(57)【要約】【課題】  容易に全てのユーザに対するアクセス権の設定ができ、ポイントという数値で表すためにユーザにとってもわかりやすく、また、ユーザの情報を知ることができる権限がない人であっても自分のフォルダや文書にアクセス権を設定することができる文書管理システムを提供する。【解決手段】  ツリー構造をとったフォルダによって文書を整理し管理する文書管理システムにおいて、各フォルダは属性情報としてアクセスレベルを表す数値を備え、ユーザは属性情報としてアクセス権限を表す数値を備え、フォルダにアクセスするためには目的フォルダまでのパスに存在する全てのフォルダのアクセスレベルの合計を超えるアクセス権限が必要な文書管理システム。【選択図】        図１
2006215877.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
システム内に階層的なフォルダ構造を作成可能で、フォルダ内に文書を保存して管理する文書管理システムにおいて、各フォルダは属性情報としてアクセスレベルを表す数値を備え、システム内の各ユーザは属性情報としてアクセス権限を表す数値を備え、所定フォルダへのアクセス制御をフォルダ情報中の前記アクセスレベルを表す数値と、ユーザ情報のアクセス権限を表す数値の比較によって行うことを特徴とした文書管理システム。
【請求項２】
所定フォルダへのアクセスレベルを計算する際に、そのフォルダへのパス中に存在する全てのフォルダアクセスレベルを利用することを特徴とした請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記アクセスレベルをフォルダの属性情報として表示することを特徴とした請求項１に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書をシステム内の階層化されたフォルダ内に保存して管理する文書管理システムに関するもので、特にユーザによってアクセス権限を制御する機構を備えたものに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
かかるオフィス環境では、文書を読み取り可能なデバイスと、文書を管理するサーバ、それらを利用するためのＰＣなどのクライアントが同一ネットワーク上に配置され、文書管理システムが構築されている。
【０００３】
その中でも、文書管理システム内に階層的にフォルダを作成しフォルダ内に文書を保存することによって、文書を管理しやすくしているものが数多く存在する。
【０００４】
また、特許文献１の文書管理システムにみられるように、ユーザやグループを指定して固定のフォルダや文書に対してアクセス件を設定しているものもよく利用されている。概してこのようなシステムにおいてはフォルダや、文書を選択して、これらのものに対してアクセス件を与えたいユーザやグループをユーザ一覧の中から付け加えることによって制御していた。
【特許文献１】特開２００２−２７８８２２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記のような設定方法では以下のような問題があると考えられる。
【０００６】
１．フォルダや文書に対してアクセスする全てのユーザまたはグループをアクセスリストに加えなければならず、オペレーション的に煩わしい。
【０００７】
２．ユーザにアクセス権を加えるためにはそのユーザを表示する必要があるため、どのようなユーザがシステム内に存在するかがシステム管理者以外にわかってしまうことになる。これはシステム全体のセキュリティを下げることになる。
【０００８】
本発明は、上記問題を解決するためになされたもので、階層化されたフォルダに文書を保存している文書システムにおいて、容易で理解しやすくかつセキュリティ上の問題を考慮したフォルダアクセス権の設定手段を備えた文書管理システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために本発明は、システム内に階層的なフォルダ構造を作成可能で、フォルダ内に文書を保存して管理する文書管理システムにおいて、各フォルダは属性情報としてアクセスレベルを表す数値を備え、システム内の各ユーザは属性情報としてアクセス権限を表す数値を備え、所定フォルダへのアクセス制御をフォルダ情報中の前記アクセスレベルを表す数値と、ユーザ情報のアクセス権限を表す数値の比較によって行うことを特徴としている。
【００１０】
