(57)【要約】【課題】システムからの保存に関する通知を受けたユーザにとって，その通知されてきたファイルの内容を容易かつ正確に把握できるファイル管理装置を提供すること。【解決手段】本発明のファイル管理装置１は，ファイル保存装置２に記憶されたファイルについて，保存期限の到来を，指定された通知先に通知するファイル管理装置１であって，保存期限カウンタ２２と，保存期限カウンタ２２の計時に基づいて，ファイルごとの保存期限の到来を監視する保存期限監視部２３と，ファイルの内容の一部からなる部分ファイルを作成する添付ファイル作成部４５と，保存期限が到来したファイルがある場合に，そのファイルの通知先にその旨を通知する通知送付部４７と，通知送付部４７による通知に，そのファイルの部分ファイルを添付する通知ファイル生成部４６とを有するものである。【選択図】            図１
2006065446.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶装置に記憶されたファイルについて，保存期限の到来を，指定された通知先に通知するファイル管理装置において，
計時部と，
前記計時部の計時に基づいて，ファイルごとの保存期限の到来を監視する保存期限監視部と，
ファイルの内容の一部からなる部分ファイルを作成する部分ファイル作成部と，
保存期限が到来したファイルがある場合に，そのファイルの通知先にその旨を通知する通知部と，
前記通知部による通知に，そのファイルの部分ファイルを添付する部分ファイル添付部とを有することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載するファイル管理装置において，
ファイルごとの保存期限を設定する保存期限設定部と，
ファイルごとの通知先を設定する通知先設定部とを有することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項３】
請求項１に記載するファイル管理装置において，
ファイルに含まれる複数ページのうちの１ページ分の内容と，ファイルの内容のプレビュー画像と，ファイルの内容のサムネイル画像とのいずれの部分を部分ファイルとするかを設定する部分ファイル設定部を有し，
前記部分ファイル作成部は，前記部分ファイル設定部の設定に従って部分ファイルを作成することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項４】
請求項１に記載するファイル管理装置において，
通知先への通知方法を設定する通知方法設定部を有し，
前記通知部は，通知先への通知を，前記通知方法設定部で設定された通知方法で行うことを特徴とするファイル管理装置。
【請求項５】
請求項３に記載するファイル管理装置において，
部分ファイルの容量が上限容量を上回っている場合に，前記部分ファイル設定部の設定を変更する部分ファイル設定変更部を有し，
前記部分ファイル作成部は，前記部分ファイル設定部の設定が変更された場合には，変更後の設定に従って部分ファイルを再作成し，
前記部分ファイル添付部は，部分ファイルが再作成された場合には，再作成された部分ファイルを前記通知部による通知に添付することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項６】
請求項１に記載するファイル管理装置において，
前記通知部による通知のタイミングを設定する通知タイミング設定部と，
前記通知部による通知の際に，ファイルの保存期間の再設定の機会を通知先に付与する保存期間再設定部と，
前記通知部による通知に対する返答に応じてファイルを自動削除するか否かを設定する自動削除設定部とを有することを特徴とするファイル管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は，記憶装置に記憶されているファイルを管理するファイル管理装置に関する。さらに詳細には，ファイルの保存者等へファイル保存期限の到来を通知するファイル管理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より，複数の端末，記憶装置，出力装置等が接続されたネットワークを備えたシステムがある。このようなシステムでは，各端末からネットワークの記憶装置へファイル等を記憶させることができる。あるいは，高機能プリンタ等の出力装置にファイルを一時保存させることができる。一般に，記憶装置等に保存されたファイルが多くなりすぎたり，適切な更新が行われなかったりすることは好ましくない。そのため，保存されたファイルにそれぞれ保存期限を設定することが多く行われる。そして，その期限が近づいたときには，ユーザや管理者に通知するのである。
