(57)【要約】【課題】  印刷する機密文書が第三者の手に渡らないように機密管理できる画像形成装置を提供する。【解決手段】  端末からデータを受信して紙面に印刷する画像形成装置１は、ユーザが文字を入力できるパネル８を備え、端末２〜７から機密文書のデータを受信したときは、パネル８にパスワードが入力されてから文書を印刷し、機密文書のデータを受信してから設定した印刷許可時間が経過するまではパスワードの入力を受け付けない。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末からデータを受信して紙面に印刷する画像形成装置であって、
前記画像形成装置は、ユーザが文字を入力できるパネルを備え、
前記端末から機密文書のデータを受信したときは、前記パネルにパスワードが入力されてから文書を印刷し、
前記機密文書のデータを受信してから設定した印刷許可時間が経過するまではパスワードの入力を受け付けないことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記印刷許可時間の経過後、設定したパスワード受付時間が経過するまでにパスワードが入力されないとき、当該機密文書のデータを削除して、当該機密文書のデータを削除したことを表示することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
機密文書のデータを受信してからパスワードが入力されるまでの時間を計測して蓄積し、蓄積した時間を基に前記印刷許可時間を設定することを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
ユーザが前記印刷許可時間を設定できる入力手段を備えることを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記端末が無線接続されており、機密文書のデータを受信した際の電波強度に応じて前記印刷許可時間を設定することを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
【請求項６】
受信した機密文書のデータおよび先に受信した印刷すべきデータの容量に応じて前記印刷許可時間を延長することを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項７】
同一のユーザから複数の機密文書のデータを受信した場合、先に受信した機密文書のデータの前記印刷許可時間を、最後に受信した機密文書のデータの前記印刷許可時間と同時に満了するように延長することを特徴とする請求項１から６のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項８】
印刷不能なエラー状態になった場合、前記印刷許可時間のカウントを停止し、エラー状態が解除されたときに前記印刷許可時間のカウントを再開することを特徴とする請求項１から７のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項９】
ユーザが前記印刷許可時間を延長可能な延長手段を有することを特徴とする請求項１から８のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項１０】
誤ったパスワードが入力された場合、当該機密文書のデータを削除し、当該機密文書のデータが削除されたことを表示することを特徴とする請求項１から１０のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項１１】
印刷が完了した機密文書のデータを削除することを特徴とする請求項１から１１のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項１２】
前記端末からユーザが前記印刷許可時間のカウントを停止可能な停止手段を有することを特徴とする請求項１から１１のいずれかに記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷文書の機密管理を行う画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
パソコンなどの端末が接続されたネットワークに接続され、端末から文書のデータを受信して、電子写真方式や静電記録方式により印刷する画像形成装置において、印刷を指示したユーザ以外の第三者に印刷した文書が持ち去られたり、印刷した文書が盗み見られることのないように機密管理をする必要がある場合がある。
【０００３】
特許文献１には、機密文書のデータにパスワードを設定し、パスワードが入力されなければ機密文書を印刷しない文書管理システムが記載されている。
【特許文献１】特開２００３−３１６５５２号公報
【０００４】
