(57)【要約】【課題】  文書の登録、更新を行った場合に、その情報を関連するユーザに容易に通知することができるようにする。【解決手段】  文書をフォルダに登録したとき、そのフォルダ内に宛先、通知内容５００、７００がある場合には、その宛先、通知内容５００、７００から通知文章６００、８００を作成し、作成した通知文章６００、８００を、その宛先、通知内容５００、７００に記載されている宛先に送信することにより、登録者以外のユーザのために必要な文書を登録した場合でも、他のユーザにその文書を知らせることができるようにして、文書管理装置を情報伝達の手段として利用することができるようにする。【選択図】  図４
2006215829.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
任意の階層構造をとることが可能なフォルダ内に文書ファイルを保存して、文書を管理する文書管理装置であって、
前記フォルダ内に文書ファイルが登録された場合、又は前記フォルダ内に保存されている文書ファイルが更新された場合に、前記文書ファイルが登録又は更新されたことを通知する宛先を示す宛先情報と、その通知する内容に関する通知内容情報とを含む宛先通知文書が、前記フォルダ内に保存されているか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により、前記宛先通知文書が保存されていると判定された場合に、前記通知内容情報に基づく通知内容を、前記宛先情報で示される宛先に通知する通知手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記宛先通知文書は、その宛先通知文書の登録実行者を示す所有者情報と、前記宛先情報と、前記通知内容情報とを含み、
前記通知内容情報は、前記文書ファイルに対して行われた操作内容を含み、
前記判定手段は、前記フォルダに文書ファイルが登録された場合、又は前記フォルダに保存されている文書ファイルが更新された場合に、前記文書ファイルの登録又は更新を実行したユーザを示す所有者情報を含む前記宛先通知文書が、前記フォルダ内に保存されているか否かを判定し、
前記判定手段により、前記文書ファイルの登録又は更新を実行したユーザを示す前記所有者情報を含む宛先通知文書が、前記フォルダ内に保存されていると判定された場合に、前記文書ファイルに対して実際に行われた操作内容と、前記通知内容情報に含まれている操作内容とが一致しているか否かを判定する第２の判定手段を有し、
前記通知手段は、前記第２の判定手段により、前記文書ファイルに対して実際に行われた操作内容と、前記通知内容情報に含まれている操作内容とが一致している場合に、前記通知内容情報に基づく通知内容を、前記宛先情報で示される宛先に通知することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記フォルダ内に前記宛先通知文書のファイルを登録する宛先通知文書登録手段と、
前記フォルダ内に前記文書ファイルを登録する文書ファイル登録手段と、
前記フォルダ内に保存されている前記文書ファイルを更新する文書ファイル更新手段とを有することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記請求項１〜３の何れか１項に記載の文書管理装置と、前記文書管理装置とネットワークを介して接続された複数の情報処理装置とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
任意の階層構造をとることが可能なフォルダ内に文書ファイルを保存して、文書を管理する文書管理方法であって、
前記フォルダ内に文書ファイルが登録された場合、又は前記フォルダ内に保存されている文書ファイルが更新された場合に、前記文書ファイルが登録又は更新されたことを通知する宛先を示す宛先情報と、その通知する内容に関する通知内容情報とを含む宛先通知文書が、前記フォルダ内に保存されているか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより、前記宛先通知文書が保存されていると判定された場合に、前記通知内容情報に基づく通知内容を、前記宛先情報で示される宛先に通知する通知ステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
任意の階層構造をとることが可能なフォルダ内に文書ファイルを保存して、文書を管理することをコンピュータに実行させるコンピュータプログラムであって、
