(57)【要約】【課題】  文書登録システムによって文書登録した際のユーザの文書閲覧操作を効率化すること。【解決手段】  文書登録時、複合機において、URL通知機能の指定とURL通知先となる任意のメールアドレスが選択され、その内容をスキャンジョブファイルに記述し、文書と共に文書管理システムに送信し、文書管理システムでは、複合機から文書格納アプリケーションへ文書とスキャンジョブが送信されてきた場合、受信した文書登録後に、スキャンジョブにURL通知機能の指定があった場合に、Webブラウザからインターネットを介し文書管理システム内の文書を閲覧するためのWebアプリケーションの実行指示と文書IDを組み合わせたURL形式の文字列を電子メール本文に記述し、指定されたメールアドレスに電子メールを送信する処理を行う。【選択図】  図１
2006135496.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の機能をあわせ持つ複合機において、スキャン機能で読み取った文書を複合機の持つネットワーク機能によって文書管理システムへ文書を登録する文書登録システムであって、
文書登録時、複合機において、ＵＲＬ通知機能の指定とＵＲＬ通知先となる任意のメールアドレスが選択され、その内容をスキャンジョブファイルに記述し、文書と共に文書管理システムに送信し、
文書管理システムでは、複合機から文書格納アプリケーションへ文書とスキャンジョブが送信されてきた場合、受信した文書登録後に、スキャンジョブにＵＲＬ通知機能の指定があった場合に、Ｗｅｂブラウザからインターネットを介し文書管理システム内の文書を閲覧するためのＷｅｂアプリケーションの実行指示と文書ＩＤを組み合わせたＵＲＬ形式の文字列を電子メール本文に記述し、指定されたメールアドレスに電子メールを送信する処理を行うことを特徴とする文書登録システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書送信機能を持つ複合機から文書を文書格納アプリケーションを介して文書管理システムに登録するといった文書登録システムに関するものであり、また文書登録時に、登録文書のＵＲＬ通知を電子メールで行うことを特徴としたシステム関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書登録システムでの電子メールによる文書のＵＲＬ通知は、文書登録受け付けた文書管理システム側で処理される技術が提案されている。この場合、文書の保存先に関連づけて設定されたメールアドレスにのみ電子メールが送信される。
【０００３】
また、複合機もしくは文書格納アプリケーションで同様のＵＲＬ通知を行うには、予め宛先に設定されたメールアドレスにのみ通知を行う手段が提案されていた。
【０００４】
また、メール通知自体も、文書管理システム側で、行っていた。（特許文献１参照）
【特許文献１】特開２００２−１８９６８７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本来、文書管理システム等は企業等の業務システムとして運用されるものである。そのため、文書管理システムに登録・管理される文書は、文書の内容によって閲覧の必要があるユーザがある程度特定される。しかしながら、上記従来例では、予め設定されたメールアドレスに通知を行うことは可能だが、例えば同じ保存先であっても、登録する文書ごとに、ＵＲＬ通知を行うメールアドレスを任意に選択することは出来なかった。そのため、文書によっては閲覧の必要のないユーザにまで電子メールによる通知が行われるため、ネットワーク上のトラフィックを不必要に増大させ、また、不必要なメール受信によるユーザの時間的、作業的負荷が生じるといった課題があった。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明では、上記従来例を鑑みなされ、複数の機能をあわせ持つ複合機において、スキャン機能で読み取った文書を複合機の持つネットワーク機能によって文書管理システムへ文書を登録する文書登録システムであって、文書登録時、複合機において、ＵＲＬ通知機能の指定とＵＲＬ通知先となる任意のメールアドレスが選択され、その内容をスキャンジョブファイルに記述し、文書と共に文書管理システムに送信し、文書管理システムでは、複合機から文書格納アプリケーションへ文書とスキャンジョブが送信されてきた場合、受信した文書登録後に、スキャンジョブにＵＲＬ通知機能の指定があった場合に、Ｗｅｂブラウザからインターネットを介し文書管理システム内の文書を閲覧するためのＷｅｂアプリケーションの実行指示と文書ＩＤを組み合わせたＵＲＬ形式の文字列を電子メール本文に記述し、指定されたメールアドレスに電子メールを送信する処理を行う。
【発明の効果】
【０００７】
以上、説明した本発明により、文書登録のたびに、任意のユーザに対し、メール通知を行なうことができるため、文書閲覧の必要がないユーザにもメール通知が届くのを防ぐ効果がある。
【０００８】
