(57)【要約】【課題】従来の技術では、連絡事項の配信が主な目的であるため、配信の効率は上がっても、管理者側は目的別に整理した複数情報の一斉送信と、目的別回答欄が作成できないために一方的な内容しか伝わらない。仮に回答を求めても連絡網対象者側で回答を作成し、送信しなければならないために回収率も低下する。さらに管理者側も連絡事項に関する連絡網対象者の回答を全て手作業で集計しなければならないため、集計作業は多大な時間、労力を要し非効率であり重要な点を見落とす人的ミスも考えられる。【解決手段】多大な工数をかけずに電子メールによる連絡網対象者へ連絡事項の伝達と連絡網対象者への不達確認や選択回答方式による簡略な意思確認、集計確認を行い、場所や設備の制限を回避させた。特に緊急時の場合は複数の情報の一括配信と正確な回答集計、回答の変更による集計結果の自動更新により、敏速な対応を実現できる。【特許請求の範囲】
【請求項１】
連絡事項に関する情報と連絡事項の内容に関する複数の質問項目と複数の回答項目を入力する入力手段と、該情報を記憶する記憶手段と、前記情報をネットワークを介して送受信するためのインターフェイス手段と、複数の質問と複数の回答に基づく情報を集計する集計手段と、複数の質問と複数の回答に基づく情報の再受信における集計内容の自動更新手段と、集計された情報を出力するための出力手段とを備えたメール型連絡網システムに於いて、前記入力手段により連絡網対象者の情報として入力された名称および電子メールアドレスを編集して前記記憶手段により名簿ファイルに記憶し、修正又は追加があった場合は該名簿ファイルを編集し前記記憶手段により記憶する名簿編集手段と、名簿管理を容易にするための該名簿ファイルをグループ別に分割し前記記憶手段により記憶する名簿分割管理手段と、ファイル管理を容易にするための連絡事項と連絡事項の内容に関する複数の質問項目と複数の回答項目を前記記憶手段により同一ファイルとして記憶する一括管理手段と、前記入力手段により連絡事項とその項目別に複数の質問内容と複数の回答内容を入力し、前記記憶手段により記憶し、前記連絡事項ファイルから選択し前記連絡網対象者全員もしくは、グループ別連絡網対象者の電子メール宛に前記インターフェイス手段により電子メールを送信するメール送信手段と、前記インターフェイス手段により連絡項目別複数の質問と複数の回答を回収し、連絡網回答ファイルに前記記憶手段より記憶する回収手段と、連絡網項目別複数の質問に複数の回答した前記連絡網対象者と未回答の連絡網対象者を自動的に区別し、未回答の連絡網対象者には電子メールアドレス宛に回答促進の電子メールを送信する回収確認手段と、前記連絡網回答ファイルの内容を自動集計し、該回答ファイルの集計結果を基に一覧表を作成するデータ自動集計手段と、前記連絡網対象者からの再回答送信に対して前記自動集計手段より回答内容が自動で更新される自動更新手段と、該回答ファイルの自動集計手段により作成されたデータを前記出力手段により電子ファイル、プリンタ又は他の媒体に出力する機能を備えたことを特徴とするメール型連絡網システム。
【請求項２】
前記メール送信手段は、同一画面内に表示された前記名簿分割管理手段よりグループ別に分けられた連絡網対象者のグループ名と、前記記憶手段により記憶した連絡事項ファイルより送信する連絡事項を選択することにより、連絡項目別複数の質問と複数の回答を同時に前記連絡網対象者の電子メールアドレスへ前記インターフェイス手段により電子メールを送信することを特徴とする請求項１記載のメール型連絡網システム。
【請求項３】
前記記憶手段は、連絡事項と連絡項目に関する複数の質問内容と複数の回答を同一ファイルとして前記入力手段より入力し記憶することを特徴とする請求項１又は２に記載のメール型連絡網システム。
【請求項４】
前記入力手段は、連絡事項と連絡事項に関する複数の質問項目と複数の回答項目が同一画面から入力が出来きることを特徴とする請求項目１、２又は３に記載のメール型連絡網システム。
【請求項５】
前記回収手段は、前記インターフェイス手段より送信された連絡事項と連絡事項に関する質問項目にそって回答項目を選択し返信又は再返信することにより前記データ自動集計手段より複数の回答が自動集計および自動更新されることを特徴とする請求項目１〜４のいずれか一項に記載のメール型連絡網システム。
【請求項６】
分割管理手段は、前記名簿ファイルに前記連絡網対象者が回答できない場合のための少なくとも第２連絡網対象者および第２媒体の電子メールアドレスを前記記憶手段により記憶させ緊急連絡事項について前記送信手段により電子メールを送信することを特徴とする請求項１〜５のいずれか一項に記載のメール型連絡網システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、携帯電話メール又はコンピュータのメールを利用した連絡網配信回収システムに関して、瞬時に全員が同じ情報を受け取り、受け取った対象者の意志を確認し集計および記録するための連絡網情報配信システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
