(57)【要約】  【課題】  サービスレポート作成時の誤記や入力ミスを低減し、かつカスタマーエンジニアの負担を軽減する。  【解決手段】  画像データを印刷出力する画像形成手段と、保守作業の内容を記録するサービスレポートのフォームを記憶し、保守作業の実施に伴って入力される情報を記憶手段に記憶されたフォームの該当する項目に記入するサービスレポート作成部１１５とを備えた画像形成装置であり、サービスレポート作成部１１５により所定の項目に情報が記入されたサービスレポートを画像形成手段により印刷出力する。また、通信制御部１１６により、このサービスレポートの内容を表す電子データを、ネットワーク３００を介して接続されたホストコンピュータ２０１に送信する。  【選択図】  図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データを印刷出力する画像形成手段と、
保守作業の内容を記録するサービスレポートのフォームを記憶した記憶手段と、
保守作業の実施に伴う入力情報を前記記憶手段に記憶されたフォームの該当する項目に記入するサービスレポート作成支援手段とを備え、
前記サービスレポート作成支援手段により所定の項目に情報が記入されたサービスレポートを前記画像形成手段により印刷出力することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記サービスレポート作成支援手段は、画像形成装置に内蔵された時計から所定のタイミングで取得された時刻に基づき、保守作業に関する時間情報をサービスレポートに記入することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記サービスレポート作成支援手段として、所定のメディアからユーザのＩＤ情報を読み取る読み取り装置を備えることを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記サービスレポート作成支援手段として、画像形成装置の部品またはそのパッケージに付されている当該部品の識別情報を読み取る読み取り装置を備えることを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記サービスレポート作成支援手段として、サービスレポートの作成に用いられる情報を入力するための入力画面を表示装置に表示させ当該入力画面に基づいてなされた入力デバイスの操作を受け付けるユーザインターフェイス制御部を備えることを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記サービスレポート作成支援手段により所定の項目に情報が記入されたサービスレポートの内容を表す電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信するための通信制御手段をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項７】
画像データを印刷出力する画像形成部と、
表示装置と入力デバイスとを備えて対話的に情報を入力するための入出力部と、
保守作業の内容を記録するサービスレポートの作成に用いられる情報を入力するための入力画面を前記表示装置に表示させ、前記入力デバイスからの入力を受け付けて当該サービスレポートの作成に用いられる情報を取得するユーザインターフェイス制御部と、
前記ユーザインターフェイス制御部により取得された情報に基づき、サービスレポートの項目ごとに該当するデータを記入してサービスレポートを作成するサービスレポート作成部とを備え、
前記サービスレポート作成部により作成されたサービスレポートを前記画像形成部により印刷出力することを特徴とする画像形成装置。
【請求項８】
前記サービスレポート作成部は、画像形成装置に内蔵された時計から所定のタイミングで取得された時刻に基づき、保守作業に関する時間情報をサービスレポートに記入することを特徴とする請求項７に記載の画像形成装置。
【請求項９】
所定のメディアからユーザのＩＤ情報を読み取る読み取り装置をさらに備え、
前記サービスレポート作成部は、前記読み取り装置により読み取られたＩＤ情報をサービスレポートに記入することを特徴とする請求項７に記載の画像形成装置。
【請求項１０】
画像形成装置の部品またはそのパッケージに付されている当該部品の識別情報を読み取る読み取り装置をさらに備え、
