆｏｒｍ１で特定される入力枠の位置を特定する座標情報（すなわち入力枠座標）が記載される。図４の例では、電子文書２１Ａ内における基準位置（例えば左上隅の位置）の座標（ｘ＝１０、ｙ＝１３）と、幅（ｗｉｄｔｈ＝２００）と、高さ（ｈｅｉｇｈｔ＝５０）の情報が記載される。勿論、入力枠認識部１２１で認識された全ての入力枠について、各入力枠の座標情報が記載される。
【００２９】
＜利用者端末の機能構成＞
図５は、承認手続きに関与する各作業者が操作する利用者端末３１、３２、３３の機能構成例を説明する図である。図５に示す機能は、ＣＰＵ１１１によるプログラムの実行を通じて実現される。
【００３０】
利用者端末３１、３２、３３を構成する制御部１１０は、サーバ２１から電子文書２１Ａをダウンロードする電子文書ダウンロード部１３０としての機能を有している。この機能は、利用者が申請者である場合に使用される。
電子文書ダウンロード部１３０は、作業画面を通じて、利用者が複数の作業パッケージ２００（図４参照）の中から１つを選択することで実行される。具体的には、電子文書ダウンロード部１３０は、作業パッケージ２００を開くと、その記述２０２で指定されたファイル名を有する電子文書２１Ａをその格納場所からダウンロードする。
【００３１】
利用者端末３１、３２、３３を構成する制御部１１０は、他の作業者から回覧されてきた記入済みの電子文書２１Ｂ（図１５参照）を受け付ける電子文書受付部１３１としての機能も有している。
この機能は、利用者が承認者や事務担当者である場合に使用される。なお、利用者に対する回覧が紙書類で行われた場合、電子文書受付部１３１は、受け取った紙書類のスキャンイメージを記入済みの電子文書２１Ｂとして受け付ける処理を実行する。
【００３２】
この電子文書受付部１３１は、記入済みの電子文書２１Ｂのタイトル名を読み出すと、対応する作業パッケージ２００を読み出して開く。
本実施の形態の場合、電子文書受付部１３１は、スキャンイメージとして取得された記入済みの電子文書２１Ｂを処理対象とする場合、光学文字認識（ＯＣＲ：Optical character recognition）技術を用いて、認識結果を対応する入力枠に追記する処理も実行する。
【００３３】
利用者端末３１、３２、３３を構成する制御部１１０は、作業パッケージ２００と電子文書２１Ａを照合し、現在の利用者の種類を特定する利用者特定部１３２としての機能も有している。ここでの利用者特定部１３２は特定手段の一例である。
本実施の形態の場合、利用者特定部１３２は、個々の入力枠についての記入状況から現在の利用者の種類を特定する。例えば申請者にとっての必須の入力枠（図４の場合では、Ｆｏｒｍ１とＦｏｒｍ３とＦｏｒｍ４）が記入済みであるが、承認者にとっての必須の入力枠が未記入である場合、利用者特定部１３２は、現在の利用者の種類を「承認者」と特定する。
【００３４】
利用者端末３１、３２、３３を構成する制御部１１０は、特定された利用者が記入すべき入力枠を現在の利用者に指示する入力枠指示部１３３としての機能も有している。
本実施の形態の場合、入力枠指示部１３３は、作業画面に表示される電子文書２１Ａ又は記入済みの電子文書２１Ｂのうち現在の利用者に対応する入力枠を強調表示して、利用者による入力作業を支援する。
本実施の形態の場合、現在の利用者に対応する入力枠の外縁が他の入力枠とは異なる色で表示される。
入力枠指示部１３３は、強調表示した入力枠に対する作業内容を電子文書２１Ａ又は記入済みの電子文書２１Ｂと並べて表示し、利用者による入力を支援する。入力枠指示部１３３は表示制御手段の一例である。
【００３５】
利用者端末３１、３２、３３を構成する制御部１１０は、作業画面を通じ、現在の利用者に対応する入力枠への入力を受け付ける入力受付部１３４としての機能も有している。
キーボードなどを用いたテキスト入力の場合、入力受付部１３４は、入力されたテキストを入力枠内に追記して保存する。また、スキャンイメージの貼り付け入力の場合、入力受付部１３４は、光学認識技術を用いてスキャンイメージを文字認識した結果を入力枠内に追記して保存する。
