(57)【要約】【課題】  本発明の目的は、紙文書の原本となる電子文書がない場合に紙文書のスキャニング画像を保存する文書管理装置及びその方法を提供することにある。また、本発明の他の目的は、原本となる電子文書がある場合でも、紙文書にアノテーションなど重要な情報が付されている場合には紙文書のスキャニング画像を保存する文書管理装置及びその方法を提供することにある。【解決手段】  紙文書の内容の特徴値を読み出す手段と、記憶手段に保存している電子文書の内容の特徴値を読み出す手段と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する手段と、前記比較結果に応じて前記紙文書のスキャニング情報を登録し保管する手段と、紙文書を廃棄する手段を具備することを特徴とする。【選択図】  図１
2006155439.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書の内容の特徴値を読み出す手段と、記憶手段に保存している電子文書の内容の特徴値を読み出す手段と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する手段と、前記比較結果に応じて前記紙文書のスキャニング情報を登録し保管する手段と、紙文書を廃棄する手段を具備することを特徴とした文書管理装置。
【請求項２】
請求項１において、紙の特徴値を読み出す手段として紙文書の特徴値を表現するまたは格納する識別媒体としてバーコードやＩＣタグを具備することを特徴とした文書管理装置。
【請求項３】
請求項１において、紙文書の特徴値を読み出す手段として、紙文書の表紙をスキャニングする手段と、前記スキャニングしたデータを文字認識する手段と、前記文字認識した文字の位置を抽出する手段と、前記文字認識した文字と前記抽出した文字の位置を紙文書の表紙の書式として記憶する手段と、予め記憶している電子文書の特徴値を読み出す手段として、前記電子文書の表紙の書式を読み出す手段と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する手段として、前記紙文書の表紙の書式と前記電子文書の表紙の書式を比較する手段を具備することを特徴とした文書管理装置。
【請求項４】
請求項１において、紙文書の特徴値を読み出す手段として、前記紙文書をスキャニングした画像データから文字認識する手段と、認識した文字数をカウントする手段と、辞書機能を使い前記文字認識した文字から単語を認識する手段と、前記単語のうち同一単語がいくつあるかカウントする手段と、電子文書の特徴値を読み出す手段として、予め記憶してある電子文書の文字数と単語数を読み出す手段と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する手段として、前記認識した紙文書文字数と単語数が、予め記憶してある電子文書にあるデータの文字数と単語数に一致するか比較する手段を具備したことを特徴とした文書管理装置。
【請求項５】
紙文書の内容の特徴値を読み出す手段と、記憶手段に保存している電子文書の内容の特徴値を読み出す手段と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する手段と、前記比較結果に応じて、前記紙文書の画像データと前記電子文書のデータを同時に表示する手段と、前記紙文書の画像データを保存または廃棄する手段を具備することを特徴とした文書管理装置。
【請求項６】
紙文書の内容の特徴値を読み出す方法と、記憶手段に保存している電子文書の内容の特徴値を読み出す方法と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する方法と、前記比較結果に応じて前記紙文書のスキャニング情報を登録し保管する方法と、紙文書を廃棄する方法を具備することを特徴とした文書管理方法。
【請求項７】
請求項６において、紙の特徴値を読み出す方法として紙文書の特徴値を表現するまたは格納する識別媒体としてバーコードやＩＣタグを具備することを特徴とした文書管理装置。
【請求項８】
請求項６において、紙文書の特徴値を読み出す方法として、紙文書の表紙をスキャニングする方法と、前記スキャニングしたデータを文字認識する方法と、前記文字認識した文字の位置を抽出する方法と、前記文字認識した文字と前記抽出した文字の位置を紙文書の表紙の書式として記憶する方法と、予め記憶している電子文書の特徴値を読み出す方法として、前記電子文書の表紙の書式を読み出す方法と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する方法として、前記紙文書の表紙の書式と前記電子文書の表紙の書式を比較する方法を具備することを特徴とした文書管理方法。
【請求項９】
請求項６において、紙文書の特徴値を読み出す方法として、前記紙文書をスキャニングした画像データから文字認識する方法と、認識した文字数をカウントする方法と、辞書機能を使い前記文字認識した文字から単語を認識する方法と、前記単語のうち同一単語がいくつあるかカウントする方法と、電子文書の特徴値を読み出す方法として、予め記憶してある電子文書の文字数と単語数を読み出す方法と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する方法として、前記認識した紙文書文字数と単語数が、予め記憶してある電子文書にあるデータの文字数と単語数に一致するか比較する方法を具備したことを特徴とした文書管理方法。
