(57)【要約】【課題】  研究開発等における、作業の進め方に対する制約の緩いタスク管理においても、タスクの問題点を把握しやすくすることを目的とする。【解決手段】  タスクを登録及び管理するタスク管理部３１と、タスクに関連する議論や連絡等のメッセージをタスクに結び付けて登録及び管理するメッセージ管理部３２と、タスクに関連する文書をタスクに結び付けて登録及び管理する文書管理部３３と、メッセージの特徴等からタスクの問題点を検出及び表示するタスク評価部３４とを備える。【選択図】  図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務上の実施すべきさまざまな仕事をタスクとして複数登録可能なタスク管理システムにおいて、
タスクとタスクを関係づけて登録及び管理するタスク管理手段と、
前記タスク管理手段により登録及び管理されたタスクに関連する議論や連絡等のメッセージを前記タスクに結び付けて登録及び管理するメッセージ管理手段と、
前記メッセージ管理手段により登録及び管理されたメッセージの特徴から前記タスクの問題点を検出及び表示するタスク評価手段とを備えることを特徴とするタスク管理システム。
【請求項２】
前記タスク管理手段により登録及び管理されたタスクに関連する文書を前記タスクに結び付けて登録及び管理する文書管理手段を備えることを特徴とする請求項１に記載のタスク管理システム。
【請求項３】
前記タスク評価手段は、前記タスク管理手段により登録及び管理されたタスクの更新頻度又は前記タスクに関連づけられた文書若しくはメッセージの数、作成頻度若しくは作成人数に基づいて、前記タスクの問題点を検出することを特徴とする請求項１又は２に記載のタスク管理システム。
【請求項４】
前記タスク評価手段は、検出したタスクの問題に応じてタスク表示の色、濃度又は形状等を変更し、前記タスクの問題点を視覚的に認知しやすい形で表示することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載のタスク管理システム。
【請求項５】
業務上の実施すべきさまざまな仕事をタスクとして複数登録可能なタスク管理方法において、
タスクとタスクを関係づけて登録及び管理するタスク管理工程と、
前記タスク管理工程により登録及び管理されたタスクに関連する議論や連絡等のメッセージを前記タスクに結び付けて登録及び管理するメッセージ管理工程と、
前記メッセージ管理工程により登録及び管理されたメッセージの特徴から前記タスクの問題点を検出及び表示するタスク評価工程とを備えることを特徴とするタスク管理方法。
【請求項６】
前記タスク管理工程により登録及び管理されたタスクに関連する文書を前記タスクに結び付けて登録及び管理する文書管理工程を備えることを特徴とする請求項５に記載のタスク管理方法。
【請求項７】
前記タスク評価工程は、前記タスク管理工程により登録及び管理されたタスクの更新頻度又は前記タスクに関連づけられた文書若しくはメッセージの数、作成頻度若しくは作成人数に基づいて、前記タスクの問題点を検出することを特徴とする請求項５又は６に記載のタスク管理方法。
【請求項８】
前記タスク評価工程は、検出したタスクの問題に応じてタスク表示の色、濃度又は形状等を変更し、前記タスクの問題点を視覚的に認知しやすい形で表示することを特徴とする請求項５から７のいずれか１項に記載のタスク管理方法。
【請求項９】
請求項５から８のいずれか１項に記載のタスク管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１０】
請求項９に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務管理のためのシステム、管理方法、プログラム及び記録媒体に関し、特に、研究開発等、決まった進め方に従って作業が進むとは限らない業務を管理するシステム、管理方法、プログラム及び記録媒体に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、業務管理のためのシステムとして代表的なものとして、ワークフロー管理システムとプロジェクト管理システムが知られている。