(57)【要約】      （修正有）【課題】  文書保存ポリシーを用いてネットワーク上の電子文書を削除する方法を提供する。【解決手段】  文書保存ポリシーは、複数の文書分類のそれぞれに属する文書の少なくとも１つの削除基準を定める。文書保存ポリシーマネージャは、通信ネットワークを介して少なくとも１つのネットワークエレメントにその文書保存ポリシーデータを送信し、又、保存ポリシー監査を実行すべきかどうか判断する。実行すべき場合、少なくとも１つのネットワークエレメントに保存ポリシー監査を実行するように信号を送り、ネットワークエレメントは、文書保存ポリシーに従って電子文書を削除する。少なくとも１つのネットワークエレメントは、保存ポリシー監査の実行結果を示すレポートデータを生成して文書保存ポリシーマネージャに送信する。【選択図】      図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワーク装置上の電子文書を削除する方法であって、
複数の電子文書分類のそれぞれに対して少なくとも１つの削除基準を定めた文書保存ポリシーデータを読み出すステップと、
通信ネットワークを介して少なくとも１つのネットワーク装置に前記文書保存ポリシーデータを送信するステップと、
保存ポリシー監査を実行するかどうか判断するステップと、を有し、
前記保存ポリシー監査を実行する場合、
前記少なくとも１つのネットワーク装置に信号を送って前記少なくとも１つのネットワーク装置に前記保存ポリシー監査を実行させるステップと、
前記少なくとも１つのネットワーク装置から前記保存ポリシー監査の実行結果を示す監査レポートデータを前記少なくとも１つのネットワーク装置から受信するステップと、をさらに有することを特徴とする方法。
【請求項２】
請求項１に記載の方法であって、
前記保存ポリシー監査は、
前記複数の電子文書分類から対応する少なくとも１つの削除基準が満たされる少なくとも１つの電子文書分類を特定するステップと、
前記特定された少なくとも１つの電子文書分類と関連する少なくとも１つの電子文書を削除するステップと、を有することを特徴とする方法。
【請求項３】
請求項２に記載の方法であって、
前記削除基準は、前記複数の電子文書分類の存続期間を含むことを特徴とする方法。
【請求項４】
請求項２に記載の方法であって、
前記削除基準は、前記複数の電子文書分類の削除時間を含むことを特徴とする方法。
【請求項５】
請求項２に記載の方法であって、
前記削除基準は、少なくとも１つのイベントの発生を含むことを特徴とする方法。
【請求項６】
請求項２に記載の方法であって、
ユーザに前記文書保存ポリシーデータの生成及び編集をさせるステップをさらに有することを特徴とする方法。
【請求項７】
請求項２に記載の方法であって、
前記保存ポリシー監査を実行するかどうか判断するステップは、前記保存ポリシー監査を実行することを示すユーザ入力を受信したかどうか判断するステップを有することを特徴とする方法。
【請求項８】
請求項２に記載の方法であって、
前記保存ポリシー監査を実行するかどうか判断するステップは、監査スケジュールデータが前記保存ポリシー監査を実行することを示すかどうか判断するステップを含むことを特徴とする方法。
【請求項９】
請求項２に記載の方法であって、
前記監査レポートデータは、少なくとも１つのデータファイルを削除したかどうかを示すことを特徴とする方法。
【請求項１０】
ネットワークを介してネットワーク装置と結合したコンピュータに、ネットワーク装置上の電子文書を削除させるコンピュータプログラムであって、
前記コンピュータを、
複数の電子文書分類のそれぞれに対して少なくとも１つの削除基準を定めた文書保存ポリシーデータを読み出す手段と、
通信ネットワークを介して少なくとも１つのネットワーク装置に前記文書保存ポリシーデータを送信する手段と、
保存ポリシー監査を実行するかどうか判断する手段として機能させ、
前記保存ポリシー監査を実行する場合、前記コンピュータを、
前記少なくとも１つのネットワーク装置に信号を送って前記少なくとも１つのネットワーク装置に前記保存ポリシー監査を実行させる手段と、
前記少なくとも１つのネットワーク装置から前記保存ポリシー監査の実行結果を示す監査レポートデータを前記少なくとも１つのネットワーク装置から受信する手段としてさらに機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１１】
ネットワーク装置上の電子文書を削除する装置であって、
少なくとも１つのプロセッサと、
前記少なくとも１つのプロセッサと通信可能に結合した、少なくとも１つの命令を格納したメモリと、を有し、
前記少なくとも１つの命令は、前記少なくとも１つのプロセッサにより実行されたとき、前記少なくとも１つのプロセッサを、
複数の電子文書分類のそれぞれに対して少なくとも１つの削除基準を定めた文書保存ポリシーデータを読み出す手段と、
通信ネットワークを介して少なくとも１つのネットワーク装置に前記文書保存ポリシーデータを送信する手段と、
保存ポリシー監査を実行するかどうか判断する手段として機能させ、
前記保存ポリシー監査を実行する場合、前記少なくとも１つのプロセッサを、
