(57)【要約】【課題】  個々の利用者が同一用紙上に記入した内容をより詳細に管理することを目的とする。【解決手段】  端末装置３の処理部３５が、電子ペン１ａ，１ｂから、各問題用紙２の用紙識別子と、問題用紙２上の位置に対応する各利用者の記入内容と、利用者識別子とを受信するたびに、用紙識別子の問題用紙２ごとに各利用者識別子の利用者の記入内容を当該問題用紙２上の位置に記録した利用者別用紙ファイルを作成して記憶部３４に記憶する。また、処理部３５は、同一の問題用紙２に関する利用者別用紙ファイルを記憶部３４から抽出し、当該利用者別用紙ファイルから、同一の問題用紙２ごとに全利用者の記入内容を当該問題用紙２上に合成した全利用者合成ファイルを作成して記憶部３４に記憶する。そして、処理部３５は、入力部３２からの要求に応じ、記憶部３４から全利用者合成ファイルを読み出して表示部３３に出力する。【選択図】      図１
2006244055.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドットパターンが形成された用紙に所定の内容を記入する利用者の電子ペンと、前記電子ペンで２人以上の前記利用者に記入された前記用紙を電子的に管理する書類管理装置とを備える書類管理システムであって、
前記用紙には、当該用紙を識別するための用紙識別子が付され、前記書類管理装置が、情報の記憶部とこれを制御する処理部とを有するとともに、
前記電子ペンが、
前記各用紙から、前記用紙識別子と、前記各利用者に記入された位置に形成された前記ドットパターンと、当該各利用者の利用者識別子とを取り込み、前記ドットパターンから前記各利用者に記入されたペン先の位置をその用紙上の位置として読み取るとともに、前記取り込んだ各用紙の用紙識別子と、前記用紙上の位置に対応する前記各利用者の記入内容と、前記利用者識別子とを前記書類管理装置に送信し、
前記書類管理装置の処理部が、
前記電子ペンから、前記各用紙の用紙識別子と前記各利用者の記入内容と前記利用者識別子とを受信するたびに、前記用紙識別子の用紙ごとに前記各利用者識別子の利用者の記入内容を前記用紙上の位置に記録した利用者別用紙ファイルを作成して前記記憶部に記憶するとともに、
同一用紙に関する前記利用者別用紙ファイルを前記記憶部から抽出し、当該利用者別用紙ファイルから、同一用紙ごとに全利用者の前記記入内容を当該用紙上に合成した全利用者合成ファイルを作成して前記記憶部に記憶し、
外部装置からの要求に応じ、前記記憶部から前記全利用者合成ファイルを読み出して出力することを特徴とする書類管理システム。
【請求項２】
前記用紙識別子および前記利用者識別子は、それぞれ、前記電子ペンがバーコードまたは前記ドットパターンのいずれかの方法で光学的に取り込み可能なように前記用紙に付されていることを特徴とする請求項１に記載の書類管理システム。
【請求項３】
前記用紙は、添削問題、実験ノートまたは業務ノートのいずれかの種類の用紙であり、前記記入内容が、それら各種用紙に関連する内容であることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の書類管理システム。
【請求項４】
前記用紙識別子および前記利用者識別子の少なくともいずれか一方は、前記電子ペンが取り込み可能なバーコード形式でラベルに付され、前記ラベルが前記用紙に貼付されることを特徴とする請求項１記載の書類管理システム。
【請求項５】
ドットパターンが形成された用紙に所定の内容を記入する利用者の電子ペンと、前記電子ペンで２人以上の前記利用者に記入された前記用紙を電子的に管理する書類管理装置とを備えるコンピュータシステムにより用いられる書類管理方法であって、
前記用紙には、当該用紙を識別するための用紙識別子が付され、前記書類管理装置が、情報の記憶部とこれを制御する処理部とを有するとともに、
前記電子ペンが、
前記各用紙から、前記用紙識別子と、前記各利用者に記入された位置に形成された前記ドットパターンと、当該各利用者の利用者識別子とを取り込み、前記ドットパターンから前記各利用者に記入されたペン先の位置をその用紙上の位置として読み取るとともに、前記取り込んだ各用紙の用紙識別子と、前記用紙上の位置に対応する前記各利用者の記入内容と、前記利用者識別子とを前記書類管理装置に送信するステップを実行し、
前記書類管理装置の処理部が、
