(57)【要約】【課題】  機密性の高い文書が印刷・配布・複製等されたとき、誰がいつ印刷・配布・複製等したかわからず紙文書での流通を管理できなかった。【解決手段】  ユーザの処理要求に基づいて文書へのアクセスログを作成し、ログＩＤから電子透かしを作成し、「社外秘」などのウォーターマークと合成して文書に付加する。また、合成されたログＩＤをウォーターマークから抽出して文書ＩＤを取得し、文書読み込み時に文書に対する処理要求があったことを所有者へ通知する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理システムにおいて機密性の高い文書を扱う方法は、
文書に対する処理要求に応じてアクセスログを取得し、
前記アクセスログに対応して割り当てたログＩＤを電子透かしとして埋め込む情報を作成し、
前記情報と、注意喚起のためのウォーターマークとを合成して電子透かし埋め込み済みウォーターマークを生成し、
前記電子透かし埋め込み済みウォーターマークと文書を一体化してユーザの要望にあった形で出力することを特徴とするセキュリティ文書管理方法。
【請求項２】
前記出力された文書が複合機などで読み込み処理を行われたとき、文書に含まれる電子透かし埋め込み済みウォーターマークのみを抽出してログＩＤを取得し、前記ログＩＤから文書属性を取得して、予め定められた相手へ前記取得した情報を含むメッセージを通知することを特徴とする請求項1記載のセキュリティ文書管理方法。
【請求項３】
前記文書のスキャンあるいはコピーの回数に応じて課金処理を行うことを特徴とする請求項２記載のセキュリティ文書管理方法。
【請求項４】
電子透かし埋め込み済みウォーターマークを分割した割り印に基づいて文書を管理することを特徴とする請求項１記載のセキュリティ文書管理方法。
【請求項５】
文書管理システムにおいて機密性の高い文書を扱う方法は、
文書に対する処理要求に応じてアクセスログを取得し、
前記アクセスログに対応して割り当てたログＩＤを電子透かしとして埋め込む情報を作成し、
前記情報と、注意喚起のためのウォーターマークとを合成して電子透かし埋め込み済みウォーターマークを生成し、
前記電子透かし埋め込み済みウォーターマークと文書を一体化してユーザの要望にあった形で出力し、
前記出力された文書が複合機などで読み込み処理を行われたとき、文書に含まれる電子透かし埋め込み済みウォーターマークのみを抽出してログＩＤを取得し、
前記ログＩＤに基づいて取得した前記アクセスログを、文書属性で定められた相手へ前記取得したアクセスログを含むメッセージを通知することを特徴とするセキュリティ文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
文書管理技術に関わり、特に機密文書のセキュリティレベルの高い取り扱い、管理を行う方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、機密性の高い文書に対しては「社外秘」などのウォーターマークを入れて表示・印刷し、取り扱いの注意喚起を行っている。しかし、このような技術では誰がいつ印刷したかなどの紙文書の出所あるいは経緯についてはウォーターマーク自身からは不明で、配布については利用者の良識に任せるだけであった。
【０００３】
また、文書の著作権情報等管理情報から電子透かしおよび識別符号を生成し、文書に付加する方法について特開平１１−２３２２５９号公報で述べられている。これは画像など著作権物が誰に帰属するものか明記しているだけで、誰が、いつ、どのような目的で印刷・配布・再利用するかなどに利用者の側についての情報は含まれていない。
【０００４】
【特許文献１】特開平１１−２３２２５９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記従来の技術においては、文書に機密性があること、あるいは著作権物であることなど文書作成に関する情報のみの表示を行うにとどまり、その後の文書の印刷、流通、再利用については利用者の判断に委ねられ、文書作成後の不正コピーなどの不正配布に対する抑止力が弱いという問題があった。
