(57)【要約】【課題】  ある文書と同じインデックス値を目的の文書にユーザインタフェースを用いた直感的で判りやすい操作で効率よく設定することができる文書管理システムを提供することにある。【解決手段】  インデックスを設定しようとする参照文書をマウスなどを用いたＧＵＩ操作により、インデックス値を設定する対象文書に重ねる操作を行なった場合に、参照文書からインデックス値を獲得し、対象文書の対応する各項目にその値を設定する操作を選択でき、設定画面を開くことも無く、複数のインデックス値をＧＵＩ操作だけで容易に設定できるような手段を設けたことを特徴とするデータ管理装置が提供される。【選択図】  図１
2006338115.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理システムにおいて、文書の分類の識別子としてインデックスを設定する場合、公知の技術で実現されるユーザインタフェースの技術を用いて、インデックス値を参照する文書をインデックス値を合成する対象文書に重ねる操作を実現する手段と、その対象文書に対して実施する操作を公知の技術で実現されるユーザインタフェースの技術を用いて選択する手段と、選択した操作に従って各文書のインデックス値をデータベース上から獲得する手段と各文書のインデックスの設定状態によって、結合先の値が設定されていない場合は、参照元のインデックス値を設定する手段と、結合先に何らかの値が設定されている場合、参照文書と対象文書の値を比較する手段と、すでに対象文書にインデックスの値が設定されていた場合に、ユーザに上書き処理を行うか、何も処理を行わないかの選択を促すユーザインタフェースを表示、選択させる手段と、複数のインデックス項目が設定されていた場合、全てのインデックスに対して結合処理を行う手段と、を備えたことを特徴とするデータ管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データベース等における文書の分類を効率的に行うための、文書に設定する文書のインデックス登録手法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
たとえば、ある文書管理システムに登録された文書を分類、整理するために、文書に対してインデックスと呼ばれる分類識別子を設定する項目を属性項目として登録し、文書の特徴を表す共通のインデックスを登録する。
【０００３】
適切なインデックスで分類された文書管理システムでは、インデックス名で並べ替えを実施することにより、効率良く文書の分類を行うことができ、各分類に分類された文書数でデータの傾向を容易に把握でき、必要とする文書を効率良く探し出すことが可能となる。如何に効率良くインデックスを各文書に設定できるかが、効率的な文書管理の実現には重要である。
【０００４】
又、従来例としては、例えば特許文献１をあげることが出来る。
【特許文献１】特開２００１−２４３２１６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
文書を分類するとは、登録されている文書を或る決まった規則で同じ種類に属する文書を幾つかのグループに分類することであるが、文書の内容に対して如何に適切なグループを区別する識別子（以下インデックスと表現する）を割り当てることでもある。
【０００６】
１文書に対して文書のプロパティを設定する場合には、文書を選択して、その文書のプロパティを設定する画面を開き、任意に値を設定して閉じるという操作になるが、大量の文書が登録されている場合、それらにそれぞれ適切なインデックスを効率良くインデックスを設定する方法としては、複数文書を選択して、それらに一括してインデックスの値を設定する画面を開き、入力した値で一括して設定する技術で効率よくインデックスを設定するという技術がある。
【０００７】
しかし、文書管理システムでインデックス項目が多数設定されており、ある文書Ａに既に設定済みである全てのインデックス項目に対する値を、ある目的の文書Ｂに設定したい場合は、文書Ｂのプロパティ設定画面を開き、文書Ａの各インデックス項目を参照しながら、文書Ｂの対応する各インデックス項目に同じ値を設定しなくては設定できないという問題があった。
【０００８】
したがって、本発明の目的は、ある文書と同じインデックス値を目的の文書に効率よく設定することができる文書管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明によれば、インデックスを設定しようとする参照文書をマウスなどを用いたＧＵＩ操作により、インデックス値を設定する対象文書に重ねる操作を行なった場合に、参照文書からインデックス値を獲得し、対象文書の対応する各項目にその値を設定する操作を選択でき、設定画面を開くことも無く、複数のインデックス値をＧＵＩ操作だけで容易に設定できるような手段を設けたことを特徴とするデータ管理装置が提供される。
【発明の効果】
【００１０】
