(57)【要約】【課題】  メールの添付ファイルをファイルの形式に応じて管理する技術を提供する。【解決手段】  メールに添付されている添付ファイルが暗号化されている場合、または、パスワードがかかっている場合、添付ファイルの形式を判定する。添付ファイルが、パスワード入力画面に入力されたパスワードにより、一回のパスワード入力でパスワードが解除された状態になるファイル形式であると判定した場合、添付ファイルをパスワードが解除された状態で外部装置へ登録する。添付ファイルが、開く度にパスワードが必要となる形式のファイルであると判定した場合、添付ファイルをパスワード解除しない状態で、パスワード入力画面に入力された当該添付ファイルのパスワードの情報とともに、外部装置へ登録する。【選択図】  図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールに添付された添付ファイルの情報を管理する外部装置に通信可能に接続され、前記添付ファイルを含むメールを受信する情報処理装置であって、
前記添付ファイルを開くためのパスワードの入力を受け付けるパスワード入力受け付け手段と、
前記添付ファイルのファイル形式を判定するファイル形式判定手段と、
前記添付ファイルのファイル形式が、入力を受け付けた一回の前記パスワードで、前記添付ファイルのパスワードを解除した状態になるファイル形式であると判定した場合には、前記添付ファイルを、パスワードを解除した状態で前記外部装置へ登録する第１の登録手段と、
前記添付ファイルのファイル形式が、前記添付ファイルを開く度に、入力を受け付けた前記パスワードが必要となるファイル形式であると判定した場合には、前記添付ファイルを、パスワードを解除しない状態で、入力を受け付けた前記パスワードと合わせて、前記外部装置へ登録する第２の登録手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記第２の登録手段は、登録された前記添付ファイルと、前記添付ファイルのパスワードの情報を、前記外部装置へ登録する際、前記添付ファイルに紐づくメールの送信日時の情報も登録すること
を特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
メールに添付された添付ファイルの情報を管理する外部装置に通信可能に接続され、前記添付ファイルを含むメールを受信する情報処理装置の制御方法であって、
パスワード入力受け付け手段が、前記添付ファイルを開くためのパスワードの入力を受け付けるパスワード入力受け付けステップと、
ファイル形式判定手段が、前記添付ファイルのファイル形式を判定するファイル形式判定ステップと、
第１の登録手段が、前記添付ファイルのファイル形式が、入力を受け付けた一回の前記パスワードで、前記添付ファイルのパスワードを解除した状態になるファイル形式であると判定した場合には、前記添付ファイルを、パスワードを解除した状態で前記外部装置へ登録する第１の登録ステップと、
第２の登録手段が、前記添付ファイルのファイル形式が、前記添付ファイルを開く度に、入力を受け付けた前記パスワードが必要となるファイル形式であると判定した場合には、前記添付ファイルを、パスワードを解除しない状態で、入力を受け付けた前記パスワードと合わせて、前記外部装置へ登録する第２の登録ステップと、
を含むことを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項４】
メールに添付された添付ファイルの情報を管理する外部装置に通信可能に接続され、前記添付ファイルを含むメールを受信する情報処理装置において実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記添付ファイルを開くためのパスワードの入力を受け付けるパスワード入力受け付け手段と、
前記添付ファイルのファイル形式を判定するファイル形式判定手段と、
前記添付ファイルのファイル形式が、入力を受け付けた一回の前記パスワードで、前記添付ファイルのパスワードを解除した状態になるファイル形式であると判定した場合には、前記添付ファイルを、パスワードを解除した状態で前記外部装置へ登録する第１の登録手段と、
前記添付ファイルのファイル形式が、前記添付ファイルを開く度に、入力を受け付けた前記パスワードが必要となるファイル形式であると判定した場合には、前記添付ファイルを、パスワードを解除しない状態で、入力を受け付けた前記パスワードと合わせて、前記外部装置へ登録する第２の登録手段と、
として機能させることを特徴とする情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メールの添付ファイルのデータ管理に関する。
【背景技術】
【０００２】
問い合わせに対する回答を行う業務において、どのような対応を行ったのかを履歴としてシステム上管理するプロジェクト管理ソフトウェアが提供されている。問い合わせとそれに対する回答については、これらがメールの送受信において行われた場合にも、メールへ組み込んだアドインのプログラムにより、このプロジェクト管理ソフトウェアにおいて管理することが可能である。
【０００３】
また、特許文献１には、ファイルの中のデータを、メールという通信手段を利用することによって、送付先のシステムに連携させる技術について開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−３２８８７７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１においては、営業所で入力された注文等に関する営業情報を、メールサーバを介して、メールの添付ファイルで本社の宛先に送信することを行っている。そして、本社側の、営業情報を受信した端末は、当該営業情報を本社側のデータベースに登録することを行っている。しかしながら、添付ファイルそのものを、送信されたメールとともにシステム上管理することは行われていない。
【０００６】
また、前述のプロジェクト管理ソフトウェアによって、送受信されたメールをシステム上管理することが可能であるが、メールに付加された添付ファイルに関しては、管理が現状出来ていないこととなっている。
【０００７】
そのため、メールでの送受信において添付された添付ファイルまでもプロジェクト管理ソフトウェアによって、管理できるようにすることが望まれる。
【０００８】
更に、その添付ファイルが、暗号化されている、或いは、パスワードによりロックがかかっている場合、一回の復号化で暗号化が解除されるファイル（例えば、ＺＩＰ形式等のファイル）については、暗号化を解除し復号化された状態で管理することによって、添付ファイルの参照をしやすくすることが望まれる。
【０００９】
また、暗号化されている場合に、一回の復号化で暗号化が解除されず、開く度に復号化の情報となるパスワードの入力が必要となる、暗号化ツールで暗号化されたファイルや、パスワードのロックがかかっている場合に、開く度にパスワードの入力が必要となる、Ｗｏｒｄ（登録商標）、Ｅｘｃｅｌ（登録商標）等のファイルについては、毎回パスワードを入力する必要が発生するため、パスワードの紛失等により閲覧ができなくなることを防ぐために、パスワードの情報もプロジェクト管理ソフトウェアによって管理できるようにしておくことが望まれる。
【００１０】
