(57)【要約】【課題】電子文書について実行される文書処理操作と電子文書の配布を追跡し監査するためのシステム、方法およびプログラムを提供する。【解決手段】電子文書データの履歴情報を収集し、この履歴情報をバーコード等の印データに符号化する。印データは電子文書データに埋め込まれる。電子文書データに印データが埋め込まれられていることを検出し、印データを復号化することにより、履歴情報を取り出し、電子文書の追跡、監査を行う。【選択図】図２
2006295923.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の履歴情報を表す文書履歴データを受け取る入力手段と、
入力された文書履歴データを視覚的な表現を表す印（indicia）データに符号化する手段と、
符号化された印データを文書処理装置に伝達する通信手段と
を有することを特徴とする文書監査追跡システム。
【請求項２】
前記文書処理装置は、印刷装置またはスキャナ装置また複写装置またはファクシミリ装置または多機能周辺装置であることを特徴とする請求項１に記載の文書監査追跡システム。
【請求項３】
前記符号化手段によって生成された印データを前記文書のデータに埋め込む又は付加する手段を、さらに含むことを特徴とする請求項２に記載の文書監査追跡システム。
【請求項４】
前記文書のデータから前記印を検出する手段を、さらに含むことを特徴とする請求項３に記載の文書監査追跡システム。
【請求項５】
前記履歴情報は、ユーザ名または文書処理装置識別または文書識別または文書と関連した文書処理命令または文書のサイズであることを特徴とする請求項３に記載の文書監査追跡システム。
【請求項６】
前記文書に埋め込まれるか、付加される印は、２次元バーコードまたは３次元コードの形であることを特徴とする請求項３に記載の文書監査追跡システム。
【請求項７】
前記印を検出する手段によって検出された印を、復号する復号化手段を、さらに有することを特徴とする請求項３に記載の文書監査追跡システム。
【請求項８】
文書の履歴情報を表す文書履歴データを受け取るステップと、
受け取った文書履歴データを視覚的な表現を表す印（indicia）データに符号化するステップと、
符号化された印データを文書処理装置に伝達するステップと
を有することを特徴とする文書監査追跡方法。
【請求項９】
前記文書処理装置は、印刷装置またはスキャナ装置また複写装置またはファクシミリ装置または多機能周辺装置であることを特徴とする請求項８に記載の文書監査追跡方法。
【請求項１０】
前記符号化ステップによって生成された印データを前記文書のデータに埋め込む又は付加するステップを、さらに含むことを特徴とする請求項９に記載の文書監査追跡方法。
【請求項１１】
前記文書のデータから前記印を検出するステップを、さらに含むことを特徴とする請求項１０に記載の文書監査追跡方法。
【請求項１２】
前記履歴情報は、ユーザ名または文書処理装置識別または文書識別または文書と関連した文書処理命令または文書のサイズであることを特徴とする請求項１０に記載の文書監査追跡方法。
【請求項１３】
前記文書に埋め込まれるか、付加される印は、２次元バーコードまたは３次元コードの形であることを特徴とする請求項１０に記載の文書監査追跡方法。
【請求項１４】
前記印を検出するステップによって検出された印を、復号する復号化ステップを、さらに有することを特徴とする請求項１０に記載の文書監査追跡方法。
【請求項１５】
文書の履歴情報を表す文書履歴データを受け取る手順と、
受け取った文書履歴データを視覚的な表現を表す印（indicia）データに符号化する手順と、
符号化された印データを文書処理装置に伝達する手順と
を実行させることを特徴とする文書監査追跡プログラム。
【請求項１６】
前記文書処理装置は、印刷装置またはスキャナ装置また複写装置またはファクシミリ装置または多機能周辺装置であることを特徴とする請求項１５に記載の文書監査追跡プログラム。
【請求項１７】
前記符号化手段によって生成された印データを前記文書のデータに埋め込む又は付加する手順を、さらに含むことを特徴とする請求項１６に記載の文書監査追跡プログラム。
【請求項１８】
前記文書のデータから前記印を検出する手順を、さらに含むことを特徴とする請求項１７に記載の文書監査追跡プログラム。
【請求項１９】
前記履歴情報は、ユーザ名または文書処理装置識別または文書識別または文書と関連した文書処理命令または文書のサイズであることを特徴とする請求項１７に記載の文書監査追跡プログラム。
【請求項２０】
前記印を検出する手順によって検出された印を、復号する手順を、さらに有することを特徴とする請求項１７に記載の文書監査追跡プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書監査追跡システム、方法およびプログラムに関し、特に、電子文書について実行される文書処理操作と電子文書の配布を追跡し監査するシステム、方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ユーザは、文書処理システムまたは文書処理装置を用いて、電子文書を生成したり、印刷出力または複製を作成したり、生成された電子文書またはハードコピー文書にその他の文書処理操作を実行することができる。このような文書は、その後、印刷されたり、記憶媒体に電子的に記憶されたり、あるいは他のユーザ、装置またはシステムに配布されることがしばしばある。
