(57)【要約】【課題】  本発明は，データを保持して管理するデータ管理装置内で同一文書が不整合のある状態で散逸することを防ぐことを目的とする。具体的には，同一データの二重登録防止，データ削除時に同一データが残ることの防止などを行なう。また，これらの処理において同一データでのアクセス権の相違を考慮する。具体的には，アクセス権変更時に同一データのアクセス権が異なることの防止などを行なう。【解決手段】  このために，本発明のデータ管理装置は，登録されているデータの中から，処理対象となるデータと同一のデータを取得する手段と，同一データ間のアクセス権の相違を得る手段と，これらの手段の結果から処理内容に応じて，適切な対応を取るような推奨内容を作成する手段とを備える。【選択図】  図４
2006134041.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
登録されたデータを保持するデータ保持手段と，
データに関する処理を指示するコマンドを保持する処理コマンド保持手段と，
前記データ処理コマンド保持手段に保持される処理コマンドが対象とする処理対象を保持する処理対象保持手段と，
前記処理対象保持手段で直接保持するデータもしくは前記データ保持手段に保持されているデータで前記処理対象保持手段に保持される処理対象として示されているデータを比較対象とし，前記データ保持手段に保持されているデータで比較対象と同一であるデータを取得する同一データ取得手段と，
前記処理コマンド保持手段に保持されている処理コマンドと前記同一データ取得手段で取得された同一データに応じて，利用者に対する推奨内容を作成する推奨内容作成手段と，
前記推奨内容作成手段で作成された推奨内容を保持する推奨内容保持手段とを備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記データ保持手段に代わって，登録されたデータをアクセス権と共に保持するデータ保持手段を備え，
前記処理対象保持手段で直接保持するデータもしくは前記データ保持手段に保持されているデータで前記処理対象保持手段に保持される処理対象として示されているデータのアクセス権と，前記同一データ取得手段で取得されたデータのアクセス権とを比較するアクセス権比較手段をさらに備え，
前記推奨内容作成手段に代わって，前記処理コマンド保持手段に保持されている処理コマンドと前記同一データ取得手段で取得された同一データと前記アクセス権比較手段によるアクセス権比較結果に応じて，利用者に対する推奨内容を作成する推奨内容作成手段を備えることを特徴とする前記請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項３】
前記同一データ取得手段に代わって，前記処理対象保持手段で直接保持するデータもしくは前記データ保持手段に保持されているデータで前記処理対象保持手段に保持される処理対象として示されているデータを比較対象とし，前記データ保持手段に保持されているデータで比較対象との類似性が高いデータを取得する類似データ取得手段を備え，
他の手段は前記同一データ取得手段の結果に代わって，前記類似データ取得手段の結果を利用することを特徴とする前記請求項１および２に記載のデータ管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は，複数の文書を登録してアクセス権に従った管理を行なうデータ管理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
複数のデータを登録して管理するデータ管理装置において，利用者が同一データを複数登録しようとすることがある。この場合，利用者は同一データが既に登録されていることを知らずに，新たに登録を試みることが多い。そこで，既に登録されているデータが再度登録されようとしても登録を行なわない手段を有したデータ管理装置がある。あるいは，既に登録されているデータが再度登録されようとすると，利用者に警告する手段を有したデータ管理装置がある。
【０００３】
この種のデータ管理装置として，デジタルカメラで撮影した画像を登録して管理するデータ管理装置がある。
【特許文献１】特開２００２−２４０６０号公報
【特許文献２】特開２００３−７６５９０号公報
【特許文献３】特開２００３−２５０１２４号公報
【特許文献４】特開２００１−３１９２３１号公報
【０００４】
