(57)【要約】    【課題】重要な文書画像の登録に失敗した場合に、その通知を受け取る相手が重要な文書画像の登録失敗に素早く気づくことが可能な電子メールを送信する文書登録装置を提供する。    【解決手段】  スキャナ等のデバイスから読み込んだ画像や、ＦＡＸ受信した画像を任意の文書管理システム１４０に登録する機能を有する文書登録システム１２０において、上記デバイスから読み込まれた画像データにＯＣＲ処理等を施すことによって特定のテキストデータ（緊急など文字列）を取得する。この特定のテキストデータに従って文書画像の重要度を決定し、文書管理システム１４０への画像データの登録失敗の際には、重要度が反映された電子メールを送信する。【選択図】      図１
2006313489.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力画像データを外部装置に登録する登録手段と、前記入力画像データの前記外部装置に対する登録の成否を所定の宛先へ電子メールで通知するメール通知手段とを備えた文書登録装置において、
前記入力画像データから特定のテキストデータを抽出する抽出手段と、
前記特定のテキストデータに従って、前記入力画像データの重要度を決定する重要度決定手段とを備え、
前記メール通知手段は、
前記入力画像データの登録に失敗したときに、前記重要度決定手段で決定された重要度に応じた電子メールを通知することを特徴とする文書登録装置。
【請求項２】
前記重要度決定手段は、
入力画像データが重要度の高いデータであると判定可能な文字列を登録するデータベースと、
前記特定のテキストデータと一致する文字列を前記データベースにおいて検索する検索手段と、
前記特定のテキストデータと一致する文字列が前記データベースに存在した場合には、当該入力画像データを重要度の高いデータであると決定する手段とを有することを特徴とする請求項１に記載の文書登録装置。
【請求項３】
前記メール通知手段は、
前記特定のテキストデータと一致する文字列が前記データベースに存在したときに、その文字列を前記電子メールの件名として設定することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書登録装置。
【請求項４】
入力画像データを外部装置に登録する登録手段と、前記入力画像データの前記外部装置に対する登録の成否を所定の宛先へ電子メールで通知するメール通知手段とを備えた文書登録装置の制御方法であって、
前記入力画像データから特定のテキストデータを抽出する抽出工程と、
前記特定のテキストデータに従って、前記入力画像データの重要度を決定する重要度決定工程と、
前記入力画像データの登録に失敗したときに、前記重要度決定手段で決定された重要度
に応じた電子メールを前記メール通知手段を用いて通知する工程とを実行することを特徴とする文書登録装置の制御方法。
【請求項５】
入力画像データを外部装置に登録する登録手段と、前記入力画像データの前記外部装置に対する登録の成否を所定の宛先へ電子メールで通知するメール通知手段とを備えた文書登録装置の制御方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、
前記入力画像データから特定のテキストデータを抽出する抽出ステップと、
前記特定のテキストデータに従って、前記入力画像データの重要度を決定する重要度決定ステップと、
前記入力画像データの登録に失敗したときに、前記重要度決定手段で決定された重要度
に応じた電子メールを前記メール通知手段を用いて通知するステップとを備えたことを特徴とする制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スキャナ等から入力した画像データを外部の装置に登録する文書登録装置及びその制御方法、並びに前記制御方法を実現するための制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワークを介して遠方に居る受信者に対して、スキャナ等のデバイスから読み込んだ画像を送信したり、ファクシミリで画像を送信したりして、その受信した文書画像を任意の文書管理システムに登録する機能を有する文書登録システムは、従来より知られている（例えば特許文献１を参照）。
【０００３】
