(57)【要約】【課題】  あらゆる形式の文書と非固定的な文書の管理属性を結び付け融通無碍に簡単に電子文書として一元管理できるようにした電子文書管理システムを提供する。【解決手段】  アプリケーションソフトにより作成された原文書データから、印刷情報と当該文書の作成過程乃至利用過程で生成された文書属性を示すカテゴリ情報を非定形的かつ網羅的に取得し、これらの電子文書データの構造体を管理する一連のプロセスの実行を複数のオブジェクトに分担させ、これらのオブジェクトをメモり上に実装する電子文書データ管理手段により文書管理を行う。【選択図】  図１
2006119923.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
アプリケーションソフトにより作成された原文書データから、印刷情報と当該文書の作成過程乃至利用過程で生成された文書属性を示すカテゴリ情報を非定形的かつ網羅的に取得し、これらから電子文書データを生成する電子文書生成手段と、
前記電子文書データの構造体を管理する一連のプロセスの実行を複数のオブジェクトに分担させ、これらのオブジェクトをメモり上に実装する電子文書データ管理手段と、
前記電子文書生成手段の動作と、電子文書データ管理手段の動作とを非同期で連携させる非同期連携手段と、
を具備したことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項２】
前記電子文書生成手段は、アプリケーションから文書を印刷したときに、該文書のメタ化されている印刷情報をプリンタスプーラから取り込み、この印刷情報から文書データを取得するキャプチャ手段を有することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記前記電子文書生成手段は、さらに、前記キャプチャ手段から受け渡された文書データのフォーマットを整形する手段を有することを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記電子文書データのカテゴリ情報に基づいて、文書の検索、照会に用いるテカテゴリパターンの定義および管理を行うカテゴリ管理手段を有することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
電子文書データ管理手段は、
電子文書の所在の設定、照会を行うプロバイダー管理オブジェクトと、
電子文書集合の生成、削除、移動、照会を行う文書管理オブジェクトと、
電子文書集合生成、削除および電子文書の削除、複写、移動、検索のための前記文書管理オブジェクトへの指示を行う文書集合管理オブジェクトと、
を有することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項６】
前記非同期連携手段は、電子文書生成のプロセスと、電子文書データ管理手段のプロセスとの間のデータの受け渡しをメッセージ交換によって連携連携することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項７】
さらに、一括処理ジョブ間で直接データ交換を標準入出力で行うデータバスを定義する手段を有することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項８】
アプリケーションソフトにより作成された原文書データから、メタ化されている印刷情報と当該文書の作成過程乃至利用過程で生成された文書属性を示す非定形的カテゴリ情報を網羅的に取得し、これらから電子文書データを生成する電子文書生成手段と、
電子文書データのカテゴリ情報からカテゴリごとに電子文書管理用のテーブルを展開するカテゴリ情報展開手段と、
展開されたテーブルを記憶するデータベースと、
文書の検索、照会を前記データベースに接続して、実行する文書検索照会手段と、
を具備したことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項９】
アプリケーションソフトにより作成された図面、計画書、報告書など逐次的に発生し、ネットワークを通じて配布される原文書データから、当該文書が作成される過程乃至利用される過程で付加される属性を含む非定形カテゴリ情報を網羅的に取得し、このカテゴリ情報と、原文書データを統合して電子文書化する電子文書生成手段と、
前記電子文書化された文書と、前記カテゴリ情報に基づいて展開した検索照会用のテーブルとを登録する電子文書登録手段と、
