(57)【要約】【課題】  会議室の形態に左右されず、高コストの大掛かりなシステムも必要とせず、会議出席者用の各コンピュータにプログラムをインストールする必要もなくペーパーレス会議を行える会議システムを提供する。【解決手段】  サーバー３と、サーバー上で作動するプログラムと、サーバーが接続するネットワーク２とを有する電子会議システムであって、会議出席者が持参し、一会議室内でネットワークにそれぞれ接続されるコンピュータ１・・としてのクライアント端末うち、所定の１台のクライアント端末１Ａからの情報の入力を促す工程と、サーバー３内に会議の情報を蓄積するための会議情報蓄積領域４をサーバー３の記憶装置３Ａに確保する工程と、クライアント端末１・・から会議情報蓄積領域４をアクセスする工程とを実行するプログラムがサーバー３にインストールされている。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバーと、前記サーバー上で作動するプログラムと、前記サーバーが接続するネットワークとを有する電子会議システムであって、
会議出席者が持参し、一会議室内で前記ネットワークにそれぞれ接続されるコンピュータとしてのクライアント端末うち、所定の１台のクライアント端末からの情報の入力を促す工程と、
前記サーバー内に会議の情報を蓄積するための会議情報蓄積領域を前記サーバーの記憶装置に確保する工程と、
前記クライアント端末から前記会議情報蓄積領域をアクセスする工程とを実行するプログラムが前記サーバーにインストールされていることを特徴とする電子会議システム。
【請求項２】
請求項１記載の電子会議システムにおいて、
所定の１台のクライアント端末から会議の名称の入力を促す工程を有し、
入力された会議の名称と入力されたクライアント端末に記憶された当該端末機器のユーザー名とで前記会議情報蓄積領域とを一対一に対応させて記憶することを特徴とする電子会議システム。
【請求項３】
請求項１記載の電子会議システムにおいて、
所定の１台のクライアント端末からの情報の入力を促す工程と、
前記会議情報蓄積領域を削除する工程とを有することを特徴とする電子会議システム。
【請求項４】
請求項１記載の電子会議システムにおいて、
前記サーバーは、着脱可能な情報記録媒体に情報を記録する情報記録装置を備え、
所定の１台のクライアント端末からの情報の入力を促す工程と、
前記会議情報蓄積領域内の情報を前記情報記録媒体に記録する工程と、
記録後に前記記録媒体を前記情報記録装置から排出する工程と、
前記会議情報蓄積領域を削除する工程とを有することを特徴とする電子会議システム。
【請求項５】
請求項１記載の電子会議システムにおいて、
前記所定の１台のクライアント端末のユーザーの名前とその所属を入力を促す工程と、
前記所定の１台のクライアント端末内に予め設定されている電子メールアドレス情報を読取る工程と、
前記所定の1台のコンピュータ以外のコンピュータから、前記会議情報蓄積領域への初回のアクセス操作の時に、
そのクライアント端末のユーザーの名前と所属の入力を促す工程と、
名前と所属を入力された前記クライアント端末内に設定されている電子メールアドレス情報を読取る工程と、
前記所定の1台のコンピュータから入力された名前と所属と電子メールアドレス情報と、他のコンピュータから入力された名前と所属と電子メールアドレス情報とから会議出席者リスト情報を生成する工程と、
前記会議出席者リスト情報を前記会議情報蓄積領域に蓄積する工程とを有することを特徴とする電子会議システム。
【請求項６】
請求項１記載の電子会議システムにおいて、
前記会議情報蓄積領域に蓄積された情報の一覧表を表示する工程と、
前記クライアント端末のユーザーによって一覧表から選択された情報をクライアント端末に送信する工程とを有することを特徴とする電子会議システム。
【請求項７】
請求項１記載の電子会議システムにおいて、
前記クライアント端末のユーザーによって指定されたクライアント端末内の所定の情報を前記サーバーに送信する工程と、
前記所定の情報を受信する工程と、
前記受信した情報を前記会議情報蓄積領域に蓄積する工程と、
前記会議情報蓄積領域に蓄積された情報の一覧表を表示する工程とを有することを特徴とする電子会議システム。
【請求項８】
請求項１記載の電子会議システムにおいて、
各クライアント端末のユーザーに対して投票情報の入力を促す工程と、
前記入力された投票情報を前記サーバーに送信する工程と、
各クライアント端末から送信された投票情報を受信する工程と、
受信した前記投票情報を集計して投票結果情報を生成する工程と、
前記投票結果情報を表示する工程とを有することを特徴とする電子会議システム。
【請求項９】
請求項１記載の電子会議システムにおいて、
前記所定の１台のクライアント端末のユーザーに対して選挙候補者の名前の入力を促す工程と、
入力された名前に基づいて選挙候補者リスト情報を生成する工程と、
生成された選挙候補者リスト情報をクライアント端末に送信する工程と、
各クライアント端末のユーザーに各候補者に対する投票情報の入力を促す工程と、
前記投票情報をサーバーに送信する工程と、
各クライアント端末から送信された投票情報を受信する工程と、
受信した投票情報を集計して投票結果情報を生成する工程と、
前記投票結果情報を表示する工程とを有することを特徴とする電子会議システム。
【請求項１０】
請求項１ないし９の何れか記載の電子会議システムにおいて、
