(57)【要約】【課題】  複数台の情報機器を管理する上でのユーザへの負担を軽減し得る情報機器管理システムを提供する。【解決手段】  複数台の情報機器と、各情報機器を電子メール通信で管理する管理装置と、上記複数台の情報機器に共通して設定されるメールアドレスが登録され、該情報機器宛の電子メールを保持する第１のメールサーバと、上記管理装置に設定されたメースアドレスが登録され、該管理装置宛の電子メールを保持する第２のメールサーバと、を設ける。上記管理装置側で、各情報機器に対する電子メールの作成に際し、宛先として、上記複数台の情報機器に共通して設定されたメールアドレスを指定するとともに、宛先以外の所定の項目に、各情報機器に対応した識別情報を含ませる。各情報機器側で、第１のメールサーバに保持される該情報機器宛の電子メールのうち、上記宛先以外の所定の項目に各機器に対応した識別情報が含まれる電子メールを取得する。【選択図】図６
2006209475.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数台の情報機器と、
上記各情報機器と互いに電子メール通信可能に設置され、該情報機器を電子メール通信で管理する管理装置と、
上記複数台の情報機器に共通して設定されるメールアドレスが登録され、該情報機器宛の電子メールを保持する第１のメールサーバと、
上記管理装置に設定されたメースアドレスが登録され、該管理装置宛の電子メールを保持する第２のメールサーバと、を有しており、
上記管理装置は、上記各情報機器に対する電子メールの作成に際し、宛先として、上記複数台の情報機器に共通して設定されたメールアドレスを指定するとともに、宛先以外の所定の項目に、各情報機器に対応した識別情報を含ませる機能を備えたメール作成手段を有する一方、
上記各情報機器は、上記第１のメールサーバに保持される該情報機器宛の電子メールのうち、上記宛先以外の所定の項目に各機器に対応した識別情報が含まれる電子メールを取得する機能を備えたメール取得手段と、を有していることを特徴とする情報機器管理システム。
【請求項２】
更に、上記各情報機器は、上記取得手段により第１のメールサーバから取得された電子メールに対して返信する電子メールの作成に際し、宛先以外の所定の項目に各機器に対応した識別情報を含ませる機能を備えたメール作成手段を有する一方、
上記管理装置は、上記第２のメールサーバに保持された該管理装置宛の電子メールを取得するメール取得手段と、該メール取得手段により取得された電子メールの上記宛先以外の所定の項目に含まれる識別情報に基づき、該電子メールの送信元を識別する送信元識別手段と、を有していることを特徴とする請求項１記載の情報機器管理システム。
【請求項３】
更に、上記管理装置のメール作成手段は、上記各情報機器に対する電子メールの作成に際し、宛先として、上記複数台の情報機器に共通して設定されたメールアドレスを指定するとともに、宛先以外の所定の項目に、あらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報を含ませる機能を備える一方、
上記各情報機器のメール取得手段は、上記第１のメールサーバに保持された該情報機器宛の電子メールのうち、宛先以外の所定の項目にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報が含まれる電子メールを取得する機能を有していることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報機器管理システム。
【請求項４】
更に、上記各情報機器は、そのメール取得手段により取得された、宛先以外の所定の項目にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報が含まれる電子メールに、上記第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報の通知を指示する情報が含まれている場合に、該第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報を取得する情報取得手段を備えており、
上記各情報機器のメール作成手段は、上記情報取得手段による情報の取得に応じて、上記第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報を含む上記管理装置宛の電子メールを作成することを特徴とする請求項３に記載の情報機器管理システム。
【請求項５】
更に、上記管理装置は、上記情報機器から返信されてきた電子メールに、上記第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報が含まれている場合に、その情報に基づき、該第１のメールサーバから削除されるべき電子メールを判定する判定手段を備えており、
上記管理装置のメール作成手段は、上記判定手段による判定に応じて、宛先以外の所定の項目にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報を含むとともに、上記削除されるべき電子メールの情報及び該電子メールの削除を指示する情報を含む電子メールを作成するとともに、
