(57)【要約】【課題】  ユーザが扱うことができるものが文書単位、節単位、あるいはページ単位であり、電子バインダの中で任意にページを束ねることができず、ユーザが操作する際に一旦文書をばらしてしまうとページが膨大になってしまっていた。【解決手段】  複数の電子ドキュメントをページ単位に分割し、分割された電子ドキュメントの各ページから特定のページを抽出して新たな統合電子ドキュメントを生成し、前記統合電子ドキュメントをページ単位で削除、並び替えを行う編集手段を持つ電子ドキュメント操作システム（電子バインダシステム）において、バインダ文書内で任意の各ページを束ねる手段を持つ電子バインダシステムのページ管理方式。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の電子ドキュメントを管理する文書管理システムで、複数の電子ドキュメントをページ単位に分割する手段と、分割された電子ドキュメントの各ページから特定のページを抽出して新たな統合電子ドキュメントを生成する手段と、前記統合電子ドキュメントをページ単位で削除、並び替えを行う編集手段を持つ、電子ドキュメント操作システム（電子バインダシステム）において、バインダ文書内で任意の各ページを束ねる手段を持つ電子バインダシステムのページ管理方式。
【請求項２】
前記請求項１に記載の電子バインダシステムにおいて、特定の束ねられたページにロックをかけることを特徴とする電子バインダシステムのページ管理方式。
【請求項３】
前記請求項２に記載の電子バインダシステムにおいて、束ねることができないように、束ねられていないページにロックをかけることを特徴とする電子バインダシステムのページ管理方式。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子的な文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業では文書管理システムを導入し、文書の再利用を推進しようとしている。初期の製品は紙の文書をスキャナで画像として取り込み、登録保存しうるようなものであったが、最近はパソコンで作られた文書が多くなり、それも登録保存できるようになってきた。また、複写機等の画像読取り装置から直接文書管理システムにスキャンされた画像を自動的に登録する装置、システムがあり、文書管理システムが広く用いられてきている。
【０００３】
さらに、最近では登録されている複数の文書から任意のページを抜き出してバインダのように綴じて一つの文書のようにすることもできるようになっている。それをここでは電子バインダと呼ぶ（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
特許文献１の電子バインダシステムにおいては、バインダ内でファイル（文書）単位に順序をつけて一つのファイル（文書）として扱っており、さらに個々の文書についてのページに対してのページ操作は与えられていない。
【０００５】
また、特許文献２の「書類作成保管方法及び書類作成保管システム」においても、文書ファイルをプリンタドライバを用いて印刷して、統一フォーマットとして一つの（バインダ）文書として扱うことが述べられているが、内部で保持している文書単位に扱い、ページ単位に並べ替え、削除等の編集操作については言及されていない。
【０００６】
ページめくりのためのテーブルを保持するものとして、特許文献３があるが、これにおいても、文書単位に管理テーブルを持ち、そのテーブルに対する文書単位の操作について述べられており、ページ単位の編集操作については記されていない。
【０００７】
他の電子バインダシステムでは、綴じられた各ページを削除したり、並べ替えたりすることができる。また、さまざまなアプリケーションからの文書が入っており、それらの文書単位にバインダに綴じて、一つの単位として扱うこともできるものもある。
【０００８】
たとえば、電子バインダシステムにワードプロセッサ文書、プレゼンテーション文章が入っている場合、それらの順序を変更したり、あるいは、新たな文書を追加することができる。文書単位で扱うことは、ユーザが操作する際に、個々のページで扱うよりも容易に移動・削除等の編集ができる。
【特許文献１】特開2001-034511
【特許文献２】特開2001-229159
【特許文献３】特開2000-122782
