【手続補正書】
【提出日】平成19年2月27日(2007.2.27)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
関連する保存ルールを有するファイル・プラン・ノードを含むファイル・プランを使用して電子レコードを管理する方法であって、
アプリケーション・プログラムによって管理されるレコードに一意に関連し、且つ関連するレコードのプロファイル・データを含むレコード識別子をネットワークを介して受け取るステップと、
関連するプロファイル・データに従ってファイル・プランのファイル・プラン・ノードに受け取ったレコード識別子をファイリングするステップと、
前記保存ルールから、前記管理されるレコードのライフ・サイクル状態を判定するステップと、
前記アプリケーション・プログラムが前記管理されるレコードをめいめいのライフ・サイクル状態に遷移させることを要求するライフ・サイクル命令を前記ネットワークを介して送るステップと
を含む、電子レコードを管理する方法。
【請求項２】
ファイル・プラン・データベース内で少なくとも１つのファイル・プラン・ノードを指定するファイル・プランを定義するステップをさらに含み、
各ファイル・プラン・ノードに関連する前記保存ルールが、ライフ・サイクル保存ルールである
請求項１に記載の方法。
【請求項３】
前記アプリケーション・プログラムが、前記管理されるレコードのそれぞれのレコード・プロファイルを維持し、前記レコード識別子を受け取るステップが、前記アプリケーション・プログラムから前記関連するレコードの前記レコード・プロファイルを受け取るステップと、前記関連するプロファイル・データの前記レコード・プロファイルを解析するステップとを含む、請求項１または２に記載の方法。
【請求項４】
前記レコード識別子を受け取るステップが、前記ファイル・プラン・ノードのメニューを提供するステップと、ノード・メニューのメニュー選択から前記関連するプロファイル・データを判定するステップとを含む、請求項１または２に記載の方法。
【請求項５】
前記ファイル・プラン・ノードが、関連するレコードのライフ・サイクル状態を識別するライフ・サイクル・コードと、前記関連するレコードが異なるライフ・サイクル状態の間で遷移しなければならないことを識別する中断状況フラグとを含み、前記ライフ・サイクル状態を判定するステップが、前記ライフ・サイクル・コード、基準日付、および前記状況フラグの状態に対して前記保存ルールを評価することを含む、請求項１または２に記載の方法。
【請求項６】
前記ファイル・プランが、前記ファイル・プラン・ノードの階層配置を含み、前記ファイル・プラン・ノードの少なくとも１つが、ライフ・サイクル・コードを含まず、前記ライフ・サイクル状態を判定するステップが、前記少なくとも１つのファイル・プラン・ノードの保存ルールを、前記少なくとも１つのファイル・プラン・ノードの親に関連するライフ・サイクル・コードに対して評価することを含む、請求項１または２に記載の方法。
【請求項７】
前記ファイル・プランが、前記ファイル・プラン・ノードの非階層配置を含み、前記ファイル・プラン・ノードの少なくとも１つが、ライフ・サイクル・コードを含まず、前記ライフ・サイクル状態を判定するステップが、前記少なくとも１つのファイル・プラン・ノードの保存ルールを、前記少なくとも１つのファイル・プラン・ノードの親に関連するライフ・サイクル・コードに対して評価することを含む、請求項１または２に記載の方法。
【請求項８】
関連するライフ・サイクル・ルールを有するファイル・プラン・ノードを含むファイル・プランを使用して、アプリケーション・プログラムによって管理されるレコードのライフ・サイクル管理を容易にするレコード管理エンジンであって、
前記アプリケーション・プログラムによって管理されるレコードに関連し、且つ関連するレコードのプロファイル・データを含むレコード識別子をネットワークを介して受け取る受取手段と、
関連するプロファイル・データに従ってファイル・プランのファイル・プラン・ノードに受け取ったレコード識別子をファイリングするファイリング手段と、
前記ライフ・サイクル・ルールから、前記管理されるレコードのライフ・サイクル状態を判定する判定手段と、
前記アプリケーション・プログラムが前記管理されるレコードをめいめいのライフ・サイクル状態に遷移させることを要求するライフ・サイクル命令を前記ネットワークを介して送る提供手段と
を含む、レコード管理エンジン。
【請求項９】
少なくとも１つのファイル・プラン・ノードを含み、各前記ファイル・プラン・ノードは、前記ファイル・プラン・ノードに関連するオブジェクトのライフ・サイクル・フェーズ変化を決定するライフ・サイクル保存ルールを含む、ファイル・プラン・データベースにアクセスするデータベース・インターフェースと、
前記ファイリング手段および前記判定手段と通信し、前記ライフ・サイクル・フェーズの変化の表示を前記ネットワークを介してホスト・アプリケーション・プログラムに送るように構成されたアプリケーション・プログラム・インターフェースと
