(57)【要約】【課題】  同報送信における送信順位を適切に決定することができる文書送信装置を提供する。【解決手段】  ユーザＰＣは、過去に送信した電子メールおよび受信した電子メールをＭＦＰに転送する（Ｓ１０１）。ＭＦＰは、転送されたメールのうち、ＭＦＰのアドレス帳にある宛先に関わるメールのテキスト本文などからキーワードに当たる単語を取得し、当該宛先に対応付けてＭＦＰで記憶しておく（Ｓ１０３，１０５）。同報送信を行う際に、ユーザは、送信する文書や宛先に関わるキーワードをＭＦＰに入力する（Ｓ１０９）。入力されたキーワードと上記記憶された単語が比較され、ヒットする数が多い宛先ほど送信順位を上位とする（Ｓ１１１，Ｓ１１３）。【選択図】        図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部へ送信した文書および外部から受信した文書の少なくとも一方から、その文書を構成する単語を抽出する抽出ステップと、
前記文書の宛先または送信元を識別する識別ステップと、
前記識別された宛先または送信元に対応付けて、前記抽出ステップで抽出した単語を登録する登録ステップとを備えた、データベース作成方法。
【請求項２】
前記抽出ステップは、電子メールのテキストデータから単語を抽出する、請求項１に記載のデータベース作成方法。
【請求項３】
前記抽出ステップは、文書画像データの文字認識を行なうことで単語を抽出する、請求項１または２に記載のデータベース作成方法。
【請求項４】
複数の通信装置から、その通信装置が外部へ送信した文書および外部から受信した文書の少なくとも一方を取得する取得ステップをさらに備え、
前記抽出ステップは、前記取得された文書から、その文書を構成する単語を抽出する、請求項１〜３のいずれかに記載のデータベース作成方法。
【請求項５】
前記登録ステップは、前記複数の通信装置のそれぞれを区別して登録を行なう、請求項４に記載のデータベース作成方法。
【請求項６】
宛先または送信元に対応付けて、その宛先または送信元との過去の通信で用いられた単語を登録した登録手段を用いて文書を送信する文書送信方法であって、
複数の宛先に文書を送信する時に、その文書に関するキーワードを入力する入力ステップと、
前記入力ステップで入力されたキーワードに基づき、前記登録手段内の単語とそれに対応する宛先または送信元を検索する検索ステップと、
前記検索結果に基づき、前記複数の宛先への文書の送信順序を決定する決定ステップと、
前記決定ステップの決定した送信順序で、前記複数の宛先に文書を送信する送信ステップとを備えた、文書送信方法。
【請求項７】
前記入力ステップは、ユーザからキーワードを入力する、請求項６に記載の文書送信方法。
【請求項８】
前記入力ステップは、文書画像データの文字認識を行なうことでキーワードを入力する、請求項６または７に記載の文書送信方法。
【請求項９】
前記決定ステップは、前記登録手段内の単語のヒット件数をカウントすることで送信順序を決定する、請求項６〜８のいずれかに記載の文書送信方法。
【請求項１０】
外部へ送信した文書および外部から受信した文書の少なくとも一方から、その文書を構成する単語を抽出する抽出手段と、
前記文書の宛先または送信元を識別する識別手段と、
前記識別された宛先または送信元に対応付けて、前記抽出手段で抽出した単語を登録する登録手段とを備えた、データベース作成装置。
【請求項１１】
宛先または送信元に対応付けて、その宛先または送信元との過去の通信で用いられた単語を登録した登録手段と、
複数の宛先に文書を送信する時に、その文書に関するキーワードを入力する入力手段と、
前記入力手段で入力されたキーワードに基づき、前記登録手段内の単語とそれに対応する宛先または送信元を検索する検索手段と、
前記検索結果に基づき、前記複数の宛先への文書の送信順序を決定する決定手段と、
前記決定手段の決定した送信順序で、前記複数の宛先に文書を送信する送信手段とを備えた、文書送信装置。
【請求項１２】
外部へ送信した文書および外部から受信した文書の少なくとも一方から、その文書を構成する単語を抽出する抽出手段と、
前記文書の宛先または送信元を識別する識別手段と、
前記識別された宛先または送信元に対応付けて、前記抽出手段で抽出した単語を登録する登録手段と、
