(57)【要約】【目的】  会議で作成若しくは使用された文書の機密レベルを自動的に設定して保存することで担当者の負担の軽減を図った会議文書管理装置および方法およびプログラムを提供する。【構成】  会議で作成若しくは使用された文書を使用文書監視装置１１で監視するとともに、この文書の情報漏洩を防止するための会議室のブラインド１６等の設備の物理的状態を会議室環境監視装置１２で監視し、文書の作成若しくは使用されたときの会議室環境監視装置１２で監視される会議室の設備の状態に基づき文書の機密レベルを各文書に対応して自動的に設定して該文書を会議結果出力装置１４により該会議に対応するリポジトリ２０に出力する。【選択図】  図１
2006106891.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議で作成若しくは使用された文書を監視する会議使用文書監視手段と、
前記文書の情報漏洩を防止するための会議室の設備の物理的状態を監視する会議室環境監視手段と、
前記文書を該会議に対応する記憶手段に出力して保存する会議結果出力手段と
を具備し、
前記会議結果出力手段は、
前記文書の作成若しくは使用されたときの前記会議室環境監視手段で監視される前記会議室の設備の状態に基づき前記文書の機密レベルを各文書に対応して自動的に設定して前記記憶手段に出力する
ことを特徴とする会議文書管理装置。
【請求項２】
前記会議使用文書監視手段で監視される前記文書は、
前記会議で作成、編集、表示、印刷した文書および前記会議の映像
を含むことを特徴とする請求項１記載の会議文書管理装置。
【請求項３】
前記会議室環境監視手段で監視される前記会議室の設備の物理的状態は、
前記会議室のカーテン、ブラインド、ドアの開閉状態および壁、天井の設置状態および外部ネットワークとの接続状態
を含むことを特徴とする請求項１記載の会議文書管理装置。
【請求項４】
前記会議に参加している参加者を監視する会議参加者監視手段
を更に具備し、
前記会議結果出力手段は、
前記文書の機密レベルを前記文書の作成若しくは使用されたときの前記会議参加者監視手段で監視された参加者に対応して設定する
ことを特徴とする請求項１記載の会議文書管理装置。
【請求項５】
会議で作成若しくは使用された文書を会議使用文書監視手段により監視するとともに、
前記文書の情報漏洩を防止するための会議室の設備の物理的状態を会議室環境監視手段により監視し、
前記文書の作成若しくは使用されたときの前記会議室環境監視手段で監視される前記会議室の設備の状態に基づき前記文書の機密レベルを各文書に対応して自動的に設定して該文書を会議結果出力手段により該会議に対応する記憶手段に出力する
ことを特徴とする会議文書管理方法。
【請求項６】
会議文書管理処理をコンピュータに実行させる会議文書管理プログラムであって、
会議で作成若しくは使用された文書を監視するステップと、
前記文書の情報漏洩を防止するための会議室の設備の物理的状態を監視するステップと、
前記文書の作成若しくは使用されたときの前記会議室環境監視手段で監視される前記会議室の設備の状態に基づき前記文書の機密レベルを各文書に対応して自動的に設定して該文書を該会議に対応する記憶手段に出力するステップと
を含むことを特徴とする会議文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議文書管理装置および方法およびプログラムに関し、特に実際の会議と電子会議室とを対応付けて機密レベルの設定を含めて資料の保存が可能な会議文書管理装置および方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
最近、バーチャルな電子会議室の運用が注目されているが、このバーチャルな電子会議室と実際のリアルな会議室で行なわれる会議との連携は希薄であり、それぞれ別なものとして処理されるのが一般的である。
【０００３】
また、リアルな会議室で行なわれる会議と、バーチャルな電子会議室との関連付けを行う場合は、それに応じた入力処理を行う必要があり、その結果、リアルな会議で使用された資料類を記録として電子会議室に保存する作業は人為的煩雑な作業となっていた。
【０００４】
しかし、機密性の高い会議での資料の保管となると、会議参加者に限定したアクセス権の設定も必要になり、かつ、入力作業を行なえる人間も会議参加者に限られるため、電子会議室への保管を怠る場合が多く、結果として、資料の共有化が行なわれずに終わったり、会議の記録性が失われるという問題を抱えていた。
【０００５】
従来、電子会議室における文書管理システムにおける機密化の方法として、例えば、特許文献１に示されるように、機密ポリシーを管理サーバで管理し、作成側のクライアントがこの機密ポリシーに従って文書の機密化を実行し、管理サーバが閲覧側のクライアントの閲覧の可否などを制御する装置、方法の例が提案されている。
【０００６】
