(57)【要約】【課題】複数の相手に電子文書を送信するとき、特定の者以外への誤送信を簡単に防止することができるようにする。【解決手段】読み取る紙文書の送信宛先を、登録済みのアドレス帳を参照して設定するとともに（Ａ）、送信の許可レベルを設定する（Ｄ）。定型フォームに従って所定事項を記述した紙文書を読み取る（Ｂ１，Ｂ２）。スキャン文書からメタ情報を作成し電子文書の付加データとして添付する（Ｂ３）。メタ情報と配信しようとする相手の個人情報（Ｃ）および送信の許可レベル（Ｄ）を比較判断し、問題なければ送信し（Ｓ５２）、問題があれば送信の禁止（Ｓ５４）または通知（Ｓ５８）を行ない、送信の判断が必要であることを操作者に通知する。応答が所定時間内にないもしくは配信をしない旨の入力があるときは配信を禁止する一方（Ｓ６２）、送信許可設定が入力されたときにのみ（Ｓ６３）、メタデータ範囲外の配信先にも配信する（Ｓ６４）。【選択図】図６
2006259843.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を、通信網を介して所定の宛先に配信するデータ配信方法であって、
予め定められた書式に従って記述された定型電子文書における記述内容に基づいて送信先の制限範囲を特定し、
前記定型電子文書の送信先として指示されている宛先情報が前記送信先の制限範囲内であるか否に基づいて、前記定型電子文書の送信可否を制御する
ことを特徴とするデータ配信方法。
【請求項２】
電子文書を、通信網を介して所定の宛先に配信するデータ配信装置であって、
予め定められた書式に従って記述された定型電子文書における記述内容に基づいて送信先の制限範囲を特定する送信先範囲特定部と、
前記定型電子文書の送信先として指示されている宛先情報が前記送信先範囲特定部により特定される送信先の制限範囲内であるか否に基づいて、前記定型電子文書の送信可否を制御する送信可否制御部と
を備えたことを特徴とするデータ配信装置。
【請求項３】
複数の前記定型電子文書の書式に関する情報を記憶する定型書式登録部
をさらに備えたことを特徴とする請求項２に記載のデータ配信装置。
【請求項４】
前記予め定められた書式に従った所定の記録媒体上に記述された文書を読み取ることで、前記定型電子文書を取得する定型文書電子化部と、
前記定型文書電子化部により取得された前記定型電子文書を文字認識することで当該定型電子文書における記述内容を解釈する記述内容取得部と
をさらに備えたことを特徴とする請求項２または３に記載のデータ配信装置。
【請求項５】
前記送信可否制御部が前記定型電子文書の送信を一次的に中断した旨をユーザに通知する通知部
をさらに備えたことを特徴とする請求項２〜４のうちの何れか１項に記載のデータ配信装置。
【請求項６】
前記通知部による通知に応答して前記ユーザより指示される送信可否を受け付けるユーザ指示受付部をさらに備え、
前記送信可否制御部は、前記ユーザ指示受付部が送信許可の指示を受け付けたことを条件として、前記一次的に中断した送信処理を再開する
ことを特徴とする請求項５に記載のデータ配信装置。
【請求項７】
前記送信可否制御部は、前記送信先範囲特定部により特定される前記定型電子文書の送信先の制限範囲に関する情報を前記定型電子文書に添付して送信する
ことを特徴とする請求項２〜６のうちの何れか１項に記載のデータ配信装置。
【請求項８】
前記送信先に関わる情報を記憶する送信先情報登録部をさらに備え、
前記送信可否制御部は、前記送信先情報登録部に登録されている前記送信先に関わる情報をも参照して前記定型電子文書の送信可否を制御する
ことを特徴とする請求項２〜７のうちの何れか１項に記載のデータ配信装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ配信方法およびデータ配信装置に関する。より詳細には、電子メールやインターネットファクシミリなどの電子文書を、通信網を介して配信する際の誤配信を防止する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
たとえば原稿読取装置（スキャナ）で読み取った文書を電子メールやインターネットファクシミリなどの電子文書にして送信する場合に、送信先（通常はメールアドレスである）の指定を誤ることが多々ある。たとえば、同一文書を複数の宛先に送信する場合、同報送信機能を使うと、複数の送信先に同一文書を同時に送ることができ便利であるが、送ってはいけない相手やファイルなどを区別することを誤ることがしばしば起こり得、送信先を一々設定する必要がある、あるいは、秘密文書を第三者に送ってしまうという事故も起こり得る。たとえば、社外秘の文書を送信する宛先を間違えて送信して、重要な文書を社外に送ってしまうようなことが起こり得る。
【０００３】
このため、送信時におけるこのような誤送信を防止する仕組みが種々提案されている（たとえば特許文献１，２を参照）。
【０００４】
【特許文献１】特開２００１−２３６２７０号公報
【特許文献２】特開２００３−０４４４０２号公報
【０００５】
たとえば特許文献１に記載の仕組みでは、宛先と添付ファイルに属性を付け、属性の付いた送信文書中の情報を同じ属性が付いた宛先にのみ送信するようにしている。この仕組みによれば、宛先名によって送信先範囲の制限を設定することで特定の宛先にのみ送信でき、また、送信文書中の文字や記号の属性によって送信先範囲の制限を設定することで、属性の付いた文字や記号で示される設定範囲内の宛先にのみ送信することができる。
【０００６】
また、特許文献２に記載の仕組みでは、送信先メールアドレスのドメインとドメインのレベルによって送信範囲の特定を行なうようにしている。たとえば、社外への誤送信を防止するための社内指定ボタンが押されると、自機のメールアドレスと送信宛先のメールアドレスとでドメインが一致するか否か判別し、ドメインが一致したときは送信宛先が社内であり、ドメインが一致しないときは送信宛先が社外であると判断することで、社外もしくは社外の特定の者以外への誤送信を防止するようにしている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１に記載の仕組みでは、送信先範囲の制限を設定するには、宛先と送信対象文書ごとに属性を付ける作業が必要であり煩わしい。
【０００８】
また特許文献２に記載の仕組みでは、送信先範囲の制限を設定するには、送信の都度、社内指定ボタンを押す必要があり煩わしい。加えて、基本的に社内と社外で送信先を区別する仕組みにしており、社内のグループ内や部門内など、社内／社外以外に関して配信制限を掛けることができない。
【０００９】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、より簡単に送信先範囲を制限することのできる仕組みを提供することを目的とする。
【００１０】
また本発明は、社内／社外の区別だけでなく、送信先範囲をより柔軟に制限することのできる仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明に係るデータ配信方法は、電子文書を通信網を介して所定の宛先に配信するデータ配信方法であって、予め定められた書式に従って記述された定型電子文書における記述内容に基づいて送信先の制限範囲を特定し、定型電子文書の送信先として指示されている宛先情報が送信先の制限範囲内であるか否に基づいて定型電子文書の送信可否を制御するようにした。
