(57)【要約】【課題】文書の悪意をもった流用や外部への情報の漏えいを防ぎ、かつ、文書管理を厳密なものとし、セキュリティの向上を図ること。【解決手段】入力機器出力データと、入力機器出力データの属性情報と、を受信する受信部２０１と、あらかじめ定められた属性情報と、受信部２０１により受信した入力機器出力データの属性情報とを照合し、入力機器出力データをあらかじめ定められたユーザ毎の配信先への配信の可否を判断する照合部２０２と、照合部２０２により一致した入力機器出力データをユーザ毎の配信先へ配信する配信部２０５と、を備える。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データと、当該画像データの属性情報と、を受信するデータ受信手段と、
あらかじめ定められた属性情報と、前記データ受信手段により受信した画像データの属性情報とを照合し、画像データをあらかじめ定められたユーザ毎の配信先への配信の可否を判断する照合手段と、
前記照合手段により一致した前記画像データをユーザ毎の配信先へ配信する配信手段と、
を備えたことを特徴とする文書配信装置。
【請求項２】
前記照合手段により一致した画像データの属性情報を、ログ情報として登録し管理するログ情報格納手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書配信装置。
【請求項３】
前記属性情報は、前記画像データの作成者及び配信の各過程における操作者に関するユーザ情報と、前記画像データの配信に関わった配信機器に関する配信機器情報と、前記画像データの名称に関する文書名情報と、からなることを特徴とする請求項１に記載の文書配信装置。
【請求項４】
さらに、前記属性情報は画像データのユニークなジョブＩＤを含むものであり、前記照合手段により一致した前記画像データのユニークなジョブＩＤをユーザ毎の配信先へ配信する配信手段を備えたことを特徴とする請求項１または２に記載の文書配信装置。
【請求項５】
画像データを受信する受信手段と、
前記画像データを、あらかじめ定められたユーザ毎の保存先へ振り分ける振り分け手段と、
前記振り分け手段により振り分けられた画像データをユーザ毎に保存する情報保存手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
前記受信手段は、前記画像データとともに、ユニークなジョブＩＤを受信するものであり、
前記受信手段により受信したユニークなジョブＩＤを、前記画像データの属性情報として設定するプロパティ設定手段を備え、
前記情報保存手段は、画像データとユニークなジョブＩＤをユーザ毎に保存するものであることを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
【請求項７】
画像データと、前記画像データの属性情報と、を受信するデータ受信工程と、
あらかじめ定められた属性情報と、前記データ受信工程により受信した画像データの属性情報とを照合し、画像データをユーザ毎の配信先への配信の可否を判断する照合工程と、
前記照合工程により一致した前記画像データをあらかじめ定められたユーザ毎の配信先へ配信する配信工程と、
を含むことを特徴とする文書配信方法。
【請求項８】
画像データを受信する受信工程と、
前記画像データを、あらかじめ定められたユーザ毎の保存先へ振り分ける振り分け工程と、
前記振り分け工程により振り分けられた画像データをユーザ毎に保存する情報保存工程と、
を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
請求項７に記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする文書配信プログラム。
【請求項１０】
請求項８に記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１１】
請求項９または１０に記載のプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、文書及び画像などを配信する文書配信装置、文書管理装置、文書配信方法、文書管理方法、文書配信プログラム、文書管理プログラム及びコンピュータ読取可能な記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子化された文書を管理したり設定した宛先に配信するといった技術があった。例えば、ＭＦＰ（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ  Ｐｒｉｎｔｅｒ）などの入力機器により入力された情報は、コピー、印刷、ＦＡＸ送信やスキャンなどの場合においては、まずユーザが文書及び画像などを入力機器上にセットする。そして、コピー、印刷、ＦＡＸ送信やスキャナ機能のいずれかを選択し実行することによって、コピー出力をしたり、印刷出力をしたり、ＦＡＸ送信、スキャン画像の保存などを行っている。
