(57)【要約】【課題】  ステイプラ針あるいはホルダーに無線タグを搭載し、複写装置で紙文書を印刷・複写した際に無線タグの情報と印刷した情報との関連付けを自動的に行う仕組み、複写する文書が機密文書あるいは有効期限切れである場合に複写を禁じる仕組み、無線タグを搭載したステイプラ針で綴じられた紙文書を簡単に見つけ出す仕組みを提供すること。【解決手段】  管理情報生成削除手段２０８により管理情報５１０を生成し、識別子書き込み手段２１７により無線タグ４の識別子１０１を書き換え、印刷した紙文書２にステイプラ針３を装着する。前記紙文書を複写する際、無線タグの識別子を取得し、機密であるか有効期限切れであるかまたは否かを判断し印刷を制御する。情報端末５において無線タグの識別子を受信し、識別子一致判断手段３０４により管理情報５１０と比較し、一致する場合には目的とする文書が発見されたことを通知する。【選択図】  図１
2006345012.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理情報を有し、無線タグを搭載したステイプラ針あるいはホルダーと通信する複写装置であって、
前記管理情報は無線タグの識別子と機密を示す重要度情報または有効期限情報とから構成され、
紙文書のイメージを取得して画像情報とする画像情報生成手段と、前記画像情報を印刷する印刷手段と、紙文書の複写を制限する制御手段と、前記無線タグと通信する無線タグ通信手段と、前記無線タグの識別子を取得する識別子取得手段とを有し、前記取得した識別子に対応する前記管理情報である機密を示す重要度情報または有効期限情報により前記紙文書の複写を制限することを特徴とする複写装置。
【請求項２】
無線タグを搭載したステイプラ針あるいはホルダーと、通信手段を介して接続する管理情報を有する複写装置であって、
前記管理情報は無線タグの識別子と機密か否かを表す重要度情報とから構成され、
紙文書のイメージを取得する画像取得手段と、前記イメージを画像情報とする画像情報生成手段と、前記画像情報を印刷する印刷手段と、紙文書の複写を制限する制御手段と、無線タグと通信する無線タグ通信手段と、識別子を取得する識別子取得手段と、前記管理情報を生成・削除・保持する管理情報生成削除手段と、ユーザへのユーザインタフェースを実現し前記管理情報を編集する機能を有する入出力手段とを備えることを特徴とする複写装置。
【請求項３】
前記無線タグの識別子を生成削除するための識別子生成削除手段を有し、前記識別子生成削除手段により生成または削除された無線タグをもつステイプラ針あるいはホルダーを紙文書に装着するステイプラ装着手段を備えることを特徴とする請求項１または２の何れかに記載の複写装置。
【請求項４】
前記取得した無線タグの識別子を用いて前記管理情報を検索することにより、前記取得した識別子に対応する有効期限情報を読み出し複写しようとする前記紙文書が有効期限内であるか否かを判断する有効期限判断手段を備え、前記有効期限判断手段が有効期限を越えていると判断した場合、前記複写を制限する制御手段により前記紙文書の複写を禁止することを特徴とする請求項１記載の複写装置。
【請求項５】
前記取得した無線タグの識別子を用いて前記管理情報を検索することにより、前記取得した識別子に対応する機密を示す重要度情報を読み出し複写しようとする前記紙文書が機密であるか否かを判断する機密有無判断手段を備え、前記機密有無判断手段が機密であると判断した場合、前記複写を制限する制御手段により前記紙文書の複写を禁止することを特徴とする請求項１記載の複写装置。
【請求項６】
前記画像情報生成手段が生成した画像情報を保存・生成・削除するファイル生成削除手段と、前記画像情報生成手段が生成した画像情報を暗号化して前記ファイル生成削除手段を用いてファイルとして保存する暗号化手段を備えることを特徴とする請求項１または２の何れかに記載の複写装置。
【請求項７】
前記複写装置において、前記管理情報である機密を示す重要度情報が機密であることを示す場合または有効期限情報が有効期限を越えていることを示す場合は前記暗号化手段により保存された対応するファイルを削除することを特徴とする請求項６に記載の複写装置。
【請求項８】
管理情報を有し、無線タグを搭載したステイプラ針あるいはホルダーと通信する複写装置とネットワークで接続されたサーバ装置であって、
前記複写装置において前記管理情報は無線タグの識別子と機密を示す重要度情報または有効期限情報とから構成され、紙文書のイメージを取得して画像情報として画像情報を生成し印刷することができ、前記無線タグと通信して前記無線タグの識別子を取得し前記取得した識別子に対応する前記管理情報である機密を示す重要度情報または有効期限情報により前記紙文書の複写を制限することができ、
前記サーバ装置は、前記複写装置が生成した画像情報を保存・生成・削除するファイル生成削除手段と、前記画像情報生成手段が生成した画像情報を暗号化して前記ファイル生成削除手段を用いてファイルとして保存する暗号化手段を備え、前記複写装置の前記管理情報に前記サーバ装置のネットワーク上の位置を示すＵＲＬ情報を持たせるように構成されていることを特徴とするサーバ装置。
【請求項９】
前記複写装置における前記管理情報である機密を示す重要度情報が機密であることを示す場合または有効期限情報が有効期限を越えていることを示す場合はサーバ装置に保存された対応するファイルを削除することを特徴とする請求項８に記載のサーバ装置。
【請求項１０】
前記管理情報は、画像情報の削除可否を指定する情報を含み、前記画像情報の削除可否を指定する情報が削除可であって、前記複写装置における前記管理情報である機密を示す重要度情報が機密であることを示す場合または有効期限情報が有効期限を越えていることを示す場合はサーバ装置に保存された対応するファイルを削除することを特徴とする請求項８に記載のサーバ装置。
