(57)【要約】      （修正有）【課題】イベント関連資料のセキュリティを高くし、またイベント関連資料を管理し、さらにユーザのイベント関連資料の検索を容易にする画像形成システムおよび画像形成方法を提供する。【解決手段】資料作成装置１００と画像形成装置３００をネットワークに接続した画像形成システムである。前記資料作成装置１００は、イベント関連資料を作成する資料作成部１１と、イベント情報を設定するイベント情報設定部１２と、前記イベント関連資料およびイベント情報を前記画像形成装置３００へ送信する第１の送信部を備える。前記画像形成装置３００は、記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と履歴管理部３５に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示部３７を備える。【選択図】図２
2006344040.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
資料作成装置と画像形成装置をネットワークに接続した画像形成システムであって、
前記資料作成装置は、イベント関連資料を作成する資料作成部と、イベント情報を設定するイベント情報設定部と、前記イベント関連資料およびイベント情報を前記画像形成装置へ送信する第１の送信部を備え、
前記画像形成装置は、前記資料作成装置からイベント関連資料およびイベント情報を受信する第１の受信部と、前記イベント関連資料を保存するデータ保管部と、前記イベント情報を印刷許可者別に保存する履歴管理部と、印刷許可者からの要求に応じて前記イベント関連資料の印字を行う画像形成部と、前記印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録部と、前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示部を備える
ことを特徴とする画像形成システム。
【請求項２】
前記ネットワークに接続された資料保管装置を更に備え、
前記画像形成装置は、前記イベント情報に含まれるイベント開催日に基づき印字可能期間を設定するスケジュール管理部と、前記印字可能期間を経過したとき、イベント関連資料およびイベント情報を前記資料保管装置へ送信する第２の送信部を更に備え、
前記資料保管装置は、前記画像形成装置からイベント関連資料およびイベント情報を受信する第２の受信部と、前記受信したイベント関連資料を保存する資料保管部と、前記イベント情報を保存する資料保管管理部を備える
ことを特徴とする請求項１に記載の画像形成システム。
【請求項３】
資料作成装置と、資料保管装置と、画像形成装置をネットワークに接続した画像形成システムであって、
前記資料作成装置は、イベント関連資料を作成する資料作成部と、イベント情報を設定するイベント情報設定部と、前記イベント関連資料およびイベント情報を前記資料保管装置へ送信する第１の送信部を備え、
前記資料保管装置は、前記資料作成装置からイベント関連資料およびイベント情報を受信する第１の受信部と、前記イベント関連資料を保存する資料保管部と、前記イベント情報に含まれるイベント開催日に基づき印字可能期間を設定するスケジュール管理部と、前記印字可能期間の開始日になったとき、前記イベント関連資料およびイベント情報を画像形成装置へ送信する第２の送信部を備え、
前記画像形成装置は、前記資料保管装置からイベント関連資料およびイベント情報を受信する第２の受信部と、前記イベント関連資料を保存するデータ保管部と、前記イベント情報を印刷許可者別に保存する履歴管理部と、印刷許可者からの要求に応じて前記イベント関連資料の印字を行う画像形成部と、前記印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録部と、前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示部を備える
ことを特徴とする画像形成システム。
【請求項４】
前記画像形成装置は、前記印字可能期間経過後、前記データ保管部に保存されているイベント関連資料を消去する消去部を備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の画像形成システム。
【請求項５】
前記表示部に表示されたイベント関連資料を選択させる操作部と、前記選択されたイベント関連資料が消去される前はデータ保管部から読み出し、前記イベント関連資料が消去された後は資料保管部から読み出して印字することを特徴とする請求項４に記載の画像形成システム。
【請求項６】
資料作成装置と接続する通信部と、