このような文書登録システムでは、文書画像の登録結果を電子メールで指定の宛先へ通知することが一般的に行われている。例えば、登録が成功した場合は、その登録の場所を電子メールに記し、登録が失敗した場合は失敗の原因などを電子メールに記して、通知している。
【特許文献１】特開２００３−１６２４３６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来の文書登録システムにおいて、特に重要な文書画像について文書管理システムへの登録が失敗した場合には、文書管理システム又は文書登録システムの管理者へ速やかに通知する必要があるが、全ての文書画像について同じように登録の結果を電子メールで通知していたために、重要な文書画像の登録失敗であるにもかかわらず、その電子メールを受け取った管理者がそれを見逃してしまう可能性があった。
【０００５】
本発明は上記従来の問題点に鑑み、重要な文書画像の登録に失敗した場合に、その通知を受け取る相手が重要な文書画像の登録失敗に素早く気づくことが可能な電子メールを送信する機能を有する文書登録装置及びその制御方法、並びに制御プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は上記目的を達成するため、入力画像データを外部装置に登録する登録手段と、前記入力画像データの前記外部装置に対する登録の成否を所定の宛先へ電子メールで通知するメール通知手段とを備えた文書登録装置において、前記入力画像データから特定のテキストデータを抽出する抽出手段と、前記特定のテキストデータに従って、前記入力画像データの重要度を決定する重要度決定手段とを備え、前記メール通知手段は、前記入力画像データの登録に失敗したときに、前記重要度決定手段で決定された重要度に応じた電子メールを通知することを特徴とする。
【０００７】
また、本発明は、入力画像データを外部装置に登録する登録手段と、前記入力画像データの前記外部装置に対する登録の成否を所定の宛先へ電子メールで通知するメール通知手段とを備えた文書登録装置の制御方法であって、前記入力画像データから特定のテキストデータを抽出する抽出工程と、前記特定のテキストデータに従って、前記入力画像データの重要度を決定する重要度決定工程と、前記入力画像データの登録に失敗したときに、前記重要度決定手段で決定された重要度に応じた電子メールを前記メール通知手段を用いて通知する工程とを実行することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、入力画像データを外部装置に登録する登録手段と、前記入力画像データの前記外部装置に対する登録の成否を所定の宛先へ電子メールで通知するメール通知手段とを備えた文書登録装置の制御方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、前記入力画像データから特定のテキストデータを抽出する抽出ステップと、前記特定のテキストデータに従って、前記入力画像データの重要度を決定する重要度決定ステップと、前記入力画像データの登録に失敗したときに、前記重要度決定手段で決定された重要度に応じた電子メールを前記メール通知手段を用いて通知するステップとを備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、入力画像データの登録に失敗したときに、重要度に応じた電子メールを通知するようにしたので、その通知を受け取った相手が重要な画像データの登録失敗に素早く気づくことでき、登録失敗に対する対応を速やかに行うことが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
本発明の文書登録装置及びその制御方法、並びに制御プログラムの実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
【００１１】
＜ネットワーク構成＞
図１は、本発明の実施の一形態に係る文書登録装置（文書登録システム）を含むネットワークシステムの構成を示すブロック図である。
【００１２】
このネットワーク上には、ユーザＰＣ１００、１０１、１０２と、ファクス機能及びスキャナ機能等を有するデバイス１１０と、本実施の形態の特徴を成す文書登録システム１２０と、ファイルサーバ１３０と、文書管理システム１４０とが接続されている。
【００１３】
各ユーザは、ファイルサーバ１３０及び文書管理システム１４０を用いて、各種文書の共有を図っている。文書の種類としては、一般的な文書作成アプリケーションによって作成される文書、スキャナで読み込まれた文書、ファクス受信された文書等の各種が混在している。
