(57)【要約】【課題】  会議で使用する必要十分な数の資料の印刷を行うことと、会議の実際の出席者を正確かつ容易に把握すること。【解決手段】  ＩＤカード１００には、持ち主を特定する情報が記憶されている。会議資料を印刷したいユーザは、周辺機器２００の入力手段２１０にＩＤカード１００の読み取りを行わせる。このとき、本人確認情報として、例えばパスワードも入力する。入力手段２１０は、入力したＩＤカード１００の識別情報およびパスワードを制御手段２２０へ送る。制御手段２２０は、入力した情報を記憶手段２３０に記憶されたＩＤカードの持ち主に関する情報と照合し、本人認証を行う。本人認証の結果は、必要に応じて、ユーザインタフェース２５０を介してユーザに明示される。本人認証ができた場合には、会議資料の印刷情報を生成し、印刷手段２４０へ出力する。印刷手段２４０は、印刷情報に従って会議資料の印刷を行う。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議資料配布システムにおいて、
コンピュータで読み取り可能で持ち主を特定する識別情報が登録された身分証明書（ＩｄｅｎｔｉｆｙまたはＩｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ  ｃａｒｄ  以下、ＩＤカードとする）と、
前記ＩＤカードの読み込みを含むＩＤカードの持ち主であることを確認可能な本人確認情報を入力する入力手段と、前記本人確認情報に対応する情報を含む前記ＩＤカードの持ち主に関する情報および会議資料の印刷に必要な情報を記憶した記憶手段と、前記入力手段の取得した前記識別情報および本人確認情報と前記記憶手段に記憶された前記ＩＤカードの持ち主に関する情報とを比較して本人認証を行うとともに、本人認証がなされた場合に前記会議資料の印刷に必要な情報から会議資料の印刷データを生成する制御手段と、前記印刷データに応じて会議資料を印刷する印刷手段と、を備えた会議資料配布周辺機器と、
から成ることを特徴とする会議資料配布システム。
【請求項２】
前記記憶手段には、会議資料の印刷を行ったユーザの情報を記録するログファイルも記憶しており、前記制御手段は、さらに、前記ログファイルに、会議資料の印刷を行ったユーザの情報の書き込みも行う、ことを特徴とする請求項１記載の会議資料配布システム。
【請求項３】
前記会議資料配布システムは、さらに、前記ＩＤカードの持ち主に関する情報および会議資料の印刷に必要な情報を含むデータベースを備えこれを管理するデータベース管理手段と、前記会議資料配布周辺機器とデータ交換を行う通信手段と、を有するホストサーバを備えており、
前記会議資料配布周辺機器は、さらに、前記ホストサーバとデータ交換を行う通信手段を有することを特徴とする請求項１乃至２記載の会議資料配布システム。
【請求項４】
前記データベース管理手段は、さらに、会議の出席予定者リストを含むデータベースも備えこれを管理することを特徴とする請求項３記載の会議資料配布システム。
【請求項５】
前記データベース管理手段は、さらに、前記会議資料の印刷を行ったユーザの情報を記録するログファイルを含むデータベースも備えこれを管理することを特徴とする請求項３乃至４記載の会議資料配布システム。
【請求項６】
前記制御手段は、パスワードを前記本人確認情報とし、前記入力手段より入力したパスワードと、前記ＩＤカードの識別情報に基づいて前記記憶手段に記憶されたＩＤカードの持ち主に関する情報より検索したパスワードとを照合して本人認証を行うことを特徴とする請求項１乃至５記載の会議資料配布システム。
【請求項７】
前記制御手段は、さらに、前記ＩＤカードが正しいものであるかどうかを確認することを特徴とする請求項１乃至６記載の会議資料配布システム。
【請求項８】
前記記憶手段には、紛失／盗難届が出されたＩＤカードのリストを記憶しており、
前記制御手段は、前記入力手段より入力したＩＤカードの識別情報と前記記憶手段に記憶された紛失／盗難届が出されたＩＤカードのリストを照合してＩＤカードの不正使用を検出することを特徴とする請求項７記載の会議資料配布システム。
【請求項９】
前記ＩＤカードは、さらに、検査情報を記憶しており、
前記制御手段は、前記入力手段より入力した前記ＩＤカードの検査情報を確認することによりＩＤカードの不正使用を検出することを特徴とする請求項８記載の会議資料配布システム。
【請求項１０】
