(57)【要約】【課題】  原文書に基づいて、文書の廃棄を容易に管理する。【解決手段】  プリンタ１２は、サーバ１０により付与された機密管理ＩＤを機密文書と共に記録媒体３に印刷（記録）する。サーバ１０は、機密管理ＩＤ付きで機密文書を保管（記憶）する。廃棄される記録媒体３から廃棄装置２がＩＤを読み込むと、廃棄装置２が読み込んだＩＤに応じて、機密文書が廃棄されたこと、及びサーバ１０が記憶している機密文書の内容が管理者用ＰＣ１６のＵＩ装置１６０に表示される。つまり、文書管理システム１により作成される文書の管理者であるユーザは、廃棄された機密文書の内容を確認することができる。【選択図】          図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録する記録手段と、この記録手段が記録媒体に記録した文書を、文書に固有な情報と共に記憶する記憶手段と、記録媒体を廃棄する廃棄手段と、この廃棄手段が記録媒体を廃棄する場合に、記録媒体から文書に固有な情報を読取る情報読取り手段と、文書を出力する出力手段と、前記情報読取り手段が情報を読取った場合に、前記出力手段が文書を出力するように制御する出力制御手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記出力制御手段は、前記廃棄手段が記録媒体を廃棄した後に、前記出力手段が文書を出力するように制御することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
記録媒体を前記廃棄手段が廃棄する前に保持する保持手段と、この保持手段を制御する保持制御手段と、ユーザの入力を受入れる入力手段とをさらに有し、前記保持制御手段は、前記出力手段が文書を出力した後に、前記入力手段が受入れた入力に応じて前記保持手段を制御することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録し、記録した文書を文書に固有な情報と共に記憶し、文書を記録した記録媒体が廃棄される場合に、記録媒体から文書に固有な情報を読取り、読取った文書に固有な情報に応じて、記憶した文書を出力することを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書の廃棄などを管理する文書管理システム及び文書管理方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
機密書類の書類記載情報を取得して記憶した後に、機密書類を切断して破棄することにより、機密書類を管理する機密書類管理システムが知られている（特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００３−６２４７６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来例においては、光学式スキャナなどの書類記載情報取得手段が機密書類から取得した書類記載情報を用いて機密書類の破棄を管理しており、例えば電子透かしなどを含む画像が書類記載情報である場合、取得した書類記載情報が原画像に対して劣化した画像となることによって機密書類を特定できなくなり、機密書類の廃棄を管理することができないという問題があった。
【０００５】
そこで、本発明は、原文書に基づいて、文書の廃棄を容易に管理することができる文書管理システム及び文書管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明の第１の特徴とするところは、文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録する記録手段と、この記録手段が記録媒体に記録した文書を、文書に固有な情報と共に記憶する記憶手段と、記録媒体を廃棄する廃棄手段と、この廃棄手段が記録媒体を廃棄する場合に、記録媒体から文書に固有な情報を読取る情報読取り手段と、文書を出力する出力手段と、前記情報読取り手段が情報を読取った場合に、前記出力手段が文書を出力するように制御する出力制御手段とを有する文書管理システムにある。即ち、記録媒体を廃棄する場合に、記憶手段に記憶されている原文書が出力され、廃棄される記録媒体に記録された文書の原文書をユーザが確認することができるので、文書の廃棄を原文書に基づいて容易に管理することができる。
【０００７】
好適には、前記出力制御手段は、前記廃棄手段が記録媒体を廃棄した後に、前記出力手段が文書を出力するように制御する。即ち、廃棄された文書に対応する原文書が出力されるので、ユーザは、文書の廃棄を原文書に基づいて容易に管理することができる。
【０００８】
