(57)【要約】【課題】  オフィスで作成及び利用されている一般文書を含む種々の種類の原稿に対して複写処理やＦＡＸ処理の適切な抑制を行うことが可能な情報処理装置、情報処理方法及びそのプログラムを提供する。【解決手段】  スキャナ１６は、原稿を読み取りイメージデータを出力する。複写機１は、スキャナ１６が出力するイメージデータの中から文字掲載部分を特定して文字認識処理を行い、認識した文字データを基に第１の文字情報を生成し、文書管理索引データ１８ｂから参照する制御対象文書に含まれる文字に関する情報である第２の文字情報と比較することで、原稿と制御対象文書の文書内容が類似しているか否かを判断する。そして複写機１は、上記判断に応じて原稿と文書内容が類似する制御対象文書を特定し、文書管理索引データ１８ｂから特定した制御対象文書の制御情報を参照して、原稿に対する処理要求に応じた文書処理を行うか否かを判断する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力手段により入力された処理要求に応じて原稿を読み取り、該読取られた原稿をイメージデータとして出力する読取手段と、
前記読取手段が出力する前記イメージデータの中から文字掲載部分を特定して文字認識処理を行い、認識した文字データを基に第１の文字情報を出力する文字情報抽出手段と、
前記文書処理を制御する対象となる制御対象文書に関する情報として、前記制御対象文書に含まれる文字に関する情報である第２の文字情報と、前記制御対象文書に対して一つまたは複数種類ある前記文書処理の内のどの処理を制御するかを定める制御情報とを少なくとも格納する情報格納手段と、
前記文字情報抽出手段が出力する前記第１の文字情報と、前記情報格納手段から参照する前記制御対象文書の前記第２の文字情報とを基に、前記原稿と前記制御対象文書の文書内容が類似しているか否かを判断する類似判断手段と、
前記類似判断手段の判断に応じて前記原稿と文書内容が類似する制御対象文書を特定し、前記情報格納手段から特定した制御対象文書の制御情報を参照して、前記原稿に対する前記処理要求に応じた文書処理の可否を判断する処理判断手段と
を具備することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記読取手段が出力する前記イメージデータの中から前記原稿のレイアウトに関する情報を抽出して第１のレイアウト情報を出力するレイアウト情報抽出手段を更に具備し、
前記情報格納手段は、前記制御対象文書のレイアウトに関する情報である第２のレイアウト情報を更に格納し、
前記類似判断手段は、前記文書内容の類似の判断と合わせて、前記レイアウト情報抽出手段が出力する第１のレイアウト情報と、前記情報格納手段より参照する前記第２のレイアウト情報とを基に、レイアウトの類似についても判断すること
を特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記第１の文字情報及び前記第２の文字情報は、前記原稿及び前記制御対象文書の文字データから抽出した特定のキーワードに関する情報であることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記類似判断手段は、前記特定のキーワード毎に重みを付与して前記第１の文字情報と前記第２の文字情報とを基に、前記原稿と前記制御対象文書の文書内容が類似しているか否かを判断することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
表示手段と、
前記処理判断手段が前記処理要求に応じた文書処理を禁止すると判断した場合に、前記処理判断手段が前記類似判断手段の判断に応じて特定した制御対象文書を識別する情報である文書識別情報を前記表示手段に表示する表示制御手段と
を更に具備することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記表示制御手段は、前記制御対象文書の前記文書識別情報を入力する入力手段と、前記制御対象文書の前記制御情報を変更可能な設定変更手段とを少なくとも含む制御情報変更画面を前記表示手段に表示させることを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
入力手段により入力された処理要求に応じて原稿を読み取り、該読取られた原稿をイメージデータとして出力する読取ステップと、
前記読取ステップで出力された前記イメージデータの中から文字掲載部分を特定して文字認識処理を行い、認識した文字データを基に第１の文字情報を出力する文字情報抽出ステップと、
前記文書処理を制御する対象となる制御対象文書に関する情報として、前記制御対象文書に含まれる文字に関する情報である第２の文字情報と、前記制御対象文書に対して一つまたは複数種類ある前記文書処理の内のどの処理を制御するかを定める制御情報とを少なくとも格納する情報格納手段から、前記制御対象文書の前記第２の文字情報を参照し、記文字情報抽出ステップで出力する前記第１の文字情報と比較することで、前記原稿と前記制御対象文書の文書内容が類似しているか否かを判断する類似判断ステップと、
前記類似判断ステップの判断に応じて前記原稿と文書内容が類似する制御対象文書を特定し、前記情報格納手段から特定した制御対象文書の制御情報を参照して、前記原稿に対する前記処理要求に応じた文書処理の可否を判断する処理判断ステップと
を有することを特徴とする情報処理方法。
【請求項８】
情報処理装置用のプログラムであって、
入力手段により入力された処理要求に応じて原稿を読み取りイメージデータを出力する読取ステップと、
前記読取ステップで出力された前記イメージデータの中から文字掲載部分を特定して文字認識処理を行い、認識した文字データを基に第１の文字情報を出力する文字情報抽出ステップと、
前記文書処理を制御する対象となる制御対象文書に関する情報として、前記制御対象文書に含まれる文字に関する情報である第２の文字情報と、前記制御対象文書に対して一つまたは複数種類ある前記文書処理の内のどの処理を制御するかを定める制御情報とを少なくとも格納する情報格納手段から、前記制御対象文書の前記第２の文字情報を参照し、記文字情報抽出ステップで出力する前記第１の文字情報と比較することで、前記原稿と前記制御対象文書の文書内容が類似しているか否かを判断する類似判断ステップと、
前記類似判断ステップの判断に応じて前記原稿と文書内容が類似する制御対象文書を特定し、前記情報格納手段から特定した制御対象文書の制御情報を参照して、前記原稿に対する前記処理要求に応じた文書処理の可否を判断する処理判断ステップと
をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、原稿をスキャンした後にコピー処理、ＦＡＸ処理、及びＳＥＮＤ処理（電子メールでの送信処理）等の処理を行うことが可能な情報処理装置、情報処理方法及びそのプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、複写機は、単に原稿をコピー（複写）する機能だけでなく、多機能化がすすんでいる。例えば、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）と接続して、ＰＣからの印刷指示に応じて印刷を行うプリンタ機能、原稿をスキャンしてＦＡＸ転送するＦＡＸ機能、及び原稿をスキャンしてメール転送するＳＥＮＤ機能などを備える複写機が提供されている。このように多機能な複写機は、ドキュメントのデジタル化の流れの中で、文書管理と連携したドキュメント・ソリューションを実現するポータルとして位置付けられている。
