(57)【要約】【課題】管理対象の文書ファイルについて、アクセス権限を設定すべき対象者に対し、その対象者に応じた適切なアクセス権限を自動的に設定できるようにして、特別な設定操作を行なう手間を省き、利便性の向上を実現する。【解決手段】利用者により指定された当該利用者の個人文書ファイルをファイルアクセス管理サーバ２０の管理対象として登録する際に、当該利用者に、アクセス権限設定者と同等のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定するほか、当該個人文書ファイルを公開しうる電子メールの宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定する。【選択図】図１
2006155041.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、
該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成される文書ファイル管理システムであって、
該クライアント端末において利用者により指定された当該利用者の個人文書ファイルを、該ファイルアクセス管理サーバの管理対象として登録する登録手段と、
該登録手段によって当該個人文書ファイルを前記管理対象として登録する際に、当該利用者に、アクセス権限設定者と同等のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、文書ファイル管理システム。
【請求項２】
前記管理対象として登録された当該個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入された送信先情報に基づいて送信する電子メール送信手段をさらにそなえるとともに、
該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定することを特徴とする、請求項１記載の文書ファイル管理システム。
【請求項３】
文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、
該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成される文書ファイル管理システムであって、
該ファイルアクセス管理サーバの管理対象として予め登録されている利用者の個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入された送信先情報に基づいて送信する電子メール送信手段と、
前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、文書ファイル管理システム。
【請求項４】
該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、少なくとも閲覧権限を設定することを特徴とする、請求項２または請求項３に記載の文書ファイル管理システム。
【請求項５】
当該個人文書ファイルを、前記管理対象として登録すると、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該個人文書ファイルのオリジナルファイルを添付した状態で管理することを特徴とする、請求項２〜請求項４のいずれか一項に記載の文書ファイル管理システム。
【請求項６】
該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄およびＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限を設定することを特徴とする、請求項５記載の文書ファイル管理システム。
【請求項７】
該アクセス権限設定手段が、前記ＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限と、取り出された前記オリジナルファイルの編集権限とを設定することを特徴とする、請求項５または請求項６に記載の文書ファイル管理システム。
【請求項８】
前記編集権限を用いて編集された前記オリジナルファイルを、当該完成文書ファイルのみに保存するように構成されていることを特徴とする、請求項７記載の文書ファイル管理システム。
【請求項９】
前記管理対象として登録された当該利用者の個人文書ファイルのタイトルおよび登録日のリストを該クライアント端末の表示部に表示させる表示制御手段をさらにそなえて構成されていることを特徴とする、請求項２〜請求項８のいずれか一項に記載の文書ファイル管理システム。
【請求項１０】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目に表示ボタンを該表示部に表示させるとともに、該クライアント端末において当該利用者が前記表示ボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルの内容を該表示部に表示させることを特徴とする、請求項９記載の文書ファイル管理システム。
【請求項１１】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目に概要ボタンを該表示部に表示させるとともに、該クライアント端末において当該利用者が前記概要ボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルの概要を該表示部に表示させることを特徴とする、請求項９または請求項１０に記載の文書ファイル管理システム。
【請求項１２】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目にメールボタンを該表示部に表示させ、該クライアント端末において当該利用者が前記メールボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルを公開しうる電子メールを該電子メール送信手段によって送信するためのポップアップ画面を該表示部に表示させることを特徴とする、請求項９〜請求項１１のいずれか一項に記載の文書ファイル管理システム。
【請求項１３】
クライアント端末と通信可能に接続され、該クライアント端末による文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバであって、
該クライアント端末において利用者により指定された当該利用者の個人文書ファイルを管理対象として登録する登録手段と、
該登録手段によって当該個人文書ファイルを前記管理対象として登録する際に、当該利用者に、アクセス権限設定者と同等のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、文書ファイル管理サーバ。
【請求項１４】
前記管理対象として登録された当該個人文書ファイルを公開しうる電子メールが、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入された送信先情報に基づいて送信される場合、該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定することを特徴とする、請求項１３記載の文書ファイル管理サーバ。
【請求項１５】
クライアント端末と通信可能に接続され、該クライアント端末による文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバであって、
前記管理対象として登録された当該個人文書ファイルを公開しうる電子メールが、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入された送信先情報に基づいて送信される場合、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段をそなえて構成されていることを特徴とする、文書ファイル管理サーバ。
【請求項１６】
文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成される文書ファイル管理システムを構築するための文書ファイル管理プログラムであって、
該クライアント端末において利用者により指定された当該利用者の個人文書ファイルを、該ファイルアクセス管理サーバの管理対象として登録する登録手段、および、
該登録手段によって当該個人文書ファイルを前記管理対象として登録する際に、当該利用者に、アクセス権限設定者と同等のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段として、コンピュータを機能させることを特徴とする、文書ファイル管理プログラム。
【請求項１７】
前記管理対象として登録された当該個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入された送信先情報に基づいて送信する電子メール送信手段として、該コンピュータをさらに機能させるとともに、
該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１６記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項１８】
文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成される文書ファイル管理システムを構築するための文書ファイル管理プログラムであって、
該ファイルアクセス管理サーバの管理対象として予め登録されている利用者の個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入された送信先情報に基づいて送信する電子メール送信手段、および、
前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段として、コンピュータを機能させることを特徴とする、文書ファイル管理プログラム。
【請求項１９】
該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、少なくとも閲覧権限を設定するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１７または請求項１８に記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項２０】