前記カテゴリ情報とは独立して設定された検索パターンを指定して文書の照会、検索および文書編集を行う手段と、
を具備したことを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項１０】
アプリケーションから文書印刷指示を取得すると、該文書の印刷情報をプリンタスプーラから取り込むキャプチャプログラムをプリンタドライブの起動と同期して立ち上げるステップと、
キャプチャプログラムの実行によりプリンタスプーラに蓄積された、メタ化されている印刷情報を取得するステップと、
取得した印刷情報のフォーマットを変換するステップと、
を有することを特徴とする電子文書管理用のプログラム。
【請求項１１】
メタ化されている印刷情報と当該文書の作成過程で生成された文書属性を示すカテゴリ情報を取得するステップと、
前記非定形的カテゴリ情報に基づいて、文書の検索照会用のカテゴリパターンとは独立して、カテゴリごとに電子文書管理用のテーブルを生成するカテゴリ管理テーブル展開するステップと、
新たなカテゴリが発生すると、テーブルを更新するステップと、
を有することを特徴とする電子文書管理用のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワープロ、表計算、ＣＡＤ図面をはじめとして、様々なアプリケーションソフトで作成された文書を一元的にしかも柔軟に管理できる電子文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、事務処理で作成される文書は、パソコンによって作成されるのが大部分を占めるようになっており、オフィスでの事務処理で使われた大量の書類を電子化して管理する必要性が高まっている。
【０００３】
従来は、パソコン利用者ごとにせいぜい文書の種類別にフォルダを作って管理していたにすぎないので、文書が大量になると、必要な文書をすぐ取り出せないという問題がある。また、ファイル形式の異なる様々な文書が混在していることから、文書を共有して再利用することが困難であった。
【０００４】
そこで、最近では、パソコンで作成した様々な書類を再利用できるようにする文書管理システムが開発されている。従来の基本的な文書管理は、文書を文書データベースに登録しておき、特定の文書が必要なときには、文書データベースに接続してデータベースのデータ項目から目的の文書を検索するのが基本である。この種の文書データベースは、従来のリレーショナルデータベースを文書管理に適用したものが基本になっている。
【０００５】
電子文書管理の処理内容は、管理可能な文書データを生成する処理と、データベースへの登録と、文書の検索とに大きく分けることができる。
【０００６】
従来は、電子文書を登録するための文書データの生成では、紙文書をイメージスキャナにより読み取った電子データや、ワープロソフト等のアプリケーションで作成された文書データを、登録できる形式の文書データに変換している。この種の文書データ生成の従来技術としては、原稿からスキャナーにより読み取った画像データを生成し、そのデータを電子文書を蓄積する装置に転送する技術がある（特許文献１）。
【０００７】
また、従来の電子文書管理では、対象とするデータ型が固定長の文字列や数値であるデータベースへの登録が中心であるため、ＸＭＬなどの構造化言語により文書をＸＭＬ型の構造化された文字からなる文書に変換して、データベースに登録が容易なデータ構造に変換した上で、データベースに登録する手法が知られている（特許文献２）。
【０００８】
また、従来のデータベース型文書管理システムにおいて、文書を登録した後の検索に関しては、文書データからさらに、全文検索用に文書の一部を抽出し、これらをカテゴリに分類して用語集データベースに登録する技術がある（特許文献３）。
【特許文献１】特開２０００−３４１４５４号
【特許文献２】特開２００４−１２６８０４号
【特許文献３】特開２００１−３４４２４６号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
文書は、紙文書と電子文書とではそれぞれ長所短所があり、例えば、紙文書には全体を一瞥しやすいことや原本性の点で電子文書に優れる一方、電子文書にすると、書類の保管場所がなくても大量の文書を保管でき、検索や再利用の点で紙文書にはない優れた利点がある反面で、文書内容に変更があると原本性を保つことが困難で、文書内容を一瞥で判別できない。したがって、紙媒体と電子媒体の両者を利用環境に応じて並列的に利用できるようにすることが好ましい。
【００１０】
