(57)【要約】【課題】  スキャン機能を用いてデータ化した原稿の管理を容易にする。【解決手段】  ネットワーク複合機１００は、原稿を読み取り、画像データを生成する原稿読取部１０４と、原稿読取部１０４による原稿の読み取りを制御する画像データ取得部１１２と、原稿読取部１０４が生成する画像データへの処理依頼を受け付ける処理依頼受付部１０８と、画像データ取得部１１２が取得した画像データと、処理依頼受付部１０８が受け付けた処理依頼とを対応づけて処理依頼データ記憶部１２６に登録する処理依頼データ登録部１１４とを含む。画像データ取得部１１２は、原稿の読み取り中に処理依頼受付部１０８が処理依頼の変更指示を受け付けると、原稿の読み取りを中断し、処理依頼受付部１０８が、処理依頼の変更の入力を受け付けると、原稿の読み取りを再開する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿を読み取り、画像データを生成する原稿読取部と、
前記原稿読取部による前記原稿の読み取りを制御する画像データ取得部と、
前記原稿読取部が生成する画像データへの処理依頼を受け付ける処理依頼受付部と、
前記画像データ取得部が取得した画像データと、前記処理依頼受付部が受け付けた処理依頼とを対応づけて記憶部に登録する処理依頼データ登録部と、
を含み、
前記画像データ取得部は、前記原稿読取部による前記原稿の読み取り中に前記処理依頼受付部が前記処理依頼の変更指示を受け付けると、前記原稿読取部による前記原稿の読み取りを中断し、前記処理依頼受付部が、前記処理依頼の変更の入力を受け付けると、前記原稿読取部による前記原稿の読み取りを再開することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載のデータ管理装置において、
前記処理依頼は、前記処理依頼の依頼先の担当者の指定を含み、
前記データ管理装置は、前記記憶部に登録された前記処理依頼に基づき、当該処理依頼の担当者に、前記処理依頼の通知を行う処理依頼通知処理部をさらに含むことを特徴とするデータ管理装置。
【請求項３】
請求項１または２に記載のデータ管理装置において、
前記処理依頼受付部は、前記原稿読取部が原稿を１ページ読み取る毎に、読み取り中に処理依頼の変更指示があったか否かを判断することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項４】
請求項１乃至３いずれかに記載のデータ管理装置において、
前記処理依頼受付部は、前記原稿読取部が原稿を１ページ読み取る毎に、処理依頼の変更があるか否かの指示をユーザから受け付けることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項５】
請求項１乃至４いずれかに記載のデータ管理装置において、
前記画像データ取得部が取得した画像データと、前記処理依頼受付部が受け付けた処理依頼とを対応づけて記憶する前記記憶部をさらに含むことを特徴とするデータ管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、データ管理装置に関し、とくにスキャン機能を有するデータ管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、スキャン機能を有する複合機等で原稿を読み取り、それを電子データ化して管理することが行われている。特許文献１には、スキャン機能を有する複合機で原稿を読み取り電子的データを生成して、それを標準フォーマットに変換して標準ファイルを作成してファイリングサーバに蓄積する文書処理システムが開示されている。
【特許文献１】特開２００１−３５０７７４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
このように、スキャン機能を用いて原稿を電子データ化する目的の一つに、その原稿に対して、担当者を指定して何らかの処理依頼を行うということがある。近年、ネットワークの普及に伴い、社内ネットワークの環境も整ってきており、社員は、社内で共有のデータが保存されたサーバに自己の端末からアクセスして種々の文書を閲覧したり取得したりできるようになっている。そのため、処理が必要な原稿を電子データ化するとともに、その電子データに、処理依頼の依頼先の担当者、依頼内容、処理期限等を対応づけて記憶しておけば、担当者がネットワークを介してその電子データを確認したり、その電子データをネットワークを介して担当者に送信したりすることができ、効率よく処理を行うことができる。
【０００４】
