(57)【要約】【課題】議会運営支援のための議会用入退場管理システムを提供する。【解決手段】本発明による議会用入退場管理システムは、議事次第情報及び議員識別情報が格納されたデータ記憶手段と、議員識別情報を入力する識別情報入力手段と、ユーザからの指令入力を受け付け本管理システムからの応答を表示する操作手段と、受信した議員識別情報と格納された議員識別情報とを照合して特定された議員の議場への入退場を判別し、議員ごとの入退場履歴を記録する入退場記録生成手段と、入退場履歴に基づき議場内に在席する議員数を集計する出席数集計手段と、集計された議場内に在席する議員数と格納された議事成立要件情報とに基づき各議事の審議開始又は停止指令の入力要請を操作手段に出力する議事進行管理手段と、データ記憶手段、識別情報入力手段、操作手段、入退場記録生成手段、出席数集計手段、議事進行管理手段、及びシステム全般の制御を行う制御手段と、を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
議会の議事進行を支援する議会用入退場管理システムであって、
複数の議事、前記複数の議事の進行順序、及び議事成立要件情報を含む議事次第情報、並びに前記議会に所属する議員ごとに予め割り当てられた議員識別情報を含む議員情報データベースが格納されたデータ記憶手段と、
前記議員識別情報を前記議会用入退場管理システムに入力する識別情報入力手段と、
ユーザからの指令入力を受け付けて前記議会用入退場管理システムからの応答を表示する操作手段と、
前記識別情報入力手段を介して受信した前記議員識別情報と前記データ記憶手段に格納された前記議員情報データベース内の議員識別情報とを照合して特定された議員の議場への入場又は退場を判別し、前記特定された議員ごとの入退場履歴を記録する入退場記録生成手段と、
前記入退場記録生成手段により特定された前記議員ごとの入退場履歴に基づいて、前記議場内に在席する議員数を集計する出席数集計手段と、
前記出席数集計手段により集計された前記議場内に在席する議員数と前記データ記憶手段に格納された前記議事成立要件情報とに基づいて、前記複数の議事それぞれの審議開始又は停止の指令入力の要請を前記操作手段に出力する議事進行管理手段と、
前記データ記憶手段、前記識別情報入力手段、前記操作手段、前記入退場記録生成手段、前記出席数集計手段、前記議事進行管理手段、及びシステム全般の制御を行う制御手段と、を備えることを特徴とする議会用入退場管理システム。
【請求項２】
前記識別情報入力手段は、カードリーダー、生体認証装置、議席に設置されたスイッチ、及び電気的入力が可能な表示パネルのいずれかを含む入力装置であり、
前記議事進行管理手段は、前記操作手段に前記議場内に在席する議員数、前記議事成立要件情報の中の所定項目、及び前記議事ごとの審議開始又は停止の指令入力要請信号を出力することを特徴とする請求項１に記載の議会用入退場管理システム。
【請求項３】
前記議事進行管理手段は、前記議事次第情報及び前記特定された議員ごとの入退場履歴に基づいて、前記複数の議事の進行順序を変更することを特徴とする請求項１に記載の議会用入退場管理システム。
【請求項４】
前記議事進行管理手段は、前記議事次第情報に含まれる前記議事成立要件情報及び前記特定された議員ごとの入退場履歴に基づいて、各議事の審議開始前に、前記議事の審議開始可否を判断し、前記議事成立要件を満たしていない場合、当該議事を繰り下げるように、前記議事の進行順序を変更することを特徴とする請求項３に記載の議会用入退場管理システム。
【請求項５】
前記議会用入退場管理システムは、前記議場内に設置された録音録画手段から音声データ及び画像データを受信し、
前記制御手段は、前記変更された議事の進行順序に従って前記録音録画手段から受信した各議事ごとの音声データ及び画像データに前記変更された議事ごとに所定の識別子を付加して、前記データ記憶手段に格納するよう制御することを特徴とする請求項３に記載の議会用入退場管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、議会用入退場管理システムに関し、より詳しくは、議員の入退場情報を記録し、入退場情報に基づいて予め登録された議事次第の進行可否判定及び議事次第の調整を実行して結果を所定の装置に出力する議会用入退場管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、情報公開制度の推進に伴い、地方自治体などでは、議会における審議や採決を含む議会の進行状況を中継したり、議員の発言や質疑応答の経過などを議事録として文書化し、一般の個人や企業の求めに応じて公開する業務が増加しつつある。
