(57)【要約】    【課題】  操作者にとって使い勝手に優れた文書検索装置及びその制御方法、並びに制御プログラムを提供する。    【解決手段】  文書を格納する文書データベース上の文書を任意の文書検索条件に従って検索する手段を有する文書検索装置において、ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定し、設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数の文書検索条件を用いて前記文書データベースに対する検索を行って決定する。そして、設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する際に、設定した各フォルダの名称を、各々対応する文書検索条件を表すように自動的に設定して表示する。【選択図】    図１４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を格納する文書データベースと、前記文書データベース上の文書を任意の文書検索条件に従って検索する検索手段と、ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定手段と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数の文書検索条件を用いて前記文書データベースに対する検索を行って決定する文書配置手段と、前記フォルダ設定手段で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示手段とを備え、
前記フォルダ設定手段で設定した各フォルダの名称を、前記文書配置手段で用いた各々対応する文書検索条件を表すように自動的に設定することを特徴とする文書検索装置。
【請求項２】
前記文書配置手段は、
所定のフォルダより下位のフォルダに配置される文書を、前記所定のフォルダより上位のフォルダに対応する文書検索条件に基づいて決定することを特徴とする請求項１に記載の文書検索装置。
【請求項３】
前記文書検索条件は、文書に付されたインデックスに関する条件であることを特徴とする請求項１に記載の文書検索装置。
【請求項４】
前記文書検索条件は、文書作成者、文書作成者の所属グループ、文書作成日付、文書更新日、及び文書アクセス日を含む文書属性に関する条件であることを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書検索装置。
【請求項５】
文書を格納する文書データベースと、前記文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する全文検索手段と、ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定手段と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置手段と、前記フォルダ設定手段で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示手段とを備え、
前記文書配置手段は、
前記フォルダ設定手段で設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを用い、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする文書検索装置。
【請求項６】
文書を格納する文書データベースと、前記文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する全文検索手段と、フォルダを階層的に自動設定するフォルダ設定手段と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置手段と、前記フォルダ設定手段で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示手段とを備え、
前記文書配置手段は、
前記フォルダ設定手段で設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを指定し、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする文書検索装置。
【請求項７】
前記フォルダ設定手段は、前記全文検索手段で使用したキーワードの履歴の中から第１のキーワードを選択し、該第１のキーワードに基づいて各フォルダの名称を自動的に設定することを特徴とする請求項６に記載の文書検索装置。
【請求項８】
前記全文検索手段は、前記文書データベースに対応する全文検索用テーブルを有し、
前記フォルダ設定手段は、前記全文検索用テーブルより抽出した第２のキーワードに基づいて、各フォルダの名称を自動的に決定することを特徴とする請求項６に記載の文書検索装置。
【請求項９】
前記第１のキーワード及び／又は前記第２のキーワードの一覧データを備え、
前記一覧データの中から前記文書配置手段で使用するキーワードを決定することを特徴とする請求項７又は８に記載の文書検索装置。
【請求項１０】
文書を格納する文書データベース上の文書を任意の文書検索条件に従って検索する手段を有する文書検索装置の制御方法であって、
ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定工程と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数の文書検索条件を用いて前記文書データベースに対する検索を行って決定する文書配置工程と、前記フォルダ設定工程で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示工程とを有し、
前記フォルダ設定工程で設定した各フォルダの名称を、前記文書配置工程で用いた各々対応する文書検索条件を表すように自動的に設定して、前記表示工程で表示することを特徴とする文書検索装置の制御方法。
【請求項１１】
文書を格納する文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する手段を有する文書検索装置の制御方法であって、
ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定工程と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置工程と、前記フォルダ設定工程で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示工程とを有し、
前記文書配置工程は、
前記フォルダ設定工程で設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを用い、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする文書検索装置の制御方法。
【請求項１２】
文書を格納する文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する手段を有する文書検索装置の制御方法であって、
フォルダを階層的に自動設定するフォルダ設定工程と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置工程と、前記フォルダ設定工程で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示工程とを有し、
前記文書配置工程は、
前記フォルダ設定工程で設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを指定し、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする文書検索装置の制御方法。
【請求項１３】
文書を格納する文書データベース上の文書を任意の文書検索条件に従って検索する手段を有する文書検索装置の制御方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、
ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定ステップと、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数の文書検索条件を用いて前記文書データベースに対する検索を行って決定する文書配置ステップと、前記フォルダ設定ステップで設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示ステップとを有し、
前記フォルダ設定ステップで設定した各フォルダの名称を、前記文書配置ステップで用いた各々対応する文書検索条件を表すように自動的に設定して、前記表示ステップで表示することを特徴とする制御プログラム。
【請求項１４】
文書を格納する文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する手段を有する文書検索装置の制御方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、
ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定ステップと、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置ステップと、前記フォルダ設定ステップで設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示ステップとを有し、
前記文書配置ステップは、
前記フォルダ設定ステップで設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを用い、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする制御プログラム。
【請求項１５】
文書を格納する文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する手段を有する文書検索装置の制御方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、
フォルダを階層的に自動設定するフォルダ設定ステップと、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置ステップと、前記フォルダ設定ステップで設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示ステップとを有し、
前記文書配置ステップは、
前記フォルダ設定ステップで設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを指定し、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データベース上の文書を検索する文書検索装置及びその制御方法、並びに前記制御方法を実行するための制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書データベース上にフォルダを階層化しその各フォルダに文書を登録するという文書管理方法を採る文書管理システムは、従来より一般的に知られている。このような文書管理システムにおいて、階層構造のフォルダに登録された文書の中から所望の文書を得るには、文書に付けられたインデックスや文書名、作成日付、サイズ等のプロパティ情報で検索するか、文書の中に記述されている内容を全文検索によって検索する方法が採られている。
【０００３】
しかし、実際に文書を各フォルダ階層上に登録しても、運用する段階でその階層構造が好ましくないことが多い。そこで、フォルダ階層構造を全く新しく改築しようとする場合は、新規のフォルダ階層構造を文書データベース下に再構築して手動で全文書ファイルを移動又はコピーする必要があり、登録されている文書が数万文書にも及ぶ場合には、その作業はほとんど不可能に近かった。
【０００４】
このような問題を解決する技術として、文書実体（文書の本体）を一括管理する文書データベースとは別のデータベース上にユーザ定義によってフォルダの階層構造を構築し、このフォルダから前記文書データベース上の文書実体を参照できるようにした文書管理システムが提案されている（特許文献１を参照）。
【０００５】
具体的には、この文書管理システムでは、文書を識別するための文書ＩＤを文書データベース内の各文書実体に付与し、別のデータベースのフォルダからポインタにより前記文書ＩＤを用いて文書実体を参照する。１つの文書は各フォルダ階層上の任意の複数の位置からポインタを用いて参照することが可能であり、各フォルダは、任意の複数の文書へのポインタを格納することができる。そして、文書データベース内の文書は、前記フォルダ階層上に自動的に分類される。すなわち、ユーザから自動分類対象のフォルダをフォルダ階層の中から指定して自動分類要求があった場合、分類対象となるフォルダ対応の文書を対象に分類ルールを順次適用し、分類ルールに適合する文書へのポインタを分類先のフォルダ内に作成する。
【０００６】
このような文書管理システムにおいては、ユーザ定義によって構築されたフォルダ階層構造の上記データベースは、その中に登録される文書が、実際に文書実体を保持する文書データベース上の文書にリンクされている仮想的なデータベースあるため、容易に新たなフォルダ階層構造を再構築することが可能である。また、任意の複数の独立したフォルダ階層構造を前記仮想的なデータベースに保持することにより、各部門や用途毎に異なったフォルダ階層構造が必要な場合にも対応することができる。
【特許文献１】特開２０００−８９９９１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上記特許文献１の文書管理システムでは、仮想的なデータベース上に作成したフォルダ階層構造において、実際の文書の内容に即したフォルダ名を自動的に設定して、フォルダ階層構造を操作者に分かり易く表示することができない等、使い勝手の面で問題があった。
【０００８】
本発明は上記従来の問題点に鑑み、操作者にとって使い勝手に優れた文書検索装置及びその制御方法、並びに制御プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために、本発明の文書検索装置は、文書を格納する文書データベースと、前記文書データベース上の文書を任意の文書検索条件に従って検索する検索手段と、ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定手段と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数の文書検索条件を用いて前記文書データベースに対する検索を行って決定する文書配置手段と、前記フォルダ設定手段で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示手段とを備え、前記フォルダ設定手段で設定した各フォルダの名称を、前記文書配置手段で用いた各々対応する文書検索条件を表すように自動的に設定することを特徴とする。
【００１０】
本発明の文書検索装置は、文書を格納する文書データベースと、前記文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する全文検索手段と、ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定手段と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置手段と、前記フォルダ設定手段で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示手段とを備え、前記文書配置手段は、前記フォルダ設定手段で設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを用い、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする。
