(57)【要約】【課題】ランダムに収容された文書であっても、ＲＦＩＤと文書名，キーワードを一致させて、ユーザが文書名やキーワード等で該当する文書の収容場所を容易に知り得るようにすること。【解決手段】ＲＦＩＤ１０４を文書１０９に付着しておき、また利用者毎に文書の関連情報と前記紙文書に付されたＲＦＩＤ１０４に記憶されるＩＤ情報とを紐つけてサーバ１０１に登録しておき、保管棚１０５のスロット１０８内に収容された文書に付着されるＲＦＩＤからＲＦＩＤリーダ１０７がＩＤ情報を読み取り、該読み取られたＩＤ情報と該スロットを特定する情報とを保管棚１０５からサーバ１０１に通知し、指定される検索条件で前記登録される前記文書の関連情報を検索して前記検索条件に対応する文書の関連情報に紐つけられたＩＤ情報を取得し、該ＩＤ情報に対応する前記スロットを前記保管棚１０５から通知された情報に基づいて特定し表示装置１０６に提示する構成を特徴とする。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書に付着可能な固有のＩＤ情報を記憶するＲＦＩＤと、文書を収容可能な複数のスロットを有する収容装置と、サーバ装置を有する文書保管システムにおいて、
前記収容装置は、
前記スロット内に収容された文書に付着されるＲＦＩＤから該ＲＦＩＤ固有のＩＤ情報を読み取り可能な前記各スロット毎のＲＦＩＤリーダと、
前記各ＲＦＩＤリーダにより読み取られたＩＤ情報と該スロットを特定する情報とをサーバ装置に通知する通知手段と、
を有するものであり、
前記サーバ装置は、
利用者毎に前記文書の関連情報と前記紙文書に付されたＲＦＩＤに記憶されるＩＤ情報とを紐つけて登録する登録手段と、
指定される検索条件で前記登録手段に登録される前記文書の関連情報を検索して前記検索条件に対応する前記文書の関連情報に紐つけられたＩＤ情報を取得し、該ＩＤ情報に対応する前記スロットを前記通知手段から通知される情報に基づいて特定する検索手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記収容装置は、前記各スロット毎の表示手段を有し、
前記サーバ装置は、前記検索手段が特定した前記検索条件に対応するスロットの表示手段を、強調表示させる制御手段を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書の関連情報は、文書名を含むものであり、
前記制御手段は、前記検索手段が特定した前記検索条件に対応するスロットの表示手段に、前記検索条件に対応する文書名を表示させることを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書の関連情報は、複数のキーワードを含むことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記制御手段は、前記通知手段から通知されるＩＤ情報に対応する情報が前記登録手段に登録されていない場合には、該ＩＤ情報に対応する前記文書の関連情報を入力させ、該入力された文書の関連情報と前記ＩＤ情報とを紐つけて前記登録手段に新規登録させることを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
文書に付着可能な固有のＩＤ情報を記憶するＲＦＩＤと、文書を収容可能な複数のスロットと、前記スロット内に収容された文書に付着されるＲＦＩＤから該ＲＦＩＤ固有のＩＤ情報を読み取り可能な前記各スロット毎のＲＦＩＤリーダとを有する収容装置と、利用者毎に前記文書の関連情報と前記紙文書に付されたＲＦＩＤに記憶されるＩＤ情報とを紐つけて登録する登録手段を有するサーバ装置を有する文書保管システムにおける文書管理方法において、
前記各ＲＦＩＤリーダにより読み取られたＩＤ情報と該スロットを特定する情報とを収容装置からサーバ装置に通知する通知ステップと、
指定される検索条件で前記登録手段に登録される前記文書の関連情報を検索して前記検索条件に対応する前記文書の関連情報に紐つけられたＩＤ情報を取得し、該ＩＤ情報に対応する前記スロットを前記通知ステップで通知される情報に基づいて特定する検索ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
請求項６に記載された文書管理方法をコンピュータが実行するためのプログラム。
【請求項８】
請求項６に記載された文書管理方法をコンピュータが実行するためのプログラムをコンピュータが読み取り可能に記憶した記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書の収容場所を管理する文書管理システムおよび文書管理方法およびプログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、紙文書は、クリップ、ホチキス及びバインダで綴じ、個人の暗黙のルールに基づいて保管されていた。文書が個人管理である場合は、個人のわかりやすい方法で配列、纏め等の好みの保管方法が便利であり、苦痛も少なく行われている。しかし、紙文書が大量になり、多数の者と共有して使用するようになると、当該文書の行方や保管場所が他人が使用した後は、元あった場所が保証されない事態が発生する。そのため、保管ルールが設けられたり、保管場所の固定化といった措置がとられていた。特許文献１はこの問題について、保管場所が変更になっても、ＲＦＩＤを文書の認識番号と一致させ、その保管場所が変更されても、自動的に新棚番号として提供することで解決しようとしている。
【特許文献１】特開２００４−２３８１４３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、特許文献１に記載のシステムでは、棚番号が文書と一致しても、文書を容易に検索できるとは限らない。文書が個人管理のものであれば、文書の保管場所がバラバラでも、好みの配置や置き場所記憶で、スムーズに検索することが期待できるが、多数の者の共通利用文書であった場合は、形式的な固定された文書保管ルールに従わざるを得なくなり、文書を見つけることが困難になってしまう等の問題点があった。
