(57)【要約】 【課題】  文書データの有効期間に基づいて、容易に文書データを管理することができる文書管理システムを提供する。【解決手段】  文書管理システム１は、文書データに発効日情報と失効日情報とを関連付けることによって、文書データが有効な文書であるか否かを明確に判断することができる。有効文書抽出手段１２と出力装置５とを備えることによって、指定日時における有効な文書データのみを表示することができるので、操作者は、有効な文書データを早急に把握することができる。有効文書抽出手段１２と出力装置５とを備えることによって、無効となった文書データは自動的に非表示にすることができるので、失効日当日に操作者によって失効日情報を変更する作業が不要となり、効率的である。【選択図】      図１
2006039654.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
主情報と、主情報を識別するための識別情報と、主情報の発効日を表す発効日情報と、主情報の失効日を表す失効日情報とを関連付けて１つの情報群として、複数の情報群が記憶される記憶手段と、
情報を出力する出力手段と、
予め定める指定日および主情報の出力要求を表す出力要求情報が与えられると、前記指定日が発効日情報および失効日情報によって規定される有効期間内にある情報群を判別可能に、情報群を示す一覧を出力するように出力手段を制御する制御手段とを含むことを特徴とする情報管理装置。
【請求項２】
前記情報群を取得する情報取得手段と、
制御手段は、情報取得手段によって新たな情報群が取得されると、記憶手段に記憶される各情報群のうち、その新たな情報群に含まれる識別情報と同一の識別情報を含む情報群であって、前記新たな情報群に含まれる発効日情報および失効日情報によって規定される有効期間と重複する有効期間を規定する発効日情報および失効日情報を含む情報群を抽出し、その抽出される情報群に含まれる失効日情報を、失効日を早めるように変更して、記憶するように記憶手段を制御することを特徴とする請求項１記載の情報管理装置。
【請求項３】
現在の日付を演算して求める時計手段を有し、
情報取得手段は、主情報、識別情報および失効日情報を取得したとき、時計手段によって求められる現在の日付を発効日情報として取得することを特徴とする請求項１または２記載の情報管理装置。
【請求項４】
制御手段は、情報取得手段によって新たな情報群が取得されると、記憶手段に記憶される各情報群のうち、その新たな情報群に含まれる識別情報と同一の識別情報を含む情報群であって、前記新たな情報群に含まれる発効日情報および失効日情報によって規定される有効期間と重複する有効期間を規定する発効日情報および失効日情報を含む情報群を抽出し、その抽出される情報群に含まれる失効日情報を、その失効日が、前記新たな情報群に含まれる発行日情報の発行日の前日または当日となるように変更して、記憶するように記憶手段を制御することを特徴とする請求項１〜３のいずれか１つに記載の情報管理装置。
【請求項５】
制御手段は、予め定める指定日時および主情報の出力要求を表す出力要求情報が与えられると、前記指定日が発効日情報および失効日情報によって規定される有効期間内にある情報群だけを示す一覧を出力するように出力手段を制御することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１つに記載の情報管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の情報群を記憶して管理する情報管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の技術は、特許文献１に記載されている。特許文献１には、文書データが最新版である否かを識別できるように文書データを登録し、登録した文書データを呼出したときに、最新版であるか否かを識別する文書管理システムが記載されている。この文書管理システムでは、最新版の文書データを登録する際に最新版・識別情報を付加し、最新版の文書データには最新版・識別情報として「最新版」を登録し、最新版の文書データと同一の文書名を備える既登録文書に対しては最新版・識別情報として「非・最新版」を登録する。
【０００３】
登録されている文書データを呼出して表示する際、呼出した文書データの最新版・識別情報が「最新版」であるとき、文書データとともに「最新版」と識別できる言葉/絵/記号を表示する。これによって利用者は、呼出した文書データが最新版であるか否かを、呼出した画面を見ることによって確認することができる。
