(57)【要約】【課題】  この発明は、一度も利用されない文書を多く保存しているユーザに対しては、ボックスに新たな文書を保存できなくさせることにより、ボックスに無駄な文書が保存されるのを防止することができる画像形成装置を提供することを目的とする。【解決手段】  ボックス保存モード時においてユーザＩＤが入力された後、スタートキーが操作された際に、管理テーブルから入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書を検索し、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書の総数が、予め設定された所定値以上であるか否かを判別する判別手段、ならびに判別手段によって、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書の総数が所定値以上であると判別された場合には、ボックス保存処理を禁止させる手段を備えている。【選択図】  図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
スキャナ部で読み取られた文書を記憶装置に保存するボックス保存機能、ボックス保存された文書を印刷および／または送信する保存文書利用機能ならびにボックス保存された文書を削除する保存文書削除機能を備えている画像形成装置において、  ボックス保存された文書毎に、文書番号、ユーザＩＤおよび当該文書を保存文書利用機能によって利用した利用回数を含む管理情報を記憶した管理テーブルが格納された記憶手段、
ボックス保存モード時においてユーザにユーザＩＤを入力させるための入力手段、
ボックス保存モード時において入力手段によってユーザＩＤが入力された後、スタートキーが操作された際に、管理テーブルから入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書を検索し、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書の総数が、予め設定された所定値以上であるか否かを判別する判別手段、
判別手段によって、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書の総数が所定値より少ないと判別された場合には、ボックス保存処理を実行させるとともに、管理テーブルに当該文書に関する管理情報を記憶させる手段、ならびに
判別手段によって、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書の総数が所定値以上であると判別された場合には、ボックス保存処理を禁止させる手段、
を備えていることを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
判別手段によって、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書の総数が所定値以上であると判別された場合には、ボックス保存ができない旨を表示させる手段を備えていることを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、複写機、複写機能の他、ＦＡＸ機能、ＰＣ送信機能等を備えた複合機等の画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
スキャナで読み込んだ画像（文書）をＨＤＤ（ボックス）に格納する機能を備えた画像形成装置が既に開発されている（特開２００４−２２７４７６号公報参照）。この種の画像形成装置では、ボックスに保存した画像を印刷したり、ファクシミリ送信したり、ＰＣに送信したりすることが可能となっている。
【０００３】
しかしながら、ボックスに保存した画像が一度も利用されない場合もある。一度も利用されない保存画像が多くなると、ボックス内には無駄な画像のために空き領域が少なくなり、新たな画像を保存できなくなるという問題がある。
【特許文献１】特開２００４−２２７４７６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
この発明は、一度も利用されない文書を多く保存しているユーザに対しては、ボックスに新たな文書を保存できなくさせることにより、ボックスに無駄な文書が保存されるのを防止することができる画像形成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に記載の発明は、スキャナ部で読み取られた文書を記憶装置に保存するボックス保存機能、ボックス保存された文書を印刷および／または送信する保存文書利用機能ならびにボックス保存された文書を削除する保存文書削除機能を備えている画像形成装置において、ボックス保存された文書毎に、文書番号、ユーザＩＤおよび当該文書を保存文書利用機能によって利用した利用回数を含む管理情報を記憶した管理テーブルが格納された記憶手段、ボックス保存モード時においてユーザにユーザＩＤを入力させるための入力手段、ボックス保存モード時において入力手段によってユーザＩＤが入力された後、スタートキーが操作された際に、管理テーブルから入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書を検索し、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書の総数が、予め設定された所定値以上であるか否かを判別する判別手段、判別手段によって、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書の総数が所定値より少ないと判別された場合には、ボックス保存処理を実行させるとともに、管理テーブルに当該文書に関する管理情報を記憶させる手段、ならびに判別手段によって、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書の総数が所定値以上であると判別された場合には、ボックス保存処理を禁止させる手段を備えていることを特徴とする画像形成装置。
