(57)【要約】【課題】  利用者に対して、効率的に不要メールの削除を促すことができる電子メール容量管理システム、電子メール容量管理方法、電子メール容量管理プログラムを提供する。【解決手段】  電子メール容量管理システム２１は、利用者メールデータベース２６を検索し、指示された日付以前に作成された利用者メールデータの利用容量を算出する。次に、電子メール容量管理システム２１は、物理容量、利用者名、システム日付等に関するデータを含むメール情報取得データを生成し、メール情報取得データベース２７に記録する。このデータは利用者端末装置１０からリスト表示指示を受信した場合に公開される。更に、電子メール容量管理システム２１は、利用者メールデータベース２６より抽出した物理容量が閾値を越えていた場合には、利用者やその上司に対して通知メールを送信する。【選択図】      図１
2006127318.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
メール情報取得データベースを備え、メールサーバ内のメールボックスの容量管理を行う電子メール容量管理システムであって、
前記電子メール容量管理システムが、
前記メールサーバ内の個人メールボックスを参照し、利用者毎のメールボックスに蓄積されたメールの物理容量を算出する物理容量抽出手段と、
前記物理容量抽出手段において抽出された物理容量に対して利用者を特定する情報を取得し、前記物理容量を抽出した日付とともに前記メール情報取得データベースに記録する情報格納手段と、
利用者端末装置から表示指示を受信した場合、前記メール情報取得データベースに格納された情報を用いてリストを作成し、前記利用者端末装置に送信するリスト表示手段と
を含むことを特徴とする電子メール容量管理システム。
【請求項２】
前記電子メール容量管理システムは、物理容量を抽出するための基準日に関するデータを保持し、
前記物理容量抽出手段は、利用者毎に、この基準日以前のメールを前記メールボックスから抽出し、前記抽出したメールの物理容量を算出することを特徴とする請求項１に記載の電子メール容量管理システム。
【請求項３】
前記利用者端末装置から受信した表示指示にはソート順位に関するデータを含み、
前記リスト表示手段は、前記メール情報取得データベースに格納された情報を、前記ソート順位で並び替えてリストを作成することを特徴とする請求項１又は２に記載の電子メール容量管理システム。
【請求項４】
前記電子メール容量管理システムは、利用者毎に割り当てられたメールボックスの割当量に関するデータと各利用者のメールアドレスに関するデータを更に保持し、
前記物理容量抽出手段により抽出された物理容量が前記割当量を越えた利用者を特定し、前記利用者のメールアドレスにメールの削除を促す通知メールを送信する通知手段を備えたことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の電子メール容量管理システム。
【請求項５】
前記電子メール容量管理システムは、各利用者の関係者のメールアドレスに関するデータを更に保持し、
前記通知手段は、前記関係者のメールアドレスにメールの削除を促す通知メールを送信することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の電子メール容量管理システム。
【請求項６】
メール情報取得データベースを備えた電子メール容量管理システムを用いて、メールサーバ内のメールボックスの容量管理を行う電子メール容量管理方法であって、
前記電子メール容量管理システムが、
前記メールサーバ内の個人メールボックスを参照し、利用者毎のメールボックスに蓄積されたメールの物理容量を算出する物理容量抽出段階と、
前記物理容量抽出段階において抽出された物理容量に対して利用者を特定する情報を取得し、前記物理容量を抽出した日付とともに前記メール情報取得データベースに記録する情報格納段階と、
利用者端末装置から表示指示を受信した場合、前記メール情報取得データベースに格納された情報を用いてリストを作成し、前記利用者端末装置に送信するリスト表示段階と
を含むことを特徴とする電子メール容量管理方法。
【請求項７】
前記電子メール容量管理システムは、物理容量を抽出するための基準日に関するデータを保持し、
前記物理容量抽出段階は、利用者毎に、この基準日以前のメールを前記メールボックスから抽出し、前記抽出したメールの物理容量を算出することを特徴とする請求項６に記載の電子メール容量管理方法。
【請求項８】
