(57)【要約】【課題】会議に対するメール送受信を自動的に行うことが可能な電子メール通信装置を提供する。【解決手段】スケジュールが登録されたスケジュール格納部２０と、スケジュール格納部２０から所定の情報を取り出し保存するデータ部２と、データ部２により取り出された情報に基づいてメール作成を行うメール作成部４と、メール作成部４により作成された電子メールを送信するメール送信部５と、メール作成部４により作成された電子メールを、メール送信部５より送信する時間を設定する時間設定部３と、メールの受信を監視するメール監視部６と、受信したメールから所定のマークを検出するマーク検出部７と、マーク検出部７にて検出したメールの内容を解析するメール解析部８と、解析結果をデータ部２に反映するデータ編集部１０とを備えている。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
スケジュールが登録されたスケジュール格納部と、
前記スケジュール格納部から所定の情報を取り出し保存するデータ部と、
前記データ部により取り出された情報に基づいてメール作成を行うメール作成部と、
前記メール作成部により作成されたメールを送信するメール送信部とを有することを特徴とする電子メール通信装置。
【請求項２】
前記メール作成部により作成されたメールを、前記メール送信部より送信する時間を設定する時間設定部を有することを特徴とする請求項１記載の電子メール通信装置。
【請求項３】
電子メールの受信を監視する監視部と、前記スケジュール格納部に格納された電子メールから所定のマークを検出するマーク検出部と、前記マーク検出部にて検出したメールの内容を解析する解析部と、前記解析結果を前記データ部が反映するデータ編集部とを有することを特徴とする請求項１または２記載の電子メール通信装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、パソコンで動作する電子メールの送信技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、パソコンや携帯電話の普及により、電話でのやりとりよりも、記録として残すことができるメールでの連絡が一般化されつつある。さらに個人としてではなく、仕事として使用する場合には、大量のメールを管理しなければならなく、大事なメールが埋もれてしまったり、返信を忘れてしまったりと、その管理に多大な時間と労力を要する問題が発生する。
【特許文献１】特開平７−９３４０４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
一般に会議においては、一つもしくは複数の議題に対して、複数の人間が集まって意見の交換や、討論、相談や決議が行われる。このような会議は、ごくまれに発生するものではなく、頻繁に起こりうるものである。現在では、この会議の案内がメールで行われているが、大量のメールに埋もれてしまい、会議に対する参加／不参加の返信を忘れたり、会議の開始時間を忘れたり、会議自体を忘れたりしてしまうなど、会議に出席する関係者の時間を大いに浪費してしまう問題点がある。
【０００４】
そこで本発明は、会議に対するメール送受信を自動的に行うことが可能な電子メール通信装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の電子メール通信装置は、スケジュールが登録されたスケジュール格納部と、前記スケジュール格納部から所定の情報を取り出し保存するデータ部と、前記データ部により取り出された情報に基づいてメール作成を行うメール作成部と、前記メール作成部により作成されたメールを送信するメール送信部とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明の電子メール通信装置によれば、会議の案内メールに対する返信、および会議への遅刻・会議自体の忘れを解消することができる。この結果、会議関係者の時間を大いに浪費してしまう問題を解消することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
本願の第１の発明は、スケジュールが登録されたスケジュール格納部と、スケジュール格納部から所定の情報を取り出し保存するデータ部と、データ部により取り出された情報に基づいてメール作成を行うメール作成部と、メール作成部により作成されたメールを送信するメール送信部とを有することを特徴としたものであり、データ部がスケジュール格納部から会議のスケジュールを抽出し、メール作成部がこの抽出した情報に基づいてメールを作成し、メール送信部が作成したメールを送信するので、会議の案内メールに対する返信、および会議への遅刻・会議自体の忘れを解消することができる。
【０００８】
本願の第２の発明は、メール作成部により作成されたメールを、メール送信部より送信する時間を設定する時間設定部を有することを特徴としたものであり、時間設定部を設けたことにより、送信忘れが防止できる。
【０００９】