【００１４】
ファイルサーバ１３０では、一時的に使用される文書を中心に管理され、文書管理システム１４０では、長期の保存が必要な文書を中心に管理され、必要な時に所定の文書を検索できるようになっている。
【００１５】
文書登録システム１２０は、デバイス１１０で生成される文書（ファックス受信文書、スキャナ読み取り文書等）及びファイルサーバ１３０で管理された文書を所定のルールで自動的に文書管理システム１４０に登録する機能を有する。また、文書取得時や文書解析時に得られる情報を基に、検索情報として有効な情報を属性情報や検索情報として文書管理システム１４０に登録する機能等を備える。また、手動で、各種属性情報を付加して文書管理システム１４０に文書を登録させる機能や、既に文書管理システム１４０に登録された文書の属性情報等を再編集できる機能等も提供している。これらの機能を有することで文書登録システム１２０は、文書管理業務を支援するシステムとなっている。
【００１６】
＜文書登録システム＞
図２は、図１中の文書登録システム１２０の構成を示すブロック図である。
【００１７】
（Ａ）文書入力処理部
まず、文書入力処理部について説明する。
【００１８】
図２中の１１０は、ファクス受信やスキャナ機能を有するデバイスであり、デバイス制御部２１０により文書データ等のハンドリングがなされる。デバイス制御部２１０においては、デバイス１１０側から文書データを吸い上げたり、デバイス１１０側から送信される文書データを受け取ったりする処理がなされる。
【００１９】
１３０ａはファイルサーバ１３０等において文書が格納されたフォルダであり、フォルダ制御部２１２により文書データ等のハンドリングがなされる。フォルダ制御部２１２においては、所定のフォルダを例えば定期的に監視し、文書の取得処理等を行っている。
【００２０】
２０１は本システムにおける操作部となっており、各種システムの設定、操作を行えるようになっているが、さらに、文書データをインポートする形態で、ファイル制御部２１４において入力処理させることができるようになっている。
【００２１】
２２０は入力制御部であり、前記の各種形態に対応した文書入力処理制御部（デバイス制御部２１０、フォルダ制御部２１２及びファイル制御部２１４）を、同等のインターフェースによって制御できるようになっている。
【００２２】
（Ｂ）システム内部処理
次に、システム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２３】
図中の２２１は、ジョブ制御部であり、後述するジョブの処理を行う。２２２は、文書データ処理部であり、画像フォーマット変換処理等を行う。２２３は、インデックス処理部であり、後述するインデックス処理に関する制御を行う。２２４は、データ管理部であり、後述するテンプレート、ワークシート、ジョブ等に関するデータをデータベース２５０に保存、管理する。
【００２４】
２２５は、ＯＣＲ制御部であり、辞書データベース２５１内の辞書データを用いて文字認識の精度を向上させている。２２６は、フォーム解析部であり、フォームデータベース２５２内のフォームデータ２５２を管理、運用することで、各種フォーム、例えば帳票ファーマットの違い等を自動的に識別できるようになっている。
【００２５】
２２８は、文書データの重要度を決定する重要度制御部であり、重要度データベース２５５内の重要度データ（例えば「緊急」、「社外秘」などの重要性を表す文字列）を管理、運用することにより、画像データにＯＣＲ処理を施して取得したテキストデータから、自動的にその画像データの重要度を識別することができる。２４０はメール処理部であり、主に、自動的に文書登録処理を行う際に、予め登録された宛先にその結果を通知するために使用される。
【００２６】
（Ｃ）文書管理システム１４０とのインターフェース部
続いて、文書管理システム１４０とのアクセスを行うためのインターフェース部について説明する。
【００２７】
図中の２２７は、文書管理システム制御部であり、文書管理システム１４０の種類に応じて提供されるアクセス制御部２３０を介して、文書や属性の登録や、既に登録された文書属性の処理を行う。２５３は、管理データを保存する管理データベースであり、管理データは、文書管理システム１４０にアクセスするにあたって必要なアクセスデータを管理するデータである。２５４は、文書管理システム１４０へ登録するデータを一時的に保存するデータエリアである。文書登録時に、所定の画像変換等の文書データ処理が必要な場合に、このデータエリア２５４をバッファとして管理運用される。
