(57)【要約】【課題】  できるだけ利用者に手間をかけず、機密性を維持しながらファイルを適切に公開することができるファイル送信装置等を提供する。【解決手段】  送信対象のファイル内に機密キーワードが含まれているか否かを調べ（Ｓ２２５）、送信対象のファイル内に機密キーワードが含まれている場合には認証処理を実行して認証が正しく行われた場合のみ、送信対象のファイルが貼り付けられた閲覧画面を生成する（Ｓ２５７）。一方、送信対象のファイル内に機密キーワードが含まれていない場合には、送信対象のファイルが貼り付けられた閲覧画面を生成する（Ｓ２５７）。このため、ファイルの所有者（又は管理者）は、各ファイルにパスワード等のセキュリティ属性を設定することなく、機密ファイルの機密性を維持させることができる。【選択図】  図７
2006074526.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
指定されたファイルを送信するファイル送信装置において、
公開用のファイルを記憶するファイル記憶手段と、
ネットワークに接続され、外部と通信を行う通信手段と、
前記通信手段を介して外部から要求されたファイルを前記ファイル記憶手段から取り出し、前記ファイルの中の語彙情報に基づいて当該ファイルが機密ファイルであるか否かを判定し、その判定結果に基づいて所定の保全処理を行って前記ファイルを前記通信手段を介して要求元に送信する制御手段と、
を備えることを特徴とするファイル送信装置。
【請求項２】
請求項１に記載のファイル送信装置において、
前記制御手段は、前記判定の結果、前記ファイルが機密ファイルであると判定した場合には、そのファイルを要求元に送信しないこと
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項３】
請求項１又は請求項２に記載のファイル送信装置において、
更に、予め設定された機密キーワードを記憶するキーワード記憶手段を備え、
前記制御手段は、前記判定の際、前記キーワード記憶手段が記憶している前記機密キーワードが前記ファイルの中に存在する場合に前記ファイルを機密ファイルであると判定し、前記キーワード記憶手段が記憶している前記機密キーワードが前記ファイルの中に存在しない場合に前記ファイルを機密ファイルでないと判定すること
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項４】
請求項１又は請求項２に記載のファイル送信装置において、
更に、予め設定された機密キーワードを記憶するキーワード記憶手段を備え、
前記ファイル記憶手段は、前記ファイルに対応づけてそのファイルに含まれるキーワードのいくつかが抽出された文書内キーワード情報も記憶しており、
前記制御手段は、前記判定の際、前記キーワード記憶手段が記憶している前記機密キーワードが前記ファイルに対応する前記文書内キーワード情報の中に存在する場合に前記ファイルを機密ファイルであると判定し、前記キーワード記憶手段が記憶している前記機密キーワードが前記ファイルに対応する前記文書内キーワード情報の中に存在しない場合に前記ファイルを機密ファイルでないと判定すること
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項５】
請求項３又は請求項４に記載のファイル送信装置において、
さらに、前記キーワード記憶手段が記憶する前記機密キーワードと同様のものを利用者から受け付けて前記キーワード記憶手段に記憶させる受付手段を備えること
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項６】
請求項３又は請求項４の何れかに記載のファイル送信装置において、
前記キーワード記憶手段には、さらに、前記各機密キーワードに対応して所定の条件を記憶しており、
前記制御手段は、前記判定の際、前記所定の条件も加味して前記判定を行うこと
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項７】
請求項６に記載のファイル送信装置において、
前記キーワード記憶手段が記憶する前記所定の条件というのは、前記制御手段が前記通信手段を介して前記ファイルを送信する際に使用される前記ネットワークの種別であること
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項８】
請求項７に記載のファイル送信装置において、
前記通信手段の前記ネットワークは、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）とワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）の２種類から構成、又は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）とワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）とワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）上に設けられた仮想私設ネットワーク（ＶＰＮ）の３種類から構成されていること
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項９】
請求項６〜請求項８の何れかに記載のファイル送信装置において、
前記キーワード記憶手段が記憶する前記所定の条件というのは、前記ファイルの内容を表示または印刷したと仮定した場合における前記機密キーワードの出現場所であること
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項１０】
請求項６〜請求項９の何れかに記載のファイル送信装置において、
前記キーワード記憶手段が記憶する前記所定の条件というのは、前記ファイルの内容を表示または印刷したと仮定した場合における前記機密キーワードの色であること
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項１１】
請求項６〜請求項１０の何れかに記載のファイル送信装置において、
前記キーワード記憶手段が記憶する前記所定の条件というのは、前記ファイルの内容を表示または印刷したと仮定した場合における前記機密キーワードの出現回数であること
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項１２】
請求項６〜請求項１１の何れかに記載のファイル送信装置において、
前記キーワード記憶手段が記憶する前記所定の条件というのは、前記ファイルの内容を表示または印刷したと仮定した場合における前記機密キーワードの文字の大きさであること
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項１３】
請求項６〜請求項１２の何れかに記載のファイル送信装置において、
さらに、前記キーワード記憶手段が記憶する前記機密キーワードまたは前記所定の条件の少なくとも一方と同様のものを利用者から受け付けて前記キーワード記憶手段に記憶させる受付手段を備えること
を特徴とするファイル送信装置。
【請求項１４】
請求項１〜請求項１３の何れかに記載のファイル送信装置と、
前記ファイル送信装置と通信を行い、ファイルを取得する要求を行い、前記ファイル送信装置から該当するファイルを取得する端末と、
を備えることを特徴とするファイルネットワークシステム。
【請求項１５】
指定されたファイルを送信するファイル送信装置において、
ネットワークに接続され、外部と通信を行う通信手段と、
前記通信手段を介して外部から要求されたファイルを、公開用のファイルを記憶するファイル記憶装置から前記通信手段を介してから取得し、当該ファイルの中の語彙情報に基づいて当該ファイルが機密ファイルであるか否かを判定し、その判定結果に基づいて所定の保全処理を行って前記ファイルを前記通信手段を介して要求元に送信する制御手段と、
を備えることを特徴とするファイル送信装置。
【請求項１６】
公開用のファイルを記憶するファイル記憶装置と、
請求項１５に記載のファイル送信装置と、
前記ファイル送信装置と通信を行い、ファイルを取得する要求を行い、前記ファイル送信装置から該当するファイルを取得する端末と、
を備えることを特徴とするファイルネットワークシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、記憶しているファイルを出力するファイル送信装置等に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、画像データを送受信するファクシミリ機能、画像データの読み取りを行うスキャナ機能、外部装置からの画像データのプリントアウトを行うプリント機能等を有する複合型の情報処理装置（いわゆる複合機）が実用化されている。そして、このような機能を有する複合機にさらに、入力したデータを蓄積しておき、蓄積しておいたデータを後から出力させることが可能な機能を有する蓄積機能付きの複合機も実用化されている。
