(57)【要約】【課題】  社名やロゴなどを印刷するためのレターヘッドについて、統一したものの使用を容易にし、使用上のセキュリティを強化する。【解決手段】  文書にレターヘッドを印刷するためのレターヘッドデータ２１と、読み出し管理用の認証データ２２を記憶する記憶装置２０と、上記レターヘッドデータ２１の更新を管理するレターヘッドデータ管理手段３１と、ネットワーク１０を通じて上記レターヘッドデータ２１の転送要求を受けたとき、上記認証データ２２を参照して、要求元の認証処理を実行する認証処理手段３２と、上記認証処理手段３２による認証処理の結果、転送が許可されたとき、要求元に対してレターヘッドデータ２１を転送するデータ転送手段３３とを備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書にレターヘッドを印刷するためのレターヘッドデータと、読み出し管理用の認証データを記憶する記憶装置と、
前記レターヘッドの更新を管理するレターヘッドデータ管理手段と、
ネットワークを通じて前記レターヘッドデータの転送要求を受けたとき、前記認証データを参照して、要求元の認証処理を実行する認証処理手段と、
前記認証処理手段による認証処理の結果、転送が許可されたとき、前記要求元に対して前記レターヘッドデータを転送するデータ転送手段を備えたことを特徴とする文書印刷システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書印刷システムにおいて、
前記レターヘッドデータに、それぞれ他のレターヘッドデータと区別することができる識別情報を含める処理を実行する、データ編集手段を備えたことを特徴とする文書印刷システム。
【請求項３】
請求項２に記載の文書印刷システムにおいて、
前記データ転送手段は、前記要求元に前記レターヘッドデータを転送したとき、前記レターヘッドデータの識別情報を含む転送履歴データを生成して、外部から参照可能な状態で前記記憶装置に保存させることを特徴とする文書印刷システム。
【請求項４】
請求項２または３に記載の文書印刷システムにおいて、
前記識別情報は、光学的に読みとり可能なコードイメージデータであって、レターヘッドデータとともに印刷されるものからなることを特徴とする文書印刷システム。
【請求項５】
請求項１に記載の文書印刷システムにおいて、
前記レターヘッドデータに、前記文書の出所を明らかにする文書情報を含める処理を実行する、データ編集手段を備えたことを特徴とする文書印刷システム。
【請求項６】
請求項５に記載の文書印刷システムにおいて、
前記文書情報は、文書の印刷枚数を示す情報を含むことを特徴とする文書印刷システム。
【請求項７】
請求項５または６に記載の文書印刷システムにおいて、
前記データ転送手段は、前記要求元に前記レターヘッドデータを転送したとき、前記文書の出所を明らかにする文書情報を含む転送履歴データを生成して、外部から参照可能な状態で前記記憶装置に保存させることを特徴とする文書印刷システム。
【請求項８】
請求項５乃至７のいずれかに記載の文書印刷システムにおいて、
前記文書情報は、光学的に読みとり可能なコードイメージデータであって、レターヘッドデータとともに印刷されるものからなることを特徴とする文書印刷システム。
【請求項９】
請求項１乃至８のいずれかに記載の文書印刷システムにおいて、
前記記憶装置には、複数種類のレターヘッドデータが記憶されており、
前記データ選択手段は、要求元から受信したレターヘッド選択情報に基づいて、いずれかのレターヘッドデータを選択して前記要求元へ転送することを特徴とする文書印刷システム。
【請求項１０】
請求項９に記載の文書印刷システムにおいて、
要求元から受信したレターヘッド選択情報は文書名を示す情報を含み、
記憶装置には、前記文書名に含まれる情報とその文書に使用するレターヘッドデータとを対応付けた文書名レターヘッド対応データが記憶され、
前記データ選択手段は、前記文書名レターヘッド対応データを参照して、前記要求元から受信した前記レターヘッド選択情報に基づいて、いずれかのレターヘッドデータを選択して前記要求元へ転送することを特徴とする文書印刷システム。
【請求項１１】
文書の複写を禁止する旨のメッセージを含む複写禁止情報を記憶した記憶装置と、
文書に印刷されたレターヘッドに含まれた、所定の情報を認識する情報認識処理手段と、
前記情報認識処理手段により認識された所定の情報が、前記複写禁止情報に該当するとき、前記レターヘッドを有する文書の複写処理を中止するように制御する複写制御手段とを備えたことを特徴とする複写装置。
【請求項１２】
コンピュータを、
文書にレターヘッドを印刷するためのレターヘッドデータと、読み出し管理用の認証データを記憶する記憶装置と、
前記レターヘッドの更新を管理するレターヘッドデータ管理手段と、
ネットワークを通じて前記レターヘッドデータの転送要求を受けたとき、前記認証データを参照して、要求元の認証処理を実行する認証処理手段と、
前記認証処理手段による認証処理の結果、転送が許可されたとき、前記要求元に対して前記レターヘッドデータを転送するデータ転送手段、
