(57)【要約】【課題】  配信者が配信先ユーザーの電子メール閲覧状況を確認できる電子メール配信システムを提供する。【解決手段】  ユーザーＩＤ、メールＩＤの情報が組み込まれたＵＲＬ（アドレス）を作成して、これを掲載した電子メールを配信先ユーザー端末８０へ配信すると共に、電子メールの配信先ユーザーの閲覧記録にユーザーＩＤを付した閲覧記録テーブル２７を作成する。配信された電子メールを見たユーザーがアドレスを開いた際に、当該アドレスからユーザーＩＤ、メールＩＤを識別して閲覧記録テーブル２７を呼び出し、電子メールを閲覧した旨の既読ＩＤを書き込むようにすることで、ユーザーがアドレスを開いた時点で閲覧した記録がされるように構成した電子メール配信システム１である。【選択図】図１
2006127299.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信ネットワークを介してユーザーに電子メールを配信する電子メール配信システムであって、
予め入力された少なくとも前記ユーザーの名前と電子メールアドレスにユーザーＩＤを付したユーザー情報テーブルを作成するユーザー情報テーブル作成手段と、予め入力されたグループ名称にグループＩＤを付したグループ情報テーブルを作成するグループ情報テーブル作成手段と、前記ユーザーが所属するグループの前記グループＩＤを前記ユーザーＩＤに関連付けて記録するグループＩＤ記録手段と、
電子メールの配信先として前記グループのいずれかが選択されると、当該グループのグループＩＤに関連付けられたユーザーＩＤに基づき前記ユーザー情報テーブルを呼び出して、当該ユーザーの前記電子メールアドレスを前記電子メールの配信先に指定する配信先指定手段と、
入力された前記電子メールの件名・メッセージ内容にメールＩＤを付したメール情報テーブルを作成するメール情報テーブル作成手段と、
少なくとも当該電子メール配信システムを識別する情報と前記ユーザーＩＤ、メールＩＤの情報が組み込まれた前記配信先ユーザーごとに異なるアドレスを作成するアドレス作成手段と、前記作成したアドレスを掲載した前記電子メールを前記配信先ユーザーへ配信する電子メール配信手段と、
前記電子メールの配信先ユーザーが電子メールを閲覧したか否かの記録に前記ユーザーＩＤを付した閲覧記録テーブルを作成する閲覧記録テーブル作成手段と、
前記電子メールの配信先ユーザーが、前記アドレスを開いてそのリンク先である当該電子メール配信システムにアクセスしたら前記アドレスから前記ユーザーＩＤ、メールＩＤを識別するＩＤ識別手段と、前記識別したユーザーＩＤ、メールＩＤに基づいて前記閲覧記録テーブルを呼び出して当該ユーザーが電子メールを閲覧した旨の既読ＩＤを書き込む閲覧記録手段と、
を備えたことを特徴とする電子メール配信システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子メール配信システムにおいて、
前記識別したメールＩＤに基づいて前記メール情報テーブルを呼び出して、電子メールの件名・メッセージ内容を表示する件名・メッセージ内容表示手段と、
前記メッセージ内容に対する回答が入力されると、前記メールＩＤ、ユーザーＩＤに基づいて前記閲覧記録テーブルを呼び出して、回答があった旨及び回答内容を示す回答ＩＤを書き込む回答記録手段と、
を備えたことを特徴とする電子メール配信システム。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の電子メール配信システムにおいて、
前記識別したユーザーＩＤ、メールＩＤに基づいて、電子メールの配信先ユーザーの前記閲覧記録テーブルを呼び出し、前記既読ＩＤ、又は前記既読ＩＤ及び前記回答ＩＤを集計するＩＤ集計手段と、これらの集計結果を一覧として表示する集計結果表示手段と、
を備えたことを特徴とする電子メール配信システム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれか１項に記載の電子メール配信システムにおいて、
予め入力された定型文に定型文ＩＤを付した定型文テーブルを作成する定型文テーブル作成手段と、予め入力された回答文言に回答文言ＩＤを付した回答文言テーブルを作成する回答文言テーブル作成手段と、
前記定型文ＩＤに基づいて、前記定型文テーブルを呼び出して前記電子メールの件名に前記定型文を掲載する定型文掲載手段と、前記回答文言ＩＤに基づいて、前記回答文言テーブルを呼び出して前記メッセージ内容に前記回答文言を掲載する回答文言掲載手段と、
を備えたことを特徴とする電子メール配信システム。
【請求項５】
請求項２に記載の電子メール配信システムにおいて、