【請求項１１】
管理情報を有し、無線タグを搭載したステイプラ針あるいはホルダーと通信する複写装置であって、
前記管理情報は無線タグの識別子と機密を示す重要度情報または有効期限情報とから構成され、
投入された紙文書のイメージを取得して画像情報とする画像情報生成手段と、前記画像情報を印刷する印刷手段と、紙文書の複写を制限する制御手段と、前記無線タグと通信する無線タグ通信手段と、前記無線タグの識別子を取得する識別子取得手段とを有し、前記取得した識別子に対応する前記管理情報である機密を示す重要度情報または有効期限情報により前記紙文書の複写を制限することができ、
更に投入された紙文書を物理的な手段で裁断することができるシュレッダ機構と、前記シュレッダ機構を制御する紙文書破棄手段とを備え、前記管理情報である機密を示す重要度情報または有効期限情報により前記紙文書破棄手段を働かせて前記紙文書の物理的裁断を制御することを特徴とする複写装置。
【請求項１２】
前記管理情報である機密を示す重要度情報が機密であることを示す場合または有効期限情報が有効期限を越えていることを示す場合は前記紙文書破棄手段を働かせて投入された紙文書を裁断し破棄することを特徴とする請求項１１記載の複写装置。
【請求項１３】
管理情報を有し、無線タグを搭載したステイプラ針あるいはホルダーと通信する複写装置と組み合わせて働くシュレッダ装置であって、
前記複写装置において前記管理情報は無線タグの識別子と機密を示す重要度情報または有効期限情報とから構成され、投入された紙文書のイメージを取得して画像情報として画像情報を生成し印刷することができ、前記無線タグと通信して前記無線タグの識別子を取得し前記取得した識別子に対応する前記管理情報である機密を示す重要度情報または有効期限情報により前記紙文書の複写を制限することができ、
前記シュレッダ装置は、前記投入された紙文書を物理的な手段で裁断することができるシュレッダ機構と、前記シュレッダ機構を制御する紙文書破棄手段とを備え、前記管理情報である機密を示す重要度情報または有効期限情報により前記紙文書破棄手段を働かせて前記紙文書の物理的裁断を制御することを特徴とするシュレッダ装置。
【請求項１４】
前記複写装置は、紙文書に綴じられたステイプラ針の位置を検知するステイプラ針位置取得手段を備え、前記紙文書破棄手段は、ステイプラ針位置取得手段で取得したステイプラ針の位置を除く部分を把握する機能、及び前記シュレッダ機構はステイプラ針の位置を除く部分を裁断する機能を備え、ステイプラ針を裁断することによるシュレッダ機構の破損を防ぐことを特徴とする請求項１１または１２の何れかに記載の複写装置。
【請求項１５】
画像情報生成手段が取得した画像情報を分析して機密であることを示すアイコンあるいはスタンプ、あるいはイメージを取得するスタンプ検出手段を備え、前記スタンプ検出手段でスタンプを検出し、かつ前記管理情報により有効期限を越えていると判断した場合に前記紙文書の複写を禁止することを特徴とする請求項４記載の複写装置。
【請求項１６】
画像情報生成手段が取得した画像情報を分析して機密であることを示すアイコンあるいはスタンプ、あるいはイメージを取得するスタンプ検出手段を備え、前記スタンプ検出手段でスタンプを検出し、かつ前記管理情報により機密であると判断した場合に前記紙文書の複写を禁止することを特徴とする請求項４記載の複写装置。
【請求項１７】
管理情報を有し、無線タグを搭載したステイプラ針あるいはホルダーと通信する複写装置の管理情報を用いる情報端末であって、
前記複写装置において前記管理情報は無線タグの識別子と複写を制御する情報とから構成され、紙文書のイメージを取得して画像情報として画像情報を生成し印刷することができ、前記無線タグと通信して前記無線タグの識別子を取得し前記取得した識別子に対応する前記管理情報である複写を制御する情報により前記紙文書の複写を制御することができ、
前記情報端末は、前記無線タグと通信を行う無線タグ通信手段と、通信手段を介して無線タグから識別子を取得する識別子取得手段と、ユーザとのユーザインタフェースを実現してユーザの指示を入力可能とする入力手段と、前記複写装置から通信手段を介して前記入力手段で入力されたユーザの指示に対応する前記管理情報を取得する管理情報検索手段と、前記管理情報に含まれる識別子と、前記識別子取得手段で取得した識別子が一致するか否かを判断する識別子一致判断手段とを有し、識別子が一致する場合にユーザに通知することを特徴とする情報端末。
【請求項１８】
前記情報端末は、無線タグと情報端末間の距離を測定する距離測定手段と、無線タグ通信手段が探査する距離を、入力手段により指示された距離に設定する測定距離変更手段とを備えることを特徴とする請求項１７記載の情報端末。
【請求項１９】
前記情報端末は、発光素子を制御する発光手段を備え、ユーザに通知する際に発光手段を用いて光によりユーザへ通知することを特徴とする請求項１７記載の情報端末。
【請求項２０】
前記情報端末は、発音素子を制御する発音手段を備え、ユーザに通知する際に発音手段を用いて音、音声あるいは振動によりユーザへ通知することを特徴とする請求項１７記載の情報端末。
【請求項２１】
前記情報端末は、識別子取得手段が取得した識別子から管理情報を参照し、対応する複写を制御する情報が機密であることを示す場合に通知方法を可変することを特徴とする請求項１７記載の情報端末。
【請求項２２】
前記情報端末は、識別子取得手段が取得した識別子から管理情報を参照し、対応する前記複写装置に記録された画像ファイルを取得する画像ファイル取得手段と、画像ファイル取得手段で取得した画像ファイルを復号する複合化手段と、前記画像ファイルを表示する表示手段とを備えることを特徴とする請求項１７記載の情報端末。
【請求項２３】
