(57)【要約】【課題】  データが不正に流通するのを防止すること。【解決手段】  データ管理方法は、文書を入力するステップ（Ｓ０４、Ｓ０７，Ｓ０８）と、入力された文書からその文書を特定するための文書Ｎｏ．を抽出するステップ（Ｓ０９）と、ユーザを識別するためのユーザＩＤの入力を受付けるステップ（Ｓ０１）と、入力された文書に対する処理が、取得されたユーザＩＤで特定されるユーザに許可されているか否かを、許可データを参照して判定するステップ（Ｓ１１）と、判定ステップにより許可されていないと判定された場合に、入力されたデータに対する出力処理の実行を禁止するステップ（Ｓ１２）とを含み、許可データは、文書Ｎｏ．ごとに、ユーザＩＤとその文書に対して許可された処理を特定する処理名とを関連付けたデータである。【選択図】        図９
2006079448.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを入力するステップと、
前記入力されたデータから該データを特定するためのデータ識別情報を抽出するステップと、
ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受付けるステップと、
前記入力されたデータに対する処理が、前記取得されたユーザ識別情報で特定されるユーザに許可されているか否かを、許可データを参照して判定するステップと、
前記判定ステップにより許可されていないと判定された場合に、前記入力されたデータに対する出力処理の実行を禁止するステップとを含み、
前記許可データは、データ識別情報ごとに、ユーザ識別情報と該データに対して許可された処理を特定する処理識別情報とを関連付けたデータである、データ管理方法。
【請求項２】
前記入力されたデータに対する処理は、前記入力ステップによる入力処理を含む、請求項１に記載のデータ管理方法。
【請求項３】
前記禁止ステップは、前記データ識別情報および前記データに許可されていない入力処理の実行が指示された旨を予め定められた送信先に送信するステップを含む、請求項２に記載のデータ管理方法。
【請求項４】
前記データを出力するための出力処理を実行する指示を受付けるステップをさらに含み、
前記入力されたデータに対する処理は、前記出力処理を含む、請求項１に記載のデータ管理方法。
【請求項５】
前記禁止ステップは、前記データ識別情報および前記データに許可されていない出力処理の実行が指示された旨を予め定められた送信先に送信するステップを含む、請求項４に記載のデータ管理方法。
【請求項６】
前記判定ステップにより許可されていると判定された場合に、前記受付けられた出力処理を実行させるステップと、
前記ユーザ識別情報、前記入力処理の処理識別情報および前記受付けられた出力処理の処理識別情報を少なくとも含む履歴データを生成するステップと、
前記受付けられた処理が実行される前の段階で、前記履歴データを前記データに付与するステップをさらに含む、請求項４に記載のデータ管理方法。
【請求項７】
前記付与するステップは、前記履歴データを透かし情報として前記データに埋め込む、請求項６に記載のデータ管理方法。
【請求項８】
前記入力されたデータから前記履歴データを抽出するステップをさらに含み、
前記許可データは、所定のユーザ識別情報に関連する所定の処理があることを条件に許可される処理を特定するための特定処理識別情報を含み、
前記判定ステップは、前記抽出された履歴データをさらに用いて、前記特定処理識別情報が許可されているか否かを判定する、請求項６に記載のデータ管理方法。
【請求項９】
前記許可データは、前記入力されたデータに含まれる、請求項１に記載のデータ管理方法。
【請求項１０】
前記禁止ステップは、前記入力されたデータにパスワードを付して予め定められた領域に記憶するステップを含む、請求項１に記載のデータ管理方法。
【請求項１１】
データを特定するためのデータ識別情報ごとに、ユーザを特定するためのユーザ識別情報と該データに対して許可された処理を特定する処理識別情報とを関連付けた許可データを記憶する許可データ記憶手段と、
データを入力するデータ入力手段と、
前記入力されたデータから該データを特定するためのデータ識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、
ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受付けるユーザ識別情報入力手段と、
前記入力されたデータに対する処理が、前記取得されたユーザ識別情報で特定されるユーザに許可されているか否かを、前記許可データを参照して判定する判定手段と、
前記判定手段により許可されていないと判定された場合に、前記入力されたデータの出力処理の実行を禁止する禁止手段とを備えた、データ管理装置。
【請求項１２】
前記許可内容記憶手段は、前記入力されたデータに備えられる、請求項１１に記載のデータ管理装置。
【請求項１３】
データを特定するためのデータ識別情報ごとに、ユーザを特定するためのユーザ識別情報と該データに対して許可された処理を特定する処理識別情報とを関連付けた許可データを記憶する許可データ記憶手段を備えたサーバと通信回線を介して通信可能なデータ管理装置であって、
データを入力するデータ入力手段と、
前記入力されたデータから該データを特定するためのデータ識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、
ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受付けるユーザ識別情報入力手段と、
前記取得されたデータ識別情報と、前記受付けられたユーザ識別情報と、前記入力されたデータに対する処理を特定するための処理識別情報とを前記サーバに送信する送信手段と、
前記送信手段による送信に応じて受信される応答信号が前記入力処理の実行を許可しない信号である場合に、前記入力されたデータの出力処理の実行を禁止する禁止手段とを備えた、データ管理装置。
【請求項１４】
データを特定するためのデータ識別情報ごとに、ユーザを特定するためのユーザ識別情報と該データに対して許可された処理を特定する処理識別情報とを関連付けて記憶する許可内容記憶手段と、
データ識別情報と、ユーザ識別情報と、処理実行指示とを受信する受信手段と、
前記受信されたデータ識別情報に対する前記受信された処理実行指示に従った処理の実行が前記取得されたユーザ識別情報で特定されるユーザに許可されているか否かを前記許可内容記憶手段を参照して判定する判定手段と、
前記判定手段による判定結果を送信する送信手段とを備えた、データ管理サーバ。
【請求項１５】
データを特定するためのデータ識別情報ごとに、ユーザを特定するためのユーザ識別情報と該データに対して許可された処理を特定する処理識別情報とを関連付けた許可データを記憶する許可データ記憶手段を備えたサーバと通信回線を介して通信可能なデータ管理装置であって、
データを入力するデータ入力手段と、
前記入力されたデータから該データを特定するためのデータ識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、
前記取得されたデータ識別情報を前記サーバに送信する送信手段と、
前記送信手段による前記データ識別情報の送信に応じて、前記データ識別情報に対応する許可内容を受信する受信手段と、
前記入力されたデータに対する処理の実行が許可されているか否かを前記受信された許可内容を参照して判定する判定手段と、
前記判定手段により許可されていないと判定された場合に、前記入力されたデータの出力処理の実行を禁止する禁止手段とを備えた、データ管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、データ管理方法、データ管理装置およびデータ管理サーバに関し、特に、データの流通を制限するのに適したデータ管理方法、データ管理装置およびデータ管理サーバに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、画像のデジタル化技術の進展およびネットワークの普及により、画像を光学的に読取ってデジタルの電子データに変換し、これをネットワークを通じて送受信して別の記録媒体に記録したり、別の記録媒体にプリントアウトしたりするなどの行為が容易になっている。これに伴い、例えば複製が禁止されている文書を不正に電子データ化して流通させる不正な行為が行われる可能性がある。