複数の宛先に文書を送信する時に、その文書に関するキーワードを入力する入力手段と、
前記入力手段で入力されたキーワードに基づき、前記登録手段内の単語とそれに対応する宛先または送信元を検索する検索手段と、
前記検索結果に基づき、前記複数の宛先への文書の送信順序を決定する決定手段と、
前記決定手段の決定した送信順序で、前記複数の宛先に文書を送信する送信手段とを備えた、文書送信装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、データベース作成方法、文書送信方法、データベース作成装置、および文書送信装置に関し、特に文書の送信順序を適切に決定するためのデータベース作成方法、文書送信方法、データベース作成装置、および文書送信装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクシミリ装置などの分野において、同じ文書をアドレス帳に登録された複数の箇所に順次送信する順次同報送信の技術が知られている。
【０００３】
下記の特許文献１は、電子メールなどのアドレス帳の一覧表示の技術において、名前の一部もしくは全部であるキーワードを入力することで、５０音順、アルファベット順にアドレス帳の内容を表示する技術を開示している。
【特許文献１】特開２０００−５６８８０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
順次同報送信を行なう際に、ファクシミリ装置は、アドレス帳から同報送信するメンバーやグループを１件ずつ拾い出し、拾い出した順に送信を行なっていた。このような拾い出しは、宛先のメールアドレスや人物名などにより行なわれていた。
【０００５】
Ｇ３ファクシミリにおける順次同報の場合、同報数が数件であるときは、最初の送信の時刻と最後の送信の時刻の差異はそれほど大きくない。しかしながら、１００件単位になると最初の送信の時刻と最後の送信の時刻との差異はかなり大きくなる。
【０００６】
同報送信の文書の内容により、いち早く送信したい宛先（重要度の高い宛先）や、必ずその文書を送信しなければならない宛先が存在することがある。しかしながら、そのような宛先が最先にアドレス帳から拾い出される保証はないため、そのような宛先への送信が遅れてしまうことがあった。
【０００７】
また、あるグループとして同報送信の宛先を登録した場合においても、送信順が登録順となるため、先に送信したい宛先への送信が後になることがあった。
【０００８】
この発明は上記問題点を解決するためになされたものであり、送信順位を適切に決定するためのデータベース作成方法、送信順位を適切に決定することができる文書送信方法および装置を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するため、この発明のある局面に従うと、データベース作成方法は、外部へ送信した文書および外部から受信した文書の少なくとも一方から、その文書を構成する単語を抽出する抽出ステップと、文書の宛先または送信元を識別する識別ステップと、識別された宛先または送信元に対応付けて、抽出ステップで抽出した単語を登録する登録ステップとを備える。
【００１０】
好ましくは抽出ステップは、電子メールのテキストデータから単語を抽出する。
【００１１】
好ましくは抽出ステップは、文書画像データの文字認識を行なうことで単語を抽出する。
【００１２】
好ましくはデータベース作成方法は、複数の通信装置から、その通信装置が外部へ送信した文書および外部から受信した文書の少なくとも一方を取得する取得ステップをさらに備え、抽出ステップは、取得された文書から、その文書を構成する単語を抽出する。
【００１３】
好ましくは登録ステップは、複数の通信装置のそれぞれを区別して登録を行なう。
【００１４】
この発明の他の局面に従うと、宛先または送信元に対応付けて、その宛先または送信元との過去の通信で用いられた単語を登録した登録手段を用いて文書を送信する文書送信方法は、複数の宛先に文書を送信する時に、その文書に関するキーワードを入力する入力ステップと、入力ステップで入力されたキーワードに基づき、登録手段内の単語とそれに対応する宛先または送信元を検索する検索ステップと、検索結果に基づき、複数の宛先への文書の送信順序を決定する決定ステップと、決定ステップの決定した送信順序で、複数の宛先に文書を送信する送信ステップとを備える。