会議資料配布周辺機器において、
前記ＩＤカードの読み込みを含むＩＤカードの持ち主であることを確認可能な本人確認情報を入力する入力手段と、
前記本人確認情報に対応する情報を含む前記ＩＤカードの持ち主に関する情報および会議資料の印刷に必要な情報を記憶した記憶手段と、
前記入力手段の取得した前記識別情報および本人確認情報と前記記憶手段に記憶された前記ＩＤカードの持ち主に関する情報とを比較して本人認証を行うとともに、本人認証がなされた場合に前記会議資料の印刷に必要な情報から会議資料の印刷データを生成する制御手段と、
前記印刷データに応じて会議資料を印刷する印刷手段と、
を備えた会議資料配布周辺機器。
【請求項１１】
前記記憶手段には、会議資料の印刷を行ったユーザの情報を記録するログファイルも記憶しており、前記制御手段は、さらに、前記ログファイルに、会議資料の印刷を行ったユーザの情報の書き込みも行う、ことを特徴とする請求項１０記載の会議資料配布周辺機器。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プリンタ・スキャナ・ファックス・コピーなどといった周辺機器に関し、特に、会議資料配布システムおよび会議資料配布周辺機器に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
通常、会議を開催する場合、おおよそ以下のようなステップを経ていた。
【０００３】
＜開催前＞
（０）会議の内容を決める（通常、決まっている）
（１）出席予定メンバを決める
（２）出席予定メンバの調整をして、日時を決める
（３）会議室を予約する
（４）会議資料を作成する
（５）出席予定メンバに開催案内を出す
（６）会議資料を事前配布する
＜開催日＞
（７）追加資料を当日配布する
（８）会議を開催する
（９）出席者の確認をする
＜開催後＞
（１０）議事録を作成する
（１１）議事録を配布する
なお、（５）と（６）は同時に行うことも多い。
【０００４】
（６）の会議で使用する資料を事前配布する方法としては、主催者がプリントアウトした資料を会議出席メンバ各人に物理的に配布する方法か、主催者が資料の電子ファイルを電子メールに添付して出席予定メンバに送付し、各メンバがプリントアウトする、という方法が多かった。
【０００５】
前者の主催者がプリントアウトした資料を出席予定メンバ各人に物理的に配布する方法では、大量部数の資料のプリントアウト作業や配布作業が全て主催者の作業となり、主催者の負担が大きかった。
【０００６】
また、どちらの方法も、出席予定メンバが会議資料のプリントアウトを実際に手にしたかどうかの確認をするのには手間がかかった。
【０００７】
また、前記のように主催者に負担がかかるため、資料の事前配布がなされず会議当日現地で初めて配布される、というケースも多くなりがちであった。このように資料の事前配布がなされない場合、事前配布がなされる場合に比べて出席メンバの会議への準備が不十分となり、会議の効果という面で少なくない影響を与え、直接は見えにくい損失を生じさせてしまっていた。
【０００８】
また、（７）の会議当日の追加資料配布に際して、あらかじめ用意しておいた資料の部数が不足すると、その場で追加印刷する手間がかかってしまうため、出席予定者数以上の部数をあらかじめプリントアウトしておくのが一般的である。これは大量部数の資料のプリントアウトが全て主催者の作業となって主催者の負担が大きくなるだけでなく、また出席しなかった人の分の資料が残ってしまい、資源やコストの無駄が発生してしまっていた。
【０００９】
また、（８）の会議の出席者確認方法については、会議中に出席簿を回覧し各人に記載してもらう方法、会議場所に受付けを設けて確認する方法、などがあった。出席簿を回覧して各人に記載してもらう方法では、回覧順などは各出席者に任されているので全員にうまく回覧できず漏れが生じたり、記載してもらった字が読み取れなかったりして、正確に把握できないという問題が生じる可能性があった。また、受付けを設ける方法は、会議当日に受付け作業専任の人を割り当てる必要があり、人件費のコストがかかった。
【００１０】
また、ＴＶ会議の場合には、出席者の把握は、より煩雑になった。すなわち、物理的に離れた複数の会場で、各会場に動画カメラおよびマイクを設置して、他会場からリアルタイムに送られた画像および音声をディスプレイおよびスピーカで再生し、お互いの姿と声を見聞きしながら行うＴＶ会議の場合には、複数の各会場においてそれぞれ前記のような出席者の確認作業を行った上、さらに、それらを集計する必要があった。
