(57)【要約】【課題】  会社の複雑な組織構造に対処できるワークフローシステムを提供する。【解決手段】  少なくとも１台以上の入出力装置をネットワークで接続して、ワークフローアプリケーションにより業務対象である電子化回覧文書をそれぞれの業務単位毎に処理するワークフローを管理するワークフローシステム１において、電子化回覧文書に対して承認処理を実行する組織の体制と職制の階層構造を定義する組織定義部１０２と、承認処理の実行順序を定義するＢＰ定義部１０４と、一連の業務を遂行するために割り当て可能なユーザを定義するユーザ定義部１０６と、ＢＰ定義部で定義された処理の実行位置で処理を行う遂行者を決定する規則を定義するロール定義部１０８と、を備え、ロール定義部は、組織定義とユーザ定義に基づき遂行者の候補を絞り込むロール作成条件を前記ロール定義に割り当てるロール作成条件割当部１１０と、を備える。【選択図】      図１
2006126892.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも１台以上の入出力装置をネットワークで接続して、ワークフローアプリケーションにより業務対象である電子化回覧文書をそれぞれの業務単位毎に処理するワークフローを管理するワークフローシステムにおいて、
前記電子化回覧文書に対して承認処理を実行する組織の体制と職制の階層構造を定義する組織定義を生成する組織定義部と、
前記承認処理の実行順序を定義するＢＰ定義を生成するＢＰ定義部と、
一連の業務を遂行するために割り当て可能なユーザを定義するユーザ定義を生成するユーザ定義部と、
前記ＢＰ定義部で定義された処理の実行位置で処理を行う遂行者を決定する規則を定義するロール定義を作成するロール定義部と、を備え、
前記ロール定義部は、前記組織定義と前記ユーザ定義に基づき前記遂行者の候補を絞り込む検索条件であるロール作成条件を前記ロール定義に割り当てるロール作成条件割当部、
を備えることを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
請求項１に記載のワークフローシステムにおいて、前記ワークフローアプリケーションは、ユーザが前記入出力装置を介して前記ワークフローアプリケーションにログオンすると、前記ロール作成条件に基づき、前記ユーザに対し選択可能な前記遂行者の候補である遂行者一覧を表示することを特徴とするワークフローシステム。
【請求項３】
請求項１または２に記載のワークフローシステムにおいて、前記ワークフローアプリケーションは、前記ユーザが前記遂行者一覧から選択した遂行者をユーザ情報としてユーザ毎に記憶するユーザ情報記憶部を備えていることを特徴とするワークフローシステム。
【請求項４】
請求項１から３のいずれか一項に記載のワークフローシステムにおいて、前記ワークフローアプリケーションは、ユーザが前記入出力装置を介して前記ワークフローアプリケーションに２回目以降にログオンした場合、前記ユーザ情報に基づき、前回選択した遂行者を第１候補として表示することを特徴とするワークフローシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
電子化された文書を回覧することによって業務を遂行するワークフローシステムに係り、特に、電子化された文書の回覧先を組織の体制情報に基づいて決定するワークフローシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、文書を処理する順序に対応して回覧経路を定義するとともに、各々の処理作業を行うユーザを複数定義したものはあった。例えば、グループが共同で行う作業を支援するワークフローシステムについて記載されている（例えば、非特許文献１参照）。従来、業務を遂行する担当者を決定するためには、処理担当者の関連の組み合わせの数だけ処理の実行順序を記述する定義を作成しなければならず、定義の保守は困難なものであった。したがって、組織内のユーザの所属部署や担当が変更された場合でも、処理担当者の職制が変わるとユーザ定義を更新するとともに回覧処理の手順の見直しが必要であった。
【０００３】
従来、このような不具合を解消するために、一連の業務遂行に必要な処理単位の実行順序関係をＢＰ（Business Process）定義で記述し、処理単位の実行担当者の職制上の関連を職制定義で記述し、回覧文書の回覧制御を行う回覧文書管理部は、ＢＰ定義を用いて次に行う処理単位を判別し、ＢＰ定義中で記述した処理単位に対しては、ヒストリ管理部が管理する回覧履歴および職制定義を参照して、その実行担当者を動的に決定する、処理方法が考案されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開平８−２０２７６４号公報
