(57)【要約】【課題】  特定文書の流通経路を明らかにし、情報セキュリティを向上させることのできる文書データ配信システムを提供する。【解決手段】  クライアント装置３において、自装置の例えばローカルフォルダを監視先、電子データ蓄積装置５を配信先、電子データ管理装置７を出力先として設定されている場合、文書管理システムは、Ｆ１においてクライアント装置３より、監視対象にポーリングしていることを示す。Ｆ２は、もし配信元に文書が存在した場合、クライアント装置３において予め指定された配信先に取得した文書を配信することを示す。Ｆ３において予めクライアント装置３で指定されている流通履歴の出力先としての電子データ管理装置７に流通履歴情報を出力する。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子データを配信する配信手段を備える文書配信装置と、
前記文書配信装置を操作するクライアント装置と、
前記文書配信装置が電子データを配信する配信元の電子データ蓄積装置と、
前記文書配信装置が電子データを配信する配信先の電子データ出力装置と、
前記文書配信装置が電子データを配信する配信先の電子データを蓄積する蓄積手段を備えるデータ管理装置と、
前記配信に際して電子データの流通履歴を出力する電子データ蓄積装置と、がネットワークを介して接続されている文書データ配信システムであって、
前記クライアント装置は、
前記電子データの配信元を監視する手段と、
前記配信元から取得した電子データを所定の配信先に配信する手段と、
前記電子データを配信する際、前記電子データの流通履歴項目を設定する手段と、
前記電子データの流通履歴と流通履歴項目を対応付けて管理する手段と、を有することを特徴とする文書データ配信システム。
【請求項２】
前記流通履歴項目設定手段は、複数の項目から選択し、設定可能であることを特徴とする請求項１記載の文書データ配信システム。
【請求項３】
前記文書データの流通に際して、配信元および配信先の設定が可能であることを特徴とする請求項１又は２記載の文書データ配信システム。
【請求項４】
前記流通履歴の出力に際して、出力先の設定が可能であることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の文書データ配信システム。
【請求項５】
前記流通履歴出力先設定手段により設定された出力先は、変更可能であることを特徴とする請求項４記載の文書データ配信システム。
【請求項６】
前記流通履歴出力手段は、前記流通履歴項目毎に、出力する項目を選択できることを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の文書データ配信システム。
【請求項７】
前記流通履歴項目選択手段によって選択された流通履歴項目は、変更可能であることを特徴とする請求項６記載の文書データ配信システム。
【請求項８】
前記流通履歴の出力を解除する解除手段を有することを特徴とする請求項１から７のいずれか１項に記載の文書データ配信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データ配信システムに関し、特に、電子文書の流通履歴を管理する文書データ配信システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、コンピュータにより紙文書を電子化し、電子文書データとして配信する技術が知られている。このような文書データ配信システムでは、クライアント端末からネットワークを介して文書データ管理サーバ上の文書管理データベースにアクセスし、文書を登録することができる。しかし、文書管理サーバ上に新規登録があった場合には、これを知る手段としてはユーザがサーバにアクセスしなければならなかった。文書の新規登録を自動通知させる方法も提案されているが、重いプログラムを常駐させておかねばならず、コストアップにつながるとういう問題があった。
【０００３】
ところで近年では、新規文書ファイルや受信メールに添付されているファイル等の各種ファイルを文書管理データベースに自動的に登録でき、また、コストアップせずに文書の新規登録をユーザに通知する文書データ配信システムの技術が提案されている（特許文献１）。
【特許文献１】特開２００４−３００７７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来の電子文書データ配信システム技術について、情報セキュリティの観点から判断した場合、実用上、不十分な点があり、問題となる。例えば、昨今世間を賑わしている大手企業の個人情報流出事故の多くはログ管理が不十分であったためとも言われている。従来の文書データ配信システムにおいて電子文書データの配信に際する流通経路の管理が為されていないということは該文書データ配信システムを実用化するにあたり、大きな障害となり得るものである。
