(57)【要約】【課題】  事件に関する各種情報等を効率的に管理する。【解決手段】  事件管理サーバ１は、事件に関する基本情報をユーザ端末３から受信すると、ユニークな事件情報ＩＤを生成して付与し、事件データベースに登録する。また、事件管理サーバ１は、事件に関して生成された各文書データをユーザ端末３から受信すると、当該事件の事件情報ＩＤと関連付けて事件データベースに登録する。事件管理サーバ１は、ユーザ端末３からの事件の完了を示す旨の入力に応じて、当該事件の事件情報ＩＤと関連付けられた文書データを事件データベースから読み出し、当該事件の基本情報に含まれる事件種別に基づいて、文書管理サーバ２に送信して、事件種別毎に分類して文書データベースに格納させる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
事件に関する各種データが記憶される記憶手段と、
事件に関し、事件の種別データを含む基本情報を入力する手段と、
前記基本情報の入力に応答して、事件情報ＩＤを生成する手段と、
前記受信した基本情報に前記事件情報ＩＤを付与して前記記憶手段に登録する手段と、
事件に関して生成された文書データを取得し、取得した文書データを当該事件の事件情報ＩＤと関連付けて、前記記憶手段に登録する手段と、
事件の完了を示す旨の通知に応答して、当該事件の事件情報ＩＤと関連付けられた文書データを前記記憶手段から読み出し、当該事件の基本情報に含まれる事件の種別データに基づいて、所定のデータベースに事件種別毎に分類して登録する手段と、
を備えることを特徴とする事件情報管理システム。
【請求項２】
事件のスケジュールに関し、担当者の情報を含む事件スケジュール情報を入力する手段と、
個人のスケジュールが登録されているスケジュールデータベースを参照し、前記入力された事件スケジュール情報における担当者のスケジュールの重複が発生するかを判別し、スケジュールの重複が発生しない場合に、入力された事件スケジュール情報に当該事件の事件情報ＩＤを付与して前記記憶手段に登録するとともに、当該事件スケジュール情報に基づく担当者のスケジュール情報を前記スケジュールデータベースに記憶するスケジュール登録手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の事件情報管理システム。
【請求項３】
前記スケジュール登録手段は、入力された事件スケジュール情報について担当者のスケジュールの重複が発生する場合、当該重複するスケジュールについて所定の基準に従って優先度の判定を行い、優先度の高い方のスケジュールを有効とする、
ことを特徴とする請求項２に記載の事件情報管理システム。
【請求項４】
事件毎の預かり金の金額情報を記憶する預かり金額記憶手段と、
事件の入出金に関する入出金情報を入力する手段と、
前記入力された入手金情報に当該事件の事件情報ＩＤを付与して前記記憶手段に登録するともに、当該入出金情報が示す入出金金額に基づいて、前記預かり金額記憶手段に記憶されている当該事件の預かり金額を更新する手段と、
事件の経費に関する情報に基づいて、前記預かり金額記憶手段に記憶されている当該事件の預かり金額を更新する経費算出手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の事件情報管理システム。
【請求項５】
前記経費算出手段は、個人のスケジュールが登録されているスケジュールデータベースに登録されている、事件に関するスケジュールについて、移動に伴う交通費を算出し、算出した交通費を出金金額として当該事件の預かり金額を更新する、
ことを特徴とする請求項４に記載の事件情報管理システム。
【請求項６】
事件に関する文書の出力要求に応じて、文書の出力枚数を事件毎に計数する手段をさらに備え、
前記経費算出手段は、計数された文書の出力枚数に基づいて、事件毎の文書費用を算出し、算出した文書費用を出金金額として当該事件の預かり金額を更新する、
ことを特徴とする請求項４又は５に記載の事件情報管理システム。
【請求項７】
コンピュータを、
事件に関する各種データが記憶される記憶手段、
事件に関し、事件の種別データを含む基本情報を入力する手段、
前記基本情報の入力に応答して、事件情報ＩＤを生成する手段、
前記受信した基本情報に前記事件情報ＩＤを付与して前記記憶手段に登録する手段、
事件に関して生成された文書データを取得し、取得した文書データを、当該事件の事件情報ＩＤと関連付けて、前記記憶手段に登録する手段、
事件の完了を示す旨の通知に応答して、当該事件の事件情報ＩＤと関連付けられた文書データを前記記憶手段から読み出して、文書データが事件種別毎に分類して格納される他のデータベースに登録する手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、事件に関する各種情報等を事件毎に管理する事件情報管理システム等に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、法律事務所等における事件に関する各種情報等は様々な形態で分散して管理されることが一般的に多かった。例えば、文書データの場合には、事件の担当弁護士が、紙で保存したり、文書データをＦＤ等の媒体に記憶させて保存したりしていた。また、事件に関する経費、請求、入金等の現金管理については経理担当者等により手書きの台帳等で管理されていた。