【０００４】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、固有のＩＤ情報が記憶するＲＦＩＤを文書に付着しておき、利用者毎に前記文書の関連情報と前記紙文書に付されたＲＦＩＤに記憶されるＩＤ情報とを紐つけて登録しておき、文書を収容可能な複数のスロット内に収容された文書に付着されるＲＦＩＤから該ＲＦＩＤ固有のＩＤ情報を読み取り、該読み取られたＩＤ情報と該スロットを特定する情報とを収容装置からサーバ装置に通知し、指定される検索条件で前記登録される前記文書の関連情報を検索して前記検索条件に対応する前記文書の関連情報に紐つけられたＩＤ情報を取得し、該ＩＤ情報に対応する前記スロットを前記収容装置から通知される情報に基づいて特定し、該特定したスロットを提示することにより、ランダムに収容された文書であっても、ＲＦＩＤと文書の関連情報（文書名，キーワード）を一致させて、ユーザが文書名やキーワード等で該当する文書を容易に検索できるようにし、その収容場所をユーザに提示することができる文書管理システムおよび文書管理方法およびプログラムおよび記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明は、文書に付着可能な固有のＩＤ情報を記憶するＲＦＩＤと、文書を収容可能な複数のスロットを有する収容装置と、サーバ装置を有する文書保管システムにおいて、前記収容装置は、前記スロット内に収容された文書に付着されるＲＦＩＤから該ＲＦＩＤ固有のＩＤ情報を読み取り可能な前記各スロット毎のＲＦＩＤリーダと、前記各ＲＦＩＤリーダにより読み取られたＩＤ情報と該スロットを特定する情報とをサーバ装置に通知する通知手段と、を有するものであり、前記サーバ装置は、利用者毎に前記文書の関連情報と前記紙文書に付されたＲＦＩＤに記憶されるＩＤ情報とを紐つけて登録する登録手段と、指定される検索条件で前記登録手段に登録される前記文書の関連情報を検索して前記検索条件に対応する前記文書の関連情報に紐つけられたＩＤ情報を取得し、該ＩＤ情報に対応する前記スロットを前記通知手段から通知される情報に基づいて特定する検索手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、固有のＩＤ情報を記憶するＲＦＩＤを文書に付着しておき、利用者毎に前記文書の関連情報と前記紙文書に付されたＲＦＩＤに記憶されるＩＤ情報とを紐つけて登録しておき、文書を収容可能な複数のスロット内に収容された文書に付着されるＲＦＩＤから該ＲＦＩＤ固有のＩＤ情報を読み取り、該読み取られたＩＤ情報と該スロットを特定する情報とを収容装置からサーバ装置に通知し、指定される検索条件で前記登録される前記文書の関連情報を検索して前記検索条件に対応する前記文書の関連情報に紐つけられたＩＤ情報を取得し、該ＩＤ情報に対応する前記スロットを前記収容装置から通知される情報に基づいて特定し、該特定したスロットを提示するので、ランダムに収容された文書であっても、ＲＦＩＤと文書の関連情報（文書名，キーワード）を一致させて、ユーザが文書名やキーワード等で該当する文書を容易に検索できるようにし、その収容場所をユーザに提示することができる等の効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
〔第１実施形態〕
本発明は、ＲＦＩＤを利用した文書検索システムに関するものである。
【０００８】
図１は、本発明の第１実施形態を示す文書管理システムの全体構成の一例を示すシステム構成図である。
【０００９】
本実施形態では、図１に示すように、紙文書１０９を、ＲＦＩＤ付きクリップ（以下、ＲＦＩＤクリップという）１１０で挟み、保管棚（収容棚）１０５のスロット１０８に配置する。なお、配置場所は不定である。
【００１０】
ＲＦＩＤクリップ１１０には、ＲＦＩＤ１０４が付着されており、ＲＦＩＤ１０４に記憶されているＩＤは、ＲＦＩＤクリップ１１０で文書を挟んだ状態で、当該文書に対する一意の認識番号となる。即ち、人間は文書名でシステムは、ＲＦＩＤ１０４のＩＤで文書を認識する。
【００１１】
ＲＦＩＤクリップ１１０に挟まれた文書は、保管棚１０５に配置されると、保管棚のＲＦＩＤリーダ１０７がＲＦＩＤ１０４を読み取り、該読み取った情報をサーバ１０１に通信網３００を介して送信する。
【００１２】
文書名は、文書が保管（収容）されている該当の棚（スロット１０８）の上部にある表示装置１０６に表示される。この文書名は、新たに文書を棚に配置した際に、ユーザの登録操作によりサーバの文書ＤＢに登録されたものである。
【００１３】
文書の取り出し／返却の際には、ユーザがＩＣカードリーダ１１１に自らのＩＣカード１１２をかざして読み取らせることにより、当該行為者を自動的に文書ＤＢに登録することができる。
【００１４】
サーバの表示装置１０２は、文書登録，文書検索，キーワード登録、その他の処理を実行する。なお、ＲＦＩＤクリップ１１０のＲＦＩＤ１０４には、ＲＦＩＤ１０４のＩＤのみが登録されている。なお、使用されていないＲＦＩＤクリップはまとめて保管されており、利用時、制約無く、どのＲＦＩＤクリップでも使用可能である。
【００１５】
また、保管棚のスロットには、複数の文書を入れることができ、文書名も該当分が表示される。ただし、文書並び順に表示されるとは限らない。
【００１６】
以上示したように、本発明は、ＲＦＩＤ付クリップで紙文書を挟み、ＲＦＩＤ情報に基づいて、その保管場所を提示するシステムである。
【００１７】
図２は、図１に示した文書管理システムを構成するサーバ１０１，保管棚１０５のハードウエア構成の一例を示すブロック図であり、図１と同一のものには同一の符号を付してある。
【００１８】
図２に示すように、サーバ１０１は、通信網３００を介して、保管棚１０５と通信可能である。
