(57)【要約】【課題】  電子化対象物の情報を電子データとして容易に管理する。【解決手段】  電子データ生成装置に備えられている前記電子化対象物を載置するための複数のトレイのそれぞれに対して、前記電子化対象物の所定の属性種別に関する各属性情報を割り当て、トレイ属性情報として管理する。前記電子データ生成装置で生成された電子データを前記電子データ生成装置から受け取った場合に、受け取った電子データに対応する電子化対象物が前記複数のトレイのうちのいずれのトレイ上に載置されていたかを特定し、特定したトレイに対して割り当てられていた属性情報を前記トレイ属性情報に基づいて求めて、前記受け取った電子データに関連付けて管理する。【選択図】        図１
2006279216.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子化対象物の情報を読み取って電子データを生成する電子データ生成装置によって生成された電子データを管理する電子データ管理装置であって、
前記電子データ生成装置に備えられている前記電子化対象物を載置するための複数のトレイのそれぞれに対して、前記電子化対象物の所定の属性種別に関する各属性情報を割り当て、トレイ属性情報として管理するトレイ属性管理部と、
前記電子データ生成装置で生成された電子データを前記電子データ生成装置から受け取った場合に、受け取った電子データに対応する電子化対象物が前記複数のトレイのうちのいずれのトレイ上に載置されていたかを特定し、特定したトレイに対して割り当てられていた属性情報を前記トレイ属性情報に基づいて求めて、前記受け取った電子データに関連付けて管理する電子データ管理部と、を備える
ことを特徴とする電子データ管理装置。
【請求項２】
請求項１記載の電子データ管理装置であって、
前記トレイ属性管理部は、前記複数のトレイのそれぞれに対して前記電子化対象物の所定の属性種別に関する属性情報を割り当てることを特徴とする電子データ管理装置。
【請求項３】
請求項１または請求項２記載の電子データ管理装置であって、
前記電子化対象物の所定の属性種別に関する属性情報は、業務発生日を示す日付情報であり、
前記トレイ属性管理部は、前記複数のトレイと、前記複数のトレイのそれぞれに対して割り当てられている電子化対象物の業務発生日を示す日付情報との関係を、前記トレイ属性情報として管理していることを特徴とする電子データ管理装置。
【請求項４】
請求項３記載の電子データ管理装置であって、
さらに、所定のタイミングで、前記トレイ属性管理部が管理している前記トレイ属性情報に基づいて、前記複数のトレイのうちのいずれのトレイ上に載置されている電子化対象物の電子データを生成するかを決定するとともに、前記電子データ生成装置に対して、決定したトレイ上に載置されている電子化対象物の情報を読み取って電子データを生成することを指示する電子化管理部、を備えており、
前記電子データ管理部は、前記電子化管理部の指示に従って前記電子データ生成装置で生成された電子データを受け取った場合に、受け取った電子データに対応する電子化対象物が載置されていたトレイを特定し、特定したトレイに対して割り当てられている前記業務発生日を示す日付情報を、前記トレイ属性情報に基づいて求め、前記受け取った電子データと前記業務発生日を示す日付情報とを関連付けて管理する
ことを特徴とする電子データ管理装置。
【請求項５】
電子化対象物の情報を読み取って電子データを生成する電子データ生成装置と、生成された電子データを管理する電子データ管理装置と、を備える電子化処理システムであって、
前記電子データ管理装置は、
前記電子データ生成装置に備えられている前記電子化対象物を載置するための複数のトレイのそれぞれに対して、前記電子化対象物の所定の属性種別に関する各属性情報を割り当て、トレイ属性情報として管理し、
前記電子データ生成装置で生成された電子データを前記電子データ生成装置から受け取った場合に、受け取った電子データに対応する電子化対象物が前記複数のトレイのうちのいずれのトレイ上に載置されていたかを特定し、特定したトレイに対して割り当てられていた属性情報を前記トレイ属性情報に基づいて求めて、前記受け取った電子データに関連付けて管理する
ことを特徴とする電子化処理システム。
【請求項６】
電子化対象物の情報を読み取って電子データを生成する電子データ生成装置によって生成された電子データを管理する電子データ管理方法であって、
前記電子データ生成装置に備えられている前記電子化対象物を載置するための複数のトレイのそれぞれに対して前記電子化対象物の所定の属性種別に関する各属性情報を割り当て、トレイ属性情報として管理し、