【０００３】
例えば、プロジェクトで作成される文書を管理するためのプロジェクト管理システムもある。
【特許文献１】特開２００３−１０８７３５号公報（第５頁、第２図）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上述のように、事件に関する情報を分散して管理する方法では、例えば同一の事件に関する各種情報を必要とする場合、文書、ＦＤ、台帳等から同一事件に関する情報をそれぞれ取り出さなければならず、非効率的であった。
また、裁判の期日等、事件に関するスケジュールを設定する際に、出席弁護士のスケジュールの重複を回避できる仕組みが望まれていた。
また、事件の預かり金について、入手金の管理を効率的に行うことができる仕組みが望まれていた。
【０００５】
本発明は、上記実状に鑑みてなされたものであり、事件に関する各種情報等を効率的に管理するための事件情報管理システム等を提供することを目的とする。
また、本発明は、事件担当者のスケジュールの重複を回避することができる事件情報管理システム等を提供することを他の目的とする。
また、本発明は、事件の預かり金について、入手金の管理を効率的に行うことができる事件情報管理システム等を提供することを他の目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、この発明の第１の観点に係る事件情報管理システムは、
事件に関する各種データが記憶される記憶手段と、
事件に関し、事件の種別データを含む基本情報を入力する手段と、
前記基本情報の入力に応答して、事件情報ＩＤを生成する手段と、
前記受信した基本情報に前記事件情報ＩＤを付与して前記記憶手段に登録する手段と、
事件に関して生成された文書データを取得し、取得した文書データを当該事件の事件情報ＩＤと関連付けて、前記記憶手段に登録する手段と、
事件の完了を示す旨の通知に応答して、当該事件の事件情報ＩＤと関連付けられた文書データを前記記憶手段から読み出し、当該事件の基本情報に含まれる事件の種別データに基づいて、所定のデータベースに事件種別毎に分類して登録する手段と、
を備えることを特徴とする。
【０００７】
事件のスケジュールに関し、担当者の情報を含む事件スケジュール情報を入力する手段と、
個人のスケジュールが登録されているスケジュールデータベースを参照し、前記入力された事件スケジュール情報における担当者のスケジュールの重複が発生するかを判別し、スケジュールの重複が発生しない場合に、入力された事件スケジュール情報に当該事件の事件情報ＩＤを付与して前記記憶手段に登録するとともに、当該事件スケジュール情報に基づく担当者のスケジュール情報を前記スケジュールデータベースに記憶するスケジュール登録手段と、
をさらに備えてもよい。
【０００８】
前記スケジュール登録手段は、入力された事件スケジュール情報について担当者のスケジュールの重複が発生する場合、当該重複するスケジュールについて所定の基準に従って優先度の判定を行い、優先度の高い方のスケジュールを有効としてもよい。
【０００９】
事件毎の預かり金の金額情報を記憶する預かり金額記憶手段と、
事件の入出金に関する入出金情報を入力する手段と、
前記入力された入手金情報に当該事件の事件情報ＩＤを付与して前記記憶手段に登録するともに、当該入出金情報が示す入出金金額に基づいて、前記預かり金額記憶手段に記憶されている当該事件の預かり金額を更新する手段と、
事件の経費に関する情報に基づいて、前記預かり金額記憶手段に記憶されている当該事件の預かり金額を更新する経費算出手段と、
をさらに備えてもよい。
【００１０】
前記経費算出手段は、個人のスケジュールが登録されているスケジュールデータベースに登録されている、事件に関するスケジュールについて、移動に伴う交通費を算出し、算出した交通費を出金金額として当該事件の預かり金額を更新してもよい。
【００１１】
事件に関する文書の出力要求に応じて、文書の出力枚数を事件毎に計数する手段をさらに備えてもよく、
前記経費算出手段は、計数された文書の出力枚数に基づいて、事件毎の文書費用を算出し、算出した文書費用を出金金額として当該事件の預かり金額を更新してもよい。
【００１２】
また、この発明の第２の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
事件に関する各種データが記憶される記憶手段、
事件に関し、事件の種別データを含む基本情報を受信する手段、
前記基本情報の入力に応答して、事件情報ＩＤを生成する手段、
前記受信した基本情報に前記事件情報ＩＤを付与して前記記憶手段に登録する手段、
事件に関して生成された文書データを取得し、取得した文書データを、当該事件の事件情報ＩＤと関連付けて、前記記憶手段に登録する手段、
事件の完了を示す旨の通知に応答して、当該事件の事件情報ＩＤと関連付けられた文書データを前記記憶手段から読み出して、文書データが事件種別毎に分類して格納される他のデータベースに登録する手段、
として機能させる。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、事件に関する各種情報等を効率的に管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の実施形態に係る事件情報管理システムについて図面を参照して説明する。
