(57)【要約】【課題】  文書の利用形態に応じて変換を行った文書に簡単にアクセスを行うことの出来る文書管理システムを提供する。【解決手段】  システム内の文書を一覧表示する際に、その文書の縮小画像を表示する文書管理システムにおいて、文書管理システムは文書の利用情報として利用目的と、文書変換情報とアイコン情報とを共に登録する手段と、前記文書変換情報に基づいてシステム内の文書を変換する手段と、変換した文書と利用情報を関連付けて登録する手段とを備え、文書一覧表示時に表示する文書に前記の変換した形式の文書が保存されていれば、関連した利用情報に登録されているアイコンを縮小画像の近傍に配置して表示することを特徴とする。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
システム内の文書を一覧表示する際に、その文書の縮小画像を表示する文書管理システムにおいて、文書管理システムは文書の利用情報として利用目的と、文書変換情報とアイコン情報とを共に登録する手段と、前記文書変換情報に基づいてシステム内の文書を変換する手段と、変換した文書と利用情報を関連付けて登録する手段とを備え、文書一覧表示時に表示する文書に前記の変換した形式の文書が保存されていれば、関連した利用情報に登録されているアイコンを縮小画像の近傍に配置して表示することを特徴とした文書管理システム。
【請求項２】
前記アイコンが押下された際は、アイコンに関連付けされた文書を、前記利用目的に応じて処理することを特徴とした請求項１項記載の文書管理システム。
【請求項３】
文書変換情報として、画像解像度情報を備えたことを特徴とする請求項１項記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を一元的に管理する文書管理システムに関するもので、特に１つの文書に関して複数の形式でデータを保持する文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
かかるオフィス環境では、文書を読み取り可能なデバイスと、文書を管理するサーバ、それらを利用するためのＰＣなどのクライアントが同一ネットワーク上に配置され、文書管理システムが構築されている。
【０００３】
また、スキャナの高解像度化に伴い登録される文書のサイズが増大したために、オリジナル文書をそのままパーソナルコンピュータ上で表示したり、メールにそのまま添付したりするといったことが困難になってきている。そのため文書管理システムによってはその目的用途に応じてオリジナル文書を変換して利用していたりした（特許文献１参照。）。
【特許文献１】特開平１１−３５５７０６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら利用の度に文書変換を行っていては、文書の即時利用性の低下や、利用目的の多様化するに従ってユーザのオペレーションが煩雑になってしまうといった問題が生じている。
【０００５】
本発明は、上記問題を解決するためになされたもので、文書の利用形態に応じて変換を行った文書に簡単にアクセスを行うことの出来る文書管理システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために本発明は、システム内の文書を一覧表示する際に、その文書の縮小画像を表示する文書管理システムにおいて、文書管理システムは文書の利用情報として利用目的と、文書変換情報とアイコン情報とを共に登録する手段と、前記文書変換情報に基づいてシステム内の文書を変換する手段と、変換した文書と利用情報を関連付けて登録する手段とを備え、文書一覧表示時に表示する文書に前記の変換した形式の文書が保存されていれば、関連した利用情報に登録されているアイコンを縮小画像の近傍に配置して表示することを特徴としている。
【０００７】
また、アイコンが押下された際は、アイコンに関連付けされた文書を、前記利用目的に応じて処理することを特徴としている。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、システム内の文書を一覧表示する際に、その文書の縮小画像を表示する文書管理システムにおいて、文書管理システムは文書の利用情報として利用目的と、文書変換情報とアイコン情報とを共に登録する手段と、前記文書変換情報に基づいてシステム内の文書を変換する手段と、変換した文書と利用情報を関連付けて登録する手段とを備え、文書一覧表示時に表示する文書に前記の変換した形式の文書が保存されていれば、関連した利用情報に登録されているアイコンを縮小画像の近傍に配置して表示することによって、ユーザがどの文書に対して変換後の文書が利用可能な状態にあるかを認識することが可能になり、また、前記アイコンが押下された際に、アイコンに関連付けされた文書を、前記利用目的に応じて処理することによって、ユーザが文書を利用したい形式で即座に得るための簡単なオペレーションを実現できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、図面を用いて本発明の実施例について説明する。
【実施例】
【００１０】