そこで、本発明の目的は、メールの添付ファイルをファイルの形式に応じて管理することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明は、メールに添付された添付ファイルの情報を管理する外部装置に通信可能に接続され、前記添付ファイルを含むメールを受信する情報処理装置であって、前記添付ファイルを開くためのパスワードの入力を受け付けるパスワード入力受け付け手段と、前記添付ファイルのファイル形式を判定するファイル形式判定手段と、前記添付ファイルのファイル形式が、入力を受け付けた一回の前記パスワードで、前記添付ファイルのパスワードを解除した状態になるファイル形式であると判定した場合には、前記添付ファイルを、パスワードを解除した状態で前記外部装置へ登録する第１の登録手段と、前記添付ファイルのファイル形式が、前記添付ファイルを開く度に、入力を受け付けた前記パスワードが必要となるファイル形式であると判定した場合には、前記添付ファイルを、パスワードを解除しない状態で、入力を受け付けた前記パスワードと合わせて、前記外部装置へ登録する第２の登録手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、メールの添付ファイルをファイルの形式に応じて管理することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態における、メール管理システムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】本発明の実施形態における、メールサーバ１００、情報管理サーバ２００、クライアント端末３００のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態における、メール管理システムの機能構成の一例を示す図である。
【図４】本発明の実施形態における、受信メールの情報を情報管理テーブルへ登録する処理の一例を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態における、送信メールの情報を情報管理テーブルへ登録する処理の一例を示すフローチャートである。
【図６】本発明の実施形態における、情報管理テーブルへメールの情報を登録するための画面を表示する処理の一例を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態における、情報管理テーブルへメールの情報を登録する処理の一例を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態における、情報管理テーブルへ登録するメールに添付された添付ファイルの復号化、パスワード情報保存の処理の一例を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態における、クライアント端末３００側において受信したメール、或いは、作成したメールを情報管理テーブルへ登録する画面の一例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態における、暗号化、或いは、パスワードロックされた添付ファイルを開く際のパスワードの入力画面の一例を示す図である。
【図１１】本発明の実施形態における、添付ファイルにおける暗号化、或いは、パスワードロックの有無の確認を求めるダイアログ画面の一例を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態における、クライアント端末３００側において受信したメールを情報管理テーブルへ登録する際の画面の一例を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態における、情報管理テーブルへ登録するメールのメール送信を行うか否かを確認するダイアログ画面の一例を示す図である。
【図１４】本発明の実施形態における、登録するメールの情報を管理する情報管理テーブルと、そのメールに添付されている添付ファイルの情報を管理する添付ファイル情報管理テーブルの一例を示す図である。
【図１５】本発明の実施形態における、クライアント端末３００側で受信したメールと、そのメールに対して作成した返信メールを表示する画面の一例を示す図である。
【図１６】本発明の実施形態における、クライアント端末３００側において返信メールとして作成したメールを情報管理テーブルへ登録する際の画面の一例を示す図である。
【図１７】本発明の実施形態における、登録するメールの情報を管理する情報管理テーブルと、そのメールに添付されている添付ファイルの情報を管理する添付ファイル情報管理テーブルの一例を示す図である。
【図１８】本発明の実施形態における、情報管理テーブルに登録したメールの情報を閲覧するアプリケーション画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１５】
図１は、本発明の実施形態のシステム構成の一例を示す図である。本発明の実施形態のシステムは、メールサーバ１００、情報管理サーバ２００、クライアント端末３００が、ネットワーク４００を介して接続される構成となっている。
【００１６】
メールサーバ１００は、クライアント端末からメール送信の指示受けた場合、メールの送信処理を行う。また、他のクライアント端末からのメールの受信処理を行う。
【００１７】
クライアント端末３００は、メールサーバ１００に対して、他のクライアント端末に対してメールの送信指示を行ったり、他のクライアント端末からメールサーバ１００に対して送信されたメールの受信を行う端末である。そのため、メールソフトがインストールされていることとする。
【００１８】
また、クライアント端末３００は、情報管理テーブル、添付ファイル情報管理テーブルへ送信メール、または、受信メールを登録するための端末である。そのため、クライアント端末３００には予め、情報管理テーブル、添付ファイル情報管理テーブルへ、送信メール、または、受信メールを登録する処理を行うアドインプログラムがインストールされていることとする。
【００１９】
情報管理サーバ２００は、情報管理テーブル、添付ファイル情報管理テーブルを有し、問い合わせに対する回答を管理する既存のプロジェクト管理システムを有することとする。なお、本発明においては、クライアント端末３００が登録処理を行った、送信メール、または、受信メールの情報、またはそれに付随する添付ファイルの情報を、プロジェクト管理システムの情報管理テーブル、添付ファイル情報管理テーブルにおいて管理することとする。
【００２０】
なお、このこれらのテーブルは一例として、情報管理サーバ２００上に存在させることとして説明をしているが、他の外部記憶装置上に存在しても良いこととする。また、メールソフトが、情報管理サーバ側にインストールされていて、情報管理サーバ側よりメールの送受信を行った結果を情報管理テーブルに登録するように構成しても良いこととする。したがって、アドインプログラムは、いずれの情報処理装置においても動作可能であることとする。
【００２１】
図２は、本発明の実施形態におけるメールサーバ１００、情報管理サーバ２００、クライアント端末３００のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００２２】
図２に示すように、情報処理装置は、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、よび通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８が接続される。
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２３】
ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１は、ＣＰＵ２０１が実行する制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や、本情報処理方法を実現するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムおよび必要な各種データ（データテーブルを含む）を保持している。