前記サーバー内に配置された中央演算回路の、前記会議システム実行時の駆動時間と、前記クライアント端末から前記サーバーに対するアクセス回数と、前記会議情報蓄積領域の容量に基づいて、前記サーバープログラムの使用者及び／またはサーバーの使用者に対する課金量を定める課金手段を有することを特徴とする電子会議システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、一会議室に会議出席者がノートパソコン等のコンピュータを持参し、ネットワークを介してサーバーに接続して会議を行う会議システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータネットワークを用いて、電子会議を行うシステムやその方法が種々提案されている。例えば特許文献１では、会議種類を、参加人数と会議室の規模とに応じて、「創造」型，「提案」型，「決定」型及び「教育」型の４つに分類し、該会議の種類毎にその会議に適した会議室を設け、個別端末を夫々の会議室に接続して、該個別端末で会議の参加人数と会議の種類を入力することで、入力された該会議の種類に適した参加人数であるか否か、入力された参加人数に適合した会議の種類であるかを判断して、各会議の型に適した会議室の予約や、会議進行予定表の作成を行い、会議の運営を支援する会議ナビゲーションシステムが提案されている。
【０００３】
特許文献２には、記録された会議データを作成するために参加者の会議中の動作を記録する工程と、会議の進行中に記録された会議データを解析することによって会議の参加者によって望まれた情報についての作動を表す参加者の指令を識別する工程と、参加者の指令を特定することに反応して参加者の指令を実行する工程とを有し、これにより会議中の情報管理を容易にするのに、ビデオカメラやマイクで会議の参加者の行動や発言を記録し、コンピュータにより会議中の情報の入力、編集、検索、表示等を行う会議中の情報管理方法及びシステム会議記録システムが提案されている。
【０００４】
【特許文献１】特開２０００-２８６８４４
【特許文献２】特開２００１-２５６３３５
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１では、各会議の型に適した会議室を設置しているが、同一型の会議の予約が集中すると、やむを得ず型に合わない会議室を使用することになり、会議内容と会議室とが必ずしも整合しない場合がある。  
特許文献２では、会議室にマイク、ビデオカメラ、プロジェクタ、ホワイトボード取込部等を接続した大掛かりなコンピュータシステムを設置する必要があり、高コストとなってしまう。  
会議システムを構築するのに、専用のプログラムを作成して会議に用いるコンピュータにそれぞれインストールすることも考えられるが、この場合、各端末機器にプログラムを事前にインストールする必要があり、会議に利用する端末機器が多くなると、その作業が雑用となり兼ねない。
【０００６】
本発明は、会議室の形態に左右されず、高コストの大掛かりなシステムも必要とせず、会議出席者用の各コンピュータにプログラムをインストールする必要もなくペーパーレス会議を行える会議システムを提供することを、その目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
前記目的を設定するため、請求項１では、会議責任者（会議開催者、会議主催者、議長、司会、事務局等の場合もあるが、本説明書では会議責任者と総称する。）用となるコンピュータ（所定の一台のクライアント端末）から情報を入力して、その情報に基づきネットワークに接続されたサーバーの記憶装置内に、会議の情報を蓄積するための会議情報蓄積領域を確保し、会議出席者のコンピュータ（他のクライアント端末）から前記会議情報蓄積領域へアクセスすることで、ペーパーレス会議を行える会議システムを提供することを目的とする。
【０００８】
請求項２では、請求項１の会議情報蓄積領域を確保する時に、会議責任者が入力した会議の名称と会議責任者名とで会議情報蓄積領域とを一対一に対応させることで、サーバーにおける会議情報蓄積領域の識別を明確にできる会議システムを提供する事を目的とする。
【０００９】
請求項３では、会議責任者用のコンピュータから情報を入力し、確保した会議情報蓄積領域を削除することで、記憶容量が有限であるサーバーの記憶装置を有効活用できる会議システムを提供する事を目的とする。
【００１０】
請求項４では、サーバーが、光ディスク装置等の着脱可能な情報記録媒体に情報を記録する情報記録装置を備え、会議情報蓄積領域内の情報を情報記録媒体に記録し、記録後に記録媒体を情報記録装置から排出して会議情報蓄積領域を削除することで、会議情報蓄積領域内の情報をサーバーの外部に退避させて、不正アクセスや記憶装置の破損による会議情報の喪失を防止して安全性を確保できる会議システムを提供する事を目的とする。
【００１１】
請求項５では、会議出席者が名前と所属を入力し、そのコンピュータに設定されている電子メールアドレス情報を読取って、サーバー内で会議出席者リスト情報を生成することで、会議出席者リストを自動生成する会議システムを提供する事を目的とする。
【００１２】
請求項６では、請求項１の会議情報蓄積領域に蓄積された情報を、各出席者用のコンピュータに送信することで、会議の情報を会議出席者が閲覧できる会議システムを提供する事を目的とする。
【００１３】
請求項７では、会議出席者のコンピュータ内の情報を請求項１の会議情報蓄積領域に蓄積し、会議情報蓄積領域に蓄積された情報の一覧表を表示することで、会議の情報を会議出席者が各々閲覧できるように、情報を提出できる会議システムを提供する事を目的とする。
【００１４】
請求項８では、会議出席者のコンピュータから「賛成」、「反対」等の投票情報を入力し、入力された投票情報をサーバー側で集計することで、会議における賛否投票を行える会議システムを提供する事を目的とする。
【００１５】
請求項９では、会議責任者のコンピュータから選挙候補者の名前を入力し、サーバー内で選挙候補者リスト情報を生成して会議出席者の各コンピュータに送信し、会議出席者のコンピュータから各候補者の投票情報を入力して、サーバー側でその投票情報を集計することで、会議における選挙投票を行える会議システムを提供する事を目的とする。
【００１６】