前記電子ペンから、前記各用紙の用紙識別子と前記各利用者の記入内容と前記利用者識別子とを受信するたびに、前記用紙識別子の用紙ごとに前記各利用者識別子の利用者の記入内容を前記用紙上の位置に記録した利用者別用紙ファイルを作成して前記記憶部に記憶するとともに、
同一用紙に関する前記利用者別用紙ファイルを前記記憶部から抽出し、当該利用者別用紙ファイルから、同一用紙ごとに全利用者の前記記入内容を当該用紙上に合成した全利用者合成ファイルを作成して前記記憶部に記憶し、
外部装置からの要求に応じ、前記記憶部から前記全利用者合成ファイルを読み出して出力するステップを実行することを特徴とする書類管理方法。
【請求項６】
前記用紙識別子および前記利用者識別子は、それぞれ、前記電子ペンがバーコードまたは前記ドットパターンのいずれかの方法で光学的に取り込み可能なように前記用紙に付されていることを特徴とする請求項５に記載の書類管理方法。
【請求項７】
前記用紙は、添削問題、実験ノートまたは業務ノートのいずれかの種類の用紙であり、前記記入内容が、それら各種用紙に関連する内容であることを特徴とする請求項５または請求項６に記載の書類管理方法。
【請求項８】
前記用紙識別子および前記利用者識別子の少なくともいずれか一方は、前記電子ペンが取り込み可能なバーコード形式でラベルに付され、前記ラベルが前記用紙に貼付されることを特徴とする請求項５記載の書類管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、利用者が、電子ペンを用いてドットパターンを形成した申込書上に記載の署名欄などにチェックを入れた後、チェックした署名欄などに形成されたドットパターンを管理用コンピュータに送信することにより、管理用コンピュータ上で署名欄などにチェックを入れた利用者を特定する方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００４−９４４１９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、特許文献１に記載の方法では、利用者を特定することができるものの、例えば、ドットパターンを形成した同一用紙上に２人以上の利用者が電子ペンを用いて記入した場合、個々の利用者がその同一用紙上に記入した内容をより詳細に確認することができないという不都合があった。
【０００４】
そこで、本発明は、前記の課題を解決するためになされたものであり、その目的は、個々の利用者が同一用紙上に記入した内容をより詳細に管理することが可能な書類管理システムおよび書類管理方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
前記課題を解決するために本発明は、ドットパターンが形成された用紙に所定の内容を記入する利用者の電子ペンと、前記電子ペンで２人以上の前記利用者に記入された前記用紙を電子的に管理する書類管理装置とを備える書類管理システムであって、前記用紙には、当該用紙を識別するための用紙識別子が付され、前記書類管理装置が、情報の記憶部とこれを制御する処理部とを有するとともに、前記電子ペンが、前記各用紙から、前記用紙識別子と、前記各利用者に記入された位置に形成された前記ドットパターンと、当該各利用者の利用者識別子とを取り込み、前記ドットパターンから前記各利用者に記入されたペン先の位置をその用紙上の位置として読み取るとともに、前記取り込んだ各用紙の用紙識別子と、前記用紙上の位置に対応する前記各利用者の記入内容と、前記利用者識別子とを前記書類管理装置に送信する。前記書類管理装置の処理部が、前記電子ペンから、前記各用紙の用紙識別子と前記各利用者の記入内容と前記利用者識別子とを受信するたびに、前記用紙識別子の用紙ごとに前記各利用者識別子の利用者の記入内容を前記用紙上の位置に記録した利用者別用紙ファイルを作成して前記記憶部に記憶するとともに、同一用紙に関する前記利用者別用紙ファイルを前記記憶部から抽出し、当該利用者別用紙ファイルから、同一用紙ごとに全利用者の前記記入内容を当該用紙上に合成した全利用者合成ファイルを作成して前記記憶部に記憶し、外部装置からの要求に応じ、前記記憶部から前記全利用者合成ファイルを読み出して出力する。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によると、個々の利用者が同一用紙上に記入した内容をより詳細に管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
