(57)【要約】      （修正有）【課題】オフィス等における裁断処理や廃棄処理の手間を省き、廃棄物に要する経費を削減し、機密書類の一時保管及び処理を行って情報の漏洩を防ぐシステムの構築。【解決手段】荷主２から送信される帳票発行依頼を受信し、当該荷主に固有の帳票番号を発行する帳票発行手段４１と、帳票発行手段４１にて発行された帳票番号を処理場決定手段４４を通じて処理場７のコンピュータシステムに通知する帳票管理手段４２と、各処理場７のコンピュータシステムから送信される機密書類の処理状況を受信し、記憶手段に格納する処理場管理手段４３と、処理場決定手段４４での処理場決定結果を受けて、荷主２から機密書類を集荷し所定の処理場に配送するよう宅配業者３のコンピュータシステムに配送指示を送信する配送依頼手段４５と、配送管理手段４６で管理された帳票番号と機密書類の位置情報とから配送中の機密書類の位置を検索する位置情報検索手段４７と、を備える。【選択図】      図９
2006331384.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
機密書類を所有する荷主のコンピュータシステムと、前記機密書類を集配する宅配業者のコンピュータシステムと、前記宅配業者により配送された機密書類を処理する処理場のコンピュータシステムと、前記機密書類が前記処理場に配送されリサイクル処理されるまで監視する管理者のコンピュータシステムと、を通信可能に接続したシステムであって、
前記管理者のコンピュータシステムは、
前記荷主のコンピュータシステムから送信される前記機密書類の処理要求を受信し、複数の処理場の中から所定の処理場を決定する処理場決定手段と、
前記荷主のコンピュータシステムから送信される帳票発行依頼を受信し、当該荷主に固有の帳票番号を発行する帳票発行手段と、
前記帳票発行手段にて発行された帳票番号を前記処理場決定手段を通じて前記処理場のコンピュータシステムに通知すると共に、当該帳票番号を記憶手段に格納する帳票管理手段と、
各処理場のコンピュータシステムから送信される機密書類の処理状況を受信し、記憶手段に格納する処理場管理手段と、
前記処理場決定手段での処理場決定結果を受けて、前記荷主から前記機密書類を集荷し前記所定の処理場に配送するよう前記宅配業者のコンピュータシステムに配送指示を送信する配送依頼手段と、
前記宅配業者及び処理場において取得された帳票番号と、前記帳票発行手段により発行された帳票番号とを照合することにより前記機密書類の配送状況を監視する配送管理手段と、
前記配送管理手段で管理された帳票番号と前記機密書類の位置情報とから配送中の機密書類の位置を検索する位置情報検索手段と、を備えることを特徴とするシステム。
【請求項２】
前記配送管理手段は、前記機密書類の処理が完了したことを証明する証明書を前記荷主のコンピュータシステムに対して送信することを特徴とする請求項１に記載のシステム。
【請求項３】
前記証明書には、少なくとも前記帳票番号、処理場名、処理日、及びＣＯ2の削減量が記載されていることを特徴とする請求項１又は２に記載のシステム。
【請求項４】
前記機密書類は、専用の集積ボックスに収容されており、
前記集積ボックスの内部に配送用の段ボール箱が収納可能であり、
前記集積ボックスの上面部には、前記機密書類をそのまま前記ダンボール箱に投入する投入口と、前記機密書類を裁断してから前記ダンボール箱に投入するシュレッダー装置とがそれぞれ設けられていることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のシステム。
【請求項５】
前記段ボール箱にはＩＣタグが付けられており、
前記ＩＣタグには前記帳票番号が記録されていることを特徴とする請求項４に記載のシステム。
【請求項６】
前記段ボール箱にはＧＰＳ衛星から位置情報を受信し、前記位置情報検索手段に送信可能な専用端末が収納されていることを特徴とする請求項４又は５に記載のシステム。
【請求項７】
機密書類を所有する荷主のコンピュータシステムと、前記機密書類を集配する宅配業者のコンピュータシステムと、前記宅配業者により配送された機密書類を処理する処理場のコンピュータシステムと、前記機密書類が前記処理場に配送されリサイクル処理されるまで監視する管理者のコンピュータシステムと、を通信可能に接続したシステムによって、前記機密書類を管理する方法であって、