携帯電話のメール、ＰＤＡ等のモバイル端末のメール又はコンピュータのメールを使っての連絡網システムは従来から各種のものが提案されているが、これらは管理者から連絡網対象者への電子メール配信である。すなわち、管理者はコンピュータを利用し配信内容を入力して連絡網対象者へ一斉送信する部分と、連絡網対象者の受信確認部分と、未受信者の検索部分と、送信記録の管理を行う部分で構成されている。この様な構成により手作業の集計による非効率性および人的ミスを回避できる。（たとえば、特許文献１参照）
【特許文献１】特開２００３−１５０４９９号  公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、この様な従来の技術では、連絡事項の配信が主な目的であるため、配信の効率は上がっても、管理者側からの一方的な内容しか伝わらず、仮に回答を求めても対象者側で回答を作成し送信しなければならないため回収率も低下する。また管理者側も連絡事項に関する連絡網対象者の回答を全て手作業で集計しなければならないため集計作業は非常に多大な時間、労力を要し非効率あり全体の把握にも重要な点を見落とす人的ミスも考えられる。特に緊急時の場合に問題がある。
【０００４】
また実際、回答を必要とする場合に、電話での連絡が一般的であり連絡の対象者が不在等で連絡が取れない場合に於いても労力、工数を要するという問題がある。
【０００５】
本発明は、この様な問題に鑑みてなされたもので、その目的とするところは、多大な工数をかけずに電子メールによる連絡網対象者へ連絡事項の伝達と連絡網対象者のメールアドレス変更等による不達確認や選択方式による操作性の簡略な意思確認、管理者の連絡網対象者へメール作成、回収確認、集計確認を行い、場所や設備の制限を回避することや、迅速な対応と正確な情報提供を行うための連絡網システムを提供することにある。特に緊急時の場合は複数の情報の一括配信と前記情報の迅速な回答集計を必要とする。なお、情報には前記回答の変更の場合、集計結果の自動更新を必要とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、この様な目的を達成するために、請求項１に記載の発明は、連絡事項に関する情報と連絡事項の内容に関する複数の質問項目と複数の回答項目を入力する入力手段と、該情報を記憶する記憶手段と、前記情報をネットワークを介して送受信するためのインターフェイス手段と、複数の質問と複数の回答に基づく情報を集計する集計手段と、複数の質問の複数の回答に基づく情報の再受信における集計内容の自動更新手段と、集計された情報を出力するための出力手段とを備えた連絡網システムに於いて、入力手段により連絡網対象の情報として入力された名称および電子メールアドレスを編集して記憶手段により名簿ファイルに記憶し、修正又は追加があった場合は名簿ファイルを編集し記憶手段により記憶する名簿編集手段と、名簿管理を容易にするための名簿ファイルをグループ別に分割し記憶手段により記憶する名簿分割管理手段と、ファイル管理を容易にするための連絡事項と連絡事項の内容に関する複数の質問項目と複数の回答項目を記憶手段により同一ファイルとして記憶する一括管理手段と、入力手段により連絡事項とその項目別に複数の質問内容と複数の回答内容を入力し、記憶手段により記憶し、連絡事項ファイルから選択し連絡網対象者全員もしくは、グループ別連絡網対象者の電子メール宛に前記インターフェイス手段により電子メールを送信するメール送信手段と、インターフェイス手段により連絡項目別複数の質問の回答を回収し、連絡網回答ファイルに記憶手段より記憶する回収手段と、連絡網項目別複数の質問に複数の回答した前記連絡網対象者と未回答の連絡網対象者を自動的に区別し、未回答の連絡網対象者には電子メールアドレス宛に回答促進の電子メールを送信する回収確認手段と、連絡網回答ファイルの内容を自動集計し、回答ファイルの集計結果を基に一覧表を作成するデータ自動集計手段と、連絡網対象者からの再回答送信に対して自動集計手段より回答内容が自動で更新される自動更新手段と、回答ファイルの自動集計手段により作成された一覧表を前記出力手段により電子ファイル、プリンタ又は他の媒体に出力するレポート作成手段とを備えた連絡網システムである。
【０００７】
請求項２の発明は、請求項１記載の連絡網システムに於いて、メール送信手段は、同一画面内に表示された前記名簿分割管理手段よりグループ別に分けられた連絡網対象者のグループ名と、前記記憶手段により記憶した連絡事項ファイルより送信する連絡事項を選択することにより、連絡項目別質問と回答を同時に前記連絡網対象者の電子メールアドレスへ前記インターフェイス手段により電子メールを送信する連絡網システムである。
