(57)【要約】【課題】  複数の案件の回答期限を確実に管理し、回答期限までの案件の処理完了を遵守させる。  【解決手段】  依頼者(12)の情報端末(12a)から回答期限および処理者を指定した案件を記載した電子メールが管理サーバ(16)に送信される依頼段階(S1)と、前記管理サーバが受信した電子メールの内容および回答期限を記録するとともに、電子メールに識別子(N)を付与し、該電子メールを指定された処理者(14)の情報端末(14a)に転送する転送段階(S2)と、前記管理サーバが回答期限前の所定の時期までに、前記識別子を伴った最終回答の電子メールを受信しない場合に、処理者の通信端末に回答期限が迫っている旨の電子メールを送信する督促段階(S3)と、を含む。またその場合には、依頼者にも注意喚起のための電子メールが送信される。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
回答期限が設けられた案件（Ｗ）の依頼を行う依頼者（１２）の情報端末（１２ａ）と、案件の処理を行う処理者（１４）の情報端末（１４ａ）とを、電子メールを管理する管理サーバ（１６）に通信ネットワーク（１８）を介して通信可能に接続して構成された電子メールシステムを用いた回答期限管理方法であって、
前記依頼者の情報端末から回答期限および処理者を指定した案件を記載した電子メールが管理サーバに送信される依頼段階（Ｓ１）と、
前記管理サーバが受信した電子メールの内容および回答期限を記録するとともに、電子メールに識別子（Ｎ）を付与し、該電子メールを指定された処理者の情報端末に転送する転送段階（Ｓ２）と、
前記管理サーバが回答期限前の所定の時期までに、前記識別子を伴った最終回答の電子メールを受信しない場合に、処理者の通信端末に回答期限が迫っている旨の電子メールを送信する督促段階（Ｓ５）と、
を含む、ことを特徴とする電子メールシステムを用いた回答期限管理方法。
【請求項２】
前記管理サーバ（１６）が、回答期限前の所定の時期までに、前記識別子（Ｎ）を伴った最終回答の電子メールを処理者（１４）から受信しない場合に、依頼者（１２）の通信端末（１２ａ）に回答期限が迫っている旨の電子メールを送信する喚起段階（Ｓ６）をさらに含む、ことを特徴とする請求項１に記載の電子メールシステムを用いた回答期限管理方法。
【請求項３】
前記処理者（１４）は、最終回答の電子メールであることを意味する識別記号を付加した前記識別子（Ｎ）を伴った電子メールを管理サーバ（１６）に送信し、
前記管理サーバは、該識別記号をもとに処理者からの最終回答の電子メールの受信の有無を管理する、ことを特徴とする請求項１又は２に記載の電子メールシステムを用いた回答期限管理方法。
【請求項４】
前記依頼者（１２）は、処理者（１４）からの最終回答の電子メールを受け取った後に、最終回答の電子メールを受信したことを意味する識別記号を付加した電子メールを管理サーバ（１６）に送信し、
管理サーバは、該識別記号をもとに回答期限までの処理者からの最終回答の電子メールの受信の有無を管理する、ことを特徴とする請求項１又は２に記載の電子メールシステムを用いた回答期限管理方法。
【請求項５】
前記管理サーバ（１６）は案件（Ｗ）ごとに依頼者（１２）および処理者（１４）間の電子メールを前記識別子（Ｎ）に基づいて分類してその内容を記録し、
前記依頼者および処理者は、自分の情報端末（１２ａ，１４ａ）を用いて管理サーバ（１６）にアクセスすることで、自分が関連する案件の題目、最終回答期限および最終回答の有無を含むデータテーブル（Ｔ）や案件毎の電子メールの内容を参照することができる、ことを特徴とする請求項１乃至４に記載の電子メールシステムを用いた回答期限管理方法。
【請求項６】
依頼者（１２）および処理者（１４）による電子メールの送受信は、ｗｅｂメールシステムを用いて行われる、ことを特徴とする請求項１乃至４に記載の電子メールシステムを用いた回答期限管理方法。
【請求項７】
前記依頼者（１２）と前記処理者（１４）は同一人物であり、自分に宛てた電子メールの送受信を行うことで案件（Ｗ）の管理を行う、ことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか一項に記載の電子メールシステムを用いた回答期限管理方法。
