(57)【要約】【課題】  出退勤状況に応じた情報を有効に利用することが可能な出退勤管理システムおよび電話応答方法を提供する。【解決手段】  出退勤管理サーバ１は、利用者５の不在を示す状態を受け付けると、その状態に基づいて利用者５の出退勤を管理し、かつ、その状態を電話交換機２に通知する。電話交換機２は、外部電話機９から所定電話機８への接続要求を受け付けると、その状態に応じたメッセージを外部電話機９に出力し、かつ、その接続要求の受付時刻と外部電話機９の電話番号とを出退勤管理サーバ１に出力する。出退勤管理サーバ１は、電話交換機２から出力された受付時刻と外部電話機の電話番号とを、利用者端末３に送信する。【選択図】      図１
2006295717.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者端末と接続されるとともに該利用者端末に対応づけられた利用者の出退勤を管理する出退勤管理サーバと、前記出退勤管理サーバと接続されるとともに前記利用者に対応づけられた所定電話機と該所定電話機と異なる外部電話機とに接続される電話交換機と、を含む出退勤管理システムであって、
前記出退勤管理サーバは、
前記所定電話機と対応づけられた利用者の在席状況を示す現況情報を受け付け、該現況情報に基づいて該利用者の出退勤を管理する管理部と、
前記管理部にて受け付けられた現況情報が前記利用者の不在を示す場合、該現況情報を前記電話交換機に通知する通知部と、
前記電話交換機から、前記所定電話機への通話要求の受付時刻および前記外部電話機の電話番号を受け付けると、該受付時刻および該外部電話機の電話番号を前記利用者端末へ送信する通信部と、を含み、
前記電話交換機は、
前記通知部から前記現況情報を受け付ける現況情報受付部と、
現在時刻を示す時計部と、
前記外部電話機から、前記所定電話機への通話要求と、前記外部電話機の電話番号と、を受け付ける通話要求受付部と、
前記通話要求受付部が前記通話要求を受け付けると、前記現況情報受付部にて受け付けられた現況情報に応じたメッセージを、前記外部電話機に出力するメッセージ出力部と、
前記通話要求受付部が前記通話要求を受け付けると、前記通話要求を受け付けた受付時刻を前記時計部から取得し、その取得された受付時刻を、前記通話要求受付部にて受け付けられた外部電話機の電話番号とともに、前記出退勤管理サーバに出力する着信出力部と、を含む、出退勤管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の出退勤管理システムにおいて、
前記出退勤管理サーバは、前記所定電話機の電話番号を格納する電話番号格納部をさらに含み、
前記通知部は、前記現況情報と、前記電話番号格納部に格納された電話番号とを、前記電話交換機に通知し、
前記現況情報受付部は、前記通知部から前記現況情報および前記電話番号を受け付け、
前記通話要求受付部は、前記外部電話機から、前記所定電話機の電話番号を指定する通話要求と、前記外部電話機の電話番号と、を受け付け、
前記メッセージ出力部は、
利用者の不在を示す複数の現況情報と、その現況情報に応じたメッセージとを、前記現況情報ごとに関連づけて格納するメッセージ格納部と、
前記現況情報受付部が前記現況情報および前記電話番号を受け付けると、その受け付けられた現況情報と関連づけられて前記メッセージ格納部に格納されているメッセージを、その受け付けられた電話番号と関連づけるメッセージ選択部と、
前記メッセージ選択部にて関連づけられたメッセージと電話番号とを格納する関連情報格納部と、
前記通話要求受付部が受け付けた通話要求にて指定された電話番号が前記関連情報格納部に格納されていると、その指定された電話番号と関連づけられて前記関連情報格納部に格納されているメッセージを前記外部電話機に出力する出力部と、を含む、出退勤管理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の出退勤管理システムにおいて、
前記通信部は、前記受付時刻と前記電話番号とを、電子メールで前記利用者端末へ送信する、出退勤管理システム。
【請求項４】