当該個人文書ファイルを、前記管理対象として登録すると、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該個人文書ファイルのオリジナルファイルを添付した状態で管理するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１７〜請求項１９のいずれか一項に記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項２１】
該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄およびＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限を設定するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項２０記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項２２】
該アクセス権限設定手段が、前記ＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限と、取り出された前記オリジナルファイルの編集権限とを設定するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項２０または請求項２１に記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項２３】
前記編集権限を用いて編集された前記オリジナルファイルを、当該完成文書ファイルのみに保存するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項２２記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項２４】
前記管理対象として登録された当該利用者の個人文書ファイルのタイトルおよび登録日のリストを該クライアント端末の表示部に表示させる表示制御手段として、該コンピュータをさらに機能させることを特徴とする、請求項１７〜請求項２３のいずれか一項に記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項２５】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目に表示ボタンを該表示部に表示させるとともに、該クライアント端末において当該利用者が前記表示ボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルの内容を該表示部に表示させるように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項２４記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項２６】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目に概要ボタンを該表示部に表示させるとともに、該クライアント端末において当該利用者が前記概要ボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルの概要を該表示部に表示させるように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項２４または請求項２５に記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項２７】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目にメールボタンを該表示部に表示させ、該クライアント端末において当該利用者が前記メールボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルを公開しうる電子メールを該電子メール送信手段によって送信するためのポップアップ画面を該表示部に表示させるように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項２４〜請求項２６のいずれか一項に記載の文書ファイル管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば、企業内において、クライアント端末〔ＰＣ（Personal Computer）等の端末〕を用いて社員により作成された文書ファイルに対するアクセスを管理する、文書ファイル管理システム，文書ファイル管理サーバおよび文書ファイル管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、企業内においては、複数のＰＣ等のクライアント端末を、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを介して相互に通信可能に接続することにより企業内システムが構築されており、このような企業内システムでは、クライアント端末を用いて社員により作成された文書ファイルが、電子メールに添付され、上記ネットワークを介してクライアント端末相互間でやり取りされるようになっている。
【０００３】
ところで、個人情報の保護の意識が高まる昨今、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することが望まれるほか、当然、社外秘情報の不用意な流出・漏洩や社外秘情報の不正利用などを確実に防止することも望まれている。
そこで、上記企業内システムにおいて、文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバを、上記ネットワークを介して各クライアント端末と通信可能にそなえ、このファイルアクセス管理サーバを用いて、管理対象の文書ファイルについて利用者のアクセス権限（例えば、閲覧，印刷，コピー等を行なう権限）を設定することにより、ある社員が、その文書ファイルに対してアクセスする際、その社員に付与されたアクセス権限（例えば閲覧権限）に応じたアクセスのみを許可することが行なわれている。
【０００４】
上述のごとくファイルアクセス管理サーバを用いてアクセス管理を行なう場合、通常、まず、利用者が、管理対象の文書ファイルをファイルアクセス管理サーバに登録（アップロード）し、その際、その利用者本人が、アクセス権限設定者として、当該文書ファイルに対するアクセス権限を設定するための操作を行なう。
つまり、利用者は、当該文書ファイルを送信・公開することになる社員もしくは部署（ここでは例えばＡ氏，Ｂ氏，Ｃ氏，Ｄ氏，Ｅ部，Ｆ部とする）のそれぞれに、当該文書ファイルに対するアクセス権限やアクセス許可期間を設定する（例えば下記非特許文献１参照）。
【０００５】
例えば、Ａ氏には、閲覧（読込み），注釈，印刷，コピー，取出し，添付の権限を付与し、Ｂ氏やＣ氏には、閲覧（読込み），注釈，コピー，取出し，添付の権限を付与し、Ｄ氏やＥ部には、閲覧（読込み），印刷，取出しの権限を付与し、Ｆ部には、閲覧（読込み），注釈，取出し，添付の権限を付与するような場合、上記利用者本人が、クライアント端末の表示部（ディスプレイ）を参照しながらマウスやキーボードを操作することにより、当該文書ファイルを送信・公開する社員／部署毎に、各種権限の付与・設定をいちいち行なうことになる。
【０００６】
ファイルアクセス管理サーバの管理対象となった当該文書ファイルは、例えばＰＤＦ（Portable Document Format）のような完成文書ファイルに変換された上、所定の暗号鍵によって暗号化され、このように暗号化された文書ファイル（以下、暗号化ファイルという）が、電子メールや、フレキシブルディスク等の記録媒体を用いて、各社員や各部署に送付される。
【０００７】
そして、ある社員が、送付された暗号化ファイルを開く場合には、認証情報（ユーザＩＤ，パスワード）を入力してファイルアクセス管理サーバに送信し、このファイルアクセス管理サーバにおいて、当該社員が、ファイルアクセス管理サーバに予め登録されている登録者であるか否かを判断し、登録者であることが認証されると、当該暗号化ファイルを復号化するための復号鍵が、ファイルアクセス管理サーバから、当該社員が利用しているクライアント端末に送信される。
【０００８】
クライアント端末では、その復号鍵を用いて暗号化ファイルが復号化され、元の文書ファイル（ＰＤＦファイル）が復元される。このように復元された文書ファイルに対し、当該社員は、上述のごとく当該社員に予め設定されたアクセス権限に応じたアクセスのみを行なうことが可能になる。例えば、当該社員が上述したＤ氏であれば、閲覧，印刷，取出しの権限が付与されており、当該文書ファイルについて閲覧，印刷，取出しを行なうことが許可される。なお、ここで、「取出し」とは、ＰＤＦファイルのコンテナ機能によりＰＤＦファイルに添付されたファイルを、このＰＤＦファイルから取り出すアクセスのことである。
【非特許文献１】クオリティ株式会社発行、製品カタログ「Quality Foresight」、Vol.０２ SUMMER ２００４、ｐ．１４−１５
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、上述したように、利用者が、管理対象とすべき文書ファイルをファイルアクセス管理サーバにアップロードする際には、その文書ファイルに対するアクセス権限を、その文書ファイルに対するアクセスを行なう社員／部署毎にいちいち設定しなければならず、その設定操作が面倒で手間がかかるため、利用者が設定操作を行なうことなく、管理対象の文書ファイルについて、アクセス権限を設定すべき社員に対し、その社員に応じたアクセス権限を自動的に設定できるようにすることが望まれている。
【００１０】
本発明は、このような課題に鑑み創案されたもので、管理対象の文書ファイルを登録する利用者が特別な設定操作を行なうことなく、つまりは利用者に設定操作を全く意識させることなく、その管理対象の文書ファイルについて、アクセス権限を設定すべき対象者に対し、その対象者に応じた適切なアクセス権限を自動的に設定できるようにして、上記特別な設定操作を行なう手間を省き、利便性の向上を実現することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成するために、本発明の文書ファイル管理システムは、文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成され、該クライアント端末において利用者により指定された当該利用者の個人文書ファイルを、該ファイルアクセス管理サーバの管理対象として登録する登録手段と、該登録手段によって当該個人文書ファイルを前記管理対象として登録する際に、当該利用者に、アクセス権限設定者と同等のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段とをそなえて構成されたことを特徴としている。
