(57)【要約】    【課題】  煩雑な処理や多大な時間を要することなく、また主記憶装置及び補助記憶装置上に無駄な処理領域を確保することなく、集合電子文書内部の電子文書の概要を検索することを可能とした文書編集装置を提供する。    【解決手段】  文書管理システムのＣＰＵ５０２は、ユーザからの電子バインダ１０７の検索要求時に、電子バインダ１０７の要約テキストデータ／インデックスファイル１１０に記録されている文書情報（各電子文書を示す情報、各電子文書の要約データ）を取得し、表示部２１０に表示する。ユーザが表示部２１０に表示された要約データを基に所望の電子文書を選択すると、ＣＰＵ５０２は、電子文書を電子バインダ１０７から抽出し、当該電子文書が圧縮電子文書の場合、圧縮アルゴリズムに対応する伸長アルゴリズムに従い圧縮電子文書を非圧縮電子文書に伸長する。【選択図】      図１
2006146703.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の電子文書に対するアーカイブ処理にともなって、前記複数の電子文書に関する文書情報を作成する作成手段を備えることを特徴とする文書編集装置。
【請求項２】
前記作成手段は、電子文書が抽出可能なテキストデータを含む場合、前記複数の電子文書に関する文書情報として、前記電子文書の要約データを作成することを特徴とする請求項１記載の文書編集装置。
【請求項３】
前記作成手段は、電子文書に含まれるハイパーリンク情報を基に取得したリンク先のオブジェクトが抽出可能なテキストデータを含む場合、前記複数の電子文書に関する文書情報として、前記電子文書の要約データを作成することを特徴とする請求項１記載の文書編集装置。
【請求項４】
前記作成手段は、電子文書が抽出可能なテキストデータを含む場合、前記複数の電子文書に関する文書情報として、前記電子文書のキーワードを作成することを特徴とする請求項１記載の文書編集装置。
【請求項５】
前記作成手段は、電子文書に含まれるハイパーリンク情報を基に取得したリンク先のオブジェクトが抽出可能なテキストデータを含む場合、前記複数の電子文書に関する文書情報として、前記電子文書のキーワードを作成することを特徴とする請求項１記載の文書編集装置。
【請求項６】
前記作成手段は、前記アーカイブ処理によって作成された集合電子文書に前記複数の電子文書に関する文書情報を付加または関連付けすることを特徴とする請求項１乃至５の何れかに記載の文書編集装置。
【請求項７】
複数の電子文書に対するアーカイブ処理にともなって、前記複数の電子文書に関する文書情報を作成する処理を実行することを特徴とする文書編集装置の処理方法。
【請求項８】
複数の電子文書に対するアーカイブ処理にともなって、前記複数の電子文書に関する文書情報を作成する機能をコンピュータに実現させることを特徴とするプログラム。
【請求項９】
前記請求項８に記載のプログラムを格納することを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の電子文書を綴じた電子バインダを作成する場合に適用可能な文書編集装置、文書編集方法、プログラム、及び記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、各企業において、ドキュメント管理システムを導入し文書の再利用を推進しようとしている動きがある。初期のドキュメント管理システムは、紙の文書をスキャナで画像として取り込み、登録保存するようなものであったが、最近のドキュメント管理システムは、パーソナルコンピュータで作成される電子文書ファイル（以下、電子文書と称する）が多くなっていることに伴い、紙の文書ばかりでなく電子文書も登録保存できるようになっている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
また、最近では、登録保存されている複数の電子文書から任意のページを抜き出してアーカイブ処理を行い、バインダのように綴じて１つの電子文書のようにすることもできるようになっている。それを、ここでは電子バインダと呼ぶ。また、綴じた電子バインダは、開いて電子バインダ内部の電子文書を編集したり、電子文書を変更したりすることが可能である。
【０００４】
電子バインダに含まれる電子文書は、通常のテキストや画像などの情報以外に、ＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）で記述された情報や、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）で記述されたハイパーリンク情報も含むことがある。電子バインダ中にコンテンツを持たずにハイパーリンク情報を用いることによって電子バインダ外部のコンテンツを参照することにより、電子バインダのファイル容量が小さくなり、ネットワークに対する負荷を軽減することが可能となる。また、リンク先のハイパーテキストに記述されている情報が更新された場合においても柔軟に対応できるため、メンテナンス性を高めることが可能となる。
