(57)【要約】【課題】  文書データの送信元のデータ処理装置におけるクライアントソフトウエアがインストールされていないサーバ装置であって、受信した電子メールからクライアントソフトで生成されている文書データをデータベースに自在に登録することである。【解決手段】  クライアント１０００から文書データがファイル添付された電子メールをメール受信部１１０６が受信したら、文書管理制御部１１０２が該電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データのユーザ情報を抽出し、該抽出されるユーザ情報に基づいて、受信した文書データを文書情報データベース１１０４に対して異なる登録処理を行う構成を特徴とする。【選択図】  図１
2006313453.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理機能と電子メール配信機能とを有するサーバ装置であって、
データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信手段と、
前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データのユーザ情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されるユーザ情報に基づいて、受信した文書データをデータベースに対して異なる登録処理を行う登録手段とを有することを特徴とするサーバ装置。
【請求項２】
文書管理機能と電子メール配信機能とを有するサーバ装置であって、
データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信手段と、
前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データに対するアクセス権情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されるユーザ情報と登録されているユーザ情報とを照合して、受信した文書データを第１のデータベースに登録し、前記アクセス権情報に基づくアクセス権を第２のデータベースに登録する登録手段とを有することを特徴とするサーバ装置。
【請求項３】
前記データベースに対する文書データの登録後に、登録されているユーザの各アクセス権の内容に基づいて、文書データの更新情報を電子メールで送信する送信手段を有することを特徴とする特徴とする請求項１記載のサーバ装置。
【請求項４】
前記第１のデータベースに対する文書データの登録後に、前記第２のデータベースに登録されているユーザの各アクセス権の内容に基づいて、文書データの更新情報を電子メールで送信する送信手段を有することを特徴とする特徴とする請求項２記載のサーバ装置。
【請求項５】
前記送信手段は、前記文書データの更新情報を電子メールで送信する宛先をアクセス権毎に変更可能とすることを特徴とする請求項４記載のサーバ装置。
【請求項６】
文書管理機能と電子メール配信機能とを有するサーバ装置におけるデータ処理方法であって、
データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信ステップと、
前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データのユーザ情報を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップにより抽出されるユーザ情報に基づいて、受信した文書データをデータベースに対して異なる登録処理を行う登録ステップとを有することを特徴とするデータ処理方法。
【請求項７】
文書管理機能と電子メール配信機能とを有するサーバ装置におけるデータ処理方法であって、
データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信ステップと、
前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データに対するアクセス権情報を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップにより抽出されるユーザ情報と登録されているユーザ情報とを照合して、受信した文書データを第１のデータベースに登録し、前記アクセス権情報に基づくアクセス権を第２のデータベースに登録する登録ステップとを有することを特徴とするデータ処理方法。
【請求項８】
前記データベースに対する文書データの登録後に、登録されているユーザの各アクセス権の内容に基づいて、文書データの更新情報を電子メールで送信する送信ステップを有することを特徴とする特徴とする請求項６記載のデータ処理方法。
【請求項９】
前記第１のデータベースに対する文書データの登録後に、前記第２のデータベースに登録されているユーザの各アクセス権の内容に基づいて、文書データの更新情報を電子メールで送信する送信ステップを有することを特徴とする特徴とする請求項７記載のデータ処理方法。
【請求項１０】
前記送信ステップは、前記文書データの更新情報を電子メールで送信する宛先をアクセス権毎に変更可能とすることを特徴とする請求項９記載のデータ処理方法。
【請求項１１】
請求項６〜９のいずれかに記載のデータ処理方法を実行させるためのプログラムを格納したことを特徴とするコンピュータが読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関し、ネットワークを介して複数のマシンで文書を登録、検索する文書管理システムに関するものであるに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク上に接続されたデバイスとの間でデータ通信を行うインターフェースを備えると共に、デバイスから送出された文書を簡易的な文書管理機能を有するサーバシステムで管理し、デバイスから送出された文書を専用のクライアントシステムでユーザ単位に文書閲覧できるようにしたシステムが提案されてきている。
