(57)【要約】【課題】本発明は、スキャナ装置のスキャン条件を一度対応設定するだけで、以後電子化された文書データの作成から認証・保管までの一連の文書管理作業を効率よく能率的に実施するものである。【解決手段】本発明に係る文書管理システム１０は、契約書・稟議書・企画書・領収書等の原稿画像を読み込んで電子化し、スキャン文書データ６３を作成するスキャナ装置２０と、スキャン文書データ６３に時刻署名を施す時刻局１４と、スキャン文書データ６３に電子署名を施す認証局１５と、前記時刻署名・電子署名が施されたスキャン文書データ６４を受信して保存する文書管理サーバ１３と、スキャナ装置２０のスキャン操作をコントロールするコントロールパネル２６とを有し、コントロールパネル２６上にスキャナ装置２０のスキャン設定条件を設定するスキャンテンプレートを作成したものである。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
契約書・稟議書・企画書・領収書等の原稿画像を読み込んで電子化し、スキャン文書データを作成するスキャナ装置と、
上記スキャン文書データに時刻署名を施す時刻局と、
前記スキャン文書データに電子署名を施す認証局と、
前記時刻署名・電子署名が施されたスキャン文書データを受信して保存する文書管理サーバと、
前記スキャナ装置のスキャン操作をコントロールするコントロールパネルとを有し、
上記コントロールパネル上にスキャナ装置のスキャン設定条件を設定するスキャンテンプレートを作成したことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記コントロールパネルはスキャナ装置の装置本体に備えられた請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記スキャナ装置に、コントロールパネルを備えたスキャンパソコンを併設し、上記コントロールパネルのパネル操作により、スキャナ装置のスキャン操作を行なうように設定した請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記スキャナ装置は、ＭＦＰの上部に一体的に備えられた請求項１記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記コントロールパネルには、予め登録されたユーザのみがスキャナ装置の操作を可能とする認証システムが備えられた請求項１記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記コントロールパネル上に複数のスキャンボタンが備えられ、スキャンボタンの選択的操作により、原稿画像の電子化に必要な設定項目を反映させたスキャンテンプレートが選択される請求項１記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記コントロールパネルには、スキャン設定項目、ファイリング設定項目、ＯＣＲ設定項目およびセキュリティ設定項目が割り付けられたスキャンテンプレートが少なくとも１枚備えられる請求項１記載の文書管理システム。
【請求項８】
スキャナ装置のコントロールパネルに、スキャンボタンの操作に連動するスキャンテンプレートを作成し、
上記スキャンテンプレートにスキャナ装置による原稿画像の電子化に必要な設定項目が割り付けられたことを特徴とするスキャンテンプレート。
【請求項９】
前記原稿画像の電子化に必要なスキャンテンプレートの設定項目は、スキャン設定項目と、ファイリング設定項目と、ＯＣＲ設定項目と、セキュリティ設定項目とを少なくとも備える請求項８記載のスキャンテンプレート。
【請求項１０】
前記コントロールパネル上に複数のスキャンボタンが設置され、このスキャンボタンの操作により、原稿画像の電子化に必要な設定項目を備えたスキャンテンプレートが選択される請求項８記載のスキャンテンプレート。
【請求項１１】
