(57)【要約】【課題】情報端末装置、情報端末装置の制御方法、及び、プログラムを提供する。【解決手段】ドキュメント管理サーバ５に格納される電子ファイルの印刷要求を要求入力部２０１が受け取ると、動作指示部２０６はファイル要求部２０２に対し電子ファイルを取得することを要求する。ファイル要求部２０２はドキュメント管理サーバ５から電子ファイルを送信することを要求し、ファイル受け取り部２０３は電子ファイルを受け取る。ファイル判定部２０４は電子ファイルの中から電子ファイルを識別するための情報を抽出して対応するファイル形式を動作指示部２０６に入力する。動作指示部２０６はファイル形式に対応する動作定義を動作定義部２０５から取得し、取得した情報に基づいて動作実行部２０７に動作を指示する。動作実行部２０７は入力された指示に従って、電子ファイルを印刷・表示する。【選択図】図２５
2006338211.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメント管理サーバに格納される電子ファイルの中から、使用者によって指定された電子ファイルを送信することを要求するファイル選択部と、
前記ファイル選択部が要求する電子ファイルを受け取るファイル受け取り部と、
前記ファイル受け取り部が前記電子ファイルを受け取る場合に、前記電子ファイルを識別するための情報を前記電子ファイルから抽出し、前記電子ファイルのファイル形式を判別するファイル判別部と、
前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を予め格納する動作定義部と、
前記動作定義部に定義された所定の処理を行う動作実行部と、
前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式と、前記動作定義部に格納される情報とに基づいて、前記動作実行部に対して所定の動作を指示する動作指示部と、
入力された前記電子ファイルの全部又は一部のデータを含むデータを出力する動作実行データ出力部と、
を備えることを特徴とする情報端末装置。
【請求項２】
前記ファイル判別部が抽出する前記電子ファイルを識別するための情報は、前記電子ファイルのファイル名の拡張子部分であり、
前記ファイル判別部は、当該情報に基づいて前記電子ファイルのファイル形式を判別すること、
を特徴とする、請求項１に記載の情報端末装置。
【請求項３】
前記動作実行部は、前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式に基づいて、前記電子ファイルに含まれるデータの全部又は一部を抽出して、あるいは、加工して、印刷データを生成し、前記ファイル印刷部に入力すること、
を特徴とする、請求項１又は２に記載の情報端末装置。
【請求項４】
前記ファイル印刷部が印刷を行うための印刷設定を使用者が設定する印刷設定部をさらに備え、
前記動作実行部は、前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式に基づいて、使用者が前記印刷設定部によって設定可能な前記印刷設定の項目を決定すること、
を特徴とする、請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報端末装置。
【請求項５】
前記動作実行データ出力部は、
入力されたデータの全部又は一部を含むデータを印刷するファイル印刷部と、
入力されたデータの全部又は一部を含むデータを映像・音声によって出力する出力部と、
を備えることを特徴とする、請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報端末装置。
【請求項６】
ドキュメント管理サーバに格納される電子ファイルの中から、使用者によって指定された電子ファイルを送信することを要求するファイル選択工程と、
前記ファイル選択工程によって要求される電子ファイルを受け取るファイル受け取り工程と、
前記ファイル受け取り工程によって前記電子ファイルを受け取る場合に、前記電子ファイルを識別するための情報を前記電子ファイルから抽出し、前記電子ファイルのファイル形式を判別するファイル判別工程と、
前記ファイル判別工程によって判別される前記電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を予め格納する動作定義工程と、
前記動作定義工程によって定義された所定の処理を行う動作実行工程と、
前記ファイル判別工程によって判別される前記電子ファイルのファイル形式と、前記動作定義工程によって格納される情報とに基づいて、前記動作実行工程に対して所定の動作を指示する動作指示工程と、
入力された前記電子ファイルの全部又は一部のデータを含むデータを出力する動作実行データ出力工程と、
を備えることを特徴とする情報端末装置の制御方法。
【請求項７】
コンピュータを、
ドキュメント管理サーバに格納される電子ファイルの中から、使用者によって指定された電子ファイルを送信することを要求するファイル選択部として機能させ、さらに、
前記ファイル選択部が要求する電子ファイルを受け取るファイル受け取り部として機能させ、さらに、
前記ファイル受け取り部が前記電子ファイルを受け取る場合に、前記電子ファイルを識別するための情報を前記電子ファイルから抽出し、前記電子ファイルのファイル形式を判別するファイル判別部として機能させ、さらに、
前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を予め格納する動作定義部として機能させ、さらに、
前記動作定義部に定義された所定の処理を行う動作実行部として機能させ、さらに、
前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式と、前記動作定義部に格納される情報とに基づいて、前記動作実行部に対して所定の動作を指示する動作指示部として機能させ、さらに、
入力された前記電子ファイルの全部又は一部のデータを含むデータを出力する動作実行データ出力部として機能させる、
ことを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、情報端末装置、情報端末装置の制御方法、及び、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、様々な装置に格納されている文書を一括管理するためのドキュメント管理サーバが提案され、実用化されている。
例えば、特許文献１には、画像処理装置（ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等）等のアプリケーション装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが開示されている。このドキュメント管理システムによれば、ユーザは、ＭＦＰを操作して、そのＭＦＰに与えられた権限の範囲内で、ドキュメントを管理（参照、表示、印刷、登録、削除）することができる。
【特許文献１】特開２００４−１７１５７１号公報
【０００３】
一方、ドキュメント管理サーバに格納される電子ファイルを印刷するために、印刷機能を備えた様々な情報端末装置が提案され、実用化されている。例えば、特許文献２によって開示される、印刷機能、スキャナ機能、通信機能等の多様な機能を備えた複合機と呼ばれる装置がある。
【特許文献２】特開２００４−３１０４６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、一般的なパーソナルコンピュータ等で用いられる電子ファイルのファイル形式は多種多様であり、その種類の数は非常に多い。そして、ソフトウェア（具体的には、例えば、スプレッドシート作成ソフトウェア、文書作成ソフトウェア、等）を提供する者（制作会社等）によってファイル形式が異なる場合が多い。また、ファイル形式の違いに対応して、ユーザが設定する項目が異なる場合がほとんどである。
例えば、ユーザがある１つのソフトウェアを用いて作成された電子ファイルを所望の印刷形式で印刷したいとすると、まず、ユーザは対象の電子ファイルを探し出し、次に、ファイル形式に対応したソフトウェアを起動して読み込み、更に、そのソフトウェアを用いて印刷する場合に設定する項目（例えば、色数、フォント、用紙サイズ、等）を入力し、そして印刷することになる。しかし、印刷する電子ファイルの数が多い場合や、設定する項目の種類が決まっている場合などでは、ユーザがこれら一連の操作を行うことは非常に面倒である。さらには、所定のファイル形式で作成された電子ファイルを印刷する際に、ユーザによって設定を変更できる項目をファイル形式に対応して制限したり、ユーザが所望の動作を自動で行わせたりすることは難しい。
【０００５】
この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、情報端末装置、情報端末装置の制御方法、及び、プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係る情報端末装置は、
ドキュメント管理サーバに格納される電子ファイルの中から、使用者によって指定された電子ファイルを送信することを要求するファイル選択部と、
前記ファイル選択部が要求する電子ファイルを受け取るファイル受け取り部と、
前記ファイル受け取り部が前記電子ファイルを受け取る場合に、前記電子ファイルを識別するための情報を前記電子ファイルから抽出し、前記電子ファイルのファイル形式を判別するファイル判別部と、
前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を予め格納する動作定義部と、
前記動作定義部に定義された所定の処理を行う動作実行部と、
前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式と、前記動作定義部に格納される情報とに基づいて、前記動作実行部に対して所定の動作を指示する動作指示部と、
入力された前記電子ファイルの全部又は一部のデータを含む印刷データを印刷するファイル印刷部と、を備える。
【０００７】
また、前記ファイル判別部が抽出する前記電子ファイルを識別するための情報は、前記電子ファイルのファイル名の拡張子部分であり、前記ファイル判別部は、当該情報に基づいて前記電子ファイルのファイル形式を判別することができる。
【０００８】
また、前記動作実行部は、前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式に基づいて、前記電子ファイルに含まれるデータの全部又は一部を抽出して、あるいは、加工して、印刷データを生成し、前記ファイル印刷部に入力することができる。
【０００９】
また、前記ファイル印刷部が印刷を行うための印刷設定を使用者が設定する印刷設定部をさらに備え、前記動作実行部は、前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式に基づいて、使用者が前記印刷設定部によって設定可能な前記印刷設定の項目を決定することができる。
【００１０】
また、前記動作実行データ出力部は、入力されたデータの全部又は一部を含むデータを印刷するファイル印刷部と、入力されたデータの全部又は一部を含むデータを映像・音声によって出力する出力部と、を備えることができる。
【００１１】
また、上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係る情報端末装置の制御方法は、
ドキュメント管理サーバに格納される電子ファイルの中から、使用者によって指定された電子ファイルを送信することを要求するファイル選択工程と、
前記ファイル選択工程によって要求される電子ファイルを受け取るファイル受け取り工程と、
前記ファイル受け取り工程によって前記電子ファイルを受け取る場合に、前記電子ファイルを識別するための情報を前記電子ファイルから抽出し、前記電子ファイルのファイル形式を判別するファイル判別工程と、
前記ファイル判別工程によって判別される前記電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を予め格納する動作定義工程と、
前記動作定義工程によって定義された所定の処理を行う動作実行工程と、
前記ファイル判別工程によって判別される前記電子ファイルのファイル形式と、前記動作定義工程によって格納される情報とに基づいて、前記動作実行工程に対して所定の動作を指示する動作指示工程と、
入力された前記電子ファイルの全部又は一部のデータを含むデータを出力する動作実行データ出力工程と、を備える。
【００１２】
また、上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
ドキュメント管理サーバに格納される電子ファイルの中から、使用者によって指定された電子ファイルを送信することを要求するファイル選択部として機能させ、さらに、
前記ファイル選択部が要求する電子ファイルを受け取るファイル受け取り部として機能させ、さらに、
前記ファイル受け取り部が前記電子ファイルを受け取る場合に、前記電子ファイルを識別するための情報を前記電子ファイルから抽出し、前記電子ファイルのファイル形式を判別するファイル判別部として機能させ、さらに、
前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を予め格納する動作定義部として機能させ、さらに、
前記動作定義部に定義された所定の処理を行う動作実行部として機能させ、さらに、
前記ファイル判別部が判別する前記電子ファイルのファイル形式と、前記動作定義部に格納される情報とに基づいて、前記動作実行部に対して所定の動作を指示する動作指示部として機能させ、さらに、
入力された前記電子ファイルの全部又は一部のデータを含むデータを出力する動作実行データ出力部として機能させる。
【発明の効果】
【００１３】
この発明によれば、情報端末装置、情報端末装置の制御方法、及び、プログラムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
本実施形態では、本発明に係る情報端末装置は、複合機（例えば、印刷、複写、ファクシミリ、通信機能等を併せ持った装置）の形態をとっている。したがって、以下の説明においては、本発明に係る情報端末装置を複合機１と表現する。
【００１５】
図１は、本発明の実施の形態に係る複合機１を用いたドキュメント管理システムの概略図である。
【００１６】
