(57)【要約】【課題】  所定の項目を入力すると、その所定項目が含まれた定型フォーマットの文書が発行される文書発行システムであって、発行される文書の出力方法が指定可能な文書発行システムを提供する。【解決手段】  文書発行サーバ４の受付部１１は、ユーザ端末１から文書に含める項目情報及び出力方法を指定した出力先指定情報をインターネット２を通じて受け取ると、文書生成部１２は、項目情報に従って定型フォーマットの文書を生成する。出力部１３は、文書生成部１２で生成した文書を、出力先指定情報で指定された出力方法で出力する。例えばＨＴＭＬによる出力が指定された場合には、ＨＴＭＬ文書を生成してユーザ端末１に送信する。また、例えば電子メールやファクシミリ送信が指定された場合には、文書を画像データとしてインターネットＦＡＸ６に転送して電子メールまたはファクシミリにより文書を送信する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
定型フォーマットの文書を発行する文書発行システムにおいて、文書に含める項目情報及び出力方法を指定した出力先指定情報をインターネットを通じて受け取る受付手段と、前記項目情報に従って定型フォーマットの文書を生成する文書生成手段と、該文書生成手段により生成した文書を前記出力先指定情報で指定された出力方法で出力する出力手段を有することを特徴とする文書発行システム。
【請求項２】
さらに、ファクシミリ送信が可能なファクシミリ手段を有し、前記出力手段は、前記出力先指定情報によりファクシミリによる出力方法が指定された場合に、前記ファクシミリ手段に対して前記文書生成手段により生成した文書をファクシミリ送信させることを特徴とする請求項１に記載の文書発行システム。
【請求項３】
前記出力手段は、前記出力先指定情報によりＨＴＭＬによる出力方法が指定された場合に、前記インターネットを通じて前記文書生成手段により生成した文書をＨＴＭＬ文書として送信することを特徴とする請求項１に記載の文書発行システム。
【請求項４】
前記出力手段は、前記出力先指定情報により電子メールによる出力方法が指定された場合に、前記文書生成手段により生成した文書を電子メールで送信することを特徴とする請求項１に記載の文書発行システム。
【請求項５】
さらに、ファクシミリ通信および電子メールの送受信が可能なインターネットファクシミリ手段を有し、前記出力手段は、前記出力先指定情報により電子メールおよびファクシミリによる出力方法が指定された場合に、前記インターネットファクシミリ手段に対して前記文書生成手段により生成した文書を電子メールまたはファクシミリで送信させることを特徴とする請求項１に記載の文書発行システム。
【請求項６】
前記出力手段は、前記インターネットファクシミリ手段に対して文書の電子メールによる送信またはファクシミリ送信を、電子メールにより依頼することを特徴とする請求項５に記載の文書発行システム。
【請求項７】
さらに、文書のプリントを行うプリント手段を有し、前記出力手段は、前記出力先指定情報によりプリントによる出力方法が指定された場合に、前記プリント手段に対して前記文書生成手段により生成した文書のプリント出力を行わせることを特徴とする請求項１に記載の文書発行システム。
【請求項８】
さらに、前記文書生成手段によって文書を生成するために必要な情報を記憶する記憶手段を有し、前記出力手段は、前記受付手段が再出力の指示および前記出力先指定情報を受け付けたとき、前記記憶手段から前記文書を生成するために必要な情報を読み出して前記出力先指定情報で指定された出力方法で出力するのに適した形式の文書を生成し、該文書を前記出力先指定情報で指定された出力方法で出力することを特徴とする請求項１ないし請求項７のいずれか１項に記載の文書発行システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、インターネットを用いて定型フォーマットの文書を発行する文書発行システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、インターネットを利用した商取引や事務処理などが盛んに行われており、その過程で自動的に定型フォーマットの文書を発行することも多く行われている。例えば、商品購入前の見積もりを得る場合、ユーザはサイトにアクセスして入力フォームを表示させ、その入力フォームに所定事項を入力した後、ボタンを操作して入力事項を送信する。すると、その入力事項に従って定型の見積書が作成されて返送され、表示される。