利用者端末と接続されるとともに該利用者端末に対応づけられた利用者の出退勤を管理する出退勤管理サーバと、前記出退勤管理サーバと接続されるとともに前記利用者に対応づけられた所定電話機と該所定電話機と異なる外部電話機とに接続される電話交換機と、を含む出退勤管理システムが行う電話応答方法であって、
前記出退勤管理サーバが、前記所定電話機と対応づけられた利用者の在席状況を示す現況情報を受け付け、該現況情報に基づいて該利用者の出退勤を管理する管理ステップと、
前記受け付けられた現況情報が前記利用者の不在を示す場合、前記出退勤管理サーバが該現況情報を前記電話交換機に通知する通知ステップと、
前記電話交換機が前記現況情報を受け付ける現況情報受付ステップと、
前記電話交換機が前記外部電話機から前記所定電話機への通話要求と前記外部電話機の電話番号とを受け付ける通話要求受付ステップと、
前記通話要求が受け付けられると、前記電話交換機が前記受け付けられた現況情報に応じたメッセージを、前記外部電話機に出力するメッセージ出力ステップと、
前記通話要求が受け付けられると、前記電話交換機が、前記通話要求を受け付けた受付時刻を取得し、その取得された受付時刻を、前記受け付けられた外部電話機の電話番号とともに、前記出退勤管理サーバに出力する着信出力ステップと、
前記出退勤管理サーバが、前記電話交換機から前記所定電話機への通話要求の受付時刻および前記外部電話機の電話番号を受け付けると、該受付時刻および該外部電話機の電話番号を前記利用者端末へ送信する通信ステップと、を含む、電話応答方法。
【請求項５】
請求項４に記載の電話応答方法において、
前記出退勤管理サーバは、前記所定電話機の電話番号を格納する電話番号格納部を含み、
前記電話交換機は、利用者の不在を示す複数の現況情報とその現況情報に応じたメッセージとを前記現況情報ごとに関連づけて格納するメッセージ格納部と、関連情報格納部と、を含み、
前記通知ステップでは、前記現況情報と、前記電話番号格納部に格納された電話番号とを、前記電話交換機に通知し、
前記現況情報受付ステップでは、前記現況情報および前記電話番号を受け付け、
前記通話要求受付ステップでは、前記外部電話機から、前記所定電話機の電話番号を指定する通話要求と、前記外部電話機の電話番号と、を受け付け、
前記メッセージ出力ステップは、
前記現況情報および前記電話番号が受け付けられると、その受け付けられた現況情報と関連づけられて前記メッセージ格納部に格納されているメッセージを、その受け付けられた電話番号と関連づけるメッセージ選択ステップと、
前記関連づけられたメッセージと電話番号とを前記関連情報格納部に格納する格納ステップと、
前記通話要求にて指定された電話番号が前記関連情報格納部に格納されていると、その指定された電話番号と関連づけられて前記関連情報格納部に格納されているメッセージを前記外部電話機に出力する出力ステップと、を含む、電話応答方法。
【請求項６】
請求項４または５に記載の電話応答方法において、
前記通信ステップでは、前記受付時刻と前記電話番号とを、電子メールで前記利用者端末へ送信する、電話応答方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、出退勤管理システムおよび電話応答方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、出退勤時刻を管理する出退勤管理システムが知られている。例えば、特許文献１（特開平５−２９０２３６号公報）には、従業員の出勤時刻および退勤時刻を管理する出退勤管理システムが記載されている。
【特許文献１】特開平５−２９０２３６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
従来の出退勤管理システムは、従業員の出退勤時刻を管理していたが、従業員の出退勤状況に応じた情報を発信していなかった。換言すると、出退勤状況に応じた情報が、有効に活用されていなかった。このため、例えば、以下のような問題が生じていた。
【０００４】
所定の従業員宛の電話を他の従業員がとった場合、電話をとった従業員は、所定の従業員の出退勤状況を、周りにいる従業員に確認し、その確認された状況を、電話をかけてきた相手に伝える。このとき、電話をとった従業員が、所定の従業員の出退勤状況を誤認すると、その誤認された出退勤状況が相手に伝わってしまう。また、情報の伝達があいまいになり、情報伝達の遅延が発生することも、たびたびみられた。
