(57)【要約】【課題】画像データもしくは文書データの登録者による出力意図を登録時に反映できるようにすること。【解決手段】本発明は、画像データもしくは文書データを入力する入力手段と、入力手段で入力した画像データもしくは文書データを識別情報と対応させて記憶するファイルサーバ２と、識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書を生成するキー文書生成部２０とを備える情報処理装置であり、キー文書生成部２０が、ファイルサーバ２から識別情報に対応した画像データもしくは文書データを読み出す際の動作を指定するファンクションコードをコード情報に付加するものである。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データもしくは文書データを入力する入力手段と、
前記入力手段で入力した前記画像データもしくは前記文書データを識別情報と対応させて記憶する記憶手段と、
前記識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書を生成するキー文書生成手段とを備えており、
前記キー文書生成手段は、前記記憶手段から前記識別情報に対応した前記画像データもしくは前記文書データを読み出す際の動作を指定するファンクションコードを前記コード情報に付加する
ことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記キー文書生成手段は、前記キー文書の電子データを生成する
ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
外部の端末からキー文書のデータを受け取って、そのキー文書からコード情報を抽出し、そのコード情報から識別情報を取得する識別情報取得手段と、
前記識別情報取得手段で取得した識別情報に基づき、その識別情報と対応して記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データを抽出するデータ抽出手段と、
前記識別情報取得手段で抽出した前記コード情報に含まれるファンクションコードで指定される動作で前記データ抽出手段にて抽出した前記画像データもしくは前記文書データに対する出力処理を行う出力手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、端末においてアプリケーションソフトウェアで生成された電子データをファイルサーバで格納し、所定の条件に基づき電子データを抽出する情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書を印刷する際に、印刷対象とした印刷画像データを文書識別子と関連付けて文書記憶部に記憶し、印刷画像データにこの文書識別子をコード化した情報をつけて印刷することで文書管理を行う技術が開示されている（例えば、特許文献１、特許文献２参照。）。
【０００３】
この技術をプリントサーバで実現する場合、文書印刷時に印刷対象とした印刷画像データ(印刷条件情報＋PDL：画像描画コマンド)を文書識別子と関連付けて文書記憶部に記憶し、印刷画像データにこの文書識別子をコード化した情報をつけて印刷している。そして、コード化された印刷文書を複合機等のスキャナで読み取った時に、コピーを行うのではなくコード化されたデータを解析し、文書識別子を抽出して、その文書識別子と関連付けられた印刷画像データを文書記憶部から読み出して印刷している。
【０００４】
また、特許文献３では、アプリケーションフォーマットデータを文書識別子と関連付けてサーバに記憶し、アプリケーションデータを印刷画像データに変換後、文書識別子を合成して印刷している。そして、文書識別子が付された印刷文書を複合機等のスキャナで読み取った時に、コピーを行うのではなく文書識別子（コード化されている場合は、コードを解釈して）を抽出し、文書識別子と関連付けられたアプリケーションデータをサーバから読み出して、ユーザの指示により、指示された利用者端末(ＰＣ：パーソナルコンピュータ)等に送信するか、スキャンを行った複合機で印刷するようにしている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００１−１０３２００号公報
【特許文献２】特開２００３−１３４３２５号公報