として機能させる文書印刷プログラム。
【請求項１３】
コンピュータを、
文書にレターヘッドを印刷するためのレターヘッドデータと、読み出し管理用の認証データを記憶する記憶装置と、
前記レターヘッドの更新を管理するレターヘッドデータ管理手段と、
ネットワークを通じて前記レターヘッドデータの転送要求を受けたとき、前記認証データを参照して、要求元の認証処理を実行する認証処理手段と、
前記認証処理手段による認証処理の結果、転送が許可されたとき、前記要求元に対して前記レターヘッドデータを転送するデータ転送手段、
として機能させる文書印刷プログラムを記録したコンピュータで読み取り可能な記録媒体。
【請求項１４】
記憶装置が、文書にレターヘッドを印刷するためのレターヘッドデータと、読み出し管理用の認証データを記憶するステップと、
レターヘッドデータ管理手段が、前記レターヘッドの更新を管理するステップと、
認証処理手段が、ネットワークを通じて前記レターヘッドデータの転送要求を受けたとき、前記認証データを参照して、要求元の認証処理を実行するステップと、
データ転送手段が、前記認証処理手段による認証処理の結果、転送が許可されたとき、前記要求元に対して前記レターヘッドデータを転送するステップと、
を含む文書印刷方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、文書を記入する用紙の欄外に印刷される、社名などのレターヘッドを管理する文書印刷システムと複写装置と文書印刷プログラムと記録媒体と文書印刷方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業で使用される封筒や便箋の欄外には、企業名や電話番号などのレターヘッドが印刷される。例えば、ワードプロセッサ用のアプリケーションプログラムでは、ヘッダ処理やフッタ処理によりレターヘッドの印刷が実現できる。しかしながら、アプリケーションごとにヘッダやフッタに同一のレターヘッドを設定しておくのは、煩わしい。記事の一部に変更があると、全てのアプリケーションの設定変更が必要になる。そこで、プリンタドライバを制御して、統一したレターヘッドやロゴを入力する技術が開発されている（特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００２−６３００１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
文書を印刷する用紙の欄外に社名やロゴが印刷されていると、その文書の出所が明らかになる。しかしながら、無断で社名やロゴを使用されると、弊害が生じる恐れがある。特に業務上重要な事項を記入した文書では、こうしたレターヘッドの管理が重要である。また、誤った表示がなされてはならない。従って、部分的な変更も全ての文書に確実に反映させたい。本発明では、社名やロゴなどを印刷するためのレターヘッドについて、統一したものの使用を容易にし、使用上のセキュリティを強化した文書印刷システムと複写装置と文書印刷プログラムと記録媒体と文書印刷方法とを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明の各実施例においては、それぞれ次のような構成により上記の課題を解決する。
〈構成１〉  文書にレターヘッドを印刷するためのレターヘッドデータと、読み出し管理用の認証データを記憶する記憶装置と、上記レターヘッドの更新を管理するレターヘッドデータ管理手段と、ネットワークを通じて上記レターヘッドデータの転送要求を受けたとき、上記認証データを参照して、要求元の認証処理を実行する認証処理手段と、上記認証処理手段による認証処理の結果、転送が許可されたとき、上記要求元に対して上記レターヘッドデータを転送するデータ転送手段を備えたことを特徴とする文書印刷システム。
【０００５】
レターヘッドデータをサーバ側で管理するので、ネットワークを介して接続された全ての端末装置に対して、最新の統一されたレターヘッドデータを保持して、各要求元に転送できる。また、要求元の認証処理を実行するので、レターヘッドデータの不正使用を防止できる。
【０００６】
〈構成２〉  構成１に記載の文書印刷システムにおいて、上記レターヘッドデータに、それぞれ他のレターヘッドデータと区別することができる識別情報を含める処理を実行する、データ編集手段を備えたことを特徴とする文書印刷システム。
【０００７】
例えば、レターヘッドデータに、発行日時やシリアル番号をつけておけば、各レターヘッドデータを個別に管理できる。従って、レターヘッドデータの不用意な使用や不正な使用を防止できる。また、印刷時期や印刷順がわかると、文書管理も容易になる。
【０００８】
〈構成３〉  構成２に記載の文書印刷システムにおいて、上記データ転送手段は、上記要求元に上記レターヘッドデータを転送したとき、上記レターヘッドデータの識別情報を含む転送履歴データを生成して、外部から参照可能な状態で上記記憶装置に保存させることを特徴とする文書印刷システム。
【０００９】
