(57)【要約】【課題】異なる所属集団へのアクセスが許可された複数のデータファイルに対して、さらに容易にアクセスすることが可能なデータ管理技術を提供する。【解決手段】データ管理システム１Ａは、認証サーバ５０とデータ管理装置（ＭＦＰ）１０とを備える。認証サーバ５０は、各ユーザの所属集団を規定した所属情報を記憶する記憶部５２と、データ管理装置１０との間でデータを授受することによりユーザ認証を行う認証部５１と、認証済みユーザの所属する少なくとも１つの所属集団を所属情報に基づいて特定し、当該少なくとも１つの所属集団に関する情報をデータ管理装置１０に送信する所属集団特定部５３とを有する。データ管理装置１０のアクセス許可部３２は、複数の所属集団に所属する認証済みユーザについては、複数の所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可する。【選択図】図１
2006072486.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
データ管理システムであって、
認証サーバと
少なくとも１つのデータ管理装置と、
を備え、
前記認証サーバは、
各ユーザの所属する１または２以上の所属集団を規定した所属情報を記憶する所属情報記憶手段と、
前記少なくとも１つのデータ管理装置との間でデータを授受することによりユーザ認証を行うサーバ側認証手段と、
前記サーバ側認証手段による認証済みユーザの所属する少なくとも１つの所属集団を前記所属情報に基づいて特定し、当該少なくとも１つの所属集団に関する情報を前記少なくとも１つのデータ管理装置に送信する所属集団特定手段と、
を有し、
前記少なくとも１つのデータ管理装置は、
各データファイルを、当該各データファイルに対する各所属集団のアクセス権限が関連付けられた状態で、記憶するデータファイル記憶手段と、
前記認証サーバとの間でデータを授受することによりユーザ認証を行う装置側認証手段と、
前記認証済みユーザの所属する前記少なくとも１つの所属集団に関する情報を前記認証サーバから受信する受信手段と、
前記認証済みユーザについて、前記認証済みユーザの所属する前記少なくとも１つの所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可するアクセス許可手段と、
を有し、
前記アクセス許可手段は、複数の所属集団に所属する認証済みユーザについては、前記複数の所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とするデータ管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載のデータ管理システムにおいて、
前記データファイル記憶手段は、前記複数の所属集団のそれぞれに対応して設けられた複数のボックスを有しており、
所定のボックスに格納されたデータファイルは、当該所定のボックスに対応する所属集団に対するアクセス許可が設定されているものとみなされることを特徴とするデータ管理システム。
【請求項３】
各ユーザの所属する１または２以上の所属集団を規定した所属情報を有する認証サーバと通信可能なデータ管理装置であって、
各データファイルを、当該各データファイルに対する各所属集団のアクセス権限が関連付けられた状態で、記憶するデータファイル記憶手段と、
前記認証サーバとの間でデータを授受することによりユーザ認証を行う認証手段と、
前記認証手段による認証済みユーザの所属する少なくとも１つの所属集団を前記所属情報に基づいて特定した特定結果を、前記認証サーバから受信する手段と、
前記認証済みユーザについては、前記少なくとも１つの所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可するアクセス許可手段と、
を備え、
前記アクセス許可手段は、複数の所属集団に所属する認証済みユーザについては、前記複数の所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項４】
請求項３に記載のデータ管理装置において、
前記データファイル記憶手段は、前記複数の所属集団のそれぞれに対応して設けられた複数のボックスを有しており、
所定のボックスに格納されたデータファイルは、当該所定のボックスに対応する所属集団に対するアクセス許可が設定されているものとみなされることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項５】
各データファイルを当該各データファイルに対する各所属集団のアクセス権限が関連付けられた状態で記憶するデータ記憶装置と通信可能であり、且つ、各ユーザの所属する１または２以上の所属集団を規定した所属情報を有する認証サーバとも通信可能なデータ管理装置であって、
前記認証サーバとの間でデータを授受することによりユーザ認証を行う認証手段と、
前記認証手段による認証済みユーザの所属する少なくとも１つの所属集団を前記所属情報に基づいて特定した特定結果を、前記認証サーバから受信する手段と、
前記認証済みユーザについては、前記少なくとも１つの所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可するアクセス許可手段と、
を備え、
前記アクセス許可手段は、複数の所属集団に所属する認証済みユーザについては、前記複数の所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項６】
請求項５に記載のデータ管理装置において、
各データファイルは、前記複数の所属集団のそれぞれに対応して設けられた複数のボックスに記憶され、
所定のボックスに格納されたデータファイルは、当該所定のボックスに対応する所属集団に対するアクセス許可が設定されているものとみなされることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項７】
請求項３から請求項６のいずれかに記載のデータ管理装置において、
前記所属集団は、第１階層の集団と前記第１階層よりも上位階層の第２階層の集団とを含む複数の段階に階層化されていることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項８】
請求項７に記載のデータ管理装置において、
前記アクセス許可手段は、前記第１階層の２以上の集団に所属する認証済みユーザについては、前記第１階層の前記２以上の集団のうちの任意の集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項９】
請求項７に記載のデータ管理装置において、
前記アクセス許可手段は、前記第２階層の２以上の集団に所属する認証済みユーザについては、前記第２階層の前記２以上の集団のうちの任意の集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項１０】
請求項７に記載のデータ管理装置において、
前記アクセス許可手段は、前記第１階層の第１の集団と前記第２階層の第２の集団との双方に所属する認証済みユーザについては、前記第１階層の前記第１の集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することに加えて、前記第２階層の前記第２の集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスをも許可することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項１１】
請求項３から請求項１０のいずれかに記載のデータ管理装置において、
前記アクセス許可手段は、前記認証済みユーザについては、前記当該ユーザ単位でのアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスをも許可することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項１２】
