(57)【要約】【課題】  人事異動や組織改正に対応した適切な文書移動処理を、人事異動日又は組織改正日までに確実に行うことを可能とする文書管理システムを提供する。【解決手段】  本処理では、フォルダ作成プログラム及び文書移動プログラムは、移動処理の担当者により予め設定された処理日に、各処理を実行する（ステップ７０４，７０５）。具体的には、更新ルールデータベースに登録された文書管理番号に基づき帳票データを取り出し、決済日の有無を確認して処理対象となるフォルダを移動先所属コードに従って移動する。なお、移動元所属及び移動先所属での稟議の結果、決済に至らなかった場合には、文書データの破棄操作に応じて、文書属性データベース内の文書データを削除するとともに、更新ルールデータベースの文書管理番号欄のデータを削除する。【選択図】      図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
各所属毎の文書格納場所を示すフォルダ内の文書を管理する文書管理システムにおいて、
予め組織改正に応じた文書移動元及び文書移動先が定義された更新ルール情報について、
対応する文書移動情報を示す帳票データ識別情報の登録の有無を判定し、帳票データ識別情報日が登録されている場合に、文書移動元として指定されたフォルダ内の文書を文書移動先として指定された所属に対応するフォルダに移動する文書移動手段を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書移動手段は、
前記帳票データ識別情報に基づき帳票データを参照して、帳票データにおける決裁日の登録の有無を判定し、帳票データに決裁日が登録されている場合に、前記文書移動処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書管理システムは、前記帳票データの削除に応じて、前記更新ルール情報に登録された帳票データ識別情報を削除する手段を備えることを特徴とする請求項１又は２のいずれかに記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムにおける文書の所在情報のデータベース更新処理を行うための構成に関し、特に、人事異動や組織改正に適した構成に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、人事異動や組織改正に関するデータとしては、人事・組織データベースにおいて、発行日及び失効日で期間限定された情報が管理されている。また、文書に関するデータとしては、各文書の所在情報データベースにおいて、文書データそのものと、当該文書データを保有する所属とが対応付けられて管理されている。
このようなシステムにおいて、従来は、文書は所属の持ち物であるという考え方に基づき、移動元・移動先双方の所属の合意の下、予め文書の移動先を整理・帳票化したデータに従って組織改正日に文書の移動処理を行うプログラムを、管理者等が手動で実行していた。
【０００３】
図８は、従来のシステムによる文書移動プログラムを用いた文書移動作業の流れを示すフローチャートである。
まず、文書移動元所属の担当者は、移動対象となる文書を検索して、当該文書のフォルダの一覧及び移動先所属コードを記載した帳票を作成する（ステップ８０１）。
次に、作成した帳票に関して、自所属及び移動先所属で稟議し、双方の合意を得て、承認画面に決裁情報を入力する（ステップ８０２）。
移動処理担当者は、内容が確定した帳票に基づき、移動先に追加作成するフォルダデータを作成し、仮のフォルダ番号を付番する（ステップ８０３）。
次に、この仮のフォルダ番号に文書を移動するように更新ルールデータを事前作成する（ステップ８０４）。
移動処理担当者は、予め作成された帳票に基づき、組織改変日にフォルダデータを使ってフォルダ作成プログラムを実行し、実際のフォルダ番号を得る（ステップ８０５）。
次に、仮のフォルダ番号と実際のフォルダ番号とを比較し（ステップ８０６）、実際のフォルダ番号がずれた更新ルールデータがあれば適宜修正した後（ステップ８０７）、更新ルールデータを使って文書移動プログラムを実行する（ステップ８０８）。
この場合、移動先所属が（新設所属ではなく）既存所属の場合、帳票作成時と文書移動実施日の間に、移動先所属に新たなフォルダが作成されるため、帳票に基づく移動ルールは仮のフォルダ番号を利用することが必要となる。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、従来のシステムのように、帳票を読み込み、文書を移動するプログラムを用いた場合、プログラムの起動は管理者等により手動で行われるものであり、帳票パラメータの入力間違いや、文書移動プログラムの起動漏れ，重複処理等が行われる恐れがあり、組織改正日までに適切な文書移動処理が行われない可能性があった。
【０００５】
本発明は前記課題を解決するためのものであり、人事異動や組織改正に対応した適切な文書移動処理を、人事異動日又は組織改正日までに確実に行うことを可能とする文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
