(57)【要約】    【課題】  前バージョンの原本性を保証しながら文書更新を行うことを可能にし、また、文書更新を繰り返しても画像劣化が発生しないようにする。    【解決手段】  文書サーバ２に内蔵の記憶装置に保存されている第１の文書データに基づいて、ＭＦＰデバイス３に印刷を行なわせ、この印刷によって得られた印刷物に対して、ユーザによって第２の文書データが追記されたときに、該追記された第２の文書データをＭＦＰデバイス３に読み取らせる。そして、文書サーバ２の記憶装置に保存されている、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された第１の文書データと、ＭＦＰデバイス３によって読み取れられた画像データ形態の第２の文書データとを、新たな文書データとして文書サーバ２の記憶装置に保存する。【選択図】      図１
2006313988.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷装置及び画像読取装置と接続され、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された画像データ形態の文書データを記憶装置に保存する文書管理装置において、
前記記憶装置に保存されている第１の文書データに基づいて、前記印刷装置に印刷を行なわせる印刷制御手段と、
前記印刷装置によって印刷されて得られた印刷物に対して、ユーザによって第２の文書データが追記されたときに、該追記された第２の文書データを前記画像読取装置に読み取らせる読取制御手段と、
前記記憶装置に保存されている、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された第１の文書データと、前記読取制御手段によって出力された画像データ形態の第２の文書データとを、新たな文書データとして前記記憶装置に保存する保存手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記印刷制御手段は、前記印刷装置に、前記第１の文書データが印刷された用紙領域を示す識別マークを印刷させ、
前記識別マークで示される用紙領域以外の用紙領域に、ユーザによって前記第２の文書データが追記されることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
印刷装置及び画像読取装置と接続され、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された画像データ形態の文書データを記憶装置に保存する文書管理装置に適用される文書保管方法において、
前記記憶装置に保存されている第１の文書データに基づいて、前記印刷装置に印刷を行なわせる印刷制御ステップと、
前記印刷装置によって印刷されて得られた印刷物に対して、ユーザによって第２の文書データが追記されたときに、該追記された第２の文書データを前記画像読取装置に読み取らせる読取制御ステップと、
前記記憶装置に保存されている、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された第１の文書データと、前記読取制御ステップによって出力された画像データ形態の第２の文書データとを、新たな文書データとして前記記憶装置に保存する保存ステップと
を有することを特徴とする文書保管方法。
【請求項４】
前記印刷制御ステップでは、前記印刷装置に、前記第１の文書データが印刷された用紙領域を示す識別マークを印刷させ、
前記識別マークで示される用紙領域以外の用紙領域に、ユーザによって前記第２の文書データが追記されることを特徴とする請求項２記載の文書保管方法。
【請求項５】
印刷装置及び画像読取装置と接続され、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された画像データ形態の文書データを記憶装置に保存する文書管理装置に適用される文書保管方法を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
前記記憶装置に保存されている第１の文書データに基づいて、前記印刷装置に印刷を行なわせる印刷制御ステップと、
前記印刷装置によって印刷されて得られた印刷物に対して、ユーザによって第２の文書データが追記されたときに、該追記された第２の文書データを前記画像読取装置に読み取らせる読取制御ステップと、
前記記憶装置に保存されている、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された第１の文書データと、前記読取制御ステップによって出力された画像データ形態の第２の文書データとを、新たな文書データとして前記記憶装置に保存する保存ステップと