【０００４】
【特許文献１】特開平８−１０１８２７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
前述の従来の技術では、最新版・識別情報に基づいて登録されている文書データが、最新版であることを判断することができるが、登録されている文書データが予め定める期間だけ有効な文書データである場合、その文書データが有効であるか無効であるかを判断することができない。
【０００６】
登録されている文書データが有効であることを示す情報として最新版・識別情報を利用することも考えられえるが、文書データが予め定める失効日に効力を失う場合、文書データの失効日に、文書データの最新版・識別情報を変更する必要がある。したがって失効する文書データが多くなると、最新版・識別情報を変更するために多大な手間がかかる。
【０００７】
したがって本発明の目的は、主情報の有効期間に基づいて、容易に主情報を管理することができる情報管理装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、主情報と、主情報を識別するための識別情報と、主情報の発効日を表す発効日情報と、主情報の失効日を表す失効日情報とを関連付けて１つの情報群として、複数の情報群が記憶される記憶手段と、
情報を出力する出力手段と、
予め定める指定日および主情報の出力要求を表す出力要求情報が与えられると、前記指定日が発効日情報および失効日情報によって規定される有効期間内にある情報群を判別可能に、情報群を示す一覧を出力するように出力手段を制御する制御手段とを含むことを特徴とする情報管理装置である。
【０００９】
本発明に従えば、出力手段は、指定日および主情報の出力要求を表す出力要求情報が与えられると、指定日が有効期間内にある情報群を判別可能に、情報群を示す一覧を出力するように制御手段によって制御される。したがって操作者は、所望の指定日が有効期間内にある主情報を、容易に判別することができる。これによって操作者は、指定日時に有効であるか否かを自らが判断して判別しなくとも、確実に有効である主情報を認識することができる。したがって主情報が有効か否かによって生じる誤操作を確実に回避することができ、利便性が向上する。
【００１０】
また本発明は、前記情報群を取得する情報取得手段と、
制御手段は、情報取得手段によって新たな情報群が取得されると、記憶手段に記憶される各情報群のうち、その新たな情報群に含まれる識別情報と同一の識別情報を含む情報群であって、前記新たな情報群に含まれる発効日情報および失効日情報によって規定される有効期間と重複する有効期間を規定する発効日情報および失効日情報を含む情報群を抽出し、その抽出される情報群に含まれる失効日情報を、失効日を早めるように変更して、記憶するように記憶手段を制御することを特徴とする。
【００１１】
本発明に従えば、制御手段は、抽出される情報群に含まれる失効日情報を、失効日を早めるように変更して、記憶するように記憶手段を制御する。同一の識別情報を含み、有効期間が重複する情報群は、その重複する期間にわたって、複数の情報群が有効であるので、どの主情報が有効であるのか操作者が判断する必要がある。したがって失効日を早めるように変更して、重複する期間が短くなるよう制御されるので、新しい情報群が有効となる期間を長くすることができる。操作者は、新しい情報群の発効日情報および失効日情報に基づいて主情報を用いることができる。
【００１２】
さらに本発明は、現在の日付を演算して求める時計手段を有し、
情報取得手段は、主情報、識別情報および失効日情報を取得したとき、時計手段によって求められる現在の日付を発効日情報として取得することを特徴とする。
【００１３】
本発明に従えば、情報取得手段は、主情報、識別情報および失効日情報を取得したとき、時計手段によって求められる現在の日付を発効日情報として取得する。これによって失効日情報だけを管理することによって、有効期間を管理することができる。これによって情報群の情報量を少なくすることができ、記憶手段を小形化することができる。
【００１４】
さらに本発明は、制御手段は、情報取得手段によって新たな情報群が取得されると、記憶手段に記憶される各情報群のうち、その新たな情報群に含まれる識別情報と同一の識別情報を含む情報群であって、前記新たな情報群に含まれる発効日情報および失効日情報によって規定される有効期間と重複する有効期間を規定する発効日情報および失効日情報を含む情報群を抽出し、その抽出される情報群に含まれる失効日情報を、その失効日が、前記新たな情報群に含まれる発行日情報の発行日の前日または当日となるように変更して、記憶するように記憶手段を制御することを特徴とする。
