(57)【要約】【課題】    未確定項目が存在する文書の誤送信を抑制してシステムの円滑な運用を図る。【解決手段】  入力項目毎に入力欄を設けた電子フォームを表示画面に表示して利用者による入力を受け付け、受け付けた入力値を表示画面に表示した送信ボタンを操作したときサーバ装置１０１に送信する電子フォーム制御部１０７と、入力欄の入力値の状態を利用者の操作入力に基づいて、少なくとも仮入力または確定先送り状態に設定する状態設定・認識部１０８を有するクライアント装置１０６を備え、該状態設定・認識部１０８は入力値の状態が仮入力または確定先送りに設定されている入力欄の存在を認識したとき、送信ボタンの操作に基づく送信を許可する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力項目毎に入力欄を設けた電子フォームを表示画面に表示して利用者による入力を受け付け、受け付けた入力値を表示画面に表示した送信ボタンを操作したときサーバ装置に送信する電子フォーム制御部と、入力欄の入力値の状態を利用者の操作入力に基づいて、少なくとも仮入力または確定先送り状態に設定する状態設定・認識部を有するクライアント装置を備え、
該状態設定・認識部は入力値の状態が仮入力または確定先送りに設定されている入力欄の存在を認識したとき、送信ボタンの操作に基づく送信を許可することを特徴とする電子フォームシステム。
【請求項２】
請求項１記載の電子フォームシステムにおいて、
電子フォームは入力欄毎に利用者による入力の可および不可状態を設定する入力制御モード欄を備えることを特徴とする電子フォームシステム。
【請求項３】
請求項２記載の電子フォームシステムにおいて、
サーバ装置は、クライアント装置から受信した電子フォームを一時保存し、他のクライアント装置から保存した電子フォームの参照要求を受信したとき、電子フォームの入力欄を入力不可に設定してクライアント装置に伝送することを特徴とする電子フォームシステム。
【請求項４】
請求項１記載の電子フォームシステムにおいて、
状態設定・認識部は入力値の状態が下書きに設定されている入力欄の存在を認識したとき、送信ボタンの操作に基づく送信を禁止することを特徴とする電子フォームシステム。
【請求項５】
コンピュータを、入力項目毎に入力欄を設けた電子フォームを表示画面に表示して利用者による入力を受け付け、受け付けた入力値を表示画面に表示した送信ボタンを操作したときサーバ装置に送信する手段と、
入力欄の入力値の状態を利用者の操作入力に基づいて、少なくとも仮入力または確定先送り状態に設定する手段と、
入力値の状態が仮入力または確定先送りに設定されている入力欄の存在を認識したとき、送信ボタンの操作に基づく送信を許可する手段として機能させることを特徴とする電子フォームシステム用プログラム。
【請求項６】
請求項５記載の電子フォームシステム用プログラムにおいて、
電子フォームは入力欄毎に利用者による入力の可および不可状態を設定する入力制御モード欄を備えることを特徴とする電子フォームシステム用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子フォームシステムに係り、特に電子フォームに入力したデータ送信する申請業務等に適する電子フォームシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１には、入力中の文書、あるいは記憶された文書の文字に、文書を送信するか否かの文字属性を持たせ、文書送信時にその属性を参照し、「送信しない」と指定した文字は、送信しないようにすることができる文書処理装置が示されている。
【特許文献１】特開平６−３０９３１８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
文書作成装置で作成した文書を通信回線を介して送信することにより申請業務等を遂行するシステムにおいては、申請者がとりあえず一通り申請書を記入し、一部の記入項目についてはあとで吟味・修正を行った後に申請したり、あるいは申請者と審査者が一部の申請内容について相談のうえ申請内容を調整するというような作業がよく行われる。
【０００４】
上記従来技術に示す文書処理装置では、データ入力後にその入力内容を編集することができる。また、入力された文字を、送信許可を与える文字と送信許可を与えない文字に区別することが記載されている。
【０００５】