上記各情報機器は、そのメール取得手段により取得された、宛先以外の所定の項目にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報を含む電子メールに、上記削除されるべき電子メールの情報及び該電子メールの削除を指示する情報が含まれている場合に、その情報に応じて、上記第１のメールサーバから電子メールを削除するメール削除手段を備えていることを特徴とする請求項４記載の情報機器管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メール通信を利用して複数の情報機器を遠隔管理する情報機器管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、複写機，多機能複合機等の情報機器から印刷枚数等の課金情報に関する情報やトラブル発生を通報する情報を取得し、これらの情報に対応することで、情報機器を遠隔管理する技術が知られている。これに関連して、例えば特開２００１−７７９６５号公報には、安価で信頼性の高い遠隔管理を行うべく、情報機器に発生している事象を遠隔地の端末に報知することを可能とする画像形成装置管理システムが開示されている。最近では、かかる遠隔管理を行う上で、電子メール通信を利用することが知られており、近年の技術動向からも、今後、電子メール通信を利用した遠隔管理が広く普及することが予測される。
【０００３】
【特許文献１】特開２００１−７７９６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、従来、電子メール通信を利用する場合には、１台の情報機器に対して１つのメールアドレスが設定されることが一般的であるが、これによれば、例えばオフィス等に組まれたＬＡＮ内に複数台の情報機器が設置される場合、設定されるべきメールアドレスは、管理対象となる情報機器の台数分だけ必要であり、機器の台数が多いほど、設定されるべきメールアドレスが多く、また、台数が増加する度にメールアドレスが増え、その管理も含めて、ユーザへの負担が大きくなるという問題があった。
【０００５】
この発明は、上記技術的課題に鑑みてなされたもので、複数の情報機器間で１つのメールアドレスを共有させることで、情報機器の管理を行う上でのユーザへの負担を軽減し得る情報機器管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
そこで、本願の請求項１に係る発明は、複数台の情報機器と、上記各情報機器と互いに電子メール通信可能に設置され、該情報機器を電子メール通信で管理する管理装置と、上記複数台の情報機器に共通して設定されるメールアドレスが登録され、該情報機器宛の電子メールを保持する第１のメールサーバと、上記管理装置に設定されたメースアドレスが登録され、該管理装置宛の電子メールを保持する第２のメールサーバと、を有しており、上記管理装置は、上記各情報機器に対する電子メールの作成に際し、宛先として、上記複数台の情報機器に共通して設定されたメールアドレスを指定するとともに、宛先以外の所定の項目に、各情報機器に対応した識別情報を含ませるメール作成手段を備える一方、上記各情報機器は、上記第１のメールサーバに保持される該情報機器宛の電子メールのうち、上記宛先以外の所定の項目に各機器に対応した識別情報が含まれる電子メールを取得するメール取得手段と、を備えていることを特徴としたものである。
【０００７】
また、本願の請求項２に係る発明は、請求項１に係る発明において、更に、上記各情報機器は、上記取得手段により第１のメールサーバから取得された電子メールに対して返信する電子メールの作成に際し、宛先以外の所定の項目に各機器に対応した識別情報を含ませるメール作成手段を備える一方、上記管理装置は、上記第２のメールサーバに保持された該管理装置宛の電子メールを取得するメール取得手段と、該メール取得手段により取得された電子メールの上記宛先以外の所定の項目に含まれる識別情報に基づき、該電子メールの送信元を識別する送信元識別手段と、を備えていることを特徴としたものである。
【０００８】
更に、本願の請求項３に係る発明は、請求項１又は２に係る発明において、上記管理装置のメール作成手段は、上記各情報機器に対する電子メールの作成に際し、宛先として、上記複数台の情報機器に共通して設定されたメールアドレスを指定するとともに、宛先以外の所定の項目に、あらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報を含ませる機能を備える一方、上記各情報機器のメール取得手段は、上記第１のメールサーバに保持された該情報機器宛の電子メールのうち、宛先以外の所定の項目にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報が含まれる電子メールを取得する機能を有していることを特徴としたものである。
【０００９】
また、更に、本願の請求項４に係る発明は、請求項３に係る発明において、上記各情報機器は、そのメール取得手段により取得された、宛先以外の所定の項目にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報が含まれる電子メールに、上記第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報の通知を指示する情報が含まれている場合に、該第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報を取得する情報取得手段を備えており、上記各情報機器のメール作成手段は、上記情報取得手段による情報の取得に応じて、上記第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報を含む上記管理装置宛の電子メールを作成することを特徴としたものである。