【０００６】
本発明の目的は、機密性の高い文書に対して、電子文書および印刷された紙文書の形態で、誰が、いつ、どの計算機から参照し、印刷し、配布し、スキャナなどで再入力したかといった文書の出所あるいは来歴を管理することができるセキュリティレベルの高い文書管理方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、本発明の文書管理方法では、文書データベースに格納された操作対象となる文書を管理するための文書管理システムにおいて、ユーザのアクセスの承認処理を行うためのアクセスコントロール処理を行い、ユーザからの文書に対する処理要求を元にアクセスログを作成してログＩＤを割り当てるアクセスログ管理処理を行い、このログＩＤから電子透かしとして埋め込む情報を作成して、「社外秘」などのウォーターマークと合成して電子透かし埋め込み済みウォーターマークを作成し、作成された電子透かし埋め込み済みウォーターマークと対象文書を重ね合わせて一体化してユーザの要望に応じた電子データの格納形式で出力（画面上に表示したり、印刷したり、ファイルにコピー、ダウンロードしたり）することのできるマルチレンディション（複数の異なる電子データ格納形式）処理を行う。
【０００８】
また、すでに本システムを用いて印刷された紙文書を、スキャナで再読み込みを行う際に、電子透かし埋め込み済みウォーターマークだけを識別して、これより埋め込まれたログＩＤを抽出し、抽出したログＩＤに基づいてアクセスログから誰がいつ何の目的で配布した文書であるかを読み取り、関係する部署にメールなどで通知連絡するとともに、読み取り処理の結果与えられる新しいアクセスログとログＩＤとともに電子化して管理するスキャン認識処理を行う。
【０００９】
また、スキャンあるいはコピー回数に応じて課金するよう集金システムに通知する課金処理を行う。
【００１０】
また、電子透かし埋め込み済みウォーターマークを複数に分割して文書に付加することで、割り印と同じ効果を与える割り印処理を行う。
【発明の効果】
【００１１】
本発明のセキュリティ文書管理方法では、誰が、いつ、どの計算機から、どのような目的で参照・印刷したかなどの文書の出所あるいは利用来歴を、文書に合成されたウォーターマークに電子透かしとして埋め込まれた情報を手がかりに取得できるので、機密性の高い文書の紙での流通の管理を行い、配布抑止力を高く保つことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明によるセキュリティ文書管理方法の実施形態を図面により詳細に説明する。
【００１３】
図１に本発明の方法を実施するセキュリティ文書管理システムの構成図の例を示す。セキュリティ文書管理システムは、従来の文書管理システムに本発明の機能を付加したものであり、図１に示すように従来の文書管理システムとしてアクセスコントロール処理部１０８、文書データベース１０４の機能を持つ他に、本発明の特徴である電子透かし情報管理部１０９を持つ。電子透かし情報管理部１０９は、ユーザの処理要求に基づいてアクセスログを生成して管理するアクセスログ管理部１１０と、アクセスログ管理部で生成された電子透かし入りウォーターマークと機密文書を合成して管理するマルチレンディション（複数の異なる電子データ格納形式）処理部１１１と、本システムで印刷された機密文書が本システムの入力装置である複合機（スキャナ）１０１で読み込まれた時、電子透かし埋め込み済みウォーターマークのみを認識してログＩＤを識別し、識別したログＩＤに基づいてアクセスログと照合して、照合したアクセスログを関係者にメールなどによって通知するスキャン認識処理部１１２からなる。また、スキャンやコピーの回数に応じて課金するための課金処理部１１３を持つこともある。また、ウォーターマークを分割して付加することで割り印と同じ効果を与えるための割り印処理部１１４を持つこともある。
【００１４】
以下、各部の働きを、操作手順に従って図２〜図１１で説明する。
【００１５】