請求項１０では、請求項１から９の会議システムの使用状況に基づいて、サーバープログラムまたはサーバーを利用するユーザーに課金することにより、ビジネスができる会議システムを提供する事を目的とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、会議出席者が持参し、一会議室内でネットワークにそれぞれ接続されるコンピュータとしてのクライアント端末うち、所定の１台のクライアント端末からの情報の入力を促す工程と、サーバー内に会議の情報を蓄積するための会議情報蓄積領域をサーバーの記憶装置内に確保する工程と、クライアント端末から会議情報蓄積領域をアクセスする工程とを実行するプログラムがサーバーにインストールされているので、会議責任者用のコンピュータから情報が入力されると、サーバー内に会議の情報を蓄積するための会議情報蓄積領域が確保されて、各出席者用のコンピュータから会議情報蓄積領域へアクセスできるので、会議室の形態に左右されず、高コストの大掛かりなシステムも必要とせず、会議出席者用の各コンピュータにプログラムをインストールする必要もなくペーパーレス会議を行える。
【００１８】
本発明によれば、所定の１台のクライアント端末から会議の名称の入力を促す工程を有し、入力された会議の名称と入力されたクライアント端末に記憶された当該端末機器のユーザー名とで会議情報蓄積領域とを一対一に対応させて記憶するので、サーバーにおける会議情報蓄積領域の識別が明確になる。このため、会議参加者がサーバーにアクセスした際に間違いなく該当する領域にアクセスでは、誤アクセスを低減でき、電子会議システムの使い勝手が向上する。
【００１９】
本発明によれば、所定の１台のクライアント端末からの情報の入力を促す工程と、会議情報蓄積領域を削除する工程とを有するので、記憶容量が有限であるサーバーの記憶装置を有効活用できる。
【００２０】
本発明によれば、光ディスク装置等の着脱可能な情報記録媒体に情報を記録する情報記録装置を備え、所定の１台のクライアント端末からの情報の入力を促す工程と、会議情報蓄積領域内の情報を情報記録媒体に記録する工程と、記録後に記録媒体を情報記録装置から排出する工程と、会議情報蓄積領域を削除する工程とを有するので、会議情報蓄積領域内の情報をサーバーの外部に退避させることができ、不正アクセスや記憶装置の破損による会議情報の漏洩や喪失を防止してシステム及び会議情報の安全性を確保することができる。
【００２１】
本発明によれば、所定の１台のクライアント端末のユーザーの名前とその所属の入力を促す工程と、所定の１台のクライアント端末内に予め設定されている電子メールアドレス情報を読取る工程と、所定の1台のコンピュータ以外のコンピュータから会議情報蓄積領域への初回のアクセス操作の時に、そのクライアント端末のユーザーの名前と所属の入力を促す工程と、名前と所属を入力されたクライアント端末内に設定されている電子メールアドレス情報を読取る工程と、所定の1台のコンピュータから入力された名前と所属と電子メールアドレス情報と、他のコンピュータから入力された名前と所属と電子メールアドレス情報とから会議出席者リスト情報を生成する工程と、会議出席者リスト情報を会議情報蓄積領域に蓄積する工程とを有するので、会議出席者リストを自動生成することができ、利便性のよい電子会議システムとなる。
【００２２】
本発明よれば、会議情報蓄積領域に蓄積された情報の一覧表を表示する工程と、クライアント端末のユーザーによって一覧表から選択された情報をクライアント端末に送信する工程とを備えているので、会議の情報を会議出席者が閲覧することができ、利便性のよい電子会議システムとなる。
【００２３】
本発明によれば、クライアント端末のユーザーによって指定されたクライアント端末内の所定の情報をサーバーに送信する工程と、所定の情報を受信する工程と、受信した情報を会議情報蓄積領域に蓄積する工程と、会議情報蓄積領域に蓄積された情報の一覧表を表示する工程とを有するので、会議の情報を各会議出席者が閲覧することができきるように情報を提出でき、利便性のよい電子会議システムとなる。
【００２４】
本発明によれば、各クライアント端末のユーザーに対して投票情報の入力を促す工程と、入力された投票情報をサーバーに送信する工程と、各クライアント端末から送信された投票情報を受信する工程と、受信した投票情報を集計して投票結果情報を生成する工程と、投票結果情報を表示する工程とを有するので、会議における賛否投票を行え、利便性のよい電子会議システムとなる。
【００２５】
本発明によれば、所定の１台のクライアント端末のユーザーに対して選挙候補者の名前の入力を促す工程と、入力された名前に基づいて選挙候補者リスト情報を生成する工程と、生成された選挙候補者リスト情報をクライアント端末に送信する工程と、  各クライアント端末のユーザーに各候補者に対する投票情報の入力を促す工程と、投票情報をサーバーに送信する工程と、各クライアント端末から送信された投票情報を受信する工程と、受信した投票情報を集計して投票結果情報を生成する工程と、投票結果情報を表示する工程とを有するので、会議における選挙投票を行え、利便性のよい電子会議システムとなる。
【００２６】
本発明によれば、サーバー内に配置された中央演算回路の、会議システム実行時の駆動時間と、クライアント端末からサーバーに対するアクセス回数と、会議情報蓄積領域の容量に基づいて、サーバープログラムの使用者及び／またはサーバーの使用者に対する課金量を定める課金手段を有するので、サーバープログラムの使用者及び／またはサーバーの使用者に対して利用度合いに応じた課金を行える。このため、サーバーやサーバープログラムを利用者に提供する場合には、利用度合いに応じた料金徴収を行える。また、サーバーやサーバープログラムの提供を受ける利用者は、あるいは、これらを購入して利用する利用者は、その利用度合いや課金を提示されることで、会議にかかるコストを把握でき、会議の効率的な運営に役立てることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
以下に、本発明の一実施の形態である電子会議システムについて図面を用いて説明する。  
