(57)【要約】【課題】  データ管理方法において、実算額が予算額を上回る前にアラートを通知することで、予算増額の判断を加えた運用を可能とする。【解決手段】  データの生成、検索、参照、更新、保存、破棄というステータスを、一連のライフサイクルでとらえ、アクセス頻度、経過時間等に基づき、上位から下位に階層化されたストレージ装置に移し替える情報ライフサイクル管理という考え方に基づき、データ管理サービス事業者が、ユーザや部門ごとに実算額を算出し、予め与えられた予算額の範囲内で管理できるよう、予算額に対し設定値を設ける。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データ保存するためのデータ管理方法、およびデータ管理システムにおいて、データ容量で認識できるだけではなく、決められた予算額に対して、現状のデータ保存の管理コストの実算額が、どの程度負担されているのかを把握可能にすることを特徴とするデータ管理方法。
【請求項２】
請求項１に記載のデータ管理方法、およびデータ管理システムにおいて、決められた予算額の範囲内でデータの価値に応じた管理が可能になることを特徴とするデータ管理方法。
【請求項３】
データ保存するためのデータ管理方法、およびデータ管理システムにおいて、データの管理コストポリシーとして、データ価値ランクに変化があった際に、ただちにデータ管理装置間のデータ移動を実施する管理ポリシーと、データ価値ランクに変化があっても、予算額の設定値内であれば、データ管理装置間のデータ移動は行わず、実算額が設定値を上回る場合にのみデータ管理装置間のデータ移動を実施する管理ポリシーを有することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項４】
データ保存するためのデータ管理方法、およびデータ管理システムにおいて、実算額が設定値を上回る場合にアラートを通知し、予算額増額の有無の判断を有することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項５】
データ保存するためのデータ管理方法、およびデータ管理システムにおいて、実算額が設定値を上回る場合にアラートを通知した際の画面に、予算額、設定値、設定額、現在値、実算額合計のそれぞれの数値、およびそれらの数値をイメージ化した図で、アラート画面を構成していることを特徴とする管理システム。
【請求項６】
複数のユーザごとの予実算管理、及びデータの価値管理を行い、データの価値ランクに応じ、データ管理装置間の移動を行う手段を有し、実算額が設定値を上回るとアラートを通知する手段を有するデータ管理制御部と、データの価値ランクに応じたデータを保存する管理装置を有することを特徴とする管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は予実算に応じたデータ管理方法、及びデータ管理システムに関し、特に予算額に対して、データの価値に応じた実算額を算出し、予算額の範囲でデータを保存する管理方法、及び管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
データの生成、検索、参照、更新、保存、破棄というステータスを、一連のライフサイクルでとらえ、アクセス頻度、経過時間等に基づき、上位から下位に階層化されたデータ管理装置、いわゆるストレージ装置に自動的に移し替える情報ライフサイクル管理という考え方がある。また、ストレージ装置の容量に閾値を設けて、その閾値を超えるとアラートを通知する方法は提供されている。
【０００３】
例えば特許文献１には、利用者によって文書の閲覧する旨の指示があったとき、当該文書の重要度が高くなるように、当該文書に関連付けられた指標を更新する一方、他の文書においては、放置された時間に応じて、その重要度が低くなるように、当該他の文書を関連付けられた指標を更新するような文書検索、閲覧に関する方法が記載されている。また、特許文献２には、2つ以上の異なる種別のメモリを持ち、各メモリの最上位から順に次位のメモリとして取扱う階層型情報記録システムの情報記録処理方法であって、格納された際の時刻を付加して記憶し、この上位に格納されたデータが、当該メモリに格納された時刻から所定の設定時間を経過すると、自動的に次位のメモリ手段に移動されることを特徴とする階層型の情報記録処理が記載されている。