【００１０】
また、更に、本願の請求項５に係る発明は、請求項４に係る発明において、上記管理装置は、上記情報機器から返信されてきた電子メールに、上記第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報が含まれている場合に、その情報に基づき、該第１のメールサーバから削除されるべき電子メールを判定する判定手段を備えており、上記管理装置のメール作成手段は、上記判定手段による判定に応じて、宛先以外の所定の項目にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報を含むとともに、上記削除されるべき電子メールの情報及び該電子メールの削除を指示する情報を含む電子メールを作成するとともに、上記各情報機器は、そのメール取得手段により取得された、宛先以外の所定の項目にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報を含む電子メールに、上記削除されるべき電子メールの情報及び該電子メールの削除を指示する情報が含まれている場合に、その情報に応じて、上記第１のメールサーバから電子メールを削除するメール削除手段を備えていることを特徴としたものである。
【発明の効果】
【００１１】
本願の請求項１に係る発明によれば、管理装置側で、宛先以外の所定の項目に各情報機器の識別情報を含む電子メールを作成し、情報機器側で、宛先以外の所定の項目に各機器に対応した識別情報が含まれる電子メールを取得することで、管理装置から情報機器への電子メールの送信に関して、管理対象となる複数台の情報機器間で１つのメールアドレスを共有させることができ、これにより、情報機器の台数分だけメールアドレスを設定したり第１のメールサーバにそれらを登録したりする必要もなく、ユーザへの負担を軽減することができる。また、情報機器の増加に伴い、新たなメールアドレスを設定したり第１のメールサーバにそれらを登録したりする必要もない。
【００１２】
また、本願の請求項２に係る発明によれば、情報機器側で、宛先以外の所定の項目に各情報機器の識別情報を含む電子メールを作成し、管理装置側で、宛先以外の所定の項目に含まれる各機器に対応した識別情報に基づき、送信元を識別することで、情報機器から管理装置への電子メールの送信に関しても、請求項１に係る発明と同様の効果を奏することができる。
【００１３】
更に、本願の請求項３に係る発明によれば、管理装置側で、宛先以外の所定の項目に、あらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報を含む電子メールを作成することで、それ以降に第１のメールサーバに対して最初にアクセスした情報機器に電子メールを取得させることができる。また、この電子メールに所定の指示情報を含まれる場合には、電子メールを取得した情報機器にその指示情報に基づく処理を効率的に実行させることが可能である。
【００１４】
また、更に、本願の請求項４に係る発明によれば、管理装置側で、宛先以外の所定の項目にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報を含む電子メールに、上記第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報の通知を指示する情報を含ませることで、それ以降に第１のメールサーバに対して最初にアクセスした情報機器に、該第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報を効率的に取得させることができる。
【００１５】
また、更に、本願の請求項５に係る発明によれば、管理装置側で、上記第１のメールサーバに保持される電子メールに関する情報が含まれる電子メールの受信に応じて、その情報に基づき、第１のメールサーバから削除されるべき電子メールを判定し、宛先以外の所定の項目にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報を含む電子メールに、上記第１のメールサーバから削除されるべき電子メールの情報及びその削除を指示する情報を含ませることで、それ以降に第１のメールサーバに対して最初にアクセスした情報機器に、不要な電子メールを第１のメールサーバから効率的に削除させることができる。その結果、第１のメールサーバのメモリへの圧迫を軽減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、本発明の実施形態について、添付図面を参照しながら説明する。なお、以下の実施形態では、特許請求の範囲における「情報機器」として、多機能複合機（以下、ＭＦＰという）を取り上げる。