このドキュメント管理システムは、ドキュメント管理サーバ５が、複合機１とネットワーク４を介して接続されたコンピュータ３（図面上ではＰＣと表記）とに接続されて、情報のやり取りを行うことにより、電子化されたドキュメントや電子ファイルを管理するシステムである。本システムにより、例えば企業、官公庁などの多数の従業員を有する団体に対して、ドキュメント管理システムを提供できる。そして、本システムを利用する会員となった団体（会員団体）は、その従業員（ユーザ）に対してネットワークを介したドキュメント操作の利用機会（例えば、参照、登録、取り出し、印刷など）を提供でき、また、その会員団体の管理者は各ユーザの利用状況を把握することができる。さらに、ドキュメント管理システムのサービス提供者は、ユーザの利用状況をまとめ、会員団体に対してサービスの利用料を請求することができる。
ここで、ネットワーク４は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているＴＣＰ／ＩＰ（トランスミッション・コントロール・プロトコル／インターネット・プロトコル）が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク（ＶＰＮ）やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
【００１７】
本実施の形態に係る複合機１は、プリンタユニット、スキャナユニットなどの複数の機能を備えた複合機である。しかしながら、スキャナ、コピー機、プリンタ、ファクシミリ等の単体でもよく、それらが組み合わさったものでもよい。また、複合機１は、後述する各機能（例えば、参照、印刷、登録、削除など）を操作するための各種情報を表示できる表示手段を備える。本実施形態においては、ユーザの手操作を認識するタッチパネルディスプレイが採用される。さらに、複合機１は、外部記録メディアが装着され、複合機１との情報をやり取り可能とするメディアスロットを備える。本メディアスロットは、例えば、ＵＳＢメモリ、メモリカード、ＣＤ‐ＲＯＭなどのＣＤ（Compact Disc）メディア、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのＤＶＤ（Digital Versatile Disk）メディア等の記録媒体を読み込み可能とする。
また、複合機１には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、１次表示データを生成する。さらに、複合機１には画像プロセッサが搭載され、入手した１次表示データを複合機１の表示手段に適当する２次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
なお、複合機１は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ５に接続できるようであればよい。
【００１８】
次に、複合機１の構成について、図２を用いて説明する。
【００１９】
制御部１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、複合機１の全体の制御を行う。また、制御部１０は、ＨＤＤ１３等にあらかじめインストールされた所定のアプリケーション（例えば、スプレッドシート表示アプリケーション、文書表示アプリケーション等）を起動して、前記電子ファイルに対する動作（例えば、参照、印刷等）を実行することができる。尚、制御部１０が機能する動作の詳細については、後述する。
【００２０】
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１は、制御部１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
【００２１】
ＲＯＭ（Read Only Memory）１２は、制御部１０が複合機１の全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ＲＯＭ１２は、制御部１０がネットワーク４に接続されたドキュメント管理サーバ５に対して所定の電子ファイルを送信することを要求し、当該電子ファイルを受け取るための制御を行うプログラム等が格納されている。
【００２２】
Ｉ／Ｆ（InterFace）１５は、タッチパネル２３等の入力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、タッチパネル２３の所定の場所に手で触れる等によって、複合機１に対して必要な情報を入力することができる。
また、Ｉ／Ｆ１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）２２等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、ＬＣＤ２２に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機１の動作状態（具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等）を知ることができる。ここで、ＬＣＤ２２は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、Ｉ／Ｆ１５は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
【００２３】
外部メディアＩ／Ｆ１４は、ＣＤメディア、ＤＶＤメディア、ＵＳＢメモリ、メモリカード等の各種保存媒体を用いてデータの読み書きを行うための各種装置とのインタフェースである。
【００２４】
ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３は、制御部１０が所定の動作するために必要なデータ等を格納する。例えば、ＨＤＤ１３は、電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を格納する。また、ＨＤＤ１３は、複合機１が電子ファイルに対する各種の動作（例えば、参照、印刷など）を実行するための所定のソフトウェアアプリケーションが格納されている。そして、制御部１０は、ＨＤＤ１３に格納された当該所定のソフトウェアアプリケーションを読み出してＲＡＭ１１に展開し、当該所定のソフトウェアアプリケーションを用いて電子ファイルに対する各種の動作を実行することができる。尚、本実施の形態では、前記所定のソフトウェアアプリケーションはＨＤＤ１３に格納されるが、ＲＯＭ１２に格納されていてもよい。
【００２５】
通信部１６は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムから構成され、ネットワーク４と電話回線網（ファクシミリ回線網）６とに接続するためのインタフェースと、を備え、ネットワーク４との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行い、また、電話回線網との間でファクシミリ通信を行う。通信部１６は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。なお、ファクシミリ機能を備えない複合機１については、電話回線網６に接続されなくてもよい。
【００２６】
システムバス１７は、制御部１０、ＲＡＭ１１、ＲＯＭ１２、ＨＤＤ１３、外部メディアＩ／Ｆ１４、Ｉ／Ｆ１５、通信部１６、印刷部１８、及び、スキャナ部１９との間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
【００２７】
印刷部１８は、電子ファイルのデータ等を印刷する印刷装置を含む。すなわち、ユーザは、例えばタッチパネル２３等の入力装置を用いて操作することによって、所望の電子ファイルのデータを印刷することができる。また、印刷部１８は、紙の文書・絵・写真などを複写（コピー）する機能を持つ装置を含む。
【００２８】
スキャナ部１９は、紙の文書・絵・写真などを読み込み、デジタルデータに変換して保存できるスキャナを含む。
【００２９】
尚、本実施の形態に係る複合機１は、具体的には、図３に示すように、給紙部、プリントエンジン等を備え印刷・複写ができる印刷部１８、スキャナの機能を持つスキャナ部１９を備え、本図には示されていないが、ファクシミリ・通信の機能を持つ通信部１６を備えている。
【００３０】
図１に示すドキュメント管理サーバ５は、ネットワーク４を介して複合機１、コンピュータ３に接続され、複合機１、コンピュータ３からのドキュメント操作に関する要求に応じて各種のドキュメント管理を行う。また、ドキュメント管理サーバ５は、図５のように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャなどに接続され、ドキュメント操作に関する要求に基づき情報のやり取りが行われる。
【００３１】
より詳細に説明すると、ドキュメント管理サーバ５は、図４に示すように、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、ファイル格納部１１３、管理情報格納部１１４、表示部１１５、入力部１１６、通信部１１７、及び、システムバス１１８を備える。
【００３２】
制御部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、文書管理サーバ４の全体の制御を行う。特に、本実施の形態においては、図５に示すように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能する。各マネージャの具体的内容については、後述する。
【００３３】
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１１は、制御部１１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルやメールのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
【００３４】
ＲＯＭ（Read Only Memory）１１２は、制御部１１０がドキュメント管理サーバ４全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。この実施の形態では、ＲＯＭ１１２は、制御部１０が、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能するための動作プログラム等が格納されている。
【００３５】
ファイル格納部１１３は、ハードディスク装置などから構成され、このドキュメント管理サーバ５が管理するドキュメント（文書、表、図など）を格納する。
【００３６】
管理情報格納部１１４は、ハードディスク装置等から構成され、このドキュメントサーバ４の管理情報を格納する。たとえば、図５に示すように、あらかじめ利用登録しているユーザのユーザＩＤ（ユーザ識別情報）をキーとして、パスワード、氏名、所属団体、請求先、使用履歴情報などが、１又は複数のレコードに登録されている。
ここで、ユーザＩＤは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ（複合機１又はコンピュータ３を正に利用しようとしている者）の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。即ち、複合機１とコンピュータ３からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ５が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ５の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者（その電子メールが送られてくる原因を作った人）を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメント管理サーバ５がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。請求先は、そのユーザの使用料の請求先である。ｅ−ｍａｉｌアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果（特に、失敗）を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のｅ−ｍａｉｌアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
【００３７】
表示部１１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の出力装置を含む。
【００３８】
入力部１１６は、任意のデータ・情報を入力する。
【００３９】
通信部１１７は、ＮＩＣ（Network Interface Card）等から構成されており、ドキュメント管理サーバ５をネットワーク４に接続するためのインタフェースである。通信部１１６は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
【００４０】
システムバス１１８は、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、ファイル格納部１１３、管理情報格納部１１４、表示部１１５、入力部１１６、通信部１１７、の間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
【００４１】
次に、制御部１１０が、ＲＯＭ１１２に格納されているプログラムを実行することにより実現する、図５に示す各マネージャの機能を説明する。
【００４２】
コンテンツマネージャは、図６に示すように、１つあるいは複数のストレージテバイス（ファイル格納部１１３）に接続でき、電子ファイル（ファイル）を保管できる。各ファイルは、ストレージデバイスに作成される電子フォルダ（フォルダ）内に保管される。フォルダは、ファイル操作や閲覧制限に関するアクセス権によりいくつかの種類のフォルダを備えてもよい。また、保管している各電子ファイルに対して、「受信確認」「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの各種の通知サービスを設定できる。
【００４３】
会員リストマネージャは、図８（ａ）に示すように、管理情報格納部１１４に会員内の全てのユーザ情報を示す企業会員リストと、会員内の各ユーザがそれぞれ設定できる個人グループ帳とを保管する。
企業会員リストには、図８（ｂ）に示すように、全ての会員（ユーザ）についてそれぞれ、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属単体（企業等）、ニックネーム、請求先、Ｅメールアドレス、連絡先（住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス（例えば、メールアドレスを指す））などが保管される。また、個人グループ帳には、図７に示すように、複数のグループ化されたリスト（グループリスト）が登録可能である。各グループリストには、図７に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
