(57)【要約】【課題】  保存・管理している電子文書に係る複数の機能に応じて、適切な課金情報を生成するドキュメント管理システムを提供する。【解決手段】  ドキュメント管理サーバ５に、認証マネージャと、ログ管理マネージャと、請求システムマネージャとを備える。ドキュメント管理サーバ５にネットワーク４を介して接続された複合機１やコンピュータ３は、ユーザＩＤとパスワードとを用いて認証マネージャに認証させ、さらに、ドキュメント管理システムが提供する機能を選択する。認証に成功した場合は、複合機１やコンピュータ３は、当該選択機能を利用し、利用が終われば、利用状況を示すデータをドキュメント管理サーバ５に送信する。ドキュメント管理サーバ５は、ログ管理マネージャに利用状況の保存をさせ、請求システムマネージャは利用状況から課金情報を生成し、複合機１やコンピュータ３に送信する。【選択図】図１
2006338213.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメント管理サーバと、前記ドキュメント管理サーバに通信を介して接続された情報端末とから構成されるドキュメント管理システムであって、
前記情報端末は、
ユーザによる機能選択指示を入力する機能選択手段と、
ユーザによる認証情報を入力する認証入力手段と、
前記機能選択指示と前記認証情報とを、前記ドキュメント管理サーバに送信する情報端末送信手段と、
を備え、
前記ドキュメント管理サーバは、
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存手段と、
前記情報端末からの前記認証情報を入力する入力手段と、
前記入力手段が入力した前記認証情報と、前記認証情報保存手段に保存されている登録認証情報とに基づいてユーザの認証を行う認証手段と、
前記認証手段による認証が成功したときに、前記情報端末に対して前記機能選択指示により選択した機能の使用を許可する許可手段と、
を備え、
前記情報端末は、さらに、前記機能選択指示により選択した機能を使用中または終了時において、前記ドキュメント管理サーバに対して終了通知を送信する終了通知手段、を備え、
前記ドキュメント管理サーバは、さらに、
前記終了通知手段からの終了通知が入力されると、前記機能選択指示により選択した機能に基づいて課金情報を生成する課金手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項２】
前記認証入力手段は、前記機能選択手段に機能選択指示が入力されると、認証情報を入力することをユーザに要求する、
ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３】
前記終了通知手段は、前記機能選択指示により選択された機能の使用を終了すると、前記終了通知を送信し、
前記課金手段は、前記終了通知に応答して、認証情報により特定されるユーザについて、前記機能選択手段で選択されて使用された１つの機能の使用料についての課金情報を生成する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載のドキュメント管理システム。
【請求項４】
前記終了通知手段は、前記機能選択指示により選択された機能に基づく処理の所定単位を終了する度に、前記終了通知を送信し、
前記課金手段は、前記終了通知に応答して、認証情報により特定されるユーザについて、前記機能選択手段で選択された機能が所定単位量使用される度に、その使用料についての課金情報を生成する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載のドキュメント管理システム。
【請求項５】
前記課金手段は、
生成した課金情報を蓄積する課金情報蓄積手段と、
前記課金情報蓄積手段が蓄積した課金情報に基づいて、ユーザ毎に決済期間内の課金額を計算する課金額計算手段と、
を備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のドキュメント管理システム。
【請求項６】
情報端末と通信を介して接続されるドキュメント管理サーバであって、
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存手段と、
前記情報端末から前記認証情報を受け付ける入力手段と、
前記入力手段が受け付けた前記認証情報に基づき、前記認証情報保存手段に保存された登録認証情報を用いて認証を行う認証手段と、
前記認証手段による認証が成功すれば、前記情報端末が選択した機能の使用を許可する許可手段と、
前記情報端末から機能使用終了通知を受け付けると、ユーザが選択した機能の課金情報を生成する課金手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理サーバ。
【請求項７】
情報端末と通信を介して接続されるコンピュータに、
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存処理、
前記情報端末から認証情報を受け付ける入力処理、
前記入力処理により受け付けた前記認証情報に基づき、前記認証情報保存処理により保存された登録認証情報を用いて認証を行う認証処理、
前記認証処理による認証が成功すれば、前記情報端末が選択した機能の使用を許可する許可処理、
前記情報端末から前記認証情報と機能使用終了通知とを受け付け、ユーザが選択した機能の課金情報を生成する課金処理、
を実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザが情報端末およびドキュメント管理サーバの機能を利用し、その使用した機能の内容に応じて課金を行うドキュメント管理システム、ドキュメント管理サーバおよびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業等において、紙文書にて管理されていた種々の書類が、電子化され、電子文書として管理されている。たとえば、特許文献１には、コンピュータシステムが、電子文書を管理（参照、表示、印刷、登録、削除）する技術が開示されている。
【特許文献１】特開２００４−１７１５７１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、従来のドキュメント管理システムでは、電子文書に係る複数の機能を提供するにもかかわらず、それぞれの機能に対応する適切な課金情報を生成することができないという問題点があった。特に、電子文書を登録する場合は課金を行わないため、電子文書を登録する機能のみ利用するユーザからは適切な課金ができないという問題点があった。
【０００４】
本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、ユーザが利用する電子文書に係る複数の機能に応じて、適切な課金情報を生成することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点にかかるドキュメント管理システムは、
ドキュメント管理サーバと、前記ドキュメント管理サーバに通信を介して接続された情報端末とから構成されるドキュメント管理システムであって、
前記情報端末は、
ユーザによる機能選択指示を入力する機能選択手段と、
ユーザによる認証情報を入力する認証入力手段と、
前記機能選択指示と前記認証情報とを、前記ドキュメント管理サーバに送信する情報端末送信手段と、
を備え、
前記ドキュメント管理サーバは、
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存手段と、
前記情報端末からの前記認証情報を入力する入力手段と、
前記入力手段が入力した前記認証情報と、前記認証情報保存手段に保存されている登録認証情報とに基づいてユーザの認証を行う認証手段と、
前記認証手段による認証が成功したときに、前記情報端末に対して前記機能選択指示により選択した機能の使用を許可する許可手段と、
を備え、
前記情報端末は、さらに、前記機能選択指示により選択した機能を使用中または終了時において、前記ドキュメント管理サーバに対して終了通知を送信する終了通知手段、を備え、
前記ドキュメント管理サーバは、さらに、
前記終了通知手段からの終了通知が入力すると、前記機能選択指示により選択した機能に基づいて課金情報を生成する課金手段と、
を備えることを特徴とする。
【０００６】
前記認証入力手段は、前記機能選択手段に機能選択指示が入力されると、認証情報を入力することをユーザに要求する、ことを特徴としてもよい。
【０００７】
前記終了通知手段は、前記機能選択指示により選択された機能の使用を終了すると、前記終了通知を送信し、
前記課金手段は、前記終了通知に応答して、認証情報により特定されるユーザについて、前記機能選択手段で選択されて使用された１つの機能の使用料についての課金情報を生成する、
ことを特徴としてもよい。
【０００８】
または、前記終了通知手段は、前記機能選択指示により選択された機能に基づく処理の所定単位を終了する度に、前記終了通知を送信し、
前記課金手段は、前記終了通知に応答して、認証情報により特定されるユーザについて、前記機能選択手段で選択された機能が所定単位量使用される度に、その使用料についての課金情報を生成する、
ことを特徴としてもよい。
【０００９】
前記課金手段は、
生成した課金情報を蓄積する課金情報蓄積手段と、
前記課金情報蓄積手段が蓄積した課金情報に基づいて、ユーザ毎に決済期間内の課金額を計算する課金額計算手段と、
を備えることを特徴としてもよい。
【００１０】
上記目的を達成するため、本発明の第２の観点にかかるドキュメント管理サーバは、
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存手段と、
前記情報端末から前記認証情報を受け付ける入力手段と、
前記入力手段が受け付けた前記認証情報に基づき、前記認証情報保存手段に保存された登録認証情報を用いて認証を行う認証手段と、
前記認証手段による認証が成功すれば、前記情報端末が選択した機能の使用を許可する許可手段と、
前記情報端末から機能使用終了通知を受け付けると、ユーザが選択した機能の課金情報を生成する課金手段と、
から構成されることを特徴とする。
【００１１】
上記目的を達成するため、本発明の第３の観点にかかるプログラムは、
ユーザの登録認証情報を保存する認証情報保存処理、
前記情報端末から認証情報を受け付ける入力処理、
前記入力処理により受け付けた前記認証情報に基づき、前記認証情報保存処理により保存された登録認証情報を用いて認証を行う認証処理、
前記認証処理による認証が成功すれば、前記情報端末が選択した機能の使用を許可する許可処理、
前記情報端末から前記認証情報と機能使用終了通知とを受け付け、ユーザが選択した機能の課金情報を生成する課金処理、
を実行させる。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、ユーザが利用した電子文書に係る複数の機能に応じて、適切な課金情報を生成することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
本発明の実施形態に係るドキュメント管理システムを、図面を参照して説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施の形態に係る複合機１を用いたドキュメント管理システムの概略図である。
【００１５】
このドキュメント管理システムは、ドキュメント管理サーバ５が、複合機１（図面上ではＭＦＰと表記）や、ネットワーク４を介して接続されたコンピュータ３（図面上ではＰＣと表記）に接続されて、情報のやり取りを行うことにより、電子化されたドキュメントや電子ファイルを管理するシステムである。本システムにより、例えば、企業、官公庁などの多数の従業員を有する団体に対して、ドキュメント管理システムを提供できる。そして、本システムを利用する会員となった団体（会員団体）は、その従業員（ユーザ）に対してネットワークを介したドキュメント操作の利用機会（例えば、参照、登録、取り出し、印刷など）を提供でき、また、その会員団体の管理者は各ユーザの利用状況を把握することができる。さらに、ドキュメント管理システムのサービス提供者は、ユーザの利用状況をまとめ、会員団体に対してサービスの利用料を請求することができる。
ここで、ネットワーク４は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているＴＣＰ／ＩＰ（トランスミッション・コントロール・プロトコル／インターネット・プロトコル）が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク（ＶＰＮ）やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
【００１６】
本実施の形態に係る複合機１は、プリンタユニット、スキャナユニットなどの複数の機能を備えた複合機である。しかしながら、スキャナ、コピー機、プリンタ、ファクシミリ等の単体でもよく、それらが組み合わさったものでもよい。また、複合機１は、後述する各機能（例えば、参照、印刷、登録、削除など）を操作するための各種情報を表示できる表示手段を備える。本実施形態においては、ユーザの手操作を認識するタッチパネルディスプレイが採用される。さらに、複合機１は、外部記録メディアが装着され、複合機１との情報のやり取りを可能とするメディアスロットを備える。本メディアスロットは、例えば、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ、メモリカード、ＣＤ−ＲＯＭなどのＣＤ（Compact Disc）メディア、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのＤＶＤ（Digital Versatile Disk）メディア等の記録媒体を読み込み可能とする。
