(57)【要約】【課題】  動的ワークフローの効率的支援を可能とするワークフロー支援システムを提供する。【解決手段】  ユーザＡは、組織情報データベース２を検索し、ユーザ間の関係を調査する。次に、ワークフローデータベース３を検索し、現在のワークフローに類似したワークフローを実行した他のユーザのリストを作成する。次に、タスクを割り振りが可能かどうかを試み、タスクを割り振ることができる場合には、タスクの割り振りのために必要な情報を入力し、現在のワークフローに関する情報をユーザＣに通達する。この情報を確認後、ユーザＣは、タスクを受諾するか否か返答する。ユーザＣがタスクを受諾する場合には、受諾した旨の通知がユーザＡに対して自動的に返信され、文書リンクのアクセス権の改変が行われる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
タスクの構成がワークフロー実行時に決定する、動的なワークフローを制御するためのワークフロー支援システムであって、
該タスクをリストとして管理するリスト管理手段と、
該リストに対する複数の利用者からのアクセスを可能にするアクセス管理手段と、
特定の利用者に対して、該リスト中のタスクの割り振りを行うためのインタフェースと、
該割り振りに従い、インタフェースによって割り振られた該タスクを利用者に通達する通信手段と、
予め定められた組織構成に関する情報に基づいて、該割り振りを利用者が拒否できるか否かを判定する判定手段と、
該割り振りを管理する割り振り管理手段とを有することを特徴とするワークフロー支援システム。
【請求項２】
前記利用者の有する既存もしくは過去のタスクを保持、検索するタスク保持検索手段と、
該タスク保持検索手段によって、利用者の有する既存もしくは過去のタスクをから取得した情報を利用して、最適な利用者を、タスクの割り振り時に表示することを特徴とする請求項１に記載のワークフロー支援システム。
【請求項３】
前記利用者の過去のタスクから、該タスクの属する分類と、頻度と、所要時間とに関する情報を取り出す第１のタスク取り出し手段と、
前記利用者の有する既存のタスクから、現在利用者が保持している該タスクの分量と推定所要時間とに関する情報を取り出す第２のタスク取り出し手段とを有し、
該第１のタスク取り出し手段と該第２のタスク取り出し手段とによって取り出された情報を、タスクの割り振り時に表示することを特徴とする請求項２に記載のワークフロー支援システム。
【請求項４】
各利用者の保持するタスクリストから、各タスクの属する分類と、頻度と、所要時間とに関する情報を取り出して比較し、利用者の分類を行うことを特徴とする請求項２に記載のワークフロー支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、プリンタ、ファクス、スキャナなどの機器が接続されたネットワーク上における、ワークフロー支援システムに関するものであり、動的なワークフロー検索システムに関する技術である。その中でも特に、ワークフローを構成する各タスクへの、担当者のアサイン、アクセス権の取り扱い等を支援するためのシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ワークフローのタスクの割り振りに関しては、特許文献１から特許文献４に開示された発明が公知である。特許文献１の発明は、ワークフローの自動生成および文書差し戻しなどの例外処理に伴うフローの動的変更に対応可能な業務支援システムを提供するものである。
【０００３】
また、特許文献２の発明は、不慣れな営業員であっても各顧客に最適の営業活動を実施できる営業支援システムを提供するものである。
【０００４】
また、特許文献３の発明は、順序立てて処理すべき作業を複数個の作業工程に分け、その作業工程の順序と、各作業工程の処理内容と、各作業工程の担当者とを定めて、作業を支援する情報処理システムで、時間経過や状況変化に対応した緊急度を得る情報処理システムを提供するものである。
【０００５】
また、特許文献４の発明は、ワークフローの作成作業が容易であり、しかも各担当者が処理を行う都度、次の担当者を選択することが可能なワークフローシステムを提供するものである。
【０００６】
さらに、動的なワークフロー構成に関する従来の発明としては、特許文献５、特許文献６に開示された発明が公知である。特許文献５の発明は、人事異動によりユーザの上司関係に変更があっても、ワークフローの未着手データに対しては、次作業者が最新の状態で決定できるワークフロー次作業者動的決定方法を提供するものである。
【０００７】