を有することを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書保管方法、及びプログラムに関し、特に、印刷装置及び画像読取装置と接続され、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された画像データ形態の文書データを記憶装置に保存する文書管理装置、該文書管理装置に適用される文書保管方法、及び該文書保管方法をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、オフィスに溢れるドキュメント情報を整理し、データベースとして蓄積し、検索を容易にしようとするドキュメント・マネージメント・システム（以下「ＤＭＳ」と記述する。）と言われるサービス概念が開発されてきている。
【０００３】
紙媒体での情報（ドキュメント）のやり取りや保管では、これらのドキュメントが溜まる一方であり、必要となる情報を探す場合に、多くのドキュメントの中から探す作業は大変煩雑であり、且つ多くの人間の間でそのドキュメントを共有化することは難しいことから、このようなサービス概念が考えられるようになった。
【０００４】
従来、このようなＤＭＳの一例として、様々なファイルサーバやドキュメント管理（データベース）サーバ等の提案が行われてきており、スキャナデバイスとの連携や融合性を考慮したコンピュータアプリケーションを各クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）にインストールし、このコンピュータアプリケーションを実行することが行われてきた。
【０００５】
また、クライアントＰＣをユーザ環境に用意することの手間、煩雑さを軽減するため、近年では、多機能印刷装置であるＭＦＰデバイス自体が各種プロトコルやＪａｖａ（登録商標）プラットフォームをサポートし、Ｊａｖａ（登録商標）アプリケーションとして作成した文書管理クライアントをＭＦＰデバイス上で動作させることにより、直接ドキュメント管理サーバとデータのやり取りを行うことも可能となってきた。
【０００６】
ところで、これまで紙による保存が義務付けられていた文書の電子保存を認める「ｅ−文書法」が、２００５年４月１日に施行される。すなわち、民間で扱う文書のうち、帳簿書類や領収書、注文書など紙で保存されている文書をスキャニングによって電子化して保存することや、取引先から受け取った手書きの文書を電子化して保存することが認められるようになる。
【０００７】
こうした「ｅ−文書法」の施行により、タイムスタンプや電子署名などを使って文書の原本性（原本製）を保証できるようにすることが重要となってきている。
【０００８】
こうした原本性保証に関する先行技術として、電子署名の登録や変更に関する技術がある（例えば、特許文献１）。
【特許文献１】特開２０００−７６３６０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、「ｅ−文書法」は、用紙にタイプ打ちまたは手書きされた文書をスキャニングして得られた画像データを、文書の書かれた用紙に代わって保存することを許可するものであり、今後、「ｅ−文書法」の適用によって、電子化文書の更新方法が課題となる。すなわち、更新方法の例として、紙文書を電子化した後、紙文書は廃棄し、次回以降の文書更新においては、電子化された文書（画像データ）を用紙に印刷して、該用紙に書かれた文書を更新し、再度電子化する、といったサイクルが挙げられる。この場合、以下の問題点がある。
【００１０】
従来、紙文書をスキャニングして得られた画像データを保存管理しており、文書更新の際には、ＤＭＳのバージョン管理等を使用するなどして、新たなバージョンとして文書更新を行っていた。そのため、画像データのすべてが更新されてしまい、前のバージョンとの違いは見比べて確認するしかなかった。また、前のバージョンと違いがなかったとしても、画像データそのものが更新されてしまうため、前のバージョンの記載の原本性は保証できないという問題があった。
【００１１】
また、スキャニングして得られた画像データに基づいて印刷を行い、該印刷物に文書更新を行って再度スキャニングするという処理を繰り返すと、画像データの劣化が起こってしまうという問題もあった。
【００１２】