管理情報を有し、無線タグを搭載したステイプラ針あるいはホルダーと通信する複写装置における複写制御方法であって、
前記管理情報は無線タグの識別子と機密を示す重要度情報または有効期限情報とから構成され、
紙文書のイメージを取得して画像情報とする画像情報を生成するステップと、前記画像情報を印刷ステップと、紙文書の複写を制限するステップと、前記無線タグと通信するステップと、前記無線タグの識別子を取得するステップとを有し、
前記取得した識別子に対応する前記管理情報である機密を示す重要度情報が機密であることを示す場合または有効期限情報が有効期限を越えていることを示す場合は前記紙文書の複写を禁止するステップを有することを特徴とする複写制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理を行うシステムに関わり、特に無線タグと通信する複写装置、画像情報を保持するサーバ装置、シュレッダ装置、情報端末及び複写装置の複写制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、オフィスにおける情報化はＯＡやネットワーク、インターネット関連技術の普及によりますます高度化し、取り扱う情報量は増加の一途である。情報化社会におけるＯＡにおいては、これら膨大な量の情報をサーバ装置を用いて管理し、必要なときに必要な量の情報をそれぞれが持つパソコンなどの端末に自由に取り出して迅速に処理・利用できるようになってきている。
【０００３】
ところが、これらの情報は端末上で電子化文書の形で利用するより、紙に印字されたり複写されるという形で利用することの方がまだまだ多い。サーバに格納された電子化文書を印刷したり複写装置でコピーすることにより紙媒体に情報を載せて利用している。特に会議資料などの形で印刷される情報には、大きな資産価値があると同時に、機密情報である場合に、その情報保護が大きな問題となる。
【０００４】
この紙媒体に載せた情報を管理するための手法としては、特許文献１にような技術を用いることにより、紙に搭載された無線タグの情報を読み取ることにより、紙１枚１枚を識別可能にするという技術がある。これにより、紙に印刷された文書の内容を１枚１枚把握することが可能となる。
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−７１２９４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上記した従来技術では、無線タグの情報と印刷した文書を照合する手間がかかる。また、有効期限が切れている情報の破棄や機密情報の複写を制限するための仕組みがない。また、膨大な量の紙文書の中から、求める情報が印刷された紙文書を探し出すには、１枚１枚めくって視認する以外の方法がない。つまり、たくさんの紙の山の中に外部に見せることができない機密情報が埋もれていたとしても、見つけることができない。
【０００７】
本発明の目的は、無線タグを搭載したステイプラ針あるいはホルダーに対し、複写装置で紙文書を印刷・複写した際に無線タグの情報と印刷した情報との関連付けを自動的に行う仕組み、複写する文書が機密文書あるいは有効期限切れである場合に複写を禁じる仕組み、有効期限を過ぎている文書を判断して裁断するシュレッダ機能を実現する仕組み、無線タグを搭載したステイプラ針で綴じられた紙文書を簡単に見つけ出す仕組み、及び、機密文書を発見した場合に通知表現を変更する仕組みを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記の課題を本発明では、特許請求の範囲に記載された発明によって解決している。
すなわち、本発明のステイプラ針は、後述の複写装置または複写装置と接続されたり、内蔵されたサーバ装置やシュレッダ装置と無線により通信を行う通信手段と、無線タグを識別する識別子とから構成される。
本発明の複写装置やサーバ装置、シュレッダ装置は、紙文書の画像を取得する画像取得手段と、画像から画像情報を生成する画像情報生成手段と、前記画像情報を印刷する印刷手段と、前記印刷手段を制御する制御手段と、画像情報を暗号化する暗号化手段と、前記画像情報を画像ファイルとして生成したり削除するファイル生成削除手段と、ユーザの入力を受け付けたり情報を表示する入出力手段と、生成した画像ファイルに対応する管理情報を生成したり削除して管理情報テーブルを用いて管理する管理情報生成削除手段と、ステイプラ針の無線タグを構成する通信手段と通信して、識別子を受信あるいは送信する無線タグ通信手段と、管理情報に含まれる識別子を無線タグ通信手段を用いてステイプラ針の識別子を書き換える識別子書き込み手段と、前記ステイプラ針を紙に装着するステイプラ装着手段と、無線タグ通信手段を用いてステイプラ針の識別子を取得する識別子取得手段と、前記識別子と管理情報を調べて機密情報であるか否かを判断する機密有無判断手段と、前記識別子と管理情報を調べて有効期限内であるか否かを判断する有効期限判断手段と、前記識別子と管理情報を調べて削除可能か否かを判断する削除可否判断手段と、無線タグ通信手段をもちいてステイプラ針の位置を計測するステイプラ針位置取得手段と、紙文書をシュレッダ装置により破棄する紙文書破棄手段と、画像情報生成手段で生成された画像情報を検索し、秘密文書であることを示すアイコンあるいはイメージの有無を調査するスタンプ検出手段の一部或いはすべてから構成される。
【０００９】