【特許文献３】特開２００３−１３２０８１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来の情報処理装置では、キー文書を複合機のスキャナで読み取り、その読み取り結果からアプリケーションデータを文書記憶部から読み出してスキャンを行った複合機で印刷するにあたり、データを登録したユーザの出力意図が反映されていない。例えば、文書登録を行ったユーザが、これをキー文書によって読み出して出力するにあたり、N-up（１枚に複数ページを割り当てた形態）で出力させたい場合や、画質優先モードで出力させたい場合、カラーモードで出力させたい場合など、登録者がどのような条件で出力させたいかを指定したいこともある。従来の技術では、このような登録者の出力意図を反映させることができず、データを読み出す者の都合に任されるという問題が生じている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明はこのような課題を解決するために成されたものである。すなわち、本発明は、画像データもしくは文書データを入力する入力手段と、入力手段で入力した画像データもしくは文書データを識別情報と対応させて記憶する記憶手段と、識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書を生成するキー文書生成手段とを備える情報処理装置であり、キー文書生成手段が、記憶手段から識別情報に対応した画像データもしくは文書データを読み出す際の動作を指定するファンクションコードをコード情報に付加するものである。
【０００８】
また、本発明は、外部の端末からキー文書のデータを受け取って、そのキー文書からコード情報を抽出し、そのコード情報から識別情報を取得する識別情報取得手段と、識別情報取得手段で取得した識別情報に基づき、その識別情報と対応して記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データを抽出するデータ抽出手段と、識別情報取得手段で抽出したコード情報に含まれるファンクションコードで指定される動作でデータ抽出手段にて抽出した画像データもしくは文書データに対する出力処理を行う出力手段とを備える情報処理装置である。
【０００９】
このような本発明では、画像データもしくは文書データと識別情報とを対応付けして記憶手段に記憶しておき、この識別情報を含むコード情報が付与されたキー文書から画像データもしくは文書データを記憶手段から抽出して出力するシステムにおいて、コード情報に画像データもしくは文書データを読み出す際の動作を指定するファンクションコードが含まれているため、画像データもしくは文書データの登録者はこれらのデータを読み出す際の動作を予め指定しておくことができる。
【００１０】
また、画像データもしくは文書データを記憶手段から読み出す際、このファンクションコードによって指定された動作で出力処理を行うため、画像データもしくは文書データの登録者が意図する条件で出力させることができる。
【発明の効果】
【００１１】
したがって、本発明によれば、画像データもしくは文書データを記憶手段に記憶しておくにあたり、登録者の意図する出力条件を登録の段階で反映させることが可能となる。これにより、データを読み出して出力する場合にそのデータの登録者の意図する出力を保証できるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態を図に基づき説明する。図１は、本実施形態に係る情報処理装置を説明する模式図である。すなわち、本実施形態に係る情報処理装置は、利用者端末（ＰＣ：パーソナルコンピュータ等）１においてアプリケーションソフトウェアで生成した第１の電子データ（画像データや文書データ。以下同様。）を格納するファイルサーバ２と、ファイルサーバ２に第１の電子データを格納した際、第１の電子データと対応する識別コードが付与されたキー文書を生成する複合機（ＭＦ）等の出力装置３とを備える構成となっている。ここで、利用者端末１、ファイルサーバ２および出力装置３は所定のネットワークを介して接続されている。
【００１３】
この情報処理装置では、ファイルサーバ２に記憶する電子データとして、アプリケーションソフトウェアに対応したフォーマットから成る第１の電子データのほか、このフォーマットとは異なるフォーマットから成る第２の電子データを記憶できるようになっている。
【００１４】
図１に示す例では、第１の電子データとして文書作成アプリケーションソフトウェアであるＷｏｒｄ（マイクロソフト社商標）のフォーマット（例えば、ファイル名Test.doc）、第２の電子データとしてページオリエンテッドフォーマット（利用者端末での画面表示および出力装置での用紙への印刷出力の両方に適したフォーマットで、例えば、xdw,pdf）を用いている。
【００１５】
