(57)【要約】【課題】  現在の画像形成装置の持つ利便性を低下させることなく、大容量かつ大量の文書データの取り扱いを可能とする。【解決手段】  画像形成装置の不揮発性メモリに対して文書データを格納する際に、文書データ格納領域が不足した場合においても、機器の動作を停止することなく、「移動可能属性」が付加された文書データの、リンク情報のみを残して実データをサーバ装置に転送退避させる。【選択図】  図１
2006238316.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続し、他のネットワーク接続機器と通信が可能な画像形成装置であって、不揮発性のメモリに、画像ファイル等の文書データを保存可能な画像形成装置と、ネットワークに接続し、文書データを蓄積管理するサーバ装置と、前記の画像形成装置とサーバ装置との間で、文書データのやり取りを行うための連携手段を有する文書管理システムであって、
・文書保存の際に、文書データの特徴を示すプロパティ情報を付加する、プロパティ情報付加手段、
・プロパティ情報の一つが「移動可能属性」である、移動可能属性付加手段、
・画像形成装置内の文書データ保存領域の使用可能な残容量が、あらかじめ設定された閾値を下回ったことを検出する、検出手段、
・検出手段の検出結果に応じて、文書の「移動可能属性」もしくは、文書の「移動可能属性」とその他の文書プロパティ情報を元に、画像形成装置内の文書データを、前記サーバ装置に移動させる、文書データ移動手段、
・移動手段によって移動した文書データについて、サーバ装置上での格納場所情報を文書のリンク情報として、画像形成装置の元あった文書データ領域で保持する、実データへのリンク情報保持手段、
を有し、
画像形成装置の不揮発性メモリに対して文書データを格納する際に、文書データ格納領域が不足した場合においても、機器の動作を停止することなく、「移動可能属性」が付加された文書データの、リンク情報のみを残して実データをサーバ装置に転送退避させることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記のプロパティ情報付加手段において、プロパティ情報に「保存日時」、「アクセス日時」、「更新日時」、「作成者」、「格納サイズ」が含まれ、「移動可能属性」情報との組み合わせによって、文書の移動を実行することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記のプロパティ情報付加手段において、プロパティ情報に「セキュリティ関連属性」が設定されて居る場合、画像形成装置の文書格納領域のセキュリティレベルとサーバ装置側の文書格納領域のセキュリティレベルが同一か否かの判別を行い、同一のセキュリティレベルの文書データのみを移動実行の対象とすることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記のサーバ装置において、サーバ装置の設置情報（ＵＲＩ：Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）が変更になった場合、前記の実データへのリンク情報保持手段によって画像形成装置内に保持されている実データへのリンク情報を自動的に更新するための更新情報をサーバ装置で生成する手段を有し、生成された更新情報を、画像形成装置に送信する送信手段と、画像形成装置においては、更新情報の受信手段とリンク情報更新手段を有し、サーバ装置の設置情報更新時に画像形成装置内の実データへのリンク情報が自動更新されることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記のプロパティ情報付加手段において、プロパティ情報に「移動禁止属性」が含まれ、かつ「移動可能属性」情報を付加された文書データが画像形成装置内に存在しなくなった場合、前記、請求項２に記載の他の付加されたプロパティ情報のうち、あらかじめ設定された判別の優先順位に基づいて、「移動禁止属性」が付与されていない文書データに関しても、文書データ移動の対象とすることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記の画像形成装置内の不揮発性メモリの空き容量が、あらかじめ設定された閾値より大きくなった場合、前記サーバ装置に以前に移動した文書データを、リンク情報を元に画像形成装置内の不揮発性メモリに書き戻し、書き戻し完了後にリンク情報およびサーバ装置側の文書データの消去をおこなうことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