前記電子データ生成装置で生成された電子データを前記電子データ生成装置から受け取った場合に、受け取った電子データに対応する電子化対象物が前記複数のトレイのうちのいずれのトレイ上に載置されていたかを特定し、特定したトレイに対して割り当てられていた属性情報を前記トレイ属性情報に基づいて求めて、前記受け取った電子データに関連付けて管理する
ことを特徴とする電子データ管理方法。
【請求項７】
電子化対象物の情報を読み取って電子データを生成する電子データ生成装置によって生成された電子データをコンピュータによって管理するためのコンピュータプログラムであって、
前記電子データ生成装置に備えられている前記電子化対象物を載置するための複数のトレイのそれぞれに対して前記電子化対象物の所定の属性種別に関する各属性情報を割り当て、トレイ属性情報として管理する機能と、
前記電子データ生成装置で生成された電子データを前記電子データ生成装置から受け取った場合に、受け取った電子データに対応する電子化対象物が前記複数のトレイのうちのいずれのトレイ上に載置されていたかを特定し、特定したトレイに対して割り当てられていた属性情報を前記トレイ属性情報に基づいて求めて、前記受け取った電子データに関連付けて管理する機能と、
を前記コンピュータに実現させるためのコンピュータプログラム。
【請求項８】
請求項７記載のコンピュータプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類等の情報を電子データ化する処理技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
ｅ−文書法が施行されることにより、領収書や請求書、注文書、契約書等の種々の書類も、スキャナやデジタル複合機等の画像読み取り装置を用いて電子データ化（以下、「電子化」と呼ぶ）して管理することが可能となる。
【０００３】
ここで、企業の日々の業務において発生する書類等（以下、「電子化対象物」とも呼ぶ）は、その書類等の作成日や発行日等(以下、単に「業務発生日」と呼ぶ)から所定の期間(以下、「電子化期間」、あるいは、「提出期間」と呼ぶ)内に行う、というルールが設定されることが想定される。
【０００４】
しかしながら、この処理を、それぞれの人任せにしておくと、その処理を忘れてしまい、電子化期間内に処理がされないことも多い。
【０００５】
そこで、このような問題を解決するために、電子化対象物を管理装置によって早期に管理してもらうべく、読み取り装置に電子化対象物の載置トレイを設けて、その載置トレイ上に随時載置しておき、例えば、電子化担当者がまとめて電子化することが考えられる。
【０００６】
ところが、電子化対象物が載置トレイ上に置かれるタイミングは、それぞれの提出者の都合によるところが大きく、必ずしも同じ業務発生日の電子化対象物がその発生日にまとめて置かれるとは限らない。この結果、電子化担当者は、載置トレイに置かれた電子化対象物を電子化した後で、業務発生日や電子化対象物の種類等（以下、「属性種別」と呼ぶ）に関して、電子化対象物それぞれの情報（以下、「属性情報」と呼ぶ）を確認した上で、その電子データを分類する必要が発生し、電子データの管理の容易性の点で不十分であった。
【０００７】
なお、この出願の発明に関連する情報処理装置の先行技術文献として、特許文献１に記載の技術が開示されている。
【０００８】
【特許文献１】特許第２６０５００９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
本発明は、上述の課題を解決するためになされたものであり、電子化対象物の情報を電子データとして容易に管理することが可能な技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上述の課題の少なくとも一部を解決するため、本発明の電子データ管理装置は、
電子化対象物の情報を読み取って電子データを生成する電子データ生成装置によって生成された電子データを管理する電子データ管理装置であって、
前記電子データ生成装置に備えられている前記電子化対象物を載置するための複数のトレイのそれぞれに対して前記電子化対象物の所定の属性種別に関する各属性情報を割り当て、トレイ属性情報として管理するトレイ属性管理部と、