また、メール通知の内容に文書を特定しＷｅｂブラウザ表示するＵＲＬが記述されているため、文書管理システムユーザの文書閲覧に要する操作手順が簡素化され、作業効率があがるといった効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、図面を参照して本発明の実施例を説明する。
【００１０】
図１は本実施例の構成概念を示すブロック図であり、１は、複合機を示す。複合機には、１１スキャナ、１２操作パネル、１３コントローラ、１４プリンタ、１５ＦＡＸ、１６ＨＤが備わっている。本発明の特徴には特に関係ないが、複合機の基本機能であるコピー機能は、１１スキャナでの文書読み取りから、読み取った文書を即時１４プリンタで印刷する処理を１３コントローラが制御し実行ものである。１３コントローラは、基本ソフトやアプリケーションソフトを搭載し、複合機が複合機内の機器および搭載されたソフトウェアを動作させものであり、機器制御の他にもコンピュータとしての基本構造である、メモリやＣＰＵ（演算装置）等を備え、必要に応じ１６ＨＤを制御操作するものである。
【００１１】
２は、文書管理システム用ＰＣを示し、このＰＣ内で文書管理システムが構築、運用されているものとする。文書管理システムそのものは、文書や文書に関するデータ、またユーザ情報を実際に保存する管理サーバと、管理サーバにユーザ認証によって接続し、文書や情報を検索・閲覧する文書管理クライアント、さらに、文書管理クライアントの文書の検索閲覧機能と同様の機能を備え、さらに本発明の特徴であるＵＲＬ通知に関して、ＵＲＬ通知後、ユーザＰＣによってそのＵＲＬが指定された場合に、ネットワークを介して文書を表示するＷＥＢアプリケーションを備える。これらは全てＰＣ上で動作するアプリケーションソフトウェアとして構築されている。本実施例の説明では、２文書管理システムＰＣは１つに集約して図表しているが、実際に文書管理クライアント、および、Ｗｅｂアプリケーションは、文書管理サーバと接続可能なネットワークＰＣ上に存在すれば、その機能を果たすことはいうまでもない。
【００１２】
３ユーザＰＣ環境は、本発明の特徴である文書格納アプリケーションからＵＲＬ通知の電子メールを受けるユーザのＰＣ環境を意味する。３１Ｗｅｂブラウザは、ユーザがＵＲＬ通知を受けた際に、実際に電子メールによる通知内容であるＵＲＬをＷｅｂブラウザに指定し、文書の閲覧を行うため、明示的に図示してある。ＷｅｂブラウザやＰＣ環境については、本発明における位置付けのみを示すものである。特にＷｅｂブラウザについては今日の一般のＰＣ環境では、ＰＣの基本ソフトの一部として構築されているものであり、そのＰＣ環境においてネットワークおよびインターネットもしくはイントラネット等使用可能な環境が設定されていることが本発明の文書登録システムの前提条件である。
【００１３】
４は、複合機、文書管理システム、ユーザＰＣ環境を有機的に結合するネットワークまたはインターネットを示す。
【００１４】
５は、本発明の特徴である文書格納システムにおける電子メールによるＵＲＬ通知の電子メール処理をおこなうメールサーバを意味する。
【００１５】
図２は本実施例図１の１３コントローラで動作するソフトウェアの構成図である。ＢＩＯＳおよび基本は、複合機の構成要素である各ハードウェア（スキャナ、プリンタＦＡＸ等）の動作制御を行う。またネットワーク上の通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰを使って行われ、基本ソフトによってそのプロトコルのハンドリングが行われる。アプリケーションは、本発明で言えば文書格納アプリケーションを意味し、文書アプリケーションは文書管理システムとの通信、文書の格納等の機能や、本発明の特徴であるＷｅｂサービスへのアクセス、および操作パネルへの各種情報表示や操作パネルからの入力を受け付ける。図２に示すソフトウェア構成をコントローラに備える複合機では、本発明で提案する文書格納アプリケーションのほかにも、基本ソフト部とのデータ通信が可能なアプリケーションは動作可能である。
【００１６】
図３は文書格納アプリケーションによる文書管理システムへ文書を送信する際の宛先を作成する処理のフローチャートである。
【００１７】
図４は、本実施例の複合機の文書とスキャンジョブ送信の処理フローである流れ図を示す。
【００１８】
図５は、本実施例での文書登録時の文書格納アプリケーションの処理フローである流れ図を示す。
【００１９】
以下に図３に従って、宛先の設定処理について詳細説明を行う。
【００２０】