【００２８】
＜各種設定処理＞
次に、各種処理を一括処理するためのジョブの設定を行う手順について説明する。
【００２９】
本実施の形態では、ユーザが予め処理手順を設定しておくことで、文書登録時に設定をせずにスムーズな文書登録を行う。ここで、ジョブとは、ユーザが予め設定した処理手順のことで、設定内容としては、以下の図３に示す内容の通り、文書の取得方法やインデックス設定やリリース設定があり、本実施の形態では、これらの設定をまとめてジョブと呼ぶ。
【００３０】
図３は、本実施の形態に係るジョブ設定処理を示すフロー図である。
【００３１】
まず、ステップＳ１０００では、文書登録の対象である文書の取得方法の設定（自動文書取得ジョブ設定）を行うか否かを判定し、この設定を行う場合には、ステップＳ１００１において、例えばスキャナやフォルダからの文書取得のために必要な設定を行う。すなわち、文書登録の対象である文書がスキャナ等のデバイス１１０からの読み込み画像であるのか、フォルダ１３０aからの電子データの読み込みであるか等の設定を行う。
【００３２】
ステップＳ１０１０では、文書管理システム１４０に文書登録する際に後々の検索キーとなるインデックスの設定（自動インデックスジョブ設定）を行うか否かの判定を行う。この設定を行う場合には、ステップＳ１０１１において、ワークシートやフォーム等のインデックス処理を自動的に処理するために必要な項目を設定する。具体的には、文書をスキャン等で読み込んだ際にＯＣＲを施して文書の所定の文字列をインデックスとして設定するのか（所定の位置等の設定はワークシートとして保存）、また、ある固定の文字列をインデックスとして設定するのか、などの設定を行う。
【００３３】
また、このインデックス設定では、文書管理システム１４０のインデックスは複数個あり、どのインデックスに、どの部分の文字列（又は固定の文字列）を設定するかの指定も複数個することができる。さらに、画像データの重要度を決める文字列の設定も行う。すなわち、この設定では、文字列を指定し、この文字列が、画像データにＯＣＲ処理を施して得られたテキストデータと一致した場合は、その画像データは重要であると判断され、上記指定した文字列をデータベース２５５に登録する。
【００３４】
ステップＳ１０２０では、文書管理システム１４０のどのフォルダに文書を登録するのか、どのようなファイル形式で登録するのか等の設定（自動リリースジョブ設定）を行うか否かの判定を行う。この設定を行う場合には、ステップＳ１０２１において、処理の対象となるワークシート、文書登録先（フォルダ）、或いは文書の扱い方法等の、自動リリース処理を行うのに必要な設定を行う。
【００３５】
そして、ステップＳ１０３０において、上記の各設定情報を識別情報（ジョブ名）を付加して保存する。なお、ジョブとしては、前記各種ジョブを複数組み合わせた形態で定義、実行できるようになっている。
【００３６】
＜基本操作フロー＞
図４は、本実施の形態に係るシステムを運用する際の基本操作フローを示すフロー図である。
【００３７】
（Ａ）基本的処理
まず、手動で文書を取得し、インデックス（属性情報）入力を行い、それらを文書管理システム１４０に登録する基本的な流れについて説明する。
【００３８】
まずステップＳ１００で、テンプレートの作成及び登録を行う。このテンプレートにおいて、文書登録対象となる文書管理システム１４０のアクセス情報や、管理されるスキーマ情報が管理される。
【００３９】
次のステップＳ１０１では、作成されたテンプレートを基にワークシート作成及び登録を行う。このワークシートにおいて、実際に属性登録を行うためのフィールド等を設定する。また、本システムにおいては、取得した文書の管理、文書に対して付加する属性情等は、このワークシートを管理テーブルとして一連の処理が実行、管理されるようになっている。
【００４０】
続くステップＳ１０２では、作成されたワークシートを表示させる。そして、ステップＳ１０３で、文書入力が実行されると、ステップＳ１０４においてワークシート上にその情報が登録される。次のステップＳ１０５では、必要なインデックス（属性）情報の入力を行う。
【００４１】