【０００３】
また、従来の文書管理システムにおいて、クライアント管理するアプリケーションソフトを使用して文書データの登録を行う文書管理システムが提案されていた。
【０００４】
例えば配信サーバは、メールサーバから文書データがファイル添付された電子メールをサーバコネクタ部で受信し、電子メールの添付ファイルに対する処理要求情報をデータ解析部で解析し、電子メールにファイル添付された文書データを電子メールで指定された文書管理機能を有するサーバ文書管理サーバ、グループウェアサーバの所定のフォルダに対し、オブジェクト管理部により登録処理を行う下記特許文献１が公開されている。
【特許文献１】特開２００２−１８９６８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、クライアントソフトがサーバ側にも同様にインストールされた環境でしか文書データの登録を行うことができなかった。
【０００６】
つまり、サーバ側においても、クライアントソフト（例えば文書処理アプリケーション）を使用できる権限が登録されているユーザでないと、ネットワーク上では、不特定多数のユーザがサーバにアクセスして、サーバ上のファイルを閲覧したり、印刷したりする要求を何等の認証等なく実行できる環境であると、そのファイルのセキュリティが保証されず、悪意のある第三者にそのファイルが漏洩したり、改竄されてしまう危機にさらしてしまう等の課題があった。
【０００７】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信したら、該電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データのユーザ情報を抽出し、該抽出されるユーザ情報に基づいて、受信した文書データをデータベースに対して異なる登録処理を行うことにより、文書データの送信元のデータ処理装置におけるクライアントソフトウエアがインストールされていないサーバ装置であって、受信した電子メールからクライアントソフトで生成されている文書データをデータベースに自在に登録することができるサーバ装置およびデータ処理方法およびコンピュータが読み取り可能なプログラムを格納した記憶媒体およびプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成する本発明のサーバ装置は以下に示す構成を備える。
【０００９】
文書管理機能と電子メール配信機能とを有するサーバ装置であって、データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信手段と、前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データのユーザ情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出されるユーザ情報に基づいて、受信した文書データをデータベースに対して異なる登録処理を行う登録手段とを有することを特徴とする。
【００１０】
また、文書管理機能と電子メール配信機能とを有するサーバ装置であって、データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信手段と、前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データに対するアクセス権情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出されるユーザ情報と登録されているユーザ情報とを照合して、受信した文書データを第１のデータベースに登録し、前記アクセス権情報に基づくアクセス権を第２のデータベースに登録する登録手段とを有することを特徴とする。
【００１１】
上記目的を達成する本発明のデータ処理方法は以下に示す構成を備える。
【００１２】
文書管理機能と電子メール配信機能とを有するサーバ装置におけるデータ処理方法であって、データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信ステップと、前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データのユーザ情報を抽出する抽出ステップと、前記抽出ステップにより抽出されるユーザ情報に基づいて、受信した文書データをデータベースに対して異なる登録処理を行う登録ステップとを有することを特徴とする。
【００１３】
また、文書管理機能と電子メール配信機能とを有するサーバ装置におけるデータ処理方法であって、データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信ステップと、前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データに対するアクセス権情報を抽出する抽出ステップと、前記抽出ステップにより抽出されるユーザ情報と登録されているユーザ情報とを照合して、受信した文書データを第１のデータベースに登録し、前記アクセス権情報に基づくアクセス権を第２のデータベースに登録する登録ステップとを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、サーバ装置側にクライアントソフトウエアがインストールされていない環境であっても、データ処理装置から受信する電子メールに添付される文書データをサーバ装置のユーザ権限に適応してデータベースに登録できる利便性に優れた文書処理環境を自在に構築できるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
次に本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。