【００１５】
本発明に従えば、制御手段は、抽出される情報群に含まれる失効日情報が示す失効日が、前記新たな情報群に含まれる発行日情報の発行日の前日または当日となるように変更して、記憶するように記憶手段を制御する。これによって同一の識別情報を含み、有効期間が重複する情報群は、その重複する期間にわたって、複数の情報群が有効であるので、どの主情報が有効であるのか操作者が判断する必要がある。したがって失効日を発効日の前日となるように変更して、重複する期間を無くすことができる。これによって操作者が有効な情報群がどれであるかを判断する必要がなくなり、利便性が向上する。また失効日を発効日の当日となるように変更して、１日だけ重複するように制御される。これによって新しい情報群と古い情報群とが有効となる期間を最短の日数である１日にすることができる。したがって操作者は、有効な情報が切り替わる日に、重複する情報群を確認しつつ、有効な情報群を用いて操作を行うことができる。
【００１６】
さらに本発明は、制御手段は、予め定める指定日時および主情報の出力要求を表す出力要求情報が与えられると、前記指定日が発効日情報および失効日情報によって規定される有効期間内にある情報群だけを示す一覧を出力するように出力手段を制御することを特徴とする。
【００１７】
本発明に従えば、制御手段は、指定日時および出力要求情報が与えられると、前記指定日が有効期間内にある情報群だけを示す一覧を出力するように出力手段を制御する。これによって操作者は、指定日時に有効である情報を容易に確認することができる。したがって情報群の管理を容易にすることができ、利便性を向上することができる。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、操作者は、所望の指定日が有効期間内にある主情報を、容易に判別することができる。これによって操作者は、指定日時に有効であるか否かを自らが判断して判別しなくとも、確実に有効である主情報を認識することができる。したがって主情報が有効か否かによって生じる誤操作を確実に回避することができ、利便性が向上する。
【００１９】
また本発明によれば、失効日を早めるように変更して、重複する期間が短くなるよう制御されるので、新しい情報群が有効となる期間を長くすることができる。操作者は、新しい情報群の発効日情報および失効日情報に基づいて主情報を用いることができる。
【００２０】
さらに本発明によれば、失効日情報だけを管理することによって、有効期間を管理することができる。これによって情報群の情報量を少なくすることができ、記憶手段を小形化することができる。
【００２１】
さらに本発明によれば、失効日を発効日の前日となるように変更することによって、操作者が有効な情報群がどれであるかを判断する必要がなくなり、利便性が向上する。また失効日を発効日の当日となるように変更することによって、新しい情報群と古い情報群とが有効となる期間を最短の日数である１日にすることができる。したがって操作者は、有効な情報が切り替わる日に、重複する情報群を確認しつつ、有効な情報群を用いて操作を行うことができる。
【００２２】
さらに本発明によれば、操作者は、指定日時に有効である情報を容易に確認することができる。したがって情報群の管理を容易にすることができ、利便性を向上することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
図１は、本発明の実施の一形態の文書管理システム１の電気的構成を示すブロック図である。文書管理システム１は、文書データなどの主情報を管理する情報管理装置である。文書管理システム１は、入力装置２、情報処理装置３、記憶装置４および出力装置５を含んで構成される。文書管理システム１によって管理される文書データは、予め定める期間は有効であり、残余の期間は無効であるような文書データである。このような文書データは、たとえば製造業におけるランニングチェンジに用いられる作業基準などを規定した文書データである。ランニングチェンジは、予め定める期間、またはある日時以降継続して、新しい部材に変えて製造ラインで組立作業を実施することであり、この場合、新しい部材を利用して作業を実施するための作業基準などを規定した文書データが発行される。この作業基準などを規定した文書データは、新規に発行された文書データであっても、作業を実施する間は有効であり、作業が終了した時点で無効となる文書データである。