【０００３】
なかでも、ＦＡＸ送信においては、ユーザが相手送信先を設定することによって、相手先へ入力機器により入力した文書及び画像などのＦＡＸ送信を行っている。また、スキャナについては、スキャン画像の印刷及び再利用が可能なように、所定の保存先への保存を行っている。このように、入力機器により入力された文書及び画像などについては、ユーザが指定した保存先などへの保存及び管理を行うこともできる。
【０００４】
さらに近年では、電子文書の配信に関して、電子文書に配信経路や承認の要否などの文書情報を付与し、電子文書の配信の各経路での各操作者（ユーザ）の行った変更などに関するログをとるようにした構成もある。このようなログ情報を参照することにより、いずれの操作者（ユーザ）が電子文書の変更などを行ったのか、どのような経路を辿って配信された電子文書であるのか、電子文書の変更内容などを把握できるようになっている（例えば、下記特許文献１参照。）。
【０００５】
【特許文献１】特開２００３−２７１７９２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、入力機器により入力された文書及び画像などは、ユーザの操作通りに直ちにコピー出力、印刷出力、ＦＡＸ送信、あるいはスキャン画像の保存が実行されていた。このため、誰が、何をコピー出力、印刷出力、ＦＡＸ送信、あるいはスキャン画像の保存したかに関する情報が電子化された文書及び画像などの情報にあわせて記録することができなかった。
【０００７】
したがって、入力機器により入力された文書及び画像は、誰が、何をコピー出力、印刷出力、ＦＡＸ送信、あるいはスキャン画像として保存したのか、実際に操作したユーザ以外はわからない。
【０００８】
このため、機密文書などを不正にコピー出力、印刷出力、ＦＡＸ送信、あるいはスキャン画像として取り扱うことなどが容易に行うことができるため、悪意をもって流用される可能性が高いものであった。加えて、不特定のユーザによってのコピー出力、印刷出力、ＦＡＸ送信、あるいはスキャンが可能であるために、外部へ情報の漏えいという問題が生じやすい。
【０００９】
また、文書及び画像などの保存及び管理に関しては、ユーザ自身の操作による保存及び管理であるため、文書及び画像などが、誰のもので、かつ、どこから配信されたのかを操作したユーザ以外は特定できない。したがって、操作したユーザ及び操作したユーザ以外のユーザが文書及び画像などの消失に気づくことができない、不適切な文書の混在も判断がつかない、など文書管理が煩雑になったり、文書管理のセキュリティを維持することが困難であった。
【００１０】
この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するため、文書の悪意をもった流用や外部へ情報の漏えいを防ぐことができ、かつ、文書の管理を厳密なものにし、文書管理のセキュリティの向上を実現することができる、文書配信装置、文書管理装置、文書配信方法、文書管理方法、文書配信プログラム、文書管理プログラム及びコンピュータ読取可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上述した課題を解決し、目的を達成するため、請求項１の発明にかかる文書配信装置は
、画像データと、前記画像データの属性情報と、を受信するデータ受信手段と、あらかじめ定められた属性情報と、前記データ受信手段により受信した画像データの属性情報とを照合し、画像データをあらかじめ定められたユーザ毎の配信先への配信の可否を判断する照合手段と、前記照合手段により一致した前記画像データをユーザ毎の配信先へ配信する配信手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１２】
この請求項１に記載の発明によれば、あらかじめ定められた属性情報と、受信した画像データの属性情報とを照合し、画像データをユーザ毎の配信の可否を判断する。そして、前記照合により一致した前記画像データをユーザ毎の配信先へ配信する構成であるため、不特定の利用者に文書を悪意にコピー、印刷、ＦＡＸ送信、スキャンされ利用されることを防止でき、かつ、情報漏えいの防止を図ることができる。
【００１３】
また、請求項２の発明にかかる文書配信装置は、請求項１に記載の発明において、前記照合手段により一致した画像データの属性情報を、ログ情報として登録し管理するログ情報格納手段を備えていることを特徴とする。
