(57)【要約】【課題】  人為的な操作なしに、複数の配信先に対する文書を含む文書から配信先毎に関連する送信用の文書を作成して送信し、文書作成及び送信の作業効率及び利便性を向上させること。【解決手段】  複数の個別文書を有する配信元文書が入力される入力部１１又は送受信制御部１４と、予め設定された複数のグループと当該グループ毎に対応する個別文書を識別するための識別コードとを記憶している設定情報メモリ１３と、設定情報メモリ１３から識別コードを読出し、入力部１１又は送受信制御部１４から入力された配信元文書から読み出された識別コードを含む個別文書を検出し、検出した個別文書をグループ毎に分別してグループ毎の配信用文書を生成し、生成した配信用文書をグループ毎に送信するよう制御する制御手段と、制御手段によって生成された配信用文書を送信するＩ／Ｆ１７と、を備える文書配信装置。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の個別文書を有する配信元文書が入力される入力手段と、
予め設定された複数の配信先と、当該配信先毎に対応する前記個別文書を識別するための識別情報とを記憶している記憶手段と、
前記記憶手段から前記識別情報を読出し、前記入力手段から入力された配信元文書から読み出された当該識別情報を含む前記個別文書を検出し、検出した個別文書を配信先毎に分別して配信先毎の配信用文書を生成し、生成した前記配信用文書を前記配信先毎に送信するよう制御する制御手段と、
前記制御手段によって生成された前記配信用文書を送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする文書配信装置。
【請求項２】
前記記憶手段には、前記配信先毎に前記配信元文書に対する閲覧権限順位情報が記憶されており、
前記制御手段は、前記記憶手段から前記閲覧権限順位情報を読出し、読み出された閲覧権限順位情報よりも高い閲覧権限順位情報である配信先の配信用文書に、当該読み出された閲覧権限順位情報に対応する配信先の個別文書を付加させること、
を特徴とする請求項１に記載の文書配信装置。
【請求項３】
前記配信先は、複数の通信相手先を含むグループであり、
前記制御手段は、グループ毎の配信用文書を生成した後、生成した前記配信用文書を前記グループに含まれる通信相手先毎に送信すること、
を特徴とする請求項１又は２に記載の文書配信装置。
【請求項４】
前記配信元文書は、複数の個別文書を分別するための複数のタイトル領域と、当該タイトル領域毎に対応する文書データとを有し、
前記制御手段は、
前記識別情報が含まれるタイトル領域を検出し、検出されたタイトル領域と、当該タイトル領域に対応する文書データとを配信先毎の配信用文書として生成すること、
を特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載の文書配信装置。
【請求項５】
コンピュータに、
複数の個別文書を有する配信元文書が入力される入力手段と、
予め設定された複数の配信先と、当該配信先毎に対応する前記個別文書を識別するための識別情報とを記憶している記憶手段と、
前記記憶手段から前記識別情報を読出し、前記入力手段から入力された配信元文書から読み出された当該識別情報を含む前記個別文書を検出し、検出した個別文書を配信先毎に分別して配信先毎の配信用文書を生成し、生成した前記配信用文書を前記配信先毎に送信するよう制御する制御手段と、
前記制御手段によって生成された前記配信用文書を送信する送信手段と、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書を複数の通信相手先に応じて作成し、作成された電子文書を通信相手先毎に送信する文書配信装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
流通業等において、本部と複数の拠点としての店舗との間、店舗内の各担当者間等における情報伝達及び情報管理を円滑に行うために、本部や各店舗内に設けられたＰＣ（Personal Computer）と店舗内の各担当者が携帯するＰＤＡ（Personal Digital Assistant）端末装置等の情報携帯端末装置とが相互に通信可能な情報伝達経路が形成され、本部や店舗内事務所ではＰＣ、店舗内では情報携帯端末装置を利用して各種事務連絡文書や指示文書の送受信を行う文書配信装置が用いられている。