図１は本発明における文書管理システムのシステムブロックを示した図である。本実施例における文書管理システムはパーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するクライアント（１０００）・サーバ（１１００）型のアプリケーションであり、スキャナなどのデバイスや、ＯＳ上のファイルから文書を取り込み、文書を管理することを目的としている。
【００１１】
＜文書入出力処理部＞
まず、文書入出力や操作を行う処理部について説明する。
【００１２】
１００１はユーザインターフェース部である。ユーザはユーザインターフェース部を介して文書サーバに対して文書の登録や、文書サーバからの文書の獲得、あるいは文書の検索といった操作を行うことになる。また、文書の一覧表示や文書のビューア表示といった操作もここで行われる。
【００１３】
ユーザインターフェース部から操作された情報は１００２のコマンド制御部で解析され、適切な処理が行われることになる。また必要であればサーバとの通信を行うためのコマンドはここで作成される。
【００１４】
スキャナ等のデバイスはデバイス制御部１００３によって制御が行われる。ここでは、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理がなされる。
【００１５】
ファイルサーバ等のＯＳ上に保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、１００４のファイル制御部において入力処理させることができるようになっている。また、文書管理サーバ上で管理するファイルをＯＳ上にエクスポートする処理もここで行われる。
【００１６】
１００５は外部モジュール通信部で、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取る処理を行う。例えば、ＭＡＰＩに対応したメーラーに文書管理サーバで管理している文書を渡したりする処理はここで行われる。
【００１７】
＜クライアントシステム内部処理部＞
次に、クライアントシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００１８】
１００６は文書管理制御部であり、クライアントの心臓部である。ここでは、入出力処理部より渡された画像やコマンドに応じて処理を行う。
【００１９】
１００７はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部である。画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。
【００２０】
１００８はファイル解析部で、登録された文書が画像として扱うことのできる文書かどうかを判断する。画像として扱える文書であれば１０１０のイメージ文書処理部によって必要に応じて画像処理が行われ、画像として扱えないコード文書であれば１００９のコード文書処理部で処理が行われる。文書管理サーバ上でコード文書に処理が行われることはあまりないが、コード文書に対するサムネイルの作成処理や、文書属性の所得などはこのコード文書処理部で行われる。
【００２１】
１０１１は通信制御部で、サーバ１１００と通信するための制御を行う。本実施例の通信制御部は文書管理サーバの処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。
【００２２】
＜サーバシステム内部処理部＞
次に、サーバシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２３】
１１０１は通信制御部で、クライアントの通信制御部１０１１と通信のための制御を行う。ただしサーバの通信制御部は多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００２４】
１１０２は検索制御部で、クライアントから依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用のインデックス作成のための処理を行っている。
【００２５】
１１０３、１１０４、１１０５はファイル解析部、コード文書処理部、イメージ文書処理部である。主な機能はクライアントのものと同じであるが、サーバでは登録された文書に応じて検索用のインデックスを文書から抽出する処理を行っている。つまり、ファイル解析部で登録されたファイルの種別を判断し、コード文書であれば、インデックスデータをコード文書処理部を使用して抽出する。イメージ文書であればイメージ文書処理部でイメージ処理を行い、１１０６のＯＣＲエンジンを使用してインデックスデータを抽出する。
【００２６】
１１０７は文書管理制御部で、文書管理に関するすべての処理の振り分けを行っている。
【００２７】
＜データベース処理部＞
次に、データベース処理部について説明する。
【００２８】
１１０８はデータベース制御部で、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース、属性データベース、全文検索用データベースに対応する文書を保存する処理を行う。また、クライアントからの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアントに渡す文書を作成する処理を行う。
【００２９】
１１０９はボリュームデータベースで、画像文書やコード文書そのものが保存されるデータベースである。
【００３０】
