(57)【要約】【課題】本発明は企業や学校等における管理評価システムに係り、特に電子ファイルに含まれる単語情報を活用して管理評価を行う単語情報活用管理評価システムに関する。【解決手段】  イントラネット、インターネット等のネットワークによってサーバとクライアントが接続されており、各クライアントの端末機器には上層から送信されるメッセージ（ファイル）に使用される単語に基づいて、入力履歴（受信履歴）と送信履歴（書き出し履歴）がファイル名等と共に記録され、管理評価を行う際、上記入力履歴（受信履歴）や送信履歴（書き出し履歴）、アドレス情報からボトルネックの検出や、迂回ルートを提案、誤記の検出等を行い、対応するアドバイスメールを対応する管理者に発信するものである。【選択図】図１
2006202325.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータに、
ファイル受信時に、該ファイルに含まれている単語を抽出する第１の抽出ステップと、
前記第１の抽出ステップで抽出された単語を、単語の検索履歴及び書き出し履歴を格納してあるデータベースに記録するステップと、
ファイル送信時に、該ファイルに含まれている単語を抽出する第２の抽出ステップと、
前記第２の抽出ステップで抽出された単語を、前記データベースに記録するステップと、
を動作させることを特徴とする単語情報活用管理評価プログラム。
【請求項２】
前記第２の抽出ステップにおいて抽出された単語と類似の単語が前記データベースの検索履歴に存在する場合には、誤記がある旨の通知を行うステップを含むことを特徴とする請求項１記載の単語情報活用管理評価プログラム。
【請求項３】
コンピュータに、
ファイル受信時に、該ファイルに含まれている単語を抽出する第１の抽出ステップと、
前記第１の抽出ステップで抽出された単語を、単語の検索履歴及び書き出し履歴を格納してあるデータベースに記録するステップと、
ファイル送信時に、該ファイルに含まれている単語を抽出する第２の抽出ステップと、
前記第２の抽出ステップで抽出された単語を、前記データベースに記録するステップと、
を動作させることを特徴とする単語情報活用管理評価プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は企業や学校等における管理評価システムに係り、特に電子ファイルに含まれる単語情報を活用して管理評価を行う単語情報活用管理評価システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
今日、企業や学校等における情報管理や業務管理は重要なものとなっている。例えば、企業内の情報の伝達は組織構造に従って上層部から一般社員へと伝わる。例えば、本部長があるファイルを統括部長に送信した場合、この情報は統括部長→部長→課長→部員のルートを辿って伝達される。
【０００３】
従来、上記情報伝達が確実に行われているか否かの評価は、ファイルの着信日時や書き出し日時等をメモ等に記録することによって行っている。例えば、統括部長がメッセージや、データファイル等の情報を伝達しようとする場合、当該メッセージ等の受信日時や書き出し日時を統括部長や部長がメモ等に記録し、後にこの記録を確認することによって行っている。
【０００４】
また、特許文献１には、個人と他人とのコミュニケーション履歴を人脈情報として管理し、個人の人脈情報を共有して有効活用する発明が開示されている。
【特許文献１】特開２００１−１７５６８０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記従来の方法では記録した本人は認識できるが、第三者には記録内容が容易に把握できない。また、本人や第三者がファイル等を転送する場合には誤記の発生や、転送忘れ等の問題があり、ファイルの転送経路の把握に膨大な時間と手間がかかる。また、情報伝達の迂回経路の提案や情報浸透度の把握、情報の漏洩等を客観的に行うことは従来困難であった。
【０００６】