まず、ステップｓ１０００１において、文書格納アプリケーションの宛先登録機能を開始する。この文書格納アプリケーションの宛先登録機能は、複合機のアプリケーションソフトとして動作するもので文書格納アプリケーションの文書登録処理を行うソフトウェアとは、独立したソフトウェアとして構成され実行されるものである。つまり、文書格納アプリケーションには、この宛先登録を処理するソフトウェアと、複合機から送信されてきた文書を文書  格納アプリケーションに登録する文書登録ソフトウェアの２つが含まれる。そして、宛先登録を処理するソフトウェアの実行開始方法は、複合機の操作パネル上に表示された文書格納アプリケーションの宛先登録機能のソフトウェアアイコンをユーザが選択し実行することで処理が開始される。複合機側では、宛先登録機能のソフトウェアアイコンを操作画面に表示し、入力待ち状態を保ち、ユーザ操作による入力イベントを判断し、ソフトウェアの実行を開始する。この操作パネルに対するユーザの操作をソフトウェアで判断する処理については、一般的な方法を用いることで実現可能であるため、説明は省略する。この宛先作成スタート時には、宛先登録を処理するソフトウェアはメモリ確保、初期化、宛先ファイルのオープン等の初期設定処理が行われる。
【００２１】
次にステップＳ１０１３では、宛先作成処理が新規作成かそれ以外の設定かを判断する。新規作成の場合処理はステップＳ１００２に進む。それ以外の設定の場合、処理はステップＳ１０１４へ進む。
【００２２】
ステップＳ１０１４では文書登録システム管理者のメールアドレスを設定する。この文書管理システム管理者のメールアドレスは、文書管理システムへの文書の登録エラー時、または、文書登録成功時でスキャンジョブを実行しない場合のメール通知の送信先として使用される。本発明の実施例の説明では、本発明の特徴に特に関係ない機能等は便宜上省略するためステップＳ１０１４の処理は文書登録システム管理者のメールアドレス設定のみに集約している。
【００２３】
次にステップＳ１００２では、宛先登録を処理するソフトウェアが文書管理システムに接続する。接続では、文書格納アプリケーションが予め文書格納アプリケーションからの文書管理システムアクセス用に文書管理システムに登録したユーザの認証によって接続する。文書管理システムは、通常ユーザがＰＣ画面上で行う操作をソフトウェア間で実行できるようＡＰＩ手段を設けているため、そのＡＰＩをとおしてユーザ認証を行い文書管理システムへの接続を行う。
【００２４】
次にステップＳ１００３では、保存先情報をする。これは文書管理システムが持つ記憶手段であるキャビネットおよびフォルダの情報を取得する。本実施例の文書登録システムにおける文書管理システムは、記憶システムをキャビネットとフォルダのツリー構造によって構成する。キャビネット・フォルダ情報取得後、文書格納アプリケーションの宛先登録機能は、取得した情報を操作パネル上に表示し、ユーザ操作による保存先の選択操作を促す。
【００２５】
次にステップＳ１００４では、宛先選択を行う。操作パネル上からユーザ操作によって選択されたキャビネットフォルダ名を宛先ファイルに記述する形式にエンコーディングし内部記憶に一時保存しする。
【００２６】
次のステップＳ１００５では、宛先名称設定を行う。この宛先名称は、文書格納アプリケーションの宛先登録機能で既に登録されている宛先を編集する際の画面表示に使用される。
【００２７】
次にステップＳ１００６では、送信プロトコルを設定する。本実施例では複合機上で、基本ソフトと文書格納アプリケーション間の文書の通信方法と、通信する際に使用するユーザ名、パスワード、ファイルの受け渡しフォルダ等について設定を行う。これは、予めデフォルト設定されている通信方式を設定し、既に登録されているユーザ名、パスワード、ファイルの受け渡し用フォルダと重複設定しないものをプログラムで自動生成することで設定する方法でよい。
【００２８】
次にステップＳ１００７では、宛先作成後複合機に複合機の文書送信機能の宛先として登録され、実際の文書送信時に複合機上の操作パネルに表示される表示名をユーザの入力により設定する。
【００２９】
ステップＳ１００４から、ステップＳ１００７までは、複合機の操作パネル上に必要な入力項目や選択項目を表示し、その画面上でのユーザ操作によって、必要な設定項目の内容が決められる。
【００３０】
次にステップＳ１００８では、上記、保存先、宛先、送信プロトコル、表示名を宛先ファイルに書き込む形式で登録する。言い換えると上記設定内容を宛先ファイルに所定の記述方式で追加することを意味する。宛先ファイルについては、複合機のＨＤ上でアプリケーションが使用可能な記憶領域上に構成された所定のフォルダに保存される。
【００３１】
次に、ステップＳ１００９では、宛先作成終了かどうか判断する。終了しない場合には、処理はステップＳ１００４の操作パネルに文書管理システムのキャビネットフォルダを表示し、ユーザ選択を促す処理が行われた状態にもどり、ステップＳ１００４以降の処理を繰り返すことで、新しい宛先の登録を続行する。
【００３２】
ステップＳ１００９で、宛先作成終了する場合、処理はステップＳ１０１１に進む。
【００３３】
ステップＳ１０１０では、ステップＳ１００８で登録された宛先のみを、複合機に登録するためのアドレスブック形式で別途生成され一時保存する。ここでは、送信プロトコル、表示名設定が実際にアドレスブックの内容に反映される。
【００３４】
次にステップＳ１０１１では、ステップＳ１０１１で生成されたアドレスブックを複合機の文書送信機能の宛先に登録する。
【００３５】
次に、文書登録時の複合機の処理について、図４を参照し説明を行う。