また、特許文献６の発明は、ワークフロー管理システムに関し、全体の運用効率および信頼性に影響を与えることなく、業務遂行途中にあるデータフローの一部を動的に変更できるようにするワークフロー管理システムを提供するものである。
【特許文献１】特開平１０−０２７２０３号公報
【特許文献２】特開２００１−２１６３８１号公報
【特許文献３】特開平８−１２３８６９号公報
【特許文献４】特開平１０−１７７６０８号公報
【特許文献５】特開２０００−２５９７３６号公報
【特許文献６】特開平８−２２１４８６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、従来の技術には、以下に述べるような問題がある。
【０００９】
特許文献１、２に記載の発明は、各タスクへの担当者の割り振り、及びタスク間での情報の授受について述べたものである。現在のユーザの業務とタスクを関連させることで実時間のタスク情報授受を可能としているが、ユーザ間の関係が考慮されていないため、タスク割り振りを行うユーザと、実際にタスクが割り振られるユーザとの双方向の情報の交換がない。そのため、タスクに関する決定は一方的であり、ユーザの能力、タスクの緊急度等を十分に反映させることができない。またこのような特徴は動的タスクに構成を変えるワークフローにおいては不適切である。また、特許文献３も同様の問題を有する。
【００１０】
また、特許文献４に記載の発明は、申請ワークフローにおける、差し戻し処理について述べられているが、これはタスクとしての申請に関しての差し戻し処理であり、ワークフロー自体は予め決められた差し戻し処理に沿って行われている。
【００１１】
これらの従来の発明による技術では、タスク担当者の動的な割り振りは難しく、タスク構成が動的に定義されるワークフロー支援システムに用いることはできない。
【００１２】
また、特許文献５に記載の発明は、ワークフローを担う実際の担当者が変更になった場合における、ワークフローの動的定義である。しかし、ワークフローの定義を、役割と実際の担当者という２つのレベルに分けることにより、動的性質を達成しているため、予め役割が明らかになっていない場合には適用できない。
【００１３】
また、特許文献６に記載の発明は、特許文献５と同様に動的にワークフローを定義するためのものであるが、複数のワークフロー実行者がほぼ同時にワークフローの更新を行った場合の対応に特徴がある。これはワークフロー更新のタイミングを一括管理する手段を実装し、時系列でタスクに優先順位をつけることにより、上記特性を実現するものであるが、設定されたタスクの可否に関する判断、もしくは正当性の検証は含まれておらず、単に時系列の判断を下しているに過ぎないため、これも適切な担当者を動的に割り振るための技術にはなり得ない。
【００１４】
このように、上述した従来の技術では、動的にタスク構成が変化するワークフローをサポートする支援システムを構成することはできない。特に、各タスクの担当者やアクセス権の適切なアサインが難しかった。よって、本発明は、これらの作業を補助する機能を実現し、上述したような動的ワークフローの効率的支援を可能とするワークフロー支援システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
上記目的を達成するため、請求項１に記載の発明は、タスクの構成がワークフロー実行時に決定する、動的なワークフローを制御するためのワークフロー支援システムであって、タスクをリストとして管理するリスト管理手段と、リストに対する複数の利用者からのアクセスを可能にするアクセス管理手段と、特定の利用者に対して、リスト中のタスクの割り振りを行うためのインタフェースと、割り振りに従い、インタフェースによって割り振られたタスクを利用者に通達する通信手段と、予め定められた組織構成に関する情報に基づいて、割り振りを利用者が拒否できるか否かを判定する判定手段と、割り振りを管理する割り振り管理手段とを有することを特徴とする。
【００１６】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のワークフロー支援システムにおいて、利用者の有する既存もしくは過去のタスクを保持、検索するタスク保持検索手段と、タスク保持検索手段によって、利用者の有する既存もしくは過去のタスクをから取得した情報を利用して、最適な利用者を、タスクの割り振り時に表示することを特徴とする。
【００１７】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載のワークフロー支援システムにおいて、利用者の過去のタスクから、タスクの属する分類と、頻度と、所要時間とに関する情報を取り出す第１のタスク取り出し手段と、利用者の有する既存のタスクから、現在利用者が保持しているタスクの分量と推定所要時間とに関する情報を取り出す第２のタスク取り出し手段とを有し、第１のタスク取り出し手段と第２のタスク取り出し手段とによって取り出された情報を、タスクの割り振り時に表示することを特徴とする。