ファイルサーバ２においてこのような異なるフォーマットから成る電子データを格納することで、アプリケーション独自のフォーマットが必要な場合と印刷出力で必要なフォーマットとの両方に対応できることになる。つまり、ファイルサーバ２は利用者端末１で編集可能なフォーマットと出力装置３で用紙への印刷出力可能なフォーマットとの両方で電子データを格納すれば、ファイルサーバ２内に各種のアプリケーションソフトウェアをインストールしておかなくても、電子データの用途（編集なのか印刷なのか）によって抽出する電子データを選択して出力できるようになる。
【００１６】
また、ファイルサーバ２で電子データを格納すると、この電子データに対応した識別情報（文書ＩＤ）を含む識別コードを付与し、この識別コード付きに文書（キー文書）をファイルサーバ２のキー文書生成手段（図示せず）で生成している。キー文書は電子データと紙による印刷物とがあり、電子データから成るキー文書は主として利用者端末１に送信され、紙によるキー文書は出力装置３で印刷出力される。
【００１７】
本実施形態では、電子データをファイルサーバ２に登録して、上記のキー文書を生成するにあたり、識別コード内に電子データを読み出す際の動作を指示するためのファンクションコードを埋め込んでおく点に特徴がある。このファンクションコードによって、電子データを読み出す際の出力動作を登録段階で指定しておくことができ、登録者による出力意図を反映させることが可能となる。
【００１８】
ここで、ファンクションコードで指定する出力動作としては、N-upでの出力、画質優先モードや速度優先モードといったで出力モード、カラーや白黒といった印刷モード等が挙げられる。
【００１９】
次に、本実施形態に係る情報処理装置の動作を説明する。
【００２０】
＜登録動作：図１参照＞
（１）利用者端末側
利用者側端末（ＰＣ）１には、アプリケーションソフトウェアで生成された第１の電子データ（例えば、ファイル名Test.doc）をページオリエンテッドフォーマットへ変換する機能を持つ文書登録ツール（ソフトウェア）がインストールされている。
【００２１】
この文書登録ツールを用いて、先ず利用者は登録する文書（アプリケーションソフトウェアのフォーマットから成る電子データ）を選択する。次に、利用者は上記ツールで出力するプリンタ（複合機などの出力装置）の選択および出力モードの選択を行う＜Ｓ１＞。
【００２２】
文書登録ツールは、選択された登録対象の電子データをページオリエンテッドフォーマット（例えば、xdfやpdf）から成る第２の電子データ（例えば、ファイル名Test.xdw）に変換し＜Ｓ２＞する。そして、ユーザ（登録者）は、文書登録ツールのインタフェースを介して、第１の電子データおよび第２の電子データのプリンタ出力に関する情報（プリント情報）を入力し、各データとともにファイルサーバ２へ送信する＜Ｓ３＞。これにより、ユーザは電子データの出力意図を登録時に指定できることになる。
【００２３】
（２）ファイルサーバ側
ファイルサーバ２のキー文書生成部２０は、利用者端末１から送信された第１の電子データおよび第２の電子データならびにプリント出力情報を記憶するとともに、これらと対応する文書識別子と関連付けた記憶を行う＜Ｓ４＞。
【００２４】
また、ファイルサーバ２には、外部から送られてきた電子データを文書識別子と対応させ、この文書識別子を含む識別コードを付加したキー文書を生成するキー文書生成部２０が設けられている。ファイルサーバ２のキー文書生成部２０は、ページオリエンテッドフォーマットデータに文書識別子をコード化したもの（識別コード）を合成（アノテーションなどによる貼り付け）し、識別コード付きページオリエンテッドフォーマットデータ（キー文書：Test2.xdw）を生成する＜Ｓ５＞。この識別コードには、ユーザが登録時に指定したプリント出力情報をファンクションコードとして埋め込んである。
【００２５】
そして、ファイルサーバ２は、識別コード付きページオリエンテッドフォーマットデータ（電子データから成るキー文書：Test2.xdw）を登録依頼した利用者端末（ＰＣ）へ送信するとともに＜Ｓ６ａ＞、必要に応じてプリント出力情報に基づいた印刷画像データに変換し、出力装置２に送信する＜Ｓ６ｂ＞。
【００２６】
＜アクセス方法−その１：図２参照＞
（１）利用者端末
利用者端末（ＰＣ）１には、先に説明した動作でファイルサーバ２に登録した電子データに対するアクセスツール（文書アクセスツール：ソフトウェア）がインストールされている。この文書アクセスツールは単独のアプリケーションでも、他のアプリケーションに機能を追加するプラグイン形式であってもよい。また、利用者端末（ＰＣ）１には、電子データをファイルサーバ２に登録した際、文書識別コード付きページオリエンテッドフォーマットデータ（電子データから成るキー文書：Test2.xdw）が送信されている。
