(57)【要約】【課題】ＭＦＰなどの画像処理装置で用いられる記憶媒体を有効的に使用する。【解決手段】複数のユーザが使用可能な画像形成装置１に、画像処理のためのファイルＦＬを、その所有者であるユーザのボックス５に記憶させることによって管理する、ボックス管理部１０１と、整理対象のボックス５に保存されているファイルＦＬのサイズの合計を算出する合計サイズ算出部１０２と、その合計が閾値を超えるか否かを判別するサイズ超過判別部１０３と、を設ける。ボックス管理部１０１は、合計が閾値を超えたと判別された場合に、その合計がその閾値以下になるように、整理対象のボックス５に保存されているファイルＦＬのうちのいずれか１つまたは複数を削除する。【選択図】図６
2006203327.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザが使用可能な画像処理装置であって、
画像処理のためのデータを、その所有者であるユーザと対応付けて記憶媒体に記憶させることによって管理する、データ管理手段と、
前記記憶媒体に記憶されている前記データのうち同一のユーザに対応付けられているもののサイズの合計である合計サイズを算出する、合計サイズ算出手段と、
算出された前記合計サイズが閾値を超えるか否かを判別するサイズ超過判別手段と、を有し、
前記データ管理手段は、同一のユーザに対応付けられている前記データの前記合計サイズが前記閾値を超えたと判別された場合に、当該合計サイズが当該閾値以下になるように、当該データのうちのいずれか１つまたは複数を削除する、
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
前記記憶媒体には、ユーザごとに記憶領域が設けられており、
前記データ管理手段は、前記データとその所有者であるユーザとの対応付けを、当該ユーザの前記記憶領域に当該データを記憶させることによって行い、
前記合計サイズ算出手段は、同一のユーザに対応付けられている前記データの前記合計サイズを、当該ユーザの前記記憶領域に記憶されているすべての前記データのサイズを合計することによって算出する、
請求項１記載の画像処理装置。
【請求項３】
前記閾値は、ユーザごとに設定されており、
前記サイズ超過判別手段は、同一のユーザに対応付けられている前記データの前記合計サイズを、当該ユーザの前記閾値に基づいて判別する、
請求項１または請求項２記載の画像処理装置。
【請求項４】
前記データ管理手段は、前記データを、最後に使用された日時が古いものの順に優先的に削除する、
請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の画像処理装置。
【請求項５】
同一のユーザに対応付けられている前記データの前記合計サイズが前記閾値を超えたと判別された場合に、当該ユーザに対してその旨の通知を行う、通知手段を有し、
前記データ管理手段は、前記通知を受けたユーザが指定した前記データを削除する、
請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の画像処理装置。
【請求項６】
前記データ管理手段が前記データを削除する前に当該データを他の装置に送信する送信手段、を有する、
請求項１ないし請求項５のいずれかに記載の画像処理装置。
【請求項７】
当該画像処理装置の設置場所にいる前記ユーザが当該画像処理装置に文字を入力するための入力手段と、
他の装置から指令された印刷処理を、正しいパスワードが前記入力手段によって入力された場合に開始する、機密プリント機能が設けられた、印刷手段と、を有し、
前記送信手段は、前記機密プリント機能のために用いられる前記データを、送信対象から除外する、
請求項６記載の画像処理装置。
【請求項８】
複数のユーザが使用可能な画像処理装置であって、
画像処理のためのデータを、その所有者であるユーザと対応付けて記憶媒体に記憶させることによって管理する、データ管理手段と、
前記記憶媒体に記憶されている前記データのうち同一のユーザに対応付けられているもののサイズの合計である合計サイズを算出する、合計サイズ算出手段と、
算出された前記合計サイズが閾値を超えるか否かを判別するサイズ超過判別手段と、
同一のユーザに対応付けられている前記データの前記合計サイズが前記閾値を超えたと判別された場合に、当該データのうちのいずれか１つまたは複数を圧縮する、圧縮手段と、
を有することを特徴とする画像処理装置。
【請求項９】
複数のユーザが使用可能な画像処理装置であって、
画像処理のためのデータを、その所有者であるユーザと対応付けて記憶媒体に記憶させることによって管理する、データ管理手段と、
前記記憶媒体に記憶されている前記データのうち同一のユーザに対応付けられているもののサイズの合計である合計サイズを算出する、合計サイズ算出手段と、
算出された前記合計サイズが閾値を超えるか否かを判別するサイズ超過判別手段と、
前記データを圧縮する圧縮手段と、
前記データを他の装置に送信する送信手段と、
同一のユーザに対応付けられている前記データの前記合計サイズが前記閾値を超えたと判別された場合に、当該ユーザに対してその旨の通知を行う、通知手段と、
前記通知を受けたユーザから、指定された前記データを削除すべき旨の指令である第一の指令、指定された前記データを他の装置に退避させるべき旨の指令である第二の指令、または指定された前記データを圧縮すべき旨の指令である第三の指令を受け付ける、指令受付手段と、を有し、
前記第一の指令が受け付けられた場合は、前記データ管理手段は、当該第一の指令に示される前記データを削除し、
前記第二の指令が受け付けられた場合は、前記送信手段は、当該第二の指令に示される他の装置に、当該第二の指令に示される前記データを送信するとともに、前記データ管理手段は、当該データを削除し、
前記第三の指令が受け付けられた場合は、前記圧縮手段は、当該第三の指令に示される前記データを圧縮する、