データ管理方法であって、
ａ）各データファイルを、当該各データファイルに対する各所属集団のアクセス権限が関連付けられた状態で、少なくとも１つのデータ管理装置に記憶するステップと、
ｂ）認証サーバとの間でデータを授受することによりユーザ認証を行うステップと、
ｃ）各ユーザの所属する１または２以上の所属集団を規定した所属情報であって前記認証サーバに記憶された所属情報に基づいて、前記ステップｂ）における認証済みユーザの所属する少なくとも１つの所属集団を特定した特定結果を、前記認証サーバから受信するステップと、
ｄ）前記認証済みユーザについて、前記認証済みユーザの前記少なくとも１つの所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可するステップと、
を有し、
前記ステップｄ）において、複数の所属集団に所属する認証済みユーザについては、前記複数の所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とするデータ管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、マルチ・ファンクション・ペリフェラル（ＭＦＰとも称する）などのデータ管理装置および当該データ管理装置に関連する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
コピー機能、スキャン機能、ファクシミリ通信機能およびプリンタ機能等の複数の機能を有する複合機（ＭＦＰ）などにおいては、種々の文書ファイル等（データファイル）を当該複合機内の記憶部（ハードディスク等）に蓄積しておく機能（蓄積機能）を有するものが存在する。
【０００３】
また、近年、このような蓄積機能を使用するに際して、その文書ファイルごとにアクセス権限を設定することが提案されている。
【０００４】
たとえば、特許文献１においては、各文書ファイルに対してユーザグループ単位でのアクセス権を設定することが規定されている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００３−６７２４９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記の技術においては、複数のデータファイルに対してアクセスする際には、各データファイルごとに認証動作が必要になる。したがって、異なるグループに属するユーザが、当該異なるグループに対するアクセス許可が設定された複数のデータファイルにアクセスする際には、そのデータファイルごとに認証動作を行う必要がある。
【０００７】
ところで、特許文献１では認証動作にＩＤカードを用いているが、仮にＩＤカードを用いない場合を想定すると、各データファイルの認証動作ごとにユーザＩＤおよびユーザパスワードの入力操作が必要になるため、ユーザの操作負担が大きくなってしまうという問題がある。
【０００８】
また、特許文献１のように、ＩＤカードを用いる場合には、上記のような認証動作における入力操作が不要となり操作負担は軽減されるものの、ＩＤカードを携帯する必要があるなどの問題がある。
【０００９】
そこで、この発明の課題は、ユーザが、自らが所属する異なるグループ（所属集団）へのアクセス許可が設定された複数のデータファイルに対して、さらに容易にアクセスすることが可能なデータ管理技術を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記の課題を解決するため、請求項１の発明は、データ管理システムであって、認証サーバと少なくとも１つのデータ管理装置とを備え、前記認証サーバは、各ユーザの所属する１または２以上の所属集団を規定した所属情報を記憶する所属情報記憶手段と、前記少なくとも１つのデータ管理装置との間でデータを授受することによりユーザ認証を行うサーバ側認証手段と、前記サーバ側認証手段による認証済みユーザの所属する少なくとも１つの所属集団を前記所属情報に基づいて特定し、当該少なくとも１つの所属集団に関する情報を前記少なくとも１つのデータ管理装置に送信する所属集団特定手段とを有し、前記少なくとも１つのデータ管理装置は、各データファイルを、当該各データファイルに対する各所属集団のアクセス権限が関連付けられた状態で、記憶するデータファイル記憶手段と、前記認証サーバとの間でデータを授受することによりユーザ認証を行う装置側認証手段と、前記認証済みユーザの所属する前記少なくとも１つの所属集団に関する情報を前記認証サーバから受信する受信手段と、前記認証済みユーザについて、前記認証済みユーザの所属する前記少なくとも１つの所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可するアクセス許可手段とを有し、前記アクセス許可手段は、複数の所属集団に所属する認証済みユーザについては、前記複数の所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とする。
【００１１】
請求項２の発明は、請求項１の発明に係るデータ管理システムにおいて、前記データファイル記憶手段は、前記複数の所属集団のそれぞれに対応して設けられた複数のボックスを有しており、所定のボックスに格納されたデータファイルは、当該所定のボックスに対応する所属集団に対するアクセス許可が設定されているものとみなされることを特徴とする。
【００１２】
請求項３の発明は、各ユーザの所属する１または２以上の所属集団を規定した所属情報を有する認証サーバと通信可能なデータ管理装置であって、各データファイルを、当該各データファイルに対する各所属集団のアクセス権限が関連付けられた状態で、記憶するデータファイル記憶手段と、前記認証サーバとの間でデータを授受することによりユーザ認証を行う認証手段と、前記認証手段による認証済みユーザの所属する少なくとも１つの所属集団を前記所属情報に基づいて特定した特定結果を、前記認証サーバから受信する手段と、前記認証済みユーザについては、前記少なくとも１つの所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可するアクセス許可手段とを備え、前記アクセス許可手段は、複数の所属集団に所属する認証済みユーザについては、前記複数の所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とする。
【００１３】
請求項４の発明は、請求項３の発明に係るデータ管理装置において、前記データファイル記憶手段は、前記複数の所属集団のそれぞれに対応して設けられた複数のボックスを有しており、所定のボックスに格納されたデータファイルは、当該所定のボックスに対応する所属集団に対するアクセス許可が設定されているものとみなされることを特徴とする。
【００１４】
請求項５の発明は、各データファイルを当該各データファイルに対する各所属集団のアクセス権限が関連付けられた状態で記憶するデータ記憶装置と通信可能であり、且つ、各ユーザの所属する１または２以上の所属集団を規定した所属情報を有する認証サーバとも通信可能なデータ管理装置であって、前記認証サーバとの間でデータを授受することによりユーザ認証を行う認証手段と、前記認証手段による認証済みユーザの所属する少なくとも１つの所属集団を前記所属情報に基づいて特定した特定結果を、前記認証サーバから受信する手段と、前記認証済みユーザについては、前記少なくとも１つの所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可するアクセス許可手段とを備え、前記アクセス許可手段は、複数の所属集団に所属する認証済みユーザについては、前記複数の所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とする。
【００１５】
