(57)【要約】【課題】  取込んだデータのサイズが大きい場合はリンク先情報を送信すると共にファイルが確実にダウンロードされたことを通知する機能を備えたデータ通信装置を提供する。【解決手段】  原稿読取部２がデータを読み取り通信部１０よりユーザ端末へ送信する。サイズが大きいときは操作部６の画面にその旨を表示させると共に、リンク先情報をユーザ端末に送信してダウンロード方法を選択させる。ダウンロード状況は操作部６によって確認され、未ダウンロードのユーザ端末に対して催促電子メールを送信する。各ユーザ端末の保存データの削除日を確認し、ダウンロードされたユーザ端末のデータのみをデータ記憶部１１から削除し、未ダウンロードのユーザ端末に対して削除通知を行う。全てのユーザ端末のダウンロードが完了すれば、期限前でもデータ記憶部１１のデータを削除する。【選択図】      図５
2006311344.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所望のデータを読み込んでユーザ端末へ送信するデータ通信装置であって、
前記データの容量があらかじめ設定した設定サイズを超えるか否かを判断し、越えると判断された場合に、その旨を示す情報を画面に表示する機能と、
前記データが前記設定サイズを超えたときに前記ユーザ端末に対してリンク先情報を通知して、前記データをダウンロードさせるダウンロード方法を選択させる機能と、
前記データのダウンロード状況を確認する機能と、
前記データのダウンロード期限が来た場合に、選択されたダウンロード方法に基づいて所望のデータを該当するユーザ端末へ送信する機能と、
前記所望のデータを送信した後に当該データを削除する機能と、
を備えたことを特徴とするデータ通信装置。
【請求項２】
前記データのダウンロード期限から所定時間前に前記ユーザ端末に対して前記データのダウンロード期限が近い旨を示す警告電子メールを送信する機能
を備えたことを特徴とする請求項１に記載のデータ通信装置。
【請求項３】
全ての前記ユーザ端末が前記データのダウンロードを完了したときは、前記ダウンロード期限の到達日前に前記データを自動的に削除する機能
を備えたことを特徴とする請求項２に記載のデータ通信装置。
【請求項４】
前記ダウンロード状況の確認結果に応じて、前記データのダウンロードが完了していないユーザ端末に対してダウンロードを催促する旨の催促電子メールを送信する機能
を備えることを特徴とする請求項１または請求項２に記載のデータ通信装置。
【請求項５】
前記データのダウンロード期限を任意に設定できる機能
を備えたことを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれかに記載のデータ通信装置。
【請求項６】
データ通信装置が読み込んだデータをユーザ端末へ送信するデータの送信方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、
前記データの容量があらかじめ設定した設定サイズを超えるか否かを判断し、越えると判断された場合に、その旨を示す情報を画面に表示する手順と、
前記データが前記設定サイズを超えたときに前記ユーザ端末に対してリンク先情報を通知して、前記データをダウンロードさせるダウンロード方法を選択させる手順と、
前記データのダウンロード状況を確認する手順と、
前記データのダウンロード期限が来た場合に、選択されたダウンロード方法に基づいて所望のデータを該当するユーザ端末へ送信する手順と、
前記所望のデータを送信した後に当該データを削除する手順と、
をコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項７】
前記ダウンロード状況の確認結果に応じて、前記データのダウンロードが完了していないユーザ端末に対してダウンロードを催促する旨の催促電子メールを送信する手順と、
前記データのダウンロード期限から所定時間前に前記ユーザ端末に対して前記データのダウンロード期限が近い旨を示す警告電子メールを送信する手順と、
全ての前記ユーザ端末が前記データのダウンロードを完了したとき、前記ダウンロード期限の到達日前に前記データを自動的に削除する手順と、