【請求項８】
案件（Ｗ）の取りまとめを行う管理者（２２）は、自分の情報端末（２２ａ）を用いて管理サーバ（１６）にアクセスすることで、案件の題目、最終回答期限および最終回答の有無を含むデータテーブル（Ｔ）を参照することができる、ことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか一項に記載の電子メールシステムを用いた回答期限管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、依頼者が処理者に依頼した案件の回答期限の管理方法に関し、より詳細には、電子メールシステムを用いることで案件の回答期限が近づいていることを処理者に警告し、また、依頼者にその注意を喚起するとともに、案件の最終回答期限の管理を行うための電子メールシステムを用いた回答期限管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
かつてほとんどの業界における種々の仕事の依頼は、依頼者から処理者に書面による依頼書を手渡しや郵送・ファクシミリ送信することで行われていた。本願出願人である電力会社においても、かつて発電・送電設備の各種検査や調査の依頼、種々の工事の依頼等は書面で行われていた。
【０００３】
しかしながら近年ではネットワーク接続されたパーソナルコンピュータが普及し、また、ペーパーレスの要請や案件の迅速な依頼、通信費の低減等の観点から、電子メールシステムを用いた電子メールによる仕事の依頼が一般化してきている。
ここで依頼者が処理者に送る電子メールの中には指定の期限までの最終回答を要求することが通常であり、かかる場合には回答期限付きのメールデータが依頼者から処理者に宛てて送信される。
【０００４】
通常、このような回答期限の管理は、依頼者および処理者がスケジュール表などに回答期限を記録することにより行われる。依頼者はスケジュール表に記録した回答期限が迫ってきても最終回答を受け取っていない場合、処理者に電子メールや電話等により督促連絡を行うことで回答期限を遵守させようとするのが一般的であった。
【０００５】
しかしながらこのようなスケジュール表を用いた回答期限の管理はその記入が面倒であるとともに、回答期限がそれぞれ異なる複数の案件が発生した場合にその管理が煩雑となるといった問題があった。そのためスケジュール表への記入漏れや回答期限の見落としに起因する回答期限の途過が発生することがあった。
特に本願出願人である電力会社は非常に多くの発電・送電設備を有しており、これらの各種検査や調査、種々の工事等を内部および外部の関係各所に依頼する必要があるが、複数の案件の回答期限を間違いなく管理することは非常に困難であり、また最終回答の有無のチェックには多くの時間を要するといった問題があった。
【０００６】
かかる状況下、特許文献１に記載の「電子メールシステム及びその回答期限管理方法」のように、受信者（処理者）から該当する回答情報が送信されていない場合に送信元（依頼者）及び受信者に回答期限付き通信情報の存在を示す情報を表示するとともに、回答情報の回答期限前の所定日時または指定期間に、受信者に対して回答期限に関する警告情報を送信することで、煩わしい回答期限に関する管理作業を行うことなく、確実な回答期限管理を実現することを目的としたシステム及び方法が発案されている。
【特許文献１】特開平９−１３９７５２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら上記特許文献１に記載の発明では、複数の案件がある場合に、これらをどのように管理してその回答期限を遵守させるかについての具体的な手法が示されていない。また同一案件について複数の電子メールが依頼者と処理者との間でやり取りされた場合に、どの電子メールをもって最終回答がなされたかを判断するかについては何らの記載もされていない。そのため特許文献１に記載の発明によっては、多数の案件についての回答期限を管理することはできず、また、同一案件であっても依頼者と処理者との間で複数の電子メールがやり取りされた場合には、回答期限の管理をすることができないといった問題があった。
【０００８】
