(57)【要約】【課題】  利用者が各自利用しやすい分類体系を利用できるようにし、利便性を向上できるドキュメント管理装置を提供する。【解決手段】  処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理プログラムであって、ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する保持手段にアクセス可能なコンピュータに、処理対象ドキュメントの分類先を、上記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系ごとに決定させ、決定されたドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録させるドキュメント管理プログラムである。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理プログラムであって、ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する保持手段にアクセス可能なコンピュータに、
処理対象ドキュメントの分類先を、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系ごとに決定する分類先決定手順と、
前記決定されたドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する手順と、
を実行させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【請求項２】
請求項１に記載のドキュメント管理プログラムにおいて、
前記分類先決定手順では、コンピュータに、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系ごとに、その分類体系に含まれる分類先の少なくとも一部について、その各々に分類されているドキュメントと、前記処理対象ドキュメントとの関連性を評価させ、当該関連性の評価の結果に基づいて、処理対象ドキュメントの分類先を決定させる、
ことを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【請求項３】
処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理プログラムであって、ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する保持手段にアクセス可能なコンピュータに、
前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系のうちから選択された注目分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を取得する手順と、
前記注目分類体系以外の分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を、前記取得した注目分類体系における分類先に基づいて定める分類先決定手順と、
前記処理対象ドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する手順と、
を実行させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【請求項４】
請求項３に記載のドキュメント管理プログラムにおいて、
前記分類先決定手順では、コンピュータに、前記注目分類体系における処理対象ドキュメントの分類先と、前記注目分類体系以外の分類体系に含まれる各分類先との関連性を評価させ、当該関連性の評価の結果に基づいて、処理対象ドキュメントの分類先を決定させる、
ことを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【請求項５】
請求項４に記載のドキュメント管理プログラムにおいて、
前記保持されている分類体系規定情報に対する変更指示を受け入れて、当該変更指示に基づく変更後の分類体系情報と、変更前の分類体系情報とを前記保持手段に保持させる、分類体系変更手順をさらに、コンピュータに実行させ、
前記注目分類体系と、前記注目分類体系以外の分類体系とのいずれか一方が、他方に対する少なくとも一つの変更指示によって変更して得られた分類体系である場合には、前記分類先決定手順において、当該変更指示による変更の内容に基づいて、前記注目分類体系以外の分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を定めさせる
ことを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【請求項６】
処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理装置であって、
ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する手段と、
処理対象ドキュメントの分類先を、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系ごとに決定する分類先決定手段と、
前記決定されたドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項７】
処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理装置であって、
ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する保持手段と、
前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系のうちから選択された注目分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を取得する手段と、