【００１５】
好ましくは入力ステップは、ユーザからキーワードを入力する。
【００１６】
好ましくは入力ステップは、文書画像データの文字認識を行なうことでキーワードを入力する。
【００１７】
好ましくは決定ステップは、登録手段内の単語のヒット件数をカウントすることで送信順序を決定する。
【００１８】
この発明のさらに他の局面に従うと、データベース作成装置は、外部へ送信した文書および外部から受信した文書の少なくとも一方から、その文書を構成する単語を抽出する抽出手段と、文書の宛先または送信元を識別する識別手段と、識別された宛先または送信元に対応付けて、抽出手段で抽出した単語を登録する登録手段とを備える。
【００１９】
この発明のさらに他の局面に従うと、文書送信装置は、宛先または送信元に対応付けて、その宛先または送信元との過去の通信で用いられた単語を登録した登録手段と、複数の宛先に文書を送信する時に、その文書に関するキーワードを入力する入力手段と、入力手段で入力されたキーワードに基づき、登録手段内の単語とそれに対応する宛先または送信元を検索する検索手段と、検索結果に基づき、複数の宛先への文書の送信順序を決定する決定手段と、決定手段の決定した送信順序で、複数の宛先に文書を送信する送信手段とを備える。
【００２０】
この発明のさらに他の局面に従うと、文書送信装置は、外部へ送信した文書および外部から受信した文書の少なくとも一方から、その文書を構成する単語を抽出する抽出手段と、文書の宛先または送信元を識別する識別手段と、識別された宛先または送信元に対応付けて、抽出手段で抽出した単語を登録する登録手段と、複数の宛先に文書を送信する時に、その文書に関するキーワードを入力する入力手段と、入力手段で入力されたキーワードに基づき、登録手段内の単語とそれに対応する宛先または送信元を検索する検索手段と、検索結果に基づき、複数の宛先への文書の送信順序を決定する決定手段と、決定手段の決定した送信順序で、複数の宛先に文書を送信する送信手段とを備える。
【発明の効果】
【００２１】
これら発明に従うと、宛先または送信元に対応付けて、その宛先または送信元との過去の通信で用いられた単語を登録することで、それを用いて文書の送信順位を適切に決定することができるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
図１は、本発明の実施の形態の１つにおける通信システムの構成を示す図である。
【００２３】
図を参照して、通信システムは、ＬＡＮなどのネットワークＮで接続される複数のＭＦＰ（Multi Function Peripherals）１００ａ，１００ｂと、ＭＦＰ１００ａ，１００ｂのそれぞれに接続される、ＰＣ（Personal Computer）２００ａ〜２００ｃ、およびＰＣ２００ｄ〜２００ｆから構成される。なお、ここではＭＦＰおよびＰＣは数台しか描かれていないが、実際のシステムでは、数百台程度のＭＦＰやＰＣがシステムには接続され、同報送信を行なうことを想定している。
【００２４】
図２は、ＭＦＰ１００ａとＭＦＰ１００ｂとの間の接続を電話回線Ｃとした例である。また、ＭＦＰ１００ａとＭＦＰ１００ｂとの間の接続は、インターネットでもよいし、電話回線とインターネット接続とを併用するようにしてもよい。図２に示されるようなシステムにおいても、本発明を実施することができる。
【００２５】
本実施の形態として特徴となる部分は、システムで順次同報送信を行なう場合において適切に送信順位を決定することができる点である。より詳しくは、順次同報送信する場合、グループに格納されている（またはアドレス帳から拾い出した）多数の宛先について、送信順位を付け、それを表示する。これにより、自動的に重要度の高い宛先を送信順位の上位とし、ユーザの確認を促すこととしている。
【００２６】
そのような送信順序を自動的に付与するために、ユーザＰＣのメーラーは、過去に送信した電子メールおよび受信した電子メールをＭＦＰに転送する。ＭＦＰは、ＭＦＰのアドレス帳にある宛先と、ＰＣから転送された送信メールの宛先および受信メールの送信元とを照合して、そのアドレス帳にないメールは全て削除する。転送されたメールのうち、ＭＦＰのアドレス帳にある宛先に関わるメールの「Ｓｕｂｊｅｃｔ」、「テキスト本文」、「添付ファイル名」（特にこれらから拾い出されたキーワードに当たる単語）を取得し、当該宛先に対応付けてＭＦＰで記憶しておく。なお、このとき重複しているものは新たに記憶しないようにしてもよい。
