(57)【要約】      （修正有）【課題】  書式の異なる文字列が混在する場合においても、複数の文書データを適切に分類することを可能とする。【解決手段】  文書処理装置の制御部は、画像読取装置によって読み取られた複数の文書データの所定の項目の文字列を抽出し、この文字列のうち書式が基準の書式と異なっているものについて書き換えを行う。【選択図】    図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書データによってそれぞれ表される複数の文書に含まれる文字列のうち、各々の文書の間で共通の属性を有する文字列を特定する特定手段と、
前記特定手段により特定された前記文字列のうち、決められた書式とは異なる書式で表現された文字列を、前記決められた書式で表現した文字列に書き換える書換手段と
を備える文書処理装置。
【請求項２】
前記特定手段により特定された前記文字列の書式を分類する分類手段と、
前記分類手段による分類結果に基づいて基準の書式を決定する決定手段とを備え、
前記書換手段は、前記特定手段により特定された前記文字列のうち、前記決定手段により決定された基準の書式とは異なる書式で表現された文字列を該基準の書式で表現した文字列に書き換える
請求項１記載の文書処理装置。
【請求項３】
前記決定手段は、前記分類手段により分類された書式のうち、その出現頻度が最多となる書式を前記基準の書式とする
請求項２記載の文書処理装置。
【請求項４】
前記分類手段による分類結果である複数の前記書式の一覧を表示する表示手段と、
前記表示手段に表示された複数の書式の一覧の中から、一の書式を操作者に選択させる選択手段とを備え、
前記書換手段は、前記特定手段により特定された前記文字列のうち、前記選択手段において選択された書式と異なる書式で表現された文字列を前記選択された書式で表現した文字列に書き換える
請求項２記載の文書処理装置。
【請求項５】
前記書換手段によって文字列が書き換えられた文書データのファイル名を、その書き換え後の文字列の少なくとも一部を含むファイル名に書き換えるファイル名書換手段を備える
請求項１記載の文書処理装置。
【請求項６】
前記書換手段によって文字列が書き換えられた文書データのファイル名を、当該文字列の属性を示す名称の少なくとも一部を含むファイル名に書き換えるファイル名書換手段を備える
請求項１記載の文書処理装置。
【請求項７】
ファイル名の書き換えの可否を操作者に選択させる書換選択手段を備え、
前記ファイル名書換手段は、操作者によりファイル名書換の指示を前記書換選択手段が受け付けた場合に、前記書換手段によって文字列が書き換えられた文書データのファイル名を書き換える
請求項５ないし６記載の文書処理装置。
【請求項８】
前記文書データは、文書を光学的に読み取り、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理を施した結果得られたものである
請求項１記載の文書処理装置。
【請求項９】
文書処理装置が、
複数の文書データによってそれぞれ表される複数の文書に含まれる文字列のうち、各々の文書の間で共通の属性を有する文字列を特定する特定ステップと、
前記特定ステップにおいて特定された前記文字列のうち、決められた書式とは異なる書式で表現された文字列を、前記決められた書式で表現した文字列に書き換える書換ステップと
を備える文書処理方法。
【請求項１０】
コンピュータに、
複数の文書データによってそれぞれ表される複数の文書に含まれる文字列のうち、各々の文書の間で共通の属性を有する文字列を特定する特定機能と、
前記特定機能により特定された前記文字列のうち、決められた書式とは異なる書式で表現された文字列を、前記決められた書式で表現した文字列に書き換える書換機能と
を実現させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の文書データファイルを分類するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
手書きされた文書（手書き文書）をスキャナ等の画像読取装置によって読み取り、読み取ることで得られた文書データファイルに対してＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理を施して文字を認識し、これをテキストデータとして抽出する技術がある（例えば特許文献１参照）。このように手書き文書をテキストデータ化することで、コンピュータは手書き文書に含まれる情報をさまざまな用途に利用することが可能となる。例えばコンピュータは、テキストデータに含まれる文字列に基づいて複数の文書データファイルのソート（並べ替え）を行ったり、複数の文書データファイルから統計を取ったりすることが可能となる。
【０００３】
しかし、各々の文書の書式（表現形式）はユーザの恣意的な判断に任されるため、それらの文書の間で共通の属性を有する文字列であったとしても、各文書によってまちまちの書式で表現されることが一般的である。ここで一例として、ユーザが文書に「日時」という属性を有する文字列を書き込む場合を考える。例えば「２００４年５月１５日」ということを意味する文字列を文書に書き込む場合に、あるユーザは「２００４．０５．１５」という書式で書き込み、またあるユーザは「平成１６年５月１５日」という書式で書き込むことがある。すると、これらの意味内容が同じであるにも関わらずその書式が異なっているために、コンピュータはこれらを同値のテキストデータとして認識することができない。