図１には、一会議室１００において会議出席者が各自のノートパソコン等のコンピュータ１・・をそれぞれ持参し、ネットワーク２に接続した状態を示す。コンピュータ１はノートパソコンに限定されるものではなく、ＰＤＡなどのネットワーク２に接続可能な情報端末機器、場合によってはデスクトップ型のパソコンであってもよい。
【００２８】
ネットワーク２には、会議に使用する説明資料などの情報を蓄積するためのサーバー３が接続されている。このサーバー３の設置場所については特に限定するものではなく、会議室２００内、会議室２００とは別室、会議室２００がある建物とは個別菜の建物内にある形態でも良い。リース又レンタルによって利用する場合には、プロバイダ業者が備えたサーバー３をネットワーク２経由で利用するようにしても良い。ネットワーク２の形態としては、車内ＬＡＮやＷＡＮあるいは、電話線や光ケーブル等の電子公衆回線を利用した所謂インターネットが挙げられる。これらネットワークの形態は、サーバー３の設置場所や利用形態に応じて適宜選択して利用すればよい。
【００２９】
各コンピュータ１・・からネットワーク２への接続は、有線でも無線でもよい。会議出席者のコンピュータ１・・のうちの所定の１台は、会議責任者のコンピュータ１Ａと仮定する。
【００３０】
本発明にかかるサーバープログラムは、サーバー３内で作動する。本電子会議システムは、会議出席者の各コンピュータ１・・１Ａから、サーバー３が提供するホームページサイトを閲覧する形で会議を行う。サーバー３に対して、会議出席者の各コンピュータ１・・１Ａはクライアント端末となる。会議出席者の各コンピュータ１・・１Ａには、ホームページを閲覧するためのインターネット閲覧プログラム（以下「Ｗｅｂブラウザー」と記す）がインストールされており、このＷｅｂブラウザーを使用してサーバー３が提供するホームページサイトを閲覧して会議を行う。
【００３１】
次に、会議を行う時の手順の概要について説明する。  
会議責任者が、会議責任者のコンピュータ１Ａからサーバー３にネットワーク２を介してアクセスし、サーバー３内に会議に使用する情報（発言時の説明資料、出席者リスト、議事録等）を蓄積するための領域４（以下、「会議情報蓄積領域４」と記す）を確保する。次に、会議出席者が、各自のコンピュータ１・・から、会議責任者コンピュータ１Ａによって確保されたサーバー３内の会議情報蓄積領域４へアクセスし、種々の会議情報を閲覧しながら会議を行う。
【００３２】
サーバー３にインストールされるプログラムは、一つの会議室２００に会議出席者が集合して会議を行う時に使用する会議用のサーバープログラムであり、テレビ会議や「チャット」と呼ばれる会議システムのように、遠隔地の人とコンピュータを使用して行う会議は対象外となる。つまり、会議における発言者の映像情報や、発言の音声や文字情報は、コンピュータ１・・１Ａでは扱わない。会議出席者は一つの会議室２００に集合し口頭で発言する。発言時に使用する説明資料の配布と閲覧に、各自が持参したコンピュータ端末機機器１・・１Ａを使用し、ペーパーレス会議を行うのが目的である。更に、会議中に行う賛否投票や選挙投票をペーパーレスで行う事を目的としている。
【００３３】
サーバー３によって提供される会議サービス用ホームページの画面５の一例を図２に示す。この画面５は、会議利用者の各コンピュータ１・・１Ａの表示装置に表示される画像である。この画面には、符号６，７，８で示すメニュー枠内が表示され、各コンピュータ１・・１Ａに接続された図示しない周知のマウス等の操作装置で、コンピュータ表示装置上に表示されたポインタをいどうさせて、これらメニュー枠内にポインタがあるときに、マウスのボタンを押す（クリックする）ことにより、各メニュー枠内に記載された機能を、会議出席者が使用できる。
【００３４】
以後、マウスでクリックしてその機能を使用できるコンピュータ表示装置上の画像の枠を「ボタン」と呼ぶ。またボタンをマウスでクリックすることを「ボタンを押す」と表現する。さらに、各コンピュータの表示装置に表示し、ユーザー（会議出席者であり各コンピュータを利用するもの）への情報の表示やユーザーの操作入力や情報入力を行うユーザーインターフェース用の画像を「画面」と呼ぶ。
【００３５】
会議サービス用ホームページの画面５には、符号６で示す「新規会議の登録」、７で示す「会議への出席」、８で示す「会議の削除」の機能を事項する際に用いるボタンがある。「新規会議の登録」のボタン６は会議責任者が会議情報蓄積領域４を確保する時に、「会議への出席」のボタン７は既に確保された会議情報蓄積領域４へアクセスする時に、「会議の削除」のボタン８は会議責任者が確保した会議情報蓄積領域４を削除する時にそれぞれ使用するものである。
【００３６】
サーバー３内に確保できる会議情報蓄積領域４はサーバー３が有する記憶装置３Ａ（例えばハードディスク）に確保されるが、記憶装置３Ａの容量は物理的に制限ある。また、サーバー３で利用するＯＳによっては利用できる容量が制限される場合もあり、会議情報蓄積領域４の使用領域は自ずと制限を受けることになる。このため、会議終了後、会議情報蓄積領域４を必要としなくなった時には削除するようにすると、使用領域を確保できるので好ましい。また、サーバー３をプロバイダ業者が有する場合、そのサーバー３をリースやレンタルなどの形態で利用して会議を行う場合もある。この場合、利用時に発生する料金は、一般にサーバー３の記憶装置３Ａの使用領域によって決められることが多いので、不要な領域を削除することは、使用領域を抑えられて、コストを抑えることにつながる。
【００３７】
以下に、ボタン６〜８が押された際のそれぞれの機能を実現するプログラムの動作について説明する。
【００３８】
「新規会議の登録」のボタン６が押されたときの機能について説明する。図３は、新規会議の登録処理のフローを示す。図３において、「新規会議の登録」のボタン６が押されると、ステップＡ１において、図４に示す新規会議の登録用の入力画面１０を表示する。この入力画面１０には、会議名、責任者名、所属、パスワード等の文字入力欄１１が表示され、会議責任者からの情報の入力を促している。
【００３９】