前記注目分類体系以外の分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を、前記取得した注目分類体系における分類先に基づいて定める分類先決定手段と、
前記処理対象ドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項８】
処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理方法であって、
ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する手段にアクセス可能に接続されたドキュメント管理装置を用い、
処理対象ドキュメントの分類先を、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系ごとに決定する工程と、
前記決定されたドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する工程と、
を実行させることを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項９】
処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理方法であって、
ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する保持手段に接続されたドキュメント管理装置を用い、
前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系のうちから選択された注目分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を取得する工程と、
前記注目分類体系以外の分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を、前記取得した注目分類体系における分類先に基づいて定める工程と、
前記処理対象ドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する工程と、
を実行させることを特徴とするドキュメント管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の利用者によって共有されるドキュメントを管理するためのドキュメント管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
コンピュータを用いて、ドキュメントを管理する方法の一つとしては、従来から、ディレクトリ構造によってドキュメントを分類して管理する方法が一般的である。ここで、ディレクトリの構造は、パーソナルコンピュータであれば、その利用者の個人的な趣向によって定めるのが普通である。例えば、業務用のドキュメントを分類する際に、「未処理」、「処理中」、「処理済」のようにディレクトリを作成してドキュメントを分類管理することができる。
【０００３】
ところが、サーバコンピュータなどにより、ドキュメントを共有するシステムにおいては、当該システムの管理者が定めたディレクトリ構造に従って、ドキュメントが分類管理されている。一般に、かかるシステムは、会社全体のドキュメントをカバーするので、会社内の組織構造に従って「営業部」、「技術部」、「総務部」といったように分類管理されることが多い。
【特許文献１】特開２００２−１０８６７７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
このように、上記従来の共有型のドキュメント管理システムでは、各利用者は自己の利用しやすいようにドキュメントを分類管理することができない。
【０００５】
また将来、管理者に代わってコンピュータが動的にディレクトリ構造を更新するように設計されたドキュメント管理システムが現れたとき、更新前のディレクトリ構造に慣れた利用者は、機械的に更新されたディレクトリ構造に馴染まないといった事態も想定され得ることである。
【０００６】
ここで、例えば、特許文献１に開示された技術を用いて、過去のディレクトリ構造を再現させることも可能ではある。しかしながら、特許文献１に開示された技術では、ディレクトリ構造の更新後、新たに追加されたドキュメントについては、過去のディレクトリ構造を辿ってもアクセスができない。すなわち、使い慣れた更新前のディレクトリ構造をいつまでも使い続けるわけにはいかず、利便性が低い。
【０００７】
本発明は、上記実情に鑑みて為されたもので、利用者が各自利用しやすい分類体系を利用できるようにし、利便性を向上できるドキュメント管理装置を提供することを、その目的の一つとする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理プログラムであって、ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する保持手段にアクセス可能なコンピュータに、処理対象ドキュメントの分類先を、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系ごとに決定する分類先決定手順と、前記決定されたドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する手順と、を実行させることを特徴としている。
【０００９】
ここで前記分類先決定手順では、コンピュータに、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系ごとに、その分類体系に含まれる分類先の少なくとも一部について、その各々に分類されているドキュメントと、前記処理対象ドキュメントとの関連性を評価させ、当該関連性の評価の結果に基づいて、処理対象ドキュメントの分類先を決定させる、こととしてもよい。
