(57)【要約】【課題】  電子文書のアーカイブ（書庫）送信において、フォーマットの共通化により、操作性を向上させる。【解決手段】  電子メール等の手段で文書及び文書アーカイブを電子配信する配信システム、配信システムに対する配信先のアドレスなどの各種設定を行う配信管理システム、画像データ、アプリケーションデータの集合を文書として管理等する文書管理システム、配信システムや文書管理システムのサブシステムとして位置し、各システムの出力情報をフォーマット変換、アーカイブを行い、依頼元のシステムに返信する変換サブシステムからなる。文書管理システムが管理する文書を複数指定した後、文書を構成するファイルを分割し、指定フォーマットに変換し、その一時保存ファイルからアーカイブを作成し、指定のユーザーに配信する。【選択図】        図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
アーカイブ配信システムにおいて、アーカイブ受信側で、アーカイブ時にフォーマット指定を行い、配信対象とする全ファイルのフォーマットを前記指定されたフォーマットに統一するように変換することを特徴とするアーカイブ配信システム。
【請求項２】
請求項１のアーカイブ配信システムにおいて、フォーマットの変換の際に、原稿報告識別処理、サイズ統一処理を行ってアーカイブ閲覧時の視認性を向上させことを特徴とするアーカイブ配信システム。
【請求項３】
請求項１のアーカイブ配信システムにおいて、アーカイブ内に前記元画像のフォーマット情報を含んで前記元画像に変換する際の情報として、アーカイブ受信側がアーカイブ変換前画像である元画像の再現を行えるようにしてなることを特徴とするアーカイブ配信システム。
【請求項４】
請求項１のアーカイブ配信システムにおいて、アーカイブ変換に要するソフトウェアを別サーバーに配置して、変換処理を行うＣＰＵ等の処理システムの負荷を軽減してなることを特徴とするアーカイブ配信システム。
【請求項５】
請求項１のアーカイブ配信システムにおいて、
電子メール等の手段で文書及び文書アーカイブを電子配信する配信システム、
前記配信システムに対する配信先のアドレス、配信方法（アーカイブするか否か）、アーカイブ時の処理設定、変換サブシステムのアドレスなどの各種設定を行う配信管理システム、
画像データ、アプリケーションデータの集合を文書として管理し、文書の保管、検索、出力の機能を有する文書管理システム、
前記配信システム、前記文書管理システムのサブシステムとして位置し、各システムの依頼により、各システムから出力された情報をフォーマット変換、アーカイブを行い、依頼元のシステムに返信する機能を有する変換サブシステムからなり、
前記文書管理システムが管理する文書を複数指定した後、文書を構成するファイルを分割し、指定フォーマットに変換し、その一時保存ファイルからアーカイブを作成し、指定のユーザーに配信することを特徴とするアーカイブ配信システム。
【請求項６】
請求項５のアーカイブ配信システムにおいて、前記変換処理において方向識別処理と、用紙統一処理を行うことを特徴とするアーカイブ配信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書ファイルを電子メール、データベース登録を行う文書配信システムに関し、ウェブ（Ｗｅｂ）等で電子カタログ、電子マニュアルを配信するＷｅｂサービスシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書の配信処理において普及しているものに、スキャン画像配信システムがある。スキャン画像配信システムは、紙原稿、紙文書をスキャナし、ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦなどのイメージ画像として配信を行うシステムである。
【０００３】
配信先は、電子メール、文書管理システムがある。電子メールの場合は、スキャン文書を添付ファイルとしてメールに付加し、指定のユーザーへ電子メールを送る。配信先が文書管理システムの場合は、ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦなどのイメージ画像を文書管理データベースの所定の登録プロトコルを用いて登録する。
【０００４】
スキャナからの入力の場合は、配信フォーマットはほぼ統一され、カラー原稿、モノクロ原稿でフォーマットが異なるのが一般的である。ところが、電子文書管理システムが配信元の入力となる場合、電子文書管理システムの中のさまざまなフォーマットが配信のための入力対象となる。
【０００５】
ところで、文書の電子化の普及により、従来は紙で管理されていたオフィス文書は、さまざまなフォーマットのファイルにより存在している。例を挙げると、スキャンした画像で多用されるＪＰＥＧフォーマット、ＦＡＸで多用されるＭＭＲフォーマットなどの画像フォーマットの他に、ワープロ、表計算ソフト、ＣＡＤなどのアプリケーションが出力する、独自のアプリケーションフォーマットなどがある。
【０００６】
電子文書は、これらの多種のフォーマットの混在からなる。また、電子文書を他人に渡すときには、ファイルをアーカイブして電子メールなどの伝送手段により相手に送る方法が一般的である。これらのアーカイブを受け取った人が、多々のフォーマットの存在による煩わしさを持つことがしばしば発生する。これは、それぞれのフォーマットによって表示方法、表示ソフトウェアが異なることによる。