【００１２】
つまり、予め定型化された定型文書を利用して電子メールやファクシミリ文書の送信先範囲を制限し、指示された送信先がその送信先範囲内であるか否かで即時送信の可否を制御する。
【００１３】
また本発明に係るデータ配信装置は、前記本発明に係るデータ配信方法を実施するのに好適な装置であって、予め定められた書式に従って記述された定型電子文書における記述内容に基づいて送信先の制限範囲を特定する送信先範囲特定部と、定型電子文書の送信先として指示されている宛先情報が送信先範囲特定部により特定される送信先の制限範囲内であるか否に基づいて定型電子文書の送信可否を制御する送信可否制御部とを備えるものとした。
【００１４】
また従属項に記載された発明は、本発明に係るデータ配信装置のさらなる有利な具体例を規定する。
【００１５】
なお、本発明に係るデータ配信装置における誤配信防止処理に関わる配信先制御処理機能部分は、電子計算機（コンピュータ）を用いてソフトウェアで実現することもでき、このためのプログラムやこのプログラムを格納した記録媒体を発明として抽出することも可能である。プログラムは、コンピュータ読取り可能な記憶媒体に格納されて提供されてもよいし、有線あるいは無線による通信手段を介した配信により提供されてもよい。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、定型書式に従って記述された定型電子文書における記述内容に基づいて送信先の制限範囲を特定し、指示されている宛先情報がその制限範囲内であるか否に基づいて即時送信の可否を制御するようにしたので、送信対象文書が定型書式に従っているものである限り、操作者の手を煩わせることなく、送信先を、自動的にその定型書式に対応付けられている送信対象範囲内に制限することができ、特定の者以外への誤送信を防止することができる。
【００１７】
また、定型書式と送信対象範囲との対応付けを適正に取ることで、たとえば、社内と社外の区別だけでなく、部門やグループについて配信制限を掛けることもできるなど、送信先範囲を柔軟に制限することができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、図面を参照して本発明の実施形態について詳細に説明する。
【００１９】
＜データ配信システムの全体構成＞
図１は、本発明に係る通信装置を備えたデータ配信システムを示す概略図である。このデータ配信システム１は、データセンタ２と、データ送信端末（通信装置の一例）の機能を持つ画像入力端末３と、通信装置の一例であるデータ受信端末４と、外部制御装置５と、データ送受信端末（通信装置の一例）の機能を持つ画像出力端末７とを備える。
【００２０】
これらは、インターネットなどのネットワークとの間での接続機能を持つ外部制御装置５と、プリンタ、スキャナ、コピーなどの機能を有する画像出力端末７とをネットワーク接続してなる構成となっている。
【００２１】
データセンタ２に設けられているメールサーバ２ａは、インターネットを介して電子メールやインターネットファクシミリを送受信する際のデータ保持機能部および通信中継部としての機能を持つ。
【００２２】
なお、メールサーバ２ａは、ハードディスク装置や光磁気ディスク装置あるいは光ディスク装置などの記憶媒体を備えたデータ格納装置２ｚを有し、画像出力端末７に画像情報や文書ファイルなどのデジタルドキュメント（以下単にドキュメントという）ＤＯＣを提供する画像入力端末３としても機能し得る。
【００２３】
外部制御装置５は、画像出力端末７内に設けられる第１の制御装置（内部コントローラ）と連携して機能する第２の制御装置（外部コントローラ）として機能するものである。なお、図示を割愛しているが、この外部制御装置５には、制御装置を操作するためのユーザインタフェース部や、装置使用のためのガイダンス情報や所定の情報処理結果や管理情報などを表示する表示部が設けられる。また、オプションとして、拡張用の入出力インタフェースが設けられてもよい。
【００２４】
画像入力端末３には、ハードディスク装置や光磁気ディスク装置あるいは光ディスク装置などの記憶媒体を備えたデータ格納装置３ａが用意される。また、ドキュメントＤＯＣを作成し、また編集などの処理をする、たとえばパソコン３ｂ、カラースキャナ３ｃ、デジタルカメラ３ｄ、さらにはＦＡＸ装置３ｅなど、任意数の画像入力ソースを含み得る。
【００２５】
なお、画像入力端末３の一部（たとえばデータ格納装置３ａやパソコン３ｂやＦＡＸ装置３ｅ）にはデータ受信端末４の機能を持つものもある。たとえば、パソコン３ｂは、メールサーバ２ａを介して電子メールを送受信するクライアント端末として機能し得る。ＦＡＸ装置３ｅは、インターネットファクシミリの送受信端末として機能し得る。メールサーバ２ａは、このＦＡＸ装置３ｅ（インターネットファクシミリ装置の機能を持つ）を受信宛先とするインターネットファクシミリや電子メールを送受信するパソコン３ｂを受信宛先とする電子メールを受信すると、そのインターネットファクシミリや電子メールを各々の受信宛先に送信する。
【００２６】
また、ＦＡＸ装置３ｅは、メールサーバ２ａから自機を受信宛先とするインターネットファクシミリを受信するとともに、送信宛先を指定したインターネットファクシミリをメールサーバ２ａを介して送信する。同様に、パソコン３ｂは、メールサーバ２ａから各々を受信宛先とする電子メールを受信するとともに、所定の送信宛先を指定した電子メールをメールサーバ２ａを介して送信する。
【００２７】
画像入力端末３のそれぞれには、ドキュメントＤＯＣ作成用のアプリケーションプログラムなどが組み込まれる。たとえば、画像入力端末３側にて用意されるドキュメントＤＯＣを表す電子データは、画像出力端末７で処理可能な画像フォーマット（たとえば、ＪＰＥＧ、ＢＭＰ、ＰＮＧなど）で記述される。またたとえば、パソコン３ｂで作成された文書ファイルは、たとえばプリンタなどで印刷出力するために、図形、文字などの拡大、回転、変形などが自由に制御できるページ記述言語（ＰＤＬ：Page Description Language ）で記載されたデータとして画像出力端末７に送られる。あるいは、データセンタ２のメールサーバ２ａに、ドキュメントＤＯＣを電子メールやインターネットファクシミリ形式で送信する。
【００２８】
ＰＤＬデータを受け取った画像出力端末７は、印字前に出力単位ごと（１ページごと）に画像データをレンダリング（描画展開）してから画像出力部（プリンタエンジン部）にラスタデータを出力する。
【００２９】
画像出力端末７は、画像処理や画像形成の機能を備えた画像処理装置の一例であって、たとえば複写機能、ページプリンタ機能、およびファクシミリ送受信機能を備えたいわゆる複合機（マルチファンクション機）で、デジタルプリント装置として構成されている。
【００３０】