本発明はこのような問題点に鑑みてなされたものであって、前バージョンの原本性を保証しながら文書更新を行うことができ、また、文書更新を繰り返しても画像劣化が発生しないようにした文書管理装置、文書保管方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明によれば、印刷装置及び画像読取装置と接続され、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された画像データ形態の文書データを記憶装置に保存する文書管理装置において、前記記憶装置に保存されている第１の文書データに基づいて、前記印刷装置に印刷を行なわせる印刷制御手段と、前記印刷装置によって印刷されて得られた印刷物に対して、ユーザによって第２の文書データが追記されたときに、該追記された第２の文書データを前記画像読取装置に読み取らせる読取制御手段と、前記記憶装置に保存されている、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された第１の文書データと、前記読取制御手段によって出力された画像データ形態の第２の文書データとを、新たな文書データとして前記記憶装置に保存する保存手段とを有することを特徴とする文書管理装置が提供される。
【００１４】
また、請求項３記載の発明によれば、印刷装置及び画像読取装置と接続され、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された画像データ形態の文書データを記憶装置に保存する文書管理装置に適用される文書保管方法において、前記記憶装置に保存されている第１の文書データに基づいて、前記印刷装置に印刷を行なわせる印刷制御ステップと、前記印刷装置によって印刷されて得られた印刷物に対して、ユーザによって第２の文書データが追記されたときに、該追記された第２の文書データを前記画像読取装置に読み取らせる読取制御ステップと、前記記憶装置に保存されている、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された第１の文書データと、前記読取制御ステップによって出力された画像データ形態の第２の文書データとを、新たな文書データとして前記記憶装置に保存する保存ステップとを有することを特徴とする文書保管方法が提供される。
【００１５】
さらに、上記文書保管方法をコンピュータに実行させるためのプログラムが提供される。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、記憶装置に保存されている第１の文書データに基づいて、印刷装置に印刷を行なわせ、この印刷によって得られた印刷物に対して、ユーザによって第２の文書データが追記されたときに、該追記された第２の文書データを画像読取装置に読み取らせる。そして、記憶装置に保存されている、タイムスタンプ及び／または電子署名が付加された第１の文書データと、画像読取装置によって読み取れられた画像データ形態の第２の文書データとを、新たな文書データとして記憶装置に保存する。
【００１７】
これにより、前バージョンの原本性を保証しながら文書更新を行うことができる。また、文書更新の繰り返しを行っても画像劣化の発生を防止できる。
【００１８】
また、印刷装置に、第１の文書データが印刷された用紙領域を示す識別マークを印刷させ、この識別マークで示される用紙領域以外の用紙領域に、ユーザによって第２の文書データが追記されるようにする。
【００１９】
これにより、印刷物において第２の文書データの追記部分が第１の文書データと明確に区別され、原本性の保障が明確に行われ得る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照して説明する。
【００２１】
図１は、本発明の一実施の形態に係る文書管理装置を含む文書管理システムの構成を示す図である。
【００２２】
本文書管理システムは、文書管理クライアント１、文書管理サーバ２（本実施の形態に係る文書管理装置）、ＭＰＦ（Multi Function Printer）デバイス３、タイムスタンプサービス装置４、電子署名サービス装置５、ネットワーク６から構成される。文書管理クライアント１、文書管理サーバ２、タイムスタンプサービス装置４、電子署名サービス装置５は、ＣＰＵ，ＲＡＭ，ＲＯＭ、入出力装置等からなる制御装置（例えばパーソナルコンピュータ）でそれぞれ構成される。ＭＰＦデバイス３は、画像読み取り機能（スキャナ機能）、画像形成機能（プリンタ機能）等を備えた複合機である。ネットワーク６は、ＬＡＮ（Local Area Network）またはインターネットで構成される。なお、図１においては文書管理クライアント１を１つだけ図示しているが、多数の文書管理クライアントが文書管理システムに含まれる可能性がある。また、図１に示す装置以外の外部装置がネットワーク６に接続される可能性がある。
【００２３】
図２は、文書管理クライアント１および文書管理サーバ２において、それぞれ、ＲＯＭに格納された制御プログラムをＣＰＵが実行することによって実現される各機能を示すブロック図である。
【００２４】
まず、文書管理クライアント１における各機能を説明する。文書管理クライアント１の各機能は、文書入出力処理部と本体処理部とに分けられる。