【００４４】
認証マネージャは、複合機１、コンピュータ３からログイン情報を入力し、ユーザＩＤとパスワードの対がユーザ情報に登録されているか否かを判別することにより、ユーザの認証を行う。さらに、認証結果を返答する。
【００４５】
アクセス制限マネージャは、ユーザからのファイルやフォルダのアクセスを制限する。ユーザからファイルやフォルダの参照要求があると、当該ユーザに許可された電子フォルダおよび電子ファイルのみを情報端末に送信する。
コンピュータ３等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図６のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード（例：ＣＯＭ０００１）」で、「マイフォルダ」を「ユーザＩＤ（例：ＵＳＥＲ０００１）」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ３等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ３等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
【００４６】
メール送信マネージャは、ユーザの指示やコンテンツマネージャからの指示に従ってメールを作成し、メールサーバを介してユーザに通知する。
【００４７】
ファイル履歴マネージャは、ファイルの履歴を保管し、管理する。
【００４８】
ログ管理マネージャは、ネットワーク４を介して情報端末装置１、コンピュータ３と接続可能であり、後述するサービスの利用に係る履歴を、例えば図８（ｃ）に示すように、保管する。本履歴情報は、請求システムマネージャに送信される。
【００４９】
請求システムマネージャは、上述したログ管理マネージャからの履歴情報を元に、例えば、決済期間内の、ユーザ別の使用履歴を判別し、図８（ｄ）に示すような内容に応じた単価などを参照して請求情報を作成する。
【００５０】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルの管理について、図６を用いて説明する。
ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、ストレージデバイス（ファイル格納部）内のフォルダ内に電子ファイルを保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ストレージデバイス内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に（又はその後で）利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ３を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ５に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ３からのみを許可し、複合機１からのログインを許可しないようにしている。
さらに、コンテンツマネージャは、保管している各ファイルに対して、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの通知サービスを設定できる。「受信確認」の設定がされていると、設定したファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「登録状況お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルの操作を検出したとき、当該ファイルのＡＣＬに設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「自分お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを設定する。そして、当該ファイルの操作を検出したとき、「自分お知らせメール」を設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。
ここで、ＡＣＬは、例えば図６（ｂ）に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル（又は電子フォルダ）のファイルＩＤ（又はフォルダＩＤ）と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機１、コンピュータ３に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
【００５１】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルや電子フォルダのセキュリティとアクセス権について説明する。
ドキュメント管理サーバ５のアクセス制限マネージャは、ＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷（これらを１つ、またはまとめて操作という）を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限でき、文書の改ざんを防ぐことができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、ＡＣＬに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
本実施形態においては、初期状態において、企業フォルダや企業フォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権が、会員内のユーザ全員に与えられる。また、マイフォルダやマイフォルダ内にあるファイルの操作に係るアクセス権は、当該ユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権は、当該グループに登録されたユーザのみに与えられる。
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダのＡＣＬを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関するＡＣＬは、複合機１、コンピュータ３が備える入力手段からの設定情報の入力により、１つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
【００５２】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、メール送信について説明する。
ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
【００５３】
図９（ａ）は、「メール配信」機能を説明するフローチャートである。
「メール配信」とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、会員内のユーザやその他のＥメールアドレス（非会員）宛てに、ファイルの登録時（更新時を含む）や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、後述する「登録」（更新を含む）処理、「参照」時において、タッチパネル２３を操作する等して、「メール配信」のオプションをＯＮに設定し（ステップＳ１１０１；Ｙｅｓ）、送信を希望するアドレス情報を入力する（ステップＳ１１０２）。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ５の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。次に、複合機１、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する（ステップＳ１１０３）。ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける（ステップＳ１１０４）と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する（ステップＳ１１０５）。
なお、メール本文には、図９（ｂ）に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ（例えば、Ａさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Ｂさんにより下記ドキュメントが更新された、Ｃさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ）を記入する。
【００５４】
図１０（ａ）は、「受信確認設定」機能を説明するフローチャートである。また、図１１（ａ）は、「受信確認実行」処理を説明するフローチャートである。
「受信確認」機能とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、ドキュメント管理サーバ５が保管している電子ファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受信確認」の設定者に対して送付する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、電子ファイルの「登録」（更新を含む）、「参照」等の処理内で、「受信確認」のオプションをＯＮに設定（ステップＳ１２０１；Ｙｅｓ）できる。
複合機１、コンピュータ３は「受信確認」の設定がＯＮに設定されたことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１２０２）。ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、「受信確認」のオプション設定の通知を受けると（ステップＳ１２０３）、会員リストマネージャにアクセスして、（１）「受信確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のＩＤから取得し（ステップＳ１２０４）、（２）当該ファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定されたユーザ（このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ）のアドレスを取得する（ステップＳ１２０５）。次に、「受信確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図１０（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対し送信する（ステップＳ１２０６）。さらに、ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「受信確認」が設定されたファイルに対して、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する。
一方、受信確認付きメールを受信したユーザ（ＡＣＬの設定に基づいて、「受信確認」の設定者と同一団体に属すものになる）が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータはこれを検出し（ステップＳ１３０１）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１３０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信する共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると（ステップＳ１３０３）、メール配信マネージャに通知する。メール配信マネージャは、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し（ステップＳ１３０４）、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図１１（ｂ）に示すようなメールを作成し、「受信確認」を設定したユーザのアドレスに送付する（ステップＳ１３０５）。メールサーバは、「受信確認」設定をＯＮにしているユーザにメールを配信する。
【００５５】
図１２（ａ）は、「登録状況お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートである。
「登録状況お知らせメール」とは，ファイルが操作されたときに、当該ファイルのＡＣＬに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをＯＮに設定する（ステップＳ１４０１；Ｙｅｓ）ことができる。コンピュータ３は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がＯＮにセットされたことをドキュメント管理サーバに通知する（ステップＳ１４０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する（ステップＳ１４０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１４０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１４０４に進むようにしてもよい。
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると（ステップＳ１４０４；Ｙｅｓ）、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１４０５）、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図１２（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する（ステップＳ１４０６）。なお、ＡＣＬに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をＯＮにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
【００５６】
図１３（ａ）は、「自分お知らせメール設定」処理を説明するフローチャートである。