【特許文献１】特開平０５−１１３９２０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
従来の電子バインダでは、その内容は各アプリケーションに依存した圧縮形式を用いてバイナリ化される。電子バインダの内容を確認する際は、アプリケーションが指定する記憶装置内部または記憶装置外部で、アプリケーションを用いて電子文書に一旦展開処理を施した後、アプリケーションの検索機能などにより電子バインダの内容の検索を行っている。この処理負荷を軽減するため、予め、電子バインダ内部に含まれる電子文書からインデックスデータを作成し、該インデックスデータを電子バインダ外部に持つことで検索効率を向上させている。
【０００６】
しかしながら、ユーザが、電子文書の簡単な概要を知りたい場合、インデックスデータでは不十分であり、結局その都度アプリケーションを起動し、電子文書にアクセスするその都度データを伸長しなければならなかった。
【０００７】
また、電子バインダの内容情報としてリンク先のハイパーテキストに記述されている情報を含む場合、アプリケーションを用いて一度電子バインダを展開して判読し、リンク先のハイパーテキスト文書を取得しなければならない。
【０００８】
また、通常、ＯＳ（オペレーティングシステム）の検索機能を使用して電子バインダをファイル検索する場合、電子文書内のテキストデータはエンコードされており、通常の文字コードとは異なるため、検索用索引として使用することができない。そのため、電子バインダファイルの内容検索を行う場合はアプリケーションを起動し、アプリケーションの検索機能を用いて検索を行う必要があった。また、電子バインダを使用できるアプリケーションが無い環境においては、素材となるアプリケーションファイルを参照できない場合、全く電子バインダの内容を参照できないという問題があった。
【０００９】
本発明の目的は、煩雑な処理や多大な時間を要することなく集合電子文書内部の電子文書の概要を検索することを可能とした文書編集装置、文書編集方法、プログラム、及び記憶媒体を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上述の目的を達成するために、本発明の文書編集装置は、複数の電子文書に対するアーカイブ処理にともなって、前記複数の電子文書に関する文書情報を作成する作成手段を備えることを特徴とする。
【００１１】
上述の目的を達成するために、本発明の文書編集方法は、複数の電子文書に対するアーカイブ処理にともなって、前記複数の電子文書に関する文書情報を作成する処理を実行することを特徴とする。
【００１２】
上述の目的を達成するために、本発明のプログラムは、複数の電子文書に対するアーカイブ処理にともなって、前記複数の電子文書に関する文書情報を作成する機能をコンピュータに実現させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、集合電子文書に、要約データなどの文書情報を関連付けているため、従来のように、その都度アプリケーションを起動し、電子文書にアクセスする都度データを伸長する処理が不要となる。これにより、煩雑な処理や多大な時間を要することなく集合電子文書内部の電子文書の概要を把握することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づき説明する。
【００１５】
［第１の実施の形態］
図２は、本発明の第１の実施の形態に係る文書編集装置としての文書管理システムを実現する情報処理装置の構成を示すブロック図である。
【００１６】
図２において、情報処理装置２０１は、ＣＰＵ２０２、ＲＯＭ２０３、ＲＡＭ２０４、入力インタフェース（以下、Ｉ／Ｆ）２０５、出力Ｉ／Ｆ２０６、メインバス２０７、キーボードＩ／Ｆ２０８、ビデオＩ／Ｆ２０９、表示部２１０を備えている。
【００１７】
ＣＰＵ２０２は、メインバス２０７を介して情報処理装置２０１全体の制御を司ると共に、情報処理装置２０１の外部に接続される入力装置２１１（例えば、イメージスキャナ、記憶装置、ネットワーク回線を介して接続される他の情報処理装置、電話回線を介して接続されるファクシミリ等）を入力Ｉ／Ｆ２０５を介して制御する。また、ＣＰＵ２０２は、情報処理装置２０１の外部に接続される出力装置２１２（例えば、プリンタ、モニタ、ネットワーク回線を介して接続される他の情報処理装置、電話回線を介して接続されるファクシミリ等）を出力Ｉ／Ｆ２０６を介して制御する。
