(57)【要約】【課題】  文書の画像データを文書ファイリングするときにネットワークエラー等が発生しても蓄積先の画像データを再利用可能にしてファイリングされた画像データの利用の利便性を高める。【解決手段】  ＣＰＵ１０は、表示操作部１７に複写機能，相手先へ送信する文書送信機能，文書読取機能を操作する操作画面と、その操作画面上の各機能を利用する使用者名を指定する使用者名指定画面とを切り替え、その切り替えられた一覧表示画面において一つ又は複数の文書の画像データを指定して上記機能を利用して再処理する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データを印刷する印刷手段と、画像データを通信回線を介して相手先へ送信する送信手段と、画像データを２次記憶装置に蓄積、及び通信回線又はネットワークを介して接続された蓄積装置へ送信して蓄積を依頼する手段とを備えたファイリング装置であって、
各種操作用の情報を表示する表示手段と、該手段において前記画像データを複写する複写機能，前記画像データを相手先へ送信する文書送信機能，又は文書読取機能を操作する操作画面と、該操作画面上の前記機能を利用する使用者名を指定する使用者名指定画面と、前記２次記憶装置に蓄積されている文書の画像データを一覧表示する一覧表示画面とを切り替える操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段と、該手段によって切り替えられた一覧表示画面において一つ又は複数の文書の画像データを指定して前記機能を利用して再処理する再処理手段とを設けたことを特徴とするファイリング装置。
【請求項２】
画像データを印刷する印刷手段と、画像データを通信回線を介して相手先へ送信する送信手段と、画像データを２次記憶装置に蓄積、及び通信回線又はネットワークを介して接続された蓄積装置へ送信して蓄積を依頼する手段とを備えたファイリング装置であって、
各種操作用の情報を表示する表示手段と、該手段によって前記画像データを複写する複写機能，前記画像データを相手先へ送信する文書送信機能，又は文書読取機能を操作する操作画面と、該操作画面上の前記機能を利用する使用者名を指定する使用者名指定画面と、該使用者名指定画面で指定された使用者名の使用者によって処理された前記２次記憶装置に蓄積されている文書の画像データを一覧表示する一覧表示画面とを切り替える操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段と、該手段によって切り替えられた一覧表示画面において一つ又は複数の文書の画像データを指定して前記機能を利用して再処理する再処理手段とを設けたことを特徴とするファイリング装置。
【請求項３】
前記一覧表示画面において指定された文書の画像データを前記２次記憶装置から削除する削除手段を設けたことを特徴とする請求項１又は２記載のファイリング装置。
【請求項４】
前記操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段によって前記一覧表示画面への切り替え要求がおきたとき、前記一覧表示画面への切り替えを制限する切替制限手段を設けたことを特徴とする請求項１又は２記載のファイリング装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、文書の複写，ファクシミリ通信，文書のスキャンなどのデータ処理を行なう処理システムに適用され、データ処理によって取り込まれた画像データを意識せずにバックアップすると共に、その画像データを特定の使用者に対してのみ再利用可能にするファイリング装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、重要であるために保管が必要な文書（例えば、画像や文字が表示された文書データ）や、将来使用する可能性のある文書などの書類は、紙に記録された状態のままファイリングされて書棚等に整理されていた。
しかし、膨大な書類を扱う事業所などでは、その書類の保管に場所が取られてしまううえに、多数の書類中から所望の書類を探すのに大変な手間が掛かっていた。
【０００３】
そこで、近年では、データ処理技術の高度化と高速化と共に、ハードディスク装置や光ディスク装置等の記憶手段の低価格化に伴って、スキャナ装置により保管する必要のある文書の画像を読み取って大容量記憶装置に検索して読み出し可能に蓄積する、いわゆる文書ファイリングシステムが提案されており、膨大な数量と種類の文書を扱う事業所などをはじめ、個人ユーザにも利用されている。
【０００４】
しかし、上述したような文書ファイリングシステムでは、スキャナ装置によって文書の画像を読み取らせる必要があるため、文書の画像データを読み取って蓄積するための作業が煩雑であるという問題があった。
【０００５】
そこで、ファイル装置に保管する文書は、会議に使用する為に複写機によりコピーした書類であったり、取引先とファクシミリ装置などにより送受信した書類であるなどすることから、保管する文書が１回以上電気信号に変換処理されることを利用して、その電子化した画像データと同一のデータを蓄積手段に送って蓄積及び保持させる複写機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能等を統合したデジタル複合機（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：ＭＦＰ）に等の文書ファイリングシステムが提案されている。
【０００６】
ところが、上述のような文書ファイリングシステムで扱われる文書は、処理担当者の目に触れるし、蓄積ファイルへアクセスする為のパスワード等も知られることになり、セキュリティの面で問題があった。
【０００７】
そこで、デジタル複合機本体の操作パネルを用いて、複写機能，ファクシミリ機能，スキャナ機能を使用するユーザを特定して、各機能において電子化された画像データとその使用ユーザ情報を対応づけて蓄積手段に蓄積することによって、ユーザ情報により蓄積した画像データのセキュリティを確保すると共に、必要な画像データを容易に検索することが出来るようにした利便性の高い文書ファイリングシステムが提案されている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、上述のような従来の文書ファイリングシステムは、ネットワークを介して蓄積手段に画像データが蓄積されて初めて再利用可能となるので、ネットワークエラーが発生して蓄積手段に転送できなかったり、蓄積手段自身がダウンしている状態ではＭＦＰ内部の２次記憶装置にデータが蓄積されるだけになり、再利用することが不可能になってしまうという問題があった。
さらに、そのような状態が長時間続くと、ＭＦＰ内部の２次記憶装置の容量がいっぱいになって蓄積が不可能な状態に陥ってしまうという問題もあった。
【０００９】
この発明は上記の点に鑑みてなされたものであり、文書の画像データを文書ファイリングするときにネットワークエラー等が発生しても蓄積先の画像データを再利用可能にしてファイリングされた画像データの利用の利便性を高めることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