【非特許文献１】日経コンピュータ１９９４年５月２日Ｎｏ．３６６号（Ｐ．５７〜６７）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、特許文献１のような仕組みでワークフローをコントロールすると会社の複雑な組織構造では対処できない場合が発生する。例えば、１つの部門の中で職制が２人以上いる場合や部門の中には職制がいない場合などはＢＰ定義で定義された処理の実行位置で処理を行う遂行者を決定する規則であるロールのみの自動処理は不可能である、という課題があった。
そこで、本発明は、会社の複雑な組織構造に対処できるワークフローシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するために、本発明のワークフローシステムでは、少なくとも１台以上の入出力装置をネットワークで接続して、ワークフローアプリケーションにより業務対象である電子化回覧文書をそれぞれの業務単位毎に処理するワークフローを管理するワークフローシステムにおいて、前記電子化回覧文書に対して承認処理を実行する組織の体制と職制の階層構造を定義する組織定義を生成する組織定義部と、前記承認処理の実行順序を定義するＢＰ定義を生成するＢＰ定義部と、一連の業務を遂行するために割り当て可能なユーザを定義するユーザ定義を生成するユーザ定義部と、前記ＢＰ定義部で定義された処理の実行位置で処理を行う遂行者を決定する規則を定義するロール定義を作成するロール定義部と、を備え、前記ロール定義部は、前記組織定義と前記ユーザ定義に基づき前記遂行者の候補を絞り込む検索条件であるロール作成条件を前記ロール定義に割り当てるロール作成条件割当部、を備えることを要旨とする。
【０００６】
この構成によれば、組織定義とユーザ定義に基づき遂行者の候補を絞り込む検索条件を定義するロール作成条件がロール定義に割り当てるので、ＢＰ定義部で定義された処理の実行位置で処理を行う遂行者が不在の場合でも、ユーザに対して遂行可能な遂行者の候補が設定されているので、ユーザは別の遂行者を選択することができる。このことにより、ユーザに対して遂行可能な遂行者の組み合わせの数のロール定義を作成する必要がなくなり、ワークフローシステムの管理者の工数が大幅に減少できる。
【０００７】
また、本発明のワークフローシステムでは、前記ワークフローアプリケーションは、ユーザが前記入出力装置を介して前記ワークフローアプリケーションにログオンすると、前記ロール作成条件に基づき、前記ユーザに対し選択可能な前記遂行者の候補である遂行者一覧を表示する。
【０００８】
この構成によれば、ユーザが入出力装置を介してワークフローアプリケーションにログオンすると、ロール作成条件に基づき、ユーザに対し選択可能な遂行者の候補である遂行者一覧が表示されるので、遂行者が不在の場合でもユーザはユーザに対して遂行可能な別の遂行者を選択することができる。
【０００９】
また、本発明のワークフローシステムでは、前記ワークフローアプリケーションは、前記ユーザが前記遂行者一覧から選択した遂行者をユーザ情報としてユーザ毎に記憶するユーザ情報記憶部を備えている。
【００１０】
この構成によれば、ユーザが遂行者一覧から選択した遂行者がユーザ情報としてユーザ毎に記憶されているので、２回目以降にワークフローアプリケーションにログオンした場合でも、前回と同じ遂行者を選択することができる。
【００１１】
また、本発明のワークフローシステムでは、前記ワークフローアプリケーションは、ユーザが前記入出力装置を介して前記ワークフローアプリケーションに２回目以降にログオンした場合、前記ユーザ情報に基づき、前回選択した遂行者を第１候補として表示する。
【００１２】
この構成によれば、ユーザが遂行者一覧から選択した遂行者がユーザ情報としてユーザ毎に記憶されているので、２回目以降にワークフローアプリケーションにログオンした場合でも、前回と同じ遂行者が第１候補として表示されているので、毎回遂行者を選択する手間を省くことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明を具体化した実施例について図面に従って説明する。
【実施例１】
【００１４】
＜ワークフローシステムの構成＞
まず、本発明を具体化した一実施形態におけるワークフローシステム１の概略構成について、図１を参照して説明する。
【００１５】