【００２５】
文書入出力処理部は、ユーザインタフェース部１００１、コマンド制御部１００２、デバイス制御部１００３、ファイル制御部１００４、外部モジュール通信部からなる。また、本体処理部は、文書管理制御部１００６、内部データ保存部１００７、イメージ文書処理部１００８、通信制御部１００９からなる。
【００２６】
＜文書入出力処理部＞
文書入出力処理部においては、ユーザが、ユーザインタフェース部１００１を介して文書管理サーバ２に対して文書データの登録を行い、また、ユーザインタフェース部１００１を介して文書管理サーバ２から文書データを獲得したり、文書データを検索したりする。
【００２７】
ユーザインタフェース部１００１を介してユーザによって入力されたコマンドは、コマンド制御部１００２で解析され、コマンドに応じた処理が行われる。また必要であれば、文書管理サーバ２との通信を行うためのコマンドをここで作成する。
【００２８】
デバイス制御部１００３はＭＦＰデバイス３を制御する。ここでは、ＭＦＰデバイス３側から画像データを読み出したり、ＭＦＰデバイス３側から送信される画像データを受け取ったりする処理がなされる。
【００２９】
ファイルサーバ等のＯＳ（Operating System）上に保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態により、ファイル制御部１００４において入力処理される。また、文書管理サーバ２上で管理する文書ファイルを文書管理クライアント１のＯＳ上にエクスポートする処理もここで行われる。
【００３０】
外部モジュール通信部１００５は、外部装置との通信を行い、文書管理サーバ２内の文書データを外部装置に送信したり、外部装置から文書データを受信したりする。例えば、ＭＡＰＩ（Messaging Application Programming Interface）に対応したメーラに文書管理サーバ２で管理している文書データを送信する処理はここで行われる。
【００３１】
＜本体処理部＞
文書管理クライアント１の本体処理部においては、文書管理制御部１００６が文書管理クライアント１の全体の制御を行い、文書入出力処理部より送られた画像データやコマンドに応じて処理を行う。
【００３２】
内部データ保存部１００７はテンポラリデータを一時的に保存する。テンポラリデータとしては、画像処理を行う過程で作成されるデータや、文書管理サーバ２との通信の過程で作成されるデータ等がある。
【００３３】
イメージ文書処理部１００８は、画像データに基づきサムネイル画像を作成したり、必要に応じて画像変換を行ったりする。
【００３４】
通信制御部１００９は、文書管理サーバ２と通信するための制御を行う。この通信制御部１００９は、文書管理サーバ２の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）等の通信そのものの制御は、文書管理クライアント１のＯＳに用意された通信制御部によって行われる。
【００３５】
次に、文書管理サーバ２における各機能を説明する。文書管理サーバ２の各機能は、本体処理部とデータベース処理部とに分けられる。
【００３６】
本体処理部は、通信制御部１１０１、検索制御部１１０２、イメージ文書処理部１１０３、ＯＣＲエンジン１１０４、文書管理制御部１１０５、テンポラリデータ格納部１１０６からなる。また、データベース処理部は、データベース制御部１１０７、ボリュームデータベース１１０８、属性データベース１１０９、全文検索用データベース１１１０からなる。
【００３７】
＜本体処理部＞
文書管理サーバ２の本体処理部においては、通信制御部１１０１が、文書管理クライアント１の通信制御部１００９と通信を行うための制御を行う。なお、文書管理サーバ２の通信制御部１１０１は、多数の文書管理クライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００３８】
検索制御部１１０２は、文書管理クライアント１から依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書データの検索用インデックス作成のための処理を行ったりする。
【００３９】
イメージ文書処理部１１０３は、その主な機能が文書管理クライアント１のイメージ文書処理部１００８と同じであるが、文書管理サーバ２のイメージ文書処理部１１０３では、登録された文書データから検索用インデックスを作成する処理を行う。すなわち、イメージ文書処理部１１０３が、ＯＣＲエンジン１１０４を使用して、画像データの形態をもつ文書データに対して文字認識（ＯＣＲ）を行い、コードデータからなる検索用インデックスデータを作成する。
【００４０】
文書管理制御部１１０５は、文書管理サーバ２の全体の制御を行う。
【００４１】