【０００５】
本発明の目的は、出退勤状況に応じた情報を有効に利用することが可能な出退勤管理システムおよび電話応答方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記の目的を達成するため、本発明の出退勤管理システムは、利用者端末と接続されるとともに該利用者端末に対応づけられた利用者の出退勤を管理する出退勤管理サーバと、前記出退勤管理サーバと接続されるとともに前記利用者に対応づけられた所定電話機と該所定電話機と異なる外部電話機とに接続される電話交換機と、を含む出退勤管理システムであって、前記出退勤管理サーバは、前記所定電話機と対応づけられた利用者の在席状況を示す現況情報を受け付け、該現況情報に基づいて該利用者の出退勤を管理する管理部と、前記管理部にて受け付けられた現況情報が前記利用者の不在を示す場合、該現況情報を前記電話交換機に通知する通知部と、前記電話交換機から、前記所定電話機への通話要求の受付時刻および前記外部電話機の電話番号を受け付けると、該受付時刻および該外部電話機の電話番号を前記利用者端末へ送信する通信部とを含み、前記電話交換機は、前記通知部から前記現況情報を受け付ける現況情報受付部と、現在時刻を示す時計部と、前記外部電話機から、前記所定電話機への通話要求と、前記外部電話機の電話番号と、を受け付ける通話要求受付部と、前記通話要求受付部が前記通話要求を受け付けると、前記現況情報受付部にて受け付けられた現況情報に応じたメッセージを、前記外部電話機に出力するメッセージ出力部と、前記通話要求受付部が前記通話要求を受け付けると、前記通話要求を受け付けた受付時刻を前記時計部から取得し、その取得された受付時刻を、前記通話要求受付部にて受け付けられた外部電話機の電話番号とともに、前記出退勤管理サーバに出力する着信出力部とを含む。
【０００７】
また、本発明の電話応答方法は、利用者端末と接続されるとともに該利用者端末に対応づけられた利用者の出退勤を管理する出退勤管理サーバと、前記出退勤管理サーバと接続されるとともに前記利用者に対応づけられた所定電話機と該所定電話機と異なる外部電話機とに接続される電話交換機と、を含む出退勤管理システムが行う電話応答方法であって、前記出退勤管理サーバが、前記所定電話機と対応づけられた利用者の在席状況を示す現況情報を受け付け、該現況情報に基づいて該利用者の出退勤を管理する管理ステップと、前記受け付けられた現況情報が前記利用者の不在を示す場合、前記出退勤管理サーバが該現況情報を前記電話交換機に通知する通知ステップと、前記電話交換機が前記現況情報を受け付ける現況情報受付ステップと、前記電話交換機が前記外部電話機から前記所定電話機への通話要求と前記外部電話機の電話番号とを受け付ける通話要求受付ステップと、前記通話要求が受け付けられると、前記電話交換機が前記受け付けられた現況情報に応じたメッセージを、前記外部電話機に出力するメッセージ出力ステップと、前記通話要求が受け付けられると、前記電話交換機が、前記通話要求を受け付けた受付時刻を取得し、その取得された受付時刻を、前記受け付けられた外部電話機の電話番号とともに、前記出退勤管理サーバに出力する着信出力ステップと、前記出退勤管理サーバが、前記電話交換機から前記所定電話機への通話要求の受付時刻および前記外部電話機の電話番号を受け付けると、該受付時刻および該外部電話機の電話番号を前記利用者端末へ送信する通信ステップとを含む。
【０００８】
上記の発明によれば、出退勤管理サーバは、ある利用者の不在を示す現況情報を受け付けると、その利用者の出退勤を、その現況情報に基づいて管理し、かつ、その現況情報を電話交換機に通知する。電話交換機は、その利用者に対応づけられた電話機への接続要求を外部電話機から受け付けると、その現況情報に応じたメッセージを外部電話機に出力し、かつ、その接続要求の受付時刻と外部電話機の電話番号とを出退勤管理サーバに出力する。出退勤管理サーバは、電話交換機から出力された受付時刻と外部電話機の電話番号とを、その利用者に対応する利用者端末に送信する。
【０００９】