【００２４】
入力装置２は、取得手段であって、文書情報である情報群を取得する。入力装置２は、操作者が操作されて情報処理装置３に文書情報を与える。入力装置２によって入力される文書情報は、たとえば主情報である文書データ、主情報を識別するための識別情報である文書番号情報と、主情報の発効日を表す発効日情報と、主情報の失効日を表す失効日情報とである。また入力装置２は、操作されることによって、予め定める指定日時および文書データの出力要求を表す出力要求情報を、情報処理装置３に与える。入力装置２は、たとえばキーボードまたはマウスなどのポインティングデバイスによって実現される。ユーザーインターファースとしては、たとえば月単位のカレンダーから日付を指定するように構成してもよい。
【００２５】
情報処理装置３は、制御手段であって、予め定める指定日時および主情報の出力要求を表す出力要求情報が与えられると、前記指定日が発効日情報および失効日情報によって規定される有効期間内にある情報群だけを示す一覧を出力するように出力装置５を制御する制御する。情報処理装置３は、入力装置２から与えられた文書情報を加工して、文書情報を新たな情報群として追加して記憶するように記憶装置４に与える。また情報処理装置３は、出力要求情報に基づいて、記憶装置４に記憶される文書データを検索して、検索した結果を文書データを出力装置５に与える。出力装置５は、出力手段であって、情報処理装置３から与えられる情報を出力する。
【００２６】
記憶装置４は、記憶手段であって、文書データと文書番号情報と発効日情報と失効日情報とを関連付けて１つの情報群として、複数の情報群を記憶する。記憶装置４は、複数の文書情報のデータベースである文書データベース４ａが記憶されている。文書データベース４ａは、情報群である文書情報を記憶する。文書データベース４ａに記憶される文書情報は、たとえば文書データ、文書番号情報、発効日情報、失効日情報、および主情報の新しさを表す管理情報である版数情報である。
【００２７】
情報処理装置３は、文書番号情報付与手段６、発効日情報付与手段７、失効日情報付与手段８、版数情報付与手段９、失効日情報処理手段１０、文書データ登録手段１１、有効文書抽出手段１２および動作制御部１３を含む。文書番号情報付与手段６は、入力装置２から与えられた文書番号情報を文書データに付加して、文書番号情報と文書データとを関連付ける。発効日情報付与手段７は、入力装置２から与えられた発効日情報を、文書データに付加して、発効日情報と文書データとを関連付ける。失効日情報付与手段８は、入力装置２から与えられた失効日情報を、文書データに付加して、失効日情報と文書データとを関連付ける。版数情報付与手段９は、文書番号情報付与手段６によって付加された文書番号情報に基づいて、文書データに版数情報を付加して、文書データと版数情報を関連付ける。
【００２８】
失効日情報処理手段１０は、入力装置２によって新たに文書情報が取得されると、記憶装置４に記憶される各文書情報のうち、その新たな文書情報に含まれる文書番号情報と同一の文書番号情報を含む文書情報であって、前記新たな文書情報に含まれる発効日情報および失効日情報によって規定される有効期間と重複する有効期間を規定する発効日情報および失効日情報を含む文書情報を抽出し、その抽出される文書情報に含まれる失効日情報を、失効日を早めるように変更して、記憶するように記憶装置４を制御する
文章データ登録手段１１は、文書データおよび文章データに関連付けられる情報を、記憶装置４に登録するように与える。有効文書抽出手段１２は、動作制御部１３から与えられる出力要求情報に基づいて、文書データベース４ａから現在日時以降の失効日に関連付けられる文書データを検索し、現在日時以降の失効日に関連付けられる文書データが存在する場合、有効な文書データを含む文書情報である有効文書情報を作成する。有効文書抽出手段１２は、作成した有効文書情報を出力装置５に与える。
【００２９】
動作制御部１３は、与えられる指令情報などに基づいて、情報処理装置３全体の動作を決定する。動作制御部１３は、動作が決定すると、各部に対し指令情報を与える。動作制御部１３は、入力装置２から与えられる出力要求情報を、有効文書抽出手段１２に与える。動作制御部１３は、たとえばマイクロコンピュータなどの処理回路によって実現される。
【００３０】
