(57)【要約】【課題】  指定のプロジェクトに係るメールのみを確実に確認することができるようにして、プロジェクトの作業効率を高めることができるようにする。【解決手段】  メール受信部１７により受信されたメールの表題にプロジェクト番号が記述されている場合、プロジェクト管理ＤＢ１６の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメールを当該プロジェクトに分類するメール分類部１８を設け、ユーザ端末２から送信されたプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメール分類部１８により当該プロジェクトに分類されているメールの表題をユーザ端末２に送信する。【選択図】        図１
2006235852.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
プロジェクトのプロジェクト番号を管理するプロジェクト番号管理手段と、第１のユーザ端末から送信されたメールを受信するメール受信手段と、上記メール受信手段により受信されたメールの表題にプロジェクト番号が記述されている場合、上記プロジェクト番号管理手段の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメールを当該プロジェクトに分類するメール分類手段と、第２のユーザ端末から送信されたプロジェクト番号を受信するプロジェクト番号受信手段と、上記プロジェクト番号管理手段の管理内容を参照して、上記プロジェクト番号受信手段により受信されたプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、上記メール分類手段により当該プロジェクトに分類されているメールの表題を上記第２のユーザ端末に送信するメール送信手段とを備えたメール管理装置。
【請求項２】
メール分類手段は、メールの表題に記述されているプロジェクト番号が全てのプロジェクトを指定する番号である場合、メール受信手段により受信されたメールを全てのプロジェクトに分類することを特徴とする請求項１記載のメール管理装置。
【請求項３】
メール送信手段は、メール分類手段により分類されたメールをプロジェクトのタスクとして取り扱い、そのプロジェクトのタスクの一覧表にメールの表題を含め、そのタスクの一覧表を第２のユーザ端末に送信することを特徴とする請求項１または請求項２記載のメール管理装置。
【請求項４】
メール送信手段は、メールの表題が階層化されている複数の分類情報から構成されている場合、複数の分類情報をタスクの一覧表の所定位置に含め、そのタスクの一覧表を第２のユーザ端末に送信することを特徴とする請求項３記載のメール管理装置。
【請求項５】
新たなタスクの登録を受け付けるとともに、タスクの属性の設定を受け付けるタスク設定手段を設けたことを特徴とする請求項３記載のメール管理装置。
【請求項６】
プロジェクト番号の入力欄が設けられているメール作成画面を第１のユーザ端末に送信する画面送信手段を設けたことを特徴とする請求項１から請求項５のうちのいずれか１項記載のメール管理装置。
【請求項７】
画面送信手段は、表題を構成する複数の分類情報の入力欄が設けられているメール作成画面を第１のユーザ端末に送信することを特徴とする請求項６記載のメール管理装置。
【請求項８】
画面送信手段は、分類情報の選択リストの設定を受け付けることを特徴とする請求項７記載のメール管理装置。
【請求項９】
メールを送信する第１のユーザ端末と、受信メールを確認する際にプロジェクト番号を送信する第２のユーザ端末と、プロジェクトのプロジェクト番号を管理するプロジェクト番号管理手段と、上記第１のユーザ端末から送信されたメールを受信するメール受信手段と、上記メール受信手段により受信されたメールの表題にプロジェクト番号が記述されている場合、上記プロジェクト番号管理手段の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメールを当該プロジェクトに分類するメール分類手段と、上記第２のユーザ端末から送信されたプロジェクト番号を受信するプロジェクト番号受信手段と、上記プロジェクト番号管理手段の管理内容を参照して、上記プロジェクト番号受信手段により受信されたプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、上記メール分類手段により当該プロジェクトに分類されているメールの表題を上記第２のユーザ端末に送信するメール送信手段とからなるメール管理装置とを備えたメール管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、受信メールを適切に分類して、大量に受信されるメールの管理の容易化を図るメール管理装置及びメール管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