このため、出退勤管理に用いられる現況情報が、電話応答の管理および着信通知に利用される。したがって、出退勤状況に応じた情報を有効に利用することが可能になる。
【００１０】
なお、前記出退勤管理サーバは、前記所定電話機の電話番号を格納する電話番号格納部をさらに含む。前記出退勤管理サーバは、前記現況情報と前記電話番号格納部に格納された電話番号とを、前記電話交換機に通知する。前記電話交換機は、前記現況情報および前記電話番号を受け付け、また、前記外部電話機から、前記電話交換機は、前記所定電話機の電話番号を指定する通話要求と、前記外部電話機の電話番号と、を受け付ける。前記電話交換機は、利用者の不在を示す複数の現況情報と、その現況情報に応じたメッセージとを、前記現況情報ごとに関連づけて格納するメッセージ格納部を含む。前記現況情報および前記電話番号が受け付けられると、その受け付けられた現況情報と関連づけられて前記メッセージ格納部に格納されているメッセージが、その受け付けられた電話番号と関連づけられて関連情報格納部に格納される。前記通話要求にて指定された電話番号が前記関連情報格納部に格納されていると、その指定された電話番号と関連づけられて前記関連情報格納部に格納されているメッセージが前記外部電話機に出力されることが望ましい。
【００１１】
上記の発明によれば、利用者の不在を示す現況情報の種類に応じて、外部電話機に出力されるメッセージを変更することが可能になる。このため、例えば、利用者が不在である理由を示すメッセージを出力することが可能になる。よって、情報の伝達があいまいになり、遅延が発生することを防止することが可能になる。
【００１２】
また、前記受付時刻と前記電話番号とが、電子メールで前記利用者端末へ送信されることが望ましい。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、出退勤状況に応じた情報を有効に利用することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明の実施例について図面を参照して説明する。
【００１５】
図１は、本発明の一実施例の出退勤管理システムを示したブロック図である。
【００１６】
図１において、本出退勤管理システムは、出退勤管理サーバ１と、電話交換機２とを含む。
【００１７】
出退勤管理サーバ１は、利用者端末３と、インターネット等の通信回線４を介して接続する。出退勤管理サーバ１は、利用者端末３に対応づけられた利用者５（例えば、利用者端末３の利用者）の出退勤を管理する。利用者端末３は、例えば、電子メールの送受信を行うことが可能な携帯電話機である。なお、利用者端末３は、携帯電話機に限らず、電子メールの送受信を行うことが可能な情報処理装置であればよい。
【００１８】
また、出退勤管理サーバ１は、出退勤管理端末６および７と接続する。出退勤管理端末６は、例えば、本出退勤管理システムを利用する企業の本社に設置される。また、出退勤管理端末７は、例えば、その企業の支店など、本社の外部に設置される。
【００１９】
電話交換機２は、出退勤管理サーバ１と接続する。
【００２０】
また、電話交換機２は、所定電話機８および外部電話機９と接続する。所定電話機８は、利用者５に対応づけられている。外部電話機９は、所定電話機８と異なり、利用者５に対応づけられていない。
【００２１】
なお、これらの接続について有線無線は問わない。
【００２２】
出退勤管理サーバ１は、管理部１ａと、保存部１ｂと、電話番号格納部１ｃと、通知部１ｄと、通信部１ｅ、ＨＴＴＰサーバ１ｆとを含む。
【００２３】
管理部１ａは、出退勤管理端末６または７から、利用者５の出退勤情報を受け付ける。
【００２４】
図２は、出退勤情報の一例を示した説明図である。
【００２５】
図２において、出退勤情報は、利用者５の社員番号２Ａ、利用者５の氏名２Ｂ、利用者の状態（利用者５の在席状況を示す現況情報）２Ｃ、出退勤情報の登録日２Ｄ、および、出退勤情報の登録時刻２Ｅを含む。
【００２６】
本実施例では、状態２Ｃの候補として、「出社」、「退社」、「外出」、および、「出張等」が設けられている。利用者５は、「出社」、「退社」、「外出」および「出張等」から、利用者５の現況に応じたものを選択し、その選択されたものを、状態（現況情報）２Ｃとする。なお、「退社」、「外出」および「出張等」は、利用者５の不在を示す。