【０００３】
このとき、返送されてきた見積書はユーザが利用している端末装置に表示されることになるが、その端末装置が携帯電話などの場合、その性能によっては、返送されてきた見積書を表示できなかったり、あるいは表示画面が小さいため見づらいなどの問題があった。また、表示された見積書を他へ転送したりプリントしたい場合でも、端末装置に一旦表示させた後に、その端末装置で蓄積して転送したりプリントするといった操作が必要であり、手間がかかるという問題があった。
【０００４】
また、例えば見積書などを電子メールによって送信するシステムもある。しかしこの場合には、ユーザは電子メールでしか見積書などを受け取ることができない。そのため、例えばブラウザで所定事項を入力して送信し、表示される見積書を見て注文するという一連の作業が可能な場合であっても、ブラウザで所定事項の入力及び送信後、メーラーに切り替えて見積書の電子メールを参照し、再びブラウザに切り替えて注文することになる。このように、入力、見積書、注文、といった一連の流れを統一的に行う能力があるにもかかわらず、その能力を利用できないという問題がある。
【０００５】
一方、文書の印刷だけであれば、例えば特許文献１に記載されているように、出力先を指定して印刷させることができる。しかしこの技術は、予め作成しておいた文書に対して出力先を指定できるものであり、上述のように例えば所定事項の入力に従って文書を作成するものではない。このように所定事項の入力を行うものでないので、その入力にユーザが用いている端末装置の表示能力を勘案して、返送される文書の出力先の指定を行うことはなかった。
【０００６】
【特許文献１】特開２００４−２３４２９９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、上述した事情に鑑みてなされたもので、所定の項目を入力すると、その所定項目が含まれた定型フォーマットの文書が発行される際に、その発行される文書の出力方法が指定可能な文書発行システムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、定型フォーマットの文書を発行する文書発行システムにおいて、文書に含める項目情報及び出力方法を指定した出力先指定情報をインターネットを通じて受け取る受付手段と、項目情報に従って定型フォーマットの文書を生成する文書生成手段と、その文書生成手段により生成した文書を出力先指定情報で指定された出力方法で出力する出力手段を有することを特徴とするものである。
【０００９】
例えば、ファクシミリ送信が可能なファクシミリ手段を有する構成では、出力手段は、出力先指定情報によりファクシミリによる出力方法が指定された場合に、ファクシミリ手段に対して文書生成手段により生成した文書をファクシミリ送信させることができる。また、出力先指定情報によりＨＴＭＬによる出力方法が指定された場合には、出力手段は、インターネットを通じて文書生成手段により生成した文書をＨＴＭＬ文書として送信することができる。さらに、出力先指定情報により電子メールによる出力方法が指定された場合には、出力手段は、文書生成手段により生成した文書を電子メールで送信することができる。
【００１０】
また、例えばファクシミリ通信および電子メールの送受信が可能なインターネットファクシミリ手段を有する構成では、出力手段は、出力先指定情報により電子メールおよびファクシミリによる出力方法が指定された場合に、インターネットファクシミリ手段に対して文書生成手段により生成した文書を電子メールまたはファクシミリで送信させることができる。このとき、出力手段はインターネットファクシミリ手段に対して、文書の電子メールによる送信またはファクシミリ送信を直接依頼するほか、電子メールにより依頼するように構成することができる。
【００１１】
さらに、例えば文書のプリントを行うプリント手段を有する構成では、出力手段は、出力先指定情報によりプリントによる出力方法が指定された場合に、プリント手段に対して文書生成手段により生成した文書のプリント出力を行わせることができる。
【００１２】