【００１２】
このとき、前記管理対象として登録された当該個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入された送信先情報に基づいて送信する電子メール送信手段をさらにそなえ、該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定してもよい。
【００１３】
また、本発明の文書ファイル管理システムは、文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成され、該ファイルアクセス管理サーバの管理対象として予め登録されている利用者の個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に基づいて送信する電子メール送信手段と、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段とをそなえて構成されたことを特徴としている。
【００１４】
そして、該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、少なくとも閲覧権限を設定するように構成してもよい。
また、当該個人文書ファイルを、前記管理対象として登録すると、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該個人文書ファイルのオリジナルファイルを添付した状態で管理するように構成してもよく、この場合、該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄およびＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限を設定してもよい。また、該アクセス権限設定手段が、前記ＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限と、取り出された前記オリジナルファイルの編集権限とを設定してもよく、このとき、前記編集権限を用いて編集された前記オリジナルファイルを、当該完成文書ファイルのみに保存するように構成することが好ましい。
【００１５】
さらに、前記管理対象として登録された当該利用者の個人文書ファイルのタイトルおよび登録日のリストを該クライアント端末の表示部に表示させる表示制御手段をさらにそなえて構成してもよく、この場合、該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目に表示ボタンを該表示部に表示させるとともに、該クライアント端末において当該利用者が前記表示ボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルの内容を該表示部に表示させてもよい。また、該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目に概要ボタンを該表示部に表示させるとともに、該クライアント端末において当該利用者が前記概要ボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルの概要を該表示部に表示させてもよい。さらに、該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目にメールボタンを該表示部に表示させ、該クライアント端末において当該利用者が前記メールボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルを公開しうる電子メールを該電子メール送信手段によって送信するためのポップアップ画面を該表示部に表示させてもよい。
【００１６】
一方、本発明のファイルアクセス管理サーバは、クライアント端末と通信可能に接続され、該クライアント端末による文書ファイルに対するアクセスを管理するものであって、該クライアント端末において利用者により指定された当該利用者の個人文書ファイルを管理対象として登録する登録手段と、該登録手段によって当該個人文書ファイルを前記管理対象として登録する際に、当該利用者に、アクセス権限設定者と同等のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段とをそなえて構成されていることを特徴としている。
【００１７】
このとき、前記管理対象として登録された当該個人文書ファイルを公開しうる電子メールが、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に基づいて送信される場合、該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定してもよい。
【００１８】
また、本発明のファイルアクセス管理サーバは、クライアント端末と通信可能に接続され、該クライアント端末による文書ファイルに対するアクセスを管理するものであって、前記管理対象として登録された当該個人文書ファイルを公開しうる電子メールが、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に基づいて送信される場合、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段をそなえて構成されていることを特徴としている。
【００１９】
そして、本発明の文書ファイル管理プログラムは、文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成される、本発明の文書ファイル管理システムを構築するためのもので、上述した本発明の文書ファイル管理システムを構成する登録手段，アクセス権限設定手段，電子メール送信手段，表示制御手段としてコンピュータを機能させるものである。
【発明の効果】
【００２０】
上述した本発明の文書ファイル管理システム，文書ファイル管理サーバおよび文書ファイル管理プログラムによれば、利用者により指定された当該利用者の個人文書ファイルをファイルアクセス管理サーバの管理対象として登録する際に、当該利用者に、アクセス権限設定者と同等のアクセス権限（例えば全てのアクセス権限）が当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定されるほか、当該個人文書ファイルを公開しうる電子メールの宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限が当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定される。
【００２１】
ここで、文書ファイルの登録を行なう利用者本人は、従来、その文書ファイルに対するアクセス権限の設定操作を行なうアクセス権限設定者であると考えられるので、その利用者本人には、基本的に、全てのアクセス権限が自動的に設定される。また、宛先欄およびＣＣ欄に記入された当該電子メールの受信者は一般社員とみなされ、閲覧権限や取出し権限（当該文書ファイルについての完成文書ファイルからオリジナルファイルを取り出す権限）が自動的に設定され、さらに、ＢＣＣ欄に記入された当該電子メールの受信者は、上記利用者本人の上司等の管理者であるとみなされ、より多くのアクセス権限、例えば、閲覧権限および取出し権限のほかに、取り出されたオリジナルファイルの編集権限が自動的に設定される。
【００２２】
このようにして、利用者に対するアクセス権限や、宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された電子メールの受信者に応じた適切なアクセス権限を自動的に設定することが可能になる。なお、編集権限を用いて編集されたオリジナルファイルは、そのオリジナルファイルを取り出した完成文書ファイルのみに保存されるので、そのオリジナルファイルの不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
【００２３】
従って、管理対象の文書ファイルを登録する利用者は、その文書ファイルの登録操作や電子メール送信操作を行なうだけで、その文書ファイルに対するアクセス権限を設定するために特別な設定操作を行なうことなく、つまりは設定操作を全く意識することなく、その管理対象の文書ファイルについて、アクセス権限を設定すべき対象者に対し、その対象者に応じた適切なアクセス権限を自動的に設定できるので、上記特別な設定操作を行なう手間を省くことができ、利便性を大幅に高めることができる。
【００２４】
さらに、利用者によって登録された管理対象の個人文書ファイルのタイトルおよび登録日のリストがクライアント端末の表示部に表示されるので、利用者は、そのリストを参照するだけで登録内容を容易に把握・確認することができる。その際、リストの各個人文書ファイルの項目毎に表示される表示ボタンや概要ボタンをクリック操作すると、対応する個人文書ファイルの内容や概要が表示部に表示されるほか、リストの各個人文書ファイルの項目毎に表示されるメールボタンをクリック操作すると、対応する個人文書ファイルを公開しうる電子メールを送信するためのポップアップ画面が表示部に表示されるので、利用者は、簡易な操作で、個人文書ファイルの内容や概要を確認したり、電子メールを送信するための操作を行なったりすることができ、より利便性を高めることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
〔１〕本実施形態の文書ファイル管理システムの構成
図１は本発明の一実施形態としての文書ファイル管理システムの構成を示すブロック図で、この図１に示すように、本実施形態の文書ファイル管理システム１は、複数のクライアント端末１０，ファイルアクセス管理サーバ２０およびＬＡＮ（ネットワーク）３０をそなえて構成されている。
【００２６】
各クライアント端末１０は、例えば社内において各社員によって利用されるＰＣ等の情報処理装置で、表示部１１，保存部１２，指定手段１３，表示制御手段１４および電子メール送信手段１５をそなえて構成されている。