また、複合機１には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、１次表示データを生成する。さらに、複合機１には画像プロセッサが搭載され、入手した１次表示データを複合機１の表示手段に適当する２次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
なお、複合機１は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ５に接続できるようであればよい。
【００１７】
次に、複合機１の構成について、図２を用いて説明する。
【００１８】
制御部１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、複合機１の全体の制御を行う。また、制御部１０は、ＨＤＤ１３等にあらかじめインストールされた所定のアプリケーション（例えば、スプレッドシート表示アプリケーション、文書表示アプリケーション等）を起動して、前記電子ファイルに対する動作（例えば、参照、印刷等）を実行することができる。尚、制御部１０が機能する動作の詳細については、後述する。
【００１９】
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１は、制御部１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
ＲＯＭ（Read Only Memory）１２は、制御部１０が複合機１の全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ＲＯＭ１２は、制御部１０がネットワーク４に接続されたドキュメント管理サーバ５に対して所定の電子ファイルを送信することを要求し、当該電子ファイルを受け取るための制御を行うプログラム等が格納されている。
【００２０】
Ｉ／Ｆ（InterFace）１５は、タッチパネル２３等の入力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、タッチパネル２３の所定の場所に手で触れる等によって、複合機１に対して必要な情報を入力することができる。
また、Ｉ／Ｆ１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）２２等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、ＬＣＤ２２に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機１の動作状態（具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等）を知ることができる。ここで、ＬＣＤ２２は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、Ｉ／Ｆ１５は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
【００２１】
外部メディアＩ／Ｆ１４は、ＣＤメディア、ＤＶＤメディア、ＵＳＢメモリ、メモリカード等の各種保存媒体を用いてデータの読み書きを行うための各種装置とのインタフェースである。
【００２２】
ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３は、制御部１０が所定の動作をするために必要なデータ等を格納する。例えば、ＨＤＤ１３は、電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を格納する。また、ＨＤＤ１３は、複合機１が電子ファイルに対する各種の動作（例えば、参照、印刷など）を実行するための所定のソフトウェアアプリケーションが格納されている。そして、制御部１０は、ＨＤＤ１３に格納された当該所定のソフトウェアアプリケーションを読み出してＲＡＭ１１に展開し、当該所定のソフトウェアアプリケーションを用いて電子ファイルに対する各種の動作を実行することができる。尚、本実施の形態では、前記所定のソフトウェアアプリケーションはＨＤＤ１３に格納されるが、ＲＯＭ１２に格納されていてもよい。
【００２３】
通信部１６は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムから構成され、ネットワーク４と電話回線網（ファクシミリ回線網）６とに接続するためのインタフェースと、を備え、ネットワーク４との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行い、また、電話回線網との間でファクシミリ通信を行う。通信部１６は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。なお、ファクシミリ機能を備えない複合機１については、電話回線網６に接続されなくてもよい。
【００２４】
システムバス１７は、制御部１０、ＲＡＭ１１、ＲＯＭ１２、ＨＤＤ１３、外部メディアＩ／Ｆ１４、Ｉ／Ｆ１５、通信部１６、印刷部１８、及び、スキャナ部１９との間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
【００２５】
印刷部１８は、電子ファイルのデータ等を印刷する印刷装置を含む。すなわち、ユーザは、例えば前記タッチパネル等の入力装置を用いて操作することによって、所望の電子ファイルのデータを印刷することができる。また、印刷部１８は、紙の文書・絵・写真などを複写（コピー）する機能を持つ装置を含む。
【００２６】
スキャナ部１９は、紙の文書・絵・写真などを読み込み、デジタルデータに変換して保存できるスキャナを含む。
【００２７】
尚、本実施の形態に係る複合機１は、具体的には、図３に示すように、給紙部、プリントエンジン等を備え印刷・複写ができる印刷部１８、スキャナの機能を持つスキャナ部１９を備え、本図には示されていないが、ファクシミリ・通信の機能を持つ通信部１６を備えている。
【００２８】
図１に示すドキュメント管理サーバ５は、ネットワーク４を介して複合機１と、コンピュータ３とに接続され、複合機１、コンピュータ３からのドキュメント操作に関する要求に応じて各種のドキュメント管理を行う。また、ドキュメント管理サーバ５は、図５のように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャなどに接続され、ドキュメント操作に関する要求に基づき情報のやり取りが行われる。
【００２９】
より詳細に説明すると、ドキュメント管理サーバ５は、図４に示すように、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、ファイル格納部１１３、管理情報格納部１１４、表示部１１５、通信部１１６、及び、バス１１７を備える。
【００３０】
制御部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、文書管理サーバ４の全体の制御を行う。特に、本実施の形態においては、図５に示すように、  コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能する。各マネージャの具体的内容については、後述する。
【００３１】
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１１は、制御部１１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルやメールのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
ＲＯＭ（Read Only Memory）１１２は、制御部１１０がドキュメント管理サーバ４全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。この実施の形態では、ＲＯＭ１１２は、制御部１０が、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、アクセス制限マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能するための動作プログラム等が格納されている。
【００３２】
ファイル格納部１１３は、ハードディスク装置などから構成され、このドキュメント管理サーバ１３が管理するドキュメント（文書、表、図など）を格納する。
【００３３】
管理情報格納部１１４は、ハードディスク装置等から構成され、このドキュメントサーバ５の管理情報を格納する。たとえば、図８に示すように、あらかじめ利用登録しているユーザのユーザＩＤ（ユーザ識別情報）をキーとして、パスワード、氏名、所属団体、請求先、使用履歴情報などが、１又は複数のレコードに登録されている。
ここで、ユーザＩＤは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ（複合機１又はコンピュータ３を正に利用しようとしている者）の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。
【００３４】
即ち、複合機１とコンピュータ３からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ５が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ５の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者（その電子メールが送られてくる原因を作った人）を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメントサーバ４がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。請求先は、そのユーザの使用料の請求先である。ｅ−ｍａｉｌアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果（特に、失敗）を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のｅ−ｍａｉｌアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
【００３５】
表示部１１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の出力装置を含む。
【００３６】
入力部１１６は、任意のデータ・情報を入力する。
【００３７】
通信部１１７は、ＮＩＣ（Network Interface Card）等から構成されており、ドキュメント管理サーバ５をネットワーク４に接続するためのインタフェースである。通信部１１７は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
【００３８】
システムバス１１８は、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、ファイル格納部１１３、管理情報格納部１１４、表示部１１５、入力部１１６、通信部１１７、の間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
【００３９】
次に、制御部１１０が、ＲＯＭ１１２に格納されているプログラムを実行することにより実現する、図５に示す各マネージャの機能を説明する。
【００４０】
コンテンツマネージャは、図６に示すように、１つあるいは複数のストレージテバイス（ファイル格納部１１３）に接続でき、電子ファイル（ファイル）を保管できる。各ファイルは、ストレージデバイスに作成されるフォルダ内に保管される。フォルダは、ファイル操作や閲覧制限に関するアクセス権によりいくつかの種類のフォルダを備えてもよい。また、保管している各ファイルに対して、「受信確認」「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの各種の通知サービスを設定できる。
【００４１】
会員リストマネージャは、図８（ａ）に示すように、管理情報格納部１１４に会員内の全てのユーザ情報を示す企業会員リストと、会員内の各ユーザがそれぞれ設定できる個人グループ帳とを保管する。
企業会員リストには、図８（ｂ）に示すように、全ての会員（ユーザ）についてそれぞれ、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属団体（企業等）、ニックネーム、請求先、Ｅメールアドレス、連絡先（住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス（例えば、ノーツメールアドレスを指す））などが保管される。また、個人グループ帳には、図７に示すように、複数のグループ化されたリスト（グループリスト）が登録可能である。各グループリストには、図７に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
認証マネージャは、複合機１、コンピュータ３からログイン情報を入力し、ユーザＩＤとパスワードの対がユーザ情報に登録されているか否かを判別することにより、ユーザの認証を行う。さらに、認証結果を返答する。
【００４２】
アクセス制限マネージャは、ユーザからのファイルやフォルダのアクセスを制限する。ユーザからファイルやフォルダの参照要求があると、当該ユーザに許可されたフォルダおよびファイルのみを情報端末に送信する。