【０００３】
送信する文書を作成する際の文書作成効率を向上させるために、定型フォーマットと該定型フォーマットを元にして作成された定型文書の記憶場所及び定型文書の配布先（通信相手先）を対応付けて管理しており、ユーザによる配布先の選択指示と該配布先に対応する定型フォーマットを選択指示されることにより、配布先に対応する定型文書を作成することができる定型文書作成支援システムが開示されている。
【特許文献１】特開平６−２６６７０９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、このような従来の文書配信装置は、文書を送信する配信先毎に多少なりとも文書内容を変更する必要がある場合には、その配信先毎に新たに定型文書を作成しなければならず、ユーザにとって手間のかかる作業となる怖れがある。また、１つの文書に複数の配信先の文書内容を盛り込めば、送信用の文書としての用を賄えるが、文書を受信する配信先は、複数の配信先の文書内容が含まれた文書から自分に関係する部分の文書を探さなくてはならず、一見して分かり難い文書となってしまうという問題がある。
【０００５】
そこで本発明の課題は、人為的な操作なしに、複数の配信先に対する文書を含む文書から配信先毎に関連する送信用の文書を作成して送信し、文書作成及び送信の作業効率及び利便性を向上させることである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に記載の発明は、複数の個別文書を有する配信元文書が入力される入力手段と、予め設定された複数の配信先と、当該配信先毎に対応する前記個別文書を識別するための識別情報とを記憶している記憶手段と、前記記憶手段から前記識別情報を読出し、前記入力手段から入力された配信元文書から読み出された当該識別情報を含む前記個別文書を検出し、検出した個別文書を配信先毎に分別して配信先毎の配信用文書を生成し、生成した前記配信用文書を前記配信先毎に送信するよう制御する制御手段と、前記制御手段によって生成された前記配信用文書を送信する送信手段と、を備える文書配信装置であること、を特徴としている。
更に、コンピュータに対して、上述した請求項１に記載の発明に示した主要手段を機能させるためのプログラムを提供する（請求項５に記載の発明）。
【０００７】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書配信装置において、前記記憶手段には、前記配信先毎に前記配信元文書に対する閲覧権限順位情報が記憶されており、前記制御手段は、前記記憶手段から前記閲覧権限順位情報を読出し、読み出された閲覧権限順位情報よりも高い閲覧権限順位情報である配信先の配信用文書に、当該読み出された閲覧権限順位情報に対応する配信先の個別文書を付加させること、を特徴としている。
【０００８】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の文書配信装置において、前記配信先は、複数の通信相手先を含むグループであり、前記制御手段は、グループ毎の配信用文書を生成した後、生成した前記配信用文書を前記グループに含まれる通信相手先毎に送信すること、を特徴としている。
【０００９】
請求項４に記載の発明は、請求項１から３のいずれか一項に記載の文書配信装置において、前記配信元文書は、複数の個別文書を分別するための複数のタイトル領域と、当該タイトル領域毎に対応する文書データとを有し、前記制御手段は、前記識別情報が含まれるタイトル領域を検出し、検出されたタイトル領域と、当該タイトル領域に対応する文書データとを配信先毎の配信用文書として生成すること、を特徴としている。
【発明の効果】
【００１０】
請求項１、５に記載の発明によれば、人為的な操作なしに、複数の配信先に対する個別文書を含む配信元文書から配信先毎に関連する個別文書を検出して配信先毎の配信用文書を生成して送信させることができるため、配信元文書を作成したユーザに対する文書作成及び送信の手間を省くことができ、また、配信先のユーザにとっては、自分に関係の無い文書を閲覧する必要が無くなるため、作業効率及び利便性を向上させることができる。
【００１１】
