(57)【要約】【課題】  文書にキーワードをつけて管理できる文書管理システムにおいて、他のユーザーが設定したキーワードを有効に利用することができなかった。【解決手段】  本発明は、各文書に対するキーワードを各ユーザー別に設定可能として、当該設定されたキーワードとユーザーと文書とを対応付けて記憶手段に記憶しておき、検索する際は、検索対象とするキーワードとユーザーとを指定し、当該指定されたキーワードとユーザーとに基づいて前記記憶手段を検索するように構成する。更に、当該検索結果と操作者によって指定された指定ユーザーとに基づいて、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なうことができる。【選択図】  図６
2006172282.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザーによって利用され、複数の文書を管理する文書管理システムであって、
各文書に対するキーワードを各ユーザー別に設定可能なキーワード設定手段と、
前記キーワード設定手段で設定されたキーワードとユーザーと文書とを対応付けて記憶する記憶手段と、
検索対象とするキーワードとユーザーとを指定する指定手段と、
前記指定手段によって指定されたキーワードとユーザーとに基づいて前記記憶手段を検索する検索手段と
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記検索手段による検索結果と操作者によって指定された指定ユーザーとに基づいて、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なう関連文書検索手段を、更に有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記関連文書検索手段では、前記記憶手段に格納されている文書情報から前記検索手段による検索結果の文書の情報を除いた後の文書情報を検索範囲として、関連文書の検索を行なうことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記関連文書検索手段では、前記検索手段による検索結果から前記指定ユーザーにより設定されているキーワードを取得し、当該取得したキーワードを用いて、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なうことを特徴とする請求項２又は３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記関連文書検索手段では、前記検索手段による検索結果において前記指定ユーザーにより一番多く設定されているキーワードを利用して、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なうことを特徴とする請求項２又は３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記関連文書検索手段では、前記検索手段による検索結果において前記指定ユーザーにより所定の割合以上設定されているキーワードを利用して、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なうことを特徴とする請求項２又は３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記関連文書検索手段では、前記検索手段による検索結果において前記指定ユーザーにより設定されているキーワードの多い方から所定順位のキーワードまでを利用して、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なうことを特徴とする請求項２又は３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記記憶手段では、各ユーザー別に各文書に対して設定されたキーワードを、構造化文書の形式で記憶することを特徴とする請求項１乃至７のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記記憶手段では、各ユーザー別に各文書に対して設定されたキーワードを、ユーザー毎に用意したテーブルを用いて記憶することを特徴とする請求項１乃至７のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項１０】
前記記憶手段では、各ユーザー別に各文書に対して設定されたキーワードを、１つのテーブルを用いて記憶することを特徴とする請求項１乃至７のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項１１】
複数のユーザーによって利用され、複数の文書を管理する文書管理システムを制御するための文書管理方法であって、
各文書に対するキーワードを各ユーザー別に設定可能なキーワード設定ステップと、
前記キーワード設定ステップで設定されたキーワードとユーザーと文書とを対応付けて記憶手段に記憶する記憶ステップと、
