(57)【要約】【課題】関連した多くの文書を容易に効率良く管理することが可能となる装置を提供する。【解決手段】検索項目及び文書ファイル群の管理体系に沿った文書ファイルの目次を利用して編集を行う文書のファイルの選択が可能な文書管理装置であって、文書ファイルの目次を設定する文書目次設定手段と、文書ファイルの割り当てを行い文書管理用データベースに蓄積させる文書割り当て手段と、文書ファイルの目次の選択入力があると選択された目次に割り当てられた文書名を出力する文書名出力手段と、文書がどの目次に含まれているかを含む検索項目情報を文書ファイルの先頭部分に挿入する挿入手段と、挿入した文書ファイルを出力する文書ファイル出力手段と、文書ファイルの編集を行うための処理を行う文書作成手段と、検索項目情報が更新されていれば検索項目情報を蓄積したデータベースの自動更新を行う更新手段とを設けたことを特徴とする。  【選択図】              図１
2006134358.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
検索項目及び文書ファイル群の管理体系に沿った文書ファイルの目次を利用して編集を行う文書のファイルの選択が可能な文書管理装置であって、
対象の文書ファイル群の管理体系に沿って文書ファイルの目次を設定する文書目次設定手段と、
前記文書目次設定手段により設定された目次に、前記文書ファイル群の各々の文書ファイルの割り当てを行い、その結果を文書管理用データベースに蓄積させる文書割り当て手段と、
前記文書目次設定手段により設定された文書ファイルの目次の選択入力があると、選択された目次に割り当てられた文書名を出力する文書名出力手段と、
前記文書名出力手段により出力された文書名のうち何れかが選択されると、対象文書ファイルに対し、前記文書がどの目次に含まれているかを含む検索項目情報を文書ファイルの先頭部分に挿入する挿入手段と、
前記挿入手段により検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する文書ファイル出力手段と、
前記文書ファイル出力手段により出力された検索項目情報が挿入された文書ファイルの編集を行うための処理を行う文書作成手段と、
前記文書作成手段によって編集された文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、検索項目情報を蓄積したデータベースの自動更新を行う更新手段と
を設けたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
検索項目及び文書ファイル群の管理体系に沿った文書ファイルの目次を利用して編集を行う文書のファイルの選択を行うことが可能なコンピュータによる文書管埋方法であって、
前記コンピュータは、
対象の文書ファイル群の管理体系に沿って文書ファイルの目次を設定する文書目次設定ステップと、
前記文書目次設定ステップにより設定された目次に、前記文書ファイル群の各々の文書ファイルの割り当てを行い、その結果を文書管理用データベースに蓄積させる文書割り当てステップと、
前記文書目次設定ステップにより設定された文書ファイルの目次の選択入力があると、選択された目次に割り当てられた文書名を出力する文書名出力ステップと、
前記文書名出力ステップにより出力された文書名のうち何れかが選択されると、対象文書ファイルに対し、前記文書がどの目次に含まれているかを含む検索項目情報を文書ファイルの先頭部分に挿入する挿入ステップと、
前記挿入ステップにより検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する文書ファイル出力ステップと、
前記文書ファイル出力ステップにより出力された検索項目情報が挿入された文書ファイルの編集を行うための処理を行う文書作成ステップと、
前記文書作成ステップによって編集された文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、検索項目情報を蓄積したデータベースの自動更新を行う更新ステップと
を実行することを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、関連した多数の文書を管理しながら作成する文書作成装置に関するものである。コンピュータ装置を開発して商品化する場合には、きわめて多くの文書が作成されるので、それらの文書を体系的に管理することが必要となる。
【背景技術】
【０００２】
・第１従来技術
多くの者が文書の作成に携わるので、個人の場合と異なり、それらの文書を作成順で管理することが困難となる。このため、文書の命名に一定の規則性を持たせ、文書名で文書管理を行なう。
第２従来技術
全ての文書に関する情報をデータベースに登録し、そのデータベースから編集すべき文書を検索する。
【０００３】
【特許文献１】特開昭６１−１００８３４号公開公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
・第１従来技術の場合文書の命名規則を全ての者に徹底させることが必要となる。また、文書名の長さが制限されるので、文書名からその内容を直ちに把握することが困難となる。このことは文書命名の誤りを招き、全体の作業効率を低下させる。
・第２従来技術の場合全ての文書に関する情報をデータベースに登録する作業が必要となるので、その作業に労力が費やされる。
【０００５】
本発明は上記従来の事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、関連した多くの文書を容易に効率良く管理することが可能となる装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