請求項６の発明は、請求項５の発明に係るデータ管理装置において、各データファイルは、前記複数の所属集団のそれぞれに対応して設けられた複数のボックスに記憶され、所定のボックスに格納されたデータファイルは、当該所定のボックスに対応する所属集団に対するアクセス許可が設定されているものとみなされることを特徴とする。
【００１６】
請求項７の発明は、請求項３から請求項６のいずれかの発明に係るデータ管理装置において、前記所属集団は、第１階層の集団と前記第１階層よりも上位階層の第２階層の集団とを含む複数の段階に階層化されていることを特徴とする。
【００１７】
請求項８の発明は、請求項７の発明に係るデータ管理装置において、前記アクセス許可手段は、前記第１階層の２以上の集団に所属する認証済みユーザについては、前記第１階層の前記２以上の集団のうちの任意の集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とする。
【００１８】
請求項９の発明は、請求項７の発明に係るデータ管理装置において、前記アクセス許可手段は、前記第２階層の２以上の集団に所属する認証済みユーザについては、前記第２階層の前記２以上の集団のうちの任意の集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とする。
【００１９】
請求項１０の発明は、請求項７の発明に係るデータ管理装置において、前記アクセス許可手段は、前記第１階層の第１の集団と前記第２階層の第２の集団との双方に所属する認証済みユーザについては、前記第１階層の前記第１の集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することに加えて、前記第２階層の前記第２の集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスをも許可することを特徴とする。
【００２０】
請求項１１の発明は、請求項３から請求項１０のいずれかの発明に係るデータ管理装置において、前記アクセス許可手段は、前記認証済みユーザについては、前記当該ユーザ単位でのアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスをも許可することを特徴とする。
【００２１】
請求項１２の発明は、データ管理方法であって、ａ）各データファイルを、当該各データファイルに対する各所属集団のアクセス権限が関連付けられた状態で、少なくとも１つのデータ管理装置に記憶するステップと、ｂ）認証サーバとの間でデータを授受することによりユーザ認証を行うステップと、ｃ）各ユーザの所属する１または２以上の所属集団を規定した所属情報であって前記認証サーバに記憶された所属情報に基づいて、前記ステップｂ）における認証済みユーザの所属する少なくとも１つの所属集団を特定した特定結果を、前記認証サーバから受信するステップと、ｄ）前記認証済みユーザについて、前記認証済みユーザの前記少なくとも１つの所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可するステップとを有し、前記ステップｄ）において、複数の所属集団に所属する認証済みユーザについては、前記複数の所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可することを特徴とする。
【発明の効果】
【００２２】
請求項１ないし請求項１２に記載の発明によれば、認証済みユーザの所属する所属集団が所属情報に基づいて特定され、複数の所属集団に所属する認証済みユーザについては、複数の所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスが許可されるので、異なる所属集団へのアクセス許可が設定された複数のデータファイルに対して個別にユーザ認証する必要がない。また、ユーザ認証用のＩＤカードなどを携帯する必要もない。したがって、異なる所属集団へのアクセス許可が設定された複数のデータファイルに対して容易にアクセスすることが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
【００２４】
＜Ａ１．全体構成＞
図１は、本発明の実施形態に係るデータ管理システム１Ａの全体構成を示す概略図である。このシステム１Ａは、複数のマルチ・ファンクション・ペリフェラル（以下、「ＭＦＰ」と略する。）１０と認証サーバ５０とを備えている。
【００２５】
各ＭＦＰ１０は、スキャン機能、複写機（コピー）機能、プリンタ機能、ファクシミリ通信機能および画像蓄積機能等の機能を有する複合機である。したがって、各ＭＦＰ１０は、画像を形成する機能等を有する画像形成装置であるとも表現される。また、各ＭＦＰ１０は、画像などのデータを管理（あるいは記憶）する装置、すなわち、データ管理装置（あるいはデータ記憶装置）であるとも表現される。
【００２６】
認証サーバ５０は、ＭＦＰ１０との間で認証に関するデータの授受を行う。ＭＦＰ１０は、認証サーバ５０との間で認証に関するデータの授受を行うことによって、そのユーザに当該装置（すなわちＭＦＰ１０）の使用を許可するか否かを決定すること、すなわちユーザ認証を行うことができる。
【００２７】
また、ＭＦＰ１０および認証サーバ５０は、それぞれ、ネットワークＮＷに接続されており、このネットワークＮＷを介して互いに各種のデータを送受信することが可能である。なお、「ネットワーク」とは、データ通信を行う通信回線網であり、具体的には、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネットなどの、電気通信回線（光通信回線を含む）により構成される各種の通信回線網である。ネットワークに対する接続形態は、専用回線などを利用した常時接続であってもよいし、アナログ回線あるいはデジタル回線（ＩＳＤＮ）などの公衆電話回線を利用したダイアルアップ接続などの一時的な接続のいずれであってもよい。また、その伝送方式は、無線方式および有線方式のいずれであってもよい。
【００２８】
＜Ａ２．ＭＦＰ１０の詳細構成等＞
図２は、ＭＦＰ１０を示す外観図である。
【００２９】
ＭＦＰ１０は、図２に示すように、複数のキー１１ａを備え、当該キーに対するユーザの操作による各種の指示や、文字・数字等のデータの入力を受け付ける操作部１１、ユーザに対する指示メニューや取得した画像に関する情報の表示等を行うディスプレイ１２、原稿を光電的に読み取って画像データを得るスキャナ部１３、および画像データに基づいて記録シート上に画像を印刷するプリンタ部１４を備える。
【００３０】
また、ＭＦＰ１０は、本体上面に原稿をスキャナ部１３に送るフィーダ部１７、下部にはプリンタ部１４に記録シートを供給する給紙部１８、中央部にはプリンタ部１４によって画像を印刷された記録シートが排出されるトレイ１９、内部にはネットワークを介して外部機器と画像データの送受信等を行う通信部１６、および画像データ等を記憶する記憶部２３を備えている。なお、図示は省略しているがＭＦＰ１０はネットワーク・インターフェイスを有しており、通信部１６は外部機器との間で各種データの送受信が可能なようにネットワーク・インターフェイスを介してネットワークに接続されている。
【００３１】
ディスプレイ１２は、認証用表示を含む種々の表示に使用されるものであり、操作部１１は、各種機能の選択を含む種々の入力に用いられるものである。また、ディスプレイ１２は、接触式センサ等を内蔵した液晶式パネルとして構成されており、ディスプレイ１２内において操作者の指などが触れた位置を検出することが可能になっている。したがって、操作者は、ディスプレイ１２内に表示された各種の仮想的なボタン等を、指などを用いて押下することによって、各種の指示を入力することができる。ディスプレイ１２は、このような操作入力機能をも有している。これらの操作部１１およびディスプレイ１２は、ユーザインターフェースの要部として機能する。
【００３２】