前記管理者のコンピュータシステムは、
前記荷主のコンピュータシステムから送信される前記機密書類の処理要求を受信し、複数の処理場の中から所定の処理場を決定する処理場決定工程と、
前記荷主のコンピュータシステムから送信される帳票発行依頼を受信し、当該荷主に固有の帳票番号を発行する帳票発行工程と、
前記帳票発行工程にて発行された帳票番号を前記処理場決定工程を通じて前記処理場のコンピュータシステムに通知すると共に、当該帳票番号を記憶手段に格納する帳票管理工程と、
各処理場のコンピュータシステムから送信される機密書類の処理状況を受信し、記憶手段に格納する処理場管理工程と、
前記処理場決定工程での処理場決定結果を受けて、前記荷主から前記機密書類を集荷し前記所定の処理場に配送するよう前記宅配業者のコンピュータシステムに配送指示を送信する配送依頼工程と、
前記宅配業者及び処理場において取得された帳票番号と、前記帳票発行工程により発行された帳票番号とを照合することにより前記機密書類の配送状況を監視する配送管理工程と、
前記配送管理工程で管理された帳票番号と前記機密書類の位置情報とから配送中の機密書類の位置を検索する位置情報検索工程と、を備えることを特徴とする方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば、秘密情報や個人情報等を保護するために構築された機密書類を管理するシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等で作成される秘密情報や個人情報等が記載された機密書類は、情報の価値が残るため、不要になったとしても機密保持上の理由で安易に廃棄することはできない。また、大都市圏においては事業系廃棄物の処理が有料化されている。
【０００３】
また、機密書類は各企業ごとに裁断処理や溶解処理を専門の処理業者に委託して廃棄している（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００２−０２９６０２公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記従来の処理方法では、機密書類の取り扱いについて社内ルールを作成することが好ましいが、あらゆるケースを想定したルール作りが難しいという側面がある。また、個々の社員が当該ルールに従って裁断処理や廃棄処理を行わなければならず手間である。また、裁断処理する際に紙くずや紙粉が発生してオフィス内のクリーン性を損なう。
【０００５】
また、上記特許文献１では、機密書類を大容量のトラック等で運搬するため、機密書類がトラック等で一括して運搬できる量になるまでオフィス等にためておく必要がある。
【０００６】
そこで、本発明は、上記課題に鑑みてなされ、その目的は、オフィス等における裁断処理や廃棄処理の手間を省き、廃棄物に要する経費を削減し、機密書類の一時保管及び処理を行って情報の漏洩を防ぐシステムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述の課題を解決し、目的を達成するため、本発明は、機密書類を所有する荷主のコンピュータシステムと、前記機密書類を集配する宅配業者のコンピュータシステムと、前記宅配業者により配送された機密書類を処理する処理場のコンピュータシステムと、前記機密書類が前記処理場に配送されリサイクル処理されるまで監視する管理者のコンピュータシステムと、を通信可能に接続したシステムであって、前記管理者のコンピュータシステムは、前記荷主のコンピュータシステムから送信される前記機密書類の処理要求を受信し、複数の処理場の中から所定の処理場を決定する処理場決定手段と、前記荷主のコンピュータシステムから送信される帳票発行依頼を受信し、当該荷主に固有の帳票番号を発行する帳票発行手段と、前記帳票発行手段にて発行された帳票番号を前記処理場決定手段を通じて前記処理場のコンピュータシステムに通知すると共に、当該帳票番号を記憶手段に格納する帳票管理手段と、各処理場のコンピュータシステムから送信される機密書類の処理状況を受信し、記憶手段に格納する処理場管理手段と、前記処理場決定手段での処理場決定結果を受けて、前記荷主から前記機密書類を集荷し前記所定の処理場に配送するよう前記宅配業者のコンピュータシステムに配送指示を送信する配送依頼手段と、前記宅配業者及び処理場において取得された帳票番号と、前記帳票発行手段により発行された帳票番号とを照合することにより前記機密書類の配送状況を監視する配送管理手段と、前記配送管理手段で管理された帳票番号と前記機密書類の位置情報とから配送中の機密書類の位置を検索する位置情報検索手段と、を備える。
