(57)【要約】【課題】  ネットワークに接続された各機器にその特性に応じて処理業務を動的に割り振ることで、各機器を有効に活用し、業務効率を向上させる。【解決手段】  ワークフロー制御装置は、ユーザの指定に基づきワークフローが起動（Ｓ１０１）されると、まずワークフローに使用される各機器の情報表示能力や情報処理能力等の特性情報を情報保持手段から取得する（Ｓ１０２）。次に、ワークフロー遂行に従って動的に定義されるワークフローモデルに関する情報を情報保持手段から取得する（Ｓ１０３）。ワークフローモデルに関する情報にはモデルの抽象度情報も含まれる。以上の取得した各機器の特性情報とワークフローモデルの抽象度の高低等に従って、各機器のワークフローにおける処理内容が動的に決定され（Ｓ１０４）、各機器へ決定された処理情報が配信される（Ｓ１０５）。【選択図】          図４
2006215853.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続されるコンピュータ、プリンタ、スキャナ、ファックスなどの機器を使用した、一般業務におけるワークフロー支援システムにおいて、
ワークフローに関する情報及びワークフローに使用される各機器の特性情報を保持する情報保持手段と、
ユーザのワークフローの指定に基づき、ワークフローに関する情報を前記情報保持手段から取得し、取得した前記ワークフローに関する情報と前記特性情報から動的なワークフローを決定し、かつ、該動的なワークフローにおける前記機器の処理内容を決定する手段と、
前記決定した処理内容を各機器に配信する手段と、を備えたことを特徴とするワークフロー支援システム。
【請求項２】
請求項１に記載されたワークフロー支援システムにおいて、
前記配信情報に基づき、前記決定された動的なワークフローにおける前記機器の処理内容を表示又は保持又は処理又は出力する手段を備えたことを特徴とするワークフロー支援システム。
【請求項３】
請求項１又は２に記載されたワークフロー支援システムにおいて、
前記特性情報は、情報表示能力、情報保持能力、情報処理能力、情報入出力能力のいずれか又はその組み合わせに関する能力情報であり、かつ、前記ワークフローに関する情報は、予め定義されたワークフローモデル情報であることを特徴とするワークフロー支援システム。
【請求項４】
請求項３に記載されたワークフロー支援システムにおいて、
前記情報保持手段から得られた能力情報に基づき、各機器における処理内容を決定する手段を備えたことを特徴とするワークフロー支援システム。
【請求項５】
請求項１ないし４のいずれかに記載されたワークフロー支援システムにおいて、
前記決定された動的なワークフローにおける処理内容は、ユーザが編集可能であることを特徴とするワークフロー支援システム。
【請求項６】
請求項１ないし５のいずれかに記載されたワークフロー支援システムにおいて、
前記各機器を使用するユーザのユーザ認証情報に基づき、該機器に配信された前記処理内容に関する情報が選択可能であることを特徴とするワークフロー支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークに接続された複数種類の機器を使用して行われる業務を支援する、ワークフロー支援システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワークに接続されたパーソナルコンピュータ等の複数種類の機器を使用する業務を支援するため、ワークフロー支援システムが利用されている。ワークフロー支援システムは、予め定義された業務の流れ（ワークフロー）に基づいてワークフローの制御を自動化し、業務を行う作業者を支援して、業務の効率化や進捗状況を把握／監視等するシステムである。
【０００３】
このシステムを効率的に運用するためには、人や部門間の業務の流れや関係等を十分に解析してその流れを事前にワークフローとして定義する必要があるが、業務の途中で一時的にワークフローを変更等したい場合もある。このような場合に、システム全体の運用効率や信頼性に影響を与えることなく、ワークフローの一部を動的に変更できるワークフロー支援システムが知られている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
