(57)【要約】【課題】  属性情報が記録された既存のデータベースを用いて、文書ファイルと属性情報とを対応付けて容易に電子ファイルを登録することを可能とする。【解決手段】  文書ファイルを読み込む文書ファイル読込手段と、文書ファイルを識別する識別ＩＤを取得する識別ＩＤ取得手段と、前記識別ＩＤを送出して顧客管理システムから該文書ファイルの属性情報を取得する属性取得手段と、該文書ファイルの識別ＩＤと属性情報を基にして文書ファイルを一意に識別する文書識別情報を作成する文書識別情報作成手段と、前記文書識別情報と文書ファイルを対応付けてデータベースへ登録する登録手段とを備える。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続された顧客管理システムに予め登録されている属性情報を用いて文書ファイルと文書ファイルの属性情報を対応付けて登録する文書ファイリング装置において、
文書ファイルを読み込む文書ファイル読込手段と、
文書ファイルを識別する識別ＩＤを取得する識別ＩＤ取得手段と、
前記識別ＩＤを送出して顧客管理システムから該文書ファイルの属性情報を取得する属性取得手段と、
該文書ファイルの識別ＩＤと属性情報を基にして文書ファイルを一意に識別する文書識別情報を作成する文書識別情報作成手段と、
前記文書識別情報と文書ファイルを対応付けてデータベースへ登録する登録手段と、
を具備することを特徴とする文書ファイリング装置。
【請求項２】
ネットワークを介して接続された顧客管理システムに予め登録されている属性情報を用いて文書ファイルと文書ファイルの属性情報を対応付けて登録する文書ファイリング方法において、
文書ファイルを読み込む文書ファイル読込工程と、
文書ファイルを識別する識別ＩＤを取得する識別ＩＤ取得工程と、
前記識別ＩＤを送出して顧客管理システムから該文書ファイルの属性情報を取得する属性取得工程と、
該文書ファイルの識別ＩＤと属性情報を基にして文書ファイルを一意に識別する文書識別情報を作成する文書識別情報作成工程と、
前記文書識別情報と文書ファイルを対応付けてデータベースへ登録する登録工程と、
を有することを特徴とする文書ファイリング方法。
【請求項３】
ネットワークを介して接続された顧客管理システムに予め登録されている属性情報を用いて文書ファイルと文書ファイルの属性情報を対応付けて登録する処理を行わせるための文書ファイリング用コンピュータプログラムにおいて、
文書ファイルを読み込む文書ファイル読込ステップと、
文書ファイルを識別する識別ＩＤを取得する識別ＩＤ取得ステップと、
前記識別ＩＤを送出して顧客管理システムから該文書ファイルの属性情報を取得する属性取得ステップと、
該文書ファイルの識別ＩＤと属性情報を基にして文書ファイルを一意に識別する文書識別情報を作成する文書識別情報作成ステップと、
前記文書識別情報と文書ファイルを対応付けてデータベースへ登録する登録ステップと、
を有することを特徴とする文書ファイリング用コンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、予めデータベースに登録されている属性情報を用いて文書ファイルと文書ファイルの属性情報を対応付けて登録する文書ファイリング装置、方法、及びコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ケーブルテレビ局は、ケーブルテレビサービス、インターネット接続サービス、電話サービスなどの種々のサービスを提供しており、加入者は希望するサービスを選んで契約することにより、加入社宅で希望のサービスを利用することができる。例えば、ケーブルテレビサービスを申し込む場合には放送契約、インターネット接続サービスを申し込む場合には通信契約と言うように、加入者が希望するサービスの種類を契約書（紙ベースの申込書）に記載して申込が行われる。
ケーブルテレビ局ではその契約書を基にケーブルテレビ局内の設備に対して、契約内容に応じた設定を行いサービスを提供している。そして、その契約書はファイルに綴じて保管庫などに保管されている。このため、ケーブルテレビ局の担当者が、後日、契約書を閲覧したいときには、保管庫からファイルを取り出し、ファイルに綴じられている契約書の中から目的の契約書を探さなければならない。
