(57)【要約】【課題】機密書類管理方法において、利用者に負担をかけずに機密書類の入出庫セキュリティを高めること。【解決手段】機密書類管理方法は、出庫された保管バケット８に係るバケット識別ラベル及びホルダー識別ラベルを出庫者端末４で読取ってバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む出庫情報を生成して出庫者端末４から管理センタサーバに送信する工程と、入庫する保管バケット８に係るバケット識別ラベル及びホルダー識別ラベルを入庫者端末５で読取ってバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む入庫指示を生成して管理センタサーバに送信する工程と、この送信された入庫指示に含まれたバケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報との組合せが以前に送信された出庫情報の組合せと同じであるか管理センタサーバで判定する工程と、その判定結果を管理センタサーバから入庫者端末５に送信する工程とを有する。【選択図】図２
2006176234.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
機密書類を格納する格納部と読取り可能に貼着されたホルダー識別ラベルとを備えるホルダーと、前記ホルダーを格納する格納部と読取り可能に貼着されたバケット識別ラベルとを備える保管バケットと、前記保管バケットを倉庫内の任意の位置に保管するフリーロケーション型の自動倉庫と、出庫者が管理する出庫者端末と、前記出庫者端末と独立して設置されると共に入庫者が管理する入庫者端末と、前記出庫者端末、前記入庫者端末及び前記自動倉庫に通信回線を介して接続される管理センタサーバとを備える機密書類管理システムを用いて、前記機密書類を管理する機密書類管理方法において、
出庫された前記保管バケットに係るバケット識別ラベル及びホルダー識別ラベルを前記出庫者端末で読取ってバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む出庫情報を生成して前記出庫者端末から前記管理センタサーバに送信する工程と、
入庫する前記保管バケットに係るバケット識別ラベル及びホルダー識別ラベルを前記入庫者端末で読取ってバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む入庫指示を生成して前記管理センタサーバに送信する工程と、
この送信された入庫指示に含まれたバケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報との組合せが以前に送信された出庫情報の組合せと同じであるかを前記管理センタサーバで判定する工程と、
その判定結果を前記管理センタサーバから前記入庫者端末に送信する工程とを有する
ことを特徴とする機密書類管理方法。
【請求項２】
機密書類を格納する格納部と読取り可能に貼着されたホルダー識別ラベルとを備えるホルダーと、
前記ホルダーを格納する格納部と読取り可能に貼着されたバケット識別ラベルとを備える保管バケットと、
前記保管バケットを倉庫内の任意の位置に保管するフリーロケーション型の自動倉庫と、
出庫者が管理する出庫者端末と、
前記出庫者端末と独立して設置されると共に入庫者が管理する入庫者端末と、
前記出庫者端末、前記入庫者端末及び前記自動倉庫に通信回線を介して接続される管理センタサーバとを備える機密書類管理システムにおいて、
前記出庫者端末は出庫された前記保管バケットに係るバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む出庫情報を生成して前記管理センタサーバに出す機能を有し、
前記入庫者端末は、入庫する前記保管バケットに係るバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む入庫指示を生成して前記管理センタサーバに出す機能を有し、
前記管理センタサーバは、前記入庫者端末からの入庫指示に含まれたバケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報との組合せが以前に出庫した前記保管バケットに係る組合せと同じであるかを判定する機能と、その判定結果を前記入庫者端末に出す機能とを有する
ことを特徴とする機密書類管理システム。
【請求項３】
請求項２に記載の機密書類管理システムにおいて、前記入庫者端末からの入庫指示に含まれたバケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報との組合せと以前に出庫した前記保管バケットに係る組合せとが同じである判定の場合に、前記入庫者端末からの当該入庫指示に基づく前記自動倉庫への入庫指示を出さないようにする機能を備えることを特徴とする機密書類管理システム。
【請求項４】
請求項２に記載の機密書類管理システムにおいて、前記出庫者端末は前記識別ラベル及び前記ホルダー識別ラベルを読取る機能を有する出庫者ハンディターミナルを付属して備え、前記入庫者端末は前記識別ラベル及び前記ホルダー識別ラベルを読取る機能を有する入庫者ハンディターミナルを付属して備えることを特徴とする機密書類管理システム。
【請求項５】
請求項３に記載の機密書類管理システムにおいて、出庫者ハンディターミナルは前記自動倉庫への出庫指示を入力する機能を備え、前記入庫者ハンディターミナルは前記自動倉庫への入庫指示を入力する機能を備えることを特徴とする機密書類管理システム。
