(57)【要約】      （修正有）【課題】実際の画像にアクセスしなくても文書の内容をある程度把握する事ができるような文書格納システムを提供する。【解決手段】画像ファイルから文字情報を抽出する画像のＯＣＲ解析手段を有する画像配信サーバを用いて、画像データベース情報の画像ファイルのアドレス（ＵＲＬ）とともに抽出文字情報をメール通知する。これにより、実際の画像にアクセスしなくても文書の内容をある程度把握することができる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像ファイルを受信する手段と、
前記受信手段によって受信した画像ファイルを格納する手段と、
前記格納手段によって格納された画像ファイルを参照するためのアドレスを通知する手段とを有する画像データベースと、
原稿から画像情報を読み取る手段と、
前記読み取り手段によって取得される画像情報を利用するユーザを指定する手段と、
前記読み取り手段によって取得した画像情報を画像ファイルに変換する手段と、
前記変換手段によって生成された画像ファイルと、前記指定手段によって指定されたユーザの情報とを送信する手段とを有するネットワークデバイスと、
前記ネットワークデバイスから送信された画像ファイルとユーザの情報とを受信する手段と、
前記受信手段によって受信した画像ファイルから文字情報を取得する手段と、
前記受信手段によって受信したユーザの情報からメールアドレスを検索する手段と、
前記受信手段によって受信した画像ファイルか、あるいはその画像ファイルに何らかの画処理を加えた画像ファイルを前記画像データベースに送信する手段と、
前記画像データベースから通知された画像ファイルを参照するためのアドレスを受信する手段と、
前記検索手段によって得られたメールアドレスに対して、前記取得手段によって得られた文字情報と、前記受信手段によって得られた画像ファイルを参照するためのアドレスとから成るメールを送信する手段とを有する画像配信サーバとによって構成される文書格納システム。
【請求項２】
請求項１の文書格納システムにおいて、
画像配信サーバが、
画像ファイルから取得した文字情報をあらかじめ決められたルールに則って文字列に短縮する手段を有し、
画像ファイルから取得した文字情報の代わりに、前記短縮手段によって得られた文字列をメール送信するような文書格納システム。
【請求項３】
請求項１の文書格納システムにおいて、
画像配信サーバが、
画像ファイルから文字が書かれている領域を識別する手段と、
前期識別手段によって得られた文字領域上の文字情報を取得する手段とを有し、
画像ファイル全体から取得した文字情報の代わりに、前記識別手段によって得られた１つ以上の文字領域から取得した文字情報をメール送信するような文書格納システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書格納システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
格納された画像ファイルを参照するためのアドレスをメールで通知できるような文書格納システムが存在する。
【０００３】
又、従来例としては、例えば特許文献１と特許文献２と特許文献３をあげることが出来る。
【特許文献１】特開平１０−１０７９８９号公報
【特許文献２】特開２０００−３４９９５２号公報
【特許文献３】特表５２１５３０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の技術では、通知されたアドレスにアクセスするまで、実際の画像ファイルの内容がユーザにはわからないという課題がある。
【０００５】
また、格納された画像ファイルを参照するためのアドレスと一緒に、実際の画像ファイルを添付するという手段がある。
【０００６】
しかし、特にサイズの大きなカラー文書では、メールの転送量が制限されて画像ファイルを送受信できない場合がある。
【０００７】
また、格納された画像ファイルを縮小した、いわゆるサムネイル画像を添付するという手段がある。
【０００８】
しかし、通信のセキュリティを高めるために、ファイルの添付自体を制限している場合がある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明は上記の課題を解決するためのものであり、画像ファイルから文字情報を取得する手段を有する画像配信サーバから、画像データベース上の画像ファイルのアドレスと、画像ファイルから取得した文字情報とを併せてメールで通知するような文書格納システムである。