【０００４】
【特許文献１】特開2003-271653号公報
【特許文献２】特開平8-227379号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
個人情報の保護に関する法律案（通称「個人情報保護法」）、民間における文書・帳票の電子的な保存を、文書・帳票の内容、性格に応じた真実性・可視性等を確保しつつ、原則として容認する統一的な法律（通称「e-文書法」）などの法規制が施行されることにより、監査対応のためのシステムへのアクセスログの保存、電子文書の原本性確保を保証した長期保存が必要となり、増え続けるデータをできるだけコストを抑えて管理することは、企業ユーザにとって必要に迫られた課題となっている。そのデータを保存するためには、企業ユーザが内部でストレージ装置を購入して運用する方法と、外部のデータセンター等に委託して運用する方法等があり、データを保存するストレージ装置のディスクやテープ、その他の記憶媒体の使用量に応じた従量制で課金するモデルが存在する。また、情報ライフサイクル管理の考え方に基づき、データの価値が高いものについては、投資額も多くなるが高性能のストレージ装置へ、逆にデータの価値が相対的に低いものは、性能が低い安価なものへ保存する階層型管理方法も出てきており、データの管理方法が複雑化しつつある。ところが、実際に日常業務でデータを活用する企業ユーザの部門からすると、どのくらいのデータ容量が、どのような管理方法で行われているかというよりも、決められた予算額に対して、現状のデータ保存の管理コストの実算額が、どの程度負担されているのかを把握する必要性の方が高いはずである。ところが、そのような観点でのサービスが提供されていないのが現状である。
【０００６】
本発明の目的は上記課題を解決し、予め設定した予算額に応じて、ストレージ装置の種類ごとの実算額を鑑みながら管理することができ、また、予算額に対し設定値を設けることにより、実算額が予算額を上回る前に設定値を上回った際にアラートを通知することで、予算増額の判断を加えた運用が可能になるものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、データの生成、検索、参照、更新、保存、破棄というステータスを、一連のライフサイクルでとらえ、アクセス頻度、経過時間等に基づき、上位から下位に階層化されたストレージ装置に移し替える情報ライフサイクル管理という考え方に基づき、データ管理サービス事業者のサービス提供を受ける部門ごとに実算額を算出し、予め与えられた予算額の範囲内で管理できるよう、予算額に対し設定値を設けることにより、実算額が予算額を上回る前に設定値を上回った際にアラートを通知することで、予算増額の判断を加えた運用を実行する。
【０００８】
本発明は、ユーザはデータの保存に関し、データ容量で認識できるだけではなく、決められた予算額に対して、現状のデータ保存の管理コストの実算額が、どの程度負担されているのかを把握することも含まれる。予算の範囲内でデータの価値に応じた管理を行うものである。また、データの管理コストポリシーとして、データ価値ランクに変化があった際に、データ管理装置間のデータ移動を実施する管理ポリシーと、データ価値ランクに変化があっても、予算額の設定値内であれば、データ管理装置間のデータ移動は行わず、実算額が設定値を上回る場合にデータ管理装置間のデータ移動を実施する管理ポリシーにより処理を実行することも本発明に含まれる。前者はデータの価値ランクに応じた最適な保存装置での管理を行う。また、これは、コストメリットを追求する運用を行うユーザにとって有益であり、後者は予算額に対して、常に実算額の変動を少なくし、予実算の運用を行う。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、予実算に即した文書を含むデータ管理を可能にする。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、図面を用いて本発明の実施の形態を説明する。
【００１１】