【００１８】
請求項４に記載の発明は、請求項２に記載のワークフロー支援システムにおいて、各利用者の保持するタスクリストから、各タスクの属する分類と、頻度と、所要時間とに関する情報を取り出して比較し、利用者の分類を行うことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
このように、本発明の、ワークフロー支援システムによれば、タスク構成が動的に変化するワークフローにおいて、各タスクの担当者やアクセス権の適切なアサインを実現することにより、これらの作業を補助する機能を実現し、動的ワークフローの効率的支援を可能とする。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
本実施形態の実現するワークフロー支援システムには、以下の構成要素が必要となる。
【００２１】
［１．ワークフロー装置］
本実施形態においては、ワークフローの制御と共に、ワークフローを構成するタスクの管理も行う。また、ワークフロー制御装置は、後述するワークフローデータベース、及び組織情報データベースに対するアクセスを持ち、これらの内容を検索することができるものとする。
【００２２】
［２．ワークフローデータベース］
これは、以前に定義、実行されたワークフローに関する、どの日時、実行者、使用文書に関する情報、タスク間の接続、ワークフローの現在の状態などの情報を保持する。
【００２３】
［３．組織情報データベース］
これは、使用者が関係する組織に関する情報を蓄積するデータベースであり、適当な手段によってアクセス権管理がなされているものとする。組織に関する情報は、例えば、タスクに関連する文書へのアクセス権等を含む。
【００２４】
［４．ユーザインタフェース］
これは、上記ワークフローの構成要素をユーザが制御するためのインタフェースである。本実施形態では、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）上のソフトウェアとして実装されているものとするが、ハードウェア的な実装も可能であり、実際の実装を制限するものではない。
【００２５】
このような、上記１．から４．の構成要素は、以下に述べる理由により必要とされる。
【００２６】
本実施形態における、従来の問題を解決する手段としては、ワークフローを構成するタスクが定義される時点で、タスクを行うユーザのアサインが的確に行われる必要がある。
【００２７】
また、タスクを行うユーザを決めるためには、組織上の制約、該ユーザの過去の実績、現在の状態などを考慮する必要があり、これらの情報を、タスクアサインを行うユーザに、形式立てて提示することが必要である。
【００２８】
また、組織上の制約に関する情報を提示するために、組織情報データベース、及び適当な検索手段が必要となる。また、該ユーザの過去の実績と現在の状態に関する情報を提示するために、ユーザのワークフローを管理する、ワークフローデータベース、及び適当な検索手段、これらを管理するワークフロー制御装置が必要となる。
【００２９】
さらに、これらの情報を効率的に管理、利用するために、ユーザインタフェースが必要となる。
【００３０】
よって、上記１．から４．の構成要素は、本実施形態に必要となる。
以下に、本発明のワークフロー支援システムの実施形態を、図面を用いて説明する。なお、本実施形態は、以下に述べるものに限定されず、その趣旨を逸脱しない範囲において、種々変更が可能である。
【００３１】
図１は、本実施形態のワークフロー支援システムの構成を示すブロック図である。本実施形態における必須構成要素は、上述したように、ネットワーク、ワークフロー制御装置、ワークフローにおいてユーザが使用するインタフェースであるが、実際には、ワークフローにおいて使用される他の機器がこれに加わる。
【００３２】
本実施形態のワークフロー支援システムは、ワークフロー制御装置１と、組織情報データベース２と、ワークフローデータベース３と、ユーザインタフェース４と、機器１（ＰＣ）と、機器２（ＭＦＰ：複合機）と、機器３（Ｓｃａｎｎｅｒ）とを備える。組織情報データベース２とワークフローデータベース３とはワークフロー制御装置１に接続される。また、ワークフロー制御装置１と、ユーザインタフェース４と、機器１（ＰＣ）と、機器２（ＭＦＰ：複合機）と、機器３（Ｓｃａｎｎｅｒ）とが、ネットワークを介して接続される。
【００３３】