しかしながら、特許文献１の文書管理システムでは、パスワードを盗み出した第三者が、画像形成装置に端末から印刷指示したユーザより先回りしてパスワードを入力することで、機密文書を盗み出すことができる問題がある。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
そこで、前記問題点に鑑みて、本発明は、印刷する機密文書が第三者の手に渡らないように機密管理できる画像形成装置を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
前記課題を解決するために、本発明による画像形成装置は、端末からデータを受信して紙面に印刷する画像形成装置であって、前記画像形成装置は、ユーザが文字を入力できるパネルを備え、前記端末から機密文書のデータを受信したときは、前記パネルにパスワードが入力されてから文書を印刷し、前記機密文書のデータを受信してから設定した印刷許可時間が経過するまではパスワードの入力を受け付けないものとする。
【０００７】
この画像形成装置によれば、印刷を指示したユーザが端末から画像形成装置まで移動するに必要な時間を印刷許可時間として設定しておき、この印刷許可時間が経過するまではパスワードを受け付けないので、第三者が先回りしてパスワードを入力し、文書を印刷することができず、機密文書の漏洩を防止できる。
【０００８】
また、本発明の画像形成装置において、前記印刷許可時間の経過後、設定したパスワード受付時間が経過するまでにパスワードが入力されないとき、当該機密文書のデータを削除して、当該機密文書のデータを削除したことを表示するようにすれば、ユーザは、端末から印刷を指示してから所定の時間内に画像形成装置にパスワードを入力して印刷させる必要があり、第三者に機密文書を持ち出す時間を与えない。
【０００９】
また、本発明の画像形成装置において、機密文書のデータを受信してからパスワードが入力されるまでの時間を計測して蓄積し、蓄積した時間を基に前記印刷許可時間を設定すれば、それぞれの端末から画像形成装置までユーザが実際に移動した時間を基に端末毎に印刷許可時間を最適化するなどして、第三者に機密文書を持ち出す時間を与えない。蓄積する時間は、複数の端末を１グループとしてもよく、端末およびユーザ毎に計測した時間を計測してもよい。
【００１０】
また、本発明の画像形成装置が、ユーザが前記印刷許可時間を設定できる入力手段を備えていれば、ユーザが能動的に前記印刷許可時間を最適化して機密管理ができる。この入力手段は、画像形成装置のパネルのように直接ユーザが操作する装置であっても、ネットワークを介して端末から入力を受け付けるような制御手段であってもよい。
【００１１】
また、本発明の画像形成装置において、前記端末が無線接続されており、機密文書のデータを受信した際の電波強度に応じて前記印刷許可時間を設定すれば、端末が移動しても、記印刷許可時間を端末の位置に応じて適切な長さに設定でき、安全性が高い。
【００１２】
また、本発明の画像形成装置において、受信した機密文書のデータおよび先に受信した印刷すべきデータの容量に応じて前記印刷許可時間を延長すれば、印刷を指示したユーザが他のユーザが画像形成装置を離れるのを待って印刷した文書を取り出したり、機密文書のデータを展開し終えたことを確認してから席を離れたりする場合にも、第三者が介入する危険性を小さくできる。
【００１３】
また、本発明の画像形成装置において、同一のユーザから複数の機密文書のデータを受信した場合、先に受信した機密文書のデータの前記印刷許可時間を、最後に受信した機密文書のデータの前記印刷許可時間と同時に満了するように延長すれば、複数の機密文書を印刷する場合に、１つずつ文書を取りに移動しなくても、第三者に先取りされずに複数の機密文書をまとめて印刷できる。
【００１４】
また、本発明の画像形成装置において、印刷不能なエラー状態になった場合、前記印刷許可時間のカウントを停止し、エラー状態が解除されたときに前記印刷許可時間のカウントを再開すれば、画像形成装置の状況に応じてパスワードを受け付けるタイミングを遅らせるので文書の機密性が保持できる。
【００１５】
また、本発明の画像形成装置において、ユーザが前記印刷許可時間を延長可能な延長手段を有すれば、画像形成装置の周囲に第三者がいる場合などに、文書の印刷を遅らせて機密文書が第三者の目に触れないようにできる。
【００１６】
また、本発明の画像形成装置において、誤ったパスワードが入力された場合、当該機密文書のデータを削除し、当該機密文書のデータが削除されたことを表示するようにすれば、画像形成装置内部に機密文書のデータが残らないので、画像形成装置のメモリから直接データを取り出すこともできなくなり、安全性が高い。
【００１７】
また、本発明の画像形成装置において、印刷が完了した機密文書のデータを削除すれば、画像形成装置内部に印刷した機密文書のデータが残らないので、メモリからデータが盗まれることがない。
【００１８】