【０００３】
更に、複写機においてはセキュリティに対する考慮が重視されるようになっており、スキャン情報の漏洩防止技術としてコピー抑制機能などが提案されている。
【０００４】
コピー抑制機能については、これまでにも様々な機能が提案され、いくつかは複写機に実装されてきた。例えば、商品券、有価証券などの特定原稿のコピー抑制を目的として、特定原稿に対して付加情報をいれるなど原稿を加工して出力する技術が提案されている（例えば、特許文献１を参照）。この特許文献１においては、特定原稿であるかどうか判定する手段として入力画像を特定原稿画像の画像データ同士を比較して類似度を求めることで、コピー抑制を行っている。
【０００５】
また、機密性が高い文書の処理に対してオペレータに注意を促す技術が開示されている（例えば、特許文献２を参照）。この特許文献２において、機密性が高いかどうかは、原稿画像を文字認識して文字化した上で「極秘」などの特定の記号列が含まれているかどうかで判断している。
【０００６】
また、紙に予めバーコードなどで著作物名称を付与しておき、ホストコンピュータから著作権情報を入手しコピーを続行するかどうかオペレータに問い合わせる技術が開示されている（例えば、特許文献３を参照）。
【０００７】
他にも、複写抑制画像が読み取り画像に含まれる場合に複写出力を抑制する装置において、その判定を外部装置で行う技術が開示されている（例えば、特許文献４を参照）。
【０００８】
【特許文献１】特開平５−１１０８１５号公報
【特許文献２】特開２００１−２６６１１２号公報
【特許文献３】特開平７−１２９２７０号公報
【特許文献４】特開平５−２４４４１２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかし、特許文献１のような画像データを直接比較する技術は、紙幣など画像パターンが定まっている場合のコピー抑制に効果が期待できるが、一般ドキュメントのように文章内容が重要である場合には効果は薄い。例えば、単語の並びを変更しただけで容易にこのコピー抑制機能を回避することができてしまう。
【００１０】
また、特許文献２は、予め機密文書に特定の文字列を文章中、あるいは表題に付加するなどの運用が必要になり、その様な特定文字列を含まない一般ドキュメントのコピー抑制を行うことができない。
【００１１】
また、特許文献３の方式では、バーコードなどの付加情報を印刷時に予め付与しておく必要があり、例えば、紙文書配布後にコピー管理が必要になった場合など、臨機応変にセキュリティ管理することはできない。
【００１２】
また、特許文献４の装置においても、複写抑制かどうかの判断は画像データの比較で行っているので、文章内容の類似する文書のコピー抑制については効果が薄い。
【００１３】
このように、上記従来技術では、文書にバーコードや所定のキーワードが付与された原稿が対象であったり、紙幣のような統制のとれた図柄を含む原稿が対象であったりして、オフィスで作成や利用されている一般的なドキュメントのコピー抑制に対しては、必ずしも有効ではないという問題がある。すなわち、画像データの直接比較や、固定キーワードの比較や、バーコードなどの付与情報に基づくコピー抑制以外の方法によるコピー抑制が必要である。
【００１４】
本発明は、上述した事情を考慮してなされたもので、オフィスで作成及び利用されている一般文書を含む種々の種類の原稿に対して複写処理やＦＡＸ処理の適切な抑制を行うことが可能な情報処理装置、情報処理方法及びそのプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
この発明は、上述した課題を解決すべくなされたもので、本発明による情報処理装置においては、入力手段により入力された処理要求に応じて原稿を読み取り、該読取られた原稿をイメージデータとして出力する読取手段と、読取手段が出力するイメージデータの中から文字掲載部分を特定して文字認識処理を行い、認識した文字データを基に第１の文字情報を出力する文字情報抽出手段と、文書処理を制御する対象となる制御対象文書に関する情報として、制御対象文書に含まれる文字に関する情報である第２の文字情報と、制御対象文書に対して一つまたは複数種類ある文書処理の内のどの処理を制御するかを定める制御情報とを少なくとも格納する情報格納手段と、文字情報抽出手段が出力する第１の文字情報と、情報格納手段から参照する制御対象文書の第２の文字情報とを基に、原稿と制御対象文書の文書内容が類似しているか否かを判断する類似判断手段と、類似判断手段の判断に応じて原稿と文書内容が類似する制御対象文書を特定し、情報格納手段から特定した制御対象文書の制御情報を参照して、原稿に対する処理要求に応じた文書処理の可否を判断する処理判断手段とを具備することを特徴とする。
【００１６】
また、本発明による情報処理方法においては、入力手段により入力された処理要求に応じて原稿を読み取り、該読取られた原稿をイメージデータとして出力する読取ステップと、読取ステップで出力するイメージデータの中から文字掲載部分を特定して文字認識処理を行い、認識した文字データを基に第１の文字情報を出力する文字情報抽出ステップと、文書処理を制御する対象となる制御対象文書に関する情報として、制御対象文書に含まれる文字に関する情報である第２の文字情報と、制御対象文書に対して一つまたは複数種類ある文書処理の内のどの処理を制御するかを定める制御情報とを少なくとも格納する情報格納手段から、制御対象文書の第２の文字情報を参照し、記文字情報抽出ステップで出力する第１の文字情報と比較することで、原稿と制御対象文書の文書内容が類似しているか否かを判断する類似判断ステップと、類似判断ステップの判断に応じて原稿と文書内容が類似する制御対象文書を特定し、情報格納手段から特定した制御対象文書の制御情報を参照して、原稿に対する処理要求に応じた文書処理の可否を判断する処理判断ステップとを有することを特徴とする。
【００１７】
また、本発明によるプログラムは、情報処理装置用のプログラムであって、入力手段により入力された処理要求に応じて原稿を読み取りイメージデータを出力する読取ステップと、読取ステップで出力するイメージデータの中から文字掲載部分を特定して文字認識処理を行い、認識した文字データを基に第１の文字情報を出力する文字情報抽出ステップと、文書処理を制御する対象となる制御対象文書に関する情報として、制御対象文書に含まれる文字に関する情報である第２の文字情報と、制御対象文書に対して一つまたは複数種類ある文書処理の内のどの処理を制御するかを定める制御情報とを少なくとも格納する情報格納手段から、制御対象文書の第２の文字情報を参照し、記文字情報抽出ステップで出力する第１の文字情報と比較することで、原稿と制御対象文書の文書内容が類似しているか否かを判断する類似判断ステップと、類似判断ステップの判断に応じて原稿と文書内容が類似する制御対象文書を特定し、情報格納手段から特定した制御対象文書の制御情報を参照して、原稿に対する処理要求に応じた文書処理の可否を判断する処理判断ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１８】
