(57)【要約】【課題】  電子文書の出力要求があった場合に、電子文書をビットマップ構成の印刷イメージに変換しなくてもより電子文書管理装置を提供する。【解決手段】  文書記憶手段４１１に格納された電子文書の中から、更新検出手段４０１が新規に作成または更新された電子文書を検出する。文書管理手段４０２は、電子文書を収納したファイルの管理情報を管理情報記憶手段４１２に格納し、文書ファイルを管理するとともに、新規に作成または更新された電子文書に関するビットマップ構成の印刷イメージを印刷イメージ生成手段４０４に生成させ、管理情報に関連付けてイメージ記憶手段４０５に格納させる。電子文書の出力命令が印刷指示手段４０７にあったときには、印刷管理手段４０８が該当する印刷イメージをイメージ記憶手段から出力させる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書の管理をコンピュータに実行させる電子文書管理プログラムであって、
電子文書の出力要求に先立って、該電子文書をビットマップで構成する印刷イメージに予め変換して記憶するステップと、
電子文書の出力を要求された場合には、要求された電子文書に対応する前記変換し記憶しておいた印刷イメージを出力するステップと
を有してコンピュータに実行させる電子文書管理プログラム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
各電子文書の重要度を判定し、一定以上の重要度のある電子文書についてのみ電子文書を印刷イメージに変換するステップをコンピュータに実行させる電子文書管理プログラム。
【請求項３】
請求項１に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
新たに記憶しようとする印刷イメージのために必要な記憶容量が不足するときには、各電子文書の重要度を判定し、重要度の低い電子文書の印刷イメージの順に記憶から削除し、必要な記憶容量を確保するステップをコンピュータに実行させる電子文書管理プログラム。
【請求項４】
電子文書の管理をコンピュータに実行させる電子文書管理プログラムであって、
上位装置からの電子文書を格納するステップと、
格納した各電子文書およびその特徴を認識できる認識用データを記憶するステップと、
それぞれの電子文書処理タイミングにおいて、記憶した電子文書のうち、記憶後のビットマップへの変換に関する処理がなされていない新規に作成または更新された電子文書を検出するステップと、
検出した新規に作成または更新された電子文書に関し、ビットマップで構成する印刷イメージを生成し、生成した印刷イメージを前記電子文書の認識用データに関連付けて記憶するステップと、
認識用データに基づく電子文書の出力要求があると、記憶しておいた印刷イメージの中から、出力要求された電子文書に対応する印刷イメージを選択して出力するステップとを有してコンピュータに実行させる電子文書管理プログラム。
【請求項５】
請求項４に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記電子文書処理タイミングは、上位装置がスクリーンセーバを作動させているようなアイドル状態の時である電子文書管理プログラム。
【請求項６】
請求項４に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
電子文書を印刷イメージに変換するステップにおいては、各電子文書の重要度を判定し、一定以上の重要度のある電子文書のみに変換のステップが実行され、印刷イメージに変換されていない電子文書の出力を要求された場合には、その時点で印刷イメージに変換して出力する電子文書管理プログラム。
【請求項７】
請求項４に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
新たに記憶しようとする印刷イメージのために必要な記憶容量が不足するときには、各電子文書の重要度を判定し、重要度の低い電子文書の印刷イメージの順に記憶から削除し、必要な記憶容量を確保するステップをコンピュータに実行させる電子文書管理プログラム。
【請求項８】
上位装置からの電子文書を格納する文書記憶手段と、
それぞれの電子文書処理タイミングにおいて、文書記憶手段に格納された電子文書のうち、格納後のビットマップへの変換に関する処理がなされていない新規に作成または更新された電子文書を検出する更新検出手段と、
電子文書をビットマップで構成する印刷イメージに変換する印刷イメージ生成手段と、
