(57)【要約】【課題】個人情報の取り扱い業務をデータベースとして一元管理することにより、個人情報の取り扱い履歴などを管理しやすくした個人情報取扱管理システムを提供する。【解決手段】データベース２０には、個人情報を取り扱う業務ごとに登録される個人情報取扱業務情報２１が記憶される。取扱受付部１３は、データベース２０に登録された業務のうちの特定された業務に関する個人情報の取扱記録の入力を受け付ける。そして履歴情報記録部１５は、入力された取扱記録に基づいて、個人情報の取り扱いに関する履歴情報を生成し、その履歴情報を個人情報取扱業務情報に関連付けてデータベース２０に格納する。【選択図】    図２
2006127278.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
個人情報を取り扱う業務ごとに登録される個人情報取扱業務情報を記憶するデータベースと、
前記データベースに登録された業務を特定して当該業務に関する個人情報の取扱記録の入力を受け付ける受付手段と、
前記取扱記録に基づいて、個人情報の取り扱いに関する履歴情報を生成し、前記個人情報取扱業務情報に関連付けて前記履歴情報を前記データベースに格納する履歴情報記録手段と、
を備える個人情報取扱管理システム。
【請求項２】
請求項１記載の個人情報取扱管理システムにおいて、
前記データベースには、個人情報の取り扱い業務ごとに、個人情報の取り扱い担当者に関するコードを登録した認証情報が記憶されており、前記取扱記録を入力するアクセス担当者のコードが前記認証情報に登録されている場合に、前記受付手段が、前記取扱記録の入力を有効なものとして受け付ける個人情報取扱管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の個人情報取扱管理システムにおいて、
前記個人情報取扱業務情報には、担当者ごとにアクセス可能な情報を規定した担当者情報が設定されており、当該システムにアクセスするアクセス担当者のコードに基づいて、前記担当者情報を参照することにより、前記アクセス担当者のアクセス可能な情報を抽出して出力する個人情報取扱管理システム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれかに記載の個人情報取扱管理システムにおいて、
前記受付手段に対する前記取扱記録の入力に応答して、予め設定された通知先に対して、個人情報の取り扱いに関する通知を行う個人情報取扱管理システム。
【請求項５】
請求項４に記載の個人情報取扱管理システムにおいて、
前記通知先に対して前記通知を行った後、前記通知先から個人情報の取り扱いを許可する通知を受信した場合に、当該個人情報の取り扱いを許可する個人情報取扱管理システム。
【請求項６】
請求項５に記載の個人情報取扱管理システムにおいて、
前記許可に応答して、前記履歴情報記録手段が前記履歴情報を生成して前記データベースに格納する個人情報取扱管理システム。
【請求項７】
請求項１乃至６のいずれかに記載の個人情報取扱管理システムにおいて、
前記個人情報取扱業務情報には、個人情報が取り扱われるべき予定時刻を示す予定情報が設定可能なように構成され、
前記データベースに定期的にアクセスして、前記予定情報が設定されている個人情報取扱業務情報について前記予定時刻が経過している場合には、所定の警告を発生させる個人情報取扱管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、個人情報を取り扱う個人情報取り扱い業務において、個人情報の取り扱い状況を管理する個人情報取扱管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業活動において個人情報の漏洩が相次いでいる。企業においては、人事情報を利用した社員管理や、顧客情報を利用した顧客管理などのように、個人情報を取り扱う業務が種々存在し、それらの個人情報を保護するためには、個人情報を取り扱う業務ごとに、取り扱う個人情報を特定して、いつ、誰が、どのように取り扱ったかなどの利用履歴を記録しておくことが、極めて重要である。
【０００３】