【請求項１０】
紙文書の内容の特徴値を読み出す方法と、記憶手段に保存している電子文書の内容の特徴値を読み出す方法と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する方法と、前記比較結果に応じて、前記紙文書の画像データと前記電子文書のデータを同時に表示する方法と、前記紙文書の画像データを保存または廃棄する方法を具備することを特徴とした文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙文書をスキャニングして画像データを取り込むことに関し、特にその紙文書の原本となる電子文書の有無を認識して、原本となる電子文書が無い場合にのみ画像データを蓄積保管し、紙文書は廃棄する文書管理装置とその方法に適用する有効な技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来技術において、紙文書の廃棄時に紙文書の画像を読み取り、紙文書は廃棄し、読み取り画像は蓄積する方法は、特開２００２−２４５０７５号公報に記載されており、本従来技術では、画像読み込みの煩わしさが解消できる文書廃棄装置およびファイリングシステムを提供することを目的としている。前記の特開２００２−２４５０７５号では、廃棄目的の紙文書を取り込むローラと、取り込んだ紙文書の画像読み取りを行うＣＣＤと、画像読み取りの行われた該紙文書の印字文字、描画画像を不可読状態とする加熱ヒータおよび保温手段と、不可読状態となった紙文書を貯える不可読文書貯蔵部と、読み取り画像を通信媒体を介して送信するネットワークコントローラを有する文書廃棄装置と、該文書管理装置と通信媒体を介して接続され、該文書廃棄装置から送信された読み取り画像を受信し、受信画像を蓄積し、利用者の要求により蓄積されている受信画像を表示する表示部とを備えたファイリング装置とからファイリングシステムを構成することにより、特開２００２−２４５０７５号の目的を達成しようとしている。
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−２４５０７５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来技術では、廃棄しようとする紙文書の読み取り画像を記憶装置に記憶させておくことにより、紙文書を捨てたあとでもファイリング装置にて文書を閲覧することや、紙文書は不可読状態にして廃棄することが可能となる。しかし、廃棄目的の紙文書の読み取り画像を蓄積する場合に、以下の問題がある。
（１）原本となる電子文書や画像データが保管されている紙文書の画像データでも蓄積するため、必要以上のハードディスク容量などの蓄積容量が必要となり、蓄積文書の検索範囲も広くなる。
【０００５】
従来では、廃棄しようとする紙文書の読み取り画像を蓄積する場合に、既に紙文書の原本となる電子文書か、スキャニングした画像を記憶機能に蓄積していることを識別できない。そのため廃棄目的の文書の画像を全て蓄積するため、原本となる電子文書を持っている文書の画像や、同じ文書をスキャニングしたものを複数回蓄積するなどのことが起こる可能性がある。したがって、画像を蓄積するためのハードディスクなどの容量が多く必要となる。また、蓄積した画像を表示する際、同様の画像が複数存在する可能性があり、検索範囲が広くなることがあり、検索時間が多くかかることがある。
（２）紙文書に原本情報以外にアノテーションなどの情報の有無があるか識別が容易でない。
【０００６】
廃棄しようとする紙文書の原本となる電子文書あるいはスキャニングした画像データがすでに蓄積されていたとしても、前記紙文書に重要なアノテーションが付されている場合がある。アノテーションがあるかどうかは、前記紙文書をスキャニングした画像データから文字認識し、既に蓄積してある電子文書あるいは前記紙文書をスキャニングした画像データの文字との同一性を確認する機能を必要とする。
【０００７】
よって、本発明の目的は、紙文書の画像データを蓄積し、前記紙文書を廃棄する場合に、既に原本となる電子文書あるいは前記紙文書をスキャニングした画像データが記憶装置にあるかを事前に確認することにより、同様の画像が複数存在することがなくなり、検索範囲を必要以上に広くすることがなくなり、検索時間を短くする方法及びその装置を提供することにある。また、本発明の他の目的は、既に原本となる電子文書あるいは前記紙文書をスキャニングした画像データが記憶装置にある場合でも、前記紙文書にアノテーションが付されていた場合は前記画像データを蓄積して、後からアノテーションが付されている文書が参照できる方法及びその装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
（１）紙文書の原本となる電子文書か、前記紙文書をスキャニングした画像データが存在する場合、再度画像データを蓄積することを避ける手段、