【０００８】
また、本発明は、機密書類を所有する荷主のコンピュータシステムと、前記機密書類を集配する宅配業者のコンピュータシステムと、前記宅配業者により配送された機密書類を処理する処理場のコンピュータシステムと、前記機密書類が前記処理場に配送されリサイクル処理されるまで監視する管理者のコンピュータシステムと、を通信可能に接続したシステムによって、前記機密書類を管理する方法であって、前記管理者のコンピュータシステムは、前記荷主のコンピュータシステムから送信される前記機密書類の処理要求を受信し、複数の処理場の中から所定の処理場を決定する処理場決定工程と、前記荷主のコンピュータシステムから送信される帳票発行依頼を受信し、当該荷主に固有の帳票番号を発行する帳票発行工程と、前記帳票発行工程にて発行された帳票番号を前記処理場決定工程を通じて前記処理場のコンピュータシステムに通知すると共に、当該帳票番号を記憶手段に格納する帳票管理工程と、各処理場のコンピュータシステムから送信される機密書類の処理状況を受信し、記憶手段に格納する処理場管理工程と、前記処理場決定工程での処理場決定結果を受けて、前記荷主から前記機密書類を集荷し前記所定の処理場に配送するよう前記宅配業者のコンピュータシステムに配送指示を送信する配送依頼工程と、前記宅配業者及び処理場において取得された帳票番号と、前記帳票発行工程により発行された帳票番号とを照合することにより前記機密書類の配送状況を監視する配送管理工程と、前記配送管理工程で管理された帳票番号と前記機密書類の位置情報とから配送中の機密書類の位置を検索する位置情報検索工程と、を備える。
【発明の効果】
【０００９】
以上説明したように、本発明によれば、オフィス等における裁断処理や廃棄処理の手間を省き、廃棄物に要する経費を削減し、機密書類の一時保管及びリサイクル処理を行って情報の漏洩を防ぐことができる。
【００１０】
また、裁断処理による紙くずや紙粉が発生しなくなるのでオフィス内のクリーン性を保持することができる。
【００１１】
また、秘密書類を小口の宅配物として随時集配できるので、トラック等で一括して運搬する場合のように大容量になるまでオフィス等にためておく必要がなくなる。
【００１２】
また、機密文書をリサイクル化することで、廃棄物を軽減しリサイクル化を促進することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下に、本発明の実施の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。
尚、以下に説明する実施の形態は、本発明の実現手段としての一例であり、本発明は、その趣旨を逸脱しない範囲で下記実施形態を修正又は変形したものに適用可能である。
【００１４】
［システム構成］
図１は本発明に係る実施形態のシステムを示す概念図である。
【００１５】
図１に示すように、本実施形態のシステムは、少なくとも、被集配者としての荷主２と、宅配業者３と、管理者としての業務管理業者４と、保管者としての機密書類保管業者５と、処理者としての機密書類処理業者６とを備える。
【００１６】
荷主２及び各業者３〜６は、後述するようにインターネット等の汎用的な通信回線を介して接続され、特に、業務管理業者４は荷主２、機密書類保管業者５、或いは機密書類処理業者６との間で機密書類に関する管理情報を受け取る。
【００１７】
荷主２は、業務管理業者４との間で業務委託契約、機密保持契約、機密書類を集積する集積ボックスのリース契約を取り交わした後、オフィスの各フロア等に集積ボックスが設置される。集積ボックスは機密書類を入れる収納箱であり、荷主２に１本だけ固有の鍵が渡されその鍵以外では開閉できないようにして内部の書類を厳重に保持できるようになっている。そして、上記集積ボックス内の機密書類は定期的又は荷主２からの求め応じて随時宅配業者３（例えば、郵便局等）により集荷され宅配用の荷物として上記機密書類保管業者５に送られる。