また、前記フォルダ権限設定手段は、所定フォルダへのアクセスレベルを計算する際に、そのフォルダへのパス中に存在する全てのフォルダアクセスレベルを利用することを特徴としている。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、システム内に階層的なフォルダ構造を作成可能で、フォルダ内に文書を保存して管理する文書管理システムにおいて、各フォルダは属性情報としてアクセスレベルを表す数値を備え、システム内の各ユーザは属性情報としてアクセス権限を表す数値を備え、所定フォルダへのアクセス制御をフォルダ情報中の前記アクセスレベルを表す数値と、ユーザ情報のアクセス権限を表す数値の比較によって行うことによって容易で理解しやすくかつセキュリティ上の問題を考慮したフォルダアクセス権の設定手段を提供することが可能になり、文書管理システムにおけるユーザの利便性があがる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を用いて本発明の実施例について説明する。
【実施例】
【００１３】
図１は本発明におけるアクセス件設定方式機能を持った文書管理システムのシステムブロックを示した図である。本実施例における文書管理システムはパーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するクライアント（１０００）・サーバ（１１００）型のアプリケーションであり、スキャナなどのデバイスや、ＯＳ上のファイルから文書を取り込み、文書を管理することを目的としている。
【００１４】
＜文書入出力処理部＞
まず、文書入出力や操作を行う処理部について説明する。
【００１５】
１００１はユーザインターフェース部である。ユーザはユーザインターフェース部を介して文書サーバに対して文書の登録や、文書サーバからの文書の獲得、あるいは文書の検索といった操作を行うことになる。また、文書の検索や、本発明にかかわる検索された文書の一覧表示といった操作もここで行われる。
【００１６】
ユーザインターフェース部から操作された情報は１００２のコマンド制御部で解析され、適切な処理が行われることになる。また必要であればサーバとの通信を行うためのコマンドはここで作成される。
【００１７】
スキャナ等のデバイスはデバイス制御部１００３によって制御が行われる。ここでは、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理がなされる。
【００１８】
ファイルサーバ等のＯＳ上に保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、１００４のファイル制御部において入力処理させることができるようになっている。また、文書管理サーバ上で管理するファイルをＯＳ上にエクスポートする処理もここで行われる。
【００１９】
１００５は外部モジュール通信部で、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取とったりといった処理を行う。例えば、ＭＡＰＩに対応したメーラーに文書管理サーバで管理している文書を渡したりする処理はここで行われる。
【００２０】
＜クライアントシステム内部処理部＞
次に、クライアントシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２１】
１００６は文書管理制御部であり、クライアントの心臓部である。ここでは、入出力処理部より渡された画像やコマンドに応じて処理を行う。
【００２２】
１００７はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部である。画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。
【００２３】
１００８はファイル解析部で、登録された文書が画像として扱うことのできる文書かどうかを判断する。画像として扱える文書であれば１０１０のイメージ文書処理部によって必要に応じて画像処理が行われ、画像として扱えないコード文書であれば１００９のコード文書処理部で処理が行われる。文書管理サーバ上でコード文書に処理が行われることはあまりないが、コード文書に対するサムネイルの作成処理や、文書属性の所得などはこのコード文書処理部で行われる。
【００２４】
１０１１は通信制御部で、サーバ１１００と通信するための制御を行う。本実施例の通信制御部は文書管理サーバの処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。
【００２５】
＜サーバシステム内部処理部＞
次に、サーバシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２６】
１１０１は通信制御部で、クライアントの通信制御部１０１１と通信のための制御を行う。ただしサーバの通信制御部は多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００２７】
