(57)【要約】【課題】  文書のインデックスデータを保存することができない場合があった。【解決手段】  本発明は、登録対象の文書のインデックスデータを取得し、当該取得したインデックスデータを登録する文書管理システムで、前記取得したインデックスデータの登録先が不足している場合は、当該インデックスデータを所定の形式にして登録するように構成した。【選択図】  図２４
2006172084.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
登録対象の文書のインデックスデータを取得する取得手段と、
前記取得手段で取得したインデックスデータを登録する登録手段とを備える文書管理システムであって、
前記登録手段は、前記取得手段で取得したインデックスデータの登録先が不足している場合は、当該インデックスデータを所定の形式に変換して登録することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
登録対象の文書のインデックスデータを取得する取得手段と、
前記取得手段で取得したインデックスデータを登録する登録手段とを備える文書管理システムであって、
前記登録手段は、前記取得手段で取得したインデックスデータの登録に際して文書管理データベースに登録できるインデックスの領域が不足しているときには、所定の方式を用いてこれを補うことができるようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
前記インデックスデータは、登録された各文書との対応付けを含むワークシートに登録されることを特徴とする請求項１または２のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記インデックスデータの登録に際して、登録できうるインデックスタイプが不足しているときには、複数のインデックスデータを所定のインデックスタイプに変換して登録することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記インデックスデータの登録に際して、登録できるインデックスタイプが存在しないときには、所望のインデックスタイプを作成して登録することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
あらかじめ所定のインデックスタイプを作成しておき、前記インデックスデータの登録に際して、登録できるインデックスタイプが不足しているときには、あらかじめ作成しておいたインデックスタイプを利用してインデックスを登録することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
登録対象の文書のインデックスデータを取得する取得ステップと、
前記取得ステップで取得したインデックスデータを登録する登録ステップとを備える文書管理方法であって、
前記登録ステップでは、前記取得ステップで取得したインデックスデータの登録先が不足している場合は、当該インデックスデータを所定の形式に変換して登録することを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
登録対象の文書のインデックスデータを取得する取得ステップと、
前記取得ステップで取得したインデックスデータを登録する登録ステップとの各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムコードを含むコンピュータプログラムであって、
前記登録ステップでは、前記取得ステップで取得したインデックスデータの登録先が不足している場合は、当該インデックスデータを所定の形式に変換して登録することを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項９】
請求項８に記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理システム、文書管理方法、及びプログラムに関し、複数の文書ファイルを保存するとともに該文書ファイルを検索することができる文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
文書や図面等の原稿画像を読み取って適宜編集し、その画像を磁気ディスク、光磁気ディスク等に記録して管理する画像管理システムが知られている。
【０００３】
一般に、このような画像管理システムでは、原稿画像を読み取って得られた画像情報を圧縮してハードディスクあるいは光ディスクに記録する。また、画像の検索を行なうためのインデックス情報を画像情報と関連つけて記録している。このインデックス情報をもとに必要な画像を検索して、画像情報を読み出してディスプレイに表示し、あるいはその画像をプリンタで記録紙に出力する。また、必要に応じて画像の追加、編集や加工など各種画像処理を行う。
【０００４】
このような文書管理システムにおいて、ＯＣＲなどの文字認識技術を用いて対象となる画像からインデックスデータを抽出したうえで、そのデータを登録するシステムが知られている。
【特許文献１】特開平０８−３０５７３１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
