(57)【要約】【課題】簡易な操作で、不要情報の削減、必要情報の欠落防止などをはじめとするさまざまな電子メール送受信に必要とされる各種管理を実現し、効率的な電子メールの送受信を可能にすること。【解決手段】本発明の電子メール送受信システムのクライアント端末装置は、全体の制御をおこなう制御部３０１、ネットワーク１００を介して送られてきた電子メールを受信する受信部３０２、受信した電子メールおよび作成する電子メールの内容を表示する表示部３０３、表示部３０３の表示処理の制御をおこなう表示制御部３０４、各種電子メールの作成をおこなう電子メール作成部３０５、受信または作成した電子メールを格納するメール格納部３０６、電子メールの保存・削除を制御するメール格納・削除処理部３０７、および作成した電子メールなどをネットワーク１００へ送信する送信部３０８を備える。【選択図】        図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続された、サーバーやクライアント端末装置を用いて電子メールの送受信をおこなう電子メール送受信システムのクライアント端末装置であって、
電子メールの作成をおこなう電子メール作成手段と、
電子メールに用いるキーワードの設定・選択をおこなうキーワード設定・選択手段と、
電子メールの送受信に関する各種条件の設定をおこなう条件設定手段と、
電子メールの送受信をおこなう通信手段と、
受信または作成した電子メールの内容などを表示する表示手段と、
受信または作成した電子メールの前記表示手段に対する表示処理の制御をおこなう表示制御手段と、
受信または作成した電子メールを格納する格納手段と、
前記格納手段に対する電子メールの格納処理、および前記格納手段に格納されている電子メールの削除処理をおこなうメール格納・削除処理手段と、
を備えたことを特徴とするクライアント端末装置。
【請求項２】
前記条件設定手段は、
前記電子メール作成手段で作成される電子メールの送信先指定や、緊急配信指定、有効期限の設定をおこなうことを特徴とする請求項１に記載のクライアント端末装置。
【請求項３】
前記条件設定手段は、
電子メールの閲覧を拒否するアドレスの指定や、送信する電子メールの生存期間の設定をおこなうことを特徴とする請求項１または２に記載のクライアント端末装置。
【請求項４】
前記条件設定手段は、
受信する電子メールの送信元指定や、受信する電子メールの内容指定をおこなうことを特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載のクライアント端末装置。
【請求項５】
前記表示制御手段は、
受信した電子メールに設定された各種条件に基づいて、当該電子メールの内容などを前記表示手段に表示することを特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載のクライアント端末装置。
【請求項６】
前記メール格納・削除処理手段は、
前記格納手段に格納されている有効期限が設定された電子メールを検出し、有効期限が経過した電子メールの削除をおこなうことを特徴とする請求項２〜５のいずれか一つに記載のクライアント端末装置。
【請求項７】
請求項１〜６のいずれか一つに記載のクライアント端末装置を備えた電子メール送受信システムにおいて、
前記サーバーが、格納する情報の特性ごとに分割された専用データベースを複数備えていることを特徴とする電子メール送受信システム。
【請求項８】
電子メールの送信発案者が必要な情報を生成する情報生成工程と、
前記情報生成工程で生成された情報をデータベースへ格納する第１の情報格納工程と、
前記情報生成工程で生成された各種情報を提示して電子メールの送受信を希望する者を募る電子メール送受信者募集工程と、
前記電子メール送受信者募集工程による募集に対して各種条件などの情報を提示して応募する者を受け付ける応募者受付工程と、
前記応募者受付工程で受け付けた応募者が提示した各種条件などの情報をデータベースに格納する第２の情報格納工程と、
を含むことを特徴とする電子メール送受信方法。
【請求項９】
前記情報生成工程は、
電子メールに用いるキーワードの設定・選択をおこなうキーワード設定・選択工程と、
電子メールの送信先を指定する送信先指定工程と、
送信する電子メールの有効期限の設定をおこなう電子メール有効期限設定工程と、
を含むことを特徴とする請求項８に記載の電子メール送受信方法。
【請求項１０】
前記送信先指定工程は、電子メールの閲覧を拒否するアドレスの指定をおこなうことを特徴とする請求項９に記載の電子メール送受信方法。
【請求項１１】
前記電子メール有効期限設定工程は、送信する電子メールの生存期間の設定をおこなうことを特徴とする請求項９に記載の電子メール送受信方法。
【請求項１２】
前記応募者受付工程における応募者の提示する情報は、受信する電子メールの送信元指定や、受信する電子メールの内容指定であることを特徴とする請求項８〜１１のいずれか一つに記載の電子メール送受信方法。
【請求項１３】
さらに、前記電子メール有効期限設定工程で有効期限が設定された電子メールを検出し、有効期限が経過している電子メールを削除する電子メール削除工程を含むことを特徴とする請求項９〜１２のいずれか一つに記載の電子メール送受信方法。
【請求項１４】
請求項８〜１３のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする電子メール送受信プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークを介して接続された、サーバーやクライアント端末装置を用いて電子メールの送受信をおこなう電子メール送受信システムであって、電子メールの送受信時の各種管理を効率的におこなうことができる電子メール送受信システム、そのクライアント端末装置、電子メール送受信方法、および電子メール送受信プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、インターネットが広く普及し、それを利用した電子メールが、プライベートに限らずビジネスにおいても、頻繁に利用されるようになってきた。図１７は、従来のクライアント端末装置における電子メール送受信時に表示される閲覧画面の一例を示す図であるが、電子メールは、単なる連絡事項の送受信手段としてではなく、さまざまな情報の伝達手段として大きな役割を占めるようになってきた。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
