(57)【要約】【課題】本発明は、配信先の変更に対して十分な安全対策を備えた文書データ配信管理装置を提供することを目的とする。【解決手段】文書データ受信装置であるＭＦＰ４からの文書データを配信サーバ１によりＰＣ２に配信する場合、配信サーバ１の設定テーブル１９の設定登録データに基づいて配信処理する。設定登録データとして、配信元であるＭＦＰのＦＡＸポート及び配信先として対応するディレクトリが登録されている。設定登録データを登録する場合には、ＦＡＸポートの選択を行う際に認証を行い、ディレクトリの設定の際にも認証を行うようにした。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データ受信装置及び複数の文書管理装置との間で情報を送受信する送受信部と、文書データ受信装置に対応する配信先の文書管理装置に関する設定登録データを記憶する記憶部と、前記設定登録データに基づいて文書データ受信装置から各文書管理装置に文書データを配信する配信制御部とを備えた文書データ配信管理装置であって、前記配信制御部は、文書データ受信装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する第一認証手段と、文書データの配信先となる文書管理装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する第二認証手段とを備えていることを特徴とする文書データ配信管理装置。
【請求項２】
前記記憶部は、前記設定登録データとして文書データ受信装置に関する配信元データ及び対応する文書管理装置に関する配信先データを記憶しており、前記配信制御部は、前記設定登録データを削除処理する場合に前記配信元データのみ無効に設定する削除処理手段を備えていることを特徴とする請求項１に記載の文書データ配信管理装置。
【請求項３】
文書データ受信装置及び複数の文書管理装置との間で情報を送受信する送受信部と、文書データ受信装置に対応する配信先の文書管理装置に関する設定登録データを記憶する記憶部と、前記設定登録データに基づいて文書データ受信装置から各文書管理装置に文書データを配信する配信制御部とを備えた文書データ配信管理装置を、
文書データ受信装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する手段、
文書データの配信先となる文書管理装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する手段、
として機能させるための配信制御プログラム。
【請求項４】
文書データ受信装置及び複数の文書管理装置との間で情報を送受信する送受信部と、設定登録データとして文書データ受信装置に関する配信元データ及び対応する文書管理装置に関する配信先データを記憶する記憶部と、前記設定登録データに基づいて文書データ受信装置から各文書管理装置に文書データを配信する配信制御部とを備えた文書データ配信管理装置を、
文書データ受信装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する手段、
文書データの配信先となる文書管理装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する手段、
前記設定登録データを削除処理する場合に前記配信元データのみ無効に設定する手段、
として機能させるための配信制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、外部の公衆回線等からＦＡＸデータ等の文書データを受信する文書データ受信装置よりネットワークを介して文書データを各文書管理装置に配信する文書データ配信管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、事務処理システムのネットワーク化が進み、外部から受信したＦＡＸデータ等の文書データをネットワークを介して対応する部署の文書管理装置であるパソコン（ＰＣ）に配信するシステムが提案されている。特許文献１には、外部からデータを受信する受信装置として、プリンタ、複写機、ファクシミリ装置等の複数の機能を兼備したデジタル複合機（ＭＦＰ）を用い、デジタル複合機は、文書データを蓄積するための大容量の不揮発性メモリを備えることで、いったん装置内に文書データを蓄積した後配信サーバにより各クライアント装置にネットワークを介して文書データを配信する点が記載されている。
【０００３】