本発明はこうした点に鑑みてなされたもので、その目的は、スキャン機能を用いてデータ化した原稿の管理を容易にする技術の提供にある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明によれば、原稿を読み取り、画像データを生成する原稿読取部と、前記原稿読取部による前記原稿の読み取りを制御する画像データ取得部と、前記原稿読取部が生成する画像データへの処理依頼を受け付ける処理依頼受付部と、前記画像データ取得部が取得した画像データと、前記処理依頼受付部が受け付けた処理依頼とを対応づけて記憶部に登録する処理依頼データ登録部と、を含み、前記画像データ取得部は、前記原稿読取部による前記原稿の読み取り中に前記処理依頼受付部が前記処理依頼の変更指示を受け付けると、前記原稿読取部による前記原稿の読み取りを中断し、前記処理依頼受付部が、前記処理依頼の変更の入力を受け付けると、前記原稿読取部による前記原稿の読み取りを再開することを特徴とするデータ管理装置が提供される。
【０００６】
ここで、データ管理装置は、たとえば一台の装置にファクシミリ機能、プリンタ機能、コピー機能、およびスキャン機能等の複数の機能を備えた複合機や、これらのスキャン機能を有するたとえばファクシミリ装置やスキャナ等とすることができる。
【０００７】
このようにすることにより、原稿の読み取り中に処理依頼の変更指示を受け付けることができ、処理依頼の内容の異なる複数の原稿の読み取りを一度に行うことができる。また、たとえばユーザが原稿の読み取りを開始させた後に、途中から処理依頼の内容を変更したくなった場合に、再度原稿をセットしなおすことなく、処理依頼の変更を行うことができる。
【０００８】
本発明のデータ管理装置において、前記処理依頼は、前記処理依頼の依頼先の担当者の指定を受け付けることができ、前記データ管理装置は、前記記憶部に登録された前記処理依頼に基づき、当該処理依頼の担当者に、処理依頼の通知を行う処理依頼通知処理部をさらに含むことができる。
【０００９】
これにより、指定された担当者に、処理依頼があったことを通知することができ、データ化した原稿の管理を容易にすることができる。
【００１０】
本発明のデータ管理装置において、前記処理依頼受付部は、前記原稿読取部が原稿を１ページ読み取る毎に、読み取り中に処理依頼の変更指示があったか否かを判断することができる。
【００１１】
これにより、１ページごとに、処理依頼の内容を変更することができる。
【００１２】
本発明のデータ管理装置において、前記処理依頼受付部は、前記原稿読取部が原稿を１ページ読み取る毎に、処理依頼の変更があるか否かの指示をユーザから受け付けることができる。
【００１３】
これにより、１ページごとに、処理依頼の内容を変更することができる。
【００１４】
本発明のデータ管理装置は、前記画像データ取得部が取得した画像データと、前記処理依頼受付部が受け付けた処理依頼とを対応づけて記憶する前記記憶部をさらに含むことができる。
【００１５】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、スキャン機能を用いてデータ化した原稿の管理を容易にすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
本実施の形態において、データ管理装置は、ファクシミリ、プリンタ、コピー、スキャン機能等を統合したネットワーク複合機である。本実施の形態におけるネットワーク複合機は、たとえばネットワークファクシミリ装置やＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）等とすることができる。ここで、ネットワーク複合機は、インターネットやＬＡＮ等のネットワークやＰＳＴＮ（公衆交換電話網）に接続可能である。ネットワーク複合機は、ＰＳＴＮを通じてＧ３ファクシミリ装置等と通信する。
【００１８】
図１は、本実施の形態におけるネットワーク複合機の構成を示すブロック図である。
ネットワーク複合機１００は、原稿を読み取り、画像データを生成する原稿読取部１０４と、原稿読取部１０４による原稿の読み取りを制御する画像データ取得部１１２と、原稿読取部１０４が生成する画像データへの処理依頼を受け付ける処理依頼受付部１０８と、画像データ取得部１１２が取得した画像データと、処理依頼受付部１０８が受け付けた処理依頼とを対応づけて処理依頼データ記憶部１２６に登録する処理依頼データ登録部１１４と、を含む。画像データ取得部１１２は、原稿読取部１０４による原稿の読み取り中に処理依頼受付部１０８が処理依頼の変更指示を受け付けると、原稿読取部１０４による原稿の読み取りを中断し、処理依頼受付部１０８が、処理依頼の変更の入力を受け付けると、原稿読取部１０４による原稿の読み取りを再開する。ネットワーク複合機１００は、さらに、指示受付部１０６、表示処理部１１０、処理依頼通知処理部１１６、通信制御部１１８、アクセス受付部１２０、データ読出書込処理部１２２、担当者情報記憶部１２４、および処理依頼データ記憶部１２６を含む。ネットワーク複合機１００は、ネットワーク１５０を介して、ユーザ端末２００とデータの送受信を行う。
