(57)【要約】【課題】  ユーザに応じて文書の一部の閲覧を制限可能に文書を管理する文書管理装置を提供する。【解決手段】  それぞれの文書について、任意のユーザに閲覧可能な公開部分と、特定のユーザに閲覧許可する暗号化された秘匿部分が設定された文書を記憶することができる。文書管理情報記憶部２は、文書中の秘匿部分について、閲覧許可するユーザを文書管理情報として記憶している。さらにユーザ管理情報記憶部３は、ユーザ毎の復号鍵をユーザ管理情報として記憶している。ユーザから文書の閲覧要求を受けると、管理部４は、文書管理情報を参照して秘匿部分の存在と、その秘匿部分の閲覧権を確認する。閲覧を要求したユーザに閲覧権が設定されていれば、秘匿部分を復号して、公開部分とともに閲覧に供する。ユーザに閲覧権がなければ、秘匿部分を特定のパターンで置き換えて閲覧に供する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
任意のユーザに閲覧可能な公開部分と特定のユーザに閲覧許可する秘匿部分を含む文書を記憶する文書記憶手段と、前記文書の少なくとも前記秘匿部分を特定する情報と該秘匿部分を閲覧許可する前記特定のユーザを登録した文書管理情報記憶手段と、文書を閲覧するユーザに応じて前記公開部分または前記公開部分と前記秘匿部分を閲覧許可する管理手段を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記秘匿部分は、暗号化されていることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記文書管理情報記憶手段には、前記秘匿部分を復号するための復号鍵が該秘匿部分に対応づけて登録されており、前記管理手段は、文書中の秘匿部分の閲覧が許可されているユーザに対しては前記文書管理情報記憶手段に該秘匿部分と対応づけられている復号鍵を用いて該秘匿部分を復号し、閲覧可能にすることを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
さらに、ユーザを特定するユーザＩＤと該ユーザを認証するパスワードを対応づけたユーザ管理情報記憶手段を有し、前記管理手段は、前記ユーザ管理情報記憶手段中のユーザＩＤ及びパスワードによりユーザの認証に成功した後に該ユーザに閲覧が許可されている秘匿部分について閲覧を許可することを特徴とする請求項１ないし請求項３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項５】
さらに、ユーザを特定するユーザＩＤと該ユーザを認証するパスワードを対応づけたユーザ管理情報記憶手段を有し、前記管理手段は、前記ユーザ管理情報記憶手段中のユーザＩＤ及びパスワードによりユーザの認証に成功した後、前記パスワードを用いて該ユーザに閲覧が許可されている秘匿部分を復号し、閲覧可能にすることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記管理手段は、前記秘匿部分についての閲覧を許可しない場合には、文書中の該秘匿部分が存在する領域に所定のデータを付加して閲覧に供することを特徴とする請求項１ないし請求項５のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記秘匿部分は複数の秘匿レベルを設定可能であるとともに前記秘匿レベルに対応するユーザの登録が可能であり、前記管理手段は、文書を閲覧するユーザの秘匿レベルに応じた秘匿部分及び公開部分の閲覧を許可することを特徴とする請求項１ないし請求項６のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を保持して閲覧に供する文書管理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子的に文書を蓄積管理し、要求に応じて文書を閲覧、編集するシステムが一般的に利用されている。このようなシステムにおいて、例えば少数のユーザのグループ内で共有される文書を蓄積する程度であれば、ユーザ全員がいずれの文書を閲覧できても問題はない。しかし、実際に蓄積される文書の中には、共用される文書も存在すれば、一部のユーザ、あるいは特定のユーザしか閲覧できないようにしたい秘匿文書も存在する。そのため、管理している文書によっては、閲覧できるユーザを制限する必要がある。
【０００３】