本発明は上記課題を解決するために提案されたもので、回答期限が設けられた複数の案件がある場合にも確実にこれを管理することができ、また、同一案件について複数の電子メールがやり取りされた場合にもその最終回答を管理して回答期限を遵守させることができる電子メールシステムを用いた回答期限管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するため、請求項１に記載の発明は、回答期限が設けられた案件（Ｗ）の依頼を行う依頼者（１２）の情報端末（１２ａ）と、案件の処理を行う処理者（１４）の情報端末（１４ａ）とを、電子メールを管理する管理サーバ（１６）に通信ネットワーク（１８）を介して通信可能に接続して構成された電子メールシステムを用いた回答期限管理方法であって、前記依頼者の情報端末から回答期限および処理者を指定した案件を記載した電子メールが管理サーバに送信される依頼段階（Ｓ１）と、前記管理サーバが受信した電子メールの内容および回答期限を記録するとともに、電子メールに識別子（Ｎ）を付与し、該電子メールを指定された処理者の情報端末に転送する転送段階（Ｓ２）と、前記管理サーバが回答期限前の所定の時期までに、前記識別子を伴った最終回答の電子メールを受信しない場合に、処理者の通信端末に回答期限が迫っている旨の電子メールを送信する督促段階（Ｓ５）と、を含む、ことを特徴とする。
【００１０】
請求項２に記載の発明は、前記管理サーバ（１６）が、回答期限前の所定の時期までに、前記識別子（Ｎ）を伴った最終回答の電子メールを処理者（１４）から受信しない場合に、依頼者（１２）の通信端末（１２ａ）に回答期限が迫っている旨の電子メールを送信する喚起段階（Ｓ６）をさらに含む、ことを特徴とする。
【００１１】
請求項３に記載の発明は、前記処理者（１４）は、最終回答の電子メールであることを意味する識別記号を付加した前記識別子（Ｎ）を伴った電子メールを管理サーバ（１６）に送信し、前記管理サーバは、該識別記号をもとに処理者からの最終回答の電子メールの受信の有無を管理する、ことを特徴とする。
【００１２】
請求項４に記載の発明は、前記依頼者（１２）は、処理者（１４）からの最終回答の電子メールを受け取った後に、最終回答の電子メールを受信したことを意味する識別記号を付加した電子メールを管理サーバ（１６）に送信し、管理サーバは、該識別記号をもとに回答期限までの処理者からの最終回答の電子メールの受信の有無を管理する、ことを特徴とする。
【００１３】
請求項５に記載の発明は、前記管理サーバ（１６）は案件（Ｗ）ごとに依頼者（１２）および処理者（１４）間の電子メールを前記識別子（Ｎ）に基づいて分類してその内容を記録し、前記依頼者および処理者は、自分の情報端末（１２ａ，１４ａ）を用いて管理サーバ（１６）にアクセスすることで、自分が関連する案件の題目、最終回答期限および最終回答の有無を含むデータテーブル（Ｔ）や案件毎の電子メールの内容を参照することができる、ことを特徴とする。
【００１４】
請求項６に記載の発明は、依頼者（１２）および処理者（１４）による電子メールの送受信は、ｗｅｂメールシステムを用いて行われる、ことを特徴とする。
【００１５】
請求項７に記載の発明は、前記依頼者（１２）と前記処理者（１４）は同一人物であり、自分に宛てた電子メールの送受信を行うことで案件（Ｗ）の管理を行う、ことを特徴とする。
【００１６】
請求項８に記載の発明は、案件（Ｗ）の取りまとめを行う管理者（２２）は、自分の情報端末（２２ａ）を用いて管理サーバ（１６）にアクセスすることで、案件の題目、最終回答期限および最終回答の有無を含むデータテーブル（Ｔ）を参照することができる、ことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
請求項１に記載の発明によれば、インターネットに代表される通信ネットワークを用い、依頼者と処理者との間の電子メールのやり取りを管理サーバを介して行うことで、管理サーバが回答期限を管理し、回答期限前の所定の時期までに処理者からの最終回答の電子メールがない場合には、管理サーバから処理者に電子メールを送信することで、最終回答の督促を行うことができる。これにより処理者は回答期限までに回答を行うように努めることが期待され、過誤による回答期限の途過を防止することができる。なお、各案件には管理サーバによって識別子が自動的に付与され各案件はこの識別子をもとに管理されるため、複数の案件が存在する場合にも容易にこれを管理することができる。