【００２７】
ファイルサーバ２に格納した電子データにアクセスする際には、利用者は、上記文書アクセスツールで所望のキー文書（Test2.xdw）を選択する＜Ｓ１１＞。文書アクセスツールには、読み取ったキー文書のデータからコード情報を抽出し、コード情報から文書識別子を取得する識別情報取得部（図示せず）が設けられており、選択されたキー文書（Test2.xdw）内の識別コードを解釈し、文書識別子を取得する処理を行う＜Ｓ１２＞。
【００２８】
次に、利用者は、文書アクセスツールで編集や配布、印刷などのドキュメント処理内容を指定する＜Ｓ１３＞。その後、文書アクセスツールは、利用者の指定したドキュメント処理内容と先に解析した文書識別子とをファイルサーバ２に送信する＜Ｓ１４＞。
【００２９】
（２）ファイルサーバ側
ファイルサーバ２には、文書識別子に対応する電子データを抽出するデータ抽出部２１が設けられている。ファイルサーバ２のデータ抽出部２１は、利用者端末（ＰＣ）１から送られてきたドキュメント処理内容に応じて、文書識別子に対応したフォーマットから成る電子データを抽出する＜Ｓ１５＞。ここで、ドキュメント処理が編集であれば、編集可能なアプリケーションソフトウェアに対応したフォーマットから成る第１の電子データ（Test.doc）を抽出して利用者端末１に送信する＜Ｓ１６ａ＞。また、ドキュメント処理が印刷であれば、ページオリエンテッドフォーマットデータから成る第２の電子データ（Test.xdw）を抽出し、指定された出力装置３に送信する＜Ｓ１６ｂ＞。また、ドキュメント処理が配信であれば、編集に制限のあるページオリエンテッドフォーマットデータから成る第２の電子データ（Test.xdw）を抽出し、指定されたメールアドレスと対応した別の利用者端末４へ送信する＜Ｓ１６ｃ＞。
【００３０】
ここで、抽出された電子データを出力するにあたり、識別コードに埋め込まれたファンクションコードに基づいて、予め設定された出力処理を行う。例えば、ファンクションコードでN-upでの出力が指定されていればそれに合わせてページのレイアウトを設定し、画質優先モードが指定されていれば印刷出力時の画質モードをそれに合わせ、カラーが指定されていればカラーモードでの印刷出力を行う。このファンクションコードによって、電子データの出力時に、登録ユーザの出力意図を反映させることが可能となる。また、キー文書を用いて電子データを読み出すユーザは、プリント情報の設定を行う手間なく登録ユーザの出力意図に合った印刷出力を得ることが可能となる。
【００３１】
＜アクセス方法−その２：図３参照＞
（１）複合機などの出力装置
キー文書が用紙に印刷出力されたものの場合には、そのキー文書を複合機の入力装置（図示せず）で読み込み＜Ｓ２１＞、出力装置３には、読み取ったキー文書のデータからコード情報を抽出し、コード情報から文書識別子を取得する識別情報取得部（図示せず）が設けられており、読み込んで得た画像データから識別コードを解釈し、文書識別子を取得する＜Ｓ２２＞。次いで、出力装置２のユーザインタフェース（タッチパネル等）によって編集や配布、印刷などのドキュメント処理内容を指定し＜Ｓ２３＞、ファイルサーバ２に送信する＜Ｓ２４＞。
【００３２】
（２）ファイルサーバ
ファイルサーバ２には、文書識別子に対応する電子データを抽出するデータ抽出部２１が設けられている。ファイルサーバ２は、複合機等の出力装置３から送られてきた文書識別子とドキュメント処理内容とに応じて、文書識別子に対応したフォーマットから成る電子データを抽出する＜Ｓ２５＞。ここで、ドキュメント処理が編集であれば、編集可能なアプリケーションソフトウェアに対応したフォーマットから成る第１の電子データ（Test.doc）を抽出して利用者端末１に送信する＜Ｓ２６ａ＞。また、ドキュメント処理が印刷であれば、ページオリエンテッドフォーマットデータから成る第２の電子データ（Test.xdw）を抽出し、指定された出力装置３に送信する＜Ｓ２６ｂ＞。また、ドキュメント処理が配信であれば、編集に制限のあるページオリエンテッドフォーマットデータから成る第２の電子データ（Test.xdw）を抽出し、指定されたメールアドレスと対応した別の利用者端末４へ送信する＜Ｓ２６ｃ＞。
【００３３】
ここで、抽出された電子データを出力するにあたり、識別コードに埋め込まれたファンクションコードに基づいて、予め設定された出力処理を行う。例えば、ファンクションコードでN-upでの出力が指定されていればそれに合わせてページのレイアウトを設定し、画質優先モードが指定されていれば印刷出力時の画質モードをそれに合わせ、カラーが指定されていればカラーモードでの印刷出力を行う。このファンクションコードによって、電子データの出力時に、登録ユーザの出力意図を反映させることが可能となる。また、キー文書を用いて電子データを読み出すユーザは、プリント情報の設定を行う手間なく登録ユーザの出力意図に合った印刷出力を得ることが可能となる。