文書データをネットワークを介して配信する場合、利便性が向上する反面秘密文書のデータが不用意に漏れる可能性が高まるため、情報の漏洩に対する安全対策を講じる必要がある。例えば、特許文献２では、ネットワ−クスキャナから画デ−タを配信する際に、配信先端末装置の画デ−タを格納するフォルダを、ボックス番号で指定できるような配信宛先のテ−ブルをネットワ−クスキャナのファイルに予め設定し、その際にユーザ／パスワードについても登録しておき、ＦＡＸ受信時には登録されたパスワードにより認証を行う点が記載されている。また、特許文献３では、送信側ＦＡＸが送信者、宛先情報をデータとともに送信し、受信側ＦＡＸでは表示部に送信者、宛先情報を表示して宛先情報が示す人物に対応する暗証番号の入力を求め、正しい暗証番号が入力された場合に受信したデータを出力できるようにした点が記載されている。
【特許文献１】特開２００４−４６８１７号公報
【特許文献２】特開２００２−４４３６１号公報
【特許文献３】特開２００３−２３４８６９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献２及び３では、データの受信時に正当な受信者であるか否かパスワードにより認証して安全性を高めているが、ネットワークが大規模になってくると、多数の配信先が登録されるようになり、配信先を勝手に変更して正当な配信先とは異なる文書管理装置に配信されてしまうおそれがある。こうした配信先の変更は、送信者及び受信者にとって気づくのが遅れるため、対応が後手に回ってしまうことから、配信先の変更が勝手に行われないように対策を取っておく必要がある。
【０００５】
そこで、本発明は、配信先の変更に対して十分な安全対策を備えた文書データ配信管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る文書データ配信管理装置は、文書データ受信装置及び複数の文書管理装置との間で情報を送受信する送受信部と、文書データ受信装置に対応する配信先の文書管理装置に関する設定登録データを記憶する記憶部と、前記設定登録データに基づいて文書データ受信装置から各文書管理装置に文書データを配信する配信制御部とを備えた文書データ配信管理装置であって、前記配信制御部は、文書データ受信装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する第一認証手段と、文書データの配信先となる文書管理装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する第二認証手段とを備えていることを特徴とする。さらに、前記記憶部は、前記設定登録データとして文書データ受信装置に関する配信元データ及び対応する文書管理装置に関する配信先データを記憶しており、前記配信制御部は、前記設定登録データを削除処理する場合に前記配信元データのみ無効に設定する削除処理手段を備えていることを特徴とする。
【０００７】
本発明に係る配信制御プログラムは、文書データ受信装置及び複数の文書管理装置との間で情報を送受信する送受信部と、文書データ受信装置に対応する配信先の文書管理装置に関する設定登録データを記憶する記憶部と、前記設定登録データに基づいて文書データ受信装置から各文書管理装置に文書データを配信する配信制御部とを備えた文書データ配信管理装置を、文書データ受信装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する手段、文書データの配信先となる文書管理装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する手段として機能させる。
【０００８】
本発明に係る別の配信制御プログラムは、文書データ受信装置及び複数の文書管理装置との間で情報を送受信する送受信部と、設定登録データとして文書データ受信装置に関する配信元データ及び対応する文書管理装置に関する配信先データを記憶する記憶部と、前記設定登録データに基づいて文書データ受信装置から各文書管理装置に文書データを配信する配信制御部とを備えた文書データ配信管理装置を、文書データ受信装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する手段、文書データの配信先となる文書管理装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する手段、前記設定登録データを削除処理する場合に前記配信元データのみ無効に設定する手段として機能させる。
【発明の効果】
【０００９】
本発明に係る文書データ配信管理装置は、上記のような構成を有することで、文書データ受信装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する第一認証手段及び文書データの配信先となる文書管理装置の設定登録のためのアクセス権限を認証する第二認証手段を備えているので、文書データ受信装置に対応する配信先の文書管理装置に関する設定登録データについて追加・変更・削除等の設定登録を行う場合に文書データ受信装置及び文書管理装置の両方に対する認証で正当性が確認されないと設定登録できず、勝手に配信先を変更することを防止することができる。