この発明は上記の目的を達成するため、画像データを印刷する印刷手段と、画像データを通信回線を介して相手先へ送信する送信手段と、画像データを２次記憶装置に蓄積、及び通信回線又はネットワークを介して接続された蓄積装置へ送信して蓄積を依頼する手段を備えたファイリング装置であって、各種操作用の情報を表示する表示手段と、その手段において上記画像データを複写する複写機能，上記画像データを相手先へ送信する文書送信機能，又は文書読取機能を操作する操作画面と、その操作画面上の上記機能を利用する使用者名を指定する使用者名指定画面と、上記２次記憶装置に蓄積されている文書の画像データを一覧表示する一覧表示画面とを切り替える操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段と、その手段によって切り替えられた一覧表示画面において一つ又は複数の文書の画像データを指定して上記機能を利用して再処理する再処理手段を設けたものである。
【００１１】
また、画像データを印刷する印刷手段と、画像データを通信回線を介して相手先へ送信する送信手段と、画像データを２次記憶装置に蓄積、及び通信回線又はネットワークを介して接続された蓄積装置へ送信して蓄積を依頼する手段を備えたファイリング装置であって、各種操作用の情報を表示する表示手段と、その手段によって上記画像データを複写する複写機能，上記画像データを相手先へ送信する文書送信機能，又は文書読取機能を操作する操作画面と、その操作画面上の上記機能を利用する使用者名を指定する使用者名指定画面と、その使用者名指定画面で指定された使用者名の使用者によって処理された上記２次記憶装置に蓄積されている文書の画像データを一覧表示する一覧表示画面とを切り替える操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段と、その手段によって切り替えられた一覧表示画面において一つ又は複数の文書の画像データを指定して上記機能を利用して再処理する再処理手段を設けるとよい。
【００１２】
さらに、上記のようなファイリング装置において、上記一覧表示画面において指定された文書の画像データを上記２次記憶装置から削除する削除手段を設けるとよい。
【００１３】
また、上記のようなファイリング装置において、上記操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段によって上記一覧表示画面への切り替え要求がおきたとき、上記一覧表示画面への切り替えを制限する切替制限手段を設けるとよい。
【発明の効果】
【００１４】
この発明によるファイリング装置は、文書の画像データを文書ファイリングするときにネットワークエラー等が発生しても蓄積先の画像データを再利用可能にしてファイリングされた画像データの利用の利便性を高めることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、この発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて具体的に説明する。
〔実施例〕
図１は、この発明の一実施形態である文書ファイリングシステムの構成を示すブロック図である。
【００１６】
この文書ファイリングシステムは、デジタル複写装置（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：ＭＦＰ）１は文書取込装置を有し、そのＭＦＰ１は、ＣＰＵ１０が予めＲＯＭ１１内に格納した制御プログラムを読み出し、ＲＡＭ１２を画像データやセンサ信号などを一時記憶するワークエリアとして使用しつつ、デジタル複写装置の各部を統括制御することによりデータ処理装置としての各種処理を行うと共に、この発明に係る処理を実行する。
【００１７】
ＭＦＰ１には、文書の画像データを検索及び読み出し可能にハードディスク装置，光ディスク装置等の大容量記憶装置（蓄積手段）内に蓄積管理するファイル装置（図示を省略する）がネットワークＩ／Ｆ（インターフェイス）２０によりイントラネット５を介して接続されており、ユーザの処理する画像データを転送命令の有無に拘らずにそのファイル装置にそのまま転送することにより、処理した画像データを再利用可能にファイル（蓄積保存）する文書ファイリングシステムを構築している。
なお、上記ファイル装置はネットワークを介して接続する構成に限らず、直接接続してもよいことはいうまでもない。
【００１８】
このＭＦＰ１は、ＣＰＵ１０にシステムバス２１を介して、ＲＯＭ１１，ＲＡＭ１２，ハードディスク装置１３及びネットワークＩ／Ｆ２０と共に、スキャナ１４，プロッタ１５，タイマ１６，表示操作部１７，モデム１８及び網制御装置（ＮＣＵ）１９が接続されており、ＣＰＵ１０が上記各部１１〜１９を統括制御することにより、スキャナ１４が画像読取装置として機能して、ファクシミリ通信により画像データを伝送する伝送機能と、スキャナ１４で読み取った画像データを記録出力する複写（コピー）機能と、受信した画像データを記録出力する記録機能とを備える複写機として使用することができる。
【００１９】
また、タイマ１６は、ＣＰＵ１０がＭＦＰ１の各部を制御する際に利用するタイマ機能であり、例えば、ＭＦＰ１の各部を同期させるためのタイミングをカウントする際に利用する。
【００２０】
なお、このＭＦＰ１は、ＰＣから画像データを受け取って記録出力するプリンタ装置や、スキャナから読み取った画像データをＰＣに送出するスキャナ装置として利用可能に構成してもよく、それらの画像データをこの発明に係わる処理と同様に処理するようにしてもよい。
【００２１】
次に、この文書ファイリングシステムの動作について簡単に説明する。
スキャナ１４は、例えば、原稿テーブルにセットしたシート状の原稿を自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）により１枚づつ分離給送してコンタクトガラス（読取位置）上に位置決めした後に、公知技術による画像読取方法により、その原稿（画像や文字などからなる文書）に露光ランプの光を照射して原稿面からの反射光をＣＣＤにより光電変換して原稿に記載された文書の画像データを読み取る。
【００２２】
プロッタ１５は、読取／受信して画像メモリ部を構成するＲＡＭ１２内にラッチする画像データを、例えば、公知技術の電子写真記録方式により、回転駆動させつつ帯電させた感光体上に光書き込みした静電潜像にトナーを付着させた（トナー現像した）トナー像を給紙カセットから搬送する用紙に転写・定着させ装置外に排紙する。
【００２３】
モデム１８及びＮＣＵ１９は、モデム１８が画像データや各種手順信号を変復調すると共に、ＮＣＵ１９が公衆回線（ＰＳＴＮ）との回線制御を実行して回線接続あるいはその切断を行うことにより、相手先のファクシミリ端末装置との間でファクシミリデータを送受信するファクシミリ通信を行う。
【００２４】
なお、ＭＦＰ１は、画像データを符号化圧縮すると共に、再現する際に復号化伸長する符号化復号化（ＤＣＲ）として機能する画像処理部を備えるようにしてもよく、コピー時などにはユーザにより指示されたサイズの画像に拡大・縮小する画像処理などを画像データに施すことができることはいうまでもない。
【００２５】
表示操作部１７は、ＭＦＰ１の装置本体の前面上部に設けられたオペレーションポート内に準備されたキーポート２２，表示ポート２３及びスピーカ２４により構成されており、表示ポート２３では、駆動条件，装置状態，入力条件などの各種情報を表示すると共に、ユーザによる機能選択などの選択入力を行うためのタッチパネル付き表示操作ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）で構成されている。
【００２６】