【０００３】
しかし、このような蓄積機能付きの複合機では、蓄積したデータを自由に出力可能になっているとセキュリティ上の問題があるため、その問題を解決するための一手法として、例えば特許文献１に記載のような技術が知られている。この技術は、複合機が蓄積している機密ファイル毎にパスワードを設定しておき、パソコンから送信されたパスワードと、パソコンから要求された機密ファイルに設定されているパスワードとが一致したときのみ、パソコンに機密ファイルを送信するものである。
【特許文献１】特開平７−１８４０６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところが、上記技術では、機密ファイル一つ一つに対してパスワードを設定する必要があり、非常に煩雑な操作を要した。このため、パスワードの設定を忘れることにより機密ファイルが誤って広く公開されてしまったり、逆に広く公開したいファイルに誤ってパスワードを設定してしまい広く公開されないといった問題が発生するおそれがある。また、機密ファイル一つ一つに対してパスワードを設定する代わりに、パスワードが設定された所定のディレクトリに機密ファイルを配置する方法も考えられるが、同様の問題は避けられない。
【０００５】
このような問題は複合機に限らず、機密性が高く特定の相手に対してのみ公開したいファイルと、広く公開させたいファイルとを混合して記憶し、端末からの要求にしたがって該当するファイルを送信するファイル送信装置、全てに言えることである。
【０００６】
本発明は上述した問題を解決するためになされたものであり、できるだけ利用者に手間をかけず、機密性を維持しながらファイルを適切に公開することができるファイル送信装置等を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するためになされた請求項１に記載のファイル送信装置は、指定されたファイルを送信するファイル送信装置において、公開用のファイルを記憶するファイル記憶手段と、ネットワークに接続され、外部と通信を行う通信手段と、通信手段を介して外部から要求されたファイルをファイル記憶手段から取り出し、ファイルの中の語彙情報に基づいて当該ファイルが機密ファイルであるか否かを判定し、その判定結果に基づいて所定の保全処理を行ってファイルを通信手段を介して要求元に送信する制御手段と、を備える。なお、ここで言う「保全処理」というのは、例えば、ファイルに対してパスワードをかけたり、著作権保護情報を入れたり、機密情報の部分だけを削除したりする処理である。
【０００８】
このようなファイル送信装置によれば、ファイルの所有者（又は管理者）は、各ファイルにパスワード等のセキュリティ属性を設定することなく、機密ファイルの機密性を維持させることができる。また、各ファイルに対して所有者（又は管理者）が何ら操作することなく、ファイルの送信時にファイルの中の語彙情報に基づいて機密ファイルであるか否かを判定するため、所有者（又は管理者）の操作ミスが発生するおそれがなく、従来のようにパスワードの設定を忘れることにより機密ファイルが誤って広く公開されてしまったり、逆に広く公開したいファイルに誤ってパスワードを設定してしまい広く公開されないといった問題が発生するおそれがなくなる。また、ファイル記憶手段にファイルを記憶させる際に、保全処理のための特別な操作が必要ないことから、迅速に所望の状態でファイルを記憶させることができる。
【０００９】
なお、制御手段は、上記判定の如何によらず、通信手段を介して必ずファイルを送信するようになっていてもよいが、判定の結果、ファイルが機密ファイルであると判定した場合には、そのファイルを要求元に送信しないようになっていてもよい（請求項２）
このように、機密ファイルであると判定したファイルを送信しなければ、最も確実に機密ファイルを守ることができる。
【００１０】
ところで、「ファイルの中の語彙情報に基づいて当該ファイルが機密ファイルであるか否かを判定」するというのは、例えば、予め設定された機密キーワードがファイル内に存在するか否かによって機密ファイルであるか否かを判定するようになっていてもよい。この機密キーワードは、出荷時にファイル送信装置に予め記憶されていてもよいし、利用者が設定できるようになってもよい。つまり、ファイル送信装置は、更に、予め設定された機密キーワードを記憶するキーワード記憶手段を備え、制御手段は、判定の際、キーワード記憶手段が記憶している機密キーワードがファイルの中に存在する場合にファイルを機密ファイルであると判定し、キーワード記憶手段が記憶している機密キーワードがファイルの中に存在しない場合にファイルを機密ファイルでないと判定するようになっているとよい（請求項３）。
【００１１】
このようになっていれば、キーワード記憶手段が記憶する機密キーワードを変更することにより、状況の変化（機密対象でなかったものが機密対象になる等）に対応することができる。また、そのような場合でも個々のファイルの機密属性等を変更する必要がなく、キーワード記憶手段が記憶する機密キーワードを変更するだけで一括して機密ファイルの判定条件を変更することができるため、従来と比較してファイルの所有者（又は管理者）の手間も要しない。なお、出荷時に機密キーワードを記憶手段に記憶させるようにしておけば、ファイル送信装置の利用者が導入後、すぐに本ファイル送信装置の効果を享受することができる。つまり、利用者がセキュリティに関する知識が十分でなくても機密性を維持しながら使用することができる。
【００１２】
また、他には例えば、各ファイルに対応づけてそのファイルに含まれるキーワードを予め抽出しておき、その抽出しておいたキーワードの中に、予め設定された機密キーワードキーワードが含まれているか否かによって機密ファイルであるか否かを判定するようになっていてもよい。つまり、ファイル送信装置は、更に、予め設定された機密キーワードを記憶するキーワード記憶手段を備え、ファイル記憶手段は、ファイルに対応づけてそのファイルに含まれるキーワードのいくつかが抽出された文章内キーワード情報も記憶しており、制御手段は、判定の際、キーワード記憶手段が記憶している機密キーワードがファイルに対応する文章内キーワード情報の中に存在する場合にファイルを機密ファイルであると判定し、キーワード記憶手段が記憶している機密キーワードがファイルに対応する文章内キーワード情報の中に存在しない場合にファイルを機密ファイルでないと判定するようになっていてもよい（請求項４）。なお、ファイル記憶手段が記憶する文章内キーワード情報というのは、例えばファイルがファイル記憶手段に記憶される際に、自動的に、例えばファイル内の文章の構文解析が行われて抽出された名詞等によって構成されるようになっていてもよいし、何らかの辞書を利用してファイル内の文章から抽出された名詞等によって構成されるようになっていてもよい。
【００１３】
このようになっていれば、送信時に該当ファイル内をスキャンする必要がなくなり、ファイル自体の大きさよりも小さい文章内キーワード情報を送信時にスキャンするため、送信時に該当ファイル内をスキャンする場合と比較して早く機密ファイルであるか否かの判定を行うことができる。その結果、レスポンス良く要求元へファイルを送信することができる。
【００１４】
ところで、キーワード記憶手段が記憶する情報はファイルの所有者（又は管理者）によって登録できるようになっているとよい。つまり、ファイル送信装置は、さらに、キーワード記憶手段が記憶する機密キーワードと同様のものを利用者（ファイルの所有者又は管理者）から受け付けてキーワード記憶手段に記憶させる受付手段を備えるようになっているとよい（請求項５）。
【００１５】
このようなファイル送信装置であれば、管理者等が容易にキーワード記憶手段が記憶する機密キーワードと同様のものを追加することができ、即座に機密ファイルか否かの判断条件を変更することができる。
【００１６】
また、キーワード記憶手段には機密キーワードだけが登録されていてもよいが、さらに、各機密キーワードに対応して所定の条件を記憶させておき、制御手段が、判定の際、所定の条件も加味して判定を行うようになっていてもよい（請求項６）。
【００１７】
このようになっていれば、柔軟に機密ファイルであるか否かの判定を行うことができる。
具体的な、キーワード記憶手段が記憶する所定の条件というのは、例えば、制御手段が通信手段を介してファイルを送信する際に使用されるネットワークの種別であるとよい（請求項７）。
【００１８】
一般的に、最も要求度の高いセキュリティコントロールの一つとして、送信先のネットワークの種別によって区別するということが挙げられる。このため、上述したようになっていれば、ファイルを送信する際に使用されるネットワークの種別に応じて、機密ファイルの保全処理の仕方や送信有無等を制御することができる。
