(57)【要約】    【課題】  特定の権限を持たないユーザがイメージ文書をシステムの外で使用する場合に制限を加えて、システム外でも文書管理の適用を可能にする文書管理システムを提供する。    【解決手段】  ユーザを認証してシステムに登録した文書に対するアクセス権を設定可能なクライアント−サーバ型文書管理システムにおいて、アノテーションに対してある一定以上の権利を所有していないユーザ（例えば、読み込み権だけであるユーザ）がイメージ画像をエクスポートする時には、サーバ１１００がアノテーションデータとイメージ画像とを結合させた上で、クライアント端末１０００へ送信する（ステップＳ７００９〜ステップＳ７０１３）。【選択図】      図９
2006318124.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の文書に付加されるアノテーションに対して、ユーザ毎にアクセス権を設定可能な文書管理装置であって、
前記アノテーションに対して特定のアクセス権が設定されているか否かを判定する権限判定手段と、
前記権限判定手段によって前記特定のアクセス権が設定されていないと判定されたときに、前記所定の文書に前記アノテーションを結合するアノテーション結合手段と、
前記アノテーション結合手段の結合結果である文書データを出力する出力手段とを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記アノテーションに対して設定されるアクセス権にレベルを設定する手段を有し、
前記特定のアクセス権は、一定以上のレベルの権利であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
所定の文書に付加されるアノテーションに対して、ユーザ毎にアクセス権を設定可能な文書管理装置を用いた文書管理方法であって、
前記アノテーションに対して特定のアクセス権が設定されているか否かを判定する権限判定工程と、
前記権限判定工程によって前記特定のアクセス権が設定されていないと判定されたときに、前記所定の文書に前記アノテーションを結合するアノテーション結合工程と、
前記アノテーション結合工程の結合結果である文書データを出力する出力工程とを順次実行することを特徴とする文書管理装置を用いた文書管理方法。
【請求項４】
所定の文書に付加されるアノテーションに対して、ユーザ毎にアクセス権を設定可能な文書管理装置を用いた文書管理方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、
前記アノテーションに対して特定のアクセス権が設定されているか否かを判定する権限判定ステップと、
前記権限判定ステップによって前記特定のアクセス権が設定されていないと判定されたときに、前記所定の文書に前記アノテーションを結合するアノテーション結合ステップと、
前記アノテーション結合ステップの結合結果である文書データを出力する出力ステップとを備えたことを特徴とする制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数のユーザが利用可能な文書管理装置、及びこれを用いた文書管理方法、並びに前記文書管理方法を実現するための制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、オフィス環境では、文書を読み取るデバイスと、文書を管理するサーバと、それらを利用するためのパーソナルコンピュータ等のクライアント端末とを同一ネットワーク上に配置して、文書管理システムを構築することが一般的に行われている。
【０００３】
このような文書管理システムを利用することによって、複数のユーザが文書を共有することが容易になる。また、文書にアクセス権を設定することによって、ユーザに対して書き込みなどの制限を加えることも可能になっている。さらには、文書を管理するサーバに登録された文書に対してコメントやスタンプなどのアノテーションを付加することで、文書に対して目印のようなものを付ける、といった利用もなされている。また、各アノテーションに対してアクセス権を設定するといった方法も提案されている（特許文献１を参照）。
【特許文献１】特開２０００−１８１８６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来の文書管理システムで管理されるアノテーションは、あくまで文書管理システム内で利用されることを前提としているものであり、このアノテーションを利用して、特定の権限を持たないユーザがイメージ文書を文書管理システムの外で使用する場合に制限を加えることはできなかった。
【０００５】
本発明は上記従来の問題点に鑑み、特定の権限を持たないユーザがイメージ文書をシステム外で使用する場合に制限を加えて、システム外でも文書管理の適用を可能にする文書管理装置及びこれを用いた文書管理方法、並びに制御プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は上記目的を達成するため、所定の文書に付加されるアノテーションに対して、ユーザ毎にアクセス権を設定可能な文書管理装置であって、前記アノテーションに対して特定のアクセス権が設定されているか否かを判定する権限判定手段と、前記権限判定手段によって前記特定のアクセス権が設定されていないと判定されたときに、前記所定の文書に前記アノテーションを結合するアノテーション結合手段と、前記アノテーション結合手段の結合結果である文書データを出力する出力手段とを備えたことを特徴とする。