イメージ記憶手段と、
文書記憶手段に格納される各電子文書およびその特徴を認識できる認識用データを管理し、新規に作成または更新された電子文書を更新検出手段が検出した場合には、検出した電子文書の印刷イメージを印刷イメージ生成手段に生成させ、生成させた印刷イメージを、更新検出手段が検出した電子文書の認識用データに関連付けてイメージ記憶手段に格納する文書管理手段と、
認識用データに基づく電子文書の出力要求があると、出力要求された電子文書の認識用データに対応する印刷イメージをイメージ記憶手段から読み出し出力する印刷イメージ出力手段とを有する電子文書管理装置。
【請求項９】
請求項８に記載の電子文書管理装置において、
前記電子文書処理タイミングは、上位装置がスクリーンセーバを作動させているようなアイドル状態の時である電子文書管理装置。
【請求項１０】
請求項８に記載の電子文書管理装置において、
前記印刷イメージ出力手段は、電子文書を指定して印刷せよとの出力要求を受け付ける印刷指示手段と、印刷指示手段が受け付けた出力要求に基づき、文書管理手段と協働して、指定された電子文書に対応する印刷イメージをイメージ記憶手段から読み出し、読み出した印刷イメージを印刷手段に引き渡して印刷させる印刷管理手段とから構成されている電子文書管理装置。
【請求項１１】
請求項８に記載の電子文書管理装置において、
前記印刷イメージ出力手段は、電子文書を指定して表示せよとの出力要求を受け付ける表示指示手段と、表示指示手段が受け付けた出力要求に基づき、文書管理手段と協働して、指定された電子文書に対応する印刷イメージをイメージ記憶手段から読み出し、読み出した印刷イメージを表示手段に引き渡して表示させる表示管理手段とから構成されている電子文書管理装置。
【請求項１２】
請求項８に記載の電子文書管理装置において、
前記印刷イメージ出力手段は、電子文書を指定して転送せよとの出力要求を受けると、文書管理手段と協働して、指定された電子文書に対応する印刷イメージをイメージ記憶手段から読み出し、読み出した印刷イメージを転送する転送手段から構成されている電子文書管理装置。
【請求項１３】
請求項１２に記載の電子文書管理装置において、
前記転送手段は、印刷イメージをモバイル機器が受信して印刷または表示を実行できるように転送する電子文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理プログラムおよび装置に関し、特に、電子文書管理装置が装着された上位の装置に対し、印刷や表示のための印刷イメージを即座に提供できる電子文書管理プログラムおよび装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
今日のオフィスなどに普及している印刷装置は、印刷すべき画像を６００ｄｐｉの精度を有するビットマップの印刷イメージに変換している。印刷装置の処理速度は半導体などの改良により年々向上しているが、前述のような多くのドットを描画するのには未だ多くの処理時間を必要としている。印刷イメージは、人が文書を利用するのに適した型式なので、文書を利用するのに印刷イメージを使用すればよいのであるが、上述のように多大な処理時間を必要とするので、一般的には処理効率がよりよい他のアプリケーションプログラムを使用している。
【０００３】
また、上述のようなアプリケーションプログラムが存在しない環境でも、ネットワークを介してアプリケーションが存在するサーバ上で印刷処理を可能にする印刷処理システムおよび印刷処理方法が開示されている（例えば特許文献１参照）。
【０００４】
さらに、計算機（例えば、ＰＣ）が使用待ち状態（電源オン）であるが、利用者の会議出席などのために放置されているようなことが企業内などで発生する。このアイドル状態は相当に長いことが知られており、このアイドル状態の時間をそれぞれの計算機から集めて並列処理を行う実験も行われている（例えば、http://setiathome.ssl.berkeley.edu/)。
【特許文献１】特開２０００−２８４９２７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、上記従来技術で文書を印刷する場合、利用者が日常的に使用している計算機の他に、文書を変換するためのサーバが必要であり、そのサーバによる変換も印刷イメージが必要になった時点で実行しているために、変換処理が完了するまで貴重な時間を変換完了待ちにしてしまうという問題がある。
【０００６】