このように、情報伝達手段としての重要度が格段に高くなってきている電子メールではあるが、従来システムには、まだ多くの問題点が含まれていることも事実である。
【０００４】
たとえば、電子メールの受け手側の問題点としては、つぎのようなものがある。まず、電子メールの受け手側は、基本的に受け身であるため、多くの不要メールを受けてしまう。また、一度登録したメーリングリストは情報として不要になっても受け手側で解除しない限り有効なままである。さらに、受信した電子メールの整理は、受信者がメーラーのフィルタリング機能でおこなうしかなく、その作業負担がある。しかも、電子メールの内容が必要か不要かの判断は、受信者が一度目を通して判断しなければならない。特に、電子メール本文などに記載される用語は、送信者ごとに異なる場合が多々あるため、情報整理に負担がかかる。
【０００５】
また、電子メールの送り手側の問題点としては、つぎのようなものがある。まず、電子メールの送信時に、送信先を洩れなく設定する必要がある。宛先の選択ミスなど、誤送信にも注意しなくてはいけない。同様の話題でも電子メールの内容によって送信先を変更する場合は、書き分ける必要がある場合もある。電子メールの送受信をおこなうメンバーの入れ替わりが激しい場合には、アドレスの最新化をおこなう必要が頻繁に生じるため、多大な負担がかかる。
【０００６】
さらに、電子メールをビジネスに活用する場合、たとえば、非常に多くのメンバーが参加する開発プロジェクトで電子メールを活用する場合、電子メールという情報伝達手段は一度に多くのメンバーに情報を公開できるため有効であるが、同時に規模が大きければ大きいほど情報が氾濫、欠落という事態に対応する負荷も高くなる。また、各送信者の表現も微妙に異なることから、電子メールの内容が必要か不要かは本文をよく読まなければ分からず、特に受信した電子メールを整理する場合に多大な労力が必要になる。
【０００７】
本発明は、上述した従来技術による問題点を解消するため、簡易な操作で、不要情報の削減、必要情報の欠落防止などをはじめとするさまざまな電子メール送受信に必要とされる各種管理を実現でき、効率的な電子メールの送受信を可能にするクライアント端末装置、電子メール送受信システム、電子メール送受信方法、および電子メール送受信プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決し、目的を達成するため、本発明の請求項１にかかるクライアント端末装置は、ネットワークを介して接続された、サーバーやクライアント端末装置を用いて電子メールの送受信をおこなう電子メール送受システムのクライアント端末装置であって、電子メールの作成をおこなう電子メール作成手段と、電子メールに用いるキーワードの設定・選択をおこなうキーワード設定・選択手段と、電子メールの送受信に関する各種条件の設定をおこなう条件設定手段と、電子メールの送受信をおこなう通信手段と、受信または作成した電子メールの内容などを表示する表示手段と、受信または作成した電子メールの前記表示手段に対する表示処理の制御をおこなう表示制御手段と、受信または作成した電子メールを格納する格納手段と、前記格納手段に対する電子メールの格納処理、および前記格納手段に格納されている電子メールの削除処理をおこなうメール格納・削除処理手段と、を備えたことを特徴とする。
【０００９】
この請求項１に記載の発明によれば、簡易な操作で、不要情報の削減、必要情報の欠落防止などをはじめとするさまざまな電子メール送受信に必要とされる各種管理を実現でき、効率的な電子メールの送受信を可能にすることができる。
【００１０】
また、請求項２にかかるクライアント端末装置は、請求項１に記載の発明において、前記条件設定手段は、前記電子メール作成手段で作成される電子メールの送信先指定や、緊急配信指定、有効期限の設定をおこなうことを特徴とする。
【００１１】
この請求項２に記載の発明によれば、より細かく送信する電子メールの管理が可能になる。
【００１２】
また、請求項３にかかるクライアント端末装置は、請求項１または２に記載の発明において、前記条件設定手段は、電子メールの閲覧を拒否するアドレスの指定や、送信する電子メールの生存期間の設定をおこなうことを特徴とする。
【００１３】
この請求項３に記載の発明によれば、内容の開示を望まない電子メールの受信者に対して、電子メールの閲覧を拒絶することができる。また、電子メールの生存期間が明確になる。
【００１４】
また、請求項４にかかるクライアント端末装置は、請求項１〜３のいずれか一つに記載の発明において、前記条件設定手段は、受信する電子メールの送信元指定や、受信する電子メールの内容指定をおこなうことを特徴とする。
【００１５】
この請求項４に記載の発明によれば、電子メールの受け手側で、受信を望まない送信元からの電子メールや、受信を望まない内容の電子メールを拒絶することができる。
【００１６】
また、請求項５にかかるクライアント端末装置は、請求項１〜４のいずれか一つに記載の発明において、前記表示制御手段は、受信した電子メールに設定された各種条件に基づいて、当該電子メールの内容などを前記表示手段に表示することを特徴とする。
【００１７】
この請求項５に記載の発明によれば、設定された条件に基づいて電子メールを表示することができる。たとえば、開封が許可されない電子メールを受信した場合は、件名のみが表示されることになる。