さらにまた、文書生成手段によって文書を生成するために必要な情報を記憶する記憶手段を設けることができ、出力手段は、受付手段が再出力の指示および出力先指定情報を受け付けたとき、記憶手段から文書を生成するために必要な情報を読み出して、出力先指定情報で指定された出力方法で出力するのに適した形式の文書を生成し、その文書を出力先指定情報で指定された出力方法で出力する機能を加えることができる。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、文書に含める項目情報を文書発行システムに対して送信する際に出力方法も指定できるので、ユーザが用いている端末装置の表示能力に応じて出力方法を選択することが可能である。例えばパソコンなどの大型の表示装置が利用可能であれば出力方法としてＨＴＭＬによる出力を指定したり、あるいは紙による出力が必要であれば出力方法としてファクシミリを指定すればよい。また、例えば携帯端末などのようにＨＴＭＬ文書では表示しきれず、あるいは見づらい場合には、出力方法として電子メールやファクシミリを指定すればよい。さらに、ローカルで利用する場合などのようにプリンタが近くにあり、紙による出力が必要であれば、出力方法としてプリントを指定すればよい。このように、ユーザが種々の状況や好みなどによって出力方法を指定することにより、所望の形態で、発行された文書を参照することができるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
図１は、本発明の実施の一形態を示すブロック図である。図中、１はユーザ端末、２はインターネット、３はルータ、４は文書発行サーバ、５は情報データベース、６はインターネットＦＡＸ、７はＬＡＮ、８は外部インターネットＦＡＸ、９は公衆回線、１０はファクシミリ装置、１１は受付部、１２は文書生成部、１３は出力部、１４は文書記憶部である。図１に示す構成では、ユーザが利用するユーザ端末１と、文書発行側のシステムとがインターネット２により通信が可能に構成されている。また、外部インターネットＦＡＸ８もインターネット２を通じて通信が可能である。さらにここでは、公衆回線９を通じてファクシミリ装置１０との間でファクシミリ通信が可能である。
【００１５】
文書発行側のシステムは、この例ではルータ３、文書発行サーバ４、情報データベース５、インターネットＦＡＸ６等を含み、これらがＬＡＮ７により通信可能に構成されている。文書発行側のシステムでは、ルータ３を通じてインターネット２を介した通信を行う。このルータ３は、システムの保護のためのファイアウォールの機能などを含んでいてよい。
【００１６】
情報データベース５は、各種の情報を蓄積し、要求に応じて提供している。ここでは文書発行サーバ４からの要求に応じて情報を提供する。インターネットＦＡＸ６は、公衆回線９を介してファクシミリ装置１０などとファクシミリ通信を行う機能、及び、電子メールの送受信を行う機能を有している。なお、インターネットを介した電子メールのやりとりは、図示しないメールサーバが行うようにしてもよい。またインターネットＦＡＸ６をプリンタとして利用し、文書のプリントを行うように構成してもよい。
【００１７】
文書発行サーバ４は、外部からインターネット２を介して受け取った要求に従って定型フォーマットの文書を発行し、指定された出力方法により出力する。出力方法は、ここではＨＴＭＬ（Ｗｅｂページ）、電子メール、ＦＡＸ、プリントが選択可能である。ここではさらに、発行する定型フォーマットの文書を作成するために必要となる所定の項目情報を入力するためのＷｅｂページのユーザへの提供も行う。
【００１８】
文書発行サーバ４は、受付部１１、文書生成部１２、出力部１３、文書記憶部１４等を含んで構成されている。受付部１１は、ユーザ端末１からインターネットを介して送られてくる文書発行要求や再出力指示などを受け付ける。文書発行要求時には、文書に含める項目情報、及び、出力方法を指定した出力先指定情報なども取得する。これらの情報は、文書発行要求前に文書発行サーバ４が提供するＷｅｂページへの入力によって予め受け取っておく場合もある。また再出力指示時には、発行済みの文書を特定する管理ＩＤ情報、及び、出力方法を指定した出力先指定情報についても取得する。この場合も、これらの情報を予め文書発行サーバ４が受け取っておく場合もある。受付部１１は、受け取った情報を文書生成部１２に渡す。
【００１９】
