(57)【要約】【課題】  承認を依頼されているクライアントの状況を正確に把握することができる電子メール制御装置、電子メール制御プログラムおよび電子メール制御方法を提供すること。【解決手段】  クライアントから送信される電子メールの受信状況を監視する。承認結果電子メールを未送信である未承認クライアントから、その承認結果電子メール以外の電子メールが送信された場合には、その未承認クライアントは承認結果電子メールを送信可能な状況であると判断し、未承認クライアントから何ら電子メールが送信されない場合には、その未承認クライアントは承認結果電子メールを送信不可能な状況であると判断する。【選択図】  図１１
2006293509.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のクライアントの各々から通信手段を介して送信される電子メールを受信する受信手段と、前記受信手段によって受信した電子メールを前記通信手段を介して宛先として指定されている前記複数のクライアントのいずれかに送信する送信手段とを備えた電子メール制御装置において、
前記受信手段による電子メールの受信状況または前記送信手段による電子メールの送信状況を監視する監視手段と、
前記監視手段によって監視されている前記受信状況または前記送信状況に基づいて前記各クライアントの状況を把握する把握手段とを備えていることを特徴とする電子メール制御装置。
【請求項２】
前記監視手段は、
前記受信手段によって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれかに承認を依頼する承認依頼電子メールか否かを判断する第１判断手段と、
前記第１判断手段によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合に、前記承認依頼電子メールにおいて承認を依頼されている承認側クライアントを識別可能な識別情報を記憶する第１記憶手段と、
前記受信手段によって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれのクライアントから送信されたかを特定する特定手段と、
前記特定手段によって特定されたクライアントが、前記第１記憶手段に記憶されている識別情報によって識別される承認側クライアントか否かを判断する第２判断手段とを備え、
前記把握手段は、
前記第１判断手段によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合に、前記第１記憶手段に記憶される識別情報に対応つけて、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認不可能な状況であることを示す状況情報を記憶する第２記憶手段と、
前記第２判断手段によって前記第１記憶手段に記憶されている識別情報によって識別される承認側クライアントであると判断された場合に、前記第２記憶手段に記憶されている状況情報を、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であることを示す状況情報に更新する第１更新手段とを備えていることを特徴とする請求項１に記載の電子メール制御装置。
【請求項３】
前記承認側クライアントに承認を依頼したことをうけて、前記受信手段によって受信した電子メールが前記承認側クライアントから送信された承認結果を報告する承認結果電子メールか否かを判断する第３判断手段と、
前記第３判断手段によって前記承認結果電子メールであると判断された場合に、前記第１記憶手段に記憶されている前記承認結果電子メールを送信した承認側クライアントを識別する識別情報と、前記識別情報に対応つけて前記第２記憶手段に記憶されている状況情報とを削除する削除手段とを備えていることを特徴とする請求項２に記載の電子メール制御装置。
【請求項４】
前記第１判断手段によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合であって、前記承認依頼電子メールにおいて複数の承認側クライアントに対する承認順番が指示されている場合に、前記各承認側クライアントに対応つけて承認順番を記憶する第３記憶手段と、
前記第３記憶手段に記憶されている承認順番で各承認側クライアントに承認を依頼するように制御する承認順番制御手段とを備えていることを特徴とする請求項２または３に記載の電子メール制御装置。
【請求項５】
前記承認順番制御手段は、
前記第３記憶手段に記憶されている承認順番に従って承認順番が第１番目の承認側クライアントから順番に承認を依頼する電子メールを作成する作成手段と、
前記作成手段によって作成された電子メールを承認順番が所定番目の承認側クライアント宛に送信したことをうけて、前記承認順番が所定番目の承認側クライアントから前記承認結果電子メールを受信したことが前記第３判断手段によって判断された場合に、前記承認結果が承認であるか否かを判断する第４判断手段と、
前記第４判断手段によって承認結果が承認であると判断された場合に、前記承認順番が所定番目の承認側クライアントに対応つけて承認結果を記憶する第４記憶手段とを備え、
前記作成手段は、前記第４判断手段によって承認結果が承認であると判断された場合に、承認順番が次の承認側クライアント宛に承認を依頼する電子メールを作成することを特徴とする請求項４に記載の電子メール制御装置。
【請求項６】
前記第１記憶手段には、前記第１判断手段によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合に、前記第３記憶手段に記憶されている承認順番に従って承認順番が第１番目の承認側クライアントを識別する識別情報から順番に各承認側クライアントを識別する識別情報が記憶されることを特徴とする請求項５に記載の電子メール制御装置。
【請求項７】
全ての承認側クライアントから前記承認結果電子メールを受信したか否かを判断する第５判断手段と、
前記第５判断手段によって全ての承認側クライアントから前記承認結果電子メールを受信したと判断された場合、または、前記第４判断手段によって承認結果が非承認であると判断された場合に、前記承認依頼電子メールによって承認を依頼したクライアント宛に承認結果を報告する承認結果報告電子メールを作成する第１報告手段とを備えていることを特徴とする請求項６に記載の電子メール制御装置。
【請求項８】
前記第３判断手段の判断結果に基いて、前記承認結果電子メールを未送信である承認側クライアントを検出する検出手段と、
前記検出手段によって検出された承認側クライアントを識別する識別情報に対応つけて前記第２記憶手段に記憶されている状況情報が、前記第１更新手段によって更新されているか否かを判断する第６判断手段と、
前記第６判断手段によって更新済であると判断された場合に、前記検出手段によって検出された承認側クライアント宛に、前記承認依頼電子メールに対する承認を催促する催促電子メールを作成する催促手段とを備えていることを特徴とする請求項３から７のいずれかに記載の電子メール制御装置。
【請求項９】
前記第６判断手段によって未更新であると判断された場合に、前記承認依頼電子メールによって承認を依頼したクライアント宛に、前記検出手段によって検出された承認側クライアントは承認不可能な状況であることを報告する報告電子メールを作成する第２報告手段を備えていることを特徴とする請求項８に記載の電子メール制御装置。
【請求項１０】
前記第１判断手段によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合であって、前記承認依頼電子メールにおいて最終の承認側クライアントに対する承認期限が指示がされている場合に、各承認側クライアントの承認期限を算出する承認期限算出手段と、
前記承認期限算出手段によって算出された各承認側クライアントに対する承認期限を、各承認側クライアントに対応つけて記憶する第５記憶手段とを備え、
前記検出手段は、前記第５記憶手段に記憶されている承認期限を基準とした所定期間内に前記承認結果電子メールを未送信である承認側クライアントを検出することを特徴とする請求項８又は９に記載の電子メール制御装置。
【請求項１１】
複数のクライアントの各々から通信手段を介して送信される電子メールを受信させる受信ステップと、前記受信ステップによって受信した電子メールを前記通信手段を介して宛先として指定されている前記複数のクライアントのいずれかに送信させる送信ステップとを備えた電子メール制御プログラムにおいて、
前記受信ステップによる電子メールの受信状況または前記送信ステップによる電子メールの送信状況を監視させる監視ステップと、
前記監視ステップによって監視させている前記受信状況または前記送信状況に基づいて前記各クライアントの状況を把握させる把握ステップとを備えていることを特徴とする電子メール制御プログラム。
【請求項１２】
前記監視ステップは、
前記受信ステップによって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれかに承認を依頼する承認依頼電子メールか否かを判断させる第１判断ステップと、
前記第１判断ステップが前記承認依頼電子メールであると判断した場合に、前記承認依頼電子メールにおいて承認を依頼されている承認側クライアントを識別可能な識別情報を記憶させる第１記憶ステップと、
前記受信ステップによって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれのクライアントから送信されたかを特定させる特定ステップと、
前記特定ステップによって特定されたクライアントが、前記第１記憶ステップによって記憶された識別情報によって識別される承認側クライアントか否かを判断させる第２判断ステップとを備え、
前記把握ステップは、
前記第１判断ステップが前記承認依頼電子メールであると判断した場合に、前記第１記憶ステップによって記憶された識別情報に対応つけて、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認不可能な状況であることを示す状況情報を記憶させる第２記憶ステップと、
前記第２判断ステップが前記第１記憶ステップによって記憶された識別情報によって識別される承認側クライアントであると判断した場合に、前記第２記憶ステップによって記憶された状況情報を、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であることを示す状況情報に更新させる第１更新ステップとを備えていることを特徴とする請求項１１に記載の電子メール制御プログラム。
【請求項１３】
複数のクライアントの各々から通信手段を介して送信される電子メールを受信する受信工程と、前記受信工程によって受信した電子メールを前記通信手段を介して宛先として指定されている前記複数のクライアントのいずれかに送信する送信工程とを備えた電子メール制御方法において、
前記受信工程による電子メールの受信状況または前記送信工程による電子メールの送信状況を監視する監視工程と、
前記監視工程によって監視されている前記受信状況または前記送信状況に基づいて前記各クライアントの状況を把握する把握工程とを備えていることを特徴とする電子メール制御方法。
【請求項１４】
前記監視工程は、
前記受信工程によって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれかに承認を依頼する承認依頼電子メールか否かを判断する第１判断工程と、
前記第１判断工程によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合に、前記承認依頼電子メールにおいて承認を依頼されている承認側クライアントを識別可能な識別情報を記憶する第１記憶工程と、
前記受信工程によって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれのクライアントから送信されたかを特定する特定工程と、
前記特定工程によって特定されたクライアントが、前記第１記憶工程に記憶されている識別情報によって識別される承認側クライアントか否かを判断する第２判断工程とを備え、
前記把握工程は、
前記第１判断工程によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合に、前記第１記憶工程に記憶される識別情報に対応つけて、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認不可能な状況であることを示す状況情報を記憶する第２記憶工程と、
前記第２判断工程によって前記第１記憶工程に記憶されている識別情報によって識別される承認側クライアントであると判断された場合に、前記第２記憶工程に記憶されている状況情報を、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であることを示す状況情報に更新する第１更新工程とを備えていることを特徴とする請求項１３に記載の電子メール制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、承認を依頼されているクライアントの状況を正確に把握することができる電子メール制御装置、電子メール制御プログラムおよび電子メール制御方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より、複数のクライアントとメールサーバーとを通信手段を介して接続して構成される電子メールシステムを利用した承認方式が知られている。この承認方式は、一のクライアントから他のクライアントに対して承認を要求する承認依頼電子メールをメールサーバーに送信する。承認依頼電子メールを受信したメールサーバーは、承認依頼電子メールにおいて指示されている承認順番に従って承認を依頼されている承認側クライアントに承認依頼電子メールを送信する。承認依頼電子メールを受信した承認側クライアントは、承認結果を報告する承認結果電子メールをメールサーバーに送信する。