「自分お知らせメール」とは、電子ファイルが操作されると、その電子ファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、設定処理において、電子ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをＯＮに認定することができる。コンピュータ３は、この設定がなされたことを検知し（ステップＳ１５０１；Ｙｅｓ）当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がＯＮになったことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１５０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する（ステップＳ１５０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１５０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１５０５に進むようにしてもよい。
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると（ステップＳ１５０４；Ｙｅｓ）、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１５０５）、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対して、例えば図１３（ｂ）に例示するようなメールを送信する（ステップＳ１５０６）。ユーザは当該メールを受信して（ステップＳ１５０７）、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
【００５７】
本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、会員や非会員に関わらず、ファイル自体を添付して通知するよう構成したが、その他の構成でもよい。すなわち、ドキュメント管理サーバ５は、送信先のアドレス情報を受信すると、会員か、非会員かを判断し、会員であれば、リンク付きメールを送付し、非会員であれば、ファイル自体を添付して通知するようにしてもよい。
また、本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、複合機１、コンピュータ３が会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択するようにした。しかしながら、送付先が会員である場合は、少なくとも会員のＩＤや名前を入手するのみでよく、このように構成するとデータの入手が効率化できる。その場合、ドキュメント管理サーバ５は、会員リストマネージャにアクセスして、会員のＩＤや名前から会員のＥメールアドレスを入手してから、当該Ｅメールアドレスに送信すればよい。
さらに、本実施形態では、「受領確認」のオプションを設定すると、メール配信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定されたＡＣＬに基づき、「受領確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
また、本実施形態では、「メール配信」による送信先と、「受領確認」による送信先とは異なるよう構成している。すなわち、「メール配信」では会員、非会員を問わずにメールを送信できるが、「受領確認」では会員のみにメールを送信できる。このように構成することにより、非会員がファイルのリンク先が記されたメールを受領したときに、当該リンク先のファイルを閲覧できるように構成する必要がなくなる。よって、セキュリティが確保できる。また、非会員によるファイルのアクセスを禁止するよう構成した場合には、非会員から受領確認を得ることはできなくなる、という不具合がない。このように、本実施例では、セキュリティや操作の面から優れているといえる。
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
また、本実施形態では、「自分お知らせメール」は電子ファイルに対して設定できるようにした。しかしながら、これに限定されない。すなわち、自分のアクセス権がある全ての電子ファイルに対してファイル操作が行われたときに、自分お知らせメールを送信するように設定されるようにしてもよい。このように構成することにより、ファイル単位で設定するよりも、効率的に設定が可能となる。
【００５８】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルの履歴管理について図１４を参照して説明する。
ドキュメント管理サーバ５のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機１、コンピュータ３上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン０とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態においては、履歴管理をしないに設定されている。また、後述されるとおり、コンピュータ３からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機１からは各履歴のファイル操作を禁止している。
【００５９】
ファイルの履歴管理と、ファイルをメール送信する際の動作の関係を以下に説明する。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知（送信）することができる。複合機１を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ３を操作してファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ５の動作が異なる。
＜複合機１からの指示＞
○参照時（表示時）、メール配信を行う場合：（ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合）
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン０のファイルを送付する。
○登録時、メール配信を行う場合：（ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合）
参照時と同じ。
＜コンピュータ３からの操作＞
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合：
配信するメールに指定されたバージョン（例えば、０（最新）、１（１つ前）、２、３など）のファイルを添付して送信する。
○登録時、メール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ＯＮで他のバージョンが作成されたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
このように構成することにより、会員内のユーザは、ファイル履歴マネージャで履歴管理をしている特定のバージョンを指定して、所定のユーザに通知することができる。また、常に最新バージョンを通知することもできる。また、特定の情報端末装置（例えば、複合機１）からは履歴管理を行えないようにしたことで、長く占有されることを防ぐ。
【００６０】
本実施形態においては、最新のバージョンで通知した場合、一部のファイルが削除されば場合には、残っているうちの最新のバージョンが開く。ただし、全てのバージョンのファイルが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。また、最新以外の特定のバージョンを特定してファイルを送信し、特定のバージョンが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。しかしながら、ファイルの削除を検知したときには、当該メールの送信先に、ファイルが削除された旨のメールを送信するよう構成してもよい。このようにすれば、コンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５への不要なアクセスが防げる。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は  最新バージョンを表示するように構成してもよい。
【００６１】
次に、複合機１からドキュメント管理サーバ５の各機能を利用する手順を説明する。
まず、初期状態から各機能が選択されるまでを説明する。
（オープニング）
複合機１は、電源をＯＮして立ち上がったとき、表示手段にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図１５（ａ）に示すように、サービスの開始を指示するためのＴｏｕｃｈＨｅｒｅボタン（開始ボタン）が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。当該開始ボタンが押圧されると、機能選択画面が表示する。
（機能選択）
開始ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｂ）に示すように、機能選択画面を表示してユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると、図１５（ｃ）に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク４を介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、ログイン画面を表示する。
（ログイン）
各機能ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｄ）に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。
ドキュメント管理サーバ５は、送信されたユーザＩＤとパスワードとを用いて、図５の認証マネージャに対して認証を行う。認証がＯＫであれば、ドキュメント管理サーバ５は、ユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４に格納し、複合機１に認証がＯＫであるという通知を送信する。なお、認証がＮＧであれば、その旨の通知を複合機１に送信する。
認証がＯＫであるとの通知を受けると、複合機１の制御部１０は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、ＨＤＤ１３から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をＬＣＤ２２に表示する。
なお、認証がＮＧであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
【００６２】
次に、各機能を説明する。
「ＭＦＰからの登録」機能とは、複合機１が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ５に保管したり、複合機１の外部メディアＩ／Ｆに接続される装置に装着された記録メディアに保管する機能である。また、複合機１の外部メディアＩ／Ｆに接続される装置に装着された記録メディアに保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。以下、詳述する。
【００６３】
図１６は、複合機１の「ＭＦＰからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの登録」が選択されると、制御部１０は、図１６のフローの処理を開始し（ステップＳ１６０１）、まず、図１５（ｄ）の画面を用いた認証処理を行い、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１６０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または（Ｂ）複合機１の外部メディアＩ／Ｆに装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルか、を選択するための図１５（ｅ）に示すような画面をＬＣＤ２２から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
「（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると（ステップＳ１６０３；Ｙｅｓ）、複合機１はスキャナ部１９を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する（ステップＳ１６０４）。一方、「（Ｂ）記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０３；ＮｏかつステップＳ１６０５；Ｙｅｓ）、記録メディア２０，２１から電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６０６）。
次に、複合機１（制御部１０）は、図１５（ｆ）の画面を表示して（ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０や２１への保管か、をユーザに選択させる。
「ドキュメント管理サーバ５への保管」が選択されると（ステップＳ１６０７；Ｙｅｓ）、複合機１は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６０８）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０７；ＮｏかつステップＳ１６０９；Ｙｅｓ）、装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６１０）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、当該選択された電子フォルダに保管すべく、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６１１）。そして、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に送信する（ステップＳ１６１２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、送信された電子ファイルを受信すると、指定されたフォルダにこれを登録する。この際、アクセス制限マネージャがＡＣＬを設定し、また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、ＬＣＤ２２の表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１６１３）。
【００６４】