【００１９】
サーバ１０１において、２１０１はＣＰＵで、ＲＯＭ２１０３又は外部メモリ（例えば、ハードディスク，フレキシブルディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等どのような記憶装置であってもよい）２１０４に格納されたプログラムをＲＡＭ２１０２上にロードして実行することにより、サーバ全体を制御する。ＲＡＭ２１０２は、ＣＰＵ２１０１の作業領域として使用される。
【００２０】
２１０９は通信インタフェースで、通信網３００（無線であっても有線であってもよい）への接続を可能とする。２１０６は入力装置で、キーボードやマウス等のポインティングデバイス等に相当する。表示装置１０２，ＣＲＴ，ＬＣＤ等で構成される。
【００２１】
また、外部メモリ２１０４には、後述する図５に示す文書データベース１２０６，個人情報データベース１２０８から構成されるＤＢ２１０５が構築されている。
【００２２】
次に、保管棚１０５において、２２０４はＣＰＵで、ＲＯＭ２２０６又は外部メモリ（例えば、ハードディスク，フレキシブルディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等どのような記憶装置であってもよい）２２０７に格納されたプログラムをＲＡＭ２２０５上にロードして実行することにより、保管棚１０５全体を制御する。ＲＡＭ２２０５は、ＣＰＵ２２０４の作業領域として使用される。
【００２３】
２２０３は通信インタフェースで、無線ネットワーク３００（有線のネットワークであってもよい）への接続を可能とする。
【００２４】
また、図１にも示したように、保管棚１０５には、スロット毎に設けたＲＦＩＤリーダ１０７群、表示装置１０６群及びＩＣカードリーダ群１１１が設けられている。
【００２５】
以下、図３〜図５を参照して、文書を新たにＲＦＩＤクリップで挟み、保管棚１０５のスロットに入れた場合の新規登録方法について説明する。
【００２６】
図３は、新規の文書をＲＦＩＤクリップで挟み、保管棚のスロットに入れた場合の新規登録の方法を示した図である。
【００２７】
登録のされていないＲＦＩＤクリップ３０２を新たに文書３０３に挟み、スロット１０８に入れると、サーバ１０１の表示装置１０２に文書登録画面３０１が表示され、当該文書は、挟まれたＲＦＩＤクリップのＲＦＩＤのＩＤを認識番号としてサーバ１０１内の文書ＤＢに登録される。このとき、ＩＣカード１１２をＩＣカードリーダ１１１にかざせば、サーバ１０１は、登録者や文書所有者を該ＩＣカード情報に基づいて登録する。
【００２８】
文書名や物理フォルダパス名（文書の全体共通のフォルダ階層として公に定義したもの）及び個人フォルダパス名（個人が検索、管理しやすいように、文書を自己の発想に基づくフォルダ階層構造を論理的に形成したもの）は、登録者による入力装置１０６からの入力に基づくものである。
【００２９】
図４は、本発明の文書管理システムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、文書の新規登録処理に対応する。なお、図中、Ｓ４０１，Ｓ４０２は登録者による操作に対応するステップである。また、Ｓ４１１〜Ｓ４１３は保管棚１０５の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２２０４がＲＯＭ２２０６又は外部メモリ２２０７に格納されるプログラムをＲＡＭ２２０５にロードして実行することにより実現される。さらに、Ｓ４２１〜Ｓ４２３はサーバ１０１の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２１０１がＲＯＭ２１０３又は外部メモリ２１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２１０２にロードして実行することにより実現される。
【００３０】
まず、ステップＳ４０１において、登録者が、新たに文書３０３を適当な空きのＲＦＩＤクリップ３０２で挟み、保管棚１０５のスロット１０８に入れる。また、この際、登録者は、ＩＣカード１１２をＩＣカードリーダ１１１にかざす。
【００３１】
すると、保管棚１０５では、ＲＦＩＤリーダ１１１により新たにスロットに挿入されたＲＦＩＤからＩＤが読み取られ、また、ＩＣカードリーダ１１１により登録者のＩＣカード１１２から登録者の情報が読み取られる。
【００３２】
そして、ステップＳ４１２において、ＣＰＵ２２０４は、ステップＳ４１１で、読み取ったＩＣカード１１２内の登録者等の情報と、ＲＦＩＤのＲＦＩＤ情報とをサーバ１０１に送信する。
【００３３】
次に、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、保管棚１０５から登録者等の情報とＲＦＩＤ情報とを受け取ると、ステップＳ４２１において、ＣＰＵ２１０１は、保管棚１０５から受信したＲＦＩＤのＩＤをキーとして、文書ＤＢに対して登録文書を検索し、ステップＳ４２２において、検索結果を判定する。
【００３４】
そして、ステップＳ４２２で、ＣＰＵ２１０１が、検索できなかったと判定した場合には、新規登録と判定して、図示しないステップにおいて、新規文書の文書情報レコードの口座を文書ＤＢ１２０６（図５）に、及び個人情報目録情報レコードの口座を個人情報ＤＢ１２０８（図５）に新規作成して登録する。そして、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、図３に示した文書登録画面を表示装置１０２に表示し、該文書登録画面からの文書名等の登録を促す。なお、この際、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、保管棚１０５から受け取ったＩＣカード情報に基づいて個人ＤＢ１２０８を検索し所有者ＩＤや名称等を取得し、文書登録画面に表示する。
【００３５】