【０００３】
この不正行為を防止するための技術として、特開２００１−２１８０２２号公報には、認可情報が埋め込まれたデジタル画像を取得し、デジタル画像から認可情報を抽出し、抽出した埋込認可情報により、画像処理装置によるデジタル画像の可視画像形成を許可することを認証し、認証ステップ後に、画像処理装置を用いてデジタル画像から可視画像を形成する方法が記載されている。
【０００４】
しかしながら、この方法によれば、認可情報のみから画像の形成を認可するか否かが判断されてしまう。このため、複写の可否をその複写をしようとする人によって決めることはできない。すなわち、認可情報で複写が許されていない画像は、複写をしようとする人に関係なく、一律に複写することができなくなってしまう。複写が許される人と、複写が許されない人とが存在するような場合には適用することができない。
【０００５】
また、従来の方法によれば、画像の複写を一律に禁止することはできるが、例えば、企業内で閲覧順序が定められて回覧されるような書類のように、閲覧順序が予め定まっているような書類を、閲覧順序が先の者が閲覧した後でなければ閲覧順序が後の者が閲覧することができないようにすることはできない。
【特許文献１】特開２００１−２１８０２２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、データが不正に流通するのを防止することが可能なデータ管理方法、データ管理装置、データ管理サーバを提供することである。
【０００７】
この発明の他の目的は、データが流通するユーザの順番を特定することが可能なデータ管理方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、データ管理方法は、データを入力するステップと、入力されたデータから該データを特定するためのデータ識別情報を抽出するステップと、ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受付けるステップと、入力されたデータに対する処理が、取得されたユーザ識別情報で特定されるユーザに許可されているか否かを、許可データを参照して判定するステップと、判定ステップにより許可されていないと判定された場合に、入力されたデータに対する出力処理の実行を禁止するステップとを含み、許可データは、データ識別情報ごとに、ユーザ識別情報と該データに対して許可された処理を特定する処理識別情報とを関連付けたデータである。
【０００９】
この発明に従えば、入力されたデータに対する処理が、ユーザ識別情報で特定されるユーザに許可されているか否かを、許可データを参照して判定し、許可されていないと判定された場合に、入力されたデータに対する出力処理の実行を禁止する。このため、処理を実行することが許可されていないユーザによりその処理の実行が指示された場合であっても、そのデータが出力されることがない。このため、データが不正に流通するのを防止することが可能なデータ管理方法を提供することができる。
【００１０】
好ましくは、入力されたデータに対する処理は、入力ステップによる入力処理を含む。
【００１１】
この発明に従えば、入力されたデータのその入力処理自体が許可されていない場合であっても、そのデータの出力処理が禁止されるので、それ以上データが流通することがない。
【００１２】
好ましくは、禁止ステップは、データ識別情報およびデータに許可されていない入力処理の実行が指示された旨を予め定められた送信先に送信するステップを含む。
【００１３】
この発明に従えば、不正な入力処理の実行が指示されたことを、管理者などの特定の人に知らせることができる。
【００１４】
好ましくは、データを出力するための出力処理を実行する指示を受付けるステップをさらに含み、入力されたデータに対する処理は、出力処理を含む。
【００１５】
この発明に従えば、入力されたデータに指示された出力処理が許可されていない場合に、その出力処理が禁止される。
【００１６】
好ましくは、禁止ステップは、データ識別情報およびデータに許可されていない出力処理の実行が指示された旨を予め定められた送信先に送信するステップを含む。
【００１７】
この発明に従えば、不正な出力処理の実行が指示されたことを、管理者などの特定の人に知らせることができる。
【００１８】
好ましくは、判定ステップにより許可されていると判定された場合に、受付けられた出力処理を実行させるステップと、ユーザ識別情報、入力処理の処理識別情報および受付けられた出力処理の処理識別情報を少なくとも含む履歴データを生成するステップと、受付けられた処理が実行される前の段階で、履歴データをデータに付与するステップをさらに含む。
【００１９】
この発明に従えば、許可された出力処理が実行される前の段階で、履歴データがデータに付与される。このため、そのデータをみれば、これまでなされた処理の履歴を把握することができる。
【００２０】
好ましくは、付与するステップは、履歴データを透かし情報としてデータに埋め込む。
【００２１】
好ましくは、入力されたデータから履歴データを抽出するステップをさらに含み、許可データは、所定のユーザ識別情報に関連する所定の処理があることを条件に許可される特定処理識別情報を含み、判定ステップは、抽出された履歴データをさらに用いて、特定処理識別情報が許可されているか否かを判定する。
【００２２】
この発明に従えば、特定処理識別情報で特定される処理は、所定のユーザ識別情報に関連する所定の処理があることを条件に許可されるので、所定のユーザが所定の処理を実行した履歴データが付されたデータに対してのみ、特定処理識別情報で特定される処理が許可される。このため、データが流通するユーザの順番を特定することができる。
【００２３】
好ましくは、許可データは、入力されたデータに含まれる。
【００２４】
好ましくは、禁止ステップは、入力されたデータにパスワードを付して予め定められた領域に記憶するステップを含む。
【００２５】
この発明に従えば、パスワードを有する者のみがデータにアクセスすることができる。
【００２６】
この発明の他の局面によれば、データ管理装置は、データを特定するためのデータ識別情報ごとに、ユーザを特定するためのユーザ識別情報と該データに対して許可された処理を特定する処理識別情報とを関連付けた許可データを記憶する許可データ記憶手段と、データを入力するデータ入力手段と、入力されたデータから該データを特定するためのデータ識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受付けるユーザ識別情報入力手段と、入力されたデータに対する処理が、取得されたユーザ識別情報で特定されるユーザに許可されているか否かを、許可データを参照して判定する判定手段と、判定手段により許可されていないと判定された場合に、入力されたデータの出力処理の実行を禁止する禁止手段とを備える。
【００２７】
この発明に従えば、データが不正に流通するのを防止することが可能なデータ管理装置を提供することができる。
【００２８】
好ましくは、許可内容記憶手段は、入力されたデータに備えられる。
【００２９】
この発明のさらに他の局面によれば、データ管理装置は、データを特定するためのデータ識別情報ごとに、ユーザを特定するためのユーザ識別情報と該データに対して許可された処理を特定する処理識別情報とを関連付けた許可データを記憶する許可データ記憶手段を備えたサーバと通信回線を介して通信可能なデータ管理装置であって、データを入力するデータ入力手段と、入力されたデータから該データを特定するためのデータ識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受付けるユーザ識別情報入力手段と、取得されたデータ識別情報と、受付けられたユーザ識別情報と、入力されたデータに対する処理を特定するための処理識別情報とをサーバに送信する送信手段と、送信手段による送信に応じて受信される応答信号が入力処理の実行を許可しない信号である場合に、入力されたデータの出力処理の実行を禁止する禁止手段とを備える。
【００３０】
