(57)【要約】【課題】組織変更の際に適切な部署に自動的に公開部署を設定し、所属期間中に公開されていた限定公開情報については、部署を異動したユーザであっても参照可能とする。【解決手段】業務変更情報取得プログラム１１６は業務変更情報１３２を取得し、この情報を元に公開範囲変更プログラム１１７が文書参照権限情報１２１に記載されている文書の公開範囲を変更し、同時に公開終了年月日及び新たな公開部署への登録年月日を記録し、公開履歴として蓄積する。所属情報取得プログラム１１４は所属情報１３１と過去所属情報１２３とを比較し、異なれば異動履歴情報１２２に新たな所属と転出年月日、転入年月日を記録し、異動履歴として蓄積する。参照権限判定プログラム１１１は文書参照権限情報１２１に記載されている文書の公開履歴と、異動履歴情報１２２に記載されている参照者の異動履歴を照合し、参照者の所属期間中に公開されていた文書の参照を許可する。【選択図】      図１
2006127126.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザが使用する複数の端末装置と、ユーザが登録した情報を格納し、ユーザからの要求に応じてユーザに情報を公開する共有知識サーバとがネットワークを介して相互に接続されて構成される知識共有システムにおいて、前記共有知識サーバは、複数のユーザからの情報を登録する手段と、登録された情報を、情報の提供を要求したユーザの所属部署の単位で限定して公開する手段と、前記部署での業務変更を管理している業務変更情報を参照する手段と、組織変更の際、前記参照した業務変更情報に従って情報を公開する部署を変更する手段とを備えることを特徴とする知識共有システム。
【請求項２】
ユーザが使用する複数の端末装置と、ユーザが登録した情報を格納し、ユーザからの要求に応じてユーザに情報を公開する共有知識サーバとがネットワークを介して相互に接続されて構成される知識共有システムにおける情報公開制御方法において、前記共有知識サーバは、複数のユーザからの情報を登録し、登録された情報を、情報の提供を要求したユーザの所属部署の単位で限定して公開し、前記部署での業務変更を管理している業務変更情報を参照し、組織変更の際、前記参照した業務変更情報に従って情報を公開する部署を変更することを特徴とする情報公開制御方法。
【請求項３】
ユーザが使用する複数の端末装置と、ユーザが登録した情報を格納し、ユーザからの要求に応じてユーザに情報を公開する共有知識サーバとがネットワークを介して相互に接続されて構成される知識共有システムにおける情報公開制御方法において、前記共有知識サーバは、複数のユーザからの情報を登録し、前記ユーザの所属履歴を蓄積し、該所属履歴と情報の登録日時及び公開部署とを照合することにより、情報の提供を要求したユーザの所属期間中に所属部署で公開された情報であれば、その情報の公開を許可することを特徴とする情報公開制御方法。
【請求項４】
情報を公開する部署、情報の登録日、情報の公開終了日を公開履歴として蓄積し、該公開履歴とユーザの所属履歴とを照合することにより、情報の提供を要求したユーザの所属期間中に所属部署で公開された情報であれば、その情報の公開を許可することを特徴とする請求項２または３記載の情報公開制御方法。
【請求項５】
所属部署が変更になったユーザから、所属期間中に公開さていた情報を参照可能とする期間の指定を受け付け、指定期間内で情報の公開を許可することを特徴とする請求項２または３記載の情報公開制御方法。
【請求項６】
システムの管理者から、参照を許可する部署異動の組合せの指定を受け付け、指定された組合せに該当するユーザに対して公開する部署が制限された情報の公開を許可することを特徴とする請求項２または３記載の情報公開制御方法。
【請求項７】