【０００３】
例えば，特許文献１に記載の文書管理システムでは，保存された文書ごとに保存期限情報が登録される。そして，期限通知が必要になると，その文書の登録者や審査者等に期限通知を行う。このシステムによれば，文書ごとに複数種の期限があっても一元管理される。また，文書作成者が期限を入力しなくても，保存されたフォルダに基づいて期限通知が行われる。また，特許文献２に記載の画像入出力装置では，スキャナ入力された画像データを一時保存することができる。そして，指定された一定期間内にその画像データの引き取りがない場合，指定のユーザに通知する。この装置によれば，ユーザによる画像データの引き取り忘れを防ぐことができる。
【特許文献１】特開２００３−２１６４６７号公報
【特許文献２】特開平１１−１７７７４３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前記した従来の文献の技術では，いずれもファイル管理のために自動消去の前にユーザに通知を行う。その通知内容としては，一般に，ファイル名や保存期限等が含まれている。しかしながら，通知を受けたユーザや管理者が，必ずしもその通知されたファイル名によって文書や画像データの内容をすぐに思い出せるとは限らない。例えば，一時的な保存のつもりで適当なファイル名を付けていた場合では，ファイル名を覚えていないおそれがある。あるいは，複数の似たファイル名のデータを保存している場合では，通知されたファイル名だけでは，どのデータのことなのかが分からないおそれもある。
【０００５】
そのような場合には，自動消去させてもいいかどうかを判断するために，そのファイルを再度確認する必要がある。特に，画像入出力装置にスキャンさせた画像等では，確認のために装置のところまで行かねばならない場合もある。また，自分のＰＣから確認する手順は結構手間がかかるものであったりする。さらには，確認したつもりがファイルを間違えていたということもあり得るという問題点があった。
【０００６】
本発明は，前記した従来のファイル管理装置が有する問題点を解決するためになされたものである。すなわちその課題とするところは，システムからの保存に関する通知を受けたユーザにとって，その通知されてきたファイルの内容を容易かつ正確に把握できるファイル管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
この課題の解決を目的としてなされた本発明のファイル管理装置は，記憶装置に記憶されたファイルについて，保存期限の到来を，指定された通知先に通知するファイル管理装置であって，計時部と，計時部の計時に基づいて，ファイルごとの保存期限の到来を監視する保存期限監視部と，ファイルの内容の一部からなる部分ファイルを作成する部分ファイル作成部と，保存期限が到来したファイルがある場合に，そのファイルの通知先にその旨を通知する通知部と，通知部による通知に，そのファイルの部分ファイルを添付する部分ファイル添付部とを有するものである。
【０００８】
本発明のファイル管理装置によれば，保存期限監視部によって記憶装置に記憶されたファイルごとの保存期限の到来が監視されている。さらに，通知部によってそのファイルの保存期限の到来が通知される。このとき，その通知には，部分ファイル作成部によって作成された部分ファイルが添付される。この部分ファイルは元のファイルの一部であるので，部分ファイルを見れば元のファイルが容易に確認できる。従って，受けた通知に添付されたファイルによって，どのファイルの保存期限が到来したかを正確に把握できる。これにより，システムからの保存に関する通知を受けたユーザにとって，その通知されてきたファイルの内容を容易かつ正確に把握できるファイル管理装置となっている。
【０００９】
さらに本発明では，ファイルごとの保存期限を設定する保存期限設定部と，ファイルごとの通知先を設定する通知先設定部とを有することが望ましい。
このようにすれば，ファイルごとに異なる保存期限や通知先を設定できるので，使い勝手がよい。
【００１０】
さらに本発明では，部分ファイル作成部は，ファイルに含まれる複数ページのうちの１ページ分の内容を部分ファイルとすることが望ましい。
