(57)【要約】【課題】  デジタル複合機とネットワークで接続された文書管理装置で構成される文書管理システムにおいて、文書の不正アクセス防止とユーザフレンドリーな運用をする。【解決手段】  文書入出力装置と、ネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、文書管理装置は、記憶手段と第１の送受信手段とを備え、文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、入力手段と出力手段と、第２の送受信手段および操作パネルとを備え、文書入出力装置から文書を前記文書管理装置に登録するに際し、操作者が指示を行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成し、文書データを生成し、該文書データおよび前記撮影画像を、文書管理装置に送信し、受信せしめて、前記記憶手段によって文書データと撮影画像を組み合わせて記憶することを特徴とする。【選択図】        図１
2006203424.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置から文書を前記文書管理装置に登録するに際し、操作者が文書を入力させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成し、また前記入力手段によって前記文書を入力させて文書データを生成し、該文書データおよび前記撮影画像を、前記第２の送受信手段によって前記文書管理装置に前記ネットワークを介して送信し前記第１の送受信手段によって前記文書管理装置に受信せしめて、前記記憶手段によって前記文書データと前記撮影画像を組み合わせて記憶することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置で文書を前記文書管理装置から取得するに際し、操作者が文書を取得させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成し、該撮影画像を前記文書管理装置に送信し前記第１の送受信手段によって受信せしめて、該撮影画像を前記文書と組み合わせて前記記憶手段によって記憶させることを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置から文書を前記文書管理装置に登録するに際し、操作者が文書を入力させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成するステップと、前記入力手段によって前記文書を入力させて文書データを生成するステップと、該文書データおよび前記撮影画像を前記第２の送受信手段によって前記文書管理装置に前記ネットワークを介して送信し前記第１の送受信手段によって前記文書管理装置に受信せしめるステップと前記記憶手段によって前記文書データと前記撮影画像を組み合わせて記憶するステップとからなることを特徴とする文書管理方法。
【請求項４】
文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置で文書を前記文書管理装置から取得するに際し、操作者が文書を取得させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成するステップと、該撮影画像を前記文書管理装置に送信し前記第１の送受信手段によって受信せしめるステップと、該撮影画像を前記文書と組み合わせて前記記憶手段によって記憶させるステップからなることを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置から文書を前記文書管理装置に登録するに際し、操作者が文書を入力させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成する命令群と、前記入力手段によって前記文書を入力させて文書データを生成する命令群と、該文書データおよび前記撮影画像を前記第２の送受信手段によって前記文書管理装置に前記ネットワークを介して送信し前記第１の送受信手段によって前記文書管理装置に受信せしめるステップと前記記憶手段によって前記文書データと前記撮影画像を組み合わせて記憶する命令群とからなることを特徴とする文書管理コンピュータプログラム。
【請求項６】
文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置で文書を前記文書管理装置から取得するに際し、操作者が文書を取得させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成する命令群と、該撮影画像を前記文書管理装置に送信し前記第１の送受信手段によって受信せしめる命令群と、該撮影画像を前記文書と組み合わせて前記記憶手段によって記憶させる命令群とからなることを特徴とする文書管理コンピュータプログラム。