請求項２に記載の発明によれば、請求項１と同様の効果を得られるのは勿論のこと、読み出された閲覧権限順位情報よりも高い閲覧権限順位情報である配信先の配信用文書に、読み出された配信用文書が含まれることにより、高閲覧権限順位情報の配信先が自身の個別文書だけでなく下位の配信先の個別文書や配信状況を参照することができ、情報の伝達漏れや不適切な情報を容易に検知させることができ、作業の改善に役立てることができる。
【００１２】
請求項３に記載の発明によれば、請求項１又は２と同様の効果を得られるのは勿論のこと、グループ毎に配信用文書を生成した後、生成された配信用文書をグループに含まれる通信相手先毎に送信することができるため、伝達情報を伝えるべき相手に直接送信でき、連絡ミスの低減を図ることができる。
【００１３】
請求項４に記載の発明によれば、請求項１から３のいずれか一項と同様の効果を得られるのは勿論のこと、配信元文書は、予め個別文書を分別するための複数のタイトル領域と当該タイトル領域毎に対応する文書データとを有するため、配信先毎の配信用文書を容易に分別して生成することができ、制御手段の負荷が低減され装置コストの低減を図ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。なお、この発明にはこの実施の形態に限定されるものではない。また、この発明の実施の形態は、発明の最も好ましい形態を示すものであり、この発明の用語はこれに限定されない。
【００１５】
本実施の形態では、流通業における本部に設けられた本部サーバ、店舗に設けられた店舗サーバ、店舗内の店員が携帯するＰＤＡ（Personal Digital Assistant）端末装置間が相互に通信可能な情報伝達経路が形成され、各種事務連絡文書や指示文書が配信可能な構成であり、本発明の文書配信装置を店舗サーバに適用した場合について説明する。
【００１６】
まず、構成を説明する。
図１に、本実施の形態における文書配信装置として、店舗内に設けられた店舗サーバ１の概略構成を示す。
図１に示すように、店舗サーバ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０、入力部１１、記憶部１２、設定情報メモリ１３、送受信制御部１４、ＲＡＭ（Random Access Memory）１５、送信用データメモリ１６、Ｉ／Ｆ（InterFace）１７等によって構成されており、各部はバス１８等によって電気的に接続されており、送受信制御部１４を介して本部サーバ２と、Ｉ／Ｆ１７を介してＰＤＡ端末装置３とそれぞれ相互に通信可能に接続されている。なお、この他に各種情報を表示する表示手段を備えてもよい。
【００１７】
ＣＰＵ１０は、記憶部１２や設定情報メモリ１３に記憶されている各種制御プログラムや各種データを読み出し、ＲＡＭ１５内に形成されたワークエリアに展開し、店舗サーバ１の各部を統括的に制御する。
【００１８】
ＣＰＵ１０は、各部との協働によって、本実施の形態を実現させるために、記憶部１２から配信用文書生成・送信プログラムや必要なデータ、設定情報メモリ１３から後述するグループ識別情報群、グループ別通信相手先情報群、通信相手先情報群を読み出してＲＡＭ１５内に展開し、入力部１１や送受信制御部１４を介して入力された配信元文書から後述する識別コードを含む個別文書を検出し、検出した個別文書を配信先としてのグループ毎に分別してグループ毎の配信用文書を生成し、生成した配信用文書を各グループに含まれる通信相手先毎に送信するよう制御する制御手段である。
【００１９】
入力部１１は、カーソルキー、数字入力キー及び各種機能キー等を備えたキーボード、ポインティングデバイスであるマウス等を備え、キーボードで押下されたキーの押下信号をＣＰＵ１１に出力するとともに、マウスによる操作信号をＣＰＵ１１に出力することで、配信元文書が入力される入力手段である。
【００２０】
図２（ａ）に、本実施の形態における配信元文書４の一例を示す。
図２（ａ）に示すように、配信元文書４には、文書内容に応じた表題が記載されるタイトル領域４１ａ、４１ｂ、４１ｃ・・・と、当該タイトル領域４１ａ、４１ｂ、４１ｃ・・・に関連する１つの段落文又は複数の段落文から成る文書データとしての本文４２ａ、４２ｂ、４２ｃ・・・とが一対になった個別文書を複数有している。
【００２１】