［実施の形態１］
図１は、本発明の実施の形態１に係る書類管理システムの全体的な構成を示すブロック図である。ここでは、問題用紙２に記載された各問題に対する生徒（利用者）の解答について添削者（利用者）が添削した内容を盛り込んだ当該問題用紙２を管理する場合を例にして説明する。
図１において書類管理システムは、問題用紙２に所定の内容を記入するための２本の電子ペン１ａ，１ｂと端末装置（書類管理装置）３とを具備している。電子ペン１ａは生徒用であり、電子ペン１ｂは添削者用である。
端末装置３は、例えばパーソナルコンピュータであり、図１に示すように、電子ペン１ａ，１ｂとの通信部３１、入力部３２、表示部３３、記憶部３４および処理部３５を備える。通信部３１は、例えばブルーツゥース（登録商標）などのインターフェースであり、入力部３２はキーボードやマウスなどの入力装置である。表示部３３は、コンピュータディスプレイなどの表示装置であり、記憶部３４は、メモリやハードディスクなどの記憶装置である。処理部３５は、ＣＰＵなどの処理装置である。
【０００８】
電子ペン１ａ，１ｂは、問題用紙２上の記入内容を取り込み、これをデジタル信号に変換して端末装置３に送信する。具体的には、電子ペン１ａは、図２に示すように、圧力センサ１１、読取装置１２、通信インターフェース１３、メモリ１４およびプロセッサ１５を含んで構成されている。なお、電子ペン１ｂも同様である。
圧力センサ１１は、生徒などの利用者の筆圧を検出して、その検出データをプロセッサ１５に送出する。読取装置１２は、例えばＣＭＯＳ(Complementary Metal-Oxide Semiconductor)カメラを含んで構成され、後記する問題用紙２上に印刷されたドットパターンを読み取って、プロセッサ１５に送出する。また、読取装置１２は、バーコードリーダとしての機能を持ち、後記する問題用紙２上の「用紙識別子」を読み取る。通信インターフェース１３は、例えばブルーツゥース（登録商標）などのインターフェースである。これにより、端末装置３との間のデータ通信を実現することが可能となる。メモリ１４には、問題用紙２上の位置などのデータを時系列で記憶する。
プロセッサ１５は、圧力センサ１１からの検出データに応じ、読取装置１２のオン・オフを制御したりする。また、プロセッサ１５は、読取装置１２からのドットパターンから、問題用紙２上に記入されたペン先の位置を（座標）を計算するようになっている。なお、ペン先の位置は、筆跡と対応しているので、この位置に基づいて、問題用紙２上の記入内容（筆跡）が得られることとなる。その他、電子ペン１ａは、例えばアノト社が提供するアノト（Anoto）機能対応のペンとして公知の機能を備えている。
【０００９】
図１に戻り、問題用紙２には、数個のドットで構成されるパターン（以下「ドットパターン」という）が、カーボンインクで印刷されている。ドットは、直交する格子からわずかにずれて配置されている。これら各ドットのずれの組み合わせが、問題用紙２上の位置をあらわしている。これにより、ドットパターンから、問題用紙２上の位置を計算することが可能になっている。なお、問題用紙２としては、例えばアノト社が提供するアノト（Anoto）機能付の紙（アノトペーパ）を用いる。
【００１０】
さらに、このようなドットパターンを印刷した問題用紙２上には、図３に示すように、算数テストに関する複数の問題が設けられた問題欄が、目視可能に印刷されている。この問題欄の各問題を生徒がみて、電子ペン１ａを用いて、解答欄に、各問題に対する解答を手書きで解答するようになっている。計算欄には、解答を導くまでの途中計算が手書きで記入されるようになっている。図３では、例えば、問題欄に「１／２＋１」の計算問題が印刷され、その解答欄に解答「３／２」が手書きで記入されている。また、その計算欄に、解答「３／２」を導くまでの途中計算「（１＋２）／２＝３／２」が手書きで記入されている。
また、問題用紙２には、図３に示すように、「はじめ」、「おわり」、「用紙識別子」、「生徒識別子」および「添削者識別子」の各欄が設けられている。これらの欄は、いずれも目視可能になっている。このうち「はじめ」欄は、問題用紙２への記入を開始する際にペン先でチェックされ、「おわり」欄は、問題用紙２への記入を終了する際にペン先でチェックされるようになっている。
