(57)【要約】【課題】本発明は、見積依頼や発注などの各種情報を、Ｗｅｂを媒介として双方が情報の共有化を図り、確実な受発注の管理や作業の簡素化、グローバルな情報流通を実現する部材部品・試作品の受発注管理方法を提供することを目的とする。【解決手段】各部門の端末器は、各部門内ＬＡＮ５を経由しグループネットワーク６を介して接続され、発注部門１の担当者１ａ〜１ｄは受注部門２のＷｅｂサーバ７にアクセスして依頼入力を行い、依頼入力に対し受注部門２の担当者３ａ、３ｂが依頼入力に対する対応処理を入力した後、受注部門２の承認者４ａ、４ｂが承認情報を入力しなければ、発注部門１の担当者１ａ〜１ｄに回答されないが、注文依頼に対しては受注部門２の担当者３ａ、３ｂのみで注文依頼に対する受注処理が行えるシステム。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
グループにおける各部門の端末器は、各部門内ＬＡＮを経由しグループネットワークを介して接続される構成とし、発注部門の担当者は受注部門のＷｅｂにアクセスして所定の依頼入力を行い、前記依頼入力に対して受注部門の担当者が依頼入力に対する対応処理を入力した後、受注部門の承認者が承認情報を入力しなければ、発注部門の担当者に回答されないが、注文依頼に対しては受注部門の担当者のみで注文依頼に対する受注処理が行えることを特徴とする部材部品・試作品の受発注管理方法。
【請求項２】
受注部門の承認者が対応処理入力の承認情報を入力した際、同時に発注部門の依頼者に対し依頼入力に対する対応処理が完了したことを通知する情報の電子メールが自動的に発信され、通知情報内のＵＲＬを参照することにより、対応処理の情報がＷｅｂに表示されて、必要な情報が入手できることを特徴とする請求項１記載の部材部品・試作品の受発注管理方法。
【請求項３】
受注部門の対応処理の情報は、Ｗｅｂに指定された方法により前記対応処理の情報が印刷でき、かつその内容の改ざん防止機能を設けていることを特徴とする請求項２記載の部材部品・試作品の受発注管理方法。
【請求項４】
発注部門の依頼者が注文依頼を入力した際、同時に発注部門における必要承認者に対し注文依頼がされたことを通知する電子メールを自動的に配信して承認業務の推進を強制し、前記承認者が注文依頼に対して承認入力することにより、受注部門に対する正式発注がなされることを特徴とする請求項１記載の部材部品・試作品の受発注管理方法。
【請求項５】
受注部門の担当者が受注処理を行うことにより、受注部門の生産管理システムに自動登録され、かつ納期回答を含む処理情報を発注部門の依頼者が端末器の画面で照会できることを特徴とする請求項１記載の部材部品・試作品の受発注管理方法。
【請求項６】
発注部門に対して受注した部材部品や加工試作品を販売完了した際、発注部門の会計処理に必要なデータを、受注部門が月次定期処理にて提供することを特徴とする請求項１記載の部材部品・試作品の受発注管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、関連事業体などのグループ内における設備機器の各種部材部品や加工試作品を、ネットワークを介して受発注および販売するシステムにおける所定業務のやり取りや発注に際しての部材部品・試作品の受発注管理方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、グループ内における設備機器の各種部材部品や加工試作品の見積や発注依頼は、企業間で行われるようなＥＤＩが使用されず、依頼者（発注部門）が手書きで必要帳票を作成してＦＡＸにて受注者（受注部門）に送達し、受注者も見積書や請け書などを手書きで作成しＦＡＸにて返送するケースが多く見られる。
【０００３】
そして、以降の受発注処理や納期確認なども電話やＦＡＸのやり取りが中心であった。
【０００４】
なお、この出願の発明に関する先行技術文献情報としては、例えば、特許文献１が知られている。
【特許文献１】特開平１１−１１０４４１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、前記従来の部材部品・試作品の受発注管理方法では、見積依頼などに関する明細情報が一元管理されておらず、転記ミスや型番誤りなどにより、見積金額の誤りの発生や、納期回答が正しく行われないという課題を有していた。
【０００６】
また、依頼者と受注者との情報のやり取りも電話を中心に行われ、相互の業務中断の発生や、不在時における連絡遅れや誤認識など無駄な手間が多く発生するという課題を有していた。