【０００３】
しかし、文書の出所（source）であるとか、文書が原本であるのか文書処理操作がなされたものであるのかなどについて、文書に関する疑問や懸念が生じた場合に、従来は、文書自体からそのような情報を得る方法はなかった。文書が、ファクシミリ伝送のために電気通信会社などの第三者を介して配布された場合には、その第三者から文書に関する限られた情報を得ることはできる。しかしながら、そのような情報を収集するためには、情報を持っている関係者を判断した後に適切な手順にしたがって情報を得る必要があり、これらの作業はかなりの時間を費やすとともに、ある程度の費用を必要とすることがある。
【０００４】
したがって、文書の出所に関する情報と、その他の履歴情報とを文書自体から直接抽出できることが望まれる。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、上記の従来の問題点に鑑みてなされたもので、電子文書について実行される文書処理操作と電子文書の配布を追跡し監査するためのシステム、方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明による文書監査追跡システムは、文書の履歴情報を表す文書履歴データを受け取る入力手段と、入力された文書履歴データを視覚的な表現を表す印（indicia）データに符号化する手段と、符号化された印データを文書処理装置に伝達する通信手段とを有する。
【０００７】
ここで、文書履歴データは文書を追跡するためのデータとなる。また、前記文書処理装置は、印刷装置またはスキャナ装置また複写装置またはファクシミリ装置または多機能周辺装置である。
【０００８】
さらに、本発明による文書監査追跡システムは、前記符号化手段によって生成された印データを前記文書のデータに埋め込む又は付加する手段、前記文書のデータから前記印を検出する手段、さらには前記印を検出する手段によって検出された印を復号する復号化手段を有する。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、電子文書に関する出所情報、文書が原本か否かの情報、文書に実行された処理操作情報、文書の配布に関する情報、およびその他の履歴情報をその電子文書から直接取得することができる文書監査追跡システム、方法およびプログラムが提供される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、適宜、図面を参照しながら本発明による実施形態の説明を行う。図１は本発明による実施形態であるシステムの構成例を示すブロック図である。システム１００は、画像データの生成または処理を行う少なくとも１つの文書処理装置１０２を含む。
【００１１】
文書処理装置１０２には、印刷装置、複写装置、スキャナ装置、ファクシミリ装置、またはこれらの装置の機能を２つ以上備える多機能周辺装置（Multi-Function peripheral；ＭＦＰ）などの装置が含まれる。システム１００の文書処理装置１０２は、その機能を制御するコントローラ１０４を含む。コントローラ１０４は、文書処理装置１０２に外付けすることもできるし、文書処理装置１０２に内蔵することもできる。コントローラ１０４は文書処理装置１０２の機能を制御できる任意のハードウェア、ソフトウェアまたはこれらの組み合わせで実現される。
【００１２】
文書処理装置１０２は、コンピュータネットワーク１０６に通信可能に結合されていることが好ましい。文書処理装置１０２のコンピュータネットワーク１０６への結合は直接的である必要は必ずしもなく、図１に示すようにコントローラ１０４を介した結合であってもよい。コンピュータネットワーク１０６には、ユーザが通信して文書処理装置１０２の機能を使用できるようにする少なくとも１つのコンピュータ、ワークステーション、無線装置または他の適切なユーザ装置１０８が接続されている。また、コンピュータネットワーク１０６には、ユーザが通信して文書処理装置１０２の機能を使用できるようにするために、さらに他のコンピュータ、ワークステーション、無線装置または他の適切な装置を接続することができる。
【００１３】
コンピュータネットワーク１０６は、例えば、イーサネット（登録商標）、トークンリング、無線接続などの伝送システムなどの当技術分野で知られている任意のネットワークであることが適切であり、ローカルエリアネットワーク、広域ネットワークあるいはインターネットなどの共通ネットワークを介して実現されることが適切である。ユーザ装置１０８は、データをコンピュータネットワーク１０６上でコントローラ１０４を介して文書処理装置１０２に送ることができる。
【００１４】
また、ユーザ装置１０８は適切な通信リンク１１０を介して文書処理装置１０２のコントローラ１０４と通信する。通信リンク１１０は、例えば、IEEE802.x、イーサネット（登録商標）ベースのネットワーク、赤外線接続、Wi-Fi接続、電話接続、携帯電話接続、Bluetooth（登録商標）接続などの、電子装置間を結ぶ任意の通信手段である。ユーザ装置１０８とコントローラ１０４間の通信リンク１１０は、コンピュータネットワーク１０６を介して、または文書処理装置１０２のコントローラ１０４にユーザ装置１０８を直接接続することによって実現することができる。