スキャナ部１３は、写真、文字、絵などの画像情報を原稿から光電的に読み取って画像データを取得する。取得された画像データ（濃度データ）は、図示しない画像処理部においてデジタルデータに変換され、周知の各種画像処理を施された後、プリンタ部１４や通信部１６に送られ、画像の印刷やデータの送信に供されるか、または、後の利用のために記憶部２３に格納される。
【００３３】
プリンタ部１４は、スキャナ部１３により取得された画像データ、通信部１６により外部機器から受信した画像データ、または記憶部２３に格納されている画像データに基づいて記録シート上に画像を印刷する。このように、プリンタ部１４は、各種の印刷出力を行うプリント出力部である。
【００３４】
通信部１６は、ＬＡＮおよびインターネット等のネットワークを介して該ネットワークに接続された外部機器との間で各種データの送受信を行うとともに、公衆電話回線を介してファクシミリデータの送受信をも行う。
【００３５】
図３は、ＭＦＰ１０に設けられた構成のうち主に本実施形態に係る部分を示すブロック図である。ＭＦＰ１０は、各種演算処理を行うとともに、ＭＦＰ１０全体の動作を制御するＣＰＵ２０を備え、各種データを記憶するＲＡＭ２１、および所定のソフトウエアプログラム（以下、単に「プログラム」と称する）２２１を記憶するＲＯＭ２２がＣＰＵ２０に接続される。また、ＣＰＵ２０には、操作部１１、ディスプレイ１２、スキャナ部１３、および記憶部２３等も接続される。記憶部２３は、画像データ等を保存するハードディスク２３１とメモリカード９１から情報の読み取りを行うカードスロット２３２とから構成されている。なお、ＲＡＭ２１は、不揮発性メモリ（ｎｏｎｖｏｌａｔｉｌｅ  ＲＡＭ）である。
【００３６】
これにより、ＣＰＵ２０の制御の下にＲＡＭ２１、スキャナ部１３、ハードディスク２３１、並びにカードスロット２３２に装填されたメモリカード９１の間で各種データの受け渡しが可能とされており、ディスプレイ１２には、ＣＰＵ２０の制御により、ＲＡＭ２１、ハードディスク２３１、メモリカード９１に記憶されている情報の表示が行われる。
【００３７】
さらに、ＣＰＵ２０には、通信部１６も接続される。通信部１６は、ＬＡＮおよびインターネット等のネットワークを介して該ネットワークに接続された外部機器との間で各種データの送受信を行うネットワーク通信部１６１（図３）と、公衆電話回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファクシミリ通信部１６２（図３）とを有している。
【００３８】
また、図１に示すように、ＭＦＰ１０は、認証部３１およびアクセス許可部３２などをさらに備えている。これらの各部は、上述のＣＰＵ２０、ＲＡＭ２１、ＲＯＭ２２、記憶部２３等のハードウエア資源を用いて、プログラム２２１を実行することによって機能的に実現される処理部である。認証部３１は、認証サーバ５０との間でデータを授受することによりユーザ認証を行い、アクセス許可部３２は、認証部３１で認証された認証済みユーザによる各データファイルへのアクセスの許可および不許可を決定する。
【００３９】
上述したように、ＭＦＰ１０は、画像蓄積機能として、画像等のデータファイルをハードディスク２３１などの記憶部に記憶する機能を有している。また、各データファイルは、所属集団（後述）ごとのアクセス権限が関連付けられた状態で記憶される。
【００４０】
また、ＭＦＰ１０は、認証サーバ５０との間でデータを授受することによってユーザ認証を行い、認証済みのユーザに関する各データファイルへのアクセス許可およびアクセス不許可を決定する。すなわち、ＭＦＰ１０は、認証サーバ５０からの認証結果および所属情報の特定結果を用いて、各データファイルへのアクセス許可等を決定する。
【００４１】
そのため、認証サーバ５０は、ユーザ認証用データを記憶しており、当該ユーザ認証用データを用いて、ＭＦＰ１０からの問合せ要求に応じて、問合せ対象のユーザに関するユーザ認証を行う。このユーザ認証は、認証サーバ５０の認証部５１（図１）によって行われる。
【００４２】
また、認証サーバ５０は、ユーザ認証後において、認証サーバ５０内の所属情報記憶部５２（図１）に格納された「所属情報」（後述）に基づいて、認証済みユーザの所属する所属集団を特定し、特定結果をＭＦＰ１０に返信する。このような特定動作等は、所属集団特定部５３（図１）によって行われる。
【００４３】
そして、ＭＦＰ１０は、認証サーバ５０から上記の特定結果を受信すると、その受信内容に応じて、認証済みユーザの所属集団に対するアクセス許可が設定されていた全てのデータファイルに対するアクセスを許可する。
【００４４】
なお、本願においては、「アクセス許可が設定されている」とは、表示（閲覧）、印刷、削除等の全ての種類のアクセス権限が認められている状態だけでなく、それらの諸機能のうちの一部の種類のアクセス権限のみが認められている状態をも含むものとする。
【００４５】
以上のように、このデータ管理システム１Ａによれば、認証サーバ５０を用いてユーザ認証動作が行われるとともに、その認証済みユーザが所属する所属集団が特定され、特定された所属集団に対するアクセス許可が付与された全てのデータファイルへのアクセスが一斉に許可される。そのため、データごとに認証動作を行うことを要しない。特に、或るユーザが複数の所属集団に所属している場合において、複数の所属集団のそれぞれにのみアクセス許可がなされているデータに対しても、各データごとに認証動作を行う必要がない。したがって、ユーザは、自らが所属する異なるグループ（所属集団）へのアクセスが許可された複数のデータファイルに対して、さらに容易にアクセスすることが可能となる。
【００４６】
以下では、本システムにおける各種の動作等についてさらに詳細に説明する。
【００４７】
＜Ａ３．ユーザ認証情報の認証サーバ５０への登録＞
まず、ユーザ認証情報の認証サーバ５０への登録動作について説明する。
【００４８】
認証サーバ５０においては、各ユーザＩＤと各ユーザＩＤについてのユーザパスワードとが対応付けられた情報（ユーザ認証情報）が記憶される。たとえば、ユーザＩＤ＝「yoshida」とそのユーザパスワード「xyss1556」とが対応付けられて記憶される。同様に、複数のユーザＩＤと複数のユーザパスワードとがそれぞれ対応付けられて記憶される。
【００４９】
このようなユーザ認証情報を認証サーバ５０に登録する動作は、主にシステム全体の管理者によって行われる。
【００５０】
＜Ａ４．所属情報の認証サーバ５０への登録＞
つぎに、所属情報の認証サーバ５０への登録動作について説明する。
【００５１】
図４は、認証サーバ５０に記憶される「所属情報」を示す概念図である。なお、「所属情報」は、実際には、ツリー構造等を有する適宜のデータ形式で記憶される。
【００５２】
この「所属情報」は、各ユーザが複数の「所属集団」のうちのどの所属集団に所属するかを規定する情報である。言い換えれば、各ユーザの所属する１または２以上の所属集団を規定する情報である。
【００５３】
ここでは、「所属集団」が、第１階層の集団（グループＧＲ１〜ＧＲ５...）と当該第１階層よりも上位階層の第２階層の集団（セクションＳＣ１，ＳＣ２...）とを含む複数の段階に階層化されて構成されている場合を例示する。
【００５４】
具体的には、図４においては、ユーザＵＲ１はグループＧＲ１に所属し、ユーザＵＲ２は２つのグループＧＲ１，ＧＲ２に所属し、ユーザＵＲ３は２つのグループＧＲ２，ＧＲ４に所属し、ユーザＵＲ４は３つのグループＧＲ１，ＧＲ２，ＧＲ３に所属している。また、ユーザＵＲ５はグループＧＲ４に所属し、ユーザＵＲ７はグループＧＲ５に所属している。なお、ユーザＵＲ６は第１階層のグループのいずれにも所属することなく、第２階層のセクションＳＣ２に直接所属している。
【００５５】
また、グループＧＲ１，ＧＲ２，ＧＲ３はそれぞれセクションＳＣ１に所属し、グループＧＲ４，ＧＲ５はそれぞれセクションＳＣ２に所属している。
【００５６】
したがって、ユーザＵＲ１は、階層の異なる２つの所属集団、すなわち、グループＧＲ１とセクションＳＣ１とに所属していることになる。また、ユーザＵＲ２は、グループＧＲ１，ＧＲ２とセクションＳＣ１とに所属していることになる。さらに、ユーザＵＲ３は、グループＧＲ２とセクションＳＣ１とに所属していることに加えて、グループＧＲ４とセクションＳＣ２とにも所属している。