【０００８】
請求項３の発明は、請求項１と２に記載の連絡網システムに於いて、記憶手段は、連絡事項と連絡項目に関する複数の質問と複数の回答を同一ファイルとして入力手段より入力し記憶する連絡網システムである。
【０００９】
請求項４の発明は、請求項目１、２又は３に記載の連絡網システム於いて、入力手段は、連絡事項と連絡事項に関する複数の質問項目と複数の回答項目が同一画面から入力が出来きる連絡網システムである。
【００１０】
請求項５の発明は、請求項１、２と３に記載の連絡網システムに於いて、回収手段は、インターフェイス手段より送信された連絡事項と連絡事項に関する複数の質問項目にそって回答項目を選択し返信又は再返信することにより前記データ自動集計手段より回答が自動集計および自動更新されることを特徴とする請求項目１、２、３又は４に記載の連絡網システムである。
【００１１】
請求項目６の発明は、請求項１、２、３、４又は５に記載の連絡網システムに於いて、分割管理手段は、前記名簿ファイルに連絡網対象者が回答できない場合のための少なくとも第２連絡網対象者および第２媒体の電子メールアドレスを前記記憶手段により記憶させ緊急連絡事項について送信手段により電子メールを送信する連絡網システムである。
【発明の効果】
【００１２】
以上、説明したように迅速な配信と正確な対応、分析が行えることにより、通常時の連絡網は瞬時に配信、意思回収が行配信者の意思を伝えた後の意向を迅速に決定する。緊急時の連絡網は現地、現場からの瞬時な一斉配信が出来、緊急回避を行う上での時間の短縮、連絡網対象者の意思確認による正確な情報集計が出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照して本発明の実施例について説明する。図１は、本発明の連絡網システムの実施例を示す概略図であり、図２はデータ管理１と、グループ管理２と、ユーザー管理３と、メール管理４と、ドメイン管理５と、管理者設定６により構成される本発明のデータの流れを示す説明図である。
【実施例１】
【００１４】
本実施例では、対象としている分野や項目の全体の実体把握が必要な連絡内容を想定する。いかなる連絡事項であっても、多大な工数をかけずに電子メールにより迅速な対応と正確な情報提供を連絡網対象者全員へ行うことが重要であり、ここでは、特に緊急な連絡事項と回答が必要と考えられる場合の電子メールを使った情報の連絡状況を例に説明する。
【００１５】
管理者は、本発明を利用するためサーバーへアクセスを行い、管理者名とパスワードを入力する。図３で示す処理により、本発明の管理者画面へログインすることができる。
【００１６】
図９で示す管理者設定６は、管理者の電子メールアドレスを前記記憶手段を利用しサーバー上に記憶させる。図６のメール管理４で連絡事項の送信対象者に送信される電子メールの送信元電子メールアドレスをサーバー上に記憶された管理者の電子メールアドレスに変更し送信する。管理者パスワードの変更を必要とする場合、サーバー上に記憶された管理者パスワードの変更を行い前記記憶手段を利用し、記憶させる。
【００１７】
図４で示すグループ管理２は、送信対象者を容易に管理するためや連絡事項を送信する際に容易に選択するためにあらかじめグループ名を作成しサーバー上に記憶する。次に、図５で示すユーザー管理３でサーバー上に記憶した連絡網対象者を前記作成したのグループ名毎に所属させて送信時の工数を削減させ操作を容易にさせる。なお、グループ名に所属するユーザー名の確認やグループの削除を行うことが出来る。
【００１８】
図８に示すドメイン管理５は、電子メールアドレスのドメイン部をサーバー上に前記記憶手段を利用し、記憶させる。次に図５で示すユーザー管理３で連絡網対象者に関する情報を入力する際に、入力操作を簡素化する。
【００１９】
図５で示すユーザー管理３は、連絡網対象者に関する情報を名簿として作成しサーバー上に記憶する。名簿に記載する情報は、パスワード、姓名、電子メールアドレス、グループ名等を記載する。
【００２０】
図６で示すメール管理４は、連絡事項として送信する情報や連絡事項に関する質問や回答を作成し記憶しておく。保持された連絡事項に関する情報と送信する連絡網対象者は、表示画面より表示され、送信時に図４で示すグループを選択すれば連絡事項の送信対象者全員に送信される。なお、送信対象者に対しては、連絡事項に関する回答が必要とされる場合に、複数の質問と質問に対する複数の回答を用意しておくことが出来る。
【００２１】
連絡網対象者が連絡網を電子メールで受信した後、回答し、図７で示すデータ管理１はその回答データを回収する。連絡網対象者から、回答が得られなかった場合、未回答の連絡網対象者に対して協力するように催促の電子メールを送信することが出来る。
【００２２】