前記通信部により前記資料作成装置から受信したイベント関連資料を保存するデータ保管部と、
前記通信部により前記資料作成装置から受信したイベント情報を印刷許可者別に保存する履歴管理部と、
印刷許可者からの要求に応じて前記イベント関連資料の印字を行う画像形成部と、
前記印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録部と、
前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示部
を備えることを特徴とする画像形成装置。
【請求項７】
イベント関連資料を作成する資料作成ステップと、
イベント情報を設定するイベント情報設定ステップと、
前記イベント関連資料をデータ保管部に保存するデータ保管ステップと、
前記イベント情報を履歴管理部に印刷許可者別に保存する履歴管理ステップと、
印刷許可者からの要求に応じて前記イベント関連資料の印字を行う画像形成ステップと、
前記印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録ステップと、
前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示ステップを備える
ことを特徴とする画像形成方法。
【請求項８】
イベント関連資料を作成する資料作成ステップと、
イベント情報を設定するイベント情報設定ステップと、
前記イベント関連資料を資料保管部に保存する資料保管ステップと、
前記イベント情報に含まれるイベント開催日に基づき印字可能期間を設定するスケジュール管理ステップと、
前記印字可能期間の開始日になったとき、前記イベント関連資料およびイベント情報を画像形成装置へ送信する送信ステップと、
前記資料保管装置からイベント関連資料およびイベント情報を画像形成装置が受信する受信ステップと、
前記イベント関連資料をデータ保管部に保存するデータ保管ステップと、
前記イベント情報を履歴管理部に印刷許可者別に保存する履歴管理ステップと、
印刷許可者からの要求に応じて前記イベント関連資料の印字を行う画像形成ステップと、
前記印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録ステップと、
前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示ステップを備える
ことを特徴とする画像形成方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はイベント関連資料を管理する画像形成システムおよび画像形成方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
会議、打合せ、商談、行事、研修、セミナーなどイベントの関連資料を保管し、所定期間のみ印刷を許可する画像形成装置または画像形成システムが公知である。
例えば、特許文献１は、イベント主催者が予めイベント関連の資料をイベント情報とともにサーバに登録し、参加者は所定の有効期間のみ、イベント名を指定するだけで、用意された資料を印刷し入手することができる。
また特許文献２は、スケジュールデータに印刷対象となる文書の情報を設定し、現在時刻とスケジュールデータの開始時刻を比較することによって、所定時刻に文書を印字するスケジュール管理装置である。
また特許文献３は、プリンタが印刷ファイルとともに印刷有効期間情報を受信し、印刷ファイルを一覧表示し、ユーザによって選択された印刷ファイルが有効期間内であれば印刷するものである。
また特許文献４は、文書を印字した際に文書自身を保存するとともに、処理内容を記述したログ情報を関連付けて保存することによって、文書の再利用が容易となる文書管理方法および装置である。
【特許文献１】特開２００４−１３１８３号公報
【特許文献２】特開２００１−１１３７９６号公報
【特許文献３】特開２００１−３３１２９４号公報
【特許文献４】特開２００２−６３００９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、特許文献１〜３では、参加者が入手できる資料は、イベント主催者によってあらかじめ関連資料として登録されたものだけであり、参加者自身が必要とする資料が、イベント主催者によって登録されていなければ、簡単には選択することはできない。また、特許文献４では、印刷した文書に関するログ情報を保存しているが、ユーザは全ての登録されている文書から所望の再利用したい文書を検索し、選択しなければならない。