【００１４】
この請求項２に記載の発明によれば、画像データの属性情報をログ情報として登録し管理するため、利用者は何をコピー、印刷、ＦＡＸ送信、あるいはスキャンしたのか特定ができるようになり、文書管理が厳密なものとなる。
【００１５】
また、請求項３の発明にかかる文書配信装置は、請求項１に記載の発明において、前記属性情報は、前記画像データの作成者及び配信の各過程における操作者に関するユーザ情報と、前記画像データの配信に関わった配信機器に関する配信機器情報と、前記画像データの名称に関する文書名情報と、からなることを特徴とする。
【００１６】
この請求項３に記載の発明によれば、画像データの属性情報として、前記画像データの作成者及び配信の各過程における操作者に関するユーザ情報と、前記画像データの配信に関わった配信機器に関する配信機器情報と、前記画像データの名称に関する文書名情報と、を用いて配信することができる。
【００１７】
また、請求項４の発明にかかる文書配信装置は、請求項１または２に記載の発明において、さらに、前記属性情報は画像データのユニークなジョブＩＤを含むものであり、前記照合手段により一致した前記画像データのユニークなジョブＩＤをユーザ毎の配信先へ配信する配信手段を備えていることを特徴とする。
【００１８】
この請求項４に記載の発明によれば、画像データの属性情報として、ユニークなジョブＩＤを加え、さらに、ユニークなジョブＩＤをユーザ毎の配信先へ配信することができる。
【００１９】
また、請求項５の発明にかかる文書管理装置は、画像データを受信する受信手段と、前記画像データを、あらかじめ定められたユーザ毎の保存先へ振り分ける振り分け手段と、前記振り分け手段により振り分けられた画像データをユーザ毎に保存する情報保存手段と、を備えたことを特徴とする。
【００２０】
この請求項５に記載の発明によれば、あらかじめ設定されたユーザ毎の保存先へ画像データを保存することができる。
【００２１】
また、請求項６の発明にかかる文書管理装置は、請求項５に記載の発明において、前記受信手段は、前記画像データとともに、ユニークなジョブＩＤを受信するものであり、前記受信手段により受信したユニークなジョブＩＤを、前記画像データの属性情報として設定するプロパティ設定手段を備え、前記情報保存手段は、画像データとユニークなジョブＩＤをユーザ毎に保存するものであることを特徴とする。
【００２２】
この請求項６に記載の発明によれば、画像データとユニークなジョブＩＤを保存することができるため、文書管理装置の保存データから、画像データの作成者及び配信の各過程における操作者に関するユーザ情報と、配信に関わった配信機器に関する配信機器情報と、名称に関する文書名情報と、を追跡し特定することができるため、文書管理が厳密なものとなる。
【００２３】
また、請求項７の発明にかかる文書配信方法は、画像データと、前記画像データの属性情報と、を受信するデータ受信工程と、あらかじめ定められた属性情報と、前記データ受信工程により受信した画像データの属性情報とを照合し、画像データをユーザ毎の配信先への配信の可否を判断する照合工程と、前記照合工程により一致した前記画像データをあらかじめ定められたユーザ毎の配信先へ配信する配信工程と、を含むことを特徴とする。
【００２４】
この請求項７に記載の発明によれば、あらかじめ定められた属性情報と、受信した画像データの属性情報とを照合し、画像データをユーザ毎の配信の可否を判断する。そして、前記照合により一致した前記画像データをあらかじめ定められたユーザ毎の配信先へ配信する構成であるため、不特定の利用者に文書を悪意にコピー、印刷、ＦＡＸ送信、スキャンされ利用されることを防止でき、かつ、情報漏えいの防止を図ることができる。
【００２５】
また、請求項８の発明にかかる文書管理方法は、画像データを受信する受信工程と、前記画像データを、あらかじめ定められたユーザ毎の保存先へ振り分ける振り分け工程と、前記振り分け工程により振り分けられた画像データをユーザ毎に保存する情報保存工程と、を含むことを特徴とする。
【００２６】
この請求項８に記載の発明によれば、あらかじめ設定されたユーザ毎の保存先へ画像データを保存することができる。
【００２７】
また、請求項９の発明にかかる文書配信プログラムは、請求項７に記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００２８】
この請求項９に記載の発明によれば、請求項７に記載の方法をコンピュータに実行させることが可能になる。
【００２９】
また、請求項１０の発明にかかる文書管理プログラムは、請求項８に記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００３０】