この発明に従えば、データ識別情報とユーザ識別情報と処理識別情報とをサーバに送信し、入力されたデータに対する処理がユーザ識別情報で特定されるユーザに許可されているか否かをサーバから受信し、許可されていない場合に、入力されたデータに対する出力処理の実行を禁止する。このため、処理を実行することが許可されていないユーザによりその処理の実行が指示された場合であっても、そのデータが出力されることがない。このため、データが不正に流通するのを防止することが可能なデータ管理方法を提供することができる。
【００３１】
この発明のさらに他の局面によれば、データ管理サーバは、データを特定するためのデータ識別情報ごとに、ユーザを特定するためのユーザ識別情報と該データに対して許可された処理を特定する処理識別情報とを関連付けて記憶する許可内容記憶手段と、データ識別情報と、ユーザ識別情報と、処理実行指示とを受信する受信手段と、受信されたデータ識別情報に対する受信された処理実行指示に従った処理の実行が取得されたユーザ識別情報で特定されるユーザに許可されているか否かを許可内容記憶手段を参照して判定する判定手段と、判定手段による判定結果を送信する送信手段とを備える。
【００３２】
この発明に従えば、データ識別情報と、ユーザ識別情報と、処理実行指示とを受信すると、データ識別情報に対する処理実行指示に従った処理の実行がユーザ識別情報で特定されるユーザに許可されているか否かを判定し、判定結果を送信する。このため、データが不正に流通するのを防止することが可能なデータ管理サーバを提供することができる。
【００３３】
この発明のさらに他の局面によれば、データ管理装置は、データを特定するためのデータ識別情報ごとに、ユーザを特定するためのユーザ識別情報と該データに対して許可された処理を特定する処理識別情報とを関連付けた許可データを記憶する許可データ記憶手段を備えたサーバと通信回線を介して通信可能なデータ管理装置であって、データを入力するデータ入力手段と、入力されたデータから該データを特定するためのデータ識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、取得されたデータ識別情報をサーバに送信する送信手段と、送信手段によるデータ識別情報の送信に応じて、データ識別情報に対応する許可データを受信する受信手段と、入力されたデータに対する処理の実行が許可されているか否かを受信された許可内容を参照して判定する判定手段と、判定手段により許可されていないと判定された場合に、入力されたデータの出力処理の実行を禁止する禁止手段とを備える。
【００３４】
この発明に従えば、データ識別情報をサーバに送信し、許可データを受信する。そして、入力されたデータに対する処理が、ユーザ識別情報で特定されるユーザに許可されているか否かを、許可データを参照して判定し、許可されていないと判定された場合に、入力されたデータに対する出力処理の実行を禁止する。このため、処理を実行することが許可されていないユーザによりその処理の実行が指示された場合であっても、そのデータが出力されることがない。このため、データが不正に流通するのを防止することが可能なデータ管理方法を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３５】
以下、図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。
【００３６】
＜第１の実施の形態＞
図１は、本発明の実施の形態の１つにおけるデータ管理システムの全体概要を示す図である。図１を参照して、データ管理システム１０は、ネットワーク６にそれぞれ接続された複合機（以下、「ＭＦＰ」という）１Ａ，１Ｂ，１Ｃと、サーバ２と、ユーザ用コンピュータ３Ａ，３Ｂ，３Ｃとを含む。
【００３７】
サーバ２は、一般的なコンピュータで構成され、データ管理システムにおいて、オリジナルの文書、文書の流通を管理するための文書管理データ、許可データ、文書の流通履歴データを記憶する。
【００３８】
ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１Ａ，１Ｂ，１Ｃは、原稿を読取るためのスキャナ、ネットワークに接続された他の機器と通信するためのネットワークコントローラ、画像データに基づいて紙などの記録媒体に画像を形成するための画像形成装置、ファクシミリ、およびハードディスクを含み、画像読取機能、電子メール送受信機能、ファイル転送機能、複写機能、ファクシミリ送受信機能、データをプリントするプリント機能、ファイル蓄積機能を備えている。ＭＦＰ１Ａ，１Ｂ，１Ｃの機能はすべて同じであるので、ここでは特に言及しない限りＭＦＰ１Ａを例に説明する。
【００３９】
なお、サーバ２、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂ，１Ｃ、ＰＣ３Ａ〜２Ｅの台数は図１に示す台数に限定されることはない。
【００４０】
ＭＦＰ１Ａには、着脱可能なフラッシュＲＯＭ９が装着される。このフラッシュＲＯＭ９に記憶されたプログラムが、ＭＦＰ１Ａが備える中央演算装置（ＣＰＵ）で実行される。なお、プログラムを、フラッシュＲＯＭ９から読み出すのに代えて、ＥＥＰＲＯＭ（electrically erasable/programable read only memory）に記憶するようにしてもよい。ＭＦＰ１は、ＥＥＰＲＯＭに記憶されたプログラムをＣＰＵで実行する。またこのＥＥＰＲＯＭは、記憶内容を書換えるまたは追加して書込みすることが可能なので、ネットワーク６に接続された他のコンピュータが、ＭＦＰ１ＡのＥＥＰＲＯＭに記憶されたプログラムを書換えたり、新たなプログラムを追加して書込んだりするようにしてもよい。さらに、ＭＦＰ１Ａが、ネットワーク６に接続されたユーザ用コンピュータ３Ａ〜３Ｃからプログラムをダウンロードして、そのプログラムをＥＥＰＲＯＭに記憶するようにしてもよい。
【００４１】
ネットワーク６は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）である。ネットワークは、インターネットまたは一般公衆回線であってもよく、有線または無線を問わない。
【００４２】
なお、ＭＦＰ１Ａで実行されるプログラムはフラッシュＲＯＭ９に記憶されて流通される例を示すが、他の記録媒体、たとえば、フレキシブルディスク、カセットテープ、ＣＤ−ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク（ＭＯ（Magnetic Optical Disc）／ＭＤ（Mini Disc）／ＤＶＤ（Digital Versatile Disc））、ＩＣカード（メモリカードを含む）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭなどの半導体メモリ等の固定的にプログラムを担持する媒体でもよい。さらに、ネットワーク６を介して他の装置からダウンロードされる場合であってもよい。
【００４３】
また、ここでいうプログラムは、ＣＰＵにより直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム形式のプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。
【００４４】
図２は、本実施の形態におけるＭＦＰの概略構成を示す機能ブロック図である。図２を参照して、ＭＦＰ１Ａは、ＭＦＰ１Ａの全体を制御するための制御部１００と、制御部１００にそれぞれ接続された、原稿を光学的に読取って画像データを出力するスキャナ１０１と、ハードディスク等の記憶装置である記憶部１０８と、ユーザによる操作を受付ける操作パネル１０６と、制御部１００をネットワーク６に接続するためのネットワークコントローラ１０３と、電子メール（Ｅ−ｍａｉｌ）送受信部１０４と、プリンタ記述言語（ＰＤＬ）解析部１０５と、紙などの記録媒体に画像を形成するためのプリンタ１０７とを備える。
【００４５】
スキャナ１０１は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）等の光電変換素子を含み、原稿を光学的に読取って、画像データとしての電子データを出力する。スキャナ１０１から出力される画像データは、記憶部１０８に出力される。この際、ユーザＩＤおよびパスワードが入力されると、そのユーザＩＤに対応して記憶部１０８に設けられたボックスにその画像データが記憶される。