本発明は、ユーザのイベント関連資料の検索を容易にし、さらにイベント関連資料のセキュリティを高くし、またイベント関連資料を管理する画像形成システムおよび画像形成方法を提供するものである。また画像形成システムに使用される画像形成装置を提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明の画像形成システムは、資料作成装置と画像形成装置をネットワークに接続した画像形成システムであって、前記資料作成装置は、イベント関連資料を作成する資料作成部と、イベント情報を設定するイベント情報設定部と、前記イベント関連資料およびイベント情報を前記画像形成装置へ送信する第１の送信部を備え、前記画像形成装置は、前記資料作成装置からイベント関連資料およびイベント情報を受信する第１の受信部と、前記イベント関連資料を保存するデータ保管部と、前記イベント情報を印刷許可者別に保存する履歴管理部と、印刷許可者からの要求に応じて前記イベント関連資料の印字を行う画像形成部と、前記印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録部と、前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示部を備えることにより、前記課題を解決する。
【０００５】
また本発明の画像形成システムは、前記ネットワークに接続された資料保管装置を更に備え、前記画像形成装置は、前記イベント情報に含まれるイベント開催日に基づき印字可能期間を設定するスケジュール管理部と、前記印字可能期間を経過したとき、イベント関連資料およびイベント情報を前記資料保管装置へ送信する第２の送信部を更に備え、前記資料保管装置は、前記画像形成装置からイベント関連資料およびイベント情報を受信する第２の受信部と、前記受信したイベント関連資料を保存する資料保管部と、前記イベント情報を保存する資料保管管理部を備えるものである。
【０００６】
また本発明の画像形成システムは、資料作成装置と、資料保管装置と、画像形成装置をネットワークに接続した画像形成システムであって、前記資料作成装置は、イベント関連資料を作成する資料作成部と、イベント情報を設定するイベント情報設定部と、前記イベント関連資料およびイベント情報を前記資料保管装置へ送信する第１の送信部を備え、前記資料保管装置は、前記資料作成装置からイベント関連資料およびイベント情報を受信する第１の受信部と、前記イベント関連資料を保存する資料保管部と、前記イベント情報に含まれるイベント開催日に基づき印字可能期間を設定するスケジュール管理部と、前記印字可能期間の開始日になったとき、前記イベント関連資料およびイベント情報を画像形成装置へ送信する第２の送信部を備え、前記画像形成装置は、前記資料保管装置からイベント関連資料およびイベント情報を受信する第２の受信部と、前記イベント関連資料を保存するデータ保管部と、前記イベント情報を印刷許可者別に保存する履歴管理部と、印刷許可者からの要求に応じて前記イベント関連資料の印字を行う画像形成部と、前記印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録部と、前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示部を備えることにより、前記課題を解決する。
【０００７】
また本発明の画像形成システムは、前記印字可能期間経過後、前記データ保管部に保存されているイベント関連資料を消去する消去部を備えるとよい。
また本発明の画像形成システムは、前記表示部に表示されたイベント関連資料を選択させる操作部と、前記選択されたイベント関連資料が消去される前はデータ保管部から読み出し、前記イベント関連資料が消去された後は資料保管部から読み出して印字するものである。
【０００８】
また本発明の別の局面では、資料作成装置と接続する通信部と、前記通信部が前記資料作成装置から受信したイベント関連資料を保存するデータ保管部と、前記通信部により前記資料作成装置から受信したイベント情報を印刷許可者別に保存する履歴管理部と、印刷許可者からの要求に応じて前記イベント関連資料の印字を行う画像形成部と、前記印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録部と、前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示部を備える画像形成装置である。
【０００９】
更に本発明の別の局面では、画像形成方法であって、イベント関連資料を作成する資料作成ステップと、イベント情報を設定するイベント情報設定ステップと、前記イベント関連資料をデータ保管部に保存するデータ保管ステップと、前記イベント情報を履歴管理部に印刷許可者別に保存する履歴管理ステップと、印刷許可者からの要求に応じて前記イベント関連資料の印字を行う画像形成ステップと、前記印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録ステップと、前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示ステップを備える。