メール情報取得データベースを備えた電子メール容量管理システムを用いて、メールサーバ内のメールボックスの容量管理を行う電子メール容量管理プログラムであって、
前記電子メール容量管理システムを、
前記メールサーバ内の個人メールボックスを参照し、利用者毎のメールボックスに蓄積されたメールの物理容量を算出する物理容量抽出手段と、
前記物理容量抽出手段において抽出された物理容量に対して利用者を特定する情報を取得し、前記物理容量を抽出した日付とともに前記メール情報取得データベースに記録する情報格納手段と、
利用者端末装置から表示指示を受信した場合、前記メール情報取得データベースに格納された情報を用いてリストを作成し、前記利用者端末装置に送信するリスト表示手段
として機能させることを特徴とする電子メール容量管理プログラム。
【請求項９】
前記電子メール容量管理システムは、物理容量を抽出するための基準日に関するデータを保持し、
前記物理容量抽出手段は、利用者毎に、この基準日以前のメールを前記メールボックスから抽出し、前記抽出したメールの物理容量を算出することを特徴とする請求項８に記載の電子メール容量管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールが保管されているメールサーバのハードディスクの物理容量の管理を行なう仕組みに関する。より詳しくは、メールサーバのハードディスクの物理容量の多い利用者に対してメールの削除を促すための電子メール容量管理システム、電子メール処理方法及び電子メール容量管理プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
今日、企業のオフィスにおいては、連絡方法の手段の一つとして電子メールが利用されている。通常、企業等にメールサーバが設置されており、企業のオフィス内で個人が送受信する電子メールは、このメールサーバの中で各個人に割り当てられたメールボックスに保管される。このため、電子メールの送受信の度にメールボックスの利用容量は増大する。しかし、多くの利用者はメールサーバのディスク資源を消費しているということを意識せずに利用している。このため、個人のメールボックスに配信された文書が削除されずに滞留してしまっているケースが多く、これが原因でメールサーバのハードディスクの空き容量の不足が頻発する場合がある。
【０００３】
また、電子メールのユーザ単位の保管量を超えた場合の警告をユーザに知らせるシステムに関する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。この特許文献１に記載の電子メール処理システムでは、電子メールを、ユーザに割り当てられた電子メール保存領域に保管する。その際、ユーザのメール保存領域に保管されているメールの総数やメールの総計サイズが、このユーザの最大保管総数を超えているかチェックする。ここで、最大保管総数を超えていた場合、ユーザのメール保存領域に保管されている全メールのヘッダー情報に含まれるメール送信日を調べる。そして、最もメール送信日の古いメールを検出し、検出されたメールをユーザの電子メールアドレスに転送した後、メール保存領域から削除する。これにより、ユーザにメール保管容量の状況を把握させ、メール保存領域の容量の削減を図っている。
【特許文献１】特開２００３−３０４２９２号公報（図８）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１記載の技術を用いた場合、最もメール送信日の古いメールが削除される。しかし、電子メールの中には、長期間の保存を希望する場合もあり、特許文献１記載の技術では、このような電子メールも削除されてしまうおそれがある。一方、警告メールだけでは、この警告を受け取ったユーザが対応しなければ、電子メールの保存領域の適正化を図ることができない。また、ユーザがメール保管容量の状況を把握した場合であっても、それに対する対応を失念することもある。
【０００５】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、利用者に対して、効率的に不要メールの削除を促すことができる電子メール容量管理システム、電子メール容量管理方法、電子メール容量管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、メール情報取得データベースを備え、メールサーバ内のメールボックスの容量管理を行う電子メール容量管理システムであって、前記電子メール容量管理システムが、前記メールサーバ内の個人メールボックスを参照し、利用者毎のメールボックスに蓄積されたメールの物理容量を算出する物理容