また、本発明の画像形成装置において、前記端末からユーザが前記印刷許可時間のカウントを停止可能な停止手段を有すれば、ユーザが機密文書の印刷を指示してから他の作業をした後に当該機密文書を取り出すことができる。
【発明の効果】
【００１９】
以上のように、本発明の画像形成装置は、機密文書のデータを受信してから設定した印刷許可時間はパスワードの入力を受け付けないので、第三者が機密文書を先取りできず、安全性が高い。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
これより、本発明の実施形態について図面を参照しながら説明する。
図１は、本発明の第１実施形態の画像形成装置１の利用形態を示す。この利用形態において画像形成装置１は、ローカルエリアネットワークなどのネットワークに接続され、ネットワーク上のパソコン端末２〜７から文書のデータを受信して紙面に印刷するプリンタ機能に加え、コピー機能やファックス機能をも有する複合プリンタである。画像形成装置１は、図２に示すパネル８を備え、パネル８は、液晶表示装置からなるディスプレイ９と、文字を入力するための複数のキー１０とを有している。
【００２１】
続いて、本実施形態の画像形成装置１の印刷処理動作について説明する。
図３は、画像形成装置１が例えば端末２から機密文書のデータを受信したときの印刷処理動作の流れを示す。画像形成装置１は、機密文書の印刷データを受信したとき、ステップＳ１において、端末２のモニタに、ユーザに対してパスワード（ＰＷ）の設定を要求する表示をさせる。ユーザが端末２にパスワードを入力したら、当該データに対して入力されたパスワードを設定する。そして、ステップＳ２において、当該データの印刷許可時間を設定し、印刷許可時間のカウントを開始する。印刷許可時間の設定方法については後述する。ステップＳ３において、設定した印刷許可時間が経過するのを待ち、ステップＳ４において、図４に示すように、パネル８に当該文書に対して設定したパスワードを入力するように表示し、パネル８にキー１０によってパスワードが入力されるか否かを監視する。パネル８にパスワードが入力されればステップＳ５で当該機密文書を印刷し、ステップＳ６で印刷した機密データを画像形成装置１内部のメモリから削除する。ステップＳ４でパスワードが入力されなければステップＳ７で所定のパスワード（ＰＷ）受付時間が経過した否かを判断し、パスワード受付時間が経過していなければ、ステップＳ４に戻る。ステップＳ７でパスワード受付時間が経過したと判断したときは、ステップＳ８で当該機密文書のデータを画像形成装置１のメモリから削除し、ステップＳ９でパネル８のディスプレイ９に、図５に示すように、当該機密文書のデータが削除されたことを表示し、同時に、端末２の画面にも同様の表示をさせる。
【００２２】
ここで、前記印刷許可時間の設定方法について説明する。画像形成装置１は、内部のメモリに、図６に例示するようなデータを蓄積する。図６のデータは、実際に印刷を行った際に、各端末２〜７でパスワードを設定してからパネル８にパスワードが入力されるまでの時間Ｔｎ（ｎは自然数）を、端末２〜７毎に蓄積して記録したものである。印刷許可時間は、最初は、管理者がパネル８を操作してパスワードで保護された設定モードに移行することでキー１０によって入力して各端末２〜７毎に予め決定しておいた時間に設定される。しかし、過去に３回以上印刷を行った端末２〜７から機密文書のデータを受け取った場合は、画像形成装置１は、各端末２〜７毎に蓄積したＴｎから最大値と最小値を除いた平均値を印刷許可時間に設定する。図６の例では、端末２の次回の印刷における印刷許可時間は、最大値Ｔ３＝３０と最小値Ｔ６＝９とを除いたＴ１，Ｔ２，Ｔ４およびＴ５の平均値（１０＋１５＋１１＋１２）／４＝１２秒に設定される。管理者がいずれかの端末２〜７の初期値を入力し直したときは、メモリの当該端末のデータはクリアされ、再設定から４回目以降の印刷において印刷許可時間が自動的に設定される。
【００２３】
このように、本実施形態の画像形成装置１は、印刷許可時間の間はパスワードの入力を受け付けないので、ユーザが端末２〜７から印刷指示をした際に、画像形成装置１に先回りしてパスワードを入力して機密文書を持ち去ることができない。また、管理者が印刷許可時間の初期値を入力できるので、ネットワークを構築したときや、画像形成装置１や端末２〜７を移設したときに、過去のデータがなくても適当と思われる印刷許可時間を設定することができ、文書の機密性を保つことができる。また、パスワード受付時間の間にパネル８にパスワードが入力されない場合、ユーザが端末２〜７から機密文書の印刷を指示してから何らかの事情で画像形成装置１にすぐに文書を取りに行くことができなくなったことが予想され、ステップＳ８で機密文書のデータを削除することで第三者に機密文書を取り出す余裕を与えない。また、ステップＳ６で画像形成装置１内部のメモリからステップＳ５で印刷したデータを削除するので、第３者がメモリに直接アクセスしてデータを盗み出すこともできない。
