(57)【要約】【課題】  当日の日付によらず、記録媒体に作成された文書に付された情報に応じて文書を管理する。【解決手段】  文書管理システム１は、記録媒体５が挿入口１２に挿入されると、読み取り装置２によって記録媒体５に作成された文書（画像：文書本体５０及び廃棄関連承認情報５２２）を読み取る。制御部３は、読み取り装置２が読み取った画像に対応するデータを受入れ、記録媒体５が廃棄可であるか又は廃棄不要であるかを判定する。分類用爪４は、制御部３の制御により、記録媒体５を収容部１４又は排出トレイ１６に案内する。このように、文書管理システム１は、記録媒体５に形成された廃棄関連承認情報５２２に応じて、記録媒体５を廃棄するか否かを判定し、記録媒体５を廃棄可のもの又は廃棄不要のもののいずれかとして分類する。【選択図】          図４
2006339939.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記録媒体に作成された文書に付された情報を読み取り、読み取った情報に基づいて前記記録媒体を廃棄するか否かを判定し、判定結果に応じて前記記録媒体を分類することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
前記文書に付された情報は、前記文書を廃棄することを承認する情報であることを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項３】
前記文書に付された情報は、前記文書が廃棄不要であることを承認する情報であることを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項４】
記録媒体に作成された文書に付された情報を読み取り、読み取った情報に基づいて前記文書の廃棄に関する承認情報を検索し、検索結果に応じて前記記録媒体を廃棄するか否かを判定し、判定結果に応じて前記記録媒体を分類することを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
記録媒体に作成された文書に付された情報を読み取る読み取り手段と、この読み取り手段が読み取った情報に基づいて記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段と、この判定手段が判定した結果に応じて記録媒体を分類する分類手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
記録媒体に作成された文書に付された情報を読み取る読み取り手段と、この読み取り手段が読み取った情報に基づいて文書の廃棄に関する承認情報を検索する検索手段と、この検索手段が検索した結果に応じて記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段と、この判定手段が判定した結果に応じて記録媒体を分類する分類手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、記録媒体に作成される文書を管理する文書管理方法及び文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
文書の管理を容易にするために、複数の文書それぞれに廃棄日を指定し、指定された廃棄日と当日とを比較することにより不要文書を検索して、不要文書を廃棄することは公知である（特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開平２−３１０６６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来例においては、指定された廃棄日と当日とを比較することによって不要文書か否かを判定することしかできず、例えば文書を廃棄することが承認されているか否かなどの任意の条件に対応させて複数の文書を管理することができないという問題があった。
【０００５】
そこで、本発明は、当日の日付によらず、記録媒体に作成された文書に付された情報に応じて、文書を管理することができる文書管理方法及び文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明の第１の特徴とするところは、記録媒体に作成された文書に付された情報を読み取り、読み取った情報に基づいて前記記録媒体を廃棄するか否かを判定し、判定結果に応じて前記記録媒体を分類する文書管理方法にある。したがって、記録媒体に作成された文書に付された情報に基づいて、記録媒体を廃棄するか否かに分類することができ、当日の日付によらず、文書を管理することができる。
【０００７】
好適には、前記文書に付された情報は、前記文書を廃棄することを承認する情報である。また、好適には、前記文書に付された情報は、前記文書が廃棄不要であることを承認する情報である。即ち、文書に付された文書の廃棄に関する承認を示す情報に基づいて、文書を管理することができる。