以上説明したとおり、本発明によれば、例えば、従来、文書の分類を行う技術として、分類を行う識別子としてのインデックス値を設定して、インデックス値で並べ替えを行うシステムが存在した。インデックスを設定するには、各文書に適切なインデックス値を設定する必要があったが、大量の文書が登録されている場合、各文書に対してユーザインタフェースを開いて１文書ずつ設定する必要があり、文書に対して設定できるインデックスが多数存在する場合は、更に設定効率が悪いために、時間がかかり、誤設定の原因となることがあった。
【００１１】
それに対して、実在の文書を重ねるがごとく直感的なユーザインタフェースで文書の設定値を結合、合成できるようになるため、インデックスの設定効率が向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。
【００１３】
図１は本発明の一実施形態に係る文書管理システム（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ  Ｓｙｓｔｅｍ：  以下ＤＭＳという。）  の概略構成を示すブロック図である。
【００１４】
図１に示すようにＤＭＳはネットワーク１１に構築されている。
【００１５】
このシステムはネットワーク１１では、ＤＭＳサーバ１２と、ＤＭＳクライアント１３と、で基本的に構成される。ＤＭＳサーバ１２は、このシステム全体の管理を行うコンピュータであり、公知の技術で実現されるネットワーク処理の他に、主に文書データベースの構築、各装置間の文書データの送受信処理、セキュリティ処理、複数ユーザ間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理などを行なう。このＤＭＳサーバ１２の詳細は図２を参照して後述する。
【００１６】
ＤＭＳクライアント１３は、ユーザが実際に文書データの入力、参照、出力、などの操作を行うパーソナルコンピュータであり、図１では便宜上一つのみ記載しているが、本実施形態では、複数台のＤＭＳクライアント１３がネットワーク１１に接続されていることを想定している。このＤＭＳクライアント１３の詳細は図３を参照して後述する。
【００１７】
プリンタ１４は、スキャナ１５と同様に公知の技術を用いて複数のＤＭＳクライアント１３によって共有され、各ＤＭＳクライアント１３は、ネットワーク１１を経由してその制御を行なうことができる。プリンタ１４は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２に蓄積された文書データを印刷出力する役割を果たす。
【００１８】
スキャナ１５は、紙に印刷または記載された文字、図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変換して出力する装置であり、ネットワーク１１に接続されている。各ＤＭＳクライアント１３は公知の技術を用いてスキャナ１５を共有し、それぞれネットワーク１１を経由してその動作を制御することができる。
【００１９】
モデム１６は、他のネットワークシステムとの電子メールの送受信、ＦＡＸの送受信の処理を行なう。このモデム１６も複数のＤＭＳクライアント１３に共有されており、各ＤＭＳクライアント１３は、ネットワーク１１を経由してその制御を行なうことができる。
【００２０】
ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７はＤＭＳサーバ１２及び複数のＤＭＳクライアント１３に共有され、ＤＭＳサーバ１２等は、ネットワーク１１を経由してその制御を行なうことができる。ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３のＤＭＳ制御プログラムのインストールに用いられる。
【００２１】
尚、本実施形態では、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、及びＣＤ−ＲＯＭドライブ１７をネットワーク１１に接続した形式を採用しているが、これに限られず、例えば、ＤＭＳクライアント１３にこれらを直接接続する形式を採用することもできる。
【００２２】
図２はＤＭＳサーバ１２の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。
【００２３】
ＣＰＵ（中央処理装置）２２は、主に外部記憶装置２８に格納されている各制御プログラムに従って、後述するフローチャートに示すような処理を行なう。
【００２４】
ＲＯＭ（リードオンリーメモリー）２３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード２５からキーを押下された事によって出力される電気信号に対応した文字コード表や、あらかじめ設定されている値などを記憶している。
【００２５】
ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２４は、各処理中に必要となるワークエリアを有する。
【００２６】
２４１は、基本Ｉ／Ｏプログラムの領域であり、ＲＯＭ２３に格納される基本判断プログラムが動作する時に必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ２２はまず、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。
【００２７】
２４２は、ＯＳが動作するためのワーク領域である。