前記スキャンテンプレートに備えられる設定項目は、その表示内容が変更可能である請求項８記載のスキャンテンプレート。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は保存必要文書を電子化し、時刻署名および電子認証を施して保存できる文書作成・保存技術に係り、特に、スキャン文書データの作成から認証・保存までを効率よく少ない文書作成管理作業で行なうことができる文書管理システムおよびこのシステムに用いられるスキャンテンプレートに関する。
【背景技術】
【０００２】
原稿上の画像を読み取る画像読取技術に、電子写真方式のＭＦＰ（Multi-Functional Peripheral）、イメージスキャナ等のスキャナ装置がある。このスキャナ装置で読み込まれ、電子化された画像データを文書管理サーバやパソコンに送信して保存させる文書管理システムが存在する。
【０００３】
従来、この種の文書管理システムとして特許文献１に記載された技術がある。
【０００４】
この特許文献１に記載された文書管理システムは、原稿画像を読み込んで電子化する画像形成装置としてのＭＦＰが備えられる。このＭＦＰは、原稿画像から画像データを含むスキャン文書データを作成するスキャナ装置を有し、このスキャナ装置がＬＡＮおよび公衆回線に接続されて情報の入出力を行なうようになっている。
【０００５】
ＭＦＰのスキャナ装置を操作する操作部には、テンプレートが備えられ、このテンプレートにてスキャン文書データの解像度、カラーモード（カラー／モノクロ）、読取サイズなどを設定できる。このテンプレート設定で原稿画像からスキャン文書データの作成を簡素化でき、スキャン文書データの作成の都度のスキャン設定が不要となる。
【０００６】
また、ＭＦＰのスキャナ装置で作成されたスキャン文書データを電子ファイルとして保存場所に保存させるためには、スキャン文書データを作成した後、その都度、操作部を操作して保存場所を指定し、指定された保存場所に送信して保存させるようになっている。
【特許文献１】特開２００１−２８５５３４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
従来の文書管理システムは、ＭＦＰのスキャナ装置で原稿画像を読み込んで電子化し、作成されたスキャン文書データをスキャナ装置に備えられたメモリに格納したり、保存場所に送信してデータ保存させるようになっている。
【０００８】
しかし、スキャナ装置で電子化されたスキャン文書データが原稿画像と比較してスキャンが正しいか否かを確認したり、スキャン文書データに電子認証やタイムスタンプを施す作業は、別途独立した作業が必要であった。
【０００９】
本発明は、上述した事情を考慮してなされたもので、スキャナ装置のスキャン条件を一度対応設定するだけで、以後電子化された文書データの作成から認証・保管までの一連の文書管理作業を効率よく能率的に実施することができる文書管理システムおよびこのシステムに備えられるスキャンテンプレートを提供することを目的とする。
【００１０】
本発明の他の目的は、スキャンテンプレートにスキャン設定条件を反映させるだけで、電子化されたスキャン文書データの作成から電子認証、時刻署名の付与、データ保存に係る文書管理作業を簡素化し、作業時間の能率的な短縮が図れる文書管理システムおよびこのシステムに備えられるスキャンテンプレートを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明に係る文書管理システムは、上述した課題を解決するために、請求項１に記載したように、契約書・稟議書・企画書・領収書等の原稿画像を読み込んで電子化し、スキャン文書データを作成するスキャナ装置と、上記スキャン文書データに時刻署名を施す時刻局と、前記スキャン文書データに電子署名を施す認証局と、前記時刻署名・電子署名が施されたスキャン文書データを受信して保存する文書管理サーバと、前記スキャナ装置のスキャン操作をコントロールするコントロールパネルとを有し、上記コントロールパネル上にスキャナ装置のスキャン設定条件を設定するスキャンテンプレートを作成したものである。
