(57)【要約】【課題】本発明は、内容に更新が生じ得る文書であってもそのデータ保存の自動化を実現して、文書の管理に要する手間を軽減することができる文書保存装置、文書保存方法、及び文書保存プログラムを提供することを課題とする。【解決手段】本発明に係る文書保存装置は、テキストを含む文書をデータ保存するための文書保存装置である。この文書保存装置の制御部は、内容に更新が生じ得る文書を、予め設定されたトリガーにしたがって、予め設定された履歴データ記憶領域にデータ保存する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
テキストを含む文書をデータ保存するための、制御部を備えた文書保存装置であって、
前記制御部は、
内容に更新が生じ得る文書を、予め設定されたトリガーにしたがって、予め設定された履歴データ記憶領域にデータ保存するデータ保存手段
を備える
ことを特徴とする文書保存装置。
【請求項２】
前記データ保存手段は、
前記トリガーの種類と前記文書の種類とを関連付けたトリガー情報を参照することにより、前記データ保存の対象となる文書の種類を特定する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書保存装置。
【請求項３】
前記トリガーの種類は、
前記データ保存を行うべき指定時刻、前記文書の内容に対する承認処理の発生、及び、前記文書の内容に含まれる事項に関わる為替レートの更新
のうちの少なくとも１つを含む
ことを特徴とする請求項２に記載の文書保存装置。
【請求項４】
前記制御部は、
前記予め設定されたトリガーの種類に応じて、前記データ保存を行う際に前記文書に反映すべき事項に関する反映事項情報を取得する反映事項取得手段
をさらに備え、
前記データ保存手段は、
前記反映事項取得手段で取得した反映事項情報を、前記データ保存の対象となる文書に反映させてからデータ保存を行う
ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書保存装置。
【請求項５】
前記反映事項情報は、
前記データ保存を行う日時を示す保存日時に関する最終保存日時情報、
前記文書の内容に対する承認内容に関する承認情報、及び、
前記文書の内容に含まれる事項に関わる為替レートに関する為替情報
のうちの少なくとも１つを含む
ことを特徴とする請求項４に記載の文書保存装置。
【請求項６】
前記制御部は、
前記データ保存手段でデータ保存された文書の保存履歴を出力するための履歴出力用データを作成する履歴出力用データ作成手段
をさらに含む
ことを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の文書保存装置。
【請求項７】
前記データ保存の対象となる文書の種類は複数であり、
前記制御部は、
前記データ保存された複数の文書のデータを一括して出力するときの出力順を設定する出力順設定手段
をさらに含む
ことを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の文書保存装置。
【請求項８】
制御部を備えた情報処理装置において実行される、テキストを含む文書をデータ保存するための文書保存方法であって、
前記制御部において実行される、
内容に更新が生じ得る文書を、予め設定されたトリガーにしたがって、予め設定された履歴データ記憶領域にデータ保存するデータ保存ステップ
を含む
ことを特徴とする文書保存方法。
【請求項９】
制御部を備えた情報処理装置において実行させるための、テキストを含む文書をデータ保存するための文書保存プログラムであって、
前記制御部において実行させるための、
内容に更新が生じ得る文書を、予め設定されたトリガーにしたがって、予め設定された履歴データ記憶領域にデータ保存するデータ保存ステップ
を含む
ことを特徴とする文書保存プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書保存装置、文書保存方法、及び文書保存プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、車両整備の帳票作成に関し、作成した書類が請求書である場合、担当者が作成された書類のデータに、整備情報管理装置からダウンロードしたＡＲ識別情報（オーグメンデッド・リアリティ情報）を担当者が付加して紙に印刷することが開示されている（図５及び段落［００５１］〜［００５４］参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１６−０９１２０６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、引用文献１に記載されているような技術では、担当者が、書類の種類を判断し、当該書類に付加すべき情報を取得し、取得した情報を書類のデータに付加する必要がある。このように従来技術では、情報を付加した文書の自動作成や、文書のデータ保存の自動化は実現できていないのが現状である。
【０００５】
また、引用文献１に記載されているような技術では、取得した情報を付加すべき書類は、請求内容が確定した請求書であり、テキストの内容に更新が生じ得る文書ではない。これに対し、テキストを含む文書であって内容に更新が生じ得る文書について、文書に対応する文書データの自動作成や、文書のデータ保存の自動化を実現しようとするのは容易なことではない。
【０００６】
ここで、内容に更新が生じ得る文書としては、年月に応じて評価額が変動する担保（不動産）に関する文書、社内において多段階にわたる決裁（承認印）を要する内容を含む文書、及び、為替レートに応じて変動する取引先の業績に関する内容を含む文書を例示することができる。これらのような文書は、内容に更新が生じるたびに、担当者によって内容が更新されるのが一般的であるが、担当者にとっては手間のかかる作業であり、また、更新が頻繁に発生するとさらに手間がかかるという問題がある。