本願の第３の発明は、電子メールの受信を監視する監視部と、スケジュール格納部に格納された電子メールから所定のマークを検出するマーク検出部と、マーク検出部にて検出したメールの内容を解析する解析部と、解析結果を前記データ部が反映するデータ編集部を有することを特徴としたものであり、マーク検出部が所定のマークを検出することにより、特定のメールを検出し、解析部が、特定のメールの内容を解析し、データ編集部が、特定マークの付与されたメールの内容をデータ部へ反映させる。
【００１０】
以下、本発明の実施の形態の電子メール通信装置について図１から図４を参照しながら説明する。
【００１１】
図１は本発明の実施の形態の電子メール通信装置を説明するブロック図である。図２は本発明の実施の形態の電子メール通信装置を説明する構成図である。これから各機能についての説明を行う。
【００１２】
図１に示すように、電子メール通信装置は、制御部１と、データ部２と、時間設定部３と、メール作成部４と、メール送信部５と、メール監視部６と、マーク検出部７と、メール解析部８と、設定部９と、データ編集部１０と、スケジュール格納部２０とを備えている。
【００１３】
制御部１は、データ部２、時間設定部３、メール作成部４、メール監視部６、設定部９、スケジュール格納部２０に対して、動作の開始、終了に関する制御を行う。
【００１４】
スケジュール格納部２０は、ユーザが今後の自分の予定をスケジュールとして登録している記憶手段である。このスケジュール格納部２０に格納されるスケジュールは、例えばメーラーの一つであるＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｕｔｌｏｏｋ（Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社の商標）のスケジュール帳を使用して登録することができる。
【００１５】
データ部２は、このスケジュール格納部２０より会議の題目・参加者名・参加者のメールアドレス・会議の開始時間・会議の内容を取得し、会議情報として保存する機能を有している。
【００１６】
時間設定部３は、時間の経過を通知する機能を有している。
【００１７】
メール作成部４は、データ部２に保存されている会議情報を元にメールを作成する機能を有している。
【００１８】
メール送信部５は、メール作成部４にて作成されたメールを送信する機能を有す。メール監視部６はメーラーがメールを受信したかどうかを監視する機能を有している。
【００１９】
マーク検出部７は、メーラーのメール受信フォルダから、題目に所定のマークの付いたメールがないか検索を行う機能を有している。
【００２０】
メール解析部８は、マーク検出部７によって検出されたメールの解析を行う機能を有している。
【００２１】
設定部９は、ユーザとインターフェースをとる機能を有している。
【００２２】
データ編集部１０は、メール解析部９によって解析された内容に従い、データ部２を編集する機能を有している。
【００２３】
また、図２に示すように、本実施の形態の電子メール通信装置は、中央演算処理装置（ＣＰＵ）１２と、リードオンリメモリ（ＲＯＭ）１７と、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）１１と、ディスク装置１８と、外部インターフェース１３と、ディスプレイ１４と、モデム１５と、ＬＡＮ１６とを備えている。ＣＰＵ１２と、ＲＯＭ１７と、ＲＡＭ１１と、ディスク装置１８と、外部インターフェース１３とはパーソナルコンピュータ（ＰＣ）に設けられている。メーラーが受信した電子メールや、スケジュール帳で登録されたスケジュールは、ディスク装置１８に格納されている。つまりディスク装置１８は、スケジュール格納部２０として機能する。
【００２４】
以上のように構成される本発明の実施の形態の電子メール通信装置の動作を、図３のフローチャートおよび図４のタイミングチャートに基づいて説明する。図３は、本発明の実施の形態の電子メール通信装置の動作を説明するフローチャートである。図４は、本発明の実施の形態の電子メール通信装置の動作を説明するタイミングチャートである。
【００２５】
図３および図４に示すように、Ｓｔｅｐ１では、データ部２は、スケジュール格納部２０からスケジュール帳に登録してある会議の予定を取得して会議情報として保存する。会議の予定は、今日現在から最長２週間までの範囲で取得し、会議の題目・参加者名・参加者のメールアドレス・会議の開始時間・会議の内容が登録されているものだけを抽出して保存する。
【００２６】
Ｓｔｅｐ２では、データ部２で保存している会議の開始時間を時間設定部３に登録する。時間設定部３は、会議の開始時間になるとＳｔｅｐ１２を実行する。
【００２７】
Ｓｔｅｐ３では、データ部２で保存している会議の開始時間を取得し、開始１時間前の時刻を時間設定部３に登録する。時間設定部３は、会議の１時間前になるとＳｔｅｐ４を実行する。
【００２８】
Ｓｔｅｐ４は、時間設定部３から通知（Ｓｔｅｐ３）を受けて実行される。Ｓｔｅｐ４では、データ部２より会議情報を取得し、会議情報から会議の題目・参加者名・参加者のメールアドレス・会議の開始時間・会議の内容を元にメール作成部４がメールを作成する。メールの宛先は参加者のメールアドレスから作成し、メールアドレスを持つ参加者全員を宛先として追加する。メールの題目は、会議の題目に所定のマークを付加させて作成する。作成するメールの内容は、会議の開始時間・会議の内容・参加者名から作成する。また、出欠の確認を示す文章をメールの内容に付加する。