図１は、本発明によるワークフローシステム１の構成図である。図１に示すように、ワークフローシステム１はワークフローの処理方法を定義するデータベースを格納するワークフローサーバ３０と、ワークフローアプリケーションを格納するアプリケーションサーバ４０から構成され、ワークフローサーバ３０とアプリケーションサーバ４０は、ネットワーク６０で接続されている。ネットワーク６０には、ワークフローシステムの管理者７０がワークフローシステムの管理のために利用するＷｅｂブラウザを表示できる入出力端末であるＷｅｂブラウザ端末７２と、ワークフローアプリケーションを利用するユーザ８０が利用するＷｅｂブラウザを表示できる入出力端末であるＷｅｂブラウザ端末８２と、が少なくとも１台以上接続されている。
【００１６】
また、ワークフローサーバ３０は、電子化回覧文書に対して承認処理を実行する組織の体制と職制の階層構造を定義する組織定義を格納する組織定義データベース３４と、承認処理の実行順序を定義するＢＰ定義を格納するＢＰ定義データベース３２と、一連の業務を遂行するために割り当て可能なユーザを定義するユーザ定義を格納するユーザ定義データベース３６と、ＢＰ定義で定義された処理の実行位置で処理を行う遂行者を決定する規則を定義するロール定義を格納するロール定義データベース３８と、組織定義とユーザ定義に基づき遂行者の候補を絞り込む検索条件を定義するロール作成条件を格納するロール作成条件データベース２２と、から構成されている。
【００１７】
また、アプリケーションサーバ４０は、ワークフローアプリケーションを格納するアプリケーションデータベース４２と、ユーザがワークフローアプリケーションにおいて選択した遂行者をユーザ毎に記憶するユーザ情報を格納するユーザ情報データベース４４と、から構成される。
【００１８】
＜ワークフローサーバのハード構成＞
次に、図２を参照して、本発明が適用されるワークフローシステム１のワークフローサーバ３０の概略的なハード構成について説明する。
図２は、本発明が適用されるワークフローシステム１のワークフローサーバ３０の概略的なハード構成図である。
【００１９】
ワークフローサーバ３０は、全体として、ネットワークインターフェース２４、ＣＰＵ２５、ＲＡＭ２６、ＲＯＭ２７、ハードディスク２８、とから構成され、それらはバス２９を介して互いに接続されている。ネットワークインターフェース２４は、ネットワーク６０に接続されている。
【００２０】
ＣＰＵ２５は、バスを介してハードディスク２８またはＲＯＭ２７に格納されたプログラムを読み出し、この読み出したプログラムを所定のオペレーティングシステムのもとで実行することによって、ワークフローシステム１として機能し、所定の処理を実行する。特に、ワークフローシステム１として、組織定義部１０２、ＢＰ定義部１０４、ユーザ定義部１０６、ロール定義部１０８、ロール作成条件割当部１１０、の各機能を実行する。また、ハードディスク２８には、ＢＰ定義データベース３２、組織定義データベース３４、ユーザ定義データベース３６、ロール定義データベース３８、ロール作成条件データベース２２が格納されている。
【００２１】
これらの処理を記録したプログラムは、予めハードディスク２８やＲＯＭ２７に格納されていることとしてもよいし、例えばＣＤ−ＲＯＭなどのコンピュータが読み取り可能な記録媒体によって外部から供給され、図示しないＣＤ−Ｒ／ＲＷドライブを介してハードディスク２８に記憶することによって格納されるものとしてもよい。もとより、インターネットなどのネットワーク手段を介して、プログラムを供給するサーバー等にアクセスし、データをダウンロードすることによってハードディスク２８に格納されるものとしてもよい。
【００２２】
ＲＡＭ２６は、ＣＰＵ２５の制御によって実行される各処理のワーキングメモリとして役割を果たし、処理後の各種データを格納する。
【００２３】
＜ＢＰ定義についての概略図＞
次に、図３を参照して、本発明が適用されるワークフローシステム１のＢＰ定義について説明する。
図３は、本発明が適用されるワークフローシステム１のＢＰ定義の概略的な流れを説明する図である。
【００２４】
ワークフローシステム１において、電子回覧文書の承認処理の実行順序を定義するＢＰ定義は、従来は、図３（Ａ）のように申請者がワークフローアプリケーションにより承認を依頼したい電子回覧文書を発行すると、最初の遂行者として承認者１（例えば係長）に処理が移行し、承認者１が承認すると、次の遂行者として承認者２（例えば課長）へ、と承認処理が移行していく。
【００２５】
ところが、図３（Ａ）において、承認者１が長期出張などで職場に不在の場合、申請者の電子回覧文書は承認処理が行われずに、停滞してしまう。このような事態を想定して、例えば図３（Ａ）の承認者２の実行位置に、図３（Ｂ）のように遂行者として３人の、承認者２Ａ、承認者２Ｂ、承認者２Ｃ、が割り当てられる。このようにすれば、例えば承認者２Ａが不在でも、代わりに承認者２Ｂか、承認者２Ｃが承認処理を行うことができる。
【００２６】