以上の文献では，デジタルカメラで撮影した画像データをデータ管理装置に登録する際に，同じ画像データを二重に登録しないようにする手段が開示されている。特許文献１で開示されているファイル保存装置では，画像データを登録すると，画像データのファイル名と撮影日時情報を合わせて保持する。画像データを登録する際には，以前に登録されている画像データのファイル名と撮影日時情報を比較し，これらが同一の画像データが既に登録されている場合は，当該画像データを登録しないようにする手段を設けている。他の特許文献で開示されている装置や方法においても，比較する項目に違いはあるものの，同様の手段を設けている。
【０００５】
以上は，予め定めた項目が完全に一致する場合に，同一データであると判定して二重登録を回避するデータ管理装置である。しかし，データによっては，完全に一致する項目が得られない場合がある。そこで，類似性が高い場合に同一データであると判定して二重登録を回避するデータ管理装置がある。
特許文献４で開示されている画像処理装置では，画像データを登録して管理する際に，同じ画像データを二重に登録しないようにする手段が開示されている。この画像処理装置では，画像データを登録する際に，画像特徴量により類似画像を抽出する。次に，抽出された類似画像と登録画像に対して，それぞれ文字認識を行なった結果である文字列同士に対してＤＰマッチングを行ない文字列としての類似性を求める。そして，類似性が高い場合には，同一データと判定して登録を行なわない。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら，データ管理装置にデータを登録する際，必ずしも二重登録を避けるとは限らない。利用者は，時折，異なるフォルダに同一データを登録する。
【０００７】
上記従来例のデータ管理装置は，二重登録を防止するものに過ぎず，同一データが登録された後の操作については，適切な処理ができないという問題点がある。
【０００８】
また，上記従来例のデータ管理装置では，複数の利用者が使用することを考慮しておらず，アクセス権に従ったデータ管理を行なっていない。そのため，アクセス権を反映した処理ができないという問題がある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために，本発明のデータ管理装置は，登録されたデータを保持するデータ保持手段と，データに関する処理を指示するコマンドを保持する処理コマンド保持手段と，前記データ処理コマンド保持手段に保持される処理コマンドが対象とする処理対象を保持する処理対象保持手段と，前記処理対象保持手段で直接保持するデータもしくは前記データ保持手段に保持されているデータで前記処理対象保持手段に保持される処理対象として示されているデータを比較対象とし，前記データ保持手段に保持されているデータで比較対象と同一であるデータを取得する同一データ取得手段と，前記処理コマンド保持手段に保持されている処理コマンドと前記同一データ取得手段で取得された同一データに応じて，利用者に対する推奨内容を作成する推奨内容作成手段と，前記推奨内容作成手段で作成された推奨内容を保持する推奨内容保持手段とを備える。
【００１０】
あるいは，前記データ保持手段に代わって，登録されたデータをアクセス権と共に保持するデータ保持手段を備え，前記処理対象保持手段で直接保持するデータもしくは前記データ保持手段に保持されているデータで前記処理対象保持手段に保持される処理対象として示されているデータのアクセス権と，前記同一データ取得手段で取得されたデータのアクセス権とを比較するアクセス権比較手段をさらに備え，前記推奨内容作成手段に代わって，前記処理コマンド保持手段に保持されている処理コマンドと前記同一データ取得手段で取得された同一データと前記アクセス権比較手段によるアクセス権比較結果に応じて，利用者に対する推奨内容を作成する推奨内容作成手段とを備える。
【００１１】
あるいは，前記同一データ取得手段に代わって，前記処理対象保持手段で直接保持するデータもしくは前記データ保持手段に保持されているデータで前記処理対象保持手段に保持される処理対象として示されているデータを比較対象とし，前記データ保持手段に保持されているデータで比較対象との類似性が高いデータを取得する類似データ取得手段を備える。
【発明の効果】
【００１２】
