(57)【要約】      （修正有）【課題】  ファクシミリ機能やプリント機能、メール機能等を有する多機能印刷装置に関し、特にカレンダベースでドキュメント管理を行い、ドキュメントファイルの所在を確実に知り、カレンダーベースでスケジュール管理を行うことができ、操作性の優れた多機能印刷装置を提供するものである。【解決手段】  ＦＡＸ通信制御部を介してファクシミリデータの送受信を行い、ＬＡＮ通信制御部を介して印刷データやメールデータの送受信を行い、スキャナ部で読み取った原稿データを上記ファクシミリデータやメールデータとして相手先に送信する多機能印刷装置であり、スケジュール管理機能部によってイベント情報をカレンダー上にスケジューリングし、仮想リンクの生成によってイベントに対応するドキュメントの登録処理を行う。これにより、スケジュールの時系列管理を行うと共に、関連するドキュメントファイルの管理を容易に行うことができる。【選択図】  図２
2006080923.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷機能を含む各種機能を備えた多機能印刷装置と、該多機能印刷装置にネットワークを介して接続されたクライアント機器とを有する多機能システムにおいて、
前記多機能印刷装置は、印刷データ及び各種データを入力する入力手段と、該入力手段を介して入力したデータを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶したデータを時系列に管理する管理手段とを有し、
前記クライアント機器は、前記管理手段によって時系列管理されたスケジュールデータを表示する表示手段を有することを特徴とする多機能システム。
【請求項２】
前記多機能印刷装置は、更に前記記憶手段に記憶したデータを分類別にリンクさせた仮想フォルダを有し、前記クライアント機器は、前記仮想フォルダによってリンクされた前記分類毎のデータも表示することを特徴とする請求項１記載の多機能システム。
【請求項３】
前記管理手段が行うスケジュールデータの作成は、前記多機能印刷装置に設けられた操作部からの操作入力、又は前記クライアント機器のドライバ入力に基づいて行われることを特徴とする請求項１、又は２記載の多機能システム。
【請求項４】
前記各種機能は、ファクシミリ機能、メール機能、スキャナ機能であり、前記入力手段に入力する各種データはファクシミリデータ、メールデータ、読取データであることを特徴とする請求項１、２、又は３記載の多機能システム。
【請求項５】
前記記憶手段に記憶したデータをファクシミリデータ、又はメールデータ、又は印刷データとして出力することを特徴とする請求項１、２、３、又は４記載の多機能システム。
【請求項６】
前記時系列管理されたデータの表示、及び前記仮想フォルダによってリンクされた前記分類別のデータ表示は、交互に表示切り替えできることを特徴とする請求項２、３、４、又は５記載の多機能システム。
【請求項７】
前記分類は、文書分類、及び顧客分類であることを特徴とする請求項２記載の多機能システム。
【請求項８】
前記仮想フォルダのリンク設定は、入力データに基づいて自動的に設定されることを特徴とする請求項２記載の多機能システム。
【請求項９】
前記仮想フォルダの自動的なリンク設定は、入力データに含まれる特定コードを検出することによって行うことを特徴とする請求項８記載の多機能システム。
【請求項１０】
前記データの入力は、前記表示手段に表示されたスケジュールの対応するイベントを指定することで実行されることを特徴とする請求項１、２、３、４、５、６、７、８、又は９記載の多機能システム。
【請求項１１】
前記仮想フォルダの顧客分類に基づいてリンクされた文書分類を検索し、時系列表示したワークフローを作成することを特徴とする請求項７、８、又は９記載の多機能システム。
【請求項１２】
前記ワークフローの表示において、手順に問題があるイベントについて特徴表示を行うことを特徴とする請求項１１記載の多機能システム。
【請求項１３】
アシスタントアイコンを使用して前記各機能を自動的に実行させることを特徴とする請求項１、２、３、４、５、６、７、８、９、１０、１１、又は１２記載の多機能システム。
【請求項１４】
ネットワークを介してクライアント機器に接続された多機能印刷装置において、
印刷データ及び各種データを入力する入力手段と、
該入力手段を介して入力したデータを記憶する記憶手段と、
該記憶手段に記憶したデータを時系列管理する管理手段と、
前記管理手段によって時系列管理されたデータを前記クライアント機器に出力する出力手段と、
を有することを特徴とする多機能印刷装置。
【請求項１５】
更に前記記憶手段に記憶されたデータを分類別にリンクさせた仮想フォルダを有し、該仮想フォルダによってリンクされた前記分類毎のデータも表示することを特徴とする請求項１４記載の多機能印刷装置。
【請求項１６】
前記管理手段が行うスケジュールデータの作成は、前記多機能印刷装置に設けられた操作部からの操作入力、又は前記クライアント機器のドライバ入力に基づいて行われることを特徴とする請求項１４、又は１５記載の多機能印刷装置。
【請求項１７】
前記入力手段に入力する各種データは、ファクシミリデータ、メールデータ、読取データであることを特徴とする請求項１４、１５、又は１６記載の多機能印刷装置。
【請求項１８】
前記記憶手段に記憶したデータをファクシミリデータ、又はメールデータ、又は印刷データとして出力することを特徴とする請求項１４、１５、１６、又は１７記載の多機能印刷装置。
【請求項１９】