また、本発明の情報端末は、ステイプラ針の無線タグと通信する無線タグ通信手段と、ステイプラ針との距離を測位する距離測定手段と、ユーザの入力を取得する入力手段と、ユーザ入力による距離指定に合わせて無線タグ通信手段の感度を変化して測定距離を変更する測定距離変更手段と、無線タグ通信手段をもちいてステイプラ針から識別子を取得する識別子取得手段と、前記複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置と通信して管理情報を取得し、ユーザの入力に応じた管理情報を検索する管理情報検索手段と、前記管理情報を調べて識別子取得手段で得た識別子と一致するか否かを判断する識別子一致判断手段と、識別子が一致した場合にユーザにその旨を通知する通知手段と、発光装置を用いて光によりユーザに通知する発光手段と、発音装置を用いて、音・音声あるいは振動によりユーザに通知する発音手段と、前記識別子取得手段で得た識別子と管理情報を調べ、機密情報であるか否かを判断する機密有無判断手段と、機密である場合に通知手段の通知方法を可変する機能を持つ通知抑制強調手段と、管理情報検索手段で検索した管理情報の情報を元に、複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置のファイル生成削除手段から画像ファイルを取得する画像ファイル取得手段と、前記画像ファイルが暗号化されている場合に復号する複合化手段と、画像ファイルを情報端末の表示装置を用いて表示する表示手段の一部或いはすべてから構成される。
【００１０】
本発明の目的である、複写装置で紙文書を印刷・複写した際に無線タグの情報と印刷した情報との関連付けを自動的に行う仕組み、複写する文書が機密文書あるいは有効期限切れである場合に複写を禁じる仕組み、有効期限を過ぎている文書を判断して裁断するシュレッダ機能を実現する仕組みは、以下のような手段の働きにより実行される。
画像情報取得手段により、紙文書のイメージを取得し、画像情報生成手段により前記イメージを画像情報として生成する。印刷手段は、前記画像情報を紙に印字することにより紙文書を複写することができる。制御手段は、この印刷手段の動作を制限する。暗号化手段により、前記画像情報を暗号化し、ファイル生成削除手段により画像ファイルとして保存する。管理情報生成削除手段により、前記画像ファイルに対応する管理情報を生成・削除する。無線タグ通信手段により、紙文書に装着されているステイプラ針の無線タグと通信し、識別子取得手段により無線タグの識別子を取得する。管理情報生成削除手段において、前記識別子を管理情報に登録する。もし無線タグ通信手段において、無線タグとの通信ができない場合、管理情報生成削除手段は新規登録であると判断し、新たに識別子を生成し、管理情報に登録する。識別子書き込み手段は、前記識別子を無線タグ通信手段を用いてステイプラ針の識別子に書き込む。ステイプラ装着手段は、印刷手段により印刷した紙文書に前記ステイプラ針を装着する。これにより複写装置で紙文書を印刷・複写した際に無線タグの情報と印刷した情報との関連付けを自動的に行うことが可能となる。
【００１１】
次に、機密有無判断手段により、ステイプラ針から取得した識別子と管理情報を調べ、機密情報であるか否かを判断する。もし機密情報であると判断した場合、制御手段は、前記当する画像情報について印刷手段を用いた印刷動作を禁止する。ステイプラ検出手段により、画像ファイルに機密情報であることを示すアイコンあるいはイメージが含まれているか否かを判断し、機密情報であると判断した場合、制御手段は、前記当する画像情報について印刷手段を用いた印刷動作を禁止する。有効期限判断手段により、ステイプラ針から取得した識別子と管理情報を調べ、有効期限内であるか否かを判断する。もし有効期限が切れていると判断した場合、制御手段は、前記当する画像情報について印刷手段を用いた印刷動作を禁止すると同時に、紙文書破棄手段によりシュレッダ装置に挿入された紙文書を裁断して破棄する。
【００１２】
また、本発明のもう１つの目的である、無線タグを搭載したステイプラ針で綴じられた紙文書を簡単に見つけ出す仕組み、機密文書を発見した場合に通知表現を変更する仕組みは、以下のような手段の働きにより実行される。
無線タグ通信手段は、ステイプラ針に搭載された無線タグと通信し、識別子取得手段は前記無線タグから識別子を取得する。このとき、距離測定手段は、ステイプラ針と情報端末との距離を測位し、入力手段はユーザから検知感度あるいは測定距離を取得し、測定距離変更手段は、前記検知感度あるいは測定距離から無線タグ通信手段の感度あるいは通信距離を変更する。管理情報検索手段は、入力手段によりユーザが入力した条件を元に複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置の管理情報生成削除手段から管理情報を検索して取得する。識別子一致判断手段は、前記管理情報と識別子とを比較し、一致するか否かを判断する。通知手段は、識別子一致判断手段が一致すると判断した場合にユーザに対し通知を行う。発光手段は、発光装置を用いて光によりユーザに通知し、発音手段は、発音装置をもちいて音・音声あるいは振動によりユーザに通知する。画像ファイル取得手段は、前記管理情報を用いて複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置のファイル生成削除手段から画像ファイルを取得する。複合化手段は、もし画像ファイルが暗号化されているものである場合復号して表示可能なイメージ形式に変換する。表示手段は、前記画像ファイルを表示し、ユーザが指示した情報に対応するファイルのイメージを情報端末の表示装置に表示する。機密有無判断手段は、前記識別子と管理情報を調べて機密情報であるか否かを判断し、通知抑制強調手段は、もし機密情報である場合に通知手段の通知表現を変更する。
【００１３】