また、好適には、記録媒体を前記廃棄手段が廃棄する前に保持する保持手段と、この保持手段を制御する保持制御手段と、ユーザの入力を受入れる入力手段とをさらに有し、前記保持制御手段は、前記出力手段が文書を出力した後に、前記入力手段が受入れた入力に応じて前記保持手段を制御する。したがって、情報読取り手段が読取った情報に応じて、ユーザは、記録媒体に記録された文書の廃棄を制御することができる。
【０００９】
また、本発明の第２の特徴とするところは、文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録し、記録した文書を文書に固有な情報と共に記憶し、文書を記録した記録媒体が廃棄される場合に、記録媒体から文書に固有な情報を読取り、読取った文書に固有な情報に応じて、記憶した文書を出力する文書管理方法にある。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、原文書に基づいて、文書の廃棄を容易に管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
次に本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１において、本発明の実施形態に係る文書管理システム１の概要が示されている。文書管理システム１は、例えば隔離された空間である事業所４内に配置されたサーバ１０、プリンタ（複合機）１２、クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）１４、管理者用ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１６及び廃棄装置２を有し、文書の作成及び文書の廃棄などの管理を行う。
【００１２】
サーバ１０は、図示しないＣＰＵ及びメモリなどを有し、例えばクライアントＰＣ１４において作成された文書データ（原文書）を記憶すると共に、文書管理システム１を構成する各部を管理・制御する。
プリンタ１２は、例えば複写機及びファクシミリ等の機能を有する複合機である。例えばプリンタ１２は、サーバ１０を介してクライアントＰＣ１４から入力される文書データに応じて用紙などの記録媒体３に文書（画像）を印刷（記録）する。なお、プリンタ１２は、文書データに応じて、文書本体３０及び文書本体３０に固有のＩＤ（機密管理ＩＤ）３２からなる文書を記録媒体３に印刷するようにされている。
【００１３】
クライアントＰＣ１４は、入力装置及び表示装置からなるユーザインターフェイス（ＵＩ）装置１４０を有し、文書の作成、及び文書の印刷指示などを行うユーザが使用できるようにされている。なお、ＵＩ１４０には、入力装置としてキーボード、マウスの他に、例えばアノト式のペン入力装置などが設けられてもよい。管理者用ＰＣ１６は、入力装置及び表示装置からなるユーザインターフェイス（ＵＩ）装置１６０を有し、例えば文書管理システム１により作成される文書の管理者であるユーザが使用できるようにされている。
【００１４】
廃棄装置２は、例えばサーバ１０を介した管理者用ＰＣ１６の制御に応じて、記録媒体３の保持、又は記録媒体３を細かく切断して廃棄することができるようにされている。
【００１５】
事業所４の出入り口４０に設けられた扉４２には、サーバ１０の制御に応じて施錠及び開錠を行う電子錠４４が設けられている。電子錠４４は、ユーザが事業所４に対して入退室しようとする場合、例えば図示しない無線のＩＤカード読取り装置を用いたユーザの認証が成功することにより開錠するようにされている。
【００１６】
次に、廃棄装置２の詳細について説明する。
図２及び図３において、廃棄装置２の構成が示されている。
廃棄装置２は、例えば上方から順に重ねられたトレイ２０−１，２０−２及び細断部２４、表示装置及びキーボードなどを含むユーザインタフェース（ＵＩ）装置２５、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記憶装置２６、通信装置２７、並びにＣＰＵ２８０及びメモリ２８２を含む制御装置２８などから構成され、コンピュータとしての機能を有する。
また、制御装置２８は、例えばＵＩ装置２５を介して入力されるパスワードなどにより、廃棄装置２のユーザを認証するようにされている。
【００１７】
トレイ２０−１は、文書を印刷された記録媒体３を受入れる開口部２００が上部に形成されている。また、トレイ２０−１内には、上方から開口部２００を通った複数の記録媒体３を載置される載置部２０２が設けられている。載置部２０２は、例えば記録媒体３の搬送方向先端側（図３において右側）が記録媒体３をピックアップするピックアップロール２０４に当接するように、載置された記録媒体３を下方から上昇させる。ピックアップロール２０４の搬送方向前方（図３において右側）にはリタードロール２０６が配置されている。
【００１８】