【０００８】
また、本発明の第２の特徴とするところは、記録媒体に作成された文書に付された情報を読み取り、読み取った情報に基づいて前記文書の廃棄に関する承認情報を検索し、検索結果に応じて前記記録媒体を廃棄するか否かを判定し、判定結果に応じて前記記録媒体を分類する文書管理方法にある。したがって、記録媒体に作成された文書に付された情報に文書の廃棄に関する承認情報が含まれていなくても、記録媒体を廃棄するか否かに分類することができる。
【０００９】
また、本発明の第３の特徴とするところは、記録媒体に作成された文書に付された情報を読み取る読み取り手段と、この読み取り手段が読み取った情報に基づいて記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段と、この判定手段が判定した結果に応じて記録媒体を分類する分類手段とを有する文書管理システムにある。
【００１０】
また、本発明の第４の特徴とするところは、記録媒体に作成された文書に付された情報を読み取る読み取り手段と、この読み取り手段が読み取った情報に基づいて文書の廃棄に関する承認情報を検索する検索手段と、この検索手段が検索した結果に応じて記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段と、この判定手段が判定した結果に応じて記録媒体を分類する分類手段とを有する文書管理システムにある。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、当日の日付によらず、記録媒体に作成された文書に付された情報に応じて、文書を管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
次に、本発明の第１の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１において、本発明の第１の実施形態に係る文書管理システム１の概要が示されている。文書管理システム１は、システム本体１０を有し、例えば隔離された空間内に配置される。
【００１３】
システム本体１０の上部には、例えば片面に文書（画像）が作成された用紙などの記録媒体５（図２を用いて後述）がシステム本体１０内に挿入されるように、挿入口１２が設けられている。また、システム本体１０の内部には、後述する分類用爪４により分類された記録媒体５を収容する収容部１４が設けられ、システム本体１０の正面側（図１において右側）の外部には、システム本体１０内から排出された記録媒体５が載置される排出トレイ１６が設けられている。
【００１４】
挿入口１２の下方近傍には、所定のタイミングで記録媒体５をシステム本体１０内の下方に向けて搬送する搬送ロール１８が設けられている。また、挿入口１２と搬送ロール１８との間には、挿入口１２を通ってシステム本体１０内に搬送される記録媒体５の片面に作成された文書（画像）を読み取るスキャナなどの読み取り装置２が配置されている。読み取り装置２は、読み取った画像に対応するデータを制御部３に対して出力する。制御部３は、図示しないＣＰＵ及びメモリなどを含み、文書管理システム１を構成する各部を制御する。
【００１５】
搬送ロール１８の下方には、分類用爪４が配置されている。分類用爪４は、制御部３の制御によって揺動し、上方から搬送される記録媒体５を収容部１４又は排出トレイ１６いずれかに向けて案内する。
【００１６】
したがって、記録媒体５は、挿入口１２からシステム本体１０内に向けて挿入されると、片面に形成された画像が読み取り装置２によって読み取られるとともに、搬送ロール１８によってシステム本体１０内の下方に向けて搬送され、分類用爪４により収容部１４又は排出トレイ１６いずれかに向けて案内される。
【００１７】
なお、読み取り装置２は、記録媒体５の両面それぞれから画像を読み取って、読み取った画像それぞれに対応するデータを制御部３に対して出力するようにされてもよい。また、収容部１４は、記録媒体５を細かく切断するシュレッダとしての機能を有するものであってもよい。
【００１８】
図２は、文書管理システム１に挿入される記録媒体５の片面に作成された文書（画像）例である。
図２に示すように、記録媒体５には、文書本体５０と、この文書本体５０を管理するための管理情報画像５２とが画像として形成されている。文書本体５０及び管理情報画像５２は、文章であってもよいし、描画等の画像であってもよい。また、管理情報画像５２は、機械可読な情報として文書本体５０に付されて記録媒体５に形成されていればよく、人間に理解できない形式のものであってもよいし、電子透かしとして文書本体５０と一体に形成されるものであってもよい。
【００１９】
