(57)【要約】【課題】プロジェクトの進捗状況を正確に把握する。    【解決手段】複数の利用者からアクセスされるファイル共有サーバと、当該ファイル共有サーバとネットワークを介して接続され、制御部と記憶部を備え、管理者からアクセスされる進捗管理システムと、を有する情報処理システムであって、管理者からプロジェクト名と当該プロジェクトに対応する少なくとも1つのタスク名の入力を受けると、ファイル共有サーバに前記プロジェクト名と対応する第１のフォルダを作成し、第１のフォルダの配下に少なくとも1つのタスク名と対応するフォルダをタスク名毎に作成し、記憶部にタスク名毎の識別子と対応するフォルダの識別子を管理するタスクテーブルを格納し、制御部は、タスクテーブルと、当該タスクテーブルにより特定されるフォルダ内のデータ格納状態に基づき、各タスクの進捗状態を管理することを特徴とする情報処理システム。【選択図】  図１
2018194874.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の利用者からアクセスされるファイル共有サーバと、
当該ファイル共有サーバとネットワークを介して接続され、制御部と記憶部を備え、管理者からアクセスされる進捗管理システムと、を有する情報処理システムであって、
前記制御部は、
前記管理者からプロジェクト名と当該プロジェクトに対応する少なくとも1つのタスク名の入力を受けると、前記ファイル共有サーバに前記プロジェクト名と対応する第１のフォルダを作成し、前記第１のフォルダの配下に前記少なくとも1つのタスク名と対応するフォルダを前記タスク名毎に作成し、前記記憶部にタスク名毎の識別子と、当該タスク名と対応するフォルダの識別子を管理するタスクテーブルを格納し、
前記制御部は、前記タスクテーブルと、当該タスクテーブルにより特定されるフォルダ内のデータ格納状態に基づき、各タスクの進捗状態を管理する
ことを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の情報処理システムであって、
前記制御部は、
前記管理者から、さらに前記タスク名と対応する成果物名の入力を受け、前記記憶部に当該成果物の識別子と当該成果物と対応する前記タスク名の識別子を対応付ける成果物テーブルを格納し、
前記制御部は、前記管理者からの要求に応じて、
前記タスクテーブルと前記成果物テーブルとに基づき、各タスクの進捗状況を更新する
ことを特徴とする情報処理システム。
【請求項３】
請求項１に記載の情報処理システムであって、
進捗管理システムは、入出力部をさらに有し、
前記制御部は、
前記タスク名毎にタスク完了予定日を管理し、
前記完了予定日と前記制御部により管理される各タスクの進捗状態に基づいて、前記出力部にアラートをあげる
ことを特徴とする情報処理システム。
【請求項４】
請求項１に記載の情報処理システムであって、
前記少なくとも１つのタスク名には、少なくとも1つの親タスク、当該親タスクと対応する少なくとも１つの子タスクを含み、
前記親タスクと前記子タスクの対応関係は前記タスクテーブルで管理され、
前記親タスクの進捗状況は、前記親タスクと対応する前記子タスクの数と、前記子タスクそれぞれの進捗状況に基づき管理される
ことを特徴とする情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プロジェクト状況管理のための進捗管理を行う技術に関する。業務の成果物の状況に応じて進捗状況を可視化する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
本技術分野の背景技術として、特開2014-112334号公報（特許文献１）がある。この公報には「処理のフローが決まっていない場合においても進捗状況が把握される進捗状況管理システムを提供する。」と記載されている。また、特開平5-298084号公報（特許文献２）がある。この公報には作業の結果作成される成果物と、この成果物を識別するための成果物識別子との組を管理し、実質的な作業の進捗の様子を正確に知ることができる進捗状況管理装置について記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開2014-112334号公報