予め設定された日時になった時点で、前記閲覧記録テーブルに前記既読ＩＤの記録があるが前記回答ＩＤの記録がないユーザーに対して、電子メールを再配信する電子メール再配信手段を備えたことを特徴とする電子メール配信システム。
【請求項６】
請求項２又は５に記載の電子メール配信システムにおいて、
予め設定された日時になった時点で、前記閲覧記録テーブルの前記回答ＩＤが所定の回答ＩＤであるユーザーに対して、アラームメールを配信するアラームメール配信手段を備えたことを特徴とする電子メール配信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、通信ネットワークを介してユーザーに電子メールを配信する電子メール配信システムに関し、特に、配信者が配信先ユーザーの電子メール閲覧状況を確認できる電子メール配信システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、複数のユーザーが所属するグループ（委員会や友の会等）の代表者・管理者が配信者となり、グループ所属のユーザーに一斉に同一内容の電子メール（例えば会合開催の通知メール等）を配信する場合には、配信者が各ユーザーの電子メールアドレスを配信先として指定した個別の電子メールを配信するか、あるいは、各ユーザーの電子メールアドレスを選んでこれを送信先の欄にまとめて記載することで一括配信している。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところが、上記手順で電子メールを一括配信する場合、配信者がグループ所属のユーザーのメールアドレスを選び出す作業に手間がかかる上に、重要な情報を配信する場合等でも、メールアドレスの選択漏れが生じ易いという問題があった。その点、グループ単位でメーリングリスト等に加入して電子メールを配信すれば、メーリングリストの電子メールアドレス宛てに送信することで、登録したユーザー全員に同一の電子メールを一斉配信することができる。しかしその場合でも、以下のような問題があった。
【０００４】
（１）グループ所属のユーザーに電子メールを一斉配信した場合、各ユーザーが配信された電子メールを閲覧したか否かを確認することができないため、ユーザーが不在や機器の故障等の理由で配信された電子メールを閲覧してない場合でも配信者はそのことを知ることができない。そのため、会合開催の通知など重要な情報であっても、全ユーザーに確実に伝えることができなかった。また、どのユーザーが閲覧していないかわからないので、例えば、閲覧していないユーザーにのみ再度閲覧を促す通知を出す等の適切な対応も取れない。
【０００５】
（２）配信する電子メールに質問事項（例えば会合への参加・不参加等）を添付してそれに対する回答を求める場合があるが、上記のように配信された電子メールを閲覧していないユーザーがいること等により期限内に全ユーザーから回答を受けるのは難しく、効率良く回答を集めることができなかった。
【０００６】
（３）質問に対する回答があったユーザーのうち、所定内容の回答をしたユーザーにのみさらに別の電子メールを配信することがあるが、そのためには、返信された電子メールを配信者が開いて本文の内容を確認し、記載された回答の集計を行い、所定の回答をしたユーザーを選別して当該ユーザーを配信対象として電子メールを配信する必要があった。しかしこの一連の作業は非常に煩雑で手間がかかる上に、回答の集計ミスや漏れなども生じるおそれがあった。
【０００７】
本発明は上述の点に鑑みてなされたものでありその目的は、配信者が配信先ユーザーの電子メール閲覧状況を確認できると共に、配信した電子メールに対する回答を効率良く集計して把握することができる電子メール配信システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するため請求項１に記載の発明は、通信ネットワークを介してユーザーに電子メールを配信する電子メール配信システムであって、予め入力された少なくとも前記ユーザーの名前と電子メールアドレスにユーザーＩＤを付したユーザー情報テーブルを作成するユーザー情報テーブル作成手段と、予め入力されたグループ名称にグループＩＤを付したグループ情報テーブルを作成するグループ情報テーブル作成手段と、前記ユーザーが所属するグループの前記グループＩＤを前記ユーザーＩＤに関連付けて記録するグループＩＤ記録手段と、電子メールの配信先として前記グループのいずれかが選択されると、当該グループのグループＩＤに関連付けられたユーザーＩＤに基づき前記ユーザー情報テーブルを呼び出して、当該ユーザーの前記電子メールアドレスを前記電