【特許文献１】特開２００２−５０５０２０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明では、電子文書のアーカイブ（書庫）送信において、フォーマットの共通化により、操作性を向上させることによる付加価値を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係るアーカイブ配信システムは、アーカイブ配信システムにおいて、アーカイブ受信側で、アーカイブ時にフォーマット指定を行い、配信対象とする全ファイルのフォーマットを前記指定されたフォーマットに統一するように変換することを特徴とする。
【０００９】
また本発明のアーカイブ配信システムにおいては、フォーマットの変換の際に、原稿報告識別処理、サイズ統一処理を行ってアーカイブ閲覧時の視認性を向上させ得る。
【００１０】
また本発明のアーカイブ配信システムにおいては、アーカイブ内に前記元画像のフォーマット情報を含んで前記元画像に変換する際の情報として、アーカイブ受信側がアーカイブ変換前画像である元画像の再現を行える。
【００１１】
また本発明のアーカイブ配信システムにおいては、アーカイブ変換に要するソフトウェアを別サーバーに配置して、変換処理を行うＣＰＵ等の処理システムの負荷を軽減し得る。
【００１２】
さらに本発明のアーカイブ配信システムは、電子メール等の手段で文書及び文書アーカイブを電子配信する配信システム、前記配信システムに対する配信先のアドレス、配信方法（アーカイブするか否か）、アーカイブ時の処理設定、変換サブシステムのアドレスなどの各種設定を行う配信管理システム、画像データ、アプリケーションデータの集合を文書として管理し、文書の保管、検索、出力の機能を有する文書管理システム、前記配信システム、前記文書管理システムのサブシステムとして位置し、各システムの依頼により、各システムから出力された情報をフォーマット変換、アーカイブを行い、依頼元のシステムに返信する機能を有する変換サブシステムからなり、前記文書管理システムが管理する文書を複数指定した後、文書を構成するファイルを分割し、指定フォーマットに変換し、その一時保存ファイルからアーカイブを作成し、指定のユーザーに配信することを特徴とし得る。
【００１３】
またさらに本発明のアーカイブ配信システムにおいては、前記変換処理において方向識別処理と、用紙統一処理を行える。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、電子文書のアーカイブ（書庫）送信において操作性が向上する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下本発明を実施するための最良の形態を、図に示す実施例を参照して説明する。
【実施例１】
【００１６】
図１は、本発明に係るアーカイブ配信システムのシステム構成を示す。図１で示すように、この配信システムは、文書管理システムの文書を配信元データとし、電子メール等の手段で文書及び文書アーカイブを電子配信する機能を有する。配信管理システム１は、配信システム２に対する各種設定を行う。設定内容は、配信先のアドレス、配信方法（アーカイブするか否か）、アーカイブ時の処理設定、変換サブシステムのアドレスなどである。文書管理システム３は、画像データ、アプリケーションデータの集合を文書として管理し、文書の保管、検索、出力の機能を有する。変換サブシステム４は、配信システム２、文書管理システム３のサブシステムとして位置し、各システムの依頼により、各システムから出力された情報をフォーマット変換、アーカイブを行い、依頼元のシステムに返信する機能を有する。
【００１７】
図２は、本実施例の動作を示したシーケンス図である。配信の指示は、ユーザーによる画面操作などで行われる。例としては、文書管理システム３内文書の一覧を表示し、文書を指定した後配信指示を行う方式がある。また、配信システム２あるいは文書管理システム３上で、スケジューリング処理を行い、毎日一定時刻に特定の文書を特定ユーザーに送信する方式がある。後者の方式は、ニュース配信や定期連絡など同一の文書の内容を更新して、決まった時刻に定期配信をするなどに用いられる。
【００１８】
図示のシーケンスでは、文書管理システム３は、ユーザー指示により自らの持つ文書データを配信システムに送信する（Ｓ１）。データを受け取った配信システム２は、配信管理システム１によって設定されたシステム情報にしたがって変換を行う。変換には、変換サブシステム４が用いられ、配信システム２はまず変換サブシステム４に対して変換方法を設定する（Ｓ２）。次に変換データを送信する（Ｓ３）。
【００１９】
変換サブシステム４は、設定された変換方法にしたがって変換を行い、配信システム２に変換結果を送信する（Ｓ４）。配信システム２は変換結果をアーカイブし、配信を行う。
【００２０】
図３は、アーカイブ受信側で、アーカイブの内容を閲覧する際に複数のアプリケーションを必要としないようにするために、アーカイブ時にフォーマット指定を行い、統一フォーマットへの変換を行うための処理フローを示す。
【００２１】