本発明による情報処理装置、情報処理方法及びそのプログラムは、オフィスで作成及び利用されている一般文書を含む種々の種類の原稿に対して複写処理やＦＡＸ処理の適切な抑制を行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、図面を参照して本発明の実施形態について詳細に説明する。
【００２０】
図１は、本発明の一実施形態における複写機（情報処理装置）の概略構成を示すブロック図である。図１において、１は複写機であり、ＣＰＵ１０、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、入力装置１４、表示装置１５、スキャナ１６、プリンタ１７、ハードディスク（ＨＤ）１８、リムーバブル外部記憶装置１９、及び通信装置２０から構成される。複写機１は、原稿を読み取り複写するコピー機能（複写機能）、原稿を読み取りＦＡＸするＦＡＸ処理機能、原稿を読み取り電子メールで送信するＳＥＮＤ処理機能などを備える多機能な複写機である。
【００２１】
ＣＰＵ１０は、例えばマイクロプロセッサであり、種々のプログラムを読み込み実行することで画像処理、文字処理、検索処理のための演算、論理判断等を行い、バス１１を介してバス１１に接続された各構成要素を制御する。
【００２２】
バス１１は、バスであり、ＣＰＵ１０の制御対象である各構成要素を指示するアドレス信号、コントロール信号を転送する。また、各構成要素間のデータ転送を行う。ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１０が読み書き可能なランダムアクセスメモリであって、各構成要素からの各種データの一次記憶として利用されるメモリである。ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１２は、読出し専用の不揮発性メモリである。ＲＯＭ１２は、例えばＣＰＵ１０が起動時に実行するブートプログラムを記憶する。具体的には、ＣＰＵ１０は、システム起動時にブートプログラムを実行すると、ＨＤ１８に記憶された制御プログラムをＲＡＭ１３にロードして実行する。この制御プログラムについては、後にフローチャートを参照して詳述する。
【００２３】
入力装置１４は、タッチパネルや操作ボタン等である。尚、入力装置１４は、タッチパネルや操作ボタンに限定されるものではなく、通常のＰＣ（パーソナルコンピュータ）の様にキーボードや、マウス等で構成してもよい。表示装置１５は、例えば液晶ディスプレイやＣＲＴ等である。本実施形態では、表示装置１５の上に入力装置１４の一部が形成されることで、表示装置１５の画面に表示したボタンによる入力等が可能なタッチパネルを実現している。
【００２４】
スキャナ１６は、原稿である紙文書を読み取ってデジタル画像データ化する等の処理を行う装置である。プリンタ１７は、複写機１内で保持する文書データやイメージデータを印刷処理するための装置である。具体的には、プリンタ１７は、通信装置２０が通信回線（ネットワーク）経由で受信する電子文書、ＨＤ１８内に保持されている電子文書を印刷する。また、複写機１のコピー機能は、スキャナ１６から読み取られたスキャンイメージデータをそのままプリンタ１７により印刷することにより実現される。
【００２５】
ＨＤ１８はハードディスクであり、ＣＰＵ１０により実行される制御プログラム１８ａ、文章内容及び文書レイアウトの類似検索を行う検索処理及び文書管理のための索引に関する情報である文書管理索引データ１８ｂ、文章内容の類似検索を行う際の各単語の重要度に関するデータである単語重要度テーブル１８ｃ等が格納されている。ここで、文章内容及び文書レイアウトの類似検索とは、スキャナ１６においてスキャンした原稿に含まれる文章の内容と類似するものを、文書管理索引データ１８ｂにおいて管理対象とする文章内容から検索する処理及び、スキャナ１６においてスキャンした原稿に含まれる文章や図柄のレイアウトと類似するものを、文書管理索引データ１８ｂにおいて管理対象とするレイアウトから検索する処理である。尚、文書管理索引データ１８ｂにおいて管理対象となる文章内容やレイアウトは、複写機１においてコピー処理、ＦＡＸ処理、及びＳＥＮＤ処理を制限する必要があるものである。
【００２６】
リムーバブル外部記憶装置１９は、例えばＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）メモリデバイス、ＩＣカード等の複写機１に着脱可能な記録媒体に対するインタフェースを有する装置である。リムーバブル外部記憶装置１９は、上記構成に限定されるものではなく、例えばフレキシブルディスクやＣＤ、ＤＶＤ等のディスク状の記録媒体を設置してアクセスするためのドライブ等を備える構成でもよい。ＣＰＵ１０は、リムーバブル外部記憶装置１９を、上記ＨＤ１８と同様に利用することができる。リムーバブル外部記憶装置１９は、着脱可能な記録媒体を通じて他の複写機とのデータ交換を実現する。尚、ＨＤ１８に記憶される制御プログラムについては、リムーバブル外部記憶装置１９から必要に応じて全部または一部を複写したものであってもよい。
【００２７】
通信装置２０は、ネットワークコントローラであり、通信回線を介して外部とのデータ交換を行う装置である。複写機１は、入力装置１４等から入力される各種イベントに応じて作動する。具体的には、入力装置１４等からのインタラプトが供給されると、入力信号がＣＰＵ１０に送られ、それに伴ってイベントが発生し、イベントに応じてＣＰＵ１０がＲＯＭ１２またはＲＡＭ１３内に記憶される各種命令を読み出し、その実行によって各種の制御が行われる。
【００２８】
以上の構成により、本実施形態における複写機１は、スキャンした原稿の文章内容やレイアウトが文書管理索引データ１８ｂにおいて管理対象となる文書の文書内容やレイアウトと類似しているか否かを判断し、類似していると判断した場合に、スキャンイメージデータを基にコピー処理、ＦＡＸ処理、又はＳＥＮＤ処理を行うことを制限することができる。
【００２９】
図２は、図１に示した複写機１における操作の流れの例を示した図である。
図２に示すように、複写機１は、文書管理索引データ１８ｂ中に文章内容及びレイアウトの類似検索を行うための索引データと、セキュリティ管理のための情報を予め格納しておく。具体的には、例えばある議事録の文書Ａと同じ形式で同じ議題となる他の議事録の文書に対してコピー処理を制限したい場合には、その文書Ａの文章内容及びレイアウトに関する情報を文書管理索引データ１８ｂに登録する。尚、登録処理の詳細については後述する。これにより文書管理索引データ１８ｂに格納されているデータを利用して、複写機１は、文書Ａと文章内容及びレイアウトが類似する文書に対してコピー処理を制限することができる。
【００３０】
例えば、複写機１の原稿台にセットされた紙文書である原稿２のコピーが指示されると、複写機１のスキャナ１６は、原稿２をスキャンしてスキャンイメージを出力する。このスキャンイメージを基に、複写機１は、原稿２のレイアウト情報や文章内容を抽出して、文書管理索引データ１８ｂを検索することにより、コピー処理、ＦＡＸ処理、及びＳＥＮＤ処理（以下、コピー処理等とする）の制限に関する情報である文書管理情報を生成する。そして、複写機１は、この文書管理情報に応じて、スキャンイメージをプリンタ１７で出力するコピー処理等を行うか否かを判断する。ここで、コピー処理等行うと判断した場合には、複写機１は、スキャンイメージを基にしたコピー処理等を行う。
