(57)【要約】【課題】  文書の複製が記録媒体に作成されても、文書を管理する。【解決手段】  画像形成装置１０は、文書の複写指示がある場合、記録媒体３に形成された画像を読取り、画像から文書ＩＤを読取ってサーバ１２に対し送信する。サーバ１２は、送信された文書ＩＤと文書データベースに記憶されたデータとを照合し、文書の廃棄が必要であるか否かを判定する。画像形成装置１０は、サーバ１２から照合結果を受入れて、画像を形成された記録媒体３の複写を行う。サーバ１２は、文書の合計数に複写された文書数を加算する。シュレッダ１６は、廃棄指示がある場合、読取り装置１６０によって記録媒体３に形成された画像を読取り、画像から文書ＩＤを読取ってサーバ１２に対し送信し、記録媒体３を細かく切断して廃棄する。サーバ１２は、文書の合計数から廃棄された文書数を減算する。【選択図】          図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録し、識別子に対応する文書内容の廃棄に関する情報を記憶手段に記憶し、前記記録媒体から識別子が読取られた場合に、記憶手段に記憶された情報に応じて、当該記録媒体を廃棄するか否かを判定することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
文書内容、及び該文書内容が複製であることを示す識別子を記録媒体に記録することにより文書の複製を作成し、識別子に対応する文書内容の廃棄に関して、文書内容の複製元とは異なる情報を記憶手段に記憶し、前記記録媒体から識別子が読取られた場合に、記憶手段に記憶された情報に応じて、当該記録媒体を廃棄するか否かを判定することを特徴とする文書管理方法。
【請求項３】
文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録することにより文書を作成し、作成した文書の複製作成又は廃棄ごとに記録媒体から識別子を読取り、識別子を読取った回数に応じて文書の複製数を計数することを特徴とする文書管理方法。
【請求項４】
文書内容と固有の識別子とを記録媒体に記録することにより文書を作成し、作成した文書に対応する固有の識別子を記憶手段に記憶し、前記文書が廃棄される場合に記録媒体から固有の識別子を読取り、読取られた固有の識別子と記憶手段に記憶された固有の識別子とを対応付けることを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録する記録手段と、この記録手段が記録した識別子に対応する文書内容の廃棄に関する情報を記憶する記憶手段と、識別子が記録されている記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った識別子、及び前記記憶手段に記憶された情報に応じて、文書内容及び識別子が記録された記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
文書内容、及び該文書内容が複製であることを示す識別子を記録媒体に記録することにより、文書の複製を作成する複製作成手段と、この複製作成手段が作成した文書に記録された識別子に対応する文書内容の廃棄に関して、文書内容の複製元とは異なる情報を記憶する記憶手段と、識別子が記録されている記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った識別子、及び前記記憶手段に記憶された情報に応じて、文書内容及び識別子が記録された記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録することにより文書を作成する文書作成手段と、この文書作成手段が作成した文書の複製を作成する複製作成手段と、前記文書作成手段が作成した文書を廃棄する廃棄手段と、前記複製作成手段又は前記廃棄手段によって、前記文書作成手段が作成した文書の複製作成又は廃棄ごとに記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が識別子を読取った回数に応じて文書の複製数を計数する計数手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項８】
文書内容と固有の識別子とを記録媒体に記録することにより文書を作成する文書作成手段と、この文書作成手段が作成した文書に対応する固有の識別子を記憶する記憶手段と、前記文書作成手段が作成した文書が廃棄される場合に記録媒体から固有の識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った固有の識別子と前記記憶手段が記憶する固有の識別子とを対応付ける対応付け手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、記録媒体に作成される文書を管理する文書管理方法及び文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