【０００５】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、電子文書データの配信経路を管理し流通履歴を明らかにすることで、前述した情報セキュリティ上の種々の問題点を克服することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１記載の発明は、電子データを配信する配信手段を備える文書配信装置と、前記文書配信装置を操作するクライアント装置と、前記文書配信装置が電子データを配信する配信元の電子データ蓄積装置と、前記文書配信装置が電子データを配信する配信先の電子データ出力装置と、前記文書配信装置が電子データを配信する配信先の電子データを蓄積する蓄積手段を備えるデータ管理装置と、前記配信に際して電子データの流通履歴を出力する電子データ蓄積装置と、がネットワークを介して接続されている文書データ配信システムであって、前記クライアント装置は、前記電子データの配信元を監視する手段と、前記配信元から取得した電子データを所定の配信先に配信する手段と、前記電子データを配信する際、前記電子データの流通履歴項目を設定する手段と、前記電子データの流通履歴と流通履歴項目を対応付けて管理する手段と、を有することを特徴とする文書データ配信システムである。
【０００７】
請求項２記載の発明は、請求項１記載のシステムにおいて、前記流通履歴項目設定手段は、複数の項目から選択し、設定可能であることを特徴とする。
【０００８】
請求項３記載の発明は、請求項１又は２記載のシステムにおいて、前記文書データの流通に際して、配信元および配信先の設定が可能であることを特徴とする。
【０００９】
請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載のシステムにおいて、前記流通履歴の出力に際して、出力先の設定が可能であることを特徴とする。
【００１０】
請求項５記載の発明は、請求項４記載のシステムにおいて、前記流通履歴出力先設定手段により設定された出力先は、変更可能であることを特徴とする。
【００１１】
請求項６記載の発明は、請求項１から５のいずれか１項に記載のシステムにおいて、前記流通履歴出力手段は、前記流通履歴項目毎に、出力する項目を選択できることを特徴とする。
【００１２】
請求項７記載の発明において、請求項６記載のシステムにおいて、前記流通履歴項目選択手段によって選択された流通履歴項目は、変更可能であることを特徴とする。
【００１３】
請求項８記載の発明は、請求項１から７のいずれか１項に記載のシステムにおいて、前記流通履歴の出力を解除する解除手段を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、流通経路の管理を行うことで、情報セキュリティの観点から見た場合の欠点を補うことのできる文書データ配信システムが得られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下に、本発明の実施形態に係る文書データ配信システムを、図面を用いて詳細に説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施形態に係る文書データ配信システムの構成例を示すブロック図である。この文書データ配信システムは、インターネット等のネットワーク１と、電子データを配信する配信手段を備える文書配信装置２と、文書配信装置２を操作するクライアント装置３と、文書配信装置２が電子データを配信する配信元の電子データ蓄積装置４と、流通履歴を出力する出力先の電子データ蓄積装置５と、文書配信装置２が電子データを配信する配信先の電子データ出力装置６と、文書配信装置２が電子データを配信する配信先の電子データを蓄積する蓄積手段を備える電子データ管理装置７から構成されている。
【００１７】
文書配信装置２は、例えばＭＦＰ（マルチファンクションプリンタ）やファクス等である。配信元の電子データ蓄積装置４は、例えばＰＣやＭＦＰ、文書管理サーバ等である。配信先の電子データ出力装置６は、たとえばファックス等である。電子データ管理装置７は、例えばＰＣや文書管理サーバ等である。流通履歴を出力する電子データ蓄積装置５は、例えばＰＣ等である。
【００１８】
図２（ａ）（ｂ）は、図１に示した文書データ配信システムにおける履歴情報出力時の一例を示したブロック図である。図２（ａ）は、クライアント装置３において、自装置の例えばローカルフォルダを監視先、電子データ蓄積装置５を配信先、電子データ管理装置７を出力先として設定されている場合の履歴情報出力例である。この文書データ配信システムは、Ｆ１においてクライアント装置３より、監視対象（配信元装置の監視対象フォルダ。この場合、後述する図４（ａ）で設定されている配信元。）にポーリングしていることを示す。Ｆ２は、もし配信元に文書が存在した場合、クライアント装置３において予め指定された配信先（この場合、後述する図４（ａ）で設定されている配信先）に取得した文書を配信することを示す。最後にＦ３において予めクライアント装置３で指定されている流通履歴の出力先としての電子データ管理装置７に流通履歴情報を出力する。
