(57)【要約】【課題】  文字を入力する作業をユーザに課すことなく、フィールドに対してフィールドデータを入力し得る画像形成装置を提供すること。【解決手段】  記録媒体１５ａに記録されたフィールドデータ表を取得する記録媒体駆動装置１５と、取得された候補フィールドデータ表を基に、原稿読取部１１により取得された印刷データを格納するレコードを作成しデータベース記憶部１７に記憶させるデータベース制御部１６とを備え、データベース制御部１６は、フィールドに対して格納候補となるフィールドデータを一覧表示するフィールドデータリストを作成し、操作表示部１４に表示させ、ユーザにより指定されたフィールドデータを対応するフィールドに格納する。【選択図】      図３
2006157412.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿を光学的に読み取り、原稿の印刷データを取得する原稿読取手段と、取得された印刷データをデータベース化して記憶するデータベース記憶手段とを備える画像形成装置であって、
前記データベースは１又は複数のレコードから構成され、
前記レコードは複数のフィールドから構成され、
操作画面を表示すると共に、ユーザからの操作指令を受け付ける操作表示手段と、
前記印刷データが所定のフィールドに格納されたレコードを作成し、作成したレコードを前記データベース記憶手段に記憶するデータベース作成手段と、
所定のフィールドと、前記所定のフィールドの各々に対して格納候補となる１又は複数のフィールドデータとが対応付けられた候補フィールドデータ群を取得するデータ群取得手段と、
前記データ群取得手段により取得された候補フィールドデータ群に基づいて、前記所定のフィールドの各々の格納候補となるフィールドデータが指定可能に表示されたフィールドデータ入力リストを作成し、前記操作表示手段に表示させるリスト作成手段とを備え、
前記データベース作成手段は、前記フィールドデータ入力リストに表示されたフィールドデータのうち、ユーザにより指定されたフィールドデータを、対応するフィールドに格納することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記候補フィールドデータ群は、持ち運び可能な記録媒体に記録され、
前記データ群取得手段は、前記記録媒体に記録されたデータを読み出す記録媒体駆動装置から構成されていることを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
ユーザにより設定されたインデックスに従って、前記データベースから印刷データを検索するデータベース検索手段を更に備え、
前記データ群取得手段は、所定のフィールドと、前記所定のフィールドの各々に対して設定候補となる１又は複数のインデックスとが関連づけられた候補インデックス群を取得し、
前記リスト作成手段は、取得された候補インデックス群を基に、所定のフィールドの各々に対して設定候補となるインデックスが指定可能に表示されたインデックス設定リストを作成し、前記操作表示手段に表示させ、
前記データベース検索手段は、前記インデックス設定リストに表示されたインデックスのうち、ユーザにより指定されたインデックスを検索時に使用されるインデックスとして設定することを特徴とする請求項１又は２記載の画像形成装置。
【請求項４】
印刷データを含む電子メールを受信する電子メール受信手段と、
画像形成装置の使用が許可されている人物の電子メールアドレスを予め記憶するアドレス記憶手段とを更に備え、
前記データベース作成手段は、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの送信元アドレスが前記アドレス記憶手段に記憶されているいずれかの電子メールアドレスと一致する場合、受信した電子メールに含まれる印刷データを所定のフィールドに格納されたレコードを作成し、作成したレコードの所定のフィールドに受信した電子メールに含まれる所定のデータを格納することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、デジタル複合機、複写機等の画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、原稿読取部により読み取られた原稿の印刷データを、ハードディスク等の大容量記憶装置にデータベース化して記憶させる、或いはＬＡＮ（Local Area Network）を介して接続されたサーバにデータベース化して記憶させる画像形成装置が知られている。データベースとしてリレーショナルデータベースが採用される場合、印刷データは、複数のフィールドからなるレコードの所定のフィールドに格納される。ユーザは、印刷データをデータベース化して記憶させる際に、装置が備える操作部を介して、前記レコードの所定のフィールドに対してフィールドデータを入力する必要がある。なお、本発明に関連する技術として特許文献１記載の発明が知られている。