図２は、文書データベース４ａに記憶される情報群の一例を示す表である。情報群は、文書データの名称、文書番号情報、版数情報、発効日情報および失効日情報を含む。これらの情報を相互に関連付けて記憶される。文書データの名称は、たとえば技術連絡書または製造条件基準書である。文書番号情報は、たとえばＡ１１、Ａ１２またはＢ１１である。版数情報は、たとえば数値の０、１または２である。発効日情報および失効日情報は、たとえば年月日などの日付である。
【００３１】
図３は、情報処理装置３の動作を説明するためのフローチャートであって、情報処理装置３に入力装置２から情報が与えられ、記憶装置４に情報を与えるまでの処理を示すフローチャートである。ステップａ０から一連の処理が開始される。ステップａ１では、入力装置２から情報処理装置３に文書データ、文書番号情報、発効日情報および失効日情報が与えられ、ステップａ２に移る。ステップａ２では、文書番号情報処理手段６によって、文書番号情報を文書データに付加して、文書番号と文書データとを関連付け、ステップａ３に移る。
【００３２】
ステップａ３では、発効日情報付与手段７によって、発効日情報を文書データに付加して、発効日情報と文書データとを関連付け、ステップａ４に移る。ステップａ４では、失効日情報付与手段８によって、失効日情報を文書データに付加して、失効日情報と文書データとを関連付け、ステップａ５に移る。ステップａ５では、版数情報付与手段９によって、文書データに版数情報を付加して、版数情報と文書データとを関連付ける版数情報付与処理を行い、ステップａ６に移る。
【００３３】
ステップａ６では、文書データ登録処理と失効日情報処理とを並行して行い、ステップａ７に移る。文書データ登録処理は、文書データを文書データベース４ａに与える処理であり、失効日情報処理は、登録する文書データに関連付けられる文書番号情報と、同一の文書番号情報に関連付けられる情報群が文書データベース４ａに記憶されている場合、失効日情報を変更する処理である。ステップａ７で一連の動作を終了する。
【００３４】
このように、ステップａ０からステップａ７までの一連の動作を行うことによって、入力装置２から与えられた文書番号情報、発効日情報、失効日情報を、文書データに関連付けて記憶装置４に与える。また文書データに版数情報も関連付けて記憶装置４に与える。
【００３５】
図４は、図３におけるステップａ５の版数情報付与処理の動作を説明するためのフローチャートである。ステップｂ０から一連の処理が開始される。ステップｂ１では、版数情報付与手段９は、文書データベース４ａに登録する文書データの文書番号と、文書データベース４ａに記憶される文書番号とを比較し、ステップｂ２に移る。換言すると、同一の文書番号を備える他の文書データを文書データベース４ａより検索する。
【００３６】
ステップｂ２では、版数情報付与手段９は、同一の文書番号を備える文書データが存在するか否かを判断し、同一の文書番号を備える文書データが存在する場合、ステップｂ３に移り、存在しない場合、ステップｂ６に移る。ステップｂ３では、版数情報付与手段９は、検索された文書データの版数情報の内、最も大きな版数（MAX_NO）の値を取得し、ステップｂ４に移る。
【００３７】
ステップｂ４では、取得した版数（MAX_NO）に１をプラスした値を文書データの版数情報として、文書データに付与し、ステップｂ５に移る。ステップｂ６では、０を版数情報として、文書データに付与し、ステップｂ５に移る。ステップｂ５で一連の動作を終了する。
【００３８】
このようにステップｂ０からステップｂ６までの一連の動作を行うことによって、最新の文書データには、最も値が大きい版数情報が付与され、新規の文書データには新規であることを示す版数情報が付与される。これによって同一の文書番号に関連付けられる文書データのうち、どの文書データが最新版であるかを、操作者は認識することができる。
【００３９】
図５は、図３におけるステップａ６の失効日情報処理の動作を説明するためのフローチャートである。ステップｃ０から一連の処理が開始される。ステップｃ１では、失効日情報処理手段１０は、文書データベース４ａに登録する文書データの文書番号情報と、文書データベース４ａに記憶される文書番号情報とを比較し、ステップｃ２に移る。換言すると、同一の文書番号情報を備える他の文書データを文書データベース４ａより検索する。
【００４０】
ステップｃ２では、失効日情報処理手段１０は、同一の文書番号情報を備える文書データが存在するか否かを判断し、存在する場合、ステップｃ３に移り、存在しない場合、ステップｃ５に移る。ステップｃ３では、失効日情報処理手段１０は、同一の文書番号情報を備える他の文書データの中で失効日が現在日時以降であるか否かを判断し、失効日が現在日時以降である場合、ステップｃ４に移り、失効日が現在日時以降でない場合、ステップｃ５に移る。