この特許文献１によると、作成側のクライアントは所望の機密ポリシーを選択することで機密化が行なえるという利点があるが、機密ポリシーの設定や変更が管理者にゆだねられており、管理者の負担が大きく、かつ、設定された機密ポリシーは変更されるまで固定化されて柔軟性にかけるという問題がある。
【特許文献１】特開２００３−１５１１６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
以上にのべたように、リアルな会議室で行なわれる会議で得られた資料のバーチャルな電子会議室やリポジトリ（関連資料やプログラムを収めたデータベース）への保管は、従来、その機密レベルの設定をも含めて担当者の人為的作業によって行なわれており、このために担当者の負担が大きかった。
【０００８】
また、特許文献１に開示された機密ポリシーを用いて機密化を行なう方法を採っても関係者の負担はさほど改善されるわけではなかった。
【０００９】
そこで、本発明は、会議で作成若しくは使用された文書の機密レベルを自動的に設定して保存することで担当者の負担の軽減を図った会議文書管理装置および方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するため、請求項１の発明の会議文書管理装置は、会議で作成若しくは使用された文書を監視する会議使用文書監視手段と、前記文書の情報漏洩を防止するための会議室の設備の物理的状態を監視する会議室環境監視手段と、前記文書を該会議に対応する記憶手段に出力して保存する会議結果出力手段とを具備し、前記会議結果出力手段は、前記文書の作成若しくは使用されたときの前記会議室環境監視手段で監視される前記会議室の設備の状態に基づき前記文書の機密レベルを各文書に対応して自動的に設定して前記記憶手段に出力することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記会議使用文書監視手段で監視される前記文書は、前記会議で作成、編集、表示、印刷した文書および前記会議の映像を含むことを特徴とする。
【００１２】
また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記会議室環境監視手段で監視される前記会議室の設備の物理的状態は、前記会議室のカーテン、ブラインド、ドアの開閉状態および壁、天井の設置状態および外部ネットワークとの接続状態を含むことを特徴とする。
【００１３】
また、請求項４の発明は、請求項１の発明において、前記会議に参加している参加者を監視する会議参加者監視手段を更に具備し、前記会議結果出力手段は、前記文書の機密レベルを前記文書の作成若しくは使用されたときの前記会議参加者監視手段で監視された参加者に対応して設定することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項５の発明の会議文書管理方法は、会議で作成若しくは使用された文書を会議使用文書監視手段により監視するとともに、前記文書の情報漏洩を防止するための会議室の設備の物理的状態を会議室環境監視手段により監視し、前記文書の作成若しくは使用されたときの前記会議室環境監視手段で監視される前記会議室の設備の状態に基づき前記文書の機密レベルを各文書に対応して自動的に設定して該文書を会議結果出力手段により該会議に対応する記憶手段に出力することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項６の発明は、会議文書管理処理をコンピュータに実行させる会議文書管理プログラムであって、会議で作成若しくは使用された文書を監視するステップと、前記文書の情報漏洩を防止するための会議室の設備の物理的状態を監視するステップと、前記文書の作成若しくは使用されたときの前記会議室環境監視手段で監視される前記会議室の設備の状態に基づき前記文書の機密レベルを各文書に対応して自動的に設定して該文書を該会議に対応する記憶手段に出力するステップとを含むことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、会議で作成若しくは使用された文書を会議使用文書監視手段により監視するとともに、前記文書の情報漏洩を防止するための会議室の設備の物理的状態を会議室環境監視手段により監視し、前記文書の作成若しくは使用されたときの前記会議室環境監視手段で監視される前記会議室の設備の状態に基づき前記文書の機密レベルを各文書に対応して自動的に設定して該文書を会議結果出力手段により該会議に対応する記憶手段に出力するように構成したので、会議で作成若しくは使用された文書を記憶手段に記憶するに際して該文書の機密レベルを自動的に設定することができ、これによって、担当者の負担を大幅に軽減し、会議資料の保管を円滑にして、資料の共通利用などの機会を広げることができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