【００１８】
なお、上記業務委託契約には機密書類の保管・処理業務の委託内容が含まれ、荷主２、宅配業者３、業務管理業者４、機密書類処理業者６との間で締結される。また、上記機密保持契約は、荷主２、宅配業者３、業務管理業者４、機密書類処理業者６との間で締結される。更に、集積ボックスリース契約は荷主２と業務管理業者４との間で締結される。一方、業務管理業者４と機密書類保管業者５との間では機密書類保管業務契約、業務管理業者４と機密書類処理業者６との間では機密書類処理業務契約、宅配業者３と業務管理業者４との間では機密書類配送業務契約がそれぞれ締結される。これにより、機密書類の管理責任の所在が明らかとなり、徹底した安全管理の下で機密書類が回収、保管、処理されることになる。
【００１９】
機密書類保管業者５は、宅配用の荷物として送られた集積ボックス内の機密書類を受け入れると共に、機密書類処理業者６に移送する。なお、機密書類保管業者５は、荷主２の求めに応じて機密書類を一時的に保管することもできる（例えば、７日）。また、７日以内であれば機密書類を返送することもある。更に、機密書類保管業者５は機密書類を受け入れると、麻袋に付された管理番号、荷主２の名称、受入日等の管理情報を業務管理業者４に電子メール等で通知する。これにより、業務管理業者４において、機密書類の所在について追跡調査（トレーサビリティー）を行うことができる。これを受けて、業務管理業者４は、荷主２に対して証明書（マニフェスト）を発行して機密書類を受け入れたことを荷主２に通知する。なお、追跡調査を行う際には、荷主２から機密書類を集荷後に、業務管理業者４が開設するＷｅｂサイトをパスワード等を入力して閲覧することで、機密書類の受け入れから処理までの状況が常時確認できる。
【００２０】
上記機密書類処理業者６は、機密書類保管業者５から移送された機密書類を４８時間以内にリサイクル処理する。リサイクル可能な処理としては溶解処理が挙げられる。また、荷主２が立会いでの処理を希望する場合には、荷主立会いの下で処理を行うこともある。そして、機密書類処理業者６は、上記処理後に処理が完了したことを業務管理業者４に通知する。これを受けて、業務管理業者４は機密書類を処理したことを示す証明書（マニフェスト）を発行して荷主２に通知する。
【００２１】
また、リサイクル処理される（つまり、溶解処理された）機密書類は、製紙業者や専門のリサイクル処理業者に送られて処理される。
【００２２】
業務管理業者４は、機密書類処理業者６から電子メールで常時通知される機密書類管理状態によって機密情報の漏洩を管理している。更に、業務管理業者４は、顧客管理や経理処理等の付随処理を行い、荷主２と宅配業者３、荷主２と機密書類保管業者５や機密書類処理業者６との間を橋渡しする。
【００２３】
図２は、業務管理業者が発行する証明書を例示する図である。
【００２４】
上述したように、証明書１１は業務管理業者４が機密書類保管業者５と機密書類処理業者６を代理して発行するが、業務管理業者４が開設するＷｅｂサイトにより常時閲覧することができる。なお、パスワード等の個人識別情報はセキュリティ上の要請から別途郵送等で荷主に送られる場合もある。また、証明書１１は荷主２に対して郵送又は電子メールで通知される。
【００２５】
図２に示すように、証明書１１には、発行日時、荷主名称、機密書類の識別番号（ＩＤ）、受入日（保管期間）、処理日（処理方法）、総処理量（ＣＯ2削減量等）、処理業者、宅配業者、書類保管場所等を含む管理情報が掲載される。そして、荷主２がＷｅｂサイトを閲覧する際に、処理が完了した情報は該当する項目に入力されるが、未処理の情報は空白となっており、機密書類の状況を容易に把握できる。
【００２６】
図３は、集積ボックス及びその取り扱いを説明する図である。
【００２７】
図３に示すように、集積ボックス２１はスチール等の頑強な材料で構成されており、鍵２５の所持者しか開閉できないようになっている。当該ボックス内には頑丈な麻袋２４と内箱２６が収容されており、上面部２２に形成された開口部２３から機密書類を入れると、当該麻袋２４内に収容されるように構成されている。麻袋２４内には３０ｋｇ程度の機密書類が収容可能である。集積ボックス２１は宅配業者３による集荷時に荷主２により開けられ、荷主２は当該機密書類が入った麻袋２４のみを梱包して専用伝票を貼り付け、宅配業者３に配送依頼をし、宅配業者３が機密書類保管業者５に配送する。その後、鍵２５の所持者は空の麻袋２４と内箱２６を集積ボックス２１に入れてから施錠する。これら集積ボックス２１及び麻袋２４には固有のＩＤが付与されており、宅配業者３はこのＩＤをバーコード等で読み取る。