検索対象とするキーワードとユーザーとを指定する指定ステップと、
前記指定ステップで指定されたキーワードとユーザーとに基づいて前記記憶手段を検索する検索ステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１２】
前記検索ステップによる検索結果と操作者によって指定された指定ユーザーとに基づいて、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なう関連文書検索ステップを、更に有することを特徴とする請求項１１に記載の文書管理方法。
【請求項１３】
前記関連文書検索ステップでは、前記記憶手段に格納されている文書情報から前記検索手段による検索結果の文書の情報を除いた後の文書情報を検索範囲として、関連文書の検索を行なうことを特徴とする請求項１２に記載の文書管理方法。
【請求項１４】
前記関連文書検索ステップでは、前記検索ステップによる検索結果から前記指定ユーザーにより設定されているキーワードを取得し、当該取得したキーワードを用いて、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なうことを特徴とする請求項１２又は１３のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項１５】
複数のユーザーによって利用され、複数の文書を管理する装置を制御するためのコンピュータプログラムであって、
各文書に対するキーワードを各ユーザー別に設定可能なキーワード設定ステップと、
前記キーワード設定ステップで設定されたキーワードとユーザーと文書とを対応付けて記憶手段に記憶する記憶ステップと、
検索対象とするキーワードとユーザーとを指定する指定ステップと、
前記指定ステップで指定されたキーワードとユーザーとに基づいて前記記憶手段を検索する検索ステップと
の各ステップを、コンピュータに実行させるためのプログラムコードを含むことを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１６】
前記検索ステップによる検索結果と操作者によって指定された指定ユーザーとに基づいて、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なう関連文書検索ステップを、更にコンピュータに実行させるためのプログラムコードを含むことを特徴とする請求項１５に記載のコンピュータプログラム。
【請求項１７】
前記関連文書検索ステップでは、前記記憶手段に格納されている文書情報から前記検索手段による検索結果の文書の情報を除いた後の文書情報を検索範囲として、関連文書の検索を行なうことを特徴とする請求項１６に記載のコンピュータプログラム。
【請求項１８】
前記関連文書検索ステップでは、前記検索ステップによる検索結果から前記指定ユーザーにより設定されているキーワードを取得し、当該取得したキーワードを用いて、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なうことを特徴とする請求項１６又は１７のいずれかに記載のコンピュータプログラム。
【請求項１９】
請求項１５乃至１８のいずれかに記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関連するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、関連文書を検索できる文書管理システム（文書閲覧システム）が提案されている。
【０００３】
例えば、特許文献１の文書閲覧システムでは、ユーザー別・分野別等に予め登録されたキーワード情報を参照することにより閲覧文書からキーワードを抽出し、その抽出したキーワードを用いて関連文書の検索を行っている。
【特許文献１】特開平１０−２６９２３７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記特許文献１では、ユーザーごとに予めユーザーキーワードを定義しておかなければならず、手間がかかるという問題がある。
【０００５】
また、キーワード情報はそれぞれのユーザー専用に用意されていたために、他ユーザーのキーワード情報を利用できないという問題点がある。
【０００６】
また、関連文書の検索を、文書データベースに格納されている全ての文書を対象として行っていたために、関連文書の検索が効率的でないという問題点がある。
【０００７】
また、ユーザー毎のキーワード情報をリレーショナルデータベースで保持しているため、ユーザーの増減に伴って、データベースに対してテーブルまたはカラムを追加し、それにアクセスするシステムを変更しなければならないという問題点がある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するために、例えば、本発明の文書管理システムは、複数のユーザーによって利用され、複数の文書を管理する文書管理システムであって、各文書に対するキーワードを各ユーザー別に設定可能なキーワード設定手段と、前記キーワード設定手段で設定されたキーワードとユーザーと文書とを対応付けて記憶する記憶手段と、検索対象とするキーワードとユーザーとを指定する指定手段と、前記指定手段によって指定されたキーワードとユーザーとに基づいて前記記憶手段を検索する検索手段とを有することを特徴とする。