前記電子データ生成装置で生成された電子データを前記電子データ生成装置から受け取った場合に、受け取った電子データに対応する電子化対象物が前記複数のトレイのうちのいずれのトレイ上に載置されていたかを特定し、特定したトレイに対して割り当てられていた属性情報を前記トレイ属性情報に基づいて求めて、前記受け取った電子データに関連付けて管理する電子データ管理部と、を備えることを特徴とする。
【００１１】
上記構成の電子データ管理装置によれば、電子データ生成装置で生成された電子データに、その電子データに対応する電子化対象物が載置されていたトレイに対して割り当てられていた属性情報を関連付けて管理することができるので、電子化対象物の情報を電子データとして容易に管理することが可能となる。
【００１２】
なお、電子化対象物には、領主書や請求書、注文書、契約書等の種々の書類だけでなく、写真、絵、図面等も含まれる。
【００１３】
上記電子データ管理装置において、
前記トレイ属性管理部は、前記複数のトレイのそれぞれに対して前記電子化対象物の所定の属性種別に関する属性情報を割り当てるようにすることが好ましい。
【００１４】
上記のようにすれば、電子データ生成装置に備えられる複数のトレイと、複数のトレイのそれぞれに対して割り当てられた電子化対象物の所定の属性種別に関する属性情報との関係を、トレイ属性情報として管理することが容易に可能となる。
【００１５】
なお、電子化対象物の所定の属性種別には、電子化対象物の作成日や発行日などの業務発生日と呼ばれる日付や、電子化対象物の種類等種々のものがある。
【００１６】
特に、前記電子化対象物の所定の属性種別に関する属性情報は、業務発生日を示す日付情報であり、
前記トレイ属性管理部は、前記複数のトレイと、前記複数のトレイのそれぞれに対して割り当てられている電子化対象物の業務発生日を示す日付情報との関係を、前記トレイ属性情報として管理していることが好ましい。
【００１７】
こうすれば、例えば、企業の業務活動等において日々発生する書類等の電子化対象物の情報を読み取った電子データを、それぞれの業務発生日に関連付けて管理することができる。
【００１８】
また、前記電子化対象物の所定の属性種別に関する属性情報を、業務発生日を示す日付情報とした場合において、
電子データ管理装置は、さらに、所定のタイミングで、前記トレイ属性管理部が管理している前記トレイ属性情報に基づいて、前記複数のトレイのうちのいずれのトレイ上に載置されている電子化対象物の電子データを生成するかを決定するとともに、前記電子データ生成装置に対して、決定したトレイ上に載置されている電子化対象物の情報を読み取って電子データを生成することを指示する電子化管理部、を備えており、
前記電子データ管理部は、前記電子化管理部の指示に従って前記電子データ生成装置で生成された電子データを受け取った場合に、受け取った電子データに対応する電子化対象物が載置されていたトレイを特定し、特定したトレイに対して割り当てられている前記業務発生日を示す日付情報を、前記トレイ属性情報に基づいて求め、前記受け取った電子データと前記業務発生日を示す日付情報とを関連付けて管理するようにすることが好ましい。
【００１９】
こうすれば、トレイ上に載置されている電子化対象物の情報を自動的に読み取って電子データを生成し、載置されていたトレイに対して割り当てられていた業務発生日を示す日付情報と関連付けて管理することができる。
【００２０】
なお、本発明は、上記した電子データ管理装置の態様に限ることなく、電子化処理システムなどの種々の装置発明の態様で実現することが可能である。また、装置発明の態様に限ることなく、電子データ管理方法や電子化処理方法などの方法発明としての態様で実現することも可能である。さらには、それら方法や装置を構築するためのコンピュータプログラムとしての態様や、そのようなコンピュータプログラムを記録した記録媒体としての態様や、上記コンピュータプログラムを含み搬送波内に具現化されたデータ信号など、種々の態様で実現することも可能である。
【００２１】
また、本発明をコンピュータプログラムまたはそのプログラムを記録した記録媒体等として構成する場合には、上記装置の動作を制御するプログラム全体として構成するものとしてもよいし、本発明の機能を果たす部分のみを構成するものとしてもよい。また、記録媒体としては、フレキシブルディスクやＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ／ＲＡＭ、光磁気ディスク、ＩＣカード、ＲＯＭカートリッジ、パンチカード、バーコードなどの符号が印刷された印刷物、コンピュータの内部記憶装置（ＲＡＭやＲＯＭなどのメモリ）および外部記憶装置などコンピュータが読み取り可能な種々の媒体を利用できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