文書生成部１２は、ユーザ端末１から受け取った項目情報に従って、定型フォーマットの文書を生成する。このとき、適宜、情報データベース５にアクセスして、項目情報をもとに文書の生成に必要な情報の一部または全部を取得することができる。また、文書のフォーマットについても情報データベース５から取得してもよい。文書のフォーマットは、固定のほか、文書発行要求の中で指定し、選択することもできる。生成する文書は、出力先指定情報により指定されている出力先に応じたデータ形式の文書を生成し、生成した文書を出力先指定情報とともに出力部１３へ渡す。なおこの例では、文書を生成するために必要な情報を再出力に備えて文書記憶部１４に記憶させておく。そして、後で受付部１１が再出力指示を受け取ったとき、その再出力指示中の文書ＩＤ情報によって指定された発行済みの文書を生成するために必要な情報を文書記憶部１４から取り出し、出力先指定情報に従って文書を再生成して、出力先指定情報とともに出力部１３へ渡す。
【００２０】
出力部１３は、文書生成部１２で生成（再生成）した文書を、出力先指定情報で指定された出力方法で出力する。例えば、出力先指定情報によってＨＴＭＬによる出力方法が指定されている場合には、文書生成部１２から渡された文書をＨＴＭＬ文書として、ルータ３を通じてインターネット２を用い、ユーザ端末１へ返送する。また、例えば出力先指定情報によってファクシミリによる出力方法が指定された場合には、文書生成部１２から渡された文書画像をインターネットＦＡＸ６に送り、文書画像をファクシミリ送信させる。さらに、例えば出力先指定情報によって電子メールによる出力方法が指定された場合には、文書生成部１２から渡された文書を電子メールの本文または添付ファイルとして送信する。このとき、出力部１３が直接あるいは図示しないメールサーバに対して電子メールを送信するほか、インターネットＦＡＸ６に電子メールの送信を依頼してもよい。なお、出力先指定情報によってプリントによる出力方法が指定されていたり、あらかじめプリント出力が設定されている場合には、文書生成部１２から渡された文書をインターネットＦＡＸ６に送り、プリント出力させることもできる。
【００２１】
なお、ファクシミリまたは電子メール、プリントによる出力方法が指定あるいは設定され、文書をインターネットＦＡＸ６に送る際には、あらかじめインターネットＦＡＸ６のＩＰアドレスを設定しておくことによって、そのＩＰアドレスを用いてインターネットＦＡＸ６に直接送信することができる。あるいは、インターネットＦＡＸ６に対して特殊な電子メールを送信し、ファクシミリ送信や電子メールによる送信、プリント出力を依頼するように構成してもよい。この場合には、あらかじめインターネットＦＡＸ６の電子メールアドレスや、メールサーバ名、ＤＮＳサーバ名、メール本文のキーワードなどの登録が必要である。
【００２２】
文書記憶部１４は、文書生成部１２によって生成し、発行した文書を、その文書を特定するための管理ＩＤ情報と対応づけて記憶することができ、文書生成部１２からの要求に応じて発行済みの文書を提供する。
【００２３】
次に、本発明の実施の一形態における動作の一例について説明する。ここでは定型フォーマットの文書として見積書を発行する場合を例にして説明してゆく。図２は、ユーザ端末において文書発行要求を行うまでの手順の一例を示すフローチャートである。ユーザは、ユーザ端末１を用いて、Ｓ３１においてインターネット２を介してＷｅｂサイトにアクセスする。アクセスするＷｅｂサイトは、図１に示した文書発行側のシステムである場合もあるし、異なる場合もある。アクセスを受けたサイトでは、例えばトップページをユーザ端末１へ送り、ユーザに提示する。このトップページから、例えば見積書の発行ページを要求する。
【００２４】
この例では、見積書の発行ページ以降の処理は、文書発行サーバ４が行うものとする。文書発行サーバ４は、見積書の発行ページへのアクセスを受けると、アクセスの認証を行う。Ｓ３２において、認証に成功したか否かを判断し、認証に成功すればＳ３３へ進む。認証に失敗した場合には例えば認証に失敗した旨のページをユーザ端末１に送って処理を終える。なお、アクセス認証を行わない場合には、そのままＳ３３へ進めばよい。
【００２５】
Ｓ３３において、文書発行サーバ４から見積書発行のためのトップページがユーザ端末１に送られ、表示される。このトップページでは、この例ではＳ３４において顧客情報を入力する。顧客情報としては、会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレス、その他の情報を入力可能である。入力後、ユーザがページ上のボタンを操作することにより入力した情報が文書発行サーバ４に送信され、入力された情報のチェックを行う。チェックの結果をＳ３５で判定し、顧客情報の入力が完了していればＳ３６へ移り、例えば入力漏れなどがある場合にはＳ３４へ戻って、さらなる入力あるいは修正をユーザに要求する。
