(57)【要約】【課題】  ファクシミリ受信時にプロトコルデータ、先頭ページ送り票のデータ、ユーザ設定のデータ等の検索情報より文書管理装置内検索を行い、該当する関連文書一覧を取得・表示することにより、受信した文書のみならず同時に関連文書も併せて表示することが可能となるデジタル複合機の提供。【解決手段】  蓄積文書検索可能な文書管理装置と、上記文書管理装置と通信可能なデジタル複合機が接続されている文書管理システムにおいて、ＦＡＸ受信時、受信文書、通信プロトコルの検索情報に従って文書管理装置内文書を検索し、該当する検索一覧を取得・表示する表示手段を持つことを特徴とするデジタル複合機。【選択図】        図３
2006166175.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を管理するために文書に対して固有の識別情報を生成する識別情報生成手段と、上記識別情報生成手段によって生成された識別情報とともに文書情報を文書管理テーブルに登録する文書情報登録手段と、検索情報を受信する検索情報受信手段と、上記検索情報に該当する文書を検索する検索手段と、該当する文書管理テーブル情報を送信する送信手段とを持つ文書管理装置と、
文書の送受信，読み込み，蓄積、印刷が可能なデジタル複合機において、
通信デバイスからの受信時、受信文書から検索情報を取得する検索情報取得手段と、上記文書管理装置に検索情報を送信する検索情報送信手段と、上記検索情報に該当する上記文書管理テーブル情報を受信する受信手段と、上記通信デバイスからの受信文書の関連文書として上記文書管理テーブル情報を表示する表示手段を持つことを特徴とするデジタル複合機。
【請求項２】
上記通信デバイスがファクシミリ回線であり、受信文書がファクシミリ受信文書であることを特徴とする請求項１記載のデジタル複合機。
【請求項３】
上記検索情報が送信元電話番号、送信元略称といったファクシミリプロトコル情報であることを特徴とする請求項２記載のデジタル複合機。
【請求項４】
上記検索情報が１ページ目の送り票情報中の文書タイトル名、送信者名、受信者名であることを特徴とする請求項２記載のデジタル複合機。
【請求項５】
上記文書管理装置に検索情報を送信する際に上記検索情報取得手段によって得られた受信文書の情報とともに登録日時範囲指定情報等ユーザ指定情報も併せて送信する検索情報送信手段を持つことを特徴とする請求項１記載のデジタル複合機。
【請求項６】
文書を管理するために文書に対して固有の識別情報を生成する識別情報生成手段と、上記識別情報生成手段によって生成された識別情報とともに文書情報を文書管理テーブルに登録する文書情報登録手段と、検索情報を受信する検索情報受信手段と、上記検索情報に該当する文書を検索する検索手段と、該当する文書管理テーブル情報を送信する送信手段とを持つ文書管理装置と、
文書の送受信，読み込み，蓄積、印刷が可能なデジタル複合機において、
通信デバイスからの受信時、受信文書から検索情報を取得する検索情報取得手段と、上記デジタル複合機本体のシステム状態を検知するシステム状態検知手段と、上記システム状態検知手段によってシステムがＢＵＳＹでないと判断した時に上記文書管理装置に検索情報を送信する検索情報送信手段と、上記検索情報に該当する文書の一覧を受信する受信手段を持つことを特徴とするデジタル複合機。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を保存，検索が可能な文書管理装置と、文書の送受信、文書の読み込み、印刷が可能なデジタル複合機がネットワークを介して接続されている文書管理システムのデジタル複合機に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書と関連情報を管理する文書管理システムと、文書の送受信可能な装置をＬＡＮ等で接続した文書管理システムに関する技術が知られている（特許文献１）。
【０００３】
この従来技術は、ファクシミリやデジタル複合機など、異機種間での文書に関する情報の引き出しを可能とし、新旧文書の管理や利用履歴の管理を可能とした文書管理システムに関する技術である。
【特許文献１】特開２０００−２６１５８４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら上記従来技術では文書管理装置へ送信するものは、認識手段で読み取った文書識別情報であり、取得を要求するのは識別情報に該当する文書そのものであって、関連する別の文書を検索することはできなかった。たとえば、作成者とタイトル名が同じ文書といったものを利用する事ができなかった。