を追加してコンピュータに実行させる請求項６に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＭＦＰ（Multi-Function Printer：複合機能複写機）やデジタル複合機などのデータ通信装置に関し、特に、スキャンした画像を効率的に活用するデータ通信装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、紙に印刷された画像などのデータを読み込んで添付ファイルにして電子メールで送信する（以下、このようなデータ送信を“Scan To E-mail”という）場合には、ファイルサイズが大きいときには、ファイルを分割して送信することによって対応している。つまり、一般的には、電子メールにファイルを添付する場合などにおいては、一度に大量のデータを送信してサーバをダウンさせるなどの攻撃への対策や、セキュリティ上の制限などから、一度に送信されるデータの最大量は制限されている。したがって、このような理由から、大きな容量のデータ（または、ファイル）は分割して送信しなければならないことがある。なお、サーバの負荷を分割した電子メールを受けられないメーラの問題は回避されているものとする。
【０００３】
また、印刷された紙から読み取ったデータを電子メールに添付して配信先に送信するスキャナにおいて、データサイズ（または、ファイルサイズ）が大きい場合には電子メールに配信データのリンク先情報を添付して送信する技術も記載されている（例えば、特許文献１参照）。さらに、読み取った画像データを電子メールに添付して配信先に送信するスキャナにおいて、データサイズが大きい場合には、ＦＴＰ(File Transfer Protocol)サーバに送信してユーザにダウンロードさせるか、ユーザのＰＣ（Personal Computer：パソコン）にデータを送信する技術も開示されている（例えば、特許文献２参照）。
【０００４】
また、保存期限を付けて文書ファイルをサーバに保管する文書管理システムにおいて、保存期限が来たら文書ファイルを削除する技術や、保存期限が来たら文書ファイルを電子メールで配信してサーバ内の文書ファイルを削除する技術も開示されている（例えば、特許文献３）。さらに、添付ファイルを含む電子メールをＷｅｂサイトのホームページに登録し、宛先にはＵＲＬ（Uniform Resource Locators）などの情報のみの電子メールを送信する技術も開示されている。この場合、電子メールを受信した相手は前記のＵＲＬから添付ファイルをダウンロードする。また、期限を越えた場合は、受信相手がＷｅｂサイトを全て参照した場合に添付ファイルを削除するが、まだ参照していないメンバーがいる場合は削除しないようになっている（例えば、特許文献４参照）。
【特許文献１】特開２０００−２９３４４８号公報
【特許文献２】特開２００４−１０４４８４号公報
【特許文献３】特開２００２−２５１３０４号公報
【特許文献４】特開２００４−３１８３８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、前記の各特許文献を含めた従来のデータ通信装置では、大きな容量のデータ（または、ファイル）を分割して送信する場合は、ダウンロードされないデータがサーバに残っていたりすると不完全なデータが送信されることになり、ユーザ端末はデータを正確に読み取ることができないなどの不具合が生じる。また、社内のＬＡＮ（Local Area Network）内でデータの送受信を行う場合には、データ通信装置から分割メールを送付してもサーバに対する負荷はあまり変わらないのでメールを分割する意味がない。さらには、受信端末がＶＰＮ（Virtual Private Network）等で接続された環境であれば、画像記憶装置を搭載したデジタル複合機から文書をダウンロードすることも可能であるが、受信者のメーラの特性によっては受信端末側で分割メールを受け取れないケースも発生する。また、データ通信装置のメモリに記憶されているデータを可及的速やかに削除したいが、ユーザ端末のダウンロード漏れがある場合も予想されるので、メモリのデータを削除するためには種々の制限がある。
【０００６】