本実施形態におけるネットワークとは、オフィスなどで一般的に用いられているＴＣＰ／ＩＰなどに基づいたコンピュータネットワークを想定する。しかしこれは、実際の実装を規定するものではない。
【００３４】
ワークフロー制御装置１は、通常は、パーソナルコンピュータもしくはワークフロー上に実装されるソフトウェアによって構成されるが、他のソフトウェア、ハードウェアによる構成も可能である。
【００３５】
ユーザインタフェース４は、ワークフローにおいてユーザが使用するインタフェースであり、例えば、パーソナルコンピュータを利用する場合の、ディスプレイ、キーボード、マウス等のことを指す。これは、依存する各機器によってその形態が異なることになる。
【００３６】
なお、本実施形態では、ワークフロー制御装置１と、組織情報データベース２と、ワークフローデータベース３とが、それぞれパーソナルコンピュータ上のソフトウェアとして実装されており、ユーザがこれらを操作することによってワークフローを操作するものとする。
【００３７】
ユーザはタスクの一部若しくは全てを、他のユーザのタスクとして割り振ることができる。この機能を実現するために、該タスクの割り振りを可能とする技術と、該割り振りを有効なものとするための組織における権限及び関係の把握が必要である。
【００３８】
本実施形態で述べるタスクとは、例えば、以下の情報を含むデータオブジェクトであるとする。
（１）  タスク名
（２）  作成日時
（３）  実行者
（４）  実行回数及び関連する日時のリスト
（５）  現在の状態
（６）  必要な文書
（７）  タスク作成に使用されたテンプレートに関する情報
【００３９】
また、タスクの割り振りのために組織における権限及び関係の把握を助けるため、ここでは組織における階級を表す以下の情報が、組織情報データベース２に蓄積されているものとする。
（１）  組織名
（２）  組織構成員リスト
（３）  各組織構成員の階級及び階級間の階層構造
（４）  処理例外
【００４０】
このように、組織情報データベース２を検索することによって、特定のユーザが、他のどのユーザに対してタスクを割り振ることができるのかが判断できる。
【００４１】
図２は、本実施形態のワークフロー支援システムの動作を示すフローチャートである。
ユーザがタスクの割り振りを試みた場合、本実施形態によるワークフロー支援システムは、ステップＳ１でワークフローを起動すると、まず組織情報データベース２を検索し、ユーザ間の関係を調査する。
【００４２】
次に、ステップＳ２でタスク担当者リストの作成を行う。ワークフローデータベース３を検索し、現在のワークフローに類似したワークフローを実行した他のユーザのリストを作成する。この類似ワークフローの検索のための技術としては、例えば、特開平１１−０４５２８２号公報に開示されている発明による方法などがある。この検索結果を元に、該ユーザリストの作成が可能となる。
【００４３】
本実施形態によるワークフロー支援システムは、上述したユーザリストと、対応するワークフローに関する情報のリストを、現在のワークフローのユーザに提示する（ステップＳ３：タスク担当者の指定）。該ユーザはこのリストの中から、今回の実行者を選択しても良いし、他のユーザを選択することも可能である。上述したワークフローに関する情報のリストには、例えば、上述したワークフローの実行日時、使用時間、使用頻度、関連する文書などがある。
【００４４】
ここで、ステップＳ４のタスク担当者との交渉及び決定を行う。例えば、ユーザＡがタスクを割り振ることができない相手（例えば、ユーザＢ）に対してタスクの割り振りを試みた場合には、本実施形態によるワークフロー支援システムは、タスクの割り振りが不可能であることをユーザＡに通知して、実際の割り振りは行わない。
【００４５】
また、ユーザＡがタスクを割り振ることができる相手（例えば、ユーザＣ）に対してタスクの割り振りを試みた場合には、本実施形態によるワークフロー支援システムは、次のような手順でタスクの割り振りを行う。
【００４６】
ユーザＡは、タスクの割り振りのために必要な情報を入力する。
（１）  タスク名
（２）  目的
（３）  完了予定日時
（４）  実行者
（５）  関連情報
（６）  文書リンク（ＵＲＬリンクなど）
（７）  類似ワークフロー実行者リスト
【００４７】
ユーザＡは、上述したこれらの情報に加え、さらに、ユーザＡの現在のワークフローに関する情報をユーザに通達する。
【００４８】
ユーザＣは、ユーザＡからの情報を確認後、該タスクを受諾するか否か返答する。
【００４９】
ここで、ユーザＣが該タスクを受諾する場合には、受諾した旨の通知がユーザＡに対して自動的に返信される。そして、上述した文書リンクのアクセス権の改変が行われる（ステップＳ５：ワークフロー状態の変化をユーザに通知）。