この請求項１０に記載の発明によれば、請求項８に記載の方法をコンピュータに実行させることが可能になる。
【００３１】
また、請求項１１にかかる記録媒体は、請求項９または１０に記載のプログラムを記録したコンピュータ読取可能であることを特徴とする。
【００３２】
この請求項１１に記載の発明によれば、請求項９または１０に記載のプログラムを記録したコンピュータ読取可能になる。
【発明の効果】
【００３３】
本発明にかかる文書配信装置、文書管理装置、文書配信方法、文書管理方法、文書配信プログラム、文書管理プログラム及びコンピュータ読取可能な記録媒体によれば、ユーザ情報と照合し保存及び管理を実施するため、文書及び画像などの悪意をもった流用や、情報漏えいの防止を図ることができる。また、文書及び画像などのログ情報を用いて管理を厳密にすることができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３４】
以下に添付図面を参照して、この発明にかかる文書配信システム、文書配信方法、文書管理方法、文書配信プログラム、文書管理プログラム、及びコンピュータ読取可能な記録媒体の好適な実施の形態を詳細に説明する。
【００３５】
（実施の形態１）
（文書配信システムの構成）
図１は、本発明の実施の形態にかかる文書配信システムの構成を示す図である。本発明の実施の形態にかかる文書配信システム１００は、入力機器１０１と、文書配信装置１０２と、文書管理装置１０３と、それらを結ぶインターネットなどのネットワーク１０４と、を含み構成されている。
【００３６】
入力機器１０１は、ユーザの操作によって文書及び画像などを入力するものである。また、ユーザのユーザ情報、配信機器情報、文書名などの前記文書及び画像などに関する属性情報を入力するものである。そして、ユーザから指示されたコピー、印刷、ＦＡＸ送信、あるいはスキャンなどの操作により、文書及び画像などの入力機器出力データ（画像データ）と、属性情報と、をインターネットなどのネットワーク１０４を介して、文書配信装置１０２へ配信する。
【００３７】
具体的な入力機器１０１としては、例えばＭＦＰなどがあげられる。文書及び画像などの入力は、ユーザがＭＦＰ上に文書及び画像をセットして、キーボードあるいはタッチパネルなどの操作パネルを操作してコピー、印刷、ＦＡＸ、スキャナなどの機能を選択して行う。必要に応じて、出力部数やＦＡＸなどの送信先や保存先などを設定して実行する。また、属性情報の入力についても、ユーザが操作パネルを操作することにより行う。
【００３８】
文書配信装置１０２は、入力機器１０１から配信された入力機器出力データと、属性情報と、を受信し、文書管理装置１０３へ配信する。配信は、あらかじめ設定されているユーザに関する情報と、文書を蓄積する箇所に関する情報と、を参照して行う。また、この配信と共に、文書配信装置１０２は、属性情報をログ情報として登録する。
【００３９】
文書管理装置１０３は、文書配信装置１０２より配信された入力機器出力データを受信し、この入力機器出力データを蓄積し、管理する。
【００４０】
例えば、文書管理装置１０３に入力された入力機器出力データは、その後、コピー、印刷、ＦＡＸ送信、あるいはスキャンの実行のために、不図示の出力部へ配信できる。出力部は、例えばインターネットなどのネットワーク１０４に接続されているＭＦＰであったり、プリンタなどを用いることができる。
【００４１】
図２は、実施の形態１における、文書配信装置の機能を示すブロック図である。この文書配信装置１０２は、受信部２０１と、照合部２０２と、ユーザ情報設定部２０３と、ログ情報格納部２０４と、及び配信部２０５と、を含み構成されている。
【００４２】
受信部２０１は、入力機器１０１から配信される入力機器出力データと属性情報をインターネットなどのネットワーク１０４を介して受信する。照合部２０２は、受信部２０１より、入力機器出力データと属性情報を取得する。そして、属性情報中のユーザ情報と、ユーザ情報設定部２０３にあらかじめ設定されているユーザ情報との照合を行う。
【００４３】
照合部２０２でユーザ情報が一致した入力機器出力データは、配信部２０５からインターネットなどのネットワーク１０４を介して文書管理装置１０３へ配信される。また、ログ情報格納部２０４は、前記入力機器出力データの属性情報をログ情報として登録し、保存する。
【００４４】
図３は、実施の形態１における、文書管理装置の機能を示すブロック図である。この文書管理装置１０３は、受信部３０１と、振り分け部３０２と、ユーザ情報設定部３０３と、情報蓄積部３０４と、複数ｎの保存部３１０ａ〜３１０ｎと、及び送信部３０５と、を含み構成されている。