前記サービスレポート作成部は、前記読み取り装置により読み取られた識別情報に基づいて特定される保守対象の部品の情報をサービスレポートに記入することを特徴とする請求項７に記載の画像形成装置。
【請求項１１】
前記サービスレポート作成部により作成されたサービスレポートの電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信する通信制御部をさらに備えることを特徴とする請求項７に記載の画像形成装置。
【請求項１２】
画像データを用紙に印刷出力する画像形成装置であって、
保守作業の内容を記録するサービスレポートに保守作業が実施されることによって得られる情報を記入してサービスレポートを作成するサービスレポート作成手段と、
前記サービスレポート作成手段により作成されたサービスレポートの電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信する通信制御手段と
を備えることを特徴とする画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置に関し、特に保守サービスにおけるエンジニアの負担を軽減する機能を備えた装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
画像形成装置に対しては、一般に、カスタマーエンジニアがお客様を訪問して故障を修理したり、定期点検を行ったりする保守サービスが行われている。通常、カスタマーエンジニアによるこのような保守サービスが行われた場合、サービス内容を記録したサービスレポートが作成される。このサービスレポートには、訪問日、訪問時間、訪問したカスタマーエンジニアの名前と社員番号、保守をした画像形成装置の機種名と号機、訪問理由、故障現象、故障原因、処置内容、交換部品名と部品番号等のフィールド情報が記載される。
【０００３】
従来、サービスレポートは、数枚がセットになったノンカーボン紙等の複写用紙に、カスタマーエンジニアが手書きで記入することが一般的であった。記入されたサービスレポートは、例えば、１枚がサービス拠点で控えとして保管される。そして、別の１枚がサービスデータセンターに送られて、記入されているフィールド情報がデータベースに入力され、蓄積される。また、サービスレポートの1枚を、保守作業が終了したときにお客様に対する保守内容の報告に使用されることもあった。
【０００４】
さて、このように、カスタマーエンジニアがサービスレポートを手書きで記入する場合、記入の際に誤記の発生を完全に排除することができない。また、サービスデータセンターにおいてサービスレポートの内容がデータベースに入力される際にも、オペレータがキーボード等の入力デバイスを用いてフィールド情報を入力する際に入力ミスが生じたり、手書きのサービスレポートをＯＣＲ（Optical Character Reader）で読み取る際に誤認識が生じたりする可能性があった。これらの誤記や入力ミスによってフィールド情報の正確さが低下すると、交換部品の在庫計画を適切に行うことが困難になるという問題があった。また、フィールド情報に基づいて進められる、画像形成装置の信頼性改善活動や次機種開発活動にも悪影響を与えてしまうという問題があった。
【０００５】
さらに、カスタマーエンジニアがサービスレポートを手書きで記入する場合、カスタマーエンジニアは、保守サービスの作業（以下、保守作業）に加え、ある程度の時間を要して煩雑なサービスレポートの記入を行わなければならない。したがって、手書きによる入力は、カスタマーエンジニアによる業務効率の向上の観点からも好ましくない。
【０００６】
従来、カスタマーエンジニアによるサービスレポートの記入作業の負担を軽減する手段として、保守対象である機器（保守用機器）から情報を収集しサービスレポートを作成する装置が提案されている（例えば特許文献１参照）。この装置は、保守用機器から情報を取り込み、この情報と装置内に保持されている基本情報とに基づいてサービスレポート（保守伝票）を自動作成する。
【０００７】
【特許文献１】特開平２−２５４５６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
上述したように、画像形成装置に対する保守サービスが行われた際に作成されるサービスレポートをカスタマーエンジニアが手書きにより記入すると、記入時やデータベースへの入力時に誤記や入力ミスが発生する可能性があった。また、カスタマーエンジニアに対してサービスレポートを記入する負担を課すことは、カスタマーエンジニアの業務効率を向上する上で障害となっていた。