図３は、管理情報画像５２に含まれる情報の概念を示す図表である。管理情報画像５２には、例えば図３（Ａ）に示すように、文書ごとに固有（文書の複製も区別する）の文書ＩＤ（識別子）５２０、文書の廃棄に関連する承認情報である廃棄関連承認情報５２２、及び文書本体５０に対応させて付加された付加情報５２４が含まれる。
【００２０】
廃棄関連承認情報５２２は、例えば文書本体５０を廃棄することを承認する情報、又は文書本体５０が廃棄不要であることを承認する情報である。付加情報５２４には、例えば文書本体５０を廃棄してよいことを承認されたユーザ、場所若しくは時間帯などを特定する情報、又は文書本体５０を廃棄しなくてよいことを承認されたユーザ（人）、場所若しくは時間帯などを特定する情報が含まれる。
【００２１】
また、管理情報画像５２は、図３（Ｂ）に示すように廃棄関連承認情報５２２及び付加情報５２４のみが含まれるものであってもよいし、図３（Ｃ）に示すように廃棄関連承認情報５２２のみが含まれるものであってもよいし、図３（Ｄ）に示すように文書ＩＤ５２０のみが含まれるものであってもよい。
【００２２】
次に、文書管理システム１の全体動作について説明する。
図４は、記録媒体５に文書本体５０及び廃棄関連承認情報５２２が形成されている場合における、文書管理システム１の全体動作例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
図４に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、文書管理システム１は、記録媒体５が挿入口１２に挿入されると、読み取り装置２によって記録媒体５に作成された文書（画像：文書本体５０及び廃棄関連承認情報５２２）を読み取る。
【００２３】
ステップ１０２（Ｓ１０２）において、制御部３は、読み取り装置２が読み取った画像に対応するデータを受入れ、記録媒体５が廃棄可であるか又は廃棄不要であるかを判定し、記録媒体５が廃棄可である場合にはＳ１０４の処理に進み、廃棄不要である場合にはＳ１０６の処理に進む。ここで、制御部３は、文書本体５０を廃棄することが承認されている場合には記録媒体５が廃棄可であると判定し、文書本体５０が廃棄不要であることが承認されている場合には記録媒体５が廃棄不要であると判定する。
【００２４】
ステップ１０４（Ｓ１０４）において、分類用爪４は、制御部３の制御により、記録媒体５を収容部１４に案内する。
【００２５】
ステップ１０６（Ｓ１０６）において、分類用爪４は、制御部３の制御により、記録媒体５を排出トレイ１６に案内する。
【００２６】
このように、文書管理システム１は、記録媒体５に形成された廃棄関連承認情報５２２に応じて、記録媒体５を廃棄するか否かを判定し、記録媒体５を廃棄可のもの又は廃棄不要のもののいずれかとして分類する。
【００２７】
次に、本発明の第２の実施形態を図面に基づいて説明する。
図５において、本発明の第２の実施形態に係る文書管理システム６の概要が示されている。文書管理システム６は、例えば隔離された空間である事業所７内に配置されたサーバ６０、画像形成装置６２、文書処理装置６４−１，６４−２、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）６６及び電子錠６８−１，６８−２を有し、文書の作成及び管理を行う。また、サーバ６０、画像形成装置６２、文書処理装置６４−１及びＰＣ６６は、事業所７内でさらに隔離された空間である文書管理室７０内に配置されており、文書処理装置６４−２は、文書管理室７０の外部に配置されている。
なお、文書管理システム６が作成する文書には、図２に示したように、記録媒体５に対して文書本体５０及び管理情報画像５２が形成されている。
【００２８】
サーバ６０は、図示しないＣＰＵ及びメモリなどを有し、例えば文書管理システム６において作成された文書に関する参照データベース６００（図７を用いて後述）を記憶して、文書管理システム６を構成する各部を管理・制御する。画像形成装置６２は、例えばプリンタ、複写機及びファクシミリ等の機能を有する複合機（ＭＦＰ）である。例えば画像形成装置６２は、サーバ６０を介してＰＣ６６から入力される文書データ・印刷指示などに応じて用紙などの記録媒体５に文書（画像）を印刷する。
【００２９】
文書処理装置６４−１は、文書管理室７０の出入り口７００−１付近に配置されており、例えばユーザが記録媒体５を所持して文書管理室７０から退室しようとする場合には、ユーザが記録媒体５を文書処理装置６４−１に挿入してから退室するように運用されている。
電子錠６８−１は、出入り口７００−１に設けられた扉７０２−１に対して、サーバ６０の処理に応じて施錠及び開錠を行うようにされている。例えば電子錠６８−１は、ユーザが文書管理室７０に対して入退室しようとする場合、図示しない無線のＩＤカード読取り装置を用いたユーザＩＤの認証が成功し、他に開錠を拒む条件がない場合に開錠するようにされている。また、電子錠６８−１は、ユーザが文書管理室７０に対して入退室した後には施錠するようにされている。なお、文書処理装置６４−１が上述したように運用されないことを防止するために、文書管理室７０内の記録媒体５にＩＣタグを付し、電子錠６８−１の動作により、文書処理装置６４−１に挿入していない記録媒体５をユーザが所持して退室することができないようにされてもよい。