このようにすれば，元のファイルを容易に想起できる。特に，特徴的なページやよくアクセスするページが添付されれば，よりわかりやすいものとなる。
【００１１】
さらに本発明では，部分ファイル作成部は，ファイルの内容のプレビュー画像を部分ファイルとすることが望ましい。
このようにすれば，元のファイルの概形が分かる。特に図表などではプレビューを見れば元のファイルを容易に想起できる。
【００１２】
さらに本発明では，部分ファイル作成部は，ファイルの内容のサムネイル画像を部分ファイルとすることが望ましい。
このようにすれば，元のファイルの縮小図が分かる。特に画像データを含むプレゼン用の資料や報告書等には適している。
【００１３】
さらに本発明では，ファイルに含まれる複数ページのうちの１ページ分の内容と，ファイルの内容のプレビュー画像と，ファイルの内容のサムネイル画像とのいずれの部分を部分ファイルとするかを設定する部分ファイル設定部を有し，部分ファイル作成部は，部分ファイル設定部の設定に従って部分ファイルを作成することが望ましい。
このようにすれば，元のファイルの内容や形式に応じて適切な添付ファイルが選択されるように設定できる。
【００１４】
さらに本発明では，通知先への通知方法を設定する通知方法設定部を有し，通知部は，通知先への通知を，通知方法設定部で設定された通知方法で行うことが望ましい。
このようにすれば，例えば，Ｅメール，ＦＡＸ等の好みの通知方法で通知を受け取ることができる。従って，確実に通知を受け取ることができる。
【００１５】
さらに本発明では，部分ファイルの容量が上限容量を上回っている場合に，部分ファイル設定部の設定を変更する部分ファイル設定変更部を有し，部分ファイル作成部は，部分ファイル設定部の設定が変更された場合には，変更後の設定に従って部分ファイルを再作成し，部分ファイル添付部は，部分ファイルが再作成された場合には，再作成された部分ファイルを通知部による通知に添付することが望ましい。
このようにすれば，通知ファイルの容量が大きくなりすぎることが防止される。あまりに大きいファイルを通信すれば，他の業務の支障となりうる。また，ＦＡＸの場合では，多数枚の用紙を使用することとなって好ましくない。本発明では，部分ファイルの容量が上限容量を上回っている場合には，部分ファイル設定変更部によって部分ファイル設定部の設定が変更される。従って，無駄に大きい添付ファイルが作成されることは防止されている。
【００１６】
さらに本発明では，通知部による通知のタイミングを設定する通知タイミング設定部と，通知部による通知の際に，ファイルの保存期間の再設定の機会を通知先に付与する保存期間再設定部と，通知部による通知に対する返答に応じてファイルを自動削除するか否かを設定する自動削除設定部とを有することが望ましい。
このようにすれば，保存期限に対する通知のタイミングを設定することができる。また，通知に応答することにより，保存期間を再設定して，もうしばらく保存させることができる。またあるいは，そのファイルを自動削除して良いと応答すれば，自動削除させることもできる。
【発明の効果】
【００１７】
本発明のファイル管理装置によれば，システムからの保存に関する通知を受けたユーザにとって，その通知されてきたファイルの内容を容易かつ正確に把握できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下，本発明を具体化した最良の形態について，添付図面を参照しつつ詳細に説明する。本形態は，ネットワークに接続された記憶装置に記憶されたファイルの保存を管理するファイル管理装置に本発明を適用したものである。
【００１９】
本形態のファイル管理装置１は，図１に示すように，ファイルを保存するファイル保存装置２とともにネットワーク３に接続されている。また，ネットワーク３には，他にユーザＰＣ５，ＦＡＸ６，ＭＦＰ（多機能プリンタ）７，スキャナ８等が接続されている。これらはいずれも，接続されていなくても良いし，複数台接続されていても良い。ファイル保存装置２は，システムに共有の記憶装置である。各ユーザは，それぞれ文書ファイルや画像ファイル等をファイル保存装置２に保存できる。ユーザが保存したファイルは，ファイル名，ファイル保存者名，保存日時等の各情報とともにファイル保存装置２に記憶される。
【００２０】