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、ユーザが扱うことができるものが文書単位、節単位、あるいはページ単位であり、電子バインダの中で任意にページを束ねることができず、ユーザが操作する際に一旦文書をばらしてしまうとページが膨大になってしまうなど操作が煩雑なるという問題があった。
【００１０】
また、ユーザが自由に任意にページを束ねたりばらしたりできるようになった場合に、ある文書については、束ねたまま扱う必要があるにも関わらずばらしてしまったり、他のものとまとめて束ねられてしまったり、特定のページは束ねて扱いたくないが、他のページと束ねられたりなど、誤って操作してしまう可能性がある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明は、複数の電子ドキュメントを管理する文書管理システムで、複数の電子ドキュメントをページ単位に分割する手段と、分割された電子ドキュメントの各ページから特定のページを抽出して新たな統合電子ドキュメントを生成する手段と、前記統合電子ドキュメントをページ単位で削除、並び替えを行う編集手段を持つ、電子ドキュメント操作システム（電子バインダシステム）において、バインダ文書内で任意の各ページを束ねる手段を持つ電子バインダシステムのページ管理方式であるので、ユーザが扱うことができるものが文書単位、節単位、あるいはページ単位であり、電子バインダの中で任意にページを束ねることができず、ユーザが操作する際に一旦文書をばらしてしまうとページが膨大になってしまうなど操作が煩雑なるという問題が解消され、また、特定の束ねられたページにロックをかけることを特徴とする電子バインダシステムのページ管理方式であるので、ユーザが自由に任意にページを束ねたりばらしたりできるようになった場合に、ある文書については、束ねたまま扱う必要があるにも関わらずばらしてしまったり、他のものとまとめて束ねられてしまったり、特定のページは束ねて扱いたくないが、他のページと束ねられたりなど、誤って操作してしまう可能性が解消される。
【発明の効果】
【００１２】
以上述べてきたように、複数の電子ドキュメントを管理する文書管理システムで、複数の電子ドキュメントをページ単位に分割する手段と、分割された電子ドキュメントの各ページから特定のページを抽出して新たな統合電子ドキュメントを生成する手段と、前記統合電子ドキュメントをページ単位で削除、並び替えを行う編集手段を持つ、電子ドキュメント操作システム（電子バインダシステム）において、バインダ文書内で任意の各ページを束ねる手段を持つ電子バインダシステムのページ管理方式であるので、ユーザが扱うことができるものが文書単位、節単位、あるいはページ単位であり、電子バインダの中で任意にページを束ねることができず、ユーザが操作する際に一旦文書をばらしてしまうとページが膨大になってしまうなど操作が煩雑なるという問題が解消され、また、特定の束ねられたページにロックをかけることを特徴とする電子バインダシステムのページ管理方式であるので、ユーザが自由に任意にページを束ねたりばらしたりできるようになった場合に、ある文書については、束ねたまま扱う必要があるにも関わらずばらしてしまったり、他のものとまとめて束ねられてしまったり、特定のページは束ねて扱いたくないが、他のページと束ねられたりなど、誤って操作してしまう可能性が解消される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照して本発明を説明する。
【実施例１】
【００１４】
本発明は、異なるアプリケーションソフトで作成した電子文書を同一のページの綴りとして扱う事を可能とした電子バインダにおいて、バインダのページ保持方式に対する発明である。
【００１５】
バインダ文書とは、異なるアプリケーションで作成した電子文書を作成したアプリケーションの違いを意識すること無しに扱うことのできる形態のフォーマットである。単純にアプリケーションのデータファイル（素材文書）を束ねただけのフォーマットもあるが、本実施例では、素材文書をページ確定させ、その確定させたページから必要なページを集めて、生成電子文書とする。ページを確定させるのは、例えばプレーンテキスト文書など文書のページ区切りが明確でないものがあるため、インポートされた時点でページを確定させる必要がある。ページを確定させる方法は、アプリケーションの印刷機能を利用し、例えば、Adobe社のPDFであるとか、W3C（World Wide Web Consortium）で定められたSVG（Scalable Vector Graphics）など表示・印刷可能なアプリケーションに依らない統一的なフォーマットに変換し、ページを確定する。ページを確定させ、統一的なフォーマットを持たせることにより、素材文書を作成したアプリケーションが無い環境でも閲覧、印刷でき、また、アプリケーションが存在する環境でもアプリケーションの設定により、ページ位置がずれる可能性があるが、そのような位置ずれを回避できるメリットがある。