【００２４】
ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。
【００２５】
入力コントローラ２０５は、入力デバイス２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力装置からの入力を制御する。入力装置がタッチパネルの場合、ユーザがタッチパネルに表示されたアイコンやカーソルやボタンに合わせて押下（指等でタッチ）することにより、各種の指示を行うことができることとする。
【００２６】
また、タッチパネルは、マルチタッチスクリーンなどの、複数の指でタッチされた位置を検出することが可能なタッチパネルであってもよい。
【００２７】
ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ２１０などの外部出力装置への表示を制御する。ディスプレイは本体と一体になったノート型パソコンのディスプレイも含まれるものとする。なお、外部出力装置はディスプレイに限ったものははく、例えばプロジェクタであってもよい。また、前述のタッチ操作を受け付け可能な装置については、入力装置も提供する。
【００２８】
なおビデオコントローラ２０６は、表示制御を行うためのビデオメモリ（ＶＲＡＭ）を制御することが可能で、ビデオメモリ領域としてＲＡＭ２０３の一部を利用することもできるし、別途専用のビデオメモリを設けることも可能である。
【００２９】
メモリコントローラ２０７は、外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。外部メモリとしては、ブートプログラム、各種アプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、および各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等を利用可能である。
【００３０】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信やＩＳＤＮなどの電話回線、および携帯電話の３Ｇ回線を用いた通信が可能である。
【００３１】
尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３２】
次に図３を参照して、本発明の実施形態における各種装置の機能構成の一例について説明する。
【００３３】
クライアント端末３００は、メール受信部、メール送信部、添付ファイル存在判定部、暗号化、パスワードロック判定部、パスワード入力受付手段、ファイル形式判定部、パスワード情報保存部、メール情報登録部、添付ファイル登録部、からなる。
【００３４】
メール受信部は、メールサーバ１００よりメールを受信する。
【００３５】
メール送信部は、メールサーバ１００に対しメールの送信を行う。
【００３６】
添付ファイル存在判定部は、情報管理テーブルに登録するメールに添付ファイルが含まれるか否かを判定する。
【００３７】
暗号化、パスワードロック判定部は、情報管理テーブルに登録するメールに添付ファイルが含まれる場合、その添付ファイルが暗号化されているか、あるいは、パスワードがかかっているか否かを判定する。
【００３８】
パスワード入力受付手段は、情報管理テーブルに登録するメールに含まれる、暗号化された添付ファイルを復号化する、或いは、パスワードがかかった添付ファイルを開くためのパスワードの入力を受け付ける。
【００３９】
ファイル形式判定部は、情報管理テーブルに登録するメールに含まれるパスワードがかかった添付ファイルのファイル形式を判定する。例えば、暗号化されている場合一回の復号化で暗号化が解除されるファイル（例えば、ＺＩＰ形式で暗号化されたファイル）、暗号化されている場合、一度の復号化では暗号化を解除できず、復号化するためにその都度パスワードが必要となる暗号化されたファイル（例えば、暗号化ツールで暗号化されたファイル）、パスワードがかかっている場合、その添付ファイルを開く度にパスワードが必要となるファイル、のいずれの形式であるかを判定する。
【００４０】
パスワード情報保存部は、情報管理テーブルに登録するメールに含まれるパスワードがかかった添付ファイルが、開く度にパスワードが必要となるファイルである場合に、そのパスワードの情報を取得し、取得したパスワードの情報を保存したパスの情報を、添付ファイル情報管理テーブルへ登録する。
【００４１】
メール情報登録部は、情報管理テーブルにメールの情報を登録する。
【００４２】
添付ファイル登録部は、添付ファイル情報テーブルにメールに添付された添付ファイルの情報を登録する。
【００４３】
情報管理サーバ２００は、メールの情報を管理する情報管理テーブルと、メールに添付されている添付ファイルの情報を管理する添付情報管理テーブルを保持する。
【００４４】
メールサーバ１００は、クライアント端末３００のメール受信部によりメールの受信の指示を受けると、クライアント端末３００宛てのメールを送信し、クライアント端末３００のメール送信部によりメールの送信の指示を受けると、他のクライアント端末宛てのメールの送信を行う。
【００４５】
次に図４〜図８のフローチャートを用いて、本発明の実施形態における各処理について説明する。
【００４６】
図４のフローチャートは、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１にインストールされているアドインプログラムが、情報管理システムへ、受信したメールの情報を登録する際の処理を示すメインのフローチャートである。
【００４７】
なお、受信メールは、新規メールとして受信したメール、或いは、新規メールに対して返信したメールに対して、さらに受信したメールであることとする。また、メールにおいて送受信は複数回なされることがあるが、何回目の受信のメールかは問わず、受信したメールであることとする。
【００４８】
ステップＳ４００では、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、ユーザより、メールソフトにおいて、メールの受信処理を行う。
【００４９】
ステップＳ４０１では、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、クライアント端末側のメールソフトにインストールされているアドインプログラムによって、図９のメール情報入力画面９００をメールソフト内において表示する。メール情報入力画面９００の表示は、図１５の情報登録１５０１の押下をユーザより受け付けることによって行われる。なお、図１５は受信メールをメールソフト上で表示した図であり、情報登録１５０１のボタンは、機能ボタンとしてメールソフト上に存在することとする。
【００５０】
図９は、メール情報入力画面９００の一例を示す図である。図９のメール情報入力画面９００の各項目について説明する。
【００５１】
メール情報管理ＩＤ９０１は、新規メール登録時に、新たに付与されたメールの管理ＩＤを表示する領域である。また、既に登録されているメールの管理ＩＤを表示する領域である。なお、このメール情報管理ＩＤ９０１は、登録するメールの件名が同じであれば、同じメール管理ＩＤで管理されることとなる。
【００５２】
種別９０２は、メールを新規に登録する場合に、メールの種別を設定することを可能とする領域である。また、既に登録されているメールを表示する場合、メールの種別を表示する領域である。例えば、問い合わせ、回答、等の種別によりメールを分類することを可能とする。
【００５３】
