(57)【要約】【課題】  フォルダ指定による複数ファイルの送信、及び添付ファイル一覧の自動作成を可能とした電子メールシステムを提供すること。【解決手段】  指定フォルダ内のファイル数を取得し、それを元にメールのタイトルに連番を付加する。また、指定フォルダ内のファイル情報を取得し、抄録を作成してメール本文に追記する。添付ファイルのサイズが一回で送信できるサイズを超えた場合、そのファイルに圧縮処理を行う。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
フォルダ内の複数のファイルを連番が付記された複数のメール本文に添付して送信する電子メールシステムであって、
ユーザにより指定されたフォルダ内のファイル数を取得し、それらのファイルを添付する複数のメール本文のタイトルに連番を付加する連番作成手段と、指定されたフォルダ内のファイル情報を取得し、抄録を作成して各メール本文の末尾に追記する抄録作成手段とを備えることを特徴とする電子メールシステム。
【請求項２】
各メール本文に添付するファイルのサイズを判定し、予め設定したサイズ以上であった場合には、圧縮処理する手段をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の電子メールシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールシステムに係り、特に、連番・抄録付きの複数ファイル添付して送信する機能を持つ電子メールシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
昨今、ネットワークの普及に伴い、誰もが簡単にデータの送受信ができるようになった。その中でも、電子メールによるファイルの送信は、距離が離れた相手とのデータ送受信を行う際、一般的に使用される手段の一つである。
電子メールによるファイルの送信は、場合によっては複数のファイルを送信することもある。その際は、添付ファイルの一覧や詳細情報をメール本文に記述し、受信者側に対し何を送信したか明確にする必要がある。
従来、電子メールシステムにおいて添付ファイルを開かずに、添付ファイルの詳細を確認する技術として、例えば、下記特許文献１及び特許文献２に記載のものが知られている。
下記特許文献１に記載のものは、添付ファイル付のメールを受信した際、メール本文中からメールの添付ファイルに関する情報を抽出し、添付ファイルと一緒に管理することを可能とした、電子メール管理装置についてである。
また、下記特許文献２に記載のものは、取り込んだ画像イメージを添付ファイルとしてメールに添付するだけでなく、本文中にサムネイル表示し、添付ファイルを開かずに内容確認を可能とする機能を持つネットワークスキャナについてである。
なお、添付する画像ファイルが一回の電子メールで送信可能な容量を越えると、警告を表示し、送信設定を一回の電子メールで送信可能な状態に変更する。
【特許文献１】特開２００１−０９２７３４号公報
【特許文献２】特開２００３−１１４８５５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記特許文献１に記載の技術は、メール本文中から抽出条件に基いて添付ファイル情報を取得するものであるため、メール本文が抽出条件に当てはまらない場合、添付ファイル情報を抽出することが出来ない。また添付ファイルを開かずに内容を確認するためには、電子メール管理装置を介する必要がある。
上記特許文献２に記載の技術は、スキャナで取りこんだ画像が対象であるため、電子メールシステムとして考えた場合、ドキュメントや画像以外のファイルを取り扱うことが出来ない。
【０００４】
本発明の目的は、様々なファイル形式を含む複数のファイルをメールで送信する際、送信先メールアドレス等の必要事項を記入、及びフォルダを指定することで、自動的に全てのファイルをメールで送信し、また、受信側は添付ファイルを開かずに内容を確認できる事を可能とした電子メールシステムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために、本発明は、フォルダ内の複数のファイルを連番が付記された複数のメール本文に添付して送信する電子メールシステムであって、ユーザにより指定されたフォルダ内のファイル数を取得し、それらのファイルを添付する複数のメール本文のタイトルに連番を付加する連番作成手段と、指定されたフォルダ内のファイル情報を取得し、抄録を作成して各メール本文の末尾に追記する抄録作成手段とを備えることを特徴とする。
また、各メール本文に添付するファイルのサイズを判定し、予め設定したサイズ以上であった場合には、圧縮処理する手段をさらに備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、連番の付加と抄録の作成により、連番と抄録から添付ファイルの詳細を把握でき、例えばサーバ等の障害により一部のメールが到着していない等のトラブルが発生した場合、連番と抄録からどのメールが到着していない等をメール送信者に連絡することが出来る等、電子メール管理装置といった特別な機器を使用することなく、受信者側のメール管理を容易にすることができる。
また、メールによる複数ファイルの送信作業において、メール送信準備等に手間をかけることなく送信が可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００７】
以下、本発明を実施する場合の一形態を図面を参照して具体的に説明する。