【０００７】
また、本発明は、所定の文書に付加されるアノテーションに対して、ユーザ毎にアクセス権を設定可能な文書管理装置を用いた文書管理方法であって、前記アノテーションに対して特定のアクセス権が設定されているか否かを判定する権限判定工程と、前記権限判定工程によって前記特定のアクセス権が設定されていないと判定されたときに、前記所定の文書に前記アノテーションを結合するアノテーション結合工程と、前記アノテーション結合工程の結合結果である文書データを出力する出力工程とを順次実行することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、所定の文書に付加されるアノテーションに対して、ユーザ毎にアクセス権を設定可能な文書管理装置を用いた文書管理方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、前記アノテーションに対して特定のアクセス権が設定されているか否かを判定する権限判定ステップと、前記権限判定ステップによって前記特定のアクセス権が設定されていないと判定されたときに、前記所定の文書に前記アノテーションを結合するアノテーション結合ステップと、前記アノテーション結合ステップの結合結果である文書データを出力する出力ステップとを備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、特定のアクセス権を持たないユーザが所定の文書を出力する場合には、前記所定の文書に強制的にアノテーションが結合される。これにより、特定のアクセス権を持たないユーザが文書をシステム外で使用する場合に的確に制限を加えることができ、システム外でも文書管理の適用が可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
本発明の文書管理装置及びこれを用いた文書管理方法、並びに制御プログラムの実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
＜システム構成＞
図１は、本発明の実施の一形態に係る文書管理装置を含む文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【００１１】
本実施の形態に係る文書管理システムは、同一ネットワーク１２００に配置されたクライアント端末１０００と文書管理サーバ１１００のＯＳ（オペレーティングシステム）上で動作するクライアント・サーバ型のアプリケーションを主体としており、スキャナなどのデバイスや、ＯＳ上のファイルから文書を取り込んで文書を管理する機能を備えている。
【００１２】
（Ａ）文書入出力等の処理部
まず、文書入出力や操作を行う文書入出力処理部について説明する。
【００１３】
図１中の１００１はユーザインターフェース部である。ユーザは、ユーザインターフェース部１００１を介して文書管理サーバ１１００に対して、文書の登録や文書管理サーバ１１００からの文書の獲得、或いは文書の検索といった操作を行うことになる。ユーザインターフェース部１００１から操作された情報は、コマンド制御部１００２で解析され、適切な処理が行われることになる。また、必要であれば文書管理サーバ１１００との通信を行うためのコマンドはここで作成される。
【００１４】
スキャナ等のデバイスはデバイス制御部１００３によって制御が行われる。このデバイス制御部１００３では、デバイス側から文書データを読み込んだり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理がなされる。ファイルサーバ等のＯＳ上に保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、ファイル制御部１００４が入力処理を行うようになっている。また、文書管理サーバ１１００上で管理するファイルをＯＳ上にエクスポートする処理も、ファイル制御部１００４で行われる。
【００１５】
１００５は外部モジュール通信部であり、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ１１００内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取る処理を行う。例えば、ＭＡＰＩに対応したメーラーに文書管理サーバ１１００で管理している文書を渡したりする処理はここで行われる。
【００１６】
（Ｂ）クライアント端末内部の処理部
次に、クライアント端末１０００内に配置される各種処理部について説明する。
【００１７】