【０００９】
更に、前記検索手段による検索結果と操作者によって指定された指定ユーザーとに基づいて、前記記憶手段から当該検索結果の文書に関連する関連文書の検索を行なう関連文書検索手段を有するようにしてもよい。
【発明の効果】
【００１０】
以上説明したように、本発明によれば、ユーザー毎にキーワードを設定できることを利用し、他ユーザーが設定したキーワード情報を用いてうまくキーワード検索や関連文書検索を行なえるという効果がある。
【００１１】
また、関連文書の検索を行う場合でもユーザーが別途関連語辞書を定義しておく必要がないという効果がある。
【００１２】
また、他のユーザが設定したキーワードも検索に利用できるので、自分がキーワードを付け漏らした文書を検索することもできる。その際、自分がつけたキーワードを利用して関連文書を検索するので、他のユーザが付けたキーワードの詳細を知らなくても関連文書が検索可能になるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
（実施例１）
図１は本発明の一実施形態である文書管理システムの機能を表したブロック図である。本実施例における文書管理システム１０００は、汎用コンピュータで構成されるシステム上で動作するソフトウェアによって実現される。
【００１４】
１００１はユーザーインターフェース部である。文書管理システムはユーザーインターフェース部を介してユーザー操作を受け取り、そのユーザー操作を文書管理制御部１００２に伝える。
【００１５】
文書管理制御部１００２では、ユーザー操作を受け取ると、該ユーザー操作に対応する操作要求（指示）をデータベース制御部１００３に伝える。
【００１６】
データベース制御部１００３では、操作要求に従ってデータベースの制御を行なう。例えば文書を格納する要求であった場合は、文書格納部１００４に文書を格納し、文書情報格納部１００５に該文書に関する文書情報を格納する。また、文書取得要求であった場合は、文書格納部１００４から文書を取得し、文書情報格納部１００５から文書情報を取得する。
【００１７】
文書格納部１００４には、文書データそのものが保管されている。文書情報格納部１００５には、各文書データに関連する情報が保管されている。
【００１８】
図９は、図１で示した文書管理システムのシステム構成例である。文書管理サーバはＬＡＮやインターネットなどのネットワークを介してクライアント端末１〜３と接続されている。図９のようなシステム構成では、ユーザーインターフェース部１００１はクライアント端末にあり、クライアント端末でなされたユーザー操作を文書管理サーバの文書管理制御部１００２がネットワークを介して受信する。文書管理制御部１００２は対応する操作要求をデータベース制御部１００３に伝える。なお、本発明は、図９のようなシステム構成に限るものではない。例えば図９のデータベース（文書格納部、文書情報格納部として利用）は文書管理サーバに接続されているものとしたが、ネットワーク上のファイルサーバを利用するものであってもよい。
【００１９】
＜ユーザーＩＤを利用したキーワード検索処理＞
次に、本実施例１における処理の流れを説明する。
【００２０】
各ユーザーは、ユーザーインターフェース部１００１を通して、文書毎にキーワードを入力して設定する。ユーザーインターフェース部１００１は為されたユーザー操作と該ユーザーを識別するためのユーザーＩＤとを文書管理制御部１００２に伝え、文書管理制御部１００２では受け取ったユーザー操作に基づいてユーザーの操作要求の判別を行う。操作要求がキーワード設定要求であった場合は、データ制御部１００３を通してユーザーＩＤと入力されたキーワードと文書ＩＤとを対応付けて文書情報格納部１００５に保管する。
【００２１】
図４に、文書情報格納部１００５におけるユーザー毎のキーワードを構造化文書で保持する例を示す。文書識別子で区切られた構造の中に、ユーザー識別子で区切られた構造を持ち、その中にキーワードを保持する。ユーザーが増えてもＤＢ構造を変更することなく一つの構造化文書ファイルで保持することが可能である。
【００２２】
上述したように、ユーザー毎にキーワードを保持するようにしているので、例えば自分が設定したキーワードで検索することも可能であるし、他のユーザーを指定して当該指定されたユーザーが設定したキーワードも用いて検索することができる。
【００２３】