画像出力端末７は、大まかに、原稿を読み取る画像読取部１０と、画像出力端末７内に設けられる第１の制御装置として、入力された画像データに対して所望の画像処理を施す画像処理機能と端末全体の動作を制御する制御機能とを備えた内部コントローラ部２０を備える。また、画像出力端末７は、画像出力端末７の内部機能を制御する内部コントローラ部２０からの画像データに基づいて所定の記録媒体に可視画像を形成して出力する画像出力部３０、および内蔵の給紙トレイ８２あるいは手差しトレイ８３の内の何れかから記録媒体としての印刷用紙を画像出力部３０に搬送する給紙部８０を備える。
【００３１】
画像読取装置１０は、プラテンカバーの機能も備え、原稿を図示しない読取台（プラテンガラス）上の読取位置まで搬送し排紙する循環機能のないドキュメントフィーダ（ＡＤＦ（自動原稿搬送）装置）１２と、装置使用のためのガイダンス情報や所定の情報処理結果や管理情報などを表示するとともにタッチパネル式のキー操作部も兼ねた操作パネル部１５ａや、オペレータからの装置に対する種々の指示入力を受け付けるための操作キー部１５ｂや、本体内蔵もしくは外部設置の圧電体やスピーカなどで構成された音声通知部１５ｃを有するユーザインタフェース部１５とを有している。
【００３２】
なお、操作パネル部１５ａや操作キー部１５ｂや音声通知部１５ｃに代えて、あるいはこれらとともに使用されるメンテナンス画面やその他の情報を表示するＣＲＴや液晶などの表示部１６ａ、マウスやキーボードなどの入力部１６ｂ、および本体内蔵もしくは外部設置の圧電体やスピーカなどで構成された音声通知部１６ｃを備えたユーザインタフェース装置１６を設けてもよい。
【００３３】
操作パネル部１５ａの表示部や表示部１６ａあるいは音声通知部１５ｃ，１６ｃは、所定の情報をユーザに画像や文字情報あるいは音声情報で提示する情報提示手段の一例である。
【００３４】
内部コントローラ部２０は、画像読取部１０と画像出力部３０との境界部分に配された処理基板３８上に設けられている。なお、各給紙トレイ８２は、通常の使用に際して（たとえば、メンテナンス時を除いて）、装置本体に対して着脱不可能な構成のものであってもよいし、着脱可能なものであってもよい。
【００３５】
処理基板３８には、画像出力部３０用の処理部（特に画像処理部や制御部）だけでなく、内部コントローラ部２０の画像処理機能部や画像出力端末７全体の種々の処理をするための回路が搭載される。たとえば、画像出力端末７内に構築された資源であるドキュメントフィーダ１２、操作パネル部１５ａ、画像読取部１０の図示しない画像読取ユニット（スキャナ部）、画像形成ユニット３２、両面複写ユニット３４、排紙ユニット３６、あるいは給紙トレイ８２などを制御する回路が搭載される。この処理基板３８には、半導体製の記憶媒体が搭載され、たとえば、複写アプリケーション、プリンタアプリケーション、ファクシミリ（ＦＡＸ）アプリケーション、あるいは他のアプリケーション用の処理プログラムが格納される。
【００３６】
内部コントローラ部２０は、画像出力端末７単体で実現される基本機能、たとえば、プリント機能、スキャン機能、コピー機能などに基づく画像処理を制御するとともに、この画像処理に関する表示データを生成する。
【００３７】
内部コントローラ部２０で生成された表示データは、基本機能に基づく画像処理を行なう際に、表示部であるユーザインタフェース部１５の操作パネル部１５ａ（あるいはユーザインタフェース装置１６の表示部）に表示される。
【００３８】
また、本実施形態の内部コントローラ部２０は、外部制御装置５を介して、ネットワークまたは入力デバイスからの指示により画像出力端末７の基本機能を制御、動作させる。加えて、外部制御装置５と連動して、ネットワークまたは入力デバイスからの指示により、インターネットやイントラネットなどのネットワーク上のメールサーバ２ａと連携して、アプリケーションの画面を表示させて、スキャンデータの送信、データベース上のドキュメントの検索や印刷などのネットワーク連携処理サービスを行なうなどの付加機能を実現する。
【００３９】
ちなみに、画像出力端末７が備える基本機能としては、プリント機能のみまたはスキャン機能のみを有するものであってもよいし、ファクシミリ機能を有するものであってもよい。
【００４０】
ユーザインタフェース装置１６は、画像出力端末７に対して直接に接続するのではなく、外部制御装置５側に接続してもよい。この場合、ユーザインタフェース装置１６は、外部制御装置５用の表示部１６ａや入力部１６ｂとして機能するのみならず、画像出力端末７の使用のためのガイダンス情報や所定の情報処理結果や管理情報などを表示する表示部や、画像出力端末７を操作するための入力部としても機能する。
【００４１】
画像読取部１０は、画像入力端末の機能を備えており、たとえばＣＣＤ固体撮像素子の全幅アレイを使用して、読取位置へ送られた原稿に光を照射することで、原稿上の画像を読み取り、この読み取った画像を表す赤、緑、青などのアナログビデオ信号をデジタル信号へ変換し、内部コントローラ部２０の画像処理機能部へ送る。
【００４２】
このようにして、読取りが完了すると、内部コントローラ部２０の画像処理機能部は、画像読取部１０からの赤、緑、青の画像データＲ，Ｇ，Ｂに基づいて、ブラック（Ｋ）、イエロー（Ｙ）、マゼンタ（Ｍ）、シアン（Ｃ）のオンオフ２値化トナー信号を得、各トナー信号を画像出力部３０に出力する。
【００４３】
画像出力部３０は、画像形成ユニット３２と、両面複写ユニット３４と、排紙ユニット３６と、１枚もしくは複数枚（図は複数枚で例示）の処理基板３８とを含む。画像形成ユニット３２は、画像読取装置１０にて得られた画像信号により表される画像を、電子写真式、感熱式、熱転写式、インクジェット式、あるいは同様な従来の画像形成処理を利用して、普通紙や感熱紙上に可視画像を形成する（印刷する）すなわち複写する。このため、画像形成ユニット３２は、たとえば画像出力端末７をデジタル印刷システムとして稼働させるためのラスタ出力スキャン（ＲＯＳ）ベースのプリントエンジンを備える。
【００４４】
画像読取装置１０の読み取りに同期して、用紙が複数（たとえばＡ４，Ｂ４，Ａ３）の給紙トレイ８２の内の何れかから画像出力部３０へ給紙されると、画像出力部３０の画像形成ユニット３２は、その用紙の一方の面に、内部コントローラ部２０の画像処理機能部から送られたＫ，Ｙ，Ｍ，Ｃのトナー信号に基づいて可視画像を形成する。
【００４５】
両面複写ユニット３４は、一方の面に画像が形成された用紙を裏返し、再び画像形成ユニット３２にその用紙を給紙する。これにより、画像読取装置１０が読み取った画像が用紙の他方の面に形成され、両面複写が完了される。
【００４６】
画像形成ユニット３２から排出される用紙あるいは両面複写済み用紙は、排紙ユニット３６により、ページ順に連続的にあるいは１ページごとにソートされる。
【００４７】
また、画像出力端末７は、専用の接続ケーブルや汎用の接続インタフェースを介して外部機器に接続可能になっている。
【００４８】