【０００７】
本発明は、上述の課題に鑑みてなされたものであって、内容に更新が生じ得る文書であってもそのデータ保存の自動化を実現して、文書の管理に要する手間を軽減することができる文書保存装置、文書保存方法、及び文書保存プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明に係る文書保存装置は、テキストを含む文書をデータ保存するための、制御部と記憶部を備えた文書データ保存装置であって、前記制御部は、内容に更新が生じ得る文書を、予め設定されたトリガーにしたがって、前記記憶部の予め設定された履歴データ記憶領域にデータ保存するデータ保存手段を備えることを特徴とする。
【０００９】
また、本発明に係る文書保存装置は、前記データ保存手段が、前記トリガーの種類と前記文書の種類とを関連付けたトリガー情報を参照することにより、前記データ保存の対象となる文書の種類を特定することを特徴とする。
【００１０】
さらに、本発明に係る文書保存装置は、前記トリガーの種類が、前記データ保存を行うべき指定時刻、前記文書の内容に対する承認処理の発生、及び、前記文書の内容に含まれる事項に関わる為替レートの更新のうちの少なくとも１つを含むことを特徴とする。
【００１１】
さらに、本発明に係る文書保存装置は、前記制御部が、前記予め設定されたトリガーの種類に応じて、前記データ保存を行う際に前記文書に反映すべき事項に関する反映事項情報を取得する反映事項取得手段をさらに備え、前記データ保存手段は、前記反映事項取得手段で取得した反映事項情報を、前記データ保存の対象となる文書に反映させてからデータ保存を行うことを特徴とする。
【００１２】
さらに、本発明に係る文書保存装置は、前記反映事項情報が、前記データ保存を行う日時を示す保存日時に関する最終保存日時情報、前記文書の内容に対する承認内容に関する承認情報、及び、前記文書の内容に含まれる事項に関わる為替レートに関する為替情報のうちの少なくとも１つを含むことを特徴とする。
【００１３】
また、本発明に係る文書保存装置は、前記制御部が、前記データ保存手段でデータ保存された文書の保存履歴を出力するための履歴出力用データを作成する履歴出力用データ作成手段をさらに含むことを特徴とする。
【００１４】
また、本発明に係る文書保存装置は、前記データ保存の対象となる文書の種類が複数であり、前記制御部が、前記データ保存の対象となる複数の文書を一括して出力するときの出力順を設定する出力順設定手段をさらに含むことを特徴とする。
【００１５】
また、本発明に係る文書保存方法は、制御部を備えた情報処理装置において実行される、テキストを含む文書をデータ保存するための文書データ保存方法であって、前記制御部において実行される、内容に更新が生じ得る文書を、予め設定されたトリガーにしたがって、前記記憶部の予め設定された履歴データ記憶領域にデータ保存するデータ保存ステップを含むことを特徴とする。
【００１６】
また、本発明に係る文書保存プログラムは、制御部を備えた情報処理装置において実行させるための、テキストを含む文書をデータ保存するための文書データ保存プログラムであって、前記制御部において実行させるための、内容に更新が生じ得る文書を、予め設定されたトリガーにしたがって、前記記憶部の予め設定された履歴データ記憶領域にデータ保存するデータ保存ステップを含むことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、内容に更新が生じ得る文書であってもそのデータ保存の自動化を実現して、文書の管理に要する手間を軽減することができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】図１は、文書保存装置を含む物品管理データ作成システムの構成の一例を示すブロック図である。
【図２】図２は、図１における文書保存装置１００が実行する文書保存方法の処理手順を示すフローチャートである。
【図３】図３は、図２のステップＳ２２０におけるトリガー等の登録処理に関するサブルーチンの処理手順を示すフローチャートである。
【図４】図４は、図３のステップＳ２２１でトリガー等の登録に際し選択されうる帳票の種類の例を模式的に示す図である。
【図５】図５は、図３のステップＳ２２１〜Ｓ２２３の一連の処理の結果設定されたトリガーの例を模式的に示す図である。
【図６】図６は、図３のステップＳ２２４で作成フラグが設定されたトリガーの例であって図５に示す例とは別の例を模式的に示す図である。
【図７】図７は、図６に示すトリガーの例において参照される第１のキーを説明するために用いられる模式図である。
【図８】図８は、図６に示すトリガーの例において参照される第２のキーを説明するために用いられる模式図である。
【図９】図９は、図３のステップＳ２２４において作成フラグが設定された帳票をデータ保存する際の保存先を示すファイルパスを模式的に示す図である。
【図１０】図１０は、図３のステップＳ２２５において出力順として印字順が設定された場合における帳票の種類と印字順の関係を模式的に示す図である。
【図１１】図１１は、ステップＳ２７０でデータ保存を行った日時を記録するためのファイルパスを説明するために用いられる模式図である。
【図１２】図１２は、図２のステップＳ２９０で作成される履歴出力用データを参照する際に起動される表示画面の構成例を示す図である。
【図１３】図１３は、図１２に示すような表示画面を介して履歴参照の旨の指示入力を受け付けたときに表示される履歴情報の一例を模式的に示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