前記時系列管理されたデータの表示、及び前記仮想フォルダによってリンクされた前記分類別のデータ表示は、交互に表示切り替えできることを特徴とする請求項１５、１６、１７、又は１８記載の多機能印刷装置。
【請求項２０】
前記分類は、文書分類、及び顧客分類であることを特徴とする請求項１５記載の多機能印刷装置。
【請求項２１】
前記仮想フォルダのリンク設定は、入力データに基づいて自動的に設定されることを特徴とする請求項１５記載の多機能印刷装置。
【請求項２２】
前記仮想フォルダの自動的なリンク設定は、入力データに含まれる特定コードを検出することによって行うことを特徴とする請求項２１記載の多機能印刷装置。
【請求項２３】
前記データの入力は、前記表示手段に表示されたスケジュールの対応するイベントを指定することで実行されることを特徴とする請求項１４、１５、１６、１７、１８、１９、２０、又は２１記載の多機能印刷装置。
【請求項２４】
前記仮想フォルダの顧客分類に基づいてリンクされた文書分類を検索し、時系列表示したワークフローを生成することを特徴とする請求項２０、２１、又は２２記載の多機能印刷装置。
【請求項２５】
前記ワークフローの表示において、手順に問題があるイベントについて特徴表示を行うことを特徴とする請求項２４記載の多機能印刷装置。
【請求項２６】
アシスタントアイコンを使用して前記各機能を自動的に実行させることを特徴とする請求項１４、１５、１６、１７、１８、１９、２０、２１、２２、２３、２４、又は２５記載の多機能印刷装置。
【請求項２７】
ネットワークを介してクライアント機器に接続された多機能印刷装置が行う処理方法において、
印刷データ及び各種データを入力する入力処理と、
該処理によって入力したデータを記憶手段に記憶する処理と、
該記憶手段に記憶されたデータを時系列に管理する処理と、
前記時系列管理されたデータを前記クライアント機器に出力する処理と、
を行うことを特徴とする多機能処理方法。
【請求項２８】
更に前記記憶手段に記憶されたデータを分類別にリンクさせた仮想フォルダを生成する処理と、該仮想フォルダによってリンクされた前記分類別のデータを前記クライアント機器に出力する処理も行うことを特徴とする請求項２７記載の多機能処理方法。
【請求項２９】
前記入力処理の対象となる各種データは、ファクシミリデータ、メールデータ、読取データであることを特徴とする請求項２７、又は２８記載の多機能処理方法。
【請求項３０】
ネットワークを介してクライアント機器に接続された多機能印刷装置に使用されるプログラムであって、
印刷データ及び各種データを入力する入力機能と、
該機能によって入力したデータを記憶手段に記憶する機能と、
該記憶手段に記憶されたデータを時系列に管理する機能と、
前記時系列管理されたデータを前記クライアント機器に出力する機能と、
を少なくとも有するプログラムであって、コンピュータが実行可能なプログラム。
【請求項３１】
更に前記記憶手段に記憶されたデータを分類別にリンクさせた仮想フォルダを生成する機能と、該仮想フォルダによってリンクされた前記分類別のデータを前記クライアント機器に出力する機能とを少なくとも有する請求項３０記載のコンピュータが実行可能なプログラム。
【請求項３２】
前記入力機能の対象となる各種データは、ファクシミリデータ、メールデータ、読取データであることを特徴とする請求項３０、又は３１記載のプログラム。
【請求項３３】
印刷機能を含む各種機能を備えた多機能印刷装置において、
前記多機能印刷装置は、印刷データ及び各種データを入力する入力手段と、該入力手段を介して入力したデータを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶したデータを時系列に管理する管理手段と、前記管理手段によって時系列管理されたスケジュールデータを表示する表示手段を有することを特徴とする多機能印刷装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリ機能やプリント機能、メール機能等を有する多機能印刷装置、及び当該装置を使用した多機能システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
今日、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）からのデータや原稿データを読み取ってファクシミリ送信し、又パーソナルコンピュータ（ＰＣ）を介して原稿データをメール送信し、更には複写機能やプリンタ機能を有する複合機が広く使用されている。特に、上記各機能が印刷装置に追加され、公衆回線やＬＡＮ等のネットワークに直接接続された多機能機器も提案されている。
【０００３】
特許文献１は、ＭＦＤ（マルチファンクションデバイス）をＬＡＮのネットワーク上に構築した例であり、クライアントからの各種要求をＭＦＤに割り当て実現するシステムである。
【特許文献１】特開平１１−１６３８７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来の複合機ではクライアントＰＣで作成し、複合機で印刷やファクシミリ送信したドキュメント等は時間の経過と共に記録場所が不明になる場合がある。この為、フォルダを階層状に構成してドキュメント管理を行う手法も考えられるが、階層が深くなると一覧性が困難になり、オリジナルファイルの所在が分からなくなる。
【０００５】
一方、ファイル名でドキュメントの検索を行うことも可能であるが、ファイル名を忘れる場合も多く、よほど意識してファイル名を設定しない限り、後にファイルの検索が困難になる。特に、受信メールの添付ファイルや、発信者がファイル名を付与する場合、ファイル名が自動付与され、後の検索が困難になる。