【００１６】
＜システム構成の説明＞
〔第１実施形態〕
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
【００１７】
図１は、本発明の第１実施形態を示す文書管理システムの一例を示すブロック図である。なお、本実施形態における文書管理システムはパーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するクライアント１０００とサーバ１１００型のアプリケーションであり、クライアント１０００から文書データを電子メールで取り込み、サーバ１１００に保持されるユーザ情報を用いて文書データの管理を行う。各文書データはユーザ毎に、例えば登録される文書情報データベース上の文書データに対して、「なし」、「読み取り」、「削除」の３段階にアクセス権を設定できるように構成されている。
【００１８】
＜クライアント処理＞
まず、文書入出力や操作を行う処理部について説明する。
【００１９】
図１において、１００１はユーザインタフェース部である。クライアント１０００はユーザインタフェース部１００１を介してユーザの操作を受け取り、文書管理制御部１００２にそのユーザ操作を伝える。
【００２０】
ユーザインタフェース部１００１から伝えられた操作情報は、文書管理制御部１００２で解析され、文書データの参照、登録や変更といった操作を行う。また、必要に応じてサーバ１１００から操作対象のファイルに対するユーザのアクセス権の取得を行い、登録要求のあった文書データの送信、参照要求のあった文書データの受信、登録データの操作などをアクセス権に応じて適切に行う。
【００２１】
１００３は通信制御部で、サーバ１１００と通信するための制御を行う。本実施形態の通信制御部１００３は文書管理葉のサーバ１１００の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。
【００２２】
＜サーバ処理＞
次に、サーバ１１００内に配置される各種処理部について説明する。
【００２３】
１１０１は通信制御部で、クライアント１０００の通信制御部１００３と通信のための制御を所定のプロトコルで行う。ただし、サーバ１１００の通信制御部１１０１は多数のクライアントの通信制御部１１０１と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００２４】
１１０２は文書管理制御部で、文書管理に関するすべての処理の振り分けを行っている。１１０３はデータベース制御部で、データベースに登録や変更するデータの作成、保存処理を行う。また、クライアント１０００からの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアント１０００に渡すデータを作成する処理を行う。
【００２５】
１１０４は文書情報データベースで、文書データそのものとそれに関するセキュリティ情報が保存されるデータベースである。１１０５はユーザ情報データベースで、クライアント１０００のユーザの個人情報や権限、アクセス権に関する情報が保存されるデータベースである。１１０６はメール受信部で、送信されてきた電子メールから送信者と文書データとを抽出する処理を行う。詳細は図２を用いて後述する。
【００２６】
なお、通信制御部１００３と通信制御部１１０１とは、ネットワーク等を介して所定のプロトコルでメール等の送受信処理を実行可能に構成されている。
【００２７】
図２は、本発明に係る文書処理システムにおける第１のデータ処理手順の一例を示すフローチャートであり、電子メール受信部１１０６の処理手順に対応する。なお、Ｓ２００１〜Ｓ２００３は各ステップを示し、各ステップは、サーバ１１００上のハードウエアとしてのＣＰＵが図示しないハードディスク等に記憶されている制御プログラムを実行することで実現する。
【００２８】
まず、ステップＳ２００１で、通信制御部１１０１を介して電子メールをクライアント１０００からメール受信部１１０６が受信すると、クライアント１０００から受信した電子メールの送信者とシステム内のユーザ情報データベース１１０５内に保持するユーザ情報（あらかじめ登録されている）を照らし合わせ、文書データの登録を許可されたユーザからの登録要求かを文書管理制御部１１０２が判断して、更新を許可されたユーザであると判断した場合は、ステップＳ２００２へと進み、更新を許可されたユーザでないと判断された場合は、本処理を終了する。
【００２９】
そして、ステップＳ２００２では、クライアント１０００から受信した電子メールから文書データの抽出を文書管理制御部１１０２が行う。なお、文書データの抽出は、添付ファイルを電子メールから抽出する処理であって、公知の処理である。
【００３０】
そして、ステップＳ２００３では、ステップＳ２００２で抽出された文書データをステップＳ２００１で確認した送信者を所有者として文書管理制御部１００２に登録要求を出して、本処理を終了する。
【００３１】
本実施形態によれば、文書管理システムに登録されたユーザであればクライアントソフトが登録されていないサーバ１１００であっても、クライアント１０００からユーザ情報と文書データとを含む電子メールを受信して、該電子メールから抽出される文書データの登録者が正規のユーザとして認知して、文書情報データベース１１０４に抽出した文書データを登録して、サーバ１１００自身が該登録された文書データを文書情報データベース１１０４に自在に読み書き可能となる。
【００３２】
〔第２実施形態〕
上記第１実施形態では、図２に示したステップＳ２００１では、文書情報データベースに１１０４に対するアクセス権がユーザ情報データベース１１０５に予め登録されている場合について説明したが、クライアント１０００から受信する電子メールに設定されているアクセス権を抽出して、文書データの登録とアクセス権の登録処理を同時に行えるように構成してもよい。以下、その実施形態について説明する。
