(57)【要約】      （修正有）【課題】ファックスの送受信において、誤送信防止、受信情報の漏洩防止および複数の拠点で受信したファックスを一括して処理できるファックス管理システムを提供する。【解決手段】管理センタに設置され、ネットワーク通信部２３、外線送受信部２２、および顧客データベース２１１等を記憶する記憶部２１とを備えたファックスサーバ６と、該ファックスサーバ６等と通信可能な通信手段、情報の表示手段および入力手段を備えた管理端末を備え、該ファックスサーバ６が画像データとともに受信した送信先のファックス番号に基づいて該顧客データベース２１１を検索して取り出した顧客情報を該画像データとともに該管理端末へ送信し、管理端末は該画像データおよび顧客情報を表示手段に表示して照合し、入力された送信可否情報が該ファックスサーバ６へ送信され、該送信可否情報に基づいて該ファックスサーバ６の外線送受信部２２がファックスデータを送信する。【選択図】図２
2006339704.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理センタに設置され、通信ネットワークに接続されたネットワーク通信部、一般電話回線に接続された外線送受信部、および顧客名称、電話番号、ファックス番号ならびにファックスＩＤ等の顧客情報で構成された顧客データベース等を記憶する記憶部を有するファックスサーバと、管理センタに設置され、該ファックスサーバ等と通信可能に通信ネットワークに接続された通信手段、受信したデータ等を表示する表示手段およびキーボード等の入力手段を有する管理端末とを備え、
書類の画像データおよび送信先のファックス番号等からなるファックスデータを該ネットワーク通信部で受信した該ファックスサーバが該送信先のファックス番号に基づいて該顧客データベースを検索して取り出した顧客名称等の顧客情報を該画像データとともに該管理端末へ送信し、その管理端末が受信した該画像データおよび顧客情報を表示手段に表示し、その表示された該画像データおよび顧客情報を照合して入力手段により入力された送信可否情報を該ファックスサーバへ送信し、受信した該送信可否情報に基づいて該ファックスサーバの外線送受信部がファックスデータを送信するようにしたことを特徴とするファックス管理システム。
【請求項２】
請求項１のファックス管理システムにおいて、
前記顧客情報は、店舗端等の入力手段で入力された顧客名称およびファックス番号を該ネットワーク通信部で受信した該ファックスサーバが該顧客データベースに該顧客名称およびファックス番号を格納し、該ファックス番号を送信先としたファックスを該外線送受信部が送信し、その送信のときに受信したファックスＩＤを該ファックス番号と関連付けて該顧客データベースに格納して仮登録し、さらに、該外線送受信部が該送信先から返信ファックスの画像データおよびファックス番号を受信し、該ファックス番号に基づいて該顧客データベースを検索して正式登録されるようにしたことを特徴とするファックス管理システム。
【請求項３】
請求項２のファックス管理システムにおいて、
ワンタイムパスワードを生成および照合するワンタイムパスワード抽出部および生成した該ワンタイムパスワードを格納する顧客データベースをさらに有するファックスサーバを備え、
前記顧客情報を仮登録したとき、ワンタイムパスワード抽出部で生成したワンタイムパスワードが記載されたファックスを該外線送受信部が該ファックス番号に送信するとともに該ワンタイムパスワードを該ファックス番号と関連付けて該顧客データベースに格納するようにしたことを特徴とするファックス管理システム。
【請求項４】
請求項２または請求項３のファックス管理システムにおいて、
前記顧客情報を仮登録した後、所定の期間が経過した該顧客情報を該ファックスサーバが該顧客データベースから削除するようにしたことを特徴とするファックス管理システム。
【請求項５】
請求項２、請求項３または請求項４のファックス管理システムにおいて、
前記顧客情報を正式登録した後、所定の期間が経過する度に該ファックスサーバが該ファックス番号を送信先としたファックスを送信し、その送信のときに受信したファックスＩＤが該ファックス番号と関連付けられて該顧客データベースに格納されたファックスＩＤと一致したとき該顧客情報を継続して使用し、一致しないとき該顧客情報を該顧客データベースから削除するようにしたことを特徴とするファックス管理システム。
【請求項６】
管理センタに設置され、通信ネットワークに接続されたネットワーク通信部、一般電話回線に接続された外線送受信部、および顧客名称、電話番号、ファックス番号ならびにファックスＩＤ等の顧客情報で構成された顧客データベース等を記憶する記憶部を有するファックスサーバと、管理センタに設置され、該ファックスサーバ等と通信可能に通信ネットワークに接続された通信手段、受信したデータ等を表示する表示手段およびキーボード等の入力手段を有する管理端末とを備え、
書類の画像データおよび送信先のファックス番号等からなるファックスデータを該ネットワーク通信部で受信した該ファックスサーバの記憶部に該送信先のファックス番号に対応して記憶されたモードが蓄積モードであったとき、該ファックスサーバが該ネットワーク通信部で受信した該ファックスデータを記憶部に蓄積するとともに蓄積した旨を該送信先のファックス番号に対応して記憶された店舗端末へ該ネットワーク通信部で送信し、その店舗端末から転送の指示を該ネットワーク通信部で受信して該ファックスデータを該送信先のファックス番号に対応して記憶された転送先へ該ネットワーク通信部で送信するようにしたことを特徴とするファックス管理システム。
【請求項７】