【０００４】
このように、同じ属性であるにも関わらず書式が異なるテキストデータが混在すると、コンピュータにおいてはこのテキストデータの利用が妨げられることとなる。例えばコンピュータは、「２００４．０５．１５」という書式のテキストデータと「平成１６年５月１６日」という書式のテキストデータに対しては、その意味内容、すなわち日時という属性に基づいたソートを行うことができずに、単純にテキストデータの先頭の文字である「２」と「平」とを比較してソートを行ってしまう。
【０００５】
【特許文献１】特開平８−３３９４１８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は上述の課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、同一の属性を有し、かつ、書式の異なる文字列が混在する場合においても、複数の文書データを適切に分類することを可能とする技術を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述の目的を達成するために、本発明は、複数の文書データによってそれぞれ表される複数の文書に含まれる文字列のうち、各々の文書の間で共通の属性を有する文字列を特定する特定手段と、前記特定手段により特定された前記文字列のうち、決められた書式とは異なる書式で表現された文字列を、前記決められた書式で表現した文字列に書き換える書換手段とを備える文書処理装置を提供する。
この文書処理装置によれば、特定手段により特定された共通の属性を有する文字列が書換手段により決められた書式に書き換えられるので、書式の異なる文字列が混在した複数の文書データを適切に分類することが可能となる。
【０００８】
また、本発明の文書処理装置は、その好適な態様として、前記特定手段により特定された前記文字列の書式を分類する分類手段と、前記分類手段による分類結果に基づいて基準の書式を決定する決定手段とを備え、前記書換手段は、前記特定手段により特定された前記文字列のうち、前記決定手段により決定された基準の書式とは異なる書式で表現された文字列を該基準の書式で表現した文字列に書き換える。
また、さらに好適な態様として、前記決定手段は、前記分類手段により分類された書式のうち、その出現頻度が最多となる書式を前記基準の書式とする。
このようにすれば、文書データを分類し、その分類結果に基づいて定められた基準の書式に文字列を書き換えるので、より適切な書式を用いることが可能となる。
【０００９】
また、本発明の文書処理装置は、その好適な態様として、前記分類手段による分類結果である複数の前記書式の一覧を表示する表示手段と、前記表示手段に表示された複数の書式の一覧の中から、一の書式を操作者に選択させる選択手段とを備え、前記書換手段は、前記特定手段により特定された前記文字列のうち、前記選択手段において選択された書式と異なる書式で表現された文字列を前記選択された書式で表現した文字列に書き換える。
このようにすれば、ユーザが書き換える書式を選択することが可能となる。
【００１０】
また、本発明の文書処理装置は、その好適な態様として、前記書換手段によって文字列が書き換えられた文書データのファイル名を、その書き換え後の文字列の少なくとも一部を含むファイル名に書き換えるファイル名書換手段を備える。
このようにすれば、操作者はファイル名を見ただけで、文書データにどのような書き換えが行われたかを確認することが可能となる。
【００１１】
また、本発明の文書処理装置は、その好適な態様として、前記書換手段によって文字列が書き換えられた文書データのファイル名を、当該文字列の属性を示す名称の少なくとも一部を含むファイル名に書き換えるファイル名書換手段を備える。
このようにすれば、操作者はファイル名を見ただけで、文書データのどの属性に書き換えが行われたかを確認することが可能となる。
【００１２】
また、本発明の文書処理装置は、その好適な態様として、ファイル名の書き換えの可否を操作者に選択させる書換選択手段を備え、前記ファイル名書換手段は、操作者によりファイル名書換の指示を前記書換選択手段が受け付けた場合に、前記書換手段によって文字列が書き換えられた文書データのファイル名を書き換える。
このようにすれば、ファイル名の書き換えを行うか否かを操作者が決定することが可能となる。
【００１３】
また、本発明の文書処理装置は、その好適な態様として、前記文書データは、文書を光学的に読み取り、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理を施した結果得られたものである。
このようにすれば、書き手によってまちまちの書式で記入された場合であっても、文書データを適切に分類することが可能となる。
【００１４】