図１中の１００６は文書管理制御部である。文書管理制御部１００６は、当該クライアント端末１０００の中枢であり、上述の文書入出力処理部より渡された画像やコマンドに応じて処理を行う。１００７はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部であり、画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバ１１００との通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。
【００１８】
１００８はファイル解析部であり、登録された文書が画像として扱うことのできる文書であるか否かを解析する。画像として扱える文書であれば、イメージ文書処理部１０１０によって必要に応じて画像処理が行われ、画像として扱えないコード文書であれば、コード文書処理部１００９で処理が行われる。文書管理サーバ１１００上でコード文書に処理が行われることは余りないが、コード文書に対するサムネイルの作成処理や文書属性の取得などは、このコード文書処理部１００９で行われる。
【００１９】
１０１１は通信制御部であり、文書管理サーバ１１００と通信するための制御を行う。本実施の形態の通信制御部１０１１は、文書管理サーバ１１００の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。
【００２０】
（Ｃ）サーバ内部の処理部
次に、文書管理サーバ１１００（文書管理装置）内に配置される各種処理部について説明する。
【００２１】
図１中の文書管理サーバ１１００内には、通信制御部１１０１が配置されている。通信制御部１１０１は、クライアント端末１０００の通信制御部１０１１と通信のための制御を行う。但し、文書管理サーバ１１００の通信制御部１１０１は多数のクライアント端末の通信制御部１０１１と同時に通信を行うことが可能になっている。１１０２は検索制御部であり、クライアント端末１０００から依頼された検索のための処理や、登録された文書の検索用のインデックス作成のための処理を行っている。
【００２２】
１１０３、１１０４、１１０５はそれぞれファイル解析部、コード文書処理部、イメージ文書処理部であり、主な機能はクライアント端末１０００のものと同じであるが、文書管理サーバ１１００では、登録された文書に応じて検索用のインデックスを文書から抽出する処理を行っている。すなわち、ファイル解析部１１０３で登録されたファイルの種別を判断し、コード文書であれば、インデックスデータをコード文書処理部１１０４を使用して抽出する。イメージ文書であればイメージ文書処理部１１０５でイメージ処理を行い、ＯＣＲエンジン１１０６を使用してインデックスデータを抽出する。
【００２３】
１１０７は文書管理制御部であり、当該文書管理サーバ１１００の中枢であり、文書管理に関する全ての処理の振り分けを行っている。１１０８はイメージ文書処理部であり、クライアント端末１０００に転送するイメージ文書に対するアノテーションの合成や、画像フォーマット変換等の画像処理を行っている。
【００２４】
また、１１０９はデータベース制御部であり、各データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース１１１０、属性データベース１１１１及び全文検索用データベース１１１２に対応する文書の保存処理を行う。さらに、クライアント端末１０００からの要求に応じて各データベース１１１０〜１１１２からデータを取り出し、クライアント端末１０００に渡す文書の作成処理を行う。
【００２５】
ボリュームデータベース１１１０は、イメージ画像やコード文書そのものが保存されるデータベースであり、文書に付加されたアノテーションデータも保存される。属性データベース１１１１は、文書の名前や作成日付、コメント、アノテーション付加情報などの属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、属性データベース１１１１には、文書管理システムを使用するユーザの情報や、様々な設定データも保存される。全文検索用データベース１１１２は、登録された文書からテキストデータを抽出してインデックス情報としたデータが登録される。クライアント端末１０００で全文検索が行われると、全文検索データベース１１１２内を検索することになる。
【００２６】
（Ｄ）属性データベースのテーブル構造
図２ａ），（ｂ），（ｃ）及び図３（ｄ），（ｅ），（ｆ）は、属性データベース１１１１に保存されているテーブルの構造の一例を示す図である。
【００２７】
図２（ａ）は、文書管理サーバ１１００上でユーザを管理するために用いられるテーブルである。データ項目としては、ユーザの作成順にシーケンシャルに割り振られる「ユーザＩＤ」と、ユーザを認証するための「ログイン名」と、認証時に用いられる「パスワード」と、ユーザの「作成日」と、ユーザの「有効期限」と、「コメント」から構成される。
【００２８】
図２（ｂ）は、文書管理サーバ１１００上のフォルダを管理するために用いられるテーブルである。データ項目としては、フォルダの作成順にシーケンシャルに割り振られる「フォルダＩＤ」と、フォルダ自身の「親フォルダＩＤ」と、フォルダを作成したユーザのＩＤが格納されるための「オーナＩＤ」と、「フォルダ名」と、フォルダの「作成日」と、フォルダに対してアクセス権を設定しているかを示す「アクセス権」から構成される。
【００２９】