これら文字入力欄１１には、会議責任者により、開催したい会議の名称と自分の名前、所属及び会議内容の秘密を守るためのパスワードの情報が、コンピュータ１Ａから入力される。パスワードは、会議情報蓄積領域４へのアクセスを会議出席者に制限するために使用する。パスワードを使用せずに、所属だけで会議情報蓄積領域４へのアクセスを制限してもよい。この場合は、パスワードの入力欄は表示しないようにしてもよい。これら情報が入力して登録する場合には、入力画面１０に表示されている「送信」のボタン１２を押し、何らかの事情で、新規会議の登録処理を取り消したい時は、同画面に表示されている「キャンセル」ボタン１３を押す。
【００４０】
ステップＡ２では、「キャンセル」ボタン１３の押下が判断され、押されていなければステップＡ３に進み、押されている場合には、会議情報蓄積領域４は確保されずにこの処理を終える。ステップＡ３では、「送信」ボタン１３の押下が判断され、押されている場合にはサーバー３では会議責任者名と会議名称から会議情報蓄積領域の名称を生成してステップＡ４においてその領域４を確保する。次にステップＡ５では、会議責任者用のコンピュータ１Ａ内に予め設定されている電子メールアドレス情報を読取る。ステップＡ６では、会議責任者名と所属と読取った電子メールアドレスを記録した会議出席者リスト情報を生成して会議情報蓄積領域４に蓄積する。この段階では、会議出席者リスト情報は、会議責任者名と所属とその電子メールアドレスだけであるが、その後、他の会議出席者が図２に示す「会議への出席」ボタン７を押して、会議情報蓄積領域４へのアクセスが可能になった時点で、その出席者の名前、所属、電子メールアドレスが逐次追記されていく。そして、ステップＡ７において図５に示す会議用画面１５を表示して、この制御を終える。
【００４１】
図５に示す会議用画面１５では、「資料提出」ボタン１６、「賛否投票」ボタン１７、「選挙投票」ボタン１８と、会議名、会議責任者名、所属及び会議情報一覧等の登録された会議に関する情報を表示する。会議情報一覧は、会議情報蓄積領域４内の情報（データファイル）の一覧を示す。「新規会議の登録」直後は、会議責任者名と所属とその電子メールアドレスが記録された会議出席者リスト情報だけである。この会議用画面１５を使用して会議を行う方法については後述する。「新規会議の登録」処理は、会議の場で最初に行う。
【００４２】
次に、図２の「会議への出席」ボタン７が押された際の機能に図６に示す処理フローを用いて説明する。「会議への出席」ボタン７が押されると、ステップＢ１において，図７に示す会議への出席用の入力画面２０を会議出席者のコンピュータ１・・１Ａの表示装置に表示して，各種情報の入力が促される。会議出席者（コンピュータユーザー）は、各コンピュータ端末装置１・・が有する図示しないキーボードなどを使用して、会議名、会議責任者名、出席する自分の名前、所属、およびパスワードを入力する文字入力欄２１にそれぞれ該当する情報を入力する。パスワードは、会議責任者がその会議用に設定したパスワードであり、会議責任者であれば、自分が設定したパスワードを入力する。その他の会議出席者は、その会議の会議責任者から知らされたパスワードを入力する。パスワードを使用せずに、所属で会議情報蓄積領域４のアクセスを制限する場合は、パスワード入力欄を表示しないようにしてもよい。この場合は所属がパスワードの代わりになる。
【００４３】
この入力画面には、「送信」ボタン２２と「キャンセル」ボタン２３が表示され、ステップＢ２では、「キャンセル」ボタン２３の押下を判断する。そして押されていない場合にはステップＢ３に進み、押されている場合には図５に示す会議用画面１５を表示せずに、その処理終了する。
【００４４】
ステップＢ３では、「送信」ボタン２２の押下が判断され、「送信」ボタン２２が押されると、ステップＢ４において入力されたパスワードと、会議名と会議責任者名とで既に確保されている会議情報蓄積領域４用のパスワードとを比較する。両者が一致しない（パスワードが正しくない）時は、ステップＢ８に進んでパスワード再入力画面を表示する。これは、図７において丸１から丸５の文字入力欄２１に既に入力された文字を表示する画面である。ユーザーはこの画面から再び正しいパスワードを入力する。
両者が一致する（パスワードが正しい）時は、ステップＢ５においてそのユーザーのコンピュータ１・・１Ａ内に設定されている電子メールアドレス情報を読取り、ステップＢ６で会議情報蓄積領域４に蓄積されている会議出席者リスト情報に、会議出席者名と所属とその電子メールアドレスを追記し、ステップＢ７において図５の会議用画面１５を表示してこの制御を終える。この会議用画面１５を使用して会議を行う方法については後述する。
【００４５】
以上のようにして、まず会議責任者のコンピュータ１Ａが「新規会議の登録」を行って、会議情報蓄積領域４をサーバー３の記憶装置３Ａ内に確保し、その後、会議出席者が各コンピュータ１・・１Ａから「会議への出席」ボタン１を操作することで、会議情報蓄積領域４をアクセスできるようになり、同時に、会議出席者リスト情報が自動的に生成される。会議出席者リスト情報による会議出席者リスト２５の表示例を図８に示す。
【００４６】
次に、図２の「会議の削除」ボタン８が会議責任者のコンピュータ１Ａから操作された際の機能について図９に示す処理フローを用いて説明する。「会議の削除」ボタン８が押されると、ステップＣ１において、図１０に示す会議の削除用の入力画面３０をコンピュータ表示装置に表示する。入力画面３０には、会議名、会議責任者名、所属およびパスワードを入力する文字入力欄３１と、「送信」ボタン３２と「キャンセル」ボタン３３が表示され、各情報の入力がユーザー（会議責任者）に対して促される。そして、各情報が入力されてステップＣ２において、「キャンセル」ボタン３３の押下を判断する。ここで押されていない場合にはステップＣ３に進み、押されている場合には図１１に示す会議の削除の確認画面３５を表示せずに、この処理終了する。
【００４７】