【００４５】
受信部３０１は、文書配信装置１０２から配信される入力機器出力データをインターネットなどのネットワーク１０４を介して受信する。受信した入力機器出力データは、受信部３０１から振り分け部３０２へ送られる。振り分け部３０２は、ユーザ情報設定部３０３から得られるユーザ情報と、情報蓄積部３０４に設定されているユーザ毎の複数ｎの保存部３１０ａ〜３１０ｎについての情報と、に基づいて、入力機器出力データを該当するユーザの保存部３１０ａ〜３１０ｎへそれぞれ振り分ける。
【００４６】
なお、保存部３１０ａ〜３１０ｎに保存された入力機器出力データは、保存部３１０ａ〜３１０ｎより読み出し、送信部３０５へ送ることができる。その後、入力機器出力データは、送信部３０５から出力部へ送信することにより、コピー、印刷、ＦＡＸ送信、あるいはスキャンなどを実行することもできる。
【００４７】
ユーザ情報、配信機器情報、文書名などの属性情報は、例えば、ユーザ自身が決定した自身の名称やパスワード、機器名称、文書名などを設定するに限ったものではない。ユーザ情報に関しては、入力機器１０１にボタンやタッチパネルなどを押す際の指紋データ、音声操作であれば音声データ、瞳の虹彩などの生体情報を用いてユーザを特定する構成としてもよい。また、配信機器情報に関しても、入力機器１０１が自動設定する構成としてもよい。これにより、配信機器の特定ができ、ユーザの操作が不要となる。さらに、文書名に関しては、入力機器１０１が日時などの情報を自動的に文書名に設定するようにしてもよい。
【００４８】
次に、前述した文書配信システム１００の動作について説明する。
【００４９】
（入力機器の動作）
図４は、実施の形態１における、入力機器の動作を示すフローチャートである。まず、入力信号を受信する（ステップＳ４０１）。具体的には、ユーザにより入力機器１０１にセットされた文書及び画像を、コピー、印刷、ＦＡＸ送信、あるいはスキャンなどを実行するために選択された入力信号を受信する。次に、ユーザ情報、配信機器情報、文書名などの属性情報を受信する（ステップＳ４０２）。
【００５０】
続いて、コピー、印刷、ＦＡＸ送信、あるいはスキャンなどした文書及び画像などと属性情報を電子化する（ステップＳ４０３）。そして、電子化した文書及び画像などの入力機器出力データと、属性情報を文書配信装置１０２へ配信し（ステップＳ４０４）、処理を終了する。
【００５１】
（文書配信装置の動作）
図５は、実施の形態１における、文書配信装置の動作を示したフローチャートである。まず、ユーザ情報設定部２０３はユーザ情報の設定を行う（ステップＳ５０１）。これは、あらかじめユーザが設定した文書管理装置１０３のユーザ情報と、情報蓄積部３０４に設定したユーザ毎の保存部３１０ａ〜３１０ｎと、を設定するものである。
【００５２】
次に、受信部２０１は入力機器１０１から配信された入力機器出力データと、属性情報を受信する（ステップＳ５０２）。照合部２０２は、ステップＳ５０１で設定した文書管理装置１０３のユーザ情報と、ステップＳ５０２で入力機器１０１から受信したユーザ情報と、を照合する（ステップＳ５０３）。
【００５３】
ステップＳ５０１で設定した文書管理装置１０３のユーザ情報と、ステップＳ５０２で入力機器１０１から受信したユーザ情報と、の照合の結果、ユーザ情報が一致すれば（ステップＳ５０３：Ｙｅｓ）、配信部２０５は、入力機器出力データを各ユーザが設定したユーザ毎の保存部３１０ａ〜３１０ｎを有する文書管理装置１０３へ配信する（ステップＳ５０５）。さらには、この配信と平行して、ログ情報格納部２０４は属性情報をログ情報として登録し（ステップＳ５０６）、処理を終了する。
【００５４】
文書管理装置１０３のユーザ情報と入力機器１０１から受信したユーザ情報との照合の結果、一致しない場合は（ステップＳ５０３：Ｎｏ）、不一致時の処理を行い（ステップＳ５０４）、処理を終了する。例えば、ステップＳ５０４では、電子データを抹消する、あるいは、ユーザに報知するエラー信号の出力などを行うことが考えられる。
【００５５】
（文書管理装置の動作）
図６は、実施の形態１における、文書管理装置の動作を示したフローチャートである。ユーザ情報設定部３０３は、あらかじめ各ユーザのユーザ情報及び情報蓄積部３０４のユーザ毎の保存部３１０ａ〜３１０ｎを設定する（ステップＳ６０１）。続いて、受信部３０１は、文書配信装置１０２から入力機器出力データを受信する（ステップＳ６０２）。
【００５６】
振り分け部３０２は、ユーザ情報設定部３０３のユーザ情報と、情報蓄積部３０４に設定されたユーザ毎の保存部３１０ａ〜３１０ｎと、を参照して、入力機器出力データをユーザ毎の保存部３１０ａ〜３１０ｎに振り分ける。ユーザ毎の保存部３１０ａ〜３１０ｎは、入力機器出力データを保存できる（ステップＳ６０３）。