【０００３】
従来、効率的に会議を進行させるため、予め入力されたスケジュールに基づいて議事の進捗状況を報知する会議システムが提案されている。例えば、特許文献１には、会議の議事次第（議事の進行予定リスト）及び各議事の時間配分情報を記憶しておき、議事次第及び議事毎に議事経過時間を端末に表示させる会議システムが開示されている。また、予め設定された議事の順番通りに議事が進行されない場合や予定時間内に議事が終了しなかった場合に、議事次第を再スケジューリングする技術が提案されている（例えば、特許文献２参照。）
【０００４】
しかし、地方公共団体などでの議会運営においては、進行中の議事の時間調整作業よりも、審議に際して、議事次第に登録されている各議事について、参加が要請されている議員の在席の有無を確認し、定足数を含めて審議を開始できる条件（以下、議事成立要件と呼ぶ）を満していないと判定されると、議事の順番変更やキャンセルなどを含むスケジュール調整を行い、調整後の議事次第に従って、議事を進行させるとともに、調整前後の各議事における議員の発言や答弁を時系列的に正確に記録するための作業を議会開催中に遅滞なく進めるために、多大な労力を要することが問題であった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平５−３０５０６号公報
【特許文献２】特開２０１２‐５４７１０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、上記従来の問題点に鑑みてなされたものであって、本発明の目的は、議会運営支援のために議員の入退場情報を記録して議事次第を調整し、議事の進行管理を支援する議会用入退場管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するためになされた本発明の一態様による議会用入退場管理システムは、議会の議事進行を支援する議会用入退場管理システムであって、複数の議事、前記複数の議事の進行順序、及び議事成立要件情報を含む議事次第情報、並びに前記議会に所属する議員ごとに予め割り当てられた議員識別情報を含む議員情報データベースが格納されたデータ記憶手段と、前記議員識別情報を前記議会用出退場管理システムに入力する識別情報入力手段と、ユーザからの指令入力を受け付けて前記議会用入退場管理システムからの応答を表示する操作手段と、前記識別情報入力手段を介して受信した前記議員識別情報と前記データ記憶手段に格納された前記議員情報データベース内の議員識別情報とを照合して特定された議員の議場への入場又は退場を判別し、前記特定された議員ごとの入退場履歴を記録する入退場記録生成手段と、前記入退場記録生成手段により特定された前記議員ごとの入退場履歴に基づいて、前記議場内に在席する議員数を集計する出席数集計手段と、前記出席数集計手段により集計された前記議場内に在席する議員数と前記データ記憶手段に格納された前記議事成立要件情報とに基づいて、前記複数の議事それぞれの審議開始又は停止の指令入力の要請を前記操作手段に出力する議事進行管理手段と、前記データ記憶手段、前記識別情報入力手段、前記操作手段、前記入退場記録生成手段、前記出席数集計手段、前記議事進行管理手段、及びシステム全般の制御を行う制御手段と、を備えることを特徴とする。
【０００８】
前記識別情報入力手段は、カードリーダー、生体認証装置、議席に設置されたスイッチ、及び電気的入力が可能な表示パネルのいずれかを含む入力装置であり、前記議事進行管理手段は、前記操作手段に前記議場内に在席する議員数、前記議事成立要件情報の中の所定項目、及び前記議事ごとの審議開始又は停止の指令入力要請信号を出力し得る。
前記議事進行管理手段は、前記議事次第情報及び前記特定された議員ごとの入退場履歴に基づいて、前記複数の議事の進行順序を変更し得る。