【００１９】
なお、通信手段のネットワークは、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）とワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）の２種類から構成、又は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）とワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）とワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）上に設けられた仮想私設ネットワーク（ＶＰＮ）の３種類から構成されているとよい（請求項８）。
【００２０】
このようになっていれば、例えば、ＬＡＮに機密ファイルを送信する場合には保全処理を行うことなくそのまま送信し、ＷＡＮに機密ファイルを送信する場合には保全処理を行って送信するというように、ＬＡＮとＷＡＮとで区別して送信することができる。
【００２１】
また、キーワード記憶手段が記憶する所定の条件というのは、例えば、ファイルの内容を表示または印刷したと仮定した場合における機密キーワードの出現場所であるとよい（請求項９）。ここで言う出現場所というのは、ヘッダー部分、タイトル部分、段落見出し部分、本文部分、フッター部分、著作者記載部分等である。
【００２２】
一般的に、文章内に例えば「社内秘」という機密キーワードが使われていたとしても、それがヘッダー部分で使われている場合と、本文部分で使われている場合とで、意味合いが異なる場合がある。したがって、このように機密キーワードの出現場所の情報も条件に加えて機密ファイルか否かを判断するようになっていれば、より柔軟に機密ファイルであるか否かの判定を行うことができる。
【００２３】
また、キーワード記憶手段が記憶する所定の条件というのは、例えば、ファイルの内容を表示または印刷したと仮定した場合における機密キーワードの色であるとよい（請求項１０）。
【００２４】
一般的に、文章内に例えば「社内秘」という機密キーワードが使われていたとしても、その文字が赤字で使われている場合と、黒字で使われている場合とで社内秘の度合いが異なる場合がある。したがって、このように機密キーワードの色の情報も条件に加えて機密ファイルか否かを判断するようになっていれば、より柔軟に機密ファイルであるか否かの判定を行うことができる。
【００２５】
また、キーワード記憶手段が記憶する所定の条件というのは、例えば、ファイルの内容を表示または印刷したと仮定した場合における機密キーワードの出現回数であるとよい（請求項１１）。
【００２６】
一般的に、文章内に例えば「社内秘」という機密キーワードが使われていたとしても、その機密キーワードが文章内に一度だけ出現する場合と、何度も出現する場合とでは社内秘の度合いが異なる場合がある。したがって、このように機密キーワードの出現回数の情報も条件に加えて機密ファイルか否かを判断するようになっていれば、より柔軟に機密ファイルであるか否かの判定を行うことができる。
【００２７】
また、キーワード記憶手段が記憶する所定の条件というのは、例えば、ファイルの内容を表示または印刷したと仮定した場合における機密キーワードの文字の大きさであるとよい（請求項１２）。
【００２８】
一般的に、文章内に例えば「社内秘」という機密キーワードが使われていたとしても、その機密キーワードが文章内で他の文字と比較して大きな文字で出現する場合と、他の文字と変わらない大きさで出現する場合とでは社内秘の度合いが異なる場合がある。したがって、このように機密キーワードの文字の大きさの情報も条件に加えて機密ファイルか否かを判断するようになっていれば、より柔軟に機密ファイルであるか否かの判定を行うことができる。
【００２９】
ところで、キーワード記憶手段が記憶する情報はファイルの所有者（又は管理者）によって登録できるようになっているとよい。つまり、ファイル送信装置は、さらに、キーワード記憶手段が記憶する機密キーワードまたは所定の条件の少なくとも一方と同様のものを利用者（ファイルの所有者又は管理者）から受け付けてキーワード記憶手段に記憶させる受付手段を備えるようになっているとよい（請求項１３）。
【００３０】
このようなファイル送信装置であれば、管理者等が容易にキーワード記憶手段が記憶する機密キーワード及び所定の条件と同様のものを入力することができ、即座に機密ファイルか否かの判断条件を変更することができる。
【００３１】
なお、ここまではファイル送信装置について言及したが、特に、請求項１４に記載のように、上述したファイル送信装置に加え、ファイル送信装置と通信を行い、ファイルを取得する要求を行い、ファイル送信装置から該当するファイルを取得する端末を組み合わせてファイルネットワークシステムを構成させてもよい。
【００３２】
このようなファイルネットワークシステムを構成させれば、端末の使用者は、上述した様々な効果を享受しながらファイルを閲覧することができる。
また、ファイル送信装置は、公開用のファイルを記憶する記憶手段を有していてもよいが、公開用のファイルを記憶する記憶装置から取得して当該ファイルの中の語彙情報に基づいて当該ファイルが機密ファイルであるか否かを判定し、その判定結果に基づいて所定の保全処理を行って前記ファイルを前記通信手段を介して要求元に送信するようになっていてもよい（請求項１５）。
【００３３】
このようなファイル送信装置であっても、ファイルの所有者（又は管理者）は、各ファイルにパスワード等のセキュリティ属性を設定することなく、機密ファイルの機密性を維持させることができる。また、各ファイルに対して所有者（又は管理者）が何ら操作することなく、ファイルの送信時にファイルの中の語彙情報に基づいて機密ファイルであるか否かを判定するため、所有者（又は管理者）の操作ミスが発生するおそれがなく、従来のようにパスワードの設定を忘れることにより機密ファイルが誤って広く公開されてしまったり、逆に広く公開したいファイルに誤ってパスワードを設定してしまい広く公開されないといった問題が発生するおそれがなくなる。
【００３４】
また、このようなファイル送信装置に加え、公開用のファイルを記憶するファイル記憶装置と、端末（ファイル送信装置と通信を行い、ファイルを取得する要求を行い、ファイル送信装置から該当するファイルを取得するもの）とを組み合わせてファイルネットワークシステムを構成させてもよい（請求項１６）。
【００３５】
このようなファイルネットワークシステムを構成させれば、端末の使用者は、上述した効果を享受しながらファイルを閲覧することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３６】
以下、本発明が適用された実施形態について図面を用いて説明する。尚、本発明の実施の形態は、下記の実施形態に何ら限定されることはなく、本発明の技術的範囲に属する限り種々の形態を採りうる。
【００３７】
図１は、ファイルネットワークシステム１の概略構成を示すブロック図である。ファイルネットワークシステム１は、インターネット７と、インターネット７に接続された複合機１１（特許請求の範囲に記載のファイル送信装置に相当）と、その複合機１１とＬＡＮを介して接続された端末２，３と、インターネット７に接続された端末４，５，６とから構成される。
【００３８】
このうち、端末２，３，４，５，６は、制御機能を有する本体部（図示せず）と、表示機能を有するモニタ（図示せず）と、入力機能を有するキーボード（図示せず）等を備えたパーソナルコンピュータである。なお、端末４，５，６には、ＷＡＮ（ＶＰＮでないＷＡＮ）接続のものと、ＶＰＮ接続のものとがある。
【００３９】
以下、ファイルネットワークシステム１の中心的役割を担う複合機１１を中心に、説明を進めていく。
図２は、複合機１１の概略構成を示すブロック図である。複合機１１は、ＬＡＮ通信部１３，ＷＡＮ通信部１５，ＦＡＸ通信部１７，ＦＡＸ符号部１９，ＦＡＸ復号部２１，ＰＣ通信部２３，記憶媒体アクセス部２５，記録部２７，読取部２９，データ記憶部３１，設定記憶部３３，操作部３５，表示部３７及び制御部３９を備える。
【００４０】
ＬＡＮ通信部１３は、ＬＡＮと接続され、ＬＡＮに接続された他の様々な機器と通信を行う。
ＷＡＮ通信部１５は、ＷＡＮと接続され、ＷＡＮに接続された他の様々な機器と通信を行う。また、ＶＰＮに関わるデータ処理（符号化、複合化）も行う。さらに、ＶＰＮ通信を識別可能な情報を制御部３９へ通知することを行う。
【００４１】
ＦＡＸ通信部１７は、ＰＳＴＮ（公衆交換電話網）と接続され、ＦＡＸ符号部１９から渡された符号化されたデータをＰＳＴＮに接続された他の機器に送信すると共に、ＰＳＴＮに接続された他の機器から送信されたデータをＦＡＸ復号部２１に渡す。
【００４２】