【００３６】
図４を参照する説明では、複合機上の文書登録処理について説明を行う。ステップによっては、文書格納アプリケーションとの連携動作部分があるが、それについては、各ステップで説明する。
【００３７】
また、図４を参照した説明で複合機と称しているのは、厳密には、複合機のコントローラ上で実現される基本ソフトウェアが、通常のソフトウェア処理として行なわれる、ＣＰＵでの演算、メモリへのデータ一時記憶、ＨＤへのデータ保存、アプリケーションとのデータ送受信、ネットワークを介した通信先とのデータ送受信などを処理することを意味する。
【００３８】
まず、ステップＳ２００１で、複合機上の処理がスタートする。基本的には電源投入によって、各種初期化処理を経たのち、複合機全体の操作が可能な状態になることを示す。複合機上のアプリケーションとして動作する文書格納アプリケーションも初期化され実行可能な状態になる。
【００３９】
次にステップＳ２００２では、起動された複合機が処理を受け付ける状態になることを示す。これは複合機の基本機能であるプリンタ、ＦＡＸ、コピー、スキャンの処理入力待ちであること示す。コピー、スキャンについては、操作パネルで選択画面を表示し、ユーザから所望の機能の実行命令を受け付ける。ＦＡＸはＦＡＸ回線によるＦＡＸ受信可能状態を保持する。プリンタもユーザＰＣ環境やネットワーク上のプリントサーバからの印刷命令を受け付ける状態であることを示す。このステップＳ２００２では、各機能実行の命令を待つ状態を保持するとともに、複合機の電源ＯＦＦ等も受け付け、何らかの命令があった場合に、処理は次のステップへ進む。
【００４０】
次に、ステップＳ２００３で、複合機を終了するかどうかの判断を行う。これは複合機という機器であるため電源ＯＦＦ等のユーザ操作によって終了処理を実行し、終了の場合、処理はＳ２００４へ進み終了する。特に複合機を終了しない場合は、処理はステップＳ２００５へ進む。
【００４１】
ステップＳ２００５では、ステップＳ２００２で入力された命令が本発明の特徴であるスキャン処理かどうか判断する。つまり、複合機の操作パネル上で、ユーザによってスキャン機能が選択されたかどうかの判断を行う。
【００４２】
ステップＳ２００５で、スキャン処理ではなかった場合には、次にステップＳ２００６へ処理は進む。
【００４３】
ステップ２００６では、命令のあったそれぞれの処理を実行し、再度ステップＳ２００２へ戻り次の処理待ち状態となる。
【００４４】
本発明は、複合機でスキャンされた文書を文書格納アプリケーションを経て文書管理システムに登録する処理に関するものなので、以降のステップＳ２００７から、その特徴に関する説明を行う。
【００４５】
ステップＳ２００７では、複合機の操作パネル上にスキャン文書を送付するための宛先一覧を表示する。この宛先は、文書格納アプリケーションによってステップＳ１０１１で登録されたものや、もしくは機器上で直接登録されたものが、操作パネル上に表示される。ステップＳ１００７で表示名を設定しているのは、この宛先一覧表示時に、他の宛先と区別したユニークな宛先の表示名を複合機上に表示ささることで、ユーザの操作性を向上させる目的で実行している機能である。
【００４６】
本発明では、便宜上、宛先として文書格納アプリケーションからステップＳ１００７で登録されたもののみが機器操作パネルに表示されるものとして説明を進める。
【００４７】
次に、ステップＳ２００８では、宛先選択を行う。これは機器操作パネルに表示された宛先一覧に対してユーザが選択操作を行うことによって実行される。
【００４８】
次に、ステップＳ２００９では、ＵＲＬ通知指定が行なわれる。これも複合機の操作パネル上に機能名を表示し、ユーザ操作によって機能実行が指定された場合、内部のプログラム処理として、ＵＲＬ通知を行なうことを一時記憶する。
【００４９】
次にステップＳ２０１０でＵＲＬ通知機能が指定されたかどうかの判断を行なう。ステップＳ２００９で説明した一時記憶を判断し、ＵＲＬ通知機能を実行する場合には、処理はステップＳ２０１１に進む。ＵＲＬ通知機能を実行しない場合には、処理はステップＳ２０１６へ進む。
【００５０】
ステップＳ２０１１では、ステップＳ２００８で選択された宛先情報を複合機の基本ソフト部から文書格納アプリケーションに通知する。この通知を受けた文書格納アプリケーションは、ステップ３００２からステップ３０１２までの処理を実行し、複合機へメールアドレス一覧を返す。このメールアドレス一覧はプログラムの一時記憶する際のリスト形式もしくは、所定の配列メモリにメールアドレスデータを保存した形でデータ送受信が行なわれる。とにかくソフトウェア間にデータの受け渡しができる環境であれば、特にその具体的な方法について説明する必要がないことは言うまでもない。
【００５１】
ステップＳ２０１２では、複合機は文書格納アプリケーションから送付されたメールアドレスの一覧を受ける。
【００５２】
次に、ステップＳ２０１３では、文書格納アプリケーションから取得したメールアドレス一覧を複合機の操作パネル上に表示する。