そして、ＭＦＰ１のＣＰＵ１０は、転送手段としても構成されており、例えば、スキャナ１４で読み取った画像データを、プロッタ１５により記録紙に記録出力（印刷）したり、モデム１８及びＮＣＵ１９によりファクシミリ送信するのと並行して、読み取った画像データを指定するための処理日時情報と部数情報や相手先電話番号等の指定情報を付加してハードディスク装置（記憶手段）１３内にも同一の画像データを一時記憶させた後に、ネットワークＩ／Ｆ２０を介してファイル装置（図示を省略）に送出する転送処理を行う。
【００２７】
一方、このＭＦＰ１に接続されるファイル装置について簡単に説明すると、一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）により構成することができ、ディスプレイを見ながらキーボードやマウスなどを操作することによりメモリ内から読み出したアプリケーションプログラムに従って演算処理などを行うことにより、文書や画像の作成などの各種処理を行うと同様に、ＭＦＰ１から転送された画像データを検索及び読出して表示と記録出力することより、許可された使用者により再利用可能に大容量記憶装置内に蓄積管理するようになっている。
【００２８】
そして、連続処理された一文書毎に画像データを指定情報に対応付けして大記憶容量装置に蓄積保存し、その後のユーザによる要求に応じて文書の一部（例えば、先頭ページのサムネイル画像）を処理日時などの指定情報に基づいて選択可能にカレンダ表示形式などによりディスプレイに表示出力することによって、そのうちから選択された画像データを文書単位に大容量記憶装置から読み出して、例えば、ＭＦＰ１に送出するなどして記録出力などさせ、その内容を確認するなど再利用することができる。
【００２９】
なお、文書単位の画像データをもディスプレイに順次に表示出力させることができるようにして、電子化されたままの画像データをＰＣで加工するなど再利用可能にしてもよい。
【００３０】
すなわち、上記スキャナ１４が文書を画像データとして読み取る画像読取手段の機能を、上記プロッタ１５が画像読取手段によって読み取った画像データを印刷する印刷手段の機能を、上記ＮＣＵ１９が画像読取手段によって読み取った画像データを通信回線を介して相手先へ送信する送信手段の機能を、上記ＣＰＵ１０等が画像読取手段によって読み取った画像データを２次記憶装置に蓄積、又は通信回線又はネットワークを介して接続された蓄積装置へ送信して蓄積を依頼する手段の機能をそれぞれ果たす。
【００３１】
また、上記ＣＰＵ１０，表示操作部１７，表示ポート２３等が、各種操作用の情報を表示する表示手段と、その手段において前記画像データを複写する複写機能，上記画像データを相手先へ送信する文書送信機能，又は上記画像読取手段による文書読取機能を操作する操作画面と、その操作画面上の上記機能を利用する使用者名を指定する使用者名指定画面とを切り替える操作画面・使用者名指定画面切替手段と、その手段によって切り替えられた使用者名指定画面において使用者名をアルファベット又は仮名によって頭出しして表示する使用者名頭出し選択表示手段の機能を果たす。
【００３２】
さらに、上記ＣＰＵ１０，表示操作部１７，表示ポート２３，スピーカ２４等が、該当する使用者名が存在しない場合にその旨を通知する通知手段の機能を、上記ＣＰＵ１０，表示操作部１７，表示ポート２３等が、頭出しに続くアルファベット又は仮名に相当する使用者名を表示する手段の機能をそれぞれ果たす。
【００３３】
また、上記ＣＰＵ１０，表示操作部１７，表示ポート２３等が、上記使用者名指定画面とその使用者名指定画面において選択された使用者名を一覧表示する使用者名一覧表示画面とを切り替える使用者名指定画面・使用者名一覧表示画面切替手段の機能を果たす。
【００３４】
さらに、上記ＣＰＵ１０，表示操作部１７，表示ポート２３等が、上記操作画面・使用者名指定画面切替手段によって上記使用者名指定画面から上記複写機能，上記文書送信機能，又は上記文書読取機能の操作画面に切り替えたとき、上記使用者指定画面において選択された使用者を一覧表示する使用者一覧表示手段の機能を果たす。
【００３５】
また、上記ＣＰＵ１０，表示操作部１７，スピーカ２４等が、上記使用者名指定画面において選択された使用者の一覧を音声で知らせる音声通知手段の機能を果たす。
【００３６】
さらに、上記ＣＰＵ１０，表示操作部１７，表示ポート２３等が、上記表示手段において上記画像データを複写する複写機能，上記画像データを相手先へ送信する文書送信機能，又は上記画像読取手段による文書読取機能を操作する操作画面と、その操作画面上の上記機能を利用する使用者名を指定する使用者名指定画面と、上記２次記憶装置に蓄積されている文書の画像データを一覧表示する一覧表示画面とを切り替える操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段の機能を果たす。
【００３７】
また、上記ＣＰＵ１０，表示操作部１７，表示ポート２３等が、上記表示手段において上記画像データを複写する複写機能，上記画像データを相手先へ送信する文書送信機能，又は上記画像読取手段による文書読取機能を操作する操作画面と、その操作画面上の上記機能を利用する使用者名を指定する使用者名指定画面と、その使用者名指定画面で指定された使用者名の使用者によって処理された上記２次記憶装置に蓄積されている文書の画像データを一覧表示する一覧表示画面とを切り替える第２の操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段の機能を果たす。
【００３８】
さらに、上記ＣＰＵ１０等が、上記第２の操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段によって切り替えられた一覧表示画面において一つ又は複数の文書の画像データを指定して上記機能を利用して再処理する再処理手段の機能を果たす。
【００３９】
また、上記ＣＰＵ１０等が、上記第２の操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段によって切り替えられた一覧表示画面において指定された文書の画像データを上記２次記憶装置から削除する削除手段の機能を果たす。
【００４０】
さらに、上記ＣＰＵ１０，表示操作部１７，表示ポート２３等が、上記第２の操作画面・使用者名指定画面・一覧表示画面切替手段によって上記一覧表示画面への切り替え要求がおきたとき、上記一覧表示画面への切り替えを制限する切替制限手段の機能を果たす。
【００４１】
次に、図１に示した文書ファイリングシステムにおけるこの発明の参考技術の処理と操作例と表示例を説明する。
図２は、図１に示した表示操作部１７及び表示ポート２３の一部分の外観を示す図である。
【００４２】
表示操作部１７の一部は、タッチパネル付き表示操作ＬＣＤで構成される表示ポート２３，コピー機能選択キー（コピーキー）３２，ＦＡＸ機能選択キー（ＦＡＸキー）３３，スキャナ（Ｓｃａｎｎｅｒ）機能選択キー（スキャナキー）３４及び使用者指定画面選択キー（ユーザキー）３５と、そしてコピー機能が選択されていることを示すＬＥＤ３６，ＦＡＸ機能が選択されていることを示すＬＥＤ３７，スキャナ機能が選択されていることを示すＬＥＤ３８及び使用者指定画面が選択されていることを示すＬＥＤ３９，そしてテンキー３１，クリアキー４０，スタートキー４１，チェックキー４２等からなる。
【００４３】
ＭＦＰ１の電源投入時、または使用者指定画面選択キー３５により使用者指定画面が選択された場合には、表示ポート２３には使用者を指定する為のユーザリスト，取込文書を全てのユーザに公開するか否かを指定する公開キー５３，取込拒否指定を行うか否かを指定する非保存キー５４，ユーザリストを前ページへ移動するための前ページキー５１，ユーザリストを次ページへ移動するための次ページキー５２の表示を行なう。