システム管理者から、指定された部署異動毎の参照期間の指定を受け付け、指定期間内で公開する部署が制限された情報の公開を許可することを特徴とする請求項６記載の情報公開制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、知識共有システム及び情報公開制御方法に係り、特に、共有する情報の性質に応じて公開する情報の範囲を制限して情報を提示することを可能にした知識共有システム及び該システムにおける情報公開制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業間や組織間の競争が激化してきており、企業や組織に所属する各人の作業効率の向上、能力向上のために各人が持つ知識やノウハウを共有し、相互に再利用することが必要となっている。知識、ノウハウを再利用する方法の１つとして、知識共有インフラシステム内に、各ユーザが文書等の形態で知識を予め登録し、登録された知識の中から適宜欲しい知識を検索して参照させるようにしたシステム（以下、知識共有システムという）が知られている。知識共有システムは、全てのユーザが共有すべき情報を登録し、検索して参照することができるが、その一方で、限られたメンバ間でのみ共有すべき機密性の高い情報（以下、限定公開情報という）も登録されて検索、参照することが可能とされている。
【０００３】
通常、知識共有システムは、前述したような限定公開情報の漏洩を防ぐために、情報を参照できるユーザを部署、ゲループ等の組織単位で制限する方法を用いて構成さている。この場合、参照を制限する部署、グループ（以下、公開範囲という）は、ユーザが情報を登録する際に文書毎に設定される。そして、限定公開情報の参照の可否は、情報の公開部署とユーザの所属とを照合することにより判定される。文書の公開部署は、部署名の変更や部署の統合等の組織変更の際に、システム管理者が適切な部署に変更する等により管理される。
【０００４】
なお、前述したような知識共有システムに関する従来技術として、例えば、特許文献１等に記載された技術が知られている。
【特許文献１】特開２００３−９１４４８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
前述した従来技術は、部署名の変更や部署の分割等の組織変更があった場合のことを考えると、所属や職位等が定義された人事情報はシステムにより自動的に変更されるが、限定公開情報の公開部署についてはシステム管理者が変更しない限り組織変更前のままとなるため、必要とする限定公開情報にアクセスできなくなることがある。この場合、限定公開情報を使用して業務を遂行していたユーザは、知識共有システム用いて情報を入手することができず、他の方法で情報を入手する必要があるため、多くの時間が必要になり、その情報を使用する業務の効率が低下する。
【０００６】
また、前述した従来技術は、組織変更の際に担当業務が異なる部署に異動したユーザについて考えると、そのユーザは、急な組織変更では異動先に業務を持ち込んだり、異動先の部署で業務の引継ぎを行ったりすることがあるため、異動前の部署の限定公開情報も必要となることがある。しかし、前述した従来技術は、異動前の部署の限定公開情報が参照不可能なため、ユーザは、知識共有システムを用いずに他の方法で情報を入手する必要があり、その情報を使用する業務の効率が低下していた。
【０００７】
前述した従来技術は、部署やグループの単位で参照権限を設定するものであるため、組織変更の際にシステム管理者に負担かけずに、必要な人が限定公開情報を参照できるように公開部署を変更することができないという問題点があった。また、前述した従来技術は、部署を異動したユーザが、過去に所属していた部署で公開されていた限定公開情報をシステムから入手することができず、人に頼む等の別の方法で必要な情報を入手する必要があり、そのユーザの業務効率を低下させてしまうという問題点があった。
【０００８】
本発明の目的は、前述した従来技術の問題点を解決し、組織変更の際に適切な部署に自動的に公開部署を設定し、所属期間中に公開されていた限定公開情報については、部署を異動したユーザであっても参照可能とするようにした知識共有システム及び該システムにおける情報公開制御方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明によれば前記目的は、ユーザが使用する複数の端末装置と、ユーザが登録した情報を格納し、ユーザからの要求に応じてユーザに情報を公開する共有知識サーバとがネットワークを介して相互に接続されて構成される知識共有システムにおいて、前記共有知識サーバが、複数のユーザからの情報を登録する手段と、登録された情報を、情報の提供を要求したユーザの所属部署の単位で限定して公開する手段と、前記部署での業務変更を管理している業務変更情報を参照する手段と、組織変更の際、前記参照した業務変更情報に従って情報を公開する部署を変更する手段とを備えることにより達成される。