この際、張り付けられたスキャンイメージも入力枠に関連づけて保存される。
【００３６】
利用者端末３１、３２、３３を構成する制御部１１０は、情報の追記があった電子文書を記入済みの電子文書２１Ｂとして記憶部１１４に保存する電子文書保存部１３５としての機能も有している。
電子文書２１Ｂの作成に用いたスキャンイメージが存在する場合には、それらのスキャンイメージも記入済みの電子文書２１Ｂに関連付けて保存される。
【００３７】
利用者端末３１、３２、３３を構成する制御部１１０は、記入済みの電子文書２１Ｂを回覧先の利用者に宛てて送信する電子文書送信部１３６としての機能も有している。
なお、利用者が事務担当者の場合には、回覧先が存在しないので、記入済みの電子文書２１Ｂを用紙に印刷する。
【００３８】
＜電子承認システムにおいて実行される処理動作＞
続いて、承認手続きに関連して電子承認システム１で実行される処理動作を、管理者端末１１と利用者端末３１のそれぞれについて説明する。
【００３９】
＜管理者端末で実行される処理動作＞
図６は、管理者が作業パッケージ２００を作成する際に、管理者端末１１で実行される処理動作例を示すフローチャートである。
まず、管理者端末１１は、フォーム文書受付部１２０の機能を通じ、フォーム文書（スキャンイメージやオフィスソフト文書）の指定を受け付ける（ステップ１０１）。ここでの指定は管理者が行う。
【００４０】
図７は、管理者端末１１の表示部１１５に表示される作業画面３００の一例を示す図である。図７に示す作業画面３００は初期画面であり、作業内容を示すタイトル名３０１と作業内容の記述３０２とで構成される。図７の例では、記述３０２として、フォームとして使用する文書の入力を促す文面が表示される。紙書類の印刷に使用したオフィスソフト文書が存在する場合、管理者は、オフィスソフト文書の保存場所を指定する。
【００４１】
フォーム文書が紙書類の形態でしか存在しない場合、管理者端末１１は、フォーム文書受付部１２０の機能を通じ、画像形成装置２２を通じて、回覧に使用されている紙書類のスキャンイメージを取り込む処理、すなわち紙書類を電子文書２１Ａに変換する処理を実行する（ステップ１０２）。
【００４２】
図８は、フォーム文書の取り込み処理を説明する図である。図８では、サーバ２１から管理者端末１１に電子文書２１Ａが読み出されるルート４０１と、画像形成装置２２から管理者端末１１にスキャンイメージが読み出されるルート４０２が太線で示されている。
【００４３】
図６の説明に戻る。次に、管理者端末１１は、入力枠認識部１２１の機能を通じ、フォーム文書に含まれる入力枠を画像処理により認識する（ステップ１０３）。続いて、入力枠認識部１２１は、認識された入力枠の座標を抽出する（ステップ１０４）。この後、管理者端末１１は、作業者受付部１２２の機能を通じ、承認に関与する作業者の人数と役割名を受け付ける処理を実行する（ステップ１０５）。
【００４４】
これらの情報が入力されると、管理者端末１１は、作業パッケージ作成部１２４の機能を通じ、作業者ごとに入力枠と制限を受け付ける処理を実行する（ステップ１０６）。ここでの受け付けは、作業画面を通じて行われる。図９は、作業パッケージ作成部１２４が表示部１１５に提示する作業画面５００の構成例を示す図である。
【００４５】
作業画面５００は、管理者の作業を支援する情報が表示される領域（画面右側）と電子文書２１Ａのイメージ５１０を示す領域（画面左側）とで構成される。画面右側には、作業画面５００を用いて行う作業内容を示すタイトル名５０１と、作業ステップの流れが示される。図９の場合、電子文書２１Ａの表示領域と管理者の作業を支援する情報の表示領域とは画面上に並べて表示される。もっとも、各表示領域はそれぞれ別の表示窓に表示されてもよい。
【００４６】