【特許文献１】特開２００２−１５８８１６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、画像形成装置の操作部は、タッチパネルから構成されるのが一般的であり、表示領域が非常に狭く、一度に表示し得るボタン数が限られているため、パソコンのキーボード等に比べると文字の入力が容易ではない。そのため、フィールドデータの入力作業は、ユーザにとって多大な負担を与えていた。
【０００４】
本発明の目的は、文字を入力する作業をユーザに課すことなく、フィールドデータを入力し得る画像形成装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明にかかる画像形成装置は、原稿を光学的に読み取り、原稿の印刷データを取得する原稿読取手段と、取得された印刷データをデータベース化して記憶するデータベース記憶手段とを備える画像形成装置であって、前記データベースは１又は複数のレコードから構成され、前記レコードは複数のフィールドから構成され、操作画面を表示すると共に、ユーザからの操作指令を受け付ける操作表示手段と、前記印刷データが所定のフィールドに格納されたレコードを作成し、作成したレコードを前記データベース記憶手段に記憶するデータベース作成手段と、所定のフィールドと、前記所定のフィールドの各々に対して格納候補となる１又は複数のフィールドデータとが対応付けられた候補フィールドデータ群を取得するデータ群取得手段と、前記データ群取得手段により取得された候補フィールドデータ群に基づいて、前記所定のフィールドの各々の格納候補となるフィールドデータが指定可能に表示されたフィールドデータ入力リストを作成し、前記操作表示手段に表示させるリスト作成手段とを備え、前記データベース作成手段は、前記フィールドデータ入力リストに表示されたフィールドデータのうち、ユーザにより指定されたフィールドデータを、対応するフィールドに格納することを特徴とする。
【０００６】
また、上記構成において、前記候補フィールドデータ群は、持ち運び可能な記録媒体に記録され、前記データ群取得手段は、前記記録媒体に記録されたデータを読み出す記録媒体駆動装置から構成されていることが好ましい。
【０００７】
また、上記構成において、ユーザにより設定されたインデックスに従って、前記データベースから印刷データを検索するデータベース検索手段を更に備え、前記データ群取得手段は、所定のフィールドと、前記所定のフィールドの各々に対して設定候補となる１又は複数のインデックスとが関連づけられた候補インデックス群を取得し、前記リスト作成手段は、取得された候補インデックス群を基に、所定のフィールドの各々に対して設定候補となるインデックスが指定可能に表示されたインデックス設定リストを作成し、前記操作表示手段に表示させ、前記データベース検索手段は、前記インデックス設定リストに表示されたインデックスのうち、ユーザにより指定されたインデックスを検索時に使用されるインデックスとして設定することが好ましい。
【０００８】
また、上記構成において、印刷データを含む電子メールを受信する電子メール受信手段と、画像形成装置の使用が許可されている人物の電子メールアドレスを予め記憶するアドレス記憶手段とを更に備え、前記データベース作成手段は、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの送信元アドレスが前記アドレス記憶手段に記憶されているいずれかの電子メールアドレスと一致する場合、受信した電子メールに含まれる印刷データを所定のフィールドに格納されたレコードを作成し、作成したレコードの所定のフィールドに受信した電子メールに含まれる所定のデータを格納することが好ましい。
【発明の効果】
【０００９】
請求項１記載の発明によれば、レコードを構成するフィールドに対して格納候補となる１又は複数のフィールドデータが記載された候補フィールドデータ群が取得され、取得された候補フィールドデータ群に従って、所定のフィールドに対して格納候補となる１又は複数のフィールドデータが指定可能に表示されたフィールドデータ入力リストが作成され、操作表示部に表示される。そして、ユーザは、このフィールドデータ入力リストに表示された格納候補となるフィールドデータのうち、いずれかのフィールドデータを指定することにより、フィールドデータの入力作業を行うことができる。そのため、ユーザは、１つずつ文字を入力するような入力作業を行わなくとも、フィールドデータをワンタッチで入力することができ、フィールドデータの入力負担が大幅に軽減されることとなる。