図２（ｃ）は、文書管理サーバ１１００上に格納された文書を管理するために用いられるテーブルである。データ項目としては、文書の作成順にシーケンシャルに割り振られる「文書ＩＤ」と、文書が格納されているフォルダの「フォルダＩＤ」と、「文書名」と、文書がコード文書であれば「Ｂ」、イメージ文書であれば「Ｉ」がそれぞれ格納される「文書タイプ」と、実文書データが格納されているボリュームデータベース１１１０でのＩＤを示す「ボリュームＩＤ」と、文書のオーナのユーザＩＤが格納される「オーナＩＤ」と、文書の「作成日」と、文書の「更新日」と、文書に対してアクセス権を設定しているかを示す「アクセス権」から構成される。
【００３０】
図３（ｄ）は、文書管理サーバ１１００上に格納されたイメージ文書の各ページを管理するために用いられるテーブルである。データ項目としては、ページの作成順にシーケンシャルに割り振られる「ページＩＤ」と、ページが格納されているフォルダの「フォルダＩＤ」と、ページの属する文書の「文書ＩＤ」と、ページデータの画像フォーマットを示す「フォーマット」と、「ページサイズ」と、アノテーションが付加されているかを示す「アノテーション」から構成される。
【００３１】
図３（ｅ）は、文書管理サーバ１１００上に格納されたイメージに貼り付けられたアノテーションを管理するために用いられるテーブルである。データ項目としては、アノテーションの作成順にシーケンシャルに割り振られる「アノテーションＩＤ」と、アノテーションが貼り付けられた「文書ＩＤ」及び「ページＩＤ」と、ｂｍｐやｔｘｔといったアノテーションの属性を示す「タイプ」と、アノテーションの種類に応じたデータが格納される「内容」と、アノテーションに対してアクセス権を設定しているかを示す「アクセス権」から構成される。
【００３２】
図３（ｆ）は、文書管理サーバ１１００上で適用される権限を管理するために用いられるテーブルである。データ項目としては、権限の作成順に用いられる「権限ＩＤ」と、権限が適用されるコンテンツの種類を示す「コンテンツタイプ」と、権限が適用されるコンテンツのＩＤが格納される「コンテンツＩＤ」と、権限が付与されるユーザの「ユーザＩＤ」と、権限の種別を規定する「権限」から構成される。なお、コンテンツタイプは「Ｆ」がフォルダ、「Ｄ」が文書、「Ａ」がアノテーションを示す。また、権限は「１」が対象コンテンツに対する“書き込み権”、「２」が対象コンテンツに対する“読み込み権”、「３」が対象コンテンツに対して“権利なし”を示す。
【００３３】
＜文書管理システムの基本動作＞
次に、本実施の形態に係る文書管理システムの基本動作である文書登録処理について説明する。
【００３４】
（Ａ）クライアント端末の文書登録処理
始めに、クライアント端末１０００側における文書登録の処理について説明する。
【００３５】
図４は、クライアント端末１０００側における文書登録処理を示すフローチャートである。
【００３６】
まずステップＳ３００１において、文書管理アプリケーションにファイルを取り込む処理を行う。この処理では、デバイス制御部１００３、ファイル制御部１００４及び外部モジュール制御部１００５を使用して、ＯＳ上に存在するファイルやスキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書を文書管理アプリケーションに取り込む。
【００３７】
次のステップＳ３００２では、取り込んだファイルを解析する処理を行う。この処理は、ファイル解析部１００８で行われ、取り込んだ文書が文書管理システムで扱えるかどうかの判断や、ファイル自体の属性情報などの取り込みといった処理を行う。
【００３８】
さらにステップＳ３００３では、解析された文書がイメージ画像であるか、コード文書であるかを判断する。この判断もファイル解析部１００８で行われる。文書を文書管理サーバ１１００に登録する際には、クライアント端末１０００で文書を確認するために表示されるサムネイルも実際の文書と同時に登録する必要がある。本実施の形態の文書管理システムでは、このサムネイル作成処理をクライアント端末１０００側で行っているために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果、ファイルを処理するモジュールを変更している。
【００３９】
コード文書と判定されれば、ステップＳ３００４に進み、コード文書処理が行われる。この処理は、コード文書処理部１００９で行われ、コード文書からクライアント端末１０００で表示するためのサムネイルを作成したり、コード文書のコード内に保存された属性情報を取り出すといったことが行われる。
【００４０】
イメージ文書と判定されれば、ステップＳ３００５に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理は、イメージ文書処理部１０１０で行われ、サムネイルの作成等を行う。この際、内部データ保存部１００７に一時的にファイルが貯められることがある。
【００４１】