たとえば、画像出力端末７は、ネットワーク接続として、標準インタフェースの一例であるＣＳＭＡ／ＣＤ（Carrier Sense Multiple Access with Collision Detection）型ＬＡＮ（Local Area Network；たとえばＩＥＥＥ８０２．３）や転送レートがギガビット（Giga Bit）ベースのＬＡＮ（以下纏めて有線ＬＡＮという）８，９により、外部制御装置５を介して、画像入力端末３の一例であるメールサーバ２ａと接続される。なお、有線ＬＡＮは、たとえばＷＥＰ（Wired Equivalent Privacy；IEEE 802.11bで採用）やＷＰＡ（Wi-Fi Protected Access）などのプロトコルを適用した無線ＬＡＮにしてもよい。
【００４９】
一例として、画像出力端末７は有線ＬＡＮ８により外部制御装置５に接続され、外部制御装置５は有線ＬＡＮ９により、一旦、情報通信ネットワーク（インターネットやイントラネットなど）９ｚに接続され、さらにこの情報通信ネットワーク９ｚには、データセンタ２に設置されたメールサーバ２ａが接続される。
【００５０】
また、画像出力端末７は、専用の接続ケーブル９０を介して、パソコン３ｂやカラースキャナ３ｃやデジタルカメラ３ｄなどの画像入力端末３に接続される。あるいは一般加入電話網（ＰＳＴＮ：Public Switched Telephone Network ）を介してＦＡＸ装置３ｅなどの画像入力端末３に接続される。なお、一般加入電話網ＰＳＴＮに代えて、ＩＳＤＮ(Integrated Switched Digital Network )またはインターネットを含む他の通信媒体を利用してファクシミリをやり取りするようにしてもよい。
【００５１】
また、画像出力端末７は、たとえばＩＥＥＥ（Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc. ；米国電気電子学会）１３９４規格のデバイス３ｆやＵＳＢ（Universal Serial Bus）２．０規格のデバイス３ｇなどとも接続可能となっており、これらのデバイス３ｆ，３ｇからデジタル画像データを受け付けることもできる。あるいは、これらデバイス３ｆ，３ｇを介してリモートで画像出力端末７を制御することもできるようになっている。
【００５２】
このような構成により、画像出力端末７は、受信端末の機能を持ち、前述のように、読み取った画像の印刷機能すなわち複写機能に限らず、有線ＬＡＮ８や接続ケーブル９０を介してメールサーバ２ａやパソコン３ｂなどの画像入力端末３から取得した文書データや画像ファイル（纏めてデジタルドキュメントＤＯＣともいう）などに基づいて画像を印刷するいわゆるプリント機能や、電話回線やその他の通信インタフェースを介して取得したＦＡＸデータやその他の画像データ（デジタルドキュメントＤＯＣの一例）に基づいて印刷出力する機能も備えるようになる。もちろん、自身が取得した電子データをメールサーバ２ａに送信する送信端末の機能を持つこともできる。
【００５３】
＜内部コントローラ部の詳細＞
図２は、内部コントローラ部２０の内部構成の詳細を説明する図である。ここでは、内部コントローラ部２０の他に、内部コントローラ部２０との接続に関わる周辺の機能部も合わせて示している。なお、ユーザインタフェース装置１６は、図２に示すように画像出力端末７に対して直接に接続する形態とすることもできるし、図示を割愛するが、外部制御装置５側に直接に接続する形態とすることもできる。
【００５４】
＜電子計算機を利用した構成に関して＞
本実施形態において、誤配信防止処理に関わる配信先制御処理を行なう仕組みは、ハードウェア処理回路により構成することに限らず、その機能を実現するプログラムコードに基づいて電子計算機（コンピュータ）を用いてソフトウェア的に実現することも可能である。
【００５５】
よって、本発明に係るデータ配信方法やデータ配信装置を、電子計算機（コンピュータ）を用いてソフトウェアで実現するために好適なプログラムあるいはこのプログラムを格納したコンピュータ読取可能な記憶媒体を発明として抽出することもできる。ソフトウェアにより実行させる仕組みとすることで、ハードウェアの変更を伴うことなく、処理手順などを容易に変更できる利点を享受できるようになる。
【００５６】
電子計算機に一連の配信先制御をソフトウェアにより実行させる場合には、そのソフトウェアを構成するプログラムが、専用のハードウェアに組み込まれているコンピュータ（組込マイコンなど）、あるいは、ＣＰＵ（Central Processing Unit ）、論理回路、記憶装置などの機能を１つのチップ上に搭載して所望のシステムを実現するＳＯＣ（System On a Chip：システムオンチップ）、または、各種のプログラムをインストールすることで各種の機能を実行することが可能な汎用のパーソナルコンピュータなどに、記録媒体からインストールされる。
【００５７】
記録媒体は、コンピュータのハードウェア資源に備えられている読取装置に対して、プログラムの記述内容に応じて、磁気、光、電気などのエネルギの変化状態を引き起こして、それに対応する信号の形式で、読取装置にプログラムの記述内容を伝達できるものである。
【００５８】
たとえば、コンピュータとは別に、ユーザにプログラムを提供するために配布される、プログラムが記録されている磁気ディスク（フレキシブルディスクＦＤを含む）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc-Read Only Memory ）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）を含む）、光磁気ディスク（ＭＤ（Mini Disc ）を含む）、または半導体メモリなどよりなるパッケージメディア（可搬型の記憶媒体）により構成されるだけでなく、コンピュータに予め組み込まれた状態でユーザに提供される、プログラムが記録されているＲＯＭやハードディスクなどで構成されてもよい。または、ソフトウェアを構成するプログラムが、有線あるいは無線などの通信網を介して提供されてもよい。
【００５９】
たとえば、配信先制御機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、ハードウェア処理回路にて構成する場合と同様の効果は達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が配信先制御の機能を実現する。
【００６０】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することで、配信先制御を行なう機能が実現されるだけでなく、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（Operating Systems ；基本ソフト）などが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理により配信先制御を行なう機能が実現される場合であってもよい。
【００６１】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によって配信先制御を行なう機能が実現される場合であってもよい。
【００６２】
なお、配信先制御を行なう機能を実現するプログラムコードを記述したファイルとしてプログラムが提供されるが、この場合、一括のプログラムファイルとして提供されることに限らず、コンピュータで構成されるシステムのハードウェア構成に応じて、個別のプログラムモジュールとして提供されてもよい。