前記議事進行管理手段は、前記議事次第情報に含まれる前記議事成立要件情報及び前記特定された議員ごとの入退場履歴に基づいて、各議事の審議開始前に、前記議事の審議開始可否を判断し、前記議事成立要件を満たしていない場合、当該議事を繰り下げるように、前記議事の進行順序を変更し得る。
前記議会用入退場管理システムは、前記議場内に設置された録音録画手段から音声データ及び画像データを受信し、前記制御手段は、前記変更された議事の進行順序に従って前記録音録画手段から受信した各議事ごとの音声データ及び画像データに前記変更された議事ごとに所定の識別子を付加して、前記データ記憶手段に格納するよう制御し得る。
【発明の効果】
【０００９】
本発明の議会用入退場管理システムによれば、議員をリアルタイムで特定して入退場情報を記録し、この入退場情報に基づき、予め登録された議事次第を調整し、議会定足数を満たしているか否かを判断して、議事の進行可否を通知するプロセスを自動化できるため、議会運営に必要な人的リソースが削減され、人員確認や議事入れ替え処理に要する時間を大幅に短縮できるので、正確でスムーズな議会運営を行うことができる。
また、記録された議員の出欠入退場情報と調整後の議事次第情報とを関連付けた議事記録データを生成し、各議事に対応する発言者の誤認や議事進行順の記録間違い等を減少させ、より精確な議事録用データを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムで参照される議事次第情報のデータ構成例を示す図である。
【図３】本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムで参照される議員情報データベースのデータ構成例を示す図である。
【図４】本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムの操作端末の表示パネルに表示される画面の例を示す図である。
【図５】本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムの動作を説明するフローチャートである。
【図６】本実施形態による操作端末の表示画面上に表示された画面の一例を示す図である。
【図７】本実施形態による操作端末の表示画面上に表示された画面の他の例を示す図である。
【図８】本実施形態による議事管理装置で作成される議事記録データファイルのデータ構成例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明を実施するための形態の具体例を、図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１２】
図１は、本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムの全体構成を示す図である。
【００１３】
図１に示すように、本発明の一実施形態による議会用入退場管理システム１００は、システム制御装置１０、操作端末２０、及びＩＤ入力装置３０を備える。操作端末２０、及びＩＤ入力装置３０は、通信回線を介してシステム制御装置１０に接続される。通信回線は、例えば、有線又は無線のＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）などで具現される。なお、これらの接続は、通信ケーブルなどによる直接接続で具現してもよい。また、議会用入退場管理システム１００は、議場に設置されたビデオ録画装置４０に同様の接続方法で接続され得る。
【００１４】
システム制御装置１０は、制御部１１、入退場記録生成部１２、出席数集計部１３、議事進行管理部１４、及びデータ記憶部１５を備える。
【００１５】
制御部１１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）並びに図示しないＲＯＭ及びＲＡＭ等から構成され、システム制御装置１０の動作全般を統括制御する。入退場記録生成部１２、出席数集計部１３、及び議事進行管理部１４は、例えば、制御部１１を構成するＣＰＵにプログラムを実行させることで、即ち、ソフトウェアによって実現される手段、ＩＣ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｃｉｒｃｕｉｔ）などのハードウェアにより具現される手段、又はソフトウェア及びハードウェア手段を併用して具現される。