図１は、本発明の実施形態に係る管理サーバ及び複数台のＭＦＰを含む遠隔管理システムを概略的に示す図である。この遠隔管理システム１は、基本的に、管理サーバ１０と、管理サーバ１０が利用するメールサーバ１２と、複数台のＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃと、これらＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃが利用するメールサーバ４０と、から構成されている。複数台のＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ及びメールサーバ４０は同じＬＡＮ２０内に設置されるもので、ＬＡＮ２０と管理サーバ１０及びメールサーバ１２とはインターネット５０を介して接続されている。なお、ＬＡＮ２０の構成として、実際には、例えばプロキシサーバ，ルータ等の図１に示す構成以外も含まれるが、ここでは、それらを省略する。また、管理サーバ１０及びメールサーバ１２も所定のＬＡＮ内に設置されるものであってもよい。
【００１７】
メールサーバ１２では、管理サーバ１０に対応するメールアドレスが登録され、そのメールアドレスが指定されることで管理サーバ１０宛に送信されてきた若しくは管理サーバ１０から送信される電子メールが管理される。特に、メールサーバ１２は、管理サーバ１０宛に送信されてきた電子メールを、それが管理サーバ１０により取得されるまで保持する。
【００１８】
他方、メールサーバ４０では、ＬＡＮ２０に含まれる構成（ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃを含む）に対応するメールアドレスが登録され、それらメールアドレスが指定されることで各構成宛に送信されてきた若しくはＬＡＮ２０内の構成から送信される電子メールが管理される。メールサーバ４０は、メールサーバ１２と同様に、ＬＡＮ２０に含まれる各構成宛に送信されてきた電子メールを、それが各構成により取得されるまで保持する。
【００１９】
この遠隔管理システム１では、管理サーバ１０とＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃとの間でメールサーバ１２，４０及びインターネット５０を介した電子メール通信が行われることで、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃが管理サーバ１０により遠隔管理されるが、本実施形態では、ＭＦＰの増加に伴うメールアドレスの追加設定等の作業を不要にして、ユーザへの負担を軽減すべく、管理対象となるＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ間で１つのメールアドレスを共有させるような制御が、管理サーバ１０及びＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃの各々において行われる。以下、かかる制御を実現するための管理サーバ１０及びＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃの構成及び作用について説明する。
【００２０】
図２は、管理サーバ１０の基本構成を示すブロック図である。この管理サーバ１０は、基本ソフトウェアであるオペレーティングシステム（ＯＳ）等のプログラムに基づき、管理サーバ１０内の各構成を制御するＣＰＵ２と、管理サーバ１０の起動時に実行されるブートプログラムを記録するＲＯＭ３と、プログラムの実行に必要なワークエリアのバッファエリアとして利用されるＲＡＭ４と、ＯＳやアプリケーションプログラムや各種のデータを格納するハードディスク（図中の「ＨＤ」）５と、外部機器との間で、ジョブデータ等の各種データの送受信を行なうためのネットワークインターフェースカード（図中の「ＮＩＣ」）６と、を有している。これらの構成は、データ送受信可能に、バス７を介して互いに接続されている。なお、特に図示しないが、管理サーバ１０は、例えばＣＤ−ＲＯＭドライブ，フロッピー（登録商標）ディスクドライブ等の図２に示す構成以外を有するものであってよい。
【００２１】
また、図３は、ＭＦＰ３０Ａの基本的な構成を示すブロック図である。なお、ＭＦＰ３０Ｂ及び３０Ｃの構成については、ＭＦＰ３０Ａと同様であるため、その説明を省略する。ＭＦＰ３０Ａは、所定のプログラムに基づき各種の命令を実行させるなどして、ＭＦＰ３０Ａ内の各構成を制御するＣＰＵ３１と、ＣＰＵ３１による制御の基になるプログラムを格納するＲＯＭ３２と、該プログラムの実行に必要なワークエリアや外部から送信されてきたジョブデータを一時的に格納するＲＡＭ３３と、ユーザによる装置の操作及び各種の設定入力を可能とするタッチパネル式の表示パネルを備えた操作部３４と、原稿を読み取り例えばビットマップ形式の画像データを取得する走査部３５と、ジョブデータに基づき用紙に対してプリントを実行する印刷部３６と、印刷部３６に対して給紙を行なう給紙部３７と、ジョブデータ等の各種データの送受信を外部と行なうためのネットワークインターフェースカード（図中の「ＮＩＣ」）３８と、を有している。これらの構成は、バス３９を介して互いにデータ送受信可能に接続されている。
【００２２】
まず、図２に示す構成を備えた管理サーバ１０では、ＲＯＭ３又はハードディスク５に格納される所定のプログラムに基づきＣＰＵ２による各構成の制御が行われることで、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ宛の電子メールを自動的に作成し送信する機能が実現される。この機能によれば、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ宛の電子メールの作成に際し、宛先として、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃに共通して設定されたメールアドレスが指定されるとともに、宛先以外の所定の項目に、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃの各々に対応した識別情報（以下、識別ＩＤという）が含められる。