【００６３】
たとえば図２に示すように、内部コントローラ部２０は、入力インタフェース（入力Ｉ／Ｆ）２１５、表示制御部２１６、ＣＰＵ(Central Processing Unit)２１７、ＲＡＭ(Random Access Memory)２１８、ＲＯＭ(Read-Only Memory)２１９、スキャナ制御部２２０、画像処理部２２１、プリンタ制御部２２２、ネットワークインタフェース（ネットワークＩ／Ｆ）２２３などを備えて構成されている。
【００６４】
また本実施形態特有の構成として、配信制御部３００を備えている。詳細は後述するが、本実施形態の配信制御部３００は、予め定型（フォーム）化された文書（以下定型文書ともいう）を利用して、電子メールやファクシミリ文書の送信先範囲に制限を掛け、ユーザにより指示された送信先が送信先範囲の制限内であるか否に基づいて定型電子文書の送信可否を制御する機能を持つ点に特徴を有している。
【００６５】
典型的には、フォーム自体やフォームの空欄に記載されるべき内容の属性に基づいて社内／社外判断処理を行ない、社外に配信することが相応しくないと思われる定型文書の場合には、一旦送信処理を中断し、ユーザ（操作者）に確認の後に明確な送信指示があったときに、電子メールやファクシミリ文書を送信するようにする。
【００６６】
また、ユーザにより社内のグループ内や部門内について配信制限が掛けられたときには、さらに指示された配信制限範囲に相応しくないと思われる定型文書の場合には、一旦送信処理を中断し、ユーザ（操作者）に確認の後に明確な送信指示があったときに、電子メールやファクシミリ文書を送信するようにする。
【００６７】
つまり、特段のユーザ指示がなければ、定型文書に対して予め自動的に対応付けられている配信制限範囲（以下自動配信制限範囲ともいう）を参照して即時の配信を制御し、ユーザ指示がある場合には、自動配信制限範囲内だけでなく、そのユーザ指示の配信制限範囲（以下個別配信制限範囲ともいう）をも参照して、即時の配信を制御する。
【００６８】
入力インタフェース２１５は、キー入力またはポインティングデバイスなどの入力デバイスを有するユーザインタフェース部１５の操作キー部１５ｂから入力される入力情報を取り込むためのインタフェースである。
【００６９】
表示制御部２１６は、内部コントローラ部２０が各種機能に係るデータ処理（印刷処理、画像読取処理、コピー処理など）を制御するときに、ユーザインタフェース部１５の操作パネル部１５ａに表示すべき表示データ（ビットマップデータ）を生成し、この表示データをビットマップディスプレイの一例である操作パネル部１５ａに対して出力することにより、操作パネル部１５ａでの画面表面を制御する。
【００７０】
ＣＰＵ２１７は、内部コントローラ部２０全体の処理動作を制御するもので、そのための制御プログラムがＲＯＭ２１９に格納されている。ＲＡＭ２１８は、ＲＯＭ２１９に格納された制御プログラムにしたがってＣＰＵ２１７が処理が実行する際のワークデータを保持するワークエリアとして使用される。また、ＲＡＭ２１８は、ワークデータ以外にも、画像データ、ユーザデータ、あるいはワンタッチダイヤルデータなど格納する記憶媒体としても利用される。
【００７１】
スキャナ制御部２２０は、画像読取部１０の動作（スキャン動作）を制御するものである。画像処理部２２１は、画像読取部１０で読み取った画像データやネットワークインタフェース２２３で受信した画像データに対して、所定の画像処理（たとえば、色変換処理、拡大縮小処理、階調補正処理、画像回転処理など）を施す。
【００７２】
プリンタ制御部２２２は、画像出力部３０の動作（プリント動作）を制御する。
【００７３】
ネットワークインタフェース２２３は、コンピュータネットワークと通信が可能なネットワークアダプタを有しており、有線ＬＡＮ８を介して種々のデータ（画像データ、ファクシミリデータ、および制御データを含む）を外部制御装置５側に送受信するためのインタフェースである。
【００７４】
なお、内部コントローラ部２０の内部構成は、一般的なＰＣ（パーソナルコンピュータ）本体の構成と同様であるため、ここでは詳しい説明を省略する。ＰＣ本体とは、ＰＣの基本的な構成要素から、ＣＲＴ、ＬＣＤなどの表示機能とキーボード、マウスなどの入力機能を除いたものをいう。
【００７５】
＜配信制御部の詳細＞
図３および図４は、配信制御部３００の詳細を説明する図である。ここで、図３は、配信制御部３００の構成例を示すブロック図である。また、図４は、配信制御部３００における配信制御に関わる処理手順の概要を示すフローチャートである。
【００７６】
図３に示すように、配信制御部３００は、定型書式登録部３１０と、定型文書電子化部３２０と、メタデータ座標取得部３３０と、メタデータ解析部３４０と、送信先判断部３５０と、送信先情報登録部３６０とを備えている。
【００７７】
送信可否制御部３５０は、メタデータ座標取得部３３０により抽出されメタデータ解析部３４０により解釈され電子文書に付加されたメタデータに基づいて、予め定められた書式に従って記述された定型電子文書における記述内容を解析し送信先の制限範囲を特定する送信先範囲特定部３５２と、定型電子文書の送信先として指示されている宛先情報（アドレス）が送信先範囲特定部３５２により特定される送信先の制限範囲内であるか否に基づいて定型電子文書の送信可否を制御する送信可否制御部３５４とを有している。
【００７８】
また送信先判断部３５０は、送信可否制御部３５４が定型電子文書の送信を一次的に中断したときに、その旨をユーザに通知する通知部３５６と、通知部３５６による通知に応答してユーザより指示される送信可否を受け付けるユーザ指示受付部３５８とを有している。なお、ユーザ指示受付部３５８は、定型電子文書の宛先を示す送信宛先情報の設定や、送信宛先の個人が属する部門やグループなどカテゴリで示される、意図的な送信の許可レベルの設定にも利用される。
【００７９】
送信先情報登録部３６０は、送信先に関わる個人情報、典型例としては電話番号（ファクシミリ用のもの）や電子メールアドレスとともに、その個人が属する会社名や部門あるいはグループなどを記憶する。この際には、そのカテゴリ分類を、定型書式登録部３１０が登録する文書の記述書式のカテゴリと整合させるようにするのがよい。
【００８０】
定型書式登録部３１０は、文書の記述方式（フォーマット）を定型化し、定型フォーマット（定型書式）として電子的に登録する（Ｓ１０）。また、この登録の際には、定型書式と送信対象範囲との対応付けを適正に取るようにする。定型書式と送信対象範囲とを対応付けたテーブル情報は送信先情報登録部３６０に登録しておくとよい。
【００８１】
具体的には、メタ情報となり得る個人やグループや部門や会社などを特定できるカテゴリの位置情報を付加した定型フォーマットを登録する。登録対象の定型フォーマットを複数とすることで、様々な定型文書の送信時に、その定型（フォーム）化された定型文書を利用して、電子メールやファクシミリ文書の送信先範囲に制限を掛け、ユーザにより指示された送信先が送信先範囲の制限内であるか否に基づいて定型電子文書の送信可否を制御する仕組みの適用範囲を広くする。
【００８２】
