(57)【要約】【課題】  文書管理装置に関し、新規登録文書や新規変更文書について、ユーザ毎に適した表示を行なうようにする。【解決手段】  本発明は、ユーザ毎に、新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とを設定し、当該設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書を格納した新規文書フォルダと新規変更文書を格納した変更文書フォルダとを各ユーザに応じて表示するように構成する。【選択図】  図９
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の保存管理を行う装置を制御するための文書管理方法であって、
ユーザ毎に、新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とを設定する設定ステップと、
前記設定ステップで設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書を格納した新規文書フォルダと新規変更文書を格納した変更文書フォルダとを各ユーザに応じて表示する表示ステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
文書の新規登録日付と更新日付とを保存する保存ステップを更に有し、
前記表示ステップでは、前記保存ステップで保存された文書の新規登録日付と更新日付と、前記設定ステップで設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書を格納した新規文書フォルダと新規変更文書を格納した変更文書フォルダとを各ユーザに応じて表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
【請求項３】
文書の保存管理を行う文書管理装置であって、
ユーザ毎に、新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とを設定する設定手段と、
前記設定手段で設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書を格納した新規文書フォルダと新規変更文書を格納した変更文書フォルダとを各ユーザに応じて表示する表示手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
文書の保存管理を行う装置を制御するためのコンピュータプログラムであって、
ユーザ毎に、新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とを設定する設定ステップと、
前記設定ステップで設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書を格納した新規文書フォルダと新規変更文書を格納した変更文書フォルダとを各ユーザに応じて表示する表示ステップと、の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムコードを含むことを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項５】
請求項４に記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数のコンピュータがネットワークを介して接続されたシステム環境で、複数のユーザにより、文書を保存し文書情報に基づき文書検索を行う文書管理システムに適用して有効である。
【背景技術】
【０００２】
従来、印刷された文字、図形、画像等のデータをスキャナ装置等で読み込むなどして作成した文書のイメージデータや、ワードプロセッサなどで作成した文書データに、キーワードなどの文書管理情報を関連付けて記憶し、これらの情報に対して検索、表示、印刷等を行う文書管理装置が提案されている。
【０００３】
このような文書管理装置を利用して、文書の共有化を実現させる場合、１つのコンピュータに文書を集中保存させて、多くのユーザで参照することが多い。
【特許文献１】特開平７−２３９８０７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来技術の文書管理装置では、時間が経過し文書が増加すればするほど、検索や参照に時間がかかる、使いにくいシステムになるという問題があった。特に、新しく更新、登録された文書と以前から保存されている文書が混合して表示される場合は区別しづらいという問題があった。近年、新しく更新、登録された文書には「新着」などのマークが付されて表示されるようなシステムも見うけられる。この「新着」などマークはシステムで定めたられた期間内に登録、更新された文書に付くようになっているが、ユーザによってはシステムを毎日参照するユーザもいれば、一週間に一度だけ参照するユーザもいて、各々新着マークをつけたい期間が異なっている。しかし、現状ではシステムで一律に決められた期間でマークが付けられるため、各々のユーザの利便性が考慮されていない問題点があった。また、ユーザが参照済みか否かの情報を保持しそれを元に、「未読」文書、「既読」文書を区別して表示する方法も考えられるが、大規模な文書共有のための文書管理システムにおいては、文書数及びユーザ数の増加によって保持しなければならない情報が莫大に増加してしまうという問題点がある。