「用紙識別子」は、問題用紙２を識別するためのものであり、例えば、バーコード読み取り可能な形式で問題用紙２上に直接形成されている。ただし、バーコード読み取り可能な「用紙識別子」を問題用紙２とは別個独立のラベルにあらかじめ印刷しておき、このラベルを問題用紙２に貼付するようにしてもよい。また、問題用紙２上に直接「用紙識別子」を印刷しておき、この「用紙識別子」にチェックが入れられると、その位置に形成されているドットパターンから用紙識別子が電子ペン１ａ上で特定されるようにしておいてもよい。なお、これらの方法を「生徒識別子」や「添削者識別子」について採用するようにしてもよい。
「生徒識別子」は、解答者である生徒を識別するためのものであり、例えば、生徒の氏名や生徒ＩＤなどを手書きで記入するようになっている。「添削者識別子」は、添削者を識別するためのものであり、例えば、添削者の氏名や添削者ＩＤなどを手書きで記入するようになっている。これにより、個々の問題用紙２や生徒、添削者のほか、解答内容や添削内容をそれぞれ特定することが可能となる。
【００１１】
次に、前記した端末装置３の記憶部３４内の記憶内容を図４に示す。図４によると、記憶部３４には、各用紙識別子ｄ１の生徒識別子ｄ２ごとに、問題用紙２（図３参照）の各問題と、各問題への解答と、各解答を導くための途中の計算とを記録した生徒別解答ファイル（利用者別用紙ファイル）３４１が記憶されている。また、図４には詳述に記載されていないが、記憶部３４には、各用紙識別子ｄ１の添削者識別子ｄ３ごとに、問題用紙２（図３参照）の各問題と、各問題への解答に対する添削内容とを記録した添削者別添削ファイル（利用者別用紙ファイル）３４１も記憶されている。つまり、生徒別解答ファイル３４１では、問題用紙２ごとに各生徒の解答内容が管理され、添削者別添削ファイル３４１では、問題用紙２ごとに各添削者の添削内容が管理されている。
【００１２】
また、記憶部３４には、問題用紙２（図３参照）の各問題と、各問題への解答と、各解答を導くための途中の計算と、各問題への解答に対する添削内容とを記録した全利用者合成ファイル３４２が記憶されている。全利用者合成ファイル３４２は、用紙識別子ｄ１と生徒識別子ｄ２と添削者識別子ｄ３とが関連付けられている。つまり、全利用者合成ファイル３４２では、問題用紙２ごとに、各生徒の解答内容および各添削者の添削内容が管理されている。これにより、問題用紙２ごとに解答内容とその解答内容に対する添削内容とが同じファイル上で記録される。
【００１３】
次に、前記した問題用紙２を用いて算数テストの解答内容とその解答内容に対する添削内容とを電子的に管理する場合の端末装置３のコンピュータ処理を図５に基づいて説明する。
まず生徒は、図３に示した問題用紙２（紙媒体）をみて、電子ペン１ａを用いて、「はじめ」欄をペン先でチェックした後、「用紙識別子」欄をスキャンし、「生徒識別子」欄に自己の氏名を手書きで記入する。そして、生徒は、電子ペン１ａを用いて、問題用紙２の計算欄および解答欄に、所定の内容をそれぞれ手書きで記入していく。この記入が行われている間、電子ペン１ａは、読取装置１２を通じて、問題用紙２に記入されたドットパターンを順次読み込む。そして、電子ペン１ａは、そのドットパターンから、生徒の解答内容（計算欄、解答欄の記入内容を含む）が記入されたペン先の位置を計算してその問題用紙２上の位置として読み取り、これらをメモリ１４上に順次記録していく。そして、各問題に対する解答が完了し、生徒が、電子ペン１ａのペン先で「おわり」をチェックした場合、電子ペン１ａが、所定のタイミングで、前記スキャンにより得られた用紙識別子ｄ１と、前記「生徒識別子」欄への記入により得られた生徒識別子ｄ２と、前記読み取った問題用紙２上の位置に対応する生徒の解答内容とを端末装置３に送信する。
【００１４】
電子ペン１ａからの送信を受け、端末装置３の処理部３５は、用紙識別子ｄ１および生徒識別子ｄ２のほか、生徒の解答内容を通信部３１を介して取り込む（Ｓ１）。続いて、処理部３５は、取り込んだ生徒の解答内容を生徒別解答ファイル３４１にして記憶部３４に保存する（Ｓ２）。ここで生徒の解答内容については文字認識を行ってもよい。生徒別解答ファイル３４１には、生徒の解答内容が、生徒識別子ｄ２に関連付けられて、用紙識別子ｄ１に対応する当該問題用紙２の位置に記録される（図４参照）。この場合、処理部３５は、用紙識別子ｄ１に対応する問題用紙２を記憶部３４から読み出し、その問題用紙２を参照して、電子ペン１ａから取り込んだ位置に生徒の解答内容を記録する。読み出された問題用紙２は、生徒が記入する前の元の状態の印刷内容（各問題など）が記録されている。