１１１０は属性データベースで、文書の名前や作成日付、コメントなどの属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、１１１０には文書管理システムを使用するユーザの情報や、本発明の特徴である文書利用目的情報の設定データ等の様々なデータも保存している。
【００３１】
１１１１は全文検索用データベースで、登録された文書からテキストデータを抽出し、インデックス情報にしたデータが登録される。クライアントで全文検索が行われると、全文検索データベース内を検索する。
【００３２】
図２は本発明の文書管理システムの基本動作である、文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【００３３】
＜クライアント文書登録処理＞
まずクライアント側における文書登録の処理について説明する。
【００３４】
Ｓ２００１でアプリケーションにファイルを取り込む処理を行う。この処理ではデバイス制御部（１００３）、ファイル制御部（１００４）、外部モジュール制御部（１００５）を使用して、ＯＳ上に存在するファイルやスキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書を、文書管理アプリケーションに取り込む。
【００３５】
Ｓ２００２で、取り込んだファイルを解析する処理を行う。この処理は１００８のファイル解析部で行われ、取り込んだ文書が文書管理システムで扱えるかどうかの判断や、ファイル自体の属性情報などの取り込みといった処理を行う。
【００３６】
Ｓ２００３で、解析された文書が画像文書であるか、コード文書であるかを判断する。この判断も１００８のファイル解析部で行われる。文書を文書管理サーバに登録する際には、クライアントで文書を確認するために表示されるサムネイルも実際の文書と同時に登録する必要がある。本実施例の文書管理サーバではこのサムネイル作成処理をクライアント側で行っている。そのために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果ファイルの処理するモジュールを変更している。
【００３７】
コード文書と判定されれば処理はＳ２００４に進み、コード文書処理が行われる。この処理は１００９のコード文書処理部で行われ、コード文書からクライアントで表示するためのサムネイルを作成したり、コード文書のコード内に保存された属性情報を取り出すといったことが行われる。
【００３８】
イメージ文書と判定されれば処理はＳ２００５に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理は１０１０のイメージ文書処理部で行われ、サムネイルを作成等を行う。この際テンポラリフォルダ１００７に一時的にファイルがためられることがある。
【００３９】
Ｓ２００６で、サムネイルおよび文書データをサーバに送信するための処理が行われる。本実施例では通信のプロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰが用いられ、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。
【００４０】
以上がクライアントにおける文書登録処理である。
【００４１】
＜サーバ文書登録処理＞
次にサーバ側における文書登録の処理について説明する。
【００４２】
Ｓ２１０１で、クライアントから送信されたデータを受信する処理が行われる。ここもクライアントと同様にＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。
【００４３】
Ｓ２１０２で、受信したファイルを解析する処理を行う。この処理は１１０２の検索制御部からの指示で１１０３のファイル解析部で行われる。
【００４４】
Ｓ２１０３で、解析された文書が画像文書であるか、コード文書であるかを判断する。この判断も１１０３のファイル解析部で行われる。文書管理サーバに登録した文書を検索するためには、文書検索用のインデックスデータを文書から抽出する必要がある。そのために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果ファイルの処理するモジュールを変更している。
【００４５】
コード文書と判定されれば処理はＳ２１０４に進み、コード文書処理が行われる。この処理は１１０４のコード文書処理部で行われ、コード文書から検索用インデックスデータを抽出する。
【００４６】
イメージ文書と判定されれば処理はＳ２１０５に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理は１１０５のイメージ文書処理部で行われ、文書の画像変換を行う。ここで行う画像変換はＯＣＲに適した画像を得るための処理のためであり、実際にデータベースに登録される画像はクライアントから受信した文書をそのまま登録する。
【００４７】
Ｓ２１０６で、Ｓ２１０５で変換された画像にＯＣＲを行い、検索用インデックスデータを抽出する。
【００４８】
Ｓ２１０７で、クライアントから受信した文書データを、１１０９のボリュームデータベースに保存する処理を行う。ボリュームデータベースに保存されるデータは、受信した文書データそのものおよび、サムネイルデータである。
【００４９】