量抽出手段と、前記物理容量抽出手段において抽出された物理容量に対して利用者を特定する情報を取得し、前記物理容量を抽出した日付とともに前記メール情報取得データベースに記録する情報格納手段と、利用者端末装置から表示指示を受信した場合、前記メール情報取得データベースに格納された情報を用いてリストを作成し、前記利用者端末装置に送信するリスト表示手段とを含むことを要旨とする。
【０００７】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の電子メール容量管理システムにおいて、前記電子メール容量管理システムは、物理容量を抽出するための基準日に関するデータを保持し、前記物理容量抽出手段は、利用者毎に、この基準日以前のメールを前記メールボックスから抽出し、前記抽出したメールの物理容量を算出することを要旨とする。
【０００８】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の電子メール容量管理システムにおいて、前記利用者端末装置から受信した表示指示にはソート順位に関するデータを含み、前記リスト表示手段は、前記メール情報取得データベースに格納された情報を、前記ソート順位で並び替えてリストを作成することを要旨とする。
【０００９】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか１項に記載の電子メール容量管理システムにおいて、前記電子メール容量管理システムは、利用者毎に割り当てられたメールボックスの割当量に関するデータと各利用者のメールアドレスに関するデータを更に保持し、前記物理容量抽出手段により抽出された物理容量が前記割当量を越えた利用者を特定し、前記利用者のメールアドレスにメールの削除を促す通知メールを送信する通知手段を備えたことを要旨とする。
【００１０】
請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか１項に記載の電子メール容量管理システムにおいて、前記電子メール容量管理システムは、各利用者の関係者のメールアドレスに関するデータを更に保持し、前記通知手段は、前記関係者のメールアドレスにメールの削除を促す通知メールを送信することを要旨とする。
【００１１】
請求項６に記載の発明は、メール情報取得データベースを備え、メールサーバ内のメールボックスの容量管理を行う電子メール容量管理方法であって、前記電子メール容量管理システムが、前記メールサーバ内の個人メールボックスを参照し、利用者毎のメールボックスに蓄積されたメールの物理容量を算出する物理容量抽出段階と、前記物理容量抽出手段において抽出された物理容量に対して利用者を特定する情報を取得し、前記物理容量を抽出した日付とともに前記メール情報取得データベースに記録する情報格納段階と、利用者端末装置から表示指示を受信した場合、前記メール情報取得データベースに格納された情報を用いてリストを作成し、前記利用者端末装置に送信するリスト表示段階とを含むことを要旨とする。
【００１２】
請求項７に記載の発明は、請求項６に記載の電子メール容量管理方法において、前記電子メール容量管理システムは、物理容量を抽出するための基準日に関するデータを保持し、前記物理容量抽出段階は、利用者毎に、この基準日以前のメールを前記メールボックスから抽出し、前記抽出したメールの物理容量を算出することを要旨とする。
【００１３】
請求項８に記載の発明は、メール情報取得データベースを備え、メールサーバ内のメールボックスの容量管理を行う電子メール容量管理プログラムであって、前記電子メール容量管理システムを、前記メールサーバ内の個人メールボックスを参照し、利用者毎のメールボックスに蓄積されたメールの物理容量を算出する物理容量抽出手段と、前記物理容量抽出手段において抽出された物理容量に対して利用者を特定する情報を取得し、前記物理容量を抽出した日付とともに前記メール情報取得データベースに記録する情報格納手段と、利用者端末装置から表示指示を受信した場合、前記メール情報取得データベースに格納
された情報を用いてリストを作成し、前記利用者端末装置に送信するリスト表示手段として機能させることを要旨とする。
【００１４】
請求項９に記載の発明は、請求項８に記載の電子メール容量管理プログラムにおいて、前記電子メール容量管理システムは、物理容量を抽出するための基準日に関するデータを保持し、前記物理容量抽出手段は、利用者毎に、この基準日以前のメールを前記メールボックスから抽出し、前記抽出したメールの物理容量を算出することを要旨とする。
【００１５】
（作用）