【００１９】
なお、図１において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してあり、たとえば、一般的なネットワーク複合機の構成である印刷処理部等は図示していない。
【００２０】
図中、１０２で囲った部分の各構成要素は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００２１】
通信制御部１１８は、ネットワーク１５０を介してユーザ端末２００等の他の端末とデータの送受信を行う。本実施の形態において、ネットワーク１５０は、ＬＡＮ等のプライベートネットワークである。また、ここでは図示していないが、通信制御部１１８は、インターネット等のパブリックネットワークに接続することもできる。
【００２２】
原稿読取部１０４は、原稿を読み取り、画像データを生成する。指示受付部１０６は、ユーザからの各種指示を受け付ける。たとえば、指示受付部１０６は、ユーザから原稿の読み取り開始指示を受け付ける。また、指示受付部１０６は、原稿読取部１０４が生成する画像データへの処理依頼を受け付ける。指示受付部１０６は、処理依頼を受け付けると、その旨を処理依頼受付部１０８に通知する。処理依頼受付部１０８は、指示受付部１０６を介して画像データへの処理依頼を受け付ける。
【００２３】
表示処理部１１０は、各種情報を表示する処理を行う。処理依頼受付部１０８は、指示受付部１０６を介して処理依頼の指示を受け付けると、表示処理部１１０に処理依頼を入力させるための画面を表示させる。ユーザが表示画面に従って処理依頼の内容を入力すると、それらの情報を取得する。ここで、処理依頼は、処理依頼を依頼する担当者の指定、件名やコメント等の依頼の内容、および処理期限等を含む。ここで、担当者の指定は、たとえば、担当者を識別する社員番号等のＩＤにより行うことができる。
【００２４】
画像データ取得部１１２は、原稿読取部１０４による原稿の読み取りを制御し、原稿読取部１０４が生成した画像データを取得する。
【００２５】
処理依頼データ登録部１１４は、画像データ取得部１１２が取得した画像データを、処理依頼受付部１０８が受け付けた処理依頼に対応づけて処理依頼データ記憶部１２６に登録する。なお、処理依頼データ登録部１１４は、予め設定された担当者毎に、たとえばそれらの担当者のＩＤで識別されるフォルダを含み、処理依頼受付部１０８が受け付けた処理依頼の担当者の指定に基づき、該当する担当者のフォルダ内に画像データおよび処理依頼を登録することができる。
【００２６】
本実施の形態において、処理依頼受付部１０８は、原稿読取部１０４が原稿の読み取りを開始した後でも、原稿の読み取り中に、処理依頼の変更を受け付けることができる。ここで、処理依頼の変更とは、処理依頼を行う担当者の変更や、処理期限、コメント等を変更することである。処理依頼受付部１０８は、原稿読取部１０４による原稿の読み取り中に処理依頼の変更指示を受け付けると、画像データ取得部１１２に中断の通知を行う。画像データ取得部１１２は、処理依頼受付部１０８からの指示に基づき、原稿読取部１０４による原稿の読み取りを中断する。次いで、上述したのと同様に、処理依頼受付部１０８は、表示処理部１１０に、処理依頼を入力させるための画面を表示させる。
【００２７】
このようにすることにより、たとえば処理依頼の担当者や処理期限が異なる複数の原稿を、一度に原稿読取部１０４の原稿セット部にセットして、複数の異なる処理依頼を行うことができる。
【００２８】
また、処理依頼受付部１０８は、原稿読取部１０４による原稿の読み取り中に処理依頼の変更指示を受け付けると、その旨を処理依頼データ登録部１１４に通知する。処理依頼データ登録部１１４は、既に画像データ取得部１１２が取得している画像データをその時点で処理依頼受付部１０８が取得している処理依頼に対応づけて処理依頼データ記憶部１２６に登録する。なお、この段階では、処理依頼データ登録部１１４は、画像データと処理依頼とを処理依頼データ記憶部１２６ではなく、他の記憶部に一時的に記憶しておき、原稿読取部１０４による原稿の読取処理を終了してから、すべてのデータをまとめて処理依頼データ記憶部１２６に登録することもできる。
【００２９】