【０００３】
メールサーバーは承認結果電子メールを受信したことをうけて承認結果を検出する。その結果、承認結果が承認であれば次の承認側クライアントに承認依頼電子メールを送信したり、全ての承認側クライアントの承認結果が承認であれば、その承認結果を承認を依頼した一のクライアントに送信したり、承認結果が非承認であれば次の承認側クライアントに承認依頼電子メールを送信せずに、その承認結果を承認を依頼した一のクライアントに送信したり、更に、各承認側クライアントに対する承認期限を設定し、その承認期限をオーバーしても承認結果電子メールを送信しない未承認の承認側クライアントに対して承認結果を報告するように催促を促す督促電子メールを送信したりしていた。
【０００４】
しかし、未承認の承認側クライアントのなかには、休暇中であったり出張中であったり等の何等かの理由で承認結果電子メールを送信できない状況にある承認側クライアントも存在するので、承認期限をオーバーしているからといって、一律に督促電子メールを送信することは得策ではなかった。即ち、従来の承認方式では、承認側クライアントの状況を把握することなく承認依頼電子メールに対する管理を行っていた。
【０００５】
一方、次の特許文献１には、承認側クライアントが承認結果電子メールを送信できる状況にあるか否かを把握することができるように、メールサーバーに承認側クライアントのスケジュールを登録する技術が開示されている。
【特許文献１】特開平９−８１６５０号公報（図１、第００１２段落等）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上述した特許文献１に記載された技術では、予め、承認側クライアントが自己のスケジュールをメールサーバーに登録する必要があるので、スケジュールを登録する作業が手間であるという問題点があった。
【０００７】
また、たとえスケジュールを登録したとしても承認側クライアントが登録したスケジュール通りに行動する保証はなく、依然として承認側クライアントの状況を正確に把握することができないという問題点があった。
【０００８】
本発明は、上述した問題点を解決するためになされたものであり、承認を依頼されている承認側クライアントの状況を正確に把握することができる電子メール制御装置、電子メール制御プログラムおよび電子メール制御方法を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
この目的を達成するために、請求項１記載の電子メール制御装置は、複数のクライアントの各々から通信手段を介して送信される電子メールを受信する受信手段と、前記受信手段によって受信した電子メールを前記通信手段を介して宛先として指定されている前記複数のクライアントのいずれかに送信する送信手段とを備えたものであって、前記受信手段による電子メールの受信状況または前記送信手段による電子メールの送信状況を監視する監視手段と、前記監視手段によって監視されている前記受信状況または前記送信状況に基づいて前記各クライアントの状況を把握する把握手段とを備えている。
【００１０】
請求項２記載の電子メール制御装置は、請求項１記載の電子メール制御装置において、前記監視手段は、前記受信手段によって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれかに承認を依頼する承認依頼電子メールか否かを判断する第１判断手段と、前記第１判断手段によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合に、前記承認依頼電子メールにおいて承認を依頼されている承認側クライアントを識別可能な識別情報を記憶する第１記憶手段と、前記受信手段によって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれのクライアントから送信されたかを特定する特定手段と、前記特定手段によって特定されたクライアントが、前記第１記憶手段に記憶されている識別情報によって識別される承認側クライアントか否かを判断する第２判断手段とを備え、前記把握手段は、前記第１判断手段によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合に、前記第１記憶手段に記憶される識別情報に対応つけて、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認不可能な状況であることを示す状況情報を記憶する第２記憶手段と、前記第２判断手段によって前記第１記憶手段に記憶されている識別情報によって識別される承認側クライアントであると判断された場合に、前記第２記憶手段に記憶されている状況情報を、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であることを示す状況情報に更新する第１更新手段とを備えている。
【００１１】
請求項３記載の電子メール制御装置は、請求項２記載の電子メール制御装置において、前記承認側クライアントに承認を依頼したことをうけて、前記受信手段によって受信した電子メールが前記承認側クライアントから送信された承認結果を報告する承認結果電子メールか否かを判断する第３判断手段と、前記第３判断手段によって前記承認結果電子メールであると判断された場合に、前記第１記憶手段に記憶されている前記承認結果電子メールを送信した承認側クライアントを識別する識別情報と、前記識別情報に対応つけて前記第２記憶手段に記憶されている状況情報とを削除する削除手段とを備えている。
【００１２】
請求項４記載の電子メール制御装置は、請求項２又は３に記載の電子メール制御装置において、前記第１判断手段によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合であって、前記承認依頼電子メールにおいて複数の承認側クライアントに対する承認順番が指示されている場合に、前記各承認側クライアントに対応つけて承認順番を記憶する第３記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶されている承認順番で各承認側クライアントに承認を依頼するように制御する承認順番制御手段とを備えている。
【００１３】
請求項５記載の電子メール制御装置は、請求項４に記載の電子メール制御装置において、前記承認順番制御手段は、前記第３記憶手段に記憶されている承認順番に従って承認順番が第１番目の承認側クライアントから順番に承認を依頼する電子メールを作成する作成手段と、前記作成手段によって作成された電子メールを承認順番が所定番目の承認側クライアント宛に送信したことをうけて、前記承認順番が所定番目の承認側クライアントから前記承認結果電子メールを受信したことが前記第３判断手段によって判断された場合に、前記承認結果が承認であるか否かを判断する第４判断手段と、前記第４判断手段によって承認結果が承認であると判断された場合に、前記承認順番が所定番目の承認側クライアントに対応つけて承認結果を記憶する第４記憶手段とを備え、前記作成手段は、前記第４判断手段によって承認結果が承認であると判断された場合に、承認順番が次の承認側クライアント宛に承認を依頼する電子メールを作成する。
【００１４】
請求項６記載の電子メール制御装置は、請求項５に記載の電子メール制御装置において、前記第１記憶手段には、前記第１判断手段によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合に、前記第３記憶手段に記憶されている承認順番に従って承認順番が第１番目の承認側クライアントを識別する識別情報から順番に各承認側クライアントを識別する識別情報が記憶される。
【００１５】
請求項７記載の電子メール制御装置は、請求項６に記載の電子メール制御装置において、全ての承認側クライアントから前記承認結果電子メールを受信したか否かを判断する第５判断手段と、前記第５判断手段によって全ての承認側クライアントから前記承認結果電子メールを受信したと判断された場合、または、前記第４判断手段によって承認結果が非承認であると判断された場合に、前記承認依頼電子メールによって承認を依頼したクライアント宛に承認結果を報告する承認結果報告電子メールを作成する第１報告手段とを備えている。
【００１６】
請求項８記載の電子メール制御装置は、請求項３から７のいずれかに記載の電子メール制御装置において、前記第３判断手段の判断結果に基いて、前記承認結果電子メールを未送信である承認側クライアントを検出する検出手段と、前記検出手段によって検出された承認側クライアントを識別する識別情報に対応つけて前記第２記憶手段に記憶されている状況情報が、前記第１更新手段によって更新されているか否かを判断する第６判断手段と、前記第６判断手段によって更新済であると判断された場合に、前記検出手段によって検出された承認側クライアント宛に、前記承認依頼電子メールに対する承認を催促する催促電子メールを作成する催促手段とを備えている。
【００１７】
請求項９記載の電子メール制御装置は、請求項８に記載の電子メール制御装置において、前記第６判断手段によって未更新であると判断された場合に、前記承認依頼電子メールによって承認を依頼したクライアント宛に、前記検出手段によって検出された承認側クライアントは承認不可能な状況であることを報告する報告電子メールを作成する第２報告手段を備えている。
【００１８】
請求項１０記載の電子メール制御装置は、請求項８又は９に記載の電子メール制御装置において、前記第１判断手段によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合であって、前記承認依頼電子メールにおいて最終の承認側クライアントに対する承認期限が指示がされている場合に、各承認側クライアントの承認期限を算出する承認期限算出手段と、前記承認期限算出手段によって算出された各承認側クライアントに対する承認期限を、各承認側クライアントに対応つけて記憶する第５記憶手段とを備え、前記検出手段は、前記第５記憶手段に記憶されている承認期限を基準とした所定期間内に前記承認結果電子メールを未送信である承認側クライアントを検出する。
【００１９】
請求項１１記載の電子メール制御プログラムは、複数のクライアントの各々から通信手段を介して送信される電子メールを受信させる受信ステップと、前記受信ステップによって受信した電子メールを前記通信手段を介して宛先として指定されている前記複数のクライアントのいずれかに送信させる送信ステップとを備えたものであって、前記受信ステップによる電子メールの受信状況または前記送信ステップによる電子メールの送信状況を監視させる監視ステップと、前記監視ステップによって監視させている前記受信状況または前記送信状況に基づいて前記各クライアントの状況を把握させる把握ステップとを備えている。
【００２０】
請求項１２記載の電子メール制御プログラムは、請求項１１記載の電子メール制御プログラムにおいて、前記監視ステップは、前記受信ステップによって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれかに承認を依頼する承認依頼電子メールか否かを判断させる第１判断ステップと、前記第１判断ステップが前記承認依頼電子メールであると判断した場合に、前記承認依頼電子メールにおいて承認を依頼されている承認側クライアントを識別可能な識別情報を記憶させる第１記憶ステップと、前記受信ステップによって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれのクライアントから送信されたかを特定させる特定ステップと、前記特定ステップによって特定されたクライアントが、前記第１記憶ステップによって記憶された識別情報によって識別される承認側クライアントか否かを判断させる第２判断ステップとを備え、前記把握ステップは、前記第１判断ステップが前記承認依頼電子メールであると判断した場合に、前記第１記憶ステップによって記憶された識別情報に対応つけて、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認不可能な状況であることを示す状況情報を記憶させる第２記憶ステップと、前記第２判断ステップが前記第１記憶ステップによって記憶された識別情報によって識別される承認側クライアントであると判断した場合に、前記第２記憶ステップによって記憶された状況情報を、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であることを示す状況情報に更新させる第１更新ステップとを備えている。
【００２１】
請求項１３記載の電子メール制御方法は、複数のクライアントの各々から通信手段を介して送信される電子メールを受信する受信工程と、前記受信工程によって受信した電子メールを前記通信手段を介して宛先として指定されている前記複数のクライアントのいずれかに送信する送信工程とを備えたものであって、前記受信工程による電子メールの受信状況または前記送信工程による電子メールの送信状況を監視する監視工程と、前記監視工程によって監視されている前記受信状況または前記送信状況に基づいて前記各クライアントの状況を把握する把握工程とを備えている。
【００２２】