例えば、プロジェクト内のコミュニケーション手段として、メールが主流となっている昨今では、しばしば、メールの受信数が膨大になり、受信者が漏れなくメールを管理することが難しくなるケースが往々にしてあり、作業効率の低下を招く一因となっている。
従来のメール管理装置は、大量に受信されるメールのうち、重要なメールのみを表示するため、予め設定されたキーワードが受信メールの表題に含まれているか否かを判定し、その受信メールの表題に当該キーワードが含まれていれば、その受信メールを表示するようにしている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−３５１７９９号公報（段落番号［００２１］から［００２９］、図５）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来のメール管理装置は以上のように構成されているので、大量に受信されるメールのうち、重要なメールのみを表示することができる。しかし、受信メールをプロジェクト別に分類するものではないため、その受信メールをプロジェクト単位に管理することができず、プロジェクトの作業効率を高めることができないなどの課題があった。
【０００５】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、指定のプロジェクトに係るメールのみを確実に確認することができるようにして、プロジェクトの作業効率を高めることができるメール管理装置及びメール管理システムを得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この発明に係るメール管理装置は、メール受信手段により受信されたメールの表題にプロジェクト番号が記述されている場合、プロジェクト番号管理手段の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメールを当該プロジェクトに分類するメール分類手段を設け、第２のユーザ端末から送信されたプロジェクト番号を受信すると、プロジェクト番号管理手段の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメール分類手段により当該プロジェクトに分類されているメールの表題を第２のユーザ端末に送信するようにしたものである。
【発明の効果】
【０００７】
この発明によれば、メール受信手段により受信されたメールの表題にプロジェクト番号が記述されている場合、プロジェクト番号管理手段の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメールを当該プロジェクトに分類するメール分類手段を設け、第２のユーザ端末から送信されたプロジェクト番号を受信すると、プロジェクト番号管理手段の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメール分類手段により当該プロジェクトに分類されているメールの表題を第２のユーザ端末に送信するように構成したので、指定のプロジェクトに係るメールのみを確実に確認することができるようになり、そのプロジェクトの作業効率を高めることができる効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１によるメール管理システムを示す構成図であり、図において、ユーザ端末１はユーザＡが使用するパソコンなどの端末であり、ユーザ端末２はユーザＢが使用するパソコンなどの端末であり、ユーザ端末３はユーザＣが使用するパソコンなどの端末である。
この実施の形態１では、説明の便宜上、ユーザＡがユーザ端末１を使用してメールを送信し、ユーザＢがユーザ端末２を使用して受信メールの内容を確認するものとする。
この場合、ユーザ端末１がメールを送信する第１のユーザ端末を構成し、ユーザ端末２が受信メールを確認する際にプロジェクト番号を送信する第２のユーザ端末を構成することになる。
ただし、これはあくまでも一例であり、ユーザ端末２が第１のユーザ端末を構成して、ユーザ端末１が第２のユーザ端末を構成してもよいし、ユーザ端末１が第１のユーザ端末と第２のユーザ端末の両方を兼ねてもよい。
【０００９】
ネットワーク４は例えばイントラネットやインターネットなどのネットワークであり、ユーザ端末１〜３やメール管理装置５などが接続されている。
メール管理装置５は例えばユーザ端末１から送信されたメールを受信すると、そのメールをプロジェクト別に分類し、例えばユーザ端末２から送信されたプロジェクト番号を受信すると、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのプロジェクトに分類しているメールの表題をユーザ端末２に送信するなどの処理を実施する。