【００２８】
なお、上記集積ボックス２１は、人が容易に移動できないような重量を持つことが好ましい。
【００２９】
上記秘密書類保管業者５は、上記宅配業者３によって宅配された機密文書についてバーコード情報を読み取り、所定の管理情報を業務管理業者４に送信する。
【００３０】
なお、上記麻袋２４の代わりに、所定サイズ（例えば、ゆうパック（登録商標）の特大段ボール箱（幅×奥行き×高さが３５ｃｍ×４５ｃｍ×３５ｃｍ、最大積載量３０ｋｇ程度））の配送可能な段ボール箱を用いてもよい。この段ボール箱にはＩＣタグが貼り付けられて現在位置が検索可能となっている。また、このダンボール箱は、梱包時に強力な封緘テープにより容易に開封できないように封印され、配送時に内部の情報が漏洩しにくくなっている。また、無理に開封しようとすると開封した痕跡が残ると共に、封緘テープの下に埋め込まれたスマートラベルが破壊されて開封地点が特定できる。
【００３１】
＜集積ボックスの変形例＞
図１０及び図１１は集積ボックスの変形例を示し、それぞれ開閉扉を閉じた状態及び開いた状態を示す外観図である。
【００３２】
図１０及び図１１において、集積ボックス５１は、上記段ボール箱５３を収納するスチール製の外箱５２、外箱５２の上面を構成する板材に形成されたスリット状の書類投入口５４及びシュレッダー装置５５、外箱５２の前面を構成する施錠可能な開閉扉５６からなる。
【００３３】
段ボール箱５３は、外箱５２上面の書類投入口５４及びシュレッダー装置５５に対応する位置が開放された状態で外箱５２の内部に収納され、書類投入口５４から投入される機密書類及びシュレッダー装置５５で裁断処理された機密書類が段ボール箱５３に入るようになっている。これにより、特に機密性の高い書類はシュレッダー装置５５によって裁断してから投入し、それ以外の書類は書類投入口５４から裁断することなく直接投入できる。すなわち、機密書類の機密度合に応じて集積ボックス５１への投入方法を使い分けることができるようになり、機密保持と環境への負荷軽減を両立させることができる。
【００３４】
段ボール箱５３は外箱５２に収納されて開閉扉５６が施錠される。段ボール箱５３が機密書類で満たされると、荷主が外箱５２から取り出して梱包し、専用伝票を貼り付けて宅配業者に配送依頼をし、宅配業者により処理工場に送られて段バール箱５３ごとリサイクル処理される。
【００３５】
［コンピュータシステム］
図４は、本実施形態の機密情報を管理するシステムをコンピュータネットワークによって構築した例を示す図である。
【００３６】
図４に示すように、荷主２、宅配業者３、業務管理業者４、機密書類保管業者５、機密書類処理業者６はインターネット１（又は専用回線）を介して通信可能に接続されて、各々の事業所内に電子メールが送受信可能なＰＣ等の端末やメールサーバを持ち、これら端末やメールサーバを用いて一般的なＴＣＰ／ＩＰプロトコル（例えば、送信者側がＳＭＴＰ、受信者側がＰＯＰ３）により機密文書の管理情報が相互に交換される。また、機密情報を保護する観点から、各事業者間から送信される情報はＳＳＬやデジタル署名等の既存の暗号化手段により暗号化されることが好ましい。
【００３７】
業務管理業者４は、メールサーバを介して荷主２や他の業者３，５，６から管理情報を受け取り、統括的な情報管理を行う。業務管理業者４は、端末やメールサーバの他にＷｅｂサーバと基幹システムを有する。Ｗｅｂサーバは基幹システムのデータベースに登録された管理情報をＷｅｂサイトによって公開する。
【００３８】
図５は、図４に示すコンピュータシステムにおける荷主及び各業者間の通信処理を示すフローチャートである。
【００３９】
図４及び図５を参照して具体的な通信処理を機密書類の動きに沿って説明すると、先ず、業務管理業者４のコンピュータは、荷主２からの集配要求を受けて又は定期的に宅配業者３（メールサーバ）に対して集荷指示を電子メールで送る。この集荷指示を受けた宅配業者３は荷主２に対して集荷に向かい、集荷した機密書類を機密書類保管業者５に配送する。