【００１８】
請求項２に記載の発明によれば、管理サーバが、回答期限前の所定の時期までに処理者からの最終回答の電子メールを受信しない場合に、依頼者に回答期限が迫っている旨の電子メールを送信することで、依頼者の注意が喚起され、過誤による回答期限の途過防止に貢献することができる。
【００１９】
請求項３に記載の発明によれば、処理者が最終回答の電子メールを送信する際に、最終の電子メールであることを意味する予め定めた識別記号をメールに付加することで、同一案件について依頼者と処理者との間で複数の電子メールがやり取りされる場合にも、管理サーバは最終回答の有無を管理することができる。
【００２０】
請求項４に記載の発明によれば、処理者からの最終回答の電子メールを受け取った依頼者が、最終回答の電子メールを受信したことを意味する識別記号を付加した電子メールを管理サーバに送信することで、同一案件について依頼者と処理者との間で複数の電子メールがやり取りされる場合にも、管理サーバは依頼者の最終回答の受領を確認して、最終回答の有無を管理することができる。
【００２１】
請求項５に記載の発明によれば、依頼者と処理者との間の電子メールの送受信を管理サーバを介して行い、管理サーバが電子メールを付加された識別子に基づいて分類・記録してファイリングすることで、依頼者および処理者は自分が関連する案件のデータテーブルや電子メールの内容を後から容易に確認することができるようになる。
【００２２】
請求項６に記載の発明によれば、電子メールの送受信をｗｅｂメールを利用して行うことで、回答期限の指定の設定、回答期限の何日前に督促段階や喚起段階の電子メールを送信するかの設定、最終回答か否かの設定等を、例えばプルダウンメニューを用いた日付の指定や最終回答の旨の指定によって簡易に行うことができるようになる。
【００２３】
請求項７に記載の発明によれば、依頼者が処理者と同一人物とし、依頼者（処理者）が自分に宛てた電子メールの送受信を管理サーバを介して行うことで、依頼者（処理者）は自分の関連する案件の期限管理や電子ファイリングを行うことができるようになる。これにより過誤による期限の途過を有効に防止することができる。
【００２４】
請求項８に記載の発明によれば、案件の取りまとめを行う管理者が、管理サーバにアクセスすることで、各案件の題目や最終回答期限、最終回答の有無、最終回答のあった日付、依頼者と処理者との間でやり取りされた電子メールの数等のデータテーブルを参照することができる。これにより、管理者は各案件の進捗状況の確認やチェックを容易に行うことができるようになる。なお、管理者はデータテーブルに記載された案件を指定してやることで、やり取りされた電子メールの内容を確認することができることが好ましい。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
本発明の電子メールシステムを用いた回答期限管理方法は、電力会社が自己の所有する多くの発電・送電設備についての各種検査や調査、種々の工事等を内部および外部の関係各所に依頼する場合に、複数の案件の回答期限を間違いなく管理することを目的としたものである。
以下、本発明の好ましい実施形態を図面を参照して説明する。
【実施例１】
【００２６】
図１は本実施例の回答期限管理方法に利用される電子メールシステムの全体構成図である。この電子メールシステム１０は、回答期限が設けられた案件Ｗの依頼を行う依頼者１２の情報端末１２ａと、案件の処理を行う処理者１４の情報端末１４ａと、依頼者１２および処理者１４の間での電子メールのやり取りを管理する管理センタ２３の管理サーバ１６と、案件Ｗの取りまとめを行う管理者２２の情報端末２２ａと、インターネット（通信ネットワーク１８）と、から構成されており、各情報端末１２ａ，１４ａ，２２ａは管理サーバ１６を介して通信ネットワーク１８により相互に通信可能に接続されている。