前記少なくとも１つのネットワーク装置に信号を送って前記少なくとも１つのネットワーク装置に前記保存ポリシー監査を実行させる手段と、
前記少なくとも１つのネットワーク装置から前記保存ポリシー監査の実行結果を示す監査レポートデータを前記少なくとも１つのネットワーク装置から受信する手段としてさらに機能させることを特徴とする装置。
【請求項１２】
ネットワーク装置上の電子文書を削除する方法であって、
通信ネットワークを介して複数のネットワーク装置のそれぞれが他のネットワーク装置上で動作する文書保存ポリシーマネージャから文書保存ポリシーデータを受信するステップを含み、
前記文書保存ポリシーデータは、複数の電子文書分類のそれぞれについて少なくとも１つの削除基準を定め、
前記方法は、
前記複数のネットワーク装置のそれぞれが前記他のネットワーク装置上で操作する文書保存ポリシーマネージャから保存ポリシー監査を実行する命令を受信するステップと、
前記複数のネットワーク装置のそれぞれにおける前記命令の受信に応じて、前記複数のネットワーク装置のそれぞれの監査処理部が、
前記保存ポリシー監査を実行し、
前記保存ポリシー監査の実行結果を示す監査レポートデータを生成し、
前記通信ネットワークを介して前記文書保存ポリシーマネージャに前記監査レポートを提供するステップと、をさらに含むことを特徴とする方法。
【請求項１３】
請求項１２に記載の方法であって、
前記保存ポリシー監査は、
前記複数の電子文書分類から対応する少なくとも１つの削除基準が満たされる少なくとも１つの電子文書分類を特定するステップと、
前記特定された少なくとも１つの電子文書分類と関連する少なくとも１つの電子文書を削除するステップと、を有することを特徴とする方法。
【請求項１４】
請求項１３に記載の方法であって、
前記削除基準は、前記複数の電子文書分類の存続期間を含むことを特徴とする方法。
【請求項１５】
請求項１４に記載の方法であって、
前記削除基準は、前記複数の電子文書分類の削除時間を含むことを特徴とする方法。
【請求項１６】
請求項１４に記載の方法であって、
前記削除基準は、少なくとも１つのイベントの発生を含むことを特徴とする方法。
【請求項１７】
請求項１４に記載の方法であって、
前記複数のネットワーク装置の前記文書保存ポリシーマネージャは、ユーザに、複数の電子文書のそれぞれが前記複数の電子文書分類のどれに属するかを特定させるように構成されていることを特徴とする方法。
【請求項１８】
請求項１４に記載の方法であって、
前記監査レポートデータは、少なくとも１つのデータファイルを削除したかどうかを示すことを特徴とする方法。
【請求項１９】
ネットワークを介してネットワーク装置と結合したコンピュータに、ネットワーク装置上の電子文書を削除させるコンピュータプログラムであって、
前記コンピュータを、
通信ネットワークを介して複数のネットワーク装置のそれぞれが他のネットワーク装置上で動作する文書保存ポリシーマネージャから文書保存ポリシーデータを受信する手段として機能させ、
前記文書保存ポリシーデータは、複数の電子文書分類のそれぞれについて少なくとも１つの削除基準を定め、
前記コンピュータを、
前記複数のネットワーク装置のそれぞれが前記他のネットワーク装置上で操作する文書保存ポリシーマネージャから保存ポリシー監査を実行する命令を受信する手段と、
前記複数のネットワーク装置のそれぞれにおける前記命令の受信に応じて、前記複数のネットワーク装置のそれぞれの監査処理部が、
前記保存ポリシー監査を実行し、
前記保存ポリシー監査の実行結果を示す監査レポートデータを生成し、
前記通信ネットワークを介して前記文書保存ポリシーマネージャに前記監査レポートを提供する手段としてさらに機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項２０】
ネットワーク装置上の電子文書を削除する装置であって、
少なくとも１つのプロセッサと、
前記少なくとも１つのプロセッサと通信可能に結合した、少なくとも１つの命令を格納したメモリと、を有し、
前記少なくとも１つの命令は、前記少なくとも１つのプロセッサにより実行されたとき、前記少なくとも１つのプロセッサを、
通信ネットワークを介して複数のネットワーク装置のそれぞれが他のネットワーク装置上で動作する文書保存ポリシーマネージャから文書保存ポリシーデータを受信する手段として機能させ、
前記文書保存ポリシーデータは、複数の電子文書分類のそれぞれについて少なくとも１つの削除基準を定め、
前記少なくとも１つのプロセッサを、
前記複数のネットワーク装置のそれぞれが前記他のネットワーク装置上で操作する文書保存ポリシーマネージャから保存ポリシー監査を実行する命令を受信する手段と、
前記複数のネットワーク装置のそれぞれにおける前記命令の受信に応じて、前記複数のネットワーク装置のそれぞれの監査処理部が、
前記保存ポリシー監査を実行し、
前記保存ポリシー監査の実行結果を示す監査レポートデータを生成し、
前記通信ネットワークを介して前記文書保存ポリシーマネージャに前記監査レポートを提供する手段としてさらに機能させることを特徴とする装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子文書管理に関し、特に、ネットワーク装置上の電子文書を文書保存ポリシーを用いて削除する方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