【００４６】
ＦＡＸ１０２は、ファクシミリ装置であり、電話回線等の一般公衆回線と接続される。ＦＡＸ１０２で受信されたデータは、記憶部１０８に記憶されるか、プリンタ１０７より出力される。
【００４７】
ネットワークコントローラ１０３は、ネットワーク６と接続され、ＭＦＰ１Ａをネットワーク６と接続するための通信インターフェイスである。ネットワークコントローラ１０３は、制御部１００、ＰＤＬ解析部１０５および電子メール送受信部１０４と接続される。制御部１００から入力されたデータをネットワーク６に送出し、ネットワーク６から受信されたデータを制御部に出力する。また、ネットワークコントローラ１０３は、ネットワーク６を介して受信されたプリントデータをＰＤＬ解析部１０５に出力する。さらに、ネットワークコントローラ１０３は、ネットワーク６を介して受信された電子メールを電子メール送受信部１０４に出力し、電子メール送受信部１０４から入力された電子メールをネットワーク６に送出する。
【００４８】
操作パネル１０６は、ユーザによる操作の入力を受付けるための入力部と、所定の情報を表示するための表示部とを含む。
【００４９】
記憶部１０８は、ハードディスク等の記憶装置である。記憶部１０８に、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）等の半導体メモリを用いてもよい。記憶部１０８は、スキャナで読取られた画像データ、ネットワークコントローラ１０３で受信されたデータ、ＰＤＬ解析部１０５で解析されたプリントデータ、電子メール送受信部１０４で受信されたデータなど、ＭＦＰ１Ａに入力されるデータを記憶する。また、記憶部１０８には、特定の記憶領域を有する。この特定の記憶領域は、ＭＦＰ１Ａに入力されたデータのうち後述する処理で不正と判定されたデータを記憶する領域である。
【００５０】
プリンタ１０７は、スキャナ１０１で読取られた画像データ、ネットワークコントローラ１０３により他のコンピュータから受信されたデータ、記憶部１０８に記憶されたデータを、紙などの記録媒体に可視化する。
【００５１】
図３は、操作パネル１０６の平面図である。図３を参照して操作パネル１０６には、液晶タッチパネル１５０と、テンキー１５１と、セットされた数値を初期値に戻すためのクリアキー１５２と、割込コピーを実行するための割込キー１５３と、画像読取り開始を指示するためのスタートボタン１５４とが設けられている。液晶タッチパネル１５０は、液晶表示装置上に、透明な部材からなるタッチパネルを積載してなる。液晶表示装置は、表示部に相当する。タッチパネル、テンキー１５１、クリアキー１５２、割込キー１５３およびスタートボタン１５４が入力部に相当する。液晶表示装置に指示ボタンを表示させ、タッチパネルでそのボタンの指示を検出することで、種々の操作の入力が可能となる。操作パネル１０６は、ＭＦＰ１Ａにユーザによるログイン操作を受付けるためのログイン画面を表示し、ユーザＩＤとパスワードの入力を受付ける。
【００５２】
本実施の形態におけるデータ管理システム１０においては、データが不正に流通するのを防止する。このため、データ管理システム１０ではデータごとに、所定のユーザに所定の処理の実行を許可する。許可されていない処理は、実行されないので、データが入力されたり、出力されたりすることがなくなる。このため、本実施の形態におけるデータ管理システム１０では、許可されていない処理が実行されるのを制限するために、管理対象となるデータに対して実行される処理を制限する。
【００５３】
管理対象となるデータは、スキャナ１０１で読取った画像データ、ＦＡＸ１０２で送受信されるファクシミリデータ、コンピュータ等のアプリケーションプログラムを用いて作成されたデータ、デジタルカメラなどで撮影して得られる画像データなどの電子データである。また、管理対象となるデータには、紙などの記録媒体に画像形成されたデータも含まれる。
【００５４】
管理対象となるデータに対して実行が制限される処理は、データを特定する文書Ｎｏ（データ識別情報）と、ユーザＩＤ（ユーザ識別情報）と、実行される処理（処理識別情報）とにより特定される。
【００５５】
文書Ｎｏ．は、データを特定するために、そのデータに予め付されたユニークな情報である。
【００５６】
ユーザＩＤは、ユーザを特定するために、ユーザごとに予め付されたユニークな情報である。ユーザＩＤは、ＭＦＰ１Ａの記憶部１０８にパスワードとともに予め記憶される。また、このユーザＩＤは、データ管理システムにおいて、使用される。
【００５７】
処理は、データに対して施される処理であり、この処理を特定するために処理ごとに処理識別情報が付されている。処理識別情報は、処理を特定するために、処理ごとに付されたユニークな情報である。ここでは、処理識別情報を処理名で示す。処理は、入力処理と出力処理とに大別される。入力処理は、電子メールによりデータを受信する電子メール受信処理、ファクシミリによりファクシミリデータを受信するファクシミリ受信処理、ファイル転送によりデータを受信するファイル受信処理、スキャナで画像を読取ることによりデータを入力するスキャン処理、プリントデータを外部の装置から受信するプリントデータ受信処理、記憶部１０８等の記録媒体からデータを読出す読出処理を含む。出力処理は、電子メールによりデータを送信する電子メール送信処理、ファイル転送によりデータを送信するファイル送信処理、ファクシミリによりファクシミリデータを送信するファクシミリ送信処理、記憶部１０８などの記録媒体にデータを格納する蓄積処理、プリンタ１０７で紙などの記録媒体に画像を形成する印刷処理を含む。
【００５８】
本実施の形態におけるデータ管理システム１０では、管理対象となるデータに対して実行される処理を制限するために、サーバ２に、オリジナルデータ、文書管理データ、流通管理用許可データ、ワークフロー管理用許可データを記憶している。
【００５９】
図４は、サーバに記憶されるオリジナルデータ一覧の一例を示す図である。データのオリジナルは、データを作成したユーザが、データ管理システムによる流通管理の対象とすることを望む場合に、そのデータがオリジナルデータとしてサーバ２のハードディスク等の記録媒体に記憶される。この際、オリジナルデータには文書Ｎｏ．が付され、その文書Ｎｏ．とオリジナルデータのファイル名とが、オリジナルデータ一覧によって関連付けられる。図４に示されるように、文書Ｎｏ．とデータのファイル名とが関連付けられて記憶される。
【００６０】
図５は、文書管理データの一例を示す図である。図５を参照して、文書管理データは、文書Ｎｏ．ごとに、親文書Ｎｏ．と、データの書誌的事項と、管理形態とを定義する。親文書Ｎｏ．は、データが複写された場合に、複写された子文書とオリジナルの親文書とを関連付ける。子文書の文書管理データの書誌的事項および管理形態は、親文書のそれらがそのまま用いられる。書誌的事項は、データの分類、作成者、作成日、文書名、総ページ数を含む。分類は、文書の種類を特定し、ここでは、要求仕様書、機能仕様書、設計仕様書に分類するようにしている。
【００６１】
管理形態は、データの流通管理を管理するための形態をいい、ここでは、流通履歴管理とワークフロー管理とを含む。流通履歴管理は、ユーザごとに、実行を許可する処理を制限する。ワークフロー管理は、特定のユーザによる特定の行為があった後に、所定のユーザに所定の処理の実行を許可する。例えば、仕様書の作成後、上長の承認という特定の行為があって初めて、他の部署の特定のユーザが閲覧可能となるような管理形態である。管理形態は、流通履歴管理と、ワークフロー管理とを同時に行うことも可能である。
【００６２】
図６は、サーバに記憶される流通履歴管理用許可データの一例を示す図である。図６を参照して、流通履歴管理用許可データは、文書Ｎｏ．ごとに、処理名とユーザＩＤとを関連付けたデータである。図６では、文書Ｎｏ．が「００１」のデータに対して、「スキャン処理」がユーザ「ＸＸＸ」，「ＹＹＹ」の２人に許可され、「電子メール送信処理」がユーザ「ＸＸＸ」，「ＹＹＹ」，「ＺＺＺ」の３人に許可され、「電子メール受信処理」がユーザ「ＸＸＸ」，「ＹＹＹ」の２人に許可され、「印刷処理」がユーザ「ＸＸＸ」，「ＹＹＹ」の２人に許可され、「蓄積処理」がユーザ「ＺＺＺ」にのみ許可される。