【００５３】
次にステップＳ２０１４では、メールアドレス選択を行なう。これは操作パネル上でユーザが選択したメールアドレスを選択されたものだけ、一時記憶に保持する処理である。
【００５４】
次にステップＳ２０１５では、Ｓ２００９でのＵＲＬ通知機能指定とＳ２０１４で選択されたメールアドレスの内容をもってスキャンジョブファイルを作成する。このスキャンジョブファイルがセクションおよびプロパティ・データ形式等で記述されるなど、文書格納アプリケーション側で解釈できる形態で記述されていればよい。
【００５５】
上記、ステップＳ２０１１からステップＳ２０１５までの処理が、本発明の特徴の一つであるスキャンジョブに関する処理であり、複合機上でＵＲＬ通知機能が指定された場合にのみ実行される。
【００５６】
次に、ステップＳ２０１６でスキャンが実行される。ユーザが原稿台もしくはフィーダ装置に実際によみとる紙原稿を置き、複合機の装置が持つスタートボタンがユーザに押下されることで、実際の紙原稿の読取を画像データの生成を行う。このスキャン処理によって生成された画像データは、ステップＳ２００５の判断で、処理がスキャン処理であることを複合機が認識していることから、スキャン後送信される文書として扱われる。
【００５７】
次に、ステップＳ２０１７でスキャンされた文書が文書格納アプリケーションに送付される。送付処理は、ステップＳ１０１１で複合機に登録されたアドレスブックの送信プロトコル設定に従って実行される。
【００５８】
次に、ステップＳ２０１８で、ＵＲＬ通知機能が指定されているかどうかの判断を行なう。指定されていた場合処理はステップＳ２０１９へ進む。指定されていない場合、処理はステップＳ２００２へ戻る。
【００５９】
ステップＳ２０１９では、ステップＳ２０１５で作成されたスキャンジョブを送信プロトコル設定に従って文書格納アプリケーションに送付する。
【００６０】
以上、図４を参照した説明によって、ＵＲＬ通知機能を指定した場合の文書登録では、複合機からが文書とスキャンジョブが文書格納アプリケーションに送付されることがわかる。また、スキャンジョブを作成するための処理もＵＲＬ通知機能が指定された場合も行なわれることがわかる。
【００６１】
次に、図５を参照し、文書格納アプリケーション側の文書登録処理について説明する。
【００６２】
まず、ステップＳ３００１で文書格納アプリケーションの登録処理がスタートする。
【００６３】
具体的には、図３の説明時に述べた文書格納アプリケーションの文書登録処理を行うソフトウェアが複合機起動ご更に基本ソフトから起動され、その際にソフトウェアの基本的な初期設定処理が実行される。
【００６４】
次に、ステップＳ３００２では、文書格納アプリケーションは、終了、もしくは、複合機からの文書入力、または複合機から宛先通知の処理待ちの状態となる。処理の入力が合った場合に次のステップへ処理が進む。
【００６５】
次にステップＳ３００３では、Ｓ３００２で終了処理が指定されたかどうかの判断を行う。終了する場合、複合機の機器および基本ソフトの終了処理に連動し、処理がステップ文書格納アプリケーションも終了命令を受けることでソフトウェアの終了処理を行い、ステップＳ３００４で終了する。
【００６６】
終了しない場合、処理は、ステップＳ３００５へ進む。
【００６７】
ステップＳ３００５では、ステップＳ３００２で入力のあった処理で終以外の処理、つまり複合機からの文書入力か、宛先通知かを判断する。文書入力の場合、文書格納アプリケーションは複合機から送信プロトコルに従って送信されてきた文書またはスキャンジョブを受信し、ステップＳ３０１３以降の文書登録処理へ進む。
【００６８】
ステップＳ３００５で、宛先通知があった場合、文書格納アプリケーションは、最終的に複合機へメールアドレス一覧を送信するためのステップＳ３００８からの処理に進む。複合機が宛先通知を文書格納アプリケーションに送付する処理については、図４の説明で述べた通りである。
【００６９】
ここからの説明では、ステップＳ３００６からステップＳ３０１２まで、複合機からの宛先通知に対し、メールアドレス一覧を複合機に返すまでの処理について、流れ図に従って詳細に説明する。
【００７０】
ステップＳ３００６では、宛先通知による宛先情報を文書格納アプリケーション側で受信し、宛先情報を一時記憶に保持する。宛先情報とは、複合機の文書送信処理上のステップＳ２００８で選択された宛先情報が示されることを意味する。文書格納アプリケーションでは、複合機に登録したアドレスブックの宛先と文書管理システムの保存先を対応付け、宛先ファイルとして保存しているため、その宛先ファイルから宛先情報を検索することで、文書管理システムの保存先情報をさらに取得し、一時記憶に保持する。
【００７１】
次にステップＳ３００７では、文書管理システムへ接続する。文書格納アプリケーションと文書管理システムの接続については図３の詳細説明で述べたとおりである。
【００７２】
次にステップＳ３００８では、ステップＳ３００６で一時記憶に保持している文書管理システムの保存先であるキャビネットの指定する。これは、文書管理システムの指定したキャビネットに対してユーザ情報取得等の処理をアクセス可能にするソフトウェア上の手続きを意味する。