【００１０】
図２はこの発明の実施の形態１によるメール管理装置５を示す構成図であり、図において、ネットワークＩ／Ｆ１１はネットワーク４と接続され、ネットワーク４を介して、ユーザ端末１〜３とデータ等の送受信を実施する。
メンバー管理ＤＢ１２は正規のメンバーのユーザＩＤとパスワードを管理しているデータベースである。
ログイン処理部１３はユーザ端末１〜３からアクセスを受けると、ユーザＩＤとパスワードの入力要求をユーザ端末１〜３に送信し、ユーザ端末１〜３からユーザＩＤとパスワードを受信すると、そのユーザＩＤ等とメンバー管理ＤＢ１２に管理されているユーザＩＤ等を照合して、アクセス要求元が正規のメンバーであるか否かを確認し、正規のメンバーであれば、ログインを許可する処理を実施する。
【００１１】
画面データ管理ＤＢ１４はプロジェクト番号の入力欄が設けられているメール作成画面の画面データなどを管理しているデータベースである。
画面送信部１５は例えばログイン処理部１３によりログインが許可されたユーザ端末１からメール作成画面の表示要求を受信すると、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、画面データ管理ＤＢ１４に管理されているメール作成画面の画面データをユーザ端末１に送信する。なお、画面データ管理ＤＢ１４及び画面送信部１５から画面送信手段が構成されている。
【００１２】
プロジェクト管理ＤＢ１６はプロジェクトのプロジェクト番号を管理する他、各プロジェクトのタスクなどを管理するデータベースである。なお、プロジェクト管理ＤＢはプロジェクト番号管理手段を構成している。
メール受信部１７は例えばモデムなどから構成され、ユーザ端末１から送信されたメールをネットワークＩ／Ｆ１１を介して受信する。なお、メール受信部１７はメール受信手段を構成している。
【００１３】
メール分類部１８はメール受信部１７により受信されたメールの表題にプロジェクト番号が記述されている場合、プロジェクト管理ＤＢ１６の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定することにより、そのメールを当該プロジェクトに分類して、そのメールを当該プロジェクトのメールボックスに格納する。
メール格納部１９は各プロジェクトのメールボックスから構成され、プロジェクト別にメールを保管している。なお、メール分類部１８及びメール格納部１９からメール分類手段が構成されている。
【００１４】
プロジェクト番号受信部２０は例えばログイン処理部１３によりログインが許可されたユーザ端末２からプロジェクト番号を受信する処理を実施する。なお、プロジェクト番号受信部２０はプロジェクト番号受信手段を構成している。
メール送信部２１は例えばモデムなどから構成されており、プロジェクト管理ＤＢ１６の管理内容を参照して、プロジェクト番号受信部２０により受信されたプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、そのプロジェクトのメールボックスに保管されているメールの表題をユーザ端末２に送信するなどの処理を実施する。なお、メール送信部２１はメール送信手段を構成している。
図３はこの発明の実施の形態１によるメール管理装置５の処理内容を示すフローチャートである。
【００１５】
次に動作について説明する。
最初に、ユーザＡがメールの送信を希望する場合の動作について説明する。
ユーザＡがあるプロジェクトに係るメールの送信を希望する場合、ユーザ端末１を操作して、メール管理装置５にアクセスする。
メール管理装置５のログイン処理部１３は、ユーザ端末１からアクセスを受けると、ユーザＩＤとパスワードの入力要求をユーザ端末１に送信する。
これにより、ユーザ端末１のディスプレイには、ユーザＩＤとパスワードの入力を促すメッセージが表示される。
【００１６】
ユーザＡがユーザ端末１を操作して、自己のユーザＩＤとパスワードを入力すると、ユーザ端末１がユーザＩＤとパスワードをメール管理装置５に送信する。
メール管理装置５のログイン処理部１３は、ネットワークＩ／Ｆ１１がユーザ端末１から送信されたユーザＩＤとパスワードを受信すると（ステップＳＴ１）、メンバー管理ＤＢ１２には、正規のメンバーのユーザＩＤとパスワードが管理されているので、ユーザ端末１から送信されたユーザＩＤ等をメンバー管理ＤＢ１２に管理されているユーザＩＤ等と照合する認証処理を実施する（ステップＳＴ２）。
ログイン処理部１３は、ユーザ端末１から送信されたユーザＩＤ及びパスワードの組と一致するユーザＩＤ及びパスワードの組がメンバー管理ＤＢ１２に格納されていれば、アクセス要求元であるユーザＡが正規のメンバーであると認定してログインを許可する（ステップＳＴ３）。
【００１７】