また、本発明は、文書処理装置が、複数の文書データによってそれぞれ表される複数の文書に含まれる文字列のうち、各々の文書の間で共通の属性を有する文字列を特定する特定ステップと、前記特定ステップにおいて特定された前記文字列のうち、決められた書式とは異なる書式で表現された文字列を、前記決められた書式で表現した文字列に書き換える書換ステップとを備える文書処理方法として提供することも可能である。
あるいは、本発明は、コンピュータに、複数の文書データによってそれぞれ表される複数の文書に含まれる文字列のうち、各々の文書の間で共通の属性を有する文字列を特定する特定機能と、前記特定機能により特定された前記文字列のうち、決められた書式とは異なる書式で表現された文字列を、前記決められた書式で表現した文字列に書き換える書換機能とを実現させるためのプログラムとして提供することも可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
（１）第１実施形態
（１−１）構成
図１は本発明の第１の実施形態に係る文書処理システム１００を示したブロック図である。同図に示されているように、文書処理システム１００は文書処理装置１と画像読取装置２とを備える。文書処理装置１は、制御部１１と、ＨＤＤ１２と、入力ＩＦ（InterFace）１３と、操作部１４とを備える。
【００１６】
制御部１１はＣＰＵ（Central Processing Unit）１１１やＲＯＭ（Read Only Memory）１１２，ＲＡＭ（Random Access Memory）１１３等を備えており、画像読取装置２より供給された画像データに対して後述するＯＣＲ処理と書換処理を行うための各種の演算を実行する。ＨＤＤ１２は記憶装置であり、ＯＣＲ処理を実行するためのプログラムＰＲＧ１と、書換処理を実行するためのプログラムＰＲＧ２と、画像読取装置２より供給された複数の文書データファイルＤＯＣと、和暦変換テーブルＴＢＬと、文字列書換リストＬＳＴとを記憶している。入力ＩＦ１３は画像読取装置２に接続されており、画像読取装置２による文書画像データの入力を受け付ける。操作部１４は例えば図示せぬ液晶ディスプレイと各種のボタンとを備え、ユーザからの指示を受け付ける。ユーザは、操作部１４に表示された画面にしたがってボタン等を押下することによって指示を入力する。
【００１７】
図２はＨＤＤ１２に記憶されている文書データファイルＤＯＣを模式的に示した図である。なお、この文書データファイルＤＯＣは、画像読取装置２から供給された文書画像データにＯＣＲ処理を施すことにより得られるものである。
同図に示されているように、文書データファイルＤＯＣには「作成者ＩＤ」と「作成日時」の２種類の項目が含まれており、これらがそれぞれの文書データファイルＤＯＣの属性を示している。テキストフィールドＴＸＴ１，ＴＸＴ２には、それぞれ上述の項目「作成者ＩＤ」、「作成日時」を示すテキストデータが入力される。
【００１８】
なお、文書データファイルＤＯＣの各項目には、それぞれ基準の書式が定められている。「作成者ＩＤ」は「ＮＮＮＮＮ」、すなわち５桁の数字が基準の書式となっており、文書データファイルＤＯＣのうち「作成者ＩＤ」が５桁の数字で示されていないものについては、書換処理を行うことによって５桁に書き換えられる。また、「作成日時」の基準の書式は「ＹＹＹＹ−ＭＭ−ＤＤ」となっている。ここにおいて、ＹＹＹＹは年、ＭＭは月、ＤＤは日を意味している。すなわち、「作成日時」の基準の書式は、年、月、日をそれぞれ４桁、２桁、２桁の数字で表し、年、月、日のそれぞれを「−（ハイフン）」で区切るものである。
【００１９】
図３は文字列書換リストＬＳＴを示した図である。文書処理装置１はこのような文字列書換リストＬＳＴをあらかじめ記憶している。そして、「作成日時」に対して書換処理を行う場合に、この文字列書換リストＬＳＴの「書換対象文字列」に一致する文字列が特定されたら、この文字列を「書換文字列」へと書き換える。例えば、「作成日時」の項目に「Ｈ」や「平」という文字が含まれていれば、文書処理装置１の制御部１１はこれをすべて「平成」に書き換える。また、「作成日時」の項目に「年」、「月」という文字が含まれていれば、制御部１１はこれらを「−」に書き換える。また、「作成日時」の項目に「’８＊」や「’９＊」という文字列（「＊」は任意の整数を表す）が含まれていれば、制御部１１はこれらを「１９８＊」や「１９９＊」に書き換える。
【００２０】
図４は和暦変換テーブルＴＢＬを示した図である。同図に示されているように、和暦変換テーブルＴＢＬには昭和、平成といった和暦の西暦との対応関係が記述されている。この和暦変換テーブルＴＢＬは「作成日時」に対して書換処理を行う場合に用いられる。制御部１１はこの和暦変換テーブルＴＢＬに基づき、ＯＣＲ処理により得られたテキストデータのうち和暦で示されたテキストデータを変換し、これを西暦で示されたテキストデータにする。
【００２１】
図５は操作部１４に表示される画面を示した図である。同図に示されているように、この画面には書換対象選択ボタンＢＴＮ１，ＢＴＮ２と、ファイル名書換ボタンＢＴＮ３と、書換処理実行ボタンＢＴＮ４とが表示される。以下、それぞれのボタンについて説明する。