記憶部１２は、読み書き可能な不揮発性の記憶媒体であり、各種初期設定、ハードウェアの検査、あるいは必要なプログラムを読込むための初期プログラムや、店舗サーバ１の動作に係る各種機能を実現させるためのデータや各種制御プログラム、本発明を実現させるためのプログラムとしての配信用文書生成・配信プログラム及び必要なデータを予め記憶しており、また、入力部１１によって作成された配信元文書又は本部サーバ２から受信した配信元文書などを記憶する。更に、後述するグループ毎に生成される配信用文書が格納される各グループ用の文書フォルダを有している。
【００２２】
設定情報メモリ１３は、読み書き可能な不揮発性の記憶媒体であり、本実施の形態を実現させるためのグループ識別情報群１３１、グループ別通信相手先情報群１３２、通信相手先情報群１３３が予め記憶されている。なお、設定情報メモリ１３は、記憶部１２内に含まれる構成であってもよい。
【００２３】
図３に、設定情報メモリ１３に記憶されている各種情報群の例を示す。
図３（ａ）にグループ識別情報群１３１、図３（ｂ）にグループ別通信相手先情報群１３２、図３（ｃ）に通信相手先情報群１３３を示す。
【００２４】
図３（ａ）に示すように、グループ識別情報群１３１は、配信用文書の内容が異なる複数のグループを識別するためのグループデータＧ１を複数有している。
各グループデータＧ１は、グループ名Ｇ１１、識別コードＧ１２、レベルＧ１３、識別方法Ｇ１４、識別領域Ｇ１５等の各グループを識別するための情報を含んでいる。
【００２５】
グループ名Ｇ１１は、グループ毎に異なる名称であり、例えば、図３（ａ）に示すように「１階担当グループ」等が挙げられる。
【００２６】
識別コードＧ１２は、当該グループに対応する個別文書を識別するための識別情報であり、識別情報としては、例えば、図３（ａ）に示すように「１Ｆ担当者」等の当該グループを識別しうる文字列が挙げられる。
【００２７】
レベルＧ１３は、グループ毎の配信元文書に対する閲覧権限順位情報であり、例えば、図３（ａ）に示すように「１」等の数値を用いることができる。なお、本実施の形態では、レベルＧ１３の示す数値が大きい程、閲覧権限順位情報が高いものとする。
【００２８】
識別方法Ｇ１４は、配信元文書から個別文書を検索する方法を示しており、例えば、図３（ａ）に示すように「タイトル領域」と示されている場合、図２（ａ）に示すような配信元文書４に設けられたタイトル領域４１から当該グループを識別するための識別コードＧ１２が含まれているか否かによって個別文書を検索する方法が設定される。
【００２９】
その他の個別文書の検索方法としては、配信元文書の段落文毎に識別コードの有無を検索する方法、配信元文書に予め設けられた文書領域毎に識別コードの有無を検索する方法等が挙げられるが、検索対象が異なる以外、タイトル領域から検索する場合と略同様の動作であるため、説明は省略する。
【００３０】
このように、配信元文書が予め個別文書を分別するための複数のタイトル領域と当該タイトル領域毎に対応する本文（文書データ）とを含む個別文書を複数有するため、タイトル領域の検索によって、グループ毎の配信用文書を容易に分別して生成することができ、制御手段の負荷が低減され装置コストの低減を図ることができる。
【００３１】
識別領域Ｇ１５は、識別方法Ｇ１４が配信元文書に予め設けられた文書領域毎から個別文書を検索する方法が設定された場合、文書領域を示す情報が示されている。例えば、図３（ａ）のように文書領域が四角形である場合には、一方の対角線の端点の座標（例えば（ｘ１１，ｙ１１））と他端点の座標（例えば、（ｘ１２，ｙ１２））によって文書領域を示すことができる。
【００３２】
図２（ｂ）に、配信元文書の他の一例を示す。
図２（ｂ）に示すように、配信元文書５には、図２（ａ）に示す配信元文書４と同様に文書内容に応じた表題が記載されるタイトル領域４１ａ、４１ｂ、４１ｃ・・・と、当該タイトル領域４１ａ、４１ｂ、４１ｃ・・・に関連する１つの段落文又は複数の段落文から成る文書データとしての本文４２ａ、４２ｂ、４２ｃ・・・とが一対になった個別文書を示す文書領域５３ａ、５３ｂ、５３ｃ・・・を複数備えて構成されており、各文書領域５３ａ、５３ｂ、５３ｃ・・・は、各個別文書が記載可能な範囲として予め設定されている。
【００３３】
例えば、文書領域５３ａを示す情報としては、図２（ｂ）に示すように文書領域５３ａが四角形である場合、一方の対角線の端点の座標（ｘ１１，ｙ１１）と他端点の座標（ｘ１２，ｙ１２）が挙げられる。