【００４１】
ステップｃ４では、失効日情報処理手段１０は、他の文書データの失効日を早めて、登録された文書データの発効日または発効日の前日に変更し、ステップｃ５に移る。ステップｃ５で一連の動作を終了する。同一の文書番号情報を備える他の文書データが存在しなかった場合は、ステップｃ５に移り、一連の動作を終了する。
【００４２】
このようにステップｃ０からステップｃ５までの一連の動作を行うことによって、同一の文書番号情報に関連付けられている複数の文書データについて、各文書データの各有効期間が重複する期間が存在する場合、記憶装置４から抽出される文書情報に含まれる失効日情報の失効日を早めるように変更して、重複する期間が短くされる。文書データの失効日を、新たに登録された文書データの発効日にすることによって、１日だけ失効日と発効日とが重複し、文書データの失効日を、登録された文書データの発効日の前日に変更することによって、重複する期間をなくすことができる。
【００４３】
図６は、情報処理装置３の動作を説明するためのフローチャートであって、文書データベース４ａに登録した文書情報を表示するときの動作手順を示すフローチャートである。予め定める指定日時が有効期間内にある文書データの出力要求を表す出力要求情報が与えられると、ステップｄ０から一連の処理が開始される。ステップｄ１では、有効文書抽出手段１２によって、文書データベース４ａから有効文書情報を作成し、ステップｄ２に移る。ステップｄ２では、有効文書抽出手段１２は、出力装置５に有効文書情報を与え、ステップｄ３に移る。ステップｄ３で、一連の動作を終了する。
【００４４】
このようにステップｄ０からステップｄ３までの一連の動作を行うことによって、指定日時が有効期間内にある文書データと、関連付けられている文書番号情報などの情報とを、判別可能に出力するような有効文書情報を出力装置５に与える。
【００４５】
図７は、図６におけるステップｄ１の有効文書抽出処理の動作を説明するためのフローチャートである。本フローでは、指定日時が現在日時である場合のフローである。ステップｅ０から一連の処理が開始される。ステップｃ１では、有効文書抽出手段１２は、文書データベース４ａから指定日時である現在日時以降の失効日に関連付けられる文書データを検索し、現在日時以降の失効日に関連付けられる文書データが存在する場合、ステップｅ２に移り、存在しない場合、ステップｅ３に移る。
【００４６】
ステップｅ２では、有効文書抽出手段１２は、有効な文書データを含む文書情報に基づく情報である有効文書情報を作成し、ステップｅ３に移る。有効文書抽出手段１２は、作成した有効文書情報を出力装置５に与える。ステップｅ３で、一連の動作を終了する。
【００４７】
このようにステップｅ０からステップｅ３までの一連の動作によって、予め定める指定日時が有効期間内にある文書データの出力要求情報が与えられると、前記指定日時が有効期間内にある文書データと関連付けられている文書番号情報などの情報を、判別可能に出力するような有効文書情報を出力装置５に与える。これによって出力装置５は、判別可能な有効文書情報を出力することができる。操作者は、現在日時で有効である文書データを判別することができる。
【００４８】
図８は、出力装置５によって出力される有効文書情報の一例を示す表である。指定日時を現在日時、たとえば２００３年１２月２５日とすると、現在日時で有効である文書データの情報、たとえば文書データ、文書番号情報、版数情報、発効日情報または失効日情報が出力装置５によって出力される。
【００４９】
以上説明したように本実施の形態の文書管理システム１では、文書データに発効日情報および失効日情報を関連付けることによって、文書データが有効な文書であるか否かを明確に判断することができる。有効文書抽出手段１２と出力装置５とを備えることによって、指定日時における有効な文書データのみを表示することができるので、操作者は、有効な文書データを早急に把握することができる。
【００５０】
有効文書抽出手段１２と出力装置５とを備えることによって、無効となった文書データは自動的に非表示にすることができるので、失効日当日に操作者によって失効日情報を変更する作業が不要となり、効率的である。各文書データの各有効期間が重複する重複期間が存在する場合、有効となる文書が複数存在することになり、操作者がどの文書データを選択すれば良いのかがわからなくなる状況になり、操作者の作業ミスを起こす原因となる。本発明では、有効期間が重複する重複期間が存在する文書データが登録された段階で、古い文書データの失効日を強制的に新しい文書データの発効日または発効日の前日に設定し直すことで操作者のミスを軽減することができる。