【００１０】
また本発明は、イベント関連資料を作成する資料作成ステップと、イベント情報を設定するイベント情報設定ステップと、前記イベント関連資料を資料保管部に保存する資料保管ステップと、前記イベント情報に含まれるイベント開催日に基づき印字可能期間を設定するスケジュール管理ステップと、前記印字可能期間の開始日になったとき、前記イベント関連資料およびイベント情報を画像形成装置へ送信する送信ステップと、前記資料保管装置からイベント関連資料およびイベント情報を前記画像形成装置が受信する受信ステップと、前記イベント関連資料をデータ保管部に保存するデータ保管ステップと、前記イベント情報を履歴管理部に印刷許可者別に保存する履歴管理ステップと、印刷許可者からの要求に応じて前記イベント関連資料の印字を行う画像形成ステップと、前記印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録ステップと、前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に記録されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示ステップを備える画像形成方法である。
【発明の効果】
【００１１】
本発明の画像形成システムは、イベント情報を印刷許可者別に保存する履歴管理部と、印字したイベント関連資料の印字情報を印刷許可者情報が予め記録された記録媒体に記録する記録部と、前記記録媒体に記録されたイベント関連資料の印字情報と前記履歴管理部に保存されたイベント情報を読み出して、印字したイベント関連資料と印字していないイベント関連資料を区別して表示する表示部を備えるので、印刷許可者は所望のイベント関連資料を容易に検索できる。また記録媒体に印刷許可者情報を予め記録し、履歴管理部にも印刷許可者別にイベント情報を保存しているので、認証処理を行うようにすれば印刷許可者のみ印刷を可能にすることができる。これにより特定者以外の印刷を排除でき、セキュリティを高くすることができる。
【００１２】
また本発明の画像形成システムは、前記画像形成装置が前記イベント情報に含まれるイベント開催日に基づき印字可能期間を設定するスケジュール管理部と、前記前記印字可能期間を経過したとき、イベント関連資料およびイベント情報を前記資料保管装置へ送信する第２の送信部を備え、また資料保管装置がイベント関連資料を保存する資料保管部と、前記イベント情報を保存する資料保管管理部を備えるので、イベント関連資料およびイベント情報を資料保管装置によってバックアップすることができ、印刷許可者からの要求に応じて再印刷が可能になる。
また本発明の画像形成システムは、画像形成装置のデータ保管部に保存されているイベント関連資料を印字可能期間経過後、消去する消去部を備えるので、画像形成装置のデータ保管部の記憶容量を低減し、コストダウンできる。また印字可能期間経過後はイベント関連資料が消去されるので、不正印字や不正読み出しの防止の観点からセキュリティを確保することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
本発明の実施の形態は、図１に示す概念図のように構成される。
図１において、資料作成装置１００と、資料保管装置２００と、画像形成装置３０１，３０２はネットワークに接続され、相互に通信可能である。ネットワークは有線でも無線でもよい。
資料作成装置１００は、例えばパーソナルコンピュータ（以下、パソコン）であり、イベント主催者がパソコンを保有する。イベント主催者は１名以上であり、資料作成装置は１つ以上存在する。イベント主催者はイベント関連資料を独自に作成するか、あるいはネットワークを介してイベント関連資料を取得し、編集、加工してイベント関連資料を作成する。イベント関連資料としては、イベントが会議や打合せの場合は、会議や打合せ資料、会議や打合せの準備資料、会議や打合せの開催案内書、会議や打合せの報告書等である。イベントが研修やセミナーの場合は、研修やセミナー資料、研修やセミナーの案内書、研修やセミナーの報告書等である。イベントが商談の場合は、商談のための資料、価格表や在庫表、見積書、注文書等である。またイベントが各種行事の場合は、行事案内書、行事進行表、行事分担表等である。
【００１４】