【００３４】
図３（ｂ）に示すように、グループ別通信相手先情報群１３２は、各グループを構成する通信相手先を示すためのグループ構成データＧ２を複数有している。
各グループ構成データＧ２は、グループ名Ｇ１１と同様にグループ毎に異なる名称を示すグループ名Ｇ２１、当該グループを構成する複数の通信相手先からなる通信相手先リストＧ２２等の情報を含んでいる。
【００３５】
図３（ｃ）に示すように、通信相手先情報群１３３は、通信相手先毎の各種情報を示す通信相手先データＧ３を複数有している。
各通信相手先データＧ３は、通信相手先の名称を示す通信相手先名Ｇ３１、グループ名Ｇ１１と同様に通信相手先が属するグループ毎に異なる名称を示すグループ名Ｇ３２、通信相手先がＰＤＡ端末装置３を用いて店舗サーバ１と通信を接続する際に必要なパスワード等の認証コード３３等の情報を含んでいる。
【００３６】
送受信制御部１４は、モデム、ターミナルアダプタ、またはルーター等によって構成され、電話回線、ＩＳＤＮ回線等のデジタル回線、ＡＤＳＬ回線等のアナログ回線、光通信回線あるいは専用線等の通信回線を介して外部機器との通信を行うための制御を行う。例えば、本部サーバ２から送信された配信元文書を受信し、記憶部１２に配信元文書を記憶させる入力手段である。
【００３７】
ＲＡＭ１５は、ＣＰＵ１０により実行されるシステムプログラム、各種処理プログラム、各処理において処理中のデータ、処理結果などを一時的に記憶するワークエリアが形成される。
【００３８】
送信用データメモリ１６は、本部サーバ２やＰＤＡ端末装置３等の外部機器に送信する配信用文書等の各種送信データが一時的に格納される。
【００３９】
Ｉ／Ｆ１７は、店舗サーバ１をＰＤＡ端末装置３に無線電波等により接続するためのインターフェースであり、店舗サーバ１とＰＤＡ端末装置３との間でデータの転送速度の調整や、データ形式の変換を行い、両者のデータのやり取りを仲介すると共に、生成された配信用文書を送信する送信手段である。
【００４０】
本部サーバ２は、店舗サーバ１と略同様の構成であるため、説明は省略する。
【００４１】
ＰＤＡ端末装置３は、制御部、表示部、入力部、外部データ通信部等を備え、店舗サーバ３又は本部サーバ２とのデータ通信が可能な情報携帯端末装置である。
【００４２】
次に、本実施の形態の動作を説明する。
図４及び５に、本実施の形態における店舗サーバ１のＣＰＵ１０により実行される配信用文書生成・配信処理の制御フローを示す。当該処理及びその処理において実行される各処理は、ＣＰＵ１０と記憶装置１２及び設定情報メモリ１３に記憶されたプログラム及びデータ、ＲＡＭ１５との協働によるソフトウェア処理により実現するものであり、これらの処理により制御手段が実現される。
【００４３】
まず、入力部１１によって配信元文書が作成された場合又は本部サーバ２から配信元文書を受信した場合、作成された配信元文書又は受信した配信元文書が記憶部１２に記憶され、記憶部１２内のグループ毎に対応する全ての文書フォルダの初期化処理が実行される（ステップＳ１）。文書フォルダの初期化処理とは、各文書フォルダ内に生成された配信用文書を削除する処理である。
【００４４】
文書フォルダの初期化処理後（ステップＳ１後）、記憶部１２に記憶された配信元文書がＲＡＭ１５に読み出され（ステップＳ２）、また、設定情報メモリ１３に記憶されているグループ識別情報群１３１が参照されてグループに対応する識別コードが読み出される（ステップＳ３）。
【００４５】
読み出された識別コードを含むタイトル領域の検索処理が実行され（ステップＳ４）、読み出された識別コードを含むタイトル領域の有無が判別される（ステップＳ５）。
【００４６】
識別コードを含むタイトル領域が有りと判別された場合（ステップＳ５；有り）、識別コードを含むタイトル領域と当該タイトル領域の後段に記載される１つの段落文又は複数の段落文から成る本文とが一対になった個別文書が配信元文書から取得され（ステップＳ６）、取得された個別文書が当該読み出された識別コードに対応するグループの文書フォルダに記憶される（ステップＳ７）。
【００４７】
例えば、図２（ａ）に示す配信元文書である場合、読み出された識別コードが「１Ｆ担当」であるときは「１Ｆ担当」を含むタイトル領域４１ｂが有りと判別され、タイトル領域４１ｂ及び本文４２ｂが識別コード「１Ｆ担当」に対応する１階グループ用の文書フォルダに記憶される。