本発明の実施形態に係る事件情報管理システムの構成例を図１に示す。図示されるように、事件情報管理システムは、事件管理サーバ１と、文書管理サーバ２と、ユーザ端末３と、デジタル複合機４と、を備え、これらはネットワーク１０を介して接続されている。ネットワーク１０は、例えば、例えばＬＡＮ、インターネット、専用線、公衆回線網、移動体通信網、無線通信網等を含む。
【００１５】
事件管理サーバ１は、例えば図２に示すように、本システム全体を管理するコンピュータから構成され、制御部１１と、記憶部１２と、入力部１３と、表示部１４と、通信制御部１５と、を備える。
【００１６】
制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等から構成され、記憶部１２に予め記憶された動作プログラム等を読み込んで実行することにより、データ入力部１１１、預かり金管理部１１２、データ管理部１１３、完了事件登録部１１４等を論理的に実現する。
【００１７】
データ入力部１１１は、事件に関する各種情報をユーザ端末３から受信して、受信した事件に関する情報にその事件の事件情報ＩＤを付与して、記憶部１２の事件データベース（ＤＢ）１２１に登録する処理を行う。
【００１８】
具体的には、データ入力部１１１は、基本情報の登録要求をユーザ端末３から受信すると、基本情報に関する入力画面を送信する等して、基本情報に関するデータの入力をユーザ端末３に要求し、これに対する入力データを受信すると、事件毎にユニークな事件情報ＩＤ及びパスワードを生成し、このうちの事件情報ＩＤを、受信した入力データに付与することにより基本情報を生成し、事件ＤＢ１２１に登録する。また、生成した事件情報ＩＤ及びパスワードを、記憶部１２に記憶し、基本情報の登録完了の通知とともにユーザ端末３に送信する。
基本情報は、例えば、事件情報ＩＤ、事件名、事件番号、依頼者データ（依頼者名、地位、住所、生年月日、年齢、性別、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス、勤務先の住所・電話番号等、個人・法人の種別等）、弁護士データ（弁護士名等）、相手先データ（相手先名、地位、住所、生年月日、年齢、性別、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス、勤務先の住所・電話番号等、個人・法人の種別等）、代理人データ（代理人名、事務所の名称・住所・電話番号・ＦＡＸ番号・メールアドレス等）、裁判所データ（裁判所名、電話番号、裁判官、担当部（例えば、”民事”、”刑事”、”家事”、”調停”等）、電話番号、ＦＡＸ番号等）等のデータを含む。
【００１９】
また、データ入力部１１１は、基本情報を事件ＤＢ１２１に登録した後、その基本情報の事件情報ＩＤについて、預かり金情報、出力枚数情報（初期値０）を生成して記憶部１２に記憶する。預かり金情報は、例えば図３に示すように、事件情報ＩＤ、入金計（入金金額の総額）、出金計（出金金額の総額）、預かり金残高等のデータを含む。出力枚数情報は、事件情報ＩＤ、出力枚数等のデータを含む。
【００２０】
また、データ入力部１１１は、上記の基本情報以外の事件に関連する各種情報（後述する期日情報、入手金情報、文書データ等）の登録要求をユーザ端末３から受信すると、事件を特定するため事件情報ＩＤ及びパスワードの入力要求をユーザ端末３に送信して、これに対する入力データ（事件情報ＩＤ及びパスワード）を取得し、入力された事件情報ＩＤ及びパスワードを、記憶部１２に登録されている事件情報ＩＤおよびパスワードと照合し、合致した場合に、各種情報の登録要求を認め、当該事件に関する各種情報の入力・表示等するための入力操作画面をユーザ端末３に供給する入力操作画面の画面構成は任意であり、例えば、タブや切り替えボタン等を用いることにより、一の事件に関連する各種情報の入力・表示画面を切り替えて表示可能な構成としてもよい。入力操作画面の一例を図４に示す。
【００２１】
例えば、受信した登録要求が、事件の期日（事件の関係者が会合して各種の訴訟行為をする日時）等に関する期日情報（事件スケジュール情報）の登録要求である場合、期日に関する入力画面データをユーザ端末３に送信して、これに対する入力データを受信する。そして、受信した入力データについて、スケジュールの重複が発生するか否かをチェックするスケジュール重複チェック処理を行う。このスケジュール重複チェック処理では、データ入力部１１１は、例えば、受信データに含まれる「日付」と「出席弁護士名」に対応するスケジュール情報が、スケジュールＤＢ１２２に既に登録されているかを判別する。対応するスケジュール情報が登録されていない場合には、スケジュールの重複が発生しないと判断し、先に入力された事件情報ＩＤを、受信した入力データに付与して期日情報を生成して事件ＤＢ１２１に登録するとともに、期日情報に基づくスケジュール情報を生成し、記憶部１２のスケジュールＤＢ１２２に登録する。期日情報は、例えば、事件情報ＩＤ、日付、開始時間、終了時間、場所、出席弁護士名、本人等の出席の有無、提出書類等のデータを含む。