【０００９】
一方、特許文献１に記載されたような支援装置を用いる場合、サービスレポート（保守伝票）は自動作成されるので、手書きによる記入作業は不要となる。しかし、支援装置を保守用機器に接続したり、支援装置の電源を入れてアプリケーションを起動させたりする等、別の繁雑な作業が要求されることとなる。また、カスタマーエンジニアが保守サービスのためにお客様を訪問する際に支援装置を携帯する場合、カスタマーエンジニアに対してさらなる負担を強いることとなってしまう。
【００１０】
支援装置をサービス拠点に設置しておき、カスタマーエンジニアがサービス拠点に戻ってから保守用機器の情報を支援装置に入力してサービスレポートを作成することも考えられる。しかし、この場合、保守作業を行った現場で作業後直ちにサービスレポートを作成することができない。ネットワークを介して保守用機器から収集された情報を支援装置に送信しサービスレポートを作成する方法も考えられるが、この場合も、カスタマーエンジニアがサービス拠点に戻ってからでなければ、サービスレポートの内容を確認することができない。いずれにしても、支援装置をサービス拠点に設置するシステム形態では、保守作業後直ちにサービスレポートの内容を確認することができず、またサービスレポートを印刷出力してお客様に差し上げ、保守内容の報告に使用することもできない。
【００１１】
本発明は、以上のような技術的課題を解決するためになされたものであって、その目的は、サービスレポート作成時の誤記や入力ミスを低減し、かつカスタマーエンジニアの負担を軽減することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
かかる目的のもと、本発明は、画像データを印刷出力する画像形成手段と、保守作業の内容を記録するサービスレポートのフォームを記憶した記憶手段と、保守作業の実施に伴う入力情報を記憶手段に記憶されたフォームの該当する項目に記入するサービスレポート作成支援手段とを備えた画像形成装置として実現される。この画像形成装置は、サービスレポート作成支援手段により所定の項目に情報が記入されたサービスレポートを画像形成手段により印刷出力することができる。また、この画像形成装置は、通信制御手段により、このサービスレポートの内容を表す電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信することができる。
【００１３】
また、より好ましくは、このサービスレポート作成支援手段は、画像形成装置に内蔵された時計から所定のタイミングで取得された時刻に基づき、保守作業の開始時刻、終了時刻、所要時間といった時間情報をサービスレポートに記入する。さらに好ましくは、この画像形成装置は、サービスレポート作成支援手段として、所定のメディアからユーザのＩＤ情報を読み取る読み取り装置、画像形成装置の部品またはそのパッケージに付されている識別情報を読み取る読み取り装置を備える構成とすることができる。さらにまた、このサービスレポート作成支援手段として、サービスレポートの作成に用いられる情報を入力するための入力画面を表示装置に表示させこの入力画面に基づいてなされた入力デバイスの操作を受け付けるユーザインターフェイス制御部を備える構成とすることができる。
【００１４】
また、上記の目的を達成する他の本発明は、画像データを印刷出力する画像形成部と、表示装置と入力デバイスとを備えて対話的に情報を入力するための入出力部と、保守作業の内容を記録するサービスレポートの作成に用いられる情報を入力するための入力画面を表示装置に表示させ、入力デバイスからの入力を受け付けてサービスレポートの作成に用いられる情報を取得するユーザインターフェイス制御部と、このユーザインターフェイス制御部により取得された情報に基づき、サービスレポートの項目ごとに該当するデータを記入してサービスレポートを作成するサービスレポート作成部とを備えた画像形成装置としても実現される。この画像形成装置は、サービスレポート作成部により作成されたサービスレポートを画像形成部により印刷出力することができる。また、この画像形成装置は、通信制御部により、サービスレポート作成部により作成されたサービスレポートの電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信することができる。
【００１５】