【００１２】
また、本発明に係るスキャンテンプレートは、上述した課題を解決するために、請求項８に記載したように、スキャナ装置のコントロールパネルに、スキャンボタンの操作に連動するスキャンテンプレートを作成し、上記スキャンテンプレートにスキャナ装置による原稿画像の電子化に必要な設定項目が割り付けられたものである。
【発明の効果】
【００１３】
本発明に係る文書管理システムおよびこのシステムに備えられるスキャンテンプレートは、スキャナ装置のスキャン条件を一度対応設定するだけで、以後、電子化された文書データの作成から認証・保管までの一連の文書管理作業を効率よく能率的に実施することができる。
【００１４】
さらに、本発明に係る文書管理システムおよびこのシステムに備えられるスキャンテンプレートは、スキャンテンプレートにスキャン設定条件を反映させるだけで、電子化されたスキャン文書データの作成から電子認証、時刻署名の付与・データ保存に係る文書管理作業を簡素化し、作業時間の能率的な短縮が図れる等の優れた効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
本発明の実施形態について添付図面を参照して説明する。
【００１６】
図１は、本発明に係る文書管理システムの一実施形態を示すシステム構成図である。この文書管理システム１０は、１台以上のＭＦＰ（Multi-Functional Peripheral）１１、クライアントパソコン１２、文書管理サーバ１３、時刻局としての時刻署名サーバ１４および認証局としての電子認証サーバ１５に、システムバス１６を介してＬＡＮ接続あるいはインターネット等の通信回線１７を介して通信接続されている。
【００１７】
ＭＦＰ１１は、原稿画像を読み込んで電子化するスキャナ装置２０と電子化された画像データを含むスキャン文書データを紙媒体にプリントアウトするプリンタ装置２１とを本体ケーシング２２内の上下部に備える。本体ケーシング２２の頂部には、ＭＦＰ１１の全体制御を行なうコントロールパネル２３が設けられる。このコントロールパネル２３のパネル操作によりスキャナ装置２０およびプリンタ装置２１が単独あるいは連動して作動せしめられる。ＭＦＰ１１に代えてイメージスキャナ等のスキャナ装置を設けてもよい。
【００１８】
また、ＭＦＰ１１の装置本体２４に、コンピュータ搭載のステージとしてのＭＦＰコントロールパソコン２５が併設される。ＭＦＰコントロールパソコン２５はタッチパネル方式のコントロールパネル２６を有する。コントロールパネル２６は、図２に示すように、入力手段を構成する操作部２８と出力手段を構成する表示部２９とを有し、ＭＦＰ１１の装置本体２４へのユーザインタフェースとして機能する。表示部２９は液晶表示装置、有機ＥＬ型表示装置で構成され、操作部２８は認証システム３０、スキャンボタン３１、タッチパネル３２等から構成される。
【００１９】
さらに、ＭＦＰ１１の装置本体２４内には、ＭＦＰ１１全体の起動をコントロールするコントローラ３５が備えられる。コントローラ３５はコントロールパネル２６のパネル操作によってスキャナ装置２０およびプリンタ装置２１の作動をコントロールしている。
【００２０】
コントローラ３５は、ＭＦＰ１１全体を制御する中央演算・制御装置としてのＣＰＵ（ＭＰＵ）３６と、ＣＰＵ３６が用いるワークメモリおよびスキャン文書データ（画像データ）の一時記憶用メモリとして用いられるＲＡＭ３７と、ＭＦＰ１１の操作プログラムが内蔵されたＲＯＭ３８と、ハードディスク３９と、コントロールパネル２６に接続される操作インタフェース（操作Ｉ／Ｆ）４０と、スキャナ装置２０やプリンタ装置２１に接続されるデバイスインタフエース（デバイスＩ／Ｆ）４１と、システムバス１６や通信回線１７に接続される通信インタフェース（通信Ｉ／Ｆ）４２とがコントロールバス４３を介して接続される。
【００２１】