ここで，ファイル管理装置１は，ファイル保存装置２に保存されているファイルの管理を行うものである。すなわち，ファイル管理装置１は，ファイル保存装置２にファイルが保存されるときには，そのファイルに所定の保存期限を設定する。この保存期限は，ユーザが設定するか，デフォルトで設定される。ファイル管理装置１はまた，各ファイルの保存期限が近づいたらそのことをユーザに通知する。通知を受けたユーザは，そのファイルの自動削除を許可するかどうかを決める。ユーザは，保存期限の延期手続きをとることによって，ファイルが自動削除されることを防止することもできる。
【００２１】
そのために，ファイル管理装置１は，図１に示すように，保存期限制御部１２，アクセス管理制御部１３，通知制御部１４，応答処理部１５を有している。また，保存期限制御部１２は，保存期限設定部２１，保存期限カウンタ２２，保存期限監視部２３を有している。アクセス管理制御部１３は，アクセス管理設定部３１，アクセス管理カウンタ３２，アクセス管理監視部３３を有している。通知制御部１４は，通知方法設定部４１，通知先設定部４２，通知タイミング設定部４３，添付ファイル設定部４４，添付ファイル生成部４５，通知ファイル生成部４６，通知送付部４７を有している。応答処理部１５は，期間再設定部５１，自動削除設定部５２を有している。
【００２２】
ファイルの保存期限には種々の設定方法がある。ここでは，月日等の時間による設定と，アクセス状況による設定とから選択できる。ファイルの保存期限が，月日等の時間で設定された場合は，保存期限制御部１２によって制御される。保存期限制御部１２は，ファイルごとの保存期限の設定処理や監視処理を行う。保存期限設定部２１によって，各ファイルに保存期限が設定される。保存期限カウンタ２２によって，保存期限までの月日がカウントされる。保存期限監視部２３によって，保存期限が到来したかどうかが監視される。
【００２３】
また，ファイルの保存期限が，そのファイルに対するアクセス状況によって設定された場合は，アクセス管理制御部１３によって制御される。アクセス管理制御部１３は，ファイルごとのアクセス制限の設定処理や監視処理を行う。例えば，アクセス回数，アクセス頻度，最後にアクセスしてからの経過時間等によって制限されるのである。アクセス管理設定部３１によって，各ファイルの管理方法やその限度値が設定される。アクセス管理カウンタ３２によって，設定されたアクセス管理値がカウントされる。アクセス管理監視部によって，設定された限度値に達したかどうかが監視される。アクセス管理についての詳細は後述する。
【００２４】
また，通知制御部１４は，ユーザへの通知処理を行う。そのために，通知方法や通知先，通知タイミング等の設定が可能である。通知方法設定部４１によって，通知方法が設定される。例えば，Ｅメール，ＦＡＸ，ＦＴＰ，インターネットＦＡＸ等からユーザによって選択される。通知先設定部４２によって，通知先が設定される。期限通知は，保存したユーザに限らず，その担当上司やシステムの管理者に対して送付するようにしても良い。通知タイミング設定部４３によって，保存期限のどのくらい前に通知するか等の通知タイミングが設定される。
【００２５】
さらに，通知制御部１４は，通知タイミングが到来すると設定された通知方法によって設定された通知先へと通知する。このとき，通知ファイルには，通知の対象となったファイルの一部が添付される。添付ファイルの種類は，添付ファイル設定部４４によって設定される。例えばそのファイルの１ページ，プレビュー画像，サムネイル等から選択される。通知時には，添付ファイル生成部４５によって，設定されている添付ファイルが生成される。さらに，通知ファイル生成部４６によって，添付ファイルが添付された通知ファイルが生成される。生成された通知ファイルは，通知送付部４７によって通知先に送付される。
【００２６】
通知を受け取ったユーザ等は，このファイルの処置を決定する。処置方法の選択肢としては，自動削除を認める，保存期間を延長する，自分のＰＣ等に引き取るなどである。ユーザは，決定した処置方法をファイル管理装置１に応答する。応答処理部１５は，ユーザからの応答に応じて各処理を行う。例えば，保存期限が再設定される場合は，期間再設定部５１によって処理される。あるいは，自動削除が設定された場合は，自動削除設定部５２によって処理される。
【００２７】