本発明の実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、本発明は本実施形態により限定されるものではない。
【００２０】
［１．構成］
本実施形態に係る文書保存装置を含む文書保存システムの構成の一例について、図１を参照して説明する。図１は、文書保存装置を含む文書保存システムの構成の一例を示すブロック図である。
【００２１】
図１に示す文書保存システム１０００は、情報処理装置としての文書保存装置１００と、サーバ２００と、文書保存装置１００及びサーバ２００を通信可能に接続するネットワーク３００とを含んでいる。
【００２２】
文書保存装置１００は、市販のデスクトップ型パーソナルコンピュータであり、テキストを含む文書をデータ保存するための情報処理装置である。この文書保存装置１００は、例えば、内容に更新が生じ得る文書を多種にわたって扱う事業者（例えば、金融業、保険業、又はサービス業に属する事業者）において、文書の作成を行う部署に１台設置されている。なお、文書保存装置１００は、デスクトップ型パーソナルコンピュータのような据置型情報処理装置に限らず、市販されているノート型パーソナルコンピュータ、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）、スマートフォン、タブレット型パーソナルコンピュータなどの携帯型情報処理装置であってもよい。また、文書保存装置１００は、文書保存システム１０００内において複数台設置されていてもよい。この場合には、複数台の文書保存装置１００が互いに事業者の社内ＬＡＮ等によって互いに接続されており、互いに同期がとられているか又はある１台の文書保存装置１００をホストとし、他の文書保存装置１００がホストからの情報を共有することが好ましい。
【００２３】
文書保存装置１００は、制御部１０２と、通信インターフェース部１０４と、記憶部１０６と、入出力インターフェース部１０８とを備えている。文書保存装置１００が備えている各部は、任意の通信路を介して通信可能に接続されている。
【００２４】
通信インターフェース部１０４は、ルータ等の通信装置及び専用線等の有線又は無線の通信回線を介して、文書保存装置１００をネットワーク３００に通信可能に接続する。通信インターフェース部１０４は、他の装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有する。ここで、ネットワーク３００は、文書保存装置１００とサーバ２００とを相互に通信可能に接続する機能を有し、例えばインターネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等である。したがって、通信インターフェース部１０４は、他の情報処理装置からの入力情報、一般に公開されている為替レートに関する情報等を、ネットワーク３００又はネットワーク３００及びサーバ２００を介して受け付けることが可能に構成されているとともに、所定の情報処理装置に対して所定の情報を出力することが可能に構成されている。
【００２５】
記憶部１０６には、各種のデータベース、テーブル、及びファイルなどが格納される。記憶部１０６には、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）と協働してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）に命令を与えて各種処理を行うためのコンピュータプログラム（本発明のプログラムを含む）が記録される。記憶部１０６として、例えば、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）・ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）等のメモリ装置、ハードディスクのような固定ディスク装置、フレキシブルディスク、及び光ディスク等を用いることができる。また、この記憶部１０６には、本発明のプログラムを実施するために用いられる各種のデータが書き出し／読み出し可能に格納されている。
【００２６】
入出力インターフェース部１０８には、入力装置１１２及び出力装置１１４が接続されている。出力装置１１４には、モニタ（家庭用テレビを含む）の他、スピーカやプリンタを用いることができる。入力装置１１２には、キーボード、マウス、及びマイクの他、マウスと協働してポインティングデバイス機能を実現するモニタを用いることができる。
【００２７】
制御部１０２は、文書保存装置１００を統括的に制御するＣＰＵ等である。制御部１０２は、ＯＳ等の制御プログラム・各種の処理手順等を規定したプログラム・所要データなどを格納するための内部メモリを有し、格納されているこれらのプログラムに基づいて種々の情報処理を実行する。
【００２８】
さらに図１を参照しながら、記憶部１０６及び制御部１０２の構成について詳述する。
【００２９】
記憶部１０６は、図１に示されるように、取引先情報記憶領域１０６ａと、帳票種類情報記憶領域１０６ｂと、トリガー情報記憶領域１０６ｃと、履歴データ記憶領域１０６ｄと、出力順情報記憶領域１０６ｅとを含む。
【００３０】
取引先情報記憶領域１０６ａは、取引先に関する取引先情報を記憶するための領域である。なお、取引先情報記憶領域１０６ａには、取引先情報だけでなく、作成される文書の受取先に関する情報が記憶されていることが好ましい。帳票種類情報記憶領域１０６ｂは、帳票の種類に関する帳票種類情報を記憶するための領域である。この帳票種類情報記憶領域１０６ｂには、帳票を特定するための情報等も記憶される。
【００３１】