【００１１】
本発明の文書検索装置は、文書を格納する文書データベースと、前記文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する全文検索手段と、フォルダを階層的に自動設定するフォルダ設定手段と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置手段と、前記フォルダ設定手段で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示手段とを備え、前記文書配置手段は、前記フォルダ設定手段で設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを指定し、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする。
【００１２】
本発明の文書検索装置の制御方法は、文書を格納する文書データベース上の文書を任意の文書検索条件に従って検索する手段を有する文書検索装置の制御方法であって、ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定工程と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数の文書検索条件を用いて前記文書データベースに対する検索を行って決定する文書配置工程と、前記フォルダ設定工程で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示工程とを有し、前記フォルダ設定工程で設定した各フォルダの名称を、前記文書配置工程で用いた各々対応する文書検索条件を表すように自動的に設定して、前記表示工程で表示することを特徴とする。
【００１３】
本発明の文書検索装置の制御方法は、文書を格納する文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する手段を有する文書検索装置の制御方法であって、ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定工程と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置工程と、前記フォルダ設定工程で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示工程とを有し、前記文書配置工程は、前記フォルダ設定工程で設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを用い、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする。
【００１４】
本発明の文書検索装置の制御方法は、文書を格納する文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する手段を有する文書検索装置の制御方法であって、フォルダを階層的に自動設定するフォルダ設定工程と、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置工程と、前記フォルダ設定工程で設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示工程とを有し、前記文書配置工程は、前記フォルダ設定工程で設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを指定し、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする。
【００１５】
本発明の制御プログラムは、文書を格納する文書データベース上の文書を任意の文書検索条件に従って検索する手段を有する文書検索装置の制御方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定ステップと、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数の文書検索条件を用いて前記文書データベースに対する検索を行って決定する文書配置ステップと、前記フォルダ設定ステップで設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示ステップとを有し、前記フォルダ設定ステップで設定した各フォルダの名称を、前記文書配置ステップで用いた各々対応する文書検索条件を表すように自動的に設定して、前記表示ステップで表示することを特徴とする。
【００１６】
本発明の制御プログラムは、文書を格納する文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する手段を有する文書検索装置の制御方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定するフォルダ設定ステップと、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置ステップと、前記フォルダ設定ステップで設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示ステップとを有し、前記文書配置ステップは、前記フォルダ設定ステップで設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを用い、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする。
【００１７】
本発明の制御プログラムは、文書を格納する文書データベース上の文書を任意のキーワードに従って全文検索する手段を有する文書検索装置の制御方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、フォルダを階層的に自動設定するフォルダ設定ステップと、前記設定した各フォルダに配置すべき文書を、それぞれ単数又は複数のキーワードを用いて前記文書データベースに対する全文検索を行って決定する文書配置ステップと、前記フォルダ設定ステップで設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する表示ステップとを有し、前記文書配置ステップは、前記フォルダ設定ステップで設定されたフォルダの名称に基づいたキーワードを指定し、該キーワード又は該キーワードに基づいた語句よる全文検索を行って、各フォルダに配置すべき文書を決定することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、各フォルダの名称は、操作者が設定しなくても、自動的に実際の文書の内容に即した分かり易い名称に設定することができる。これにより、検索しなくても、表示したフォルダ階層から容易に目的の文書を見つけ出すことも可能になり、使用勝手が向上する。
【００１９】
また、フォルダの名称に基づいたキーワード等を用いて各フォルダに配置すべき文書を決定することにより、操作者は、フォルダに配置する文書を決定するためにキーワード等を設定しなくても済み、使用勝手が向上する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
本発明の文書検索装置及びその制御方法、並びに制御プログラムの実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
【００２１】
［第１の実施の形態］
〔全体的な構成と動作〕
＜ハード構成＞
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る文書検索装置のハード構成を示す図である。
【００２２】