前記フォルダ内に文書ファイルが登録された場合、又は前記フォルダ内に保存されている文書ファイルが更新された場合に、前記文書ファイルが登録又は更新されたことを通知する宛先を示す宛先情報と、その通知する内容に関する通知内容情報とを含む宛先通知文書が、前記フォルダ内に保存されているか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより、前記宛先通知文書が保存されていると判定された場合に、前記通知内容情報に基づく通知内容を、前記宛先情報で示される宛先に通知する通知ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理方法、及びコンピュータプログラムに関し、特に、文書を管理するために用いて好適なものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から、スキャナなどから読み込んだ文書のイメージデータ、あるいはコンピュータ上のＤＴＰアプリケーション（Desktop Publishing Application）などで作成した文書のコードデータなどを登録し、これを検索して表示あるいは印刷を行う電子ファイリング装置（文書管理装置）がある。この種の電子ファイリング装置（文書管理装置）では、文書を一元管理していたが、近年、いくつかの文書をまとめ、例えばそれらをフォルダに収容し、分類して管理するのが一般的となっている。
【０００３】
また、近年、業務の多様化やネットワークの普及などに伴い、電子ファイリング装置も複数のユーザで使用することが求められてきている。そこで、特定のユーザだけしか文書の登録あるいは検索をすることができない個人フォルダと、グループに属するユーザはだれでも文書の登録あるいは検索を行うことができる共有フォルダとを持ち、個人文書と共有文書とを別けて管理することにより、複数のユーザで文書を使用できるようにしたものも提案されている。
【０００４】
従来の電子ファイルリング装置における文書登録方法では、文書を登録するときに、ユーザは、文書名やキーワードなどの文書管理情報を設定している。フォルダを用いて文書を分類して管理することができる電子ファイリング装置では、ユーザは、さらに登録先としてフォルダを指定する。これらの設定を行った後、ユーザが登録指示を行うと、文書管理情報に、登録日、登録者、文書のページ数などが自動的に追加され、文書管理情報と文書データとが関連付けられて登録される。
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−１８９６８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上述した従来の文書登録方法では、文書を登録したときに、文書を新たに登録したことや、その文書管理情報をユーザに通知することができないため、登録者以外のユーザは、その文書が新たに登録されたことを知ることができなかった。そのため、登録者以外のユーザにも必要な情報が書かれている文書を登録した場合でも、他のユーザはその文書を一度も見ない場合が多く、電子ファイリング装置を情報伝達手段として利用する場合の障害となっていた。
【０００７】
また、新しく登録された文書を必ず一度は見るようにするためには、登録されている全ての文書に対して、登録日などによる検索を定期的に行う必要があり、ユーザの検索作業の増加を招いていた。
【０００８】
本発明は、このような従来の問題点に鑑み、文書の登録、更新を行った場合に、その情報を関連するユーザに容易に通知することができるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の文書管理装置は、任意の階層構造をとることが可能なフォルダ内に文書ファイルを保存して、文書を管理する文書管理装置であって、前記フォルダ内に文書ファイルが登録された場合、又は前記フォルダ内に保存されている文書ファイルが更新された場合に、前記文書ファイルが登録又は更新されたことを通知する宛先を示す宛先情報と、その通知する内容に関する通知内容情報とを含む宛先通知文書が、前記フォルダ内に保存されているか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により、前記宛先通知文書が保存されていると判定された場合に、前記通知内容情報に基づく通知内容を、前記宛先情報で示される宛先に通知する通知手段とを有することを特徴とする。
本発明の文書管理システムは、前記文書管理装置と、前記文書管理装置とネットワークを介して接続された複数の情報処理装置とを有することを特徴とする。
【００１０】
