(57)【要約】【課題】利便性に優れたドキュメントの管理および検索システム、方法およびプログラムを提供する。【解決手段】電子データレコードを保存する際に、それぞれ固有のディジタルレコード識別子を関連付けて保存する。このディジタルレコード識別子を含むクエリーデータを受け取ったときには、クエリーデータに含まれるディジタルレコード識別子と一致するディジタルレコード識別子に関連付けられた電子データレコードを検索し、指定された出力先に伝達する。【選択図】なし【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子データレコードを保存する手段と、
ディジタルレコード識別子を受け取るディジタル識別子入力手段と、
受け取ったディジタルレコード識別子を、前記保存手段に保存されている電子データレコードのうち選択された電子データレコードに関連付けする関連付け手段と、
前記選択された電子データレコードに関連付けされたディジタルレコード識別子を含むクエリーデータを受け取る手段と、
このクエリーデータと、前記保存手段にある電子データレコードに関連付けされているディジタルレコード識別子のセットとを比較する比較手段と、
この比較手段による比較の結果、一致したディジタルレコード識別子に対応する電子データレコードを検索する手段と、
前記検索された電子データレコードを表すデータを出力先に伝達する出力手段と
を有することを特徴とするドキュメントの管理および検索システム。
【請求項２】
前記ディジタルレコード識別子は、英数文字列を表すデータを含むことを特徴とする請求項１に記載のドキュメントの管理および検索システム。
【請求項３】
前記ディジタル識別子入力手段は、ディジタルレコード識別子をユーザから受け取る手段を含むことを特徴とする請求項２に記載のドキュメントの管理および検索システム。
【請求項４】
前記ディジタル識別子入力手段は、ディジタルレコード識別子を、それに関連付けされた電子データレコードの一部に含まれる少なくとも１つのデータアイテムにしたがって受け取る手段を含むことを特徴とする請求項２に記載のドキュメントの管理および検索システム。
【請求項５】
前記ディジタル識別子入力手段は、ディジタルレコード識別子を、先在するディジタルレコード識別子から受け取る手段を含むことを特徴とする請求項２に記載のドキュメントの管理および検索システム。
【請求項６】
前記出力手段は、前記検索された電子データレコードを表すデータを、選択された出力先に一括的に伝達する手段を含むことを特徴とする請求項１に記載のドキュメントの管理および検索システム。
【請求項７】
前記選択された出力先は、プリンタまたは電子メールまたは記憶装置またはファクシミリ装置であることを特徴とする請求項６に記載のドキュメントの管理および検索システム。
【請求項８】
電子データレコードを保存手段に保存するステップと、
ディジタルレコード識別子を受け取るステップと、
受け取ったディジタルレコード識別子を、前記保存手段に保存されている電子データレコードのうち選択された電子データレコードに関連付けするステップと、
前記選択された電子データレコードに関連付けされたディジタルレコード識別子を含むクエリーデータを受け取るステップと、
このクエリーデータと、前記保存手段にある電子データレコードに関連付けされているディジタルレコード識別子のセットとを比較する比較ステップと、
この比較ステップによる比較の結果、一致したディジタルレコード識別子に対応する電子データレコードを検索するステップと、
前記検索された電子データレコードを表すデータを出力先に伝達する出力ステップと
を有することを特徴とするドキュメントの管理および検索方法。
【請求項９】
前記ディジタルレコード識別子は、英数文字列を表すデータを含むことを特徴とする請求項８に記載のドキュメントの管理および検索方法。
【請求項１０】
前記ディジタル識別子を受け取るステップは、ディジタルレコード識別子をユーザから受け取るステップを、さらに含むことを特徴とする請求項９に記載のドキュメントの管理および検索方法。
【請求項１１】
前記ディジタル識別子を受け取るステップは、ディジタルレコード識別子を、それに関連付けされた電子データレコードの一部に含まれる少なくとも１つのデータアイテムにしたがって受け取るステップを、さらに含むことを特徴とする請求項９に記載のドキュメントの管理および検索方法。
【請求項１２】
前記ディジタル識別子を受け取るステップは、ディジタルレコード識別子を、先在するディジタルレコード識別子から受け取るステップを、さらに含むことを特徴とする請求項９に記載のドキュメントの管理および検索方法。
【請求項１３】
前記出力ステップは、前記検索された電子データレコードを表すデータを、選択された出力先に一括的に伝達するステップを、さらに含むことを特徴とする請求項８に記載のドキュメントの管理および検索方法。
【請求項１４】
前記選択された出力先は、プリンタまたは電子メールまたは記憶装置またはファクシミリ装置であることを特徴とする請求項１３に記載のドキュメントの管理および検索方法。
【請求項１５】
システムに備わるプロセッサに、
電子データレコードを保存手段に保存する手順と、
ディジタルレコード識別子を受け取るディジタル識別子入力手順と、
受け取ったディジタルレコード識別子を、前記保存手段に保存されている電子データレコードのうち選択された電子データレコードに関連付けする手順と、
前記選択された電子データレコードに関連付けされたディジタルレコード識別子を含むクエリーデータを受け取る手順と、
このクエリーデータと、前記保存手段にある電子データレコードに関連付けされているディジタルレコード識別子のセットとを比較する比較手順と、
この比較手順による比較の結果、一致したディジタルレコード識別子に対応する電子データレコードを検索する手順と、
前記検索された電子データレコードを表すデータを出力先に伝達する出力手順と
を実行させることを特徴とするドキュメントの管理および検索プログラム。
【請求項１６】