本発明は上述した問題点を解決するためになされたものであり、格納された電子文書のうち、新規に作成または更新された電子文書を検出し、検出した電子文書のビットマップで構成された印刷イメージを予め生成しておくことにより、印刷などのために印刷イメージが必要になった場合に、変換処理を待つこと無く即座に必要な印刷イメージを提供できるようにする。特に、これらの処理を利用者が上位の装置あるいはその計算機機能を利用していない時間帯にそれらを活用して処理させ、それらの利用効率を向上できる電子文書管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した課題を解決するため、本発明に係る電子文書管理プログラムは、電子文書の出力要求に先立って、該電子文書をビットマップで構成する印刷イメージに予め変換して記憶するステップと、電子文書の出力を要求された場合には、要求された電子文書に対応する前記変換し記憶しておいた印刷イメージを出力するステップとを有してコンピュータに実行させる。
このような構成によれば、本発明に係る電子文書管理プログラムは、電子文書の出力要求に先立って、該電子文書をビットマップで構成する印刷イメージに予め変換して記憶し、電子文書の出力を要求された場合には、予め変換し記憶しておいた印刷イメージを出力するので、電子文書出力要求時に印刷イメージへの変換を行う必要が無く即時に対応することができる。
【０００８】
また、この発明に係る電子文書管理プログラムは、上位装置からの電子文書を格納するステップと、格納した各電子文書およびその特徴を認識できる認識用データを記憶するステップと、それぞれの電子文書処理タイミングにおいて、記憶した電子文書のうち、記憶後のビットマップへの変換に関する処理がなされていない新規に作成または更新された電子文書を検出するステップと、検出した新規に作成または更新された電子文書に関し、ビットマップで構成する印刷イメージを生成し、生成した印刷イメージを前記電子文書の認識用データに関連付けて記憶するステップと、認識用データに基づく電子文書の出力要求があると、記憶しておいた印刷イメージの中から、出力要求された電子文書に対応する印刷イメージを選択して出力するステップとを有するとしてコンピュータに実行させる。
【０００９】
また、この発明に係わる電子文書管理装置は、上位装置からの電子文書を格納する文書記憶手段と、それぞれの電子文書処理タイミングにおいて、文書記憶手段に格納された電子文書のうち、格納後のビットマップへの変換に関する処理がなされていない新規に作成または更新された電子文書を検出する更新検出手段と、電子文書をビットマップで構成する印刷イメージに変換する印刷イメージ生成手段と、イメージ記憶手段と、文書記憶手段に格納される各電子文書およびその特徴を認識できる認識用データを管理し、新規に作成または更新された電子文書を更新検出手段が検出した場合には、検出した電子文書の印刷イメージを印刷イメージ生成手段に生成させ、生成させた印刷イメージを、更新検出手段が検出した電子文書の認識用データに関連付けてイメージ記憶手段に格納する文書管理手段と、認識用データに基づく電子文書の出力要求があると、出力要求された電子文書の認識用データに対応する印刷イメージをイメージ記憶手段から読み出し出力する印刷イメージ出力手段とを有する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、格納された電子文書のうち、新規に作成または更新された電子文書を検出し、検出した電子文書のビットマップで構成された印刷イメージを予め生成しておくことにより、印刷などのために印刷イメージが必要になった場合に、変換処理を待つこと無く即座に必要な印刷イメージを提供できるようにすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ説明する。図１は、本発明の電子文書管理装置の実施の形態１を示すブロック図、図２は、図１の電子文書管理装置の印刷イメージの生成および保存までの動作を説明するためのフローチャート、図３は、図１に示される管理情報記憶手段に登録される文書ファイルの管理情報を示す図、図４は、図１の電子文書管理装置が印刷命令を処理する動作を説明するためのフローチャートである。
【００１２】
図１の電子文書管理装置１０は、更新検出手段４０１と、文書管理手段４０２と、重要度判定手段４０３と、印刷イメージ生成手段４０４と、イメージ記憶手段４０５と、削除手段４０６と、印刷指示手段４０７と、印刷管理手段４０８と、印刷手段４０９と、アイドル検出手段４１０と、文書記憶手段４１１と、管理情報記憶手段４１２と、不図示の制御部と、不図示の記憶部とを有する。