またイベント主催者は、イベント情報を設定する。イベント情報としては、イベント名称、開催日、場所、関連資料、開催回情報、印字許可者、出力ＭＦＰ等である。
資料保管装置２００は、いわゆるサーバであり、例えばハードディスク、磁気ディスク、光ディスク、半導体メモリよりなり、前記イベント関連資料、イベント情報を保存する。資料保管装置２００は本発明の画像形成システムに少なくとも１つあればよく、本発明の画像形成システムでなく、他のサーバと兼用していてもよい。
【００１５】
画像形成装置３０１、３０２は、複写機、スキャナ、プリンタ、ＦＡＸ等を兼用するデジタル複写機のような複合機であり、この実施の形態では会議室Ａと、会議室Ｂにそれぞれ設置されている。しかしながら会議室毎に設置する必要はなく、１フロア、部単位、課単位、グループ単位に設置してもよい。あるいは会議室、１フロア、部、課、グループに複数設置していてもかまわない。
画像形成システムで作成されたイベント関連資料は、印刷許可者が印刷できる。印刷許可者は、イベント主催者、イベント参加者であり、この外にイベント協力者を含めてもよい。また特別な許可を与えたユーザでもよい。印刷許可者をイベント主催者、イベント参加者、イベント協力者のように複数の印刷許可レベルに分けてもよい。なお、本発明の画像形成システムは、印刷許可者を特定するために印刷許可者の認証部を備え、印刷許可者のみが印刷できるようにしている。
【００１６】
（実施の形態１）
実施の形態１において、画像形成システムは、パソコン１００と資料保管サーバ２００と画像形成装置３００をネットワークに接続し、図２のブロック図のように構成される。
実施の形態１はパソコン１００で作成したイベント関連資料をイベント開催日まで画像形成装置３００に保存し、印刷可能期間が経過したとき、画像形成装置３００から資料保管サーバ２００へ転送するシステムである。
【００１７】
資料作成装置１００は、資料作成部１１、イベント情報設定部１２、ＰＣ用通信インターフェース１３を備え、更にＣＰＵ１４、ＲＯＭ１５、ＲＡＭ１６を備える。イベント情報は、図３に示すようにパソコン画面上にデフォルトが表示され、このデフォルトに書き込むことによって設定する。図３は「イベント名称」「開催日」「関連資料」「開催回情報」「参加者」「出力ＭＦＰ」の欄がある。これ以外に場所、イベント関連資料のデータ量、セキュリティレベル、準備すべき資料や道具があってもよい。
資料保管サーバ２００は資料保管部２１と、サーバ制御部２２と、サーバ用通信インターフェース２３とからなる。サーバ制御部２２はイベント関連資料の保管を管理する資料保管管理部２４とサーバ側認証処理部２５を備える。
画像形成装置３００は、操作部３１と、ＭＦＰ制御部３２と、画像形成部３３と、ＩＣカードリーダー／ライター部３４と、履歴管理部３５と、データ保管部３６と、表示部３７、ＭＦＰ用通信インターフェース３８とからなる。ＭＦＰ制御部３２はスケジュール管理部３９と、ＭＦＰ認証処理部４０を備える。
【００１８】
上記構成の画像形成システムは、図４に示すフローチャートの順に動作する。
まず、パソコン１００は、ステップＳ１で資料作成部１１によりイベント関連資料を作成し、イベント情報設定部１２によりイベント情報を設定する。このイベント関連資料およびイベント情報は、ステップＳ２で画像形成装置３００へ送信する。
画像形成装置３００は、ステップＳ１１でイベント関連資料およびイベント情報を受信し、イベント関連資料はデータ保管部３６に登録し、イベント情報は履歴管理部３５に印刷許可者別に保存する。
次にステップＳ１２ではイベント情報だけを資料保管サーバ２００に送信する。資料保管サーバ２００は画像形成装置３００からイベント情報を受信する（ステップＳ２１）。次にステップＳ２２で、資料保管管理部２４は資料保管部２１に既に関連イベントグループのファイルがあるか否か検索し、同じファイルに保存するか否か判断する。同じ関連イベントグループとは同じ会議名、同じ打合せ名、同じ商談名、同じ行事名、同じ研修名、同じセミナー名のように連続的に開催されているイベントである。同じ関連イベントグループがない場合は、１回目のイベントであると判断してステップＳ２３で、資料保管部２１に新規イベントグループのファイルを生成し、ステップＳ２４に進む。関連イベントグループがある場合は２回目以降のイベントであると判断して、ステップＳ２３を経ずにステップＳ２４に進む。
【００１９】
ステップＳ２４では資料保管部２１内の関連イベントグループのファイルに新規イベント関連資料の保管用エリアを確保する。ステップＳ２１で受信したイベント情報にイベント関連資料のデータ量が含まれていると、保管用エリアを確保する際に、そのデータ量に合わせたエリアを確保することができ、保管用エリアの過不足をなくすことができる。次のステップＳ２５では前記ステップＳ２４で確保した新規イベント関連資料の保管用エリアに関する場所情報を画像形成装置３００に送信する。