【００７３】
次に、ステップＳ３００９では、Ｓ３００８で指定したキャビネットに登録してあるユーザ情報を取得する。ユーザ情報は、文書管理システムのアクセスをユーザ認証設定するために登録されている情報であり、ユーザ情報にはユーザ名、パスワード、そのユーザのメールアドレス一つのオブジェクトとして登録されている。
【００７４】
次に、ステップＳ３０１０で、文書格納アプリケーションから文書管理システムへの接続を解除する。
【００７５】
次に、ステップＳ３０１１で、文書管理システムから取得したユーザ情報から、メールアドレスに関する情報のみ抽出し、リスト化することで、一時記憶に保持する。
【００７６】
次に、ステップＳ３０１２では、Ｓ３０１１で作成したメールアドレスリストを複合機に送付する。
【００７７】
このステップＳ３００３からＳ３０１２にかけての処理は、複合機からの宛先通知を基点に処理されるものなので、ステップＳ３０１２で文書格納アプリケーションがメールアドレスリストを複合機に送付する時、複合機側では、メールアドレス一覧情報が送付されてくるものとして受信体制をとっていることはいうまでもなく、それがステップＳ２０１２である。
【００７８】
ステップＳ３０１２の後、処理はサイロＳ３００２へ戻り、処理入力待ちとなる。
【００７９】
以上説明してきたＳ３００２からＳ３０１２までの文書格納アプリケーションの処理によって、文書登録処理とは別のプロセスとして複合機側でスキャンジョブを構成するためのメールアドレス情報複合機に返す処理が実現できる。
【００８０】
次に、ステップＳ３００５からの文書登録処理について説明する。
【００８１】
ステップＳ３００５では、処理が宛先通知か、文書登録かを判断する。この判断で処理が文書登録だった場合、処理はステップＳ３００６に進む。文書格納アプリケーションでは、複合機との文書送信のため通信プロトコル設定を行っていることは前述の通りである。この送信プロトコルでは、複合機と文書格納アプリケーションとで文書やスキャンジョブのデータ受け渡しを行なうフォルダが設定されているため、文書格納アプリケーションはそのフォルダを監視している。そしてそのフォルダに複合機から文書の書き込みがあった場合、それを文書登録処理開始と判断する。
【００８２】
次にステップＳ３０１３では、宛先の読込みを行う。ステップＳ３０１２に説明で、送信プロトコルに設定されたフォルダの処理について説明したが、図３でも説明したように文書格納アプリケーションの宛先作成機能によって宛先は複数設定できるため、その宛先ごとにフォルダを構成する。このステップＳ３０１３では、文書格納アプリケーションは、複合機から文書が入力されたフォルダ情報を宛先ファイルの送信プロトコル設定で参照し、それに対応した文書管理システムの文書保存先を宛先として読み込む。
【００８３】
次に、ステップＳ３０１４では、複合機から送付された文書を文書格納アプリケーションに読み込む。
【００８４】
次に、ステップＳ３０１５では、文書管理システムへ接続する。文書格納アプリケーションから文書管理システムへの接続については前述と同様である。
【００８５】
次に、ステップＳ３０１６では、接続した文書管理システムで、さらに、ステップＳ３０１３で読み込んだ保存先を指定する。保存先には文書管理システムのキャビネットフォルダが設定されているため、このステップで、文書を登録する具体的なキャビネットフォルダを指定することになる。
【００８６】
次にステップＳ３０１７では、ステップＳ３０１６で指定したキャビネットフォルダへステップＳ３０１４で読み込んだ文書を登録する。
【００８７】
次にステップＳ３０１８で、文書管理システムから文書登録処理の終了通知を取得する。文書格納アプリケーションは、文書管理システムに対し文書管理システムの提供するＡＰＩ手段を介して文書登録処理等を実行するため、その処理結果を取得することを意味する。
【００８８】
次に、ステップＳ３０１９では、文書管理システムから取得した終了通知を判断する。文書登録処理がエラーの場合、処理はステップＳ３０２３へ進み、エラー通知のための電子メール本文を作成する。文書登録処理が正常終了の場合、処理はステップＳ３０２０に進む。
【００８９】
ステップＳ３０２０では、複合機から文書とともにスキャンジョブが送付されてきたか確認し、スキャンジョブが送付されていた場合、さらにそのスキャンジョブの内容を読みだし、内容に間違いがないか確認の上スキャンジョブ実行の要否を判断する。スキャンジョブが送信されていなかった場合、もしくは、スキャンジョブの内容に誤りがあった場合には、処理はステップＳ３０２３に進み、文書登録が正常終了したことを通知するための電子メール本文を作成する。ステップＳ３０２０の判断がスキャンジョブありで、スキャンジョブの内容に誤りがない場合、処理はステップＳ３０２１に進む。
【００９０】