依頼者１２、処理者１４、管理者２２の各情報端末と管理サーバ１６との間では、インターネットプロトコル（ＴＣＰ／ＩＰ）でのデータ授受が行われる。なお依頼者１２および処理者１４による電子メールの送信は全てｗｅｂメールにより行われる。
【００２７】
依頼者１２、処理者１４、管理者２２の各情報端末１２ａ，１４ａ，２２ａは、各種情報の入力を行うための入力部、入力されたデータの処理を行う入力処理部、出力装置に出力するための制御処理を行う出力制御部、入力データを管理センタ２３の管理サーバ１６に送信するための送受信部等を備え、文書の各種処理機能の他に少なくともｗｅｂブラウザを用いたホームページ閲覧機能および電子メール送受信機能を有している。
【００２８】
図２は本実施形態における管理センタ２３の管理サーバ１６の構成を示すブロック図である。
管理センタ２３は、依頼者１２と処理者１４との間でやり取りされる電子メールの管理を行うための各種アプリケーション・プログラムを実行するアプリケーション・サービス・プロバイダである。管理サーバ１６は、インターネット常時接続回線を経由してインターネットに接続されたｗｅｂサーバ２５とデータベースサーバ２７とを有し、各サーバではデータの解析、データの転送、種々の演算処理、データの格納のための処理などが行われる。
【００２９】
ｗｅｂサーバ２５は要求されたＵＲＬ（Uniform Resource Locator）の表示送信、ｗｅｂメールデータの受信・転送やデータベースサーバ２７との間で信号のやり取りを行う。
データベースサーバ２７には、依頼者１２、処理者１４、管理者２２のメールアドレス、ＩＤおよびパスワードが記録されており、また、ｗｅｂサーバ２５からの信号を受けて回答期限を含む各種メールデータを記録したデータテーブルＴの作成等の他、依頼者１２からの最初の案件依頼のメールに対して識別子Ｎの付与を行う。またデータベースサーバ２７は内蔵する内部時計により日時を管理し、定期的（例えば１日１回）に各案件Ｗの回答期限の監視を行う。
【００３０】
以上のように構成された電子メールシステム１０を用いた回答期限管理方法を図３に示したフロー図に基づいて説明する。
【００３１】
［依頼段階（Ｓ１）］
この段階は、依頼案件Ｗの内容等を記載した電子メール（ｗｅｂメール）が、依頼者１２の情報端末１２ａから管理サーバ１６に宛てて送信される段階である。
図３に示したように案件Ｗの依頼を行おうとする依頼者１２は、案件依頼の入力用に用意されたホームページ（案件入力用ページ）のＵＲＬを入力して管理サーバ１６にアクセスする。依頼者１２からのアクセスを受け付けた管理サーバ１６は、依頼者の情報端末１２ａにＩＤおよびパスワードの入力を求めるページデータを送信する。依頼者１２はＩＤおよびパスワードの入力の求めに対して、予め登録してあるＩＤおよびパスワードを入力し、管理サーバ１６がこれを認証することで案件Ｗ入力用ページにログインする。
案件入力用ページには、案件Ｗの処理依頼を行う処理者１４のメールアドレス（処理担当部署の代表メールアドレスであってもよい）を入力する欄、案件Ｗの題目を入力する欄、案件Ｗの依頼内容の文章を入力する欄の他、回答期限を指定する欄、回答期限の何日前に督促や喚起の電子メールを送信するかを指定する欄が設けられている。なお回答期限の指定、回答期限の何日前に督促や喚起の電子メールを送信するか（以後「確認日」と呼ぶ）の指定は、プルダウンメニューからの選択により行われる。すなわち、回答期限の指定は、年、月、日をプルダウンメニューから選択することにより、例えば２００５年１月２３日と指定し、確認日の指定は、プルダウンメニューから選択することにより、例えば１日前、３日前、１週間前、１月前というように指定する。なお、確認日を指定する欄を複数個設け、各欄に異なる日数の指定を行うことで、後述する督促や喚起の電子メールを複数回送信できるようにすることも好ましい。
全ての欄に必要な入力を行った依頼者１２は、案件入力用ページ上に設けられた送信ボタンをクリックすることで、案件の処理依頼の電子メール（ｗｅｂメール）を管理サーバ１６に送信する。
【００３２】
［転送段階（Ｓ２）］
この段階は、管理サーバ１６が受信した案件処理依頼の電子メールを処理・記録・管理するとともに、指定された処理者１４の情報端末にその電子メールを転送する段階である。