本発明は、以上のような問題点に鑑みてなされたものであり、一つの目的は、取り込んだデータのサイズが大きい場合は別手段によってリンク先情報を送信すると共に、ファイルが確実にダウンロードされたことを通知する機能を備えたデータ通信装置を提供することである。さらに、もう一つの目的は、ダウンロードとデータの削除との間に行き違いが生じないようにデータのダウンロード期限を管理することができる機能を備えたデータ通信装置及びプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明のデータ通信装置は、前記の目的を達成するために創案されたものであり、所望のデータを読み込んでユーザ端末へ送信するデータ通信装置であって、データの容量があらかじめ設定した設定サイズを超えるか否かを判断し、越えると判断されたとき、その旨を示す情報を画面に表示する機能と、データが設定サイズを超えたときにユーザ端末に対してリンク先情報を通知して、そのデータをダウンロードさせるダウンロード方法を選択させる機能と、データのダウンロード状況を確認する機能と、データのダウンロード期限が来たとき、選択されたダウンロード方法に基づいて所望のデータを該当するユーザ端末へ送信する機能と、所望のデータを送信した後に該当するデータを削除する機能とを備える構成を採っている。
【０００８】
このような構成によれば、データの取り込みサイズがあらかじめ設定したサイズを超えた場合にはその旨を画面に表示するので、データのサイズを即座に確認することができる。このとき、“Scan To PC”を指定していても設定したサイズを超えたら電子メールでユーザ端末へリンク先情報を通知し、ユーザ端末にデータのダウンロード方法を選択させている。さらに、それぞれのユーザ端末によるダウンロード状況を確認している。その上で、データのダウンロード期限が来たら、選択されたダウンロード方法に基づいて所望のデータを該当するユーザ端末へ積極的に送信し、所望のデータを送信した後に該当するデータを削除している。
【０００９】
したがって、本発明のデータ通信装置によれば、サーバに負荷をかけることなく大きなデータをユーザ端末へ送信することができる。さらに、本発明のデータ通信装置はデータを分割して送信する方法を採っていないので、分割した電子メールを受信できないメーラの状態をカバーすることができる。また、ダウンロード方法などのような送信形態を電子メールの発行時に選択することができるため、インフラの環境に応じた選択を行うことが可能となる。さらに、送信者はファイルがユーザ端末でダウンロードされたか否か確実に把握することができる。また、データのダウンロード期限が来たときに所望のデータを該当するユーザ端末へ送信した後そのデータを削除している。これによって、ユーザ端末によるデータのダウンロード漏れを最小限に防ぐことができると共に、データ通信装置のメモリ容量を軽減させることができる。
【００１０】
また、本発明のデータ通信装置は、前記発明の構成に加えて、さらに、データのダウンロード期限の所定時間前にユーザ端末に対してデータのダウンロード期限が近い旨を示す警告電子メールを送信する機能を備える構成を採っている。さらに、本発明のデータ通信装置は、前記発明の構成に加えて、全てのユーザ端末がデータのダウンロードを完了したときは、ダウンロード期限の到達日前にデータを自動的に削除する機能を備える構成を採っている。
【００１１】
このような構成によれば、データのダウンロード期限の所定時間前にユーザ端末に対してデータのダウンロード期限が近いことを通知するので、ユーザ端末に対してダウンロードを促すことができる。また、全てのユーザ端末がダウンロードを完了したらダウンロード期限に到達しなくても自動的にデータを削除するので、ダウンロード期限よりも前にメモリに保存されているデータが整理されるためハードディスクを有効に活用することができる。
【００１２】
また、本発明のデータ通信装置は、前記発明の構成に加えて、ダウンロード状況の確認結果に応じて、データのダウンロードが完了していないユーザ端末に対してダウンロードを催促する旨の催促電子メールを送信する機能を備える構成を採っている。さらに、本発明のデータ通信装置は、前記発明の構成に加えて、データのダウンロード期限を任意に設定できる機能を備える構成を採っている。
【００１３】
このような構成によれば、所定の期限が来たらダウンロードをしていないユーザ端末に対して自動的に電子メールを配信してダウンロードを自動的に催促することができる。また、ファイルのダウンロード期限が来てもダウンロードされていないファイルが自動削除されることを防ぐことができる。さらに、ファイルの延長保存の期間を任意に指定することができる。
【００１４】