紙文書の内容の特徴値を読み出す手段と、記憶手段に保存している電子文書の内容の特徴値を読み出す手段と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する手段と、前記比較結果に応じて前記紙文書のスキャニング情報を登録し保管する手段と、紙文書を廃棄する手段を具備することを特徴とした文書管理装置により、既に原本となる電子文書あるいは前記紙文書をスキャニングした画像データが存在する紙文書の画像データを再度蓄積することを避けることが可能となる。
【０００９】
すなわち、廃棄する紙文書の原本となる電子文書あるいは前記紙文書をスキャニングした画像データが既に記憶装置にあるかどうかを判定する機能により、重複して電子データを蓄積することがなくなるため、必要以上のハードディスク容量などの蓄積容量を使用しなくて済み、また、検索範囲が必要以上に広くなることが無くなるため、検索時間が短くなり、短時間で検索ができる。
（２）紙文書に原本情報以外にアノテーションなどの情報の有無があるか識別する手段、
紙文書の内容の特徴値を読み出す手段と、記憶手段に保存している電子文書の内容の特徴値を読み出す手段と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値を比較する手段と、前記比較結果に応じて、前記紙文書の画像データと前記電子文書のデータを同時に表示する手段と、前記紙文書の画像データを保存または廃棄する手段を具備することを特徴とした文書管理装置により、紙文書に原本情報以外にアノテーションなどの情報があることを識別することが可能となる。
【００１０】
すなわち、紙文書において、重要なアノテーションなどが付されていた場合、既に前記紙文書の原本となる電子文書あるいは前記紙文書の画像データが記憶装置に蓄積されていた場合でも、前記紙文書の画像データを登録することができ、後からアノテーション付き文書を参照することができる。
【発明の効果】
【００１１】
本発明の効果は、紙文書の画像データを蓄積し、前記紙文書を廃棄する場合に、既に原本となる電子文書あるいは前記紙文書をスキャニングした画像データが記憶装置にあるかを事前に確認することにより、同様の画像が複数存在することがなくなり、検索範囲を必要以上に広くすることがなくなり、検索時間を短くすることが可能になる。また、本発明の他の効果は、既に原本となる電子文書あるいは前記紙文書をスキャニングした画像データが記憶装置にある場合でも、前記紙文書にアノテーションが付されていた場合はその画像データを蓄積して、後から重要なアノテーションが付されている文書が参照することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
第一の実施形態では、廃棄する紙文書の内容などの特徴値を読み出す手段と、保管している電子文書の内容などの特徴値を読み出す手段と、前記紙文書の特徴値と前記電子文書の特徴値が同一であるか比較する手段と、前記紙文書の特徴値を持った前記電子文書がない場合は前記紙文書のスキャニング情報を登録し保管する手段と、前記スキャニング情報を登録した後、紙文書を廃棄する手段を具備することを特徴とした文書管理装置について説明する。
【００１３】
図１は、本実施形態の文書管理装置の基本的な動作の処理手順を示すフローチャートである。
【００１４】
図２は本実施形態の文書管理装置の概略構成図である。図２において、２０は文書管理装置、２１は制御機能、２２は紙文書受付機能、２３は識別媒体リーダー、２４は紙文書スキャニング機能、２５は記憶機能、２６は入出力機能、２７は文書廃棄機能、２８はデータバス、２９は紙文書、２９１は識別媒体である。
【００１５】
図２に示す様に、本実施形態での文書管理装置では、８個の機能を備えており、紙文書を受け付けるハードウェア及びハードを制御するプログラムによってそれらの機能が動作する。
【００１６】
文書管理装置２０の第１の機能は、文書管理装置２０内で動作する文書プロファイル比較機能２１１と文字認識機能２１２と辞書機能２１３と書式登録機能２１４と文書内文字比較機能２１５と画像登録機能２１６などのプログラムの実行を制御する制御機能２１である。
【００１７】
文書管理装置２０の第２の機能は、紙文書２９を文書管理装置２０内に取り込む紙文書受付機能２２である。
【００１８】
文書管理装置２０の第３の機能は、紙文書２９の紙の表面に印字されている、または紙に接着された識別媒体２９１に格納されている、紙文書２９１のプロファイルを読取る識別媒体リーダー２３である。
【００１９】
文書管理装置２０の第４の機能は、文書管理装置２０内に取り込んだ紙文書２９の画像を読み取る紙文書スキャニング機能２４である。
【００２０】
文書管理装置２０の第５の機能は、文書管理装置２０で取り扱う情報を記憶する記憶機能２５である。
【００２１】
文書管理装置２０の第６の機能は、文書管理装置２０を利用する利用者とのユーザインタフェースであり、利用者からの入力はマウス、キーボード等の入力デバイスであり、利用者への出力は画面表示を行うディスプレイや、音声を発生するスピーカなどの出力デバイスであり、また、前記入力デバイス、前記出力デバイス及びその前記デバイスの実行を制御するプログラムである入出力機能２６である。
【００２２】
文書管理装置２０の第７の機能は、受け付けた紙文書２９を裁断するなどして紙文書２９に記載された内容を判読不可能にする文書廃棄機能２７である。