尚、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時において、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書から得られる画像データ、が選択されると、スキャナ条件の設定画面が表示され、スキャナ条件を設定できるようにしてもよい。スキャナ条件は、原稿種類（スキャンする原稿の種類）、天地識別（原稿の上下を自動識別）、原稿紙枚数（スキャンする原稿の枚数）、保存形式（スキャン後に保存するファイルの形式）、読み取り解像度（スキャン時の解像度）、原稿面（原稿が片面か両面か）、画質（カラーでスキャンし保存するときの画質と圧縮率）、などを設定可能としてもよい。
【００６５】
本実施形態では、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時において、（ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管、が選択されると、図１５（ｇ）〜（ｊ）に例示するような、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期限を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルのＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメールが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。
【００６６】
次に、「ＭＦＰからの印刷」機能について説明する。「ＭＦＰからの印刷」機能とは、ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に保管された電子ファイル、又は、複合機１に装着された記録メディア２０，２１内に保管された電子ファイルを、複合機１の印刷部１８が含む印刷装置によって、紙などの記録媒体上に印刷する機能である。
【００６７】
図１７は、複合機１の「ＭＦＰからの印刷」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの印刷」が選択されると、制御部１０は、図１７のフローを開始し（ステップＳ１７０１）、図１５（ｄ）の認証画面を用いた認証処理により認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１７０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、（ａ）ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に保管された電子ファイルの印刷か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１７０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１７０３；ＮｏかつステップＳ１７０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１７０７）。ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、アクセス権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが印刷されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
複合機１は、記憶メディア２０，２１から読み出した電子ファイル又はドキュメント管理サーバ５から送信されて来た電子ファイルを印刷する（ステップＳ１７０８）。
複合機１は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ５に送信する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を記憶すると共に今回の請求情報を複合機１に送信する。
複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１７０９）。
なお、請求システムマネージャは、例えば、複合機１から印刷総枚数の通知を受けて、今回の印刷処理１回分の請求額を一括して計算してもよく、或いは、複合機１が一定量（例えば、１シート毎、１０シート毎．．）印刷する度に、通知を受けて、一定量毎に課金計算を行って、これらの総計を求めることで、今回の印刷処理１回分の請求額を計算してもよい。
【００６８】
「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、ファイルが選択されたとき、印刷条件の設定画面が表示され、印刷条件を設定できるようにしてもよい。印刷条件は、カラー選択（白黒印刷かカラー印刷か）、印刷部数（印刷する枚数）、レイアウト（１枚を１頁内に印刷するか、複数紙を１頁内に印刷するか）、印刷サイズ（自動か、又は各用紙サイズを選択する）、印刷面（片面か、両面か）、などを設定可能としてもよい。
【００６９】
次に、「ＭＦＰからの削除」機能について説明する。「ＭＦＰからの削除」とは、複合機１から、ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル、又は、複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルにアクセスし、選択された電子ファイルを削除する機能である。
【００７０】
図１８は、複合機１の「ＭＦＰからの削除」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの削除」が選択されると、制御部１０は、図１８の処理を開始し（ステップＳ１８０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１８０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルの削除か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管されているファイルの削除か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１８０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１８０３；ＮｏかつステップＳ１８０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）キュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１８０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、削除する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容をプレビュー等によって表示する（ステップＳ１８０８）。そして、ユーザによって、削除することが選択されると（ステップＳ１８０９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを削除する（ステップＳ１８１０）。即ち、記録メディア上のファイルが指定されているときは、外部メディアＩ／Ｆ１４を介して記録メディア２０，２１等に格納されている該当するファイルを削除する。
この場合、複合機１は、削除したファイルに関する情報（例えば、ファイル数、各ファイルの容量等）を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
一方、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルが指定されている場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権を必要に応じて再度チェックし、削除権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを削除する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが削除されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴管理（バージョン情報の更新等）を行う。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。
当該電子ファイルの削除後、複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
【００７１】
次に、「ＭＦＰからの削除」機能について説明する。「ＭＦＰからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ５や複合機１に装着された記録メディア内に保管された電子ファイルを、複合機１の表示手段において表示する機能である。
【００７２】
図１９は、複合機１の「ＭＦＰからの参照」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＭＦＰからの参照」が選択され（ステップＳ１９０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１９０２）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管されたファイルの参照か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１９０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１９０３；ＮｏかつステップＳ１９０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１９０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、制御部１０は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、例えば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する（ステップＳ１９０８）。さらに、制御部１０は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ１９０８）。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い（ビットを間引いた）サムネイル画像としてもよい。
続いて、制御部１０は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータのページ数、表示時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１９０９）。
【００７３】
「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照、が選択されると、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。
【００７４】
次に、「ＭＦＰからの取り出し」機能について説明する。「ＭＦＰからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを、複合機１に装着された記録メディアに保管する機能である。
【００７５】
図２０は、複合機１の「ＭＦＰからの取り出し」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＭＦＰからの取り出し」が選択され（ステップＳ２００１；Ｙｅｓ）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２００２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ２００３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ２００３；ＮｏかつステップＳ２００５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ２００７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ２００８）。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると（ステップＳ２００８）、複合機１は当該電子ファイルを保存する記録メディア２０，２１等がユーザによって装着されているかを確認する（ステップＳ２００９）。記録メディアが装着されていると判断された場合（ステップＳ２００９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを指定された記録メディア２０，２１に保存する（ステップＳ２０１０）。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部１０は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２０１１）。
【００７６】
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ５はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ５は、ログイン時に保存したユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４から削除し、複合機１にログオフが完了した旨を送信する。複合機１は、ドキュメント管理サーバ５から、ログオフ完了を受信し、図１５（ａ）のＴｏｕｃｈＨｅｒｅボタンが表示される画面をＬＣＤ２２に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機１は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
【００７７】
次に、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５の各機能を利用する手順を説明する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
（ログイン）