画像形成装置３００では、保管用エリアの場所情報を資料保管サーバ２００から受信し、データ保管部３６に保管する（ステップＳ１３）。次にステップＳ１４では、イベント情報に含まれているイベント開催日に基づき、スケジュール管理部３９が印刷可能期間を設定する。印刷可能期間はイベント関連資料を受信してから、イベント開催日までである。しかし印刷可能期間の開始日をイベント関連資料の受信後、所定期間を空けて設定してもよく、また印刷可能期間の終了日をイベント開催日以降に設定してもよい。印刷可能期間は時刻を設定しもよい。またこのステップＳ１４では、印刷可能期間が経過したか否か判断する。
【００２０】
印刷可能期間中、印刷許可者はイベント関連資料を印字することができる。印字については図８により後述する。
印刷可能期間を経過すると、資料保管サーバ２００へイベント関連資料を送信する（ステップＳ１５）。そして画像形成装置３００はデータ保管部３６に保管したイベント関連資料を消去して(ステップＳ１６)、終了する。
資料保管サーバ２００はステップＳ２６で画像形成装置３００からイベント関連資料を受信すると、ステップＳ２７で、受信したイベント関連資料を上記ステップＳ２４で確保した資料保管部２１の保管用エリアに保存し、資料保管サーバ２００はこのフローチャートを終了する。
イベント関連資料を保存する際、上記ステップＳ２１で受信したイベント情報に関連付けて保存する。またはステップＳ２６でイベント情報も受信して、イベント情報に関連付けて保存する。
【００２１】
（実施の形態２）
実施の形態２は図５のブロック図のように構成される。実施の形態２では資料保管サーバ２００がスケジュール管理部２６を備え、画像形成装置３００にスケジュール管理部３９がない点が実施の形態１と異なる。その他の構成は実施の形態１と同じであるので、同一符号を付している。
実施の形態２はパソコン１００で作成したイベント関連資料を資料保管サーバ２００に保存し、イベント開催前になったとき、画像形成装置３００へ転送するシステムである。
【００２２】
実施の形態２のフローチャートを図６により説明する。
前記図４に示したフローチャートと同様にパソコン１００で作成されたイベント関連資料およびイベント情報は、ステップＳ３１で資料保管サーバ２００により受信される。次にステップＳ３２では資料保管部２１に既に同じ関連イベントグループのファイルがあるか否か検索し、同じファイルに保存するか否か判断する。同じ関連イベントグループのファイルがない場合は、ステップＳ３３で、資料保管部２１に新規イベントグループのファイルを生成し、ステップＳ３４に進む。同じ関連イベントグループのファイルがある場合はステップＳ３３を経ずにステップＳ３４に進む。
ステップＳ３４では資料保管部２１の関連イベントグループのファイルに新規イベント関連資料の保管用エリアを確保する。次のステップＳ３５では前記資料保管用エリアにステップＳ３１で受信したイベント関連資料とイベント情報を関連付けて保存する。次にステップＳ３６では、イベント情報に含まれているイベント開催日に基づきスケジュール管理部２６が印刷可能期間を設定し、印刷可能期間の開始日になったか否か判断する。設定された印刷可能期間の開始日になっていなければステップＳ３６に戻る。印刷可能期間の開始日になったとき、ステップＳ３７でイベント関連情報資料、イベント情報、保管用エリア情報、印刷可能期間情報を画像形成装置３００へ送信する。そして資料保管サーバ２００のフローチャートは終了する。
【００２３】
画像形成装置３００は、ステップＳ４１でイベント関連資料、イベント情報と、保管用エリア情報、印刷可能期間情報を資料保管サーバ２００から受信する。次にステップＳ４２で、イベント関連資料をイベント情報とともにデータ保管部３６に保存する。ステップＳ４５では、ステップＳ３６で設定した印刷可能期間が判断され、まだ終了しなければステップＳ４３に戻る。印刷可能期間中、印刷許可者はイベント関連資料を印字することができる。印字については図８により後述する。印刷可能期間が終了すると、ステップＳ４６で、データ保管部３６に保存したイベント関連資料を消去して、画像形成装置３００のフローチャートは終了する。
【００２４】
（イベント関連資料の保存）
図７は、図２または図５の資料保管部２１、データ保管部３６に保存されるイベント関連資料のデータ保存階層を示し、イベント毎に関連イベントグループが形成され、関連イベントグループはそれぞれイベント関連資料を保存するファイルを有する。例えば会議Ａと会議Ｂと、研修Ａと研修Ｂの関連イベントグループがあり、会議Ａは定期的に開催される会議であるので、第１回〜第５回までの会議Ａ関連資料を保存している。会議Ｂは、会議Ｂ関連資料が１つである。研修Ａと研修Ｂは連続して開催される研修で、研修Ａは第１回〜第７回まで研修Ａ関連資料を保存している。研修Ｂは第１回と第２回の研修Ｂ関連資料を保存している。