また、ケーブルテレビ局においては、加入者の情報は顧客管理システムで管理されており、加入者の情報や工事指示、状況把握は全てパーソナルコンピュータ（ＰＣ：Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）上で閲覧・処理出来るようになっている。これに対して、契約書を閲覧する場合には、契約書が綴じられているファイルを保管庫などから取り出して目的の契約書を探さなければならず非効率的であった。そのため、担当者にとっては契約書も電子化してＰＣ上で契約書の画像を閲覧することができるようになることが望まれていた。
【０００３】
そして、従来の画像ファイルを登録・管理する技術として、文書の内容を効率的に登録し登録された文書の内容を用いることにより効率的な文書の検索を行うことができる画像データを登録・管理する画像ファイリング装置（例えば、特許文献１参照）のような技術が公開されている。
【特許文献１】特開２０００−３１５２０９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来の画像ファイリング装置にあっては、入力された複数の画像データを一つの文書として登録する技術であり、複数の文書の画像データを一括して登録するものではなかった。そのため、複数の文書を登録する場合には文書を一件ずつ登録する必要があった。
また、上記従来の画像ファイリング装置では、登録する文書の書誌的事項は全て画像データから取得して登録しており、前記書誌的事項以外の付加的な事項（以降、「属性情報」という。）を更に付加して登録する場合には、該当の文書に対応する属性情報を入力して対応付けて登録する必要があった。
従って、例えば、前記ケーブルテレビ局の複数の契約書を前記画像ファイリング装置に登録する場合には、契約書に対応する文書ファイルの属性情報を顧客管理システムの顧客データベース（顧客ＤＢ）より取得し、取得した属性情報を前記画像ファイリング装置に入力し、契約書の文書ファイルとの対応付けを行って登録する必要があり、これらの作業を登録対象の全ての契約書に対して一件ずつ行わなくてはならず非常に手間がかかると言う問題点があった。
【０００５】
そこでこの発明は、上述の課題を解決すべくなされたもので、複数の文書ファイルの内容を効率的に登録することを可能とする文書ファイリング装置を提供することを目的としている。
更には、属性情報が記録された既存のデータベースを用いて、文書ファイルと属性情報との対応付けを容易に行うことを可能とする文書ファイリング装置を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、上述の課題を解決すべくなされたもので、上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明は、
ネットワークを介して接続された顧客管理システムに予め登録されている属性情報を用いて文書ファイルと文書ファイルの属性情報を対応付けて登録する文書ファイリング装置において、文書ファイルを読み込む文書ファイル読込手段と、文書ファイルを識別する識別ＩＤを取得する識別ＩＤ取得手段と、前記識別ＩＤを送出して顧客管理システムから該文書ファイルの属性情報を取得する属性取得手段と、該文書ファイルの識別ＩＤと属性情報を基にして文書ファイルを一意に識別する文書識別情報を作成する文書識別情報作成手段と、前記文書識別情報と文書ファイルを対応付けてデータベースへ登録する登録手段と、を具備することを特徴とする文書ファイリング装置である。
【０００７】
また請求項２に記載の発明は、
ネットワークを介して接続された顧客管理システムに予め登録されている属性情報を用いて文書ファイルと文書ファイルの属性情報を対応付けて登録する文書ファイリング方法において、文書ファイルを読み込む文書ファイル読込工程と、文書ファイルを識別する識別ＩＤを取得する識別ＩＤ取得工程と、前記識別ＩＤを送出して顧客管理システムから該文書ファイルの属性情報を取得する属性取得工程と、該文書ファイルの識別ＩＤと属性情報を基にして文書ファイルを一意に識別する文書識別情報を作成する文書識別情報作成工程と、前記文書識別情報と文書ファイルを対応付けてデータベースへ登録する登録工程と、を有することを特徴とする文書ファイリング方法である。