【００１０】
請求項２記載の発明によれば、候補フィールドデータ群は持ち運び可能な記録媒体に記録されており、ユーザは自己のコンピュータ等で作成した候補フィールドデータ群を記録媒体に記録させ、この記録媒体を記録媒体駆動装置に装填すると、候補フィールドデータ群が読み出されるため、ユーザへの利便性の向上を図ることができる。
【００１１】
請求項３記載の発明によれば、データベース検索時に使用されるインデックス（索引データ）の設定候補となる１又は複数のインデックスが記載されたインデックス群が取得され、このインデックス群に従ってインデックスを選択可能に表示するインデックス設定リストが操作表示部に表示され、ユーザは、このインデックス設定リストに表示されたインデックスを指定することにより、インデックスの設定を行うことができる。そのため、データベースに検索時に設定するインデックスの入力をワンタッチで行うことが可能となり、インデックスの入力作業の手間を大幅に軽減することができる。
【００１２】
請求項４記載の発明によれば、印刷データを含む電子メールが受信されると、受信した電子メールの送信元アドレスがアドレス記憶手段に記憶されている場合、当該印刷データを所定のフィールドに格納するレコードが作成され、当該レコードの他のフィールドに電子メールに含まれるデータが格納されるため、ユーザはフィールドに対するフィールドデータの入力作業を行わなくとも、受信した電子メールに含まれる印刷データが自動的にデータベースに記憶されることとなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
図１は、本発明の実施の形態による画像形成装置のネットワーク構成図を示している。図１に示すように画像形成装置１は、ＬＡＮに接続されている。ＬＡＮには、端末装置２及びメールサーバ３が接続されている。画像形成装置１、端末装置２、及びメールサーバ３はＬＡＮを介して種々のデータを送受信する。
【００１４】
端末装置２は、通常のパーソナルコンピュータから構成され、ユーザからの操作指令に基づいて、印刷対象となる印刷データを生成し、ＬＡＮを介して画像形成装置１に送信する。メールサーバ３は、ＰＯＰ（post office protocol）３のプロトコルに準拠したＰＯＰ３サーバから構成され、インターネットから送信された電子メールを受信し、必要に応じて画像形成装置１に送信する。
【００１５】
図２は、画像形成装置１の機械的構成を主に示す側面概略図である。画像形成装置１は、デジタル複合機から構成され、本体部２００と、本体部２００の左側に配設された用紙後処理部３００と、ユーザが種々の操作指令等を入力するための操作部４００と、本体部２００の上部に配設された原稿読取部５００と、原稿読取部５００の上方に配設された原稿給送部６００とを備えている。
【００１６】
操作部４００は、タッチパネル４０１、スタートキー４０２及びテンキー４０３等を備える。タッチパネル４０１は、種々の操作画面を表示するとともに、ユーザが種々の操作指令を入力するための種々の操作ボタン等を表示する。スタートキー４０２は、ユーザが印刷実行指令等を入力するために用いられ、テンキー４０３は、印刷部数等を入力するために用いられる。
【００１７】
原稿給送部６００は、原稿載置部６０１、原稿排出部６０２、給紙ローラ６０３及び原稿搬送部６０４等を備え、原稿読取部５００は、スキャナ５０１等を備える。給紙ローラ６０３は、原稿載置部６０１にセットされた原稿を繰り出し、原稿搬送部６０４は、繰り出される原稿を１枚ずつ順にスキャナ５０１上に搬送する。スキャナ５０１は搬送される原稿を順次読み取り、読み取られた原稿は原稿排出部６０２に排出される。
【００１８】
本体部２００は、複数の給紙カセット２０１、複数の給紙ローラ２０２、転写ローラ２０３、中間転写体ローラ２０４、感光体ドラム２０５、露光装置２０６、イエロー、マゼンタ、シアン、ブラックの各色用の現像装置２０７Ｙ，２０７Ｍ，２０７Ｃ，２０７Ｋ、定着ローラ２０８、排出口２０９、及び排出トレイ２１０等を備える。
【００１９】
感光体ドラム２０５は、矢印方向に回転しながら帯電装置（図示省略）によって一様に帯電される。露光装置２０６は、原稿読取部５００において読み取られた原稿の印刷データに基づいて生成された変調信号をレーザ光に変換して出力し、感光体ドラム２０５に各色別に静電潜像を形成する。現像装置２０７Ｙ，２０７Ｍ，２０７Ｃ，２０７Ｋは、各色の現像剤を感光体ドラム２０５に供給して各色別のトナー像を形成する。
【００２０】
中間転写体ローラ２０４は、感光体ドラム２０５から各色のトナー像が転写され、中間転写体ローラ２０４上にカラーのトナー像が形成される。