件名９０３は、メールを新規に登録する場合に、メールの件名を表示する領域である。また、既に登録されているメールについては、メールの件名を表示する領域である。実際、メールにおける件名と同じ情報が管理されることとなる。
【００５４】
説明９０４は、新規に登録するメールの本文を表示する領域である。
【００５５】
ステータス９０５は、メールを新規に登録する場合に、メールのステータス（例えば、新規、進行中、解決、フィードバック、終了、却下、未定、など）を設定することを可能とする領域である。また、既に登録されているメールについては、メールのステータスを表示する領域、或いは、ステータスの変更を受け付ける領域となる。
【００５６】
ステータス９０５は、メールを新規に登録する場合に、メールの優先度（例えば、通常、高め、低め、急いで、今すぐ、など）を設定することを可能とする領域である。また、既に登録されているメールについては、メールの優先度を表示する領域、或いは、優先度の変更を受け付ける領域となる。
【００５７】
担当者９０７は、メールを新規に登録する場合に、メールに関して回答をする担当者を設定することを可能とする領域である。また、既に登録されているメールについては、メールの担当者を表示する領域、或いは、担当者が変わった場合には、担当者の変更を受け付ける領域となる。
【００５８】
登録９０８は、メール情報入力画面９００に入力された情報でメールの情報を情報管理テーブルに登録する処理を行うためのボタンである。
【００５９】
メール送信する９０９は、メール情報入力画面９００に入力されたメールの情報の登録後のメール送信を制御するための領域である。選択状態にすると、メールを送信し、選択状態でない場合は、メールを送信しないこととなる。
【００６０】
なお、メールを送信メールの情報の登録処理を行っている場合は、メール送信する９０９はデフォルトで選択状態になり、受信メールの情報の登録処理を行っている場合は、メール送信する９０９はデフォルトで未選択状態になる。
【００６１】
プロジェクト情報９１０は、メールを新規に登録する場合に、メールをプロジェクトごとに分類するための情報を設定することを可能とする領域である。また、既に登録されているメールについては、メールのプロジェクト情報を表示する領域となる。
【００６２】
ＩＤ９１１は、情報管理テーブルに既に付与されたメール管理ＩＤが表示される。
【００６３】
Ｓｕｂｊｅｃｔ９１２は、情報管理テーブルに既に付与されたメール管理ＩＤで管理されるメールの件名が表示される。
【００６４】
なお、ＩＤ９１１と、Ｓｕｂｊｅｃｔ９１２を一覧で表示する場合、プロジェクト情報９１０において選択したプロジェクト情報と、同じプロジェクト情報に紐づくＩＤとＳｕｂｊｅｃｔを表示するようにしても良いこととする。
【００６５】
添付ファイル９１３は、メールを新規に登録する場合に、メールの添付ファイルを表示する領域である。
【００６６】
なお、この画面で表示、入力される情報は、図１４の情報管理テーブル１４００、添付ファイル情報管理テーブル１４１０、において管理がされる。
【００６７】
まず、情報管理テーブル１４００の各項目について説明する。
【００６８】
情報管理テーブル１４００は、一例として、メール情報管理ＩＤ１４０１、種別１４０２、件名１４０３、プロジェクト情報１４０４、説明１４０５、ステータス１４０６、優先度１４０７、担当者１４０８、の項目から構成されることとする。
【００６９】
図１４の情報管理テーブル１４００の各項目の説明については、図９のメール情報入力画面９００の項目との対応付けにより説明を行う。
【００７０】
メール情報管理ＩＤ４０１は、メール情報管理ＩＤ９０１の情報を管理する。
【００７１】
種別１４０２、種別９０２の情報を管理する。
【００７２】
件名１４０３は、件名９０３の情報を管理する。
【００７３】
プロジェクト情報１４０４は、プロジェクト情報９１０の情報を管理する。
【００７４】
説明１４０５は、説明９０４の情報を管理する。
【００７５】
ステータス１４０６は、ステータス９０５の情報を管理する。
【００７６】
優先度１４０７は、優先度９０６の情報を管理する。
【００７７】
担当者１４０８は、担当者９０７の情報を管理する。
【００７８】
続いて、添付ファイル情報管理テーブル１４１０の各項目について説明する。
【００７９】
添付ファイル情報管理テーブル１４１０は、一例として、メール情報管理ＩＤ１４１１、添付ファイル情報１４１２、パスワード情報１４１３、送信日時１４１４、の項目から構成されることとする。
【００８０】
図１４の添付ファイル情報管理テーブル１４１０の各項目の説明についても、図９のメール情報入力画面９００の項目との対応付けにより説明を行う。
【００８１】
メール情報管理ＩＤ１４１１は、メール情報管理ＩＤ９０１の情報を管理する。また、情報管理テーブル１４００のメール情報管理ＩＤ１４０１と紐づくこととなる。
【００８２】
添付ファイル情報１４１２は、添付ファイル９１３の情報を、ファイルが存在するパスの情報で管理する。
【００８３】
パスワード情報１４１３は、添付ファイル情報１４１２を復号化するためのパスワード、或いは、当該添付ファイル情報１４１２のファイルのロックを解除するためのパスワードの情報、をファイルが存在するパスの情報で管理する。なお、パスワードの入力受付の動作とそのインタフェースについては、後述する。
【００８４】
送信日時１４１４は、メールに添付された情報である、添付ファイル情報１４１２がメールとして送信された日時を管理する。
【００８５】
再び、ステップＳ４０１の説明に戻る。なお、ステップＳ４０１の処理については図６の処理を用いて説明をする。
【００８６】
図６のフローチャートは、クライアント端末３００のメールソフトから起動可能なアドインプログラムが、クライアント端末において、送信メール、または、受信メールを登録するための画面であるメール情報入力画面９００を表示する処理を示すフローチャートである。
【００８７】
ステップＳ６００において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、情報管理サーバの情報管理システムにアクセスするために、その接続先ＵＲＬが記載された設定ファイル（不図示）を取得する。
【００８８】
ステップＳ６０１において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、メール情報入力画面９００の、問合せ９０２、ステータス９０５、優先度９０６、担当者９０７、プロジェクト情報９１０のプルダウンより選択可能にする値のマスタ情報を取得する。なお、このマスタ情報のテーブルについては、情報管理サーバ内に存在させても良いし、情報管理サーバ外に存在させても良いこととする。この場所については、問わない。また、このマスタ情報の取得については、通常のアプリケーション画面の表示項目で必要となるマスタ情報の取得と同様の方法で行うこととする。
【００８９】
ステップＳ６０２においては、登録しようとするメールに対して、メール情報管理ＩＤが存在するか否かを判定する。すなわち、新規に情報管理テーブルに登録するメールか否かを判定する処理であることとなる。
【００９０】
ステップＳ６０２において、登録するメールに関して、メール情報管理ＩＤが付与されていると判定した場合は（ステップＳ６０２においてＹＥＳの場合）、ステップＳ６０３へ処理を進める。メール情報管理ＩＤが付与されていないと判定した場合は（ステップＳ６０２においてＮＯの場合）、ステップＳ６０７へ処理を進める。
【００９１】
すなわち、メール情報を初めて情報管理テーブルへ登録する場合は、メール情報管理ＩＤは未だ発行されていないため、ステップＳ６０２においては、ＮＯとなる。
【００９２】