この実施の形態１では、ユーザＡが正規のメンバーであると認定されてログインが許可されるものとして、以下の説明を行うが、ユーザＡが正規のメンバーであると認定されずログインが許可されない場合、ユーザ端末１は、以下に示すメール作成画面の画面データ等を受信することができない。
なお、この実施の形態１では、ログイン処理部１３がログイン処理を実施するに際して、ユーザＩＤとパスワードの入力を促すものについて示したが、メンバー管理ＤＢ１２に正規のメンバーの指紋など、個人を特定する固有の情報が管理されている場合には、指紋などの入力をユーザに促すようにしてもよい。
【００１８】
メール管理装置５の画面送信部１５は、上記のようにして、ログイン処理部１３がユーザ端末１に対してログインを許可すると、画面データ管理ＤＢ１４からメール作成画面やタスク管理画面の表示要求を受け付けるメニュー画面の画面データを取得し、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、そのメニュー画面の画面データをユーザ端末１に送信する（ステップＳＴ４）。
これにより、ユーザ端末１のディスプレイには、メニュー画面が表示される。
【００１９】
ユーザＡがユーザ端末１を操作して、例えば、メール作成画面の表示要求を選択すると、ユーザ端末１がメール作成画面の表示要求をメール管理装置５に送信する。
メール管理装置５の画面送信部１５は、ネットワークＩ／Ｆ１１がユーザ端末１から送信されたメール作成画面の表示要求を受信すると（ステップＳＴ５）、画面データ管理ＤＢ１４からメール作成画面の画面データを取得し、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、そのメール作成画面の画面データをユーザ端末１に送信する（ステップＳＴ６）。
これにより、ユーザ端末１のディスプレイには、図５に示すようなメール作成画面が表示される。
【００２０】
メール作成画面は、図５に示すように、送信メールの表題が階層化されており、表題が大分類、中分類、小分類から構成されている。
図５の例では、表題の大分類及び中分類は、選択リストが用意されており、図中“▽”をクリックすると、選択可能な項目が表示される。
表題の大分類の選択項目としては、例えば、＜緊急＞、＜会議＞、＜開発＞などが用意されている。
表題の中分類の選択項目としては、大分類が＜緊急＞であれば、例えば、サーバを停止する予定日などが用意されている。
また、大分類が＜会議＞であれば、例えば、会議を開催する予定日などが用意されている。
また、大分類が＜開発＞であれば、例えば、開発を開始する予定日などが用意されている。
【００２１】
図５の例では、表題の小分類は、ユーザが自由に入力する入力形式が採用されており、例えば、大分類が＜緊急＞であれば、小分類の入力欄には、“サーバ停止のお知らせ”や“ビル停電のお知らせ”などが入力される。また、大分類が＜会議＞であれば、小分類の入力欄には、一般的に“会議名”などが入力される。
また、表題には、プロジェクト番号の入力欄が設けられており、プロジェクト番号の選択リストが用意されている。
選択リストに掲載されるプロジェクト番号は、ユーザＡが係わっているプロジェクトの番号である。
なお、各プロジェクトに係る担当者のユーザＩＤがプロジェクト管理ＤＢ１６によって管理されているので（図４を参照）、画面送信部１５がユーザ端末１から送信されたユーザＩＤをキーにして、プロジェクト管理ＤＢ１６からユーザＡが係わっているプロジェクトのプロジェクト番号を取得し、そのプロジェクト番号を選択リストに掲載するようにしている。
【００２２】
ユーザＡがユーザ端末１を操作して、表題の大分類、中分類、小分類及びプロジェクト番号を入力するとともに、メールの本文を入力し、その後、メール作成画面の“送信”をクリックすると、ユーザ端末１がメールの表題及び本文の入力内容をメール管理装置５に送信する。
ここでは、説明の便宜上、表題の大分類として＜会議＞が選択され、中分類として会議の開催予定日“０５／０３／０１”が選択されたものとする。また、小分類の入力欄に会議名として“開発会議”が入力され、プロジェクト番号として“Ａ０１２３”が選択されたものとする。
【００２３】
メール管理装置５のメール受信部１７は、上記のようにして、ユーザ端末１がメールの表題及び本文の入力内容を送信すると、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、メールの表題及び本文の入力内容を受信する。なお、ユーザＡにより添付ファイルの入力欄に添付ファイルのファイル名が入力された場合、ユーザ端末１から添付ファイルも送信されるので、その添付ファイルを受信する。
メール管理装置５のメール分類部１８は、メール受信部１７がユーザ端末１から送信されたメールの表題及び本文の入力内容を受信すると（ステップＳＴ７）、そのメールの表題に含まれているプロジェクト番号を取得する（ステップＳＴ８）。