以下では、本発明の実施の形態を実施例に基づいて以下の手順で説明する。
Ａ．実施例：
Ａ１．電子化処理システムの構成：
Ａ２．電子化処理
Ａ３．効果
Ｂ．変形例：
【００２３】
Ａ．実施例：
Ａ１．電子化処理システムの構成：
図１は、本発明の一実施例としての電子化処理システムの構成を示す説明図である。この電子化処理システム１０００は、電子データ管理装置（電子化制御装置とも呼ぶ）としてのコンピュータ１００と、電子データ生成装置（読み取り装置）としてのスキャナ２００と、を備えている。コンピュータ１００とスキャナ２００とは、図示しない互いのＵＳＢインタフェースのＵＳＢ端子に接続されたＵＳＢケーブルを介して接続されている。
【００２４】
コンピュータ１００は、所定のメモリ（図示しない）に格納されているアプリケーションプログラムを読み出して実行することにより、電子データ管理装置として機能する。なお、以下では、コンピュータ１００を「電子データ管理装置１００」とも呼ぶ。
【００２５】
電子データ管理装置１００は、通信制御部１１０と、電子化管理部１２０と、トレイ属性管理部１３０と、電子データ管理部１４０と、電子データ格納部１５０と、テーブルデータ記憶部１６０と、で構成されている。
【００２６】
通信制御部１１０は、上記したＵＳＢインタフェースとして機能し、スキャナ２００との間のデータの送受信を制御する。
【００２７】
電子化管理部１２０は、スキャナ２００による電子化を管理する。
【００２８】
トレイ属性管理部１３０は、電子化管理部１２０からの指示に従って、スキャナ２００に設けられている複数のトレイのそれぞれに対して、電子化対象物の所定の属性種別に関する属性情報を割り当て、それぞれに割り当てた情報(トレイ属性情報)をトレイ属性管理テーブル１６４にまとめて管理する。このトレイ属性管理テーブル１６４は、テーブルデータ記憶部１６０に格納されている。なお、電子化対象物の所定の属性種別としては、電子化対象物の所定の属性種別には、電子化対象物の作成日や発行日などの業務発生日と呼ばれる日付や、電子化対象物の種類等種々のものが考えられる。
【００２９】
電子データ管理部１４０は、スキャナ２００において実行される電子化の結果として、スキャナ２００から送信されてくる電子データを、通信制御部１１０を介して受信し、電子データ格納部１５０に格納する。また、電子データのファイル名、電子データの格納場所、電子データの属性情報等を、電子データごとに電子データ管理テーブル１６２としてまとめて管理する。この電子データ管理テーブル１６２は、テーブルデータ記憶部１６０に格納されている。なお、電子データに変換される電子化対象物としては、領収書や請求書、注文書、契約書等の種々の書類だけでなく、写真、絵、図面等も含まれる。また、電子データの属性情報には、例えば、電子化対象物の作成日や発行日等の日付(業務発生日)や、電子化対象物の種類、電子化処理日など、その電子化対象物に関連付けられるべき種々の情報が含まれる。
【００３０】
電子データ格納部１５０としては、例えばハードディスクやＤＶＤ等の書き換え可能な外部記憶装置が適用可能である。本実施例では、電子データ格納部１５０としてハードディスクが用いられていることとする。また、テーブルデータ記憶部１６０としては、ＳＲＡＭやＤＲＡＭなどの揮発性メモリ、あるいは、フラッシュメモリやＥＥＰＲＯＭなどの不揮発性メモリが適用可能であり、特に、不揮発性メモリのほうが好ましい。
【００３１】
電子データ生成装置としてのスキャナ２００は、複数の載置トレイユニット２０１〜２０９と、スキャナ部２１０と、排出トレイユニット２１１と、を備えている。載置トレイユニット２０１〜２０９は、それぞれ電子化対象物を載置するトレイ２２１〜２２９と、トレイ２２１〜２２９から電子化対象物を搬送路２３０に搬出する搬出機構部２３１〜２３９と、トレイ属性表示部２４１〜２４９と、から構成されている。スキャナ部２１０は、ＣＣＤセンサ等の読み取りセンサ２５１を有しており、搬送路２３０を経由して搬送され、センサ２５１上を通過する電子化対象物の情報を読み取った後、排出トレイユニット２１１に排出する。排出トレイユニット２１１は、排出トレイ２５２と、スキャナ部２１０から排出された電子化対象物（情報が読み取られた後の電子化対象物）を排出トレイ２５２に排出する排出機構部２５３と、で構成されている。なお、上記のような、載置トレイユニット２０１〜２０９のトレイ２２１〜２２９から搬出機構部２３１〜２３９によって電子化対象物を搬送路２３０に搬出して、スキャナ部２１０に搬送する構成については、プリンタや複写機、複合機などに備えられている一般的な自動給紙機構を適用することができるので、ここではその説明省略する。また、以下の説明では、複数の載置トレイユニット２０１〜２０９には、それぞれトレイ番号Ｎｔとして１番〜９番までの番号が割り振られていることとして説明する。
