(57)【要約】  【課題】  文書を電子メールを用いて簡易かつ安全に登録する。  【解決手段】  登録チケットメール発行依頼受付部１３０はユーザからウェブサーバ１１を介して登録チケットメールの発行依頼を受け取る。発行依頼にはユーザからつぎのパラメータが送られる。登録チケットメール作成部１３１は、ユーザから受け取ったパラメータ（登録に使用するメールアドレス、登録可能期限、登録場所等）に基づいて登録チケット情報を合成して登録チケットメールを作成する。登録チケット情報は、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ、Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏラベル、メール本文等に記述する。登録チケットメール作成部１３１が作成したメールは、メール発行・取り込み部１２によりユーザのメールアドレスに送信される。登録依頼メール受付部１３２は、ユーザから登録依頼メールをメール発行・取り込み部１２を介して受け付ける。文書登録制御部１３３は、メールの添付文書を登録場所に登録する。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書登録に必要な文書登録用データを電子メールに含ませてユーザのメールアカウントに送信する文書登録用データ送信手段と、
上記文書登録用データを含む文書登録用電子メールを受け取る電子メール受け取り手段と、
上記電子メール受け取り手段で受け取った文書登録用電子メールに含まれる文書を登録する文書登録手段とを実現するためにコンピュータで実行されることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項２】
文書登録用データは、文書登録用電子メールの発信元アカウント、文書登録可能期限、文書登録先、当該登録対象の文書のアクセス権限およびユーザＩＤの少なくとも１つを含む請求項１記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項３】
所定のユーザインタフェースを用いてユーザから文書登録用データの少なくとも一部を受け取る文書登録用データ受け取り手段と、
上記文書登録用データ受け取り手段により受け取った上記文書登録用データの少なくとも一部を用いて上記文書登録に必要な文書登録用データを含む電子メールを生成する手段とをさらに実現するためにコンピュータで実行される請求項１または２記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項４】
上記ユーザインタフェースはウェブサービスにより提供される請求項３記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項５】
上記文書登録に必要な文書登録用データは、文書管理装置自体が検証可能なハッシュデータが付加されている請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項６】
上記文書登録に必要な文書登録用データは、文書管理装置自体が復号可能な暗号鍵で暗号化されている請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項７】
上記文書登録用データ受け取り手段は、上記文書登録用電子メールの発信元アカウントとは別に、上記文書登録用データ送信手段が送信するユーザのメールアカウントを受け取る請求項３記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項８】
フォルダ中にフォルダまたは文書が含まれ、文書中にバージョンが含まれ、バージョン中にフォーマット対応データが含まれるときに、文書登録先は、フォルダ、文書およびバージョンのいずれかを指定して、フォルダ、文書、バージョンおよびフォーマット対応データのいずれかを登録する請求項２記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項９】
上記文書登録用データに上記文書登録用電子メールごとに一意な値を割り当て、文書登録にすでに用いられた文書登録用データの再利用を禁止する請求項１〜８のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項１０】
上記文書登録用データ送信手段が、所定のスケジュールに基づいて、文書登録に必要な文書登録用データを電子メールに含ませてユーザのメールアカウントに送信すると請求項１記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項１１】