画像形成装置内に不揮発性メモリを有し、文書データを格納し印字出力することが可能な装置と、ネットワークを通じて接続された文書データの蓄積管理を行うサーバ装置からなる文書管理システムにおいて、画像形成装置内の文書データの管理方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
画像形成装置は、市場ニーズの高まりから、年を重ねるごとに付加機能が向上し、例えば、近年のディジタル複写機においては、ユーザー毎にＩＤとパスワード等によって管理される不揮発性のメモリ領域（例えば画像形成装置内のハードディスク装置）を設け、スキャナで読み取った原稿を格納し、再出力の際の利便性を向上させたり、コンピュータシステム上のアプリケーションソフトウェアで作成した文書等をプリンタドライバ経由で画像形成装置内のメモリ領域に格納しておき、画像形成装置単独での定型フォーマット出力などのように再出力の利便性を向上させたり、また、これらの格納された複数の文書データを結合させ、一つの文書として、画像形成装置の持つステイプル機能や製本機能などのさまざまなフィニッシング機能を活用した印字出力を行ったりするなどの各種機能の充実が図られている。
【０００３】
又、別の従来例としては、特許文献１をあげることが出来る。
【特許文献１】特開平１０−１０４９００号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
このような、画像形成装置内に文書データを格納する装置においては、機能の利便性から、ユーザー毎に大量のスキャナで読み取った原稿やアプリケーションソフトで生成された大量の画像データの蓄積が行われる事となり、例えば、フルカラー原稿（８ｂｉｔ×３色）を、Ａ３用紙サイズで６００ｄｐｉの無圧縮で格納した場合、原稿一枚（片面）につき、約２００ＭＢという大容量のデータサイズの原稿格納となり、画像形成装置の不揮発性メモリの拡張や、劣化の少ない画像圧縮を施した後での画像データの格納を行っても、原稿が蓄積されていくスピードに追いつかず、その結果、ある程度画像形成装置の原稿格納の機能が使われてくると、新らたに原稿の格納を行おうとする毎に、「これ以上、文書データを格納できません」「格納された文書データの整理をしてください」といったメッセージが煩雑に表示され、一端、不要と思われる蓄積された文書データを消去し、再度、格納を実行し、それでもダメならまた不要と思われる蓄積された文書データを消去し、再度、格納を実行し…を繰り返し、やっとの事で格納が成功するといった利便性の低下を招くこととなっている。また、せっかく、あるユーザーがやっとの事で文書データの格納ができたとしても、別なユーザーが別な文書データの格納を行おうとした場合、同様の事象が発生し、特定のユーザーのみならず画像形成装置を使用する、全ユーザーに対しての利便性の多大なる低下を招いていた。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
前記、従来の問題点を解決するために、ネットワークに接続し、他のネットワーク接続機器と通信が可能な画像形成装置であって、不揮発性のメモリに、画像ファイル等の文書データを保存可能な画像形成装置と、ネットワークに接続し、文書データを蓄積管理するサーバ装置と、前記の画像形成装置とサーバ装置との間で、文書データのやり取りを行うための連携手段を有する、文書管理システムにおいて、
・文書保存の際に、文書データの特徴を示すプロパティ情報を付加する、プロパティ情報付加手段。
【０００６】
・プロパティ情報の一つが「移動可能属性」である、移動可能属性付加手段。
【０００７】
・画像形成装置内の文書データ保存領域の使用可能な残容量が、あらかじめ設定された閾値を下回ったことを検出する、検出手段。