【００２１】
一方、給紙ローラ２０２は、記録紙が収納された給紙カセット２０１から記録紙を引き出し、転写ローラ２０３まで給送する。転写ローラ２０３は、搬送された記録紙に中間転写体ローラ２０４上のトナー像を転写させ、定着ローラ２０８は、転写されたトナー像を加熱して記録紙に定着させる。その後、記録紙は、本体部２００の排出口２０９から用紙後処理部３００に搬入される。また、記録紙は、必要に応じて排出トレイ２１０へも排出される。
【００２２】
用紙後処理部３００は、搬入口３０１、記録紙搬送部３０２、搬出口３０３及びスタックトレイ３０４等を備える。記録紙搬送部３０２は、排出口２０９から搬入口３０１に搬入された記録紙を順次搬送し、最終的に搬出口３０３からスタックトレイ３０４へ記録紙を排出する。スタックトレイ３０４は、搬出口３０３から搬出された記録紙の集積枚数に応じて矢印方向に上下動可能に構成されている。
【００２３】
図３は、画像形成装置１の機能ブロック図を示している。なお、図３では、本発明と関係のある機能のみ図示されている。画像形成装置１は、原稿読取部１１、ＩＣカードリーダ１２、ユーザ認証部１３、操作表示部１４、記録媒体駆動装置１５、データベース制御部１６、データベース記憶部１７、アドレス記憶部１８、及び通信インターフェイス（Ｉ／Ｆ）１９を備えている。原稿読取部１１は、図１に示す原稿読取部５００から構成されている。
【００２４】
ＩＣカードリーダ１２は、ユーザが所持するＩＣカードに記憶された当該ユーザの名前（ユーザ名）等を含むユーザ情報を取得する。本実施の形態では、例えば非接触型のＩＣカードリーダが採用される。ユーザ認証部１３は、ＩＣカードリーダ１２によりユーザ情報が取得されたユーザが、画像形成装置１を使用する権限を有するか否かの認証を行い、使用する権限を有する場合は、当該ユーザに対して画像形成装置１の操作を許可し、使用する権限を有さない場合は、当該ユーザに対して画像形成装置１の操作を許可しない。
【００２５】
操作表示部１４は、図１に示すタッチパネル４０１から構成され、後述するフィールドデータ入力リストを表示するとともに、フィールドデータ入力リストに従って入力されるユーザの操作指令を受け付ける。
【００２６】
記録媒体駆動装置１５は、記録媒体１５ａに記録された後述する候補フィールドデータ表（候補フィールドデータ群）を取得し、データベース制御部１６に出力する。記録媒体としては、コンパクトフラッシュ（登録商標）、ＵＳＢキー、ＩＣカード、メモリカード、スマートメディア、及びフレキシブルディスク等を採用することができる。また、ＩＣカードとして、無線によりデータを送信する非接触型のＩＣカードを採用することができる。この場合、ＩＣカードリーダ１２を記録媒体駆動装置１５として使用してもよい。
【００２７】
データベース制御部１６は、原稿読取部１１により読み取られた１又は複数枚の原稿からなる１つの印刷データを１つのジョブとし、この１つのジョブに対して１つのレコードを作成し、データベース記憶部１７に記憶させる。また、データベース制御部１６は、記録媒体駆動装置１５により取得された候補フィールドデータ表から後述するフィールドデータ入力リストを作成し、操作表示部１４に表示させる。データベース記憶部１７は、ハードディスク等から構成され、データベース制御部１６により作成された１又は複数のレコードから構成されるデータベースを記憶する。
【００２８】
アドレス記憶部１８は、画像形成装置１に印刷データを含む電子メールを送信することにより画像形成装置１に印刷データを印刷させることが許可されているユーザの電子メールアドレスを記憶する。通信インターフェイス（Ｉ／Ｆ）１９は、ＬＡＮボード等から構成され、画像形成装置１により送受信される種々のデータの通信制御を行う。
【００２９】
本実施の形態では、データベース制御部１６が、データベース作成手段、データベース検索手段、及びリスト作成手段に相当し、記録媒体駆動装置１５がデータ群取得手段に相当する。
【００３０】
図４は、データベース制御部１６が作成するレコードのデータ構造の一例を示す図面である。図４に示すように、レコードには、印刷データ自体を格納するフィールドに加え、ユーザ名、登録日時、ファイル名、ファイル容量、タイトル、サブタイトル、文書管理責任者、原稿作成者、文書カテゴリ１〜３、及び文書保存期間等のフィールドを備えている。
【００３１】
ユーザ名のフィールドには、画像形成装置１を操作するユーザの名称を示すデータが格納される。ここで、ユーザ名は、ＩＣカードリーダ１２により取得されたユーザ情報に含まれるユーザ名が設定される。登録日時のフィールドには、原稿読取部１１による印刷データの読み取り日時を示すデータが格納される。ファイル名のフィールドには、印刷データの名称を示すデータが格納される。