この画像形成装置において、サービスレポート作成部は、画像形成装置に内蔵された時計から所定のタイミングで取得された時刻に基づき、保守作業に関する時間情報をサービスレポートに記入することができる。また、画像形成装置に所定のメディアからユーザのＩＤ情報を読み取る読み取り装置をさらに備え、サービスレポート作成部が、読み取り装置により読み取られたＩＤ情報をサービスレポートに記入することができる。さらにまた、画像形成装置に、画像形成装置の部品またはそのパッケージに付されている識別情報を読み取る読み取り装置をさらに備え、サービスレポート作成部が、読み取り装置により読み取られた識別情報に基づいて特定される保守対象の部品の情報をサービスレポートに記入することができる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、保守作業の実施に伴って得られる各種の情報がサービスレポートの該当フィールドに自動的に記入される。そのため、カスタマーエンジニアの負担を大幅に軽減し、かつサービスレポート作成時の誤記や入力ミスを低減することができる。
また、このサービスレポートの内容を表す電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信してデータベースに登録することにより、サービスレポートの内容をデータベースに入力する際に生じる入力ミスを排除することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための最良の形態（以下、実施形態）について詳細に説明する。
【００１８】
図１は、本実施形態による画像形成装置を概略的に示す図である。
本実施形態では、画像形成装置１００として、装置が設置される客先へカスタマーエンジニアが訪問し定期点検や故障の修理を行うような装置を想定する。この画像形成装置１００には、カスタマーエンジニアによる保守作業を支援するための各種の処理を実行する制御装置１１０が搭載される。また、画像形成装置１００は、ユーザに対して情報を提供し、かつユーザからの入力を受け付けるためのディスプレイおよびキーボードやマウス等の入力デバイスを備えた入出力部１２０を有する。
【００１９】
本実施形態では、この制御装置１１０を含む画像形成装置１００に搭載される各種の装置を用いて、保守作業の実施に伴う入力情報を予め用意されたサービスレポートのフォームの該当する項目に記入するサービスレポート作成支援手段を実現する。
【００２０】
図２は、本実施形態のサービスレポート作成支援手段を実現するためのハードウェア構成例を示す図である。
図２において、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０２およびＲＡＭ（Random Access Memory）１０３は、図１の制御装置１１０を構成する。ＲＯＭ１０２は不揮発性の記憶手段であり、ＣＰＵ１０１を制御するプログラムが格納される。またＲＯＭ１０２には、サービスレポートのフォームが格納される。ＲＡＭ１０３は揮発性の記憶手段であり、プログラム制御されたＣＰＵ１０１により実現されるサービスレポート作成支援手段の処理の過程で得られる各データが格納される。また、図２において、ディスプレイ１０４および入力デバイス１０５は、図１の入出力部１２０を構成する。カードリーダ１３０、バーコードリーダ１４０については後述する。ネットワークインターフェイス１０６は、インターネットその他のネットワークを介してサービスデータセンターに接続するために用いられる。
【００２１】
図３は、画像形成装置１００の機能構成を示す図である。
図３を参照すると、画像形成装置１００は、上述したように制御装置１１０および入出力部１２０を備える他、カードリーダ１３０、バーコードリーダ１４０および保守対象システム１５０を備える。また、画像形成装置１００は、図示しないネットワークインターフェイスによりネットワーク３００を介してサービスデータセンター２００に接続されている。
【００２２】
制御装置１１０は、図３に示すように、認証部１１１と、保守情報取得部１１２と、診断部１１３と、ユーザインターフェイス制御部１１４と、サービスレポート作成部１１５と、通信制御部１１６とを備える。また図３において、制御装置１１０の認証部１１１、保守情報取得部１１２、診断部１１３、ユーザインターフェイス制御部１１４およびサービスレポート作成部１１５と、入出力部１２０、カードリーダ１３０およびバーコードリーダ１４０とで、サービスレポート作成支援手段として機能する。