書換対象選択ボタンＢＴＮ１，ＢＴＮ２は、後述する書換処理における書換対象を選択するためのボタンである。書換対象選択ボタンＢＴＮ１，ＢＴＮ２はそれぞれ、項目「作成者ＩＤ」、「作成日時」に対応している。つまり、書換対象選択ボタンＢＴＮ１が「ＯＮ」になったときには、制御部１１は「作成者ＩＤ」を示す値に対して書換処理を行うようになっており、書換対象選択ボタンＢＴＮ２が「ＯＮ」になったときには、制御部１１は「作成日時」を示す値に対して書換処理を行うようになっている。ファイル名書換ボタンＢＴＮ３は、書換処理を実行した場合に文書データのファイル名の書き換えを行うか否かを選択するためのボタンであり、このボタンが「ＯＮ」になったときには書換処理実行時にファイル名の書き換えが行われる。また、書換処理実行ボタンＢＴＮ４は書換処理の実行を指示するためのボタンであり、このボタンが「ＯＮ」になることによって書換処理が行われる。
【００２２】
画像読取装置２はいわゆるスキャナである。画像読取装置２は図示せぬプラテン、光源、光学系、受光素子、及び信号処理部を備え、プラテン上に載置された文書に光源によって光を照射し、その反射光を光学系を介して受光素子が受光して画像信号を出力し、この画像信号に対して信号処理部がＡＤ変換やシェーディング補正等の各種の信号処理を施して、その結果得られた文書画像データを画像処理装置１へと供給する。
【００２３】
（１−２）動作
以上に示された構成のもと、文書処理システム１００においては手書き文書を画像読取装置２が読み取り、文書画像データを文書処理装置１に供給する。文書画像データを入力された文書処理装置１は、プログラムＰＲＧ１を実行することによりこの文書画像データに公知のＯＣＲ処理を施し、文書画像データから上述の「作成者ＩＤ」、「作成日時」といった項目のテキストデータを抽出可能な文書データファイルを得る。そして、文書処理装置１は、ユーザからの指示に応じてプログラムＰＲＧ２を実行することにより、文書データファイルに含まれるテキストデータの書換処理を行う。
【００２４】
図６は本実施形態の文書処理装置１が実行する書換処理を示したフローチャートである。同図に沿って説明すると、まず、文書処理装置１の制御部１１は、操作部１４において入力されたユーザからの指示を取得する（ステップＳａ１）。具体的には、ユーザは図５に示された画面のうち、書換対象選択ボタンＢＴＮ１またはＢＴＮ２によって書き換えを行うべき項目を特定し、ファイル名書換ボタンＢＴＮ３によってファイル名の書き換えの可否を選択し、書換処理実行ボタンＢＴＮ４によって書換処理の開始を指示する。
ユーザからの指示を取得したら、制御部１１はこの指示に基づき、複数の文書データファイルのそれぞれから書き換えを行うべき項目のテキストデータを特定する（ステップＳａ２）。具体的には、制御部１１は書換対象選択ボタンＢＴＮ１またはＢＴＮ２によって指定された項目を文書データファイルから検索し、特定する。
【００２５】
続いて制御部１１は、１つの文書データファイルをＲＡＭ１１３に読み込み、この文書データファイルに対して書き換えが必要か否かを判断する（ステップＳａ３）。この文書データファイルの書換対象となっている項目が基準の書式とは異なる書式で記録されている場合には（ステップＳａ３；ＹＥＳ）、制御部１１はこれを基準の書式へと書き換える（ステップＳａ４）。また、この文書データファイルの書換対象となっている項目が基準の書式で記録されている場合には（ステップＳａ３；ＮＯ）、制御部１１は上述のステップＳａ４の処理をスキップする。
【００２６】
次に制御部１１は、ユーザからの指示に基づき、この文書データファイルのファイル名を変更するか否かを判断する（ステップＳａ５）。すなわち、ユーザがファイル名書換ボタンＢＴＮ３を「ＯＮ」にした状態で書換処理を実行させた場合には（ステップＳａ５；ＹＥＳ）、制御部１１は文書データファイルのファイル名を変更する（ステップＳａ６）。具体的には、制御部１１は上述のステップＳａ４において書き換えを行った文書データファイルの項目名をファイル名の末尾に付加する。例えば、文書データファイルのファイル名が「ＡＢＣ」であり、この文書データファイルの「作成日時」に対して書換処理を行った場合であれば、このときファイル名は例えば「ＡＢＣ＿作成日時」というように書き換えられる。
また、ユーザがファイル名書換ボタンＢＴＮ３を「ＯＦＦ」にした状態で書換処理を実行させた場合には（ステップＳａ５；ＮＯ）、制御部１１はステップＳａ６の処理をスキップする。
【００２７】
これらの処理が終了したら、制御部１１はＲＡＭ１１３上で処理を行った文書データファイルをＨＤＤ１２に保存する（ステップＳａ７）。このとき、制御部１１はＲＡＭ１１３上にあった文書データファイルをＨＤＤ１２上の処理前の文書データファイルに上書きすることで保存してもよいし、新たな文書データファイルとして保存してもよい。
制御部１１は、上述のステップＳａ３からステップＳａ７までの処理を、ステップＳａ２において特定された文書データファイルの全てについて行う。すなわち制御部１１は、書き換えを行うべき文書データファイルが存在する間は（ステップＳａ８；ＮＯ）、上述のステップＳａ３からステップＳａ７までの処理を繰り返す。そして、書き換えを行うべき全ての文書データファイルに対して上述の処理を行ったら（ステップＳａ８；ＹＥＳ）、制御部１１は本処理を終了させる。