このような文書管理システムにおいて、インデックスは、その領域確保における効率の向上と入力の誤りを防止するために、それぞれのタイプに分類して作成することが考えられる。文書管理システムにおいて、文字認識技術などを用いてインデックスデータを作成し、作成したデータを画像とともに登録先の文書管理システムへリリースするようなシステムでは、事前に文書管理システムの登録先にインデックスデータを入力保存できるようなフィールドを作成しておく必要がある。しかしながら、作成したインデックスデータを保存できるフィールドが存在しないときには、インデックスデータのリリース先が無く、作成したデータが無効になってしまうなどの問題が生じる。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明の文書管理システムは、登録対象の文書のインデックスデータを取得する取得手段と、前記取得手段で取得したインデックスデータを登録する登録手段とを備える文書管理システムであって、前記登録手段は、前記取得手段で取得したインデックスデータの登録先が不足している場合は、当該インデックスデータを所定の形式に変換して登録することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
作成したインデックスデータと登録先のフィールドのデータタイプが一致するフィールド数が、作成したフィールド数より少ないときには、同一のフィールドに複数の作成したインデックスデータを区切り文字を含めてリリースできるようにすることによって、作成したデータの一部あるいは全部が登録できなくなることを防止することができる。
【０００８】
さらに、登録先の文書管理システムにデータタイプが一致するあるいはデータタイプを包含するインデックスフィールドが存在しないときには、自動的に登録先の文書管理データベースに必要なインデックスフィールドを作成することによって、作成したデータタイプにしたがって自動的に最適なインデックス領域へリリースすることができ、かつ、作成したインデックスデータが登録できなくなったり、無効になったりしまうことを防止することができる、という効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、図面を用いて本発明の実施例について説明する。
【実施例１】
【００１０】
図１は、本提案による文書登録システムを導入したネットワークシステム構成図を示す。
【００１１】
ここでは、ネットワーク上に次のリソースを配置されている。
【００１２】
ユーザ（１００、１０１、１０２）
ファクス受信、スキャナ機能を有するデバイス（１１０）
本発明による文書登録システム（１２０）
ファイルサーバ（１３０）
文書管理システム（１４０）
各ユーザは、ファイルサーバ、文書管理システムを用いて、各種文書の共有を図っている。文書の種類としては、一般的な文書作成アプリケーションによって作成される文書、スキャナで読みこまれた文書、ファクス受信された文書等各種混在している。
【００１３】
ファイルサーバ１３０では、一時的に使用される文書を中心に管理され、文書管理システム１４０では、長期に渡り保存が必要な文書を中心に管理され、必要な時に所定の文書を検索できるようになっている。
【００１４】
ここで、文書登録システム１２０は、デバイスサイドで生成される文書（ファックス受信文書、スキャナ読取文書等）、ファイルサーバで管理された文書を、所定のルールで自動的に文書管理サーバに登録する機能、文書取得時、文書解析時に得られる情報をもとに、検索情報として有効な情報を属性情報、検索情報として文書管理システムに登録する機能等をもたせることで、文書管理業務を支援するシステムとなっている。
【００１５】
また、手動で、各種属性情報を付加して文書管理システムに文書を登録させる機能、すでに文書管理システムに登録された文書の属性情報等を再編集できる機能等を提供している。
【００１６】
図２は、文書登録システム１２０におけるシステムブロックを示した図である。
【００１７】
＜文書入力処理＞
まず、文書入力処理部について説明する。
【００１８】
１１０はファクス受信、スキャナ機能を有するデバイスであり、デバイス制御部２１０により文書データ等のハンドリングがなされる。
【００１９】
デバイス制御部２１０においては、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信される文書データを受け取ったりする処理がなされる。
【００２０】
１３０はファイルサーバ等における文書が格納されたフォルダであり、フォルダ制御部２１２により文書データ等のハンドリングがなされる。
【００２１】
フォルダ制御部２１２においては、所定のフォルダを例えば定期的に監視し、文書の取得処理等を行なっている。
【００２２】
２０１は本システムにおける操作部となっており、各種システムの設定、操作を行なえるようになっているが、さらに、文書データをインポートする形態で、２１４ファイル制御部において、入力処理させることができるようになっている。
【００２３】
２２０は入力制御部であり、前記各種形態に対応した文書入力処理制御部を、同等のインターフェースによって制御できるようになっている。
【００２４】
＜システム内部処理＞
次に、システム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２５】
２２１は、ジョブ制御部であり、後述するジョブの処理を行なう。
【００２６】
２２２は、文書データ処理部であり、画像フォーマット変換処理等を行なう。
【００２７】
２２３は、インデクス処理部であり、後述するインデクス処理に関する制御を行なう。
【００２８】