この文書検索装置は、ＣＰＵ１、ＣＤ−ＲＯＭドライブ装置、プリンタ３、ハードディスクドライブ装置（ＨＤＤ）４、フロッピー（登録商標）ディスクドライブ装置（ＦＤＤ）５、通信部６、キーボード７、ポインティングデバイス８、及びディスプレイ装置９を備え、これらがバス１０を介して接続されている。
【００２３】
ＣＰＵ１は、本実施形態の処理を実行するための各種制御を行い、ＣＤ−ＲＯＭドライブ装置２は、外部からのデータの取り出しに用いる。プリンタ３は、ディスプレイ装置９に表示される画像等のプリントを行い、ハードディスクドライブ装置４は、主に主記憶装置として用いられ、本実施形態で実行する処理プログラムやアプリケーション等を記憶するほか、複数種類の文書データを記憶する文書データベースを備える。なお、文書データは、画像データではなくアプリケーションで作成されたテキストデータ等であっても構わない。フロッピー（登録商標）ディスクドライブ装置５は、外部からのデータの取り込みや外部へのデータの取り出しに用いる。
【００２４】
通信部６は、外部のコンピュータやネットワーク上の装置との間でデータの授受を行うためにネットワーク等との接続を可能にする。キーボード７は、本実施形態で実行される処理の指示や、検索条件等の文字列の入力など、操作者の対話的入力を受け付ける。マウス等のポインティングデバイス８は、キーボード７と共に操作者の対話的入力を受け付ける。ディスプレイ装置９は、文書データを表示するためのメモリを搭載するディスプレイカードやモニタなどを含み、本実施形態の処理を実行するためのウィンドウや処理結果を表示する。
【００２５】
＜文書の表示画面＞
次に、図１に示したディスプレイ装置９のモニタ上に表示されるメインウィンドウ表示画面として、ドキュメント（文書）表示用の画面について説明する。
【００２６】
図２は、文書データベース（図１中のハードディスク装置４）に登録されている文書データを表示するためのウィンドウ表示画面を示す図である。なお、このウィンドウ表示画面は、例えばディスプレイ装置９のモニタ上に表示される。
【００２７】
このウィンドウ表示画面には、最上段から順に、表示領域１７，１２，１８、表示領域１３、表示領域１４、及び表示領域２２，２３が配置されている。
【００２８】
表示領域１７には、現在起動しているアプリケーション名や表示している文書名が表示され、表示領域１２は、当該ウィンドウ表示画面のタイトルを表示するウィンドウタイトル用の表示領域である。表示領域１８には、当該ウィンドウをアイコン化して表示する最小化ボタン１８ａと、ウィンドウ２００をモニタ全面に最大化して表示する最大化ボタン１８ｂと、当該ウィンドウ２００の表示を閉じるボタン１８ｃとが表示される。
【００２９】
また、表示領域１３は、各種の処理機能を表示するメニュー用の表示領域であり、表示領域１４は、メニュー用の表示領域１３に表示される処理機能と同様の処理機能をボタン化したツールボタン用の表示領域である。このメニュー用の表示領域１３、あるいはツールボタン用の表示領域１４に表示される任意のボタンをポインティングデバイス８を使用して選択することで、その選択した処理機能を実行させることが可能である。
【００３０】
表示領域２３は、検索結果である文書データを表示するドキュメント表示用の領域である。表示領域２２は、検索結果として表示される文書データの枠の外部であるウィンドウ背景部を表示する領域である。
【００３１】
＜フォルダ階層構造の表示画面＞
図１に示したディスプレイ装置９のモニタ上に表示されるメインウィンドウ表示画面として、文書データベース中の文書データが配置されるフォルダの階層構造を表示する表示画面について説明する。
【００３２】
図３は、文書データベースのフォルダ階層構造を表示するためのウィンドウ表示画面を示す図である。
【００３３】
このウィンドウ表示画面のウィンドウタイトル１２には、文書管理システム名が表示される。表示領域２１５には文書管理システムの全体構成が表示される。例えば図３の例では、文書管理データベースＤＢ１と文書管理データベースＤＢ２が表示されている。そして、各データベースＤＢ１，ＤＢ２をマウス８でクリックすると、直下のフォルダが表示され、以下のフォルダを次々にクリックしていけば更に下位のフォルダ階層が表示される仕組みになっている。
【００３４】
表示領域２２２には文書情報が表示される。つまり、表示領域２１５において最後に選択されたフォルダの直下に含まれる文書データの名称とその一般属性が表示される。一般属性としては、図３にも示してあるように例えば文書サイズや作成日付等である。ユーザは、文書データベースに文書を取り込む場合に、前記表示領域２１５に表示されたフォルダを指定することにより、フォルダ階層に対応した文書管理を行うことができる。
【００３５】
＜文書検索処理＞
次に、文書データベースに登録された文書データに対して実行される文書検索処理について、図４、図５、図６、及び図７を参照して説明する。
【００３６】
なお、図４は、第１の実施の形態に係るツールメニューのプルダウンメニューを示す図であり、図５は、第１の実施の形態に係る文書検索用のダイアログボックスを示す図である。また、図６は、本実施の形態に係るヒットリストウィンドウの表示例を示す図であり、図７は、フォルダ指定検索時に表示されるフォルダ階層構造を示す図である。
【００３７】
文書検索を行う場合は、図２に示したウィンドウ表示画面において、メニュー表示領域１３の「ツール」メニューを選択する。すると、図４に示すようなプルダウンメニューが表示される。プルダウンメニューには、文書データに属する属性情報（プロパティ）から文書を検索する「文書検索」メニューが含まれている。そして、この「文書検索」メニューを選択すると、図５に示すような文書検索用のダイアログボックスが表示される。
【００３８】
文書検索を実行する操作者は、検索したい文書の条件に合うように、後で詳細に説明するインデックスを入力ボックス３１に設定する。その矢印ボタンをマウス８でクリックすれば既に登録されているインデックスが入力ボックス３１に表示され、マウス８で選択することも可能である。
【００３９】
入力ボックス３３には、インデックスの種類又は値を入れる。また論理式ボックス３２では、文書検索の条件として、一致（＝）か、値の大小（＞、＜）かを選択することができる。一致しか有り得ない場合では、操作者は論理式ボックス３２の設定を行えないことは言うまでもない。最後に、追加ボタン３４を押すとリスト表示部３６に条件が表示される。
【００４０】
リスト表示部３６に表示されている条件を削除するには、削除する条件を選択して削除ボタン３５を押せば良い。リスト表示部３６に表示された条件は文書検索の条件になり、条件が複数存在する場合はＡＮＤ論理で検索が行われる。もちろんＯＲ論理という設計にしても構わないし、複雑な論理の設定をできるようにしても構わない。そして、検索を実行する場合には検索ボタン４１をクリックする。検索ダイアログ自体を消して検索を止めるにはキャンセルボタン４２をクリックすれば良い。
【００４１】
検索ボタン４１がクリックされて、ヒットした文書がある場合には、図６に示すようなヒットリストウィンドウが表示され、検索に成功した文書数を示すヒット数が表示ボックス４５内に表示される。また、ヒット文書リスト表示部４６には、検索に成功した文書データのサイズ、ページ数、作成日、更新日等が表示される。開くボタン４７は、ヒット文書リスト表示部４６でフォーカスが当たっている文書データを図２のドキュメント表示領域２３に表示させるためのものである。閉じるボタン４８は、このヒットリストウィンドウを閉じるときに押すボタンである。
【００４２】
図５のダイアログボックスでは、他にも検索条件の設定を行うことができる。その１つが絞り込み検索である。この設定ボタン３９をチェックして有効にすると、図６のヒット文書リスト表示部４６に表示されている全ヒット文書の中からのみ検索を行う。従って、前回の検索条件全体と今回の検索条件のＡＮＤ論理によって検索されるのと同じ結果が得られる。
【００４３】
また、フォルダ指定の設定ボタン３８をチェックして有効にすると、指定したフォルダ及びその下層にある全てのフォルダの中からだけ検索を行う。検索したい文書の親フォルダが分かっている場合には、この選択を行うと余計な文書がヒットせず、ヒット文書数が減るため、ヒット文書の確認を行い易くすることができる。