テンポラリデータ格納部１１０６は、文書管理サーバ２側で使用されるテンポラリデータを格納する。
【００４２】
＜データベース処理部＞
文書管理サーバ２のデータベース処理部においては、データベース制御部１１０７が、各データベースに保存すべきデータを作成し、ボリュームデータベース１１０８、属性データベース１１０９、全文検索用データベース１１１０のいずれかに、対応するデータを保存する。またデータベース制御部１１０７は、文書管理クライアント１からの要求に応じて、対応するデータベースからデータを取り出し、文書管理クライアント１に送る文書データを作成する。
【００４３】
ボリュームデータベース１１０８は、画像データの形態をもつ文書データを保存するデータベースである。ボリュームデータベース１１０８は、概念的なものであって、実態が文書管理サーバ２のＯＳのファイルシステムであってもよい。
【００４４】
属性データベース１１０９は、文書データの名前や作成日付、コメントなどの属性に関する属性情報を保存するデータベースである。また属性データベース１１０９は、画像データの形態をもつ文書データにおいて、タイムスタンプや電子署名を付加されるべき領域を示す領域情報、およびタイムスタンプや電子署名に関する情報も保存する。
【００４５】
全文検索用データベース１１１０には、イメージ文書処理部１１０３によって作成されたコードデータの形態をもつ検索用インデックスデータが登録される。文書管理クライアント１によって全文検索が行われると、この全文検索用データベース１１１０内のコードデータの検索が行われる。
【００４６】
＜文書管理クライアントでの文書登録処理＞
図３は、文書管理クライアント１側において実行される文書登録処理の手順を示すフローチャートである。
【００４７】
まずステップＳ２００１で、文書管理クライアント１にファイルを取り込む。この処理では、デバイス制御部１００３、ファイル制御部１００４、外部モジュール制御部１００５のいずれかを使用して、ＭＦＰデバイス３において文書原稿を読み取って得られた画像ファイル、ファイルサーバ等のＯＳ上に存在する文書ファイル、外部装置からの文書ファイルを文書管理クライアント１に取り込む。
【００４８】
ステップＳ２００２で、ユーザの指定に従い、文書更新を行うか、または新規文書を登録するかを判別し、文書更新を行うならばステップＳ２００３へ進み、新規文書を登録するならばステップＳ２００４へ進む。
【００４９】
ステップＳ２００３では、文書管理クライアント１の画像表示部に、既に登録済みの文書データを収納しているすべてのフォルダのツリービュー（階層構造図）などを表示し、ユーザに更新対象文書を指定させ、ステップＳ２００４に進む。
【００５０】
ステップＳ２００４では、ステップＳ２００１で取り込んだ画像ファイルまたは文書ファイルや、ステップＳ２００３で指定された文書データに対して、イメージ文書処理部１００８がイメージ文書処理を行い、画像データ形態の文書データに対応したサムネイル画像を作成したり、必要に応じて文書管理システムでの文書保存形式に文書データを変換したりする。また、画像データ形態の文書データにおけるタイムスタンプや電子署名を付加すべき領域の取得処理を、ブロックセレクション処理などを使用して行う。ブロックセレクション処理は、画像データ形態の文書データにおけるレイアウトを解析し、文字領域や写真、イラスト等の領域を認識する処理である。
【００５１】
ステップＳ２００５で、サムネイル画像および文書データ、タイムスタンプや電子署名を付加すべき領域を表す領域情報、新規文書登録か文書更新かを示す情報を文書管理サーバ２に送信する。本実施の形態では、文書管理クライアント１と文書管理サーバ２との間の通信のプロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰが用いられる。ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理は、文書管理クライアント１のＯＳが処理するものとする。
【００５２】
以上が文書管理クライアント１における文書登録処理である。
【００５３】
＜文書管理サーバでの文書登録処理＞
図４は、文書管理サーバ２側において実行される文書登録処理の手順を示すフローチャートである。
【００５４】
ステップＳ２１０１で、図３のステップＳ２００５で文書管理クライアント１から送信された各種データを受信する。この受信でも、文書管理クライアント１と同様に、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理は、文書管理サーバ２のＯＳが処理するものとする。
【００５５】