上記文書登録用データ送信手段が、所定のイベントが発生したときに、文書登録に必要な文書登録用データを電子メールに含ませてユーザのメールアカウントに送信すると請求項１記載の文書管理用コンピュータプログラム。
【請求項１２】
文書登録に必要な文書登録用データを電子メールに含ませてユーザのメールアカウントに送信する文書登録用データ送信手段と、
上記文書登録用データを含む文書登録用電子メールを受け取る電子メール受け取り手段と、
上記電子メール受け取り手段で受け取った文書登録用電子メールに含まれる文書を登録する文書登録手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１３】
文書登録用データ送信手段により文書登録に必要な文書登録用データを電子メールに含ませてユーザのメールアカウントに送信するステップと、
電子メール受け取り手段により上記文書登録用データを含む文書登録用電子メールを受け取るステップと、
上記電子メール受け取り手段で受け取った文書登録用電子メールに含まれる文書を文書登録手段により登録するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、電子文書を管理する文書管理技術に関し、とくに、電子メールを用いて簡易かつ安全に文書を登録できるようにしたものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、蓄積された大量の電子文書を効率的に管理して利用するために、電子ファイリングシステム（文書管理装置ともいう）が普及してきている。特に、ネットワーク環境を利用したクライアントサーバ方式の電子ファイリングシステムは、多数の電子文書を集中管理するのに適しているため、多く普及している。
【０００３】
しかしながら、クライアントサーバ方式の電子ファイリングシステムでは、基本的には、利用するクライアントコンピュータの全てに、ファイリングシステムを利用するためのクライアントソフトウェアをインストールする必要があった。
【０００４】
このため、特許文献１（特開平１０−２５４７５２号公報）に記載の「電子ファイリングシステム」では、電子メールシステムを使用してファイリングシステムへアクセスできるようにした技術が提案されている。これによれば、クライアントコンピュータでは、汎用的なメールクライアントを利用してファイリングシステムへのアクセスが可能となる。
【０００５】
しかし、このようなメールクライアントによるファイリングシステムでのアクセスにおいては、そのユーザが正規のユーザであることを認証する方法が問題となる。多くの従来技術では差出人アドレスを元に認証を行っているが、これは容易に偽装が可能であり、安全に問題がある。特許文献２（特開２００２−７４０５公報）で提案されている文書管理システムでは本人認証を行なうためにメールにユーザＩＤ、パスワードを直接書き込むようにしているが、メールが盗み見られた場合、そのユーザになりすましてすべての操作を行うことが可能になってしまう。また、特許文献３（特開２０００−２１５１２３公報）で提案されている文書登録手法ではサーバー側にあらかじめ証明書を登録しておきメールには署名を行うようにしている。この方法は安全ではあるが、電子署名メールはあまり普及しておらず、また複数のアドレスを持つユーザにとって負担が大きい。
【０００６】
簡易でありながら安全な態様で電子メールによる文書の登録を行なえるようにすることが望まれる。
【特許文献１】特開平１０−２５４７５２号公報
【特許文献２】特開２００２−７４０５公報
【特許文献３】特開２０００−２１５１２３公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
この発明は、以上の事情を考慮してなされたものであり、クライアントコンピュータで専用のプログラムを利用することなく、メールによって安全に登録できる電子文書のファイリング技術（文書登録技術ともいう）を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の原理的な構成例では、上述した目的を達成するため、種々のパラメータの指定および認証をセキュアな接続上でのＷｅｂアクセス等で実施させ、それによってユーザのメールアドレス（以下ではメールアカウントともいう）に、電子ファイリングシステムから登録許可メール（以下では登録チケットメールともいう）を発行し、そのメールに対して返信を行うことによって電子文書を登録させる。
【０００９】
ユーザが指定するパラメータは例えば以下のようなものを含むが、これに限定されない。
【００１０】
（１）登録に使用するメールアドレス
（２）登録可能期限
（３）登録場所
（４）新規登録する文書のアクセス権
（５）ユーザＩＤ（通常のログイン時に用いるユーザＩＤ）
【００１１】