前記ディジタルレコード識別子は、英数文字列を表すデータを含むことを特徴とする請求項１５に記載のドキュメントの管理および検索プログラム。
【請求項１７】
前記ディジタル識別子を受け取る手順は、ディジタルレコード識別子をユーザから受け取る手順を、さらに含むことを特徴とする請求項１６に記載のドキュメントの管理および検索プログラム。
【請求項１８】
前記ディジタル識別子を受け取る手順は、ディジタルレコード識別子を、それに関連付けされた電子データレコードの一部に含まれる少なくとも１つのデータアイテムにしたがって受け取る手順を、さらに含むことを特徴とする請求項１６に記載のドキュメントの管理および検索プログラム。
【請求項１９】
前記ディジタル識別子を受け取る手順は、ディジタルレコード識別子を、先在するディジタルレコード識別子から受け取る手順を、さらに含むことを特徴とする請求項１６に記載のドキュメントの管理および検索プログラム。
【請求項２０】
前記出力手順は、前記検索された電子データレコードを表すデータを、選択された出力先に一括的に伝達する手順を、さらに含むことを特徴とする請求項１５に記載のドキュメントの管理および検索プログラム。
【請求項２１】
前記選択された出力先は、プリンタまたは電子メールまたは記憶装置またはファクシミリ装置であることを特徴とする請求項２０に記載のドキュメントの管理および検索プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメント管理システム、方法およびプログラムに関し、特に、ドキュメントの取込み機能に優れたドキュメントの管理および検索システム、方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
典型的なドキュメント管理システムにおいては、各ドキュメントが名前、作成日または修正日、作成者、データに関する属性情報を記述したメタデータキーワード、内容、フォルダ名等の属性によって識別される。実運用においては、ドキュメント管理システムにおける各ドキュメントの保存場所（storage location）は、そのドキュメント管理システム自体の場所に対応する一つのディレクトリに追いやられる。
【０００３】
これらのドキュメント管理システムは、複数の場所にある複数のドキュメントを単一の識別子に関連付けすることはできない。
【０００４】
これに加えて現行のドキュメント管理システムでは、ユーザが複数のドキュメント、フォルダ、またはフォルダツリーを単一の仮想コンテナにグループ化することができない。また、これらのドキュメント管理システムでは、ユーザが単一もしくは複数のキーワードを仮想コンテナに関連付けすることができない。さらに現在のドキュメント管理システムは、１または複数のドキュメント、フォルダ、またはフォルダツリーを、単一のキーワードまたは複数のキーワードを使用して検索する能力を有していない問題点がある。
【０００５】
これらの従来のドキュメント管理システムが内包する問題点を解決する、利便性に優れたドキュメント管理システムが望まれる。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、上記の従来の問題点に鑑みてなされたもので、利便性に優れたドキュメントの管理および検索システム、方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明によるドキュメントの管理および検索方法は、電子データレコードを保存手段に保存するステップと、ディジタルレコード識別子を受け取るステップと、受け取ったディジタルレコード識別子を、前記保存手段に保存されている電子データレコードのうち選択された電子データレコードに関連付けするステップと、前記選択された電子データレコードに関連付けされたディジタルレコード識別子を含むクエリーデータを受け取るステップと、このクエリーデータと、前記保存手段にある電子データレコードに関連付けされているディジタルレコード識別子のセットとを比較する比較ステップと、この比較ステップによる比較の結果、一致したディジタルレコード識別子に対応する電子データレコードを検索するステップと、前記検索された電子データレコードを表すデータを出力先に伝達する出力ステップとを有する。
【０００８】
ここで、前記ディジタルレコード識別子は、英数文字列を表すデータを含む。
【０００９】
また、前記ディジタル識別子を受け取るステップは、ディジタルレコード識別子をユーザから受け取るステップ、または前記ディジタルレコード識別子に関連付けされた電子データレコードの一部に含まれる少なくとも１つのデータアイテムにしたがって受け取るステップ、または先在するディジタルレコード識別子から受け取るステップを、さらに含む。
【００１０】
さらに、前記出力ステップは、前記検索された電子データレコードを表すデータを、選択された出力先に一括的に伝達するステップを含む。また、前記選択された出力先は、プリンタまたは電子メールまたは記憶装置またはファクシミリ装置である。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、利便性に優れたドキュメントの管理および検索システム、方法およびプログラムが提供される。すなわち、本発明によれば、複数の場所にある複数のドキュメントを単一の識別子に関連付けすることが可能となるとともに、複数のドキュメント、フォルダ、またはフォルダツリーを単一の仮想コンテナにグループ化することが可能となる。また、本発明によれば、単一もしくは複数のキーワードを仮想コンテナに関連付けすることが可能となり、さらに、１もしくは複数のドキュメント、フォルダまたはフォルダツリーを、単一のキーワードまたは複数のキーワードを使用して検索することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
本発明は、ドキュメント管理のシステム、方法およびプログラムに関し、特に、ドキュメントの取り込み機能（retrieval）に優れたドキュメント管理および検索システム、方法およびプログラムに関する。
