(57)【要約】【課題】  営業案件に係る伝票が起票されたとき、同じ営業案件に関わる伝票については１通の電子メールにまとめて担当者へ起票を通知する。【解決手段】  情報管理装置１０に、案件に係る情報を含む案件管理情報と、案件の担当者に対応する通知先のアドレス情報とを記憶する記憶手段１３と、同一の案件に係る複数の案件管理情報の入力を受ける入力受付手段１５と、入力された前記複数の案件管理情報を前記記憶手段１３に書き込む登録手段１６と、前記複数の案件管理情報が係る案件の担当者に対応して、前記記憶手段１３から通知先のアドレス情報を読み出すアドレス読出手段１７と、読み出した前記通知先のアドレス情報を用いて、前記複数の案件管理情報が登録された旨を１通の通知により出力する通知手段１８と、を備える。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
案件に係る情報を含む案件管理情報と、案件の担当者に対応する通知先のアドレス情報とを記憶する記憶手段と、
同一の案件に係る複数の案件管理情報の入力を受ける入力受付手段と、
入力された前記複数の案件管理情報を前記記憶手段に書き込む登録手段と、
前記複数の案件管理情報が係る案件の担当者に対応して、前記記憶手段から通知先のアドレス情報を読み出すアドレス読出手段と、
読み出した前記通知先のアドレス情報を用いて、前記複数の案件管理情報が登録された旨を１通の通知により出力する通知手段と、
を備えることを特徴とする情報管理装置。
【請求項２】
情報管理装置に用いられる情報管理方法であって、
同一の案件に係る複数の案件管理情報の入力を受け、
案件に係る情報を含む案件管理情報と、案件の担当者に対応する通知先のアドレス情報とを記憶する記憶手段へ、入力された前記複数の案件管理情報を書き込み、
前記複数の案件管理情報が係る案件の担当者に対応して、前記記憶手段から通知先のアドレス情報を読み出し、
読み出した前記通知先のアドレス情報を用いて、前記複数の案件管理情報が登録された旨を１通の通知により出力する、
ことを特徴とする情報管理方法。
【請求項３】
情報管理装置に用いられるコンピュータプログラムであって、
同一の案件に係る複数の案件管理情報の入力を受けるステップと、
案件に係る情報を含む案件管理情報と、案件の担当者に対応する通知先のアドレス情報とを記憶する記憶手段へ、入力された前記複数の案件管理情報を書き込むステップと、
前記複数の案件管理情報が係る案件の担当者に対応して、前記記憶手段から通知先のアドレス情報を読み出すステップと、
読み出した前記通知先のアドレス情報を用いて、前記複数の案件管理情報が登録された旨を１通の通知により出力するステップと、
をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報管理装置及び方法、ならびに、コンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＣＲＭ（Customer Relationship Management：顧客関係管理）システムでは、顧客関係に関する情報を登録するための伝票を顧客毎に起票している。そして、ＣＲＭシステムへ伝票が新規に登録された場合、その旨を１伝票ごと１通の電子メールにより顧客の担当者へ通知している。
一方、特許文献１には、営業支援システム内で保持している顧客情報に変更があったとき、電子メールにより、当該顧客の営業担当者へ変更内容を通知することが開示されている。
【特許文献１】特開２００２−２２２１５５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
例えば、企業が顧客を対象としたイベントを開催した場合、このイベントに参加した顧客の情報がＣＲＭシステムへ伝票として登録される。しかし、上述するように、伝票は顧客毎に起票されるため、参加顧客の多い大規模なイベントであった場合、従来のＣＲＭシステムでは、伝票の登録を通知する電子メールが大量に担当者へ送信されてしまうという問題があった。また、これにより、担当者が、同じイベントに参加した顧客を把握するためには、受信した電子メールの内容を確認しながら抽出したり、都度ＣＲＭシステムにアクセスして検索を行わなければならず、これは煩雑な作業であった。
しかし、特許文献１に記載の技術は、上述する問題を解決するものではない。
【０００４】