キーワードで検索する際に、他のユーザーを指定し、当該指定されたユーザーのキーワードを用いて検索する場合の例を示す。例えば、図４の例では、各文書ＩＤ（ＤＯＣＵＭＥＮＴ  ＩＤ）に対して、ユーザー識別子（ＵＳＥＲ  ＩＤ）で示される各ユーザーが設定したキーワード（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｍａｎａｇｅｒ、ＤＭＳ、ＤＭＳ  Ｗｅｂ、Ｇａｔｅｗａｙなど）が構造化文書で保持されている。ここで、ユーザー識別子１（ＵＳＥＲ  ＩＤ＝“１”）のユーザーを指定し、そのユーザーがキーワードとして「Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｍａｎａｇｅｒ」を設定した文書を検索した場合、検索結果は図５のようになる。
【００２４】
なお、このとき、ユーザーの指定がなければ、当該操作者のユーザーＩＤを自動的に用いて検索し、ユーザーの指定があれば当該指定されたユーザーＩＤを用いて検索するように構成してもよい。また、複数人のユーザーや全てのユーザーを指定して検索できるようにしてもよい。
【００２５】
このように、特定ユーザーの設定したキーワードを用いて検索することができるようになる。
【００２６】
＜関連文書検索処理＞
上述したように、指定したユーザーのキーワードで検索が可能であるが、更に、別ユーザーを指定することで、この検索結果に関連する関連文書を検索できるようにもできる。
【００２７】
例えば、ユーザーを指定して検索した場合の図５のような検索結果において、さらにユーザー識別子２（ＵＳＥＲ  ＩＤ＝“２”）のユーザーが設定したキーワードを使用して、該検索結果の文書に関連する関連文書を検索する場合の例を図６に示す。
【００２８】
まず、ユーザーを指定して検索した後（例えば、図５の検索結果構造化文書を利用して検索結果の表示を行なった後）に、操作者から追加の検索要求があった場合、その検索要求が関連文書の検索要求であるかどうかをＳ６００１で判断する。
【００２９】
関連文書の検索でなければＳ６００７でそれぞれの処理を行い、終了する。関連文書の検索である場合は、Ｓ６００２で前記ユーザーを指定して検索した検索結果（例えば図５）を取得する。
【００３０】
続いてＳ６００３で、関連文書を検索する際の指標となるユーザーＩＤを操作者に指定させ、当該指定されたユーザーＩＤを取得する。
【００３１】
Ｓ６００４では、Ｓ６００２で取得した検索結果とＳ６００３で取得した指標ユーザーＩＤより、関連文書を検索する際のキーワードを取得する。ここでは、図５のような検索結果の中で、指標ユーザーが最も多く設定したキーワードを取得するものとする。なお、この条件は、指標ユーザーが最も多く設定したキーワードに限るものではなく、例えば、指標ユーザーが図５のような検索結果の文書に対して所定閾値以上の割合で設定しているキーワードを取得するようにしてもよいし、１番目と２番目に多く設定したキーワードを取得するようにしてもよい。
【００３２】
Ｓ６００５では、Ｓ６００４で取得した関連文書検索用のキーワードを用いて、文書情報格納部に格納されている図４のような構造化文書から、関連文書の検索を行う。
【００３３】
例えば、ＵＳＥＲ  ＩＤ＝“１”でキーワード「Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｍａｎａｇｅｒ」でキーワード検索した結果（図５）が表示された後、当該検索結果に関連する関連文書を検索する要求がなされ、指標ユーザーとしてＵＳＥＲ  ＩＤ＝“２”が指定されたとすると、図５においてＵＳＥＲ  ＩＤ＝“２”によって最も多く設定されているキーワードは「ＤＭＳ」であるので、当該キーワード「ＤＭＳ」を取得して図４をキーワード検索する。そうすると、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  ＩＤ＝“１”、“２”、“３”、“５”がヒットし、図５の結果との差分を取ってＤｏｃｕｍｅｎｔ  ＩＤ＝“５”が関連文書であるとして表示されることになる。
【００３４】
このように、あるユーザーが設定したキーワードを用いてキーワード検索した際に含まれなかった関連文書を、指標とする他のユーザーを指定するだけで、検索できるようになる。
【００３５】
なお、関連文書検索を行なう際、指標ユーザーとして複数人を指定できるようにしても構わない。
【００３６】
（実施例２）
上述した関連文書検索処理では、指標ユーザーを指定した後、関連文書の検索を図４の構造化文書全体から行っていたが、キーワード検索の検索結果（図５）の文書を図４から予め外した後に関連文書の検索を行ってもよい。図７にその例を示す。
【００３７】
まず、Ｓ７００１で、ユーザーとキーワードを指定したキーワード検索（例えば、ＵＳＥＲ  ＩＤ＝“１”でキーワード「Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｍａｎａｇｅｒ」でキーワード検索）を行う。
【００３８】
次に、Ｓ７００２で、キーワード検索対象の文書集合（図４）を、Ｓ７００１の検索結果（図５）に含まれる文書とＳ７００１の検索結果に含まれない文書とに分割する。図４の文書集合から、ユーザー識別子１・キーワードに「Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｍａｎａｇｅｒ」を設定した文書をキーワード検索した結果に基づいて、図４を分割した例を、図８に示す。