ＦＡＸ符号部１９は、制御部３９から渡されるデータをファクシミリ規格に準じて符号化し、ＦＡＸ通信部１７に渡す。
ＦＡＸ復号部２１は、ＦＡＸ通信部１７から渡されるファクシミリ規格に準じたデータを復号化して制御部３９が処理可能なデータにし、制御部３９に渡す。
【００４３】
ＰＣ通信部２３は、制御部３９からの指令に基づき、ＵＳＢ規格やＩＥＥＥ１３９４規格等の通信規格を利用してパーソナルコンピュータと通信を行う機能を備える。
記憶媒体アクセス部２５は、制御部３９からの指令に基づきメモリカード（記憶媒体）にアクセスし、メモリカードからデータを読み込んだり、メモリカードにデータを書き込んだりする。
【００４４】
記録部２７は、制御部３９からの指令に基づき、レーザー転写方式、インクジェット方式等の記録方式によって紙媒体に画像を記録する機能を有する。
読取部２９は、制御部３９からの指令に基づき、ＣＣＤ等の読取機能を有する素子により、紙媒体に記録された画像を画像データとして読み取る機能を有する。
【００４５】
データ記憶部３１は、ハードディスク等から構成され、制御部３９からの指令に基づいてデータを記憶したり読み出したりする。データ記憶部３１は、入力データの属性データを記憶するコンテンツテーブルと、入力データを記憶するデータテーブルと、入力データ中に含まれる文書内キーワード情報を記憶するキーワードテーブルと、を備える。例えば、複合機１１がＦＡＸデータを入力した場合には、コンテンツテーブルにはＦＡＸデータの属性に関するデータが記憶され、データテーブルにはＦＡＸデータのデータそのもの（画像データ）が記憶され、キーワードテーブルにはＦＡＸデータに含まれるキーワードが記憶される。なお、キーワードテーブルに記憶されるデータは、ＦＡＸデータ（画像データ）をＯＣＲ処理し、その結果得られた文章を構文解析し、所定の条件に基づいてキーワードを抽出したものである。ＦＡＸデータ以外のプリントデータ等を入力した場合も同様である（ただし、文字コードを直接入力した場合はＯＣＲ処理は省く）。
【００４６】
また、実際にキーワードテーブルにキーワードが記憶される前には、抽出されたキーワードを本当に記憶させるかどうかを問う問い合わせが、複合機１１に処理依頼を出した端末のモニタ又は複合機１１の操作部３５に表示されるようになっている。この問い合わせについて、図１２の画面例を用いて説明する。まず、キーワードの抽出に完了すると、図１２（ａ）の画面１０１のような確認画面が表示される。画面１０１は、主に、リストボックス１０２，追加コマンドボタン１０３，削除コマンドボタン１０４及び確認コマンドボタン１０５から構成される。リストボックス１０２は、抽出されたキーワードがスクロール可能なように一覧で表示され、そのキーワードの何れか一つが選択可能になっている。追加コマンドボタン１０３は、押下されると後述する追加画面が表示されるコマンドボタンである。削除コマンドボタン１０４は、押下されるとリストボックス１０２で選択されているキーワードがリストボックス１０２から削除され、そのキーワードがキーワードテーブルへの記憶対象から除外されるコマンドボタンである。確認ボタン１０５は、押下されるとリストボックス１０２内のキーワードが全て確認されたとみなされ、キーワードテーブルに記憶される。
【００４７】
図１２（ｂ）の画面１１１は、図１２（ａ）の追加コマンドボタン１０３が押下されると表示されるキーワードを追加するための追加画面である。画面１１１は、主に、テキストボックス１１２，追加コマンドボタン１１３及びキャンセルコマンドボタン１１４から構成される。テキストボックス１１２は、追加するキーワードを入力するためのテキストボックスである。追加コマンドボタン１１３は、押下されるとテキストボックス１１２に入力されているキーワードをキーワードテーブルへの記憶対象として扱うようにさせるコマンドボタンである。キャンセルコマンドボタン１１４は、押下されると画面１１１を消して図１２（ａ）の画面１０１を表示させるコマンドボタンである。
【００４８】
図２に説明を戻し、設定記憶部３３は、使用者が操作部３５等を操作することによって複合機１１の動作について設定した設定情報を記憶する記憶部である。フラッシュメモリ等によって構成される。なお、記憶する設定情報の一つとして、機密キーワードデータがある。詳細は後述する。
【００４９】
操作部３５は、表示部３７の表示面と一体に構成されたタッチパネルと、表示部３７の周辺に配置されたメカニカルなキーとから構成され、使用者が様々な指示を入力するためのものである。
【００５０】
表示部３７は、液晶ディスプレイ、有機ＥＬディスプレイ等から構成され、制御部３９からの指令にしたがって、情報を表示させる。
制御部３９は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ，ＳＲＡＭ，Ｉ／Ｏ及びこれらの構成を接続するバスラインなどからなる周知のマイクロコンピュータを中心に構成されており、ＲＯＭに記憶されたプログラムに基づいて上記各部を統括的に制御して各種処理を実行する。
【００５１】
次に、図３に示す、テーブルのフィールド説明図を用い、データ記憶部３１が記憶するコンテンツテーブル、データテーブル及びキーワードテーブルの各フィールドについて説明する。
【００５２】
図３（ａ）は、コンテンツテーブルの各フィールドを説明するための説明図である。コンテンツテーブルは、コンテンツＩＤ５１ａ，レコードステータス５１ｂ，日時５１ｃ，利用者５１ｄ，入力元５１ｅ，セキュリティ属性５１ｆ，電子透かし情報５１ｇ，機能種別５１ｈ，機能固有属性５１ｉ，データＩＤ５１ｊ及びキーワードＩＤ５１ｋから構成される。
【００５３】
コンテンツＩＤ５１ａは、レコードを識別するためのＩＤが記録されるフィールドであり、ＩＤはレコードの生成順にしたがって昇順のものが振られるようになっている。
レコードステータス５１ｂは、レコードの状態を示す情報が記録されるフィールドであり、ロック状態（更新不許可状態）、削除による無効状態、保留状態等を示す情報が記録される。
【００５４】
日時５１ｃは、レコードが生成された日時が記録されるフィールドである。
利用者５１ｄは、データを入力した利用者を識別するための情報が記録されるフィールドである。入力した利用者を特定することができない場合は空きフィールドとなる。
【００５５】
入力元５１ｅは、データの入力元を示す情報が記録されるフィールドである。データの入力元としては、ＬＡＮ通信部１３，ＷＡＮ通信部１５，ＦＡＸ通信部１７，ＰＣ通信部２３，記憶媒体アクセス部２５，読取部２９の何れかを特定可能な情報が記録される。なお、ＬＡＮ通信部１３，ＷＡＮ通信部１５，ＦＡＸ通信部１７の場合については、さらにその送信元の情報（ＰＣのＩＰアドレスやＦＡＸの発信元番号等）も記録される。
【００５６】
セキュリティ属性５１ｆは、データの公開情報が記録されるフィールドである。具体的には、「全公開」、「社内公開」、「パートナー公開」、「非公開」の何れかの情報が記録される。
【００５７】
電子透かし情報５１ｇは、複合機１１の製造番号と、日時５１ｃのフィールドに記録された日時とから生成されたコードが記録されるフィールドである。
機能種別５１ｈは、機能の種別が記憶されるフィールドである。ここで言う「機能」というのは、プリント機能、コピー機能、ＦＡＸ送信機能、ＦＡＸ受信機能、ＰＣ−ＦＡＸ送信機能、スキャナ機能、メディアプリント機能、メディア保存機能またはメール転送機能の何れかである。
【００５８】
機能固有属性５１ｉは、機能毎の固有属性（例えばＦＡＸ送信機能であれば、送信したモードや、送信した倍率や、読取時の画像解像度や、レイアウト情報や、モノクロかカラーかの情報や、送信先情報や、送信先の出力可能解像度等）が記録されるフィールドである。
【００５９】
データＩＤ５１ｊは、入力データを識別するためのＩＤが記録されるフィールドである。そのＩＤによってデータテーブルに記憶される入力データを特定することができる。
キーワードＩＤ５１ｋは、キーワードデータを識別するためのＩＤが記録されるフィールドである。そのＩＤによってキーワードテーブルに記憶されるキーワードに関するデータを特定することができる。
【００６０】
次に、図３（ｂ）を用いて、入力データを記憶するデータテーブルの各フィールドを説明する。データテーブルは、データＩＤ５３ａ，参照数５３ｂ，データ形式５３ｃ，データサイズ５３ｄ及び実データ５３ｅから構成される。
【００６１】
データＩＤ５３ａは、レコードを識別するためのＩＤが記録されるフィールドであり、上述したコンテンツテーブルのデータＩＤ５１ｊに対応するものである。
参照数５３ｂは、当該レコードを参照しているコンテンツテーブルのレコード数が記録されるフィールドである。
【００６２】
データ形式５３ｃは、入力データの形式が記録されるフィールドである。例えば、印刷データ、ＦＡＸデータ、ＪＰＥＧ、テキスト等の種別が記録される。
データサイズ５３ｄは、入力データのデータサイズが記録されるフィールドである。