【００２６】
顧客情報の入力が終了し、チェックも完了すると、Ｓ３６において、文書発行サーバ４は顧客ＩＤ情報を決定し、次の商品情報入力ページをユーザ端末１に送って表示する。Ｓ３７において、この商品情報入力ページで見積もる対象の商品に関する情報をユーザが入力する。図３は、商品情報入力ページの一例の説明図である。図３に示す例では、商品、オプションの入力及び数量の入力が可能である。これらは、右脇に下三角が表示されている項目については、それを操作することにより選択入力も可能である。商品情報の入力が終了したら、「ＯＫ」ボタンを操作することによって、入力した内容が文書発行サーバ４に送信され、入力された情報のチェックが行われる。チェックの結果をＳ３８で判定し、商品情報の入力が完了していればＳ３９へ進み、例えば入力漏れなどがある場合にはＳ３７へ戻って、さらなる入力あるいは修正をユーザに要求する。
【００２７】
商品情報の入力が終了し、チェックが完了したら、見積書の発行方法を選択するためのページが文書発行サーバ４からユーザ端末１に送られ、表示される。図４は、発行方法選択ページの一例の説明図である。この例では見積書の発行方法としてＨＴＭＬ、電子メール、ファクシミリを選択可能である。例えばユーザ端末１で見積書を参照する場合にはＨＴＭＬによる発行を選択すればよい。ユーザ端末１が携帯端末で表示面積が小さい場合や、他の端末で受け取りたいなどの場合には、電子メールによる出力を選択すればよい。さらに、ファクシミリ装置１０により印刷出力したい場合には、ファクシミリによる出力を選択すればよい。Ｓ３９において、ユーザはこれらの発行方法のうちから、所望の発行方法を選択する。複数選択可能であり、もちろん、全てを選択してもよい。
【００２８】
Ｓ４０において、電子メールによる発行方法が選択されていると判断される場合には、Ｓ４１において、ユーザは電子メールアドレスの入力を行う。また、Ｓ４２において、ＦＡＸによる発行方法が選択されていると判断される場合には、Ｓ４３において、ユーザはＦＡＸ番号の入力を行う。これらの発行方法についての入力が終了したら、「発行」ボタンを操作することによって、発行方法に関して入力された情報が出力先指定情報として文書発行サーバ４へ送られ、これにより文書発行要求となる。この文書発行要求に対して文書発行サーバ４は、Ｓ４５において、見積書を作成して指定された発行方法で発行する。
【００２９】
図５は、文書発行要求を受けてから文書を発行するまでの処理の一例を示すフローチャート、図６は、同じくデータの流れの一例の説明図である。図２に示したようにしてユーザ端末１から文書発行要求が送られる（図６中の（１））と、Ｓ５１において、それまでに送られている商品情報（項目情報）や出力先指定情報などをもとに、必要に応じて情報データベース５をアクセスして商品の金額など、見積書を作成するために必要となる情報のうちの一部または全部を取り出しておく（図６中の（２））。
【００３０】
Ｓ５２において、ユーザ端末１から受け取った商品情報や、情報データベース５から取り出した情報など、見積書を作成するために必要となる情報を、当該見積書を一意に特定可能な管理ＩＤ情報と対応づけて、文書発行サーバ４内の文書記憶部１４あるいは外部の記憶手段に登録しておく。このとき、顧客ＩＤ情報とも対応づけておくことができる。
【００３１】
見積書は、出力先指定情報に従って発行される。まずＳ５３でＨＴＭＬによる出力方法が指定されていると判定された場合には、Ｓ５４において、文書生成部１２はＨＴＭＬ形式の見積書を生成し、出力部１３に渡す。出力部１３は、Ｓ５５において、ルータ３を通じ、インターネット２を介してユーザ端末１にＨＴＭＬ形式の文書を送り（図６中の（３））、表示させる。これによってユーザはユーザ端末１に表示された見積書を参照することができる。
【００３２】