図３に示したように依頼者１２からの案件依頼の電子メールを受信した管理サーバ１６は、入力されたＩＤから依頼者１２を判別し、また、案件Ｗの管理番号となる識別子Ｎを、受信した電子メールの題目の後に付与する。例えば依頼者１２により記載された題目が「Re:第１１２号送電用鉄塔の点検依頼」である場合には、識別子Ｎ付与後の題目を「Re:第１１２号送電用鉄塔の点検依頼-20041215/001」とする。以後の電子メールのやり取りはこの識別子Ｎ付与後の題目を変更することなく行われる。なおこの識別子Ｎの前半部分は案件処理依頼の電子メールが送信された日付であり、後半部分は管理サーバ１６が受け付けた新規依頼案件の受付順となっている。
また、管理サーバ１６は電子メールの記載から題目の他に、回答期限に関するデータ、確認日に関するデータ、案件Ｗの依頼内容の文章を抽出して、これをデータベースサーバに記録する。データベースサーバ２７へのデータの記録・管理は識別子Ｎに基づいて行われ、題目、依頼者１２のメールアドレス、処理者１４のメールアドレス、依頼日、回答期限、確認日、依頼内容の文章はその識別子Ｎごとに分類され、そのデータテーブルＴが作成される。
各種データを記録した管理サーバ１６は、依頼者１２により指定された処理者１４のメールアドレスに、識別子付与後の題目と、案件の処理依頼があった旨の文章および依頼案件Ｗの内容を含むホームページのＵＲＬを記載した電子メールを送信する。
【００３３】
［依頼受信段階（Ｓ３）］
この段階は、依頼者１２により指定された処理者１４に案件Ｗの依頼が行われる段階である。
図３に示したように管理サーバ１６から転送された電子メールを受信した処理者１４は、記載されたＵＲＬをクリックすることにより、案件Ｗの内容確認用に用意されたホームページ（案件確認用ページ）にアクセスする。処理者１４からのアクセスを受け付けた管理サーバ１６は、処理者１４の情報端末１４ａにＩＤおよびパスワードの入力を求めるページデータを送信する。処理者１４はＩＤおよびパスワードの入力の求めに対して、予め登録されているＩＤおよびパスワードを入力し、管理サーバ１６がこれを認証することで案件確認用ページにログインして、依頼者１２からの依頼内容や最終回答期限等を確認する。
なおこの段階での処理者１４の電子メールの受信は、上述した依頼段階のようなブラウザを用いたｗｅｂメールによる受信に限られるものではなく、通常のメーラー（電子メールソフト）により行うことができる。電子メールの受信を通常のメーラーを用いて行わせることで、少なくとも１日に１回程度はメーラーを起動して届いた電子メールをチェックすることが期待され、迅速な案件の処理依頼が可能となる。
また、処理者１４による案件確認用ページのログインを確認した管理サーバ１６はそのログインの履歴を記録するとともに、登録された依頼者１２のメールアドレスに宛てて処理者１４によって依頼案件Ｗの内容確認が行われた旨の電子メールを送信する。
【００３４】
［回答段階（Ｓ４）］
この段階は、処理者１４が依頼者１２に宛てて問い合わせの電子メールを送信し（問い合わせがある場合）、また、処理者１４が依頼者１２に宛てて最終回答の電子メールを送信する段階である。
図４に示したように依頼者１２からの依頼内容を確認した処理者１４が依頼内容について依頼者１２に問い合わせを行いたい場合、処理者１４は上記依頼受信段階と同様の手順によって案件確認用ページにログインし、その案件Ｗの依頼内容等が記載されたページと同じページに設けられた「返信」のタブをクリックすることで、依頼者１２への問い合わせや回答を入力するための返信用ページを表示させる。処理者１４は問い合わせ事項を所定の入力欄に入力し、最後に同じページ上にある送信ボタンをクリックすることで電子メールの送信を行う。
管理サーバ１６は登録されている依頼者１２のメールアドレスに宛てて、識別子Ｎが付与された題目と、依頼案件Ｗについて処理者１４からの問い合わせがあった旨の文章および問い合わせの内容を含むホームページのＵＲＬを記載した電子メールを送信する。