２２４は、データ管理部であり、後述するテンプレート、ワークシート、ジョブ等に関するデータを２５０のデータエリアに保存、管理する。
【００２９】
２２５は、ＯＣＲ制御部であり、２５１に示す辞書データを用いて文字認識の精度を向上させている。
【００３０】
２２６は、フォーム解析部であり、２５２に示すフォームデータを管理、運用することで、各種フォーム、例えば帳票ファーマットの違い等を自動的に識別できるようになっている。
【００３１】
２４０は、メール処理部であり、主に、自動的に文書登録処理を行う際に、あらかじめ登録されたあて先にその結果を通知するために使用される。
【００３２】
＜文書管理システムアクセス＞
続いて、文書管理システムとのインターフェース部について説明する。
【００３３】
２２７は、文書管理システム制御部であり、文書管理システム１４０の種類に応じて提供されるアクセス制御部２３０を介して、文書、属性登録なり、すでに登録された文書属性なりの処理を行なう。
【００３４】
２５３では、文書管理システムにアクセスするにあたって必要なアクセスデータを管理し、２５４では、文書管理システムへ登録するデータを一時的に保存するデータエリアであり、文書登録時に、所定の画像変換等の文書データ処理が必要な場合、このエリアをバッファとして管理運用される。
【００３５】
図３は、本システムを運用する際の、基本操作フローを示す図である。
【００３６】
＜基本的処理＞
まず、手動で文書の取得と、インデックス（属性情報）入力を行ない、それらを文書管理システムに登録する基本的な流れを説明する。
【００３７】
Ｓ１００で、後述するテンプレートの作成、登録を行なう。このテンプレートにおいて、文書登録対象となる文書管理システムのアクセス情報、管理されるスキーマ情報が管理される。
【００３８】
Ｓ１０１で、作成されたテンプレートを元に、後述するワークシート作成、登録を行なう。
【００３９】
このワークシートにおいて、実際に属性登録を行なうフィールド等を設定する。また、本システムにおいては、取得した文書の管理、文書に対して付加する属性情等は、このワークシートを管理テーブルとして一連の処理が実行、管理されるようになっている。
【００４０】
Ｓ１０２で、作成されたワークシートを表示させる。
【００４１】
Ｓ１０３で、文書入力が実行されると、Ｓ１０４で、ワークシート上にその情報が登録管理され、Ｓ１０５で、必要なインデクス（属性）情報の入力、管理を行なう。
【００４２】
Ｓ１０６で、更に文書入力を行なう必要がある場合は、Ｓ１０３に処理を遷移させ、所定の文書を取得したならば、Ｓ１０７で、一連の処理で取得、設定したデータを、文書管理システムへ登録処理する。
【００４３】
＜ワークシート選択による処理＞
すでに、ワークシートが登録されている場合、Ｓ１１０で、所定のワークシートを選択し、前述のＳ１０２の処理へ遷移する。
【００４４】
＜入力ボタンを用いた処理＞
すでに、入力起動ボタン設定がなされている場合は、Ｓ１２０で、その入力ボタンを押下することにより、Ｓ１２１で、設定された条件に応じた文書取得処理が行なわれ、Ｓ１２２で、各文書に応じて必要なインデックス入力をまとめで行なうことにより、Ｓ１２３で、一連の処理で取得、設定したデータを、文書管理システムへ登録処理する。
【００４５】
＜ジョブ実行処理＞
すでに、ジョブが登録されている場合は、Ｓ１３０で、登録されているジョブを選択し、Ｓ１３１で、所定のジョブを実行させることができるようになっている。
【００４６】
図４は、テンプレート作成処理フローを示す。
【００４７】
Ｓ２００で、まず運用する文書管理システムへ接続させる。
【００４８】
Ｓ２０１で、文書を格納させるフォルダ等に設定されているスキーマ情報（検索用インデックスとして運用可能な情報）等を取得する。
【００４９】
Ｓ２０２で、文書管理システムへの接続情報なり、スキーマ情報を一括管理するテンプレートとして、識別情報（テンプレート名）を付加して保存する。
【００５０】
図５は、ワークシート作成処理フローを示す。ここでは、先に作成されたテンプレートに対して、実際の運用を行なうためのワークシートの作成、登録を行なう。
【００５１】
Ｓ３００で、まず運用対象の文書管理システム情報が管理されたテンプレートを選択する。
【００５２】
Ｓ３０１で、テンプレートにて管理された元のスキーマ情報に対して、運用上必要のないものがあれば、そのフィールド選択等の編集を行なえるようになっている。
【００５３】
Ｓ３０２で、その編集作業を行なえるようになっているが、場合によっては、領域（フィールド）の拡張を指示できる。
【００５４】
Ｓ３０３で、所定の設定等を確認して内部的にワークシート作成処理を行い、Ｓ３０４で、識別情報（ワークシート名）を付加して保存する。
【００５５】
図６は、フォーム登録処理フローを示す。所定のフォームのタイプを解析するために、基準となるフォームデータをここで登録処理する。
【００５６】
Ｓ４００で、フォーム解析時の、基準となるイメージを取得する。
【００５７】
Ｓ４０１で、各種フォームを管理するフォーム管理シート上に、先に入手したイメージデータを登録させ、その管理下におく。
【００５８】
Ｓ４０２で、実際のフォーム解析処理をするフォーム解析部２２６にデータを渡し、所定の解析処理を行い、必要なデータをフォームデータとして２５２で管理する。
【００５９】
Ｓ４０３で、新規追加されたフォームデータを識別情報（フォーム登録名）を付加して保存する。
【００６０】
図７は、エリア登録処理フローを示す。ここでは、画像データ上に所定のエリアを指定し、その内部を文字認識なりバーコード認識なりさせる設定フローを示している。