しかし、実際の申請業務でよく発生する、下書きでとりあえず記入しておくというような作業には対応することができない。このため、後で内容を修正するつもりで、とりあえず記入しておいた項目、すなわち未確定な記入項目が存在する場合において、誤って送信ボタンを操作することにより未確定な項目が存在する文書を送信してしまうことが発生しやすい。
【０００６】
前述のように、実際の業務の場面では申請者と審査者の間で未完成の文書を利用して入力内容の調整を行う必要が多々ある。従来技術では、次の作業者に作業を移すためには前工程の入力作業がすべて完了している必要がある。このため、このような技術を利用した場合、進捗状況を把握できる単位は、作業者毎の工程単位である。このため入力作業がどの程度進んでいるのかといった、細かな進捗を正確に把握したい場合には担当者に直接問い合わせる必要がある。
【０００７】
本発明は、これらの問題点に鑑みてなされたもので、未確定項目が存在する文書の誤送信を抑制し、また入力作業の進捗状況の把握を容易にしてシステムの円滑な運用を図ることのできる電子フォームシステムを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は上記課題を解決するため、次のような手段を採用した。
【０００９】
入力項目毎に入力欄を設けた電子フォームを表示画面に表示して利用者による入力を受け付け、受け付けた入力値を表示画面に表示した送信ボタンを操作したときサーバ装置に送信する電子フォーム制御部と、入力欄の入力値の状態を利用者の操作入力に基づいて、少なくとも仮入力または確定先送り状態に設定する状態設定・認識部を有するクライアント装置を備え、該状態設定・認識部は入力値の状態が仮入力または確定先送りに設定されている入力欄の存在を認識したとき、送信ボタンの操作に基づく送信を許可する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明は、以上の構成を備えるため、未確定項目が存在する文書を確定文書として誤送信することを抑制し、また入力作業の進捗状況の把握を容易にしてシステムの円滑な運用を図ることのできる電子フォームシステムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、最良の実施形態を添付図面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施形態にかかる電子申請システムの構成を説明する図である。以下本システムを利用して、出張旅費の申請、審査、および承認業務を行う例について説明する。
【００１２】
本システムは、ネットワーク１０５介して接続されたサーバ１０１とクライアント１０６で実現されており、サーバ１０１にはデータ送受信部１０２、状態制御部１０３、ワークフロー制御部１０４が割り当てられる。また、クライアント１０６には電子フォーム制御部１０７、状態設定・認識部１０８、電子フォーム格納部１０９が割り当てられている。  なお、この例では、ネットワークを介して接続されたクライアント１０６およびサーバ１０１からなるクライアントサーバシステムを、クライアントおよびサーバを構成する各計算機にデータ送受信部などの要素を割り当てることにより、実現した例を示したが、複数要素を一台の計算機に割り当てて構成してもよく、スタンドアロンシステムに上記すべての要素を割り当てて構成してもよい。
【００１３】
図２は、クライアント１０６の詳細を説明する図である。図において、１０７は電子フォーム制御部、２０１は送信制御部である。２０２は電子フォーム編集部であり、キーボードなどの入力装置によるユーザの入力を認識し、入力データを編集する。図に示すように電子フォーム制御部１０７は送信制御部２０１および電子フォーム編集部２０２を備える。
【００１４】
１０８は状態設定・認識部であり、入力データの状態（例えば入力確定、あるいは確定先送り等）を設定し、あるいは設定された状態を認識する。２０３は電子フォームの状態を認識するための電子フォーム状態認識部、２０４は入力データの状態を設定するための状態設定部であり、ユーザのマウス操作などを認識し、入力データに対し状態を設定する。図に示すように状態設定・認識部  １０８は電子フォーム状態認識部２０３および状態設定部２０４を備える。また、１０９は電子フォーム格納部であり、入力中あるいは入力済みの電子フォームを格納する。
【００１５】
図３は、電子フォームのデータテーブルの例を説明する図であり、出張旅費申請用電子フォームを例に、その申請作業開始時のデータテーブルを示す。
【００１６】