【００１５】
次に、添削者が、前記した問題用紙２（紙媒体）に記入された生徒の解答内容をみて、電子ペン１ｂを用いて、その解答内容に対する添削を行う。この際、添削者は、前記した生徒が解答する際の手順と同様、まず、電子ペン１ｂを用いて、問題用紙２の「はじめ」欄をペン先でチェックした後、「用紙識別子」欄をスキャンし、「生徒識別子」欄の「生徒識別子」をペン先でなぞる。また、添削者は、電子ペン１ｂを用いて、「添削者識別子」欄に自己の氏名を手書きで記入する。これにより、スキャンにより得られた用紙識別子ｄ１と、ペン先でなぞられた「生徒識別子」欄の生徒識別子ｄ２と、手書きで記入された「添削者識別子」欄の添削者識別子ｄ３とが対応づけられることとなる。
【００１６】
そして、添削者は、電子ペン１ｂを用いて、問題用紙２上の生徒の解答内容に対する添削内容を手書きで記入していく。
この記入例を図６に示す。図６によると、第１問の計算欄には「三角印」が記入され、また、その解答欄には「＝１（１／２）」が記入されている。さらに、第２問の計算欄には「もう一度」が記入されている。
このような記入が行われている間、電子ペン１ｂは、読取装置１２を通じて、問題用紙２に記入されたドットパターンを順次読み込む。そして、電子ペン１ｂは、そのドットパターンから、添削者の添削内容（計算欄、解答欄の記入内容を含む）が記入されたペン先の位置を計算してその問題用紙２上の位置として読み取り、これらをメモリ１４上に順次記録していく。そして、添削が完了し、添削者が、電子ペン１ｂのペン先で「おわり」（図３参照）をチェックした場合、電子ペン１ｂが、所定のタイミングで、前記した用紙識別子ｄ１と、前記した生徒識別子ｄ２と、前記した添削者識別子ｄ３と、前記読み取った問題用紙２上の位置に対応する添削者の添削内容とを端末装置３に送信する。なお、生徒には、添削された問題用紙（紙媒体）２が返却される。
【００１７】
図５に戻って、電子ペン１ｂからの送信を受け、端末装置３の処理部３５は、用紙識別子ｄ１、生徒識別子ｄ２および添削者識別子ｄ３のほか、添削者の添削内容を通信部３１を介して取り込む（Ｓ３）。続いて、処理部３５は、取り込んだ添削者の添削内容を添削者別添削ファイル３４１にして記憶部３４に保存する（Ｓ４）。ここで添削内容については文字認識を行ってもよい。添削者別添削ファイル３４１には、添削者の添削内容が、生徒識別子ｄ２および添削者識別子ｄ３に関連付けられて、用紙識別子ｄ１に対応する当該問題用紙２の位置に記録される（図４参照）。この場合、処理部３５は、用紙識別子ｄ１に対する問題用紙２を記憶部３４から読み出し、その問題用紙２を参照して、電子ペン１ｂから取り込んだ位置に添削者の添削内容を記録する。
【００１８】
次に、処理部３５は、同一の問題用紙２に関する、生徒別解答ファイル３４１および添削者別添削ファイル３４１を記憶部３４から抽出し、これら生徒別解答ファイル３４１および添削者別添削ファイル３４１から、同一の問題用紙２ごとに、生徒の解答内容と添削者の添削内容とを合成する（Ｓ５）。具体的には、処理部３５は、同一の問題用紙２ごとに、生徒の解答内容および添削者の添削内容、すなわち全利用者の記入内容を当該問題用紙２上に合成した全利用者合成ファイル３４２（図４参照）を作成して記憶部３４に記憶する。これにより、個々の生徒および添削者が同一問題用紙２上に記入した内容を区別して管理することができる。
【００１９】
その後、例えば、添削者による端末装置３の入力部（外部装置）３２からの要求に応じ、処理部３５は、記憶部３４から全利用者合成ファイル３４２を読み出して表示部３３に出力する（Ｓ６）。これにより、例えば、添削者は、表示部３３を介して、ある問題用紙２に記入された各問題に対する生徒の解答内容と添削者の添削内容とを同時に確認することができる。
【００２０】
［実施の形態２］
本発明の実施の形態２を図７ないし図１０に基づいて説明する。なお、実施の形態１と同一部分については、実施の形態１と同一の符号を付し、重複説明を省略する。