そして、ステップＳ４０２において、登録者から入力装置２１０６を用いて、文書名，物理フォルダパス名，個人の論理フォルダパス名，キーワード検索用の概念キーワード等が入力され登録指示がなされると、ステップＳ４２４において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書名，物理フォルダパス名，所有者ＩＤ，名称等を文書ＤＢ１２０６に登録し、また、個人の論理フォルダパス名（個人フォルダ名）やキーワード検索用の概念キーワードを個人情報ＤＢ１２０８の個人文書目録に登録し、ステップＳ４２２に処理を戻す。
【００３６】
一方、ステップＳ４２２で、ＣＰＵ２１０１が、検索できたと判定した場合には、既存文書の返却とみなして、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ４２１の検索処理で取得した文書名を保管棚１０５に送信する（Ｓ４２３）。なお、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、図示しないステップで、文書が返却されたときの日付や返却者等のデータを文書ＤＢ１２０６に記録し、処理を終了する。
【００３７】
そして、保管棚１０５のＣＰＵ２２０４は、ステップＳ４１３において、サーバ１０１から受信した文書名を該当する表示装置に表示する。
【００３８】
図５は、本発明の文書管理システムにおけるデータベース構成の一例を示す図である。
【００３９】
文書ＤＢ１２０６は、文書１件毎のＲＦＩＤ識別番号（ＩＤ）をキーとする文書情報１２０７の集まりである。
【００４０】
また、個人情報ＤＢ１２０８は、ＩＣカードの識別番号（ＩＤ）と一致し当該個人ＩＤをキーとする個人情報を管理する個人情報レコード１２０９と、その階層として、個人情報の下に個人が管理する文書毎の個人文書目録情報１２１０の集まりである。
【００４１】
文書情報１２０７のレコードを構成する項目は、ＲＦＩＤ識別番号，文書名，物理的フォルダパス名，文書所有者（部門）ＩＤ，文書所有者名（部門名），登録日，登録者個人ＩＤ，保管／貸し出し別コード，保管棚ＩＤ，保管棚名，ブロック番号，フライト番号，スロット番号，貸し出し者個人ＩＤ，貸出日，返却日，消去日，その他の情報から構成される。
【００４２】
「ＲＦＩＤ識別番号（ＩＤ）」が第１のキーであり、文書検索を実施するときに利用する。また、文書一覧では、第２キーである物理フォルダパス名を使用する。
【００４３】
「保管／貸し出し別コード」が「Ｈ」の場合は、文書が保管棚に存在し、「保管棚名」及び「スロット番号」にその所在が記録される。また、「保管／貸し出し別コード」が「Ｒ」の場合は、貸し出し中であり、「貸し出し者個人ＩＤ」〜「返却日」に貸し出しに関する情報が記録される。さらに、「保管／貸し出し別コード」が「Ｄ」の場合は、文書は消去済みであり、「消去日」が記録される。
【００４４】
個人情報ＤＢ１２０８では、個人情報レコード１２０９のキーは「個人ＩＤ（ＩＣカードの識別番号）」であり、その付属レコードの個人文書目録１２１０は「個人フォルダパス名」を第１のキーとして昇順に、「文書のＲＦＩＤの識別番号（ＩＤ）」を第２のキーとして内蔵する。
【００４５】
キーワードは、「キーワード登録一覧」に複数個羅列される。この更新は、後述する図１１に示す文書一覧画面から可能である。
【００４６】
なお、本実施形態で用いる各種画面、個人情報ＤＢを形成する個人情報登録／更新／削除画面１１０１、文書のフォルダた登録事項のメンテナンスが実行できる全社／部門の文書一覧画面１００１，１００２、新規文書が登録されるときの登録画面３０１、個人文書目録から文書を検索する文書検索画面５０１、キーワードにより文書を検索する検索画面７０１に表示される各種データは、文書ＤＢ１２０６，個人ＤＢ１２０８に格納されるデータから生成される。
【００４７】
以下、図６，図７を参照して、ＩＣカード１１２情報の個人ＩＤで自動検索された個人文書目録から文書検索をする方法について説明する。
【００４８】
図６は、検索者が個人文書目録を表示して文書検索をする方法を説明した図である。なお、サーバ１０１にＩＣカードリーダを備えている場合は、ＩＣカード１１２情報の個人ＩＤで自動検索された個人文書目録から文書検索をすることができる。
【００４９】
図６に示すように、サーバ１０１の表示装置１０２の画面に、個人が独自に管理する文書目録画面５０１を表示させ、入力装置２１０６により検索者が、必要な文書を指定すると、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、該当するスロットの表示装置１０６に当該文書名が強調された色，字体でその存在を目立つように表示させる。
【００５０】
図７は、本発明の文書管理システムにおける第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、個人文書目録から文書検索を行う処理に対応する。なお、図中、Ｓ６０１，Ｓ６０２は検索者による操作に対応するステップである。また、Ｓ６１１は保管棚１０５の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２２０４がＲＯＭ２２０６又は外部メモリ２２０７に格納されるプログラムをＲＡＭ２２０５にロードして実行することにより実現される。さらに、Ｓ６２１〜Ｓ６２４はサーバ１０１の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２１０１がＲＯＭ２１０３又は外部メモリ２１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２１０２にロードして実行することにより実現される。
【００５１】