【００１８】
また、請求項６にかかるクライアント端末装置は、請求項２〜５のいずれか一つに記載の発明において、前記メール格納・削除処理手段は、前記格納手段に格納されている有効期限が設定された電子メールを検出し、有効期限が経過した電子メールの削除をおこなうことを特徴とする。
【００１９】
この請求項６に記載の発明によれば、不要な電子メールは自動的に削除されるので、保存してある電子メールの管理が容易になる。
【００２０】
また、請求項７にかかる電子メール送受信システムは、請求項１〜６のいずれか一つに記載のクライアント端末装置を備えた電子メール送受信システムにおいて、前記サーバーが、格納する情報の特性ごとに分割された専用データベースを複数備えていることを特徴とする。
【００２１】
この請求項７に記載の発明によれば、サーバーにおける各種情報の管理が効率的におこなえる。
【００２２】
また、請求項８にかかる電子メール送受信方法は、電子メールの送信発案者が必要な情報を生成する情報生成工程と、前記情報生成工程で生成された情報をデータベースへ格納する第１の情報格納工程と、前記情報生成工程で生成された各種情報を提示して電子メールの送受信を希望する者を募る電子メール送受信者募集工程と、前記電子メール送受信者募集工程による募集に対して各種条件などの情報を提示して応募する者を受け付ける応募者受付工程と、前記応募者受付工程で受け付けた応募者が提示した各種条件などの情報をデータベースに格納する第２の情報格納工程と、を含むことを特徴とする。
【００２３】
この請求項８に記載の発明によれば、特に、討論に電子メールを用いる場合に、必要となる電子メールの管理が容易になり、効率的な電子メールの送受信が可能になる。
【００２４】
また、請求項９にかかる電子メール送受信方法は、請求項８に記載の発明において、前記情報生成工程は、電子メールに用いるキーワードの設定・選択をおこなうキーワード設定・選択工程と、電子メールの送信先を指定する送信先指定工程と、送信する電子メールの有効期限の設定をおこなう電子メール有効期限設定工程と、を含むことを特徴とする。
【００２５】
この請求項９に記載の発明によれば、より細かく送信する電子メールの管理が可能になる。
【００２６】
また、請求項１０にかかる電子メール送受信方法は、請求項９に記載の発明において、前記送信先指定工程は、電子メールの閲覧を拒否するアドレスの指定をおこなうことを特徴とする。
【００２７】
この請求項１０に記載の発明によれば、内容の開示を望まない電子メールの受信者に対して、電子メールの閲覧を拒絶することができる。
【００２８】
また、請求項１１にかかる電子メール送受信方法は、請求項９に記載の発明において、前記電子メール有効期限設定工程は、送信する電子メールの生存期間の設定をおこなうことを特徴とする。
【００２９】
この請求項１１に記載の発明によれば、送信する電子メールの生存期間が明確になる。
【００３０】
また、請求項１２にかかる電子メール送受信方法は、請求項８〜１１のいずれか一つに記載の発明において、前記応募者受付工程における応募者の提示する情報は、受信する電子メールの送信元指定や、受信する電子メールの内容指定であることを特徴とする。
【００３１】
この請求項１２に記載の発明によれば、電子メールの受け手側で、受信を望まない送信元からの電子メールや、受信を望まない内容の電子メールを拒絶することができる。
【００３２】
また、請求項１３にかかる電子メール送受信方法は、請求項９〜１２のいずれか一つに記載の発明において、さらに、前記電子メール有効期限設定工程で有効期限が設定された電子メールを検出し、有効期限が経過している電子メールを削除する電子メール削除工程を含むことを特徴とする。
【００３３】
この請求項１３に記載の発明によれば、不要な電子メールは自動的に削除されるので、保存してある電子メールの管理が容易になる。
【００３４】
また、請求項１４にかかる電子メール送受信プログラムは、請求項８〜１３のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００３５】
この請求項１４に記載の発明によれば、請求項８〜１３のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることができる。
【発明の効果】
【００３６】
以上説明したように、請求項１に記載の発明によれば、クライアント端末装置が、電子メールの作成をおこなう電子メール作成手段と、電子メールに用いるキーワードの設定・選択をおこなうキーワード設定・選択手段と、電子メールの送受信に関する各種条件の設定をおこなう条件設定手段と、電子メールの送受信をおこなう通信手段と、受信または作成した電子メールの内容などを表示する表示手段と、受信または作成した電子メールの前記表示手段に対する表示処理の制御をおこなう表示制御手段と、受信または作成した電子メールを格納する格納手段と、前記格納手段に対する電子メールの格納処理、および前記格納手段に格納されている電子メールの削除処理をおこなうメール格納・削除処理手段と、を含み構成されているため、簡易な操作で、不要情報の削減、必要情報の欠落防止などをはじめとするさまざまな電子メール送受信に必要とされる各種管理を実現でき、効率的な電子メールの送受信を可能にすることができるという効果を奏する。
【００３７】
また、請求項２に記載の発明によれば、請求項１に記載の発明において、前記条件設定手段が、前記電子メール作成手段で作成される電子メールの送信先指定や、緊急配信指定、有効期限の設定をおこなうため、より細かく送信する電子メールの管理が可能になるという効果を奏する。
【００３８】
また、請求項３に記載の発明によれば、請求項１または２に記載の発明において、前記条件設定手段が、電子メールの閲覧を拒否するアドレスの指定や、送信する電子メールの生存期間の設定をおこなうため、内容の開示を望まない電子メールの受信者に対して、電子メールの閲覧を拒絶したり、また、電子メールの生存期間が明確になるという効果を奏する。