【００４４】
この時、使用者指定画面であることを表すためにＬＥＤ３９が点灯する。また、各機能選択キー３２〜３４が押下された場合、表示ポート２３は選択された機能を操作する為に必要な駆動条件，装置状態，入力条件などの各種情報を表示すると共にタッチパネルによるユーザによる設定入力操作を受け付ける。
そして、選択された機能に該当するＬＥＤ３６〜３８をそれぞれ点灯する。
【００４５】
ただし、使用者指定画面において、使用者が指定されるか、または公開指定がなされた場合、それに続いて機能選択キーにより他の機能が選択されると、ＬＥＤ３９を点灯から点滅に切り替える。また、取込拒否指定が選択されてこれに続いて機能選択キーにより他の機能が選択されると、ＬＥＤ３９を点灯から消灯に切り替える。すなわちＬＥＤ３９によって画像の取り込みが行われるか否かを通知する。
【００４６】
テンキー３１には、数字キーにアルファベットを入力する機能を割り当てている。ここでは説明を簡単にするために、アルファベットの場合の説明を行うが、仮名の場合も同様である。
【００４７】
例えば、テンキー３１の２のキーは数字の「２」を入力すると共に、アルファベットＡ，ＢまたはＣで始まる使用者（ユーザ）を頭出しするキーの機能を果たし、このキーを押下した場合、表示ポート２３の使用者指定画面には［ＡＢＣ］で始まるユーザ名が表示される。
【００４８】
その表示の際、ユーザ名が１ページに収まらない場合は、次ページキー５２が現れるので、次ページキー５２で次ページに移動した場合、前ページキー５１が現れる。そして、選択した頭出しキーに対して、対応するユーザが存在しない場合は、図３の（ａ）に示すように対応するユーザがいない旨を示すメッセージ「＜見つかりません＞」を２秒間表示し、同図の（ｂ）に示すように、その後に続く頭出しユーザ、すなわち、Ｇ，Ｈ，Ｉで始まるユーザを表示する。
【００４９】
Ｇ，Ｈ，Ｉで始まるユーザが存在しない場合は、上述と同様の手順で更に続くユーザを表示する。また、ここではメッセージを表示しているが、スピーカ２４を用いて音声で通知することも可能である。
【００５０】
数字で始まるユーザ名に関しては、テンキー３１の＃キー４４が押下された場合に、図４に示すような表示画面を表示する方法や、テンキー３１上にアルファベットと数字を両方表示し、１度目の押下時は図５の（ａ）に示すようにアルファベット順にユーザを表示する表示画面を表示し、２度目の押下時は図５の（ｂ）に示すように数字ユーザを表示する表示画面を表示する方法が挙げられる。
【００５１】
使用者指定画面において選択したいユーザ名をタッチすると、該当するユーザ名が反転表示されて選択されたことを示す。
チェックキー４２を押下すると、図６に示すように選択ユーザ表示画面で現在選択されているユーザの一覧を表示する。
【００５２】
公開指定がなされている場合、図７に示すように［公開（Ｐｕｂｌｉｃ）］と表示する。
ここで、チェックキー４２を押下したタイミングで選択されたユーザをスピーカ２４から音声で通知することもできる。
また、Ｅｘｉｔキー５５を押下すると使用者指定画面に戻る。さらに機能選択キーを押下すると各機能の操作画面に移行する。
【００５３】
図８乃至図１１は、上記ＣＰＵ１０による表示操作部１７の制御処理を示すフローチャート図である。
この処理は、図８に示すように、使用者指定画面選択キーが押されると、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１で使用者選択機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ２で使用者選択機能の使用者指定画面を表示する。
【００５４】
ステップ３で使用者指定画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断し、有ったらステップ４で選択したアルファベットの頭文字の使用者一覧の表示画面への切替入力か否かを判断し、その切替入力ならステップ６で選択されたアルファベットを頭文字とする使用者一覧を表示して、ステップ３へ戻る。
【００５５】
また、ステップ４の判断で切替入力でなければ、ステップ５で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ３へ戻る。
ステップ３の判断で設定入力操作でなければ、図１１のステップ１９へ進む。
【００５６】
図１１に示すように、ステップ１９ではコピー機能の選択か否かを判断し、コピー機能の選択ならステップ２０でコピー機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ２１でコピー機能の操作画面を表示し、ステップ２２でコピー機能の操作画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断する。
【００５７】
ステップ２２の判断で設定入力操作が有ったら、ステップ２３で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ２４でその操作に応じた機能制御を実行し、ステップ２２へ戻る。
【００５８】
また、ステップ１９の判断でコピー機能の選択でなければ、図１０のステップ１３へ進む。さらに、ステップ２２の判断で設定入力操作がなければ、ステップ１９へ戻る。
【００５９】
図１０に示すように、ステップ１３ではスキャナ機能の選択か否かを判断し、スキャナ機能の選択ならステップ１４でスキャナ機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ１５でスキャナ機能の操作画面を表示し、ステップ１６でスキャナ機能の操作画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断する。
【００６０】
ステップ１６の判断で設定入力操作が有ったら、ステップ１７で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ１８でその操作に応じた機能制御を実行し、ステップ１６へ戻る。
【００６１】
また、ステップ１３の判断でスキャナ機能の選択でなければ、図９のステップ７へ進む。さらに、ステップ１６の判断で設定入力操作がなければ、図１１のステップ１９へ進む。
【００６２】
図９に示すように、ステップ７ではＦＡＸ機能の選択か否かを判断し、ＦＡＸ機能の選択ならステップ８でＦＡＸ機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ９でＦＡＸ機能の操作画面を表示し、ステップ１０でＦＡＸ機能の操作画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断する。
【００６３】
ステップ１０の判断で設定入力操作が有ったら、ステップ１１で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ１２でその操作に応じた機能制御を実行し、ステップ１０へ戻る。
【００６４】
また、ステップ７の判断でＦＡＸ機能の選択でなければ、図８のステップ１へ戻る。さらに、ステップ１０の判断で設定入力操作がなければ、図１１のステップ１９へ進む。
【００６５】
次に、図１に示した文書ファイリングシステムにおけるこの発明の他の参考技術の処理と操作例と表示例を説明する。
【００６６】
図１２は、図１に示した表示操作部１７及び表示ポート２３の一部分の外観の他の例を示す図であり、図２と共通する部分には同一符号を付している。この場合の表示操作部１７には上記チェックキー４２に代えて非保存キー４３を設けている。