【００２８】
このようにして、本実施形態の文書処理システム１００は文書データファイルの項目に対して書換処理を行う。すると、複数の文書データファイル間において項目の書式が統一されて、これらの文書データファイルをこの項目に基づいてソートすることが可能となる。また、ファイル名を変換した場合には、項目の書き換えを行った文書データファイルがいずれであるかをユーザが容易に判別することが可能となる。
【００２９】
ここからは、本実施形態の理解を容易ならしめることを目的に、具体的な例を示しながら上述の書換処理を説明する。
図７は以下の動作例において用いられる文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３を示した図である。同図に示されているように、文書データファイルＤＯＣ１の作成者ＩＤは「２０」、作成日時は「’０４．１．３」と入力されている。同様に、文書データファイルＤＯＣ２の作成者ＩＤと作成日時はそれぞれ「０００８９」と「Ｈ１５年１０月２日」、文書データファイルＤＯＣ３の作成者ＩＤと作成日時はそれぞれ「１０７」と「２００４−０５−１５」と入力されている。なお、これらの文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３のファイル名は、それぞれ「ＤＯＣ１」、「ＤＯＣ２」、及び「ＤＯＣ３」であるとする。
【００３０】
この時点では、これらの文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３を作成者ＩＤでソートすれば、ＤＯＣ２，ＤＯＣ３，ＤＯＣ１の順に作成者ＩＤが大きくなる。しかし、実際の作成者ＩＤの値の大小を比較すれば、これはＤＯＣ１，ＤＯＣ３，ＤＯＣ２の順に作成者ＩＤが大きくなっている。つまり、図７の状態の文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３を用いたのでは、これらを作成者ＩＤに基づいて適切にソートすることができない状態となっている。
また、これらの文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３を作成日時でソートすれば、ＤＯＣ１，ＤＯＣ３，ＤＯＣ２の順に作成日時が大きく（新しく）なっている。実際の作成日時はＤＯＣ２，ＤＯＣ１，ＤＯＣ３の順に新しくなっているので、この場合も上述の作成者ＩＤと同様に適切なソートができない状態となっている。
【００３１】
このような文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３に対して、以下の動作例１では「作成者ＩＤ」の書き換え処理を行う場合について説明し、続いて動作例２では「作成日時」の書き換え処理を行う場合について説明する。また、動作例２においては、ファイル名の変更を行う場合の処理についても併せて説明する。
【００３２】
（１−２−１）動作例１
本動作例においては、文書処理装置１が「作成者ＩＤ」の書き換えを行い、かつ、ファイル名の変更を行わない場合について説明する。すなわちこの動作例は、ユーザが書換対象選択ボタンＢＴＮ１を「ＯＮ」にし、ファイル名書換ボタンＢＴＮ３を「ＯＦＦ」にした状態で書換処理が実行される場合の動作を示している。
【００３３】
まず、文書データファイルＤＯＣ１の作成者ＩＤを書き換える処理について説明する。このときの作成者ＩＤは「２０」であり、作成者ＩＤの基準の書式は「ＮＮＮＮＮ」である。したがって、制御部１１はこの作成者ＩＤを「０」が３個挿入された「０００２０」に書き換える。
同様に、文書データファイルＤＯＣ３の作成者ＩＤを書き換える場合には、作成者ＩＤ「１０７」を「００１０７」に書き換える。
一方、文書データファイルＤＯＣ２はの作成者ＩＤは「０００８９」であり、これは作成者ＩＤの基準の書式に一致する。そのため、制御部１１は文書データファイルＤＯＣ２の作成者ＩＤの書き換えは行わずに処理を続行する。
【００３４】
このような書換処理を行うことにより、文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３の作成者ＩＤはそれぞれ「０００２０」、「００１０７」、及び「０００８９」となる。この書き換え後の作成者ＩＤに基づいて文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３のソートを行うと、ＤＯＣ１，ＤＯＣ３，ＤＯＣ２の順に作成者ＩＤが大きくなる。よって、上述の書換処理を行うことにより、文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３を作成者ＩＤに基づいて適切にソートすることが可能となる。
【００３５】
（１−２−２）動作例２
続いて、本動作例においては、文書処理装置１が「作成日時」の書き換えを行い、かつ、ファイル名の変更を行う場合について説明する。すなわちこの動作例は、ユーザが書換対象選択ボタンＢＴＮ２を「ＯＮ」にし、ファイル名書換ボタンＢＴＮ３を「ＯＮ」にした状態で書換処理を実行する場合の動作を示している。
【００３６】