本発明の文書管理方法は、任意の階層構造をとることが可能なフォルダ内に文書ファイルを保存して、文書を管理する文書管理方法であって、前記フォルダ内に文書ファイルが登録された場合、又は前記フォルダ内に保存されている文書ファイルが更新された場合に、前記文書ファイルが登録又は更新されたことを通知する宛先を示す宛先情報と、その通知する内容に関する通知内容情報とを含む宛先通知文書が、前記フォルダ内に保存されているか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより、前記宛先通知文書が保存されていると判定された場合に、前記通知内容情報に基づく通知内容を、前記宛先情報で示される宛先に通知する通知ステップとを有することを特徴とする。
【００１１】
本発明のコンピュータプログラムは、任意の階層構造をとることが可能なフォルダ内に文書ファイルを保存して、文書を管理することをコンピュータに実行させるコンピュータプログラムであって、前記フォルダ内に文書ファイルが登録された場合、又は前記フォルダ内に保存されている文書ファイルが更新された場合に、前記文書ファイルが登録又は更新されたことを通知する宛先を示す宛先情報と、その通知する内容に関する通知内容情報とを含む宛先通知文書が、前記フォルダ内に保存されているか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより、前記宛先通知文書が保存されていると判定された場合に、前記通知内容情報に基づく通知内容を、前記宛先情報で示される宛先に通知する通知ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、宛先通知文書を利用することによって、文書ファイルを登録又は更新するときに、そのことを、指定の宛先に容易に通知することができるとともに、登録又は更新された文書ファイルの検索作業を軽減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
（第１の実施形態）
以下、図面を参照して本発明の第１の実施形態を説明する。
図１は、本実施形態における文書管理装置のハードウェアの構成の一例を示すブロック図である。
図１において、１０１はＣＰＵである。このＣＰＵ１０１は、フォルダの作成、変更を行ったり、文書の登録、変更、参照などを行ったりするために、バス１１０を介して接続された各種装置を制御するものである。このバス１１０を利用して、バス１１０に接続された各装置相互間で、アドレス信号、制御信号および各種データの転送が行われる。
１０２はキーボード、１０３はマウスである。これらキーボード１０２やマウス１０３は、フォルダの作成、変更や、文書の登録、変更、参照などの作業に関わる動作を指示する入力装置である。
【００１４】
１０４は、ＣＲＴディスプレイ（Cathode Ray Tube Display）などの表示装置であり、ＲＡＭ１０８に記憶されている表示データを表示する。
１０５は、ＣＤ−ＲＯＭに記憶されている情報を保存用外部記憶装置１０９に供給するためのＣＤ−ＲＯＭ読み取り装置である。
１０６は、紙の形態で文書を読み込むためのスキャナである。このスキャナ１０６を利用することで、紙面上に画像を本システムに読みこむことができる。
【００１５】
１０７はＲＯＭ（読み出し専用メモリ）である。このＲＯＭ１０７には、あらかじめＣＰＵ１０１の制御手順を記憶させておき、この制御手順をＣＰＵ１０１が実行することにより、フォルダの作成、変更や、文書の登録、変更、参照や、文書リストの表示などの処理を行うことができる。
【００１６】
ＲＡＭ１０８は、フォルダの作成、変更や、文書の登録、変更、参照などのためのワークメモリとして用いられるとともに、各種装置を制御するための情報を一時的に記憶するエリアとして用いられる。
１０９は、電源を切っても記憶内容が消えない、例えばハードディスク記憶装置などの外部記憶装置である。外部記憶装置１０９は、文書、文書情報、フォルダ情報、ユーザ情報の記憶手段として利用される。
【００１７】
図２は、本実施形態における文書管理装置の機能構成の一例を示す機能ブロック図である。
この文書管理装置は、宛先・通知内容の登録部２０と、文書の登録・更新部２１と、宛先・通知内容・文書の検索部２２と、宛先の読出し部２３と、通知文書の作成部２４と、宛先に内容を通知する通知部２５とを備えている。
宛先・通知内容の登録部２０は、宛先及び通知する内容を記載したファイルを文書管理装置の指定フォルダに文書として登録する。
【００１８】