ステップＣ３において、「送信」ボタン３２が押されると、ステップＣ４において入力されたパスワードと、会議名と会議責任者名とで既に確保されている会議情報蓄積領域４用のパスワードとを比較する。ここで両者が一致しない（パスワードが正しくない）時は、ステップＣ９に進んでパスワード再入力画面を表示してパスワードの再入力を促す。入力されたパスワード一致する（パスワードが正しい）時には、ステップＣ５に進んで図１１に示す会議の削除の確認画面３５を表示する。この確認画面３５には、「ＯＫ」ボタン３６と「キャンセル」ボタン３７が表示され、「ＯＫ」ボタン３６が押されると、該当する会議情報蓄積領域内のデータを削除し、会議情報蓄積領域４を削除する。
【００４８】
図１０に示す会議の削除用の入力画面３０又は、図１１に示す会議の削除の確認画面３７で、「キャンセル」ボタン３３，３７が押された場合は、会議情報蓄積領域４を削除せずに、そのまま残して終了する。
【００４９】
なお、図１に示すように、サーバー３に、光ディスク装置や磁気テープ装置等の着脱可能な情報記録媒体に情報を記録する装置３Ｂを接続し、会議情報蓄積領域４を削除する前に、会議情報蓄積領域４内の情報を光ディスクや磁気テープに記録し、装置から排出するようにし、その後、会議情報蓄積領域４を削除するようにしてもよい。これにより、会議情報をウィルスやハッカー等空の不正アクセスからの被害や記録装置３Ａの破損によるデータの喪失を防止でき、会議情報を安全に保存できる。
【００５０】
以上で、図２に示した画面上の各ボタンの機能を説明した。次に、図５の会議用画面１５を使用して会議を行う方法を説明する。会議責任者用のコンピュータ１Ａには、図５の会議用画面１５が表示される。会議責任者以外の会議出席者用のコンピュータ１・・には、図５の会議用画面１５の内、「賛否投票」と「選挙投票」のボタン１７，１８が表示されていない状態で、会議用画面１５が表示される。
【００５１】
会議において、発言者が説明資料を会議出席者に配布したい場合は、「資料提出」ボタン１６を押す。「資料提出」ボタン１６が押された時の処理フローを図１２に示す。発言者のコンピュータ１・・１Ａで「資料提出」ボタン１６が押されると、ステップＤ１において提出する資料のファイルを指定する、例えば図１３に示す資料提出画面４０を表示する。この資料提出画面４０には、発言者のコンピュータ内の所定のフォルダ内のファイル名を表示する表示欄４１、ファイル名表示／入力欄４２と「送信」ボタン４３及び「キャンセル」ボタン４４が表示される。そして、ユーザー（発言者）が表示欄４１に表示されたファイル名をマウスでクリックすると、そのファイル名がファイル名表示／入力欄４２に表示される。あるいは、ファイル名を直接ファイル名表示／入力欄４２に入力してもよい。表示されたフォルダとは別のフォルダを選択できるようにしてもよい。
【００５２】
このようにして、提出資料のファイルを指定した後、ステップＤ２では、「キャンセル」ボタン４３の押下を判断する。ここで押されていない場合にはステップＤ３に進み、押されている場合には、提出資料ファイルをサーバー３内の会議情報蓄積領域４に蓄積せずに資料提出処理を終了する。
【００５３】
ステップＤ３において、「送信」ボタン４３の押下が判断され、押されるとステップＤ４において提出資料ファイルをサーバー内の会議情報蓄積領域４に蓄積する。その後、ステップＤ５において会議出席者用のコンピュータ１・・において、提出された資料のファイル名を、図５の会議用画面１５の会議情報一覧に表示するために、会議用画面１５を更新表示する。
【００５４】
以上の処理で、会議情報蓄積領域４内に、発言者の提出資料のファイルが蓄積され、会議用画面１５の会議情報一覧に提出されたファイル名が表示される。他の会議出席者は、この画面上のファイル名をクリックし、提出資料を閲覧する。ファイル名をクリックして、そのファイルを閲覧する方法は、Ｗｅｂブラウザーの機能で実現でき、サーバー３から会議出席者のコンピュータ１・・１Ａにファイルデータが送信される。又、発言者の提出資料のファイル以外に、会議出席者リスト等の情報も図５の会議用画面の会議情報一覧に表示されるので、そのファイル名をクリックして閲覧できる。
【００５５】
以上のようにして、Ｗｅｂブラウザーがインストールされたノートパソコン等のコンピュータ１・・１Ａを、会議出席者が持参して、会議室２００でネットワーク２に接続し、会議責任者がそのコンピュータ１Ａの操作でサーバー３内に会議情報蓄積領域４を確保し、会議出席者が発言時に使用する資料を会議情報蓄積領域４に蓄積し、他の出席者が会議情報蓄積領域４に各自のコンピュータ１でそれぞれアクセスして、資料を閲覧して会議を行うので、各コンピュータに会議用のプログラムをインストールせずに、ペーパーレス会議を行える。
【００５６】
サーバー３内で会議情報蓄積領域４を確保する時には、会議責任者名と会議名称から会議情報蓄積領域４の名称を一対一に対応させて生成しているので、サーバー３における会議情報蓄積領域４の識別を明確にできる。また必要に応じて確保した会議情報蓄積領域４を削除できるので、記憶容量が有限であるサーバー３の記憶装置３Ａを有効活用できる。
【００５７】
会議情報蓄積領域４内の情報を光ディスク装置３Ｂ等でサーバー３外に退避しているので、会議情報の安全を確保できる。会議出席者に対して名前と所属の入力を促し、入力されたこれら情報と、入力したコンピュータに設定されている電子メールアドレスを読取って、サーバー３内で会議出席者リスト情報を生成しているので、会議出席者リスト２５を自動生成できる。会議情報蓄積領域４に蓄積した情報を図５の会議用画面１５の会議情報一覧に表示しているので、会議出席者が会議情報を閲覧できる。図５の会議用画面１５の「資料提出」ボタン１６を押すことで、発言者が使用する説明資料の情報をサーバー３内の会議情報蓄積領域４に蓄積し、図５の会議用画面１５の会議情報一覧に表示しているので、会議の情報を各出席者が閲覧できるように情報を提出できる。
【００５８】