その非保存キー４３は、使用者が蓄積手段への画像データの蓄積を拒否する場合に押下するキーである。
【００６７】
ＭＦＰ１の電源投入時、または使用者指定画面選択キー３５により使用者指定画面が選択された場合には、表示ポート２３には使用者を指定する為のユーザリスト，取込文書を全てのユーザに公開するか否かを指定する公開キー５３，ＭＦＰ１の内部に蓄積されたままになっている画像データの文書一覧を表示する検索キー５６，ユーザリストを前ページへ移動するための前ページキー５１，ユーザリストを次ページへ移動するための次ページキー５２の表示を行なう。
【００６８】
また、所望の使用者をすべて選択した後、所望の各機能選択キー３２〜３５を押下した場合、図６に示したように選択ユーザ表示画面で現在選択されているユーザの一覧を表示する。
【００６９】
公開指定がなされている場合、図７に示したように［公開（Ｐｕｂｌｉｃ）］と表示する。
ここで、機能選択キーが押されたタイミングで選択されたユーザをスピーカ２４から音声で通知することもできる。
また、Ｅｘｉｔキー５５を押下すると、選択した機能の操作画面に移行する。
【００７０】
図１３乃至図１６は、上記ＣＰＵ１０による表示操作部１７の他の制御処理を示すフローチャート図である。
この処理は、図１３に示すように、使用者指定画面選択キーが押されると、ステップ（図中「Ｓ」で示す）３１で使用者選択機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ３２で使用者選択機能の使用者指定画面を表示する。
【００７１】
ステップ３３で使用者指定画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断し、有ったらステップ３４で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ３３へ戻る。
ステップ３３の判断で設定入力操作でなければ、図１６のステップ４７へ進む。
【００７２】
図１６に示すように、ステップ４７では選択されたアルファベットを頭文字とする使用者一覧を表示し、ステップ４８でコピー機能の選択か否かを判断し、コピー機能の選択ならステップ４９でコピー機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ５０でコピー機能の操作画面を表示し、ステップ５１でコピー機能の操作画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断する。
【００７３】
ステップ５１の判断で設定入力操作が有ったら、ステップ５２で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ５３でその操作に応じた機能制御を実行し、ステップ５１へ戻る。
【００７４】
また、ステップ４８の判断でコピー機能の選択でなければ、図１５のステップ４１へ進む。さらに、ステップ５１の判断で設定入力操作がなければ、ステップ４８へ戻る。
【００７５】
図１５に示すように、ステップ４１ではスキャナ機能の選択か否かを判断し、スキャナ機能の選択ならステップ４２でスキャナ機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ４３でスキャナ機能の操作画面を表示し、ステップ４４でスキャナ機能の操作画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断する。
【００７６】
ステップ４４の判断で設定入力操作が有ったら、ステップ４５で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ４６でその操作に応じた機能制御を実行し、ステップ４４へ戻る。
【００７７】
また、ステップ４１の判断でスキャナ機能の選択でなければ、図１４のステップ３５へ進む。さらに、ステップ４４の判断で設定入力操作がなければ、図１６のステップ４８へ進む。
【００７８】
図１４に示すように、ステップ３５ではＦＡＸ機能の選択か否かを判断し、ＦＡＸ機能の選択ならステップ３６でＦＡＸ機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ３７でＦＡＸ機能の操作画面を表示し、ステップ３８でＦＡＸ機能の操作画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断する。
【００７９】
ステップ３８の判断で設定入力操作が有ったら、ステップ３９で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ４０でその操作に応じた機能制御を実行し、ステップ３８へ戻る。
【００８０】
また、ステップ３５の判断でＦＡＸ機能の選択でなければ、図１３のステップ３１へ戻る。さらに、ステップ３８の判断で設定入力操作がなければ、図１６のステップ４８へ進む。
【００８１】
この実施形態の文書ファイリングシステムにおけるこの発明の参考技術の処理では、使用者指定画面においてテンキー等にアルファベットまたは仮名の頭出しのための機能を割り当て、これらのキーが押下された場合、アルファベットまたは仮名順にならべられた使用者リストを対応する頭出し位置から表示する。
【００８２】
したがって、頭出し機能により迅速な使用者指定が可能になり、使用者は目的とする使用者の選択が迅速に行えるので、文書取込処理の効率を大幅に高めることができる。
【００８３】
また、使用者指定画面において前記頭出し選択手段によって頭出しが実行され該当する使用者が存在しない場合に、まず使用者が存在しない旨の通知を行い、続いて、指定された頭出しに続くアルファベットまたは仮名に相当する使用者を表示する。
【００８４】
したがって、頭出し機能により対応する使用者が存在しない場合、それに続く使用者を表示するので、使用者は目的とする使用者が存在しないことを素早く確認することができるうえに、次使用者の選択を迅速に行うことができるので、文書取込処理の効率をさらに高めることができる。
【００８５】
さらに、使用者指定画面において選択された使用者を一覧表示する画面を設け、使用者指定画面からの切り替え手段によって画面を切り替えることにより、現在選択している使用者を確認できるため使用者選択の誤り及び抜けを回避することができる。
【００８６】
このように、選択された使用者を一覧表示する画面への切り替え手段を設けることにより、選択した使用者を容易に確認することができ、誤った使用者情報が文書データに付加されたり、所望の使用者が選択から抜けてしまったりすることがなくなるので、文書ファイリングシステムの文書取込と蓄積の信頼性を向上させることができる。
【００８７】
また、使用者指定画面において選択された使用者を一覧表示する画面への専用の切り替え手段を設けなくても、使用者指定画面から複写機能，文書送信機能あるいは文書読取機能への切り替えが行われた時点で、選択された使用者の一覧を表示するので、その使用者一覧表示に基づいて選択した使用者を容易に確認することができ、誤った使用者情報が文書データに付加されたり、所望の使用者が選択から抜けてしまったりすることがなくなり、文書の取り込み及び文書ファイリングシステムの信頼性を向上させることができる。
【００８８】
さらに、画面の切り替えが行われたタイミングで選択された使用者の一覧を音声で通知するので、視覚による通知よりも認知し易くなり、使用者選択の誤り及び抜けを容易に発見することができ、文書の取り込み及び文書ファイリングシステムの信頼性を向上させることができる。
【００８９】