管理センタに設置され、通信ネットワークに接続されたネットワーク通信部、一般電話回線に接続された外線送受信部、および顧客名称、電話番号、ファックス番号ならびにファックスＩＤ等の顧客情報で構成された顧客データベース等を記憶する記憶部を有するファックスサーバと、管理センタに設置され、該ファックスサーバ等と通信可能に通信ネットワークに接続された通信手段、受信したデータ等を表示する表示手段およびキーボード等の入力手段を有する管理端末と、店舗等に設置され、一般電話回線を介して受信したデータを通信ネットワークへ送信する接続装置とを備え、
一般電話回線を介して書類の画像データおよび送信先のファックス番号等からなるファックスデータを受信した該接続装置が該ファックスデータを該ファックスサーバへ送信し、該ファックスデータをネットワーク通信部で受信した該ファックスサーバの記憶部に該送信先のファックス番号に対応して記憶されたモードが転送モードであったとき、該送信先のファックス番号に対応させて記憶部に記憶された転送先へ該ネットワーク通信部で送信するようにしたことを特徴とするファックス管理システム。
【請求項８】
請求項７のファックス管理システムにおいて、
一般電話回線を介して書類の画像データおよび送信先のファックス番号等からなるファックスデータを受信した該接続装置が該ファックスデータを該ファックスサーバへ送信し、該ファックスデータをネットワーク通信部で受信した該ファックスサーバの記憶部に該送信先のファックス番号に対応して記憶されたモードが蓄積モードであったとき、該ファックスサーバが該ネットワーク通信部で受信した該ファックスデータを記憶部に蓄積するとともに蓄積した旨を該送信先のファックス番号に対応して記憶された店舗端末へ該ネットワーク通信部で送信し、その店舗端末から転送の指示を該ネットワーク通信部で受信して該ファックスデータを該送信先のファックス番号に対応して記憶された転送先へ該ネットワーク通信部で送信するようにしたことを特徴とするファックス管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファックスの送受信を行うにあたり、誤送信防止、受信情報の漏洩防止および複数の拠点で受信したファックスを一括して処理できるファックス管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のファックス装置は、テンキー、ディスプレイおよび送信確定ボタン等が備えられ、ファックスの送信を行なう場合、送信者がテンキーを用いて送信先の電話番号を入力すると入力された電話番号がディスプレイに表示され、送信者は入力された電話番号が正しいことを確認して送信確定ボタンを押下してファックスを送信する。これにより誤った送信先へファックスを送信することを防止している。
【０００３】
しかしながら、実際には送信者がディスプレイに表示された電話番号を確認しない場合や送信先の電話番号を誤って記憶していた場合等では誤った送信先にファックスを送信してしまうことがあるという問題がある。
この問題を解決するためファックスを送信する頻度が高い送信先についてはファックス装置に電話番号と送信先名称を予め対応付けて登録しておき、電話番号を入力したときに登録されている電話番号であればその送信先名称をディスプレイに表示し、登録されていない電話番号の場合はディスプレイに警告を表示することで誤った送信先へのファックス送信を防止しようとするものがある（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２０００−１８４００７号公報（段落「００２２」〜段落「００２９」、図４）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上述した従来の技術においては、ファックス装置に登録されていない送信先に誤って送信することを防止することはできるが登録された別の送信先へ誤って送信しようとしたときはディスプレイに警告が表示されることなく登録されている送信先名称が表示されてしまうため、送信者が送信先を誤って認識している場合等には誤送信を防止することができないという問題がある。
【０００５】
特に、近年、顧客等の個人情報を多量に扱う銀行等の金融機関においてファックスの誤送信による個人情報の漏洩が大きな社会問題になってきている。そのため、個人情報等が記載された重要書類をファックス送信する場合は複数の係員が送信先電話番号を確認して誤送信を防止するようにしているが、それでもなお誤送信が発生することもあり、また、業務の効率が低下するという問題もある。
【０００６】
また、ファックスは電話と異なり送信先の相手がファックスの近傍に存在しない場合であっても一方的に送信できる点が長所であるが個人情報のような重要情報をファックス送信する場合は情報が漏洩しないように厳密に管理する必要があり、一方的にファックス送信することが許されずファックス送信の前に受信者が在席等していることを確認するなどの手間がかかり業務の効率が低下するという問題がある。
【０００７】
さらに、例えば銀行等の金融機関のように本店と多数の支店を有する企業の場合、ある手続について従来は支店毎に処理していたものを本店で一括して処理するように手続の処理システムを大きく変更することが多々発生している。このような処理システムの変更に伴って支店が取引を行なっているすべての取引企業に対して諸手続に必要な書類等のファックスの送信先を支店から本店に変更するように一斉通知することは困難であり、実際には支店で従来どおりファックスを受領し、それを本店へ再送信しており、支店において直接の業務と関係のない手間が発生し業務の効率が低下するという問題がある。
【０００８】
本発明は、このような問題を解決することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