【００１０】
また、前記目的は、ユーザが使用する複数の端末装置と、ユーザが登録した情報を格納し、ユーザからの要求に応じてユーザに情報を公開する共有知識サーバとがネットワークを介して相互に接続されて構成される知識共有システムにおける情報公開制御方法において、前記共有知識サーバが、複数のユーザからの情報を登録し、登録された情報を、情報の提供を要求したユーザの所属部署の単位で限定して公開し、前記部署での業務変更を管理している業務変更情報を参照し、組織変更の際、前記参照した業務変更情報に従って情報を公開する部署を変更することにより達成される。
【００１１】
さらに、前記目的は、ユーザが使用する複数の端末装置と、ユーザが登録した情報を格納し、ユーザからの要求に応じてユーザに情報を公開する共有知識サーバとがネットワークを介して相互に接続されて構成される知識共有システムにおける情報公開制御方法において、前記共有知識サーバが、複数のユーザからの情報を登録し、前記ユーザの所属履歴を蓄積し、該所属履歴と情報の登録日時及び公開部署とを照合することにより、情報の提供を要求したユーザの所属期間中に所属部署で公開された情報であれば、その情報の公開を許可することにより達成される。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、管理者に負担をかけることなく組織変更の際に文書の公開範囲を適切な部署に変更することができ、また、業務担当者が部署を異動したとしても継続して以前の部署で参照していた限定公開文書を参照することが可能となる。本発明によれば、これにより業務担当者は、必要な文書を入手する時間を短縮することができ、その文書を使用する業務の効率を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明による知識共有システムにおける情報公開制御方法及び知識共有システムの実施形態を図面により詳細に説明する。
【００１４】
図１は本発明の一実施形態による知識共有システムの構成を示すブロック図である。図１において、１０１は端末装置、１０２はネットワーク、１０３は共有知識サーバ、１０４は中央処理演算装置（ＣＰＵ）、１０５は主メモリ、１０６は磁気ディスク装置、１０７はバス、１０８は全社情報システム、１１１は参照権限判定プログラム、１１２は文書表示プログラム、１１３は文書詳細表示プログラム、１１４は所属情報取得プログラム、１１５は文書登録プログラム、１１６は業務変更情報取得プログラム、１１７は公開範囲変更プログラム、１２１は文書参照権限情報、１２２は異動履歴情報、１２３は過去所属情報、１２４は文書情報、１３１は所属情報、１３２は業務変更情報である。
【００１５】
本発明の実施形態による知識共有システムは、図１に示すように、ユーザからの入力の受け付け、文書一覧出力等を行うための複数の端末装置１０１と、共有する知識情報を有し、その知識情報をユーザに提供する共有知識サーバ１０３とがインターネット、イントラネット等のネットワーク１０２を介して接続されて構成されている。端末装置１０１は、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）等により構成されればよく、よく知られているように、ＣＰＵ、主メモリ、ＨＤＤ、ＦＤ、キーボード等の入力装置及び表示装置を備えている。そして、端末装置１０１は、ネットワーク１０２を介して共有知識サーバ１０３にアクセスすることにより、端末装置１０１から各種の操作を行うことができる。また、図示知識共有システムのネットワーク１０２には、１つの組織における人事に関する情報、組織に関する情報等を管理している全社情報システム１０８が接続されている。全社情報システム１０８は、共有知識サーバ１０３を利用するユーザの所属、役職等を記録した所属情報１３１、及び、組織変更時にどの業務をどの部署が引継ぐかを定義した業務変更情報１３２を備えている。