次に、図１に示した文書ファイリングシステムにおけるこの発明に係わる処理と操作例と表示例を説明する。
まず、文書の取込処理について簡単に説明する。
図１２に示したように、表示操作部１７のテンキー３１には数字と共にアルファベットが表示されている。ここでは説明を簡単にするためにアルファベットの場合の説明を行うが、仮名の場合も同様である。
【００９０】
例えば、テンキー３１の２のキーを押下すると、アルファベットＡ，ＢまたはＣで始まるユーザ名を頭出しする指示が入力され、表示ポート２３の使用者指定画面において使用者が選択したいユーザ名をタッチすると、該当するユーザ名を反転表示して選択する。その状態で、機能選択キーが押下されると各機能の操作画面に移行し、その選択された機能の処理が成された文書には設定したユーザ情報が付加して蓄積する。
【００９１】
次に、図１に示した文書ファイリングシステムにおけるこの発明に係わる再利用処理と操作例と表示例を説明する。
この処理では、使用者指定画面において、検索キー５６がタッチされると現在ＭＦＰ１内部の２次記憶装置であるハードディスク装置１３に蓄積されている画像データの文書一覧を表示する。
【００９２】
まず、図１７に示すように、一覧表示画面では、ＭＦＰ１内部のハードディスク装置１３に蓄積されている画像データの総文書数「ドキュメント：３０」を表示し、その各文書について処理日時，処理内容，部数，ユーザ名等の情報を表示する。
【００９３】
また、一覧表示画面には文書リストを次ページに移動させるための次ページキー５２，前ページに移動させるための前ページキー５１，選択した文書を削除するための削除キー５７を表示する。
【００９４】
さらに、一覧表示画面において、一つまたは複数の文書をタッチパネル等の機能により選択した状態で機能選択キーを押下してコピー機能あるいはＦＡＸ機能を選択すると、先に選択した文書に対して所望の処理を行う。
【００９５】
図１８乃至図２２は、上記ＣＰＵ１０による表示操作部１７のさらに他の制御処理を示すフローチャート図である。
この処理は、図１８に示すように、使用者指定画面選択キーが押されると、ステップ（図中「Ｓ」で示す）６１で使用者選択機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ６２で使用者選択機能の使用者指定画面を表示する。
【００９６】
ステップ６３で使用者指定画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断し、有ったらステップ６４で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ６３へ戻る。
【００９７】
ステップ６３の判断で設定入力操作でなければ、ステップ６５で検索キーが押下されたか否かを判断し、押下されなければ図２１のステップ８３へ進み、押下されたらステップ６６で文書取込装置内に蓄積された画像データの文書一覧を表示し、ステップ６７で文書一覧中から文書選択操作がされたか否かを判断する。
【００９８】
ステップ６７の判断で文書選択操作がされたら、ステップ６８で一覧表示画面を更新してステップ６７へ戻り、文書選択操作がされなければステップ６９で再処理情報を取得して図２０のステップ７７へ進む。
【００９９】
図２１に示すように、ステップ８３ではスキャナ機能の選択か否かを判断し、スキャナ機能の選択ならステップ８４でスキャナ機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ８５でスキャナ機能の操作画面を表示し、ステップ８６でスキャナ機能の操作画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断する。
【０１００】
ステップ８６の判断で設定入力操作が有ったら、ステップ８７で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ８８でその操作に応じた機能制御を実行し、ステップ８６へ戻る。ステップ８３の判断でスキャナ機能の選択でなければ、図２０のステップ７７へ進む。
【０１０１】
図２０に示すように、ステップ７７ではコピー機能の選択か否かを判断し、コピー機能の選択ならステップ７８でコピー機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ７９でコピー機能の操作画面を表示し、ステップ８０でコピー機能の操作画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断する。
【０１０２】
ステップ８０の判断で設定入力操作が有ったら、ステップ８１で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ８２でその操作に応じた機能制御を実行し、ステップ８０へ戻る。ステップ７７の判断でコピー機能の選択でなければ、図１９のステップ７１へ進む。
【０１０３】
図１９に示すように、ステップ７１ではＦＡＸ機能の選択か否かを判断し、ＦＡＸ機能の選択ならステップ７２でＦＡＸ機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ７３でＦＡＸ機能の操作画面を表示し、ステップ７４でＦＡＸ機能の操作画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断する。
【０１０４】
ステップ７４の判断で設定入力操作が有ったら、ステップ７５で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ７６でその操作に応じた機能制御を実行し、ステップ７４へ戻る。
【０１０５】
また、ステップ７１の判断でＦＡＸ機能の選択でなければ、図１８のステップ６１へ戻る。さらに、ステップ７４の判断で設定入力操作がなければ、図２０のステップ７７へ進む。
【０１０６】
次に、図１に示した文書ファイリングシステムにおけるこの発明に係わる他の再利用処理と操作例と表示例を説明する。
この処理では、使用者指定画面において、一人または複数の使用者をタッチして選択した状態で検索キー５６が押されると、現在ＭＦＰ１内部のハードディスク装置１３に蓄積されている文書の中から選択した使用者のユーザ情報が付加された文書のみ一覧表示する。
【０１０７】
まず、図２２に示すように、一覧表示画面では、ＭＦＰ１内部のハードディスク装置１３に蓄積されている画像データの文書のうち、指定された使用者のユーザ情報が付加された文書の総数「ドキュメント：１０」を表示し、その各文書について処理日時，処理内容，部数，ユーザ名等の情報を表示する。
【０１０８】
また、一覧表示画面には、上述と同様に文書リストを次ページに移動させるための次ページキー５２，前ページに移動させるための前ページキー５１，選択した文書を削除するための削除キー５７を表示する。
【０１０９】
さらに、一覧表示画面において、一つまたは複数の文書をタッチパネル等の機能により選択した状態で機能選択キーを押下してコピー機能あるいはＦＡＸ機能を選択すると、先に選択した文書に対して所望の処理を行う。
【０１１０】
図２３は、上記ＣＰＵ１０による表示操作部１７のまたさらに他の制御処理を示すフローチャート図である。
この処理は、図２３に示すように、使用者指定画面選択キーが押されると、ステップ（図中「Ｓ」で示す）９１で使用者選択機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ９２で使用者選択機能の使用者指定画面を表示する。
【０１１１】