ステップＳ２１０２で、受信した画像データ形態の文書データに対してイメージ文書処理を行う。この処理は、図２に示すイメージ文書処理部１１０３で行われ、必要に応じて文書データの画像変換を行う。この処理の詳しい内容は、図７を参照して後述するが、受信した画像データ形態の文書データに対して、文字認識に適した画像を得るための処理を施したり、受信した領域情報が示す文書データの領域に対してタイムスタンプ若しくは電子署名を、または両方を付加したりする。タイムスタンプサービス装置４や電子署名サービス装置５との通信がこのステップＳ２１０２で行われる。ただし、タイムスタンプや電子署名を付加する機能が文書管理サーバ２に備えられている場合には、こうした通信は必要ない。
【００５６】
ステップＳ２１０３で、ステップＳ２１０２において文字認識に適した画像データに変換された画像データに対して文字認識（ＯＣＲ）を行い、コードデータからなる検索用インデックスデータを作成する。
【００５７】
ステップＳ２１０４で、ステップＳ２１０２においてタイムスタンプ若しくは電子署名を、または両方を付加された画像データと、文書管理クライアント１から送信されたサムネイル画像を、ボリュームデータベース１１０８に登録保存する。また、受信されたテキストデータ形態の文書データもボリュームデータベース１１０８に登録保存する。
【００５８】
ステップＳ２１０５で、ステップＳ２１０３において作成された検索用インデックスデータを、全文検索用データベース１１１０に登録保存する。
【００５９】
ステップＳ２１０６で、タイムスタンプ情報（少なくとも領域情報とタイムスタンプとを含む）や電子署名情報（少なくとも領域情報と電子署名とを含む）を含む属性データ、ボリュームデータベース１１０８に登録した文書データ（画像データ）のＩＤ（識別符号）、全文検索用データベース１１１０に登録した検索用インデックスデータのＩＤ（識別符号）を属性データベース１１０９に登録保存する。これによって、属性データベース１１０９、ボリュームデータベース１１０８、全文検索用データベース１１１０にそれぞれ登録されたデータの対応付けができる。
【００６０】
以上が文書管理サーバ２における文書登録処理である。
【００６１】
図５は、属性データベース１１０９に登録される各種の文書属性データの階層構造の一例を示す図である。
【００６２】
３００１は、属性データベース１１０９のルート（ｒｏｏｔ）であり、全ての登録されるデータはルート３００１の子データである。
【００６３】
３００２，３００３，３００６はフォルダであり、それぞれ、フォルダＩＤとフォルダ属性情報、親フォルダＩＤから成り立っている。親フォルダＩＤは、階層構造の直上のフォルダの識別符号である。ルート３００１の直下にフォルダ３００２，３００３が配置され、フォルダ３００２の直下にフォルダ３００６が配置される。
【００６４】
３００４，３００５は文書データであり、それぞれ上位のフォルダ３００２の子データとして存在する。文書データは、文書ＩＤと文書属性情報、親フォルダＩＤからなり、文書属性情報は、文書名や更新日時、コメントデータなどである。
【００６５】
３００７，３００８はページデータであり、上位の文書データ３００４の各ページに関する情報を含む。ページデータは、ページＩＤ、ページ属性情報、検索インデックスＩＤ、ボリュームデータＩＤ、文書データＩＤ（上位の文書データのＩＤ）からなりたっている。検索インデックスＩＤは、全文検索用データベース１１１０に保存されている対応の検索用インデックスデータのＩＤであり、ボリュームデータＩＤは、ボリュームデータベース１１０８に登録された対応の文書データ（画像データ）のＩＤであり、こうしたＩＤを利用して文書データに関連した検索用インデックスデータや文書データ（画像データ）を各データベースから引き出すことが可能である。ページ属性情報には、ページ番号、ファイルフォーマットといった情報が保存される。
【００６６】
３００９，３０１１はタイムスタンプデータであり、タイムスタンプとその対象領域との関連付けを行っている。タイムスタンプデータは、タイムスタンプＩＤと、タイムスタンプの付加対象の領域情報と、ページＩＤ（上位のページデータのＩＤ）から成り立っている。タイムスタンプＩＤは、タイムスタンプを識別するために用いられる。領域情報は、画像データ形態の文書データ中のタイムスタンプの付加対象領域を示す情報であり、本実施の形態においては、領域の始点の座標と領域の終点の座標とからなる。
【００６７】
３０１０は電子署名データであり、電子署名とその対象領域との関連付けを行っている。電子署名データは、電子署名ＩＤと、電子署名の付加対象の領域情報と、ページＩＤから成り立っている。電子署名ＩＤは、電子署名を識別するために用いられる。領域情報は、画像データ形態の文書データ中の電子署名の付加対象領域を示す情報であり、本実施の形態においては、領域の始点の座標と領域の終点の座標とからなる。
【００６８】