続くステップＳ３００６では、登録するイメージ文書を画像変換して保存するかどうかを判断し、必要があればステップＳ３００７でイメージ文書の画像変換を行う。ステップＳ３００８では、サムネイル及び文書データを文書管理サーバ１１００に送信するための処理が行われる。本実施の形態では、通信のプロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰが用いられ、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。
【００４２】
以上がクライアント端末１０００における文書登録処理である。
【００４３】
（Ｂ）文書管理サーバの文書登録処理
次に、文書管理サーバ１１００側における文書登録処理について説明する。
【００４４】
図５は、文書管理サーバ１１００側における文書登録処理を示すフローチャートである。
【００４５】
まずステップＳ３１０１では、クライアント端末１０００から送信されたデータを受信する処理が行われる。ここでもクライアント端末１０００と同様にＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。また、クライアント端末１０００が文書管理サーバ１１００と通信を行うためには、文書管理サーバ１１００において既に認証が行われている必要がある。認証後では、認証されたクライアント端末１０００から送られてきたコマンドの実行は全て認証されたユーザの権限で行われる。
【００４６】
次のステップＳ３１０２では、受信したファイルを解析する処理を行う。この処理は検索制御部１１０２からの指示でファイル解析部１１０３で行われる。さらにステップＳ３１０３では、解析された文書がイメージ画像であるか、コード文書であるかを判断する。この判断もファイル解析部１１０３で行われる。文書管理サーバ１１００に登録した文書を検索するためには、文書検索用のインデックスデータを文書から抽出する必要がある。そのために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果、ファイルを処理するモジュールを変更している。
【００４７】
コード文書と判定されれば、処理はステップＳ３１０４に進み、コード文書処理が行われる。この処理は、コード文書処理部１１０４で行われ、コード文書から検索用インデックスデータを抽出する。一方、イメージ文書と判定されれば、ステップＳ３１０５に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理はイメージ文書処理部１１０５で行われ、文書の画像変換を行う。ここで行う画像変換は、ＯＣＲに適した画像を得るための処理であり、実際にデータベースに登録される画像はクライアント端末１０００から受信した文書をそのまま登録する。
【００４８】
次のステップＳ３１０６では、ステップＳ３１０５で変換された画像にＯＣＲを行い、検索用インデックスデータを抽出する。さらにステップＳ３１０７では、クライアント端末１０００から受信した文書データを、ボリュームデータベース１１１０に保存する処理を行う。ボリュームデータベース１１１０に保存されるデータは、受信した文書データそのもの及びサムネイルデータである。また、アノテーション用のイメージであるアノテーションデータが文書データに貼り付けられていた場合は、そのアノテーションデータもボリュームデータベース１１１０に格納される。
【００４９】
ステップＳ３１０８では、文書データから抽出した検索用のインデックスデータを、全文検索用データベース１１１２に登録する処理を行う。次のステップＳ３１０９では、文書の属性データ及びボリュームデータベース１１１０に登録した文書データのＩＤ等を属性データベース１１１１にある図２及び図３で示したテーブルに登録する。
【００５０】
以上が文書管理サーバ１１００における文書登録処理である。
【００５１】
＜文書管理システムで使用する表示画面＞
図６は、本実施の形態に係る文書管理システムのクライアント端末１０００側で動作するアプリケーションの基本画面の一例を示す表示画面図である。
【００５２】
同図の画面左側６０１でフォルダの構成を表示し、画面右側６０２でフォルダの内部を表示する２画面構成をとっている。前述の文書登録処理で登録された文書はサムネイル６０３で表示され、ユーザは、文書の確認を行いつつ文書を選択することが可能になっている。本例では、イメージ画像Ｄｏｃ２が選択されている。
【００５３】
図７は、クライアント端末１０００側で表示される画像ビューアの一例を示す表示画面図である。
【００５４】
この画像ビューアは、図６で示した基本画面からイメージ画像を選択して起動される（本例では、図６のイメージ画像Ｄｏｃ２が選択されている）。この画像ビューアでは、画像の表示のみでなく、アノテーションの付加、アノテーションの削除、アノテーションの表示、或いはアノテーションの権限（アクセス権）の設定が可能になっている。図７で示した７０１の部分「コピー禁止」が本実施の形態におけるアノテーションの一例である。
【００５５】
図８は、コンテンツに対する権限（アクセス権）の設定画面の一例を示す表示画面図である。
【００５６】
本設定画面では、対象とするコンテンツ（つまりフォルダ、文書或いはアノテーション）を選択することで表示され、選択したコンテンツに対するアクセス権を設定することができる。例えば、ユーザｂに「アクセス権なし」を設定するためには、画面上部８０１でユーザｂを選択した後、画面中部８０２にあるアクセス権の種類を選択して追加ボタン８０３を押す。すると、アクセス権の設定状況が画面下部８０４の一覧に表示される。