本発明によれば、複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置と無線タグ入りステイプラ針からなるシステムにおいて、複写装置で紙文書を印刷・複写した際に無線タグの情報と印刷した情報との関連付けを自動的に行う仕組み、複写する文書が機密文書あるいは有効期限切れである場合に複写を禁じる仕組みを実現することができる。また、有効期限を過ぎている文書を判断して裁断するシュレッダ機能を実現する仕組みを実現できる。また、情報端末において、無線タグを搭載したステイプラ針で綴じられた紙文書を簡単に見つけ出す仕組み、機密文書を発見した場合に通知表現を変更する仕組みを実現することができる。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、複写装置において紙文書を印刷・複写しようとする際に、機密文書あるいは有効期限切れ等の場合に複写を禁じる仕組みを実現することができ、また情報端末において、無線タグを搭載したステイプラ針で綴じられた紙文書を簡単に見つけ出す仕組みを実現することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の実施の形態について図面を用いて説明する。
図１、図２は、本発明の一実施例である文書管理システムの構成を示すブロック図の１例である。文書管理システムは、無線タグ紙文書２と、複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１と情報端末５から構成される。無線タグ紙文書２は、紙文書に無線タグ入りステイプラ針３を綴じたものである。無線タグ入りステイプラ針３は、無線タグ４を保持する。無線タグ４は、通信手段１００とステイプラ針３を識別する識別子１０１とから構成される。ここで、ステイプラ針３は、ステイプラあるいはホッチキスで使用する凹字型の針をさしているが、これは紙を綴じるための文具で、かつ、ユーザが自由に着脱可能であるものであればなんでもよい。たとえば文書ホルダー、クリップ、綴じ紐、ガチャ玉、テープ類、クリップなどでもよい。要するにそれをもちいて綴じた際に、紙と一体となり管理できる文具に無線タグが搭載されてあればよい。
【００１６】
本発明の一実施例における複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１を図１を用いて説明する。複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１は、こららが別々であっても一体であってもよい。すなわち、サーバ装置は複写装置と別でネットワークで接続されていてもよいし、サーバ機能が複写装置に内蔵されていてもよい。またシュレッダ装置は複写装置と別で構成されていても、複写装置と一体に構成されていてもよい。またステイプラ装着手段は複写装置と一体に組み込まれていても。別であってもかまわない。
【００１７】
複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１は、紙文書の画像を取得する画像取得手段２００と、画像から画像情報を生成する画像情報生成手段２０１と、前記画像情報を印刷する印刷手段２０３と、前記印刷手段を制御する制御手段２０２と、画像情報を暗号化する暗号化手段２１９と、前記画像情報を画像ファイル２０５として生成したり削除するファイル生成削除手段２０４と、ユーザの入力を受け付けたり情報を表示する入出力手段２０６と、生成した画像ファイル２０５に対応する管理情報５１０を生成したり削除して管理情報テーブル５００を用いて管理する管理情報生成削除手段２０８と、ステイプラ針３の無線タグ４を構成する通信手段１００と通信して、識別子１０１を受信あるいは送信する無線タグ通信手段２１２と、管理情報５１０に含まれる識別子５３０を無線タグ通信手段２１２を用いてステイプラ針３の識別子１０１を書き換える識別子書き込み手段２１７と、前記ステイプラ針３を紙文書２に装着するステイプラ装着手段２１８と、無線タグ通信手段２１２をもちいてステイプラ針３の識別子１０１を取得する識別子取得手段２１３と、前記識別子１０１と管理情報５１０を調べて機密情報であるか否かを判断する機密有無判断手段２１４と、前記識別子１０１と管理情報５１０を調べて有効期限内であるか否かを判断する有効期限判断手段２１５と、前記識別子１０１と管理情報５１０を調べて削除可能か否かを判断する削除可否判断手段２１６と、無線タグ通信手段２１２をもちいてステイプラ針３の位置を計測するステイプラ針位置取得手段２１９と、紙文書２をシュレッダ装置により破棄する紙文書破棄手段２１１と、画像情報生成手段２０１で生成された画像情報を検索し、秘密文書であることを示すアイコンあるいはイメージの有無を調査するスタンプ検出手段２１０とから構成される。
【００１８】
本発明の一実施例による情報端末５について図２をもちいて説明する。
本発明の一実施例による情報端末５は、ステイプラ針３の無線タグ４と通信する無線タグ通信手段３００と、ステイプラ針３との距離を測位する距離測定手段３０１と、ユーザの入力を取得する入力手段３０６と、ユーザ入力による距離指定に合わせて無線タグ通信手段３００の感度を変化して測定距離を変更する測定距離変更手段３０２と、無線タグ通信手段３００をもちいてステイプラ針３から識別子１０１を取得する識別子取得手段３０３と、前記複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１と通信して管理情報５１０を取得し、ユーザの入力に応じた管理情報５１０を検索する管理情報検索手段３０５と、前記管理情報５１０を調べて識別子取得手段３０３で得た識別子１０１と一致するか否かを判断する識別子一致判断手段３０４と、識別子１０１が一致した場合にユーザにその旨を通知する通知手段３０９と、発光装置を用いて光によりユーザに通知する発光手段３１２と、発音装置を用いて、音・音声あるいは振動によりユーザに通知する発音手段３１３と、前記識別子取得手段３０３で得た識別子１０１と管理情報５１０を調べ、機密情報であるか否かを判断する機密有無判断手段３０７と、機密である場合に通知手段３０９の通知方法を可変する機能を持つ通知抑制強調手段３０８と、管理情報検索手段３０５で検索した管理情報５１０の情報を元に、複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１のファイル生成削除手段２０４から画像ファイルを取得する画像ファイル取得手段３１４と、前記画像ファイルが暗号化されている場合に復号する複合化手段３１０と、画像ファイルを情報端末５の表示装置を用いて表示する表示手段３１１とから構成される。