トリガー情報記憶領域１０６ｃは、トリガーに関するトリガー情報を記憶するための領域である。ここにいうトリガーとは、本発明においてデータ保存を実行するためのトリガーである。トリガー情報には、トリガーの種類に関する情報及びトリガーを実行する対象となる文書の種類に関する文書種類情報等も含まれ、互いに関連付けてトリガー情報記憶領域１０６ｃに記憶される。
【００３２】
履歴データ記憶領域１０６ｄは、履歴データを記憶するための領域である。履歴データは、本発明において行われるデータ保存に関する履歴に関する情報を含むデータである。履歴データには、後述する履歴出力用データも含まれる。履歴データは、文書保存装置１００によって作成されて、履歴データ記憶領域１０６ｄに出力可能に保持される。出力順情報記憶領域１０６ｅは、複数の文書に関するデータを一括して出力するときの出力順に関する出力順情報を記憶するための領域である。
【００３３】
制御部１０２は、図１に示されるように、複数のモジュールを備えている。図１に示す例では、制御部１０２は、データ保存部１０２ａと、反映事項取得部１０２ｂと、履歴出力用データ作成部１０２ｃと、出力順設定部１０２ｄとを備えている。
【００３４】
データ保存部１０２ａは、内容に更新が生じ得る文書を、予め設定されたトリガーにしたがって、予め設定された履歴データ記憶領域にデータ保存するデータ保存手段として機能するモジュールである。また、データ保存部１０２ａは、トリガーの種類と文書の種類とを関連付けたトリガー情報を参照することにより、データ保存の対象となる文書の種類及びデータ保存を行うためのトリガーの種類の少なくとも一方を特定する。ここで、履歴データ記憶領域は、記憶部１０６内の領域であることが好ましいが、外部記憶装置内の領域であってもよい。
【００３５】
反映事項取得部１０２ｂは、予め設定されたトリガーの種類に応じて、データ保存を行う際に文書に反映すべき事項に関する反映事項情報を取得する反映事項取得手段として機能するモジュールである。
【００３６】
履歴出力用データ作成部１０２ｃは、データ保存された文書の保存履歴を出力するための履歴出力用データを作成する履歴出力用データ作成手段として機能するモジュールである。
【００３７】
出力順設定部１０２ｄは、データ保存された複数の文書のデータを一括して出力するときの出力順を設定する出力順設定手段として機能するモジュールである。出力順設定部１０２ｄは、複数の文書のデータを対象として出力順を設定するのが通常であるが、１つの文書のデータであっても出力順を設定可能である。
【００３８】
［２．処理］
次に、図１に示す文書保存システム１０００において実行される文書保存方法を例示的に説明する。
【００３９】
図２は、図１の文書保存システム１０００において、文書保存装置１００が実行する文書保存方法の処理手順を示すフローチャートである。この図２に示す処理は、概略的には、テキストを含む文書をデータ保存するに際し、予め設定されたトリガーにしたがって、内容に更新が生じ得る文書を記憶部の予め設定された記憶領域にデータ保存するというものであり、本処理の大部分は、文書保存装置１００の制御部１０２において実行される。以下に説明する例では、主として、内容に更新が生じ得る文書が、多数の種類におよぶ帳票であり、各帳票に対して所定のトリガーが設定される場合について説明する。
【００４０】
図２において、まず、ステップＳ２１０では、文書保存装置１００は、トリガー等の登録を待機する。具体的には、トリガー登録用の表示画面（例えば、トリガー登録マスタのメンテナンス画面）が起動されるのを待機する。トリガー等の登録が行われる場合には（ステップＳ２１０でＹｅｓ）、ステップＳ２２０に進んで、図３を用いて詳述するトリガー等の登録処理を行う。一方、トリガー等の登録が行われない場合には、ステップＳ２２０におけるトリガー等の登録処理をスキップして、ステップＳ２３０の処理に進む。
【００４１】
図３は、図２のステップＳ２２０におけるトリガー等の登録処理に関するサブルーチンの処理手順を示すフローチャートである。
【００４２】
図３において、まず、ステップＳ２２１では、作成された帳票の受取先となりうる取引先の選択を受け付ける。取引先は、取引先コード等の識別情報によって特定されてもよく、取引先コード等は、取引先情報記憶領域１０６ａに記憶されている。なお、帳票の受取人は取引先に限られることはなく、自社であってもよいし、所定の個人であってもよい。
【００４３】
続いて、ステップＳ２２１で選択された取引先のために作成すべき帳票の種類の選択を受け付ける（ステップＳ２２２）。帳票の選択に際しては、デフォルトで設定されている複数種類の帳票を出力装置１１４を介して提示することが好ましいが、ユーザが新たに作成又は設定した帳票の選択を受け付けるようにしてもよい。帳票種類情報は、帳票種類情報記憶領域１０６ｂに記憶されている。図４には、図３のステップＳ２２１でトリガー等の登録に際し選択されうる帳票の種類の例が模式的に示されている。
【００４４】
そして、ステップＳ２２２で選択された種類の帳票に対して、データ保存実行のトリガーの設定を受け付ける（ステップＳ２２３）。トリガーの設定に際しては、デフォルトで設定されている複数種類のトリガーを出力装置１１４を介して提示することが好ましいが、ユーザが新たに作成又は編集したトリガーの設定を受け付けるようにしてもよい。図４には、トリガーの種類として、「一括時点修正処理」、「承認処理」及び「為替自動更新処理」の３種類が示されている。トリガーの種類に関する情報は、トリガー情報記憶領域１０６ｃに記憶されている。図４に示されるように、１つの帳票に対して１以上のトリガーを設定することが可能であり、帳票にトリガーが設定されると、当該トリガーにフラグがセットされる。
【００４５】
ここで、「一括時点修正処理」が選択されると、帳票のデータ保存を行うべき指定時刻がトリガーとして設定される。この際、指定時刻の指定を受け付けることが好ましいが、指定がない場合にはデフォルトの時刻（例えば、毎日０時）が指定時刻として設定される。また、指定時刻は、１つのトリガーに対して複数設定されてもよい。