【００２４】
図３のステップＳ１において、ユーザに端末２上でパスワードを設定させるのではなく、例えばネットワークへのログインパスワードなど、予めユーザ毎に決められたパスワードを自動的に機密文書のデータに対して設定してもよい。
【００２５】
また、図３のステップＳ１において、ユーザが端末２〜７において、パスワードとともに印刷許可時間を自由に設定できるようにすれば、ユーザの自主管理によって、第三者がパスワードを入力して文書を持ち去ることが可能な時間をより短くしながら、ユーザが画像形成装置１の前で印刷許可時間の経過を待たなければならないような事態をも回避できる。
【００２６】
図６では、端末２〜７毎にパネル８にパスワードが入力されるまでの時間Ｔｎを蓄積しているが、端末２〜７およびネットワークログインＩＤなどで識別したユーザ別に時間Ｔｎを蓄積すれば、ユーザの移動の仕方や歩く速度などに合わせてより適切な印刷許可時間を設定できるようになる。
【００２７】
また、ユーザが端末２〜７において、印刷許可時間のカウントを一時停止させられるインターフェイス（画面上の設定項目）を設ければ、ユーザが他の作業をした後に機密文書を印刷させたりすることも可能であり、ユーザの作業手順に合わせて安全に機密文書の印刷ができる。
【００２８】
また、パネル８または端末２〜７にユーザが何らかの入力をすることで印刷許可時間を延長できるようにすれば、画像形成装置１の周囲に他人がいる場合に、機密文書の印刷を遅らせて、機密文書が他人の目に触れないようにできる。
【００２９】
また、機密データを送信する端末２〜７が無線ＬＡＮでネットワークに接続されている場合、画像形成装置１の近傍に設けた無線ターミナルアダプタが当該端末２〜７からのデータを受信した際の電波の強度に応じて印刷許可時間を設定するようにすれば、端末２〜７が移動しても、端末２〜７の位置に応じた適切な印刷許可時間を設定することができるようになる。
【００３０】
図７は、本発明の第２実施形態の画像形成装置１の機密文書のデータを印刷するときの制御動作の流れを示す。本実施形態は第１実施形態の画像形成装置１にさらなる制御を追加したものである。本実施形態では、画像形成装置１に機密データが送信されたとき、先ずステップＳ１１において画像形成装置１が印刷可能な状態であるか否かを確認し、印刷可能であれば、ステップＳ１でパスワード設定を行う。ステップＳ１１において画像形成装置１が何らかの原因で印刷できないエラー状態である場合は、ステップＳ１２で当該印刷データを送信した端末２〜７の画面にエラー表示をさせる。この場合、ステップＳ１３において、画像形成装置１のエラーが解除されて印刷可能な状態に復帰したことを確認してから、ステップＳ１に進んでパスワードの設定を行う。また、本実施形態では、ステップＳ１においてパスワードを設定したら、ステップＳ１４において当該機密データに対して設定された印刷許可時間を端末２〜７に表示させることでユーザに通知してからステップＳ２で印刷許可時間のカウントを開始する。以降の処理は、第１実施形態の流れと同じである。
【００３１】
本実施形態では、画像形成装置１が紙詰まりなどのトラブルでエラー状態にあるとき、印刷許可時間のカウント開始を遅らせるので、他のユーザがトラブル処理を行っている最中に印刷許可時間が経過してパスワードの入力を要求されることがなく、複数のユーザが順番に機密文書を安全に印刷できる。
【００３２】
図８は、印刷許可時間のカウントを開始した後に、印刷不能なエラー状態になったときに印刷許可時間のカウントを停止する第３実施形態の処理の流れを示す。本実施形態では、ステップＳ３で印刷許可時間が経過していないときは、さらにステップＳ２１において画像形成装置１が印刷可能であるか否かを確認する。ステップＳ２１において画像形成装置１が印刷不能なエラー状態である場合、ステップＳ２２に進んで印刷許可時間のカウントを停止させ、ステップＳ２３において印刷する機密データを送信した端末２にエラー表示をさせ、ステップＳ２４でエラーが解除されるのを待つ。ここでエラーが解除されて画像形成装置１が印刷可能状態に復帰したならば、ステップＳ２５に進んで印刷許可時間のカウントを再開し、ステップＳ３に戻って、印刷許可時間の経過を待つ。印刷許可時間が経過した後の処理は、第１実施形態と同じである。
【００３３】
本実施形態では、パスワードを設定し、印刷許可時間のカウントを開始した後に、画像形成装置１が紙詰まりなどのトラブルによってエラー状態になったとき、印刷許可時間のカウント開始を一時停止するので、他のユーザがトラブル処理を行っている最中に印刷許可時間が経過してパスワードの入力を要求されることがなく、複数のユーザが順番に機密文書を安全に印刷できる。また、ステップＳ２５において、ユーザに印刷許可時間の残り時間を通知してもよく、印刷許可時間を途中からではなく最初からカウントし直すようにしてもよい。