この点、従来の電子文書管理システムでは、紙文書の業務モデルに電子文書を組み入れる場合、紙文書と電子文書のそれぞれの利用特性を生かして並列的に利用することが容易にできない。並列的に利用するためには両者の内容が同期化されていなければならないが、従来の電子文書管理システムでは、両者の生成過程を完全に同期化させることができない。そのため電子文書を活用するには、紙文書を活用する業務プロセスと電子文書を活用する業務プロセスとを直列的に配置する業務モデルを新たに構築する必要があり、それぞれの業務プロセスでは、一方の利用特性が利用できなくてなるため、利用者にえてして無理な手順を強いることになりがちである。そして、それが電子文書化への移行が円滑にすすまない原因となっている。
【００１１】
また、従来の電子文書管理システムは、予め文書の管理属性をデータ項目として定めた上で在来のデータベースに登録して管理することを基本としているが、文書という情報媒体の形式のもつ特質は、予めデータ項目を固定する必要があるデータ管理形式に本来的になじみにくい。コンピュータ上のファイルとしての属性の他、文書名や作成日時、作成者など基本的な一部の情報については予めデータ項目を規定できるが、文書の種類、セキュリティ管理上のコード、特定業務に関わる管理上のコード、管理部署などその用途に応じて定められるため、予め規定することは困難である。
【００１２】
実際の業務の場面では、様々な形式、内容をもち、しかも、多種類のアプリケーションソフトで作成された文書が混在し、ものごとが流動的な現実のビジネスの現場では、時間の経過とともに常に新しいカテゴリの文書が発生するのがむしろふつうであるので、在来の予めデータ項目を定めるデータ管理方式では対応しきれなくなる。
【００１３】
また、必要な文書を探し出すという場面では、特定の関係者の間でやりとりされる書類の場合は、情報収集をするために検索するというよりは、必要な文書を探し出すために検索することが多い。つまり、あの部署からここに送られたあの書類はどこかに保存したけれど、それが見つからないというように、書類のもつ情報の中身そのものよりも、文書が作成された状況や、業務上の区分や、会社の組織上の情報や、元システムの固有属性を手がかりに文書を探し出す必要性が生じることが多い。  
この点、従来の電子文書管理システムは、文書内の文字列を検索対象として、それを体系的に整理することが中心となっている。しかし、文書の作成状況をうろ覚えにデータベースを検索すると、関係のない文書が大量にヒットして目的の文書に辿り付けないことが多い。従来の電子文書管理システムは、情報収集型の検索には適応できるが、組織的活動の中で連続する業務処理で要求される、短期間に、漏れがなく、確実に既登録文書を抽出しなくてはならない業務仕様には、適しているとは言えない。
【００１４】
また、従来の電子文書管理システムは、文書データを管理するために汎用データベースを利用し、それをネットワークを介して共有するシステムである。それゆえ、データベースに接続するにはセッションの確立やマーシャリングなどの処理が必要不可欠となり、事前に検索するまでの処理に時間がかかるという問題がある。
【００１５】
そこで、本発明の目的は、前記従来技術の有する問題点を解消し、在来の予めデータ項目を定めるデータ管理方式とは根本的に発想を変えて、あらゆる形式の文書と非固定的な文書の管理属性を結び付け融通無碍に簡単に電子文書として一元管理できるようにした電子文書管理システムを提供することにある。
【００１６】
また、本発明の他の目的は、従来の汎用データベースを活用する方式と異なり、データベースへのセッション接続や多段階のマーシャリングを要しない文書管理専用の電子文書データ管理手段をすることで、管理した電子文書の中から、必要とする文書を極めて高速に、しかも、システムのリソースを消費せずに検索、照会をできるようにした電子文書管理システムを提供することにある。
【００１７】
さらに、本発明の他の目的は、文書を作成したアプリケーションソフトから外部印刷機器への印刷と同時に電子文書化することができるとともに、再現性の高い電子文書を生成することができるようにした電子文書管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１８】
前記の目的を達成するために、本発明にかかる電子文書管理システムは、
アプリケーションソフトにより作成された原文書データから、メタ化されている印刷情報と当該文書の作成過程で生成された文書属性を示すカテゴリ情報を非定形的かつ網羅的に取得し、これらから電子文書データを生成する電子文書生成手段と、