【００６１】
Ｓ５００では、まず基準となるフォームを選択する。
【００６２】
Ｓ５０１では、解析対象とする領域指定を行い、Ｓ５０２では、そのエリアの解析モードを指定する。ここでの解析モードは、基本的には、より認識率を向上させるための詳細な条件を設定する。英文、和文の指定、バーコード認識等の解析エンジンの指定等も合わせてここで、エリア毎に指定可能になっている。
【００６３】
Ｓ５０３では、他のエリア指定が必要ならば、Ｓ５０１に遷移させる。
【００６４】
Ｓ５０４では、ここで設定されたデータを、フォーム登録データに対する付加情報として登録させている。
【００６５】
図８は、入力起動ボタン設定処理フローを示す。入力起動ボタンは、各種データソースからの入力処理を、ボタン押下により一括処理させるためのものであり、ここでは、その動作設定処理について示している。
【００６６】
Ｓ６００では、まずワークシートを選択する。
【００６７】
Ｓ６０１では、入力ソースを選択する。
【００６８】
Ｓ６０２は、スキャナ入力の場合である。このときは、Ｓ６０３で、スキャナに対する各種読取モードを設定する。
【００６９】
Ｓ６０４は、フォルダ入力の場合である。このときは、Ｓ６０５で、フォルダに対するアクセス権設定なり、フォルダに対するアクセス条件（ポーリング間隔等）の設定をする。
【００７０】
Ｓ６１０では、設定された条件を登録する。設定条件に応じて、ボタン名等を変えることにより、複数のボタンを使い分けて運用することができるようになっている。
【００７１】
図９は、入力起動ボタン処理フローを示す。ここでは、設定された入力起動ボタンを押下時の、処理フローについて示している。
【００７２】
Ｓ７００では、まず設定モードを確認する。
【００７３】
Ｓ７１０は、スキャナ設定された場合の処理であり、Ｓ７１１で所定の条件に従ったスキャンを行い、Ｓ７１２でワークシートへの文書保存までを行っている。
【００７４】
Ｓ７２０は、フォルダ入力設定された場合の処理であり、Ｓ７３１で所定の条件に従ったフォルダの内容のチェックを行い、その結果、Ｓ７２３で文書の存在が確認された場合は、Ｓ７２３で文書取得を行い、Ｓ７２４でワークシートへ文書保存する。
【００７５】
Ｓ７２５は、定期的にフォルダ入力の確認を行なう設定時の処理であり、中止が指示された場合は、処理を中断し、そうでなければ、再度Ｓ７２１に遷移し、定期的に指定フォルダの内容を確認処理する。
【００７６】
図１０は、インデクシング処理フローを示す。ここでは、インデクス処理全般に渡る処理フローについて示している。
【００７７】
Ｓ８００では、自動処理か否かで処理を分岐している。自動処理の場合は、Ｓ８１５へ処理を遷移させ、そうでない場合は、順次ワークシート、フォームの選択をする。
【００７８】
Ｓ８０１では、まずワークシートの選択を行なう。
【００７９】
Ｓ８０２では、そのまま手動でインデックス情報を入力する場合、Ｓ８０３で手動でのインデックス入力をし、Ｓ８０４でまだ処理すべき文書があればＳ８００に戻り、なければ処理を終了する。
【００８０】
Ｓ８１０では、自動フォーム検出機能を利用するか否かで処理が分岐され、Ｓ８１１でフォーム検出処理を行った結果、所定のフォームが検出された場合はＳ８１２からＳ８２０に処理を遷移させ、自動フォーム検出機能を利用しない場合、フォーム検出できなかった場合は、Ｓ８１３において、手動で所定のフォームを選択する。
【００８１】
Ｓ８２０では、まず解析対象のエリアの有無を確認する。
【００８２】
Ｓ８２１では、当該文書におけるすべての設定されたエリアの処理が終了していれば、Ｓ８０４に遷移し、次文書の処理に移行する。
【００８３】
Ｓ８２２では、所定の設定に準拠したエリア解析する。
【００８４】
Ｓ８２３では、その結果により処理が分岐する。異常終了した場合は、Ｓ８２４で、まず自動処理モードかを判断して、自動処理モードでなければＳ８２５で手動入力させ、自動処理モードの場合は、暫定処理を行なう。暫定処理としてはＮＧマークをつけたり、デフォルトとして規定した値を設定したりすることができるようになっている。
【００８５】
Ｓ８３０では、エリア処理した結果を一旦保存し、Ｓ８２０へ処理を遷移させることで、一連の処理を継続処理させるようになっている。
【００８６】
Ｓ８１５は、自動インデクス処理の前処理である。ワークシート自体はあらかじめ設定されていることを前提としているが、フォーム自体もあらかじめ設定されている場合は、そのままＳ８１６でＯＫとなり、Ｓ８２０に処理が遷移される。フォームを自動選択させる設定になっている場合は、この前処理においてフォーム検出処理をする。所定のフォームが検出された場合は、Ｓ８１６でＯＫとなり、Ｓ８２０に処理が遷移されるが、検出されなかった場合は、Ｓ８１７の後処理に遷移し、処理ができなかった文書として、ワークシート上に当該文書が管理されて、次文書の処理として、Ｓ８０４に処理が遷移される。
【００８７】
図１１は、リリース（データ登録）処理フローを示す。ここでは、文書情報等を、文書管理システムへのデータ登録処理について示している。
【００８８】
Ｓ９００では、自動リリースか否かで処理を分岐している。
【００８９】
Ｓ９０１は、自動リリースの場合の処理であり、まず所定の設定情報を取得し、Ｓ９０２で所定の文書管理システムの格納フォルダへ接続処理を行い、Ｓ９２０に処理を遷移させる。
【００９０】
Ｓ９１０は、自動リリースでない場合の処理であり、まずワークシート上に管理されている文書から、登録対象の文書の選択、登録後の文書の扱い（削除するか否か、等）を設定できるようになっている。