図１は、本発明に係る電子メールシステムの実施の一形態を示すブロック図である。
本実施形態のシステムは、図１に示すように、データ入出力とプログラム実行をつかさどる処理装置１０１と、ユーザ入力を行うためのキーボード装置１０２およびマウス装置１０３と、キャラクタ及びグラフィック画面を有するディスプレイ装置１０４と、処理装置１０１に接続されたハードディスク装置１０５と、外部ネットワークおよび接続装置１０６からなっている。
処理装置１０１は、送受信手段１１１と、ファイル添付手段１１２と、一覧作成手段１１３からなっている。
一覧作成手段１１３は、連番作成手段１２１と、圧縮手段１２２と、抄録作成手段１２３を有している。
【０００８】
図２は、図１のシステムの動作を示すフローチャートである。
ここで示す処理は、処理装置１０１におけるメール送受信プログラム（図示せず）を起動し、メールを作成・送信しようとした契機で実行される。
まず、送信先のメールアドレス、メールのタイトル、及びメールの本文等、必要事項を入力する（ステップ２０１）。もしファイルを添付しないのであれば（ステップ２０２）、そのままメールの送信処理（ステップ２０３）を行って終了する。
ファイルを添付する場合は、添付ファイルの格納フォルダを指定する（ステップ２０４）。その後、抄録作成手段１２３がコールされ（ステップ２０５）、連番作成手段（ステップ２０６）、本文に抄録を追記する処理（ステップ２０７）、メールの送信処理（ステップ２０８）が、ステップ２０４で指定したフォルダ内のファイルを全て送信し終えるまで繰り返される（ステップ２０９）。
【０００９】
図３は、連番作成手段１２１の処理の詳細を示すフローチャートである。
この処理は、複数ファイルをメールで送信する際、送信するファイルの数だけ繰り返し実行される。すなわち、添付するファイル数がＸであった場合、Ｘ回だけ繰返し実行される。
まず、図２のステップ２０４で指定されたフォルダのファイル数を取得する（ステップ３０１）。もし、ファイルが存在しないのであれば（ステップ３０２）、そのまま終了し、ステップ２０７を実行する。
ファイルが存在すれば、ファイル数をＸ、連番をＡとして（ステップ３０３）、「（Ａ／Ｘ）」という形式の連番を作成（ステップ３０４）、メールのタイトルの末尾に作成した連番を付加する（ステップ３０５）。
なお、連番Ａは、連番作成手段１２がコールされ、全てのファイルを送信し終えるまでカウントアップしていく。
【００１０】
図４は、抄録作成手段１２３の処理の詳細を示すフローチャートである。
この処理は、複数ファイルをメールで送信する際、一度だけ実行される。
まず、図２のステップ２０４で指定されたフォルダのファイル数を取得する（ステップ４０１）。もしファイルが存在しないのであれば（ステップ４０２）、そのまま終了し、図２のステップ２０６を実行する。
ファイルが存在すれば、ファイルの数だけ抄録作成処理を実行する（ステップ４０３〜ステップ４０８）。
抄録作成処理は、添付するファイルの情報を取得し（ステップ４０４）、番号、添付ファイル名、添付ファイル抄録といった出力フォーマットの抄録を作成する（ステップ４０５）処理である。この処理で作られた送信ファイルの抄録一覧は、図２のステップ２０７にてメール本文に追記される。
なお、添付ファイルが１Ｍを超えた場合は（ステップ４０７）、ファイルを圧縮する（ステップ４０８）。
【００１１】
図５は、連番作成手段１２１および抄録作成手段１２３をコールし、更新されたメールの内容の例を示す図である。
図示するように、連番作成手段１２１にて作成された連番５０１が、メールのタイトルに付加される。また、本文の末尾には、抄録作成手段１２３で作成された抄録５０２が追記される。
詳録の内容は、ステップ４０４で取得された添付ファイルの情報５０３が、ステップ４０５で定義した出力フォーマットに基き表示されている。
【００１２】
なお、上記の実施形態においては、メール１通につき添付ファイルを１つとしたが、添付ファイルの数は任意にすることができる。
また、添付ファイルの圧縮処理は、圧縮作成する書庫の種類をユーザが選択できるようにすることができる。
また、送信可能なファイルサイズの上限もメール送信者、メール受信者のネットワーク環境によって変更可能にすることができる。
また、電子メールの添付ファイルに関しては、例えば、暗号化を行うか否か、また、暗号化する場合はその方法（暗号鍵も含む）を指定可能にすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の一実施の形態の電子メールシステムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】図１の電子メールシステムの動作を示すフローチャートである。
【図３】連番作成手段の詳細フロ−チャ−トである。
【図４】抄録作成手段の詳細フロ−チャ−トである。
【図５】連番作成手段、抄録作成手段の実行で加工されたメール本文の例を示す図である。
【符号の説明】
【００１４】
１０１    処理装置
１０２    キーボード装置
１０３    マウス装置
１０４    ディスプレイ装置
１０５    ハードディスク装置
１０６    外部ネットワークおよび接続装置
１１１    送受信手段
１１２    ファイル添付手段
１１３    一覧作成手段
１２１    連番作成手段
１２２    圧縮手段
１２３    抄録作成手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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