【請求項７】
請求項５または６に記載の文書管理コンピュータプログラムを記憶する記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を入出力し、記憶して文書を管理する文書管理システム、文書管理方法、文書管理コンピュータプログラムおよび記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１では、外部デバイスから送信されてきた文書画像を労力をかけずに文書管理システムに登録する目的の発明が記載されている。この発明においては、ネットワークに接続するデジタル複合機（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）のような外部デバイスからイメージスキャナによって取り込まれた文書画像データを文書登録システムにおいて文字認識し、インデックスを自動的に作成し、該インデックスと前記文書画像データとともに文書管理システムに登録する技術が開示されている。前記特許文献１の図に示されているように、前記ＭＦＰと前記文書管理システム、及び文書登録システムはネットワークで接続されている（図９）。
【０００３】
なお、デジタル複合機（ＭＦＰ）とは、イメージスキャナ、プリンタ、ＦＡＸ、記憶装置、ネットワークインターフェースを備えた装置であって、複写機として使用できるほか、イメージスキャナ、プリンタ、ＦＡＸなどの単体の機能も使用できる装置のことである。
【０００４】
特許文献２においては、複写機と撮影装置を有し、複写機の使用者を撮影装置を用いて撮影する複写機管理システムにおいて、複写機の使用に際して使用者により必然的になされる行為に基づく所定のタイミングにて撮影を行うことを特徴とする複写機管理システム、が開示されている。
【特許文献１】特開２００３−８５１７８号公報
【特許文献２】特開平１１−１９４６８７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記、特許文献１では、デジタル複合機（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）から文書をイメージスキャナで取り込み、ネットワークで接続された文書管理システムである装置へ文書登録する技術が開示されている。その際、文書のインデックスを文字認識によって生成し、検索用のインデックスとして自動的に付加して登録することが説明されている。また、ＭＦＰによって、文書管理システムの装置から文書を引き出して印刷できることは明示されていないが容易に想像される機能である。
【０００６】
しかしながら、文書の取り出し印刷において、だれが印刷を行ったかを知らしめ、機密文書のセキュリティを保護する仕組みは提示されていない。また、ＭＦＰからの文書登録においても、だれが文書を登録したのかがわかる仕組みは示されていない。普通、このようにだれが文書にアクセスしたのかは、ユーザ認証によって実現することができる。上記特許文献１の発明において、ＭＦＰにユーザ認証機能を持たせることにより、一応文書のアクセス管理は可能となるように思える。しかし、上記特許文献１においては、ユーザ認証の認証情報を、ＭＦＰ⇒文書登録システム⇒文書管理システム、と複数の装置（システム）にまたがって伝達しなければならず、その仕組みは必ずしも簡単ではない。通常、このように複数のシステム間で認証情報を伝えるためには、ＳＡＭＬ（Ｓｅｃｕｒｉｔｙ  Ａｓｓｅｒｔｉｏｎ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）などをもちいて、Ｗｅｂサービスのような高度なセキュリティ確保の仕組みが必要となってくる。
【０００７】
また、仮に、このような高度な仕組みを使って、アクセス管理をできるようにしたとしても、文書管理システムにある文書にアクセスしたという事実は、ユーザ名などの文字列情報によってわかるだけであって、本当にそのユーザ名の本人がアクセスしたかどうかが疑わしいという心配も残る。
【０００８】
また、ユーザにデジタル証明書を入れたＩＣカードをもたせ、ＰＫＩ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｋｅｙ  Ｉｎｆｒａｓｔｒｕｃｔｕｒｅ：公開鍵認証基盤）によって厳格な運用をして、本人確認を強固にすることが可能であるが、ユーザ数が多くなると、ＩＣカードの個数が多く必要となり、その運用コストは高くなり、ＴＣＯ（Ｔｏｔａｌ  Ｃｏｓｔ  Ｏｗｎｅｒｓｈｉｐ）を鑑みると、有利な方法であるとはいえない。さらにまた、ユーザ名でのアクセス管理では、アクセス者のプロフィールは名前だけであるので、ユーザフレンドリーなユーザインターフェースともいえない。
【０００９】