記憶装置に保存された転送履歴データを参照することにより、あるレターヘッドデータを印刷した文書が正規に発行されたものかどうかを、確認することができる。
【００１０】
〈構成４〉  構成２または３に記載の文書印刷システムにおいて、上記識別情報は、光学的に読みとり可能なコードイメージデータであって、レターヘッドデータとともに印刷されるものからなることを特徴とする文書印刷システム。
【００１１】
識別情報を、例えば、２次元バーコードで印刷することにより、レターヘッドデータの識別と確認を、例えば、携帯電話の２次元バーコード読みとり機能を利用して自動的に行える。
【００１２】
〈構成５〉  構成１に記載の文書印刷システムにおいて、上記レターヘッドデータに、上記文書の出所を明らかにする文書情報を含める処理を実行する、データ編集手段を備えたことを特徴とする文書印刷システム。
【００１３】
文書を誰が何処でいつ印刷したかといった情報を、レターヘッドデータに含めることにより、確実にレターヘッドデータの管理ができる。
【００１４】
〈構成６〉  構成５に記載の文書印刷システムにおいて、上記文書情報は、文書の印刷枚数を示す情報を含むことを特徴とする文書印刷システム。
【００１５】
文書の印刷枚数は、レターヘッドデータを印刷した用紙の枚数に相当する。従って、文書情報に印刷枚数を含めると、レターヘッドデータの印刷された文書を、いつ何処で誰が何枚印刷したかといった情報が、ただちに取得できる。従って、レターヘッドデータの管理が容易になる。
【００１６】
〈構成７〉  構成５または６に記載の文書印刷システムにおいて、上記データ転送手段は、上記要求元に上記レターヘッドデータを転送したとき、上記文書の出所を明らかにする文書情報を含む転送履歴データを生成して、外部から参照可能な状態で上記記憶装置に保存させることを特徴とする文書印刷システム。
【００１７】
記憶装置に保存された転送履歴データを参照することにより、レターヘッドデータを印刷した文書の出所の確認を、サーバの管理者に要求することができる。
【００１８】
〈構成８〉  構成５乃至７のいずれかに記載の文書印刷システムにおいて、上記文書情報は、光学的に読みとり可能なコードイメージデータであって、レターヘッドデータとともに印刷されるものからなることを特徴とする文書印刷システム。
【００１９】
レターヘッドデータの識別情報のみならず、文書情報も光学的な読みとりにより便宜をはかることが可能である。
【００２０】
〈構成９〉  構成１乃至８のいずれかに記載の文書印刷システムにおいて、上記記憶装置には、複数種類のレターヘッドデータが記憶されており、上記データ選択手段は、要求元から受信したレターヘッド選択情報に基づいて、いずれかのレターヘッドデータを選択して上記要求元へ転送することを特徴とする文書印刷システム。
【００２１】
複数種類のレターヘッドデータを、例えば、文書の性質に従って使い分けることができる。これにより、例えば、重要な文書のレターヘッドデータと一般文書のレターヘッドデータとを区別して取り扱うことができる。
【００２２】
〈構成１０〉  構成９に記載の文書印刷システムにおいて、要求元から受信したレターヘッド選択情報は文書名を示す情報を含み、記憶装置には、上記文書名に含まれる情報とその文書に使用するレターヘッドデータとを対応付けた文書名レターヘッド対応データが記憶され、上記データ選択手段は、上記文書名レターヘッド対応データを参照して、上記要求元から受信した上記レターヘッド選択情報に基づいて、いずれかのレターヘッドデータを選択して上記要求元へ転送することを特徴とする文書印刷システム。
【００２３】
文書名付与規則に基づいて名称が付与された文書の場合は、文書名自体がレターヘッド選択情報になる。従って、特別の操作無しに、文書に適したレターヘッドデータを取得できるという効果がある。
【００２４】
〈構成１１〉  文書の複写を禁止する旨のメッセージを含む複写禁止情報を記憶した記憶装置と、文書に印刷されたレターヘッドに含まれた、所定の情報を認識する情報認識処理手段と、上記情報認識処理手段により認識された所定の情報が、上記複写禁止情報に該当するとき、上記レターヘッドを有する文書の複写処理を中止するように制御する複写制御手段を備えたことを特徴とする複写装置。
【００２５】
前記レターヘッドデータに含まれた識別情報や文書情報に、複写禁止情報を含めておくことにより、レターヘッドを有する文書の複写処理を複写装置が自動的に禁止する。これにより、レターヘッドデータを利用した重要な文書の管理が可能になる。
【００２６】
〈構成１２〉  コンピュータを、文書にレターヘッドを印刷するためのレターヘッドデータと、読み出し管理用の認証データを記憶する記憶装置と、上記レターヘッドの更新を管理するレターヘッドデータ管理手段と、ネットワークを通じて上記レターヘッドデータの転送要求を受けたとき、上記認証データを参照して、要求元の認証処理を実行する認証処理手段と、上記認証処理手段による認証処理の結果、転送が許可されたとき、上記要求元に対して上記レターヘッドデータを転送するデータ転送手段、として機能させる文書印刷プログラム。
【００２７】