【００１９】
次に、管理情報テーブル５００及び管理情報５１０について、図３を用いて説明する。
管理情報テーブル５００は、１または複数の管理情報５１０から構成されるデータベースであり、前述の管理情報生成削除手段２０８により管理される。
管理情報は、管理情報５１０を一意に識別するための識別ID５２０と、無線タグ４を構成する識別子１０１に格納する識別子５３０と、管理対象となる文書の情報を格納する文書プロパティ５４０とから構成される。この管理情報５１０は、ステイプラ針３に搭載した無線タグ４の識別子１０１と文書プロパティ５４０をと関連付ける情報であり、識別子１０１に対してどの文書が対応するかということを示す。
【００２０】
次に、文書プロパティ５４０について、図４をもちいて説明する。
文書プロパティ５４０は、文書の名称をあらわす文書名５４１と、機密情報であるか否かをあらわす重要度情報５４２と、有効期限をあらわす有効期限情報５４３と、破棄可能か否かをあらわす破棄情報５４４と、文書の所有権を表す所有権情報５４５と、著作権をあらわす５４６と、文書をイメージとして表現した情報である画像情報５４７と、前記画像情報５４７を格納しているネットワーク上の位置を表す画像ファイルURL５４８と、文書の内容をテキストで表現した情報である文書情報５４９と、前記文書情報５４９を格納しているネットワーク上の位置をあらわす文書ファイルURL５５０と、文書の目次をあらわす目次情報５５１と、文書の概要をあらわす概要情報５５２と、文書の詳細をあらわす詳細情報５５３と、暗号化された画像情報５４７あるいは文書情報５４９を復号するための鍵情報である暗号復号鍵５５４と、前記暗号復号鍵５５４の有効期限を示す復号有効期限５５５と、この文書を検索する際に使用するテキスト情報である検索用キーワード５５６とから構成される。文書プロパティ５４０は上記の情報すべてがないと構成できないわけではなく、すくなくとも、画像情報５４７か画像ファイルURL５４８のどちらか一つ、重要度情報５４２、有効期限情報５４３、破棄情報５４４、暗号復号鍵５５４があればよい。
【００２１】
次に、本発明における実施例、つまり複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１において、紙文書を印刷・複写した際に無線タグの情報と印刷した情報との関連付けを自動的に行う動作、及び複写する文書が機密文書あるいは有効期限切れである場合に複写を禁じる動作について、図５に示すフローチャートを用いて説明する。
【００２２】
まず、複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１を起動する（１０００）。ユーザにより文書コピーの指示を受け付けたら（１００１）、紙文書の画像をスキャナ装置などで読み込み画像を取得する（１００２）。同時に、紙文書に前述の無線タグ入りステイプラ針３が装着されているか否かを判断するため、無線タグ４と通信を行う（１００３）。無線タグが有る場合にはステップ１００８に進む（後述）。無線タグがない場合には、新規に無線タグ入りステイプラ針を装着するための処理を開始する。まずステップ１００２で得た画像情報を印刷装置をもちいて紙に印字して画像を印刷する（１００４）。
【００２３】
次に、この紙文書に対応する管理情報５１０を生成する管理情報生成処理を実行する（２０００）。この管理情報生成処理については図６で後述する。管理情報処理２０００では無線タグ付ステイプラ針３を生成するので、このステイプラ針３を印刷した紙に装着し（１００６）、この紙を複写装置１から排紙して（１００７）処理を終了する（１０１４）。もしステップ１００３において無線タグが有る場合には（１００３）、無線タグ４と通信し、識別子１０１を取得する（１００８）。次に、ステップ１００２で取得した画像情報を調べ、機密情報であることを示すアイコンあるいはイメージがあるかどうか、イメージの比較処理を行い（１００９）機密情報であるアイコンあるいはイメージがあると判断した場合には印刷装置で画像情報を印字する処理を禁止し（１０１３）処理を終了する（１０１４）。
【００２４】
もし機密情報であるアイコンあるいはイメージがない場合、識別子１０１と管理情報テーブル５００に格納されている管理情報５１０を検索し、識別子５３０と一致する管理情報５１０を取得する（１０１０）。次にこの管理情報５１０の文書プロパティ４１０に含まれる有効期限情報５４３と現在の日付や時刻とを比較し、文書の有効期限を越えている場合に（１０１１）、文書のコピーを停止し（１０１３）、処理を終了する（１０１４）。有効期限を越えていない場合、管理情報５１０の文書プロパティ４１０に含まれる重要度情報５４２を参照し、機密情報であるか否かを検査する（１０１２）。
【００２５】
機密情報で有る場合には文書のコピーを停止し（１０１３）、処理を終了する（１０１４）。機密情報ではない場合、ステップ１００２で得た画像情報を印刷装置をもちいて紙に印字して画像を印刷する（１００４）。次に、この紙文書に対応する管理情報５１０を生成する管理情報生成処理を実行する（２０００）。この管理情報生成処理については図６で後述する。管理情報処理２０００では無線タグ付ステイプラ針３を生成するので、このステイプラ針３を印刷した紙に装着し（１００６）、この紙を複写装置１から排紙して（１００７）処理を終了する（１０１４）。