【００３３】
図３は、本発明に係る文書処理システムにおける第２のデータ処理手順の一例を示すフローチャートであり、電子メール受信部１１０６の処理手順に対応する。なお、Ｓ２００１〜Ｓ２００３、Ｓ３００１は各ステップを示し、各ステップは、サーバ１１００上のハードウエアとしてのＣＰＵが図示しないハードディスク等に記憶されている制御プログラムを実行することで実現する。
【００３４】
まず、ステップＳ２００１で、通信制御部１１０１を介して電子メールをクライアント１０００からメール受信部１１０６が受信すると、クライアント１０００から受信した電子メールの送信者とシステム内のユーザ情報データベース１１０５内に保持するユーザ情報（あらかじめ登録されている）を照らし合わせ、文書データの登録を許可されたユーザからの登録要求かを文書管理制御部１１０２が判断して、更新を許可されたユーザであると判断した場合は、ステップＳ２００２へと進み、更新を許可されたユーザでないと判断された場合は、本処理を終了する。
【００３５】
そして、ステップＳ２００２では、クライアント１０００から受信した電子メールから文書データの抽出を文書管理制御部１１０２が行う。なお、文書データの抽出は、添付ファイルを電子メールから抽出する処理であって、公知の処理である。
【００３６】
そして、ステップＳ３００１で、受信した電子メール中からクライアント１０００で添付されているアクセス権抽出を行う。例えば受信した電子メール本文から決められたフォーマットに従って記述されたアクセス権を抽出し、それを付加して文書データの登録要求を文書管理制御部１００２に引き渡す。
【００３７】
そして、ステップＳ２００３では、ステップＳ２００２で抽出された文書データをステップＳ２００１で確認した送信者を所有者として文書管理制御部１００２に登録要求を出して、本処理を終了する。
【００３８】
本実施形態によれば、文書管理システムに登録されたユーザであればクライアントソフトが登録されていないサーバ１１００であっても、クライアント１０００からユーザ情報と文書データとを含む電子メールを受信して、該電子メールから抽出される文書データの登録者が正規のユーザとして認知して、文書情報データベース１１０４に抽出した文書データを登録すると、同時に、電子メールから抽出したアクセス権をユーザ情報データベース１１０５に登録して、以後、図２に示した処理に従う文書データの登録処理を行える環境を構築することができる。
【００３９】
〔第３実施形態〕
上記第１実施形態では、文書データの登録のみを行っていたが、図４に示すように電子メール送信部４００１をサーバ１１００側に設けて、文書データが登録されたことを電子メールで通知できるようにしてもよい。
【００４０】
図４は、本発明の第３実施形態を示す文書管理システムの一例を示すブロック図であり、図１と同一のものには同一の符号を付してある。
【００４１】
なお、本実施形態における文書管理システムはパーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するクライアント１０００とサーバ１１００型のアプリケーションであり、クライアント１０００から文書データを電子メールで取り込み、サーバ１１００に保持されるユーザ情報を用いて文書データの管理を行う。各文書データはユーザ毎に、例えば登録される文書情報データベース上の文書データに対して、「なし」、「読み取り」、「削除」の３段階にアクセス権を設定できるように構成されている点は、第１実施形態と同様である。
【００４２】
図４において、４００１はメール送信部で、クライアント１０００から電子メールで文書データを文書管理制御部１１０２が受信して、該電子メールから抽出した文書データを文書情報メール１１０４に登録処理した後、該電子メールに設定されているアドレス先（文書データの登録者宛）に、受信した電子メールから抽出された文書データを文書情報データベース１１０４に登録した旨をメール送信する。
【００４３】
なお、登録する文書データに対するユーザの権限に応じて、メールの送信処理を、例えば削除権を持つユーザにはＴｏで、読み取り権しか持たないユーザにはＣｃで送信するものとする。
【００４４】
図５は、本発明に係る文書処理システムにおける第３のデータ処理手順の一例を示すフローチャートであり、電子メール受信部１１０６の処理手順に対応する。なお、Ｓ５００１〜Ｓ５００４は各ステップを示し、各ステップは、サーバ１１００上のハードウエアとしてのＣＰＵが図示しないハードディスク等に記憶されている制御プログラムを実行することで実現する。
【００４５】
先ず、ステップＳ５００１では、その文書データにアクセス権を持つユーザでまだ送信レベルが未設定のユーザがいるかどうかを検出して、未設定のユーザが検出されなければ、本処理を終了する。
【００４６】
一方、ステップＳ５００１で、未設定のユーザが検出された場合は、ステップＳ５００２へと進み、文書管理制御部１１０２を通してユーザ情報データベース１１０５から取得したアクセス権を判断する。そして、アクセス権が「なし」であったと判断した場合は、宛先に設定せずに、ステップＳ５００１へ戻る。
【００４７】
一方、ステップＳ５００２で、アクセス権が「読み込み」であったと判断した場合は、ステップＳ５００３へと進み、送信レベルをＴｏに設定する。
【００４８】
また、ステップＳ５００２で、アクセス権が「削除」であったと判断した場合は、ステップＳ５００４へと進み、送信レベルをＣｃに設定する。以上の処理をステップＳ５００１で、未設定ユーザが検出されなくなるまで続ける。
【００４９】
これにより、文書情報データベース１１０４に登録された文書データに対して、そのデータベース１１０４への重要度が異なるユーザへ一斉にその文書データの登録状態を通知することができる。
【００５０】
なお、送信レベルをＣｃに設定した送信先とそれ以外とで、通知するメッセージの内容を変更して、その利用可能性を個別に通知してもよい。
【００５１】