【００５７】
ステップＳ６０３の保存により、入力機器出力データを管理できる。例えば、送信部３０５は、保存された入力機器出力データを、コピー、印刷、ＦＡＸ送信、あるいはスキャンの実行のために、保存されている情報蓄積部３０４の保存部３１０ａ〜３１０ｎから読み出し、出力部へ送信することができ（ステップＳ６０４）、処理を終了する。出力部は、例えばインターネットなどのネットワーク１０４に接続されているＭＦＰであったり、プリンタなどを用いることができる。
【００５８】
なお、前述のステップＳ６０１は初期設定項目である。したがって、入力機器出力データの受信毎に設定するものではない。ステップＳ６０１は、新規ユーザの登録時などに設定し、あわせて、ステップＳ６０１の設定内容は前述のステップＳ５０１にも設定されることとなる。
【００５９】
以上説明した実施の形態１によれば、入力機器出力データを文書管理装置１０３へ配信する際、属性情報のユーザ情報と、ユーザ情報設定部２０３にあらかじめ設定されているユーザ情報と、を照合している。したがって、あらかじめユーザ情報設定部２０３に設定されていないユーザは文書管理装置１０３に配信できないため、文書の悪意をもった流用や外部への情報の漏えいを防ぐことができる。
【００６０】
また、入力機器出力データの属性情報を、文書配信装置１０２のログ情報格納部２０４にログ情報として管理することにより、それぞれの入力機器出力データについてのユーザ情報や配信機器情報や文書名などが特定できるため、文書管理が厳密なものとなる。
【００６１】
（実施の形態２）
次に、この発明の実施の形態２について説明する。実施の形態２にかかる文書配信システムの構成は、実施の形態１で用いた図１と同様である。
【００６２】
実施の形態１において、入力機器１０１は、属性情報としてユーザのユーザ情報、配信機器情報、文書名などを入力するものとした。本実施の形態２では、入力機器１０１は、属性情報として、ユーザ情報、配信機器情報、文書名などに加え、ユニークなジョブＩＤを入力するものである。そして、入力機器１０１は、入力機器出力データ（画像データ）と、ユニークなジョブＩＤを含んだ属性情報と、をインターネットなどのネットワーク１０４を介して、文書配信装置１０２へ配信する。
【００６３】
また、本実施の形態２では、文書配信装置１０２は、入力機器１０１から入力機器出力データと、属性情報と、を受信し、入力機器出力データと、ユニークなジョブＩＤと、を文書管理装置１０３へ配信する。この配信と、ログ情報と、に関する処理の流れは、実施の形態１と同様なため、説明を省略する。
【００６４】
また、本実施の形態２では、文書管理装置１０３は、文書配信装置１０２から配信された入力機器出力データを受信し、この入力機器出力データのプロパティにユニークなジョブＩＤを設定した後、蓄積し、管理するものである。
【００６５】
図７は、実施の形態２における、文書配信装置の機能を示すブロック図である。この文書配信装置１０２は、受信部７０１と、照合部７０２と、ユーザ情報設定部７０３と、ログ情報格納部７０４と、及び配信部７０５と、を含み構成されている。
【００６６】
受信部７０１は、入力機器１０１から配信される入力機器出力データと属性情報をインターネットなどのネットワーク１０４を介して受信する。照合部７０２は、受信部７０１より、入力機器出力データと属性情報を取得する。そして、属性情報中のユーザ情報と、ユーザ情報設定部７０３にあらかじめ設定されているユーザ情報との照合を行う。
【００６７】
照合部７０２でユーザ情報が一致した入力機器出力データとユニークなジョブＩＤは、配信部７０５からインターネットなどのネットワーク１０４を介して文書管理装置１０３へ配信される。また、ログ情報格納部７０４は、前記入力機器出力データの属性情報をログ情報として登録し、保存する。
【００６８】
図８は、実施の形態２における、文書管理装置の機能を示すブロック図である。この文書管理装置１０３は、受信部８０１と、プロパティ設定部８０２と、振り分け部８０３と、ユーザ情報設定部８０４と、情報蓄積部８０５と、複数ｎの保存部８１０ａ〜８１０ｎと、及び送信部８０６と、を含み構成されている。
【００６９】
受信部８０１は、文書配信装置１０２から配信される入力機器出力データとユニークなジョブＩＤをインターネットなどのネットワーク１０４を介して受信する。受信した入力機器出力データとユニークなジョブＩＤは、受信部８０１からプロパティ設定部８０２へ送られる。その後、プロパティ設定部８０２は、ユニークなジョブＩＤを入力機器出力データのプロパティに設定し、この入力機器出力データを振り分け部８０３へ送る。振り分け部８０３は、ユーザ情報設定部８０４から得られるユーザ情報と、情報蓄積部８０５に設定されているユーザ毎の複数ｎの保存部８１０ａ〜８１０ｎについての情報と、に基づいて、入力機器出力データを該当するユーザの保存部８１０ａ〜８１０ｎへそれぞれ振り分ける。