ここで，ユーザがファイル保存装置２に保存するファイルの例を説明する。例えば，共有ファイル用のフォルダや共有のメールボックス，掲示板等に保存された共有の資料ファイル等がある。あるいは，ＭＦＰ７やスキャナ８等でスキャンした画像を，その付属する記憶装置に一時的に保存させた画像データ等もある。また，ＦＡＸ６で送受信した画像データ等を保存させる場合もある。
【００２８】
次に，図２〜図５に示すフローチャートを参照して，ファイル管理装置１によるファイル管理処理を説明する。図２は，ファイル保存時にユーザに各種の設定を行わせるファイル保存処理である。図３は，保存期限が設定されているファイルのファイル管理処理である。図４は，アクセス管理が設定されているファイルのファイル管理処理である。図５は，保存期限の到来等により，ユーザに通知をする場合の通知処理である。
【００２９】
ファイル保存装置２へのファイル保存処理が開始されると，まず図２に示すように，ユーザに通知方法の設定を促す（Ｓ１０１）。例えば，ユーザが保存手続きを行っている端末の表示装置等に，図６に示すような選択画面の表示をする。ユーザは，これを見て，通知手段を選択するのである。この図６では，Ｅメール，ＦＡＸ，ＦＴＰ，インターネットＦＡＸから選ぶようにされている。各ファイル管理装置１では，ネットワーク３に接続されている機器の種類に応じて，適切な選択肢が表示されるようにする。ここでユーザによって選択された通知方法は，通知方法設定部４１（図１）によって，保存ファイルに関連づけて記憶される。
【００３０】
次に，ユーザに通知先の設定を促す（図２のＳ１０２）。そのために，ユーザの端末に，図７に示すような表示を行う。ここでユーザによって選択された通知先は，通知先設定部４２（図１）によって，保存ファイルに関連づけて記憶される。ここでは，そのファイルを保存したユーザか，システムの管理者かを選択できる。さらに多くの選択肢を表示してもよい。あるいは，選択肢以外の通知先をユーザ名やパス名等によって設定できるようにしても良い。また，１つのファイルの期限通知を複数の通知先に宛てて通知できるようにしてもよい。
【００３１】
次に，ユーザに添付ファイルの種類の設定を促す（図２のＳ１０３）。そのために，ユーザの端末に，図８に示すような表示を行う。ここでは，対象ファイルの１ページ目，プレビュー，サムネイルから選択するようにしている。ユーザは，このうちから通知に添付して欲しいものを選択する。ここでユーザによって選択された添付ファイルの種類は，添付ファイル設定部４３（図１）によって，保存ファイルに関連づけて記憶される。ここで，添付ファイル設定部４３は部分ファイル設定部として機能する。また，ここに示したもの以外の選択肢を設けても良い。あるいは，添付しないという選択ができるようにしても良い。例えば，通知先として保存を実行したユーザ以外の人が選択された場合では，添付ファイルに代えてファイル保存者名等を通知するようにしても良い。
【００３２】
次に，ユーザにファイルの保存期限の設定方法の決定を促す（図２のＳ１０４）。すなわち，このファイルの保存期限を月日等の時間で管理するのか，それともアクセス状況によって管理するのかを決定する。ここでは，このいずれかを選択することとしている。しかし，両方の方法で管理することもできる。いずれか早いほうが通知時期となったら通知するようにすればよい。
【００３３】
ユーザが保存期間で管理することを選択した場合（図２のＳ１０４で「期間管理」），ユーザに保存期間の設定を行うかどうかを尋ねる（Ｓ１０５）。そのために，ユーザの端末に，図９に示すような表示を行う。これにより，ユーザが保存期限を設定するという選択をした場合（図２のＳ１０５で「する」），保存期限の設定入力を促す（Ｓ１０６）。そして，図１０に示すような表示を行う。ユーザは，テンキー等を利用して保存期限を年月日で入力する。ここで設定された保存期限は，保存期限設定部２１（図１）によって，保存ファイルに関連づけて記憶される。
【００３４】
あるいは，図２のＳ１０５でユーザが保存期限設定を行わないという選択をした場合（Ｓ１０５で「しない」），デフォルトの保存期間が適用される（Ｓ１０７）。設定されたデフォルトの保存期間は，保存期限設定部２１（図１）によって，保存ファイルに関連づけて記憶される。ここで，デフォルトの保存期間としては，ファイルの種類によるものやファイルの容量によるもの等が，システムの管理者等によってあらかじめ設定される。ここで，管理者がファイルの種類によってデフォルトの保存期間を設定するための表示画面の例を図１１に示す。また，ファイルの容量によってデフォルトの保存期間を設定するための表示画面の例を図１２に示す。システムの管理者等は，これらの画面から適切な数値を入力してデフォルトの保存期間を設定しておくことができる。