前記課題を解決するため本発明は、各所属毎の文書格納場所を示すフォルダ内の文書を管理する文書管理システムにおいて、予め組織改正に応じた文書移動元及び文書移動先が定義された更新ルール情報について、対応する文書移動情報を示す帳票データ識別情報の登録の有無を判定し、帳票データ識別情報日が登録されている場合に、文書移動元として指定されたフォルダ内の文書を文書移動先として指定された所属に対応するフォルダに移動する文書移動手段を備えることを特徴とする。
また、前記文書移動手段は、前記帳票データ識別情報に基づき帳票データを参照して、帳票データにおける決裁日の登録の有無を判定し、帳票データに決裁日が登録されている場合に、前記文書移動処理を行うことを特徴とする。
また、前記文書管理システムは、前記帳票データの削除に応じて、前記更新ルール情報に登録された帳票データ識別情報を削除する手段を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
以上の構成により本発明では、予め定義された更新ルール情報に基づき文書を移動することとしたので、従来の帳票データに基づく移動処理担当者が行っていた作業量は、大幅に削減できる。
この場合、更新ルール情報に決裁日が登録されたものについてのみ処理を行うこととしたので、決裁の有無に応じた文書移動が可能となる。また、一度決裁した帳票であっても、組織改正日までに帳票文書の決裁取り消しがされた場合には、登録された決裁日を削除するだけでよく、移動元所属が文書の移動をコントロールできるので、実運用に向く処理方式である。
また、本発明にかかる文書システムの利用者が新たに操作を覚えなければならない項目は、更新ルールデータベースの登録作業のみであり、それ以外は一般の文書システムに登録されている文書処理と同様の手順で操作できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、本発明の一実施の形態に係る文書管理システムについて、図面に基づき説明する。
文書管理システム１００は、人事・所属情報，文書所在情報，文書属性情報，フォルダ情報，フォルダリンク情報及び更新ルール情報の各情報格納部１０１〜１０６と、クライアント端末に備えられた人事・所属情報更新手段１０７及び帳票文書追加手段１０８と、サーバ端末に備えられた文書移動手段１０９及びフォルダ生成手段１１０とから構成されている。
本実施の形態では、文書移動手段１０９が予め定義された更新ルールに基づき文書の移動を行う。この場合、移動先が新設される所属の場合には、フォルダ生成手段１１０が文書移動先となるフォルダの生成を行う。
【０００９】
図２は、人事・所属情報格納部１０１のデータ構造の一例を示す図である。
人事・所属情報格納部１０１は、人事データベース２００及び所属データベース２１０で構成されている。
人事データベース２００は、ユーザＩＤ，所属コード，役職コード，発効日，失効日の各データ項目を含んでおり、人事異動等に伴ってデータが更新される。
所属データベース２１０は、所属コード，所属名，発効日，失効日の各データ項目を含んでおり、所属の新設，統廃合に伴ってデータが更新される。
本例では、所属データベース２１０のレコード２１１に示す所属がレコード２１２に示す所属に統合されてレコード２１３に示す所属とされる場合を示し、それぞれの失効日，発効日が設定されている。なお、レコード２１４は所属の新設を示す。
【００１０】
図３は、文書属性情報格納部１０３のデータ構造の一例を示す図である。
文書属性情報格納部１０３は、文書属性データベース３００で構成され、文書管理番号，件名，作成者，作成日，決済日，処理済日，承認者等の各データ項目と、文書本文の各データ項目を有する。この場合、文書管理番号としては、文書管理システム内において重複しないユニークな番号を用いる。
本例では、文書管理番号「７６５４２００２００００１」「７６５４２００２００００２」に示す帳票が文書移動を示すものとする。
【００１１】
図４は、フォルダ情報格納部１０４のデータ構造の一例を示す図である。
フォルダ情報格納部１０４はフォルダデータベース４００で構成され、所属コード，フォルダ番号，各フォルダに格納する文書の内容を示すフォルダ名，保存期間（年），発効日，失効日の各データ項目を含む。この場合、フォルダ番号は所属内で重複しないユニークな番号を用い、フォルダ名は所属内でユニークな名称を用いる。
本例では、文書移動に関する帳票の格納場所は、フォルダ番号「００００４」に設定されている。
【００１２】
図５は、フォルダリンク情報格納部１０５のデータ構造の一例を示す図である。
フォルダリンク情報格納部１０５はフォルダリンクデータベース５００で構成され、所属コード，フォルダ番号，格納年度（会計年度），文書管理番号等の各データ項目を含む。フォルダリンク情報は、どの文書（帳票データ）がどのフォルダに格納されているかを、所属コード，フォルダ番号とともに格納年度（会計年度）情報で示している。
【００１３】
図６は、更新ルール情報格納部１０６のデータ構造の一例を示す図である。