【００２３】
認証部１１１は、例えば図２のＲＯＭ１０２に格納されたプログラムにより制御されるＣＰＵ１０１とＲＡＭ１０３等の記憶手段とで実現される。そして、カードリーダ１３０等を介して入力されるカスタマーエンジニアのＩＤ情報を受け付けて、ユーザ認証を行う。そして、認証の済んだＩＤ情報を保持する。
【００２４】
保守情報取得部１１２は、例えば図２のＲＯＭ１０２に格納されたプログラムにより制御されるＣＰＵ１０１とＲＡＭ１０３等の記憶手段とで実現される。そして、バーコードリーダ１４０等を介して入力される保守情報を受け付けて保持する。ここで保守情報とは、保守サービスの対象に関する情報である。例えば、交換する部品の識別情報や調整内容を示す情報等である。
【００２５】
診断部１１３は、例えば図２のＲＯＭ１０２に格納されたプログラムにより制御されるＣＰＵ１０１とＲＡＭ１０３等の記憶手段とで実現される。そして、保守対象システム１５０の状態や動作を監視し、故障や不具合（消耗品の交換や補充の必要性等）がないかを診断する。この診断部１１３としては、既存の画像形成装置に搭載される自己診断機能を用いることができる。
【００２６】
ユーザインターフェイス制御部１１４は、例えば図２のＲＯＭ１０２に格納されたプログラムにより制御されるＣＰＵ１０１とＲＡＭ１０３等の記憶手段とで実現される。そして、入出力部１２０のディスプレイ１０４に動作や機能を選択するためのメニュー画面やサービスレポートを表示させたり、キーボード等の入力デバイス１０５からの入力を受け付けたりする。
【００２７】
サービスレポート作成部１１５は、例えば図２のＲＯＭ１０２に格納されたプログラムにより制御されるＣＰＵ１０１とＲＡＭ１０３等の記憶手段とで実現される。そして、予めＲＯＭ等の不揮発性記憶手段に格納されたサービスレポートのフォーマットに必要な情報を登録することにより、サービスレポートを作成する。ここで、必要な情報とは、上記認証部１１１および保守情報取得部１１２に保持された情報およびユーザインターフェイス制御部１１４により取得された情報である。
【００２８】
通信制御部１１６は、例えば図２のＲＯＭ１０２に格納されたプログラムにより制御されるＣＰＵ１０１とＲＡＭ１０３等の記憶手段とで実現される。そして、画像形成装置１００に搭載されたネットワークインターフェイス１０６を制御し、サービスレポート作成部１１５により作成されたサービスレポートの電子データを、ネットワーク３００を介してサービスデータセンター２００に送信する。
【００２９】
入出力部１２０は、上述したように、例えば図２のディスプレイ１０４および入力デバイス１０５を備えたコンソールである。ディスプレイ１０４と入力デバイス１０５とを兼ねるタッチパネルによって構成することもできる。入出力部１２０は、ユーザインターフェイス制御部１１４の制御下で、メニュー画面を表示してユーザ（カスタマーエンジニア）による選択操作を受け付けたり、保守作業に要する情報の入力を受け付けたりする。これにより、ユーザは対話的な操作によってサービスレポートの作成に要する情報を入力することができる。
【００３０】
カードリーダ１３０は、ユーザのＩＤカードからＩＤ情報を読み取る読み取り装置であり、読み取ったＩＤ情報を制御装置１１０の認証部１１１に送信する。カードリーダ１３０としては、ユーザのＩＤカードにおけるＩＤ情報の記録方式にしたがって、磁気リーダや光学式のリーダ等が適宜用いられる。これにより、ユーザはサービスレポートの作成に必要なＩＤ情報を半自動的に入力することができる。なお、ユーザのＩＤ情報は、入出力部１２０のキーボード等からでも入力可能である。したがって、カードリーダ１３０は必須の構成要素ではない。
【００３１】
バーコードリーダ１４０は、画像形成装置１００の部品やそのパッケージに付されているバーコードを読み取り装置であり、読み取った部品の識別情報を制御装置１１０の保守情報取得部１１２に送信する。これにより、ユーザはサービスレポートの作成に必要な保守対象に関する情報を半自動的に入力することができる。なお、本実施形態では、保守サービスの対象（交換や調整を要する部品等）の識別情報を、その対象に予め付されたバーコードを読み取ることで入力することとしているが、識別情報の入力方法はバーコードによる方式に限定されないことは言うまでもない。例えば、製品番号等、バーコード以外の種々の印刷情報を光学的に読み取るようにしても良い。また、磁気的な手段で識別情報を記録したり、ＩＣタグに識別情報を記録して各部品に貼り付けたりすることもできる。この場合は、磁気リーダやＩＣタグ用のリーダが画像形成装置１００に設けられることとなる。さらに、上述したＩＤ情報と同様に、入出力部１２０のキーボード等を用いて識別情報を入力することも可能である。したがって、バーコード以外の方法で識別情報を入力する場合には、バーコードリーダ１４０は必須の構成要素ではない。