【００４４】
フォルダ指定は、参照ボタン４０を選択して行う。参照ボタン４０をマウス８でクリックするとダイアログが表示され、その中に例えば図７のａの部分が表示される。同図中のＤＢ１，ＤＢ２は、文書が格納されている文書データベースである。例えば文書データベースＤＢ２をクリックすると、その下位のフォルダが表示され、図７のａ，ｂの部分が表示される。同様な操作を繰り返して、検索したい文書のフォルダ指定を行う。
【００４５】
また、特に検索場所の条件設定を行う必要がない場合には、図５の「データベース全体」設定ボタン３７を選択すれば良い。
【００４６】
〔第１の実施の形態に特徴的な説明〕
以上が本実施の形態の全体的な構成と動作であるが、以下に本第１の実施の形態に特徴的な機能等の詳細を説明する。
【００４７】
＜インデックスの設定＞
上記文書データベースに登録されている各文書データにインデックスを設定する処理について、図８及び図９を参照して説明する。なお、図８は、本実施の形態に係る文書データのプロパティを示す図であり、図９（ａ），（ｂ）は、本実施の形態に係るインデックス例を示す図である。
【００４８】
文書情報表示領域２２２で文書をマウス８を使って選択し、さらに編集メニューを選択し、そのサブメニューから「プロパティ」を選択すると、例えば図８に示すようなプロパティダイアログが表示される。このプロパティダイアログには、文書の一般属性及びインデックス属性が表示される。一般属性としては、文書名、サイズ、作成日、更新日、アクセス日、作成者等である。インデックスは本実施の形態では大別して２種類の属性があり、それはシステムインデックスと、ユーザインデックスである。表示しきれないユーザインデックスは、ダイアログ中の「２」や「３」のシートを選択すると表示され、現在表示されている「１」のシートの表示は伏せられる。
【００４９】
本実施の形態では、システムインデックスは２種類あり、図９（ａ）に示すように、各システムインデックス（１），（２）について予め複数の値が設定されている。操作者は、図８のダイアログでシステムインデックス（１），（２）の入力ボックス８１，８２に値を直接入力するか、矢印をクリックして表示されるリストから値を選択することができる。そのリストが図９（ａ）に示されるものである。
【００５０】
ユーザインデックスは、図９（ｂ）に示すような、「販売台数」「販売額」「月別販売台数」「月別販売額」等のように、ユーザが自由にインデックス名を与えることができる。このインデックス名を与える際には、文字列や数字、日時等を用いることができる。
【００５１】
図９（ｂ）の例では、ユーザインデックス「販売台数」に対して「九州」、「四国」等の値が既に設定されていることを示している。また、「月別販売額」には「１月」、「２月」等の値が設定されている。これらの値の設定は意図的に設定できるものであっても良いが、本実施の形態では、文書にユーザインデックスの値を設定すると、その値が、図９（ｂ）に示したリストに新規に加えられる。
【００５２】
操作者は、図８のダイアログでユーザインデックスの入力ボックス８３，８４に新規な値を直接入力することもできるし、矢印をクリックして表示されるリストから既に使用された既存の値を選択することもできる。図８の例では、「（ユーザインデックス１）」のように記載されているが、実際には「販売台数」等のユーザインデックス名が直接表示される。
【００５３】
＜フォルダ階層の作成＞
次に、ユーザ定義によって新規のフォルダ階層を構築する処理について、図１０及び図１１を参照して説明する。なお、図１０は、第１の実施の形態に係る新規フォルダ階層の構築時の表示画面を示す図であり、この表示画面は図３の表示領域２１５内に表示される。図１１は、図３のメニュー表示領域１３内に配置されている「ファイル」メニューを示す図である。
【００５４】
操作者は、まず表示領域２１５内に表示されている「文書管理システム」をマウス８で選択し、さらにメニュー表示領域１３内の「ファイル」メニューを表示させて、「新規ユーザ定義ＤＢ」という項目を選択すると、データベースを示すフォルダが「文書管理システム」の下層に表示される。図１０のＡのエリアでは、前記データベースを示すフォルダを「ユーザ定義ＤＢ（１）」という名称に、操作者がキーボードで変更したところを示している。
【００５５】
「新規ユーザ定義ＤＢ（１）」をマウス８を使って選択した後でメニュー表示領域１３の「ファイル」メニューで「新規フォルダ」という項目を選択すると、「新規ユーザ定義ＤＢ（１）」の下層にフォルダ（フォルダ名：新規フォルダ（１））が作成される（図１０のＢの領域）。
【００５６】
さらに、「新規フォルダ（１）」を選択してメニュー表示領域１３の「ファイル」メニューで「新規フォルダ」という項目を選択すると、「新規フォルダ（１）」の下層にフォルダ（フォルダ名：新規フォルダ（１１））が作成される（図１０のＣの領域）。
【００５７】
以下同様にして、「新規フォルダ（１２）」、「新規フォルダ（１３）」、「新規フォルダ（２）」、「新規フォルダ（３）」等のフォルダを作成したのが、図１０で示されているフォルダ階層構造である。ここで作成された新規フォルダの名称は全て仮名であり、後で説明するフォルダ内文書条件の設定処理で、ユーザが定義した名称に自動的に変更される。
【００５８】
＜文書データベースとの対応設定＞
次に、上述したように作成したフォルダ階層を所望の文書データベースに関連付けるための設定処理について、図１２を参照して説明する。
【００５９】
図１２は、作成したフォルダ階層を所望の文書データベースに関連付けるためのダイアログボックスを示す図である。
【００６０】
「新規ユーザ定義ＤＢ」のメニューで作った「新規ユーザ定義ＤＢ（１）」等のフォルダを選択し、図１１の「ファイル」メニューの項目から「実ＤＢ対応」を選択すると、図１２に示すようなダイアログボックスが表示される。
【００６１】
操作者は、このダイアログボックス内の文字編集ボックス７１に、実存する文書データベースの名前を入力することができる。ここに入れた名前の文書データベースに含まれる全文書が、「新規ユーザ定義ＤＢ（１）」のフォルダ階層の各フォルダに入る対象となる。
【００６２】
実存する文書データベースとは、直接フォルダに文書を読み込んで構成されるデータベースである。これに対して「新規ユーザ定義ＤＢ」のメニューで作ったデータベースは仮想的なデータベースであり、そこに含まれる文書は実存する文書データベースへのリンクとなっていて、実存する文書データベースとは別のフォルダ形式で文書を管理するためのものである。もちろん、リンクではなく文書をコピーして実データとして保持していても良いことは言うまでもない。
【００６３】
＜フォルダ内文書条件の設定＞
作成したフォルダ階層の各フォルダに配置する文書を決める前に、各フォルダに配置する文書の条件（フォルダ内文書条件）の設定を行う。この設定処理を図１３及び図１４を参照して説明する。なお、図１３は、フォルダ内文書条件の設定を行うためのダイアログボックスを示す図である。また、図１４は、ユーザ定義のフォルダ名が設定されたフォルダ階層の表示画面を示す図であり、この表示画面は図３の表示領域２１５内に表示される。
【００６４】
操作者は作成した全てのフォルダの個々に対し、次のような設定を行う。まず、図３の表示領域２１５上においてフォルダを選択し、図１１に示すファイルメニューのメニュー項目から「文書属性設定」を選択する。すると、図１３に示すようなダイアログボックスが表示される。このダイアログボックスによって文書検索と同じように条件設定を行い、設定した条件が、当該フォルダに配置される文書の条件になる。
【００６５】
図１３のダイアログボックスにおいて、１３１，１３２，１３３の入力ボックスは、図５の３１，３２，３３の入力ボックスと同じ機能を有するので説明は省略する。
【００６６】
