(57)【要約】【課題】  テストやアンケートをネットワーク上で実施するにあたり、回答の遅滞を可及的速やかに解消し、テストやアンケートの実施期間を短縮する。【解決手段】  指導支援サーバ５は、組織のメンバー及び管理職を登録する手段と、登録されたメンバー端末２にテストやアンケートを送信する手段と、テストやアンケートの回答を受信する手段と、予め設定した期間が過ぎても、回答が得られない未回答メンバーを特定する手段と、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、未回答メンバーが属する組織の管理職端末３に対して送信する手段とを備える。【選択図】        図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
組織のメンバーが使用するメンバー端末と、前記組織の管理職が使用する管理職端末と、管理職によるメンバーの指導を支援する指導支援サーバと、これらを通信可能に接続するネットワークとを備える指導支援システムであって、
前記指導支援サーバは、
組織のメンバー及び管理職を登録する組織情報登録手段と、
登録されたメンバー端末にテスト及び／又はアンケートを送信するテスト・アンケート送信手段と、
前記テスト及び／又は前記アンケートの回答を受信する回答受信手段と、
予め設定した期間が過ぎても、前記テスト及び／又は前記アンケートの回答が得られない未回答メンバーを特定する未回答メンバー特定手段と、
未回答メンバーの回答を促す督促通知を、未回答メンバーが属する組織の管理職端末に対して送信する督促通知送信手段と
を備えることを特徴とする指導支援システム。
【請求項２】
前記督促通知送信手段は、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、未回答メンバーが属する組織の管理職端末と、未回答のメンバー端末とに対して同時期に送信することを特徴とする請求項１記載の指導支援システム。
【請求項３】
前記督促通知送信手段は、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、上位組織の管理職端末にも送信することを特徴とする請求項１又は２記載の指導支援システム。
【請求項４】
ネットワークを介して、組織のメンバーが使用するメンバー端末と、前記組織の管理職が使用する管理職端末とに接続され、管理職によるメンバーの指導を支援する指導支援サーバであって、
組織のメンバー及び管理職を登録する組織情報登録手段と、
登録されたメンバー端末にテスト及び／又はアンケートを送信するテスト・アンケート送信手段と、
前記テスト及び／又は前記アンケートの回答を受信する回答受信手段と、
予め設定した期間が過ぎても、前記テスト及び／又は前記アンケートの回答が得られない未回答メンバーを特定する未回答メンバー特定手段と、
未回答メンバーの回答を促す督促通知を、未回答メンバーが属する組織の管理職端末に対して送信する督促通知送信手段と
を備えることを特徴とする指導支援サーバ。
【請求項５】
前記督促通知送信手段は、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、未回答メンバーが属する組織の管理職端末と、未回答のメンバー端末とに対して同時期に送信することを特徴とする請求項４記載の指導支援サーバ。
【請求項６】
前記督促通知送信手段は、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、上位組織の管理職端末にも送信することを特徴とする請求項４又は５記載の指導支援サーバ。
【請求項７】
請求項４〜６のいずれかに記載の指導支援サーバとしてコンピュータを動作させることを特徴とする指導支援プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、管理職によるメンバーの指導を支援するための指導支援システム、指導支援サーバ及び指導支援プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業や団体では、組織のメンバーに指導すべき事項は数多く存在する。例えば、経営方針の徹底や規則・法令の順守は、組織全体に浸透しなければならない。そのため組織内では、会議や研修会を開催し、それらの周知徹底を図ることが要求される。このとき、現場を直接的に管理監督する管理職の役割は大きい。
【０００３】
