(57)【要約】【課題】通信機能を有する画像形成装置等の通信端末装置において、顧客の宛先情報や通信履歴情報のセキュリティを確保する。【解決手段】送信動作開始の際、ＣＰＵ１は、部門管理状態か否かをチェックし、部門管理状態であった場合に入力される部門管理コードと部門管理パスワードとからＲＡＭ３に設定されている当該部門管理コードに対応する部門管理パスワードが一致するか否かをチェックし、部門管理パスワードが一致した場合にＲＡＭ３に登録されているアドレス帳を開き、この際、このＲＡＭ３に格納されているセキュリティモードがオンになっていた場合に当該部門管理コードにリンクした宛先情報のみを表示し、この表示した宛先情報が選択された際、選択された宛先情報に基づいて送信動作を制御する。【選択図】図１
2006033800.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末装置と接続され、これら端末装置に情報を送信する機能を有する通信端末装置の情報送信方法であって、
上記複数の端末装置への各送信情報に管理コードを付与し、この管理コードに対応する管理パスワードを予め登録し、
上記通信端末装置から情報を送信する際、上記登録された送信情報の管理状態を確認し、
この送信情報が管理状態にあった場合に入力される管理コードと管理パスワードとから、上記登録された管理コードに対応する管理パスワードが一致するか否かを確認し、
一致した場合に上記登録された送信情報を読み出し、
この読み出した送信情報に予めセキュリティモードが設定されていた場合、上記入力された管理コードが付与された送信情報のみを表示し、
この表示された送信情報の中から選択された送信情報に基づいて送信制御を行うようにしたことを特徴とする通信端末装置の情報送信方法。
【請求項２】
複数の端末装置と接続され、これら端末装置に画像情報を送信する機能を有する画像形成装置の情報送信方法であって、
上記複数の端末装置への各送信情報に管理コードを付与し、この管理コードに対応する管理パスワードを予め登録し、
上記画像形成装置から画像情報を送信する際、上記登録された送信情報の管理状態を確認し、
この送信情報が管理状態にあった場合に入力される管理コードと管理パスワードとから、上記登録された管理コードに対応する管理パスワードが一致するか否かを確認し、
一致した場合に上記登録された送信情報を読み出し、
この読み出した送信情報に予めセキュリティモードが設定されていた場合、上記入力された管理コードが付与された送信情報のみを表示し、
この表示された送信情報の中から選択された送信情報に基づいて送信制御を行うようにしたことを特徴とする画像形成装置の情報送信方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、通信機能を有する画像形成装置等の通信端末装置における画像データ等の情報を送信する通信端末装置の情報送信方法と画像形成装置の情報送信方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、情報セキュリティの観点から、デジタル複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）のハードディスクドライブ（ＨＤＤ）内に蓄積される画像データを暗号化することにより、ハードディスクドライブの盗難による機密文書漏洩を防止する機能を有したＭＦＰが登場している。
【０００３】
また、セキュリティモードなるモード設定を設け、セキュリティモードを「オン」にすると機密文書のパスワードアクセス制御を強化するような機能を有したＭＦＰも登場している。
【０００４】
通信機能も有するＭＦＰでは、顧客の電話番号やＥ−ｍａｉｌアドレス等の宛先情報も登録可能である。これら宛先情報は、ユーザによっては重要な顧客情報となっていることも考えられる。また、ファクシミリ（ＦＡＸ）やインターネットファクシミリの送受信履歴も重要な機密情報となり得る。
【０００５】
しかしながら、これら宛先情報や通信履歴情報は、ＭＦＰの操作部やネットワークを介してクライアント側から自由に読み出しや書き換えたりすることが出来るのでセキュリティ上の問題があった。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上記したように、宛先情報や通信履歴情報は、デジタル複合機の操作部やネットワークを介してクライアント側から自由に読み出しや書き換えたりすることが出来るのでセキュリティ上の問題があった。