本発明によれば、電子メール容量管理システムが、メールサーバ内の個人メールボックスを参照し、利用者毎のメールボックスに蓄積されたメールの物理容量を算出し、利用者を特定する情報と日付とをメール情報取得データベースに記録する。そして、利用者端末装置から表示指示に基づいてリストを提供する。これにより、利用者のメールボックスの利用状況を把握して公開することができ、メール管理に対する意識の向上を図ることができる。
【００１６】
本発明によれば、電子メール容量管理システムは、物理容量を抽出するための基準日に関するデータを保持し、前記物理容量抽出手段は、利用者毎に、この基準日以前のメールを前記メールボックスから抽出し、メールの物理容量を算出する。これにより、所定時間以上経過したメールを残している利用者の物理容量を把握することができる。場合によっては、サイズの大きなメールを受信する場合もあるが、このような場合も、利用者の利便性を考慮してメール管理を促すことができる。
【００１７】
本発明によれば、利用者端末装置から受信した表示指示にはソート順位に関するデータを含み、メール情報取得データベースに格納された情報を、前記ソート順位で並び替えてリストを作成する。利用者にとって、多様な表示形式で情報を提供することができる。
【００１８】
本発明によれば、電子メール容量管理システムは、利用者毎に割り当てられたメールボックスの割当量に関するデータと各利用者のメールアドレスに関するデータを更に保持する。そして、物理容量抽出手段により抽出された物理容量が割当量を越えた利用者を特定し、利用者のメールアドレスにメールの削除を促す通知メールを送信する。これにより、ある程度、時間の経過したメールの削除を失念した場合にも、利用者にメール管理を促すことができる。
【００１９】
本発明によれば、電子メール容量管理システムは、各利用者の関係者のメールアドレスに関するデータを更に保持し、前記通知手段は、前記関係者のメールアドレスにメールの削除を促す通知メールを送信する。これにより、関係者（例えば利用者の上司）に協力してもらってメール管理を促すことができる。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、利用者メールデータベースの物理容量を自動抽出し、公開することにより、不要なメールを目視確認させて、効率的に削除を行うことができる。さらに、物理容量の多い利用者には、通知メールを利用者と利用者の上司宛てに送信するため、不要な電子メールの削除を促すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図７に従って説明する。本実施形態では、利用者毎にメールボックスの物理容量を算出し、これを公開することにより、利用者のメールデータの容量管理の意識付けを図る電子メール容量管理システム、電子メール容量管理方法及び電子メール容量管理プログラムとして説明する。
【００２２】
本実施形態では、図１に示すように、ネットワークＮを介して接続されている利用者端末装置１０とメールサーバ２０とを用いる。
利用者端末装置１０は、ネットワークＮを介して、電子メールの送受信を行う端末装置である。更に、利用者端末装置１０は、後述するリスト表示手段により作成されたリストを出力するための指示及び結果表示にも用いられる。
【００２３】
メールサーバ２０は、利用者が電子メールの送受信を行う電子メールデータの管理を行うためのサーバである。具体的には、利用者端末装置１０間の電子メールの送受信を管理する。更に、メールサーバ２０は電子メール容量管理システム２１を備えている。この電子メール容量管理システム２１は、利用者のメールボックスの利用容量の管理を実行するためのデータ処理等を行う。このため、メールサーバ２０は、利用者情報データベース２５と利用者メールデータベース２６とメール情報取得データベース２７とを有する。
【００２４】
この電子メール容量管理システム２１は、図示しないＣＰＵ、図示しないＲＡＭやＲＯＭ等を有し、後述する処理（情報格納段階、リスト表示段階、物理容量抽出段階等）を行う。そのための電子メール容量管理プログラムを実行することにより、電子メール容量管理システム２１は、物理容量抽出手段２２、情報格納手段２３、リスト表示手段２４、通知手段として機能する。
【００２５】
物理容量抽出手段２２は、利用者毎に電子メールが保管されている利用者メールデータベース２６の物理容量を予め設定された条件で抽出する手段である。情報格納手段２３は、物理容量抽出手段２２において抽出した利用者毎の物理容量を、利用者情報データベース２５を参照してメール情報取得データベース２７に記憶する手段である。リスト表示手段２４は、利用者端末装置１０からリスト表示形式を受信して、情報格納手段２３により格納されたメール情報取得データベース２７を用いてリスト表示形式にあった表示用データを作成してリスト出力を行う手段である。