【００２５】
（イベント関連資料の印刷）
次に印刷許可者がイベント関連資料を印刷する場合のフローチャートを図８を用いて説明する。
印刷可能期間中、印刷許可者はイベント関連資料を印字することができる。ここで、イベント関連資料のセキュリティを高くするために、印刷許可者が印刷許可者データのようにユーザ情報を予め記録したＩＣカードを保有し、このＩＣカードに記録されたデータを読み取ることによってユーザ認証を行う。ＩＣカードの外に個人認証情報やイベント情報を記録できる媒体であれば、磁気カード、半導体記憶素子を内蔵するメモリスティックなども本発明に使用することができる。またＩＣカードに印刷許可レベル情報を記録して印刷許可レベルを設定してもよい。またＩＣカードとともに暗証番号や指紋、静脈、虹彩等の生体情報をＭＦＰ認証処理部４０により確認して、印刷許可者か否か判断してもよい。ここではＩＣカードを例にして以下説明する。ステップＳ５１で、印刷許可者はＩＣカードをＩＣカードリーダー／ライター部３４に挿入すると、ユーザ情報が読み取られ、ＭＦＰ側認証処理部４０により認証処理が行われる。
印刷許可者でない場合はこのフローチャートは終了する。
【００２６】
印刷許可者である場合、例えばイベントの登録参加者の場合、ステップＳ５２で、履歴管理部３５に保存されているイベント情報から、このＩＣカードを保有する印刷許可者が印字可能なイベント関連資料を検索して一覧表を表示する。次のステップＳ５３では印刷許可者は、この一覧表を見て所望のイベント関連資料を選択する。過去のイベント関連資料を印字したい場合は、図１０のフローチャートで説明する。次にステップＳ５４に進み、ステップＳ５３で選択したイベント関連資料の印字を要求する。ステップＳ５５で選択したイベント関連資料を印字し、ステップＳ５６に進む。ステップＳ５６では、印字したイベント関連資料の印字情報をＩＣカードに記録して、このフローチャートは終了する。
従って、ＩＣカードには図９に示すように、今までに印字したイベント関連資料の印字情報が履歴情報として記録される。図９に示すように、イベント関連資料の印字情報としては、イベント分類、イベント開催日、イベント開催回、関連資料保管場所の情報がある。図９は例示であり、この外に関連資料名、参加者、場所、議題、資料のデータ量、準備した資料や道具を記録してもよい。要するに、管理のため、検索のため、選択のために必要な情報を記録すればよい。実施の形態１の場合に、このステップＳ５６でイベント関連資料の保管用エリア情報を記録するために、ステップＳ２４でイベント関連資料の保管用エリアを確保している。
【００２７】
（過去のイベント関連資料の印字）
次に図８のステップＳ５３で過去のイベント関連資料を印刷したい場合を図１０のフローチャートに従って説明する。
ステップＳ６１では、図８のステップＳ５１において印刷許可者が保有しているＩＣカードをＩＣカードリーダー／ライター部３４に挿入することにより、ユーザ情報が読み取られて認証処理されるとともに、ＩＣカードに記録されているイベント関連資料の印字情報が読み出され、過去に印字したイベント関連資料の一覧表が画像形成装置３００の表示部３７に表示される。例えば図１１に示すように、過去の印字情報が表示され、図１１（ａ）では、会議Ａと研修Ｂが表示される。ユーザは会議Ａと研修Ｂのいずれかを選択する。ここでは研修Ｂを選択したとすると、図１１（ｂ）に示すように、研修Ｂの履歴印字が表示される。図１１（ｂ）では第１回資料、第２回資料と、その他検索が表示されるので、ユーザはいずれかを選択する（ステップＳ６２）。ユーザは表示されたイベント関連資料を印字したいか、その他のイベント関連資料を印字したいか判断する。その他のイベント関連資料を印字したい場合は、後述する図１２のフローチャートに進む。
【００２８】
表示されたイベント関連資料を印字したい場合は、ステップＳ６３で一覧表から所望のイベント関連資料を選択する。この選択により、ステップＳ６４では、選択されたイベント関連資料の印字情報が資料保管サーバ２００に送信される。資料保管サーバ２００は画像形成装置３００からイベント関連資料の印字情報を受信すると（ステップＳ７１）、次のステップＳ７２でそのイベント関連資料の印字情報に含まれる資料保管場所情報により、イベント関連資料を資料保管部２１から読み出して、ステップＳ７３で読み出したイベント関連資料を画像形成装置３００へ送信する。