【０００７】
この発明の目的は、通信機能を有する画像形成装置等の通信端末装置において、顧客の宛先情報や通信履歴情報のセキュリティを確保することのできる通信端末装置の情報送信方法と画像形成装置の情報送信方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
この発明の通信端末装置の情報送信方法は、複数の端末装置と接続され、これら端末装置に情報を送信する機能を有する通信端末装置の情報送信方法であって、上記複数の端末装置への各送信情報に管理コードを付与し、この管理コードに対応する管理パスワードを予め登録し、上記通信端末装置から情報を送信する際、上記登録された送信情報の管理状態を確認し、この送信情報が管理状態にあった場合に入力される管理コードと管理パスワードとから、上記登録された管理コードに対応する管理パスワードが一致するか否かを確認し、一致した場合に上記登録された送信情報を読み出し、この読み出した送信情報に予めセキュリティモードが設定されていた場合、上記入力された管理コードが付与された送信情報のみを表示し、この表示された送信情報の中から選択された送信情報に基づいて送信制御を行うようにしたことを特徴とする。
【０００９】
また、この発明の画像形成装置の情報送信方法は、複数の端末装置と接続され、これら端末装置に画像情報を送信する機能を有する画像形成装置の情報送信方法であって、上記複数の端末装置への各送信情報に管理コードを付与し、この管理コードに対応する管理パスワードを予め登録し、上記画像形成装置から画像情報を送信する際、上記登録された送信情報の管理状態を確認し、この送信情報が管理状態にあった場合に入力される管理コードと管理パスワードとから、上記登録された管理コードに対応する管理パスワードが一致するか否かを確認し、一致した場合に上記登録された送信情報を読み出し、この読み出した送信情報に予めセキュリティモードが設定されていた場合、上記入力された管理コードが付与された送信情報のみを表示し、この表示された送信情報の中から選択された送信情報に基づいて送信制御を行うようにしたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明の画像形成装置は、宛先情報や通信履歴情報を重要な機密情報として扱うセキュリティを重視したいユーザには、セキュリティモードをオンにすることにより、部門ごとに宛先情報を使用制限したり通信履歴情報の閲覧を制限することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、図面を参照して、この発明の実施の形態について詳細に説明する。
【００１２】
図１は、この発明に係る通信機能を有するデジタル複合機（ＭＦＰ）の概略構成を示すものである。ＭＦＰは、ＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、キー入力部４、液晶表示部５、読み取り部６、記録部７、符号化／復号化部８、回線制御部９、モデム１０、ＬＡＮ制御部１１、及び画像データ蓄積部１２とから構成されている。
【００１３】
ＣＰＵ１は、中央処理装置であって全体の制御を司る。
【００１４】
ＲＯＭ（リード・オンリー・メモリ）２は、ＣＰＵ１が各部を制御するために用いるプログラムデータ等を格納している。
【００１５】
ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）３は、各部の動作時の制御情報やアドレス帳を格納する。なお、ＲＡＭ３は、格納した情報を失わないように電池等でバックアップされている。
【００１６】
キー入力部４は、ファクシミリ通信やインターネットファクシミリ通信のための各種キーが設けられている。
【００１７】
液晶表示部５は、キー入力部４を用いた操作に従った表示を行う。
【００１８】
読み取り部６は、送信原稿を読み取る。
【００１９】
記録部７は、受信データを記録紙に印字記録する。
【００２０】
符号化／復号化部８は、画像データを符号化データに変換したり、受信した符号化データを画像データに復号化する。
【００２１】
回線制御部９は、電話回線を制御して相手側のファクシミリ装置に信号を送信し、また、相手側ファクシミリ装置からの信号を受信する。
【００２２】
モデム１０は、符号化／復号化部８からの符号化データを変調して回線制御部９に出力し、また、回線制御部９が受信した相手側ファクシミリ装置からの受信信号を復調する。