ユーザＩＤを含めることにより、電子ファイリングシステム側で受信したメールのアドレスからユーザを検索する必要が無くなる。ユーザＩＤは登録文書の所有者属性等になる。
【００１２】
メールに格納する情報は、例えば、
（１）暗号化して発行メールに含める（電子ファイリングシステムしか復号できないようにする）
（２）電子ファイリングシステムしか知らないデータを付加してハッシュを計算し、情報そのものとハッシュを加えて発行メールに含める
（３）サーバー側に保持し、発行メールはその情報に対応する乱数をかわりに含める
等の方法で処理し、偽装できないようにしておくが、これに限定されない。
【００１３】
上記の情報をメールに格納する場所としては、例えば、
（１）Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ（メッセージＩＤともいう）
（２）Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏラベル（Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏの「＜ａａａ＠ｂｂｂ．ｃｏ．ｊｐ等のメールアカウント＞」の前の氏名等を記述する部分
（３）メール本文
が使用できるが、これに限定されない。添付文書（バウンダリで分離した部分）として付けても良い。
【００１４】
格納場所（１）、（２）を用いた場合、単にメールツールで返信するだけで、通常Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダ、Ｔｏヘッダにそれぞれその情報が格納されるため、ユーザは一切意識することなく処理が行われる。格納場所（３）を用いた場合では、ユーザがメールを記述する際に、あやまってデータを削らないようにしなければならないが、データ量に制限がない。添付文書を用いた場合には添付文書も返信文に含ませる必要がある。
【００１５】
本発明では、発行されたメールは有効期限付きなので、かつ特定の登録場所にしか登録できる権限を持たないので、メールが盗み見られたとしてもパスワードを奪われる場合とは異なり盗聴者が得られる権限は非常に限られる。
【００１６】
また、一度使われたメールは無効にすることにより、あとから盗聴者がそのメールを使用することを禁じることもできる。
【００１７】
この構成では、登録許可メール（登録チケットメール）を登録用のアクセスチケットのように用い、その発行と使用とを分離し、使用時には証明書等を用いることなく簡易に登録を行なえるようにしている。安全性は登録チケットメールの発行時に担保できる。登録チケットメールの内容等を暗号化したり、ハッシュ関数により署名を付したりして改竄やなりすましにも対処できる。一度使用された登録チケットメールの内容が再利用されないようにしてさらに安全性を高めることができる。
【００１８】
また、このような構成のほかにある定期的にメールを配信するものや、条件はあらかじめ電子ファイリングシステムに記録させておき、何らかのトリガ（例えば外部からのメールや、電子ファイリングシステム内の変化）によってメール配信を行う構成であってもよい。
【００１９】
さらに本発明を後述する実施例の参照番号を用いつつ説明する。参照番号は説明の便宜上付したものであり、限定を目的とするものではない。
【００２０】
この発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、文書管理装置に、文書登録に必要な文書登録用データを電子メールに含ませてユーザのメールアカウントに送信する文書登録用データ送信手段（メール発行・取り込み部１２）と；上記文書登録用データを含む文書登録用電子メールを受け取る電子メール受け取り手段（依頼メール受付部１３２、メール発行・取り込み部１２）と；上記電子メール受け取り手段で受け取った文書登録用電子メールに含まれる文書を登録する文書登録手段（文書登録制御部１３３、文書リポジトリ１０）とを設けるようにしている。
【００２１】
この構成によれば、文書登録用のアクセスチケットとなる文書登録用データを電子メールで配布し、この電子メールに対して例えば文書を添付した上で返信することにより、簡易に文書登録を行なえる。セキュリティは文書登録用データを配布する手順等により確保できる。例えば、セキュアなウェブアクセスや、文書登録用データの暗号化や署名等のプロテクト等により実現できる。
【００２２】
この構成において、文書登録用データは、好ましくは、文書登録用電子メール（登録依頼メールともいう）の発信元アカウント、文書登録可能期限、文書登録先、当該登録対象の文書のアクセス権限およびユーザＩＤの少なくとも１つを含む。
【００２３】