【００１０】
また、前記設定登録データを削除処理する場合に前記配信元データのみ無効に設定する削除処理手段を備えることで、万一配信先を変更するため削除処理されても配信元データのみ無効となり、配信先データは変更されずにそのまま保存されて配信先の変更を確実に防止することができる。
【００１１】
なお、本明細書において、「文書データ」とは、テキストデータ、画像データ及び画像読取データといった文書に関連するデータ全般を意味する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明に係る実施形態について詳しく説明する。なお、以下に説明する実施形態は、本発明を実施するにあたって好ましい具体例であるから、技術的に種々の限定がなされているが、本発明は、以下の説明において特に発明を限定する旨明記されていない限り、これらの形態に限定されるものではない。
【００１３】
図１は、本発明の実施形態に係る文書データ配信管理装置を備えた文書データ配信システムの概略ブロック図である。
【００１４】
文書データ配信システムは、外部の公衆回線と接続する文書データ受信装置として機能するデジタル複合機（ＭＦＰ）４と、ＭＦＰ４で受信した文書データが配信される文書管理装置として機能するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）２と、ＭＦＰ４に蓄積されているデータを複数のトレイに分類整理して保管しＰＣ２に配信する文書配信管理装置として機能する配信サーバ１とを、ネットワーク３を介して接続して構成している。ここで、ネットワーク３としては、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、イントラネット、インターネット等のいかなるネットワークを用いてもよく、有線であると無線であるとも問わない。
【００１５】
配信サーバ１は、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１４、ディスプレイインタフェース（Ｉ／Ｆ）１５、ネットワークＩ／Ｆ１６を備え、これらがシステムバス１７によって接続された公知のＰＣである。またネットワークＩ／Ｆ１６は、ネットワーク３を介してＰＣ２及びＭＦＰ４と情報を送受信する送受信部として機能する。配信サーバ１のＨＤＤ１４には、配信処理を行うための配信処理プログラム１８（サーバモジュール）がインストールされており、配信処理に必要な設定登録データを記憶する設定テーブル１９が記憶されている。配信処理プログラム１８をＣＰＵ１１に実行させることにより、ＣＰＵ１１が配信制御部として機能する。
【００１６】
また、この配信サーバ１には、ディスプレイＩ／Ｆ１５を介してディスプレイ２０が接続されており、ディスプレイ２０によって、管理者からの指示を受け付けるためのグラフィカル・ユーザ・インタフェース（ＧＵＩ）や動作の結果等の表示を行うことができる。さらに、図示は省略したが、キーボードやマウス等による操作部も備え、管理者からの指示や操作を受け付けることができる。
【００１７】
ＰＣ２は、ＣＰＵ２１、ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２４、ディスプレイインタフェース（Ｉ／Ｆ）２５、ネットワークＩ／Ｆ２６を備え、これらがシステムバス２７によって接続され、またネットワークＩ／Ｆ２６を介してネットワーク３に接続されている。そして、ＨＤＤ２４に種々のアプリケーションプログラムをインストールしてＣＰＵ２１に実行させることにより、文書管理装置として様々な機能を果たすことができる。また、ＰＣ２には、ディスプレイＩ／Ｆ２５を介してディスプレイ２８が接続されている。
【００１８】
ＭＦＰ４は、制御部４０、プリンタエンジン５０、スキャナエンジン５１を備えている。そして、制御部４０は、ＣＰＵ４１、ＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３、データ蓄積手段４４、ネットワークＩ／Ｆ４５、エンジンＩ／Ｆ４６、スキャナＩ／Ｆ４７、ファクシミリ（ＦＡＸ）通信手段４８を備え、これらはシステムバス４９によって接続されている。ＣＰＵ４１は、ＲＯＭ４２に記憶された制御プログラムを実行して、プリンタエンジン５０による画像形成、スキャナエンジン５１による画像読み取り、ファクシミリ通信手段４８による画情報の送受信等を含む各部の動作の制御を行う。また、ネットワークＩ／Ｆ４５を介してＰＣ２及び配信サーバ１と情報を送受信する。
【００１９】
データ蓄積手段４４は、文書等のデータを蓄積する手段であり、ＨＤＤ等の大容量の不揮発性記憶手段によって構成されている。記憶データとしては、例えばスキャナエンジン５２の画像読取データ、ファクシミリ通信手段４８によって受信した文書データ、ネットワークＩ／Ｆ４５を介してＰＣ２から受信した文書データ等が挙げられる。