【００２８】
２４３は、ＤＭＳサーバープログラムが動作するための領域で、ＨＤＤ２８に格納されているＤＭＳサーバープログラム２８２がロードされる領域である。
【００２９】
２４４は、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされる外部記憶装置２８に格納されているＤＭＳデータ２８３のリソースなどの固定データなどがロードされる領域である。
【００３０】
２４５はＤＭＳプログラムが動作するための一時的にＨＤＤ２８に格納されているデータベースデータなどを編集するためのワーク領域である。
【００３１】
２４６はその他の処理で使用されるワーク領域である。
【００３２】
２５は、入力装置としてのキーボードである。
【００３３】
２６は入力装置としてのポインティングデバイスである。本実施形態はマウスを使用している。
【００３４】
２７は、表示装置であり、このＤＭＳの管理者はその表示に従って、操作の経過、結果を判断する。
【００３５】
２８は、外部記憶装置であり、本実施形態では、外部記憶装置２８は一般的な固定ディスクである。
【００３６】
外部記憶装置２８は、ネットワークを管理する基本プログラム２８１、ＤＭＳを管理するプログラムであるＤＭＳサーバープログラム２８２であるが、この中には、インデックス項目を管理制御するプログラム、等が含まれる。次に、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースなどの固定データなどのＤＭＳデータ２８３、スキャナ１５を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラム２８４、を記録しており、また、このＤＭＳサーバが管理するデータベースリストを管理する領域２８５、文書データを蓄積管理するためにデータベース形式で管理されており、ユーザ、グループ、特権データ、インデックスデータ、文書、フォルダなどを管理する領域ＤＭＳＤＢ２８６、及び、それに対応した文書の実体を格納する領域ＤＭＳＶＯＬＵＭＥ２８７などを有する。ＤＭＳアノテーション２８８はこのデータベースに登録されているアノテーションの表示用、印刷展開用の実データが格納されている。
【００３７】
フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）２９は、フレキシブルディスク（ＦＤ）２Ａへの文書データの格納などに使用される他、フレキシブルディスク２Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムを、インストールするために用いられる。
【００３８】
制御プログラムは、ＨＤＤ２８のＤＭＳサーバープログラム２８２、ＤＭＳデータ２８３等の領域にインストールされることになる。フレキシブルディスク２Ａの記録内容については、図１２を参照して後述する。
【００３９】
尚、ＦＤＤ２９及び、ＦＤ２Ａの代わりに、ＣＤ−ＲＯＭドライブと、ＤＭＳ制御プログラムが格納されたＣＤ−ＲＯＭを用いることもできる。
【００４０】
図３はＤＭＳクライアント１３の構成を更に詳細に説明したブロック図である。
ＣＰＵ（中央処理装置）３２は、主に外部記憶装置３７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム３７１に従って、後述するフローチャートに示すような処理を行なう。
【００４１】
ＲＯＭ（リードオンリーメモリー）３３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード３４からキーを押下された事によって出力される電気信号に対応した文字コードを出力するための文字コード表や、あらかじめ設定されている値などを記憶している。
【００４２】
３４は、入力装置としてのキーボードである。
【００４３】
ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）３５は、各処理中に必要となるワークエリアを有する。
【００４４】
３５１は、基本Ｉ／Ｏプログラムの領域であり、ＲＯＭ３３に格納される基本判断プログラムが動作するときに必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ３２はまず、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。
【００４５】
３５２はＯＳが動作するためのワーク領域である。
【００４６】
３５３は、ＤＭＳクライアントが動作するための領域で、ＨＤＤ３７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム３７１がロードされる領域である。
【００４７】
３５４はＤＭＳクライアントプログラムが動作するために必要とされるＨＤＤ３７に格納されたＤＭＳデータ３７３のリソースなどの固定データ等がロードされる領域（ＤＭＳクライアントデータ）である。
【００４８】
３５５はその他の領域で使用されるワーク領域である。
【００４９】
３６は、入力装置としてのポインティングデバイスであり、本実施形態ではマウスを使用している。
【００５０】
