(57)【要約】【課題】  ＦＡＸ等の通信環境においても代行管理のサービスが受けられ、サービスの内容も更に充実した代行管理システムを提供する。【解決手段】  管理者が利用する通信手段やメンバーが利用する通信手段はパソコン、携帯電話機、ＦＡＸを含む複数種類の通信手段からなり、代行業者コンピュータ１００は予めメンバー通信手段の種別及びその連絡先情報を登録するデータベース１０２を有する。代行業者コンピュータは管理者通信手段からイベント開催案内を含む代行依頼があった場合には、予め登録された個々のメンバーの通信手段と個別に通信を行う。また、必要に応じてイベント開催会場の地図情報やメンバーの自宅からイベント会場までの交通情報を添付してイベント開催案内を配信する。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
代行業者コンピュータと、前記代行業者コンピュータとネットワークを介して接続された、グループを代表する管理者が利用する管理通信手段及びグループのメンバーが利用するメンバー通信手段とからなり、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からの依頼に応じてイベント開催の案内通知を含む代行業務を行うシステムであって、前記管理通信手段及びメンバー通信手段はパソコン、携帯電話機、ＦＡＸを含む複数種類の通信手段からなっており、前記代行業者コンピュータは、予めメンバー通信手段の種別及びその連絡先情報を登録するデータベースを有し、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からイベント開催案内を含む代行依頼があった場合には、前記データベースに予め登録された個々のメンバーの通信手段と個別に通信を行うことを特徴とする代行管理システム。
【請求項２】
代行業者コンピュータと、前記代行業者コンピュータとネットワークを介して接続された、グループを代表する管理者が利用する管理通信手段及びグループのメンバーが利用するメンバー通信手段とからなり、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からの依頼に応じてイベント開催の案内通知を含む代行業務を行うシステムであって、前記管理通信手段及びメンバー通信手段はパソコン、携帯電話機、ＦＡＸを含む複数種類の通信手段からなっており、前記代行業者コンピュータは、予めメンバー通信手段の種別及びその連絡先情報を登録するメンバー情報データベースと、地図情報を格納した地図情報データベースとを有し、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からイベント開催案内を含む代行依頼があった場合には、前記メンパー情報データベースに予め登録された個々のメンバーの通信手段と個別に通信を行うと共に、前記管理通信手段からのイベント会場の住所情報に基づいて前記地図情報データベースを検索し、各メンバー通信手段に対してイベント会場の地図情報を添付してイベント開催案内を配信することを特徴とする代行管理システム。
【請求項３】
代行業者コンピュータと、前記代行業者コンピュータとネットワークを介して接続された、グループを代表する管理者が利用する管理通信手段及びグループのメンバーが利用するメンバー通信手段とからなり、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からの依頼に応じてイベント開催の案内通知を含む代行業務を行うシステムであって、前記管理通信手段及びメンバー通信手段はパソコン、携帯電話機、ＦＡＸを含む複数種類の通信手段からなっており、前記代行業者コンピュータは、予めメンバー通信手段の種別及びその連絡先情報、住所情報を登録するメンバー情報データベースと、交通手段に関する情報を格納した交通情報データベースとを有し、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からイベント開催案内を含む代行依頼があった場合には、前記メンバー情報データベースに予め登録された個々のメンバーの通信手段と個別に通信を行うと共に、前記管理通信手段からのイベント会場の住所情報及び前記メンバー情報データベースに登録された個々のメンバーの住所情報に基づいて前記交通情報データベースを検索し、各メンバー通信手段に対してメンバーの自宅からイベント会場までの交通手段に関する情報を添付してイベント開催案内を配信することを特徴とする代行管理システム。
【請求項４】
前記管理通信手段は、パソコン又は携帯電話機であることを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の代行管理システム。
【請求項５】
前記管理手段は、代行業者コンピュータに代行業務を依頼する場合には、地図情報の有無、交通情報の有無を通知し、前記代行業者コンピュータは地図情報を必要、交通情報を必要と通知された場合のみ、イベントの開催案内に地図情報或いは交通情報を添付することを特徴とする請求項２又は３に記載の代行管理システム。