【００２６】
以上のような機能の動作により、複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１において、紙文書を印刷・複写した際に無線タグの情報と印刷した情報との関連付けを自動的に行う動作、及び複写する文書が機密文書あるいは有効期限切れである場合に複写を禁じる動作を実現することができる。
【００２７】
次に、本発明において、管理情報５３０を生成し無線タグ付ステイプラ針３を作成する管理情報生成処理２０００について、図６に示すフローチャートを用いて説明する。
まず、ステップ１００２で取得した画像情報をファイルとして生成し、サーバ装置１のハードディスクや光ディスクなどの記憶素子に保存し、ファイル名を画像ファイルＵＲＬあるいは文書ファイルＵＲＬに変換する（２００１）。次に、画像イメージを暗号化するための暗号鍵ペアを生成する（２００２）。これは同時に生成した公開鍵情報と秘密鍵と用いて暗号化・複合化するための公知技術であり、公開鍵を用いて画像情報を暗号化し、秘密鍵を用いて暗号化された画像情報を復号するための暗号鍵ペア情報である。
【００２８】
次に、記憶素子に保存した画像情報を公開鍵を用いて暗号化し（２００３）、画像ファイルとして改めて画像ファイルとして保存する（２００４）。次に、無線タグ４を一意に識別する識別子１０１を生成する（２００５）。この識別子１０１は、ステイプラ針３に搭載した無線タグ４を構成する識別子１０１として書き込まれるものである。無線タグ４と通信すると前記識別子１０１の情報を取得することができるので、無線タグ４を一意に識別することができる。
【００２９】
次に文書プロパティ５４０を記憶装置に生成する（２００６）。このとき、ステップ２００１で保存した画像ファイルＵＲＬあるいは文書ファイルＵＲＬと、ステップ２００３で用いた公開鍵とペアであった秘密鍵を文書プロパティ５４０の構成要素である画像ファイルＵＲＬ５４９あるいは文書ファイルＵＲＬ５５０、暗号復号鍵５５４に保存する（２００６）。
【００３０】
次に、ユーザの入力を受付け（２００７）、入力があった場合（２００８）文書プロパティ５４０の修正を行う（２００９）。この修正は、文書プロパティ５４０の画像ファイルＵＲＬ５４９、文書ファイルＵＲＬ５５０、暗号復号鍵５５４以外の項目、即ち文書名５４１、重要度情報５４２、有効期限情報５４３、破棄情報５４４、所有権情報５４５、著作権情報５４６、画像情報５４７、文書情報５４９、目次情報５５１、概要情報５５２、詳細情報５５３、復号有効期限５５５、及び検索用キーワード５５６である。これらの項目を設定しておくことにより、あとで機密文書であるか否か、有効期限内であるか否か、破棄が可能か、といった判断を行うことができる。また、ステップ１００９において、機密情報であると判断した場合に、重要度情報５４２を機密情報として設定する。次にステイプラ針３内の無線タグ４の識別子１０１に、ステップ２００５で生成した識別子を書き込む（２０１０）。図３で説明した管理情報５１０を生成し、一意に識別するための識別ＩＤ５２０を登録する（２０１１）。
【００３１】
次に、ステップ２０１０で無線タグ４に書き込んだ識別子１０１を管理情報５１０の識別子５３０に登録し（２０１２）、ステップ２００６で生成した文書プロパティ５４０を管理情報５１０の文書プロパティ５４０に登録する（２０１４）。次に、前記管理情報５１０を管理情報テーブル５００の末尾に登録し（２０１４）、一連の処理を終了する（２０１５）。
以上のような機能の動作により、管理情報５３０を生成し無線タグ付ステイプラ針３を作成する動作を実現することができる。
【００３２】
次に、本発明における実施例、つまり複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１において、紙文書を印刷・複写した際に複写する文書が機密文書あるいは有効期限切れである場合に裁断する動作について、図７に示すフローチャートを用いて説明する。
【００３３】
まず、ステップ１０００で示される処理、即ち複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１に紙文書を挿入して複写を行う直前に本処理３０００が起動される。または、使用者が文書を破棄することをシュレッダ装置１に指示した場合に本処理３０００が起動される。まず、複写する紙文書２に無線タグ４が装着されているか否かを通信により判断し（３００２）、もし無線タグ４が装着されていないのであれば、本処理を終了し（３０３０）、ステップ１０００の複写処理を行う。もし無線タグ４が装着されている場合、（３００２）、前記無線タグ４から識別子１０１を取得する（３００３）。また、前記無線タグ４の紙文書上の位置を測定する（３００４）。これは、無線の発生源を複数用意し、一番感度の高い箇所に対応する部分に無線タグ４があると判断するという手段により実現される。
【００３４】
次に、ステップ３００３で取得した識別子１０１を用いて管理情報テーブル５００を検索し、管理情報５１０を取得して文書プロパティ５４０を検索する（３００５）。文書プロパティ５４０の有効期限情報５４３と現在の日付・時間との比較を行い（３００６）、もし有効期限を越えている場合ステップ３００９を実行する。有効期限内で有る場合、文書プロパティ５４０の破棄情報５４４を参照し、破棄が許可されていないと判断した場合に（３００７）文書の破棄は行わず（３０１２）本処理を終了し（３０３０）、ステップ１０００の複写処理を行う。
【００３５】