【００５１】
発効日または発効日の前日としているのは、前述の製造業におけるランニングチェンジ等の業務を遂行する上で、運用上、１日の重複期間が必要である場合、発効日に設定し、重複期間が必要ない場合、発効日の前日に設定する。これらの設定は、操作者が任意に変更できるように文書管理システム１を構成することによって、利便性を向上することができる。また失効日情報を変更する場合、操作者に確認を促すような情報を報知するように構成してもよい。
【００５２】
新たな文書データを登録する場合、登録日から予め定める期間経過後が発効日であるような文書データでは、登録時点では無効であり、発効日以降で最新版として有効となる。このような文書データを管理する従来の技術では、最新版であるか否かだけを管理しているので、最新版として有効となった時点で文書データを登録する必要があり、操作者の負担となり、ミスの原因となる。本発明では、時間軸と文書データとの有効性を関連付けて管理しているので、最新版の管理と有効および無効との関係を自動的に処理することができる。これによって文書データが有効となる日の前日に、「次の日から作業手順が変わります」というような確認を促す情報を操作者に報知することができ、利便性が向上する。
【００５３】
図９は、本発明の実施の他の形態の文書管理システム２０の電気的構成を示すブロック図である。本実施の形態の文書管理システム２０は、前述の図１〜図８の文書管理システム１と類似しており、本実施の形態の構成には前述の文書管理システム１における対応する構成と同一の参照符号を付し、異なる構成についてだけ説明し、同様の構成については説明を省略する。本実施の形態の文書管理システム２０を構成する情報処理装置２１では、前述の実施の形態の情報処理装置３から発効日情報付与手段６を除く残余の構成によって実現される。また本実施の形態では、情報処理装置２１は、時計手段２２を含んで構成される。時計手段２２は、現在の日付を演算して求める。入力装置２は、文書データ、文書番号情報および失効日情報を取得したとき、時計手段２２によって求められる現在の日付を発効日情報として取得する。したがって本実施の形態では、入力装置２によって文書情報を入力した入力日時、換言すると文書情報を登録した登録日が発効日となるように文書情報が管理される。
【００５４】
図１０は、文書データベース４ａに記憶される情報群の一例を示す表である。情報群は、文書データの名称、文書番号情報、版数情報および失効日情報を含む。これらの情報を相互に関連付けて記憶される。したがって文書データベース４ａには発効日情報は記憶されない。
【００５５】
図１１は、情報処理装置２１の動作を説明するためのフローチャートであって、情報処理装置３に入力装置２から情報が与えられ、記憶装置４に情報を与えるまでの処理を示すフローチャートである。図１１におけるステップｆ０〜ｆ６は、前述の図３におけるステップａ０〜ａ２、ａ４〜ａ７にそれぞれ対応しており、対応するステップでは同様の処理を行う。換言すると、本実施の形態では、図３のステップａ３に対応する発効日情報付与処理を行わず、残余の処理が行われる。
【００５６】
図１２は、図１１におけるステップｆ５の失効日情報処理の動作を説明するためのフローチャートである。図１２におけるステップｇ０〜ｇ３は、前述の図５におけるステップｃ０〜ｃ３にそれぞれ対応しており、対応するステップでは同様の処理を行う。
【００５７】
ステップｆ４では、失効日情報処理手段１０は、同一の文書番号情報を備える他の文書データの中で失効日が現在日時以降である他の文書データの失効日を、登録された文書データの登録日または登録日の前日に変更し、ステップｇ５に移る。ステップｇ５で一連の動作を終了する。したがって同一の文書番号情報を備える他の文書データが存在しなかった場合、ステップｇ５に移り、一連の動作を終了する。
【００５８】
このようにステップｇ０からステップｇ５までの一連の動作を行うことによって、同一の文書番号情報に関連付けられている複数の文書データについて、各文書データの各有効期間が重複する重複期間が存在する場合、文書データベース４ａに記憶される文書データの失効日を、登録される文書データの登録日または登録日の前日となるように失効日情報を変更する。文書データの失効日を、登録された文書データの登録日にすることによって、１日だけ失効日と登録日とが重複し、文書データの失効日を、登録された文書データの登録日の前日に変更することによって、重複期間をなくすことができる。