画像形成装置３００はステップＳ６５で資料保管サーバ２００からイベント関連資料を受信する。ステップＳ６６では受信したイベント関連資料を印字し、終了する。
【００２９】
（欠席したイベント関連資料の印刷）
次に、図１０のステップＳ６２でその他の過去のイベント関連資料を選択した場合を、図１２のフローチャートに従って説明する。図１２のステップＳ８１では、図１３（ｂ）の「その他検索」を選択する。次にステップＳ８２でＩＣカードに記録されているデータが読み出され、イベント関連資料の印字情報とユーザ情報を資料保管サーバ２００に送信する。
資料保管サーバ２００はステップＳ９１で画像形成装置３００からイベント関連資料の印字情報とユーザ情報を受信する。次のステップＳ９２では、資料保管管理部２４がユーザ情報とイベント関連資料の印字情報により、関連イベントグループ内を検索し、図１３（ｂ）の一覧表に含まれないイベント関連資料を抽出する。つまり、印刷許可者が前回会議、例えば、会議Ａの３、５回目を都合により欠席し、そのイベント関連資料を印字していない場合、ＩＣカードには印字情報が記録されていないので、３、５回目のイベント関連資料は一覧表では「その他検索」として表示される。そこで３、５回目のイベント関連資料を抽出する。次のステップＳ９３では、抽出されたイベント関連資料に対して、印字を要求しているユーザが印刷許可者として登録されているイベント関連資料を抽出する。次にステップＳ９４で、抽出されたイベント関連資料の印字情報を画像形成装置３００へ送信する。
【００３０】
画像形成装置３００はステップＳ８３で、資料保管サーバ２００からイベント関連資料の印字情報を受信すると、ステップＳ８４で、印字可能なイベント関連資料の印字情報を一覧表示する。つまり欠席していた会議Ａの３回目、５回目が表示される。ステップＳ８５では、ユーザはこの一覧表示から所望のイベント関連資料の印字情報を選択する。ステップＳ８６で、選択されたイベント関連資料の印字情報が資料保管サーバ２００へ送信される。
資料保管サーバ２００はステップＳ９５で、画像形成装置３００からイベント関連資料の印字情報を受信する。この受信したイベント関連資料の印字情報に含まれる資料保管場所情報によりステップＳ９６で資料保管部２１からイベント関連資料を読み出し、ステップＳ９７で読み出されたイベント関連資料を画像形成装置３００へ送信して、このフローチャートを終了する。
画像形成装置３００はステップＳ８７で読み出されたイベント関連資料を資料保管サーバ２００から受信する。次にステップＳ８８で受信したイベント関連資料を印字し、ステップＳ８９でＩＣカードに印字したイベント関連資料の印字情報を記録して、このフローチャートを終了する。印刷後、イベント関連資料は消去するのが望ましい。
【００３１】
以上により、印刷許可者は一覧表示されたイベント関連資料の印字情報から所望のイベント関連資料を選択することにより取得することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】画像形成システムの構成図を示す。
【図２】実施の形態１のブロック図を示す。
【図３】イベント情報の入力画面を説明する図を示す。
【図４】実施の形態１のフローチャート図を示す。
【図５】実施の形態２のブロック図を示す。
【図６】実施の形態２のフローチャート図を示す。
【図７】資料保管部のファイル構成を説明する図を示す。
【図８】印刷許可者が印字する場合のフローチャート図を示す。
【図９】記録媒体に保存される情報を説明する図を示す。
【図１０】印刷許可者が過去のイベント関連資料を印字する場合のフローチャート図を示す。
【図１１】検索手順を説明する図を示す。
【図１２】印刷許可者が過去のイベント関連資料を印字する場合のフローチャート図を示す。
【図１３】検索手順を説明する図を示す。
【符号の説明】
【００３３】
１００    資料作成装置
２００    資料保管装置
３００    画像形成装置
１１      資料作成部
１２      イベント情報設定部
１３      通信インターフェース
２１      資料保管部
２２      サーバ制御部
２５      サーバ側認証部
２６      サーバ側スケジュール管理部
３２      ＭＦＰ制御部
３３      画像形成部
３４      ＩＣカードリード／ライター
３５      履歴管理部
３６      データ保管部
３８      通信インターフェース
３９      スケジュール管理部
４０      ＭＦＰ側認証部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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