データ管理装置において，利用者が登録や削除を試みた時，データ装置内に同一データがある場合に，同一データの存在を利用者に知らせるので，データ管理装置内に同一データが無意味に散逸することを防ぐ効果がある。また，アクセス権を考慮して利用者に推奨する手段を備える場合には，データ管理装置内の同一データ同士でアクセス権が異ならないようにすることで，セキュリティレベルの低下を防ぐ効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
＜実施形態１＞
以下，図面を参照して本発明の一実施形態を詳細に説明する。
【００１４】
図１は，本実施例のデータ管理装置の機能ブロックを示す図である。
【００１５】
同図において，１０１は登録されたデータを保持するデータ保持部である。本実施例のデータ管理装置が扱うデータは，テキストコードで表現された文字列から構成される文書とする。文書データは，一意に定められる文書ＩＤにより識別される。また，文書データ本体に加えて，その文書が保存されているフォルダの情報と，文書に対するアクセス権の情報も保持される。アクセス権は，当該文書にアクセス可能やユーザのユーザＩＤのリストとして保持される。
【００１６】
１０２は，データ保持部１０１に保持されているデータに対する利用者からの処理指示の内容のうち処理コマンドを保持する処理コマンド保持部である。利用者が処理指示を行なう方法としては，グラフィカルユーザインタフェースなど様々な方法があるが特に限定されるものではない。利用者の処理指示に応じて，本データ管理装置で処理可能な処理コマンドが保持される。本実施例では，処理コマンドとして，文書登録，文書削除，アクセス権変更の３種を取るが，これに限定されるわけではない。
【００１７】
１０３は，データ保持部１０１に保持されているデータに対する利用者からの処理指示の内容のうち処理対象となるデータを保持する処理対象保持部である。処理コマンド保持部１０２と同様，利用者の処理指示に応じて処理対象が保持されるが，その方法は問わない。処理対象を表現するデータ形式は，処理コマンドの種別によって異なる。処理コマンドが文書登録である場合は，登録先フォルダを示すＩＤ，登録する文書データ，文書のアクセス権が保持される。処理コマンドが文書削除である場合は，削除する文書を示すＩＤが保持される。処理コマンドがアクセス権変更である場合は，アクセス権を変更する文書のＩＤ，変更後のアクセス権が保持される。
【００１８】
１０４は，処理対象保持部１０４に保持されている文書データもしくは文書ＩＤが示す文書データと同一である文書を，データ保持部１０１に保持されているデータから探索して取得する同一データ取得部である。
【００１９】
１０５は，処理コマンド保持部１０２に保持されている処理コマンドと，同一データ取得部１０４で取得された同一データに応じて，利用者に対する推奨内容を作成する推奨内容作成部である。推奨内容の詳細は後述する。
【００２０】
１０６は，推奨内容作成部１０５で作成された推奨内容を保持する推奨内容保持部である。ここに保持された推奨内容を利用者に提示する方法としては，グラフィカルユーザインタフェースなど様々な方法があるが特に限定されるものではない。
【００２１】
図２は，本実施例におけるデータ管理装置のハードウェア構成を示す図である。同図において２０１はＣＰＵであり上記各モジュールを実現するプログラムを実行する。２０２はメモリであり，上記各モジュールを実現するプログラムやプログラムの動作に必要な領域および処理コマンド保持部１０２，処理対象保持部１０３，推奨内容保持部１０６を実現する。２０３は，ＲＯＭであり，上記各モジュールを実現するプログラムを格納する。２０４は，ディスク装置であり，データ保持部１０１を実現する。２０５はバスであり，前記各ハードウェアモジュール間のデータ転送と制御信号伝達を行なう。
【００２２】
さらには，ディスプレイへの出力やキーボード，マウスからの入力を制御するモジュールがバス２０５に結合して，処理コマンド保持部１０２および処理対象保持部１０３への入力や推奨内容保持部１０６からの出力を実現する構成をとることもある。あるいはネットワークインタフェースがバス２０５に結合して，ネットワークを介して，処理コマンド保持部１０２および処理対象保持部１０３への入力や推奨内容保持部１０６からの出力を実現する構成をとることもある。これらの構成は，本発明の要件ではないので説明を省略する。
【００２３】
図３は，データ管理装置における推奨内容作成処理の概要を示すフローチャートである。
【００２４】
本処理は，前述した何らかの入力方法により，処理コマンド保持部１０２と処理対象保持部１０３に，それぞれ処理コマンドと処理対象のデータが保持されることにより起動される。