しかしながら、従来は、個人情報を書面で管理する企業が多く、その取り扱いに関する記録も書面に記入されるのが通常であった。そのため、個人情報の利用や複製が行われた場合であっても、いつ、誰がそのような行為を行ったのかを、漏れなく記録しておくことは極めて困難であった。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、個人情報の取り扱い業務をデータベースとして一元管理することにより、個人情報の取り扱い履歴などを管理しやすくした個人情報取扱管理システムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するため、本発明に係る個人情報取扱管理システムは、個人情報を取り扱う業務ごとに登録される個人情報取扱業務情報を記憶するデータベースと、前記データベースに登録された業務を特定して当該業務に関する個人情報の取扱記録の入力を受け付ける受付手段と、前記取扱記録に基づいて、個人情報の取り扱いに関する履歴情報を生成し、前記個人情報取扱業務情報に関連付けて前記履歴情報を前記データベースに格納する履歴情報記録手段と、を備えて構成されるものである。
【０００６】
また、前記データベースには、個人情報の取り扱い業務ごとに、個人情報の取り扱い担当者に関するコードを登録した認証情報が記憶されており、前記取扱記録を入力するアクセス担当者のコードが前記認証情報に登録されている場合に、前記受付手段が、前記取扱記録の入力を有効なものとして受け付けるように構成されることが好ましい。
【０００７】
また、前記個人情報取扱業務情報には、担当者ごとにアクセス可能な情報を規定した担当者情報が設定されており、当該システムにアクセスするアクセス担当者のコードに基づいて、前記担当者情報を参照することにより、前記アクセス担当者のアクセス可能な情報を抽出して出力するように構成されることが好ましい。
【０００８】
また、前記受付手段に対する前記取扱記録の入力に応答して、予め設定された通知先に対し、個人情報の取り扱いに関する通知を行うように構成されることが好ましい。
【０００９】
その場合において、前記通知先に対して前記通知を行った後、前記通知先から個人情報の取り扱いを許可する通知を受信した場合には、当該個人情報の取り扱いを許可するように構成されることがより好ましい。
【００１０】
またその場合には、前記許可に応答して、前記履歴情報記録手段が前記履歴情報を生成して前記データベースに格納するように構成されることがより好ましい。
【００１１】
また、前記個人情報取扱業務情報には、個人情報が取り扱われるべき予定時刻を示す予定情報が設定可能なように構成され、前記データベースに定期的にアクセスして、前記予定情報が設定されている個人情報取扱業務情報について前記予定時刻が経過している場合には、所定の警告を発生させることが好ましい。
【発明の効果】
【００１２】
本発明に係る個人情報取扱管理システムによれば、個人情報を取り扱う業務ごとに登録される個人情報取扱業務情報をデータベースとして蓄積しておくことにより、個人情報を取り扱う業務を一元管理できるようになり、個人情報の取り扱い履歴などが管理しやすくなる。特に、異なる個人情報を取り扱う複数種類の業務が存在する場合であっても、それら個人情報の取り扱い状況を一元管理できるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。
【００１４】
図１は本発明に係る個人情報取扱管理システム１の一例を示す概略構成図である。この個人情報取扱管理システム１は、複数台のコンピュータ２，３，４，５，…がネットワーク９を介して相互にデータ通信可能なように構成されたネットワークシステムとして構成される。ネットワーク９は、いわゆるイントラネットなどと呼ばれる社内情報網であってもよいし、インターネットなどの広域情報網であってもよい。そのようなネットワーク９を介して複数のコンピュータが相互に接続されることにより、個人情報取扱管理システム１は、本社、支社、支店、店舗などの複数拠点からも利用可能な広域システムとして実現される。
【００１５】