ステップ９３で使用者指定画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断し、有ったらステップ９４で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ９３へ戻る。
【０１１２】
ステップ９３の判断で設定入力操作でなければ、ステップ９５で検索キーが押下されたか否かを判断し、押下されなければ図２１のステップ８３へ進み、押下されたらステップ９６で文書取込装置内に蓄積された画像データの文書の中から指定された使用者の蓄積文書一覧を表示し、ステップ９７でその文書一覧中から文書選択操作がされたか否かを判断する。
【０１１３】
ステップ９７の判断で文書選択操作がされたら、ステップ９８で一覧表示画面を更新してステップ９７へ戻り、文書選択操作がされなければステップ９９で再処理情報を取得して図２０のステップ７７へ進む。
【０１１４】
次に、図１に示した文書ファイリングシステムにおけるこの発明に係わるまた他の再利用処理と操作例と表示例を説明する。
この処理では、図２４に示すように、一覧表示画面において、一つまたは複数の文書を選択した状態で削除キー５７が押下されると、選択していた文書の画像データをＭＦＰ１内部のハードディスク装置１３から削除し、その後にネットワークＩ／Ｆ２０を通して蓄積手段であるファイル装置３に蓄積することもなくなる。
【０１１５】
図２５及び図２６は、上記ＣＰＵ１０による表示操作部１７のさらにまた他の制御処理を示すフローチャート図である。
この処理は、図２５に示すように、使用者指定画面選択キーが押されると、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１０１で使用者選択機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ１０２で使用者選択機能の使用者指定画面を表示する。
【０１１６】
ステップ１０３で使用者指定画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断し、有ったらステップ１０４で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ１０３へ戻る。
【０１１７】
ステップ１０３の判断で設定入力操作でなければ、ステップ１０５で検索キーが押下されたか否かを判断し、押下されなければ図２１のステップ８３へ進み、押下されたらステップ１０６で文書取込装置内に蓄積された画像データの文書の中から指定された使用者の蓄積文書一覧を表示し、図２６のステップ１０７でその文書一覧中から文書選択操作がされたか否かを判断する。
【０１１８】
ステップ１０７の判断で文書選択操作がされたら、ステップ１０８で一覧表示画面を更新してステップ１０７へ戻り、文書選択操作がされなければステップ１０９で削除キーが押下されたか否かを判断し、削除キーが押下されたら、ステップ１１０で選択された文書を削除する文書削除処理を実行し、図２５のステップ１０２へ戻る。
また、ステップ１０９の判断で削除キーが押下されなければ、ステップ１１１で再処理情報を取得して図２０のステップ７７へ進む。
【０１１９】
次に、図１に示した文書ファイリングシステムにおけるこの発明に係わるさらに他の再利用処理と操作例と表示例を説明する。
この処理では、使用者指定画面において使用者を選択して検索キー５６を押下した場合、指定された使用者が予めアクセスコードを設定していた場合のみ、図２７に示すように、そのアクセスコードを入力させるアクセスコード入力画面を表示する。
【０１２０】
そして、テンキー３１によってアクセスコードが入力されてＯＫキー５９が押下された場合、入力されたアクセスコードが設定されたものと同じであるか判断し、同じ場合のみ一覧表示画面へ移行する。
なお、アクセスコードの設定方法としては、蓄積手段であるファイル装置３のサーバ側において設定しておいたり、ＭＦＰ１のタッチパネル上でテンキー３１を利用して設定するなどの方法が挙げられる。
【０１２１】
図２８及び図２９は、上記ＣＰＵ１０による表示操作部１７のさらにまた他の制御処理を示すフローチャート図である。
この処理は、図２８に示すように、使用者指定画面選択キーが押されると、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１２１で使用者選択機能が選択されたことを示すＬＥＤを点灯し、ステップ１２２で使用者選択機能の使用者指定画面を表示する。
【０１２２】
ステップ１２３で使用者指定画面中で設定入力操作が有ったか否かを判断し、有ったらステップ１２４で設定入力操作の内容に応じた操作画面更新情報を取得し、その操作画面更新情報に基づく画面を表示し、ステップ１２３へ戻る。
【０１２３】
ステップ１２３の判断で設定入力操作でなければ、ステップ１２５で検索キーが押下されたか否かを判断し、押下されなければ図２１のステップ８３へ進み、押下されたらステップ１２６でアクセスコード入力画面を表示し、ステップ１２７でアクセスコード入力操作が有れば、ステップ１２８で入力されたアクセスコードがＯＫか否か（正しいか否か）を判断し、ＯＫでなければステップ１２２へ戻り、ＯＫなら図２９のステップ１２９へ進む。
【０１２４】
ステップ１２９では文書取込装置内に蓄積された画像データの文書の中から指定された使用者の蓄積文書一覧を表示し、ステップ１３０でその文書一覧中から文書選択操作がされたか否かを判断する。
【０１２５】
ステップ１３０の判断で文書選択操作がされたら、ステップ１３１で一覧表示画面を更新してステップ１３０へ戻り、文書選択操作がされなければステップ１３２で削除キーが押下されたか否かを判断し、削除キーが押下されたら、ステップ１３３で選択された文書を削除する文書削除処理を実行し、図２８のステップ１２２へ戻る。
また、ステップ１３２の判断で削除キーが押下されなければ、ステップ１３４で再処理情報を取得して図２０のステップ７７へ進む。
【０１２６】
この実施形態の文書ファイリングシステムは、使用者指定画面において検索キーを押下することにより、文書取込装置内部のハードディスク装置に蓄積されたままとなっている文書を一覧表示し、それらの文書については、処理した時刻，処理した機能，処理枚数，ユーザ情報等の添付情報を一緒に表示するので、使用者は文書の識別が可能になる。
【０１２７】
そして、再処理したい文書をタッチパネル等の機能により選択し、文書取込装置の複写機能あるいは文書送信機能を用いて再処理することにより、使用者はネットワークエラー等のためサーバに転送されずに文書取込装置内部に蓄積されたままとなっている文書を識別し、再処理することが可能になる。
【０１２８】
このように、ネットワークエラー等が発生して文書取込装置内部に蓄積されたままとなっている文書の検索及び再処理が可能になるので、文書ファイリングシステムの文書再利用の効率を高めることができる。
【０１２９】
また、この実施形態の文書ファイリングシステムは、使用者指定画面において一人または複数の使用者を選択して検索キーを押下することにより、文書取込装置内部のハードディスク装置に蓄積されたままとなっている文書のうち、選択された使用者のユーザ情報が付加されている文書だけを一覧表示する。
【０１３０】
それらの文書については、処理した時刻，処理した機能，処理枚数，ユーザ情報等の添付情報を一緒に表示するので、使用者は文書の識別が可能になり、再処理したい文書をタッチパネル等の機能により選択し、文書取込装置の複写機能あるいは文書送信機能を用いて再処理するので、使用者はネットワークエラー等のためサーバに転送されずに該文書取込装置内部に蓄積されたままとなっている文書のうち、特定の使用者情報が付加されている文書を識別し、再処理することが可能になる。