・第１発明の装置
図１において、検索項目及び文書ファイル群の管理体系に沿った文書ファイルの目次を利用して編集を行う文書のファイルの選択が可能な文書管理装置であって、
対象の文書ファイル群の管理体系に沿って文書ファイルの目次を設定する文書目次設定手段１０と、
前記文書目次設定手段１０により設定された目次に、前記文書ファイル群の各々の文書ファイルの割り当てを行い、その結果を文書管理用データベースに蓄積させる文書割り当て手段１１と、
前記文書目次設定手段１０により設定された文書ファイルの目次の選択入力があると、選択された目次に割り当てられた文書名を出力する文書名出力手段１２と、
前記文書名出力手段１２により出力された文書名のうち何れかが選択されると、対象文書ファイルに対し、前記文書がどの目次に含まれているかを含む検索項目情報を文書ファイルの先頭部分に挿入する挿入手段１３と、
前記挿入手段１３により検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する文書ファイル出力手段１４と、
前記文書ファイル出力手段１４により出力された検索項目情報が挿入された文書ファイルの編集を行うための処理を行う文書作成手段１５と、
前記文書作成手段１５によって編集された文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、検索項目情報を蓄積したデータベースの自動更新を行う更新手段１６と、
を設けたことを特徴とする。
第２発明の方法
検索項目及び文書ファイル群の管理体系に沿った文書ファイルの目次を利用して編集を行う文書のファイルの選択を行うことが可能なコンピュータによる文書管埋方法であって、
前記コンピュータは、
対象の文書ファイル群の管理体系に沿って文書ファイルの目次を設定する文書目次設定ステップと、
前記文書目次設定ステップにより設定された目次に、前記文書ファイル群の各々の文書ファイルの割り当てを行い、その結果を文書管理用データベースに蓄積させる文書割り当てステップと、
前記文書目次設定ステップにより設定された文書ファイルの目次の選択入力があると、選択された目次に割り当てられた文書名を出力する文書名出力ステップと、
前記文書名出力ステップにより出力された文書名のうち何れかが選択されると、対象文書ファイルに対し、前記文書がどの目次に含まれているかを含む検索項目情報を文書ファイルの先頭部分に挿入する挿入ステップと、
前記挿入ステップにより検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する文書ファイル出力ステップと、
前記文書ファイル出力ステップにより出力された検索項目情報が挿入された文書ファイルの編集を行うための処理を行う文書作成ステップと、
前記文書作成ステップによって編集された文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、検索項目情報を蓄積したデータベースの自動更新を行う更新ステップと、
を実行することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、関連した数多くの文書が目次で管理されるので、その管理を容易にしかも誤りなく行なうことが可能となる。また、作成された文書から同文書の検索情報が自動的に抽出されて登録されることから、この登録内容より目的の文書を効率良く検索でき、その上、文書の検索情報をデータベースへ登録する作業を省略することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
図２には実施例の構成が示されており、同図において、複数の端末３００がネットワーク３０２を介してワークステーション３０４と接続されている。
【０００９】
ワークステーション３０４にはハードディスク３０６が設けられており、このシステムの管理者はいずれかの端末３００またはワークステーション３０４を、文書編集の作業者は任意の端末３００を各々操作する。
【００１０】
図３において、システムの管理者はいずれかの端末３００またはワークステーション３０４を操作し、対象となる文書群の管理体系に沿って文書の目次を設定し（ステップ４００）、目次の各項目に該当の文書名を割り当てる（ステップ４０２）。
【００１１】
例えば管理対象の文書群がＡ，Ｂ，Ｃに区分でき、Ａに文書ａ１，ａ２及びａ３が、Ｂに文書ｂ１，ｂ２及びｂ３が、Ｃに文書ｃ１，ｃ２及びｃ３が各々属する場合、管理者は目次Ａ，Ｂ，Ｃを設定し、目次Ａの各項目に文書ａ１，ａ２及びａ３の名称を割り当て、目次Ｂの各項目に文書ｂ１，ｂ２及びｂ３の名称を割り当て、目次Ｃの各項目に文書ｃ１，ｃ２及びｃ３の名称を割り当てる。
【００１２】
最後に、記入欄の情報全てが自動的に文書群管理用のデータベースに登録される（ステップ４１０）。そのデータベースはハードディスク３０６に予め構築されている。
【００１３】
文書編集の作業者がいずれかの端末３００からワークステーション３０４へログインすると、図５において、その端末３００は目次検索を行なうか否かの問い合わせ表示を最初に行なう（ステップ６００）。
【００１４】
目次検索を行なう旨の指示を入力すると、文書目次の一覧が表示されることから、作業者は端末３００を操作していずれかの目次を選択する（ステップ６０２）。
【００１５】
これにより、作業者選択の目次に割り当てられていた文書名が端末３００に表示されるので、作業者は編集すべき文書（複数であっても良い）の名称を表示されていたものから選択する（ステップ６０４）。