まず、文書データファイルＤＯＣ１の作成日時を書き換える処理について説明する。文書データファイルＤＯＣ１の書換処理前の作成日時は「’０４．１．３」であり、作成日時の基準の書式は「ＹＹＹＹ−ＭＭ−ＤＤ」である。そこで、はじめに制御部１１は、文字列書換リストＬＳＴを参照し、リスト中の「書換対象文字列」に一致する文字列を書き換える。具体的には、制御部１１はまず「’０４」を「２００４」に書き換え、続いて「．（ピリオド）」を「−（ハイフン）」に書き換える。なお、これらの書き換えを行った時点では、文書データファイルＤＯＣ１の作成日時は「２００４−１−３」である。この時点では月と日に相当する部分の桁数が作成日時の基準の書式と一致していないので、制御部１１は月と日に相当する部分のそれぞれに「０」を挿入することで、文書データファイルＤＯＣ１の作成日時を「２００４−０１−０３」と書き換える。
作成日時の書き換えが終了したら、制御部１１は文書データファイルＤＯＣ１のファイル名を変更する。この場合、文書データファイルＤＯＣ１のファイル名「ＤＯＣ１」は、例えば「ＤＯＣ１＿作成日時」に変更される。
【００３７】
次に、文書データファイルＤＯＣ２の作成日時を書き換える処理について説明する。文書データファイルＤＯＣ２の書換処理前の作成日時は「Ｈ１５年１０月２日」であり、作成日時の基準の書式は「ＹＹＹＹ−ＭＭ−ＤＤ」である。そこで、はじめに制御部１１は、文字列書換リストＬＳＴを参照し、リスト中の「書換対象文字列」に一致する文字列を書き換える。具体的には、制御部１１はまず「Ｈ」を「平成」に書き換える。すると文書データファイルＤＯＣ２の作成日時は「平成１５年１０月２日」になるので、続いて制御部１１は、和暦変換テーブルＴＢＬを用いて和暦を西暦に変換する。本動作例の場合、制御部１１は「平成１５年」を「２００３年」に変換する（図４参照）。この後制御部１１は「年」と「月」の文字を「−（ハイフン）」に書き換え、「日」の文字を削除し、最後に日に相当する部分に「０」を挿入してこの部分の桁数を作成日時の基準の書式に一致させる。この結果、文書データファイルＤＯＣ２の作成日時は「２００３−１０−０２」となる。
作成日時の書き換えが終了したら、制御部１１は文書データファイルＤＯＣ２のファイル名を変更する。この場合、文書データファイルＤＯＣ２のファイル名「ＤＯＣ２」は、例えば「ＤＯＣ２＿作成日時」に変更される。
【００３８】
なお、文書データファイルＤＯＣ３の書換処理前の作成日時は「２００４−０５−１５」であるが、これは作成日時の基準の書式「ＹＹＹＹ−ＭＭ−ＤＤ」と一致している。そのため、制御部１１は文書データファイルＤＯＣ３の作成日時の書き換えは行わずに処理を終了する。
【００３９】
このような書換処理を行うことにより、文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３の作成日時はそれぞれ「２００４−０１−０３」、「２００３−１０−０２」、及び「２００４−０５−１５」となる。この書き換え後の作成者ＩＤに基づいて文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３のソートを行うと、ＤＯＣ２，ＤＯＣ１，ＤＯＣ３の順に作成日時が新しくなる。よって、上述の書換処理を行うことにより、文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２，及びＤＯＣ３を作成者ＩＤに基づいて適切にソートすることが可能となる。
また、このとき、文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２のファイル名がそれぞれ「ＤＯＣ１＿作成日時」、「ＤＯＣ２＿作成日時」に変更されることにより、ユーザは文書データファイルＤＯＣ１，ＤＯＣ２に対して作成日時の書換処理が行われたことを容易に判別することが可能となる。
【００４０】
（２）第２実施形態
続いて、上述の第１実施形態とは異なる本発明の第２実施形態について説明する。
本実施形態が上述の第１実施形態と異なるのは、文書データファイルの各項目の基準の書式があらかじめ定まっているものではなく、書換処理の対象となる文書データファイルの分類結果に基づいて定められる点にある。そこで、本実施形態においては上述の第１実施形態と異なる部分を中心に説明を行い、第１実施形態と同様の部分については適宜説明を省略することとする。また、本実施形態の各構成要素については、上述の第１実施形態と同様のものについては同様の符号を用いて説明し、第１実施形態と異なる構成要素については符号に「’」を付して区別する。
【００４１】
本実施形態の文書処理装置１’は、ＨＤＤ１２’に書換処理を実行するためのプログラムＰＲＧ２’を記憶している点が上述の第１実施形態と異なっている。そこで以下では、本実施形態において制御部１１が実行する書換処理について詳細に説明する。
図８は本実施形態の説明に用いられる文書データファイルＤＯＣａ，ＤＯＣｂ，…，ＤＯＣｅの各項目のテキストデータを示した図である。すなわち、例えば文書データファイルＤＯＣａの「作成者ＩＤ」は「０００１６」であり、「作成日時」は「２００３−１２−１０」であることを示している。
以下においては、制御部１１がこれらの文書データファイルＤＯＣａ〜ＤＯＣｅの「作成日時」の項目に対して書換処理を行う場合を例に説明する。