【００２５】
ステップ３０１では，処理コマンドが文書登録であるか否かを判定する。文書登録コマンドである場合は，ステップ３０２に移る。文書登録コマンドでない場合は，ステップ３０３に移る。
【００２６】
ステップ３０２では，文書登録における推奨内容を作成する登録時推奨処理を行なう。この詳細は後述する。この結果，推奨内容保持部１０６に推奨内容を示すデータが保持され，推奨内容作成処理を終了する。この後，推奨内容保持部１０６に保持されている推奨内容を利用者に提示する処理が行なわれる。それに対する利用者の回答により，実際の文書登録，文書削除，アクセス権変更の各処理が行なわれる。
【００２７】
ステップ３０３以降も，ほぼ同じ処理である。ステップ３０３では，処理コマンドが文書削除であるか否かを判定する。文書削除コマンドである場合は，ステップ３０４に移る。文書削除コマンドでない場合は，ステップ３０５に移る。ステップ３０４では，文書削除における推奨内容を作成する削除時推奨処理を行なう。ステップ３０５では，処理コマンドが文書削除であるか否かを判定する。文書削除コマンドである場合は，ステップ３０６に移る。文書削除コマンドでない場合は処理を終了する。この場合，推奨内容保持部３０６に推奨内容は保持されない。これは推奨がないことを意味する。ステップ３０６では，アクセス権変更における推奨内容を作成するアクセス権変更時推奨処理を行なう。
【００２８】
次に，図４を用いて，登録時推奨処理の詳細を説明する。
【００２９】
ステップ４０１では，処理対象保持部１０３に保持されている登録文書のデータを比較対象として設定する。そして，ステップ４０２に移る。
【００３０】
ステップ４０２では，データ保持部１０１に保持されているデータのうち，今回の処理でまだ探索していない範囲から，ステップ４０１で比較対象としたデータと同一である文書データを探索する。双方のデータを比較し，データが全て一致する場合に同一データと判定する。未探索の文書データがなくなるか，同一である文書データが探索されるまで未探索の文書データの範囲を探索する。そして，ステップ４０３に移る。
【００３１】
ステップ４０３では，ステップ４０２の結果，同一である文書データが探索されたか否かを判別し，探索された場合はステップ４０４に移る。探索されなかった場合は，処理を終了する。
【００３２】
ステップ４０４では，探索された文書のアクセス権を取得する。そして，ステップ４０５に移る。
【００３３】
ステップ４０５では，ステップ４０４で取得したアクセス権が，登録文書のアクセス権と同じか否かを調べる。同じである場合は，ステップ４０２に戻る。異なる場合はステップ４０６に移る。
【００３４】
ステップ４０６では，ステップ４０４で取得したアクセス権と登録文書のアクセス権との違いを求め，その過不足を解消することを推奨内容として，推奨内容保持部１０６に追加する。そして，ステップ４０２に戻る。
【００３５】
以上の処理により，登録文書と同じ文書が既に存在している場合に，登録文書のアクセス権と既存文書のアクセス権に違いが生じないように利用者に警告することができる。
【００３６】
図７を用いて，文書登録時の推奨内容の例を示す。同図は，データ保持部１０１に保持されている文書の論理構造を示している。
【００３７】
同図において，７１１と７１２は文書の登録先となるフォルダである。フォルダ同士で階層構造などを構成することが多いが，本発明はフォルダ間の論理関係に依存しないので説明を省略する。７２１は文書である。文書７２１は，フォルダ７１１に登録されている。７５１は，文書７２１のアクセス権である。ここでは，ユーザＡとユーザＢがアクセス可能であることを示している。
【００３８】
この状態で，文書７２１と同一の文書をフォルダ７１２に登録するという処理コマンド，処理対象が，処理コマンド保持部１０２と処理対象保持部１０３に保持されたとする。なお，新たに登録する文書のアクセス権は，ユーザＡ，ユーザＢ，ユーザＣとする。この場合，本実施例のデータ管理装置では，同一文書７２１が存在し，そのアクセス権にはユーザＣが欠けている事を指摘する推奨内容を推奨内容保持部１０６に保持する。この推奨内容が利用者に提示されるので，利用者は，文書７２１のアクセス権にユーザＣを加えることにより，アクセス権設定の一貫性を保つことができる。
【００３９】
次に，図５を用いて，登録時推奨処理の詳細を説明する。
【００４０】