また、対応するスケジュール情報が既に登録されている場合には、データ入力部１１１は、予め設定されている判断基準に従って、スケジュールの優先度を判別し、優先度の高い方のスケジュールを有効に設定する。例えば、入力されたスケジュールの方が優先度が高い場合には、優先度の低い方のスケジュール情報について変更の入力を受け付け、受け付けた内容に従って、スケジュールＤＢ１２２において該当するスケジュール情報の設定内容を変更し、その後、上述のように、期日情報を記憶部１２に記憶するとともに対応するスケジュール情報をスケジュールＤＢ１２２に登録してもよい。また、入力されたスケジュールの方が優先度が低い場合には、入力された期日に関する情報について変更の入力を受け付け、変更された入力データについて、再度、スケジュールの重複チェックを行った後に設定するようにしてもよい。スケジュールの優先度の判断基準の例としては、例えば、期日に関するスケジュールを優先する、基本情報や他の情報における所定のデータ項目の設定値に基づいて優先度を判定する（例えば、「訴額」の値の大きい方を優先する、「裁判所」についてランク付けを行い、ランクの高い方を優先する、等）等がある。
【００２２】
また、例えば、受信した登録要求が、入出金情報の登録要求である場合、入手金に関する入力画面データをユーザ端末３に送信して、これに対する入力データを受信する。そして、先に入力された事件情報ＩＤを、受信した入力データに付与して入出金情報を生成し、事件ＤＢ１２１に登録する。入出金情報は、例えば、事件情報ＩＤ、日付、依頼者名、入金金額、出金金額、摘要等のデータを含む。
また、例えば、受信した登録要求が、文書データの登録要求である場合、登録対象の文書データをユーザ端末３に要求する。そして、登録対象の文書データをユーザ端末３から受信すると、例えば、事件ＤＢ１２１の下に、先に入力された事件情報ＩＤをフォルダ名とする文書データ用フォルダを生成して文書データを格納する等して、文書データを事件情報ＩＤと関連付けて事件ＩＤ１２１に登録する。なお、登録対象の文書の種類・内容等は任意であり、例えば、預かり書類、提出書類、報告書、メモ等の文書を含む。なお、文書データと事件情報ＩＤとを関連付ける方法は任意であり、例えば、文書データのファイル名を「事件情報ＩＤ＋文書名」に設定してもよい。
【００２３】
預かり金管理部１１２は、事件情報ＩＤ毎に、預かり金の自動算出処理を行う。具体的には、例えば入出金情報が記憶部１２に登録されると、登録された入手金情報に含まれる事件情報ＩＤを用いて、これに対応する預かり金情報を特定する。そして、登録された入出金情報における「入金金額」の値を、特定した預かり金情報における「入金計」の値に加算し、また、入出金情報における「出金金額」の値を、預かり金情報における「出金計」の値に加算する。そして、各値を加算した後、その預かり金情報について、「入金計」の値から「出金計」の値を差し引いた値を「預かり金残高」に設定記憶する。
【００２４】
また、預かり金管理部１１２は、所定のタイミング（例えば、１回／１日等）で、各事件の担当者弁護士について担当事件に関する移動内容データ（事件情報ＩＤ、行き先等）をスケジュールＤＢ１２２から抽出し、抽出した移動内容データに基づいて、交通費を算出する。具体的には、事件ＤＢ１２１に登録されている各基本情報について、「事件情報ＩＤ」、「担当弁護士名」等のデータを取り出し、取り出した「事件情報ＩＤ」、「担当弁護士」のデータを含み、「日付」が所定値（例えば、チェックタイミングが１回／１日の場合には当日の日付）のスケジュール情報を抽出し、抽出したスケジュール情報から行き先データを取り出し、例えば、行き先データと住所データが関連付けられているデータベースを参照するなどして、取得した行き先データに対応する住所データを取得する。そして、住所データと最寄り駅データが関連付けられているデータベースを参照するなどして、取得した住所データに対応する最寄り駅データを取得する。そして、例えば、出発駅と行き先駅とを指定することにより、指定した駅間の交通費が算出される交通費算出システム等に、記憶部１２に予め設定されている「事務所の最寄り駅」を出発駅として指定入力し、上述のようにして取得した「最寄り駅」を行き先駅として指定入力し、これらの入力に対して出力される交通費のデータを取得する。なお、交通費算出システムについては、ネットワーク１０を介して他のコンピュータから提供されるサービスを利用してもよく、また、このシステムを実現するためのプログラム等を記憶部１２に記憶しておき、制御部１１がこれを読み込んで実行するようにしてもよい。
そして、預かり金管理部１１２は、交通費を算出したスケジュール情報について、事件情報ＩＤ、日付、入金金額（０）、出金金額（交通費の金額）、摘要（”交通費”）等のデータを含む入出金情報を生成して事件ＤＢ１２１に登録する。そして、登録した入手金情報の事件情報ＩＤにより特定される預かり金情報を、上述のようにして更新する。
【００２５】
また、預かり金管理部１１２は、所定のタイミング（例えば、１日に１回等）で、記憶部１２に記憶されている、事件毎の文書の出力枚数のデータを読み出し、所定の計算式（例えば、文書費用＝１枚の出力費用×出力枚数、等）に従って事件情報ＩＤ毎に文書費用を算出する。そして、上述のように、事件情報ＩＤにより特定される預かり金情報を更新し、記憶部１２の出力枚数情報をクリアする。
【００２６】