【００１６】
共有知識サーバ１０３は、ＣＰＵ１０４、主メモリ１０５、磁気ディスク装置１０６及びこれらを接続するバス１０７から構成されている。主メモリ１０５には、文書の参照可否を判定する参照権限判定プログラム１１１、文書タイトル及び文書の公開部署を含んだ文書一覧を表示する文書表示プログラム１１２、文書の内容や各種属性等の詳細情報を表示する文書詳細表示プログラム１１３、全社情報システム１０８から所属情報１３１を取得する所属情報取得プログラム１１４、文書をマスタに登録する文書登録プログラム１１５、組織変更の都度全社情報システム１０８から業務変更情報１３２を取得する業務変更情報取得プログラム１１６、業務変更情報１３２に基づいて公開部署を適切な部署に変更する公開範囲変更プログラム１１７が格納される。主メモリ１０５に格納されるこれらのプログラムは、通常、磁気ディスク装置１０６に格納されていて、処理時にに主メモリ１０５にロードされ、同様に磁気ディスク装置１０６からロードされる図示しないＯＳの下で、ＣＰＵ１０４により実行される。
【００１７】
磁気ディスク装置１０６は、二次記憶装置の１つであり、文書ＩＤ、公開部署及び登録日等を記録する文書参照権限情報１２１と、ユーザの異動部署及び異動日等の属性を記録する異動履歴情報１２２と、ユーザの前日までの所属を記録する過去所属情報１２３と、文書ＩＤ及び文書タイトル等の属性、文書ファイルを記録する文書情報１２４とを格納している。
【００１８】
図２は磁気ディスク装置及び全社情報システムが所持する各種の情報のレコードの構成を示す図であり、次に、これについて説明する。
【００１９】
文書参照権限情報１２１は、図２（ａ）に示すように、それぞれが文書ＩＤ、登録年月日、公開終了年月日、公開部署、業務識別子を含む複数のレコードにより構成されている。異動履歴情報１２２は、図２（ｂ）に示すように、それぞれがユーザＩＤ、所属、転入年月日、転出年月日を含む複数のレコードにより構成されている。過去所属情報１２３は、図２（ｃ）に示すように、それぞれがユーザＩＤとユーザの前日までの所属部署とを含む複数のレコードにより構成されている。文書情報１２４は、図２（ｄ）に示すように、それぞれが文書ＩＤ、文書タイトル、登録者のユーザＩＤ、コメント等の文書の属性、文書の内容を含む複数のレコードにより構成されている。所属情報１３１は、図２（ｅ）に示すように、それぞれがユーザＩＤ、氏名、所属部署、職位等を含む複数のレコードにより構成されている。業務変更情報１３２は、図２（ｆ）に示すように、それぞれが業務を識別するための業務識別子、組織変更前担当部署、組織変更後担当部署を含む複数のレコードにより構成されている。この業務変更情報１３２は、組織変更の対象となる部署が担当している業務の数だけ組織変更の際に作成される。
【００２０】
次に、本発明の実施形態における処理の流れを文書登録処理、公開部署変更処理、異動履歴情報作成処理、参照権限判定処理の４つに分けて説明する。
【００２１】
図３は本発明の実施形態における文書登録処理の動作を説明するＰＡＤ（Problem Analysis Diagram）を示す図、図４は文書登録処理時に端末装置１０１に表示される画面の例を示す図であり、つぎに、これらの図を参照して、文書登録処理の動作を説明する。
【００２２】
（１）共有情報としての文書の登録を行おうとするユーザが端末装置１０１から共有知識サーバ１０３にアクセスしてユーザＩＤを入力すると、所属情報取得プログラム１１４は、入力されたユーザＩＤをもとに、全社情報システム１０８にアクセスして所属情報１３１より登録者の所属情報を取得する（ステップ３０１）。
【００２３】