前記電子文書データの構造体を管理する一連のプロセスの実行を複数のオブジェクトに分担させ、これらのオブジェクトをメモり上に実装する電子文書データ管理手段と、
前記電子文書生成手段の動作と、電子文書データ管理手段の動作とを非同期で連携させる非同期連携手段と、
を具備したことを特徴とするものである。
【００１９】
また、本発明に係る文書管理システムは、アプリケーションソフトにより作成された図面、計画書、報告書など逐次的に発生し、ネットワークを通じて配布される原文書データから、当該文書が作成される過程で付加される属性を含む非定形カテゴリ情報を網羅的に取得し、このカテゴリ情報と、原文書データを統合して電子文書化する電子文書生成手段と、
前記電子文書化された文書と、前記カテゴリ情報に基づいて展開した検索照会用のテーブルとを登録する電子文書登録手段と、
前記カテゴリ情報とは独立して設定された検索パターンを指定して文書の照会、検索および文書編集を行う手段と、
を具備したことを特徴とするものである。
【００２０】
さらに、本発明に係る電子文書管理用のプログラムは、アプリケーションから文書印刷指示を取得すると、該文書の印刷情報をプリンタスプーラから取り込むキャプチャプログラムをプリンタドライブの起動と同期して立ち上げるステップと、
キャプチャプログラムの実行によりプリンタスプーラに蓄積されたメタ化されている印刷情報を取得するステップと、
取得した印刷情報のフォーマットを変換するステップと、
を有することを特徴とするものである。
【００２１】
また、本発明に係る電子文書管理用のプログラムは、メタ化されている印刷情報と当該文書の作成過程で生成された文書属性を示すカテゴリ情報を取得するステップと、
前記非定形的カテゴリ情報に基づいて、文書の検索照会用のカテゴリパターンとは独立して、カテゴリごとに電子文書管理用のテーブルを生成するカテゴリ管理テーブル展開するステップと、
新たなカテゴリが発生すると、テーブルを更新するステップと、
を有することを特徴とするものである。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、あらゆる形式の文書と非固定的な文書の管理属性を結び付け融通無碍に簡単に電子文書として一元管理できるようにした電子文書管理システムをすることができる。
【００２３】
従来の汎用データベースを活用する方式と異なり、データベースへのセッション接続や多段階のマーシャリングを要しない文書管理専用の電子文書データ管理手段をすることで、管理した電子文書の中から、必要とする文書を極めて高速に、しかも、システムのリソースの消費を抑え、検索、照会をすることができるようになる。
【００２４】
また、文書を作成したアプリケーションソフトから外部印刷機器への印刷と同時に電子文書化することができるとともに、メタ化された印刷情報により再現性の高い電子文書を生成することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、本発明による電子文書管理システムの一実施形態について、添付の図面を参照しながら説明する。  
第１実施形態  
図１は、本発明の第１の実施形態による電子文書管理システムについて、ＯＳとしてマイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）を搭載したパーソナルコンピュータでシステムに適用した場合のブロック構成図を示す。この第１実施形態は、文書管理用の外部データベースは利用せずに、ネットワークでつながるクライアント同士で電子文書を共有するシステムである。
【００２６】
図１において、本発明の電子文書管理プログラムにより実現される機能実現手段の要素、およびこれらの機能実現手段の間でのデータ入出力関係を示す。図１において、参照番号１０は、アプリケーションソフト２０により作成された原文書データから、本システムで管理する電子文書データを生成する機能を提供するモジュールである電子文書生成部を示し、参照番号１２は、電子文書データの構造体を管理する電子文書データ管理機能を提供するモジュール（以下の、ワークスペースという。）を示す。参照番号１４は、電子文書生成部１０の動作と、ワークスペースの動作とを非同期で連携させる機能を提供するモジュールであるメッセージ交換部を示す。参照番号１６は、インターネットを通じて送受信されるデータを本システムに取り込むためのＩＦＳ（インターネットファイルシステム）通信部を示している。参照番号１８は、サーバを介さず直接本文書管理システムを含むコンピュータ間で電子文書データを送受信するＰ２Ｐ通信部を示している。本システムの対象とする文書は、ワープロソフト、表計算ソフト、ＣＡＤソフトなど様々なアプリケーションソフト２０で作成された文字通り狭い意味での文書の他、電子メール、インターネットのホームページから取得したファイルや、画像、音声を含むマルチメディアファイルをも含む広い意味での電子データを電子文書として扱えるようになっている。