タイムスタンプデータ３００９，３０１１や電子署名データ３０１０は、ページデータ中に含まれているタイムスタンプや電子署名の数だけ存在し、登録される。
【００６９】
＜文書管理クライアントの文書印刷処理＞
図６は、文書管理クライアント１において実行される、タイムスタンプや電子署名の付加された文書データを印刷する文書印刷処理の手順を示すフローチャートである。
【００７０】
ステップＳ４００１で、ユーザから指定された文書データに対応する属性データを、属性データベース１１０９から取得し、画像データ形態の文書データにおいて、タイムスタンプや電子署名が付加された領域を認識する。
【００７１】
ステップＳ４００２で、イメージ文書処理を行う。すなわち、ステップＳ４００１で認識したタイムスタンプや電子署名が付加されている領域に対して網掛けを施す。
【００７２】
ステップＳ４００３で、ステップＳ４００２において網掛けを施された画像データ形態の文書データをＭＦＰデバイス３に送信する。本実施の形態では、印刷処理自体は、文書管理クライアント１のプリンタドライバによって行われ、また、通信のプロトコルとしてはＴＣＰ／ＩＰが用いられる。印刷に関する基本的な処理は、プリンタドライバおよびＭＦＰデバイス３によって行われ、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理は、文書管理クライアント１のＯＳによって行われる。
【００７３】
このように、文書管理クライアント１によって文書印刷処理が行われて得られた印刷物において、その印刷用紙の中の網掛けを施された部分以外の部分に対して、ユーザが文書の追加を行う。この追加が行われた用紙に対して、図３および図４に示す文書登録処理が再度行われた場合に、図４に示すステップＳ２１０２で行われるイメージ文書処理を以下に説明する。
【００７４】
＜文書管理サーバのイメージ文書処理＞
図７は、図４に示すステップＳ２１０２のイメージ文書処理の詳細な手順を示すフローチャートである。
【００７５】
ステップＳ５１０１で、図３のステップＳ２００５によって送信された情報が、文書更新を示しているか、文書新規登録を示しているかを判別する。文書新規登録を示している場合は、ステップＳ５１０４へ進み、文書更新を示している場合はステップＳ５１０２へ進む。
【００７６】
ステップＳ５１０２で、文書更新の対象となる文書データに既に付加されているタイムスタンプや電子署名に関する領域情報と、該領域情報が表す領域に記載される画像データ形態の文書データとを取得する。
【００７７】
ステップＳ５１０３において、ステップＳ５１０２で取得した領域情報と文書データとを基に、更新されるべき元の文書データを、タイムスタンプや電子署名が付加された状態で流用して、新たに作成すべき画像データ形態の文書データを作成する。すなわち、ステップＳ５１０２で取得した文書データ（画像データ形態）における既にタイムスタンプや電子署名が付加されている領域をマージさせ（埋め込み）、画像データ形態の新しい文書データを作成する。
【００７８】
ステップＳ５１０４で、画像データ形態の新しい文書データにおいて、タイムスタンプや電子署名が付加されていない領域に対し、タイムスタンプ若しくは電子署名を、またはその両方を付加する。
【００７９】
ステップＳ５１０５で、画像データ形態の新しい文書データに対して、文字認識（ＯＣＲ）を行うために必要な処理を行う。
【００８０】
図８は、文書管理クライアント１および文書管理サーバ２によって行われる文書保管サイクルを示す図である。
【００８１】
状態Ｓ１では、第１の文書データ（「２００４／１０／２５風邪、・・・」）が、タイムスタンプ及び／または電子署名を付加されて（図８では「Ｔ」で表記）、文書管理サーバ２に保存される（図４の文書登録処理に対応）。
【００８２】
状態Ｓ２では、タイムスタンプ及び／または電子署名を付加された領域に対して網掛けなどが施されて（図８では斜線表記）、第１の文書データが印刷される（図６の文書印刷処理に対応）。
【００８３】
状態Ｓ３では、第１の文書データが印刷された印刷物に対して、ユーザによって第２の文書データ（「２００４／１１／０１骨折、・・・」）が追記される。第２の文書データは、網掛けなどが施されていない部分に追記される必要がある。
【００８４】
状態Ｓ４では、まず、追記が行われた印刷物のうち、網掛けなどが施されて第１の文書データが記載されている領域を除いた領域に対して、ＭＦＰデバイス３でスキャニングを行い、図８に示す例の場合、第２の文書データの画像データを取得する。そして、第２の文書データの画像データに対して、ブロックセレクション処理等を用いて記載領域を算出し、該領域にタイムスタンプ若しくは電子署名を、またはその両方を付加する。一方、第１の文書データに関しては、文書管理サーバ２に保存されている第１の文書データを、タイムスタンプ及び／または電子署名を付加された状態で流用し、上記のタイムスタンプ及び／または電子署名を付加された画像データ形態の第２の文書データとともに、文書管理サーバ２に保存する（図３及び図４の文書印刷処理、並びに図７のイメージ文書処理に対応）。