ステップ５０１では，処理対象保持部１０３に保持されている削除文書の文書ＩＤに基づき，データ保持部１０１に保持されている文書データから，当該文書ＩＤの文書データを取得し，これを比較対象として設定する。そして，ステップ５０２に移る。
【００４１】
ステップ５０２では，データ保持部１０１に保持されているデータのうち，今回の処理でまだ探索していない範囲から，ステップ５０１で比較対象としたデータと同一である文書データを探索する。双方のデータを比較し，データが全て一致する場合に同一データと判定する。未探索の文書データがなくなるか，同一である文書データが探索されるまで未探索の文書データの範囲を探索する。そして，ステップ５０３に移る。
【００４２】
ステップ５０３では，ステップ５０２の結果，同一である文書データが探索されたか否かを判別し，探索された場合はステップ５０４に移る。探索されなかった場合は，処理を終了する。
【００４３】
ステップ５０４では，ステップ５０２で取得した文書を削除することを推奨内容として，推奨内容保持部１０６に追加する。そして，ステップ５０２に戻る。
【００４４】
以上の処理により，削除文書と同じ文書が他に存在している場合に，利用者に警告することができる。これにより，利用者は，同一文書が他に残ってしまい削除が徹底されずに終わることを防げる。
【００４５】
図８を用いて，文書削除時の推奨内容の例を示す。同図は，データ保持部１０１に保持されている文書の論理構造を示している。特に説明しない限り図７と同様の表記である。
【００４６】
同図において，８１１と８１２は文書の登録先となるフォルダである。８２１と８２２は文書である。８５１は文書８２１のアクセス権，８５２は文書８２２のアクセス権である。なお，文書８２１と文書８２２は同一である。
【００４７】
この状態で，文書８２２を削除するという処理コマンド，処理対象が，処理コマンド保持部１０２と処理対象保持部１０３に保持されたとする。この場合，本実施例のデータ管理装置では，同一文書８２１が存在することを指摘する推奨内容を推奨内容保持部１０６に保持する。この推奨内容が利用者に提示されるので，利用者は，削除すべき文書が他にもあることを知り，削除しようとしている文書がデータ管理装置に残らないようにすることができる。
【００４８】
次に，図６を用いて，アクセス権変更時推奨処理の詳細を説明する。
【００４９】
ステップ６０１では，処理対象保持部１０３に保持されているアクセス権変更文書の文書ＩＤに基づき，データ保持部１０１に保持されている文書データから，当該文書ＩＤの文書データを取得し，これを比較対象として設定する。そして，ステップ６０２に移る。
【００５０】
ステップ６０２では，データ保持部１０１に保持されているデータのうち，今回の処理でまだ探索していない範囲から，ステップ６０１で比較対象としたデータと同一である文書データを探索する。双方のデータを比較し，データが全て一致する場合に同一データと判定する。未探索の文書データがなくなるか，同一である文書データが探索されるまで未探索の文書データの範囲を探索する。そして，ステップ６０３に移る。
【００５１】
ステップ６０３では，ステップ６０２の結果，同一である文書データが探索されたか否かを判別し，探索された場合はステップ６０４に移る。探索されなかった場合は，処理を終了する。
【００５２】
ステップ６０４では，探索された文書のアクセス権を取得する。そして，ステップ６０５に移る。
【００５３】
ステップ６０５では，ステップ６０４で取得したアクセス権が，変更後のアクセス権と同じか否かを調べる。同じである場合は，ステップ６０２に戻る。異なる場合はステップ６０６に移る。
【００５４】
ステップ６０６では，ステップ６０４で取得したアクセス権と変更後のアクセス権との違いを求め，その過不足を解消することを推奨内容として，推奨内容保持部１０６に追加する。そして，ステップ６０２に戻る。
【００５５】
以上の処理により，アクセス権を変更する文書と同じ文書が他に存在している場合に，各文書のアクセス権に違いが生じないように利用者に警告することができる。
【００５６】
先と同じ図８を用いて，アクセス権変更時の推奨内容の例を示す。
【００５７】
この状態で，文書８２２のアクセス権からユーザＣを削除するという処理コマンド，処理対象が，処理コマンド保持部１０２と処理対象保持部１０３に保持されたとする。この場合，本実施例のデータ管理装置では，同一文書８２１が存在し，そのアクセス権にはユーザＣが入っている事を指摘する推奨内容を推奨内容保持部１０６に保持する。この推奨内容が利用者に提示されるので，利用者は，文書８２１のアクセス権からもユーザＣを削除することにより，アクセス権設定の一貫性を保つことができる。