〔第４実施形態〕
上記実施形態では、文書データに何等処理を加えることなく、生の文書データを電子メールとしてクライアント１０００からサーバ１１００に送信する場合について説明したが、クライアント１０００とに備えるＣＯＤＥ等を介して、所定の圧縮処理や、暗号化処理等を加えて送信し、サーバ１１００では解凍して、あるいは復号化処理を施して文書情報データベース１１０４に登録するように構成してもよい。
【００５２】
〔第５実施形態〕
上記実施形態では、電子メールに付加される文書データのユーザ情報に応じて文書データを文書情報データベース１１０４に登録する場合について説明したが、図２等に示した処理に準じて、ステップＳ２００３に代えて登録された文書データを電子メールの指示で削除できるように制御してもよい。
【００５３】
〔第６実施形態〕
以下、図６に示すメモリマップを参照して本発明に係るサーバ装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【００５４】
図６は、本発明に係るサーバ装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。
【００５５】
なお、特に図示しないが、記憶媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【００５６】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、各種プログラムをコンピュータにインストールするためのプログラムや、インストールするプログラムが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【００５７】
本実施形態における図２，図３，図５に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【００５８】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００５９】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００６０】
従って、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。
【００６１】
プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤなどを用いることができる。
【００６２】
この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００６３】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバやｆｔｐサーバ等も本発明の請求項に含まれるものである。
【００６４】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００６５】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００６６】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００６７】
本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。
【００６８】
本発明の様々な例と実施形態を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではなく、以下の実施態様も含まれることはいうまでもない。以下、その実施態様１〜１１について説明する。
【００６９】
〔実施態様１〕
文書管理機能をと電子メール配信機能を有するサーバ装置（サーバ１１００）であって、データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信手段（例えば図１に示すメール受信部１１０６）と、前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データのユーザ情報を抽出する抽出手段（例えば図１に示す文書管理制御部１１０２）と、前記抽出手段により抽出されるユーザ情報に基づいて、受信した文書データをデータベースに対して異なる登録処理を行う登録手段（図１に示すデータベース制御部１１０３が、文書情報データベース１１０４へ登録する）とを有することを特徴とするサーバ装置。
【００７０】
これにより、サーバにおいて、クライアントソフトウエアがインストールされていない環境であっても、電子メールに添付されているデータ処理装置のクライアントソフトウエアで生成されている文書データを登録されているユーザ権限に応じてデータベースに登録することができる。
【００７１】
〔実施態様２〕
文書管理機能をと電子メール配信機能を有するサーバ装置であって、データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信手段（例えば図１に示すメール受信部１１０６）と、前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データに対するアクセス権情報を抽出する抽出手段（例えば図１に示す文書管理制御部１１０２）と、前記抽出手段により抽出されるユーザ情報と登録されているユーザ情報とを照合して、受信した文書データを第１のデータベースに登録し、前記アクセス権情報に基づくアクセス権を第２のデータベースに登録する登録手段（図１に示すデータベース制御部１１０３が、文書情報データベース１１０４へ登録する）とを有することを特徴とするサーバ装置。
【００７２】
これにより、サーバにおいて、クライアントソフトウエアがインストールされていない環境であっても、電子メールに添付されているデータ処理装置のクライアントソフトウエアで生成されている文書データを登録する際に、ユーザ権限についても電子メールで設定されたユーザ権限を同時にデータベースに登録することができる。