【００３５】
このようにして，保存期間で管理されるファイルは，図２のＳ１０６またはＳ１０７でその保存期限が設定されて記憶される。そして，保存ファイルごとに，設定された保存期限に応じて，保存期限管理が行われる。そのために，保存期限管理処理に進む（Ｓ１０８）。
【００３６】
あるいは，図２のＳ１０４でアクセス状況による管理が選択された場合（Ｓ１０４で「アクセス管理」），ユーザにそのアクセス管理の方法を選択させる（Ｓ１０９）。ここでは，アクセス回数，アクセス頻度，無アクセス期間（最後にアクセスしてからの経過時間）が選択可能である。そして，アクセス回数による管理が選択された場合は（Ｓ１０９で「アクセス回数」），アクセス回数の上限を設定させる（Ｓ１１０）。これは，セキュリティ等の観点から，上限回数だけアクセスされたファイルはそれ以上保存しないためのものである。
【００３７】
また，アクセス頻度による管理が選択された場合は（Ｓ１０９で「アクセス頻度」），アクセス頻度の下限を設定させる（Ｓ１１１）。アクセスの頻度，すなわち，所定のカウント期間中のアクセス回数が下限より小さくなったファイルはそれ以上保存しない。例えば，１日１回以上のアクセスが無い場合には，そのファイルの保存期限が到来したと考えるものである。
【００３８】
また，無アクセス期間による管理が選択された場合は（Ｓ１０９で「無アクセス期間」），無アクセス期間の上限を設定させる（Ｓ１１２）。無アクセス期間が上限以上となったファイルはそれ以上保存しない。これらのアクセス管理方法が選択された場合は，そのいずれの場合もそれぞれの設定値はアクセス管理設定部３１（図１）によって，保存ファイルに関連づけて記憶される。そして，アクセス管理処理に進む（図２のＳ１１３）。
【００３９】
次に，保存期限管理処理ルーチンについて説明する。時間で保存期限が設定されたファイルはこの保存期限管理処理ルーチンによって管理される。このルーチンでは，図３に示すように，ファイルの保存開始とともに保存期限カウンタ２２（図１）においてタイマカウントを開始する（Ｓ２０１）。一方，保存期限と通知タイミング設定部４３（図１）によって設定された通知タイミングとから，通知日時が算出される。保存期限監視部２３（図１）では，保存期限カウンタ２２のタイマ値と通知日時とを比較して監視する。そして，その通知日時になるまで待機する（Ｓ２０２：Ｎｏ）。タイマ値が設定された通知日時となったら（Ｓ２０２：Ｙｅｓ），通知処理を行う（Ｓ２０３）。
【００４０】
次に，アクセス管理処理ルーチンについて説明する。このルーチンの実行が開始されると，図４に示すように，選択されているアクセス管理の方法によってまず分類される（Ｓ３０１）。このアクセス管理の方法は，図２のＳ１０９でユーザによって選択されている。
【００４１】
そのうち，アクセス回数による管理が選択されている場合は（図４のＳ３０１で「アクセス回数」），アクセスが無い間は（Ｓ３０２：Ｎｏ），待機する。アクセスがあると（Ｓ３０２：Ｙｅｓ），アクセス管理カウンタ３２（図１）によってアクセス回数をカウントアップする（Ｓ３０３）。そして，アクセス管理監視部３３（図１）によって，そのアクセス回数を設定されている上限回数と比較する（図４のＳ３０４）。上限でない場合は（Ｓ３０４：Ｎｏ）さらに待機する（Ｓ３０２）。上限となったら（Ｓ３０４：Ｙｅｓ），通知処理へと進む（Ｓ３０５）。
【００４２】
あるいは，アクセス頻度による管理が選択されている場合は（Ｓ３０１で「アクセス頻度」），所定のカウント期間内のアクセス回数によってアクセス頻度を算出する。そこで，カウント期間が終了しているかどうかを判断する（Ｓ３０６）。終了していなければ（Ｓ３０６：Ｎｏ），アクセス管理監視部３３（図１）によって，アクセスがあるかどうかを監視する（Ｓ３０７）。アクセスが有れば（Ｓ３０７：Ｙｅｓ），カウントアップして（Ｓ３０８），さらに監視を続ける。
【００４３】
そして，カウント期間が終了したら（Ｓ３０６：Ｙｅｓ），頻度を算出する（Ｓ３０９）。次に，Ｓ３０９で算出した頻度と設定されている下限の頻度とを比較する（Ｓ３１０）。算出した頻度が下限を下回っていなければ（Ｓ３１０：Ｎｏ），カウントクリアする（Ｓ３１１）。そして，さらに監視を継続する（Ｓ３０６）。一方，Ｓ３０９で算出した頻度が下限を下回っていれば（Ｓ３１０：Ｙｅｓ），通知処理へと進む（Ｓ３１２）。
