(57)【要約】      （修正有）【課題】配信サーバにおいて複数回格納されたファイル情報を蓄積し、時間や件数といった条件を満たした場合に１通のメールで複数のファイル情報を通知することができるファイル管理技術の提供。【解決手段】ファイル作成装置１から送信されるファイルとユーザ情報とを受信し、前記ユーザ情報から前記ファイルを参照するためのアドレス及び当該ファイルに関してアクセス権を有するユーザのアドレスを取得し、前記ファイルをデータベース装置に送信して送信回数をカウントし、前記送信回数が予め定められた回数となった場合に前記アクセス権を有するユーザに対して、前記送信されたファイルを参照するためのアドレスを送信回数分まとめて通知する配信装置４と、前記配信装置４からファイルを受信し、前記ファイルを参照するためのアドレス及びアクセス権を前記配信装置４に送信するデータベース装置とを備えるファイル管理システム。【選択図】図１
2006107371.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイル作成装置から送信されるファイルとユーザ情報とを受信し保持する手段と、
前記ユーザ情報から前記ファイルを参照するためのアドレス及び当該ファイルに関してアクセス権を有するユーザのアドレスを取得する手段と、
前記ファイルを参照するためのアドレスを蓄積する手段と、
前記ファイルをデータベース装置に送信する手段と、
前記ファイルの送信回数をカウントする手段と、
前記送信回数が予め定められた回数となった場合に、前記アクセス権を有するユーザのアドレスに対して、前記送信されたファイルを参照するためのアドレスを、送信回数分まとめて通知する通知手段と、を有する配信装置と、
前記配信装置からファイルを受信し格納する手段と、
前記格納されたファイルを参照するためのアドレス及びアクセス権を前記配信装置に送信する手段と、を有するデータベース装置とを備えるファイル管理システム。
【請求項２】
前記配信装置は、予め定められた時間を計時する手段を有し、
前記通知手段は、前記予め定められた時間が経過するたびに、前記アクセス権を有するユーザのアドレスに対して、前記送信されたファイルを参照するためのアドレスを、送信回数分まとめて通知することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項３】
前記配信装置は、時計手段を有し、
前記通知手段は、予め定められた時刻になるたびに、前記アクセス権を有するユーザのアドレスに対して、前記送信されたファイルを参照するためのアドレスを、送信回数分まとめて通知することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項４】
前記配信装置は、前記受信したファイルのサムネイル画像を作成する手段と、
前記作成されたサムネイル画像を蓄積する手段とを有し、
前記通知手段は、前記送信回数が予め定められた回数となった場合に、前記アクセス権を有するユーザのアドレスに対して、前記蓄積されたサムネイル画像を、送信回数分まとめて通知することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項５】
前記ファイル作成装置は、
原稿から画像情報を読み取る手段と、
前記読み取った画像情報を利用するユーザを指定する手段と、
前記読み取った画像情報を画像ファイルに変換する手段と、
前記変換によって生成された画像ファイルと、前記指定されたユーザ情報とを送信する手段とを有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のファイル管理システム。
【請求項６】
送信ファイルとユーザ情報とを受信し保持する手段と、
前記ユーザ情報から前記ファイルを参照するためのアドレス及び当該ファイルに関してアクセス権を有するユーザのアドレスを取得する手段と、
前記ファイルを参照するためのアドレスを蓄積する手段と、
前記ファイルをデータベース装置に送信する手段と、
前記ファイルの送信回数をカウントする手段と、
前記送信回数が予め定められた回数となった場合に、前記アクセス権を有するユーザのアドレスに対して、前記送信されたファイルを参照するためのアドレスを、送信回数分まとめて通知する通知手段とを具備することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項７】
送信ファイルとユーザ情報とを受信し保持する工程と、
前記ユーザ情報から前記ファイルを参照するためのアドレス及び当該ファイルに関してアクセス権を有するユーザのアドレスを取得する工程と、
前記ファイルを参照するためのアドレスを蓄積する工程と、
前記ファイルをデータベース装置に送信する工程と、
前記ファイルの送信回数をカウントする工程と、
前記送信回数が予め定められた回数となった場合に、前記アクセス権を有するユーザのアドレスに対して、前記送信されたファイルを参照するためのアドレスを、送信回数分まとめて通知する工程とを具備することを特徴とするファイル管理方法。
【請求項８】