従来より、文書毎にパスワードを設け、パスワードを入力しないと当該文書を閲覧できないようにしたものがある。また、例えば特許文献１に記載されているように、文書を共通鍵で暗号化するとともに、その共通鍵を、閲覧を許可するユーザに対応する１ないし複数の公開鍵で暗号化しておき、閲覧する場合はユーザが秘密鍵で暗号化された共通鍵を復号し、復号した共通鍵を用いて文書を復号して閲覧するシステムが考えられている。
【０００４】
しかし、従来の技術では、文書毎に閲覧の可否を決定するものであった。そのため、例えば１つの文書中に、ユーザに共通の部分と、ある特定のユーザしか閲覧できない部分とを共存させることができなかった。そのため、まとまりのある内容であっても、閲覧できるユーザが異なる内容についてはそれぞれ分割して別の文書として蓄積しておかなければならなかった。逆に、１つの文書の中に、あるユーザには閲覧できても、他のユーザには閲覧できない部分を含めることはできなかった。
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−１５１１６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、上述した事情に鑑みてなされたもので、ユーザに応じて文書の一部の閲覧を制限可能に文書を管理する文書管理装置を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、文書管理装置において、任意のユーザに閲覧可能な公開部分と特定のユーザに閲覧許可する秘匿部分を含む文書を記憶する文書記憶手段と、前記文書の少なくとも前記秘匿部分を特定する情報と該秘匿部分を閲覧許可する前記特定のユーザを登録した文書管理情報記憶手段と、文書を閲覧するユーザに応じて前記公開部分または前記公開部分と前記秘匿部分を閲覧許可する管理手段を有することを特徴とするものである。
【０００８】
秘匿部分は暗号化しておくことができ、その秘匿部分の閲覧が許可されているユーザに対しては、予め文書管理情報記憶手段に該秘匿部分と対応づけられている復号鍵を用いてその秘匿部分を復号し、閲覧可能にすればよい。秘匿部分の閲覧に際しては、ユーザの認証を行ってから復号し、閲覧可能にするとよい。復号の際に用いる復号鍵は、閲覧権が特定のユーザのみであれば、ユーザの認証を行う際に用いるパスワードで兼用することもできる。
【０００９】
また、秘匿部分についての閲覧を許可しない場合には、文書中の該秘匿部分が存在する領域に所定のデータを付加して閲覧に供するように構成することができる。さらに、秘匿部分として複数の秘匿レベルを設定可能に構成することができる。この場合、秘匿レベルに対応するユーザの登録を可能とし、文書を閲覧するユーザの秘匿レベルに応じた秘匿部分及び公開部分の閲覧を許可するように構成することができる。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、文書中に公開部分と秘匿部分を含むので、秘匿部分の閲覧を許可されていないユーザであっても、文書中の公開部分については閲覧可能であり、もちろん秘匿部分の閲覧を許可されているユーザであれば公開部分とともに閲覧が許可されている秘匿部分についても閲覧可能である。従って、１つの文書でありながら、閲覧しようとするユーザによって閲覧可能な情報を制限することができる。また、ユーザによって閲覧可能な情報が異なるような文書を作成して蓄積しておくことが可能になるなど、本発明によれば種々の効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
図１は、本発明の実施の一形態を示すブロック図である。図中、１は文書記憶部、２は文書管理情報記憶部、３はユーザ管理情報記憶部、４は管理部である。文書記憶部１は、文書を記憶している。それぞれの文書には、任意のユーザに閲覧可能な公開部分と、特定のユーザに閲覧許可する秘匿部分を設定することができる。なお、秘匿部分については、暗号化しておくことができる。
【００１２】
文書管理情報記憶部２は、文書記憶部１に記憶されている文書についての文書管理情報を記憶している。文書管理情報には、秘匿部分を特定する情報と、その秘匿部分を閲覧許可する特定のユーザと、その秘匿部分を復号するための復号鍵を登録しておくことができる。図２は、文書管理情報の一例の説明図である。この例では、文書記憶部１に記憶されている文書を特定する文書名と、その文書中の秘匿部分を特定する秘匿情報と、その秘匿部分を閲覧可能なユーザを示す閲覧権の情報と、その秘匿部分を復号するための復号鍵を含んでいる。例えば「文書１」という文書では、２，３ページが秘匿部分であり、その他の部分が公開部分である。そして、その秘匿部分を閲覧可能なユーザは「ＵＳＥＲ１」、「ＵＳＥＲ２」であることを示している。もちろん、「文書２」のように文書全体が秘匿部分であってもよいし、「文書３」のように秘匿部分を含まなくてもよい。また、１つの文書内に秘匿部分が複数存在していてもよい。その場合、それぞれの秘匿部分について閲覧権を設定することができる。なお、図２に示した例ではそれぞれの秘匿部分毎に復号鍵を登録しているが、これに限らず、復号鍵については共通にしておいてもよい。