【００１６】
データ記憶部１５は、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）及び／又はＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）等で構成され、議会用入退場管理システム１００で使用される各種プログラム、作業データファイル、各議員に予め割り当てられた議員識別情報を含む議員情報データベースが格納される。また、データ記憶部１５は、通信回線を介して外部データ入出力装置３００に接続され、外部データ入出力装置３００から議事次第情報を受信して格納する。なお、議事次第情報の詳細は後述する。
【００１７】
操作端末２０は、システム制御装置１０に対して議会での議事進行に関する各種の指令を入力するための端末であり、例えば、キーボード、ポインティング装置、及び表示パネルを備える。又は、操作端末２０は、入力デバイスとして画像表示可能なタッチパネルを備える構成で具現され得る。タッチパネルを用いる場合、画面上にＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）によって、各種の選択ボタンや指令入力ボタンが表示される。なお、物理的なスイッチ類を備えてもよい。
【００１８】
ＩＤ入力装置３０は、例えば、議場の出入口付近に設置された名札表示板又は各議員の議席に配備された電気式スイッチ（例えば、入力ボタン）、より望ましくはカードリーダーで構成され、議員からの入力操作に応答して、各議員に貸与されたＩＤカード又は各電気式スイッチに割り当てられた議員識別情報を検出して、検出した議員識別情報をシステム制御装置１０に送信する。議員識別情報には、議員毎に付与された英数字を含む文字列からなる識別子（議員ＩＤ）が利用されるが、これに限定されず、指紋や手のひら静脈などの生体認証データによる識別方法など、多様な方法が利用可能である。
【００１９】
ビデオ録画装置４０は、議場内の所定の場所に設置され、ビデオ録画装置４０で記録された録音データ及び録画データに後述する本発明の議会用入退場管理システム１００で生成される議事進行情報を関連付けてデータ記憶部１５又は所定の外部記憶装置に格納することで、議事録作成用データを提供する。ビデオ録画装置４０は、例えば、ビデオ制御部４１、インターフェイス（ＩＦ）部４２、カメラ４３、及びマイク４４を備える。
【００２０】
システム制御装置１０の入退場記録生成部１２は、ＩＤ入力装置３０から各議員の議員識別情報を受信し、受信した議員識別情報を、データ記憶部１５に格納された議員情報データベース内の登録済み議員識別情報と照合し、特定された議員の入場又は退場を判定する。入場か退場かの判定は、例えば、ＩＤカードを利用する場合、議場の入口側及び出口側にそれぞれ設けられたカードリーダーのいずれに入力操作（ＩＤカードをタッチ）されたかによって行われる。すなわち、議場の入口側カードリーダーから送信される議員識別情報には入場を示すフラグが付与され、議場の出口側カードリーダーから送信される議員識別情報には退場を示すフラグが付与される。そして、入退場記録生成部１２は、特定された議員の入場又は退場の判定結果を出席数集計部１３に送信するとともに、当該議員の入退場履歴データを更新する。なお、議員情報データベースの詳細なデータ構成は、後述する。なお、入退場の判定には、フラグに代えて、各カードリーダーに割り当てられた機器識別番号を利用する等、多様な手段が適用される。
【００２１】
出席数集計部１３は、入退場記録生成部１２で特定された議員の入場又は退場の判定結果を受信し、受信した判定結果に基づいて、議場内に在席している議員数をリアルタイムで集計し、集計結果として議員の在席数及び在席議員名を含む現在の在席議員情報を議事進行管理部１４に送信するとともに、在席議員情報の時系列データをデータ記憶部１５に格納する。
【００２２】