【請求項６】
前記代行業者コンピュータは、前記管理者通信手段の依頼に応じてグループのメンバー通信手段にイベント開催の案内情報を配信し、各メンバー通信手段からのイベントへの参加／不参加の返信情報を集計して前記管理通信手段に通知することを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の代行管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、各種グループ、例えば、各種クラブチーム（草野球チーム等）、カルチャーセンタや大学のゼミ等のイベント開催等の管理を代行する代行管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、このような各種グループ等の管理を代行する技術としては、例えば、特開２００２−１８３４７９号公報に記載されているように、イベントを企画・運営する幹事の作業を支援し、そのような幹事の業務を代行し、利用者の要望を反映したイベントを開催するシステムがある（特許文献１）。同公報のものは、グループ幹事からイベント企画依頼を受信すると、そのイベントに合致する施設をデータベースから検索し、検索した施設に利用予約通知を送信し、そのグループのメンバーにイベントの案内を通知するというものである。
【特許文献１】特開２００２−１８３４７９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
従来の技術では、利用者の通信環境がインターネットを使える人に限られ、色々なグループやサークル等で全員がインターネットを利用できないとシステムを構築できなかった。また、個々の利用者に対して更にサービスを充実することが望まれているが、例えば、イベント会場付近の地図情報を提供することや或いは利用者の自宅からイベント会場までの交通アクセス等、交通に関する情報を提供することまでは言及されていなかった。
【０００４】
本発明の目的は、ＦＡＸ等の通信環境においても代行管理のサービスが受けられ、サービスの内容も更に充実した代行管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明は、上記目的を達成するため、代行業者コンピュータと、前記代行業者コンピュータとネットワークを介して接続された、グループを代表する管理者が利用する管理通信手段及びグループのメンバーが利用するメンバー通信手段とからなり、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からの依頼に応じてイベント開催の案内通知を含む代行業務を行うシステムであって、前記管理通信手段及びメンバー通信手段はパソコン、携帯電話機、ＦＡＸを含む複数種類の通信手段からなっており、前記代行業者コンピュータは、予めメンバー通信手段の種別及びその連絡先情報を登録するデータベースを有し、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からイベント開催案内を含む代行依頼があった場合には、前記データベースに予め登録された個々のメンバーの通信手段と個別に通信を行うことを特徴とする。
【０００６】
また、本発明は、代行業者コンピュータと、前記代行業者コンピュータとネットワークを介して接続された、グループを代表する管理者が利用する管理通信手段及びグループのメンバーが利用するメンバー通信手段とからなり、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からの依頼に応じてイベント開催の案内通知を含む代行業務を行うシステムであって、前記管理通信手段及びメンバー通信手段はパソコン、携帯電話機、ＦＡＸを含む複数種類の通信手段からなっており、前記代行業者コンピュータは、予めメンバー通信手段の種別及びその連絡先情報を登録するメンバー情報データベースと、地図情報を格納した地図情報データベースとを有し、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からイベント開催案内を含む代行依頼があった場合には、前記メンパー情報データベースに予め登録された個々のメンバーの通信手段と個別に通信を行うと共に、前記管理通信手段からのイベント会場の住所情報に基づいて前記地図情報データベースを検索し、各メンバー通信手段に対してイベント会場の地図情報を添付してイベント開催案内を配信することを特徴とする。
【０００７】