図９の例では、作業内容の流れの一部として、申請者の入力が必須である入力枠の指定ステップ５０２、申請者の入力が任意である入力枠の指定ステップ５０３、承認者の入力が必須である入力枠の指定ステップ５０４が示されている。ここでは、指定ステップ５０２が強調表示されており、申請者の入力が必須である入力枠を管理者が入力すべきことが示されている。なお、強調表示は、他の指定ステップと区別可能な表示形式であればよい。例えば現在の作業内容を記載する表示領域を他の作業内容を記載する表示領域よりも高い輝度で表示する。または、現在の作業内容を記載する表示領域を他の作業内容を記載する表示領域とは異なる背景色で表示する。
【００４７】
図９に示す作業画面５００では、電子文書２１Ａに対応するイメージ５１０と共に、画像処理で認識された入力枠５１１、５１２、５１３、５１４、５１５、５１６、５１７の位置が示されている。ここで、入力枠５１１はＦｏｒｍ１として管理され、入力枠５１２はＦｏｒｍ２として管理され、入力枠５１３はＦｏｒｍ３として管理され、入力枠５１４はＦｏｒｍ４として管理され、入力枠５１５はＦｏｒｍ５として管理され、入力枠５１６はＦｏｒｍ６として管理され、入力枠５１７はＦｏｒｍ７として管理される。もっとも、作業画面上では、認識された入力枠の位置を表示しなくてもよい。
【００４８】
管理者による入力枠の指定は、ポインタ５２０で特定の入力枠をクリックすることで行う。図９の例では、管理者が入力枠５１１、５１３、５１４を指定したことが強調表示により示されている。因みに、入力枠５１１は申請者の氏名の入力欄に対応し、入力枠５１３は取引相手の入力欄に対応し、入力枠５１４は機種名の入力欄に対応する。この強調表示により、管理者による指定状況の確認が容易になる。指定の終了は不図示の確定ボタンの操作を通じて、作業パッケージ作成部１２４に通知する。
【００４９】
なお、本実施の形態の場合、指定ステップ５０３では、入力枠５１５が管理者により指定される。入力枠５１５は見積額の入力欄に対応する。また、指定ステップ５０４では、入力枠５１６が指定される。
図１０は、承認者に必須の入力枠５１２と入力枠５１６が指定された様子を説明する図である。入力枠５１２は押印欄に対応し、入力枠５１６は承認者のコメント入力欄に対応する。指定ステップ５０４が終了すると、事務担当者に必須の入力枠の指定ステップ（不図示）が実行される。この実施の形態の場合、入力枠５１７が指定される。入力枠５１７は、事務担当者用の備考欄に対応する。
【００５０】
図６の説明に戻る。各作業者に対する入力が終了すると（ステップ１０６の繰り返し処理が終了すると）、管理者端末１１は、電子文書２１Ａをサーバ２１に保存すると共に、電子文書２１Ａの格納場所についての情報やステップ１０５及び１０６で入力された情報を用いて作成された作業パッケージ２００を保存する（ステップ１０７、１０８）。本実施の形態の場合、作業パッケージ２００の保存先は、管理者端末１１の記憶部１１４である。
【００５１】
この後、管理者端末１１は、作業パッケージ配信部１２５の機能を通じ、作成された作業パッケージ２００を利用者端末３１、３２、３３に配信する（ステップ１０９）。
図１１は、管理者端末１１から利用者端末３１、３２、３３に対して作業パッケージ２００が配信される様子を示す。図１１においては、作業パッケージ２００の配信ルート４０３を太線で示している。以上により、作業パッケージ作成システムとしての管理者端末１１における処理動作が終了する。
【００５２】
＜利用者端末で実行される処理動作＞
続いて、作業パッケージ実行システムとしての利用者端末３１、３２、３３における処理動作を説明する。
【００５３】
図１２は、利用者が電子承認の過程で操作する利用者端末３１、３２、３３で実行される処理動作例を示すフローチャートである。図１２のうち、ステップ２０１〜２０３とステップ２０７〜２１０は申請者が操作する利用者端末３１で実行され、ステップ２０４〜２１０は、承認者又は事務担当者が操作する利用者端末３２又は３３で実行される。以下では、電子承認の進捗に従って、すなわち申請者の操作する利用者端末３１の処理動作、承認者の操作する利用者端末３２の処理動作、事務担当者の操作する利用者端末３３の処理動作の順に説明する。