【０００６】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、判別手段によって、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０である文書の総数が所定値以上であると判別された場合には、ボックス保存ができない旨を表示させる手段を備えていることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
この発明によれば、一度も利用されない文書を多く保存しているユーザに対しては、ボックスに新たな文書を保存できなくさせることができ、ボックスに無駄な文書が保存されるのを防止することができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、図面を参照して、この発明を複写機能の他、ＦＡＸ機能、ＰＣ送信機能等を備えた複合機に適用した場合の実施例について説明する。
【実施例１】
【０００９】
図１は、複写機能の他、ＦＡＸ機能、ＰＣ送信機能等を備えた複合機の構成を示している。
【００１０】
複合機１００は、制御部１０を備えている。制御部１０には、スキャナ部１１、操作パネル１２、画像形成部１３、メモリ１４、ＨＤＤ１５、ＦＡＸ通信部１６、ネットワークＩ／Ｆ１７が接続されている。
【００１１】
ＦＡＸ通信部１６は、公衆回線に接続されている。ネットワークＩ／Ｆ１７には、ＬＡＮを介してＰＣ２００、３００に接続されている。操作パネル１２は、タッチパネル付き表示器およびスタートキー等の各種キーを含んでいる。
【００１２】
この複合機１００は、スキャナ部１１で読み取られた文書をＨＤＤ１５に保存するボックス保存機能を備えている。ボックス保存時には、スキャナ部１１によって読み取られた画像データがＨＤＤ１５に保存される。なお、後述するように、ボックス保存を行う際には、ユーザはユーザＩＤを入力しなければならない。ＨＤＤ１５に保存されている画像を、ユーザ操作に基づいて、画像形成部１３によって印刷出力したり、ＦＡＸ通信部１６を介してファクシミリ送信したり、ネットワークＩ／Ｆ１７およびＬＡＮを介してＰＣ２００またはＰＣ３００に送信したりすることが可能である。また、ＨＤＤ１５に保存した画像を削除することも可能である。
【００１３】
ＨＤＤ１５には、ＨＤＤ１５に保存された画像（以下、文書という）を管理するための管理テーブルが設けられている。
【００１４】
図２は、管理テーブルの一例を示している。
管理テーブルには、ＨＤＤ１５に保存された文書毎に、文書番号（文書Ｎｏ．）、ユーザＩＤ、利用回数、格納位置を表すデータ等が記憶される。利用回数とは、印刷出力回数、ファクシミリ送信回数およびＰＣ送信回数の総和を意味する。なお、管理テーブルに保存年月日等のデータや、その他のデータを記憶させてもよい。
【００１５】
図３は、ボックス保存モードが設定された場合の複合機の動作を示している。
【００１６】
ボックス保存モードが設定されいる場合において、ユーザＩＤが入力された後（ステップＳ１）、スタートキーが押されると（ステップＳ２）、管理テーブルから、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０の文書を検索する（ステップＳ３）。
【００１７】
入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０の文書の総数が、予め設定された閾値Ｔｈ以上であるか否かを判別する（ステップＳ４）。閾値Ｔｈとしては、例えば、”５”が設定される。
【００１８】
入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０の文書の総数が、閾値Ｔｈよりも少ない場合には、ボックス保存処理を実行する（ステップＳ５）。つまり、スキャナ部１１によって画像を読み取りＨＤＤ１５に保存する。また、管理テーブルに新たに保存した文書に関する管理情報を格納する（ステップＳ６）。そして、今回の処理を終了する。
【００１９】
上記ステップＳ４において、入力されたユーザＩＤに対応する文書であって利用回数が０の文書の総数が、予め設定された閾値Ｔｈ以上である判別した場合には、ボックス保存処理を禁止するとともに（ステップＳ７）、ボックス保存ができないことを示すメッセージを操作パネル１２上の表示器に表示させる（ステップＳ８）。そして、今回の処理を終了する。
【００２０】
例えば、管理テーブルの内容が図２に示すような内容である場合において、ユーザＩＤが”ＡＡＡ”のユーザが、ボックス保存をしようとすると、ユーザＩＤ”ＡＡＡ”に対応する文書であって利用回数が０の文書の総数が５個存在しているので、ボックス保存が禁止される。ボックス保存が禁止された場合には、当該ユーザは、自己がボックス保存した文書を削除すれば、新たな文書をボックス保存できるようになる。