【００６３】
実データ５３ｅは、入力データ自体が記録されるフィールドである。
次に、図３（ｃ）を用いて、入力データ中に含まれるキーワード情報を記憶するキーワードテーブルの各フィールドを説明する。キーワードテーブルは、キーワードＩＤ５５ａ，キーワード５５ｂ，場所５５ｃ，出現回数５５ｄ，色５５ｅ及びサイズ５５ｆから構成される。
【００６４】
キーワードＩＤ５５ａは、レコードを識別するためのＩＤが記録されるフィールドであり、上述したコンテンツテーブルのキーワードＩＤ５１ｋに対応するものである。
キーワード５５ｂは、キーワードそのものが記録されるフィールドである。具体的なキーワードとしては、例えば「社外秘」や「特許」や「顧客情報」等、様々なものがキーワードとなり得る。
【００６５】
場所５５ｃは、当該キーワードが記載されていた文章中の場所が記録されるフィールドであり、例えば、ヘッダー、本文、フッター等の場所を意味する情報が記録される。
出現回数５５ｄは、当該キーワードがデータ中に含まれている回数を記録するフィールドである。
【００６６】
色５５ｅは、当該キーワードの色を記録するフィールドである。
サイズ５５ｆは、当該キーワードの文字のサイズ（ポイント数）を記録するフィールドである。
【００６７】
次に、図４の機密キーワードテーブル説明図を用い、設定記憶部３３が記憶する機密キーワードデータについて説明する。図４に示すように、機密キーワードデータは、テーブル形式によって格納され、各レコードは、キーワードＩＤ６１ａ，キーワード６１ｂ，アクセス制限範囲（ＬＡＮ）６１ｃ，アクセス制限範囲（ＶＰＮ）６１ｄ，アクセス制限範囲（ＷＡＮ）６１ｅ，場所６１ｆ，色６１ｇ，出現回数６１ｈ及びサイズ６１ｉから構成される。
【００６８】
キーワードＩＤ６１ａは、機密キーワードデータを特定するための一意のＩＤである。入力時に昇順で自動付番される。
キーワード６１ｂは、存在した場合に機密ファイルであると判定すべき機密キーワードである。
【００６９】
アクセス制限範囲（ＬＡＮ）６１ｃは、要求端末が接続されたネットワークがＬＡＮの場合に、キーワード６１ｂを含む要求データをアクセス制限の対象にすべきか否かのフラグである。つまり、このフラグが「Ｎ」であればアクセス制限の対象とせずに、キーワード６１ｂが要求データ中に含まれていても要求端末に送信される。一方、このフラグが「Ｙ」であればキーワード６１ｂを含む要求データであってもアクセス制限の対象とし、所定の処理を行う。
【００７０】
アクセス制限範囲（ＶＰＮ）６１ｄは、要求端末が接続されたネットワークがＶＰＮの場合に、キーワード６１ｂを含む要求データをアクセス制限の対象にすべきか否かのフラグである。
【００７１】
アクセス制限範囲（ＷＡＮ）６１ｅは、要求端末が接続されたネットワークがＷＡＮの場合に、キーワード６１ｂを含む要求データをアクセス制限の対象にすべきか否かのフラグである。
【００７２】
場所６１ｆは、アクセス制限の対象とする、文章中の機密キーワードの存在場所の条件である。例えば「Any」であれば、どの場所にある機密キーワードも対象とし、「H」であれば、ヘッダーにある機密キーワードのみを対象とし、「F」であれば、フッターにある機密キーワードのみを対象とする。
【００７３】
色６１ｇは、アクセス制限の対象とする、文章中の機密キーワードの色の条件である。例えば「Any」であれば、どの色の機密キーワードも対象とし、「赤」であれば、赤色の機密キーワードのみを対象とする。
【００７４】
出現回数６１ｈは、アクセス制限の対象とする機密キーワードの出現回数の条件である。例えば、「１」であれば１度の出現でも対象とし、「３」であれば３度出現してはじめてアクセス制限の対象とする。
【００７５】
サイズ６１ｉは、アクセス制限の対象とする機密キーワードの文字サイズ（ポイント数）の条件である。例えば、「12pt」であれば１２ポイント以上の文字サイズの場合にアクセス制限の対象とし、「Any」であればどのような文字サイズであってもアクセス制限の対象とする。
【００７６】
ここで、機密キーワードテーブルに機密キーワードデータを登録する仕組みについて説明する。操作者が操作部３５又は端末のキーボード等を操作することによって機密キーワード編集画面が表示部３７又は端末のモニタに表示され、機密キーワードデータを登録・編集することができる。具体的な編集画面について、図１３の画面例を用いて説明する。操作者が操作部３５又は端末のキーボード等を操作すると、図１３（ａ）の画面１２１のような編集画面が表示される。画面１２１は、主に、リストボックス１２２，追加コマンドボタン１２３，編集コマンドボタン１２４及び終了コマンドボタン１２５を備える。リストボックス１２２は、機密キーワードテーブルに登録されている機密キーワードがスクロール可能なように一覧で表示され、何れか一つのキーワードが選択可能になっている。追加コマンドボタン１２３は、押下されると後述する図１３（ｂ）の画面１３１が初期状態で表示されるコマンドボタンである。編集コマンドボタン１２４は、押下されるとリストボックス１２２で選択されている機密キーワードについての情報が反映された図１３（ｂ）の画面１３１が表示されるコマンドボタンである。終了コマンドボタン１２５は、押下されると画面１２１を消去させるコマンドボタンである。
【００７７】
続いて、図１３（ｂ）の画面１３１について説明する。画面１３１は、主に、テキストボックス１３２，ＶＰＮチェックボックス１３３，ＷＡＮチェックボックス１３４，場所ドロップダウンリスト１３５，回数ドロップダウンリスト１３６，色ドロップダウンリスト１３７，サイズドロップダウンリスト１３８，保存コマンドボタン１３９，削除コマンドボタン１４１及び戻るコマンドボタン１４２から構成される。
【００７８】
テキストボックス１３２は、機密キーワードを入力するためのテキストボックスであり、機密キーワードテーブルのキーワード６１ｂに対応するものである。
ＶＰＮチェックボックス１３３は、ＶＰＮを出力制御の対象とするか否かを入力するためのチェックボックスであり、機密キーワードテーブルのアクセス制限範囲（ＶＰＮ）６１ｄに対応するものである。
【００７９】
ＷＡＮチェックボックス１３４は、ＷＡＮを出力制御の対象とするか否かを入力するためのチェックボックスであり、機密キーワードテーブルのアクセス制限範囲（ＷＡＮ）６１ｅに対応するものである。
【００８０】
場所ドロップダウンリスト１３５は、機密キーワードの存在場所の条件を選択するためのドロップダウンリストであり、機密キーワードテーブルの場所６１ｆに対応するものである。選択肢として、「Any」（全ての場所）、「H」（ヘッダー）、「F」（フッター）、「HF」（ヘッダーおよびフッター）等が選べるようになっている。
【００８１】
回数ドロップダウンリスト１３６は、文章中に機密キーワードが何度以上出現した場合を条件とするかを選択するためのドロップダウンリストであり、機密キーワードテーブルの出現回数６１ｈに対応するものである。選択肢として、「1」、「2」、「3」、「4」、「5」等が選べるようになっている。
【００８２】
色ドロップダウンリスト１３７は、機密キーワードの色の条件を選択するためのドロップダウンリストであり、機密キーワードテーブルの色６１ｇに対応するものである。選択肢として、「Any」、「黒」、「赤」、「青」、「黄」等が選べるようになっている。
【００８３】
サイズドロップダウンリスト１３８は、機密キーワードの文字サイズの条件を選択するためのドロップダウンリストであり、機密キーワードテーブルのサイズ６１ｉに対応するものである。選択肢として、「Any」、「10pt」、「12pt」、「14pt」、「16pt以上」等が選択できるようになっている。
【００８４】
保存コマンドボタン１３９は、押下されると、画面１３１に入力または選択されているものが機密キーワードテーブルに追加又は更新されるコマンドボタンである。なお、テキストボックス１３２に入力されているキーワードを一意キーとして利用するようになっている。
【００８５】
削除コマンドボタン１４１は、押下されるとテキストボックス１３２に入力されているキーワードのレコードが機密キーワードテーブルから削除される。
戻るコマンドボタン１４２は、押下されると画面１３１が消去されて図１２（ａ）の画面１２１が表示されるコマンドボタンである。
【００８６】
ここまでで複合機１１の概略構成を説明したが、ここで複合機１１の各部と特許請求の範囲に記載の用語との対応を示す。データ記憶部３１がファイル記憶手段に相当し、ＬＡＮ通信部１３及びＷＡＮ通信部１５が通信手段に相当し、制御部３９が制御手段に相当し，ＬＡＮ通信部１３，ＷＡＮ通信部１５及び操作部３５が受付手段に相当し（ＬＡＮ通信部１３，ＷＡＮ通信部１５は、それぞれに接続されたネットワーク上の端末から指令を受け付ける場合に受付手段に相当する）、設定記憶部３３がキーワード記憶手段に相当する。
【００８７】