そして、メール分類部１８は、プロジェクト管理ＤＢ１６の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定することにより、そのメールを当該プロジェクトに分類し、そのメールを当該プロジェクトのメールボックスに格納する（ステップＳＴ９）。
この例では、プロジェクト番号が“Ａ０１２３”であるので、プログラム開発を行うプロジェクトのメールボックスにメールを格納する。
【００２４】
次に、ユーザＢがプログラム開発を行うプロジェクトに係るメールの確認を希望する場合の動作について説明する。
ユーザＢがプログラム開発を行うプロジェクトに係るメールの確認を希望する場合、ユーザ端末２を操作して、メール管理装置５にアクセスする。
メール管理装置５のログイン処理部１３は、ユーザ端末２からアクセスを受けると、ユーザＩＤとパスワードの入力要求をユーザ端末２に送信する。
これにより、ユーザ端末２のディスプレイには、ユーザＩＤとパスワードの入力を促すメッセージが表示される。
【００２５】
ユーザＢがユーザ端末２を操作して、自己のユーザＩＤとパスワードを入力すると、ユーザ端末２がユーザＩＤとパスワードをメール管理装置５に送信する。
メール管理装置５のログイン処理部１３は、ネットワークＩ／Ｆ１１がユーザ端末２から送信されたユーザＩＤとパスワードを受信すると（ステップＳＴ１）、ユーザ端末１から送信されたユーザＩＤ等をメンバー管理ＤＢ１２に管理されているユーザＩＤ等と照合する認証処理を実施する（ステップＳＴ２）。
【００２６】
ログイン処理部１３は、ユーザ端末２から送信されたユーザＩＤ及びパスワードの組と一致するユーザＩＤ及びパスワードの組がメンバー管理ＤＢ１２に格納されていれば、アクセス要求元であるユーザＢが正規のメンバーであると認定してログインを許可する（ステップＳＴ３）。
この実施の形態１では、ユーザＢが正規のメンバーであると認定されてログインが許可されるものとして、以下の説明を行うが、ユーザＢが正規のメンバーであると認定されずログインが許可されない場合、ユーザ端末２は、以下に示す受信メールの確認を行うことができない。
【００２７】
メール管理装置５の画面送信部１５は、上記のようにして、ログイン処理部１３がユーザ端末２に対してログインを許可すると、画面データ管理ＤＢ１４からメール作成画面やタスク管理画面の表示要求を受け付けるメニュー画面の画面データを取得し、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、そのメニュー画面の画面データをユーザ端末２に送信する（ステップＳＴ４）。
これにより、ユーザ端末２のディスプレイには、メニュー画面が表示される。
【００２８】
ユーザＢがユーザ端末２を操作して、タスク管理画面の表示要求を選択すると、ユーザ端末２がタスク管理画面の表示要求をメール管理装置５に送信する。
メール管理装置５の画面送信部１５は、ネットワークＩ／Ｆ１１がユーザ端末２から送信されたタスク管理画面の表示要求を受信すると（ステップＳＴ５，ＳＴ１０）、画面データ管理ＤＢ１４からタスク管理画面の画面データを取得し、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、そのタスク管理画面の画面データをユーザ端末２に送信する（ステップＳＴ１１）。
これにより、ユーザ端末２のディスプレイには、図６に示すようなタスク管理画面が表示される。ただし、この段階では、プロジェクト番号が未指定であるため、プロジェクトのタスクやメールの内容は表示されない。
【００２９】
ユーザＢがユーザ端末２を操作して、プロジェクト番号の選択リストの中から、プログラム開発を行うプロジェクトのプロジェクト番号である“Ａ０１２３”を選択すると、ユーザ端末２がプロジェクト番号“Ａ０１２３”をメール管理装置５に送信する。
メール管理装置５のプロジェクト番号受信部２０は、ユーザ端末２がプロジェクト番号“Ａ０１２３”を送信すると、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、ユーザ端末２から送信されたプロジェクト番号“Ａ０１２３”を受信する（ステップＳＴ１２）。
【００３０】
メール管理装置５のメール送信部２１は、プロジェクト番号受信部２０がプロジェクト番号“Ａ０１２３”を受信すると、プロジェクト管理ＤＢ１６の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号“Ａ０１２３”に対応するプロジェクト（プログラム開発を行うプロジェクト）を特定し、そのプロジェクトのメールボックスに保管されているメールを取得する（ステップＳＴ１３）。