しかしながら、管理職は、通常、部下の管理監督を専任で行うのではなく、自らも組織の任務を達成するために、部下と共に現場の先頭に立って実務を行うケースが多い。この多忙な管理職が部下の指導を全て行うことは実質的に困難であり、管理職による部下の指導を支援するための仕組みが求められている。
【０００４】
そこで、会議や研修会で行った説明や指示の内容をどの程度理解しているか確認するために、総務部門や業務系管理部門がテストやアンケートを実施する仕組みが提案されている。このような仕組みによれば、管理職の負担を軽減しつつ、指導事項の周知徹底を図ることができる。
【０００５】
テストやアンケートをこれまでのように紙で実施する場合、対象者の選定、テストなどの配布・回収、集計・分析などの事務処理にたくさんの時間が掛かるため、これらを電子的に実施するシステムも提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００６】
例えば、特許文献１に記載の周知徹底事項管理システムは、組織体における重要な連絡事項の周知徹底を図る周知徹底依頼者が端末から周知徹底内容，徹底範囲，確認テスト問題および正解をサーバーに登録すると、該サーバーは、ネットワークを経由して、前記徹底範囲で指定される組織体構成員の端末へ前記周知徹底内容を送信するとともに、当該組織体構成員に対して前記端末上で前記周知徹底内容を問う前記確認テスト問題を課し、解答が返信されると正解と照合することによって合否を判定するように構成されている。
【０００７】
このようなシステムを適用すれば、電子的な仕組みを利用することにより、一連の事務処理を効率化できる。また、特許文献１に記載の周知徹底事項管理システムは、予め設定した期間が過ぎても、回答が得られないとき、未回答者に対して督促メールを送信する機能を備える。これにより、未回答者に回答を促し、対象者全員の周知徹底が図れる。
【特許文献１】特開２００４−１８５１６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、特許文献１に記載の周知徹底事項管理システムでは、周知徹底に要する期間が無駄に長引く可能性がある。これは、督促メールを送信しても、回答が得られない場合に起りうる問題である。このような問題は、管理職が未回答者に指導すれば解消すると思われるが、そのタイミングが適切できない場合は、指導の効果が低下する。また、未回答者の存在を知りつつ、管理職が指導を忘れたり、指導を怠る可能性も否定できない。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明は、上記の如き実情に鑑みこれらの課題を解決することを目的として創作されたものであって、組織のメンバーが使用するメンバー端末と、前記組織の管理職が使用する管理職端末と、管理職によるメンバーの指導を支援する指導支援サーバと、これらを通信可能に接続するネットワークとを備える指導支援システムであって、前記指導支援サーバは、組織のメンバー及び管理職を登録する組織情報登録手段と、登録されたメンバー端末にテスト及び／又はアンケートを送信するテスト・アンケート送信手段と、前記テスト及び／又は前記アンケートの回答を受信する回答受信手段と、予め設定した期間が過ぎても、前記テスト及び／又は前記アンケートの回答が得られない未回答メンバーを特定する未回答メンバー特定手段と、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、未回答メンバーが属する組織の管理職端末に対して送信する督促通知送信手段とを備えることを特徴とする。指導支援システムをこのように構成すれば、予め設定した期間が過ぎても、テストやアンケートの回答が得られないとき、未回答メンバーの回答を促す督促通知が、未回答メンバーが属する組織の管理職端末に対して送信されるので、管理職が適切なタイミングで未回答メンバーに指導を行い、未回答メンバーの回答を促すことができる。これにより、回答の遅滞を可及的速やかに解消し、テストやアンケートの実施期間を短縮することができる。
また、前記督促通知送信手段は、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、未回答メンバーが属する組織の管理職端末と、未回答のメンバー端末とに対して同時期に送信することを特徴とする。指導支援システムをこのように構成すれば、督促通知の効果を高めることができるだけでなく、管理職が未回答者に対してタイムリーに指導することができる。