【００４０】
また、業務管理業者４のコンピュータは、荷主２から預かった機密書類の取り扱い方法（保管期間等）を当該荷主２に問い合わせるための電子メールを送信する。そして、荷主２のコンピュータは、業務管理業者４からの問い合わせの電子メールを受けて機密書類の取り扱い方法を決定して電子メールで返信する。
【００４１】
機密書類保管業者５のコンピュータは、配送された機密書類を受け入れて業務管理業者４のコンピュータ（メールサーバ）に対して管理情報を電子メールで送る。その後、荷主２の要求に応じて機密書類を予め指定された期間保管する。
【００４２】
業務管理業者４のコンピュータは、機密書類保管業者５から受け取った管理情報を検証した後、基幹システムのデータベースに登録し情報を更新する。この基幹システムのデータベースに登録された管理情報はＷｅｂサイト（サーバ）によって公開されるが、特定の者（荷主２）のみが閲覧できるようにパスワード等の認証手段の上に成り立っている。更に、業務管理業者４のコンピュータは、機密書類保管業者５が機密書類を受け入れたことを証明する証明書を荷主２のコンピュータ（メールサーバ）に対して電子メールで送信する。
【００４３】
次に、機密書類保管業者５は、受け入れた機密書類を４８時間以内又は荷主２から要求された所定の保管期間経過後に、機密書類処理業者６に移送する。
【００４４】
機密書類処理業者６は移送された機密書類を受け入れて、予め決められた溶解処理を行う。そして、機密書類処理業者６のコンピュータは機密書類の処理が完了したら業務管理業者４のコンピュータ（メールサーバ）に対して管理情報を電子メールで送る。
【００４５】
業務管理業者４のコンピュータは、機密書類処理業者６から受け取った管理情報を検証した後、基幹システムのデータベースに登録し情報を更新する。この基幹システムのデータベースに登録された管理情報はＷｅｂサイト（サーバ）によって公開されるが、特定の者（荷主２）のみが閲覧できるようにパスワード等の認証手段の上に成り立っている。更に、業務管理業者４のコンピュータは、機密書類処理業者６が機密書類を処理したことを証明する証明書を荷主２のコンピュータ（メールサーバ）に対して電子メールで送信する。
【００４６】
なお、溶解処理された機密書類は、リサイクル業者７や製紙業者に送られて梱包用の緩衝材、ＰＰＣ専用紙、セラミック材等のリサイクル製品となる。なお、上記機密書類保管業者５及び機密書類処理業者６が同一組織で構成され、リサイクル業者や製紙業者を兼ねる場合もある。
【００４７】
図６は荷主のコンピュータに表示される管理情報入力画面を例示する図であり、図７は業務管理業者の基幹システムのデータベースに登録される管理情報登録画面を例示する図であり、図８は業務管理業者の基幹システムに登録されたデータベースを例示する図である。
【００４８】
図６に示す管理情報入力画面には、荷主のＩＤ、申込日、住所、会社名、業種、代表社名、部署名、担当者名、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレスが入力される。そして、荷主２は、例えば集配要求時に上記情報を電子メールにて業務管理業者４に送信する。
【００４９】
また、図７に示す管理情報登録画面には、図６に示す荷主２の情報の他、宅配業者３により配送される機密書類の重量及び発送日、機密書類保管業者５への到着日、機密書類処理業者６による処理日、証明書発行日等が登録される。
【００５０】
そして、データベース３１には、図７の管理情報登録画面に入力された管理情報が登録され、荷主２や各業者から送信される情報に従って常時更新される。そして、荷主２は上記データベース３１に登録された管理情報をＷｅｂサイトを閲覧して確認することができる。
【００５１】
［コンピュータシステムの詳細］
次に、上記図４に示す基幹システムの詳細な機能及び構成について説明する。
【００５２】
図９は、図４に示す業務管理業者４のコンピュータシステムの詳細な構成を示す図である。
【００５３】
図９に示すコンピュータシステムは、帳票発行システム４１、帳票管理システム４２、処理工場管理システム４３、処理工場決定システム４４、配送依頼システム４５、配送管理システム４６、位置情報検索システム４７、請求システム４８、取次店手数料システム４９からなる。