まず、ステップＳ６０１において、検索者が、サーバ１０１の表示装置１０２上で個人文書目録画面５０１を選択し、自己のＩＤをサーバ１０１の入力装置２１０６により入力すると、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、入力された個人ＩＤをキーにして個人情報ＤＢ１２０８の個人文書目録情報にアクセスし（Ｓ６１１）、取得した個人文書目録情報を図示しないステップで、表示装置１０２の文書目録画面５０１上に表示させ、文書の選択を促す。
【００５２】
そして、ステップＳ６０２において、検索者が入力装置２１０６を用いて、表示装置１０２に表示される文書目録画面５０１上の目録から文書を選択すると、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、選択された文書が保管棚１０５に存在するか否かを文書情報１２０７に基づいて判定し（Ｓ６２２）、存在しないと判定した場合には、他人が使用している、存在しても保管棚に無い、又は、廃棄されている可能性もあるため、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ６２４において、その旨のメッセージを表示装置１０２に表示させる。
【００５３】
一方、ステップＳ６２２において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、選択された文書が保管棚１０５に存在していると判定した場合には、スロットを特定し、ステップＳ６２３において、選択された文書のＲＦＩＤのＩＤに対応する文書名を強調表示する表示データと保管棚１０５の該当する表示装置を指定したデータを保管棚１０５に送信し処理を終了する。
【００５４】
そして、保管棚１０５のＣＰＵ２２０４は、サーバ１０１から送信された表示データをサーバ１０１から指示された表示装置に表示する（Ｓ６１１）。即ち、該当する保管棚の画面上の文書名が強調表示される。
【００５５】
なお、上記強調表示された当該文書を、保管棚１０５から取り出すときは、ＩＣカード１１２をＩＣカードリーダ１１１にかざし、行為者を知らしめ、後述する図１０に示す処理を行うものとする。
【００５６】
また、ステップＳ６０１で入力される検索者のＩＤは、サーバ１０１にＩＣカードリーダが設けられている場合には、該ＩＣカードリーダにＩＣカードをかざしてＩＣカード内に記憶されている自己のＩＤを入力するように構成してもよい。
【００５７】
以下、図８，図９を参照して、キーワードによる文書検索方法について説明する。
【００５８】
図８は、キーワードにより文書を検索する方法を説明するための図である。
【００５９】
文書は、個人にとって、独特のイメージや観念がある。この観念や自己略称をキーワードのようにカタログにしておき、そのキーワードで文書検索をすることができる。これらの観念は、単一の文書のみではなく、関連する複数の文書にも同様に含まれる。従って、複数の文書に同一のキーワードを無意識、意識して与える結果が起きる。検索者は、その中の一冊、一部又は全部を参照できる便宜を図っている。
【００６０】
図８に示したキーワード検索画面７０１の例では、「ユビキタス」又は「ユビキタス技術」というキーワードで文書検索した事例を示している。
【００６１】
上記キーワードでの検索結果は２件が該当し、７０２，７０３に示すように、それぞれの保管棚１０５のスロット１０８の表示装置１０６に表示されている文書名が強調表示されている。
【００６２】
図９は、本発明の文書管理システムにおける第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、個人文書目録から文書検索を行う処理に対応する。なお、図中、Ｓ８０１，Ｓ８０２は検索者による操作に対応するステップである。また、Ｓ８１１は保管棚１０５の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２２０４がＲＯＭ２２０６又は外部メモリ２２０７に格納されるプログラムをＲＡＭ２２０５にロードして実行することにより実現される。さらに、Ｓ８２１〜Ｓ８２６はサーバ１０１の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２１０１がＲＯＭ２１０３又は外部メモリ２１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２１０２にロードして実行することにより実現される。
【００６３】
まず、ステップＳ８０１において、検索者が、サーバ１０１の表示装置１０２上でキーワード検索画面７０１を選択し、自己のＩＤをサーバ１０１の入力装置２１０６により入力して関連文書検索を要求すると、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、入力された個人ＩＤをキーにして個人情報ＤＢ１２０８の個人文書目録情報にアクセスし個人文書目録情報１２１０を取得し、ＲＡＭ２１０２内に保持する。
【００６４】
そして、ステップＳ８０２において、検索者が入力装置２１０６を用いて、表示装置１０２に表示されるキーワード検索画面７０１上から関連キーワードを入力すると、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ８２１で取得した個人目録情報１２１０の「キーワード登録一覧」項目（キーワードタグ）を参照して、該当文書を全件検索して上記キーワードに対応する文書の一覧を作成する（Ｓ８２２）。
【００６５】
そして、ステップＳ８２３において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ８２２で作成した一覧から１つの文書に着目し、該着目した文書が保管棚１０５にあるか否かを文書情報１２０７に基づいて判定し、存在しないと判定した場合には、他人が使用している、存在しても保管棚に無い、又は、廃棄されている可能性もあるため、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ８２５において、その旨のメッセージを表示装置１０２に表示させる。