【００１３】
図１の電子文書管理装置１０において、アイドル検出手段４１０は、上位装置（例えば、多機能プリンタ）の動作を監視し、その動作における負荷を取得し（Ｓ２０１）、負荷が予め定められた閾値以上であるか否かを判断する（Ｓ２０２）。負荷が閾値以上である場合には、一定時間スリープし（Ｓ２０３）、その後にステップＳ２０１に戻る。ステップＳ２０２の判断で負荷が閾値未満である場合には、その旨をアイドル状態として更新検出手段４０１に通知する。
【００１４】
アイドル状態の通知を受けた更新検出手段４０１は、文書記憶手段４１１に記憶され、電子文書（以降、通常は文書と記載する）を収納しているファイルである文書ファイルを検査し、その中に新規に作成または更新された文書ファイルがあるか否かを判断する（Ｓ２０４）。新規に作成または更新された文書ファイルが無いと判断された場合には、ステップＳ２０３に戻るが、新規に作成または更新された文書ファイルがあると判断された場合には、検出した文書ファイルのファイル名を文書管理手段４０２に通知する。
【００１５】
文書管理手段４０２は、通知された文書ファイルの管理情報が管理情報記憶手段４１２に登録済みであるか否かを判断する（Ｓ２０５）。登録済みである場合にはそのままでよいが、登録済みでない場合には、管理情報記憶手段４１２に新規に登録する（Ｓ２０６）。この例における管理情報記憶手段４１２に登録される文書ファイルの管理情報は、後述するが例えば、図３に示してあるようなものである。
【００１６】
文書管理手段４０２は、ステップＳ２０５またはステップＳ２０６の処理の後、処理の対象となっていた文書ファイルのファイルサイズが変更されているか否かを判断する（Ｓ２０７）。ファイルサイズが変更されていない場合には、更新日のみを現在の値に変更し（Ｓ２０９）、終了する。ファイルサイズが変更されている場合には、ファイルサイズと更新日とを現在の値に変更するとともに、処理状態を処理中と看做し（Ｓ２０８）、処理が済めば処理は完了したものと看做す。
【００１７】
なお、ファイルが更新されているか否かを確認する方法としては、上述のようにファイルサイズの変更をチェックする方法とは別に、ファイルの内容に対してＭＤ５などのハッシュ関数を用いてファイルが同一であるか否かを判定する方法もある。ステップＳ２０８の後、文書管理手段４０２は、管理情報記憶手段４１２から当該ファイルの文書の印刷イメージ生成に要する時間やサイズなどの情報を取り出し、重要度判定手段４０３に通知する。
【００１８】
重要度判定手段４０３は、文書管理手段４０２から受け取った情報を用いて新規に作成または更新された文書の印刷される可能性などの重要度を判定する。ここで、重要度の判定の一例について説明する。この例においては、重要度ＶＰを下記のような式（１）に従って計算するものとする。
【００１９】
重要度ＶＰ＝Ｆｍ（現在時刻−更新日時）
＋Ｆｒ（生成時間）
＋Ｆｔ（種別値）
＋Ｆｃ（カラー）
＋Ｆｐ（印刷回数）
＋Ｆｅ（更新回数）・・・・・（１）
【００２０】
上述の式（１）において、Ｆｍは、最後にファイルを更新してから経過した時間に依存する関数であって、時間が経過するとともに返値が減少する関数である。
【００２１】
ここでは、例として、Ｆｍ（ｔ）＝ａ／ｔ（ａは定数で１０００）を用いる。Ｆｒは、イメージ生成手段が印刷イメージの生成に要した時間を入力とする関数で、生成時間が増加すると返値も増加する関数であって、例としてＦｒ（ｔ）＝ｂｔ（ｂは定数で１０）を用いる。Ｆｔは、ファイルの種別により返値が変化する関数である。
【００２２】
ファイルの種別は、ファイルのデータ形式や取得方法により決まる。例えば、Microsoft（登録商標）社のWindows（登録商標）においては、ファイルの拡張子によって、例えば、txt ならばテキストファイル、jpg ならば、ＪＰＥＧ型式のイメージファイルなどのようにファイルの種別を判定することができる。その他、ＰＤＦ型式のように拡張子以外に、ファイルの先頭部分に型式を判別するためのコードが埋まっているものも存在するが、この場合にはこのコードで種別を判定すればよい。
【００２３】
上述のファイルの種別による返値は、下表のように設定することができる。
【００２４】
種別      返値            種別      返値          種別    返値
ｐｐｔ    ２０          ｔｘｔ      ５            不明      ０