従来の方法で、図３（Ｂ）のようにＢＰ定義で定義された処理の実行位置で処理を行う遂行者を決定する規則を定義するロール定義を作成すると、３種類のロール定義を作成しなければならない。さらに、各実行位置にそれぞれ代理の承認者を割り当てるには、膨大な数のロールを作成しなければならないことになる。
【００２７】
本発明を具体化した一実施形態におけるワークフローシステム１は、係る問題を解決するためのシステムを提案するものである。
【００２８】
＜ロール定義の構造図＞
次に、図４を参照して、本発明が適用されるワークフローシステム１のロール定義の構造について説明する。
図４は、本発明が適用されるワークフローシステム１のロール定義の構造を説明する図である。
【００２９】
ロール定義部１０８が作成するロール定義は、図４に示すように、ワークフローアプリケーションを分野毎にグループ化するアプリケーショングループ２００と、個々のワークフローアプリケーションであるアプリケーション２０２と、ワークフローアプリケーション毎にロール定義２０４と、で構成されている。
【００３０】
図４の例では、アプリケーショングループ２００として、アプリケーショングループＡとアプリケーショングループＢが設定されている。また、アプリケーショングループＡには、アプリケーション２０２として、アプリケーションＡとアプリケーションＢが、アプリケーショングループＢには、アプリケーションＣが設定されている。さらに、アプリケーションＡには、ロール定義２０４として、ロールＡとロールＢとロールＣが、アプリケーションＢには、ロールＤとロールＥが、アプリケーションＣには、ロールＦが設定されている。
【００３１】
アプリケーショングループ２００、アプリケーション２０２、ロール定義２０４は、ワークフローシステムの管理者７０がワークフローシステムの管理のために利用するＷｅｂブラウザを表示できる入出力端末であるＷｅｂブラウザ端末７２で、図示しないがロール作成アプリケーションの設定画面により、必要に応じて追加、変更、削除が行えるようになっている。
【００３２】
＜ロール定義のロール作成条件の構造図＞
次に、図５を参照して、本発明が適用されるワークフローシステム１のロール定義のロール作成条件の構造について説明する。
図５は、本発明が適用されるワークフローシステム１のロール定義のロール作成条件の構造を説明する図である。
【００３３】
ロール作成条件割当部１１０が作成するロール作成条件は、図５に示すように、ロール定義２０４に対して、ロール作成条件２１０が割り当てられる。図５の例では、ロール定義２０４としてロールＡが作成されており、ロールＡに対して、ロール作成条件２１０として検索条件１、検索条件２、検索条件３が割り当てられている。
【００３４】
本実施例では、ロール作成条件２１０の検索条件として、会社２１１、職場２１２、職分２１３、資格２１４、個人２１５が設定されている。各検索条件は組織定義データベース３４と、ユーザ定義データベース３６から情報を取得するようになっている。
【００３５】
＜組織定義データベースの概略構成図＞
次に、図６を参照して、本発明が適用されるワークフローシステム１の組織定義データベース３４の構造について説明する。
図６は、本発明が適用されるワークフローシステム１の組織定義データベース３４の構造を説明する図である。
【００３６】
組織定義データベース３４は、図６に示すように、会社２１１、職場２１２、職分２１３、資格２１４、個人２１５の情報が定義されている。図６では、会社２１１の情報として、Ａ株式会社とＢ株式会社が定義されている。また、Ａ株式会社には、職場２１２として、ＡＡ事業部とＡＢ事業部が、Ｂ株式会社には、ＢＡ事業部とＢＢ事業部が定義されている。また、職分２１３として、部長、課長、作業長が、資格２１４として、主幹、主査、主任が、それぞれ定義されている。個人２１５として、ＡＡＡＡとＢＢＢＢとＣＣＣＣが定義されている。
【００３７】
＜ロール作成条件割当部の設定画面＞
次に、図７を参照して、本発明が適用されるワークフローシステム１のロール作成条件２１０の割当方法について説明する。
図７は、本発明が適用されるワークフローシステム１のロール作成条件２１０を割り当てるロール作成条件割当設定画面を説明する図である。
【００３８】
ロール作成条件２１０を割り当てるロール作成条件割当設定画面は、ロール作成アプリケーションの設定画面（図示無し）のロール定義２０４に対してそれぞれ呼び出される。図７（Ａ）は、図４のロール定義２０４のロールＡに対して呼び出されたロール作成条件割当設定画面である。
【００３９】
図７（Ａ）は、ロール定義２０４のロールＡに対するロール作成条件２１０の検索条件として、検索条件１を定義する設定画面である。検索条件１として、会社２１１、職場２１２、職分２１３、資格２１４、個人２１５を設定できるようになっている。例えば、会社２１１の左側のチェックボックスにチェックを入れると、検索条件として会社２１１が設定され、会社２１１の右側の選択ボタンをマウスでクリックすると、組織定義データベース３４に定義されている会社２１１の情報がリストで一覧表示され、そのリストから会社２１１を選択する。