議事進行管理部１４は、データ記憶部１５から議事次第情報を読み出して、議事次第情報に含まれる議事の進行順序に従い、各議事の審議開始前に当該議事の議事成立要件である定足数及び審議メンバーに登録されている議員名と出席数集計部１３から受信した現在の在席議員情報とを照合し、当該議事の議事成立要件が揃っているか否かを判断する。当該議事の議事成立要件が揃っている場合、議事進行管理部１４は、当該議事の審議を開始可能と判断して、制御部１１に開始可能信号を送信する。一方、当該議事の議事成立要件が揃っていない場合、議事進行管理部１４は、当該議事の審議を開始保留と判断して、議事次第情報に含まれる議事の進行順序を変更し、制御部１１に開始保留信号及び変更した議事進行順序を示すリストのデータを送信する。
【００２３】
具体的に、議事進行管理部１４は、当該議事の議事成立要件が揃っていない場合、例えば、現在審議中の議事以降に配列されている議事について、各議事の定足数及び審議メンバーと現在の在席議員情報とを照合し、定足数を満たして審議メンバーが揃っている議事を順次繰り上げる変更を議事次第情報の議事進行順序に対して実行し、変更した議事進行順序を示すリストの表示用データを制御部１１に送信する。その後、ユーザにより、操作端末２０から、変更した議事進行順序による議事進行を決定する指令が入力されると、議事進行管理部１４は、議事次第情報の議事進行順序を更新してデータ記憶部１５に格納する。
【００２４】
次に、図２〜図４を参照して、本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムで参照される議事運営に関連する各種データについて詳細に説明する。
【００２５】
図２は、本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムで参照される議事次第情報のデータ構成例を示す図である。図２に示すように、議事次第情報は、１つの議事に対応して複数のデータ項目からなる議会の議事進行に関する情報を含むデータファイルであって、予めユーザ、例えば、議会事務局員により議会用入退場管理システムに登録される。議事次第情報のデータファイルには、後述する少なくとも１つの議事次第データが含まれる。
【００２６】
図２に示す一実施形態による議事次第情報のデータファイルＡは、例えば、議場Ａで審議される複数の議事に対応して、データ構成表１５０に示すような議事次第データ（１５１、１５２、・・・、１５８）を含む。各議事次第データには、データ構成表１５０の左端の第１列目に、議事の進行順を示す議事番号（インデックス）１５Ａが設定され、各議事番号に対して、データ項目Ａ〜データ項目Ｄの組（ｔｕｐｌｅ）が設定される。ここで、設定されるデータ項目の内容及び個数は任意であるが、本実施形態では、データ項目Ａに「議案名」、データ項目Ｂに「審議事項」、データ項目Ｃに「提案議員名」、データ項目Ｄに「議事成立要件情報」に関するデータが登録される。議事次第情報のデータファイルＡは、所定日に開催される議会の審議予定に基づき、予め事務局の担当者等によって作成されて、外部データ入出力装置３００を介してシステム制御装置１０のデータ記憶部１５に格納される。なお、議事次第情報のデータファイルは、所定のファイル名に加えて、例えば、開催日時を表す識別用ラベルを付加してもよい。
【００２７】
図３は、本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムで参照される議員情報データベースのデータ構成例を示す図である。議員情報データベースは、議会に所属する議員ごとの格納ファイルを備え、例えば、図３のデータ構成表１７０に示すような各議員に対応する議員情報データ（１７１〜１７４）を含む。各議員情報データは、データ構成表１７０の左端の第１列目に、各議員に予め割り当てられた識別子（議員ＩＤ）が検索用キー１７Ａとして登録され、各議員ＩＤに対して、データ項目ａ〜データ項目ｃの組（ｔｕｐｌｅ）が対応付けられてデータ記憶部１５に格納される。設定されるデータ項目の内容及び個数は任意であるが、本実施形態では、データ項目ａに「議員氏名」、データ項目ｂに「入退場履歴」、データ項目ｃに当該議員の「投票権」が登録される。議員情報データベースは、議事次第情報に基づいて議会用入退場管理システム１００が、各議員の議場への入退場を検出して議事進行を支援する際に参照される。なお、これらのデータは、変更が生じた場合には適宜更新される。
【００２８】