【００５４】
＜申請者が操作する利用者端末における処理＞
申請者が操作する利用者端末３１は、申請者が作業画面を通じて指定した作業パッケージ２００を開くと（ステップ２０１）、開かれた作業パッケージ２００に記載されている格納場所（記述２０２）から対応する電子文書２１Ａをダウンロードする（ステップ２０２）。
図１３は、申請者が利用者端末３１に電子文書２１Ａをダウンロードする様子を示す。図１３では、電子文書２１Ａのダウンロードルート４０４を太線で示している。
【００５５】
図１２の説明に戻る。電子文書２１Ａがダウンロードされると、利用者端末３１は、利用者特定部１３２の機能を通じ、現在の利用者が申請者であると設定する（ステップ２０３）。作業パッケージ２００を開くことで処理動作が開始するのは、利用者が申請者の場合に限るためである。
なお、利用者特定部１３２は、作業パッケージ２００に記載されている入力枠の座標（記述２０５）の情報を使用し、申請者の入力が必須である入力枠が空欄であることを確認し、現在の利用者が申請者であると設定してもよい。
【００５６】
利用者が特定されると、利用者端末３１は、入力枠指示部１３３の機能を通じ、作業画面に入力対象である電子文書２１Ａのイメージを表示すると共に、申請者が入力すべき入力枠を強調表示する（ステップ２０７）。
図１４は、申請者用の作業画面６００の例を示す図である。図１４に示す作業画面６００には、申請者の入力作業を支援する領域（画面右側）と電子文書２１Ａのイメージ６１０を示す領域（画面左側）とが設けられている。
【００５７】
画面右側には、作業パッケージ２００の記載に基づいて、タイトル名６０１と作業ステップの流れが示される。作業ステップの流れは、申請者に割り当てられた入力枠の情報に基づいて生成される。
図１４の場合、作業ステップは、必須の入力枠への入力を促す入力ステップ６０２と、任意の入力枠への入力を促す入力ステップ６０３と、承認者への記入済みの電子文書２１Ｂの送信を促す送信ステップ６０４とで構成される。
図１４は、入力ステップ６０２の実行段階であるので、入力ステップ６０２の表示領域の外縁が強調表示されている。また、申請者による入力が必須である入力枠６１１、６１３、６１４が強調表示されている（ステップ２０７）。
【００５８】
一方、電子文書２１Ｂの表示領域では、対応する入力枠６１１、６１３、６１４が強調表示されている。申請者は、この強調表示を参考にして、これらの入力枠６１１、６１３、６１４に情報を追記する（ステップ２０８）。この追記が終了すると、入力枠指示部１３３は、次の入力ステップ６０３に移行する。
なお、必須の入力枠６１１、６１３、６１４のいずれかが未入力である場合、入力受付部１３４は、未入力の項目が残っていることを作業画面に表示し、申請者による入力を促す。
【００５９】
入力ステップ６０３の実行段階では、任意事項である見積額の入力に用いられる入力枠６１５が強調表示される。なお、本実施の形態の場合、見積額の入力は必須ではないので、申請者は見積額の入力のスキップを指示することが可能である。
入力ステップ６０３が終了すると、電子文書保存部１３５の機能により、申請者によって記入された情報を含む電子文書２１Ａ（すなわち、記入済みの電子文書２１Ｂ）を保存する（ステップ２０９）。
【００６０】
記入済みの電子文書２１Ｂの保存が完了すると、電子文書送信部１３６が起動し、記入済みの電子文書２１Ｂの送信先となる氏名（承認者）やメールアドレス等の入力を、申請者に対して要求する。
送信先が入力されると、電子文書送信部１３６は、入力された宛先に記入済みの電子文書２１Ｂをメール等で送信する（ステップ２１０）。
【００６１】
図１５は、申請者の操作する利用者端末３１から承認者が操作する利用者端末３２に記入済みの電子文書２１Ｂが送信される様子を表している。