【００３２】
また、スキャナ２００は、図示しないＣＰＵを備えるコンピュータシステムであり、所定のメモリ（図示しない）に格納されているシステムプログラムを読み出して実行することにより、通信制御部３１０と、表示制御部３２０と、スキャン制御部３３０と、搬送制御部３４０と、データ格納部３５０と、で構成される電子データ生成装置として機能する。
【００３３】
通信制御部３１０は、電子データ管理装置１００の通信制御部１１０と同様に、上記したＵＳＢインタフェースとして機能し、電子データ管理装置１００との間のデータの送受信を制御する。
【００３４】
表示制御部３２０は、データ格納部３５０に格納されているトレイ属性データ３５２に基づいて、各載置トレイユニット２０１〜２０９のトレイ属性表示部２４１〜２４９の表示を制御する。具体的には、トレイ属性データ３５２には、各載置トレイユニットに対応するトレイ番号Ｎｔごとのトレイ属性情報が含まれており、表示制御部３２０は、各載置トレイユニット２０１〜２０９のトレイ属性表示部２４１〜２４９に、それぞれに対応するトレイ属性情報を表示する。なお、データ格納部３５０に格納されるトレイ属性データ３５２は、電子データ管理装置１００のトレイ属性管理部１３０によってトレイ属性管理テーブル１６４でまとめて管理されており、電子化管理部１２０の指示に従って、通信制御部１１０を介してスキャナ２００の通信制御部３１０に送信され、スキャン制御部３３０によってデータ格納部３５０に格納される。
【００３５】
スキャン制御部３３０は、電子データ管理装置１００からの指示に従って、搬送制御部３４０を制御することにより、電子化を実行する載置トレイユニットのトレイ上に載置されている電子化対象物を、その載置トレイユニットの搬送機構部を動作させて、スキャナ部２１０に搬送させる。そして、スキャン制御部３３０は、スキャナ部２１０の読み取りセンサ２５１を動作させて、読み取りセンサ２５１上を通過する電子化対象物の情報をスキャンさせた後、排出トレイユニット２１１の排出トレイ２５２上に排出させる。また、スキャン制御部３３０は、読み取りセンサ２５１によってスキャンした情報を電子データ３５４としてデータ格納部３５０にバッファしつつ、バッファされた電子データ３５４を通信制御部３１０を介して電子データ管理装置１００に送信する。なお、複数の電子化対象物がトレイ上に載置されている場合には、電子化対象物ごとに順番に電子化を実行し、得られた電子データを順に電子データ管理装置１００に送信する。
【００３６】
Ａ２．電子化処理：
以下では、上記構成の電子化処理システム１０００において、電子データ管理装置としてのコンピュータ１００の電子化管理部１２０の動作に従って実行される電子化対象物の電子化処理について、図２〜図４を用いて説明する。ここで、図２は、電子データ管理装置の電子化管理部が実行する電子化制御の処理手順および電子データ生成装置としてのスキャナのスキャン制御部が実行するスキャン制御の処理手順を示すフローチャートである。図３は、具体的な電子化の処理例について示す説明図である。図４は、電子データ管理テーブルの具体例を示す説明図である。
【００３７】
なお、電子化制御の処理は、上記したように所定のメモリからアプリケーションプログラムが読み出されて、そのアプリケーションプログラムがＣＰＵによって実行されることにより、電子化管理部１２０によって常時実行される。また、スキャン制御の処理は、上記したように所定のメモリからシステムプログラムが読み出されて、そのシステムプログラムがＣＰＵで実行されることにより、スキャン制御部３３０によって常時実行される。
【００３８】
電子化制御の処理が開始されると、まず、電子化管理部１２０は、トレイ属性管理部１３０に対してトレイ属性データの送信を指示する(ステップＳ１１０)。
【００３９】
このとき、トレイ属性管理部１３０は、トレイ属性管理テーブル１６４に基づいて、各トレイのトレイ番号に対応するトレイ属性を示すトレイ属性データを生成し、通信制御部１１０を介してスキャナ２００に送信する。なお、トレイ属性管理テーブル１６４として何らの情報も記述されていない初期状態においては、トレイ属性管理部１３０は、各トレイに割り振るトレイ属性を決定し、各トレイのトレイ番号とトレイ属性との関係をトレイ属性管理テーブル１６４にまとめて記述するとともに、決定したトレイ属性情報を表すトレイ属性データを生成して、通信制御部１１０を介してスキャナ２００に送信する。