また、業務においてはパーソナルコンピュータ以外に、プリンタ、スキャナ、複写機等の様々な機器がネットワークに接続されて使用されるが、これらの機器は情報表示能力、情報処理能力、機能等の特性に大きな差がある。そのため、ワークフローを定義する際には、各機器をその特性に応じてワークフローに組み込む必要があるが、これら複数の機器を各特性に応じてワークフローに組み込んだワークフロー支援システムも知られている（例えば、特許文献２参照）。
【０００５】
しかし、特許文献１に記載のシステムでは、ワークフローは予め詳細に定義されており、一時的に変更する際には、変更先や変更時期等を具体的に指定して行う必要がある。そのため、ワークフローを事前に詳細に定義することが難しい業務には十分に対応できないという問題がある。また、ネットワークに接続された各機器のそれぞれの特性に応じた有効な利用や、処理業務の割り振り等は行われていない。
【０００６】
また、特許文献２に記載のシステムでは、業務の流れや使用機器、当該機器の使用する機能等のワークフローは予め全て定義する必要があり、ワークフローは完全に自動化されている。そのため、各機器の機能（例えば、スキャナでは画像スキャン機能、プリンタでは文書プリント機能等）を利用しているが、業務の途中でのワークフローの追加や変更、機器の変動等に動的に対応するのが難しいという問題がある。また、各機器の使用目的や使用方法等は固定されており、その特性に応じたワークフロー上での処理業務の動的な割り振り等は行われていない。
【０００７】
【特許文献１】特開平８−２２１４８６号公報
【特許文献２】特開２０００−３３１０８３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明は、前記従来の問題に鑑みなされたものであって、その目的は、業務遂行中のワークフローの追加等に柔軟に対応できるようにして、予めワークフローを詳細に定義できない場合等にも、ワークフロー支援システムを有効に活用できるようにすることである。また、ネットワークに接続された各機器にその特性に応じて処理業務を動的に割り振ることで、各機器を有効に活用し、業務効率を向上させることである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
請求項１の発明は、ネットワークに接続されるコンピュータ、プリンタ、スキャナ、ファックスなどの機器を使用した、一般業務におけるワークフロー支援システムにおいて、ワークフローに関する情報及びワークフローに使用される各機器の特性情報を保持する情報保持手段と、ユーザのワークフローの指定に基づき、ワークフローに関する情報を前記情報保持手段から取得し、取得した前記ワークフローに関する情報と前記特性情報から動的なワークフローを決定し、かつ、該動的なワークフローにおける前記機器の処理内容を決定する手段と、前記決定した処理内容を各機器に配信する手段と、を備えたことを特徴とする。
請求項２の発明は、請求項１に記載されたワークフロー支援システムにおいて、前記配信情報に基づき、前記決定された動的なワークフローにおける前記機器の処理内容を表示又は保持又は処理又は出力する手段を備えたことを特徴とする。
請求項３の発明は、請求項１又は２に記載されたワークフロー支援システムにおいて、前記特性情報は、情報表示能力、情報保持能力、情報処理能力、情報入出力能力のいずれか又はその組み合わせに関する能力情報であり、かつ、前記ワークフローに関する情報は、予め定義されたワークフローモデル情報であることを特徴とする。
請求項４の発明は、請求項３に記載されたワークフロー支援システムにおいて、前記情報保持手段から得られた能力情報に基づき、各機器における処理内容を決定する手段を備えたことを特徴とする。
請求項５の発明は、請求項１ないし４のいずれかに記載されたワークフロー支援システムにおいて、前記決定された動的なワークフローにおける処理内容は、ユーザが編集可能であることを特徴とする。
請求項６の発明は、請求項１ないし５のいずれかに記載されたワークフロー支援システムにおいて、前記各機器を使用するユーザのユーザ認証情報に基づき、該機器に配信された前記処理内容に関する情報が選択可能であることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、業務遂行中のワークフローの追加等に柔軟に対応できるため、予めワークフローを詳細に定義できない場合等にも、ワークフロー支援システムを有効に活用できる。また、ネットワークに接続された各機器にその特性に応じて処理業務が動的に割り振られるため、各機器を有効に活用でき、業務効率を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明のワークフロー支援システムの一実施形態について説明する。図１は、本実施形態におけるワークフロー支援システムの構成を示すブロック図である。本システムは、ワークフロー制御装置１と、オントロジー（ワークフローモデルの体系的な記述）データベース装置２と、複数種類の機器３とが、ネットワーク４で接続されており、ユーザは機器３の入出力装置を使用してワークフローを遂行する。
