(57)【要約】【課題】  PDMシステムと全文検索／アーカイブ機能を有したドキュメント管理システムとの連携運用を容易にし、PDMシステムで管理しているドキュメントの検索／取出し時間の短縮と災害等に備えたドキュメントの別地保管運用を同時に可能とする。【解決手段】  製品ライフサイクル判定機能とドキュメントの移動先判定機能とPDMシステムに対するドキュメント移動指示とドキュメント移動先情報をPDMシステム書込む機能を有したドキュメント移動機構を付加し、PDMシステム及びドキュメント管理システムと連携したドキュメントアーカイブ管理を可能とする。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントの構成と実体、及びその来歴を一元管理しているPDMシステムと、ドキュメントの全文検索等の検索機能及び外部のドキュメント格納メディアに情報を複写するアーカイブ機能を有した複数のドキュメント管理システムを連携させて利用するアーカイブ連携方法において、PDMで管理している製品のライフサイクルの情報を利用して、PDMが管理しているドキュメントを前記ドキュメント管理システムへ移動するか否かを判定する機能と、PDMで管理しているドキュメント登録元の情報を利用して、複数存在する分散形ドキュメント管理システムのどのドキュメント管理システムへ移動するかを判定する移動先判定機能と、PDMシステムに対してドキュメントの移動を指示する機能と、ドキュメントの移動を完了した後に移動先のドキュメント管理システムの情報をPDMシステムに反映させる移動先情報反映機能を有したドキュメント移動機構を付加し、連携稼動させることにより、ドキュメントへのアクセス時間短縮を可能とするとともに、複数のドキュメント管理システムを効率良く連携運用させ、別地保管等のリスク対応も可能としたドキュメントアーカイブ管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、PDMシステム(Product  Data  Management  Syatem)で管理されている製品のライフサイクル情報を利用したドキュメント管理方式に関するものである。尚、ライフサイクルには設計、試作、生産、生産中止などが含まれる。
【背景技術】
【０００２】
PDMシステムは品目・BOM(Bill  of  Materials)及びドキュメントを一元管理している。
【０００３】
この中で特にドキュメントについてはイメージデータを積極的に取りいれたりすることが多くなり、ファイル容量が増大しており、適用が本格化して長期間に渡って運用をしているとドキュメント量が増大して検索、取り出し等にかかる時間が増大する問題点があった。
【０００４】
また複数の拠点からPDMシステムを利用することが多くなり、ネットワークを通じて授受される情報の量も多くなってきたため、ファイル容量が大きく使用頻度の高いドキュメントを頻繁にアクセスするとネットワークの負荷が多くなり、検索、取り出し等にかかる時間が増大し、業務効率を悪化させる問題点もあった。
【０００５】
またドキュメントの検索効率を上げるため、全文検索機能を持ったドキュメント管理システムの利用が進んでいるが、全文検索を実行するためにはそのシステムにPDMシステムからドキュメントを移動し、全文検索キーを抽出する必要があり、その運用にも多くの工数を要することがあった。
【０００６】
更に大地震等の災害発生に備えてPDMで管理するドキュメントを定期的にDVDライブラリ等の移動可能な外部のドキュメント格納メディアに複写して別地保管する運用も進んでいるが、これを実施するためにも必要な図面を外部DBに複写する運用が必要でありこの工数もかかっていた。
【０００７】
これらの問題点の内、検索及び取り出し時間短縮の改善策のひとつとして、PDMにキャッシュサーバ装置を追加して、アクセスのあったドキュメントをキャッシュサーバに登録しておき、次回アクセスがあった時にキャッシュから情報を取り出すことによりアクセス時間を短縮する方法がある。
【０００８】
しかしこの方法だとPDMより高速なキャッシュ装置を追加するためアクセス時間は短縮されるが情報量当りでは高価なキャッシュ装置を新たに追加することになり、コスト増になる。また複数のドキュメント管理システムとの効率的な連携や別地保管等を目的とした移動が容易な外部メディアへの複写については考慮されておらず、運用も煩雑になるという問題点があった。
【０００９】
【特許文献１】特開２００２−２１５４４５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
解決しようとする問題点は、PDMシステムの取扱い情報量増大においてアクセス性能の悪化を防ぐことと、複数のドキュメント管理システムとの連携運用を容易にすること、別地保管等を目的としたドキュメントアーカイブ運用を容易にすることを同時に解決することである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明は、情報の一元管理が可能なPDMシステムにおいてPDMシステムで管理されている製品のライフサイクル情報と登録されたドキュメントの属性情報を活用して、外部の複数のドキュメント管理システムへのドキュメント移動要否と移動先を決めることを特徴としている。
【発明の効果】
【００１２】
本発明のドキュメント移動機構を付加したPDMシステムは、PDMシステムの情報量増大に対しても極端にアクセス性能を悪化させることなく、また情報のアーカイブに関しても人手介入による運用の煩雑さを増大させることなく対応できることであり、これらの実現コストも安価であるという利点がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
製品の属性やライフサイクル情報を一元化管理するPDMシステムと、ドキュメント実体を分散管理するドキュメント管理システムを併用して運用する場合において、本発明のドキュメント移動機構を付加することにより実現する。
【実施例１】
【００１４】
図１は、本発明装置の１実施例のシステム構成図である。
【００１５】