【００１６】
バインダ文書を扱うことが可能なアプリケーションでは、バインダ文書に新規にページを挿入、既存のページの削除、移動が行える。また、任意の連続したページを束ねたり、束ねられたものを解除したり、束ねられたものを２つに分割することができる。
【００１７】
以下、図を利用して本発明の実施例を説明する。
【００１８】
図１は、文書管理システムのバインダ文書に関するブロック図を表す。１０１がデータベースであり、バインダ文書をはじめ、他の種類の文書や、文書に関するメタデータ、あるいは検索に必要なデータ等が格納される。１０２は１０１データベースに格納されるためのバインダデータ（バインダ文書）である。１０３は、必要な情報を元にバインダデータを生成し、また、データベースから取り出したバインダデータの情報を管理するバインダデータ生成管理部である。１０５は、バインダデータ内部に含まれるファイルを管理するバインダ内部ファイル管理部である。１０６は、バインダ文書のページ構成を管理するバインダページ管理部である。更に、１０４の束ねページ情報管理部であり、ここで、バインダの各ページが束ねられているかを管理する。１０７は、データベースアクセスユーザインターフェイス部であり、ユーザのバインダ文書に対する操作によって、１０５バインダ内部ファイル管理部や１０６バインダページ管理部に制御を依頼する。
【００１９】
具体的にバインダ文書に対してユーザが操作をした場合について述べる。バインダ文書に、他の文書を追加する処理が行われた場合、バインダ内部ファイル管理部が当該文書からページ毎に分割したイメージを生成する。なお、このイメージとは、先に述べたページを確定させるフォーマットであり、画像、Adobe社のPDF、W3CのSVG等のことを表す。１０５バインダ内部ファイル管理部は、追加された文書をバインダデータ生成部に通知し、更に、１０６バインダページ管理部に対して、分割されたページ情報を通知する。１０６バインダページ管理部では、追加された文書を束ねておく場合は、１０４束ねページ管理部に追加されたページ部分を束ねるよう指示し、バインダデータ生成部に必要なページに関する情報を渡し、１０３バインダデータ生成管理部が１０２バインダデータを生成し、１０１データベースに登録する。文書を削除の場合も同様に、バインダ内部ファイル管理部で持つ文書を削除し、それに関するページイメージを削除した旨をバインダページ管理部に通知する。バインダページ管理部では、束ねページ情報管理部に指定されたページが削除されたことを通知し、その区間の束ね情報の削除を行う。バインダデータ生成管理部で、バインダデータを生成し、データベースに登録する。
【００２０】
ページ単位の移動、削除、束ね、ばらしの操作については、バインダページ管理部だけに処理が移り、束ねページ情報管理部と通信しあって、バインダのページ情報を確定させ、バインダデータ生成管理部に通知し、データベースに登録する。
【００２１】
本発明において、束ねられたページの管理は、図２に示されたページ状態管理テーブルによって行われる。たとえば、図２において、束ねられたページは、テーブルNo.１は５ページから１８ページまで、No.２が３２ページが４１ページまでであることを表している。このように、ページ状態管理テーブルをアクセスすることによって、束ねられているページの開始ページと終了ページを取得することができる。尚、束ねられた状態は、例えば、４ページから８ページと７ページから１２ページのように交差することはできない。
【００２２】
このページ状態管理テーブルにより、あるページが束ねられているか否かを判定することは容易である。図に示さないが、あるページが束ねられているか否かは、判定したいページをpageとした場合、テーブルに登録されている開始ページをstartPageと終了ページをendPageとした場合、