【００８５】
以上のようにして、本実施の形態では文書更新に際して、文書管理サーバ２に保存されている旧データである第１の文書データを、タイムスタンプ及び／または電子署名を付加された状態で流用し（紙印刷された文書データを用いない）、タイムスタンプ及び／または電子署名を付加された新データである第２の文書データとともに、文書管理サーバ２に保存する。
【００８６】
これにより、旧データの原本性を保証しながら新データの追加更新を行うことができる。
【００８７】
また、紙印刷された旧データのスキャニングを行わず、文書管理サーバ２に保存されている旧データを流用するので、文書更新を繰り返しても画像劣化が発生することがない。
【００８８】
さらに、旧データが印刷された印刷物への新データの追記に際して、旧データに所定のマーク（例えば、網掛け）を施すので、印刷物において新データの追記部分が旧データと明確に区別され、原本性の保障が明確に行われ得る。
【００８９】
〔他の実施の形態〕
また、本発明の目的は、上記の実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【００９０】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００９１】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【００９２】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００９３】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００９４】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは言うまでもない。
【００９５】
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【図面の簡単な説明】
【００９６】
【図１】本発明の一実施の形態に係る文書管理装置を含む文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】文書管理クライアントおよび文書管理サーバにおいて、それぞれ、ＲＯＭに格納された制御プログラムをＣＰＵが実行することによって実現される各機能を示すブロック図である。
【図３】文書管理クライアント側において実行される文書登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図４】文書管理サーバ側において実行される文書登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】属性データベースに登録される各種の文書属性データの階層構造の一例を示す図である。
【図６】文書管理クライアントにおいて実行される、タイムスタンプや電子署名の付加された文書データを印刷する文書印刷処理の手順を示すフローチャートである。
【図７】図４に示すステップＳ２１０２のイメージ文書処理の詳細な手順を示すフローチャートである。
【図８】文書管理クライアントおよび文書管理サーバによって行われる文書保管サイクルを示す図である。
【符号の説明】
【００９７】
１  文書管理クライアント（文書管理装置）
２  文書管理サーバ（文書管理装置）
３  ＭＰＦ（Multi Function Printer）デバイス（印刷装置、画像読取装置）
４  タイムスタンプサービス装置
５  電子署名サービス装置
６  ネットワーク
１００１  ユーザインタフェース部
１００２  コマンド制御部
１００３  デバイス制御部
１００４  ファイル制御部
１００５  外部モジュール通信部
１００６  文書管理制御部（印刷制御手段、読取制御手段、保存手段）
１００７  内部データ保存部
１００８  イメージ文書処理部
１００９  通信制御部
１１０１  通信制御部
１１０２  検索制御部
１１０３  イメージ文書処理部
１１０４  ＯＣＲエンジン
１１０５  文書管理制御部（印刷制御手段、読取制御手段、保存手段）
１１０６  テンポラリデータ格納部
１１０７  データベース制御部
１１０８  ボリュームデータベース（記憶装置）
１１０９  属性データベース（記憶装置）
１１１０  全文検索用データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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