【００５７】
＜文書エクスポート時の文書管理サーバ及びクライアント端末の処理＞
次に、本実施の形態の文書管理システムにおいて、アノテーションが付加された文書をエクスポートする際の、文書管理サーバ１１００及びクライアント端末１０００における処理について説明する。
【００５８】
（Ａ）文書管理サーバの文書エクスポート処理
始めに、文書管理サーバ１１００側における文書エクスポート処理について説明する。
【００５９】
図９は、文書管理サーバ１１００側における文書エクスポート処理を示すフローチャートである。
【００６０】
この文書管理サーバ１１００の処理としては、エクスポート、画像表示、及び印刷全てにおいて同じ処理を行っている。文書管理サーバ１１００側の処理の前に、クライアント端末１０００側で、図６の表示画面によるエクスポート対象文書の選択と、エクスポートの指示が既に行われたものとする。
【００６１】
まずステップＳ７００１では、クライアント端末１０００から送信されたコマンドを受信する処理を行う。次のステップＳ７００２では、受信したコマンドの解析処理を行い、解析された結果に基づいて処理を振り分ける。本処理はエクスポート指示であるので、コマンド情報に含まれるエクスポート対象の文書のＩＤがコマンドの中に含まれている。
【００６２】
そしてステップＳ７００３では、エクスポート対象の文書のＩＤを基に、属性データベース１１１１から図２（ｃ）のテーブルに格納されている属性データを抜き出し、ステップＳ７００４で前記属性データの中に保存されているボリュームＩＤに対応したボリュームデータをボリュームデータベース１１１０から獲得する。
【００６３】
続くステップＳ７００５では、属性データの中に保存されているアノテーションに関する情報（アノテーション情報）を獲得し、ステップＳ７００６では、そのアノテーション情報に権限が設定してあるかどうかを確認する。これは、図３（ｆ）に示したテーブルにおける「権限」の欄の値を確認する。前述したように、「１」が“書き込み権”、「２」が“読み込み権”、「３」が“権利なし”をそれぞれ示している。
【００６４】
権限が設定してなければ、つまり前記テーブルにおける「権限」の欄の値が「３」であればステップＳ７００７へ進み、権限が設定してあれば、つまり前記テーブルの「権限」の欄の値が「１」又は「２」であればステップＳ７００８へ処理を移す。
【００６５】
ステップＳ７００７では、アノテーション用のイメージデータであるアノテーションデータ（例えば「コピー禁止」など）をボリュームデータベース１１１０から獲得する。その後、ステップＳ７０１３へと処理を移す。
【００６６】
ステップＳ７００８では、アノテーション情報の権限情報を図３（ｆ）のテーブルから獲得する。例えば、ユーザＩＤが「００００００２」のユーザには、アノテーション「Ａ」に対する権限として「２」つまり“読み込み権”が設定されている。
【００６７】
その後のステップＳ７００９では、アクセス権が「権利なし」かどうかを判断し、「権利なし」であればアノテーションを利用することができないので、アノテーション関連の処理を行わずにステップＳ７０１３へと処理を移す。「権利なし」でなければ、ステップＳ７０１０へ処理を移す。
【００６８】
ステップＳ７０１０では、アノテーション用のイメージであるアノテーションデータをボリュームデータベース１１１０から獲得し、続くステップＳ７０１１ではこのアノテーションデータに対するアクセス権が「読み込み権」かどうかを判断する。「読み込み権」でなければ自動的に「書き込み権」（管理者などが所有する）であると判断されて、アノテーションデータは処理されることなくステップＳ７０１３へと処理を移す。「読み込み権」であると判断されれば、ステップＳ７０１２に処理を移す。ステップＳ７０１２では、文書データに前記アノテーションデータをイメージとして結合する処理を行う（図７を参照）。
【００６９】
そして、ステップＳ７０１３では、文書データとアノテーションデータがある場合はアノテーションデータをクライアント端末１０００に送信する形態に変換した後、クライアント端末１０００に送信する。
【００７０】
以上が文書管理サーバ１１００における文書エクスポート処理であり、管理者など特定の権限（書き込み権）があるユーザ及び権限なしのユーザはアノテーション統合が行われずに、特定の権限のないユーザ（読み込み権のユーザ）は、強制的にアノテーション統合が行われる。
【００７１】
（Ｂ）クライアント端末の文書エクスポート処理
次に、クライアント端末１０００側における文書エクスポート処理について説明する。
【００７２】
図１０は、クライアント端末１０００側における文書エクスポート処理を示すフローチャートである。
【００７３】