【００２３】
他方、図３に示す構成を備えたＭＦＰ３０Ａでは、ＲＯＭ３２に格納される所定のプログラムに基づきＣＰＵ３１による各構成の制御が行われることで、メールサーバ４０に保持されるＭＦＰ宛の電子メールのうち、ＭＦＰ３０Ａ宛の電子メールを自動的に取得する機能が実現される。この機能によれば、メールサーバ４０に保持されるＭＦＰ宛の電子メールのうち、宛先以外の所定の項目に含まれる識別ＩＤが、予めＭＦＰ３０Ａに割り当てられた識別ＩＤと一致するか否かが判断され、一致すると判断される電子メールが取得される。また、ＭＦＰ３０Ａでは、取得された電子メールに対して管理サーバ１０へ返信される電子メールを自動的に作成する機能が実現され、この機能によれば、管理サーバ１０へ返信される電子メールの作成に際して、宛先として管理サーバ１０に設定されたメールアドレスが指定されるとともに、宛先以外の所定の項目にＭＦＰ３０Ａに対応した識別ＩＤが含められる。
【００２４】
更に、管理サーバ１０では、各ＭＦＰから送信されてきた電子メールを取得し、その送信元を自動的に識別する機能が実現され、この機能によれば、メールサーバ１２へのアクセスにより管理サーバ１０宛の電子メールが取得され、電子メールの宛先以外の所定の項目に含まれる識別ＩＤに基づき、その電子メールの送信元が識別される。
【００２５】
図４には、管理サーバ３０からＭＦＰ３０Ａ宛に送信されるメールの構成の一例を示す。このメールは、基本的に、「日付（Date）」，「送信元（From）」，「宛先（To）」，「件名（Subject）」，「本文」の欄から構成されている。具体的には、「送信元」として、管理サーバ３０に設定されたメールアドレス「server@ccc.jp」が指定され、「宛先」として、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃに共通して設定されたメールアドレス「mfp@mmm.ne.jp」が指定され、そして、「件名」として、ＭＦＰ３０Ａの識別ＩＤ「0011862291」（シリアルＮｏ．）及び管理サーバ１０からの送信日時「5 Sep 2004 14:25:27」を含む「"Request_To_0011862291_5 Sep 2004 14:25:27"」が指定されている。なお、この例では、識別ＩＤとしてＭＦＰ本体のシリアルＮｏ．が採用されたが、これに限定されることなく、例えば、管理サーバ１０側から割り当てられたものであってもよい。
【００２６】
また、図５には、図４に示すような電子メールに応答して、ＭＦＰ３０Ａから管理サーバ１０宛に送信される電子メールの構成の一例を示す。このメールも図４に示すものと同様の構成を有している。具体的には、「送信元」として、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃに共通して設定されたメールアドレス「mfp@mmm.ne.jp」が指定され、「宛先」として、管理サーバ３０に設定されたメールアドレス「server@ccc.jp」が指定され、そして、「件名」として、ＭＦＰ３０Ａの識別ＩＤ「0011862291」及びＭＦＰ３０Ａからの送信日時「5 Sep 2004 16:12:41」を含む「"Answer_From_0011862291_5 Sep 2004 16:12:41"」が指定されている。
【００２７】
以下では、複数台のＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ間でメールアドレスを共有させるために、図４及び５に示すように電子メールを構成すべく管理サーバ１０及び各ＭＦＰにて実行されるメールアドレス共有化処理について説明する。図６は、管理サーバ１０側で実行されるメールアドレス共有化処理についてのフローチャートである。この処理では、まず、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃのいずれかに対する指示が必要であるか否かが判断される（＃１１）。例えば、管理サーバ１０において、定期的に各ＭＦＰに対するカウンタ情報の要求を行うようプログラミングされている場合には、予め設定されたタイミングでＭＦＰに対する指示が必要であると判断される。このステップ＃１１の結果、「件名」（以下、サブジェクトという）に各ＭＦＰの識別ＩＤを含ませるとともに、「本文」に指示情報を含ませ、宛先としてＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃに共通のメールアドレスを指定したメール（図４参照）が作成され（＃１２）、送信される（＃１３）。
【００２８】
その後、ステップ＃１３で送信された電子メールに対する返信メールを含め、ＭＦＰからの電子メールの送信があるか否かが判断される（＃１４）。その結果、ＭＦＰからの送信がないと判断された場合には、再度ステップ＃１４が繰り返され、他方、ＭＦＰからの送信がありと判断された場合には、取得された電子メールの「サブジェクト」に含まれる識別ＩＤが抽出され（＃１５）、更に、その識別ＩＤに基づき、送信されてきたＭＦＰが識別される（＃１６）。以上で処理が終了される。
【００２９】