複数の文書を管理する文書管理システムとして、電子文書及び紙文書の管理情報をサーバが記憶し、電子文書及び紙文書に対して同一のインターフェイスで検索をすることができるようにしたものは公知である（特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−１５８９９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来例においては、紙文書の複製が作成された場合、紙文書の複製を管理することができないという問題があった。
【０００５】
そこで、本発明は、文書の複製が記録媒体に作成されても、文書を管理することができる文書管理方法及び文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明の第１の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録し、識別子に対応する文書内容の廃棄に関する情報を記憶手段に記憶し、前記記録媒体から識別子が読取られた場合に、記憶手段に記憶された情報に応じて、当該記録媒体を廃棄するか否かを判定する文書管理方法にある。即ち、識別子が記録されている記録媒体から識別子を読取ることにより、識別子に対応する文書内容の廃棄に関する情報に応じて記録媒体を廃棄するか否かを判定するので、文書の複製が記録媒体に作成されても、文書を管理することができる。
【０００７】
また、本発明の第２の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容が複製であることを示す識別子を記録媒体に記録することにより文書の複製を作成し、識別子に対応する文書内容の廃棄に関して、文書内容の複製元とは異なる情報を記憶手段に記憶し、前記記録媒体から識別子が読取られた場合に、記憶手段に記憶された情報に応じて、当該記録媒体を廃棄するか否かを判定する文書管理方法にある。したがって、文書の複製に対し、文書内容の複製元とは異なる管理をすることができる。
【０００８】
また、本発明の第３の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録することにより文書を作成し、作成した文書の複製作成又は廃棄ごとに記録媒体から識別子を読取り、識別子を読取った回数に応じて文書の複製数を計数する文書管理方法にある。したがって、文書の複製が記録媒体に作成されても、文書の複製数を管理することができる。
【０００９】
また、本発明の第４の特徴とするところは、文書内容と固有の識別子とを記録媒体に記録することにより文書を作成し、作成した文書に対応する固有の識別子を記憶手段に記憶し、前記文書が廃棄される場合に記録媒体から固有の識別子を読取り、読取られた固有の識別子と記憶手段に記憶された固有の識別子とを対応付ける文書管理方法にある。したがって、固有の識別子によって文書ごとに廃棄されたか否かを判定することができるので、文書の複製が記録媒体に作成されても、文書を管理することができる。
【００１０】
また、本発明の第５の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録する記録手段と、この記録手段が記録した識別子に対応する文書内容の廃棄に関する情報を記憶する記憶手段と、識別子が記録されている記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った識別子、及び前記記憶手段に記憶された情報に応じて、文書内容及び識別子が記録された記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段とを有する文書管理システムにある。
【００１１】
また、本発明の第６の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容が複製であることを示す識別子を記録媒体に記録することにより、文書の複製を作成する複製作成手段と、この複製作成手段が作成した文書に記録された識別子に対応する文書内容の廃棄に関して、文書内容の複製元とは異なる情報を記憶する記憶手段と、識別子が記録されている記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った識別子、及び前記記憶手段に記憶された情報に応じて、文書内容及び識別子が記録された記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段とを有する文書管理システムにある。