多くの企業では文書保存ポリシーを規定し、文書を破棄する条件を定めている。一般的に、企業は、古くなった文書を維持する費用を削減し、潜在的な法的責任を減らすために、文書を破棄する。文書保存ポリシーは、紙の文書だけではなく電子文書にも適用される。
【０００３】
文書保存ポリシーに関わる問題の１つは、文書保存ポリシーを破棄する文書のすべてのコピーに一様に適用することが困難だということである。例えば、文書保存ポリシーには、特定の文書は指定された期間を経過した後に破棄すべきことが定められている。その文書のコピーの一部は、容易に破棄できるかも知れない。しかし、その文書には別のコピーがあり、そのコピーのありかを特定することは困難な場合がある。例えば、そのコピーが離れたところにある記憶装置に送られている場合、見つけるのは不可能ではないにしても困難である。場合によっては、その文書にコピーがあること自体が知られていないこともある。このようなことは、例えば、その文書のコピーは作成したが、コピーを作成したことを記録しておかなかったような場合に起こる。訴訟においてこの知られていないコピーが訴訟相手により発見されたような場合、損失につながることがある。また、場合によっては、電子文書のコピーの一部だけが削除されている時、敵対的推論（adverse  inference）がなされるかも知れない。この問題は、電子文書の場合、知らないうちに文書のコピーが多数作成され、中間のネットワークノードに記憶されてしまうので、特に深刻である。この問題の結果として、電子文書の文書保存ポリシーを組み込んだ文書管理システムが開発されている。これらのシステムの効果は、電子文書のすべてのコピーの存在とその格納場所をすべて把握することにかかっている。有線と無線のネットワーク、多種類のネットワーク装置（例えば、コンピュータ、ハンドヘルドデバイス、パーソナルデジタルアシスタント、（PDA））、多くの電子文書（例えば、電子メールやメッセージ）の普及にともない、電子文書のすべてのコピーの存在とその場所を把握することはますます難しくなっている。
【０００４】
このような状況に基づき、従来の方法の制約を受けない、ネットワーク装置上の電子文書を削除する方法が必要である。
【発明の開示】
【課題を解決するための手段】
【０００５】
文書保存ポリシーを用いてネットワーク上の電子文書を削除する方法を提供する。文書保存ポリシーは、複数の文書分類のそれぞれに属する文書の少なくとも１つの削除基準を定める。例えば、文書保存ポリシーは、１つの文書分類に属する文書が、指定期間経過後、指定時間、または特定のイベントの発生に応じて削除されることを定める。文書保存ポリシーは、文書保存ポリシーマネージャにより管理された文書保存ポリシーデータにより定められる。文書保存ポリシーマネージャは、通信ネットワークを介して少なくとも１つのネットワークエレメントにその文書保存ポリシーデータを送信する。文書保存ポリシーマネージャは、保存ポリシー監査を実行すべきかどうか判断する。実行すべき場合、文書保存ポリシーマネージャは、前記少なくとも１つのネットワークエレメントに保存ポリシー監査を実行するように信号を送る。ネットワークエレメントは、文書保存ポリシーに従って電子文書を削除することにより保存ポリシー監査を実行するように構成されている。少なくとも１つのネットワークエレメントは、保存ポリシー監査の実行結果を示すレポートデータを生成して文書保存ポリシーマネージャに送信するようにさらに構成されている。
【０００６】
本発明の一態様によると、ネットワーク装置上の電子文書を削除する方法が提供される。複数の電子文書分類のそれぞれに対して少なくとも１つの削除基準を定めた文書保存ポリシーデータを読み出す。通信ネットワークを介して少なくとも１つのネットワーク装置に前記文書保存ポリシーデータを送信する。保存ポリシー監査を実行するかどうか判断する。前記保存ポリシー監査を実行する場合、前記少なくとも１つのネットワーク装置に信号を送って前記少なくとも１つのネットワーク装置に前記保存ポリシー監査を実行させ、前記少なくとも１つのネットワーク装置から前記保存ポリシー監査の実行結果を示す監査レポートデータを前記少なくとも１つのネットワーク装置から受信する。
【０００７】
本発明の他の態様によると、ネットワーク装置上の電子文書を削除する方法が提供される。通信ネットワークを介して複数のネットワーク装置のそれぞれが他のネットワーク装置上で動作する文書保存ポリシーマネージャから文書保存ポリシーデータを受信する。前記文書保存ポリシーデータは、複数の電子文書分類のそれぞれについて少なくとも１つの削除基準を定める。前記複数のネットワーク装置のそれぞれが前記他のネットワーク装置上で操作する文書保存ポリシーマネージャから保存ポリシー監査を実行する命令を受信する。前記複数のネットワーク装置のそれぞれにおける前記命令の受信に応じて、前記複数のネットワーク装置のそれぞれの監査処理部が、前記保存ポリシー監査を実行し、前記保存ポリシー監査の実行結果を示す監査レポートデータを生成し、前記通信ネットワークを介して前記文書保存ポリシーマネージャに前記監査レポートを提供する。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