（２）次に、文書登録プログラム１１５が起動され、該プログラム１１５は、入力された文書ＩＤ、文書タイトル、登録者等の属性情報を含んだ文書ファイルを文書情報１２４に格納し、登録した文書が限定公開文書であることが登録者により選択されたか否かを判定し、登録した文書が限定公開文書でなかった場合、登録した文書が全体に公開されるものとしてここでの処理を終了する（ステップ３０２、３０３）。
【００２４】
（３）ステップ３０３の判定で、登録した文書が限定公開文書であった場合、文書登録プログラム１１５は、文書参照権限情報１２１に文書ＩＤ、登録年月日、業務識別子等を登録すると共に、所属情報取得プログラム１１４に登録者の所属部署を取得させ、その部署を公開部署として登録する（ステップ３０４）。
【００２５】
前述した処理において、文書の登録を行おうとするユーザが端末装置１０１から共有知識サーバ１０３にアクセスすると、端末装置１０１には図４に示すような文書登録のための画面が表示される。ユーザが、図４に示す文書登録画面で、文書タイトル４０１、文書ファイル４０２、文書の対象業務４０３を入力し、必要に応じて限定公開のチェックボックス４０４を選択し、登録ボタン４０５を押下すると前述したような処理が実行される。
【００２６】
図５は本発明の実施形態が対象とする組織変更の際の部署変更パターンの例と、その際に文書の公開範囲がどの部署に設定されるべきであるかを説明する図であり、次に、図５を参照して、公開部署変更について説明する。
【００２７】
図５（ａ）は、部署間で業務が移管された場合の例を示しており、Ａ部に属する業務の一部がＢ部に移管されると、移管される業務に付随する文書が業務の移管先部署であるＢ部で公開される（５０１）。図５（ｂ）は、部署が消滅しその部署の業務が移管された場合の例を示しており、Ａ部が消滅しＡ部に属していた業務がＢ部に移管されると、移管される業務に付随する文書が業務の移管先部署であるＢ部で公開される（５０２）。図５（ｃ）は部署名の名称変更のみが行われた場合の例を示しており、Ａ部の名称がＣ部に変更されると、Ａ部での業務に付随する文書が名称変更後の部署であるＣ部で公開される（５０３）。図５（ｄ）は、部署が統合された場合の例を示しており、Ａ部とＢ部とが統合されてＤ部として部署が統合されると、Ａ部とＢ部とに属していた業務に付随する全ての文書が統合された部署であるＤ部で公開される（５０４）。図５（ｅ）は、部署が分割された場合の例を示しており、Ａ部がＦ部とＧ部とに分割されると、Ａ部に属していた業務がＦ部、Ｇ部に分割され、分割されたそれぞれの業務に付随する文書が業務に併せて分配されて、それぞれの部署であるＦ部とＧ部とで公開される（５０５）。
【００２８】
図６は文書の公開部署を変更するための処理の動作を説明するＰＡＤを示す図であり、次に、図６を参照して、公開部署を変更する処理を説明する。なお、ここで説明する例は、図５（ｅ）で説明した部署の分割の例を対象としたものである。
【００２９】
（１）まず、組織変更があると、システム管理者は、業務変更情報取得プログラム１１６を実行させ、業務変更情報取得プログラム１１６に全社情報システム１０８の業務変更情報１３２を取得させる（ステップ６０１）。
【００３０】
（２）次に、公開範囲変更プログラム１１７が起動され、該公開範囲変更プログラム１１７は、文書参照権限情報１２１を文書の数だけ順次読み込み、さらに、全社情報システム１０８の業務変更情報１３２を変更のあった業務の数だけ順次読み込む（ステップ６０２、６０３）。
【００３１】
（３）業務変更情報１３２の業務識別子と文書参照権限情報１２１に格納された文書の業務識別子とを照合して、文書の業務識別子と業務変更情報の業務識別子が一致したか否かを判定する（ステップ６０４、６０５）。
【００３２】
（４）ステップ６０５の判定で、文書の業務識別子と業務変更情報の業務識別子が一致した場合、該当する文書の公開終了年月日にその日の日付を記入し、レコードを追加して登録年月日及び公開部署を記入する（ステップ６０６）。
【００３３】
次に、公開部署変更方法の具体例を図２及び図６を参照して説明する。
【００３４】