図１は、本実施形態の概略を示す構成図である。図１のユーザがオペレーションを行うユーザ端末は、データ管理サービス事業者にデータを登録するデータ登録処理部１０１と、日常業務において、データ管理サービス事業者のデータに検索、参照、更新等のアクセスをするためのデータアクセス部１０２と、データ管理サービス事業者へのデータの管理状態を表示するための画面表示処理部１０３から構成されている。尚、ユーザ端末はこれらの機能を持つ端末一般を指すものであり、特定の端末を指すものではない。また、図１のユーザのデータを管理するデータ管理サービス事業者は、ユーザごとの予実算管理、及びデータの価値管理のための制御を行うデータ管理制御部１０４と、高性能、高機能のサービスレベルによりデータを管理する高ランクデータ管理装置１０５と、高ランクデータ管理装置１０５に比べると相対的に性能、機能が劣るサービスレベルでデータを管理する中ランクデータ管理装置１０６と、中ランクデータ管理装置１０６に比べると相対的に性能、機能が劣るサービスレベルでデータを管理する低ランクデータ管理装置１０７と、最終的にデータの価値がなくなり、廃棄するための廃棄対象データ管理装置１０８から構成される。またネットワーク１０９については、ユーザ端末とデータ管理サービス事業者との間のデータの送受信を行うための回線であるが、有線／無線のネットワークを限定するものではない。
【００１２】
図２は、データ管理サービス事業者のデータ管理制御部１０４が、ユーザごとの予実算の管理データのテーブル構成を示す図の一例である。ここでユーザX社は、図３で後述する、管理コストポリシーがデータ価値ランクの変化があっても、予算額の設定値内であれば、データ管理ランクの移動は行わず、実算額が設定値を上回る場合にのみ移動する管理ポリシーであるII型で運用される場合のテーブル構成を示している一例である。ここでは、毎月の予算額が50,000円、アラートの設定値が80.0％であることからその設定値の換算額が40,000円、実算額の合計が43,000円であることから対予算比が86.0％であり、アラートの換算額から実算額合計を差し引くと、アラートの設定換算額との過不足が算出され、ここでは−3,000円であることを示している。その詳細として、1GBの容量単価が500円の高ランク管理装置１０５に50GBのデータが保存されており、実算額が25,000円、1GBの容量単価が300円の中ランク管理装置１０６に40GBのデータが保存されており、実算額が12,000円、1GBの容量単価が100円の低ランク管理装置に60GBのデータが保存されており、実算額が6,000円であることを示している。ユーザY社、ユーザZ社についても同様であるが、アラートの設定値、および容量単価については、ユーザごとに設定ができるものとする。また、ここでは予算額や実算額の計算は月額での例を示しているが、期間を月で規定するものではない。
【００１３】
図３は、ユーザそれぞれがどのようなポリシーで、データ管理サービス事業者の各管理装置間の移動を行うかを規定したテーブル構成を示しているものである。I型は図４で後述するデータ価値ランクが変更になった際に、データ管理装置間のデータ移動を実施する管理ポリシーである。II型は図４で後述するデータ価値ランクに変化があっても、予算額の設定値内であれば、データ管理装置間のデータ移動は行わず、実算額が設定値を上回る場合にのみデータ管理装置間のデータを移動を実施する管理ポリシーであることを示している。
【００１４】
図４は、データの価値を判断し、そのランクを規定するテーブル構成を示しているものである。ここでは、データを保存開始してから、最後にそのデータにアクセス、すなわち最後にデータの検索／参照／更新した最終アクセス日時からの経過時間を非アクセス時間とし、その非アクセス時間により、データ価値ランクを規定したものを示している。ここでは、非アクセス時間が4,320時間未満、すなわち1日を24時間、1ヶ月を30日と仮定したと考えると、4,320時間未満、すなわち6ヶ月未満を高ランクのデータ価値としている。同様に4,320時間以上8,640時間未満、すなわち6ヶ月以上1年未満を中ランクのデータ価値としている。さらに8,640時間以上43,200時間未満、すなわち1年以上5年未満を低ランクのデータ価値としている。最後に43,200時間以上、すなわち5年以上を廃棄対象とすることを示しているものである。ここでの規定は最終アクセス日時からの経過時間を非アクセス時間とし、それからデータの価値を判断しているが、この他にも当該データへのアクセス頻度を考慮する規定方法や、ユーザが自らランクを指定する方法なども考えられる。また、ここでの非アクセス時間によるデータ価値ランクの期間の設定は、本実施形態の方法を限定するものではない。