請求項１４記載の電子メール制御方法は、請求項１３記載の電子メール制御方法において、前記監視工程は、前記受信工程によって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれかに承認を依頼する承認依頼電子メールか否かを判断する第１判断工程と、前記第１判断工程によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合に、前記承認依頼電子メールにおいて承認を依頼されている承認側クライアントを識別可能な識別情報を記憶する第１記憶工程と、前記受信工程によって受信した電子メールが、前記複数のクライアントのいずれのクライアントから送信されたかを特定する特定工程と、前記特定工程によって特定されたクライアントが、前記第１記憶工程に記憶されている識別情報によって識別される承認側クライアントか否かを判断する第２判断工程とを備え、前記把握工程は、前記第１判断工程によって前記承認依頼電子メールであると判断された場合に、前記第１記憶工程に記憶される識別情報に対応つけて、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認不可能な状況であることを示す状況情報を記憶する第２記憶工程と、前記第２判断工程によって前記第１記憶工程に記憶されている識別情報によって識別される承認側クライアントであると判断された場合に、前記第２記憶工程に記憶されている状況情報を、前記識別情報によって識別される承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であることを示す状況情報に更新する第１更新工程とを備えている。
【発明の効果】
【００２３】
請求項１記載の電子メール制御装置によれば、複数のクライアントの各々から通信手段を介して送信される電子メールは受信手段によって受信される。また、受信手段によって受信した電子メールは、その電子メールにおいて宛先として指定されている前記複数のクライアントのいずれかに送信手段によって送信される。この受信手段による電子メールの受信状況または送信手段による電子メールの送信状況は監視手段によって監視されている。そして、各クライアントの状況は、この監視手段によって監視されている受信状況または送信状況に基づいて把握手段によって把握される。
【００２４】
例えば、一のクライアントから他のクライアント宛に電子メールが送信されると、その電子メールは受信手段によって受信される。ここで、監視手段が受信手段による受信状況を監視しているとした場合、この受信状況に基づいて、一のクライアントは電子メールを送信できる状況にあり、一のクライアントは電子メールを利用できる状況にある可能性が高いと推測することができる。逆に、一のクライアントから電子メールが送信されない場合には、当然に受信手段によって電子メールは受信されないので、この受信状況に基づいて、一のクライアントは電子メールを送信できる状況になく、一のクライアントは電子メールを利用できる状況にない可能性が高いと推測することができる。このように受信状況に基づいて一のクライアントの状況を正確に把握することができるという効果がある。
【００２５】
一方、監視手段が送信手段による送信状況を監視しているとし、送信手段によって他のクライアントに電子メールを送信した場合、この送信状況に基づいて、他のクライアントは電子メールを受信できる状況にあり、他のクライアントは電子メールを利用できる状況にある可能性が高いと推測することができる。逆に、他のクライアントに電子メールが送信されない場合には、この送信状況に基づいて、他のクライアントは電子メールを受信できる状況になく、他のクライアントは電子メールを利用できる状況にない可能性が高いと推測することができる。このように送信状況に基づいて他のクライアントの状況を正確に把握することができるという効果がある。
【００２６】
請求項２記載の電子メール制御装置によれば、請求項１記載の電子メール制御装置の奏する効果に加え、受信手段によって受信された電子メールは、第１判断手段によって複数のクライアントのいずれかに承認を依頼する承認依頼電子メールか否かが判断される。その結果、承認依頼電子メールであると判断された場合には、その承認依頼電子メールにおいて承認を依頼されている承認側クライアントを識別可能な識別情報が第１記憶手段に記憶される。また、この識別情報に対応つけて、この識別情報によって識別される承認側クライアントは承認依頼電子メールに対して承認不可能な状況であることを示す状況情報が第２記憶手段に記憶される。
【００２７】
一方、受信手段によって受信された電子メールは、複数のクライアントのいずれのクライアントから送信されたかが特定手段によって特定される。そして、その特定手段によって特定されたクライアントが、前記第１記憶手段に記憶した識別情報によって識別される承認側クライアントか否かが第２判断手段によって判断される。その結果、前記第１記憶手段に記憶した識別情報によって識別される承認側クライアントであると判断された場合には、前記第２記憶手段に記憶した状況情報は、承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であることを示す状況情報に第１更新手段によって更新される。よって、この第２記憶手段に記憶されている状況情報を確認することで複数のクライアントの内、特に、承認側クライアントについて、その承認側クライアントが承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であるか否かを把握することができるという効果がある。
【００２８】
また、特定手段は、送信手段によって電子メールを送信する送信先のクライアントを特定するのではなく、受信手段によって受信した電子メールを送信したクライアントを特定している。即ち、送信手段による電子メールの送信状況ではなく、受信手段による電子メールの受信状況を監視している。通常、受信手段は電子メールを送信するクライアントからの要求を受けて電子メールを受信し、送信手段は電子メールを受信するクライアントからの要求を受けて電子メールを送信するものである。
【００２９】
しかし、電子メールを受信するクライアントとの間で常時通信可能な環境下では、電子メールを受信するクライアントからの要求がない場合であても電子メールを自働送信することも可能である。よって、送信手段による電子メールの送信状況ではなく、受信手段による電子メールの受信状況を監視し、その受信状況に基づいてクライアントの状況を判断することで、より正確にクライアントの状況を把握することができるという効果がある。
【００３０】
請求項３記載の電子メール制御装置によれば、請求項２記載の電子メール制御装置の奏する効果に加え、第３判断手段によって、受信手段によって受信した電子メールが承認結果電子メールであると判断された場合には、第１記憶手段に記憶されている識別情報と、前記第２記憶手段に記憶されている状況情報とが削除手段によって削除されるので、承認依頼電子メールに対して承認結果電子メールを送信済のクライアントと未送信のクライアントとを簡単に区別することができるという効果がある。
【００３１】
請求項４記載の電子メール制御装置によれば、請求項２又は３に記載の電子メール制御装置の奏する効果に加え、承認依頼電子メールにおいて複数の承認側クライアントに対する承認順番が指示されている場合には、指示されている承認順番に沿って各承認側クライアントに承認が依頼されるように制御されるので、承認を依頼するクライアントとしては、承認順番を指定すれば、自働的にその指定した承認順番に従って承認を依頼する電子メールを承認側クライアントに送信することができるという効果がある。
【００３２】
請求項５記載の電子メール制御装置によれば、請求項４に記載の電子メール制御装置の奏する効果に加え、承認依頼電子メールにおいて複数の承認側クライアントに対する承認順番が指示がされている場合には、第３記憶手段に記憶されている承認順番に従って承認順番が第１番目の承認側クライアントから順番に承認を依頼する電子メールが作成される。そして、承認順番が所定番目の承認側クライアント宛に承認依頼電子メールを送信したのをうけて、その所定番目の承認側クライアントから承認結果電子メールを受信したことが第３判断手段によって判断され、更に、第４判断手段によって承認結果が承認であると判断された場合に、承認順番が次の承認側クライアント宛に承認を依頼する電子メールが作成される。
【００３３】
よって、先の承認側クライアントの承認結果が承認であれば、指定された承認順番に従って承認を依頼する電子メールを承認側クライアントに順番に送信することができるという効果がある。逆に言えば、先の承認側クライアントの承認結果が非承認であれば、次の承認側クライアントに承認を依頼する電子メールを送信するのを中止することができるという効果がある。更に、第４判断手段による判断結果は各承認側クライアントに対応つけて第４記憶手段に記憶されるので、各承認側クライアントの承認結果を把握することができるという効果がある。
【００３４】
請求項６記載の電子メール制御装置によれば、請求項５に記載の電子メール制御装置の奏する効果に加え、第１判断手段によって承認依頼電子メールであると判断された場合、第１記憶手段には、第３記憶手段に記憶されている承認順番に従って承認順番が第１番目の承認側クライアントを識別する識別情報から順番に記憶されるので、複数の承認側クライアントが存在する場合であっても、現在、承認を依頼している承認側クライアントを特定することができるという効果がある。
【００３５】
請求項７記載の電子メール制御装置によれば、請求項６に記載の電子メール制御装置の奏する効果に加え、第５判断手段によって全ての承認側クライアントから承認結果電子メールを受信したと判断された場合、または、第４判断手段によって承認結果が非承認であると判断された場合には、第１報告手段によって承認依頼電子メールによって承認を依頼したクライアント宛に承認結果を報告する承認結果報告電子メールが作成されるので、この承認結果報告電子メールを承認を依頼したクライアントが受信することで承認を依頼したクライアントに承認結果を報告することができるという効果がある。
【００３６】
請求項８記載の電子メール制御装置によれば、請求項３から７のいずれかに記載の電子メール制御装置の奏する効果に加え、第６判断手段によって状況情報が更新済であると判断された場合、換言すれば、未承認の承認側クライアントが承認依頼電子メールに対して承認可能な状況である可能性が高いと判断された場合には、催促手段によって、その未承認の承認側クライアントに承認依頼電子メールに対する承認を催促する催促電子メールが作成される。つまり、この未承認の承認側クライアントは、承認結果電子メールを送信できる状況にある可能性が高いにもかかわらず承認結果電子メールが未送信であるため、この催促電子メールを未承認クライアントが受信することで、その未承認の承認側クライアントに承認結果を催促することができるという効果がある。
【００３７】
請求項９記載の電子メール制御装置によれば、請求項８に記載の電子メール制御装置の奏する効果に加え、第６判断手段によって状況情報が未更新であると判断された場合、換言すれば、未承認の承認側クライアントが承認依頼電子メールに対して承認不可能な状況である可能性が高いと判断された場合には、第２報告手段によって、承認依頼電子メールによって承認を依頼したクライアントに、未承認である承認側クライアントが承認不可能な状況であることを報告する報告電子メールが作成される。つまり、この未承認の承認側クライアントは、承認結果電子メールを送信できない状況にある可能性が高いので、その旨を報告する報告電子メールを承認を依頼したクライアントが受信することで、承認結果を待っているクライアントに未承認である承認側クライアントの状況を把握させることができるという効果がある。
【００３８】
請求項１０記載の電子メール制御装置によれば、請求項８又は９に記載の電子メール制御装置の奏する効果に加え、第１判断手段によって承認依頼電子メールであると判断された場合であって、承認依頼電子メールにおいて最終の承認側クライアントに対する承認期限が指示がされている場合には、承認期限算出手段によって各承認側クライアントの承認期限が算出される。
【００３９】
例えば、承認者が３人、最終承認期限が９日間に指定されていた場合、各承認側クライアントの承認期限を１人当たり３日間として算出することができる。よって、承認を依頼するクライアントとっては最終承認期限さえ指定すればよく、各承認者に対する承認期限を指定しなければいけないとする手間を省くことができるという効果がある。
【００４０】
また、別の方法として、まずは、承認者１人当たりの承認期限が３日間として算出し、承認順番が第１番目の承認者に承認期限を３日間として承認依頼電子メールを送信する。その結果、第１番目の承認者から承認結果電子メールが１日後に送信された場合には、第２番目の承認者の承認期限を４日間として算出し、逆に、第１番目の承認者から承認結果電子メールが５日後に送信された場合には、第２番目の承認者の承認期限を２日間として算出することができる。このように、先の承認者からの承認結果電子メールの送信状況に応じて以後の承認者に対する承認期限を調節することができるという効果がある。
【００４１】
また、検出手段は、各承認側クライアントに対応つけて記憶されている承認期限を基準とした所定期間内に前記承認結果電子メールを未送信である承認側クライアントを検出するので、例えば、承認期限を超過している承認側クライアントを検出したり、承認期限は超過していないものの承認期限間近の承認側クライアントを検出したりすることができるという効果がある。
【００４２】