【００３２】
ファイル容量のフィールドには、印刷データのデータサイズを示すデータが格納される。タイトルのフィールドには、印刷データの標題を示すデータが格納される。サブタイトルのフィールドには、印刷データの副題を示すデータが格納される。文書管理責任者のフィールドには、印刷データが格納されたレコードをデータベースから削除する等の権限を有する人物の名前を示すデータが格納される。ここで、文書管理責任者としては、会社であれば、ユーザの直属の上司等が該当する。
【００３３】
原稿作成者のフィールドには、印刷データの原稿の作成者を示すデータが格納される。ここで、原稿の作成者と当該原稿を画像形成装置１に読み取らせた人物とが同一人物である場合は、原稿作成者のフィールドにはデータが格納されない。
【００３４】
文書カテゴリ１のフィールドには、領収書、見積書等の原稿の種別を示すデータが格納される。文書カテゴリ２のフィールドには、文書カテゴリ１よりもより詳細な原稿の種別を示すデータが格納される。ここで、文書カテゴリ２としては、文書カテゴリ１を領収書とする原稿にあっては、例えば領収書の内訳（交通費等）が該当する。文書カテゴリ３のフィールドには、カテゴリ１及び２以外の原稿を特定するためのキーワード等を示すデータが格納される。文書保存期間のフィールドには、原稿を含むレコードがデータベースに保存される期間を示すデータが格納される。なお、データベース制御部１６は、文書保存期間に示された期間の経過時に当該レコードをデータベースから削除する。なお、ユーザ名〜ファイル容量のフィールドに格納されるデータはデータベース制御部１６により自動的に設定され、その他のフィールドに格納されるデータはユーザにより設定される。
【００３５】
図５は、本実施の形態による画像形成装置の動作を示すフローチャートである。ステップＳ１において、ＩＣカードリーダ１２にユーザが所持するＩＣカードがかざされると（Ｓ１でＹＥＳ）、ＩＣカードリーダ１２は、かざされたＩＣカードに記憶されたユーザ情報を取得し、ユーザ認証部１３に出力する。ステップＳ２において、ユーザ認証部１３は、ＩＣカードリーダ１２により取得されたユーザ情報に基づいて、ＩＣカードをかざしたユーザが画像形成装置１を使用する権限を有するか否かを判定する。この場合、ユーザ認証部１３は、画像形成装置１を使用する権限を有するユーザ名を記憶するユーザ情報記憶部（図略）を参照し、当該ユーザ情報記憶部にＩＣカードをかざしたユーザ名が存在する場合は、当該ユーザは画像形成装置１を使用する権限を有すると判定する。
【００３６】
ユーザ認証部１３により、ＩＣカードをかざしたユーザが画像形成装置１を使用する権限を有すると判定された場合（Ｓ２でＹＥＳ）、処理がステップＳ３に進められ、画像形成装置１を使用する権限を有さないと判定された場合（Ｓ２でＮＯ）、処理がステップＳ１に戻される。
【００３７】
ステップＳ３において、記録媒体駆動装置１５に記録媒体１５ａが装填されると（Ｓ３でＹＥＳ）、記録媒体駆動装置１５は、記録媒体１５ａに記憶された候補フィールドデータ表を取得する（Ｓ４）。図６は、記録媒体１５ａに記録されている候補フィールドデータ表の一例を示した図面である。図６に示すように、候補フィールドデータ表は、フィールド及びフィールドデータの欄を備えている。フィールドの欄には、タイトル、サブタイトル、文書管理責任者、原稿作成者、文書カテゴリ１、文書カテゴリ２、及び文書カテゴリ３の項目が含まれている。これらタイトル〜文書カテゴリ３は、図４に示すタイトル〜文書カテゴリ３と対応している。
【００３８】
フィールドデータの欄には、フィールドの各項目に対して、設定された１又は複数のフィールドデータが記載されている。この候補フィールドデータ表は、コンピュータを用いてユーザにより予め作成されたものであり、入力する可能性が高いフィールドデータが記載されている。なお、図６に示すフィールドの各項目に記載されたフィールドデータは、一例にすぎず、ユーザがあるフィールドに対して他に記載したいフィールドデータがある場合は、当該フィールドデータを記載すればよい。
【００３９】
ステップＳ５において、原稿載置部６０１に原稿がセットされ、ユーザにより操作表示部１４を介して原稿の読み取り開始を指示する操作指令がなされると（Ｓ５でＹＥＳ）、原稿読取部１１は、セットされた原稿を読み取り、印刷データを取得する（Ｓ６）。一方、原稿の読み取り開始を指示する操作指令がなされない場合（Ｓ５でＮＯ）、処理がステップＳ５に戻される。なお、読み取られた印刷データは、データベース制御部１６に出力され、１つのジョブとして管理される。
【００４０】