【００３１】
また、コピー処理等を行わないと判断した場合には、複写機１は、スキャンイメージを基にしたコピー処理等を抑制し、かつ、コピー処理等の抑制の解除をセキュリティ管理者等に依頼する場合に備えて、類似していると判断した文書管理索引データ１８ｂにおいて管理対象の文書に関する情報（例えば、後述する文書ＩＤ）を表示装置１５に表示する。
【００３２】
図３は、図１に示した複写機１の表示装置１５の画面遷移例を示した図である。図３において画面３−１は初期状態の画面である。画面３−１には、コピー処理動作を起動するコピーボタン３１、ＦＡＸ処理動作を起動するＦＡＸボタン３２、ＳＥＮＤ処理動作を起動するＳＥＮＤボタン３３、セキュリティ情報を設定するための設定ボタン３４の各種ボタンが配置されている。
【００３３】
例えば、コピーボタン３１が押下された場合は、原稿台にある原稿に対するコピー処理の可否が判定され、コピー処理可と判定した場合には、複写機１は、コピー処理動作を遂行する。また、コピー処理不可と判定した場合には、複写機１は、コピー処理動作を遂行しない。この場合には、複写機１は、画面３−２に示すような画面を表示装置１５に表示することで、コピー処理動作を遂行しない旨を利用者に通知すると共に文書管理索引データ１８ｂにおいてコピー処理抑制に設定されている文書の文書ＩＤ（例えば、上述した例の文書Ａの文書ＩＤ）を示すことができる。
【００３４】
尚、複写機１は、従来技術のように文書の画像パターンを直接比較するのではなく、文書に含まれる文章内容及びレイアウトを比較することで、コピー処理等の制限対象となる文書であるか否かを判断する。このため、偶然、原稿（コピー処理の制限の必要ないもの）の文書に含まれる文章内容が文書管理索引データ１８ｂで管理している文書（以下、管理対象文書とする）の文章内容と類似しているだけでコピー処理を制限されてしまう場合があるかもしない。そのような場合は、コピー処理抑制の根拠（どの管理対象文書を基にコピー処理の制限が行われているか）をはっきりさせるために、画面３−２に示すように、コピー処理抑制の根拠となる管理対象文書の文書ＩＤを表示するようにしている。そうすることで、利用者は、文書セキュリティ管理者に相談することによりコピー処理の制限解除や、制限設定の変更を依頼することができる。
【００３５】
図３のＦＡＸボタン３２、ＳＥＮＤボタン３３についても、押下されることでコピーボタン３１と同様に、複写機１は、ＦＡＸ機能、ＳＥＮＤ機能を実行する。また、文書管理索引データ１８ｂを参照することで、ＦＡＸ処理やＳＥＮＤ処理を制限すると判断した場合には、複写機１は、図３の画面３−３、画面３−４に示すように、ＦＡＸ処理やＳＥＮＤ処理を制限した旨と共に文書管理索引データ１８ｂにおいて参照された管理対象文書の文書ＩＤを表示装置１５に表示する。
【００３６】
また、図３の画面３−１で設定ボタン３４を押下すると、複写機１は、図３に示す画面３−５を表示装置１５に表示する。この画面３−５においては、利用者は文書管理索引データ１８ｂにおいて管理する文書のセキュリティ情報を変更することができる。尚、セキュリティ情報が誰にでも変更できるのであればセキュリティの意味がないので、複写機１は、画面３−５に示すように、文書セキュリティ管理者のみに設定変更の権限を限定するため、入力欄３５及び３６にログイン名及びパスワードの入力を要求し、それらの情報を利用してユーザ認証を行う。
【００３７】
また、画面３−５に示すように、入力欄３７は、登録対象の文書ＩＤを入力する入力欄である。また、利用者（文書セキュリティ管理者）は、入力欄３７に入力した文書ＩＤで特定される文書に対して、コピー処理、ＦＡＸ処理、ＳＥＮＤ処理に対して「許可」または「禁止」の属性を選択的に設定できる。図３の画面３−５では、全て「禁止」が選択されている。最後に設定ボタン３８を押下することで、入力したセキュリティ情報が文書管理索引データ１８ｂに設定される。また、取消ボタン３９を押下することで、画面３−５における設定入力は無効となる。
【００３８】
図４は、本実施形態の複写機１が備える文書解析機能の例を示す図である。
図４の上段に示すように、イメージデータ４−１は、スキャナ１６でスキャンされたスキャンイメージ例を示すものであり、原稿の紙文書がスキャナ１６によって読み取られデジタルデータ化された文書イメージである。このイメージデータ４−１に対して、まず、複写機１は、ブロック解析を行う。ブロック解析は、文書イメージ４−１に対してブロックの性質に応じた矩形ブロックに分割する処理である。文書イメージ４−１に対するブロック解析の結果、複写機１は、図４の下段に示すようにテキストブロック４−２、画像ブロック４−３、及び画像ブロック４−４の３つのブロックに分割する。テキストブロック４−２は、内部に文章（テキスト）が含まれていることを検出してテキストブロックと判断したブロックである。また、残りの画像ブロック４−３、４−４は、テキスト以外の情報（グラフ、写真など）が含まれていることを検出して画像ブロックと判断したブロックである。
【００３９】
尚、本実施形態では、テキストブロックや画像ブロックの検出（判断）方法については、特に説明しないが、市販のＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）ソフトなどで一般的に利用されている種々の方法を用いてよい。また、複写機１は、テキストブロック４−２に対しては、文字認識処理を行い、テキストの抽出処理を行うが、画像ブロック４−３，４−４に対しては、文字認識処理やテキストの抽出処理を行わない。
【００４０】
また、複写機１は、テキストブロック４−２に対して行った文字認識処理の結果として得られたテキスト情報を基に、当該テキスト情報の特徴となるキーワードを抽出する処理を行う。図５は、複写機１におけるテキストブロック４−２から抽出したテキスト情報例、及びテキスト情報から抽出されたキーワードデータ例を示す図である。
【００４１】
まず、複写機１は、図４に示したスキャンイメージ４−１のテキストブロック４−２に対して文字認識処理を行い、ＯＣＲテキスト情報としてテキスト情報５−２を出力する。文字認識処理であるため１００％正確な認識が行われるとは限らず、一定の誤認識データが含まれることになる。図中“ＢＸシリーズ”となるべき文字列は“８○シリーズ”となり、“超写真画質”となるべき文字列は“超写真白質”となってしまっている。このような誤認識文字はマッチングが取れないので、予め除去されてしまう。現時点でのワープロ文字に対する文字認識処理における文字認識率は１００％近い正確な処理なので、誤認識文字は全体から見れば少数である。このように誤認識単語を除外したとしても、本実施形態によるマッチング処理においては、誤差の範囲内にとどまり、全体としては類似した文章を抽出できる。
【００４２】