図４は、本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムの操作端末の表示パネルに表示される画面の例を示す図である。図４に示すように、操作端末２０の表示画面２１には、議事次第情報に基づく議事進行リスト２２、現在の在席議員情報を反映した議席表２３、議事次第情報及び現在の在席議員情報に基づく議事進行関連情報（２４〜２７）が表示される。表示される議事進行関連情報は、例えば、議事の定足数に対する在席数２４、議事進行の選択入力ボタン２５、本入退場管理システムのシステム起動／終了ボタン２６、開催日時選択／読込ボタン２７等であるが、これらに限定されない。議事進行関連情報の詳細は後述する。
【００２９】
以下、本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムの動作を図５〜図７を参照しながら詳細に説明する。
【００３０】
図５は、本発明の一実施形態による議会用入退場管理システムの動作を説明するフローチャートである。
【００３１】
本実施形態による議会用入退場管理システム１００は、外部データ入出力装置３００を介して、開催予定日時ごとの議事次第情報が、予めシステム制御装置１０のデータ記憶部１５に格納される。開催予定日時ごとの議事次第情報は、それぞれ識別可能なラベルとして開催予定日時及び／又は表題などを付与したデータファイルとして格納される。
【００３２】
議会用入退場管理システム１００において、操作端末２０からシステム起動指令が入力される（ステップＳ２００）と、このシステム起動指令に応答して、システム制御装置１０の制御部１１は、ＩＤ入力装置３０及びビデオ録画装置４０との通信接続を確立し、一連のシステムの立上げを実行し、システムが立ち上がると、制御部１１は、操作端末２０に、データ記憶部１５に格納された複数の議事次第情報のデータファイルの中から開始したい開催予定日時のデータファイルを選択する入力の要請を送信する（ステップＳ１００）。また、ＩＤ入力装置３０は、議員識別情報（議員ＩＤ）の入力受付を開始する（ステップＳ３００）。
【００３３】
操作端末２０から、開催予定日時の選択入力がシステム制御装置１０に送信されると（ステップＳ２１０）、システム制御装置１０は、データ記憶部１５から指定された議事次第情報のデータファイル、例えば、図２に示す「議事次第情報のデータファイルＡ」を読み出し（ステップＳ１１０）て、操作端末２０の画面２１に図４に示す議事の「議事進行リスト」２２が表示されるように制御する。
【００３４】
ＩＤ入力装置３０は、議員ＩＤの入力受付開始後、議員ＩＤの入力を受け付けると、検出した議員ＩＤを逐次、入力を受け付けたＩＤ入力装置３０の機器識別番号とともに、システム制御装置１０に送信する（ステップＳ３１０）。
【００３５】
システム制御装置１０の入退場記録生成部１２は、ＩＤ入力装置３０から議員ＩＤ及びＩＤ入力装置３０の機器識別番号を受信すると、受信した議員ＩＤを、データ記憶部１５に格納された議員情報データベースを検索し、登録済み議員識別情報と照合して特定し、また受信したＩＤ入力装置３０の機器識別番号に基づいて、入場か又は退場かを判定して、特定した議員の現時点における入退場情報を逐次、制御部１１及び出席数集計部１３に送信する（ステップＳ１２０）。また、入退場記録生成部１２は、当該議員の議員情報データの入退場履歴に、今回検出した時刻の入退場記録を加えて議員情報データベースを更新する。
【００３６】
出席数集計部１３は、入退場記録生成部１２から議員の入退場情報を受信すると、議事進行順序に従い、読み出された議事次第情報及び入退場記録生成部１２で特定された議員の入退場情報が反映された議員情報データベースを参照して、議場内に在席している議員数をリアルタイムで集計し、集計結果である議場内に現在在席している議員名及び議員数を含む現在の在席議員情報を議事進行管理部１４に送信する（ステップＳ１３０）。
【００３７】
議事進行管理部１４は、読み出した議事次第情報に含まれる議事の進行順に、出席数集計部１３から受信した現在の在席議員情報に基づき、各議事の審議開始前に当該議事の議事成立要件、すなわち定足数を満たし、審議メンバーに登録された議員が揃っているか否かを判断する。具体的に、現時点以降の議事の審議メンバーに登録された議員ＩＤと出席数集計部１３から受信した現在の在席議員情報とを照合し、当該議事に対する定足数を満たし、審議メンバーが揃っているか否かを判断する（ステップＳ１４０）。