【特許文献２】特開平5-298084号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１、２に記載されたシステムでは、プロジェクト内での成果物を格納するフォルダ構成を定義していない。この場合、プロジェクトマネージャーは各執務者が作成した業務の成果物がどこに格納されているのかを執務者に聞かなければわからない。このため、成果物がどのようなものなのか、どれが最新の成果物なのかなどをプロジェクトマネージャーは自発的にかつリアルタイムで把握できない。進捗状況を共有する会議などで、虚偽の進捗状況を報告する各執務者もいるため、プロジェクト管理に悪影響を及ぼす恐れがある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するため、本発明の情報処理システムは、複数の利用者からアクセスされるファイル共有サーバと、当該ファイル共有サーバとネットワークを介して接続され、制御部と記憶部を備え、管理者からアクセスされる進捗管理システムと、を有する情報処理システムであって、前記制御部は、前記管理者からプロジェクト名と当該プロジェクトに対応する少なくとも1つのタスク名の入力を受けると、前記ファイル共有サーバに前記プロジェクト名と対応する第１のフォルダを作成し、前記第１のフォルダの配下に前記少なくとも1つのタスク名と対応するフォルダを前記タスク名毎に作成し、前記記憶部にタスク名毎の識別子と対応するフォルダの識別子を管理するタスクテーブルを格納し、前記制御部は、前記タスクテーブルと、当該タスクテーブルにより特定されるフォルダ内のデータ格納状態に基づき、各タスクの進捗状態を管理することを特徴とする情報処理システムである。
【発明の効果】
【０００６】
本発明の情報処理システムによれば、進捗率を把握可能なため、執務者による虚偽の進捗報告を防ぐことができる。また、成果物のフォルダ構成がプロジェクト内で統一されるため、チーム内での情報共有や業務の進捗状況把握が簡潔になる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】本実施形態における全体構成図である。
【図２】本実施形態におけるシステム管理者を管理するフローチャートである。
【図３】本実施形態における進捗管理システム起動時のフローチャートである。
【図４】本実施形態におけるフォルダを自動生成するフローチャート(その1)である。
【図５】本実施形態におけるフォルダを自動生成するフローチャート(その2)である。
【図６】本実施形態における作業項目の作業進捗を取得するフローチャート(その1)である。
【図７】本実施形態における作業項目の作業進捗を取得するフローチャート(その2)である。
【図８】本実施形態における作業項目の作業進捗アラートを出力するフローチャートである。
【図９】本実施形態における作業項目を管理するタスクテーブルを示す図である。
【図１０】本実施形態におけるフォルダ情報を管理するフォルダテーブルを示す図である。
【図１１】本実施形態における成果物情報を管理する成果物テーブルを示す図である。
【図１２】本実施形態における管理者の情報を管理する管理者テーブルを示す図である。
【図１３】本実施形態におけるフォルダ構成図の一例を示す図である。
【図１４】本実施形態における進捗管理システムのメイン画面を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
＜全体構成＞  
図１は本発明を実施するための形態を説明するための図面である。進捗管理システム１は制御部２、記憶部３および入出力部４を備える。制御部は、後術するフォルダ作成処理と、作業進捗出力処理と、管理者追加処理と、作業アラート処理を行う。記憶部にはタスクテーブル３１と、フォルダテーブル３２と、成果物テーブル３３と、管理者テーブルが格納される。進捗管理システム１は、ネットワークを介してファイル共有サーバと接続され、利用者５がファイル共有サーバ４に格納した成果物をもとに進捗を管理する。進捗管理システムは管理者６のみが使用可能である。