【００６３】
図７は、ワークフロー管理用許可データの一例を示す図である。ワークフロー管理用許可データは、文書Ｎｏ．ごとに、承認者のユーザＩＤと、配布先受取者のユーザＩＤと、閲覧権限者のユーザＩＤと、状態とを関連付ける。状態は、ワークフローにおける現在のデータの状態をいう。ここでのワークフローの管理状態は、作成完了、承認、配布の３つの状態を含む。各状態が終了した時点で、次の状態に遷移する。例えば、文書Ｎｏ．が「１００」のデータが作成されて、オリジナルデータとしてオリジナルデータ一覧に登録された段階で、作成完了の状態となり、承認者により承認された段階で、承認済みの状態となり、配布先受取者によりデータが受取られた段階で配布済みの状態となる。
【００６４】
このワークフロー管理用許可データにおいては、各状態において、許可される処理が、配布先受取者と、閲覧権限者とで異なる。ここでは、作業完了の状態にあるときには、配布先受取者に許可される処理はないが、閲覧権限者には入力処理が許可される。承認者により承認された承認済の状態では、配布先受取者および閲覧権限者にすべての入力処理および出力処理が許可される。配布先受取者のすべてにより入力処理が実行されると配布済みの状態となる。配布先受取者のすべてにより入力処理が実行されたか否かは、後述する流通履歴データに基づき判定される。
【００６５】
図８は、流通履歴データの一例を示す図である。流通履歴データは、文書Ｎｏ．ごとに、実行された処理の処理名と、その処理を実行したユーザのユーザＩＤとを関連付けたデータである。
【００６６】
図９は、本実施の形態におけるＭＦＰで実行される処理の流れを示すフローチャートである。図９を参照して、ＭＦＰ１Ａは、変数データ等を初期化する（ステップＳ０１）。この初期化処理には、ユーザのログイン処理が含まれる。ＭＦＰ１Ａを操作するユーザは、ＭＦＰ１Ａを操作する前に、ログイン処理を実行する必要がある。ログイン処理では、操作パネル１０６の液晶タッチパネル１５０にログイン画面が表示され、ユーザがテンキー１５１等を用いて、ログイン画面に従ってユーザＩＤとパスワードとを入力する。これにより、ユーザ認証が行われ、権限のあるユーザのみがＭＦＰ１Ａを操作可能になる。このログイン処理により、ＭＦＰ１Ａは、操作主体のユーザＩＤを把握することが可能となる。
【００６７】
そして、操作の入力があったか否かが判断される（ステップＳ０２）。操作の入力は、操作パネルを用いたユーザの操作をいい、ここでは、いずれかのボタンの押下等の指示が入力されれば、操作の入力があったと判断される。操作の入力があった場合には、ステップＳ０３へ進み、ない場合にはステップＳ０７に進む。
【００６８】
ステップＳ０３では、ステップＳ０２で入力された操作が、スキャン指示か否かが判断される。スキャン指示の場合は、ステップＳ０２で入力された操作は、ユーザによる入力処理の実行指示に相当する。ここでは、後述する入力処理にスキャン処理が設定されており、かつスタートボタン１５４の押下が検出された場合に、スキャン指示と判断する。スキャン指示である場合にはステップＳ０４に進み、そうでない場合にはステップＳ０５に進む。
【００６９】
ステップＳ０４では、スキャナ１０１に読取指示が出力され、原稿の読取が行われる。これは、原稿に画像形成されているデータに対する、ユーザによる入力処理の実行に相当する。ステップＳ０４の後、処理はステップＳ０８に進む。
【００７０】
ステップＳ０５では、ステップＳ０２で入力された操作が、読出指示か否かが判断される。読出指示の場合は、ステップＳ０２で入力された操作は、ユーザによる入力処理の実行指示に相当する。ここでは、後述する入力処理に読出処理が設定されており、かつスタートボタン１５４の押下が検出された場合に、読出指示と判断する。読出指示である場合にはステップＳ０７に進み、そうでない場合にはステップＳ０６に進む。なお、読出指示は、読出の対象となるデータを特定するためのファイル名等が指定されている場合に有効となる。
【００７１】
ステップＳ０７では、記憶部１０８から指定されたデータが読み出される。これは、記憶部１０８に記憶されているデータに対する、ユーザによる入力処理の実行に相当する。ステップＳ０７の後、処理はステップＳ０８に進む。
【００７２】
ステップＳ０６では、ステップＳ０２で入力された操作に応じた動作モードの設定が行われる。ここでは、入力処理の設定と出力処理の設定とが含まれる。入力処理の設定は、入力元をスキャナ１０１とするスキャン処理、入力元を記憶部１０８とする読出処理のいずれかが設定される。出力処理の設定は、出力先をプリンタ１０７とする印刷処理、出力先を電子メール送受信部１０４とする電子メール送信処理、出力先をＦＡＸ１０２とするファクシミリ送信処理、出力先を記憶部１０８とする蓄積処理、出力先をネットワークコントローラするファイル転送処理のいずれかが設定される。入力処理と出力処理とは、初期条件としてデフォルトの設定をしておくようにしてもよい。ここでは、デフォルトの設定では、入力処理として入力元をスキャナ１０１とするスキャン処理が設定され、出力処理として出力先をプリンタ１０７とする印刷処理が設定されているものとする。ステップＳ０６の後、処理はステップＳ０２に戻る。
【００７３】
一方、ステップＳ０２において操作入力がない場合には、ステップＳ０８に進む。ステップＳ０８では、データの入力があったか否かが判断される。データの入力があった場合にはステップＳ０９に進み、そうでない場合にはステップＳ０２に戻る。ステップＳ０４でのスキャン処理またはステップＳ０７での読出処理によりデータが入力された場合には、データの入力があったと判断される。また、ＭＦＰ１Ａは、ネットワークコントローラ１０３で外部の装置からファイル転送によるファイルを受信するファイル受信処理が実行され、電子メール送受信部１０４で外部の装置から電子メールを受信する電子メール受信処理が実行され、ＰＤＬ解析部１０５で外部の装置からプリントデータを受信するプリントデータ受信処理が実行されている。ネットワークコントローラ１０３でファイルを受信した段階、電子メール送受信部１０４で電子メールを受信した段階、ＰＤＬ解析部１０５でプリントデータを受信した段階で、割り込みが発生し、ステップＳ０８以降の処理が実行される。
【００７４】
ネットワークコントローラ１０３による外部の装置からのファイルの受信、電子メール送受信部１０４による外部の装置からの電子メールの受信、ＰＤＬ解析部１０５による外部の装置からのプリントデータの受信により、それらのデータを送信したコンピュータが特定される場合には、そのコンピュータからユーザＩＤが特定され、受信されたデータに含まれる情報からユーザＩＤが特定される。したがって、ネットワークコントローラ１０３によるファイル受信処理、電子メール送受信部１０４による電子メール受信処理、ＰＤＬ解析部１０５によるプリントデータ受信処理は、受信されたデータに対するユーザによる入力処理の実行に相当する。
【００７５】
また、本実施の形態におけるＭＦＰ１Ａでは、ネットワークコントローラ１０３によるファイル受信処理、電子メール送受信部１０４による電子メール受信処理またはＰＤＬ解析部１０５によるプリントデータ受信処理により入力されたデータに対してデフォルトの出力処理が設定される。ネットワークコントローラ１０３によるファイル受信処理および電子メール送受信部１０４による電子メール受信処理に対しては記憶部１０８にデータを格納する蓄積処理が設定され、ＰＤＬ解析部１０５によるプリントデータ受信処理に対してはプリンタ１０７でプリントする印刷処理が設定される。なお、データの出力処理が別に指定された場合、例えば、そのデータとともに出力処理を特定するための制御コードなどが受信された場合には、その制御コードに従った出力処理が設定される。
【００７６】
ステップＳ０９では、画像判別復元処理が実行される。本実施の形態におけるデータ管理システムにおいては、データには、そのデータに関連する付加情報を透かし情報ととして埋め込んでいる。画像判別復元処理では、データをデータ本体と付加情報とを分離する。この付加情報には、そのデータを特定するための文書Ｎｏ．が含まれる。このため、データから分離された付加情報から文書Ｎｏ．を抽出することで、入力されたデータの文書Ｎｏ．を特定することが可能となる。
【００７７】