【請求項６】
機密書類を格納する格納部と読取り可能に貼着されたホルダー識別ラベルとを備えるホルダーと、
前記ホルダーを格納する格納部と読取り可能に貼着されたバケット識別ラベルとを備える保管バケットと、
前記保管バケットを倉庫内の任意の位置に保管するフリーロケーション型の自動倉庫と、
出庫者が管理する出庫者端末と、
前記出庫者端末と独立して設置されると共に入庫者が管理する入庫者端末と、
前記出庫者端末及び前記入庫者端末が設置され且つ前記機密書類を用いた作業が行なわれる作業場を監視する監視装置と、
前記出庫者端末、前記入庫者端末、前記自動倉庫及び利用者端末に通信回線を介して接続される管理センタサーバとを備える機密書類管理システムにおいて、
前記ホルダーは読取り可能に貼着されたホルダー識別ラベルを備え、
前記保管バケットは、前記ホルダーを格納する格納部と、読取り可能に貼着されたバケット識別ラベルとを備え、
前記自動倉庫は前記保管バケットを倉庫内の任意の位置に保管するフリーロケーション型自動倉庫で構成され、
前記出庫者端末は、前記バケット識別ラベル及び前記ホルダー識別ラベルを読取る機能と、前記管理センタサーバからの指示に基づいて出庫者が入力した出庫指示を前記管理センタサーバに出す機能と、出庫された前記保管バケットに係るバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む出庫情報を生成して前記管理センタサーバに出す機能とを有し、
前記入庫者端末は、前記バケット識別ラベル及び前記ホルダー識別ラベルを読取る機能と、入庫する前記保管バケットに係るバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む入庫指示を生成して前記管理センタサーバに出す機能とを有し、
前記管理センタサーバは、前記保管バケットの保管を委任した利用者が管理する前記利用者端末からの指示に基づいて前記出庫者端末に指示を出す機能と、前記出庫者端末からの出庫指示に基づいて前記自動倉庫に当該保管バケットの出庫指示を出す機能と、前記入庫者端末からの入庫指示に含まれたバケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報との組合せが以前に出庫した前記保管バケットに係る組合せと同じであるかを判定する機能と、その判定結果が同じ組合せでない場合に前記自動倉庫に当該保管バケットの入庫指示を出すと共にその判定結果が同じ組合せである場合に前記入庫者端末に入庫不許可通知を出す機能とを有する、
機密書類管理システム。
【請求項７】
請求項６に記載の機密書類管理システムにおいて、前記監視装置は、前記作業場の作業状況を撮影する複数の監視カメラと、前記監視カメラを制御する制御装置とを備えることを特徴とする機密書類管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、機密書類管理方法及び機密書類管理システムに係り、特に、機密書類を自動倉庫に保管して必要に応じて入出庫する機密書類管理方法及び機密書類管理システムに好適なものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の機密書類の保管・移送用セキュリティシステムとして、特開平６−２６３２０４号公報（特許文献１）に示されたものがある。この機密書類の保管・移送用セキュリティシステムは、機密書類の保管倉庫での保管はもとより、ユーザ（利用者）のオフィス内の保管を厳重にし、かつアクセス情報をも管理可能とし、さらに、ユーザ側保管システムと保管倉庫との間の機密書類の移送も厳重に管理するためになされたものである。
【０００３】
この保管・移送用セキュリティシステムは、ユーザが機密書類を保管するためのユーザ側保管システムと、倉庫側制御コンピュータにより制御される格納装置が保管倉庫内に設置されてなる保管倉庫システムと、ユーザ側保管システムから保管倉庫システム側へ重要機密書類を移送するため、該機密書類を搭載可能な車載用トランクを有する移送車と、セキュリティキャビネットへのアクセスデータ及びセキュリティボックスの保管・移送状況のデータ等を管理する統合コンピュータと、を備えてなり、該機密書類を特定者のみがアクセス可能な状況下で保管しかつ移送するものである。
【０００４】
前記ユーザ側保管システムは、機密書類を収容可能であって特定者のみが開閉可能に構成されたセキュリティボックスと、ユーザ近傍の適宜箇所で不動に固定されると共に、機密書類を収容したセキュリティボックスを又は機密書類を直接格納して特定者のみが個別に出し入れ可能な複数の格納部を有するセキュリティキャビネットと、ユーザ用コンピュータと、を備えて構成されている。
【０００５】
また、前記保管倉庫システムは、保管倉庫内にセキュリティボックスを格納可能な格納装置と、該格納装置の制御が可能な倉庫側制御コンピュータと、保管倉庫の出入口付近に配設されて入出庫されるセキュリティボックスのチェックをするゲート装置と、備えて構成されている。この倉庫側制御コンピュータは、上記ゲート装置及び格納装置とケーブルを介して結ばれており、暗証番号等のキーワードを入力することにより所定の画面が表示され、倉庫側担当者のみが使用可能に構成されている。すなわち、ゲート装置及び格納装置の動作は、セキュリティボックスの搬入状況に応じてこの倉庫側制御コンピュータにより電子的に自動制御される。
【０００６】