【００１３】
以下、適宜、図面を参照しながら本発明による実施形態の説明を行う。図１Ａは本発明による実施形態のシステムの構成例を示すブロック図である。図１Ａに示すシステム１００はドキュメント処理装置１０２を含む。ドキュメント処理装置１０２は、複写機、プリンタ、スキャナ、ファクシミリあるいはこれらの装置の機能のうち、複数の機能を持つ多機能周辺装置等の、この分野で周知の任意の適切なドキュメント処理装置である。ドキュメント処理装置１０２はユーザとの情報のやりとりに適合したユーザインタフェースを含む。一実施態様においては、ユーザインタフェースは、データの表示および、ドキュメント処理装置１０２の操作に関係する入力の受け取りの両方が可能なタッチスクリーンディスプレイである。
【００１４】
ドキュメント処理装置１０２は、通信リンク１１２を介してサーバ１０４と通信接続されている。通信リンクは、例えば、インターネット、ローカルエリアネットワーク（LAN）、Ethernet（登録商標）ベースの通信、ワイドエリアネットワーク（WAN）、トークンリング接続、Bluetooth（登録商標）接続、Wi‐Fi接続、IEEE802.11(x) 接続、赤外線接続、電話接続、携帯電話接続等、あるいはこれらの通信手段の任意の組み合わせを含む電子装置間の通信のための任意の通信リンクである。
【００１５】
図１Ａに示されているとおり、サーバ１０４は、１または複数のレコードコンテナ１０８、１１０とデータ通信する。レコードコンテナ１０８、１１０は、例えば、サーバ１０４と通信結合される記憶装置内に保存される。この記憶装置は、この分野で周知の任意のデータ記憶手段であり、例えば、ハードディスクドライブ、フラッシュメモリ、光学ストレージ、磁気ストレージ等である。レコードコンテナ１０８、１１０は、サーバ１０４の内蔵ハードディスクまたはその他の記憶手段に保存することもできる。本発明においては、レコードコンテナ１０８、１１０は仮想記憶ユニットであり、種々のフォルダ、フォルダのグループ、ドキュメント、画像ファイル等のアイテムが保存される。ここで、アイテムは電子データレコードの意味であり、以後の説明においては「電子データレコード」という用語の代わりに「アイテム」という用語を用いることがある。各フォルダ、フォルダのグループ、ドキュメント、画像およびファイルは、オリジナルの場所にとどまるが、ユーザによってレコードコンテナが開かれたとき、レコードコンテナに関連付けされているすべてのフォルダ、グループ、ドキュメント、画像およびファイルは、すべてが同一の場所に保存されているような見かけを与えるようにレコードコンテナと関連付けされている。しかしながら、レコードコンテナに関連付けされている各アイテムは、記憶手段内の元の場所にとどまる。
【００１６】
各レコードコンテナ１０８、１１０には、レコードロケータが関連付けされている。レコードロケータは、例えば、権限のあるユーザもしくはドキュメント管理システムによって定められる固有のディジタルレコード識別子（digital record identifier）である。レコードロケータは、それぞれのレコードコンテナ内に置かれているアイテムの識別に使用される任意の固有の数字または英数字の組み合わせとすることができる。例えば、本発明においては、誕生日、ケース番号（case number）、社会保険番号、整理番号（docket number）、ユーザによって生成された英数文字列、姓もしくは名前等を使用することができる。レコードコンテナ内に置かれる各アイテムは、その特定のレコードコンテナに対応するレコードロケータと関連付けされる。ここで、レコードロケータは、ドキュメント処理装置１０２のユーザインタフェース、あるいは後に述べるユーザ装置１０６等の適切な入力手段によって、例えば、ドキュメント管理サブシステム１２０に入力される。レコードロケータのデータを、通信リンク１１２または１１６を介して、それぞれドキュメント処理装置１０２またはユーザ装置１０６に伝達することもできる。
【００１７】
一実施態様においては、１つのアイテムに複数のレコードロケータを関連付けし、それによって複数のレコードコンテナが同一のアイテムを有するようにできる。この種の実施態様においては、各レコードコンテナが、そのアイテムに関連付けされた複数のレコードロケータを介して同一アイテムに関連付けされるため、アイテムの電子的なコピーは一つだけ必要となる。他の実施態様においては、複数のレコードロケータにレコードコンテナを関連付けすることができる。
【００１８】
なお、システム１００におけるドキュメント処理装置１０２、サーバ１０４、ユーザ装置１０６はプロセッサを備えていることは言うまでもない。
【００１９】
図１Ｂに、本発明による実施形態におけるレコードコンテナの内容の例を図示したブロック図を示す。図１Ｂに示されているように、レコードコンテナ１０８は、フォルダツリー１２２、フォルダ１２４、およびドキュメント１２６、１２８、ならびに１３０を含む。アイテム１２２〜１３０のそれぞれは、レコードコンテナ１０８に対応する１または複数のレコードロケータと関連付けされている。
【００２０】
またサーバ１０４は、種々のユーザならびにシステムが生成した電子ファイルの追跡ならびに組織化を行うことができるドキュメント管理サブシステム１２０を保存するように機能する。種々のフォーマットの複数のドキュメントの生成、保存、および追跡を可能にする、この分野で周知の任意のドキュメント管理サブシステムが、本発明を具体化することができる。また、ドキュメント管理サブシステム１２０は、サーバ１０４から離して実装することもできる。しかし、ドキュメント管理サブシステムをサーバ１０４から分離して実装する必要は必ずしもなく、ドキュメント管理サブシステム１２０をサーバ１０４に関連付けられた記憶装置１１８に保存することもできる。サーバ１０４の記憶装置１１８は、この分野で周知の適切な形式のデータ記憶装置であり、例えば、ハードディスクドライブ記憶装置、光学ストレージ、フラッシュメモリ等が含まれる。本発明によれば、システムのユーザは、電子ファイルが生成されるとき、または電子ファイルがドキュメント管理システムに追加されるときに、その電子ファイルを保存するための特定のレコードコンテナの指定を促される。さらに本発明によれば、レコードコンテナが選択されると、その電子ファイルは選択されたレコードコンテナに対応するレコードロケータと自動的に関連付けされる。この関連付けを生じさせるプロセスについては、後に、図２〜９を参照しながら説明を行う。