また、本発明は、データの送信方法をコンピュータに実行させるプログラムを提供することもできる。すなわち、データ通信装置が読み込んだデータをユーザ端末へ送信するデータの送信方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、データの容量があらかじめ設定した設定サイズを超えるか否かを判断し、超えると判断されたとき、その旨を示す情報を画面に表示する手順と、データが設定サイズを超えたときにユーザ端末に対してリンク先情報を通知して、データをダウンロードさせるダウンロード方法を選択させる手順と、データのダウンロード状況を確認する手順と、データのダウンロード期限が来たとき、選択されたダウンロード方法に基づいて所望のデータを該当するユーザ端末へ送信する手順と、所望のデータを送信した後に当該データを削除する手順とを、コンピュータに実行させるプログラムを提供することができる。
【００１５】
さらに、前記発明の手順に加えて、ダウンロード状況の確認結果に応じて、データのダウンロードが完了していないユーザ端末に対してダウンロードを催促する旨の催促電子メールを送信する手順と、データのダウンロード期限の所定時間前にユーザ端末に対してデータのダウンロード期限が近い旨を示す警告電子メールを送信する手順と、全てのユーザ端末がデータのダウンロードを完了したとき、ダウンロード期限の到達日前にデータを自動的に削除する手順と、を追加してコンピュータに実行させるプログラムを提供することもできる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明のデータ通信装置によれば、サーバに負荷をかけることなく大きなデータを送信することができる。さらに、本発明のデータ通信装置はデータを分割して送信する方法を採っていないので、分割した電子メールを受信できないメーラの状態をカバーすることができる。また、ダウンロード方法などのような送信形態を電子メールの発行時に選択することができるため、インフラの環境に応じた選択を行うことができる。さらに、送信者はファイルがユーザ端末でダウンロードされたか否か確実に把握することができる。また、データのダウンロード期限が来たときに所望のデータを該当するユーザ端末へ送信した後そのデータを削除している。これによって、ユーザ端末によるデータのダウンロード漏れを最小限に防ぐことができると共に、データ通信装置のメモリ容量を軽減させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
《発明の概要》
本発明のデータ通信装置は、取り込んだデータのサイズが大きい場合は別手段によって受信者へ電子メールにてリンク先情報の通知を行い、所望のデータをダウンロードさせる機能を備えている。また、受信者がメーラの制限によってファイルを開けないことを防止する機能も備えている。さらに、リンク先情報を送信しただけではファイルが確実にダウンロードされたか否かを確認することができないため、ファイルがダウンロードされたことを送信者に通知する機能を備えている。
【００１８】
すなわち、本発明のデータ通信装置は、読み取ったデータを電子メールに添付して配信先に送信するデータ通信装置であって、読み取ったデータのサイズが大きい場合には、そのデータを保存手段に保存した後、保存されたデータを配信するときには配信データのリンク先情報を電子メールに添付して送信する。このようにしてユーザ端末に対して配信データのダウンロードを促している。
【００１９】
さらに、本発明のデータ通信装置は、配信したデータのダウンロード期限が来てもダウンロードしないユーザ端末に対して該当するデータを送信した後、自己の保存手段に保存されたデータを削除する。このとき、データ通信装置はデータを電子メールに添付して送信する。また、データは分割して送信することができる。さらに、データを宛先のユーザ端末へ送信するときはＦＴＰ(File Transfer Protocol)、ＨＴＴＰ（hyper Text Transfer Protocol）、ＳＭＢ（Server Message Block）などを利用する。
【００２０】
さらに、詳しく説明すると、本発明のデータ通信装置は、データのサイズが大きいときにサーバやネットワークの負荷を軽減するために、電子メールにデータを添付する代わりに、リンク先情報を電子メールに添付して送信するシステムを採っている。そして、データのダウンロード期限が来てもユーザ端末が該当するデータをダウンロードしていない場合には、ダウンロード期限の来ているデータを削除するために、強制的にダウンロードすべきデータを宛先のユーザ端末へ送信するようにしている。
【００２１】
《実施の形態１》