管理サーバ１６からの電子メールを受信した依頼者１２は、記載されたＵＲＬをクリックすることにより案件確認用ページにアクセスし、ＩＤおよびパスワードを入力することで案件確認用ページにログインし、問い合わせ事項の内容を確認する。そして同じページに設けられた「返信」のタブをクリックして返信用ページを表示させ、問い合わせに対する回答を入力欄に入力し、最後に同じページ上にある送信ボタンをクリックすることで問い合わせに対する回答を記載した電子メールを管理サーバに送信する。
このように依頼者１２および処理者１４が、電子メールの受信および記載されたＵＲＬの内容の参照、送信者への返信を管理サーバ１６を介して行うことで、管理サーバ１６は依頼者１２と処理者１４の間の電子メールのやり取りを記録・管理することができる。
また、図５に示したように処理者１４が依頼者１２からの依頼に基づき案件Ｗの処理を完了した場合には、処理者１４は上記と同様の手順によって案件確認用ページにログインし、「返信」のタブをクリックすることで返信用ページを表示し、所定の入力欄に最終回答を入力して、最後に送信ボタンをクリックすることで最終回答の電子メールの送信を行う。その際、同じページ上にある最終回答の電子メールである旨を示すために設けられたチェックボックスにチェックマークを入れる（これが最終回答であることを意味する識別記号となる）。
管理サーバ１６は登録されている依頼者１２のメールアドレスに宛てて、識別子Ｎが付与された題目と、依頼案件Ｗについて処理者１４からの最終回答があった旨の文章および最終回答の内容を含むホームページのＵＲＬを記載した電子メールを送信する。
管理サーバ１６からの電子メールを受信した依頼者１２は案件確認用ページにアクセス・ログインし、最終回答の内容を確認する。そして同じページに設けられた「最終回答確認完了」のボタンをクリックすることで管理サーバ１６に最終回答を受信した旨を送信する（これが最終回答を受信したことを意味する識別記号となる）。
管理サーバ１６は依頼者１２からの最終回答を受信した旨の連絡を受信し、これを識別番号をもとに管理する。
以上の依頼者１２および処理者１４からの電子メールの送信内容は、管理サーバ１６によって前記転送段階Ｓ２で作成したデータテーブルＴに時系列に追加して記録されていく。
【００３５】
［督促段階（Ｓ５）および喚起段階（Ｓ６）］
この段階は、管理サーバ１６が指定された確認日までに最終回答の電子メールを受信しない場合に、その旨を依頼者１２及び処理者１４に通知する段階である。
図６に示したように管理サーバ１６は、前記回答段階Ｓ４で確認日までに処理者１４からの最終回答を受信していない場合に、依頼者１２および処理者１４の通信端末１２ａ，１４ａに回答期限が迫っている旨を記載した電子メールを送信する。これにより処理者１４は回答期限までに最終回答を行うように努めることが期待され、依頼者１２は過誤による回答期限の途過を防止することができるようになる。
また管理サーバ１６は、前記回答段階Ｓ４で依頼者１２からの最終回答を受信した旨の連絡を受信していない場合に、処理者１４の通信端末１４ａに依頼者１２による最終回答の確認が完了していない旨を記載した電子メールを送信する。
なおこれらの電子メールは登録された依頼者１２および処理者１４のメールアドレスに送られ、依頼者１２および処理者１４は通常のメーラーによってこれを受信する。
【００３６】
［その他の段階］
また図面は省略するが、依頼者１２、処理者１４は、ＩＤおよびパスワードを用いて管理サーバ１６にアクセスし、トップページの案件管理のタブをクリックすることで案件の管理用ページを開く。管理サーバ１６はＩＤからアクセス者（依頼者１２または処理者１４）が関連する案件の題目や、最終回答期限、最終回答の有無を含む一覧（データテーブルＴ）を管理用ページに表示する。アクセス者はこのデータテーブルＴを参照して最終回答期限や最終回答の有無、やり取りされた電子メールの内容等を参照することができる。
さらに案件の取りまとめを行う管理者２２は、管理者用に設定されたマスターＩＤとパスワードを用いることによって、全ての案件についてのデータテーブルＴを参照することができ、最終回答の期限および最終回答の有無等を監視することができる。また管理者２２は画面上のデータテーブルＴをソートすることで、案件ごとにその並び替えを行うことができ、例えば、最終回答がまだされていない案件であって回答期限が迫っているものを上位から表示させるようにすることもできる（このようなソート機能を依頼者や処理者がデータテーブルを参照する際にも利用可能とすることは勿論好ましい）。