次に制御部３９が実行する各処理について説明する。なお、各処理の説明に関し、端末からの閲覧要求に関するもののみを説明し、通常の蓄積機能付き複合機が実行する処理については説明を省略する。以下で具体的に説明する処理は、閲覧処理（１）、閲覧処理の中から呼び出される閲覧画面生成処理（２）、閲覧画面生成処理の中から呼び出される機密キーワードチェック処理（３）について説明する。
【００８８】
（１）閲覧処理
まず、閲覧処理について、図５のフローチャートを用いて説明する。閲覧処理は、ＬＡＮ又はＷＡＮに接続された端末から閲覧に関する何らかの要求があった際に制御部３９が実行を開始する。
【００８９】
制御部３９は閲覧処理の実行を開始するとまず、端末がログイン画面を要求しているか否かによって処理を分岐する（Ｓ１０５）。端末がログイン画面を要求している場合にはＳ１１０に進み、端末がログイン画面を要求していない場合にはＳ１１５に進む。
【００９０】
端末がログイン画面を要求している場合に進むＳ１１０では、ログイン画面を生成する。そして、ログイン画面の生成を終えるとＳ１６５に進む。ここで、ログイン画面について、図９のログイン画面４１（端末側で出力されるイメージ）を用いて一例を説明する。ログイン画面４１は、ユーザー名テキストボックス４２とパスワードテキストボックス４３とログインコマンドボタン４４とを備える。ユーザー名テキストボックス４２は、ユーザー名が入力可能となっており、パスワードテキストボックス４３はパスワードが入力可能になっている。また、ログインコマンドボタン４４は、利用者が押下することにより、複合機１１に対してログイン認証の要求が行われるようになっている。
【００９１】
図５のフローチャートに説明を戻し、端末がログイン画面を要求していない場合に進むＳ１１５では、端末がログイン認証を要求しているか否かによって処理を分岐する（Ｓ１１５）。端末がログイン認証を要求している場合にはＳ１２０に進み、端末がログイン認証を要求していない場合にはＳ１４０に進む。
【００９２】
端末がログイン認証を要求している場合に進むＳ１２０では、ログイン認証を実行する。これは、端末からログイン画面で入力されたユーザー名とパスワードとを受け取り、それらの組み合わせが設定記憶部３３に記憶されているユーザー名とパスワードの組み合わせと等しいか否かを判断することである。
【００９３】
続くＳ１２５では、Ｓ１２０での認証の結果によって処理を分岐する。認証が成功した場合にはＳ１３０に進み、認証に失敗した場合にはＳ１３５に進む。
認証が成功した場合に進むＳ１３０では、検索画面を生成する。そして、検索画面の生成を終えるとＳ１６５に進む。ここで、検索画面について、図１０の検索画面８１（端末側で出力されるイメージ）を用いて一例を説明する。検索画面８１は、主に、グリッド８２と、条件入力ボックス群８３と、検索コマンドボタン８４と、閲覧（品質優先）コマンドボタン８５ａと、閲覧（ＤＬ速度優先）コマンドボタン８５ｂと、終了コマンドボタン８６とを備える。グリッド８２は、文章番号、記録された日時、文書種別（プリント、ＦＡＸ送信、コピー等）、文書情報（タイトル、利用者名等）が文章毎に表示され、文章単位で選択可能に構成されている。条件入力ボックス群８３は、グリッド８２に表示させる文章を絞り込むための条件を入力するボックス群であり、利用者が、文章番号，日時，文章種別，文章情報，キーワードの少なくとも何れか一つを選択して入力し、検索コマンドボタン８４を押下することにより、グリッド８２に表示させる文章を絞り込むことができる。検索コマンドボタン８４は、条件入力ボックス群８３に入力された条件にしたがってグリッド８２に表示させる文章の絞り込みを実行するコマンドボタンである。閲覧（品質優先）コマンドボタン８５ａは、グリッド８２中で選択されている文章を品質優先で閲覧する際に押下するコマンドボタンである。閲覧（ＤＬ速度優先）コマンドボタン８５ｂは、グリッド８２中で選択されている文章をダウンロード速度優先で閲覧する際に押下するコマンドボタンである。終了コマンドボタン８６は、文章検索画面の表示を終了させるためのコマンドボタンである。
【００９４】
図５のフローチャートに説明を戻し、認証が失敗した場合（Ｓ１２５：Ｎの場合）に進むＳ１３５では、エラーメッセージ付きのログイン画面を生成する。そして、エラーメッセージ付きのログイン画面の生成を終えるとＳ１６５に進む。なお、エラーメッセージ付きのログイン画面というのは、上述したＳ１１０で生成するログイン画面に更に、例えば「認証に失敗しました」というような意味のメッセージを付加したログイン画面である。実例については省略する。
【００９５】
端末がログイン認証を要求していない場合（Ｓ１１５：Ｎの場合）に進むＳ１４０では、検索結果を端末が要求しているか否かによって処理を分岐する（Ｓ１５０）。つまり、上述した図１０の検索画面８１における検索コマンドボタン８４が押下されたか否かによって処理を分岐する。検索結果を端末が要求している場合にはＳ１４５に進み、検索結果を端末が要求していない場合にはＳ１５０に進む。
【００９６】
検索結果を端末が要求している場合に進むＳ１４５では、図１０の検索画面８１の条件入力ボックス群８３に入力された条件に基づいて検索を行い、検索結果画面を生成する。そして、検索結果画面の生成を終えるとＳ１６５に進む。なお、この検索結果画面の構成は、図１０の検索画面８１と同様の構成をしており、グリッド８２の内容が更新され、条件入力ボックス群８３に入力された条件に基づいた文章だけがグリッド８２に表示される。
【００９７】
図５のフローチャートに説明を戻し、検索結果を端末が要求していない場合に進むＳ１５０では、端末が閲覧要求を要求しているか否かによって処理を分岐する。具体的には、閲覧（品質優先）コマンドボタン８５ａまたは閲覧（ＤＬ速度優先）コマンドボタン８５ｂの何れか一方が押下されているか否かによって処理を分岐する。端末が閲覧を要求している場合にはＳ１５５に進み、端末が閲覧を要求していない場合にはＳ１５２に進む。
【００９８】
端末が閲覧を要求している場合に進むＳ１５５では、閲覧画面を生成する閲覧画面生成処理を実行する。この閲覧画面生成処理については後述する。閲覧画面生成処理を終了するとＳ１６５に進む。
【００９９】
端末が閲覧を要求していない場合（Ｓ１５０：Ｎの場合）に進むＳ１５２では、端末が終了を要求しているか否かによって処理を分岐する。端末が終了を要求している場合にはＳ１５３に進み、端末が終了を要求していない場合にはＳ１６０に進む。
【０１００】
端末が終了を要求している場合に進むＳ１５３では、終了画面を生成し、その生成した画面を端末に送信し、本処理（閲覧処理）を終了する。なお、この終了画面は例えば「ログアウトしました」という文字が描かれた画面であるとよい。具体例については説明を省略する。
【０１０１】
端末が終了を要求していない場合（Ｓ１５２：Ｎの場合）に進むＳ１６０では、エラーメッセージ画面を生成し、Ｓ１６５に進む。このエラーメッセージ画面は例えば「異常な要求を受け付けました」という文字が描かれた画面であるとよい。具体例については説明を省略する。
【０１０２】
Ｓ１６５では、Ｓ１１０，Ｓ１３０，Ｓ１３５，Ｓ１４５，Ｓ１５５又はＳ１６０で生成した画面を要求元の端末に送信し、Ｓ１０５に処理を戻す。
（２）閲覧画面生成処理
次に閲覧画面生成処理について図６及び図７のフローチャートを用いて説明する。閲覧画面生成処理は、上述した閲覧処理の中で呼び出されて実行が開始される。
【０１０３】
制御部３９は閲覧画面生成処理の実行を開始すると、まず、閲覧要求されたデータをデータ記憶部３１（より詳しくは、コンテンツテーブル、データテーブル及びキーワードテーブル）から読み出す（Ｓ２０３）。
【０１０４】
続いて、読み出したデータに基づいて、データの所有者とログイン認証をしたユーザー（図９のユーザー名テキストボックス４２に入力され、認証を通過したユーザー）とが同じであるか否かによって処理を分岐する（Ｓ２０５）。データの所有者とログイン認証をしたユーザーとが同じである場合には、結合子１にしたがって図７のフローチャートのＳ２２５に進み、データの所有者とログイン認証をしたユーザーとが同じでない場合にはＳ２０７に進む。
【０１０５】
データの所有者とログイン認証をしたユーザーとが同じでないとして進んだＳ２０７では、データのセキュリティ属性（コンテンツテーブルのセキュリティ属性５１ｆに記憶されているデータ）にしたがって処理を分岐する。セキュリティ属性が「非公開」であれば結合子２にしたがって図７のフローチャートのＳ２３３に進み、セキュリティ属性が「非公開」でなければＳ２０９に進む。
【０１０６】
セキュリティ属性が「非公開」でない場合に進んだＳ２０９では、さらに、セキュリティ属性が「社内公開」であるか否かによって処理を分岐する。セキュリティ属性が「社内公開」である場合にはＳ２１１に進み、セキュリティ属性が「社内公開」でない場合にはＳ２１３に進む。
【０１０７】