【００３９】
また、請求項４に記載の発明によれば、請求項１〜３のいずれか一つに記載の発明において、前記条件設定手段が、受信する電子メールの送信元指定や、受信する電子メールの内容指定をおこなうため、電子メールの受け手側で、受信を望まない送信元からの電子メールや、受信を望まない内容の電子メールを拒絶することができるという効果を奏する。
【００４０】
また、請求項５に記載の発明によれば、請求項１〜４のいずれか一つに記載の発明において、前記表示制御手段が、受信した電子メールに設定された各種条件に基づいて、当該電子メールの内容などを前記表示手段に表示するため、設定された条件に基づいて電子メールを表示することができるという効果を奏する。たとえば、開封が許可されない電子メールを受信した場合は、件名のみが表示されるという効果を奏する。
【００４１】
また、請求項６に記載の発明によれば、請求項２〜５のいずれか一つに記載の発明において、前記メール格納・削除処理手段が、前記格納手段に格納されている有効期限が設定された電子メールを検出し、有効期限が経過した電子メールの削除をおこなうため、不要な電子メールは自動的に削除されるので、保存してある電子メールの管理が容易になるという効果を奏する。
【００４２】
また、請求項７に記載の発明によれば、請求項１〜６のいずれか一つに記載のクライアント端末装置を備えた電子メールシステムにおいて、サーバーが、格納する情報の特性ごとに分割された専用データベースを複数備えているため、サーバーにおける各種情報の管理が効率的におこなえるという効果を奏する。
【００４３】
また、請求項８に記載の発明によれば、電子メールの送信発案者が必要な情報を生成する情報生成工程と、前記情報生成工程で生成された情報をデータベースへ格納する第１の情報格納工程と、前記情報生成工程で生成された各種情報を提示して電子メールの送受信を希望する者を募る電子メール送受信者募集工程と、前記電子メール送受信者募集工程による募集に対して各種条件などの情報を提示して応募する者を受け付ける応募者受付工程と、前記応募者受付工程で受け付けた応募者が提示した各種条件などの情報をデータベースに格納する第２の情報格納工程と、を含むため、特に、討論に電子メールを用いる場合に、必要となる電子メールの管理が容易になり、効率的な電子メールの送受信が可能になるという効果を奏する。
【００４４】
また、請求項９に記載の発明によれば、請求項８に記載の発明において、前記情報生成工程が、電子メールに用いるキーワードの設定・選択をおこなうキーワード設定・選択工程と、電子メールの送信先を指定する送信先指定工程と、送信する電子メールの有効期限の設定をおこなう電子メール有効期限設定工程と、を含むため、より細かく送信する電子メールの管理が可能になるという効果を奏する。
【００４５】
また、請求項１０に記載の発明によれば、請求項９に記載の発明において、前記送信先指定工程が、電子メールの閲覧を拒否するメールアドレスの指定をおこなうため、内容の開示を望まない電子メールの受信者に対して、電子メールの閲覧を拒絶することができるという効果を奏する。
【００４６】
また、請求項１１に記載の発明によれば、請求項９に記載の発明において、前記電子メール有効期限設定工程が、送信する電子メールの生存期間の設定をおこなうため、送信する電子メールの生存期間が明確になるという効果を奏する。
【００４７】
また、請求項１２に記載の発明によれば、請求項８〜１１のいずれか一つに記載の発明において、前記応募者受付工程における応募者の提示する情報が、受信する電子メールの送信元指定や、受信する電子メールの内容指定であるため、電子メールの受け手側で、受信を望まない送信元からの電子メールや、受信を望まない内容の電子メールを拒絶することができるという効果を奏する。
【００４８】
また、請求項１３に記載の発明によれば、請求項９〜１２のいずれか一つに記載の発明において、さらに、前記電子メール有効期限設定工程で有効期限が設定された電子メールを検出し、有効期限が経過している電子メールを削除する電子メール削除工程を含むため、不要な電子メールは自動的に削除されるので、保存してある電子メールの管理が容易になるという効果を奏する。
【００４９】
また、請求項１４に記載の発明によれば、請求項８〜１３のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることによって、請求項８〜１３のいずれか一つに記載された方法をコンピュータで実現することが可能な電子メール送受信プログラムが得られるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００５０】
以下に添付図面を参照して、本発明にかかるクライアント端末装置、電子メール送受信システム、電子メール送受信方法、および電子メール送受信プログラムの好適な実施の形態を詳細に説明する。
【００５１】
（電子メール送受信システムの概略構成）
まず、本発明の実施の形態にかかる電子メール送受信システムのシステム構成について説明する。図１は、この電子メール送受信システムの概略構成を示す図である。この電子メール送受信システムは、ネットワーク１００に接続された、サーバー１０１と複数のクライアント端末装置１０２，１０３，１０４，・・・により構成され、サーバー１０１を介して各クライアント端末装置間で電子メールの送受信がおこなわれる。
【００５２】
（電子メール送受信システムを構成するサーバーおよびクライアント端末装置のハードウエア構成）
つぎに、本発明の実施の形態にかかる電子メール送受信システムを構成するサーバーおよびクライアント端末装置のハードウエア構成について説明する。図２は、この電子メール送受信システムを構成するサーバーおよびクライアント端末装置のハードウエア構成を示す図である。
【００５３】