以下、図面を参照しながら、本発明におけるデータ通信装置の実施の形態についてデジタル複合機を例に挙げて説明する。図１は本発明の実施の形態１に適用されるデジタル複合機の構成図である。図１に示すデジタル複合機１は、原稿読取部２、画像記憶部３、Ｗｅｂサーバ４、ＦＴＰサーバ５、操作部６、タイマ７、ＳＭＴＰプロトコル８、ＳＭＢプロトコル９、および通信部１０を備えた構成となっている。また、データ通信装置１には、あらかじめ送信可能なデータのサイズ（Ｍｂｉｔｅ）が設定されている。
【００２２】
次に、実施の形態１におけるデジタル複合機１の動作について説明する。デジタル複合機１による画像送信までの手順は従来のスキャン動作と同様であり、（１）送信者の指定、（２）送信先の指定、（３）画像の取り込み、という手順で行われる。そして、原稿取込部２による画像の取り込みが終了した時点で、取り込んだ画像が指定したサイズを超えた場合には、操作部６の画面上に警告メッセージを表示させる。
【００２３】
図２は、図１に示すデジタル複合機１において操作部６の画面上に表示された指定サイズ超過の警告メッセージを示す図である。すなわち、取り込んだ画像が指定したサイズを超えた場合には、図２に示すように、『送信サイズ制限を超えました。文書を画像記憶部に保存し、リンクを送信先に通知します。』というメッセージが表示される。
【００２４】
なお、図２のメッセージの画面に表示される画像記憶部とは、ＨＤＤメモリなどのようにデジタル複合機１の本体に搭載されている画像記憶部３である。ここで、送信サイズの制限を超えた旨の通知を行った際には、送信先のメンバとなるユーザ端末に対してどのような手段でファイルをダウンロードさせるかを選択させる。
【００２５】
図３は、図２に示す送信サイズ制限の超過画面で『次へ』を押したときに表示されるダウロード手段の選択画面を示す図である。すなわち、図２の送信サイズ制限の超過画面で『次へ』を押すと、データ通信装置１がサポートしているダウンロード手段が表示されるので、パネル上から所望のダウンロード手段を押して選択し次へを押す。すなわち、図３の例では、ＨＴＴＰでのリンク先を通知する／ＦＴＰでのリンク先を通知する／ＳＭＢでのリンク先を通知する、のいずれかを選択して『次へ』を押す。
【００２６】
図４は、図３に示すダウンロード手段の選択画面で『次へ』を押したときに表示されるダウンロード状況の通知日設定画面である。すなわち、図３の画面でダウンロード手段を選択した後に、図４の画面で、新たにダウンロード状況の通知日を設定する画面を表示させる。そして、送信者に何日後にダウンロード状況を通知するかを確認させるために、確認メールを送信させる登録作業を行い『完了』を押す。
【００２７】
『完了』のボタンを押した後は、デジタル複合機１は送信先のユーザ端末に対して電子メールを送信する。このとき、電子メールの本文には、ダウンロードするためのリンク先情報を記載する。例えば、ＵＲＬとしてHttps://Xxxx/Aaaaa/Cccc/Www.Pdfと記載する。このとき、ユーザ端末は電子メールを受信した後にリンク先情報をクリックすれば必要なファイルをダウンロードすることができる。また、電子メールの送信を行った後は、タイマ７がカウントして通知メールを発行するタイミングになった時点で、送信先のユーザ端末に対してダウンロードの状況を通知する旨の電子メールを送信する。なお、電子メールの送信日は像形成装置１のタイマ７でカウントする。
【００２８】
以上説明したように、本発明における実施の形態１のデジタル複合機は、画像の取り込みサイズがあらかじめ設定したサイズを超えた場合にはその旨を画面に表示する。このとき、“Scan To PC”を指定していても設定したサイズを超えたら電子メールでユーザ端末へリンク先情報を通知する。また、ユーザ端末へリンク先情報を通知する場合にはデータのダウンロード方法を選択させる。さらに、本発明のデジタル複合機はユーザ端末によるダウンロード状況を確認する。
【００２９】
したがって、本発明のデジタル複合機によれば、サーバに負荷をかけることなく大きな画像データを送信することができる。さらに、分割した電子メールを受信できないメーラの状態をカバーすることができる。また、ダウンロード方法などのような送信形態を電子メールの発行時に選択することができるため、インフラの環境に応じた選択を行うことが可能となる。さらに、送信者はファイルがユーザ端末でダウンロードされたか否か確実に把握することができる。
【００３０】