さらに、前記統合コンピュータは、ユーザ用コンピュータ及び倉庫側制御コンピュータのそれぞれと回線を介して結ばれ、かつ移送車に搭載される通信装置と交信可能な通信手段を有している。
【０００７】
【特許文献１】特開平６−２６３２０４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、かかる従来の機密書類の保管・移送用セキュリティシステムでは、セキュリティボックスに対する機密書類の格納作業及び取出し作業をユーザ自身がユーザ側保管システムの中で行なうものであるため、ユーザが機密書類の閲覧や複写等を必要とする度に、保管倉庫システムからユーザ側保管システムへ移送車で移送しなければならないという面倒があると共に、それに伴うユーザ側の作業負担が大きくなるという問題があった。
【０００９】
そこで、セキュリティボックスに対する機密書類の格納作業及び取出し作業を倉庫側担当者が保管倉庫システムの中で行なうようにすることが考えられる。しかし、その場合には、倉庫側担当者の作業に対するセキュリティ体制を確立することが必要となる。
【００１０】
本発明の目的は、利用者に負担をかけずに機密書類の入出庫セキュリティを高められる機密書類管理方法及び機密書類管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
前述の目的を達成するための本発明の第１の態様は、機密書類を格納する格納部と読取り可能に貼着されたホルダー識別ラベルとを備えるホルダーと、前記ホルダーを格納する格納部と読取り可能に貼着されたバケット識別ラベルとを備える保管バケットと、前記保管バケットを倉庫内の任意の位置に保管するフリーロケーション型の自動倉庫と、出庫者が管理する出庫者端末と、前記出庫者端末と独立して設置されると共に入庫者が管理する入庫者端末と、前記出庫者端末、前記入庫者端末及び前記自動倉庫に通信回線を介して接続される管理センタサーバとを備える機密書類管理システムを用いて、前記機密書類を管理する機密書類管理方法において、出庫された前記保管バケットに係るバケット識別ラベル及びホルダー識別ラベルを前記出庫者端末で読取ってバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む出庫情報を生成して前記出庫者端末から前記管理センタサーバに送信する工程と、入庫する前記保管バケットに係るバケット識別ラベル及びホルダー識別ラベルを前記入庫者端末で読取ってバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む入庫指示を生成して前記管理センタサーバに送信する工程と、この送信された入庫指示に含まれたバケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報との組合せが以前に送信された出庫情報の組合せと同じであるかを前記管理センタサーバで判定する工程と、その判定結果を前記管理センタサーバから前記入庫者端末に送信する工程とを有する。
【００１２】
前述の目的を達成するための本発明の第２の態様は、機密書類を格納する格納部と読取り可能に貼着されたホルダー識別ラベルとを備えるホルダーと、前記ホルダーを格納する格納部と読取り可能に貼着されたバケット識別ラベルとを備える保管バケットと、前記保管バケットを倉庫内の任意の位置に保管するフリーロケーション型の自動倉庫と、出庫者が管理する出庫者端末と、前記出庫者端末と独立して設置されると共に入庫者が管理する入庫者端末と、前記出庫者端末、前記入庫者端末及び前記自動倉庫に通信回線を介して接続される管理センタサーバとを備える機密書類管理システムにおいて、前記出庫者端末は出庫された前記保管バケットに係るバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む出庫情報を生成して前記管理センタサーバに出す機能を有し、前記入庫者端末は、入庫する前記保管バケットに係るバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む入庫指示を生成して前記管理センタサーバに出す機能を有し、前記管理センタサーバは、前記入庫者端末からの入庫指示に含まれたバケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報との組合せが以前に出庫した前記保管バケットに係る組合せと同じであるかを判定する機能と、その判定結果を前記入庫者端末に出す機能とを有する
構成にしたことにある。
【００１３】
係る本発明の第２の態様におけるより好ましい具体的な構成例は次の通りである。
（１）前記入庫者端末からの入庫指示に含まれたバケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報との組合せと以前に出庫した前記保管バケットに係る組合せとが同じである判定の場合に、前記入庫者端末からの当該入庫指示に基づく前記自動倉庫への入庫指示を出さないようにする機能を備えること。
（２）前記出庫者端末は前記識別ラベル及び前記ホルダー識別ラベルを読取る機能を有する出庫者ハンディターミナルを付属して備え、前記入庫者端末は前記識別ラベル及び前記ホルダー識別ラベルを読取る機能を有する入庫者ハンディターミナルを付属して備えること。
（３）出庫者ハンディターミナルは前記自動倉庫への出庫指示を入力する機能を備え、前記入庫者ハンディターミナルは前記自動倉庫への入庫指示を入力する機能を備えること。
【００１４】