【００６６】
一方、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、着目中の文書が保管棚１０５にあると判定した場合には、スロットを特定し、ステップＳ８２４において、着目中の文書の文書名を強調表示する表示データと保管棚１０５の該当する表示装置を指定したデータを保管棚１０５に送信し処理する。
【００６７】
そして、保管棚１０５のＣＰＵ２２０４は、ステップＳ８１１において、サーバ１０１から送信された表示データをサーバ１０１から指示された表示装置に表示する。即ち、該当する保管棚の画面上の文書名が強調表示される。
【００６８】
そして、ステップＳ８２６において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ８２２で作成した一覧内の全ての文書に対してステップＳ８２３〜Ｓ８２５の処理を終了したか否かを判定し、まだ終了していないと判定した場合には、ステップＳ８２３に処理を戻し、次の文書に着目する。
【００６９】
一方、ステップＳ８２６で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、ステップＳ８２２で作成した一覧内の全ての文書に対してステップＳ８２３〜Ｓ８２５の処理を終了したと判定した場合には、本フローチャートの処理を終了する。
【００７０】
以下、図１０を参照して、検索した文書を取り出す場合の処理について説明する。なお、この図１０の処理は、図７，図９の各検索処理後に行われるものである。
【００７１】
図１０は、本発明の文書管理システムにおける第４の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、個人文書目録から文書検索を行う処理に対応する。なお、図中、Ｓ９０１は検索者による操作に対応するステップである。また、Ｓ９１１，Ｓ９１２は保管棚１０５の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２２０４がＲＯＭ２２０６又は外部メモリ２２０７に格納されるプログラムをＲＡＭ２２０５にロードして実行することにより実現される。さらに、Ｓ９２１〜Ｓ９２３はサーバ１０１の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２１０１がＲＯＭ２１０３又は外部メモリ２１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２１０２にロードして実行することにより実現される。
【００７２】
まず、ステップＳ９０１において、検索者が、検索した文書があるスロット付属のＩＣカードリーダ１１１に自己のＩＣカード１１２をかざし、該スロットから文書を取り出すと、保管棚１０５のＣＰＵ２２０４は、ステップＳ９１１において、ＩＣカードリーダ１１１が読み取ったＩＣカード情報と該スロットのＲＦＩＤリーダ１０７が読み取った文書のＲＦＩＤ情報を、サーバ１０１に送信する（０９０２）。
【００７３】
すると、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ９２１において、このＩＣカード情報，ＲＦＩＤ情報報を受信し、ステップＳ９２２において、ステップＳ９２１で受信したＲＦＩＤ情報に対応する文書ＤＢ１２０６内の文書情報１２０７をアクセスし、文書情報１２０７内の「保管／貸し出し別コード」に、貸出中を「Ｒ」，「貸し出し者個人ＩＤ」にステップＳ９２１で受信したＩＣカード情報内の個人ＩＤ、「貸出日」に現在の日付を記録する。
【００７４】
そして、ステップＳ９２３において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、当該スロットの表示から取り出したデータを除いた表示に変えるデータを表示データと保管棚１０５の該当する表示装置を指定したデータを保管棚１０５に送信し処理を終了する。
【００７５】
そして、保管棚１０５のＣＰＵ２２０４は、ステップＳ９１２において、サーバ１０１から送信された表示データをサーバ１０１から指示された表示装置に表示する。即ち、該当する保管棚の画面上から取り出された文書名が削除表示される。
【００７６】
図１１は、本発明の文書管理システムに登録されている全文書一覧や部門の管理文書一覧等を表示して内容を参照したり、更新、削除するための文書一覧画面の一例を示す模式図である。
【００７７】
ユーザが、サーバ１０１の表示装置１０２上で入力装置２１０６を用いて全社又は部門を指定し関連文書検索を要求すると、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、指定された管理に対応する文書の文書情報を文書ＤＢ１２０６から取得し、物理フォルダパス名順に一覧表示する。スクロールにより、１００１，１００２に示すように、登録情報を参照することができる。
【００７８】
なお、この文書一覧画面から、サーバ１０１の入力装置２１０６を用いて文書の消去又は更新を指示することにより、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書ＤＢ１２０６，個人情報ＤＢ１２０８に対する、当該文書の消去又は更新を制御する。
【００７９】
図１２は、図５に示した個人情報ＤＢへの個人情報登録、更新、削除を行うための画面の一例を示す模式図である。
【００８０】
ユーザが、サーバ１０１の表示装置１０２上で入力装置２１０６を用いて個人ＩＤ処理を要求すると、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、図１２に示す個人ＩＤ処理画面１１０１を表示装置１０２上に表示する。
【００８１】