データテーブルは、項目を識別するための項目ＩＤ欄、その項目が入力可能かどうかを表す入力制御モード欄、その項目の状態設定欄、その項目の値の欄を備える。電子フォーム編集部２０２は、このテーブルの項目の「値」の欄を編集することができる。一方、状態設定部２０４は、このテーブルの「状態設定」の欄を設定することができる。
【００１７】
なお、図３に示すデータテーブルは、例えば、ユーザがデータ送受信部１０２を介してサーバ１０１に対して新規の出張旅費申請用電子フォームのダウンロード要求を伝送することにより取得することができる。
【００１８】
図４は、電子フォームの画面表示例を説明する図である。前述のようにしてダウンロードした電子フォームはクライアント１０８の表示装置に表示する。図４の示す出張旅費申請用電子フォーム１２０１は、氏名１２０２、出張先１２０３、予算１２０４、実績１２０５、目的１２０６、承認可否１２０７という入力項目、およびデータ送信用の送信ボタン１２０８を備える。データテーブルはこれらの入力項目にそれぞれ対応し、氏名レコード９０１、出張先レコード９０２、予算レコード９０３、実績レコード９０４、目的レコード９０５、承認可否レコード９０６を備える。この電子フォームの初期表示時には、データテーブルの項目ＩＤが氏名９０１、出張先９０２、予算９０３、実績９０４、目的９０５、承認可否９０６であるレコードの入力制御モードは、順にそれぞれ入力不可、入力可、入力可、入力不可、入力可、入力可となっている。また状態設定の欄についてはどのレコードもすべて設定なしであり、値の欄については氏名レコード９０１には「日立太郎」が設定されており、その他には値は指定されていない。
【００１９】
電子フォーム編集部２０２は、入力制御モードが入力可の項目に対する入力にはユーザの入力操作を認識するが、入力不可の項目に対する入力は受け付けない。また、電子フォーム編集部２０２は状態設定に「確定」が設定されている入力項目に対する入力操作も受け付けない。なお、電子フォーム編集部２０２は、入力項目の状態設定に関係なく、状態設定なしの状態と同様に各入力項目に設定されている入力データのデータチェックやスクリプトなどは実行することができる。
【００２０】
図５は、電子フォームの入力項目に状態設定を行う処理を説明する図である。入力項目に状態設定を行うには、例えば、ユーザがその入力項目を右クリックしたことを状態設定部２０４が認識し、ポップアップメニュー１３０３により選択可能な状態一覧を表示する。ここでは、状態の設定には、確定、確定先送り、下書き、仮入力、設定なしを一覧表示する。一般的にはその他の状態があってもよい。ユーザが表示された状態の一つを選択すると状態設定部２０４がその操作を認識し、テーブルの対応するレコードの状態設定の項目を選択された状態を表す値で更新をする。なお、ここで、「確定」は入力の確定を、「確定先送り」は後続する作業者（上長等）に確定権限を移譲することを、「下書き」は送信ボタンによるサーバへの送信の禁止を、「仮入力」はサーバに送信してサーバ内に一時保存する処理を表している。
【００２１】
図５はユーザが入力項目に状態を設定する画面例１３０１を示しており、ユーザが入力項目１３０２を右クリックしたことを状態設定部２０４が認識し、ポップアップメニュー１３０３に選択可能な状態一覧を表示している。状態が設定された項目は、項目を状態の種別ごとに異なる色付けをし、他の項目との区別が容易になるような表示を行う。あるいはその他の手段を用いて他の項目との区別をつけてもよい。また特別な区別を行わなくてもよい。なお、入力制御モードが入力不可の項目に対しては、状態設定部２０４はユーザの状態設定操作を認識せず、状態の更新は行わない。各入力項目に対する入力に対しては電子フォーム編集部２０２がそれを認識し、テーブルの対応する項目のレコードの値を更新する。
【００２２】
図６は、ユーザによる電子フォームの入力作業、および入力項目の状態設定作業が終了した段階でのデータテーブルの一例を説明する図である。なお、本実施例ではテキスト入力領域に状態設定する例を示したが、一般にチェックボックスやドロップダウンリストなど他の種類の入力手段に対しても状態設定を行うことができる。
【００２３】
図６に示すデータテーブルは、図４で示した電子フォームに対する入力および状態設定をユーザが行い、それに基づいて電子フォーム制御部が図３のデータテーブルを編集した結果のデータテーブルである。図６では出張先レコード１００２の「値」の欄に「横浜」が設定され、その状態設定には「確定」が指定されている。また、予算レコード１００３の値の欄には「３，０００円」が設定されており、その状態設定には「確定先送り」が指定されている。目的レコード１００５は「値」の欄に「出張」が設定されており、その状態設定は「設定なし」である。