〈構成１３〉  コンピュータを、文書にレターヘッドを印刷するためのレターヘッドデータと、読み出し管理用の認証データを記憶する記憶装置と、上記レターヘッドの更新を管理するレターヘッドデータ管理手段と、ネットワークを通じて上記レターヘッドデータの転送要求を受けたとき、上記認証データを参照して、要求元の認証処理を実行する認証処理手段と、上記認証処理手段による認証処理の結果、転送が許可されたとき、上記要求元に対して上記レターヘッドデータを転送するデータ転送手段、として機能させる文書印刷プログラムを記録したコンピュータで読み取り可能な記録媒体。
【００２８】
〈構成１４〉  記憶装置が、文書にレターヘッドを印刷するためのレターヘッドデータと、読み出し管理用の認証データを記憶するステップと、レターヘッドデータ管理手段が、上記レターヘッドの更新を管理するステップと、認証処理手段が、ネットワークを通じて上記レターヘッドデータの転送要求を受けたとき、上記認証データを参照して、要求元の認証処理を実行するステップと、データ転送手段が、上記認証処理手段による認証処理の結果、転送が許可されたとき、上記要求元に対して上記レターヘッドデータを転送するステップと、を含む文書印刷方法。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
本発明では、レターヘッドデータを集中管理し、ネットワークを通じて要求のあった端末装置等へ、そのつどレターヘッドデータを転送する。レターヘッドデータは、例えば、識別情報等を付して厳格に管理される。以下、本発明の実施の形態を実施例ごとに詳細に説明する。
【実施例１】
【００３０】
図１は、本発明の文書印刷システム具体例を示すブロック図である。
ネットワーク１０には、文書印刷システムを構成するコンピュータ１１が接続されている。さらに、このネットワーク１０には、文書を印刷する際に、レターヘッドの転送要求をする端末装置１２が接続されている。端末装置１２は、プリンタ１３を制御して文書の印刷を行う。なお、ネットワーク１０には、この他にも任意の端末装置が接続されているが、図示を省略した。ネットワーク１０には、ネットワークプリンタ１４も接続されている。
【００３１】
コンピュータ１１には、記憶装置２０と演算処理装置３０が設けられている。記憶装置２０には、レターヘッドデータ２１、認証データ２２、転送履歴データ２３、受信データ２５、文書名レターヘッド対応データ２８が記憶されている。転送履歴データ２３は、要求元情報２４とレターヘッドデータ２１とを含む。受信データ２５は、要求元情報２４と文書情報２６と、レターヘッド選択情報２７とを含む。なお、文書情報２６は、必要に応じて取得される。演算処理装置３０は、レターヘッドデータ管理手段３１、認証処理手段３２、データ転送手段３３、データ編集手段３４、時刻データ取得手段３５、シリアル番号生成手段３６、データ選択手段３７を備える。これらの手段はいずれも、コンピュータ１１に所定の機能を付与するコンピュータプログラムからなる。
【００３２】
図２は、コンピュータ１１のハードウエアブロック図である。
コンピュータ１１の内部バス１２０には、ＣＰＵ（中央処理装置）１２１と、ＲＯＭ（リードオンリメモリ）１２２と、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）１２３と、ＨＤＤ（ハードディスク）１２４と、入出力インタフェース１２５と、ネットワークインタフェース１２６とが接続されている。入出力インタフェース１２５には、ディスプレイ１３２とキーボード１３３とマウス１３５とが接続されている。ネットワークインタフェース１２６には、ネットワーク１０を介して、端末装置１２が接続されている。以上のハードウェアは一般的によく知られたパーソナルコンピュータに備えられている。なお、端末装置１２も、プリンタ１３が接続されている点を除いて、そのハードウエアは同様の構成を備える。故に、重複する説明を省略する。
【００３３】
図１に示した記憶装置２０は、ＲＯＭ１２２やＲＡＭ１２３やＨＤＤ１２４により構成される。図１に示した演算処理装置３０は、ＣＰＵ１２１、ＲＯＭ１２２、ＲＡＭ１２３等により構成される。各種の情報は主としてＨＤＤ１２４に記憶されて保存される。ＣＰＵ１２１が実行するコンピュータプログラムは、ＲＯＭ１２２に記憶され、あるいはＲＡＭ１２３に適時ロードされる。
【００３４】
図３は、上記の記憶装置２０に記憶された各データの具体的な構成説明図である。
図３（ａ）は、要求元情報の説明図である。要求元というのは、ネットワークを通じてレターヘッドデータ２１の転送を要求する端末装置１２やネットワークプリンタ１４等である。図示のように、要求元情報２４は、ユーザ識別情報４１と発信元アドレス４２とプリンタ識別情報４３とを含む。このシステムでは、ユーザが無秩序にレターヘッドデータを利用するのを防止する。このため、文書にレターヘッドを印刷する場合には、予め要求元情報をコンピュータ１１が取得する。従って、要求元情報２４には、ユーザを特定するためのユーザ識別情報４１が含まれる。また、コンピュータ１１からレターヘッドデータをメール等で転送するために、発信元アドレス４２が含まれる。発信元アドレス４２はメールアドレスでもよいし、データ格納する記憶領域のＵＲＬでもよい。さらに、要求元情報２４は、その文書がどのプリンタで印刷されるかを示すためにプリンタ識別情報４３を含むとよい。