【０００６】
そこで、本発明はカレンダベースでドキュメント管理を行い、スケジューラ連携のドキュメント管理を行うことによってファイルの所在を確実に知り、ドキュメントワークフローへの適応も可能であり、操作性の優れた多機能印刷装置、及び当該装置を使用した多機能システムを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題は本発明によれば、印刷機能を含む各種の機能を備えた多機能印刷装置と、該多機能印刷装置にネットワークを介して接続されたクライアント機器とを有する多機能システムにおいて、前記多機能印刷装置は、印刷データ及び各種データを入力する入力手段と、該入力手段を介して入力したデータを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶されたデータを時系列に管理する管理手段とを有し、前記クライアント機器は、前記管理手段によって時系列管理されたスケジュールデータを表示する表示手段を有する多機能システムを提供することによって達成できる。
【０００８】
このように構成することにより、例えば入力データとしてファクシミリデータやメールデータ、原稿データを入力した際、当該データを記憶手段に記憶すると共に、カレンダーベースのスケジューラに時系列に記録することができ、スケジューラ連携のドキュメント管理を行うことができる。
【０００９】
また、前記多機能印刷装置は、更に前記記憶手段に記憶されたデータを分類別にリンクさせた仮想フォルダを有し、前記クライアント機器は、前記仮想フォルダによってリンクされた前記分類毎のデータも表示する構成である。
【００１０】
このように構成することにより、スケジュール管理されたデータは各種分類毎に区分けされ、関連するファイルがリンクされ、後に必要なファイルを容易に検索することが可能となる。
【００１１】
また、前記管理手段が行うスケジュールデータの作成は、前記多機能印刷装置に設けられた操作部からの操作入力、又は前記クライアント機器のドライバ入力に基づいて行われ、前記各種機能は、ファクシミリ機能、メール機能、スキャナ機能であり、前記入力手段に入力する各種データはファクシミリデータ、メールデータ、読取データである。
【００１２】
また、前記時系列管理されたデータの表示、及び前記仮想フォルダによってリンクされた前記分類別のデータ表示は、交互に切り替えが可能である。このように構成することにより、表示を交互に繰り返し、操作性が良く且つ分かり易い表示を行うことができる。
【００１３】
また、前記分類は、例えば文書分類、及び顧客分類である。文書分類としては、例えば見積書や納品書、依頼書等のドキュメント分類であり、顧客分類は〇〇会社、△△商事等の分類である。このように構成することにより、文書分類や顧客分類毎にリンク設定を行うことができ、ユーザにとってより有効なシステムとすることができる。
【００１４】
また、前記仮想フォルダのリンク設定は、入力データに基づいて自動的に行われる構成である。さらに、そのリンク設定は、例えば入力データに含まれる特定コードを検出することによって行う。このように構成することにより、より容易に分類別のリンク設定を行うことができる。
【００１５】
また、前記データの入力は、前記表示手段に表示されたスケジュールの対応するイベントを指定することで実行される。このように構成することにより、より容易にスケジューラへのドキュメント登録を行うことが可能となる。
【００１６】
また、前記仮想フォルダの顧客分類に基づいてリンクされた文書分類を検索し、時系列表示したワークフローを生成する構成である。このように構成することにより、顧客別、文書別の処理手順の不備や問題を検出することができる。
【００１７】
また、例えばアシスタントアイコンを使用して前記各機能を自動的に実行させる構成とすることができる。このように構成することにより、操作性を改善し、容易に仮想リンクの設定を行い、仮想フォルダを構築することができる。
【００１８】
さらに、上記課題は本発明によれば、ネットワークを介してクライアント機器に接続された多機能印刷装置において、印刷データ及び各種データを入力する入力手段と、該入力手段を介して入力したデータを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶されたデータを時系列管理する管理手段と、前記管理手段によって時系列管理されたデータを前記クライアント機器に出力する出力手段とを有する多機能印刷装置を提供することによっても達成できる。
【００１９】
上記多機能印刷装置を使用してクライアント端末と通信を行い、クライアントＰＣのディスプレイに表示し、カレンダーベースでスケジュール管理を行うことができる。
さらに、多機能処理方法や、多機能印刷装置に上記機能を有するプログラムをインストールし、同様に機能させることができる。このように構成することによっても、カレンダーベースのスケジュール管理や、仮想フォルダの生成、アシスタントアイコンを使用しての印刷処理やファクシミリ送信処理、メール送信処理等を実行することができる。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、スケジューラ連携のドキュメント管理を行うことができ、例えばスケジューラ上のイベント位置を指定することによって関連するドキュメントの登録処理や検索処理を容易に行うことができる。
【００２１】
また、仮想フォルダのリンク設定を自動的に行うことができ、操作性の優れた多機能印刷システムを構築することができる。