また、前記督促通知送信手段は、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、上位組織の管理職端末にも送信することを特徴とする。指導支援システムをこのように構成すれば、下位組織の管理職が、未回答者の存在を知りつつ、指導を忘れたり、指導を怠る可能性を低下させることができる。
また、ネットワークを介して、組織のメンバーが使用するメンバー端末と、前記組織の管理職が使用する管理職端末とに接続され、管理職によるメンバーの指導を支援する指導支援サーバであって、組織のメンバー及び管理職を登録する組織情報登録手段と、登録されたメンバー端末にテスト及び／又はアンケートを送信するテスト・アンケート送信手段と、前記テスト及び／又は前記アンケートの回答を受信する回答受信手段と、予め設定した期間が過ぎても、前記テスト及び／又は前記アンケートの回答が得られない未回答メンバーを特定する未回答メンバー特定手段と、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、未回答メンバーが属する組織の管理職端末に対して送信する督促通知送信手段とを備えることを特徴とする。指導支援サーバをこのように構成すれば、予め設定した期間が過ぎても、テストやアンケートの回答が得られないとき、未回答メンバーの回答を促す督促通知が、未回答メンバーが属する組織の管理職端末に対して送信されるので、管理職が適切なタイミングで未回答メンバーに指導を行い、未回答メンバーの回答を促すことができる。これにより、回答の遅滞を可及的速やかに解消し、テストやアンケートの実施期間を短縮することができる。
また、前記督促通知送信手段は、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、未回答メンバーが属する組織の管理職端末と、未回答のメンバー端末とに対して同時期に送信することを特徴とする。指導支援サーバをこのように構成すれば、督促通知の効果を高めることができるだけでなく、管理職が未回答者に対してタイムリーに指導することができる。
また、前記督促通知送信手段は、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、上位組織の管理職端末にも送信することを特徴とする。指導支援サーバをこのように構成すれば、下位組織の管理職が、未回答者の存在を知りつつ、指導を忘れたり、指導を怠る可能性を低下させることができる。
また、上記いずれかに記載の指導支援サーバとしてコンピュータを動作させることを特徴とする。指導支援プログラムをこのように構成すれば、指導支援プログラムの導入により、本発明の指導支援サーバや指導支援システムを構築することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
次に、本発明の実施の形態について、図面に基づいて説明する。図１において、１は指導支援システムであって、当該指導支援システム１は、組織のメンバーが使用するメンバー端末２と、組織の管理職が使用する管理職端末３と、システム管理者（テスト・アンケート作成者）が使用するシステム管理者端末４と、管理職によるメンバーの指導を支援する指導支援サーバ５と、電子メールの送受信を中継するメールサーバ６と、これらを通信可能に接続するネットワーク７とを備えて構成されている。
【００１１】
なお、メールサーバ６は、ネットワーク７内で電子メールの送受信サービスを提供するものであれば、特に制限はない。例えば、ＰＯＰ３／ＳＭＴＰサーバを用いることができる。また、ネットワーク７は、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネットなどで構成されるものであり、本実施形態のネットワーク７は、複数のＬＡＮ及びこれらを接続するＷＡＮで構成している。
【００１２】
メンバー端末２、管理職端末３及びシステム管理者端末４は、ネットワーク接続機能、ＷＥＢ閲覧機能及び電子メール送受信機能を有するＰＣ（パーソナルコンピュータ）などの情報処理装置で構成されている。例えば、ＰＣからなる端末２〜４は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、ネットワークインタフェース、モニタ、キーボード、マウスなどのハードウエアを備え、上記ハードディスクに、端末用オペレーションシステム、ＷＥＢ閲覧ソフト（ブラウザ）、電子メールソフトなどのプログラム群を格納して構成される。
【００１３】