ステップＳ７において、データベース制御部１６は、記録媒体駆動装置１５により取得された候補フィールドデータ表と、ＩＣカードリーダ１２により取得されたユーザ情報とを用いてユーザが印刷データのレコードの各フィールドにフィールドデータを入力する際に使用するフィールドデータ入力リストを作成し、作成したフィールドデータ入力リストを操作表示部１４に表示させる。
【００４１】
図７〜図９は、操作表示部１４に表示されるフィールドデータ入力リストの一例を示した画面図である。データベース制御部１６は、候補フィールドデータ表を取得すると、まず、図７に示すフィールドデータ入力リストを表示する。図７に示すフィールドデータ入力リストには、ユーザ名、登録日時、ファイル名、ファイル容量の欄が表示されている。これらユーザ名〜ファイル容量は、図４に示すユーザ名〜ファイル容量のフィールドに対応している。
【００４２】
ユーザ名の欄には、ＩＣカードリーダ１２により取得されたユーザ情報に含まれるユーザ名が表示されている。登録日時の欄には、原稿読取部１１により印刷データが取得された日時が表示されている。ファイル名の欄には、印刷データに対して付与されるファイル名が表示されている。このファイル名は、データベース制御部１６が印刷データの取得時に付与する。ここで、カーソルＫをファイル名の欄に合わせ変更ボタンが押されると、操作表示部１４には、文字を入力するための文字入力画面（図略）が表示される。ファイル名の変更を希望する場合、ユーザはこの文字入力画面を介して文字を入力し、ファイル名を所望するファイル名に変更することができる。ファイル容量の欄には、原稿読取部１１により取得された印刷データに対するデータサイズが記載されている。
【００４３】
画面右下に示された次へのボタンが押されると、操作表示部１４には、図８に示すフィールドデータ入力リストが表示される。図８に示すフィールドデータ入力リストは、タイトル、サブタイトル、文書管理責任者、原稿作成者の欄が表示されている。図８に示すタイトル〜原稿作成者は、それぞれ図６に示すタイトル〜原稿作成者と対応している。
【００４４】
図６に示すように候補フィールドデータ表のタイトルには、社内文書、私用文書と記載されているため、図８に示すタイトルの欄には、社内文書と記載されたボタン及び私用文書と記載されたボタンが表示されている。また、図６に示す候補フィールドデータ表のサブタイトルには、サブタイトルＡ１、サブタイトルＡ２、サブタイトルＡ３と記載されているため、図８に示すサブタイトルの欄には、サブタイトルＡ１〜Ａ３がそれぞれ記載されたボタンが表示されている。なお、サブタイトルＡ１〜Ａ３なる語は例示にすぎず、実際には、サブタイトルを示すより具体的な語が表示される。
【００４５】
図６に示す文書管理責任者には、文書管理責任者Ｂ１及び文書管理責任者Ｂ２と記載されているため、図８に示す文書管理責任者の欄には、文書管理責任者Ｂ１と記載されたボタン及び文書管理責任者Ｂ２と記載されたボタンが表示されている。なお、文書管理責任者Ｂ１及び文書管理責任者Ｂ２なる語は一例にすぎず、実際には、文書管理責任者の具体的な名称を示す語が記載される。
【００４６】
図８に示すフィールドデータ入力リストの右下に表示された次へのボタンが押されると、操作表示部１４には、図９に示すフィールドデータ入力リストが表示される。図９に示すフィールドデータ入力リストは、文書カテゴリ１〜文書カテゴリ３の欄から構成されている。図６に示す文書カテゴリ１には領収書、見積もりと記載されているため、図９に示す文書カテゴリ１の欄には、領収書と記載されたボタン、及び見積もりと記載されたボタンが表示されている。また、図６に示す文書カテゴリ２には、交通費と記載されているため、図９に示す文書カテゴリ２の欄には、交通費と記載されたボタンが表示されている。さらに、図６に示す文書カテゴリ３にはキーワードＸと記載されているため、図９に示す文書カテゴリの欄には、キーワードＸと記載されたボタンが表示されている。なお、キーワードＸなる語は一例にすぎず、実際にはキーワードを示すより具体的な語が表示される。
【００４７】
なお、図８及び図９に示すフィールドデータ入力リストにおいても、図７と同様にして、ユーザは、カーソルＫを所望する欄に合わせて変更ボタンを押すと、操作表示部１４には、文字入力画面が表示され、この文字入力画面を操作して、各欄に所望するデータを入力することができる。
【００４８】
図８に示すフィールドデータ入力リストにおいて、戻ると表示されたボタンが押される操作表示部１４には、図７に示すフィールドデータ入力リストが表示される。また、図９に示すフィールドデータ入力リストにおいて、戻るボタンが押されると操作表示部１４には、図８に示すフィールドデータ入力リストが表示される。さらに、図７に示すフィールドデータ入力リストにおいて、戻るボタンが押されると、操作表示部１４には、デフォルトの操作画面（図略）が表示される。