誤認識除去の手法は多々考えられるが、ここではキーワード抽出に基づく誤認識除去の例が示されている。複写機１には、解析可能なキーワードのリスト（キーワード辞書）が予め用意されており、このキーワードリストに基づき、テキスト情報５−２に含まれるキーワードが抽出キーワードデータ５−３としてリストアップされる。キーワード辞書に載っているキーワードのみがリストアップされるので、未知語などはなくなり、この段階で誤認識の大多数は除去される。なお、キーワード辞書は、ドキュメントの特徴を把握しやすいように特定の品詞（名詞、固有名詞、サ変名詞）の単語のみが登録されている。図５示の例では、キーワードデータ５−３に示すように「写真」「追求」などがピックアップされ、キーワード辞書にない「８○」は除外されている。
【００４３】
次に、複写機１は、抽出したキーワードデータ５−３を基に、文章内容が文書管理索引データ１８ｂで管理している管理対象文書の文章内容と類似しているいか否かを判断する。すなわち、複写機１は、文書管理索引データ１８ｂにおいて、文書内容に関する情報として各管理対象文書のテキスト情報から抽出したキーワードに関する情報を格納する。
【００４４】
ここで、文書管理索引データ１８ｂの詳細について説明する。図６は、図１に示した文書管理索引データ１８ｂの構成例を示す図である。図６に示すように、文書管理索引データ１８ｂは、管理対象文書を特定する「文書ＩＤ」６−１に関連付けて「レイアウト特徴量」６−２、「文章内容特徴量」６−３、「文書制御情報」６−４を格納している。
【００４５】
「文書ＩＤ」６−１は、その文書（管理対象文書）をユニークに特定できる識別情報である。「レイアウト特徴量」６−２は、「文書ＩＤ」６−１で特定される文書のレイアウトに関する情報である。「レイアウト特徴量」６−２は、上述した文書レイアウトの類似検索を行うための各文書のレイアウトに関するインデックス情報である。複写機１は、「レイアウト特徴量」６−２を基にレイアウトの類似性を判定する。例えば、複写機１は、文書のイメージデータをビットマップイメージに変換して、そのビットマップイメージを縦ｎ個、横ｍ個の矩形に分割し、各矩形の平均の輝度情報と色情報を「レイアウト特徴量」６−２として文書管理索引データ１８ｂに格納する。また、類似検索を行うための画像特徴量の例については、例えば、特開平１０−２６０９８３においても提案されており、これを用いてもよい。
【００４６】
「レイアウト特徴量」６−２は、複写機１がネットワークを介してＰＣ等から印刷時に受信するラスタイメージ、コピー・ＦＡＸ・ＳＥＮＤ時のスキャンされデジタル化されたスキャンイメージを基に作成される。以上により、複写機１は、文書レイアウトの類似検索を行う際は、原稿のレイアウト特徴量を抽出して、文書管理索引データ１８ｂに格納する各管理対象文書の「レイアウト特徴量」６−２と比較して、レイアウト類似度を求める。
【００４７】
次に、図６に示した「文章内容特徴量」６−３、「文書制御情報」６−４について、図７、図８を用いて詳述する。図７は、図６に示した「文章内容特徴量」６−３の構成例を示す図である。図７に示すように、「文章内容特徴量」６−３は、文章内容の類似検索を行うためのインデックス情報として、文書ＩＤで識別される各管理対象文書の文章内容に応じた文書ベクトルを格納する。この文書ベクトルとは、キーワード辞書に含まれる単語（キーワード）を次元として、文書ベクトルの各次元の値をその単語の出現度数とする。また、図７に示すように、各次元には１、２、３、…と識別番号が付与されており、例えば次元「２」は、「写真」、次元「５」は「追求」、次元「８」は「モデル」という単語が対応している。これらの単語は、図５のキーワードデータ５−３に示すようにキーワード辞書に含まれる単語である。
【００４８】
ただし、本実施形態の「文章内容特徴量」６−３においては、１単語を正確に１次元とせず、同一あるいは類似の単語群を１つの次元として文書ベクトルを構成する。例えば図７では、次元「２」に対して「写真」以外に「フォト」の単語も対応させている。「文章内容特徴量」６−３は、各次元に対応する単語が文書ＩＤで特定される文書に含まれる出現度数を、次元ごとに記憶する。
【００４９】
また、図４に示した文書では一つのテキストブロック４−２のみを含んでいたが、１つの文書に複数のテキストブロックが存在する場合は、複写機１は、全てのテキストブロックから抽出されるキーワードデータについてまとめて集計して、１つの文書ベクトルに関する情報（文書内容特徴量）を作成して、文書管理索引データ１８ｂに格納する。また、複写機１は、文書の検索を行う際には、検索クエリとなるスキャンされた文書からも、文書管理索引データ１８ｂに格納する文書ベクトルと同じ形式のベクトルデータ（クエリベクトル）を作成する。これにより、複写機１は、スキャンした原稿のベクトルデータと、文書管理索引データ１８ｂに格納される「文章内容特徴量」６−３から参照する各管理対象文書の文書ベクトルを比較し類似度を求めることで、文章内容の類似検索を行う。
【００５０】
次に、図６に示した「文書制御情報」６−４について説明する。図８は、図６に示した「文書制御情報」６−４の構成例を示す図である。「文書制御情報」６−４は、文書ＩＤで識別される各管理対象文書に対応して、その文書をどのように管理すべきかを示すセキュリティ情報を格納する。具体的にはセキュリティ情報として、図８に示すように、文書ＩＤに対応して、複写機１における３種類の動作を制御する情報としてコピー処理制御情報８−１、ＦＡＸ処理制御情報８−２、ＳＥＮＤ処理制御情報８−３を格納する。
【００５１】
本実施形態では、「文書制御情報」６−４は、コピー処理制御情報８−１、ＦＡＸ処理制御情報８−２、ＳＥＮＤ処理制御情報８−３として、複写機１における各動作を制御する情報として「０」又は「１」をそれぞれ格納する。各動作に対して許可するのであれば「１」、抑制するのであれば「０」をそれぞれ格納する。尚、ユーザごとに許可／抑制の制御を変更する実施形態を実現する場合には、例えば、この「文書制御情報」６−４の構成に、ユーザ情報の次元を新たに加えて３次元化して構成することにより実現できる。
【００５２】
図８の例においては、文書ＩＤ６９４７の文書はコピー処理許可、ＦＡＸ処理許可、ＳＥＮＤ処理許可であり、文書ＩＤ６９４８の文書はコピー処理のみ許可であり、ＦＡＸ処理とＳＥＮＤ処理は抑制である。文書ＩＤ６９４９の文書はＳＥＮＤ処理のみ許可であり、コピー処理とＦＡＸ処理は抑制である。
【００５３】
次に、複写機１がスキャンした原稿のベクトルデータと、文書管理索引データ１８ｂに格納される「文章内容特徴量」６−３から参照する各管理対象文書の文書ベクトルを比較し類似度（文書内容類似度）を求める際に、参照する単語重要度テーブルについて説明する。図９は、本実施形態における単語重要度テーブルの一例を示す図である。図９において、単語重要度テーブル９１は、文書中における各単語の出現度数（出現頻度数）を示すテーブルである。図９に示すように、各単語の特定には「文章内容特徴量」６−３に示した各単語（次元）の識別番号を利用している。複写機１は、文書管理索引データ１８ｂにて管理する全管理対象文書において、各単語の出現する頻度を基にこの単語重要度テーブル９１を作成し、文章内容の類似性を判定する上で利用する。
【００５４】
複写機１は、各単語の重要度を単語重要度テーブル９１の出現度数の逆数で算出する。具体的には、単語ｋの重要度ｗkを以下の式で求める。
ｗk＝１／（単語ｋの出現度数）
ここで、ｋ＝１、２、３、…、ｎであり、「文章内容特徴量」６−３に示した各単語（次元）の識別番号を示す数字である。