本発明は、このような事情に鑑みてなされたものであり、営業案件に係る伝票が起票されたとき、同じ営業案件に関わる伝票については１通の電子メールにまとめて担当者へ起票を通知することができる情報管理装置及び方法、ならびに、コンピュータプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記した課題を解決するために本発明は、案件に係る情報を含む案件管理情報と、案件の担当者に対応する通知先のアドレス情報とを記憶する記憶手段（１３）と、同一の案件に係る複数の案件管理情報の入力を受ける入力受付手段（１５）と、入力された前記複数の案件管理情報を前記記憶手段（１３）に書き込む登録手段（１６）と、前記複数の案件管理情報が係る案件の担当者に対応して、前記記憶手段（１３）から通知先のアドレス情報を読み出すアドレス読出手段（１７）と、読み出した前記通知先のアドレス情報を用いて、前記複数の案件管理情報が登録された旨を１通の通知により出力する通知手段（１８）と、を備えることを特徴とする情報管理装置（１０）である。
【０００６】
また、本発明は、情報管理装置（１０）に用いられる情報管理方法であって、同一の案件に係る複数の案件管理情報の入力を受け（ステップＳ１）、案件に係る情報を含む案件管理情報と、案件の担当者に対応する通知先のアドレス情報とを記憶する記憶手段（１３）へ、入力された前記複数の案件管理情報を書き込み（ステップＳ２）、前記複数の案件管理情報が係る案件の担当者に対応して、前記記憶手段（１３）から通知先のアドレス情報を読み出し（ステップＳ４）、読み出した前記通知先のアドレス情報を用いて、前記複数の案件管理情報が登録された旨を１通の通知により出力する（ステップＳ５）、ことを特徴とする情報管理方法である。
【０００７】
また、本発明は、情報管理装置（１０）に用いられるコンピュータプログラムであって、同一の案件に係る複数の案件管理情報の入力を受けるステップと（ステップＳ１）、案件に係る情報を含む案件管理情報と、案件の担当者に対応する通知先のアドレス情報とを記憶する記憶手段（１３）へ、入力された前記複数の案件管理情報を書き込むステップと（ステップＳ２）、前記複数の案件管理情報が係る案件の担当者に対応して、前記記憶手段（１３）から通知先のアドレス情報を読み出すステップと（ステップＳ４）、読み出した前記通知先のアドレス情報を用いて、前記複数の案件管理情報が登録された旨を１通の通知により出力するステップと（ステップＳ５）、をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラムである。
なお、本欄において参照している「（符号）」は、後述する欄（発明を実施するための最良の形態）において対応する構成を例示するのみで、何ら特許請求の範囲の各請求項の解釈を限定するものではない。
【発明の効果】
【０００８】
上記発明によれば、営業案件の情報を示す案件管理情報が情報管理装置へ登録されたとき、同じ営業案件に関わる案件管理情報については１通の電子メールにまとめて担当者や関係者へ起票を通知することができる。これにより、通知を受けた担当者や関係者は、起票を通知する電子メールの受信数を減らすことができ、また、同一の案件に係る顧客を容易に把握することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、図面を参照し、この発明の一実施形態について説明する。
図１は、本発明の一実施形態による情報管理システムの構成を示すブロック図である。情報管理システムは、情報管理装置１０と、端末装置２０とを、ネットワークＮを介して接続してなる。ネットワークＮは、ＬＡＮ（Local Area Network）などのプライベートネットワークや、インターネット、ＶＰＮ（virtual private network）などの公衆ネットワークにより構成される。
【００１０】
情報管理装置１０は、ＣＲＭ（Customer Relationship Management：顧客関係管理）装置である。情報管理装置１０は、営業案件に係る顧客の情報を登録するためのリード伝票が複数登録されたとき、１つのリードソースに属する顧客については、１通の電子メールにまとめて担当者や関係者へ伝票の登録を通知する。ここで、リードとは、伝票が登録されると、その伝票に関連する担当者に対して通知がなされることをいう。また、リードソースとは、同じ担当者に関係する顧客をまとめた単位をいう。リードソースは、例えば、ある１つのイベントに参加した顧客などである。
【００１１】
情報管理装置１０は、例えば、サーバやパーソナルコンピュータで構成することができる。情報管理装置１０は、制御手段１１、通信手段１２、記憶手段１３、及び、伝票管理手段１４を備える。