請求項７に記載のファイル管理方法を、コンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項９】
請求項８に記載のプログラムを記憶したコンピュータ読取可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書ファイルや画像ファイル等をネットワークを介して管理するシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１に示すように、サーバに格納された画像ファイルの情報を電子メールで通知できるような文書格納システムが存在する。
【特許文献１】特開平４−３３２２３４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
従来の技術では、１回の格納につき１通の電子メールが送信される。
【０００４】
一方、１回の格納につき複数ファイルが格納されるような場合には、複数ファイル分の情報が１通の電子メールで送信されるという手段が存在する。
【０００５】
しかし、複数回の格納が一度に行われた場合、電子メールの受信者には立て続けに複数の電子メールが送信される場合があり、ユーザ側での確認作業等が煩雑になるという欠点がある。
【０００６】
本発明は上記課題を解決するためになされ、配信サーバにおいて複数回格納されたファイル情報を蓄積し、時間や件数といった条件を満たした場合に１通の電子メールで複数のファイル情報を通知することができるファイル管理技術の提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述の課題を解決し、目的を達成するために、本発明のファイル管理システムは、ファイル作成装置１から送信されるファイルとユーザ情報とを受信し保持する手段と、前記ユーザ情報から前記ファイルを参照するためのアドレス及び当該ファイルに関してアクセス権を有するユーザのアドレスを取得する手段と、前記ファイルを参照するためのアドレスを蓄積する手段と、前記ファイルをデータベース装置２に送信する手段と、前記ファイルの送信回数をカウントする手段と、前記送信回数が予め定められた回数となった場合に、前記アクセス権を有するユーザのアドレスに対して、前記送信されたファイルを参照するためのアドレスを、送信回数分まとめて通知する通知手段と、を有する配信装置４と、前記配信装置４からファイルを受信し格納する手段と、前記格納されたファイルを参照するためのアドレス及びアクセス権を前記配信装置４に送信する手段と、を有するデータベース装置２とを備える。
【０００８】
また、本発明のファイル管理装置は、送信ファイルとユーザ情報とを受信し保持する手段と、前記ユーザ情報から前記ファイルを参照するためのアドレス及び当該ファイルに関してアクセス権を有するユーザのアドレスを取得する手段と、前記ファイルを参照するためのアドレスを蓄積する手段と、前記ファイルをデータベース装置２に送信する手段と、前記ファイルの送信回数をカウントする手段と、前記送信回数が予め定められた回数となった場合に、前記アクセス権を有するユーザのアドレスに対して、前記送信されたファイルを参照するためのアドレスを、送信回数分まとめて通知する通知手段とを具備する。
【０００９】
また、本発明のファイル管理方法は、送信ファイルとユーザ情報とを受信し保持する工程と、前記ユーザ情報から前記ファイルを参照するためのアドレス及び当該ファイルに関してアクセス権を有するユーザのアドレスを取得する工程と、前記ファイルを参照するためのアドレスを蓄積する工程と、前記ファイルをデータベース装置２に送信する工程と、前記ファイルの送信回数をカウントする工程と、前記送信回数が予め定められた回数となった場合に、前記アクセス権を有するユーザのアドレスに対して、前記送信されたファイルを参照するためのアドレスを、送信回数分まとめて通知する工程とを具備する。
【００１０】
なお、本発明は、上記ファイル管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムや当該プログラムを記憶したコンピュータ読取可能な記憶媒体によっても実現可能である。
【発明の効果】
【００１１】
以上説明したように、本発明によれば、複数件数の格納情報を一括して電子メール通知することができるような文書格納システムを提供することが可能である。
【００１２】
また、電子メールの件数を削減することで、ネットワークの負荷を軽減することも可能である。
そして、電子メールの受信者が立て続けに受信した電子メールを確認する作業が煩雑になるという問題を解消することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下に、本発明に係る実施の形態について添付図面を参照して詳細に説明する。
【００１４】
尚、以下に説明する実施の形態は、本発明の実現手段としての一例であり、以下に例示される態様は、本発明が適用される装置の構成や各種条件により適宜修正又は変更されるべきものであり、本発明は以下の実施の形態に限定されるものではない。
【００１５】