サーバー１０１およびクライアント端末装置１０２，１０３，１０４，・・・は、ＣＰＵ２０１と、ＲＯＭ２０２と、ＲＡＭ２０３と、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０４と、ＨＤ（ハードディスク）２０５と、ＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）２０６と、着脱可能な記録媒体の一例としてのＦＤ（フレキシブルディスク）２０７と、ディスプレイ２０８と、Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０９と、キーボード２１０と、マウス２１１と、を備えている。そして、上記各構成部はバス２００によってそれぞれ接続されている。
【００５４】
ＣＰＵ２０１は、電子メール送受信システムを構成する各装置全体の制御を司る。ＲＯＭ２０２は、ブートプログラムなどのプログラムを記憶している。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用される。ＨＤＤ２０４は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＨＤ２０５に対するデータのリード／ライトを制御する。ＨＤ２０５は、ＨＤＤ２０４の制御で書き込まれたデータを記憶する。
【００５５】
ＦＤＤ２０６は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＦＤ２０７に対するデータのリード／ライトを制御する。ＦＤ２０７は、ＦＤＤ２０６の制御で書き込まれたデータを記憶したり、ＦＤ２０７に記録されたデータを情報処理装置へ読み取らせたりする。着脱可能な記録媒体として、ＦＤ２０７のほか、ＣＤ−ＲＯＭ（ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ）、ＭＯ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）、メモリーカードなどであってもよい。ディスプレイ２０８は、カーソル、アイコンあるいはツールボックスをはじめ、文書、画像、機能情報などのデータを表示する。たとえば、ＣＲＴ、ＴＦＴ液晶ディスプレイ、プラズマディスプレイなどである。
【００５６】
Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０９は、通信回線２１２を通じてネットワーク１００に接続され、ネットワーク１００を介して、サーバーや他のクライアント端末装置に接続される。そして、Ｉ／Ｆ２０９は、ネットワーク１００と内部とのインタフェースを司り、サーバーや他のクライアント端末装置からのデータの入出力を制御する。Ｉ／Ｆ２０９は、たとえばモデムやＬＡＮアダプタなどである。
【００５７】
キーボード２１０は、文字、数字、各種指示などの入力のためのキーを備え、データの入力をおこなう。タッチパネル式の入力パッドやテンキーなどであってもよい。マウス２１１は、カーソルの移動や範囲選択、あるいはウインドウの移動やサイズの変更などをおこなう。ポインティングデバイスとして同様の機能を備えるものであれば、トラックボール、ジョイスティック、十字キー、ジョグダイヤルなどであってもよい。
【００５８】
なお、必要があれば、入力手段としてのスキャナや印刷手段としてのプリンタなどをバス２００に接続して用いることができる。
【００５９】
（クライアント端末装置の機能的構成）
つぎに、本発明の実施の形態にかかる電子メール送受信システムを構成するクライアント端末装置の機能的構成について説明する。図３は、クライアント端末装置の機能的構成を示すブロック図である。クライアント端末装置１０２，１０３，・・・は、制御部３０１、受信部３０２、表示部３０３、表示制御部３０４、電子メール作成部３０５、メール格納部３０６、メール格納・削除処理部３０７、および送信部３０８を含み構成される。また、電子メール作成部３０５は、キーワード設定・選択部３１１、条件設定部３１２を含み構成される。
【００６０】
制御部３０１は、クライアント端末装置１０２，１０３，・・・全体の制御をおこなう。受信部３０２は、ネットワーク１００を介して送られてきた電子メールを受信する。表示部３０３は、受信した電子メールおよび作成する電子メールの内容などを表示する。表示制御部３０４は、受信または作成した電子メールの属性にしたがい当該電子メールの内容を表示部３０３に表示するか否かの制御をおこなう。電子メール作成部３０５は、各種電子メールの作成をおこなう。
【００６１】
キーワード設定・選択部３１１は、各クライアント端末装置１０２，１０３，・・・間で共通に使用するキーワード（用語）の新たな設定、またはあらかじめ設定されているキーワードのなかから使用するキーワードの選択をおこなう。これにより、クライアント端末装置１０２，１０３，・・・間で共通に使用する辞書を作成することができる。
【００６２】
条件設定部３１２は、電子メールの送受信のための各種条件の設定をおこなう。ここでおこなわれる条件設定は、たとえば、電子メールの送信先（メールアドレス）指定や、電子メールの閲覧を拒否するアドレスの指定（マル秘オプション）、緊急配信指定（緊急オプション）、配信する電子メールの有効期限の設定などである。また、電子メールの生存期間を設定することも可能である。
【００６３】
メール格納部３０６は、クライアント端末装置１０２，１０３，・・・が受信した電子メールおよびクライアント端末装置１０２，１０３，・・・が作成した電子メールを保存する。メール格納・削除処理部３０７は、受信した電子メールおよび作成した電子メールをメール格納部３０６に保存する。また、メール格納部３０６に格納されている有効期限が設定された電子メールを検出し、有効期限を経過した電子メールを削除する。一過性で緊急度が高い情報の多くは賞味期限が非常に短い。もし、このような情報を含む電子メールが頻発した場合、一度見たら不要になる電子メールが非常に多く受信側に溜まることになる。そこで、このような事態が事前に分かっている場合には、あらかじめ電子メールの有効期限を設定することを可能とした。