この画面からユーザは、入力装置２１０６を用いて、個人情報を登録することができる。この際、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、入力された個人ＩＤを個人情報ＤＢ１２０８のキーとして個人情報ＤＢに登録する。また、個人情報には、その他、所属部門の情報が登録され、この下に、図５に示した個人文書目録情報１２１０が登録文書ごとに接続される。
【００８２】
なお、更新，削除の際には、ユーザから入力されて個人ＩＤをキーとして個人情報ＤＢ１２０８から個人情報を取得して個人ＩＤ処理画面１１０１上に表示する。この画面からユーザは、入力装置２１０６を用いて、個人情報を登録，更新，消去することができる。
【００８３】
ユーザがサーバ１０１の入力装置２１０６を用いて個人情報の消去又は更新を指示することにより、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、個人情報ＤＢ１２０８に対する、当該個人情報の消去又は更新を制御する。
【００８４】
なお、サーバ１０１にＩＣカードリーダが設けられている場合には、該ＩＣカードリーダにＩＣカードをかざしてＩＣカード内に記憶されている自己のＩＤを読み取らせ、個人情報の登録、更新、削除を行うように構成してもよい。
【００８５】
以上示したように、本実施形態の印刷システムによれば、バラバラに保管された紙文書であっても、ＲＦＩＤクリップと文書名，登録者の所望のキーワードとを対応付けてサーバ１０１のＤＢに登録しておくことにより、ユーザが文書名，キーワード等で該当する文書を容易に検索でき、その検索において、ＲＦＩＤの一斉通知機能を活用し、同時に複数の関連文書も検索でき、その保管場所をもユーザに提示することができる。
【００８６】
また、ランダムに保管された文書であっても、論理的な個人特有の文書目録に基づいて、該当する文書をサーバ１０１の表示装置１０６に一覧表示するので、容易に検索できる効果を奏する。
【００８７】
〔第２実施形態〕
上記第１実施形態では、保管棚１０５のスロット１０８毎に表示装置１０６を設けて文書が保管されているスロットを通知する構成について説明したが、サーバ１０１表示装置１０６に、どの保管棚のどのスロットにあるかを表示するように構成してもよい。これにより、保管棚１０５のスロット１０８毎に表示装置を備える必要がなくなり、コストダウンをはかることができる。
【００８８】
また、保管棚１０５のスロット１０８毎に表示装置をＬＥＤやランプ等に変更し、文書の保管場所の提示をランプの発光や点滅により行うように構成してもよい。
【００８９】
また、保管棚１０５のスロット１０８毎に表示装置を、保管棚１０５に１つの表示装置とし、該１つの表示装置に検索した書類の棚の位置をテキスト表示又は保管棚の位置を示す図式化して表示するように構成してもよい。
【００９０】
また、サーバ１０１に対して図示しない個人用ＰＣ（クライアント）からアクセスし、上述した各種処理をクライアント・サーバ処理により行うように構成してもよい。
【００９１】
また、クライアントとなる個人用ＰＣにＩＣカードリーダを付属させることにより、個人ＩＤの入力が省け、操作をより簡便にすることができる。
【００９２】
なお、このような利用形態は、書店、図書館、または、分散して資料が保管されている場合等に応用できる。
【００９３】
また、上記各実施形態で説明した文書を他の物品、ＲＦＩＤクリップを前記物品に付着可能な他の付着手段（例えば、シール，面ファスナー等）に置きかえることにより、あらゆる物品の保管場所を管理することができる。
【００９４】
なお、保管棚１０５にサーバ１０１の機能を全て設ける構成であってもよい。
【００９５】
以上示したように、本来、バラバラになってしまう（保管場所が一定となりにくい）紙文書の性質を認め、本発明では、個人別に自己の好みの目録で文書類の構成を把握でき、必要な文書を検索する時に、関連文書も同時に保管場所を検索可能とするために、文書にＲＦＩＤを有するクリップを付す構成とした。
【００９６】
詳細には、クリップにＲＦＩＤを付着させ、紙文書を当該ＲＦＩＤクリップで挟み、紙文書とＲＦＩＤのＩＤを一時的に合体させる。サーバにＲＦＩＤのＩＤと文書名を登録し、検索時は、人間は文書名、サーバはＲＦＩＤのＩＤで検索するようにできれば、ＲＦＩＤリーダが指示してくる場所が、当該文書の在処となる。当該保管場所にランプを点灯させたり、ディスプレイの表示を目立った色にすることで、文書を容易に検索が可能になる。
【００９７】
また、ランダムに保管されてもよいことが本発明の特長であり、保管場所に関係なく、文書に該文書に付されたＲＦＩＤに対応付けて多数の利用者が個人目録を作成し、それぞれの分類方法必要な文書を指定すれば、サーバが文書名をＲＦＩＤのＩＤに変換してその在処を知らせることができる。
【００９８】
さらに、ＲＦＩＤクリップにより文書が挟まれているので、ＲＦＩＤの一斉応答の機能が利用できることに本発明は着目した。即ち、文書の特長を個人的に捉え、キーワードを関連属性として与えれば、当該キーワードを所有する文書があたかも一斉に名乗りをあげる仕組みを構築できる。この仕組みにより、関連する複数の文書が一括して検索できる。
【００９９】
以上示したように、通常、多数の者が利用する紙文書の特性として、多数の者が利用する紙文書である限り、その所在がランダムになってしまう。しかし、本発明の文書管理システムでは、この特性を認めたうえで、ユーザにタイトなルールを強いることなく、ランダムに保管された文書の保管場所を用意に検索することができる。
【０１００】
通常、文書の配置は、多数者利用である限り、ルール化して所定の場所に保管する必要が生じる。従って、通常では、個人管理のような各ユーザの好みによる個人的な分類方法を採用することができない。また、上述のようにルール化しておいても、文書は時間の経過と共に、分類や配列が変化し、文書の検索が至難となり、いつかは、大幅な変更や整理を余儀なくさせられてしまう。しかしながら、本発明の文書管理システムでは、文書が本来バラバラに保管されていても検索容易性を与える発想に基づく登録者の個人的な分類キーワードにより、容易に検索することができる。このように、本発明では、個人固有のインデックスや目録を付与し、個人の好みに合った検索方法を提供することができる。