【００９１】
Ｓ９１１では、設定された文書管理システムへログイン処理し、文書を格納するフォルダを指定する。
【００９２】
Ｓ９１２では、文書登録時のオプション設定ができるようになっており、文書登録処理に関する実行ログをとる指定をしたり、文書登録時の文書フォーマットの変換設定をしたりできるようになっている。
【００９３】
Ｓ９２０は、文書管理システムへ登録する文書情報等を一旦内部の出力用データエリア２５４に保存する処理であり、
Ｓ９３０は、フォーマット変換、もしくは、イメージデータのＯＣＲ解析結果を付加する処理等が指示された場合の処理であり、設定条件に従って、Ｓ９３１で所定の画像処理等を行う。
【００９４】
Ｓ９４０で、準備された文書データ等を、所定の文書管理システムのフォルダへ登録処理を行い、Ｓ９５０において、文書登録後の文書削除指示がなされていた場合、Ｓ９５１においてその処理を行い、全体の処理を終了する。
【００９５】
図１２は、ジョブ作成処理フローを示す。ここでは、各種処理を一括処理するためのジョブの設定を行なう手順を示している。
【００９６】
Ｓ１０００は、自動文書取得ジョブ設定の場合であり、Ｓ１００１において、使用するワークシートの設定、ならびにスキャナなり、フォルダからの文書取得のために必要な設定を行なう。
【００９７】
Ｓ１０１０は、自動インデクスジョブ設定の場合であり、Ｓ１０１１において、ワークシート、フォーム等、インデクス処理を自動的に処理するに必要な項目を設定する。
【００９８】
Ｓ１０２０は、自動リリース（文書登録）ジョブ設定の場合であり、Ｓ１０２１において、処理の対象となるワークシート、文書登録先（フォルダ）、文書の扱い等、自動リリース処理するに必要な情報を設定する。
【００９９】
Ｓ１０３０では、前記設定情報を、識別情報（ジョブ名）を付加して保存する。なお、ジョブとしては、前記各種ジョブを複数組み合わせた形態で定義、実行できるようになっている。
【０１００】
図１３は、ジョブ実行処理フローを示す。ここでは、作成されたジョブの実行のあり方を示している。
【０１０１】
Ｓ１１００では、まずジョブを選択する。Ｓ１１０１では、そのジョブを起動する。
【０１０２】
Ｓ１１００は、自動文書取得ジョブが設定されている場合の処理であり、Ｓ１１１１で設定に従った文書取得処理を行い、Ｓ１１１２で、読み取った文書をワークシート上に管理、保存する。
【０１０３】
Ｓ１１２０は、インデックスジョブが設定されている場合の処理であり、Ｓ１１２１において、設定された条件に従って自動インデクス処理をする。
【０１０４】
Ｓ１１３０は、自動リリース（文書登録）ジョブが設定されている場合の処理であり、Ｓ１１３１において設定された条件に従って自動リリース処理をする。
【０１０５】
文書取得から、文書登録までをジョブに設定することで、一連の処理を一括処理させることが可能になっている。
【０１０６】
図１４は、拡張されたデバイス制御部のブロック図を示す。本システムにおいては、デバイス側から文書を取得する方式として、各種形態に柔軟に対応できるようになっている。
【０１０７】
デバイス制御部Ａ（２１０）は、デバイス側にアクセスして、文書を取得する形態に対応させている。この制御部を用いて、同等のアクセス方式に対応した複数デバイス（１１０，１１１）から文書データを取得できるようになっている。
【０１０８】
デバイス制御部Ｂ（２１１）は、デバイス側からのアクセスにより、文書を取得する形態に対応させている。この場合も、同等のアクセス方式に対応した、任意のデバイス（１１２，１１３）から、文書を取得できるようになっている。
【０１０９】
また、この形態の場合、独自にデータフォルダ３００を設けて、複数のデバイスからの同時の文書転送処理に対応している。更には、このデータフォルダを、階層を有するフォルダとして構成することを可能として、デバイス側からフォルダパスを指定しての文書転送処理も可能としている。
【０１１０】
なお、この場合のアクセスプロトコルとして、汎用的なファイル転送プロトコルを採用することにより、デバイス側の対応を容易にし、一般のコンピュータからも文書転送させることも可能になる。
【０１１１】
更には、それぞれの場合において、独自の手順により、文書データ以外にも、当該文書データに関連した付加（属性）情報（例えば、各文書のオーナー情報、ファクス受信文書なら送信元情報等）を取得し、そのデータをシステム内で運用できる手段も用意している。
【０１１２】
なお、独自の手順によらずとも取得可能な接続デバイスに関する情報も、複数のデバイスを入力デバイスとするとき、文書に対する付加情報として利用できるようになっている。
【０１１３】
入力制御部２２０においては、各デバイス制御部から取得された文書データ等のデータを、統一的にハンドリングできるようになっている。
【０１１４】
図１５は、拡張された文書管理システム制御部のブロック図を示す。本システムにおいては、市場に存在する各種文書管理システムに対して、デバイス等から取得される文書データ、ならびにその付加情報を登録できるようなシステムを柔軟に構成できるようになっている。
【０１１５】
ここでは、文書管理システムＡ（１４０）に対しては、アクセス制御部Ａ（２３０）、文書管理システムＢ（１４１）に対しては、アクセス制御部Ｂ（２３１）を提供し、それぞれの文書管理システムに対応した例を示している。
【０１１６】
文書管理システムの種類によって、そのアクセス手段なり、扱える文書のファイル形式が異なっているのが一般的である。