【００２１】
システム１００は、さらに１または複数のユーザ装置を含む。図１Ａにおいては、ユーザ装置を、パーソナルコンピュータ１０６として例示している。ユーザ装置１０６は、通信リンク１１４を介したドキュメント処理装置１０２とのデータ通信をはじめ、通信リンク１１６を介したサーバ１０４とのデータ通信を行う。通信リンク１１４、１１６は、電子装置間の通信のための任意の手段であり、例えば、ローカルエリアネットワーク、ワイドエリアネットワーク、Ethernet（登録商標）接続、赤外線接続、Bluetooth（登録商標）接続、トークンリング接続、IEEE802.11(x)ベースの接続、インターネット、Wi‐Fi接続、電話接続、携帯電話接続等、あるいはこれらの通信手段の任意の組み合わせが含まれる。
【００２２】
ユーザ装置１０６は、グラフィカルユーザインタフェースを表示することのできるディスプレイを含む。ユーザはユーザ装置１０６を介して、サーバ１０４のドキュメント管理サブシステム１２０にアクセスし、ドキュメント処理装置１０２とインタフェースすることができる。操作によって、ユーザは、レコードコンテナ１０８、１１０に追加する新たなアイテムを生成すること、すべてのレコードコンテナ１０８、１１０をダウンロードすること、そのレコードコンテナをファクシミリまたは電子メールを介して送信すること、ドキュメント処理装置１０２でレコードコンテナ１０８、１１０を印刷すること、レコードコンテナ１０８、１１０の内容を編集することなどが可能である。
【００２３】
本発明によれば、ユーザは、ドキュメント処理装置１０２に配置された組み込みユーザインタフェースを介してレコードコンテナ１０８またはレコードコンテナ１１０にアイテムを追加することができる。図１Ａに例示されているドキュメント処理装置１０２は、例えば、コピー、ファクシミリ送受信、スキャン、印刷の機能のうち２以上の機能を有する多機能周辺装置である。ユーザがドキュメントをスキャン操作によって読み取り、この読み取ったデータをドキュメント管理サブシステムのレコードコンテナ１０８へ追加するときには、ユーザはドキュメント処理装置１０２の画像読み取り部に原稿ドキュメントを置く。次に、ユーザに、スキャン後のアイテムを保存するための所望のレコードコンテナの選択することが促される。また、レコードコンテナの選択に代えて、ユーザは、スキャン後のアイテムに関連付けするレコードロケータを選択することが可能であり、選択されたレコードロケータがスキャン後のアイテムが保存されるレコードコンテナ１０８を指定する。スキャン後のアイテムのターゲットとなる行き先が選択されると、ユーザはスキャンを開始し、スキャンされた原稿ドキュメントは周知の手段を用いて望ましいフォーマットのデータになる。その後、スキャンされたアイテムは、選択されたレコードロケータを介してそのレコードコンテナ１０８と関連付けされて、選択された行き先に保存される。
【００２４】
次に本発明による実施形態の動作の説明を行う。本発明の動作は、図２〜９に例示した動作および操作画面を参照した説明により、よく理解されることになろう。
【００２５】
図２に、本発明による実施形態において、新たなレコードコンテナを生成し、保存する動作を説明するためのフローチャートの例を示す。先ず、Ｓ２０２において、新しいレコードコンテナの生成が選択される。この選択は、この分野で周知の任意の手段を介して行うことができる。一実施態様においては、ユーザがユーザ装置１０６またはドキュメント処理装置１０２のフロントパネルのグラフィカルユーザインタフェースを介してドキュメント管理サブシステムと情報のやりとりを行う。
【００２６】
続いてＳ２０４において、ユーザにレコードコンテナの名称の選択が促される。レコードコンテナの名称は、ユーザが選択した任意の英数字の表示とすることができるが、特定の実施態様においては、ドキュメント管理サブシステムがレコードコンテナの名称を生成する。本発明は、ユーザの承認および認証を使用して、ユーザにレコードコンテナについての権利およびアクセスを設定することができる。また、ユーザが本人であることを認証する任意の手段をここで具体化することが可能であり、認証手段には、例えば、生体認証、パスワード、ユーザＩＤならびにパスワード等が含まれる。
【００２７】
所望のコンテナの名称が選択された後、Ｓ２０６において、ユーザにＳ２０４で名称が選択されたレコードコンテナに関連付けするレコードロケータの選択が促される。一実施態様においては、ドキュメント管理サブシステムが、新しいコンテナに対応する固有のレコードロケータを生成する。前述したとおり、レコードロケータは、誕生日、ケース番号（case number）、社会保険番号、整理番号（docket number）、ユーザによって生成された英数字の文字列、姓もしくは名前等から選択することができる。続いてＳ２０８において、ユーザが新しいコンテナへのアイテムの追加を希望するか否かの、判断が行われる。コンテナに追加することができるアイテムには、基礎をなすドキュメント管理システムによってサポートされている任意のドキュメントまたは画像フォーマット、その他の任意のドキュメントまたは画像フォーマット、ファイルフォルダ、ファイルフォルダのグループ、ファイルフォルダのツリー、ドライブ、ディレクトリ、またはこの分野で周知のこの他の電子ファイルが含まれる。新しく作成されたレコードコンテナにアイテムが追加されないときには、前記コンテナはドキュメント管理サブシステムに保存され（Ｓ２１８）、処理が終了する。