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項１０】
前記第一ないし第三の指令のいずれかをユーザが与えるための指令画面を表示する表示手段と、
前記指令画面を表示するための画面データを送信する画面データ送信手段と、を有し、
当該画像処理装置の設置場所にいるユーザが当該画像処理装置を使用する場合は、前記表示手段は、前記指令画面として、削除しまたは圧縮する対象とする前記データを指定するためのリスト、前記第一の指令を選択するためのボタン、および前記第三の指令を選択するためのボタンが設けられた画面を表示し、
ネットワークを介して接続された端末装置を操作してユーザが当該画像処理装置を使用する場合は、前記画面データ送信手段は、前記画面データとして、削除し、退避し、または圧縮する対象とする前記データを指定するためのリスト、前記第一の指令を選択するためのボタン、退避先として当該端末装置を示す前記第二の指令を選択するためのボタン、および前記第三の指令を選択するためのボタンが設けられた画面を表示するための画面データを、当該端末装置に送信する、
請求項９記載の画像処理装置。
【請求項１１】
前記表示手段は、当該画像処理装置の設置場所にいるユーザがログオンした直後に前記指令画面を表示し、
前記画面データ送信手段は、前記端末装置を操作してユーザがログオンした直後に前記画面データを送信する、
請求項１０記載の画像処理装置。
【請求項１２】
複数のユーザが使用可能な画像処理装置で使用される記憶媒体の管理方法であって、
画像処理のためのデータを、その所有者であるユーザと対応付けて前記記憶媒体に記憶させておき、
前記記憶媒体に記憶されている前記データのうち同一のユーザに対応付けられているもののサイズの合計である合計サイズを算出し、
算出された前記合計サイズが閾値を超えるか否かを判別し、
同一のユーザに対応付けられている前記データの前記合計サイズが前記閾値を超えたと判別された場合に、当該合計サイズが当該閾値以下になるように、当該データのうちのいずれか１つまたは複数を前記記憶媒体から削除する、
ことを特徴とする記憶媒体の管理方法。
【請求項１３】
複数のユーザが使用可能な画像処理装置において当該画像処理装置が使用する記憶媒体を制御するためのコンピュータプログラムであって、
画像処理のためのデータを、その所有者であるユーザと対応付けて前記記憶媒体に記憶させておくための処理と、
前記記憶媒体に記憶されている前記データのうち同一のユーザに対応付けられているもののサイズの合計である合計サイズを算出する処理と、
算出された前記合計サイズが閾値を超えるか否かを判別する処理と、
同一のユーザに対応付けられている前記データの前記合計サイズが前記閾値を超えたと判別された場合に、当該合計サイズが当該閾値以下になるように、当該データのうちのいずれか１つまたは複数を前記記憶媒体から削除する処理と、
をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＭＦＰのような画像処理装置およびそれに用いられる記憶媒体の管理方法などに関する。
【背景技術】
【０００２】
コピー、スキャナ、ＦＡＸ、およびネットワークプリンタなどの機能が備わった、複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれる画像処理装置が、役所または企業などのオフィスに広く普及し、複数のユーザによって共用されている。
【０００３】
最近は、ドキュメントサーバの機能を備えた画像処理装置が普及し始めている。係る機能によると、各ユーザは、「ボックス」または「パーソナルボックス」などと呼ばれる記憶領域がハードディスクなどの記憶媒体の中に１つずつ割り当てられ、自分の記憶領域にデータを保存することができる。そのほかにも、画像処理装置には様々な機能が設けられるようになり、さらに今後、ますます多機能化すると考えられる。
【０００４】
したがって、ユーザが画像処理装置を使用する機会が増え、これに伴ってボックスの使用頻度も上がっており、このような傾向は今後も続くものと予想される。
【０００５】
しかし、そうすると、ボックスに不要なデータが保存されたままになり、記憶媒体に無駄が生じる、という問題が生じる。また、不要なデータの保存量が増えれば、記憶媒体の空き容量不足が生じ、必要なデータを保存することができなくなるおそれがある。
【０００６】
このような問題点を解決するために、特許文献１、２に記載されるような方法を用いることが考えられる。特許文献１に記載される方法によると、画像形成装置は、画像データを受信したときに、ハードディスクの容量が不足しておりその画像データを記録することができないことを検出すると、ネットワーク上の他の画像形成装置のハードディスクにその画像データを送信し保存させる。
【０００７】
特許文献２に記載される方法によると、メモリボックスを備えた複写装置において、メモリボックスがフルになった場合に、メモリボックスに記憶された画像データをホストコンピュータした後、その画像データをメモリボックスから消去する。そして、メモリボックスの空き容量に応じて、ホストコンピュータに転送済みの画像データを再びメモリボックスに格納するよう返送させる。
【特許文献１】特開２００１−２４３０２６号公報
【特許文献２】特開平１１−２３４４９３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、特許文献１、２に記載されるような従来の方法では、上に述べたような問題点を解決することはできない。すなわち、特許文献１に記載される方法では、不要なデータが保存されているせいでハードディスクの空き容量がなくなってしまえば、何らかの処置を講じない限り、保存したいデータがあっても他の画像形成装置を代用し続けなければならない。
【０００９】
特許文献２に記載される方法では、一時的にメモリボックスに空きを作ることができるが、メモリボックスの空き容量に応じてデータが返送されてくるので、必ずしもメモリボックスを有効的に使用することができるとは言えない。