文書の登録・更新部２１は、文書を新規に登録したり、既に登録された文書を開いて更新したりするに際し、登録又は更新した文書の内容を、そのほかの文書登録日付、更新日付などの文書情報といっしょに保存する。
宛先・通知内容・文書の検索部２２は、新規に登録されたり更新されたりした文書が保存されたフォルダ内に、宛先及び通知内容を記載した文書が保管されているか否か検索する。
【００１９】
宛先の読出し部２３は、登録されている宛先、通知内容が記載された文書から、宛先を読み出す。
通知文書の作成部２４は、登録されている宛先、通知内容が記載された文書から、通知内容を読み取り、文書情報を付加して宛先に送信する通知内容を作成する。
宛先に内容を通知する通知部２５は、宛先の読出し部２３で読み出した宛先に、通知文書の作成部２４で作成した通知内容を送信する。
【００２０】
次に、図３のフローチャートに従い、宛先、通知内容、および文書の登録手順の一例を説明する。
まず、メニュー・コマンドの実行などによるユーザの開始指示により文書登録処理が開始すると、ユーザの入力装置の操作に基づいて、宛先、通知内容を記載した文書を登録するフォルダが指定される（ステップＳ３１）。
そして、ユーザの入力装置の操作に基づいて、宛先、通知内容を記載した文書の登録の指示がされる（ステップＳ３２）と、宛先、通知内容を記載した文書が指定のフォルダに登録される（ステップＳ３３）。
【００２１】
図５および図７は宛先、通知内容の記載例を示している。該当フォルダに新規に文書が登録された場合には、連絡したいユーザのアドレスが、「#ADDRESS」の下に記載される。また、「#BODY」の下には、通知したい内容が記載される。
【００２２】
次に、図４のフローチャートに従い、新規文書を登録し、その登録に基づく情報を通知する手順の一例を説明する。
まず、メニュー・コマンドの実行などによるユーザの開始指示により新規文書の登録および登録通知処理が開始すると、文書を登録するフォルダを選択し（ステップＳ４１）、文書の登録を実行する（ステップＳ４２）。
【００２３】
次に、文書を登録したフォルダに宛先、通知内容を記載した文書が存在するか否か検索する（ステップＳ４３）。この検索の方法として、宛先、通知内容を記載した文書に特定の名前または拡張子をつけて、その名前または拡張子が検索された場合に、その名前または拡張子がつけられている文書を「宛先、通知内容を記載した文書」であると判定してもよい。この他、文書の記載内容に特定のフォーマット付けをして、そのフォーマットである場合に「宛先、通知内容を記載した文書」であると判定してもよい。
【００２４】
ステップＳ４３で、宛先、通知内容を記載した文書がないと判定した場合、処理は終了する。
一方、ステップＳ４３で、宛先、通知内容を記載した文書が存在すると判定した場合、宛先、通知内容を記載した文書から新規文書登録を通知する宛先を読み出す（ステップＳ４４）。
次に、記載された通知内容から、ユーザに通知する通知文章を作成する（ステップＳ４５）。
【００２５】
図６および図８は、作成された通知文章の例である。図５および図７の宛先、通知内容５００、７００で「$Address$」,「$CreatedDate$」,「$FolderPath$」,「$DosumentName$」と記載した部分は、ユーザに通知する通知文章６００、８００では、「ユーザのメールアドレス」、「文書の新規登録が実行された日付」、「文書が登録されたフォルダのパス名」、「登録された文書名」に変換されている。また、文書管理装置がＷｅｂサーバ上で起動する場合、図７に示した宛先、通知内容７００中の「$DocumsneURL$」には、図８の通知文章８００に示すように、文書のＵＲＬ（文書ＵＲＬ）を記載して、通知を受け取ったユーザが直ぐに、文書を参照できるようにすることも可能である。
【００２６】
次に、ステップＳ４４で読み出された宛先に、ステップＳ４５で作成した通知文章を送信する（ステップＳ４６）。
【００２７】
このように、本実施形態では、文書をフォルダに登録したとき、そのフォルダ内に宛先、通知内容５００、７００がある場合には、その宛先、通知内容５００、７００から通知文章６００、８００を作成し、作成した通知文章６００、８００を、その宛先、通知内容５００、７００に記載されている宛先に送信するので、登録者以外のユーザのために必要な文書を登録した場合でも、他のユーザにその文書を知らせることができ、電子ファイリング装置（文書管理装置）を情報伝達の手段として利用することができる。また、新しく登録された文書を見る場合、登録日などで検索する必要がなくなり、ユーザの検索作業を軽減することができる。
【００２８】
また、文書の登録先を指定することにより通知先が自動的に設定されるようにしたので、通知先の設定作業を軽減することができる。