請求項１１記載の電子メール制御プログラムによれば、複数のクライアントの各々から通信手段を介して送信される電子メールは受信ステップにおいて受信される。また、受信ステップにおいて受信した電子メールは、その電子メールにおいて宛先として指定されている前記複数のクライアントのいずれかに送信ステップにおいて送信される。この受信ステップにおいて受信した電子メールの受信状況または送信手段において送信した電子メールの送信状況は監視ステップにおいて監視されている。そして、各クライアントの状況は、この監視ステップにおいて監視されている受信状況または送信状況に基づいて把握ステップにおいて把握される。
【００４３】
例えば、一のクライアントから他のクライアント宛に電子メールが送信されると、その電子メールは受信ステップにおいて受信される。ここで、監視ステップが受信ステップにおける受信状況を監視しているとした場合、この受信状況に基づいて、一のクライアントは電子メールを送信できる状況にあり、一のクライアントは電子メールを利用できる状況にある可能性が高いと推測することができる。逆に、一のクライアントから電子メールが送信されない場合には、当然に受信ステップにおいて電子メールは受信されないので、この受信状況に基づいて、一のクライアントは電子メールを送信できる状況になく、一のクライアントは電子メールを利用できる状況にない可能性が高いと推測することができる。このように受信状況に基づいて一のクライアントの状況を正確に把握することができるという効果がある。
【００４４】
一方、監視ステップにおいて送信ステップにおける送信状況を監視しているとし、送信ステップにおいて他のクライアントに電子メールを送信した場合、この送信状況に基づいて、他のクライアントは電子メールを受信できる状況にあり、他のクライアントは電子メールを利用できる状況にある可能性が高いと推測することができる。逆に、他のクライアントに電子メールが送信されない場合には、この送信状況に基づいて、他のクライアントは電子メールを受信できる状況になく、他のクライアントは電子メールを利用できる状況にない可能性が高いと推測することができる。このように送信状況に基づいて他のクライアントの状況を正確に把握することができるという効果がある。
【００４５】
請求項１２記載の電子メール制御プログラムによれば、請求項１１記載の電子メール制御プログラムの奏する効果に加え、受信ステップにおいて受信した電子メールは、第１判断ステップにおいて複数のクライアントのいずれかに承認を依頼する承認依頼電子メールか否かを判断する。その結果、承認依頼電子メールであると判断した場合には、その承認依頼電子メールにおいて承認を依頼されている承認側クライアントを識別可能な識別情報を第１記憶ステップにおいて記憶する。また、この識別情報に対応つけて、この識別情報によって識別される承認側クライアントは承認依頼電子メールに対して承認不可能な状況であることを示す状況情報を第２記憶ステップにおいて記憶する。
【００４６】
一方、受信ステップにおいて受信した電子メールは、複数のクライアントのいずれのクライアントから送信されたかを特定ステップにおいて特定する。そして、その特定ステップにおいて特定したクライアントが、前記第１記憶ステップにおいて記憶した識別情報によって識別される承認側クライアントか否かを第２判断ステップにおいて判断する。その結果、前記第１記憶ステップで記憶した識別情報によって識別される承認側クライアントであると判断した場合には、前記第２記憶ステップで記憶した状況情報は、承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であることを示す状況情報に第１更新手段において更新する。よって、この第２記憶ステップで記憶した状況情報を確認することで複数のクライアントの内、特に、承認側クライアントについての状況として、その承認側クライアントが承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であるか否かを把握することができるという効果がある。
【００４７】
また、特定ステップは、送信ステップにおいて電子メールを送信する送信先のクライアントを特定するのではなく、受信ステップにおいて受信した電子メールを送信したクライアントを特定している。即ち、送信ステップにおける電子メールの送信状況ではなく、受信ステップにおける電子メールの受信状況を監視している。通常、受信ステップは電子メールを送信するクライアントからの要求を受けて電子メールを受信し、送信ステップは電子メールを受信するクライアントからの要求を受けて電子メールを送信するものである。しかし、電子メールを受信するクライアントとの間で常時通信可能な環境下では、電子メールを受信するクライアントからの要求がない場合であても電子メールを自働送信することも可能である。よって、送信ステップにおける電子メールの送信状況ではなく、受信ステップにおける電子メールの受信状況を監視し、その受信状況に基づいてクライアントの状況を判断することで、より正確にクライアントの状況を把握することができるという効果がある。
【００４８】
請求項１３記載の電子メール制御方法によれば、複数のクライアントの各々から通信手段を介して送信される電子メールは受信工程によって受信される。また、受信工程によって受信した電子メールは、その電子メールにおいて宛先として指定されている前記複数のクライアントのいずれかに送信工程によって送信される。この受信工程による電子メールの受信状況または送信工程による電子メールの送信状況は監視工程によって監視されている。そして、各クライアントの状況は、この監視工程によって監視されている受信状況または送信状況に基づいて把握工程によって把握される。
【００４９】
例えば、一のクライアントから他のクライアント宛に電子メールが送信されると、その電子メールは受信工程によって受信される。ここで、監視工程が受信工程による受信状況を監視しているとした場合、この受信状況に基づいて、一のクライアントは電子メールを送信できる状況にあり、一のクライアントは電子メールを利用できる状況にある可能性が高いと推測することができる。逆に、一のクライアントから電子メールが送信されない場合には、当然に受信工程によって電子メールは受信されないので、この受信状況に基づいて、一のクライアントは電子メールを送信できる状況になく、一のクライアントは電子メールを利用できる状況にない可能性が高いと推測することができる。このように受信状況に基づいて一のクライアントの状況を正確に把握することができるという効果がある。
【００５０】
一方、監視工程が送信工程による送信状況を監視しているとし、送信工程によって他のクライアントに電子メールを送信した場合、この送信状況に基づいて、他のクライアントは電子メールを受信できる状況にあり、他のクライアントは電子メールを利用できる状況にある可能性が高いと推測することができる。逆に、他のクライアントに電子メールが送信されない場合には、この送信状況に基づいて、他のクライアントは電子メールを受信できる状況になく、他のクライアントは電子メールを利用できる状況にない可能性が高いと推測することができる。このように送信状況に基づいて他のクライアントの状況を正確に把握することができるという効果がある。
【００５１】
請求項１４記載の電子メール制御方法によれば、請求項１３記載の電子メール制御方法の奏する効果に加え、受信工程によって受信された電子メールは、第１判断工程によって複数のクライアントのいずれかに承認を依頼する承認依頼電子メールか否かが判断される。その結果、承認依頼電子メールであると判断された場合には、その承認依頼電子メールにおいて承認を依頼されている承認側クライアントを識別可能な識別情報が第１記憶工程に記憶される。また、この識別情報に対応つけて、この識別情報によって識別される承認側クライアントは承認依頼電子メールに対して承認不可能な状況であることを示す状況情報が第２記憶工程に記憶される。
【００５２】
一方、受信工程によって受信された電子メールは、複数のクライアントのいずれのクライアントから送信されたかが特定工程によって特定される。そして、その特定工程によって特定されたクライアントが、前記第１記憶工程に記憶した識別情報によって識別される承認側クライアントか否かが第２判断工程によって判断される。その結果、前記第１記憶工程に記憶した識別情報によって識別される承認側クライアントであると判断された場合には、前記第２記憶工程に記憶した状況情報は、承認側クライアントは前記承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であることを示す状況情報に第１更新工程によって更新される。よって、この第２記憶工程に記憶されている状況情報を確認することで複数のクライアントの内、特に、承認側クライアントについての状況として、その承認側クライアントが承認依頼電子メールに対して承認可能な状況であるか否かを把握することができるという効果がある。
【００５３】
また、特定工程は、送信工程によって電子メールを送信する送信先のクライアントを特定するのではなく、受信工程によって受信した電子メールを送信したクライアントを特定している。即ち、送信工程による電子メールの送信状況ではなく、受信工程による電子メールの受信状況を監視している。通常、受信工程は電子メールを送信するクライアントからの要求を受けて電子メールを受信し、送信工程は電子メールを受信するクライアントからの要求を受けて電子メールを送信するものである。しかし、電子メールを受信するクライアントとの間で常時通信可能な環境下では、電子メールを受信するクライアントからの要求がない場合であても電子メールを自働送信することも可能である。よって、、送信工程による電子メールの送信状況ではなく、受信工程による電子メールの受信状況を監視し、その受信状況に基づいてクライアントの状況を判断することで、より正確にクライアントの状況を把握することができるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００５４】
以下、本発明の好ましい実施の形態について、添付図面を参照して説明する。図１は、電子メールシステム１の外観図である。本発明の電子メール制御装置としてのメールサーバーＳは電子メールシステム１において使用されるものである。電子メールシステム１は、メールサーバーＳと、複数のクライアントＡ，Ｂ，Ｃ，Ｙ，Ｚとを通信手段としてのＬＡＮ（Local Area Network）ケーブルＫを介して接続して構成されている。
【００５５】
メールサーバーＳは、ＬＡＮケーブルＫを介して、各クライアントＡ等から送信される電子メールを受信したり、各クライアントＡ等宛の電子メールを各クライアントＡ等に送信したりするコンピュータであり、特に、各クライアントＡ等から送信される電子メールの受信状況を監視することで、各クライアントＡ等の状況を正確に把握することができるコンピューターである。
【００５６】
各クライアントＡ等は、メールサーバーＳが提供する機能やデータを利用するコンピュータである。尚、本実施例では、各クライアントＡ等は、各クライアントＡ等としてのコンピューターを操作するユーザーをも含む意味で使用する。
【００５７】
図２は、メールサーバーＳとクライアントＡ，Ｂ，Ｃ，Ｙ，Ｚとの電気的構成を示すブロック図である。尚、各クライアントＡ，Ｂ，Ｃ，Ｙ，Ｚは、いずれも同じコンピューターで構成されているので、クライアントＡの電気的構成だけを図示し、他の各クライアントＢ，Ｃ，Ｙ，Ｚについての電気的構成の図示は省略する。
【００５８】
メールサーバーＳには、中央演算装置であるＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２と、ＣＰＵ２により実行されるプログラムや固定値データを記憶するＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ ）３と、ＣＰＵ２により実行される各処理に必要なデータを一時的に記憶するＲＡＭ（Ｒｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）４と、書き替え可能な不揮発性の記憶装置であるＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）５と、書き換え可能なＲＯＭであるＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ  ａｎｄ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ  ）６と、ＬＡＮケーブルＫを介して各クライアントＡ等との通信を行うＩ／Ｆ（ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  ）７と、時計専用のチップであるＲＴＣ（Ｒｅａｌ  Ｔｉｍｅ  Ｃｌｏｃｋ  ）８とを備えている。尚、ＲＴＣ８には、電源が切られている間も起動できるように電池９が接続されている。
【００５９】
また、ＨＤＤ５には、電子メール制御プログラム５ａと、承認依頼電子メール管理プログラム５ｂとが記憶されており、電子メール記憶領域５ｃが記憶領域として割り当てられている。電子メール制御プログラム５ａは、図９（ａ）のフローチャートに示す電子メール受信処理や図９（ｂ）のフローチャートに示す電子メール送信処理を実行するためのプログラムであり、各クライアントＡ等からの要求に応じて送信される電子メールを受信したり、各クライアントＡ等からの要求に応じて各クライアントＡに電子メール送信したりするプログラムである。
【００６０】