子メールの配信先に指定する配信先指定手段と、入力された前記電子メールの件名・メッセージ内容にメールＩＤを付したメール情報テーブルを作成するメール情報テーブル作成手段と、少なくとも当該電子メール配信システムを識別する情報と前記ユーザーＩＤ、メールＩＤの情報が組み込まれた前記配信先ユーザーごとに異なるアドレスを作成するアドレス作成手段と、前記作成したアドレスを掲載した前記電子メールを前記配信先ユーザーへ配信する電子メール配信手段と、前記電子メールの配信先ユーザーが電子メールを閲覧したか否かの記録に前記ユーザーＩＤを付した閲覧記録テーブルを作成する閲覧記録テーブル作成手段と、前記電子メールの配信先ユーザーが、前記アドレスを開いてそのリンク先である当該電子メール配信システムにアクセスしたら前記アドレスから前記ユーザーＩＤ、メールＩＤを識別するＩＤ識別手段と、前記識別したユーザーＩＤ、メールＩＤに基づいて前記閲覧記録テーブルを呼び出して当該ユーザーが電子メールを閲覧した旨の既読ＩＤを書き込む閲覧記録手段とを備えたことを特徴とする。
【０００９】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の電子メール配信システムにおいて、前記識別したメールＩＤに基づいて前記メール情報テーブルを呼び出して、電子メールの件名・メッセージ内容を表示する件名・メッセージ内容表示手段と、前記メッセージ内容に対する回答が入力されると、前記メールＩＤ、ユーザーＩＤに基づいて前記閲覧記録テーブルを呼び出して、回答があった旨及び回答内容を示す回答ＩＤを書き込む回答記録手段とを備えたことを特徴とする。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の電子メール配信システムにおいて、
前記識別したユーザーＩＤ、メールＩＤに基づいて、電子メールの配信先ユーザーの前記閲覧記録テーブルを呼び出し、前記既読ＩＤ、又は前記既読ＩＤ及び前記回答ＩＤを集計するＩＤ集計手段と、これらの集計結果を一覧として表示する集計結果表示手段とを備えたことを特徴とする。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１乃至３のいずれか１項に記載の電子メール配信システムにおいて、予め入力された定型文に定型文ＩＤを付した定型文テーブルを作成する定型文テーブル作成手段と、予め入力された回答文言に回答文言ＩＤを付した回答文言テーブルを作成する回答文言テーブル作成手段と、前記定型文ＩＤに基づいて、前記定型文テーブルを呼び出して前記電子メールの件名に前記定型文を掲載する定型文掲載手段と、前記回答文言ＩＤに基づいて、前記回答文言テーブルを呼び出して前記メッセージ内容に前記回答文言を掲載する回答文言掲載手段を備えたことを特徴とする。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、請求項２に記載の電子メール配信システムにおいて、予め設定された日時になった時点で、前記閲覧記録テーブルに前記既読ＩＤの記録があるが前記回答ＩＤの記録がないユーザーに対して、電子メールを再配信する電子メール再配信手段を備えたことを特徴とする。
【００１３】
請求項６に記載の発明は、請求項２又は５に記載の電子メール配信システムにおいて、予め設定された日時になった時点で、前記閲覧記録テーブルの前記回答ＩＤが所定の回答ＩＤであるユーザーに対して、アラームメールを配信するアラームメール配信手段を備えたことを特徴とする。ここでアラームメールとは、先に配信した電子メールに対して所定の回答をしたユーザーにのみ伝達すべき情報等を掲載した電子メールをいうものとする。
【発明の効果】
【００１４】
本願請求項１に記載の発明によれば、予め入力された少なくともユーザーの名前と電子メールアドレスにユーザーＩＤを付したユーザー情報テーブルを作成するユーザー情報テーブル作成手段と、予め入力されたグループ名称にグループＩＤを付したグループ情報テーブルを作成するグループ情報テーブル作成手段と、ユーザーが所属するグループのグループＩＤをユーザーＩＤに関連付けて記録するグループＩＤ記録手段と、電子メールの配信先としてグループのいずれかが選択されると、当該グループのグループＩＤに関連付けられたユーザーＩＤに基づきユーザー情報テーブルを呼び出して、当該ユーザーの電子メールアドレスを電子メールの配信先に指定する配信先指定手段とを備えたので、配信者は、グループを指定すれば当該グループ所属のユーザーに対して電子メールを配信でき、電子メール配信の手順が簡素化されると共に、配信先の選択ミスなどが生じるおそれがなくなる。