【００５８】
＜実施形態２＞
前記実施例では，文書の削除字に，同一文書の削除を推奨する実施例について説明した。しかし，各処理における推奨に意図的に従わない場合は，アクセス権が異なる同一文書が他に存在するケースもある。本実施例では，このようなケースにおいては，同一文書の削除ではなく，アクセス権変更を推奨するデータ管理装置の例を示す。
【００５９】
本実施例の機能ブロック，ハードウェア構成，推奨内容作成処理は，それぞれ前記実施例の図１，図２，図３と同様であるので説明を省略する。また，登録時推奨処理，アクセス権変更時推奨処理も前記実施例の図４，図６と同様である。
【００６０】
次に，図１０を用いて，削除時推奨処理の詳細を説明する。
【００６１】
ステップ１００１では，処理対象保持部１０３に保持されている登録文書のデータを比較対象として設定する。そして，ステップ１００２に移る。
【００６２】
ステップ１００２では，データ保持部１０１に保持されているデータのうち，今回の処理でまだ探索していない範囲から，ステップ１００１で比較対象としたデータと同一である文書データを探索する。双方のデータを比較し，データが全て一致する場合に同一データと判定する。未探索の文書データがなくなるか，同一である文書データが探索されるまで未探索の文書データの範囲を探索する。そして，ステップ１００３に移る。
【００６３】
ステップ１００３では，ステップ１００２の結果，同一である文書データが探索されたか否かを判別し，探索された場合はステップ１００４に移る。探索されなかった場合は，処理を終了する。
【００６４】
ステップ１００４では，探索された文書のアクセス権を取得する。そして，ステップ１００５に移る。
【００６５】
ステップ１００５では，ステップ４０４で取得したアクセス権の中に，削除文書のアクセス権に含まれるユーザが存在するか否かを調べる。存在する場合は，ステップ１００６に移る。存在しない場合はステップ１００２に戻る。
【００６６】
ステップ１００６では，ステップ１００２で取得した同一文書に対して，ステップ１００５で存在すると判定されたユーザのアクセス権を削除することを推奨内容として，推奨内容保持部１０６に追加する。そして，ステップ１００２に戻る。
【００６７】
以上の処理により，削除文書と同じ文書が他に存在している場合に，削除文書にアクセス権があるユーザを当該文書のアクセス権から削除するよう利用者に警告することができる。これにより，利用者は，文書を削除することで文書の閲覧を止めようとしたユーザが，他の同一文書を閲覧できる状態で残ってしまうことを防げる。
【００６８】
＜実施形態３＞
前記実施例では，同一文書の重複登録を許すが，アクセス権には一貫性を持たせるというポリシーで運用されるデータ管理装置に適切な推奨内容を作成する実施例について説明した。同一文書の重複登録とアクセス権の設定ポリシーは，用途に応じて変わる。例えば，同一のアクセス権を持つ同一文書は二重登録しないというポリシーが適切な場合もある。これは，同一文書であっても，登録先のフォルダによってアクセス権を変えるという利用方法を取るケースである。本実施例では，このようなポリシーにあったデータ管理装置の例を示す。
【００６９】
本実施例の機能ブロック，ハードウェア構成，推奨内容作成処理は，それぞれ前記実施例の図１，図２，図３と同様であるので説明を省略する。
【００７０】
次に，図９を用いて，登録時推奨処理の詳細を説明する。
【００７１】
ステップ９０１では，処理対象保持部１０３に保持されている登録文書のデータを比較対象として設定する。そして，ステップ９０２に移る。
【００７２】
ステップ９０２では，データ保持部１０１に保持されているデータのうち，今回の処理でまだ探索していない範囲から，ステップ９０１で比較対象としたデータと同一である文書データを探索する。双方のデータを比較し，データが全て一致する場合に同一データと判定する。未探索の文書データがなくなるか，同一である文書データが探索されるまで未探索の文書データの範囲を探索する。そして，ステップ９０３に移る。
【００７３】
ステップ９０３では，ステップ９０２の結果，同一である文書データが探索されたか否かを判別し，探索された場合はステップ９０４に移る。探索されなかった場合は，処理を終了する。