【００４６】
「承認処理」が選択されると、文書の内容に対する承認処理の発生がトリガーとして設定される。ここで、文書の内容に対する承認処理は、例えば、承認印の欄が空白の帳票のデータに対して、上司が所定の閲覧画面を介して承認の旨を入力した場合や、承認印の電子スタンプを付加することで発生する。また、承認処理は、承認の旨の内容に限られて発生するものではなく、否定的な内容等に応じて発生してもよい。否定的な内容としては、要再検討の旨のコメント（例えば、その他評価の見直しの旨のコメント）を挙げることができる。したがって、「承認処理」が選択された際には、承認内容が肯定的なものか又は否定的なものであるかに応じてフラグ等の識別情報を設定するかどうかの選択を受け付けるようにすることが好ましい。
【００４７】
「為替自動更新処理」が選択されると、為替レートの更新がトリガーとして設定される。為替レートの更新に関する情報は、文書保存装置１００がネットワーク３００を介して又は為替レートに関するメールマガジン等に含まれるテキストから随時取得してもよいし、指定時刻若しくはデフォルトの時刻に取得してもよい。「為替自動更新処理」を選択可能な種類の帳票としては、為替レートによって影響を受ける内容が含まれる種類の帳票に限ることが好ましく、これにより、為替レートによって影響を受けない内容を含む種類の帳票が選択されることを防止することができる。このために、デフォルトで設定されている複数種類のトリガーを提示する際に、「為替自動更新処理」が選択できない旨を併せて提示してもよいし、「為替自動更新処理」が選択できない種類の帳票については提示を禁止するように制御してもよいし、「為替自動更新処理」が選択されると警告表示がなされるように制御してもよい。図４に示す例において、「為替自動更新処理」がトリガーとして設定された帳票は、いずれも、為替レートによって影響を受ける内容が含まれる種類の帳票である。
【００４８】
ここで、図５に、図３のステップＳ２２１〜Ｓ２２３の一連の処理の結果設定されたトリガーの例を模式的に示す。図５に示されるように、図３のステップＳ２２１〜Ｓ２２３の一連の処理の結果、取引先の識別情報と、トリガーの種類と、トリガー実行日時とが互いに関連付けられる。このようにして関連付けられた情報は、マスタ又はテーブルとして、例えば、記憶部１０６のトリガー情報記憶領域１０６ｃに記憶される。
【００４９】
続いて、ステップＳ２２４では、作成フラグの設定を行う。作成フラグとは、データ保存の対象となる文書の種類が複数である場合に、ステップＳ２２２で選択された種類の帳票を他の種類の帳票とともに一括して出力する対象とするかどうかを示すフラグであり、一括出力対象とする場合にはフラグがＯＮ（値「１」）にセットされる。作成フラグは、ステップＳ２２２で選択された種類の帳票についてはデフォルトでＯＮにセットし、一方で、新規の種類の帳票についてはデフォルトでＯＦＦ（値「０」）にセットすることが好ましく、これにより、ユーザの手間を軽減することができる。
【００５０】
図６には、図３のステップＳ２２４で作成フラグが設定されたトリガーの図５に示す例とは別の例を模式的に示す。図６に示す例に係るマスタ又はテーブルは、トリガーの種類が「承認処理」である場合に、承認内容に応じて作成フラグをセットするかどうかに関する情報を含んでいる。承認内容については、キーを用いて参照されるように構成することが好ましく、参照先の一例については、図７に模式的に示されている。図６及び図７に示す例では、取引先コード「１００」に関しては、承認内容が「その他評価見直し」の場合には、作成フラグをセットし、一方、取引先コード「１０１」に関しては、承認内容が「その他評価見直し」の場合には、作成フラグをセットしないようにトリガーが設定されたことを意味する。また、図６に示す例に係るマスタ又はテーブルは、トリガーが設定された書類の種類についてもキーを用いて参照されるように構成されており、参照先の一例については、図８に模式的に示されている。このようにキーを用いてマスタ又はテーブルを構成することにより、複数種類の帳票に対して同じトリガーを設定することが容易になる。
【００５１】
さらに、ステップＳ２２４において、作成フラグが設定された帳票については、データ保存する際の保存先として、履歴データ記憶領域が設定される。履歴データ記憶領域は、予めデフォルトで設定されており、例えば記憶部１０６の所定領域が設定される。図９に模式的に例示するように、履歴データ記憶領域は、例えば、取引先ごとに、作成日ごとに、帳票の種類ごとに、対応するデータが保存されるようファイルパスで設定される。なお、ファイルパスは適宜変更可能であってもよい。
【００５２】
次に、ステップＳ２２５では、出力順の設定を受け付ける。受け付けた出力順に関する情報は、出力順情報記憶領域１０６ｅに記憶される。ここで、出力順とは、データ保存の対象となる文書の種類が複数である場合に、データ保存された複数の文書のデータを一括して出力するときの出力順をさす。データ保存の対象となる文書が１種類である場合には、デフォルトで出力順は、１番目に出力されることを示す「１」に設定される。ここで、出力順は、印字順及び表示順の一方又は双方であり、少なくとも印字順が設定されることが好ましく、より好ましくは設定された印字順を表示順に反映させる。また、出力順は、図９に示したファイルパスにおいて保存されたデータを読み出す順序として機能してもよい。図１０には、図３のステップＳ２２５において出力順として印字順が設定された場合における帳票の種類と印字順の関係が模式的に示されている。また、図１０に示すように、作成フラグとしての一括印刷対象フラグが設定されていない種類の帳票に対しても印字順が設定されてもよい。
【００５３】