コンピュータ２は、個人情報取扱管理サーバとしての機能を有するものであり、大容量の記憶装置２０を備え、その記憶装置２０に、個人情報を取り扱う業務ごとに個人情報取扱業務情報を記憶させて個人情報の利用状況を管理できるように構成されている。このコンピュータ２には、ネットワーク９を介して、各拠点に設置された担当者端末４，５からアクセスすることができるようになっている。また、コンピュータ２にはネットワーク９を介して、個人情報の取り扱い管理責任者用となる管理者端末３からもアクセスすることができ、例えば管理者端末３が遠隔地に設置されている場合であってもコンピュータ２に蓄積される個人情報取扱業務情報を参照して、個人情報の利用状況などを把握できるようになっている。
【００１６】
例えば、企業が保有する個人情報のうち、社員情報は、主に人事部などに従事する業務担当者によって取り扱われる。また、顧客情報などは、主に営業部などに従事する業務担当者によって取り扱われる。そしてそれらの個人情報は、電子データ化されていない状態で書類として書棚などに保管されている場合もあるし、また電子データ化されてコンピュータのハードディスクなどに保管されている場合もある。すなわち、企業における各種業務で個人情報を取り扱う場合、その業務内容によって対象とする個人情報が異なるとともに、取り扱うべき個人情報の保管場所が異なるのが通常である。
【００１７】
そこで個人情報取扱管理システム１は、個人情報を取り扱う業務ごとに登録される個人情報取扱業務情報を、データベースとして記憶しておくように構成されており、その個人情報取扱業務情報には、各業務において取り扱われる個人情報が、どこに、どのような状態で保管されているかを示す情報が含まれる。そのため、個人情報を取り扱う担当者は、自分の業務に関する個人情報取扱業務情報を参照すれば、必要とする個人情報がどこに保管されているのかを把握できるようになっている。
【００１８】
そして、担当者は、個人情報を取り扱う都度、担当者端末４，５を操作して個人情報の取扱記録の入力を行う。例えば、書棚などに保管されている個人情報をコピーした場合には、その担当者が担当者端末４，５に対して、個人情報のコピーを行ったことを入力する。個人情報取扱管理システム１では、入力された取扱記録に基づいて、個人情報の取り扱いに関する履歴情報を生成して、データベースに格納された個人情報取扱業務情報に関連付けて記録する。
【００１９】
またコンピュータ２には、ネットワーク９を介して情報を配信するウェブシステムとしての機能と、個人情報の取扱管理を行う機能とを兼備した個人情報取扱管理プログラムがインストールされており、コンピュータ２においてそのプログラムを実行することによって、後述する動作が行われる。
【００２０】
担当者端末４，５および管理者端末３には、一般的なウェブブラウザソフトウェアがインストールされており、それを起動させることによって、各端末ではコンピュータ２から個別に配信される情報を閲覧できるようになる。
【００２１】
このような個人情報取扱管理システム１の具体的な機能および動作について説明する。図２は、個人情報取扱管理システム１の構成を示すブロック図であり、主としてコンピュータ２の内部機能を示すものである。図２に示すように、担当者端末４，５は例えば汎用的なパーソナルコンピュータなどによって構成されるものであり、それぞれに演算処理を行う処理部４ａ，５ａと、ディスプレイ４ｂ，５ｂと、キーボードなどの入力部４ｃ，５ｃを備えている。また、管理者端末３についても同様であり、演算処理を行う処理部３ａと、ディスプレイ３ｂと、キーボードなどの入力部３ｃを備えている。また、管理者端末３にはプリンタ３ｄが接続されている。
【００２２】
コンピュータ２は、予めコンピュータ２内に格納された個人情報取扱管理プログラムに基づいた演算処理を行うことによって、個人情報取扱管理サーバとしての機能を実現する演算ユニット（ＣＰＵ）１０と、個人情報を取り扱う業務ごとの個人情報取扱業務情報２１および後述する各種情報を記憶する記憶装置２０と、ネットワーク９を介して担当者端末４，５とのデータの入出力を行う入出力インタフェース３０ａと、ネットワーク９を介して管理者端末３とのデータの入出力を行う入出力インタフェース３０ｂとを備えて構成される。なお、入出力インタフェース３０ａ，３０ｂは、同一のハードウェア構成として実現されても構わない。