更に、本発明は、代行業者コンピュータと、前記代行業者コンピュータとネットワークを介して接続された、グループを代表する管理者が利用する管理通信手段及びグループのメンバーが利用するメンバー通信手段とからなり、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からの依頼に応じてイベント開催の案内通知を含む代行業務を行うシステムであって、前記管理通信手段及びメンバー通信手段はパソコン、携帯電話機、ＦＡＸを含む複数種類の通信手段からなっており、前記代行業者コンピュータは、予めメンバー通信手段の種別及びその連絡先情報、住所情報を登録するメンバー情報データベースと、交通手段に関する情報を格納した交通情報データベースとを有し、前記代行業者コンピュータは前記管理通信手段からイベント開催案内を含む代行依頼があった場合には、前記メンバー情報データベースに予め登録された個々のメンバーの通信手段と個別に通信を行うと共に、前記管理通信手段からのイベント会場の住所情報及び前記メンバー情報データベースに登録された個々のメンバーの住所情報に基づいて前記交通情報データベースを検索し、各メンバー通信手段に対してメンバーの自宅からイベント会場までの交通手段に関する情報を添付してイベント開催案内を配信することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、ＦＡＸ等の通信手段であってもメンバー個別の通信環境に応じてイベント開催等の案内を通知するので、インターネットを利用しないメンバーに対してもイベント開催等の案内を通知できる。また、イベント開催会場の地図情報やメンバー各々の自宅から会場までの交通機関情報等も案内してくれるので、更に利便性を向上することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
次に、発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明に係るシステムの一実施形態の構成を示すブロック図である。図中１００は各種グループの管理を代行する代行業者のコンピュータである。各種グループとしては、例えば、草野球チーム等のクラブチーム等が挙げられ、代行業者コンピュータ１００はそのクラブチーム等の所属メンバーへの情報配信、情報集計等の管理を代行するものである。
【００１０】
代行業者コンピュータ１００は、制御部１０１と各種データベースを含んでいる。制御部１０１はＣＰＵと入出力インターフェースを含み、ＣＰＵは図示しないＲＯＭ等の記憶手段の格納された各種プログラムを実行してコンピュータシステムの制御を行う。また、入出力インターフェースは各種データベースへのインターフェースやネットワーク等への通信インターフェースを含んでいる。特に、本実施形態では、代行業者コンピュータ１００はインターネットや電話回線を通じてパソコン、携帯電話機、或いはＦＡＸとの通信が可能である。
【００１１】
データベースとしては、グループのメンバー情報（氏名、住所、通知先情報（電話番号、メールアドレス等）、メンバーの通信環境（パソコン、携帯電話機、ＦＡＸ等））を登録するメンバー情報データベース１０２、地図情報を格納した地図情報データベース１０３、交通機関情報を格納した交通機関情報データベース１０４が設けられている。
【００１２】
グループのメンバー情報は、後述するように管理の代行業務契約時等にグループのリーダのパソコンから代行業者コンピュータ１００に送信してメンバー情報データベース１０１に登録しておく。また、代行業者が行う代行業務としては、各種イベントに対する情報（案内）の配信、メンバー全員への一斉通知や個別通知、通知に対する既読確認、各種イベントへの参加／不参加の集計、メンバーの通信環境（パソコン、携帯電話機、ＦＡＸ等）に応じた情報配信、メンバーの情報管理、地図情報の提供、交通機関情報の提供等が挙げられる。
【００１３】
地図情報データベース１０３は、例えば、草野球の練習試合の案内を連絡する場合等、必要に応じて試合会場の地図情報を検索してメンバーに配信するのに用いられる。交通機関情報データベース１０４は交通機関の路線情報や時刻表情報等の交通機関に関する情報を格納した交通機関データベースであり、例えば、草野球の練習試合の案内を連絡する場合等、必要に応じて交通機関情報を検索して試合会場への電車やバス等交通アクセス、試合開始時刻に合わせた時刻表情報等を配信するのに用いられる。
【００１４】
更に、１０５はグループの管理者（リーダ）が利用する管理者コンピュータ（パソコン）、１０６はグループのメンバー（Ａさんとする）が利用する携帯電話機、１０７はグループのメンバー（Ｂさんとする）が利用するメンバーパソコン、１０８はグループのメンバー（Ｃさんとする）が利用する携帯電話機、１０９はグループのメンバー（Ｄさんとする）が利用するＦＡＸである。
【００１５】
このグループは、例えば、草野球チームのグループとし、管理者コンピュータ１０５を利用する管理者はチームのリーダとする。管理者はチームの練習試合や会合等を管理するリーダの立場にあり、代行業者コンピュータ１００を通じて練習試合や会合等の案内をメンバーに配信する。
【００１６】
なお、管理者と代行業者は、予め管理者コンピュータ１０５から必要事項等を代行業者コンピュータ１００に送信する等して、サービス内容や代行業務の料金等に関して契約している。この時、上述のようなグループのメンバー情報が管理者コンピュータ１０５から代行事業コンピュータ１００に送信され、メンバー情報データベース１０２に登録されている。
【００１７】