上記特許文献２においては、複写機を操作した人の写真を撮影し記録して、複写機の不正使用を防御しようとしたものであるが、特許文献１のように文書管理の機能がなく、管理された文書の不正アクセスの問題に対処したものではない。
【００１０】
そこで、本発明は、ネットワークで接続されたデジタル複合機と文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、セキュリティ確保と使いやすいユーザインターフェースを目指し、その第１はコストが安く、また複雑な認証情報の伝達を利用しない方法で文書へのアクセス者を確実に特定し文書への不正アクセスを防御する文書管理システム、文書管理方法、文書管理コンピュータプログラムおよび記憶媒体を提供することを目的とする。また、第２は、文書の利用者の容姿好ましくは顔を撮影した画像を記録し活用することによって、ユーザフレンドリーなユーザインターフェースである文書管理システム、文書管理方法、文書管理コンピュータプログラムおよび記憶媒体を提供することを目的としたものである。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、ＭＦＰと、ＭＦＰにネットワークを介して接続された文書管理装置からなる文書管理システムにおいて、文書の登録においては、文書登録者の顔写真がわかり、また文書の取得においては、取得を行った取得者の顔写真がわかり、文書へのアクセスを監視できるので、文書の不正利用を厳重に防止することができる。また、文書管理システムの利用者は、文書アクセス者の顔写真を知ることができるのでユーザフレンドリーな運用を実現できる。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記課題を解決するために、本発明の文書管理システムは、文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなり、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置から文書を前記文書管理装置に登録するに際し、操作者が文書を入力させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成し、また前記入力手段によって前記文書を入力させて文書データを生成し、該文書データおよび前記撮影画像を、前記第２の送受信手段によって前記文書管理装置に前記ネットワークを介して送信し前記第１の送受信手段によって前記文書管理装置に受信せしめて、前記記憶手段によって前記文書データと前記撮影画像を組み合わせて記憶することを特徴とするものである。
【００１３】
また、本発明の別の文書管理システムは、文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなり、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置で文書を前記文書管理装置から取得するに際し、操作者が文書を取得させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成し、該撮影画像を前記文書管理装置に送信し前記第１の送受信手段によって受信せしめて、該撮影画像を前記文書と組み合わせて前記記憶手段によって記憶させることを特徴とするものである。
【００１４】
また、本発明の文書管理方法は、文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置から文書を前記文書管理装置に登録するに際し、操作者が文書を入力させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成するステップと、前記入力手段によって前記文書を入力させて文書データを生成するステップと、該文書データおよび前記撮影画像を前記第２の送受信手段によって前記文書管理装置に前記ネットワークを介して送信し前記第１の送受信手段によって前記文書管理装置に受信せしめるステップと前記記憶手段によって前記文書データと前記撮影画像を組み合わせて記憶するステップとからなることを特徴とするものである。
【００１５】
また、本発明の別の文書管理方法は、文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置で文書を前記文書管理装置から取得するに際し、操作者が文書を取得させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成するステップと、該撮影画像を前記文書管理装置に送信し前記第１の送受信手段によって受信せしめるステップと、該撮影画像を前記文書と組み合わせて前記記憶手段によって記憶させるステップからなることを特徴とするものである。
【００１６】