コンピュータ３等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図６のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード（例：ＣＯＭ０００１）」で、「マイフォルダ」を「ユーザＩＤ（例：ＵＳＥＲ０００１）」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ３等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ３等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
【００４３】
メール送信マネージャは、ユーザの指示やコンテンツマネージャからの指示に従ってメールを作成し、メールサーバを介してユーザに通知する。
【００４４】
ファイル履歴マネージャは、ファイルの履歴を保管し、管理する。
【００４５】
ログ管理マネージャは、ネットワーク４を介して複合機１、コンピュータ３と接続可能であり、後述するサービスの利用に係る履歴を例えば、図８（ｃ）に示すように、保管する。本履歴情報は、請求システムマネージャに送信される。
【００４６】
請求システムマネージャは、上述したログ管理マネージャからの履歴情報を元に、例えば、決済期間内の、ユーザ別の使用履歴を判別し、図８（ｄ）に示すような内容に応じた単価などを参照して請求情報を作成する。
【００４７】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルの管理について、図６を用いて説明する。
【００４８】
ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、ストレージデバイス（ファイル格納部）内のフォルダ内に電子ファイル（ファイル）を保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ストレージデバイス内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
【００４９】
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に（又はその後で）利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ３を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ５に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ３からのみを許可し、複合機１からのログインを許可しないようにしている。
【００５０】
さらに、コンテンツマネージャは、保管している各ファイルに対して、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの通知サービスを設定できる。「受信確認」の設定がされていると、設定したファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「登録状況お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルの操作を検出したとき、当該ファイルのＡＣＬに設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「自分お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを設定する。そして、当該ファイルの操作を検出したとき、「自分お知らせメール」を設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。
ここで、前記ＡＣＬは、例えば図６（ｂ）に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル（又は電子フォルダ）のファイルＩＤ（又はフォルダＩＤ）と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機１、コンピュータ３に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
【００５１】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルやフォルダのセキュリティとアクセス権について説明する。
【００５２】
ドキュメント管理サーバ５のアクセス制限マネージャは、前記ＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷（これらを１つ、またはまとめて操作という）を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限したり、文書の改ざんを防いだりすることができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、前記ＡＣＬに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
【００５３】
本実施形態においては、初期状態において、企業フォルダや企業フォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権が、会員内のユーザ全員に与えられる。また、マイフォルダやマイフォルダ内にあるファイルの操作に係るアクセス権は、当該ユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権は、当該グループに登録されたユーザのみに与えられる。
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダの前記ＡＣＬを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関する前記ＡＣＬは、複合機１、コンピュータ３が備える入力手段からの設定情報の入力により、１つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
【００５４】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、メール送信について説明する。
ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
【００５５】
図９（ａ）は、「メール配信」機能を説明するフローチャートである。
【００５６】
「メール配信」とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、会員内のユーザやその他のＥメールアドレス（非会員）宛てに、ファイルの登録時（更新時を含む）や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、後述する「登録」（更新を含む）処理、「参照」時において、タッチパネル２３を操作する等して、「メール配信」のオプションをＯＮに設定し（ステップＳ１１０１；Ｙｅｓ）、送信を希望するアドレス情報を入力する（ステップＳ１１０２）。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ５の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。
【００５７】
次に、複合機１、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する（ステップＳ１１０３）。ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける（ステップＳ１１０４）と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する（ステップＳ１１０５）。
なお、メール本文には、図９（ｂ）に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ（例えば、Ａさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Ｂさんにより下記ドキュメントが更新された、Ｃさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ）を記入する。
【００５８】
図１０（ａ）は、「受信確認設定」機能を説明するフローチャートである。また、図１１（ａ）は、「受信確認実行」処理を説明するフローチャートである。
「受信確認」機能とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、ドキュメント管理サーバ５が保管しているファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受信確認」の設定者に対して送付する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、ファイルの「登録」（更新を含む）、「参照」等の処理内で、「受信確認」のオプションをＯＮに設定（ステップＳ１２０１；Ｙｅｓ）できる。
複合機１、コンピュータ３は「受信確認」の設定がＯＮに設定されたことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１２０２）。ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、「受信確認」のオプション設定の通知を受けると（ステップＳ１２０３）、会員リストマネージャにアクセスして、（１）「受信確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のＩＤから取得し（ステップＳ１２０４）、（２）当該ファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定されたユーザ（このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ）のアドレスを取得する（ステップＳ１２０５）。次に、「受信確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図１０（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対し送信する（ステップＳ１２０６）。さらに、ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「受信確認」が設定されたファイルに対して、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する。
【００５９】
一方、受信確認付きメールを受信したユーザ（ＡＣＬの設定に基づいて、「受信確認」の設定者と同一団体に属すものになる）が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータ３はこれを検出し（ステップＳ１３０１）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１３０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信すると共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると（ステップＳ１３０３）、メール送信マネージャに通知する。メール送信マネージャは、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し（ステップＳ１３０４）、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図１１（ｂ）に示すようなメールを作成し、「受信確認」を設定したユーザのアドレスに送付する（ステップＳ１３０５）。メールサーバは、「受信確認」設定をＯＮにしているユーザにメールを配信する（ステップＳ１３０７）。
【００６０】
図１２（ａ）は、「登録状況お知らせメール設定」処理を説明するフローチャートである。
【００６１】
「登録状況お知らせメール」とは，ファイルが操作されたときに、当該ファイルのＡＣＬに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをＯＮに設定する（ステップＳ１４０１；Ｙｅｓ）ことができる。コンピュータ３は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がＯＮにセットされたことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１４０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する（ステップＳ１４０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１４０４）。
或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１４０４に進むようにしてもよい。
【００６２】
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると（ステップＳ１４０４；Ｙｅｓ）、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１４０５）、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図１２（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する（ステップＳ１４０６）。なお、ＡＣＬに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をＯＮにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
【００６３】