【０００８】
・検出手段の検出結果に応じて、文書の「移動可能属性」もしくは、文書の「移動可能属性」とその他の文書プロパティ情報を元に、画像形成装置内の文書データを、前記サーバ装置に移動させる、文書データ移動手段。
【０００９】
・移動手段によって移動した文書データについて、サーバ装置上での格納場所情報を文書のリンク情報として、画像形成装置の元あった文書データ領域で保持する、実データへのリンク情報保持手段。
を有し、画像形成装置の不揮発性メモリに対して文書データを格納する際に、文書データ格納領域が不足した場合においても、機器の動作を停止することなく、「移動可能属性」が付加された文書データの、リンク情報のみを残して実データをサーバ装置に転送退避させることにより、現在の画像形成装置の持つ利便性を低下させることなく、大容量かつ大量の文書データの取り扱いが可能となる。
【発明の効果】
【００１０】
以上詳述したように本発明によれば、ネットワークに接続し、他のネットワーク接続機器と通信が可能な画像形成装置であって、不揮発性のメモリに、画像ファイル等の文書データを保存可能な画像形成装置と、ネットワークに接続し、文書データを蓄積管理するサーバ装置と、前記の画像形成装置とサーバ装置との間で、文書データのやり取りを行うための連携手段を有する、文書管理システムにおいて、文書保存の際に、文書データの特徴を示すプロパティ情報を付加する、プロパティ情報付加手段。プロパティ情報の一つが「移動可能属性」である、移動可能属性付加手段。画像形成装置内の文書データ保存領域の使用可能な残容量が、あらかじめ設定された閾値を下回ったことを検出する、検出手段。検出手段の検出結果に応じて、文書の「移動可能属性」もしくは、文書の「移動可能属性」とその他の文書プロパティ情報を元に、画像形成装置内の文書データを、前記サーバ装置に移動させる、文書データ移動手段。移動手段によって移動した文書データについて、サーバ装置上での格納場所情報を文書のリンク情報として、画像形成装置の元あった文書データ領域で保持する、実データへのリンク情報保持手段を有し、画像形成装置の不揮発性メモリに対して文書データを格納する際に、文書データ格納領域が不足した場合においても、機器の動作を停止することなく、「移動可能属性」が付加された文書データの、リンク情報のみを残して実データをサーバ装置に転送退避させることにより、ユーザーの利便性を低下させることなく、大容量かつ大量の文書データの取り扱いが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
図１は本発明の実施例の全体構成を示している。
【００１２】
図１において１０１はローカルエリア・ネットワーク（以下、ＬＡＮ）を示しており、ネットワーク接続に対応した機器を接続することによって、互いに通信を行うことが可能となる。１０２はサーバ装置を示しており、本サーバ装置では文書データの蓄積と管理を行うことを主目的としている。１０３はユーザーが操作するワークステーションであり、汎用のＯＳが動作し、汎用ＯＳ上のアプリケーションソフトウェアによって文書の作成を行い、画像形成装置を用いて印刷を行ったり、文書データの格納指示を出したりする。１０４は画像形成装置Ａを示しており、プリンタ部、スキャナ部、ＦＡＸ部などから構成される多機能な画像形成装置である。１０４の画像形成装置Ａには、１０５で示す機器内に不揮発性のメモリ領域が存在しており、文書データの保存を行う用途などに使用される。１０６は画像形成装置Ｂを示しており、プリンタ部、スキャナ部などから構成される、画像形成装置である。１０６の画像形成装置Ｂには、１０７で示す機器内に不揮発性のメモリ領域が存在しており、文書データの保存を行う用途などに使用される。
【００１３】
１０８と１０９と１１０は本実施形での文書データの流れを簡略化して示したものであり、詳細は後述のフロー図を用いて説明する。
【００１４】