また、本発明の文書管理コンピュータプログラムは、文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置から文書を前記文書管理装置に登録するに際し、操作者が文書を入力させる指示を前記操作パネルで行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成する命令群と、前記入力手段によって前記文書を入力させて文書データを生成する命令群と、該文書データおよび前記撮影画像を前記第２の送受信手段によって前記文書管理装置に前記ネットワークを介して送信し前記第１の送受信手段によって前記文書管理装置に受信せしめるステップと前記記憶手段によって前記文書データと前記撮影画像を組み合わせて記憶する命令群とからなることを特徴とするものである。
【００１７】
また、本発明の別の文書管理コンピュータプログラムは、文書入出力装置と、該文書入出力装置とネットワークを介して接続する文書管理装置とからなる文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、文書を記憶管理する記憶手段と、文書または情報を送受信する第１の送受信手段とを備え、
前記文書入出力装置は写真を撮影する撮影手段と、文書を入力する入力手段と文書を出力する出力手段と、文書または情報を送受信する第２の送受信手段および操作パネルとを備え、
前記文書入出力装置で文書を前記文書管理装置から取得するに際し、操作者が文書を取得させる指示を前記操作パネルで７行うと、前記撮影手段によって前記操作パネルの周辺を撮影して得られる撮影画像を生成する命令群と、該撮影画像を前記文書管理装置に送信し前記第１の送受信手段によって受信せしめる命令群と、該撮影画像を前記文書と組み合わせて前記記憶手段によって記憶させる命令群とからなることを特徴とするものである。
【００１８】
また、本発明の記憶媒体は、上記の文書管理コンピュータプログラムを記憶する記憶媒体である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
本発明の実施の形態を以下に説明するが、本発明は以下の実施例に限らない。
【実施例】
【００２０】
図１は、本実施例の文書管理システムの構成を説明する図であって、１０１は文書を記憶・管理するための文書管理装置であって文書を記憶する記憶手段とデータを送受信する送受信手段を備え、１０２及び１０３はそれぞれ端末コンピュータ１、端末コンピュータ２であって、文書管理装置１０１にアクセスし、文書ファイルのアイコンを該端末コンピュータ１、２の表示装置に表示したり、文書を検索／編集したりするためのものである。
【００２１】
１０４は、文書管理装置とデータを送受信可能なデジタル複合機であるところのＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）である。１０５は前記文書管理装置１０１、ＭＦＰ１０４、及び端末コンピュータ１、２をおのおの相互にデータ送受信可能にするためのネットワークケーブル（たとえばイーサネット（登録商標）ケーブル）であって、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）のプロトコルによって接続されている。
【００２２】
前記文書管理装置１０１は、例えば文書管理ソフトウェアが搭載されているコンピュータであって、文書を受信し、記録・管理する機能があればなんでもよい。例えば、このような文書管理ソフトウェア／装置の例としては、先行技術として、特開２００２−０９１９４９号公報、特開２００２−０９１９５２号公報、特開２００２−０９１９５３号公報、特開２００２−０９１９５８号公報、特開２００２−０９１９５９号公報、特開２００２−０９９５２８号公報、特開２００２−１０８８４５号公報、特開２００２−２２９９７６号公報、特開２００３−３１６６３１号公報、及び特開２００３−３１６７７３号公報などの特許公開公報に詳しく記載されている。
【００２３】
文書管理装置がコンピュータである場合、ハードディスクが記憶手段、ＬＡＮ  Ｉ／Ｆ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）が送受信手段である。
【００２４】
図２は、ＭＦＰ１０４の操作パネルを説明する図であって、２０１はスタートボタン、２０２はストップボタン、２０３は電源スイッチ、２０４は数字ボタン・ＩＤボタン・クリアボタン、２０５はリセットボタン、２０６は液晶表示部、２０７はカメラレンズである。液晶表示部２０６はタッチパネルとなっていて、仮想ボタン、仮想キーボードなどを表示し、該当する箇所を指で押すことによってスイッチを押したことと同じ効果を生じる機能を有している。例えば、文書を複写するときには、複写濃度を調整する調整バー、「濃くする」ボタン及び「薄くする」ボタンが表示され、該ボタンを押すことにより濃度の調整が可能である。