さらに、宛先、通知内容を任意に設定することができるため、フォルダの用途に応じた通知内容を送信することが可能である。
なお、本実施形態では、文書を新規に登録した場合の手順を説明したが、本実施形態で説明した手法と同様にして文書管理情報を指定のユーザに通知することにより、文書の内容が更新、移動されたり、また保存有効期限が設定されたりしている場合にも、そのことを事前にユーザに知らせることができる。
【００２９】
（第２の実施形態）
次に、本発明の第２の実施形態を説明する。なお、本実施形態の説明において、第１の実施形態と同一の部分については、図１〜図８に付した符号と同一の符号を付すなどして詳細な説明を省略する。
本実施形態の文書管理装置のハードウェアの構成は、図１に示したものと同じである。
図９は、本実施形態における文書管理装置の機能構成の一例を示す機能ブロック図である。
この文書管理装置は、宛先・通知内容の登録部２０と、宛先・通知内容の文書の所有者情報保存部９０と、文書の登録・操作部９１と、宛先・通知内容・文書の検索部２２と、操作分類の検査部９２と、宛先の読出し部２３と、通知文章の作成部２４と、宛先に内容を通知する通知部２５とを備えている。
【００３０】
宛先・通知内容の文書の所有者情報保存部９０は、宛先・通知内容の登録部２０を実行したユーザを文書の所有者として、外部記憶装置１０９に保存する。
文書の登録・操作部９１は、文書を新規に登録したり、既に登録された文書を開いて更新したり、文書の移動、コピー、参照を行ったりするなど、文書に対する操作を行う。
宛先、通知内容文書の検索部９２は、新規に登録されたり更新されたりした文書が保存されたフォルダ内に、文書の操作を実行したユーザが所有する宛先及び通知内容を記載した文書が保管されているか否か検索する。
【００３１】
操作分類の検索部９３は、宛先及び通知内容を記載した文書内の操作分類が、実際にユーザが操作した内容と一致しているか否か検査する。
【００３２】
次に、図１０のフローチャートに従い、宛先、通知内容、および文書の登録手順の一例を説明する。
まず、メニュー・コマンドの実行などによるユーザの開始時により文書登録処理が開始すると、ユーザの入力装置の操作に基づいて、宛先、通知内容を記載した文書を登録するフォルダが指定される（ステップＳ１０１）。
そして、ユーザの入力装置の操作に基づいて、宛先、通知内容を記載した文書の登録の指示がされる（ステップＳ１０２）と、宛先、通知内容を記載した文書が指定のフォルダに文書が登録される（ステップＳ１０３）。最後に、宛先、通知内容を記載した文書の所有者情報に、該当文書の登録実行者を設定して保存する（ステップＳ１０４）。
【００３３】
図１２、図１４、および図１６は宛先、通知内容の記載例を示している。宛先、通知内容１２００、１４００、１６００において、「＃ACTION」の直下には、通知したい操作の分類が記載される。また、第１の実施形態と同様に、該当フォルダに新規に文書が登録された場合には、連絡したいユーザのアドレスが、「#ADDRESS」の下に記載される。また、「#BODY」の下には、通知したい内容が記載される。
【００３４】
次に、図１１のフローチャートに従い、新規文書を登録し、その登録に基づく情報を通知する手順の一例を説明する。
まず、メニュー・コマンドの実行などによるユーザの開始指示により新規文書の登録および登録通知処理が開始すると、文書を登録するフォルダを選択し（ステップＳ１１１）、文書の登録を実行する（ステップＳ１１２）。
【００３５】
次に、文書を登録したフォルダ内に文書登録を実行したユーザが所有者となっている宛先、通知内容を記載した文書が存在するか否かを検索する（ステップＳ１１３）。この検索の方法として、宛先、通知内容を記載した文書に特定の名前または拡張子をつけて、その名前または拡張子が検索された場合に、その名前または拡張子がつけられている文書を「宛先、通知内容を記載した文書」であると判定してもよい。この他、文書の記載内容に特定のフォーマット付けをして、そのフォーマットである場合に「宛先、通知内容を記載した文書」であると判定してもよい。
【００３６】
ステップＳ１１３で、実行者が所有者となっている宛先、通知内容を記載した文書がないと判定した場合、処理は終了する。
一方、ステップＳ１１３で、文書登録の実行者が所有者となっている宛先、通知内容を記載した文書が存在すると判定した場合、操作分類（図１２、１４、１６に示した宛先、通知内容１２００、１４００、１６００の「＃ACTION」)の部分に、「登録＝IMPORT」が記載されているか否か検査する（ステップＳ１１４）。