本実施の形態の場合、図中に太線で示すルート４０５のようにネットワーク２０を介して送信される。
【００６２】
以上説明したように、作業画面６００（図１４参照）には、電子文書２１Ａのイメージ６１０と共に申請者の作業を支援する情報が並んで表示されるため、申請者は、入力漏れのない電子文書２１Ｂを作成し、承認者に送信することができる。
【００６３】
＜承認者が操作する利用者端末における処理＞
続いて、承認者が操作する利用者端末３２で実行される処理動作を説明する。図１２に示すように、メール等を通じて記入済みの電子文書２１Ｂを受信した利用者端末３２は、電子文書受付部１３１の機能を通じて受信した電子文書２１Ｂを開く（ステップ２０４）。ここで、電子文書受付部１３１は、記入済みの電子文書２１Ｂのタイトル名などに基づいて対応する作業パッケージ２００を読み出して開く（ステップ２０５）。
【００６４】
作業パッケージ２００が開かれると、利用者特定部１３２は、作業パッケージ２００に記載されている入力枠の座標（記述２０５）の情報を用いて、電子文書２１Ｂを構成する入力枠のうち記入済みの入力枠を確認し、現在の利用者が承認者であると判定する（ステップ２０６）。
【００６５】
利用者が特定されると、利用者端末３２は、入力枠指示部１３３の機能を通じ、作業画面に入力対象である電子文書２１Ｂのイメージを表示すると共に、現在の利用者である承認者が入力すべき入力枠を強調表示する（ステップ２０７）。
図１６は、承認者用の作業画面７００の例を示す図である。図１６に示す作業画面７００には、承認者の入力作業を支援する領域（画面右側）と電子文書２１Ｂのイメージ７１０を示す領域（画面左側）とで構成される。
【００６６】
画面右側には、作業パッケージ２００の記載に基づいて、タイトル名７０１と作業ステップの流れが示される。作業ステップの流れは、承認者に割り当てられた入力枠の情報に基づいて生成される。
図１６の場合、作業ステップは、必須の入力枠への入力を促す入力ステップ７０２と、押印を促す入力ステップ７０３と、事務担当者への記入済みの電子文書２１Ｂの送信を促す送信ステップ７０４とで構成される。
図１６は、入力ステップ７０２の実行段階であるので、入力ステップ７０２の表示領域の外縁が強調表示されている。また、承認者による入力が必須である入力枠７１６が強調表示されている（ステップ２０７）。
【００６７】
承認者は、強調表示された入力枠７１６にコメントなどを追記し、入力の完了を入力受付部１３４に指示する（ステップ２０８）。
ここでの追記が終了すると、入力枠指示部１３３は、次の入力ステップ７０３に移行する。
なお、必須の入力枠７１６が未入力である場合、入力受付部１３４は、未入力の項目が残っていることを作業画面に表示する。
【００６８】
入力ステップ７０３の実行段階では、必須の項目として承認印の入力に用いられる入力枠７１２が強調表示される。入力ステップ７０３が終了すると、電子文書保存部１３５の機能により、承認者によって記入された情報を含む電子文書２１Ａ（すなわち、記入済みの電子文書２１Ｂ）を保存する（ステップ２０９）。
【００６９】
記入済みの電子文書２１Ｂの保存が完了すると、電子文書送信部１３６が起動し、記入済みの電子文書２１Ｂの送信先となる氏名（事務担当者）やメールアドレス等の入力を、承認者に対して要求する。
送信先が入力されると、電子文書送信部１３６は、入力された宛先に記入済みの電子文書２１Ｂをメール等で送信する（ステップ２１０）。
この場合も、記入済みの電子文書２１Ｂは、ネットワーク２０を介して、承認者の操作する利用者端末３２から事務担当者の操作する利用者端末３３に送信される。
【００７０】
以上説明したように、作業画面７００には、電子文書２１Ａのイメージ７１０と共に承認者の作業を支援する情報が並んで表示されるため、承認者は、入力漏れのない電子文書２１Ｂを作成し、事務担当者に送信することができる。
【００７１】
＜事務担当者が操作する利用者端末における処理＞