【００１９】
図２（ｂ）は、クライアント装置３において、電子データを蓄積する蓄積手段を有する電子データ蓄積装置４を監視先、電子データ出力装置６を配信先、流通履歴の出力先としての電子データ蓄積装置５を出力先として設定されている場合の履歴情報出力例である。この文書データ配信システムは、Ｆ１においてクライアント装置３より、指定された配信元（この場合、後述する図４（ｂ）で設定されている配信元。）に対して、文書が存在するかどうかを問い合わせる。もし配信元に文書が存在した場合、続いてＦ２でクライアント装置３において予め指定された配信先（この場合、後述する図４（ｂ）で設定されている配信先）に該文書を配信する。最後にＦ３において予めクライアント装置３で指定されている流通履歴の出力先としての電子データ蓄積装置５に流通履歴を出力する（この出力された流通履歴情報については図５において説明する。）。
【００２０】
図３は、図１に示した文書データ配信システムのモジュール構成図である。クライアント装置３は、ユーザインターフェイス８、データ監視装置アクセス手段９、監視手段１０、配信手段１１、出力手段１２および処理制御手段１３から構成されており、本発明の実施形態に係るプログラムに従って動作することにより、これらの機能を実現することができる。
【００２１】
ユーザインターフェイス８は、表示装置（例えばディスプレイ）への各種画面表示を行えるようにしたり、キーボードやマウス等の入力装置による各種操作を行えるようにしたりするものである。このユーザインターフェイス８は、以下の（Ｂ１）〜（Ｂ３）に示す各機能を実現することができる。
（Ｂ１）監視する配信元フォルダおよび配信先フォルダ（監視条件）を指定させる操作を行うための第１の操作手段としての機能（第１の操作機能）
（Ｂ２）流通履歴情報の出力先を指定させる操作を行うための第２の操作手段としての機能（第２の操作機能）
（Ｂ３）流通履歴として出力する項目を選択させる操作を行うための第３の操作手段としての機能（第３の操作機能）
【００２２】
データ管理装置アクセス手段９は、ユーザによって予め指定された配信元および同じくユーザによって予め指定された配信先にユーザ情報を伴ってアクセスし、データの受け渡しを行うものである。監視手段１０は、ユーザによって予め指定された配信元のフォルダを監視するものである。配信手段１１は、配信元に存在した文書を予め指定された配信先に配信するものである。出力手段１２は、予めユーザによって指定された流通履歴情報の出力先に同じく予めユーザによって選択された流通履歴項目を出力するものである。処理制御手段１３は、監視手段１０の監視結果により予め指定された配信元フォルダに電子データが保存されたと認識した場合に、データ管理装置アクセス手段９によって、ユーザによって指定された配信元フォルダにアクセスさせ、配信手段１１によって同様にデータ管理装置アクセス手段１２によって配信先のユーザによって指定されたフォルダにアクセスさせ、該電子データを配信元から配信先に配信させる処理を行う配信処理制御手段としての機能を実現することができる。
【００２３】
図４（ａ）（ｂ）は、図１に示した文書データ配信システムにおける、電子データの配信元と配信先の設定に付随する、流通履歴出力先の入力、および出力する流通履歴情報の項目の選択を実現する為の表示画面の一例である。ユーザはこの画面上で、任意の流通履歴出力先を入力することができる。また、ユーザは入力した流通履歴出力先に対して、出力する流通履歴情報の項目を選択することができる。流通履歴項目とは、図に示すように、例えば文書名、配信元、配信者、配信日時、文書作成日、文書コメント等である。文書名とは、例えばアプリケーションで作成したデータにつけるファイル名である。文書コメントとは文書データに対する簡単なコメント、例えば「〜テーマの仕様書」のようにユーザが任意に設定可能な項目である。さらに、ユーザはこの画面上で設定済みの項目について変更および解除をすることもできる。ここで入力／選択された情報は監視情報として文書データ配信システムに記憶される。
【００２４】
図５は、図１（ｂ）に示した文書データ配信システムにおける、流通履歴情報の出力先としての電子データ蓄積装置５で管理される出力された流通履歴情報の実施形態の一例である。これは出力手段１２によって流通履歴情報の出力先としての電子データ蓄積装置５に出力/保存されているものである。本システムの管理者はこの流通履歴情報を参照して、本システムの運用状態を管理することができる。この場合、配信日時１４、文書名１５、配信元１６、配信先１７、配信者１８、文書作成者１９の６項目が出力された実施形態となっている。
【００２５】