【００３５】
図３（ｂ）は、レターヘッドデータの具体例説明図である。
レターヘッドデータ２１は、端末装置１２でプリンタ１３に印刷させようとする文書にレターヘッドを印刷するためのデータである。このレターヘッドデータ２１には、ロゴ５１、社名５２、電話番号５３、ＦＡＸ番号５４などのデータが含まれている。これらは、イメージデータ若しくは文字データである。バージョン５５は、レターヘッドデータ２１が更新された場合に、その更新履歴を示すデータである。レイアウトデータ５６は、ロゴ５１や社名５２などを、レターヘッドのどの部分に配置するかといった情報からなる。これらのデータによって、文書の指定された場所、例えば、ヘッダやフッダなどに、所定の構成のレターヘッドを印刷することができる。なお、印刷前のデータはレターヘッドデータ、印刷されたものはレターヘッドである。
【００３６】
＊印の付いた情報は、レターヘッドデータ２１を要求元に転送するときにそのつど生成されて付加されるデータである。転送履歴データ２３に、いつどのユーザに対しどのシリアル番号のレターヘッドデータを転送したかという履歴を残しておくと、ユーザは、責任を持って該当するレターヘッドを印刷した文書を管理する。これにより、レターヘッドの不正な使用を防止できる。このために、例えば、コンピュータ１１から転送する全てのレターヘッドデータを区別できるように識別情報５７を付与する。もちろん、例えば、文書単位で全く同一の識別情報を付与しても構わない。文書が異なるときは、別の識別情報を付与するとよい。図１に示した記憶装置２０に予め記憶されているオリジナルのレターヘッドデータ２１は、識別情報を含まない。一方、図１に示した転送履歴データ２３には、要求元情報２４とレターヘッドデータ２１を含む。このレターヘッドデータ２１には、識別情報５７が含まれている。
【００３７】
転送履歴データ２３は、あるレターヘッドデータを印刷した文書が正規に発行されたものかどうかとか、あるいは、どのユーザに発行されたものかを確認するために使用される。転送履歴データには、少なくとも、転送済みのレターヘッドデータを特定する識別情報等が含まれていればよい。転送日時や要求元等の情報を含んでいれば、参照と判別が容易になる。転送履歴データは、単に保存するだけでなく、外部から参照をして利用が可能な状態に保存されていればよい。外部とは、記憶装置を備えたサーバ等のコンピュータの外部からという意味である。ネットワークを通じて参照する場合を含む。
【００３８】
上記の識別情報５７は、レターヘッドデータの不用意な使用や不正な使用を防止するためのもので、他のレターヘッドデータと区別することができる情報であればよい。例えば、発行されるレターヘッドデータ全てに個別に発行日とシリアル番号を含む識別情報を付与すると、一つの文書に印刷された各ページのレターヘッドには、それぞれ異なる識別情報が印刷される。一方、一括して印刷される文書のレターヘッドには同一の識別情報を付与し、文書ごとに別々の識別情報を付与するようにしてもよい。シリアル番号は適宜一巡してまた同一の番号になっても構わない。識別情報５７は、全て数値で構成してもよいし、文字や符号を含めてもよい。後で説明するように、識別情報を文字や記号のままレターヘッド中に含めると、レターヘッドのデザインを損なうことがある。このときは、識別情報をバーコードや２次元バーコード等のコードイメージデータにして全体としてまとまりのあるレターヘッドにすることが好ましい。
【００３９】
コードイメージデータは、レターヘッドデータの識別と確認のために使用される。光学的に読みとり可能なコードイメージデータとは、一般的なバーコードや２次元バーコード、あるいは、文字や記号を図形化した任意のイメージデータでよい。このイメージデータは、レターヘッドデータとともに印刷される。レターヘッドのどの部分に印刷されても構わない。
【００４０】
さらに、レターヘッドデータ２１には、文書情報５８を含めることができる。文書情報５８の構成は、図３（ｄ）を用いて説明する。図３（ｄ）は、文書情報の説明図である。文書情報２６は、例えば、文書名７１、文書管理者識別情報７２、文書頁数７３、作成日７４、印刷枚数７５、その他７６といったデータを含む。文書名７１は、レターヘッドを印刷する文書のファイル名である。文書管理者識別情報７２は、例えば、文書作成者の識別コードである。また、端末装置１２のユーザコードでもよい。文書頁数７３は、文書全体の頁数である。作成日７４は、文書の作成日である。印刷枚数７５は、実際にレターヘッドデータを含むページの印刷枚数である。この印刷枚数に相当するだけレターヘッドデータが供給されたことになる。その他７６の部分には、文書に関する様々な情報を任意に含めて構わない。例えば、印刷に使用されたプリンタを特定する情報を含めてもよい。文書情報２６は、文書の出所を明らかにする情報である。どのような文書に対しレターヘッドデータが提供されたかを判断するための情報として有効に利用される。転送履歴データ２３に文書情報２６を含めるとレターヘッドデータの管理が確実になる。文書に印刷された全てのレターヘッドを区別するには、上記のように、識別情報５７や文書情報５８を利用することができる。すなわち、時刻データやシリアル番号、あるいは文書名７１や文書管理者識別情報７２などを自由に組み合わせて利用するとよい。