【００１１】
又、従来例としては、例えば特許文献１と特許文献２をあげることが出来る。
【特許文献１】特開２００２−３４０１１号公報
【特許文献２】特開２００２−１１７１１７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１２】
本発明は前記のような点に鑑みてなされたものであり、
・会議資料が必要な部数だけ印刷され、資源やコストの無駄が発生しない
・実際に会議に出席した人を正確にかつ容易に把握することができる
・会議主催者の会議開催に関する作業負荷を軽減することができる
会議資料配布システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明では前記課題を解決するために、会議資料配布システムにおいて、コンピュータで読み取り可能で持ち主を特定する識別情報が登録された身分証明書（ＩＤカード）と、前記ＩＤカードの読み込みを含むＩＤカードの持ち主であることを確認可能な本人確認情報を入力する入力手段と、前記本人確認情報に対応する情報を含む前記ＩＤカードの持ち主に関する情報および会議資料の印刷に必要な情報を記憶した記憶手段と、前記入力手段の取得した前記識別情報および本人確認情報と前記記憶手段に記憶された前記ＩＤカードの持ち主に関する情報とを比較して本人認証を行なうとともに、本人認証がなされた場合に前記会議資料の印刷に必要な情報から会議資料の印刷データを生成する制御手段と、前記印刷データに応じて会議資料を印刷する印刷手段と、を備えた会議資料配布周辺機器と、から成ることを特徴とする会議資料配布システム、が提供される。
【発明の効果】
【００１４】
以上説明したように本発明では、コンピュータで読み取り可能なＩＤカードに、ＩＤカードの持ち主を特定する識別情報を記憶しておく。会議資料配布周辺機器は、ＩＤカードの識別情報を読み込むとともに、ＩＤカードの持ち主であることを確認可能な本人確認情報を入力し、これらを記憶されたＩＤカードの持ち主に関する情報とを比較し、本人認証を行う。本人認証がなされた場合、会議資料の印刷を行う。あるいは、本人認証がなされた場合、印刷する会議資料を選択させ、その会議資料の印刷を行う。
【００１５】
このように、ＩＤカードの持ち主を特定する情報をＩＤカードに登録しておけば、会議資料配布周辺機器にこのＩＤカードを読み込ませ、本人認証ができれば、ユーザの選択した会議資料を印刷することができる。これにより、ＩＤカードを持っているユーザは、どこの会議資料配布周辺機器ででも会議資料を印刷することができる。
【００１６】
さらに、本人確認を行って会議資料を印刷するため、機密保持上、安全である。
【００１７】
また、会議の主催者は会議資料配布ログを確認することにより、会議資料を実際に誰が印刷したかを知ることができるので、必要に応じて、まだ印刷していない人に対して印刷を促すなどの処理を行うことが可能となる。
【００１８】
また、必要十分な数の会議資料が印刷されることになるため、資源およびコストの無駄が発生しない。
【００１９】
また、会議当日に実際に出席したメンバを正確にかつ容易に把握することができる。
【００２０】
また、印刷の実作業を会議出席者各自が行うことになるので、会議主催者の会議開催に関する作業負荷が軽減される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
（実施例１）
以下、本発明の第一の実施の形態を図面を参照して説明する。本実施例は、会議当日に会議場所における会議資料配布する際に、特に好適に適用できる。
【００２２】
図１は、本発明の第一の実施の形態である会議資料配布システムの構成図である。
【００２３】
本発明に係る会議資料配布システムは、コンピュータで読み取り可能で持ち主（ユーザ）を特定する識別情報が登録されたＩＤカード１００と、ＩＤカード１００を読み込み、本人認証の後、会議資料の印刷を行う会議資料配布周辺機器２００と、必要に応じて会議資料配布周辺機器２００と接続されデータ交換を行うホスト機器３００と、から構成される。
【００２４】