【００１０】
本発明は、このような問題点に鑑み、ＭＦＰのような画像処理装置で用いられる記憶媒体を従来よりも有効的に使用することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明に係る画像処理装置は、複数のユーザが使用可能な画像処理装置であって、画像処理のためのデータを、その所有者であるユーザと対応付けて記憶媒体に記憶させることによって管理する、データ管理手段と、前記記憶媒体に記憶されている前記データのうち同一のユーザに対応付けられているもののサイズの合計である合計サイズを算出する、合計サイズ算出手段と、算出された前記合計サイズが閾値を超えるか否かを判別するサイズ超過判別手段と、を有し、前記データ管理手段は、同一のユーザに対応付けられている前記データの前記合計サイズが前記閾値を超えたと判別された場合に、当該合計サイズが当該閾値以下になるように、当該データのうちのいずれか１つまたは複数を削除する、ことを特徴とする。
【００１２】
好ましくは、前記データ管理手段が前記データを削除する前に、当該データを他の装置に送信する。または、削除対象の一部または全部の前記データを、削除する代わりに圧縮するようにしてもよい。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によると、ＭＦＰのような画像処理装置で用いられる記憶媒体を有効的に使用することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
図１は本発明に係る画像形成装置１を含むネットワークシステムＮＳの全体的な構成を示す図、図２は画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図、図３はハードディスク１ｇの記憶領域の割当ての例を示す図、図４はファイルＦＬの構成の例を示す図、図５はユーザ情報データベースＤＢ１の例を示す図、図６は画像形成装置１の機能的構成の例を示す図である。
【００１５】
図１に示すように、ネットワークシステムＮＳは、本発明に係る複数台の画像形成装置１、複数台の端末装置２、および通信回線３などによって構成される。これらの装置は、通信回線３を介して互いに接続可能である。通信回線３として、イーサネット（登録商標）、公衆回線、または専用線などが用いられる。
【００１６】
画像形成装置１は、コピー、ネットワークプリンティング、スキャナ、ファックス、およびドキュメントサーバなどの機能を集約した装置である。複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれることもある。
【００１７】
ドキュメントサーバの機能は、ドキュメント（文書）などのデータを保存するための、パーソナルコンピュータなどにおけるフォルダに相当する論理的な記憶領域を、ユーザごとに与える機能である。係る記憶領域は、「ボックス」または「パーソナルボックス」などと呼ばれることから、「ボックス機能」と呼ばれることもある。係る機能によって、各ユーザは、自分のボックスに画像ファイルや文書ファイルなどのデータを保存しておくことができる。以下、このような各ユーザの記憶領域を「ボックス５」と記載する。本実施形態では、１人のユーザに１つずつボックス５が与えられており、各ボックス５にはその所有者を示すユーザＩＤが対応付けられている。
【００１８】
本実施形態の画像形成装置１には、上記のコピー機能などの基本的な機能のほかに、機密プリント機能、確認プリント機能、およびポーリング送信機能などの応用的な機能（アプリケーション機能）が備えられている。機密プリント機能は、ネットワークプリンティングを実行する際に、画像形成装置１が端末装置２から印刷データを受信しても直ちに印刷処理を開始するのではなく一時的にこれを保留しておき、後でユーザが、予め設定しておいたパスワードを画像形成装置１の操作パネルを操作して正しく入力したら、印刷処理を開始する、という機能である。
【００１９】
確認プリント機能は、同じ書類を複数部出力（印刷またはコピー）する際に、先に１部だけを出力し、ユーザがその仕上がり状態を確認してから残りの部数を出力する、という機能である。ポーリング送信機能は、画像形成装置１で管理されている情報を、外部のＦＡＸ端末からの要求に応じてＦＡＸデータとして送信するという、ＦＡＸによる情報のオンデマンド機能である。
【００２０】
画像形成装置１は、図２に示すように、ＣＰＵ１ａ、ＲＡＭ１ｂ、ＲＯＭ１ｃ、操作パネル１ｄ、スキャナユニット１ｅ、印刷ユニット１ｆ、ハードディスク１ｇ、およびネットワークインタフェース１ｈなどによって構成される。
【００２１】
操作パネル１ｄは、ディスプレイおよび複数の操作ボタンなどによって構成される。操作ボタンが押下されると、その操作ボタンを示す信号がＣＰＵ１ａに送信される。ディスプレイは、画像形成装置１を直接操作するユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが設定内容および処理内容を入力するための画面、および画像形成装置１で形成された画像および処理の結果を示す画面などを表示する。本実施形態では、ディスプレイとして、タッチパネルが用いられる。したがって、ディスプレイは、ユーザが指で触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ１ａに送信する機能を備えている。このように、操作パネル１ｄは、画像形成装置１を直接操作するユーザのためのユーザインタフェースの役割を果たしている。
【００２２】
なお、離れた場所からユーザが画像形成装置１を使用することができるようにするために、端末装置２には、画像形成装置１を制御するためのドライバおよび画像形成装置１に処理条件などを指定するためのソフトウェアがインストールされている。端末装置２として、パーソナルコンピュータまたはワークステーションなどが用いられる。