そして、更に文書入力を行う必要がある場合は（ステップＳ１０６）、ステップＳ１０３に戻り、所定の文書を取得したならば、ステップＳ１０７で、一連の処理で取得／設定したデータを文書管理システム１４０へ登録する。
【００４２】
（Ｂ）ワークシート選択による処理
既にワークシートが登録されている場合は、ステップＳ１１０において、所定のワークシートを選択し、ステップＳ１００とステップＳ１０１の処理をスキップして、前記ステップＳ１０２の処理へ遷移する。
【００４３】
（Ｃ）入力ボタンを用いた処理
既に入力起動ボタン設定がなされている場合は、ステップＳ１２０で、その入力ボタンを押下することにより、ステップＳ１２１において、設定された条件に応じた文書取得処理が行われる。そして、続くステップＳ１２２において、各文書に応じて必要なインデックス入力をまとめで行うことにより、ステップＳ１２３では、一連の処理で取得／設定したデータを文書管理システム１４０に登録する。
【００４４】
（Ｄ）ジョブ実行処理
既にジョブが登録されている場合は、ステップＳ１３０で、登録されているジョブを選択し、ステップＳ１３１で、その選択したジョブを実行させることができるようになっている。次に、このステップＳ１３１で実行されるジョブ処理の詳細について説明する。
【００４５】
＜ジョブ処理の詳細＞
図５は、図４中のジョブ処理（ステップＳ１３１）の詳細を示すフロー図である。
【００４６】
まずステップＳ１１０１において、ステップＳ１３０で選択したジョブを起動する。続くステップＳ１１００では、前述した自動文書取得ジョブ設定（図３のステップＳ１００１）がなされているか否かを判定する。自動文書取得ジョブ設定がなされている場合には、ステップＳ１１１１で、その設定に従った文書取得処理を行い、ステップＳ１１１２で、取得した文書をワークシート上に保存する。
【００４７】
次のステップＳ１１２０では、前述した自動インデックスジョブ設定（図３のステップＳ１０１１）がなされているか否かを判定する。自動インデックスジョブ設定がなされている場合には、ステップＳ１１２１において、設定された条件に従って自動インデックス処理を実行する。
【００４８】
次のステップＳ１１３０では、前述した自動リリース（文書登録）ジョブ設定（ステップＳ１０２０）がなされているか否かを判定する。自動リリースジョブ設定がなされている場合には、ステップＳ１１３１において設定された条件に従って、文書情報等を文書管理システム１４０に自動で登録する自動リリース処理（データ登録）を実行する。
【００４９】
このように、文書取得から文書登録までをジョブに設定することで、一連の処理を一括処理させることが可能になっている。
【００５０】
＜自動リリース処理の詳細＞
図６は、図５中の自動リリース処理（ステップＳ１１３１）を含むリリース処理の詳細を示すフロー図である。
【００５１】
始めにステップＳ９００において、自動でリリースを行う自動リリース処理か否かを判定する。自動リリース処理の場合は、ステップＳ９０１へ進んで、まず図３のジョブ設定処理で設定した設定情報を取得し、次のステップＳ９０２で、文書管理システム１４０の格納フォルダに接続処理を行い、ステップＳ９２０へ進む。
【００５２】
一方、自動リリースでない場合はステップＳ９１０へ進んで、まずワークシート上に管理されている文書の中から登録対象の文書を選択し（ステップＳ９１０）、登録後の文書の扱い（削除するか否か等）を設定できるようになっている。続くステップＳ９１１では、設定された文書管理システム１４０にログイン処理し、文書を格納するフォルダを指定する。さらにステップＳ９１２においては、文書登録時のオプション設定ができるようになっており、文書登録処理に関する実行ログをとる指定をしたり、文書登録時の文書フォーマットの変換設定をしたりすることが可能である。
【００５３】
そして、ステップＳ９２０では、文書管理システム１４０に登録する文書情報等を一旦内部の出力用データエリア２５４に保存する。続くステップＳ９３０では、画像処理、つまり後述する画像データ重要度設定を含む所定の画像処理を行うか否かを判定する。この設定を行う場合には、ステップＳ９３１へ進んで、設定条件に従って所定の画像処理を行う。
【００５４】
さらに、ステップＳ９４０では、準備された文書データ等を文書管理システム１４０のフォルダに登録し、そしてステップＳ９５０において、文書登録後の文書削除指示がなされていた場合は、ステップＳ９５１でその文書削除処理を行ってから、全体の処理を終了する。