【００１５】
また、請求項１に記載の発明によれば、電子メールの配信先ユーザーが、アドレスを開いてそのリンク先である電子メール配信システムにアクセスしたら、アドレスからユーザーＩＤ、メールＩＤを識別するＩＤ識別手段と、識別したユーザーＩＤ、メールＩＤに基づいて閲覧記録テーブルを呼び出して当該ユーザーが電子メールを閲覧した旨の既読ＩＤを書き込む閲覧記録手段を備えたので、ユーザーが電子メールに掲載されたアドレスを開いた時点で既読ＩＤが記録され、配信者が、ユーザーの電子メール閲覧状況を確実に把握することができる。また、アドレスを開いただけで回答等を返信していない場合でも既読ユーザーとしてカウントされるので、既読ユーザーの数が正確にわかる。これにより、全ユーザーに必ず通知すべき重要な情報であっても電子メールで配信することが可能となり、電子メール配信システムの利便性が向上する。
【００１６】
請求項２に記載の発明によれば、メッセージ内容に対する回答が入力されると、メールＩＤ、ユーザーＩＤに基づいて閲覧記録テーブルを呼び出して、回答があった旨及び回答内容を示す回答ＩＤを書き込む回答記録手段を備えたので、ユーザーからの回答が返信された場合、その旨及び回答内容を確実に記録することができる。
【００１７】
請求項３に記載の発明によれば、識別したユーザーＩＤ、メールＩＤに基づいて、電子メールの配信先ユーザーの閲覧記録テーブルを呼び出し、既読ＩＤ、回答ＩＤを集計するＩＤ集計手段と、これらの集計結果を一覧として表示する集計結果表示手段とを備えたので、配信者は当該集計結果を見ることで、配信先ユーザーの電子メール閲覧状況、回答状況を簡単に把握することができる。
【００１８】
請求項４に記載の発明によれば、定型文ＩＤに基づいて、定型文テーブルを呼び出して電子メールの件名に定型文を掲載する定型文掲載手段と、回答文言ＩＤに基づいて、回答文言テーブルを呼び出してメッセージ内容に回答文言を掲載する回答文言掲載手段を備えたので、予めよく使う定型文、回答文言を登録しておき、必要に応じて電子メールの件名、メッセージ内容に掲載することができる。
【００１９】
請求項５に記載の発明によれば、予め設定された日時になった時点で、閲覧記録テーブルに既読ＩＤの記録があるが回答ＩＤの記録がないユーザーに対して、電子メールを再配信する電子メール再配信手段を備えたので、アドレスを開いただけで、まだ回答を返信していないユーザーに対して電子メールを再配信することにより、当該ユーザーに回答を促すことが可能となる。従って、効率良く回答を集めることができ、電子メール配信システムの利便性が向上する。
【００２０】
請求項６に記載の発明によれば、予め設定された日時になった時点で、閲覧記録テーブルの回答ＩＤが所定の回答ＩＤであるユーザーに対して、アラームメールを配信するアラームメール配信手段を備えたので、所定の回答をしたユーザーに対して必要な情報を掲載した電子メールを自動で配信することができ、情報伝達の確実性が向上する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、本発明の実施形態例を図面に基づいて詳細に説明する。図１は、本発明の一実施形態にかかる電子メール配信システムの構成を示すブロック図である。同図に示すように、電子メール配信システム１は、インターネットなどの通信ネットワーク７０を介して、ユーザー端末８０及び配信者端末８１との間で電子メールやデータの送受信をするシステムである。詳細には、モデムなどの通信手段１１によって通信ネットワーク７０と接続されたサーバコンピュータ等からなり、中央演算処理装置（ＣＰＵ）１２、後述するテーブル作成機能等の諸機能を実現するプログラム１３が格納されたＲＯＭ等の記憶装置１４、作成されたテーブル（データベース）等を格納するハードディスク等の記憶装置１５を具備して構成されている。以下、上記構成の電子メール配信システム１で、グループの代表者を配信者としてグループ所属のユーザーに電子メールを配信する手順を、図２乃至図４に示すフローに従って説明する。
【００２２】
〔基本情報の登録〕
電子メールを配信するために予め基本情報等の必要事項を登録しておく。この手順を図２に示すフローに従って説明する。まず、電子メール配信システム１にアクセスした配信者端末８１によって、図６に示すグループ登録画面４１が開かれてグループ名称が入力されると、この入力されたグループ名称にグループＩＤが付されて関連付けられ、データベースである図５−１（ａ）に示すグループ情報テーブル２１が作成されて記憶装置１５に格納される（ステップＳＴ１）。図５−１（ａ）に示すグループ情報テーブル２１では、総務委員会、広報委員会、情報促進委員会というグループ名称にそれぞれグループＩＤが付されて登録されている。