【００１０】
また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理プログラムであって、ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する保持手段にアクセス可能なコンピュータに、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系のうちから選択された注目分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を取得する手順と、前記注目分類体系以外の分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を、前記取得した注目分類体系における分類先に基づいて定める分類先決定手順と、前記処理対象ドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する手順と、を実行させることを特徴としている。
【００１１】
ここで前記分類先決定手順では、コンピュータに、前記注目分類体系における処理対象ドキュメントの分類先と、前記注目分類体系以外の分類体系に含まれる各分類先との関連性を評価させ、当該関連性の評価の結果に基づいて、処理対象ドキュメントの分類先を決定させる、こととしてもよい。
【００１２】
さらに、前記保持されている分類体系規定情報に対する変更指示を受け入れて、当該変更指示に基づく変更後の分類体系情報と、変更前の分類体系情報とを前記保持手段に保持させる、分類体系変更手順をさらに、コンピュータに実行させ、前記注目分類体系と、前記注目分類体系以外の分類体系とのいずれか一方が、他方に対する少なくとも一つの変更指示によって変更して得られた分類体系である場合には、前記分類先決定手順において、当該変更指示による変更の内容に基づいて、前記注目分類体系以外の分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を定めさせることとしてもよい。
【００１３】
また、本発明の一態様に係るドキュメント管理装置は、処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理装置であって、ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する手段と、処理対象ドキュメントの分類先を、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系ごとに決定する分類先決定手段と、前記決定されたドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する手段と、を含むことを特徴としている。
【００１４】
また、本発明の一態様に係るドキュメント管理装置は、処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理装置であって、ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する保持手段と、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系のうちから選択された注目分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を取得する手段と、前記注目分類体系以外の分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を、前記取得した注目分類体系における分類先に基づいて定める分類先決定手段と、前記処理対象ドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する手段と、を含むことを特徴としている。
【００１５】
さらに本発明の別の態様に係るドキュメント管理方法は、処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理方法であって、ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する手段にアクセス可能に接続されたドキュメント管理装置を用い、処理対象ドキュメントの分類先を、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系ごとに決定する工程と、前記決定されたドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する工程と、を実行させることを特徴としている。
【００１６】
さらに本発明の別の態様に係るドキュメント管理方法は、処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理するドキュメント管理方法であって、ドキュメントの分類体系をそれぞれ規定する分類体系規定情報を複数保持する保持手段に接続されたドキュメント管理装置を用い、前記保持されている分類体系情報によって規定される分類体系のうちから選択された注目分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を取得する工程と、前記注目分類体系以外の分類体系における処理対象ドキュメントの分類先を、前記取得した注目分類体系における分類先に基づいて定める工程と、前記処理対象ドキュメントの分類先を、分類体系ごとに記録する工程と、を実行させることを特徴としている。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