承認依頼電子メール管理プログラム５ｂは、図１０のフローチャートに示す承認依頼電子メール管理処理や図１１のフローチャートに示すチェック処理を実行するためのプログラムであり、各クライアントＡ等の内のいずれかのクライアントから承認を依頼する承認依頼電子メールが送信された場合に、その承認依頼電子メールを管理するためのプログラムである。
【００６１】
電子メール記憶領域５ｃは、各クライアントＡ等から送信される電子メール等を記憶する領域である。この電子メール記憶領域５ｃに記憶されている電子メールは、その電子メールの宛先のクライアントに送信される。
【００６２】
また、ＥＥＰＲＯＭ６には、承認情報テーブルメモリ６ｂと、承認待ち情報テーブルメモリ６ｃとが記憶領域として割当てられている。承認情報テーブルメモリ６ｂは、図３（ｂ）に示す承認情報テーブルＡを記憶する領域である。承認情報テーブルＡは、複数の承認依頼電子メールがあった場合にも対応できるように各承認依頼電子メール毎に作成され、各承認依頼電子メールに基づいて情報を記憶する。承認情報テーブルＡには、図３（ｂ）に示すように、図中左欄上方から順番に、承認依頼電子メールＩＤ欄１０と、送信者欄１１と、承認期限欄１２と、承認順序欄１３とが備えられている。
【００６３】
承認依頼電子メールＩＤ欄１０には、各承認依頼電子メールを識別するために各承認依頼電子メール毎に割当てられるメールＩＤが記憶される。送信者欄１１には、承認依頼電子メールを送信したクライアントを識別する識別情報として、そのクライアントに割当てられているメールアドレスが記憶される。承認期限欄１２には、承認依頼電子メールにおいて指示されている最終承認期限が記憶される。承認順序欄１３には、承認依頼電子メールにおいて指示されている承認順番に従って、上方から順番に承認を依頼されている承認側クライアントのメールアドレスが記憶される。
【００６４】
また、承認順序欄１３に記憶される各承認側クライアント毎に、図中左側から順番に送信日欄１３ａと、承認期限欄１３ｂと、承認日欄１３ｃと、承認結果欄１３ｄとが備えられている。送信日欄１３ａには、各承認側クライアントに承認を依頼した日付が記憶される。承認期限欄１３ｂには、各承認側クライアントに対して設定される承認期限が記憶される。承認日欄１３ｃには、各承認側クライアントから送信される承認結果を報告する承認結果電子メールを受信した日付が記憶される。承認結果欄１３ｄには、各承認側クライアントの承認結果が記憶される。
【００６５】
図２に戻り説明を続ける。承認待ち情報テーブルメモリ６ｃは、図３（ｃ）に示す承認待ち情報テーブルＢを記憶する領域である。承認待ちテーブルＢは、承認側クライアントのうち承認結果電子メールを送信しなければいけない順番であるにもかかわらず、依然として承認結果電子メールを未送信である未承認クライアントに関する情報を記憶する。承認待ち情報テーブルＢには、図３（ｃ）に示すように、図中上段欄左側から順番に承認者欄１５と、承認依頼電子メールＩＤ欄１６と、承認可能情報欄１７とを備えている。
【００６６】
承認者欄１５には、未承認クライアントを識別する識別情報として、その未承認クライアントのメールアドレスが記憶される。承認依頼電子メールＩＤ欄１６は、承認者欄１５に記憶されている未承認クライアントのメールアドレスに対応つけて、その未承認クライアントがいずれの承認依頼電子メールに対して未承認であるかを示すために承認依頼電子メールのメールＩＤが記憶される。承認可能情報欄１７は、承認者欄１５に記憶されている未承認クライアントのメールアドレスに対応つけて、その未承認クライアントに関する状況、即ち、その未承認クライアントが承認依頼電子メールに対して承認可能な状況か否か（承認結果電子メールを送信できる状況にあるか否か）を示す情報が記憶される。
【００６７】
再び、図２に戻り説明を続ける。クライアントＡは、ＣＰＵ２０と、ＲＯＭ２１と、ＲＡＭ２２と、ＨＤＤ２３と、Ｉ／Ｆ２５と、ＲＴＣ２６とを備えている。更に、ＨＤＤ２３には、電子メールを作成したり、電子メールを送受信するプログラムとして電子メール制御プログラム２３ａが記憶されており、受信した電子メールを記憶する電子メール記憶領域２３ｂが記憶領域として割当てられている。
【００６８】
次に、図３乃至図８を参照して、クライアントＺから承認依頼電子メールが送信された場合に、上述した承認情報テーブルＡと、承認待ち情報テーブルＢとに記憶される情報について説明する。
【００６９】
まず、図３（ａ）を参照してクライアントＺから送信される承認依頼電子メールについて説明する。図３（ａ）はクライアントＺから送信された承認依頼電子メールを模式的に示す図である。承認依頼電子メールには、ヘッダ情報欄３０と、承認情報欄３１とが備えられている。
【００７０】
ヘッダ情報欄３０には、宛先欄３０ａと、送信者欄３０ｂと、件名欄３０ｃと、電子メールＩＤ欄３０ｄと、日付欄３０ｅとが備えられている。宛先欄３０ａには、承認依頼電子メールの送信先のメールアドレス、即ち、メールサーバーＳのメールアドレスが記憶されている。（尚、図中メールサーバーＳアドレスとは、このメールサーバーＳのメールアドレスを意味するものとする）。
【００７１】
送信者欄３０ｂには、承認依頼電子メールを送信したクライアントのメールアドレス、即ち、クライアントＺのメールアドレスが記憶されている。（尚、図中クライアントＺアドレスとは、このクライアントＺのメールアドレスを意味するものとし、以下、各クライアントのメールアドレスは図中では同様に図示する）。
【００７２】
件名欄３０ｃには、電子メールの題名が記憶され、本実施例では「承認依頼」の文字が記憶されている。電子メールＩＤ欄３０ｄには、各電子メールを識別する識別情報が記憶され、本実施例では、クライアントＺが送信した承認依頼電子メールを識別する識別情報として「１００」が記憶されている。日付欄３０ｅには、電子メールを送信した日付が記憶され、「１２月１日」という日付が記憶されている。
【００７３】
承認情報欄３１には、本文欄３１ａと、承認順序欄３１ｂと、承認期限欄３１ｃとが備えられている。本文欄３１ａには、送信者から受信者に伝えたい内容が記載され、本実施例では「下記の件に関し、承認願います。記・・・・」という承認を依頼する内容が記憶されている。承認順序欄３１ｂには、承認側クライアントのメールアドレスが、上方から承認順番順に並べて記憶され、本実施例では、承認者側クライアントＡ、承認者側クライアントＢ、承認側クライアントＣの順番で、各承認側クライアントＡ，Ｂ，Ｃのメールアドレスが記憶されている。承認期限欄３１ｃには、最終の承認期限が記憶され、本実施例では、承認順番が最後の承認側クライアントＣの承認期限として「１２月７日」が記憶されている。
【００７４】
次に、図３（ｂ）を参照しながら、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メールを受信した場合に、承認情報テーブルＡに記憶する情報について説明する。図３（ｂ）は第１状態における承認情報テーブルＡを模式的に示す図である。
【００７５】
図３（ａ）で説明したクライアントＺから送信された承認依頼電子メールを受信した場合、承認依頼電子メールＩＤ欄１０には、承認依頼電子メールの電子メールＩＤ欄３０ｄに記憶されている情報に基づいて「１００」が記憶される。送信者欄１１には、承認依頼電子メールの送信者欄３０ｂに記憶されている情報に基づいてクライアントＺのメールアドレスが記憶される。承認期限欄１２には、承認依頼電子メールの承認期限欄３１ｃに記憶されている情報に基づいて「１２／０７」が記憶される。
【００７６】
承認順序欄１３には、承認依頼電子メールの承認順序欄３１ｂに記憶されている情報に基づいて、上段から順番にクライアントＡのメールアドレス、クライアントＢのメールアドレス、クライアントＣのメールアドレスが記憶される。また、承認順番が第１番目のクライアントＡのメールアドレスに対応つけて、送信日欄１３ａには、承認依頼電子メールの受信直後にクライアントＡに承認を依頼する電子メールを送信したとして、承認依頼電子メールの日付欄３０ｅに記憶されている情報に基づいて「１２／０１」が記憶され、承認期限欄１３ｂには、クライアントＡに対する承認期限として「１２／０３」が記憶される。
【００７７】
このクライアントＡに対する承認期限である「１２／０３」は、クライアントＡに承認を依頼する電子メールを送信した日付を１２／０１とした上で、承認側クライアントがクライアントＡ，Ｂ，Ｃの３者、最終承認期限が１２月７日であることに基いて、承認者１人当たりの承認期限（２日間）から１２月３日として算出される。
【００７８】
次に、図１２を参照してメールサーバーＳからクライアントＡへ送信された承認電子メールについて説明する。図１２はクライアントＡへ送信された承認電子メールを模式的に示す図である。承認電子メールには、ヘッダ情報欄１２０と、承認情報欄１２１とが備えられている。
【００７９】
ヘッダ情報欄１２０には、宛先欄１２０ａと、送信者欄１２０ｂと、件名欄１２０ｃと、電子メールＩＤ欄１２０ｄと、承認依頼電子メールＩＤ欄１２０ｅと、日付欄１２０ｆとが備えられている。宛先欄１２０ａには、承認電子メールの送信先のメールアドレス、即ち、クライアントＡのメールアドレスが記憶されている。送信者欄１２０ｂには、承認電子メールをクライアントＡへ送信したメールサーバーＳのメールアドレスが記憶されている。件名欄１２０ｃには、電子メールの題名が記憶され、本実施例では「承認」の文字が記憶されている。電子メールＩＤ欄１２０ｄには、各電子メールを識別する識別情報が記憶され、本実施例では、メールサーバーＳが送信した承認電子メールを識別する識別情報として「ＰＰＰ」が記憶されている。承認依頼電子メールＩＤ欄１２０ｅには、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メールのメールＩＤ「１００」が記憶されている。日付欄１２０ｅには、電子メールを送信した日付が記憶され、「１２月１日」という日付が記憶されている。
【００８０】
承認情報欄１２１には、本文欄１２１ａと、承認期限欄１２１ｂとが備えられている。本文欄１２１ａには、承認依頼電子メールの本文欄３１ａと同様の内容が記憶されている。承認期限欄１２１ｃには、クライアントＡに対する承認期限が記憶され、本実施例では、「１２月３日」が記憶されている。
【００８１】
本承認電子メールを受信したクライアントは、承認期限欄１２１ｂに記憶された期限までに、後述する承認結果電子メールを送信することになる。
【００８２】
次に、図３（ｃ）、図３（ｄ）を参照しながら、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メールを受信した場合、承認待ち情報テーブルＢに記憶する情報について説明する。図３（ｃ）は第１状態における承認待ち情報テーブルＢを模式的に示す図であり、図３（ｄ）は第２状態における承認待ち情報テーブルＢを模式的に示す図である。
【００８３】
具体的には、図３（ｃ）は、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メールを受信する前の承認待ち情報テーブルＢの状態を第１状態として図示し、図３（ｄ）は、図３（ｃ）に示す第１状態の承認待ち情報テーブルＢにおいて図３（ａ）で説明した承認依頼電子メールを受信した場合の承認待ち情報テーブルＢの状態を第２状態として図示している。
【００８４】
図３（ｃ）に示すように、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メールを受信する前には、承認者欄１５には、「クライアントＹのメールアドレス」、承認依頼電子メールＩＤ欄１６には「５０」、承認可能情報欄１７には「不可能」が記憶されている。即ち、この第１状態の承認待ち情報テーブルＢから、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メールとは異なるメールＩＤ「５０」によって特定される承認依頼電子メールに対してクライアントＹは承認結果電子メールを送信しておらず、更に、クライアントＹは、現在、承認不可能な状況であることを把握することができる。
【００８５】
そして、この第１状態の承認待ち情報テーブルＢにおいて、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メールを受信した場合には、図３（ｂ）に示す承認情報テーブルＡに基づいて、図３（ｄ）に示すように、承認者欄１５には、承認情報テーブルＡの承認順序欄１３に記憶されている情報に基づいて、承認順番が第１番目の「クライアントＡのメールアドレス」が記憶される。また、承認依頼電子メールＩＤ欄１６には、承認情報テーブルＡの承認依頼電子メールＩＤ１０に記憶されている情報に基づいて「１００」が記憶され、承認可能情報欄１７には初期値として「不可能」が記憶される。
【００８６】
即ち、第２状態の承認待ち情報テーブルＢから、承認依頼電子メールＩＤ「１００」によって特定される承認依頼電子メールに対してクライアントＡは承認結果電子メールを送信しておらず、更に、クライアントＡは、現在、承認不可能な状況であることを把握することができる。
【００８７】
次に、図４を参照して、クライアントＺからの承認依頼をうけて、メールサーバーＳから承認電子メールを受信した承認順番が第１番目のクライアントＡから送信された承認結果電子メールを受信した場合について説明する。
【００８８】
まず、図４（ａ）を参照して、クライアントＡから送信された承認結果電子メールについて説明する。図４（ａ）はクライアントＡから送信された承認結果電子メールを模式的に示す図である。承認結果電子メールには、ヘッダ情報欄４０と、承認情報欄４１とが備えられている。