【００２３】
記憶装置２０には、個人情報取扱業務情報２１と管理者情報２２と認証情報２３とが格納される。個人情報を取り扱う業務ごとに登録される各個人情報取扱業務情報２１には、図２に示すように、個人情報特定情報２１ａ、担当者情報２１ｂ、履歴情報２１ｃおよび予定情報２１ｄなどの付属情報が登録される。
【００２４】
個人情報特定情報２１ａは、その業務において利用する個人情報を特定するとともに、その個人情報がどこに、どのような形式で保管されているかを示す情報、その個人情報に含まれる内容（例えば、氏名、住所、メールアドレス、電話番号など）を示す情報、その個人情報に登録されている件数を示す情報などが含まれる。また、個人情報が電子データ化されており、記憶装置２０の内部若しくは他のコンピュータの内部に格納されている場合、個人情報特定情報２１ａは、その個人情報へのリンクを含むものとなる。したがって、担当者は、この個人情報特定情報２１ａを参照すれば、自分の業務で利用すべき個人情報がどこに保管されているかを容易に把握でき、特に個人情報が電子データ化されている場合はその取得が容易になる。
【００２５】
担当者情報２１ｂは、個人情報にアクセスすることが可能な担当者を記述した情報である。例えば、その業務において取り扱う個人情報が複数種類ある場合には、それぞれの個人情報を、誰が取り扱うことができるのかを示す情報が含まれる。また、ある個人情報において、氏名、性別、年齢、住所、電話番号などの複数の情報項目が記入されている場合、担当者ごとにアクセス可能な情報項目を、担当者情報２１ｂに予め設定しておいてもよい。
【００２６】
履歴情報２１ｃは、その業務において利用され得る個人情報がそれまでにどのような利用がなされたかを具体的に記述した情報であり、例えば、個人情報が利用された際の利用態様（例えば閲覧や複製など）、利用時刻および利用担当者などが書き込まれた情報である。
【００２７】
また予定情報２１ｄとは、特定の個人情報に対する特定の取り扱いの予定日時などを記述した情報であり、例えば、既に登録してある内容を変更する必要がある場合にはその変更予定日が記述される。
【００２８】
また管理者情報２２は、管理者端末３のアドレスなどを示す情報である。この管理者情報２２は、担当者が個人情報の複製などを行う場合、システムが管理者に対してその旨の通知を行うために用いられる。認証情報２３は、担当者ごとに設定されるパスワードや認証ＩＤが登録された情報である。この認証情報２３は、担当者が個人情報取扱管理サーバ２にアクセスしてきた場合に、その担当者が入力するコードと比較される情報であり、その担当者の個人情報取扱管理サーバ２に対するアクセス権限を認証するための情報である。
【００２９】
ＣＰＵ１０は、前記プログラムを実行することにより、担当者識別部１１、出力処理部１２、取扱受付部１３、取扱通知部１４、履歴情報記録部１５および予定管理部１６として機能する。以下、図３および図４を参照しつつ、個人情報取扱管理システム１の動作について説明する。ただし、以下においては、担当者端末４から個人情報取扱管理サーバ２にアクセスする場合を例示する。
【００３０】
まず、個人情報を利用しようとする担当者は、担当者端末４に対してアクセス操作を行う（ステップＳ１）。このアクセス操作を行うときには、個人情報を取り扱う業務の指定も行う。このようなアクセス操作により、担当者端末４は個人情報取扱管理サーバ２に対するアクセス要求を行う。
【００３１】
個人情報取扱管理サーバ２では担当者端末４からのアクセス要求に応答して担当者識別部１１が機能し、アクセス要求を行った担当者に対し、パスワードや認証ＩＤなどの送信要求を行う（ステップＳ２）。このパスワード要求は担当者端末４において画面表示され、担当者が自身のパスワードや固有のコードなどの入力操作を行うと（ステップＳ３）、それらパスワードなどの情報が個人情報取扱管理サーバ２に送信される。
【００３２】