添付した図面において、同じ参照数字は同じ構成要素を示す。
【０００９】
以下の説明では、本発明を完全に理解してもらうため、説明の目的で多数の具体的詳細を記載した。しかし、当業者には言うまでもなく、本発明はこれらの具体的詳細がなくても実施することができる。一方、本発明を不必要に分かりにくくしないように、周知の構造と装置をブロックとして示した。以下、本発明のいろいろな態様を説明する。
【００１０】
I．  概要
文書保存ポリシーを用いてネットワーク装置上の電子文書を削除する方法を提供する。文書保存ポリシーは、複数の文書分類のそれぞれに属する文書の少なくとも１つの基準を定める。例えば、文書保存ポリシーは、ある文書分類に属する文書を、指定時間経過後、指定日、またはあるイベントの発生に応じて削除することを規定している。文書保存ポリシーは、文書保存ポリシー管理部により管理された文書保存ポリシーデータにより規定される。文書保存ポリシー管理部は、通信ネットワークを通して少なくとも１つのネットワークエレメントに文書保存ポリシーを配布する。文書保存ポリシー管理部は、保存ポリシー監査を実行すべきかどうか決定する。実行すべき場合、文書保存ポリシー管理部は、保存ポリシー監査を実行するように、少なくとも１つのネットワークエレメントに合図する。ネットワークエレメントは、文書保存ポリシーに従って電子文書を削除することにより、保存ポリシー監査を実行するように構成されている。その少なくとも１つのネットワークエレメントは、文書保存ポリシー監査の実行結果を示すレポートデータを文書保存ポリシー管理部に提供するようにさらに構成されている。
【００１１】
II．  電子文書管理アーキテクチャ
図１は、本発明の一実施形態による文書保存ポリシーを用いて電子文書を削除するシステム１００を示すブロック図である。システム１００は、セキュアシステム１０２，ワークステーション１０４、複合機（MFP）１０６、パーソナルコンピュータ１０８、及び文書保存ポリシー管理部１１０を含み、これらは通信可能にネットワーク１１２に結合している。ネットワーク１１２は、図１に示したエレメント間で情報交換を行うメカニズムまたは媒体である。ネットワーク１１２の例としては、ローカルエリアネットワーク（LAN）、ワイドエリアネットワーク（WAN）、イーサネット（登録商標）、またはインターネット等のネットワークや、地上波、衛星、または無線リンク等があるが、これに限定されない。上記のいろいろなエレメントは、ネットワーク１１２の外部にあるものとして図１に示したが、実施形態の要請に応じて、ネットワーク１１２の内部にあってもよい。
【００１２】
セキュアシステム１０２は、セキュアな態様でデータを維持するように構成されている。例えば、セキュアシステム１０２は、それに格納されたデータへのアクセスを制御するゲートウェイまたはその他のメカニズムを含む。ワークステーション１０４はいかなるタイプのワークステーションでもよく、MFP１０６はプリンター、コピー機、ファックス、またはスキャナー等の機能を少なくとも１つ実行できる装置である。パーソナルコンピュータ１０８はいかなるタイプのパーソナルコンピュータであってもよい。
【００１３】
ここでは本発明の実施形態をセキュアシステム１０２、ワークステーション１０４、MFP１０６、及びパーソナルコンピュータ１０８上の文書の管理に関連して説明するが、本発明による文書管理方法は、広い範囲の装置に適用可能である。他の装置としては、パーソナルデジタルアシスタント（PDA）、ポータブルまたはラップトップコンピュータ等の有線または無線の装置、またはその他のネットワーク装置が含まれるが、これに限定されない。
【００１４】
III．  文書保存ポリシー
本発明の一実施形態によると、文書保存ポリシーは、複数の電子文書分類に対して少なくとも１つの削除基準を規定する。図２は、文書保存ポリシーの一例を示す表２００である。図２に示したのは、説明のみを目的としてテーブル形式にまとめた文書保存ポリシーであり、文書保存ポリシーは、実施形態の必要性に応じて、いかなるタイプのデータ構造またはフォーマットで格納してもよい。さらにまた、文書保存ポリシーデータ１２２は、テーブル２００に示したデータ例に限定されず、実施形態の必要性に応じて、含まれるデータタイプが図２に示したものより多くても少なくてもよい。
【００１５】
図２に示した実施例において、テーブル２００は文書分類列、削除基準列、文書種類列（O＝公的、P＝私的）、及び分類説明列を含む。テーブル２００の各行は、文書分類に対する保存ポリシーを特定している。例えば、文書分類L1は、ミーティングの記録に関し、この分類の文書は５年後に削除されると規定する文書保存ポリシーを有する。この実施例において、文書分類「L1」の「L」は、保存期間が法律で決められていることを意味する。他の実施例として、文書分類Ｃ４は、プロジェクト「A」データに関し、この分類の文書はそのプロジェクトが完了した後に削除することを規定する文書保存ポリシーを有する。この実施例において、文書分類「C4」の「C」は、会社の標準を指す。
【００１６】