図示のフローは、文書管理システム３が管理する文書を複数指定した後、アーカイブ作成までの手順を示している。まず文書を構成するファイルを分割し（Ｓ１）、指定フォーマットに変換する（Ｓ２）。この変換処理は、ファイル種類によってさまざまで、例えばワープロのファイルをＪＰＥＧファイルに変換する、あるいはＪＰＥＧファイルをワープロのファイルに変換するなどの処理がなされる。例を挙げれば、ワープロファイルをイメージファイルに変換するには、ワープロファイルを作成したアプリケーションの印刷機能を利用して独自に変換ドライバに対して印刷を行い、ドライバ内で画像情報をＪＰＥＧ、ＴＩＦＦなどのイメージファイルに変換する方法が一般的である。また、画像ファイルからワープロファイルへの変換は、まず空のワープロファイルを作成し、そのファイル内にワープロソフトの持つ画像貼り付け機能を利用して画像を貼り付ける方法がある。次いで、変換結果を一次保存し、ファイル数分ループし、文書数分ループし、一時保存ファイルからアーカイブ作成し、一時保存ファイル削除し、指定のユーザーに配信し、というフローとなる（Ｓ３〜Ｓ８）。
【００２２】
図４は、アーカイブ受信側で、アーカイブの内容を閲覧する際に複数のアプリケーションを必要としないようにするために、アーカイブ時にフォーマット指定を行い、統一フォーマットへの変換を行う場合に、アーカイブ閲覧時の視認性を向上させるために、フォーマットの変換の際に、原稿報告識別処理、サイズ統一処理を行う例の処理フローを示す。
【００２３】
基本的には図３に示したフローと同様のフローなので、異なる点を説明する。まずＳ１−１の方向識別処理は、イメージファイルの場合に一般に行われている処理で、例として、ＯＣＲを用いて文字認識を行い、その結果により原稿方向を判断する方法ある。例えば、原稿を４条件（無回転、９０度回転、１８０度回転、２７０度回転）でＯＣＲ処理を行い、確信度が最も高いもの（文字のパターン整合結果が最も良好なもの）を正しい方向と判断し、原稿に対して回転処理を行う。またＳ２−１の用紙統一処理は、指定された原稿サイズに拡大、縮小を行い、変換結果の画像のサイズを統一する処理である。この場合、ＪＰＥＧやＴＩＦＦなどのイメージファイルは画像をメモリに展開し、メモリ上の画像のアップサンプリング、ダウンサンプリングを行い、再度イメージファイルに保存する方法が一般的である。ワープロなどのアプリケーションファイルの場合は、アプリケーションの用紙サイズ変換機能を用いて、サイズを統一する方法がある。
【００２４】
次に、アーカイブ受信側で、アーカイブの内容を閲覧する際に複数のアプリケーションを必要としないようにするために、アーカイブ時にフォーマット指定を行い、統一フォーマットへの変換を行う場合に、アーカイブ閲覧時の視認性を向上させるために、アーカイブ受信側が元画像（アーカイブ変換前画像）の再現を行えるようにするため、アーカイブ内に元画像のフォーマット情報を含むことにより、元画像に変換する際の情報とする例を、アーカイブ内のファイル構成例をもとに示す。
【００２５】
図５は、ＪＰＥＧ、ワープロファイル（ＷＰ）、表計算ソフトファイル（ＳＰ）、ＴＩＦＦ等の複数のファイルをＪＰＥＧファイルに変換し（元がＪＰＥＧの場合は無変換）、アーカイブするときのファイル構成を示している。アーカイブＡの内容を図６に示す。アーカイブＡには、元画像の情報を持つ元画像情報ファイルＯＦが含まれる。元画像情報ファイルＯＦは、図７に示す情報から構成される。
【００２６】
アーカイブＡの利用者は、変換前のフォーマットを知ることにより、必要に応じて変換前のフォーマットに戻すことも可能になる。ただし、すべてのフォーマット変換は可逆的ではないため、完全に元に戻らない場合もある。例えば、カラーのＪＰＥＧを２値のＴＩＦＦに変換した場合は色情報の欠損が発生し、ワープロのグラフィックをイメージに変換した場合はグラフィックのベクトルデータの欠損が発生する）。
【００２７】
図８は、アーカイブ受信側で、アーカイブの内容を閲覧する際に複数のアプリケーションを必要としないようにするために、アーカイブ時にフォーマット指定を行い、統一フォーマットへの変換を行う場合に、アーカイブ閲覧時の視認性を向上させるために、アーカイブ変換のＣＰＵ負荷を軽減するように、変換に要するソフトウェアを別サーバーに配置する例の動作フローを示す。このフローでは、図３のステップＳ２におけるフォーマットの変換を、変換サブシステム４に依頼する（Ｓ２’）ことに置換えて実現している。その他は、基本的には図３に示したフローと同様のフローである。
【図面の簡単な説明】
【００２８】
【図１】本発明に係るアーカイブ配信システムのシステム構成を示す図
【図２】本実施例の動作を示したシーケンス図
【図３】統一フォーマットへの変換を行うための処理フローを示すフロー図
【図４】フォーマットの変換の際に、原稿報告識別処理、サイズ統一処理を行う例の処理フロー図
【図５】ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ等の複数のファイルを変換してアーカイブするときのファイル構成を示す図。
【図６】図５のアーカイブの内容を示す図。
【図７】元画像情報ファイルの記述例を示す図。
【図８】変換に要するソフトウェアを別サーバーに配置する例の動作フローを示す図。
【符号の説明】
【００２９】
１    配信管理システム
２    配信システム
３    文書管理システム
４    変換サブシステム
Ａ    アーカイブ
ＯＦ  元画像ファイル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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