【００１５】
図５は、データ管理サービス事業者のデータ管理制御部１０４が、ユーザごとの予実算を管理している中で、ここでは図２のユーザX社の保存データの内訳を示しているものであり、図３で示す管理コストポリシーがII型でのテーブル構成を示しているものである。すなわち、データ価値ランクに変化があっても、実算額の合計が予算額の設定値内であれば、データ管理ランクの移動は行わないため、データ価値ランクと現在の保存ランクが不一致な場合があることを示している。ここでは、現在日時の2004/06/30 12:00をＡ、データｅは容量が30GB、保存開始日時が2003/12/01 9:00、最終アクセス日時の2004/02/20 12:00をＢとした場合、最終アクセス日時から現在までの経過時間である非アクセス時間のＡ−Ｂが3,120時間であることを示しているものである。この非アクセス時間が3,120時間であることから、図４のデータ価値判断テーブルによると、高ランクのデータ価値であり、現在の保存ランクも高ランクデータ管理装置１０５に保存していることを示している。同様にデータｄに着目すると、非アクセス時間は9,360時間でデータ価値は低ランクであるにも関わらず、現在の保存ランクは中ランクデータ管理装置１０６に保存されていることを示している。これは、前述したように実算額の合計が予算額の設定値内であれば、データ価値ランクの移動は行わないという管理コストポリシーがII型であるためである。
【００１６】
図６は、実算額の合計が設定値を超えた場合に、ユーザにその旨を伝え、画面表示処理部１０３で参照可能とするアラート画面の一例を示したものである。ここでは、まずはユーザX社が現在値が設定値を超えたことをアラートのメッセージとして伝え、毎月の予算額が50,000円、ある値を超えた場合にアラートで知らせてくれるためのアラートの設定値を80.0％と設定すると、その設定額は40,000円であることを示している。そして2004/06/30の時点で、予算額に対する設定値が86.0％、実算額合計が43,000円となており、設定額との過不足が−3,000円であることを示している。また、予算額に対して高ランクデータ、中ランクデータ、低ランクデータの管理コストの内訳をイメージ化したものの一例を示している。
【００１７】
図７は、図６の詳細ボタンを押して遷移する画面であり、各データ管理装置の内訳の詳細データを示した一例である。ここでは、図６のユーザX社のデータ管理アラート画面の詳細ボタンを押して遷移したユーザX社のデータ管理詳細画面を示したものである。高ランクデータ管理装置１０５の容量単価が500\/GB、その高ランクデータ管理装置１０５に現在保存されている容量の合計が50GB、よって実算額が25,000円であることを示しているものである。中ランクデータ管理装置１０６、低ランクデータ管理装置１０７も同様である。
【実施例１】
【００１８】
図８は、本実施形態の図４に示すようなデータ価値ランクに変化があった場合は、データ移動を実施する図３のI型に関するフローチャートである。以下、図８のフローチャートに基づいてその手順を説明する。ここでは、ユーザ各社がデータ管理サービス事業者との契約、データ保存のための認証プロセスに関しては完了していることを前提にしている。ステップ８０１では、ユーザ端末のデータ登録処理部１０１からネットワーク１０９を介して、データ管理サービス事業者のデータ管理制御部１０４に対して予算額の登録または更新の指示を行う。次にステップ８０６に進み、データ管理サービス事業者のデータ管理制御部１０４にて、ユーザごとの予算額を登録または更新する。以降、ユーザ端末とデータ管理サービス事業者との間のやりとりは、ネットワーク１０９を介して行うことを前提とする。ステップ８０２に進み、日常業務においてユーザ側でデータが生成され、データを保存する場合には、ステップ８０７に進みデータを高ランクデータ管理装置１０５に保存し、実算額を算出し、データ管理制御部１０４のテーブル構成を更新する。