【０１１７】
ここでは、各文書管理システムをアクセス、運用するにあたって必要な情報を、２５３において管理データとして管理し、システム内データとして運用されるようになっている。
【０１１８】
図１６は、リリース処理部詳細フローを示す。ここでは、文書管理システムへの文書データ等の登録（リリース）処理に関して補足する。
【０１１９】
Ｓ１２００は、リリース処理を開始するにあたっての初期設定処理であり、終了通知の要否の確認、終了通知先の情報取得処理等を行なう。
【０１２０】
Ｓ１２１０は、データ登録すべきデータの有無の確認処理であり、無ければＳ１２２０へ処理を遷移する。
【０１２１】
Ｓ１２１１は、文書管理システムへのデータ登録処理であり、
Ｓ１２１２では、その結果に応じて、ＯＫならばＳ１２１０へ、ＮＧならばＳ１２１３へ処理を遷移させる。
【０１２２】
Ｓ１２１３は、文書管理システムへのデータ登録がエラーした場合の処理であり、ここでは登録エラー文書として所定のワークシート上に文書等のデータを再登録し、追って手動による再登録処理ができるようになっている。
【０１２３】
Ｓ１２２０では、終了通知の要否を判断し、必要なければ処理を終了する。
【０１２４】
Ｓ１２２１では、データ登録処理の結果を確認し、エラーがなければあらかじめ登録された登録通知者あて先へ、メールにて新規に文書登録された旨通知処理を行い、エラーが発生した場合は、あらかじめ登録されたエラー通知者あて先へ、エラー情報を通知処理されるようになっている。
【０１２５】
図１７は、自動文書処理フローを示す。ここでは、デバイス等から送られてくる文書データを、自動的に文書登録までの処理をさせるフローに関して説明する。
【０１２６】
Ｓ１３００では、後述する自動文書処理フローを実行するにあたって、事前に必要となる各種設定をし、この自動文書処理ルーチンの起動を行なう。
【０１２７】
ここで行なう設定項目には、文書入力処理に関する設定、フォーム登録処理用に運用されるフォルダ、運用される属性の設定、ならびに各属性に対応した処理を行なうためのワークシートの設定、自動インデクスを行なうために運用されるフォームの設定等がある。
【０１２８】
なお、運用される属性の例としては、デバイスの種類、フォルダパス（ファイルサーバ１３０、デバイス制御部用データフォルダ３００）、文書のオーナー情報、ＦＡＸ受信文書における送信元情報、所定のエリア解析結果、などがある。
【０１２９】
Ｓ１３０１では、文書入力の確認を行なっている。ここでは、デバイスからデバイス制御部経由で入力される文書データ、デバイス等からフォルダ制御部経由で入力される文書データを統一的に扱えるようになっている。
【０１３０】
Ｓ１３０２では、入力が確認された文書が、どのルートで入ってきたかをまず確認し、Ｓ１３１０で、フォーム登録用フォルダからの文書と確認されれば、Ｓ１３１１で、自動的にフォーム登録用処理部を起動し、フォーム登録処理ができるようになっている。
【０１３１】
Ｓ１３２０では、各種属性情報の解析をし、得られた属性情報に対応した処理が定義されているか否かを確認する。
【０１３２】
属性情報としては、入力制御部２２０の処理で、すでに得られる情報と、この段階で自動インデクス処理に相当する処理を呼んで、フォーム解析してターゲットとする所定のエリアから得られる情報がある。
【０１３３】
Ｓ１３２１では、もし対応する処理が検出されなかった場合に、Ｓ１３２３で当該文書一時保存処理し、追って手動で処理できるようになっている。
【０１３４】
この後は、Ｓ１３２４で、自動リリース処理に必要な情報を設定し、Ｓ１３３０で、必要に応じて自動インデクス処理を行い、Ｓ１３４０で、自動リリース処理を行い、Ｓ１３５０で、自動文書処理の終了要求がなされていれば処理を終了させ、そうでなければ、Ｓ１３０１に戻り、処理を継続する。
【０１３５】
図１８は、インデックスタイプの例を示すものである。
【０１３６】
本発明の文書管理システムにおいて、インデックスタイプとしては、まず内容で分類すると５０１のように、文字タイプ５０２と数値タイプ５０３と日付タイプ５０４に分けることができる。さらにそれらのタイプを、インデックスを保管する領域の大きさで分類すると、５０９にあるように文字列長さ５０５，５０６や数値長さ（桁数）５０７，５０８に分けることができる。本実施例では主にインデックスのタイプについて例をあげて説明する。
【０１３７】
図１９は、インデックスタイプのリリースを示すブロック図である。ここでは例として文字列タイプ５０２と数値タイプ５０３と日付タイプ５０４がどのような形でリリース可能かを示している。インデックス作成処理部２２３にこれら３つのタイプのインデックスがあるとして、５０２の文字列タイプは文書管理システム１４０へリリースするときに、文字列タイプのインデックス領域にのみリリースが可能である。しかしながら、数値タイプ５０３あるいは日付タイプ５０４はその内容が数値あるいは数値と記号であるので、文字列タイプとしてリリースすることも可能である。インデックス作成処理部２２３と文書管理システム１４０の間を結んでいる矢印がこのことを示している。文字列タイプは数値タイプ、日付タイプを包含している。
【０１３８】
図２０は、通常のインデックスのリリースを示す。インデックス処理部２２３には３つの文字列タイプインデックス５０２と２つの数値タイプインデックス５０３と２つの日付タイプインデックス５０４がある。さらに、リリース先の文書管理システム側にも同数の文字列、数値、日付タイプのインデックスを保管できる領域が確保されている。このときインデックス作成処理部２２３と文書管理システム１４０の間を結んでいる矢印は一対一となり、問題なくリリースができる。