ここで、表示部１１は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display），ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）等のディスプレイで、後述する表示制御手段１４によって表示状態を制御され、本実施形態では、例えば図３〜図７を参照しながら後述する各種の画面，ウインドウ，ボタンなどを表示するものである。
【００２７】
保存部１２は、クライアント端末１０におけるハードディスク，ＲＡＭ（Random Access Memory）等によって構成されるもので、本実施形態では、ファイルアクセス管理サーバ２０の管理対象となりうる個人文書ファイルを保存するものである。
指定手段１３は、利用者がマウス，キーボードを操作することによって、図３を参照しながら後述するごとく管理対象となるべき文書ファイルを指定したり、表示部１１に表示された各種ボタン類（例えば図３〜図７を参照しながら後述するログアウトボタン１００ａ，検索ボタン１００ｂ，表示ボタン１０１ａ，概要ボタン１０１ｂ，メールボタン１０１ｃ，アップロードボタン１０２，作成ボタン１０３ａ，送信ボタン１０６ａ，ＵＲＬ表示領域１２０ａ，ＯＫボタン１２１ａ，ファイル取出しボタン１２３）を指定してクリック操作したり、電子メールの宛先欄（ＴＯ欄），ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入されるべき送信先情報（電子メールアドレス）を指定して入力したり、本文書ファイル管理システム１（ファイルアクセス管理サーバ２０）にログインする際に必要になる認証情報（ユーザＩＤやパスワード）を入力したりするものである。
【００２８】
表示制御手段１４は、表示部１１の表示状態を制御するもので、本実施形態では、例えば図３〜図７を参照しながら後述する、各種の画面，ウインドウ，ボタンなどを表示部１１に表示させるもので、特に、本実施形態では、ファイルアクセス管理サーバ２０に登録されている文書ファイルに関する情報に基づいて、少なくとも以下の(11)〜(15)についての表示を表示部１１に行なわせるようになっている。
【００２９】
(11)ファイルアクセス管理サーバ２０に管理対象として登録された個人文書ファイルのタイトルおよび登録日のリスト（図３〜図７のドキュメントリスト１０１）を表示させる。
(12)ドキュメントリスト１０１の各個人文書ファイルの項目に表示ボタン１０１ａ，概要ボタン１０１ｂ，メールボタン１０１ｃ（図３〜図７参照）を表示させる。
(13)利用者によって表示ボタン１０１ａがクリック操作された場合に、対応する個人文書ファイルの内容（図４の内容表示ウインドウ１０４）を表示させる。
(14)利用者によって概要ボタン１０１ｂがクリック操作された場合に、対応する個人文書ファイルの概要（図５の概要表示ウインドウ１０５）を表示させる。
(15)利用者によってメールボタン１０１ｃがクリック操作された場合に、対応する個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、後述する電子メール送信手段１５によって送信するためのポップアップ画面（図６，図７のメール送信用ポップアップ画面１０６）を表示させる。
【００３０】
なお、表示制御手段１４は、上述したウインドウやボタンのほかにも、図３〜図７を参照しながら後述する、ログインウインドウ９０，コンソールウインドウ１００，アップロードボタン１０２，登録文書指定ウインドウ１０３，電子メールウインドウ１２０，ログインウインドウ１２１，内容表示ウインドウ１２２，ファイル取出しボタン１２３，編集ウインドウ１２４などを表示部１１に表示させるようになっている。
【００３１】
電子メール送信手段１５は、ファイルアクセス管理サーバ２０に管理対象として登録された個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、クライアント端末１０の利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報（電子メールアドレス）に基づいて送信するものである。具体的には図６を参照しながら後述するごとく、表示部１１に表示されたメール送信用ポップアップ画面１０６（図６，図７参照）において、利用者が指定手段１３を用いて、送信先情報等の必要な各種情報を指定・入力した上で送信ボタン１０６ａ（図６，図７参照）をクリック操作することにより、電子メール送信手段１５が当該電子メールの送信を行なうようになっている。
【００３２】
また、ファイルアクセス管理サーバ２０は、ＬＡＮ３０を介して各クライアント端末１０と相互に通信可能に接続され、例えば社内において利用される各種文書ファイルに対する、各クライアント端末１０からのアクセスを管理するもので、保存部２１，登録手段２２，アクセス権限設定手段２３，変換・暗号化手段２４および認証手段２５をそなえて構成されている。
【００３３】
ここで、保存部２１は、ファイルアクセス管理サーバ２０におけるハードディスク，ＲＡＭ（Random Access Memory）等によって構成されるもので、本実施形態では、クライアント端末１０からアップロード（登録）された文書ファイル（暗号化ファイル）や、後述するアクセス権限設定手段２３によって設定されたアクセス権限に関する情報や、ファイルアクセス管理サーバ２０を利用すべく予め登録された社員や部署についての認証情報や、後述する暗号化ファイルを復号するための復号鍵などを保存するものである。
【００３４】
登録手段２２は、クライアント端末１０において利用者（登録者）が指定手段１３を用いて保存部１２の中から指定した当該利用者の個人文書ファイルを、ファイルアクセス管理サーバ２０の管理対象としてこのファイルアクセス管理サーバ２０に登録するものである。以下、ファイルアクセス管理サーバ２０に登録された個人文書ファイルを登録文書ファイルと記述する場合がある。なお、具体的な、管理対象の文書ファイルの登録手順については図２および図３を参照しながら後述する。
【００３５】
変換・暗号化手段２４は、登録手段２２によって登録される個人文書ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイル〔ここでは改竄操作の困難なＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル〕に変換し、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該ＰＤＦファイルに当該個人文書ファイルのオリジナルファイルを添付した状態で、そのＰＤＦファイルを、所定の暗号鍵を用いて暗号化するものである。そして、変換・暗号化手段２４によって暗号化（鍵掛け）されたファイル（以下、暗号化ファイルという）は、保存部２１に登録・保存されるようになっている。なお、ＰＤＦファイルへの変換は例えばＰＤＦドライバによって行なわれ、このＰＤＦドライバを起動することにより、個人文書ファイルがＰＤＦ化され、完成文書ファイルとしてのＰＤＦファイルが生成されるようになっている。また、暗号化ファイルを復号するための復号鍵は、当該暗号化ファイルに対応付けられて保存部２１に保存される。
【００３６】
アクセス権限設定手段２３は、登録手段２２によって個人文書ファイルを管理対象として登録する際に、登録者に、アクセス権限設定者と同等のアクセス権限（例えば、全てのアクセス権限；本実施形態では、閲覧，注釈，印刷，コピー，取出し，添付，編集等）を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定するほか、登録文書ファイルを公開しうる電子メールの宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報（電子メールアドレス）に対応する当該電子メールの受信者（送信先社員）に、所定のアクセス権限を登録文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定するものである。
【００３７】
特に、本実施形態では、宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された受信者に対しては、前記所定のアクセス権限として、少なくとも、閲覧権限と、ＰＤＦファイルからオリジナルファイルを取り出す取出し権限とが自動的に設定される。また、ＢＣＣ欄に記入された受信者に対しては、前記所定のアクセス権限として、上記の閲覧権限および取出し権限に加え、さらに、ＰＤＦファイルから取り出されたオリジナルファイルの編集権限が自動的に設定される。このとき、編集権限に加え、取り出されたオリジナルファイルの印刷権限を自動的に設定してもよい。
【００３８】
なお、前記編集権限を用いて編集されたオリジナルファイルは、そのオリジナルファイルを取り出したＰＤＦファイル以外には保存できないように構成されている。また、前記所定のアクセス権限は、上述のような設定以外にも、閲覧，注釈，印刷，コピー，取出し，添付，編集等の中から適宜選択して設定することができる。その設定は、通常、本文書ファイル管理システム１の立ち上げ時の初期設定で行なわれる。
【００３９】
認証手段２５は、利用者が各クライアント端末１０からファイルアクセス管理サーバ２０にログインする際に入力した認証情報に基づいて、その認証情報を送信したクライアント端末１０の利用者（社員）がファイルアクセス管理サーバ２０に予め登録されている正当な登録者であるか否かを判定するもので、実際には、利用者によって入力されたユーザＩＤおよびパスワードが、ファイルアクセス管理サーバ２０の保存部２１に予め登録・保存されているユーザＩＤおよびパスワードと一致するか否かを判定することにより、その利用者が正当な登録者であるか否かを判定・認証するものである。そして、この認証手段２５によって正当な登録者であると認証された場合に、その登録者に対しアクセス権限設定手段２３によって予め設定されたアクセス権限に応じたアクセスのみが許可されるほか、新たな管理対象の文書ファイルの登録（アップロード）が行なわれるようになっている。
【００４０】
〔２〕本実施形態の文書ファイル管理システムの動作