このメンバー情報は随時変更が可能であり、メンバーの新規加入の際には管理者コンピュータ１０５から代行業者コンピュータ１００に新規メンバーの情報を送信してメンバー情報データベース１０２に新規メンバー情報の追加を行う。また、メンバーの脱退の際にはメンバー情報の削除を指示することでメンバー情報データベース１０２から脱退メンバー情報の削除を行う。
【００１８】
Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさん、…はこのグループに所属するメンバーであり、パソコン、携帯電話機、ＦＡＸ等の通信手段を有し、これらの通信手段は上述のように各メンバーの通信環境としてメンバー情報データベース１０２に登録されている。
【００１９】
代行業者コンピュータ１００と、管理者コンピュータ１０５、Ａさんが利用する携帯電話機１０６、Ｂさんが利用するメンバーパソコン１０７、Ｃさんが利用する携帯電話機１０８とはインターネット１１０を介して接続されている。また、代行業者コンピュータ１００とＤさんが利用するＦＡＸとは電話回線１１１を介して接続されている。
【００２０】
次に、本実施形態の具体的な動作を図２のフローチャートを参照して詳細に説明する。まず、グループのリーダである管理者は、上述のように管理者コンピュータ１０５から代行業者コンピュータ１００にメンバー情報を送信してメンバー情報データベース１０２に登録しておく。メンバー情報を登録する際には、代行業者コンピュータ１００が提供するＷｅｂ入力画面に従ってメンバーの氏名、住所、電話番号、メールアドレス、通信環境等の必要事項を登録する。
【００２１】
次に、管理者はグループのイベント（グループ内の会合、他のクラブとの練習試合、その他の連絡事項等）がある場合には、イベント開催の案内等を含む代行管理の依頼通知を管理者コンピュータ１０５から代行業者コンピュータ１００に送信する（ステップ１０１）。
【００２２】
この際、管理者コンピュータ１０５から代行業者コンピュータ１００にグループのメンバー全員にイベント開催の案内を配信するのか、特定のメンバーにのみ案内を配信するのかの種別（特定のメンバーに通知する場合にはメンバーの氏名等の情報を送信する）、案内通知の既読確認の必要の有無、イベント開催場所の地図情報の有無、交通アクセス等の交通機関情報の有無、イベントへの参加／不参加の集計の有無等の必要事項を送信する。
【００２３】
例えば、他のクラブとの草野球の練習試合を行う場合には、管理者コンピュータ１０５から代行業者コンピュータ１００に練習試合の案内を所属メンバーへ配信するように通知する。この通知内容には、試合会場（試合を行う球場や公園等の名称や住所等）、試合日時、試合相手のチーム名、集合場所、集合時間情報等の必要事項が含まれている。
【００２４】
また、上述のようにメンバー全員への配信か特定のメンバーに配信するのかの種別、案内通知の既読確認の必要の有無、試合会場の地図情報の有無、試合会場等への交通アクセス等の交通機関に関する情報の有無、イベント参加／不参加の集計結果の有無等が含まれている。なお、管理者コンピュータ１０５から必要事項を入力する場合には、代行業者コンピュータ１００が提供するＷｅｂ画面に従って入力する。
【００２５】
本実施形態では、管理者コンピュータ１０５から、グループ全員に案内を配信する、案内通知の既読確認を必要とする、試合会場の地図情報を必要とする、試合会場への交通情報を必要とする、練習試合への参加／不参加の集計を必要とする、が入力されたものとする。
【００２６】
代行業者コンピュータ１００は、これらの情報を受信すると（ステップ１０２）、これらの情報を記憶手段に格納した後、管理者コンピュータ１０５からの要求に従って試合会場の住所情報をもとに地図情報を地図情報データベース１０２から検索する（ステップ１０３）。次いで、試合会場の交通機関情報を交通機関情報データベース１０４から検索する（ステップ１０４）。
【００２７】
交通機関情報を検索する場合には、例えば、試合会場の住所情報と各メンバーの住所情報に基づいて各メンバーの自宅から試合会場までの電車やバス等の路線、駅名等を検索する。また、その路線における時刻表情報（試合開始時刻に合わせた乗車駅における発着時刻や、下車駅における到着時刻等）を案内するとより好ましい。更に、自動車を利用するメンバーに向けて自宅から試合会場までの道路情報を案内することも可能である。
【００２８】
次いで、代行業者コンピュータ１００は管理者コンピュータ１０５からの情報に基づいて各メンバーの通信手段に練習試合の案内を配信する（ステップ１０５）。本実施形態では、予め通信環境として登録された通信手段に個別に案内を配信する。例えば、グループのＡさんの通信環境は携帯電話機１０６であるので、インターネット１１０を介して携帯電話機１０６に練習試合の案内を通知する。この案内には、上述のように練習試合の場所、試合開始時刻、試合会場の地図情報、交通機関情報、練習試合への参加／不参加を確認する内容等が含まれている。
【００２９】