【００１８】
また、ＣＰＵ２０２は、キーボードＩ／Ｆ２０８を介して入力部（例えば、キーボード２１３、ポインティングデバイス２１４、ライトペン２１５）から入力された指示に従って、画像データの入力処理、画像処理（電子文書の圧縮処理、伸長処理を含む）、色変換処理、画像データの出力制御処理等の一連の処理を実行する。また、ＣＰＵ２０２は、ビデオＩ／Ｆ２０９を介して表示部２１０に対する各種表示（画像データ、電子文書情報、要約データ、キーワード）を制御する。また、ＣＰＵ２０２は、ＲＯＭ２０３に格納された本発明の制御プログラムに基づいて、図３及び図４のフローチャートに示す処理（第１の実施の形態）、図６及び図７のフローチャートに示す処理（第２の実施の形態）をそれぞれ実行する。
【００１９】
ＲＯＭ２０３は、本実施の形態の制御プログラムを含むＣＰＵ２０２の各種制御を実行する各種制御プログラムを記憶している。ＲＡＭ２０４は、ＣＰＵ２０２によりＯＳや本実施の形態の制御プログラムを含む各種制御プログラムがロードされ実行される。また、ＲＡＭ２０４は、各種制御プログラムを実行するために用いられる各種作業領域、データの一時待避領域として機能する。また、情報処理装置２０１内部には、入力装置２１１より入力された画像データや、キーボード２１３やポインティングデバイス２１４やライトペン２１５を用いて作成された画像データを一旦保持するＶＲＡＭ（不図示）が設けられている。
【００２０】
表示部２１０には、入力装置２１１より入力された画像データや、キーボード２１３やポインティングデバイス２１４やライトペン２１５を用いて作成された画像データが、ＣＰＵ５０２の制御により表示される。また、表示部２１０には、後述の電子バインダに綴じられている各電子文書に関する文書情報（各電子文書を示す情報、各電子文書の要約データ（第１の実施の形態）、各電子文書のキーワード（第２の実施の形態））が、ＣＰＵ５０２の制御により表示される。要約データまたはキーワードにより電子バインダ内の電子文書を検索することが可能である。
【００２１】
キーボード２１３あるいはポインティングデバイス２１４あるいはライトペン２１５をユーザが操作することにより、表示部２１０に表示された文書情報を基に、電子バインダに綴じられている各電子文書の中から任意の電子文書を選択することが可能である。キーボードＩ／Ｆ２０８は、キーボード２１３、ポインティングデバイス２１４、ライトペン２１５との間のインタフェースを司る。ビデオＩ／Ｆ２０９は、表示部２１０との間のインタフェースを司る。
【００２２】
図１は、本実施の形態の文書管理システムで作成される電子バインダと電子文書の概念を示す図である。
【００２３】
図１において、電子文書群１００は、複数の電子文書（例えば、電子文書１０１、電子文書１０２、電子文書１０３、電子文書１０４）から構成されている。文書管理システム（情報処理装置２０１）は、電子文書１０１を圧縮して圧縮電子文書１０５を作成し、電子文書１０３を圧縮して圧縮電子文書１０６を作成し、圧縮電子文書１０５及び１０６、非圧縮の電子文書１０２及び１０４をアーカイブすることで、電子バインダ１０７を作成する。
【００２４】
電子バインダ１０７は、圧縮電子文書１１１、非圧縮電子文書１１２、圧縮電子文書１１３、非圧縮電子文書１１４を綴じたものであり、バインダヘッダ１０８、圧縮情報テーブル１０９を備えている。電子文書を圧縮する際に用いられる圧縮方式には様々なものがあるが、本実施の形態では、不特定の可逆圧縮アルゴリズムを用いて圧縮を行うものとする。
【００２５】
バインダヘッダ１０８には、電子バインダ１０７自体の情報（電子バインダ１０７に含まれる各電子文書の情報、要約文書の情報）、電子バインダ１０７の作成日時を示す情報などの情報が記録される。圧縮情報テーブル１０９には、電子バインダ１０７に含まれる各電子文書（圧縮電子文書１１１、非圧縮電子文書１１２、圧縮電子文書１１３、非圧縮電子文書１１４）の各アドレスが記録される。圧縮情報テーブル１０９に記録された各アドレスを参照することで、圧縮電子文書１１１、非圧縮電子文書１１２、圧縮電子文書１１３、非圧縮電子文書１１４にアクセスすることが可能である。
【００２６】
電子バインダ１０７に綴じられた圧縮電子文書１１１、圧縮電子文書１１３をアプリケーションで処理できる状態にするために、電子バインダ１０７から圧縮電子文書１１５、圧縮電子文書１１６を抽出する。圧縮電子文書１１５に対し圧縮時に用いた圧縮アルゴリズムに対応した伸長アルゴリズムを用いて伸長処理を行い、電子文書１２１を作成する。同様に、圧縮電子文書１１６に対し圧縮時に用いた圧縮アルゴリズムに対応した伸長アルゴリズムを用いて伸長処理を行い、電子文書１２３を作成する。また、非圧縮電子文書１１２の場合は、圧縮情報テーブル１０９からファイルオフセットとファイルサイズを取得することで電子文書１２２を抽出し、非圧縮電子文書１１４の場合は、ファイルオフセットとファイルサイズを取得することで電子文書１２４を抽出する。