前者は、予め定義された一連の作業の作業手順（ワークフロー）に基づき、例えば個々の作業に関する担当者や作業期限等の作業遂行に必要な情報を管理し、複数のユーザ間においてのその一連の作業の遂行を支援するものである。製造管理業務、人事管理業務等で使われる。後者は、プロジェクト全体の工程や担当者個々の作業工程をプロジェクト管理者や各担当者のそれぞれの端末装置に表示することにより、プロジェクト遂行を支援するものである。プロジェクト単位で作業を管理する場合に活用される。これらのシステムは、作業者の進捗及び担当者の作業量の管理を主な目的とするもので、事前に策定された計画に基づいて作業が進められることを前提に利用されるものである。
【０００３】
一方、業務の中には、製造管理や人事管理等とは異なり、決まった進め方に従うこと自体はそれほど重要でないものもある。例えば、研究開発等がこれに該当する。このような業務においては、計画が何度も変更されたり、大まかな計画しか策定されなかったりすることが多々ある。このため、上記のワークフロー管理システムやプロジェクト管理システムでは作業の進め方に対する制約が強すぎて適さない場合が多い。研究開発等の業務管理には、もっと制約の弱い管理システムである必要がある。
【０００４】
より制約の弱い管理システムとして典型的なものでは、特許文献１において、厳密な計画策定なしに随時タスクの設定ができるタスク管理機能を有する情報管理・共有システムが提案されている。この発明は、グループ活動に必要な機能を提供し、スケジュール調整負担の軽減及びスムーズな会議等の実施を図ることを主な目的としていたこともあり、タスクの状態の表示は３段階（「調整中」、「進行中」、「完了」の３つ）となっている。
【０００５】
タスクの状態の把握についてより具体的とするため、特許文献２では、組織全体の活動状況を容易に把握しうる組織活動分析装置が提案されている。この発明は、組織活動の把握及び分析を主な目的としており、個人の活動活性度と相互関係から導き出す組織活性度という尺度により組織の活動状況を把握するものとなっている。
【特許文献１】特開２０００−１８１９５６号公報
【特許文献２】特開２００２−８３０９０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、上記発明は以下の問題を有している。
【０００７】
特許文献１は、上記のとおりタスクの状態が３段階でしか表示されないため、タスクがどのような状況にあるのかといった具体的な状態の把握はできないという問題がある。
【０００８】
特許文献２は、上記のとおり組織活性度をタスクの状態を把握する尺度としているが、研究開発等におけるタスク管理で重要なのは、活性度が高いか低いかではなく、タスクを遂行する上で問題が起きていないかどうかであり、組織活性度の尺度はこのような業務でのタスク管理には不適当であるという問題がある。
【０００９】
そこで、本発明は、この点に鑑み、タスクに関連するメッセージや文書の情報を用いてタスクの問題点を把握しやすくすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
請求項１記載の発明は、業務上の実施すべきさまざまな仕事をタスクとして複数登録可能なタスク管理システムにおいて、タスクとタスクを関連づけて登録及び管理するタスク管理手段と、前記タスク管理手段により登録及び管理されたタスクに関連する議論や連絡等のメッセージを前記タスクに結び付けて登録及び管理するメッセージ管理手段と、前記メッセージ管理手段により登録及び管理されたメッセージの特徴等から前記タスクの問題点を検出及び表示するタスク評価手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項２記載の発明は、請求項１に記載のタスク管理システムにおいて、前記タスク管理手段により登録及び管理されたタスクに関連する文書を前記タスクに結び付けて登録及び管理する文書管理手段を備えることを特徴とする。
【００１２】
請求項３記載の発明は、請求項１又は２に記載のタスク管理システムにおいて、前記タスク評価手段が、前記タスク管理手段により登録及び管理されたタスクの更新頻度又は前記タスクに関連づけられた文書若しくはメッセージの数、作成頻度若しくは作成人数に基づいて、前記タスクの問題点を検出することを特徴とする。