次に、図５の会議用画面１５の「賛否投票」ボタン１７が押された時の動作を以下に説明する。賛否投票を行う時の手順の概要は、次のように行われる。まず会議責任者が「賛否投票」ボタン１７を押すと、全会議出席者のコンピュータ１・・１Ａに図１５に示す賛否投票画面５０が表示される。各会議出席者が同画面５０に表示される「賛成」、「反対」、「保留」の各ボタン５１，５２，５３等を押して投票を行い、サーバー３内で投票の集計を行う。そして投票結果を会議責任者の各コンピュータ１・・１Ａに図１６に示す賛否投票結果の画面６０として表示する。会議責任者が投票結果を確認した後、賛否投票を終了させ、賛否投票結果情報が会議情報蓄積領域４に蓄積される。その後、全会議出席者の各コンピュータ１・・１Ａから会議情報蓄積領域に蓄積された賛否投票結果情報を閲覧できる。
【００５９】
賛否投票に間する処理を図１４に示すフローチャートを用いて説明する。会議責任者がそのコンピュータ１Ａで、「賛否投票」ボタン１６を押した時にこの処理が開始される。「賛否投票」ボタンが押されると、ステップＥ１では、全会議出席者のコンピュータ１・・１Ａに図１５に示す賛否投票画面５０を表示する。表示する賛否投票結果の一例を図１５(ａ)に示す。そして、ステップＥ２において図１６に示す賛否投票結果の画面６０に表示される賛否投票集計を初期化する。すなわち、「賛成」投票数を０、「反対」投票数を０、「保留」投票数を０、合計を０とする。そして、ステップＥ３において初期化された賛否投票集計を賛否投票結果として会議責任者のコンピュータ１Ａに表示する。この時点では、人数表示欄は全て０が表示されている。この時、サーバー３は、ステップＥ４で示すように、全会議出席者のコンピュータ（クライアント端末）１・・１Ａに表示した賛否投票画面のボタン５１から５３が押されるのを待つ状態になる。
【００６０】
賛否投票画面５０の各ボタンが押された時の処理フローを図１７に示す。会議出席者は何れかのボタンを押す。すると、ステップＦ１において押されたボタンに対する確認画面を表示する。図１５（ｂ）は「賛成」ボタン５１を押した場合に表示される確認画面の一例を示す。この画面には、「ＯＫ」ボタン５６と「やり直す」ボタン５７とが表示され、ステップＦ２で「やり直す」ボタン５７の押下が判断され、押されていると、ステップＦ３に進んで、再び図１５(ａ)の賛否投票画面５０を表示する。
【００６１】
「やり直す」ボタン５７の押されていない場合には、ステップＦ４に進んで「ＯＫ」ボタン５６の押下が判断される。そして、このボタン５６が押されるとステップＦ４に進んで賛否投票情報を賛否投票集計に追加し、ステップＦ５において賛否投票結果を更新し、会議責任者のコンピュータ１Ａに表示する。
【００６２】
全会議出席者が賛否投票を行ったかどうかは、会議責任者のコンピュータ１Ａに表示された図１６に示す賛否投票結果の画面６０を会議責任者が目視する事で確認することができる。表示された合計の人数が全会議出席者数に一致すれば、全会議出席者が賛否投票を終えた事になる。それを確認した後、図１６の「終了」ボタン６２を押すと、賛否投票結果を会議情報として会議情報蓄積領域４に蓄積する。その後、全会議出席者用のコンピュータ１・・１Ａに表示している図５に示す会議用画面１５の会議情報一覧を更新し、賛否投票結果情報のファイル名を表示する。これにより、全会議出席者のコンピュータ１・・１Ａから賛否投票結果情報を閲覧できる。
【００６３】
前記で述べたように、会議責任者が「賛否投票」ボタン１７を押した事により、全会議出席者のコンピュータに賛否投票画面５０を表示し、各会議出席者が自分のコンピュータから「賛成」、「反対」、「保留」の各ボタン５１から５３を操作して投票情報を入力し、サーバー３内で投票集計を行っているので電子会議における賛否投票を行える。
【００６４】
本実施の形態では、投票項目として「賛成」、「反対」、「保留」を使用したが、「棄権」等があってもよい。又、「保留」は無くてもよい。更に、無記名投票の例を示したが、それぞれの投票項目に対して、投票者の名前を情報とすることで、賛否投票結果に投票者の名前も表示して、記名投票も実施できる。
【００６５】
次に、図５に示す「選挙投票」ボタン１８が押された時の動作を以下に説明する。選挙投票を行う時の手順の概要は以下である。まず会議責任者が図５に示す「選挙投票」ボタン１８を押し、選挙の候補者名を入力する。次にサーバー３から全会議出席者のコンピュータに選挙投票画面７５を表示する。各会議出席者が候補者を確認し、投票の入力を行う。その投票情報をサーバー３内で集計し、選挙投票結果を会議責任者のコンピュータに表示する。会議責任者がこの投票結果を確認した後、選挙投票を終了させ、投票結果情報を会議情報蓄積領域４に蓄積する。その後、全会議出席者が会議情報蓄積領域４に蓄積された投票結果情報を閲覧する。
【００６６】
会議責任者のコンピュータ１Ａで「選挙投票」ボタン１８が押された時の処理フローを図１８に示す。「選挙投票」ボタン１８が押されると、ステップＧ１では、図１９に示す選挙候補者入力画面７０を、コンピュータ１Ａの画面に表示して、候補者の情報の入力を促す。この画面７０には、候補者を入力する文字入力欄７１と、「送信」ボタン７２、「キャンセル」ボタン７３が表示される。
【００６７】
ユーザー（会議責任者）が、選挙候補者入力画面７０に表示される文字入力欄７１に候補者を入力する。このときステップＧ２において、「キャンセル」ボタン７３の押下の有無が判断され、押されている場合にはこの処理を直ちに終了する。押されていない場合には、ステップＧ３に進んで、「送信」ボタン７２の押下の有無が判断され、ボタンが押されていると、図２０に示すような選挙投票画面７５を全会議出席者のコンピュータ１・・１Ａに表示し、ステップＧ５において選挙投票集計を初期化する。すなわち、図２０の選挙投票画面７５に表示される各候補者の得票数を０、得票数の合計を０とする。そして、ステップＧ６において初期化された選挙投票集計を選挙投票結果として会議責任者のコンピュータ１Ａの画面に表示してこの制御を終える。表示する選挙投票結果の画面８０の一例を図２１に示す。この画面８０には、得票数表示欄８１と、得票数の合計表示欄８２と「終了」ボタン８３が表示される。この時点では、得票数表示欄８１には全て０が、得票数の合計表示欄８２には０が表示されている。