【０００５】
一方、保存される履歴は、管理文書に対しての処理を文書管理装置上に記憶するもので、文書を廃棄する際の判断基準のみに利用している。この履歴では、原稿や文書識別情報が用意できないが、以前実行した検索をもう一度行いたいといった要望には対応することができなかった。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するため、請求項１では、
文書を管理するために文書に対して固有の識別情報を生成する識別情報生成手段と、複数の文書を関連づけるために、文書検索情報を各文書に登録するための文書検索情報登録手段と、検索情報を受信する検索情報受信手段と、上記検索情報に該当する文書を検索する検索手段と、該当する文書識別情報を送信する送信手段とを持つ文書管理装置と、
文書の送受信，読み込み，蓄積、印刷が可能なデジタル複合機において、
データを受信したタイミングで受信文書から検索情報を取得する検索情報取得手段と、上記文書管理装置に検索情報を送信する検索情報送信手段と、上記検索情報に該当する文書の一覧を受信する受信手段を持つことによって関連文書の取得が可能になるというものである。
【０００７】
また、請求項２では、受信文書はファクシミリ回線を通じて受信したファクシミリ文書であることを特徴としている。
【０００８】
また請求項３では、検索情報はファクシミリプロトコル情報である送信元電話番号、送信元略称であることを特徴としている。
また請求項４では、検索情報は１ページ目の送り票情報中の文書タイトル名、送信者名、受信者名であることを特徴としている。
【０００９】
また請求項５では、上記文書管理装置に検索情報を送信する際に上記検索情報取得手段によって得られた受信文書の情報とともに時刻範囲指定情報等ユーザ指定情報も併せて送信し、上記文書管理装置内の文書登録時刻の内、上記する時刻範囲に該当するものを検出することを特徴としている。
【００１０】
また請求項６では、上記検索情報取得手段と、上記デジタル複合機本体のシステム状態を検知するシステム状態検知手段と、上記システム状態検知手段によってシステムがＢＵＳＹでないと判断した時に上記文書管理装置に検索情報を送信する検索情報送信手段と、上記検索情報に該当する文書の一覧を受信する受信手段を持つことを特徴としている。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、ファクシミリ受信時にプロトコルデータ、先頭ページ送り票のデータ、ユーザ設定のデータ等の検索情報より文書管理装置内検索を行い、該当する関連文書一覧を取得・表示することにより、受信した文書のみならず同時に関連文書も併せて表示することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下本発明を実施するための最良の形態を、実施例により詳しく説明する。
【実施例】
【００１３】
図１は本発明の文書管理システムのブロック図である。
【００１４】
すなわち文書管理装置１０１、スキャナ、プリンタを持つデジタル複合機１０２、パーソナルコンピュータ１０３、イメージスキャナ１０４、ファクシミリ装置１０５、プリンタ１０６がネットワーク手段１０７により互いに接続されている。デジタル複合機１０２、イメージスキャナ１０４、ファクシミリ１０５、プリンタ１０６などを総称して画像処理装置と呼ぶ。ネットワーク手段１０７は無線ＬＡＮ、有線ＬＡＮ、公衆回線などを利用して実現される。
【００１５】
図２は文書管理装置１０１の一実施形態を示すブロック図である。一般に文書管理装置は汎用のコンピュータを用いる事が多い。すなわちＣＰＵ２０１、ハードディスク２０２、メモリ２０３、表示装置２０４、入出力装置２０５、ネットワークインターフェース２０６、アーカイブ装置２０７が内部バス２０８によって接続されている。
【００１６】
ＣＰＵ２０１は文書管理装置全体の制御を行う。ハードディスク２０２は文書管理装置の制御ソフトウエアやテキストや画像イメージで構成される文書データそのもの、文書管理情報などのデータを保存している。
【００１７】
メモリ２０３はハードディスク２０２内のソフトウエアや文書管理情報が一時的にコピーされ、メモリ上で値の読み書きが行われる。