１１０２は検索制御部で、クライアントから依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用インデックス作成のための処理を行ったりしている。
【００２８】
１１０３、１１０４、１１０５はファイル解析部、コード文書処理部、イメージ文書処理部である。主な機能はクライアントのものと同じであるが、サーバでは登録された文書に応じて検索用のインデックスを文書から抽出する処理を行っている。つまり、ファイル解析部で登録されたファイルの種別を判断し、コード文書であれば、コード文書処理部を使用してインデックスデータを抽出する。イメージ文書であればイメージ文書処理部でイメージ処理を行い、１１０６のＯＣＲエンジンを使用してインデックスデータを抽出する。
【００２９】
１１０７は文書管理制御部で、文書管理に関するすべての処理の振り分けを行っている。
【００３０】
＜データベース処理部＞
次に、データベース処理部について説明する。
【００３１】
１１０８はデータベース制御部で、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース、属性データベース、全文検索用データベースに対応する文書を保存する処理を行う。また、クライアントからの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアントに渡す文書を作成する処理を行う。
【００３２】
１１０９はボリュームデータベースで、画像文書やコード文書そのものが保存されるデータベースである。
【００３３】
１１１０は属性データベースで、文書の名前や作成日付、コメントなどの属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、１１１０には本発明にかかわる文書管理システムを使用するユーザの情報等の管理情報データや、フォルダの属性データも保存している。
【００３４】
１１１１は全文検索用データベースで、登録された文書からテキストデータを抽出し、インデックス情報にしたデータが登録される。クライアントで全文検索が行われると、全文検索データベース内を検索する。
【００３５】
図２は本実施例の文書管理システムの基本動作である、文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【００３６】
＜クライアント文書登録処理＞
まずクライアント側における文書登録の処理について説明する。
【００３７】
Ｓ２００１でアプリケーションにファイルを取り込む処理を行う。この処理ではデバイス制御部（１００３）、ファイル制御部（１００４）、外部モジュール制御部（１００５）を使用して、ＯＳ上に存在するファイルやスキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書を、文書管理アプリケーションに取り込む。この処理を実行できるのはファイルを取り込むフォルダに対して書き込みアクセス権がある場合のみである。アクセス権の判定に関しては後述する。
【００３８】
Ｓ２００２で、取り込んだファイルを解析する処理を行う。この処理は１００８のファイル解析部で行われ、取り込んだ文書が文書管理システムで扱えるかどうかの判断や、ファイル自体の属性情報などの取り込みといった処理を行う。
【００３９】
Ｓ２００３で、解析された文書が画像文書であるか、コード文書であるかを判断する。この判断も１００８のファイル解析部で行われる。文書を文書管理サーバに登録する際には、クライアントで文書を確認するために表示されるサムネイルも実際の文書と同時に登録する必要がある。本実施例の文書管理サーバではこのサムネイル作成処理をクライアント側で行っている。そのために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果ファイルの処理するモジュールを変更している。
【００４０】
コード文書と判定されれば処理はＳ２００４に進み、コード文書処理が行われる。この処理は１００９のコード文書処理部で行われ、コード文書からクライアントで表示するためのサムネイルを作成したり、コード文書のコード内に保存された属性情報を取り出したりといったことが行われる。
【００４１】
イメージ文書と判定されれば処理はＳ２００５に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理は１０１０のイメージ文書処理部で行われ、サムネイル作成等を行う。この際テンポラリフォルダ１００７に一時的にファイルがためられることがある。
【００４２】
Ｓ２００６で、サムネイルおよび文書データをサーバに送信するための処理が行われる。本実施例では通信のプロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰが用いられ、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。