ステップＳ３０２１では、文書管理システムから登録した文書の文書ＩＤを取得する。これも文書管理システムの提供するＡＰＩ手段を介して処理を行う。この文書ＩＤは文書管理システムのＷｅｂアプリケーションが文書を特定するプロパティ情報である。言い換えれば、文書ＩＤと文書管理システムの持つＷｅｂアプリケーションの実行ファイルとでＵＲＬを構成し、そのＵＲＬをブラウザから指定することで、Ｗｅｂブラウザ上で文書を閲覧可能にするのが文書ＩＤである。文書ＩＤとＷｅｂアプリケーションの実行ファイルとで構成されるＵＲＬ例を以下に示す。
【００９１】
ＵＲＬ例  ：  ｈｔｔｐ：／／＊＊＊．＊＊＊．＊＊＊．＊＊＊／ｉＷ／Ｗｅｂａｐｐｌｉ．ｅｘｅ  文書ＩＤ
この「＊＊＊．＊＊＊．＊＊＊．＊＊＊」はＷｅｂアプリケーションの存在するＷｅｂサーバのインターネット上のネットワークアドレスを示すが、これは、ＵＲＬを指定する際の一般的な記述なため詳細説明を省略する。「／ｉＷ／Ｗｅｂａｐｐｌｉ．ｅｘｅ」は文書管理システムのＷｅｂアプリケーションの実行ファイルを意味する。
【００９２】
文書ＩＤはＷｅｂアプリケーションが文書ＩＤを解釈できる形態であればよい。
【００９３】
上記ＵＲＬがユーザＰＣのＷｅｂブラウザで指定された場合、Ｗｅｂアプリケーションは、Ｗｅｂブラウザ上にユーザ認証画面を表示し、認証された場合に、文書管理サーバーから文書の表示データをロードしＷｅｂブラウザ上に文書を表示する。
【００９４】
次に、ステップＳ３０２２では、文書管理システムとの接続を解除する。この時点で文書登録処理における文書格納アプリケーションと文書管理システムの通信が終了することを意味する。
【００９５】
次にステップＳ３０２３では電子メール本文を作成する。そのＳ３０２３は説明の便宜上一つの処理ブロックとして表記しているが、ステップＳ３０１９から処理がＳ３０２３にきた場合には、エラー通知のメール本文を作成し、Ｓ３０２０から処理はＳ３０２３にきた場合は、文書登録成功通知のめ‐ル本文を作成し、さらにステップＳ３０２２から処理がＳ３０２３にきた場合は、Ｓ３０２１説明したＵＲＬを表記しかつ文書登録が成功したことをユーザに通知するメール本文を作成する。ステップＳ３０２２から処理が来た場合にはスキャンジョブに指定されたメールアドレスをメールの送信先に指定する。Ｓ３０１９／Ｓ３０２０から処理はＳ３０２３にきた場合は、文書格納アプリケーションの宛先作成機能ステップＳ１０１４で設定された文書登録システム管理者のメールアドレスをメールの送信先に指定する。
【００９６】
次にステップＳ３０２４で、ステップＳ３０２３で作成した電子メールを送信する。電子メール送信にあたっては、メールサーバがネットワーク内外へのメールの配送を処理する。
【００９７】
以上、ステップＳ３０２０からＳ３０２４までの処理は、本発明の特徴である文書格納アプリケーションによるスキャンジョブの実行処理を示すものである。
【００９８】
以上のように、本実施形態の文書登録システムは、スキャナ、ＦＡＸ、プリンタ、コピー、ネットワーク送信機能をあわせ持つ複合機において、スキャン機能で読み取った文書を複合機の持つネットワーク機能によって文書管理システムへ文書を登録する文書登録システムに関するもので、複合機には機器内部の処理や操作パネル表示等を制御するソフトウェアが動作するための基本ソフトとアプリケーションソフト実行環境が備わっており、複合機上にインストールされた文書格納アプリケーションが文書管理システムへの文書登録を行う文書登録システムである。
【００９９】
そして、本文書登録システムにおける文書管理システムは、文書や文書に関するデータ、またはユーザ情報を実際に保存する管理サーバと、管理サーバにユーザ認証によって接続し、文書や情報を検索・閲覧する文書管理クライアント、さらに、文書管理クライアントの文書の検索閲覧機能と同様の機能を備え、さらに本発明の特徴であるＵＲＬ通知に関して、ＵＲＬ通知後、ユーザＰＣによってそのＵＲＬが指定された場合に、ネットワークを介して文書を表示するＷＥＢアプリケーションを備える。また、文書管理システムはＡＰＩ手段を備え、他のソフトウェアと同一ＰＣ上またはネットワークを介してデータ送受信や命令の実行を行うＡＰＩ手段を備える。
【０１００】
また、この文書登録システムにおいて、文書登録時に、複合機から文書格納アプリケーションへは、複合機内部の基本ソフトとアプリケーションソフトとの情報通信手段によって、登録する文書とスキャンジョブが送信される。この送信ステップ後、文書格納アプリケーションは文書をネットワークによる通信手段と文書管理システムの持つＡＰＩ手段により文書管理システムにユーザ認証することで接続し、保存先を選択後、文書を登録する。またスキャンジョブに記述されたジョブ（文書格納アプリケーションが処理可能な機能）を実行する。
【０１０１】
この文書登録時、複合機は、そのスキャンジョブとして、文書格納アプリケーションによるＵＲＬ通知機能を指定する。これは複合機の操作画面上で、ＵＲＬ通知機能と、またＵＲＬ通知先となる任意のメールアドレスが選択され、その内容をスキャンジョブファイルに記述し、文書と共に文書格納アプリケーションに送信する。
【０１０２】