startPage≦page≦endPage
なるテーブルNo.が存在する場合は束ねられていることになる。
【００２３】
次に、図６は、ある区間を束ねられた状態にする例である。この図では、６０１が束ねる前の状態であり、５ページがバラバラに存在している。それを２ページ目から４ページ目までを束ねたものが６０２である。
【００２４】
ある区間を束ねられた状態にするためのフローチャートが、図３である。このフローチャートでは、sPageからePageまでを束ねるとする。尚、ある区間を束ねる場合には、区間を定める最初のページと最後のページを与える。区間内に束ねられたページがあれば、一つの束ねられたページとして扱われる。なお、区間の最初のページや最後のページが束ねられている場合、区間最初のページは束ねられた中の最初のページ、区間最後のページは束ねられた中の最後のページである必要がある。Ｓ３０１で、sPageが束ねられているか調べる。もし、束ねられていなければＳ３０３へ進む。束ねられていれば、Ｓ３０２で、ページ状態管理テーブルでsPageが開始ページであるか判定し、開始ページでなければ、エラー処理が行われる。開始ページであれば、Ｓ３０３へ進む。Ｓ３０３では、終了ページが束ねられているか判断する。束ねられていなければ、Ｓ３０５へ進む。束ねられていれば、Ｓ３０４で束ねられた中において、ページ管理状態テーブルでePageが終了ぺーじであるか判定する。もし、終了ページでなければ、エラーとなる。終了ページであれば、Ｓ３０５へ移り、ページ状態管理テーブルでsPageからePageまでに交わるテーブル項目を全て削除する。その後、Ｓ３０６で、開始ページsPage、終了ページePageで新たにページ状態管理テーブルに登録する。
【００２５】
図４は、束ねられた状態を解除するためのフローチャートである。束ねられた状態の解除とは、前記説明と逆の動作であり、図６を元に説明すれば、６０２の状態で、束ねられたページを６０１のようにページをバラバラにすることである。Ｓ４０１で束ねられた状態を解除するように指定されたページが束ねられているかを確認する。もし、束ねられていなければ、エラー処理をする。束ねられていれば、Ｓ４０２でページ状態管理テーブルから束ねられた状態を解除するように指定されたページを含むページを項目を削除する。
【００２６】
図７は、束ねられたページを２分割する例を表している。７０１が初期状態であり、２分割には、７０２のように分割後にどちらも束ねられている状態、７０３のように前半、もしくは後半が１ページとなる状態がある。また、２ページが束ねられている場合、７０４のように、分割後バラバラになる場合もある。
【００２７】
図５は、束ねられたページを２分割するときの処理のフローチャートである。このフローチャートの説明のため、分割させるページをpageとして、最初のページからpageとpage＋１ページから最後のページに分割するとする。まず、Ｓ５０１でpageが束ねられているかを調べる。束ねられていなければ、エラー処理となる。束ねられていれば、S502では、pageが含まれるページ状態管理テーブルで束ねられたページの開始ページをstartPage、終了ページをendPageとする。Ｓ５０３では、pageに該当する項目をページ状態管理テーブルから削除。次いで、Ｓ５０４で page−startPage＞1かどうか確認される。Noであれば（即ち分割後の前半部は１ページしか持たない）、Ｓ５０６へ進む。Ｓ５０５では、開始ページstartPage、終了ページpageとして、ページ状態管理テーブルに新規に登録する。Ｓ５０６では、endPage−page＞1か否かを判断し、そうでなければ（分割後の後半が１ぺーじしか持たない）終了する。そうでなければ、Ｓ５０７で、page＋1からendPageまでを束ねられているとして、ページ状態管理テーブルに登録する。
【００２８】