【００４０】
なお、本実施例では、各トレイ（トレイ番号Ｎｔ＝１〜９）に対するトレイ属性として、電子化対象物の属性情報としての業務発生日Ｄｏを用いることし、図３（Ａ）に示すように、本日の日付Ｄｔが「２００５／２／８」において、各トレイのトレイ属性として、トレイ番号Ｎｔ＝１からＮｔ＝９までの順に［２００５／２／１］から［２００５／２／１０］の業務発生日Ｄｏが割り振られ、トレイ属性管理テーブル１６４に記述されていることとして説明する。
【００４１】
電子データ管理装置１００からスキャナ２００に対してトレイ属性データが送信されると、スキャナ２００のスキャン制御部３３０は、通信制御部３１０を介してトレイ属性データを受信して、トレイ属性データ３５２としてデータ格納部３５０に格納する(ステップＳ３１０)。
【００４２】
そして、スキャン制御部３３０は、表示制御部３２０に対して、データ格納部３５０に格納されたトレイ属性データ３５２の表すトレイ属性情報の表示を指示する(ステップＳ３２０)。
【００４３】
指示を受け取った表示制御部３２０は、データ格納部３５０に格納されたトレイ属性データ３５２の表すトレイ属性情報を、各トレイに対応する情報ごとに、それぞれのトレイ属性表示部２４１〜２４９に表示させる。
【００４４】
ここで、電子化対象物の提出者は、自分が提出する電子化対象物の業務発生日に等しい日付がトレイ属性情報として表示されている載置トレイユニットのトレイ上にその電子化対象物を随時載置していく。これにより、電子化対象物が業務発生日ごとに仕分けされて提出されることになる。
【００４５】
一方、ステップＳ１１０において、トレイ属性データの送信を指示した電子化管理部１２０は、次に、日付Ｄｔの変更を監視する(ステップＳ１２０)。
【００４６】
日付の変更が発生した場合には(ステップＳ１２０：Ｙｅｓ)、本日の日付Ｄｔと、業務発生日から提出期限日までの期間（提出期間）Ｔｐとに基づいて、提出期限切れとなった業務発生日Ｄｌｄ（＝Ｄｔ−（Ｔｐ＋１））を求める(ステップＳ１３０)。
【００４７】
そして、求めた業務発生日Ｄｌｄに対応するトレイ番号Ｎｔを求める(ステップＳ１４０)。具体的には、電子化管理部１２０が、トレイ属性管理部１３０に対して、求めた業務発生日Ｄｌｄに対応するトレイ番号を問い合わせると、トレイ属性管理部１３０は、トレイ属性管理テーブル１６４を参照して対応するトレイ番号Ｎｔを求めて、電子化管理部１２０に返す。これにより、電子化管理部１２０は、求めた業務発生日Ｄｌｄに対応するトレイ番号Ｎｔを求めることができる。
【００４８】
例えば、図３（Ｂ）に示すように、日付Ｄｔが［２００５／２／８］から［２００５／２／９］に変更となった場合には、提出期間Ｔｐを１週間（＝７日）とすると、提出期限切れ業務発生日Ｄｌｄは［２００５／２／１］となるので、これに等しい業務発生日Ｄｏがトレイ属性として設定されているトレイのトレイ番号Ｎｔとして［１］が求められる。また、図３（Ｃ）に示すように、日付Ｄｔが［２００５／２／９］から［２００５／２／１０］に変更となった場合には、提出期限切れ業務発生日Ｄｌｄは［２００５／２／２］となるので、これに等しい業務発生日Ｄｏがトレイ属性として設定されているトレイのトレイ番号Ｎｔとして［２］が求められる。
【００４９】
電子化管理部１２０は、こうして求めたトレイ番号Ｎｔを指定して、スキャナ２００に対して、そのトレイ番号に対応するトレイ上に載置されている電子化対象物の電子化を指示する(ステップＳ１５０)。
【００５０】
このとき、スキャナ２００のスキャン制御部３３０は、電子データ管理装置１００から送信された電子化実行の指示の受信を監視しており（ステップＳ３３０）、通信制御部３１０を介して電子化実行の指示を受けた場合には(ステップＳ３３０：Ｙｅｓ)、指定されたトレイ番号Ｎｔに対応する載置トレイユニットの搬出機構部の動作を、搬送制御部３４０に対して指示して、その載置トレイユニットのトレイ上に載置されている電子化対象物の電子化を実行する（ステップＳ３４０）。このとき、電子化により得られた電子データは通信制御部３１０を介して電子データ管理装置１００に送信される。なお、トレイ上に複数の電子化対象物が載置されている場合には、その電子化対象物ごとに電子化が繰り返し実行され、得られた電子データが順に送信される。
【００５１】