をさらに含み、前記ファイリング手段および前記判定手段が、前記データベース・インターフェースと通信する
請求項８に記載のレコード管理エンジン。
【請求項１０】
ネットワークを介してホスト・アプリケーション・プログラムと通信し、前記ホスト・アプリケーション・プログラムによって管理されるレコードのライフ・サイクル・フェーズを管理するレコード・マネージャであって、
それぞれがライフ・サイクル・ルールを有する少なくとも１つのファイル・プラン・オブジェクトを含むファイル・プラン・データベースと、
請求項８または９に記載のレコード管理エンジンと、
前記ネットワークを介して、前記ライフ・サイクル・フェーズの変化の表示を前記ホスト・アプリケーション・プログラムに送るように構成され、前記レコード管理エンジンと通信するアプリケーション・プログラム・インターフェースと
を含む、レコード・マネージャ。
【請求項１１】
前記ファイル・プラン・データベースが、ファイル・プラン・オブジェクトごとに、前記関連するレコードのレコード・タイプ・フィールドおよび前記プロファイル・データを定義する属性フィールドを含む、請求項１０に記載のレコード・マネージャ。
【請求項１２】
前記ファイル・プラン・データベースが、前記ファイル・プラン・オブジェクトのサブセットを定義する少なくとも１つのファイル・プラン・ビュー・テーブル、および前記サブセットに含まれるファイル・プラン・オブジェクトの間の関係を含む、請求項１０に記載のレコード・マネージャ。
【請求項１３】
前記ファイル・プラン・データベースが、前記ファイル・プラン・オブジェクトの少なくとも１つの前記属性のサブセット、および前記属性のサブセットを表示することを許可される前記アプリケーション・プログラムの少なくとも１つのユーザを識別する少なくとも１つのカスタム・プロファイル・テーブル、を含む、請求項１０に記載のレコード・マネージャ。
【請求項１４】
前記ファイル・プラン・データベースが、前記ファイル・プラン・オブジェクトの少なくとも１つのための少なくとも１つのアクセス動作、および前記アクセス動作を実行することを許可される前記アプリケーション・プログラムの少なくとも１つのユーザを定義するアクセス制御リストを含む、請求項１０に記載のレコード・マネージャ。
【請求項１５】
請求項１ないし７のいずれか一項に記載のステップをコンピュータに実行させるためのコンピュータ・プログラム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１２】
本発明の第１の態様によれば、関連する保存ルールを有するファイル・プラン・ノードを含むファイル・プランを使用して電子レコードを管理する方法であって、（１）アプリケーション・プログラムによって管理されるレコードに一意に関連し、且つ関連するレコードのプロファイル・データを含むレコード識別子をネットワークを介して受け取るステップと、（２）関連するプロファイル・データに従ってファイル・プランのファイル・プラン・ノードに受け取ったレコード識別子をファイリングするステップと、（３）前記保存ルールから、前記管理されるレコードのライフ・サイクル状態を判定するステップと、（４）前記アプリケーション・プログラムが前記管理されるレコードをめいめいのライフ・サイクル状態に遷移させることを要求するライフ・サイクル命令を前記ネットワークを介して送るステップとを含む、電子レコードを管理する方法が提供される。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３９】
図２を参照すると、ファイル・プラン・データベース１１０は、ＳＱＬデータベースとして実施され、ファイル・プラン・データベース１１０には、レコード管理システム１００のファイル・プランを定義するレコードが含まれる。ファイル・プランは、ノードの階層配置であり、これは、ホスト・アプリケーション・プログラム１１４によって管理される電子レコードを、所望の判断基準を反映する配置に分類するのに使用される。管理者は、ファイル・プラン・ノード１２０ごとに、親子ノード１２０ａ、１２０ｂ、ファイル・プラン・オブジェクト１２２、ファイル・プラン属性１２４、ライフ・サイクル・コード１２６および中断状況１２８を指定することによって、ファイル・プランを作成または実施することができる。たとえば、ノードを、主題ベースの階層（たとえば、主題、作成者、タイトル）で編成するか、位置ベースの階層（たとえば、倉庫、通路、ファイリング・キャビネット）で編成して、対応する物理レコードの物理的位置を反映することができる。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００４１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００４１】