Ｓ５６で電子メールによる出力方法が指定されていると判定された場合には、見積書を電子メールとして送信する。このとき、Ｓ５７において、電子メールをインターネットＦＡＸ６で送信するか、あるいは文書発行サーバ４が直接電子メールを送信するかを判定する。インターネットＦＡＸ６により電子メールを送信する場合には、Ｓ５８において文書生成部１２は見積書を画像データとして生成し、Ｓ５９において出力部１３はインターネットＦＡＸ６に対してＨＴＴＰにより、送信指示とともに文書生成部１２で生成した見積書の画像データを送信する（図６中の（４））。インターネットＦＡＸ６は、Ｓ６０において、出力部１３から受け取った見積書の画像データを添付ファイルとし、受付部１１が受け付けた出力先指定情報中で指定されている電子メールアドレスを宛先とした電子メールを作成し、送信する。電子メールの送信は、ＬＡＮ７に接続されている図示しないメールサーバに送ったり、あるいはインターネットＦＡＸ６がメールサーバの機能を有していれば、インターネット２を介して通信可能な外部のメールサーバへルータ３を通じて送ってもよい。
【００３３】
また、文書発行サーバ４が直接電子メールを作成して送信する場合には、Ｓ６１において、文書生成部１２は見積書を画像データとして生成し、Ｓ６２において出力部１３は文書生成部１２から受け取った見積書の画像データを添付ファイルとし、受付部１１が受け付けた出力先指定情報中で指定されている電子メールアドレスを宛先とした電子メールを作成し、図示しないメールサーバに対して送信する。
【００３４】
なお、電子メールの送信方法がいずれかに固定されている場合には、いずれかのみの機能を搭載していればよい。もちろん、設定により選択可能に構成されていてもよい。また、上述の例では見積書を画像データとして電子メールに添付しているが、これに限らず、画像化せずに電子メールの本文とし、または添付ファイルとして添付してもよい。
【００３５】
Ｓ６３でファクシミリによる出力方法が指定されていると判定された場合には、文書をインターネットＦＡＸ６によりファクシミリ送信する（図６中の（４））。このとき、Ｓ６４において、インターネットＦＡＸ６に対する送信指示を、文書発行サーバ４が直接行うか、あるいは特殊な電子メールをインターネットＦＡＸ６に送信することにより行うかを判断する。
【００３６】
文書発行サーバ４が直接、インターネットＦＡＸ６に対して送信指示を行う場合には、Ｓ６５において文書生成部１２は見積書を画像データとして生成し、Ｓ６６において出力部１３はインターネットＦＡＸ６に対してＨＴＴＰにより、送信指示とともに文書生成部１２で生成した見積書の画像データを送信する。インターネットＦＡＸ６は、Ｓ６７において、受付部１１が受け付けた出力先指定情報中で指定されているファクシミリ番号により公衆回線９に対して発呼し、ファクシミリ装置１０と回線を接続した後、出力部１３から受け取った見積書の画像データをファクシミリ送信する。
【００３７】
また、特殊な電子メールをインターネットＦＡＸ６に送信して送信指示を行う場合には、Ｓ６８において、文書生成部１２は見積書を画像データとして生成する。そして、Ｓ６９において出力部１３は文書生成部１２から受け取った見積書の画像データを添付ファイルとし、また本文にＦＡＸ転送用のキーワードや送信先のファクシミリ番号などを記述した電子メールを作成し、その電子メールをＳ７０においてインターネットＦＡＸ６に宛てて送信する。インターネットＦＡＸ６は、Ｓ７１において、文書発行サーバ４から送られてきた電子メールを受け取ると、その本文中にＦＡＸ転送用のキーワードが存在することを確認し、同じく本文中のファクシミリ番号を取り出す。そして、そのファクシミリ番号により公衆回線９に対して発呼し、ファクシミリ装置１０と回線を接続した後、電子メールに添付されている見積書の画像データをファクシミリ装置１０に対してファクシミリ送信する。
【００３８】
なお、ファクシミリ送信の場合も、その送信方法がいずれかに固定されている場合には、Ｓ６４における判定を行わずにいずれかの送信方法を実行すればよい。もちろん、設定により選択可能に構成されていてもよい。また、上述の例では相手先のファクシミリ番号を電子メールの本文に含めているが、これに限らず、件名欄に含めたり、あるいは添付ファイルとしてもよい。
【００３９】
出力先指定情報にプリント出力が指定されていたり、あるいはシステム側でプリント出力が設定されている場合には、Ｓ７２においてこれを検出する。そして、Ｓ７３において文書生成部１２は見積書をプリント可能なデータとして生成し、インターネットＦＡＸ６に送る（図６中の（４））。例えば画像データを生成して送るほか、プリント記述言語などで記述されたデータを生成して送るなど、プリントできるデータであればデータ形式は任意である。また、インターネットＦＡＸ６に見積書のデータを送信する方法は、ファクシミリ送信の場合と同様に、直接送信したり、あるいは特殊な電子メールにより送信することができる。インターネットＦＡＸ６は、Ｓ７４において、文書発行サーバ４から送られてきた見積書のデータを受け取り、プリント出力する。