＜各種テーブルの構成＞
図９を用いてタスクテーブルを説明する。タスクテーブルは、管理者により登録されたタスクを管理する。タスクテーブルには、タスクＩＤ（識別子）、そのＩＤと対応するタスク名、タスク登録日、タスク開始日、タスク完了日、フォルダＩＤ、および親タスクＩＤが格納される。各項目の情報は、後術するフォルダ作成処理（図４、５）において、管理者の情報入力および制御部のフォルダ作成処理に基づいて、格納される。
【０００９】
図１０を用いてフォルダテーブルを説明する。フォルダテーブルは、後術するフォルダ作成処理（図４、５）で作成させたフォルダを管理する。フォルダテーブルには、ＩＤ、そのＩＤと対応するフォルダ名、およびフォルダ相対パスが格納される。
【００１０】
図１１を用いて成果物テーブルを説明する。成果物テーブルは、各成果物を管理する。成果物テーブルには、成果物ＩＤとそのＩＤに帝王する成果物名、タスクＩＤ、更新日、作成完了フラグが格納される。このうち、成果物ＩＤ、成果物名、タスクＩＤは、フォルダ作成処理（図４、図５）において格納される。また、更新日、作成完了フラグは、作業進捗出力処理（図６、図７）において格納される。
＜管理者追加処理手順＞
次に進捗管理システムが、管理者追加処理する手順を、図２に示すフローチャートに従って説明する。管理者追加処理は、制御部２が、入出力部を介して、管理者追加ボタンが押されたことを検知した場合に実行される。制御部は、入出力部から、管理者登録に必要な氏名、ID、パスワードの情報を取得する（Ｓ２０１）。制御部は取得した情報を管理者テーブル３４（図１２）に格納する（Ｓ２０２）。
＜起動時の処理手順＞
次に進捗管理システムの起動時の処理手順を、図３に示すフローチャートに従って説明する。まず、制御部２が記憶部３内の管理者テーブルのデータの存在を確認するＳ３０１。管理者テーブル内にデータが存在しない場合、記憶部は初回ログインと判断し、進捗管理システムのメイン画面を表示する。管理者テーブル内にデータが存在する場合Ｓ３０２、制御部は進捗管理システムのログインで必要となる管理者IDとパスワードの入力を促し、その入力情報を取得する。制御部は取得した管理者IDとパスワードの組み合わせと管理者テーブル内の管理者IDとパスワードの組み合わせとが一致するレコードを探すＳ３０３。一致するレコードが存在しない場合、制御部はログインが失敗したことを通知するアラート画面を表示するＳ３０４。一致するレコードが存在する場合、制御部は進捗管理システムの利用者がシステム管理者であると判断し、進捗管理システムのメイン画面を表示するＳ３０５。
＜フォルダ自動生成処理手順＞
次に進捗管理システムがフォルダを自動生成する処理手順を、図４と図５に示すフローチャートに従って説明する。進捗管理システムがフォルダを自動生成するためには、プロジェクトの各作業項目（タスク）と、プロジェクト名、成果物、rootフォルダの情報が必要である。これらの情報を既存のWBS(標準テンプレート)から取得する場合をCase1、これらの情報を管理者の手入力から取得する場合をCase2として説明する。
【００１１】
Case1：既存のWBSから取得する場合
進捗管理システムのメイン画面から参照ボタン経由で選択されたファイルを制御部が取得する（進捗管理システムで取得可能なファイルはエクセル形式に限る）。利用者がプロジェクト名、作業項目、成果物、（作業成果物作業完了日、作業着手日は任意）の情報が記載されているセルを指定し、制御部はこれらの情報を取得する。制御部は取得した情報をシステム管理システムのメイン画面に反映する。
【００１２】
Case2：管理者の手入力から取得する場合