【００４３】
以上がクライアントにおける文書登録処理である。
【００４４】
＜サーバ文書登録処理＞
次にサーバ側における文書登録の処理について説明する。
【００４５】
Ｓ２１０１で、クライアントから送信されたデータを受信する処理が行われる。ここもクライアントと同様にＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。
【００４６】
Ｓ２１０２で、受信したファイルを解析する処理を行う。この処理は１１０２の検索制御部からの指示で１１０３のファイル解析部で行われる。
【００４７】
Ｓ２１０３で、解析された文書が画像文書であるか、コード文書であるかを判断する。この判断も１１０３のファイル解析部で行われる。文書管理サーバに登録した文書を検索するためには、文書検索用のインデックスデータを文書から抽出する必要がある。そのために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果ファイルの処理するモジュールを変更している。
【００４８】
コード文書と判定されれば処理はＳ２１０４に進み、コード文書処理が行われる。この処理は１１０４のコード文書処理部で行われ、コード文書から検索用インデックスデータを抽出する。
【００４９】
イメージ文書と判定されれば処理はＳ２１０５に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理は１１０５のイメージ文書処理部で行われ、文書の画像変換を行う。ここで行う画像変換はＯＣＲに適した画像を得るための処理のためであり、実際にデータベースに登録される画像はクライアントから受信した文書をそのまま登録する。
【００５０】
Ｓ２１０６で、Ｓ２１０５で変換された画像にＯＣＲを行い、検索用インデックスデータを抽出する。
【００５１】
Ｓ２１０７で、クライアントから受信した文書データを、１１０９のボリュームデータベースに保存する処理を行う。ボリュームデータベースに保存されるデータは、受信した文書データそのものおよび、サムネイルデータである。
【００５２】
Ｓ２１０８で、文書データから抽出した検索用のインデックスデータを、１１１１の全文検索用データベースに登録する処理を行う。
【００５３】
Ｓ２１０９で、文書の属性データおよび、ボリュームデータベースに登録した文書データのＩＤ、全文検索用データベースに登録した検索用インデックスデータのＩＤを属性データベース１１１０に登録する。これによって、属性データベース、ボリュームデータベース、検索用データベースに登録されたデータの対応付けを行っている。
【００５４】
以上がサーバにおける文書登録処理である。
【００５５】
図３は属性データベース１１１０に登録されているデータのデータ構造概念図である。
【００５６】
図３−１はフォルダ情報と文書情報の構造概念図をあらわす。
【００５７】
３１０１は文書管理データベースのルートであり、全ての登録されるデータはルートの子データである。
【００５８】
３１０２はフォルダデータであり、ユーザがデータを格納するためのフォルダの情報を示すデータである。フォルダデータはフォルダＩＤ、アクセスレベル値と、フォルダ属性情報と親フォルダＩＤから成り立っている。本発明にかかわるアクセスレベル値には０〜１００までの数値情報が格納される。フォルダ属性情報にはフォルダ名やフォルダの作成日時等が格納される。
【００５９】
また親フォルダＩＤには自分自身が格納されているフォルダのＩＤが格納される。第１階層にあるフォルダの親フォルダはルートとなる。また、フォルダは複数存在することができるので、最上位に存在するフォルダはその数分だけ、３１０３のようにルートに接続される子データとして登録される。
【００６０】
３１０４は文書データであり、格納されるフォルダの子データとして存在する。文書データは文書ＩＤ、文書属性情報、ボリュームＩＤ、検索インデックスＩＤと親フォルダＩＤからなり、文書属性情報として文書名や更新日時、コメントデータなどのデータを保存している。本実施例では採用していないが文書データにもアクセスレベル値を取り入れてもよい。文書データもフォルダの下に複数存在することができるので、その数分だけ３１０５のように登録される。検索インデックスＩＤは全文検索データベースに保存された情報のＩＤで、ボリュームデータＩＤはボリュームデータベースに登録されたＩＤで、各ＩＤから各データベースから情報を引き出すことが可能である。
【００６１】
また、フォルダの下にさらにフォルダを、存在させフォルダの階層化構造をとること可能である。この場合は３１０６のように登録される。
【００６２】
図３−２はユーザ情報の構造概念図をあらわす。
【００６３】
３２０１はユーザ情報のルートであり、全ての登録されるユーザはルートの子データである。