【００２３】
文書管理装置２０の第８の機能は、制御機能２１、紙文書受付機能２２、識別媒体リーダー２３、紙文書スキャニング機能２４、記憶機能２５、入出力機能２６、文書廃棄機能２７が連携して動作するため、各機能間でデータの受け渡しを可能とするデータバス２８である。
【００２４】
紙文書２９の第１の機能は、紙文書２９の紙の表面に印字されている、または紙に接着されている、紙文書２９のプロファイルを格納する識別媒体２９１である。この識別媒体２９１は印字、または紙に接着されている場合もあるが、識別媒体２９１が印字、または接着されていない場合がある。
【００２５】
本実施形態の文書管理装置の各機能の詳細と動作を説明する前に、本実施形態で取扱う文書管理装置に関する情報について説明する。
【００２６】
図３は、本実施形態の紙文書プロファイル情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図３に示した紙文書プロファイル情報は記憶機能２５や識別媒体２９１に格納する。図３において、３は紙文書プロファイル情報、３１は個々の紙文書を識別する情報を格納する文書番号レコード、３２は紙文書の名称情報を格納する文書名レコード、３３は文書を作成した作成者情報を格納する作成者レコード、３４は文書が作成された日情報を格納する作成日レコード、３５は文書のページ数情報を格納するページ数レコード、３６は文書を提出する相手先情報を格納する提出先レコード、３７は紙文書が何部発行されたかの情報を格納する発行部数レコードである。
【００２７】
図４は、本実施形態の紙文書スキャニング情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図４に示した紙文書スキャニング情報は記憶機能２５に格納する。図４において、４は紙文書スキャニング情報、４１は個々のスキャニング画像を識別する情報を格納する識別番号レコード、４２はスキャニングした紙文書の何ページ目かを識別するページレコード、４３は紙文書の各ページをスキャニングした結果のデジタル電子データであるスキャニング画像データレコードである。
【００２８】
図５は、本実施形態の紙文書表紙情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図５に示した紙文書表紙情報は記憶機能２５に格納する。図５において、５は紙文書表紙情報、５１は文字位置番号すなわち紙文書の表紙に印字された各文字の集合、例えば文書番号や文書名などの位置に付された番号レコード、５２は各文字の集合、例えば文書番号や文書名などの位置の始点が紙文書の縦方向の上端からどれくらいの長さがあるかを示す縦始点レコード、５３は各文字の集合、例えば文書番号や文書名などの位置の始点が紙文書の横方向の左端からどれくらいの長さがあるかを示す横始点レコード、５４は紙文書の表紙をスキャニングした後、文字認識機能により認識した各文字の集合、例えば文書番号や文書名などの認識した文字列レコードである。
【００２９】
図６は、本実施形態のプロファイル情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図６に示したプロファイル情報は記憶機能２５に格納する。図６において、６はプロファイル情報、６１は個々の電子文書を識別する情報を格納する文書番号レコード、６２は個々の電子文書の名称情報を格納する文書名レコード、６３は個々の電子文書を作成した作成者名情報を格納する作成者レコード、６４は個々の電子文書が作成された作成日情報を格納する作成日レコード、６５は個々の電子文書が何ページあるかの情報を格納するページ数レコード、６６は個々の電子文書の提出先情報を格納する提出先レコード、６７は個々の電子文書が発行された部数情報を格納する発行部数レコードである。
【００３０】
図７は、本実施形態の電子文書表紙情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図７に示した電子文書表紙情報は記憶機能２５に格納する。７は電子文書表紙情報、７１は文字位置番号すなわち各電子文書の表紙データに記録された各文字データの集合、例えば文書番号や文書名などの位置に付された番号レコード、７２は各文字の集合、例えば文書番号や文書名などの位置の始点が電子文書データの縦方向の上端からどれくらいの長さの位置にあるかを示す縦始点レコード、７３は各文字の集合、例えば文書番号や文書名などの位置の始点が電子文書データの横方向の左端からどれくらいの長さの位置にあるかを示す横始点レコード、７４は各文字の集合、例えば文書番号や文書名などの文字列データレコードである。本実施形態ではこれらのレコード構成をもったファイルが複数存在する。
【００３１】
図８は、本実施形態の表紙書式情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図８に示した表紙書式情報は記憶機能２５に格納する。８は表紙書式情報、８１は文字位置番号すなわち各表紙書式のデータに記録された各文字データの集合、例えば文書番号や文書名などの位置に付された番号レコード、８２は各文字の集合、例えば文書番号や文書名などの位置始点が表紙書式の縦方向の上端からどれくらいの長さの位置にあるかを示す縦始点レコード、８３は各文字の集合、例えば文書番号や文書名などの位置の始点が横方向の左端からどれくらいの長さの位置にあるかを示す横始点レコード、８４は各文字の集合、例えば文書番号や文書名などの文字列の中に存在する文字を格納したレコードである。本実施形態ではこれらのレコード構成をもったファイルが複数存在する。
