(57)【要約】    【課題】  複数のカラー情報が混在する文書データであってもその転送を保証して、ユーザの使い勝手を向上させることができる文書格納システムを提供する。    【解決手段】  文書格納システム１００は、文書データを送信する複写機１０と、文書データを管理するための文書管理アプリケーション２１がインストールされたＰＣ２０と、文書データを格納するための文書格納アプリケーション２３０がインストールされたＰＣ３０とを備える。ＰＣ３０は、まず、属性情報と文書データとを複写機１０から受信し、受信した文書データの各ページのフォーマットが、属性情報４００に含まれているフォーマット情報のいずれかと一致しているときは文書データをＰＣ２０へ格納し、一致しないときはエラー処理を行う。【選択図】      図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のフォーマット情報を有する文書データと、その属性情報とを送信する画像入力装置と、前記画像入力装置から入力された文書データを格納する文書格納装置とを備える文書格納システムにおいて、
前記画像入力装置は、前記文書データと、該文書データが１つ又は複数のフォーマットで構成されていることを示す属性情報とを送信し、
前記文書格納装置は、前記属性情報と前記文書データとに基づいて、前記画像入力装置から入力された文書データを、文書データを管理する管理部にて管理可能であるか否かを判別する判別手段を備えることを特徴とする文書格納システム。
【請求項２】
前記文書データは画像の種別に応じて適したフォーマットで構成可能であることを特徴とする請求項１記載の文書格納システム。
【請求項３】
前記文書データは前記管理部で管理するのに適した形式で管理されることを特徴とする請求項１又は２記載の文書格納システム。
【請求項４】
前記文書格納装置は、前記管理部において前記文書データが管理可能であるときは、当該文書データを前記管理部へ送信する送信手段を備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書格納装置は、前記画像入力装置から入力された文書データを受信し、前記格納部に格納するか否かを判別するための第１の情報処理装置と、前記管理部を備える第２の情報処理装置とから成ることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書格納システム。
【請求項６】
所定のフォーマット情報を有する文書データと、その属性情報とを送信する画像入力ステップと、前記画像入力ステップにおいて入力された文書データを格納する文書格納ステップとを有する、文書管理システムを制御するための文書格納方法において、
前記画像入力ステップでは、前記文書データと、該文書データが１つ又は複数のフォーマットで構成されていることを示す属性情報とを送信し、
前記文書格納ステップでは、前記属性情報と前記文書データとに基づいて、前記画像入力ステップにおいて入力された文書データを、文書データを管理する管理部にて管理可能であるか否かを判別することを特徴とする文書格納方法。
【請求項７】
所定のフォーマット情報を有する文書データと、その属性情報とを送信する画像入力モジュールと、前記画像入力ステップにおいて入力された文書データを格納する文書格納モジュールとを備える文書格納プログラムであって、
前記画像入力モジュールは、前記文書データと、該文書データが１つ又は複数のフォーマットで構成されていることを示す属性情報とを送信し、
前記文書格納モジュールは、前記属性情報と前記文書データとに基づいて、前記画像入力モジュールにより入力された文書データを、文書データを管理する管理部にて管理可能であるか否かを判別することを備えることを特徴とするコンピュータ実行可能な文書格納プログラム。
【請求項８】
請求項７記載の文書格納プログラムを格納することを特徴とするコンピュータ読取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書格納システム、文書格納方法、文書格納プログラム、及び記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書格納システムは、画像読取機能を有し文書データの送信が可能な複合機と、文書データを格納するための文書格納アプリケーションソフトウェア（以下、単に「文書格納アプリケーション」という）がインストールされたパーソナルコンピュータ（ＰＣ）とから構成されており、複合機は、原稿の画像を読取ることによって取得した所定フォーマットの文書データをＰＣに転送し、ＰＣは、転送された文書データを格納する。
【０００３】
上記文書格納アプリケーションでは、受信した文書データを格納に適したファイル形式にし、文書管理用の属性情報（文書名、格納日時、ファイルフォーマットなどに関する情報）を管理して格納していた。