【０００７】
本発明は、前記課題を解決しようとするものであり、部材部品・試作品の受発注管理において、見積依頼あるいは発注などに関する各種情報を、Ｗｅｂを媒介として双方が情報追加や変更などを含めた情報の共有化を図り、確実な受発注の管理および作業の簡素化さらにグローバルな情報流通を実現する部材部品・試作品の受発注管理方法を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
前記目的を達成するために、本発明は以下の構成を有するものである。
【０００９】
本発明の請求項１に記載の発明は、特に、グループにおける各部門の端末器は、各部門内ＬＡＮを経由しグループネットワークを介して接続される構成とし、発注部門の担当者は受注部門のＷｅｂにアクセスして所定の依頼入力を行い、前記依頼入力に対して受注部門の担当者が依頼入力に対する対応処理を入力した後、受注部門の承認者が承認情報を入力しなければ、発注部門の担当者に回答されないが、注文依頼に対しては受注部門の担当者のみで注文依頼に対する受注処理が行えるという構成を有しており、これにより、各種情報を、Ｗｅｂを媒介として双方が情報追加や変更などを含めた情報の共有化を図り、確実な受発注の管理および作業の簡素化さらにグローバルな情報流通を実現するという作用効果を有する。
【００１０】
本発明の請求項２に記載の発明は、特に、受注部門の承認者が対応処理入力の承認情報を入力した際、同時に発注部門の依頼者に対し依頼入力に対する対応処理が完了したことを通知する情報の電子メールが自動的に発信され、通知情報内のＵＲＬを参照することにより、対応処理の情報がＷｅｂに表示されて、必要な情報が入手できるという構成を有しており、これにより、情報の伝達同時化および時間の短縮がなされ、受発注業務のスピードアップが図れるという作用効果を有する。
【００１１】
本発明の請求項３に記載の発明は、特に、受注部門の対応処理の情報は、Ｗｅｂに指定された方法により前記対応処理の情報が印刷でき、かつその内容の改ざん防止機能を設けているという構成を有しており、これにより、セキュリティーが向上し、業務の適正確実化が図れるという作用効果を有する。
【００１２】
本発明の請求項４に記載の発明は、特に、発注部門の依頼者が注文依頼を入力した際、同時に発注部門における必要承認者に対し注文依頼がされたことを通知する電子メールを自動的に配信して承認業務の推進を強制し、前記承認者が注文依頼に対して承認入力することにより、受注部門に対する正式発注がなされるという構成を有しており、これにより、必要業務の流れを推進し、業務のスピードアップと業務の適正確実化が図れるという作用効果を有する。
【００１３】
本発明の請求項５に記載の発明は、特に、受注部門の担当者が受注処理を行うことにより、受注部門の生産管理システムに自動登録され、かつ納期回答を含む処理情報を発注部門の依頼者が端末器の画面で照会できるという構成を有しており、これにより、情報の伝達同時化および時間の短縮がなされ、受発注業務のスピードアップおよび適正確実化が図れるという作用効果を有する。
【００１４】
本発明の請求項６に記載の発明は、特に、発注部門に対して受注した部材部品や加工試作品を販売完了した後、発注部門の会計処理に必要なデータを、受注部門が月次定期処理にて提供するという構成を有しており、これにより、業務の流れと連続性の推進および時間の短縮がなされ、受発注業務のスピードアップおよび適正確実化が図れるという作用効果を有する。
【発明の効果】
【００１５】
本発明の部材部品・試作品の受発注管理方法は、見積業務に関する情報交換や、それに続く受発注に関する情報を一元データ管理し、各段階における情報の誤りや抜けを防止し、かつ適切な対応処理の承認がなければ次の段階に進めさせない牽制機能を有し、確実な受発注業務の管理、各段階での付帯付属業務の削減による効率化が図れるという効果を有する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、実施の形態を用いて、本発明の請求項１〜６に記載の発明について図面を参照しながら説明する。
【００１７】
図１は、本発明の実施の形態における部材部品・試作品の受発注管理方法を説明する基本システムブロック図、図２は同システムにおける概要構成図、図３は同実施例における見積依頼の概要フロー図、図４は同実施例における見積照会および見積書出力の概要フロー図、そして図５は同実施例における注文依頼の概要フロー図である。