もし破棄が許可されていると判断した場合には、文書プロパティ５４０の重要度情報５４２を参照し、機密情報であるか否かを判断する（３００８）。もし機密文書である場合には、ステップ３００４で得た無線タグ３の位置を除く全面をシュレッダ装置を用いて裁断して破棄し（３０１０）、本処理を終了する（３０３０）。もし機密文書でない場合には、ステップ３００４で得た無線タグ３の位置を除く全面をシュレッダ装置を用いて裁断して破棄し（３００９）、ステップ３０２０へ進む。ステップ３０２０では、文書プロパティ５４０の画像ファイルＵＲＬ５４８あるいは文書ファイルＵＲＬ５５０を取得し（３０２０）、サーバ装置１のファイル生成削除手段２０４が保持する画像ファイルあるいは文書ファイルを削除する（３０２１）。そして、文書プロパティ５４０と管理情報５１０を破棄し、管理情報テーブル５００から前記管理情報５１０の登録を解除し（３０２２）、本処理を終了する（３０３０）。
【００３６】
以上のような機能の動作により、複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１において、紙文書を印刷・複写した際に複写する文書が機密文書あるいは有効期限切れである場合に裁断する動作を実現することができる。
【００３７】
次に、本発明における実施例、つまり情報端末５において、無線タグ４を搭載したステイプラ針３で綴じられた紙文書２を簡単に見つけ出す動作、及び機密文書を発見した場合に通知表現を変更する動作について、図８に示すフローチャートを用いて説明する。
まず、情報端末５を起動し（４０００）、ユーザから文書探索の指示がでるのを待つ（４００１）。文書探索の指示がでたら、キーボードなどの入力装置から探索すべき紙文書２の特徴を示す情報をユーザから取得する（４００２）。また、同時にどのような受信感度あるいは距離で紙文書２を探索するかを表す情報をユーザから取得して、情報端末５の無線タグとの通信装置のパラメータを設定して受信感度を変更し（４００３）無線タグとの通信を開始する。
【００３８】
紙文書２と通信ができると無線タグ４の識別子１０１を取得することができる。もし距離が遠い場合には通信ができないので識別子１０１を取得することができないので継続して無線タグとの通信を続ける（４００４）。識別子１０１を取得したならば、情報端末５の近傍に無線タグ４を搭載するステイプラ針３が装着された紙文書２があることをあらわす。ステップ４００４で取得した識別子１０１と、ネットワークを介して接続した複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置１の管理情報テーブル５００から管理情報５１０を検索する（４００５）。
【００３９】
ステップ４００４で取得した識別子１０１と、管理情報５１０の識別子５３０が一致しなければ、ステップ４００４に戻る（４００６）。ステップ４００４では複数の識別子１０１が取得されることもあるので、取得したすべての識別子１０１について検索を行う。もしステップ４００６で管理情報５１０が見つかった場合、管理情報５１０の文書プロパティ５４０から重要度情報５４２を調査し、機密上納であるか否かを判断する（４００７）。
【００４０】
もし機密情報である場合、ユーザに通知するための方法を変更し（４００８）、ステップ４０１０へ移行する（４０１０）。ユーザへの通知はステップ４０１０で発光あるいは鳴音によって通知を行うが、機密情報である場合には、発光のパターンを変更したり音の音量を増大する、振動する、音声により通知するなどの方法でユーザに通知を行う（４０１０）。
【００４１】
ステップ４００７において、機密情報ではないと判断した場合、ステップ４００２で入力した探索条件と、管理情報５１０の文書プロパティ５４０のすべての情報と一致する項目があるか否かを判断し（４００９）、まったく一致する項目がない場合には目的とする文書が存在しないと判断してステップ４００４へ戻る。もしひとつでも一致する項目が有った場合には、前述の発光・鳴音処理４０１０を実行し、ユーザに通知を行う。
【００４２】
次に、文書プロパティ５４０の暗号復号鍵５５４が設定されており、復号有効期間５５５であると判断される場合（４０１１）、前記暗号復号鍵５５４をもちいて文書あるいは画像を復号し（４０１２）、情報端末５の表示装置で前記文書あるいは画像イメージを表示し（４０１３）、本処理を終了する（４０１４）。
【００４３】
以上のような機能の動作により、情報端末５において、無線タグ４を搭載したステイプラ針３で綴じられた紙文書２を見つけ出す動作、及び機密文書を発見した場合に通知表現を変更する動作を実現することができる。
【産業上の利用可能性】
【００４４】
本発明は、ネットワーク上の電子化文書と紙文書とを併用する場面での文書管理システムに有効である。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置のブロック図。
【図２】情報端末５のブロック図。
【図３】管理情報テーブル５００及び管理情報５１０の説明図。
【図４】文書プロパティ５４０の説明図。
【図５】システムの動作フロー図。
【図６】管理情報を生成する処理の動作フロー図。
【図７】文書を裁断するシュレッダ機能の動作フロー図。
【図８】文書を探索する情報端末５の動作フロー図。
【符号の説明】
【００４６】
１…複写装置・サーバ装置・シュレッダ装置、
２…紙文書、
３…無線タグ入りステイプラ針、
４…無線タグ、
５…情報端末、
５００…管理情報テーブル、
５１０…管理情報、
５４０…文書プロパティ、
１０００…複写処理の処理フロー、
２０００…管理情報生成処理の処理フロー、
３０００…文書破棄処理の処理フロー、
４０００…文書探査処理の処理フロー。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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