図２は本実施例の処理の概要を示す図である。ユーザはクライアントである計算機１０３においてＩＤカードリーダ２０１などの利用者識別手段を用いて本システムにログインする。ここで、ＩＤカードリーダは指紋照合システムなどで代用されてもよい。また、このような照合システムを持たず、本システムへのログインパスワードのみで認証を受けても良い。このようにユーザ認証要求を受け付けて承認処理を行うのがアクセスコントロール処理部１０８である。ここでは単にログイン可能かどうかだけでなく、どの文書にアクセス可能かという情報もやりとりされる。このようなユーザ管理処理を行う既存のシステムとしてアクセスコントロールリストを用いたＬＤＡＰなどがある。図２ではアクセス要求を受け付けるのが本システムを搭載したサーバ計算機１（１０２）であり、このサーバ計算機は文書データベース１０４も同時に搭載しているが、図１のようにネットワークに接続された別々の計算機であってもよい。
【００１６】
ユーザがクライアント計算機２（１０３）から文書データベース１０４に格納されている機密文書への処理（参照、印刷、コピー、ダウンロードなど）の要求を行うと、サーバ計算機１（１０２）の本システムではアクセスログ管理部１１０によって文書へのアクセスログ１０７が作成される。
【００１７】
次に、マルチレンディション処理部１１１によって、ログＩＤから電子透かしとして埋め込む情報（図中１０６の○印二箇所）を作成し、作成された情報とウォーターマーク（図２では「秘」という文字）とを合成して、電子透かし埋め込み済みウォーターマーク１０６を作成する。埋め込まれる情報は、バーコードなどの特定のパターンに変換され、ウォーターマークを構成する文字フォントなどの一部の領域に埋め込まれる。作成された電子透かし埋め込み済みウォーターマーク１０６と、機密文書１０５を重ね合わせて一体化させた文書２０２を作り、これをユーザの処理要求に合わせて出力する。
【００１８】
アクセスログ１０７の例を図３に示す。また、図３のアクセスログを生成する場合の処理のフローを図４に示す。図３のアクセスログの例では、ステップ４０１でユーザから新たな処理要求がなされたかどうかを判断し、ＹＥＳなら画面にダイヤログを出して処理要求の目的の入力をユーザに促す（ステップ４０２）。例えば、印刷要求が出された場合、何の会議用に何部印刷するか目的も同時に入力して管理し、このログを特定するログＩＤを用いて電子透かしとして埋め込む情報を作成して印刷するようにしておけば、後になってその会議用印刷物が流用されたときに、その会議の出席者から流出したものであるということが簡単にわかる。ステップ４０３でログＩＤが割り振られた後、ステップ４０４で処理要求のあった時刻、ユーザＩＤ、計算機ＩＤ、処理される文書ＩＤ、処理ＩＤすなわち、参照処理か印刷処理かなど処理の内容を示す識別子、処理の目的などがアクセスログ１０７に記録される。
【００１９】
次に、マルチレンディション処理部１１１のフローを図５に示す。ステップ５０１でログＩＤから電子透かしとして埋め込む情報を作成する。電子透かしの作成方法は、本来の表示パターンの一部を埋め込み情報に対応した特定のパターンに置き換えることで行われる。ログＩＤを暗号化したり、ハッシュ値をとったり、色模様にしたりして符号化し、これをウォーターマークに埋め込んで合成して電子透かし埋め込み済みウォーターマーク１０６を生成する（ステップ５０２）。電子透かし埋め込み済みウォーターマーク１０６は、対象となる文書とは別のレンディション（異なる電子データ格納形式）として文書データベース中に管理する。
【００２０】
ここで、ウォーターマークとは、機密文書に入れる「社外秘」、「秘」、「Confidential」などの印を切り取られないよう文書全面に渡って表示されるものである。例えば、図２の例であれば、「秘」というウォーターマークの文字の一部に符号化された電子透かし情報が埋め込まれている。このようにウォーターマークに電子透かし情報を埋め込む方が、文書中の文字に直接電子透かしを埋め込むよりも、電子透かし情報が読みやすく視認性が高まるという効果も得られる。ステップ５０３で電子透かし埋め込み済みウォーターマーク１０６と処理要求のあった文書１０５とを重ね合わせて一体化させた文書２０２を作る。一体化された文書２０２は、ユーザの処理要求に応じて画面に表示、印刷、複製またはダウンロードされて利用される（ステップ５０４）。