例えば、図１５の１５００の受信メールを情報管理テーブルに新規に登録する場合は、メール情報管理ＩＤが振られていないため、ステップＳ６０２においては、ＮＯとなる。
【００９３】
しかし、図１５の１５００の受信メールに対する返信メール、すなわち、図１５の１５１０に図示するメールを、情報管理テーブルへ登録しようとした際には、ステップＳ６０２においては、メール情報管理ＩＤが振られていることになるため、ステップＳ６０２においては、ＹＥＳとなる。
【００９４】
なお、返信メールとして作成したメール、或いは、新規メールとして作成したメールを情報管理テーブルに登録する処理については、図５の処理において行われる。図５の処理は、情報管理テーブルへ登録するユーザが、作成したメールを登録する処理である。
【００９５】
なお、処理自体は、最初のステップＳ５００がステップＳ４００と異なり、図５のステップＳ５０１〜ステップＳ５０３の各ステップは、図４のステップＳ４０１〜ステップＳ４０３の各ステップとそれぞれ同様であるとする。
【００９６】
ちなみに、ステップＳ５００は、メールの作成処理となっている。この点においては、図４においては、ステップＳ４００において、メールの受信処理となっている。また、メール情報入力画面９００を呼び出す際の呼び出し方は、図５の処理においては、図１５の情報登録１５１２の押下をユーザより受け付けることによって行われることとする。
【００９７】
なお、メールの作成処理で作成されるメールとは、メール情報の登録作業を行うユーザが、新規で作成するメール、或いは、図４のステップ４０１で受信したメールに対して作成するメール、であることとする。
【００９８】
再び、ステップＳ６０２の判定方法の処理の説明に戻る。
【００９９】
メール情報管理ＩＤが付与されているか否かについては、具体的には、登録しようとするメールの件名に連結されている、メール情報管理ＩＤの情報で判定する。
【０１００】
このメールの件名へのメール情報管理ＩＤの連結は、メールを初めて情報管理テーブルへ登録する際に、登録しようとするユーザの、クライアント端末３００で受信したメールの件名のデータに対して、連結がされることとなる。その後、この受信したメールに対するメールの送受信の処理の際には、メールの件名にはメール情報管理ＩＤが連結されている状態となる。したがって、この送受信で行われるメールの件名に連結されるメール情報管理ＩＤをキーに、メール情報管理ＩＤが情報管理テーブルに存在するか、否かを確認することによって、ステップＳ６０２の処理を行うこととする。
【０１０１】
例えば、図１５の１５１０は、図１５の１５００に対する返信メールを作成した場合であるが、１５１１に表示するように、メールの件名に、メール情報管理ＩＤが連結された状態となる。この情報をもとに、情報管理テーブルへ登録する際の、メール情報管理ＩＤの有無を判定する。
【０１０２】
ステップＳ６０３において、クライアント端末３００は、登録するメールに対応するメール管理情報を取得し、ステップＳ６０４において、メール管理情報を図９のメール情報入力画面９００に表示する。
【０１０３】
例えば、図１５のメール１５１０は、新規に受信したメールである図１５のメール１５００に対する返信メールであることとする。図１５の１５００のメールが既に情報管理テーブルに登録されているとすると、図１５の１５１０はその返信メールとなるため、メール情報入力画面１６００で表示されるようになる。なお、図１６は、図９と同様の画面であり、図１６の１６０１〜１６１３の各項目は、図９の９０１〜９１３の各項目の説明と同様であることとする。
【０１０４】
また、このメール１５１０は、図１７の情報管理テーブル１７００の１７０９のレコードに図示するように管理される。なお、図１７の情報管理テーブル１７００は、図１４の情報管理テーブル１４００と同様のものであり、情報管理テーブル１７００の１７０１〜１７０８は、情報管理テーブル１４００の１４０１〜１４０８の各項目とそれぞれ同様のものであることとする。
【０１０５】
メール１５１０に関しては、添付ファイルが無いため、図１７の添付ファイル情報管理テーブル１７１０に表示するようになる。添付ファイル情報管理テーブル１７１０は、添付ファイル情報管理テーブル１４１０と同様のテーブルであり、添付ファイル情報管理テーブル１７１０の１７１１〜１７１４の項目は、対応する添付ファイル情報管理テーブル１４１０の１４１１〜１４１４の項目と同様の項目であることとする。
【０１０６】
添付ファイル情報管理テーブル１７１０に登録されている内容は、メール１５００の情報に添付された添付ファイルの情報が登録されたままの状態であり、図１４で登録されたレコードと変わりはない。
【０１０７】
ステップＳ６０５においては、登録するメールに記載されているメールの本文を図９、説明９０４の領域に表示する。例えば、メール１５１０の場合は、図１６の１６０４に表示することとなる。
【０１０８】
ステップＳ６０６においては、登録するメールにおいてメール送信を行うか否かの設定を受け付けるラジオボタン（メール送信する９０９）に対し、選択状態、または、未選択状態の設定を受け付ける。送信メールを登録する際は、メール送信する９０９のラジオボタンは、選択状態とする設定を受け付け、受信メールを登録する際は、メール送信する９０９のラジオボタンは、未選択状態とする設定を受け付けることとする。
【０１０９】
続いて、ステップＳ６０２において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１が、メール情報管理ＩＤが付与されていないと判定した場合の（ステップＳ６０２においてＮＯの場合）、ステップＳ６０７の処理について説明をする。
【０１１０】
図１５のメール１５００は、情報管理テーブルにこれから登録することになる、新規に受け付けたメールであることとする。このメールを情報管理テーブルに登録しようとする場合、ステップＳ６０２においてＮＯとなるため、ステップＳ６０７の処理を行うこととなる。
【０１１１】
ステップＳ６０７において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、メール情報入力画面９００において、初期値設定を行う。
【０１１２】
例えば、メール１５００の場合、図１２のメール情報入力画面１２００に表示されるようになる。なお、図１２は、図９と同様の画面であり、図１２の１２０１〜１２１３の各項目は、図９の９０１〜９１３の各項目の説明と同様であることとする。
【０１１３】
ステップＳ６０７では、図１２の件名１２０３において、メールの件名を表示し、ステップＳ６０５では、図１２の説明１２０４において、メールの本文を表示する。また、添付ファイル１２１３においては、メールに添付されている添付ファイルの情報を表示する。
【０１１４】
ＩＤ１２１１、これまで登録されたメールの、メール情報管理ＩＤを表示する。Ｓｕｂｊｅｃｔ１２１２については、既にメール情報管理ＩＤで管理されているメール、に対応する件名を表示する。
【０１１５】
また、このメール１５００は、図１４の情報管理テーブル１４００の１４０９のレコードに図示するように管理がされる。また、メール１５００には添付ファイルが添付されているため、この情報に関しては、添付ファイル情報管理テーブル１４１０の１４１５と１４１６のレコードに図示するように管理がされる。
【０１１６】
以上、図６のフローチャートの説明を終了する。再び、図４のフローチャートの説明を行う。
【０１１７】
ステップＳ４０２の処理において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、メールソフト内において表示したメール情報入力画面９００において、ユーザからの管理情報の入力を受け付ける。
【０１１８】