【００３７】
ステップＳ１１４で、操作分類に実際の操作内容（この場合は「登録＝IMPORT」）が記載されていないと判定した場合、処理は終了する。
一方、ステップ１１４で、操作分類に実際の操作内容（この場合は「登録＝IMPORT」）が記載されている判定した場合（図１２、図１６に示した宛先、通知内容１２００、１６００がこの場合に該当）、宛先、通知内容を記載した文書から新規文書登録を通知する宛先を読み出す（ステップＳ１１５）。
次に、記載された通知内容から、ユーザに通知する通知文章を作成する（ステップＳ１１７）。
【００３８】
図１３、図１５、および図１７は、作成された通知文章の例である。図１２、図１４、および図１６の宛先、通知内容１２００、１４００、１６００で「$Address$」,「$CreatedDate$」,「$FolderPath$」,「$DosumentName$」と記載した部分は、ユーザに通知する通知文章１３００、１５００、１７００では、「ユーザのメールアドレス」、「文書の新規登録が実行された日付」、「文書が登録されたフォルダのパス名」、「登録された文書名」に変換されている。
【００３９】
また、図１６に示した宛先、通知内容１６００中の「$AddressOtherName$」には、メールアドレスではなくその後に記載されている別名を通知文章に記載する。具体的に説明すると、図１６に示した宛先、通知内容１６００では、アドレスwho@other1.co.jpの後に、［別１株式会社  鈴木太郎  様］と記載されているので、「$AddressOtherName$」部分には、「別１株式会社  鈴木太郎  様」と記載される。また、文書管理装置がＷｅｂサーバ上で起動する場合、図１７に示すように、宛先、通知内容１６００中の「$DocumsneURL$」には、図１７の通知文賞１７００に示すように、文書のＵＲＬ（文書ＵＲＬ）を記載して、通知を受け取ったユーザが直ぐに、文書を参照できるようにすることも可能である。
次に、ステップＳ１１５で読み出した宛先に、ステップＳ１１６で作成した通知文章を送信する（ステップＳ１１７）。
【００４０】
図１１に示したフローチャートでは、「文書の登録」を実行した場合の処理を説明した。ユーザＡが予め、図１２に示すような「宛先、通知内容記載文書」（宛先、通知内容）１２００を登録しておいて、同じフォルダに、ユーザＡが新規に文書を登録した場合は、図１３に示すような通知文章１３００が作成され、各ユーザに送信されることになる。また、ユーザＢが予め、図１６に示すような「宛先、通知内容記載文書」（宛先、通知内容）１６００を登録しておいて、同じフォルダに、ユーザＢが新規に文書を登録した場合は、図１７００のような通知文章が作成され、各ユーザに送信される。これにより、「文書が新規に登録された」ことを、明確にユーザに伝えることができる。
【００４１】
また、「文書の変更」操作を考えた場合を説明する。ユーザＡが予め、図１４に示すような「宛先、通知内容記載文書」（宛先、通知内容）１４００を登録しておいて、同じフォルダの文書を、ユーザＡが変更した場合は、図１５に示すような通知文章１５００が作成され、各ユーザに送信される。これにより、「既にある文書が変更された」ことを、明確にユーザに伝えることができる。
【００４２】
このように、本実施形態では、各ユーザが自分の用途に応じてフォルダ内に宛先、操作別に通知内容を記載した文書（宛先、通知内容１２００、１４００、１６００）を保管し、これを利用して通知文書１３００、１５００、１７００を指定のユーザに通知するので、第１の実施形態の効果に加え、各ユーザの操作毎に、異なる宛先、内容をユーザに知らせることができる。
【００４３】
（本発明の他の実施形態）
上述した実施形態の機能を実現するべく各種のデバイスを動作させるように、該各種デバイスと接続された装置あるいはシステム内のコンピュータに対し、前記実施形態の機能を実現するためのソフトウェアのプログラムコードを供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（ＣＰＵあるいはＭＰＵ）に格納されたプログラムに従って前記各種デバイスを動作させることによって実施したものも、本発明の範疇に含まれる。
【００４４】
また、この場合、前記ソフトウェアのプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、及びそのプログラムコードをコンピュータに供給するための手段、例えば、かかるプログラムコードを格納した記録媒体は本発明を構成する。かかるプログラムコードを記憶する記録媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。