３７は、外部記憶装置であり、ＤＭＳサーバ１２とデータの通信などを行なうプログラムであるＤＭＳクライアント制御プログラム３７１、スキャナ１５を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラム３７２、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースなどの固定データなどのＤＭＳデータ３７３等を有する。
【００５１】
ＤＭＳクライアント１３が参照するために登録してあるデータベースの一覧を管理するための領域３７４を有する。この一覧にはＤＭＳサーバ１２だけではなく、異なるネットワーク上のＤＭＳサーバが管理するデータベースの一覧も登録されている。
【００５２】
３８は表示装置であり、ＤＭＳクライアント１３で作業するユーザはこの表示装置３８に表示されるＤＭＳのユーザインタフェースの様子で操作の経過、結果を判断する。
【００５３】
３９は、フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）であり、フレキシブルディスク３Ａへの文書データの格納などに使用され、またＦＤ３Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムをインストールするために用いられる。
【００５４】
制御プログラムは、ＨＤＤ３７のＤＭＳクライアントプログラム３７１、スキャンプログラム３７２、ＤＭＳデータ３７３などの領域にインストールされることとなる。ＦＤ３Ａの記録内容については、図１２を参照して後述する。
【００５５】
尚、ＦＤＤ３９及びＦＤ３Ａは、それぞれＣＤ―ＲＯＭドライブ及びＣＤ−ＲＯＭであっても良い。
【００５６】
図４は、図２のデータベースを管理する領域２８６（ＤＭＳ  ＤＢ）の内容を更に詳細に表した図である。これはデータベースが管理するユーザ、グループなどのデータベース管理情報や、登録されている文書情報を含むものであり、図４において、情報群４０，４１は、それぞれ１キャビネットのデータを示している。従って、サーバに登録されたキャビネットの数だけ以下に述べるデータが存在することとなる。
【００５７】
４２はキャビネット識別子である。本実施形態では“クレーム管理”というキャビネット名を格納している。
【００５８】
４３はユーザリストであり、このキャビネットに登録されているユーザの一覧が格納されている。キャビネットへの接続はこのユーザ名を使用して行なう。
【００５９】
４４はグループリストであり、このキャビネットに登録されているグループの一覧が格納されている。複数のユーザに同じ管理を行いたい場合に用いる。それぞれ４３のユーザリストに登録されているユーザが各グループに任意に登録されている。
【００６０】
４５はプリンタリストであり、このキャビネットにおいて使用することが出来るプリンタの一覧がここに登録されている。本発明のシステムにおいて、ＤＭＳクライアント１３はこの領域に登録されたプリンタからのみ印刷できる。
【００６１】
４６はインデックスリストである。インデックスは文書の分類、検索などの目的で使用する。キャビネット単位で登録されており、インデックスのタイトル、既に登録済みのインデックスの一覧等が管理されている。詳細は図５を参照して説明する。
【００６２】
４７はフォルダリストである。キャビネットに作成されているフォルダが登録されている。
【００６３】
４８は文書リストである。このキャビネットに登録されている文書の属性情報が全て格納されている。詳細は図６、図７を参照して説明する。
【００６４】
４９はアノテーションリストである。このキャビネットに登録されているアノテーションの属性が登録されている。
【００６５】
４Ａはボリュームリストである。このキャビネットに登録されている文書の実体は図２のＤＭＳ  Ｖｏｌｕｍｅ２８７に格納されているが、そこへのポインタが格納されている。
【００６６】
図５は図４のインデックスリスト４６の内容を更に詳細に表した図である。
情報群５０、５１はインデックスリストの情報単位であり、文書に既に登録済みのインデックスがそれぞれ登録順に格納され、そのキャビネットで各文書に登録可能なインデックス項目数だけこの単位が格納されている。ユーザがクライアント１３で文書を選択してその文書にインデックス値を設定する場合、この情報単位が図９のユーザインタフェース９９に示すように、入力補助を促す選択肢として表示される。
【００６７】
５２は情報単位５０のインデックス識別子であり、当該インデックス項目の識別子を表す。本実施形態では“発生部門”が割り当てられている。内部処理におけるインデックス項目の識別にはこの値が使用される。
【００６８】
５３は既に文書に設定済みのインデックス値であり、“発生部門”のインデックス項目で“アフターサービス”というインデックス値が既に文書に登録されている事を意味する。
【００６９】
５４、５５、５６、５７は同様に既に文書に登録されているインデックスの値である。
【００７０】
５８、５９もインデックス値の格納領域であるが、インデックスはまだ登録されておらず、登録済みのリストは埋まっていない事を意味する。
【００７１】
図６は、図４の文書リスト４８に格納される文書情報の内容を詳細に表した図である。