ハードディスク３９は、ＣＰＵ３６が実行するシステムソフトウエアやスキャン文書データ、ユーザが読込み条件の設定等を格納している。操作Ｉ／Ｆ４０は、コントロールパネル２６とのインタフェースで、コントロールパネル２６に表示する画像データをコントロールパネル２６に出力する一方、操作部２８によりユーザが入力した情報をコントローラ３５のＣＰＵ３６に伝達する機能を有する。
【００２２】
通信Ｉ／Ｆ４２は、ＭＦＰ１１のスキャナ装置２０とＬＡＮおよび通信回線（ＷＡＮ）とのインタフェースであり、デバイスＩ／Ｆ４１は、スキャン文書データの入出力デバイスであるスキャナ装置２０やプリンタ装置２１とコントローラ３５のＣＰＵ３６とのインタフェースである。
【００２３】
一方、ＭＦＰ１１をコントロール操作するコントロールパネル２６上に複数スキャンボタン３１が設置されており、このスキャンボタン３１によりスキャンテンプレート４５が作成される。スキャンテンプレート４５には、会社内（ユーザ）書類保存規程や法律上の文書保存義務に対応する文書保存に必要な項目が設定される。
【００２４】
スキャンテンプレート４５には、原稿画像等の紙文書に必要なスキャン設定、ファイリング設定、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）設定、セキュリティ設定、その他の項目が設定される。
【００２５】
ＭＦＰ１１のコントロールパネル２６（２３）に、スキャンテンプレート４５が反映されたスキャンボタン３２を設定し、そのスキャンボタン３２のテンプレート４５に文書保存に対応する設定を反映させることで、ユーザのスキャン文書データの作成、電子認証、タイプ、スタンプの付与、スキャン文書データのファイル保存にかかる一連の作業時間を短縮することができる。
【００２６】
ＭＦＰ１１のコントロールパネル２６には、操作部２８に認証システム３０が備えられる。この電子認証システム３０は、ＭＦＰ１１を使用できるユーザを特定し、特定されたユーザ以外の使用を不許可としたものである。ＭＦＰ１１の使用が許可されるユーザは、認証システム３０に予め登録されており、許可されたユーザと認証設定した管理者ユーザだけがＭＦＰ１１の使用ができる。認証システム３０は、ＭＦＰ１１を使用できるユーザを予め特定するものであり、予め認証システム３０に登録されていないユーザは、ＭＦＰ１１を利用することができない。
【００２７】
しかも、使用が許可されたユーザでも、ユーザ毎にＭＦＰ１１の使用態様が異なる。例えば、ユーザＡおよびＢはＭＦＰ１１のスキャナ装置２０のみの使用ができ、ユーザＣは、ＭＦＰ１１のスキャナ装置２０およびプリンタ装置２１の使用ができ、さらに、ユーザＤは、ＭＦＰ１１のスキャナ装置２０およびプリンタ装置２１の使用とともに、電子認証、時刻署名のための時刻局１４および認証局１５の利用ができる等の如くである。ユーザ毎にＭＦＰ１１の利用可能者とその利用範囲を特定することで、ユーザの使用（利用）責任を明確にしている。
【００２８】
このように、コントロールパネル１１の操作部２８に認証システム３０を備え、この認証システム３０でＭＦＰ１１にアクセスして使用できるユーザとその利用範囲を特定しており、認証システム３０で使用許可と利用範囲を付与することで、全てのユーザが簡単に時刻署名や電子認証にアクセスできる問題を解消している。認証システム３０はユーザ個人を認証するために、指等の生体認証であっても、パスワード認証であっても、さらにはＩＤカード等を用いた接触型カード認証であってもよい。
【００２９】
ところで、ＭＦＰ１１のコントロールパネル２６上に設定された複数のスキャンボタン３１を押圧操作すると、スキャン設定、ファイリング設定、ＯＣＲ設定またはセキュリティ設定の設定項目を表示したタッチパネル形式のスキャンテンプレート４５が表われる。
【００３０】
このうち、スキャン設定のテンプレート４５は、図３に示すように表わされ、読取モード５０を例えばモノクロ・普通３００ｄｐｉに設定すると、設定内容５１を表わす画面が表われる。この設定内容には、カラーモード５２、解像度５３、ファイルフォーマット５４、用紙サイズ５５、用紙の向き５６、使用態様５７、文書の種類５８、濃淡５９等を表わす項目がある。各項目の表示内容は、プッシュ操作により選択的に変更させることができる。スキャンテンプレート４５は、ＯＫボタン６０をプッシュ操作することにより、スキャン設定操作が終了する。