【００２５】
図３はＭＦＰ１０４のハードウェア構成図を説明する図であって、３０１はイメージスキャナ部（入力手段）、３０２はプリンタ部（出力手段）、３０３は操作パネル部、３０４はカメラ（撮影手段）、３０５はデータ圧縮をするための符号化・復号化部、３０６はプログラムを記憶し、プログラムの作業領域として使用されるシステムメモリ、３０７は文書１ページの画像データを一時的に記憶するためのページメモリ、３０８はシステムバス、３０９はＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）を含むところのシステム制御部、３１０はネットワークの通信を制御するところの通信制御部、及び３１１は文書の画像データを一時的あるいは恒常的に記憶するところのハードディスクである。
【００２６】
ここで、カメラ３０４はデジタルカメラであって、ＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ−Ｃｏｕｐｌｅｄ  Ｄｅｖｉｃｅ）センサー（不図示）と、１撮影分のデジタル画像を記憶するための撮影画像メモリ（不図示）、露光調整手段（不図示）を有している。
【００２７】
さて、図４のフローチャートに沿って、本実施例の文書登録処理を説明する。
【００２８】
操作者は文書管理装置１０１に登録する文書をイメージスキャナ部３０１の文書トレイにセットし、操作パネル３０３の液晶表示部にソフトスイッチとしてあらかじめ表示されている文書登録ボタンを押す（ステップ４０１）。そうすると、ステップ４０２に行き、前記文書登録ボタンと連動しているカメラ３０４が自動的にシャッタを切り、カメラレンズ２０７を通して通過した光を前記ＣＣＤセンサーが受光し、撮影画像データを前記撮影画像メモリに一時的に記録する。この際通常のデジタルカメラで実現されている自動焦点合わせが行われているものとする。
【００２９】
次に、ステップ４０３に行き、前記撮影画像メモリに記録されている画像を解析し、人間の画像が検出されるかどうかを検査する。この方法は、例えば、公知技術であるところの特開平１１−１６１７９０号公報「人間識別装置」で開示されている技術に拠ればよい。ここで、もし人間の顔が検出されなかった場合にはステップ４０２に戻りカメラ撮影をやり直す。また、ステップ４０３の検査で人間の顔が検出されたならば次のステップ４０４に行く。
【００３０】
ステップ４０４ではイメージスキャナの文書トレイにセットされた文書を１枚読み込み、文書画像をページメモリ３０７に一時記憶する。そして、符号化・復号化部３０５で圧縮して圧縮画像をハードディスク３１１に一時的に記憶し、次の１枚をイメージスキャナで読み込み、同じく圧縮符号化を行い、前の符号化画像と結合していく。これを文書トレイにセットされた文書がなくなるまで連続して行い、最終的にハードディスク３１１に圧縮符号化されたすべての圧縮画像を文書データとして記録する。
【００３１】
次にステップ４０５に行き、操作パネルの液晶表示部２０６に文書の文書名／属性データを入力させる画面を表示する。この画面は、上半分が文書名フィールド及び属性データ入力フィールドになっていて、下半分にはパソコンのキーボードのソフトキーが配置されている。操作者は仮名漢字変換によって日本語テキストを文書名フィールド及び属性フィールドに入力できるようになっている。そして、上記画面にはソフトスイッチの確定ボタンも備わっているので、この確定ボタンを押すと、ステップ４０６に行き、文書名／属性データがハードディスク３１１に移動され、前記文書データと結合される。また、この時点で撮影画像メモリに記憶されている前記撮影画像データもハードディスク３１１に移動させ、前記文書データ・文書名／属性データとともに結合させ、結合文書データとする（結合文書データ作成４０６）。
【００３２】
次にステップ４０７に行き、通信制御部によって、前記結合文書データをネットワークを介して文書管理装置１０１に送信し受信リクエスト要求をする。次にステップ４０８では、文書管理装置１０１がＭＦＰ１０４からの受信リクエスト要求に反応して、前記結合文書データを受信し、文書管理装置１０１のその記憶手段によって一時記憶する。
【００３３】
ところで、図６は文書管理装置１０１が文書を管理するための文書のファイルフォーマットを示している。６０１は文書名／属性データ、６０２は文書データ、６０３はサムネール画像、６０４は撮影画像個数、６０５〜６０７は撮影画像である。なお、図６は撮影画像個数が３の場合を示しており、一般には撮影画像は撮影画像個数分だけ並んでいるものとする。
【００３４】
ステップ４０９では、文書管理装置１０１が受信した結合文書データから撮影画像データを取り出し、該撮影画像データを６４×６４ドットに間引きサムネール画像とする。
【００３５】