【００２３】
スキャナユニット１ｅは、原稿送り部および画像読取部などを備えており、原稿の用紙（以下、単に「原稿」と記載することがある。）に描かれている写真、文字、絵、図表などの画像を光学的に読み取って画像データを生成する。
【００２４】
印刷ユニット１ｆは、給紙部、排紙部、および駆動系などを備えており、スキャナユニット１ｅで読み取った画像、端末装置２から送信されてきた画像データの画像、または外部のＦＡＸ端末から送信されてきたＦＡＸデータの画像などを用紙に印刷する。
【００２５】
ネットワークインタフェース１ｈは、端末装置２およびＦＡＸ端末などと通信を行うための装置である。ネットワークインタフェース１ｈとして、ＮＩＣ（Network Interface Card）、モデム、またはＴＡ（Terminal Adapter）などが用いられる。
【００２６】
ハードディスク１ｇには、図３に示すように、ユーザごとのボックス５用の領域が設けられている。ボックス５には、前に述べたように、画像形成装置１で画像処理のために用いられる画像データおよび文書データなどが、ファイルとして保存されている。以下、ボックス５に保存されているこれらのファイルを「ファイルＦＬ」と記載する。
【００２７】
ファイルＦＬには、ファイル名、保存された日時、最後に使用された日時、所有者、使用する際に必要なアプリケーション機能、およびサイズなどに関するファイル属性情報ＩＮＦが対応付けられている。ファイル属性情報ＩＮＦは、図４に示すように、そのファイルＦＬのヘッダまたはフッタに添付されている。または、各ボックス５に保存されているファイルＦＬのファイル属性情報ＩＮＦをデータベースによって一括管理するようにしてもよい。
【００２８】
また、ハードディスク１ｇには、図５に示すようなユーザ情報データベースＤＢ１が設けられている。１人のユーザごとに１つずつレコードが与えられている。「ユーザＩＤ」は、ユーザ同士を識別するための識別情報である。「パスワード」は、画像形成装置１にログオンするときにユーザ認証のために用いられるキーワードであって、そのユーザＩＤのユーザのみが知っている。
【００２９】
「閾値」は、そのユーザのボックス５に保存することが許されるデータの総量を意味する。つまり、そのボックス５に保存されているファイルＦＬのサイズの合計値が閾値を超えることは認められない。閾値を超えてしまった場合は、速やかに、その合計値が閾値以内に収まるようにファイルＦＬを削除するなどの処理を実行しなければならない。以下、閾値以内に収まるようにするための処理を「データ量適切化処理」と記載する。データ量適切化処理については、後に詳しく説明する。
【００３０】
「整理モード」とは、閾値を超えた場合のデータ量適切化処理の実行方法を示している。「マニュアル」は、データ量適切化処理の対象および方法をユーザ自身が指定することを意味する。「オート」は、データ量適切化処理を自動的に実行することを意味する。
【００３１】
「移動場所」は、データ量適切化処理においてファイルＦＬをハードディスク１ｇ以外の記憶媒体に移動（退避）させる場合の、移動先を示している。ただし、移動場所が何も設定されていない場合は、データ量適切化処理を実行するごとに必要に応じてユーザが指定する。
【００３２】
ユーザ情報データベースＤＢ１の内容は、ユーザからの要求に応じて管理者が変更することができる。また、ユーザの増減（例えば、ネットワークシステムＮＳが設置されているオフィスでの社員の転勤など）があった場合は、ユーザ情報データベースＤＢ１に新規のレコードを追加しまたは削除することができる。
【００３３】
そのほか、ハードディスク１ｇには、上に述べたコピー機能などの基本的な機能、機密プリント機能などのアプリケーション機能、および図６に示すユーザ認証部１００、ボックス管理部１０１、合計サイズ算出部１０２、サイズ超過判別部１０３、画面出力処理部１０４、データ整理制御部１０５、ファイル転送部１０６、およびファイル圧縮処理部１０７などの各機能を実現するためのプログラムおよびデータなどがインストールされている。プログラムまたはデータの一部または全部をＲＯＭ１ｃに記憶させておいてもよい。プログラムおよびデータは、必要に応じてＲＡＭ１ｂにロードされ、ＣＰＵ１ａによってプログラムが実行される。または、これらの機能の一部または全部を、ソフトウェアではなく、プロセッサ（制御用回路）などによってハードウェア的に実現するようにしてもよい。
【００３４】
図７は処理指令画面ＨＧ１の例を示す図、図８はボックス管理画面ＨＧ２の例を示す図である。次に、図６の各部の処理内容などについて説明する。
【００３５】
誰も画像形成装置１を直接操作していないとき、図２の操作パネル１ｄには、待ち受け画面として、ユーザＩＤおよびパスワードを入力するためのログオン用画面が表示されている。画像形成装置１を使用したいユーザは、ここで、自分のユーザＩＤおよびパスワードを入力する。
【００３６】
すると、図６のユーザ認証部１００は、入力されたユーザＩＤおよびパスワードと図５のユーザ情報データベースＤＢ１に記憶されている各レコードのユーザＩＤおよびパスワードとを照合することによって、そのユーザが正規のユーザであるか否かを判別する。つまり、ユーザ認証の処理を行う。
【００３７】
正規のユーザである旨の認証が得られたら、ユーザは画像形成装置１にログオンすることができ、操作パネル１ｄには図７に示すような処理指令画面ＨＧ１が表示される。そして、ログオフするまでの間、そのユーザに対して、画像形成装置１を使用することが認められる。処理指令画面ＨＧ１において、イメージ表示エリアＡＲには、必要に応じて適宜、原稿のセットの仕方、コピー用紙の補充の仕方、またはエラーが発生した際の対処の仕方などをユーザに対して説明するためのイラストなどが表示される。メッセージ表示エリアＭＲには、ユーザに対する指示または警告などのメッセージが表示される。つまり、イメージ表示エリアＡＲおよびメッセージ表示エリアＭＲは、パソコンにおけるダイアログボックスと同等の役割を果たす。