【００３０】
文書処理装置６４−２は、事業所７の出入り口７００−２付近に配置されており、例えばユーザが記録媒体５を所持して事業所７から退出しようとする場合には、ユーザが記録媒体５を文書処理装置６４−２に挿入してから退出するように運用されている。
電子錠６８−２は、出入り口７００−２に設けられた扉７０２−２に対して、サーバ６０の処理に応じて施錠及び開錠を行うようにされている。例えば電子錠６８−２は、ユーザが事業所７に対して出入りしようとする場合、図示しない無線のＩＤカード読取り装置を用いたユーザＩＤの認証が成功し、他に開錠を拒む条件がない場合に開錠するようにされている。また、電子錠６８−２は、ユーザが事業所７に対して出入りした後には施錠するようにされている。なお、文書処理装置６４−２が上述したように運用されないことを防止するために、事業所７内の記録媒体５にＩＣタグを付し、電子錠６８−２の動作により、文書処理装置６４−２に挿入していない記録媒体５をユーザが所持して退出することができないようにされてもよい。
【００３１】
図６において、文書処理装置６４−１（６４−２）の概要が示されている。文書処理装置６４−１（６４−２）は、装置本体１１を有し、サーバ６０の制御に応じて動作する。
なお、図６に示した文書処理装置６４−１（６４−２）において、図１に示した文書管理システム１と実質的に同じ部分には、同一の符号が付してある。
【００３２】
制御部３０は、コンピュータとしての機能を有し、図示しない通信部を介してサーバ６０に接続されている。制御部３０は、読み取り装置２が読み取った画像に対応するデータを受入れて、文書処理装置６４−１（６４−２）を構成する各部を制御する。
【００３３】
図７は、例えばサーバ６０内に記憶され、制御部３０が参照する参照データベース６００の概念を示す図表である。参照データベース６００は、文書管理システム６により作成される文書それぞれに対応する文書ＩＤ（識別子）６０２ごとに、廃棄関連承認情報６０４、第１ユーザリスト６０６及び第２ユーザリスト６０８を関連付けたデータベースである。廃棄関連承認情報６０４は、文書を廃棄することを承認する情報、又は文書が廃棄不要であることを承認する情報を文書ＩＤごとに対応させる。第１ユーザリスト６０６は、文書を文書管理室７０から持ち出し可であるユーザを文書ＩＤごとに対応させる。第２ユーザリスト６０８は、文書を事業所７から持ち出し可であるユーザを文書ＩＤごとに対応させる。
【００３４】
次に、文書管理システム６の動作例について説明する。
図８は、管理情報画像５２に文書ＩＤ５２０のみが含まれた文書（図２及び図３（Ｄ）参照）が作成された記録媒体５を、ユーザが文書管理室７０から持ち出す場合における文書管理システム６の動作例（Ｓ２０）を示すフローチャートである。
図８に示すように、ステップ２００（Ｓ２００）において、文書管理システム６は、記録媒体５が文書処理装置６４−１の挿入口１２に挿入されると、読み取り装置２によって記録媒体５に作成された文書（画像：文書本体５０及び文書ＩＤ５２０）を読み取る。
【００３５】
ステップ２０２（Ｓ２０２）において、サーバ６０は、図示しない無線のＩＤカード読取り装置を介し、記録媒体５を文書処理装置６４−１に挿入したユーザのユーザＩＤを確認する。
【００３６】
ステップ２０４（Ｓ２０４）において、制御部３０は、読み取り装置２が読み取った画像に対応するデータを受入れ、記録媒体５が廃棄可であるか又は廃棄不要であるかを判定し、記録媒体５が廃棄可である場合にはＳ２０６の処理に進み、廃棄不要である場合にはＳ２０８の処理に進む。ここで、制御部３０は、参照データベース６００を参照することにより、文書ＩＤ５２０及び文書ＩＤ６０２に対応する廃棄関連承認情報６０４を確認し、文書を廃棄することが承認されている場合には記録媒体５が廃棄可であると判定し、文書が廃棄不要であることが承認されている場合には記録媒体５が廃棄不要であると判定する。
【００３７】
ステップ２０６（Ｓ２０６）において、分類用爪４は、制御部３０の制御により、記録媒体５を収容部１４に案内する。
【００３８】
ステップ２０８（Ｓ２０８）において、分類用爪４は、制御部３０の制御により、記録媒体５を排出トレイ１６に案内する。
【００３９】
ステップ２１０（Ｓ２１０）において、制御部３０は、ユーザが記録媒体５を文書管理室７０から持ち出し可か否かを判定し、持ち出し可である場合にはＳ２１２の処理に進み、持ち出し可でない場合には処理を終了する。ここで、制御部３０は、参照データベース６００を参照することにより、文書ＩＤ５２０及び文書ＩＤ６０２に対応する第１ユーザリスト６０６を確認することにより、ユーザが記録媒体５を文書管理室７０から持ち出し可か否かを判定する。