担当者情報記憶部１２４は、たとえば担当者を識別する社員番号等のＩＤと、その担当者の端末のアドレスとを対応づけて記憶する。担当者情報記憶部１２４は、たとえばアドレス帳とすることもできる。処理依頼受付部１０８は、指示受付部１０６が処理依頼の入力を受け付ける際に、指示受付部１０６を介したユーザからの指示に基づき、担当者情報記憶部１２４から担当者情報を読み出し、表示処理部１１０に表示させるようにすることもできる。
【００３０】
処理依頼データ登録部１１４は、処理依頼データ記憶部１２６に画像データおよび処理依頼を登録すると、その旨を処理依頼通知処理部１１６に通知する。処理依頼通知処理部１１６は、処理依頼データ記憶部１２６から画像データに対応づけられた処理依頼を読み出し、処理依頼に含まれる担当者の指定に基づき、担当者情報記憶部１２４からその担当者の端末のアドレス情報を取得する。処理依頼通知処理部１１６は、通信制御部１１８を介して、担当者の端末宛に、処理依頼があったことを通知する。
【００３１】
また、処理依頼通知処理部１１６は、処理依頼データ記憶部１２６から画像データも読み出し、担当者の端末宛に画像データも送信することができる。この場合、担当者にその担当者の端末において処理を行わせるようにすることができる。これにより、処理依頼通知が終わった画像データを処理依頼データ記憶部１２６から削除することができ、処理依頼データ記憶部１２６の容量を大きくしなくても、円滑な処理が行えるようにすることができる。
【００３２】
また、他の例において、処理依頼データ登録部１１４は、処理依頼データ記憶部１２６に画像データおよび処理依頼を登録した際に処理依頼通知処理部１１６への通知を行わず、処理依頼通知処理部１１６が定期的に処理依頼データ記憶部１２６を参照して、新たに登録された処理依頼があった場合に、その処理依頼の担当者に通知を行うようにすることもできる。
【００３３】
アクセス受付部１２０は、処理依頼の通知を受けた担当者から、ネットワーク１５０および通信制御部１１８を介したアクセスを受け付ける。アクセス受付部１２０は、アクセスしてきたユーザからＩＤおよびパスワードの送信を受け付けてユーザの認証を行い、ユーザが認証された場合にアクセスを許可するようにすることができる。ユーザのＩＤおよびパスワードは、たとえば担当者情報記憶部１２４に記憶しておくことができ、アクセス受付部１２０は、担当者情報記憶部１２４を参照してユーザの認証を行うことができる。
【００３４】
データ読出書込処理部１２２は、アクセス受付部１２０が受け付けたユーザからの指示に基づき、処理依頼データ記憶部１２６から該当する画像データやそれに対応づけられた処理依頼を読み出したり、ユーザからの処理を受け付けて、処理された内容を画像データに対応づけて記憶することができる。
【００３５】
図２は、本実施の形態におけるネットワーク複合機１００において、処理依頼を受け付ける際の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【００３６】
指示受付部１０６は、原稿読取指示があり（Ｓ１００のＹＥＳ）、処理依頼指示があると、処理依頼受付部１０８にその旨を通知する。指示受付部１０６から処理依頼指示を受け付けると（Ｓ１０２のＹＥＳ）、処理依頼受付部１０８は、表示処理部１１０に処理依頼を入力させるための画面を表示させる。表示処理部１１０は、ネットワーク複合機１００の表示部（不図示）に処理依頼入力画面を表示する（Ｓ１０４）。
【００３７】
つづいて、ユーザが処理依頼の内容を入力すると、処理依頼受付部１０８は、指示受付部１０６を介して入力を受け付け（Ｓ１０６のＹＥＳ）、処理依頼受付部１０８は、画像データ取得部１１２に原稿読取指示を行う。画像データ取得部１１２は、処理依頼受付部１０８からの指示に基づき、原稿読取部１０４を制御して、原稿を１ページずつ読み取る処理を行う（Ｓ１０８）。画像データ取得部１１２は、原稿読取部１０４が１ページの原稿を読み取る毎に処理依頼受付部１０８に通知する。
【００３８】
この間、指示受付部１０６は、表示処理部１１０に処理依頼の変更指示を受け付ける画面を表示させておく。たとえば、表示処理部１１０は、「処理内容を変更する場合はこのボタンを押してください。」等のメッセージを表示させておくことができる。また、表示処理部１１０は、「１ページ目を読み取り中」等、原稿読取部１０４の読み取り状態を示すメッセージを表示させておくこともできる。１ページの原稿読み取りが終了すると（Ｓ１１０のＹＥＳ）、処理依頼受付部１０８は、読取中に処理依頼の変更指示があったか否かを判断する（Ｓ１１２）。処理依頼の変更指示があった場合（Ｓ１１２のＹＥＳ）、処理依頼受付部１０８は、表示処理部１１０に、本当に処理依頼を変更するか否かを問い合わせるメッセージを表示させる。これにより、ユーザが誤って処理依頼の変更指示のボタンを押してしまった場合に、再度処理依頼の内容を入力しなければならないようになるのを防ぐことができる。ユーザが処理依頼の変更を確定させた場合（Ｓ１２１のＹＥＳ）、処理依頼受付部１０８は、処理依頼データ登録部１１４に通知を行い、処理依頼データ登録部１１４は、それまでに画像データ取得部１１２が取得している画像データとその時点で処理依頼受付部１０８が受け付けている処理依頼の内容とを対応づけて記憶する（Ｓ１２０）。ここで、処理依頼データ登録部１１４は、画像データと処理依頼の内容とを処理依頼データ記憶部１２６に登録してもよく、他の記憶部に一時的に記憶してもよい。