【００３８】
ユーザは、操作パネル１ｄを操作するなどして、コピー、スキャン、またはＦＡＸ送信など自分の所望する処理を実行するように画像形成装置１に対して指令を与えることができる。指令が与えられると、画像形成装置１の各部は、従来のＭＦＰなどの場合と同様に、その指定に係る処理を実行するためのジョブを生成してキュー（待ち行列）に登録し、順次、ジョブを実行する。
【００３９】
例えば、原稿のコピーを所望する場合は、ユーザは、原稿の用紙を原稿台にセットするとともに、用紙のサイズ、倍率、およびカラーモード（カラーコピーかモノクロコピーか）などの処理条件を必要に応じて設定し、スタートボタンを押下することによって、指令を与える。すると、画像形成装置１において、その指令に係るジョブがキューに登録され、そのジョブの順番が来たら、印刷ユニット１ｆなどは、ユーザが設定した処理条件に従って原稿のコピーを行う。または、スキャンまたはＦＡＸ送信を行いたい場合は、処理指令画面ＨＧ１の中の「スキャン」または「ＦＡＸ送信」のボタンを押下して画面を切り換え、必要に応じて処理条件を設定し、スタートボタンを押下して、指令を与える。すると、スキャナユニット１ｅおよびネットワークインタフェース１ｈなどは、設定された処理条件に従って、原稿をスキャンし、得られた画像データを宛先に送信しまたは保存場所に保存する。
【００４０】
ユーザは、ログオン中に、図８のボックス管理画面ＨＧ２を操作するなどして、自分のボックス５に保存されているファイルＦＬの整理を行うことができる。これについては、後に詳細に説明する。
【００４１】
また、ユーザは、端末装置２を用いて画像形成装置１にログオンし、画像形成装置１に処理の指令を与えることができる。ログオン後、端末装置２には処理指令画面ＨＧ１およびボックス管理画面ＨＧ２などと同等の画面が表示されるので、ユーザは、これらの画面を見ながら遠隔的に操作を行えばよい。
【００４２】
図６に戻って、ボックス管理部１０１は、ハードディスク１ｇに設けられているボックス５にファイルＦＬを保存し、ユーザから要求されたファイルＦＬをボックス５から呼び出し、ボックス５からファイルＦＬを削除し、ボックス５を新たに生成し、または既存のボックス５を削除するなど、ボックスおよびファイルに関する制御処理を行う。
【００４３】
合計サイズ算出部１０２は、１つのボックス５に保存されているすべてのファイルＦＬのサイズの合計を算出する。ここで言う「サイズ」とは、ファイルＦＬの実際のデータ量であってもよいし、ファイルＦＬの保存のために使用されるセクタの量、すなわちファイルＦＬのディスク上のサイズであってもよい。以下、１つのボックス５に保存されているすべてのファイルＦＬのサイズの合計を「ファイル合計サイズ」と記載する。
【００４４】
サイズ超過判別部１０３は、図５のユーザ情報データベースＤＢ１を参照し、ボックス５のファイル合計サイズがそのボックス５の閾値を超過していないかどうかを判別する。
【００４５】
画面出力処理部１０４は、ログオンしたユーザに応じた処理指令画面ＨＧ１（図７参照）およびボックス管理画面ＨＧ２（図８参照）などの画面を生成し、操作パネル１ｄに表示するための処理を行う。ただし、ユーザが端末装置２からログオンした場合は、これらの画面に相当する画面の画面データをその端末装置２に送信するための処理を行う。
【００４６】
データ整理制御部１０５は、ファイル合計サイズが閾値を超過しているとサイズ超過判別部１０３によって判別されたボックス５に対してデータ量適切化処理を施すために、ボックス管理部１０１、画面出力処理部１０４、ファイル転送部１０６、またはファイル圧縮処理部１０７などを制御する。すなわち、ボックス５に保存されているファイルＦＬのうちのいずれかを削除し、圧縮し、またはハードディスク１ｇ以外の記録媒体に移動させるための処理を各部に実行させる。
【００４７】
ファイル転送部１０６は、データ整理制御部１０５またはユーザに指定されたファイルＦＬを、端末装置２または他の画像形成装置１などに転送するための処理を実行する。転送のためのプロトコルとして、例えばＦＴＰ（File Transfer Protocal）などが用いられる。
【００４８】
ファイル圧縮処理部１０７は、データ整理制御部１０５またはユーザに指定されたファイルＦＬに圧縮処理を施す。圧縮処理の方法として、ハフマン符号化法などの公知の方法が用いられる。ファイルＦＬのフォーマットに応じて圧縮処理の方法を使い分けるようにしてもよい。
【００４９】
図９はユーザのログオン時における画像形成装置１の処理の流れの例を説明するフローチャート、図１０はマニュアルデータ量適切化処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【００５０】
次に、画像形成装置１の処理内容について、フローチャートなどを参照してさらに詳しく説明する。
【００５１】
ユーザが画像形成装置１の操作パネル１ｄまたは端末装置２のキーボードなどを操作してユーザＩＤおよびパスワードを入力すると、ユーザ認証部１００は、そのユーザが正規のユーザであるか否かの認証を行う（図９の＃１１）。認証されなかった場合は（＃１２でＮｏ）、ユーザＩＤおよびパスワードをもう一度入力するように促し、ステップ＃１１に戻って再入力されたユーザＩＤおよびパスワードに基づいて認証処理をやり直す。
【００５２】
認証された場合は（＃１２でＹｅｓ）、サイズ超過判別部１０３は、図５のユーザ情報データベースＤＢ１を参照し、そのユーザの整理モードをチェックする（＃１３）。そして、整理モードが「マニュアル」である場合は（＃１３でＹｅｓ）、そのユーザのユーザＩＤに対応するボックス５に保存されているファイルＦＬのサイズの合計（すなわち、ファイル合計サイズ）を算出する（＃１４）。
【００５３】