【００４９】
図５に示すステップＳ８において、操作表示部１４が各フィールドに対するフィールドデータの入力を受け付けると（Ｓ８でＹＥＳ）、データベース制御部１６は、入力されたフィールドデータに従って、印刷データのレコードを生成し、生成したレコードの各フィールドに入力されたフィールドデータを格納する（Ｓ９）。一方、操作表示部１４がフィールドデータの入力を受け付けない場合（Ｓ８でＮＯ）、処理がステップＳ８に戻される。
【００５０】
この場合、ユーザは、図８及び図９に示すフィールドデータ入力リストに表示されたフィールドデータを入力するためのボタン（社内文書と表示されたボタン、私用文書と表示されたボタン等）を押すことによりフィールドデータを入力していく。そのため、ユーザは、１つずつ文字を入力することなく、フィールドデータをワンタッチで入力することが可能となり、入力作業に費やされる手間が大幅に軽減されることとなる。
【００５１】
ステップＳ１０において、データベース制御部１６は、生成したレコードをデータベース記憶部１７に記憶させる。以上により印刷データのデータベースへの登録処理が終了される。
【００５２】
次に、記録媒体１５ａを用いたデータベースの検索処理について説明する。図１０は、画像形成装置１によるデータベースの検索処理を示したフローチャートである。なお、本フローチャートを実行する前に、ユーザ認証部１３によるＩＣカードをかざしたユーザに対する認証処理が終了しているものとする。
【００５３】
まず、ステップＳ２０において、ユーザにより、記録媒体駆動装置１５に記録媒体１５ａが装填されると（Ｓ２０でＹＥＳ）、記録媒体駆動装置１５は、記録媒体１５ａに記録されたインデックス表（インデックス群）を読み出し、インデックス表を取得する（Ｓ２１）。取得されたインデックス表はデータベース制御部１６に出力される。図１１はインデックス表の一例を示した図面である。このインデックス表は、コンピュータを用いてユーザにより予め作成されたものである。図１１に示すようにインデックス表は、フィールドの欄とインデックスの欄とから構成されている。インデックスの欄には、データベース検索時に設定されるインデックスとしてユーザが設定する可能性が高いインデックスがユーザにより記載されている。
【００５４】
ステップＳ２２において、データベース制御部１６は、取得したインデックス表を用いてインデックス入力リストを作成し、操作表示部１４に表示させる。この場合、データベース制御部１６は、図８及び図９に示すフィールドデータ入力リストと同じようなインデックス入力リストを作成する。
【００５５】
ステップＳ２３において、操作表示部１４がレコードを検索するためのインデックスの入力を受け付けると（Ｓ２３でＹＥＳ）、処理がステップＳ２４に進められ、操作表示部１４がインデックスを設定するためのユーザによる入力を受け付けていない場合（Ｓ２３でＮＯ）、処理がステップＳ２３に戻される。
【００５６】
この場合、ユーザは、インデックス入力リストに表示されたインデックスを入力するためのボタンを押すことにより、インデックスを入力する。そのため、ユーザは、１文字ずつ文字を入力することなく、ワンタッチでインデックスを入力することができる。従って、インデックスの入力作業に対するユーザへの負担が大幅に軽減される。
【００５７】
ステップＳ２４において、操作表示部１４がユーザによる検索開始を指示する操作指令を受け付けると（Ｓ２４でＹＥＳ）、データベース制御部１６は、ユーザにより設定されたインデックスにしたがって、当該インデックスを含むデータをフィールドデータとして格納するレコードが存在するかを検索する（Ｓ２５）。
【００５８】
ステップＳ２６において、データベース制御部１６が、ユーザにより設定されたインデックスに該当するレコードを検索できた場合（Ｓ２６でＹＥＳ）、検索したレコードに含まれる印刷データを操作表示部１４に表示させる（Ｓ２７）。一方、データベース制御部１６が、ユーザにより設定されたインデックスに該当するレコードを検索することができなかった場合（Ｓ２６でＮＯ）、処理が終了される。この場合、操作表示部１４には該当する印刷データが存在しなかったことを示す語が表示される。
【００５９】
次に、画像形成装置１が印刷データを含む電子メールを受信したときの処理について説明する。デジタル複合機の機能の一つとして、電子メールプリンティングという機能が存在する。電子メールプリンティングには、ＩＴＵ（国際電気通信連合）Ｔ．３７又はＴ．３８に準拠したインターネットファックス等が含まれる。
【００６０】