【００４１】
図３（ｃ）は、認証データ２２の説明図である。ユーザは、一定の資格を持って端末装置１２を使用し、コンピュータ１１にアクセスし、レターヘッドデータの供給を受ける。このため、コンピュータ１１の記憶装置２０には、ユーザ識別情報６１とパスワード６２を含む認証データ２２が記憶される。認証処理については、一般のコンピュータネットワークのログイン処理と変わらない。端末装置１２からユーザ識別情報６１を入力し、パスワード６２を入力することによって、コンピュータ１１が認証処理を実行する。
【００４２】
レターヘッドを印刷する文書の形式や構造は任意である。レターヘッドの形式や構造も任意である。企業等で統一して使用され、出所等を明らかにする内容のものであればよい。最新の統一されたレターヘッドデータを保持して、各要求元に転送できればよい。文書を印刷するための用紙の本文以外の場所や欄外などに印刷されるものである。認証データは、レターヘッドを使用する使用者の資格確認のためデータであり、その形式や内容は任意である。要求元の認証処理を実行するので、レターヘッドデータの不正使用を防止できる。認証処理は、ＩＤコードとパスワードを手動で入力してもよいし、ＩＤカードを使用してもよい。レターヘッドデータは、例えば、部署名の変更等の際に更新される。更新操作は、人為的に行って構わない。更新の管理では、最新のレターヘッドデータを記憶装置に記憶させて、その結果を表示できれば足りる。さらに、レターヘッドデータのバージョンを表示したり、複数種類のレターヘッドデータを保持して用途に応じて選択できるよう管理する処理を含んでもよい。ネットワークは、広域用でも閉域用でも構わない。
【００４３】
図１に示した受信データ２５は、要求元である端末装置１２からレターヘッドデータの転送要求を受けた時に、取得した情報を一時記憶しておくものである。受信データ２５には、要求元情報２４の他に、ケースに応じて、文書情報２６やレターヘッド選択情報２７が含まれる。レターヘッドデータに文書情報を含めるときは、文書情報２６を要求元から受信する。レターヘッドデータ２１が複数種類ある場合には、レターヘッド選択情報２７を要求元から受信する。例えば、予め数種類のレターヘッドデータ２１が準備されていることを要求元が知っている場合、そのいずれかを選択するために、レターヘッド選択情報２７が受信される。例えば、日本語バージョンと英語バージョンとか、用紙サイズに応じたもの等がある。また、文書名をレターヘッド選択情報２７として取り扱うことが可能である。文書名付与規則がある場合に、文書名に応じてレターヘッドデータの種類を決めておく。これにより、文書名を用いて自動的に適切なレターヘッドデータが選択できる。
【００４４】
図３（ｅ）に示す文書名レターヘッド対応データ２８は、このような対応関係を示すデータである。文書名７１をキーにして、対応するレターヘッドデータ整理番号７７が取得できる。文書名レターヘッド対応データ２８は、文書名に含まれる情報とその文書に使用するレターヘッドデータとを対応付けたものであればよい。文書名に含まれる情報とは、文書名全体もしくは、文書名の一部であっても構わない。複数種類のレターヘッドデータを、例えば、文書の性質に従って使い分けるとよい。要求元から受信したレターヘッド選択情報は、複数種類のレターヘッドデータのうちのいずれかを、直接または間接的に選択するための情報であればよい。従って、レターヘッドデータの種類を示す情報のほか、文書のカテゴリや重要度を示す情報であってもよい。データ選択手段は、要求元から受信したレターヘッド選択情報から、所定の演算処理をして、いずれかのレターヘッドデータを選択して要求元へ転送する機能を持てばよい。
【００４５】
次に図１に示した演算処理装置３０の説明をする。レターヘッドデータ管理手段３１は、様々なレターヘッドデータ２１を記憶装置２０に記憶させる時、その更新処理やバージョン管理等を実行する機能を持つ。このような管理がなされて、適切なレターヘッドデータが常に最新の状態でユーザに提供される。認証処理手段３２は、ネットワーク１０を通じてレターヘッドデータ２１の転送要求を受けた時に、要求元の認証処理を実行する機能を持つ。認証処理には、認証データ２２が参照される。データ転送手段３３は、認証処理手段３２による認証処理の結果、転送が許可された時、要求元に対してレターヘッドデータ２１を転送する機能を持つ。データ編集手段３４は、レターヘッドデータに文書の出所を明らかにする文書情報２６等を含める処理を実行する機能を持つ。このレターヘッドに含まれた情報を解析すると、文書管理者や文書の作者などを知ることができ、レターヘッドの管理が確実になる。
【００４６】