【００３２】
図９は、本実施形態の紙文書の文字情報のレコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図９に示した紙文書の文字情報は記憶機能２５に格納する。９は紙文書の文字情報、９１は個々の紙文書を識別する情報を格納する文書番号レコード、９２は個々の紙文書の名称情報を格納する文書名レコード、９３は個々の紙文書の文字数情報を格納する文字数レコード、９４は個々の紙文書の中にある頻出単語情報を格納する頻出単語レコードである。また、頻出単語レコード９４は、個々の紙文書の中で最も多く存在する単語とその単語数レコード９４１、２番目に多く存在する単語とその単語数レコード９４２、同様に最も多く存在する単語とその単語数レコード９４１から上位１０位までの単語とその単語数レコード９４３のサブレコードを備える。
【００３３】
図１０は、本実施形態の電子文書の文字情報レコード構成とその各レコードに対応するデータの一例を示す図である。図１０に示した電子文書の文字情報は記憶機能２５に格納する。１０は電子文書の文字情報、１０１は個々の電子文書を識別する情報を格納する文書番号レコード、１０２は個々の電子文書の名称情報を格納する文書名レコード、１０３は個々の電子文書の文字数情報を格納する文字数レコード、１０４は個々の電子文書の中にある頻出単語情報を格納する頻出単語レコードである。また、頻出単語レコード１０４は、個々の電子文書の中で最も多く存在する単語とその単語数レコード１０４１、２番目に多く存在する単語とその単語数レコード１０４２、同様にもっとも多く存在する単語とその単語数レコード１０４１から上位１０位までの単語と単語数レコード１０４３のサブレコードを備える。
【実施例１】
【００３４】
以下に、図１を用いて、本実施形態の処理の概略手順を示す。
【００３５】
図１に示すように、文書管理装置２０において、ステップ１１、ステップ１２、ステップ１３、ステップ１４、ステップ１５を実行する。
【００３６】
まず、ステップ１１で、紙文書のプロファイルや文書番号などの特徴値を読み出す。ステップ１２で文書管理装置２０の記憶機能２５の中にある電子文書の特徴値を読み出す。ステップ１３で、ステップ１１で読み出した前記紙文書の特徴値と、ステップ１２で読み出した前記電子文書の特徴値を比較し、前記紙文書の特徴値と一致する前記電子文書の特徴値があるか判定する。前記紙文書の特徴値と一致する前記電子文書の特徴値が「有り」の場合はステップ１５へ進む。前記紙文書の特徴値と一致する前記電子文書の特徴値が「無し」の場合はステップ１４へ進む。ステップ１４で、紙文書をスキャニングし、前記スキャニングした紙文書の画像を記憶機能２５へ登録する。ステップ１５でスキャニングし、画像を登録した、あるいは既に電子文書の特徴値が「有り」と判定された紙文書を細かく切り刻むなどして判読不可能にした後廃棄する。
【００３７】
図１１のフローチャートを用いて、紙文書の特徴値を読み出す処理手順の詳細を説明する。
【００３８】
ステップ１１の詳細：利用者が文書管理装置２０へ紙文書を挿入すると、文書管理装置２０の紙文書受付機能２２が前記紙文書を取り込み、文書管理装置２０により前記紙文書を受け付ける（ステップ１１１）。
【００３９】
ステップ１１２：利用者により文書管理装置２０に取り付けられたスイッチボタンなどを押下されることにより、前記紙文書の特徴値を読み出す紙文書識別処理開始指示信号を受け付ける。
【００４０】
ステップ１１３：ステップ１１１で受け付けた前記紙文書に、バーコード、ＩＣタグなどの紙の表面に印字されている、または紙に接着された識別媒体２９１が存在するかを識別媒体リーダー２３にて読み取る。識別媒体２９１が存在しない場合はステップ１１４へ進み、識別媒体２９１が存在する場合はステップ１１５へ進む。
【００４１】
ステップ１１４：前記紙文書をスキャニングして、前記紙文書の画像を読み取る。ステップ１１４は図１２を用いて詳細な処理を説明する。
【００４２】
ステップ１１５：識別媒体リーダー２３にて識別媒体２９１から前記紙文書のプロファイルを読み取る。
【００４３】
ステップ１１６：ステップ１１５にて読み取った前記紙文書の前記プロファイルを紙文書プロファイル情報３へ格納する。
【００４４】
図１２のフローチャートを用いて、文書管理装置２０により前記紙文書をスキャニングする処理手順（ステップ１１４）の詳細を説明する。
【００４５】
ステップ１２１：文書管理装置２０の紙文書スキャニング機能２４により、前記紙文書をスキャニングする。
【００４６】
ステップ１２２：利用者から前記紙文書の識別番号情報の入力を、入出力装置２６にて受け付ける。
【００４７】
ステップ１２３：ステップ１２１にて読み込んだ前記紙文書のスキャニング画像データと、ステップ１２２にて受け付けた前記紙文書の識別番号を、紙文書スキャニング情報４に格納する。
【００４８】