【００４８】
次に、設定情報メモリ１３に記憶されているグループ識別情報群１３１が参照され、識別コードに対応するグループのレベルが読み出される（ステップＳ８）。
【００４９】
グループ識別情報群１３１内の各グループのレベルと読み出されたレベルとが比較参照され、読み出されたレベルよりも高レベルのグループの検索処理が実行され（ステップＳ９）、読み出されたレベルよりも高レベルのグループの有無が判別される（ステップＳ１０）。
【００５０】
高レベルのグループが有りと判別された場合（ステップＳ１０；有り）、高レベルのグループに対応する文書フォルダに、取得したタイトル領域と本文から成る個別文書が記憶される（ステップＳ１１）。
【００５１】
例えば、図２（ａ）に示す配信元文書である場合、図３（ａ）に示すグループ識別情報群１３１内の責任者グループのレベルと１階グループのレベルとが比較参照された場合、１階グループのレベル「１」よりも高レベルのグループとして、責任者グループ（レベル「５」）が有りと判別され、責任者グループの文書フォルダに、１階グループの文書（タイトル領域４１ｂと本文４２ｂ）が記憶される。
【００５２】
高レベルのグループが無しと判別された場合（ステップＳ１０；無し）又はステップＳ１１後、読み出されたレベルに対応するグループと比較参照されていない未検索のグループの有無が判別され（ステップＳ１２）、未検索のグループが有りと判別された場合（ステップＳ１２；有り）、ステップＳ９に戻る。
【００５３】
未検索のグループが無しと判別された場合（ステップＳ１２；無し）、ステップＳ３に戻る。
【００５４】
ステップＳ１２からステップＳ３に戻る時点において、記憶部１２が有する各文書フォルダには、例えば、図２（ａ）に示す配信元文書である場合、１階グループ用の文書フォルダには、１階グループの文書（タイトル領域４１ｂと本文４２ｂ）が記憶されるのは勿論のこと、１階グループのレベル「１」よりも高レベルのグループである責任者グループ用（レベル「５」）と店長グループ用（レベル「１０」）の夫々の文書フォルダに、１階グループの文書（タイトル領域４１ｂと本文４２ｂ）が付加されている。
【００５５】
識別コードを含むタイトル領域が無しと判別された場合（ステップＳ５；無し）、識別コードが読み出されていないグループがグループ識別情報群１３１内に有るか否か、即ち、グループ識別情報群１３１内において未検索の識別コードの有無が判別される（ステップＳ１３）。
【００５６】
未検索の識別コードが有りと判別された場合（ステップＳ１３；有り）、ステップＳ３に戻る。
【００５７】
未検索の識別コードが無しと判別された場合（ステップＳ１３；無し）、全ての識別コードを含まない配信元文書の各タイトル領域と各タイトル領域の後段に記載される１つの段落文又は複数の段落文から成る本文とが一対になった個別文書が取得され（ステップＳ１４）、取得された個別文書が全てのグループ共通の文書として各文書フォルダに記憶される（ステップＳ１５）。
【００５８】
例えば、図２（ａ）に示す配信元文書である場合、全ての識別コードを含まないタイトル領域としてタイトル領域４１ａが有り、タイトル領域４１ａと本文４２ａが全ての各グループ共通の文書として、全ての文書フォルダに記憶される。
【００５９】
なお、全ての識別コードを含まないタイトル領域が無い場合には、ステップＳ１４及びステップＳ１５は省略されステップＳ１６に進む。
【００６０】
ステップＳ１５の後（全ての識別コードを含まないタイトル領域が無い場合は、ステップＳ１３後。）、記憶部１２内の文書フォルダが読み出され（ステップＳ１６）、設定情報メモリ１３に記憶されているグループ別通信相手先情報群１３２が参照されて、読み出された文書フォルダに対応するグループの通信相手先リストＧ２２から通信相手先が選択され、通信相手先情報群１３３が参照されて選択された各通信相手先に当該文書フォルダ内に生成された配信用文書が送信される（ステップＳ１７）。
【００６１】
送信された配信用文書は、送信日時、送信先（送信した通信相手先）が付加されて記憶部１２に記憶される（ステップＳ１８）。
【００６２】
読み出された文書フォルダに対応するグループの全て通信相手先に当該文書フォルダ内に生成された配信用文書の送信が終了したか否かが判別され（ステップＳ１９）、読み出された文書フォルダに対応するグループ全ての通信相手先への送信が終了していないと判別された場合（ステップＳ１９；Ｎｏ）、ステップＳ１７に戻る。