前述した実施の形態１のデジタル複合機は、ユーザ端末へリンク先情報を通知する場合にダウンロード方法（または、ダウンロード手段）を選択させると共にユーザ端末からダウンロード状況を通知させていた。しかし、この手法はダウンロード状況の通知のみであり、ＨＤＤの保存文書を削除する機能を備えたデジタル複合機では、ダウンロードが完了していなくても期限が来た時点で保存された文章は削除されてしまう。したがって、このような不具合を解消するために、保存文書のダウンロード期限が近づいたら、送信先のユーザ端末がダウンロードの完了を行っていない場合には、所定の期限に保存文章が削除される旨を示す警告の電子メールを配信する機能を追加することが望ましい。
【００３１】
ところが、保存文書のダウンロード期限よりも前に送信先の全てのユーザ端末がダウンロードを完了した場合、送信ファイルがデジタル複合機内のＨＤＤに残ってしまい、記憶領域を占有し続けることとなる。したがって、さらに、“Scam To E-Mail”に限って、保存文書のダウンロード期限よりも前に送信先の全てのユーザ端末がダウンロードを完了したら、自動的に保存文書を削除する機能を付加することが望ましい。
【００３２】
<実施の形態２>
図５は本発明の実施の形態２に適用されるデジタル複合機の構成図である。図５に示す実施の形態２のデジタル複合機１ａは、図１に示す実施の形態１のデジタル複合機１に対して、各ユーザ端末へ送信したリンク先情報などのデータの送信記録を保存するデータ記憶部１１が追加されている。すなわち、データ記憶部１１は、それぞれのユーザ端末へリンク先情報などのデータを送信するたびに送信記録を保存しておく。したがって、もし、送信先のユーザ端末がダウンロードを実施した場合には、データ記憶部１１の記録内容は、該当するユーザ端末がダウンロードを完了したステータスに変わる。
【００３３】
図６は、図５に示す実施の形態２におけるデジタル複合機１ａのデータ記憶部１１が行う処理の流れを示すフローチャートである。すなわち、図６において、まず、データ記憶部１１はスキャンしたデータを保存する（ステップＳ１）。さらに、ダウンロード手段やダウンロードの通知日時などのダウンロード状況を全ユーザ端末に通知する（ステップＳ２）。このとき、デジタル複合機１ａの管理者から各ユーザ端末へ通知される電子メールは、『ダウンロード期限が近づいています。〇月×日までに、下記リンク先よりファイルをダウンロードして下さい。』というような内容のものであり、本来のダウンロード期限から所定時間前に送信される。
【００３４】
次に、データ記憶部１１は、全てのユーザ端末がダウンロードを行ったか否かを判断する（ステップＳ３）。ここで、全てのユーザ端末がダウンロードを行っていれば（ステップＳ３でＹｅｓの場合）、データ記憶部１１に保存されているデータを削除する（ステップＳ４）。
【００３５】
一方、ステップＳ３で、全てのユーザ端末がダウンロードを完了していなければ（ステップＳ３でＮｏの場合）、データ記憶部１１は、自己に保存されているデータのダウンロード期限の所定時間前に到達しているか否かを判断する（ステップＳ５）。ここで、ダウンロード期限に未だ到達していない場合は（ステップＳ５でＮｏの場合）、ステップＳ２に戻って前述の処理を繰り返すが、保存されているデータのダウンロード期限に到達した場合は（ステップＳ５でＹｅｓの場合）、未ダウンロードのユーザ端末にデータを送信してから（ステップＳ６）、データ記憶部１１に保存されているデータを削除する（ステップＳ７）。このようにして、送信先の全てのユーザ端末がダウンロードを完了したら、デジタル複合機１ａのデータ記憶部１１は、自己に記録されているデータを、たとえ全てのユーザ端末からダウンロードの要求が自発的にされなくともダウンロード期限前にこのデータを削除する。
【００３６】
このようにして、本発明の実施の形態２におけるデジタル複合機１ａは、ダウンロード期限日から所定時間前が来たら全てのユーザ端末にダウンロードを催促する機能を追加すると共に、全てのユーザ端末がダウンロードを完了したらダウンロード期限に到達しなくても自動的にデータを削除する機能を追加している。そのため、ダウンロードの徹底化が図れると共に、ダウンロード期限よりも前にデータ記憶部１１に保存されているデータが整理されているためハードディスクを有効に活用することができる。
【００３７】
前述した実施の形態１のデジタル複合機は、“Scan To E-mail”を実施する場合において、ファイルサイズが大きいときには分割送信を行う段階で各ユーザ端末にリンク先情報を通知するとき、ダウンロード方法を選択させ、かつダウンロード状況を通知していた。そして、全てのユーザ端末に対してダウンロードを催促し、たとえ全てのユーザ端末がダウンロードしていなくても、ダウンロード期限に達したら、未ダウンロードの端末へ自動的にデータを送信した上でデータを自動削除している。