【００７３】
〔実施態様３〕
前記データベースに対する文書データの登録後に、登録されているユーザの各アクセス権の内容に基づいて、文書データの更新情報を電子メールで送信する送信手段（例えば図４に示すメール送信部４００１）を有することを特徴とする特徴とする実施態様１記載のサーバ装置。
【００７４】
これにより、電子メールを受信して文書データがデータベースに登録されてデータベースの内容が更新されることを登録ユーザに一斉に通知することができる。
【００７５】
〔実施態様４〕
前記第１のデータベースに対する文書データの登録後に、前記第２のデータベースに登録されているユーザの各アクセス権の内容に基づいて、文書データの更新情報を電子メールで送信する送信手段を有することを特徴とする特徴とする実施態様２記載のサーバ装置。
【００７６】
これにより、電子メールを受信して文書データが第１のデータベースに登録されてデータベースの内容が更新されることを登録ユーザに一斉に通知することができる。
【００７７】
〔実施態様５〕
前記送信手段は、前記文書データの更新情報を電子メールで送信する宛先をアクセス権毎に変更可能とすることを特徴とする実施態様４記載のサーバ装置。
【００７８】
これにより、文書データの登録者とユーザ登録者に対して、文書データの更新情報を一斉に通知することができる。
【００７９】
〔実施態様６〕
文書管理機能をと電子メール配信機能を有するサーバ装置におけるデータ処理方法であって、データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信ステップ（ステップＳ２００１の前ステップ）と、前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データのユーザ情報を抽出する抽出ステップ（図２に示すステップＳ２００１）と、前記抽出ステップにより抽出されるユーザ情報に基づいて、受信した文書データをデータベースに対して異なる登録処理を行う登録ステップ（図２に示すステップＳ２００３）とを有することを特徴とするデータ処理方法。
【００８０】
これにより、実施態様１と同等の効果が期待できる。
【００８１】
〔実施態様７〕
文書管理機能をと電子メール配信機能を有するサーバ装置におけるデータ処理方法であって、データ処理装置から文書データがファイル添付された電子メールを受信する受信ステップ（ステップＳ２００１の前ステップ）と、前記電子メールの添付ファイルから文書データと該文書データに対するアクセス権情報を抽出する抽出ステップ（図２に示すステップＳ２００１）と、前記抽出ステップにより抽出されるユーザ情報と登録されているユーザ情報とを照合して、受信した文書データを第１のデータベースに登録し、前記アクセス権情報に基づくアクセス権を第２のデータベースに登録する登録ステップ（Ｓ２００２、Ｓ３００１、Ｓ２００３）とを有することを特徴とするデータ処理方法。
【００８２】
これにより、実施態様２と同等の効果が期待できる。
【００８３】
〔実施態様８〕
前記データベースに対する文書データの登録後に、登録されているユーザの各アクセス権の内容に基づいて、文書データの更新情報を電子メールで送信する送信ステップを有することを特徴とする特徴とする実施態様６記載のデータ処理方法。
【００８４】
これにより、実施態様３と同等の効果が期待できる。
【００８５】
〔実施態様９〕
前記第１のデータベースに対する文書データの登録後に、前記第２のデータベースに登録されているユーザの各アクセス権の内容に基づいて、文書データの更新情報を電子メールで送信する送信ステップ（図５に示すステップＳ５００３、Ｓ５００４に続く送信ステップ）を有することを特徴とする特徴とする実施態様７記載のデータ処理方法。
【００８６】
これにより、実施態様４と同等の効果が期待できる。
【００８７】
〔実施態様１０〕
宛先をアクセス権毎に変更可能（図５に示すステップＳ５００３、Ｓ５００４）とすることを特徴とする実施態様９記載のデータ処理方法。
【００８８】
これにより、実施態様５と同等の効果が期待できる。
【００８９】
〔実施態様１１〕
実施態様６〜９のいずれかに記載のデータ処理方法を実行させるためのプログラムを格納したことを特徴とするコンピュータが読み取り可能な記憶媒体。
【００９０】
これにより、実施態様６〜９と同等の効果が期待できる。
【図面の簡単な説明】
【００９１】
【図１】本発明の第１実施形態を示す文書管理システムの一例を示すブロック図である。
【図２】本発明に係る文書処理システムにおける第１のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図３】本発明に係る文書処理システムにおける第２のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図４】本発明の第３実施形態を示す文書管理システムの一例を示すブロック図である。
【図５】本発明に係る文書処理システムにおける第３のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図６】本発明に係るサーバ装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。
【符号の説明】
【００９２】
１０００  クライアント
１００１  ユーザインタフェース部
１００２  文書管理制御部
１００３  通信制御部
１１００  サーバ
１１０１  通信制御部
１１０２  文書管理制御部
１１０３  データベース制御部
１１０４  文書情報データベース
１１０５  ユーザ情報データベース
１１０６  メール受信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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