実施の形態２では、実施の形態１における問題用紙２に代えて、図７に示す実験ノート（用紙）２Ａを用いて、この実験ノート２Ａへの記入内容を電子的に管理する場合を例にして説明する。この実験ノート２Ａには、問題用紙２と同様、ドットパターンが印刷され、ドットパターンから、実験ノート２Ａ上の記入位置の計算が可能になっている。
図７に示す実験ノート２Ａの主な特徴は、実験者たる研究員自身が判断したキーワードを記入する点にある。例えば、ある実験に関する内容を「実験ノート」欄に記入するとともに、その実験に関するキーワードを「キーワード」欄に記入する。また、「キーワード」欄への記入のほかにも、「実験ノート」欄への記入内容のうち、キーワード部分にアンダーバーを記入する。図７では、「実験ノート」欄に、「カメラについて・・・」という内容が記入され、そのうち「カメラ」部分にアンダーバーが記入されている。これにより、「カメラ」がキーワードとして特定される。
その他、実験ノート２Ａには、「はじめ」、「おわり」、「用紙識別子」、「記入者識別子」および「承認者識別子」の各欄が設けられている。このうち、「記入者識別子」は、記入者である研究員を識別するためのものであり、「承認者識別子」は、承認者を識別するためのものである。承認者は、当該研究員が実験ノート２Ａに記入したすべての内容の承認を行う。これら「記入者識別子」および「承認者識別子」の欄は、実施の形態１における「生徒識別子」および「添削者識別子」の各欄と同様の役割を果たす。その他の欄は、実施の形態１における問題用紙２の場合と同様である。
【００２１】
次に、前記した実験ノート２Ａ（ノートの該当頁）を電子的に管理するため、端末装置３の記憶部３４（図１参照）には、図８に示すデータが記憶される。すなわち、記憶部３４には、用紙識別子ｄ４およびキーワードｄ５を記録したキーワードテーブル３４３が記憶されている。これにより、実験ノート２Ａごとに、実験ノート２Ａに記入されたキーワードが記録される。なお、キーワードが複数ある場合には、それらのキーワードが一組として記録される。
また、記憶部３４には、各用紙識別子ｄ４の記入者識別子ｄ６ごとに、実験ノート２Ａ（図７参照）の記入内容（キーワードを含む）を記録した記入者別ノートファイル（利用者別用紙ファイル）３４４が記憶されている。また、図８には詳述に記載されていないが、記憶部３４には、各用紙識別子ｄ４の承認者識別子ｄ７ごとに、実験ノート２Ａ（図７参照）の記入内容に対する承認者の承認内容を記録した承認者別ノートファイル（利用者別用紙ファイル）３４４も記憶されている。つまり、記入者別ノートファイル３４４では、実験ノート２Ａごとに各記入者の記入内容が管理され、承認者別ノートファイル３４４では、実験ノート２Ａごとに各承認者の承認内容が管理されている。
【００２２】
さらに、記憶部３４には、実験ノート２Ａ（図７参照）への各記入者の記入内容と、各記入内容に対する承認者の承認内容とを記録した全利用者合成ファイル３４５が記憶されている。全利用者合成ファイル３４５は、用紙識別子ｄ４と記入者識別子ｄ６と承認者識別子ｄ７とが関連付けられている。つまり、全利用者合成ファイル３４５では、実験ノート２Ａごとに、各記入者の記入内容および各承認者の承認内容が管理されている。これにより、実験ノート２Ａごとに記入内容とその承認内容とが同じファイル上で記録される。
【００２３】
次に、前記した実験ノート２Ａを用いて実験に関する記入内容とそのキーワードとそれらの承認内容とを電子的に管理する場合の端末装置３のコンピュータ処理を図９に基づいて説明する。
まず研究員は、電子ペン１ａを用いて、図７に示した実験ノート２Ａの「はじめ」欄をペン先でチェックした後、「用紙識別子」欄をスキャンし、「記入者識別子」欄に自己の研究員ＩＤを手書きで記入する。そして、研究員は、電子ペン１ａを用いて、実験ノート２Ａの「実験ノート」欄に、所定の内容を手書きで記入していく。この記入が行われている間、電子ペン１ａは、読取装置１２を通じて、実験ノート２Ａに記入されたドットパターンを順次読み込む。そして、電子ペン１ａは、そのドットパターンから、研究員の記入内容（キーワードを含む）が記入されたペン先の位置を計算してその実験ノート２Ａ上の位置として読み取り、これらをメモリ１４上に順次記録していく。
そして、記入が完了し、研究員が、電子ペン１ａのペン先で「おわり」をチェックした場合、電子ペン１ａが、所定のタイミングで、前記スキャンにより得られた用紙識別子ｄ４と、前記「記入者識別子」欄への記入により得られた記入者識別子ｄ６と、前記読み取った実験ノート２Ａ上の位置に対応する研究員の記入内容とを端末装置３に送信する。