【００２６】
利用者情報データベース２５は、図２に示すように、利用者毎に利用者情報データ２５０が記録されている。この利用者情報データ２５０は、このメールサーバ２０を利用できる利用者が登録された場合に記録される。利用者情報データ２５０は、利用者識別子、利用者名、利用者メールアドレス、利用者所属、ファイル名に関するデータを含んでいる。更に、利用者情報データ２５０は、利用者の関係者としての上司に関して、利用者上司識別子、利用者上司名、利用者上司メールアドレスに関するデータを含んでいる。利用者に複数の上司がいる場合には、上司毎に利用者上司識別子〜利用者上司メールアドレスに関するデータが記録される。
【００２７】
利用者識別子データ領域には、利用者を特定する識別子に関するデータが記録される。利用者名データ領域には、利用者の氏名に関するデータが記録される。利用者メールアドレスデータ領域には、利用者のメールアドレスに関するデータが記録される。利用者所属データ領域には、利用者の所属を特定するためのデータが記録される。
【００２８】
ファイル名データ領域には、利用者毎に割り振られているメールボックスを特定するための識別子に関するデータが記録される。このメールボックスは、後述する利用者メールデータベース２６において、利用者毎に割り当てられている。利用者上司識別子データ領域には、利用者の上司を特定する識別子に関するデータが記録される。利用者上司名データ領域には、利用者の上司名に関するデータが記録される。利用者上司メールアドレスデータ領域には、利用者の上司メールアドレスに関するデータが記録される。
【００２９】
利用者メールデータベース２６は、図３に示すように、利用者メールデータ２６０に関
するデータが記録されている。この利用者メールデータ２６０は、利用者が電子メールを送信された場合に記録される。利用者メールデータ２６０は、ファイル名、送信元メールアドレス、送信先メールアドレス、件名、本文、作成日付、作成時刻に関するデータを含んでいる。
【００３０】
ファイル名データ領域には、利用者毎に割り振られているメールボックスを特定するための識別子に関するデータが記録される。このファイル名は、利用者情報データベース２５を用いて、送信先メールアドレスの利用者のファイル名により特定され、このデータ領域に記録される。送信元メールアドレスデータ領域には、電子メールの送信元利用者（送信者）のメールアドレスに関するデータが記録される。送信先メールアドレスデータ領域には、送信者が指定した電子メールの送信先利用者のメールアドレスに関するデータが記録される。
【００３１】
件名データ領域には、利用者が入力して送信された電子メールの件名に関するデータが記録される。本文データ領域には、利用者が入力して送信された電子メールの本文に関するデータが記録される。作成日付、時刻データ領域には、利用者が電子メールを作成した作成日付や時刻に関するデータが記録される。
【００３２】
メール情報取得データベース２７は、図４に示すように、プログラム格納エリア２７０とメール情報取得データ格納エリア２７１とから構成されている。プログラム格納エリア２７０は、利用者メールデータベース２６の利用者毎の物理容量を抽出して、利用者情報データベース２５から抽出した利用者情報とともにメール情報取得データベース２７に記録させるためのメール情報取得プログラムが記憶されている。
【００３３】
更に、プログラム格納エリア２７０には、各種リスト作成プログラムが記録されている。このリスト作成プログラムは、利用者が指定したリスト表示形式を、利用者端末装置１０より受信した場合、メール情報取得データベース２７に記録されたデータを元に、利用者が指定したリスト表示形式に該当するリスト作成プログラムを起動し、リスト表示用データを作成してリスト出力を行うために用いる。具体的には、リスト表示形式としては、物理容量順リストや利用者順リスト等が設定されている。そして、プログラム格納エリア２７０には、これらのリスト表示形式に対応してそれぞれリスト作成プログラム１〜ｎが記録されている。例えば、リスト表示形式として「物理容量順リスト」の場合にはリスト作成プログラム１、「利用者順リスト」の場合にはリスト作成プログラム２のように対応付けられている。
【００３４】