【００２７】
要約テキストデータ／インデックスファイル１１０は、電子文書群１００（電子文書１０１、電子文書１０２、電子文書１０３、電子文書１０４）の各テキストデータを用いて作成されるものであり、電子バインダ１０７に含まれる電子文書の内容（各電子文書を示す情報、各電子文書の要約データ）を示すものである。電子バインダ１０７内部の圧縮電子文書１１１、非圧縮電子文書１１２、圧縮電子文書１１３、非圧縮電子文書１１４の何れかが更新された場合、更新された電子文書の内容を反映して要約テキストデータ／インデックスファイル１１０を更新することが可能である。
【００２８】
文書管理システムのＣＰＵ５０２は、ユーザからの電子バインダ１０７に対する検索要求時に、電子バインダ１０７の要約テキストデータ／インデックスファイル１１０に記録されている文書情報（各電子文書を示す情報、各電子文書の要約データ（第１の実施の形態）、各電子文書のキーワード（第２の実施の形態））を取得し、表示部２１０に表示する。ユーザが表示部２１０に表示された要約データまたはキーワードを参照することにより所望の電子文書を選択すると、ＣＰＵ５０２は、選択された電子文書を電子バインダ１０７から抽出し、当該電子文書が圧縮電子文書の場合、圧縮アルゴリズムに対応する伸長アルゴリズムに従い圧縮電子文書を非圧縮電子文書に伸長する処理を実行する。
【００２９】
図３及び図４は、本実施の形態の情報処理装置において実行される要約テキストデータ作成処理と電子バインダへの結合処理を示すフローチャートである。
【００３０】
本フローチャートに示す処理は、具体的には、電子文書群を電子バインダとしてアーカイブ（複数のファイルを１つのファイル（本実施の形態では電子バインダと称す）にまとめること）する際に、ユーザが指定する任意の電子文書ごとにテキストデータもしくはテキストにリンクしているＵＲＬデータを持つか否かを判定し、該当するデータを持つ場合はその内容を基に要約テキストデータを作成し、電子バインダと結合する処理である。
【００３１】
図３及び図４において、ステップＳ３０１では、情報処理装置のＣＰＵ２０２は、予め電子文書のヘッダなどの記述されている電子文書番号ｉを０に初期化して、最初の電子文書から後述の判定処理を開始する。
【００３２】
ステップＳ３０２では、ＣＰＵ２０２は、電子文書群に含まれる処理対象の電子文書番号ｉの電子文書（以下、電子文書ｉと称する）を圧縮するかどうかを判定する。電子文書ｉに関連付けられている不図示の要素File[i].compressが１の場合、電子文書ｉは圧縮されている文書であるとみなし、ステップＳ３０３に進む。電子文書ｉの要素File[i].compressが０の場合、電子文書ｉは非圧縮の電子文書であるとみなし、ステップＳ３０４に進む。
【００３３】
ステップＳ３０３では、ＣＰＵ２０２は、所定の展開アルゴリズムを用いて電子文書ｉ（圧縮電子文書）の展開処理を行い、非圧縮の電子文書を作成する。この後、ステップＳ３０４に進む。
【００３４】
ステップＳ３０４では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉにハイパーリンク情報が含まれているかどうかを検索する。電子文書ｉにハイパーリンク情報が含まれている場合はステップＳ３０５に進む。電子文書ｉにハイパーリンク情報が含まれていない場合はステップＳ３０６に進む。
【００３５】
ステップＳ３０５では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉの内部に記述されているハイパーリンク情報を読み取り、ハイパーリンク情報で参照されているリンク先のオブジェクトからハイパーテキストを取得する。この後、ステップＳ３０６に進む。
【００３６】
ステップＳ３０６では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉにテキストとして抽出可能部分が存在するかどうかを判定する。上記ステップＳ３０５でハイパーテキストを取得している場合は、ＣＰＵ２０２は、そのハイパーテキストに対しても同様に、抽出可能部分が存在するかどうかを判定する。電子文書ｉにテキストとして抽出可能部分が存在する場合はステップＳ３０７に進む。電子文書ｉにテキストとして抽出可能部分が存在しない場合はステップＳ３０８に進む。
【００３７】