【００３９】
その後、ステップＳ１０４に戻り、処理依頼受付部１０８は、表示処理部１１０に、処理依頼の内容を入力させるための画面を表示させる（Ｓ１０４）。
【００４０】
ステップＳ１１２で依頼内容の変更指示がなかった場合（Ｓ１１２のＮＯ）、またはステップＳ１２１で処理依頼の変更指示が否定された場合（Ｓ１２１のＮＯ）、処理依頼受付部１０８は、画像データ取得部１１２を介して、ネットワーク複合機１００にセットされた原稿すべての読み取りが完了したか否かを判断する（Ｓ１１４）。読み取りが完了した場合（Ｓ１１４のＹＥＳ）、処理依頼データ登録部１１４は、それまでに画像データ取得部１１２が取得している画像データとその時点で処理依頼受付部１０８が受け付けている処理依頼の内容とを対応づけて処理依頼データ記憶部１２６に登録する（Ｓ１１６）。なお、ステップＳ１２０で、画像データと処理依頼の内容とが一時的に他の記憶部に記憶されていた場合、処理依頼データ登録部１１４は、それらのデータも処理依頼データ記憶部１２６に登録する。
【００４１】
つづいて、処理依頼データ登録部１１４は、処理依頼通知処理部１１６に通知処理を依頼する。処理依頼通知処理部１１６は、担当者情報記憶部１２４を参照して、新しく処理依頼データ記憶部１２６に登録された処理依頼の内容を読み出し、それに含まれる担当者のＩＤ等に基づき、担当者の端末へ処理依頼があったことを通知する（Ｓ１１８）。
【００４２】
なお、ステップＳ１１４で読み取りが完了していない場合（Ｓ１１４のＮＯ）、ステップＳ１０８に戻り、同様の処理を行う。また、ステップＳ１０２において、処理依頼指示でなかった場合（Ｓ１０２のＮＯ）、通常の処理を行う。通常の処理とは、たとえばスキャンや、ファクシミリ送信等である。
【００４３】
本実施の形態におけるネットワーク複合機１００によれば、たとえば処理依頼の担当者や処理期限が異なる複数の原稿を、一度に原稿読取部１０４の原稿セット部にセットして、複数の異なる処理依頼を行うことができる。これにより、スキャン機能を用いてデータ化した原稿の管理を容易にすることができる。
【００４４】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【００４５】
処理依頼受付部１０８は、原稿読取部１０４が原稿を１ページ読み取る毎に、表示処理部１１０に、処理依頼の修正指示を行うか否かをユーザに問い合わせるメッセージを表示させるようにすることができる。すなわち、図２に示したフローチャートのステップＳ１１０の後に、問い合わせ画面を表示する処理を加え、ステップＳ１１２において、それに対してユーザが依頼内容の変更指示を行ったか否かを判断するようにすることもできる。これにより、ユーザが途中で処理依頼の変更指示をしたい場合に、確実に修正依頼の変更指示を受け付けることができるようにすることができる。
【００４６】
また、以上の実施の形態においては、ネットワーク複合機１００が処理依頼データ記憶部１２６を有する構成としたが、ネットワーク複合機１００は、処理依頼データ記憶部１２６を有さず、ネットワーク複合機１００とネットワーク１５０やその他の方法で接続された他の装置に処理依頼データ記憶部１２６を設けた構成とすることもできる。
【図面の簡単な説明】
【００４７】
【図１】本発明の実施の形態におけるネットワーク複合機の構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態におけるネットワーク複合機の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４８】
１００  ネットワーク複合機
１０４  原稿読取部
１０６  指示受付部
１０８  処理依頼受付部
１１０  表示処理部
１１２  画像データ取得部
１１４  処理依頼データ登録部
１１６  処理依頼通知処理部
１１８  通信制御部
１２０  アクセス受付部
１２２  データ読出書込処理部
１２４  担当者情報記憶部
１２６  処理依頼データ記憶部
１５０  ネットワーク
２００  ユーザ端末
【図１】
2006279654.tif 000003
【図２】
2006279654.tif 000004