ステップ１２４：文書管理装置２０の文字認識機能２１２により、ステップ１２３で格納した紙文書スキャニング情報４の画像データを文字認識する。
【００４９】
ステップ１２５：ステップ１２４で認識した文字のうち、前記紙文書の表紙（１ページ目）の文字と、前記文字の紙面上の位置情報を認識する。図１３に前記紙文書の表紙の文字の位置の一例を示す。１３０は前記紙文書の表紙、１３１は前記紙文書の文書番号が印字されている場所、１３２は前記紙文書の文書名が印字されている場所、１３３は前記紙文書の作成日が印字されている場所、１３４は前記紙文書の作成者が印字されている場所である。本ステップでこれらの場所の始点を、紙面の縦方向の上端からと、紙面の横方向の左端からの距離を認識する。
【００５０】
ステップ１２６：ステップ１２５で認識した前記紙文書の表紙の文字とその位置を紙文書表紙情報５に格納する。
【００５１】
図１４のフローチャートを用いて、記憶機能２５に保管している電子文書の特徴値を読み出す処理手順（ステップ１２）の詳細を説明する。
【００５２】
ステップ１４１：ステップ１１３にて判断した識別媒体有無により、前記紙文書に識別媒体２９１が存在する場合はステップ１４２に進み、識別媒体２９１が存在しない場合はステップ１４３へ進む。
【００５３】
ステップ１４２：記憶機能２５から、保管している電子文書のプロファイル情報６を読み込む。読み込んだ後、ステップ１３へ進む。
【００５４】
ステップ１４３：ステップ１２６で登録した紙文書表紙情報５と同一の情報が、記憶機能２５に保管されている電子文書の表紙情報に存在するか判定する。ステップ１４３は、図１５を用いて詳細な処理を説明する。
【００５５】
ステップ１４４：ステップ１４３にて、前記紙文書の表紙情報５と同一の書式情報が「有る」と判断されたら、ステップ１４５へ進み、同一の書式情報が「無し」と判断されたらステップ１４６へ進む。
【００５６】
ステップ１４５：記憶機能２５から、保管している全ての電子文書表紙情報７を読み込む。読み込んだ後、ステップ１３へ進む。
【００５７】
ステップ１４６：前記紙文書の文字数と、頻出単語の上位１０位までの単語とその数を認識する。ステップ１４６は、図１６を用いて詳細な処理を説明する。
【００５８】
ステップ１４７：記憶機能２５から、電子文書の文字情報１０を読み込む。読み込んだ後、ステップ１３へ進む。
【００５９】
図１５のフローチャートを用いて、前記紙文書情報５と同一の情報が、記憶機能２５に保管されている電子文書の表紙情報に存在するか判定する処理手順（ステップ１４３）の詳細を説明する。
【００６０】
ステップ１５１：記憶機能２５から、紙文書表紙情報５を読み込む。
【００６１】
ステップ１５２：記憶機能２５から、表紙書式情報８を読み込む。
【００６２】
ステップ１５３：紙文書表紙情報５が、表紙書式情報８に該当するか比較する。例えば文字位置番号５１と文字位置番号８１が共に「１」で、さらに始点（縦）５２と始点（縦）８２が共に「１０」で、始点（横）５３と始点（横）８３が共に「１５０」で、認識した文字５４「ＮＯ−ＤＯＣ−００３」の中に存在する文字８４の「ＮＯ」と「ＤＯＣ」が含まれている場合は、文字位置番号５１は文字位置番号８１に該当すると考える。以下同様に、全ての文字位置番号で該当する場合は、紙文書表紙情報５が表紙書式情報８に該当すると考える。ステップ１５４へ進み、該当しない場合はステップ１５５へ進む。
【００６３】
ステップ１５４：紙文書表紙情報５が該当する表紙書式情報８が「有る」と判断する。
【００６４】
ステップ１５５：全ての表紙書式情報８と、紙文書表紙情報５を比較したらステップ１５６へ進み、比較してなかったらステップ１５２へ進む。
【００６５】
ステップ１５６：紙文書表紙情報５が該当する表紙書式情報８が「無い」と判断する。
【００６６】
図１６のフローチャートを用いて、前記紙文書の文字数と、頻出単語の上位１０位までの単語とその数を認識する処理手順（ステップ１４６）の詳細を説明する。
【００６７】
ステップ１６１：記憶機能２５から、紙文書スキャニング情報４を読み込む。
【００６８】
ステップ１６２：紙文書スキャニング情報４を、文字認識機能２１２を用いて文字認識する。
【００６９】
ステップ１６３：ステップ１６２で文字認識した文字数をカウントする。
【００７０】
ステップ１６４：ステップ１６２で認識した文字を、辞書機能２１３を用いて単語を認識する。単語を認識したら、頻出単語の上位１０位の単語とその数を認識する。
【００７１】
ステップ１６５：ステップ１６３でカウントした文字数と、ステップ１６４で認識した頻出単語上位１０位までの単語と単語数を、紙文書の文字情報９へ格納する。
【００７２】
図１７のフローチャートを用いて、ステップ１１で読み出した前記紙文書の特徴値と、ステップ１２で読み出した前記電子文書の特徴値を比較し、前記紙文書の特徴値と一致する前記電子文書の特徴値があるか判定する処理手順（ステップ１３）の詳細を説明する。
【００７３】
ステップ１７０１：前記紙文書に、バーコード、ＩＣタグなどの紙の表面に印字されている、または紙に接着された識別媒体２９１が存在するかを識別媒体リーダー２３にて読み取り、識別媒体２９１が存在する場合はステップ１７０２へ進み、存在しない場合はステップ１７０５へ進む。
【００７４】