ここで、定型フォーマットとしては、たとえば、多くの会社で使用される帳票を想定することができる。たとえば、経理帳票、作業日報、会議議事録、あるいは商談議事録などである。定型書式登録部３１０が登録する定型フォーマットデータは、たとえば、フォーム自体やフォームの空欄に記載されるべき内容の属性、およびその空欄の座標である。
【００８３】
定型文書電子化部３２０は、定型書式登録部３１０により登録された定型フォーマットに即した紙フォーマットに記載された文字情報などの紙文書の内容を処理対象として電子化し、それをメタデータとする（Ｓ２０）。
【００８４】
ここで、定型文書電子化部３２０が処理対象とするメタデータとしては、たとえば文書を作成に関わった個人を特定できるエリア、個人が属するグループを特定できるエリア、個人が属する部門を特定できるエリア、個人が属する会社を特定できるエリアなどがあり、その各エリアに記述されるものとする。たとえば、社内アドレスデータベースのレコード内容と酷似していると扱い易いが、この限りではない。
【００８５】
メタデータ座標取得部３３０とメタデータ解析部３４０により、定型電子文書を文字認識することで、この定型電子文書における記述内容を解釈する記述内容取得部が構成される。
【００８６】
定型文書電子化部３２０やメタデータ座標取得部３３０やメタデータ解析部３４０を設けているのは、文書作成用のアプリケーションソフトで定型書式に従って生成された定型電子文書だけでなく、定型書式に従った所定の記録媒体上に記述された文書に関しても、これを読み取り定型電子文書にすることで、本実施形態における誤配信防止の仕組みの適用範囲とするためである。
【００８７】
ここで、メタデータ座標取得部３３０は、定型文書電子化部３２０により定型文書を電子化する時点で、定型書式登録部３１０にて登録した定型フォーマットの情報に基づいて、必要なメタデータ記載の座標を取得する（Ｓ３０）。
【００８８】
メタデータ解析部３４０は、文字認識エンジンを搭載しており、メタデータ座標取得部３３０が取得した座標データに基づいて、定型文書電子化部３２０にて電子化された文書から文字認識処理により記載データ（主に文字情報）を抽出し、その内容を解析することで、定型電子文書における記述内容を特定し、それをメタデータとして電子化された定型文書に添付する（Ｓ４０）。また、メタデータ解析部３４０は、特定した記述内容中における個人情報を、送信先情報登録部３６０の送信宛先となるアドレス帳に、メタ情報と同様のカテゴリで登録しておく（Ｓ４２）。
【００８９】
送信先判断部３５０は、ユーザより指定された電子文書の配信先と、メタデータ解析部３４０によってこの電子文書に付加されたメタデータとに基づいて、その電子文書を即時に配信してよいか否かを判断する。この際には、送信先情報登録部３６０に登録されている送信先に関わる個人情報（たとえば所属する部門やグループなど）をも参照して定型電子文書の送信可否を制御するようにする。
【００９０】
具体的には、送信先判断部３５０の送信先範囲特定部３５２は、定型化された文書を定型文書電子化部３２０にて読み取って、その定型化された電子文書（スキャンデータ；以下定型電子文書ともいう）をユーザにより指定された受信宛先に配信する時点で、ユーザより指定される定型電子文書の配信先と、それに付加されていたメタデータとを比較することで、定型電子文書の送信先の制限範囲を特定する（Ｓ５０）。この際には、送信先情報登録部３６０に登録してある定型書式と送信対象範囲とを対応付けたテーブル情報を参照するとよい。
【００９１】
送信可否制御部３５４は、送信先範囲特定部３５２により特定される定型電子文書の送信先の制限範囲に基づいて定型電子文書の送信可否を制御する。たとえば、送信可否制御部３５４は、メタデータ範囲外の配信先が含まれている場合は（Ｓ５０−ＹＥＳ）、メタデータ範囲内の配信先に関しては即時の配信を許可するが（Ｓ５２）、そのメタデータ範囲外の配信先に関しては即時の配信を禁止する（Ｓ５０−ＮＯ１，Ｓ５４）。
【００９２】
あるいは、送信可否制御部３５４は、即時の配信を一旦中断し（Ｓ５０−ＮＯ２，Ｓ５６）、たとえば通知部３５６を介して警告をユーザに発する（Ｓ５８）。また、本当に配信するか配信しないかを通知部３５６を介してユーザに問合せ（Ｓ６０）、応答が所定時間内にないもしくは配信をしない旨の入力がユーザ指示受付部３５８を介してあるときは配信を禁止する（Ｓ６０−ＮＯ，Ｓ６２）。
【００９３】
また、送信可否制御部３５４は、通知部３５６を介した通知に応答して、配信指示がユーザよりユーザ指示受付部３５８を介して入力されたときにのみ、すなわちユーザ指示受付部３５８が送信許可のユーザ指示を受け付けたことを条件として、一次的に中断した送信処理を再開し、メタデータ範囲外の配信先への配信を許可する（Ｓ６０−ＹＥＳ，Ｓ６４）。
【００９４】
こうすることで、送信先判断部３５０は、定型文書のスキャンデータの意図しない配信先への配信（すなわち誤配信）を防止するようにする。加えて、定型文書との関係では送信範囲制限外であっても、ユーザ確認を取って配信可否を制御し送信範囲制限外にも送信できるようにすることで、使い勝手をよくする。
【００９５】
なお、送信可否制御部３５４は、定型電子文書を配信する際には、送信先範囲特定部３５２により特定される定型電子文書の送信先の制限範囲に関する情報（メタデータ解析部３４０により抽出されたメタデータそのものでもよい）を定型電子文書に添付して送信するとよい。送信先のデータ受信装置が、送信先判断部３５０と同様の誤配信防止機能を持つ場合に、その情報を即時に再利用できるようにすることで、送信先のデータ受信装置側にて改めてメタデータや定型電子文書の送信先の制限範囲を特定する処理を行なう必要がないようにするためである。
【００９６】
なお、送信先のデータ受信装置が、送信先判断部３５０と同様の誤配信防止機能を持つか否かを予め問い合わせ、同機能を持つ場合に限って定型電子文書に添付して送信するようにすることで、無駄な情報の送信を防止するようにしてもよい。
【００９７】
＜メタデータの取得と電子文書への付加について＞
図５は、配信制御部３００におけるメタデータの取得と電子文書への付加の処理手順の詳細を説明する図である。
【００９８】
定型書式登録部３１０は、メタ情報となり得る個人、グループ、部門、あるいは会社などを特定できるカテゴリの位置情報を付加した定型フォームを登録する（図中Ａ参照）。この定型フォームは、登録されたサーバと通信可能な画像形成装置であれば、プリントアウトが可能なものとする。ユーザは、これら得られた定型フォームに従って必要情報を記載し、ドキュメントとして完成した後、このドキュメントを配信するために電子化する。
【００９９】
たとえば、定型文書電子化部３２０は、前述の定型フォームに必要情報を記載した紙文書を画像出力端末７の画像読取部１０（図１参照）により読み取り（図中Ｄ参照）、送信対象文書（たとえば電子メールやファクシミリ文書）としての準備をするとともに（図中Ｅ参照）、読み取った文書情報（電子文書）をメタデータ座標取得部３３０に渡す。
【０１００】