メール情報取得データ格納エリア２７１にはメール情報取得データ２７２が記録される。メール情報取得データ２７２には、メール情報取得プログラムが抽出した利用者毎の利用者メールデータベースの物理容量に関するデータが記録される。このメール情報取得データ２７２には、ファイル名、物理容量、利用者識別子、利用者名、利用者メールアドレス、利用者所属、システム日付に関するデータが記録される。
【００３５】
ファイル名データ領域には、利用者毎に割り振られたメールボックスを特定するための識別子に関するデータが記録される。物理容量データ領域には、メール情報取得プログラムによって抽出された利用者メールデータベース２６の利用容量に関するデータが記録される。具体的には、夜間など予め設定された時間にメール情報取得プログラムを自動的に起動させ、利用者メールデータベースを自動検索して、後述するように、予め設定された条件でファイル名毎に物理容量を抽出し、この物理容量が記録される。
【００３６】
利用者識別子データ領域には、利用者を特定する識別子に関するデータが記録される。利用者名データ領域には、利用者の名前に関するデータが記録される。利用者メールアド
レスデータ領域には、利用者のメールアドレスに関するデータが記録される。利用者所属データ領域には、利用者の所属に関するデータが記録される。利用者名〜利用者所属に関するデータは、ファイル名から利用者情報データ２５０を参照して特定されたデータを用いる。システム日付データ領域には、このメール情報取得データ２７２をメール情報取得データ格納エリア２７１に記録したシステム日付に関するデータが記録される。
【００３７】
上記のように構成されたシステムにおいて、電子メール容量管理システム２１における物理容量抽出に関する処理、情報記録に関する処理及びリスト表示に関する処理手順を以下に説明する。ここでは、最初に物理容量抽出処理と情報記録処理とを説明し、次にリスト表示処理を説明する。
【００３８】
（物理容量抽出処理及び情報記録処理）
まず、物理容量抽出処理及び情報記録処理の手順を、図５を用いて説明する。
まず、電子メール容量管理システム２１は、メール情報取得データベース２７のプログラム格納エリア２７０のメール情報取得プログラムを、予め設定された時刻（例えば、夜間）に自動的に起動する（ステップＳ１−１）。具体的には、夜間の利用者が一番少ないと予想される時間帯を利用して自動的にプログラムを起動させるようにセットしておく。なお、利用者端末装置１０より、プログラムを起動させてもよい。
【００３９】
次に、電子メール容量管理システム２１は、利用者メールデータベース２６を検索する（ステップＳ１−２）。ここでは、電子メールの送受信に利用者のメールボックスが利用されているファイル名を検索し、特定する。
【００４０】
そして、電子メール容量管理システム２１は、指示された日付以前に作成された利用者メールデータ２６０の利用容量を抽出する（ステップＳ１−３）。本実施形態では、各利用者の利用容量を評価するための基準日を予め定めておき、電子メール容量管理システム２１に基準日に関するデータを記憶させておく。この基準日には、例えば、「現在日付から１ヶ月前」を設定する。ここでは、基準日として、２００４年１０月３１日を想定する。まず、電子メール容量管理システムは、このファイル名に関して、作成日付が２００４年１０月３１日以前の利用者メールデータ２６０を利用者メールデータベース２６から抽出し、その利用された物理容量を算出する。そして、この物理容量に関するデータを図示しないメモリに仮記憶する。
【００４１】
次に、電子メール容量管理システム２１は、利用者情報データベース２５の検索を行う（ステップＳ１−４）。具体的には、ステップＳ１−３において利用容量を集計したファイル名を用いて、利用者情報データベース２５を検索する。
【００４２】
そして、電子メール容量管理システム２１は、利用者情報データベース２５より利用者情報の抽出を行う（ステップＳ１−５）。具体的には、利用者情報データベース２５から、このファイル名を含む利用者情報データ２５０を特定し、利用者識別子、利用者名、利用者メールアドレス、利用者所属に関するデータの抽出を行う。この場合、更に、この利用者の上司に関するデータ（ここでは、利用者上司メールアドレス）を抽出しておく。
【００４３】
次に、電子メール容量管理システム２１はメール情報取得データベース２７に記録する（ステップＳ１−６）。具体的には、電子メール容量管理システム２１は、利用者メールデータベース２６より取得したファイル名、物理容量、利用者情報データベース２５より取得した利用者識別子、利用者名、利用者メールアドレス、利用者所属に関するデータを含むメール情報取得データ２７２を生成し、メール情報取得データベース２７に記録する。更に電子メール容量管理システム２１は、メールサーバ２０のシステム日付を取得し、このメール情報取得データ２７２に含めてメール情報取得データベース２７に記録する。