【００３９】
Ｓ７００３では、指標ユーザーを指定して関連文書の検索を行うが、この際、まず指標ユーザーが最も多く設定したキーワード「ＤＭＳ」を図５から取得した後、当該取得したキーワードを用いてＳ７００２で分割を行った文書集合（図８の右下）の検索を行う。
【００４０】
本実施例２によれば、関連文書の検索をより小さい文書集合から行うことができるため、効率的に関連文書の検索を行うことができるようになる。
【００４１】
以上説明したように、本発明によれば、ユーザー毎にキーワードを設定できることを利用し、他ユーザーが設定したキーワード情報を用いてうまくキーワード検索や関連文書検索を行なえるという効果がある。
【００４２】
また、関連文書の検索を行う場合でもユーザーが別途関連語辞書を定義しておく必要がないという効果がある。
【００４３】
また、他のユーザが設定したキーワードも検索に利用できるので、自分がキーワードを付け漏らした文書を検索することもできる。その際、自分がつけたキーワードを利用して関連文書を検索するので、他のユーザが付けたキーワードの詳細を知らなくても関連文書が検索可能になるという効果がある。
【００４４】
また、実施例１〜２では、ユーザー毎のキーワード情報を構造化文書で保持しているために、ユーザーの増減しても、データベース及びそれにアクセスするシステムを大きく変更する必要がない（構造化文書の構造を大きく変更する必要がない）という効果がある。
【００４５】
また、実施例２では、関連文書の検索はキーワード検索の検索結果を用いて、文書集合を分割してから行うので、余計な検索をしなくてよいという効果がある。
【００４６】
（実施例３）
なお、上述した実施例では、文書情報格納部１００５のキーワード管理を図４のような構造化文書を用いて行なっていたが、図２のように、ユーザー毎にテーブルが用意され、ユーザーが増えるたびに対応するテーブルが増えるような形式で、ユーザー毎のキーワードを保持するように構成しても構わない。
【００４７】
（実施例４）
また、上述した実施例では、文書情報格納部１００５のキーワード管理を図４のような構造化文書を用いて行なっていたが、図３のように、ユーザー毎にカラムが用意され、ユーザーが増えるたびに対応するカラムが増えるような形式で、ユーザー毎のキーワードを保持するように構成しても構わない。
【００４８】
（その他の実施例）
なお、上述した実施例に示したような本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００４９】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（例えば上述したフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【００５０】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００５１】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【００５２】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。
【００５３】
その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるサーバも、本発明に含まれるものである。
【００５４】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００５５】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【００５６】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】文書管理システムのシステムブロック図
【図２】実施例３におけるユーザー毎のキーワード保持例
【図３】実施例４におけるユーザー毎のキーワード保持例
【図４】実施例１におけるユーザー毎のキーワード保持例
【図５】実施例１におけるユーザーを指定したキーワード検索の結果例
【図６】実施例１における関連文書検索のフローチャート図
【図７】実施例２における関連文書検索のフローチャート図
【図８】実施例２における文書集合分割例
【図９】文書管理システムのシステム構成例
【図１】
2006172282.tif 000003
【図２】
2006172282.tif 000004
【図３】
2006172282.tif 000005
【図４】
2006172282.tif 000006
【図５】
2006172282.tif 000007
【図６】
2006172282.tif 000008
【図７】
2006172282.tif 000009
【図８】
2006172282.tif 000010
【図９】
2006172282.tif 000011