【００５７】
同様に、ユーザＵＲ４はグループＧＲ１，ＧＲ２，ＧＲ３とセクションＳＣ１とに所属しており、ユーザＵＲ５はグループＧＲ４とセクションＳＣ２とに所属しており、ユーザＵＲ７はグループＧＲ５とセクションＳＣ２とに所属している。
【００５８】
後述するように、各ユーザは、自らの所属集団に対してアクセス許可が付与されたデータファイルにアクセスすることが可能になる。そのため、認証サーバ５０は、問合せ元のＭＦＰ１０からの認証要求に応答して対象ユーザに関するユーザ認証を行うとともに、この「所属情報」に基づいて、当該対象ユーザが所属する所属集団を特定して、その特定内容を問合せ元のＭＦＰ１０に返信する。
【００５９】
「所属情報」を認証サーバ５０に登録する動作は、認証サーバ５０の表示画面（図５〜図９参照）等を用いて、主にシステム全体の管理者によって行われる。以下では、新規セクションの登録動作、新規グループの登録動作、新規ユーザの登録動作の順に説明する。
【００６０】
まず、新規セクションの登録動作について説明する。
【００６１】
図５は、新規セクションの作成画面ＣＳ１を示す図である。操作者は、図５のような画面ＣＳ１を用いて、新規セクションの名称（新規セクション名）を入力する。ここでは、「セクションＳＣ２」を新規登録する場合が例示されている。
【００６２】
認証サーバ５０は、このような入力に応じて、「セクションＳＣ２」を新規に作成して登録する。
【００６３】
また、認証サーバ５０は、ＭＦＰ１０に対して、セクションＳＣ２用のボックスを作成すべき旨の通知を送信する。より詳細には、複数のＭＦＰ１０Ａ〜ＭＦＰ１０Ｄのうち、システム管理者によって指定されたＭＦＰにこの通知を送信する。そして、この通知を受信したＭＦＰ１０（たとえばＭＦＰ１０Ａ）は、「セクションＳＣ２」に所属するユーザ全員へのアクセス許可が付与されるボックスとして、「セクションＳＣ２用のボックス（ＢＯＸ）」を作成する。ただし、これに限定されず、認証サーバ５０における新規セクションの登録作業とは別個の作業によって、各ＭＦＰ１０に新規セクション用のボックスを登録するようにしてもよい。
【００６４】
なお、セクションＳＣ２に所属する全てのユーザは、セクションＳＣ２用のボックス内に格納された全てのデータファイルに対するアクセス権を有することになる。また、ここで、「ボックス」とは、ディレクトリあるいはフォルダなどの名称の格納領域と同様の機能を有する分類された格納領域である。
【００６５】
つぎに、新規グループの登録動作について説明する。
【００６６】
図６は、新規グループの作成画面ＣＳ２を示す図である。操作者は、図６のような画面ＣＳ２を用いて、新規グループの名称（新規グループ名）を入力する。ここでは、「グループＧＲ４」を新規登録する場合が例示されている。
【００６７】
認証サーバ５０は、このような入力に応じて、「グループＧＲ４」を新規に作成して登録する。
【００６８】
また、認証サーバ５０は、ＭＦＰ１０に対して、グループＧＲ４用のボックスを作成すべき旨の通知を送信する。より詳細には、複数のＭＦＰ１０Ａ〜ＭＦＰ１０Ｄのうち、システム管理者によって指定されたＭＦＰにこの通知を送信する。そして、この通知を受信したＭＦＰ１０（たとえばＭＦＰ１０Ａ）は、「グループＧＲ４」に所属するユーザ全員へのアクセス許可が付与されるボックスとして、「グループＧＲ４用のボックス」を作成する。ただし、これに限定されず、認証サーバ５０における新規グループの登録作業とは別個の作業によって、各ＭＦＰ１０に新規グループ用のボックスを登録するようにしてもよい。
【００６９】
なお、グループＧＲ４に所属する全てのユーザは、グループＧＲ４用のボックス内に格納された全てのデータファイルに対するアクセス権を有することになる。また、グループＧＲ４に所属しないユーザは、原則として、グループＧＲ４用のボックス内のデータファイルに対するアクセス権を有しない。
【００７０】
さらに、図６の画面ＣＳ２に示すように、グループＧＲ４の所属セクションが登録される。具体的には、操作者は、複数のセクションＳＣ１，ＳＣ２の中から所属先のセクションとして選択すべき選択肢を、マウスクリック等の操作によって、反転表示させて選択状態とする。ここでは、複数のセクションＳＣ１，ＳＣ２の中からセクションＳＣ２が選択されている状態が示されている。
【００７１】
このような登録操作によって、グループＧＲ４とセクションＳＣ２との所属関係（図４参照）が認証サーバ５０に対して登録され記憶される。
【００７２】
つぎに、新規ユーザの登録動作について説明する。
【００７３】
図７は、新規ユーザの登録画面ＣＳ３を示す図である。操作者は、図７のような画面ＣＳ３を用いて、新規ユーザの名称（新規ユーザ名）を入力する。ここでは、「ユーザＵＲ３」を新規登録する場合が例示されている。
【００７４】
認証サーバ５０は、このような入力に応じて、「ユーザＵＲ３」を新規に作成して登録する。
【００７５】
また、認証サーバ５０は、ＭＦＰ１０に対して、ユーザＵＲ３専用のボックスを作成すべき旨の通知を送信する。より詳細には、複数のＭＦＰ１０Ａ〜ＭＦＰ１０Ｄのうち、システム管理者によって指定されたＭＦＰにこの通知を送信する。そして、この通知を受信したＭＦＰ１０（たとえばＭＦＰ１０Ａ）は、「ユーザＵＲ３」へのアクセス許可が付与されるボックスとして、「ユーザＵＲ３専用のボックス（ＢＯＸ）」を作成する。ただし、これに限定されず、認証サーバ５０における新規ユーザの登録作業とは別個の作業によって、各ＭＦＰ１０に新規ユーザ用のボックスを登録するようにしてもよい。
【００７６】
なお、ユーザＵＲ３は、ユーザＵＲ３専用のボックス内に格納された全てのデータファイルに対するアクセス権を有することになる。また、ユーザＵＲ３以外の第三者は、原則として、ユーザＵＲ３専用のボックス内のデータファイルに対するアクセス権を有しない。
【００７７】
さらに、図７の画面ＣＳ３に示すように、ユーザＵＲ３の所属グループと所属セクションとが登録される。具体的には、操作者は、複数のグループＧＲ１，ＧＲ２，ＧＲ３，ＧＲ４...の中から所属先のグループ（所属グループ）として選択すべき選択肢を、マウスクリック等の操作によって、反転表示させて選択状態とする。ここでは、複数のグループＧＲ１，ＧＲ２，ＧＲ３，ＧＲ４...の中から２つのグループＧＲ２，ＧＲ４が所属グループとして選択されている状態が示されている。
【００７８】
ここにおいて、グループＧＲ２を選択すると、図６で示した登録内容に基づいて、グループＧＲ２の所属セクションであるセクションＳＣ１が自動的に所属セクションとして選択される。図７においては、セクションＳＣ１が反転表示された状態が示されている。
【００７９】
同様に、グループＧＲ４を選択すると、図６で示した登録内容に基づいて、グループＧＲ４の所属セクションであるセクションＳＣ２が自動的に所属セクションとして選択される。図７においては、セクションＳＣ２も反転表示された状態が示されている。
【００８０】
このような登録操作によって、ユーザＵＲ３がグループＧＲ２，ＧＲ４とセクションＳＣ１，ＳＣ２とに所属している旨が認証サーバ５０に対して登録され記憶される。
【００８１】
なお、所属セクションについては、所属グループとは無関係に設定することも可能である。たとえば、ユーザＵＲ６についてセクションＳＣ２のみを所属集団として登録する場合（図４参照）においては、図７のような画面ＣＳ３において、所属グループＧＲ１〜ＧＲ５のいずれをも選択することなく、所属セクションとして直接的にセクションＳＣ２を選択すればよい。
【００８２】
つぎに、登録情報の修正作業について説明する。
【００８３】
ユーザ登録情報の修正作業は、例えば図８および図９などに示す画面を用いて行えばよい。具体的には、図８に示すような修正対象ユーザ選択画面ＣＳ４において、列挙された複数のユーザ名称の中から所望の名称をマウスクリック操作で選択すると、図９に示すような修正用画面ＣＳ５が表示される。このような修正用画面ＣＳ５を用いることによって、変更対象ユーザと所属グループとの関係、ならびに変更対象ユーザと所属セクションとの関係を修正することができる。