そして、メール送信部２１は、プロジェクト管理ＤＢ１６からプログラム開発を行うプロジェクトのタスクを確認し、そのタスクの一覧表にメールの表題を書き込む処理を実施する（ステップＳＴ１４）。
即ち、表題の大分類である＜会議＞と、小分類である会議名“開発会議”を一覧表中のタスク名の欄に書き込み、表題の中分類である会議の開催予定日“０５／０３／０１”を一覧表中の予定日の欄に書き込む処理を実施する。
【００３１】
図７はタスク管理画面に表示されるタスクの一覧表を示す説明図であるが、図７の例では、プログラム開発を行うプロジェクトに係るメールとして、タスク名が「［会議］開発会議」のメールと、タスク名が「［緊急］停電のお知らせ」のメールが一覧表に含められている。
なお、タスク名が「プログラム開発」、「仕様書読合せ」、「仕様書作成」は、メールではなく、プログラム開発を行うプロジェクトに係るタスクである。
メール管理装置５のメール送信部２１は、メールの表題をタスクの一覧表に書き込む処理が完了すると、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、そのタスクの一覧表をユーザ端末２に送信する（ステップＳＴ１５）。
【００３２】
これにより、ユーザ端末２のディスプレイには、図７に示すようなタスク管理画面が表示される。
なお、ユーザＢがユーザ端末２を操作して、例えば、「［会議］開発会議」をクリックすると、「［会議］開発会議」のメールの本文が表示される。
【００３３】
以上で明らかなように、この実施の形態１によれば、メール受信部１７により受信されたメールの表題にプロジェクト番号が記述されている場合、プロジェクト管理ＤＢ１６の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメールを当該プロジェクトに分類するメール分類部１８を設け、ユーザ端末２から送信されたプロジェクト番号を受信すると、プロジェクト管理ＤＢ１６の管理内容を参照して、そのプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメール分類部１８により当該プロジェクトに分類されているメールの表題をユーザ端末２に送信するように構成したので、指定のプロジェクトに係るメールのみを確実に確認することができるようになり、そのプロジェクトの作業効率を高めることができる効果を奏する。
即ち、指定のプロジェクト以外に係るメール（現在確認する必要性が低いメール）については確認せずに済むので、指定のプロジェクトの作業を進める上で、作業効率の低下を招く要因を排除することができる効果を奏する。
【００３４】
また、この実施の形態１によれば、メール分類部１８により分類されたメールをプロジェクトのタスクとして取り扱い、そのプロジェクトのタスクの一覧表にメールの表題を含め、そのタスクの一覧表をユーザ端末２に送信するように構成したので、プロジェクトのタスクとメールを一括して管理することができる効果を奏する。
この実施の形態１によれば、メールの表題が階層化されている複数の分類情報（大分類、中分類、小分類）から構成されている場合、複数の分類情報をタスクの一覧表の所定位置に含め、そのタスクの一覧表をユーザ端末２に送信するように構成したので、メール内容の把握の容易化を図ることができる効果を奏する。
また、この実施の形態１によれば、プロジェクト番号の入力欄が設けられているメール作成画面をユーザ端末１に送信するように構成したので、送信メールをプロジェクトと関連付けることができる効果がある。
【００３５】
なお、この実施の形態１では、メール管理装置５の構成要素であるログイン処理部１３、画面送信部１５、メール受信部１７、メール分類部１８、プロジェクト番号受信部２０及びメール送信部２１がハードウェア（例えば、ＣＰＵなどを実装している半導体集積回路基板）で構成されていることを想定しているが、メール管理装置５がコンピュータである場合、ログイン処理部１３、画面送信部１５、メール受信部１７、メール分類部１８、プロジェクト番号受信部２０及びメール送信部２１の処理内容が記述されているプログラムをコンピュータのメモリに記憶し、コンピュータのＣＰＵが当該プログラムを実行するようにしてもよい。
【００３６】
この実施の形態１では、ユーザＢがプロジェクト番号“Ａ０１２３”のプロジェクトのメールボックスに保管されているメールを確認するものについて示したが、ユーザＢが図６又は図７のメンバーの選択リスト（当該プロジェクトに関係しているメンバーが掲載されている）から、任意のメンバーを選択すれば、そのメンバーが関係しているタスク（メールを含む）を絞り込んで表示することができる。
【００３７】
実施の形態２．
上記実施の形態１では、ユーザ端末１〜３とメール管理装置５からメール管理システムが構成されているものについて示したが、図８に示すように、ユーザ端末１〜３とＷＷＷサーバ６とメールサーバ７からメール管理システムが構成されていてもよい。