【００３２】
保守対象システム１５０は、画像形成装置１００における保守サービスの対象となる部分である。すなわち、画像形成装置１００の本来の機能である画像形成手段を実現する、露光装置や現像装置、像担持体、転写体、定着装置、用紙をセットするトレイ、用紙を搬送する搬送装置、搬送装置を駆動する駆動ローラ等の種々の部品からなる。上述したように、バーコードによって保守サービスの対象の識別情報を入力する態様では、保守システム１５０の各構成部品にはバーコードが付されている。なお、保守対象システム１５０の具体的な構成は、各画像形成装置１００の機種やオプション装備の有無等により異なる。
【００３３】
図４は、上記のように構成された画像形成装置１００における保守作業時の支援動作を説明するフローチャートである。
ここでは、画像形成装置１００が画質不良になり、カスタマーエンジニアがお客様を訪問して故障を修復する場合を例として動作を説明する。
【００３４】
図４に示すように、カスタマーエンジニアは、保守作業を行う場合、まず画像形成装置１００を操作して動作状態を保守作業モードに移行させる（ステップ４０１）。これにより、入出力部１２０のディスプレイには、図５に示すような、保守作業用のメニュー画面が表示される。図５に例示したメニュー画面には、「修復完了」、「サービスレポート参照」、「保守作業終了」の３つのオブジェクト（メニューボタン）が表示されており、マウス等のポインティングデバイスやカーソルキーで（入出力部１２０がタッチパネルである場合にはカスタマーエンジニアが指で触れて）所望のボタンを選択することにより、各メニューの動作が実行されることとなる。
【００３５】
次に、カスタマーエンジニアは、画像形成装置１００のカードリーダ１３０を用いて自身のＩＤカードの情報を読み取らせる。すると、制御装置１１０の認証部１１１が、得られたＩＤ情報に基づいてユーザ認証を行い、カスタマーエンジニアの名前および社員番号を記憶する（ステップ４０２）。また、認証部１１１は、画像形成装置１００に内蔵された時計機能から時刻データを取得し、保守作業開始時刻として記憶する。
【００３６】
故障現象が画質不良であるので、カスタマーエンジニアは、テスト用の画像をプリントアウトして画質不良の状態を確認する。そして、例えば感光体ベルトの異常が画質不良の原因であると判断し、感光体ベルトを交換することにする。カスタマーエンジニアは、画像形成装置１００のバーコードリーダ１４０を用いて、交換する部品（この場合は感光体ベルト）あるいはそのパッケージ等に付されているバーコードを読み取らせる。すると、制御装置１１０の保守情報取得部１１２が、バーコードを読み取って得られた感光体ベルトの識別情報を認識し、この感光体ベルトを保守対象（交換対象）として記憶する（ステップ４０３）。
【００３７】
カスタマーエンジニアは、実際に感光体ベルトを交換し、交換後の初期調整を行った後、テストプリントを行って、画質不良が直っているかどうかを確認する。画質不良が改善されていなければ、さらに他の原因を探して作業を行うこととなるが、ここでは感光体ベルトの交換によって画質不良が直ったものとする。なお、上記ステップ４０３のバーコードの読み取りと、実際の作業（交換や調整等）とは、どちらを先に行ってもかまわない。部品によっては設置位置などの影響を受けて、交換前あるいは交換後でなければバーコードの読み取りを行い難い物もあるため、故障の種類等に応じて作業効率を考慮して行えば良い。
【００３８】
次に、カスタマーエンジニアは、入出力部１２０のディスプレイに表示されたメニュー画面で「修復完了」を選択する。すると、制御装置１１０のユーザインターフェイス制御部１１４が、入出力部１２０の表示画面を、図６に示すような、サービスレポートを作成するためのデータ入力用の画面に切り換える（ステップ４０４）。図６に例示した入力画面には、訪問理由、故障現象、故障原因、処置内容の各項目に関して選択肢が表示されている。カスタマーエンジニアは、入力画面に表示された選択肢の中から今回の保守サービスの内容に該当するものを選択して入力（マウスクリックやタッチパネルへのタッチ等）する（ステップ４０５）。なお、ユーザインターフェイス制御部１１４は、診断部１１３による画像形成装置１００の各機能に対する診断の結果に基づき選択肢を絞り込んだ入力画面を作成し、入出力部１２０に表示させることができる。また、絞り込まれた選択肢の中に該当するものがない場合、図６のボタンオブジェクト６０１を選択して、他の選択肢も表示させることができる。