【００２１】
図６にスキャン認識処理部１１２と課金処理部１１３の動作の概要を示す。図７、図８にスキャン認識処理部１１２のフローを示す。本システムで印刷された文書２０２、即ち、本文と電子透かし埋め込み済みウォーターマークを一体化させて印刷された文書、を本システムの入力装置である複合機（またはスキャナ機能のある装置）１０１から読み込むと、複合機１０１から本システムの文書管理サーバ計算機１０２にデータが転送され、ステップ７０１でウォーターマークの原型（図６の場合、「秘」の文字）の外形と相似する形状の拡大縮小した形が文書中に含まれているか否かを判定してウォーターマークの有無を判定する。
【００２２】
なお、ウォーターマークに埋め込まれる情報は、スキャナやファックスのようなイメージで情報が取り込まれる場合でもその内容を判別できる大きさで埋め込まれる。
【００２３】
ステップ７０２で相似形状すなわち電子透かし埋め込み済みウォーターマークのみを認識して抽出する。ステップ７０３で抽出された電子透かし埋め込み済みウォーターマークとウォーターマークの原型との差異をパターンマッチングによって抽出し、抽出した差分からログＩＤを抽出する。ステップ７０４で取得されたログＩＤとアクセスログ１０７を比較して複合機１０１で読み込まれた文書の文書ＩＤを取得する。ステップ７０５で文書ＩＤから文書属性を得る。文書属性に基づいて、ステップ７０６で読み込まれた文書が再登録可能かどうか判定し、可能でなければステップ７０７で複合機１０１に「この文書は読み込めません」、「コピーできません」などの警告メッセージを出力して、複合機１０１の一時読み込みデータを消去して終了する。
【００２４】
あるいは、文書全体を読み込まずに、文書の所定の位置に配置されているウォーターマークのみを読み込み、その中に埋め込まれている情報を判定して、文書登録の可否を判定することもできる。
【００２５】
なお、このとき、ステップ７１１の処理と同様にファイル所有者等に文書の読み取りが試みられたことを通知するようにしてもよい。ステップ７０６で再登録可能であればステップ７０８で文書が課金対象かどうかを判定する。課金対象文書であった場合にはステップ７０９で予め定められた課金処理部１１３の課金サーバなどに文書が読み取られたことを通知する。なお、課金処理部１１３では、通知に基づいて課金処理が行われる。文書属性に基づいて、ステップ７１０で文書が通知処理対象かどうかを判定し、通知処理対象であればステップ７１１でファイル作成者または所有者（著作権者）等予め登録された宛先にメールなどの手段で文書が読み取られたことを通知する。ステップ７１２でアクセスログに新規ログＩＤを割り当て、文書２０２が読み取られた処理のログ（複合機ＩＤを含む）を追加する。ステップ７１３に複合機１０１から読み込まれた文書２０２（一体化された状態）を電子化文書として文書データベースに登録し、終了する。
【００２６】
ファイル作成者または所有者は、新規ログＩＤを受け取り、これを用いてログをアクセスすることにより、誰が、いつ、文書を利用したかを調べることができる。
【００２７】
次に、割り印処理部１１４の概要を図９に示す。図１０に割り印処理部１１４のフローを示す。電子透かし埋め込み済みウォーターマーク１０６が作成された時、さらに機密性を高めるために作成された電子透かし埋め込み済みウォーターマーク１０６を割り印化し、それぞれの関連する文書又はページに割り印のそれぞれを合成することができる。割り印処理が選択されたとき、あるいは、文書の属性に割り印処理が定義されたとき、ステップ１００１で処理対象となる文書ＩＤを取得し、ステップ１００２で文書に対する電子透かし埋め込み済みウォーターマークが存在するかどうかを判定し、なければステップ１００３でログＩＤから電子透かしとして埋め込むための情報９０２を作成し、ステップ１００４でウォーターマーク９０３と合成して電子透かし埋め込み済みウォーターマーク９０１が作成される。
【００２８】