図１は、本発明の会議文書管理装置の一実施例の全体構成を示すブロック図である。
【００１８】
図１において、この実施例の会議文書管理装置は、会議で作成若しくは使用された文書（ドキュメント）を監視する使用文書監視装置１１、会議が行われる会議室に設けられた情報漏洩を防止するための設備、例えばブラインド１６のの物理的状態を監視する会議室環境監視装置１２、会議の参加者を監視する会議参加者監視装置１３、会議結果をリポジトリ２０に出力する会議結果出力装置１４を具備して構成される。
【００１９】
また、ディスプレイ１５は、会議参加者１７が会議で使用する文書を閲覧できるように会議室に配設された大型ディスプレイであり、テレビ会議装置１９は、遠隔した他の会議室との間でテレビ会議を行うための装置である。
【００２０】
また、情報端末１８は、各種情報の処理を行うとともに、会議結果出力装置１４から会議結果をリポジトリ２０に出力する際のトリガーを発生するものである。
【００２１】
使用文書監視装置１１で監視されるドキュメントには、会議で作成、編集され、ディスプレイ１５に表示される文書のほか、ディスプレイ１５に表示される再生されたムービー、会議室に配置されたビデオ撮影装置がキャプチャした会議室の映像、更には、会議中にプリントして配布された印刷物などが含まれる。
【００２２】
会議室環境監視手段１２は、会議中に作成若しくは使用された文書の情報漏洩を防止するための会議室の設備の物理的状態を監視する。
【００２３】
ここで、会議室環境監視手段１２で監視される会議室の設備の物理的状態とは、ブラインド１６の開閉状態のほか、会議室のカーテン、ドア、窓の開閉状態および窓、扉の施錠状態および会議スペースの周囲の間仕切り、壁、天井の設置状態などが含まれる。
【００２４】
また、会議室環境監視手段１２で監視される会議室の設備の物理的状態には、この会議室の外部ネットワークとの接続状態なども含まれる。
【００２５】
また、会議室環境監視手段１２で監視される会議室の設備の物理的状態には、音声出力がスピーカへ出力されているかヘッドホンに出力されているかなども含まれる。
【００２６】
会議参加者監視装置１３は、会議参加者を確認すると共に会議参加者の名前やＩＤと出席状態、ドキュメントへの関与の状況などを時間経過と共に記憶する。この時間経過により、ドキュメントが使用された時間帯と、そのとき会議に出席していた参加者とが対応付けられ、この対応付けを基に会議に用いられた個々のドキュメントの機密レベルや参加者のアクセス権が決定される。
【００２７】
会議結果出力装置１４は、使用文書監視装置１１、会議室環境監視装置１２、会議参加者監視装置１３に記憶された結果を会議情報としてまとめ、個々のドキュメントの機密レベルを決め、機密レベルを付してドキュメントを電子会議室のデータベースとなるリポジトリ２０に出力して保存する。
【００２８】
図２は、図１に示した会議文書管理装置における会議文書の保存処理を示すフローチャートである。
【００２９】
図１及び図２にそって本実施の形態の動作を説明する。
【００３０】
会議が行なわれている間、使用文書監視装置１１は、会議で使用するドキュメント、例えば、ディスプレイ１５に表示されるドキュメントを監視し、会議に使用されたドキュメントがディスプレイ１５に表示された時間帯や、このドキュメントを作成、編集、修正した会議参加者名、文書の内容等を監視して記憶する。
【００３１】
また、使用文書監視装置１１は、ディスプレイ１５に表示されるドキュメントばかりでなく、会議で再生されたムービー、撮影装置がキャプチャした会議室の映像、会議中にプリントして配布された印刷物なども監視し、入力が必要なときは会議参加者１７が適宜これらを入力する。
【００３２】
会議室環境監視手段１２は、会議中のブラインド１６の開閉状態等を時間経過にそって監視記録する。例えば、会議スペースの周囲のブラインドが下ろされて外部から見えないようになっていた時間帯とか、音声出力がスピーカからヘッドホンに切り替わっていた時間帯などが時間経過と共に記録される。
【００３３】
ブラインドが下ろされ、扉が施錠され、音声出力がヘッドホンに切り替わっていて、ディスプレイ１５への表示が制限されているような複数の設備が漏洩防止になされている状態は、当然機密レベルが高いと判定されるので、この状態がその時刻に会議で用いられたドキュメントの機密レベルの決定の基準になる。
【００３４】
会議室環境監視手段１２はさらに、会議室内の情報端末１８やテレビ会議装置１９がオンラインで会議室外と接続されているような場合には、特に、ディスプレイ１５に表示された情報等がネットワークを介して外部に流れることがないように監視する機能をも有している。
【００３５】
会議参加者監視装置１３は、まず、参加者が持っているＩＤカードや携帯電話などから発せられる赤外線や電波に乗せた個人識別信号を検出して、会議参加者を判定し、予め会議情報として登録されていた参加者名との一致を確認する。