【００５４】
上記帳票発行システム４１は、荷主２のコンピュータシステムから送信される帳票発行依頼を受信すると、契約管理データベース（以下、ＤＢ）に登録された契約者情報から帳票番号及び配送箱サイズを割り当て、契約管理ＤＢに契約者（荷主２）と帳票番号・箱サイズを格納し管理する。更に、専用のリーダ／ライタを用いて配送箱又は帳票に貼付されたＩＣタグに帳票番号・箱サイズを書き込む。ＩＣタグに書き込まれた帳票番号・箱サイズに関する情報は、後述する処理工場及び宅配業者３において読み取られ、配送管理システム４６及び位置情報検索システム４７に送信される。
【００５５】
上記帳票管理システム４２は、上記帳票発行システム４２で発行された荷主２に固有の帳票番号（識別番号）を帳票ＤＢに格納し、発行された帳票番号から荷主を検索／照会できるように管理する。
【００５６】
上記処理工場管理システム４３は、各処理工場（機密書類保管業者５、処理業者６、及びリサイクル業者７）のコンピュータシステムから送信される機密書類の処理状況を受信し、処理工場ＤＢに格納し、帳票番号から機密書類の荷主、処理工場への到達日、処理日が検索／照会できるように管理する。
【００５７】
上記処理工場決定システム４４は、荷主２のコンピュータシステムから送信される処理依頼を受信すると、処理工場ＤＢに登録された処理状況に関する情報に基づいて複数の中から所定の処理工場を決定する。また、上記のように決定された処理工場のコンピュータシステムに処理依頼を送信する。
【００５８】
上記配送依頼システム４５は、宅配業者３のコンピュータシステムに配送依頼を送信する。また、荷主２に予め貸与された専用印刷機Ｐに対してネットワークを通じて印刷指示を送信し、帳票に処理工場名及び住所を印刷し出力させる。更に、配送ＤＢに帳票番号や処理工場名、宅配業者の担当者名、集荷時間等の情報を格納し、帳票番号からこれらの情報を検索／照会できるように管理する。
【００５９】
上記配送管理システム４６は、宅配業者３及び処理工場７の作業者が専用のリーダ／ライタを用いてＩＣタグから読み取った帳票番号・箱サイズを各コンピュータシステムから受信し、上記帳票発行システム４１にて発行された帳票番号とを照合することにより配送状況に手違い等がないかどうかを監視する。また、上記照合結果を帳票番号と共に管理ＤＢに格納すると共に、各処理工場のコンピュータシステムから送信される機密書類処理済の通知を受けて処理状況を管理ＤＢに格納し管理する。更に、配送管理システム４６は、機密書類の処理が完了したことを証明する証明書（図２参照）を荷主２のコンピュータシステムに対して電子メール等を用いて送信する。
【００６０】
上記位置情報検索システム４７は、ＧＰＳ（全地球測位システム(Global Positioning System)）による測位情報とＩＣタグに書き込まれた帳票番号とを用いて機密書類の現在位置を把握し、紛失や誤送等を直ちに検知する。
【００６１】
また、上記位置情報検索システム４７は、ＧＰＳとＩＣタグを用いて得られた機密書類の位置情報をリアルタイムでインターネット上で公開し、荷主２はパーソナルコンピュータ、携帯電話、Ｌモード（登録商標）等を使って固有の識別番号や暗証番号等を入力しアクセスするだけで機密書類の現在位置を確認できるようになっている。また、電話による問い合わせに対して、専用のオペレータが検索結果を通知することもできる。
【００６２】
なお、ＩＣタグは、無線ＩＣタグ、無線タグ、ＲＦ(Radio Frequency)ＩＤタグ、ＲＦタグとも呼ばれ、情報を記録するＩＣチップと無線通信用アンテナを有し、専用のリーダ／ライタとの無線通信（電磁誘導式又は電波式）を通じて必要な電力を得て、ＩＣチップに対して情報を読み書きする。
【００６３】
また、ＧＰＳによる測位は、ＧＰＳ衛星からの信号を受信するＧＰＳアンテナ及び位置情報の送信機能を有する専用端末を専用箱内に設置し、専用端末から送信される位置情報を上記位置情報検索システム４７で受信することで実現される。
【００６４】
上記請求システム４８は、上記配送管理システム４６から機密書類処理済の通知を受けて上記管理ＤＢに格納された帳票番号等に基づいて請求書を発行し荷主２に送信する。
【００６５】