【００２３】
ＬＡＮ制御部１１は、図示しないＬＡＮに接続され、Ｅメール送信やＥメール受信を制御する。
【００２４】
画像データ蓄積部１２は、ハードディスクドライブであり、画像データ等を蓄積する。
【００２５】
図２は、詳しくは後述するが、本実施例におけるアドレス帳の登録データ例を示すものである。宛先名称、電話番号、Ｅ−ｍａｉｌアドレス等の宛先情報にリンクさせて部門管理コードが登録できるメモリ構成となっている。最大で３００件の宛先情報をＲＡＭ３に記憶出来る。
【００２６】
次に、本発明のＲＡＭ３にアドレス帳を登録する動作を図３のフローチャートを参照して説明する。
【００２７】
まず、液晶表示部５に表示されたメニュー画面からオペレータによってアドレス帳登録が選択された際（ＳＴ１）、ＣＰＵ１は、液晶表示部５にアドレス帳登録画面を表示する。
【００２８】
液晶表示部５のアドレス帳登録画面の表示に従って、オペレータによりキー入力部４から、宛先名称が入力され（ＳＴ２）、相手先電話番号が入力され（ＳＴ３）、相手先Ｅ−ｍａｉｌアドレスが入力される（ＳＴ４）。それによりＣＰＵ１は、宛先名称、電話番号、Ｅ−ｍａｉｌアドレスを、ＲＡＭ３に登録する。
【００２９】
最後にＣＰＵ１は、液晶表示部５に部門管理コードの入力を促す表示を行う。
【００３０】
ここで、オペレータが当該宛先を使用する部門の部門管理コードを入力した際（ＳＴ５，６）、ＣＰＵ１は、ＲＡＭ３の部門管理コード欄に、入力された部門管理コードを登録して完了する。
【００３１】
また、オペレータが当該宛先を使用する部門の部門管理コードを入力せず登録終了を入力した際（ＳＴ５）、ＣＰＵ１は、全部門で使用する宛先であるとしてＲＡＭ３の部門管理コード欄を空欄にして登録を完了する。
【００３２】
次に、本発明のＭＦＰは、当該ＭＦＰの管理者との契約に応じ、サービスマンによって予めセキュリティモードがオン、またはオフに設定されている。なお、セキュリティモードのオン、オフの情報は、ＲＡＭ３に格納される。
【００３３】
さらに、管理者は、当該ＭＦＰに対して、上述した部門管理コードを用いた部門管理モードのオン、またはオフをＲＡＭ３に設定する。部門管理モードオンに設定されると当該ＭＦＰは部門管理状態となり、部門管理モードオフであれば当該ＭＦＰは部門管理されていない状態となる。当該ＭＦＰを部門管理モードオンにするには、管理者がキー入力部４から管理者の認証動作を行って所定の操作で設定する。その際、管理者は、部門管理コードに対応する部門管理パスワードもＲＡＭ３に設定する。
【００３４】
本発明は、上述したセキュリティモード、部門管理コード、部門管理パスワードとを用いて、宛先情報が登録されたアドレス帳の閲覧を制限する。
【００３５】
次にこのような構成において、本発明のＭＦＰにおける送信動作を図４のフローチャートを参照して説明する。
【００３６】
送信動作開始の際、ＣＰＵ１は、部門管理モードがオンである部門管理状態か否か、ＲＡＭ３を検索してチェックする（ＳＴ１１）。当該ＭＦＰが部門管理状態であれば、キー入力部４を使用して部門管理コードを入力しないと一切の操作が出来ないようになっている。
【００３７】
当該ＭＦＰが部門管理状態であれば、ＣＰＵ１は、部門管理コードと部門管理パスワードの入力を促す画面を液晶表示部５に表示する。
【００３８】
ここで、オペレータは、キー入力部４を用いて送信先の部門管理コードを入力し、続いて部門管理パスワードを入力する。
【００３９】
部門管理コードが入力され、部門管理パスワードが入力された際（ＳＴ１２，１３）、ＣＰＵ１は、ＲＡＭ３に設定されている当該部門管理コードに対応する部門管理パスワードが、入力された部門管理パスワードと一致するか否かをチェックする（ＳＴ１４）。
【００４０】
部門管理パスワードが一致しない場合（ＳＴ１４）、ＣＰＵ１は、部門管理パスワードの入力を促す画面を液晶表示部５に再表示する（ＳＴ１３）。
【００４１】
また、部門管理パスワードが一致した場合（ＳＴ１４）、ＣＰＵ１は、ＲＡＭ３に登録されているアドレス帳を開く（ＳＴ１５）。
【００４２】
その際、ＣＰＵ１は、当該ＭＦＰのＲＡＭ３に格納されているセキュリティモードがオンになっていた場合、当該部門管理コードにリンクした宛先情報のみを液晶表示部５に表示する（ＳＴ１７）。
【００４３】
例えば、図２で示したアドレス帳が登録されている場合に部門管理コードを［０００１］と入力した場合、ＣＰＵ１は、アドレス帳のＮｏ．００１、Ｎｏ．００３、及びＮｏ．００４とを液晶表示部５に表示する。