【００１８】
図１〜図５における本システムにより、グループにおける正規の取引である部材部品・試作品の受発注管理を行う前提として、まずグループでの発注部門１の単独あるいは複数の発注者である担当者１ａ、１ｂ、１ｃおよび１ｄと受注部門２における、組織や担当者３ａ、３ｂおよび承認者４ａ、４ｂすなわちその組織の上司（管理責任者）を、あらかじめ本システムを運用するシステム管理者によりマスター登録しておく。
【００１９】
これにより、前記以外すなわち登録者以外の作業者などが正規でない依頼登録などの受発注管理業務を行い混乱が発生することを未然に防止するのである。
【００２０】
正規に登録された発注部門１の各発注者である担当者１ａ〜１ｄ、すなわち発注担当者は、担当者１ａ〜１ｄ（事業所）のＬＡＮ５を経由しかつグループネットワーク６を介して受注部門２のＷｅｂサーバ７にアクセスが可能なパーソナルコンピュータなどの各端末器１０ａ〜１０ｄから、各担当者１ａ〜１ｄに割り当てられた正式ユーザＩＤとそれを保証するパスワードを入力してシステムメニューを呼び出す。
【００２１】
そして、例えば設備機器の部材部品あるいは試作品の見積依頼をする際には、前記システムメニューの中から該当項目、例えば見積依頼の入力２１の画面を選択し、必要な設備部材の部品部材あるいは試作品を特定するための見積依頼情報を、各端末器１０ａ〜１０ｄの画面の項目あるいは指示に従って情報を入力する。
【００２２】
前記の入力内容を確認２２した後に確定処理すなわち見積依頼登録を行うことにより、受注部門２の統合コンピュータ８のＷｅｂサーバ７に見積依頼におけるデータである見積依頼情報が、正式に見積依頼登録完了すなわち登録２３がなされることになる。
【００２３】
なお、前記Ｗｅｂサーバ７には受注部門２の内部に設置され情報漏洩や意図的な損傷妨害などがないように、既製あるいは独自に開発した各種のセキュリティー対策が施されている。
【００２４】
前記の見積依頼を受けた受注部門２の担当者３ａ、３ｂは、部材や部品あるいは試作品の仕様などを参照して、個々の部材や部品あるいは試作品に対する所定の見積情報をパーソナルコンピュータなどの端末器１１ａ、１１ｂにより入力する。
【００２５】
一件の依頼に関係する全ての正式見積情報の端末器１１ａ、１１ｂでの入力が完了すれば、受注部門２の担当者３ａ、３ｂとしての見積完了の処理を行う。なお、状況や条件によっては一件の依頼に関係する一部の見積情報を入力し、残りの他の見積に関する情報については分割して後日入力することができる保留の機能を備えている。それにより、段階的に見積処理を行い、確実に完了させることができる。
【００２６】
受注部門２の担当者３ａ、３ｂにおける承認者４ａ、４ｂすなわちその組織の上司（管理責任者）は、部下（担当者３ａ、３ｂ）の正式見積完了処理がなされた件に対し、見積価格や回答納期および条件などの妥当性を検証し、内容が適切なものに対して見積の承認情報を端末器１２ａ、１２ｂにて入力していく。
【００２７】
見積承認情報を入力した際、同時にその見積の依頼者すなわち発注部門１の発注者である担当者１ａ〜１ｄに対し見積が完了したことを通達する情報が電子メール１５などにより自動的に発信し送達される。
【００２８】
これにより、見積の依頼者（発注部門１）にタイムリーな見積完了の通知がなされ、受発注業務の推進をスピードアップさせることができるのである。
【００２９】
前記の見積完了した旨の情報を電子メール１５などにより受信した発注部門１の発注者（見積の依頼者）である担当者１ａ〜１ｄは、端末器１０ａ〜１０ｄでの受信したメール文書内のＵＲＬをクリックすることにより、即座にＷｅｂサーバ７におけるホームページが表示すなわち呼出３１がなされ、必要とする見積内容を画面上で確認することができる。
【００３０】
また、見積内容の確認画面の項目に関するボタンをクリックすることにより、見積書形式の画面が表示されて詳細な内容の確認３２がなされるのであり、さらに印刷の項目に関するボタンをクリックすることにより、見積の依頼者である担当者１ａ〜１ｄが普段使用しているプリンターに見積書を所定様式３３により印刷３４ができるようになっている。
【００３１】
端末器１０ａ〜１０ｄにおける前記見積書形式の画面はセキュリティーのための規制や保護が設けられており、あらかじめ定められた方式や人以外（登録者以外）による見積内容の改ざん、あるいは見積書発行ができないようにしている。
【００３２】