【００７２】
６０，６１は文書の情報単位であり、文書の登録数だけこの単位が格納されている。
【００７３】
６２は属性情報であり、当該文書の識別子を示す。本実施形態では“クレーム１”という情報が割り振られている。
【００７４】
６３は文書属性情報であり、文書名、作成者、などの文書属性に関する情報が格納されている。
【００７５】
６４は作成日時である。この文書が文書管理システムに登録された日時を格納する。本実施例では２００２／０９／２０が格納されている。
【００７６】
６５は更新日時である。この文書に対して不特定のユーザが変更を行なって更新した日時を格納する。本実施例では、２００２／１２／２５が格納されている。
【００７７】
６６はアクセス日時である。この文書に対して不特定のユーザが参照などの操作でアクセスを行なった日時を格納する。本実施例では２００２／１２／２６が格納されている。
【００７８】
６７はこの文書に対するＡＣＬ（アクセス・コントロール・リスト）である。各ユーザがこの文書にアクセスする場合のセキュリティレベルの一覧が格納されている。
【００７９】
６８はこの文書に設定が可能なインデックス項目のひとつであり、図９の９７に示すようなユーザインタフェースでユーザがインデックス値を設定する事が出来る。この領域にはその設定されたインデックス値が格納される。本実施形態では、“出荷”という値が設定されていることを示している。
【００８０】
６９、６Ａも同様にこの文書に設定が可能なインデックス項目であり、６９は“運送”６Ａは“交換”というインデックス値が既に格納されていることを示している。
【００８１】
情報群６１については、同様に図７で説明する。
【００８２】
図７は、図６の情報群６１の内容を詳細に表した図である。
【００８３】
７１は図６に示す情報群６１に相当する。
【００８４】
７２は属性情報であり、当該文書の識別子を示す。本実施形態では“クレーム２”という情報が割り振られている。
【００８５】
７３は文書属性情報であり、文書名、作成者、などの文書属性に関する情報が格納されている。
【００８６】
７４は作成日時である。この文書が文書管理システムに登録された日時を格納する。本実施例では２００３／０９／１８が格納されている。
【００８７】
７５は更新日時である。この文書に対して不特定のユーザが変更を行なって更新した日時を格納する。本実施例では、２００４／１０／２５が格納されている。
【００８８】
７６はアクセス日時である。この文書に対して不特定のユーザが参照などの操作でアクセスを行なった日時を格納する。本実施例では２００４／１０／２５が格納されている。
【００８９】
７７はこの文書に対するＡＣＬ（アクセス・コントロール・リスト）である。各ユーザがこの文書にアクセスする場合のセキュリティレベルの一覧が格納されている。
【００９０】
７８はこの文書に設定が可能なインデックス項目のひとつであり、図９の９７に示すようなユーザインタフェースでユーザがインデックス値を設定する事が出来る。この領域にはその設定されたインデックス値が格納される。本実施形態ではインデックス値は設定されていないことを示している。
【００９１】
７９、７Ａも同様にこの文書に設定が可能なインデックス項目であり、６９は“確認漏れ”６Ａは“交換”というインデックス値が既に格納されていることを示している。
【００９２】
図８は図１に示すクライアント１３のユーザインタフェースを示す図である。
【００９３】
ウインドウで構成され、８１はツリービュー領域であり、図に示すＤＭＳサーバ１２の図２で示すＤＭＳデータベースリスト２８５のリストをユーザインタフェースで表している。図では「マイキャビネット」という名称のデータベースと、「新規キャビネット」という名称のデータベースを参照していることを表している。
【００９４】
本実施例では、ＤＭＳサーバ１２のデータベースを表示しているが、ＤＭＳクライアント１３で作成したデータベースでも良い。
【００９５】
８２はコンテンツ領域で、データベースに格納されている文書の一覧を表示する領域である。本実施例では８１のツリービューで選択している「マイキャビネット」というデータベースの、「新規フォルダ」というフォルダに登録されている文書の一覧を表示していることを表している。
【００９６】
８４、８５は登録されている文書を表し、文書の概ねの概観を表すサムネイル形式の表示をしているが、リスト形式の表示形式であっても良い。
【００９７】
８４は「クレーム１」という文書名で登録され、図６に示す情報群６０で管理されている例を示している。
【００９８】
８５は「クレーム２」という文書名で登録され、図７に示す情報群７１で管理されている例を示している。
【００９９】
８６はクライアント１３のマウス３６で操作するポインタである。このポインタで文書を指し示したり、マウス３６のボタン操作を併用して文書を移動することが出来る。
【０１００】
図では文書８４を選択し、文書８５に重ねようとしている操作を表している。
【０１０１】
図９は図８に示す「クレーム１」という文書のプロパティを表示するために装備されたユーザインタフェースの一例である。
【０１０２】
９１は文書名を表している。「クレーム１」という文書名であることを表している。