【０００５】
本発明は、かかる上記問題点について鑑みなされたものであり、ユーザ毎のシステム使用頻度に考慮して、新規の更新、登録された文書の参照を容易に行うことができるような文書管理方法及び装置を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明の文書管理方法は、文書の保存管理を行う装置を制御するための文書管理方法であって、ユーザ毎に、新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とを設定する設定ステップと、前記設定ステップで設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書を格納した新規文書フォルダと新規変更文書を格納した変更文書フォルダとを各ユーザに応じて表示する表示ステップとを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、「新規文書フォルダ」及び「更新文書フォルダ」を用意し、ユーザ毎に任意の文書表示期間を設定することによって、ユーザ毎に保持する少ない情報で、ユーザの使用方法を考慮しつつ、簡単な操作で多くの文書のなかから一見して新規文書や更新文書を見分けることができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
（実施例１）
図１は、本発明の実施例におけるシステム動作構成図である。１０１はＣＰＵである。このＣＰＵはフォルダの作成、変更、文書の登録、変更、参照などを行うため、バス１１０を介して接続された各種構成要素を制御するものである。このバス１１０を利用して、バス１１０に接続された各機器相互間のアドレス信号、制御信号および各種データの転送が行われる。
【０００９】
１０２はキーボード、１０３はマウスである。１０２，１０３はフォルダの作成、変更、文書の登録、変更、参照などの作業に関わる動作を指示する入力装置である。１０４はＣＲＴコンピュータ等の表示装置でＲＡＭ１０８の表示データを表示する。１０５は本システム外部（保存用）記憶装置１０９に供給するためのＣＤ−ＲＯＭ読み取り装置とＣＤ−ＲＯＭである。１０６は紙の形態で文書を読み込むためのスキャナであり、画像として本システムに読みこむことができる。
【００１０】
１０７はＲＯＭ（読み出し専用メモリ）である。このＲＯＭ１０７には、あらかじめＣＰＵ１０１の制御手順を記憶させておき、この制御手順をＣＰＵ１０１が実行することにより、フォルダの作成、変更、文書の登録、変更、参照、文書の検索、文書リストの表示などの本実施形態に関わる処理を行うことができる。
【００１１】
ＲＡＭ１０８はフォルダの作成、変更、文書の登録、変更、参照などのためのワークメモリ、各書構成要素の制御のための一時記憶として用いられる。
【００１２】
１０９は電源を切っても記憶内容が消えない入例えばハードディスク記憶装置などの保存用外部記憶装置である。保存用外部記憶装置１０９は、文書、文書情報、フォルダ情報、ユーザ情報の記憶手段として利用される。
【００１３】
図２は、本発明の実施例における文書管理装置の構成を示すブロック図である。この文書管理装置は、文書登録、更新部２０１、文書及び文書情報格納部２０２と、新規文書、更新文書表示期間設定部２０３と、ユーザ設定条件保存部２０４と、フォルダ表示部２０５とフォルダ選択部２０６と、新規登録文書の検索部２０７と、新規登録文書リスト表示表示部２０８と、更新文書の検索部２０９と、更新文書リスト表示表示部２１０とを備えている。
【００１４】
文書登録、更新部２０１は、文書を新規に登録したり、既に登録された文書を開いて更新し、文書及び文書情報格納部２０２で、登録，更新した文書内容を保存しそのほかの文書登録日付、更新日付等の文書情報といっしょに保存する。
【００１５】
新規文書、更新文書表示期間設定部２０３は、新規に登録されたり更新された文書を表示する場合に実行時より何日以内に新規登録、更新された文書として表示するかその期間を設定し、ユーザ設定条件保存部２０４で、設定された表示期間を保存する。
【００１６】
フォルダ表示部２０５は、「一般フォルダ」、「新規登録文書用フォルダ」、「更新文書用フォルダ」等のフォルダを表示し、フォルダ選択部２０６は、「一般フォルダ」、「新規登録文書用フォルダ」、「更新文書用フォルダ」等の文書リストを表示するフォルダを選択し、新規登録文書の検索部２０７は保存文書中で、新規登録文書として表示する期間に登録された文書を検索し、新規文書リスト表示部２０８は、２０７で検索した新規登録文書をリスト表示する。更新文書の検索部２０９は保存文書中で、更新文書として表示する期間に更新された文書を検索し、更新文書リスト表示部２１０は、２０９で検索した更新文書をリスト表示する。
【００１７】