図１３（ａ）は、「自分お知らせメール設定」処理を説明するフローチャートである。
【００６４】
「自分お知らせメール」とは、ファイルが操作されると、そのファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、設定処理において、ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをＯＮに認定することができる。コンピュータ３は、この設定がなされたことを検知し（ステップＳ１５０１；Ｙｅｓ）、当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がＯＮになったことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１５０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する（ステップＳ１５０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１５０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１５０５に進むようにしてもよい。
【００６５】
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると（ステップＳ１５０４；Ｙｅｓ）、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１５０５）、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対してメールを送信する（ステップＳ１５０６）。前記ユーザは当該メールを受信して、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
【００６６】
本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、会員や非会員に関わらず、ファイル自体を添付して通知するよう構成したが、その他の構成でもよい。すなわち、ドキュメント管理サーバ５は、送信先のアドレス情報を受信すると、会員か、非会員かを判断し、会員であれば、リンク付きメールを送付し、非会員であれば、ファイル自体を添付して通知するようにしてもよい。
【００６７】
また、本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、複合機１、コンピュータ３が会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択するようにした。しかしながら、送付先が会員である場合は、少なくとも会員のＩＤや名前を入手するのみでよく、このように構成するとデータの入手が効率化できる。その場合、ドキュメント管理サーバ５は、会員リストマネージャにアクセスして、会員のＩＤや名前から会員のＥメールアドレスを入手してから、当該Ｅメールアドレスに送信すればよい。
【００６８】
さらに、本実施形態では、「受信確認」のオプションを設定すると、メール配信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定された前記ＡＣＬに基づき、「受信確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
【００６９】
また、本実施形態では、「メール配信」による送信先と、「受信確認」による送信先とは異なるよう構成している。すなわち、「メール配信」では会員、非会員を問わずにメールを送信できるが、「受信確認」では会員のみにメールを送信できる。このように構成することにより、非会員がファイルのリンク先が記されたメールを受信したときに、当該リンク先のファイルを閲覧できるように構成する必要がなくなる。よって、セキュリティが確保できる。また、非会員によるファイルのアクセスを禁止するよう構成した場合には、非会員から受信確認を得ることはできなくなる、という不具合がない。このように、本実施例では、セキュリティや操作の面から優れているといえる。
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
【００７０】
また、本実施形態では、「自分お知らせメール」は電子ファイルに対して設定できるようにした。しかしながら、これに限定されない。すなわち、複合機１またはコンピュータ３からドキュメント管理サーバ５にアクセスして、自分のアクセス権がある全ての電子ファイルに対してファイル操作が行われたときに、自分お知らせメールを送信するように設定されるようにしてもよい。このように構成することにより、ファイル単位で設定するよりも、効率的に設定が可能となる。
【００７１】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルの履歴管理について、図１４を参照して説明する。
【００７２】
ドキュメント管理サーバ５のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機１、コンピュータ３上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン０とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態においては、履歴管理をしないに設定されている。また、後述されるとおり、コンピュータ３からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機１からは各履歴のファイル操作を禁止している。
【００７３】
ファイルの履歴管理と、ファイルをメール送信する際の動作の関係を以下に説明する。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知（送信）することができる。複合機１を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ３を操作してファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ５の動作が異なる。
＜複合機１からの指示＞
○参照時（表示時）、メール配信を行う場合：（ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合）
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン０のファイルを送付する。
○登録時、メール配信を行う場合：（ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合）
参照時と同じ。
＜コンピュータ３からの操作＞
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合：
配信するメールに指定されたバージョン（例えば、０（最新）、１（１つ前）、２、３など）のファイルを添付して送信する。
○登録時、メール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ＯＮで他のバージョンが作成されたりしたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
【００７４】
このように構成することにより、会員内のユーザは、ファイル履歴マネージャで履歴管理をしている特定のバージョンを指定して、所定のユーザに通知することができる。また、常に最新バージョンを通知することもできる。また、特定の情報端末装置（例えば、複合機１）からは履歴管理を行えないようにしたことで、長く占有されることを防ぐ。
【００７５】
本実施形態においては、最新のバージョンで通知した場合、一部のファイルが削除された場合には、残っているうちの最新のバージョンが開く。ただし、全てのバージョンのファイルが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。また、最新以外の特定のバージョンを特定してファイルを送信し、特定のバージョンが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。しかしながら、ファイルの削除を検知したときには、当該メールの送信先に、ファイルが削除された旨のメールを送信するよう構成してもよい。このようにすれば、コンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５への不要なアクセスが防げる。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は最新バージョンを表示するように構成してもよい。
【００７６】
次に、複合機１からドキュメント管理サーバ５の各機能を利用する手順を説明する。
【００７７】
まず、初期状態から各機能が選択されるまでを説明する。
【００７８】
（オープニング）
複合機１は、電源をＯＮして立ち上がったとき、表示手段にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図１５（ａ）に示すように、サービスの開始を指示するためのＴｏｕｃｈＨｅｒｅボタン（開始ボタン）が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。当該開始ボタンが押圧されると、機能選択画面が表示する。
【００７９】
（機能選択）
開始ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｂ）に示すように、機能選択画面を表示してユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると、図１５（ｃ）に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク４を介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、ログイン画面を表示する。
【００８０】
（ログイン）
各機能ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｄ）に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。
ドキュメント管理サーバ５は、送信されたユーザＩＤとパスワードとを用いて、図５の認証マネージャに対して認証を行う。認証がＯＫであれば、ドキュメント管理サーバ５は、ユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４に格納し、複合機１に認証がＯＫであるという通知を送信する。なお、認証がＮＧであれば、その旨の通知を複合機１に送信する。
認証がＯＫであるとの通知を受けると、複合機１の制御部１０は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、ＨＤＤ１３から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をＬＣＤ２２に表示する。
なお、認証がＮＧであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
【００８１】
次に、各機能を説明する。
「ＭＦＰ(Multi-Function Peripherals)からの登録」機能とは、複合機１が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ５に保管したり、複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続される装置に装着された記録メディアに保管したりする機能である。また、複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続される装置に装着された記録メディアに保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。以下、詳述する。
【００８２】
図１６は、複合機１の「ＭＦＰからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの登録」が選択されると、制御部１０は、図１６のフローの処理を開始し（ステップＳ１６０１）、まず、図１５（ｄ）の画面を用いた認証処理を行い、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１６０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または（Ｂ）複合機１の外部メディアＩ／Ｆに装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルか、を選択するための図１５（ｅ）に示すような画面をＬＣＤ２２から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
【００８３】
「（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると（ステップＳ１６０３；Ｙｅｓ）、複合機１はスキャナ部１９を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する（ステップＳ１６０４）。一方、「（Ｂ）記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０３；ＮｏかつステップＳ１６０５；Ｙｅｓ）、記録メディア２０，２１から電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６０６）。