【００２８】
新しいレコードコンテナにアイテムの追加を行う場合には、処理はＳ２１０に進み、レコードコンテナに追加するアイテムが選択される。ここで、保存という表現をアイテムとレコードコンテナについて使用しているが、本発明においては、記憶装置上のレコードコンテナ内にアイテムを物理的には保存しない。アイテムは、レコードコンテナ内に仮想的に保存される。選択されたアイテムは、Ｓ２１２においてレコードコンテナと関連付けされる。ユーザは、ユーザインタフェースを介してレコードコンテナにアイテムをクリック・アンド・ドラッグすることができる。着目するレコードコンテナにアイテムを移動するためには、グラフィカルユーザインタフェースのアプローチには限定されず、メニュー駆動や、あるいはコピー・アンド・ペースト形のインストラクションにより具体化することもできる。Ｓ２１２で選択されたレコードコンテナと選択されたアイテムの関連付けが行われると、そのアイテムは、Ｓ２１４において、選択されたレコードコンテナに対応するレコードロケータと、例えば、自動的に関連付けされる。本発明によれば、関連付けされるアイテムは、複数のレコードロケータを連携させることが可能であり、そのことによって同一の電子アイテムを複数のレコードコンテナと関連付けすることが可能になる。したがって、本発明によれば、同じドキュメントの複数コピーを保存することを防ぐことができ、ストレージ空間を使い尽くすことを防止できる。
【００２９】
その後、Ｓ２１６において、ユーザが他のアイテムをレコードコンテナにさらに追加することを希望しているか否かの判断が行われる。追加のアイテムをそのレコードコンテナと関連付けする場合には、処理はＳ２１０に戻り、追加する次のアイテムが選択される。そのレコードコンテナに関連付けするアイテムがもはや無い場合には、前記の新しいレコードコンテナとそれに関連付けられたアイテムは、サーバ１０４のドキュメント管理サブシステムに保存される（Ｓ２１８）。
【００３０】
図６に、本発明による実施形態において、新たなレコードコンテナを生成し、保存する操作画面の例６００を示す。ユーザは、図６に示す画面６００のボックス６０２に、新しいレコードコンテナ名称の入力が促される。前述したとおり、権限のあるユーザは、システム管理者によって設定された規定にしたがって、任意の所望のレコードコンテナの名称を選択することができる。続いてユーザは、利用可能なレコードロケータを含むプルダウンリスト６０４から適切なレコードロケータを選択する。なお、この場合にはレコードロケータが既に入力されていることを想定している。ユーザは、新しいレコードコンテナの名称とレコードロケータを選択した後、プルダウンボックス６０６からレコードコンテナに追加するアイテムを選択する。この操作により、追加するアイテムとレコードロケータとの関連付けが開始される。
【００３１】
ユーザは、プルダウンボックス６０６から所望のアイテムを選択し、［追加］ボタン６１０をクリックして、選択したアイテムをレコードコンテナ内に追加する。レコードコンテナに追加されたアイテムのリストは、ダイアログボックス６０８に表示される。アイテムを削除する場合には、ユーザは、ダイアログボックス６０８に表示されているアイテムの中から削除するアイテムを選択し、［削除］ボタン６１２をクリックする。この操作により、そのアイテムをレコードコンテナから削除することができる。ユーザは複数のウインドウを開くことが可能であり、かつ、ファイルまたはアイテムをダイアログボックス６０８にドラッグすることによっても、レコードコンテナへアイテムを追加することができる。ユーザがアイテムの追加を完了すると、ユーザは、行った選択の承認を示すために［ＯＫ］ボタン６１４を選択する。そして、新しいレコードコンテナはドキュメント管理サブシステムに保存される。
【００３２】
ユーザが、他の新しいレコードを追加するか、以前に入力したデータを削除するときは、ユーザは［リセット］ボタン６１６を選択する。すると、画面６００は、すべての入力フィールドがクリアされたブランクのドキュメントに戻る。また、ユーザがすべての入力済みデータを削除し、新しいレコードコンテナを保存しないことを希望する場合には、ユーザは［キャンセル］ボタン６１８を選択し、処理は終了する。
【００３３】
本発明は、複数の処理操作に、レコードロケータとレコードコンテナを用いることを可能にする。例えば、図３、４および５は、それぞれ、ドキュメント処理操作の出力を追加する操作、他のレコードコンテナにアイテムを移動する操作、およびレコードコンテナをダウンロードする操作の動作を示している。さらに、この他の操作においてもレコードコンテナの方法を採用することが同様に可能であり、例えば、スキャン操作、ファクシミリ操作、印刷操作、電子メール操作等が可能である。
【００３４】
図３に、本発明による実施形態において、レコードコンテナにドキュメント処理操作の出力を追加する動作を説明するためのフローチャートの例を示す。ユーザがドキュメント処理操作の電子的表現を追加することを希望するとき、ユーザは、Ｓ３０２においてこの分野で周知の手段を介してドキュメント処理操作を選択する。例えばユーザは、ドキュメント処理装置１０２のユーザインタフェースを使用してスキャン操作を選択し、ハードコピー原稿の電子的表現を生成することができる。ドキュメント処理操作が選択されると、Ｓ３０４において、ユーザには、ドキュメント処理操作の出力先の選択が求められる。ユーザは、出力先の選択に続いて、Ｓ３０６において利用可能なレコードロケータのリストからレコードロケータを選択する。ここで、前述したように既に存在するレコードロケータは、それぞれ一部のアイテムと関連付けられている。また、レコードロケータのリストは、レコードロケータのセットを、ユーザが認識可能なように、視覚的に表現したものである。一実施態様においては、ユーザに、スキャンの完了に使用される必須およびオプションの、データに関する属性情報を記述したメタデータの入力が促される。例えば、ユーザはレコードロケータのリストからレコードロケータを選択し、ドキュメント処理装置１０２のグラフィカルユーザインタフェースを使用してメタデータを打ち込む。この実施態様の代わりに、ユーザは既存のレコードロケータを選択するか、または新しいレコードロケータを入力することが可能であり、選択または入力されたレコードロケータは、その後の使用のために利用可能なレコードロケータのリストに追加される。いずれの実施態様においても、ドキュメント処理操作の出力は、レコードロケータに関連付けられる。