画像形成装置１は、電子メールを受信すると、受信した電子メールの送信元アドレスがアドレス記憶部１８に記憶されているか否かを判定し、記憶されている場合、受信した電子メールに含まれる本文、或いは添付データ（ＰＤＦ、テキストエディタにより作成されたテキストデータ、ワープロソフトウェアにより作成されたワープロデータ等）を印刷データとして印刷する機能である。
【００６１】
ところで、データベース機能を備えるデジタル複合機においては、受信した印刷データをデータベースに登録することも考えられる。この場合、各フィールドに対してフィールドデータを設定する必要があるが、このフィールドデータを入力する作業をユーザに課すことはユーザにとって大きな負担となる。そこで、本画像形成装置１では、以下に示す処理を実行して、受信した電子メールをデータベースに登録させている。
【００６２】
図１２は、画像形成装置１が電子メールを受信したときの処理を示すフローチャートである。なお、本フローチャートを実行する前にメールサーバ３により印刷データが受信されているものとする。ステップＳ３０において、通信Ｉ／Ｆ１９がメールサーバ３から電子メールを受信した場合（Ｓ３０でＹＥＳ）、データベース制御部１６は、受信した電子メールに含まれる送信元の電子メールアドレスが、アドレス記憶部１８に記憶されているか否かを判定し（Ｓ３１）、当該電子メールアドレスがアドレス記憶部１８に記憶されている場合（Ｓ３１でＹＥＳ）、受信した印刷データを所定のフィールドに格納する１つのレコードを作成する（Ｓ３２）。この場合、印刷データを格納するフィールドに加えて、送信元の電子メールアドレス、日時、宛先、件名、及び添付のフィールド等からなるレコードが作成される。
【００６３】
送信元の電子メールアドレスのフィールドには、印刷データを送信したユーザの電子メールアドレスが格納される。日時のフィールドには、メールサーバ３が印刷データを受信した日時を示すデータが格納される。宛先のフィールドには印刷データの宛先を示すデータが格納される。宛先としては、例えば、人物の名称や、会社であれば部署名等が該当する。件名のフィールドには、印刷データに対しての標題を示すデータが格納される。添付のフィールドには、電子メールに添付された添付ファイルが格納される。
【００６４】
ステップＳ３３において、データベース制御部１６は、作成したレコードをデータベースに追加する。このように画像形成装置１は電子メールを受信した際、電子メールに含まれる所定のデータをフィールドデータとしてレコードを作成するため、ユーザにフィールドデータの入力作業を課すことなく、受信した電子メールに含まれる印刷データが自動的にデータベースに登録されることとなる。
【００６５】
なお、上記実施の形態では、データベース制御部１６は、データベース記憶部１７にデータベースを記憶させていたが、これに限定されず、ＬＡＮにデータベース用のサーバを接続し、このサーバに対してデータベースを記憶させてもよい。また、上記実施の形態では、候補フィールドデータ表及び候補インデックス表は、表形式でデータを記憶するものであるが、請求項の候補フィールドデータ群及び候補インデックス群は、表形式以外のデータ構造（ＣＳＶなど）でデータを記憶するものも含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００６６】
【図１】本発明の実施の形態による画像形成装置のネットワーク構成図を示している。
【図２】画像形成装置１の機械的構成を主に示す側面概略図である。
【図３】画像形成装置１の機能ブロック図を示している。
【図４】データベース制御部が作成するレコードを説明する図面である
【図５】本実施の形態による画像形成装置の動作を示すフローチャートである。
【図６】記録媒体に記録されているフィールドデータ表の一例を示した図面である。
【図７】フィールドデータ入力リストの一例を示した画面図である。
【図８】フィールドデータ入力リストの一例を示した画面図である。
【図９】フィールドデータ入力リストの一例を示した画面図である。
【図１０】本画像形成装置によるデータベースの検索処理を示したフローチャートである。
【図１１】インデックス表の一例を示した図面である。
【図１２】画像形成装置が電子メールを受信したときの処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６７】
１  画像形成装置
２  端末装置
３  メールサーバ
１１  原稿読取部
１２  ＩＣカードリーダ
１３  ユーザ認証部
１４    操作表示部
１５ａ  記録媒体
１５  記録媒体駆動装置
１６  データベース制御部
１７  データベース記憶部
１８  アドレス記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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