次に、複合機１（制御部１０）は、図１５（ｆ）の画面を表示して（ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０や２１への保管か、をユーザに選択させる。
「ドキュメント管理サーバ５への保管」が選択されると（ステップＳ１６０７；Ｙｅｓ）、複合機１は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６０８）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０７；ＮｏかつステップＳ１６０９；Ｙｅｓ）、装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６１０）。
【００８４】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、当該選択された電子フォルダに保管すべく、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６１１）。そして、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に送信する（ステップＳ１６１２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、送信された電子ファイルを受信すると共に指定されたフォルダにこれを登録する。この際、アクセス制限マネージャがＡＣＬを設定し、また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、ＬＣＤ２２の表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１６１３）。
【００８５】
尚、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時において、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書から得られる画像データ、が選択されると、スキャナ条件の設定画面が表示され、スキャナ条件を設定できるようにしてもよい。スキャナ条件は、原稿種類（スキャンする原稿の種類）、天地識別（原稿の上下を自動識別）、原稿紙枚数（スキャンする原稿の枚数）、保存形式（スキャン後に保存するファイルの形式）、読み取り解像度（スキャン時の解像度）、原稿面（原稿が片面か両面か）、画質（カラーでスキャンし保存するときの画質と圧縮率）、などを設定可能としてもよい。
【００８６】
本実施形態では、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時において、（ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管、が選択されると、図１５（ｇ）〜（ｊ）に例示するような、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期限を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルのＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメールが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。
【００８７】
次に、「ＭＦＰからの印刷」機能について説明する。「ＭＦＰからの印刷」機能とは、ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に保管された電子ファイル、又は、複合機１に装着された記録メディア２０，２１内に保管された電子ファイルを、複合機１の印刷部１８が含む印刷装置によって、紙などの記録媒体上に印刷する機能である。
【００８８】
図１７は、複合機１の「ＭＦＰからの印刷」機能を説明するフローチャートである。
【００８９】
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの印刷」が選択されると、制御部１０は、図１７のフローを開始し（ステップＳ１７０１）、図１５（ｄ）の認証画面を用いた認証処理により認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１７０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、（ａ）ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に保管された電子ファイルの印刷か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
【００９０】
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１７０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１７０３；ＮｏかつステップＳ１７０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０６）。
【００９１】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１７０７）。ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、アクセス権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが印刷されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
【００９２】
複合機１は、記憶メディア２０，２１から読み出した電子ファイル又はドキュメント管理サーバ５から送信されて来た電子ファイルを印刷する（ステップＳ１７０８）。
複合機１は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ５に送信する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を記憶すると共に今回の請求情報を複合機１に送信する。
複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１７０９）。
【００９３】
なお、請求システムマネージャは、例えば、複合機１から印刷総枚数の通知を受けて、今回の印刷処理１回分の請求額を一括して計算してもよく、或いは、複合機１が一定量（例えば、１シート毎、１０シート毎．．）印刷する度に、通知を受けて、一定量毎に課金計算を行って、これらの総計を求めることで、今回の印刷処理１回分の請求額を計算してもよい。
【００９４】
「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、ファイルが選択されたとき、印刷条件の設定画面が表示され、印刷条件を設定できるようにしてもよい。印刷条件は、カラー選択（白黒印刷かカラー印刷か）、印刷部数（印刷する枚数）、レイアウト（１枚を１頁内に印刷するか、複数枝を１頁内に印刷するか）、印刷サイズ（自動か、又は各用紙サイズを選択する）、印刷面（片面か、両面か）、などを設定可能としてもよい。
【００９５】
次に、「ＭＦＰからの削除」機能について説明する。「ＭＦＰからの削除」とは、複合機１から、ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル、又は、複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルにアクセスし、選択された電子ファイルを削除する機能である。
【００９６】
図１８は、複合機１の「ＭＦＰからの削除」機能を説明するフローチャートである。
【００９７】
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「ＭＦＰからの削除」が選択されると、制御部１０は、図１８の処理を開始し（ステップＳ１８０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１８０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルの削除か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管されているファイルの削除か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１８０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１８０３；ＮｏかつステップＳ１８０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０６）。
【００９８】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１８０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、削除する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容をプレビュー等によって表示する（ステップＳ１８０８）。そして、ユーザによって、削除することが選択されると（ステップＳ１８０９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを削除する（ステップＳ１８１０）。即ち、記録メディア上のファイルが指定されているときは、外部メディアＩ／Ｆ１４を介して記録メディア２０，２１等に格納されている該当するファイルを削除する。
この場合、複合機１は、削除したファイルに関する情報（例えば、ファイル数、各ファイルの容量等）を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
【００９９】
一方、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルが指定されている場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権を必要に応じて再度チェックし、削除権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを削除する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが削除されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴管理（バージョン情報の更新等）を行う。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。
当該電子ファイルの削除後、複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
【０１００】
次に、「ＭＦＰからの削除」機能について説明する。「ＭＦＰからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ５や複合機１に装着された記録メディア内に保管された電子ファイルを、複合機１の表示手段において表示する機能である。
【０１０１】
図１９は、複合機１の「ＭＦＰからの参照」機能を説明するフローチャートである。
【０１０２】
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＭＦＰからの参照」が選択され（ステップＳ１９０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１９０２）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照か、または（ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管されたファイルの参照か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１９０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１９０３；ＮｏかつステップＳ１９０５；ＹＥｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０６）。
【０１０３】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１９０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、制御部１０は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、たとえば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する（ステップＳ１９０８）。さらに、制御部１０は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ１９０８）。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い（ビットを間引いた）サムネイル画像としてもよい。
続いて、制御部１０は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータのページ数、表示時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１９０９）。
【０１０４】
「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照、が選択されると、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。