利用者は進捗管理システムのメイン画面にプロジェクト名、そのプロジェクトに関する作業項目（タスク名）、その作業項目の結果作成されることになっている成果物名（作業完了日、作業着手日は任意）の情報を入力し、制御部はこれらの情報を取得するＳ４０１、Ｓ４０２。ここで、複数のタスクについて、親子関係がある場合、子タスクに親タスクの情報を加えて入力する。たとえば、タスクＡが、タスクＢ、タスクＣに細分化される場合は、タスクＡを親タスク、タスクＢ、Ｃを子タスクとする。
【００１３】
Case１またはCase2の処理の後、フォルダ作成ボタンが押されたことを検知した制御部は、Ｓ４０２では取得した各情報（プロジェクト名、作業項目（タスク名）、作業成果タスク完了日、タスク開始手日、）を記憶部の各テーブルに格納し（Ｓ４０４）、フォルダ自動生成処理を行う（Ｓ４０５）。
【００１４】
たとえば、Ｓ４０４において、制御部は、タスクテーブルに、Ｓ４０２において入力されたタスク名、そのタスクの完了予定日、タスク開始予定日を、タスクＩＤ（識別子）と対応付けて格納する。また、他のタスクの子タスクであるタスクについては、親タスクのタスクＩＤ（識別子）と対応付けて格納する。また、制御部は、成果物テーブルに、Ｓ４０２において入力された成果物名を、成果物ＩＤと対応付けて格納する。またＳ４０２の入力に基づき、当該成果物と対応するタスクのタスクＩＤを、成果物ＩＤと対応づけて格納する。
【００１５】
フォルダ自動生成処理を図５に示す。フォルダ自動生成処理では、まず制御部がrootフォルダの情報を利用者の手入力により取得するＳ５０１。取得したrootフォルダが存在しない場合、フォルダ作成に失敗した原因をアラートとして画面出力するＳ５０６。rootフォルダが存在する場合、rootフォルダ配下に取得した作業項目名のフォルダが存在するかを確認するＳ５０２。取得した作業項目名のフォルダが存在する場合、フォルダ作成に失敗した原因をアラートとして画面出力するＳ５０６。取得した作業項目名のフォルダが存在しない場合、取得した作業項目名がタスクテーブルに存在するかどうかを確認するＳ５０３。制御部はタスクテーブルに存在する作業項目は既にフォルダの自動生成が行われているもとであると判断しエラーとして除外し、タスクテーブルに存在しない作業項目のみに関してＳ５０４の処理を行う。Ｓ５０４では、制御部が、タスクテーブル、成果物テーブルに基づき、フォルダを作成する。この際、タスクＩＤごとの作業項目名にしたがってフォルダを作成するため、フォルダ名は各作業項目名となる。最下層のフォルダ(自分タスクＩＤが他のタスクＩＤの親タスクＩＤに使用されていないもの)配下には進捗管理対象外フォルダの「work」「bk」フォルダも作成する。このようにして登録されたタスク名毎にフォルダが自動生成される。続いて、成果物テーブルの成果物ＩＤごとの成果物名に従ってフォルダを作成する。フォルダ名は各成果物の成果物名となる。成果物のフォルダは、成果物テーブルで対応づけられるタスクＩＤの配下に作成されされる。これらの処理が完了後、図１３のようなフォルダ階層が生成されることになる。
【００１６】
次に、作成されたフォルダについて、各フォルダ名と、フォルダへの相対パスを、フォルダ識別子（ＩＤ）と対応付けて表示する。
＜作業進捗出力手順＞  
次に進捗管理システムが作業進捗を出力する手順を、図６と図７に示すフローチャートに従って説明する。まず制御部は進捗更新ボタンを押されたことを検知する（Ｓ６０１）。次にタスクテーブルに存在するタスクIDの個数分次の（処理1）と（処理2）の処理を繰り返す（Ｓ６０１）。
【００１７】
（処理1）各作業項目に関して、タスクIDがタスクテーブルに存在するかどうかを確認する（Ｓ６０３）。タスクテーブルに存在しない場合はフォルダ自動生成がされておらず進捗管理対象外のタスクとして判断する。タスクIDがタスクテーブルに存在する場合は、（処理2）の成果物進捗率取得処理を行う。
【００１８】