【００４４】
次に、電子メール容量管理システム２１は、利用者メールデータベース２６より抽出した物理容量が、設定された閾値を超えているかどうかの確認を実行する（ステップＳ１−７）。具体的には、本実施形態では、電子メール容量管理システム２１に、予め物理容量に関して設定された閾値に関するデータを記憶させておく。
【００４５】
物理容量が設定された閾値を越えていた場合（ステップＳ１−８でＹＥＳの場合）には、電子メール容量管理システム２１は、利用者に対して物理容量の使用限度を超えている旨の通知メールを送信する（ステップＳ１−１１）。具体的には、この利用者のメールアドレスを送信先として通知メールを送信する。更に、抽出した利用者上司メールアドレスを特定して、利用者が使用限度を超えている旨の通知メールを送信する。なお、この上司への通知メールは、利用者のメールアドレスに通知メールを送信する際に同報で送信してもよい。
【００４６】
一方、チェックの結果、物理容量が設定された閾値を越えていない場合（ステップＳ１−８でＮＯの場合）、もしくは通知メールを送信した場合（ステップＳ１−１１）は、電子メール容量管理システム２１は、利用者メールデータベース２６の検索を行い、次の利用者のメールボックスの特定を試みる（ステップＳ１−９）。
【００４７】
ここで、利用者メールデータベース２６を検索し、他のメールボックスを特定できた場合（ステップＳ１−１０でＹＥＳの場合）には、電子メール容量管理システム２１は、再度、ステップＳ１−３〜Ｓ１−１０の各ステップを繰り返す。一方、利用者メールデータベース２６を検索しても、他のメールボックスを特定できなかった場合（ステップＳ１−１０でＮＯの場合）には、電子メール容量管理システム２１は、プログラムを終了する（ステップＳ１−１２）。以上により、物理容量抽出処理及び情報記録処理を終了する。
【００４８】
（リスト表示処理）
次に、リスト表示処理の手順を、図６を用いて説明する。
ここでは、メール情報取得データベース２７の内容をリスト化して表示させるために、電子メール容量管理システム２１は、利用者端末装置１０からリスト表示指示を受信する（ステップＳ２−１）。このリスト表示指示は、利用者端末装置１０を用いて利用者が選択したリスト表示形式を指定するデータを含む。そして、リスト表示形式により、リストを作成する場合のソート順位が特定される。
【００４９】
次に、電子メール容量管理システム２１は、利用者端末装置１０から受信したリスト表示形式に対応するリスト作成プログラムを、メール情報取得データベース２７のプログラム格納エリア２７０において特定し、起動する（ステップＳ２−２）。
【００５０】
この場合、このプログラムにより、電子メール容量管理システム２１は、メール情報取得データベース２７を検索する（ステップＳ２−３）。
メール情報取得データベース２７を検索した結果、表示可能なデータが存在しなかった場合（ステップＳ２−４でＮＯの場合）は、そのままプログラムを終了する（ステップＳ２−８）。一方、メール情報取得データベース２７を検索した結果、表示可能なデータが存在した場合（ステップＳ２−４でＹＥＳの場合）、電子メール容量管理システム２１は、利用者端末装置１０において選択されたリスト表示形式に従って表示用データを作成する（ステップＳ２−５）。例えば、利用者端末装置１０から、物理容量の大きい順番に順位付けを行うリスト表示形式の指定があった場合、リスト作成プログラム１を起動し、物理容量の大きい順番にメール情報取得データ２７２をソートする。
【００５１】
そして、電子メール容量管理システム２１は、ソートされたものをリスト表示用データ
として、リスト表示の要求のあった利用者端末装置１０に出力する（ステップＳ２−６）。この場合、利用者端末装置１０のディスプレイには、図７に示すように、メール情報取得データ２７２を、物理容量の大きい順番にソートしたリスト５００を含む画面イメージが出力される。本実施形態では、メール情報取得データ２７２が記録された日付（システム日付）毎に、順位が表示される。そして、リスト作成プログラムを終了する（ステップＳ２−７）。以上により、リスト表示処理を終了する。
【００５２】