【０１０５】
次に、「ＭＦＰからの取り出し」機能について説明する。「ＭＦＰからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを、複合機１に装着された記録メディアに保管する機能である。
【０１０６】
図２０は、複合機１の「ＭＦＰからの取り出し」機能を説明するフローチャートである。
【０１０７】
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＭＦＰからの取り出し」が選択され（ステップＳ２００１；Ｙｅｓ）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２００２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
「ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ２００３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ２００３；ＮｏかつステップＳ２００５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００６）。
【０１０８】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ２００７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ２００８）。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると（ステップＳ２００８）、複合機１は当該電子ファイルを保存する記録メディア２０，２１がユーザによって装着されているかを確認する（ステップＳ２００９）。記録メディア２０，２１が装着されていると判断された場合（ステップＳ２００９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを前記記録メディアに保存する（ステップＳ２０１０）。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部１０は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２０１１）。
【０１０９】
（ログオフ）
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ５はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ５は、ログイン時に保存したユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４から削除し、複合機１にログオフが完了した旨を送信する。複合機１は、ドキュメント管理サーバ５から、ログオフ完了を受信し、図１５（ａ）のＴｏｕｃｈＨｅｒｅボタンが表示される画面をＬＣＤ２２に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機１は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
【０１１０】
次に、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５の各機能を利用する手順を説明する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
【０１１１】
（ログイン）
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図１５（ｄ）に示されるような画面をコンピュータ３に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。認証がＯＫであるとの通知を受けると、コンピュータ３は、例えば図１５（ｂ）に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証がＮＧであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
【０１１２】
（機能選択）
認証がＯＫであると通知を受けると、コンピュータ３は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワーク４を介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
【０１１３】
次に、「ＰＣからの登録」機能について説明する。「ＰＣからの登録」とは、コンピュータ３に保管された電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。
【０１１４】
図２１は、複合機１の「ＰＣからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの登録」が選択され（ステップＳ２１０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２１０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、コンピュータ３に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると（ステップＳ２１０３；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し（ステップＳ２１０４）、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると（ステップＳ２１０５；Ｙｅｓ）、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ５の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する（ステップＳ２１０６）。ファイルの送信後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に表示する（ステップＳ２１０７）。
【０１１５】
尚、「ＰＣからの登録」機能の使用時において、上述した「ＭＦＰからの登録」と同様、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、  履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期眼を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルの前記ＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメ−ルが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときに前記ＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。
【０１１６】
また、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの登録時において、ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作（例えば、マウスの右クリック）を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
【０１１７】
次に、「ＰＣからの参照」機能について説明する。「ＰＣからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイルを、コンピュータ３のディスプレイ上に表示する機能である。
【０１１８】
図２２は、「ＰＣからの参照」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの参照」が選択され、（ステップＳ２２０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２２０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する（ステップＳ２２０３）。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２２０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２２０５）。そして、コンピュータ３は所定のビューワ等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する（ステップＳ２２０６）。コンピュータ３はユーザによる参照が終了したと判断すると（ステップＳ２２０７；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に終了を通知する（ステップＳ２２０８）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２２０９）。
【０１１９】
尚、「ＰＣからの参照」機能の使用時において、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、上述した「ＰＣからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。また同様に、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの「ＰＣからの参照」時においても、ファイルの「ＰＣからの登録」時と同様に、ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作（例えば、マウスの右クリック）を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
【０１２０】
次に、「ＰＣからの取り出し」機能について説明する。「ＰＣからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを、コンピュータ３内に保管する機能である。
【０１２１】
図２３は、「ＰＣからの取り出し」機能を説明するフローチャートである。上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの取り出し」が選択され（ステップＳ２３０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２３０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する（ステップＳ２３０３）。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２３０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はユーザが電子フォルダを選択できる画面等を表示して、保存先の電子フォルダの入力を受け付ける（ステップＳ２３０５）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から、選択された電子フォルダに当該電子ファイルを保存する（ステップＳ２３０６）。コンピュータ３は当該電子ファイルを取得後、ドキュメント管理サーバ５に取得終了を通知する（ステップＳ２３０７）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２３０８）。
【０１２２】
次に、「ＰＣからの削除」機能について説明する。「ＰＣからの削除」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを削除する機能である。
【０１２３】
図２４は、「ＰＣからの削除」機能を説明するフローチャートである。上述した機能選択画面上でユーザによって「ＰＣからの削除」が選択され（ステップＳ２４０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２４０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する（ステップＳ２４０３）。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２４０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は削除を実行するかユーザに確認する画面等を表示して、ユーザによる入力を待つ。当該ユーザから削除することが選択されると（ステップＳ２４０５；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に対して当該電子ファイルを削除する要求を出す（ステップＳ２４０６）。そして、ドキュメント管理サーバ５によって当該電子ファイルが削除された後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２４０７）。
【０１２４】
（ログオフ）
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ３は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
【０１２５】
以上説明したとおり、本ドキュメント管理システムは、複合機１やコンピュータ３などの情報端末と接続するドキュメント管理サーバ５を設け、ドキュメント管理サーバ５は、会員の認証を行う認証手段を設けている。そして、ユーザがコンピュータ３を操作して各機能（登録、参照、印刷など）を使用するときには、ドキュメント管理サーバ５は認証手段での認証を要求する。それによりドキュメント管理サーバ５は会員の利用情報の履歴を取得することができ、会員団体に対して適切に課金することができる。