【００１３】
ユーザ管理情報記憶部３は、ユーザを識別するためのユーザＩＤと、ユーザの認証を行うためのパスワードとを対応づけたユーザ管理情報を記憶している。図３は、ユーザ管理情報の一例の説明図である。このユーザ管理情報は、ユーザが装置を利用する際、あるいは、ユーザが文書を閲覧する際に、ユーザを認証するために用いられる。
【００１４】
なお、文書記憶部１、文書管理情報記憶部２、ユーザ管理情報記憶部３は、それぞれを別の記憶手段として構成するほか、適宜同じ記憶手段を共用するように構成してもよい。
【００１５】
管理部４は、文書の閲覧を要求したユーザに応じて、公開部分のみ、あるいは公開部分と秘匿部分の全部又は一部を閲覧許可し、閲覧情報としてユーザに提供する。このとき、閲覧が要求された文書に対応する秘匿情報及び閲覧権（閲覧を許可するユーザの情報）を文書管理情報記憶部２に記憶されている文書管理情報から取得し、その秘匿情報及び閲覧権から、閲覧を要求したユーザに対して閲覧に供する文書中の部分を決定する。閲覧を要求したユーザが秘匿部分の一部又は全部について閲覧を許可されている場合には、文書管理情報記憶部２から当該秘匿部分に対応する復号鍵を取得し、その復号鍵を用いて秘匿部分を復号し、閲覧に供する。
【００１６】
なお、文書中の秘匿部分の全部又は一部について閲覧を許可しない場合には、その部分については閲覧情報から抜いてしまうほか、秘匿部分が存在する文書の領域については、所定のデータを付加し、秘匿部分が存在していることをユーザに明示しても良い。
【００１７】
また、少なくとも秘匿部分を閲覧可能にする場合には、閲覧要求を行ったユーザが真正なユーザであることを確認するため、ユーザ管理情報記憶部３に登録されているユーザ管理情報を用いて認証するとよい。ユーザの認証は、例えば本装置の利用開始時に行い、その後は何回でも閲覧要求を行うことができるようにしてもよいし、あるいは、閲覧要求毎にユーザの認証を行ってもよい。閲覧要求ごとに認証を行う場合、閲覧が要求された文書の秘匿部分について閲覧権が設定されていない場合には、認証を行わなくてもよい。
【００１８】
図１に示した各部は、すべてが同じ筐体内に存在している必要はなく、各部の機能を有する装置が適宜ネットワークなどで接続された構成であってもかまわない。例えば文書記憶部１は文書データベース装置としてネットワークを通じてアクセスする構成であっても良い。
【００１９】
図４は、本発明の実施の一形態における動作の一例を示すフローチャートである。ユーザは、管理部４に対して、あるいは本発明の文書管理装置を包括するシステムに対してログインし、文書管理装置あるいはシステムを利用可能な状態となった後に、文書の閲覧要求を行うことができる。ログインの際にはユーザ管理情報記憶部３に登録されているユーザ管理情報に従い、パスワードを用いてユーザの認証を行うことができる。
【００２０】
ユーザが閲覧を要求する文書は、例えば文書記憶部１に記憶されている文書の一覧をユーザに提供して選択したり、あるいは、管理部４が別途提供する検索処理などによる検索結果を用い、閲覧する文書を選択することにより指定することができる。あるいは、一意に決定される文書名を直接入力して、閲覧する文書を指定しても良い。
【００２１】
ユーザから文書の閲覧要求を受け付けると、例えば図４に示す処理を開始する。Ｓ１１において、閲覧する文書を特定する情報を受け取る。ここでは文書名を受け取るものとする。
【００２２】
Ｓ１２において、受け取った文書名をもとに、文書管理情報記憶部２に記憶されている文書管理情報を参照し、閲覧要求を受けた文書に対応する秘匿情報及び閲覧権を取得する。Ｓ１３において、文書管理情報から文書中に秘匿部分が存在するか否かを判断する。もし、秘匿部分が存在しなければ、Ｓ１４において、要求された文書全体を閲覧許可し、そのまま閲覧情報としてユーザに返送する。これによって、例えば文書が表示されたり印刷され、閲覧可能になる。
【００２３】