【００４０】
図７（Ａ）のロール作成条件割当設定画面に示すように、本実施例では、資格２１４として、範囲を設定できるようになっている。例えば、資格２１４として、主査〜主任を設定すると、主査から主任までの資格を有する承認者を候補とすることができる。１つのロール作成条件２１０の検索条件の中での設定はＡＮＤで処理される。
【００４１】
図７（Ａ）の条件を追加ボタン２２０をマウスでクリックすると、図７（Ｂ）に示すように、検索条件２が追加される。ロール作成条件２１０の検索条件は、条件を追加ボタン２２０により複数設定することができ、複数の検索条件はＯＲで処理される。
【００４２】
＜ロール作成条件割当の実行結果＞
次に、図８を参照して、本発明が適用されるワークフローシステム１のロール作成条件２１０の割当に対する実行結果について説明する。
【００４３】
図８（Ａ）は、ロール定義２０４であるロールＡに対し、図７のロール作成条件割当設定画面により設定した検索条件を示す。従ってロール作成条件割当は次の式（１）、（２）、（３）に示すようになる。
（１）  検索条件１＝（会社＝Ａ株式会社）ＡＮＤ（職場＝ＡＡ事業部）ＡＮＤ（職分＝課長）
（２）  検索条件２＝（会社＝Ｂ株式会社）ＡＮＤ（職場＝ＢＡ事業部）ＡＮＤ（資格＝主査〜主任）
（３）  ロール作成条件割当＝（検索条件１）ＯＲ（検索条件２）
【００４４】
図８（Ｂ）は、ロール定義２０４であるロールＡに対し設定した検索条件である式（３）の実行結果である。ロールＡがロール定義２０４として割り当てられたアプリケーション２０２であるアプリケーションＡにより、ユーザが電子回覧文書を作成すると、承認者として、次の５名が遂行者の候補として表示される。
Ａ株式会社ＡＡ事業部Ａ課長
Ａ株式会社ＡＡ事業部Ｂ課長
Ｂ株式会社ＢＡ事業部Ｃ部長
Ｂ株式会社ＢＡ事業部Ｄ係長
Ｂ株式会社ＢＡ事業部Ｅ係長
【００４５】
以上に述べた前記実施形態によれば、以下の効果が得られる。
【００４６】
この構成によれば、組織定義とユーザ定義に基づき遂行者の候補を絞り込む検索条件を定義するロール作成条件がロール定義に割り当てるので、ＢＰ定義部で定義された処理の実行位置で処理を行う遂行者が不在の場合でも、ユーザに対して遂行可能な遂行者の候補が設定されているので、ユーザは別の遂行者を選択することができる。このことにより、ユーザに対して遂行可能な遂行者の組み合わせの数のロール定義を作成する必要がなくなり、ワークフローシステムの管理者の工数が大幅に減少できる。
【００４７】
ロール作成条件として、ユーザの所属する職場とは異なる会社、職場の管理者を遂行者として設定が可能なので、複雑な組織構造を持つ職場においても適切な遂行者を選択することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】ワークフローシステムの概略構成図。
【図２】ワークフローシステムのワークフローサーバのハード構成図。
【図３】（Ａ）（Ｂ）はＢＰ定義についての概略図。
【図４】ロール定義の構造図。
【図５】ロール定義のロール作成条件の構造図。
【図６】組織定義データベースの概略構成図。
【図７】（Ａ）（Ｂ）はロール作成条件割当設定画面。
【図８】（Ａ）はロール定義の検索条件と、（Ｂ）は遂行者の検索結果。
【符号の説明】
【００４９】
１…ワークフローシステム、２２…ロール作成条件データベース、２４…ネットワークインターフェース、２５…ＣＰＵ、２６…ＲＡＭ、２７…ＲＯＭ、２８…ハードディスク、２９…バス、３０…ワークフローサーバ、３２…ＢＰ定義データベース、３４…組織定義データベース、３６…ユーザ定義データベース、３８…ロール定義データベース、４０…アプリケーションサーバ、４２…アプリケーションデータベース、４４…ユーザ情報データベース、６０…ネットワーク、７０…管理者、７２…Ｗｅｂブラウザ端末、８０…ユーザ、８２…Ｗｅｂブラウザ端末、１０２…組織定義部、１０４…ＢＰ定義部、１０６…ユーザ定義部、１０８…ロール定義部、１１０…ロール作成条件割当部。
【図１】
2006126892.tif 000003
【図２】
2006126892.tif 000004
【図３】
2006126892.tif 000005
【図４】
2006126892.tif 000006
【図５】
2006126892.tif 000007
【図６】
2006126892.tif 000008
【図８】
2006126892.tif 000009
【図７】
2006126892.tif 000010