【００８４】
同様に、図６に類似する画面等を用いて、各グループＧＲ１〜ＧＲ６とより上位階層のセクションＳＣ１，ＳＣ２との関係を変更することもできる。
【００８５】
このように、所属情報の変更は、認証サーバ５０内の情報を変更することによって実現されるので、変更操作が簡便である。したがって、組織変更に容易に対応することができる。
【００８６】
特に、組織図における所属関係を用いた自動登録によれば、アクセス可能なデータファイルの範囲をより簡易に変更することができる。たとえば、直接的にはグループＧＲ１にのみにしか所属していなかったユーザＵＲ１が、新たにグループＧＲ４にも所属することになった場合、ユーザの所属集団としてグループＧＲ４を加えることによって、自動的にセクションＳＣ２も当該ユーザの所属集団に加えられる。なお、この結果、ユーザは、グループＧＲ１とセクションＳＣ１とに加えて、グループＧＲ４とセクションＳＣ２とに対してアクセス許可が設定されたデータファイルにもアクセスすることが可能になる。
【００８７】
＜Ａ５．各データファイルに対するアクセス権限の設定＞
つぎに、各データファイルに対するアクセス権限の設定について説明する。
【００８８】
ＭＦＰ１０においては、スキャナ部１３により取得された画像データ、あるいは通信部１６により外部機器から受信した画像データなどを含む各種のデータファイルが記憶部２３に格納される。
【００８９】
記憶部２３には、複数の所属集団のそれぞれに対応して設けられた複数のボックスが設けられている。ここでは、複数の所属集団が階層化されていることに応じて、複数のボックスも階層化された状態で設けられている。具体的には、セクション用のボックス（２つ）とグループ用のボックス（５つ）とユーザ専用のボックス（７つ）との合計１４個のボックスが設けられている。
【００９０】
或るデータファイルが記憶部２３へと格納される際には、そのデータファイルの格納先のボックスが指定されて格納される。具体的には、セクション用のボックスとグループ用のボックスとユーザ専用のボックスとのいずれかの種類のボックスが、収納先のボックスとして指定される。
【００９１】
また、所定のボックスに格納されたデータファイルは、当該所定のボックスに対応する所属集団に対するアクセス許可が設定されているものとみなされる。
【００９２】
たとえば、或るデータファイルをセクションＳＣ２用のボックスに格納しておけば、当該データファイルに対するアクセス権（アクセス許可）が、セクションＳＣ２に所属する全てのユーザに対して設定されることになる。あるいは、或るデータファイルをグループＧＲ４用のボックスに格納しておけば、当該データファイルに対するアクセス権が、グループＧＲ４に所属する全てのユーザに対して設定されることになる。また、或るデータファイルをユーザＵＲ３専用のボックスに格納しておけば、当該データファイルに対するアクセス権が、ユーザＵＲ３に対してのみ設定されることになる。
【００９３】
このように、各データファイルは、当該各データファイルに対する各所属集団のアクセス権限が関連付けられた状態で記憶されている。言い換えれば、各ボックスは、対応する所属集団のメンバーによるアクセス許可が設定されている記憶領域であり、当該各ボックス内に格納されているデータファイルは、各ボックスに対応する所属集団のメンバーによるアクセス許可が設定されているデータであるとも表現される。たとえば、グループＧＲ２用のボックスは、グループＧＲ２（対応する所属集団）のメンバーによるアクセス許可が設定されている記憶領域であり、当該グループＧＲ２用のボックス内に格納されているデータファイルは、グループＧＲ２（対応する所属集団）のメンバーによるアクセス許可が設定されているデータである。
【００９４】
また、上記のような各ボックスは、所属集団ごとの回覧文書等を記憶する際に用いることができる。より詳細には、セクション内での回覧文書をセクション用のボックス内に記憶させ、グループ内での回覧文書をグループ用のボックス内に記憶させておく。そして、そのグループあるいはそのセクションに所属するユーザが、対応するボックス内の各回覧文書を閲覧する場合に利用することなどができる。
【００９５】
また、上記のように、複数のボックスが階層化されて設けられているので、各種のデータファイルをその公開レベル（秘密レベル）に応じて、分類して格納しておくことができる。
【００９６】
なお、ここでは、各データファイルに対するアクセス権をボックス単位で総括的に設定する場合を例示したが、これに限定されず、各データファイルに対するアクセス権をデータファイル単位で個別に設定するようにしてもよい。
【００９７】
＜Ａ６．各データファイルに対するアクセス処理＞
つぎに、上記のような各データファイルに対するアクセス処理について、図１０および図１１を参照しながら説明する。ここでは、システム管理者ではない一般ユーザが操作者としてＭＦＰ１０（より詳細には１０Ａ）を操作して、当該ＭＦＰ１０（１０Ａ）内のデータファイルに対してアクセスする場合を想定する。なお、図１０は、ＭＦＰ１０側での処理を示すフローチャートであり、図１１は、認証サーバ５０側での処理を示すフローチャートである。
【００９８】
まず、ステップＳ１１において、ＭＦＰ１０は、ユーザ認証画面ＭＳ１（図１２参照）をディスプレイ１２に表示し、ユーザＩＤおよびユーザパスワードの入力を受け付ける。
【００９９】
図１２はこのユーザ認証操作に用いられるユーザ認証画面ＭＳ１を示す図である。画面ＭＳ１には、ソフトウエアキーボード１２８とＯＫボタン１２９とユーザＩＤ入力欄１２７とユーザパスワード入力欄１３０とが設けられている。
【０１００】
ユーザは、ユーザＩＤ入力欄１２７にソフトウエアキーボード１２８を用いてユーザＩＤ（「入力ユーザＩＤ」とも称する）を入力した後、ユーザパスワード入力欄１３０を指でタッチして当該入力欄１３０を選択状態にして、ソフトウエアキーボード１２８を用いてユーザパスワード入力欄１３０にユーザパスワード（「入力ユーザパスワード」とも称する）を入力する。ユーザは、最後にＯＫボタン１２９を押下する。
【０１０１】
ステップＳ１２（図７）においてユーザＩＤおよびユーザパスワードの入力が完了したことが確認されると、ステップＳ１３に進む。
【０１０２】
ステップＳ１３では、ＭＦＰ１０は、認証サーバ５０に対して、「ユーザ認証要求」を送信する。この「ユーザ認証要求」には、ユーザ認証を要求する旨の指示データに加えて、認証対象となるユーザ情報（具体的には、入力ユーザＩＤおよび入力ユーザパスワード）が含まれている。なお、ＭＦＰ１０内には、認証サーバ５０のＩＰアドレス（例えば、192.168.0.10）が記憶されており、ＭＦＰ１０は、このＩＰアドレスに基づいて認証サーバ５０を決定する。
【０１０３】
認証サーバ５０は、「ユーザ認証要求」を受信すると認証動作を行う。認証サーバ５０は、ＭＦＰ１０から送信されてきた入力ユーザＩＤおよび入力ユーザパスワードと、認証サーバ５０に記憶されていたユーザ認証情報とを照合して、正規のユーザであるか否かを判定する。
【０１０４】
具体的には、図１１に示すように、認証サーバ５０は、ユーザ認証情報が格納されているデータテーブルの中から、入力ユーザＩＤを検索する（ステップＳ５１）。そして、入力ユーザ名がユーザ認証情報内に格納されていることを確認（ステップＳ５２）し且つその入力ユーザパスワードがユーザ認証情報内の対応パスワードと一致することを確認（ステップＳ５３）した場合に、認証成功（ＯＫ）と判定し（ステップＳ５４）、ステップＳ５６に進む。一方、それ以外の場合には、認証失敗（ＮＧ）と判定し（ステップＳ５５）、ステップＳ５７に進む。
【０１０５】