【００３８】
在席人数が定足数を満たし、当該議事の審議メンバーが揃っている場合、議事進行管理部１４は、当該議事を審議開始可能と判断して、当該議事次第データの配列順、すなわち進行順を変更せずに、制御部１１に開始可能信号を送信する。制御部１１は、開始可能信号を受信すると、操作端末２０に表示画面２１の議事進行リスト２２の状況欄に「可」との文字を表示するよう指令する（ステップＳ１５０）。なお、これと同時に、表示画面２１の議事進行の選択入力ボタン２５内の「審議開始」ボタンを点滅させるよう指令してもよい。
【００３９】
一方、在席人数が定足数を満たさないか、当該議事の審議メンバーが揃っていない場合、議事進行管理部１４は、当該議事の審議を開始不可と判断し、制御部１１に開始不可信号を送信する。制御部１１は、開始不可信号を受信すると、操作端末２０に表示画面２１の議事進行リスト２２の状況欄に「不可」との文字を表示すると同時に、表示画面２１の議事進行の選択入力ボタン２５内の「議順変更」ボタンを点滅させるよう指令する（ステップＳ１４５）。「議順変更」ボタンは、ユーザに議事の進行順を変更するか否かを決定する指令を入力するためのボタンである。
【００４０】
図６は、本実施形態による操作端末の表示画面上に表示された画面の一例を示す図である。図６に示す操作端末２０の表示画面２１で、「議順変更」ボタンが選択（入力）される（ステップＳ２２０）と、議事進行管理部１４は、例えば、当該議事以降で、議事成立要件を満たす議事を繰り上げ、当該議事を繰り下げるように、議事進行順序を変更した議事次第情報のデータファイルを生成し、制御部１１に変更した議事進行順序を示すリストの表示用データを送信する。制御部１１は、変更した議事進行順序を示すリストの表示用データを受信すると、操作端末２０に表示画面２１の議事進行リスト２２を、変更した議事進行順序を示すリストで、再表示するように指令する（ステップＳ１５５）。
【００４１】
なお、ステップＳ２２０で、「議順変更」ボタンが選択されず、進行指示ボタン２５内の「審議停止」ボタンが選択（入力）された場合、制御部１１は、議事進行順序を変更せずに、当該議事の審議開始前で進行を停止する（ステップＳ１６０）。一方、ＩＤ入力装置３０は、議事進行停止中も、継続してＩＤ入力の受付を行う。また、システム制御装置１０の制御部１１も、継続して入退場記録生成部１２、出席数集計部１３、及び議事進行管理部１４を制御して、ステップＳ１２０以降の段階を繰り返す。
【００４２】
図７は、本実施形態による操作端末の表示画面上に表示された画面の他の例を示す図である。図７に示す操作端末２０の表示画面２１で、「審議停止」の期間中に、当該議事の定足数又は審議メンバーが議事成立要件を満たした場合、議事進行管理部１４は、当該議事の審議を開始可能と判断して、制御部１１に開始可能信号を送信する。制御部１１は、開始可能信号を受信すると、操作端末２０に表示画面２１の議事進行リスト２２の状況欄に「可」との文字を表示すると同時に、表示画面２１の議事進行の選択入力ボタン２５内の「審議開始」ボタンを点滅させるよう指令する（ステップＳ１５０）。その後、選択入力ボタン２５内の「審議開始」ボタンが押される（タッチされる）と、議事進行が再開される。
【００４３】
「審議停止」ボタンが選択（入力）された後、所定の中断時間が経過した場合、また、全ての議事が終了するか又は変更された議事進行順序で残りの議事が開始不可となっている議事だけの場合、制御部１１は、表示画面２１の議事進行の選択入力ボタン２５内の「審議停止」ボタンを点滅させるよう指令する（ステップＳ１７０）。その後、選択入力ボタン２５内の「審議停止」ボタンが押される（タッチされる）と、それまでの議事進行経過にしたがって、各議事次第データに在席議員情報の時系列データが関連付けられて、日時データとともに、議事録作成用データとして、データ記憶部１５に格納され、その完了後に終了される（ステップＳ１８０）。
【００４４】
図８は、本実施形態による議事管理装置で作成される議事記録データファイルのデータ構成例を示す図である。
【００４５】