【００２３】
また、配信者端末８１から、図７（ａ）に示すユーザー情報登録画面４２が開かれてグループに所属する各ユーザーに関する所定の情報が入力されると、この情報にユーザーＩＤが付されて図５−１（ｂ）に示すユーザー情報テーブル２２が作成され格納される（ステップＳＴ２）。ここで登録されるユーザー情報は、氏名、性別、住所、自宅電話番号及び携帯電話の電話番号、電子メールアドレス等である。電子メール配信のために必須の情報として、少なくともユーザーを識別する氏名と電子メールアドレスが必要であるが、他の項目は任意でよい。また、電子メールアドレスは、ユーザーが所有するＰＣメールアドレスと携帯電話のメールアドレスの少なくとも一方を登録し、ユーザーが両方所有している場合は両方を登録する。
【００２４】
また、図７（ａ）に示すユーザー情報登録画面４２では、グループ情報テーブル２１に登録されているグループ名を選択する欄があり、ここで当該ユーザーが所属するグループ名が選択されると、ユーザーＩＤと選択された所属グループのグループＩＤとが関連付けられ記録される（ステップＳＴ３）。この記録情報として、図５−１（ｃ）に示すグループセットテーブル２３が作成され格納される。ユーザーが複数のグループに所属するときは、すべてのグループ名が選択されることで、一つのユーザーＩＤに複数のグループＩＤが関連付けられて登録される。なお、ユーザー情報テーブル２２及びグループセットテーブル２３に登録された情報は、図７（ｂ）に示すユーザー情報一覧画面４３で一覧表示して確認することができる。
【００２５】
電子メールの件名等によく用いる定型文を予め登録しておくことができる。図８（ａ）に示す定型文登録画面４４において定型文が入力されると、これに定型文ＩＤを付した図５−１（ｄ）に示す定型文テーブル２４が作成され格納される（ステップＳＴ４）。これにより、配信する電子メールの件名や項目名等として用いる定型文が登録される。
【００２６】
電子メール配信で伝えるメッセージ内容に質問事項が含まれる場合、それに対する回答としてユーザーに選択させる回答文言を予め登録しておくことができる。図８（ｂ）に示す回答文言登録画面４５で回答文言が入力されると、各回答文言ごとに回答文言ＩＤを付したものを、さらに回答パターンごとにひとまとめにしてこれに回答パターン名称と回答パターンＩＤを付した図５−１（ｅ）に示す回答文言テーブル２５が作成され格納される（ステップＳＴ５）。登録された回答文言は、図８（ｃ）に示す回答文言一覧画面４６に表示させることができる。この回答文言一覧画面４６で、電子メール送信の際に用いる回答パターンを予め選択しておく。ここでは、２択（参加、不参加）という回答パターンが選択されている。なお、ここで選択した回答パターンは、下記する配信メール作成の際に変更することも可能である。
【００２７】
〔電子メールの配信〕
以下、図３に示すフローに従って、配信者がグループに所属する全ユーザーに同一内容の電子メールを一括配信する手順を説明する。配信者端末８１で、図９（ａ）に示す配信メール作成画面４７が開かれ、配信メールに関する情報である件名、配信先グループ、メッセージ内容等が入力される（ステップＳＴ１１）。ここで、件名として予め登録された定型文を用いるのであれば、「定型文有り」の欄にチェックを付けて選択する。配信先グループは、配信先選択ボタン４７ａのリンク先である図９（ｂ）に示す配信先選択画面４８で、先に登録したグループのいずれかが選択される。配信先選択画面４８では、配信先として指定したグループに所属するユーザーの全員を選択することもできるし、グループに所属するユーザーのいずれかのみを選択することもできる。一方、回答パターンは、回答文言一覧画面４６で予め選択された回答パターンが用いられる。ここで、先に選択されている回答パターン以外の回答パターンを用いるのであれば、回答パターン選択ボタン４７ｅを押すことで、回答文言一覧画面４６に掲載された中から他の回答パターンを選んでこれを用いることができる。メッセージ内容には、配信者がユーザーに伝えたい情報内容が入力される。
【００２８】