例えば、図１０に示した「新規フォルダ（１）」の名称のフォルダを選択し、インデックス用の入力ボックス１３１に「システムインデックス１」を設定し、論理式用の入力ボックス１３２に「＝」を設定し、さらに値用の入力ボックス１３３に「カメラ商品」を設定すると、フォルダ名は連動して自動的に「新規フォルダ（１）」から「システムインデックス１（カメラ商品）」に変更される。同様に、ユーザインデックスとして、インデックス用の入力ボックス１３１に「販売台数」を設定し、値用の入力ボックス１３３に「九州」を設定すると、フォルダ名は連動して自動的に「新規フォルダ（１１）」から「販売台数（九州）」に変更される。
【００６７】
このようなフォルダ名の自動命名により、図１４に示すように、「システムインデックス１（プリンタ商品）」、「販売台数（四国）」、「販売額（九州）」等の、ユーザ定義の名称のフォルダが作成される。なお、本実施の形態では、フォルダ名の先頭をインデックス名とし値を括弧で囲んで表示しているが、別の表示形態を採っても良い。
【００６８】
＜フォルダ内文書確定処理＞
次に、作成した各フォルダに配置する文書を確定する処理（フォルダ内文書確定処理）について説明する。
【００６９】
図１５は、第１の実施の形態に係るフォルダ内文書確定処理を示すフロー図である。このフォルダ内文書確定処理は、操作者がメニューから指示して実行したり、夜間に自動的に実行するように設定することが可能である。
【００７０】
まずステップＳ１４１において、文書が未配置のフォルダを選択し、ステップＳ１４２で、このフォルダの「フォルダ内文書条件」を読み出し、ステップＳ１４３で文書検索を実行する。ステップＳ１４４では、ヒットした文書から、そのフォルダに配置される文書を決定する。ステップＳ１４５では、文書が未配置のフォルダが残っていないか調べ、残っていればステップＳ１４１に戻り、全て配置済みならば処理を終了する。
【００７１】
例えば、まず、「システムインデックス１（カメラ商品）」の名称のフォルダにおいて、このフォルダのフォルダ内文書条件で実際に文書検索を行い、ヒットした文書がこのフォルダに配置される文書として確定する。
【００７２】
次に、「販売台数（九州）」の名称のフォルダにおいて、このフォルダのフォルダ内文書条件で実際に文書検索を行い、ヒットした文書がこのフォルダに配置される。この時の検索は、上位フォルダ「システムインデックス１（カメラ商品）」に配置されている文書からの絞り込み検索を行う。絞り込み検索は、図５で説明した絞り込み検索機能又はフォルダ指定の検索と同様である。
【００７３】
同様にして、「販売台数（四国）」及び「販売台額（九州）」の各フォルダに配置される文書も決定される。
【００７４】
また、下層のフォルダに文書を配置する場合には、上層フォルダに配置されている文書を下位フォルダに移動して上位フォルダには残さないようにしても構わない。残す場合には複数のフォルダに同一文書が存在する管理方法となるし、残さない場合は同一文書はただ一つのフォルダにしか存在しない管理方法になる。
【００７５】
以下同様にして全フォルダについて文書検索を繰り返すと、操作者が設定したフォルダ階層に、図１２の対応データベースに設定された文書データベース（実存データベース）の文書が割り付け直された「ユーザ定義ＤＢ１」（仮想データベース）が作成できる。
【００７６】
操作者は、仮想データベースと実存データベースのうちの使用し易い方のデータベースを選択して文書を閲覧することが可能である。また、仮想データベースで、図５のフォルダ指定の文書検索で文書を検索すれば、予め絞られた文書が存在するフォルダから更に絞り込んだ検索が行えるので、非常に有効である。
【００７７】
このように、本実施の形態によれば、フォルダへの配置条件（フォルダ内文書条件）がそのままのフォルダ名となり、その条件となるシステムインデックスやユーザインデックスはユーザが定義した名称が使われるため、各フォルダ名は、ユーザがいちいち設定しなくても、自動的に分かり易い名称となる。従って、検索しなくても、表示したフォルダ階層から容易に目的の文書を見つけ出すことも可能になる。
【００７８】
また、仮想データベースのフォルダに配置された文書は内容的に類似文書が集まるために、フォルダを指定して更に文書を検索すれば、少ない検索回数で絞り込まれた検索が可能となる。
【００７９】
＜第１の実施の形態の変形例＞
上述した第１の実施の形態は、本発明の趣旨に沿った形態で種々の変形が可能である。
【００８０】
（１）図１６（ａ），（ｂ），（ｃ）は、インデックス以外の文書属性をフォルダ内文書条件として設定するためのダイアログボックスの例を示す図である。
【００８１】
図１６（ａ）に示すように、「フォルダ内文書条件」として、「作成日」、「更新日」、あるいは「アクセス日」等の、インデックス以外の一般属性を設定するようにしても良い。日付は同図に示すように範囲指定にしても、また特定日付としても良い。
【００８２】
また、図１６（ｂ），（ｃ）に示すように「フォルダ内文書条件」として、文書を作成したユーザ名や、作成したユーザが所属するグループ名を設定できるようにしても構わない。図１６（ｂ）の例では、ユーザ名を入力した後に追加ボタンでユーザリストに複数設定できるようになっており、ユーザリストの１つを選択して削除ボタンで削除することもできる。同様に、図１６（ｃ）の例でも、文書を作成したユーザのグループ名をグループリストに設定することができる。ユーザリスト内のユーザや、グループリスト内のグループに所属するユーザによって作成された文書が、フォルダに配置されることになる。
【００８３】
また、図１６（ａ），（ｂ），（ｃ）の条件設定画面と図１３の条件設定画面と合わせて、１つの「フォルダ内文書条件」の設定画面を作成しても良い。
【００８４】
（２）フォルダに対応する文書を確定するための条件として、そのフォルダより下位の階層におけるフォルダの文書条件をＯＲ論理で検索して、配置する文書を決定しても良い。そうすると、上位フォルダは下位のフォルダを含有することになる。その場合は、下位フォルダから配置する文書を文書検索によって確定していくと、上位フォルダに配置する文書は、下位フォルダの文書の集合に、上位フォルダの文書条件でヒットした文書を加えるだけで済む。
【００８５】
（３）作成されたユーザ定義による仮想データベース上に、通常の実存データベースのようにファイルをフォルダに新規に取り込んで、新規な文書を管理できるようにしても良い。その場合は、実存データベースを仮想データベースと同一のフォルダ階層にして作成し、仮想データベースと実存データベースで管理される文書を同時に同一フォルダ上に配置して表示すれば良い。
【００８６】
（４）仮想データベースを作る際に、図１２のダイアログボックスの文字編集ボックス７１において、対象となる実存データベースを複数設定するように構成しても良いことは言うまでもない。この場合は、各フォルダに配置される文書を決定するためには、複数の実存データベースを対象にして文書検索を行えば良いことは容易に類推できる。更に文字編集ボックス７１において実存データベース上のフォルダを指定して、指定されたフォルダより下層にあるフォルダ内の文書のみを、仮想データベースに配置するというようにしても良い。
【００８７】
［第２の実施の形態］
上記第１の実施の形態は、各フォルダに配置すべき文書を単数又は複数の文書検索条件によって確定するようにしたが、本第２の実施の形態は、各フォルダに配置すべき文書を単数又は複数のキーワードによって確定する。すなわち、各フォルダに配置される文書を、各フォルダに関連付けられたキーワード又はキーワードの関連語による全文検索を行って決定する。
【００８８】
〔全体的な構成と動作〕
本実施の形態に係る文書検索装置のハード構成は図１に示すものと同じであり、またメインウィンドウ表示画面も図２及び図３に示すものと同じである。但し、ハードディスクドライブ装置４には、本実施形態で実行する処理プログラムやアプリケーション等を記憶するほか、複数種類の文書データを記憶する文書データベースと、この文書データベースに対応する全文検索データベースとを備える。この全文検索データベースは、文書データベースに１対１に対応して設けられた検索用テーブルで構成されている。
【００８９】
図１７は、検索用テーブルの一例を示す図である。
【００９０】