（処理2）成果物テーブルからタスクIDをキーに、成果物名を特定する。フォルダテーブルから、特定された成果物名をキーに当該成果物（つまり、タスクＩＤと対応する成果物）が格納されているフォルダに関する情報（フォルダ相対パス、フォルダＩＤ）を取得する（Ｓ７０１）。フォルダテーブルから取得したフォルダ相対パスに、成果物テーブルから取得した成果物名のファイルがあるか確認する（Ｓ７０２）。取得した成果物名のファイルが存在しない場合、そのタスクIDの作業項目に関する進捗率は0％と判断する（Ｓ７０７）。取得した成果物名のファイルが存在する場合、その成果物ファイルの容量を確認する（Ｓ７０３）。成果物ファイルの容量が0の場合、そのタスクIDの作業項目に関する進捗率は0％と判断する（Ｓ７０６）。それ以外の場合はそのタスクIDの作業項目に関する進捗率は100％と判断するS505。制御部は進捗率を100%と判断したタスクIDに関して成果物テーブルの作業完了フラグを１に更新する。ここで、１つのタスクＩＤに複数の成果物ＩＤが対応している場合、当該タスクの進捗率は、それら複数の成果物の進捗率の平均値として算出してもよい。
【００１９】
これら（処理1）（処理2）の処理をタスクID数分繰り返した後、タスクＩＤに親タスクＩＤがある場合、親タスクＩＤに自分と同じ進捗率を反映する処理を行うＳ４０６。たとえば、親タスクとの下に複数の子タスクが関係している場合、それら子タスクの進捗率と、複数の子タスクの数に基づき、算出した値（平均値）を親タスクの進捗率としてもよい。最後に制御部は取得した進捗率を進捗管理システムのメイン画面に反映する（Ｓ６０６）。
【００２０】
各タスク（作業項目）の進捗率の画面表示の例を図１４に示す。
＜作業アラート処理手順＞
次に進捗管理システムが作業進捗を出力する手順を、図８に示すフローチャートに従って説明する。本処理は、完了予定日に基づき、進捗が遅れているタスクに対して、管理者にアラートをあげるものである。まず制御部はシステム起動時に、現在の日時を取得する（Ｓ８０１）。次に制御部は、タスクテーブルにあるタスクIDごとのタスク完了日と成果物テーブルにある作業完了フラグを取得する（Ｓ８０２、Ｓ８０３）。以下（Ａ）、（Ｂ）、（Ｃ）のいずれかのケースに応じて処理を行う。
【００２１】
（Ａ）取得した作業完了フラグが１の場合（Ｓ８０４）、制御部は進捗管理システムのメイン画のうち、対象のタスクIDの作業項目が記載してある行を灰色で塗りつぶす（Ｓ８０５）。
【００２２】
（Ｂ）現在日時が作業完了日の３日以内の場合（Ｓ８０６）、制御部は進捗管理システムのメイン画のうち、対象のタスクIDの作業項目が記載してある行を黄色で塗りつぶす（Ｓ８０７）。
【００２３】
（Ｃ）現在日時が作業完了日を過ぎている場合（Ｓ８０８）、制御部は進捗管理システムのメイン画のうち、対象のタスクIDの作業項目が記載してある行を赤色で塗りつぶす（Ｓ８０９）。
【００２４】
図８において、システム起動をトリガに本処理を実行するとしたが、これまあらかじめ設定されたスケジュールに基づいて実行するとしてもよいし、管理者からの要求応じて実行するとしてもより。
【符号の説明】
【００２５】
１  進捗管理システム
２  進捗管理理システム制御部
３  進捗管理システム記憶部
４  ファイル共有サーバ
５  利用者
６  管理者
７  進捗管理システムメイン画面
８  フォルダ作成ボタン
９  進捗更新ボタン
１０  カレンダー表示ボタン
１１  管理者更新ボタン
【図１】
2018194874.tif 000003
【図２】
2018194874.tif 000004
【図３】
2018194874.tif 000005
【図４】
2018194874.tif 000006
【図５】
2018194874.tif 000007
【図６】
2018194874.tif 000008
【図７】
2018194874.tif 000009
【図８】
2018194874.tif 000010
【図９】
2018194874.tif 000011
【図１０】
2018194874.tif 000012
【図１１】
2018194874.tif 000013
【図１２】
2018194874.tif 000014
【図１３】
2018194874.tif 000015
【図１４】
2018194874.tif 000016