制御手段１１は、ＣＰＵ（central processing unit）及び各種メモリから構成され、各部の制御や、データの一時的な格納や、データの転送等を行う。
通信手段１２は、ネットワークＮを介して端末装置２０とデータを送受信する機能を有する。
【００１２】
記憶手段１３は、案件管理情報としてのリード伝票データと、アドレス情報としての通知先テーブル及びアドレステーブルとを記憶する。
リード伝票データは、各伝票を識別する伝票識別情報、リードソースの識別情報、営業案件の情報、顧客の情報、営業案件の担当者の情報などを含む。
通知先テーブルは、リード伝票データが登録されたときの通知先の識別情報を、営業案件の担当者の識別情報毎に保持する。
アドレステーブルは、通知先の識別情報に対応したアドレス情報を保持する。
【００１３】
伝票管理手段１４は、入力受付手段１５、登録手段１６、アドレス読出手段１７、及び、通知手段１８からなる。
入力受付手段１５は、リード伝票データを登録するためのリード登録情報などの入力を受ける。
登録手段１６は、入力受付手段１５が受けたリード登録情報からリード伝票データを生成し、記憶手段１３へ登録する。
アドレス読出手段１７は、記憶手段１３内の通知先テーブル及びアドレステーブルを参照し、リード伝票データが登録されたことを通知する登録通知メールの通知先のアドレス情報を取得する。
通知手段１８は、アドレス読出手段１７が取得したアドレス情報を用い、同一のリードソースについてはリード伝票データが登録されたことを１通の登録通知メールにまとめて通知する。
【００１４】
端末装置２０は、従業員が保有する、例えばパーソナルコンピュータ、ＰＤＡ（Personal Digital Assistants：情報携帯端末）、携帯電話、ＰＨＳ（パーソナルハンディフォンシステム）などのコンピュータ端末である。端末装置２０は、マウスやキーボードなどにより入力されたデータを、ネットワークNを介して情報管理装置１０へ送信する機能と、ネットワークNを介して電子メールを受信する機能とを備える。
【００１５】
次に、情報管理装置１０の記憶手段１３内に記憶されている各データの構成例について説明する。
図２は、リード伝票データの構成例を示す図である。同図において、リード伝票データは、伝票識別情報としてのトランザクション番号、リードソースの識別情報、営業案件の情報としてのリード評価及びリードテキスト、顧客の情報としての顧客番号及び顧客テキスト、担当者の情報としての担当者の識別情報などの情報を含んでいる。なお、リード評価とは、例えば、実際に受注につながる可能性を示す情報であり、ここでは、「ＨＯＴ」、「ＷＡＲＭ」、「ＣＯＬＤ」の３段階が用いられる。また、リードテキストとは、営業案件名などリードに関する簡単な説明を示し、顧客テキストとは、顧客名など顧客に関する簡単な説明を示す。
【００１６】
図３は、通知先テーブルの構成例を示す図である。同図において、通知先テーブルは、登録通知メールの通知先の識別情報を、担当者の識別情報に対応して保持している。通知先の識別情報は、例えば、従業員、企業内の組織、役職などのポジションを識別する。
【００１７】
図４は、アドレステーブルの構成例を示す図である。同図において、アドレステーブルは、通知先の識別情報が従業員を示している場合には、その従業員の電子メールアドレスの情報を、通知先の識別情報が組織やポジションを示している場合には、その組織あるいはポジションに属する従業員を識別する通知先の識別情報を保持している。
【００１８】
次に、情報管理装置１０の動作について説明する。
図５は、情報管理装置１０におけるリード伝票新規登録のフローチャートを示す。
まず、従業員は、自身の端末装置２０から情報管理装置１０へアクセスする。そして、端末装置２０へリード登録情報を入力し、情報管理装置１０への送信を指示する。リード登録情報には、リードソースの識別情報、リード評価、リードテキスト、担当者の識別情報、顧客番号などの情報が含まれる。情報管理装置１０の入力受付手段１５は、端末装置２０が送信したリード登録情報を受信する（ステップＳ１）。
【００１９】
情報管理装置１０の登録手段１６は、受信したリード登録情報を基に、リード伝票データを生成して記憶手段１３に書き込む（ステップＳ２）。このとき、リード伝票データに登録するトランザクション番号は、情報管理装置１０により付与されるが、リード登録情報として受信することでもよい。また、予めリードソースの識別情報に対応させて担当者の識別情報を記憶手段１３に記憶しておき、受信したリード登録情報内のリードソースの識別情報に応じて読み出すことでもよい。また、顧客テキストは、予め顧客番号に対応する顧客テキストを記憶手段１３に記憶しておき、受信したリード登録情報内の顧客番号に応じて読み出すが、リード登録情報として受信することでもよい。