例えば、新規に登録を行うメールの場合は、問い合わせ９０２、ステータス９０５、優先度９０６、担当者９０７、プロジェクト情報９１０において表示される内容への値の設定を受け付け、既に登録されているメールに関して表示がされている場合は、これらの項目において表示される内容に変更が発生する場合は、これらの項目の値の変更を受け付ける。
【０１１９】
ステップＳ４０３の処理において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、メール情報入力画面９００に入力された、メール管理情報の内容を、情報管理サーバに存在する、情報管理テーブル１４００に登録する。
【０１２０】
なお、ステップＳ４０３の処理については図７のフローチャートを用いて説明をする。
【０１２１】
ステップＳ７００において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、添付ファイルの情報以外として、メール情報入力画面９００に入力された情報、すなわち、９０１〜９１３までの情報を、メール情報管理テーブルに登録する。
【０１２２】
なお、新規メールの登録時においては、メール情報入力画面９００のメール情報管理ＩＤ９０１の欄には、メール管理情報ＩＤの値が未だ無いため、その部分の情報は使われないこととする。
【０１２３】
また、メール情報管理テーブルに登録される内容と、メール管理情報入力画面で保持する情報との関連については、既に説明しているため、ここでは省略する。
【０１２４】
ステップＳ７０１において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、入力されている、メール情報入力画面９００において、添付ファイルの情報が存在するか否かを判定する。
【０１２５】
ステップＳ７０１において添付ファイルの情報が存在すると判定した場合（ステップＳ７０１においてＹＥＳの場合）、ステップＳ７０２へ処理を進める。ステップＳ７０１において添付ファイルの情報が存在しないと判定した場合（ステップＳ７０１においてＮＯの場合）、ステップＳ７０４へ処理を進める。
【０１２６】
ステップＳ７０２において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、添付ファイルが暗号化されている場合に、復号化処理を行う。或いは、添付ファイルが、パスワードでロックされている場合に、添付ファイルのロックを解除するために使用されたパスワードの情報を保存する処理を行う。
【０１２７】
なお、ステップＳ７０２の処理については、図８のフローチャートにおいて説明をする。
【０１２８】
図８は、暗号化されている添付ファイルが、一度の復号化で暗号化を解除できるファイルである場合は、その添付ファイルを復号化した状態にする処理である。また、暗号化されている添付ファイルが、一度の復号化では暗号化を解除できない場合、すなわち、復号化するためにその都度パスワードが必要となる場合、或いは、パスワードがかかっている添付ファイルが、その添付ファイルを開く度にパスワードが必要となる場合、そのパスワードの情報を取得する処理である。
【０１２９】
ステップＳ８００において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、メール情報入力画面９００の添付ファイル９１３に表示されている添付ファイルが、暗号化されている場合一回の復号化で暗号化が解除されるファイルか、それとも、暗号化されている場合、一度の復号化では暗号化を解除できず、復号化するためにその都度パスワードが必要となる暗号化されたファイルか、或いは、パスワードがかかっている場合、その添付ファイルを開く度にパスワードが必要となるファイルか、を判定する。
【０１３０】
なお、本実施例においては、暗号化されている場合一回の復号化で暗号化が解除されるファイルは、ＺＩＰ形式で暗号化されたファイル、暗号化されている場合、一度の復号化では暗号化を解除できず、復号化するためにその都度パスワードが必要となる暗号化されたファイルは、暗号化ツールで暗号化されたファイル、パスワードがかかっている場合、その添付ファイルを開く度にパスワードが必要となるファイルは、Ｗｏｒｄ（登録商標）や、Ｅｘｃｅｌ（登録商標）等のファイル、を例として挙げて説明することとする。
【０１３１】
ステップＳ８００において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１が、メール情報入力画面９００に表示されている添付ファイルがＺＩＰ形式のファイルである、と判定した場合（ステップＳ８００においてＹＥＳの場合）、ステップＳ８０３へ処理を進める。
【０１３２】
ステップＳ８００において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１が、メール情報入力画面９００に表示されている添付ファイルがＺＩＰ形式のファイルでない（暗号化ツールで暗号化されたファイルや、Ｗｏｒｄ（登録商標）や、Ｅｘｃｅｌ（登録商標）等のファイル）、と判定した場合（ステップＳ８００においてＮＯの場合）、ステップＳ８０１へ処理を進める。
【０１３３】
ステップＳ８０１において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、図１１の暗号化確認、または、パスワードロック確認ダイアログ１１０を表示する。
【０１３４】
ステップＳ８０２において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、図１１の図１１の暗号化確認、または、パスワードロック確認ダイアログ１１０の中の、はい１１１、または、いいえ１１２の選択をユーザより受け付ける。
【０１３５】
ステップＳ８０３において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、ＺＩＰ形式のファイルが暗号化されているか否かを判定する。
【０１３６】
ステップＳ８０４において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１が、添付ファイルがＺＩＰ形式で暗号化されている、暗号化ツールで暗号化されている、また、Ｗｏｒｄ（登録商標）や、Ｅｘｃｅｌ（登録商標）等のファイルにパスワードがかかっていると判定した場合、（ステップＳ８０４においてＹＥＳの場合）は、ステップＳ８０５へ処理を進める。ステップＳ８０４において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１が、添付ファイルがＺＩＰ形式で暗号化されていない、暗号化ツールで暗号化されていない、また、Ｗｏｒｄ（登録商標）や、Ｅｘｃｅｌ（登録商標）等のファイルにパスワードがかかっていないと判定した場合（ステップＳ８０４においてＮＯの場合）は、図８の処理を終了する。
【０１３７】
ステップＳ８０５において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、図１０のパスワード入力ダイアログ１０を表示する。
【０１３８】
ステップＳ８０６において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、ユーザより、パスワード入力ダイアログ１０において、パスワードの入力を受け付ける。尚、ステップＳ８０６の処理は、パスワード入力受け付け手段に相当する。
【０１３９】
ステップＳ８０７において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、現在復号化している添付ファイルが、ＺＩＰ形式のファイルか、ＺＩＰ形式以外のファイルかを判定する。