【００５５】
ただし、出現度数が０の場合は単語の重要度も０とする。文書管理索引データ１８ｂにて管理する全管理対象文書のいずれにも出現しない単語は類似性判定には役に立たないと判断したためである。重要度が出現度数の逆数をとる理由は、多くの文書に多頻度で出現するようなありふれた単語は文章内容の類似性を判定する上では相対的に重要性が低いからである。
【００５６】
また、複写機１は、文書の類似性判定を行うために文書管理索引データ１８ｂにて管理する管理対象文書Ａと原稿Ｂの文章内容類似度ＴＳ（Ｘ，Ｑ）を以下の式を利用して算出する。
【数１】
2006279545.tif 000003
【００５７】
但し、管理対象文書Ａの文書ベクトルＸ＝（ｘ1，ｘ2，ｘ3，…，ｘn）とし、原稿ＢのクエリベクトルＱ＝（ｑ1，ｑ2，ｑ3，…，ｑn）とする。ここで１〜ｎの数字は、「文章内容特徴量」６−３に示した各単語（次元）の識別番号である。また、ｗkは単語ｋの重要度である。
【００５８】
文章内容類似度ＴＳは、上記式に示すように、比較する２つの文書（管理対象文書Ａと原稿Ｂ）について、すべての単語（ｋ＝１からｋ＝ｎまで）の出現度数の差の絶対値にその単語の重要度ｗkを乗じたものを積算し、そのマイナスの値で表現する。マイナスにすることで、出現度数の差が小さいほど文章内容類似度ＴＳの値が大きくなる。すなわち、文章内容類似度ＴＳの値が大きいほど、比較する２つの文書の類似性が高いことを示す。
【００５９】
また、複写機１は、管理対象文書Ａと原稿Ｂのレイアウト類似度ＬＳについても、同様に双方の文書（管理対象文書Ａと原稿Ｂ）の類似性が高いほど、レイアウト類似度ＬＳの値が大きくなる計算式を用いて求める。
【００６０】
更に、複写機１は、上述した文章内容類似度ＴＳとレイアウト類似度ＬＳとから、総合類似度Ｓを以下の式により求める。
Ｓ＝α×ＴＳ＋β×ＬＳ
【００６１】
上記式により求めた総合類似度は基本的には文章内容類似度ＴＳとレイアウト類似度ＬＳを加算したものであるが、文章内容類似度ＴＳとレイアウト類似度ＬＳの重要性に応じて、重みαとβを乗じて加算している。αは文章内容類似度に対する重みであり、βはレイアウト類似度に対する重みである。αとβの値は可変であり、セキュリティ管理などの視点から適宜変更可能である。レイアウトと機密性の関係が薄く、文章内容のみチェックすればよいのであれば、レイアウト類似度の重みβの値を小さくする。例えば、レイアウトを一切無視するのであれば、α＝１、β＝０などとすればよい。他方、紙幣・有価証券のようにレイアウトについても一定のセキュリティ上の考慮を払い、文章内容と等しく重視したいのであれば、α＝１、β＝１などと設定する。
【００６２】
上述の複写機１の動作をフローチャートに従って説明する。
【００６３】
図１０は、複写機１の動作、より具体的にはＣＰＵ１０の処理手順を示すフローチャートである。図１０に示すように、まず、ステップＳ１１−１において、ＣＰＵ１０は、システムの初期化処理を行う。具体的には、ＣＰＵ１０は、各種パラメータの初期化や初期画面の表示等を行う。
【００６４】
次に、ステップＳ１１−２において、ＣＰＵ１０は、タッチパネル等の入力装置１４からの入力、あるいは通信装置２０を介して直接接続又はネットワーク接続されている機器／デバイスからのリクエストなど、何らかのイベントが発生するのをマイクロプロセッサＣＰＵにおいて待つ処理である。イベントが発生すると、ステップＳ１１−３において、ＣＰＵ１０は、発生したイベントを判別し、ステップＳ１１−４においてイベントの種類に応じて各種の処理に分岐する。図１０においては、各種イベントに対応した分岐先の複数の処理をステップＳ１１−４という形でまとめて表現している。
【００６５】
上記ステップＳ１１−４の具体的な処理としては、図１１、図１２、図１３、図１４、図１５で詳述する印刷処理、文書管理情報設定処理、コピー処理、ＦＡＸ処理、ＳＥＮＤ処理がこの分岐先の一部となる。他の処理としては、詳細は記述されないが、コピー枚数を設定する処理、ＦＡＸ先やＳＥＮＤ先を指定する処理など通常の複写機の処理がある。次に、ステップＳ１１−５において、複写機１は、上記の各処理の処理終了を例えば表示装置１５に表示する表示処理を行う。エラーがあった場合のエラー表示、正常終了の場合の表示処理など通常広く行われる処理である。
【００６６】
次に、複写機１における印刷処理について説明する。図１１は、図１０に示したステップＳ１１−４の処理の一部である印刷処理の詳細を示すフローチャートである。複写機１における印刷処理は、通信装置２０を介してネットワークの先に接続されたＰＣ等の機器から電子ファイル（文書ファイル）の印刷が指示されたときに起動する処理である。尚、複写機１は、印刷指示と合わせて、印刷対象となる文書のラスタイメージ（ビットマップイメージ）を受信する。
【００６７】
図１１に示すように、まず、ステップＳ１２−１において、複写機１は、受信した文書のラスタイメージをプリンタ１７により印刷処理する通常の印刷処理を行う。次に、ステップＳ１２−２において、複写機１は、印刷処理したラスタイメージに対してブロック解析を行い、テキストブロックと画像ブロックを特定する。
【００６８】
次に、ステップＳ１２−３において、複写機１は、テキストブロック中の文字に対して文字認識処理を行い、テキスト情報を抽出する。次に、ステップＳ１２−４において、複写機１は、抽出されたテキスト情報からキーワード辞書を基にキーワードを抽出し、文章内容特徴量である文書ベクトルを生成する。次に、ステップＳ１２−５において、複写機１は、ラスタイメージから、画像の特徴量などを含むレイアウト特徴量を抽出する。次に、ステップＳ１２−６において、複写機１は、ステップＳ１２−４において抽出した文章内容特徴量及び、ステップＳ１２−５で抽出したレイアウト特徴量を、文書管理索引データ１８ｂに、印刷処理した文書を特定する文書ＩＤに関連付けて登録する。以上に示したように、複写機１は、印刷処理時に、文書管理索引データ１８ｂに印刷処理した文書に関する文書特徴情報（文章内容特徴量、レイアウト特徴量）を登録する処理を行うことができる。
【００６９】
次に、複写機１における文書管理情報設定処理について説明する。
図１２は、図１０に示したステップＳ１１−４の処理の一部である文書管理情報設定処理の詳細を示すフローチャートである。図１２に示すように、まず、ステップＳ１３−１において、複写機１は、図３に示した画面３−５を表示装置１５に表示することで、セキュリティ管理者のログイン名・パスワード（ユーザ認証に使用）、及び各文書に設定すべきセキュリティ情報の入力を、利用者に促す。次に、ステップＳ１３−２において、複写機１は、入力されたログイン名・パスワードに基づいてユーザ認証を行う。
【００７０】
次に、ステップＳ１３−３において、複写機１は、ステップＳ１３−２におけるユーザ認証が成功したか、すなわち、ユーザ認証によりセキュリティ情報が変更できる権限が認められたかどうかを判定する。ここで、ユーザ認証に失敗した場合には、複写機１は、文書管理索引データ１８ｂの情報を変更せずに文書管理情報設定処理を終了する。また、ユーザ認証に成功した場合には、複写機１は、ステップＳ１３−４において、入力された情報に従って文書のセキュリティ情報を文書管理索引データ１８ｂの「文書制御情報」６−４に登録し、登録処理後に文書管理情報設定処理を終了する。