Ｓ２１０８で、文書データから抽出した検索用のインデックスデータを、１１１１の全文検索用データベースに登録する処理を行う。
【００５０】
Ｓ２１０９で、文書の属性データおよび、ボリュームデータベースに登録した文書データのＩＤ、全文検索用データベースに登録した検索用インデックスデータのＩＤを属性データベース１１１０に登録する。これによって、属性データベース、ボリュームデータベース、検索用データベースに登録されたデータの対応付けを行っている。
【００５１】
以上がサーバにおける文書登録処理である。
【００５２】
図３は属性データベース１１１０に登録されているデータのデータ構造概念図である。あくまで概念としてツリー構造をとっているが、必ずしもツリー構造である必要はない。
【００５３】
３００１は属性データベースのルートであり、全ての登録されるデータはルートの子データである。
【００５４】
３００２はフォルダ情報ルートであり、フォルダおよび文書データに関する情報は全てフォルダ情報の個データになる。３００３はフォルダデータであり、ユーザがデータを格納するためのフォルダのデータである。フォルダデータはフォルダＩＤとフォルダ属性情報から成り立っている。フォルダは複数存在することができるので、最上位に存在するフォルダはその数分だけ、３００４のようにフォルダ情報の直下に接続される子データとして登録される。
【００５５】
３００５は文書データであり、格納されるフォルダの子データとして存在する。文書データは文書ＩＤと文書属性情報からなり、文書属性情報として文書名や更新日時、コメントデータなどのデータを保存している。文書データもフォルダの下に複数存在することができるので、その数分だけ３００６のように登録される。
【００５６】
また、フォルダの下にさらにフォルダを、存在させフォルダの階層化構造をとること可能である。この場合は３００７のように登録される。
【００５７】
３００８は登録されている文書の実データ情報で、登録された実際のデータに関する情報が保存される。本特許の特徴の１つは、１つの文書にオリジナルデータ以外に、文書変換処理を行ったデータが登録されている点にある。そのデータタイプ毎に実データ情報は用意される。実データ情報はデータＩＤとデータ属性情報、検索インデックスＩＤ、ボリュームデータＩＤから成り立っている。データ属性情報は、後述する利用目的情報の情報ＩＤが格納されている。検索インデックスＩＤは全文検索データベースに保存された情報のＩＤで、ボリュームデータＩＤはボリュームデータベースに登録されたＩＤで、各ＩＤから各データベースから情報を引き出すことが可能である。実データ情報も登録された分だけ存在することが可能で、３００９のように登録される。
【００５８】
次に３０１１の利用目的情報に関するツリーについて説明する。３０１１は利用目的情報ルートであり、登録される全ての利用目的情報はルートの子データである。３０１２は利用目的情報データであり、ユーザが登録した利用目的に関する情報データである。情報データは、情報ＩＤ、項目名、文書変換情報、処理手段情報、アイコン情報から成り立っている。文書変換情報には文書の変換方法について記載されており、例えば２００ｄｐｉ／Ｃｏｌｏｒといった解像度情報だったり、ＺＩＰ圧縮といった圧縮形式だったりする。処理手段情報には、概情報が示すデータの処理するアプリケーション名が記載されている。例えば、メーラーであったり、ビューアであったりする。アイコン情報には本発明の特徴である、利用目的毎のアイコンデータが保存されている。
【００５９】
情報ＩＤ、利用目的情報を識別するための１から始まるユニークなＩＤである。ただし情報ＩＤ１のデータだけはオリジナルデータ登録用の利用目的情報としてあらかじめ用意されている。以降、ユーザが利用目的を追加するたびに３０１３、３０１４のように登録される。
【００６０】
ユーザが利用目的情報を登録するために使用するダイアログの一例を図４に示す。
【００６１】
４００１は利用目的名を入力する欄である。この情報はユーザがこの利用目的そのものを認識するために用いられる。４００２は登録する利用目的を行うためのアプリケーションを設定する欄である。本図の例ではメールを行うアプリケーションを設定している。４００３は本発明の特徴である機能アイコンファイルを設定する欄である。４００４は画像変換設定を行う欄である。本図の例では画像変換は解像度変換のみと限定している。また、Ｏｒｉｇｉｎａｌを選択した場合は解像度変換を行わないということになる。
【００６２】
図５は本発明の画像管理システムにおいて、利用目的に応じた画像を作成し登録する場合のフローを示す図である。
【００６３】
利用目的に応じた画像を登録するためには、ユーザは文書管理システムのクライアントアプリケーションから所望の画像を選択して、メニューより目的に応じて登録処理を開始する。登録処理が開始されると、Ｓ５００１で利用目的獲得処理が行われ、選択した処理に対応する情報を獲得する。これは図３のデータベース概念図で言えば３０１２にあたる情報である。次にオリジナルの文書を獲得するためにＳ５００２で処理を行う。文書を獲得すると、Ｓ５００１で獲得した利用目的情報に従って、文書の変換が必要かどうかをＳ５００３で判断する。文書変換が必要とされた場合はＳ５００４で文書変換処理を行う。この文書変換処理は解像度変換であったり、圧縮であったりと自由な設定が可能である。