第１の搬送路２０８は、トレイ２０−１のリタードロール２０６からトレイ２０−２内の蓄積部２１４までの記録媒体通路であり、記録媒体の搬送を補助する搬送ロール２１０−1〜２１０−３が設けられている。第１の搬送路２０８は、廃棄装置２のの正面（図３の右側面）近傍にあって、搬送ロール２１０−1，２１０−２間に略垂直に形成されている部分を有する。
また、ピックアップロール２０４と搬送ロール２１０−1との間には、例えばピックアップロール２０４によりピックアップされた記録媒体３に印刷されたＩＤ（機密管理ＩＤ）３２を読取る読取装置２１２が配置されている。なお、読取装置２１２は、記録媒体３に印刷されたＩＤ３２を読取ることに限定されることなく、例えば記録媒体３に印刷された文書全体を読取るものであってもよい。
【００１９】
このように、載置部２０２からピックアップロール２０４により送り出された記録媒体３は、リタードロール２０６により、読取装置２１２の近傍を通って第１の搬送路２０８に導かれ、搬送ロール２１０−1〜２１０−３により下方に向けて搬送されて、トレイ２０−２内の蓄積部２１４上に重ねて蓄積される。
【００２０】
蓄積部２１４は、例えば記録媒体３の搬送方向先端側（図３において左側）が記録媒体３をピックアップするピックアップロール２１６に当接するように、載置された記録媒体３を下方から上昇させる。なお、蓄積部２１４に蓄積された記録媒体３は、例えば廃棄装置２の外部からは見ることができないようになっている。ピックアップロール２１６の搬送方向前方（図３において左側）にはリタードロール２１８が配置されている。
【００２１】
第２の搬送路２２０は、トレイ２０−２のリタードロール２１８からトレイ２０−１内の載置部２０２までの記録媒体通路であり、記録媒体の搬送を補助する搬送ロール２２２−1，２２２−２が設けられている。第２の搬送路２２０は、廃棄装置２の裏面（図３の左側面）近傍にあって、搬送ロール２２２−1，２２２−２間に略垂直に形成されている部分を有する。
【００２２】
また、搬送ロール２２２−１の裏面側（図３において左側）近傍には、トレイ２０−２内の記録媒体３をトレイ２０−１又は細断部２４のいずれかに導く切替え爪２２４が配置されている。つまり、切替え爪２２４は、トレイ２０−２のリタードロール２１８から細断部２４への記録媒体通路である第３の搬送路２２６、又は第２の搬送路２２０のいずれかに、記録媒体３を制御装置２８の制御に応じて導く。
【００２３】
細断部２４は、上述したようにトレイ２０−２の下方に配置されており、記録媒体３を細かく切断する細断カッター２４０、及び切断された記録媒体３を収容する収容部２４２を有し、導かれた記録媒体３を廃棄するためのシュレッダとして動作する。
【００２４】
したがって、トレイ２０−１の載置部２０２からピックアップロール２０４により送り出された記録媒体３は、リタードロール２０６により、読取装置２１２の近傍を通って第１の搬送路２０８に導かれ、搬送ロール２１０−1〜２１０−３により下方に向けて搬送されて、トレイ２０−２内の蓄積部２１４上に重ねて蓄積され、一旦保持される。
【００２５】
また、制御装置２８の制御によって蓄積部２１４からピックアップロール２１６により送り出された記録媒体３は、例えば切替え爪２２４が記録媒体３を細断部２４に導くように切替えられている場合には、第３の搬送路２２６及び細断カッター２４０を通って細かく切断され、収容部２４２に収容される。切替え爪２２４が記録媒体３をトレイ２０−１に導くように切替えられている場合には、記録媒体３は、第２の搬送路２２０に沿って上方に向けて搬送されて、トレイ２０−１内の載置部２０２上に戻されて、保持される。
【００２６】
次に、文書管理システム１の全体動作例について説明する。
図４は、文書管理システム１の全体動作例を示す概念図である。
図５は、文書管理システム１の全体動作例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
図５に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、クライアントＰＣ１４は、例えば機密文書を作成したユーザの入力に応じて機密文書に対応する文書データをサーバ１０に対して出力し、プリンタ１２により機密文書を印刷する指示をサーバ１０を介して行う。
【００２７】
ステップ１０２（Ｓ１０２）において、サーバ１０は、クライアントＰＣ１４から受入れた文書データに対し、ＩＤ（機密管理ＩＤ）を付与し、文書データ及びＩＤをプリンタ１２に対して出力する。
【００２８】
ステップ１０４（Ｓ１０４）において、プリンタ１２は、サーバ１０から受入れた文書データ及びＩＤに応じて、文書本体３０をＩＤ３２付きで記録媒体３に印刷する。つまり、プリンタ１２は、機密管理ＩＤ付きで機密文書を印刷（記録）する。
【００２９】
ステップ１０６（Ｓ１０６）において、サーバ１０は、プリンタ１２に対して出力した文書データ（印刷データ）及びＩＤを対応付け、暗号化及び圧縮を行って記憶する。つまり、サーバ１０は、機密管理ＩＤ付きで機密文書を保管する。