図８は、ページを挿入する際のページ状態管理テーブルの更新のフローチャートである。ページ挿入の際には、挿入先のページ番号と、挿入後に次のページが束ねられていた場合にそれと束ねるかのオプション設定があるものとする。説明のため、挿入先のページ番号をpageとする。Ｓ８０１でpageが束ねられているかを調べる。束ねられていればＳ８０２へ、束ねられていなければＳ８０３へそれぞれ進む。Ｓ８０２では、pageに該当するページ状態管理テーブルの項目の終了ページを１増加させ、Ｓ８０７へ進む。Ｓ８０３では、page＋1ページが束ねられているか確認し、かつ、次のページと束ねるためのオプションが指定されているか確認する。YesであればＳ８０４へ、NoであればＳ８０７へ進む。Ｓ８０４では、endPageにpage＋１ページに対応するページ状態管理テーブルの終了ページを代入する。Ｓ８０５では、page＋１ページに対応するページ状態管理テーブルの項目を削除し、Ｓ８０６で新たに、開始ページpage、終了ページendPage＋１の項目をページ状態管理テーブルに追加する。Ｓ８０７では、当該ページ以降のページ状態管理テーブルのページ状態について、開始ページ、終了ページともに１ずつ増加させる。
【００２９】
なお、この例では述べていないが、挿入したページとその前ページが束ねられている場合に、前で束ねられたものと束ねてることも可能である。この場合、Ｓ８０３からＳ８０６の処理を後方でなく、前方の処理に変更するだけである。
【００３０】
図９は、ページを削除（１ページだけ削除）する場合のページ状態管理テーブルの更新のフローチャートである。削除するページをpage番号とする。Ｓ９０１でpageがページ状態管理テーブルで束ねられている状態であるか否かを確認する。束ねられていればＳ９０２、束ねられていなければＳ９０９へ進む。Ｓ９０２では、束ねられている開始ページをstartPage、終了ページをendPageとする。Ｓ９０３でpageに該当する束ねられている項目をページ状態管理テーブルから削除する。Ｓ９０４では、endPage−startPage＞１であるかどうかチェックされる。YesであるならばＳ９０５へ進む。Noであるならば（即ち、２ページで束ねられている場合）Ｓ９０９へ進む。Ｓ９０５で、startPage＜page≦endPageであるか否かを調べる。YesであればＳ９０６へ、NoであればＳ９０８へ進む。Ｓ９０６では、newStartPageにstartPageをnewEndPageにendPage−１を代入する。Ｓ９０８では、newStartPageにstartPage＋１をnewEndPageにendPageを代入する。Ｓ９０７では、ページ状態管理テーブルに開始ページnewStartPage、終了ページnewEndPageで登録を行う。Ｓ９０９では、page以降のページ状態管理テーブルの開始ページ、終了ページを１ずつ減らしていく。
【００３１】
図１０は、ページを削除（束ねられたもの全体を削除）する場合のページ状態管理テーブルの更新のフローチャートである。削除するページ番号をpageとする。Ｓ１００１では、pageが束ねられた状態のページであるか否かを判断する。Noであれば、エラー処理を行う。Yesであれば、Ｓ１００２へ進み、startPageをページ状態管理テーブルにおいてpageに対応する開始ページ、endPageを終了ページとする。Ｓ１００３で、pageに対応する項目をページ状態管理テーブルから削除する。Ｓ１００４では、page以降のページ状態管理テーブルの開始ページ、終了ページをendPage−startPage＋１だけ減じていく。
【００３２】
このようにページ状態管理テーブルを操作することによって、実際にページを保持している部分とは独立して、バインダ内の任意のページに対して束ねたり、ばらしたりすることが可能となる。
【実施例２】
【００３３】
束ねられたページに対して、ばらすことが出来ないようにロックを掛けることが出来る。
【００３４】
本実施例の場合、ページ状態管理テーブルは、図１２の形式のテーブルとなる。図２と同様なテーブルNo.、開始ページ、終了ページに加え、ロックが掛かっているかを表すロックフラグ（１２０１）、及び、束ねられている状態を判定するフラグ（１２０２）を持つ。もし、ロックフラグが設定されている場合は、その区間はロックされていることになり、ページを束ねなおすことはできない。具体的には、図１２において、２ページから８ページまでが束ねられており、ロックが掛けられている。そのため、例えば、２ページから１０ページまでを束ね直すことは出来ない。当然ながら、ロックが掛かっていなければ可能な動作である。
【００３５】
また、束ねられていない状態を判定するフラグが設定されている場合、その区間は束ねられていないことを表す。この場合、ここで設定された区間のページを含めてページを束ねることができないことを表す。この場合の区間は、複数ページでなく、１ページだけでも構わない。