【００２４】
図７は、送信制御部２０１における処理の流れを説明する図である。送信制御部２０１はユーザのデータ送信操作を認識し、電子フォーム状態認識部２０３において、後述するように送信可否を判定する（ステップ４０１）。次に電子フォーム状態認識部２０３において送信可と判定した場合には送信制御部２０１により入力データをサーバ１０１に送信する。送信不可と判定すれば、データを送信できない状態である旨をユーザにポップアップウィンドウで表示し、データは送信しない（ステップ４０４）。なお、送信不可の状態ではユーザがデータ送信操作自体を行えないように、あらかじめデータ送信ボタンを不活性にしておいてもよい。
【００２５】
図８は、図７に示す送信可否判定（ステップ４０１）の処理の流れを詳細を説明する図である。まず、送信許可フラグがＯＦＦ（不許可）に設定されているかどうかを判定し（ステップ５０１）、ＯＦＦであればデータ送信不可と判定する（ステップ５０２）。そうでない場合は、状態設定が「下書き」であるレコードが一つ以上存在するか否かを判定し（ステップ５０３）、１つでもそのようなレコードが存在すればデータ送信不可と判定する（ステップ５０２）。状態設定が「下書き」に設定されているレコードがない場合はデータ送信可と判定する（ステップ５０４）。
【００２６】
なお、電子フォーム編集部２０２は、ユーザによるデータの保存操作を認識すると電子フォーム格納部１０９に現在の入力中の状態をファイルで保存する。なお、その他のデータ保存手段を用いてもよい。電子フォーム格納部１０９は、電子フォーム編集部２０２による入力再開操作を認識すると、格納した電子フォームを保存前の状態に復元し再び入力を受け付けることができる。
【００２７】
図９は、サーバ１０１の詳細を説明する図である。図に示すように、データ送受信部１０２はデータ受信制御部３０１およびデータ送信制御部３０２を備え、ワークフロー制御部１０４は後述する処理権限移動判定部３０３を備える。
【００２８】
図１０は、データ受信制御部３０１の処理を説明する図である。データ受信制御部３０１はクライアント１０６から送信されてきたデータテーブルを含むデータを受信し、後述するように処理権限移動判定部３０３で処理ノード（クライアント）を移動するかどうかを判定（ステップ７０１）し、判定結果（ステップ７０２）が次ノードに移動である場合は、状態変更処理部１０３で状態変更処理を行い（ステップ７０３）、次の処理ノードに作業が移動した旨の表示および受信したデータテーブルを含む情報の保存処理を行い（ステップ７０４）、処理を終了する。一方、ステップ７０２において、処理ノードが移動しないと判定した場合は、状態の変更は行わず、現在の処理ノードのまま作業を移動しない旨の表示および受信したデータテーブルを含むデータの処理を行う（ステップ７０４）。なお、ここで行う保存は保存前のデータを復元できる方法であれば、その他の形式でデータを保存してもよい。
【００２９】
図１１は、処理権限移動判定部３０３の処理を説明する図である。処理権限移動判定部３０３は、受信したデータテーブルの「状態設定」に「仮入力」状態の入力項目があるかをチェックする（ステップ６０１）。「仮入力」状態の項目があれば、処理ノードは現在のノードのままと判定する（ステップ６０２）。「仮入力」状態の入力項目がなければ、処理ノードは次のノードへ移動すると判定する（ステップ６０３）。
【００３０】
図１２は、状態変更処理部１０３の処理を説明する図である。データテーブル中のすべてのレコードに対して各ノードで指定されている入力制御モードをデータテーブルに設定する（ステップ８０１）。また、データテーブル中の各レコードそれぞれについて、状態設定が「確定」であるものは「設定なし」に、「確定先送り」であるものは「下書き」に、それぞれ値を変更する（ステップ８０１）。また、状態設定を「下書き」に設定した項目については、ノードで指定されている入力制御モードに関係なく常に入力制御モードを入力可に設定する（ステップ８０３）。このように、クライアントが確定先送り状態に設定して送信した項目をサーバ側で下書き状態に変換することにより、次の作業者に、その項目の確認・修正作業の遂行を促すことができる。
【００３１】
図１３は、図６に示すデータテーブルをサーバ１０１が受信し、状態変更処理部１０３により処理した後のデータテーブルを示す図である。
【００３２】
ユーザがサーバ１０１にアクセスし、電子フォームを用いた申請処理状況の表示要求を行った場合、ワークフロー制御部１０４はこの要求を認識し、図１３に示すデータテーブルを参照して、ユーザに電子フォーム申請の進捗状況を表示する。表示に際しては、図などを用いてどの担当者まで処理が進んだかを表示してもよいし、その他メールなどで進捗度合いを通知してもよい。