【００１２】
また、本発明の第７の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録することにより文書を作成する文書作成手段と、この文書作成手段が作成した文書の複製を作成する複製作成手段と、前記文書作成手段が作成した文書を廃棄する廃棄手段と、前記複製作成手段又は前記廃棄手段によって、前記文書作成手段が作成した文書の複製作成又は廃棄ごとに記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が識別子を読取った回数に応じて文書の複製数を計数する計数手段とを有する文書管理システムにある。
【００１３】
また、本発明の第８の特徴とするところは、文書内容と固有の識別子とを記録媒体に記録することにより文書を作成する文書作成手段と、この文書作成手段が作成した文書に対応する固有の識別子を記憶する記憶手段と、前記文書作成手段が作成した文書が廃棄される場合に記録媒体から固有の識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った固有の識別子と前記記憶手段が記憶する固有の識別子とを対応付ける対応付け手段とを有する文書管理システムにある。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、文書の複製が記録媒体に作成されても、文書を管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
次に本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１において、本発明の実施形態に係る文書管理システム１の概要が示されている。文書管理システム１は、例えば隔離された空間である事業所２内に配置された画像形成装置１０、サーバ１２、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１４、シュレッダ１６及び電子錠１８を有する。
【００１６】
画像形成装置１０は、例えばプリンタ、複写機及びファクシミリ等の機能を有する複合機（ＭＦＰ）である。例えば画像形成装置１０は、サーバ１２を介してＰＣ１４から入力される画像データに応じて用紙などの記録媒体３に画像を印刷すると共に、ユーザの操作に応じて画像を記録媒体３に複写する。つまり、画像形成装置１０は、記録媒体３に画像を形成することにより、文書の作成、及び文書の複製の作成を行う。
サーバ１２は、図示しないＣＰＵ及びメモリなどを有し、例えば文書管理システム１において作成された文書に関する文書データベース（図４及び図６を用いて後述）を記憶して、文書管理システム１を構成する各部を管理・制御する。ＰＣ１４は、入力装置及び表示装置を有し、サーバ１２を介して画像形成装置１０に対する印刷指示などを行う。
【００１７】
シュレッダ１６は、例えば記録媒体３を細かく切断して廃棄することができるようにされている。また、シュレッダ１６には、廃棄する記録媒体３に付された情報を読取るスキャナなどの読取り装置１６０が設けられており、読取り装置１６０が読取った情報をサーバ１２に対して出力するようにされている。
電子錠１８は、事業所２の出入り口２０に設けられた扉２００に対して、サーバ１２の処理に応じて施錠及び開錠を行うようにされている。電子錠１８は、ユーザが事業所２に対して入退室しようとする場合、例えば図示しない無線のＩＤカード読取り装置を用いたユーザの認証が成功することにより開錠するようにされている。また、電子錠１８は、ユーザが事業所２に対して入退室した後には施錠するようにされている。
【００１８】
次に、画像形成装置１０の詳細について説明する。
図２は、画像形成装置１０の構成を示す構成図である。画像形成装置１０は、表示装置及びキーボードなどを含むユーザインタフェース装置（ＵＩ装置）１００、スキャナなどの画像読取り装置１０２、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記憶装置１０４、印刷装置１０６、ネットワークインターフェイスを具備する通信装置１０８並びに制御装置１１０などから構成される。制御装置１１０は、ＣＰＵ１１２及びメモリ１１４などを含み、画像形成装置１０を構成する各部を制御する。
このように、画像形成装置１０は、コンピュータとしての機能を有し、記憶媒体１１６又は通信装置１０８を介して供給されるソフトウェアに応じて動作する。