【００２０】
ファクシミリ通信手段４８は、網制御部、ＦＡＸモデム等によって構成され、公衆回線を介して他の装置とファクシミリ通信を行うための手段である。
【００２１】
図２は、図１において、ＭＦＰ４が２台接続された場合の例を示しており、ＰＣ２には、配信された文書データを蓄積するための文書管理データベースＤＢ１がＨＤＤ２４に記憶されている。また、２台のＭＦＰ４Ａ及び４Ｂに、それぞれ２つのＦＡＸポート４Ａ１、４Ａ２、４Ｂ１、４Ｂ２が設定されている。
【００２２】
図３は、ＭＦＰ４Ａ、４ＢからＰＣ２に配信するための配信設定処理フローを示している。配信設定処理では、まず、ネットワーク３に接続されているＭＦＰの一覧が表示される（Ｓ１００）。この例では、図４に示すように、２つのＭＦＰ４Ａ、４Ｂに対応して「ＭＦＰ１」及び「ＭＦＰ２」がリスト表示される。一覧表示の中で配信元となるＭＦＰを選択すると（Ｓ１０１）、ＭＦＰ認証画面が表示される（Ｓ１０２）。例えば、「ＭＦＰ１」を選択した場合には、ＭＦＰ４Ａに対応する暗証番号等の認証データを入力する。入力された認証データをチェックし（Ｓ１０３）、認証データが正当である場合には、ＭＦＰ設定画面が表示される（Ｓ１０４）。この例では、図５に示すように、ＭＦＰ４Ａに設定された２つのＦＡＸポート４Ａ１及び４Ａ２に対応する「ＦＡＸポート１」及び「ＦＡＸポート２」とそれぞれの配信先を設定する入力欄が表示される。配信元として「ＦＡＸポート１」を選択すると（Ｓ１０５）、配信先入力認証画面が表示される（Ｓ１０６）。この例では、ＰＣ２の文書管理データベースＤＢ１にアクセスするために必要な暗証番号等の認証データを入力する。入力された認証データをチェックし（Ｓ１０７）、認証データが正当である場合には、ＤＢ１のディレクトリを入力することが可能となり、配信先となるディレクトリを入力する（Ｓ１０８）。そして、設定登録の確認画面が表示されて（Ｓ１０９）終了する。なお、ステップＳ１０３及びＳ１０７において入力された認証データが正当でない場合には、エラーメッセージを表示して（Ｓ１１０）終了する。
【００２３】
以上の設定処理により、配信サーバ１の設定テーブル１９には、図６に示すように、設定登録データが記憶される。図６（ａ）は、ＭＦＰ設定テーブルであり、イネーブルフラグにより有効（１の場合）又は無効（０の場合）を設定する。図６（ｂ）は、ポートテーブルであり、配信元である各ＦＡＸポートとそれに対応する配信先である文書管理データベースのディレクトリが記憶されている。図６では、ＭＦＰ４Ａ、４Ｂは、両方とも有効に設定され、ＦＡＸポート４Ａ１には配信先として［ＤＢ１］￥［ルート］￥［ディレクトリ１］が設定されている。
【００２４】
こうした設定テーブルにおいて、設定登録データを追加、変更、削除を行う場合、追加及び変更の処理では、上述したように、配信元であるＭＦＰ設定及び配信先であるディレクトリ設定において認証が行われるため、勝手に配信先を変更されることはないが、削除処理では、ＭＦＰに関する設定データをすべて削除した後再設定を行われると、配信先のディレクトリを別のディレクトリに再設定されるおそれがある。そのため、配信サーバ１では、削除処理では、ＭＦＰ設定テーブルのイネーブルフラグを０に設定するだけで、配信先のデータであるディレクトリを削除しないように処理を行う。
【００２５】
図７に、設定登録データを削除する場合の処理フローを示す。まず、ＭＦＰの一覧を表示し（Ｓ２００）、削除するＭＦＰを選択すると（Ｓ２０１）該当するＭＦＰのイネーブルフラグを０に変更して（Ｓ２０２）終了する。このように、配信先データがそのまま保存されるので、削除したＭＦＰを再び有効にすると、保存された配信先データに文書データが配信されるようになり、配信先が勝手に変更されることがない。
【図面の簡単な説明】
【００２６】
【図１】本発明の実施形態に係る文書データ配信管理装置を備えた文書データ配信システムに関する概略ブロック図である。
【図２】図１においてＭＦＰを２台接続した文書データ配信システムに関する概略図である。
【図３】図３は、ＭＦＰからＰＣに配信するための配信設定処理フローである。
【図４】ＭＦＰの一覧表示画面の例である。
【図５】ＭＦＰ設定画面の例である。
【図６】設定テーブルを示す説明図である。
【図７】設定登録データを削除する場合の処理フローである。
【符号の説明】
【００２７】
１・・・配信サーバ  ２・・・ＰＣ  ３・・・ネットワーク  ４・・・ＭＦＰ  １８・・・配信処理プログラム  １９・・・設定テーブル  
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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