【００５５】
＜画像データの重要度設定＞
次に、図６のステップＳ９３１で実行される、画像データの重要度を自動で決定する画像データ重要度設定処理について説明する。
【００５６】
図７は、画像データ重要度設定処理（図６のステップＳ９３１）の詳細を示すフロー図であり、図８は、図７中のＯＣＲ処理（ステップＳ１５１０）に関連するエリア登録を示すフロー図である。また、図９は、図７中のＯＣＲ処理（ステップＳ１５１０）で取得するテキストデータの一例を示すイメージ図である。
【００５７】
まず図７のステップＳ１５００では、画像データにブロックセレクション処理を行う。ブロックセレクション処理は、デバイス１１０等により読み込まれた画像データから文字情報部分を検出し、その検出された文字情報部分を各まとまりとしてブロック化する処理である。
【００５８】
次のステップＳ１５１０では、ブロックセレクション処理により得られた領域から、特定の領域に対してＯＣＲ処理を行ってテキストデータの取得を試みる。特定の領域とは、後述する図８のエリア登録処理で設定登録した領域であり、具体的には、図９の９５０の領域を指す。
【００５９】
この特定領域９５０に対してＯＣＲ処理を施すと、「緊急」という文字列がテキストデータとして取得される。なお、「緊急」以外に、「社外秘」等の文字列が付された文書の上部を特定領域として指定しても構わない。
【００６０】
次のステップＳ１５２０では、ＯＣＲ処理による前記テキストデータの取得の成否を自動で確認する。前記テキストデータの取得に成功した場合はステップＳ１５２１へ進み、失敗した場合はステップＳ１５２２へ進む。
【００６１】
ステップＳ１５２１では、重要度データベース２５５にテキストデータ（「緊急」）と一致する文字列が登録されているかを検索する。一致する文字列が登録されていれば（ステップＳ１５３０）、ステップＳ１５４０へ進み、登録されていなければステップＳ１５２２へ進む。
【００６２】
ステップＳ１５２２では、当該画像データの重要度は「普通」であるとして、本処理を終了する。一方、ステップＳ１５４０では、一致した文字列がデータベース２５５に登録されているので、当該画像データの重要度は「高い」と決定して、この情報を保持し、本処理を終了する。
【００６３】
ここで、図８を用いて、上記のエリア登録処理について説明する。エリア登録処理とは、文字認識やバーコード認識を行うために、画像データ上に所定のエリアを指定し、それを登録する処理である。
【００６４】
まずステップＳ５００では、基準となるフォームを選択し、次のステップＳ５０１では、解析対象とする領域指定を行い、ステップＳ５０２では、そのエリアの解析モードを指定する。ここでの解析モードは、基本的には、より認識率を向上させるための詳細な条件を設定する。英文／和文の指定のほか、バーコード認識などの解析エンジンの指定等も合わせてエリア毎に指定可能になっている。
【００６５】
他のエリア指定が必要ならば（ステップＳ５０３）、ステップＳ５０１へ戻る。ステップＳ５０４では、ここで設定されたデータを、フォーム登録データに対する付加情報として登録する。
【００６６】
＜リリース処理の詳細＞
次に、文書管理システム１４０に対する画像データの登録処理（リリース処理）に関して詳しく説明する。
【００６７】
図１０は、図６中のリリース処理（ステップＳ９４０）の詳細を示すフロー図である。
【００６８】
まずステップＳ１２００において、リリース処理を開始するにあたっての初期設定を実行する。具体的には、画像データの登録の成否に関する通知である終了通知の要否の確認や、その終了通知の通知先の情報取得処理等を行う。
【００６９】
次のステップＳ１２１０では、登録すべき画像データの有無を確認する。登録すべき画像データが有ればステップＳ１２１１へ進み、登録すべき画像データが無ければステップＳ１２２０へ進む。
【００７０】
ステップＳ１２１１は、文書管理システム１４０に対するデータ登録処理を行う。そして、続くステップＳ１２１２では、データ登録処理の結果が成功であるならばステップＳ１２１０へ戻り、失敗（エラー）であればステップＳ１２１３へ進む。
【００７１】
ステップＳ１２１３では、文書管理システム１４０に対するデータ登録が失敗したので、登録エラー文書として所定のワークシート上に文書等のデータを再登録する。これによって、後で手動による再登録処理ができるようになっている。
【００７２】