そのため、本発明は、管理センタに設置され、通信ネットワークに接続されたネットワーク通信部、一般電話回線に接続された外線送受信部、および顧客名称、電話番号、ファックス番号ならびにファックスＩＤ等の顧客情報で構成された顧客データベース等を記憶する記憶部を備えたファックスサーバと、管理センタに設置され、該ファックスサーバ等と通信可能に通信ネットワークに接続された通信手段、受信したデータ等を表示する表示手段およびキーボード等の入力手段を備えた管理端末とを備え、書類の画像データおよび送信先のファックス番号等からなるファックスデータを該ネットワーク通信部で受信した該ファックスサーバが該送信先のファックス番号に基づいて該顧客データベースを検索して取り出した顧客名称等の顧客情報を該画像データとともに該管理端末へ送信し、その管理端末が受信した該画像データおよび顧客情報を表示手段に表示し、その表示された該画像データおよび顧客情報を照合して入力手段により入力された送信可否情報を該ファックスサーバへ送信し、受信した該送信可否情報に基づいて該ファックスサーバの外線送受信部がファックスデータを送信するようにしたことを特徴とする。
【００１０】
また、管理センタに設置され、通信ネットワークに接続されたネットワーク通信部、一般電話回線に接続された外線送受信部、および顧客名称、電話番号、ファックス番号ならびにファックスＩＤ等の顧客情報で構成された顧客データベース等を記憶する記憶部を備えたファックスサーバと、管理センタに設置され、該ファックスサーバ等と通信可能に通信ネットワークに接続された通信手段、受信したデータ等を表示する表示手段およびキーボード等の入力手段を備えた管理端末とを備え、書類の画像データおよび送信先のファックス番号等からなるファックスデータを該ネットワーク通信部で受信した該ファックスサーバの記憶部に該送信先のファックス番号に対応して記憶されたモードが蓄積モードであったとき、該ファックスサーバが該ネットワーク通信部で受信した該ファックスデータを記憶部に蓄積するとともに蓄積した旨を該送信先のファックス番号に対応して記憶された店舗端末へ該ネットワーク通信部で送信し、その店舗端末から転送の指示を該ネットワーク通信部で受信して該ファックスデータを該送信先のファックス番号に対応して記憶された転送先へ該ネットワーク通信部で送信するようにしたことを特徴とする。
【００１１】
さらに、管理センタに設置され、通信ネットワークに接続されたネットワーク通信部、一般電話回線に接続された外線送受信部、および顧客名称、電話番号、ファックス番号ならびにファックスＩＤ等の顧客情報で構成された顧客データベース等を記憶する記憶部を備えたファックスサーバと、管理センタに設置され、該ファックスサーバ等と通信可能に通信ネットワークに接続された通信手段、受信したデータ等を表示する表示手段およびキーボード等の入力手段を備えた管理端末と、店舗等に設置され、一般電話回線を介して受信したデータを通信ネットワークへ送信する接続装置とを備え、一般電話回線を介して書類の画像データおよび送信先のファックス番号等からなるファックスデータを受信した該接続装置が該ファックスデータを該ファックスサーバへ送信し、該ファックスデータをネットワーク通信部で受信した該ファックスサーバの記憶部に該送信先のファックス番号に対応して記憶されたモードが転送モードであったとき、該送信先のファックス番号に対応させて記憶部に記憶された転送先へ該ネットワーク通信部で送信するようにしたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
このようにした本発明は、店舗の係員等の業務効率を低下させることなくファックスの誤送信を防止することができるという効果が得られる。
また、ファックスの受信者に手間をかけることなく重要情報を漏洩させることを防止することができるという効果が得られる。
さらに、支店において直接の業務と関係のない手間を発生させることなく手続の処理システムを変更することが可能になるという効果が得られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照して本発明によるファックス管理システムの実施例を説明する。
【実施例】
【００１４】
まず、ファックス管理システムの構成を説明する。
図１は第１の実施例におけるファックス管理システムの構成を示すブロック図である。
図１において、１はファックス装置であり通常のファクシミリ装置である。このファックス装置１は送信先の電話番号等を入力する入力部、入力された電話番号等を表示する表示部、ローカルエリアネットワーク等の通信回線に接続され通信機能を果たす通信部、受信データに基づき文書を印刷するプリンタ部、送信する文書を読み取るスキャナ部、スキャナ部で読み取った画像データや通信部で受信した画像データと制御プログラム等を記憶しておく記憶部および入力部、表示部、通信部、プリンタ部、スキャナ部、記憶部等の全体を制御する制御部で構成されている。
【００１５】
なお、本実施例ではこのファックス装置１は一般電話回線でなく通信回線で後述する接続装置と相互に通信可能に接続されている。
２は接続装置であり、ファックス装置１とローカルエリアネットワーク等の通信回線で接続され、また、通信ネットワーク３と接続されたものである。この接続装置２はファックス装置１から受信したデータを通信ネットワーク３へ送信し、通信ネットワーク３から受信したデータをファックス装置１へ送信する。
【００１６】