いま、２００３年１２月９日に組織変更があるとする。この場合、図２（ａ）に示す文書参照権限情報から文書ＩＤＺＺＺＺの文書２０１を読み込む（ステップ６０２）。また、図２（ｆ）に示す業務変更情報から業務識別子１の情報（２０３）を読み込む（ステップ６０３）。文書ＺＺＺＺの業務識別子の業務識別子は“１”であり、対象としている業務が移管されるため文書の公開部署を変更する必要がある。また、文書ＺＺＺＺは、Ａ部での公開を終了するため公開終了年月日を２００３年１２月８日に設定し、行を追加して２００３年１２月９日を登録年月日に設定し、新たな公開部署であるＦ部を公開部署として設定する。
【００３５】
前述したような処理により、組織変更があった際に、限定公開文書の公開部署を容易に変更することができる。本発明の実施形態によれば、これにより、限定公開部署を迅速に変更することができるようになり、組織変更と同時に必要な文書を参照することができるようになる。
【００３６】
図７は異動履歴情報作成処理の動作を説明するＰＡＤを示す図であり、次に、図７を参照して、異動履歴情報作成処理の動作を説明する。この処理は、所属情報取得プログラム１１４により行われる処理である。
【００３７】
（１）所属情報取得プログラム１１４は、１日に１度などのように定期的に全社情報システム１０８の所属情報１３１から本発明の実施形態による知識共有システムに参加している全ユーザの所属情報１３１を取得する（ステップ７０１）。
【００３８】
（２）次に、取得した所属情報１３１に含まれる所属部署（以下、現所属という）と過去所属情報１２３に格納されている所属部署（以下、過去所属という）とを照合し、現所属と過去所属とが一致するか否かを判定する（ステップ７０２、７０３）。
【００３９】
（３）ステップ７０３の判定で、現所属と過去所属とが一致しなかった場合、異動履歴情報１２２の該当するユーザの転出年月日を記入し、レコードを追加して所属に現所属を記入し、転入年月日も記入する。そして、過去所属を現所属に更新する（ステップ７０４、７０５）。
【００４０】
図８は文書一覧の要求があったときの参照権限判定処理の動作を説明するＰＡＤを示す図であり、次に、図８を参照して、参照権限判定処理の流れについて説明する。この処理は、参照権限判定プログラム１１１により行われる処理である。
【００４１】
（１）文書一覧がユーザにより要求されると、参照権限判定プログラム１１１は、端末装置１０１から入力されたユーザＩＤをもとに、異動履歴情報１２２から参照者の現在の所属を取得する（ステップ８０１）。
【００４２】
（２）次に、文書参照権限情報１２１を順次読込み、全ての文書について処理するまでステップ８０３からステップ８１１までの処理を繰返す（ステップ８０２）。
【００４３】
（３）読み込んだ文書について、公開部署を新しい方から順次読み込み、さらに、参照者の異動履歴について所属を新しい方から順次読み込む（ステップ８０３、８０４）。
【００４４】
（４）文書の公開部署と参照者の所属とを照合して、文書の公開部署と参照者の所属とが一致するか否かを判定し、一致しない場合、参照者の所属を読み込むステップ８０４からの処理に戻る（ステップ８０５〜８０７）。
【００４５】
（５）ステップ８０６の判定で、公開部署と所属とが一致した場合、参照者が公開部署に所属していた間に文書が公開されていたか否か判定するために、登録年月日と転出年月日とを比較すると共に、公開終了年月日と転入年月日とを比較する（ステップ８０８）。
【００４６】
（６）ステップ８０８での比較の結果、登録年月日よりも転出年月日の方が後で、公開終了年月日よりも転入年月日の方が先であるかを判定し、登録年月日よりも転出年月日の方が後で、公開終了年月日よりも転入年月日の方が先であった場合、文書が所属期間中に公開されていたと判断して、その文書の参照を可能とする（ステップ８０９、８１０）。
【００４７】
（７）ステップ８０９の判定で、登録年月日よりも転出年月日の方が後で、公開終了年月日よりも転入年月日の方が先であるという条件が満たされていなかった場合、すなわち、
登録年月日＜転出年月日かつ転入年月日＜公開終了年月日
という条件が満たされていなかった場合、所属中にその文書が公開されていないと判断し、参照者の所属を読み込むステップ８０４からの処理に戻る（ステップ８１１）。
【００４８】