【００６８】
この時、サーバー３は、ステップＧ７で示すように、全会議出席者のコンピュータ（クライアント端末）１・・１Ａに表示した図２０に示す選挙投票画面７５において、ユーザーの入力操作と「送信」ボタン７７が押されるのを待つ状態になる。会議出席者は投票欄７６をクリックして、投票を行う。投票欄がクリックされると、投票欄には選択されたことを示す記号（例えばレ点）を表示する。その後、「送信」ボタン７７を押す。
【００６９】
クライアント端末１・・１Ａで「送信」ボタン７７が押された時の処理フローを図２２に示す。「送信」ボタン７７が押されると、ステップＨ１において選挙投票情報を選挙投票集計に追加し、ステップＨ２において図２１に示す選挙投票結果画面８０を更新し、会議責任者のコンピュータ１Ａに表示する。
【００７０】
会議責任者がこの選挙投票結果画面８０を見て、合計の人数が会議出席者数と一致し、全会議出席者が投票を済ませたことを確認したら、選挙投票結果画面の「終了」ボタン８３を押す。「終了」ボタン８３を押すと、選挙投票結果を会議情報として会議情報蓄積領域４に蓄積する。その後、全会議出席者のコンピュータ１・・１Ａに表示している会議用画面１５の会議情報一覧を更新し、選挙投票結果情報のファイル名を表示する。これにより、全会議出席者のコンピュータから選挙投票結果情報を閲覧できる。
【００７１】
前記で述べたように、会議責任者のコンピュータ１Ａで「選挙投票」ボタン１８が押され、選挙投票画面７５を全会議出席者のコンピュータに表示し、全コンピュータから送信される選挙投票情報をサーバー３内で集計しているので、会議における選挙投票を行える。
【００７２】
本形態では、無記名投票の例を示したが、それぞれの投票項目に対して、投票者の名前を情報とすることで、選挙投票結果に投票者の名前も表示して、記名投票も実施できる。又、一名の候補者に投票する方法について説明したが、複数人の投票や、優先順位付きの投票も可能である。
【００７３】
前記の説明は、電子会議システムの動作説明であったが、１つの会議を行う時に、本システムが作動する時のサーバー３内に配置された中央演算回路となるＣＰＵ（Central Processing Unit）と、サーバー３の記憶装置参Ａの使用量と、クライアント端末１・・１Ａからサーバー３に対するアクセス回数とに基づいて、サーバープログラムの使用者及び／またはサーバーの使用者に対する課金量を定める課金手段１００を設ける。そして、このサーバー３及び／またはプログラムを使用するユーザー（企業等）に課金してもよい。また、１つの会議毎の使用料をユーザーに請求する以外に、多くのユーザーの周単位や月単位の使用実績を基にして、利益が出るように、周単位や月単位の一定額をプログラムユーザーに課金してもよい。これにより、この会議用サーバープログラムを使用したビジネスを行える。
【図面の簡単な説明】
【００７４】
【図１】本発明の一実施形態である会議会議システムの会略構成を示す成図である。
【図２】サーバーへのアクセス時に表示されるホームポー次画面を示す拡大図である。
【図３】会議登録処理の一形態を示すフローチャートである。
【図４】会議登録画面の一構成例を示す拡大図である。
【図５】所定の１台のコンピュータの画面に表示される会議用画面の一例を示す拡大図である。
【図６】所定の１台のコンピュータでの会議登録時の処理内容を示すフローチャートである。
【図７】会議への出席用の入力画面の一例を示す拡大図である。
【図８】会議出席者リストの一例を示す拡大図である。
【図９】会議削除会処理の一形態を示すフローチャートである。
【図１０】会議の削除用入力画面の一例を示す拡大図である。
【図１１】会議削除の確認画面の一例を示す拡大図である。
【図１２】発言者のコンピュータでの資料配布処理内容を示すフローチャートである。
【図１３】発言者のコンピュータの画面に表示される資料配布画面の一例を示す拡大図である。
【図１４】会議責任者のコンピュータでの賛否投票処理内容を示すフローチャートである。
【図１５】賛否投票画面の一例を示す拡大図である。
【図１６】賛否投票結果画面の一例を示す拡大図である。
【図１７】賛否投票時の処理内容を示すフローチャートである。
【図１８】会議責任者のコンピュータでの選挙投票処理の内容を示すフローチャートである。
【図１９】選挙候補者入力画面の一例を示す拡大図である。
【図２０】選挙投票画面の一例を示す拡大図である。
【図２１】選挙投票結果画面の一例を示す拡大図である。
【図２２】選挙投票時のクライアント端末での処理内容を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００７５】
１・・クライアント端末
１Ａ    所定の１台のクライアント
２    ネットワーク
３    サーバー
３Ａ    記憶装置
３Ｂ    情報記録装置
４    会議情報蓄積領域
１００    課金手段
２００    会議室
【図１】
2006244311.tif 000003
【図２】
2006244311.tif 000004
【図３】
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【図４】
2006244311.tif 000006
【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
2006244311.tif 000018
【図１７】
2006244311.tif 000019
【図１８】
2006244311.tif 000020
【図１９】
2006244311.tif 000021
【図２０】
2006244311.tif 000022
【図２１】
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【図２２】
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