指導支援サーバ５は、ネットワーク接続機能、ＷＥＢサーバ機能、データベース（ＤＢ）サーバ機能及び電子メール送受信機能を有するサーバコンピュータなどの情報処理装置で構成されている。例えば、サーバコンピュータからなる指導支援サーバ５は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、ネットワークインタフェースなどのハードウエアを備え、上記ハードディスクに、サーバ用オペレーションシステム、ＷＥＢサーバソフト、ＤＢサーバソフト、電子メールソフトなどの基本的なプログラム群と、指導支援サーバ５を構成する固有のプログラム群と、ＷＥＢページを記述するＨＴＭＬファイルなどのファイル群と、後述する各種データを蓄積するデータベースとを格納して構成される。
【００１４】
次に、指導支援サーバ５（指導支援システム１）の各種機能について、図２〜図７を参照して説明する。図２に示すように、指導支援サーバ５は、上記のハードウエア及びソフトウエアにより、組織・メンバー管理機能、コース管理機能、テスト・アンケート実施機能及びお知らせ・督促メール送信機能を実現する。
【００１５】
組織・メンバー管理機能は、組織の情報と、組織に属するメンバー（ユーザ）の情報と、組織を管理する管理職（管理者）の情報を指導支援サーバ５上で管理（登録、修正、削除など）するための機能であり、例えば、図３に示す管理画面１０上で管理することができる。この管理画面１０は、ユーザや部署を新規作成するためのフレーム１１と、部、課、係などの基本部署をツリー表示するためのフレーム１２と、サークルなどの任意部署をツリー表示するためのフレーム１３と、各部署の情報を登録・編集するためのフレーム１４とを備えて構成されており、フレーム１４内では、少なくとも、その組織に属するメンバーの情報及び管理職の情報が登録される。なお、メンバーは、１つの基本部署と、複数の任意部署に所属できる。
【００１６】
コース管理機能は、テスト・アンケートなどのコースを登録する機能（基本設定、コンテンツ設定）と、コース毎に対象メンバーを設定する機能（受講者設定）と、テスト・アンケート結果を管理する機能とを含んでいる。テスト・アンケートなどのコースは、コース作成者が作成し、システム管理者端末４などから指導支援サーバ５に登録される。
【００１７】
コースの対象メンバーは、例えば、図４に示す受講者設定画面２０上で設定することができる。部署一覧２１においては、部署単位で対象メンバーを選択することができ、また、ユーザ一覧２２においては、メンバー単位で対象メンバーを選択することができる。
【００１８】
テスト・アンケートの結果は、その組織の管理職及び上位組織の管理職が参照できる。例えば、部長は、部に直接所属するメンバーのテスト・アンケート結果や、部の下位組織である課のメンバー、或いは課を細分化した係のメンバーに関するテスト・アンケート結果を参照することができる。テスト・アンケート結果には、図５に示すようなコース別集計結果や、図６に示すようなメンバー別集計結果が含まれる。これらの集計結果は、テスト又はアンケートのタイトル、ジャンル、実施期間、回答期限、回答状況、点数、督促回数などを含み、管理職端末３から参照できる。これにより、部下の状況を踏まえて適切な指導を行うことが可能になる。
【００１９】
テスト・アンケート実施機能は、登録されたテストやアンケートを対象のメンバー端末２に送信する機能と、メンバー端末２からの回答を受信して蓄積する機能とを含み、この機能によってテストやアンケートが自動的に実施される。
【００２０】
お知らせ・督促メール送信機能は、テスト・アンケートの対象メンバーやその管理職に対し、お知らせメールを送信する機能と、督促メールを送信する機能を含む。お知らせメールは、テスト・アンケートの実施予告など、任意の内容を対象メンバーや管理職に通知するためのものであり、例えば、図７に示すメール設定画面３０のお知らせメール設定欄３１において、送信日付、件名、内容、送信先などを設定することができる。尚、お知らせメールは、所定の周期で複数回送信することもできる。この場合には、送信開始日、送信間隔及び送信回数が設定される。
【００２１】
督促メールは、回答期限になっていても、テスト・アンケートの回答が得られないとき、未回答のメンバーやその管理職に送信されるものであり、例えば、図７に示すメール設定画面３０の督促メール設定欄３２において、送信日付、件名、内容、送信先などを設定することができる。また、督促メールは、お知らせメールと同様、所定の周期で複数回送信することができ、この場合には、送信開始日、送信間隔及び送信回数が設定される。
【００２２】