【０１４０】
ステップＳ８０７において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１がＺＩＰ形式のファイルであると判定した場合（ステップＳ８０７においてＹＥＳの場合）、ステップＳ８０９へ処理を進める。ステップＳ８０７において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１がＺＩＰ形式のファイルでないと判定した場合（暗号化ツールで暗号化されたファイルや、Ｗｏｒｄ（登録商標）や、Ｅｘｃｅｌ（登録商標）等のパスワードのかかったファイルであると判定した場合、ステップＳ８０７においてＮＯの場合）、ステップＳ８０８へ処理を進める。尚、ステップＳ８０７の処理は、添付ファイルのファイル形式を判定するファイル形式判定手段に相当する。
【０１４１】
ステップＳ８０８において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８０６でユーザより、パスワード入力ダイアログ１０において、入力を受け付けたパスワードの情報を、テキスト形式の情報として保持しておく。このテキスト情報のファイルは、一例として情報管理サーバのテーブル上に保持することとする。しかし、これに限定されないこととする。尚、ステップＳ８０８の処理は、添付ファイルのファイル形式が、添付ファイルを開く度に入力を受け付けたパスワードが必要となるファイル形式であると判定した場合である。
【０１４２】
ステップＳ８０９において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、ＺＩＰ形式のファイルの復号化処理を行う。尚、ステップＳ８０９の処理は、添付ファイルのファイル形式が、ステップＳ８０６で入力を受け付けた一回のパスワード入力で添付ファイルのパスワードを解除した状態になるファイル形式であると判定した場合に行われる処理である。
【０１４３】
ステップＳ８１０において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１が、ＺＩＰ形式のファイルの復号化が出来たと判定した場合（ステップＳ８１０においてＹＥＳの場合）は、図８の処理を終了する。ステップＳ８１０において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１が、ＺＩＰ形式のファイルの復号化処理が出来なかったと判定した場合（ステップＳ８１０においてＮＯの場合）は、ステップＳ８１１へ処理を進める。
【０１４４】
ステップＳ８１１において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、ユーザよりパスワードの再入力の要求をユーザより受け付けたか否かを判定する。
【０１４５】
ステップＳ８１１において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１が、ユーザよりパスワードの再入力の要求を受け付けた、と判定した場合（ステップＳ８１１においてＹＥＳの場合）、ステップＳ８０５へ処理を移す。ステップＳ８１１において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１が、ユーザよりパスワードの再入力の要求を受け付けていない、と判定した場合（ステップＳ８１１においてＮＯの場合）、図８の処理を終了する。
【０１４６】
以上、図８のフローチャートの説明を終了する。再び、図７の処理の説明に戻る。
【０１４７】
ステップＳ７０３において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、添付ファイルの情報を、添付ファイル情報管理テーブル１４１０に登録する。
【０１４８】
例えば、図１５のメール１５００を登録しようとする場合、ここには、添付ファイルが２ファイル添付されている。この場合、メール情報入力画面においては、メール情報入力画面１２００の添付ファイル１２１３に図示するように添付ファイルが表示されるが、この情報は、添付ファイル情報管理テーブル１４１０において、ＡＡＡ．ｚｉｐについては、１４１５、ＢＢＢ．ｄｏｃについては、１４１６、として登録がされる。
【０１４９】
そして、ＡＡＡ．ｚｉｐに関しては、ＺＩＰ形式のファイルであるため、ユーザよりパスワードの入力をステップＳ８０６で受け付けた結果、パスワードを解除した状態で、１４１５のレコードとして登録することとする。尚、ＡＡＡ．ｚｉｐの登録は、添付ファイルのパスワードを解除した状態で、外部装置へ登録する第１の登録手段に相当する。
【０１５０】
また、ＢＢＢ．ｄｏｃは、ドキュメントファイルであり、ＺＩＰ形式のファイルではないため、このファイルにパスワードがかかっていて、ステップＳ８０６においてパスワードの入力を受け付けた場合、その結果は１４１６のレコードの、パスワード情報１４１３として登録をする。尚、ＢＢＢ．ｄｏｃの登録は、添付ファイルのパスワードを解除しない状態で、ステップＳ８０６で入力を受け付けたパスワードと合わせて、外部装置へ登録する第２の登録手段に相当する。
【０１５１】
メール情報が情報管理テーブル１４００へ、添付ファイルの情報が添付ファイル情報管理テーブル１４１０へ登録された後、メール情報入力画面９００の各項目がクリアされるため、ステップＳ７０４において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、再度、登録した内容を取得する。
【０１５２】
ステップＳ７０５において、ステップＳ７０４で取得した情報を、メール情報入力画面９００において表示する。
【０１５３】
ステップＳ７０６において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、登録したメールの情報に付与されていたメール管理情報ＩＤを、メールの情報の件名に連結する。なお、この処理は、新規にメールを登録する場合に行われる処理である。
【０１５４】
また、登録しようとするユーザの、クライアント端末３００で受信したメールの件名のデータに対して、連結がされることとなる。その後、この受信したメールに対するメールの送受信の処理の際には、メールの件名にはメール情報管理ＩＤが連結されている状態となる。
【０１５５】
例えば、図１５のメール１５００を新規にメールで登録した場合、登録したユーザのクライアント端末３００で受信したメールソフトにおいては、件名は、「ＡＢＣＤに関する問い合わせ０００１」と表示がされることになる。
【０１５６】
ステップＳ７０７において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、情報管理テーブル１４００への登録の後、メールの送信が発生するか否かを判定する。判定は、図９、メール送信する９０９が選択状態になっているか否かで判定する。
【０１５７】
ステップＳ７０７において、メールの情報管理テーブル１４００への登録の後、メールの送信が発生すると判定した場合（メール送信９０９が選択状態の場合）、ステップＳ７０８へ処理を進める。
【０１５８】
ステップＳ７０７において、メールの情報管理テーブル１４００への登録の後、メールの送信が発生しないと判定した場合（メール送信９０９が未選択状態の場合）、図７の処理を終了する。
【０１５９】
ステップＳ７０８において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、図１３のメール送信確認ダイアログ１３００を表示する。
【０１６０】
ステップＳ７０９において、クライアント端末３００のＣＰＵ２０１は、メール送信確認ダイアログ１３００のはい１３０１の押下を受け付けた場合は、メールの送信を行う。メール送信確認ダイアログ１３００のいいえ１３０２の押下を受け付けた場合は、メールの送信は行わない。