【００８９】
ヘッダ情報欄４０には、宛先欄４０ａと、送信者欄４０ｂと、件名欄４０ｃと、電子メールＩＤ欄４０ｄと、承認依頼電子メールＩＤ欄４０ｅと、日付欄４０ｆとが備えられている。宛先欄４０ａには、承認結果電子メールの送信先のメールアドレス、即ち、メールサーバーＳのメールアドレスが記憶されている。送信者欄４０ｂには、承認結果電子メールを送信したクライアントのメールアドレス、即ち、クライアントＡのメールアドレスが記憶されている。件名欄４０ｃには、電子メールの題名が記憶され、本実施例では「承認結果」の文字が記憶されている。電子メールＩＤ欄４０ｄには、各電子メールを識別する識別情報が記憶され、本実施例では、クライアントＡが送信した承認結果電子メールを識別する識別情報として「ＸＸＸ」が記憶されている。承認依頼電子メールＩＤ欄４０ｅには、図１２で説明した承認電子メールの承認依頼電子メールＩＤ「１００」が記憶されており、この承認依頼電子メールＩＤ欄４０ｅにより、本承認結果電子メールがいずれの承認依頼電子メールに対する承認結果であるかを特定することが可能となる。日付欄４０ｆには、電子メールを送信した日付が記憶され、「１２月２日」という日付が記憶されている。
【００９０】
承認情報欄４１には、本文欄４１ａが備えられている。本文欄４１ａには、承認結果電子メールに対する承認結果が記憶され、本実施例では「承認します。」と記憶されている。
【００９１】
次に、図４（ｂ）を参照しながら、図４（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合における承認情報テーブルＡに記憶する情報について説明する。図４（ｂ）は第２状態における承認情報テーブルＡを模式的に示す図である。具体的には、図４（ｂ）は、図３（ｂ）に示す第１状態の承認情報テーブルＡに対して、図４（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合の承認情報テーブルＡの状態を第２状態として示している。
【００９２】
図４（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合には、図４（ｂ）に示すように、図４（ａ）に示す承認結果電子メールに記憶されている承認依頼電子メールＩＤ４０ｅと同一の承認依頼電子メールＩＤを持つ図３（ｂ）に示す第１状態の承認情報テーブルＡに次の情報が追加して記憶される。具体的には、クライアントＡのメールアドレスに対応する承認日欄１３ｃには、承認結果電子メールの日付欄４０ｆに記憶されている情報に基づいて「１２／０２」が記憶され、承認結果欄１３ｄには承認結果電子メールの本文欄４１ａに記憶されている情報に基づいて「承認」が記憶される。
【００９３】
また、クライアントＡの承認結果が「承認」であることをうけて次の承認者であるクライアントＢのメールアドレスに対応する送信日欄１３ａには、承認結果電子メールの受信直後にクライアントＢに承認を依頼する電子メールを送信したとして、承認結果電子メールの日付欄４０ｆに記憶されている情報に基づいて「１２／０２」が記憶され、承認期限欄１３ｂには、クライアントＢに対する承認期限として「１２／０４」が記憶される。
【００９４】
尚、このクライアントＢに対する承認期限である「１２／０４」は、クライアントＢに承認を依頼する電子メールを送信した日付を１２／０２とした上で、残りの承認側クライアントがクライアントＢ，Ｃの２者、最終承認期限が１２月７日であることに基いて、承認者１人当たりの承認期限（２．５日間）から１２月４日として算出される。
【００９５】
次に、図４（ｃ）を参照しながら、図４（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合における承認待ち情報テーブルＢに記憶する情報について説明する。図４（ｃ）は第３状態における承認待ち情報テーブルＢを模式的に示す図である。具体的には、図４（ｃ）は、図３（ｄ）に示す第２状態の承認待ち情報テーブルＢにおいて図４（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合の承認待ち情報テーブルＢの状態を第３状態として示している。
【００９６】
図４（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合には、更新された図４（ｂ）に示す承認情報テーブルＡに基づいて、図３（ｄ）に示す第２状態の承認待ち情報テーブルＢが、図４（ｃ）に示す第３状態に更新される。具体的には、図３（ｄ）に示す承認情報テーブルＢに記憶されている情報のうち、図４（ｂ）に示す承認情報テーブルＡに記憶されている承認依頼電子メールＩＤ１０と一致する部分である承認者欄１５の「クライアントＡのメールアドレス」、承認依頼電子メールＩＤ欄１６の「１００」、承認可能情報欄１７の「不可能」の情報は削除される。よって承認依頼電子メールに対して承認結果電子メールを送信済のクライアントと未送信のクライアントとを簡単に区別することができる。
【００９７】
そして、図４（ｂ）に示す承認情報テーブルＡに基づいて、新たに、承認者欄１５には、承認情報テーブルＡの承認順序欄１３に記憶されている承認順序に基づいて、承認順番が第２番目の「クライアントＢのメールアドレス」が、承認依頼電子メールＩＤ欄１６には、承認情報テーブルＡの承認依頼電子メールのＩＤ欄１０に基づいて「１００」が、承認可能情報欄１７には、「不可能」が記憶される。
【００９８】
即ち、承認依頼電子メールＩＤ「１００」によって特定される承認依頼電子メールに対して、承認順番が第１番目の承認側クライアントＡは、承認結果電子メールを送信したので、クライアントＡに関する情報は承認待ち情報テーブルＢから削除し、承認順番が第２番目のクライアントＢに関する情報を記憶する。
【００９９】
これにより、第３状態の承認待ち情報テーブルＢから、承認依頼電子メールＩＤ「１００」によって特定される承認依頼電子メールに対してクライアントＢは承認結果電子メールを送信しておらず、更に、クライアントＢは、現在、承認不可能な状況であることを把握することができる。
【０１００】
次に、図５を参照して、クライアントＺからの承認依頼をうけて、メールサーバーＳから承認電子メールを受信した承認順番が第２番目のクライアントＢから送信された承認結果電子メールを受信した場合について説明する。まず、図５（ａ）を参照して、クライアントＢから送信された承認結果電子メールについて説明する。図５（ａ）はクライアントＢから送信された承認結果電子メールを模式的に示す図である。
【０１０１】
この承認結果電子メールは、図４（ａ）で説明した承認結果電子メールと同様に構成されており、ヘッダ情報欄５０のうち、宛先欄５０ａにはメールサーバーＳのメールアドレスが、送信者欄５０ｂにはクライアントＢのメールアドレスが、件名欄５０ｃには「承認結果」が、電子メールＩＤ欄５０ｄには「ＹＹＹ」が、承認依頼電子メールＩＤ欄５０ｅには「１００」が、日付欄５０ｆには「１２月４日」が記憶されている。また、承認情報欄５１のうち、本文欄５１ａには「承認します。」が記載されている。
【０１０２】
次に、図５（ｂ）を参照しながら、図５（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合における承認情報テーブルＡに記憶する情報について説明する。図５（ｂ）は第３状態における承認情報テーブルＡを模式的に示す図である。具体的には、図５（ｂ）は、図４（ｂ）に示す第２状態の承認情報テーブルＡに対して、図５（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合の承認情報テーブルＡの状態を第３状態として示している。
【０１０３】
図５（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合、図５（ｂ）に示すように、図５（ａ）に示す承認結果電子メールに記憶されている承認依頼電子メールＩＤ５０ｅと同一の承認依頼電子メールＩＤを持つ図４（ｂ）に示す第２状態の承認情報テーブルＡに次の情報が追加して記憶される。具体的には、クライアントＢに対応する承認日欄１３ｃには、承認結果電子メールの日付欄５０ｆに記憶されている情報に基づいて「１２／０４」が記憶され、承認結果欄１３ｄには承認結果電子メールの本文欄５１ａに記憶されている情報に基づいて「承認」が記憶される。
【０１０４】
また、クライアントＢの承認結果が「承認」であることをうけて、次の承認者であるクライアントCのメールアドレスに対応する送信日欄１３ａには、承認結果電子メールの受信直後にクライアントＣに承認を依頼する電子メールを送信したとして、承認結果電子メールの日付欄５０ｆに記憶されている情報に基づいて「１２／０４」が記憶され、承認期限欄１３ｂには、クライアントＣに対する承認期限として「１２／０７」が記憶される。尚、このクライアントＣに対する承認期限である「１２／０７」は、最終承認者であるクライアントＣの最終承認期限が１２月７日であることに基づいて設定される。
【０１０５】
次に、図５（ｃ）を参照しながら、図５（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合における承認待ち情報テーブルＢに記憶する情報について説明する。図５（ｃ）は第４状態における承認待ち情報テーブルＢを模式的に示す図である。具体的には、図５（ｃ）は、図４（ｃ）に示す第３状態の承認待ち情報テーブルＢに対して、図５（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合の承認待ち情報テーブルＢの状態を第４状態として示している。
【０１０６】
図５（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合には、更新された図５（ｂ）に示す承認情報テーブルＡに基づいて、図４（ｃ）に示す第３状態の承認待ち情報テーブルＢが、図５（ｃ）に示す第４状態に更新される。これは、上述したクライアントＡから承認結果電子メールを受信した場合と同様に、承認依頼電子メールＩＤ「１００」によって特定される承認依頼電子メールに対して、承認順番が第２番目の承認側クライアントＢは、承認結果電子メールを送信したので、図４（ｃ）に示す第３状態の承認待ち情報テーブルＢに記憶されているクライアントＢに関する情報は削除され、新たに、承認順番が第３番目のクライアントＣに関する情報が記憶される。
【０１０７】
具体的には、図５（ｃ）に示すように、承認者欄１５には承認順番が第３番目の「クライアントＣのメールアドレス」が、承認依頼電子メールＩＤ欄１６には「１００」が、承認可能情報欄１７には、「不可能」が記憶される。これにより、第４状態の承認待ち情報テーブルＢから、承認依頼電子メールＩＤ「１００」によって特定される承認依頼電子メールに対してクライアントＣは承認結果電子メールを送信しておらず、更に、クライアントＣは、現在、承認不可能な状況であることを把握することができる。
【０１０８】
次に、図６を参照して、クライアントＺからの承認依頼をうけて、メールサーバーＳから承認電子メールを受信した承認順番が第３番目のクライアントＣから送信された承認結果電子メールを受信した場合について説明する。まず、図６（ａ）を参照して、クライアントＣから送信された承認結果電子メールについて説明する。図６（ａ）はクライアントＣから送信された承認結果電子メールを模式的に示す図である。
【０１０９】
この承認結果電子メールは、図４（ａ）、図５（ａ）で説明した承認結果電子メールと同様に構成されており、ヘッダ情報欄６０のうち、宛先欄６０ａにはメールサーバーＳのメールアドレス、送信者欄６０ｂにはクライアントＣのメールアドレスが、件名欄６０ｃには「承認結果」が、電子メールＩＤ欄６０ｄには「ＺＺＺ」が、承認依頼電子メールＩＤ欄６０ｅには「１００」が、日付欄６０ｆには「１２月６日」が記憶されている。また、承認情報欄６１のうち、本文欄６１ａには「承認します。」が記憶されている。
【０１１０】
次に、図６（ｂ）を参照しながら、図６（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合における承認情報テーブルＡに記憶する情報について説明する。図６（ｂ）は第４状態における承認情報テーブルＡを模式的に示す図である。具体的には、図６（ｂ）は、図５（ｂ）に示す第３状態の承認情報テーブルＡに対して、図５（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合の承認情報テーブルＡの状態を第４状態として示している。
【０１１１】
図６（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合には、クライアントＡ，Ｂから送信された承認結果電子メールを受信した場合と同様に、クライアントＣに対応する承認日欄１３ｃには、承認結果電子メールの日付欄６０ｆに記憶されている情報に基づいて「１２／０６」が記憶され、承認結果欄１３ｄには承認結果電子メールの本文欄６１ａに記憶されている情報に基づいて「承認」が記憶される。
【０１１２】
次に、図６（ｃ）を参照しながら、図６（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合における承認待ち情報テーブルＢに記憶する情報について説明する。図６（ｃ）は第５状態における承認待ち情報テーブルＢを模式的に示す図である。具体的には、図６（ｃ）は、図５（ｃ）に示す第４状態の承認待ち情報テーブルＢに対して、図６（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合の承認待ち情報テーブルＢの状態を第５状態として示している。