すると、個人情報取扱管理サーバ２では、担当者識別部１１が認証情報２３を参照することにより、アクセスしてきた担当者の入力コードの認証処理を行う（ステップＳ４）。ここで、指定された個人情報取扱業務情報２１に対する正当なアクセス権限が認証されると、個人情報取扱管理サーバ２では、指定された個人情報取扱業務情報２１を参照し、その担当者がアクセス可能であって、かつその担当者が必要とする個人情報の保管場所を特定し、それを担当者端末４に対して送信する。これにより、担当者端末４の表示画面には、必要な個人情報の保管場所が表示され、担当者はどこに必要な個人情報が保管されているかを容易に把握できるようになる（ステップＳ５）。
【００３３】
このとき、担当者の必要な個人情報が電子データ化されており、ネットワーク環境でアクセス可能なコンピュータ内に格納されている場合には、そのコンピュータへのリンク情報を表示するようにしてもよい。
【００３４】
また、電子データ化されている場合には、個人情報取扱管理サーバ２がその個人情報にアクセスし、その担当者に適した一覧データを作成して出力する（ステップＳ６）。このとき、出力処理部１２は担当者情報２１ｂを参照し、多くの情報項目を含む個人情報から、その担当者にとってアクセス可能な情報項目のみを抽出して一覧データを作成する。そのため、個人情報取扱管理サーバ２から担当者端末４に出力される一覧データは、各担当者が必要とする情報のみからなるデータとなり、担当者ごとに個別に編纂された専用データとなる。
【００３５】
担当者端末４ではその一覧データに基づいて一覧表示が行われ、担当者が個人情報を閲覧できる状態になる（ステップＳ７）。ここでの一覧表示は、各担当者にとって必要な情報のみからなる個人情報で構成されるため、その画面表示には、不要な個人情報は表示されず、各担当者は自己に必要な情報のみを効率的に閲覧できるようになる。また、不要な個人情報を表示しないことによって、個人情報の保護を図ることができる。
【００３６】
担当者端末４における前記一覧表示に基づいて、担当者が、いずれかの個人情報について情報の複製や転送、もしくはプリントなどの取扱業務を行うことが必要な場合には、その個人情報を特定した上で、取扱記録の入力操作を行う（ステップＳ１０）。担当者端末４においてそのような取扱記録の入力操作が行われると、個人情報取扱管理サーバ２では取扱受付部１３がその取扱記録の入力を受け付ける。そして取扱受付部１３が取扱記録の入力を受け付けた場合には、取扱通知部１４が機能して、管理者端末３に対し、特定の個人情報についての取り扱いが指定されたことを通知する（ステップＳ１１）。このとき、取扱通知部１４は、管理者情報２２を参照して通知すべき管理者端末３を特定し、その管理者端末３に対して通知を行う。
【００３７】
管理者端末３は、特定の個人情報についての取り扱いが指定された通知を受けると、ディスプレイ３ｂに対して通知画面を表示する。この通知画面においては、どの担当者が、どのような個人情報を、どのように取り扱おうとしているのかが詳細に表示されることが好ましい。そして管理者は、担当者による個人情報の取り扱いを承認する場合には、管理者端末３に対する承認操作を行う（ステップＳ１２）。
【００３８】
管理者端末３において情報処理の承認がなされると、その情報は個人情報取扱管理サーバ２を介して、または管理者端末３から直接的に、担当者端末４に送信され、指定された個人情報の取り扱いが許可される。したがって、個人情報が電子データ化されている場合には、個人情報の閲覧以外の利用がこの段階ではじめて許可されることになり、担当者端末４において個人情報の複製、転送、プリントなどが実行できるようになる（ステップＳ１３）。
【００３９】
また、個人情報取扱管理サーバ２では、管理者端末３からの承認コマンドを受信する都度、履歴情報記録部１５が自動的に機能し、担当者によって利用された個人情報に対する履歴情報を生成して（ステップＳ１４）、個人情報取扱業務情報２１に含まれる履歴情報２１ｃに対して履歴の追加記録を行う（ステップＳ１５）。
【００４０】
したがって、個人情報が電子データ化されている場合には、個人情報が利用される都度、個人情報の利用に関する履歴情報を自動生成して逐次記録していくことができるようになっている。
【００４１】