５は店舗端末であり、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）、ＭＰＵ（Ｍｉｃｒｏ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）等の演算および制御手段、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶手段、キーボード、マウス等の入力手段、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ  Ｒａｙ  Ｔｕｂｅ）、液晶ディスプレイ等の表示手段および通信手段等を備えるパーソナルコンピュータ等である。この店舗端末５は通信ネットワーク３で他の機器と相互に通信可能に接続され、後述するファックスサーバと通信を行ない各種情報の登録や設定の変更をすることができる。
【００１７】
また、記憶手段にファックス装置１から送信された送信データが記憶され送信日時、送信先等から検索して所望の送信内容を表示手段に表示することができる。
なお、上述したファックス装置１、接続装置２および店舗端末５は、例えば店舗等に設置されたものである。
６はファックスサーバであり、例えば、金融機関の本店の設けた管理センタに設置されたものである。このファックスサーバ６は通信ネットワーク３および一般電話回線４で各店舗の接続装置２や店舗端末５等の他の機器と相互に通信可能に接続されている。また、ファックスサーバ６はデータベースを備え、他の機器から受信した情報に基づいてデータベースを検索してその情報に関連付けられた所望の情報を抽出して返信することができ、また、備えたデータベースに受信した情報を登録することができる。なお、ファックスサーバ６の詳細は後述する。
【００１８】
７は管理端末であり、ファックスサーバ６と同様に、例えば、金融機関の本店の設けた管理センタに設置されたものである。この管理端末７はＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算および制御手段、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶手段、キーボード、マウス等の入力手段、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ等の表示手段および通信手段等を備えるパーソナルコンピュータ等である。
【００１９】
管理端末７は通信ネットワーク３を介してファックスサーバ６に接続され、ファックスサーバ６へ制御の指示やファックスサーバ６に備えられたデータベースのデータを登録、閲覧等ができる。
次に、ファックスサーバの構成を説明する。
図２は第１の実施例におけるファックスサーバの構成を示すブロック図である。
【００２０】
図２において、２１は記憶部であり、磁気ディスク、半導体メモリ等で構成されたものである。この記憶部２１は送受信された各種情報やファックスサーバの設定情報等を記憶する。
２１１は顧客データベースであり、各店舗の店舗端末５により登録された顧客情報が格納されたものである。顧客情報は顧客名称、電話番号、ファックス番号およびファックスＩＤ等で構成されたものである。
【００２１】
２１２は履歴データベースであり、ファックスサーバ６を経由して送受信された履歴情報が格納されたものである。履歴情報は日付、時間、送信先、送信元および送受信データ等で構成されたものである。
なお、顧客データベース２１１および履歴データベース２１２の詳細は後述する。
２２は外線送受信部であり、一般電話回線４と接続され取引先等のファックス装置との間でデータの送受信を行うものである。
【００２２】
２３はネットワーク通信部であり、通信ネットワーク３に接続された接続装置２、店舗端末５および管理端末７等の機器との間でデータの送受信を行うものである。
２４はワンタイムパスワード抽出部であり、取引企業等の顧客を認証するために使用される使い捨てパスワードであるワンタイムパスワードの生成および管理端末７から受信したワンタイムパスワードとデータベースに格納されたワンタイムパスワードの照合等を行うものである。なお、このワンタイムパスワードはランダムに生成された英数字等で構成されたものである。
【００２３】
２５は制御部であり、記憶部２１、外線送受信部２２、ネットワーク通信部２３およびワンタイムパスワード抽出部２４を含めファックスサーバ６全体を記憶部２１に記憶した制御プログラムにしたがって制御するものである。
次に、顧客データベースおよび履歴データベースの構成について説明する。
図３は第１の実施例における顧客データベースの構成を示す説明図である。
【００２４】
図３において、３１は顧客名称であり、登録されたファックス送信先である取引企業等の名称を格納する。
３２は電話番号であり、登録されたファックス送信先である取引企業等の電話番号を格納する。
３３はファックス番号であり、登録されたファックス送信先である取引企業等のファックスを受信する電話番号を格納する。
【００２５】
３４はファックスＩＤであり、登録されたファックス送信先である取引企業等のファックスＩＤを格納する。ここで、ファックスＩＤとはファックスを送信したときに送信先のファックス装置から返信される情報であり、そのファックス装置に英数字で登録されたものである。なお、このファックスＩＤの返信は通常のファックス装置で行われているものである。
【００２６】
３５はワンタイムパスワードであり、登録されたファックス送信先である取引企業等に発行するワンタイムパスワードを格納する。このワンタイムパスワード３５にはワンタイムパスワード抽出部２４で生成されたワンタイムパスワードを格納する。
この顧客名称３１、電話番号３２およびファックス番号３３は店舗端末５によりそれぞれの情報が入力され、その情報をファックスサーバ６が受信して登録することができる。
【００２７】
図４は第１の実施例における履歴データベースの構成を示す説明図である。
図４において、４１は日付であり、ファックスサーバ６を経由してファックスを送受信した年月日を格納する。