また、アシスタントアイコン等を使用し、操作性の更なる向上を図ると共に、セキュリティーの優れた多機能印刷システムとすることができる。
【００２２】
さらに、ワークフローの生成を行い、顧客別のスケジュールの問題や課題を検出し、表示することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら説明する。
（実施形態１）
図１は、本実施形態の多機能印刷装置（以下、複合機で示す）のシステム構成図である。
【００２４】
同図において、本例の複合機１とクライアントＰＣはＬＡＮを介して接続され、ＬＡＮには他に複数のクライアントＰＣが接続されている。また、本システムはルータ２を介してインターネットに接続され、他の端末機器との間でネットワーク通信が行われる。
【００２５】
複合機１はスキャナ部３、ＭＦＰメイン部４、プリンタ部５で構成され、ＭＦＰメイン部４にはスケジュール管理機能部６、及びファクシミリ通信制御部（以下、ＦＡＸ通信制御部で示す）７が配設されている。一方、クライアントＰＣは、スケジュール表示部（ディスプレイ）８を有し、複合機１で生成するカレンダーにスケジュール表示が付加されたスケジューラの表示を行う。
【００２６】
図２は、上記複合機１の内部システムを示す図である。同図に示すように、スキャナ部３は読取機構部３ａを有し、読取機構部３ａの駆動により原稿台に載置された原稿画像が読み取られ、ＭＦＰメイン部４に原稿データが送られる。
【００２７】
ＭＦＰメイン部４は上記スケジュール管理機能部６、ＦＡＸ通信制御部７、及びＭＦＰ制御部１０、読取機構制御部１１、表示操作制御部１２、ＬＡＮ通信制御部１３、インターネット通信制御部１４、記憶装置制御部１５、及び記憶装置部（ＨＤＤ）１６で構成されている。
【００２８】
読取機構制御部１１は前述のスキャナ部３に設けられた読取機構部３ａの機構制御を行い、スキャナ部３で読み取られた原稿データはＭＦＰ制御部１０に送られる。
表示操作制御部１２は、表示操作部（オペレーションパネル）１８の操作に基づくキー操作信号をＭＦＰ制御部１０に出力する。また、ＭＦＰ制御部１０から出力される表示データを表示操作部１８に送信する。
【００２９】
また、本例の複合機１は公衆回線網にも接続され、ＦＡＸ通信制御部７によってファクシミリ通信が行われる。また、ＬＡＮ通信制御部１３は本例の複合機１をＬＡＮに接続する為のインターフェイスであり、インターネット通信制御部１４はTCP/IP（transmission control protocol  /internet protocol）等を使用してルータ２を介してインターネット通信の制御を行う。
【００３０】
記憶装置制御部１５は、記憶装置部（ＨＤＤ）１６へのデータ書き込み、及び記憶装置部（ＨＤＤ）１６に記憶されたデータの読み出し制御を行う。尚、スケジュール管理機能部６の機能については後述する。
【００３１】
一方、プリンタ部５はプリンタ制御部１９、印刷機構部２０で構成され、プリンタ制御部１９の制御処理に基づいて印刷結果を出力する。尚、印刷機構部２０はプリンタを構成する画像形成部や現像部、転写部等の機構制御を行う。
【００３２】
図３は上記構成の複合機１の外観、及びデータの入出力関係を模式的に示す図である。複合機１の前面上部には前述の表示操作部（オペレーションパネル）１８が配設され、複合機１の上面には印刷物の排出部２４が取り付けられている。また、前述の記憶装置部（ＨＤＤ）１６は、多様な入出力経路を有する複合機１の入力から出力に至る間の全てのドキュメント情報を一旦保管し、登録を希望するドキュメントに対して、後述するスケジューラ連携のドキュメントを記憶し、又仮想フォルダを使用した体系的なドキュメントの記憶を行う。尚、登録を希望しないドキュメントについては、一定期間経過後削除処理を行う。
【００３３】
図４は上記入出力構成をより具体的に示す図である。ここで、入力するドキュメントとしては、前述の公衆回線を介してファクシミリ装置２５からＦＡＸデータがＦＡＸ通信制御部７に入力する。また、ＬＡＮネットワークを介して、クライアントＰＣから印刷データがＬＡＮ通信制御部１３に入力する。さらに、メールデータが前述のクライアントＰＣ、又はルータ２を介して入力する。尚、前述のように、スキャナ部３で読み取った原稿データも供給される。
【００３４】
一方、出力側では、公衆回線を介してＦＡＸデータが出力され、ＬＡＮネットワークを介してクライアントＰＣにデータが供給され、更にクライアントＰＣを介してメールデータが出力される。また、内蔵するプリンタ部５によって印刷出力が行われる。
【００３５】
複合機１は前述のスケジュール管理機能部６によって、同図に示すスケジューラ２７を作成し、仮想フォルダ２８の作成も行う。スケジューラ２７、及び仮想フォルダ２８の作成は、前述の記憶装置部（ＨＤＤ）１６に登録されるデータに基づいて行われる。
【００３６】
図５はスケジューラ２７の表示例を示す図であり、カレンダー画面に登録された営業会議や企画会議等のイベントが表示され、関連するドキュメントが登録される。尚、上記スケジューラ２７及び仮想フォルダ２８はスケジュール管理機能部６によって作成されるが、上記表示はクライアントＰＣのディスプレイに行われる。また、必要に応じてスケジューラ２７の表示、又は一部の表示を表示操作部（オペレーションパネル）１８に表示する構成としてもよい。
【００３７】
尚、スケジュール管理機能部６は上記ドキュメント時系列管理の他に、同図に示すドキュメント体系分類管理、ドキュメントワークフロー管理、及び保持ドキュメントセキュリティ管理も行う。但し、上記各管理については後述する。
【００３８】