【００１２】
ワークフロー制御装置１は、機器３への処理業務の割り振りや進捗状況の把握等、各種ワークフローの制御を行う装置であり、オントロジーデータベース装置２や機器３とデータを送受信する機能や、ユーザが操作時に使用する入出力機能等を有する。ワークフロー制御装置１は、一般に専用のプログラムが実装されたパーソナルコンピュータやワークステーションであるが、他のハードウェアやソフトウェアにより構成することもできる。
【００１３】
図２は、ワークフロー制御装置１の構成例を示すブロック図である。ワークフロー制御装置１は、ユーザが指示やデータの入力等に使用し、処理結果等の出力を行う入出力装置１１、ワークフローの名称や処理結果等を表示する表示装置１２、入力データの処理やワークフローの制御等を行う処理装置１３、オントロジーデータベース装置２や機器３とデータの送受信を行う通信装置１４から構成される。
【００１４】
オントロジーデータベース装置２は、ワ−クフロー支援に必要なデータを蓄積し、これを整理・結合するなど、データベースを管理する装置であり、定義されたワークフローに関する各種データ等の記憶機能や、ワークフロー制御装置１からのデータ検索や更新などの要求を受け付け、結果を返す機能等を有する。オントロジーデータベース装置２は、専用のプログラムが実装されたパーソナルコンピュータやワークステーション等の他に、ワークフロー制御装置１にソフトウェアを実装して一体化するなど、他のハードウェア、ソフトウェアにより構成することもできる。
【００１５】
図３は、オントロジーデータベース装置２の構成例を示すブロック図である。オントロジーデータベース装置２は、データベースの検索要求やデータ入力の受け付け等に使用し、検索結果等を出力する入出力装置２１、検索結果等を表示する表示装置２２、ワ−クフロー支援に必要な各種データを蓄積し管理等を行うデータベース群２３、ワークフロー制御装置１等とデータの送受信を行う通信装置２４から構成される。
【００１６】
オントロジーデータベース装置２には各ユーザの属性（所属部門、従業員番号、役職、職務内容等）に関する情報（ユーザ認証情報）も格納され、業務の割り振りや、ワークフロー制御装置１等の使用権限の管理、各装置や機器使用時の利便性の向上等に使用される。
【００１７】
機器３は、ユーザが業務を行う際に使用する各種の機器であり、パーソナルコンピュータの他に、プリンタ、ファックス、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）等の異なる特性を持つ複数種類の機器である。ＭＦＰとは、プリンタやファックス等の複数の機能を併せ持つ複合機である。ユーザが使用する機器３の入出力装置は、その種類により異なり、パーソナルコンピュータではキーボード、マウス、ディスプレイ等であり、ＭＦＰではテンキーやディスプレイ等である。
【００１８】
ワークフローで使用される機器３には様々な種類があり、各機器は情報表示能力、情報処理能力、情報保持能力、情報入出力能力等の特性（以下、これらを特性情報という）において大きな差がある。本ワークフロー支援システムではこれら特性情報に応じて各機器にワークフローでの処理業務を動的に割り振るため、オントロジーデータベース装置２には機器３の種類やその特性情報も格納される。
【００１９】
ネットワーク４としては、ＬＡＮやインターネットなど各種の通信ネットワークを使用することができる。
【００２０】
ワークフローを定義するには、人や部門間の業務の流れや関係等を解析してそれらを体系的にモデル化する必要がある。本ワークフロー支援システムでは、ワークフローモデルの体系的な記述（以下、オントロジーという）は、最初にワークフローを定義する際には概略モデル（高い抽象度の記述）しか定義できない場合でも、ワークフローの遂行に従って順次詳細モデル（低い抽象度の記述）が追加できるようにし、ワークフローの完遂により定義の完成に必要とされる低い抽象度までの記述が完結するようにする。このようにすれば、予めワークフローを詳細に定義できない場合等にもワークフロー支援システムを有効に活用できる。