【００１６】
作業者が編集すべき文書の名称を選択すると、全ての文書名につきファイルが自動的に作成され（ステップ６０３）、その際に、各ファイルの先頭部分へ文書検索情報の記入欄が自動的に挿入される（ステップ６０５）。
【００１７】
図４ではこの記入欄（テンプレート）の構成が説明されており、同記入欄には目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称を記入する項目部分が用意され、既に判明している情報（目次の名称，ファイル名，ファイル作成日，文書群の名称など）は該当の項目部分へ自動的に書き込まれる。そのファイル名を引数としてエディタ（ハードディスク３０６に格納されている）が起動され（ステップ６０６）、同ファイルの編集（ステップ６０８）が開始される。
【００１８】
前記ファイル名は他の文書ファイルと重複しないように自動的に決定され、例えば新規に作成された順にファイル名が０００００００１．１ＤＯＣ，０００００００２．ＤＯＣ，０００００００３．ＤＯＣと付される。文書ファイルの編集作業が終了すると、文書検索情報の記入欄が更新されたか否かが調べられ（ステップ６１０：作業者はファイル作成日を書き換え、文書検索のキーワードを記入欄へ書き込む）、更新されたことが確認されると、データベースも自動更新される（ステップ６１２）。
【００１９】
また、ログイン時に文書編集の作業者が目次検索を選択せず、多項目検索を選択した場合（ステップ６００−＞６１４−＞６１６）、同作業者は文書の検索条件を入力する（ステップ６１６）。
【００２０】
このときに適切な検索結果（編集の対象となる文書の名称が含まれる文書名リスト）が得られると（ステップ６１８，６２０）、作業者は編集すべき文書の名称を表示されていたものから選択し（ステップ６０４）、ファイル編集を開始する（ステップ６０６・・・）。
【００２１】
文書編集の作業者が新たな文書を作成する場合には、目次名と文書名を入力する（ステップ６２２：目次を表示させて項目を選択させて半自動的に行なっても良い）。これにより同文書のファイルが自動的に生成されて図４の記入欄がそのファイルの先頭部分へ挿入され（ステップ６２４，６２６）、既に判明している情報の記入欄に対する自動書込み（ステップ６２８）と、文書群管理用のデータベースへの自動登録（ステップ６３０）が行なわれてから、エディタが立ち上げられて新たな文書の編集作業が開始される（ステップ６０６・・・）。
【００２２】
図６では文書検索情報の設定作用及びデータベース登録作用が説明されており、システムの管理者は同図の検索情報パターン設定画面を表示させ、目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称の各検索項目につき、それらの文書ファイル内における挿入位置（行位置，桁位置，桁数）を入力して設定する。
【００２３】
文書が編集され又は新たに作成されると、文書検索情報の設定内容が参照され、目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称がその文書ファイル内における該当の位置から各々抽出されてデータベースへ登録される。多項目検索が行われる場合、目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称に関する各項目について検索条件が入力され、その条件に合致したファイルの文書名がデータベースから抽出され、表示出力される。
【００２４】
以上のように、管理者が文書群の管理体系を考慮して文書目次を作成し、目次に各文書名を対応させる。文書編集の作業者は目次を利用して編集対象の文書を選択し、その文書を編集する。したがって、文書の命名規則を全ての文書編集の作業者に徹底させることが不要となる。
【００２５】
さらに、文書名がファイル名と別個に管理されるので、文書名の長さが制限されることはなく、文書名からその内容を直ちに把握できる。このため、文書命名の誤りを招くことはなく、その結果、全体の作業効率が高められる。
【００２６】
また、文書編集の作業者が編集文書へ該文書の検索情報を挿入すると、自動的にその文書から同文書の検索情報が抽出され、文書と検索情報とが対応して登録されるので、データベースの登録作業が著しく容易となる。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】第１発明の原理説明図である。
【図２】実施例の構成説明図である。
【図３】検索情報記入欄の説明図である。
【図４】実施例の作用を説明するフローチャートである。
【図５】実施例の作用を説明するフローチャートである。
【図６】実施例の作用説明図である。
【図７】実施例の作用説明図である。
【符号の説明】
【００２８】
１０            文書目次設定手段
１１            文書割り当て手段
１２            文書名出力手段
１３            挿入手段
１４            文書ファイル出力手段
１５            文書作成手段
１６            更新手段
３００          端末
３０２           ネットワーク
３０４           ワークステーション
３０６           ハードディスク
【図１】
2006134358.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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