次に、上述のごとく構成された本実施形態の文書ファイル管理システム１（ファイルアクセス管理サーバ２０）の動作について、図２に示すフローチャート（ステップＳ１１〜Ｓ２８）に従って、図３〜図７を参照しながら説明する。なお、図３〜図７はいずれも本実施形態の文書ファイル管理システム１の動作を説明するための図で、特に、図３は管理対象の文書ファイルの登録手順を、図４は登録者による登録文書ファイルの内容閲覧手順を、図５は登録者による登録文書ファイルの概要参照手順を、図６は登録者によるメール送信手順および受信者による閲覧手順を、図７は受信者によるオリジナルファイルの取出し／編集／保存手順を説明するためのものである。
【００４１】
利用者（登録者）がクライアント端末１０から文書ファイル管理システム１（ファイルアクセス管理サーバ２０）にログインする際には、表示部１１にログインウインドウ９０（図４参照）が表示され、利用者は、このログインウインドウ９０でユーザＩＤおよびパスワードを入力する。入力されたユーザＩＤおよびパスワードは、ＬＡＮ３０経由でファイルアクセス管理サーバ２０に送信され、認証手段２５が、ユーザＩＤによって保存部２１を検索し、そのユーザＩＤに対応する登録パスワードを保存部２１から読み出し、送信されたパスワードと、保存部２１から読み出された登録パスワードとを比較し、これらのパスワードが一致するか否かの判定（クライアント認証）を行なう。
【００４２】
これらのパスワードが一致し、クライアント端末１０の利用者が正当な登録者であることが認証されると、クライアント端末１０のファイルアクセス管理サーバ２０へのログインが行なわれる（ステップＳ１１のＹＥＳルート）。なお、認証手段２５によりパスワードが不一致であると判定された場合、もしくは、ユーザＩＤに対応する登録パスワードが保存部２１に登録されていなかった場合には、利用者が正当な登録者ではないと判定され、ファイルアクセス管理サーバ２０からクライアント端末１０にＬＡＮ３０経由でエラー通知が行なわれる。
【００４３】
ファイルアクセス管理サーバ２０にログインすると、その登録者についての登録文書ファイルに関する情報がファイルアクセス管理サーバ２０からクライアント端末１０へＬＡＮ３０経由で送信され、その情報に基づいて、クライアント端末１０の表示部１１において、図３に示すようなコンソールウインドウ１００が表示される（ステップＳ１２）。このコンソールウインドウ１００においては、アップロードボタン１０２が表示されるとともに、ファイルアクセス管理サーバ２０にログインした利用者（登録者）についての登録文書ファイルのドキュメントリスト１０１が表示されている。ドキュメントリスト１０１では、前述したように、登録文書ファイル毎に、その登録文書のタイトルや登録日が表示されるほか、表示ボタン１０１ａ，概要ボタン１０１ｂおよびメールボタン１０１ｃが表示されている。
【００４４】
新たな個人文書ファイルを管理対象としてファイルアクセス管理サーバ２０に登録・保存する際には、利用者により、コンソールウインドウ１００上のアップロードボタン１０２がクリックされる。アップロードボタン１０２がクリックされると、クライアント端末１０の表示部１１には、図３に示すような登録文書指定ウインドウ（添付ファイルの作成ウインドウ）１０３が表示される。利用者は、この登録文書指定ウインドウ１０３を参照し、登録（アップロード）すべき個人文書ファイルを指定してから、作成ボタン１０３ａをクリックする（ステップＳ１３のＹＥＳルート）。
【００４５】
作成ボタン１０３ａがクリックされると、指定された個人文書ファイル（オリジナルファイル１１０）は、ＬＡＮ３０経由でファイルアクセス管理サーバ２０に送信され、登録手段２２によりファイルアクセス管理サーバ２０に登録され、変換・暗号化手段２４により、コンテナ機能を有するＰＤＦファイル１１１に変換され、さらに、前記コンテナ機能によりオリジナルファイル１１０を添付されたＰＤＦファイル１１１が、所定の暗号鍵を用いて暗号化される。このようにして暗号化（鍵掛け）されたファイル１１２が、保存部２１に登録・保存される（ステップＳ１４）。このようにして個人文書ファイルが登録されると、その個人文書ファイルについての項目が、コンソールウインドウ１００上のドキュメントリスト１０１に表示される。
【００４６】
また、個人文書ファイルの登録時には、アクセス権限設定手段２３により、アクセス権限設定者と同等のアクセス権限（本実施形態では、閲覧，注釈，印刷，コピー，取出し，添付，編集）が、その登録操作を行なった利用者（登録者）に、当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定される（ステップＳ１５）。このアクセス権限設定内容（アクセス権限に関する情報）は、利用者と対応付けられて保存部２１に保存される。この後、利用者によりログアウトボタン１００ａがクリックされると（ステップＳ１６のＹＥＳルート）、ファイルアクセス管理サーバ２０からログアウトして処理を終了する一方、処理を終了しない場合（ステップＳ１６のＮＯルート）、ステップＳ１３に戻る。
【００４７】
利用者が、ファイルアクセス管理サーバ２０に登録・保存されている登録文書ファイルの内容を閲覧する際には、コンソールウインドウ１００のドキュメントリスト１０１を参照し、図４に示すごとく、内容を閲覧したい登録文書ファイルの項目における表示ボタン１０１ａをクリックする（ステップＳ１３のＮＯルートからステップＳ１７のＹＥＳルート）。表示ボタン１０１ａがクリックされると、図４に示すように、対応する個人文書ファイルの内容が、図４の内容表示ウインドウ１０４によって表示され（ステップＳ１８）、利用者はその内容を閲覧することができる。個人文書ファイルの内容の表示後は、ステップＳ１６へ移行する。
【００４８】
このとき、対応する個人文書ファイルは、ファイルアクセス管理サーバ２０において暗号化ファイルとして保存されているので、ファイルアクセス管理サーバ２０側で所定の復号鍵により暗号化ファイルを復号化してからＬＡＮ３０経由でクライアント端末１０に送信して個人文書ファイルの内容を表示してもよいし、その暗号化ファイルと復号鍵とをＬＡＮ３０経由でクライアント端末１０に送信し、クライアント端末１０側で暗号化ファイルを復号化して個人文書ファイルの内容を表示してもよい。
【００４９】
なお、コンソールウインドウ１００のドキュメントリスト１０１においては、登録文書ファイルの項目を、ドキュメントタイトルの５０音順でソートして表示したり、登録日の昇順／降順でソートして表示したりすることも可能である。図３〜図７に示すドキュメントリスト１０１においては、登録文書ファイルの項目が、登録日の昇順でソートされて表示されている。
【００５０】
また、ドキュメントリスト１０１の上部にはドキュメントタイトル入力欄，キーワード入力欄，登録日入力欄が表示されるとともに検索ボタン１００ｂが表示されており、利用者が、これらの入力欄にタイトル，キーワード，登録日の少なくとも一つについての情報を入力した上で検索ボタン１００ｂをクリックすることにより、その情報に基づく登録文書ファイルの検索を行なえるようになっている。
【００５１】
利用者が、ファイルアクセス管理サーバ２０に登録・保存されている登録文書ファイルの概要を閲覧する際には、コンソールウインドウ１００のドキュメントリスト１０１を参照し、図５に示すごとく、概要を閲覧したい登録文書ファイルの項目における概要ボタン１０１ｂをクリックする（ステップＳ１３のＮＯルート，ステップＳ１７のＮＯルートからステップＳ１９のＹＥＳルート）。概要ボタン１０１ｂがクリックされると、図５に示すように、対応する個人文書ファイルの概要が、図５の概要表示ウインドウ１０５によって表示され（ステップＳ２０）、利用者はその概要を閲覧することができる。個人文書ファイルの概要の表示後は、ステップＳ１６へ移行する。このとき、概要としては、例えば、上述と同様にして復号化された個人文書ファイルの内容から、冒頭１００文字を抽出して表示する。
【００５２】
利用者が、ファイルアクセス管理サーバ２０に登録・保存されている登録文書ファイルを公開しうる電子メールを送信する際には、コンソールウインドウ１００のドキュメントリスト１０１を参照し、図６に示すごとく、公開を望む登録文書ファイルの項目におけるメールボタン１０１ｃをクリックする（ステップＳ１３のＮＯルート，ステップＳ１７のＮＯルート，ステップＳ１９のＮＯルートからステップＳ２１のＹＥＳルート）。メールボタン１０１ｃがクリックされると、図６に示すように、対応する個人文書ファイルを公開しうる電子メールを電子メール送信手段１５によって送信するためのメール送信用ポップアップ画面１０６が表示される（ステップＳ２２）。
【００５３】
このポップアップ画面１０６において、利用者（送信者）が、当該電子メールの送信先についての情報（電子メールアドレス等）を宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入する。なお、図６に示すボップアップ画面１０６ではＢＣＣ欄は表示されていない。また、利用者が、ポップアップ画面１０６を表示させた後、メール送信を行なうことなくキャンセルボタン１０６ｂをクリックした場合（ステップＳ２３のＮＯルート）、ステップＳ１６へ移行する。
【００５４】
利用者が、少なくとも宛先欄に送信先情報を記入した後に、送信ボタン１０６ａをクリックしメール送信を行なった場合（ステップＳ２３のＹＥＳルート）には、アクセス権限設定手段２３により、宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する受信者（送信先社員）に、所定のアクセス権限が登録文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定される（ステップＳ２４〜Ｓ２８）。
【００５５】
より具体的に説明すると、まず、宛先欄（ＴＯ欄）に記入された送信先情報に対応する受信者には、閲覧権限および取出し権限が自動的に設定され（ステップＳ２４）、ＣＣ欄に送信先情報が記入されている場合（ステップＳ２５のＹＥＳルート）、その送信先情報に対応する受信者にも、閲覧権限および取出し権限が自動的に設定される（ステップＳ２６）。また、ＢＣＣ欄に送信先情報が記入されている場合（ステップＳ２５のＮＯルートもしくはステップＳ２６からステップＳ２７のＹＥＳルート）、その送信先情報に対応する受信者には、閲覧権限および取出し権限に加え、さらに、取出し権限によりＰＤＦファイルから取り出されたオリジナルファイルの編集権限や印刷権限が自動的に設定される（ステップＳ２８）。ステップＳ２８による自動設定後、もしくは、ステップＳ２７でのＮＯ判定後には、ステップＳ１６へ移行する。
【００５６】