【００１３】
請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載のタスク管理システムにおいて、検出したタスクの問題に応じてタスク表示の色、濃度又は形状等を変更し、前記タスクの問題点を視覚的に認知しやすい形で表示することを特徴とする。
【００１４】
請求項５記載の発明は、業務上の実施すべきさまざまな仕事をタスクとして複数登録可能なタスク管理方法において、タスクとタスクを関係づけて登録及び管理するタスク管理工程と、前記タスク管理工程により登録及び管理されたタスクに関連する議論や連絡等のメッセージを前記タスクに結び付けて登録及び管理するメッセージ管理工程と、前記メッセージ管理工程により登録及び管理されたメッセージの特徴から前記タスクの問題点を検出及び表示するタスク評価工程とを備えることを特徴とする。
【００１５】
請求項６記載の発明は、請求項５に記載のタスク管理方法において、前記タスク管理工程により登録及び管理されたタスクに関連する文書を前記タスクに結び付けて登録及び管理する文書管理工程を備えることを特徴とする。
【００１６】
請求項７記載の発明は、請求項５又は６に記載のタスク管理方法において、前記タスク評価工程は、前記タスク管理工程により登録及び管理されたタスクの更新頻度又は前記タスクに関連づけられた文書若しくはメッセージの数、作成頻度若しくは作成人数に基づいて、前記タスクの問題点を検出することを特徴とする。
【００１７】
請求項８記載の発明は、請求項５から７のいずれか１項に記載のタスク管理方法において、前記タスク評価工程は、検出したタスクの問題に応じてタスク表示の色、濃度又は形状等を変更し、前記タスクの問題点を視覚的に認知しやすい形で表示することを特徴とする。
【００１８】
請求項９記載の発明は、プログラムにおいて、請求項５から８のいずれか１項に記載のタスク管理方法をコンピュータに実現させることを特徴とする。
【００１９】
請求項１０記載の発明は、請求項９に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、タスクに関連するメッセージや文書の情報を用いてタスクの問題点を検出及び表示するので、研究開発等のような業務における、作業の進め方に対する制約の緩いタスク管理においてもタスクの問題点を把握しやすくなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
本発明は、タスク管理システム、タスク管理方法、プログラム、記録媒体に関するものであるが、ここではタスク管理システムに係る実施形態について、図面を参照しながら説明する。
【００２２】
まず、本発明の実施形態に係るタスク管理システムの機能について説明する。図１は、タスク管理システムの機能ブロック図である。
【００２３】
タスク管理部１１、メッセージ管理部１２及びタスク評価部１３から構成される。タスク管理部１１は本発明のタスク管理手段に、メッセージ管理部１２は本発明のメッセージ管理手段に、タスク評価部１３は本発明のタスク評価手段に相当する。
【００２４】
タスク管理部１１について説明する。タスク管理部１１は、タスクとタスクを関係づけて登録及び管理する。具体的には、業務を進行するにあたって新たにタスクが発生した場合に、ユーザが例えばタスクの名称、担当者名、登録日等を入力し、タスクの登録をする。ユーザは、タスクの担当者であっても管理者であってもよい。登録されるとタスクＩＤが割り振られ、タスクとともに保存される。図４のように、例えば同一の研究室ごと又は類似の研究開発テーマごとにグルーピングされ、タスクは管理される。そして、タスクの内容や担当者等に変更があった場合には、変更後の内容を入力し更新する。登録、更新によって、タスク管理部１１に最新のタスクの情報が記録されることになる。
【００２５】
メッセージ管理部１２について説明する。メッセージ管理部１２は、タスクに関連する議論や連絡等のメッセージをタスクに結び付けて登録及び管理する。例えば、ユーザがタスクについての議論の結果を登録する場合は、タスクＩＤ、メッセージの内容、作成者名、登録日等を入力し、メッセージとして登録する。登録されるとメッセージＩＤが割り振られ、メッセージとともに保存される。メッセージは、タスクＩＤをもとに、関連するタスクに結び付けて管理される。