本発明の実施の形態のドキュメント管理装置１は、図１に示すように、ネットワークを介してドキュメントデータベース２に対して、通信可能に接続されている。ドキュメント管理装置１は、図１に示すように制御部１１と、記憶部１２と、操作部１３と、表示部１４と、通信部１５とを含んで構成されている。
【００１８】
制御部１１は、ＣＰＵなどを用いて実現でき、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作している。この制御部１１の処理の具体的な内容については、後に詳しく述べる。記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）や、ＲＯＭ（Read Only Memory）等のメモリ素子、並びにハードディスク等によって実現できる。この記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムが保持されている。また、この記憶部１２は、制御部１１の処理の過程で利用される種々のデータを保持するワークメモリとしても動作する。
【００１９】
操作部１３は、マウスやキーボード等によって実現できる。この操作部１３は、利用者の操作を受け入れて、当該操作の内容を制御部１１に出力する。表示部１４は、ディスプレイ等であり、制御部１１から入力される指示に従って情報を表示出力する。通信部１５は、ネットワークに接続されており、制御部１１から入力される指示に従って、ネットワークを介してデータを送信出力する。またこの通信部１５は、ネットワークを介して到来するデータを受信して制御部１１に出力する。
【００２０】
ドキュメントデータベース２は、ドキュメントの実体データを保持している。また、本実施の形態において特徴的なことの一つは、このドキュメントデータベース２がドキュメントの分類体系を規定する分類体系規定情報が複数保持していることである。これにより各利用者が、それぞれ自分の好みのディレクトリ構造による分類に従って、ドキュメントの一覧を提示させることができる。この分類体系規定情報のそれぞれは、例えば図２に示すような階層的なディレクトリ構造を記述したものであり、具体的には図３に示すように、当該ディレクトリ構造に含まれる分類（ディレクトリ）を特定する情報（Ａ）を含む。ここで、階層的なディレクトリ構造の最上位の階層にあたるディレクトリ（ルートディレクトリ）には、当該ルートディレクトリとなるディレクトリを特定する情報に、ルートディレクトリであることを表す情報が関連づけられている（Ｘ）。また、各分類ごとに、当該分類に含まれる下位の分類を特定する情報の一覧（Ｂ）が記述されている。
【００２１】
また、本実施の形態では、ドキュメントデータベース２が、図４に示すように、ドキュメントごとに、複数の分類体系規定情報の各々における分類先（関連付けられたディレクトリを特定する情報）を関連付けたドキュメント分類データベースを保持している。
【００２２】
ここで制御部１１によって行われる具体的な処理の内容について説明する。制御部１１は、ドキュメントデータベース２に格納されているドキュメントを処理対象ドキュメントとして、当該処理対象ドキュメントについて、その分類先を定めて管理する処理を行っている。つまり、各ドキュメントを階層ディレクトリ構造をなす、複数のディレクトリのいずれかに関連付けておき、利用者がドキュメントを探索（ブラウズ）する際に当該ディレクトリ構造による分類に従ってドキュメントの一覧を提示する。
【００２３】
例えば、ルートディレクトリＲ以下に、それぞれ「開発部」、「営業部」と名付けられた２つのディレクトリを含む第１のディレクトリ構造と、この第１のディレクトリ構造にあるディレクトリ「開発部」以下に、さらに下位のディレクトリ「ソフトウエア開発部」を含む第２のディレクトリ構造とが規定されているとする（図５）。また、利用者Ａが第１のディレクトリ構造を用いてドキュメントデータベース２内のドキュメントを分類するよう設定しており、利用者Ｂが第２のディレクトリ構造を用いてドキュメントデータベース２内のドキュメントを分類するよう設定しているものとする。
【００２４】
いま、営業に関係するドキュメントａが、第１，第２のディレクトリ構造の双方において、ディレクトリ「営業部」に関連づけられ、開発に関係するドキュメントｂが、第１のディレクトリ構造においてはディレクトリ「開発部」に、第２のディレクトリ構造においてはディレクトリ「ソフトウエア開発部」に関連づけられているとする（図５参照）。
【００２５】
この場合、利用者Ａが開発に関係するドキュメントｂを参照するためには、ルートディレクトリＲから、その下位のディレクトリ「開発部」にワーキングディレクトリを移動して一覧を表示させると、ドキュメントｂが当該一覧に現れることになる。一方で利用者Ｂが当該ドキュメントｂを参照するときには、ルートディレクトリＲから、その下位のディレクトリである「開発部」に移動し、さらにその下位の「ソフトウエア開発部」のディレクトリに移動してドキュメントの一覧を表示させると、ドキュメントｂが当該一覧に現れることになる。
【００２６】
このように、本実施の形態では、各利用者がそれぞれ異なるディレクトリ構造を用いてドキュメントの分類を行うことができる。
【００２７】
しかしながら、利用者はドキュメントの参照のみならず、新たに作成したドキュメントを追加することがある。例えば、上記例において、利用者Ｂが「ソフトウエア開発部」のディレクトリに新規ドキュメントｃを追加したとき、制御部１１が何らの処理をも行わなければ、利用者Ａの用いている第１のディレクトリ構造のどのディレクトリにも、当該ドキュメントｃが関連づけられず、利用者Ａは当該新規ドキュメントｃを参照することができない。
【００２８】
そこで本実施の形態において、各ディレクトリ構造のそれぞれに、他のディレクトリ構造において新規に追加されたドキュメントなどを格納する特別のディレクトリを用意しておくことも考えられる。しかしながら、この場合は各利用者が当該特別のディレクトリに関連付けられた新規のドキュメントを一々分類しなおす作業が必要となり、利便性が低い。