【０１３９】
図２１は、は通常のインデックスリリースを示すフローである。
【０１４０】
Ｓ１４００ではまずリリースするインデックスを画像から取得し、Ｓ１４０１にてリリースのための準備を行なう。最初のインデックスは文字列なので、Ｓ１４０２ではＹｅｓとなってＳ１４０３に進み、文書管理システムの文字列タイプインデックス領域を選択してＳ１４０７でリリースする。さらに、リリースすべきインデックスは残っているので、Ｓ１４０８ではＮｏに進みＳ１４０９で次のインデックスのリリース準備を行なう。文字列タイプのインデックスが３つ続いた後、数値タイプインデックスになるが、このときはＳ１４０２をＮｏで進み、Ｓ１４０４ではＹｅｓとなって文書管理システムの数値タイプインデックス領域を選択してＳ１４０７にてインデックスのリリースを行なう。さらに進むと日付タイプインデックスになるが、このときはＳ１４０２、Ｓ１４０４ともにＮｏで進み、Ｓ１４０６にて日付タイプインデックス領域を選択してリリースを行なう。このように通常は取得したインデックスのタイプに合致したタイプのインデックス領域が文書管理システムに存在するので、リリースは問題なく終了する。
【０１４１】
図２２は、インデックスリリース−２の例を示すブロック図である。ここでは例としてインデックス処理部２２３には３つの文字列タイプインデックス５０２と２つの数値タイプインデックス５０３と２つの日付タイプインデックス５０４があり、リリース先の文書管理システム側には文字列タイプＡ（５１０）、Ｓ（５１１）、の領域しかない場合を説明する。このときインデックス作成処理部２２３と文書管理システム１４０の間を結んでいる矢印は一対一とならない。このような状況においてリリースを行なったときに、矢印のように文字列タイプ１は文字列タイプＡの領域にリリースするが、残りの文字列タイプ２、３、数値タイプ１、２、日付タイプのインデックスデータは、文書管理システム１４０の文字列タイプＳにすべてリリースするように構成したものである。
【０１４２】
図２３は、図２２の構成においてリリースした例を示す。５１０は文字列タイプＡの領域の内容を示すが、これは前述の例における内容と同一である。５１１は文字列タイプＢの領域の内容を示すが、文字列タイプ２から日付タイプ１までのインデックスのすべての内容をカンマで区切って保存している。
【０１４３】
図２４は、インデックスリリース−２の動作を示すフローである。
【０１４４】
Ｓ１５００ではまずリリースするインデックスを画像から取得しリリース準備を行なう。Ｓ１５０１でインデックスタイプを取得し、Ｓ１５０２にてタイプが文字列であることを確認する。文字列であればＹｅｓに進んでＳ１５０３でリリース先に文字列タイプのインデックス領域が存在することを確認する。リリース先に文字列タイプがあればＳ１５０４でその文字列インデックス領域に格納する。Ｓ１５０２でインデックスが文字列タイプでなければＳ１５０５に進んで数値タイプであることを確認する。数値タイプならば、Ｓ１５０６でリリース先の文書管理システムに数値インデックス領域が存在することを確認し、存在すればＳ１５０７にて数値タイプインデックスとしてリリース先に格納する。Ｓ１５０５で数値でなければ残るのは日付タイプなので、Ｓ１５０８にてリリース先に日付タイプ領域が存在することを確認し、存在すればＳ１５０９でリリース先に日付タイプを選択する。Ｓ１５０３、Ｓ１５０６およびＳ１５０８においてそれぞれのインデックスに一致したタイプのインデックス領域がリリース先の文書管理システムに存在しないときにはＳ１５１０に進み、必要があれば区切り文字としてカンマを付与してＳ１５１１にて文字列Ｓに追記する形式にてリリースする。インデックスのリリースが終了したら、Ｓ１５１２でインデックスのリリースが終了を確認し、リリースすべきインデックスが残っていればＳ１５１３にて次のインデックスの処理に進む。
【０１４５】
図２５は、インデックスリリース−３の例を示すブロック図である。
【０１４６】
ここでは例としてインデックス処理部２２３には３つの文字列タイプインデックス５０２と２つの数値タイプインデックス５０３と２つの日付タイプインデックス５０４がある。しかしながら、リリース先の文書管理システム側には、初期状態では文字列タイプ１と文字列タイプ２の領域しかない状態を想定している。この状態でリリースしようとするとインデックスの数及びタイプが不足するが、リリース時に文書管理システム１４０に対してリリースに必要なインデックスタイプ領域を作成するようにしたものである。図２５の例では、不足している文字列タイプ５１３、数値タイプ５１４、数値タイプ５１５、日付タイプ５１６が新たに作成されている。このときにリリースするインデックスデータの対応を矢印で表している。
【０１４７】
図２６は、インデックスリリース−３の動作を示すフローである。
【０１４８】