また、さらに、所定のユーザインタフェースを用いてユーザから文書登録用データの少なくとも一部を受け取る文書登録用データ受け取り手段（ウェブサーバ１１、登録チケットメール発行依頼受付部１３０）と、上記文書登録用データ受け取り手段により受け取った上記文書登録用データの少なくとも一部を用いて上記文書登録に必要な文書登録用データを含む電子メールを生成する手段（登録チケットメール作成部１３１）とを設けても良い。
【００２４】
また、上記ユーザインタフェースはウェブサービスにより提供されることが好ましい。
【００２５】
また、上記文書登録に必要な文書登録用データは、文書管理装置自体が検証可能なハッシュデータが付加されていてもよいし、文書管理装置自体が復号可能な暗号鍵で暗号化されていてもよい。
【００２６】
上記文書登録用データ受け取り手段は、上記文書登録用電子メールの発信元アカウントとは別に、上記文書登録用データ送信手段が送信するユーザのメールアカウントを受け取るようにしてもよい。発信元アカウントを複数規定しても良い。
【００２７】
文書登録先としては、フォルダ、文書またはバージョンを指定して、フォルダ、文書、バージョンまたはフォーマット対応データを登録してもよい。この場合、フォルダ中にフォルダまたは文書が含まれ、文書中にバージョンが含まれ、バージョン中にフォーマット対応データが含まれる。フォーマット対応データは、例えばオリジナルの文書フォーマット、テキストフォーマット、ウェブフォーマット、要約等である。
【００２８】
また、上記文書登録用データに上記文書登録用電子メールごとに一意な値を割り当て、文書登録にすでに用いられた文書登録用データの再利用を禁止するようにすることが好ましい。
【００２９】
上記文書登録用データ送信手段は、所定のスケジュールに基づいて、または所定のイベントが発生したときに、文書登録に必要な文書登録用データを電子メールに含ませてユーザのメールアカウントに送信するようにしてもよい。返信メールでなく転送メールで文書登録を依頼しても良い。
【００３０】
なお、この発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品もこの発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。
【００３１】
この発明の上述の側面および他の側面は特許請求の範囲に記載され以下実施例を用いて詳述される。
【発明の効果】
【００３２】
この発明によれば、電子メールを用いて簡易かつ安全に文書を登録することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３３】
以下、この発明の実施例について説明する。
【００３４】
図１は、本発明の実施例の電子ファイリングシステム１００およびその利用環境を示している。要約すれば、この実施例では、ユーザはウェブ環境で電子ファイリングシステム１００に登録チケットメールの発行依頼を行い、電子ファイリングシステム１００から登録チケットメールを受け取り、この登録チケットメールの返信メールを登録依頼メールとして電子ファイリングシステム１００に依頼して文書の登録を行なう。
【００３５】
図１において、電子ファイリングシステム１００、メールサーバ２００、クライアント端末３００等が通信ネットワーク４００に接続されている。通信ネットワーク４００は典型的にはインターネットであるが、これに限定されず、広域プライベートネットワーク、構内通信ネットワーク（ＬＡＮ）等であってもよい。
【００３６】
メールサーバ２００は例えばＰＯＰ３サービスやＳＭＴＰサービスを提供する典型的なメールサーバである。クライアント端末３００は、ブラウザ３０１やメールクライアント（メールエージェント）３０２を有する。
【００３７】
電子ファイリングシステム１００は、例えば、サーバコンピュータ１００ａ上に構成されている。もちろん、複数のサーバコンピュータで複合的に構成されてもよい。電子ファイリングシステム１００はサーバコンピュータ１００ａのハードウェア資源およびソフトウェア資源により各機能（手段）を実現する。この例では、電子ファイリングシステム１００は、文書リポジトリ（文書管理装置）１０、ウェブサーバ（ウェブサービス、Ｗｅｂサーバともいう）１１、メール発行・取り込み部（メールクライアント機構、メーラー、メールエージェントともいう）１２および管理部１３等を含んで構成されている。管理部１３は、ウェブサーバ１１のＣＧＩプログラム等で構成しても良いし、アプリケーションサーバ（アプリケーションサービス）により構成しても良い。管理部１３は模式的に後述する機能ブロックを構成するが、これらを構成できればどのようなものでもよい。
【００３８】