ステップ１７０２：記憶機能２５から、紙文書プロファイル情報３を読み込む。
【００７５】
ステップ１７０３：ステップ１７０２で読み取った前記紙文書のプロファイル３と同一のプロファイルが、ステップ１４２で読み込んだ電子文書のプロファイル情報６にあるか比較する。つまり、文書番号３１、文書名３２、作成者３３、作成日３４、ページ数３５、提出先３６、発行部数３７の内容と、文書番号６１、文書名６２、作成者６３、作成日６４、ページ数６５、提出先６６、発行部数６７の内容が同一のものがあるかを比較する。
【００７６】
ステップ１７０４：ステップ１７０３にて比較した結果、同一のプロファイルが有る場合はステップ１５へ進み、同一のプロファイルがなかった場合はステップ１４へ進む。
【００７７】
ステップ１７０５：ステップ１４３にて判定した結果、前記紙文書の表紙書式が「書式情報有り」と判断した場合はステップ１７０６へ進み、「書式情報無し」と判断した場合はステップ１７０９へ進む。
【００７８】
ステップ１７０６：記憶機能２５から、紙文書表紙情報５を読み込む。
【００７９】
ステップ１７０７：ステップ１７０６で読み込んだ紙文書表紙情報５と同一の表紙情報が、ステップ１４５で読み込んだ全ての電子文書表紙情報７の中にあるか比較する。
【００８０】
ステップ１７０８：ステップ１７０７にて、同一の表紙情報が「有る」と判断した場合はステップ１５へ進み、同一の表紙情報が「無い」と判断した場合はステップ１４へ進む。
【００８１】
ステップ１７０９：記憶機能２５から、紙文書の文字情報９を読み込む。
【００８２】
ステップ１７１０：前記紙文書の文字情報９と、ステップ１４７で読み込んだ電子文書の文字情報１０を比較し、同一の文字情報があるか判断する。つまり、文書番号９１、文書名９２、文字数９３、頻出単語９４の中の９４１、９４２、９４３の内容が、文書番号１０１、文書名１０２、文字数１０３、頻出単語の中の１０４１、１０４２、１０４３の内容と同一の文字情報があるかを比較する。
【００８３】
ステップ１７１１：ステップ１７１０にて、同一の文字情報が「有る」と判断した場合はステップ１５へ進み、同一の文字情報が「無い」と判断した場合はステップ１４へ進む。
【００８４】
図１８のフローチャートを用いて、紙文書をスキャニングし、前記スキャニングした紙文書の画像を記憶機能２５へ登録する処理手順（ステップ１４）の詳細を説明する。
【００８５】
ステップ１８１：記憶機能２５から、紙文書スキャニング情報４を読み込む。
【００８６】
ステップ１８２：ステップ１８１にて読み込んだスキャニング情報により、前記紙文書のスキャニング画像を画面に表示し、同一画面に前記紙文書のプロファイル情報を利用者に入力させる画面を表示する。その後、利用者が入力した前記プロファイル情報を受信する。
【００８７】
ステップ１８３：ステップ１８２で受信したプロファイル情報をプロファイル情報６へ格納する。また、ステップ１８１で読み込んだスキャニング情報を電子文書として保管する。
【００８８】
本実施形態により、廃棄しようとする紙文書の読み取り画像を蓄積する場合に、既に紙文書の原本となる電子文書か、スキャニングした画像を記憶機能に蓄積していることを識別することが可能なため、重複して電子データを蓄積することがなくなり、必要以上のハードディスク容量などの蓄積容量を使用しなくて済み、検索範囲が必要以上に広くなることがなくなるため、検索時間が短くなることが可能となる例について示した。
【００８９】
以上が、第一の実施形態である。
【実施例２】
【００９０】
次に第二の実施形態では、紙文書の原本となる電子文書あるいは前記紙文書をスキャニングした画像データが存在する場合でも、紙文書をスキャニングして、前記スキャニングした画像データを文字認識した後、前記電子文書あるいは前記画像データと文書の同一性を確認する手段と、アノテーションが付加されている場合など同一でなかった場合は前記紙文書をスキャニングした画像データを登録する手段を具備することを特徴とした文書管理装置を説明する。
【００９１】
図１９は、本実施形態の文書管理装置の基本的な動作の処理手順を示すフローチャートである。
【００９２】
以下、第二の実施形態では、第一の実施形態と異なる点のみを説明する。
【００９３】
図１９に示すように、第二の実施形態では第一の実施形態と同様に、ステップ１３において、ステップ１１で読み出した前記紙文書の特徴値と、ステップ１２で読み出した前記電子文書の特徴値を比較し、前記紙文書の特徴値と一致する前記電子文書の特徴値があるか判定する。第二の実施形態では、前記紙文書の特徴値と一致する前記電子文書の特徴値が「有り」の場合はステップ１６に進み、前記紙文書にアノテーションが付されている場合は前記紙文書のスキャニング画像を登録する。
【００９４】
ステップ１６の詳細な処理手順を、図２０を用いて説明する。
【００９５】
ステップ２０１：紙文書スキャニング情報４と、前記紙文書と同一の特徴値を持つ記憶機能２５に保管されている電子文書またはスキャニング画像を読み込む。
【００９６】