【００１５】
ユーザ装置１０８は、ユーザが文書処理操作を要求しその操作と関連したパラメータを選択することができるユーザインタフェース１１２を含む。このユーザインタフェース１１２は、文書処理操作と関連した情報を表示する表示手段を有することが好ましい。この用途に使うことができるユーザインタフェースは、タッチ画面、キーパッド、ペン入力などの様々な形態によって実現することができる。
【００１６】
先に、文書処理装置１０２はコンピュータネットワーク１０６に通信可能に結合されていることが好ましいと述べたが、文書処理装置１０２は、コンピュータネットワーク１０６に結合されておらず、独立形態で設けられていてもよい。このような実施形態においては、文書処理装置１０２は、図示しないユーザインタフェースを含む。このユーザインタフェースは、文書処理装置１０２を動作させるためのユーザインストラクションを受け取り、表示することができる、例えば、タッチスクリーンやその他の入出力装置を備える。熟練した技術者であれば、このようなスタンドアローン構成が、本発明の動作に影響しないことを理解するであろう。
【００１７】
文書処理装置１０２は、文書に付ける印（indicia）または追跡データを生成するとともに、文書に付けられているかまたは関連付けられている印（indicia）または追跡データを復号化するために、追跡モジュール１１４とデータ通信する。ここで、追跡モジュール１１４は、文書処理装置１０２の外部に結合されても、文書処理装置１０２の内部で結合されてもよい。
【００１８】
図２に、図１に示した追跡モジュール１１４の構成例を示す機能ブロック図を示す。  追跡モジュール１１４は、情報収集部２０２、符号化部２０４、埋め込み部２０６、印（indicia）検出部２０８、復号化部２１０、情報処理部２１２、輝度検出部２１４を含む。図に示すように、これらの各部は互いに接続されている。
【００１９】
情報収集部２０２は、文書に関して予め定められた情報または追跡データを収集する。一実施形態においては、文書と関連した情報または追跡データは、その文書の文書処理操作が要求されたときに、文書データと共に送られる。
【００２０】
他の実施形態においては、文書と関連した情報または追跡データは、文書処理操作を実行するときに文書処理装置１０２によって生成され、次いで追跡モジュール１１４に送られる。収集された文書と関連した情報または追跡データは、例えば、ユーザ名、文書処理装置識別、文書識別、文書と関連した文書処理命令、または文書のサイズを含む。文書と関連付けられた文書処理命令は、実行される文書処理操作のタイプ、文書処理操作が実行された回数、文書の配布などを含むが、これらに限定されるものではない。収集される情報の選択は任意の適切な手段によって決定される。例えば、一実施形態においては、システム管理者やその他オーソライズされたユーザが、情報収集のためのパラメータを設定する。他の実施形態においては、一般ユーザが、そのユーザの文書に関して収集される情報のパラメータを選択する。
【００２１】
追跡モジュール１１４の符号化部２０４は、情報収集部２０２によって収集された情報または追跡データを、任意の適切な手段によって符号化する。符号化部２０４は、情報を、例えば、２次元コードの形で符号化する。適切な２次元コードには、Indicia、PDF417、ＱＲコード、Supercode（登録商標）などがあるが、これらに限定されるものではない。
【００２２】
追跡モジュール１１４の埋め込み部２０６は、当技術分野で既知の任意の手段によって、符号化された追跡データまたは印（indicia）を、関連する文書に埋め込むか付加する。例えば、符号化された追跡データまたは印は、文書処理装置１０２に送られ、文書データと関連付けられ、その結果、印等は文書処理操作中に文書の一部として生成される。
【００２３】
また、追跡モジュール１１４の印検出部２０８は、印（indicia）または符号化された追跡データが、選択された文書内にあるかどうかを判断する。文書の追跡データが生成される場合には、追跡データがその文書と関連付けられ、文書データに添付されていることを示すヘッダ情報が生成されることが好ましい。印検出部２０８は、そのようなヘッダ情報の存在を検出することによって、印があるかどうかを判断することができる。文書が目に見える（tangible）ものである場合、印は２次元のバーコードまたは３次元コードのようなコードで形成されることが適切である。そのような印または符号化された追跡データが存在する場合、印または符号化された追跡データは復号化のために、文書データの他の部分から分離される。
【００２４】
次に、復号化部２１０は、当技術分野で知られている手段によって、印または符号化された追跡データを復号する。復号化は、例えば、当技術分野において知られている文書処理装置の画像読取機能または専用の復号化ソフトウェアまたは装置によって実行される。印または符号化された追跡データを復号した後に、復号されたデータは処理のために情報処理部２１２に送られ、選択された追跡情報を含むレポートが生成される。作成されたレポートは、例えば、管理者コンピュータに表示されるインターネットウェブページを介した電子メールメッセージか、文書処理装置によって生成されるハードコピーなどの適切な媒体によって、管理者またはユーザに提供される。