【０１０３】
９２はこの文書の格納場所を表している。「マイキャビネット」というデータベースの「新規フォルダ」に格納されていることを表している。
【０１０４】
９３はサムネイルであり、図８に示すサムネイル８４と同じ表示を行なう。
【０１０５】
９４，９５，９６は本発明の実施例の説明で使用する項目で、インデックスの項目を表している。
【０１０６】
９４は図５に示すインデックスリストの情報群５０の識別子５２の「発生部門」を表示している。
【０１０７】
９５は図５に示すインデックスリストの情報群５１の識別子「原因箇所」を表示している。
【０１０８】
９６も同様にインデックスリストの識別子を表したものである。
【０１０９】
９７はインデックス項目９４のインデックス値を設定するユーザインタフェースで、図６に示すインデックス６８の値「出荷」が表示されている。
【０１１０】
９８はインデックス項目９５のインデックス値を設定するユーザインタフェースで、図６に示すインデックス６９の値「運送」が表示されている。
【０１１１】
９９はインデックス項目９６のインデックス値を設定するユーザインタフェースで、図６に示すインデックス６９の値「交換」が表示されている。また、図に示すように、選択方式と、任意入力の入力方式が可能である。
【０１１２】
図１０は図８に示すように、ユーザインタフェースを用いて文書を他の文書に重ねた場合に表示されるユーザインタフェースの一例である。このユーザインタフェースによって重ねた後の操作を選択することが出来る。これによって、指定した操作を一括して文書に対して実行できるのが、本発明の特徴である。
【０１１３】
１０１は操作中の文書が表示される。本実施例では図８に示す文書８４を文書８５に重ねた例であるから、「クレーム１」「クレーム２」という文書が一覧表示されている。上に表示される文書が対象文書であり、下に表示される文書が参照用文書であることを示している。よって、本実施例では「クレーム１」の文書のインデックス値を参照して「クレーム２」の文書に設定する処理であることを表している。
【０１１４】
１０２は文書の結合に関する操作を選択するユーザインタフェースである。本発明で使用する機能の他に、文書実体を結合する操作、結合した後別の文書として登録する操作、印刷情報のみ結合する操作、文書に対するマクロ処理のみ登録する操作、等をこのユーザインタフェースで選択することが出来る。本発明ではこの中から、各インデックス項目を合成する操作「インデックス値の結合」を選択する。
【０１１５】
図１１は本発明を説明するために必要な操作を説明するフローチャートである。詳細は実施例で説明を後述する。
【０１１６】
図１２は本文書管理システムの制御プログラムを格納したフレキシブルディスクの内容を説明するものである。本文書管理システムはこの様な形式で供給され、ＨＤＤ２８、やＨＤＤ３７にインストールされる。
【０１１７】
なお、これはＣＤ−ＲＯＭでも良い。
【０１１８】
１２１は媒体のフォーマット形式、ディレクトリ管理形式、媒体に付けられた名称などを管理する領域である。
【０１１９】
１２２はディレクトリ情報を管理する領域である。
【０１２０】
１２３は文書管理システムのサーバープログラムを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳサーバープログラム２８２に格納される。
【０１２１】
１２４は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳデータ２８３に格納される。
【０１２２】
１２５は文書管理システムのクライアントプログラムを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ３７のＤＭＳクライアントプログラム３７１に格納される。
【０１２３】
１２６は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ３７のＤＭＳデータ３７３に格納される。
【０１２４】
次に、本発明を説明するために、ユーザがＤＭＳクライアント１３の図８に示すユーザインタフェースで参照文書８４のインデックスの値をユーザインタフェースを用いて対象文書８５のインデックス値に設定する例で、ユーザインタフェースを用いて文書を重ねるだけで、操作を完了することができるという本発明の主たる処理、操作を図１１のフローチャートを用いて説明する。
【０１２５】
まず、図１１のフローチャートにおいて、ステップ１１０では初期化処理を行なう。ＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７、ネットワークシステム１１の起動を行なう。それぞれ起動処理を行なうと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらは公知の技術で実施できるものであるため、詳細は省略する。この処理を行なった後、図８に示すような状態で、ユーザインタフェースを用いて文書操作が出来るようになるものとする。
【０１２６】
本特許の操作は図３に示すマウス３６を用いて図８に示すユーザインタフェースであるマウスカーソル８６を操作して参照文書８４を移動して対象文書８５に重ねることによって操作する。