ＩＤカード１００は、例えば、ＩＣカードに代表される、メモリと外部インタフェース、個別のＩＤ番号を持つ記憶媒体とから構成されるカードであり、ＩＤカード１００の持ち主を特定する情報が記憶されている。ＩＤカード１００は、所定の法人の社員、あるいは団体の構成員、または業務を委託された者であることを証明する身分証明書である。また、ＩＤカード１００は、個人認証可能なＩＤが記録され、コンピュータによりこれを読み出すことができるものであれば、磁気ストライプやバーコード等を用いたものであってもよい。
【００２５】
会議資料配布周辺機器２００は、身分証明のための情報などを入力する入力手段２１０と、本人認証およびその結果に応じて会議資料の印刷制御を行う制御手段２２０と、本人認証情報、会議資料データ、および会議資料の配布ログファイルが記憶された記憶手段２３０と、印刷情報に応じて会議資料などの印刷を行う印刷手段２４０と、ユーザからの動作指示やユーザへの動作状況表示等を行うユーザインタフェース２５０と、ホスト機器３００とデータ交換を行う通信インタフェース２６０と、から構成される。
【００２６】
入力手段２１０は、ＩＤカード１００に記録された持ち主を特定する識別情報を読み込むとともに、本人を確認することができる本人確認情報、例えば、本人だけが知っているパスワード等、身分証明のための情報を入力する。
【００２７】
制御手段２２０は、入力手段２１０から入力した識別情報と本人確認情報とを、記憶手段２３０に記憶されたＩＤカードの持ち主に関する情報と比較することにより、本人認証を行う。本人であると確認できれば、記憶手段２３０に記憶された会議資料データをもとに会議資料の印刷情報を生成し、印刷手段２４０に出力する。そして、会議資料の印刷をしたユーザの情報を前記会議資料の配布ログファイルに書き込む。また、本人認証の結果などをユーザインタフェース２５０を介してユーザに表示する。
【００２８】
さらに制御手段２２０は、必要に応じて、前記会議資料の配布ログファイルをもとに配布結果の印刷情報を生成し、印刷手段２４０に出力する。
【００２９】
記憶手段２３０は、本人確認情報に対応する情報を含むＩＤカードの持ち主に関する情報、会議資料データ、および会議資料の配布ログファイルを記憶している。
【００３０】
印刷手段２４０は、制御手段２２０から入力した印刷情報をもとに会議資料などの印刷を行う。
【００３１】
ユーザインタフェース２５０は、会議資料配布周辺機器２００とユーザを接続するインタフェースで、例えば、制御手段２２０から取得した会議資料配布周辺機器２００の動作状況等を表示したり、ユーザの指示をキーボード等により入力し、これを制御手段２２０へ伝えたりする。
【００３２】
通信インタフェース２６０は、コントローラ２２０に従って、ホスト機器３００から送信された情報の受信、および会議資料の配布ログファイルのアップロード等のホスト機器３００との間のデータ交換処理を行なう。
【００３３】
ホスト機器３００は、前記会議資料配布周辺機器２００の通信インタフェース２６０を経由して、会議資料配布周辺機器２００とデータ交換を行う通信手段とを備えている。
【００３４】
このような構成の会議資料配布システムの動作について説明する。ＩＤカード１００には、持ち主を特定する情報が記憶されている。もちろん、これは会議資料配布システムのためのみに用いられるものでなく、一般的に法人の社員が携帯する社員証等の身分証明書でもよい。機器アプリケーションを使用したいユーザは、会議資料配布周辺機器２００の入力手段２１０にＩＤカード１００の読み取りを行わせる。このとき、安全のため、本人確認情報として、例えば、パスワードも入力する。入力手段２１０は、入力したＩＤカード１００の識別情報およびパスワード等の本人確認情報を制御手段２２０へ送る。制御手段２２０は、入力した識別情報および本人確認情報を、記憶手段２３０に記憶されたＩＤカードの持ち主に関する情報と照合し、本人認証を行う。本人認証の結果は、必要に応じて、ユーザインタフェース２５０を介してユーザに明示される。本人認証ができた場合には、記憶手段２３０に記憶された会議資料データをもとに会議資料の印刷情報を生成し、印刷手段２４０へ出力する。印刷手段２４０は、印刷情報に従って会議資料の印刷を行う。そして、会議資料の印刷をしたユーザの情報を前記会議資料の配布ログファイルに書き込む。
【００３５】
また、ホスト機器３００から会議資料データが送付されると、制御手段２２０は記憶手段２３０に会議資料データとして格納するしくみになっている。このしくみにより、会議主催者は各会議に応じた会議資料のデータを、会議資料配布周辺機器２００の記憶手段２３０に格納しておくことが可能である。