Ｓ１３で閲覧要求された文書中に秘匿部分が含まれていると判断された場合には、Ｓ１５において、さらに閲覧権を判断する。すなわち、文書管理情報中の閲覧権の情報の中に、閲覧要求を行ったユーザが含まれているか否かを判断する。閲覧権の情報の中に、閲覧要求を行ったユーザが含まれていれば、そのユーザには当該文書中の秘匿部分についての閲覧権があるものとする。この場合、Ｓ１６において、当該秘匿部分に対応する復号鍵を文書管理情報記憶部２が記憶している文書管理情報から取得し、閲覧対象の文書中の秘匿部分を復号する。これによって、秘匿部分は閲覧可能な状態になる。なお、閲覧要求毎にユーザの認証を行う場合には、Ｓ１６の直前でユーザの確認を行えばよい。
【００２４】
Ｓ１５で閲覧要求を行ったユーザに閲覧権がないと判断された場合には、当該秘匿部分については閲覧を許可しない。この例ではＳ１７において、文書中の秘匿部分が存在する領域に所定のデータを付加し、秘匿部分を所定のデータに置き換える。
【００２５】
１つの文書内に秘匿部分が複数存在している場合に対応するため、この例ではＳ１８において、文書中に他に秘匿部分が存在しているか否かを判定し、他にも秘匿部分が存在している場合にはＳ１５へ戻って、次の秘匿部分についての処理を行う。
【００２６】
このように、それぞれの秘匿部分について、閲覧要求を行ったユーザに閲覧権があれば、その秘匿部分を復号して閲覧可能にし、閲覧権がなければ秘匿部分を所定のデータに置き換える。そして、文書中の公開部分とともに閲覧情報としてユーザに返送する。これによって、文書中のユーザに閲覧が許可された部分（公開部分および閲覧権があり復号された秘匿部分）について、内容が閲覧可能に表示されたり印刷され、閲覧可能になる。また閲覧権のない秘匿部分については、この例では所定のデータが表示または印刷され、内容を閲覧することができない。従って、１つの文書でありながら、それぞれのユーザの閲覧権に応じた文書の内容を、それぞれのユーザに閲覧させることができる。また、秘匿部分については閲覧権が設定されているユーザしか閲覧できないため、文書中の一部についても秘密を守ることができる。
【００２７】
図５は、本発明の実施の一形態における動作の具体例の説明図である。ここでは、文書管理情報記憶部２には図２に示すような文書管理情報が記憶されているものとし、「文書１」の具体例を図５（Ａ）に示している。この「文書１」のうち、ページ２，３については秘匿情報として扱う。そのため、ページ２，３については図５（Ｂ）に示すように暗号化して文書記憶部１に記憶させておく。この秘匿部分については、図２に示した文書管理情報では複数のユーザに閲覧権が設定されている。
【００２８】
例えばユーザＩＤ“ＵＳＥＲ１”や“ＵＳＥＲ２”のユーザが「文書１」を閲覧する場合には、図２に示した文書管理情報から、これらのユーザには閲覧権がある。従って、「文書１」のページ２、３について、この秘匿部分に対応づけられている復号鍵を文書管理情報から取得して復号し、公開部分のページ１とともに、図５（Ｃ）に示すように文書全体を閲覧することができる。
【００２９】
その他のユーザ、例えばユーザＩＤ“ＵＳＥＲ３”のユーザが閲覧しようとした場合、図２に示した文書管理情報では、このユーザには閲覧権がないことが分かる。そのため、ページ２，３については復号せず、図５（Ｄ）に示すようにここでは市松パターンがページ２，３に挿入される。従って、“ＵＳＥＲ３”は公開部分のページ１については内容を閲覧できるものの、秘匿部分については内容を閲覧することはできない。
【００３０】
また、仮に不正に「文書１」が文書記憶部１から取り出された場合でも、秘匿部分は暗号化されているため、情報が漏洩する危険性は少ない。
【００３１】
図６は、本発明の実施の一形態における動作の別の具体例の説明図である。図６（Ａ）には文書管理情報の別の例を示しており、この例では「文書１」について、ページ２とページ３を別々に秘匿部分として登録した例を示している。また、ページ２については“ＵＳＥＲ１”と“ＵＳＥＲ２”に閲覧権を設定しているが、ページ３については“ＵＳＥＲ１”にしか閲覧権を設定していない。このような設定を行うことによって、ユーザにより段階的に閲覧を許可するような設定が可能になる。なお、この例では秘匿部分を復号する復号鍵として共通のものを用いるものとしており、復号鍵については図示していない。この場合、それぞれの秘匿部分に共通の復号鍵が対応づけられていると考えることができる。もちろん、図２に示すようにそれぞれの秘匿部分に対応する復号鍵を登録してもよい。
【００３２】
例えば図５（Ａ）に示した「文書１」について、秘匿部分であるページ２とページ３を別々に暗号化して文書記憶部１に記憶させておく。例えば、ページ２については共有の復号鍵で復号できるように暗号化し、またページ３については“ＵＳＥＲ１”に対応する復号鍵で復号できるように暗号化しておく。
【００３３】