【００２７】
なお、図１において、参照番号２１は、本システムに登録した電子文書データを外部記憶装置に記憶して電子文書データの永続化を図るためのファイルシステムを示す。このファイルシステムはＯＳのファイルシステムを利用する。参照番号２４は、本システムに文書を登録したり、登録した電子文書の中から必要な文書を検索、照会するための各種インターフェースを提供するサブモジュールを示す。２６は、電子文書の原本性を保証するための機能を提供するモジュールである原本識別子作成部を示している。この原本識別子作成部２６では、コンピュータに設定される時点でユニークな管理コードを生成し、これを基礎として、電子文書が生成された時点の時点情報を加味し、ユニークな唯一の電子文書の識別子を作成する。
【００２８】
本システムを構成する各モジュールそれぞれの詳細な構成については、図２に電子文書生成部１０の機能のうち、キャプチャリング機能を提供するキャプチャリング部を示し、図３は、ワークスペース１２のブロック構成図である。図４には、カテゴリ管理機能を提供するカテゴリ管理部を示す。
【００２９】
文書のカテゴリ情報  
次に、以上のような各モジュールの説明に入る前に、本システムで取り扱う文書のカテゴリ情報について説明する。  
通常の意味での文書という場合、紙を媒体に印刷して、文字、図形、記号等が紙の上に表された物が文書の実体である。これに対して、本システムのコンピュータ上で扱われる文書は、印刷したりモニタに表示すると、実体のある「文書」の形になるけれども、それぞれアプリケーションソフトの環境に依存しているファイル単位のデータセットである。
【００３０】
そこで、電子データという観点から文書をみると、文書の中身は、文字等のテキストの内容に関するデータだけからなるのではなく、これ以外に、文書ファイルの基本属性、ファイルの種類、ファイル場所、作成日時、作成者などのファイルそれ自体の属性を示すデータや、フォント、色など文字の属性についてのデータや、文書の段落、ページなどの属性に関するデータや、表計算のワークシート、ＣＡＤ図面に特有のオブジェクトの属性に関するデータがある。これらは、文書そのものに最初から固有の属性についてのデータである。
【００３１】
さらに、これらの文書固有の属性以外に、文書を作成する過程や、文書を利用する過程で任意的に付加される、文書のもつ情報の類型的な属性に関するデータがある。この文書属性は、一般に、タイトル、表題、カテゴリ、キーワードと呼ばれるものである。
【００３２】
図７において、文書ＡがＣＡＤソフトで作成した図面、文書Ｂが表計算ソフトで作成した見積書、文書Ｃがワープロソフトで作成した工事日報であるとする。文書のタイトルは、図面、見積書、工事日報というように、文書の大枠の分類である。タイトルの下位分類の属性項目には、文書作成者、文書作成書の所属する会社名、部署、担当者等の項目がある。これらのカテゴリ項目は、例えば、図面がレイアウト図であれば、同一区分に属する図面は共通のカテゴリ項目をもっている。
【００３３】
そして、文書Ａのような図面であれば、図面番号や、工番、設計者、フォーマット名というような、図面に特徴的なカテゴリ項目がある。同様に、文書Ｂのような見積書であれば、見積番号、見積金額のように特徴的なカテゴリ項目がある。本発明では、文書の特定、整理のために、任意的に付加される類型的なカテゴリ項目についてのデータをカテゴリ情報と定義している。
【００３４】
これらのカテゴリ情報は、一般に、アプリケーションソフトで文書を作成する過程あるいは事後的に、文書情報あるいは文書プロパティとして、任意にしかも非固定的に付け加えられるデータである。
【００３５】
電子文書の生成
次に、図２を参照しながら、文書を本システムで管理するために、最初に行う電子文書生成の処理について説明する。
【００３６】
この図２は、本システムを構成するクライアントのパソコン上で、アプリケーションソフトから印刷すると同時に電子文書を生成する電子文書生成部のブロック構成図である。この電子文書生成部１０は、印刷情報から文書データを取得するキャプチャ手段２２の機能を実現するプログラムと、取得した文書データのフォーマットを整形する手段２４の機能を実現するプログラムからなる。