【００７１】
次に、複写機１におけるコピー処理について説明する。
図１３は、図１０に示したステップＳ１１−４の処理の一部であるコピー処理の詳細を示すフローチャートである。図１３に示すように、まず、ステップＳ１４−１において、複写機１は、原稿台上の紙文書をスキャナ１６で読み取り、ビットマップイメージ化する。次に、ステップＳ１４−２において、複写機１は、スキャンされたビットマップイメージをブロック解析し、テキストブロック、画像ブロック等に分離する。
【００７２】
次に、ステップＳ１４−３において、複写機１は、テキストブロック中の文字に対して文字認識処理を行い、テキスト情報を抽出する。次に、ステップＳ１４−４において、複写機１は、抽出したテキスト情報からキーワードを抽出し、文章内容特徴量であるクエリベクトルを生成する。次に、ステップＳ１４−５において、複写機１は、ビットマップイメージに対して画像特徴量などのレイアウト特徴量を抽出する。次に、ステップＳ１４−６において、複写機１は、抽出された特徴量から、上述したようにレイアウト類似度、文章内容類似度を求めて総合類似度を算出し、最も類似している管理対象文書の文書ＩＤを特定する。
【００７３】
次に、ステップＳ１４−７において、複写機１は、特定した文書ＩＤのセキュリティ情報（図８に示した「文書制御情報」６−４）を文書管理索引データ１８ｂから参照する。次に、ステップＳ１４−８において、複写機１は、参照したセキュリティ情報がコピー処理許可になっているか否かを判定する。ここで、コピー処理が許可されていると判定した場合には、複写機１は、ステップＳ１４−９に進み、通常のコピー処理を行い、ステップＳ１４−１０に進み、抽出された文書特徴情報（文章内容特徴量、レイアウト特徴量）を後述の図１６に示す文書登録処理により、文書管理索引データ１８ｂに登録する処理を行う。また、ステップＳ１４−８でコピー処理が禁止（抑制）されていると判定した場合は、複写機１は、ステップＳ１４−１１に進み、コピー処理抑制の根拠となった管理対象文書の文書ＩＤを表示装置１５に表示する処理を行う。
【００７４】
次に、複写機１におけるＦＡＸ処理について説明する。
図１４は、図１０に示したステップＳ１１−４の処理の一部であるＦＡＸ処理の詳細を示すフローチャートである。尚、図１４におけるステップＳ１５−１〜Ｓ１５−７に示す処理は、上述した図１３におけるステップＳ１４−１〜Ｓ１４−７の処理と同等であるので、説明を省略する。
【００７５】
ステップＳ１５−７の次に、ステップＳ１５−８において、複写機１は、セキュリティ情報においてＦＡＸ処理が許可になっているか否かを判定し、許可されていればステップＳ１５−９において通常のＦＡＸ処理を行った後、ステップＳ１５−１０において、抽出された文書特徴情報を後述する図１６に示す文書登録処理により、文書管理索引データ１８ｂに登録する処理を行う。また、ステップＳ１５−８においてＦＡＸ処理が禁止（抑制）されている場合は、複写機１は、ステップＳ１５−１１に進み、ＦＡＸ処理抑制の根拠となった管理対象文書の文書ＩＤを表示装置１５に表示する処理を行う。
【００７６】
次に、複写機１におけるＳＥＮＤ処理について説明する。
図１５は、図１０に示したステップＳ１１−４の処理の一部であるＳＥＮＤ処理の詳細を示すフローチャートである。尚、図１５におけるステップＳ１６−１〜Ｓ１６−７に示す処理は、上述した図１３におけるステップＳ１４−１〜Ｓ１４−７の処理と同等であるので、説明を省略する。
【００７７】
ステップＳ１６−７の次に、ステップＳ１６−８において、複写機１は、セキュリティ情報がＳＥＮＤ処理許可になっているか否かを判定し、許可されていればステップＳ１６−９において通常のＳＥＮＤ処理を行った後、ステップＳ１６−１０において、抽出された文書特徴情報を後述する図１６に示す文書登録処理により、文書管理索引データ１８ｂに登録する処理を行う。また、ステップＳ１６−８においてＳＥＮＤ処理が禁止（抑制）されている場合は、ステップＳ１６−１１に進み、複写機１は、ＳＥＮＤ処理抑制の根拠となった管理対象文書の文書ＩＤを表示装置１５に表示する処理を行う。
【００７８】
次に、図１３〜図１５に示したステップＳ１４−１０、Ｓ１５−１０、Ｓ１６−１０で行う、複写機１における文書登録処理について説明する。
図１６は、複写機１において抽出した文書特徴情報（レイアウト特徴量、文章内容特徴量）を文書管理索引データ１８ｂに登録する処理（文書登録処理）を示すフローチャートである。まず、ステップＳ１７−１において、複写機１は、抽出した文書特徴情報を、文書管理索引データ１８ｂに所定のフォーマットに従って登録する。次に、ステップＳ１７−２において、複写機１は、文書特徴情報に含まれる文章内容特徴量を基に単語重要度テーブル９１を更新する。
【００７９】
以上に示した構成により、本実施形態の複写機１は、文章内容の類似性に基づいてコピー処理等の可否を判断できるので、所定の文章内容をもつ文書のコピー処理等禁止を網羅的に文書管理索引データ１８ｂに登録しておけば、内容が類似している文書のコピー処理等を禁止できる。すなわち、文書管理索引データ１８ｂに登録する文書に応じてセキュリティを柔軟に管理することができるので、操作性の高い複写機（文字処理装置）を提供できる。更に、複写機１は、コピー処理等禁止の際には、コピー処理等禁止の根拠となった文書の文書ＩＤを表示できるので、コピー処理等の禁止に対する対処も適切に行うことができる。例えば、セキュリティ管理者にコピー処理等の禁止の解除を依頼する場合に、文書ＩＤが特定されていれば、依頼に応じた解決策を迅速に推進することができる。また、このように、利用者の変更希望（依頼）を簡便に反映可能な柔軟なシステムを構築できる。
【００８０】
（他の実施形態）
なお、本発明は、上述の実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない限りにおいて適宜変更が可能である。
【００８１】
上述の実施形態においては、セキュリティの制御形態として、コピー処理、ＦＡＸ処理、及びＳＥＮＤ処理の動作許可／禁止のみを想定しているが、それ以外の実現形態も考えられる。例えば、上記各処理動作の際に文書に透かしを刷り込むか否か、付加情報（「配布禁止」など）を文書に付加するか否か、をセキュリティ制御の選択肢に加えても良い。
【００８２】
また、上記動作禁止の際に表示装置１５に表示するメッセージを指定（「この文書は部外秘です」など）できるようにしてもよい。この場合、文書制御情報に、上記メッセージ指定動作のＯＮ／ＯＦＦ情報を追加し、その情報に応じて、印刷処理、ＦＡＸ処理、ＳＥＮＤ処理、あるいはメッセージの表示処理を行う。このようにすることで、単純に複製を作成しうるかどうかだけでなく、複製物の取扱いに伴う注意を喚起することができ、よりきめ細かなセキュリティ管理を行うことができる。
【００８３】
また、上述の実施形態においては、レイアウト類似度ＬＳと文章内容類似度ＴＳから求める総合類似度Ｓに基づいて文書管理索引データ１８ｂで管理する全ての管理対象文書との類似性を判定し、最も類似性の高い文書を特定しているが、この際、文章内容類似度ＴＳに掛ける重みαと、レイアウト類似度ＬＳに積算する重みβは、適時変更可能としたが、その具体例を以下に説明する。
【００８４】