【００６３】
読み出された文書フォルダに対応するグループ全ての通信相手先への送信が終了したと判別された場合（ステップＳ１９；Ｙｅｓ）、記憶部１２に記憶されている全ての文書ファイルに生成された配信元文書の送信が完了したか否かが判別される（ステップＳ２０）。
【００６４】
全ての文書ファイルに生成された配信元文書の送信が完了していないと判別された場合（ステップＳ２０；Ｎｏ）、ステップＳ１６に戻る。
【００６５】
全ての文書ファイルに生成された配信元文書の送信が完了したと判別された場合（ステップＳ２０；Ｙｅｓ）、記憶部１２に記憶されている配信元文書に送信済みのマークが付加され（ステップＳ２１）、配信用文書生成・配信処理が終了される。なお、配信済みのマークとは、配信元文書に基づいて配信用文書生成・配信処理が実行されたことを示す情報であり、フラグ等を用いることができる。
【００６６】
図６に、記憶部１２の各文書フォルダに生成された配信用文書の一例を示す。
図６に示す各配信用文書は、図２（ａ）に示す配信元文書に基づいてグループ毎に生成されたものであり、図６（ａ）に、１階グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書、図６（ｂ）に、２階グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書、図６（ｃ）に、責任者グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書、図６（ｄ）に、店長グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書の一例を示す。
【００６７】
図６（ａ）に示すように、１階グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書は、各グループ共通の文書としてのタイトル領域４１ａ、本文４２ａと、１階グループに属する通信相手先に関連する個別文書としてのタイトル領域４１ｂ、本文４２ｂとから構成される。したがって、当該配信用文書が配信されると、１階グループの通信相手先は、自分に関連する文書のみが配信されているため、自分に関係の無い文書を閲覧する必要が無くなり、使い勝手のよいものとなる。
【００６８】
図６（ｂ）に示すように、２階グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書は、各グループ共通の文書としてのタイトル領域４１ａ、本文４２ａと、１階グループに属する通信相手先に関連する個別文書としてのタイトル領域４１ｃ、本文４２ｃとから構成される。したがって、当該配信用文書が配信されると、２階グループの通信相手先は、自分に関連する文書のみが配信されているため、自分に関係の無い文書を閲覧する必要が無くなり、使い勝手のよいものとなる。
【００６９】
図６（ｃ）に示すように、責任者グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書は、各グループ共通の文書としてのタイトル領域４１ａ、本文４２ａと、責任者グループよりも下位のレベルのグループである１階グループのタイトル領域４１ｂ、本文４２ｂと、２階グループのタイトル領域４１ｃ、４２ｃと、自身の責任者グループに属する通信相手先に関連する個別文書としてのタイトル領域４１ｄ、本文４２ｄとから構成される。したがって、当該配信用文書が配信されると、責任者グループの通信相手先は、自分に関連する文書は勿論のこと、自分よりも下位レベルのグループの文書も配信されているため、下位グループの文書や配信状況を参照することができ、情報の伝達漏れや不適切な情報を容易に検知させることができ、作業の改善に役立てることができる。
【００７０】
図６（ｄ）に示すように、店長グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書は、各グループ共通の文書としてのタイトル領域４１ａ、本文４２ａと、店長グループよりも下位のレベルのグループである１階グループのタイトル領域４１ｂ、本文４２ｂと、２階グループのタイトル領域４１ｃ、４２ｃと、責任者グループのタイトル領域４１ｄ、本文４２ｄと、自身の店長グループに属する通信相手先に関連する個別文書としてのタイトル領域４１ｅ、本文４２ｅとから構成される。したがって、当該配信用文書が配信されると、店長グループの通信相手先は、自分に関連する文書は勿論のこと、自分よりも下位レベルのグループの文書も配信されているため、下位グループの文書や配信状況を参照することができ、情報の伝達漏れや不適切な情報を容易に検知させることができ、作業の改善に役立てることができる。