事務担当者が操作する利用者端末３３で実行される処理動作は、承認者の操作する利用者端末３２の処理動作と共通である。ここでは、事務担当者が操作する利用者端末３３に特有の処理動作についてのみ説明する。
【００７２】
図１７は、事務担当者用の作業画面８００の例を示す図である。図１７に示す作業画面８００には、事務担当者の入力作業を支援する領域（画面右側）と電子文書２１Ａのイメージ８１０を示す領域（画面左側）とで構成される。画面右側には、作業パッケージ２００の記載に基づいて、タイトル名８０１と作業ステップの流れが示される。
【００７３】
図１７の例では、作業ステップが、必須の入力枠への入力を促す入力ステップ８０２と、印刷を促す印刷ステップ８０３とで構成される。
図１７は、入力ステップ８０２の実行段階であるので、入力ステップ８０２の表示領域の外縁が強調表示されている。また、事務担当者による入力が必須である入力枠８１７が強調表示されている。
入力枠８１７に対する入力が完了すると、印刷ステップ８０３の表示領域の外縁が強調表示される。記入済みの電子文書２１Ｂの印刷が実行されると、一連の処理動作が終了する。
【００７４】
以上説明したように、作業画面８００には、記入済みの電子文書２１Ｂのイメージ８１０と共に事務担当者の作業を支援する情報が並んで表示されるため、事務担当者は、入力漏れのない記入済みの電子文書２１Ｂを作成して印刷できる。
【００７５】
＜作業パッケージの実行環境を用意できない利用者がいる場合＞
前述の処理動作は、承認手続きに関与する全ての利用者が作業パッケージ２００の実行環境を有する場合であったが、ここでは、一部の利用者が作業パッケージ２００の実行環境を利用できない場合について説明する。すなわち、承認手続きの一部が電子化されていない場合における承認手続きを説明する。
【００７６】
作業パッケージ２００の実行環境を用意できない場合には、作業パッケージ２００が配布されていない場合だけでなく、ネットワーク環境の不調や利用者端末３１、３２、３３の不調等も考えられる。
従って、申請者、承認者、事務担当者のいずれにおいても、紙書類の状態での承認手続きを行う可能性がある。
【００７７】
図１８は、承認手続きの一部で紙書類による承認が混在する場合を説明する図である。図１８の例では、申請者と事務担当者が利用者端末３１及び３３の利用が可能であるものの、承認者が利用者端末３２を有していない。
このため、申請者については、前述した説明のとおり、図１４に示す作業画面６００を確認しながら記入済みの電子文書２１Ｂを作成する。
【００７８】
ただし、この場合、申請者は、作成した記入済みの電子文書２１Ｂをネットワーク２０経由で承認者に送信することができない。そこで、申請者は、記入済みの電子文書２１Ｂを作成した段階でこれを印刷し、紙書類２１Ｃとして承認者に手渡しする。
ここでの印刷機能は、電子文書送信部１３６にオプションとして用意されている。
【００７９】
図１９は、作業パッケージ２００を利用できない場合における手続きを説明する図である。図１９（ａ）に示す紙書類２１Ｃには、申請者が作業パッケージ２００を用いて入力した申請者の氏名、取引相手、機種名、見積額が記載されている。
この紙書類２１Ｃを受け取った承認者は、図１９（ｂ）に示すように、紙書類２１Ｃの入力枠７１６（図１６参照）にコメントを手書きで記入し、入力枠７１２（図１６参照）に承認印を押した紙書類２１Ｄを事務担当者に手渡しする。
【００８０】
ところで、紙書類２１Ｃを扱う承認者は、作業画面７００（図１６参照）を用いる場合のように作業ステップを確認できないが、承認者が受け取った紙書類２１Ｃは、電子承認システム１の運用開始前まで回覧にされていた紙書類そのものであるので、承認者は記入すべき事項や記入位置を間違えずに承認手続きを続行できる。
【００８１】
一方、紙書類２１Ｄを受け取った事務担当者は、画像形成装置２２のスキャン機能を用いて紙書類２１Ｄのスキャンイメージを取得して利用者端末３３に取り込む。