ステップＳ３０７では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉもしくは電子文書ｉで参照されているハイパーテキストに含まれるテキスト部分を抽出し、電子文書ｉの要約文書（要約データ）を作成する。ステップＳ３０７は、ステップＳ３１４、ステップＳ３１５、ステップＳ３１６から構成される。
【００３８】
ステップＳ３１４では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉに関連付けられている不図示の要素File[i].abstに、電子文書ｉの要約文書（要約データ）が存在することを示すフラグとして「１」を設定する。この後、ステップＳ３１５に進む。
【００３９】
ステップＳ３１５では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉの抽出文書から公知の要約作成処理を実行して電子文書ｉの要約文書を作成する。この後、ステップＳ３１６に進む。
【００４０】
ステップＳ３１６では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉの要約文書を電子文書群の要約文書に結合し、要約テキストデータ／インデックスファイル１１０を作成する。この後、ステップＳ３０８に進む。
【００４１】
ステップＳ３０８では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉを圧縮するかどうかを判定する。電子文書ｉに関連付けられている不図示の要素File[i].compressが１の場合、電子文書ｉは圧縮すべき文書であるとみなし、ステップＳ３０９に進む。電子文書ｉの要素File[i].compressが０の場合、電子文書ｉは圧縮すべきでない文書であるとみなし、ステップＳ３１０に進む。
【００４２】
ステップＳ３０９では、ＣＰＵ２０２は、所定の圧縮アルゴリズムに従い電子文書ｉを圧縮する。
【００４３】
ステップＳ３１０では、ＣＰＵ２０２は、電子文書番号ｉをインクリメントする。
【００４４】
ステップＳ３１１では、ＣＰＵ２０２は、現在処理中の電子文書番号ｉが電子文書群に含まれる全電子文書の総数filenumより大きいかどうかに基づき、電子文書群に含まれる全電子文書の判定が終了したかどうかを判断する。電子文書番号ｉが全電子文書の総数filenumより小さい場合は上記ステップＳ３０２に戻り、次の電子文書ｉを対象として上記と同様の処理を行う。電子文書番号ｉが全電子文書の総数filenum以上となり、電子文書群に含まれる全電子文書の判定が終了するとステップＳ３１２に進む。
【００４５】
ステップＳ３１２では、ＣＰＵ２０２は、全電子文書をアーカイブする。また、ＣＰＵ２０２は、各電子文書の要約書（要約テキストデータ／インデックスファイル１１０）の存在、ハイパーテキストの存在に関する情報、非圧縮電子文書の先頭アドレスとファイルサイズを電子バインダ１０７のバインダヘッダ１０８に書き込む。この後、ステップＳ３１３に進む。
【００４６】
ステップＳ３１３では、ＣＰＵ２０２は、各電子文書に対してアーカイブ処理を行い、電子バインダ１０７を作成する。そして上記ステップＳ３０７で作成した要約文書（要約テキストデータ／インデックスファイル１１０）との関連付けを行う。なお、ステップＳ３１２の電子バインダの作成において、同時に圧縮処理を伴わない場合には要約テキストデータ／インデックスファイル１１０を電子バインダ１０７に綴じてもよい。
【００４７】
以上説明したように、本実施の形態によれば、電子文書群を電子バインダ１０７に綴じる際に電子文書にテキストデータがある場合、それを使用して電子文書の要約データとして、要約テキストデータ／インデックスファイル１１０を作成し、電子バインダ１０７に関連付けることで、要約データにより電子文書検索を可能としているため、従来のように、電子文書にアクセスする都度データを伸長する処理が不要となる。これにより、煩雑な処理や多大な時間を要することなく、また主記憶装置及び補助記憶装置上に無駄な処理領域を確保することなく、電子バインダ１０７内部の電子文書の概要を検索することが可能となる。
【００４８】
また、要約テキストデータ／インデックスファイル１１０は圧縮アーカイブされないため、検索対象として抽出することができる。
【００４９】
［第２の実施の形態］
本発明の第２の実施の形態は、上述した第１の実施の形態に対して、下記の点において相違する。本実施の形態のその他の要素は、上述した第１の実施の形態（図２）の対応するものと同一なので、説明を省略する。
【００５０】
図５は、本実施の形態に係る文書編集装置としての文書管理システムで作成される電子バインダと電子文書の概念を示す図である。
【００５１】