【０１２７】
ステップ１１１では参照文書８４が対象文書に重なったかどうかの確認を行う。この判断処理は、ＤＭＳクライアント１３の図３に示すＤＭＳクライアントプログラム３７１に格納されたプログラムによって行なわれる。実際の判定処理は公知の技術を用いて行なうことができるので、詳細は省略する。
【０１２８】
重なっていないと判断された場合は、処理を戻し、再度判定処理を行なう。重なったと判断された場合はステップ１１２に処理を移動する。
【０１２９】
ステップ１１２では各文書のプロパティを参照し、文書に設定された各インデックスの値を獲得する処理を行なう。参照文書８４のインデックスの項目と各設定値はＤＭＳサーバ１２の図２に示すＤＭＳＤＢ２８６に格納された図６に示す文書リストの情報群６０から獲得することができる。この格納情報からインデックス６８、６９、６Ａの情報を獲得することが出来、ポインタをここに設定する。
【０１３０】
同様に対象文書８５のインデックス値を獲得する処理を行い、同様に図７に示す情報群７１から獲得することができる。図７に示すインデックス７８，７９，７Ａの情報を獲得し、ポインタをここに設定する。
【０１３１】
ステップ１１３では以上の情報から、ユーザに操作を確定させるための図１０に示すようなユーザインタフェースを起動する。本特許の場合、参照文書８４を対象文書８５に重ねたので、１０１に示すように文書が表示される。
【０１３２】
次に、ステップ１１４では重ねた文書に対して行なう操作を選択する処理を行なう。図１０に示すユーザインタフェース１０２で１０１に表示された文書に対して行う処理を選択する。このユーザインタフェースでは、文書実体を結合する操作、結合した後別の文書として登録する操作、印刷情報のみ結合する操作、文書に対するマクロ処理のみ登録する操作、などの操作を選択することができるが、本実施例ではインデックス値を設定するのであるから、選択肢より、「インデックス値の結合」を選択する。この選択肢はＤＭＳクライアント１３のＲＡＭ３５の領域の「その他ＷＯＲＫ」３５５でフラグとして一時的に格納される。
【０１３３】
ステップ１１５では上記のフラグを参照して、ユーザインタフェース１０２で選択された処理を判定する。その他の処理の場合はステップ１１６に移行する。本発明を説明する「インデックスの結合」の場合はステップ１１８に処理を移行する。
【０１３４】
ステップ１１６ではその他の処理であると判定されたものが移行するが、操作が選択されていなかったり、無効でないかどうかの判定を行う。操作が選択されていないなどで、処理が決まらない場合は、ステップ１１４に処理を戻す。その他の処理の場合は１１７に処理を移行する。実際は判定された各処理ごとに、判定分岐処理が存在するが、本実施例ではステップ１１７の処理でその他の処理として説明し、各操作ごとの詳細な説明は省略する。
【０１３５】
ステップ１１７ではその他の処理を行う。処理を行った後は、ステップ１２２に移行し、処理を終了する。
【０１３６】
ステップ１１８ではインデックスの結合処理を行うと判断されたのであるから、各インデックスのポインタを指定する処理を行なう。まず、図８に示す参照文書８４のポインタを図６に示すインデックス６８に設定する。対して、対象文書８５のポインタを図７に示すインデックス７８に設定する。この後ステップ１２１までを一つのインデックスの結合処理として行い、次の結合すべきインデックスが存在する場合は、再び処理をこのステップ１１８に戻し、次のインデックスにポインタを移行する。
【０１３７】
ステップ１１９では対象文書に何か設定されているか否かを判定する。設定されていない場合は、処理を１２０に移行する。本実施例では、対象文書８５のインデックス７８のインデックスは値が設定されていないので、設定されていないと判断し、通常の上書き処理を実施するために、ステップ１２０に処理を移行する。
【０１３８】
ステップ１２０では参照文書のインデックス値を対象文書のインデックス値に設定する処理を行う。本実施例では参照文書８４のインデックス６８には“出荷”というインデックス値が設定されているので、その値を対象文書８５の対応するインデックス７８に“出荷”として設定する。こうして１つインデックス値が設定され、処理をステップ１２１に移行する。
【０１３９】
ステップ１２１では結合処理を行うべきインデックス値が存在するかどうかの判定を行う。対象文書、参照文書のポインタを移動して、インデックスが存在すれば、次のインデックス項目の結合処理のために、処理を１１８に戻す。すべてのインデックスの結合処理が終了したと判断された場合は、ステップ１２２に処理を移行する。
【０１４０】
ステップ１２２では終了処理を行う。メモリの解放処理等を実施する。
【０１４１】
次に、ステップ１１９において対象文書のインデックス値に何らかの値が設定されていた場合の一連の処理を説明する。本実施例では参照文書８４の図６に示すインデックス６９と対象文書８５の図７に示すインデックス７９に設定されたインデックス値の例で説明する。
【０１４２】