【００３７】
図２において、参照番号２５は、ＯＳが用意しているプリンタスプーラ、２６はプリンタ２７を制御しながら印刷を実行させるプリンタドライバを示す。アプリケーションソフト２０で開いている文書を通常に印刷する場合であれば、印刷メニューから印刷を実行すると、アプリケーションソフト２０からは印刷指示とともに印刷対象の原文書の印刷データが印刷スプーラ２６に蓄積されてからプリンタドライバ２６に送られ、プリンタ２７で印刷されて紙媒体３０に具象化された文書となる。
【００３８】
この実際の印刷と同時に並行して、次のように原文書データから電子文書データを生成する。  
まず、アプリケーションソフト２０から印刷指示が発行されてプリンタドライバ２６が起動すると、これと同期して、キャプチャ部２２のプログラムがスレッド起動する。そして、プリンタスプーラ２５に蓄積されている印刷データは、プリンタドライバ２６に印刷本来の目的のために送られるともに、キャプチャ部２２は、このプリンタスプーラ２５から同じ印刷データを取得する。
【００３９】
キャプチャ部２２に引き渡された印刷データは、文書固有の基本管理情報および上述したカテゴリ情報と、メタ化された印刷情報である文書のメタイメージ情報を含んでいる。
【００４０】
そこで、キャプチャプログラム２２と、フォーマット整形部２４の互いのプロセス間では、メッセージ交換が行われ、プリンタスプーラ２５から取得された印刷データは、フォーマット整形部２４に引き渡されて、その中身が解析されて、基本管理情報とカテゴリ情報からなるファイルと、文書メタイメージのそれぞれ別のファイルからなる電子文書データが生成される。このうち、基本管理情報とカテゴリ情報は、例えば、実体としては、図８に示すような種類の情報からなる基本情報が記述され、その後にカテゴリ情報をＸＭＬライクのタグ情報の形式で保持する。これに対して、ここで取得された文書イメージは、メタ化された印刷情報である。画像形式と異なり、文字や矩形の位置やサイズからなるベクトル形式のデータである。この形式のデータであるがゆえに、本文書管理システムでは、電子文書の再印刷や拡大描画の際に、その表現構成が崩れることがなく、いわゆる再現性に優れた出力を得ることができる。
【００４１】
また、フォーマット整形部２４では、必要に応じて、文書メータイメージファイルについて、例えば、頁単位に分割された異なるサイズを含む印刷情報を一つの文書に統合したり、アプリケーションからの組み込みの依頼があったカテゴリデータを組み込んだり、データの圧縮などのデータ加工処理を行う。
【００４２】
こうして、アプリケーションソフト２０から文書を印刷することで、紙媒体３０に情報が定着した印刷物としての文書と、コンピュータ上で文書を管理する形式に変換された電子文書データ３２とが同時に生成される。この電子文書データは、フォーマット整形部２４とメッセージ交換により、ワークスペース１２を構成するオブジェクトに引き渡される。このメッセージ交換部１４により、電子文書の生成と、ワークスペースでの処理とを非同期で連携することで、メッセージ受信元の処理終了を待つことなく、キャプチャなどの処理を継続して次の処理を行うなど処理の平準化ができる。
【００４３】
ワークスペースでの電子文書データの管理
そこで、図３を参照しながら、ワークスペース１２での電子文書データの管理について説明する。  
ワークスペースのプログラム上では、電子文書データは構造体として定義され、プログラムの実行によって、メモリ空間には、電子文書データの構造体とともにこれを扱うワークスペースオブジェクト４０が実装される。このワークスペースオブジェクト４０は、下位のオブジェクトとして、大きく分けると、電子文書の所在の設定、照会を行うプロバイダー管理オブジェクト４１と、電子文書の生成、削除、複写、移動、検索、照会を行う文書管理オブジェクト４２と、電子文書集合生成、削除および電子文書の削除、複写、移動、検索のための前記文書管理オブジェクトへの指示を行う文書集合管理オブジェクト４３とに分けられる。
【００４４】
このうち、ワークスペースの文書管理オブジェクト４２で扱われる電子文書というオブジェクトは、実体的には次のように表すことができる。
【００４５】