【００４０】
ステップ２１２（Ｓ２１２）において、電子錠６８−１は、サーバ６０の制御に応じて開錠する。
【００４１】
つまり、記録媒体５を文書処理装置６４−１に挿入したユーザが、記録媒体５を文書管理室７０から持ち出し可とされているユーザである場合には、ユーザが記録媒体５を所持していても電子錠６８−１が開錠される。一方、記録媒体５を文書処理装置６４−１に挿入したユーザが、記録媒体５を文書管理室７０から持ち出し可とされていないユーザである場合には、ユーザが記録媒体５を所持していると電子錠６８−１が開錠されないようにすることができる。また、記録媒体５が収容部１４に収容された場合には、どのユーザに対しても電子錠６８−１が開錠される。
【００４２】
また、文書管理システム６は、参照データベース６００の第２ユーザリスト６０８を参照することにより、Ｓ２０の処理と同様に、記録媒体５を文書処理装置６４−２に挿入したユーザが、記録媒体５を事業所７から持ち出し可とされているユーザである場合には、ユーザが記録媒体５を所持していても電子錠６８−２が開錠される。一方、記録媒体５を文書処理装置６４−２に挿入したユーザが、記録媒体５を事業所７から持ち出し可とされていないユーザである場合には、ユーザが記録媒体５を所持していると電子錠６８−２が開錠されないようにすることができる。また、記録媒体５が収容部１４に収容された場合には、どのユーザに対しても電子錠６８−２が開錠される。
【００４３】
さらに、第１ユーザリスト６０６と第２ユーザリスト６０８とは異なるデータであり、文書管理システム６は、文書管理室７０から持ち出し可能な文書と、事業所７から持ち出し可能な文書とを、それぞれ個別に管理することができる。
【００４４】
このように、文書管理システム６は、記録媒体５に形成された文書ＩＤ５２０に応じて、記録媒体５を廃棄するか否かを判定し、記録媒体５を廃棄可のもの又は廃棄不要のもののいずれかとして分類するとともに、文書を作成された記録媒体５をユーザが文書管理室７０又は事業所７から持ち出すことを管理する。
【００４５】
なお、上記実施形態においては、記録媒体に作成された文書を管理する文書管理システムを例に説明したが、これに限定されることなく、文書管理システムは、文書データに付された情報を読み取り、読み取った情報に基づいて文書データを廃棄するか否かを判定し、判定結果に応じて文書データを分類するようにされてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４６】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの概要を示す構成図である。
【図２】文書管理システムに挿入される記録媒体の片面に作成された文書（画像）例である。
【図３】管理情報画像に含まれる情報の概念を示す図表である。
【図４】記録媒体に文書本体及び廃棄関連承認情報が含まれている場合における、文書管理システムの全体動作例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムの概要を示す構成図である。
【図６】文書処理装置の概要を示す構成図である。
【図７】サーバ内に記憶され、制御部が参照する参照データベースの概念を示す図表である。
【図８】管理情報画像に文書ＩＤのみが含まれた文書が作成された記録媒体を、ユーザが文書管理室から持ち出す場合における文書管理システムの動作例（Ｓ２０）を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４７】
１・・・文書管理システム
１２・・・挿入口
１４・・・収容部
１６・・・排出トレイ
２・・・読み取り装置
３，３０・・・制御部
４・・・分類用爪
５・・・記録媒体
５０・・・文書本体
５２・・・管理情報画像
５２０・・・文書ＩＤ
５２２・・・廃棄関連承認情報
５２４・・・付加情報
６・・・文書管理システム
６０・・・サーバ
６２・・・画像形成装置
６４−１，６４−２・・・文書処理装置
６８−１，６８−２・・・電子錠
６００・・・参照データベース
６０２・・・文書ＩＤ
６０４・・・廃棄関連承認情報
６０６・・・第１ユーザリスト
６０８・・・第２ユーザリスト
７・・・事業所
７０・・・文書管理室
【図１】
2006339939.tif 000003
【図２】
2006339939.tif 000004
【図３】
2006339939.tif 000005
【図４】
2006339939.tif 000006
【図５】
2006339939.tif 000007
【図６】
2006339939.tif 000008
【図７】
2006339939.tif 000009
【図８】
2006339939.tif 000010