【発明の効果】
【００１０】
以上のように本発明では画像ファイルにアクセスするためのアドレスと画像ファイルから抽出した文字情報とをユーザにメールで通知することで、実際の画像にアクセスしなくても文書の内容をある程度把握する事ができるような文書格納システムを提供する事が可能である。
【００１１】
また、メールにファイルを添付しないで文字情報だけをメール本文に含む事で、ネットワークの付加を軽減し、セキュリティなどの理由で制限の厳しいネットワーク環境においても利用が可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を用いて本発明の実施例について説明する。
【００１３】
図１は、本実施例の構成を示すブロック図である。
【００１４】
図中１はユーザの文書を読み取りネットワークを介して文書格納アプリケーションに送信するための画像読み取り機能を持つ複合機、２は複合機１から送られてきた文書を格納し管理するための文書管理アプリケーションが動作するＰＣ１、３はＷＥＢオプションが追加されＷＥＢサーバが動作するＰＣ２、４は複合機１から送られてきた文書をＰＣ１上で動作する文書管理アプリケーションに格納し、さらに格納した文書のＵＲＬをＷＥＢサーバから文書管理アプリケーションを経由して取得し、また格納した文書へのユーザごとのアクセス権を文書管理アプリケーションから取得し、アクセス権を保有するユーザにのみメールでＵＲＬを送信する機能を持つ文書格納アプリケーションが動作するＰＣ３、５は文書格納アプリケーションから送信された、格納された文書のＵＲＬを受信し、ユーザがその文書を閲覧、ダウンロードするためのＰＣ４である。
【００１５】
ＰＣ３の４１は、図２、図３に示すようなソフトウェアを使い、文書格納処理あるいは図５に示すような手順の格納した文書のＵＲＬをユーザにメール送信する処理を実行するためのＣＰＵ、４２は図２のＢＩＯＳなどの基本ソフトウェアを格納してあるＲＯＭ、４３は図２あるいは図３に示すソフトウェアをＨＤ４４から一時ロードしＣＰＵ４１が実行できるようにするためのＲＡＭ、４４は図２のＯＳあるいは図３の文書格納アプリケーションを格納してあるＨＤ、４５は図２あるいは図３に示すソフトウェアを実行する際にＵＩを操作するための入力装置、４６は図２あるいは図３に示すソフトウェアのＵＩ、実行状態などを表示するためのモニタ、４７はＰＣ２をＬＡＮに接続するためのネットワークＩ／Ｆである。
【００１６】
図２は、本実施例のＰＣ１上で動作するソフトウェアの構成図である。
【００１７】
ＰＣ１上のそれぞれの構成要素のハードウェアの動作制御はＢＩＯＳおよびＯＳより行われるまたＬＡＮ上の通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰを使って行われ、ＯＳによってそのプロトコルのハンドリングが行われる。文書格納アプリケーションは複合機との通信、文書の格納機能を持っている。
【００１８】
図３は、文書格納アプリケーションの構成図である。
【００１９】
プロトコル制御部では、複合機との間で例えばＦＴＰのようなプロトコルを使い文書の送受信を行う。文書格納部ではプロトコル制御部から渡された文書を文書管理アプリケーションの所望の格納先に格納することができる。その際に、格納した文書のＵＲＬを文書管理アプリケーション経由でＷＥＢサーバから取得し、さらにその文書へのアクセス権を文書管理アプリケーションから取得し、これらの情報に従ってＵＲＬを含むメールとそのメールを送信するユーザのリストを作成し、メールを送信することができる。さらに、プロトコル制御部から渡された文書を文書管理アプリケーションに格納する前に、ブロックセレクション、二値化、ＯＣＲ、フォーマット変換といった画像処理を行うことができる。全体制御部はプロトコル制御部から文書格納部への文書の受け渡し、プロトコル制御部あるいは文書格納部の動作状況（受信成功、格納成功、エラーなど）を管理し、エラー発生時のユーザへのエラー通知などを行う。
【００２０】
図４は、文書格納アプリケーションから文書管理アプリケーションに文書を格納する際のユーザＩＤ、パスワードといったログイン情報とメール送信に使うユーザのアドレスをまとめたテーブルである。