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図１５（ｄ）に示されるような画面をコンピュータ３に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」の入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。認証成功であるとの通知を受けると、コンピュータ３は、例えば図１５（ｂ）に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証失敗であるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
（機能選択）
認証成功であると通知を受けると、コンピュータ３は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワークを介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
【００７８】
次に、「ＰＣからの登録」機能について説明する。「ＰＣからの登録」とは、コンピュータ３に保管された電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。
【００７９】
図２１は、複合機１の「ＰＣからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの登録」が選択され（ステップＳ２１０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２１０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、コンピュータ３に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると（ステップＳ２１０３；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し（ステップＳ２１０４）、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると（ステップＳ２１０５；Ｙｅｓ）、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ５の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する（ステップＳ２１０６）。ファイルの送信後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に表示する（ステップＳ２１０７）。
【００８０】
尚、「ＰＣからの登録」機能の使用時において、上述した「ＭＦＰからの登録」と同様、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、  履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期眼を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルのＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメ−ルが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。
【００８１】
また、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの登録時において、ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作（例えば、マウスの右クリック）を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
【００８２】
次に、「ＰＣからの参照」機能について説明する。「ＰＣからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイルを、コンピュータ３のディスプレイ上に表示する機能である。
【００８３】
図２２は、複合機１の「ＰＣからの参照」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの参照」が選択され、（ステップＳ２２０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２２０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する（ステップＳ２２０３）。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２２０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２２０５）。そして、コンピュータ３は所定のビューア等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する（ステップＳ２２０６）。コンピュータ３はユーザによる参照が終了したと判断すると（ステップＳ２２０７；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に終了を通知する（ステップＳ２２０８）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２２０９）。
【００８４】
尚、「ＰＣからの参照」機能の使用時において、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、上述した「ＰＣからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。また同様に、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの「ＰＣからの参照」時においても、ファイルの「ＰＣからの登録」時と同様に、ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作（例えば、マウスの右クリック）を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
【００８５】
次に、「ＰＣからの取り出し」機能について説明する。「ＰＣからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを、コンピュータ３内に保管する機能である。
【００８６】
図２３は、複合機１の「ＰＣからの取り出し」機能を説明するフローチャートである。  上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの取り出し」が選択され（ステップＳ２３０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２３０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する（ステップＳ２３０３）。コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２３０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はユーザが電子フォルダを選択できる画面等を表示して、保存先の電子フォルダの入力を受け付ける。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から、選択された電子フォルダに当該電子ファイルを保存する（ステップＳ２３０５）。コンピュータ３は当該電子ファイルを取得後、ドキュメント管理サーバ５に取得終了を通知する（ステップＳ２３０６）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２３０７）。
【００８７】
次に、「ＰＣからの削除」機能について説明する。「ＰＣからの削除」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを削除する機能である。
【００８８】
図２４は、複合機１の「ＰＣからの削除」機能を説明するフローチャートである。  上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの削除」が選択され（ステップＳ２４０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２４０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する（ステップＳ２４０３）。コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２４０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は削除を実行するかユーザに確認する画面等を表示して、ユーザによる入力を待つ。当該ユーザから削除することが選択されると（ステップＳ２４０５；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に対して当該電子ファイルを削除する要求を出す（ステップＳ２４０６）。そして、ドキュメント管理サーバ５によって当該電子ファイルが削除された後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２４０７）。
【００８９】
（ログオフ）
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ３は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
【００９０】
以上説明したとおり、本ドキュメント管理システムは、複合機１やコンピュータ３などの情報端末と接続するドキュメント管理サーバ５を設け、ドキュメント管理サーバ５は、会員の認証を行う認証手段を設けている。そして、ユーザがコンピュータ３を操作して各機能（登録、参照、印刷など）を使用するときには、ドキュメント管理サーバ５は認証手段での認証を要求する。それによりドキュメント管理サーバ５は会員の利用情報の履歴を取得することができ、会員団体に対して適切に課金することができる。
例えば、ドキュメント管理サーバ５へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機１に記録メディアを装着し、当該記録メディアに保管されたファイルを印刷する場合においても（すなわち、複合機上で機能が完結している）、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ５への認証を要求する。
さらに、複合機１で印刷機能を使用すると、全ページの印刷が完了した時点で複合機からドキュメント管理サーバ５に対して、印刷機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。これにより、印刷がスピーデイに行われる。しかしながら、途中で複合機のネットワークケーブルを外れてしまったときに、適切に課金できない。それを防ぐために、複合機は、各ページの印刷を終了すると、ドキュメント管理サーバに頁印刷の終了を通知するようにすればよい。この場合、印刷のスピードは落ちるが、適切に課金することができる。
また、例えば、コンピュータ３からドキュメント管理システムを使用するときには、コンピュータ３にインストールされた標準のブラウザを使用しない。本ドキュメント管理システムを使用する専用のソフトウェアを提供する。これは、各機能の使用時において、ドキュメント管理サーバが利用状況を入手し、課金するためである。
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機１の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと（例えば、１０秒ごと）に、複合機１からドキュメント管理サーバ５に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
また、参照機能が利用できる時間（例えば、３分まで）を制限してもよい。さらに、参照機能の操作（例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など）の入力が一定時間ないこと（例えば、３分まで）をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
【００９１】
次に、「ＭＦＰからの登録」機能の好適な実施例を説明する。
複合機１からファイルの「ＭＦＰからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
ドキュメント管理サーバ５は、「ＭＦＰからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ５に保管するときにエラー（例．送信の途中でファイル送信が途切れるなど）があることを検知すると、当該複合機１宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャから、「メール配信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール配信」のオプションを設定した会員に対応するＥメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し（例，送信先○○へのメール配信ができませんでした、など）、当該Ｅメールアドレス情報とともに、メールを送付する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
【００９２】
次に、複合機１から「ＭＦＰからの参照」機能の好適な実施例を説明する。
複合機１のＬＣＤ２２上で参照するときにおいて、表示された内容は９０度ごとに回転操作ができる。この９０度の回転は、複合機１にインストールされたアプリケーション上で行っても、２次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、１次データから２次データへの変換を必要としない分、効率的である。
また、９０度の回転基準はいずれの場所でもよい（例えば、左上など）。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに９０度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、９０度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
【００９３】
さらに、「ＭＦＰからの参照」や「ＭＦＰからの印刷」の利用時において、ダウンロードしたファイルが表示できないときに、表示パネル上にエラーである旨を表示するようにしてもよい。しかしながら、これではダウンロードする無駄である。これを回避するために、ダウンロードする前にファイルの拡張子（識別情報）をチェックし、拡張子が所定の拡張子でなければ、その時点でエラーを表示するようにすれば劾率よい。