まずステップＳ７１０１では、文書管理サーバ１１００から送信されたデータを受信する処理が行われる。次のステップＳ７１０２では、受信したファイルを解析し、さらにステップＳ７１０３において、そのファイルの中に、アノテーション用のイメージであるアノテーションデータがあるかどうかを判断する。つまり、前記図９のステップＳ７００７からステップＳ７０１３へ移行するルート、又は前記図９のステップＳ７０１１でアノテーションに書き込み権が設定されていたと判断されたときのルートを辿ると、当該ステップＳ７１０３において、アノテーションデータがあると判断されることになる。なお、コード文書はアノテーションが付加されることはないが、処理の統一化のためにイメージ画像と同一の判断が行われる。アノテーションデータがなければステップＳ７１０６に処理を移す。
【００７４】
アノテーションデータが含まれている場合において、エクスポートする際にアノテーションデータをイメージ画像に貼り付けてエクスポートするかどうかは、クライアント端末１０００の設定に従うことになる。その設定に従って、ステップＳ７１０４では、アノテーションデータを文書に貼り付けるかどうかを判断し、貼り付けるのであればステップＳ７１０５でアノテーションデータとイメージ画像の結合処理を行う（図７を参照）。
【００７５】
ステップＳ７１０６では、エクスポートするデータが揃えば、内部データ保存部１００７にエクスポートする文書ファイルを作成し、指示された場所に文書をエクスポートして処理を終了する。エクスポート先は、ＯＳ上のファイルであったり、クリップボード経由で別アプリケーションであったりと、ユーザの要求に応える形で行われる。
【００７６】
以上がクライアント端末１０００における文書エクスポート処理である。管理者など特定の権限（書き込み権）があるユーザはサーバ１１００側でアノテーション統合が行われないが、クライアント端末１０００において、アノテーション統合を行うかどうかを設定することができる。
【００７７】
＜実施の形態の利点＞
本実施の形態によれば、アノテーションに対してある一定以上の権利を所有していないユーザ（例えば、図３（ｆ）のテーブル中にあるアノテーション「Ａ」に対する権限が読み込み権「２」であるユーザ）がイメージ画像をエクスポートする時には、サーバ１１００がアノテーションデータとイメージ画像とを結合させた上で、クライアント端末１０００へ送信する（図９のステップＳ７００９〜ステップＳ７０１３）。これにより、特定の権限を持たないユーザがイメージ画像を例えば印刷してシステム外に持ち出そうとしたときには、その文書に特定のアノテーション（例えば「コピー禁止」）が強制的に印刷されるので、文書管理システム外でも文書管理を適用することが可能になる。
【００７８】
なお、本発明の目的は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【００７９】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００８０】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。又は、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【００８１】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８２】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８３】
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【図面の簡単な説明】
【００８４】
【図１】実施の一形態に係る文書管理装置を含む文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】属性データベースに保存されているテーブルの構造の一例を示す図である。
【図３】属性データベースに保存されているテーブルの構造の一例を示す図である。
【図４】クライアント端末側における文書登録処理を示すフローチャートである。
【図５】文書管理サーバ側における文書登録処理を示すフローチャートである。
【図６】本実施の形態に係る文書管理システムのクライアント端末側で動作するアプリケーションの基本画面の一例を示す表示画面図である。
【図７】クライアント端末側で表示される画像ビューアの一例を示す表示画面図である。
【図８】コンテンツに対する権限（アクセス権）の設定画面の一例を示す表示画面図である。
【図９】文書管理サーバ側における文書エクスポート処理を示すフローチャートである。
【図１０】クライアント端末側における文書エクスポート処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００８５】
１１０１  通信制御部
１１０２  検索制御部
１１０３  ファイル解析部
１１０４  コード文書処理部
１１０５  イメージ文書処理部
１１０７  文書管理制御部
１１０８  イメージ文書処理部
１１０９  データベース制御部
１１１０  ボリュームデータベース
１１１１  属性データベース
１１１２  全文検索用データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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