【００４４】
またあるいは，無アクセス期間による管理が選択されている場合は（Ｓ３０１で「無アクセス期間」），アクセスがあったかどうかを判断する（Ｓ３１３）。すなわち，アクセス管理監視部３３（図１）によって，アクセスの有無を監視する。アクセスが有れば（Ｓ３１３：Ｙｅｓ），タイマをクリアする（Ｓ３１４）。アクセスが無い間は（Ｓ３１３：Ｎｏ），タイマをカウントアップする（Ｓ３１５）。そして，タイマを無アクセス期間の上限と比較する（Ｓ３１６）。無アクセス期間の上限を超えていない場合は（Ｓ３１６：Ｎｏ），さらに監視を続ける（Ｓ３１３）。無アクセス期間の上限を超えた場合は（Ｓ３１６：Ｙｅｓ），通知処理へと進む（Ｓ３１７）。
【００４５】
次に，通知処理について，図５を参照して説明する。図３のＳ２０３，図４のＳ３０５，Ｓ３１２，Ｓ３１７の通知処理は，いずれもこの図５に示したものである。通知処理が開始されると，通知ファイルの生成を行う。そのために，設定されている通知方法を取得する（Ｓ４０１）。次に，通知先を取得する（Ｓ４０２）。次に，設定されている添付ファイルを選択する（Ｓ４０３）。そして，添付ファイル生成部４５（図１）によって，添付ファイルを生成する。
【００４６】
ここで，ファイル管理装置１では，添付ファイルの容量の上限値を設定しておくことができる。これは，通知ファイルがあまりに大きなファイルとなることは好ましくないからである。そのため，ファイル管理装置１を管理する管理者は，図１３に示したような表示画面から，通知に添付するファイル容量の上限を設定できる。そこで，通知処理では，Ｓ４０４において，生成された添付ファイルと添付ファイル容量の上限とを比較する。
【００４７】
生成された添付ファイルが上限容量を超えるものであった場合（Ｓ４０４：Ｙｅｓ），添付ファイル設定部４４（図１）によって，添付ファイルを設定し直して選択する（Ｓ４０３）。このとき，添付ファイル設定部４４は部分ファイル設定変更部として機能する。例えば，対象ファイルの１ページ目が大きすぎる場合は，別のページに変更する。また，プレビューやサムネイルの数が多い場合は，添付する数を減らす。そして，添付ファイル生成部４５（図１）によって，もう一度添付ファイルを生成する。このようにして，添付ファイルの容量が上限以下となるようにする。
【００４８】
次に，通知ファイル生成部４４（図１）によって，通知ファイルを作成する（Ｓ４０５）。すなわち，通知方法に応じた通知ファイルの雛形に，対象ファイル名や通知先を記入する。さらに，Ｓ４０３で選択生成された添付ファイルと，所定の通知事項を記入した通知状とを連結させて通知ファイルとする。こうして作成された通知ファイルを，通知送付部４７（図１）によって，設定されている通知先へ送付する（Ｓ４０６）。これで，通知処理の説明を終了する。
【００４９】
この通知の例を図１４に示す。これは，Ｅメールによる通知の例である。ユーザは，ユーザＰＣ５等でこの通知Ｅメールを受けとることができる。通知状には保存期限が間近となったファイルのファイル名と保存有効期限とが記載されている。さらに，添付ファイルとして，その該当ファイルの部分ファイルが添付されている。ＦＡＸの場合は，次の用紙にその添付ファイルの内容がプリントされる。この添付ファイルによってユーザは，どのファイルが削除対象となっているのかがすぐ分かる。従って，保存期限の延期をするかどうかの判断のためにファイルを探す手間は不要である。また，対象ファイルを間違って認識するおそれもない。
【００５０】
通知を受けたユーザは，そのファイルの処理を選択する。例えば，そのファイルの保存期限の延期を行うこともできる。保存期限を延期したい場合には，ユーザは図１５に示す表示画面で「はい」を選択する。さらに，新たな保存期限を入力することにより，期間再設定部５１（図１）によって保存期限が再設定される。ここでは，年月日で再設定する例を示しているが，他の設定でも良い。ここで，既に保存期限の延期を行っているファイルであれば，図１５にその詳細を併せて表示してもよい。また，保存期限の延期回数や延期期間に制限を設けても良い。
【００５１】
または，自動削除を選択する場合には，その旨を応答すればよい。それにより，自動削除設定部５２によって，自動削除が設定される。あるいは，応答せずに放置してもよい。そうすれば，所定の期限が到来するとファイル管理装置１によって自動削除される。以上でファイル管理装置１による管理処理の説明を終了する。