文書リポジトリ１０は、単独で、またはウェブサーバ１１と協同してユーザからのログインを受け付け、文書の登録、閲覧、検索等の文書管理を行なう。アクセス権限の管理も行なう。ウェブサーバ１１は、文書リポジトリ１０への直接のログイン等のユーザインタフェースを提供するほかに、登録チケットメールの発行依頼用のユーザインタフェースも提供する。文書リポジトリ１０への直接のログイン等のユーザインタフェースは通常のものである。登録チケットメールの発行依頼用のユーザインタフェースについては後に詳述する。メール発行・取り込み部１２は管理部１３の制御の下で登録チケットメールを発行し、また登録依頼メールを受け取るものである。
【００３９】
管理部１３は、例えば図２に模式的に示すように、登録チケットメール発行依頼受付部１３０、登録チケットメール作成部１３１、登録依頼メール受付部１３２、文書登録制御部１３３等を含んで構成される。
【００４０】
登録チケットメール発行依頼受付部１３０はユーザからウェブサーバ１１を介して登録チケットメールの発行依頼を受け取るものである。発行依頼にはユーザからつぎのパラメータが送られる。
【００４１】
（１）登録に使用するメールアドレス
（２）登録可能期限
（３）登録場所
（４）新規登録する文書のアクセス権
（５）ログイン時に確定するユーザＩＤ
【００４２】
ユーザＩＤを登録チケットメール（登録許可メール）に格納する情報に含めることにより、電子ファイリングシステム１００側で受信したメールのアドレスからユーザを検索する必要が無くなる。
【００４３】
登録チケットメール作成部１３１は、ユーザから受け取ったパラメータに基づいて登録チケット情報を合成して登録チケットメールを作成する。登録チケット情報は、例えば、つぎのように合成できる。
【００４４】
（１）パラメータからなる基本情報を電子ファイリングシステムしか復号できないように暗号化する。
（２）パラメータからなる基本情報に電子ファイリングシステムしか知らないデータを付加してハッシュを計算し、情報そのものとハッシュとを結合する。
（３）電子ファイリングシステム（サーバー）側に保持し、その情報に対応する乱数を用いる。
【００４５】
これにより、偽装できないようにしておく。
【００４６】
登録チケット情報は、
（１）Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ
（２）Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏラベル
（３）メール本文
に記述する。（１）、（２）の格納場所を採用したときには、単にメールツールで返信するだけで、通常Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−ＴｏヘッダまたはＴｏヘッダにその情報が格納されるため、ユーザは一切意識することなく処理が行われる。（３）の格納場所を採用したときは、ユーザがメールを記述する際に、あやまってデータを削らないようにしなければならないが、データ量に制限がない。
【００４７】
登録チケットメール作成部１３１が作成したメールは、メール発行・取り込み部１２によりユーザのメールアドレス（登録に使用するメールアドレスでもよいし、別のアドレスでも良い）に送信される。
【００４８】
登録依頼メール受付部１３２は、ユーザから登録依頼メールをメール発行・取り込み部１２を介して受け付ける。登録依頼メール受付部１３２は、適宜、暗号文の復号、ハッシュの検証等を行ない、（１）登録に使用するメールアドレス、（２）登録可能期限、（３）登録場所、（４）新規登録する文書のアクセス権、（５）ユーザＩＤを取り出す。し、登録対象の添付文書とともに文書登録制御部１３３に供給する。（１）の登録に使用するメールアドレスによりメール発振元の認証も行なえる。（２）の登録可能期限で登録依頼の有効性をチェックできる。文書登録制御部１３３は、（３）登録場所、（４）新規登録する文書のアクセス権、（５）ユーザＩＤの他に添付文書を受け取り、文書リポジトリにアクセスし、添付文書を登録場所に登録し、アクセス権を設定し、文書属性を設定する。
【００４９】
本発明では、発行されたメールは有効期限付きなので、かつ特定の登録場所にしか登録できる権限を持たないので、メールが盗み見られたとしてもパスワードを奪われる場合とは異なり盗聴者が得られる権限は非常に限られる。
【００５０】
また、一度使われたメールは無効にすることにより、あとから盗聴者がそのメールを使用することを禁じることもできる。
【００５１】
つぎに実施例の動作について説明する。
【００５２】