ところで、本実施形態では、送信ボタン１０６ａをクリックすることにより送信される電子メールには、ファイルアクセス管理サーバ２０に保存された登録文書ファイル（利用者によって指定された登録文書ファイル）にアクセスするためのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が記述されており、その電子メールは、ファイルアクセス管理サーバ２０を介して送信先に送信される。
そして、当該電子メールを受信した受信者は、この受信者が利用するクライアント端末１０の表示部１１において、図６に示すように、電子メールウインドウ１２０で電子メールを表示させ、登録文書ファイルの内容を閲覧する際には、電子メール中の上記ＵＲＬを表示している領域（ＵＲＬ表示領域）１２０ａをクリックする。
【００５７】
このＵＲＬ表示領域１２０ａがクリックされると、図６に示すように、ファイルアクセス管理サーバ２０にログインするためのログインウインドウ１２１が表示部１１に表示される。受信者（利用者）は、このログインウインドウ１２１でユーザＩＤおよびパスワードを入力してから、ＯＫボタン１２１ａをクリックする。ＯＫボタン１２１ａがクリックされると、ユーザＩＤおよびパスワードが、ＬＡＮ３０経由でファイルアクセス管理サーバ２０に送信され、認証手段２５が、上述と同様、ユーザＩＤによって保存部２１を検索し、そのユーザＩＤに対応する登録パスワードを保存部２１から読み出し、送信されたパスワードと、保存部２１から読み出された登録パスワードとを比較し、これらのパスワードが一致するか否かの判定（クライアント認証）を行なう。
【００５８】
これらのパスワードが一致し、クライアント端末１０の利用者（受信者）が正当な登録者であることが認証されると、クライアント端末１０のファイルアクセス管理サーバ２０へのログインが行なわれる。そして、公開対象の登録文書ファイルが、ファイルアクセス管理サーバ２０側で所定の復号鍵により復号化されてからＬＡＮ３０経由でクライアント端末１０に送信され、その登録文書ファイルの内容が、図６に示すように、表示部１１において内容表示ウインドウ１２２により表示される。このとき、登録文書ファイル（暗号化ファイル）と復号鍵とをＬＡＮ３０経由でクライアント端末１０に送信し、クライアント端末１０側で暗号化ファイルを復号化して個人文書ファイルの内容を表示してもよい。このようにして、公開対象の登録文書ファイルが、受信者のクライアント端末１０において閲覧可能な状態となり、宛先欄，ＣＣ欄，ＢＣＣ欄に記入された受診者に対して公開されることになる。
【００５９】
なお、認証手段２５によりパスワードが不一致であると判定された場合、もしくは、ユーザＩＤに対応する登録パスワードが保存部２１に登録されていなかった場合には、利用者が正当な登録者ではないと判定され、ファイルアクセス管理サーバ２０からクライアント端末１０にＬＡＮ３０経由でエラー通知が行なわれる。
【００６０】
また、本実施形態では、ファイルアクセス管理サーバ２０に保存された登録文書ファイルにアクセスするためのＵＲＬを記述した電子メールを、ファイルアクセス管理サーバ２０を介して送信することにより、所望の登録文書ファイルを公開しているが、クライアント端末１０から、一般的なメーラを用い暗号化ファイルを電子メールに添付して送信することで、所望の登録文書ファイルを公開してもよい。
【００６１】
この場合、受信者が正当な登録者であることが認証されると、所定の復号鍵をファイルアクセス管理サーバ２０からＬＡＮ３０経由で受信者のクライアント端末１０に送信し、このクライアント端末１０において、暗号化ファイルを所定の復号鍵によって復号化し、その受信者に付与されたアクセス権限に応じたアクセスを許可することにより、所望の登録文書ファイルが公開されることになる。このように一般的なメーラを用いて暗号化ファイルを電子メールに添付して送信する場合には、その電子メール送信時に、当該電子メールの宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報がＬＡＮ３０経由でファイルアクセス管理サーバ２０に送信され、アクセス権限設定手段２３によるアクセス権限の自動設定が行なわれることになる。
【００６２】
上述のようにして、公開対象の登録文書ファイルの内容が表示部１１において内容表示ウインドウ１２２により表示されることにより、当然ながら、宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された受信者は、閲覧権限を行使することが可能になる。
また、本実施形態において、ＢＣＣ欄に記入された受信者には、上述した通り、閲覧権限や取出し権限のほかに、取り出されたオリジナルファイルの編集権限や印刷権限も設定されている。従って、図７に示すように、公開対象の登録文書ファイルの内容が表示部１１において内容表示ウインドウ１２２により表示された後に、さらに、利用者（受信者）が、ファイル取出しボタン１２３をクリックすると、オリジナルファイル１１０が、復号化されたＰＤＦファイル１１２（１１１）から取り出されるとともに、表示部１１上で編集ウインドウ１２４が立ち上がり、この編集ウインドウ１２４内にオリジナルファイル１１０の内容が編集可能な状態で表示される。
【００６３】
これにより、ＢＣＣ欄に記入された受信者は、オリジナルファイル１１０に対する編集権限や印刷権限を行使することが可能になる。そして、編集権限を行使して編集を施されたオリジナルファイル１１０は、そのオリジナルファイル１１０を取り出した元のＰＤＦファイル１１２（１１１）のみに保存することがで、このＰＤＦファイル１１２（１１１）以外には保存することができないようになっている。
【００６４】
〔３〕本実施形態の文書ファイル管理システムの効果
このように、本発明の一実施形態としての文書ファイル管理システム１によれば、利用者により指定された当該利用者の個人文書ファイルをファイルアクセス管理サーバ２０の管理対象として登録する際に、当該利用者に、アクセス権限設定者と同等のアクセス権限（例えば全てのアクセス権限）が当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定されるほか、当該個人文書ファイルを公開しうる電子メールの宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報（電子メールアドレス）に対応する受信者に、所定のアクセス権限が当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定される。
【００６５】
ここで、文書ファイルの登録を行なう利用者本人（登録者本人）は、従来、その文書ファイルに対するアクセス権限の設定操作を行なうアクセス権限設定者であると考えられるので、その利用者本人には、基本的に、全てのアクセス権限が自動的に設定・付与される。また、例えば、宛先欄およびＣＣ欄に記入された受信者は、一般的な社員とみなされ、とりあえず、閲覧権限や取出し権限が自動的に設定・付与され、さらに、ＢＣＣ欄に記入された受信者は、上記利用者本人の上司等の管理者であると考えられるので、より多くのアクセス権限、本実施形態では、閲覧権限および取出し権限のほかに、取り出されたオリジナルファイル１１０の編集権限や印刷権限が自動的に設定・付与される。
【００６６】
このようにして、利用者（登録者）に対するアクセス権限や、宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された電子メールの受信者に応じた適切なアクセス権限を自動的に設定することが可能になる。なお、編集権限を用いて編集されたオリジナルファイルは、そのオリジナルファイルを取り出した完成文書ファイルのみに保存されるので、そのオリジナルファイルの不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
【００６７】
従って、管理対象の文書ファイルを登録する利用者（登録者）は、その文書ファイルの登録操作や電子メール送信操作を行なうだけで、その文書ファイルに対するアクセス権限を設定するために特別な設定操作を行なうことなく、つまりは設定操作を全く意識することなく、その管理対象の文書ファイルについて、アクセス権限を設定すべき対象者（登録者本人や受信者）に対し、その対象者に応じた適切なアクセス権限を自動的に設定できるので、上記特別な設定操作を行なう手間を省くことができ、利便性を大幅に高めることができる。
【００６８】
さらに、利用者によって登録された管理対象の個人文書ファイルのドキュメントリスト１０１がクライアント端末１０の表示部１１に表示されるので、利用者は、そのドキュメントリスト１０１を参照するだけで登録内容を容易に把握・確認することができる。その際、ドキュメントリスト１０１の登録文書ファイル毎に表示される表示ボタン１０１ａや概要ボタン１０１ｂをクリックすると、対応する登録文書ファイルの内容や概要が表示部１１に表示されるほか、ドキュメントリスト１０１の登録文書ファイル毎に表示されるメールボタン１０１ｃをクリックすると、対応する登録文書ファイルを公開しうる電子メールを送信するためのポップアップ画面１０６が表示部１１に表示されるので、利用者は、簡易な操作で、登録文書ファイルの内容や概要を確認したり、電子メールを送信するための操作を行なったりすることができ、より利便性を高めることができる。
【００６９】
〔４〕その他
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形して実施することができる。
また、上述した指定手段１３，表示制御手段１４，電子メール送信手段１５，登録手段２２，アクセス権限設定手段２３，変換・暗号化手段２４および認証手段２５としての機能（全部もしくは一部の機能）は、コンピュータ（ＣＰＵ，情報処理装置，各種端末を含む）が所定のアプリケーションプログラム（文書ファイル管理プログラム）を実行することによって実現される。この文書ファイル管理プログラムは、これらの手段１３〜１５および２２〜２５としてコンピュータを機能させることにより、上述したクライアント端末１０およびファイルアクセス管理サーバ２０からなる文書ファイル管理システム１を構築するためのものである。
【００７０】