【０１０１】
また、文書検索は、一冊の文書のみで事足りる場合は少ない。多数の関連文書を一緒に参照したいという欲求が生じるが、本発明では、ランダムに保管された複数の文書を、関係のあるキーワードや、属性を個人向けにカタログし、そのキーワードに関連する文書類を同時に提示することができる。
【０１０２】
なお、上記各実施形態の各変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【０１０３】
また上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１０４】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１０５】
以下、図１３に示すメモリマップを参照して本発明に係る文書管理システムを構成するサーバ１０１，保管棚１０５で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【０１０６】
図１３は、本発明に係る文書管理システムを構成するサーバ１０１，保管棚１０５で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【０１０７】
なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【０１０８】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【０１０９】
本実施形態における図４，図７，図９，図１０に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【０１１０】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１１１】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１１２】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１１３】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１４】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１５】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１１６】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【産業上の利用可能性】
【０１１７】
本発明の文書を他の物品、ＲＦＩＤクリップを前記物品に付着可能な他の付着手段（例えば、シール，面ファスナー等）に置きかえることにより、あらゆる物品の保管場所を管理する用途にも適用できる。
【図面の簡単な説明】
【０１１８】
【図１】本発明の第１実施形態を示す文書管理システムの全体構成の一例を示すシステム構成図である。
【図２】図１に示した文書管理システムを構成するサーバ，保管棚のハードウエア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】新規の文書をＲＦＩＤクリップで挟み、保管棚のスロットに入れた場合の新規登録の方法を示した図である。
【図４】本発明の文書管理システムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図５】本発明の文書管理システムにおけるデータベース構成の一例を示す図である。
【図６】ＩＣカード情報の個人ＩＤで自動検索された個人文書目録から文書検索をする方法を説明する図である。
【図７】本発明の文書管理システムにおける第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】キーワードにより文書を検索する方法を説明するための図である。
【図９】本発明の文書管理システムにおける第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の文書管理システムにおける第４の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の文書管理システムに登録されている全文書一覧や部門の管理文書一覧等を表示して内容を参照したり、更新、削除するための文書一覧画面の一例を示す模式図である。
【図１２】図５に示した個人情報ＤＢへの個人情報登録、更新、削除を行うための画面の一例を示す模式図である。
【図１３】本発明に係る文書管理システムを構成するサーバ，保管棚で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【符号の説明】
【０１１９】
１０１  サーバ
１０４  ＲＦＩＤ
１０５  保管棚
１０６  表示装置
１０７  ＲＦＩＤリーダ
１０９  文書
１１０  ＲＦＩＤクリップ
【図１】
2006182551.tif 000003
【図２】
2006182551.tif 000004
【図３】
2006182551.tif 000005
【図４】
2006182551.tif 000006
【図５】
2006182551.tif 000007
【図６】
2006182551.tif 000008
【図７】
2006182551.tif 000009
【図８】
2006182551.tif 000010
【図９】
2006182551.tif 000011
【図１０】
2006182551.tif 000012
【図１１】
2006182551.tif 000013
【図１２】
2006182551.tif 000014
【図１３】
2006182551.tif 000015