セキュリティ属性が「社内公開」である場合に進むＳ２１１では、要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＷＡＮ（ＶＰＮである場合も含む）であるか否かによって処理を分岐する。要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＷＡＮ（ＶＰＮである場合も含む）である場合には結合子２にしたがって図７のフローチャートのＳ２３３に進み、要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＷＡＮ（ＶＰＮである場合も含む）でない場合には結合子１にしたがって図７のフローチャートのＳ２２５に進む。
【０１０８】
セキュリティ属性が「社内公開」でない場合（Ｓ２０９：Ｎの場合）として進んだＳ２１３では、さらに、セキュリティ属性が「パートナー公開」であるか否かによって処理を分岐する。セキュリティ属性が「パートナー公開」である場合にはＳ２１５に進み、セキュリティ属性が「パートナー公開」でない場合には結合子１にしたがって図７のフローチャートのＳ２２５に進む。
【０１０９】
セキュリティ属性が「パートナー公開」である場合に進むＳ２１５では、要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＶＰＮであるか否かによって処理を分岐する。要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＶＰＮである場合にはＳ２１７に進み、要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＶＰＮでない場合にはＳ２１９に進む。
【０１１０】
要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＶＰＮであるとして進んだＳ２１７では、ＶＰＮ用の認証を行い、その後、Ｓ２２３に進む。なお、このＶＰＮ用の認証というのは、例えば、この認証専用のユーザー名とパスワードをさらに端末に要求して行う認証や、端末から電子証明書を要求して行う認証等である。
【０１１１】
要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＶＰＮでないとして進んだＳ２１９では、要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＷＡＮ（ＶＰＮでないＷＡＮ）であるか否かによって処理を分岐する。要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＷＡＮ（ＶＰＮでないＷＡＮ）である場合にはＳ２２１に進み、要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＷＡＮ（ＶＰＮでないＷＡＮ）でない場合には結合子１にしたがって図７のフローチャートのＳ２２５に進む。
【０１１２】
要求元の端末が接続されているネットワークの種別がＷＡＮ（ＶＰＮでないＷＡＮ）であるとして進んだＳ２２１では、ＷＡＮ用の認証を行い、その後、Ｓ２２３に進む。なお、このＷＡＮ用の認証というのは、例えば、この認証専用のユーザー名とパスワードをさらに端末に要求して行う認証や、端末から電子証明書を要求して行う認証等である。
【０１１３】
ＶＰＮ用の認証またはＷＡＮ用の認証を行った後に進むＳ２２３では、それぞれの認証が成功したか否かによって処理を分岐する。認証が成功した場合は結合子１にしたがって図７のフローチャートのＳ２２５に進み、認証が失敗した場合は結合子２にしたがって図７のフローチャートのＳ２３３に進む。
【０１１４】
続いて、図７のフローチャートに説明を移し、結合子１にしたがって処理が移行して実行するＳ２２５では、機密キーワードチェック処理を実行する。この機密キーワードチェック処理は、対象のデータ内に機密キーワードが存在しているか否かをチェックする処理である。機密キーワードチェック処理の詳細については後述する。
【０１１５】
続いて、機密キーワードチェック処理の実行結果に基づいて処理を分岐する。つまり、閲覧対象のデータ内に機密キーワードが存在しているか否かによって処理を分岐する（Ｓ２２７）。閲覧対象のデータ内に機密キーワードが存在している場合にはＳ２２９に進み、閲覧対象のデータ内に機密キーワードが存在していない場合にはＳ２３５に進む。
【０１１６】
閲覧対象のデータ内に機密キーワードが存在しているとして進んだＳ２２９では、機密キーワード用の認証を行い、その後、Ｓ２３１に進む。なお、この機密キーワード用の認証というのは、例えば、この認証専用のユーザー名とパスワードをさらに端末に要求して行う認証や、端末から電子証明書を要求して行う認証等である。
【０１１７】
Ｓ２３１では、Ｓ２２９で認証に成功したか否かによって処理を分岐する。Ｓ２２９で認証に成功している場合にはＳ２３５に進み、Ｓ２２９で認証に失敗している場合にはＳ２３３に進む。
【０１１８】
機密キーワード用の認証に失敗している場合（Ｓ２３１：Ｎの場合）に進む、および、結合子２にしたがって処理が移行して実行するＳ２３３では、エラーメッセージ画面を生成する。このエラーメッセージ画面は、機密キーワード用の認証に失敗した旨を表すメッセージが記載された画面である。具体例については説明を省略する。エラーメッセージ画面の生成を終えると、本処理（閲覧画面生成処理）を終了し、閲覧処理の呼び出しもと（図５のＳ１５５）に処理を戻す。
【０１１９】
機密キーワード用の認証に成功している場合（Ｓ２３１：Ｙの場合）に進む、および、閲覧対象のデータ内に機密キーワードが存在しないとして進んだＳ２３５では、ＷＡＮ通信部１５を介して要求元の端末と通信を行っているか否かによって処理を分岐する。ＷＡＮ通信部１５を介して要求元の端末と通信を行っている場合にはＳ２３７に進み、ＷＡＮ通信部１５を介して要求元の端末と通信を行っていない場合、すなわちＬＡＮ通信部１３を介して要求元の端末と通信を行っている場合にはＳ２５５に進む。
【０１２０】
ＷＡＮ通信部１５を介して要求元の端末と通信を行っていないと判定して進んだＳ２５５では、閲覧対象のデータをＰＤＦ（Portable Document Format）に変換する。そして、Ｓ２５７に進む。
【０１２１】
ＷＡＮ通信部１５を介して要求元の端末と通信を行っていると判定して進んだＳ２３７では、閲覧対象のデータに印刷禁止データを追加する。そして、そのデータから冗長データ（例えば空白データや、不要な属性データ）を削除し（Ｓ２３９）、電子透かしデータを挿入する（Ｓ２４１）。
【０１２２】
続くＳ２４３では、要求端末から品質優先で閲覧の要求があったか否かによって処理を分岐する。つまり、閲覧（品質優先）コマンドボタン８５ａが押下されたか、閲覧（ＤＬ速度優先）コマンドボタン８５ｂが押下されたかによって処理を分岐する（図１０参照）。品質優先で閲覧の要求があった場合にはＳ２４９に進み、ＤＬ速度優先で閲覧の要求があった場合にはＳ２４５に進む。
【０１２３】
品質優先で閲覧の要求があった場合に進むＳ２４９では、閲覧対象のデータをＰＤＦに変換する。そして、Ｓ２５１に進む。
一方、ＤＬ速度優先で閲覧の要求があった場合に進むＳ２４５では、閲覧対象データの解像度を６４０ドットｘ４８０ドット以下の解像度に縦横比を維持させながら縮小変換する。そして、その縮小変換させたデータをＪＰＥＧ（ＩＳＯ／ＩＥＣ  １０９１８−１）形式に変換し（Ｓ２４７）、Ｓ２５１に進む。
【０１２４】
Ｓ２５１では、変換したデータを暗号化する。この暗号化アルゴリズムとしては例えばＤＥＳやＭＤ５等を用いる。そして、暗号化したデータをｇｚｉｐ（ＲＦＣ１９５２）形式で圧縮し（Ｓ２５３）、Ｓ２５７に進む。
【０１２５】
Ｓ２５７では、Ｓ２５３で圧縮したデータ、または、Ｓ２５５でＰＤＦに変換したデータを貼り付けた閲覧画面を生成する。ここで、この閲覧画面について、図１１の閲覧画面９１（端末側で出力されるイメージ）を用いて一例を説明する。閲覧画面９１は、データ表示エリア９２と、属性表示エリア９３と、戻るコマンドボタン９４とを備える。データ表示エリア９２は、閲覧対象のデータを表示する場所であり、具体的には、複合機１１からｇｚｉｐ（ＲＦＣ１９５２）形式で圧縮され送信されてきた閲覧データ（画像データ）を伸張して表示させたり、ＰＤＦファイルを展開させて表示させたりするための場所である。属性表示エリア９３は、データ表示エリア９２に表示させるデータの属性を表示させる場所である。戻るコマンドボタン９４は、文章検索画面に戻るためのコマンドボタンである。閲覧画面の生成を終えると、本処理（閲覧画面生成処理）を終了し、閲覧処理の呼び出しもと（図５のＳ１５５）に処理を戻す。
【０１２６】
（３）機密キーワードチェック処理
次に、機密キーワードチェック処理について図８のフローチャートを用いて説明する。機密キーワードチェック処理は、上述した閲覧画面生成処理の中で呼び出されて実行が開始される。