【００２７】
出退勤情報は、例えば、利用者５によって出退勤管理端末６または７に入力される。出退勤管理端末６または７は、出退勤情報が入力されると、その入力された出退勤情報を管理部１ａに送信する。
【００２８】
なお、出退勤情報の登録日２Ｄ、および、出退勤情報の登録時刻２Ｅは、利用者ではなく、出退勤管理端末６または７にて記載されてもよい。例えば、出退勤管理端末６または７は、社員番号２Ａ、氏名２Ｂ、状態（現況情報）２Ｃを示す出退勤情報を受け付けると、自己が管理している日時管理部（不図示）から、登録日２Ｄと登録時刻２Ｅを取得する。出退勤管理端末６または７は、その受け付けられた出退勤情報に、その取得された登録日２Ｄおよび登録時刻２Ｅを付加してもよい。
【００２９】
図１に戻って、管理部１ａは、出退勤管理端末６および７から出退勤情報を受け付けるだけでなく、管理部１ａ宛に送信された電子メールの出退勤情報も受け付ける。
【００３０】
なお、電子メールで送信される出退勤情報は、所定のフォーマットを有する必要がある。例えば、電子メールのSubjectには、予め決まった言葉（例えば、出退勤登録）が記載される。また、本文の１行目には社員番号が記載され、２行目には氏名が記載され、３行目には状態が記載され、４行目にはコメントが記載されるフォーマットが用いられる。
【００３１】
例えば、社員番号が「７７７７７７７７」で、氏名が「インフロン太」で、状態が「外出」で、コメントが「７時に戻ってきます。」の場合、本文の１行目には「７７７７７７７７」が記載され、２行目には「インフロン太」が記載され、３行目には「外出」が記載され、４行目には「７時に戻ってきます。」が記載される。
【００３２】
管理部１ａは、Subjectが出退勤登録の電子メールを受け付けると、その本文の１行目の記載を社員番号と判断し、２行目の記載を氏名と判断し、３行目の記載を状態と判断し、４行目の記載をコメントと判断する。管理部１ａは、その判断結果に基づいて、登録用の出退勤情報を生成する。その後、管理部１ａは、自己が管理している日時管理部（不図示）から、登録日と登録時刻を取得する。管理部１ａは、その登録用の出退勤情報に、その取得された登録日および登録時刻を付加する。
【００３３】
ただし、セキュリティーの向上を図るため、管理部１ａは、登録用の出退勤情報を生成すると、電子メールの出退勤情報を削除することが望ましい。
【００３４】
管理部１ａは、出退勤情報を受け付けると、その受け付けられた出退勤情報を保存部１ｂに保存する。管理部１ａは、保存部１ｂに保存された出退勤情報に基づいて、利用者５の出退勤を管理する。なお、この管理手法は公知なので、その詳細な説明を省略する。
【００３５】
また、管理部１ａは、出退勤情報を保存部１ｂに保存すると、出退勤情報に示された状態（現況情報）２Ｃが、利用者５の不在を示しているか否かを判断する。具体的には、管理部１ａは、出退勤情報に示された状態２Ｃが、「退社」、「外出」または「出張等」であるか否かを判断する。状態２Ｃが、「退社」、「外出」または「出張等」であると、管理部１ａは、その出退勤情報を通知部１ｄに出力する。
【００３６】
電話番号格納部１ｃは、利用者５の社員番号と所定電話機８の電話番号とを関連づけて格納している。
【００３７】
通知部１ｄは、管理部１ａから出退勤情報を受け付けると、その受け付けられた出退勤情報に示された利用者５の社員番号を確認する。通知部１ｄは、その確認された利用者５の社員番号と関連づけられて電話番号格納部１ｃに格納されている所定電話機８の電話番号を読み出す。
【００３８】
通知部１ｄは、その読み出された電話番号と、出退勤情報に示された状態（現況情報）２Ｃとを、電話交換機２に通知する。
【００３９】
通信部１ｅは、電話交換機２から、所定電話機８への通話要求の受付時刻および外部電話機９の電話番号を受け付けると、その受付時刻およびその外部電話機の電話番号を利用者端末３へ送信する。例えば、通信部１ｅは、その受付時刻とその電話番号とを、電子メールで、利用者端末３へ送信する。
【００４０】