前述の目的を達成するための本発明の第３の態様は、機密書類を格納する格納部と読取り可能に貼着されたホルダー識別ラベルとを備えるホルダーと、前記ホルダーを格納する格納部と読取り可能に貼着されたバケット識別ラベルとを備える保管バケットと、前記保管バケットを倉庫内の任意の位置に保管するフリーロケーション型の自動倉庫と、庫者が管理する出庫者端末と、前記出庫者端末と独立して設置されると共に入庫者が管理する入庫者端末と、前記出庫者端末及び前記入庫者端末が設置され且つ前記機密書類を用いた作業が行なわれる作業場を監視する監視装置と、前記出庫者端末、前記入庫者端末、前記自動倉庫及び利用者端末に通信回線を介して接続される管理センタサーバとを備える機密書類管理システムにおいて、前記ホルダーは読取り可能に貼着されたホルダー識別ラベルを備え、前記保管バケットは、前記ホルダーを格納する格納部と、読取り可能に貼着されたバケット識別ラベルとを備え、前記自動倉庫は前記保管バケットを倉庫内の任意の位置に保管するフリーロケーション型自動倉庫で構成され、前記出庫者端末は、前記バケット識別ラベル及び前記ホルダー識別ラベルを読取る機能と、前記管理センタサーバからの指示に基づいて出庫者が入力した出庫指示を前記管理センタサーバに出す機能と、出庫された前記保管バケットに係るバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む出庫情報を生成して前記管理センタサーバに出す機能とを有し、前記入庫者端末は、前記バケット識別ラベル及び前記ホルダー識別ラベルを読取る機能と、入庫する前記保管バケットに係るバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む入庫指示を生成して前記管理センタサーバに出す機能とを有し、前記管理センタサーバは、前記保管バケットの保管を委任した利用者が管理する前記利用者端末からの指示に基づいて前記出庫者端末に指示を出す機能と、前記出庫者端末からの出庫指示に基づいて前記自動倉庫に当該保管バケットの出庫指示を出す機能と、前記入庫者端末からの入庫指示に含まれたバケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報との組合せが以前に出庫した前記保管バケットに係る組合せと同じであるかを判定する機能と、その判定結果が同じ組合せでない場合に前記自動倉庫に当該保管バケットの入庫指示を出すと共にその判定結果が同じ組合せである場合に前記入庫者端末に入庫不許可通知を出す機能とを有する構成である。
【００１５】
係る本発明の第３の態様におけるより好ましい具体的構成例は次の通りである。
（１）前記監視装置は、前記作業場の作業状況を撮影する複数の監視カメラと、前記監視カメラを制御する制御装置とを備えること。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、利用者に負担をかけずに機密書類の入出庫セキュリティを高められる機密書類管理方法及び機密書類管理システムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、本発明に係る機密書類管理方法及び機密書類管理システムの一実施例を図１から図１０を用いて説明する。
【００１８】
まず、本実施例の機密書類管理システム１０の概要について、図１から図３を参照しながら説明する。
【００１９】
機密書類管理システム１０は、図１及び図２に示すように、契約書などの機密書類１１を格納するホルダー９と、ホルダー９を格納する保管バケット８と、保管バケット８を自動入出庫する自動倉庫７と、出庫者が管理する出庫者端末４と、入庫者が管理する入庫者端末５と、作業場１２を監視する監視装置６と、管理センタが管理する管理センタサーバ３と、を備えて構成されている。
【００２０】
管理センタサーバ３、出庫者端末４、入庫者端末、自動倉庫７及び利用者端末２は、それぞれ通信回線１を介して接続され、これらの間の送受信は全てこの通信回線１を介して行なわれる。通信回線１には、有線及び無線による通信回線が含まれると共に、携帯電話回線、電話回線、インターネット網及び通信衛星回線等の通信回線も含まれる。本実施例では、図１に示すように、出庫者端末４、入庫者端末５及び自動倉庫７及び管理センタサーバ３の間は有線ネットワークＬＡＮの通信回線１ａで接続され、利用者端末２と管理センタサーバ３との間はインターネットの通信回線１ｂで接続されており、通信回線１ａと通信回線１ｂにより通信回線１が構成されている。
【００２１】
利用者端末２は、自動倉庫７に機密書類１１の保管を委任する利用者が管理する端末であって、管理センタサーバ３に多数接続される。
【００２２】
保管バケット８は、図３に示すように、ホルダー９を格納するものであり、読取り可能に貼着されたバケット識別ラベル８ａと、複数のホルダー９を格納する格納部８ｂとを備えている。バケット識別ラベル８ａは、保管バケット８の前面部に貼着されており、ホルダー９を格納した状態で出庫者ハンディターミナル４ａにより読取り可能となっている。
【００２３】
ホルダー９は、機密書類１１を収納して保持するものであり、読取り可能に貼着されたホルダー識別ラベル９ａ、施錠部とを備えている。ホルダー識別ラベル９ａは、ホルダー９の上縁に設けられた耳部９ｂに貼着されており、機密書類１１を収納した状態で出庫者ハンディターミナル４ａにより読取り可能となっている。本実施例では、バケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報とが直接的に関連付けられることなく独立した情報となっている。