【００２６】
タスク評価部１３について説明する。タスク評価部１３は、タスクに関連づけられたメッセージの特徴等からタスクの問題点を検出及び表示する。すなわち、タスクとそれに関連するメッセージのデータを参照し、所定の計算に基づき問題点の有無を判定し、問題点が認められたタスクについて、タスク表示の字体、サイズ、色等の変更等をして表示を行う。
【００２７】
次に、本発明に係るタスク管理システムの動作について説明する。図２は、タスク管理システムで実行される処理のフローチャートである。
【００２８】
タスクがユーザによってシステムに登録されると、タスク管理部１１は、タスクの名称、担当者、登録日等をタスクＩＤとともに保存する（ステップＳ２１）。計画に変更が生じタスクを変更する場合（ステップＳ２２／ＹＥＳ）は、変更内容を入力し更新する（ステップＳ２３）。変更しない場合（ステップＳ２２／ＮＯ）は、メッセージの登録へ進む。そして、ユーザがこのタスクに関連する議論や連絡等のメッセージをシステムに登録すると、メッセージ登録部１２は、メッセージ内容、作成者、登録日等をメッセージＩＤとともに、タスクＩＤと関連づけて保存する（ステップＳ２４）。メッセージ登録後にタスクを変更する場合（ステップＳ２５／ＹＥＳ）は、タスクを更新する（ステップＳ２６）。変更しない場合（ステップＳ２５／ＮＯ）は、タスクの評価へ進む。このように業務が進行していくにつれてタスク、メッセージが随時追加されていく。次に、タスク評価部１３は、タスク管理部１１、メッセージ管理部１２からのデータをもとにタスクの評価、すなわち問題点の検出を行う（ステップＳ２７）。そして、前記評価に基づいてタスク表示をする（ステップＳ２８）。
【００２９】
タスク評価部１３におけるタスクの問題点の検出について説明する。問題点の検出は、計画及びコミュニケーションの２要素にて問題点の有無を判断することにより行う。計画の観点からの問題点検出にタスクの更新頻度を、コミュニケーションの観点からの問題点検出に担当者ごとのメッセージ作成頻度を用いる。
【００３０】
タスクの更新頻度は、タスクの内容及び担当者数を含む担当者の変更等の更新がどの程度行われているかを表す。平均的なタスクの更新頻度と比較して該タスクの更新頻度が多い場合には、計画に問題があると判断する。例えば、該タスクの更新頻度÷平均的なタスクの更新頻度＞１．２である場合に問題ありとする。
【００３１】
担当者ごとのメッセージ作成頻度は、どの担当者がどの程度メッセージを作成しているかを表す。１人の担当者が突出して頻繁にメッセージを作成しているような、極端にばらつきの大きい場合には、コミュニケーションに問題があると判断する。例えば、該メッセージ作成頻度の標準偏差÷平均的なメッセージ作成頻度の標準偏差＞１．２である場合に問題ありとする。
【００３２】
前記評価に基づくタスクの表示について説明する。前記２要素のいずれか又は双方においてタスクが問題あると判断された場合は、タスク表示の色、濃度、形状等を変更する。例えば、計画に問題がある場合にはタスク表示の字体を変えて表示し、コミュニケーションに問題がある場合にはタスク表示の字のサイズを大きくして表示する。表示の変更は、上記のような形状の他に色、濃度、点滅等によるものでもよい。図４は、タスク表示の一例で、タスク（３）−（Ａ）４１は計画に問題があるため字体を変えて表示し、タスク（２）４２はコミュニケーションに問題があるため字のサイズを大きくして表示している。
【００３３】
続いて、本発明に係る文書管理部を備えたタスク管理システムの機能を説明する。図３は、該タスク管理システムの機能ブロック図である。
【００３４】
タスク管理部３１、メッセージ管理部３２、文書管理部３３及びタスク評価部３４から構成される。当該タスク管理システムは、本発明の文書管理手段に相当する文書管理部３３を有する点で、図１で示すタスク管理システムと異なる。そのため、文書管理部３３についてのみ説明し、これ以外については省略する。
【００３５】