ｘｌｓ    １０          スキャン    ０
ｄｏｃ    １５          ｐｄｆ    １５
【００２５】
もちろん、上述の返値は、ユーザ個々人に対する設定で変わっていてもよい。また、式（１）のＦｃは、印刷イメージが白黒であれば０を、カラーであれば定数（例えば、１００）を返す。Ｆｐは、印刷回数（ｘ）に応じて値が増加する関数であって、Ｆｐ（ｘ）＝ｄｘ（ｄは定数で１００）を用いる。Ｆｅは、編集回数（ｙ）に応じて値が増加する関数であって、例えば、Ｆｅ（ｙ）＝ｅｙ（ｅは定数で１００）を用いる。
【００２６】
さらに、重要度判定手段４０３は、イメージ記憶手段４０５の容量を確認し、書き込みを新規に追加する余裕があるか無いかを判断する（Ｓ２１０）。余裕が無い場合には、重要度の低い順に印刷イメージを不要データとして特定し（Ｓ２１１）、特定した不要データを削除手段４０６を用いてイメージ記憶手段４０５から予め削除する（Ｓ２１２）。この場合、重要度の低いものとしては、例えば、ビットマップ変換に関する処理が完了したものであって、古くて大きい印刷イメージが該当するであろう。これらステップＳ２１０，Ｓ２１１，Ｓ２１２は、書き込みを新規に追加する余裕が生じるまで繰り返される。
【００２７】
ステップＳ２１０において、書き込みを新規に追加する余裕があると判断された場合には、印刷イメージ生成手段４０４は、全ての電子文書の印刷イメージを生成してもよいが、この例では、重要度判定手段４０３によって重要度が一定以上で、重要と判定された文書に関してビットマップで構成される印刷イメージを生成し（Ｓ２１３）、イメージ記憶手段４０５に格納して保存する（Ｓ２１４）のが好ましい。保存が完了したら、イメージ生成は完了したものと看做して、管理情報記憶手段４１２に記憶された当該管理情報に、生成した印刷イメージの大きさを書き込み、管理情報記憶手段４１２における管理情報の更新を行う（Ｓ２１５）。
【００２８】
次に、印刷指示手段を介して印刷命令が入力された場合の電子文書管理装置の動作について図４を参照して説明する。印刷指示手段４０７を介して、ファイル名で文書を指定した印刷命令が入力されると、印刷管理手段４０８は、入力されたファイル名を取得する（Ｓ３０１）。印刷管理手段４０８は、取得したファイル名が管理情報記憶手段４１２に登録されているか否かを判断する（Ｓ３０２）。ファイル名が登録されていないと判断された場合には、従来と同様の通常の印刷処理を行う（Ｓ３０３）。
【００２９】
ステップＳ３０２において、ファイル名が既に登録されていると判断された場合には、印刷すべき文書に関する情報を文書管理手段４０２より取得し、印刷しようとする文書が文書管理手段４０２に登録された内容と同一であるか否かを判断する。例えば、管理情報記憶手段４１２に登録されているそのファイルの最終更新日と、印刷指示手段４０７から指示されたファイルの現在の最終更新日とを比較する。比較の結果、両者が異なっている場合にはステップＳ３０３に移行して通常の印刷処理を行う。
【００３０】
ステップＳ３０４において、両者が同じである場合には、イメージ記憶手段４０５から該当する印刷イメージを取得し（Ｓ３０５）、印刷手段４０９に引き渡し、引き渡した印刷イメージの印刷を行わせる（Ｓ３０６）。この場合、印刷手段４０９に引き渡される印刷イメージは、既にビットマップに変換されているので、印刷手段４０９は、変換時間を必要とせずに、速やかに印刷を実行することができる。
【００３１】
図５は本発明の電子文書管理装置の実施の形態２を示すブロック図、図６は、図５の電子文書管理装置がサービスを提供する相手となるモバイル機器を示すブロック図である。図５で示される電子文書管理装置２０は、図１の電子文書管理装置１０の印刷指示手段４０７、印刷管理手段４０８、印刷手段４０９の代わりに転送手段５１３を設けたものである。したがって、電子文書管理装置２０は、更新検出手段５０１と、文書管理手段５０２と、重要度判定手段５０３と、印刷イメージ生成手段５０４と、イメージ記憶手段５０５と、削除手段５０６と、アイドル検出手段５１０と、文書記憶手段５１１と、管理情報記憶手段５１２と、転送手段５１３とを有する。
【００３２】
図５の電子文書管理装置２０の各部５０１〜５１３の動作は、転送手段５１３に対する関係を除けば、図１の電子文書管理装置１０の各部４０１〜４１２の動作と同じであるので説明は省略する。転送手段５１３は、イメージ生成手段が生成する電子文書の印刷イメージをクライアント（例えば、モバイル機器）に向けて転送する。この場合、転送手段５１３が印刷イメージをクライアントに転送するタイミングは、アイドル検出手段５１０が検出したアイドル状態の時に行うのが好ましい。