なお、サーバ１０に記憶された文書データに対し、例えばアノト式のペン入力装置により手書きで入力された追記データが別レイヤに付加された場合などには、追記データも文書データ及びＩＤに対応付けて、暗号化及び圧縮を行って記憶するようにしてもよい。
【００３０】
ステップ１０８（Ｓ１０８）において、廃棄装置２は、機密管理ＩＤ付きで機密文書を印刷された記録媒体３が載置部２０２に載置されると、記録媒体３からＩＤを読み込む。
【００３１】
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、廃棄装置２は、読み込んだＩＤが機密管理ＩＤであることから、記録媒体３が破棄されるべき機密文書であるとみなして、記録媒体３を細かく切断することにより廃棄する。
なお、廃棄装置２は、ＵＩ装置２５を介して入力されるパスワードなどにより、記録媒体３を廃棄するユーザを認証するようにされていてもよい。
【００３２】
ステップ１１２（Ｓ１１２）において、管理者用ＰＣ１６は、サーバ１０を介し、廃棄装置２が読み込んだＩＤに応じて、廃棄装置２が機密文書を廃棄したことをＵＩ装置１６０に表示する。つまり、文書管理システム１により作成される文書の管理者であるユーザは、機密文書の廃棄があったことを確認することができる。
【００３３】
ステップ１１４（Ｓ１１４）において、サーバ１０は、廃棄装置２が読み込んだＩＤに応じて、廃棄された機密文書に対応する文書データを復号化し、伸張することによって機密文書に対応する文書データを復元し、廃棄した機密文書の内容を管理者用ＰＣ１６のＵＩ装置１６０に表示する。つまり、文書管理システム１により作成される文書の管理者であるユーザは、廃棄された機密文書の内容を確認することができる。
【００３４】
ステップ１１６（Ｓ１１６）において、管理者用ＰＣ１６は、文書管理システム１により作成される文書の管理者による文書データの廃棄を承認する入力があるか否かを判定し、廃棄を承認する入力がある場合にはＳ１１８の処理に進み、廃棄を承認する入力がない場合には処理を終了する。
【００３５】
ステップ１１８（Ｓ１１８）において、サーバ１０は、管理者用ＰＣ１６から文書データの廃棄を承認する入力があったことを示す情報を受入れ、廃棄装置２が読み込んだＩＤに応じて、保管した文書データを削除する。
【００３６】
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、クライアントＰＣ１４は、サーバ１０が文書データを削除したことをＵＩ装置１４０に表示する。
【００３７】
このように、文書管理システム１は、廃棄装置２が文書を廃棄すると、廃棄された文書に対応するサーバ１０に記憶された文書を管理者用ＰＣ１６のＵＩ装置１６０が表示する。したがって、文書管理システム１により作成される文書の管理者は、廃棄された記録媒体に記録された文書の劣化のない原文書を確認することができる。また、文書管理システム１は、廃棄装置２がユーザを認証することにより、文書の廃棄を行ったユーザを管理することもできる。
【００３８】
また、文書管理システム１は、切替え爪２２４がＩＤ３２に応じて切替えられるようにされてもよい。つまり、廃棄装置２が読み込んだＩＤ３２に応じて、切替え爪２２４が記録媒体３をトレイ２０−１に導くように切替えられることにより、文書管理システム１により作成される文書の管理者は、機密文書が印刷された記録媒体３を廃棄することなく、機密文書が印刷された記録媒体３が廃棄されようとしたことを確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３９】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す構成図である。
【図２】廃棄装置の構成を示す構成図である。
【図３】廃棄装置の概略を示す側面図である。
【図４】文書管理システムの全体動作例を示す概念図である。
【図５】文書管理システムの全体動作例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４０】
１・・・文書管理システム
１０・・・サーバ
１２・・・プリンタ
１４・・・クライアントＰＣ
１４０・・・ＵＩ装置
１６・・・管理者用ＰＣ
１６０・・・ＵＩ装置
２・・・廃棄装置
２０−１，２０−２・・・トレイ
２１２・・・読取装置
２２４・・・切替え爪
２４・・・細断部
２４０・・・細断カッター
３・・・記録媒体
３０・・・文書本体
３２・・・ＩＤ
【図１】
2006338447.tif 000003
【図２】
2006338447.tif 000004
【図３】
2006338447.tif 000005
【図４】
2006338447.tif 000006
【図５】
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