【００５９】
図１３は、出力装置５によって出力される有効文書情報の一例を示す表である。指定日時を現在日時、たとえば２００３年１２月２５日とすると、現在日時で有効である文書情報、たとえば文書データ、文書番号情報、版数情報、または失効日情報が出力装置５によって出力される。このように失効日情報処理されることによって、文書データベース４ａは、発効日情報を記憶する必要がなくなり、文書データベース４ａを小形化することができる。したがってその他前記実施の形態と同様の効果を、達成することができる。
【００６０】
前述の実施の各形態では、出力装置５によって出力される情報は、有効な文書データに関するものだけであったが、これに限定されるものではい。現在日時で有効である情報と、現在日時で無効である情報とを表示して、有効である情報と無効である情報とを操作者が判別可能に、たとえば表示形態を変更して、表示してもよい。
【００６１】
前述の各実施の形態では、操作者から１件の文書データに関する情報が入力され、１件の情報群の入力が完了した時点で、情報処理装置３が一連の処理を行うように構成しているがこれに限ることはない。複数の文書データを入力した後、一括して情報処理装置３によって一連の処理を行うように構成してもよい。
【００６２】
前述の各実施の形態では、ランニングチェンジに用いられる作業基準などを規定した文書情報を管理しているが、管理する情報は、これに限るものではない。管理する情報群は、主情報と、主情報を識別するための識別情報と、主情報の発効日を表す発効日情報と、主情報の失効日を表す失効日情報とが関連付けられていればよい。
【００６３】
前述の各実施の形態では、有効期間は発効日または登録日から失効日までであるが、日付だけに限ることはなく、有効期間を発効時刻から失効時刻までの日付と時刻に設定してもよい。またたとえば１日の予め定める時刻、たとえば午前８時から、予め定める時刻、たとえば午後５時までが有効期間であるように情報群を管理してもよい。
【００６４】
前述の実施の形態は、本発明の例示に過ぎず、本発明の範囲内において構成を変更することができる。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１】本発明の実施の一形態の文書管理システム１の電気的構成を示すブロック図である。
【図２】文書データベース４ａに記憶される情報群の一例を示す表である。
【図３】情報処理装置３の動作を説明するためのフローチャートである。
【図４】図３におけるステップａ５の版数情報付与処理の動作を説明するためのフローチャートであって、情報処理装置３に入力装置２から情報が与えられ、記憶装置４に情報を与えるまでの処理を示すフローチャートである。
【図５】図３におけるステップａ６の失効日情報処理の動作を説明するためのフローチャートである。
【図６】情報処理装置３の動作を説明するためのフローチャートであって、文書データベース４ａに登録した文書情報を表示するときの動作手順を示すフローチャートである。
【図７】図６におけるステップｄ１の有効文書抽出処理の動作を説明するためのフローチャートである。
【図８】出力装置５によって出力される有効文書情報の一例を示す表である。
【図９】本発明の実施の他の形態の文書管理システム２０の電気的構成を示すブロック図である。
【図１０】文書データベース４ａに記憶される情報群の一例を示す表である。
【図１１】情報処理装置２１の動作を説明するためのフローチャートであって、情報処理装置３に入力装置２から情報が与えられ、記憶装置４に情報を与えるまでの処理を示すフローチャートである。
【図１２】図１１におけるステップｆ５の失効日情報処理の動作を説明するためのフローチャートである。
【図１３】出力装置５によって出力される有効文書情報の一例を示す表である。
【符号の説明】
【００６６】
１，２０  文書管理システム
２  入力装置
３，２１  情報処理装置
４  記憶装置
５  出力装置
６  文書番号情報付与手段
７  発効日情報付与手段
８  失効日情報付与手段
９  版数情報付与手段
１０  失効日情報処理手段
１１  文書データ登録手段
１２  有効文書抽出手段
１３  動作制御部
２２  時計手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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