【００２９】
本実施の形態では、かかる場合の利便性を向上させるべく、制御部１１が、例えば新規に追加されたドキュメント等の分類対象ドキュメントについて、その分類先を、各分類体系毎に決定する処理（分類先決定処理）を遂行し、当該ドキュメントの分類先を分類体系毎に記録する。
【００３０】
以下具体的に、ある利用者（登録利用者）が新規なドキュメントを、ドキュメントデータベースに登録した場合を例として、制御部１１の分類先決定処理の動作を説明する。ここで当該新規なドキュメントを登録する場合、登録利用者は、自己の利用しているディレクトリ構造内のいずれかのディレクトリを分類先として指定する。制御部１１は、ドキュメント分類データベースに当該登録されたドキュメントのエントリーを追加するとともに、当該ドキュメントに関連付けて、登録利用者が用いるディレクトリ構造（登録時分類体系と呼ぶ）での分類先のディレクトリを登録する。
【００３１】
制御部１１は、登録時分類体系以外の分類体系を順次、処理対象分類体系として選択し、登録時分類体系以外の各分類体系について以下の処理を行う。すなわち、追加された新規なドキュメントを分類対象ドキュメントとして、処理対象分類体系に含まれる分類（ここではディレクトリ）ごとに、各ディレクトリに格納されているドキュメントと、分類対象ドキュメントとの類似度（関連性）を評価する。ここで類似度は、一般的なTF-IDF解析を利用するものでよい。かかる技術は、標準的なものであるので、その詳細な説明を省略する（例えば、日本国特許庁による標準技術集Ｂ−５−（１）ＴＦーＩＤＦ解析「ベクトル空間型モデルを使ったランキング前処理」）。
【００３２】
制御部１１は、処理対象分類体系に含まれる分類のうち、分類対象ドキュメントに対して最も関連性の高いドキュメントが関連付けられている分類を特定する。そして、当該特定した分類を、当該処理対象分類体系における分類対象ドキュメントの分類先として決定し、ドキュメント分類データベースに当該決定した分類先を登録する。
【００３３】
なお、ここでは最も関連性の高いドキュメントが関連づけられている分類を分類先とする例について述べたが、分類ごとに、各分類に含まれるドキュメント関連性の平均を演算し、当該平均が最も高い分類を分類先として決定するようにしてもよい。
【００３４】
これにより、新規に登録されたドキュメント（分類対象ドキュメント）の分類先が、各分類体系において決定される。
【００３５】
次に、本実施の形態のドキュメント管理装置の動作について、図５に示した例を参照しながら、利用者Ｂが「ソフトウエア開発部」のディレクトリにソフトウエア開発に関するドキュメントｐを追加したときを例として説明する。なお、第１のディレクトリ構造の「開発部」には、ソフトウエア開発に関係するドキュメントが既に格納されており、「営業部」には営業に関係するドキュメントが既に格納されているものとする。
【００３６】
制御部１１は新規に追加されたドキュメントｐを分類の対象として、この分類対象ドキュメントｐと、既に格納されている各ドキュメントとの類似度を演算する。そして、類似度の最も高いドキュメントを調べる。ここで分類対象であるドキュメントｐは、ソフトウエア開発に関するドキュメントであるので、用いられている単語の種類が、「営業部」のディレクトリに既に格納されているドキュメントよりも、「開発部」のディレクトリに既に格納されているドキュメントにおけるものに一致する。つまり分類対象のドキュメントは、「開発部」のディレクトリに既に格納されているドキュメントに類似するので、制御部１１は、分類対象ドキュメントの分類先を、「開発部」として決定する。
【００３７】
この結果、当該新規に追加されたドキュメントｐを、第１のディレクトリ構造については「開発部」のディレクトリに関連付け、第２のディレクトリ構造については（利用者の指定の通り）「ソフトウエア開発部」のディレクトリに関連付けて、ドキュメント分類データベースに登録する。
【００３８】
さらに、ここでは分類対象のドキュメントと、既に登録されているドキュメントとの類似度に基づいて、分類対象ドキュメントの分類先を決定する例について述べたが、分類先の決定方法はこれに限られない。例えば分類体系同士の比較によって、分類対象ドキュメントの分類先を定めてもよい。
【００３９】
例えば制御部１１は、利用者が新規なドキュメントを登録したディレクトリ（登録時分類体系（本発明の注目分類体系に相当する）の分類先）のフルパス（ルートからのディレクトリ名を連結して得た文字列）を取得する。
【００４０】
制御部１１は、他の分類体系において、このフルパスに前方一致する最長のフルパスに対応するディレクトリを探索する。例えば利用者が新規なドキュメントを登録した先のディレクトリのフルパスが、「/A/B/C/D」であるとし、他のディレクトリ構造（登録時分類体系とは異なる分類体系）において、これに前方一致するディレクトリとして、「/A」と、「/A/B」と、「/A/B/C」とがあり、「/A/B/C/D」がなかったとすると、「/A/B/C/D」に前方一致する最長のフルパスは、「/A/B/C」ということになる。
【００４１】
制御部１１は、こうして探索の結果得られたフルパスの表すディレクトリに、分類対象ドキュメントを関連づけて、ドキュメント分類データベースに登録する。このように、フルパス同士の比較によって関連性を評価し、関連性の評価の結果に基づいて、各ディレクトリ構造（分類体系）における、分類対象のドキュメントの分類先を定める。上記の例では、ルートディレクトリを「/」として、ＵＮＩＸ（登録商標）におけるパスと同様に表記すれば、ドキュメントｐの分類先のフルパスは「/開発部/ソフトウエア開発部」であるので、上記の第１のディレクトリ構造の例では、「/開発部」が探索の対象となるフルパスに相当し、ドキュメントｐは、「開発部」のディレクトリに関連づけられる。
【００４２】