【００７０】
なお、保存部８１０ａ〜８１０ｎに保存された入力機器出力データは、保存部８１０ａ〜８１０ｎより読み出し、送信部８０６へ送ることができる。その後、入力機器出力データは、送信部８０６から出力部へ送信することにより、コピー、印刷、ＦＡＸ送信、あるいはスキャンなどを実行することもできる。
【００７１】
ユーザ情報、配信機器情報、文書名、ユニークなジョブＩＤなどの属性情報は、例えば、ユーザ自身が決定した自身の名称やパスワード、機器名称、文書名などを設定するに限ったものではない。ユーザ情報に関しては、入力機器１０１にボタンやタッチパネルなどを押す際の指紋データ、音声操作であれば音声データ、瞳の虹彩などの生体情報を用いてユーザを特定する構成としてもよい。また、配信機器情報に関しても、入力機器１０１が自動設定する構成としてもよい。これにより、配信機器の特定ができ、ユーザの操作が不要となる。さらに、文書名やユニークなジョブＩＤに関しては、入力機器１０１が日時などの情報を自動的に文書名やユニークなジョブＩＤに設定するようにしてもよい。
【００７２】
次に、実施の形態２における文書配信システムの動作について説明する。
【００７３】
（入力機器の動作）
実施の形態２にかかる入力機器１０１の動作は、実施の形態１で用いた図４とほぼ同様であり、説明を省略する。本実施の形態２では、実施の形態１（ステップＳ４０２）で説明した、ユーザ情報、配信機器情報、文書名などに加え、ユニークなジョブＩＤを属性情報として受信する。
【００７４】
（文書配信装置の動作）
図９は、実施の形態２における、文書配信装置の動作を示したフローチャートである。まず、ユーザ情報設定部７０３はユーザ情報の設定を行う（ステップＳ９０１）。これは、あらかじめユーザが設定した文書管理装置１０３のユーザ情報と、情報蓄積部８０５に設定したユーザ毎の保存部８１０ａ〜８１０ｎと、を設定するものである。
【００７５】
次に、受信部７０１は入力機器１０１より配信された入力機器出力データと、属性情報を受信する（ステップＳ９０２）。照合部７０２は、ステップＳ９０１で設定した文書管理装置１０３のユーザ情報と、ステップＳ９０２で入力機器１０１から受信したユーザ情報と、を照合する（ステップＳ９０３）。
【００７６】
ステップＳ９０１で設定した文書管理装置１０３のユーザ情報と、ステップＳ９０２で入力機器１０１から受信したユーザ情報と、の照合の結果、ユーザ情報が一致すれば（ステップＳ９０３：Ｙｅｓ）、配信部７０５は、入力機器出力データとユニークなジョブＩＤとを各ユーザが設定したユーザ毎の保存部８１０ａ〜８１０ｎを有する文書管理装置１０３へ配信する（ステップＳ９０５）。さらには、この配信と平行して、ログ情報格納部７０４は属性情報をログ情報として登録し（ステップＳ９０６）、処理を終了する。
【００７７】
文書管理装置１０３のユーザ情報と入力機器１０１から受信したユーザ情報との照合の結果、一致しない場合は（ステップＳ９０３：Ｎｏ）、不一致時の処理を行い（ステップＳ９０４）、処理を終了する。例えば、ステップＳ９０４では、電子データを抹消する、あるいは、ユーザに報知するエラー信号の出力などを行うことが考えられる。
【００７８】
（文書管理装置の動作）
図１０は、実施の形態２における、文書管理装置の動作を示したフローチャートである。ユーザ情報設定部８０４は、あらかじめ各ユーザのユーザ情報及び情報蓄積部８０５のユーザ毎の保存部８１０ａ〜８１０ｎを設定する（ステップＳ１００１）。
【００７９】
続いて、受信部８０１は、文書配信装置１０２から入力機器出力データとユニークなジョブＩＤを受信する（ステップＳ１００２）。プロパティ設定部８０２は、ユニークなジョブＩＤを入力機器出力データのプロパティに設定し（ステップＳ１００３）、この入力機器出力データを振り分け部８０３へ送る。
【００８０】
振り分け部８０３は、ユーザ情報設定部８０４のユーザ情報と、情報蓄積部８０５に設定されたユーザ毎の保存部８１０ａ〜８１０ｎと、を参照して、入力機器出力データをユーザ毎の保存部８１０ａ〜８１０ｎに振り分ける。ユーザ毎の保存部８１０ａ〜８１０ｎは、入力機器出力データを保存できる（ステップＳ１００４）。
【００８１】