【００１８】
図３はデジタル複合機１０２の一実施形態を示すブロック図である。スキャナ装置３０１は、指定されたモード（例えば、紙サイズ、解像度、濃度等）で原稿を読み取り、プリンタ装置３０２は、プリントする文書をフィニッシャー等の排紙装置を介し、排紙トレーに出力する。操作部表示装置３０３は、ユーザが各種設定操作を行うと共に、装置が動作状態などを表示するものである。符号化複合化装置３０４は、送信する画情報をデータに符号化し、データ圧縮する一方、受信した圧縮データを複合化し、元の画情報に復元するものである。システムメモリ３０５は、ＲＡＭ部およびＲＯＭ部からなり、装置に予め登録しておく情報を格納するものである。
【００１９】
ページメモリ３０６は、符号化・複合化を行う際に１ページ分の画情報を展開するものである。システム制御部３０７は、本ブロック図内の各制御部や装置やＨＤ（ハードディスク）等を監視・制御するマイクロコンピュータである。通信制御部３０８は、ＰＳＴＮ回線等のファクシミリ回線に接続されており、このＰＳＴＮ回線を介して他のファクシミリ装置と通信するものである。
【００２０】
ネットワークＩ／Ｆ３０９は、ＬＡＮ等ＮＥＴＷＯＲＫ網に接続されており、ファクシミリ受信した文書の関連文書検索を行う際に検索情報を文書管理装置へ送信する際または該当文書一覧情報を受信する際に用いる。ＨＤ（ハードディスク）３１０は、不揮発性のメモリからなり、受信した文書やスキャンした文書等を格納するものである。
【００２１】
図４は文書管理装置内に保管されている文書管理テーブルの構造を示している。
文書管理テーブルの各エントリは文書管理装置が管理している各文書に一対一で対応している。エントリ属性は文書に関する情報を保存している。属性には文書固有に割り当てられる識別情報番号４０１、文書管理装置に登録された日時を示す登録日時４０２、登録文書の最終編集日の情報である最終更新日時４０３、蓄積文書のファイル名、タイトル名を示す文書名４０４、文書ファイルの格納場所を示す文書実態４０５、文書の有効時間または消去予定時間を示す廃棄予定日４０６、ＳＣＡＮ、ＦＡＸ受信、Ｉ−ＦＡＸ受信といったどのデバイスにて生成されたかの文書を示す文書生成デバイス４０７、ファクシミリ送信時等の送信先の名称または電話番号を示す送信先４０８、どこから送られてきたのか送信元の情報を示す送信元４０９が含まれる。
【００２２】
図５は本実施例において、ファクシミリ受信時、受信文書の送信元、送信先名称、電話番号の情報や先頭ページ送り票記載のタイトル名より関連文書を上記文書管理装置より検索することを示すフローチャートである。
【００２３】
図６は本実施例において、デジタル複合機のシステム内にて定期的にチェックを行い、システムがＢＵＳＹでない時に上記関連文書検索を行うことを示すフローチャートである。
【００２４】
次に図５のフローチャートに従って本実施例を説明する。ファクシミリ受信等の受信時、まずステップ５０（Ｓ５０）において、ファクシミリ受信が終了するのを待つ、受信完了時ステップ５１（Ｓ５１）に移行する。ここでは先頭ページ受信完了時点でプロトコル情報ならびに１ページ情報が確定するために受信終了をまたずとも１ページ受信終了を待って以下のステップＳ５１に移行してもよい。
【００２５】
次にステップ５１（Ｓ５１）において、ファクシミリプロトコル情報より相手略称情報ならびに相手電話番号情報ならびにファクシミリデバイスといったデバイス情報を取得する。Ｇ３プロトコルにて通信を行う場合にはＣＳＩコマンドより相手電話番号情報を取得可能であり、またＮＳＦコマンドより相手略称情報を取得可能である。
【００２６】
次にステップ５２（Ｓ５２）において、ファクシミリ受信文書時先頭ページが送り票であるかを判断する。そして送り票なしの時にはステップ５４（Ｓ５４）へ移行し、送り票ありの時にはステップ５３（Ｓ５３）に移行する。
【００２７】
次にステップ５３（Ｓ５３）において、送り票の情報中より送信先情報、タイトル名情報、送信元情報を検出し、ステップ５４（Ｓ５４）に移行する。
【００２８】
次にステップ５４（Ｓ５４）において、上記Ｓ５１、Ｓ５３にて収集した検索情報の他にさらに機器内にてユーザ指定した情報があるかをチェックする。そしてユーザ指定情報ない場合にはステップ５５（Ｓ５５）に移行し、ある場合にはステップ５６（Ｓ５６）に移行する。上記ユーザ情報とは文書検索する際に「過去３ヶ月間の文書」、「２００２年から現在までの文書」といった受信した情報または「ＳＣＡＮデバイスにてＳＣＡＮした文書」、「ファクシミリデバイスにて受信した文書」、「すべての種類のデバイスの文書」といった指定も可能である。