【００６４】
３２０２はユーザデータであり、本システムに登録されたユーザの情報を示すデータである。ユーザデータはユーザＩＤ、ユーザ名。パスワード、アクセスレベル値と、ユーザ属性情報から成り立っている。本発明にかかわるアクセスレベル値には０〜３００までの数値情報が格納される。ユーザ属性情報にはコメントやユーザの作成日時等が格納される。ユーザは複数登録されるので、登録されるたびに、３２０３、３２０４のようにユーザデータが追加される。
【００６５】
図４は本発明のアクセス権設定方機能を持った文書管理システムにおいて、ログインユーザがフォルダに対してアクセス権があるかどうかを判定するまでの処理フローを示す図である。本実施例では書き込み権のみの判定で実施しているが、システムによっては読み込み権の判定などにも利用可能である。またこの処理はクライアントＰＣ上で行われる。
【００６６】
アクセス権判定処理が開始されると、まず４００１でアクセス権の判定に利用する変数ＡＰをリセットする。この変数は通常クライアントの動作するＰＣのメモリ上に配置されるものである。その後、Ｓ４００２で判定を行う対象であるフォルダの情報を獲得する。獲得されるフォルダ情報は図３の３１０２で示したものであるが、この中からアクセスレベル値をＡＰに加算する（Ｓ４００３）。
【００６７】
次にＳ４００４で対象フォルダに親フォルダがあるかどうかを判定する。この判定にはＳ４００２で獲得したフォルダ情報の中にある親フォルダＩＤが使用される。親フォルダがあると判定された場合にはＳ４００２戻って、親フォルダの情報を獲得する。
【００６８】
Ｓ４００２からＳ４００４の処理を親フォルダがないと判定されるまで続けることによって、ルートフォルダから対象フォルダに達するまでの全てのアクセスレベル値がＡＰに加算されることになる。そのＡＰと図３の３２０２で示されるユーザ情報の中に含まれるアクセスレベル値をＳ４００５で比較を行う。ユーザのアクセスレベル値がＡＰ以上であれば書き込み権ありと判定され（Ｓ４００７）、アクセスレベル値のほうが小さければ書き込み権なしと判定されて（Ｓ４００６）処理を終了する。
【００６９】
図５は旧来の文書管理システムにおけるフォルダへのアクセス権設定の画面の一例である。
【００７０】
この図にみられるように、フォルダに対するアクセス権をユーザに追加するために、システム内に登録されたユーザの一覧を表示する必要があり、ユーザ情報が漏れてしまうという問題があることがわかる。
【００７１】
また、ユーザにアクセス権を与えるためにはユーザ一人一人またはグループを選択してそれぞれに対して設定する必要があることがわかる。
【００７２】
図６は本発明のアクセス権設定方式を利用した文書管理システムのアクセス権設定画面の一例である。ユーザは書き込みおよび読込みの数値を入力すればよいだけである。図５と比較してもわかるように非常にシンプルな画面となり、ユーザの情報も表示されない。
【図面の簡単な説明】
【００７３】
【図１】文書管理システムのシステムブロックを示した図である。
【図２】文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【図３】属性データベースに登録されているデータのデータ構造概念図である。
【図４】アクセス権があるかどうかを判定するまでの処理フローを示す図である。
【図５】旧来の文書管理システムにおけるフォルダへのアクセス権設定の画面の一例を示す図である。
【図６】本発明のアクセス権設定方式を利用した文書管理システムのアクセス権設定画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００７４】
１００１  ユーザインターフェース部
１００２  コマンド制御部
１００３  デバイス制御部
１００４  ファイル制御部
１００５  外部モジュール通信部
１００６  文書管理制御部
１００７  内部データ保存部
１００８  ファイル解析部
１００９  コード文書処理部
１０１０  イメージ文書処理部
１０１１  通信制御部
１１０１  通信制御部
１１０２  検索制御部
１１０３  ファイル解析部
１１０４  コード文書処理部
１１０５  イメージ文書処理部
１１０６  ＯＣＲエンジン
１１０７  文書管理制御部
１１０８  データベース制御部
１１０９  ボリュームデータベース
１１１０  属性データベース
１１１１  全文検索用データベース
【図１】
2006215877.tif 000003
【図２】
2006215877.tif 000004
【図３】
2006215877.tif 000005
【図４】
2006215877.tif 000006
【図５】
2006215877.tif 000007
【図６】
2006215877.tif 000008