また、「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、例えば、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示すればよい。尚、詳細については後述する。
【００９４】
次に、複合機１やコンピュータ３から、ドキュメント管理サーバ５に「ログイン」するときの好適な実施例を説明する。
複合機１やコンピュータ３は、簡易認証機能を設けてもよい。すなわち、ＩＤやパスワードの桁数が所定数以上入力されないと、ドキュメント管理サーバ５に送信するためのＯＫボタンが表示されないようにする。このように構成することにより、譲ってＩＤ入力や、パスワードを入力してＯＫボタンを押した場合でも、ドキュメント管理サーバ５にアクセスしてしまい、その間待っていなければならない、という無駄がなくなる。また、ネットワーク負荷が低減できる。
【００９５】
本実施例において、上述したとおり複合機１からドキュメント管理サーバ５のサービスを利用する時には、（１）サービス選択（登録、参照、印刷など）、（２）ログイン、の順番で行い、サービスの終了後、強制的にログオフを行う。これにより、ログオフを忘れることはない。
【００９６】
次に、本実施の形態に係る複合機１の制御部１０が機能する動作について、図２５を用いて説明する。尚、以下に説明する内容は、上述した「ＭＦＰからの印刷」において、複合機１が機能する動作の詳細について説明するものである。
制御部１０は、要求入力部２０１、ファイル要求部２０２、ファイル受け取り部２０３、ファイル判別部２０４、動作定義部２０５、動作指示部２０６、動作実行部２０７、ファイル印刷部２０８、出力部２０９、及び、印刷設定部２１０を含む。
【００９７】
要求入力部２０１は、Ｉ／Ｆ１５に接続されるタッチパネル２３を用いてユーザから入力される情報を受け付ける。また、要求入力部２０１は、ネットワーク４に接続されたコンピュータ３等から入力される情報を受け付ける。例えば、要求入力部２０１は、ネットワーク４に接続されたコンピュータ３から、ドキュメント管理サーバ５に格納される電子ファイルを、複合機１を用いて印刷する要求を受け付ける。
【００９８】
ファイル要求部２０２は、通信部１６のもつ通信機能を用いて、ドキュメント管理サーバ５に格納される電子ファイルの中から指定した電子ファイルを複合機１に送信することをドキュメント管理サーバ５に対して要求する。
【００９９】
ファイル受け取り部２０３は、通信部１６のもつ通信機能を用いて、ファイル要求部２０２によって要求された前記電子ファイルを受け取る。あるいは、ファイル要求部２０２によって要求された電子ファイルがドキュメント管理サーバ５に存在しない場合、当該電子ファイルが存在しないことを示す情報を受け取る。
【０１００】
ファイル判別部２０４は、ファイル受け取り部２０３が電子ファイルを受け取る場合に、当該電子ファイルを識別するための情報を当該電子ファイルから抽出し、前記電子ファイルのファイル形式を判別する。そして、ファイル判別部２０４は、判別した結果を動作指示部２０６に入力する。
【０１０１】
本実施の形態においては、ファイル判別部２０４が電子ファイルから抽出する当該電子ファイルを識別するための情報として、当該電子ファイルのファイル名の拡張子部分を用いる。また、拡張子部分の文字列にアルファベットの小文字が用いられる場合、ファイル判別部２０４は、アルファベットの大文字が用いられた場合と同等であると判別する。
【０１０２】
尚、ファイル判別部２０４は、アルファベットの大文字と小文字とを区別して、前記電子ファイルのファイル形式を判別することとしてもよい。
【０１０３】
一般に、電子ファイルのファイル名の拡張子部分は、使用されるアプリケーションソフトウェア（具体的には、例えば、スプレッドシート作成ソフトウェア、文書作成ソフトウェア、等）によって所定の文字列等が使用されている。そのため、当該拡張子部分の文字列等を判別することによって、電子ファイルのファイル形式や、電子ファイルを使用するためのアプリケーションソフトウェアを判別することが可能である。
【０１０４】
例えば、電子ファイルのファイル名が「ａｂｃ．ｔｘｔ」であるとする。この場合、拡張子部分は、”．（ドット）”より後ろの部分（すなわち、この場合「ｔｘｔ」）を示す。そして、ファイル判別部２０４は、電子ファイルが拡張子部分「ｔｘｔ」に対応するアプリケーションソフトウェア（この場合、例えば、テキストエディタ等）によって作成されたファイル形式であることを判別することができる。
【０１０５】
尚、ファイル判別部２０４が電子ファイルから抽出する電子ファ当該電子ファイルを識別するための情報は、本発明によって限定されるものではない。例えば、前記電子ファイルのファイル名が「ａｂｃ．ｔｘｔ」である場合、ファイル名の先頭１文字（この場合、「ａ」）によってファイル形式を判別する、等の手法を用いてもよい。
【０１０６】
動作定義部２０５は、ファイル判別部２０４が判別する電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を予め格納する。尚、動作定義部２０５が格納する情報は、ＨＤＤ１３等の保存装置に格納される。
【０１０７】
例えば、図２６は、動作定義部２０５が格納する情報の例を示す図である。本図のように、動作定義部２０５は、例えば、前記拡張子部分が「ｘｙｚ」である場合、「スプレッドシート作成ソフトウェアで電子ファイルを開いて、１番目のシートのみ印刷する」という動作を行うことが定義する情報を格納している。
【０１０８】
尚、動作定義部２０５に格納される情報は、本図のように定義された所定の動作を示す論理的な関係情報に限られるものではない。例えば、具体的な動作命令を示した実行可能な命令文や数式等から構成されていてもよい。
【０１０９】
動作指示部２０６は、ファイル判別部２０４が判別する電子ファイルのファイル形式と、動作定義部２０５に格納される情報とに基づいて、動作実行部２０７に対して所定の動作を指示する。
【０１１０】
例えば、電子ファイルのファイル名が「ａｂｃ．ｔｘｔ」であるとする。ファイル判別部２０４は、当該電子ファイルが拡張子部分「ｔｘｔ」で示されるファイル形式であることを判別する。一方、ファイル判別部２０４は、動作定義部２０５によって、拡張子部分「ｔｘｔ」に対応する動作が「テキストエディタでファイルを開いて印刷する」であることを示す情報が入力される。この場合、動作指示部２０６は、動作実行部２０７に対して、電子ファイル「ａｂｃ．ｔｘｔ」をテキストエディタでファイルを開いて印刷させる指示を行う。
【０１１１】
動作実行部２０７は、動作指示部２０６によって指示された動作を行う。また、動作実行部２０７は、動作定義部２０５に定義された所定の動作を実行するために、予め所定のアプリケーションソフトウェアが実行できるように構成されている。例えば、動作定義部２０５に定義された動作の１つに、「テキストエディタでファイルを開いて印刷する」という動作が定義されている場合、動作実行部２０７は、当該テキストエディタを起動して実行できるように予め構成されている。つまり、この場合、複合機１には、予め当該テキストエディタがＨＤＤ１３等にインストールされており、動作実行部２０７は当該テキストエディタを起動し実行することができる。
【０１１２】
例えば、動作実行部２０７は、動作指示部２０６によって「電子ファイル「ａｂｃ．ｔｘｔ」をテキストエディタでファイルを開いて印刷する」ことを示す情報が入力されたとする。この場合、動作実行部２０７は、まず、予めインストールされたテキストエディタを起動し、電子ファイル「ａｂｃ．ｔｘｔ」を開く。次に、動作実行部２０７は、電子ファイル「ａｂｃ．ｔｘｔ」に含まれるデータ内容をファイル印刷部２０８に入力して印刷させる。
【０１１３】
ファイル印刷部２０８は、印刷部１８に含まれる印刷装置に対して印刷データを入力して、紙などに印刷させる。
【０１１４】
出力部２０９は、Ｉ／Ｆ１５に接続されるＬＣＤ２２に対して、動作実行部２０７の指示に従って、動作実行部２０７による動作結果等を表示させる。あるいは、ネットワーク４に接続されたコンピュータ３等に対して、動作結果等を出力させる。つまり、ユーザはＩ／Ｆ１５に接続されるＬＣＤ２２に表示されるメッセージ等によって、あるいは、ネットワーク４に接続されたコンピュータ３に出力されるメッセージ等によって、複合機１の動作状態等を知ることができる。
【０１１５】
印刷設定部２１０は、ファイル印刷部２０８が印刷部１８に対して印刷をさせるために、ユーザによってＩ／Ｆ１５に接続される入力装置を用いて入力される印刷設定の入力を受け付ける。さらに、印刷設定部２１０は、印刷設定の内容を示す情報を動作実行部２０７に入力する。そして、ファイル印刷部２０８は、印刷設定の内容に従って印刷部１８に印刷させる。
【０１１６】
例えば、印刷設定部２１０は、ユーザによって、電子ファイルを所定の用紙サイズ（例えば、Ａ４縦、Ａ３横、等）で印刷することを示す印刷設定の情報が入力されたとする。この場合、印刷設定部２１０は、当該印刷設定の情報を動作実行部２０７に入力する。そして、動作実行部２０７は、ファイル印刷部２０８に対して用紙サイズを所定の用紙サイズに変更させて、当該電子ファイルを印刷させる。
【０１１７】
次に、本実施の形態に係る複合機１の動作について説明する。図２７は、本実施の形態に係る複合機１の制御部１０が機能する動作を説明するフローチャートである。尚、本実施の形態においては、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５に格納された電子ファイルを、動作定義部２０５に予め定義された情報に基づいて印刷する。以下、詳述する。
【０１１８】
まず、要求入力部２０１は、ネットワーク４に接続されたコンピュータ３等から、ドキュメント管理サーバ５に格納された電子ファイルを印刷する要求を受け付ける（ステップＳ３０１）。例えば、ユーザは、ネットワーク４に接続されたコンピュータ３の操作画面等によって、複合機１を用いてドキュメント管理サーバ５に格納された電子ファイルを印刷する要求を出す。さらに、要求入力部２０１は、当該電子ファイルの印刷要求を受け付けると、動作指示部２０６に当該印刷要求を入力する。
【０１１９】
動作指示部２０６は、印刷要求が入力されると、ファイル要求部２０２に対して、印刷要求のあった電子ファイルをドキュメント管理サーバ５から取得させる指示を出す。
【０１２０】
ファイル要求部２０２は、動作指示部２０６によって前記指示が入力されると、ドキュメント管理サーバ５に対して、印刷要求のあった電子ファイルを複合機１に送信することを要求する（ステップＳ３０２）。
【０１２１】
ファイル受け取り部２０３は、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ５から受け取る。あるいは、当該電子ファイルが無い場合には、ファイル受け取り部２０３は、当該電子ファイルが無いことを示す情報を受け取る。
【０１２２】
電子ファイルがドキュメント管理サーバ５に無い場合（ステップＳ３０３；Ｎｏ）、ファイル受け取り部２０３は、動作指示部２０６に対して、印刷要求があった前記電子ファイルがドキュメント管理サーバ５に格納されていないことを通知する（ステップＳ３１０）。動作指示部２０６は、印刷要求があった前記電子ファイルが無い場合の動作定義を動作定義部２０５から読み込み、対応する所定の動作定義を示す情報を取得する。
【０１２３】
例えば、ファイル受け取り部２０３は、印刷要求があった電子ファイルが無い場合には、拡張子部分を示す文字列として空白（なし）を入力する。そして、図２６に示すように、拡張子部分を示す文字列が空白（なし）の場合には、例えば「ファイルが無いことを通知する」という動作定義を動作定義部２０５に格納しておく。これによって、動作指示部２０６は、例えば「ファイルが無いことを通知する」という動作を行うことを、動作実行部２０７に対して指示する。あるいは、動作指示部２０６は、印刷要求があった電子ファイルが無いことをファイル受け取り部２０３から入力された場合、予め所定の動作として例えば「ファイルが無いことを通知する」という動作を行うように構成してもよい。
【０１２４】
一方、電子ファイルがドキュメント管理サーバ５にある場合（ステップＳ３０３でＹｅｓ）、ファイル受け取り部２０３は、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ５から受け取る（ステップＳ３０４）。そして、受け取った当該電子ファイルを動作指示部２０６に入力する。
【０１２５】
さらに、ファイル判別部２０４は、当該電子ファイルを識別するための情報を当該電子ファイルから抽出し、当該電子ファイルのファイル形式を判別する（ステップＳ３０５）。
【０１２６】
例えば、電子ファイルのファイル名が「ａｂｃ．ｔｘｔ」であるとする。この場合、ファイル判別部２０４は、電子ファイルが拡張子部分「ｔｘｔ」を抽出し、これに対応するアプリケーションソフトウェア（この場合、例えば、テキストエディタ等）によって作成されたファイル形式であることを判別する。そして、ファイル判別部２０４は、拡張子部分を示す情報を含む判別結果を動作指示部２０６に入力する。
【０１２７】
尚、電子ファイルの拡張子部分は、文字のほか、数字、「_（アンダーバー）」「#」「$」等の各種記号を含んでいてもよい。
【０１２８】
動作指示部２０６は、ファイル判別部２０４から入力される判別結果に基づいて、動作定義部２０５に格納される情報から対応する動作定義を検索する（ステップＳ３０６）。そして、動作指示部２０６は、動作定義部２０５によって、対応する所定の動作定義を取得する。あるいは、動作定義部２０５によって対応する動作定義がないことを示す情報を取得する。
【０１２９】
対応する動作定義が無い場合（ステップＳ３０７；Ｎｏ）、動作指示部２０６は、動作実行部２０７に対して、前記電子ファイルが無いことを示すメッセージ等を出力部２０９に出力させ（ステップＳ３１０）、印刷処理を終了する。
【０１３０】
対応する動作定義がある場合（ステップＳ３０７；Ｙｅｓ）、動作指示部２０６は、前記対応する動作定義に基づいて、動作実行部２０７に対して指示する動作を決定する（ステップＳ３０８）。そして、動作指示部２０６は、動作実行部２０７に対して動作を指示する。
【０１３１】
動作実行部２０７は、動作指示部２０６によって動作が指示されると、当該指示に従って動作を行う（ステップＳ３０９）。つまり、この場合、動作実行部２０７は、ファイル印刷部２０８に対して前記電子ファイルの内容を印刷させる。そして、動作実行部２０７は、電子ファイルの内容の印刷を行ったことを示すメッセージ等を出力部２０９に表示させ（ステップＳ３１０）、印刷処理を終了する。
【０１３２】