【００４４】
また、当該ＭＦＰのＲＡＭ３に格納されているセキュリティモードがオフになっていた場合、ＣＰＵ１は、全ての宛先情報を液晶表示部５に表示する（ＳＴ１９）。
【００４５】
また、ステップＳＴ１１で部門管理モードがオフである部門管理状態でない場合、ＣＰＵ１は、ＲＡＭ３に登録されているアドレス帳を開き（ＳＴ１８）、全ての宛先情報を液晶表示部５に表示する（ＳＴ１９）。
【００４６】
例えば、図２で示したアドレス帳が登録されている場合、ＣＰＵ１は、アドレス帳のＮｏ．００１からＮｏ，００５までの全ての宛先情報を液晶表示部５に表示する。
【００４７】
ここで、オペレータは、キー入力部４を用いて送信先の宛先を選択する。
【００４８】
そして、送信先の宛先が選択された際、ＣＰＵ１は、選択された宛先への送信動作を制御する（ＳＴ２０）。
【００４９】
上述したように本実施例では、セキュリティモードがオンになっていれば、他部門の宛先情報を液晶表示部５に表示することはなく、また、使用することも出来ず、他部門や第三者による宛先情報の漏洩を防止することができる。
【００５０】
また、本実施例では送信時のアドレス帳使用の例を記述したが、アドレス帳を記録部７からリスト形式に印刷する機能を有する場合は、リスト印刷操作時にキー入力部４から入力する部門管理コードにリンクした宛先情報のみを印刷できるようにしてもよい。
【００５１】
また、セキュリティモードは、キー入力部４を使用して当該ＭＦＰの管理者が特殊な操作で設定のオン／オフを切り替えるようにしてもよい。
【００５２】
さらに、ハードディスクドライブ１２の盗難によるハードディスク内に蓄積されている画像データ漏洩を防止するようにしてもよい。例えば、ハードディスクドライブ内データの暗号化を行うスクランブラボードをオプションとして装着できるＭＦＰでは、スクランブラボード装着時にはセキュリティモードをオンとし、スクランブラボード未装着時にはセキュリティモードをオフとするようにしてもよい。
【００５３】
なお、上述した実施例では、宛先情報について説明したが、通信履歴情報もＲＡＭ３に格納することにより同様にセキュリティを確保することが可能となる。
【００５４】
以上説明したように上記発明の実施の形態によれば、宛先情報や通信履歴情報を重要な機密情報として扱うセキュリティを重視したいユーザには、セキュリティモードをオンにすることにより、部門ごとに宛先情報を使用制限したり通信履歴情報の閲覧を制限することが出来る。
【００５５】
また、宛先情報や通信履歴情報を機密情報として扱う必要のないユーザには、セキュリティモードをオフにすることにより、部門ごとに宛先情報を使用制限したり通信履歴情報の閲覧を制限せず、通常の使い勝手のよいＭＦＰを提供することが出来る。
【００５６】
なお、本願発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で種々に変形することが可能である。また、各実施形態は可能な限り適宜組み合わせて実施してもよく、その場合組み合わせた効果が得られる。さらに、上記実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件における適宜な組み合わせにより種々の発明が抽出され得る。例えば、実施形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、発明が解決しようとする課題の欄で述べた課題（の少なくとも１つ）が解決でき、発明の効果の欄で述べられている効果（の少なくとも１つ）が得られる場合には、この構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】この発明に係る通信機能を有するデジタル複合機（ＭＦＰ）の概略構成を示すブロック図。
【図２】アドレス帳の登録データ例を示す図。
【図３】アドレス帳を登録する動作を説明するためのフローチャート。
【図４】送信動作を説明するためのフローチャート。
【符号の説明】
【００５８】
１…ＣＰＵ、２…ＲＯＭ、３…ＲＡＭ、４…キー入力部、５…液晶表示部、６…読み取り部、７…記録部、８…符号化／復号化部、９…回線制御部、１０…モデム、１１…ＬＡＮ制御部、１２…画像データ蓄積部。
【図１】
2006033800.tif 000003
【図２】
2006033800.tif 000004
【図３】
2006033800.tif 000005
【図４】
2006033800.tif 000006