【０１６１】
以上、図７の処理の説明を終了する。
【０１６２】
なお、これまでは、メールの情報を情報管理テーブルに登録することを行う処理について説明したが、最後に、それを閲覧するためのアプリケーション画面の一例について説明をする。
【０１６３】
図１８は、情報管理テーブル閲覧用アプリケーション画面１８００は、情報管理テーブルを閲覧するためのアプリケーション画面である。なお、本画面は、添付ファイル情報のパスワードの情報をファイル形式で閲覧をすることを可能とする、既存のプロジェクト管理ソフトウェアのアプリケーション画面を利用した場合を前提とする。
【０１６４】
情報管理テーブル閲覧用アプリケーション画面１８００は、メール情報管理ＩＤ１８０１、種別１８０２、件名１８０３、添付ファイル１８０４、ステータス１８０５、優先度１８０６、担当者１８０７、説明１８０８、プロジェクト情報１８０９、の項目からなる。
また、各項目が表示する内容について説明をする。
【０１６５】
メール情報管理ＩＤ１８０１は、情報管理テーブル１７００のメール情報管理ＩＤ１７０１の値を表示する。
【０１６６】
種別１８０２は、情報管理テーブル１７００の種別１７０２の値を表示する。
【０１６７】
件名１８０３は、情報管理テーブル１７００の件名１７０３の値を表示する。
【０１６８】
添付ファイル１８０４の中の添付ファイルの領域は、添付ファイル情報管理テーブル１７１０の添付ファイル情報１７１２の情報をもとに、添付ファイル情報をファイル形式で表示する。
【０１６９】
添付ファイル１８０４の中のパスワードの領域は、添付ファイル情報管理テーブル１７１０のパスワード情報１７１３の情報をもとに、パスワード情報をファイル形式で表示する。
【０１７０】
添付ファイル１８０４の中の送信日時の領域は、添付ファイル情報管理テーブル１７１０の送信日時１７１４の情報を表示する。
【０１７１】
ステータス１８０５は、情報管理テーブル１７００のステータス１７０６の値を表示する。
【０１７２】
優先度１８０６は、情報管理テーブル１７００の優先度１７０７の値を表示する。
【０１７３】
担当者１８０７は、情報管理テーブル１７００の担当者１７０８の値を表示する。
【０１７４】
説明１８０８は、情報管理テーブル１７００の説明１７０５の値を表示する。
【０１７５】
プロジェクト情報１８０９、情報管理テーブル１７００のプロジェクト情報１７０４の値を表示する。
【０１７６】
添付ファイル１８０４において、送信日時の情報で管理しているのは、以下の理由からである。
【０１７７】
登録したメールに対して更にやりとりされたメールは、管理上、一つのメール情報管理ＩＤで管理される。そのため、複数のメールにおいて添付ファイルが複数発生する可能性があるため、送信日時の情報で、添付ファイル情報とその添付ファイルを開くために必要となるパスワード（添付ファイルがＷｏｒｄ（登録商標）や、Ｅｘｃｅｌ（登録商標）等の場合は、ファイルを開くためのパスワード、また、添付ファイルが暗号化ツールで暗号化されたファイルの場合は、復号化に必要となるパスワード）を管理するこことした。
【０１７８】
なお、情報管理テーブル１４００（１７００）、添付ファイル情報管理テーブル１４１０（１７１０）の情報を表示する画面については、既存のプロジェクト管理ソフトウェアのアプリケーション画面ではなく、新たに構築したアプリケーション画面においても表示可能であることとする。
【０１７９】
このように、１件の新しく作成されて送信されたメールに対して、さらに送受信がなされた場合であっても、それらのメールに添付された添付ファイルを、やりとりの単位で管理することにより、どのメールでどういったファイルが添付されていたかを把握することが可能になる。
【０１８０】
また、その添付ファイルの保管の方法においては、一回の復号化で暗号化が解除できる添付ファイル（例えばＺＩＰ形式のファイル）に関しては、暗号化を解除した状態で保存するため、添付ファイルの情報へのアクセスが容易になる。
【０１８１】
また、一回の復号化で暗号化が解除出来ない添付ファイルや、パスワードの入力によって開くことを可能にする添付ファイルに関しては、添付ファイルの情報とそのパスワードの情報を適切に管理するため、パスワードを再度探すのに時間がかかる、あるいは、パスワードの紛失によりファイルの復号化や、パスワードのロック解除ができなくなる、といったことを防ぐことが出来るようになる。
【０１８２】
以上、１実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１８３】
また、本発明におけるプログラムは、図４、図５、図６、図７、図８に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図４、図５、図６、図７、図８の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図４、図５、図６、図７、図８の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１８４】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１８５】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１８６】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。
【０１８７】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１８８】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１８９】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１９０】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１９１】
１００  メールサーバ
２００  情報管理サーバ
３００  クライアント端末
４００  ネットワーク
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＯＭ
２０３  ＲＡＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆコントローラ
２０９  入力デバイス
２１０  ディスプレイ
２１１  外部メモリ
【図１】
2018073181.tif 000003
【図２】
2018073181.tif 000004
【図３】
2018073181.tif 000005
【図４】
2018073181.tif 000006
【図５】
2018073181.tif 000007
【図６】
2018073181.tif 000008
【図７】
2018073181.tif 000009
【図８】
2018073181.tif 000010
【図９】
2018073181.tif 000011
【図１０】
2018073181.tif 000012
【図１１】
2018073181.tif 000013
【図１２】
2018073181.tif 000014
【図１３】
2018073181.tif 000015
【図１４】
2018073181.tif 000016
【図１５】
2018073181.tif 000017
【図１６】
2018073181.tif 000018
【図１７】
2018073181.tif 000019
【図１８】
2018073181.tif 000020