【００３３】
図６のモバイル機器６０においては、図５の電子文書管理装置２０の転送手段５１３から送られた送信信号を受信手段６０６が受信し、印刷イメージを抽出して記憶手段６０８に格納する。この場合、文書管理手段５０２（図５）は、転送済みのデータ量に基づいて、記憶手段６０８に残された記憶容量が不足していないかどうか計算する。記憶容量が不足している場合には、重要度判定手段５０３に対し、必要な記憶容量が確保できるまで、重要でない文書を順に指示させる。文書管理手段５０２は、指示された重要でない文書から順に転送手段５１３を介して削除するように命令を受信手段６０６に送信する。
【００３４】
上述のように削除命令を受けた受信手段６０６は、削除命令を削除手段６０７に引き渡し、削除手段６０７は、指定された印刷イメージを記憶手段６０８から削除する。入力手段６１０を介して文書を表示するように要求されると、表示管理手段６０９は、表示すべき文書の印刷イメージを記憶手段６０８より読み出し、表示手段６１１に表示させる。入力手段６１０を介して文書の印刷命令や投射命令を受けた場合には、表示管理手段６０９は、記憶手段６０８から該当する文書の印刷イメージを記憶手段６０８から読み出し、送信手段６１２に引き渡し送信させる。送信手段６１２は、受け取った印刷イメージを不図示の印刷機器や投射機器に送信し、印刷あるいは投射を実行させる。
【００３５】
図７は、本発明の電子文書管理装置の実施の形態３を示すブロック図である。図７の電子文書管理装置３０は、更新検出手段７０１と、文書管理手段７０２と、重要度判定手段７０３と、印刷イメージ生成手段７０４と、イメージ記憶手段７０５と、削除手段７０６と、表示指示手段７０７と、表示管理手段７０８と、表示手段７０９と、アイドル検出手段７１０と、文書記憶手段７１１と、管理情報記憶手段７１２とを有する。したがって、図７の電子文書管理装置３０は、図１の印刷指示手段４０７、印刷管理手段４０８、印刷手段４０９がそれぞれ表示指示手段７０７、表示管理手段７０８、表示手段７０９に置き換えられている点を除けば図１の電子文書管理装置１０と同様な構成を採っている。
【００３６】
上述したように図７の電子文書管理装置３０は、図１の電子文書管理装置１０と一部のみが異なっているので、その部分についてのみ説明する。すなわち、図７の電子文書管理装置３０において、表示指示手段を介して電子文書の表示命令が入力された場合の電子文書管理装置の動作について説明する。表示指示手段７０７を介して、ファイル名で文書を指定した表示命令が入力されると、表示管理手段７０８は、取得したファイル名が管理情報記憶手段７１２に登録されているか否かを判断し、ファイル名が登録されていないと判断された場合には、従来と同様の通常の表示処理を行う。
【００３７】
ファイル名が既に登録されていると判断された場合には、表示すべき文書に関する情報を文書管理手段７０２より取得し、表示しようとする文書が文書管理手段７０２に登録された内容と同一であるか否かを判断する。例えば、管理情報記憶手段７１２に登録されているそのファイルの最終更新日と、表示指示手段７０７から指示されたファイルの現在の最終更新日とを比較する。比較の結果、両者が異なっている場合には通常の表示処理を行う。両者が同じである場合には、イメージ記憶手段７０５から該当する印刷イメージを取得し、表示手段７０９に引き渡し、印刷イメージの表示を行わせる。この場合、表示手段７０９に引き渡される印刷イメージは、既にビットマップに変換されているので、表示手段７０９は、変換時間を必要とせずに、速やかに表示を実行することができる。
【００３８】
図１，図５，図７の電子文書管理装置１０，２０，３０においては、文書記憶手段と、管理情報記憶手段と、イメージ記憶手段とを別体のように表示しているが、これらは同じ記憶媒体（容量に余裕があれば、例えば、イメージ記憶手段）の記憶領域を適宜に区分して設定してもよいことはいうまでもない。また、イメージ生成手段による印刷イメージ生成の際に、どの文書から印刷イメージを生成するかの決定は、重要度判定手段が判定した重要度の高い文書から行うのが好ましい。なお、電子文書管理装置３０にパーソナルコンピュータが利用され、スクリーンセーバが組み込まれている場合には、アイドル検出手段７１０のアイドル状態の検出は、スクリーンセーバの起動を検出することによって行ってもよい。
【００３９】