図３は、本実施例のデータ（メール）の流れの概略を示しており、この図において、クライアント端末３００（Ａ）のブラウザ３０１が登録チケット発行依頼のサービスに図８に示すようなユーザインタフェースを用いてログインし（Ｘ１）、図９に示すように所望ドメインのフォルダ構成を閲覧し、登録先のフォルダまたは文書を指定して文書登録メール発行ボタンを操作する。そうすると、図１０に示すようなパラメータ入力画面が表示され、所定のパラメータを入力してパラメータを送信する（Ｘ２）。なお、「登録メール送付アドレス」は、システムが登録メールを送付べきメールアカウントを示し、「登録アドレス」は、文書登録を行なうメールアカウントを示す。例えば、登録メールは会社において携帯型パーソナルコンピュータで受け取り、この携帯型パーソナルコンピュータを出先に持ち出して文書登録するときには、会社のメールアカウントを「登録メール送付アドレス」とし、出先で利用可能なメールアカウントを「登録アドレス」として指定する。
【００５３】
電子ファイリングシステム１００は登録メール発行依頼を受けて登録メールを作成してメールサーバ２００に送信する（Ｘ３）。ユーザは例えばクライアント端末３００（Ｂ）のメールクライアント３０２を用いて登録メールを受け取り（Ｘ４）、登録対象の文書を添付して返信メールとしてメールサーバ２００に送信する（Ｘ５）。電子ファイリングシステム１００は返信メールをメールサーバ２００から取りだして（Ｘ６）、指定されたパラメータに応じて添付文書を文書リポジトリ１０に登録する（Ｘ７）。この後電子ファイリングシステム１００は登録したことを通知する登録結果メールをメールサーバ２００を介してユーザに配信する（Ｘ８、Ｘ９）。
【００５４】
図４は登録メールの発行処理例を示しており、図５は文書の登録処理例を示している。ここでは、登録チケット情報を（２）パラメータからなる基本情報に電子ファイリングシステムしか知らないデータを付加してハッシュを計算し、情報そのものとハッシュとを結合して合成し、登録チケット情報の格納場所としてＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを用いた。
【００５５】
図４の示す処理は以下のとおりである。
【００５６】
［ステップＳ１０］：まず図８に示すログイン画面でユーザ名、パスワード、ドメインを入力してログインを要求する。
［ステップＳ１１］：ログイン認証を行なって失敗であれば処理を終了し、成功であればステップＳ１２に進む。
［ステップＳ１２］：メールアドレス、登録先、有効期限等のパラメータを図９および図１０に示す画面を用いて入力する。
［ステップＳ１３］：ユーザが登録先に書き込み権限を持つかどうかを判別し、持たなければ処理を終了し、持っていれば、ステップＳ１４へ進む。
［ステップＳ１４］：有効期限が所定の基準に基づいて過剰に長くないかを判別し、過剰に長い場合には処理を終了し、有効期限が適切な場合にはステップＳ１５へ進む。
［ステップＳ１５］：ユーザデータ（登録先の識別子＋メールアドレスのハッシュ値＋有効期限）とファイリングシステムのみが知るランダムデータとを連結したもの（連結データ）のハッシュ値を計算し、連結データ＋ハッシュ値からＭｅｓｓａｇｅ  ＩＤを生成する。なお、ハッシュにより、メールアドレスおよび連結データ全体に２回に分けて署名している。
［ステップＳ１６］：Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤを用いてメールを発行する。
【００５７】
図５の文書登録処理は以下のとおりである。
【００５８】
［ステップＳ２０］：ユーザから文書登録依頼メールを取得する。
［ステップＳ２１］：文書登録依頼メールのＩｎ−Ｒｅｐｌａｙ−ＴｏヘッダのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを取得する。このＩｎ−Ｒｅｐｌａｙ−ＴｏヘッダのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤは、登録メールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤ、すなわちユーザが文書登録用に指定したパラメータを内在するものである。
［ステップＳ２２］：Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤから取りだしたユーザデータ（登録先の識別子＋メールアドレスのハッシュ値＋有効期限）とファイリングシステムのみが知るランダムデータとを連結したもののハッシュ値を計算し、このハッシュ値が、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ中のハッシュ値と一致しているかどうかを判別する。一致していなければ改竄等があったとして処理を終了する。一致していればステップＳ２３へ進む。
［ステップＳ２３］：送信元のメールアドレスのハッシュ値を計算し、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤに含まれているハッシュ値と一致しているかどうかを判別する。一致しなければ、正当な登録者でないとして処理を終了する。一致していれば、ステップＳ２４へ進む。