【特許文献１】特開２００２−０４１５５２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
一方、複合機では、スキャンした原稿画像をある特定のフォーマットで文書データにすることが一般的である。また、カラー原稿やモノクロ原稿それぞれに適したフォーマット（例えば、カラーはＪＰＥＧフォーマット、モノクロはＴＩＦＦ−ＭＭＲフォーマットなど）を用いて文書データにした方が画質やデータ量が最適になる。しかし、スキャンした原稿束にカラーページやモノクロページが混在している場合、それぞれに適したフォーマットで文書データにすると、１つの文書データに複数のフォーマット（画像タイプ）が混在してしまうことになる。
【０００５】
しかしながら、従来の文書格納システムにおいて、複数の画像タイプが混在する文書データを受信し格納することは考えられておらず文書管理が上手くできない。
【０００６】
本発明の目的は、複合機などの画像入力装置から送られた文書データの属性情報にファイルタイプを含めることにより、該文書データが複数の画像タイプ（フォーマット）が混在するか否かを判別できるようにした文書格納システム、文書格納方法、文書格納プログラム、及び記憶媒体を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書格納システムは、所定のフォーマット情報を有する文書データと、その属性情報とを送信する画像入力装置と、前記画像入力装置から入力された文書データを格納する文書格納装置とを備える文書格納システムにおいて、前記画像入力装置は、前記文書データと、該文書データが１つ又は複数のフォーマットで構成されているかを示す属性情報とを送信し、前記文書格納装置は、前記属性情報と前記文書データとに基づいて、前記画像入力装置から入力された文書データを、文書データを管理する管理部にて管理可能であるか否かを判別する判別手段を備えることを特徴とする。
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項６記載の文書格納方法は、所定のフォーマット情報を有する文書データと、その属性情報とを送信する画像入力ステップと、前記画像入力ステップにおいて入力された文書データを格納する文書格納ステップとを有する、文書管理システムを制御するための文書格納方法において、前記画像入力ステップでは、前記文書データと、該文書データが１つ又は複数のフォーマットで構成されていることを示す属性情報とを送信し、前記文書格納ステップでは、前記属性情報と前記文書データとに基づいて、前記画像入力ステップにおいて入力された文書データを、文書データを管理する管理部にて管理可能であるか否かを判別することを特徴とする。
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項７記載の文書格納プログラムは、所定のフォーマット情報を有する文書データと、その属性情報とを送信する画像入力モジュールと、前記画像入力ステップにおいて入力された文書データを格納する文書格納モジュールとを備える文書格納プログラムであって、前記画像入力モジュールは、前記文書データと、該文書データが１つ又は複数のフォーマットで構成されていることを示す属性情報とを送信し、前記文書格納モジュールは、前記属性情報と前記文書データとに基づいて、前記画像入力モジュールにより入力された文書データを、文書データを管理する管理部にて管理可能であるか否かを判別することを備えることを特徴とする。
【００１０】
また、請求項８記載の記憶媒体は、上記文書格納プログラムを格納することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、複合機などの画像入力装置から送付されてきた文書データが１つ又は複数のフォーマット（ファイルタイプ）で構成されていることを示す属性情報に基づいて該文書データを管理可能であるか否かを判別するので、該文書データが複数の画像タイプ（フォーマット）が混在するか否かを判別できるようにすることができる。また、文書データが管理可能であるときは、管理部へ文書データが送信されるので、文書データが画像入力装置から転送されたことが確実に分かり、もって、ユーザの使い勝手を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書格納システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【００１４】
図１において、本実施の形態に係る文書格納システム１００は、原稿の画像を読取る画像読取機能を有し且つ文書データを送信可能な画像入力装置としての複合機１０と、文書データを管理するのに適した形式で管理するための文書管理アプリケーション２１がインストールされたパーソナルコンピュータ（ＰＣ）２０（管理部）と、複合機１０から送信された文書データを格納するための図２で後述する文書格納アプリケーション２３０がインストールされたＰＣ３０（格納部）とを備え、これらは、ＬＡＮ４０を介して互いに接続されている。