【００３５】
Ｓ３０６におけるレコードロケータの選択を行うと、選択されたレコードロケータを含むクエリーデータが受け取られ、このデータと、存在するレコードロケータのセットとが比較され、比較の結果、一致したレコードロケータに対応するアイテムについては、以後の処理が行われる。
【００３６】
次に、ユーザは、Ｓ３０８において、ドキュメント処理装置１０２のドキュメント処理操作を開始する。Ｓ３１０において、ドキュメントが処理され、選択された出力先に保存され、選択されたレコードロケータと関連付けされる。すなわち、選択された出力先へのドキュメントの取り込み処理もしくは読み出し処理（retrieval）が実行される。ここで、出力は、選択された出力先に一括的に伝達することによって行うことができる。その後ユーザには、Ｓ３１２において、ドキュメント処理操作が成功して完了したことが通知される。以上の操作は、ドキュメント処理装置１０２から開始されるが、ユーザ装置１０６を使用して開始し実行することも可能である。
【００３７】
図７は、本発明による実施形態において、レコードコンテナにドキュメント処理操作の出力を追加するためのグラフィカルユーザインタフェースを例示した操作画面である。ユーザが、ドキュメント処理装置１０２のユーザインタフェースパネルを用いて、ドキュメント処理操作をレコードコンテナに出力するオプションを選択すると、出力追加画面７００が表示される。ユーザには、このドキュメント処理操作によって生成されるデータのファイル名を画面７００のフィールド７０２に入力することが促される。また、ユーザは、プルダウンメニュー７０４を介して、そのデータの所望の出力先の選択を行う。プルダウンメニュー７０４に含まれる出力先としては、例えば、サーバ１０４のドキュメント管理サブシステム、ドキュメント処理装置１０２の内蔵ストレージ、着脱可能なストレージ等の記憶装置が含まれる。
【００３８】
その後、ユーザは、プルダウンメニュー７０６から、出力データに関連付けする適切なレコードロケータを選択する。なお、この場合にはレコードロケータが既に入力されている。前述したとおり、レコードロケータは、どのレコードコンテナにスキャン等のドキュメント処理後の画像データ等の出力データが置かれることになるかを表す。ユーザは、さらに、他の追加のレコードロケータも選択し、前記の出力データを複数のレコードコンテナに関連付けすることができる。以上の操作により、出力データとレコードロケータとの関連付けが開始される。ユーザは、このようにして行った選択を確認すると、［ＯＫ］ボタン７０８を選択する。［ＯＫ］ボタン７０８が選択されることによって、ドキュメント処理操作が開始される。ドキュメント処理装置１０２は、ドキュメント処理操作を実行し、出力データを選択されたレコードロケータに関連付け、出力データを選択された出力先に保存する。ユーザが、画面７００のフィールドからすべてのデータを削除したいときには、ユーザは［クリア］ボタン７１０を選択する。この操作により、すべての入力フィールドがクリアされ、その後、ユーザは異なる、あるいは修正したデータを入力フィールドに入力することができる。ユーザがドキュメント処理操作をキャンセルするときは、ユーザは［終了］ボタン７１２を選択し、このレコードコンテナにドキュメント処理操作の出力を追加するジョブが終了する。
【００３９】
次に、図４を参照しながらアイテムをレコードコンテナに移動する動作について説明を行う。図４に、本発明による実施形態において、アイテムをレコードコンテナに移動する動作を説明するためのフローチャートの例を示す。ここで、前述したように、アイテムには、基礎をなすドキュメント管理システムによってサポートされている任意のドキュメントまたは画像フォーマット、その他の任意のドキュメントまたは画像フォーマット、ファイルフォルダ、ファイルフォルダのグループ、ファイルフォルダのツリー、ドライブ、ディレクトリ、またはこの分野で周知のこの他の電子ファイルが含まれる。まず、Ｓ４０２において、ユーザは、ドキュメント管理システムにあり、移動（transfer）させたいアイテムを選択する。所望のアイテムは、いずれのレコードコンテナとも独立であるとすることも可能であり、あるいは、すでにレコードコンテナ１０８と関連付けされているとすることも可能である。次にＳ４０４で、ユーザに、選択したアイテムの移動先の選択が促される。例えば、アイテムは、レコードコンテナ１０８内の１つのフォルダから、異なるレコードコンテナ１１０に関連付けされた別のターゲットフォルダに移動される。本発明の範囲から逸脱することなく、図４に示された処理にしたがって種々の移動元および移動先が可能である。
【００４０】
その後Ｓ４０６において、ユーザは選択したアイテムの移動先のターゲットフォルダを選択する。例えば、選択されたターゲットフォルダは、移動元レコードコンテナ１０８とは異なる、ドキュメント管理システム上の他のレコードコンテナ１１０に関連付けされている。選択されたアイテムは、続いてＳ４０８においてターゲットフォルダに移動される。すなわち、ターゲットフォルダへの選択されたアイテムの取り込み処理もしくは読み出し処理（retrieval）が実行される。前述したとおり、コンピュータ環境において、１つの場所（location）から別の場所へファイルを移動するための任意の手段を採用することが可能である。その移動するための手段としては、例えば、クリック・アンド・ドラッグ、メニュー駆動、カットアンドペースト等がある。次にＳ４１０において、移動されたアイテムは、移動先の新しいレコードコンテナのレコードロケータを身につける（assume）。このように移動後のアイテムは、移動先フォルダのレコードロケータ、複数ある場合には複数のレコードロケータを受け継ぐ。続いてユーザに、Ｓ４１２において、移動操作が無事、完了したことが通知される。