ステップ８０３に進み、日常業務においてユーザ端末からデータ管理サービス事業者へのデータの検索／参照／更新のアクセスを行うと、ステップ８０８では、データ管理制御部１０４でデータへのアクセス状況からデータの価値管理を行う。次にステップ８０９では、データへのアクセス状況、ここでは図４に示すように、非アクセス時間によりデータ価値ランクを判断し、そのランクが変化した場合は該当するデータ管理装置にデータ移動を行う。次にステップ８１０では、ユーザごとの設定値と実算額の合計とを比較し、実算額が設定値未満の場合はステップ８０７に戻り、データ保存を継続する。実算額が設定値以上になった場合はステップ８１１に進む。ステップ８１１では、アラートをユーザに送信する。そうするとステップ８０４では、画面表示処理部１０３でアラート情報を受信し、参照することが可能である。そのアラートの受信の画面は、図６および図７に示しているが、この画面は一例を示したものである。次にステップ８０５に進み、ユーザは予算額の増額の有無の判断を行い、データ登録処理部１０１の機能を有している画面表示処理部１０３の画面上からその指示を行う。次にステップ８１２に進み、その指示が予算増額の場合は、ステップ８０６に進み、予算額の更新を行う。予算増額しない場合は終了となる。
【実施例２】
【００１９】
図９は、本実施形態の図４に示すようなデータ価値ランクの変化があっても、予算額の設定値内であれば、データ価値ランクの移動は行わず、実算額が設定値を上回る場合にのみ移動する図３のII型に関するフローチャートである。以下、図９のフローチャートに基づいてその手順を説明する。ここでは、ユーザ各社がデータ管理サービス事業者との契約、データ保存のための認証プロセスに関しては完了していることを前提にしている。ステップ９０１では、ユーザ端末のデータ登録処理部１０１からネットワーク１０９を介して、データ管理サービス事業者のデータ管理制御部１０４に対して予算額の登録または更新の指示を行う。次にステップ９０６に進み、データ管理サービス事業者のデータ管理制御部１０４にて、ユーザごとの予算額を登録または更新する。以降、ユーザ端末とデータ管理サービス事業者との間のやりとりは、ネットワーク１０９を介して行うことを前提とする。ステップ９０２に進み、日常業務においてユーザ側でデータが生成され、データを保存する場合には、ステップ９０７に進みデータを高ランクデータ管理装置１０５に保存し、実算額を算出し、データ管理制御部１０４のテーブル構成を更新する。ステップ９０３に進み、日常業務においてユーザ端末からデータ管理サービス事業者へのデータの検索／参照／更新のアクセスを行うと、ステップ９０８では、データ管理制御部１０４でデータへのアクセス状況から、データの価値管理を行う。次にステップ９０９に進み、ユーザごとの設定値と実算額の合計とを比較し、実算額が設定値未満の場合はステップ９０７に戻り、データ保存を継続する。実算額が設定値以上になった場合はステップ９１０に進む。ステップ９１０では、後述する図１０のフローチャートにしたがい、データ移動を実施する。次にステップ９１１に進み、ユーザごとの設定値と実算額の合計とを比較し、実算額が設定値未満の場合はステップ９０７に戻り、データ保存を継続する。実算額が設定値以上になった場合はステップ９１２に進む。ステップ９１２では、アラートをユーザに送信する。そうするとステップ９０４では、画面表示処理部１０３でアラート情報を受信し、参照することが可能である。そのアラートの受信の画面は、図６および図７に示しているが、この画面は一例を示したものである。次にステップ９０５に進み、ユーザは予算額の増額の有無の判断を行い、データ登録処理部１０１の機能を有している画面表示処理部１０３の画面上からその指示を行う。次にステップ９１３に進み、その指示が予算増額の場合は、ステップ９０６に進み、予算額の更新を行う。予算増額しない場合は終了となる。
【００２０】