【００４５】
また、コンピュータが供給されたプログラムコードを実行することにより、上述の実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードがコンピュータにおいて稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）あるいは他のアプリケーションソフトなどと共同して上述の実施形態の機能が実現される場合にもかかるプログラムコードは本発明の実施形態に含まれることは言うまでもない。
【００４６】
さらに、供給されたプログラムコードがコンピュータの機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに格納された後、そのプログラムコードの指示に基づいてその機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合にも本発明に含まれることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００４７】
【図１】本発明の第１の実施形態を示し、文書管理装置のハードウェアの構成の一例を示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施形態を示し、文書管理装置の機能構成の一例を示す機能ブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態を示し、宛先、通知内容、および文書の登録手順の一例を説明するフローチャートである。
【図４】本発明の第１の実施形態を示し、新規文書を登録し、その登録に基づく情報を通知する手順の一例を説明するフローチャートである。
【図５】本発明の第１の実施形態を示し、宛先、通知内容の第１の記載例を示す図である。
【図６】本発明の第１の実施形態を示し、通知文章の第１の例を示す図である。
【図７】本発明の第１の実施形態を示し、宛先、通知内容の第２の記載例を示す図である。
【図８】本発明の第１の実施形態を示し、通知文章の第２の例を示す図である。
【図９】本発明の第２の実施形態を示し、文書管理装置の機能構成の一例を示す機能ブロック図である。
【図１０】本発明の第２の実施形態を示し、宛先、通知内容、および文書の登録手順の一例を説明するフローチャートである。
【図１１】本発明の第２の実施形態を示し、新規文書を登録し、その登録に基づく情報を通知する手順の一例を説明するフローチャートである。
【図１２】本発明の第２の実施形態を示し、ユーザＡの宛先、通知内容の第１の記載例を示す図である。
【図１３】本発明の第２の実施形態を示し、ユーザＡの通知文章の第１の例を示す図である。
【図１４】本発明の第２の実施形態を示し、ユーザＡの宛先、通知内容の第２の記載例を示す図である。
【図１５】本発明の第２の実施形態を示し、ユーザＡの通知文章の第２の例を示す図である。
【図１６】本発明の第２の実施形態を示し、ユーザＢの宛先、通知内容の記載例を示す図である。
【図１７】本発明の第２の実施形態を示し、ユーザＢの通知文章の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００４８】
１０１  ＣＰＵ
１０２  キーボード
１０３  マウス
１０４  表示装置
１０５  ＣＤ−ＲＯＭ読み取り装置
１０６  スキャナ
１０７  ＲＯＭ
１０８  ＲＡＭ
１０９  外部記憶装置
【図１】
2006215829.tif 000003
【図２】
2006215829.tif 000004
【図３】
2006215829.tif 000005
【図４】
2006215829.tif 000006
【図５】
2006215829.tif 000007
【図６】
2006215829.tif 000008
【図７】
2006215829.tif 000009
【図８】
2006215829.tif 000010
【図９】
2006215829.tif 000011
【図１０】
2006215829.tif 000012
【図１１】
2006215829.tif 000013
【図１２】
2006215829.tif 000014
【図１３】
2006215829.tif 000015
【図１４】
2006215829.tif 000016
【図１５】
2006215829.tif 000017
【図１６】
2006215829.tif 000018
【図１７】
2006215829.tif 000019