データ管理部１１３は、記憶部１２に登録されている文書データについて、ユーザ端末３から、事件情報ＩＤと文書名等を指定した文書データ要求を受け付けると、指定された事件情報ＩＤ及び文書名に対応する（例えば、フォルダ名「事件情報ＩＤ」のフォルダに格納されている）文書データのファイルを記憶部１２から読み出して、要求元のユーザ端末３に送信する。そして、ユーザ端末３から、その文書データの印刷要求を受信すると、指定された文書データを記憶部１２から読み出し、デジタル複合機４に印刷要求とともに送信する。そして、記憶部１２に記憶される出力枚数情報について、指定された文書データに付与されている事件情報ＩＤに対応する出力枚数情報を特定し、特定した出力枚数情報の「出力枚数」の値に、今回の印刷枚数の値を加算する。
【００２７】
完了事件登録部１１４は、事件が完了した旨の通知と事件情報ＩＤをユーザ端末３から受信すると、受信した事件情報ＩＤに関連付けられている文書データを、事件ＤＢ１２１から読み出し、所定の登録要求とともに、文書管理サーバ２に送信する。なお、このとき、完了事件登録部１１４は、指定された事件情報ＩＤを含む基本情報を事件ＤＢ１２１から特定し、特定した基本情報における事件番号のデータを取り出し、事件情報ＩＤと事件番号とを上記の登録要求に含める。
また、完了事件登録部１１４は、例えば、事件の完了の通知等の受信に応答して、指定された事件情報ＩＤが付与されている入手金情報を読み出し、読み出したデータから、入手金履歴を示す報告書データを自動生成し、この報告書データを事件情報ＩＤに関連付けて記憶部１２に記憶した後（例えば、フォルダ名「事件情報ＩＤ」のフォルダに格納した後）、記憶部１２から、指定された事件情報ＩＤと関連付けられている文書データを全て読み出して文書管理サーバ２に送信してもよい。
【００２８】
記憶部１２は、制御部１１が実行する動作プログラム及び処理に必要な各種データを記憶する。
また、記憶部１２は、事件ＤＢ１２１、スケジュールＤＢ１２２を備える。
事件ＤＢ１２１には、事件情報ＩＤが付与されている基本情報及び関連情報等が記憶される。
スケジュールＤＢ１２２には、職員（弁護士、秘書等）のスケジュール情報が登録されている。スケジュール情報は、職員名、年月日及び時間（開始時刻、終了時刻）、行き先、内容（期日に関するスケジュールの場合には、事件情報ＩＤが設定される）等のデータを含む。スケジュールＤＢ１２２に登録されるスケジュール情報のうち、期日に関するスケジュール情報は、上述のように期日情報の事件ＤＢ１２１への登録とともに登録され、期日以外のことに関するスケジュール情報は、所定のスケジュール登録ツールにより登録される。このスケジュール登録ツールは所定のサーバ（事件管理サーバ１でもよい）で起動される。事件管理サーバ１で起動される場合、例えば、制御部１１は記憶部１２に記憶される動作プログラムを読み出して実行することにより、スケジュール登録部として機能する。このスケジュール登録部は、ユーザ端末３からのスケジュール登録要求に応じて、スケジュールの入力画面を要求元に送信する等してスケジュールの入力を要求し、これに対する入力データを受信し、スケジュール情報としてスケジュールＤＢ１２２に登録する。
【００２９】
入力部１３は、例えば、キーボード、ポインティング・デバイス等の入力装置から構成され、入力データを制御部１１に送信する。
表示部１４は、例えば、ディスプレイ装置等の表示装置から構成され、制御部１１からの指示に従って各種画面等を出力する。
通信制御部１５は、制御部１１からの指示に従って、ネットワーク１０を介した他の装置との通信を制御する。
【００３０】
文書管理サーバ２は、完了した事件の各種情報を管理するコンピュータから構成され、例えば図５に示すように、記憶部２１と、制御部２２と、表示部２３と、入力部２４と、通信制御部２５と、を備える。
【００３１】
記憶部２１は、制御部２２が実行する動作プログラム及び処理に必要な各種データを記憶する。また、記憶部２１は、事件種別毎、年毎に文書データが格納される文書ＤＢ２１１を備える。文書ＤＢ２１１は、事件の種別毎に予め設定された「事件種別フォルダ」を備える。事件種別フォルダは、例えば、事件番号に含まれる符号毎に生成され、各符号がそれぞれフォルダ名として設定されている。また、各事件種別フォルダの下位フォルダには、年がファイル名に設定されている「年フォルダ」が各年毎に予め生成されている。
【００３２】
制御部２２は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等から構成され、記憶部２１に予め記憶された動作プログラム等を読み込んで実行することにより、事件に関する各種文書データを受信して記憶部２１の文書ＤＢ２１１に事件の種別毎、年毎に分類して記憶する文書データ登録処理等を行う。
この文書データ登録処理では、事件管理サーバ１から、登録要求とともに複数の文書データを受信すると、記憶部２１の文書ＤＢ２１１において、受信した登録要求に含まれる事件番号に含まれる符号に基づいて、該当する事件種別フォルダを特定し、特定した事件フォルダの下位フォルダから、事件番号に含まれる年に基づいて、該当する年フォルダを特定する。例えば、事件番号が「平成１６年（ワ）第ＸＸＸ号」である場合には、符号「ワ」に対応する事件種別フォルダを特定し、次に、その特定した事件種別フォルダの下位フォルダの中から、「平成１６年」に対応する年フォルダを特定する。そして、制御部２２は、特定した年フォルダの下に、事件情報ＩＤをフォルダ名とする文書格納用フォルダを生成して、受信した文書データを格納する。