時刻データ取得手段３５は、システムクロックを利用して時刻データを取得する機能を持つ。時刻データは、識別情報５７を生成するために使用される。シリアル番号生成手段３６は、例えば、要求元にレターヘッドデータ２１を転送する度にカウントアップし、全てのレターヘッドデータ２１にシリアル番号を付ける機能を持つ。シリアル番号も識別情報５７を生成するために使用される。データ選択手段３７は、要求元から文書情報が取得された時、例えば、その文書名を取得し、文書名レターヘッド対応データ２８を参照して、対応するいずれかのレターヘッドデータ２１を選択し、データ転送手段３３に通知する機能を持つ。データ転送手段３３はその通知を受けて、該当するレターヘッドデータ２１を要求元へ転送する。
【００４７】
図４は、文書に印刷されたレターヘッドの具体例を示す説明図である。
図示するように、文書を印刷した用紙８０の、例えばフッタ部分に、レターヘッド８５が印刷される。このレターヘッド８５には、ロゴ８１、社名８２、電話番号８３などが印刷される。さらに、この例では、識別情報をバーコード８４に変換したものを印刷している。なお、このバーコード８４を、例えば、２次元バーコードにすれば、識別情報だけでなく、文書情報等のさらに多量の情報を含めることが可能になる。なお、この例では、この文書は重要文書であって複写を許可しないものとする。その情報は、バーコード８４の示す情報に含まれている。複写装置がこのバーコード８４を読み取ると、複写禁止動作をする。図４に示すように、例えば、複写装置のディスプレイ９０に、「この文書の複写は禁止されています」といった表示を出し、文書の印刷動作を停止させる。
【実施例２】
【００４８】
図５は、上記のような文書印刷禁止機能を有する複写装置を示すブロック図である。
図に示すように、複写装置１００には、演算処理装置１０１とスキャナ１０４、印刷制御部１０５、プリントエンジン１０６、ディスプレイ１０７および記憶装置１１０が設けられている。記憶装置１１０には、複写禁止情報１１１、複写禁止メッセージ１１２、印刷データ１１３などが記憶される。演算処理装置１０１には、情報認識処理手段１０２と複写制御手段１０３が設けられる。情報認識処理手段１０２と複写制御手段１０３は、複写装置のコンピュータに所定の機能を付与するコンピュータプログラムから成る。なお、図１に示したネットワークプリンタ１４が複写機能を備えていれば、ネットワークプリンタ１４が複写装置１００として動作する。
【００４９】
スキャナ１０４は、複写対象となる文書を読み取る。これは、例えばイメージラインセンサやＣＣＤデバイスからなる。印刷制御部１０５は、スキャナ１０４で読み取った印刷データをプリントエンジン１０６に供給する所定の処理を実行する部分である。プリントエンジン１０６は、用紙上に複写すべき文書を印刷する機構部分である。ディスプレイ１０７は、複写装置１００に設けられた操作用の表示装置である。これらの機構は、既知の複写装置に備えられているものであり、さらに詳細な説明を省略する。
【００５０】
記憶装置１１０に記憶された複写禁止情報１１１は、図４に示したバーコード８４を読み取った時に取得できる情報で、この文書は複写が禁止されているということを示す内容の情報である。複写禁止メッセージ１１２は、図４を用いて説明したメッセージ９１に該当する文字データである。このメッセージがディスプレイ１０７に表示される。印刷データ１１３は、スキャナ１０４で読み取った複写印刷用のデータである。印刷動作のために一時的に保持される。スキャナ１０４は、複写対象の文書を読み取る。レターヘッド部分のイメージデータは、情報認識処理手段１０２に転送される。情報認識処理手段１０２は、レターヘッド部分に含まれたバーコード８４を認識し、複写禁止情報１１１を抽出する機能を持つ。複写制御手段１０３は、レターヘッド部分に複写禁止情報１１１が含まれていると判断したとき、複写禁止メッセージ１１２を記憶装置１１０から読み出して、ディスプレイ１０７に表示させる機能を持つ。以上のような機能により、複写装置１００は、レターヘッドの内容に応じて自動的に文書の複写を禁止することができる。従って、レターヘッドデータを重要な文書管理に利用することが可能になる。
【実施例３】
【００５１】
図６は、図１に示した文書印刷システムの具体的な動作フローチャートである。
次に、本発明のシステムの制御に適するコンピュータプログラムの実施例を説明する。まず、ネットワーク１０を通じて、端末装置１２からコンピュータ１１に対し、レターヘッドデータ２１の発行要求が行われたものとする。図６のステップＳ１１において、コンピュータ１１がこの発行要求を受信すると、ステップＳ１２に進む。ステップＳ１２では、認証処理手段３２が認証データ２２を参照する。ステップＳ１３で、端末装置１２から送られたユーザ識別情報６１やパスワード６２を用いた認証を行う。この認証処理が終了すると、ステップＳ１４に進む。
【００５２】