図６は本例、及び後述する実施形態２の一部を含む本発明の基本的処理を説明するフローチャートである。先ず、スケジューラ連携のドキュメント管理を行う為、スケジューラへの登録を行うか判断し（ステップ（以下、Ｓで示す）１）、スケジューラへの登録設定を行う場合には、更に仮想フォルダへのリンク設定を行い（Ｓ２、Ｓ３）、体系的なドキュメント登録を行う（Ｓ４）。一方、スケジューラへの登録を行わない場合には（Ｓ１がＮＯ）、後述する日次トランザクションのみへのデータ保存を行う（Ｓ５）。
【００３９】
図７は上記スケジューラ連携の登録処理を具体的に説明するフローチャートであり、図８はスケジューラ登録処理を模式的に示す図である。尚、本例はクライアントＰＣによって作成した印刷データ（ドキュメント）をスケジューラの対応するイベントと連携して登録する例である。
【００４０】
先ず、クライアントＰＣにインストールされているアプリケーションを使用してドキュメントを作成する（Ｓ２−１）。次に、印刷プロパティを開き、スケジューラへの登録を行うか判断する（Ｓ２−２、Ｓ２−３）。ここで、スケジューラへの登録を行う場合には（Ｓ２−３がＹＥＳ）、図８に示すようにクライアントＰＣのキーボード又はマウスを操作し、同図のａに示すチェックボックスにチェックを入れる（Ｓ２−４）。尚、スケジューラへの登録を行わない場合（Ｓ２−３がＮＯ）、前述のようにドキュメントのスケジューラへの登録を行うことなく（Ｓ２−５）、日次トランザクションのみへのデータ保存を行う（図８のｂ）。
【００４１】
次に、ドキュメントのオリジナルを登録するか判断し（Ｓ２−６）。ここで、オリジナルを登録する場合には（Ｓ２−６がＹＥＳ）、オリジナルファイルの登録を行う（Ｓ２−７）。尚、このオリジナルファイルの改変は可能である。一方、オリジナルを登録しない場合（Ｓ２−６がＮＯ）、印刷ファイルの登録を行う（Ｓ２−８）。この印刷ファイルは改変不可である。
【００４２】
次に、スケジューラを起動し（Ｓ２−９）、図９に示す処理を実行する。先ず、スケジューラを起動すると、図８のｃに示すように前述の図５に示す表示が行われ、ユーザは該当するイベントを選択し（Ｓ２−１０）、ドキュメントの追加処理を行う（Ｓ２−１１）。そして、ドキュメントの移動又は複写処理（ドラック＆ドロップ）を行い（Ｓ２−１２）、ドキュメントの仮登録を行う（Ｓ２−１３）。
【００４３】
ここで、図５に示す例を使用して説明する。例えば、同図に示す鈴木氏のスケジュールにおいて、２日（月）の１０：００〜１７：００の営業会議で使用する新製品のプレゼンテーション用の印刷データをクライアントＰＣで作成した場合、同図に示す位置ｄに印刷データのアイコンをドロップする。
【００４４】
また、４日（水）の１１：００〜１２：００の来客との打ち合わせで使用する書類をクライアントＰＣで作成した場合には、同図に示す位置ｅに当該書類のアイコンをドロップする。
【００４５】
以上の操作を行うことによって、前述の図５に示すスケジューラ２７が完成し、スケジューラ連携のドキュメント管理が可能になる。したがって、本例によればイベントをカレンダーベースで時系列管理でき、営業会議や企画会議、出張等の各種イベントの時刻を正確に知ることができ、営業会議等の開催を忘れることがない。また、登録したドキュメントを容易に探すことができ、カレンダーベースのスケジューラでイベント時期を確認すると共にそのイベントで必要となる文書データが確認でき且つ容易に印刷出力させることができるなど、極めて有効なドキュメント管理を行うことができる。
【００４６】
また、本システムは中小オフィスにおいて有効であり、例えば図１０に示すように、本例の複合機１が複写機１ａ、ファクシミリ装置１ｂ、プリンタ装置１ｃの役割を果たし、１台の複合機に上記装置を集約することによって、各機能毎に散在していた情報を一元化し、複合機１を通過する紙媒体Ａ及び電子媒体Ｂの情報を時系列的に整理し、ドキュメント等のファイル管理を容易とし、極めて容易にファイル検索を行うことができるものである。
【００４７】
尚、上記実施形態１の説明ではクライアントＰＣで作成したドキュメントの入力例を説明したが、例えば図８に示すように表示操作部（オペレーションパネル）１８を操作し、ファクシミリ送信するドキュメントの担当者を指定して送信する際、同様にスケジューラ連携のドキュメント登録を行うことができる。例えば、齋籐○△氏がファクシミリ送信する際、ＯＫボタンを操作すると日次トランザクションにドキュメントが保管されると共に、該当するイベントに当該ドキュメントが追加登録される。
【００４８】
また、クライアントＰＣを介さないで複合機１のスキャナ部３から直接文書データ或いはファックス送信データを読み込む様な場合にも、スケジューラ２７の表示、又は一部の表示を表示操作部（オペレーションパネル）１８に表示させ、このカレンダー表示上で、スキャナの読み込みに応じて生成された文書データアイコンを、所望の日程表示上にドラッグ＆ドロップし、読み込んだ文書データをスケジューラ２７に登録させることもできる。
【００４９】
さらに、予め登録されているファックス送信先のアドレス帳画面を表示操作部（オペレーションパネル）１８に表示させ、スキャナの読み込みに応じて生成された文書データアイコンを、所望の送信先表示上にドラッグ＆ドロップし、送信命令を操作することにより、読み込んだ画像データを簡単に所望の相手先にファックス送信させることもできる。
【００５０】
（実施形態２）
次に、本発明の実施形態２を説明する。
本例は上記スケジューラ登録を行った後、又は同時に行う処理であり、仮想リンクの設定を行い、仮想フォルダの生成を行うものである。以下、具体的に説明する。
【００５１】
本例の処理は、前述の図６に示す仮想フォルダのリンク設定処理である（図６に示すＳ３）。