【００５０】
また、ユーザＣが該タスクを受諾しない場合には、組織情報に基づき受諾拒否の返答がユーザＡに対して返信される。
【００５１】
以上のような過程により、ユーザＡは、組織上適当と思われるユーザＣにタスクを割り振ることができる。また、ユーザＣも、割り当てられたタスクに対する受諾、若しくは拒否の可能性が残されている。
【００５２】
これらの手段により、タスク構成が動的に定義されるようなワークフローにおいても、各タスクに対して適当な担当者を適時アサインすることができる。
【００５３】
また、本実施形態のワークフロー支援システムによれば、ユーザを、タスクに関する情報を元に分類することも可能である。本実施形態では、ユーザを、タスクに関する情報を元に分類することによって、タスクの割り振り時に、適切なユーザ群を効率的に提示する機能について説明する。
【００５４】
適時、ユーザ群を提示するためには、ユーザの識別と、クラスへの特徴付けが必要である。ユーザの識別は、ユーザ特徴空間におけるベクトルを定義し、該ベクトルの識別により達成することができる。この識別には、例えば、特開２００２−１６３２７２号公報や、特開平５−１０８８２８号公報に開示されている発明による技術を使用することができる。
【００５５】
ユーザを該特徴空間で定義するために使用される特徴量については、例えば、次のような情報を用いることができる。
・  定義したワークフローＩＤ
・  使用したワークフローＩＤ
・  定義したタスクＩＤ
・  使用したタスクＩＤ
・  上記ワークフロー及びタスクの、開始及び終了日時、使用時間
・  上記タスクで使用したＩＤ
【００５６】
次に、クラスへの特徴付けであるが、上述した特開平５−１０８８２８号公報に開示された技術では、基準ベクトル（各クラスの代表的特徴ベクトル）が設定される。例えば、この基準ベクトルを使用してクラスに対する特徴付けを行うことが可能であり、この基準ベクトルと、検索するべき新たなユーザの特徴ベクトルとの内積等で、ユーザ識別が可能となる。
【００５７】
このような上記識別方式を利用して、以下の構成で各タスクに最適なユーザ群を効率的に提示することができる。
【００５８】
まず、ユーザを割り振るべきタスクのタスクＩＤから、該タスクに関連する文書ＩＤを検索する。次に、このタスクＩＤと文書ＩＤとを用いて、ユーザＩＤを検索する。しかし、ユーザＩＤに対してタスクＩＤは、多対多に対応付けられているため、多数のユーザＩＤが検索結果に含まれてしまう。
【００５９】
この結果から有効な情報を引き出すために、次のような手順でユーザクラス情報を用いた分類を行う。
【００６０】
まず、検索結果に含まれるユーザＩＤを、ユーザクラスを元に分類を行う。ここでは、クラスＣ１からクラスＣ５が上記分類によって検出されたものとする。また、Ｎ（Ｃ１）からＮ（Ｃ５）は各クラスに含まれるユーザ数を、ＣＨｉ（Ｃ１）はユーザクラスＣ１の基準ベクトルのｉ番目の要素を示すものとする。
【００６１】
最も単純には、Ｎ（Ｃ１）からＮ（Ｃ５）のうちで最大のものを与えるクラスを、支配的クラスとし、該支配的クラスに属するユーザリストを提示辞する方法が有効である。
【００６２】
より識別精度を高めるには、上述したＣＨｉ（）を用いて、基準ベクトルの重み付けを行う方法が考えられる。例えば、特定タスクの使用時間が特に重要である場合には、まず、各ユーザクラスにおいて、ユーザ特徴ベクトルから基準ベクトルに対する射影を計算して、該クラスに属する全てのユーザの、該射影に関して合計を計算する。この合計射影で構成されるベクトルを評価ベクトルと呼ぶ。その上で、ＣＨｉ（）の相当する要素に、比較的大きな重み付けを行い、各クラスの評価ベクトル長を計算する。そして、最大の評価ベクトル長を持つユーザクラスを支配的クラスとし、該支配的クラスに属するユーザリストを提示する方法が考えられる。
【００６３】
これらの方法によって、効率的に適切なユーザ群を提示することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】本実施形態のワークフロー支援システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本実施形態のワークフロー支援システムの動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６５】
１    ワークフロー制御装置
２    組織情報データベース
３    ワークフローデータベース
４    ユーザインタフェース
【図１】
2006243831.tif 000003
【図２】
2006243831.tif 000004