【００２４】
電子ペン１ａからの送信を受け、端末装置３の処理部３５は、用紙識別子ｄ４および記入者識別子ｄ６のほか、研究員の記入内容（実験ノート２Ａの記入内容）を通信部３１を介して取り込む（Ｓ１０）。これにより、処理部３５は、取り込んだ研究員の記入内容を記入者別ノートファイル３４４にして記憶部３４に保存する。記入者別ノートファイル３４４には、研究員の記入内容が、記入者識別子ｄ６に関連付けられて、用紙識別子ｄ４に対応する当該実験ノート２Ａの位置に記録される（図８参照）。この場合、処理部３５は、用紙識別子ｄ４に対する実験ノート２Ａを記憶部３４から読み出し、その実験ノート２Ａを参照して、電子ペン１ａから取り込んだ位置に研究員の記入内容を記録する。
【００２５】
続いて、処理部３５は、取り込んだ記入内容からキーワードを特定する（Ｓ１１）。例えば、図７に示した「キーワード」欄内に所定の内容が記入されている場合、その内容がキーワードとして特定される。また、Ｓ１０で取り込まれた記入内容のうち、アンダーバーが記入されている場合、そのアンダーバー部分の内容がキーワードとして特定される。なお、キーワードの特定方法は、これらに限られず、例えば、キーワード部分を囲むなどの方法で特定するようにしてもよい。
なお、Ｓ１０において処理部３５がキーワードを特定した場合、処理部３５は、そのキーワードとＳ１０で取り込まれた用紙識別子ｄ４とをキーワードテーブル３４３に保存する。
【００２６】
Ｓ１２では、処理部３５は、Ｓ１１で特定したキーワードと、Ｓ１０で取り込んだ記入内容とを表示部３３に表示する。
この表示例を図１０に示す。この表示例では、研究員が実験ノート２Ａに記入した実験ノート欄（図７参照）のほかにも、作成者（記入者）欄、記入期間欄およびキーワード欄などが含まれている。実験ノート欄には、研究員の手書き内容「カメラについて・・・」が、その筆跡どおり表示され、キーワード欄には、キーワードが、研究員の筆跡表示と、テキスト表示との２種類の方法で表示される。例えば、「カメラ」ｄ１００は、研究員の筆跡をあらわしている。これにより、キーワードの確認が行いやすくなる。
【００２７】
図９に戻って、その後、研究員が、入力部３２を用いて、表示部３３上のキーワードを修正した場合、処理部３５は、その修正指示に応じ、表示したキーワードを修正する（Ｓ１３）。この場合、キーワードテーブル３４３上のキーワードｄ５も修正される。なお、研究員がキーワードを修正しない場合、Ｓ１３の処理をスキップしてもよい。
キーワードは、図８に示されたキーワードテーブル３４３および各ノートファイル３４４に取り込まれ、実験ノート２Ａ原本の検索等に供せられる。このキーワードは、前記したアンダーライン（図７参照）で指定されたものであってもよいし、あるいは、前記したキーワード領域（図７参照）に記入して指定されたものであってもよい。また、これら双方の方法で指定されたキーワードであってもよい。
【００２８】
次に、承認者が、前記した実験ノート２Ａの記入内容をみて、電子ペン１ｂを用いて、研究員に記入された内容全体を承認するかどうかを判断する。この際、承認者は、まず、電子ペン１ｂを用いて、実験ノート２Ａの「はじめ」欄をペン先でチェックした後、「用紙識別子」欄をスキャンし、「記入者識別子」欄の記入者識別子をペン先でなぞる。また、承認者は、電子ペン１ｂを用いて、「承認者識別子」欄に自己の承認者ＩＤを手書きで記入する。これにより、スキャンにより得られた用紙識別子ｄ４と、ペン先でなぞられた「記入者識別子」欄の記入者識別子ｄ６と、手書きで記入された「承認者識別子」欄の承認者識別子ｄ７とが対応づけられることとなる。
【００２９】
そして、承認者が、電子ペン１ｂを用いて、実験ノート２Ａ上の研究員の記入内容に対する承認内容を手書きで記入していく。例えば、「ＯＫ」という内容が記入される。このような記入が行われている間、電子ペン１ｂは、読取装置１２を通じて、実験ノート２Ａに記入されたドットパターンを順次読み込む。そして、電子ペン１ｂは、そのドットパターンから、承認者の承認内容が記入されたペン先の位置を計算してその実験ノート２Ａ上の位置として読み取り、これらをメモリ１４上に順次記録していく。そして、承認作業が完了し、承認者が、電子ペン１ｂのペン先で「おわり」をチェックした場合、電子ペン１ｂが、所定のタイミングで、前記した用紙識別子ｄ４と、前記した記入者識別子ｄ６と、前記した承認者識別子ｄ７と、前記読み取った実験ノート２Ａ上の位置に対応する承認者の承認内容とを端末装置３に送信する。なお、承認者の承認が得られない場合、当該実験ノート２Ａの記入は未承認となり、何らかの修正が必要となる。そして、研究員によって修正が行われると、その修正内容に関して、前記したＳ１０からＳ１３までの処理が行われることとなる。