図１１はこの処理を説明するフローチャートであり、先ず仮想フォルダへのリンク設定を行うか判断する（ステップ（以下、Ｗで示す）１）。ここで、仮想フォルダへのリンク設定を行う場合（Ｗ１がＹＥＳ）、更に自動リンクの設定を行うか判断する（Ｗ２）。尚、本例の仮想リンクの設定を行わない場合には、リンク設定なしとして処理を戻す（Ｗ３）。
【００５２】
また、自動でリンク設定を行わない場合（Ｗ２がＮＯ）、ユーザ自らが手動でリンク設定を行う（Ｗ４）。図１２（ｂ）は、手動でリンク設定を行う例であり、顧客名称、及び文書分類のそれぞれについて対応するチェックボックスにチェックを入れることによりリンク設定を行う。
【００５３】
一方、自動でリンク設定を行う場合（Ｗ５）、更に図１３に示すフローチャートに従った処理が行われる。尚、図１２（ａ）はファイル名称の例であり、以後このファイル名称を利用して、自動リンクの設定処理を説明する。
【００５４】
先ず、ファイルコード（ＫＦ）として１を設定し（ステップ（以下、ＳＴで示す）１）、以後上記ファイル名称にコード“＿”が検出されるか判断する（ＳＴ２）。上記ファイル名称「見積書＿０４０７０６＿ＡＢＣ．ｘｌｓ」の場合、見積書の後に“＿”を検出する（図１３に示すａ）。したがって、この場合処理（ＳＴ３）において、“＿”直前の文字列の保持が指示され、「見積書」の文書分類データが保持される。
【００５５】
次に、この「見積書」が既に文書分類データとして登録されているか判断する（ＳＴ４）。この判断は、登録済みのフォルダ文字列との比較によって行う。ここで、一致する場合（ＳＴ４がＹＥＳ）、そのまま分類キー登録を行うが（ＳＴ５）、一致しない場合には（ＳＴ４がＮＯ）、新規登録を行うか判断し（ＳＴ６）、新規登録を行う場合には新規に分類キー登録を行う（ＳＴ５）。
【００５６】
その後、ＫＦの値を＋１（プラス１）し、次の“＿”の検出処理を行う（ＳＴ７）。上記例では、図１３にｂで示す“＿”が次に検出される。この場合、登録済みのフォルダ文字列との一致判断において（ＳＴ４）、ＮＯ（ノー）に分岐し、新規登録の判断において（ＳＴ６）、ＹＥＳ（イエス）及びＮＯの何れにも分岐可能とする。そして、ＮＯに分岐した場合にはＫＦの値を＋１（プラス１）し、ＹＥＳに分岐した場合には分類キーを追加する（ＳＴ５又はＳＴ７）。尚、分類キーの追加は、分類キーを収容する上位のフォルダ（例えば、日付別等のフォルダ）も新規に同時に登録される。
【００５７】
以下、同様に処理され、“＿”が検出されない場合（ＳＴ２がＮＯ）、ＫＦ＝１であるか否かの判断を行い（ＳＴ８）、ＫＦ＝１でなければ（ＳＴ８がＮＯ）、“．”を検出したか判断する（ＳＴ９）。ここで、“．”が検出されると（ＳＴ９がＹＥＳ）、種別キーの登録を行う（ＳＴ１０）。
【００５８】
例えば、同図に示す「見積書＿０４０７０６＿ＡＢＣ．ｘｌｓ」の場合、登録される種別キーは「ｘｌｓ」の拡張子である。一方、前述の判断（ＳＴ８）において、ＫＦ＝１であれば（ＳＴ８がＹＥＳ）、入力データには分類キーも種別キーも含まれていないものと判断する（ＳＴ１１）。また、判断（ＳＴ９）において、“．”を検出しない場合には入力データに種別キーが含まれていないものと判断する（ＳＴ１２）。
【００５９】
以上のように処理することによって、クライアントＰＣ等から入力データが供給されるとスケジュール管理機能部６は自動的に分類キーや種別キーを検出し、リンクを生成し、例えば記憶装置部（ＨＤＤ）１６に登録することができる。
【００６０】
図１４は上記自動リンク設定、又は手動リンク設定によって設定された２つのイベント例を示す図である。同図に示すｃの例は、１０：００に、ＡＢＣ電気（株）の山田様に見積書を提示する例であり、見積書の電子データも登録される。この場合、同図に示すように文書分類別の管理には見積書がリンクされ、顧客名称別の管理にはＡＢＣ電気のリンクが設定される。
【００６１】
また、同図ｄに示す例は、１４：３０に、ＤＥＦ商事の田中様に第２次提案を提示する例であり、第２次提案の具体的な内容である提案書や課題管理表、及び見積書の電子データも登録される。この場合、文書分類別の管理に「見積書」、「提案書」、「課題管理表」がリンクされ、顧客名称の管理に「ＤＥＦ商事」がリンクされる。
【００６２】
図１５は、上記仮想フォルダの設定が行われた後、日付別単純時系列列挙画面（日次トランザクション）、フォルダ管理画面、スケジューラ連携時系列管理画面の切替構成を示すものである。複合機１に入力した印刷データやドキュメントデータは、先ず日次トランザクションとして一時的に保管され、同図（ａ）に示す日付別単純時系列列挙画面に表示される。さらに、前述の仮想フォルダ２８への登録処理を行うと、同図（ｂ）又は（ｃ）の管理画面に移行する。例えば、同図（ａ）に示す体系的分類によるフォルダ管理画面に移行し、又は同図（ｂ）に示すスケジューラ連携の時系列管理画面に移行する。また、上記フォルダ管理画面とスケジューラ連携の時系列管理画面は相互に切替表示可能である。
【００６３】
尚、日次トランザクションを介することなく、アプリケーションの実行時において直接スケジューラへの登録を行うことも可能である。また、仮想フォルダ内のデータ表示についても様々な表示形態が可能である。例えば、図１６に示すように、パイプファイルにカラーインデックスを入れてファイングする構成も考えられる。
【００６４】
このように構成することにより、スケジューラ連携のドキュメント管理において、ドキュメントに仮想リンクを付与することができ、文書管理や顧客管理を効率よく行い、ファイルの所在を確実に知り、ドキュメントの紛失等を防ぐことができる。