撮影画像個数に１をセットし、文書名／属性データ、文書データ、サムネール画像、撮影画像個数、撮影画像を６０１〜６０５として図６のフォーマットに構成する。
【００３６】
この文書ファイルを端末コンピュータ１、２でアクセスして端末の表示装置に表示させると図７のような形態となる。図７は、端末コンピュータ１、２で動作する文書管理装置をアクセスするためのアプリケーションプログラムが表示するウィンドウを説明する図であって、７０１のフォルダツリー表示領域と、選択されたフォルダ内の文書のアイコンを表示する７０２のフォルダ内文書アイコン表示領域とからなっている。これは、マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＸＰなどのＥｘｐｌｏｒｅｒと類似しているものである。７０３が文書のアイコンで、アイコンの画像はサムネール画像と同じである。すなわち、文書登録者の顔写真がアイコンの画像となって表示されていることになる。
【００３７】
次に、図５にしたがって、ＭＦＰ１０４から文書管理装置１０１に記憶管理されている文書を取得する処理の説明をする。
【００３８】
ＭＦＰ１０４の操作パネルの液晶表示部２０６にはあらかじめ文書登録ボタンとともにソフトスイッチの文書取得ボタンが表示されている。該文書取得ボタンを操作者が押す（ステップ５０１）と、ステップ５０２に行き、前記文書取得ボタンと連動しているカメラ３０４が自動的にシャッタを切り、カメラレンズ２０７を通して通過した光を前記ＣＣＤセンサーが受光し、撮影画像データを前記撮影画像メモリに一時的に記録する。この際通常のデジタルカメラで実現されている自動焦点合わせが行われているものとする。
【００３９】
次に、ステップ５０３に行き、前記撮影画像メモリに記録されている画像を解析し、人間の画像が検出されるかどうかを検査する。これは公知技術特開平１１−１６１７９０号公報「人間識別装置」に拠る。ここで、もし人間の顔が検出されなかった場合にはステップ５０２に戻りカメラ撮影をやり直す。また、ステップ５０３の検査で人間の顔が検出されたならば次のステップ５０４に行く。
【００４０】
ステップ５０４では取得を要求する文書の文書名を入力するフィールドの画面とソフトキーボードが液晶表示部２０６に表示されるので、操作者は文書名をソフトキーボードを使って入力する。同じく液晶表示部２０６には確定ボタンが表示されているので、該確定ボタンを押すと、文書名データがＭＦＰ１０４から文書管理装置１０１に送信され、文書取得要求がなされ、文書管理装置１０１は文書取得要求に反応して前記文書名データを文書管理装置１０１の記憶手段によって記憶保持する。
【００４１】
続いて、ステップ５０５に行き、ＭＦＰ１０４は前記撮影画像メモリに記憶されている撮影画像データを文書管理装置１０１に送信する。次にステップ５０６では、文書管理装置１０１は該撮影画像データを送受信手段によって受信し、記憶保持している前記文書名の文書ファイル（図６の形式になっているファイル）を記憶手段から取り出し、該文書ファイルに受信した前記撮影画像データを追加し、６０４の撮影画像個数を１だけ増分させる。これによって新たに更新された図６のフォーマットの文書ファイルを記憶手段によって記憶しなおす。また、該文書ファイルから文書データ６０２を取り出す。
【００４２】
そして、ステップ５０７に行き、該文書データをＭＦＰ１０４に送信する。ステップ５０８では、該文書データをＭＦＰ１０４が受信し、ハードディスク３１１に記憶する。そして、ステップ５０９では、該文書データをハードディスクから取り出し、符号・復号化部３０５によって、圧縮されている文書データを伸長し、プリンタ部３０２で印刷する。
【００４３】
図８は、上記の文書取得をしたあとに、端末コンピュータ１、２から文書管理装置１０１をアクセスして文書管理画面を表示したときに、１つの文書アイコンをマウスの右ボタンでクリックして現れるポップアップメニューにて「撮影画像表示」を選択したときの表示形態を説明する図である。
【００４４】
図８の８０１は、選択した文書が記録している撮影画像をすべてたてにならべて表示したものである。このようにして、文書を取得した操作者の顔写真を端末コンピュータから簡単に見ることができることになる。図８では、１つの文書に３回の文書取得がなされ、その取得ごとに、それぞれ撮影された画像、撮影画像１〜３（図の８０１）が表示されていることを説明している。
【００４５】
以上説明した文書管理システム（図１）、及び文書管理方法は本発明に含まれ、また、フローチャート図４、図５を実行するコンピュータプログラムも本発明に含まれる。
【００４６】
上述した実施形態の機能を実現するべく各種のデバイスを動作させるように、該各種デバイスと接続された装置あるいはシステム内のコンピュータに対し、上記実施形態の機能を実現するためのソフトウェアのプログラムコードを供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（ＣＰＵあるいはＭＰＵ）に格納されたプログラムに従って上記各種デバイスを動作させることによって実施したものも、本発明の範疇に含まれる。