前記連絡網対象者においては、電子メールで受信した連絡事項に関する回答を行う場合、前記電子メールに付加された回答用ＵＲＬへ携帯電話やパソコンなどを利用してアクセスし、回答項目を選択後、送信ボタンを押すことにより、サーバーへ連絡網対象者の回答が自動集計処理され、管理者がデータ管理１で回答結果を確認することが出来る。
【００２３】
例えば、緊急災害連絡事項の連絡では、状況把握のために多くの情報が必要となり、回答を必要とされる場合では、場所、時間、人数などの情報を把握することが大切であり、具体的には、数カ所の避難場所の連絡と実際に避難できる場所の回答や避難場所への所要時間に関する質問と回答および避難する人数に関する質問と回答などの状況把握を迅速および正確に行うことが出来る。
【実施例２】
【００２４】
未回答者への対応は、データ管理１により回答した前記連絡網対象者と未回答の前記連絡網対象者を自動的に区別し、未回答の前記連絡網対象者の電子メールアドレス宛に回答促進の電子メールを送信する。
【００２５】
連絡網対象者が回答送信後、送信ミスおよび何らかのアクシデントによる急遽変更においても連絡網対象者が回答を変更後再送することにより集計表内部が自動的に更新されることにより緊急事態において敏速および正確に対応できる。
【００２６】
連絡網対象者が多数の場合、データ管理部１にてＣＳＶ変換し、表計算ソフトウェアを用いて集計・確認を行いやすくする。
【実施例３】
【００２７】
図１０は、初期設定部における処理の流れを説明するためのフローチャートを示す図である。初期設定部では、管理者設定６で管理者の電子メールアドレスおよびパスワードを入力記憶するＡ１。
【００２８】
グループ管理２でグループの名称を入力記憶するＡ２。
【００２９】
ドメイン管理５では、ユーザー登録時に入力する電子メールアドレスのドメイン部を記憶するＡ３。
【００３０】
ユーザー管理３で連絡網対象者のユーザー名、パスワード、姓、名、電子メールアドレスを入力する。その際、前記ドメイン管理で作成したドメインを参照することが出来るＡ４。前記グループ管理で記憶したグループの名称を選択することによりユーザーとグループを関連付けて記憶させる。
【００３１】
図１１は、メール管理部における処理の流れを説明するためのフローチャートを示す図である。メール管理４では、電子メールを作成する。その際、複数の連絡事項および質問項目と各々に対する複数の回答を選択肢として記憶することが出来るＢ１。次に記憶されたグループの名称を単独および複数選択し、関連付けられた連絡網対象者へ回答用ＵＲＬを付加した電子メールを送信するＢ２。
【００３２】
連絡網対象者は受信した電子メールに付加されているＵＲＬへアクセスし、選択肢より回答を選び送信するＢ３。
【００３３】
データ管理１で回答および、未回答者の確認を行うＢ４。未回答者に対しては、回答促進の電子メールを送信するＢ５。これにより得たデータをＣＳＶ変換しＢ６、表計算ソフトウェアを用いて集計・確認を行いやすくする。
【産業上の利用可能性】
【００３４】
学校や幼稚園などの公共機関の連絡網で、緊急だけでなく添付ファイル機能付きでペーパーレスの利用。
【００３５】
企業や各種団体での連絡網で、会議や打ち合わせの時間調整や電子ファイルの回覧として利用。
【００３６】
商店や飲食業などのお客様へのキャンペーン情報の配信としての利用。
【００３７】
個人やサークルで待ち合わせの場所や時間の調整、参加不参加の確認に利用。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明の複数質問と回答選択肢作成機能付き自動集計更新型メール連絡網システムの実施例を示した説明図。
【図２】管理画面のデータの流れを示した説明図。
【図３】管理画面に入るための接続手順を示した説明図。
【図４】グループを作成表示及び削除を行うための手順を示した説明図。
【図５】ユーザーを作成表示及び削除を行うための手順を示した説明図。
【図６】電子メールを作成と削除及び表示、送信を行うための手順を示した説明図。
【図７】回答の集計結果確認と電子メール未達者への再送手順を示した説明図。
【図８】ドメインを作成表示及び削除を行うための手順を示した説明図。
【図９】管理者の電子メールアドレスとパスワードの登録手順を示した説明図。
【図１０】初期設定部のフローチャートを示した説明図。
【図１１】メール管理部のフローチャートを示した説明図。
【符号の説明】
【００３９】
１    データ管理
２    グループ管理
３    ユーザー管理
４    メール管理
５    ドメイン管理
６    管理者設定
７    グループデータ
８    ユーザーデータ
９    メールデータ
１０  連絡網対象者
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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