【００１９】
図３は、画像形成装置１０がプリンタとして動作する場合に、制御装置１１０の制御により形成される画像３０の画像例である。
図３に示すように、画像形成装置１０は、プリンタとして動作する場合、例えばＰＣ１４から入力された画像データに応じて画像３０を記録媒体３に形成する。画像３０は、ＰＣ１４から入力された画像データに対応する画像本体３００と、この画像本体３００に対応する識別子（文書ＩＤ）３０２とを有する。なお、識別子３０２は、例えば電子透かしとして画像本体３００に付加されてもよいし、記録媒体３に付されたＩＣタグに記録されるものであってもよい。
このように、画像形成装置１０は、ＰＣ１４から画像データが入力されると、画像データに応じた画像本体３００、及び識別子３０２を記録媒体３に形成し、文書を作成する。
【００２０】
次に、サーバ１２が記憶する文書データベース１２０の構成について説明する。
図４は、サーバ１２が記憶する文書データベース１２０の第一例の構成を示す図であって、（Ａ）はサーバ１２に設けられた記憶領域を示すメモリマップであり、（Ｂ）はサーバ１２の記憶領域に記憶されるデータ例である。
図４（Ａ）に示すように、文書データベース１２０の第一例は、文書ＩＤ（識別子）記憶領域１２２、廃棄指定日記憶領域１２４、合計文書数記憶領域１２６及び複写履歴記憶領域１２８を有する。
【００２１】
文書ＩＤ記憶領域１２２は、図４（Ｂ）に示したように複数の文書ＩＤ（識別子）データを記憶する。なお、文書ＩＤは、例えばＰＣ１４によって画像データの内容（画像本体３００）ごとに設定され、文書を特定する識別子になっている。例えば、記録媒体３に画像が形成されることによって画像データから作成された文書に対して複製が作成された場合には、文書の複製元（原文書）及び複製（複製文書）の画像本体３００が同一であるので、原文書の文書ＩＤと同一の文書ＩＤが複製文書に付される。
【００２２】
廃棄指定日記憶領域１２４は、文書ＩＤごとに指定された廃棄指定日データを記憶する。合計文書数記憶領域１２６は、画像本体３００が同一の文書（原文書及び複製文書）が存在する合計数を文書ＩＤごとに記憶する。複写履歴記憶領域１２８は、画像形成装置１０が文書の複写を形成した履歴を記憶する。
【００２３】
次に、文書管理システム１の全体動作例について説明する。
図５は、文書管理システム１の全体動作例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
図５に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、画像形成装置１０は、画像を形成された記録媒体３などの文書の複写指示を受入れたか否か判定し、文書の複写指示を受入れた場合にはＳ１０２の処理に進み、受入れていない場合にはＳ１１２の処理に進む。
【００２４】
ステップ１０２（Ｓ１０２）において、画像形成装置１０は、画像読取り装置１０２によって記録媒体３に形成された画像を読取り、画像から識別子（文書ＩＤ）３０２を読取ってサーバ１２に対し送信する。
【００２５】
ステップ１０４（Ｓ１０４）において、サーバ１２は、画像形成装置１０から送信された識別子３０２と文書データベース１２０に記憶されたデータとを照合し、照合日と文書ＩＤに対応する廃棄指定日を比較することにより、画像形成装置１０から送信された識別子３０２に対応する文書の廃棄が必要であるか否かを判定する。廃棄が必要な場合にはＳ１１０の処理に進み、廃棄が必要でない場合にはＳ１０６の処理に進む。
【００２６】
ステップ１０６（Ｓ１０６）において、画像形成装置１０は、サーバ１２から照合結果を受入れて、画像を形成された記録媒体３の複写（文書の複写）を行う。
【００２７】
ステップ１０８（Ｓ１０８）において、サーバ１２は、合計文書数記憶領域１２６に記憶された文書の合計数に複写された文書数を加算し、合計文書数記憶領域１２６の数値を更新する。
【００２８】
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、画像形成装置１０は、文書の複製元（原文書）を廃棄すべき指示を例えばＵＩ装置１００の表示装置に表示する。
【００２９】
ステップ１１２（Ｓ１１２）において、シュレッダ１６は、例えば読取り装置１６０に対する入力の有無などにより、画像を形成された記録媒体３などの文書の廃棄指示を受入れたか否かを判定し、文書の廃棄指示を受入れた場合にはＳ１１４の処理に進み、受入れていない場合には処理を終了する。
【００３０】
ステップ１１４（Ｓ１１４）において、シュレッダ１６は、読取り装置１６０によって記録媒体３に形成された画像を読取り、画像から識別子（文書ＩＤ）３０２を読取ってサーバ１２に対し送信する。