【０１３１】
こうして、ネットワークエラー等が発生して文書取込装置内部に蓄積されたままとなっている文書に対し、特定のユーザ情報を持つ文書の検索及び再処理が可能になるので、文書ファイリングシステムの文書再利用の効率をさらに高めることができる。
【０１３２】
さらに、この実施形態の文書ファイリングシステムは、一覧表示画面において表示される文書取込装置内部のハードディスク装置に蓄積されたままとなっている文書のうち、一つまたは複数の文書をタッチパネル等の機能により選択して削除キーが押下されると、その選択された文書をハードディスク装置から削除するので、ネットワークエラー等のためサーバに転送されずに残っている文書のうち、所望の文書を識別して文書取込装置内から削除することができる。
【０１３３】
こうして、ネットワークエラー等が発生して文書取込装置内部に蓄積されたままとなっている文書の検索及び削除が可能になるので、文書ファイリングシステムへの文書蓄積の効率を高めることができる。
【０１３４】
さらにまた、この実施形態の文書ファイリングシステムは、使用者指定画面において使用者を選択して検索キーが押下された場合、指定された使用者が予め専用のアクセスコードを設定しておいた場合、そのアクセスコードの入力を促す画面を表示する。
【０１３５】
そして、テンキー等でアクセスコードが入力され、そのアクセスコードが不正の場合は一覧表示を行わないので、他の使用者によって、自分の処理した文書を再処理または削除されることを防止することができ、ファイリングシステムのセキュリティを高めることができる。
【０１３６】
こうして、ネットワークエラー等が発生して文書取込装置内部に蓄積されたままとなっている文書に対し、特定のユーザ情報を持つ文書の検索及び再処理において、そのユーザ以外のユーザによるアクセスを制限することができるので、文書ファイリングシステムのセキュリティを高めることができる。
【産業上の利用可能性】
【０１３７】
この発明によるファイリング装置は、文書の複写，ファクシミリ通信，文書のスキャンなどのデータ処理を行なう処理システムにおいても適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１３８】
【図１】この発明の一実施形態である文書ファイリングシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示した表示操作部１７及び表示ポート２３の一部分の外観を示す図である。
【図３】図２に示した表示ポート２３の表示例を示す図である。
【図４】同じく図２に示した表示ポート２３の他の表示例を示す図である。
【図５】また同じく図２に示した表示ポート２３の他の表示例を示す図である。
【０１３９】
【図６】さらに同じく図２に示した表示ポート２３の他の表示例を示す図である。
【図７】さらにまた同じく図２に示した表示ポート２３の他の表示例を示す図である。
【図８】図１に示したＣＰＵ１０による表示操作部１７の制御処理を示すフローチャート図である。
【図９】図８の続きの処理を示すフローチャート図である。
【図１０】同じく図８の続きの処理を示すフローチャート図である。
【０１４０】
【図１１】また同じく図８の続きの処理を示すフローチャート図である。
【図１２】図１に示した表示操作部１７及び表示ポート２３の一部分の外観の他の例を示す図である。
【図１３】図１に示したＣＰＵ１０による表示操作部１７の他の制御処理を示すフローチャート図である。
【図１４】図１３の続きの処理を示すフローチャート図である。
【図１５】同じく図１３の続きの処理を示すフローチャート図である。
【０１４１】
【図１６】また同じく図１３の続きの処理を示すフローチャート図である。
【図１７】図１２に示した表示ポート２３の表示例を示す図である。
【図１８】図１に示したＣＰＵ１０による表示操作部１７のさらに他の制御処理を示すフローチャート図である。
【図１９】図１８の続きの処理を示すフローチャート図である。
【図２０】同じく図１８の続きの処理を示すフローチャート図である。
【０１４２】
【図２１】また同じく図１８の続きの処理を示すフローチャート図である。
【図２２】図１２に示した表示ポート２３の他の表示例を示す図である。
【図２３】図１に示したＣＰＵ１０による表示操作部１７のまたさらに他の制御処理を示すフローチャート図である。
【図２４】図１２に示した表示ポート２３のさらに他の表示例を示す図である。
【図２５】図１に示したＣＰＵ１０による表示操作部１７のさらにまた他の制御処理を示すフローチャート図である。
【０１４３】
【図２６】図２５の続きの処理を示すフローチャート図である。
【図２７】図１２に示した表示ポート２３のまた他の表示例を示す図である。
【図２８】図１に示したＣＰＵ１０による表示操作部１７のまたさらに他の制御処理を示すフローチャート図である。
【図２９】図２８の続きの処理を示すフローチャート図である。
【符号の説明】
【０１４４】
１：デジタル複写装置（ＭＦＰ）    ２：ファクシミリ端末装置    ３：ファイル装置    ４：ＰＳＴＮ    ５：イントラネット    １０：ＣＰＵ    １１：ＲＯＭ    １２：ＲＡＭ    １３：ハードディスク装置    １４：スキャナ    １５：プロッタ    １６：タイマ    １７：表示操作部    １８：モデム    １９：ＮＣＵ    ２０：ネットワークＩ／Ｆ    ２１：システムバス    ２２：キーポート    ２３：表示ポート    ２４：スピーカ    ３１：テンキー    ３２：コピー機能選択キー    ３３：ＦＡＸ機能選択キー    ３４：スキャナ機能選択キー    ３５：使用者指定画面選択キー    ３６〜３９：ＬＥＤ    ４０：クリアキー    ４１：スタートキー    ４２：チェックキー    ４３：非保存キー    ４４：＃キー    ５１：前ページキー    ５２：次ページキー    ５３：公開キー    ５４：非保存キー    ５５：Ｅｘｉｔキー    ５６：検索キー    ５７：削除キー    ５８：キャンセルキー    ５９：ＯＫキー
【図１】
2006191660.tif 000003
【図２】
2006191660.tif 000004
【図３】
2006191660.tif 000005
【図４】
2006191660.tif 000006
【図５】
2006191660.tif 000007
【図６】
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【図７】
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【図８】
2006191660.tif 000010
【図９】
2006191660.tif 000011
【図１０】
2006191660.tif 000012
【図１１】
2006191660.tif 000013
【図１２】
2006191660.tif 000014
【図１３】
2006191660.tif 000015
【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
2006191660.tif 000019
【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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