それに対し、個人情報が書類などで管理されている場合、担当者は必要な個人情報の保管場所がわかれば、管理者の承認なくして、その個人情報にアクセスできる状態になる。例えば、書棚を開ければそこに個人情報ファイルが置かれている場合である。そのような場合には、個人情報取扱管理システム１において自動的に個人情報の利用状況を把握することはできないので、担当者が個人情報を利用する都度（ステップＳ１６）、その取り扱いに関する取扱記録の入力操作を行う（ステップＳ１７）。担当者による取扱記録の入力操作が行われると、個人情報取扱管理サーバ２では取扱受付部１３がその取扱記録の入力を受け付ける。そしてこの場合には、履歴情報記録部１５が機能して、取扱記録に基づいて個人情報に対する履歴情報を生成し（ステップＳ１８）、個人情報取扱業務情報２１に含まれる履歴情報２１ｃに対して履歴の追加記録を行う（ステップＳ１９）。
【００４２】
したがって、個人情報が非電子データである場合には、個人情報を利用した担当者が自ら取扱記録を入力する作業を行って、個人情報取扱管理サーバ２で管理される個人情報取扱業務情報２１の更新を行うことになる。なお、この場合、事後報告として管理者端末３に対して通知を行うようにしてもよい。
【００４３】
また、ステップＳ６において、個人情報取扱管理サーバ２が個人情報から情報項目を抽出して一覧データを作成し、それを担当者端末４に出力したときには、担当者端末４において個人情報の閲覧が可能になる。そのため、図３の矢印Ｒ１で示すように処理を進め、個人情報取扱管理サーバ２において履歴情報記録部１５を機能させ、個人情報の閲覧に関する履歴情報を生成し（ステップＳ１８）、履歴情報２１ｃの更新を行うようにしてもよい（ステップＳ１９）。
【００４４】
このように個人情報取扱管理サーバ２は、個人情報取扱業務情報２１に関連付けて、その業務に関する個人情報の利用履歴に関する情報を履歴情報２１ｂとして記憶するので、企業などで利用される様々な個人情報の利用状況が一元管理できるようになり、個人情報の管理者はいつでも個人情報の利用状態を把握できることになる。
【００４５】
また、個人情報取扱管理サーバ２は、ステップＳ４の認証処理において、担当者についての正当なアクセス権限を認証することができなかった場合には（図３の矢印Ｒ２）、警告処理（ステップＳ２０）を実行して担当者端末４に対して警告画面を表示させる（ステップＳ２１）。したがって、この場合は担当者端末４において個人情報の保管場所の表示（ステップＳ５）や個人情報の閲覧表示（ステップＳ７）が行われないので、不正なアクセスをする者が個人情報を取得する可能性を低減できる。
【００４６】
このように本実施形態においては、第１の個人情報保護機能として、データベースに、個人情報にアクセス可能な者を予め登録した認証情報２３を記憶しておき、個人情報の取扱に関する入力を行ったアクセス担当者のコードが認証情報２３に登録されている場合に限り、その者に対して個人情報の保管場所を示したり、また個人情報に含まれる情報の一覧表示を行うように構成されている。
【００４７】
また、第２の個人情報保護機能として、データベースに、担当者ごとにアクセス可能な情報を規定した担当者情報２１ｂを予め設定しておき、アクセス担当者のコードが認証情報２３に登録されていた場合には、そのアクセス担当者のコードに基づいてさらに担当者情報２１ｂを参照することにより、当該アクセス担当者がアクセス可能な情報のみを抽出して出力するように構成されている。
【００４８】
そのため、本実施形態では、第１および第２の二重の個人情報保護機能によって、個人情報に対する不正なアクセスが抑制されるように構成されている。ただし、個人情報保護機能は、必ずしも上記のような二重構造にしなければならないものではなく、第１および第２の個人情報保護機能のいずれか一方のみで個人情報の保護を図るようにしてもよい。
【００４９】