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・  上記実施形態では、電子メール容量管理システム２１は、メール情報取得データベース２７のプログラム格納エリア２７０のメール情報取得プログラムを、予め設定された時刻に起動する（ステップＳ１−１）。電子メール容量管理システム２１はメール情報取得データベース２７に記録する（ステップＳ１−６）。具体的には、電子メール容量管理システム２１は、物理容量、利用者名、システム日付に関するデータを含むメール情報取得データ２７２を生成し、メール情報取得データベース２７に記録する。更に、このメール情報取得データ２７２に含めてメール情報取得データベース２７に記録する。このため、利用者毎に、メールボックスの利用状況や、その物理容量の変化を記録することができる。このデータを公開することにより、利用者の省資源の意識向上を図ることができる。
【００５３】
・  上記実施形態では、電子メール容量管理システム２１は、指示された日付以前に作成された利用者メールデータ２６０の利用容量を抽出する（ステップＳ１−３）。このため、利用者メールデータベース２６に存在するメールのうち、基準日以前の作成日付の物理容量を自動的に抽出することができる。従って、例えば、古い作成日付のメールの残存容量を算出できる。作成日付が古い場合、削除し忘れている場合があり、これらについて削除を促すことができる。
【００５４】
・  上記実施形態では、物理容量が設定された閾値を越えていた場合には、電子メール容量管理システム２１は、利用者に物理容量の使用限度を超えている旨の通知メールを送信する（ステップＳ１−１１）。更に、利用者の上司のメールアドレスを、利用者情報データ２５０を用いて特定して、通知メールを送信する。このため、利用者自身はもちろん、利用者の上司に対してメールを通知し、メールの容量管理に対する意識付けを図ることができる。
【００５５】
・  上記実施形態では、利用者自身が複数の条件のリスト表示形式を選択することができるので、リスト表示させたい形式を指示するだけで何が不要のメールになるのか、見て判断することができる。
【００５６】
なお、上記実施形態は、以下の様態に変更してもよい。
○  上記実施形態では、プログラム格納エリア２７０は、利用者メールデータベース２６の利用者毎の物理容量を抽出して、利用者情報データベース２５から抽出した利用者情報とともにメール情報取得データベース２７に記録させるためのメール情報取得プログラムが記憶されている。更に、プログラム格納エリア２７０には、各種リスト作成プログラムが記録されている。これに加えて、保存文書定期削除プログラムを記録してもよい。このプログラムは、メール情報取得データ格納エリア２７１に記録されているメール情報取得データ２７２の中で、記録されてから一定期間経過したデータを削除する。この場合、メール情報取得データ２７２に含まれるシステム日付を用いる。これにより、メール情報取得データ格納エリア２７１を有効に活用することができる。
【００５７】
○  上記実施形態では、利用者メールデータベース２６を、利用者端末装置１０から受信した基準日を元にその基準日以前に作成されたものを対象に物理容量の抽出を行った。これに代えて、これを、利用者メールデータベース２６のメールの詳細を見て容量を抽出
するのではなく、利用者メールデータベース２６の全容量から判断してもよい。
【００５８】
○  上記実施形態では、利用者メールデータベース２６を、受信した基準日を元にその基準日以前に作成されたものを対象に物理容量の抽出を行った。これに代えて、利用者メールデータベース２６を、期間範囲を指定して、その範囲の物理容量を抽出するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本発明の一実施形態のシステム概略図
【図２】本発明の利用者情報データベースに記憶されたデータの説明図
【図３】本発明の利用者メールデータベースに記憶されたデータの説明図
【図４】本発明のメール情報取得データベースに記憶されたデータの説明図
【図５】本発明の一実施形態の処理手順の説明図
【図６】本発明の一実施形態の処理手順の説明図
【図７】本発明の一実施形態の処理手順におけるリスト出力データ
【符号の説明】
【００６０】
１０…利用者端末装置、２０…メールサーバ、２１…電子メール容量管理システム、２２…物理容量抽出手段、２３…情報記憶手段、２４…リスト表示手段、２５…利用者情報データベース、２６…利用者メールデータベース、２７…メール情報取得データベース。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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