また、配信者は、配信メール作成画面４７で、必要に応じて再配信メールの設定、アラームメールの設定をすることができる。再配信メールとは、予め設定された日時になった時点で、配信した電子メールを閲覧した旨の記録があるが、回答をした旨の記録がないユーザーに対して再配信される回答を促す内容の電子メール等である。これは、配信メール作成画面４７で、設定日時を入力して再配信設定欄４７ｃをチェックすることで設定する。（ステップＳＴ１２）。一方、アラームメールとは、予め設定された日時になった時点で、配信した電子メールに対する回答として所定の回答をした旨が記録されているユーザーに対してのみ配信する電子メールで、例えば会議に参加する旨の回答をしたユーザーに対して開催直前に配信する日時再確認の電子メール等である。このアラームメールの設定は、図９（ａ）の配信メール作成画面４７でアラーム設定ボタン４７ｂを押すことで、図９（ｃ）に示すアラームメール設定画面４９を表示して、アラームメール配信の設定日時と、対象とする回答文言を入力する（ステップＳＴ１３）。
【００２９】
配信メール作成画面４７から上記の各情報が入力されて配信ボタン４７ｄが押されると、配信日時、入力された件名、及びメッセージ内容等のデータにメールＩＤが付された図５−２（ｆ）に示すメール情報テーブル２６が作成され格納される（ステップＳＴ１４）。なお、メール情報テーブル２６には、アラームメール設定の有無の情報と、配信者を識別する配信者ＩＤも記録されている。
【００３０】
また、通信ネットワーク７０上で電子メール配信システム１を識別できるＵＲＬ（アドレス）情報に、ユーザー情報テーブル２２に記録されたユーザーＩＤと、メール情報テーブル２６に記録されたメールＩＤの情報を暗号化したものを組み込んだ、図１０に示すようなＵＲＬ（アドレス）５０が作成され、電子メールの本文に掲載される（ステップＳＴ１５）。なお、このＵＲＬ５０はユーザーＩＤごとに異なるので、それぞれのユーザーに配信される電子メールに異なるＵＲＬ５０が掲載される。
【００３１】
一方、配信メール作成画面４７で指定されたグループのグループＩＤが記録されたグループセットテーブル２３が呼び出され、このグループセットテーブル２３に記録されたユーザーＩＤに基づいてユーザー情報テーブル２２が呼び出され、ここに登録されたメールアドレスを宛先として電子メールが一括配信される（ステップＳＴ１６）。ユーザー情報テーブル２２にＰＣメールアドレスと携帯電話メールアドレスの両方が登録されているユーザーに対しては、両方に同じ内容の電子メールが配信される。両方に配信されることで、電子メールがユーザーの目に留まる可能性がより高くなる。図１０は、ユーザーに配信される電子メールの本文を示す図である。
【００３２】
電子メールを配信する際に、配信先の各ユーザーが電子メールを閲覧したか否かの記録、回答をしたか否かの記録及び回答内容の記録に、ユーザーＩＤを付した図５−２（ｇ）に示す閲覧記録テーブル２７が作成され格納される（ステップＳＴ１７）。さらに、再配信メールの設定が入力されている場合は、再配信メールの設定日時の情報にメールＩＤを付した図５−２（ｈ）に示す再配信メール情報テーブル２８が作成され格納される（ステップＳＴ１８）。また、アラームメール設定画面４９でアラームメールの設定が入力されている場合は、設定日時の情報と、指定された回答文言に関連付けられたアラーム回答ＩＤに、メールＩＤを付した図５−２（ｉ）に示すアラームメール情報テーブル２９が作成され格納される（ステップＳＴ１９）。
【００３３】
〔閲覧状況、回答の記録・集計〕
次に、電子メールを配信した後の手順について、図４に示すフローに従って説明する。電子メールを受信したユーザーによって、図１０に示す電子メール本文に掲載されたＵＲＬ５０が開かれると（ステップＳＴ２１）、そのリンク先である電子メール配信システム１へアクセスされる。これにより、電子メール配信システム１では、ＵＲＬ５０に組み込まれたユーザーＩＤ、メールＩＤが識別される（ステップＳＴ２２）。そしてユーザーＩＤに基づいて、アクセスしたユーザーの閲覧記録テーブル２７が呼び出され、当該ユーザーが電子メールを閲覧して既読である旨の既読ＩＤが記録される（ステップＳＴ２３）。ここでは、閲覧記録テーブル２７の既読ＩＤが「０：未読」から「１：既読」に書き換えられて記録される。
【００３４】
また、識別したメールＩＤに基づきメール情報テーブル２６が呼び出され、件名、配信者、配信日時、メッセージ内容、回答文言が復元されて表示される（ステップＳＴ２４）。図１１（ａ）は、ユーザーのＰＣ端末の表示画面にこれらが表示された例であり、同図（ｂ）は携帯電話等の携帯型端末の表示画面に表示された例である。
【００３５】
表示されたメッセージ内容と回答文言を見たユーザーによって、いずれかの回答文言が選択されて回答が送信されると（ステップＳＴ２５）、この回答が受信されて先に識別されたメールＩＤに基づいて当該ユーザーの閲覧記録テーブル２７が呼び出され、当該回答に対応する回答ＩＤが記録される（ステップＳＴ２６）。ここでは回答文言に応じて回答ＩＤとして「１：参加」又は「２：不参加」が記録される。
【００３６】