文書管理部３３は、タスクに関連する文書をタスクに結び付けて登録及び管理する。タスクに関連する文書は、タスクについての成果物であり、企画書、報告書等の文書類のみならず実験データ等も該当する。例えば、ユーザがタスクについての中間報告書を登録する場合は、タスクＩＤ、文書名、文書の内容、作成者名、登録日等を入力し、文書として登録する。登録されると文書ＩＤが割り振られ、文書とともに保存される。
【００３６】
なお、タスク評価部３４は、タスクに関連づけられたメッセージのみならず、関連づけられた文書をも考慮してタスクの問題点の検出及び表示を行う。
【００３７】
また、タスク評価部３４が行う問題点の検出については、タスク更新頻度、タスクの担当者ごとのメッセージ作成頻度による評価は他の実施形態と同様である。他の実施形態との相違点は、タスクに関連するメッセージ数及び文書数に基づき、成果の観点から評価を行う点である。すなわち、タスク評価部３４における問題点の検出は、計画、コミュニケーション及び成果の３要素にて問題点の有無を判断することにより行う。
【００３８】
タスクに関連するメッセージ数及び文書数に基づく問題点の検出について説明する。メッセージ数と文書数を比較し、メッセージに対して文書が少なければ議論や連絡に比べて成果が少なく成果に問題があると判断する。例えば、該タスクの１文書あたりのメッセージ数（メッセージ数／文書数）÷平均的なタスクの１文書あたりのメッセージ数（メッセージ数／文書数）＞１．２である場合に問題ありとする。
【００３９】
前記評価に基づいてタスクが問題あると判断された場合のタスク表示は前記のとおりである。本実施形態では３要素にて判断しているため、例えば、計画に問題がある場合はタスク表示の字体を変えて表示し、コミュニケーションに問題がある場合はタスク表示の字のサイズを大きくして表示し、成果に問題がある場合はタスク表示の色を赤くして表示する。
【００４０】
上述する実施形態は、本発明の好適な実施形態であり、上記実施形態のみに本発明の範囲を限定するものではない。上述した実施形態のタスク管理システムを構成する各機能をそれぞれプログラム化して、予め記録媒体に書き込んでおき、コンピュータに備えられたメモリ等にその記録媒体に記録されたプログラムを格納し、そのプログラムを実行することにより、本発明の目的は達成される。この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、該プログラム及びこれを記録した記録媒体も本発明を構成する。また、前記プログラムは、そのプログラムの指示に基づき、オペレーションシステムや他のアプリケーションプログラム等との共同処理により前記の実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００４１】
なお、前記のプログラムを記憶する記憶媒体は、磁気ディスクや光ディスク等のディスク系、メモリカードや光カード等のカード系、ＲＯＭ、ＲＡＭ等の半導体メモリ系、磁気テープ等のテープ系等、いずれの形態であってもよい。また、ネットワークを介して記憶装置に格納されたプログラムをサーバコンピュータから直接提供を受けるようにしてもよく、この場合は、サーバコンピュータの記録装置も本発明の記録媒体に含まれる。
【００４２】
そのほか、本発明の要旨を逸脱しない範囲において種々の変更を施した形態での実施が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明の実施形態に係るタスク管理システムの機能ブロック図である。
【図２】本発明の実施形態に係るタスク管理システムが実行する処理のフローチャートである。
【図３】本発明の実施形態に係るタスク管理システムの機能ブロック図である。
【図４】本発明の実施形態に係るタスク表示の一例である。
【符号の説明】
【００４４】
１１    タスク管理部
１２    メッセージ管理部
１３    タスク評価部
３１    タスク管理部
３２    メッセージ管理部
３３    文書管理部
３４    タスク評価部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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