【００１５】
文書格納システム１００において、複合機１０は、原稿の画像を読取ることによって取得した所定フォーマットの文書データをＰＣ３０を介してＰＣ２０に転送し、ＰＣ２０は、転送された文書データを管理する。したがって、ＰＣ２０及びＰＣ３０は、複合機１０から送信された文書データを格納する文書格納装置として機能する。ＬＡＮ４０上の通信プロトコルとしては、例えばＴＣＰ／ＩＰを用い、文書データの転送のプロトコルとしては、例えばＦＴＰを用いる。
【００１６】
また、図１に示すように、ＰＣ３０は、ＰＣ３０全体を制御するＣＰＵ３１と、図２で後述するＢＩＯＳ２１０などの基本ソフトウェアを格納するＲＯＭ３２と、ＣＰＵ３１の作業領域として用いられるＲＡＭ３３と、図２で後述するＯＳ２２０や文書格納アプリケーション２３０を格納するハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３４と、図２におけるソフトウェアを実行するための操作を行うユーザインターフェース（ＵＩ）として機能する入力装置３５と、ソフトウェアの実行状態などを表示するためのモニタ３６と、ＰＣ３０をＬＡＮ４０に接続するためのネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）３７とを備え、これらは、内部バス３８を介して互いに接続されている。ＲＡＭ３３は、ＣＰＵ３１が実行するソフトウェアをＲＯＭ３２又はＨＤＤ３４から一時的にロードする。
【００１７】
ＣＰＵ３１は、文書格納アプリケーション２３０、上記ソフトウェア、及び図３で後述するソフトウェアを用いて、後述する図５の文書格納処理を行うことにより、複合機１０からＰＣ３０への文書データの転送を保証する。
【００１８】
図２は、図１におけるＰＣ３０のソフトウェア構成を示す図である。
【００１９】
図２において、図１におけるＰＣ３０上で動作するソフトウェアには、ＰＣ３０の各構成要素（ハードウェア）の動作を制御するＢＩＯＳ２１０及びＯＳ２１０と、複合機１０との通信機能及び文書データ格納機能を有する文書格納アプリケーション２３０とがある。ＯＳ２１０は、ＬＡＮ４０上で用いられる通信プロトコルのハンドリングを行う。文書格納アプリケーション２３０は、例えば、ＰＣ３０が起動されたときに自動的に起動される。
【００２０】
図３は、図２における文書格納アプリケーション２３０の構成を示す図である。
【００２１】
図３において、文書格納アプリケーション２３０は、複合機１０との間でＦＴＰを用いて文書データの送受信を行うＦＴＰサーバとして機能するプロトコル制御部２３３と、プロトコル制御部２３３から受信された文書データを文書管理アプリケーション２１がインストールされているＰＣ２０の所望の格納先に格納する文書格納部２３４と、プロトコル制御部２３３及び文書格納部２３４を制御する全体制御部２３２と、複合機１０から受信した文書データの格納先の設定などを行うための設定モジュール２３１とから構成されている。
【００２２】
全体制御部２３２は、プロトコル制御部２３３から文書格納部２３４への文書データの転送、プロトコル制御部２３３や文書格納部２３４の動作状況（受信成功、格納成功、エラー発生など）を管理し、エラー発生時には、所定のユーザへのエラー通知などのエラー処理を行う。
【００２３】
上記文書データの格納先は、ユーザがモニタ３６及び入力装置３５を用いることにより設定され、例えば文書管理アプリケーション２１がインストールされているＰＣ２０のＬＡＮ４０上におけるアドレスが設定される。ＰＣ２０に格納して管理可能な文書データのファイル形式（「ＴＩＦＦ」や「ＪＰＥＧ」など）は、文書管理アプリケーション２１を介してＰＣ３０に通知される。
【００２４】
図４は、図１における複合機１０が送信する文書データの属性情報の内容を示す図である。
【００２５】
複合機１０は、ＰＣ３０に文書データを送信するときに、当該文書データと共に、図４の属性情報４００をＰＣ３０に送信する。図４に示すように、属性情報４００には、複合機１０で文書データが作成された日時を示す作成日時、文書データが転送されるときのデータ名を示すファイル名、文書データのフォーマット情報を示すファイルタイプ、後述するファイルタイプ詳細、及び転送される文書データの数を示すファイル数がある。
【００２６】
この属性情報４００は、以下に説明するように従来の属性情報が拡張されたものである。
【００２７】
ファイルタイプは、文書データが画像データであることをそのファイル形式と共に示すものであり、例えば、「image/jpeg」、「image/tiff」、「image/pdf」といった形式（ファイル形式）で記述される。本実施の形態では、更に、上記ファイルタイプとして記述可能な形式に、複数のファイル形式が混在することを示す形式「image/mixed」が追加されており、これにより、文書データを画像の種別に応じて適したフォーマットで構成可能にすることができ、複合機１０が送信する１つの文書データに複数のファイルフォーマットが含まれていることも確実にＰＣ３０に通知することができる。