【００４７】
また、この場合、上記ソフトウェアのプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体は本発明を構成する。また、そのプログラムコードをコンピュータに供給するための手段、例えばかかるプログラムコードを格納した記録媒体は本発明を構成する。かかるプログラムコードを記憶する記録媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、あるいは２次元バーコードなどを印刷した紙などを用いることができる。
【００４８】
また、コンピュータが供給されたプログラムコードを実行することにより、上述の実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードがコンピュータにおいて稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）あるいは他のアプリケーションソフト等と共同して上述の実施形態の機能が実現される場合にもかかるプログラムコードは本発明の実施形態に含まれることは言うまでもない。
【００４９】
さらに、供給されたプログラムコードがコンピュータの機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに格納された後、そのプログラムコードの指示に基づいてその機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合にも本発明に含まれることは言うまでもない。
【００５０】
なお、上記実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化のほんの一例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。すなわち、本発明はその技術思想、またはその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができるのである。
【図面の簡単な説明】
【００５１】
【図１】本発明の実施例の文書管理システムの構成図であり、文書管理システムの１例を示す図である。
【図２】文書管理システムを構成するＭＦＰの操作パネルを示す図である。
【図３】文書管理システムを構成するＭＦＰのハードウェア構成図である。
【図４】本発明の実施例の文書登録処理に関するフローチャートの図である。
【図５】本発明の実施例の文書取得処理に関するフローチャートの図である。
【図６】本発明の実施例の文書管理装置における文書ファイルのフォーマットを説明する図である。
【図７】本発明の実施例の文書管理装置を端末コンピュータでアクセスした場合に表示される文書管理画面を説明する図である。
【図８】文書管理画面において、文書の撮影画像の表示を説明した図である。
【図９】従来例（特許文献１）を示す図である。
【符号の説明】
【００５２】
１０１  文書管理装置
１０２  端末コンピュータ１
１０３  端末コンピュータ２
１０４  ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）
１０５  ネットワークケーブル
２０１  スタートボタン
２０２  ストップボタン
２０３  電源スイッチ
２０４  数字、ＩＤ、及びクリアボタン
２０５  リセットボタン
２０６  液晶表示部
２０７  カメラレンズ
３０１  イメージスキャナ部
３０２  プリンタ部
３０３  操作パネル
３０４  カメラ
３０５  符号化・復号化部
３０６  システムメモリ
３０７  ページメモリ
３０８  システムバス
３０９  システム制御部
３１０  通信制御部
３１１  ハードディスク
４０１〜４０９  プログラムステップ
５０１〜５０９  プログラムステップ
６０１  属性データ
６０２  文書データ
６０３  サムネール画像
６０４  撮影画像個数
６０５  撮影画像１
６０６  撮影画像２
６０７  撮影画像３
７０１  フォルダツリー表示領域
７０２  フォルダ内文書アイコン表示領域
７０３  文書アイコン
８０１  表示された撮影画像
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図９】
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【図７】
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【図８】
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