一方、配信者は電子メールを配信した後、図１２（ａ）に示す配信メール一覧５１を開いて、配信した電子メールの内容、及び閲覧状況を確認することができる。配信メール一覧５１には、配信済み電子メールごとの配信日時、件名、閲覧状況、アラームメール設定の有無等が一覧表示されている。配信者によって、確認のためのアクセスがあり（ステップＳＴ２７）、配信メール一覧５１が開かれて、ここに表示された電子メールのいずれかが選択されると、メールＩＤに基づいてメール情報テーブル２６が呼び出されて、件名、メッセージ内容が復元され、図１２（ｂ）に示す配信情報画面５２に表示される（ステップＳＴ２８）。また、メールＩＤ、ユーザーＩＤに基づいて配信先の全ユーザーの閲覧記録テーブル２７が呼び出され、ここに記録された既読ＩＤ、回答ＩＤが集計される（ステップＳＴ２９）。この集計されたユーザーの閲覧状況及び回答状況は一覧にされて配信情報画面５２に表示される（ステップＳＴ３０）。ユーザーからのコメントが閲覧記録テーブル２７に記録されている場合はこれも併せて表示される。配信者は、これらの表示を見ることで、各ユーザーの電子メール閲覧状況、回答状況を把握することができる。
【００３７】
配信者によって、配信情報画面５２において、未読者再配信ボタン５２ａが押されると、既読ＩＤの記録がないユーザーに対して同一内容の電子メールが再配信される。これにより、まだ電子メールを閲覧していないユーザーに対して再度同一内容の電子メールを配信して、閲覧を促すことができる。また、何らかの理由で、手動で選択するユーザーにのみ再配信を行いたいときは、閲覧状況欄のユーザーの中から配信先を選択して、選択者再配信ボタン５２ｂを押す。これにより、選択されたユーザーにのみ電子メールが再配信される。
【００３８】
配信メール作成画面４７で再配信メールの設定がされている場合は、再配信メール情報テーブル２８に記録されている送信日時になるまで、現在日時と送信日時とが比較されて監視され続ける。そして送信日時になった時点で、閲覧記録テーブル２７が呼び出されて、既読ＩＤが記録されているが回答ＩＤが記録されていないユーザーが選択され、当該ユーザーに再配信メールが自動配信される。（ステップＳＴ３１）。そして、再配信メール情報テーブル２８の再配信メール送信フラグが「０：未送信」から「１：送信済」に書き換えられて記録される。
【００３９】
アラームメールの設定がされている場合は、アラームメール情報テーブル２９に記録されている送信日時になるまで、現在日時と送信日時とが比較されて監視が続けられる。そして送信日時になった時点で、閲覧記録テーブル２７に記録された回答ＩＤが、アラームメール情報テーブル２９に登録されているアラーム回答ＩＤと同一の回答ＩＤ（例えば「１：参加」の回答ＩＤ）であるユーザーが選択されてアラームメールが自動送信される（ステップＳＴ３２）。そして、アラームメール情報テーブル２９のアラーム送信フラグが「０：未送信」から「１：送信済」に書き換えられて記録される。
【００４０】
以上説明した電子メール配信システム１によれば、グループＩＤとユーザーＩＤを関連付けて登録しているので、グループを指定することで当該グループに所属するユーザーを選択して電子メールを配信でき、電子メール配信の手順が簡素化されると共に、配信先の選択ミスなどが生じるおそれがなくなる。また、電子メールの配信を受けたユーザーが、電子メールの本文に掲載されたＵＲＬ５０を開いた時点で、既読ＩＤが記録されるため、ＵＲＬ５０を開いただけで回答を送信していないユーザーも既読者としてカウントすることができ、各ユーザーの電子メール閲覧状況を確実に把握することができる。また、ユーザーごとの既読ＩＤ、回答ＩＤを集計して一覧として表示することができるので、配信者がユーザーの閲覧状況、回答状況を簡単に把握することができる。
【００４１】
また、閲覧記録はあるが回答がないユーザーに対して、設定日時に再配信電子メールを自動配信することができるので、配信された電子メールに対する回答の回収率がより高くなり、情報伝達の確実性が向上する。さらに、所定の回答をしたユーザーを選択して、アラームメールを自動配信できるので、必要な連絡事項等を特定のユーザーに伝えることが簡単に行える。
【００４２】