算出されたファイル合計サイズがそのユーザの閾値（図５参照）を超過している場合は（＃１５でＹｅｓ）、データ整理制御部１０５は、ファイル合計サイズが閾値以下になるようにするために、ステップ＃１６〜＃１９の処理を実行する。
【００５４】
「ＢＯＸの制限容量を超えています。”ディスクの整理”ボタンを押して、ファイルＦＬの整理を行ってください。」のような、ファイル合計サイズが閾値を下回るようにボックス５の中のファイルＦＬを整理すべき旨のメッセージがメッセージ表示エリアＭＲに記載されかつ「ディスクの整理」ボタンが設けられた処理指令画面ＨＧ１（図７参照）が操作パネル１ｄに表示されるように画面出力処理部１０４を制御する（＃１６）。ただし、端末装置２のユーザである場合は、その端末装置２に処理指令画面ＨＧ１に相当する画面を表示させるために、画面データをその端末装置２に送信するように制御する。後に説明するステップ＃１８においても同様である。
【００５５】
処理指令画面ＨＧ１において、「ディスクの整理」ボタンは、ボックス管理画面ＨＧ２（図８参照）を呼び出すためのショートカットボタンである。ユーザがこのボタンを押下すると（＃１７でＹｅｓ）、画面出力処理部１０４は、そのユーザのボックス５に保存されている各ファイルＦＬのファイル属性情報ＩＮＦ（図４参照）に基づいて、これらのファイルＦＬのリストＬＴを含むボックス管理画面ＨＧ２（図８参照）を表示する（＃１８）。操作パネル１ｄのディスプレイの表示面の大きさの関係上、ファイルＦＬを一度に表示しきれない場合がある。この場合は、ユーザは、上向矢印ボタンまたは下向矢印ボタンを押下すればよい。すると、リストＬＴがスクロールして、表示しきれなかった他のファイルＦＬが順次表示される。
【００５６】
ここで、ユーザは、データ量適切化処理の対象とするファイルＦＬおよびその処理方法を指定する。データ整理制御部１０５は、その指定の内容に従って、図１０のフローチャートに示すような処理を実行する（＃１９）。
【００５７】
データ整理制御部１０５は、ボックス管理画面ＨＧ２の表示中、随時、ファイルＦＬの指定を受け付ける（図１０の＃１０１）。なお、ユーザは、ファイルＦＬの指定を、リストＬＴの中のファイルＦＬの行を押下することによって行う。指定されたファイルＦＬの行の背景色は、指定されていないファイルＦＬの行の背景色と異なる色（例えば、灰色）に変えられる。指定を取り消したい場合は、その行をもう一度押下すればよい。
【００５８】
ユーザが「日付順」、「サイズ順」、「アプリごと」、「名前順」、および「登録元ごと」の各ボタンのうちのいずれかを押下した場合は（＃１０２でＹｅｓ）、データ整理制御部１０５は、各ファイルＦＬのファイル属性情報ＩＮＦを参照してリストＬＴをそのボタンに応じて再表示するように画面出力処理部１０４を制御する（＃１０３）。
【００５９】
例えば、「日付順」ボタンが押下された場合は、画面出力処理部１０４は、ファイルＦＬを、登録日時すなわちボックス５に保存された順に並べ替えてボックス管理画面ＨＧ２を再表示する。また、「日付順」ボタンが続けてもう一度押下されたときは、降順（日付の数値の大きい順）に並べ替え、さらにもう一度押下されたときは再び昇順（日付の数値の小さい順）に並べ替える。登録日時の代わりに最後に使用された日時の順に並べ替えてもよい。なお、他のボタンの場合も同様に、続けて押下されるごとに降順の並べ替えと昇順の並べ替えとを繰り返し行う。
【００６０】
「サイズ順」ボタンが押下された場合は、ファイルＦＬをサイズ順に並べ替え、リストＬＴを再表示する。「名前順」ボタンが押下された場合は、ファイルＦＬをファイル名（ドキュメント名）の５０音またはアルファベットの順に並べ替え、リストＬＴを再表示する。
【００６１】
「アプリごと」ボタンが押下された場合は、ファイルＦＬを、アプリケーション機能ごとにまとめて並べ替え、リストＬＴを再表示する。例えば、必要アプリケーション機能が「機密プリント」であるとファイル属性情報ＩＮＦに示されるファイルＦＬが５つ保存されている場合は、これらの５つのファイルＦＬが連続するように並べ替える。
【００６２】
「登録元ごと」ボタンが押下された場合は、ファイルＦＬを、登録元ごとにまとめて並べ替え、ボックス管理画面ＨＧ２を再表示する。なお、「登録元」とは、そのファイルＦＬがどのようにしてボックス５に登録（保存）されたのかを示している。例えば、「ＣＯＰＹ」は、コピー処理を実行する際に原稿の画像を読み取ることによってそのファイルＦＬが得られてボックス５に登録されたことを意味する。「ＰＲＩＮＴ」は、端末装置２からの印刷（ネットワークプリンティング）を実行することによってそのファイルＦＬが得られてボックス５に登録されたことを意味する。
【００６３】
データ整理制御部１０５は、「ドキュメント検索」ボタンが押下された場合は（＃１０４でＹｅｓ）、ファイルＦＬの検索処理を実行するように画面出力処理部１０４およびボックス管理部１０１などを制御する（＃１０５）。すなわち、画面出力処理部１０４は、検索条件を入力するための画面を表示し、検索条件の入力を受け付ける。ボックス管理部１０１は、入力された検索条件に合うファイルＦＬをボックス５の中から検索し、画面出力処理部１０４は、検索されたファイルＦＬのリストＬＴを再表示する。
【００６４】
「プレビュー」ボタンが押下された場合は（＃１０６でＹｅｓ）、ステップ＃１０１でユーザが指定したファイルＦＬを呼び出すようにボックス管理部１０１を制御し、その内容をイメージ表示エリアＡＲに表示するように画面出力処理部１０４を制御する（＃１０７）。
【００６５】
「削除」ボタンが押下された場合は（＃１０８でＹｅｓ）、ユーザが指定したファイルＦＬをボックス５から削除するようにボックス管理部１０１を制御する（＃１０９）。「圧縮」ボタンが押下された場合は（＃１１０でＹｅｓ）、ユーザが指定したファイルＦＬを圧縮するようにファイル圧縮処理部１０７を制御する（＃１１１）。
【００６６】