例えば、通信部１ｅは、所定電話機８の電話番号と、利用者端末３のメールアドレスとか関連づけて格納する。
【００４１】
通信部１ｅは、電話交換機２から、所定電話機８への通話要求の受付時刻、外部電話機９の電話番号、および、所定電話機８の電話番号を受け付けると、その所定電話機８の電話番号と関連づけられている利用者端末３のメールアドレスを読み出す。
【００４２】
通信部１ｅは、その読み出されたメールアドレス宛に、その受付時刻とその外部電話機９の電話番号とを、電子メールで送信する。
【００４３】
ＨＴＴＰサーバ１ｆは、通信回線４を介して利用者端末３と通信する。ＨＴＴＰサーバ１ｆは、利用者端末３から、図２に示したフォーマットの出退勤情報を示したＷｅｂページを受け付け、その受け付けられたＷｅｂページから図２に示したフォーマットの出退勤情報を抽出し、その抽出された出退勤情報を管理部１ａに出力する。
【００４４】
なお、保存部１ｂが出退勤情報をＷｅｂページでも格納している場合、ＨＴＴＰサーバ１ｆは、利用者端末３から閲覧要求を受け付けると、保存部１ｂに格納されている出退勤情報を示すＷｅｂページを利用者端末３に送信する。
【００４５】
電話交換機２は、現況情報受付部２ａと、通話要求受付部２ｂと、メッセージ出力部２ｃと、時計部２ｄと、着信出力部２ｅとを含む。
【００４６】
現況情報受付部２ａは、通知部１ｄから状態２Ｃを受け付ける。なお、本実施例では、現況情報受付部２ａは、通知部１ｄから、状態２Ｃおよび所定電話機８の電話番号を受け付ける。現況情報受付部２ａは、その受け付けられた状態２Ｃおよび所定電話機８の電話番号を、メッセージ出力部２ｃ（具体的には、メッセージ選択部２ｃ２）に出力する。
【００４７】
通話要求受付部２ｂは、外部電話機９から、所定電話機８への通話要求と、外部電話機９の電話番号とを、受け付ける。なお、所定電話機８への通話要求は、所定電話機８の電話番号を指定している。
【００４８】
メッセージ出力部２ｃは、通話要求受付部２ｂがその通話要求を受け付けると、現況情報受付部２ａから出力された状態２Ｃ（現況情報）に応じたメッセージを、外部電話機９に出力する。
【００４９】
本実施例では、メッセージ出力部２ｃは、メッセージ格納部２ｃ１と、メッセージ選択部２ｃ２と、関連情報格納部２ｃ３と、出力部２ｃ４とを含む。
【００５０】
メッセージ格納部２ｃ１は、利用者の不在を示す複数の状態（「退社」、「外出」、および、「出張等」）と、その状態に応じたメッセージとを、状態ごとに関連づけて格納する。
【００５１】
図３は、メッセージ格納部２ｃ１の一例を示した説明図である。
【００５２】
図３において、メッセージ格納部２ｃ１は、利用者の不在を示す複数の状態（「退社」、「外出」、および、「出張等」）２ｃ１ａと、その状態２ｃ１ａに応じたメッセージ２ｃ１ｂとを、状態２ｃ１ａごとに関連づけて格納する。具体的には、「退社」は「本日は退社いたしました。」と関連づけられ、「外出」は「ただいま外出中です。」と関連づけられ、また、「出張等」は「ただいま出張中です。」と関連づけられている。
【００５３】
図１に戻って、メッセージ選択部２ｃ２は、現況情報受付部２ａから状態および電話番号を受け付けると、その受け付けられた状態と関連づけられてメッセージ格納部２ｃ１に格納されているメッセージを読み出す。メッセージ選択部２ｃ２は、その読み出されたメッセージを、現況情報受付部２ａから出力された電話番号と関連づけて関連情報格納部２ｃ３に格納する。
【００５４】
出力部２ｃ４は、通話要求受付部２ｂが受け付けた通話要求にて指定された電話番号が関連情報格納部２ｃ３に格納されていると、その指定された電話番号と関連づけられて関連情報格納部２ｃ３に格納されているメッセージを読み出す。出力部２ｃ４は、その読み出されたメッセージを外部電話機９に出力する。
【００５５】
時計部２ｄは、現在時刻を示す。
【００５６】
着信出力部２ｅは、通話要求受付部２ｂが受け付けた通話要求にて指定された電話番号が関連情報格納部２ｃ３に格納されていると、その通話要求を受け付けた受付時刻を時計部２ｄから取得する。着信出力部２ｅは、その取得された受付時刻と、通話要求受付部２ｂにて受け付けられた外部電話機の電話番号と、その通話要求にて指定された電話番号とを、出退勤管理サーバ１（具体的には、通信部１ｅ）に出力する。