文書管理オブジェクト４２では、電子文書というクラスに属するインスタンスをＤＯＣ1、ＤＯＣ2、ＤＯＣ3、‥が生成される。これらのインスタンスは、一つ一つの電子文書データに対応して、基本管理情報とカテゴリ情報からなるインスタンスと、文書のメタイメージ情報からなるインスタンスからなる。そして前者の下位のインスタンスとして、さらに、ＤＯＣ1、ＤＯＣ2、ＤＯＣ3‥にそれぞれについて、各カテゴリーの一つ一つについて、カテゴリの値と、それが格納されている記憶領域のアドレスとを対応づけるマッピングがされている。
【００４６】
検索の場合、文書集合管理オブジェクト４３からは、カテゴリの値を検索するメッセージが文書管理オブジェクト４２に送られる。この文書管理オブジェクト４２では、メッセージで指定されたメソッドが実行される。例えば、会社名をカテゴリに値がＡ社で検索すると、アドレスとカテゴリの値とを対応づけしたインスタンスから、カテゴリの値が一致するデータを抽出し、これから該当する文書を特定する。ワークスペース１２内の文書管理オブジェクト４２への参照は、文書識別子を指図すると、汎用データベースの参照のように、新たにクエリを生成したり、データ型の変換、評価を要しないため、きわめて高速に実行される。
【００４７】
カテゴリ検索パターンの管理
本システムでは、カテゴリによる文書の検索、照会を柔軟に行えるようにするために、カテゴリ検索パターンを管理するプログラムと、検索、照会用インターフェースを提供するプログラムが図１のサブモジュール２４に組み込まれている。
【００４８】
このカテゴリ検索パターン管理プログラムと検索、照会用インターフェースプログラムの実行により、図４に示すような機能実現手段が提供される。
【００４９】
図４において、基準パターン定義部５０は、定型的な業務ごとに基準となるカテゴリのパターンを所要数定義し、このパターンを保管する機能をもっている。例えば、見積書を管理する業務の場合、文書の検索、表示に必要なカテゴリのパターンとしては、図９（ａ）に示すカテゴリの項目が最低限必要で、これを基準パターンとする。
【００５０】
これらの基準パターンは、それぞれの電子文書内のカテゴリとは、別個独立して定義される。独立することで、参照規約の追加、修正、削除が容易になる。一方、それを参照規約として利用する場合、該電子文書内のカテゴリとの関連を動的に形成するので、新たな管理方針のもとに、文書検索を行う仕組みの構築が容易に行えるようになる。
【００５１】
例えば、図９（ｂ）に示すように、見積書の管理において、新たな管理方針を立てて工程番号と見積金額のカテゴリを加える場合、基準パターンにこれらのカテゴリを追加すればよい。この基準パターンの変更は、検索パターンや表示パターンに直ちに反映される。このときには、汎用データベースとは異なり、新たに参照のためのクエリーを生成したり、データベース項目の追加、修正する必要はない。
【００５２】
検索パターン設定部５２、表示パターン設定部５４は、それぞれ基準パターン定義部５０から任意の基準カテゴリパターンを読み込んで、そのカテゴリの項目を必要に応じていくつかの組み合わせからなるサブセットとして設定する。例えば、基準カテゴリパターンが見積書であれば、下位のサブセットとして、いくつかの検索パターンを設定して、そのうちから選ぶことができる。なお、仮想ディレクトリ照会パターン定義部５６は、カテゴリ間に階層構造の属性を定義し、カテゴリ値により仮想ディレクトリを形成する。
【００５３】
検索、照会用インターフェースプログラムは、検索インターフェース部６０と、表示インターフェース部６２と、仮想ディレクトリ照会インターフェース部６４の機能を提供する。検索インターフェース部６０は、モニタ上に検索条件を入力するＧＵＩを表示するとともに、検索条件が入力されると、ワークスペースに検索条件を引き渡す。そして、上述したようにワークスペースで検索が実行されると、検索条件に合致した電子文書のリストを取得し、このリストをパターンセット部５８を介して表示インターフェース部６２に引き渡す。表示インターフェース部６２は、パターン設定部５８で指定されたパターンでモニタ画面上に表示する。
【００５４】
第２実施形態  
図４は、本発明による電子文書管理システムの第２実施形態を示す。この第２実施形態は、サーバのデータベースに電子文書を蓄積し、クライアントのブラウザから電子文書を登録、検索を行うようにしたシステムである。この第２実施形態のシステムでは、ブラウザには、第１実施形態のカテゴリ管理プログラムと検索、照会用インターフェースプログラムが組み込まれており、同一の機能実現手段は同一の参照番号を付してその説明は省略する。
【００５５】
図４において、参照番号６６は、サーバ側の電子文書データベースを示す。キャプチャ手段２２は、印刷情報から電子文書データを取得すると、電子文書データのうち、基本管理情報とカテゴリ情報のデータファイルは、文書管理データベース６６に送信される。