【００３３】
サーバ１０１は「仮入力」状態の項目を含むデータを受信すると、受信したデータテーブルを含むデータを保存し、サーバ１０１のデータ制御部３０２は、処理ノードが次の作業者に進まないようにする。すなわち、サーバ１０１は「仮入力」状態の項目を含む電子フォームのデータを一時保存する。
【００３４】
ユーザがサーバ１０１にアクセスし、そのユーザが担当するノードでの一時保存されている電子フォームに対する入力再開要求、または担当する作業、例えば審査・承認作業の開始要求をサーバ１０１に送信すると、ワークフロー制御部１０４はこの要求を認識し、データ送信制御部３０２は、前記一次保存したデータの中から、要求に対応したデータテーブルを含むデータを抽出してクライアント１０６に送信する。
【００３５】
現在のノードの処理担当者以外の者が一時保存されている電子フォームの閲覧要求をサーバ１０１に送信すると、データ送信制御部３０２はすべての入力項目を入力不可に設定し、同時にデータの送信操作の許可フラグをＯＦＦに設定してデータをクライアントへ送信する。これにより各クライアントは他のクライアントの処理の進捗状況をリアルタイムに把握することができる。
【００３６】
ここでは、仮入力状態の項目が存在するデータを受信した場合、常に他の担当者が編集できない状態で一時保存する例について説明したが、アクセスレベルの設定により閲覧者を制限し、あるいは他の担当者の閲覧自体を許可しないように設定しても良い。
【００３７】
以上説明したように、本実施形態によれば、申請書をとりあえず記入し、さらに特定の項目に「下書き」状態を設定しておくことにより、申請データ全体をサーバに対して送信できなくすることができる。これにより、とりあえず記入し、後で確認しようとする際の確認ミスによるうっかり送信を防止できる。また、現担当者が次担当者に記入内容の修正・確定を依頼したい場合、その入力項目を「確定先送り」状態に設定し送信することで、次担当者はその項目の内容を修正することができる。また「仮入力」状態の項目を設定してデータをサーバへ送信しておくことにより、他の利用者はサーバを検索することにより作業の進捗状況を知ることができる。また、確定先送り状態を項目に設定し送信すると、サーバは確定先送り状態を下書き状態に変換するように設定しておくことにより、次の担当者にその項目の確認・修正作業の遂行を促すことができる。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明の実施形態にかかる電子申請システムの構成を説明する図である。
【図２】クライアントの詳細を説明する図である。
【図３】電子フォームのデータテーブルの例を説明する図である。
【図４】電子フォームの画面表示例を説明する図である。
【図５】電子フォームの入力項目に状態設定を行う処理を説明する図である。
【図６】ユーザによる電子フォームの入力作業、および入力項目の状態設定作業が終了した段階でのデータテーブルの一例を説明する図である。
【図７】送信制御部における処理の流れを説明する図である。
【図８】図７に示す送信可否判定（ステップ４０１）の処理の流れを詳細を説明する図である。
【図９】サーバの詳細を説明する図である。
【図１０】データ受信制御部の処理を説明する図である。
【図１１】処理権限移動判定部の処理を説明する図である。
【図１２】状態変更処理部の処理を説明する図である。
【図１３】図６に示すデータテーブルをサーバが受信し、状態変更処理部により処理した後のデータテーブルを示す図である。
【符号の説明】
【００３９】
１０１  サーバ
１０２  データ送受信部
１０３  状態変更処理部
１０４  ワークフロー制御部
１０５  ネットワーク
１０６  クライアント
１０７  電子フォーム制御部
１０８  状態設定・認識部
１０９  電子フォーム格納部
２０１  送信制御部
２０２  電子フォーム編集部
２０３  電子フォーム状態認識部
２０４  状態設定部
３０１  データ受信制御部
３０２  データ送信制御部
３０３  処理権限移動判定部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2006018667.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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