図１に示すように、システム制御装置１０は、ビデオ録画装置４０と連携して、議場で録音及び録画した音声データ及び画像データに議事進行順を特定する識別子を付与してデータ記憶部１５に格納することができる。
【００４６】
本実施形態において、システム制御装置１０は、ビデオ録画装置４０で録音及び録画した音声データ及び画像データをデータ記憶部１５に格納する際に、議事次第情報に基づく所定のルールに従って、それぞれの音声データ及び画像データに議事ヘッダを付与する。例えば、２０１６年１月２２日に開催され、図２に示す議事次第情報のデータファイルＡの中の議事番号Ａ１の議案審議において、最初の提案議員として「Ａ部  信一」が発言した音声データのファイル「ＡＵ０１２２１」をデータ記憶部１５に保存する場合、開催日を表す数字「１６０１２２」と、その発言が議場Ａの議事次第の中のいずれの審議項目であるかを識別する識別番号「Ａ１ａ」と、提案議員である「Ａ部  信一」の議員ＩＤ「１４５６３１Ａ」と、が連結されて、図８のデータ構成表５００に示す「１６０１２２−Ａ１ａ−１４５６３１Ａ」という議事ヘッダが第１識別子として付与され、末尾に音声データ及び画像データが時間的に対応していることを示す第２識別子（時系列識別子）として、例えば「ＡＭ１０１０２５」が付与される。
【００４７】
また、議事ヘッダは、２番目の提案議員として「Ｂ生  次郎」が発言した音声データ「ＡＵ０１２２２」及び画像データ「ＭＶ０１２２２」を格納する際にも同様に付与される。このように、音声データ及び画像データに第１及び第２識別子として議事ヘッダ及び時系列識別子が付加されることにより、両データは関連付けられて格納される。したがって、音声データと画像データとに齟齬をきたすことはない。
【００４８】
システム制御装置１０は、上述のように、議事次第情報の更新されたデータファイルに基づき、各議事次第データの議事番号に関連付けられた音声データ及び画像データを時系列に並べた議事記録データファイルＡを作成して、データ記憶部１５に格納する。
【００４９】
議事次第データに基づき作成された議事記録データファイルＡは、音声認識装置等を備える議事録作成システム２００に通信回線を介して送信され、議事録作成のためのデータとして提供される。
【００５０】
以上、本発明の議会用入退場管理システム１００によれば、議場内の議員の在否を確認し、出欠状況に応じて議事の順番やキャンセルなどを含む議事進行スケジュールを調整するのに要する人的リソースを大幅に削減できる。また、調整後の各議事進行における議員の発言や答弁を時系列的に正確に記録することができ、議事記録の確認作業が軽減され、より精確な議事録作成用データを短時間で提供することができる。
【００５１】
以上、本発明の実施形態について図面を参照しながら詳細に説明したが、本発明は、上述の実施形態に限定されるものではなく、本発明の技術的範囲から逸脱しない範囲内で多様に変更実施することが可能である。
【符号の説明】
【００５２】
１０    システム制御装置
１１    制御部
１２    入退場記録生成部
１３    出席数集計部
１４    議事進行管理部
１５    データ記憶部
１５Ａ    議事番号
１７Ａ    検索用キー
２０    操作端末
２１    表示画面
２２    議事進行リスト
２３    議席表
２４    定足数に対する在席数
２５    （議事進行の）選択入力ボタン
２６    システム起動／終了ボタン
２７    開催日時選択／読込ボタン
３０    ＩＤ入力装置
３１    音声認識部
３２    議事録作成部
３３    辞書部
３５    通信部
４０    ビデオ録画装置
４１    ビデオ制御部
４２    インターフェイス（ＩＦ）部
４３    カメラ
４４    マイク
１００    議会用入退場管理システム
１５０、１７０    データ構成表
１５１、１５２、１５３    議事次第データ
１７１、１７２、１７３、１７４    議員情報データ
２００    議事録作成システム
３００    外部データ入出力装置
５００    （議事記録データファイルデータＡの）データ構成表
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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