なお、ここでは、ステップ＃１３で送信された電子メールに対して返信メールが送信されてくる場合を考慮して、管理サーバ１０側での電子メール取得及びその送信元の識別ステップの実行タイミングがステップ＃１４以降に設定されているが、実際には、これらのステップは、管理サーバ１０宛の電子メールの取得に応じて、任意のタイミングで実行されるものである。
【００３０】
また、図７は、図６に示す管理サーバ１０側のメールアドレス共有化処理に応じて、各ＭＦＰ側で実行されるメールアドレス共有化処理についてのフローチャートである。この処理では、まず、メールサーバ４０へのアクセスが必要であるか否かが判断される（＃２１）。例えば、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃにおいて、定期的にメールサーバ４０へのアクセスを実行するようプログラミングされている場合には、予め設定されたタイミングで、メールサーバ４０へのアクセスが必要であると判断される。その結果、アクセスが必要でないと判断された場合には、ステップ＃４１が繰り返され、他方、アクセスが必要であると判断された場合には、メールサーバ４０へのアクセスが実行され、メールサーバ４０に蓄積されるメールの全サブジェクトが取得される（＃２２）。
【００３１】
ステップ＃２２の後、取得されたサブジェクトから識別ＩＤが抽出される（＃２３）。続いて、ＭＦＰに予め割り当てられた識別ＩＤと抽出した識別ＩＤとが一致するか否かが判断され（＃２４）、その結果、識別ＩＤが一致しないと判断された場合には、即時に処理が終了され、また一方、識別ＩＤが一致すると判断された場合には、メールサーバ４０へのアクセスが実行され、識別ＩＤが一致したメールに含まれる指示情報が抽出される（＃２５）。
【００３２】
ステップ＃２５の後、抽出された指示情報が解析され（＃２６）、更に、指示情報に基づく処理が実行される（＃２７）。その後、指示情報の種類に基づいて、管理サーバ１０へのメール返信が必要であるか否かが判断される（＃２８）。例えば、指示情報がＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃのカウンタ情報等の通知を要求する情報であれば、メール返信が必要であると判断される。その結果、メール返信が必要でないと判断された場合には、即時に処理が終了され、また、一方、メール返信が必要であると判断された場合には、引き続き、「サブジェクト」にＭＦＰの識別ＩＤを含ませるとともに、「本文」に応答情報を含ませ、宛先として管理サーバのメールアドレスを指定したメールが作成され（＃２９）、送信される（＃３０）。以上で処理が終了される。
【００３３】
以上のように、管理サーバ１０側で、宛先以外の項目「サブジェクト」に各ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃの識別ＩＤを含む電子メールを作成し、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ側で、項目「サブジェクト」に各ＭＦＰに対応した識別ＩＤが含まれる電子メールを取得することで、また、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ側で、項目「サブジェクト」に各ＭＦＰの識別ＩＤを含む電子メールを作成し、管理サーバ１０側で、項目「サブジェクト」に含まれる各ＭＦＰに対応した識別ＩＤに基づき、送信元を識別することで、管理サーバ１０とＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃとの間の電子メール通信に関して、管理対象となる複数台のＭＦＰ間で１つのメールアドレスを共有させることができ、これにより、ＭＦＰの台数分だけメールアドレスを設定したりメールサーバ４０にそれらを登録したりする必要もなく、ユーザへの負担を軽減することができる。また、ＭＦＰの増加に伴い、新たなメールアドレスを設定したりメールサーバ４０にそれらを登録したりする必要もない。
【００３４】
ところで、通常、種々の原因により、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃが利用するメールサーバ４０に保持される電子メールが削除されないまま残留してしまうことがある。例えば、スパム等の電子メールは、宛先としてＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃが共有するメールアドレスが指定されるものの宛先以外の項目に各ＭＦＰに対応した識別情報が含まれないため、その電子メールがいずれのＭＦＰによっても取得されることはなくメールサーバ４０に残留する可能性がある。また、例えば、管理サーバ１０からいずれかのＭＦＰ宛に送信されてきた電子メールであっても、メール送信対象であるＭＦＰが通信不可能な状態になっている場合には、その電子メールがＭＦＰによって取得されることはなくメールサーバ４０に残留する可能性がある。なお、ＭＦＰ宛の対策用電子メールであっても、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃが全て通信不可能な状態になっている場合には同様である。メールサーバ４０において、このように処理されないまま残留するメールが多くなると、メールサーバ４０のメモリが圧迫されるという問題が生じてくる。また、この場合には、各ＭＦＰがメールサーバ４０にアクセスして電子メールを取得する上で、電子メールからのサブジェクトの抽出等の処理に長時間を要したり、管理サーバ１０からのメールサーバ４０に保持される電子メールの通知要求に応じて返信する情報量が膨大になったりする可能性もある。以下では、メールサーバ４０のメモリへの圧迫を軽減するために、残留メールの効率的な削除を実現する、管理サーバ１０とＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃとの間で実行される残留メール削除処理について説明する。