【００４０】
このようにして、ユーザ端末１から送られてきた文書発行要求を受けて、指定された出力方法に従って見積書を発行することができる。なお、Ｓ５３，Ｓ５６，Ｓ６３，Ｓ７２における各出力方法の判定順序は任意である。
【００４１】
次に、既に発行済みの見積書を再発行する場合の動作について説明する。上述のように、既に発行した見積書を生成するために必要な情報は文書記憶部１４に記憶されている。従って、再発行する際には、この文書記憶部１４に記憶されている情報を利用すればよい。
【００４２】
図７は、ユーザ端末において文書の再発行要求を行うまでの手順の一例を示すフローチャートである。文書の再発行要求を行う場合のユーザ端末１における処理手順は、上述の文書発行要求を行うまでの手順とほぼ同様であり、顧客情報及び商品情報の入力を行う代わりに、顧客ＩＤ情報や管理ＩＤ情報を入力する点で異なる程度である。そのため、上述の文書発行要求を行う際の手順と同様の部分については詳細な説明を省略することがある。
【００４３】
ユーザは、ユーザ端末１を用いて、Ｓ８１においてＷｅｂサイトにアクセスし、アクセス認証を受ける。Ｓ８２において、認証に成功したか否かを判断し、認証に成功すればＳ８３へ進む。認証に失敗した場合には例えば認証に失敗した旨のページをユーザ端末１に送って処理を終える。なお、アクセス認証を行わない場合には、そのままＳ８３へ進めばよい。
【００４４】
Ｓ８３において、文書発行サーバ４から見積書の再発行のためのＷｅｂページに移った後、Ｓ８４において、再発行を希望する見積書を特定するための情報、例えば管理ＩＤ情報や顧客ＩＤ情報などを入力する。入力後、ユーザがページ上のボタンを操作することにより入力した情報が文書発行サーバ４に送信され、入力された情報のチェックを行う。チェックの結果をＳ８５で判定し、入力が完了していればＳ８６へ移り、例えば入力漏れや入力誤りなどがある場合にはＳ８４へ戻って、さらなる入力あるいは修正をユーザに要求する。
【００４５】
管理ＩＤ情報や顧客ＩＤ情報の入力が終了し、チェックも完了すると、Ｓ８６〜Ｓ９０において、見積書の発行方法を選択する。この処理は図２に示したＳ３９〜Ｓ４３の処理と同じである。発行方法についての入力が終了すると、Ｓ９１において、指示された発行方法に関して入力された情報が出力先指定情報として文書発行サーバ４へ送られ、これにより文書再発行要求となる。この文書再発行要求に対して文書発行サーバ４は、Ｓ９２において、指示された見積書を、指定された発行方法で再発行する。
【００４６】
このようにして、ユーザは改めて商品情報などを入力することなく、見積書の再発行を受けることができる。このとき、前回とは異なった出力方法を選択することもできる。
【００４７】
図８は、文書再発行要求を受けてから文書を再発行するまでの処理の一例を示すフローチャートである。Ｓ１０１において文書発行サーバ４の受付部１１がユーザ端末１から文書再発行要求を受け取ると、文書生成部１２はそれまでに送られてきている管理ＩＤ情報や顧客ＩＤ情報などをもとに、対応する見積書を生成するために必要な情報を文書記憶部１４から読み出す。そして、出力先指定情報に従って、再発行する見積書の生成、発行を行う。
【００４８】
まずＳ１０２でＨＴＭＬによる出力方法が指定されていると判定された場合には、Ｓ１０３において、文書生成部１２は再発行する見積書をＨＴＭＬ形式で生成し、出力部１３に渡す。出力部１３は、Ｓ１０４において、ユーザ端末１にＨＴＭＬ形式の見積書を送り、表示させる。これによってユーザはユーザ端末１に表示された見積書を参照することができる。
【００４９】
Ｓ１０５で電子メールによる出力方法が指定されていると判定された場合には、Ｓ１０６において文書生成部１２は見積書を画像データとして生成し、Ｓ１０７において出力部１３は画像データを添付ファイルとして、指示された電子メールアドレスに宛てて電子メールを送信する。あるいは、出力部１３は画像データとして生成された見積書をインターネットＦＡＸ６に送り、インターネットＦＡＸ６により電子メールを送信する。インターネットＦＡＸ６への送信依頼は、ＨＴＴＰあるいは特殊な電子メールにより行うことができる。もちろん、見積書は画像データでなくてもよく、また、電子メールに添付するほか、本文などに含めてもよい。