図１０は、図９のステップ９１０の処理における詳細なフローチャートである。以下、図１０のフローチャートに基づいてその手順を説明する。ステップ１００１では、予算額の設定値内に実算額合計を収めるため、図４の規定に沿ったデータ価値ランクと現在の保存ランクに相違があるデータを検索する。次にステップ１００２に進み、図４の規定に沿ったデータ価値ランクと現在の保存ランクに相違がない場合は終了となる。相違がある場合はステップ１００３に進む。ステップ１００３では、図２のX−Yの差額以上の実算額データが存在する場合はステップ１００４に進む。ここではユーザX社の例としては、図２よりX−Yの差額は3,000円であり、図５よりデータ価値ランクと現在の保存ランクに相違があるデータの実算額は、データaが5,000円、データbが1,000円、データdが12,000円であることから、実算額をアラートの設定値内に維持するのに最小のデータはデータaの5,000円であり、したがってデータaは低から適切なデータ価値ランクとして、廃棄対象に移動することで、管理コストが5,000円から0円に削減されることから、実算額合計は予算額の設定値内に収まることになり、終了となる。ただしこの場合、データ価値ランクを移動した後の実算額を計算した上で、設定値内に維持可能かどうかを判断することが必要となる。また、ステップ１００３では、図２のX−Yの差額以上の実算額データが存在しない場合はステップ１００５に進む。ステップ１００５では、ステップ１００４のように１つのデータの移動により実算額合計が予算額の設定値内に収まらないため、任意の２つ以上のデータの合算がX−Yの差額を超える場合、適切なデータ価値ランクに各々移動することで、実算額合計は予算額の設定値内に収まることになり、終了となる。ただしこの場合、前述したゆにデータ価値ランクを移動した後の実算額を計算した上で、設定値内に維持可能かどうかを判断することが必要となる。
【産業上の利用可能性】
【００２１】
個人情報保護法、e-文書法などの法規制が施行されることにより、監査対応のためのシステムへのアクセスログの保存、電子文書の原本性確保を保証した長期保存が必要となり、増え続けるデータをできるだけコストを抑えて管理することは、企業ユーザにとって立ち向かわなければならない課題となっており、データの保存／管理を行うサービスを提供するデータセンター事業に関して利用する可能性が考えられる。
【図面の簡単な説明】
【００２２】
【図１】本実施形態のシステム構成の概略を示す図である。
【図２】本実施形態のユーザごとの予実算の管理データのテーブル構成を示す図である。
【図３】本実施形態のデータ管理サービス事業者の各管理装置間の移動を行うためのユーザのポリシーを規定したテーブル構成を示す図である。
【図４】本実施形態のデータの価値を判断し、そのランクを規定するテーブル構成を示す図である。
【図５】本実施形態のデータ管理サービス事業者のデータ管理制御部１０４が、ユーザごとの予実算を管理している中で、ここでは図２のユーザX社の保存データの内訳を示しているものであり、図３で示す管理コストポリシーがII型でのテーブル構成を示す図である。
【図６】本実施形態の実算額の合計が設定値を超えた場合に、ユーザにその旨を伝えるアラート画面の一例を示している。
【図７】本実施形態の図６の詳細ボタンを押して遷移する画面であり、各データ管理装置の内訳の詳細データを示した一例を示している。
【図８】本実施形態の図４に示すようなデータ価値ランクに変化があった場合は、データ移動を実施する図３のI型に関するフローチャートである。
【図９】本実施形態の図４に示すようなデータ価値ランクの変化があっても、予算額の設定値内であれば、データ価値ランクの移動は行わず、実算額が設定値を上回る場合にのみ移動する図３のII型に関するフローチャートである。
【図１０】本実施形態の図９のステップ９１０の処理における詳細なフローチャートである。
【符号の説明】
【００２３】
１０１…データ登録処理部、１０２…データアクセス部、１０３…画面表示処理部、１０４…データ管理制御部、１０５…高ランクデータ管理装置、１０６…中ランクデータ管理装置、１０７…低ランクデータ管理装置、１０８…廃棄対象データ管理装置、１０９…ネットワーク。
【図１】
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【図２】
2006172028.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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