【００２９】
Ｓｔｅｐ５では、Ｓｔｅｐ４で作成したメールをメール送信部５が送信する。
【００３０】
Ｓｔｅｐ６では、データ部２で保存している会議の開始時間を取得し、開始１０分前の時刻を時間設定部３に登録する。時間設定部３は、会議の１０分前にＳｔｅｐ２０を実行する。
【００３１】
Ｓｔｅｐ７では、５分間隔を時間設定部３に登録する。時間設定部３は、５分毎にＳｔｅｐ１３を実行する。
【００３２】
Ｓｔｅｐ８では、ユーザが時間設定を行っていないかを設定部９が確認を行う。ユーザ設定の時間があるならばＳｔｅｐ９を実行する。設定時間がなければ、処理を終了する。
【００３３】
Ｓｔｅｐ９では、ユーザ設定の時間を時間設定部３に登録する。時間設定部３は、ユーザが設定した時間にＳｔｅｐ１０を実行する。
【００３４】
Ｓｔｅｐ１０は、時間設定部３から通知（Ｓｔｅｐ９）を受けて実行される。Ｓｔｅｐ１０では、Ｓｔｅｐ４で作成したメールを、メール作成部４を使用して再度作成する。
【００３５】
Ｓｔｅｐ１１では、Ｓｔｅｐ１０で作成したメールを、メール送信部５を使用して送信する。送信先は、Ｓｔｅｐ５で送信したメールに対して返信を行っていない参加者を対象とする。
【００３６】
Ｓｔｅｐ１２は、時間設定部３から通知（Ｓｔｅｐ２）を受けて実行される。Ｓｔｅｐ１２では、会議の開始時間になると、該当会議情報をデータ部２より削除する。
【００３７】
Ｓｔｅｐ１３は、時間設定部３から通知（Ｓｔｅｐ７）を受けて実行される。Ｓｔｅｐ１３では、メーラーのメール受信フォルダに新しいメールが受信されていないかを監視する。監視はメール監視部６が行う。
【００３８】
Ｓｔｅｐ１４では、メール監視部６が受信メールを発見したか確認を行う。受信メールがあった場合には、Ｓｔｅｐ１５に進む。受信メールが無かった場合は、処理を終了する。
【００３９】
Ｓｔｅｐ１５では、受信したメールに所定のマークがあるか、マーク検出部を用いて検出を行う。検出対象は、メーラーの受信フォルダより、題目に所定のマークのついたメールとする。
【００４０】
Ｓｔｅｐ１６では、マーク検出部７にて該当メールが検出された場合、Ｓｔｅｐ１７を実行する。該当メールが検出されなかった場合、処理を終了する。
【００４１】
Ｓｔｅｐ１７では、マーク検出部７が発見したメールの解析を行う。メール解析部８は検出したメールの内容から出欠の情報を取得する。
【００４２】
Ｓｔｅｐ１８では、出欠の確認を行い、出席であれば処理を終了する。欠席の場合は、Ｓｔｅｐ１９を実行する。
【００４３】
Ｓｔｅｐ１９では、欠席者の情報を、データ部２が保存している会議情報より削除する。削除には、データ編集部１０を使用する。
【００４４】
Ｓｔｅｐ２０は、時間設定部３から通知（Ｓｔｅｐ６）を受けて実行される。Ｓｔｅｐ２０では、「あと１０分で会議が始まります」のメールを作成する。作成には、メール作成部４を使用する。
【００４５】
Ｓｔｅｐ２１では、会議への出席者および、出欠の応答を返していない参加者に対してメール送信を行う。送信には、メール送信部５を使用する。
【００４６】
Ｓｔｅｐ２２では、設定部９がユーザが時間設定を行っていないか確認を行う。ユーザ設定の時間があるならばＳｔｅｐ２３を実行する。
【００４７】
Ｓｔｅｐ２３では、ユーザ設定の時間を時間設定部３に登録する。時間設定部３は、ユーザが設定した時間にＳｔｅｐ２４を実行する。
【００４８】
Ｓｔｅｐ２４は、時間設定部３から通知（Ｓｔｅｐ２３）を受けて実行される。Ｓｔｅｐ２４では、「あと３分で会議が始まります」のメールを作成する。作成には、メール作成部４を使用する。
【００４９】
Ｓｔｅｐ２５では、Ｓｔｅｐ２４で作成したメールの送信をメール送信部５が行う。
【産業上の利用可能性】
【００５０】
会議の案内メールに対する返信、および会議への遅刻・会議自体の忘れを解消することができるので、パソコンで動作する電子メールの送信技術に関し、特に電子メール通信装置に好適である。
【図面の簡単な説明】
【００５１】
【図１】本発明の実施の形態の電子メール通信装置を説明するブロック図
【図２】本発明の実施の形態の電子メール通信装置を説明する構成図
【図３】本発明の実施の形態の電子メール通信装置の動作を説明するフローチャート
【図４】本発明の実施の形態の電子メール通信装置の動作を説明するタイミングチャート
【符号の説明】
【００５２】
１    制御部
２    データ部
３    時間設定部
４    メール作成部
５    メール送信部
６    メール監視部
７    マーク検出部
８    メール解析部
９    設定部
１０    データ編集部
１１    ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）
１２    中央演算処理装置（ＣＰＵ）
１３    外部インターフェース
１４    ディスプレイ
１５    モデム
１６    ＬＡＮ
１７    リードオンリメモリ（ＲＯＭ）
１８    ディスク装置
２０    スケジュール格納部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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