メタデータ座標取得部３３０は、定型文書電子化部３２０から渡された電子文書に基づき、メタ情報を作成するとともにアドレス帳を登録する。たとえば、メタ情報となる各カテゴリの位置（定型フォーム）は、前述のように、予め定型書式登録部３１０により登録しておくこととする。また、送信宛先となるアドレス帳にも、紙文書を読み取ったときに作成されるメタ情報と同様のカテゴリで、個人情報を登録しておく（図中Ｇ参照）。
【０１０１】
またたとえば、メタデータ座標取得部３３０は、定型フォーマットの紙文書を読み取った時点で、どの登録されたフォーマットであるかを認識する。定型フォーマットを認識する方法としては、フォームにバーコードを埋める（図中Ｂ参照）、あるいは、フォーマットの決まった位置に決まったフォントで番号を刻印してもよい。あるいは、写真、イメージ、ロゴなどから、画像を解析することで、フォームを認識するようにしてもよい（図中Ｃ参照）。
【０１０２】
メタデータ解析部３４０は、フォーマットの座標データに基づき、メタ情報を抽出する（図中Ｆ参照）。たとえば、紙文書を読み取ったときに、定型フォーマットの所定場所のカテゴリ位置情報部分の文字列をＯＣＲ（Optical Character Reader）などの技術を使用して文字認識し、メタ情報を作成する。また、メタデータ解析部３４０は、そのメタ情報を、送信対象文書の付加データとして登録（送信対象文書に添付）する（図中Ｆ参照）。
【０１０３】
なお、会社／部門／グル−プなどが登録されているフォームに関しては、手書き文字を認識する際、誤認識が発生しないよう、予め用意されているアドレス帳などの個人情報データベースを参照することで、個人情報に関わるメタデータの特定率（文字認識の正当率）を上げるようにするとよい。
【０１０４】
＜電子文書の送信処理について＞
図６は、配信制御部３００における電子文書の送信の処理手順の詳細を説明する図である。送信先判断部３５０は、ユーザより電子文書の配信が指示されると、先ず、その指定された配信先と、電子文書に付加されたメタデータとに基づいて、その電子文書を即時に配信してよいか否かを判断し、メタデータに合致しない宛先には、その電子文書を送信しないようにすることで、スキャンデータの意図しない配信先への誤配信を防止する。
【０１０５】
たとえば、ユーザは、読み取る紙文書の送信宛先を、登録済みのアドレス帳を参照して設定するとともに（図中Ａ参照）、必要に応じて送信の許可レベル（カテゴリ、たとえば部門やグループ）を設定する（図中Ｄ参照）。送信先判断部３５０は、このユーザ設定を受け付けると、たとえば、部門を設定したときは、アドレス帳などのデータベースを参照し、宛先人の所属部門が合致しているか否かを判断する。
【０１０６】
なお、部門やグループなどのカテゴリを送信許可レベルに設定することは必須ではない。送信許可レベルが設定されていなければ、定型文書に対して予め自動的にカテゴリランクを利用して対応付けられている自動配信制限範囲を参照して即時の配信を制御するようにする。
【０１０７】
たとえば、定型文書に会社のロゴが付いている場合には、即時配信の範囲を同一会社内に制限する。なお、送信先が社内であるのか社外であるのかの判断に際しては、特許文献２に記載のように、送信先メールアドレスのドメインとドメインのレベルを利用することができる。すなわち、定型文書に付与されている会社のロゴで特定されるメールアドレスのドメインとユーザより指示された送信宛先のメールアドレスのドメインが一致するか否かを判別し、ドメインが一致したときは送信宛先が社内であり、ドメインが一致しないときは送信宛先が社外であると判断することで、社外もしくは社外の特定の者以外への誤送信を防止すればよい。
【０１０８】
こうすることで、社外に配信することが相応しくないと思われるその会社のロゴが付いている定型文書の場合には、一旦送信処理を中断し、ユーザ（操作者）に確認の後に明確な送信指示があったときに、電子メールやファクシミリ文書を送信することができるようになる。
【０１０９】
なお、定型文書のロゴに対して同一社内だけでなく関連会社などのドメインを対応付けるなど、１つの定型文書に複数のドメインを対応付けてドメイングループとして登録しておくこともできる。この場合、定型文書に付与されている会社のロゴで特定されるメールアドレスのドメインとユーザより指示された送信宛先のメールアドレスのドメインの各グループが一致するか否かを判別し、ドメイングループが一致したときは送信宛先がグループ内であり、ドメイングループが一致しないときは送信宛先がグループ外であると判断する。
【０１１０】
こうすることで、社内だけでなく会社外の関連する者を配信制限範囲内にし、それ以外の者への誤送信を防止することができる。たとえば、特定の社外の者と協業作業を行なっている場合など、社内文書を社外の特定の者に送信する必要がある場合に、社外の特定の者へ配信しつつ、その他の社外の者への誤送信を防止することができる。
【０１１１】
また、経理帳票、作業日報、会議議事録、あるいは商談議事録など、その定型電子文書を利用する範囲が社内でもある特定の者に制限できる場合には、これら定型フォーマットの種別をも自動配信制限範囲の設定に利用することができる。たとえば、経理帳票であれば社内かつ経理部門を自動配信制限範囲内とするなどである。
【０１１２】
また、このような定型フォーマットに会社ロゴが付与されているケースでは、会社→部門→グループなどの順でカテゴリにランク付けをして、定型書式と送信対象範囲とを対応付けてテーブル情報として送信先情報登録部３６０に登録しておくことで、ユーザがそのカテゴリランク中から自動配信制限範囲を選択できるようにするとよい。つまり、定型書式と送信対象範囲との対応付けを適正に取ることで、社内と社外の区別だけでなく、部門やグループなどについても配信制限を掛けることができる。
【０１１３】
また、部門やグループを送信の許可レベルを操作者（ユーザ）が設定することで、そのユーザ指示の送信許可レベルを個別配信制限範囲とすることもできる。定型文書に対して予め自動的に対応付けられる自動配信制限範囲内だけでなく、ユーザ指示による個別配信制限範囲をも参照して、即時の配信を制御できるようにすることができる。
【０１１４】
このような準備段階が終わると、次にユーザは、定型フォームに従って所定事項を記述した紙文書を画像読取部１０により読み取る（図中Ｂ１，Ｂ２参照）。メタデータ座標取得部３３０は、この読み取られた紙文書の電子文書（スキャン文書）からメタ情報を作成し電子文書の付加データとして添付する（図中Ｂ３参照）。
【０１１５】
送信先判断部３５０は、メタデータ座標取得部３３０により抽出されたメタ情報と配信しようとする相手の個人情報（送信宛先の個人情報；図中Ｃ参照）および送信の許可レベル（図中Ｄ参照）を比較判断し、問題なければ送信し、問題があれば送信の禁止または通知を行ない送信の判断が必要であることを操作者に通知する。この際の比較処理は、予め登録されたカテゴリランクで行なうが、何も登録されていない場合は、最も詳細な個人特定カテゴリで行なうようにするのがよい。
【０１１６】