検索用テーブルは、テキストを分解して登録している。例えば、図１７に示すように、“ａｂｃ”という文字に対して、これが含まれる文書のＩＤを登録している。したがって、検索では、実際のキーワードを分解し、分解したキーワードに対応するテーブルの文書ＩＤの中から共通する文書ＩＤを特定して絞り込んで、最終的に絞り込まれた文書の内容から分解前のキーワードが本当に存在するかを確かめてヒット文書を確定する。
【００９１】
＜全文検索データベースの登録処理＞
次に、全文検索データベースに対する文書の登録処理について、図１８を参照して説明する。
【００９２】
なお、図１８は、全文検索データベースの登録処理を示すフロー図である。
【００９３】
まず、ステップＳ１２において、全文検索データベースに対する文書の登録を行うために、前述した検索用テーブルを指定する。次のステップ１３では、処理対象の文書データのＩＤと該文書データ中のテキストを関連付けして、前記指定した検索用テーブルに登録する。
【００９４】
続くステップ１４では、処理対象の文書データの登録処理が全て終了したか否かを判定し、登録処理が全て終了している場合には（ステップ１４でｙｅｓ）、処理を終了し、登録処理が終了していない場合には（ステップ１４でｎｏ）、ステップＳ１２に戻り、登録処理を繰り返す。
【００９５】
なお、文書データに変更があった場合にも同様に登録処理を行うが、その場合には、変更前の文書データのＩＤを検索用テーブルから削除した上で登録処理を行う。
【００９６】
＜全文検索処理＞
次に、図１８で説明した登録処理によって登録された文書データに対して実行される全文検索処理について、図１９、図２０及び図２１を参照して説明する。
【００９７】
なお、図１９は、本実施の形態に係るプルダウンメニューの一例を示す図であり、図２０は、本実施形態に係る全文検索を行うためのダイアログボックスを示す図である。また、図２１は、本実施の形態のヒットリストウィンドウを示す図である。
【００９８】
全文検索を行う場合、図２に示したメニュー表示領域１３内の「ツール」メニューを選択する。これによって、図１９に示すようなプルダウンメニューが表示され、その中から「全文検索」メニューを選択すると、図２０に示すようなダイアログボックスが表示される。
【００９９】
検索を実行する操作者は、図２０の編集ボックス２３１に文字列を入力して追加ボタン２３３を押すと、入力した文字列がキーワードとしてキーワードリスト２３２に追加される。削除ボタン２３４は、キーワードリスト２３２の中の１つを選択して押すことにより、選択されたキーワードを削除することができる。
【０１００】
２３５，２３６はＡＮＤ、ＯＲ論理を指定するチェックボタンであり、キーワードリスト２３２中のキーワード全てを含む文書データを検索する場合にはＡＮＤのチェックボタン２３５にチェックを付け、複数のキーワードのうちのいずれか１つ以上を含む文書データを検索する場合にはＯＲチェックボタン２３６にチェックを付ける。
【０１０１】
キャンセルボタン２３８は、キーワードリスト２３２中にキーワードが１つ以上列挙されている場合にイネーブルとなり、この検索ボタン２３７を押すと、キーワードリスト２３２中のキーワードを検索条件とした検索が実行される。
【０１０２】
検索ボタン２３７が押されてヒットした文書がある場合には、図２１で示すヒットリストウィンドウが表示される。図２１に示すように、検索が成功した文書数を示すヒット数が表示ボックス４５内に表示される。
【０１０３】
図２１中の４６はヒット文書リスト表示部であり、検索が成功した文書データのサイズ、ページ数、作成日、更新日等が表示される。閉じるボタン４８は、ヒットリストウィンドウを閉じるときに押すボタンである。検索ボタン４９は、メニュー表示領域１３内の「ツール」メニューにおける「全文検索」メニューと同じ働きをする。開くボタン４７は、ヒット文書リスト表示部４６でフォーカスが当たっている文書画像データを図２のドキュメント表示領域２３に表示させるためのものである。テキスト表示部５０は簡易的なものであるが、開くボタン４７では文書中のフォントサイズ、種類、レイアウト等を忠実に再現する。
【０１０４】
また、テキスト表示部５０は、ヒット文書リスト表示部４６でフォーカスが当たっている文書画像データ中のテキスト部分を抽出して表示するもので、検索に用いられたキーワードが斜線枠５３で示すように強調表示される。次ヒットボタン５１又は前ヒットボタン５２を押すことにより、斜線枠５３にカーソルが当てられ、そのカーソルの位置が前後に存在する斜線枠５３に移動して、テキスト部分の表示領域がスクロールされる。
【０１０５】
なお、文書データは、画像データではなくアプリケーションで作成されたテキストデータ等であっても良い。また、画像データの場合では、文書画像データからＯＣＲ（文字認識）されて得られたテキスト部分が表示される。
【０１０６】
〔第２の実施の形態に特徴的な説明〕
以上が本実施の形態の全体的な構成と動作であるが、以下に本第２の実施の形態に特徴的な機能等の詳細を説明する。
【０１０７】
＜フォルダ階層の作成＞
次に、ユーザ定義によって新規のフォルダ階層を構築する処理について、図２２を参照して説明する。
【０１０８】
図２２は、第２の実施の形態に係る新規フォルダ階層の構築時の表示画面を示す図であり、この表示画面は図３の表示領域２１５内に表示される。
【０１０９】
まず、図２２中のエリアＡ又はエリアＡ，Ｂだけの表示が行われている状態で、同図中の「文書管理システム」をマウス８で選択し、メニュー表示領域１３から「ファイル」メニューを表示させ、「新規ユーザ定義ＤＢ」という項目を選択する。すると、データベースを示すフォルダが「文書管理システム」の下層に表示される。図２２のＣのエリアは、そのデータベースを示すフォルダのフォルダ名を「ユーザ公開ＤＢ」という名称に操作者がキーボードより変更したところを表示している。
【０１１０】
「ユーザ公開ＤＢ」フォルダをマウス８で選択した後に、メニュー表示領域１３からの「ファイル」メニューで「新規フォルダ」という項目を選択すると、同様に「ユーザ公開ＤＢ」の下層にフォルダが作成される。図２２のＤのエリアは、この操作を２回繰り返してそれぞれのフォルダのフォルダ名を「製品情報」、「クレーム対応」という名称に変更している。変更前のフォルダ名は「新規フォルダ（１）」等である。
【０１１１】
さらに、「クレーム対応」フォルダを選択してメニュー表示領域１３からの「ファイル」メニューで「新規フォルダ」という項目を選択し、作成されたフォルダのフォルダ名を「プリンタ」に変更したのが図２２のＥのエリアである。
【０１１２】
図２２のエリアＦは、「プリンタ」フォルダを選択し、さらに「新規フォルダ」メニューを選択して生成されたフォルダのフォルダ名を「給紙」に変更したところを表している。以下同様にして「排紙」、「インク」、「スキャナ」、「光学系」、「読み取りヘッド」、「デジカメ」等のフォルダを作成して、図２２に示すようなユーザ定義のフォルダ階層が構築される。
【０１１３】
＜文書データベースとの対応設定＞
次に、上述したようにユーザ定義によって作成したフォルダ階層を所望の文書データベースに関連付けるための設定を、第１の実施の形態と同様に行う。すなわち、「新規ユーザ定義ＤＢ」のメニューで作った例えば「ユーザ公開ＤＢ」等のフォルダを選択し、「ファイル」メニューから「実ＤＢ対応」を選択して図１２に示すようなダイアログボックスを表示する。その中の入力ボックス７１に入れた名前の文書データベースに含まれる全文書が、「ユーザ公開ＤＢ」のフォルダ階層の各フォルダに入る対象となる。
【０１１４】
＜フォルダ内文書配置方法＞
作成した各フォルダに実際に文書を配置する方法について説明する。
【０１１５】
図１２に示したダイアログボックスで指定した文書データベースが「社内データＤＢ」であったとする。まず「製品情報」又はそれに関連する言葉をキーワードにしてＯＲ論理で全文検索を行い、ヒットした文書が「製品情報」フォルダに配置される。次に「クレーム対応」又はそれに関連する言葉をキーワードにしてＯＲ論理で全文検索を行い、ヒットした文書が「クレーム対応」フォルダに配置される。
【０１１６】