【００４２】
図９は本実施形態の文書処理装置１’が実行する書換処理を示したフローチャートである。同図に沿って説明すると、まず、文書処理装置１’の制御部１１は、操作部１４において入力されたユーザからの指示を取得する（ステップＳｂ１）。具体的には、ユーザは図５に示された画面のうち、書換対象選択ボタンＢＴＮ２によって「作成日時」の書き換えを行う旨を入力し、書換処理実行ボタンＢＴＮ４によって書換処理の開始を指示する。
ユーザからの指示を取得したら、制御部１１はこの指示に基づき、複数の文書データファイルのそれぞれから書き換えを行うべき項目のテキストデータを特定する（ステップＳｂ２）。具体的には、制御部１１は書換対象選択ボタンＢＴＮ２によって指定された項目を文書データファイルから検索し、特定する。
【００４３】
続いて制御部１１は、ユーザがステップＳｂ１において特定した文書データファイルの項目に書き込まれたテキストデータを読み込み、その書式毎に分類を行う（ステップＳｂ３）。これを文書データファイルＤＯＣａ〜ＤＯＣｅを用いて説明すると、以下の通りである。
まず、制御部１１は文書データファイルＤＯＣａの「作成日時」のテキストデータを読み込む。文書データファイルＤＯＣａの作成日時は「２００３−１２−１０」であるから、このとき制御部１１は、この「ＹＹＹＹ−ＭＭ−ＤＤ」という書式を「書式Ａ」と定める。そして制御部１１は、この書式Ａの出現頻度を「１」であると記憶する。
続いて制御部１１は、文書データファイルＤＯＣｂの「作成日時」のテキストデータを読み込む。文書データファイルＤＯＣｂの作成日時は「Ｈ１６．０２．０２」であり、上述の書式Ａとは異なる書式であることから、制御部１１はこの書式を「書式Ｂ」と定め、この書式Ｂの出現頻度を「１」であると記憶する。
【００４４】
次に、制御部１１は文書データファイルＤＯＣｃの「作成日時」のテキストデータを読み込む。文書データファイルＤＯＣａの作成日時は「２００４−０３−２９」であるから、これは上述の「書式Ａ」に一致する。よって、制御部１１は記憶された書式Ａの出現頻度を「１」増加させて、「２」であると記憶する。なお、文書データファイルＤＯＣｄの「作成日時」も「２００４−０１−２３」で「書式Ａ」であるから、制御部１１は同様に、記憶された書式Ａの出現頻度を「１」増加させて、「３」であると記憶する。
そして、制御部１１は文書データファイルＤＯＣｅの「作成日時」のテキストデータを読み込む。文書データファイルＤＯＣｅの作成日時は「平成１５年１０月７日」であるから、これは上述の書式Ａにも書式Ｂにも一致しない。よって、制御部１１はこの書式を「書式Ｃ」と定め、その出現頻度を「１」であると記憶する。
【００４５】
このように、全ての文書データファイルについて書式を定め、分類を行ったら、続いて制御部１１はこれらの書式のそれぞれの出現頻度を求め、出現頻度が最多となる書式を基準の書式とする（ステップＳｂ４）。上述の例においては、「書式Ａ」の出現頻度が「３」回、「書式Ｂ」の出現頻度が「１」回、「書式Ｃ」の出現頻度が「１」回なので、制御部１１は「書式Ａ」を基準の書式として定める。
【００４６】
続いて制御部１１は、１つの文書データファイルをＲＡＭ１１３に読み込み、この文書データファイルに対して書き換えが必要か否かを判断する（ステップＳａ３）。この文書データファイルの書換対象となっている項目が基準の書式とは異なる書式で記録されている場合には（ステップＳｂ５；ＹＥＳ）、制御部１１はこれを基準の書式へと書き換える（ステップＳｂ６）。また、この文書データファイルの書換対象となっている項目が基準の書式で記録されている場合には（ステップＳｂ５；ＮＯ）、制御部１１は上述のステップＳｂ６の処理をスキップする。上述の文書データファイルＤＯＣａ〜ＤＯＣｅを例に説明すると、文書データファイルＤＯＣａ，ＤＯＣｃ，及びＤＯＣｄは基準の書式に一致しているので、ステップＳｂ６の処理はスキップされるが、文書データファイルＤＯＣｂ及びＤＯＣｅはそれぞれ「２００４−０２−０２」及び「２００３−１０−０７」に書き換えられる。
【００４７】
次に制御部１１は、ユーザからの指示に基づき、この文書データファイルのファイル名を変更するか否かを判断する（ステップＳｂ７）。すなわち、ユーザがファイル名書換ボタンＢＴＮ３を「ＯＮ」にした状態で書換処理を実行させた場合には（ステップＳｂ７；ＹＥＳ）、制御部１１は文書データファイルのファイル名を変更する（ステップＳｂ８）。具体的には、制御部１１は上述のステップＳｂ６において書き換えを行った文書データファイルの項目名をファイル名の末尾に付加する。
また、ユーザがファイル名書換ボタンＢＴＮ３を「ＯＦＦ」にした状態で書換処理を実行させた場合には（ステップＳｂ７；ＮＯ）、制御部１１はステップＳｂ８の処理をスキップする。
【００４８】
これらの処理が終了したら、制御部１１はＲＡＭ１１３上で処理を行った文書データファイルをＨＤＤ１２に保存する（ステップＳｂ９）。このとき、制御部１１はＲＡＭ１１３上にあった文書データファイルをＨＤＤ１２上の処理前の文書データファイルに上書きすることで保存してもよいし、新たな文書データファイルとして保存してもよい。