ファイル・プラン・ビューによって、情報が編成される形が記述される。これは、ファイル・プランを構成するコンポーネントの間の関係の集合である。たとえば、ＵＳ  Ａｒｍｙ  Ｍａｒｋｓ（米国陸軍階級章）ファイル・プランが、４タイプのコンポーネントすなわち、Ｒｅｃｏｒｄ  Ｓｅｒｉｅｓ（レコード・シリーズ）、Ｒｅｃｏｒｄ  Ｃａｔｅｇｏｒｉｅｓ（レコード・カテゴリ）、Ｆｏｌｄｅｒｓ（フォルダ）、およびＲｅｃｏｒｄｓ（レコード）からなり、このそれぞれによって、連続して狭まる情報のクラスが定義される。レコード・シリーズで始まり、フォルダで終わる単一の階層スレッドがある。これと同一の情報を、代替の形またはビューで編成することができる。たとえば、これを、レコードの物理的位置すなわち、Ｂｕｉｌｄｉｎｇ（建物）、Ｆｌｏｏｒ（階）、Ａｉｓｌｅ（通路）、Ｓｈｅｌｆ（棚）、およびＦｏｌｄｅｒ（フォルダ）に従って編成することができる。上の２つの例のフォルダは、階層ファイル・プランに保管される、すなわち、ファイル・プラン・コンポーネントまたはファイル・プラン・オブジェクト１２２は、互いに親子関係で関係している。エンジンは、複数の階層ビューおよび非階層ビューをサポートするが、これらのビューは、その中に含まれるファイル・プラン・コンポーネントに関してオーバーラップするものまたは別々のものとすることができる。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００４２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００４２】
ファイル・プランのコンポーネントによって、そのファイル・プランに保管される情報のクラスが定義される。各ファイル・プランに、少なくとも１つのコンポーネントが含まれる。ファイル・プランの作成者が定義できるコンポーネントの数には、制限がない。ファイル・プランを構成するコンポーネントによって、情報のクラスが定義される。ファイル・プラン内の各コンポーネントは、異なる名前、プロパティ、および挙動を有する。ユーザは、ファイル・プランを構成するファイル・プラン・コンポーネント定義を指定することができる。ファイル・プラン・コンポーネント定義は、ファイル・プラン・コンポーネントの挙動を決定するプロパティの組を有する。これらのプロパティに、名前およびプライマリ・ビューが含まれる。名前は、特定のタイプのファイル・プラン・コンポーネントを異なるタイプのコンポーネントから区別する一意の識別子である。ファイル・プラン・コンポーネント定義名の例にＲｅｃｏｒｄ  Ｓｅｒｉｅｓ、Ｒｅｃｏｒｄ  Ｃａｔｅｇｏｒｉｅｓ、Ｆｏｌｄｅｒｓ、およびＲｅｃｏｒｄｓが含まれる。プライマリ・ビューは、すべてのファイル・プラン・コンポーネントがその中に存在しなければならないファイル・プラン・ビューである。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００５２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００５２】
たとえば、ファイル・プラン・オブジェクト１２２のカットオフ・サイクル日付が、１月１日であり、カットオフ頻度が、半年ごとである場合に、カットオフは、毎年の１月１日および７月１日付けで判定される。ファイル・プラン・オブジェクト１２２が、レコード管理サーバ２００に１２月１４日に登録され（ライフ・サイクル日付）、カットオフ・フェーズ、１年のアクティブ保存フェーズ、および２年の休止保存フェーズのシーケンスを定義する保存ルールを割り当てられ、ライフ・サイクル・コード１２６で指定される現在のライフ・サイクル・フェーズが、カットオフ・フェーズである場合に、このライフ・サイクル・コード１２６を有するすべてのファイル・プラン・オブジェクト１２２が、１月１日までカットオフ・フェーズに入る。その後、ファイル・プラン・オブジェクト１２２に関連するホスト・レコードは、ファイル・プラン・オブジェクト１２２がカットオフ・フェーズを完了した日から３年のライフ・スパンを有し（１２月１４日から３年ではなく）、その後に、ホスト・レコードは、ホスト・サーバによって削除される（ライフ・サイクル・コード１２６が、削除の処分タイプを有する場合）か、ファイル・プラン・オブジェクト１２２に関して指定される外部の処分オーソリティに転送される（ライフ・サイクル・コード１２６が、同意の削除タイプを有する場合）。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００７２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００７２】