【００２７】
この記憶する単語として、フルモード通信で得られた受信機のユーザ名、メールアドレス、画像処理能力情報や、Ｇ３ファックス通信のアドレス帳にある「名前」、「住所」、「電話番号」、「ファックス番号」、「会社名」、「役職名」、「部署名」などの情報もデータベース化することができる。
【００２８】
なお、時間が経過するに従って、データベースは肥大化するので、データ収集時期の古いデータ（単語）や送受信する内容から逸脱しているデータ（単語）は順次削除していくこととしてもよい。
【００２９】
そして、次回ＭＦＰ（またはＰＣ）で送信を行う際に、ユーザは、送信する文書や宛先に関わるキーワードをＭＦＰ（またはＰＣ）に入力する。入力されたキーワードと上記記憶された単語とが比較され、ヒットする数が多い宛先ほど送信順位を上位とする。
【００３０】
このようにして得られた宛先の送信順位を表示し、ユーザが確認後、送信する。これにより、その得られた結果の順番で同報送信が行われる。なお、ヒットする数が同数の場合、５０音順またはアルファベット順で並べた順位とする。
【００３１】
以上のように送信装置（ＭＦＰ）は、送信文書や宛先に関する情報で構成されるデータベースをもち、そのデータベースを入力されたキーワードで照合し、ヒットした件数の多い宛先ほど順次同報の送信順位の上位にくるようにする。
【００３２】
図３は、図１のＭＦＰ１００ａまたは１００ｂの構成を示すブロック図である。
【００３３】
図を参照して、ＭＦＰ１００は、装置全体を制御する制御部１０６と、原稿から画像データを読取るイメージリーダ部１０１と、用紙上に画像を印刷するプリンタ部１０２と、近距離の無線通信を行なったり、印刷装置をネットワークや電話回線に接続するための通信部１０３と、ジョブデータなどを記憶するための記憶部１０４と、ユーザとのインターフェースである操作パネル１０５と、消耗品の残量などを検出するセンサ部１０７とを含む。
【００３４】
図４は、図１のＰＣ２００ａ〜２００ｆのうちの１台の構成を示すブロック図である。
【００３５】
図を参照して、クライアントＰＣは、装置全体の制御を行なうＣＰＵ６０１と、ディスプレイ６０５と、ネットワークに接続したり外部と通信を行なうためのＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）カード６０７（またはモデムカード）と、キーボードやマウスなどにより構成される入力装置６０９と、フレキシブルディスクドライブ６１１と、ＣＤ−ＲＯＭドライブ６１３と、ハードディスクドライブ６１５と、ＲＡＭ６１７と、ＲＯＭ６１９とを備えている。
【００３６】
フレキシブルディスクドライブ６１１により、フレキシブルディスクＦに記録されたプログラムなどのデータを読取ることが可能であり、ＣＤ−ＲＯＭドライブ６１３により、ＣＤ−ＲＯＭ６１３ａに記録されたプログラムなどのデータを読取ることが可能である。
【００３７】
図５は、本通信システムで実行される処理を示すフローチャートである。
【００３８】
本フローチャートでは、アドレスに対応させたキーワードの登録処理と、実際にそのキーワードを用いた同報送信処理が行なわれることが示されている。
【００３９】
［キーワード登録処理］
図を参照して、ステップＳ１０１でＰＣで送信したメール、および受信したメールをＰＣからＭＦＰに転送する。
【００４０】
ステップＳ１０３で、ＭＦＰに転送されたＰＣから送信したメールの宛先データを抽出する。また、メールの本文（およびＳｕｂｊｅｃｔのデータ、添付ファイル名）はテキストデータとして読取り、単語（名詞）に分解して、記憶する。
【００４１】
同様にステップＳ１０５で、ＭＦＰに転送されたＰＣで受信したメールの送信元データを抽出する。また、メールの本文（およびＳｕｂｊｅｃｔのデータ、添付ファイル名）はテキストデータとして読取り、単語（名詞）に分解して、記憶する。
【００４２】
ステップＳ１０７で、記憶したデータをＭＦＰ内のアドレス帳に付加する。ここで、ＰＣで送信したメールの処理が行なわれたのであれば（Ｓ１０３）、アドレス帳内のそのメールの宛先アドレスに対応させて単語を記憶させる。ＰＣで受信したメールの処理が行なわれたのであれば（Ｓ１０５）、アドレス帳内のそのメールの送信元アドレスに対応させて単語を記憶させる。