【００２４】
自動倉庫７は、保管バケット８を倉庫内の任意の位置に保管するフリーロケーション型自動倉庫であり、保管棚、移送装置及び制御装置を備えている。自動倉庫７は、図２に示すように、作業場１２と隣接されているが、作業者は自動倉庫７内に出入りできないように仕切られている。保管バケット８は自動倉庫７からコンベア装置１３を通して入出庫される。このコンベア装置１３は、自動倉庫７から作業場１２に延び、作業場１２から自動倉庫７に戻るように敷設されている。コンベア装置１３は、図示例では１つのラインで構成されているが、１つの出庫口と複数の作業ラインと１つの入庫口とで構成されていてもよい。
【００２５】
作業場１２には出庫者端末４及び入庫者端末５が設置され、作業場１２で出庫作業、入庫作業及び且つ機密書類１１を用いた作業などが行なわれる。監視装置６は、作業場１２で行なわれる作業状況を撮影する複数の監視カメラ６ａと、この監視カメラ６ａを制御する制御装置６ｂとを備えている。制御装置６ｂは通信回線１ａを介して管理センタサーバ３と接続されている。監視装置６による作業状況の撮影により、後述する機密書類管理システム１０のセキュリティ機能をより一層高めることができる。
【００２６】
管理センタサーバ３は、主な機能として、利用者端末２からの指示に基づいて出庫者端末４に指示を出す機能と、出庫者端末４からの出庫指示に基づいて自動倉庫７に当該保管バケット８の出庫指示を出す機能と、入庫者端末５からの入庫指示に含まれたバケット識別ラベル情報とホルダー識別ラベル情報との組合せが以前に出庫した保管バケットに係る組合せと同じであるかを判定する機能と、その判定結果が同じ組合せでない場合に自動倉庫７に当該保管バケット８の入庫指示を出しその判定結果が同じ組合せである場合に入庫者端末５に入庫不許可通知を出す機能とを有している。判定に用いるバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報は、バケット識別ラベル８ａ及びホルダー識別ラベル９ａの一部の情報であってもよく、それらを加工した情報であってもよい。
【００２７】
出庫者端末４は、保管バケット８を自動倉庫７から出庫するための出庫指示を出すものであり、作業場１２への出庫口の近傍に設置されると共に、バケット識別ラベル８ａ及びホルダー識別ラベル９ａを読取るための出庫者ハンディターミナル４ａを付属して備えている。出庫者端末４は、主な機能として、管理センタサーバ３からの指示に基づいて出庫者が入力した出庫指示を管理センタサーバ３に出す機能と、出庫された保管バケット８及びホルダー９に係るバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報の情報を管理センタサーバ３に出す機能とを有している。このバケット識別ラベル情報は出庫された保管バケット８のバケット識別ラベル８ａを出庫者ハンディターミナル４ａで読取ることにより得られる。また、このホルダー識別ラベル情報はその保管バケット８から取出したホルダー９のホルダー識別ラベル９ａを出庫者ハンディターミナル４ａで読取ることにより得られる。
【００２８】
入庫者端末５は、保管バケット８を自動倉庫７に入庫するための入庫指示を出すものであり、出庫者端末４と独立して設けられ、作業場１２の入庫口の近傍に設置されると共に、バケット識別ラベル８ａ及びホルダー識別ラベル９ａを読取る入庫者ハンディターミナルを付属して備えている。入庫者端末５は、主な機能として、バケット識別ラベル８ａ及びホルダー識別ラベル９ａを読取る機能と、入庫する保管バケット８に係るバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を管理センタサーバ３に出す機能と有している。このバケット識別ラベル情報は入庫される保管バケット８のバケット識別ラベル８ａを入庫者ハンディターミナル４ａで読取ることにより得られる。また、このホルダー識別ラベル情報はその保管バケット８に格納するホルダー９のホルダー識別ラベル９ａを入庫者ハンディターミナル４ａで読取ることにより得られる。
【００２９】
次に、管理センタサーバ３、出庫者端末４及び入庫者端末５の具体的構成について、図４から図９を参照しながら説明する。
【００３０】
管理センタサーバ３は、図４に示すように、入力部３１、制御部３２、表示部３３、記憶部３４、及び通信部３５を有する。入力部３１は、キーボードなどの入力部を有し、制御部３２に接続される。制御部３２は、マイコンなどにより構成され、この機密書類管理システム１０における主要な処理を行なう。表示部３３は、ＣＲＴ表示装置、液晶表示装置などにより構成され、制御部３２に接続され、システム運営に必要な送受信画面および入力画面などを表示する。記憶部３４は、制御部３２の処理に必要な情報を記憶するもので、制御部３２に接続される。通信部３５は、制御部３２を通信回線１ａ、１ｂに送受信を可能にする機能を有し、通信回線１ａ、１ｂと制御部２２との間に接続される。
【００３１】
上述した記憶部３４内のファイル構造は、図５に示すように、サーバ制御用ソフトウエア３４ａ、入出庫管理ソフトウエア３４ｂ及び入出庫管理データベース３４ｃを有する。サーバ制御用ソフトウエア３４ａは制御部３２の基本的な制御を司るソフトウエアである。入出庫管理ソフトウエア３４ｂは、機密書類管理システム１０に係る主な機能をさせるために、入出庫管理データベース３４ｃを用いて制御部３２の制御を司るソフトウエアである。入出庫管理データベース３４ｃは、管理センタサーバ３で生成した入出庫に係る情報と、出庫者端末４、入庫者端末５、監視装置６及び自動倉庫７から送信された入出庫に係る情報とが記憶される。