たとえば、メタデータに含まれない相手先に送信されようとしている場合は、そのメタデータ範囲内の配信先に関しては即時の配信を許可する一方で（Ｓ５２）、メタデータ範囲外の配信先に関しては即時の配信を禁止する（Ｓ５４）。あるいは、即時の配信を一旦中断し、たとえば警告情報をユーザに通知する（Ｓ５８）。また、本当に配信するか配信しないかをユーザに問合せ、応答が所定時間内にないもしくは配信をしない旨の入力があるときは配信を禁止する一方（Ｓ６２）、それに応答して送信許可設定が入力されたときにのみ（Ｓ６３）、メタデータ範囲外の配信先にも配信する（Ｓ６４）。
【０１１７】
こうすることで、スキャンデータなどの電子文書を配信する際、送信対象の電子文書が予め登録されている定型書式に従ったものであれば、特に複数の宛先に同報送信する場合に、特定の宛先にのみ送り、意図しない配信先への配信（すなわち誤配信）を防止できるようになる。たとえば、配信先情報をフォームごとに登録しておき、配信先情報のカテゴリごとに配信先ランクを設定するようにすれば、配信先情報のカテゴリ以外の相手（誤配信先）に配信先の指定を間違えても、その誤配信先である相手に誤配信される虞れがなくなる。
【０１１８】
また、特許文献１記載の仕組みのように、予め宛先名や添付ファイル名に属性を付けることで送信範囲の制限を行なうものではなく、定型文書を利用して送信先範囲に自動的に制限を掛け、送信先がその送信先範囲の制限内であるか否に基づいて定型電子文書の送信可否を制御するので、宛先と送信対象文書ごとに属性を付ける作業が不要であり、送信先範囲の制限を設定する際の煩わしさがない。
【０１１９】
さらに特許文献２記載の仕組みのように、送信先メールアドレスのドメインとドメインのレベルによって送信範囲の特定を行なうものでもなく、定型文書を利用して送信先範囲に自動的に制限を掛け、送信先がその送信先範囲の制限内であるか否に基づいて定型電子文書の送信可否を制御するので、送信の都度社内指定ボタンを押す煩わしさがない。
【０１２０】
加えて、ユーザによる送信許可レベルの設定があれば、定型文書に対して自動的に対応付けられた自動配信制限範囲（たとえば社内／社外の区別）だけでなく、指示された送信許可レベルに関しても送信先範囲に制限を掛けることができ、社内のグループ内や部門内について配信制限を掛けることができるようになる。
【０１２１】
このように、本実施形態の誤配信防止処理に関わる配信先制御処理技術によれば、複数の相手に電子メールやファクシミリ文書などの電子文書を送信するとき、定型書式を利用することで即時に送信するかしないかや送信範囲制限を簡単に設定することができる。配信先制限の作業効率の向上を図ることができ、かつ社内／社外の区別だけでなく、送信先範囲をより柔軟に制限することができる仕組みになる。
【０１２２】
すなわち、予め書式登録されている文書に関しては、その書式と記述内容に基づいて自動的に送信の可否を判断するので、属性付与や社内指定ボタンの操作がなくても、社内の者以外への誤送信を防止することができる。もちろん、社内においても、部門やグループで配信制限を掛けることで、希望する部門やグループ以外に意図しないまま電子メールやファクシミリ文書が送信されることを防止することができる。つまり、社内でのグループ内や部門内の配信制限を掛けることができる。
【０１２３】
以上、本発明を実施形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されない。発明の要旨を逸脱しない範囲で上記実施形態に多様な変更または改良を加えることができ、そのような変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。
【０１２４】
また、上記の実施形態は、クレーム（請求項）にかかる発明を限定するものではなく、また実施形態の中で説明されている特徴の組合せの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。前述した実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件における適宜の組合せにより種々の発明を抽出できる。実施形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、効果が得られる限りにおいて、この幾つかの構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。
【０１２５】
たとえば、上記実施形態では、定型文書電子化部３２０が電子化した定型電子文書を送信対象文書とする場合の事例で説明したが、これに限らず、文書作成用のアプリケーションソフトで定型書式に従って生成された定型電子文書を送信対象文書とする場合でもよい。この場合、メタデータ取得部３３０はアプリケーションソフトにより電子化されている定型電子文書から、定型書式登録部３１０にて登録した定型フォーマットの情報に基づいて、必要なメタデータ記載の座標を取得すればよい。
【０１２６】
また、メタデータ解析部３４０は、文字認識を行なう必要はなく、メタデータ座標取得部３３０が取得した座標データに基づいて、アプリケーションソフトにより電子化されている定型電子文書から記載データ（主に文字情報）を抽出することで定型電子文書における記述内容を特定し、それをメタデータとして電子化された定型文書に添付し、また特定した記述内容中における個人情報を、送信先情報登録部３６０の送信宛先となるアドレス帳に、メタ情報と同様のカテゴリで登録しておけばよい。
【０１２７】
また、上記実施形態では、画像出力端末７における配信先制御処理を行なう仕組みについて詳細に述べたが、パソコン３ｂやＦＡＸ装置３ｅなど、その他のデータ送信端末の機能を持つ全ての装置に上記の技術を適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１２８】
【図１】本発明に係る通信装置を備えたデータ配信システムを示す概略図である。
【図２】内部コントローラ部の内部構成の詳細を説明する図である。
【図３】配信制御部の構成例を示すブロック図である。
【図４】配信制御部における配信制御に関わる処理手順の概要を示すフローチャートである。
【図５】配信制御部におけるメタデータの取得と電子文書への付加の処理手順の詳細を説明する図である。
【図６】配信制御部における電子文書の送信の処理手順の詳細を説明する図である。
【符号の説明】
【０１２９】
１…データ配信システム、２ａ…メールサーバ、３…画像入力端末、４…データ受信端末、５…外部制御装置、７…画像出力端末、８，９…有線ＬＡＮ、１０…画像読取部、１５…ユーザインタフェース部、１６…ユーザインタフェース装置、２０…内部コントローラ部、３０…画像出力部、２１５…入力インタフェース、２１６…表示制御部、２１７…ＣＰＵ、２２０…スキャナ制御部、２２１…画像処理部、２２２…プリンタ制御部、２２３…ネットワークインタフェース、３００…配信制御部、３１０…定型書式登録部、３２０…定型文書電子化部、３３０…メタデータ座標取得部、３４０…メタデータ解析部、３５０…送信先判断部、３５２…送信先範囲特定部、３５４…送信可否制御部、３５６…通知部、３５８…ユーザ指示受付部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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