【００３５】
図８は、管理サーバ１０側で実行される残留メール削除処理についてのフローチャートである。この処理では、まず、残留メールに対する対策が必要であるか否かが判断される（＃３１）。例えば、管理サーバ１０において、定期的に残留メール削除処理を実行するようプログラミングされている場合には、予め設定されたタイミングで残留メールに対する対策が必要であると判断される。このステップ＃３１の結果、対策が必要でないと判断された場合には、再度ステップ＃３１が繰り返され、他方、対策が必要であると判断された場合には、引き続き、「サブジェクト」に対策用サブジェクトを指定し、「本文」に残留メール通知要求情報を含ませ、宛先としてＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃに共通のメールアドレスを指定したメールが作成され（＃３２）、送信される（＃３３）。図９には、このメールの一例を示す。対策用サブジェクトとしては、“Request_To_ANY_（送信日時）”が用いられ、これにより、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃのいずれでも受信が可能であるメールとされている。その結果、メール送信後、メールサーバ４０に最初にアクセスしたＭＦＰがこれを受信し、メールサーバ４０に残留しているメールの通知を管理サーバ１０に対して行うこととなる。
【００３６】
その後、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃのいずれかから返信があるか否か、すなわち、ステップ＃３３で送信されたメールに対して、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ又は３０Ｃからの返信メールがあったか否かが判断される（＃３４）、その結果、返信がないと判断された場合には、再度ステップ＃３４が繰り返され、他方、返信があったと判断された場合には、引き続き、返信メールに含まれる残留メール情報が解析される（＃３５）。そして、その解析結果に基づき、不要メールが判定される（＃３６）。
【００３７】
ステップ＃３６の後、「サブジェクト」に対策用サブジェクトを指定し、「本文」に不要メール情報及び不要メールの削除指示を含ませ、宛先としてＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃに共通のメールアドレスを指定したメールが作成され（＃３７）、送信される（＃３８）。以上で処理が終了される。
【００３８】
また、図１０は、図８に示す管理サーバ１０側で実行される残留メール削除処理に応じて、各ＭＦＰ側で実行される残留メール削除処理についてのフローチャートである。この処理では、まず、メールサーバへのアクセスが必要であるか否かが判断される（＃４１）。例えば、ＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃにおいて、定期的にメールサーバ４０へのアクセスを実行するようプログラミングされている場合には、予め設定されたタイミングで、メールサーバ４０へのアクセスが必要であると判断される。その結果、アクセスが必要でないと判断された場合には、ステップ＃４１が繰り返され、他方、アクセスが必要であると判断された場合には、メールサーバ４０へのアクセスが実行され、メールサーバ４０に蓄積されるメールの全サブジェクトが取得される（＃４２）。
【００３９】
ステップ＃４２の後、取得されたサブジェクトに、対策用サブジェクトが含まれるか否かが判断される（＃４３）。その結果、対策用サブジェクトが含まれないと判断された場合には、＃５１へ進み、通常サブジェクトに対するステップ、すなわち、前述したような図７のステップ＃２３以降のステップが実行され、処理が終了される。また、一方、ステップ＃４３の結果、対策用サブジェクトが含まれると判断された場合には、引き続き、メールサーバ４０へのアクセスが実行され、対策用サブジェクトが付されたメールに含まれる情報が取得され（＃４４）、その後、取得された情報が解析される（＃４５）。
【００４０】
ステップ＃４５の後、解析された情報が、管理サーバ１０への残留メールの通知を要求する情報であるか否かが判断される（＃４６）。その結果、残留メールの通知を要求する情報でない、すなわち、不要メールの削除を指示する情報であると判断された場合には、引き続き、メールサーバ４０へのアクセスが実行され、不要メールに含まれる指示情報が取得される（＃５０）。この指示情報については取得された後も解析されず実行されることはなく、これにより、実質的に、不要メールがメールサーバ４０から削除されることとなる。以上で処理が終了される。
【００４１】