そして、ステップＳ２２６において、ステップＳ２２１〜Ｓ２２５で設定された内容を反映すべく、マスタの更新を行う。なお、マスタの更新は、ステップＳ２２１〜Ｓ２２５の各処理が終了するたびに行われてもよい。
【００５４】
そして、上述したようにして図３に示すトリガー等の登録処理を完了する。なお、１種類以上のトリガー等が登録されることが好ましいが、デフォルトでトリガー等が設定されている場合には、図３に示した処理をスキップしてもよい。また、図３に示した処理手順は一例にすぎず、図３に示した処理の一部だけが例えば追加又は修正等の編集のために行われてもよいし、図３に示した処理手順は任意に変更されてもよく、例えば、帳票の種類が選択されてから、当該種類の帳票が宛先となる取引先を一括して選択するようにしてもよい。そして、上述したようにトリガー等の登録処理が完了したら、図２の処理にリターンする。
【００５５】
図２に戻り、ステップＳ２３０では、トリガーに対応する処理の実行タイミングが到来したかどうかを判別する。実行タイミングとは、例えば、トリガーとして設定された日時であるか、又は、トリガーとして設定された承認処理若しくは為替レートの更新処理が発生した時である。そして、トリガー実行タイミングが到来していないときは（ステップＳ２３０でＮｏ）、トリガー等の登録又は編集、及び、トリガー実行タイミングの到来を待機すべく、ステップＳ２１０の処理に戻る。
【００５６】
一方、トリガー実行タイミングが到来したときは（ステップＳ２３０でＹｅｓ）、当該トリガーが設定された種類の帳票の作成が必要であるかどうかを判別する（ステップＳ２４０）。この際、トリガーの種類と帳票の種類とを関連付けたトリガー情報を参照することにより、帳票の種類及びトリガーの種類の少なくとも一方を特定する。トリガー実行タイミングが承認処理の発生時又は為替レートの更新処理時である場合にはトリガーの種類を特定しなくてもよい。ステップＳ２４０の判別は、トリガー実行タイミングが到来しても、帳票のデータ保存を行わない場合があるために行われる。例えば、トリガーの種類が「承認処理」の場合であって、承認内容が否定的な内容である場合には、データ保存を行わないといった設定がなされている場合を挙げることができる。帳票の作成が必要でない場合には（ステップＳ２４０でＮｏ）、以下に説明するステップＳ２４０〜Ｓ２９０の一連の処理をスキップして本処理を完了する。
【００５７】
一方、帳票の作成を行う場合には（ステップＳ２４０でＹｅｓ）、まず、ステップＳ２５０で、データ保存に際し、反映事項情報を取得して、ステップＳ２６０の処理に進む。反映事項情報とは、少なくとも、帳票に反映させるべき反映事項に関する情報を含み、さらには、履歴に反映させるべき反映事項に関する情報を含んでいてもよく、取得すべき反映事項情報は、例えばデフォルトで定められていてもよいし、設定されているトリガーの種類に応じて定められていてもよい。なお、取得すべき反映事項情報がない場合には、ステップＳ２５０をスキップして、ステップＳ２６０の処理に進む。
【００５８】
続くステップＳ２６０では、帳票に対応する帳票データを作成する。このとき、必要に応じてステップＳ２５０で取得した反映事項情報が帳票データに組み込まれる。例えば、帳票上において、作成日の欄に改定日が記入された帳票データが作成されたり、帳票上において承認内容又は承認印のスタンプイメージが付された帳票データが作成されたり、帳票上においてその日の為替レートが記入された帳票データ又は帳票内の数値を為替レートに応じて修正した帳票データが作成されたりする。なお、このとき、帳票データに反映事項情報が組み込まれないようにしてもよく、この場合には、帳票データとは別に反映事項情報に関するデータも作成されることが好ましい。そして、ステップＳ２６０で作成された帳票データは、例えば図９に示したようなファイルパスにしたがって、予め設定された履歴データ記憶領域としての履歴データ記憶領域１０６ｄにデータ保存される（ステップＳ２７０）。
【００５９】
さらに、ステップＳ２８０では、ステップＳ２７０でデータ保存を行った日時（履歴取得日）をログとして記録する。データ保存を行った日時は、例えば、図１１に模式的に示すように、トリガー実行日時とともに予め設定されたファイルパスにしたがって、所定の記憶領域に記録される。このような履歴に関する情報も履歴データ記憶領域１０６ｄに記憶されることが好ましい。
【００６０】
そして、ステップＳ２９０では、履歴出力用データを作成する。履歴出力用データは、ステップＳ２７０でデータ保存された帳票データをユーザが閲覧したり印刷したりする際に出力されるデータ又は出力に際し必要となるデータの一部である。作成された履歴出力用データは、例えば記憶部１０６に出力可能に保持され、ユーザからの出力指示を受け付けたときに出力される。例えば、図１２に示すような表示画面を介して履歴参照の旨の指示入力を受け付けると、図１３に例示されるような履歴情報が表示される。図１３に示すような履歴情報は、ステップＳ２９０で作成された履歴出力用データを用いることにより、又は、必要に応じて履歴出力用データを履歴取得日でソートすることにより、出力される。さらに、図１３に示す履歴情報においては、１以上の履歴の選択を受け付け可能に構成されており、選択された履歴に関わる文書の閲覧又は印刷等ができるようになっている。
【００６１】
上述したようにして、図２及び図３に示した一連の処理を完了する。ただし、通常は、複数のトリガーが登録されており、また、各トリガーの実行タイミングは時間の経過にともなって繰り返し到来するので、実際には、図２及び図３に示す一連の処理の少なくとも一部（例えばステップＳ２３０〜Ｓ２９０の一連の処理）はループ処理である。
【００６２】