【０１１３】
図６（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合には、更新された図承認情報テーブルＡに基づいて、図６（ｂ）に示す図５（ｃ）に示す第４状態の承認待ち情報テーブルＢが、図６（ｃ）に示す第５状態に更新される。これは、上述したクライアントＡ，Ｂから送信された承認結果電子メールを受信した場合と同様に、承認依頼電子メールＩＤ「１００」によって特定される承認依頼電子メールに対して、承認順番が第３番目のクライアントＣは、承認結果電子メールを送信したので、図５（ｃ）に示す第４状態の承認待ち情報テーブルＢに記憶されているクライアントＣに関する情報は削除される。また、次の承認者が存在しないため、承認待ち情報テーブルＢには、承認電子メールＩＤ「１００」に対する新たな情報は記憶されない。
【０１１４】
よって、この第５状態の承認待ち情報テーブルＢから、メールＩＤ「１００」で特定される図３（ａ）に示す承認依頼電子メールについては、未承認のクライアントはいないことを把握することができる。
【０１１５】
次に、図７を参照して、クライアントＺからの承認依頼をうけて、メールサーバーＳから承認電子メールを受信した承認順番が第１番目のクライアントＡから送信された承認結果電子メールを受信し、更に、その承認結果が承認できないことを示す「非承認」であった場合について説明する。即ち、図４ではクライアントＡの承認結果が「承認」であったのに対して、図７では「非承認」であった場合について説明する。
【０１１６】
まず、図７（ａ）を参照して、承認結果電子メールについて説明する。図７（ａ）はクライアントＡから送信された承認結果電子メールを模式的に示す図である。
【０１１７】
図７（ａ）に示す承認結果電子メールは、承認情報欄７１の本文欄７１ａに承認しない旨を示す「承認できません。」と記載されている点で、図４（ａ）で説明した承認結果電子メールとは異なり、その他は図４（ａ）に示す承認結果電子メールと同じ情報が記憶されている。
【０１１８】
次に、図７（ｂ）を参照しながら、図７（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合における承認情報テーブルＡに記憶する情報について説明する。図７（ｂ）は第５状態における承認情報テーブルＡを模式的に示す図である。具体的には、図７（ｂ）は、図３（ｂ）に示す第１状態の承認情報テーブルＡに対して、図７（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合の承認情報テーブルＡの状態を第５状態として示している。
【０１１９】
図７（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合には、図３（ｂ）に示す第１状態の承認情報テーブルＡに次の情報が追加して記憶される。クライアントＡに対応する承認日欄１３ｃに「１２／０２」、承認結果欄１３ｄに「非承認」が追加される。
【０１２０】
この承認結果欄１３ｄに「非承認」が記憶されると、第２番目のクライアントＢに関する情報は記憶されず、承認依頼電子メールを送信したクライアントＺに承認結果を報告する承認結果電子メールが作成され、その承認結果電子メールがクライアントＺの要求に応じて送信される。
【０１２１】
次に、図７（ｃ）を参照しながら、図７（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合における承認待ち情報テーブルＢに記憶する情報について説明する。図７（ｃ）は第６状態における承認待ち情報テーブルＢを模式的に示す図である。具体的には、図７（ｃ）は、図３（ｄ）に示す第２状態の承認待ち情報テーブルＢに対して、図７（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合の承認待ち情報テーブルＢの状態を第６状態として示している。
【０１２２】
図７（ａ）で説明した承認結果電子メールを受信した場合には、図３（ｄ）に示す第２状態の承認待ち情報テーブルＢが図７（ｃ）に示す第６状態に更新される。具体的には、承認依頼電子メールＩＤ「１００」によって特定される承認依頼電子メールに対して、第１番目の承認側クライアントＡは、承認結果電子メールを送信したので、図３（ｄ）に示す第１状態の承認待ち情報テーブルＢに記憶されているクライアントＡに関する情報は削除される。
【０１２３】
また、クライアントＡの承認結果が「非承認」であったため、承認順番が第２番目のクライアントＢに関する情報は承認待ち情報テーブルＢには記憶されない。よって、図７（ｃ）に示す第６状態の承認待ち情報テーブルＢから承認依頼電子メールＩＤ「１００」で特定される承認依頼電子メールについては、未承認のクライアントはいないことが把握することができる。
【０１２４】
次に、図８（ａ）を参照して、図４（ａ）で説明した承認結果電子メールが承認側クライアントＡから送信される前に、承認側クライアントＡから承認結果電子メール以外の電子メール（例えば、通常の電子メール、承認依頼電子メール、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メール以外の承認依頼電子メールに対する承認結果電子メール）が送信された場合ついて説明する。かかる場合、図３（ｄ）に示す第２状態の承認待ち情報テーブルＢは、図８（ａ）に示す第７状態における承認情報テーブルのように更新される。
【０１２５】
具体的には、図３（ｄ）に示す第２状態の承認待ち情報テーブルＢのクライアントＡに対応する承認可能情報欄１５に記憶されている「不可能」の情報が、図８（ａ）に示すように「可能」に更新される。
【０１２６】
即ち、クライアントＡから図４（ａ）で説明した承認結果電子メール以外の電子メールが送信された事によって、クライアントＡは、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メール（承認依頼電子メールＩＤ「１００」）に対して承認結果電子メールを送信可能な状況であると判断し、図３（ｄ）に示す第２状態の承認待ち情報テーブルＢのクライアントＡに対応する承認可能情報欄１５に記憶されている「不可能」の情報を、図８（ａ）に示すように「可能」に更新するのである。
【０１２７】
同様に、図５（ａ）で説明した承認結果電子メールが承認側クライアントＢから送信される前に、又は、図６（ａ）で説明した承認結果電子メールが承認側クライアントCから送信される前に、承認側クライアントＢ，Ｃから承認結果電子メール以外の電子メール（例えば、通常の電子メール、承認依頼電子メール、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メール以外の承認依頼電子メールに対する承認結果電子メール）が送信された場合には、図４（ｃ）に示す第３状態の承認待ち情報テーブルＢのクライアントＢに対応する承認可能情報欄１５に記憶されている「不可能」の情報が、図８（ｂ）に示すように「可能」に更新される。また、図５（ｃ）に示す第４状態の承認待ち情報テーブルＢのクライアントＣに対応する承認可能情報欄１５に記憶されている「不可能」の情報が、図８（ｃ）に示すように「可能」に更新される。
【０１２８】
図９（ａ）は電子メール受信処理のフローチャートである。この電子メール受信処理は電子メール制御プログラム５ａに従って実行される処理である。まず、いずれかのクライアントから電子メールの受信要求があるか否かを判断する（Ｓ９ａ０１）。その結果、いずれかのクライアントから電子メールの受信要求があれば（Ｓ９ａ０１：Ｙｅｓ）、そのクライアントから送信される電子メールをＬＡＮケーブルＫを介して受信し、その受信した電子メールを電子メール記憶領域５ｃに記憶し（Ｓ９ａ０２）、本処理を終了する。一方、いずれのクライアントからも電子メールの受信要求がない場合（Ｓ９ａ０１：Ｎｏ）、本処理を終了する。
【０１２９】
図９（ｂ）は電子メール送信処理のフローチャートである。この電子メール送信処理は電子メール制御プログラム５ａに従って実行される処理である。まず、いずれかのクライアントから電子メールの送信要求があるか否かを判断する（Ｓ９ｂ０１）。その結果、電子メールの送信要求があれば（Ｓ９ｂ０１：Ｙｅｓ）、その送信要求をしたクライアントのメールアドレスを取得し（Ｓ９ｂ０２）、送信要求をしたクライアント宛の電子メールが電子メール記憶領域５ｃに存在するか否かを判断する（Ｓ９ｂ０３）。
【０１３０】
その結果、そのクライアントに送信する電子メールが存在すれば（Ｓ９ｂ０３：Ｙｅｓ）、電子メール記憶領域５ｃに記憶されている電子メールを送信要求をしたクライアントに送信する（Ｓ９ｂ０４）。送信完了後、送信した電子メールを電子メール記憶領域５ｃから削除し（Ｓ９ｂ０６）、本処理を終了する。
【０１３１】
一方、いずれのクライアントからも電子メールの送信要求がない場合（Ｓ９ｂ０１：Ｎｏ）、送信要求をしたクライアントに送信する電子メールが存在しない場合（Ｓ９ｂ０３：Ｎｏ）、いずれも本処理を終了する。
【０１３２】
図１０は、承認依頼電子メール管理処理のフローチャートである。この承認依頼電子メール管理処理は承認依頼電子メール管理プログラム５ｂによって実行される処理であり、図９（ａ）で説明した電子メール受信処理によって電子メール記憶領域５ｃに電子メールが記憶された後に実行される処理である。
【０１３３】
まず、電子メール記憶領域５ｃに記憶されている電子メールを送信したクライアントをメールアドレスにより特定し、その特定したクライアントが、承認待ち情報テーブルＢに存在するか否かを判断する（Ｓ１００１）。具体的には、承認待ち情報テーブルＢの承認者欄１５に記憶されている承認側クライアントのメールアドレスと、電子メール記憶領域５ｃに記憶された電子メールを送信したクライアントのメールアドレスとが一致するか否かを判断する。即ち、このＳ１００１によってクライアントから送信される電子メールの受信状況を監視しているのである。
【０１３４】
その結果、存在していれば（Ｓ１００１：Ｙｅｓ）、そのクライアントに対応する承認待ち情報テーブルＢの承認可能情報欄１７を「可能」に更新し（Ｓ１００２）、存在していない場合には（Ｓ１００１：Ｎｏ）、Ｓ１００２の処理はスキップする。つまり、メールサーバーＳがクライアントから電子メールを受信したという事は、そのクライアントは電子メールをメールサーバーＳに送信できる状況にあり、承認待ち情報テーブルＢに記憶されているクライアントは、承認結果電子メールを送信できる状況にあると判断して、承認待ち情報テーブルＢの承認可能情報欄１７を「可能」に更新するのである。
【０１３５】
次に、その電子メール記憶領域５ｃに記憶した電子メールが承認依頼電子メールか否かを判断する（Ｓ１００３）。その結果、承認依頼電子メールであれば（Ｓ１００３：Ｙｅｓ）、その承認依頼電子メールに基づいて承認情報テーブルを作成し、その作成した承認情報テーブルを承認情報テーブルメモリ６ｂに記憶する（Ｓ１００４）。例えば、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メールが送信された場合には、図３（ｂ）で説明した承認情報テーブルＡが作成され承認情報テーブルメモリ６ｂに記憶される。
【０１３６】
また、承認依頼電子メールにおいて指定されている承認順番が第１番目のクライアントに関する情報を承認待ち情報テーブルＢに記憶する（Ｓ１００５）。例えば、図３（ａ）で説明した承認依頼電子メールが送信された場合には、図３（ｄ）で説明した承認待ち情報テーブルＢが作成され、承認情報テーブルメモリ６ｃに記憶される。
【０１３７】
そして、承認順番が第１番目のクライアント宛に承認を依頼する電子メール、例えば図１２で説明した承認電子メールを作成し、その作成した電子メールを電子メール記憶領域５ｃに記憶し（Ｓ１００６）、本処理を終了する。尚、この承認を依頼する電子メールは第１番目のクライアントからの送信要求に応じて第１番目のクライアントに送信される。
【０１３８】
次に、Ｓ１００３の判断において、承認依頼電子メールでないと判断された場合について説明する。Ｓ１００３の判断において、承認依頼電子メールでないと判断された場合には（Ｓ１００３：Ｎｏ）、承認結果電子メールか否かを判断する（Ｓ１００７）。その結果、承認結果電子メールであれば（Ｓ１００７：Ｙｅｓ）、その承認結果電子メールに基づいて承認情報テーブルを更新する（Ｓ１００８）。例えば、図４（ａ）で説明した承認結果電子メールがクライアントＡから送信された場合には、図３（ｂ）で説明した承認情報テーブルＡは、図４（ｂ）で説明した承認情報テーブルに更新される。
【０１３９】
そして、全ての承認側クライアントについて承認が終了したか否かを判断し（Ｓ１００９）、終了していなければ（Ｓ１００９：Ｎｏ）、次に、Ｓ１００８において更新された承認情報テーブルの承認結果欄に記憶されている承認結果が「承認」か否かを判断する（Ｓ１０１０）。その結果、承認結果が「承認」であれば（Ｓ１０１０：Ｙｅｓ）、その承認結果電子メールを送信したクライアントに関する情報を承認待ちテーブルＢから削除する（Ｓ１０１１）。また、承認順番が次のクライアントに関する情報を承認待ち情報テーブルＢに記憶する（Ｓ１０１２）。例えば、図４（ａ）で説明した承認結果電子メールがクライアントＡから送信された場合には、図３（ｄ）で説明した承認待ち情報テーブルＢは、図４（ｃ）で説明した承認待ち情報テーブルに更新される。
【０１４０】