次に、上記のように構成されたシステム動作環境における文書管理装置について、図３、図４、図５のフローチャートに従い説明する。
【００１８】
まず、図３において、文書の登録、更新のフローを説明する。
【００１９】
図３において、ステップ３０１では、プログラムの制御が指示されると、キーボート１０２、マウス１０３、スキャナー１０６、外部記憶装置１０９、表示装置１０４、ＲＡＭ１０８などが初期化され、以後文書の登録、更新が可能となる。
【００２０】
次に、ステップ３０２では、ユーザはキーボード１０２、またはマウス１０３によって表示装置１０４の表示画面上でこれから操作を行うフォルダを選択する。図９のパネルの左側部分はフォルダ選択のための表示例である。
【００２１】
次に、ステップ３０３では、表示装置１０４の表示画面上で作業を選択するために各種指示ボタンが表示され、ユーザはキーボード１０２、またはマウス１０３によって、文書の登録、または文書の更新の作業を選択できる。
【００２２】
上記指示ステップ３０３により、「文書の登録」が選ばれた場合、手順はステップ３１０に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によってによって新規に登録する文書を指定する。次にステップ３１１に移り、ステップ３０２で選択されたフォルダの下に文書の登録を実行する。
【００２３】
次にステップ３１２に移り、外部記憶装置１０９に文書を保存し、ステップ３１３に移り登録日付け等の文書の情報を保存する。
【００２４】
上記指示ステップ３０３により、「文書の更新」が選ばれた場合、手順はステップ３２０に移り、ステップ３０２で選択されたフォルダ内の文書リストが表示される。次にステップ３２１に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によって、更新する文書を指定する。次にステップ３２２に移り、ステップ３２１で選択された文書の内容が、表示装置１０４の表示画面上表示される。次にステップ３２３に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によって、文書の内容を変更する。次にステップ３２４に移り、外部記憶装置１０９に更新された文書を保存し、ステップ３２５に移り、更新日付け等の文書の情報を保存する。図６は、保存した文書情報のテーブル例である。
【００２５】
次に、図４において、新規登録、更新文書表示の設定および保存のフローを説明する。
【００２６】
図４において、ステップ４０１では、プログラムの制御が指示されると、キーボート１０２、マウス１０３、スキャナー１０６、外部記憶装置１０９、表示装置１０４、ＲＡＭ１０８などが初期化され、以後新規登録、更新文書表示の設定および保存が可能となる。
【００２７】
次に、ステップ４０２では、ユーザはキーボード１０２、またはマウス１０３によって表示装置１０４の表示画面上で新規登録文書、更新文書の表示期限設定のためのダイアログを表示する。
【００２８】
次に、手順はステップ４０３に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によって、「新規文書フォルダ」を表示するか否かの指示、及び新規登録文書表示期間を設定する。
【００２９】
次に、手順はステップ４０４に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によって、「更新文書フォルダ」を表示するか否かの指示、及び更新文書表示期間を設定する。
【００３０】
次にステップ４０５に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によって［ＯＫ］ボタンを押して、新規登録文書、更新文書の表示期限設定のためのダイアログを閉じる。
【００３１】
次にステップ４０６に移り、外部記憶装置１０９にステップ４０３，ステップ４０４で設定した指示及び期間を保存する。図７新規登録文書、更新文書の表示期限設定のためのダイアログの表示例である。図８は、新規登録文書、更新文書の表示期限設定をユーザ毎に保存したテーブル例である。
【００３２】
次に、図５において、新規登録文書、更新文書のリスト表示のフローを説明する。
【００３３】
図５において、ステップ５０１では、プログラムの制御が指示されると、キーボート１０２、マウス１０３、スキャナー１０６、外部記憶装置１０９、表示装置１０４、ＲＡＭ１０８などが初期化され、以後新規登録文書、更新文書のリスト表示が可能となる。
【００３４】
次に、ステップ５０２では、外部記憶装置１０９から実行ユーザの新規登録文書、更新文書の表示期間等のユーザ情報を読み出す。
【００３５】
次に、ステップ５０３では、ユーザはキーボード１０２、またはマウス１０３によって表示装置１０４の表示画面上で操作を行う一般フォルダを表示する。一般フォルダとは文書を分類して保管するためにユーザが任意に名前を付けて作成した階層型の文書保管庫である。
【００３６】