４２は時間であり、ファックスサーバ６を経由してファックスを送受信した時分秒を格納する。
【００２８】
４３は送信元であり、ファックスサーバ６を経由してファックスを送信したときの送信元のファックス番号を格納する。
４４は送信先であり、ファックスサーバ６を経由してファックスを送信したときの送信先のファックス番号を格納する。
４５は送受信データであり、ファックスサーバ６を経由してファックスを送受信したときの画像データ等を格納する。
【００２９】
管理端末７は日付、時間、送信元、送信先のうち一部または全部をファックスサーバ６へ送信し、履歴データベース２１２を送信した情報に基づいて検索して送受信データ４５を抽出し、その結果を受信して表示手段に表示することができる。
上述した構成の作用について説明する。
なお、以下に説明する各部の動作は、図示しない記憶部に格納されたプログラム（ソフトウェア）に基づいて図示しない制御部により制御される。
【００３０】
ファックス送信の動作を図５の第１の実施例におけるファックス送信の動作を示すフローチャートのＳで表すステップにしたがって説明する。
まず、Ｓ１ａからＳ１２ａで顧客情報を顧客データベース２１１に登録する動作を説明する。
Ｓ１ａ：操作者が店舗端末５の入力手段により顧客情報を構成するファックスの送信先である顧客の名称、電話番号およびファックス番号を入力する。
【００３１】
Ｓ２ａ：店舗端末５は入力された顧客の名称、電話番号およびファックス番号をファックスサーバ６へ送信する。
Ｓ３ａ：ファックスサーバ６は受信した顧客の名称、電話番号およびファックス番号を顧客データベース２１１の顧客名称３１、電話番号３２およびファックス番号３３にそれぞれ格納して顧客情報を仮登録する。また、ファックスサーバ６のワンタイムパスワード抽出部２４はワンタイムパスワードを生成し、ファックス番号３３に関連付けて顧客データベース２１１のワンタイムパスワード３５に格納する。なお、ファックスサーバ６は送信元の店舗端末５が備えられた店舗を記憶部２１に記憶しておく。
【００３２】
Ｓ４ａ：ファックスサーバ６は顧客情報を仮登録すると一般電話回線４を介してその仮登録した顧客情報に基づいて登録された顧客のファックス番号３３へ顧客データベース２１１に登録された旨および顧客データベース２１１のワンタイムパスワード３５に格納されたワンタイムパスワードを記載した挨拶ファックスを送信する。なお、この挨拶ファックスには返信を促す文面になっている。また、この挨拶ファックスのデータは予めファックスサーバ６に登録されており、送信先の名称が顧客名称３１に格納された名称に変更されて送信される。
【００３３】
Ｓ５ａ：挨拶ファックスの着信を検知したファックス装置はファックスＩＤをファックスサーバ６へ送信する。
Ｓ６ａ：ファックスサーバ６がファックスＩＤを受信すると顧客データベース２１１の当該顧客のファックスＩＤ３４に受信したファックスＩＤを格納して仮登録された顧客の名称等と合わせて登録する。なお、送信先のファックス番号が既に使用されていないなどの理由で不通の場合、ファックスサーバ６は顧客データベース２１１に仮登録した顧客名称３１、電話番号３２およびファックス番号３３を削除し、その旨を示すファックスを顧客の名称等を入力した店舗のファックス装置１へ通信ネットワーク３および接続装置２を経由して送信する。
【００３４】
Ｓ７ａ：顧客から挨拶ファックスの返信ファックスが送信される。
Ｓ８ａ：また、顧客から挨拶ファックスに記載されたワンタイムパスワードを電話等で連絡を受けた管理センタの係員が管理端末７の入力手段によりそのワンタイムパスワードを入力する。入力されたワンタイムパスワードは管理端末７からファックスサーバ６へ送信される。
【００３５】
Ｓ９ａ：返信ファックスおよびワンタイムパスワードを受信したファックスサーバ６は受信した顧客のファックス番号に基づいて仮登録された顧客情報である顧客データベース２１１のファックス番号３３を検索し、受信したワンタイムパスワードとワンタイムパスワード３５を照合し、一致した場合、その顧客情報を正式な登録とする。なお、仮登録と正式登録の識別は顧客データベース２１１にその項目を設けて格納しておくものとする。
【００３６】
また、仮登録された顧客情報は所定の期間（例えば、１ヶ月等）を経過しても返信ファックスを受信しないときは顧客データベース２１１に仮登録された顧客名称３１、電話番号３２およびファックス番号３３を削除し、その旨を示すファックスを顧客の名称等を入力した店舗のファックス装置１へ通信ネットワーク３および接続装置２を経由して送信する。
【００３７】
Ｓ１０ａ：顧客情報を正式登録するとファックスサーバ６は所定の期間（例えば、３ヶ月等）が経過すると顧客データベース２１１に正式登録されている顧客のファックス番号３３へ登録を更新する旨を連絡するファックスを送信する。この登録を更新する旨を連絡するファックスのデータは予めファックスサーバ６に登録されており、送信先の名称を顧客名称３１に格納された名称に変更して送信する。
【００３８】
Ｓ１１ａ：登録を更新する旨を連絡するファックスの着信を検知したファックス装置はファックスＩＤをファックスサーバ６へ送信する。
Ｓ１２ａ：ファックスＩＤを受信したファックスサーバ６は顧客データベース２１１に登録してあるファックスＩＤ３４と受信したファックスＩＤを比較し、一致した場合は顧客データベース２１１に登録された顧客情報は継続して使用される。一方、一致しない場合もしくは送信先のファックス番号が既に使用されていないなどの理由で不通の場合、ファックスサーバ６は顧客データベース２１１に登録した顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３およびファックスＩＤ３４を削除し、その旨を示すファックスを顧客の名称等を入力した店舗のファックス装置１へ通信ネットワーク３および接続装置２を経由して送信する。