ステップ１００５で電子透かし埋め込み済みウォーターマーク９０１を分割する。図９の場合は２分割して半円状に切り取った（９０５）形になっている。（９０４が切り取られた部分）分割の形状は半円でなくてもよく、目的の応じて適宜変化させてもよい。また、分割数は２つ以上の複数でもよい。ステップ１００６で分割された一方の電子透かし埋め込み済みウォーターマーク９０５と対象となる機密文書とを重ね合わせて一体化した文書を作成するとともに、対になる文書に対しても部分９０４で切り取られた方の電子透かし埋め込み済みウォーターマークを重ね合わせて一体化した文書を作成する。ステップ１００７で一体化された文書を処理要求に応じて出力する。
【００２９】
なお、このとき分割される電子透かし埋め込み済みウォーターマークのそれぞれの部分ごとに電子透かし情報を埋め込んでいるが、電子透かし情報の内容そのものを分割して割り振ってもよい。すなわち、電子透かしとして埋め込む情報９０２をハッシュ値などで分割し、ウォーターマークの左側部分（９０５）用と右側部分（９０４で切り取られた部分）用とに分けて埋め込むことで、両方の値がわからなければ元の電子透かしとして埋め込まれた情報９０２を復元できないようにしておいてもよい。このとき、埋め込まれた情報９０２には、割り印処理を行ったことを示す情報を付加し、割り印によるセキュリティコントロールを行えるようにする。
【００３０】
このように、割り印処理部１１４によって電子透かし埋め込み済みウォーターマークを割り印として作成できるので、文書全面にウォーターマークを重ねることができない場合に文書の一部に割り印として印刷して利用することが可能になる。または、証明書発行する場合、発行元台帳と発行された証明書と両方に割り印を入れておくことで両方揃わなければ復元できないなどにより機密性の高い管理が可能になる。
【００３１】
図１１に本システムの他の実施例での利用例を示す。１1０１は本システムを承認印に応用した例である。承認印１１０１は本システムで作成可能な電子透かし埋め込み済みウォーターマークであり、この電子透かしとして埋め込む情報を作成したログには承認者ＩＤ、承認時刻、承認目的などの情報が含まれる。この承認印１１０１を決済書類１１０２と合成して出力することで、ワークフローなど電子化された処理も紙文書として利用可能である。
【００３２】
なお、本システムでアクセスログを元に電子透かし入りで管理される情報としては紙媒体でなくとも良い。
【図面の簡単な説明】
【００３３】
【図１】本発明におけるセキュリティ文書管理システムの構成を示す図。
【図２】本実施例における文書処理の概要を示す図。
【図３】本実施例におけるアクセスログの例を示す図。
【図４】本実施例におけるアクセスログ管理部の処理フローを示す図。
【図５】本実施例におけるマルチレンディション処理部の処理フローを示す図。
【図６】本実施例における文書の読み込み処理の概要を示す図。
【図７】本実施例におけるスキャン認識処理部の処理フローを示す図。
【図８】本実施例におけるスキャン認識処理部と課金処理部の処理フローを示す図。
【図９】本実施例における割り印の概要を示す図。
【図１０】本実施例における割り印処理部の処理フローを示す図。
【図１１】本発明における他の実施形態の利用例を示す図。
【符号の説明】
【００３４】
１０１：複合機、１０２：セキュリティ文書管理システムを搭載した計算機、１０４：文書管理データベースサーバ、１０５：機密文書、１０６：電子透かし埋め込み済みウォーターマーク、１０７：アクセスログ、１０８：アクセスコントロール処理部、１０９：電子透かし情報管理部、１１０：アクセスログ管理部、１１１：マルチレンディション処理部、１１２：スキャン認識処理部、１１３：課金処理部、１１４：割り印処理部、２０１：ＩＤカードリーダ、６０１：課金サーバ、９０５：割り印、１１０１：承認印、１１０２：決済書類
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2006005605.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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