【００３３】
また、制御部２２は、ユーザ端末３から検索条件を指定した検索要求を受信すると、指定された検索条件に従って、文書ＤＢ２１１に登録された文書データを検索し、検索結果を、ユーザ端末３に送信する。
【００３４】
表示部２３は、例えば、ディスプレイ装置等の表示装置から構成され、制御部２２からの指示に従って各種画面等を出力する。
入力部２４は、例えば、キーボード、ポインティング・デバイス等の入力装置から構成され、入力データを制御部２２に送信する。
通信制御部２５は、制御部２２からの指示に従って、ネットワーク１０を介した他の装置との通信を制御する。
【００３５】
ユーザ端末３は、制御部と記憶部と表示部と入力部と通信制御部を備えるコンピュータから構成される。
ユーザ端末３の制御部は、記憶部に予め記憶された動作プログラム等を読み出して実行することにより、事件管理サーバ１にネットワーク１０を介して接続し、事件管理サーバ１から各種画面データを受信して表示し、入力されたデータを事件管理サーバ１に送信する等して、事件に関する各種情報を登録する処理を行う。また、制御部は、事件に関する各種文書データを生成するための処理を行う。文書データの生成方法は任意であり、ワードプロセッサソフトウェア、表計算ソフトウェア、プレゼンテーション用ソフトウェア等の種々の文書作成ソフトウェアによる作成、スキャナによる紙文書の読取等を含む。また、制御部は、事件管理サーバ１に登録されている文書データを要求して受信し、受信した文書データを表示部に表示等する。そして、表示された文書データについて印刷指示が入力されると、表示された文書のファイル名等を指定した印刷指示を事件管理サーバ１に送信する。また、制御部は、入力部から入力された検索条件を含む検索要求を文書管理サーバ２に送信し、これに対する検索結果を受信して、表示部に表示する。
【００３６】
また、ユーザ端末３の記憶部は、例えば、ハードディスク装置等から構成され、制御部が実行するための動作プログラム及び処理に必要な各種データ等が記憶される。また、入力部は、例えば、キーボード、ポインティング・デバイス等の入力装置から構成され、入力データを制御部に送信する。また、表示部は、例えば、ディスプレイ装置等の表示装置から構成され、制御部からの指示に従って各種データ等を出力する。また、通信制御部は、制御部からの指示に従って、ネットワーク１０を介した他の装置との通信を制御する。
【００３７】
デジタル複合機４は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を含む制御部と、スキャナ等を含む読取部と、印刷部と、通信部と、記憶部等を備える。制御部は、記憶部に記憶された各種プログラム等を読み出して実行することにより、読取部、印刷部、通信部等を制御して、複写機、ファクシミリ等の各種機能を実現する。
【００３８】
次に、本発明の実施形態に係る事件情報管理システムの動作について説明する。
初めに、事件に関する各種情報を事件ＤＢ１２１に登録する事件情報登録処理について図６のフローチャートを参照して説明する。
例えば、事件管理サーバ１の制御部１１は、ユーザ端末３からのログイン要求に応じて、予め設定されたユーザＩＤ、パスワード等を用いた所定の認証処理を行った後、初期メニュー画面をユーザ端末３に送信する。そして、初期メニュー画面において「事件情報の登録」が選択されると、その旨のデータがユーザ端末３から事件管理サーバ１に送信される。
これに応じて、事件管理サーバ１の制御部１１は、例えば、新規登録（基本情報の登録）であるか否かを選択入力させる入力画面データをユーザ端末３に送信して、これに対する入力データを受信する（ステップＳ１）。そして、新規登録である旨のデータを受信した場合には（ステップＳ２：ＹＥＳ）、基本情報に関する入力画面をユーザ端末３に送信して、これに対する入力データを受信し（ステップＳ３）、事件毎にユニークな事件情報ＩＤを生成し（ステップＳ４）、生成した事件情報ＩＤを入力データに付与して基本情報を生成する（ステップＳ５）。そして、制御部１１は、生成した基本情報を記憶部１２の事件ＤＢ１２１に登録する（ステップＳ６）。
【００３９】
また、ステップＳ２において、新規登録ではない旨のデータを受信した場合には（ステップＳ２：ＮＯ）、制御部１１は、事件情報ＩＤとパスワードの入力画面データをユーザ端末３に送信し、これに対する入力データを受信する（ステップＳ７）。そして、受信した入力データ（事件情報ＩＤおよびパスワード）と、記憶部１２に登録されている事件情報ＩＤおよびパスワードを照合して、合致するか否かを判別し（ステップＳ８）、合致しない場合には（ステップＳ８：ＮＯ）、制御部１１は、エラーメッセージを送信する等の所定のエラー処理を行って（ステップＳ４１）終了する。また、合致する場合には（ステップＳ８：ＹＥＳ）、制御部１１は、例えば、当該事件（ステップＳ７で入力された事件情報ＩＤにより特定される事件）に関する各種情報の表示、入力、出力等の各種指示入力を受け付けるための入力操作画面（図４参照）をユーザ端末３に供給し（ステップＳ９）、登録対象の情報を指定する入力を受け付け、指定された情報について、登録に必要なデータ入力を受け付けて、入力されたデータを事件ＤＢ１２１に登録する処理（各種情報登録処理）を行う（ステップＳ１０）。次に、この各種情報登録処理の具体的な内容について、図７〜９を参照して説明する。