ＷＷＷサーバ６とメールサーバ７は、図２のメール管理装置５の機能の一部を実装している。
即ち、ＷＷＷサーバ６が図９に示すように、図２のメール管理装置５におけるネットワークＩ／Ｆ１１、メンバー管理ＤＢ１２、ログイン処理部１３、画面データ管理ＤＢ１４及び画面送信部１５を実装し、メールサーバ７がプロジェクト管理ＤＢ１６、メール受信部１７、メール分類部１８、メール格納部１９、プロジェクト番号受信部２０及びメール送信部２１を実装するようにしてもよい。
【００３８】
図８及び図９の例では、ＷＷＷサーバ６とメールサーバ７がネットワーク４を介さずに直接やり取りするものについて示したが、ネットワークＩ／Ｆをメールサーバ７に実装して、ＷＷＷサーバ６とメールサーバ７がネットワーク４を介してやり取りするようにしてもよい。
なお、ＷＷＷサーバ６とメールサーバ７におけるメール管理装置５の機能の切り分けは、図９の例に限るものではなく、例えば、ＷＷＷサーバ６がプロジェクト番号受信部２０を実装するようにしてもよい。
【００３９】
実施の形態３．
上記実施の形態１では、メール管理装置５のメール分類部１８がメールの表題に含まれているプロジェクト番号に対応するプロジェクトを特定し、そのメールを当該プロジェクトのメールボックスに格納するものについて示したが、プロジェクト番号の選択リストに“共通”の項目、即ち、全てのプロジェクトを指定する番号が掲載されている場合において、ユーザＡが“共通”を選択すると、メール分類部１８がユーザ端末１から送信されたメールを全てのプロジェクトのメールボックスに格納するようにしてもよい。
これにより、ユーザＢがどのプロジェクト番号を選択しても、上記メールの表題を含むタスクの一覧表がメール管理装置５からユーザ端末２に送信されるようになる。
したがって、ユーザＡがプロジェクトに関係なく、全ての正規メンバーにメールを配信したい場合などに対処することができる効果を奏する。
【００４０】
一方、ユーザＡがプロジェクト番号を選択せずにメールを送信した場合、メール管理装置５のメール分類部１８は、そのメールに係るプロジェクトを分類することができないので、そのメールをメール格納部１９とは異なる一般のメールサーバ（図示せず）に保存する。
この場合、ユーザＢは、メール管理装置５にログインして、タスク管理画面の表示要求を送信しても、タスクの一覧表に当該メールの表題が含められない。
したがって、ユーザＢは、当該メールの内容を確認する必要がある場合、一般のメーラを起動して、メールサーバ（図示せず）から当該メールを収集することになる。
【００４１】
実施の形態４．
図１０はこの発明の実施の形態４によるメール管理装置５を示す構成図であり、図において、図２と同一符号は同一または相当部分を示すので説明を省略する。
タスク設定部２２は新たなタスクの登録を受け付けるとともに、タスクの属性の設定を受け付ける機能を備えている。なお、タスク設定部２２はタスク設定手段を構成している。
【００４２】
上記実施の形態１では、予め、プロジェクトのタスクや、そのタスクの属性（タスク名、予定日、工数、進捗状況、完了日、コメント、添付ファイル、担当者）がプロジェクト管理ＤＢ１６に設定されているものについて示したが、タスクの登録やタスクの属性の設定を受け付けるようにしてもよい。
具体的には次の通りである。
【００４３】
例えば、ユーザＡがユーザ端末１を操作して、タスク管理画面の表示要求をメール管理装置５に送信すると、上記実施の形態１と同様に、図６又は図７のようなタスク管理画面がユーザ端末１のディスプレイに表示される。
このとき、ユーザＡがユーザ端末１を操作して、タスク管理画面の“マスタ画面”をクリックすると、ユーザ端末１がマスタ画面の表示要求をメール管理装置５に送信する。
【００４４】
メール管理装置５のタスク設定部２２は、ネットワークＩ／Ｆ１１がユーザ端末１から送信されたマスタ画面の表示要求を受信すると、画面データ管理ＤＢ１４からマスタ画面の画面データを取得し、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、そのマスタ画面の画面データをユーザ端末１に送信する。また、プロジェクト管理ＤＢ１６に管理されているタスクの情報をユーザ端末１に送信する。
これにより、ユーザ端末１のディスプレイには、図１１に示すようなマスタ画面が表示される。
【００４５】
図１１では、既に、“プログラム開発”と“仕様書読合せ”と“仕様書作成”のタスクが登録され、また、［会議］開発会議のメールが受信されている例を示している。
また、図１１では、これらのタスクの予定日と工数が既に設定され、メールの予定日が既に設定されているが、他の属性はまだ設定されていない例を示している。