【００４１】
図４を参照して説明した操作は、ユーザ装置１０６によっても、ドキュメント処理装置１０２のユーザインタフェースパネルによっても実行することが可能である。また、サーバ１０４、およびサーバ１０４を介してレコードコンテナ１０８、１１０には、通信リンク１１６経由でユーザ装置１０６からアクセス可能であり、また通信リンク１１２経由でドキュメント処理装置１０２からアクセス可能である。いずれの場合においても、適切なグラフィカルユーザインタフェースを用いることにより、選択されたアイテムの移動が容易に行われる。
【００４２】
図８は、本発明による実施形態において、アイテムをレコードコンテナに移動する操作テンプレート画面を例示したものである。なお、図８においては、移動対象となるアイテムがファイルである場合を示している。図８に示される画面８００のプルダウンメニュー８０２から、ユーザは、移動する所望のファイルを選択する。続いてユーザは、プルダウンメニュー８０４から、そのファイルの移動先を選択する。選択される移動先は、新たなレコードコンテナ、移動元と同一レコードコンテナ内の異なるフォルダ、移動元とは異なるレコードコンテナ内のフォルダ、レコードコンテナ内にないフォルダ等とすることが可能である。図８では、移動対象をファイルとしているが、移動対象は、例えば、画像ファイル、ドキュメントファイル、フォルダ、フォルダのグループ等のアイテムとすることが可能であることは言うまでもない。ユーザは、移動を所望するファイルとその移動先を選択した後、［移動］ボタン８０６を選択することによって、ファイルの移動処理を開始させる。
【００４３】
異なるレコードコンテナもしくは異なるレコードコンテナ内のフォルダにファイルが移動されることになる場合には、処理の開始時に、移動先に関連付けされたレコードロケータが、移動されるファイルと自動的に関連付けされる。ユーザが入力フィールドのデータを消去するときには、ユーザは［クリア］ボタン８０８を選択する。この［クリア］ボタン８０８の選択操作によって、入力フィールドのデータは消去される。ユーザがファイルの移動処理を終了させる場合、または移動処理の完了時に操作を終了させる場合には、ユーザは、［終了］ボタン８１０を選択する。
【００４４】
次に、図５を参照しながらダウンロードについて説明を行う。図５に、本発明による実施形態において、レコードコンテナをダウンロードする動作を説明するためのフローチャートの例を示す。本発明による実施形態によれば、レコードコンテナを、そのレコードコンテナに関連付けられたすべての内容を含め、ドキュメント管理システム内のどこに個別のファイル、フォルダおよびグループが物理的に置かれているかにかかわりなく、単一の操作としてダウンロードすることが可能である。先ずＳ５０２において、ユーザはレコードコンテナをダウンロードする操作を選択する。続いてＳ５０４において、ダウンロードするレコードコンテナの選択がユーザに促される。一実施態様においては、図５のＳ５０４に示されているように、ユーザはアクセス可能なレコードコンテナのリストから所望のレコードコンテナを選択する。この選択操作は、如何なるアクセス可能なレコードコンテナが存在するかというクエリーデータ（query data）に対する応答である、レコードコンテナのリストを受信した後に可能となる。
【００４５】
次にＳ５０６において、ユーザは、そのレコードコンテナのダウンロード先となるターゲットを選択する。例えばユーザは、ダウンロード先として、ユーザ装置１０６のデスクトップ、いずれかの着脱可能な記憶媒体、あるいは代わりのネットワークの場所（alternative network location）を選択することができる。ユーザが所望のダウンロード先を指定すると、Ｓ５０８において、先ず、選択されたレコードコンテナは適切に圧縮される。レコードコンテナは、例えば、ＺＩＰフォーマットに圧縮される。ここで、圧縮フォーマットはＺＩＰ形式に限定されるわけではなく、ＺＩＰ形式以外の圧縮フォーマットも本発明から逸脱することなく、使用することが可能である。他の実施態様においては圧縮は選択されない。次いで、圧縮または非圧縮のフォーマットで、選択されたレコードコンテナは指定されたダウンロード先にダウンロードされ、保存される。すなわち、指定されたダウンロード先へのレコードコンテナの取り込み処理もしくは読み出し処理（retrieval）が実行される。レコードコンテナのダウンロードが完了すると、Ｓ５１０においてユーザにダウンロード完了通知がなされる。
【００４６】
図９は、本発明による実施形態において、レコードコンテナのダウンロードに用いる操作テンプレート画面を例示したものである。既に述べたとおり本発明は、すべてのフォルダ、フォルダのグループ、ファイル等を含む個別のレコードコンテナを、単一の操作でダウンロードすることを可能にする。ユーザは、ダウンロードを希望するレコードコンテナを、アクセス可能なレコードコンテナのプルダウンメニュー９０２から選択する。なお、ユーザに対して、ユーザが見ることまたはダウンロードすることができるレコードコンテナを、システムの設定によって制限することが可能である。
【００４７】
ダウンロードする所望のレコードコンテナを選択すると、ユーザは、プルダウンメニュー９０４から、そのレコードコンテナの所望のダウンロード先を選択する。例えばユーザは、ユーザ装置１０６のデスクトップ、着脱可能な記憶媒体等をダウンロード先として選択することができる。続いてユーザに、プルダウンメニュー９０６から所望のダウンロードフォーマットを選択することが促される。当業者が理解するとおり、ダウンロードフォーマットには、例えば、圧縮または非圧縮フォーマットをはじめ、使用される圧縮のタイプの選択肢が含まれる。本発明が、多数のフォルダ、フォルダのグループ等を単一のレコードコンテナへ関連付けしていることを考慮に入れると、ダウンロードに先行してそのコンテナを圧縮することは、時間をはじめダウンロード先の保存空間を節約できる。