例えば、ある状況では文書のレイアウト情報（レイアウト特徴量）はセキュリティ制御に関係がない場合もある。また、逆にレイアウト情報が重要で、文章内容は重要でない場合もある。前者の例は会社内の一般の機密文書、例えば戦略的新製品の企画書、未出願の特許明細書などであり、このような場合、文書に貼り付けられたイラスト、ロゴ、写真などの位置は重要でないことが多い。また、後者の例は紙幣であり、レイアウトの異なるものは一切無視して差し支えない。このような場合、類似性判定の重み付けパラメータα、βを文書ごとに変更することで、セキュリティを考慮した類似性の判断を実現できる。具体的には、パラメータ情報（重み付けパラメータα、βの値）を文書管理索引データ１８ｂに文書ごとに登録して、これを利用するようにすることで実現できる。尚、文書管理索引データ１８ｂに登録するα、βの具体的な値は、文書の登録時にユーザに指定させる。このようにすることで、紙幣から一般文書まで性質の異なる文書に対するコピー処理、ＦＡＸ処理、及びＳＥＮＤ処理などを、適切に制御でき、よりきめ細かなセキュリティ管理を実現できる。
【００８５】
また、上述した実施形態において図１０〜１６に示した複写機１の各処理は、各処理の機能を実現する為のプログラムをメモリ（ＲＯＭ１２又はＲＡＭ１３など）から読み出してＣＰＵ１０が実行することによりその機能を実現させるものである。
【００８６】
尚、複写機１において図１０〜１６に示した各処理を実現するためには、上述した構成に限定されるものではなく、複写機１の各処理の全部または一部の機能を専用のハードウェアにより実現してもよい。また、上述したメモリは、ＲＯＭ１２又はＲＡＭ１３に限定されるものではなく、光磁気ディスク装置、フラッシュメモリ等の不揮発性のメモリや、ＣＤ−ＲＯＭ等の読み出しのみが可能な記録媒体、ＲＡＭ以外の揮発性のメモリ、あるいはこれらの組合せによるコンピュータ読み取り、書き込み可能な記録媒体より構成されてもよい。
【００８７】
また、複写機１の各処理の機能を実現する為のプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより各処理を行っても良い。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェア（スキャナ１６やプリンタ１７など）を含むものとする。具体的には、記憶媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書きこまれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含む。
【００８８】
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。
【００８９】
また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現する為のものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムに既に記録されているプログラムとの組合せで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。
【００９０】
また、上記のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体等のプログラムプロダクトも本発明の実施形態として適用することができる。上記のプログラム、記録媒体、伝送媒体およびプログラムプロダクトは、本発明の範疇に含まれる。
以上、この発明の実施形態について図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００９１】
【図１】本発明の一実施形態における複写機（情報処理装置）の概略構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示した複写機１における操作の流れの例を示した図である。
【図３】図１に示した複写機１の表示装置１５の画面遷移例を示した図である。
【図４】本実施形態の複写機１が備える文書解析機能の例を示す図である。
【図５】複写機１におけるテキストブロック４−２から抽出したテキスト情報例、及びテキスト情報から抽出されたキーワードデータ例を示す図である。
【図６】図１に示した文書管理索引データ１８ｂの構成例を示す図である。
【図７】図６に示した「文章内容特徴量」６−３の構成例を示す図である。
【図８】図６に示した「文書制御情報」６−４の構成例を示す図である。
【図９】本実施形態における単語重要度テーブルの一例を示す図である。
【図１０】複写機１の動作、より具体的にはＣＰＵ１０の処理手順を示すフローチャートである。
【図１１】図１０に示したステップＳ１１−４の処理の一部である印刷処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１２】図１０に示したステップＳ１１−４の処理の一部である文書管理情報設定処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１３】図１０に示したステップＳ１１−４の処理の一部であるコピー処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１４】図１０に示したステップＳ１１−４の処理の一部であるＦＡＸ処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１５】図１０に示したステップＳ１１−４の処理の一部であるＳＥＮＤ処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１６】複写機１において抽出した文書特徴情報（レイアウト特徴量、文章内容特徴量）を文書管理索引データ１８ｂに登録する処理（文書登録処理）を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００９２】
１        複写機
１０      ＣＰＵ
１１      バス
１２      ＲＯＭ
１３      ＲＡＭ
１４      入力装置
１５      表示装置
１６      スキャナ
１７      プリンタ
１８      ＨＤ（ハードディスク）
１９      リムーバブル外部記憶装置
２０      通信装置
【図１】
2006279545.tif 000004
【図２】
2006279545.tif 000005
【図３】
2006279545.tif 000006
【図４】
2006279545.tif 000007
【図５】
2006279545.tif 000008
【図６】
2006279545.tif 000009
【図７】
2006279545.tif 000010
【図８】
2006279545.tif 000011
【図９】
2006279545.tif 000012
【図１０】
2006279545.tif 000013
【図１１】
2006279545.tif 000014
【図１２】
2006279545.tif 000015
【図１３】
2006279545.tif 000016
【図１４】
2006279545.tif 000017
【図１５】
2006279545.tif 000018
【図１６】
2006279545.tif 000019