【００３４】
このような動作によって、ファイルサーバ２は、利用者による電子データの用途に適したフォーマットから成る電子データを抽出して、利用者に提供でき、しかも、電子データを登録する際に指定した条件によって出力させることが可能となる。
【００３５】
なお、電子データを登録する際の出力条件の指定として、この指定した条件の変更を可能にするか否かの指定を行うこともできる。すなわち、変更不可の指定をした場合には、電子データを読み出して出力するユーザは登録時に指定された条件のみで出力でき、変更可能の指定をした場合には、電子データを読み出して出力するユーザは登録時に指定された条件以外でも出力できるようになる。
【００３６】
また、電子データを読み出して出力する際、利用者端末１や出力装置３のディスプレイに登録時の出力条件を表示したり、条件変更可能か否かの旨を表示するようにすれば、電子データを利用するユーザにとって現在の条件設定がどのようなものかを的確に伝えることが可能となる。
【００３７】
また、上記の動作説明では、複合機等の入力装置で紙のキー文書を読み込んだが、利用者端末１にスキャナ等の入力装置が設けられており、この入力装置で紙のキー文書を読み込むようにしてもよい。この場合、利用者端末１のユーザインタフェースによって編集や配布、印刷などのドキュメント処理内容を指定すればよい。
【００３８】
また、上記の動作説明では、アクセス処理を行う際に利用者によって指定されたドキュメント処理内容に応じてファイルサーバ２が利用に適したフォーマットから成る電子データを選択および送信しているが、他の方法で電子データの選択および送信を行ってもよい。
【００３９】
例えば、電子データの登録を行ってキー文書を生成する際、そのキー文書に付与された文書識別コードに予めドキュメント処理内容を埋め込んでおき、アクセス処理の際にキー文書を解釈して、解釈した文書識別コードに埋め込まれたドキュメント処理内容に応じて自動的に利用に適したフォーマットから成る電子データを選択および送信してもよい。
【００４０】
また、他の方法としては、利用者端末（ＰＣ）１から電子データから成るキー文書を選択もしくは紙のキー文書を読み込んでアクセスを行う際には利用者端末（ＰＣ）１で編集可能な第１の電子データを選択および抽出し、複合機等で紙のキー文書を読み込んでアクセスを行う際にはページオリエンテッドフォーマットデータから成る第２の電子データを選択および送信するよう設定しておいてもよい。
【００４１】
以上のように、ファイルサーバ２には、利用者端末１で生成された各アプリケーションソフトウェアのフォーマットに対応した第１の電子データと、印刷出力に対応したフォーマットから成る第２の電子データとを格納しているため、利用者端末１で編集が必要な場合には第１の電子データを抽出して送信し、印刷出力もしくは編集が不要な場合には第２の電子データを抽出して送信すれば良く、ファイルサーバ２や出力装置３にアプリケーションソフトウェアがインストールされていなくても処理要求に対応することが可能となる。
【００４２】
また、上記説明したいずれの例でも、電子データをアプリケーションソフトウェアのフォーマットとページオリエンテッドフォーマットとの両方でファイルサーバ２に格納するシステムを前提としたが、本発明はこれに限定されず、単一のフォーマットでも複数のフォーマットでも、出力条件を登録時に設定し、これをファンクションコードとしてキー文書の識別コードに埋め込むことで、ファイルサーバ２から読み出して出力する際の出力動作を設定できるものであれば適用可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本実施形態の情報処理装置における登録動作を説明する模式図である。
【図２】本実施形態の情報処理装置におけるアクセス動作（その１）を説明する模式図である。
【図３】本実施形態の情報処理装置におけるアクセス動作（その２）を説明する模式図である。
【符号の説明】
【００４４】
１…利用者端末、２…ファイルサーバ、３…出力装置、４…利用者端末、２０…キー文書生成部、２１…データ抽出部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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