【００３６】
また、ユーザがユーザインタフェース２５０を介して前記会議資料の配布ログファイル印刷の指示をすることにより、制御手段２２０は、前記会議資料の配布ログファイルの印刷情報を生成して印刷手段２４０へ出力し、印刷手段２４０は、印刷情報に従って会議資料の配布ログファイルの印刷を行う。会議主催者は、このようにして会議資料の配布ログファイルを印刷して参照することができる。あるいは、会議資料の配布ログファイルをホスト機器３００へ転送して参照することもできる。これにより、実際に会議に出席したメンバを正確にかつ容易に把握することができる。
【００３７】
なお、会議資料配布周辺機器２００とホスト機器３００とを必ずしも常に接続しておく必要は無く、必要なときにのみ接続すれば良い。主に、ホスト機器３００から会議資料配布周辺機器２００へ会議資料データを転送して登録するときや、会議資料配布周辺機器２００からホスト機器３００へ会議資料配布のログファイルを転送するとき、などに接続すれば十分機能を果たすことができる。すなわち、例えば、会議の会場で出席者に会議資料を印刷して配布をしている時には、特にホスト機器３００と接続せずに、会議資料配布周辺機器２００を単独で動作させておいても構わない。
【００３８】
このように、本発明に係る会議資料配布システムは、ＩＤカード１００を会議資料配布周辺機器２００に読み取らせ、本人の確認が正常完了すれば、即時に会議資料を印刷することができる。また、会議資料を印刷した全ユーザの情報が書き込まれているログファイルを、印刷あるいは取得して参照することができる。
【００３９】
（実施例２）
前記実施例１の説明では会議資料配布周辺機器の記憶手段２３０に本人認証情報、会議資料データ、および会議資料の配布ログファイルを記憶するとしたが、これらの情報をデータベースとしてホストサーバで一元管理を行い、必要時に会議資料配布周辺機器で情報を取得することもできる。例えば、社内の会議資料の事前配布を行う場合に、会議出席予定メンバが社内の複数の部署にまたがると、特定の一台の会議資料配布周辺機器のみでしか会議資料の印刷ができないのは、やはり不便である。会議出席予定メンバにとって、好きなところ（おそらく各自の部署の会議資料配布周辺機器）で会議資料を印刷ができたほうが便利である。そこで、ＬＡＮなどで接続された社内に設置されている複数の会議資料配布周辺機器で会議資料の印刷ができるようにするのが現実的である。このような場合、データ管理上あるいはセキュリティ上からも、本人認証情報等の重要な情報は、ホストサーバが管理するシステムが一般的である。このような、ホストサーバを備えた会議資料配布システムについて説明する。本実施例は、会議資料の事前配布を行う場合に、特に好適に適用できる。
【００４０】
図２は、本発明の第二の実施の形態であるホストサーバを備えた会議資料配布システムの構成図である。
【００４１】
本発明に係るホストサーバを備えた会議資料配布システムは、ＩＤカードである非接触ＩＣカード身分証明書１０１と、機器アプリケーションの実行を行う会議資料配布周辺機器１（２０１−１）、会議資料配布周辺機器２（２０１−２）、および会議資料配布周辺機器３（２０１−３）と、データベースの管理を行うホストサーバ４００と、から構成される。
【００４２】
非接触ＩＣカード身分証明書（以下、カードとする）１０１は、カードの持ち主を特定する識別情報（例えばＩＤ番号）等を記憶するメモリと、会議資料配布周辺機器と非接触でデータ交換を行う外部インタフェースを有している。メモリは、必要に応じて、会議資料配布周辺機器から書き込みを行うことができる。
【００４３】
会議資料配布周辺機器１（２０１−１）は、カード１０１からの情報読み出し、および書き込みのできるＩＣカードリーダー／ライター２１１、カード１０１携帯者が所定の情報を入力する入力インタフェース２１２、本人認証処理と会議資料配布処理を制御するコントローラ２２１、必要に応じて各種の情報を記憶しているローカルデータベース２３１、印刷を行うプリンタ２４１、ユーザに情報を伝達するディスプレイ２５１、およびホストサーバ４００とデータ交換を行う通信インタフェース２６１とから構成される。会議資料配布周辺機器２（２０１−２）および会議資料配布周辺機器３（２０１−３）も同一構成である。