「ＰＣへ退避」ボタンが押下された場合は（＃１１２でＹｅｓ）、ユーザが指定したファイルＦＬをハードディスク１ｇ以外の記録媒体に退避（転送）させるように制御する（＃１１３）。例えば、そのユーザの端末装置２または他の画像形成装置１に設けられているそのユーザのボックス５を退避先とする場合は、そのファイルＦＬを呼び出すようにボックス管理部１０１を制御し、そのファイルＦＬをその退避先に転送するようにファイル転送部１０６を制御する。そして、転送したファイルＦＬをボックス５から削除するようにボックス管理部１０１を制御する。なお、退避先は、ユーザが逐一指定してもよいし、予め指定しておいた移動場所（図５参照）を用いてもよい。
【００６７】
「閉じる」ボタンが押下された場合は（＃１１４でＹｅｓ）、データ整理制御部１０５によるデータ量適切化処理を終了し、画面出力処理部１０４は、現在のボックス管理画面ＨＧ２を閉じて図７の処理指令画面ＨＧ１を再表示する（＃１１５）。
【００６８】
図９に戻って、処理指令画面ＨＧ１において「ディスクの整理」ボタン以外のボタンが押下された場合は（＃１７でＮｏ）、画像形成装置１の各部は、従来と同様に、押下されたボタンに応じた処理を実行する（＃２１）。
【００６９】
正規のユーザである旨の認証を受けたユーザの整理モードが「オート」である場合は（＃１３でＮｏ）、通常通りに（つまり、ファイルＦＬを整理すべき旨のメッセージをメッセージ表示エリアＭＲに記載しない）処理指令画面ＨＧ１を表示する（＃２０）。ファイル合計サイズが閾値以下である場合も（＃１５でＮｏ）、通常通りに処理指令画面ＨＧ１を表示する（＃２０）。そして、従来と同様に、押下されたボタンに応じた処理を実行する（＃２１）。
【００７０】
なお、ステップ＃１９の処理を実行しても依然としてファイル合計サイズが閾値を超えている場合は、もう一度ファイルＦＬの削除、圧縮、または転送を行うようにユーザに対して要求してもよい。
【００７１】
また、整理モードが「マニュアル」であるか「オート」であるかに関わらず、ユーザは、必要に応じて、ボックス管理画面ＨＧ２を開いて自分のボックス５の整理を行うことができる。
【００７２】
図１１は画像形成装置１の起動中におけるボックス管理のための処理の流れの例を説明するフローチャート、図１２はオートデータ量適切化処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【００７３】
画像形成装置１が起動している間、ボックス５にファイルＦＬが新たに保存されることがある。例えば、コピー、スキャン、または印刷処理などを実行する際に生成されたデータが、ファイルＦＬとしてボックス５に保存される。または、端末装置２またはＦＡＸ端末から送信されてきたデータが、ファイルＦＬとしてボックス５に保存される。ボックス５の所有者以外のユーザからデータが送信されてくる場合もある。よって、ボックス５の所有者であるユーザが知らない間に、そのボックス５のファイル合計サイズが閾値を超えてしまうことがある。
【００７４】
そこで、画像形成装置１は、ボックス５のファイル合計サイズができるだけ制限容量（閾値）以下に保たれるようにするために、図１１のフローチャートに示すような処理を定期的に実行する。
【００７５】
図６の合計サイズ算出部１０２は、図５のユーザ情報データベースＤＢ１の中から、整理モードが「オート」であるユーザを抽出し（図１１の＃３１）、抽出したユーザに与えられているボックス５のファイル合計サイズを算出する（＃３２）。サイズ超過判別部１０３は、そのファイル合計サイズがそのユーザの閾値を超過しているか否かを判別する（＃３３）。超過している場合は（＃３３でＹｅｓ）、サイズ超過判別部１０３は、図１２のフローチャートに示すような手順のデータ量適切化処理が実行されるように各部を制御する（＃３４）。
【００７６】
そのボックス５に保存されている各ファイルＦＬのファイル属性情報ＩＮＦに基づいて、最終使用日時が最も古いファイルＦＬ（つまり、現時点まで使用されなかった期間が最も長いファイルＦＬ）を検索する（＃２０１）。そのファイルＦＬを、ユーザがユーザ情報データベースＤＢ１に設定している移動場所に転送する（＃２０２）。そして、転送したファイルＦＬをボックス５から削除する（＃２０３）。削除しても閾値以下にならない場合は（＃２０４でＹｅｓ）、ステップ＃２０１に戻って、残ったファイルＦＬの中で最古のものを転送し削除する（＃２０２、＃２０３）。閾値以下になる分のファイルＦＬを先に求め、これらのファイルＦＬを一括して転送し、削除してもよい。
【００７７】
または、ステップ＃２０２、＃２０３において、最終使用日時と現在の日時との差が所定以上であるファイルＦＬ（つまり、アクセス日時が所定期間以上経過したファイルＦＬ）を一括して端末装置２などに転送し、ボックス５から削除してもよい。
【００７８】
図１１に戻って、ステップ＃３１において整理モードが「オート」であるユーザがほかにも抽出されている場合は（＃３５でＹｅｓ）、これらのユーザのボックス５についてもステップ＃３２〜＃３４の処理を実行する。
【００７９】
本実施形態によると、ボックス５に保存されているファイルＦＬのサイズの合計が閾値を超えると、これらのファイルＦＬを整理するための処理が実行される。よって、ハードディスク１ｇの管理がこまめに行われ、ハードディスク資源を従来よりも有効的に使用することを目的とする。
【００８０】
また、閾値をユーザごとに設定することができるので、ユーザの業務内容などに応じて柔軟にボックス５の整理を行うことができる。例えば、事務職や秘書に就いているユーザのように画像形成装置１を使用する頻度が多いユーザに対しては閾値を大きく設定し、オフィスで仕事をすることの少ないユーザに対しては閾値を小さく設定することができる。
【００８１】
本実施形態では、整理モードが「マニュアル」であるユーザは、自分のボックス５のファイル合計サイズが閾値を超えている場合でも、画像形成装置１を使用することができたが、ファイルＦＬを削除するなどして閾値以下になるようにボックス５の中を整理しなければ画像形成装置１を使用することができないように制限を行ってもよい。または、その閾値よりも大きい第二の閾値を設けておき、ファイル合計サイズが第二の閾値を超えた場合に制限を行ってもよい。