【０００８】
また請求項３に記載の発明は、
ネットワークを介して接続された顧客管理システムに予め登録されている属性情報を用いて文書ファイルと文書ファイルの属性情報を対応付けて登録する処理を行わせるための文書ファイリング用コンピュータプログラムにおいて、文書ファイルを読み込む文書ファイル読込ステップと、文書ファイルを識別する識別ＩＤを取得する識別ＩＤ取得ステップと、前記識別ＩＤをキーにして顧客管理システムから該文書ファイルの属性情報を取得する属性取得ステップと、該文書ファイルの識別ＩＤと属性情報を基にして文書ファイルを一意に識別する文書識別情報を作成する文書識別情報作成ステップと、前記文書識別情報と文書ファイルを対応付けてデータベースへ登録する登録ステップと、を有することを特徴とする文書ファイリング用コンピュータプログラムである。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、複数の文書ファイルに対して、文書ファイルを識別する識別ＩＤを基にして文書ファイルの属性情報を取得し、文書ファイルと属性情報とを対応付けて効率的に登録することができるという効果が得られる。更には、属性情報が保存されている既存のデータベースを用いることで、文書ファイルの属性情報と文書ファイルとを対応付けて登録することを容易に行うことができるという効果が得られる。
これにより、複数の文書ファイルにそれぞれの属性情報を対応付けして簡易に登録手続きで行うことができ、作業の効率化を図ることができるという効果が得られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の一実施形態による文書ファイリング装置を、図面を参照して説明する。
図１は、同実施形態による文書ファイリング装置の構成を示す機能構成図である。図１において、符号１００は、文書ファイルと対応付けて属性情報を符号１７０の顧客文書データベースに登録する文書ファイリング装置である。符号２００は紙ベースの契約書を読み込んで文書ファイルを生成し記憶するスキャナ読取装置である。符号３００は符号３１０の顧客管理データベースに記録されている顧客との契約情報を管理する顧客管理装置である。スキャナ読取装置２００、顧客管理装置３００は、それぞれ文書ファイリング装置１００に通信ネットワークを介して接続されている。
【００１１】
文書ファイリング装置１００において、符号１１０は文書ファイルを読み込み一時記憶領域に保存を行う文書ファイル読込部である。また、符号１２０は文書ファイルを識別する識別ＩＤが記載された文書ファイル識別リストを取得し、前記文書ファイルに文書ファイル識別リストに記載されている順序で識別ＩＤを文書ファイルに対応付けて前記一時記憶領域に保存を行う識別ＩＤ取得部である。符号１５０は前記一次記憶領域に保存されている文書ファイルの数と識別ＩＤの数を照合する文書ファイル数照合部である。符号１３０は顧客管理装置３００に識別ＩＤを送出して顧客管理データベース３１０から属性情報を取得し、前記一次記憶領域に保存されている文書ファイルと識別ＩＤとの対応付けに更に属性情報を対応付けて保存を行う属性取得部である。符号１６０は文書ファイルに対応する識別ＩＤと属性情報とを基にして新たなファイル名を生成し、文書ファイルのファイル名を新たなファイル名に変換を行う文書識別情報作成部である。そして、符号１４０は前記一次記憶領域の文書ファイルと識別ＩＤおよび属性情報との対応付けを顧客文書データベース１７０に登録する登録部である。
【００１２】
図２は、図１の顧客文書データベース１７０の構成を示す図であり、文書ファイリング装置１００の登録部１４０によって登録が行われる。
図３は、図１の顧客管理データベース３１０の構成を示す図である。顧客との契約情報が管理され、契約番号が契約情報を一意に識別するＩＤであり、顧客番号によりどの顧客の契約情報であるかが識別できる。なお、契約情報に対応付けられて顧客文書データベースに登録される属性情報は、例えば、顧客番号、契約種別、書類種別、顧客名、住所などの情報である。