実施の必要性に応じて、文書分類及び削除基準は、数や種類に係わらず使用することができ、本発明は文書分類や削除基準の数や種類に限定されない。例えば、上述の通り、削除基準は作成日または保存日に基づき、文書ごとに適用される期間を定める。他の実施例として、削除基準は、ある電子文書分類のすべての構成文書を削除する日にちを定めてもよい。他の実施例として、削除基準はある電子文書分類と関連するすべての文書をあるイベントの発生に応じて削除することを定めてもよい。イベントの例としては、上述の通り、管理者からの通知やプロジェクトの完了などがある。
【００１７】
IV．  文書保存ポリシーの生成、維持、及び配布
本発明の一実施形態によると、文書保存ポリシーマネージャ１１０は、文書保存ポリシーデータにより規定された文書保存ポリシーの生成及び管理を行う。図３は、文書保存マネージャ１１０の一実施形態を示す図である。この例において、文書保存マネージャ１１０は、グラフィカルユーザインターフェイス（GUI）３００、保存ポリシー編集部３０２、及び保存ポリシー監査部３０４で構成されている。文書保存ポリシーマネージャ１１０は、文書保存ポリシーデータ３０６、監査スケジュールデータ３０８、及び監査レポートデータ３１０も含む。文書保存ポリシーデータ３０６をこのセクションで説明し、監査スケジュールデータ３０８と監査レポートデータ３１０については後のセクションで説明する。
【００１８】
保存ポリシー編集部３０２により、ユーザはGUI３００を解して文書保存ポリシーを生成、格納、及び管理することができる。例えば、保存ポリシー編集部３０２により、ユーザは、いろいろな編集機能を用いて、文書保存ポリシーデータ３０６（例えば、テーブル２００に含まれた文書保存ポリシーデータ）を生成する。これには、例えば、ユーザに「生の」文書保存ポリシーデータ３０６を編集させ、GUI３００に少なくとも１つのテンプレートを表示し、ユーザに利用可能なフィールドにデータを入力させることを含む。あるいは、記憶媒体から既存の文書保存ポリシーデータ３０６を読み出す。ユーザはその文書保存ポリシーデータ３０６を編集してから保存する。ユーザは、保存ポリシー編集部３０２により提供される編集機能を用いて、文書保存ポリシーデータ３０６を削除してもよい。
文書保存ポリシーデータ３０６は、ランダムアクセスメモリ（RAM）等の揮発性メモリに格納されるか、及び／またはディスク、光媒体、またはテープ等の不揮発性メモリに格納される。
【００１９】
本発明の一実施形態によると、文書保存ポリシーマネージャ１１０は、文書保存ポリシーデータ３０６をセキュアシステム１０２、ワークステーション１０４、及びパーソナルコンピュータ１０８に配布するように構成される。文書保存ポリシーマネージャ１１０は、データを必要とするこれらの構成要素に文書保存ポリシーデータ３０６を自動的に提供するように構成されている。文書保存ポリシーマネージャ１１０は、セキュアシステム１０２、ワークステーション１０４、MFP１０６、及びパーソナルコンピュータ１０８に問い合わせて、どの構成要素が文書保存ポリシーデータ３０６を必要としているか判断してもよい。あるいは、これらの構成要素が文書保存ポリシーマネージャ１１０に文書保存ポリシーデータ３０６を要求してもよい。さらにまた、保存ポリシー監査部３０４が、文書保存ポリシーデータ３０６の更新に応じて、セキュアシステム１０２、ワークステーション１０４、MFP１０６、及びパーソナルコンピュータ１０８にその文書保存ポリシーデータ３０６を提供してもよい。例えば、ユーザが保存ポリシー編集部３０２を用いて文書保存ポリシーデータを更新するとする。管理者は、文書保存ポリシーデータ３０６を更新して変更点を反映する必要があると判断するかも知れない。本発明の一実施形態によると、保存ポリシー監査部３０４は、文書保存ポリシーデータ３０６が更新されたことを自動的に検知し、セキュアシステム１０２、ワークステーション１０４、MFP１０６、及びパーソナルコンピュータ１０８に更新された文書保存ポリシーデータ３０６を提供するように構成されている。
【００２０】
V．  監査を用いた文書保存ポリシーの実行
文書保存ポリシーマネージャ１１０は、監査を用いて文書保存ポリシーを実行するように構成されている。本発明の一実施形態によると、保存ポリシー監査部３０４は、セキュアシステム１０２、ワークステーション１０４、MFP１０６、及びパーソナルコンピュータ１０８の少なくとも１つに監査を実行するよう信号を送るように構成されている。保存ポリシー監査部３０４は、ユーザ入力に応じて監査を実行させる。例えば、管理者は、保存ポリシー監査を実行するように、GUI３００を介して、指示する。保存ポリシー監査部３０４は、監査スケジュールデータ３０８により指定されたスケジュールに基づき監査を実行してもよい。保存ポリシー監査部３０４から保存ポリシー監査の実行を要求する信号を受信すると、各構成要素は監査を実行する。説明のため、ここではセキュアシステム１０２に関して監査プロセスを説明するが、図１に示した他の構成要素（すなわち、ワークステーション１０４、MFP１０６、及びパーソナルコンピュータ１０８でもその他の種類の構成要素）でも同様である。
【００２１】