また、本発明は、後述する実施形態のファイル管理機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはCPUやMPU）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【００１６】
図１は、本発明に係る実施の形態のシステム構成図である。
【００１７】
図１において、１はユーザの作成した文書や画像を読み取り、ネットワークを介して文書格納アプリケーションに送信するための画像読み取り機能を持つ複合機、２は複合機１から送られてきた文書を格納し管理するための文書管理アプリケーションが動作するＰＣ１、３はＷＥＢオプションが追加されたＷＥＢサーバが動作するＰＣ２、４は複合機１から送られてきた文書をＰＣ１上で動作する文書管理アプリケーションに格納し、さらに格納した文書のＵＲＬをＷＥＢサーバから文書管理アプリケーションを経由して取得し、また格納した文書へのユーザごとのアクセス権を文書管理アプリケーションから取得し、アクセス権を保有するユーザにのみ電子メールでＵＲＬを送信する機能を持つ文書格納アプリケーションが動作するＰＣ３、５は文書格納アプリケーションから送信された、格納された文書のＵＲＬを受信し、ユーザがその文書を閲覧、ダウンロードするためのＰＣ４である。
【００１８】
ＰＣ３において、４１は図２、図３に示すようなソフトウェアを使い、文書格納処理あるいは図５に示すような手順の格納した文書のＵＲＬをユーザに電子メール送信する処理を実行するためのＣＰＵ、４２は図２のＢＩＯＳなどの基本ソフトウェアを格納してあるＲＯＭ、４３は図２あるいは図３に示すソフトウェアをＨＤ４４から一時ロードしＣＰＵ４１が実行できるようにするためのＲＡＭ、４４は図２のＯＳあるいは図３の文書格納アプリケーションを格納してあるＨＤ、４５は図２あるいは図３に示すソフトウェアを実行する際にＵＩを操作するための入力装置、４６は図２あるいは図３に示すソフトウェアのＵＩ、実行状態などを表示するためのモニタ、４７はＰＣ２をＬＡＮに接続するためのネットワークＩ／Ｆである。
【００１９】
図２は、本実施形態のＰＣ１上で動作するソフトウェアの構成図である。
【００２０】
ＰＣ１上の各構成要素であるハードウェアの動作制御はＢＩＯＳおよびＯＳより行われる。またＬＡＮ上の通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰを使って行われ、ＯＳによってそのプロトコルのハンドリングが行われる。文書格納アプリケーションは複合機との通信、文書の格納機能を持っている。
【００２１】
図３は、文書格納アプリケーションの構成図である。
【００２２】
プロトコル制御部では、複合機との間で例えばＦＴＰ（File Transfer Protocol）のようなプロトコルを使い文書の送受信を行う。文書格納部ではプロトコル制御部から渡された文書を文書管理アプリケーションの所望の格納先に格納することができる。その際に、格納した文書のＵＲＬを文書管理アプリケーション経由でＷＥＢサーバから取得し、さらにその文書へのアクセス権を文書管理アプリケーションから取得し、これらの情報に従ってＵＲＬを含む電子メールとその電子メールを送信するユーザのリストを作成し、電子メールを送信することができる。さらに、プロトコル制御部から渡された文書を文書管理アプリケーションに格納する前に、文書画像を文字領域や写真領域といった領域に分離する像域分離処理、二値化、OCR、フォーマット変換といった画像処理を行うことができる。全体制御部はプロトコル制御部から文書格納部への文書の受け渡し、プロトコル制御部あるいは文書格納部の動作状況（受信成功、格納成功、エラーなど）を管理し、エラー発生時のユーザへのエラー通知などを行う。
【００２３】
図４は、文書格納アプリケーションから文書管理アプリケーションに文書を格納する際のユーザＩＤ、パスワードといったログイン情報と電子メール送信に使うユーザのアドレスをまとめたテーブルである。
【００２４】
図５は、文書格納アプリケーションの文書管理アプリケーションへの格納時の宛先情報のテーブルである。
【００２５】
このテーブルには宛先名称、格納先のパス、電子メール送信時のアドレス、使用するプロトコルが含まれている。文書格納アプリケーションはこのテーブルと図４のテーブルと実際に格納した文書へのアクセス権をもとに、格納した文書のＵＲＬを送信するユーザのリストを作成する。  また、この宛先情報のテーブルには、宛先毎に文書格納時のログインユーザのＩＤとパスワード、および各宛先毎の文書の画像変換処理も関連付けられている。
【００２６】
さらに、宛先情報、ログインユーザのＩＤとパスワード、画像変換処理、ＵＲＬを電子メール送信するかどうか、電子メール送信する場合にどのユーザに送るかの設定は、図３に示す設定モジュールで行うことができる。
【００２７】
図６は、本実施形態における、文書格納アプリケーションがユーザに対して文書格納先のＵＲＬと文書情報を送信する手順を示したフローチャートである。
【００２８】