図４は、文書ファイリング装置１００の一次記憶領域に作成されて、文書ファイルのファイル名と識別ＩＤと属性情報と処理結果の対応付けを保存するための対応表であり、この対応表の内容を基にして顧客文書データベース１７０が作成される。
そして、本実施形態による文書ファイリング装置１００は、顧客管理装置３００と通信を行い、図３の顧客管理データベース３１０から文書ファイルに関する属性情報を取得し、図２の顧客文書データベースを作成する後述の処理を行う。
【００１３】
次に、図１を用いて本発明の一実施形態における文書ファイルの登録処理の概要を説明する。
文書ファイリング装置は、ユーザからの処理の指示を受けた後、以下のように処理を行う。まず、文書ファイル読込部１１０は、スキャナ読取装置２００から文書ファイルを読み込む。次に、識別ＩＤ取得部１２０は、文書ファイルを識別する識別ＩＤを取得する。そして、属性取得部１３０は、前記識別ＩＤを送出して顧客管理システムから該文書ファイルの属性情報を取得する。次に、文書識別情報作成部１６０は、該文書ファイルの識別ＩＤと属性情報を基にして文書ファイルを一意に識別する文書識別情報を作成する。そして最後に、登録部１４０は、該文書ファイルの識別ＩＤと属性情報を基にして作成された前記文書識別情報と文書ファイルを対応付けてデータベースへ登録する。
これにより、大量の文書ファイルに対して、予め用意された顧客管理データベースに登録されている属性情報を用いることにより、大量の文書ファイルに対して容易に属性情報を付加して登録することが出来るようになる。
【００１４】
次に、図５に示すフローチャートを用いて、本発明の一実施形態における文書ファイリング装置の動作を具体的に説明してする。
その前に、文書ファイリング装置に読み込まれる文書ファイル及び文書ファイル識別リストがどのようにして作成されるかを最初に説明する。
まず、文書ファイルは、図１に示すスキャナ読取装置２００から紙ベースの複数の契約書２１０が読み込まれると、スキャナ読取装置内の記憶部に複数の文書ファイルが生成され記録される。これらの文書ファイルは読み取られた順に任意のファイル名が付与される。この任意のファイル名はスキャナ読取装置２００によって規則的に付与されるファイル名である。例えば、通番であったり、読み取り時刻のタイムスタンプであったり、通番とタイムスタンプが結合されたものであったりとスキャナ読取装置の製造メーカや機種によって異なるものである。なお、ここで言う文書ファイルは、文書やイメージ、写真などの電子的なファイルを意味するものである。また、スキャナ読取装置に限らず、電子カメラにより撮影して作成した文書ファイルや、文書作成ソフトウェアによって作成した文書ファイルでも良い。
【００１５】
次に、識別ＩＤ取得部１２０は、前記スキャナ読取装置２００が複数の契約書２１０を読み込む時に、同時に、光学式文字読取機構（ＯＣＲ：Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）により契約書の書面に記載されている識別ＩＤ（例えば、契約番号）を識別して読み取り、読み取った識別ＩＤを文書ファイル識別リストに順次書き出し、その文書ファイル識別リストをスキャナ読取装置内の記憶部に記録する。なお、識別ＩＤ取得部１２０による識別ＩＤの取得方法は、光学式文字読取機構（ＯＣＲ）に限らず、テキストファイルや画像ファイルのように内部の記載内容または画像イメージから文字を取得できる場合は記載内容または画像イメージから取得してもよいし、文書ファイルのプロパティ（属性）に識別ＩＤが設定されている場合はプロパティから取得してもよい。
また、事前に、ユーザが、紙ベースの契約書をスキャナ読取装置に読み込ませた順や、前記スキャナ読取装置２００の記憶部に記録されている文書ファイルのファイル名の昇順に、識別ＩＤを文書ファイル識別リストに記載して作成しておいてもよい。
【００１６】
以上により文書ファイルと文書ファイル識別リストの準備ができた段階で、ユーザが文書ファイリング装置１００に対して文書ファイルの読み込みを指示したときの文書ファイリング装置の動作を図５のフローチャートを用いて具体的に説明する。