【００３９】
このようにして顧客情報を顧客データベース２１１に登録する。
なお、ワンタイムパスワードの生成、顧客データベース２１１への格納および照合等は行わないようにしてもよい。また、ワンタイムパスワードは顧客から電話等で連絡を受け、管理端末７で入力するようにしたが、顧客が送信する返信ファックスに記載しておきそれをファックスサーバ６で読み取るようにしてもよい。
【００４０】
次に、Ｓ１３ａからＳ２３ａでファックスを送信する動作を説明する。
Ｓ１３ａ：ファックス装置１は送付する書類を読み込み、操作者の操作により入力部から送信先のファックス番号が入力される。なお、このファックス番号の入力は短縮ダイヤル等の入力であってもよい。
Ｓ１４ａ：操作者によりファックス番号が入力され、また、入力部の送信開始ボタン等が押下されるとファックス装置１は読み込んだ書類の画像データおよび入力されたファックス番号等で構成されたファックスデータを接続装置２および通信ネットワーク３を経由してファックスサーバ６へ送信し、送信先へ送信することを依頼する。
【００４１】
Ｓ１５ａ：ファックスデータを受信したファックスサーバ６はファックスデータに含まれるファックス番号に基づいて顧客データベース２１１のファックス番号３３を検索し、登録された顧客であるか否かを確認する。
Ｓ１６ａ：登録されている顧客であることが確認できるとファックスサーバ６は顧客データベース２１１から抽出した顧客名称３１、電話番号３２、ファックス番号３３およびファックスデータ等を管理端末７へ送信する。
【００４２】
管理端末７は受信した顧客名称３１、電話番号３２およびファックス番号３３を表示手段に表示するとともにファックスデータに含まれる書類の画像データを表示手段に表示する。管理端末７を操作する送信可否判定者はその表示手段に表示された顧客名称３１、電話番号３２およびファックス番号３３等と書類の画像データである送信内容が一致することを目視して確認する。
【００４３】
なお、登録されている顧客であることが確認できなかった場合、ファックスサーバ６はその旨を管理端末７へ送信し、受信した管理端末７は送信先が登録されていない顧客である旨を表示手段に表示する。
また、本実施例では、送信可否判定者が管理端末７の表示手段に表示された顧客名称３１、電話番号３２およびファックス番号３３等と書類の画像データである送信内容が一致することを目視して確認するようにしたが、ファックスサーバ６が書類の画像データの中に存在する顧客名称を認識して顧客名称３１と照合するようにしてもよい。
【００４４】
Ｓ１７ａ：送信可否判定者は上記確認の結果、一致すれば送信可否判定者は送信可能と判断して管理端末７の入力手段で送信許可を入力し、一致しない場合は送信不可能と判断して管理端末７の入力手段で送信不可を入力する。
Ｓ１８ａ：管理端末７の入力手段で送信不可が入力されるとその旨がファックスサーバ６へ送信され、その旨を受信したファックスサーバ６は通信ネットワーク３および接続装置２等を経由してファックスデータを送信してきたファックス装置１へ送信不可の旨を示すファックスを送信する。
【００４５】
Ｓ１９ａ：ファックス装置１は受信した送信不可の旨を示すファックスをプリンタ部で印刷する。
Ｓ２０ａ：Ｓ１７ａにおいて管理端末７の入力手段で送信許可が入力されるとその旨がファックスサーバ６へ送信され、その旨を受信したファックスサーバ６は外線送受信部２２により受信したファックスデータに含まれるファックス番号で示される送信先へファックスを送信する。
【００４６】
Ｓ２１ａ：ファックスを送信するとファックスサーバ６は履歴データベース２１２の日付４１に送信した日付、時間４２に送信した時間、送信元４３に送信依頼されたファックス装置１のファックス番号、送信先４４にファックスを送信した送信先のファックス番号および送受信データ４５に送信したファックスのデータを格納する。
Ｓ２２ａ：履歴データベース２１２に履歴情報を格納するとファックスサーバ６はファックスの送信が完了した旨の情報および送信したファックスのデータを送信依頼されたファックス装置１へ送信する。
【００４７】
Ｓ２３ａ：そのファックス装置１は受信したファックスの送信が完了した旨の情報および送信したファックスのデータを記憶部に記憶する。
このようにしてファックスを送信する。
以上説明したように、第１の実施例では、店舗から登録された顧客へファックスを送信するとき管理センタの管理端末で顧客情報および送信内容を表示して誤りがないことが確認された後、顧客へ送信するようにしたため誤送信を防止することができるという効果が得られる。
【００４８】
また、管理センタの管理端末で顧客情報および送信内容を表示して誤りがないことが確認するようにしたので各店舗における係員の業務効率低下を防止することができるという効果が得られる。
さらに、ファックスサーバの顧客データベースに顧客情報を登録するとき顧客へ挨拶ファックスを送信し、それに対する返信ファックスを受信して顧客情報の登録を完了するため顧客情報を誤って登録してしまうことを防止することができるという効果が得られる。
【００４９】
またさらに、顧客情報の登録を完了した後も定期的に顧客情報が変更されたことを確認するため変更前の顧客情報に基づく誤送信を減少させることができるという効果が得られる。
次に、第２の実施例を説明する。
第２の実施例の構成が第１の実施例の構成と異なる部分はファックスサーバ６の構成にモード設定部を設け、ワンタイムパスワード抽出部２４を不要にしたことである。その他の構成は第１の実施例と同様である。
【００５０】