また、図１，図７の電子文書管理装置１０，３０の各部４０１〜４０６，４１０〜４１２と、７０１〜７０６，７１０〜７１２とを共通化し、印刷指示手段４０７と、印刷管理手段４０８と、印刷手段４０９とのグループと、表示指示手段７０７と、表示管理手段７０８と、表示手段７０９とのグループとを選択的に動作させるようにすることも好ましい。
【００４０】
図８は、本実施の形態による文書管理装置における処理の全体の流れについて説明するためのフローチャートである。
【００４１】
まず、上位装置からの電子文書を格納する（Ｓ８０１）。
次に、格納した各電子文書およびその特徴を認識できる認識用データを記憶する（Ｓ８０２）。
【００４２】
それぞれの電子文書処理タイミングにおいて、記憶した電子文書のうち、記憶後のビットマップへの変換に関する処理がなされていない新規に作成または更新された電子文書を検出する（Ｓ８０３）。
【００４３】
検出した新規に作成または更新された電子文書に関し、ビットマップで構成する印刷イメージを生成し、生成した印刷イメージを前記電子文書の認識用データに関連付けて記憶する（Ｓ８０４）。すなわち、電子文書の出力要求に先立って、該電子文書をビットマップで構成する印刷イメージに予め変換して記憶する。このとき、各電子文書の重要度を判定し、一定以上の重要度のある電子文書についてのみ変換を行うようにすることもできる。
【００４４】
認識用データに基づく電子文書の出力要求があると、記憶しておいた印刷イメージの中から、出力要求された電子文書に対応する印刷イメージを選択して出力する（Ｓ８０５）。すなわち、電子文書の出力を要求された場合には、要求された電子文書に対応する前記変換し記憶しておいた印刷イメージを出力する。
【００４５】
なお、本実施の形態における文書管理装置における処理の各ステップは、不図示の記憶部に格納されている文書管理プログラムを、不図示の制御部に実行させることにより実現されるものである。
【００４６】
本実施の形態では装置内部（不図示の記憶部等）に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と共働してその機能を実現させるものであってもよい。
【００４７】
以上、本発明を各種の実施例によって説明したが、この説明は発明をこれらの実施例に制限するものではなく、本発明は、特許請求の範囲に限定される発明の精神および範囲に含まれる全ての代替物、変更および等価物を包含するものである。
【００４８】
以上に詳述したように本発明によれば、本発明に係る電子文書管理プログラムは、電子文書の出力要求に先立って、該電子文書をビットマップで構成する印刷イメージに予め変換して記憶し、電子文書の出力を要求された場合には、予め変換し記憶しておいた印刷イメージを出力するので、電子文書出力要求時に印刷イメージへの変換を行う必要が無く即時に対応することができる。また、電子文書を印刷イメージに変換して記憶することを、アイドル状態の時に行えば、その作業をより能率的に実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明の電子文書管理装置の実施の形態１を示すブロック図である。
【図２】図１の電子文書管理装置の印刷イメージの生成および保存までの動作を説明するためのフローチャートである。
【図３】図１に示される管理情報記憶手段に登録される文書ファイルの管理情報を示す図である。
【図４】図１の電子文書管理装置が印刷命令を処理する動作を説明するためのフローチャートである。
【図５】本発明の電子文書管理装置の実施の形態２を示すブロック図である。
【図６】図５の電子文書管理装置が送信する印刷イメージを受信するためのモバイル機器を示すブロック図である。
【図７】本発明の電子文書管理装置の実施の形態３を示すブロック図である。
【図８】本実施の形態による文書管理装置における処理の全体の流れについて説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【００５０】
１０  電子文書管理装置、４０１  更新検出手段、４０２  文書管理手段、４０３  重要度判定手段、４０４  印刷イメージ生成手段、４０５  イメージ記憶手段、４０６  削除手段、４０７  印刷指示手段、４０８  印刷管理手段、４０９  印刷手段、４１０  アイドル検出手段、４１１  文書記憶手段、４１２  管理情報記憶手段。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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