さらに、「プリンタ」又はそれに関連する言葉をキーワードにしてＯＲ論理で全文検索を行い、ヒットした文書が「プリンタ」フォルダに配置される。但し、全文検索は「プリンタ」フォルダの上位フォルダの文書のみを対象にする。従って、図２０の絞り込み検索４０又はフォルダ指定検索４１と同様の検索が行われる。
【０１１７】
また、「プリンタ」フォルダに文書を配置する場合には、上位フォルダに配置されている文書を下位フォルダに移動して、上位フォルダには残さないようにしても構わない。
【０１１８】
以下、同様にして全フォルダについて全文検索を繰り返すと、操作者が設定したフォルダ階層に「社内データＤＢ」の文書が割り付け直された「ユーザ公開ＤＢ」が作成できる。また、ユーザ定義のフォルダ階層のデータベースで、図２０のフォルダ指定の全文検索で文書を検索するすれば、予め絞られた文書が存在するフォルダから更に絞り込んだ検索が行える。
【０１１９】
このように第２の実施の形態では、フォルダ名や、フォルダ名と関連する語句をキーワードとして全文検索を行い、フォルダに配置する文書を確定することができるので、操作者は、フォルダに配置する文書を確定するために使用するキーワードをいちいち設定しなくても済み、使用勝手が向上する。
【０１２０】
＜第２の実施の形態の変形例＞
上述した第２の実施の形態は、本発明の趣旨に沿った形態で種々の変形が可能である。
【０１２１】
（１）本実施の形態の構成では、一般的な全文検索が行えるようになっているので、実存データベースの操作者が使用したキーワードの履歴を保存し、使用したキーワードや履歴から重要なキーワードを決定して、それをフォルダ名として自動的に仮想データベースのフォルダ構成を決めても構わない。
【０１２２】
また、全文検索データベースの検索用テーブルがキーワードとそれを含む文書という単位で管理されている場合には、その内容から重要なキーワードを抽出し、それをフォルダ名として自動的に仮想データベースのフォルダ構成を決めても構わない。重要なキーワードとは、そのキーワードを用いると文書データベース内の文書を選別できるキーワード等であって、ただ単にそのキーワードを含む文書が多いということではない。
【０１２３】
さらに、上記した二通りのキーワードの一覧を作成して、その一覧からフォルダ名の選択等を行えるようにしても構わない。
【０１２４】
（２）各フォルダに配置する文書は、上位フォルダに配置される文書からの全文検索結果ではなく、対応付けられた実際の文書データベース全体から全文検索を行っても良い。また、フォルダに配置する文書を確定するためのキーワードを、そのフォルダより下位の階層フォルダ全ての名前やその関連する言葉の全てをＯＲ論理で全文検索して確定し、この確定したキーワードを使用して、配置する文書を決定しても良い。そうすると、上位フォルダ名が含まれない文書でも上位のフォルダに配置され、文書の分類漏れが防げる。その場合は、下位フォルダから配置する文書を全文検索によって確定していくと、上位フォルダの文書は下位フォルダの文書の集合に、上位フォルダの名前又は関連する言葉でＯＲ検索した文書を加えるだけで済む。
【０１２５】
（３）作成されたユーザ定義の仮想データベース上で、ファイルをフォルダに新規に取り込んで新規な文書を管理する場合には、仮想データベースに文書データを読み込む時に、文書に含まれるテキストを抽出し、各フォルダ階層に関連付けられたキーワードから、属するフォルダを自動で判断するようにしても構わない。
【０１２６】
本発明は、上述した実施形態の装置に限定されず、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器から成る装置に適用しても良い。前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体をシステムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、完成されることは言うまでもない。
【０１２７】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、不揮発性メモリを用いることができる。また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１２８】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、次のプログラムコードの指示に基づき、その拡張機能を拡張ボードや拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが処理を行って実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【０１２９】
【図１】第１の実施の形態に係る文書検索装置のハード構成を示す図である。
【図２】文書データベースに登録されている文書データを表示するためのウィンドウ表示画面を示す図である。
【図３】文書データベースのフォルダ階層構造を表示するためのウィンドウ表示画面を示す図である。
【図４】第１の実施の形態に係るツールメニューのプルダウンメニューを示す図である。
【図５】第１の実施の形態に係る文書検索用のダイアログボックスを示す図である。
【図６】第１の実施の形態に係るヒットリストウィンドウの表示例を示す図である。
【図７】フォルダ指定検索時に表示されるフォルダ階層構造を示す図である。
【図８】第１の実施の形態に係る文書データのプロパティを示す図である。
【図９】第１の実施の形態に係るインデックス例を示す図である。
【図１０】第１の実施の形態に係る新規フォルダ階層の構築時の表示画面を示す図である。
【図１１】「ファイル」メニューを示す図である。
【図１２】文書データベースとの対応設定用のダイアログボックスを示す図である。
【図１３】フォルダ内文書条件の設定用のダイアログボックスを示す図である。
【図１４】ユーザ定義のフォルダ名が設定されたフォルダ階層の表示画面を示す図である。
【図１５】第１の実施の形態に係るフォルダ内文書確定処理を示すフロー図である。
【図１６】インデックス以外の文書属性をフォルダ内文書条件として設定するためのダイアログボックスの例を示す図である。
【図１７】検索用テーブルの一例を示す図である。
【図１８】全文検索データベースの登録処理を示すフロー図である。
【図１９】第２の実施の形態に係るプルダウンメニューの一例を示す図である。
【図２０】第２の実施の形態に係る全文検索を行うためのダイアログボックスを示す図である。
【図２１】第２の実施の形態のヒットリストウィンドウを示す図である。
【図２２】第２の実施の形態に係る新規フォルダ階層の構築時の表示画面を示す図である。
【符号の説明】
【０１３０】
１  ＣＰＵ
２  ＣＤ−ＲＯＭドライブ
３  プリンタ
４  ＨＤＤ
５  ＦＤＤ
６  通信部
７  キーボード
８  マウス
９  ディスプレイ装置
【図１】
2006048521.tif 000003
【図２】
2006048521.tif 000004
【図３】
2006048521.tif 000005
【図４】
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【図５】
2006048521.tif 000007
【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
2006048521.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
2006048521.tif 000018
【図１７】
2006048521.tif 000019
【図１８】
2006048521.tif 000020
【図１９】
2006048521.tif 000021
【図２０】
2006048521.tif 000022
【図２１】
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【図２２】
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