ステップ２０２：前記紙文書をスキャニングした画像、及び前記紙文書と同一の特徴値をもった記憶機能２５に保管されている電子文書またはスキャニング画像を入出力装置２６にて表示する。本ステップで表示される一画面の例を図２１に示す。図２１において、２１００は画面枠またはウィンドウ、２１０１は「文書プロファイル情報」のラベル、２１０２は前記紙文書をスキャニングした画像表示画面、２１０３は記憶機能２５に保管されていた前記紙文書と同じ特徴値を持った電子文書あるいはスキャニング画像の表示画面、２１０４は「文書番号：」のラベル、２１０５は前記紙文書と同じ特徴値を持った電子文書あるいはスキャニング画像の文書番号、２１０６は「バージョン：」のラベル、２１０７は利用者がバージョン情報を入出力機能２６から入力したデータを表示するエリア、２１０８は「備考：」のラベル、２１０９は利用者が備考情報を入出力機能２６から入力したデータを表示するエリア、２１１０は「登録日時：」のラベル、２１１１は本画面２１００が表示されている日時、２１１２は利用者が２１０２の画面に表示されたスキャニング画像を保存するという指示を受け付けるためのプッシュボタンまたはクリックボタン、２１１３は利用者が２１０２の画面に表示されたスキャニング画像を廃棄するという指示を受け付けるためのプッシュボタンまたはクリックボタンである。
【００９７】
ステップ２０３：利用者が指示する「保存」信号または「廃棄」信号を受け付ける。
【００９８】
ステップ２０４：「保存」ボタン２１１２の信号を受けた場合はステップ２０４へ進み、「廃棄」ボタン２１１３の信号を受けた場合はステップ１５へ進む。
【００９９】
ステップ２０５：前記紙文書スキャニング情報をスキャニング画像として保管する。
【０１００】
本実施形態により、紙文書の原本となる電子文書あるいは前記紙文書をスキャニングした画像データが存在する場合でも、紙文書をスキャニングして、前記スキャニングした画像データを文字認識した後、前記電子文書あるいは前記画像データと文書の同一性を確認する手段と、アノテーションが付加されている場合など同一でなかった場合は前記紙文書をスキャニングした画像データを登録する手段を具備することを特徴とした文書管理装置により、紙文書に原本情報以外にアノテーションなどの情報があることを識別することが可能となる例について示した。
【産業上の利用可能性】
【０１０１】
今日では、紙文書、電子文書とも増加の一途をたどっており、また、同一の文書がいろいろな場所や形態で保管されている。本発明は紙文書、電子文書とも同一の文書を重複して保管することを避けることができ、情報の管理、特に捨て方に有効であり、データの保存や管理を行うデータセンターにて利用する可能性が考えられる。
【図面の簡単な説明】
【０１０２】
【図１】第一の実施形態における文書管理装置の基本的な動作の処理手順を示すフローチャートである。
【図２】第一の実施形態の文書管理装置の概略構成図である。
【図３】第一の実施形態の紙文書プロファイル情報レコードの構成とそのレコードに属するデータ例の図である。
【図４】第一の実施形態の紙文書スキャニング情報レコードの構成とそのレコードに属するデータ例の図である。
【図５】第一の実施形態の紙文書表紙情報レコードの構成とそのレコードに属するデータ例の図である。
【図６】第一の実施形態のプロファイル情報レコードの構成とそのレコードに属するデータ例の図である。
【図７】第一の実施形態の電子文書表紙情報レコードの構成とそのレコードに属するデータ例の図である。
【図８】第一の実施形態の表紙書式情報レコードの構成とそのレコードに属するデータ例の図である。
【図９】第一の実施形態の紙文書の文字情報レコードの構成とそのレコードに属するデータ例の図である。
【図１０】第一の実施形態の電子文書の文字情報レコードの構成とそのレコードに属するデータ例の図である。
【図１１】第一の実施形態のステップ１１の詳細な手順を示したフローチャートである。
【図１２】第一の実施形態のステップ１１４の詳細な手順を示したフローチャートである。
【図１３】第一の実施形態の紙文書の表紙書式模式図である。
【図１４】第一の実施形態のステップ１２の詳細な手順を示したフローチャートである。
【図１５】第一の実施形態のステップ１４３の詳細な手順を示したフローチャートである。
【図１６】第一の実施形態のステップ１４６の詳細な手順を示したフローチャートである。
【図１７】第一の実施形態のステップ１３の詳細な手順を示したフローチャートである。
【図１８】第一の実施形態のステップ１４の詳細な手順を示したフローチャートである。
【図１９】第二の実施形態の文書管理装置の基本的な動作の処理手順を示すフローチャートである。
【図２０】第二の実施形態におけるステップ１６の詳細な手順を示したフローチャートである。
【図２１】第二の実施形態におけるステップ２０２で表示する画面例である。
【符号の説明】
【０１０３】
２０…文書管理装置、２１…制御機能、２１１…文書プロファイル比較機能、２１２…文字認識機能、２１３…辞書機能、２１４…書式登録機能、２１５…文書内文字比較機能、２１６…画像登録、２２…紙文書受付機能、２３…識別媒体リーダー、２４…紙文書スキャニング機能、２５…記憶機能、２６…入出力機能、２７…文書廃棄機能、２９…紙文書、２９１…識別媒体。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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