図６は第２の実施例におけるファックスサーバの構成を示すブロック図である。
なお、上述した第１の実施例と同様の部分は、同一の符号を付してその説明を省略する。
図６において、２６はモード設定部であり、蓄積モードおよび転送モード等を設定するものである。ここで、蓄積モードとは受信したファックスのデータを一時的に記憶部２１に記憶するモードであり、転送モードとは予め登録された送信先へ受信したファックスのデータを送信するモードである。
【００５１】
このモード設定部２６は各店舗の店舗端末５で入力されたモード情報を受信して記憶部２１にそのモード情報を各店舗のファックス装置１毎に記憶させる。ここで、モード情報は、ファックス装置番号、設置店舗識別情報、現在モード、転送先番号、受信情報送付先番号で構成されるものである。
ファックス装置番号は、ファックス装置を識別するための番号であり、ファックス番号等である。
【００５２】
設置店舗識別情報は、当該ファックス装置が設置されている店舗を識別するための情報であり、店舗コードや支店コード等である。
現在モードは、当該ファックス装置が蓄積モードか転送モードのいずれに設定されているかを識別するものである。
転送先番号は、上述した現在モードが転送モードに設定されているとき転送先であるファックス装置のファックス番号等を格納するものである。
【００５３】
受信情報送付先番号は、上述した現在モードが蓄積モードに設定されているとき受信したファックスのデータを蓄積した場合、蓄積した旨を通知する店舗端末５を識別する情報を格納するものである。
上述した構成の作用について説明する。
第２の実施例では店舗間の内線によりファックスを送受信する例を図７の第２の実施例におけるファックス送受信の動作を示すフローチャートのＳで示すステップにしたがって説明する。なお、本実施例は店舗Ａからファックスを送信し、当該送信先に対応するモード情報の転送先番号および受信情報送付先番号が店舗Ｂのファックス装置番号および店舗端末を識別する情報に設定されている場合で説明する。
【００５４】
Ｓ１ｂ：ファックス装置１は送付する書類を読み込み、操作者の操作により入力部から送信先のファックス番号が入力される。なお、このファックス番号の入力は短縮ダイヤル等の入力であってもよい。
Ｓ２ｂ：操作者によりファックス番号が入力され、また、入力部の送信開始ボタン等が押下されるとファックス装置１は読み込んだ書類の画像データおよび入力されたファックス番号等で構成されたファックスデータを接続装置２および通信ネットワーク３を経由してファックスサーバ６へ送信する。
【００５５】
Ｓ３ｂ：ファックスデータを受信したファックスサーバ６は送信先のファックス番号が内線または外線のいずれであるかを確認する。なお、確認の結果、外線である場合は第１の実施例と同様の動作になる。
Ｓ４ｂ：上記確認の結果、内線であると確認されるとファックスサーバ６のモード設定部２６は当該送信先のモード情報の現在モードを参照し、蓄積モードまたは転送モードのいずれかであるかを確認する。
【００５６】
Ｓ５ｂ：現在モードが蓄積モードの場合、ファックスサーバ６は受信したファックスデータを記憶部２１に記憶して蓄積する。
なお、現在モードが転送モードの場合はファックスデータを記憶部２１に蓄積せず、そのファックスデータをモード情報の転送先番号に設定されたファックス番号等へ送信する。本実施例では店舗Ｂのファックス装置１へ送信する。その後、Ｓ９ｂへ処理を移行する。
【００５７】
Ｓ６ｂ：ファックスデータを記憶部２１に蓄積するとファックスサーバ６はファックスデータを蓄積した旨の情報をモード情報の受信情報送付先番号に設定された店舗端末５へ送信する。本実施例では、店舗Ｂの店舗端末５へ送信する。
ファックスデータを蓄積した旨の情報を受信した店舗Ｂの店舗端末５は表示手段にその情報を表示する。受信者はその表示を確認して店舗端末５の入力手段によりファックスを受信することが可能である旨の入力操作を行う。
【００５８】
Ｓ７ｂ：ファックスを受信することが可能である旨の入力操作が行われると店舗Ｂの店舗端末５は当該送信先のモード情報の現在モードを転送モードに変更する旨の指示をファックスサーバ６へ送信する。
その指示を受信したファックスサーバ６のモード設定部２６は当該送信先のモード情報の現在モードを転送モードに変更する。
【００５９】
Ｓ８ｂ：現在モードが転送モードに変更されるとファックスサーバ６は記憶部２１に蓄積したファックスデータを読み出し、そのファックスデータをモード情報の転送先番号に設定されたファックス番号等へ送信する。本実施例では店舗Ｂのファックス装置１へ送信する。
Ｓ９ｂ：ファックスデータを送信するとファックスサーバ６は履歴データベース２１２の日付４１に送信した日付、時間４２に送信した時間、送信元４３に送信依頼されたファックス装置１のファックス番号、送信先４４にファックスを送信した送信先のファックス番号および送受信データ４５に送信したファックスのデータを格納する。
【００６０】
Ｓ１０ｂ：ファックス装置１はプリンタ部で受信したファックスを印刷する。
このようにして店舗間の内線によりファックスを送受信する。
以上説明したように、第２の実施例では、第１の実施例の効果に加え、ファックスの受信者は自己の都合に合わせて受信するファックス装置を変更することができるため、重要な情報を漏洩させてしまうことを防止することができるという効果が得られる。
【００６１】
次に、第３の実施例を説明する。
第３の実施例の構成は第２の実施例の構成と異なる部分は接続装置２が公衆回線等の一般電話回線４に接続されていることである。その他の構成は第２の実施例と同様であり、同一の符号を付してその説明を省略する。
図８は第３の実施例におけるファックス管理システムの構成を示すブロック図である。
【００６２】