そのプログラムは、例えばフレキシブルディスク，ＣＤ（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷなど），ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷなど）等のコンピュータ読取可能な記録媒体に記録された形態で提供される。この場合、コンピュータはその記録媒体から文書ファイル管理プログラムを読み取って内部記憶装置または外部記憶装置に転送し格納して用いる。また、そのプログラムを、例えば時期ディスク，光ディスク，光磁気ディスク等の記憶装置（記録媒体）に記録しておき、その記憶装置から通信回線を介してコンピュータに提供するようにしてもよい。
【００７１】
ここで、コンピュータとは、ハードウエアとＯＳ（オペレーティングシステム）とを含む概念であり、ＯＳの制御の下で動作するハードウエアを意味している。また、ＯＳが不要でアプリケーションプログラム単独でハードウェアを動作させるような場合には、そのハードウェア自体がコンピュータに相当する。ハードウエアは、少なくとも、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサと、記録媒体に記録されたコンピュータプログラムを読み取るための手段とをそなえている。上記文書ファイル管理プログラムとしてのアプリケーションプログラムは、上述のようなコンピュータに、指定手段１３，表示制御手段１４，電子メール送信手段１５，登録手段２２，アクセス権限設定手段２３，変換・暗号化手段２４および認証手段２５としての機能を実現させるプログラムコードを含んでいる。また、その機能の一部は、アプリケーションプログラムではなくＯＳによって実現されてもよい。
【００７２】
さらに、本実施形態における記録媒体としては、上述したフレキシブルディスク，ＣＤ，ＤＶＤ，磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスクのほか、ＩＣカード，ＲＯＭカートリッジ，磁気テープ，パンチカード，コンピュータの内部記憶装置（ＲＡＭ，ＲＯＭ等のメモリ），外部記憶装置等や、バーコードなどの符号が印刷された印刷物等の、コンピュータ読取可能な種々の媒体を利用することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００７３】
【図１】本発明の一実施形態としての文書ファイル管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本実施形態の文書ファイル管理システム（文書ファイル管理サーバ）の動作を説明するためのフローチャートである。
【図３】本実施形態の文書ファイル管理システムの動作（特に管理対象の文書ファイルの登録手順）を説明するための図である。
【図４】本実施形態の文書ファイル管理システムの動作（特に登録者による登録文書ファイルの内容閲覧手順）を説明するための図である。
【図５】本実施形態の文書ファイル管理システムの動作（特に登録者による登録文書ファイルの概要参照手順）を説明するための図である。
【図６】本実施形態の文書ファイル管理システムの動作（特に登録者によるメール送信手順および受信者による閲覧手順）を説明するための図である。
【図７】本実施形態の文書ファイル管理システムの動作（特に受信者によるオリジナルファイルの取出し／編集／保存手順）を説明するための図である。
【符号の説明】
【００７４】
１    文書ファイル管理システム
１０    クライアント端末
１１    表示部
１２    保存部
１３    指定手段
１４    表示制御手段
１５    電子メール送信手段
２０    ファイルアクセス管理サーバ
２１    保存部
２２    登録手段
２３    アクセス権限設定手段
２４    変換・暗号化手段
２５    認証手段
３０    ＬＡＮ（ネットワーク）
９０    ログインウインドウ
１００    コンソールウインドウ
１００ａ    ログアウトボタン
１００ｂ    検索ボタン
１０１    ドキュメントリスト（リスト）
１０１ａ    表示ボタン
１０１ｂ    概要ボタン
１０１ｃ    メールボタン
１０２    アップロードボタン
１０３    登録文書指定ウインドウ
１０４    内容表示ウインドウ
１０５    概要表示ウインドウ
１０６    メール送信用ポップアップ画面
１０６ａ    送信ボタン
１０６ｂ    キャンセルボタン
１１０    オリジナルファイル
１１１    ＰＤＦファイル
１１２    暗号化ファイル
１２０    電子メールウインドウ
１２０ａ    ＵＲＬ表示領域
１２１    ログインウインドウ
１２１ａ    ＯＫボタン
１２２    内容表示ウインドウ
１２３    ファイル取出しボタン
１２４    編集ウインドウ
【図１】
2006155041.tif 000003
【図２】
2006155041.tif 000004
【図３】
2006155041.tif 000005
【図４】
2006155041.tif 000006
【図５】
2006155041.tif 000007
【図６】
2006155041.tif 000008
【図７】
2006155041.tif 000009
【手続補正書】
【提出日】平成17年4月20日(2005.4.20)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、
該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成される文書ファイル管理システムであって、
該ファイルアクセス管理サーバの管理対象として予め登録されている利用者の個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入された送信先情報に基づいて送信する電子メール送信手段と、
前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段とをそなえて構成され、
前記管理対象の当該個人文書ファイルは、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換され、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該個人文書ファイルのオリジナルファイルが添付された状態で管理されており、
該アクセス権限設定手段が、前記ＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限と、取り出された前記オリジナルファイルの編集権限とを設定するとともに、
前記編集権限を用いて編集された前記オリジナルファイルが、当該完成文書ファイルのみに保存されるように構成されていることを特徴とする、文書ファイル管理システム。
【請求項２】
該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、少なくとも閲覧権限を設定することを特徴とする、請求項１記載の文書ファイル管理システム。
【請求項３】
該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄およびＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限を設定することを特徴とする、請求項１または請求項２に記載の文書ファイル管理システム。
【請求項４】
前記管理対象として登録された当該利用者の個人文書ファイルのタイトルおよび登録日のリストを該クライアント端末の表示部に表示させる表示制御手段をさらにそなえて構成されていることを特徴とする、請求項１〜請求項３のいずれか一項に記載の文書ファイル管理システム。
【請求項５】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目に表示ボタンを該表示部に表示させるとともに、該クライアント端末において当該利用者が前記表示ボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルの内容を該表示部に表示させることを特徴とする、請求項４記載の文書ファイル管理システム。
【請求項６】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目に概要ボタンを該表示部に表示させるとともに、該クライアント端末において当該利用者が前記概要ボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルの概要を該表示部に表示させることを特徴とする、請求項４または請求項５に記載の文書ファイル管理システム。
【請求項７】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目にメールボタンを該表示部に表示させ、該クライアント端末において当該利用者が前記メールボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルを公開しうる電子メールを該電子メール送信手段によって送信するためのポップアップ画面を該表示部に表示させることを特徴とする、請求項４〜請求項６のいずれか一項に記載の文書ファイル管理システム。
【請求項８】
文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成される文書ファイル管理システムを構築するための文書ファイル管理プログラムであって、
該ファイルアクセス管理サーバの管理対象として予め登録されている利用者の個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入された送信先情報に基づいて送信する電子メール送信手段、および、
前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段として、コンピュータを機能させ、
前記管理対象の当該個人文書ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該個人文書ファイルのオリジナルファイルを添付した状態で管理するように、該コンピュータを機能させ、
該アクセス権限設定手段が、前記ＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限と、取り出された前記オリジナルファイルの編集権限とを設定するように、該コンピュータを機能させるとともに、
前記編集権限を用いて編集された前記オリジナルファイルを、当該完成文書ファイルのみに保存するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、文書ファイル管理プログラム。
【請求項９】