お知らせメールや督促メールの送信先として管理職を選択した場合、管理者向けメール設定欄３３の管理職一覧から、お知らせメールや督促メールを送信する管理職を選択することができる。ここで選択される管理職としては、直属の管理職や、上位組織の管理職が挙られる。また、それに加えて、サークル、ワーキンググループなどの任意部署の管理者も選択できる。このように通知先を設定すると、未回答メンバーの回答を促す督促通知が、未回答メンバーが属する組織の管理職端末３や、上位組織の管理職端末３に対して送信される。なお、本実施形態では、督促メールの送信先を任意に選択できるようにしているが、督促メールの送信先として直属の管理職や上位組織の管理職が自動的に選択されるようにしてもよい。
【００２３】
次に、指導支援システム１（指導支援サーバ５）の動作について、図８を参照して説明する。指導支援システム１を導入した場合、まず、組織のメンバー（端末）及び管理職（端末）を指導支援サーバ５に登録する（Ｓ１０１：組織情報登録手段）。指導支援システム１を用いてテストやアンケートを実施する場合は、テストやアンケートを指導支援サーバ５に登録すると共に（Ｓ１０２）、テスト・アンケート実施日、対象メンバー、お知らせメール送信日、督促メール送信日などを設定する（Ｓ１０３）。
【００２４】
お知らせメール送信日になると、指導支援サーバ５は、実施対象のメンバー端末２にお知らせメールを送信し（Ｓ１０４）、テストやアンケートの実施を予告する。また、テスト・アンケート実施日になると、指導支援サーバ５は、実施対象のメンバー端末２にテスト又はアンケートを送信する（Ｓ１０５：テスト・アンケート送信手段）。その後、指導支援サーバ５は、メンバー端末２から返信されるテスト又はアンケートの回答を受信し、これを蓄積する（Ｓ１０６：回答受信手段）。
【００２５】
更に、指導支援サーバ５は、予め設定した期間が過ぎたら（督促メール送信日になったら）、テスト又はアンケートの回答が得られない未回答メンバーを特定する（Ｓ１０７：未回答メンバー特定手段）。そして、未回答メンバーが存在する場合は、未回答メンバーの回答を促す督促メールを、未回答のメンバー端末２と、未回答メンバーが属する組織の管理職端末３と、上位組織の管理職端末３に対して、ほぼ同時期に送信する（Ｓ１０８、Ｓ１０９：督促通知送信手段）。このとき、同一組織に未回答のメンバーが複数存在する場合は、管理職端末３に複数の督促メールを送信するのではなく、複数の未回答メンバーを示すリストを生成し、これを一通の督促メールとして管理職端末３に送信することが好ましい。このようにすると、管理職のメール処理を簡略化することができる。
【００２６】
叙述の如く構成された本実施形態の指導支援システム１によれば、予め設定した期間が過ぎても、テストやアンケートの回答が得られないとき、未回答メンバーの回答を促す督促通知が、未回答メンバーが属する組織の管理職端末３に対して送信されるので、管理職が適切なタイミングで未回答メンバーに指導を行い、未回答メンバーの回答を促すことができる。これにより、回答の遅滞を可及的速やかに解消し、テストやアンケートの実施期間を短縮することができる。
【００２７】
また、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、未回答メンバーが属する組織の管理職端末３と、未回答のメンバー端末２とに対して同時期に送信するので、督促通知の効果を高めることができるだけでなく、管理職が未回答者に対してタイムリーに指導することができる。
【００２８】
また、未回答メンバーの回答を促す督促通知を、上位組織の管理職端末３にも送信するので、下位組織の管理職が、未回答者の存在を知りつつ、指導を忘れたり、指導を怠る可能性を低下させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】指導支援システムのブロック図である。
【図２】指導支援システムの機能を示すブロック図である。
【図３】管理画面を示す説明図である。
【図４】受講者設定画面を示す説明図である。
【図５】コース別集計結果を示す説明図である。
【図６】メンバー別集計結果を示す説明図である。
【図７】メール設定画面を示す説明図である。
【図８】指導支援システム（指導支援サーバ）の動作手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３０】
１  指導支援システム
２  メンバー端末
３  管理職端末
４  システム管理者端末
５  指導支援サーバ
６  メールサーバ
７  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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