図８において、２は接続装置であり、ファックス装置１とローカルエリアネットワーク等の通信回線で接続され、また、公衆回線等の一般電話回線４および通信ネットワーク３と接続されたものである。この接続装置２はファックス装置１および一般電話回線４から受信したデータを通信ネットワーク３へ送信し、通信ネットワーク３から受信したデータをファックス装置１へ送信する。
【００６３】
第３の実施例の作用を説明する。
第３の実施例では外線によりファックスを受信する例を図９の第３の実施例におけるファックス送受信の動作を示すフローチャートのＳで示すステップにしたがって説明する。なお、本実施例はすべての送信先に対応するモード情報の転送先番号および受信情報送付先番号が店舗Ａのファックス装置番号および店舗端末を識別する情報に設定されている場合で説明する。
【００６４】
Ｓ１ｃ：顧客が店舗Ａや店舗Ｂ等に設置されたファックス装置１へ外線によりファックスデータを送信する。
Ｓ２ｃ：顧客が外線によりファックスデータを送信するとそのファックスデータは一般電話回線４を介して店舗Ａや店舗Ｂ等の接続装置２へ送信される。
Ｓ３ｃ：店舗Ａや店舗Ｂ等の接続装置２は一般電話回線４を介してそのファックスデータを受信する。
【００６５】
Ｓ４ｃ：ファックスデータを受信した接続装置２は通信ネットワーク３を介してファックスサーバ６へそのファックスデータを送信する。
Ｓ５ｃ：ファックスサーバ６がファックスデータを受信するとそのファックスサーバ６のモード設定部２６は当該送信先のモード情報の現在モードを参照し、蓄積モードまたは転送モードのいずれかであるかを確認する。
【００６６】
Ｓ６ｃ：現在モードが蓄積モードの場合、ファックスサーバ６は受信したファックスデータを記憶部２１に記憶して蓄積する。
なお、現在モードが転送モードの場合はファックスデータを記憶部２１に蓄積せず、そのファックスデータをモード情報の転送先番号に設定されたファックス番号等へ送信する。本実施例では店舗Ａのファックス装置１へ送信する。その後、Ｓ１０ｃへ処理を移行する。
【００６７】
Ｓ７ｃ：ファックスデータを記憶部２１に蓄積するとファックスサーバ６はファックスデータを蓄積した旨の情報をモード情報の受信情報送付先番号に設定された店舗端末５へ送信する。本実施例では、店舗Ａの店舗端末５へ送信する。
ファックスデータを蓄積した旨の情報を受信した店舗Ａの店舗端末５は表示手段にその情報を表示する。受信者はその表示を確認して店舗端末５の入力手段によりファックスを受信することが可能である旨の入力操作を行う。
【００６８】
Ｓ８ｃ：ファックスを受信することが可能である旨の入力操作が行われると店舗Ａの店舗端末５は当該送信先のモード情報の現在モードを転送モードに変更する旨の指示をファックスサーバ６へ送信する。
その指示を受信したファックスサーバ６のモード設定部２６は当該送信先のモード情報の現在モードを転送モードに変更する。
【００６９】
Ｓ９ｃ：現在モードが転送モードに変更されるとファックスサーバ６は記憶部２１に蓄積したファックスデータを読み出し、そのファックスデータをモード情報の転送先番号に設定されたファックス番号等へ送信する。本実施例では店舗Ａのファックス装置１へ送信する。
Ｓ１０ｃ：ファックスデータを送信するとファックスサーバ６は履歴データベース２１２の日付４１に送信した日付、時間４２に送信した時間、送信元４３に送信依頼されたファックス装置１のファックス番号、送信先４４にファックスを送信した送信先のファックス番号および送受信データ４５に送信したファックスのデータを格納する。
【００７０】
Ｓ１１ｃ：ファックス装置１はプリンタ部で受信したファックスを印刷する。
このようにして外線によりファックスを受信する。
以上説明したように、第３の実施例では、第１の実施例および第２の実施例の効果に加え、ファックスの送信先を変更することなく受信者の都合に合わせて受信先を変更することができるので各店舗の係員の業務効率を低下させることなく処理システムの変更等が可能になるという効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】第１の実施例におけるファックス管理システムの構成を示すブロック図
【図２】第１の実施例におけるファックスサーバの構成を示すブロック図
【図３】第１の実施例における顧客データベースの構成を示す説明図
【図４】第１の実施例における履歴データベースの構成を示す説明図
【図５】第１の実施例におけるファックス送信の動作を示すフローチャート
【図６】第２の実施例におけるファックスサーバの構成を示すブロック図
【図７】第２の実施例におけるファックス送受信の動作を示すフローチャート
【図８】第３の実施例におけるファックス管理システムの構成を示すブロック図
【図９】第３の実施例におけるファックス受信の動作を示すフローチャート
【符号の説明】
【００７２】
１    ファックス装置
２    接続装置
３    通信ネットワーク
４    一般電話回線
５    店舗端末
６    管理端末
７    ファックスサーバ
２１  記憶部
２１１  顧客データベース
２１２  履歴データベース
２２  外線送受信部
２３  ネットワーク通信部
２４  ワンタイムパスワード抽出部
２５  制御部
２６  モード設定部
３１  顧客名称
３２  電話番号
３３  ファックス番号
３４  ファックスＩＤ
４１  日付
４２  時間
４３  送信元
４４  送信先
４５  送受信データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
2006339704.tif 000010
【図９】
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