【００３９】
データ入力が終わると、次にカスタマーエンジニアは、メニュー画面に戻って「サービスレポート参照」を選択する。すると、制御装置１１０のサービスレポート作成部１１５が、認証部１１１に記憶されたカスタマーエンジニアのＩＤ情報、保守情報取得部１１２に記憶された保守対象の情報およびステップ４０５で入力された情報に基づいてサービスレポートを作成する（ステップ４０６）。そして、ユーザインターフェイス制御部１１４が、入出力部１２０の表示画面を、図７に示すような、サービスレポートの参照画面に切り換える（ステップ４０７）。図７に例示した参照画面によれば、サービスレポートには、「機種コード」等の画像形成装置１００に関する情報、「社員番号」等のカスタマーエンジニアに関する情報が記入されている。また、「訪問年月日」や「開始時刻」等の保守作業に関する時間情報、「目的コード」や「使用部品・サービス預託消耗品・Ｖコード」、「故障現象」、「原因」、「処置」といった保守作業の内容に関する情報も記入されている。なお、図７の例では、「終了時刻」および「所要時間」にも数値が記入されているが、カスタマーエンジニアが入出力部１２０で確認する時点ではまだ保守作業は終了していないので、実際には数値は記入されていない。
【００４０】
カスタマーエンジニアは、入出力部１２０のディスプレイに表示されたサービスレポートの内容を確認し、必要があれば、入出力部１２０の入力デバイス（キーボードやマウス等）を用いてサービスレポートの内容を修正することができる。また、図７のサービスレポートにおける備考欄に付記的事項を書き込むこともできる。
【００４１】
サービスレポートの確認を終えた後、カスタマーエンジニアは、メニュー画面に戻って「保守作業終了」を選択する。すると、制御装置１１０のサービスレポート作成部１１５は、画像形成装置１００に内蔵された時計機能から時刻データを取得し、サービスレポートの「終了時刻」に記入する。また、「終了時刻」と「開始時刻」との差分から保守作業に要した時間を計算し、「所要時間」に記入する（ステップ４０８）。
【００４２】
そして、通信制御部１１６が、「終了時刻」および「所要時間」まで記入されたサービスレポートの電子データをサービスレポート作成部１１５から取得し、ネットワーク３００を介してサービスデータセンター２００のホストコンピュータ２０１に伝送する。サービスデータセンター２００のホストコンピュータ２０１は、受信したサービスレポートをデータベースに登録する。また、制御装置１１０は、画像形成装置１００自身の印刷機能を制御して、サービスレポートをプリントアウト（印刷出力）する（ステップ４０９）。
【００４３】
なお、カスタマーエンジニアは、サービスレポートの出力（サービスデータセンター２００への伝送およびプリントアウト）に先立って、再度入出力部１２０にサービスレポートを表示させ、記入された「終了時刻」および「所要時間」を確認することができる。また、サービスレポートは、通常、２部プリントアウトされる。そして、１部はお客様への保守内容の報告に用いられ、他の１部は画像形成装置１００に備え付けられているファイルに綴じて管理情報とする。サービス拠点では、サービスデータセンター２００のデータベースに登録されているサービスレポートを参照することができるので、カスタマーエンジニアがサービスレポートの控えをプリントアウトして持ち帰る必要はない。
【００４４】
以上のように、本実施形態によれば、サービスレポートの作成に要する情報を、入出力部１２０に表示される画面を用いた対話的な操作で入力し、画像形成装置１００自身のプリント機能によりプリントアウトするため、手書きの場合における誤記の発生を大幅に減少させることができる。特に、時間情報は画像形成装置１００に内蔵された時計機能から自動的に取得することができ、カスタマーエンジニアのＩＤ情報や保守対象の情報はカードリーダ１３０やバーコードリーダ１４０で読み取ることができるため、入出力部１２０による入力さえも行う必要がない。したがって、これらの情報については、さらに一層、入力ミスの発生を抑えることができる。