ステップＳ１００４の保存により、入力機器出力データを管理できる。例えば、送信部８０６は、保存された入力機器出力データを、コピー、印刷、ＦＡＸ送信、あるいはスキャンの実行のために、保存されている情報蓄積部８０５の保存部８１０ａ〜８１０ｎから読み出し、出力部へ送信することができ（ステップＳ１００５）、処理を終了する。出力部は、例えばインターネットなどのネットワーク１０４に接続されているＭＦＰであったり、プリンタなどを用いることができる。
【００８２】
以上説明した実施の形態２によれば、実施の形態１と同様にして、ユーザ情報を照合していることから、文書の悪意をもった流用や外部への情報の漏えいを防ぐことができる。
【００８３】
また、実施の形態１と同様にして、文書配信装置１０２でログ情報を管理していることに加え、文書管理装置１０３に保存された入力機器出力データのプロパティにユニークなジョブＩＤが設定されている。これらログ情報と、ユニークなジョブＩＤと、を参照することで、文書管理装置１０３の入力機器出力データから、ユーザ情報や配信機器情報や文書名などを追跡し、特定することができるため、文書管理が厳密なものとなる。
【００８４】
以上の各実施の形態において説明した入力機器１０１、文書配信装置１０２、文書管理装置１０３は、それぞれが１つの機器で構成されているとは限らない。例えば、複数の入力機器１０１がインターネットなどのネットワーク１０４により、文書配信装置１０２や文書管理装置１０３に接続されている構成でもよい。また、複数の文書管理装置１０３に入力機器出力データを配信する構成でもよい。
【００８５】
さらに、上述の文書配信システム１００の入力機器１０１、文書配信装置１０２、文書管理装置１０３について、それぞれが個別の機器とは限らない。例えば、入力機器１０１と文書管理装置１０３の複合機と、文書配信装置１０２と、がインターネットなどのネットワーク１０４で接続されている構成を用いることもできる。
【００８６】
また、インターネットなどのネットワーク１０４を用いずに、入力機器１０１と、文書配信装置１０２と、文書管理装置１０３と、がそれぞれ有する機能を１つに備えた複合機を用いて構成することができる。
【００８７】
なお、本実施の形態で説明した文書配信及び文書管理にかかる方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーションなどのコンピュータで実行することにより実現することができる。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤなどのコンピュータで読取可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネットなどのネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。
【産業上の利用可能性】
【００８８】
以上のように、本発明にかかる文書配信装置、文書管理装置、文書配信方法、文書管理方法、文書配信プログラム、文書管理プログラム及びコンピュータ読取可能な記録媒体は、機密度が高く、ユーザ人数及び入力機器が多い文書配信システム内に有用であり、特に、文書及び画像などを電子化するＭＦＰなどに適している。
【図面の簡単な説明】
【００８９】
【図１】本発明の実施の形態にかかる文書配信システムの構成を示す図である。
【図２】実施の形態１における、文書配信装置の機能を示すブロック図である。
【図３】実施の形態１における、文書管理装置の機能を示すブロック図である。
【図４】実施の形態１における、入力機器の動作を示すフローチャートである。
【図５】実施の形態１における、文書配信装置の動作を示したフローチャートであ    る。
【図６】実施の形態１における、文書管理装置の動作を示したフローチャートであ    る。
【図７】実施の形態２における、文書配信装置の機能を示すブロック図である。
【図８】実施の形態２における、文書管理装置の機能を示すブロック図である。
【図９】実施の形態２における、文書配信装置の動作を示したフローチャートであ    る。
【図１０】実施の形態２における、文書管理装置の動作を示したフローチャートで    る。
【符号の説明】
【００９０】
１００  文書配信システム
１０１  入力機器（ＭＦＰなど）
１０２  文書配信装置
１０３  文書管理装置
１０４  ネットワーク
２０１  受信部
２０２  照合部
２０３  ユーザ情報設定部
２０４  ログ情報格納部
２０５  配信部
３０１  受信部
３０２  振り分け部
３０３  ユーザ情報設定部
３０４  情報蓄積部
３０５  送信部
３１０ａ〜３１０ｎ  保存部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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