【００２１】
そのため、オントロジーデータベース装置２には、上記ワークフローモデルに関する情報の他に、上記抽象度の情報が各種オントロジー情報（各業務でどのような作業が行われるかについての作業オントロジー情報、人や部門の関係についての組織オントロジー情報等）に関連付けて格納される。
【００２２】
図４は、本ワークフロー支援システムの全体処理の流れを示すフローチャートである。ユーザはワークフロー制御装置１を操作して特定のワークフローを指定して起動する（Ｓ１０１）。この際、ワークフロー制御装置１の表示部には、オントロジーデータベース装置２から取得したワークフローの名称一覧を表示したり、ユーザの入力を容易にするため、以前に使用されたワークフローの名称をリスト表示することができる。また、操作時にユーザの従業員番号等の入力を求めて、オントロジーデータベース装置２に記録されたユーザ認証情報と組み合わせて、当該ユーザに関係する特定のワークフローを強調表示させることもできる。
【００２３】
次に、ワークフロー制御装置１は、オントロジーデータベース装置２からネットワークに接続された各機器３の特性情報を取得する（Ｓ１０２）。取得する特性情報は、例えば、各機器のディスプレイの大きさ、解像度、カラー／モノクロなどの情報表示能力、演算処理能力、ネットワークインターフェースの速度などの情報処理能力、メモリやハードディスクなどの情報保持能力、キーボード／マウスなどの入力機器、ハードコピーなどの出力機器の可否などの情報入出力能力などである。
【００２４】
本実施形態では機器３としてパーソナルコンピュータとＭＦＰを使用する場合について説明するが、図５、図６はそれらの特性情報データベースの構成例である。オントロジーデータベース装置２には、各機器ごとにディスプレイカラーや解像度等の特性項目３１と、その特性データ３２が格納されている。
【００２５】
ワークフロー制御装置１は、ユーザのワークフローの指定に従い、オントロジーデータベース装置２から対応するワークフローに関する情報を取得する（Ｓ１０３）。取得する情報は、ワークフローの定義やワークフローモデルを体系的に記述した抽象度情報を含んだ作業オントロジー情報や組織オントロジー情報等である。
【００２６】
本実施形態では、オントロジーデータベース装置２で管理されるオントロジー情報は、前記のように抽象度を基準にした体系化を行っている。図７は、組織オントロジーの構造例であり、３段階のツリー構造で組織間の関係を示している。また、ツリーの上ほど組織の抽象度が高く、下へ行くほど低くなるように示している。
【００２７】
図８は、図７に対応する組織オントロジー情報のデータベースの構成例である。データベースは組織名４４と、それらを識別する番号４１、各組織の抽象度４２、関連付け番号４３からなる。抽象度４２は、図７の抽象度の高低に対応して組織の抽象度が高い順に１〜３の番号で示される。関連付け番号４３は図７の組織間の関係に対応し、それぞれ直上の組織の番号４１により関係を示している。作業オントロジー情報についても同様に抽象度情報を含んだオントロジーが定義されている。
【００２８】
ワークフロー制御装置１は、取得した各機器３の特性情報とワークフローに関する情報から、各機器３のワークフローにおける処理業務を動的に決定する（Ｓ１０４）。つまり、ワークフロー制御装置１は、組織オントロジー情報から人や部門間の業務の流れや関係を把握し、作業オントロジー情報からどのような作業が行われるかを把握して、当該部門等で行われる処理業務を決定した後、当該部門等にある各機器３の特性情報を基準にして、それぞれの機器に適した処理業務を決定する。
【００２９】
例えば特性情報として情報出力装置を基準にすると、図５の特性データ３２に示すように、ＭＦＰではハードコピーやデータ配信ができるので、ハードコピー又はデータ配信が必要な業務が割り振られる。この際、特性情報として情報表示能力を考慮して、図５の特性データ３２に示すように、ＭＦＰではディスプレイ解像度は５０ｄｐｉと低く、ディスプレイサイズも４８０×６８０ｐｉｘｅｌと小さいことから、最初はワークフローモデルの最高抽象度の部分のみをＭＦＰに配信することが決定される。一方、図６の特性データ３２に示すように、パーソナルコンピュータでは情報出力装置としてデータ配信ができるので、データ配信が必要な業務が割り振られる。
【００３０】