【００５２】
以上詳細に説明したように本形態のファイル管理装置１によれば，ファイルの自動削除の前にユーザにその通知を送付する。ユーザは，ファイルの保存時に保存期限，通知方法，通知先等の設定ができ，希望する方法での通知を受け取ることができる。さらに，このファイル管理装置１による通知には，その対象となっているファイルの一部が，添付ファイルとして添えられる。従って，ユーザはその添付ファイルを見ることにより，対象となっているファイルを容易かつ正確に把握できる。これにより，システムからの保存に関する通知を受けたユーザにとって，その通知されてきたファイルの内容を容易かつ正確に把握できるファイル管理装置１となっている。
【００５３】
なお，本形態は単なる例示にすぎず，本発明を何ら限定するものではない。したがって本発明は当然に，その要旨を逸脱しない範囲内で種々の改良，変形が可能である。
例えば，上記の形態で示した各種の表示は一例であり，これに限るものではない。
また例えば，上記の形態では添付ファイルの選択肢の１つとして，１ページ目を挙げている。しかし，これは１ページ目に限るものではない。何ページ目を添付するかをユーザに選択させることもできる。またあるいは，そのファイルのアクセス時の表示状況に応じて，自動選択させても良い。例えば，表示させることの多いページを添付するとしても良い。また例えば，最後に更新されたページとしても良い。
【００５４】
また例えば，上記の形態では，計時部に相当するものとしてタイマを使用している。しかし，タイマに限らず，一般的な時計であっても良い。その場合は，カウンタによる比較に代えて，日時と保存期限とを比較するようにすればよい。
また例えば，上記の形態では，通知タイミングとして保存期限の所定日時前を想定している。これに代えて，保存期限が到来したときに通知するようにしてもよい。そして，保存期限からファイルの自動削除までに所定の猶予期間を設けるようにしても良い。
また例えば，上記の形態では，ファイル管理装置１を独立した装置として記載しているが，ファイル保存装置２やＭＦＰ７と一体として構成しても良い。ファイル保存装置２もＭＦＰ７のＨＤＤ等であっても良い。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本形態に係るファイル管理装置を含むシステムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】ファイル管理装置によるファイル保存処理を示すフローチャートである。
【図３】保存期限管理処理を示すフローチャートである。
【図４】アクセス管理処理を示すフローチャートである。
【図５】通知処理を示すフローチャートである。
【図６】通知方法設定のための表示画面の例を示す説明図である。
【図７】通知先設定のための表示画面の例を示す説明図である。
【図８】通知に添付するファイル選択のための表示画面の例を示す説明図である。
【図９】保存期限の設定選択のための表示画面の例を示す説明図である。
【図１０】保存期限の設定入力のための表示画面の例を示す説明図である。
【図１１】デフォルトの保存期間の設定のための表示画面の例を示す説明図である。
【図１２】デフォルトの保存期間の設定のための表示画面の例を示す説明図である。
【図１３】通知に添付するファイルの容量制限のための表示画面の例を示す説明図である。
【図１４】通知処理による通知状の例を示す説明図である。
【図１５】保存期限の延期のための表示画面の例を示す説明図である。
【符号の説明】
【００５６】
１  ファイル管理装置
２  ファイル保存装置（記憶装置）
２１  保存期限設定部
２２  保存期限カウンタ（計時部）
２３  保存期限監視部
４１  通知方法設定部
４２  通知先設定部
４３  通知タイミング設定部
４４  添付ファイル設定部（部分ファイル設定部，部分ファイル設定変更部）
４５  添付ファイル生成部（部分ファイル作成部）
４６  通知ファイル生成部（部分ファイル添付部）
４７  通知送付部（通知部）
５１  期間再設定部（保存期間再設定部）
５２  自動削除設定部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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