例えば、ドキュメント管理サーバ５へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機１に記録メディアを装着し、当該記録メディアに保管されたファイルを印刷する場合においても（すなわち、複合機上で機能が完結している）、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ５への認証を要求する。
【０１２６】
さらに、複合機１で印刷機能を使用すると、全ページの印刷が完了した時点で複合機からドキュメント管理サーバ５に対して、印刷機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。これにより、印刷がスピーデイに行われる。しかしながら、途中で複合機のネットワークケーブルを外れてしまったときに、適切に課金できない。それを防ぐために、複合機は、各ページの印刷を終了すると、ドキュメント管理サーバ印刷の終了を通知するようにすればよい。この場合、印刷のスピードは落ちるが、適切に課金することができる。
【０１２７】
また、例えば、コンピュータ３からドキュメント管理システムを使用するときには、コンピュータ３にインストールされた標準のブラウザを使用しない。本ドキュメント管理システムを使用する専用のソフトウェアを提供する。これは、各機能の使用時において、ドキュメント管理サーバが利用状況を入手し、課金するためである。
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機１の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと（例えば、１０秒ごと）に、複合機１からドキュメント管理サーバ５に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
また、参照機能が利用できる時間（例えば、３分まで）を制限してもよい。さらに、参照機能の操作（例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など）の入力が一定時間ないこと（例えば、３分まで）をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
【０１２８】
次に、「ＭＦＰからの登録」機能の好適な実施例を説明する。
複合機１からファイルの「ＭＦＰからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
ドキュメント管理サーバ５は、「ＭＦＰからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ５に保管するときにエラー（例．送信の途中でファイル送信が途切れるなど）があることを検知すると、当該複合機１宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャから、「メール配信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール配信」のオプションを設定した会員に対応するＥメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し（例，送信先○○へのメール配信ができませんでした、など）、当該Ｅメールアドレス情報とともに、送信する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
【０１２９】
次に、複合機１から「ＭＦＰからの参照」機能の好適な実施例を説明する。
複合機１のＬＣＤ２２上で参照するときにおいて、表示された内容は９０度ごとに回転操作ができる。この９０度の回転は、複合機１にインストールされたアプリケーション上で行っても、２次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、１次データから２次データへの変換を必要としない分、効率的である。
また、９０度の回転基準はいずれの場所でもよい（例えば、左上など）。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに９０度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、９０度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
【０１３０】
さらに、「ＭＦＰからの参照」や「ＭＦＰからの印刷」の利用時において、ダウンロードしたファイルが表示できないときに、表示パネル上にエラーである旨を表示するようにしてもよい。しかしながら、これではダウンロードの手間の無駄である。これを回避するために、ダウンロードする前にファイルの拡張子（識別情報）をチェックし、拡張子がＮＧであれば、その時点でエラーを表示するようにすれば劾率よい。
また、「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、例えば、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示したりすればよい。
【０１３１】
ドキュメント管理システムは、より細かな単位による課金、たとえば、電子文書化した紙文書の登録枚数や、電子文書の閲覧の時間に応じて、課金を行うことができる。以下、説明する。
【０１３２】
ログ管理マネージャが保存するドキュメント管理システムの使用履歴と、請求システムマネージャが保存するドキュメント管理システムの課金情報とは、より詳細には、たとえば、図２５に示すようなテーブル構造を有する。
【０１３３】
ドキュメント管理システムの使用履歴のテーブル２５４０の各エントリは、使用者２５４１と、使用開始時刻２５４２と、使用終了時刻２５４３と、使用詳細２５４４と、課金額２５４５とから構成される。
たとえば、図２５のテーブル２５４０の第１エントリには、「ＡＢＣ００１」「２００５／５／３１  １２：００：００」「２００５／５／３１  １２：０５：００」「電子文書印刷  ２５枚」「５００円」とあるが、これは、ユーザＩＤがＡＢＣ００１であるユーザが、２００５年５月３１日１２時０分０秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、２００５年５月３１日１２時５分０秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、電子文書（ドキュメント管理サーバ５に保存されている）の印刷を２５枚行い、その結果５００円課金したことを示す。
同様に、テーブル２５４０の第２エントリには、「ＺＺＺ９９９」「２００５／５／３１  １２：０３：００」「２００５／５／３１  １２：０８：００」「電子文書閲覧」「５０円」とあるが、これは、ユーザＩＤがＺＺＺ９９９であるユーザが、２００５年５月３１日１２時３分０秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、２００５年５月３１日１２時８分０秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、電子文書（ドキュメント管理サーバ５に保存されている）の閲覧を行い、その結果５０円課金したことを示す。つまり、このエントリは、電子文書の閲覧を行った場合であっても、ドキュメント管理サーバ５による課金がなされることを示す。
同様に、テーブル２５４０の第３エントリには、「ＤＥＦ００２」「２００５／５／３１  １５：００：００」「２００５／５／３１  １５：０２：００」「外部メディア印刷  １０枚」「１００円」とあるが、これは、ユーザＩＤがＤＥＦ００２であるユーザが、２００５年５月３１日１５時０分０秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、２００５年５月３１日１５時２分０秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、図２の複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続した記憶媒体から読み出した文書を１０枚印刷し（ドキュメント管理サーバ５の電子文書は利用しない）、その結果１００円課金したことを示す。つまり、このエントリは、作業が複合機３だけで完結し、ドキュメント管理サーバ５を使用しない場合であっても、ドキュメント管理サーバ５による課金がなされることを示す。
同様に、テーブル２５４０の第４エントリには、「ＧＨＩ００３」「２００５／５／３１  １５：３０：００」「２００５／５／３１  １５：３２：００」「電子文書登録  ２０枚」「２００円」とあるが、これは、ユーザＩＤがＧＨＩ００３であるユーザが、２００５年５月３１日１５時３０分０秒にドキュメント管理システムの使用を開始し、２００５年５月３１日１５時３２分０秒にドキュメント管理システムの使用を終了し、ドキュメント管理サーバ５または複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続した記憶媒体に電子文書を２０枚登録し、その結果２００円課金したことを示す。つまり、このエントリは、文書を登録しただけで、印刷や閲覧等を行っていない場合であっても、課金がなされることを示す。
【０１３４】
請求システムマネージャが保存するドキュメント管理システムの課金情報のテーブル２５５０の各エントリは、使用態様２５５１と、課金額２５５２とから構成される。
図２５のテーブル２５５０の第１エントリには、「電子文書印刷」「２０円／枚」とあるが、これは、ドキュメント管理サーバ５に保存されている電子文書を印刷すると１枚につき２０円課金することを示す。
同様に、テーブル２５５０の第２エントリには、「電子文書参照」「１０円／分」とあるが、これは、ドキュメント管理サーバ５に保存されている電子文書を閲覧（参照）すると１分につき１０円課金することを示す。
同様に、テーブル２５５０の第３エントリには、「外部メディアのファイルの印刷」「１０円／枚」とあるが、これは、複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続した記憶媒体から読み出したファイルを印刷すると１枚につき１０円課金することを示す。
同様に、テーブル２５５０の第４エントリには、「電子文書登録」「１０円／枚」とあるが、これは、ドキュメント管理サーバ５に紙文書を電子文書化して登録しただけで、印刷や閲覧等を行っていない場合であっても、紙文書１枚につき１０円課金することを示す。
【０１３５】
ユーザが、複合機１を用いてドキュメント管理サーバ５にログイン後、ドキュメント管理システムの機能を利用し、複合機１に課金情報が送られてくるまでの、ドキュメント管理サーバ５の動作を、図２６から図３０までを参照して説明する。
【０１３６】
図２６は、「ＭＦＰからの登録」機能を用いた場合に、ユーザによる使用実績を加味した課金を行うフローチャートの一例である。
ステップＳ２６０１からステップＳ２６１３までの処理は、図１６のステップＳ１６０１からステップＳ１６１３までの処理とそれぞれ対応する。ここで、図１６の処理と異なるのは、電子ファイルの送信後（ステップＳ２６１２）に、使用開始時刻と、使用終了時刻と、使用した機能と（ここでは「ＭＦＰからの登録」、すなわち図２５のテーブル２５５０記載の「電子文書登録」）、スキャンした紙文書枚数のデータとを、ドキュメント管理サーバ５に送信するところである（ステップＳ２６１２１）。使用開始時刻および使用終了時刻は、図示せぬ複合機１に内蔵されている現在時刻を返すタイマを、制御部１０が使用開始時および使用終了時に呼び出すことで知ることができる。
ドキュメント管理サーバ５は、ステップＳ２６１２１で複合機１から送信された情報を受けて、ログ管理マネージャのテーブル２５４０に登録を行う。たとえば、ユーザＩＤがＡＢＣ００１であるユーザが、紙文書を２０枚登録した場合、ログ管理マネージャのテーブル２５４０の空きエントリに、ステップＳ２６０２の認証処理により受け付けたユーザＩＤを使用者２５４１に、受信した使用開始時刻を使用開始時刻２５４２に、受信した使用終了時刻を使用終了時刻２５４３に、受信した「使用した機能」とスキャンした枚数とを使用詳細２５４４に登録する。課金額２５４５は、受信した「使用した機能」をキーに、課金システムマネージャのドキュメント管理システムの課金情報のテーブル２５５０を検索すると、使用した機能に応じた単価が分かる（この場合は、使用した機能は「文書登録機能」であるから、課金額は１枚につき１０円である）から、当該単価にスキャンした枚数を乗じて得た金額が入る。
このようにして得た当該エントリの課金額２５４５を、複合機１に送信する（ステップＳ２６１３）。
【０１３７】
図２７は、「ＭＦＰからの印刷」機能を用いた場合に、ユーザによる使用実績を加味した課金を行うフローチャートの一例である。
ステップＳ２７０１からステップＳ２７０９までの処理は、図１７のステップＳ１７０１からステップＳ１７０９までの処理とそれぞれ対応する。ここで、図１７の処理と異なるのは、電子ファイルの印刷後（ステップＳ２７０８）に、使用開始時刻と、使用終了時刻と、使用した機能と（ここでは「ＭＦＰからの印刷」、すなわち図２５のテーブル２５５０記載の「電子文書印刷」）、印刷した紙文書枚数のデータとを、ドキュメント管理サーバ５に送信するところである（ステップＳ２７０８１）。使用開始時刻および使用終了時刻は、図示せぬ複合機１に内蔵されている現在時刻を返すタイマを、制御部１０が使用開始時および使用終了時に呼び出すことで知ることができる。