（実施形態３）
次に、本発明の実施形態３を説明する。
【００６５】
本例はスケジュール管理機能部６を使用し、時系列管理されたドキュメント情報に基づいてドキュメントワークフローを生成するものである。以下、具体的に説明する。
図１７は本例のドキュメントワークフローを説明する図である。同図に示すように、ドキュメントワークフローは文書分類を縦軸にとり、顧客名称を横軸にとり、イベントを時系列に沿って上方から下方に表示する構成である。以下、上記構成のドキュメントワークフローの作成処理を説明する。
【００６６】
図１８（ａ）、（ｂ）は本例の処理を説明するフローチャートである。同図において、先ず仮想フォルダから作成するワークフローを構成する要素の組み合わせを指定する（ステップ（以下、ＳＴＰで示す）１）。この組み合わせとしては、例えば作成するワークフローが売上伝票処理であれば、見積書や発注書、網品書等の関連するドキュメントが指定される。また、作成するワークフローが文書管理や各種申請書類に関する場合には、対応するドキュメントが指定される。
【００６７】
次に、マトリクス画面表示を行う（ＳＴＰ２）。例えば、上記売上伝票処理の場合、図１７に示すように縦軸にドキュメント名を手続き順に並べ、顧客名を横軸に並べて表示する。
【００６８】
次に、連携スケジューラにドキュメント発行、又は受領予定を登録する（ＳＴＰ３）。そして、マトリクス画面表示位置を取得する（ＳＴＰ４）。同図（ｂ）に示すフローチャートはこの処理を具体的に説明するものである。先ず、顧客名（又は案件名）を抽出し、対応するドキュメント名を抽出し（ＳＴＰ４−１、４−２）、マトリクス上の位置を確定する（ＳＴＰ４−３）。
【００６９】
次に、具体的にドキュメントの発行、又は受領予定日を表示する（ＳＴＰ５）。例えば、ＡＢＣ電気の場合、５月２１日に見積書が登録され、５月２７日に発注書が登録され、６月８日に納品書が登録され、６月１８日に物品受領書が登録される。このデータは前述のスケジュール管理機能部６が駆動し、仮想フォルダを参照して顧客別分類からＡＢＣ電気のイベント情報を検索し、ＡＢＣ電気にリンクする書類情報を読み出し、時系列的に表示したものである。
【００７０】
次に、ドキュメントの発行、又は受領が行われると（ＳＴＰ６）、マトリクス画面表示位置を取得する（ＳＴＰ７）。この処理も前述の同図（ｂ）に示すフローチャートに従った処理であり、ドキュメントワークフローに具体的な発行、又は受領確定日が表示される（ＳＴＰ８）。また、この表示には進捗状況に従って処理進度表示が行われる（ＳＴＰ９）。例えば、図１７に示すようにＡＢＣ電気に関するドキュメント表示が日付情報と共に表示され、時間経過に従って処理の経緯を確認することができる。
【００７１】
このことは、例えばＤＥＦ商事においても同様であり、この場合見積書が記録される前に発注書が５月２７日に登録されている。したがって、見積書が記録される前に発注書が登録されていることになり、処理手順に問題があることが分かる。
【００７２】
以上のように、本例によれば時系列管理されたドキュメントを顧客名称に基づいて配列し、表示することによって顧客毎の処理に問題があることを検出することができる。また、問題のある処理を、例えば赤色や黄色で表示することによってユーザに分かり易い特徴表示を行うことができる。
【００７３】
尚、本例のドキュメントワークフローによって管理できる内容は、前述のドキュメントの有無に関する管理のみならず、ドキュメントの発行日の予定と実績に関する管やドキュメントの受領日の予定と実績に関する管理、更にドキュメントの発行又は受領に起因して予定される処理要素の期日管理や、ドキュメントワークフローの完結、未完の識別管理も行うことができる。
（実施形態４）
次に、本発明の実施形態４を説明する。
【００７４】
本例はアシスタントアイコンを使用し、複合機の各機能を使用する際の操作を容易に行うものである。以下、具体的に説明する。
図１９は本例のシステムを説明する図である。同図に示すように、時系列情報が表示されたスケジューラ画面から印刷等を希望するデータを指定し、アシスタントアイコン３０にデータを手渡すことによって処理が開始される。尚、本例のアシスタントアイコン３０が行う処理は、同図に示すように印刷処理、ＦＡＸ送信、メール送信、データの削除、ＰＣ取得である。
【００７５】
例えば、印刷が指示されると、自動的にプリンタドライバを起動し、印刷処理を行って印刷履歴を保持する。また、ＦＡＸ送信が指示されると、ＦＡＸドライバが起動し、送信先情報を取得して送信処理を行い、送信履歴を保持する。以下、アシスタントアイコン３０を使用した他の機能についても同図に示す通りである。
【００７６】
図２０は、アシスタントアイコン３０を使用した具体的な処理を説明する図である。同図に示す例は、スケジューラに登録された室内会議の情報を印刷処理する際にアシスタントアイコン３０を使用する例である。この場合、表示画面の中で目的の室内会議を指定し、アシスタントアイコン３０を起動すると、同図に示す画面が表示され、「印刷する」、「ＦＡＸで送信する」、「メールで送る」、「自分のＰＣに持ってくる」の中から希望する処理を選択する。
【００７７】
例えば、「メールで送る」を選択すると、メーラが起動し、ＭＦＰドライバの表示が行われる。ユーザは表示された画面の「ＯＫ」ボタンをチェックすることによって自動的にメール送信処理が開始される。すなわち、スケジュール管理機能部６は仮想フォルダを参照し、上記室内会議のリンクを検索し、同図に示す「差別化表明資料構成案．ppt」、及び「商品企画提案書．ppt」のドキュメントが記憶された記憶装置部（ＨＤＤ）１６内のアドレスを探し、当該アドレスから対応するドキュメントを読み出す。このようにして読み出されたドキュメントはメールに自動的に添付され、例えば公衆回線を介して相手先に送信される。