また、付加情報には、そのデータの流通履歴データが含まれる。流通履歴データは、ユーザＩＤと処理名（処理識別情報）とを含む。このため、データから分離された付加情報から流通履歴データを抽出することで、そのデータがこれまでにどのユーザにどのような処理が実行されたのかを把握することができる。
【００７８】
ステップＳ１０では、流通履歴更新処理が実行される。ステップＳ０８で入力されたと判断された文書については、ステップＳ０９で文書Ｎｏ．が取得された。そして、ＭＦＰ１Ａに設定されている入力処理と出力処理とがその文書に対して実行された入力処理とこれから実行されようとする出力処理である。この入力処理と出力処理とが、付加情報から抽出される履歴データに追加されることにより、流通履歴データが更新される。更新された流通履歴データは、サーバ２に送信される。
【００７９】
次のステップＳ１１では、流通履歴の比較処理が実行される。流通履歴の比較処理は、サーバ２から、文書Ｎｏ．に対応する流通履歴管理用許可データまたはワークフロー管理用許可データを受信して、ステップＳ１０で更新された流通履歴データに含まれるユーザＩＤのユーザが実行した、または実行しようとしている入力処理または出力処理が許可されているか否かを判断する。すなわち、データが入力された入力処理とこれから実行されることが予定されている出力処理とが、それらを指示したユーザに対して許可されているか否かが判断される。さらに、流通履歴データには、過去に実行された処理の主体を特定するユーザＩＤと入力処理または出力処理とを関連付けたデータが含まれるので、過去に実行された処理が許可されたものであるか否かをも判断する。
【００８０】
次のステップＳ１２では、入力文書不正判断処理が実行される。ステップＳ１１における流通履歴比較処理により、実行された処理または実行しようとする出力処理が許可されていない処理であると判断された場合には、データに対して実行が予定されている出力処理の実行を禁止する。そして、管理者に対して不正な処理が実行されたことを知らせるための電子メールを送信する。管理者の電子メールアドレスが予めＭＦＰ１Ａに記憶されており、この電子メールアドレスに宛てて送信される。管理者でなくともそのデータの作成者の電子メールアドレスであってもよい。また、予め定められたコンピュータにファイル転送するようにしてもよい。ステップＳ１１における流通履歴比較処理により、実行された処理または実行しようとする出力処理のすべてが許可されている処理であると判断された場合に、ステップＳ１３に進み、そうでない場合は処理を終了する。
【００８１】
次のステップＳ１３では、文書Ｎｏ．を含む付加情報を透かし情報として文書に埋め込む。また、付加情報には、ステップＳ１０で更新された流通履歴データを含めるようにしてもよい。
【００８２】
次に、ステップＳ１５では、文書のすべてのページに対してステップＳ０９〜ステップＳ１４の処理が実行されたか否かが判断され、真の場合にはステップＳ１６に進み、偽の場合にはステップＳ０９に戻る。
【００８３】
ステップＳ１６では、設定されている出力処理に応じて処理を分岐させる。印刷処理の場合にはステップＳ１７Ａに進み、電子メール送信処理の場合にはステップＳ１７Ｂに進み、ファクシミリ送信処理の場合にはステップＳ１７Ｃに進み、蓄積処理の場合にはステップＳ１７Ｄに進み、ファイル送信処理の場合にはステップＳ１７Ｅに進む。
【００８４】
ステップＳ１７Ａでは、プリンタ１０７で紙などの記録媒体に画像を形成する。ステップＳ１７Ｂでは、電子メール送受信部１０４で文書を電子メールで送信する。ステップＳ１７Ｃでは、ＦＡＸ１０２でファクシミリデータに変換して送信する。ステップＳ１７Ｄでは、記憶部１０８に文書を格納する。ステップＳ１７Ｅでは、ネットワークコントローラ１０３でデータをファイル転送する。
【００８５】
図１０は、図９のステップＳ１０で実行される流通履歴更新処理の流れを示すフローチャートである。図１０を参照して、まず、ステップＳ２１において、文書から分離された付加情報から流通履歴データを抽出する。そして、ユーザＩＤと実行された入力処理の処理名とを関連付けた流通履歴データを、ステップＳ２１で抽出された流通履歴データに新たに追加する（ステップＳ２２）。さらに、ユーザＩＤと実行が予定されている出力処理の処理名とを関連付けた流通履歴データを、流通履歴データに新たに追加する（ステップＳ２３）。
【００８６】
ステップＳ２２およびステップＳ２３で更新された流通履歴データを文書Ｎｏ．とともにサーバ２へ送信する（ステップＳ２４）。サーバでは、受信した流通履歴データを文書Ｎｏ．別に記憶する。
【００８７】
図１１は、図１０のステップＳ１１で実行される流通履歴比較処理の流れを示すフローチャートである。図１１を参照して、文書Ｎｏ．をサーバ２へ送信する（ステップＳ３１）。文書Ｎｏ．を受信したサーバ２は、文書Ｎｏ．をキーにして文書管理データ（図５参照）を検索し、管理形態を抽出する。そして、受信した文書Ｎｏ．の管理形態が流通履歴管理の場合には、その文書Ｎｏ．について予め記憶された流通履歴管理用許可データ（図６参照）をＭＦＰ１Ａに送信し、受信した文書Ｎｏ．の管理形態がワークフロー管理の場合には、その文書Ｎｏ．について予め記憶されたワークフロー管理用許可データ（図７参照）をＭＦＰ１Ａに送信する。
【００８８】
ステップＳ３２では、ステップＳ３１で送信した文書Ｎｏ．に対応する流通履歴管理用許可データまたはワークフロー管理用許可データをサーバ２から受信する。
【００８９】
次のステップＳ３３では、管理形態がワークフロー管理か流通履歴管理かが判断される。ワークフロー管理の場合にはステップＳ３４に進み、流通履歴管理の場合にはステップＳ４０に進む。管理形態は、受信した許可データがワークフロー管理用許可データか、流通履歴管理用許可データかを判別することで判断する。また、サーバ２から管理形態を受信するようにしてもよい。
【００９０】
ステップＳ３４では、ワークフロー管理用許可データに承認者のユーザＩＤが存在するか否かが判断される。上述したように、ワークフロー管理においては、承認者による承認の有無によりユーザに対して許可する処理が異なっている。ここでは、承認者による承認の有無を承認者のユーザＩＤの有無で判断している。承認があった場合にはステップＳ３５に進み、承認がない場合にはステップＳ３８に進む。
【００９１】
ステップＳ３５では、ワークフロー管理用許可データの配布先受取者に設定されているユーザＩＤおよび配布先受取者に許可されている処理の組と、流通履歴データのユーザＩＤと処理の組とが一致するか否かが判断される。ここで図７を参照して、ワークフロー管理用許可データは、文書Ｎｏ．が「１００」に対して配布先受取者のユーザＩＤとして「Ｘ００１」、「Ｘ００２」および「Ｘ００３」が定義されている。このワークフロー管理用許可データでは、承認者の承認があった場合に、配布先受取者にすべての入力処理および出力処理が許可される。このため、ワークフロー管理用許可データの配布先受取者に設定されているユーザＩＤおよび配布先受取者に許可されている処理の組とは、ユーザＩＤが「Ｘ００１」とすべての処理名の組と、ユーザＩＤが「Ｘ００２」とすべての処理名の組と、ユーザＩＤが「Ｘ００３」とすべての処理名の組とである。流通履歴データのユーザＩＤと処理名との組が、ワークフロー管理用許可データの配布先受取者に設定されているユーザＩＤおよび配布先受取者に許可されている処理の組に含まれない場合には、一致しないと判断する。一致する場合には、ステップＳ３６に進み、一致しない場合にはステップＳ３７に進む。
【００９２】
流通履歴データのすべてを比較するので、ＭＦＰ１Ａで現在処理対象としている文書に対して過去に実行された処理が不正か否かを判断することになる。このため、何らかの原因で不正に処理が実行された文書に対して、それ以上処理が実行されるのを防止することができる。
【００９３】
ステップＳ３６では、不正判定結果を「判定ＯＫ」として、処理を終了する。ステップＳ３７では、不正理由を「ワークフローエラー：配布先以外入手」に設定する。その後ステップＳ３９に進む。ステップＳ３９では、不正判定結果を「判定ＮＧ」として処理を終了する。
【００９４】