【００３１】
ステップ１１６（Ｓ１１６）において、シュレッダ１６は、画像を形成された記録媒体３を細かく切断して廃棄する。
【００３２】
ステップ１１８（Ｓ１１８）において、サーバ１２は、合計文書数記憶領域１２６に記憶された文書の合計数から廃棄された文書数を減算し、合計文書数記憶領域１２６の数値を更新する。
【００３３】
このように、文書管理システム１において、文書データベース１２０の第一例が用いられることにより、ユーザは、同一の文書（原文書及び複製文書）が存在する合計数及び廃棄すべき文書の存在などを把握することができる。
【００３４】
次に、サーバ１２が記憶する文書データベース１２０の第二例について説明する。
図６は、サーバ１２が記憶する文書データベース１２０の第二例の構成を示す図であって、（Ａ）はサーバ１２に設けられた記憶領域を示すメモリマップであり、（Ｂ）はサーバ１２の記憶領域に記憶されるデータ例である。
図６（Ａ）に示すように、文書データベース１２０の第二例は、原文書ＩＤ記憶領域１３０、原文書廃棄指定日記憶領域１３２、複写文書ＩＤ記憶領域１３４、複写文書廃棄指定日記憶領域１３６及び複写文書廃棄フラグ記憶領域１３８を有する。
【００３５】
原文書ＩＤ記憶領域１３０は、図６（Ｂ）に示したように複数の原文書ＩＤ（識別子）データを記憶する。なお、原文書ＩＤを有する文書は、１つの原文書に限られている。原文書廃棄指定日記憶領域１３２は、原文書ＩＤに対応する文書に対して指定された原文書廃棄指定日データを記憶する。
【００３６】
複写文書ＩＤ記憶領域１３４は、複写により作成された文書ごとに付される固有の複写文書ＩＤデータを記憶する。なお、複写文書ＩＤデータは、文書の複製元（原文書）に対応付けられている。複写文書廃棄指定日記憶領域１３６は、複写文書ＩＤそれぞれに対応する文書に対して指定された複写文書廃棄指定日データを記憶する。なお、複写文書廃棄指定日は、原文書廃棄指定日と同じにされてもよいし、図６（Ｂ）に示したように原文書廃棄指定日よりも早い時期に設定されるなど、原文書廃棄指定日とは異なるようにされてもよい。また、原文書廃棄指定日が設定されず、複写文書廃棄指定日のみが設定されてもよい。
【００３７】
複写文書廃棄フラグ記憶領域１３８は、複写により作成された文書ごとに付された複写文書ＩＤに対応する文書が廃棄されたか否かを示す複写文書廃棄フラグデータを記憶する。例えば、複写文書廃棄フラグ記憶領域１３８は、複写により文書が作成されて複写文書ＩＤが記憶された場合にフラグ”０”を記憶し、複写文書ＩＤに対応する文書が廃棄された場合にフラグ”１”を記憶する。
【００３８】
このように、原文書ＩＤと複写文書ＩＤとをそれぞれ設定し、原文書廃棄指定日と複写文書廃棄指定日とをそれぞれ独立させることにより、ユーザは、廃棄すべき文書の存在及び文書固有の廃棄指定日などを把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３９】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの概要を示す構成図である。
【図２】画像形成装置の構成を示す構成図である。
【図３】画像形成装置がプリンタとして動作する場合に、制御装置の制御により形成される画像例である。
【図４】サーバが記憶する文書データベースの第一例の構成を示す図であって、（Ａ）はサーバに設けられた記憶領域を示すメモリマップであり、（Ｂ）はサーバの記憶領域に記憶されるデータ例である。
【図５】文書管理システムの全体動作例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
【図６】サーバが記憶する文書データベースの第二例の構成を示す図であって、（Ａ）はサーバに設けられた記憶領域を示すメモリマップであり、（Ｂ）はサーバの記憶領域に記憶されるデータ例である。
【符号の説明】
【００４０】
１・・・文書管理システム
１０・・・画像形成装置
１００・・・ＵＩ装置
１０２・・・画像読取り装置
１０４・・・記憶装置
１０６・・・印刷装置
１０８・・・通信装置
１１０・・・制御装置
１２・・・サーバ
１２０・・・文書データベース
１４・・・ＰＣ
１６・・・シュレッダ
１６０・・・読取り装置
１８・・・電子錠
２・・・事業所
３・・・記録媒体
３０・・・画像
３００・・・画像本体
３０２・・・識別子（文書ＩＤ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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