また、上記特許文献１においては、受信情報を解析し、人物関係情報や人物属性情報を生成する際、上記と同様膨大な時間を要する。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明はコンピュータを用いて単語情報を活用した管理評価システムを構築し、情報検索、及び情報書き出しにおいて、単語毎の検索元及び検索日時、書き出し先及び書き出し日時を特定する為の情報を自動的に記録し、当該履歴を項目毎に集計処理することによって管理評価を容易に行う構成である。さらに、上記情報をベースとして、情報の迂回経路の提案、各部署における情報の浸透度の検出、書き出し時の誤記の防止や情報の漏洩防止を図る単語情報活用管理評価システムを構築するものである。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、メッセージ（ファイル）に含まれる単語を検索し、当該単語が含まれるメッセージの検索日付と検索元、及び当該単語を含むメッセージの書き出し日付や書き出し先の情報を個人用単語辞書データベースに記録し、当該データベースに記録された情報を一定の間隔で読み出し、ファイルに含まれる特定の単語が特定の日付以降、特定の個人から送信されたか否かを判断することによって自動的にボトルネックを検出し、迂回ルートを提案し、誤記を検出等において、対応するアドバイスを行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、図１から図２６までを参照しながら、本発明の実施の形態及び動作を詳細に説明する。
図１は本例の単語情報活用管理評価システムのシステム構成図である。尚、本システムは、例えば企業内の組織に構築されたイントラネット（インターネットを含む）であり、サーバ１は企業の管理センタに構築され、クライアント２は当該企業の社長、事業部長、部長、部員の端末機器である。
【００１０】
クライアント２（端末機器）には、ブラウザソフト等のソフトウエアがインストールされ、サーバ１との間でデータの授受を行う。また、クライアント２には、全文検索単語抽出部３、未出/既出別情報登録部４、及び個人用単語辞 書データベース５が構築されている。
【００１１】
全文検索単語抽出部３は、端末機器に転送されたファイルの検索処理を行い、例えばブラウザソフト等によってディスプレイに表示された画面上の文章を全文検索する。そして、個人用単語辞書データベース５に登録されていない未出単語を抽出する。尚、上記未出単語の抽出処理は、例えばクライアント２の希望により予め抽出する単語を指定することができる。例えば、名詞のみを抽出する、又は○○を含む単語のみを抽出する等の指定を行うことによって、当該指定に従った単語の抽出処理を行うことができる。
【００１２】
未出/既出別情報登録部４は個人用単語辞書データベース５への未出単語、 又は既出単語の登録を行う際、未出単語については個人用単語辞書データベース５に見出し語として項目を新規登録し、初めて登録された日付、時刻、及びファイル名（出典名）を併せて記録する。一方、既出単語については既に登録されているエリアに最新の入力日付、時刻、ファイル名を追加記録する。また、概に登録された単語を書き出す際には、書き出し日付、時刻、及びファイル名（出典名）を併せて記録する。
【００１３】
図２（ａ）〜（ｄ）は上記個人用単語辞書データベース５の構成を説明する図である。同図（ａ）〜（ｄ）に示すように、個人用単語辞書データベース５は「単語識別コード」、「単語内容」、「最新検索日時」、「最新検索元」等のエリアで構成され、「単語識別コード」は単語毎に設定された識別コードであり、全ての端末機器において共通である（但し、後述するクライアントによる誤記の判断においては例外となる）。また、「単語内容」のエリアには、上記識別コードに対応した具体的な単語名が記録され、「最新検索日時」のエリアには、当該単語を含むメッセージ（ファイル）を検索した最新の日付が記録され、「最新検索元」のエリアには、当該単語を含むファイルを検索した検索元（例えば、上層の管理者）のアドレス情報が記録される。
【００１４】
また、最近の検索日時の情報として、検索が行われた最近の履歴情報がｎ回まで記録され、同図に示す（ａ）は最も最近の検索日付と検索元を示すが、同図（ｂ）はこれより１検索前の検索日付（最近−１入力日付）、及び検索元の情報を示す。一方、書き出し情報についても、書き出しが行われた最近の履歴情報がｎ回まで記録されており、同図（ｃ）は最も最近の書き出し日付及び最近書き出し先の情報を示し、書き出し処理毎に情報が順次記録され、例えば最後の図（ｄ）はｎ回前の書き出し日付及び書き出し先の情報が記録
されている。尚、このｎ回は任意に設定可能であり、記録装置の容量や送受信されるメッセージ（ファイル）の数等によって自由に設定できる。
【００１５】
一方、サーバ１は、図１に示すように個人識別部６、単語別利用状況分析部７、アドバイスメール発信部８、利用者基本情報データベース９、単語別利用集計データベース１０、アドバイス編集用データベース１１で構成されている。個人識別部６は利用者基本情報データベース９を参照し、利用者基本情報データベース９に記録された利用者名やメール送信先等の情報を取得する。