【００４０】
例えば、「期日情報」が登録対象の情報としてユーザ端末３から指定された場合における期日情報登録処理を図７のフローチャートを参照して説明する。
制御部１１は、期日に関する情報の入力画面データをユーザ端末３に送信して、これに対する入力データを受信する（ステップＳ１１）。
そして、受信した入力データに含まれる「日付」と「出席弁護士名」に対応するスケジュール情報が、スケジュールＤＢ１２２に既に登録されているかを判別する（ステップＳ１２）。
そして、スケジュール情報がスケジュールＤＢ１２２に登録されていないと判別された場合には（ステップＳ１２：ＮＯ）、制御部１１は、ステップＳ７で入力された事件情報ＩＤを、受信した入力データに付与して期日情報を生成して、事件ＤＢ１２１に登録する（ステップＳ１３）。また、期日情報に基づくスケジュール情報を生成し、記憶部１２のスケジュールＤＢ１２２に登録する（ステップＳ１４）。
【００４１】
また、ステップＳ１２において、スケジュール情報がスケジュールＤＢ１２２に登録されていると判別された場合には（ステップＳ１２：ＹＥＳ）、制御部１１は、予め設定されている判断基準に従って、スケジュールの優先度を判別する（ステップＳ１５）。そして、判別結果に基づいて、優先度の高い方のスケジュールを有効に設定する処理を行う（ステップＳ１６）。
これにより、事件情報ＩＤに紐付けられた期日情報が事件ＤＢ１２１に登録される。
【００４２】
次に、例えば、「入手金情報」が登録対象の情報としてユーザ端末３から指定された場合における入手金情報登録処理を図８のフローチャートを参照して説明する。
制御部１１は、入手金に関する情報の入力画面データをユーザ端末３に送信して、これに対する入力データを受信する（ステップ２１）。
そして、制御部１１は、ステップＳ７で入力された事件情報ＩＤを、受信した入力データに付与して入手金情報を生成して、事件ＤＢ１２１に登録する（ステップＳ２２）。
これにより、事件情報ＩＤに紐付けられた入手金情報が事件ＤＢ１２１に登録される。
【００４３】
次に、例えば、「文書データ」が登録対象の情報としてユーザ端末３から指定された場合における文書データ登録処理を図９のフローチャートを参照して説明する。
制御部１１は、登録対象の文書データをユーザ端末３に要求し、これに対する文書データを受信する（ステップＳ３１）。そして、登録対象の文書データをユーザ端末３から受信すると、例えば、事件ＤＢ１２１の下に、先に入力された事件情報ＩＤをフォルダ名とする文書データ用フォルダを生成して文書データを格納する等して、文書データを事件情報ＩＤと関連付けて事件ＤＢ１２１に登録する（ステップＳ３２）。
【００４４】
次に、事件管理サーバ１が、完了した事件の文書データを文書管理サーバ３に登録するために送信する文書送信処理について図１０を参照して説明する。
【００４５】
例えば、事件管理サーバ１の制御部１１は、事件情報ＩＤと、事件が完了した旨のデータと、をユーザ端末３から受信する（ステップＳ５１）。具体的には、例えば、上述の事件情報登録処理（図６）において、ステップＳ１、Ｓ２、Ｓ７（事件情報ＩＤ及びパスワード入力）、Ｓ８、Ｓ９が順次実行され、ユーザ端末３に、事件に関する入力操作画面（図４参照）が表示された場面において、例えばその入力操作画面上に設けられた完了ボタンが押下され、その旨のデータをユーザ端末３から事件管理サーバ１の制御部１１が受信する。
これに応じて、制御部１１は、ユーザ端末３から受信した事件情報ＩＤを含む基本情報を事件ＤＢ１２１から特定し、特定した基本情報における事件番号のデータを取り出す（ステップＳ５２）。また、制御部１１は、事件情報ＩＤに関連付けられた文書データを事件ＤＢ１２１から読み出す（ステップＳ５３）。
そして、制御部１１は、事件情報ＩＤと事件番号を含む登録要求を、事件ＤＢ１２１から読み出した文書データとともに、文書管理サーバ２に送信する（ステップＳ５４）。
【００４６】
次に、文書管理サーバ２が、事件管理サーバ１から受信した文書データを文書ＤＢ２１１に登録する文書登録処理について図１１を参照して説明する。
文書管理サーバ２の制御部２２は、事件管理サーバ１から、登録要求とともに複数の文書データを受信する（ステップＳ６１）。
そして、制御部２２は、記憶部２１の文書ＤＢ２１１において、受信した登録要求に含まれる事件番号に含まれる符号に基づいて、該当する事件種別フォルダを特定し、特定した事件フォルダの下位フォルダから、事件番号に含まれる年に基づいて、該当する年フォルダを特定する（ステップＳ６２）。
そして、制御部２２は、特定した年フォルダの下に、事件情報ＩＤをフォルダ名とする文書格納用フォルダを生成し（ステップＳ６３）、受信した文書データを格納する（ステップＳ６４）。
【００４７】
以上説明したように、本発明によれば、事件に関する各種情報を事件情報ＩＤに紐付けて効率的に管理することができる。また、期日に関するスケジュールを登録する際に、スケジュールが重複して登録されることを回避することができる。また、完了した事件について、その事件に関する文書データを、事件の種別に応じて分類してデータベースに登録することができる。また、スケジュールＤＢを参照して、事件の担当弁護士の交通費を算出し、事件単位の経費に計上することができる。