【００２８】
上記ファイルタイプ詳細は、ファイル形式とその内容とを示すものであり、例えば、シングルＴＩＦＦファイルに対しては「tiff/single」、マルチＴＩＦＦファイルに対しては「tiff/multi」、通常のＪＰＥＧファイルに対しては「jpeg/normal」、通常のＰＤＦファイルに対しては「pdf/normal」、高圧縮ＰＤＦファイルに対しては「pdf/high-compressed」といった形式で記述される。これにより、ファイル形式が同一であっても異なる内容の文書データを区別することができる。
【００２９】
また、複数のフォーマットが混在している文書データに対しては、対応する複数のファイル形式とその内容がファイルタイプ詳細に併記された状態で記述され、例えば、シングルＴＩＦＦファイルと通常のＪＰＥＧファイルとが混在した文書データのファイルタイプ詳細には「tiff/single」と「jpeg/normal」がファイルタイプ詳細の欄に併記される。
【００３０】
図５は、図１におけるＣＰＵ３１によって実行される文書格納処理のフローチャートである。
【００３１】
図５において、まず、文書格納アプリケーション２３０が起動された状態にあり、ステップＳ４０では、プロトコル制御部２３３は、Ｉ／Ｆ３７を介して複合機１０からの文書データの受信を待機し、文書データを受信したときは、全体制御部２３２は、当該文書データと共に受信した属性情報４００に含まれているファイルタイプの解析を行う（ステップＳ４１）。
【００３２】
続くステップＳ４２では、全体制御部２３２は、ステップＳ４０で受信した属性情報４００に含まれているファイル名と、複合機１０がＦＴＰを用いて送信したときのファイル名とを比較し（ステップＳ４３）、該比較の結果、ファイル名が互いに一致しているときは、文書データからフォーマット情報を取得し（ステップＳ４４）、属性情報のファイルタイプが複数のフォーマットを含むことを示している場合は、文書データから取得した各ページのフォーマット情報が、属性情報に含まれているファイルタイプ詳細のいずれかと一致しているか否かを判別し（ステップＳ４５）、ステップＳ４５の判別の結果、フォーマット情報が一致しているときは、複合機１０から受信した文書データが最後のファイルであるか否かを判別し（ステップＳ４６）、最後のファイルになるまで、ステップＳ４２〜Ｓ４６の処理を繰返す。なお、この繰返した回数は、不図示のカウンタによりカウントされる。
【００３３】
一方、ステップＳ４６の判別の結果、最後のファイルであるときは、全体制御部２３２は、属性情報４００のファイル数と、上記ステップＳ４２〜Ｓ４６の処理を繰返した繰返し回数とを比較し（ステップＳ４７）、該比較の結果、ファイル数と繰返し回数が互いに一致したときは（ステップＳ４８でＹＥＳ）、文書格納部２３４は文書データをＰＣ２０へ送信して（ステップＳ４９）、本処理を終了する。これにより、ＰＣ２０は、ＰＣ３０で文書データの転送の保証が確認された文書データを文書管理アプリケーション２１を介して格納する。
【００３４】
一方、ステップＳ４３の判別の結果ファイル名が互いに一致しないとき、ステップＳ４５の判別の結果フォーマット情報が一致しないとき、及びステップＳ４８の判別の結果ファイル数と繰返し回数が互いに一致しないときは、全体制御部２３２は、各ステップにおけるエラー情報の有無をログとして記録すると共に、所定のユーザへエラー通知を行うなどのエラー処理を行って（ステップＳ５０）、本処理を終了する。
【００３５】
以下、文書データにおいて複数のフォーマットが混在する場合の具体例を説明する。
【００３６】
このような場合には、ステップＳ４１のファイルタイプの解析処理の結果、例えば、属性情報４００に含まれているファイルタイプには「image/mixed」と記述されており、また、属性情報４００に含まれているファイルタイプ詳細には「tiff/single」と「jpeg/normal」が併記された状態で記述されていることが判明する。その結果、ステップＳ４５において、文書データの各ページから取得したフォーマット情報が、属性情報４００に含まれているファイルタイプ詳細（「tiff/single」と「jpeg/normal」）のいずれかに一致するか否かが判別される。
【００３７】
図５の処理によれば、まず、属性情報と文書データとを複写機１０から受信して（ステップＳ４０でＹＥＳ）、受信した文書データの属性情報４００に含まれているファイルタイプを解析し（ステップＳ４１）、文書データから取得した各ページのフォーマット情報が属性情報に含まれているファイルタイプ詳細のいずれかと一致しているか否かを判別する（ステップＳ４５）ので、ＰＣ３０は、ＰＣ２０において文書データを管理可能であるか否かを判別することができる。