【００２５】
追跡モジュール１１４の輝度検出部２１４は、任意の適切な手段によって、印の明るさレベルを検出する。印の明るさは、復号された文書が原本であるのか、複写されたものかを示す。
【００２６】
図３に本発明による実施形態により、印または追跡データを生成する動作例を説明するためのフローチャートを示す。Ｓ３０２で、ユーザによる文書処理操作の要求が入力され、文書データが文書処理装置１０２に送られる。次に、処理はＳ３０４に進み、入力された文書処理要求の追跡情報を生成するかどうかが判断される。一実施形態において、この判断はシステム管理者によって設定されたパラメータにしたがって行われる。他の実施形態において、ユーザは、適切な手段によって、追跡データを生成すべきかどうかを選択する。追跡データが生成されない場合には処理は終了する。
【００２７】
追跡データを生成する場合には、処理はＳ３０６に進み、追跡データが適切な手段によって収集される。追跡データは、前述した情報収集部２０２によって収集される。追跡データを収集した後に、処理はＳ３０８に進み、追跡データが文書と関連付けられたことを示すヘッダ情報が生成され、そのヘッダ情報は任意の適切な手段によって文書データに添付される。
【００２８】
Ｓ３１０で、収集した追跡データが符号化される。収集した追跡データは、前述した符号化部２０４によって符号化される。Ｓ３１２で、符号化された追跡データまたは印は、埋め込み部２０６によって、文書に埋め込まれるか、挿入されるか、または付加される。符号化された追跡データまたは印は、例えば、文書処理装置１０２に送られて文書データと関連付けられ、その結果、文書処理操作中に印が文書の一部として生成される。Ｓ３１４で要求された文書処理操作が実行される。
【００２９】
図４に本発明による実施形態により、印または追跡データを復号化する動作例を説明するためのフローチャートを示す。Ｓ４０２で、ユーザによって、文書が印または追跡データを含むかどうかを判断する要求が入力され、文書が任意の適切な手段によって追跡モジュール１１４に送られる。
【００３０】
Ｓ４０４で、文書が印または追跡データを含むかどうかの判断が行われる。この判断は、前述した印検出部２０８によって行われる。印または追跡データが検出されない場合には処理は終了する。
【００３１】
印または追跡データが検出された場合、処理はＳ４０６に進み、任意の適切な手段によって印または追跡データが印検出部２０８によって他の文書データから分離され、読み取られる。Ｓ４０８で、読み取られた印または追跡データが復号され、復号された追跡データが得られる。印または追跡データは、前述した復号化部２１０によって復号される。
【００３２】
次にＳ４１０で、復号された追跡データはシステム管理者またはユーザに送られる。復号された追跡データは、さらなる処理のために情報処理部２１２に送られ、次に前述のようにシステム管理者またはユーザに送られることが好ましい。
【００３３】
以上述べた実施形態において、本発明はソフトウェアにより実施することができるが、ハードウェアまたはソフトウェアとハードウェアの組み合わせで実施することもできることは明らかである。
【００３４】
本発明の実施形態の以上の説明は、例示と説明のために行った。説明は網羅的でもなく本発明を開示した厳密な形態に限定しようとするものではない。自明の修正もしくは変更または代用は、以上の教示に照らせば可能である。実施形態は、本発明の原理およびその実際的応用を良く示し、それによって当業者が種々の実施形態内において、かつ企図された特定の使用に適するときには種々の修正を伴って本発明を使用することを可能にするべく選択し、説明を行った。そのようなすべての修正、変更または代用は、特許請求の範囲の記載に明示されるとおりの本発明の原理および範囲内において、当業者によって行われ得ることは明らかである。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明による実施形態のシステムの構成例を示すブロック図である。
【図２】図１に示した追跡モジュールの構成例を示す機能ブロック図である。
【図３】本発明による実施形態により、印または追跡データを生成する動作例を示すフローチャートである。
【図４】本発明による実施形態により、印または追跡データを復号化する動作例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３６】
１００  システム
１０２  文書処理装置
１０４  コントローラ
１０６  コンピュータネットワーク
１０８  ユーザ装置
１１０  通信リンク
１１２  ユーザインタフェース
１１４  追跡モジュール
２０２  情報収集部
２０４  符号化部
２０６  埋め込み部
２０８  印検出部
２１０  復号化部
２１２  情報処理部
２１４  輝度検出部
【図２】
2006295923.tif 000003
【図３】
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【図４】
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【図１】
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