【００５６】
この文書管理データベース６６は、そのカテゴリ情報からカテゴリごとに展開した文書管理用のテーブル６８を生成して記憶する。新たな電子文書データが送られると、そのカテゴリ情報に新しいカテゴリがないかを検査し、すでに存在するカテゴリであれば、データを追加してその文書管理用テーブル６８を更新する。したがって、あらかじめ文書管理用にあらかじめカテゴリを固定的に設定する必要なく、どのような種類の文書であっても、自動的にもれなくカテゴリ情報が取り込まれ、文書管理用テーブル６８が更新される。
【００５７】
ブラウザの検索インターフェース部６２から検索条件が入力されると、文書管理テーブルを検索し、検索条件に合致した電子文書のリストを取得し、このリストをブラウザの検索インターフェース部６０に引き渡す。この文書リストは、パターンセット部５８を介して表示インターフェース部６２に引き渡され、所望の形式でモニタ上に表示される。
【００５８】
この第２実施形態では、電子文書データベース６６と接続するときに、セッションの確立やマーシャリングの手続きは必要となる。しかしながら、印刷情報から電子文書データを生成し、カテゴリ情報から展開した文書管理用の専用テーブル６８を検索するので、副問い合わせにかかるクエリの形成とその実行が軽減されるため、従来の文書管理データベースに較べて高速に検索が行われる。
【００５９】
第３実施形態  
図６は、本発明による電子文書管理システムの第３実施形態を示す。この第３実施形態は、第１実施形態のシステムにジョブ管理の機能を付加した実施の形態である。この実施形態では、一括処理のジョブ間で直接データ交換を行えるようにするために、標準入出力で行うデータバスを定義することを特徴とするジョブ管理プログラムを用いている。
【００６０】
一括処理のジョブの例として、定期的にメールサーバに接続してメールを受信し、メールに添付されている文書ファイルを受け取る処理を第１のジョブとして定義し、受信した文書ファイルをアプリケーションソフト２０に受け渡し、このアプリケーションソフト２０からその文書ファイルを本システムに取り込む処理を第２のジョブとして定義する。
【００６１】
ジョブ管理プログラム７０の実行により、第１ジョブ７１と第２ジョブ７２の間で、受信した文書ファイルを引き渡すデータバス７３がソフトウェア的にメモリ上に形成される。第１ジョブ７１が実行されると、受信したメールから取り出した文書ファイルは、標準出力としてデータバス７３に渡される。そして、このデータバス７３をパイプにして標準出力から出てくる文書ファイルは第２ジョブ７２の標準入力に渡される。
【００６２】
このようにして、第１ジョブ７１と第２ジョブ７２の間で、文書ファイルのデータ交換が行われると、第２ジョブ７２の実行により、文書ファイルは、アプリケーション２０に渡される。そして印刷処理と同時にキャプチャリングプログラムが起動して、第１実施形態で説明したように、プリンタスプーラから取り込んだ印刷情報から電子文書データが生成される。
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】本発明の第１実施形態による電子文書管理システムの構成を示すブロック図。
【図２】同電子文書管理システムを構成する電子文書生成部のブロック構成図。
【図３】同電子文書管理システムの電子文書管理手段を構成するワークスペースを説明するブロック図。
【図４】同電子文書管理システムのカテゴリ管理手段を説明するブロック図。
【図５】本発明の第２実施形態による電子文書管理システムの構成を示すブロック図。
【図６】本発明の第３実施形態による電子文書管理システムの構成を示すブロック図。
【図７】本発明に適用される文書の種類とカテゴリの例を示す図。
【図８】基本管理情報とカテゴリ情報の種類を示す図。
【図９】検索照会用の基準パターンの説明図。
【符号の説明】
【００６４】
１０  電子文書生成部
１４  ワークスペース
１４  メッセージ交換部
２０  アプリケーション
２１  ファイルシステム
２２  キャプチャ部
２４  フォーマット整形部
２５  プリンタスプーラ
２６  プリンタドライバ
３０  紙媒体
３２  電子文書
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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