【０１２７】
制御部３９は機密キーワードチェック処理の実行を開始すると、まず、閲覧対象データの全てのキーワード（閲覧対象データに関連づけられたキーワードテーブルに記憶されているキーワード）について、後述するＳ３１０の処理対象となったか否かによって処理を分岐する（Ｓ３０５）。閲覧対象データの全てのキーワードが既に、後述するＳ３１０の処理対象となっている場合には、本処理（機密キーワードチェック処理）を終了し、閲覧画面生成処理の呼び出しもと（図７のＳ２２５）に処理を戻す。
【０１２８】
一方、閲覧対象データの全てのキーワードが後述するＳ３１０の処理対象となっていない場合には、閲覧対象データのキーワード（閲覧対象データに関連づけられたキーワードテーブルに記憶されているキーワード）のうち、未だ処理対象となっていないキーワードを１レコードだけ読み出す（Ｓ３１０）。
【０１２９】
続いて、機密キーワードテーブルに記憶されている機密キーワードデータの先頭レコードを選択する（Ｓ３１５）。
続くＳ３２０では、機密キーワードテーブルに記憶されている全ての機密キーワードデータについて、後述するＳ３２５の処理対象となったか否かによって処理を分岐する（Ｓ３２０）。ただし、Ｓ３１５において機密キーワードテーブルに記憶されている機密キーワードデータの先頭レコードを選択する毎に、全ての機密キーワードデータが未処理状態に初期化される。
【０１３０】
全ての機密キーワードデータが既に、後述するＳ３２５の処理対象となっている場合（Ｓ３２０：Ｙの場合）には、Ｓ３０５に処理を戻す。
一方、全ての機密キーワードデータが、後述するＳ３２５の処理対象となっていない場合（Ｓ３２０：Ｎの場合）には、未処理の機密キーワードデータ１レコード読み出す（Ｓ３２５）。
【０１３１】
そして、読み出した機密キーワードデータのキーワードと、閲覧対象データのキーワード（Ｓ３１０で読み出したキーワード）とが一致するか否かによって処理を分岐する（Ｓ３３０）。読み出した機密キーワードデータのキーワードと、対象データのキーワード（Ｓ３１０で読み出したキーワード）とが一致する場合にはＳ３３５に進み、一致しない場合にはＳ３２０に処理を戻す。
【０１３２】
Ｓ３３５では、読み出した機密キーワードデータにおける、閲覧要求元の端末のネットワーク種別に対応するアクセス制限対象が「Ｙ」（アクセス制限の対象）であるか否かによって処理を分岐する。閲覧要求元の端末のネットワーク種別に対応するアクセス制限対象が「Ｙ」である場合にはＳ３４０に進み、閲覧要求元の端末のネットワーク種別に対応するアクセス制限対象が「Ｙ」でない場合にはＳ３２０に処理を戻す。
【０１３３】
Ｓ３４０では、閲覧対象データのキーワード（Ｓ３１０で読み出したキーワード）の出現場所が、読み出した機密キーワードデータにおける場所の条件を満たしているか否かによって処理を分岐する。読み出した機密キーワードデータにおける場所の条件を満たしている場合にはＳ３４５に進み、読み出した機密キーワードデータにおける場所の条件を満たしていない場合にはＳ３２０に処理を戻す。
【０１３４】
Ｓ３４５では、閲覧対象データのキーワード（Ｓ３１０で読み出したキーワード）の色が、読み出した機密キーワードデータにおける色の条件を満たしているか否かによって処理を分岐する。読み出した機密キーワードデータにおける色の条件を満たしている場合にはＳ３５０に進み、読み出した機密キーワードデータにおける色の条件を満たしていない場合にはＳ３２０に処理を戻す。
【０１３５】
Ｓ３５０では、閲覧対象データのキーワード（Ｓ３１０で読み出したキーワード）の出現回数が、読み出した機密キーワードデータにおける出現回数の条件を満たしているか否かによって処理を分岐する。読み出した機密キーワードデータにおける出現回数の条件を満たしている場合にはＳ３５５に進み、読み出した機密キーワードデータにおける出現回数の条件を満たしていない場合にはＳ３２０に処理を戻す。
【０１３６】
Ｓ３５５では、閲覧対象データのキーワード（Ｓ３１０で読み出したキーワード）の文字サイズが、読み出した機密キーワードデータにおけるサイズの条件を満たしているか否かによって処理を分岐する。読み出した機密キーワードデータにおけるサイズの条件を満たしている場合にはＳ３６０に進み、読み出した機密キーワードデータにおけるサイズの条件を満たしていない場合にはＳ３２０に処理を戻す。
【０１３７】
Ｓ３６０では、機密キーワードデータは「有り」と設定し、本処理（機密キーワードチェック処理）を終了し、閲覧画面生成処理の呼び出しもと（図７のＳ２２５）に処理を戻す。
【０１３８】
ここまでで実施形態の複合機１１の構成及び動作を中心に説明してきたが、実施形態のファイルネットワークシステム１によれば、ファイルの所有者（又は管理者）が、各ファイルにパスワード等のセキュリティ属性を設定することなく、機密ファイルの機密性を維持させることができる。また、各ファイルに対して所有者（又は管理者）が何ら操作することなく、ファイルの送信時にファイルの中のキーワードに基づいて機密ファイルであるか否かを自動的に判定するため、所有者（又は管理者）の操作ミスが発生するおそれがない。このため、従来のようにパスワードの設定を忘れることにより機密ファイルが誤って広く公開されてしまったり、逆に広く公開したいファイルに誤ってパスワードを設定してしまい広く公開されないといった問題が発生するおそれがなくなる。
【０１３９】
また、従来のようにファイルの機密属性を一つ一つ変更することなく、機密キーワードテーブルに記憶されている機密キーワードを変更することにより、一括してセキュリティポリシーを変更することができるため、ファイルの所有者（又は管理者）の手間を軽減することができる。
【０１４０】
以下、他の実施形態について述べる。
（イ）上記実施形態の複合機１１は、キーワードテーブルに記憶されているキーワードを対象に機密キーワードを検索することによって送信対象のファイルが機密ファイルであるか否かを判定するようになっていたが、送信時に送信対象のファイル自体から機密キーワードの存在を判定して機密ファイルであるか否かを判定するようになっていてもよい。このようになっていれば、上記実施形態の複合機１１に比べれば端末側からみた閲覧時のレスポンスが悪化するかもしれないが、複合機１１にファイルを蓄積させる際のキーワードを抽出処理を省くことができるため、複合機１１にファイルを蓄積させる際の時間を短縮することができる。また、ファイルからキーワードを抽出させる際の抽出方法を変更させたい場合でも、全ファイルに対して再度、キーワードの抽出処理を行わせる必要がないため、比較的容易に抽出方法の変更が可能である。
【０１４１】
（ロ）上記実施形態の複合機１１からデータ記憶部３１だけを切り出して複合機を構成してもよい。そして、その切り出したデータ記憶部３１をファイル記憶装置として構成し、複合機、ファイル記憶装置、端末という組み合わせでファイルネットワークシステムを構成してもよい。つまり、複合機が、ファイル記憶装置からデータを取得し、上述した処理を実行して端末に送信するようになっていてもよい。このようなファイネットワークシステムであっても上述したファイルネットワークシステム１と同様の効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【０１４２】
【図１】ファイルネットワークシステムの概略構成示すブロック図である。
【図２】複合機の概略構成を示すブロック図である。
【図３】コンテンツテーブル、データテーブル及びキーワードテーブルのフィールド一覧である。
【図４】機密キーワードテーブルを説明するための説明図である。
【図５】閲覧処理を説明するためのフローチャートである。
【図６】閲覧画面生成処理を説明するためのフローチャートである。
【図７】閲覧画面生成処理を説明するためのフローチャートである。
【図８】機密キーワードチェック処理を説明するためのフローチャートである。
【図９】ログイン画面を説明するための画面例である。
【図１０】検索画面を説明するための画面例である。
【図１１】閲覧画面を説明するための画面例である。
【図１２】ファイルに関連づけて記憶させるキーワードを追加、削除する画面の画面例である。
【図１３】機密キーワードを追加、編集する画面の画面例である。
【符号の説明】
【０１４３】
１…ファイルネットワークシステム、２，３，４，５，６…端末、７…インターネット、１１…複合機、１３…ＬＡＮ通信部、１５…ＷＡＮ通信部、１７…ＦＡＸ通信部、１９…ＦＡＸ符号部、２１…ＦＡＸ復号部、２３…ＰＣ通信部、２５…記憶媒体アクセス部、２７…記録部、２９…読取部、３１…データ記憶部、３３…設定記憶部、３５…操作部、３７…表示部、３９…制御部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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