ユーザＩＤ“ＵＳＥＲ１”のユーザが閲覧を要求した場合には、ページ２、３とも閲覧権を有しているため、ページ２及びページ３とも共通の復号鍵で復号する。これによって、図６（Ｂ）に示すようにすべてのページの内容を閲覧することができる。
【００３４】
ユーザＩＤ“ＵＳＥＲ２”のユーザが「文書１」の閲覧を要求した場合、“ＵＳＥＲ２”はページ２については閲覧権が設定されているものの、ページ３については閲覧権が設定されていない。従って、図６（Ｃ）に示すように、ページ２については復号するが、ページ３については復号せずに所定のパターン、ここでは市松パターンに置き換える。これによって、“ＵＳＥＲ２”は、公開部分のページ１と、閲覧権があるページ２について共有の復号鍵で復号することにより、内容を閲覧することができる。なお、ページ３については復号されず、ここでは市松パターンが付加されるため、内容を閲覧することはできない。
【００３５】
そのほかのユーザについては、ページ２、３とも閲覧権が設定されていないので、図６（Ｄ）に示すように公開部分のページ１のみを閲覧することができ、ページ２，３については、ここでは市松パターンが付加されている。
【００３６】
このように、“ＵＳＥＲ１”に対してはすべてのページを閲覧に供し、“ＵＳＥＲ２”に対してはページ１とページ２を閲覧に供し、その他のユーザに対してはページ１のみを閲覧に供するといったように、ユーザの閲覧レベルに応じた文書内容の提供を行うことができる。
【００３７】
図７は、本発明の実施の一形態における動作のさらに別の具体例の説明図である。上述の具体的な説明では、秘匿部分をページ単位で設定しているが、本発明はこれに限られるものではない。図７には、１ページ中の一部分について秘匿部分とした例を示している。図７（Ａ）において、市松パターンで示した領域が秘匿部分が存在する領域であり、閲覧権の設定がないユーザが閲覧要求を行った場合には、このような閲覧情報が提示されることになる。また、この秘匿部分について閲覧権が設定されているユーザが閲覧要求を行った場合には、図７（Ｂ）に示すようにページ全体を閲覧することができる。
【００３８】
もちろん、１ページ中に複数の秘匿部分を設定することも可能である。また、ページをまたがる秘匿部分を設定可能に構成しても良い。例えば章や節を単位として秘匿部分を設定したり、図表などを秘匿部分として設定するなど、種々の単位での秘匿部分の設定を可能にすることができる。
【００３９】
上述の具体例では、秘匿部分について閲覧を許可しない場合には、その秘匿部分について市松パターンに置き換えているが、もちろん、パターンは任意であり、例えば空白に置き換えても良い。また、パターンへの置き換えを行わず、秘匿部分を削除して閲覧情報を再構成しても良い。
【００４０】
上述の説明では、秘匿部分を復号するための復号鍵として、秘匿部分毎に登録したり、あるいは共通の復号鍵を登録しておく例を示した。本発明ではこれに限られるものではない。例えばそれぞれの秘匿部分を閲覧できるのが唯一のユーザである場合、ユーザの認証を行うためのパスワードを復号鍵として用いることができる。この場合、閲覧要求を行ったユーザに閲覧権がある秘匿部分を復号する場合には、ユーザ管理情報記憶部３に記憶されているユーザ管理情報から、当該ユーザに対応するパスワードを取り出して、復号鍵として用いて秘匿部分を復号すればよい。また、複数のユーザに閲覧権を設定する場合でも、ユーザをグループ化し、グループのパスワードを復号鍵として用いるように構成することもできる。あるいは、閲覧権が単一のユーザにある場合には当該ユーザのパスワードを用い、複数のユーザにある場合には共通の復号鍵を用いるといった利用も可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】本発明の実施の一形態を示すブロック図である。
【図２】文書管理情報の一例の説明図である。
【図３】ユーザ管理情報の一例の説明図である。
【図４】本発明の実施の一形態における動作の一例を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施の一形態における動作の具体例の説明図である。
【図６】本発明の実施の一形態における動作の別の具体例の説明図である。
【図７】本発明の実施の一形態における動作のさらに別の具体例の説明図である。
【符号の説明】
【００４２】
１…文書記憶部、２…文書管理情報記憶部、３…ユーザ管理情報記憶部、４…管理部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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