ステップ１２４では、設定されている値が参照文書のインデックス値と同じかどうかの判定処理を行なう。本実施例の場合、参照文書８４のインデックス６９には“運送”と設定設定されているのに対し、対象文書８５の図７に示すインデックス７９には“確認漏れ”が設定されているので、異なる値として判定される。この場合は、ステップ１２５に処理を移行する。同じ値と判定された場合は、何も処理を行わず、次のインデックスの処理を行なうために、ステップ１２１に処理を移行する。本実施例の場合、参照文書８４のインデックス６Ａには“交換”と設定されているのに対し、対象文書８５の図７に示すインデックス７Ａには同じく“交換”と設定されているので、インデックス値が同じであると判断し、処理をステップ１２１に移行する。
【０１４３】
ステップ１２５では、インデックス値がすでに設定されていることを示す警告メッセージを表示する。ユーザは上書きを行なうか、値が設定されているので、このインデックスに対してはインデックスの結合処理は行わないで済ませるかを選択することができる。上書きをする選択をした場合は、処理をステップ１２０に移行する。本実施例の場合、参照文書８４の図６に示すインデックス６９の値は“運送”であるのに対し、対象文書８５の図７に示すインデックス７９の値は“確認漏れ”であるので、“確認漏れ”の値は削除され、“運送”という値が設定される。
【０１４４】
このステップにおいて、何もしない選択をした場合は、対象文書のインデックスの値には変更は行われない。
【０１４５】
ステップ１２６ではステップ１２５で表示された確認メッセージで、ユーザが選択した処理を判定し、判定に従って処理を移行する。何もしないと判定された場合は、処理をステップ１２１に移行し、上書きを行うと判定した場合は、ステップ１２０に処理を移行する。
【０１４６】
以上の処理で、図８に示すユーザインタフェースで参照文書８４に設定されたインデックスの値を対象文書８５の対応する各インデックスに結合する処理を施したことになる。
【０１４７】
従来の文書管理システムでは、文書の分類のために、文書の特徴を表すインデックスを設定し、共通の特徴を持つ文書は同じインデックスを設定するシステムがあったが、各文書ごとに、図９に示すようなユーザインタフェースを開いて設定する必要があるために、複数の文書にインデックスを設定するには効率的な操作が提供できず、設定に時間がかかり、誤設定の原因になるという点が問題とされていた。
【０１４８】
文書の特徴をあらわすインデックス値を設定する場合、図８に示すようなユーザインタフェースで各文書をあらわすサムネイルを、あたかも実際の文書を手作業で重ねるような判りやすい操作で重ねる際に、操作を選択することによって文書に設定されてインデックス値を簡単に合成できるところに、本発明の特徴がある。
【０１４９】
尚、本実施例ではインデックス値の例で説明したが、本特許では、文書管理システムで文書に設定できる属性であるところの、書式情報、印刷情報、文書に対するマクロ処理を記録したジョブ情報、などを同様な操作で合成、結合する処理を実現することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１５０】
【図１】本発明の１実施例を示すＤＭＳシステムの概略構成を説明するブロック図である。
【図２】１に示すＤＭＳサーバ１２の構成を詳細に表す図である。
【図３】図１に示すＤＭＳクライアント１３の構成を詳細に表す図である。
【図４】図２に示すＤＭＳデータベースリスト２８６の構成を詳細に表す図である。
【図５】図４に示すインデックスリスト４６の構成を詳細に表す図である。
【図６】図４に示す文書リスト４８の構成をより詳細に表す図である。
【図７】図６に示す情報群６１の構成をより詳細に表す図である。
【図８】ユーザが本特許で構成される文書管理システムにおいて、ＤＭＳクライアント１３で文書を選択し、他の文書へインデックス値を設定する操作を説明するユーザインタフェースの一例である。
【図９】ユーザが本特許で構成される文書管理システムにおいて、ＤＭＳクライアント１３で任意の１文書を選択し、インデックス値を設定する操作を説明するユーザインタフェースの一例である。
【図１０】図８のユーザインタフェース本特許を説明するユーザインタフェースで文書を重ねた際に、その文書に対して実施する操作を選択するためのユーザインタフェースの一例である。
【図１１】ユーザが本特許で構成される文書管理システムにおいて文書を選択し、対象文書にインデックス値を設定する手順を説明するフローチャートである。
【図１２】文書管理システムの制御プログラムなどを供給するＦＤ２Ａ、３Ａの内容を説明するものである。
【図１】
2006338115.tif 000003
【図２】
2006338115.tif 000004
【図３】
2006338115.tif 000005
【図４】
2006338115.tif 000006
【図５】
2006338115.tif 000007
【図６】
2006338115.tif 000008
【図７】
2006338115.tif 000009
【図８】
2006338115.tif 000010
【図９】
2006338115.tif 000011
【図１０】
2006338115.tif 000012
【図１１】
2006338115.tif 000013
【図１２】
2006338115.tif 000014