【００３１】
また、スキャンテンプレート４５には、スキャン設定項目の他に、ファイリング設定項目、ＯＣＲ設定項目、セキュリティ設定項目等がある。ファイリング設定では、スキャン文書データのファイル保存先、電子認証（署名）設定、時刻署名（タイムスタンプ）設定、その他がある。
【００３２】
一方、ＯＣＲ設定では、スキャン文書データの解像度、日本語・英語・中国語等の言語設定、ＯＣＲエリア設定等がある。
【００３３】
さらに、セキュリティ設定には、スキャン文書データのセキュリティを確保するための暗号化、パスワード化、アクセス権限の特定化等がある。
【００３４】
コントロールパネル２６上に表示されるスキャンテンプレート４５は、設定項目毎に１枚のテンプレートを使用しても、また、１枚のスキャンテンプレート４５に複数の設定項目を割り付けるようにしてもよい。
【００３５】
また、スキャンパソコン２５のコントロールパネル２６と同じ構成・作用をＭＦＰ１１の装置本体２４に備えられたコントロールパネル２３に持たせてもよい。ＭＦＰ１１にコントロールパネル２３を設けた場合、スキャンパソコン２５を設けたり、このスキャンパソコン２５にコントロールパネル２６を設ける必要性は必ずしも存在しない。
【００３６】
次に、文書管理システムの作用を説明する。
【００３７】
企業内（クライアント）の文書保存規程や法律で定められている文書保存義務を有する保存必要文書に、契約書、稟議書、企画書、領収書等がある。これらの保存必要文書は、ＭＦＰ１１を用いて原稿画像を電子化して画像データを含むスキャン文書データ６３を作成する。
【００３８】
作成されたスキャン文書データ６３から、データ送信用ハッシュ値がコントローラ３５のＣＰＵ３６で演算され、スキャン文書データ６３のハッシュ値が時刻局１４の時刻署名サーバおよび認証局１５の電子認証サーバに通信回線１７を介して送信される。送信されたスキャン文書データ６３のハッシュ値に時刻局１４が時刻署名を施す一方、認証局１５により電子認証（証明）が施される。
【００３９】
時刻署名は、スキャン文書データ６３の時刻証明を保証するものであり、電子認証は、スキャン文書データ６３の存在証明が誰の責任で行なわれているかを証明するものである。認証局や時刻局では証明するユーザ個々人が予め登録されている。
【００４０】
時刻局１４で時刻署名されたスキャン文書データ６３のハッシュ値や認証局１５で電子認証されたスキャン文書データ６３のハッシュ値は、ＭＦＰ１１のコントローラ３５に戻され、このコントローラ３５でハッシュ値はスキャン文書データ６３と結合され、一体化される。
【００４１】
時刻署名（タイムスタンプ）・電子署名（認証）付きのスキャン文書データ６４は続いてＭＦＰ１１のコントローラ３５からクライアントパソコン１２に送信され、このクライアントパソコン１２のハードディスク６５にイメージ文書登録され、検索キーが付与されて格納される。
【００４２】
検索キーが付与された時刻署名・電子署名付スキャン文書データ６４は、続いてパソコンのキーボード操作により、あるいは自動的に文書管理サーバ１３に送信され、文書管理サーバ１３のハードディスクに文書保管される。文書管理サーバ１３にスキャン文書データが格納され、保存される際に、時刻署名・電子署名が検証され、検索機能が付与された状態で保存される。
【００４３】
ところで、図１の実施形態に示された文書管理システム１０では、ＭＦＰ１１へのアクセスは、図２に示す認証システム３０に予め登録し、使用を許可されたユーザのみが行ない得る。使用を許可されたユーザであっても、スキャンテンプレート４５の設定如何によって、時刻局１４および認証局１５にアクセスできない場合がある。時刻署名や電子認証が許可されたユーザのみが、時刻局１４や認証局１５へのアクセスができる。
【００４４】