【００６４】
文書変換が終了した後は、Ｓ５００５で変換後の画像を対象文書の１データとして登録処理を行う。以上で、利用目的に応じた画像を登録する処理は終了である。
【００６５】
図６は本発明の文書管理システムにおいて、指定したフォルダ下の文書の一覧を表示する際のフローを示す図である。
【００６６】
Ｓ６００１で指定したフォルダのフォルダ情報を獲得する。これは図３のデータベース概念図で言えば３００３に該当する。次にこのフォルダ下に存在する文書の情報を順番に獲得する。Ｓ６００２文書情報獲得処理で先頭の文書の文書情報を獲得する。文書情報を獲得するとその文書情報下にあるデータ情報を獲得する（Ｓ６００３）。本発明の文書管理システムでは必ずオリジナル文書が存在することになっているために、１番に獲得するデータ情報は必ずオリジナル文書のものである。そのため、次の処理としてはＳ６００３で獲得したデータ情報を元にＳ６００４でボリュームサーバの中にあるサムネイルデータを獲得する。獲得したデータはＳ６００５で早速使用され、文書名と共に表示される。
【００６７】
次にＳ６００６で次のデータがあるかどうかが判断される。次のデータがある場合は、Ｓ６００７でデータ獲得処理が行われる。Ｓ６００６で次のデータがあると判断された場合はオリジナルデータ以外の情報であるので、Ｓ６００７で獲得したデータ情報を元に対応する利用目的情報をＳ６００８で獲得する。さらに獲得した情報を元にＳ６００９でアイコンデータを獲得して、Ｓ６０１０でＳ６００５で表示したサムネイルの近傍にアイコンを表示する処理を行う。その後、次のデータを処理するために再びＳ６００６に処理を移動する。
【００６８】
Ｓ６００６でもうデータがないと判断された場合は、Ｓ６０１１で次の文書があるかどうかを判断する。次の文書があると判断された場合は、再びＳ６００２の文書情報獲得処理から処理を続けることになる。このように全ての文書を処理し、処理する文書がなくなれば処理を終了する。
【００６９】
図７は本発明における文書管理システムのクライアント画面の一例である。左側にフォルダ構造を示す画面が表示され、右側にフォルダの中の文書の一覧が表示される。クライアントの右下の小窓は、文書のサムネイルの横にいくつかのアイコンが並んでいる様子を拡大して示している。このアイコンを直接押すことによってユーザは簡単に所望の画像を用いて、オペレーションをこなすことが可能である。
【００７０】
図８はサムネイルの近傍に配置されたのアイコンが押された際のフローを示す図である。アイコンを押した際の処理を示すフローである。Ｓ８００１では押されたアイコンに相当する、利用目的情報獲得処理が行われる。この獲得処理で図３のデータベース概念図における３０１２がクライアントに獲得される。次に、Ｓ８００２で押されたアイコンに相当するデータがサーバから獲得され、Ｓ８００４で利用目的に添って利用され、処理を終了する。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】文書管理システムのシステムブロックを示した図である。
【図２】文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【図３】属性データベースに登録されているデータのデータ構造概念図である。
【図４】利用目的情報を登録するために使用するダイアログ画面の一例を示す図である。
【図５】利用目的に応じた画像を作成して登録する際のフローを示す図である。
【図６】指定したフォルダ下の文書の一覧を表示する際のフローを示す図である。
【図７】クライアント画面の一例であり、特にサムネイルの表示の様子を示す図である。
【図８】サムネイルの近傍に配置されたのアイコンを押された際のフローを示す図である。
【符号の説明】
【００７２】
１００１  ユーザインターフェース部
１００２  コマンド制御部
１００３  デバイス制御部
１００４  ファイル制御部
１００５  外部モジュール通信部
１００６  文書管理制御部
１００７  内部データ保存部
１００８  ファイル解析部
１００９  コード文書処理部
１０１０  イメージ文書処理部
１０１１  通信制御部
１１０１  通信制御部
１１０２  検索制御部
１１０３  ファイル解析部
１１０４  コード文書処理部
１１０５  イメージ文書処理部
１１０６  ＯＣＲエンジン
１１０７  文書管理制御部
１１０８  データベース制御部
１１０９  ボリュームデータベース
１１１０  属性データベース
１１１１  全文検索用データベース
【図１】
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【図２】
2006259851.tif 000004
【図３】
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【図５】
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【図６】
2006259851.tif 000007
【図８】
2006259851.tif 000008
【図４】
2006259851.tif 000009
【図７】
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