以上本発明の実施形態を説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲、及び明細書と図面に記載された技術的思想の範囲内において種々の変更が可能である。例えば、上記実施形態では、グループを選択することで当該グループに所属するユーザー全員に宛て同一内容の電子メールを一括配信する場合を説明したが、グループに所属するいずれかのユーザーに対してのみ個別に電子メールを送信するように構成することもできるし、グループ単位ではなく、個人ユーザーに電子メールを送信するように構成することもできる。個人ユーザーに電子メールを配信するように構成する場合は、図７（ａ）に示す配信メール作成画面４７で、グループ名称に代えてユーザーの名前が入力されるようにし、ユーザーＩＤに基づいてユーザー情報テーブル２２を呼び出してメールアドレスを指定すれば、当該ユーザーへ電子メールを送信することができる。
【００４３】
また、メッセージ内容は会議の案内に限らず他の案内でも良い。また、回答パターンも参加・不参加の２択の場合に限らず、図８（ｃ）に示す、はい、いいえ、保留など３種類以上の回答文言から選択できるものでもよい。
【００４４】
また、上記実施形態では、配信する電子メールの本文にはメッセージ内容を掲載せずにＵＲＬ５０だけを掲載し、当該ＵＲＬ５０を開いたユーザーに対してメッセージ内容を表示するようにしたが、それ以外にも、配信する電子メールの本文にメッセージ内容を掲載して配信することもできる。その場合は、ＵＲＬ５０を開くことで、回答文言だけが表示されるようにすればよい。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】電子メール配信システムの構成を示すブロック図である。
【図２】電子メール配信システム１によって電子メールを配信する手順（基本情報の登録）を示すフロー図である。
【図３】電子メール配信システム１によって電子メールを配信する手順（電子メールの配信）を示すフロー図である。
【図４】電子メール配信システム１によって電子メールを配信する手順（閲覧状況、回答状況の記録）を示すフロー図である。
【図５−１】ユーザー情報テーブル、グループ情報テーブル等の各テーブルの構成を示す図である。
【図５−２】メール情報テーブル、閲覧記録テーブル等の各テーブルの構成を示す図である。
【図６】グループ登録画面４１を示す図である。
【図７】同図（ａ）はユーザー情報登録画面４２を示す図で、同図（ｂ）はユーザー情報一覧画面４３を示す図である。
【図８】同図（ａ）は定型文登録画面４４を示す図で、同図（ｂ）は回答文言登録画面４５を示す図で、同図（ｃ）は回答文言一覧画面４６を示す図である。
【図９】同図（ａ）は配信メール作成画面４７を示す図で、同図（ｂ）は配信先選択画面４８を示す図で、同図（ｃ）はアラームメール設定画面４９を示す図である。
【図１０】ユーザーに配信された電子メールの本文を示す図である。
【図１１】同図（ａ）はユーザーのＰＣ端末の画面表示例を示す図で、同図（ｂ）は携帯型端末の画面表示例を示す図である。
【図１２】同図（ａ）は配信メール一覧画面５１を示す図で、同図（ｂ）は配信情報画面５２を示す図である。
【符号の説明】
【００４６】
１      電子メール配信システム
１１    通信手段
１２    中央演算処理装置（ＣＰＵ）
１３    プログラム
１４    記憶装置
１５    記憶装置
２１    グループ情報テーブル
２２    ユーザー情報テーブル
２３    グループセットテーブル
２４    定型文テーブル
２５    回答文言テーブル
２６    メール情報テーブル
２７    閲覧記録テーブル
２８    再配信メール情報テーブル
２９    アラームメール情報テーブル
４１    グループ登録画面
４２    ユーザー情報登録画面
４３    ユーザー情報一覧画面
４４    定型文登録画面
４５    回答文言登録画面
４６    回答文言一覧画面
４７    配信メール作成画面
４８    配信先選択画面
４９    アラームメール設定画面
５１    配信メール一覧画面
５２    配信情報画面
７０    通信ネットワーク
８０    ユーザー端末
８１    配信者端末
【図１】
2006127299.tif 000003
【図２】
2006127299.tif 000004
【図３】
2006127299.tif 000005
【図４】
2006127299.tif 000006
【図５−１】
2006127299.tif 000007
【図５−２】
2006127299.tif 000008
【図６】
2006127299.tif 000009
【図７】
2006127299.tif 000010
【図８】
2006127299.tif 000011
【図９】
2006127299.tif 000012
【図１０】
2006127299.tif 000013
【図１１】
2006127299.tif 000014
【図１２】
2006127299.tif 000015