【００６４】
有効期限が設定された電子メール情報は、受信側で開封された時点で、メール格納・削除処理部３０７がカウントダウンを開始し、設定された有効期限を経過した段階で自動的にメール格納・削除処理部３０７の処理により削除される。加えて、有効期限が経過し削除された電子メールが発生した場合には、削除処理を実行したクライアント端末装置１０２，１０３，・・・の表示部３０３にその旨が表示されるとともに、削除処理が実行された電子メールの送信元に対して当該電子メールが削除された旨が通知される。もちろん、メール格納・削除処理部３０７は、各クライアントの判断により不要電子メールの削除もおこなう。送信部３０８は、作成した電子メールをネットワーク１００へ送信する。
【００６５】
なお、制御部３０１や表示制御部３０４は、たとえば図２に示したＣＰＵ２０１などによりその機能を実現できる。また、受信部３０２および送信部３０８は、たとえば図２に示したＩ／Ｆ２０９などによりその機能を実現できる。表示部３０３は、たとえば図２に示したディスプレイ２０８によりその機能を実現できる。電子メール作成部３０５、およびメール格納・削除処理部３０７は、たとえば図２に示したＣＰＵ２０１、キーボード２１０およびマウス２１１などでその機能を実現できる。メール格納部３０６は、たとえば図２に示したＨＤＤ２０４およびＨＤ２０５などによりその機能を実現できる。
【００６６】
また、クライアント端末装置１０２，１０３，・・・では、図４に示すように、表示部３０３に表示される所定の画面から所定の条件などを入力することにより、サーバー１０１に接続されているデータベース１０７に格納されている電子メールの検索がおこなえる。自分宛でない電子メールの検索も可能である。電子メールの件名や本文には共通のキーワードが使用されているため、検索ヒット確率が非常に高くなる。ただし、マル秘オプションが設定されている電子メールに関しては、送信者と受信者以外は検索不可能となる。また、クライアント端末装置１０２，１０３，・・・は、図５に示すように、受信した電子メールの緊急オプションが設定されている場合、開封と同時にサーバー１０１に対して受信回答をおこなう。
【００６７】
（サーバーの概略構成）
つぎに、本発明にかかる電子メール送受信システムを構成するサーバーの概略構成を説明する。図６は、このサーバーの概略構成を示す図である。サーバー１０１は、クライアント端末装置から受けた電子メールを、他のクライアントからの検索要求に対処するために、データベース１０７にストック（環境によって期間設定するなども可能）したり、クライアント端末装置によって緊急オプションを付与された電子メールの配信管理をおこなったりする。
【００６８】
サーバー１０１が受信した電子メールは、原則、メール保管データベース１０７ａに格納される。ただし、マル秘オプションが設定されている電子メールは、メール保管データベース１０７ａではなくシークレット保管データベース１０７ｂに格納される。また、緊急オプションが設定されている電子メールは、緊急管理データベース１０７ｃに格納された後、クライアント端末装置からの受信回答を待つ。一定時間経過して受信回答がなかった場合、緊急管理データベース１０７ｃから該当メールを取り出して再送をおこなう。受信回答を受けた場合は、緊急管理データベース１０７ｃから登録情報を削除し、保存管理データベース１０７ｄへ緊急対応の完了記録を格納する。
【００６９】
また、送信時にクライアント端末装置で有効期限が設定された電子メールの有効期限情報は、保存管理データベース１０７ｄに格納される。なお、電子メールの有効期限は、最後に設定されたものが優先される。有効期限が経過した電子メールは、メール保管データベース１０７ａまたはシークレット保管データベース１０７ｂから削除される。
【００７０】
また、緊急オプションが設定された電子メールは、配信管理完了まで削除できないようになっている。したがって、保存管理データベース１０７ｄは、配信回答待ちフラグをもち、削除対象外とする。配信回答待ち電子メールのクリアは、緊急管理データベース１０７ｃから配信完了の通知があった場合におこなわれる。
【００７１】
このようなサーバー処理により、効率的な情報管理や、情報連絡洩れ防止、情報の共有化が実現でき、全体のサービスの向上を図ることができる。
【００７２】
以上のような特徴を備えた本発明の電子メール送受信システムは、特に、複数のメンバーによる討論で用いると優れた効果が期待できる。そこで、以下、この電子メール送受信システムを複数のメンバーによる討論に適用する場合の例を示す。
【００７３】
（電子メール送受信方法）
本発明にかかる電子メール送受信システムを複数のメンバーによる討論に用いる場合の電子メールの送受信方法を説明する。図７は、この電子メール送受信方法を説明するための図である。また、図８は、この電子メール送受信方法を実行するための手順を示すフローチャートである。ここでは、Ａ〜Ｅの各氏がそれぞれクライアント端末装置１０２〜１０６を用いて電子メールの送受信をおこなうものとする。
【００７４】
まず、電子メールの送信希望者（たとえばＡ氏）は、自分が使用するクライアント端末装置１０２から必要な情報を生成し、これをサーバー１０１へ送信する（ステップＳ８０１）。この工程で生成される情報は、たとえば、議題や、キーワードとなる用語、電子メールの送受信に関する各種条件（たとえば、議題ごとの電子メールの送信先クライアント端末装置の指定、電子メールの閲覧を拒否するアドレスの指定、電子メールの有効期限や生存期間の設定）などである。有効期限の設定された電子メールは、所定の有効期限経過後は、前述のように電子メール格納・削除処理部３０７の処理により自動的に削除されることになる。前記情報を受信したサーバー１０１はデータベース１０７にそれらの情報を保存（格納）する（ステップＳ８０２）。