【００４４】
ＩＣカードリーダー／ライター２１１は、カード１０１の持ち主を特定する識別情報（例えばＩＤ番号）等をカード１０１から読み出す入力手段２１０である。また、必要に応じて、カード１０１にデータを書き込むことができる。
【００４５】
入力インタフェース２１２は、カード１０１携帯者がカードの持ち主であることを確認可能な本人確認情報を入力する入力手段２１０であるとともに、会議資料の印刷実行に必要な情報を設定するユーザインタフェース２５０である。本人確認情報は、本人しか知らないパスワード、指紋等である。また、会議資料の印刷実行に必要な情報は、印刷する会議資料の選択や決定等である。入力インタフェース２１２は、例えば、キーボードやタッチパネル、ジョイスティック等である。
【００４６】
コントローラ２２１は、ＩＣカードリーダー／ライター２１１および入力インタフェース２１２から入力したカード１０１の携帯者がカード１０１の持ち主であるかどうかの本人認証およびカード１０１が正規のカードであるかの確認を行うとともに、本人であると確認できた場合に、ユーザが印刷可能な会議資料を、インタフェース２１２を介してユーザに表示し、どの会議資料を印刷するかの選択・決定の入力を促す表示も行う。そして、インタフェース２１２を介して入力した、印刷する会議資料の決定指示等のユーザによる指示に応じて、選択された会議資料の印刷情報の生成を行う制御手段２２０である。
【００４７】
ローカルデータベース２３１は、必要に応じてフォントやロゴ等の情報を記憶しておく記憶手段２３０である。ローカルデータベース２３１は、ホストサーバ４００の持っている情報のうち、セキュリティ上あまり問題のない情報を記憶しており、処理を高速化するのに用いられる。このため、社内に設置する端末など、外部の人物に触れる心配のない場合、かなり多くの情報をローカルデータベース２３１に記憶させておくことができる。
【００４８】
プリンタ２４１は、コントローラ２２１の生成した会議資料などの印刷情報に応じて会議資料の印刷を行う印刷手段２４０である。また、必要に応じて、コントローラ２２１の指示に従い、会議資料の配布ログファイル等の管理情報も印刷する。
【００４９】
ディスプレイ２５１は、ユーザに対して必要な情報の伝達を行うインタフェースである。コントローラ２２１に従って、必要な情報を表示する。例えば、本人認証あるいはカード確認ができなかった場合、エラーメッセージが表示される。また、正しいと判断された場合、ユーザに印刷可能な会議資料を示し、印刷したい会議資料の選択を求めるメッセージ等が表示される。
【００５０】
通信インタフェース２６１は、コントローラ２２１に従ってホストサーバ４００のデータベースから必要な情報およびプログラムの読み出し、およびログファイルへの書き込み等のデータ交換処理を行う。
【００５１】
ホストサーバ４００は、カード１０１の持ち主に関する情報、会議資料データ、および会議資料の配布ログファイルの情報を含むデータベースを管理するデータベース管理手段と、前記会議資料配布周辺機器２０１−１、２０１−２、２０１−３の通信インタフェース２６１を経由して、各会議資料配布周辺機器とデータ交換を行う通信手段とを備えている。カード１０１の持ち主に関する情報は、例えばパスワードで本人確認を行う場合、カード１０１に対応したパスワードであり、ホストサーバ４００はパスワードのデータベースを有している。さらに必要に応じて、会議資料配布周辺機器においてカード１０１が正しいカードかどうかの確認を行う場合、紛失／盗難届が出ているカードのＩＤリストや、偽造カード防止のための検査プログラムや検査情報のデータベースを有している。
【００５２】
このような構成の会議資料配布システムの動作について説明する。図３は、本発明の第二の実施の形態である会議資料配布システムの処理手順を示したフローチャートである。
【００５３】
ホストサーバ４００のデータベースについて説明する。ホストサーバ４００のデータベースには、紛失／盗難届が出ているカードのＩＤリストである紛失カード届出情報４１０、カード１０１が偽造されているかどうかを検査するために必要な情報である偽造カード防止検査情報４２０、カード１０１の携帯者が本人かを確認するためのパスワードデータベース４３０、各会議の出席予定者がリストアップされている会議出席予定者データベース４４０、会議資料データのデータベースである会議資料データベース４５０、会議資料を印刷した履歴である会議資料配布ログ４６０とから構成される。また、カード１０１には、カード１０１の持ち主を特定するためのＩＤと検査情報が記憶されている。