【００３６】
さらに会議参加者１７が会議に出席していた時間帯を上述の個人識別信号や撮影装置１９がキャプチャした会議室の映像から認識する。
【００３７】
そして、例えば、会議が終了すると、会議参加者１７が情報端末１８より、文書（ドキュメント）保存を開始するためのトリガーを入力する（図２ステップ１）。これにより、会議結果出力装置１４は会議ドキュメントの保存処理を行う。
【００３８】
会議結果出力装置１４は、使用文書監視装置１１から、会議中に新たに作成されたドキュメントや、会議中に修正追加されたドキュメント、あるいは会議に用いられ表示手段１５に表示されたドキュメントとの中から１つを選んで取り出す（図２ステップ２）。
【００３９】
次に、このドキュメントについて使用された時の情報漏洩防止装備１６の状態を会議室環境監視装置１２から取り出す（図２ステップ３）。
【００４０】
先に述べたように該当のドキュメントが会議で用いられたときに、例えば、ブラインド１６が下ろされていたような場合は、このドキュメントを機密扱いにする（図２ステップ４）。
【００４１】
機密扱いにされた場合、会議参加者１７別にアクセス制御（アクセス権）を付与する（図２ステップ５）。アクセス制御の付与は、例えば、会議者監視装置１３で監視された図３に示したような経過グラフを基に行う。
【００４２】
機密扱いでない場合はそのままステップ６に進む。
【００４３】
図３のグラフは、会議に使用された３つの文書と４人の会議参加者１７についてその時間経緯を示している。
【００４４】
この会議では、文書１、文書２及び文書３がこの順序で用いられた。文書１が用いられたとき、会議の出席者は参加者Ａと参加者Ｃの２人だけであった。
【００４５】
従って、参加者Ａと参加者Ｃは会議中にすでに文書１を見て知っているので、文書１のアクセス権を無条件に与えても差し支えない。参加者Ｂと参加者Ｄについては自動的に文書１へのアクセス権が与えられることはない。
【００４６】
一方、文書２が用いられたときは、会議に参加者Ａ、参加者Ｂ、参加者Ｃ及び参加者Ｄの４人とも出席していたので、自動的に４人に文書２へのアクセス権が与えられる。
【００４７】
また、文書３が用いられたときには、参加者Ｃと参加者Ｄとは退席したあとなので、参加者Ａと参加者Ｂにだけ自動的に文書３へのアクセス権が与えられる。
【００４８】
このように、会議で用いられたドキュメントが機密扱いの場合は、会議の経過に沿ってアクセス権が与えられ、機密扱いでない場合は特にアクセス権などの指定のないドキュメントが会議結果出力装置１４からリポジトリ２０に出力される。
【００４９】
会議結果出力装置１４は、ドキュメントの出力に際して、このドキュメントを記憶するのに適切な電子会議室やリポジトリ２０がある場合にはそれに、ない場合は新たなリポジトリ２０を設けて保存する（図２ステップ６）。
【００５０】
これらの処理をすべてのドキュメントに対して行って、会議ドキュメントの保存処理が終了する。
【００５１】
このような処理を実行することにより、会議出使用したドキュメントの保存に際して、ドキュメントを使用したときの会議室の状態と、会議参加者の出席状況により、各ドキュメントに対して適切な機密レベルを自動設定することが可能になり、そのドキュメントに対するアクセス権を会議参加者別に設定することができるので、会議終了後の処理が容易になり、以後のドキュメントの管理や共有化が簡便になる。
【産業上の利用可能性】
【００５２】
本発明は、実際の会議と電子会議室とを対応付けて機密レベルの設定を含めて資料の保存が可能な会議文書管理装置に適用可能である。本発明によれば、担当者に負担をかけることなく各文書の機密レベルの設定および会議資料の保管を略自動的に行なえるので、会議資料の作成が短時間で済み、資料の共通利用の道が開け、資料を共有化することで、無駄な作業を減らして会議の効率を向上することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】本発明の会議文書管理装置の一実施例の全体構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の会議文書管理装置での会議文書の保存処理を示すフローチャートである。
【図３】本発明の会議文書管理装置が用いられる会議における文書の作成、表示の経緯と会議参加者の出席経過を記録した経過グラフである。
【符号の説明】
【００５４】
１１    使用文書監視装置
１２    会議室環境監視装置
１３    会議参加者監視装置
１４    会議結果出力装置
１５    ディスプレイ
１６    ブラインド
１７    会議参加者
１８    情報端末
１９    テレビ会議装置
２０    リポジトリ
【図１】
2006106891.tif 000003
【図２】
2006106891.tif 000004
【図３】
2006106891.tif 000005