そして、承認順番が次のクライアント宛に承認を依頼する電子メールを作成し、その作成した電子メールを電子メール記憶領域５ｃに記憶し（Ｓ１０１３）、本処理を終了する。よって、承認を依頼するクライアントとしては、承認順番を指定すれば、自働的にその指定した承認順番に従って承認を依頼する電子メールを承認側クライアントに送信することができる。
【０１４１】
一方、Ｓ１００９の判断において、全ての承認側クライアントの承認が終了していると判断した場合（Ｓ１００９：Ｙｅｓ）、および、Ｓ１０１０の判断において承認結果が「承認」でない場合、即ち、「非承認」であると判断した場合には（Ｓ１０１０：Ｎｏ）、承認依頼電子メールを送信したクライアント宛に承認結果を報告する承認結果電子メールを作成し、作成した結果報告電子メールを電子メール記憶領域５ｃに記憶する（Ｓ１０１４）。また、承認結果電子メールに対応する承認情報テーブルを削除するとともに（Ｓ１０１５）、承認結果電子メールを送信したクライアントに関する情報を承認待ち情報テーブルＢから削除し（Ｓ１０１６）、本処理を終了する。よって、承認順番が先の承認側クライアントの承認結果が非承認であれば、次の承認側クライアントに承認を依頼する電子メールを送信するのを中止することができる。また、結果報告電子メールを承認依頼電子メールを送信したクライアントが受信することで承認を依頼したクライアントに承認結果を報告することができる。
【０１４２】
次に、Ｓ１００７の判断において、承認結果電子メールでないと判断された場合について説明する。Ｓ１００７の判断において、承認結果電子メールでないと判断された場合には（Ｓ１００７：Ｎｏ）、その電子メールが承認の中断を依頼する承認中断依頼電子メールか否かを判断する（Ｓ１０１７）。その結果、承認中断依頼電子メールであった場合には（Ｓ１０１７：Ｙｅｓ）、Ｓ１０１４の処理にスキップする。一方、Ｓ１０１７の判断において、承認中断依頼電子メールでないと判断された場合には（Ｓ１０１７：Ｎｏ）、本処理を終了する。
【０１４３】
図１１は、チェック処理のフローチャートである。このチェック処理は承認依頼電子メール管理プログラム５ｂによって実行される処理である。チェック処理では、まず、承認情報テーブルの承認期間欄において承認期限が超過しているにもかかわらず承認結果電子メールを送信していない未承認クライアントが存在するか否かを判断する（Ｓ１１０１）。その結果、未承認クライアントが存在していれば（Ｓ１１０１：Ｙｅｓ）、その未承認クライアントを抽出する（Ｓ１１０２）。
【０１４４】
そして、その抽出した未承認クライアントに対応つけて承認待ち情報テーブルＢの承認可能情報欄１７に記憶されている情報が「可能」か否かを判断する（Ｓ１１０３）。その結果、「可能」であれば（Ｓ１１０３：Ｙｅｓ）、その未承認クライアント宛に承認結果電子メールの送信を要求する督促電子メールを作成し、その作成した督促電子メールを電子メール記憶領域５ｃに記憶し（Ｓ１１０４）、他の未承認クライアントを検出するためにＳ１１０１からの処理を繰り返す。よって、未承認クライアントは、承認結果電子メールを送信できる状況にある可能性が高いにもかかわらず承認結果電子メールが未送信であるため、この督促電子メールを未承認クライアントが受信することで、その未承認クライアントに承認結果を催促することができる。
【０１４５】
一方、Ｓ１１０３の判断において、承認待ち情報テーブルＢの承認可能情報欄が「可能」でない場合、即ち、「不可能」である場合には（Ｓ１１０３：Ｎｏ）、承認依頼電子メールを送信したクライアント宛に未承認クライアントは承認不可能な状況であることを報告する結果報告電子メールを作成し、その作成した結果報告電子メールを電子メール記憶領域５ｃに記憶し（Ｓ１１０５）、他の未承認クライアントを検出するためにＳ１１０１からの処理を繰り返す。よって、未承認クライアントは、承認結果電子メールを送信できない状況にある可能性が高いので、その旨を報告する結果報告電子メールを承認依頼電子メールを送信したクライアントが受信することで、承認結果を待っているクライアントに未承認クライアントの状況を把握させることができる。尚、Ｓ１１０１の判断において、未承認クライアントが存在しない場合には、本処理を終了する。
【０１４６】
以上説明したように、メールサーバーＳによれば、クライアントから送信される電子メール（承認依頼電子メール、承認結果電子メール、承認中断電子メール、通常の電子メール等を含む）の受信状況を監視しているので、所定の承認結果電子メールを送信していない未承認クライアントから所定の承認結果電子メール以外の電子メールを受信した場合、その未承認クライアントの状況として、その未承認クライアントは所定の承認結果電子メールを送信可能な状況であることを把握することができる。
【０１４７】
一方、未承認クライアントから所定の承認結果電子メール以外の電子メールを受信できない場合、その未承認クライアントの状況として、その未承認クライアントは所定の承認結果電子メールを送信不可能な状況であることを把握することができる。
【０１４８】
従って、例えば、承認結果電子メールを送信可能な状況であるにもかかわらず、承認結果電子メールを送信していない未承認クライアントにだけ注意を喚起し、承認結果電子メールを送信不可能な状況なクライアントには注意を喚起することなく、承認を依頼したクライアントにその旨を報告する等の未承認クライアントの状況に応じた対応を講ずることができる。
【０１４９】
上記実施例において、請求項１，１１，１３記載の受信手段、受信ステップ、受信工程としては図９（ａ）の電子メール受信処理が該当し、請求項１，１１，１３記載の送信手段としては図９（ｂ）の電子メール送信処理が該当する。請求項２，１２，１４記載の第１判断手段、第１判断ステップ、第１判断工程としては、図１０のＳ１００３の処理が該当し、請求項２，１２，１４記載の第１記憶手段、第１記憶ステップ、第１記憶工程としては、図１０のＳ１００５、Ｓ１０１２の処理が該当し、請求項２，１２，１４記載の特定手段、特定ステップ、特定工程としては図１０のＳ１００１の処理が該当し、請求項２，１２，１４記載の第２判断手段、第２判断ステップ、第２判断工程としてはＳ１００１の処理が該当し、請求項２，１２，１４記載の第２記憶手段、第２記憶ステップ、第２記憶工程としては図１０のＳ１００５、Ｓ１０１２の処理が該当し、請求項２，１２，１４記載の第１更新手段、第１更新ステップ、第１更新工程としては図１０のＳ１００２の処理が該当する。
【０１５０】
請求項３記載の第３判断手段としては図１０のＳ１００７の処理が該当し、請求項３記載の削除手段としては図１０のＳ１０１１の処理が該当する。請求項４記載の第３記憶手段としては図１０のＳ１００４の処理が該当する。請求項５記載の作成手段としては図１０のＳ１００６の処理が該当し、請求項５記載の第４判断手段としては図１０のＳ１０１０の処理が該当し、請求項５記載の第４記憶手段としては図１０のＳ１００８の処理が該当する。請求項７記載の第５判断手段としては図１０のＳ１００９の処理が該当し、請求項７記載の第１報告手段としては図１０のＳ１０１４の処理が該当する。
【０１５１】
請求項８記載の検出手段としては図１１のＳ１１０２の処理が該当し、請求項８記載の第６判断手段としては図１１のＳ１１０３の処理が該当し、請求項８記載の催促手段としては図１１のＳ１１０４の処理が該当する。請求項９記載の第２報告手段としては図１１のＳ１１０５の処理が該当する。請求項１０記載の承認期限算出手段としては図１０の、Ｓ１００４、Ｓ１００８の処理が該当し、請求項１０記載の第５記憶手段としては図１０のＳ１００４、Ｓ１００８の処理が該当する。
【０１５２】
以上、実施の形態に基づき本発明を説明したが、本発明は上記実施の形態に何ら限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で種々の改良変形が可能であることは容易に推察できるものである。
【０１５３】
上記実施例では、承認待ち情報テーブルＢに、同一クライアントが複数個記録されていない場合について説明した。しかし、複数の異なる承認電子メールが同一クライアントに対して送信される場合も存在するため、その場合は、承認待ち情報テーブルＢには、承認依頼電子メールＩＤが異なる同一クライントに関する情報が複数個記録されることになる。その状態で、複数個記録されているクライアントから電子メールが送信されると、図１０のＳ１００２では、そのクライアントに関する全ての承認可能情報欄を「可能」に変更することとなる。
【０１５４】
また、図１０のＳ１００１においてクライアントから送信された電子メールの受信状況を監視することで各クライアントの状況を把握する場合について説明したが、各クライアントに電子を送信する送信状況を監視することで各クライアントの状況を把握するように構成しても良い。但し、メールサーバーＳと各クライアントＡ等とが常時接続されている場合には、クライアントの要求なしに電子メールをクライアントに送信することが可能であるため、送信状況を監視するよも受信状況を監視することが好ましい。
【０１５５】
また、上記実施例では、承認期限を超過しているクライアントを未承認クライアントとして検出する場合について説明したが、承認期限間際のクライアントを検出するように構成しても良い。かかる場合には、承認期限内に承認結果電子メールを取得することができる可能がある。
【０１５６】
また、この場合、承認期限間際の未承認のクライアントが、承認結果電子メールを送信できる状況にないと判断された場合（その未承認クライアントに関する承認待ち情報テーブルＢの承認可能情報欄１５の情報が「不可能」）に、承認依頼電子メールを送信したクライアントに期限内に承認がなされない可能性が高いことを報告する電子メールを作成し、その作成した電子メールを承認依頼電子メールを送信したクライアントに送信するようにしても良い。
【０１５７】
かかる場合には、承認依頼電子メールを送信したクライアントが、承認期限内に承認がされない可能性が高い事を把握でき、例えば、その未承認クライアントに、電話、ＦＡＸ等の手段を使って個別に催促することができる。
【０１５８】
また、未承認クライアントに督促電子メールを送信するのに加えて、承認依頼電子メールを送信したクライアント宛に承認期限内に承認が行われなかったことや、未承認クライアントに督促電子メールを送信する旨の報告をする電子メールを作成し、その作成した電子メールを承認依頼をしたクライアントに送信するようにしても良い。かかる場合には、承認依頼をしたクライアントが承認状況を把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１５９】
【図１】電子メールシステムの外観図である。
【図２】メールサーバーＳとクライアントＡ，Ｂ，Ｃ，Ｙ，Ｚとの電気的構成を示すブロック図である。
【図３】（ａ）はクライアントＺから送信された承認依頼電子メールを模式的に示す図であり、（ｂ）は第１状態における承認情報テーブルを模式的に示す図であり、（ｃ）第１状態における承認待ちテーブルを模式的に示す図であり、（ｄ）第２状態における承認待ちテーブルを模式的に示す図である。
【図４】（ａ）はクライアントＡから送信された承認結果電子メールを模式的に示す図であり、（ｂ）は第２状態における承認情報テーブルを模式的に示す図であり、（ｃ）第３状態における承認待ちテーブルを模式的に示す図である。
【図５】（ａ）はクライアントＢから送信された承認結果電子メールを模式的に示す図であり、（ｂ）は第２状態における承認情報テーブルを模式的に示す図であり、（ｃ）第４状態における承認待ちテーブルを模式的に示す図である。
【図６】（ａ）はクライアントＣから送信された承認結果電子メールを模式的に示す図であり、（ｂ）は第３状態における承認情報テーブルを模式的に示す図であり、（ｃ）第５状態における承認待ちテーブルを模式的に示す図である。
【図７】（ａ）はクライアントＡから送信された承認結果電子メールを模式的に示す図であり、（ｂ）は第４状態における承認情報テーブルを模式的に示す図であり、（ｃ）第６状態における承認待ちテーブルを模式的に示す図である。
【図８】（ａ）は第７状態における承認情報テーブルを模式的に示す図であり、（ｂ）は第７状態における承認情報テーブルを模式的に示す図であり、（ｃ）は第８状態における承認情報テーブルを模式的に示す図であり、（ｄ）は第９状態における承認情報テーブルを模式的に示す図である。
【図９】（ａ）は電子メール受信処理のフローチャートである。（ｂ）は電子メール送信処理のフローチャートである。
【図１０】承認依頼電子メール管理処理のフローチャートである。
【図１１】チェック処理のフローチャートである。
【図１２】クライアントＡに送信した承認電子メールを模式的に示す図である。
【符号の説明】
【０１６０】
５ｂ      承認依頼電子メール管理プログラム（電子メール制御プログラム）
６ｂ      承認情報テーブルメモリ（第３，４，５記憶手段）
６ｃ      承認待ち情報テーブルメモリ（第１，第２記憶手段）
１３      承認順序欄（第３記憶手段）
１３ｂ    承認期限欄（第５記憶手段）
１３ｄ    承認結果欄（第４記憶手段）
１５      承認者欄（第１記憶手段）
１７      承認可能情報欄（第２記憶手段）
Ｓ                    メールサーバー（電子メール制御装置）
Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｙ，Ｚ    クライアント
Ｋ                    ＬＡＮケーブル（通信手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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