ユーザから文書ファイルの読み込み指示を受けると、まず、文書ファイル読込部１１０は、一時記憶領域に図４に示す対応表を作成し、スキャナ読取装置の記憶部より文書ファイルを読み込み、文書ファイルのファイル名を昇順に対応表に設定し保存する。（ステップＳ５０１）
なお、読み込まれる文書ファイルは、スキャナ読取装置以外の他の記憶装置に記録しておいてそこから読み込んでも良い。
【００１７】
次に、識別ＩＤ取得部１２０は、スキャナ読取装置内の記憶部より文書ファイル識別リストを取得する（ステップＳ５０２）。次に識別ＩＤ取得部１２０は文書ファイル識別リストに記載されている識別ＩＤを順次取り出し、一時記憶領域の対応表に既に登録されている各文書ファイル名に、またその登録されている順番に、前記順次取り出した識別ＩＤを対応づけて記録する（ステップＳ５０３）。
なお、識別ＩＤ取得部１２０は、ユーザからの指示を認識して起動されるようにしても良いし、文書ファイル読込部１１０の処理の終了を認識して自動的に処理するようにしても良い。また、文書ファイル識別リストは、スキャナ読取装置以外の他の記憶装置に記録しておいてそこから読み込んでも良い。
【００１８】
そして、識別ＩＤ取得部１２０が対応表を作成し終えると、文書ファイリング装置の画面生成部（図示せず）が対応表に基づいて照合画面を生成しモニタに表示する（ステップＳ５０４）。
ここで、図７の照合画面の内容について説明する。この画面の符号６０３には識別ＩＤが表示され、符号６２０には識別ＩＤに対応付けられた文書ファイルの内容が表示される。そして、符号６２０には読み込まれた複数の文書ファイルの内容が重なって表示されている。符号６２１は、複数の文書ファイルのうちの何件目を符号６２０に表示しているかを示しており、符号６０６、符号６０７を選択することにより符号６２０の文書ファイルの内容の表示を前ページ、次ページに切り替えることができる。これにより、ユーザは、識別ＩＤと文書ファイルの内容に表示されている識別ＩＤ（例えば、契約番号）との対応関係を一件ずつ目視で確認することもできる。
【００１９】
次に、ユーザが照合画面の照合ボタンを押下すると、文書ファイル数照合部１５０は照合ボタンが押下されたことを識別し（ステップＳ５０５）、一次記憶領域の対応表にある文書ファイルの数と識別ＩＤの数を照合して双方の数が一致しているかどうかを識別する。（ステップＳ５０６）
そして、文書ファイル数照合部１５０は前記照合の結果を判定し（ステップＳ５０７）、一致していない場合は（ステップＳ５０７のＮＧ）、不一致の旨のエラーメッセージを図７の照合画面の照合ログ表示６０９の欄に表示し処理を終了する。（ステップＳ５１５）前記照合の結果が一致している場合は（ステップＳ５０７のＯＫ）、次の処理に進む。
これにより、不一致の場合の顧客文書データベースへの登録内容の不備や文書ファイルの登録漏れを事前に防止することができる。
なお、文書ファイル数照合部１５０は、識別ＩＤ取得部１２０が文書ファイル識別リストを取得した後（ステップＳ５０２）に自動的に起動されるようにしてもよい。
【００２０】
次に、属性取得部１３０は、顧客管理装置３００に対して一時記憶領域の対応表の識別ＩＤを送信して、属性情報の取得依頼を行う。（ステップＳ５０８）
顧客管理装置３００では、識別ＩＤを受信すると、顧客管理データベースより識別ＩＤに一致する契約番号を検索し、該当する契約番号があった場合には、その契約番号に関する属性情報（例えば、顧客番号、契約種別、書類種別）を文書ファイリング装置１００に送信する。また、識別ＩＤに一致する契約番号が見つからなかった場合は、エラーの旨を示すエラーコードを文書ファイリング装置１００に送信する。
文書ファイリング装置１００では、顧客管理装置３００から取得結果を受信すると、属性取得部１３０は、取得結果の判定を行い（ステップＳ５０９）、前記取得結果がエラーコードの場合には（ステップＳ５０９のＮＧ）、一次記憶領域の対応表に対して、識別ＩＤに対応する属性情報の欄に無しの旨を、処理結果の欄に前記取得結果に設定されているエラーコードを設定し保存する。（ステップＳ５１６）また、前記取得結果がエラーコードでない場合は（ステップＳ５０９のＯＫ）、一次記憶領域の対応表に対して、識別ＩＤに対応する属性情報の欄に前記取得結果に設定されている属性情報を、処理結果の欄にＯＫの旨を設定し保存する。（ステップＳ５１０）