時刻局１４や認証局１５に予め登録され、許可されたユーザが、スキャンパソコン２５のコントロールパネル２６をパネル操作することにより、ＭＦＰ１１のスキャナ装置２０およびプリンタ装置２１を操作することができる。
【００４５】
その際、図２に示すように、ユーザがコントロールパネル２６をパネル操作し、操作部３２のスキャンボタン３１を押圧する（ステップ１）。このスキャンボタン３１の押圧操作により、スキャンする設定条件が、各スキャンテンプレート４５に設定された内容で実施される。スキャンする設定条件を変更させる場合には、ステップ２で示すように事前登録していた設定条件（例えば、省庁設定対応や社内規程対応）から変更させるスキャンテンプレートが選択され、各スキャンテンプレート４５に設定された表示内容のうち、変更希望の設定項目だけを変更させればよい。
【００４６】
特定の設定項目を変更させると、変更された設定条件でＭＦＰ１１の操作が進められる。変更された設定条件を含め、ＭＦＰ１１の操作内容が、ステップ３で表示部２９にＭＦＰ１１の設定内容が表示され、この設定内容表示を表示部２９でスキャナ装置２０をスキャンする前に目視により確認することができる。
【００４７】
このように、ユーザはスキャンテンプレート４５の設定を利用して、スキャナ装置２０をスキャンする場合、スキャン前にスキャンテンプレート４５の設定条件を確認することができる。スキャンテンプレート４５は、１ユーザで複数の設定が可能であるので、スキャナ装置２０のスキャン前に、設定条件を選択してからスキャンすることができる。
【００４８】
表示部２９での設定内容表示により、設定条件を変更させる場合には、ステップ４で設定内容変更がＹＥＳとなって、設定内容が変更され（ステップ５）、ステップ３に戻される。ここにいう、設定内容変更は、例えば日本語から英語への変更、用紙（領収書）サイズの変更、暗号化やパスワード変更、さらには、カラーモード変更、用紙の使用態様や文書の種類変更がある。
【００４９】
一方、ステップ４で設定内容変更を伴わない場合には、原稿画像をＭＦＰ１１のスキャナ装置２０にセットし、原稿画像をスキャンして電子化される。この電子化により原稿画像から画像データを含むスキャン文書データが作成される。
【００５０】
作成されたスキャン文書データ６３は、スキャンパソコン２５のコントロールパネル２６（の表示部２９）にスキャンプレビュー表示される（ステップ７）。スキャンプレビュー表示は、ＭＦＰ１１の装置本体２４のコントロールパネル２３あるいはディスプレイパネル６６で行なってもよい。
【００５１】
コントロールパネル２６（２３）上でスキャン文書データ６３を確認し、スキャン文書データ６３に誤りがなければ、スキャン文書データ６３が了解され（ステップ８）、コントローラ３５により、スキャン文書データ６３は、電子署名付与のために、通信用ハッシュ値が計算され、このハッシュ値を用いて、通信データ量を軽減させている。
【００５２】
続いて、スキャン文書データ６３のハッシュ値は、ＭＦＰ１１のコントローラ３５から認証局１５の電子認証サーバに送信されて電子署名が付与される（ステップ９）一方、時刻局１４の時刻署名サーバに送信され、この時刻署名サーバでスキャン文書データ６３のハッシュ値に時刻署名が施される。
【００５３】
スキャン文書データ６３のハッシュ値に電子署名・時刻署名が施されたスキャン文書データ６３はＭＦＰ１１のコントローラ３５に戻され、このコントローラ３５で電子署名（電子認証）・時刻署名のハッシュ値が、スキャン文書データ６３と結合されて一体化される。
【００５４】
電子署名・時刻署名付スキャン文書データ６４は、続いてＭＦＰコントロールパソコン２５で、イメージ文書登録され、検索や閲覧のために、検索キーが付与される。
【００５５】
検索キーが付与された電子署名・時刻署名付スキャン文書データ６４は、続いて文書管理サーバ１３に送信され、このサーバ１３に検索機能を持たせて文書保管される。
【００５６】
文書管理サーバ１３に検索キーを持たせて保管された電子署名・時刻署名付スキャン文書データ６４は、クライアントパソコン１２の検索キーによる検索で、読み出すことができる。