【００３２】
出庫者端末４は、図６に示すように、パソコンなどで構成され、入力部４１、制御部４２、表示部４３、記憶部４４、通信部４５、及びプリンタ４６、及び出庫用ハンディターミナル４ａを有する。入力部４１は、キーボード等よりなる文字入力部を有し、この入力結果を制御部４４に入力するように接続される。制御部４２は、マイコン等より構成され、所定の制御を行なう。表示部４３は、液晶表示装置等により構成され、制御部４２に接続されて入力内容や受信内容や制御結果等を表示する。記憶部４４は、制御部４２に接続され、入力部４１及び出庫用ハンディターミナル４ａより入力された情報や、通信回線１ａを通して送信された情報などを一時的に記憶する。出庫用ハンディターミナル４ａは、図７に示すように、キー入力部４ａ１、スキャナ読取り入力部４ａ２、表示部４ａ３を有し、出庫者端末４の通信部４５を介して制御部４２と送受信する。出庫者端末４は、作業ライン数に応じて複数台設置される。
【００３３】
入庫者端末５は、図８に示すように、パソコンなどで構成され、入力部５１、制御部５２、表示部５３、記憶部５４、通信部５５、プリンタ５６、及び入庫用ハンディターミナル５ａを有する。入力部５１は、キーボード等よりなる文字入力部を有し、この入力結果を制御部５４に入力するように接続される。制御部５２は、マイコン等より構成され、所定の制御を行なう。表示部５３は、液晶表示装置等により構成され、制御部５２に接続されて入力内容や受信内容や制御結果等を表示する。記憶部５４は、制御部５２に接続され、入力部５１及び入庫用ハンディターミナル５ａより入力された情報や、通信回線１ａを通して送信された情報などを一時的に記憶する。この入庫用ハンディターミナル５ａは、図９に示すように、テンキー入力部５ａ１、スキャナ読取り入力部５ａ２、表示部５ａ３を有し、入庫者端末５の通信部５５を介して制御部５２と送受信する。入庫者端末５は、入庫検収を複数回行なうことに伴って複数台設置される。
【００３４】
次に、機密書類管理システム１０を用いた機密書類管理方法について、図２及び図１０を参照しながら説明する。
【００３５】
利用者が機密書類１１を自動倉庫７に新規保管を依頼する場合について、図２及び図１０Ａを参照しながら説明する。この場合には、利用者は、利用者端末２に新規保管指示を入力し、利用者端末２より管理センタサーバ３に機密書類１１の新規保管指示を送信すると共に（ステップＳ１）、利用者の手元から作業場１２に機密書類１１を搬送する。管理センタサーバ３は、この新規保管指示を受信すると、入庫者端末５に自動倉庫への新規入庫指示を送信する（ステップＳ２）。
【００３６】
入庫者端末５は、この新規入庫指示を受信すると、この新規入庫指示を表示部５３に表示する（ステップＳ３）。この新規入庫指示の表示は、他の新規入庫指示や他の作業指示と共に一覧形式で表示される。一次検収入庫者は、この新規入庫指示に基づいて、搬送された機密書類１１を整理してホルダー９に格納すると共に、入庫者端末５にホルダー識別ラベル情報を入力する（ステップＳ４）。これらの作業は、表示部５３に表示された新規入庫指示に基づいて行なわれるので、確実に且つ容易に行なうことができる。一次検収入庫者は、入力したホルダー識別ラベル情報を用いて、ホルダー識別ラベル９ａを出力する（ステップＳ５）。一次検収入庫者は、出力されたホルダー識別ラベル９ａをホルダー９の耳部９ｂに貼着した後、予めバケット識別ラベル８ａが貼着された保管バケット８に格納する。
【００３７】
一次検収入庫者は、この状態の保管バケット８より一次検収ロケーション情報を収集し、その一次検収ロケーション情報を表示部５３に表示すると共に、問題がない場合にその一次検収ロケーション情報を管理センタサーバ３に送信する（ステップＳ６）。即ち、一次検収入庫者は表示された収集結果と実際の状態とを比較して検収し、問題がない場合には当該保管バケット８をコンベア装置１３に載せて次の二次検収へ移動させると共に、管理センタサーバ３への送信を行なう。問題がある場合には、一次検収をやり直す。この一次検収ロケーション情報の収集には、一次検収入庫者が当該保管バケット８に係るバケット識別ラベル８ａ及びホルダー識別ラベル９ａを入庫者ハンディターミナル５ａで読取ってバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を生成することが含まれる。
【００３８】
管理センタサーバ３は、その収集結果を受信すると、その一次検収ロケーション情報を記憶部３４に記憶する（ステップＳ７）。
【００３９】
次いで、出庫者及び一次検収入庫者とは別人である二次検収入庫者が当該保管バケット８より二次検収ロケーション情報を収集し、その二次検収ロケーション情報を表示部５３に表示し、問題がない場合にはその二次検収ロケーション情報を管理センタサーバ３に送信する（ステップＳ８）。即ち、二次検収入庫者は、表示された二次検収ロケーション情報と実際の状態とを比較すると共に、表示部５３に表示されたロケーション情報とも比較して二次検収し、問題がない場合には管理センタサーバ３への送信を行ない、問題がある場合には二次検収をやり直す。この二次検収ロケーション情報の収集には、二次検収入庫者が当該保管バケット８に係るバケット識別ラベル８ａ及びホルダー識別ラベル９ａを入庫者ハンディターミナル５ａで読取ったバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む入庫指示を生成することが含まれる。このように、入庫に際して複数回の検収を行なうことにより、信頼性の高い入庫を実現できる。