図５において、電子文書群５００は、複数の電子文書（例えば、電子文書５０１、電子文書５０２、電子文書５０３）から構成されている。文書管理システム（情報処理装置２０１）は、電子文書５０１を圧縮して圧縮電子文書５０４を作成し、電子文書５０３を圧縮して圧縮電子文書５０５を作成し、圧縮電子文書５０４及び５０５、非圧縮の電子文書５０２をアーカイブすることで、電子バインダ５０７を作成する。
【００５２】
電子バインダ５０７は、圧縮電子文書５１１、非圧縮電子文書５１２、圧縮電子文書５１３を綴じたものであり、バインダヘッダ５０８、圧縮情報テーブル５０９を有し、要約テキストデータ／インデックスファイル５１０と関連付けられている。本実施の形態では、不特定の可逆圧縮アルゴリズムを用いて圧縮を行うものとする。
【００５３】
文書管理システムは、電子文書群５００をアーカイブする際に電子文書５０１、電子文書５０２、電子文書５０３から要約データもしくはキーワードを含む要約テキストデータ／インデックスファイル５１０を作成する処理と、電子文書５０１を圧縮した圧縮電子文書５１１、電子文書５０２を非圧縮した電子文書５１２、電子文書５０３を圧縮した圧縮電子文書５１３を、バインダヘッダ５０８、圧縮情報テーブル５０９と共にアーカイブし、電子バインダ５０７を作成する処理と、電子バインダ５０７から展開された電子文書５２１、電子文書５２３から要約データを作成し、要約テキストデータ／インデックスファイル５１０を更新する処理を行う。
【００５４】
電子文書５０１はユーザの意思もしくは所定の判断基準により圧縮すべきであると判定された電子文書である。電子文書５０１に対してインデックスデータを作成した後、電子文書５０１を所定の圧縮アルゴリズムに従って圧縮し、圧縮電子文書５０４を作成する。同様に、電子文書５０３を圧縮し、圧縮電子文書５０５を作成する。また、電子文書５０２は上記判断基準により圧縮すべきでないと判定された電子文書である。これらの圧縮文書及び非圧縮文書が混在した電子文書群をアーカイブして電子バインダ５０７を作成する。アーカイブ時に各電子文書のアドレスに関する情報が電子バインダ５０７の圧縮情報テーブル５０９に記録され、バインダヘッダ５０８と共にアーカイブされる。
【００５５】
このとき、電子文書５０１、電子文書５０２、電子文書５０３の何れかがテキストを含み、それが抽出可能である場合、所定の方法によりそれらが抽出されて、要約テキストデータ／インデックスファイル５１０が作成される。電子文書５０１、電子文書５０２、電子文書５０３の何れかがハイパーリンクを含み、他オブジェクトを指し示している場合、他オブジェクトは所定の手段により取得されてテキスト抽出可能かどうかの判定が行われる。このテキストにも同様に要約テキストデータ／インデックスファイル５１０が作成される。作成された要約テキストデータ／インデックスファイル５１０は電子バインダ５０７に関連付けられる。
【００５６】
電子バインダ５０７内の圧縮電子文書５１１、圧縮電子文書５１３は、それを編集する場合や表示部２１０に表示する場合には、圧縮時に用いられた所定の圧縮アルゴリズムに対応した伸長アルゴリズムに従ってそれぞれ伸長処理され、電子文書５２１、電子文書５２３として作成される。アプリケーションが圧縮情報テーブル５０９から非圧縮電子文書５１２の先頭アドレスとファイルサイズを参照して直接処理を行うことも可能である。
【００５７】
ユーザが例えば電子文書５２１を編集することにより電子バインダ５０７内の圧縮電子文書５１１と内容が異なる場合、所定の手段により更新の必要があるかどうか判定が行われ、電子文書５２１から要約データやキーワードが作成され、要約テキストデータ／インデックスファイル５１０に登録更新される。当然、ユーザが何らかの理由により、要約テキストデータ／インデックスファイル５１０を更新する必要があると判断した場合も、要約テキストデータ／インデックスファイル５１０は再構築される。
【００５８】
図６及び図７は、本実施の形態に係るキーワードデータ作成処理と電子バインダへの結合処理を示すフローチャートである。
【００５９】
本フローチャートに示す処理は、電子文書群をアーカイブ処理して電子バインダを作成する際に、ユーザが指定する任意の電子文書と、該電子文書の内部でハイパーリンクにより参照しているハイパーテキストを対象にキーワードを抽出する処理を行い、作成したキーワードからインデックスファイルを作成し、電子バインダと結合する処理である。
【００６０】
図６及び図７において、ステップＳ６０１では、文書管理システムのＣＰＵ２０２は、電子文書番号ｉを０に初期化して、最初の電子文書から判定を開始する。
【００６１】