以上詳細に説明した図２及び図３の文書保存方法の処理によれば、テキストを含む文書をデータ保存するに際し、文書保存装置１００は、内容に更新が生じ得る文書を、予め設定されたトリガーにしたがって（ステップＳ２３０でＹｅｓ）、対応するデータを作成して（ステップＳ２６０）、予め設定された履歴データ記憶領域にデータ保存する（ステップＳ２７０）ので、内容に更新が生じ得る文書であってもそのデータ保存の自動化が実現される。内容に更新が生じ得る文書としては、年月に応じて評価額が変動する担保（不動産）に関する文書、社内において多段階にわたる決裁（承認印）を要する内容を含む文書、及び、為替レートに応じて変動する取引先の業績に関する内容を含む文書を例示することができる。これらのような内容に更新が頻繁に生じる文書であっても本発明は適用できる。その結果、ユーザは、内容に更新が生じ得る文書の管理に要する手間を軽減することができる。
【００６３】
また、図２及び図３の処理によれば、トリガーの種類と文書の種類とを関連付けたトリガー情報を参照することにより、データ保存の対象となる文書の種類が特定される（ステップＳ２４０）。このため、トリガー情報を登録しておくだけで、自動的に、対応する種類の文書が、トリガー実行タイミングが到来するたびにデータ保存されることとなる。すなわち、各種類の文書のデータが時間の経過とともに蓄積されていくことになる。その結果、ユーザは、各文書を履歴付きで管理することができるようになり、また、更新のあった文書を更新前と同じ文書名でデータ保存してしまうこと等によるデータの紛失等を防止することもできる。具体例を挙げると、本発明を利用することにより、金融業に属する事業者において、不動産を担保としてある事業者に対して融資を行うに際し、当該事業者及び不動産の評価を行うための書類を、融資依頼を受けた時点、社内稟議又は決裁を経た時点、事業者若しくは不動産の価値が変動した時点又は洗替を行う時点、及び、融資実行時点、さらには、融資が終わった後においても、データ保存することができる。このため、融資実行までの履歴等を書類の紛失のリスクなく管理することができ、その結果、そのようにして管理された履歴を参照することにより、当該融資実行の事後評価や、他の融資実行の参考に活用することができるようになる。
【００６４】
また、図２及び図３の処理によれば、トリガーの種類が、データ保存を行うべき指定時刻、文書の内容に対する承認処理の発生、及び、文書の内容に含まれる事項に関わる為替レートの更新のうちの少なくとも１つを含む（ステップＳ２２３）ので、さまざまな文書を、適切なタイミングで、特には内容に更新が起こったタイミングで適切にデータ保存することができる。
【００６５】
さらに、図２及び図３の処理によれば、予め設定されたトリガーの種類に応じて、データ保存を行う際に文書に反映すべき事項に関する反映事項情報を取得して（ステップＳ２５０）、取得した反映事項情報を、データ保存の対象となる文書に反映させてからデータ保存を行う（ステップＳ２６０〜Ｓ２７０）ので、単に文書のデータ保存を行う場合に比べて情報量が増え、文書の管理をより適切に行うことができる。さらに、反映事項情報が、データ保存を行う日時を示す保存日時に関する最終保存日時情報、文書の内容に対する承認内容に関する承認情報、及び、文書の内容に含まれる事項に関わる為替レートに関する為替情報のうちの少なくとも１つを含むことで、内容に更新が生じうる文書の管理をさらに適切に行うことができるようになる。
【００６６】
さらに、図２及び図３の処理によれば、データ保存された文書の保存履歴を出力するための履歴出力用データを作成する（ステップＳ２９０）ので、ユーザによる履歴参照を速やかに行うことができる。
【００６７】
また、図２及び図３の処理によれば、データ保存された複数の文書のデータを一括して出力するときの出力順を設定することができる（ステップＳ２２５）ので、データ保存の対象となる文書の種類は複数であっても、それら文書の管理を容易にすることができる。
【００６８】
なお、上述した実施形態では、データ保存した文書をトリガー実行タイミングが到来するたびに蓄積していく例について説明したが、蓄積した文書のデータを新たに作成した文書のデータで上書きするようにしてもよい。これにより、最新版の文書を確実に管理することができる。
【００６９】
また、上述した実施形態では、トリガーの種類の一例として、為替レート変動を挙げたが、これに代えて、株価変動又は地価変動をトリガーとしてもよいし、為替レート変動、株価変動、及び地価変動から選択される２つ以上をトリガーとしてもよい。また、トリガーとしては、取引先との間における電子メールの送受信の発生を挙げることもでき、これにより、電子メール送受信時における最新版の文書を参照しながら電話会議等を行うことも可能となる。
【００７０】
［３．他の実施形態］
本発明は、上述した実施形態以外にも、特許請求の範囲に記載した技術的思想の範囲内において種々の異なる実施形態にて実施されてよいものである。
【００７１】
例えば、実施形態において説明した各処理のうち、自動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を手動的に行うこともでき、あるいは、手動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的に行うこともできる。
【００７２】
また、本明細書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各処理の登録データや検索条件等のパラメータを含む情報、画面例、データベース構成については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。
【００７３】
また、文書保存装置１００及び文書保存システム１０００に関して、図示の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。