端末器１０ａ〜１０ｄにて前記見積内容を確認して、発注部門１の発注者（見積の依頼者）である担当者１ａ〜１ｄは注文依頼（発注）画面より入力４１を実施し、見積件名の一式あるいは見積件名中の必要な項目（部材や部品あるいは試作品）を指定して注文依頼を確定させる。
【００３３】
発注部門１の発注者（見積の依頼者）である担当者１ａ〜１ｄが注文依頼を端末器１０ａ〜１０ｄにて入力した際、同時にその発注部門１の発注者（見積の依頼者）である担当者１ａ〜１ｄにおける承認者９ａ、９ｂ、すなわちその組織の上司（管理責任者）に対して、注文依頼したことを通知する情報が電子メールなどにより自動的に発信し送達される。
【００３４】
これにより、承認者９ａ、９ｂすなわちその組織の上司（管理責任者）に対してタイムリーに注文（発注）承認入力の業務実施推進を促し、業務推進のスピードアップが図れるのである。
【００３５】
注文依頼がなされた旨の電子メールなどを受信した承認者９ａ、９ｂすなわちその組織の上司（管理責任者）は、端末器１３ａ、１３ｂにおけるメール文書内における所定のＵＲＬをクリックすることにより、即座にＷｅｂサーバ７における所定のホームページが表示され、必要とする注文内容を画面で確認４２の業務を実施することができる。
【００３６】
そして適切な注文依頼に対して、承認者９ａ、９ｂは注文承認の情報を入力する。この注文承認の情報が入力されてはじめて受注部門２に対する正式注文がなされたことになり、受注部門２における統合コンピュータ８のＷｅｂサーバ７に注文依頼データが正式に登録４３の業務がなされるのである。
【００３７】
前記の注文依頼を受けた受注部門２の担当者３ａ、３ｂは受注処理を行い、受注部門２の生産管理のための統合コンピュータ８における管理システム１４に注文依頼データを自動登録し、同時に発注部門１に対して受注書１６（注文請書）を発行する。
【００３８】
この際、納期回答情報に関する入力を行うが、これは発注部門の各発注者（依頼者）である担当者１ａ〜１ｄが、端末器１０ａ〜１０ｄにおける注文依頼に関する状況照会画面１７により確認することができるようになっている。
【００３９】
注文を受けた（受注）した部材や部品あるいは試作品の調達や製作を完了した受注部門２の担当者３ａ、３ｂは、売上伝票１８の発行とともに生産管理のための管理システム１４により、販売処理業務を同時に実施するのである。
【００４０】
さらに、発注部門１の会計処理に必要な情報やデータを、受注部門２が前記で説明したシステムおよび操作により月次定期処理にて提供することができ、発注部門１および受注部門２の業務処理の円滑化を図っているのである。
【産業上の利用可能性】
【００４１】
本発明にかかる部材部品・試作品の受発注管理方法は、見積依頼や発注などに関する各種情報を、Ｗｅｂを媒介として双方が情報の共有化を図り、確実な受発注の管理や作業の簡素化、グローバルな情報流通が実現できるという効果を有し、設備機器などの各種の部材や部品あるいは試作品の受発注管理、各種部品加工依頼管理や各種の物品における製造販売管理などの用途として有用である。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】本発明の実施の形態における部材部品・試作品の受発注管理方法を説明する基本システムブロック図
【図２】同システムにおける概要構成図
【図３】同実施例における見積依頼の概要フロー図
【図４】同実施例における見積照会および見積書出力の概要フロー図
【図５】同実施例における注文依頼の概要フロー図
【符号の説明】
【００４３】
１  発注部門
１ａ、１ｂ、１ｃ、１ｄ  担当者（発注）
２  受注部門
３ａ、３ｂ  担当者（受注）
４ａ、４ｂ  承認者（受注）
５  ＬＡＮ
６  グループネットワーク
７  Ｗｅｂサーバ
８  統合コンピュータ
９ａ、９ｂ  承認者（発注）
１０ａ、１０ｂ、１０ｃ、１０ｄ  端末器（発注担当者）
１１ａ、１１ｂ  端末器（受注担当者）
１２ａ、１２ｂ  端末器（受注承認者）
１３ａ、１３ｂ  端末器（発注承認者）
１４  管理システム
１５  電子メール
１６  受注書（注文請書）
１７  状況照会画面
１８  売上伝票
２１  入力
２２  確認
２３  登録
３１  呼出
３２  確認
３３  所定様式
３４  印刷
４１  入力
４２  確認
４３  登録
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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