該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、少なくとも閲覧権限を設定するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項８記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項１０】
該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄およびＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限を設定するように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項８または請求項９に記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項１１】
前記管理対象として登録された当該利用者の個人文書ファイルのタイトルおよび登録日のリストを該クライアント端末の表示部に表示させる表示制御手段として、該コンピュータをさらに機能させることを特徴とする、請求項８〜請求項１０のいずれか一項に記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項１２】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目に表示ボタンを該表示部に表示させるとともに、該クライアント端末において当該利用者が前記表示ボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルの内容を該表示部に表示させるように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１１記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項１３】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目に概要ボタンを該表示部に表示させるとともに、該クライアント端末において当該利用者が前記概要ボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルの概要を該表示部に表示させるように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１１または請求項１２に記載の文書ファイル管理プログラム。
【請求項１４】
該表示制御手段が、前記リストの各個人文書ファイルの項目にメールボタンを該表示部に表示させ、該クライアント端末において当該利用者が前記メールボタンをクリック操作した場合に、対応する個人文書ファイルを公開しうる電子メールを該電子メール送信手段によって送信するためのポップアップ画面を該表示部に表示させるように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１１〜請求項１３のいずれか一項に記載の文書ファイル管理プログラム。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００１】
本発明は、例えば、企業内において、クライアント端末〔ＰＣ（Personal Computer）等の端末〕を用いて社員により作成された文書ファイルに対するアクセスを管理する、文書ファイル管理システムおよび文書ファイル管理プログラムに関する。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１１】
上記目的を達成するために、本発明の文書ファイル管理システムは、文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成され、該ファイルアクセス管理サーバの管理対象として予め登録されている利用者の個人文書ファイルを公開しうる電子メールを、該クライアント端末において当該利用者により当該電子メールの宛先欄，ＣＣ（Carbon Copy）欄およびＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄に記入された送信先情報に基づいて送信する電子メール送信手段と、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限を当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として設定するアクセス権限設定手段とをそなえて構成され、前記管理対象の当該個人文書ファイルは、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換され、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該個人文書ファイルのオリジナルファイルが添付された状態で管理されており、該アクセス権限設定手段が、前記ＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限と、取り出された前記オリジナルファイルの編集権限とを設定するとともに、前記編集権限を用いて編集された前記オリジナルファイルが、当該完成文書ファイルのみに保存されるように構成されていることを特徴としている。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１４】
そして、該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、少なくとも閲覧権限を設定するように構成してもよい。
また、該アクセス権限設定手段が、前記の宛先欄およびＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、前記所定のアクセス権限として、当該完成文書ファイルから前記オリジナルファイルを取り出す取出し権限を設定してもよい。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１６
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１７
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１８
【補正方法】削除
【補正の内容】
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１９】
そして、本発明の文書ファイル管理プログラムは、文書ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバと、該ファイルアクセス管理サーバと通信可能に接続されたクライアント端末とをそなえて構成される、本発明の文書ファイル管理システムを構築するためのもので、上述した本発明の文書ファイル管理システムを構成するアクセス権限設定手段，電子メール送信手段，表示制御手段としてコンピュータを機能させるものである。
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２０】
上述した本発明の文書ファイル管理システムおよび文書ファイル管理プログラムによれば、ファイルアクセス管理サーバの管理対象として予め登録されている利用者の個人文書ファイルを公開しうる電子メールの宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された送信先情報に対応する当該電子メールの受信者に、所定のアクセス権限が当該個人文書ファイルに対するアクセス権限として自動的に設定される。
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２１】
ここで、宛先欄およびＣＣ欄に記入された当該電子メールの受信者は一般社員とみなされ、閲覧権限や取出し権限（当該文書ファイルについての完成文書ファイルからオリジナルファイルを取り出す権限）が自動的に設定され、さらに、ＢＣＣ欄に記入された当該電子メールの受信者は、上記利用者本人の上司等の管理者であるとみなされ、より多くのアクセス権限、例えば、閲覧権限および取出し権限のほかに、取り出されたオリジナルファイルの編集権限が自動的に設定される。
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２２】
このようにして、宛先欄，ＣＣ欄およびＢＣＣ欄に記入された電子メールの受信者に応じた適切なアクセス権限を自動的に設定することが可能になる。このとき、編集権限を用いて編集されたオリジナルファイルは、そのオリジナルファイルを取り出した完成文書ファイルのみに保存されるので、そのオリジナルファイルの不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
【手続補正１５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２３】
従って、利用者は、その文書ファイルの電子メール送信操作を行なうだけで、その文書ファイルに対するアクセス権限を設定するために特別な設定操作を行なうことなく、つまりは設定操作を全く意識することなく、その管理対象の文書ファイルについて、アクセス権限を設定すべき対象者に対し、その対象者に応じた適切なアクセス権限を自動的に設定できるので、上記特別な設定操作を行なう手間を省くことができ、利便性を大幅に高めることができる。
【手続補正１６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２４】
さらに、管理対象の個人文書ファイルのタイトルおよび登録日のリストがクライアント端末の表示部に表示されるので、利用者は、そのリストを参照するだけで登録内容を容易に把握・確認することができる。その際、リストの各個人文書ファイルの項目毎に表示される表示ボタンや概要ボタンをクリック操作すると、対応する個人文書ファイルの内容や概要が表示部に表示されるほか、リストの各個人文書ファイルの項目毎に表示されるメールボタンをクリック操作すると、対応する個人文書ファイルを公開しうる電子メールを送信するためのポップアップ画面が表示部に表示されるので、利用者は、簡易な操作で、個人文書ファイルの内容や概要を確認したり、電子メールを送信するための操作を行なったりすることができ、より利便性を高めることができる。