ドキュメント管理サーバ５は、ステップＳ２７０８１で複合機１から送信された情報を受けて、ログ管理マネージャのテーブル２５４０に登録を行う。たとえば、ユーザＩＤがＡＢＣ００１であるユーザが、電子ファイルを２０枚登録した場合、ログ管理マネージャのテーブル２５４０の空きエントリに、ステップＳ２７０２の認証処理により受け付けたユーザＩＤを使用者２５４１に、受信した使用開始時刻を使用開始時刻２５４２に、受信した使用終了時刻を使用終了時刻２５４３に、受信した「使用した機能」と印刷した枚数とを使用詳細２５４４に登録する。課金額２５４５は、受信した「使用した機能」をキーに、課金システムマネージャのドキュメント管理システムの課金情報のテーブル２５５０を検索すると、使用した機能に応じた単価が分かる（この場合は、使用した機能は「電子文書印刷」であるから、課金額は１枚につき２０円である）から、当該単価にスキャンした枚数を乗じて得た金額が入る。
このようにして得た当該エントリの課金額２５４５を、複合機１に送信する（ステップＳ２７０９）。
【０１３８】
図２８は、「ＭＦＰからの削除」機能を用いた場合に、ユーザによる使用実績を加味した課金を行うフローチャートの一例である。
ステップＳ２８０１からステップＳ２８１１までの処理は、図１８のステップＳ１８０１からステップＳ１８１１までの処理とそれぞれ対応する。ここで、図１８の処理と異なるのは、電子ファイルの削除後（ステップＳ２８１０）に、使用開始時刻と、使用終了時刻と、使用した機能と（ここでは「ＭＦＰからの削除」）、削除したファイル数のデータとを、ドキュメント管理サーバ５に送信するところである（ステップＳ２８１０１）。使用開始時刻および使用終了時刻は、図示せぬ複合機１に内蔵されている現在時刻を返すタイマを、制御部１０が使用開始時および使用終了時に呼び出すことで知ることができる。
ドキュメント管理サーバ５は、ステップＳ２８１０１で複合機１から送信された情報を受けて、ログ管理マネージャのテーブル２５４０に登録を行う。たとえば、ユーザＩＤがＡＢＣ００１であるユーザが、ファイルを２０個削除した場合、ログ管理マネージャのテーブル２５４０の空きエントリに、ステップＳ２８０２の認証処理により受け付けたユーザＩＤを使用者２５４１に、受信した使用開始時刻を使用開始時刻２５４２に、受信した使用終了時刻を使用終了時刻２５４３に、受信した「使用した機能」と印刷した枚数とを使用詳細２５４４に登録する。課金額２５４５は、受信した「使用した機能」をキーに、課金システムマネージャのドキュメント管理システムの課金情報のテーブル２５５０を検索すると、使用した機能に応じた単価が分かるから、当該単価に削除したファイル数を乗じて得た金額が入る。
このようにして得た当該エントリの課金額２５４５を、複合機１に送信する（ステップＳ２８１１）。
【０１３９】
図２９は、「ＭＦＰからの参照」機能を用いた場合に、ユーザによる使用実績を加味した課金を行うフローチャートの一例である。
ステップＳ２９０１からステップＳ２９０９までの処理は、図１９のステップＳ１９０１からステップＳ１９０９までの処理とそれぞれ対応する。ここで、図１９の処理と異なるのは、電子ファイルの参照後（ステップＳ２９０８）に、使用開始時刻と、使用終了時刻と、使用した機能と（ここでは「ＭＦＰからの削除」）を、ドキュメント管理サーバ５に送信するところである（ステップＳ２９０８１）。使用開始時刻および使用終了時刻は、図示せぬ複合機１に内蔵されている現在時刻を返すタイマを、制御部１０が使用開始時および使用終了時に呼び出すことで知ることができる。
ドキュメント管理サーバ５は、ステップＳ２９０８１で複合機１から送信された情報を受けて、ログ管理マネージャのテーブル２５４０に登録を行う。たとえば、ユーザＩＤがＡＢＣ００１であるユーザが、ファイルを５分間参照した場合、ログ管理マネージャのテーブル２５４０の空きエントリに、ステップＳ２９０２の認証処理により受け付けたユーザＩＤを使用者２５４１に、受信した使用開始時刻を使用開始時刻２５４２に、受信した使用終了時刻を使用終了時刻２５４３に、受信した「使用した機能」と参照した時間とを使用詳細２５４４に登録する。課金額２５４５は、受信した「使用した機能」をキーに、課金システムマネージャのドキュメント管理システムの課金情報のテーブル２５５０を検索すると、使用した機能に応じた単価が分かるから（この場合は、使用した機能は「電子文書閲覧」であるから、課金額は１分につき１０円である）を乗じて得た金額が入る。
このようにして得た当該エントリの課金額２５４５を、複合機１に送信する（ステップＳ２９０９）。
【０１４０】
図３０は、「ＭＦＰからの取り出し」機能を用いた場合に、ユーザによる使用実績を加味した課金を行うフローチャートの一例である。
ステップＳ３００１からステップＳ３０１１までの処理は、図２０のステップＳ２００１からステップＳ２０１１までの処理とそれぞれ対応する。ここで、図２０の処理と異なるのは、ファイルの保存後（ステップＳ３０１０）に、使用開始時刻と、使用終了時刻と、使用した機能と（ここでは「ＭＦＰからの取り出し」）、削除したファイル数のデータとを、ドキュメント管理サーバ５に送信するところである（ステップＳ３０１０１）。使用開始時刻および使用終了時刻は、図示せぬ複合機１に内蔵されている現在時刻を返すタイマを、制御部１０が使用開始時および使用終了時に呼び出すことで知ることができる。
ドキュメント管理サーバ５は、ステップＳ３０１０１で複合機１から送信された情報を受けて、ログ管理マネージャのテーブル２５４０に登録を行う。たとえば、ユーザＩＤがＡＢＣ００１であるユーザが、ファイルを１０個取り出した場合、ログ管理マネージャのテーブル２５４０の空きエントリに、ステップＳ３００２の認証処理により受け付けたユーザＩＤを使用者２５４１に、受信した使用開始時刻を使用開始時刻２５４２に、受信した使用終了時刻を使用終了時刻２５４３に、受信した「使用した機能」と印刷した枚数とを使用詳細２５４４に登録する。課金額２５４５は、受信した「使用した機能」をキーに、課金システムマネージャのドキュメント管理システムの課金情報のテーブル２５５０を検索すると、使用した機能に応じた単価が分かるから、当該単価に削除したファイル数を乗じて得た金額が入る。
このようにして得た当該エントリの課金額２５４５を、複合機１に送信する（ステップＳ３０１１）。
【０１４１】
なお、ユーザがコンピュータ３からドキュメント管理システムの機能を用いる場合も同様に、処理終了後に、使用開始時刻・使用終了時刻・使用機能・使用実績をドキュメント管理サーバ５に送信し、ドキュメント管理サーバ５のログ管理マネージャが図２５のテーブル２５５０を参照してテーブル２５４０の空きエントリに使用開始時刻等を登録し、この登録を受けて請求システムマネージャがユーザに課金する。このような構成をとることで、より細かな単位で（たとえば、紙文書１枚や閲覧時間１０秒単位で、あるいは紙文書１０枚単位や閲覧時間１０分単位で）課金を行うことができる。
【０１４２】
以上説明したように、本実施形態によれば、複合機１やコンピュータ３をユーザが利用する際には、たとえ、複合機１やコンピュータ３だけで処理が完結するような場合であっても、課金を確実に行うために、課金を司るドキュメント管理サーバ５に、ユーザに必ずログインさせる。また、処理終了時には、複合機１やコンピュータ３は、利用実績等をドキュメント管理サーバ５に必ず送信する。さらに、ドキュメント管理サーバ５は、利用実績等を管理する手段と、利用実績に応じて課金額を定め、ユーザに課金を行う手段とを備える。
このような構成を採用することで、ドキュメント管理システムが提供する機能に応じて、適切な課金情報を生成することが可能になる。
【０１４３】
本発明は、上記の実施形態に限定されず、種々の変形および応用が可能である。
【０１４４】
請求システムマネージャが保存するドキュメント管理システムの課金情報のテーブル２５５０の各エントリは、エディタ等を使って変更できるようにしてもよい。このような構成を採ることで、たとえば、課金単位を１０枚単位・１０秒単位でいくら、１００枚以上は定額、といったように自由な課金方法を行うことができる。
【０１４５】
ドキュメント管理システムの使用履歴のテーブル２５４０の各エントリは、使用者２５４１と、使用開始時刻２５４２と、使用終了時刻２５４３と、課金額２５４５とを有している。したがって、ユーザ（使用者）および決済期間（たとえば、所定の使用開始時刻から所定の使用終了時刻を有するエントリを抽出する）を指定してテーブル２５４０を検索することで、指定した決算期間およびユーザに係るエントリを抽出することができる。これらのエントリの課金額２５４５を合算すれば、所定期間内のユーザ毎の課金額を計算することができる。
【０１４６】
ドキュメント管理サーバ５は、専用のシステムによらず、通常のコンピュータシステムを用いて実現可能である。たとえば、上述の動作を実行するためのプログラムを、コンピュータが読みとり可能な記録媒体（フレキシブルディスク、CD-ROM、DVD-ROM等）に格納して配布し、当該プログラムをコンピュータにインストールすることにより、上述の処理を実行するドキュメント管理サーバを構成してもよい。
また、搬送波に当該プログラムを重畳し、通信ネットワークを介して配信することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１４７】
【図１】ドキュメント管理システムの概要を説明する図である。
【図２】複合機の構成を説明する図である。
【図３】複合機の外見を示す図である。
【図４】ドキュメント管理サーバの構成を説明する図である。
【図５】ドキュメント管理サーバが持つ機能を説明する図である。
【図６】（ａ）コンテンツマネージャの機能を説明する図である。（ｂ）アクセスコントロールリストが格納する情報の例を示す図である。
【図７】会員リストマネージャの機能を説明する図である。
【図８】（ａ）と（ｂ）は、会員リストマネージャが格納する情報の例を示す図であり、（ｃ）は、履歴管理マネージャが格納する情報の例を示す図であり、（ｄ）は、課金マネージャが記憶する情報の例を示す図である。
【図９】（ａ）は、「メール配信」設定処理を説明するフローチャートであり、（ｂ）はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図１０】（ａ）は、「受信確認」処理を説明するフローチャートであり、（ｂ）はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図１１】（ａ）は、「受信確認」実行処理を説明するフローチャートであり、（ｂ）はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図１２】（ａ）は、「登録状況お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートであり、（ｂ）はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図１３】（ａ）は、「自分お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートであり、（ｂ）はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図１４】ファイル履歴管理の機能を説明する図である。
【図１５】複合機又はコンピュータに接続された表示装置に出力される画面の例を示す図である。
【図１６】「複合機からの登録」処理を説明するフローチャートである。
【図１７】「複合機からの印刷」処理を説明するフローチャートである。
【図１８】「複合機からの削除」処理を説明するフローチャートである。
【図１９】「複合機からの参照」処理を説明するフローチャートである。
【図２０】「複合機からの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
【図２１】「ＰＣからの登録」処理を説明するフローチャートである。
【図２２】「ＰＣからの参照」処理を説明するフローチャートである。
【図２３】「ＰＣからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
【図２４】「ＰＣからの削除」処理を説明するフローチャートである。
【図２５】ログ管理マネージャが保存する使用履歴と、請求システムマネージャが保存する課金情報とのデータテーブルを示す図である。
【図２６】「ＭＦＰからの登録」処理および課金処理を説明するフローチャートである。
【図２７】「ＭＦＰからの印刷」処理および課金処理を説明するフローチャートである。
【図２８】「ＭＦＰからの削除」処理および課金処理を説明するフローチャートである。
【図２９】「ＭＦＰからの参照」処理および課金処理を説明するフローチャートである。
【図３０】「ＭＦＰからの取り出し」処理および課金処理を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【０１４８】
１      複合機
３      パーソナルコンピュータ
４      ネットワーク
５      ドキュメント管理サーバ
１０    制御部
１１    ＲＡＭ
１２    ＲＯＭ
１３    ＨＤＤ
１４    外部メディアＩ／Ｆ
１５    Ｉ／Ｆ
１６    通信部
１７    システムバス
１８    印刷部
１９    スキャナ部
２０    記録メディア（ＣＤ／ＤＶＤ）
２１    記録メディア（メモリカード）
２２    ＬＣＤ
２３    タッチパネル
１１０  制御部
１１１  ＲＡＭ
１１２  ＲＯＭ
１１３  ファイル格納部
１１４  管理情報格納部
１１５  表示部
１１６  入力部
１１７  通信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
2006338213.tif 000028
【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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