Ｓ１６００ではまずリリースするインデックスを画像から取得しリリース準備を行なう。Ｓ１６０１でインデックスタイプを取得し、Ｓ１６０２にてタイプが文字列であることを確認する。文字列であればＹｅｓに進んでＳ１６０３でリリース先に文字列タイプのインデックス領域が存在することを確認する。リリース先に文字列タイプがあればＳ１６０４でその文字列インデックスを選択しＳ１６１２にて格納する。Ｓ１６０２でインデックスが文字列タイプでなければＳ１６０５に進んで数値タイプであることを確認する。数値タイプならば、Ｓ１６０６でリリース先の文書管理システムに数値インデックス領域が存在することを確認し、存在すればＳ１６０７にて数値タイプインデックスを選択する。Ｓ１６０５で数値タイプでなければ残るのは日付タイプなので、Ｓ１６０９にてリリース先に日付タイプインデックス領域が存在することを確認し、存在すればＳ１６１０でリリース先に日付タイプを選択する。Ｓ１５０３、Ｓ１５０６およびＳ１５０８においてそれぞれのインデックスに一致したタイプのインデックス領域がリリース先の文書管理システムに存在しないときにはＳ１５１０に進み、必要があれば区切り文字としてカンマを付与してＳ１５１１にて文字列Ｓに追記する形式にてリリースする。それぞれのインデックスのリリースが終了したら、Ｓ１５１２でインデックスのリリースが終了したことを確認し、リリースすべきインデックスが残っていればＳ１５１３にて次のインデックスの処理に進む。
【０１４９】
上記実施例ではリリース先の文書管理データベースにインデックス領域が不足しているとき、ひとつのインデックスを選択して残りの複数のインデックスデータをリリースする、あるいは必要なインデックスを新規に作成する例をあげたが、実際にはこの両方を併用するようにしても良い。すなわち、文字列タイプの予備インデックス領域を文書管理システムにあらかじめ作成しておき必要に応じてこの文字列タイプインデックスを使用するようにしても良い。
【０１５０】
上記実施例では、インデックスのタイプのみについて述べてきたが、インデックスがリリースできない場合が発生するのは、タイプの違いのみではなくインデックスフィールドの長さ（バイト数）及び桁数によっても発生するので、同様の方式を用いることができる。
【０１５１】
以上説明してきたように本発明の文書管理システムにおいて、ＯＣＲなどの文字認識方式を用いてインデックスデータを作成し、作成したデータを画像とともに登録先の文書管理システムへデータ登録するような文書管理システムにおいて、作成したインデックスデータと登録先のフィールドのデータタイプが一致するフィールド数が、作成したフィールド数より少ないときには、同一のフィールドに複数の作成したインデックスデータを区切り文字を含めてリリースできるようにすることによって、作成したデータの一部あるいは全部が登録できなくなることを防止することができる。
【０１５２】
さらに、登録先の文書管理システムにデータタイプが一致するあるいはデータタイプを包含するインデックスフィールドが存在しないときには、自動的に登録先の文書管理データベースに必要なインデックスフィールドを作成することによって、作成したデータタイプにしたがって自動的に最適なインデックス領域へリリースすることができ、かつ、作成したインデックスデータが登録できなくなったり、無効になったりしまうことを防止することができる、という効果がある。
【０１５３】
（その他の実施例）
なお、上述したような本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１５４】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１５５】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０１５６】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１５７】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。
【０１５８】
その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１５９】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１６０】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１６１】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１６２】
【図１】システム構成図
【図２】システムブロック図
【図３】基本操作フロー図
【図４】テンプレート作成処理フロー図
【図５】ワークシート作成処理フロー図
【図６】フォーム登録処理フロー図
【図７】エリア登録処理フロー図
【図８】入力起動ボタン設定処理フロー図
【図９】入力起動ボタン処理フロー図
【図１０】インデクシング処理フロー図
【図１１】リリース処理フロー図
【図１２】ジョブ作成処理フロー図
【図１３】ジョブ実行処理フロー図
【図１４】拡張されたデバイス制御部のブロック図
【図１５】拡張された文書管理システム制御部のブロック図
【図１６】リリース処理部詳細フロー図
【図１７】自動文書処理フロー図
【図１８】インデックスタイプの説明図
【図１９】インデックスリリース−１のブロック図
【図２０】インデックスリリース−１−２のブロック図
【図２１】インデックスリリース−１−３のフロー図
【図２２】インデックスリリース−２のブロック図
【図２３】インデックスリリース−２−２のリリース後のインデックス内容図
【図２４】インデックスリリース−２−２のフロー図
【図２５】インデックスリリース−３のブロック図
【図２６】インデックスリリース−３のフロー図
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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