次に図２について説明を行う。図２は文書データの流れと処理を概念的に示した図である。１０２は図１で示したサーバ装置、１０３は図１で示したワークステーション、１０４と１０５は図１で示した画像形成装置Ａと不揮発性メモリを示している。２０１においてワークステーション上の操作によって、画像形成装置Ａに対して、文書データの保存を行うためのジョブの投入を行う。２０２で、画像形成装置Ａは２０１のジョブの受け取りを行うが、１０５の不揮発性メモリ領域の不足（メモリフル）が発生する。２０２でのメモリフルが発生する前に１０５の不揮発性メモリに格納されていた文書データの例を示したものが２０３であり、２０４では文書Ａが図示された属性で格納されており、移動可能属性がＹｅｓとなっている。２０５では文書Ｂが、２０６では文書Ｃが図示された属性で格納されているが、移動可能属性はともにＮｏとなっていることがわかる。
【００１５】
２０７において、メモリフルが発生した時点で、２０３に格納されている文書データのうち移動可能属性がＹｅｓになっている文書の検出を行い、本実施系では文書Ａが該当するので、文書Ａの実データを１０２で示しているサーバ装置に移動を行う。その後、２０８では文書Ａ分の空き領域部に対して新規保存を行う文書Ｘの実データの保存を行い、その結果１０５の不揮発性メモリ領域には２０９で示す文書Ｘが保存されることとなる。
【００１６】
図３は図２で示した概念図を、個々の機器に対しての処理の流れとして記載したフロー図である。
【００１７】
３０１から３０６までは図１で示したワークステーション（１０３）の処理の流れを示しており、３１１から３２１までは図１の画像形成装置Ａ（１０４）とその機器内の不揮発性メモリ（１０５）の処理の流れを示しており、３３１から３３６までは図１で示したサーバ装置（１０２）の処理の流れを示している。
【００１８】
以下で、個々詳細に説明をおこなう。
【００１９】
３０１でワークステーション（１０３）での文書データ格納のための処理が開始される。格納する文書データの作成については不図示の手段を用いてあらかじめワークステーション（１０３）で作成されているものとする。３０２では文書データの保存指示を行うためのドライバソフトウェアの起動を行い、３０３でドライバソフトウェアの設定画面にて、例えば、文書データ保存先の装置の選択や、文書データのプロパティ情報として「移動可能属性」、「文書名」などの指定を行う。全ての設定が完了し、文書データの保存開始を行うと３０４に移行し、ワークステーション（１０３）から文書データＸの送信が画像形成装置Ａ（１０４）に対して開始される（図１の１０８で示す流れ）。３０５で文書データＸの保存が完了すると３０６に移行し、ワークステーション（１０３）の処理が完了となる。
【００２０】
次に、画像形成装置Ａ（１０４）での処理の流れを示す。３１１で画像形成装置Ａ（１０４）の処理が開始される。３１２ではワークステーション（１０３）から送信されてきた文書データＸの受信処理を開始する。次に文書データＸのデータサイズと機器内メモリ（１０５）の残容量との比較を３１３で行い、残容量が不足していない場合には処理は３１８に移行し、残容量が不足している場合には３１４に処理を移行させる。３１４では、機器内メモリ（１０５）に格納されている文書データのうち「移動可能属性」がＹｅｓとなっている文書の検知を行い（本実施系では「移動可能属性」がＹｅｓとなっている文書Ａ）、該当する文書データの実データをサーバ装置（１０２）に移動開始する（図１の１０９で示す流れ）。３１５で文書Ａの移動が完了すると３１６に移行し文書ＡのＵｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ（以下、ＵＲＩ）情報の受信を行う。３１７では３１６で受信したＵＲＩ情報をもとに、画像形成装置Ａ（１０４）で保持している文書管理テーブルの更新を行う。
【００２１】
管理テーブルの例としては
文書Aの移動前：
【００２２】
【表１】
2006238316.tif 000003
文書Aの移動後：
【００２３】
【表２】
2006238316.tif 000004
となる。
【００２４】