［ステップＳ２４］：Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤで指定されている登録場所に添付ファイルを格納する。
［ステップＳ２５］：文書登録内容を記載した登録結果メールをユーザに配信する。
【００５９】
図６は発信されるメールの例である。メールの本文には、新しく登録する文書の属性を記入するためのテンプレートにすることもできる。図７はそのようなメールの例である。
【００６０】
ユーザは図８のようなログイン画面から電子ファイリングシステムにログインを行う。ログイン後は図９のような画面をナビゲートしてフォルダの階層構造を辿ったり中身をみることが出来る。文書登録メール発行ボタンを押すと、図１０のような、そのフォルダに登録するためのメールを発行するためのＵＩを呼び出すことができる。
【００６１】
また、図９から文書のプロパティボタンを押すことにより、図１１のような、文書のプロパティ画面に遷移できる。この画面のバージョン登録メール発行ボタンを押すことにより、図１２のような、新規バージョンを登録するためのメールを発行するためのＵＩを呼び出すことができる。
【００６２】
なお、この発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。例えば、上述の例では登録チケットメールに対する返信メールを用いて文書を登録するようにしたが、転送メールを用いても良い。この場合、転送メールを解析して文書登録のパラメータを抽出するようにする。また、上述では登録メールアドレスを１つとしたが複数の登録メールアドレスを渡して複数の登録メールアドレスで文書登録作業を行なえるようにしても良い。また、ブラウザとメールクライアントは別のクライアントマシンであってもよいし、同一のクライアントマシンであっても良い。また、このような構成のほかにある定期的にメールを配信するものや、条件をあらかじめ電子ファイリングシステムに記録させておき、何らかのトリガ（例えば外部からのメールや、電子ファイリングシステム内の変化、管理者等からの指示）によってメール配信を行う構成であってもよい。登録チケットメールに埋め込まれる登録用の情報は、それを解析して抽出する構成を採用すれば、種々のメールヘッダ、ボディ（バウンダリで分離された添付ファイル領域を含む）に含ませることができる。
【００６３】
なお、上述とは異なるが、登録チケット情報をウェブベースで受け取りこれをメール本文に転記して文書登録依頼メールとすることもできる。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】本発明の実施例の電子ファイリングシステムおよび利用環境の例を説明する図である。
【図２】上述実施例の電子ファイリングシステムの管理部の構成例を模式的に示すブロック図である。
【図３】上述実施例の各エンティティ間のデータのやり取りを示すシーケンス図である。
【図４】上述実施例の登録メールの発行処理の例を説明するフローチャートである。
【図５】上述実施例の文書登録の処理の例を説明するフローチャートである。
【図６】上述実施例の登録チケットメールの例を説明する図である。
【図７】上述実施例の登録チケットメールの他の例を説明する図である。
【図８】上述実施例のログイン画面の例を説明する図である。
【図９】上述実施例の登録先指定画面の例を説明する図である。
【図１０】図９の登録先の指定と併せて指定されるパラメータを入力する画面の例を説明する図である。
【図１１】上述実施例で登録先として文書を指定していするとき（新規バージョンを登録するとき）の画面の例を説明する図である。
【図１２】図１１の文書の指定と併せて指定されるパラメータを入力する画面の例を説明する図である。
【符号の説明】
【００６５】
１０      文書リポジトリ
１１      ウェブサーバ
１２      メール発行・取り出し部
１３      管理部
１００ａ      サーバコンピュータ
１００      電子ファイリングシステム
１３０      登録チケットメール発行依頼受付部
１３１      登録チケットメール作成部
１３２      登録依頼メール受付部
１３３      文書登録制御部
２００      メールサーバ
３００      クライアント端末
３０１      ブラウザ
３０２      メールクライアント
４００      通信ネットワーク
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図１】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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