前述の機能を実行するように構成されるほかに、このＣＯＭ＋アプリケーションには、レコード識別子レシーバ２１６、ファイル・プラン・ファイリング手段２１８を定義するオブジェクト、ライフ・サイクル状態を判定する手段２２０を定義するオブジェクト、およびライフ・サイクル命令を提供する手段２２２を定義するオブジェクトが含まれる。その代わりに、ＣＯＭ＋アプリケーションを構成するオブジェクトを、別々のサーバで実施して、負荷平衡化を提供することができる。さらに、ＣＯＭ＋アプリケーションを、ソフトウェア・アプリケーションとして実施されるものとして説明したが、これを、専用電子ハードウェア、またはハードウェアおよびソフトウェアの組合せとして実施することもできることを理解されたい。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００８０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００８０】
管理者は、レコード管理エンジン２１４に成功裡にログ・インしたならば、ステップ５００で、ファイル・プラン・ノード１２０ごとに、親子ノード１２０、ファイル・プラン・オブジェクト・クラス、ならびにファイル・プラン属性１２４、ライフ・サイクル・コード１２６および中断状況１２８を指定することによって、ファイル・プランを定義する。管理者は、ホスト・アプリケーション・プログラム１１４のホスト認証データ、ファイル・プランを表示／編集することを許可される管理ユーザのローカル・ユーザ認証データ、レコード管理エンジン２１４へのアクセスを許可されるホスト・ユーザのホスト・ユーザ認証データ、および各ユーザ／グループがレコード管理サーバ２００に関する実行を許可される機能を識別する機能許可データを、セキュリティ・テーブル１３２に取り込む。さらに、管理者は、グローバル・アクセス・テーブル１３４およびオブジェクト・アクセス・テーブル１３６に、ファイル・プラン・オブジェクト１２２に関して許可される動作を識別するアクセス・データを取り込み、ファイル・プラン・ビュー・テーブル１３８に、ファイル・プランに関して許可されるビューを取り込み、所望のすべてのカスタム・プロファイル・テーブル１４０を作成する。レコード管理エンジン２１４は、そのように定義されたファイル・プランを、ファイル・プラン・データベース１１０内で維持する。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００８８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００８８】
ファイル・プラン・ファイリング手段２１８は、宣言されたレコードがレコード管理エンジン２１４に登録されたこともホスト・アプリケーション・プログラム１１４に通知する。ホスト・アプリケーション・プログラム１１４は、レコードの所有権を管理グループに割り当て、管理グループのメンバでないすべてのユーザについて、レコードへのアクセス権を読取専用に制限することが好ましい。レコード管理サーバ２００は、ホスト・アプリケーション・プログラム１１４によって管理されるレコードのコピーを保存しないので、レコード管理サーバ２００は、ホスト・アプリケーション・プログラム１１４によって既に実施されているセキュリティ機能およびアクセス機能を複製せず、ホスト・レコードに関する別々の記憶空間を必要としない。さらに、ファイル・プラン・ファイリング手段２１８は、ホスト・アプリケーション・プログラム１１４と別々に実施されるので、ファイル・プラン内のファイル・プラン・オブジェクト１２２をファイリングする処理は、ホスト・アプリケーション・プログラム１１４によって普通に使用されるコンピューティング・リソースを要求することによってホスト・アプリケーション・プログラム１１４に干渉することがない。
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００９５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００９５】
同様に、ファイル・プラン・オブジェクト１２２のいずれかの新しいライフ・サイクル・フェーズが「同意」である場合には、ライフ・サイクル命令提供手段２２２は、同意されたファイル・プラン・オブジェクト１２２をファイル・プラン・データベース１１０から除去し、ホスト・アプリケーション・プログラム１１４が識別されたファイル・プラン・オブジェクト１２２に関連するレコードを指定された転送ディレクトリに移動することを要求するコマンドをホスト・アプリケーション・プログラム１１４に発行する。転送ディレクトリへのホスト・レコードの転送の後に、レコード管理エンジン２１４は、転送ディレクトリから対応するファイル・プラン・オブジェクト１２２について指定された処分オーソリティにホスト・レコードを転送すること、または処分オーソリティに、転送ディレクトリから処分オーソリティによって管理されるストレージ・サイトへレコードを転送しなければならないことを知らせることのいずれかを行うことができる。
【手続補正１１】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図２】
2005527895.tif 000001