まず文書格納アプリケーションではステップＳ６０１でタイマのクリアが行われる。ステップＳ６０２で複合機１からの文書を受信するとステップＳ６０３に進み、受信がなければステップＳ６１１に進む。ステップＳ６０３で複合機１から文書情報を取得し、ステップＳ６０４で通常の文書格納処理、つまり送られてきた宛先にしたがって、画像変換処理を行い、文書管理アプリケーションにログインし、格納先のパスにその文書を格納するという一連の処理を行う。そして、ステップＳ６０５では文書の格納件数をカウントアップする。
【００２９】
次にステップＳ６０６では、ＷＥＢサーバが生成した今格納した文書のＵＲＬを文書管理アプリケーション経由で取得する。さらにステップＳ６０７では文書管理アプリケーションから今格納した文書のアクセス権を取得する。
【００３０】
次にステップＳ６０８では、図４の文書管理アプリケーションへのログイン情報のテーブルと図５の宛先情報のテーブルを参照し、文書のアクセス権を保有するユーザの電子メールアドレスと宛先情報に含まれる電子メールアドレスを比較し、ＵＲＬを送信するユーザの電子メールアドレスのリストを作成する。例えば宛先Ａに送られてきた文書を格納し、その文書へのアクセス権がユーザＡにのみあった場合には、宛先Ａに対してユーザＡ（user-a@12345.co.jp）とユーザＣ（user-c@12345.co.jp）の電子メールアドレスが書かれているが、ＵＲＬを送信するユーザの電子メールアドレスのリストには、ユーザＡのアドレスのみ含まれるという処理が行われる。そして、ステップＳ６０９ではステップＳ６０３で取得した文書情報とステップＳ６０６で取得したＵＲＬとを、電子メールアドレスとともに蓄積する。
【００３１】
ステップＳ６１０では、あらかじめ定められた格納件数ごとに電子メールをまとめる処理が有効かどうかをチェックする。有効ならばステップＳ６１６へ進む。
【００３２】
ステップＳ６１１では、あらかじめ定められた時間ごとに電子メールをまとめる処理が有効かどうかをチェックする。有効ならばステップＳ６１８へ進む。
【００３３】
ステップＳ６１２では、電子メール通知すべき情報が蓄積されているかをチェックする。蓄積されていればステップＳ６１３へ進む。
【００３４】
ステップＳ６１３では、蓄積された電子メール通知情報をまとめる処理を行い、ステップＳ６１４では、前もって用意された電子メール本文に、取得した文書情報とＵＲＬとを付加し、電子メールアドレスのリストを送信先に設定した電子メールを作成し、ステップＳ６１５でその電子メールを送信して、再度ステップＳ６０２に戻り、格納文書受信チェックの状態となる。
ステップＳ６１６では、文書の格納件数をチェックしてあらかじめ定められた回数に達していればステップＳ６１７へ進み、まだであればステップＳ６０２に戻る。そして、ステップＳ６１７で格納件数をクリアしてステップＳ６１３へ進む。
【００３５】
ステップＳ６１８では、タイマをチェックしてあらかじめ定められた時間が経過していればステップＳ６１９へ進み、まだであればステップＳ６０２に戻る。そして、ステップＳ６１９でタイマをクリアしてステップＳ６１２へ進む。
【００３６】
また、ステップＳ６１８におけるタイマチェックを時計による時刻チェックに変更しても、同様の効果が期待できる。
【００３７】
以上説明したように、本実施の形態によれば図６のステップＳ６１０において、格納した文書のＵＲＬを通知する電子メールをあらかじめ定められた格納件数ごと、或いは予め定められた時間毎にまとめる処理が有効かどうかをチェックし、有効であれば予め定められた件数或いは予め定められた時間までに蓄積された電子メール情報を１つの電子メールに結合してから送信するので、電子メール送信のトラフィックを減少しネットワークへの付加を軽減することができるとともに、電子メールの受信者は複数のメールを立て続けに受信した電子メールし受信側ユーザでの電子メール確認作業が煩雑になるという問題を解消することができる。
【００３８】
また、ＵＲＬを通知する電子メールの宛先として、図５で予め設定してある電子メールアドレスのうち、登録した文書のアクセス権があるユーザのみを設定することができるので、アクセス権を設定した登録文書に対するセキュリティを確保できる。
【図面の簡単な説明】
【００３９】
【図１】本発明に係る実施形態のシステム構成図である。
【図２】本実施形態のＰＣ１上で動作するソフトウェアの構成図である。
【図３】本実施形態の文書格納アプリケーションのモジュール構成図である。
【図４】文書格納アプリケーションの文書格納時の文書管理アプリケーションへのログイン情報のテーブルを例示する図である。
【図５】文書格納アプリケーションの文書格納時の宛先情報のテーブルを例示する図である。
【図６】文書格納アプリケーションがユーザに対して文書情報と文書格納先のＵＲＬとを一定格納件数あるいは一定時間ごとにメール通知する手順を示したフローチャートである。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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