この後、事務担当者は、利用者端末３３を操作して光学文字認識プログラムを起動し、スキャンイメージに含まれるテキスト情報を再度電子化する。この電子化機能は、電子文書受付部１３１にオプションとして用意されている。
なお、認識結果に誤りがある場合、事務担当者は認識結果を手作業で修正する。
【００８２】
紙書類２１Ｄの再電子化が終了すると、利用者端末３３は、作業者特定部１３２の機能を使用して現在の作業者が事務担当者であると特定する。ここで、修正作業者と修正内容の履歴は、紙書類２１Ｄのスキャンイメージとともに、例えば利用者端末３３の記憶部１１４に保存される。これらの履歴は改変等を防ぐための資料となる。このように、本実施の形態で提案する電子承認システム１は、承認手続きの一部に電子化されていない区間が存在しても問題なく運用することができる。
【００８３】
＜他の実施の形態＞
前述の実施の形態においては、フォーム文書としての電子文書２１Ａをサーバ２１に格納し、利用者による記入済みの電子文書２１Ｂはメール等で利用者間を転送される場合について説明した。しかし、記入済みの電子文書２１Ｂをサーバ２１に格納し、利用者間における記入済みの電子文書２１Ｂの受け渡しをサーバ２１経由で行ってもよい。
【００８４】
図２０は、記入済みの電子文書２１Ｂをサーバ２１に格納する場合の運用形態を説明する図である。この場合、利用者は、作業を開始する際にはサーバ２１から記入済みの電子文書２１Ｂをダウンロードし、作業を完了する際にはサーバ２１に記入済みの電子文書２１Ｂをアップロードする。
この仕組みの採用により、承認手続きの進捗をサーバ２１へのアクセスにより確認できる。
【００８５】
また、フォーム文書の有効期限が切れた場合には、記入済みの電子文書２１Ｂに対する作業を遅滞なく中断できる。
また、送り先リストの更新や作業者と個人との紐付けなどの更新をサーバ２１で管理する場合、作業者は、記入済みの電子文書２１Ｂの送り先を送り先リストから選択することができる。
また、前述の実施の形態では、電子文書が承認作業に関連する書面である場合について説明しているが承認システムは一例であり、電子文書の枠に作業者と作業内容を対応付ける仕組みは１つの電子文書を複数人で作業する業務システムにも適用できる。
【００８６】
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、種々の変更又は改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。
【符号の説明】
【００８７】
１…電子承認システム、１１…管理者端末、２０…ネットワーク、２１…サーバ、２１Ａ…電子文書、２１Ｂ…記入済みの電子文書、２１Ｃ、２１Ｄ…紙書類、２２…画像形成装置、３１、３２、３３…利用者端末、１２０…フォーム文書受付部、１２１…入力枠認識部、１２２…作業者受付部、１２３…作業者別割当部、１２４…作業パッケージ作成部、１２５…作業パッケージ配信部、１３０…電子文書ダウンロード部、１３１…電子文書受付部、１３２…利用者特定部、１３３…入力枠指示部、１３４…入力受付部、１３５…電子文書保存部、１３６…電子文書送信部、２００…作業パッケージ、３００、５００、６００、７００、８００…作業画面
【図１】
2018116413.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
2018116413.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
2018116413.tif 000016
【図１５】
2018116413.tif 000017
【図１６】
2018116413.tif 000018
【図１７】
2018116413.tif 000019
【図１８】
2018116413.tif 000020
【図１９】
2018116413.tif 000021
【図２０】
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