【００８２】
操作パネル１ｄを操作してログオンした場合と端末装置２を操作してログオンした場合とで、マニュアルによるデータ量適切化処理の画面（図８参照）の構成を異なるようにしてもよい。例えば、前者の場合は、ファイルＦＬの削除、圧縮、および予め設定しておいた移動場所（図５参照）への退避の指令を与えるためのボタンを設け、後者の場合は、ファイルＦＬの削除、圧縮、およびユーザが操作している端末装置２への退避の指令を与えるためのボタンを設けてもよい。
【００８３】
所定の種類のファイルＦＬは、データ量適切化処理の対象から除外してもよい。例えば、ＦＡＸ受信によって得られたファイルＦＬは、オートデータ量適切化処理（図１２参照）の対象から除外してもよい。または、保存日時または最終使用日時が新しいファイルＦＬ（例えば、最近１ヶ月以内に保存されまたは使用されたファイルＦＬ）を除外してもよい。
【００８４】
セキュリティの保護のため、機密プリント機能に用いられるファイルＦＬおよび暗号化されて画像形成装置１に送信されてきたファイルＦＬは、端末装置２または他の画像形成装置１などに転送することができないようにしてもよい。または、これらのファイルＦＬについては、暗号化して転送するようにしてもよい。
【００８５】
ＴＩＦＦまたはＪＰＥＧなどのフォーマットのファイルＦＬのように、元々圧縮率の高いファイルについては、圧縮処理の対象から除外してもよい。
【００８６】
本実施形態では、整理モードが「オート」であるユーザのボックス５に対するデータ量適切化処理を、図１２で説明したような方法で一律に行ったが、ユーザごとに任意に処理方法を設定することができるようにしてもよい。
【００８７】
図１２の処理では、最終使用日時の古い順にファイルＦＬをユーザのボックス５から削除したが、他のファイルＦＬを優先的に削除するようにしてもよい。例えば、サーバ機または他の画像形成装置１に設けられているそのユーザの記憶領域（フォルダまたはボックス）にもファイルＦＬと同一のファイルが保存されている場合は、係るファイルＦＬをボックス５から削除するようにしてもよい。
【００８８】
本実施形態では、整理モードが「マニュアル」であるユーザのボックス５については、ログオン時のみにファイル合計サイズのチェックを行ったが、そのユーザがログオンしている間、定期的にチェックを行い、ファイル合計サイズが閾値を超えたことが検知できた場合は、整理を行うべき旨のメッセージを表示するようにしてもよい。
【００８９】
本実施形態では、ファイルＦＬとその所有者であるユーザとを、そのファイルＦＬをそのユーザのボックス５に保存することによって対応付けたが、これ以外の方法で両者を対応付けてもよい。例えば、ファイルＦＬのヘッダまたはフッタに、ユーザのユーザＩＤを記録しておくことによって対応付けてもよい。または、データベースによって対応関係を管理するようにしてもよい。
【００９０】
その他、ネットワークシステムＮＳ、画像形成装置１の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、データベースの構成、整理の処理の実行のタイミング、整理対象のファイルの種類などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【産業上の利用可能性】
【００９１】
本発明は、特に、複数のユーザによって共用されかつボックス機能がよく使用されるＭＦＰなどの画像処理装置に好適に用いられる。
【図面の簡単な説明】
【００９２】
【図１】本発明に係る画像形成装置を含むネットワークシステムの全体的な構成を示す図である。
【図２】画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】ハードディスクの記憶領域の割当ての例を示す図である。
【図４】ファイルの構成の例を示す図である。
【図５】ユーザ情報データベースの例を示す図である。
【図６】画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。
【図７】処理指令画面の例を示す図である。
【図８】ボックス管理画面の例を示す図である。
【図９】ユーザのログオン時における画像形成装置の処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１０】マニュアルデータ量適切化処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１１】画像形成装置の起動中におけるボックス管理のための処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１２】オートデータ量適切化処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００９３】
１  画像形成装置（画像処理装置）
１ｄ  操作パネル（通知手段、入力手段、指令受付手段、表示手段）
１ｆ  印刷ユニット（印刷手段）
１ｇ  ハードディスク（記憶媒体）
１ｈ  ネットワークインタフェース（通知手段、指令受付手段、画面データ送信手段）
１０１  ボックス管理部（データ管理手段）
１０２  合計サイズ算出部（合計サイズ算出手段）
１０３  サイズ超過判別部（サイズ超過判別手段）
１０４  画面出力処理部（通知手段、送信手段、表示手段、画面データ送信手段）
１０６  ファイル転送部（送信手段）
１０７  ファイル圧縮処理部（圧縮手段）
５  ボックス（記憶領域）
ＦＬ  ファイル（データ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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