【００７８】
尚、上記例ではメール送信の例を説明したが、印刷処理を指示した場合にはプリンタドライバが自動的に起動し、ファクシミリ送信を指示した場合にはＦＡＸドライバが自動的に起動し、ＦＡＸ通信制御部７やプリンタ制御部１９を使用して対応する処理も同様に自動的に行うことができる。
【００７９】
以上のように、本例によればアシスタントアイコン３０を使用することによって、複合機１の有する各機能を自動的に起動して出力処理を行うことができ、極めて便利な複合機とすることができる。
【００８０】
尚、本発明は上記各実施形態に限定されるものではなく、例えば時系列管理されたドキュメントのセキュリティ確保を行う構成を加えることもできる。図２１は複合機１にセキュリティ確保機能を施した例であり、複合機１及びクライアントＰＣが接続されたネットワークに、例えばＭＤＳＲ(Multi Dimensional Space Rotation)３１の暗号技術を使用し、複合機１に登録されたデータのセキュリティを確保する。
【００８１】
例えば、本例においては、複合機１の全経路上にセキュリティゲートを絡めた認証手続きを置き、前述の記憶装置部（ＨＤＤ）１６で管理するファイルのインデックス情報を暗号化し、半不可視状態を確保する。このように構成することにより、複合機１に登録されたドキュメント等の各種情報のセキュリティを確保することができる。
【００８２】
また、セキュリティ確保の為、本例の複合機１の操作を開始する際、オペレータに対する指紋照合や声紋認証を行う構成としてもよく、またメール受信の際のアカウント認証等を併用することによってセキュリティの確保をより確実なものとすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００８３】
【図１】本実施形態を説明する複合機のシステム構成図である。
【図２】複合機の内部システムを示す図である。
【図３】複合機の外観構成、及び入出力の模式図を示す図である。
【図４】システム構成をより具体的に示す図である。
【図５】カレンダー連携のスケジューラの構成を示す図である。
【図６】スケジューラ連携ドキュメント管理機能について説明するフローチャートである。
【図７】スケジューラへの登録処理を説明するフローチャートである。
【図８】スケジューラへの登録処理を説明する模式図である。
【図９】スケジューラへの登録処理を説明するフローチャートである。
【図１０】複合機が紙媒体及び電子媒体の情報を一括管理するシステムを説明する図である。
【図１１】仮想フォルダの作成処理を説明するフローチャートである。
【図１２】（ａ）はドキュメントファイルのファイル名称の構成を示す図であり、  （ｂ）は手動リンク設定を行う操作を説明する図である。
【図１３】自動リンクの設定処理を説明するフローチャートである。
【図１４】自動又は手動でリンク設定されたリンク構成を示す図である。
【図１５】日次トランザクション、スケジューラ、仮想フォルダの表示関係を示す図である。
【図１６】仮想フォルダの表示例を示す図である。
【図１７】ドキュメントワークフローを説明する図である。
【図１８】（ａ）、（ｂ）はドキュメントワークフローの作成処理を説明するフローチャートである。
【図１９】アシスタントアイコンによる処理を説明する図である。
【図２０】アシスタントアイコンによる処理を説明する図である。
【図２１】複合機に登録されるデータのセキュリティーを確保するシステム構成図である。
【符号の説明】
【００８４】
１・・・複合機
２・・・ルータ
３・・・スキャナ部３
４・・・ＭＦＰメイン部
５・・・プリンタ部、
６・・・スケジュール管理機能部
７・・・ＦＡＸ通信制御部
８・・・スケジュール表示部
１０・・・ＭＦＰ制御部
１１・・・読取機構制御部
１２・・・表示操作制御部
１３・・・ＬＡＮ通信制御部
１４・・・インターネット通信制御部
１５・・・記憶装置制御部
１６・・・記憶装置部（ＨＤＤ）
１８・・・表示操作部
１９・・・ＰＰＲ制御部
２０・・・印刷機構部
２５・・・ファクシミリ装置
２７・・・スケジューラ
２８・・・仮想フォルダ
３０・・・アシスタントアイコン
【図１】
2006080923.tif 000003
【図２】
2006080923.tif 000004
【図６】
2006080923.tif 000005
【図７】
2006080923.tif 000006
【図９】
2006080923.tif 000007
【図１０】
2006080923.tif 000008
【図１１】
2006080923.tif 000009
【図１３】
2006080923.tif 000010
【図１８】
2006080923.tif 000011
【図２１】
2006080923.tif 000012
【図３】
2006080923.tif 000013
【図４】
2006080923.tif 000014
【図５】
2006080923.tif 000015
【図８】
2006080923.tif 000016
【図１２】
2006080923.tif 000017
【図１４】
2006080923.tif 000018
【図１５】
2006080923.tif 000019
【図１６】
2006080923.tif 000020
【図１７】
2006080923.tif 000021
【図１９】
2006080923.tif 000022
【図２０】
2006080923.tif 000023