（８）全ての文書について参照権限の判定を終了した後、文書表示プログラム１１２は、端末装置１０１に文書一覧画面を表示する（ステップ８１２）。
【００４９】
次に、参照権限判定処理の具体例を図２及び図８を参照して説明する。
【００５０】
いま、図２（ｂ）に示す異動履歴情報２０２に記述されている現在Ｇ部に所属しているユーザＩＤ０００ｌのユーザ２０２が文書一覧を所望したとする。この場合、まず、文書ＩＤＺＺＺＺの文書２０１の現在の公開部署Ｆ部と参照者の現在の所属部署Ｇ部とを照合する（ステップ８０５）。この照合の結果、参照者の現在の所属部署であるＧ部と、文書の公開部署であるＦ部が異なるため、参照者の１つ前の所属部署を読み込む（ステップ８０４）。参照者の１つ前の所属部署Ａ部と文書の現在の公開部署Ｆ部とを照合する（ステップ８０５）。この照合の結果、参照者の１つ前の所属部署Ａ部は、文書の公開部署Ｆ部とも異なるため、ユーザの所属部署の読み込みに戻る（ステップ８０７）。そして、所属部署の読み込みをしようとしても参照者は過去その他の部署に所属していないため、次に、文書ＩＤＺＺＺＺの１つ前の公開部署Ａを読込む（ステップ８０３）。再度新しいほうから参照者の所属部署を読み込み、文書の１つ前の公開部署Ａ部と参照者の現在の所属部署Ｇ部とを照合する（ステップ８０５）。文書の１つ前の公開部署Ａ部と参照者の現在の所属部署Ｇ部とが異なるため、参照者の１つ前の所属部署を読み込む（ステップ８０４）。文書の１つ前の公開部署Ａ部と参照者の１つ前の所属部署Ａ部は一致するため、次に、登録年月日と転出年月日とを、また、公開終了年月日と転入年月日とを比較する（ステップ８０８）。文書の登録年月日２０００年３月２日より転出年月日２００３年３月３日の方が後であり、公開終了年月日２００３年１２月８日より転入年月日２００３年１月８の方が前であることから、文書ＩＤＺＺＺＺの文書は参照者がＡ部に所属していた間、Ａ部で公開されていた文書であると判断して参照を許可する（ステップ８１０）。前述のようにして、登録されている文書の全てについて公開部署と所属部署とを照合し登録年月日と転出年月日とを、また、公開終了年月日と転入年月日とを比較することにより文書の参照の可否が判定される。
【００５１】
図９は参照が許可された文書の文書一覧の表示画面の例を示す図である。この表示画面の例は、図８により説明したように処理が行われ、その結果として表示される。
【００５２】
図９に示す例では、例えば、参照者がＡ部に所属していた間にＡ部で公開されていた文書「Ｚ庁プロジェクト報告書」９０１、及び、参照者が現在所属するＧ部で公開されている文書「ナレッジマネジメント検討書」９０２へは、文書名に下線が付されてこれらの文書へのリンクが設けられている。一方、Ａ部で登録された文書「Ｙ社プロジェクト報告書」９０３については、参照者がＡ部に所属している間に公開されていなかったため参照するためのリンクが設けられていない。
【００５３】
前述した本発明の実施形態における各処理は、処理プログラムとして構成することができ、この処理プログラムは、ＨＤ、ＤＡＴ、ＦＤ、ＭＯ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することができる。
【００５４】
前述したように、本発明の実施形態は、参照者の異動履歴及び文書の公開部署の履歴を記録し、文書を参照する際に異動履歴と公開部署の履歴とを照合することにより、限定公開文書であっても参照者が該当部署に所属している間に公開されていた文書であれば参照を許可するようにすることができる。これにより、組織変更の際に業務担当者が別の部署に異動し、かつ、文書の公開部署が業務担当者の所属する部署とは異なる部署に変更になるような場合であっても、業務担当者は、システムを利用して必要な文書を入手することができる。
【００５５】