【００４８】
ユーザが所望のレコードコンテナ、所望のダウンロード先、およびダウンロードフォーマットを選択し、［ダウンロード］ボタン９０８が選択されると、転送が開始される。開始されると、選択されたレコードコンテナに対応するレコードロケータに関連付けされた各フォルダ、フォルダのグループ、ファイル、画像ファイル等が集められる。圧縮が選択されているときには、それらがデータ圧縮される。その後、集められたレコードコンテナが、選択されたダウンロード先に送信される。ユーザがデータの入力フィールドの消去を選んだときには、ユーザは［クリア］ボタン９１０を選択する。この操作によって、入力フィールドのデータは消去される。ユーザがダウンロードを終了させたい場合、またはダウンロードの完了時に操作を終了させる場合には、ユーザは、［終了］ボタン９１２を選択する。
【００４９】
このダウンロード処理操作は、上記のレコードコンテナのダウンロードによるものと同様に、レコードロケータによるダウンロードにも等しく適用可能である。
【００５０】
以上の説明から分かるように、本発明によれば、特定のレコードロケータに関連付けされているすべてのドキュメント、フォルダ、ディレクトリ等のロケーティングが可能になる。また、本発明によれば、ユーザは、複数のドキュメント、フォルダ、およびフォルダツリーを１または複数のレコードロケータに関連付けすることが可能になり、これらのレコードロケータもまた、一つまたは複数のレコードコンテナに関連付けすることができる。さらに、本発明によれば、ユーザが一つまたは複数のレコードロケータに基づいて、複数のドキュメント、フォルダ、およびフォルダツリーを検索することが可能となる。
【００５１】
本発明は、ソースコード、オブジェクトコード、部分的にコンパイルされた形のようなコード中間ソースおよびオブジェクトコードの形、あるいは本発明の実施態様で使用するために適した任意の他の形のコンピュータプログラムに適用される。コンピュータプログラムは、独立アプリケーション、ソフトウェアコンポーネント、スクリプト、または他のアプリケーションへのプラグインとすることができる。本発明を組み込むコンピュータプログラムは、例えば、ＲＯＭやＲＡＭなどの記憶媒体、ＣＤ−ＲＯＭなどの光記録媒体、フロッピーディスク（登録商標）などの磁気記録媒体などの、コンピュータプログラムを実行することができる任意の実体または装置である担体で実施することができる。担体は、電気ケーブルまたは光ケーブルによって、または無線や他の手段によって伝えられる電気信号や光信号などの任意の伝達可能な担体である。コンピュータプログラムは、サーバからインターネットを介して適切にダウンロードされる。コンピュータプログラムの機能は集積回路に組み込むこともできる。示した本発明の原理を実質的にコンピュータまたはプロセッサに実行させるコードを含む任意およびすべての実施形態は、本発明の範囲内にある。
【００５２】
本発明の好ましい実施形態の以上の説明は、例示と説明のために行った。説明は網羅的でもなく本発明を開示した厳密な形態に限定しようとするものでもない。以上の教示を鑑みて明らかな修正または変形が可能である。実施形態は、本発明の原理とその実際的な応用例を最もよく示し、それにより当業者が、本発明を、意図された特定の使用に適した様々な実施形態において様々な修正で使用できるように選択され説明された。そのようなすべての修正と変形は、特許請求の範囲の記載に明示されるとおりの本発明の原理および範囲内において、当業者によって行われ得ることは明らかであり、特許請求の範囲の記載によって定められる本発明の範囲に含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１Ａ】本発明による実施形態のシステムの構成例を示すブロック図である。
【図１Ｂ】本発明による実施形態におけるレコードコンテナの内容を例示したブロック図である。
【図２】本発明による実施形態において、新たなレコードコンテナを生成し、保存する動作を例示したフローチャートである。
【図３】本発明による実施形態において、レコードコンテナにドキュメント処理操作の出力を追加する動作を例示したフローチャートである。
【図４】本発明による実施形態において、アイテムをレコードコンテナに移動する動作を例示したフローチャートである。
【図５】本発明による実施形態において、レコードコンテナをダウンロードする動作を例示したフローチャートである。
【図６】本発明による実施形態において、新たなレコードコンテナを生成し、保存する操作画面の例である。
【図７】本発明による実施形態において、レコードコンテナにドキュメント処理操作の出力を追加する操作画面の例である。
【図８】本発明による実施形態において、アイテムをレコードコンテナに移動する操作画面の例である。
【図９】本発明による実施形態において、レコードコンテナをダウンロードする操作画面の例である。
【符号の説明】
【００５４】
１００  システム
１０２  ドキュメント処理装置
１０４  サーバ
１０６  ユーザ装置、パーソナルコンピュータ
１０８、１１０  レコードコンテナ
１１２、１１４、１１６  通信リンク
１１８  記憶装置
１２０  ドキュメント管理サブシステム
１２２  フォルダツリー、アイテム
１２４  フォルダ、アイテム
１２６、１２８、１３０  ドキュメント、アイテム
６００、７００、８００、９００  操作画面
【図１Ｂ】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図１Ａ】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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