【００４８】
なお、本発明は種々の変形及び応用が可能である。
例えば、事件管理サーバ１が、事件ＤＢ１２１に登録されている文書データを依頼人等にＦＡＸ送信する機能を備えても良い。
具体的には、ユーザが事件情報ＩＤを指定した後に事件管理サーバ１からユーザ端末３に供給される入力操作画面において、ユーザが送付状の有無について「有り」と選択入力すると、事件管理サーバ１の制御部１１が、当該事件の依頼人の名前等のデータを、先に指定された事件情報ＩＤに対応する基本情報から読み出し、予め記憶部１２に登録されているＦＡＸ文書のフォーマットの宛先領域に設定することにより、送り状のデータを生成する。そして、例えば、入力操作画面において表示される当該事件の文書データの一覧から、ユーザにより添付文書が選択され、ＦＡＸボタンが押下されると、制御部１１が、ユーザにより選択された文書データを事件ＤＢ１２１から読み出し、生成した送り状のデータとともに、基本情報に設定されている依頼人のＦＡＸ番号宛にＦＡＸ送信するようにしてもよい。
【００４９】
また、事件管理サーバ１が、事件ＩＤ１２１に登録されている基本情報等を用いて、文書の原案を自動的に生成する機能をさらに備えても良い。
具体的には、事件管理サーバ１の記憶部１２には、各種書類（報告書、提出書類等）のフォーマットデータと、各フォーマットデータへの差し込みパターン（どの項目をどこに差し込むかを示す）の情報と、が記憶される。そして、ユーザが事件情報ＩＤを指定した後に事件管理サーバ１からユーザ端末３に供給される入力操作画面において、事件管理サーバ１に登録されている各種書類一覧を呼び出し、その中から、生成対象の書類を選択する入力がなされると、事件管理サーバ１の制御部１１が、指定された書類のフォーマットデータを読み出し、そのフォーマットデータに対応する差し込みパターン情報を参照して、基本情報における所定データ（例えば、依頼人名、住所等）をフォーマットデータの所定位置（領域）に差し込むことにより、書類を自動的に生成する。
【００５０】
なお、この発明のシステムは、専用のシステムによらず、通常のコンピュータシステムを用いて実現可能である。例えば、上述の動作を実行するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体（ＦＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等）に格納して配布し、該プログラムをコンピュータにインストールすることにより、上述の処理を実行する事件管理サーバ１、文書管理サーバ２、ユーザ端末３等を構成してもよい。また、インターネット等のネットワーク上のサーバ装置が有するディスク装置に格納しておき、例えばコンピュータにダウンロード等するようにしてもよい。
また、上述の機能を、ＯＳが分担又はＯＳとアプリケーションの共同により実現する場合等には、ＯＳ以外の部分のみを媒体に格納して配布してもよく、また、コンピュータにダウンロード等してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５１】
【図１】本発明の実施形態に係る事件情報管理システムの構成例を示す図である。
【図２】図１の事件情報管理システムで用いられる事件管理サーバの構成例を示す図である。
【図３】預かり金情報を説明するための図である。
【図４】入力操作画面の一例を示す図である。
【図５】図１の事件情報管理システムで用いられる文書管理サーバの構成例を示す図である。
【図６】事件情報登録処理を説明するためのフローチャートである。
【図７】期日情報登録処理を説明するためのフローチャートである。
【図８】入手金情報登録処理を説明するためのフローチャートである。
【図９】文書データ登録処理を説明するためのフローチャートである。
【図１０】文書送信処理を説明するためのフローチャートである。
【図１１】文書登録処理を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【００５２】
１          事件管理サーバ
２          文書管理サーバ
３          ユーザ端末
４          デジタル複合機
１０        ネットワーク
１１        制御部
１２        記憶部
１３        入力部
１４        表示部
１５        通信制御部
１１１      データ入力部
１１２      預かり金管理部
１１３      データ管理部
１１４      完了事件登録部
１２１      事件ＤＢ
１２２      スケジュールＤＢ
２１        記憶部
２２        制御部
２３        表示部
２４        入力部
２５        通信制御部
２１１      文書ＤＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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