つぎに図４を参照する。個人情報取扱管理システム１では、個人情報を取り扱う業務があらたに生じる度に、個人情報取扱業務情報２１の登録が行われる。個人情報取扱業務情報２１を登録するにあたっては、まず、担当者端末４において、その業務で利用する個人情報を特定した登録操作が行われる（ステップＳ３１）。ここで入力される登録情報は、個人情報取扱管理サーバ２に送信される。個人情報取扱管理サーバ２は、登録情報を受け付けると（ステップＳ３２）、その登録情報に基づいてあらたな個人情報取扱業務情報２１を生成し（ステップＳ３３）、記憶装置２０に記録してデータベースを更新する（ステップＳ３４）。このとき、当該業務において取り扱う個人情報は個人情報特定情報２１ａにおいて特定され、その個人情報にアクセス可能な担当者は担当者情報２１ｂに記述される。
【００５０】
また、個人情報取扱管理システム１では、管理者端末３が、個人情報取扱管理サーバ２にアクセスして必要な個人情報の検索・表示を行うことができるようになっている。管理者が管理者端末３に対して個人情報検索操作を行うと（ステップＳ４０）、管理者端末３から個人情報取扱管理サーバ２に対して検索コマンドが送信され、個人情報取扱管理サーバ２において検索処理が実行される（ステップＳ４１）。そして検索処理が終了すると、その検索結果についての一覧データを作成して出力する（ステップＳ４２）。これにより、管理者端末３では、その一覧データに基づいて一覧表示が行われ、個人情報の検索結果を閲覧可能な状態になる（ステップＳ４３）。
【００５１】
そして管理者が例えばその一覧表示をプリント出力したい場合には、管理者端末３に対して出力指示操作を行う（ステップＳ４４）。ここで入力された出力指示コマンドは、個人情報取扱管理サーバ２に送信され、個人情報取扱管理サーバ２において検索結果を、ＰＤＦ形式などの文書ファイルに変換する文書ファイル作成処理が実行される（ステップＳ４５）。そして生成された文書ファイルが管理者端末３に対して出力され（ステップＳ４６）、管理者端末３において文書ファイルに基づく印刷処理が実行される（ステップＳ４７）。
【００５２】
また、個人情報取扱管理サーバ２では、定期的に予定管理部１６が機能して、個人情報取扱業務情報２１に登録されている予定情報２１ｄを取得し、各個人情報取扱業務について設定された、個人情報を取り扱うべき予定日時が経過していないかを検査する予定管理処理が実行される（ステップＳ５０）。ここで予め設定された予定日時を経過した業務が存在する場合には、警告処理（ステップＳ５１）を実行して管理者端末３および担当者端末４に対して警告画面を表示させる（ステップＳ５２，Ｓ５３）。このような予定管理を行うことにより、この個人情報取扱管理システム１は、個人情報の過去の利用状況の管理に加えて、個人情報に対する処理の予定管理を行うこともでき、個人情報を利用する際の利便性を向上させている。
【００５３】
以上のように、本実施形態における個人情報取扱管理システム１は、個人情報を取り扱う業務ごとに登録される個人情報取扱業務情報２１を記憶するデータベースを備えており、そのデータベースに登録された業務を特定して当該業務に関する個人情報の取扱記録の入力を受け付けるとともに、その入力された取扱記録に基づいて、個人情報の取り扱いに関する履歴情報を生成し、その履歴情報を当該業務の個人情報取扱業務情報２１に関連付けてデータベースに格納するように構成されている。そのため、個人情報を取り扱う業務ごとに個人情報の利用状況を記録していくことができ、個人情報の利用状況を一元管理できるシステムとなっている。したがって、いつ、誰によって個人情報の利用行為が行われたのかを容易に把握できるものとなっている。
【００５４】
また、そのデータベースには、個人情報の取り扱い業務ごとに、個人情報の取り扱い担当者に関するコードを登録した認証情報２３が記憶されており、取扱記録を入力するアクセス担当者のコードが認証情報２３に登録されている場合、その取扱記録の入力を有効なものとして受け付けるので、不正なアクセスに対して個人情報が開示されることを防止する機能を有している。
【００５５】
また、データベースに格納される個人情報取扱業務情報２１には、担当者ごとにアクセス可能な情報を規定した担当者情報２１ｂが設定されており、当該システム１にアクセスするアクセス担当者のコードに基づいて、担当者情報２１ｂを参照することにより、アクセス担当者のアクセス可能な個人情報のうちから、さらにアクセス担当者のアクセス可能な情報項目を抽出して出力する。そのため、各担当者が個人情報を閲覧するときには、自己に必要な情報のみが編纂された状態で閲覧できるので、各担当者は、多くの情報の中から自分の必要とする情報を探し出す作業を行う必要がなく、個人情報を効率的に利用できるようになる。また、担当者がアクセス不可能な情報については、開示されない構成となっているので、個人情報の漏洩が良好に防止される。