文書格納アプリケーションでは、宛先作成機能部と文書登録プロセスを備える。文書登録は、宛先作成機能が作成した宛先情報に従って処理されるため、文書格納アプリケーションは、文書登録処理の運用を始める前に、予め、宛先作成機能によって宛先を作成する。その宛先では、複合機から文書格納システムへの文書の送信プロトコル、文書管理システムへの文書の保存先、宛先名、複合機上に表示される表示名が関連付けされて宛先ファイルとして保持される。また宛先作成機能では、通常処理の結果通知を行なうために、文書登録システム管理者のメールアドレス設定も保持する。宛先ファイルにおける、複合機と文書格納アプリケーションとの文書の送信プロトコルと表示名はさらにアドレスブックという形態で宛先ファイルから分割され、保持される。このアドレスブックは複合機の文書送信機能の宛先として複合機内に登録される。この手順によって、宛先が構築されたあと、文書格納アプリケーションの文書登録処理によって、文書登録が実行可能となる。その文書登録プロセスでは、複合機上で宛先を選択し文書送信を実行することで、まず複合機は複合機に登録された宛先の送信プロトコルに従い、文書格納アプリケーションへ文書やスキャンジョブの送信を行う。さらに文書格納アプリケーションは宛先に記録された文書管理システムへの保存先を読み出し、その保存先に文書を保存する処理を行う。この文書格納アプリケーションにおける文書登録プロセス時に、複合機から文書格納アプリケーションへ文書とスキャンジョブが送信されてきた場合、文書格納アプリケーションでは、文書管理システムへの文書登録後に、スキャンジョブを実行する。つまり、スキャンジョブにＵＲＬ通知機能の指定があった場合に、文書格納アプリケーションは、文書管理システムへ登録した文書固有のＩＤを文書管理システムから取得し、Ｗｅｂブラウザからインターネットを介し文書管理システム内の文書を閲覧するためのＷｅｂアプリケーションの実行指示と文書ＩＤを組み合わせたＵＲＬ形式の文字列を電子メール本文に記述し、電子メールを送信する処理を行う。
【０１０３】
また、スキャンジョブに指定するメールアドレスの選択に際しては、まず、文書管理システムでは、文書システムを利用するユーザを登録する。ユーザには、ユーザ名、パスワード、メールアドレスが設定され、さらにユーザごとにアクセス権限が指定されている。このアクセス権限とは、例えば、文書管理システムにおける文書の保存形態をキャビネット／フォルダ形式で行っているような文書管理システムで、ユーザ毎にアクセス可能なキャビネットやフォルダが指定されていることを意味する。
【０１０４】
複合機から文書格納アプリケーションに文書とともに送付するスキャンジョブに指定される内容として、ＵＲＬ通知機能実行の有無と、ＵＲＬ通知機能を実行する際のメール送信先となるメールアドレスが記述される。その際、複合機でのスキャンジョブへのメールアドレスの指定方法としては、操作パネル上に文書送信先となる宛先を表示し、ユーザ操作による選択を促す。複合機では、ユーザが宛先を選択したら、次にＵＲＬ通知を行うかどうかユーザに選択を促す画面を操作パネルに表示する。ＵＲＬ通知が選択さらた場合、ＵＲＬ通知を実行することをスキャンジョブに記録し、さらに、宛先を文書格納アプリケーションに通知する。文書格納アプリケーションは、宛先に設定された文書管理システムの文書保存先情報を読み出し、文書管理システムから文書保存先にアクセス権のあるユーザ情報を取得し、さらにそのユーザ情報からメールアドレスを抽出し、複合機に返す。複合機では、文書格納アプリケーションから受けたメールアドレスを操作パネル上に一覧表示し、ユーザにＵＲＬ通知を行うためのメールアドレス選択操作を促し、操作結果を受け付ける。ユーザの操作によって選択されたメールアドレスをスキャンジョブに記録していく。最終的に、複合機は、スキャン実行によって文書を読み取り、その読み取った文書と上記処理によって作成したスキャンジョブを文書格納アプリケーションに送信する。
【０１０５】
上記処理によって、文書登録時に任意のメールアドレスにＵＲＬ通知を行い、スキャンジョブを構成する。
【図面の簡単な説明】
【０１０６】
【図１】本実施例の構成を示すブロック図。
【図２】本実施例の文書格納アプリケーション用ＰＣ上で動作するソフトウェアの構成図。
【図３】本実施例の文書格納アプリケーションでの宛先作成の処理フロー。
【図４】本実施例の複合機の文書とスキャンジョブ送信の処理フロー。
【図５】本実施例の文書登録時の文書格納アプリケーションの処理フロー。
【符号の説明】
【０１０７】
１  複合機
１１  スキャナ
１２  操作パネル
１３  コントローラ
１４  プリンタ
１５  ＦＡＸ
１６  ハードディスク
２  文書管理システム用ＰＣ
３  他のＰＣ
３１  Ｗｅｂブラウザ
４  ネットワーク
５  メールサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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