【００２１】
図５は、文書格納アプリケーションの文書管理アプリケーションへの格納時の宛先情報のテーブルである。
【００２２】
このテーブルには宛先名称、格納先のパス、メール送信時のアドレス、使用するプロトコルが含まれている。文書格納アプリケーションはこのテーブルと図４のテーブルと実際に格納した文書へのアクセス権をもとに、ＵＲＬを送信するユーザのリストを作成する。
【００２３】
またこの宛先情報のテーブルには、宛先毎に文書格納時のログインユーザのＩＤとパスワード、および各宛先毎の文書の画像変換処理も関連付けられている。
【００２４】
さらに宛先情報、ログインユーザのＩＤとパスワード、画像変換処理、ＵＲＬをメール送信するかどうか、メール送信する場合にどのユーザに送るかの設定は、図３に示す設定モジュールで行うことができる。
【００２５】
図６は、本実施例における、文書格納アプリケーションがユーザに対して文書格納先のＵＲＬと文書から抽出した文字情報とを送信する手順を示したフローチャートである。
【００２６】
まず複合機では、ステップＳ５１では複合機１からの文書受信待ちの状態となっている。ここで文書を受信すると、ステップＳ５２に進み、送られてきた画像から文字情報を抽出し、ステップＳ５３に進む。ステップＳ５２で行われる文字情報抽出処理については後述する。
【００２７】
ステップＳ５３では通常の文書格納処理、つまり送られてきた宛先に従って、画像変換処理を行い、文書管理アプリケーションにログインし、格納先のパスにその文書を格納するという一連の処理を行う。
【００２８】
次にステップＳ５４では、ＷＥＢサーバが生成した今格納した文書のＵＲＬを文書管理アプリケーション経由で取得する。さらにステップＳ５５では文書管理アプリケーションから今格納した文書のアクセス権を取得する。
【００２９】
次にステップＳ５６では、図４の文書管理アプリケーションへのログイン情報のテーブルと図５の宛先情報のテーブルを参照し、文書のアクセス権を保有するユーザのメールアドレスと宛先情報に含まれるメールアドレスを比較し、ＵＲＬを送信するユーザのメールアドレスのリストを作成する。例えば宛先Ａに送られてきた文書を格納し、その文書へのアクセス権がユーザＡにのみあった場合には、宛先Ａに対してユーザＣのメールアドレスが書かれているが、ＵＲＬを送信するユーザのメールアドレスのリストには、ユーザＡのアドレスのみ含まれるという処理が行われる。
【００３０】
ステップＳ５７では、前もって用意されたメール本文に取得したＵＲＬと、ステップＳ５２で抽出した文字情報とを付加し、メールアドレスのリストを送信先に設定したメールを作成し、ステップＳ５８でそのメールを送信して、再度ステップＳ５１に戻り、格納文書受信待ちの状態となる。
【００３１】
図７は、図６のステップＳ５２で行われる文字情報抽出処理の例を示した図である。
【００３２】
７−１は文書全体に対してＯＣＲ処理を行って全文の文字情報を抽出する手法である。
【００３３】
７−２は文字を含む矩形領域に対してブロック選択処理を行い、最上段左端に位置するブロックに対してＯＣＲ処理を行って文字情報を抽出する手法である。
【００３４】
７−３は７−２同様にブロック選択処理を行い、一番大きなフォントを含むブロックに対してＯＣＲ処理を行って文字情報を抽出する手法である。
【００３５】
いずれの場合も、あらかじめ設定された最初の数行を文字情報として抽出することも有効である。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本実施例のハードウェアの構成を示すブロック図
【図２】本実施例のＰＣ１上で動作するソフトウェアの構成図
【図３】本実施例の文書格納アプリケーションのモジュール構成図
【図４】文書格納アプリケーションの文書格納時の文書管理アプリケーションへのログイン情報のテーブル
【図５】文書格納アプリケーションの文書格納時の宛先情報のテーブル
【図６】文書格納アプリケーションがユーザに対して文書格納先のＵＲＬと文書から抽出した文字情報とを送信する手順を示したフローチャート
【図７】文字情報抽出処理の例を示した図
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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