【００７４】
ステップ９０４では，探索された文書のアクセス権を取得する。そして，ステップ９０５に移る。
【００７５】
ステップ９０５では，ステップ９０４で取得したアクセス権が，登録文書のアクセス権と同じか否かを調べる。同じである場合は，ステップ９０６に移る。異なる場合はステップ９０２に戻る。
【００７６】
ステップ９０６では，ステップ９０２で取得した文書が存在するので，登録を中止することを推奨内容として，推奨内容保持部１０６に追加する。そして，ステップ９０２に戻る。
【００７７】
以上の処理により，登録文書と同一でかつアクセス権が同じ文書が既に存在している場合に，アクセス権も同じである同一文書の二重登録が生じないように利用者に警告することができる。
【００７８】
本実施例では，削除時には推奨内容を作成しない。
【００７９】
次に，図１１を用いて，アクセス権変更時推奨処理の詳細を説明する。
【００８０】
ステップ１１０１では，処理対象保持部１０３に保持されている登録文書のデータを比較対象として設定する。そして，ステップ１１０２に移る。
【００８１】
ステップ１１０２では，データ保持部１０１に保持されているデータのうち，今回の処理でまだ探索していない範囲から，ステップ１１０１で比較対象としたデータと同一である文書データを探索する。双方のデータを比較し，データが全て一致する場合に同一データと判定する。未探索の文書データがなくなるか，同一である文書データが探索されるまで未探索の文書データの範囲を探索する。そして，ステップ１１０３に移る。
【００８２】
ステップ１１０３では，ステップ１１０２の結果，同一である文書データが探索されたか否かを判別し，探索された場合はステップ１１０４に移る。探索されなかった場合は，処理を終了する。
【００８３】
ステップ１１０４では，探索された文書のアクセス権を取得する。そして，ステップ１１０５に移る。
【００８４】
ステップ１１０５では，ステップ１１０４で取得したアクセス権が，変更後のアクセス権と同じか否かを調べる。同じである場合は，ステップ１１０６に移る。異なる場合はステップ１１０２に戻る。
【００８５】
ステップ１１０６では，ステップ１１０２で取得した文書が存在するので，アクセス権変更を中止することを推奨内容として，推奨内容保持部１０６に追加する。そして，ステップ１１０２に戻る。
【００８６】
以上の処理により，アクセス権が同じである同一文書の二重登録が生じないように利用者に警告することができる。
【００８７】
＜実施形態４＞
上記各実施例では，同一文書データの取得を，全データを順次比較することで行なっていたが，他の方法で取得してもよい。例えば，以下のような方法で取得してもよい。
【００８８】
まず，データ保持部１０１に保持される文書データは，登録時にそのハッシュ値を算出して保持しておく。比較対象が定まると，比較対象のハッシュ値を求める。そして，データ保持部１０１に保持されている文書データの中から，同一のハッシュ値を持つデータに絞って，全データが同一であるかを比較する。
【００８９】
＜実施形態５＞
上記各実施例では，同一文書データであるかどうかを，全データの一致で判定していた。しかし，データの種別に応じて他の同一性判定方法を用いてもよい。
【００９０】
例えば，異種の文書フォーマットが混在する場合で，各フォーマットの本文データを抽出できる場合には，抽出したテキストデータが一致する場合に同一であると判定する方法がある。
【００９１】
あるいは，データの同一性を特定できる属性データが付与される場合は，その属性データを用いて同一性を判定すればよい。デジタルカメラの映像の場合は，先に提示した従来例で，この種の判定方法が用いられている。
【００９２】
＜実施形態６＞
上記各実施例では，同一文書であっても各実体データを複数保持していた。しかし，Ｕｎｉｘ（登録商標）オペレーティングシステムにおけるシンボリックリンクのように，実体データは一つであって，同一データに対して異なる複数の参照を持つようなデータ管理を行なってもよい。この場合は，同一データに対する各参照を，上記実施例における文書データと同様に扱うことで，本発明の目的は達せられる。例えば，ある参照を削除する場合には，同一データを指す別の参照の削除を推奨する推奨内容を作成する。
【００９３】
＜実施形態７＞
上記各実施例では，同一文書についてのみ推奨内容を作成していた。しかし，同一でなくとも類似性が高いデータについては，同一の場合と同様の推奨内容を作成してもよい。