【００５７】
次に、動作を説明する。
【００５８】
利用者５は、社員番号２Ａ、氏名２Ｂ、状態２Ｃを示す出退勤情報（図２参照）を、出退勤管理端末６または７に入力する。
【００５９】
出退勤管理端末６または７は、その出退勤情報を受け付けると、自己が管理している日時管理部（不図示）から、登録日２Ｄと登録時刻２Ｅを取得する。出退勤管理端末６または７は、その受け付けられた出退勤情報に、その取得された登録日２Ｄおよび登録時刻２Ｅを付加して、登録用の出退勤情報を生成する。
【００６０】
出退勤管理端末６または７は、その生成された登録用の出退勤情報を、出退勤管理サーバ１の管理部１ａに送信する。
【００６１】
管理部１ａは、その出退勤情報を受け付けると、その受け付けられた出退勤情報を保存部１ｂに保存する。その後、管理部１ａは、保存部１ｂに保存された出退勤情報に基づいて、利用者５の出退勤を管理する。
【００６２】
また、管理部１ａは、出退勤情報を保存部１ｂに保存すると、出退勤情報に示された状態２Ｃが、利用者５の不在を示しているか否かを判断する。具体的には、管理部１ａは、出退勤情報に示された状態２Ｃが、「退社」、「外出」または「出張等」であるか否かを判断する。状態２Ｃが、利用者５の不在を示していると、管理部１ａは、その出退勤情報を通知部１ｄに出力する。
【００６３】
通知部１ｄは、管理部１ａから出退勤情報を受け付けると、その受け付けられた出退勤情報に示された利用者５の社員番号と関連づけられて電話番号格納部１ｃに格納されている所定電話機８の電話番号を読み出す。
【００６４】
通知部１ｄは、その読み出された電話番号と、出退勤情報に示された状態（現況情報）２Ｃとを、電話交換機２に通知する。
【００６５】
電話交換機２の現況情報受付部２ａは、通知部１ｄから、状態２Ｃおよび所定電話機８の電話番号を受け付けると、その受け付けられた状態２Ｃおよび所定電話機８の電話番号を、メッセージ選択部２ｃ２に出力する。
【００６６】
メッセージ選択部２ｃ２は、現況情報受付部２ａから状態および電話番号を受け付けると、その受け付けられた状態と関連づけられてメッセージ格納部２ｃ１に格納されているメッセージを読み出す。メッセージ選択部２ｃ２は、その読み出されたメッセージを、現況情報受付部２ａから出力された電話番号と関連づけて関連情報格納部２ｃ３に格納する。
【００６７】
その後、通話要求受付部２ｂが、外部電話機９から、所定電話機８への通話要求と、外部電話機９の電話番号とを受け付けると、通話要求受付部２ｂは、その所定電話機８への通話要求を出力部２ｃ４に出力し、また、その所定電話機８への通話要求とその外部電話機９の電話番号とを着信出力部２ｅに出力する。
【００６８】
出力部２ｃ４は、通話要求受付部２ｂが受け付けた通話要求にて指定された電話番号が関連情報格納部２ｃ３に格納されていると、その指定された電話番号と関連づけられて関連情報格納部２ｃ３に格納されているメッセージを外部電話機９に出力する。例えば、出力部２ｃ４は、そのメッセージをボイスメールで外部電話機９に送信する。
【００６９】
一方、着信出力部２ｅは、通話要求受付部２ｂが受け付けた通話要求にて指定された電話番号が関連情報格納部２ｃ３に格納されていると、その通話要求を受け付けた受付時刻を時計部２ｄから取得する。着信出力部２ｅは、その取得された受付時刻と、通話要求受付部２ｂにて受け付けられた外部電話機の電話番号と、その通話要求にて指定された電話番号とを、出退勤管理サーバ１（具体的には、通信部１ｅ）に出力する。
【００７０】
出退勤管理サーバ１の通信部１ｅは、電話交換機２の着信出力部２ｅから、所定電話機８への通話要求の受付時刻、外部電話機９の電話番号、および、所定電話機８の電話番号を受け付けると、その所定電話機８の電話番号と関連づけられている利用者端末３のメールアドレスを読み出す。通信部１ｅは、その読み出されたメールアドレス宛に、その受付時刻とその外部電話機９の電話番号とを、電子メールで送信する。
【００７１】
このため、利用者５が不在のときに外部電話機９から所定電話機８への着信があると、利用者５が不在である旨のメッセージが外部電話機９に送られるとともに、所定電話機８への着信があった旨が利用者端末３に通知される。