図４は、セキュアシステム１０２の一実施形態を示すブロック図である。この例において、セキュアシステム１０２は、GUI４００、文書管理部４０２、監査処理部４０４、ファイル分類部４０６、ファイル取扱部４０８、及びオペレーティングシステム４１０を含む。セキュアシステム１０２は、文書保存ポリシーマネージャ１１０から受信した文書保存ポリシーデータ３０６、ファイル情報テーブル４１２、及び監査レポートデータ４１４も含む。GUI４００は、セキュアシステムがユーザに情報を提供できるどのようなメカニズムにより実施されてもよい。文書管理部４０２は、セキュアシステム１０２のいろいろな文書管理タスクを実行する。例えば、文書管理部４０２は、文書保存ポリシーマネージャ１１０とインターラクトして文書保存ポリシーデータ３０６の要求及び／または受領を調整する。
【００２２】
本発明の一実施形態によると、セキュアシステム１０２が文書保存ポリシーマネージャ１１０から監査信号を受信したとき、文書管理部４０２は監査処理部４０４に監査信号を供給する。監査処理部４０４は、文書保存ポリシーデータ３０６を調べて、対応する削除基準が満たされた文書分類を特定する。例えば、文書分類C3ができてから少なくとも１年が経過した場合、その削除基準は満たされ、文書分類C3と関連する電子文書は削除すべきである。監査処理部４０４は、文書分類C3と関連するセキュアシステム１０２に格納された文書を特定し、その特定した文書をセキュアシステム１０２から削除する。ファイルがセキュアシステム上になくて削除できない場合、監査処理部４０４は文書保存ポリシーマネージャ１１０に提供するレポートデータにこのことを表示する。このような状況は、例えば、データファイルがリムーバブルの媒体（例えば、フロッピー（登録商標）ディスク）、リムーバブルディスクディスクドライブ、ポータブル記憶装置等に格納された場合に起こる。レポートデータの使用については以下により詳しく説明する。
【００２３】
本発明の一実施形態によると、監査処理部４０４は、ファイル情報テーブル（例えば、図５に示したファイル情報テーブル５００）を用いて、文書分類にどの文書が関連するか判断する。ファイル情報テーブル５００は、各電子文書について、ファイル名、作成日、記憶場所、及び分類を示すデータを含む。ファイル名は、その電子文書を含むファイルの名前である。分類はテーブル２００の文書分類と同じである。作成日は、その電子文書を含むファイルの作成日である。作成日は、文書ごとに削除する電子文書を特定するのに有用である。例えば、文書分類には、文書の作成日から１年経過した後に削除することを定めた削除基準が関連づけられているかも知れない。この場合、作成日が異なる電子文書は、同じ文書分類と関連付けられていても、作成日が異なるので削除される時も異なる。記憶場所は、そのファイルがその構成要素上にローカルに格納されているか、リムーバブル記憶媒体上に格納されているかどうかを示す。例えば、「L」は電子文書がセキュアシステム１０２にローカルに格納されていることを示し、一方、「R」はその電子文書がリムーバブル媒体またはその他の記憶場所に格納されていることを示している。
【００２４】
本発明の一実施形態によると、文書管理部４０２はファイル情報テーブル５００の生成と維持を管理する。文書管理部４０２は、ファイル取扱部４０８とともに動作してファイル情報テーブル５００を生成しエントリーを入れる。例えば、ファイル取扱部４０８は、保存またはコピーコマンドがオペレーティングシステム４１０に発行されたことを検知して、それに応じて、保存またはコピーされたファイルのエントリーをファイル情報テーブル５００に入れる。ファイル取扱部４０８は、ファイル名が変更されたことも検知して、ファイル情報テーブル５００中の対応するファイル名を更新する。ファイル分類部４０６は、GUI４００を介してユーザとインターラクトして各ファイルの分類を取得するか、または、ファイルコピーの場合は、元のファイルの分類をコピーする。
【００２５】
保存ポリシー監査を実行した後、監査処理部４０４は、監査の実行結果を示す監査レポートデータ４１４を生成する。例えば、監査レポートデータ４１４は、削除基準を満たして削除されたファイルを示す。監査レポートデータ４１４は、例えば、ファイルがリムーバブル媒体に記憶されているため削除できなかったファイルも示す。監査処理部４０４は、監査レポートデータ４１４を文書保存ポリシーマネージャ１１０に提供する。
【００２６】
図６は、本発明の一実施形態による、文書保存ポリシーを用いて電子文書を削除する方法を示すフロー図６００である。ステップ６０２において、最初または更新された文書保存ポリシーデータをネットワーク装置に提供する。例えば、文書保存ポリシーマネージャ１１０は、セキュアシステム１０２、ワークステーション１０４、MFP１０６、及びパーソナルコンピュータ１０８が起動されたとき、および文書保存ポリシーデータ３０６が更新されたとき、これらの構成要素に文書保存ポリシーデータ３０６を提供する。
【００２７】
ステップ６０４において、保存ポリシー監査を実行すべきかどうか判断する。例えば、ここに説明したように、保存ポリシー監査部３０４は、監査スケジュールデータ３０８、またはその他の基準に基づいて、ユーザ入力に応じて保存ポリシー監査を実行すべきであると判断する。
【００２８】