ステップＳ６０２では、ＣＰＵ２０２は、電子文書群に含まれる処理対象の電子文書番号ｉの電子文書（以下、電子文書ｉと称する）を圧縮するかどうかを判定する。電子文書ｉのヘッダ記述compressが１の場合、電子文書ｉは圧縮されている文書であるとみなし、ステップＳ６０３に進む。電子文書ｉのヘッダ記述compressが０の場合、電子文書ｉは非圧縮の電子文書であるとみなし、ステップＳ６０４に進む。尚、電子文書ｉが圧縮されているかどうかの判定は、電子文書ｉに設定されている圧縮フラグの真偽に基づき判定する。
【００６２】
ステップＳ６０３では、ＣＰＵ２０２は、所定の展開アルゴリズムを用いて電子文書ｉ（圧縮電子文書）の展開処理を行い、非圧縮の電子文書を作成する。この後、ステップＳ６０４に進む。
【００６３】
ステップＳ６０４では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉにハイパーリンク情報が含まれているかどうかを判定する。電子文書ｉにハイパーリンク情報が含まれている場合はステップＳ６０５に進む。電子文書ｉにハイパーリンク情報が含まれていない場合はステップＳ６０６に進む。
【００６４】
ステップＳ６０５では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉの内部に記述されているハイパーリンク情報を読み取り、ハイパーリンク情報で参照されているリンク先のオブジェクトからハイパーテキストを取得する。この後、ステップＳ６０６に進む。
【００６５】
ステップＳ６０６では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉにテキストとして抽出可能部分が存在するかどうかを判定する。上記ステップＳ６０５でハイパーテキストを取得している場合は、このハイパーテキストも判定の対象となる。電子文書ｉにテキストとして抽出可能部分が存在する場合はステップＳ６０７に進む。電子文書ｉにテキストとして抽出可能部分が存在しない場合はステップＳ６０８に進む。
【００６６】
ステップＳ６０７では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉに含まれるテキスト部分からキーワードを選択し、電子文書ｉのキーワードとして電子文書ｉのヘッダ記述Keywordに登録する。ステップＳ６０７は、ステップＳ６１５、ステップＳ６１６、ステップＳ６１７から構成される。
【００６７】
ステップＳ６１５では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉのヘッダ記述Keywordに、電子文書ｉのキーワードが登録されていることを示すフラグとして「１」を設定する。この後、ステップＳ６１６に進む。
【００６８】
ステップＳ６１６では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉの抽出文書から所定の処理を実行することによってユーザによって選択されたキーワードを抽出し、電子文書ｉのキーワードを登録する。また、上記ステップＳ６０５でＨＴＭＬファイル等の電子文書をハイパーテキストとして取得している場合は、それらのタグ情報をキーワードとして使用することもある。この後、ステップＳ６１７に進む。
【００６９】
ステップＳ６１７では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉのキーワードを電子文書群の要約テキストデータ／インデックスファイル５１０に登録する。この後、ステップＳ６０８に進む。
【００７０】
ステップＳ６０８では、ＣＰＵ２０２は、電子文書ｉを圧縮するかどうかを判定する。電子文書ｉのヘッダ記述compressが１の場合、電子文書ｉは圧縮すべき文書であるとみなし、ステップＳ６０９に進む。電子文書ｉのヘッダ記述compressが０の場合、電子文書ｉは圧縮すべきでない文書であるとみなし、ステップＳ６１０に進む。
【００７１】
ステップＳ６０９では、ＣＰＵ２０２は、所定の圧縮アルゴリズムに従い電子文書ｉを圧縮する。この後、ステップＳ６１０に進む。
【００７２】
ステップＳ６１０では、ＣＰＵ２０２は、電子文書番号ｉをインクリメントする。この後、ステップＳ６１１に進む。
【００７３】
ステップＳ６１１では、ＣＰＵ２０２は、現在処理中の電子文書番号ｉが全ファイル数filenumより大きいかどうかに基づき、電子文書群に含まれる全電子文書の判定が終了したかどうかを判断する。電子文書番号ｉが全ファイル数filenumより小さい場合は上記ステップＳ６０２に戻り、次の電子文書ｉを対象として上記と同様の処理を行う。電子文書番号ｉが全ファイル数filenum以上となり、電子文書群に含まれる全電子文書の判定が終了するとステップＳ６１２に進む。
【００７４】