【００７２】
本実施例によれば、出退勤管理サーバ１は、利用者５の不在を示す状態２Ｃを受け付けると、その状態２Ｃに基づいて利用者５の出退勤を管理し、かつ、その状態２Ｃを電話交換機２に通知する。
【００７３】
電話交換機２は、外部電話機９から所定電話機８への接続要求を受け付けると、その状態２Ｃに応じたメッセージを外部電話機９に出力し、かつ、その接続要求の受付時刻と外部電話機９の電話番号とを出退勤管理サーバ１に出力する。
【００７４】
出退勤管理サーバ１は、電話交換機２から出力された受付時刻と外部電話機の電話番号とを、利用者端末３に送信する。
【００７５】
このため、出退勤管理に用いられる状態２Ｃが、電話応答の管理および着信通知に利用される。したがって、出退勤状況に応じた情報を有効に利用することが可能になる。
【００７６】
また、本実施例では、出退勤管理サーバ１は、所定電話機８の電話番号を格納する電話番号格納部１ｃを含み、状態２Ｃと電話番号格納部１ｃに格納された電話番号とが、電話交換機２に通知される。
【００７７】
電話交換機２は、状態２Ｃおよび所定電話機８の電話番号を受け付け、また、外部電話機９から、所定電話機８の電話番号を指定する通話要求と、外部電話機９の電話番号と、を受け付ける。
【００７８】
状態２Ｃおよび所定電話機８の電話番号が受け付けられると、メッセージ選択部２ｃ２は、その受け付けられた状態２Ｃと関連づけられてメッセージ格納部に格納されているメッセージをその受け付けられた電話番号と関連づけて関連情報格納部に格納する。
【００７９】
また、その通話要求にて指定された電話番号が関連情報格納部に格納されていると、出力部２ｃ４は、その指定された電話番号と関連づけられて関連情報格納部に格納されているメッセージを外部電話機９に出力する。
【００８０】
この場合、利用者の不在を示す状態２Ｃの種類に応じて、外部電話機９に出力されるメッセージを変更することが可能になる。このため、例えば、利用者が不在である理由を示すメッセージを出力することが可能になる。よって、情報の伝達があいまいになり、遅延が発生することを防止することが可能になる。
【００８１】
本実施例によれば、以下のような効果を奏する。
【００８２】
社内外から自分宛ての連絡が来ていた場合、または、自分が特定の相手に連絡をとりたい場合に、自分もしくは相手が不在の場合は大いに起こりうることである。その場合、自分もしくは相手の状況が把握されていると、次への行動が円滑に進められる。
【００８３】
出退勤という会社に到着して最初に行う行為に着目した本システムを用いることで、お互いの状態を速やかに知り得ることができる。よって、出退勤状況に応じた情報を有効に利用することが可能になる。
【００８４】
以上説明した実施例において、図示した構成は単なる一例であって、本発明はその構成に限定されるものではない。
【００８５】
例えば、上記実施例では、利用者５の不在を示す状態２Ｃとして、「退社」、「外出」および「出張等」が用いられたが、利用者５の不在を示す状態２Ｃはこれらに限らず適宜変更可能である。
【図面の簡単な説明】
【００８６】
【図１】本発明の一実施例の出退勤管理システムを示すブロック図である。
【図２】出退勤情報の一例を示した説明図である。
【図３】メッセージ格納部の一例を示した説明図である。
【符号の説明】
【００８７】
１      出退勤管理サーバ
１ａ    管理部
１ｂ    保存部
１ｃ    電話番号格納部
１ｄ    通知部
１ｅ    通信部
１ｆ    ＨＴＴＰサーバ
２      電話交換機
２ａ    現況情報受付部
２ｂ    通話要求受付部
２ｃ    メッセージ出力部
２ｃ１  メッセージ格納部
２ｃ２  メッセージ選択部
２ｃ３  関連情報格納部
２ｃ４  出力部
２ｄ    時計部
２ｅ    着信出力部
３      利用者端末
４      通信回線
５      利用者
６      出退勤管理端末
７      出退勤管理端末
８      所定電話機
９      外部電話機
【図１】
2006295717.tif 000003
【図２】
2006295717.tif 000004
【図３】
2006295717.tif 000005