【００９４】
例えば，テキストデータであれば，閾値以内の文字数のみが異なる場合は，同一の場合と同様に扱う方法がある。
【００９５】
＜実施形態８＞
上記各実施例では，文書登録，文書削除，アクセス権変更の全てにおいて推奨内容を作成していた。しかし，このいずれか一つあるいは一部についてのみ推奨内容を作成するだけでもよい。また，これらの処理以外について，同種の推奨内容を作成しても構わない。
【００９６】
＜実施形態９＞
上記各実施例では，推奨内容を作成するだけであり，最終的な処理内容は利用者の判断による。しかし，推奨内容に従った処理を，ユーザに問い合わせることなくデータ管理装置が実行してもよい。
【００９７】
＜実施形態１０＞
上記各実施例では，図２に示したハードウェア構成でプログラムを実行していたが，これに限定されるものではない。各機能モジュールを，図２とは異なる同種のハードウェアで実現してもよい。特に，上記各実施例で説明した処理を行なうプログラムと入出力を行なうプログラムとが同一プロセスで動作する場合，処理コマンド保持部，処理対象保持部，推奨内容保持部はＣＰＵのレジスタにおいて，プログラム実行中の一状態にすぎないという構成もある。
【００９８】
＜実施形態１１＞
なお，本発明は，複数の機器から構成されるシステムに適用しても，１つの機器からなる装置に適用してもよい。前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記録媒体を，システム或いは装置に供給し，そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても，達成されることは言うまでもない。この場合，記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり，そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００９９】
＜実施形態１２＞
プログラムコードを供給するための記録媒体としては，ＲＯＭ以外にも，例えば，フロッピー（登録商標）ディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤーＲＯＭ，ＣＤーＲ，磁気テープ，不揮発性のメモリカードなどを用いることができる。
【０１００】
＜実施形態１３＞
また，コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより，前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく，そのプログラムコードの指示に基づき，コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行ない，その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１０１】
＜実施形態１４＞
更に，記録媒体から読み出されたプログラムコードが，コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後，そのプログラムコードの指示に基づき，その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない，その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【０１０２】
【図１】本発明の実施例における機能ブロックを示す図
【図２】本発明の実施例におけるハードウェア構成を示す図
【図３】本発明の実施例における推奨内容作成処理の手順を示す図
【図４】本発明の実施例における登録時推奨処理の手順を示す図
【図５】本発明の実施例における削除時推奨処理の手順を示す図
【図６】本発明の実施例におけるアクセス権変更時推奨処理の手順を示す図
【図７】本発明の実施例における保持データの例を示す図
【図８】本発明の実施例における保持データの別の例を示す図
【図９】本発明の別の実施例における登録時推奨処理の手順を示す図
【図１０】本発明の別の実施例における削除時推奨処理の手順を示す図
【図１１】本発明の別の実施例におけるアクセス権変更時推奨処理の手順を示す図
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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