【００４３】
これまでの処理により、アドレスに対応付けて、過去にメールとして送信された文書のキーワードが登録されることとなる。
【００４４】
［同報送信処理］
ステップＳ１０９で、今回ＭＦＰで送信する文書に関係する（または含まれる）キーワードをユーザは操作パネル１０５から入力する。またはイメージリーダ部１０１で読取られた原稿文書画像に対してＯＣＲ（optical character reader）で文字読取り（文字認識）を行ない、その結果得られた単語をキーワードとして収集する。
【００４５】
ステップＳ１１１で、入力された（収集された）複数のキーワードと、ＭＦＰのデータベースのアドレス帳の単語データとを照合し、同報送信を行なう送信先の各アドレスごとにヒットした件数をカウントする。
【００４６】
ステップＳ１１３で、カウント数の多いアドレス（宛先）から順番に宛先表に並べる。カウント数同数の場合は、宛先表の順番を、あいうえお順もしくはアルファベット順とする。
【００４７】
ステップＳ１１５で、宛先表の順番に従って、順次同報を行う。
【００４８】
図６は、図５のステップＳ１０３およびＳ１０５で行なわれる処理を説明するための図である。
【００４９】
図を参照して、電子メールのＦｒｏｍのヘッダー、Ｔｏのヘッダーの値が読取られる。アドレス帳の宛先のメールアドレスと対照し、合致しているアドレスがあれば、Ｓｕｂｊｅｃｔのヘッダーの値やテキスト本文に存在している単語（名詞）をＭＦＰに記憶させる処理が行なわれる。
【００５０】
図６の例では、記憶させる単語は、「○×△」、「ａｂｃ様」、「発明」、「特許」、「書類」、・・・「返送」となる。
【００５１】
なお、上記説明においてはメールの宛先データ、送信元データに基づいて、そのアドレスに対応付けて単語データなどを記憶させることとしたが、宛先（または送信者）名や宛先（または送信者）ファックス番号やそれらの組合せに対応付けて単語データなどを記憶させることとしてもよい。
【００５２】
図７は、メールアドレスおよびファックス番号などに対応付けて単語データを記憶するデータ構造を示す図である。
【００５３】
ここでは、ＦＡＸとメールの関係を含めた管理を行なうこととしている。
【００５４】
すなわち、ＰＣから、メール送信を行なった情報として、［１］宛先社名（所属組織名）、および［２］宛先メールアドレスが転送され、これに対応させて、そのメールで使用された単語などのデータ（データａ群）が記録される。
【００５５】
ＰＣから、メール受信を行なった情報として、［３］送信者名（所属組織名）、および［４］送信者メールアドレスが転送され、これに対応させて、そのメールで使用された単語などのデータ（データｂ群）が記録される。
【００５６】
ＭＦＰで行われる処理機能のうち、Ｇ３ＦＡＸでの送信が行なわれると、［５］宛先者名（所属組織名）、［６］宛先ファックス番号が登録され、これに対応させて、その通信で使用された単語などのデータ（データｃ群）が記録される（なお、単語は画像データからＯＣＲ機能で読取る）。
【００５７】
Ｇ３ＦＡＸでの受信が行なわれると、［７］送信者名（所属組織名）、および［８］送信者ファックス番号が登録され、これに対応させて、その通信で使用された単語などのデータ（データｄ群）が記録される（なお、単語は画像データからＯＣＲ機能で読取る）。
【００５８】
ＭＦＰにおいてメール（インターネットファックス）での送信が行なわれると、［９］宛先者名（所属組織名）、および［１０］宛先メールアドレスが登録され、これに対応させて、その通信で使用された単語などのデータ（データｅ群）が記録される。
【００５９】
ＭＦＰにおいてメール（インターネットファックス）での受信が行なわれると、［１１］送信者名（所属組織名）、および［１２］送信者メールアドレスが登録され、これに対応させて、その通信で使用された単語などのデータ（データｆ群）が記録される。
【００６０】
なお、上記データに関して例えば、［１］＝［５］、［３］＝［７］ならば、上記のデータは図８に示すようにまとめることができる。
【００６１】
図８は、図７のデータをまとめて記録した状態を示す図である。
【００６２】