ステップ６０６において、保存ポリシー監査を実行すべき場合、ネットワーク装置に保存ポリシー監査を実行するよう信号が送られる。例えば、ポリシー監査部３０４は、各ネットワーク装置上の監査処理部４０４に信号を送る。ステップ６０８において、ネットワーク装置は、保存ポリシー監査を実行する。例えば、各ネットワーク装置の監査処理部４０４は、保存ポリシー監査を実行する。
【００２９】
ステップ６１０において、ネットワーク装置は、保存ポリシー監査の実行結果を示すリポートデータを生成して提供する。例えば、各ネットワーク装置の監査処理部４０４は、レポートデータを生成し、文書保存ポリシーマネージャ１１０に提供する。
【００３０】
VI．  実施メカニズム
ここで説明する、文書保存ポリシーを用いて電子文書を削除する方法は、電子文書だけでなくいかなる種類のデータにも適用することができる。例えば、本方法は、電子メール、メッセージデータ、及びオーディオ／ビデオデータに適用可能である。
【００３１】
図７は、本発明の一実施形態を実施するコンピュータシステム７００を示すブロック図である。コンピュータシステム７００は、情報を通信するバス７０２またはその他の通信メカニズムと、バス７０２と結合した情報を処理するプロセッサ７０４とを含む。コンピュータシステム７００は、情報とプロセッサ７０４により実行される命令とを格納する、バス７０２に結合したメインメモリ７０６（例えば、ランダムアクセスメモリ（RAM）その他の動的記憶装置）も含む。メインメモリ７０６は、プロセッサ７０４により実行される命令の実行中に一時的変数その他の中間情報を格納するためにも用いられる。コンピュータシステム７００は、プロセッサ７０４用の静的情報及び命令を格納する、バス７０２に結合したリードオンリーメモリ（ROM）７０８その他の静的記憶装置も含む。情報と命令を格納する記憶装置７１０（例えば、磁気ディスクまたは光ディスク）が設けられ、バス７０２と結合している。
【００３２】
コンピュータシステム７００は、バス７０２を介して、コンピュータユーザに情報を表示するディスプレイ７１２（例えば、陰極線管（CRT））と結合している。入力装置７１４は、英数字その他のキーを含み、バス７０２に結合しており、プロセッサ７０４に情報とコマンド選択を送る。他のユーザ入力装置としてカーソル制御部７１６（例えば、マウス、トラックボール、カーソル指示キー等）があり、プロセッサ７０４に方向情報とコマンド選択を送り、ディスプレイ７１２上のカーソルの動きを制御する。この入力装置は、一般的に、２つの軸（第１軸（例えば、ｘ軸）と第２軸（例えば、ｙ軸））を有する平面内において２つの自由度を有し、平面内の位置を特定することができる。
【００３３】
本発明は、ここに説明した方法を実施する、同様な構造を有するコンピュータシステム７００またはMFPの使用に関する。本発明の一実施形態によると、これらの方法は、プロセッサ７０４がメインメモリ７０６に含まれる少なくとも１つの命令の少なくとも１つのシーケンスを実行することにより、コンピュータシステム７００により実行される。これらの命令は、他の機械読み取り可能媒体（例えば、記憶装置７１０）からメインメモリ７０６に読み込まれる。メインメモリ７０６に格納された命令シーケンスの実行により、プロセッサ７０４はここに説明したプロセスステップを実行する。別の実施形態において、ソフトウェア命令の替わりに、またはそれと組み合わせて、ハードウェア回路を使用して本発明を実施することもできる。このように、本発明の実施形態は、ハードウェア回路をソフトウェア命令の特定の組み合わせに限定はされない。
【００３４】
ここで使用した「機械読み取り可能媒体」という用語は、機械に動作をさせるデータを供給することができるいかなる媒体も含む。コンピュータシステム７００を用いて実施される一実施形態において、いろいろな機械読み取り可能媒体が、例えば、プロセッサ７０４に命令を供給して実行させるのに関係している。このような媒体はいろいろな形式を取ることができ、例えば、不揮発性媒体、揮発性媒体、及び伝送媒体などがあるが、これらに限定はされない。不揮発性媒体には、例えば、記憶装置７１０等の光ディスクや磁気ディスクが含まれる。揮発性媒体には、例えば、メインメモリ７０６等のダイナミックメモリが含まれる。伝送媒体には、同軸ケーブル、導線、光ファイバーが含まれ、バス７０２を構成するワイヤーも含む。伝送媒体は音波または光波の形式を取ることもでき、ラジオ通信や赤外線データ通信の際に生成されるものも含まれる。
【００３５】
機械読み取り可能媒体の一般的な形体には、以下のものが含まれる：フレキシブルディスク、ハードディスク、磁気テープその他の磁気媒体、CD-ROMその他の光媒体、パンチカード、紙テープその他の穴のパターンを有する物理的媒体、RAM、PROM、EPROM、フラッシュメモリその他のメモリチップまたはメモリカートリッジ、以下に説明する搬送波、その他コンピュータが読み取ることができるいかなる媒体も含む。
【００３６】