更新ルール情報格納部１０６は更新ルールデータベース６００で構成され、文書管理番号，移動元所属コード，移動対象フォルダ番号，格納年度，移動先所属コードの各データ項目を含む。
本実施の形態では、文書移動に関する帳票データに対し、更新ルールデータベース６００のレコードが対応付けられている。この場合、帳票データは従来の帳票に相当し、文書管理システム１００に文書として登録され、帳票データに対して定義された文書管理番号を更新ルールデータベース６００の文書管理番号欄に格納する。本例では、文書管理番号「７６５４２００２００００１」で管理されている帳票に対し、２つのレコード６０１，６０２が関連付けられている。
なお、文書管理番号が登録されたレコード６０１〜６０３については、更新ルール内容の変更が不可に設定されるとともに、指定されている移動対象フォルダは削除禁止として設定される。一方、文書管理番号が登録されていないレコード６０４は、更新ルールの内容が変更可能であり、また、指定されている移動対象フォルダも削除可能となる。
【００１４】
図７は、本実施の形態に係る文書管理システムの行う文書移動処理手順を示すフローチャートである。
本処理では、まず、移動元所属の担当者が、移動対象文書を検索し、移動対象文書の含まれるフォルダに対し、移動先所属コードを設定して更新ルールデータベースに登録する（ステップ７０１）。
次に、更新ルールデータベースに登録された情報に基づき、従来の帳票に相当する文書データを生成して、文書属性データベースに登録する（ステップ７０２）。この際、更新ルールデータベースの文書管理番号欄に、作成した文書データの文書管理番号を登録して、更新ルールデータベース内の対応レコードに対する更新と、当該レコードに登録されているフォルダの削除を禁止する。
続けて、文書属性データベースに登録された文書データを、決済承認画面に表示する（ステップ７０３）。
移動元所属及び移動先所属での稟議の結果、決済に至らなかった場合には、文書データの破棄操作に応じて、文書属性データベース内の文書データを削除するとともに、更新ルールデータベースの文書管理番号欄のデータを削除して、更新ルールデータベースに対する更新と、登録されているフォルダの削除処理禁止を解除する。
一方、決済が取得された場合には、文書属性データベースの決済日が登録され、更新ルールデータベースのデータがそのまま残されることとなる。
フォルダ作成プログラム及び文書移動プログラムは、移動処理の担当者により予め設定された処理日に、各処理を実行する（ステップ７０４，７０５）。具体的には、更新ルールデータベースに登録された文書管理番号に基づき帳票データを取り出し、決済日の有無を確認して処理対象となるフォルダを移動先所属コードに従って移動する。
文書移動処理が完了した後、更新ルールデータベースの文書管理番号欄に格納されている文書の処理済年月日を更新して処理を終了する（ステップ７０６）。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの人事・所属情報を格納するデータベースのデータ構造の一例を示す図である。
【図３】本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの文書属性情報を格納するデータベースのデータ構造の一例を示す図である。
【図４】本発明の一実施の形態に係る文書管理システムのフォルダ情報を格納するデータベースのデータ構造の一例を示す図である。
【図５】本発明の一実施の形態に係る文書管理システムのフォルダリンク情報を格納するデータベースのデータ構造の一例を示す図である。
【図６】本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの更新ルール情報を格納するデータベースのデータ構造の一例を示す図である。
【図７】本発明の一実施の形態に係る文書管理システムが行う文書移動処理手順を示すフローチャートである。
【図８】組織改正に伴う従来の文書移動処理手順を示す図である。
【符号の説明】
【００１６】
１００  文書管理システム、１０１  人事・所属情報格納部、１０２  文書所在情報格納部、１０３  文書属性情報格納部、１０４  フォルダ情報格納部、１０５  フォルダリンク情報格納部、１０６  更新ルール情報格納部、１０７  人事・所属情報更新手段、１０８  帳票文書追加手段、１０９  文書移動手段、１１０  フォルダ生成手段、２００  人事データベース、２１０  所属データベース、３００  文書属性データベース、４００  フォルダデータベース、５００  フォルダリンクデータベース、６００  更新ルールデータベース。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2006318333.tif 000008
【図７】
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【図８】
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