【００５０】
Ｓ１０８でファクシミリによる出力方法が指定されていると判定された場合には、Ｓ１０９において、文書生成部１２は再発行する見積書を画像データとして生成し、出力部１３からインターネットＦＡＸ６に送る。インターネットＦＡＸ６は、Ｓ１１０において、出力先指定情報中で指定されているファクシミリ番号に対して見積書の画像データをファクシミリ送信する。なお、インターネットＦＡＸ６に対する送信依頼は、ＨＴＴＰあるいは特殊な電子メールにより行うことができる。
【００５１】
出力先指定情報にプリント出力が指定されていたり、あるいはシステム側でプリント出力が設定されている場合には、Ｓ１１１においてこれを検出する。そして、Ｓ１１２において文書生成部１２は見積書をプリント可能なデータとして生成し、インターネットＦＡＸ６に送る。例えば画像データを生成して送るほか、プリント記述言語などで記述されたデータを生成して送るなど、プリントできるデータであればデータ形式は任意である。また、インターネットＦＡＸ６に見積書のデータを送信する方法は、直接送信したり、あるいは特殊な電子メールにより送信することができる。インターネットＦＡＸ６は、Ｓ１１３において、文書発行サーバ４から送られてきた見積書のデータを受け取り、プリント出力する。
【００５２】
このようにして、ユーザ端末１から送られてきた文書再発行要求を受けて、指定された出力方法に従って見積書を再発行することができる。なお、Ｓ１０２，Ｓ１０５，Ｓ１０８，Ｓ１１１における各出力方法の判定順序は任意である。
【００５３】
上述の説明では、文書記憶部１４に記憶されていた、文書を生成するために必要な情報を読み出し、改めて文書を作成するものとして説明した。しかしこれに限らず、例えば初回の文書の発行時やそれ以降に行われた再発行時に、出力先指定情報に従って生成したデータ形式の文書を保存しておくこともできる。この場合、それまでに指定されたことがある出力方法が再度指定された場合、それまでに同じ出力方法が指定されたときに生成した、当該出力方法に対応するデータ形式の文書をそのまま出力するように構成することができる。例えば、初回の文書発行時にファクシミリによる出力方法が指定された場合、ファクシミリ送信した文書をインターネットＦＡＸ６に記憶させておく。そして再発行時には、出力部１３が管理ＩＤ情報や顧客ＩＤ情報あるいはそれらの情報に対応するＩＤ情報をインターネットＦＡＸ６に送り、それらに対応づけてインターネットＦＡＸ６に保存されている文書をファクシミリ送信すればよい。この場合、改めて文書生成部１２で文書を生成する必要がないため、処理負荷を軽減することができ、また高速化することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５４】
【図１】本発明の実施の一形態を示すブロック図である。
【図２】ユーザ端末において文書発行要求を行うまでの手順の一例を示すフローチャートである。
【図３】商品情報入力ページの一例の説明図である。
【図４】発行方法選択ページの一例の説明図である。
【図５】文書発行要求を受けてから文書を発行するまでの処理の一例を示すフローチャートである。
【図６】文書発行要求を受けてから文書を発行するまでの処理の一例におけるデータの流れの一例の説明図である。
【図７】ユーザ端末において文書の再発行要求を行うまでの手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】文書再発行要求を受けてから文書を再発行するまでの処理の一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５５】
１…ユーザ端末、２…インターネット、３…ルータ、４…文書発行サーバ、５…情報データベース、６…インターネットＦＡＸ、７…ＬＡＮ、８…外部インターネットＦＡＸ、９…公衆回線、１０…ファクシミリ装置、１１…受付部、１２…文書生成部、１３…出力部、１４…文書記憶部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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