【００７１】
このように、人為的な操作なしに、複数のグループに対する個別文書を含む配信元文書からグループ毎に関連する個別文書を検出してグループ毎の配信用文書を生成して、生成された配信用文書をグループに含まれる通信相手先毎に送信させることができるため、配信元文書を作成したユーザに対する配信用文書の作成及び送信の手間を省くことができると共に、伝達情報を伝えるべき相手（通信相手先）に直接送信でき、連絡ミスの低減を図ることができる。配信先のユーザにとっては、自分に関係の無い文書を閲覧する必要が無くなるため、作業効率及び利便性を向上させることができる。
【００７２】
また、読み出されたレベルよりも高レベルであるグループの配信用文書に、読み出されたレベルの配信用文書が含まれることにより、高レベルのグループが自身の個別文書だけでなく下位のグループの個別文書や配信状況を参照することができ、情報の伝達漏れや不適切な情報を容易に検知させることができ、作業の改善に役立てることができる。
【００７３】
なお、本実施の形態では、店舗内に設けられた店舗サーバ１を本発明の文書配信装置とした場合を説明したが、本部に設けられた本部サーバ２や店舗内の店員が携帯するＰＤＡ端末装置３であっても同様の効果を得られることは明白であるため、説明は省略する。
【図面の簡単な説明】
【００７４】
【図１】本実施の形態における文書配信装置として、店舗内に設けられた店舗サーバ１の概略構成である。
【図２】本実施の形態における配信元文書の一例であり、図２（ａ）に本実施の形態における配信元文書４の一例、図２（ｂ）に配信元文書の他の一例である。
【図３】設定情報メモリ１３に記憶されている各種情報群の例であり、図３（ａ）にグループ識別情報群１３１、図３（ｂ）にグループ別通信相手先情報群１３２、図３（ｃ）に通信相手先情報群１３３である。
【図４】本実施の形態における店舗サーバ１のＣＰＵ１０により実行される配信用文書生成・配信処理の制御フローである。
【図５】本実施の形態における店舗サーバ１のＣＰＵ１０により実行される配信用文書生成・配信処理の制御フローである（図４の続き）。
【図６】記憶部１２の各文書フォルダに生成された配信用文書の一例であり、図６（ａ）に１階グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書、図６（ｂ）に２階グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書、図６（ｃ）に責任者グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書、図６（ｄ）も店長グループ用の文書フォルダ内に生成された配信用文書の一例である。
【符号の説明】
【００７５】
１  店舗サーバ
１０  ＣＰＵ
１１  入力部
１２  記憶部
１３  設定情報メモリ
１３１  グループ識別情報群
１３２  グループ別通信相手先情報群
１３３  通信相手先情報群
１４  送受信制御部
１５  ＲＡＭ
１６  送信用データメモリ
１７  Ｉ／Ｆ
１８  バス
２  本部サーバ
３  ＰＤＡ端末装置
４、５  配信元文書
４１ａ、４１ｂ、４１ｃ、４１ｄ、４１ｅ  タイトル領域
４２ａ、４２ｂ、４２ｃ、４２ｄ、４２ｅ  本文
５３ａ、５３ｂ、５３ｃ、５３ｄ、５３ｅ  文書領域
Ｇ１  グループデータ
Ｇ１１  グループ名
Ｇ１２  識別コード
Ｇ１３  レベル
Ｇ１４  識別方法
Ｇ１５  識別領域
Ｇ２  グループ構成データ
Ｇ２１  グループ名
Ｇ２２  通信相手先リスト
Ｇ３  通信相手先データ
Ｇ３１  通信相手先名
Ｇ３２  グループ名
Ｇ３３  認証コード
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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