上記取次店手数料システム４９は、上記配送管理システム４６から機密書類処理済の通知を受けて上記管理ＤＢに格納された帳票番号等に基づいて取次店手数料を計算し、取次店手数料振込用の帳票を作成する。
【００６６】
なお、上述した各システムをサーバとして実現する形態や、上述した各システムの機能や手順をコンピュータ等のハードウェアで実現する形態に加え、当該機能をプログラムコードやモジュールからなるソフトウェアで実現する形態も本発明に含まれる。また、上記各システムにおける処理を実行するためのプログラムがコンピュータが読み取り可能な形態でハードディスクや記録媒体に記録された形態も本発明に含まれる。
【００６７】
上記実施形態によれば、オフィス等における裁断処理や廃棄処理の手間を省き、廃棄物に要する経費を削減することができる。
【００６８】
また、機密性のない一般廃棄物と機密書類とを区別して廃棄できるので、社外への情報の漏洩を防ぐことができる。
【００６９】
また、証明書を発行すると共に、機密書類の所在や状態を常時確認できるので、機密書類を安全に管理・処理することができる。
【００７０】
また、裁断処理による紙くずや紙粉が発生しなくなるのでオフィス内のクリーン性を保持することができる。
【００７１】
また、秘密書類を小口の宅配物として随時集配できるので、トラック等で一括して運搬する場合のように大容量になるまでオフィス等にためておく必要がなくなる。
【００７２】
また、機密文書をリサイクル化することで、廃棄物を軽減しリサイクル化を促進することができる。
【００７３】
なお、郵便局は普通局、支局、簡易局、特定局を含めると全国各地に約２４０００局あるので、宅配業者として郵便局を使用すれば、本システムに基づく事業を大都市圏に限らず全国に展開することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００７４】
【図１】本発明に係る実施形態の機密書類を管理するシステムを示す概念図である。
【図２】業務管理業者が発行する証明書を例示する図である。
【図３】集積ボックス及びその取り扱いを説明する図である。
【図４】本実施形態の機密情報を管理するシステムをコンピュータネットワークによって構築した例を示す図である。
【図５】図４に示すコンピュータシステムにおける荷主及び各業者間の通信処理を示すフローチャートである。
【図６】荷主のコンピュータに表示される管理情報入力画面を例示する図である。
【図７】業務管理業者の基幹システムのデータベースに登録される管理情報登録画面を例示する図である。
【図８】業務管理業者の基幹システムに登録されたデータベースを例示する図である。
【図９】図４に示す業務管理業者のコンピュータシステムの詳細な構成を示す図である。
【図１０】集積ボックスの変形例であって開閉扉を閉じた状態を示す外観図である。
【図１１】集積ボックスの変形例であって開閉扉を開いた状態を示す外観図である。
【符号の説明】
【００７５】
１  インターネット
２  荷主
３  宅配業者
４  業務管理業者
５  機密書類保管業者
６  機密書類処理業者
７  リサイクル業者
１１  証明書
２１  集積ボックス
３１  データベース
４１  帳票発行システム
４２  帳票管理システム
４３  処理工場管理システム
４４  処理工場決定システム
４５  配送依頼システム
４６  配送管理システム
４７  位置情報検索システム
４８  請求システム
４９  取次店手数料システム
５１  集積ボックス
５２  外箱
５３  段ボール箱
５４  書類投入口
５５  シュレッダー装置
５６  開閉扉
【図１】
2006331384.tif 000003
【図２】
2006331384.tif 000004
【図３】
2006331384.tif 000005
【図４】
2006331384.tif 000006
【図５】
2006331384.tif 000007
【図６】
2006331384.tif 000008
【図７】
2006331384.tif 000009
【図８】
2006331384.tif 000010
【図９】
2006331384.tif 000011
【図１０】
2006331384.tif 000012
【図１１】
2006331384.tif 000013