この管理テーブル例での、ＢＯＸ番号はユーザーごとに文書を保管し管理するために設けられた保存領域の番号であり、ＢＯＸ番号に対応して名称が設定可能となっておりＢＯＸ名としている。文書名は３０３のワークステーション（１０３）で設定された保存する文書データの文書名であり、文書ＩＤは画像形成装置の機器内メモリ（１０５）に保存された文書データを一意に特定するためのＩＤ情報である。文書Ａの実データ移動はサーバ装置（１０２）に行うが、文書Ａの実データ移動後も画像形成装置Ａ（１０４）の文書管理テーブルには文書ＡのＵＲＩ情報が保持され、画像形成装置Ａ（１０４）で処理が可能となっている。
【００２５】
３１８では文書Ａの移動に伴って、文書Ｘを格納するのに充分な空き容量が確保されるので、機器内メモリ（１０５）に対して文書Ｘの保存を開始する。なお、文書Ａの移動だけで充分な空き容量が確保できない場合には、さらに「移動可能属性」がＹｅｓとなった文書の移動を繰り返したり、他の文書プロパティ情報を元に、文書の移動を行ったりしても良い。３１９で文書データＸの保存が完了すると、３２０でさらに画像形成装置Ａ（１０４）で保持している文書管理テーブルの更新を行う。
【００２６】
３２０での更新後の管理テーブルの例としては
【００２７】
【表３】
2006238316.tif 000005
となり、文書Ｘの情報が追加されている。
【００２８】
３２０で管理テーブルの更新が完了すると３２１に移行し、画像形成装置Ａ（１０４）の処理が完了となる。
【００２９】
次にサーバ装置（１０２）での処理の流れを示す。３３１でサーバ装置（１０２）の処理が開始される。３３２では、画像形成装置Ａ（１０４）から送信されて来た文書Ａの文書データの受信を行い、３３３で文書Ａの移動が完了すると、３３４でサーバ装置が管理している、文書管理テーブルの更新を行う。
【００３０】
サーバ装置での文書管理テーブルの例としては
【００３１】
【表４】
2006238316.tif 000006
となっており、テーブル構造としては、画像形成装置Ａ（１０４）が内部的に保持している情報に類似しているが、「機器ＩＤ」のフィールドが追加されている。このフィールドは文書データを移動する際に、元の文書データが格納されていた異動元の機器のＩＤ情報が記述されている。機器ＩＤ情報が必要な例としては、例えば、画像形成装置Ａの機器内メモリ（１０５）が増設されるなどの要因で空き容量が充分に確保できたような場合に、実データの書き戻しをサーバ装置（１０２）から画像形成装置Ａ（１０４）に行う場合に書き戻し先の機器を特定するために用いられる。
【００３２】
３３５で文書のＵＲＩ情報の送信が完了すると３３６に移行し、サーバ装置（１０２）での処理が完了となる。
【００３３】
次に図４について説明を行う。
【００３４】
図３ではワークステーション（１０３）からの文書データ保存時の処理についてのフローを説明したが、画像形成装置のスキャナ部を使用して、画像形成装置単独で文書データの保存を行った場合の処理フローについて図４で説明する。
【００３５】
４０１で画像生成装置Ｂ（１０６）の処理が開始される。４０２において画像形成装置Ｂ（１０６）の原稿読み取り部に文書データの保存を行う原稿のセットを行う。原稿のセットはスキャナ部に直接行っても良いし、自動原稿搬送装置（以下、ＡＤＦ）が設定されている場合には、ＡＤＦの原稿セット部にセットしても良い。４０３で、画像形成装置Ｂ（１０６）の操作パネルと操作キーを用いて設定画面から、例えば、文書データ保存時の原稿読み取り解像度の選択や、文書データのプロパティ情報として「移動可能属性」、「文書名」などの指定を行う。全ての設定が完了し、文書データの保存開始を行うと４０４に移行し、４０２でセットされた原稿のスキャン動作が開始される。
【００３６】
次にスキャンした画像のデータサイズと機器内メモリ（１０７）の残容量との比較を４０５で行い、残容量が不足していない場合には処理は４１０に移行し、残容量が不足している場合には４０６に処理を移行させる。４０６では、機器内メモリ（１０７）に格納されている文書データのうち「移動可能属性」がＹｅｓとなっている文書の検知を行い（本実施系では「移動可能属性」がＹｅｓとなっている文書Ａ）、該当する文書データの実データをサーバ装置（１０２）に移動開始する（図１の１１０で示す流れ）。４０７で文書Ａの移動が完了すると４０８に移行し文書ＡのＵＲＩ情報の受信を行う。４０９では４０８で受信したＵＲＩ情報をもとに、画像形成装置Ｂ（１０６）で保持している文書管理テーブルの更新を行う。管理テーブルの例としては、図３と同様なため此処での説明は割愛する。