【００７５】
サーバー１０１は、ステップＳ８０１で取得した情報を電子メールで所定のクライアント端末装置に対して送信する（ステップＳ８０３）。電子メールを受信したクライアントは、その電子メールにより提示された情報を参照し、当該情報を含む電子メールの受信およびその電子メールに対する応答をおこなうか否かを決定し、また、必要があれば特に受信したい情報の種類や受信する期間、受信する電子メールの送信元メールアドレスなどの条件を設定し、サーバー１０１に対してその旨を通知する（ステップＳ８０４）。
【００７６】
なお、ここでは、Ｂ氏は議題提案者Ａ氏の条件設定により、電子メールの受信および応答が義務付けられており、Ｃ〜Ｅ氏に関しては任意とされている例を示している。この例では、Ｂ氏は電子メールの受信・応答を拒否できないが、Ｃ〜Ｅ氏は自らの意志により電子メールの受信・応答を決定することができる。サーバー１０１は、電子メールの受信・応答を希望するクライアントの各種情報（クライアントごとの受信・応答する電子メールの内容や受信する期間、受信する電子メールの送信元メールアドレスなど）をデータベース１０７に格納する（ステップＳ８０５）。
【００７７】
以上のような手順を経ることにより、各クライアントに対して必要な情報を含む電子メールは確実に送信される。また、用いるキーワードの統一を図ることが容易にできるため、各クライアント間で共通の用語で討論することが可能になり、クライアント間で齟齬が生じるのを回避できる。また、特定のクライアントに対してのみ電子メールの内容が開示されないようにすることで、セキュリティが確保される。
【００７８】
ところで、複数のクライアント間における「共通の話題」と特定のクライアントの「知りたい内容」とはまったく異なる場合が多い。巨大で活発なメーリングリストなどでは、多くのクライアントにとっての共通な話題は豊富である。しかしながら、各クライアント自身が知りたい情報は少ないことが多い場合には、不要なメールを受け続けなくてはならない。そこで、本発明では、電子メールの受け手側で自ら知りたい情報の種類などの条件を設定できるようにしたことで、クライアントが本当に必要な情報のみを厳選して受け取ることができる。また、電子メールの有効期限を送り手側が設定し有効期限経過後の電子メールを自動的に削除できるため、情報としての賞味期限が切れたものがいつまでも保存されるといった無駄を省くことができる。
【００７９】
加えて、電子メールの受け手側でも特定の情報を含む電子メールの受信期限を設定できるため、必要な情報を必要な時期に取得できる。また、不要電子メールが自動的に削減されるため、不要な電子メールに埋もれて重要な電子メールを見落とすという可能性が少なくなり、コミュニケーションの改善も期待できる。なお、クライアント端末装置側で削除された電子メールであっても、その電子メールはサーバーに保管されているので復活は容易である。
【００８０】
以下では、この電子メール送受信方法による討論の手順について、より詳細に説明する。
【００８１】
（討論開始までの準備処理手順）
まず、討論開始までの準備処理手順を図９に基づいて説明する。クライアント端末装置１０２，１０３，・・・は、サーバー１０１から取得した情報（議題情報）を表示する（ステップＳ９０１）。ここでは、討論に必要な情報が過不足なく送信される。図１０は、このときクライアント端末装置１０２，１０３，・・・の表示部３０３に表示される表示画面の一例を示す図である。この表示画面１０００には、討論の議題と、その議題提起者（オーナー）、受信者の一覧が表示される。なお、クライアント端末装置１０２，１０３，・・・側で表示画面１０００の構成は自由に変更できる。また、議題サマリ窓１００１に表示された件名を選択することで、保管フォルダとのリンクもとれるようになっている。
【００８２】
つぎに、クライアント側で条件設定とともに討論参加表明をおこなう（ステップＳ９０２）。具体的には、図１１に示すように、議題サマリ窓１００１から参加する討論の議題を選択する。図１１に示した例では、「ｙｙ社ｈｈｈシステムの件」が選択されている。加えて、クライアントは、討論参加に関して必要な条件を条件窓１００２に記入する。図１１に示した例では、電子メールの内容に、「顧客管理」、「システムテスト」が含まれ、かつ、トラブルのない情報のみを要求する条件が記入されている。また、電子メールを受信する期間も設定できる。そして、「参加表明」ボタン１００３を押下する。
【００８３】
つぎに、サーバー１０１に格納されている情報の更新と更新された情報を討論への参加を表明したクライアント端末装置１０２，１０３，・・・への配信をおこなう（ステップＳ９０３）。クライアント端末装置１０２，１０３，・・・からサーバー１０１に送られた情報は、図１２に示すように、サーバー１０１上の議題管理システムで展開され、同時に各クライアント端末装置１０２，１０３，・・・にも提起情報反映で更新がかけられる。このとき、最新のメールアドレスを管理しているシステムがあれば、連動して参加表明した各クライアントに対して討論に参加するクライアントの最新メールアドレスを配信することができる。参加表明したメンバーが入れ替わった場合、抜けたメンバーのメールアドレスを自動的に削除する。
【００８４】
また、以上の工程において、議題提案者（オーナー）は議題設定責任者であるのですべての情報を無条件に受け付ける。また、議題提案者は、すべての情報が強制的に配信される強制配信者を指定することができる。議題提案者は、後に条件の追加訂正などが可能である。議題提案者は、参加表明したクライアントが該当議題に対して不適切と判断した場合には、そのクライアントを討論から排除することも可能である。
【００８５】
以上のような手順により、討論に参加するクライアント間で用いるキーワードの統一などクライアント間で共有する情報の明確化を実行し、コミュニケーションの効率化を図るための準備が完了する。