具体例として、ドキュメント管理サーバ５に格納される電子ファイルの中から、ファイル名が「ａｂｃ．ｘｙｚ」である電子ファイルを印刷する要求がネットワーク４に接続されたコンピュータ３によってされた場合の動作は、以下のようになる。
【０１３３】
まず、要求入力部２０１が電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」の印刷要求を受け取ると（ステップＳ３０１）、当該印刷要求は動作指示部２０６に入力される。動作指示部２０６は、ファイル要求部２０２に対してドキュメント管理サーバ５から電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」を取得させる。ファイル要求部２０２は、ドキュメント管理サーバ５に対して電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」を送信することを要求する（ステップＳ３０２）。
【０１３４】
次に、ファイル受け取り部２０３は、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」がある場合（ステップＳ３０３；Ｙｅｓ）、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」を受け取り（ステップＳ３０４）、受け取った電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」を動作指示部２０６に入力する。一方、ファイル判別部２０４は、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」の拡張子部分を示す文字列データ「ｘｙｚ」を抽出してファイル形式を判別し（ステップＳ３０５）、動作指示部２０６に入力する。あるいは、前記電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」が無い場合（ステップＳ３０３；Ｎｏ）、前記電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」が無いことを示す情報を受け取り、動作指示部２０６に入力する。
【０１３５】
更に、動作指示部２０６は、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」がある場合（ステップＳ３０３でＹｅｓ）、拡張子部分を示す文字列データが「ｘｙｚ」であるファイル形式の場合の所定の動作定義を動作定義部２０５から検索する（ステップＳ３０６）。この時、動作定義部２０５に格納される情報が、図２６に示される内容であるとすると、動作指示部２０６は、対応する動作定義である「スプレッドシート作成ソフトウェアでファイルを開いて、１番目のシートのみ印刷する」という情報を動作定義部２０５から取得する。そして、動作指示部２０６は、動作実行部２０７に対して指示する動作を決定し（ステップＳ３０８）、前記電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」をスプレッドシート作成ソフトウェアでファイルを開くことを指示し、さらに、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」に含まれる１番目のシートのみを印刷することを指示する。動作実行部２０７は、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」をスプレッドシート作成ソフトウェアでファイルを開き、さらに、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」に含まれる１番目のシートのデータを抽出して印刷データとし、ファイル印刷部２０８に印刷させる（ステップＳ３０９）。ファイル印刷部２０８は印刷データを印刷部１８に印刷させる。そして、動作実行部２０７は、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」に含まれる１番目のシートのみを印刷したことを示すメッセージ等を出力部２０９に対して表示させて（ステップＳ３１０）、処理を終了する。
【０１３６】
あるいは、動作指示部２０６は、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」が無い場合（ステップＳ３０３でＮｏ）、所定の動作定義を動作定義部２０５から検索する（ステップＳ３０６）。動作指示部２０６は、対応する動作定義である「ファイルが無いことを表示する」という情報を動作定義部２０５から取得する。そして、動作指示部２０６は、動作実行部２０７に対して指示する動作を決定し（ステップＳ３０８）、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」がドキュメント管理サーバ５に格納されていないことを示すメッセージ等を出力部２０９に対して表示させる。動作実行部２０７は、出力部２０９に対して、電子ファイル「ａｂｃ．ｘｙｚ」がドキュメント管理サーバ５に格納されていないことを示すメッセージ等を表示させて（ステップＳ３１０）、処理を終了する。
【０１３７】
尚、動作指示部２０６は、電子ファイルのデータの全部又は一部を抽出して印刷部２０８に印刷させるだけでなく、当該電子ファイルのデータの全部又は一部を加工してファイル印刷部２０８に印刷させる指示を行ってもよい。例えば、所定のファイル形式で作成された電子ファイルを印刷する場合には、ファイル名、印刷日時、印刷を行ったユーザ名等を当該電子ファイルから取り出して、印刷記録等を作成して印刷するようにしてもよい。
【０１３８】
以上のように、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５に格納される電子ファイルを、前記電子ファイルのファイル形式に対応して印刷する。
【０１３９】
また、上述した印刷を行う処理を更に改良することも可能である。例えば、ファイル印刷部２０８が印刷部１８に含まれる印刷装置に対して所定の印刷用紙に印刷させる場合に、動作実行部２０７は、印刷する紙の枚数が何枚になるか、あるいは、ページ数が何ページになるか等の情報を、ユーザに対して印刷実行前に通知するようにしてもよい。
【０１４０】
例えば、印刷を行う電子ファイルのファイル名の拡張子部分が「ｘｙｚ」である場合に、印刷前にページ数を通知するとする。この場合、動作定義部２０５に格納される動作定義として、図２８に示される内容の情報を格納しておけばよい。そして、動作実行部２０７は、印刷部２０８に印刷を指示する前に、出力部２０９に対してページ数を表示させ、印刷を行うか否かをユーザによる選択によって判別する。例えば、動作実行部２０７は、印刷を行うか否かを確認するメッセージ等を出力部２０９に対して出力させ、ユーザによって入力される応答（例えば、はい／いいえの選択等）によって判別する。そして、印刷を行うと判別された場合にはファイル印刷部２０８に印刷させる。あるいは、印刷を行う前に、印刷イメージを示す画像を表示する（プレビューする）ようにしてもよい。
【０１４１】
また、本実施の形態においては、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５に格納される電子ファイルを動作定義部２０５に予め定義された情報に基づいて印刷するが、複合機１が行う動作はこれに限定されるものではない。例えば、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５に格納される電子ファイルを表示（参照）、取り出し、あるいは、削除して、ドキュメント管理サーバ５に電子ファイルを操作するようにしてもよい。そして、例えば、ドキュメント管理サーバ５に格納される電子ファイルの内容を表示する場合に、当該電子ファイルのファイル名の拡張子部分が示す情報に基づいて、ユーザが設定可能な項目（例えば、表示する色数の指定、用紙サイズの指定、等の項目）を決定するようにしてもよい。この場合、複合機１は、ファイル印刷部２０８が印刷部１８に印刷させるための印刷設定（あるいは、出力部２０９が出力を行うための表示設定）をユーザから受け付ける印刷設定部２１０をさらに備え、動作実行部２０７は、ファイル判別部２０４が判別する前記電子ファイルのファイル形式に基づいて、ユーザが設定可能な印刷設定（あるいは、前記表示設定）の項目を決定すればよい。また、印刷設定部２１０は、ユーザが設定可能な印刷設定（あるいは、前記表示設定）の項目を表示する表示装置等に接続されるように構成すればよい。
【０１４２】
例えば、表示を行う電子ファイルのファイル名の拡張子部分が「ｔｉｆｆ」である時に、当該電子ファイルが含むデータを表示するとする。また、動作定義部２０５に格納される情報が、図２６に示される内容であるとする。この場合、動作指示部２０６は、対応する動作定義である「カラー表示を選択不可にして、白黒表示のみ選択可にして、画像ビューアで表示する」という情報を取得する。動作指示部２０６は、動作実行部２０７に対してカラー表示を選択不可にさせ、また、動作実行部２０７に対して白黒表示のみ選択可にさせ、更に、画像ビューアで表示させる。そして、動作実行部２０７は、出力部２０９に対して、印刷設定部２１０を用いて設定可能な表示項目の中からカラー表示を選択する項目を非表示にさせ、また、白黒表示を選択する項目を表示させ、更に、当該電子ファイルのデータを画像ビューアで表示させる。このように、ファイル判別部２０４が判別する電子ファイルのファイル形式に基づいて、ユーザが設定可能な印刷設定（あるいは、表示設定）の項目を決定することができる。
【０１４３】
以上説明したように、この発明によれば、情報端末装置、情報端末装置の制御方法、及び、プログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１４４】
【図１】ドキュメント管理システムの概要を説明する図である。
【図２】複合機の構成を説明する図である。
【図３】複合機の外見を示す図である。
【図４】ドキュメント管理サーバの構成を説明する図である。
【図５】ドキュメント管理サーバが持つ機能を説明する図である。
【図６】（ａ）コンテンツマネージャの機能を説明する図である。（ｂ）アクセスコントロールリストが格納する情報の例を示す図である。
【図７】会員リストマネージャの機能を説明する図である。
【図８】（ａ）と（ｂ）は、会員リストマネージャが格納する情報の例を示す図であり、（ｃ）は、履歴管理マネージャが格納する情報の例を示す図であり、（ｄ）は、課金マネージャが記憶する情報の例を示す図である。
【図９】（ａ）は、「メール配信」設定処理を説明するフローチャートであり、（ｂ）はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図１０】（ａ）は、「受領確認」処理を説明するフローチャートであり、（ｂ）はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図１１】（ａ）は、「受領確認」実行処理を説明するフローチャートであり、（ｂ）はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図１２】（ａ）は、「登録状況お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートであり、（ｂ）はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図１３】（ａ）は、「自分お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートであり、（ｂ）はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図１４】ファイル履歴管理の機能を説明する図である。
【図１５】複合機又はコンピュータに接続された表示装置に出力される画面の例を示す図である。
【図１６】「複合機からの登録」処理を説明するフローチャートである。
【図１７】「複合機からの印刷」処理を説明するフローチャートである。
【図１８】「複合機からの削除」処理を説明するフローチャートである。
【図１９】「複合機からの参照」処理を説明するフローチャートである。
【図２０】「複合機からの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
【図２１】「ＰＣからの登録」処理を説明するフローチャートである。
【図２２】「ＰＣからの参照」処理を説明するフローチャートである。
【図２３】「ＰＣからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
【図２４】「ＰＣからの削除」処理を説明するフローチャートである。
【図２５】情報端末装置（複合機）の制御部が機能する動作を説明する図である。
【図２６】動作定義部が格納する動作定義を示す情報の例を示す図である。
【図２７】情報端末装置（複合機）の動作を説明するフローチャートである。
【図２８】動作定義部が格納する動作定義を示す情報の例を示す図である。
【符号の説明】
【０１４５】
１      複合機（ＭＦＰ）
３      コンピュータ
４      ネットワーク
５      ドキュメント管理サーバ
６      電話回線網
１０    制御部
１１    ＲＡＭ
１２    ＲＯＭ
１３    ＨＤＤ
１４    外部メディアＩ／Ｆ
１５    Ｉ／Ｆ
１６    通信部
１７    システムバス
１８    印刷部
１９    スキャナ部
２０    記録メディア（ＣＤ／ＤＶＤ）
２１    記録メディア（メモリカード）
２２    ＬＣＤ
２３    タッチパネル
１１０  制御部
１１１  ＲＡＭ
１１２  ＲＯＭ
１１３  ファイル格納部
１１４  管理情報格納部
１１５  表示部
１１６  入力部
１１７  通信部
２０１  要求入力部
２０２  ファイル要求部
２０３  ファイル受け取り部
２０４  ファイル判別部
２０５  動作定義部
２０６  動作指示部
２０７  動作実行部
２０８  ファイル印刷部
２０９  出力部
２１０  印刷設定部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
2006338211.tif 000019
【図１８】
2006338211.tif 000020
【図１９】
2006338211.tif 000021
【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
2006338211.tif 000026
【図２５】
2006338211.tif 000027
【図２６】
2006338211.tif 000028
【図２７】
2006338211.tif 000029
【図２８】
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