【００３６】
例えば、図１２で１２から２１ページが束ねられていない状態であるが、ロックが掛けられていることになる。２１ページと２２ページを束ねることは出来ない。なお、当然ながら、ロックされている内部でも束ねることはできない。たとえば、１２ページから２１ページを束ねるなどはできない。
【００３７】
図１１に、指定した区間をロックを掛けるためのフローチャートを示す。この処理では、区間を１ページだけにしても構わない。また、指定した区間が束ねられているならばその区間にロックを掛け、束ねられていないならば、束ねるか否かを指定して、ロックを掛けると同時に指定区間を束ねることも可能である。
【００３８】
Ｓ１１０１で、指定された区間と開始ページ、終了ページが一致する区間がページ状態管理テーブルにあるかどうかを判定する。あれば、Ｓ１１０２へ進み、無ければＳ１１０４へ進む。Ｓ１１０２では、その区間がページ状態管理テーブルで既にロックを掛けられているか判定して、掛けられていればエラー処理を行う。掛けられていなければ、Ｓ１１０３でページ状態管理テーブルにおいて該当区間にロックを設定する。
【００３９】
Ｓ１１０４では、ページ状態管理テーブルの区間と指定した区間に重なりがあるか判定する。重なっていれば、エラー処理を行う。重なっていなければ、Ｓ１１０５で指定された区間を束ねるように指示されているか判定する。束ねるように指示されていれば、Ｓ１１０３へ飛び、束ねないように指示されていれば、Ｓ１１０７へ進む。Ｓ１１０７では、ページ状態管理テーブルにおいて、該当区間を束ねられていない設定にする。Ｓ１１０３で、指定された区間をページ状態管理テーブルでロック状態にする。
【００４０】
なお、このフローチャートには書かれていないが、Ｓ１１０３の後に、ページ状態管理テーブルの最適化処理を入れても良い。これは、例えば、１０ページから１５ページが束ねられていない状態で、ロックが掛けられているとする。さらに、１６ページから２０ページまでを束ねないでロックを掛けるように指示した場合、図１１のフローチャートではページ状態管理テーブルに１０ページから１５ページと１６ページから２０ページの束ねられていないロック状態が二つ存在する。しかしながら、これは、１０ページから２０ページまで束ねられていないロック状態とも解釈できるので、これら２つをまとめて１０ページから２０ページの一つのものとして、ページ状態管理テーブルに格納してもよい。これが、最適化処理である。
【００４１】
特定のページがロックされているか否かは、ページ状態管理テーブルと該当ページを照らし合わせる、ページ状態管理テーブルのロック設定がされた各項目の区間内にあればロックされていることになる。この処理を利用して、束ねを解除する処理、分割する処理において、それらの動作が可能であるかの判定処理を追加すれば、ロックに対応することになる。また、ページ挿入、ページ移動の場合は、挿入先や移動先がロックされた区間の中間であるかを判定することにロックに対応できる。また、ページ削除については、削除元がロックされた区間内のものであるかの判断を追加することで対応する。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】文書管理システムにおけるバインダ操作のブロック図。
【図２】ページ状態管理テーブルの例。
【図３】特定区間のページを束ねられた状態にするためのフローチャート。
【図４】束ねられた特定区間のページをばらすためのフローチャート。
【図５】束ねられた特定区間のページを２分割するためのフローチャート。
【図６】ページを束ねることを図示した例。
【図７】束ねられたページを２分割する例。
【図８】バインダ文書にページ挿入したときに、ページ状態管理テーブルを更新するためのフローチャート。
【図９】１ページだけバインダ文書から削除するときに、ページ状態管理テーブルを更新するためのフローチャート。
【図１０】束ねられたページをバインダ文書から削除するときに、ページ状態管理テーブルを更新するためのフローチャート。
【図１１】特定区間のページにロックをかけるためのフローチャート。
【図１２】ロック機構をサポートしたページ状態管理テーブルの例。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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