さらに、認証成功と判定された場合には、ステップＳ５６において、認証サーバ５０は、その認証済みユーザの所属集団を所属情報（図４参照）に基づいて特定する。たとえば、ユーザＵＲ３に対するユーザ認証が成功した場合には、当該ユーザＵＲ３の所属集団が特定される。詳細には、グループＧＲ２，ＧＲ４とセクションＳＣ１，ＳＣ２とがユーザＵＲ３の所属集団として特定される。特定された情報（特定結果）は、次のステップＳ５７において返信される。
【０１０６】
ステップＳ５７においては、認証サーバ５０は、ユーザ認証結果と、認証済みユーザの所属する所属集団に関する特定結果とをＭＦＰ１０に対して返信する。なお、ステップＳ５５でユーザ認証に失敗したことが確認されている場合には、認証失敗の旨のみがＭＦＰ１０に返信される。
【０１０７】
再び図１０を参照して、ＭＦＰ１０側の処理について説明する。
【０１０８】
ステップＳ１３のユーザ認証要求送信後においては、ＭＦＰ１０は、ユーザ認証結果等がＭＦＰ１０から返信されてきたことを確認する（ステップＳ１５）まで、ユーザ認証中画面ＭＳ２（図１３参照）をディスプレイ１２に表示させておく（ステップＳ１４）。なお、ユーザ認証中画面ＭＳ２には、図１３に示すように、「ただいま認証中です...」などの文字が表示されている。
【０１０９】
そして、ＭＦＰ１０は、認証結果等を受信すると、認証結果の内容に応じた分岐処理（ステップＳ１６）を行い、認証失敗時にはステップＳ１７に進み、認証成功時にはステップＳ１８に進む。
【０１１０】
認証失敗時には、ユーザ認証に失敗したことを示す認証失敗表示画面（不図示）をディスプレイ１２に所定期間にわたって表示（ステップＳ１７）させた後、ステップＳ１１に戻る。
【０１１１】
一方、認証成功時には、ステップＳ１８において、ＭＦＰ１０は、上記の認証動作における認証済みユーザがアクセス可能なボックスをディスプレイ１２に表示させる。具体的には、ＭＦＰ１０は、認証済みユーザが所属する所属集団のうちの任意の所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可し、アクセスを許可したデータファイルが格納されているボックスをディスプレイ１２にまず表示させる。
【０１１２】
図１４〜図２０は、それぞれ、各ユーザＵＲ１〜ＵＲ７が認証された場合における表示画面ＭＳ３（ＭＳ３１〜ＭＳ３７）を示す図である。各表示画面ＭＳ３は、図４のような所属情報が規定されていることを前提としている。
【０１１３】
たとえば、ユーザＵＲ３が上述のような認証動作によって認証された場合には、図１６のような表示画面ＭＳ３３がディスプレイ１２に表示される。表示画面ＭＳ３３には、ユーザＵＲ３専用のボックスに対応する表示部分ＢＵ３に加えて、グループＧＲ２用のボックスに対応する表示部分ＢＧ２と、グループＧＲ４用のボックスに対応する表示部分ＢＧ４と、セクションＳＣ１用のボックスに対応する表示部分ＢＳ１と、セクションＳＣ２用のボックスに対応する表示部分ＢＳ２とが表示されている。
【０１１４】
すなわち、ＭＦＰ１０は、ユーザＵＲ３が所属する４つの所属集団のメンバー（構成員）がアクセス可能なボックス、具体的には、「セクションＳＣ１用のボックス」、「セクションＳＣ２用のボックス」、「グループＧＲ２用のボックス」、「グループＧＲ４用のボックス」の４つのボックスを、ユーザＵＲ３がアクセス可能なボックスとして選択し、そのボックスの名称をディスプレイ１２に表示させる。
【０１１５】
さらに、操作者は、各表示部分ＢＵ３，ＢＧ２，ＢＧ４，ＢＳ１，ＢＳ２を指で押下することによって、各表示該部分に対応するボックス内のファイルを表示させることができる。たとえば、表示部分ＢＧ２が押下されると、図２１のようなデータファイルの一覧表示画面ＭＳ４が表示される。一覧表示画面ＭＳ４においては、グループＧＲ２用のボックス内に格納されているファイルの名称、具体的には、ファイルＦＬ１，ＦＬ２，ＦＬ３，ＦＬ４，...が表示されている。
【０１１６】
このように、ＭＦＰ１０は、ユーザＵＲ３がそのメンバー（構成員）となっている４つの所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスを許可する。
【０１１７】
より詳細には、第１階層の複数（ここでは２つ）のグループＧＲ２，ＧＲ４に所属する認証済みユーザＵＲ３について、複数のグループＧＲ２，ＧＲ４のうちの任意のグループに対するアクセス許可が設定されたデータファイル、すなわち、「グループＧＲ２用のボックス」と「グループＧＲ４用のボックス」との双方のボックス内のデータファイルへのアクセスが許可されることになる。
【０１１８】
また、第２階層の複数（ここでは２つ）のセクションＳＣ１，ＳＣ２に所属する認証済みユーザＵＲ３について、これら複数のセクションＳＣ１，ＳＣ２のうちの任意のセクションに対するアクセス許可が設定されたデータファイル、すなわち、「セクションＳＣ１用のボックス」と「セクションＳＣ２用のボックス」との双方のボックス内のデータファイルへのアクセスが許可されることになる。
【０１１９】
さらに、第１階層のグループＧＲ２，ＧＲ４と第２階層のセクションＳＣ１，ＳＣ２との双方に所属する認証済みユーザＵＲ３については、第１階層のグループＧＲ２，ＧＲ４に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスが許可されることに加えて、第２階層のセクションＳＣ１，ＳＣ２に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスも許可される。すなわち、「グループＧＲ２用のボックス」と「グループＧＲ４用のボックス」とに加えて、「セクションＳＣ１用のボックス」と「セクションＳＣ２用のボックス」とも加えた合計４つのボックス内のデータファイルへのアクセスが許可されることになる。
【０１２０】
また、ユーザＵＲ３について、当該ユーザ単位でのアクセス許可が設定されたデータファイル、すなわち「ユーザＵＲ３専用のボックス」内のデータファイルへのアクセスも許可される。
【０１２１】
その後、図２１のようなボックス内の各ファイルが表示された状態において、操作者は、指による押下操作によって、いずれかのファイルを選択すると、当該ファイルに対する更なる処理（例えば、印刷処理等）を行うことが可能になる。
【０１２２】
また、図１４は、ユーザＵＲ１が上述のような認証動作によって認証された場合における表示画面ＭＳ３１を示す図である。表示画面ＭＳ３１には、ユーザＵＲ１専用のボックスに対応する表示部分ＢＵ１に加えて、グループＧＲ１用のボックスに対応する表示部分ＢＧ１と、セクションＳＣ１用のボックスに対応する表示部分ＢＳ１とが表示されている。ユーザＵＲ１は、各表示部分ＢＵ１，ＢＧ１，ＢＳ１を指で押下することによって、当該部分に対応するボックス内のファイルを表示させることができる。
【０１２３】
同様に、図１５は、ユーザＵＲ２が上述のような認証動作によって認証された場合における表示画面ＭＳ３２を示す図である。図１５の表示画面ＭＳ３２には、ユーザＵＲ２専用のボックスに対応する表示部分ＢＵ２に加えて、グループＧＲ１用のボックスに対応する表示部分ＢＧ１と、グループＧＲ２用のボックスに対応する表示部分ＢＧ２と、セクションＳＣ１用のボックスに対応する表示部分ＢＳ１とが表示されている。ユーザＵＲ２は、各表示部分ＢＵ１，ＢＧ１，ＢＧ２，ＢＳ１を指で押下することによって、当該部分に対応するボックス内のファイルを表示させることができる。
【０１２４】
また同様に、図１９は、ユーザＵＲ６が上述のような認証動作によって認証された場合における表示画面ＭＳ３６を示す図である。図１９の表示画面ＭＳ３６には、ユーザＵＲ６専用のボックスに対応する表示部分ＢＵ６に加えて、セクションＳＣ２用のボックスに対応する表示部分ＢＳ２が表示されている。ユーザＵＲ６は、各表示部分ＢＵ６，ＢＳ２を指で押下することによって、当該部分に対応するボックス内のファイルを表示させることができる。なお、ユーザＵＲ６は、グループＧＲ１〜ＧＲ５のいずれにも所属していないため、グループＧＲ１〜ＧＲ５用の各ボックスに対応する表示部分を有していない。
【０１２５】