【００３７】
４１０では文書Ａの移動に伴って、スキャンした画像データを格納するのに充分な空き容量が確保されるので、機器内メモリ（１０７）に対してスキャンした画像データの保存を開始する。なお、文書Ａの移動だけで充分な空き容量が確保できない場合には、さらに「移動可能属性」がＹｅｓとなった文書の移動を繰り返したり、他の文書プロパティ情報を元に、文書の移動を行ったりしても良い。４１１でスキャンした画像データの保存が完了すると、４１２でさらに画像形成装置Ｂ（１０６）で保持している文書管理テーブルの更新を行う。４１２での更新後の管理テーブルの例としては、図３とほぼ同一のため此処での説明は割愛する（図３での文書Ｘをスキャンした画像データに読み替えれば同一の説明のため）。４１２で管理テーブルの更新が完了すると４１３に移行し、画像形成装置Ｂ（１０６）の処理が完了となる。
【００３８】
次にサーバ装置（１０２）での処理の流れを示す。４２１でサーバ装置（１０２）の処理が開始される。４２２では、画像形成装置Ｂ（１０６）から送信された来た文書Ａの文書データの受信を行い、４２３で文書Ａの移動が完了すると、４２４でサーバ装置が管理している、文書管理テーブルの更新を行う。サーバ装置での文書管理テーブルの例としては、図３と同様なため此処での説明は割愛する。４２５で文書のＵＲＩ情報の送信が完了すると４２６に移行し、サーバ装置（１０２）での処理が完了となる。
【００３９】
図５では、サーバ装置（１０２）の設置条件の変更から、既に画像形成装置に送信した「移動した文書」のＵＲＩ情報の更新が必要となった場合の処理について説明を行っている。
【００４０】
５１１でＵＲＩ情報の更新情報の送信を行うサーバ装置（１０２）の処理が開始される。処理の開始のトリガとなる要件としては、例えば、サーバ装置（１０２）のＩＰアドレス情報の変更や、サーバ側で管理している文書データ保管エリアのフォルダ構成（階層など）の変更があった場合であり、５１１の処理開始はサーバ装置側で前述のトリガ条件を自動検出して開始しても良いし、装置管理者が介在して行っても良い。５１２でサーバ側で管理している文書データの管理テーブルに対して実施するＵＲＩの変更内容の決定処理を行う。その後、５１３でサーバ側で管理している文書データの管理テーブルの分析を行い更新が必要な部分の抽出を行う。さらに５１４でサーバ側で管理している文書データの管理テーブルの更新に伴って、移動後の文書ＵＲＩの変更を通知する通知先（画像形成装置になる）の検出を行い、５１５では５１３で抽出した更新内容を５１４で検出した宛先に向けて変更通知を行う。変更の通知が完了すると５１６に移行し、変更の通知が完了した管理テーブルの更新を行い、５１７で処理完了となる。
【００４１】
５０１では文書データのＵＲＩ情報の更新を受け取る側の処理（本実施例では画像形成装置Ａもしくは画像形成装置Ｂ）が開始され、５０２ではサーバ装置（１０２）から送信されてきた分祖データのＵＲＩ情報の更新内容の受信を行う。受信が完了すると５０３に移行し、画像形成装置内で関している文書データの管理テーブルの更新を、５０２で受信した内容に従って更新処理を行う。その後５０４で処理完了となる。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】本発明の実施形態に関わる全体構成構成図。
【図２】本発明の実施形態に関わる文書データの流れと処理を概念的に示した。
【図３】本発明の実施形態に関わるフロー図（１）。
【図４】本発明の実施形態に関わるフロー図（２）。
【図５】本発明の実施形態に関わるフロー図（３）。
【図１】
2006238316.tif 000007
【図２】
2006238316.tif 000008
【図３】
2006238316.tif 000009
【図４】
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【図５】
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