そして、スキャン制御部３３０は、指示を受けたトレイ番号Ｎｔに対応するトレイに載置された電子化対象物の電子化が終了した場合には、通信制御部３１０を介して電子化終了メッセージを電子データ管理装置１００に送信（返送）する(ステップＳ３５０)。
【００５２】
このとき、電子データ管理装置１００の電子化管理部１２０は、スキャナ２００から送信された電子化終了メッセージの受信を監視している(ステップＳ１６０)。
【００５３】
スキャナ２００から電子化終了メッセージを受信しない場合には(ステップＳ１６０：Ｎｏ)、電子データ管理部１４０は、スキャナ２００から送信される電子データを受信し、受信した電子データを、それぞれファイル化して電子データ格納部１５０に格納する。また、電子データ管理部１４０は、図４に示すように、電子データ格納部１５０に格納した電子データファイルごとに、電子データのファイル名と、電子データの格納場所と、電子データの属性情報としての業務発生日および電子化処理日と、を電子データ管理テーブル１６２にまとめて記述して格納する。なお、この業務発生日は、電子化を実行したトレイのトレイ属性に等しいので、トレイ属性情報に基づいて容易に記述可能である。
【００５４】
スキャナ２００から電子化終了メッセージを受信した場合には(ステップＳ１６０：Ｙｅｓ)、電子化管理部１２０は、トレイ属性管理部１３０に、電子化を終了したトレイ番号Ｎｔに対応するトレイのトレイ属性の変更を指示し(ステップＳ１７０)、ステップＳ１２０の日付監視処理に戻って、上記した処理を繰り返し実行する。
【００５５】
指示を受けたトレイ属性管理部１３０は、トレイ属性管理テーブル１６４のうち、対応するトレイ番号のトレイ属性を変更するとともに、変更後のトレイ属性情報を表すとトレイ属性データを生成し、通信制御部１１０を介してスキャナ２００に送信する。
【００５６】
このとき、スキャナ２００のスキャン制御部３３０は、通信制御部３１０を介して、変更されたトレイ属性データを受信し、データ格納部３５０に格納されているトレイ属性データ３５２を更新する(ステップＳ３６０)。
【００５７】
そして、スキャン制御部３３０は、表示制御部３２０に対して、更新されたトレイ属性データ３５２の表すトレイ属性情報の表示を指示する(ステップＳ３７０)。
【００５８】
指示を受け取った表示制御部３２０は、更新されたトレイ属性データ３５２の表すトレイ属性情報を、各トレイに対応する情報ごとに、それぞれのトレイ属性表示部２４１〜２４９に表示させる。
【００５９】
例えば、図３（Ｂ）に示すように、日付Ｄｔが［２００５／２／８］から［２００５／２／９］に変更となった場合には、提出期限切れ業務発生日Ｄｌｄは［２００５／２／１］となるので、これに等しい業務発生日Ｄｏがトレイ属性として設定されているトレイ番号Ｎｔ（ここでは、Ｎｔ＝１）のトレイに載置されている電子化対象物の電子化が実行される。そして、電子化が終了すると、このトレイのトレイ属性は、トレイ属性として既に設定されている業務発生日Ｄｏのうちの最新の日付［２００５／２／９］（トレイ番号Ｎｔが［９］のトレイ属性）の翌日の日付［２００５／２／１０］に変更される。
【００６０】
また、図３（Ｃ）に示すように、日付Ｄｔが［２００５／２／９］から［２００５／２／１０］に変更となった場合には、提出期限切れ業務発生日Ｄｌｄは［２００５／２／２］となるので、これに等しい業務発生日Ｄｏがトレイ属性として設定されているトレイ番号Ｎｔ（ここでは、Ｎｔ＝２）のトレイに載置されている電子化対象物の電子化が実行される。そして、電子化が終了すると、このトレイのトレイ属性は、トレイ属性として既に設定されている業務発生日Ｄｏのうちの最新の日付［２００５／２／１０］（トレイ番号Ｎｔが［１］のトレイ属性）の翌日の日付［２００５／２／１１］に変更される。
【００６１】
Ａ３．効果：
以上説明した電子化処理システムでは、あらかじめ複数のトレイのそれぞれに対して業務発生日をトレイ属性として割り振っておき、それぞれの業務発生日をトレイ属性情報として表示しておくことにより、各ユーザは、自分が提出する電子化対象物の業務発生日に対応するトレイにその電子化対象物を載置しておくことができる。そして、提出期限を過ぎた業務発生日を監視して、提出期限切れの業務発生日に対応するトレイに載置されている電子化対象物を自動的に電子化することができる。
【００６２】
また、電子化対象物の業務発生日は、その電子化対象物を載置したトレイのトレイ属性として設定されているので既知であり、また、電子化処理日もその日付により既知であるので、これらの情報を電子データの属性情報として自動的に関連付けて管理することができる。