また、グループのＢさんの通信環境はパソコン１０７であるので、同様に代行業者コンピュータ１００からＢさんのパソコン１０７にインターネット１１０を介して練習試合の案内を通知する。Ｃさんの通信環境は携帯電話機１０８であるので、同様にＣさんの携帯電話機１０８に練習試合の案内を通知する。更に、Ｄさんの通信環境はＦＡＸ１０９であるが、この場合には、代行業者コンピュータ１００は管理者コンピュータ１０５からの情報に基づいて練習試合を案内する文書の文書データを電話回線１１１を介してＦＡＸ１０９に送信する。
【００３０】
この文書案内には、パソコンや携帯電話機に通知する場合と全く同様に練習試合の開催に関する練習試合の場所、試合開始時刻、練習試合に参加／不参加を確認する内容等が文書で記載されている。また、試合会場の地図や交通機関情報が付加されている。
【００３１】
このようにして代行業者コンピュータ１００からグループに属するメンバー全員にそれぞれの通信環境に対応して練習試合の案内が通知され、各々のメンバーはこの案内をそれぞれが通信環境として登録している通信手段で受信する（ステップ１０６）。
【００３２】
各々のメンバーは開催案内を受信すると、練習試合の案内を確認したことや、練習試合への参加／不参加を返信する（ステップ１０７）。この各々のメンバーから参加／不参加等を返信する場合には、それぞれのメンバーが通信環境として登録している通信手段から代行業者コンピュータ１００に対して返信する。例えば、Ａさんは携帯電話機１０６から案内の確認と練習試合への参加／不参加を返信する。また、各メンバーから返信する場合には、代行業者コンピュータ１００が提供するＷｅｂ画面を用いて練習試合への参加／不参加等を返信する。
【００３３】
また、Ｄさんの通信環境としてはＦＡＸが登録されているが、この場合には、ＤさんからＦＡＸ１０９を用いてこれらの情報を返信する。ＦＡＸを用いて返信する場合には、予め案内の確認やイベントの参加／不参加を回答するマークシートのような所定フォーマットの用紙を用意しておくのが望ましい。また、案内を送信する場合には、案内を区別するための番号等の区別情報を付加し、案内に対して回答する場合には、回答用紙上に区別情報を塗りつぶす箇所を設けておき、案内の区別情報を塗りつぶして、案内に対する回答を返信することが望ましい。
【００３４】
こうすることにより、用紙の参加／不参加等の箇所を塗りつぶすだけで情報を伝えることができる。一方、代行業者コンピュータ１００はそれを光学的に読み取ることで、イベントへの参加／不参加等を容易に判読することができる。なお、ＦＡＸを利用する場合には、電話等の他の通信手段を用いて回答するようにすることも可能である。
【００３５】
代行業者コンピュータ１００はそれぞれのメンバーからの返信情報を受信し、内部の記憶手段に格納する（ステップ１０８）。メンバー全員の返信が集まると、案内確認と参加／不参加の集計を行い、管理者コンピュータ１０５に集計結果（既読確認や練習試合の参加／不参加等）を送信する（ステップ１０９）。管理者コンピュータ１０５は集計結果を受信すると（ステップ１１０）、集計結果を図示しない記憶手段に格納して処理を終了する。以上で管理者コンピュータ１０５からの依頼に対する代行業者コンピュータ１００の処理を終了する。
【００３６】
なお、一定期間を過ぎても回答しないメンバーがいた場合には、そのメンバーは不参加とするのが良い。また、イベント開催案内を各メンバーに配信する場合には、回答期限を設定して回答期限が過ぎたら集計しても良い。もちろん、回答期限を過ぎても回答しないメンバーは不参加とする。更に、管理者であるリーダは、管理者コンピュータ１０５を用いて代行業者コンピュータ１００と通信を行うとしたが、リーダは携帯電話機を通信手段としても良い。
【００３７】
本実施形態では、グループの管理者であるリーダは、代行業者コンピュータ１００にイベント開催の代行管理を依頼するだけで、各メンバーへのイベント開催の案内、参加／不参加等を自動で確認でき、メンバー個別に電話、メール等で連絡する必要がない。また、イベント開催会場の地図情報やメンバー各々の自宅から会場までの交通機関情報等も案内してくれるので、利便性を向上することができる。更に、メンバー個別の通信環境に応じてイベント開催等を通知するので、パソコン等を持たないメンバーに対してもイベント開催等の案内を通知できる。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明に係るシステムの一実施形態の構成を示すブロック図である。
【図２】図１のシステムの動作を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００３９】
１００  代行業者コンピュータ
１０１  制御部
１０２  メンバー情報データベース
１０３  地図情報データベース
１０４  交通機関情報データベース
１０５  管理者コンピュータ
１０６  携帯電話機
１０７  メンバーパソコン
１０８  携帯電話機
１０９  ＦＡＸ
１１０  インターネット
１１１  電話回線
【図１】
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【図２】
2006155185.tif 000004