【００８６】
（電子メールを用いた討論）
つぎに、電子メールを用いた討論の実行手順を図１３に基づいて説明する。まず、クライアント端末装置１０２，１０３，・・・がサーバー１０１から取得した議題情報を表示する（ステップＳ１３０１）。このとき、図１４に示すように、表示部３０３に表示される表示画面１４００には、議題以外に、宛名表示窓１４０１に討論に参加するメンバーの宛名が表示される。また、共通文言（キーワード）表示窓１４０２に共通文言が表示される。また、討論の内容を記入する本文記入窓１４０３や送信時に所定事項をオプションとして記入するための送信時オプション記入窓１４０４などが表示される。
【００８７】
つぎに、電子メールの本文を記入する（ステップＳ１３０２）。この工程では、メールの本文とともに討論の副題名を記入することもできる。また、本文の記入の際には、選択した議題に対して参加者が設定した条件に含まれるキーワードと同じ文字が強調される。また、宛名表示窓１４０１に表示されている宛名が強調され、誰に対して送信するのかが一目で分かるようになっている（以上、図１４を参照）。また、このとき必要があれば、図１５に示すように、送信時オプション記入窓１４０４のオプション設定や宛名表示窓１４０１の宛先補正をおこなうことも可能である。
【００８８】
最後に、「送信」ボタン１４０５を押下し、電子メールを送信する（ステップＳ１３０３）。送信後の電子メールは、図１６に示すように、議題と副議題とが合成されたかたちでサーバー１０１へ送信される。
【００８９】
以上のような手順により、共通のキーワード、宛名が視覚的に表示されるので、内容や送信先の曖昧さがない。また、同時に選択された者の宛名は、自動的に最新アドレスが張り付くために、宛先不明で届かないという事故がなくなる。
【００９０】
以上説明したように、本発明にかかるクライアント端末装置、電子メール送受信システム、電子メール送受信方法、および電子メール送受信プログラムによれば、簡易な操作で、不要情報の削減、必要情報の欠落防止などをはじめとするさまざまな電子メール送受信に必要とされる各種管理を実現でき、効率的な電子メールの送受信が可能になる。
【００９１】
なお、本実施の形態で説明した電子メール送受信方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーションなどのコンピュータで実行することにより実現することができる。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤなどのコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネットなどのネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。
【産業上の利用可能性】
【００９２】
以上のように、本発明にかかるクライアント端末装置、電子メール送受信システム、電子メール送受信方法、および電子メール送受信プログラムは、簡易な操作により電子メールの送受信に必要とされるさまざまな管理が効率的に実行でき、特に、電子メールを用いた討論などに適している。
【図面の簡単な説明】
【００９３】
【図１】電子メール送受信システムの概略構成を示す図である。
【図２】電子メール送受信システムを構成するサーバーおよびクライアント端末装置のハードウエア構成を示す図である。
【図３】クライアント端末装置の機能的構成を示すブロック図である。
【図４】クライアント端末装置の処理を説明するための図である。
【図５】クライアント端末装置の処理を説明するための図である。
【図６】サーバーの概略構成を示す図である。
【図７】電子メール送受信方法を説明するための図である。
【図８】電子メール送受信方法を実行するための手順を示すフローチャートである。
【図９】電子メールを用いた討論の開始までの準備処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】クライアント端末装置の表示部に表示される表示画面の一例を示す図である。
【図１１】クライアント端末装置の表示部に表示される表示画面の一例を示す図である。
【図１２】サーバーに格納されている情報の更新と、更新された情報を討論への参加を表明したクライアント端末装置への配信をおこなう場合を説明するための図である。
【図１３】電子メールを用いた討論の実行手順を示すフローチャートである。
【図１４】クライアント端末装置の表示部に表示される表示画面の一例を示す図である。
【図１５】クライアント端末装置の表示部に表示される表示画面の一例を示す図である。
【図１６】サーバーへ送信される電子メールの構成の一例を示す図である。
【図１７】従来の電子メール送受信システムにおける電子メール送受信時に表示される閲覧画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００９４】
１００  ネットワーク
１０１  サーバー
１０２，１０３，・・・  クライアント端末装置
１０７  データベース
２００  バス
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＯＭ
２０３  ＲＡＭ
２０４  ＨＤＤ
２０５  ＨＤ
２０６  ＦＤＤ
２０７  ＦＤ
２０８  ディスプレイ
２０９  Ｉ／Ｆ
２１０  キーボード
２１１  マウス
３０１  制御部
３０２  受信部
３０３  表示部
３０４  表示制御部
３０５  電子メール作成部
３０６  メール格納部
３０７  メール格納・削除処理部
３０８  送信部
３１１  キーワード設定・選択部
３１２  条件設定部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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