次に、ステップ５０４では、５０２で外部記憶装置１０９から読み出した実行ユーザの「新規文書フォルダ」表示指示を確認して、表示する指示の場合はステップ５０５で「新規文書フォルダ」を表示装置１０４の表示画面上に表示する。「新規文書フォルダ」を表示しない指示の場合は、ステップ５０６に飛ぶ。
【００３７】
次に、ステップ５０６では、５０２で外部記憶装置１０９から読み出した実行ユーザの「更新文書フォルダ」表示指示を確認して、表示する指示の場合はステップ５０７で「更新文書フォルダ」を表示装置１０４の表示画面上に表示する。「更新文書フォルダ」を表示しない指示の場合は、ステップ５０８に移る。
【００３８】
次に、ステップ５０８では、５０３から５０７で表示した各フォルダを選択する。図９のパネルの左側部分はフォルダの表示、選択の例である。
【００３９】
次に、ステップ５０９では、５０８で選択したファルダの種類を確認する。選択されたフォルダーが「新規文書フォルダ」の場合、ステップ５１０に移り、ユーザが設定した新規登録文書表示期間に新規に登録された文書を検索し、次にステップ５１１に移り、５１０で検索した文書を表示装置１０４の表示画面上にリスト表示する。図９は「新規文書フォルダ」選択された場合の新規文書リスト例である
選択されたフォルダーが「更新文書フォルダ」の場合、ステップ５２０に移り、ユーザが設定した更新文書表示期間に更新された文書を検索し、次にステップ５２１に移り、５２０で検索した文書を表示装置１０４の表示画面上にリスト表示する。図１０は「更新文書フォルダ」選択された場合の更新文書リスト例である。
【００４０】
選択されたフォルダーが「一般フォルダ」の場合、ステップ５３０に移り、ユーザが設定した更新文書表示期間に更新された文書を検索し、次にステップ５３１に移り、５３０で検索した文書を表示装置１０４の表示画面上にリスト表示する。
【００４１】
さらに図９、図１０では、「Ｃａｂｉｂｅｔ１」、「Ｃａｂｉｎｅｔ２」、「Ｃａｂｉｎｅｔ３」はネットワークで繋がれた各々異なるマシン上に保管された文書が保存されているフォルダを示し、ネットワークをまたいで同時に新規登録文書、更新文書を検索する表示例を示している。
【００４２】
本発明は上記ステップによって、「新規文書フォルダ」及び「更新文書フォルダ」を用意し、ユーザ毎に任意の文書表示期間を設定することによって、ユーザ毎に保持する少ない情報で、ユーザの使用方法を考慮しつつ、簡単な操作で多くの文書のなかから一見して新規文書や更新文書を見分けることができる文書管理方法を提供するものである。
【００４３】
以上説明したように、本発明の文書管理方法及び装置によれば、「新規文書フォルダ」及び「更新文書フォルダ」を用意し、ユーザ毎に任意の文書表示期間を設定することによって、ユーザ毎に保持する少ない情報で、ユーザの使用方法を考慮しつつ、簡単な操作で多くの文書のなかから一見して新規文書や更新文書を見分けることができるという効果を奏する。
【００４４】
（その他の実施例）
なお、上述したような本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【００４５】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【００４６】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００４７】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【００４８】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。
【００４９】
その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるサーバも、本発明に含まれるものである。
【００５０】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００５１】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【００５２】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】本発明の実施例におけるシステム構成例を示す図である。
【図２】本発明の実施例における文書管理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】文書の登録、更新の処理の動作を説明するフローチャートである。
【図４】新規登録文書、更新文書の表示設定、保存処理の動作を説明するフローチャートである。
【図５】文書情報の表示処理の動作を説明するフローチャートである。
【図６】文書情報のテーブル例である。
【図７】新規登録文書、更新文書の表示設定のダイアログの例である。
【図８】ユーザ情報のテーブル例である。
【図９】新規文書リストの表示例である。
【図１０】更新文書リストの表示例である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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