【００１６】
また、単語別利用状況分析部７は各利用者の個人用単語辞書データベース５から必要な情報を読み出し、単語別利用集計データベース１０に単語別、又は一定の単語群別に最近頻繁に検索されているファイル（出典）を記録し、分析等を行う。
【００１７】
また、アドバイスメール発信部８は上記単語別利用状況分析部７における分析結果から、予め管理者が設定するファイル（出典）の新鮮度、陳腐度の評価基準と、当該評価基準に対応したアドバイス定型文をアドバイス編集用データベース１１から読み出し、比較参照し、最適なアドバイスメールを発信する。
【００１８】
図３は上記利用者基本情報データベース９の構成を示す図であり、「利用者コード」、「所属コード」、「所属名」、「従業員番号」、「氏名」、「メールアドレス」の各エリアで構成されている。「利用者コード」は端末機器  （クライアント）を使用する利用者、即ち事業部長や部長、部員等のコード番号であり、「所属コード」は当該事業部長等が所属する部署コードを示す。また、「所属名」は当該部署名であり、「従業員番号」は例えば会社内の社員番号である。
【００１９】
また、図４は単語別利用集計データベース１０の例であり、集計日付、集計所属コードと共に、単語別に集計が行われている。また、アドバイス編集用データベース１１は後述する処理の際行われる各種アドバイスメールの定型文を記憶しており、同図に示すように、例えば鮮度レベル３の場合、“アクセスは継続的に増加しており、・・・”の定型文を「定型文コード」と共に記憶している。尚、鮮度レベル２、鮮度レベル１についても同図に示す通りである。
【００２０】
以上の構成において、以下に本例の処理動作を説明する。
図６は本例の説明において使用する企業の組織構造であり、社長を頂点として、事業部長−部長Ａ〜Ｃ−部員がピラミッド型に構築され、部長Ａ、部長Ｂ、部長Ｃにはそれぞれ直属の部下である部員がいる（尚、同図には示さないが、部長Ｄ、Ｅ、・・・が含まれる構成であってもよい）。また、上記各構成員は図１のネットワークにおいてクライアントであり、それぞれ端末機器を保有する。
【００２１】
上記構成において、先ずあるメッセージ（ファイル）を送信する場合の処理を説明する。
図７は、この処理を説明するフローチャートである。先ず、社長が特定の単語（例えば、“ＣＲＭ”）を含むメッセージを送信する（ステップ（以下、Ｓで示す）１）。このメッセージの送信は、社長の端末機器の個人用単語辞書データベース５に、書き出し履歴として記録される（Ｓ２）。
【００２２】
図８（ａ）は、上記処理によって社長の個人用単語辞書データベース５に記録された書き出し履歴を示す。この場合、単語“ＣＲＭ”を含むメッセージの送信は、“syacyou.eml”というアドレス情報と共に、書き出し日付２００ ２年１２月２日として記録される。尚、図８（ａ）に示すように、この送信ファイルには“経営”（「単語識別コード」
01020001）、及び“ＩＴ”（「単語識別コード」11040722）の単語も含まれており、これらの単語についても同様に書き出し日付と書き出し先の情報が記録される。
【００２３】
一方、上記処理によって“ＣＲＭ”の単語を含むファイルは事業部長に送られ、事業部長が上記メッセージ（ファイル）を検索すると（Ｓ３）、事業部長の個人用単語辞書データベース５に検索履歴が記録される（Ｓ４）。図８（ｂ）は、事業部長の個人用単語辞書データベース５の状態を示す図である。同図に示すように、同じ２００２年１２月２日に上記ファイルが検索され、  「単語識別コード」36048799の情報と共に、“ＣＲＭ”の単語情報が記録されている。尚、上記メッセージ（ファイル）の全文を検索し、例えば単語“ＣＲＭ”を検出する具体的な処理については後述する。
【００２４】
次に、事業部長が部長に単語“ＣＲＭ”を含むこのメッセージ（ファイル）を送信すると（Ｓ５）、事業部長の個人用単語辞書データベース５には書き出し履歴が残る（Ｓ６）。すなわち、同図（ｂ）に示す書き出し日付（20021202）、書き出し先アドレス（“jigyoubucyou.eml”）の記録が残る。尚、“経営”、及び“ＩＴ”の単語についても同じファイルに存在し、同様に書き出し履歴として残る。
【００２５】
上記送信処理は事業部長から複数の部長に行われるものであり、例えば部長Ａ及びＢが上記メッセージ（ファイル）を検索すると（Ｓ７）、部長Ａ及びＢの個人用単語辞書データベース５に単語“ＣＲＭ”の検索履歴が記録される  （Ｓ８）。ここで、部長Ａの個人用単語辞書データベース５の検索履歴の状態を図８（ｃ）に示し、部長Ｂの個人用単語辞書データベース５の検索履歴の状態を図８（ｄ）に示す。