ステップＳ６１２では、ＣＰＵ２０２は、全電子文書を対象としてアーカイブ処理を行う。また、ＣＰＵ２０２は、各電子文書の情報や要約文書の情報を電子バインダ５０７のバインダヘッダ５０８に書き込む。この後、ステップＳ６１３に進む。
【００７５】
ステップＳ６１３では、ＣＰＵ２０２は、電子文書の編集者氏名、環境、日時、編集履歴などの編集情報を要約テキストデータ／インデックスファイル５１０に登録する。この後、ステップＳ６１４に進む。
【００７６】
ステップＳ６１４では、ＣＰＵ２０２は、アーカイブされた圧縮電子文書に上記ステップＳ３０７で作成した要約文書を付加し、電子バインダ５０７を作成する。
【００７７】
以上説明したように、本実施の形態によれば、電子文書群を電子バインダ５０７に綴じる際に電子文書にテキストデータがある場合、それを使用して電子文書のキーワードを含むファイルを作成し、電子バインダ５０７に関連付けることで、キーワードにより電子文書検索を可能としているため、従来のように、電子文書を展開処理する必要があるか否かに関わらずその都度アプリケーションを起動し、電子文書にアクセスする都度データを伸長する処理が不要となる。これにより、煩雑な処理や多大な時間を要することなく、また主記憶装置及び補助記憶装置上に無駄な処理領域を確保することなく、電子バインダ５０７内部の電子文書の概要を検索することが可能となる。
【００７８】
［他の実施の形態］
上記第１及び第２の実施の形態では、電子文書管理を行う装置として情報処理装置を例に挙げたが、本発明はこれに限定されるものではなく、情報処理装置以外の単一の機器（例えば、スキャナ、プリンタ、複写機、複合機、ファクシミリ装置などの機器）に適用しても、複数の機器から構成されるシステム（例えば、情報処理装置、インタフェース機器、スキャナ、プリンタ、複写機、複合機、ファクシミリ装置などをネットワーク接続したシステム）に適用してもよい。
【００７９】
上記第１の実施の形態では、電子文書の要約データを作成する場合を例に挙げ、上記第２の実施の形態では、電子文書のキーワードを作成する場合を例に挙げたが、本発明はこれに限定されるものではなく、電子文書の要約データ及びキーワードの両方を作成し、電子文書検索用として要約データ及びキーワードの両方を表示し、ユーザに選択させるようにしてもよい。
【００８０】
また、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【００８１】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００８２】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【００８３】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８４】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００８５】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書編集装置としての文書管理システムで作成される電子バインダと電子文書の概念を示す図である。
【図２】文書管理システムを実現する情報処理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】要約テキストデータ作成処理と電子バインダへの結合処理を示すフローチャートである。
【図４】図３のステップＳ３０７の詳細を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第２の実施の形態に係る文書編集装置としての文書管理システムで作成される電子バインダと電子文書の概念を示す図である。
【図６】キーワードデータ作成処理と電子バインダへの結合処理を示すフローチャートである。
【図７】図６のステップＳ６０７の詳細を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００８６】
１００、５００  電子文書群
１０７、５０７  電子バインダ（集合電子文書）
１０８、５０８、バインダヘッダ
１０９、５０９  圧縮情報テーブル
１１０、５１０  要約テキストデータ／インデックスファイル
１１１、１１３、５１１、５１３  圧縮電子文書
１１２、１１４、５１２  非圧縮電子文書
２０１  情報処理装置（文書編集装置）
２０２  ＣＰＵ
２１０  表示部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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