【００６３】
Ｂ．変形例：
なお、この発明は上記の実施例や実施形態に限られるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々の態様において実施することが可能であり、例えば次のような変形も可能である。
【００６４】
Ｂ１．変形例１：
上記実施例では、トレイ属性情報として利用される電子化対象物の所定の属性種別に関する属性情報として、電子化対象物の業務発生日を示す日付情報を用いた場合を例に説明しているが、電子化対象物の所定の属性種別に関する属性情報として、領収書、契約書、注文書などの電子化対象物の種類に関する属性情報、例えば、領収書、契約書など書類の違いを示す情報など、種々の情報を利用することが可能である。
【００６５】
Ｂ２．変形例２：
上記実施例では、提出期限切れ業務発生日の電子化対象物を自動的に電子化する場合を例に説明しているが、電子化を実行する電子化対象物が載置されているトレイを、電子化担当者が選択して電子化を実行するようにしてもよい。選択の方法としては、電子データ管理装置としてのコンピュータにおいて、選択可能なトレイの一覧を表示し、その中から電子化担当者が選択して実行するなど、一般的な種々の選択方法を用いることができる。また、電子データ生成装置としてのスキャナ２００の載置トレイユニット２０１〜２０９にそれぞれ備えられる電子化実行ボタンや、トレイ属性表示部２４１〜２４９に表示されている電子化実行ボタンを、電子化担当者が押すことにより、電子化を実行する電子化対象物が載置されているトレイを選択して実行することができる。
【００６６】
Ｂ３．変形例３：
上記実施例では、提出期限切れ業務発生日の電子化対象物のみを電子化しているが、電子化期限切れ業務発生日になるまで、電子化期限切れ業務発生日に対応するトレイ以外のトレイ上にある電子化対象物も、電子化期限切れ業務発生日に対応するトレイ上にある電子化対象物の電子化の実行とともに、電子化を実行するようにしてもよい。ただし、この場合には、同じ業務発生日の電子化対象物であっても、電子化処理日が異なる場合がある。
【００６７】
Ｂ４．変形例４：
上記実施例では、日付の変更をトリガにして電子化を実行する場合を例に説明しているが、日付の変更直前の時刻や正午等の時刻や曜日等をトリガにしてもよく、所定のタイミングで電子化を実行するようにしてもよい。
【００６８】
Ｂ５．変形例５：
上記実施例では、パーソナルコンピュータを本発明の電子データ管理装置として動作させて、電子データ生成装置としてのスキャナとともに電子化処理システムを実現する場合を例に説明しているが、これに限定されるものではなく、電子データ管理装置と電子データ生成装置としてのスキャナを一体化した装置により電子化処理システムを実現してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本発明の一実施例としての電子化処理システムの構成を示す説明図である。
【図２】電子データ管理装置の電子化管理部が実行する電子化制御管理の処理手順および電子データ生成装置としてのスキャナのスキャン制御部が実行するスキャン制御の処理手順を示すフローチャートである。
【図３】具体的な電子化の処理例について示す説明図である。
【図４】電子データ管理テーブルの具体例を示す説明図である。
【符号の説明】
【００７０】
１００...電子データ管理装置（コンピュータ）
１１０...通信制御部
１２０...電子化管理部
１３０...トレイ属性管理部
１４０...電子化管理部
１５０...電子データ格納部
１６０...テーブルデータ記憶部
１６２...電子データ管理テーブル
１６４...トレイ属性管理テーブル
２００...スキャナ
２０１〜２０９...載置トレイユニット
２１０...スキャナ部
２１１...排出トレイユニット
２２１〜２２９...トレイ
２３０...搬送路
２３１〜２３９...搬出機構部
２４１〜２４９...トレイ属性表示部
２５１...読み取りセンサ
２５２...排出トレイ
２５３...排出機構部
３１０...通信制御部
３２０...表示制御部
３３０...スキャン制御部
３４０...搬送制御部
３５０...データ格納部
３５２...トレイ属性データ
３５４...電子データ
１０００...電子化処理システム
【図１】
2006279216.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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