【００４０】
管理センタサーバ３は、その二次検収ロケーション情報を受信すると、その二次検収ロケーション情報を記憶部３４に記憶し（ステップＳ９）、自動倉庫７へ入庫指示を出す（ステップＳ１０）。自動倉庫７は、この入庫指示を受信すると、コンベア装置１３の入庫口に置かれた保管バケット８を入庫して任意の位置に保管し（ステップＳ１０ａ）、その保管位置を管理センタサーバ３に送信する（ステップＳ１０ｂ）。管理センタサーバ３は、その保管位置を受信すると、記憶部３４に記憶する（ステップＳ１０ｃ）。
【００４１】
利用者が機密書類１１を閲覧する場合について、図２、図１０Ｂ及び図１０Ｃを参照しながら説明する。利用者は、機密書類１１を閲覧する場合には、利用者端末２に閲覧指示を入力し、利用者端末２より管理センタサーバ３に機密書類１１の閲覧指示を送信する（ステップＳ１１）。管理センタサーバ３は、この閲覧指示を受信すると、該当する機密書類１１が格納された保管バケット８を出庫可能とするための閲覧出庫指示を生成して出庫者端末４に送信する（ステップＳ１２）。
【００４２】
出庫者端末４は、この閲覧出庫指示を受信すると、この閲覧出庫指示を表示部５３に表示する（ステップＳ１３）。この閲覧出庫指示の表示は、新規入庫指示や他の作業指示と共に一覧形式で表示される。出庫者は、閲覧出庫指示に基づく指定作業が可能な時を見計らって当該閲覧出庫指示を出庫者ハンディターミナル４ａで選択することにより、管理センタサーバ３に閲覧出庫指示を送信する（ステップＳ１４）。出庫者端末４は、この閲覧出庫指示を受信すると、自動倉庫７に転送する（ステップＳ１５）。自動倉庫７は、この閲覧出庫指示を受信すると、作業場１２のコンベア装置１３に当該保管バケット８を自動出庫する（ステップＳ１６）。
【００４３】
出庫者は、出庫された保管バケット８のバケット識別ラベル８ａを出庫者ハンディターミナル４ａで読取り（ステップＳ１７）、保管バケット８から該当するホルダー９を取出し、出庫者端末４でバケット識別ラベル８ａを読取る。出庫者端末４は、この読取りによりバケット識別ラベル情報を生成して出庫情報の一部として管理センタサーバ３に送信する（ステップＳ１８）。管理センタサーバ３は、そのバケット識別ラベル情報を受信すると、そのバケット識別ラベル情報を出庫情報の一部として記憶部３４に記憶する（ステップＳ１９）。
【００４４】
次いで、出庫者は、取出されたホルダー９のホルダー識別ラベル９ａを出庫者ハンディターミナル４ａで読取り（ステップＳ２０）、ホルダー９から機密書類１１を取出し、出庫者端末４でホルダー識別ラベル９ａを読取る。出庫者端末４は、この読取りによりホルダー識別ラベル情報を生成して出庫情報の一部として管理センタサーバ３に送信する（ステップＳ２１）。管理センタサーバ３は、そのホルダー識別ラベル情報を受信すると、そのホルダー識別ラベル情報を先に記憶したバケット識別ラベル情報と関連付けて出庫情報として記憶部３４に記憶する（ステップＳ２２）。
【００４５】
次いで、出庫者は、取出された機密書類１１を出庫者ハンディターミナル４ａで読取る（ステップＳ２３）。出庫者端末４は、機密書類１１を読取り機密書類情報生成して管理センタサーバ３に送信する（ステップＳ２４）。その後、出庫者は、機密書類１１をホルダー９に格納し他状態で一次入庫者に渡す。
【００４６】
利用者端末２は、機密書類情報を受信すると、その表示部に表示する（ステップＳ２６）。これにより、利用者端末２は、自動倉庫７に出向くことなく、或いは、自動倉庫７から車両などによる搬送を待つことなく、短時間に容易に機密書類１１の閲覧をすることができる。
【００４７】
送信が終了した機密書類１１を格納したホルダー９を受取った一次検収入庫者は、直ちに、そのホルダー識別ラベル９ａを入庫者ハンディターミナル５ａで読取る（ステップＳ２７）。出庫者端末４は、ホルダー識別ラベル９ａを読取ると、そのホルダー識別ラベル情報を管理センタサーバ３に送信する（ステップＳ２８）。管理センタサーバ３は、そのホルダー識別ラベル情報を受信すると、そのホルダー識別ラベル情報を記憶部３４に記憶し（ステップＳ２９）、ステップＳ２２で記録した時刻からステップＳ２９で記憶した時刻までの作業時間を算出し、その作業時間が予め定められた制限時間ｔ１内であるかを判定し（ステップＳ３０）、その判定結果を出庫者端末４及び入庫者端末５に送信する（ステップＳ３１）。
【００４８】
出庫者端末４は、この判定結果を受信すると、その判定結果を表示部４３に表示する（ステップＳ３２）。入庫者端末５は、この判定結果を受信すると、その判定結果を表示部５３に表示する（ステップＳ３３）。この判定結果が制限時間ｔ１を超えている場合には、出庫者はその理由及び対応状況を管理センタサーバ３へ報告し、入庫者はより一層入念な入庫検収を行なうように定めておく。このようにすることによって、より一層セキュリティの高いものとすることができる。
【００４９】