【００３７】
ここで以上に説明した依頼者１２および処理者１４が同一の人物であり、その者が上記依頼段階Ｓ１、依頼受信段階Ｓ３、回答段階Ｓ４の各段階を実施し、管理サーバ１６が最終回答期限の管理や電子メールのやり取りを記録・管理することとすれば、その者は特に意識することなく、自分の担当案件のスケジュール管理や電子メールに記載（添付ファイルも可）を電子ファイリングすることができるようになる。
【００３８】
なお本発明の電子メールシステムを用いた回答期限管理方法は、インターネットやイントラネットに代表される電子メールシステムを用い、管理サーバにより案件の最終回答期限の管理ややり取りされた電子メールのデータを記録するものであれば、上述したようなｗｅｂメールシステムを利用したものに限られず、通常のメーラーを用いた電子メールの送信によっても実現可能である。この場合、案件の管理は案件依頼の電子メールの題目に最初に付与される識別番号をもとにやり取りされる電子メールを案件ごとに分類して記録し、また、回答期限や確認日の指定、最終回答である旨等については、予め定められた書式に従ってその記載を行うことで、管理サーバがテキストデータから必要なデータを抽出してこれを記録することで行うことができる。
【産業上の利用可能性】
【００３９】
上述したように本発明の電子メールシステムを用いた回答期限管理方法によれば、回答期限が設けられた複数の案件がある場合、確実にその回答期限までの最終回答の有無を管理することができ、また、同一案件について複数の電子メールがやり取りされた場合にもそのデータを記録・管理することができる。このような回答期限管理方法は実施例に記載した電力会社における複数の案件の回答期限を管理することに限定されずあらゆる業界において利用することができ、また、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々変更できることは勿論である。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明に利用される電子メールシステムの全体構成図の全体構成製図である。
【図２】管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図３】本実施例における依頼段階（Ｓ１）、転送段階（Ｓ２）、依頼受信段階（Ｓ３）の依頼者、処理者、管理サーバ間のデータの授受を示したフロー図である。
【図４】本実施例における回答段階（Ｓ４）の依頼者、処理者、管理サーバ間のデータの授受を示したフロー図である。
【図５】本実施例における回答段階（Ｓ４）の依頼者、処理者、管理サーバ間のデータの授受を示したフロー図である。
【図６】本実施例における督促段階（Ｓ５）および喚起段階（Ｓ６）の依頼者、処理者、管理サーバ間のデータの授受を示したフロー図である。
【符号の説明】
【００４１】
１０  電子メールシステム
１２  依頼者
１２ａ  情報端末
１４  処理者
１４ａ  情報端末
１６  管理サーバ
１８  通信ネットワーク
２２  管理者
２２ａ  情報端末
２３  管理センタ
２５  ｗｅｂサーバ
２７  データベースサーバ
Ｗ  案件
Ｎ  識別子
Ｔ  データテーブル
Ｓ１  依頼段階
Ｓ２  転送段階
Ｓ３  依頼受信段階
Ｓ４  回答段階
Ｓ５  督促段階
Ｓ６  喚起段階
【図１】
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【図２】
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【図３】
2006190177.tif 000005
【図４】
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【図５】
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【図６】
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