【００５７】
クライアントパソコン１２のアクセスにより読み出された電子署名・時刻認証付スキャン文書データ６４は、パソコン操作によりＭＦＰ１１のプリンタ装置２１を利用して紙媒体にプリントアウトすることができる。スキャン文書データ６４は、電子署名・時刻認証されているので、たとえデータ改竄されても、データ改竄を検出することができる。
【００５８】
一方、ＭＦＰ１１のスキャナ装置２０で電子化され、作成されたスキャン文書データ６３が、不明瞭あるいは不備がある場合には、ステップ８でスキャン文書データの了解が得られず、原稿画像はＭＦＰ１１のスキャナ装置２０を用いて再スキャンするか否か判断される（ステップ１１）。
【００５９】
ＭＦＰ１１のスキャナ装置２０を用いて再スキャンが行なわれると、再スキャンされたスキャン文書データ６３はステップ３に戻される。また、再スキャンが行なわれた場合には、スキャナ装置２０によるスキャンを継続するか否かが判断される。
【００６０】
スキャナ装置２０によるスキャンを継続させる場合には、ステップ３に戻され、ステップ３からステップ１０の作用が繰り返される。スキャナ装置２０によるスキャン継続を行なわない場合には、スキャナ装置２０を用いたスキャン作業を終了させる。
【００６１】
本発明に係る文書管理システムの一実施形態では、ＭＦＰ１１が時刻局１４および認証局１５にインターネット等の通信回線を介して通信接続した例を示したが、時刻局１４や認証局１５を企業内に設置してＭＦＰ１１を企業内時刻局１４や認証局１５にＬＡＮ接続してもよい。
【００６２】
法律上の文書保存義務を伴う書類や社内（私的）文書規程に伴なう保存必要文書には、保管上の重要度が異なるため、重要度の高い保存必要書類を信頼性の高い（公的）第三者機関の時刻局１４、認証局１５で署名するように選択してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】本発明に係る文書管理システムの一実施形態を示すシステム構成図。
【図２】前記文書管理システムに備えられるＭＦＰのスキャナ装置をコントロールするコントローラを示す構成図。
【図３】前記ＭＦＰのスキャナ装置をコントロールするコントロールパネルに組み付けられるスキャンテンプレートの一例を示す図。
【図４】前記文書管理システムを用いて、スキャナ装置をスキャンさせた時のフローチャートを示す図。
【符号の説明】
【００６４】
１０  文書管理システム
１１  ＭＦＰ
１２  クライアントパソコン
１３  文書管理サーバ
１４  時刻署名サーバ（時刻局）
１５  電子認証サーバ（認証局）
１６  システムバス
１７  通信回線
２０  スキャナ装置
２１  プリンタ装置
２２  本体ケーシング
２３  コントロールパネル
２４  装置本体
２５  ＭＦＰコントロールパソコン
２６  コントロールパネル
２８  操作部
２９  表示部
３０  認証システム
３１  スキャンボタン
３２  タッチパネル
３５  コントローラ
３６  ＣＰＵ
３７  ＲＡＭ
３８  ＲＯＭ
３９  ハードディスク（ＨＤＤ）
４０  操作インタフェース（操作Ｉ／Ｆ）
４１  デバイスインタフェース（デバイスＩ／Ｆ）
４２  通信インタフェース（操作Ｉ／Ｆ）
４３  コントロールバス
４５  スキャンテンプレート
５０  読取モード
５１  設定内容
５２  カラーモード
５３  解像度
５４  ファイルフォーマット
５５  用紙サイズ
５６  用紙の向き
５７  使用態様
５８  文書の種類
５９  濃淡
６０  ＯＫボタン
６３  スキャン文書データ
６４  時刻署名・電子署名付スキャン文書データ
【図１】
2006270396.tif 000003
【図２】
2006270396.tif 000004
【図３】
2006270396.tif 000005
【図４】
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