一方、ステップＳ３４でワークフロー管理用許可データに承認者のユーザＩＤが存在しないと判断された場合は、ステップＳ３７において、不正理由を「ワークフローエラー：承認者なし」に設定する。その後ステップＳ３９に進む。次のステップＳ３９では、不正判定結果を「判定ＮＧ」として処理を終了する。
【００９５】
ステップＳ３３において、管理形態が流通履歴管理と判定された場合は、ステップＳ４０において、流通履歴データのユーザによる処理は許可されているか否かが判断される。具体的には、流通履歴データのユーザＩＤと処理名との組が、流通管理用許可データに存在するか否かが判断される。存在する場合には許可されていると判断してステップＳ４１に進み、存在しない場合には許可されていないと判断してステップＳ４３に進む。ステップＳ４１では、次に判断処理の対象とする流通履歴データが存在するか否かが判断され、存在する場合にはステップＳ４０に戻り、存在しない場合にはステップＳ４２へ進む。ステップＳ４２では、不正判定結果を「判定ＯＫ」として処理を終了する。
【００９６】
流通履歴データのすべてを比較するので、ＭＦＰ１Ａで現在処理対象としている文書に対して過去に実行された処理が不正か否かを判断することになる。このため、何らかの原因で不正に処理が実行された文書に対して、それ以上処理が実行されるのを防止することができる。
【００９７】
一方、ステップＳ４０において、許可されていないと判定された場合には、ステップＳ４３において、不正理由を「不正ユーザ」に設定し、そのユーザＩＤをサーバ２へ送信する。サーバ２では、不正ユーザ名リストを予め記憶しており、受信した不正ユーザのユーザＩＤを不正ユーザ名リストに登録する。そして、次のステップＳ４４では、不正判定結果を「判定ＮＧ」として処理を終了する。
【００９８】
図１２は、図９のステップＳ１２で実行される不正文書不正判断処理の流れを示すフローチャートである。図１２を参照して、流通履歴比較処理の結果が判断される（ステップＳ５１）。判断結果が「判定ＮＧ」の場合にはステップＳ５２へ進み、そうでなく「判定ＯＫ」の場合には処理を終了する。
【００９９】
次のステップＳ５２では、格納先を記憶部１０８の所定のフォルダとする蓄積処理に出力処理を切換える。これにより、設定されていた出力処理が禁止され、文書は記憶部１０８の所定のフォルダに格納されることになる。
【０１００】
そして、ユニークな値のパスワードが生成され（ステップＳ５３）、生成したパスワードによる機密モードに設定される（ステップＳ５４）。これにより、データに対して不正な処理が実行された場合、または、実行されようとした場合に、そのデータに対する出力処理が禁止されるとともに、記憶部１０８の所定のフォルダにパスワードで機密モードに設定されて格納される。
【０１０１】
次のステップＳ５５では、流通履歴比較処理で設定された不正理由と、流通履歴データと、ステップＳ５３で生成されたパスワードとが、管理者のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）に送信される。このため、パスワードを知る管理者のみが所定のフォルダに格納されたデータにアクセスすることが可能となる。
【０１０２】
＜第２の実施の形態＞
次に第２の実施の形態におけるデータ管理システムについて説明する。第２の実施の形態におけるデータ管理システムは、第１の実施の形態におけるデータ管理システムで記憶していた流通管理用許可データとワークフロー管理用許可データを、図１３に示す許可データに置換えたものである。また、サーバ２には、文書管理データを記憶しておく必要はなく、図１３に示す許可データのみを記憶しておけばよい。
【０１０３】
また、文書には、第１の実施の形態におけるデータ管理システムと同様に、付加情報が透かし情報として埋め込まれる。この付加情報は、文書Ｎｏ．と流通履歴データとを含む。
【０１０４】
さらに、第２の実施の形態におけるデータ管理システムは、第１の実施の形態におけるデータ管理システムと、ＭＦＰ１Ａで実行される流通履歴比較処理が異なる。
【０１０５】
図１３は、第２の実施の形態におけるデータ管理システムのサーバに記憶される許可データの一例を示す図である。許可データは、文書Ｎｏ．ごとに、処理の実行が許可されるユーザの順位と、順位ごとに許可される処理名（特定処理識別情報）とを定義する。具体的には、図１３を参照して、第１順位のユーザに対しては入力処理と出力処理には、すべての入力処理とすべての出力処理が許可される。第２順位のユーザに対しては、すべての入力処理が許可され、出力処理には電子メール送信処理と印刷処理とが許可される。第３順位のユーザに対しては、入力処理に電子メール送信処理と、印刷処理とが許可され、出力処理はなにも許可されない。なお、ここでは、特定処理識別情報をそれぞれ定義したが、すべての順位のユーザに対してすべての入力処理およびすべての出力処理を許可する場合には、許可データにそれらを含める必要はない。これにより、送信する許可データのデータ量を少なくすることができる。
【０１０６】
また、処理を実行させることが第１番目に許可される第１順位のユーザＩＤとして「Ｘ００１」が定義される。処理を実行させることが第２番目に許可される第２順位のユーザＩＤとして「Ｘ０１０」および「Ｘ０２０２」が定義される。第２順位のユーザＩＤ「Ｘ０１０」の下位の第３順位のユーザＩＤとして「Ｘ０１１」およびＸ「０１２」が定義され、第２順位のユーザＩＤ「Ｘ０２０」の下位の第３順位のユーザＩＤとして「Ｘ０２１」、「Ｘ０２２」およびＸ「０２３」が定義される。
【０１０７】
第３順位のユーザＩＤ「Ｘ０１１」は、第２順位のユーザＩＤ「Ｘ０１０」の下位の順位ではあるが、第２順位のユーザＩＤ「Ｘ０２０」の下位の順位ではない。
【０１０８】
この許可データは、順位が上のすべてのユーザＩＤと、出力処理の処理名との組が流通履歴データに存在することを条件に、その順位に許可された処理の実行を許可するものである。したがって、順位が上のユーザＩＤの出力処理が１つでも流通履歴データに存在しない場合には、処理の実行は許可されない。
【０１０９】
第２の実施の形態におけるデータ管理システムでは、図１３に示した許可データと、流通履歴データとからＭＦＰ１Ａにデータが入力される際の入力処理と、これから出力させようとする出力処理とが不正な処理でないことを判断する。具体的には、順位が上のすべてのユーザＩＤと、出力処理の処理名との組が流通履歴データに存在するか否かを判断する。順位が上のすべてのユーザＩＤと、出力処理の処理名との組が流通履歴データに存在しない場合に、不正なデータと判断して、出力処理の実行を禁止する。
【０１１０】
図１４は、第２の実施の形態におけるＭＦＰにおいて、図１０のステップＳ１１で実行される流通履歴比較処理の流れを示すフローチャートである。図１４を参照して、文書Ｎｏ．をサーバ２へ送信する（ステップＳ６１）。文書Ｎｏ．を受信したサーバ２は、その文書Ｎｏ．について予め記憶された許可データ（図１３参照）をＭＦＰ１Ａに送信する。
【０１１１】
ステップＳ６２では、ステップＳ６１で送信した文書Ｎｏ．に対応する許可データをサーバ２から受信する。
【０１１２】
次のステップＳ６３では、受信した許可データと、ユーザＩＤとからそのユーザに対して与えられている順位を抽出する。たとえば、図１３に示す許可データが受信された場合に、ユーザＩＤが「Ｘ０１１」のときは、第３順位が抽出される。
【０１１３】
そして、ステップＳ６４では、上位すべてのユーザのユーザＩＤが取得される。「Ｘ０１１」のユーザＩＤに対して、第１順位のユーザＩＤ「Ｘ００１」と、第２順位のユーザＩＤ「Ｘ０１０」が取得される。
【０１１４】
次に、流通履歴データに、上位順位のすべてのユーザによる出力処理の履歴が含まれるか否かが判断される（ステップＳ６５）。すなわち、流通履歴データに、ステップＳ６４で取得したユーザＩＤと出力処理の処理名との組が含まれるか否かが判断される。ステップＳ６４で取得したユーザＩＤのすべてについて、それらと出力処理の処理名との組が流通履歴に含まれる場合にはステップＳ６６に進み、１つで含まれない場合はステップＳ６７に進む。
【０１１５】
ステップＳ６６では、不正判定結果を「判定ＯＫ」として処理を終了する。ステップＳ６７では、不正理由を「不正ユーザ」に設定し、そのユーザＩＤをサーバ２へ送信する。サーバ２では、不正ユーザ名リストを予め記憶しており、受信した不正ユーザのユーザＩＤを不正ユーザ名リストに登録する。そして、次のステップＳ６８では、不正判定結果を「判定ＮＧ」として処理を終了する。