次いで、一次検収入庫者は、出庫された際に格納されていた保管バケット８とは異なる保管バケット８にホルダー９を格納する。一次検収入庫者は、この状態の保管バケット８より一次検収ロケーション情報を収集し、その一次検収ロケーション情報を表示部５３に表示すると共に、問題がない場合にその一次検収ロケーション情報を管理センタサーバ３に送信する（ステップＳ３４）。一次検収入庫者は表示された一次検収ロケーション情報と実際の状態とを比較して検収し、問題がない場合には管理センタサーバ３への送信を行ない、問題がある場合には一次検収をやり直す。この一次検収ロケーション情報の収集には、一次検収入庫者が当該保管バケット８に係るバケット識別ラベル８ａ及びホルダー識別ラベル９ａを入庫者ハンディターミナル５ａで読取ったバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を生成することが含まれる。
【００５０】
管理センタサーバ３は、その収集結果を受信すると、その一次検収ロケーション情報を記憶部３４に記憶し（ステップＳ３５）、ステップ１９で記憶したバケット識別ラベル情報と今回記憶した一次検収ロケーション情報のバケット識別ラベル情報とを比較して保管バケット８の適否判定を行ない（ステップＳ３６）、そのバケット判定結果を記憶部３４に記憶すると共に入庫者端末５に送信する（ステップＳ３７）。なお、このバケット判定結果が「否」判定の場合には、自動倉庫７へ当該保管バケット８を格納できないように管理センタサーバ３を制御する。入庫者端末５は、バケット判定結果を受信すると、そのバケット判定結果を表示部５３に表示する（ステップＳ３８）。一次検収入庫者は、表示された否判定に基づいて保管バケット８を取り替えてホルダー９を格納し、ステップ３４に戻って同様の動作を行なう。このようにバケット判定をすることにより、機密書類１１の閲覧作業をした出庫者はその機密書類１１を格納した保管バケット８を認識することができず、ホルダー９を格納した一次検収入庫者は機密書類１１の内容を把握できないこととなり、セキュリティを格段に高めることができる。
【００５１】
一次入庫検収が終了した後、出庫者及び一次検収入庫者とは別人である二次検収入庫者が当該保管バケット８より二次検収ロケーション情報を収集し、その二次検収ロケーション情報を表示部５３に表示し、問題がない場合にその二次検収ロケーション情報を管理センタサーバ３に送信する（ステップＳ３９）。即ち、二次検収入庫者は、表示された二次検収ロケーション情報と実際の状態とを比較すると共に、表示部５３に表示されたロケーション情報とも比較して二次検収し、問題がない場合には管理センタサーバ３への送信を行ない、問題がある場合には二次検収をやり直す。この二次検収ロケーション情報の収集には、二次検収入庫者が当該保管バケット８に係るバケット識別ラベル８ａ及びホルダー識別ラベル９ａを入庫者ハンディターミナル５ａで読取ったバケット識別ラベル情報及びホルダー識別ラベル情報を含む入庫指示を生成することが含まれる。このように、入庫に際して複数回の検収を行なうことにより、信頼性の高い入庫を実現できる。
【００５２】
管理センタサーバ３は、その二次検収ロケーション情報を受信すると、その二次検収ロケーション情報を記憶部３４に記憶し（ステップＳ４０）、自動倉庫７へ入庫指示を出す（ステップＳ４１）。自動倉庫７は、この入庫指示を受信すると、コンベア装置１３の入庫口に置かれた保管バケット８を入庫して任意の位置に保管し（ステップＳ４２）、その保管位置を管理センタサーバ３に送信する（ステップＳ４３）。管理センタサーバ３は、その保管位置を受信すると、記憶部３４に記憶する（ステップＳ４４）。
【００５３】
本実施例によれば、利用者に負担をかけずに機密書類の入出庫セキュリティを高めることができる。
【図面の簡単な説明】
【００５４】
【図１】本発明の一実施例の機密書類管理システムの構成図である。
【図２】本実施例の機密書類管理システム及び管理方法の概要説明図である。
【図３】本実施例の保管バスケットの斜視図である。
【図４】本実施例の管理センタサーバのハード構成図である。
【図５】本実施例の管理センタサーバの記憶部内ファイル構造図である。
【図６】本実施例の出庫者端末のハード構成図である。
【図７】本実施例の出庫者端末に付属する出庫者ハンディターミナルの斜視図である。
【図８】本実施例の入庫者端末のハード構成図である。
【図９】本実施例の入庫者端末に付属する入庫者ハンディターミナルの斜視図である。
【図１０Ａ】本実施例の機密書類管理方法の動作フローチャート図である。
【図１０Ｂ】本実施例の機密書類管理方法の動作フローチャート図（続き）である。
【図１０Ｃ】本実施例の機密書類管理方法の動作フローチャート図（続き）である。
【符号の説明】
【００５５】
１、１ａ、１ｂ…通信回線、２…利用者端末、３…管理センタサーバ、４…出庫者端末、４ａ…出庫者ハンディターミナル、５…入庫者端末、６…監視装置、７…自動倉庫、８…保管バケット、８ａ…バケット識別ラベル、８ｂ…格納部、９…ホルダー、９ａ…ホルダー識別ラベル、９ｂ…耳部、１０…機密書類管理システム、１１…機密書類、１２…作業場、１３…コンベア装置。
【図１】
2006176234.tif 000003
【図２】
2006176234.tif 000004
【図３】
2006176234.tif 000005
【図４】
2006176234.tif 000006
【図５】
2006176234.tif 000007
【図６】
2006176234.tif 000008
【図７】
2006176234.tif 000009
【図８】
2006176234.tif 000010
【図９】
2006176234.tif 000011
【図１０Ａ】
2006176234.tif 000012
【図１０Ｂ】
2006176234.tif 000013
【図１０Ｃ】
2006176234.tif 000014