【００５４】
ホストサーバ４００とネットワークを介して接続する会議資料配布周辺機器２０１−１、２０１−２、２０１−３、…、２０１−ｎ（ｎは任意の整数）は、特定の会社の従業員のみを対象に、その社屋内に設置されている。
【００５５】
会議の主催者は、開催前に、会議の出席予定者リストと会議の事前配布資料を作成する。そして、前記会議出席予定者データベース４４０に会議の出席予定者リストを登録し、かつ、前記会議資料データベース４５０に会議の事前配布資料を登録しておく。そして、会議の出席予定者に電子メールなどで会議の開催案内を送り、各自で会議資料のプリントアウトを行うよう依頼する。会議の開催案内を受け取り、会議資料の印刷を行おうとする会議出席予定者（以下、ユーザ）が、例えば、会議資料配布周辺機器１（２０１−１）において会議資料の印刷を行うとする。処理が開始されると（Ｓ０１）、ユーザは最初に自身の身分証明書であるカード１０１を会議資料配布周辺機器１（２０１−１）のＩＣカードリーダー／ライター２１１に近づけ、カード１０１に記録されているＩＤと検査情報の読み込みを行わせる（Ｓ０２）。ＩＣカードカードリーダー／ライター２１１により、カード１０１に記録されているＩＤと検査情報が読み込まれ、コントローラ２２１へ送られる。コントローラ２２１は、まず、入力したＩＤに対応する情報を、通信インタフェース２６１を経由してホストサーバ４００から取得する。取得する情報は、前記説明の紛失カード届出情報４１０、偽造カード防止検査情報４２０、パスワードデータベース４３０、会議出席予定者データベース４４０、および会議資料配布ログ４６０である。これらは、一括して取得する方法であっても、必要時に必要なデータベースを取得する方法でもあってもよい。次に、カード１０１が正しいカードであるかどうかの確認を行う（Ｓ０３）。ここでは、紛失カード届出情報４１０と偽造カード防止検査情報４２０を用いて、カード１０１を確認する。読み出したカード１０１のＩＤと、紛失カード届出情報４１０に登録されたカードのＩＤを照合し、一致していれば無効カードであると判断する。一致するものがなければカードは正しい。さらに、カード１０１から読み出した検査情報の確認を行う。検査情報は、偽造カード防止のためにカードに記録されている情報で、暗号化技術等を使うことにより、容易には解読や改ざんができない仕組みになっている。この読み出したカード１０１の検査情報とホストサーバ４００から取得した対応する検査情報とを照合し、カードの確認を行う。一致していればカードは正しい。なお、カード１０１がＩＣカードの場合、検査情報をネットワークを通じて随時書き換えすれば、多重セキュリティが可能になる。このような検査によりカード１０１が正しいと判断された場合、次の処理（Ｓ０４）へ進む。カード１０１が正しくないと判断された場合、エラー処理（Ｓ０９）へ進み、会議資料配布処理を中断する。カード１０１が正しいと確認された場合、カード１０１の携帯者がカード１０１の持ち主であるかどうかがチェックされる。このため、コントローラ２２１の制御により、ディスプレイ２５１にパスワードの入力を求めるメッセージが表示される。カード１０１の携帯者が入力インタフェース２１２によりパスワードを入力すると（Ｓ０４）、パスワードはコントローラに送られ、ここでチェックが行われる（Ｓ０５）。このとき、この読み出したカード１０１の検査情報とホストサーバ４００のパスワードデータベース４３０中の対応するパスワードとを照合し、カードの確認を行う。一致していればカードは正しい。パスワードが正しくなかった場合、エラー処理（Ｓ０９）へ進み、会議資料配布処理を中断する。また、このときパスワードの再入力を求めるようにすることもできる。以上の処理で、カード１０１の確認、およびカード１０１を携帯している人物が本人であることの確認ができる。
【００５６】