【００２０】
登録手段１６は、同一リードソースについてのリード伝票データ登録が終了したか否かを判断する（ステップＳ３）。さらに、同一のリードソースのリード伝票データを登録する場合、情報管理装置１０は、ステップＳ１及びステップＳ２を繰り返し、リード伝票データを生成して記憶手段１３へ登録する。
【００２１】
そして、ステップＳ３において、同一リードソースのリード伝票データ登録が終了したことを認識した場合、アドレス読出手段１７は、このリードソースの担当者の識別情報をキーにして、通知先テーブル（図２）から通知先の識別情報を読み出す。リード伝票データの登録の終了は、例えば、リード伝票データの登録終了が入力されたことや、登録通知メールの送信指示が入力されたこと、予め決められた期日に達したことなどにより認識される。アドレス読出手段１７は、通知先の識別情報をキーに、アドレステーブル（図３）から電子メールアドレスを読み出す（ステップＳ４）。
通知手段１８は、ステップＳ２において記憶手段１３に登録した同一リードソースのリード伝票データを抽出する。そして、ステップＳ４で読み出した電子メールアドレスを宛先として、同一リードソースのリード伝票データの登録を通知するための１通の登録通知メールを送信する（ステップＳ５）。この登録通知メールには、抽出したリード伝票データを特定する情報と、リード伝票データ内の情報等が含まれる。
【００２２】
図６は、ステップＳ５において送信される登録通知メールの設定例を示す図である。
同図では、図５のステップＳ２で登録された同一のリードソースの全リード伝票データについて、これらの各リード伝票データを特定する情報であるトランザクション番号と、リード評価、リードテキスト、顧客番号、顧客テキストなどの各リード伝票データ内の情報とが、１通の登録通知メールに設定されていることを示している。
【００２３】
上記実施の形態によれば、リード伝票データが情報管理装置１０へ登録されたとき、同一リードソースのリード伝票データについては１通の電子メールにまとめて担当者や関係者へ登録を通知する。これにより、通知を受けた担当者や関係者は、起票を通知する電子メールの受信数を減らすことができ、また、同一のリードソースに係る顧客を容易に把握することができる。
【００２４】
なお、上述の情報管理装置１０は、内部にコンピュータシステムを有している。そして、上述した情報管理装置１０の記憶手段１３及び伝票管理手段１４の動作の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータシステムが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでいうコンピュータシステムとは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものである。
【００２５】
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、ＲＯＭの他に、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のシステムやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。
【００２６】
また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】本発明の一実施形態による情報管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】同実施の形態によるリード伝票データの構成例を示す図である。
【図３】同実施の形態による通知先テーブルの構成例を示す図である。
【図４】同実施の形態によるアドレステーブルの構成例を示す図である。
【図５】同実施の形態によるリード伝票新規登録のフローチャートを示す図である。
【図６】同実施の形態による登録通知メールの設定例を示す図である。
【符号の説明】
【００２８】
１０・・・情報管理装置
１１・・・制御手段
１２・・・通信手段
１３・・・記憶手段
１４・・・伝票管理手段
１５・・・入力受付手段
１６・・・登録手段
１７・・・アドレス読出手段
１８・・・通知手段
２０・・・端末装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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