２０は一般的なＰＤＭシステムの例で、２２の品目・BOM格納DBに登録されているBOM・品目情報の管理を２１のBOM品目管理機構が実施し、この機構の中でBOM・品目の製品ライフサイクル及び作成者情報等の情報を管理している。また２５のドキュメント格納DBに登録されているドキュメントは２４のドキュメント管理機構によりその物理的所在や来歴等が管理されている。更に２３は使用者の指示によりPDMシステムで管理している情報を外部へ移動／複写させる機構である。
【００１６】
１０は本発明のポイントとなるドキュメント移動機構で２０のPDMシステムと連携して動作する。１０のドキュメント移動機構では２１のBOM品目管理機構より製品ライフサイクル情報と情報の作成者等の属性情報を一定間隔(５分毎等ほぼリアルタイム)に取得する。
【００１７】
１１の製品ライフサイクル判定機能では取得したライフサイクルが「リリース」等完了を意味する内容であった場合、１２の移動先判定機能によりその情報をどの分散形ドキュメント管理システムに移動すべきかを決定する。この例の場合は３０の分散形ドキュメント管理システム(1)に移動を決定したものとして、１３のドキュメント移動指示機能より２３の情報移動機構に対して対象のドキュメントを３０の分散形ドキュメント管理システムへの移動指示を出す。この指示により２３の情報移動機構が対象のドキュメントを３０の分散形ドキュメント管理システム(1)に移動する。移動が完了したのが確認されると、１４の移動先情報書込み機能により２４のドキュメント管理機構が管理している物理的所在情報を３４のドキュメント格納DB内のURL情報に書き換える。
【００１８】
３１のドキュメント管理機構では移動を指示された対象ドキュメントを３４のドキュメント格納DBに登録する。この登録時に３２の全文検索キー抽出機能により全文検索に必要なテキスト情報を抽出し、全文検索機能にて利用可能とする。更に３３のドキュメントアーカイブ機能ではこの登録時にDVDライブラリ等の３５ドキュメント格納メディアにアーカイブする。なお、DVDの他DLT(Digital  Linear  Tape)などを用いてもよい。
【００１９】
これらのシステムの実現により、アクセス性能を著しく低下させることなくPDMシステムが管理するドキュメントの増大に対応することが可能となる。また災害時等の情報消失へのリスクを回避するための外部DBへのアーカイブも同時に実現できることになる。
【００２０】
図２は１０のドキュメント移動機構の内、１１の製品ライフサイクル判定機能、１２の移動先判定機能及び１３のドキュメント移動指示機能に関する内部処理フロー図である。これら一連の処理は２０のPDMシステムを稼動開始した直後に稼動を開始させることにより、５分間隔で２１のBOM品目管理機構からライフサイクル情報を取得し、ライフサイクル情報が「リリース」となった場合に２４のドキュメント管理機構からドキュメントの作成者情報を取得して、以下のドキュメント移動関連処理を実行する。またこれらを処理は１０のドキュメント移動機構が停止されるまで繰り返し実行される。
【００２１】
図３は１０ドキュメント移動機構の内、１４の移動先情報反映機能に関する内部処理フロー図である。この処理は図２の内部処理で作成された図４の移動管理テーブルの内容に基づき、３０、４０、５０の分散形ドキュメントシステムにおけるドキュメント格納処理の状況を監視しながら処理される。これは２０のPDMシステムでドキュメントがリリースされるタイミングと３０、４０、５０の分散形ドキュメント管理システムへのドキュメント移動処理にタイムラグが生じるため、図２の処理とは独立して処理が実行され、図２の内部処理と同様に１０のドキュメント移動機構が停止されるまで繰り返し実行される。
【００２２】
図４は２０のPDMシステムから３０、４０、５０の分散形ドキュメント管理システムへのドキュメントの移動状況を管理する移動管理テーブルの実施例である。この管理テーブルにより図２の処理と図３の処理のタイムラグの調整が可能となる。またこの情報を１０のドキュメント移動機構の稼動毎に保存しておくことにより一連のドキュメント移動処理のログ情報の保存も可能となる。
【００２３】
なお１０ドキュメント移動機構、２０PDMシステム及び３０、４０、５０の分散形ドキュメント管理システムはシステム運用者により予め設定されてスケジュールに従い稼動される。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】ドキュメント移動を実現するシステム全体構成図である。
【図２】ドキュメント移動機構内の製品ライフサイクル判定機能、移動先判定機能及びドキュメント移動指示機能に関する内部処理フロー図である。
【図３】ドキュメント移動機構内の移動先情報反映機能の処理フロー図である。
【図４】移動先管理テーブルの情報例である。
【符号の説明】
【００２５】
１０…ドキュメント移動機構、１１…製品ライフサイクル判定機能（ドキュメント移動機構内）、１２…移動先判定機能（ドキュメント移動機構内）、１３…ドキュメント移動指示機能（ドキュメント移動機構内）、１４…移動先情報反映機能（ドキュメント移動機構内）、２０…PDMシステム（全体）、２１…BOM・品目管理機構（PDMシステム内）、２２…BOM・品目格納DB（PDMシステム内）、２３…情報移動機構（PDMシステム内）、２４…ドキュメント管理機構（PDMシステム内）、２５…ドキュメント格DB（PDMシステム内）、３０…分散形ドキュメント管理システム(1)（全体）、３１…ドキュメント管理機構（分散形ドキュメント管理システム(1)内）、３２…全文検索キー抽出機能（ドキュメント管理機構内）、３３…ドキュメントアーカイブ機能（ドキュメント管理機構内）、３４…ドキュメント格納DB（分散形ドキュメント管理システム(1)内）、３５…ドキュメント格納メディア（DVDライブラリの例）、４０…分散形ドキュメント管理システム(2)、５０…分散形ドキュメント管理システム(3)。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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