【０１１６】
第２の実施の形態におけるデータ管理システムは、許可データにより処理が許可されるユーザの順番を定めることができる。このため、データが流通するユーザの順番を特定することができる。そして、順番に従わない処理は実行されないので、文書が不正に流通するのを防止することができる。
【０１１７】
＜第３の実施の形態＞
以上説明した第１の実施の形態におけるデータ管理システムにおいては、文書に流通履歴データを透かし情報として埋め込む例を説明したが、第３の実施の形態におけるデータ管理システムでは、流通履歴データをサーバ２でのみ記憶するようにしたものである。この場合、図９のステップＳ１１で実行される流通履歴比較処理では、設定されている入力処理と、出力処理とが、許可データと比較される。流通履歴管理の管理形態の場合、ユーザＩＤと設定されている入力処理の処理名との組、および、ユーザＩＤと設定されている出力処理の処理名との組が、流通管理用許可データに含まれるか否かが判断される。ワークフロー管理の管理形態の場合、ユーザＩＤと設定されている入力処理の処理名との組、および、ユーザＩＤと設定されている出力処理の処理名との組が、ワークフロー管理用許可データの配布先受取者のユーザＩＤとそれらの者に許可されている処理の処理名との組に含まれるか否かが判断される。
【０１１８】
第３の実施の形態におけるデータ管理システムによれば、文書がＭＦＰ１Ａに入力された際に実行された入力処理と、これから実行されようとしている出力処理が不正であるか否かを判定することができる。そして、不正と判定したときには、出力処理が禁止されるので、それ以上文書が流通することがない。
【０１１９】
＜第４の実施の形態＞
第１の実施の形態におけるデータ管理システムは、サーバ２からＭＦＰ１Ａに流通管理用許可データ、または、ワークフロー管理用許可データのいずれかを送信するようにし、ＭＦＰ１Ａで、不正な処理か否かを判定するものであった。第４の実施の形態におけるデータ管理システムは、第１の実施の形態においてＭＦＰ１Ａで実行していた不正か否かの判定処理をサーバ２で実行するようにたものである。このため、第４の実施の形態におけるデータ管理システムは、図９のステップＳ１１の流通履歴比較処理がサーバ２で実行され、ＭＦＰ１Ａでは、サーバ２で実行された流通履歴比較処理の判定結果が受信される。サーバ２からＭＦＰ１Ａには、判定結果のみが送信されることになる。このため、ＭＦＰ１Ａの処理負荷を軽減することができる。
【０１２０】
＜第５の実施の形態＞
第２の実施の形態におけるデータ管理システムは、サーバ２からＭＦＰ１Ａに許可データを送信するようにし、ＭＦＰ１Ａで不正な処理か否かを判定するものであった。第５の実施の形態におけるデータ管理システムは、第２の実施の形態においてＭＦＰ１Ａで実行していた不正か否かの判定処理をサーバ２で実行するようにたものである。このため、第５の実施の形態におけるデータ管理システムは、図１４の流通履歴比較処理がサーバ２で実行され、ＭＦＰ１Ａでは、サーバ２で実行された流通履歴比較処理の判定結果が受信される。サーバ２からＭＦＰ１Ａには、判定結果のみが送信されることになる。このため、ＭＦＰ１Ａの処理負荷を軽減することができる。
【０１２１】
＜第６の実施の形態＞
第６の実施の形態におけるデータ管理システムは、第１の実施の形態におけるデータ管理システムにおいてサーバ２に記憶していた文書管理データ、流通管理用許可データ、ワークフロー管理用許可データおよび流通履歴データを、ＭＦＰ１Ａに記憶するようにしたものである。第６の実施の形態におけるデータ管理システムでは、サーバ２は必要なく、ＭＦＰ１Ａのみで文書に対する不正処理を防止することができる。
【０１２２】
＜第７の実施の形態＞
第７の実施の形態におけるデータ管理システムは、第２の実施の形態におけるデータ管理システムにおいてサーバ２に記憶していた許可データを、ＭＦＰ１Ａに記憶するようにしたものである。第７の実施の形態におけるデータ管理システムでは、サーバ２は必要なく、ＭＦＰ１Ａのみで文書に対する不正処理を防止することができる。
【０１２３】
＜第８の実施の形態＞
第８の実施の形態におけるデータ管理システムは、第１の実施の形態においてサーバ２に記憶していた流通管理用許可データまたはワークフロー管理用許可データを、文書に透かし情報として埋め込む付加情報に含めるようにしたものである。付加情報には、文書の文書Ｎｏ．と、流通管理用許可データまたはワークフロー管理用許可データのいずれかとが含まれる。さらに、その付加情報に流通履歴データを含めるようにしてもよい。
【０１２４】
第８の実施の形態におけるデータ管理システムは、サーバ２を必要とすることなく、文書から抽出された付加情報からその文書に対する処理が不正な処理であるか否かを判定することが可能となる。
【０１２５】
＜第９の実施の形態＞
第９の実施の形態におけるデータ管理システムは、第２の実施の形態においてサーバ２に記憶していた許可データを、文書に透かし情報として埋め込む付加情報に含めるようにしたものである。付加情報には、文書の文書Ｎｏ．と、許可データと、流通履歴データとが含まれる。
【０１２６】
第９の実施の形態におけるデータ管理システムは、サーバ２を必要とすることなく、文書から抽出された付加情報からその文書に対する処理が不正な処理であるか否かを判定することが可能となる。
【０１２７】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【０１２８】
（付記）上述した実施の形態には、以下の発明概念が含まれる。
【０１２９】
（１）  前記入力処理は、電子メールで受信する処理、ファイル転送で受信する処理、記録媒体に形成された画像を光学的に読取る処理および記録媒体から読出す処理の少なくとも１つを含む、請求項１に記載のデータ管理方法。
【０１３０】
（２）  前記出力処理は、記録媒体に格納する処理、電子メールで送信する処理、ファイル転送で送信する処理および前記データを画像形成する処理の少なくとも１つを含む、請求項２に記載のデータ管理方法。
【０１３１】
（３）  前記データ識別情報抽出ステップは、前記データに埋込まれた透かし情報を抽出する、請求項１に記載のデータ管理方法。
【図面の簡単な説明】
【０１３２】
【図１】本発明の第１の実施の形態におけるデータ管理システムの全体概要を示す図である。
【図２】本実施の形態におけるＭＦＰの概略構成を示す機能ブロック図である。
【図３】操作パネル１０６の平面図である。
【図４】サーバに記憶されるオリジナルデータ一覧の一例を示す図である。
【図５】文書管理データの一例を示す図である。
【図６】流通履歴管理用許可データの一例を示す図である。
【図７】ワークフロー管理用許可データの一例を示す図である。
【図８】流通履歴データの一例を示す図である。
【図９】本実施の形態におけるＭＦＰで実行される処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】図９のステップＳ１０で実行される流通履歴更新処理の流れを示すフローチャートである。
【図１１】図１０のステップＳ１１で実行される流通履歴比較処理の流れを示すフローチャートである。
【図１２】図９のステップＳ１２で実行される不正文書不正判断処理の流れを示すフローチャートである。
【図１３】第２の実施の形態におけるデータ管理システムのサーバに記憶される許可データの一例を示す図である。
【図１４】第２の実施の形態におけるＭＦＰにおいて、図１０のステップＳ１１で実行される流通履歴比較処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１３３】
１Ａ〜１Ｃ  ＭＦＰ、２  サーバ、３Ａ，３Ｂ，３Ｃ  ユーザ用コンピュータ、１０  データ管理システム、１００  制御部、１０１  スキャナ、１０２  ＦＡＸ、１０３  ネットワークコントローラ、１０４  電子メール送受信部、１０５  ＰＤＬ解析部、１０６  操作パネル、１０７  プリンタ、１０８  記憶部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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