機械読み取り可能媒体のいろいろな形体は、プロセッサ７０４に少なくとも１つの命令の少なくとも１つのシーケンスを搬送し実行させることに関係する。例えば、命令は、最初は、離れたところにあるコンピュータの磁気ディスクに格納されてもよい。そのコンピュータは、その命令を自分の動的メモリにロードして、モデムを用いて電話回線を介してその命令を送ることができる。コンピュータシステム７００のモデムは、電話回線上のそのデータを受信し、赤外線トランスミッタを用いてそのデータを赤外線信号に変換する。赤外線ディテクタはその赤外線信号で搬送されたデータを受信して、適当な回路がそのデータをバス７０２に載せる。バス７０２は、そのデータをメインメモリ７０６に搬送し、プロセッサ７０４は、そのメインメモリ７０６から命令を読み取り、実行する。メインメモリ７０６により受信された命令は、任意的に、プロセッサ７０４により実行される前または後に、記憶装置７１０に格納される。
【００３７】
コンピュータシステム７００または同様な構造を有するMFPもバス７０２と結合した通信インターフェイス７１８を含む。通信インターフェイス７１８は、ローカルネットワーク７２２に接続されたネットワークリンク７２０と結合した双方向データ通信を提供する。例えば、通信インターフェイス７１８は、総合デジタル通信網（ISDN）カードまたはモデムであり、対応する種類の電話回線とのデータ通信接続を提供する。他の実施例として、通信インターフェイス７１８は、ローカルエリアネットワーク（LAN）カードであり、互換性のあるLANとのデータ通信接続を提供する。ワイヤレスリンクを実施してもよい。このようにいずれの実施形態においても、通信インターフェイス７１８は、いろいろな種類の情報を表すデジタルデータストリームを搬送する電気、電磁気、または光信号を送受信する。
【００３８】
ネットワークリンク７２０は、一般的に、少なくとも１つのネットワークを介して他のデータ装置とのデータ通信を提供する。例えば、ネットワークリンク７２０は、ローカルネットワーク７２２を介して、インターネットサービスプロバイダ（ISP）７２６により運営されているホストコンピュータ７２４またはデータ装置との接続を提供する。ISP７２６は、現在は一般に「インターネット」７２８と呼ばれるワールドワイドのパケットデータ通信ネットワークを介してデータ通信サービスを提供する。ローカルネットワーク７２２とインターネット７２８はともに、デジタルデータストリームを搬送する電気、電磁気、または光信号を使用する。いろいろなネットワークを通る信号、ネットワークリンク７２０上の信号、及び通信インターフェイス７１８を通る信号は、コンピュータシステム７００との間のデジタルデータを搬送し、情報を伝送する搬送波の形体を有する。
【００３９】
コンピュータシステム７００は、ネットワーク、ネットワークリンク７２０、及び通信インターフェイス７１８を介して（プログラムコードを含む）、メッセージを送信し、データを受信することができる。インターネットの例において、サーバ７３０は、インターネット７２８、ISP７２６、ローカルネットワーク７２２、及び通信インターフェイス７１８を介してアプリケーションプログラムの要求されたコードを送信する。受信されたコードは、受信されつつ、及び／または記憶装置７１０その他の不揮発記憶に格納されてから後で、プロセッサ７０４により実行される。このように、コンピュータシステム７００は搬送波の形体でアプリケーションプログラムを取得する。
【００４０】
以上の説明において、実施形態ごとに変わりうる多数の具体的詳細を参照して本発明の実施形態を説明した。よって、本発明が何であり、出願人が何であると意図している唯一のインジケータは、事後的な補正も含めて、この出願の特許請求の範囲に記載した一組の請求項である。よって、請求項に明示的に記載されていない限定、構成要素、特徴、利点、属性は請求項の範囲をいかなる方法であれ限定するものではない。明細書と図面は、本発明を例示するものであって限定をするものではない。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】本発明の一実施形態による、文書保存ポリシーを用いて電子文書を削除するシステムを示すブロック図である。
【図２】文書保存ポリシーデータの一例を示す表である。
【図３】文書保存ポリシー管理部の一実施形態を示すブロック図である。
【図４】セキュアシステムの一実施形態を示すブロック図である。
【図５】本発明の一実施形態によるファイル情報テーブルを示す図である。
【図６】本発明の一実施形態による文書保存ポリシーを用いて電子文書を削除する方法を示すフロー図である。
【図７】本発明の実施形態を実施するコンピュータシステムを示すブロック図である。
【符号の説明】
【００４２】
１００  セキュアシステム
１１０  文書保存ポリシーマネージャ
１１２  ネットワーク
１０４  ワークステーション
１０６  複合機（MFP）
１０８  パーソナルコンピュータ
３００  グラフィカルユーザインターフェイス（GUI）
３０２  保存ポリシー編集部
３０４  保存ポリシー監査部
３０６  文書保存ポリシーデータ
３０８  監査スケジュールデータ
３１０  監査レポートデータ
４００  グラフィカルユーザインターフェイス（GUI）
４０２  文書管理部
４０４  監査処理部
４０６  ファイル分類部
４０８  ファイル取扱部
４１０  オペレーティングシステム
４１２  ファイル情報テーブル
４１４  監査レポートデータ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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