【００２１】
次に、文書識別情報作成部１６０は、一時記憶領域の対応表の中で処理結果の欄がエラーに該当する行を除いて、対応表の識別ＩＤと属性情報を基にして文書ファイルを一意に識別する新たなファイル名を作成する。そして、一次記憶領域に保存されている文書ファイルのファイル名を新たなファイル名に変換し、更に、対応表の文書ファイル名を新たなファイル名に変換する。（ステップＳ５１１）
図６には、変換前の文書ファイルのファイル名と文書識別情報作成部１６０が作成した変換後の文書ファイルのファイル名の例を示している。この図の例によると、識別ＩＤである契約番号と、属性情報である顧客番号、契約種別、書類種別等を基にして文書ファイルを一意に識別するファイル名を作成している。これにより、ユーザにとっては、文書ファイルの内容を直接確認することなく、文書ファイルのファイル名から、例えば、契約番号、契約種別、書類種別、顧客番号、顧客名を直接認識できるようになる。更には、登録された文書ファイルのファイル名を用いて検索する場合には、ファイル名だけから効率的な文書の検索を行うことができるようになる。
【００２２】
そして、属性取得部１３０は、一次記憶領域の対応表の内容を基にして図８に示す登録画面の表示内容を編集してモニタに表示する。（ステップＳ５１２）
ここで、図８の登録画面の内容について説明する。この画面の符号６５０には一次記憶領域の対応表の内容が表示さる。属性情報の取得でエラーになった情報については、エラーの旨の表示がされる。この画面により、顧客文書データベースに登録対象のデータを一覧で確認することができる。
【００２３】
ユーザが登録画面の登録ボタンを押下すると、登録部１４０は登録ボタンが押下されたことを識別し（ステップＳ５１３）、一時記憶領域の対応表の中で処理結果の欄がエラーに該当する行を除いて、一時記憶領域の対応表の内容をもとに顧客文書データベースを作成して顧客文書データベースを登録する。そして、一時記憶領域の対応表の処理結果欄に登録の結果を設定し保存して、更に、登録画面に対応表に内容を再表示する。（ステップＳ５１４）以上により、複数の文書ファイルに属性情報を対応付けて効率的に登録することが出来る。
【００２４】
上述の文書ファイリング装置は内部に、コンピュータシステムを有している。そして、上述した文書ファイルに属性情報を対応付けて登録する各処理の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでコンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、半導体メモリ等をいう。また、このコンピュータプログラムを通信回線によってコンピュータに配信し、この配信を受けたコンピュータが当該プログラムを実行するようにしても良い。
【００２５】
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。
【図面の簡単な説明】
【００２６】
【図１】本発明の一実施形態の構成を示す機能構成図である。
【図２】文書ファイリング装置が有する顧客文書データベースの構成図である。
【図３】顧客管理装置が有する顧客管理データベースの構成図である。
【図４】文書ファイリング装置の一次記憶領域で使用する対応表の構成図である。
【図５】文書ファイリング装置の処理を説明するためのフローチャートである。
【図６】文書ファイルのファイル名の変換例である。
【図７】照合画面の画面イメージである。
【図８】登録画面の画面イメージである。
【符号の説明】
【００２７】
１００・・・文書ファイリング装置
１７０・・・顧客文書データベース
２００・・・スキャナ読取装置
３００・・・顧客管理装置
３１０・・・顧客管理データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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