以上の決定は、予めワークフローを定義する際に決められたルールに基づいて自動的に行われるが、機器の故障などにより変更が必要な場合等には、ユーザは、ワークフロー制御装置１や機器３等を操作して処理情報の配信先を変更する等、ワークフローを編集することもできる。
【００３１】
次に、ワークフロー制御装置１は、各機器３へ決定された処理業務に必要な処理情報を配信する（Ｓ１０５）。この際、配信される処理情報には抽象度の高い順に優先順位がつけられる。ワークフロー制御装置１は、各機器３へそれぞれの割り振られた処理情報のみを配信するが、すべての処理情報を配信し、各機器３が自己の情報表示能力等に合わせて抽象度の高い順に表示するようにしてもよい。
【００３２】
また、ユーザが機器３を使用して業務を行う際に、従業員番号等の入力を求め、オントロジーデータベース装置２に記録されたユーザ認証情報と組み合わせて、各機器３へ配信された情報から、当該ユーザに関係する特定の情報のみを選択して機器３に表示させることもできる。
【００３３】
すべての抽象度におけるワークフローの定義が完成していない場合には、オントロジーデータベース装置２の作業オントロジー情報や組織オントロジー情報から、未定義部分（低い抽象度の記述）を補完する情報を検索し、当該情報から未定義部分が推測できる場合には、配信した情報がオントロジー情報からの推測であることが判るように機器３に表示する。推測ができない場合には、オントロジーデータベース装置２に有効な情報が存在しないことを表示する。以上の場合には、ユーザに未定義部分を補完する情報の入力を求めて、順次低い抽象度の記述を追加していく。
【００３４】
ユーザが実際にワークフローに従い業務を行う際には、より詳細な情報が必要な場合もあるため、ユーザが機器３を操作してワークフロー制御装置１に要求し、現在の抽象度より低い抽象度の情報が機器３に順次表示される。また、高い抽象度情報への表示切替ができるようにもできる。
【００３５】
ユーザがパーソナルコンピュータを使用して業務を行う場合には、図６の特性データ３２に示すように、ディスプレイ解像度は７２ｄｐｉと高く、ディスプレイサイズも１２８０×１０２４ｐｉｘｅｌと大きいので、低抽象度の処理情報まで同時に表示することができる。しかし、ＭＦＰを使って業務を行う場合には、図５の特性データ３２に示すように、ディスプレイ解像度は５０ｄｐｉと低く、ディスプレイサイズも４８０×６８０ｐｉｘｅｌと小さいので、初めは高抽象度の処理情報のみが表示され、低抽象度の詳細な処理情報が必要な場合には、ＭＦＰを操作してワークフロー制御装置１に低抽象度情報の提示を要求することができる。
【００３６】
一連のワークフローを完遂した場合には、実際に行われた業務や業務間の関係（機器の使用時間や業務間の間隔等）はオントロジーデータベース装置２に記録され、統計的手法等を用いてオントロジーデータベースのアップデートに使用される。
【図面の簡単な説明】
【００３７】
【図１】本発明の一実施形態を示すワークフロー支援システムの構成を示すブロック図である。
【図２】ワークフロー制御装置の構成例を示すブロック図である。
【図３】オントロジーデータベース装置の構成例を示すブロック図である。
【図４】本ワークフロー支援システムの全体処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】ＭＦＰの特性情報データベースの構成例を示す図である。
【図６】パーソナルコンピュータの特性情報データベースの構成例を示す図である。
【図７】本ワークフロー支援システムの組織オントロジーの構造例を示す図である。
【図８】本ワークフロー支援システムの組織オントロジー情報データベースの構成例である。
【符号の説明】
【００３８】
１・・・ワークフロー制御装置、２・・・オントロジーデータベース装置、３・・・機器、４・・・ネットワーク、３１・・・特性項目、３２・・・特性データ、４１・・・識別番号、４２・・・抽象度、４３・・・関連付け番号、４４・・・組織名。
【図１】
2006215853.tif 000003
【図２】
2006215853.tif 000004
【図３】
2006215853.tif 000005
【図４】
2006215853.tif 000006
【図５】
2006215853.tif 000007
【図６】
2006215853.tif 000008
【図７】
2006215853.tif 000009
【図８】
2006215853.tif 000010