ステップＳ１２２０では、前記終了通知の要否を判断し、必要なければ処理を終了する。終了通知が必要であれば、ステップＳ１２２１へ進む。ステップＳ１２２１では、前記データ登録処理の結果を確認する。データ登録処理にエラーが無ければステップＳ１２２２へ進んで、予め登録された通知者（例えば、文書管理システム１４０の管理者や文書登録システム１２０の管理者）の宛先へ、新規に文書登録された旨の通知文とデータの登録先が記述された登録通知を電子メールで行って本処理を終了する。
【００７３】
エラーが発生した場合はステップＳ１２２３へ進んで、予め登録された通知者の宛先へ、データ登録の失敗の原因等が記述されたエラー通知を電子メールで行う。このとき、前述した図７の画像データ重要度設定処理で設定した当該画像データの重要度を確認し、当該画像データの重要度が高い場合には、前述のＯＣＲ処理により取得したテキストデータと一致する文字列（例えば「緊急」）をデータベース２５５から引用して、送信する電子メールの件名とする。
【００７４】
このように本実施の形態では、スキャナ等により読み込まれた画像データから抽出した特定のテキストデータ（「緊急」や「社外秘」等の文字列）と一致する文字列を重要度データベース２５５から検索し、一致する文字列があれば重要度の高い文書と判断する。そして、文書登録失敗時には、その重要度が反映された通知を所定の宛先へ電子メールで送信する。
【００７５】
これにより、重要な文書画像について文書管理システム１４０への登録が失敗した場合には、重要度が反映された電子メールの通知が例えば文書管理システム１４０や文書登録システム１２０の管理者へ速やかに送信されるので、この通知を受け取った管理者は、重要な文書画像の登録に失敗したことに素早く気づくことができる。したがって、管理者は、登録失敗に対する対応を速やかに行うことが可能になる。
【００７６】
なお、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【００７７】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００７８】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。又は、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【００７９】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８０】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８１】
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【図面の簡単な説明】
【００８２】
【図１】実施の一形態に係る文書登録システムを含むネットワークシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１中の文書登録システムの構成を示すブロック図である。
【図３】実施の形態に係るジョブ設定処理を示すフロー図である。
【図４】実施の形態に係るシステムを運用する際の基本操作フローを示すフロー図である。
【図５】図４中のジョブ処理（ステップＳ１３１）の詳細を示すフロー図である。
【図６】図５中の自動リリース処理（ステップＳ１１３１）を含むリリース処理の詳細を示すフロー図である。
【図７】画像データ重要度設定処理（図６のステップＳ９３１）の詳細を示すフロー図である。
【図８】図７中のＯＣＲ処理（ステップＳ１５１０）に関連するエリア登録を示すフロー図である。
【図９】図７中のＯＣＲ処理（ステップＳ１５１０）で取得するテキストデータの一例を示すイメージ図である。
【図１０】図６中のリリース処理（ステップＳ９４０）の詳細を示すフロー図である。
【符号の説明】
【００８３】
１１０  デバイス
１２０  文書登録システム
１４０  文書管理システム
２２３  インデックス処理部
２２５  ＯＣＲ制御部
２２８  重要度制御部
２４０  メール処理部
２５５  重要度データベース
【図１】
2006313489.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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