【００３４】
図９は、本発明の第４実施形態の印刷の流れを示す。本実施形態は、第２実施形態同様にステップＳ１４において印刷許可時間を通知する点と、正しくないパスワードが入力されたときの処理が第１実施形態と異なる。本実施形態では、ステップＳ４でパスワードが入力されたとき、ステップＳ３１で誤ったパスワードであったと判断したときは、パスワード受付時間が経過していなくても、即座にステップＳ８に進んで当該機密文書のデータを削除して、ステップＳ９において図１０に示すようにパネル８にデータを削除した旨を表示するとともに端末２にも同様の表示をさせる。
【００３５】
これによって、第３者がパスワードを推測して画像形成装置１のパネル８に入力して機密文書を持ち出そうと企てても、パスワードを入力するチャンスが１度だけであるのでパスワードが一致して文書が印刷される可能性が低い。なお、パスワードの間違いを複数有限回、例えば３回まで認めてもよい。
【００３６】
図１１は、本発明の第５実施形態の印刷の流れを示す。本実施形態は、第２実施形態同様にステップＳ１４において印刷許可時間を通知する点と、ステップＳ３において印刷許可時間が経過するのを待っている間に、端末２〜７のいずれかから次の機密文書の印刷データを受信した場合の処理を加えた点が第１実施形態と異なる。本実施形態ではステップＳ３で印刷許可時間が経過していないと判断された場合、ステップＳ４１において次の機密データを受信したか否かを確認する。次のデータが受信されなければ、ステップＳ３とステップＳ４１とを繰り返して、印刷許可時間の経過を待つ。ステップＳ４１で印刷許可時間が経過する前に、次の機密文書のデータの受信が確認された場合、ステップＳ４２で後で受信した機密文書の印刷処理を開始、つまり、図１１と同じ処理をさらにもう１つ並行して実行する。さらに、ステップＳ４３において、ステップＳ４１で受信を確認したデータの送信者が当該印刷処理の対象となっている先のデータのデータを送信したユーザと同一であるか否かを確認し、両データを送信したユーザが異なる場合、当該印刷処理に関しては、ステップＳ３に戻って印刷許可時間の経過を待つ。しかし、ステップＳ４３において後で受信したデータの送信者が当該印刷処理の対象となっている先のデータを送信したユーザと同一であると判断した場合、当該フローの処理対象であるデータに対して設定された印刷許可時間を後から受信したデータに対して設定した印刷許可時間と同時に満了するように延長、つまり、後から受信したデータに対して設定した印刷許可時間と同じ値に設定し直してからステップＳ３に戻る。延長した印刷許可時間が経過した後の流れは第１実施形態と同じである。
【００３７】
本実施形態では、同じユーザが複数の機密文書を印刷する際に、１つのデータを送信する度に、画像形成装置１の前に移動してパネル８にパスワーを入力しなくても、先に送信したデータを印刷させるためにパスワードを受け付けるパスワード受付時間の開始が、最後に送信したデータのパスワード受付時間に合わせて開始されるので、後のデータを送信する作業中に先のデータの印刷許可時間が経過してしまい、先のデータが印刷できなくなることがない。ユーザの一致は、データを送信する端末が一致しているか否かで判断してもよいし、ネットワークへのログインＩＤで判断してもよく、或いは、画像形成装置１へ印刷データを送信する度にユーザのＩＤを入力させるようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明の第１実施形態の画像形成装置の利用形態を示す概略図。
【図２】図１の画像形成装置のパネルを示す図。
【図３】図１の画像形成装置の印刷処理の流れ図。
【図４】図２のパネルのパスワード受付時間内の表示を示す図。
【図５】図２のパネルのパスワード未入力によるデータ削除時の表示を示す図。
【図６】図１の画像形成装置のメモリに蓄積したデータを例示する表。
【図７】本発明の第２実施形態の画像形成装置の印刷処理の流れ図。
【図８】本発明の第２実施形態の画像形成装置の印刷処理の流れ図。
【図９】本発明の第２実施形態の画像形成装置の印刷処理の流れ図。
【図１０】図９の不正パスワード入力によるデータ削除時のパネルの表示を示す図。
【図１１】本発明の第２実施形態の画像形成装置の印刷処理の流れ図。
【符号の説明】
【００３９】
１  画像形成装置
２〜７  端末
８  パネル
９  ディスプレイ
１０  キー
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
2006289850.tif 000010
【図９】
2006289850.tif 000011
【図１０】
2006289850.tif 000012
【図１１】
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