図６は、本発明の実施形態に係る文書データ配信システムにおける、図４に示した表示画面にてユーザが設定した監視情報をもって、自動的に電子データを配信する処理の一例を示すフローチャートである。クライアント装置３は、この監視処理が開始されると、まずステップＳ１で図２に示した画面を用いてユーザの操作により設定された配信元情報（監視情報）を読み込み、ステップＳ２で一定の監視間隔に達するまでディレイ処理を行う。ディレイ処理とは、一定間隔でポーリングすることで監視対象を監視することである。例えば、間隔の設定を１分とした場合、最初の１分間で監視を行い、次の１分間はウェイトし、また次の１分間で監視を行うという処理を行う。
【００２６】
その後、ステップＳ１で読み込んだ監視情報に設定されている配信元に対して新規の電子データが存在するかどうかをチェックする（ステップＳ３）。配信元に新規の電子データが存在しないと認識した場合は（ステップＳ３／Ｎｏ）、再度一定の監視間隔に達するまでステップＳ２においてディレイ処理を行う。一方、配信元に新規の電子データが存在すると認識した場合は（ステップＳ３／Ｙｅｓ）、ステップＳ４に遷移し、ステップＳ１で読み込んだ監視情報に設定されている配信先に電子データを配信する。次にステップＳ５において、ステップＳ１で流通履歴出力先情報が読み込めなかった場合（流通履歴出力先情報が設定されていない場合）は（ステップＳ５／Ｎｏ）、再度一定の監視間隔に達するまでステップＳ２においてディレイ処理を行う。ステップＳ１で流通履歴出力先情報が読み込めていた場合は（ステップＳ５／Ｙｅｓ）、ステップＳ１で読み込んだ出力するべき流通履歴情報の項目を流通履歴出力先に出力する（ステップＳ６）。出力処理終了後は、再度一定間隔に達するまでステップＳ２においてディレイ処理を行う。
【００２７】
図７は、本発明の実施形態に係る文書データ配信システムにおける、図４に示した表示画面においてユーザが設定した監視情報が、文書データ配信システムに登録（記憶）されるまでの処理の一例を示すフローチャートである。クライアント装置３では、この登録処理が開始されると、図２に示した画面においてユーザから入力された監視情報を読み込み（ステップＳ７）、該読み込まれた監視情報に入力された配信元が既に文書データ配信システム内に登録されているかを判定する（ステップＳ８）。ステップＳ７において読み込んだ配信元情報が既に登録されている配信元であった場合は（ステップＳ８／Ｙｅｓ）ステップＳ９へ、登録されていなかった場合は（ステップＳ８／Ｎｏ）ステップＳ１０に遷移する。ステップＳ９では既に登録されている監視情報を破棄（消去）する。ステップＳ１０ではステップＳ１において読み込んだ監視情報を文書データ配信システムへ登録（記憶）する。
【００２８】
ここでステップＳ８においてステップＳ１で読み込んだ配信元が既に登録されている配信元であり、かつ配信元情報と並んで流通履歴出力先情報が登録されているにも係わらずステップＳ１で流通履歴出力先情報を読み込めなかった場合は、流通履歴の出力を「解除する」ことになる。また、ステップＳ８においてステップＳ１で読み込まれた配信元が既に登録されている配信元であり、かつ配信元情報と並んで流通履歴出力先情報が登録されており、ステップＳ１で読み込んだ流通履歴出力先情報と出力する流通履歴情報の項目の組み合わせが、既に登録されている流通履歴出力先情報と流通履歴情報の項目の組み合わせ、もしくはその一方、に変更があった場合は、監視情報を「変更」したことになる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】本発明の実施形態に係る文書データ配信システムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示した文書データ配信システムにおける履歴情報出力時の一例を示したブロック図である。
【図３】図１に示した文書データ配信システムのモジュール構成図である。
【図４】図１に示した文書データ配信システムにおける文書管理を実現する為の表示画面の一例を示した図である。
【図５】図１に示した文書データ配信システムにおける、流通履歴の出力先としての電子データ蓄積装置で管理される流通履歴情報の出力例を示した図である。
【図６】図１に示した文書データ配信システムにおける流通履歴情報出力処理の一例を示したフロー図である。
【図７】図１に示した文書データ配信システムにおける監視情報の登録処理の一例を示したフロー図である。
【符号の説明】
【００３０】
１    ネットワーク
２    文書配信装置
３    クライアント装置
４    配信元電子データ蓄積装置
５    出力先電子データ蓄積装置
６    電子データ出力装置
７    電子データ管理装置
８    ユーザインターフェイス
９    データ管理装置アクセス手段
１０    監視手段
１１    配信手段
１２    出力手段
１３    処理制御手段
１４    配信日時
１５    文書名
１６    配信元
１７    配信先
１８    配信者
１９    文書作成者
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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