また、図１７、図１８、および図２０においては、同様に、各ユーザＵＲ４，ＵＲ５，ＵＲ７が認証された場合の表示画面が示されている。
【０１２６】
以上のような動作によれば、認証済みユーザの所属する少なくとも１つの所属集団が認証サーバ５０の「所属情報」に基づいて特定され、当該少なくとも１つの所属集団に対するアクセス許可が設定されたデータファイルへのアクセスが、データ管理装置によって許可される。特に、ユーザが所属する複数の所属集団がサーバ内の所属情報によって特定され、その特定された複数の所属集団のそれぞれに対応する複数のボックス内のデータファイルへのアクセスがデータ管理装置によって許可されるので、複数のボックスにわたってアクセスする際にも、ユーザ認証のための操作は１回で済み、非常に簡便である。端的に言えば、複数の所属集団に所属するユーザは、当該ユーザが所属する異なる所属集団へのアクセス許可が設定された複数のデータファイルに対して、個別にユーザ認証する必要がないので、これらの複数のデータファイルに対して容易にアクセスすることが可能である。また、ユーザ認証用のＩＤカードなどを携帯する必要もないので利便性が高く、アクセスが容易である。
【０１２７】
＜Ａ７．その他＞
上記においては、所属情報の修正作業に関して、図８および図９などを参照しながら、所属関係の修正を中心に説明したが、所属集団の削除を行うことも可能である。
【０１２８】
図２２は、認証サーバ５０において、グループを削除するための画面ＣＳ６を示す図である。この画面ＣＳ６は、認証サーバ５０における所定のメニュー画面から「グループ削除」の項目を選ぶこと等によって表示される。たとえば、この画面ＣＳ６においてグループＧＲ５を選択すると、所属集団からグループＧＲ５が削除される。この場合、ＭＦＰ１０は、被削除グループＧＲ５のメンバーであるユーザＵＲ７の直接の所属先を、グループＧＲ５の上位階層の所属先であるセクションＳＣ２に自動的に変更することが好ましい（図４参照）。これによれば、グループＧＲ５に所属しているユーザＵＲ７が、その直接的な所属先であるグループＧＲ５を失った場合でも、ユーザＵＲ７の所属先が存在しなくなることを容易に回避することができる。
【０１２９】
また、図２３は、上記の削除作業後に再びユーザＵＲ７のユーザ認証が行われた場合に、ディスプレイ１２に表示される表示画面ＭＳ３（ＭＳ３８）を示す図である。図２３においては、グループＧＲ５用のボックスが表示対象から除外されていることが示されている。
【０１３０】
なお、ここでは、グループＧＲ５の削除に伴って、グループＧＲ５用のボックス自体をも同時に削除するものとする。ただし、これに限定されず、グループＧＲ５用のボックス自体の同時削除を行うことなく、システム管理者等による削除操作が行われるまで、一般ユーザによるアクセス不能状態のまま、グループＧＲ５用のボックス自体を存続させるようにしておいてもよい。
【０１３１】
また、上記実施形態においては、或るＭＦＰ１０を操作して、当該ＭＦＰ１０内に格納されたデータファイルに対してアクセスする場合について説明したが、これに限定されず、或るＭＦＰ１０に対する操作によって、別のＭＦＰ１０に格納されたデータファイルにアクセスする場合にも上記の思想を適用することができる。
【０１３２】
図２４は、このような変形例を示す概念図である。
【０１３３】
図２４においては、グループＧＲ２用のボックスがＭＦＰ１０Ｂの記憶部２３内に設けられており、グループＧＲ４用のボックスがＭＦＰ１０Ｄの記憶部２３内に設けられているものとする。そして、ユーザＵＲ３がＭＦＰ１０Ａに対して上記と同様の操作を行うことによって、ユーザＵＲ３に関するユーザ認証に成功した場合には、ＭＦＰ１０Ａは、ユーザＵＲ３に対して、ＭＦＰ１０Ａ内のユーザＵＲ３専用のボックスへのアクセスを許可するだけでなく、ＭＦＰ１０Ａの外に設けられたボックス、すなわち、ＭＦＰ１０Ｂ内のグループＧＲ２用のボックスとＭＦＰ１０Ｄ内のグループＧＲ４用のボックスとの双方へのアクセスをも許可するようにすればよい。なお、ＭＦＰ１０Ａは、他のＭＦＰ１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄとの通信によって、各フォルダがいずれのＭＦＰに存在するのかを把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１３４】
【図１】データ管理システムの全体構成を示す概略図である。
【図２】ＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル）の外観図である。
【図３】ＭＦＰの構成を示すブロック図である。
【図４】認証サーバに記憶される「所属情報」を示す概念図である。
【図５】新規セクションの作成画面を示す図である。
【図６】新規グループの作成画面を示す図である。
【図７】新規ユーザの登録画面を示す図である。
【図８】修正対象ユーザ選択画面を示す図である。
【図９】修正用画面を示す図である。
【図１０】ＭＦＰ側での処理を示すフローチャートである。
【図１１】認証サーバ側での処理を示すフローチャートである。
【図１２】ユーザ認証画面を示す図である。
【図１３】ユーザ認証中における画面を示す図である。
【図１４】ユーザＵＲ１が認証された場合の表示画面を示す図である。
【図１５】ユーザＵＲ２が認証された場合の表示画面を示す図である。
【図１６】ユーザＵＲ３が認証された場合の表示画面を示す図である。
【図１７】ユーザＵＲ４が認証された場合の表示画面を示す図である。
【図１８】ユーザＵＲ５が認証された場合の表示画面を示す図である。
【図１９】ユーザＵＲ６が認証された場合の表示画面を示す図である。
【図２０】ユーザＵＲ７が認証された場合の表示画面を示す図である。
【図２１】データファイルの一覧表示画面を示す図である。
【図２２】グループ削除時の作業画面を示す図である。
【図２３】グループ削除作業後の再ユーザ認証時における表示画面を示す図である。
【図２４】変形例を示す概念図である。
【符号の説明】
【０１３５】
１Ａ  データ管理システム
１０，１０Ａ〜１０Ｄ  ＭＦＰ（データ管理装置）
１１  操作部
１２  ディスプレイ
１３  スキャナ部
１４  プリンタ部
１６  通信部
５０  認証サーバ
ＢＵ１〜ＢＵ７，ＢＧ１〜ＢＧ５，ＢＳ１，ＢＳ２  表示部分
ＣＳ１〜ＣＳ６  （認証サーバにおける）画面
ＭＳ１〜ＭＳ３，ＭＳ３１〜ＭＳ３８  （ＭＦＰにおける）画面
【図１】
2006072486.tif 000003
【図２】
2006072486.tif 000004
【図３】
2006072486.tif 000005
【図４】
2006072486.tif 000006
【図５】
2006072486.tif 000007
【図６】
2006072486.tif 000008
【図７】
2006072486.tif 000009
【図８】
2006072486.tif 000010
【図９】
2006072486.tif 000011
【図１０】
2006072486.tif 000012
【図１１】
2006072486.tif 000013
【図１２】
2006072486.tif 000014
【図１３】
2006072486.tif 000015
【図１４】
2006072486.tif 000016
【図１５】
2006072486.tif 000017
【図１６】
2006072486.tif 000018
【図１７】
2006072486.tif 000019
【図１８】
2006072486.tif 000020
【図１９】
2006072486.tif 000021
【図２０】
2006072486.tif 000022
【図２１】
2006072486.tif 000023
【図２２】
2006072486.tif 000024
【図２３】
2006072486.tif 000025
【図２４】
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