ステップＳ１４では、認証処理の結果可否が判断され、レターヘッドデータの転送が許可されたかどうかを判断する。転送が許可された場合には、ステップＳ１５に進む。転送が許可されない場合にはステップＳ１１に戻る。ステップＳ１５では、文書情報を端末装置１２から取得する。さらに、ステップＳ１６では、時刻データ取得手段３５やシリアル番号生成手段３６を利用して識別情報が生成される。ステップＳ１７では、レターヘッド選択情報２７を受信する。これにより、ステップＳ１８で、いずれかのレターヘッドデータ２１を選択する。レターヘッドデータが一種類のみの場合には、ステップＳ１７、１８の処理は実行されない。
【００５３】
ステップＳ１９では、レターヘッドデータに含める識別情報等を２次元バーコードに変換する処理を実行する。ステップＳ２０では、レイアウトデータ５６などを調整してレターヘッドデータの編集処理を行う。すなわち、識別情報５７や文書情報５８を組み合わせ、２次元バーコードに変換してから、レターヘッドのロゴなどと一緒に印刷できるように印刷データを生成する。ステップＳ２１では、そのレターヘッドデータを端末装置１２に転送する。ステップＳ２２では、転送済みのレターヘッドデータ２１と要求元情報２４とを含む転送履歴データ２３を生成して記憶装置２０に保存する。以上の処理により、要求元に対して、印刷に必要なレターヘッドデータを転送し、その記録を記憶装置２０に残すことができる。
【００５４】
図７は、文書名レターヘッドデータ対応データを利用した文書カテゴリ取得動作説明図である。
まず、図７のステップＳ３１において文書情報を要求元から取得する。ここで、文書名の付与規則などから、文書名中に含まれたカテゴリを示す情報を自動的に取得することもできる。例えば、日本文用と英文用のレターヘッドデータの選択は、無条件で自動的にできる。この実施例では、ステップＳ３２で、その文書情報の中に含まれた文書名に相当するデータを取得して、文書名レターヘッド対応データ２８を参照する。そして、ステップＳ３３で、文書名をキーとして、レターヘッドの整理番号７７を取得する。これにより該当する適切なレターヘッドデータ２１を選択して要求元に転送することができる。
【実施例４】
【００５５】
図８は、図５に示した複写装置の動作フローチャートである。
まず、複写装置に複写すべき文書を載せて、図示しない複写ボタンを押すと、図８のステップＳ４１でスキャナ１０４が動作し、複写文書の読みとりを行う。ステップＳ４２では、スキャナ１０４が読み取ったデータから、情報認識処理手段１０２がレターヘッドの中に含まれる情報を認識する。ステップＳ４３で、認識した情報の中に複写禁止情報が含まれているかどうかを判断する。含まれていなければ、ステップＳ４７に進み、そのまま印刷処理を実行する。複写禁止情報が含まれていれば、ステップＳ４４に進み、印刷ジョブを中止し、ステップＳ４５で、複写禁止メッセージ１１２を記憶装置１１０から読み出す。そして、ステップＳ４６で、そのメッセージをディスプレイ１０７に出力表示する。以上のような動作により、レターヘッドを利用した重要文書の管理が可能になる。
【００５６】
なお、上記の演算処理装置で実行されるコンピュータプログラムは、機能ブロックで図示した単位でモジュール化されてもよいし、複数の機能ブロックを組み合わせて一体化されてもよい。また、上記のコンピュータプログラムは、既存のアプリケーションプログラムに組み込んで使用してもよい。本発明を実現するためのコンピュータプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭのようなコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して、任意の情報処理装置にインストールして利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】本発明の文書印刷システム具体例を示すブロック図。
【図２】コンピュータ１１のハードウエアブロック図。
【図３】記憶装置２０に記憶された各データの具体的な構成説明図。
【図４】文書に印刷されたレターヘッドの具体例を示す説明図。
【図５】文書印刷禁止機能を有する複写装置のブロック図。
【図６】図１に示した文書印刷システムの具体的な動作フローチャート。
【図７】文書カテゴリ取得動作説明図。
【図８】複写装置の動作フローチャート。
【符号の説明】
【００５８】
１０  ネットワーク、１１  コンピュータ、１２  端末装置、１４  ネットワークプリンタ、１３  プリンタ、２０  記憶装置、３０  演算処理装置、２１  レターヘッドデータ、２２  認証データ、２３  転送履歴データ、２５  受信データ、２８  文書名レターヘッド対応データ、２４  要求元情報、２４  要求元情報、２６  文書情報、２７  レターヘッド選択情報、３０  演算処理装置、３１  レターヘッドデータ管理手段、３２  認証処理手段、３３  データ転送手段、３４  データ編集手段、３５  時刻データ取得手段、３６  シリアル番号生成手段、３７  データ選択手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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