制御部１１は、上述のステップＳｂ５からステップＳｂ９までの処理を、ステップＳｂ２において特定された文書データファイルの全てについて行う。すなわち制御部１１は、書き換えを行うべき文書データファイルが存在する間は（ステップＳｂ０；ＮＯ）、上述のステップＳｂ５からステップＳｂ９までの処理を繰り返す。そして、書き換えを行うべき全ての文書データファイルに対して上述の処理を行ったら（ステップＳｂ０；ＹＥＳ）、制御部１１は本処理を終了させる。
【００４９】
以上のような書換処理を行うことによって、本実施形態の文書処理装置１’は、基準の書式があらかじめ定まっていなくても、処理対象となる文書データファイルを分類し、最頻出の書式を基準の書式として書換処理を行うことができる。そのため、本実施形態の文書処理装置１’によれば、あらかじめ基準の書式を定めておく必要がないことに加え、書換処理を行う文書データファイルの数を最小限にとどめることが可能となる。
【００５０】
（３）変形例
なお、本発明の実施は上述した実施形態に限定されるものではなく、種々の変形が可能である。以下にその例を示す。
まず、上述の実施形態においては、文書処理装置が書換処理を行う文書データファイルは、画像読取装置が読み取った文書画像データにＯＣＲ処理を施すことによって得られたものであると説明されている。しかし、本発明はこのような態様に限定されるものではなく、項目に応じたテキストデータを抽出できるファイル形式であればいかなるものであってもよい。例えば、文書データファイルはＣＳＶ（Comma Separated Values）形式やＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）形式であってもよい。
【００５１】
また、文書データファイルのテキストデータは、ユーザが文書データファイル中にキーボード等によって直接入力したものであってもよい。このような場合であれば、ユーザによって入力された文字には全角文字と半角文字が混在している可能性があるので、書換処理においてこれらを統一するような処理を行うことも有効である。
【００５２】
なお、上述の実施形態においては、ファイル名の変換はテキストデータの書き換えが行われた文書データファイルにのみ行われるものであったが、このような態様に限定されず、全ての文書データファイルに行うものであってもよい。
また、上述の実施形態においては、文書データファイルのファイル名が変更される場合には、変更前のファイル名の末尾に項目名を付加する態様で説明されたが、このような態様に限定されるものではない。例えば、変更前のファイル名の先頭に項目名を付加する態様であってもよいし、項目名ではなくテキストデータそのものを付加する態様であってもよい。これは例えば、変更前の文書データファイルのファイル名が「ＤＯＣＡ」であり、その作成日時が「２００４−０２−２７」であれば、そのファイル名を「２００４−０２−２７＿ＤＯＣＡ」というように変更するものであってもよい。このようにすれば、書式が統一されたテキストデータがファイル名の先頭に付加されているので、ファイル名でソートを行った場合に作成日時の順に文書データファイルを並べることが可能となる。
【００５３】
なお、上述の第２実施形態においては、出現頻度が最多となる書式を基準の書式として定めていたが、このような態様に限定されるものではない。例えば、文書処理装置の制御部は上述の分類結果を操作部の液晶ディスプレイに表示させ、いずれの書式を基準の書式とするかをユーザに選択させるような態様とすることも可能である。
【００５４】
なお、本発明は、上述のプログラムＰＲＧ２ないしＰＲＧ２’を、磁気ディスク、フロッピー（登録商標）ディスク、ＣＤ（Compact Disk），ＤＶＤ（Digital Versatile Disk），ＲＡＭ等の種々の記録媒体に記録した状態で提供することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書処理システムを示したブロック図である。
【図２】同実施形態においてＨＤＤに記憶されている文書データファイルを模式的に示した図である。
【図３】同実施形態における文字列書換リストを示した図である。
【図４】同実施形態における和暦変換テーブルを示した図である。
【図５】同実施形態において操作部に表示される画面を示した図である。
【図６】同実施形態の文書処理装置が実行する書換処理を示したフローチャートである。
【図７】同実施形態の動作例において用いられる文書データファイルを示した図である。
【図８】本発明の第２の実施形態の説明に用いられる文書データファイルの各項目のテキストデータを示した図である。
【図９】同実施形態の文書処理装置が実行する書換処理を示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００５６】
１００…文書処理システム、１…文書処理装置、２…画像読取装置、１１…制御部、１２…ＨＤＤ，１３…入力ＩＦ，１４…操作部、１１１…ＣＰＵ，１１２…ＲＯＭ，１１３…ＲＡＭ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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