続いて、コントローラ２２１に従ってディスプレイ２５１に印刷したい会議資料等の指定を求めるメッセージが表示される。すなわち、コントローラ２２１は、会議出席予定者データベース４４０をもとにユーザが印刷可能な会議資料（すなわち、このユーザが会議出席予定者データベースにリストアップされている会議の資料を、このユーザは印刷可能である）を、インタフェース２５１を介してユーザに表示する。ユーザが印刷可能な会議資料が複数ある場合は、それらを列記して表示する。それとともに、どの会議資料を印刷するかの選択・決定の入力を促す表示も行う。ユーザは、メッセージに従って、入力インタフェース２１２より必要情報を入力する（Ｓ０６）。コントローラ２２１は、ユーザの指定に応じて、選択された会議資料のデータを、ホストサーバ４００の会議資料データベース４５０からダウンロードし、ローカルデータベース２３１に格納する（Ｓ０７）。なお、処理スピードの効率化のために、このダウンロードの処理は選択された会議資料のデータがローカルデータベース２３１に存在していないときのみ行うようにしてもよい。そして、コントローラ２２１は、ローカルデータベース２３１の会議資料データをもとに会議資料の印刷情報を生成し、プリンタ２４１に出力する。プリンタ２４１は、印刷情報に応じて会議資料の印刷を行う。（Ｓ０８）。すなわち、ユーザに選択された会議資料が印刷されることになる。そして、ユーザによって会議資料が印刷された履歴である会議資料配布ログ４６０が更新される（Ｓ０８）。そして、処理は正常に終了する（Ｓ１０）。
【００５７】
また、カード１０１が無効であるか、カード１０１の携帯者が本人でない場合、エラー処理（Ｓ０９）が行われ、ディスプレイ２５１にエラーの内容を伝えるエラーメッセージが表示される。
【００５８】
このように、会議の出席予定者は、各自手近の会議資料配布周辺機器で会議資料の印刷をすることができる。また、各自の手近な場所で利用できるのにもかかわらず、本人確認をした上で印刷するため、安全である。
【００５９】
また、会議の主催者は前記会議資料配布ログ４６０を確認することにより、会議資料を実際に誰が印刷したかを知ることができるので、必要に応じて、まだ印刷していない人に対して印刷を促すなどの処理を行うことが可能となる。
【００６０】
また、ホストサーバに一元管理されている会議資料の印刷を実行することができるため、常に最新の会議資料の印刷を実行することができる。
【００６１】
（その他の実施例）
前記実施例２の説明では、本人認証がなされた場合、印刷する会議資料を選択させ、その会議資料の印刷を行う例を示したが、特に会議資料の選択はさせず、認証後即時に特定の会議資料の印刷を行うようにしても構わない。これは、ＴＶ会議を行う場合の各会場での会議当日の資料配布に、特に好適に適用できる。
【００６２】
なお、前記の各実施例における処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、会議資料配布システムおよび会議資料配布周辺機器が有すべき機能の処理内容は、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムに記述しておく。そして、このプログラムをコンピュータで実行することにより、前記処理がコンピュータで実現される。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記録装置や半導体メモリ等がある。市場を流通させる場合には、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）やフロッピー（登録商標）ディスク等の可搬型記録媒体にプログラムを格納して流通させたり、ネットワークを介して接続されたコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを通じて他のコンピュータに転送することもできる。コンピュータで実行する際には、コンピュータ内のハードディスク装置等にプログラムを格納しておき、メインメモリにロードして実行する。
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】会議資料配布システムの構成
【図２】ホストサーバを備えた会議資料配布システムの構成
【図３】ホストサーバを備えた会議資料配布システムの動作
【図１】
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【図２】
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【図３】
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