【００３８】
また、フォーマット情報が属性情報のファイルタイプ詳細のいずれかと一致しているとき、即ちＰＣ２０が文書データを管理可能であるときは（ステップＳ４５でＹＥＳ）文書データをＰＣ２０へ格納する（ステップＳ４９）ので、文書データをＰＣ２０に格納できることが確実に分かり、もって、ユーザの使い勝手を向上させることができ、一方、フォーマット情報が属性情報のファイルタイプ詳細のいずれかと一致しないとき、即ちＰＣ２０が文書データを上手く管理できないときは（ステップＳ４５でＮＯ）エラー処理を行う（ステップＳ５０）ので、エラー処理により、文書管理アプリケーション２１が対応できないフォーマットの文書データをユーザに通知することができ、ユーザの使い勝手を向上させることができる。
【００３９】
図５の文書格納処理は、複合機１０から文書データを受信する度に行ってもよいし、複数の文書データを受信した後にこれらの文書データに対してまとめて行ってもよい。
【００４０】
また、上記実施の形態によれば、複合機１０は、拡張された文書ファイルの属性情報４００を利用することによって、複数のファイル形式が混在すること、さらには、混在するファイル形式の各情報をＰＣ３０に通知することができるので、ファイル形式が混在した文書データであっても、その転送を保証して、ユーザの使い勝手を向上させることができる。
【００４１】
また、文書データにおいて互いに異なるファイル形式の混在が許容されるので、例えばカラーの図形データとモノクロのテキストデータとを含む文書データをＰＣ２０へ転送する際に、図形データをカラーの文書データとして、テキストデータをモノクロの文書データとして転送ファイルを作成することにより、ＰＣ３０からＰＣ２０への文書データの転送効率を向上させることができる。
【００４２】
なお、上記実施の形態では、文書管理アプリケーション２１をＰＣ２０にインストールしたが、文書格納アプリケーション２３０がインストールされているＰＣ３０に文書管理アプリケーション２１をインストールしてもよい。これにより、ＰＣ３０は、ＰＣ２０への転送が保証された文書データと、ＰＣ２０への転送が保証されなかった文書データとを区別して格納することができる。
【００４３】
また、本発明の目的は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【００４４】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上記実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００４５】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。又は、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【００４６】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００４７】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【産業上の利用可能性】
【００４８】
本発明の実施の形態に係る文書格納システムは、複数のカラー情報、例えばモノクロやカラーの文書データを格納する文書格納システムに適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書格納システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【図２】図１におけるＰＣ３０のソフトウェア構成を示す図である。
【図３】図２における文書格納アプリケーション２３０の構成を示す図である。
【図４】図１における複合機１０が送信する文書データの属性情報の内容を示す図である。
【図５】図１におけるＣＰＵ３１によって実行される文書格納処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【００５０】
１０  複合機
２０  パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
２１  文書管理アプリケーション
３０  パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
３１  ＣＰＵ
１００  文書格納システム
２３０  文書格納アプリケーション
２３３  プロトコル制御部
２３４  文書格納部
４００  属性情報
【図１】
2006215980.tif 000003
【図２】
2006215980.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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