【００５６】
また、個人情報取扱管理サーバ２は、取扱記録の入力に応答して、予め設定された管理者端末（通知先）３に対して、個人情報の取り扱いに関する通知を行うので、通知先となる管理者端末３では、個人情報が利用されようとしていること、若しくは利用されたことを速やかに表示できる。そのため、個人情報の管理者が、個人情報取扱管理システム１における個人情報の利用状況を迅速に把握できるようになっている。
【００５７】
また、個人情報が電子データ化されている場合には、個人情報取扱管理サーバ２が管理者端末３に対して通知を行った後に、管理者端末３から個人情報の取り扱いを許可する通知を受信すると、個人情報取扱管理システム１において、個人情報の複製や転送などの、指定された取扱処理が実行可能な状態となるように構成されている。そのため、管理者によって取扱処理に対する許可が与えられない限り、個人情報の複製や転送などが行われることはなく、個人情報が良好に保護される。
【００５８】
また、その許可に応答して、個人情報取扱管理サーバ２では履歴情報記録部１５が機能し、履歴情報２１ｃを生成してデータベースに格納するように構成されるので、個人情報が電子データである場合には、個人情報の取り扱いに連動して履歴情報が自動記録される。したがって、個人情報の利用履歴が漏れなく記録されることになり、良好なシステムが実現される。
【００５９】
さらに、上述した個人情報取扱管理システム１においては、データベースに記憶される個人情報取扱業務情報２１に、個人情報が取り扱われるべき予定時刻を示す予定情報２１ｄが設定可能であり、個人情報取扱管理サーバ２が定期的にデータベースにアクセスして、予定情報２１ｃが設定されている個人情報取扱業務について予定時刻が経過している場合には、所定の警告を発生させる。そのため、個人情報取扱管理システム１においては、個人情報に対する処理の予定管理も良好に行えるようになっている。
【００６０】
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明は上述したものに限定されるものではない。
【００６１】
例えば、上記実施形態においては個人情報取扱管理システム１がネットワーク９に接続された複数のコンピュータによって構成される場合を例示したが、それに限定されるものではなく、例えば、担当者端末４，５、個人情報取扱管理サーバ２および管理者端末３の各機能が１台のコンピュータに集約された構成であっても構わない。
【００６２】
またその他にも、本発明は種々の変形した構成を適宜に採用しうるものである。
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】個人情報取扱管理システムの一例を示す概略構成図である。
【図２】個人情報取扱管理システムの構成を示すブロック図である。
【図３】個人情報取扱管理システムの動作を示す第１の流れ図である。
【図４】個人情報取扱管理システムの動作を示す第２の流れ図である。
【符号の説明】
【００６４】
１  個人情報取扱管理システム
２  個人情報取扱管理サーバ（コンピュータ）
３  管理者端末（コンピュータ）
４，５  担当者端末（コンピュータ）
１１  担当者識別部
１２  出力処理部
１３  取扱受付部
１４  取扱通知部
１５  履歴情報記録部
１６  予定管理部
２０  記憶装置（データベース）
２１  個人情報取扱業務情報
２１ａ  個人情報特定情報
２１ｂ  担当者情報
２１ｃ  履歴情報
２１ｄ  予定情報
２２  管理者情報
２３  認証情報
【図１】
2006127278.tif 000003
【図２】
2006127278.tif 000004
【図３】
2006127278.tif 000005
【図４】
2006127278.tif 000006