さらに、ここではフルパス同士の比較により各分類体系での分類間の関連性を評価していたが、分類間の関連性評価の方法は、これに限られない。例えば、ディレクトリ構造に対する変更（ディレクトリの追加など）が行われたときに、当該変更の前後のディレクトリ構造を保持しておき、当該変更の内容に基づいて、各ディレクトリ構造でのディレクトリ間の関連性を評価してもよい。
【００４３】
この場合、制御部１１は、新たなディレクトリ（分類）を作成するなど、分類体系規定情報に対する変更指示を受け入れると、当該変更指示に基づく変更後の分類体系情報をドキュメントデータベース２に格納する。このとき、変更前の分類体系情報をドキュメントデータベース２から削除しない。
【００４４】
具体的に、上記第１のディレクトリ構造に対して、「開発部」のディレクトリ下に、新規に「ソフトウエア開発部」のディレクトリを作成して第２のディレクトリ構造を得た場合、ドキュメントデータベース２には、これら第１、第２のディレクトリ構造がともに記録されていることになる。
【００４５】
制御部１１は、登録時分類体系と、それ以外の分類体系との間で、一方が、他方に対する少なくとも一つの変更指示によって変更して得られた分類体系である場合には、当該変更指示による変更の内容に基づいて登録時分類体系以外の分類体系における分類対象ドキュメントの分類先を定める。
【００４６】
例えば上記の例の場合には、第２のディレクトリ構造の「ソフトウエア開発部」のディレクトリに関連づけられた分類対象のドキュメントｐがあるとき、制御部１１は、当該第１のディレクトリ構造に対して「ソフトウエア開発部」のディレクトリが新たに作成されて変更された結果、第２のディレクトリ構造が得られたことを参照して、当該ディレクトリの作成位置である「開発部」を分類対象として定める。
【００４７】
なお、互いに異なる分類体系に属する分類同士の関連性の評価により分類先の候補を選択しておき、当該選択した候補に含まれるドキュメントと、分類対象ドキュメントとの類似度の評価によって分類先を決定してもよい。すなわち、ドキュメントの数が多くなると、ドキュメントの類似度の評価に時間がかかるようになることが想定される。そこで、予め分類同士の関連性の評価に基づいて複数の分類先候補を選択しておく。例えば、分類対象ドキュメントの登録時分類体系における分類先に対し、そのフルパスに前方一致する最大のフルパスを求め、当該フルパスによって特定される分類先の下位に関連付けられたすべての分類先を分類先候補としてもよい。
【００４８】
具体的に図５に示した例で、「開発部」以下に、「ソフト開発部」、「ハード開発部」の２つのディレクトリをさらに作成した第３のディレクトリ構造がある場合を考える。このとき、第２のディレクトリ構造を登録時分類体系として、「/開発部/ソフトウエア開発部」に分類された分類対象ドキュメントの、第３のディレクトリ構造における分類先候補は、次のようにして定められる。
【００４９】
すなわち、登録時分類体系での分類先「/開発部/ソフトウエア開発部」に前方一致する最長のフルパスは「/開発部」となる。そして、制御部１１は、この「開発部」以下のディレクトリを列挙し、「/開発部」、「/開発部/ソフト開発部」、「/開発部/ハード開発部」を得る。この列挙された各ディレクトリが分類先候補となる。制御部１１は、「/開発部」、「/開発部/ソフト開発部」、「/開発部/ハード開発部」にそれぞれ関連づけられているドキュメントと、分類対象ドキュメントとの類似度を演算し、分類先候補のうち、最も類似するドキュメントを含む（あるいは類似度の平均値が最も高い）ものを分類対象ドキュメントの分類先として決定する。この場合、「/営業部」以下のドキュメントと、分類対象ドキュメントとの類似度の演算は行われないので、類似度の演算量を低減できる。
【００５０】
また、本実施の形態においては、ドキュメントの削除は、ドキュメントデータベース２から当該削除の対象となったドキュメントを抹消するとともに、ドキュメント分類データベースから当該削除の対象となったドキュメントのエントリを削除することによって行うことができる。
【００５１】
本実施の形態によると、例えば会社組織の変更等に伴って、ドキュメントデータベース２のディレクトリ構造が変更された場合に、変更前のディレクトリ構造に慣れている利用者は、変更前のディレクトリ構造を利用し続けることができる。すなわち変更後のディレクトリ構造に含まれるディレクトリに対して関連付けされた新規のドキュメントは、変更前のディレクトリ構造に含まれるディレクトリのいずれかに関連づけられるので、当該変更前のディレクトリの利用者も、当該新規のドキュメントを参照できる。また、当該変更前のディレクトリの利用者が追加した新規なドキュメントも、変更後のディレクトリ構造に含まれるディレクトリのいずれかに関連付けられる。
【００５２】
このように、本実施の形態のドキュメント管理装置は、利用者が各自利用しやすい分類体系を利用でき、利便性を向上できる。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置と、ドキュメントデータベースへの接続例とを表す構成ブロック図である。
【図２】階層ディレクトリ構造の概要を表す説明図である。
【図３】分類体系記述情報の例を表す説明図である。
【図４】ドキュメント分類データベースの例を表す説明図である。
【図５】分類体系ごとのドキュメントの関連付け例を表す説明図である。
【符号の説明】
【００５４】
１  ドキュメント管理装置、２  ドキュメントデータベース、１１  制御部、１２  記憶部、１３  操作部、１４  表示部、１５  通信部。
【図１】
2006024159.tif 000003
【図２】
2006024159.tif 000004
【図３】
2006024159.tif 000005
【図４】
2006024159.tif 000006
【図５】
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