図を参照して、データ群ａとデータ群ｃとをまとめ、名［１］（＝［５］）、メールアドレス［２］、ファックス番号［６］に対応付けて記録する。
【００６３】
また、データ群ｂとデータ群ｄとをまとめ、名［３］（＝［７］）、メールアドレス［４］、ファックス番号［８］に対応付けて記録する。
【００６４】
このようにすることで、データの構成をシンプルにすることができる。
【００６５】
また、図７および８のように宛先者名や所属組織名などを登録することで、キーワードとして、名前や部署名（所属組織名）を入力し、それに基づいて検索を行ない、同報送信の順序を決定することもできる。
【００６６】
また、図７および８のように所属組織名などを登録することで、上記のように同一の部署（所属組織）に同報送信するなどの利用が可能である。
【００６７】
同報送信の宛先の順序の決め方として、以下の処理を行なうことができる。
【００６８】
（１）  同報送信する宛先をユーザが入力する（複数の宛先、またはグループ名、部署名など）。
【００６９】
（２）  （１）の入力により決められた宛先（メールアドレスなど）に対応するデータを蓄積したデータベース（アドレス帳）にアクセスする。
【００７０】
（３）  送信者が今回送信するドキュメントの内容で関係するキーワード（名前、部署名なども含む）をいくつか入力する。
【００７１】
（４）  （２）でアクセスしたデータベースで登録されている名詞群と（３）で入力したキーワードとを照合する。
【００７２】
（５）  （１）で決められた宛先のうち、（４）でヒットした件数の多いものから順番に送信する設定とする。
【００７３】
（６）  （５）で決めた順番で送信する。
【００７４】
また、単語が出現した回数を合わせて登録し、入力されたキーワードの出現回数が多い宛先から順に送信を行なうようにしてもよい。
【００７５】
また、添付ファイル名のみならず、添付ファイルの内容をデータ一覧として記憶するようにしてもよい。
【００７６】
図９は、同報送信を行なう複数の宛先の具体例を示す図である。
【００７７】
図を参照して、同報送信の宛先として「ＺＺＺ」、「ＧＨＩ」、「ＤＥＦ」、・・・「ＡＢＣ」がユーザにより入力された（または検索された、同報送信グループに入っていた）ものとする。ＭＦＰにおいて各宛先に対応付けて、単語のデータ一覧が記憶されている。上述のとおり、データ一覧は、その宛先に関して過去の通信で用いられた単語を含んでいる。
【００７８】
図１０は、キーワード入力後の同報送信を行なう複数の宛先の具体例を示す図である。
【００７９】
ユーザからキーワードが入力される（または、送信文書の画像データがＯＣＲにより読取られ、その中の単語がキーワードとして設定される）と、キーワードとデータ一覧とで合致率（ヒット件数）が高い順にソートが行なわれ、順位が付けられる。これにより、合致率が高い順に同報送信が行われることになる。
【００８０】
なお、同報送信は、相手先ファックス番号に行われることとしてもよいし、宛先メールアドレスに行なわれることとしてもよい。
【００８１】
［変形例］
なお、宛先に対応させて単語データを登録させる場合、ＭＦＰに単一のアドレス帳を用意し、メールを送ったＰＣを区別することなく、単一のアドレス帳に単語データを登録させるようにしてもよいが、ＰＣごと（またはユーザごと）にアドレス帳を記憶させ、メールを送ったＰＣ（またはユーザ）を特定し、そのＰＣ（またはユーザ）に対応するアドレス帳に単語データを登録するようにしてもよい。
【００８２】
図１１は、変形例における通信システムで実行される処理を示すフローチャートであり、図５に対応するフローチャートである。
【００８３】
図を参照して、ステップＳ２０１〜２０５で、各ＰＣからＭＦＰに対して送信したメール、および受信したメールを転送し、本文などから単語を抽出する処理は、図５のステップＳ１０１〜１０５と同じである。
【００８４】
ここで、転送したＰＣを区別する為に、（１）ＰＣから送信したメールのＦｒｏｍに当たるアドレス、（２）ＰＣで受信したメールのＴｏに当たるアドレスを識別しておく。このアドレスを元に、ステップＳ２０７で各ユーザ毎のアドレス帳に、宛先（宛先のメールアドレス、ファックス番号など）に対応させて、メールのデータをテキストデータとして読取り、単語（名詞）に分解してできたデータ群を付加して記憶する。
【００８５】