【００３８】
なお、上記実施の形態２では、ダウンロード期限から所定時間前に督促メールを送信する構成としたが、ダウロード期限に到達した後に督促メールを送信し、実際の削除をダウンロード期限以降に行うようにしてもよい。すなわち、ダウンロード期限、あるいはダウロード期限から所定時間前といった時刻は、人為的に定められるものであり、実際のデータ削除よりも相対的に前の時刻に、１回あるいは複数回にわたって督促メールが送信される構成であれば良い。
【００３９】
<実施の形態３>
さらに、図７は、実施の形態３におけるデジタル複合機１のデータ記憶部１１が行う処理の流れを示すフローチャートである。この実施の形態３では、各ユーザ端末毎に、電子メールのダウンロード期限が個々に設定されているものとする。すなわち、ダウンロード期限日は、必ずしも同一ではない。図７において、まず、データ記憶部１１はスキャンしたデータを保存する（ステップＳ１１）。さらに、ダウンロード手段やダウンロードの３知日時などのダウンロード状況をそれぞれのユーザ端末に通知する（ステップＳ１２）。このとき、データ通信装置１ａの管理者から各ユーザ端末へ通知される電子メールは、『ダウンロード期限が近づいています。〇月×日までに、下記リンク先よりファイルをダウンロードして下さい。』とうような内容のものである。
【００４０】
次に、データ記憶部１１は、全てのユーザ端末がダウンロードを完了したか否かを判断する（ステップＳ１３）。ここで、全てのユーザ端末がダウンロードを完了していなければ（ステップＳ１３でＮｏの場合）、後述のステップ１４へ進み、全てのユーザ端末がダウンロードを完了していれば（ステップＳ１３でＹｅｓの場合）、後述のステップＳ１６へ進む。すなわち、ステップＳ１３でＮｏの場合、それぞれのユーザ端末について、保存データのダウンロード期限日に到達しているか否かを判断する（ステップＳ１４）。そして、データ記憶部１１は、それぞれのユーザ端末ごとに保存データの[M1]ダウンロード期限に到達していれば（ステップＳ１４でＹｅｓの場合）、未ダウンロードのユーザへデータを送信し（ステップＳ１５）、保存データの解除日に到達したユーザ端末のデータの削除を実施する（ステップＳ１６）。このようにして、それぞれのユーザ端末ごとに保存データの解除日に到達するまで上記の各ステップの処理をリターンして繰り返し（ステップＳ１７）、全てのユーザ端末が保存データの解除日に到達したら保存データの削除を行う。なおステップＳ１４でＮｏと判断された場合には、ステップＳ１２に戻ってステップＳ１４までの処理を繰り返す。
【００４１】
つまり、実施の形態３のデジタル複合機は、ＨＤＤに保存されているデータを削除するタイミングがきてもファイルのダウンロードが完了していない場合には、デジタル複合機１が、送信先の該当ユーザ端末に対してファイルをダウンロードするように催促の電子メールを自動配信する。また、データ通信装置は、ダウンロード催促の電子メールの配信後は所定の日数だけファイルを保存するように、あらかじめ初期設定しておく。このような個別のダウンロード催促処理は送信先の全てのユーザ端末がダウンロードを完了するまで繰り返して実施される。
【００４２】
実施の形態３のデジタル複合機によれば、所定の期限が来たらダウンロードをしていないユーザ端末に対して自動的に電子メールを配信してダウンロードを自動的に催促することができる。また、ファイルのダウンロード期限が来てもダウンロードされていないファイルが自動削除されることを防ぐことができる。さらに、ファイルの延長保存の期間を任意に指定することができる。
【００４３】
《まとめ》
以上説明したように、上記の各実施の形態ではデータ通信装置としてデジタル複合機を例にしたが、データ通信装置は、“Scan to E-mail”で多数のユーザ端末に対してデータを送信するときは、各々のユーザ端末にダウンロード状況を通知する。このとき、全てのユーザ端末がダウロードを完了したときにＨＤＤに保存されているデータを自動削除すると、ダウンロード期限になっていなくてもＨＤＤに保存されているデータは削除されてしまう。そこで、本発明のデータ通信装置は、ダウンロード状況の通知日に、未ダウンロード対象端末に対してダウンロードを催促する電子メールを配信する。このとき、データ通信装置は、受信確認と受信履歴を取得するためにユーザ端末から受信した旨の返信メールが届く仕組みになっている。なお、実施の形態２、３にあっては、ダウンロード期限が到来した場合、あるいは、ダウンロード期限から所定時間前に達したらユーザ端末に対して督促のメールを送信する構成としたが、この督促メールの受信を条件として、あるいは任意に、ユーザ端末においてダウロード期限日の設定を変更できる構成を採用してもよい。