【００７４】
例えば、文書保存装置１００が備える処理機能、特に制御部にて行われる各処理機能については、その全部または任意の一部を、ＣＰＵおよび当該ＣＰＵにて解釈実行されるプログラムにて実現してもよく、また、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現してもよい。尚、プログラムは、本実施形態で説明した処理を情報処理装置に実行させるためのプログラム化された命令を含む一時的でないコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されており、必要に応じて文書保存装置１００に機械的に読み取られる。すなわち、ＲＯＭまたはＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）などの記憶部などには、ＯＳと協働してＣＰＵに命令を与え、各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録されている。このコンピュータプログラムは、ＲＡＭにロードされることによって実行され、ＣＰＵと協働して制御部を構成する。
【００７５】
また、このコンピュータプログラムは、文書保存装置１００に対して任意のネットワーク（例えばネットワーク３００）を介して接続されたアプリケーションプログラムサーバに記憶されていてもよく、必要に応じてその全部または一部をダウンロードすることも可能である。
【００７６】
また、本実施形態で説明した処理を実行するためのプログラムを、一時的でないコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納してもよく、また、プログラム製品として構成することもできる。ここで、この「記録媒体」とは、メモリーカード、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）メモリ、ＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ  Ｄｉｇｉｔａｌ）カード、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＥＥＰＲＯＭ（登録商標）（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ  ａｎｄ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｋ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ−Ｏｐｔｉｃａｌ  ｄｉｓｋ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）、および、Ｂｌｕ−ｒａｙ（登録商標）  Ｄｉｓｃ等の任意の「可搬用の物理媒体」を含むものとする。したがって、本明細書で説明した処理を実行するためのプログラムを格納した記録媒体もまた本発明を構成することとなる。
【００７７】
また、「プログラム」とは、任意の言語または記述方法にて記述されたデータ処理方法であり、ソースコードまたはバイナリコード等の形式を問わない。なお、「プログラム」は必ずしも単一的に構成されるものに限られず、複数のモジュールやライブラリとして分散構成されるものや、ＯＳに代表される別個のプログラムと協働してその機能を達成するものをも含む。なお、実施形態に示した各装置において記録媒体を読み取るための具体的な構成および読み取り手順ならびに読み取り後のインストール手順等については、周知の構成や手順を用いることができる。
【００７８】
記憶部１０６に格納される各種のデータベース等は、ＲＡＭ、ＲＯＭ等のメモリ装置、ハードディスク等の固定ディスク装置、フレキシブルディスク、及び、光ディスク等のストレージ手段であり、各種処理やウェブサイト提供に用いる各種のプログラム、テーブル、データベース、及び、ウェブページ用ファイル等を格納する。
【００７９】
また、文書保存装置１００は、既知のパーソナルコンピュータまたはワークステーション等の情報処理装置として構成してもよく、また、任意の周辺装置が接続された当該情報処理装置として構成してもよい。また、文書保存装置１００は、当該装置に本明細書で説明した処理を実現させるソフトウェア（プログラムまたはデータ等を含む）を実装することにより実現してもよい。
【００８０】
更に、装置の分散・統合の具体的形態は図示するものに限られず、その全部または一部を、各種の付加等に応じてまたは機能負荷に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。すなわち、上述した実施形態を任意に組み合わせて実施してもよく、実施形態を選択的に実施してもよい。
【産業上の利用可能性】
【００８１】
本発明は、特に、テキストを含む文書をデータ保存する際において有用である。
【符号の説明】
【００８２】
１００  文書保存装置
１０２  制御部
１０２ａ  データ保存部
１０２ｂ  反映事項取得部
１０２ｃ  履歴出力用データ作成部
１０２ｄ  出力順設定部
１０４  通信インターフェース部
１０６  記憶部
１０６ａ  取引先情報記憶領域
１０６ｂ  帳票種類情報記憶領域
１０６ｃ  トリガー情報記憶領域
１０６ｄ  履歴データ記憶領域
１０６ｅ  出力順情報記憶領域
１０８  入出力インターフェース部
１１２  入力装置
１１４  出力装置
２００  サーバ
３００  ネットワーク
１０００  文書保存システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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