なお、前述した本発明の実施形態は、図１に示しているように、文書の参照権限を判定するための情報として文書参照権限情報１２１を文書の実体を格納する文書情報１２４とは別に用意しているが、本発明は、文書情報１２４に文書の参照権限を判定するための文書の属性情報を格納するようにしてもよい。また、本発明は、文書の一覧を表示する前に文書の参照権限の判定を行うのではなく、文書の一覧から文書がクリックされ、文書の詳細を表示する前に文書の参照権限の判定を行うようにすることも可能であり、また、文書の一覧を表示する前に参照権限を判定し、参照権限の無い文書を一覧には表示しないようにすることもできる。
【００５６】
また、前述した本発明の実施形態は、図１に示しているように、全社情報システム１０８に、共有知識サーバ１０３を利用するユーザの所属、役職等を記録した所属情報１３１、及び、組織変更時にどの業務をどの部署が引継ぐかを定義した業務変更情報１３２を所持させるとして説明したが、本発明は、所属情報１３１及び業務変更情報１３２を共有知識サーバ１０３内に所持させるようにしてもよい。
【００５７】
また、本発明は、過去に所属していた部署で公開されていた限定公開文書の参照期間をユーザが指定して設定することができるようにしてもよく、これにより、ユーザは、参照の必要が無い文書を参照しないですむようになる。また、共有する文書には、その文書の性質の違いにより、業務担当者であっても部署を異動した場合に、その文書へのアクセスを全く許可しないといったような文書が存在する場合がある。このような文書への機密性を高めるために、本発明は、異動パターンに応じて他部署の限定公開文書の参照期間を設定したり、他部署の限定公開文書を全く見せなくしたりするようにしてもよい。
【００５８】
図１０は文書の性質により参照期間を設定する参照期限選択画面の例を示す図である。
【００５９】
この参照期限選択画面は、異動前部署入力フォーム１００１、異動後所部署入力フォーム１００２、参照可能日数入力フオーム１００３を有して構成されている。この画面を使用して、文書毎にシステム管理者が異動パターン、参照可能日数を設定することにより、異動パターンに応じて、参照期間を制限することができる。これにより、文書の性質に応じた機密性の制御が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】本発明の一実施形態による知識共有システムの構成を示すブロック図である。
【図２】磁気ディスク装置及び全社情報システムで持つ各種の情報のレコードの構成を示す図である。
【図３】本発明の実施形態における文書登録処理の動作を説明するＰＡＤ（Problem Analysis Diagram）を示す図である。
【図４】文書登録処理時に端末装置に表示される画面の例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態が対象とする組織変更の際の部署変更パターンの例と、その際に文書の公開範囲がどの部署に設定されるべきであるかを説明する図である。
【図６】文書の公開部署を変更するための処理の動作を説明するＰＡＤを示す図である。
【図７】異動履歴情報作成処理の動作を説明するＰＡＤを示す図である。
【図８】文書一覧の要求があったときの参照権限判定処理の動作を説明するＰＡＤを示す図である。
【図９】参照が許可された文書の文書一覧の表示画面の例を示す図である。
【図１０】文書の性質により参照期間を設定する参照期限選択画面の例を示す図である。
【符号の説明】
【００６１】
１０１  端末装置
１０２  ネットワーク
１０３  共有知識サーバ
１０４  中央処理演算装置（ＣＰＵ）
１０５  主メモリ
１０６  磁気ディスク装置
１０７  バス
１０８  全社情報システム
１１１  参照権限判定プログラム
１１２  文書表示プログラム
１１３  文書詳細表示プログラム
１１４  所属情報取得プログラム
１１５  文書登録プログラム
１１６  業務変更情報取得プログラム
１１７  公開範囲変更プログラム
１２１  文書参照権限情報
１２２  異動履歴情報
１２３  過去所属情報
１２４  文書情報
１３１  所属情報
１３２  業務変更情報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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