【００３０】
電子ペン１ｂからの送信を受け、端末装置３の処理部３５は、用紙識別子ｄ４、記入者識別子ｄ６および承認者識別子ｄ７のほか、承認者の承認内容を通信部３１を介して取り込む（Ｓ１４）。これにより、処理部３５は、取り込んだ承認者の承認内容を承認者別ノートファイル３４４にして記憶部３４に保存する。承認者別ノートファイル３４４には、承認者の承認内容が、記入者識別子ｄ６および承認者識別子ｄ７に関連付けられて、用紙識別子ｄ４に対応する当該実験ノート２Ａの位置に記録される（図７参照）。
【００３１】
次に、処理部３５は、同一の実験ノート２Ａに関する、記入者別ノートファイル３４４および承認者別ノートファイル３４４を記憶部３４から抽出し、これらの各ノートファイル３４４から、同一の実験ノート２Ａごとに、記入者の記入内容と承認者の承認内容とを合成して保存する（Ｓ１５）。具体的には、処理部３５は、同一の実験ノート２Ａごとに、記入者の記入内容および承認者の承認内容、すなわち全利用者の記入内容を当該実験ノート２Ａ上に合成した全利用者合成ファイル３４５（図８参照）を作成して記憶部３４に記憶する。これにより、個々の研究員および承認者が同一実験ノート２Ａ上に記入した内容を区別して管理することができる。
【００３２】
その後、例えば、承認者による端末装置３の入力部（外部装置）３２からの要求に応じ、処理部３５は、記憶部３４から全利用者合成ファイル３４５を読み出して表示部３３に出力する。これにより、例えば、承認者は、表示部３３を介して、ある実験ノート２Ａに記載された各研究員の記入内容（キーワード含む）と承認者の承認内容とを同時に確認することができる。
【００３３】
なお、本発明は、前記した実施の形態１，２に限られるものではない。例えば、問題用紙２などの用紙（図３、図７参照）には、「はじめ」と「おわり」とが印刷されている場合について説明したが、本発明の趣旨を逸脱しない限り、「はじめ」または「おわり」のいずれか一方または双方を削除して適用するようにしてもよい。
また、２名の利用者が同一の用紙（問題用紙２，実験ノート２Ａ）に記入する場合について説明したが、３名以上の利用者が同一の用紙に記入して、その用紙ごとに各利用者の記入内容を記憶部３４上のファイルで管理するようにしてもよい。また、問題用紙２や実験ノート２Ａの場合について説明したが、例えば業務ノートなどを用いて、これらに関する内容を電子的に管理するようにしてもよい。
さらに端末装置３の構成やデータ構造、処理手順の順序は、変更するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３４】
【図１】本発明の実施の形態１に係る書類管理システムの全体的な構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示した電子ペンの構成を示すブロック図である。
【図３】問題用紙の一例を示す図である。
【図４】図１に示した記憶部内の記憶内容を示す図である。
【図５】図１に示した端末装置のコンピュータ処理を示す図である。
【図６】添削後の問題用紙の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施の形態２における実験ノートの一例を示す図である。
【図８】実施の形態２における端末装置の記憶部内の記憶内容を示す図である。
【図９】実施の形態２における端末装置のコンピュータ処理を示す図である。
【図１０】実験ノートの表示例を示す図である。
【符号の説明】
【００３５】
１ａ，１ｂ      電子ペン
２      問題用紙
３      端末装置
３４    記憶部
３５    処理部
ｄ１    用紙識別子
ｄ２    生徒識別子
ｄ３    添削者識別子
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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