【００２９】
次にステップ５５（Ｓ５５）において、Ｓ５１プロトコル情報とＳ５３先頭ページ送り票情報から得られた情報より検索情報を作成する。
【００３０】
また、ステップ５６（Ｓ５６）において、Ｓ５１プロトコル情報と、Ｓ５３先頭ページ送り票情報から得られた情報と、ユーザ指定情報より検索情報を作成する。
【００３１】
次にステップ５７（Ｓ５７）において、上記検索情報をネットワークＩ／Ｆ（３０９）を介して文書管理装置（１０１）に送信する。
【００３２】
文書管理装置側では受信した上記検索情報に該当する文書を文書管理テーブル（図４）より検索する。例えば上記検索情報が送信元（４０９）が「オリックスレンタル」、文書名（４０４）が「見積書」、送信先（４０８）が「田中」の場合、識別番号（４０１）２がこれに該当する。検索終了後デジタル複合機（１０２）へ該当する文書管理テーブル情報を送信する。
【００３３】
次にステップ５８（Ｓ５８）において、上記文書管理装置からの返信を待ち文書管理装置より該当する文書管理テーブル情報を受信した場合ステップ５９（Ｓ５９）に移行する。
【００３４】
次にステップ５９（Ｓ５９）において、受信した該当する文書管理テーブル情報をファクシミリ受信した文書の関連文書一覧として表示部に表示する。
【００３５】
次に図６の請求項６に関する動作のフローチャートに関して説明する。
【００３６】
まずデジタル複合機（１０２）はシステム内部で周期的に文書監視を行っており、ステップ６０（Ｓ６０）において、ファクシミリ受信した文書において上記文書管理装置内にある関連文書検索を行っているかいないかをチェックする。すべてチェック済みであるならば本シーケンスは終了する。一方、検索を行っていない文書がある場合にはステップ６１（Ｓ６１）に移行する。
【００３７】
次にステップ６１（Ｓ６１）において、デジタル複合機のシステムがＢＵＳＹであるか否かをチェックする。プリント中、ＮＥＴＷＯＲＫ通信中といった動作中であると判断した場合には本シーケンスは終了する。一方、システムがＩＤＬＥ状態といった動作をしていない状態である場合にはステップ６２（Ｓ６２）に移行する。
【００３８】
次にステップ６２（Ｓ６２）において、上記ステップ５１（Ｓ５１）〜ステップ５９（Ｓ５９）にかけて行う関連文書検索のシーケンスが実行され文書管理装置より関連文書一覧の取得・表示を行う。
【図面の簡単な説明】
【００３９】
【図１】本発明の文書管理システムのブロック図である。
【図２】本発明の文書管理装置のブロック図である。
【図３】本発明のデジタル複合機のブロック図である。
【図４】文書管理装置内に保管されている文書管理テーブルの構造である。
【図５】ファクシミリ受信時、文書管理装置より関連文書を検索することを示すフローチャートである。
【図６】デジタル複合機システムがＢＵＳＹでない時に関連文書検索を行うことを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４０】
１０１  文書管理装置、
１０２  デジタル複合機、
１０３  パーソナルコンピュータ、
１０４  イメージスキャナ、
１０５  ファクシミリ、
１０６  プリンタ、
１０７  ネットワーク、
２０１  ＣＰＵ、
２０２  ハードディスク、
２０３  メモリ、
２０４  表示装置、
２０５  入力装置、
２０６  ネットワークＩ／Ｆ、
２０７  アーカイブ装置、
２０８  内部ＢＵＳ、
３０１  スキャナ装置、
３０２  プリンタ装置、
３０３  操作部表示装置、
３０４  符号化複合化装置、
３０５  システムメモリ、
３０６  ページメモリ、
３０７  システム制御部、
３０８  ＦＡＸ通信制御部、
３０９  ネットワークＩ／Ｆ、
３１０  ＨＤ（ハードディスク）、
３１１  バス、
【図１】
2006166175.tif 000003
【図２】
2006166175.tif 000004
【図５】
2006166175.tif 000005
【図６】
2006166175.tif 000006
【図３】
2006166175.tif 000007
【図４】
2006166175.tif 000008