このとき、ユーザＡがユーザ端末１を操作して、これらのタスク（メールを含む）の空欄、即ち、進捗状況、完了日、コメント、添付ファイル、担当者の入力欄を埋めることにより、これらのタスクの属性を更に設定することができる。
また、新規のタスクを登録する際には、新規タスクの入力欄にタスク名等を入力すればよい。
【００４６】
ユーザＡがユーザ端末１を操作して、マスタ画面の入力を完了すると、ユーザ端末１がマスタ画面における入力内容をメール管理装置５に送信する。
メール管理装置５のタスク設定部２２は、ネットワークＩ／Ｆ１１がユーザ端末１から送信されたマスタ画面における入力内容を受信すると、その入力内容をプロジェクト管理ＤＢ１６に登録する。
【００４７】
以上で明らかなように、この実施の形態４によれば、新たなタスクの登録を受け付けるとともに、タスクの属性の設定を受け付けるように構成したので、新たなタスクを既存のタスクと一括して管理することができるとともに、タスクの状況に応じて登録内容を更新することができる効果を奏する。
【００４８】
実施の形態５．
上記実施の形態１では、画面送信部１５が、表題を構成する複数の分類情報の入力欄が設けられているメール作成画面をユーザ端末１に送信するものについて示したが、画面送信部１５が、分類情報の選択リストの設定を受け付けるようにしてもよい。
具体的には次の通りである。
【００４９】
ユーザＡがユーザ端末１を操作して、メール作成画面の“選択リスト設定”（図示せず）をクリックすると、ユーザ端末１が選択リストの設定要求をメール管理装置５に送信する。
メール管理装置５の画面送信部１５は、ネットワークＩ／Ｆ１１がユーザ端末１から送信された選択リストの設定要求を受信すると、画面データ管理ＤＢ１４から選択リストの設定画面の画面データを取得し、ネットワークＩ／Ｆ１１を介して、その選択リストの設定画面の画面データをユーザ端末１に送信する。
【００５０】
これにより、ユーザ端末１のディスプレイには、選択リストの設定画面が表示されるので、ユーザＡは、選択リストの設定画面において、大分類の選択リスト（例えば、研究発表、出版）や、中分類の選択リスト（例えば、発表予定日、出版予定日）や、プロジェクト番号の選択リストを自由に設定することができる。
ユーザＡがユーザ端末１を操作して、選択リストの設定画面の入力を完了すると、ユーザ端末１が設定画面における入力内容をメール管理装置５に送信する。
メール管理装置５の画面送信部１５は、ネットワークＩ／Ｆ１１がユーザ端末１から送信された設定画面における入力内容を受信すると、その入力内容を画面データ管理ＤＢ１４に登録する。
【００５１】
以上で明らかなように、この実施の形態５によれば、画面送信部１５が、分類情報の選択リストの設定を受け付けるように構成したので、取り扱うメールの内容に応じて選択リストを設定することができるようになり、使い勝手の向上を図ることができる効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００５２】
【図１】この発明の実施の形態１によるメール管理システムを示す構成図である。
【図２】この発明の実施の形態１によるメール管理装置を示す構成図である。
【図３】この発明の実施の形態１によるメール管理装置の処理内容を示すフローチャートである。
【図４】プロジェクト管理ＤＢの管理内容を示す説明図である。
【図５】メール作成画面を示す説明図である。
【図６】タスク管理画面を示す説明図である。
【図７】タスク管理画面を示す説明図である。
【図８】この発明の実施の形態２によるメール管理システムを示す構成図である。
【図９】この発明の実施の形態２によるメール管理装置を示す構成図である。
【図１０】この発明の実施の形態４によるメール管理装置を示す構成図である。
【図１１】マスタ画面を示す説明図である。
【符号の説明】
【００５３】
１  ユーザ端末（第１のユーザ端末、第２のユーザ端末）、２  ユーザ端末（第１のユーザ端末、第２のユーザ端末）、３  ユーザ端末（第１のユーザ端末、第２のユーザ端末）、４  ネットワーク、５  メール管理装置、６  ＷＷＷサーバ、７  メールサーバ、１１  ネットワークＩ／Ｆ、１２  メンバー管理ＤＢ、１３  ログイン処理部、１４  画面データ管理ＤＢ（画面送信手段）、１５  画面送信部（画面送信手段）、１６  プロジェクト管理ＤＢ（プロジェクト番号管理手段）、１７  メール受信部（メール受信手段）、１８  メール分類部（メール分類手段）、１９  メール格納部（メール分類手段）、２０  プロジェクト番号受信部（プロジェクト番号受信手段）、２１  メール送信部（メール送信手段）、２２  タスク設定部（タスク設定手段）。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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