【００２１】
図４は、ボックス保存されている文書を削除するためのボックス保存文書削除モードが設定された場合の複合機の動作を示している。
【００２２】
ボックス保存文書削除モードが設定されいる場合において、ユーザＩＤが入力されると（ステップＳ１１）、管理テーブルから入力されたユーザＩＤに対応する文書を検索し、操作パネル１２上の表示器に入力されたユーザＩＤに対応する文書を一覧表示させる（ステップＳ１２）。この一覧表示には決定キーが表示されている。ユーザは、この一覧表示から削除したい文書を選択した後、決定キーを押す。
【００２３】
ユーザによって削除したい文書が選択された後（ステップＳ１３）、決定キーが押されると（ステップＳ１４）、ＨＤＤ１５からその文書を削除するとともに（ステップＳ１５）、管理テーブルから当該文書に関する管理データを削除する（ステップＳ１６）。そして、今回の処理を終了する。
【００２４】
図５は、ボックス保存されている文書を印刷するためのボックス保存文書印刷モードが設定された場合の複合機の動作を示している。
【００２５】
ボックス保存文書印刷モードが設定されいる場合において、ユーザＩＤが入力されると（ステップＳ２１）、管理テーブルから入力されたユーザＩＤに対応する文書を検索し、操作パネル１２上の表示器に入力されたユーザＩＤに対応する文書を一覧表示させる（ステップＳ２２）。ユーザは、この一覧表示から印刷したい文書を選択した後、スタートキーを押す。
【００２６】
ユーザによって印刷したい文書が選択された後（ステップＳ２３）、スタートキーが押されると（ステップＳ２４）、ＨＤＤ１５からその文書を読み出して印刷出力させるとともに（ステップＳ２５）、管理テーブル内の当該文書に関する管理データ中の利用回数を示すデータを１だけインクリメントさせる（ステップＳ２６）。そして、今回の処理を終了する。
【００２７】
図６は、ボックス保存されている文書をファクシミリ送信するためのボックス保存文書のファクシミリ送信モードが設定された場合の複合機の動作を示している。
【００２８】
ボックス保存文書のファクシミリ送信モードが設定されいる場合において、ファクシミリ送信先の電話番号およびユーザＩＤが入力されると（ステップＳ３１）、管理テーブルから入力されたユーザＩＤに対応する文書を検索し、操作パネル１２上の表示器に入力されたユーザＩＤに対応する文書を一覧表示させる（ステップＳ３２）。ユーザは、この一覧表示からファクシミリ送信したい文書を選択した後、スタートキーを押す。
【００２９】
ユーザによってファクシミリ送信したい文書が選択された後（ステップＳ３３）、スタートキーが押されると（ステップＳ３４）、ＨＤＤ１５からその文書を読み出して、入力されたファクシミリ送信先に、ファクシミリ送信が行われるとともに（ステップＳ３５）、管理テーブル内の当該文書に関する管理データ中の利用回数を示すデータを１だけインクリメントさせる（ステップＳ３６）。そして、今回の処理を終了する。
【００３０】
図７は、ボックス保存されている文書をＰＣに送信するためのボックス保存文書のＰＣ送信モードが設定された場合の複合機の動作を示している。
【００３１】
ボックス保存文書のＰＣ送信モードが設定されいる場合において、送信先ＰＣを特定する情報およびユーザＩＤが入力されると（ステップＳ４１）、管理テーブルから入力されたユーザＩＤに対応する文書を検索し、操作パネル１２上の表示器に入力されたユーザＩＤに対応する文書を一覧表示させる（ステップＳ４２）。ユーザは、この一覧表示からＰＣ送信したい文書を選択した後、スタートキーを押す。
【００３２】
ユーザによってＰＣ送信したい文書が選択された後（ステップＳ４３）、スタートキーが押されると（ステップＳ４４）、ＨＤＤ１５からその文書を読み出して、入力された送信先ＰＣにＰＣ送信を行うとともに（ステップＳ４５）、管理テーブル内の当該文書に関する管理データ中の利用回数を示すデータを１だけインクリメントさせる（ステップＳ４６）。そして、今回の処理を終了する。
【図面の簡単な説明】
【００３３】
【図１】複写機能の他、ＦＡＸ機能、ＰＣ送信機能等を備えた複合機の構成を示すブロック図である。
【図２】管理テーブルの一例を示す模式図である。
【図３】ボックス保存モードが設定された場合の複合機の動作を示すフローチャートである。
【図４】ボックス保存文書削除モードが設定された場合の複合機の動作を示すフローチャートである。
【図５】ボックス保存文書印刷モードが設定された場合の複合機の動作を示すフローチャートである。
【図６】ボックス保存文書のファクシミリ送信モードが設定された場合の複合機の動作を示すフローチャートである。
【図７】ボックス保存文書のＰＣ送信モードが設定された場合の複合機の動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３４】
１０  制御部
１１  スキャナ部
１２  操作パネル
１３  画像形成部
１４  メモリ
１５  ＨＤＤ
１６  ＦＡＸ通信部
１７  ネットワークＩ／Ｆ
１００  複合機
２００、３００  ＰＣ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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