また、一方、ステップ＃４６の結果、残留メールの通知を要求する情報であると判断された場合には、引き続き、メールサーバ４０へのアクセスが実行され、メールサーバ４０に残留しているメールの情報（サブジェクト，管理サーバ１０からの送信日時等。以下、「残留メール情報」という）が取得される（＃４７）。その後、「本文」に残留メール情報を含ませ、宛先として管理サーバ１０のメールアドレスを指定したメールが作成され（＃４８）、送信される（＃４９）。図１１には、このメールの一例を示す。サブジェクトには、その送信元が分かるように、残留メール情報を取得したＭＦＰの識別情報「0011862672」が含まれている。以上で処理が終了される。
【００４２】
このように、管理サーバ１０側で、「サブジェクト」にあらゆるＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃをメール送信可能な対象として指定する情報（本実施形態では、“Request_To_ANY”）を含む電子メールに、メールサーバ４０に保持される電子メールに関する情報の通知を指示する情報を含ませることで、それ以降にメールサーバ４０に対して最初にアクセスしたＭＦＰに、メールサーバ４０に保持される電子メールに関する情報を効率的に取得させることができる。更に、管理サーバ１０側で、メールサーバ４０に保持される電子メールに関する情報が含まれる電子メールの受信に応じて、その情報に基づき、メールサーバ４０から削除されるべき電子メールを判定し、「サブジェクト」にあらゆる情報機器をメール送信可能な対象として指定する情報を含む電子メールに、メールサーバ４０から削除されるべき電子メールの情報及びその削除を指示する情報を含ませることで、それ以降にメールサーバ４０に対して最初にアクセスした情報機器に、不要な電子メールをメールサーバ４０から効率的に削除させることができる。その結果、メールサーバ４０のメモリへの圧迫を軽減することができる。
【００４３】
図６，７，８及び１０のフローチャートでそれぞれあらわされるメールアドレス共有化処理及び残留メール削除処理は、管理サーバ１０又はＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃの各ＲＯＭに格納されるプログラムが読み出されることで実行されるが、かかるプログラムは、管理サーバ１０及びＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃの各ＣＰＵによる制御の基になるプログラムの一部として予め組み込まれるものであっても、あるいは、メールアドレス共有化処理及び残留メール削除処理を実行させるための管理プログラムとして、例えばＣＤ−ＲＯＭ又はフロッピーディスク等の外部記録媒体を用いて若しくはネットワーク経由でダウンロードすることで、管理サーバ１０及びＭＦＰ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃにインストールされ、追加的に格納されるものであってもよい。
【００４４】
なお、本発明は、例示された実施形態に限定されるものでなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において、種々の改良及び設計上の変更が可能であることは言うまでもない。
例えば、前述した実施形態では、電子メールを構成する項目「件名」に各ＭＦＰの識別ＩＤが組み込まれたが、これに限定されることなく、電子メールを構成する「宛先」以外の項目であれば、例えば「本文」等の他の項目に識別ＩＤを組み込むようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本発明の実施形態に係る管理サーバ及びＭＦＰを含む遠隔管理システムを概略的に示す図である。
【図２】上記管理サーバの基本構成をあらわすブロック図である。
【図３】上記ＭＦＰの基本構成をあらわすブロック図である。
【図４】上記管理サーバ側で作成されるＭＦＰ宛の電子メールの一例を示す図である。
【図５】上記ＭＦＰ側で作成される管理サーバ宛の電子メールの一例を示す図である。
【図６】上記管理サーバ側で実行されるメールアドレス共用化処理についてのフローチャートである。
【図７】上記ＭＦＰ側で実行されるメールアドレス共用化処理についてのフローチャートである。
【図８】上記管理サーバ側で実行される残留メール削除処理についてのフローチャートである。
【図９】上記管理サーバ側で作成されるＭＦＰ宛の対策用電子メールの一例を示す図である。
【図１０】上記ＭＦＰ側で実行される残留メール削除処理についてのフローチャートである。
【図１１】図９に示される対策用電子メールに対する返信メールとして、上記ＭＦＰ側で作成される管理サーバ宛の電子メールの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００４６】
１…情報機器管理システム，２…ＣＰＵ，３…ＲＯＭ，４…ＲＡＭ，５…ハードディスク，６…ＮＩＣ，１０…管理サーバ，１２，４０…メールサーバ，３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ…ＭＦＰ，３１…ＣＰＵ，３２…ＲＯＭ，３３…ＲＡＭ，３４…操作部，３５…走査部，３６…印刷部，３７…給紙部，３８…ＮＩＣ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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