すなわち、図９に示されるようなアドレス帳を全てのユーザについて作成する。
【００８６】
文書送信時に行なう処理（Ｓ２０９〜Ｓ２１５）は、図５のステップＳ１０９〜Ｓ１１５と同じであるため、ここでの説明は繰返さない。
【００８７】
なお、文書送信時にＯＣＲでキーワード読取った場合、その読取られたキーワードを新たにアドレス帳の単語データとして記憶させることで、今回送信対象とするメールのデータを、次回送信時のデータベースの検索対象とすることができる。
【００８８】
なお、図９に示されるアドレス帳や単語データは、ＭＦＰなどの画像形成装置に記憶させてもよいし、ＰＣ側に記憶させてもよい。
【００８９】
また、優先順位に並べた宛先に基づいてそのまま同報送信を行なってもよいし、その順をユーザに対して表示し、確認の入力を得た上で（また、必要に応じて順序の変更を受付けた上で）、同報送信を行なうようにしてもよい。
【００９０】
なお、同報送信はファクシミリ通信により行なうこともできるし、インターネットファックス通信や、電子メールなどによって行なうこともできる。
【００９１】
本実施の形態のように通信システムを構成することで、送信文書や宛先に関わるキーワードを入力などすることで、送信順位が決定されるため、例えばユーザが送信したい文書に対して送信したい順に事前に宛先をアドレス帳に登録するという手順を省くことができる。
【００９２】
また、自動的に登録したキーワードで検索を行なうことで、送信の優先順位を容易に付けることができ、早急な文書の送信が求められる宛先により早く送信することができるという効果がある。
【００９３】
また、上述の実施の形態におけるフローチャートの処理を実行するプログラムを提供することもできるし、そのプログラムをＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、ハードディスク、ＲＯＭ、ＲＡＭ、メモリカードなどの記録媒体に記録してユーザに提供することにしてもよい。また、プログラムはインターネットなどの通信回線を介して装置にダウンロードするようにしてもよい。
【００９４】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【００９５】
【図１】本発明の実施の形態の１つにおける通信システムの構成を示す図である。
【図２】ＭＦＰ１００ａとＭＦＰ１００ｂとの間の接続を電話回線とした例を示す図である。
【図３】図１のＭＦＰ１００ａまたは１００ｂの構成を示すブロック図である。
【図４】図１のＰＣ２００ａ〜２００ｆのうちの１台の構成を示すブロック図である。
【図５】通信システムで実行される処理を示すフローチャートである。
【図６】図５のステップＳ１０３およびＳ１０５で行なわれる処理を説明するための図である。
【図７】メールアドレスおよびファックス番号などに対応付けて単語データを記憶するデータ構造を示す図である。
【図８】図７のデータをまとめて記録した状態を示す図である。
【図９】同報送信を行なう複数の宛先の具体例を示す図である。
【図１０】キーワード入力後の同報送信を行なう複数の宛先の具体例を示す図である。
【図１１】変形例における本通信システムで実行される処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００９６】
１００ａ，１００ｂ  ＭＦＰ、１０１  イメージリーダ部、１０２  プリンタ部、１０３  通信部、１０４  記憶部、１０５  操作パネル、１０６  制御部、２００ａ〜２００ｆ  ＰＣ、６０１  ＣＰＵ、６０９  入力装置。
【図１】
2006039839.tif 000003
【図２】
2006039839.tif 000004
【図３】
2006039839.tif 000005
【図４】
2006039839.tif 000006
【図５】
2006039839.tif 000007
【図６】
2006039839.tif 000008
【図７】
2006039839.tif 000009
【図８】
2006039839.tif 000010
【図９】
2006039839.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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