【００４４】
また、データ通信装置は、ＨＤＤに保存されているデータのダウンロード期限が来ても直ちにデータを削除しないで、未ダウンロードのユーザ端末に対してダウンロードの催促を繰り返す。そして、全てのユーザ端末がダウンロードンを完了した時点でＨＤＤに保存されているデータの削除を実施する。なお、ＨＤＤに保存されているデータのダウンロード期限については、データ通信装置の初期設定のときにダウンロード対象のファイルは除外するなど設定を行うことも可能である。
【００４５】
また、データの削除方法については、所定のファイルを退避させてからデータを削除する方法と、ユーザ端末に通知後にデータを削除する方法とがある。前者の所定のファイルを退避させてからデータを削除する方法では、各ユーザ端末のアドレス情報はデータ通信装置に記憶されているため、“Scan to PC”の情報も設定されていれば、一定期間が過ぎた時点でユーザ端末に削除対象のファイルを送信し、その後でデータを削除するなどの対応をとることができる。
【００４６】
また、後者のユーザ端末に通知した後にデータを削除する方法では、ＨＤＤ保存データのダウンロード期限を無視するモードを作ってデータのスキャン時にそのモードを選択させる。そして、そのモードを選択した時点で、スキャンで読み取ったデータを“Scan to PC”でユーザ端末に自動的に保存させる。これによって、ＨＤＤ保存データのダウンロード期限を無視してデータを削除してしまっても必要なデータは該当するユーザ端末に残ることになる。
【産業上の利用可能性】
【００４７】
本発明によれば、“Scan to E-mail”と“Scan to PC”の機能を備えたスキャナなどのデジタル複合に利用することができる。また、電子メールとＦＴＰなどによって実現されるファイルやデータの送受信が可能なデータ通信装置として利用することもできる。もちろん、本発明のデータ通信装置は、スキャナに限定されることはなく、パソコンや携帯電話などの端末機器として利用することもできる。さらには、本発明のデータ通信装置を制御するプログラムとしても利用することができる。この場合のプログラムはパソコン用ソフト単体として利用することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】本発明の実施の形態１に適用されるデジタル複合機の構成図である。
【図２】図１に示すデジタル複合機１において操作部６の画面上に表示された指定サイズ超過の警告メッセージを示す図である。
【図３】図２に示す送信サイズ制限の超過画面で『次へ』を押したときに表示されるダウロード手段の選択画面を示す図である。
【図４】図３に示すダウンロード手段の選択画面で『次へ』を押したときに表示されるダウンロード状況の通知日設定画面である。
【図５】本発明の実施の形態２に適用されるデジタル複合機の構成図である。
【図６】図５に示す実施の形態２におけるデジタル複合機１ａのデータ記憶部１１が行う処理の流れを示すフローチャートである。
【図７】実施の形態３におけるデジタル複合機１のデータ記憶部１１が行う処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４９】
１、１ａ  デジタル複合機      ２  原稿取込部
３  画像記憶部                ４  Ｗｅｂサーバ
５  ＦＴＰサーバ              ６  操作部
７  タイマ                    ８  ＳＭＴＰプロトコル
９  ＳＭＢプロトコル          １０  通信部
１１  データ記憶部
【図１】
2006311344.tif 000003
【図２】
2006311344.tif 000004
【図３】
2006311344.tif 000005
【図４】
2006311344.tif 000006
【図５】
2006311344.tif 000007
【図６】
2006311344.tif 000008
【図７】
2006311344.tif 000009