【００４５】
また、本実施形態によれば、作成されたサービスレポートが、ネットワーク３００を介してサービスデータセンター２００に送信され、データベースに登録されるため、手書きされたサービスレポートをデータベースに入力する作業を別途に行う必要がない。したがって、データ入力に要する煩雑な手間を省略することができ、さらにデータ入力の際の入力ミスを排除することができる。
【００４６】
なお、画像形成装置１００がネットワーク３００に接続されていない場合は、サービスレポートをサービスデータセンター２００に送信することができない。この場合、サービスレポートをもう１部プリントアウトしてカスタマーエンジニアが持ち帰り、サービスデータセンターにおいてデータベースに入力されることとなる。しかしこの場合でも、画像形成装置１００自身によって作成されプリントアウトされたサービスレポートに基づいてデータ入力が行われるため、手書きされたサービスレポートに基づいてデータ入力が行われる場合に比べて文字が読み易く、入力ミスが減少することが期待される。
【００４７】
また、上述したように本実施形態は、サービスレポート作成支援手段における入力手段として、カードリーダ１３０および認証部１１１、バーコードリーダ１４０および保守情報取得部１１２、入出力部１２０および制御装置１１０のユーザインターフェイス制御部１１４の３種類を備えることとした。また、保守作業に関する時間情報を画像形成装置１００に内蔵された時計から取得するようにした。これにより、カスタマーエンジニアのＩＤ情報や保守対象の識別情報、故障現象等、サービスレポートに記入されるべき情報が、カスタマーエンジニアの手書きによらずに記入される。しかし、サービスレポートの作成を支援するという観点からは、必ずしもこれら全ての入力手段を備える必要はない。
【００４８】
例えば、ＩＤ情報や保守対象の識別情報、時間情報等の画像形成装置１００が機械的に取得可能な情報のみを本実施形態に示した入力手段で記入し、故障現象や備考等のテキスト情報はプリントアウトされたサービスレポートに手書きで記入することも可能である。このような態様でも、少なくとも本実施形態の入力手段で記入された情報に関しては、誤記や入力ミスの発生を削減することができる。特に、サービスレポートが図７に示したような詳細な内容を記述するものではなく、保守作業を行ったカスタマーエンジニアと保守対象の部品を特定する情報のみを記載する程度の簡易な形式のものである場合、対話的な入力手段を提供する入出力部１２０およびユーザインターフェイス制御部１１４は不要となる。
【００４９】
以上のように、本実施形態は、上述した構成のみに限定されるものではなく、本発明の範囲内で実施態様に即した適宜の構成を取り得るものである。
【図面の簡単な説明】
【００５０】
【図１】本実施形態による画像形成装置を概略的に示す図である。
【図２】本実施形態のサービスレポート作成支援手段を実現するためのハードウェア構成例を示す図である。
【図３】本実施形態の画像形成装置の機能構成を示す図である。
【図４】本実施形態の画像形成装置における保守作業時の支援動作を説明するフローチャートである。
【図５】本実施形態の入出力部に表示される、保守作業用のメニュー画面の例を示す図である。
【図６】本実施形態の入出力部に表示される、サービスレポートを作成するためのデータ入力用の画面の例を示す図である。
【図７】本実施形態の入出力部に表示される、サービスレポートの参照画面の例を示す図である。
【符号の説明】
【００５１】
１００…画像形成装置、１０１…ＣＰＵ（Central Processing Unit）、１０２…ＲＯＭ（Read Only Memory）、１０３…ＲＡＭ（Random Access Memory）、１０４…ディスプレイ、１０５…入力デバイス、１０６…ネットワークインターフェイス、１１０…制御装置、１１１…認証部、１１２…保守情報取得部、１１３…診断部、１１４…ユーザインターフェイス制御部、１１５…サービスレポート作成部、１１６…通信制御部、１２０…入出力部、１３０…カードリーダ、１４０…バーコードリーダ、１５０…保守対象システム、２００…サービスデータセンター、２０1…ホストコンピュータ、３００…ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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