【００２６】
一方、上記メッセージ（ファイル）を検索しない部長Ｃの個人用単語辞書データベース５には上記情報が記録されず（Ｓ９）、部長Ｃの個人用単語辞書データベース５の検索履歴は図８（ｅ）に示す状態である。尚、同図（ｅ）に示す単語“経営”、及び“ＩＴ”の検索履歴は、上記事業部長からのメッセージではなく、同図（ｅ）の記録された情報から、例えば部員１（“buinc1.eml”）、部長Ｄ（“bucyoud.eml”）からの情報である。
【００２７】
この状態において、更に部長Ｂが単語“ＣＲＭ”を含むメッセージを部員に送信すると（Ｓ１０）、同図（ｄ）に示すように、部長Ｂの個人用単語辞書データベース５に書き出し履歴が記録される（Ｓ１１）。また、部長Ｂの部下が上記メッセージ（ファイル）を検索すると、当該部下の端末機器は上記メッセージ（ファイル）を受信し（Ｓ１２）、単語“ＣＲＭ”を含む情報が記録される（Ｓ１３）。
【００２８】
尚、部長Ａは単語“ＣＲＭ”を含むメッセージを部員に送信しないものとすれば（Ｓ１４）、図８（ｃ）に示すように、部長Ａの個人用単語辞書データベース５には書き出し履歴が記録されない。
【００２９】
以上のように処理することによって、社長から送出されたメッセージ（ファイル）は事業部長→部長→部員へと伝達され、各個人用単語辞書データベース５には図８（ａ）〜（ｅ）に示す検索履歴、及び書き出し履歴が順次記録される。
【００３０】
上記のように、各個人用単語辞書データベース５には、履歴情報が蓄積され、サーバ１は一定時間毎に全員の個人用単語辞書データベース５の情報を読み出し、単語毎に受信履歴、送信履歴があるか確認する（Ｓ１５）。このサーバ１の処理については後述するが、サーバ１は読み出したデータに基づいてボトルネックの指摘（Ｓ１６）や、迂回ルートの提案（Ｓ１７）を行う。尚、この処理（Ｓ１６及びＳ１７）については詳しく後述する。
【００３１】
一方、図９は上記処理において、各クライアントが個人用単語辞書データベース５に
データを記録する際の処理を説明する図である。先ず、前述のメッセージ（データ）の送信又は受信があるか判断する（ステップ（以下、ＳＴで示す）１）。ここで、メッセージの送信又は受信がある場合、送信又は受信の日付とそのファイル名を収集する（ＳＴ２）。
【００３２】
次に、ファイルの内容（文字列）を全文検索し、未出の新単語があるか判断する（ＳＴ３、ＳＴ４）。ここで、未出の新単語が存在すると、個人用単語辞書データベース５に未出単語の追加処理を行う（ＳＴ５）。また、この追加処理がファイルの受信であれば前述の「最新検索日付」及び「最新検索元」のエリアに日付と検索元のアドレス情報を記録し、ファイルの送信であれば「最新書き出し日付」及び「最新書き出し元」のエリアに日付とアドレス情報を記録する（ＳＴ６）。したがって、この処理によって前述の個人用単語辞書データベース５への履歴が記録される。
【００３３】
尚、既出の単語である場合（ＳＴ７がＹＥＳ）、個人用単語辞書データベース５の該当するエリアに以下に記録を行う。例えば、ファイルの受信であれば「最新検索日付」及び「最新検索元」の日付とアドレス情報をシフトさせ、新たな情報を「最新−１」に記録し、前の情報を「最新−２」にシフトさせ、同様に「最新−２」に記録された情報を「最新−３」にシフトし、以下順次記録データのシフトを行う（ＳＴ８、ＳＴ９）。また、この処理はファイルの書き出しの場合も同様であり、「書き出し日付」及び「書き出し元」記録を順次シフトし、記録を順次書き換える。
【００３４】
一方、サーバ１では個人用単語辞書データベース５に記録された情報から単語管理評価処理を行う。この管理評価処理は、所謂ボトルネック、迂回ルートの提案、誤記、情報浸透度の把握等があり、以下具体的に説明する。
【００３５】
＜第１の実施例＞
先ず、ボトルネックについて説明する。ボトルネックは上層からメッセージ（ファイル）が全ての管理者の端末機器に送信されない状態、又はある管理者の端末機器でメッセージ（ファイル）が止まり、下層に送信されない状態である。図１０はボトルネックの状態を模式的に示す図である。同図の例は、事業部長からメッセージ（ファイル）が部長Ｃに送信されず、部長Ｃ及び部長Ｃの部下である部員にメッセージ（ファイル）が送信されない。また、部長Ａが部下にメッセージ（ファイル）を送信しない為、部長Ａの部員にメッセージ（ファイル）が送信されない。以下、図１１に示すフローチャートを使用して具体的に説明する。
【００３６】
先ず、サーバ１は予め設定した一定期間が過ぎたか判断する（ステップ（以下、ＳＴＰで示す）１）。ここで、一定期間経過前であれば、一定期間の経過を待つ。尚、上記一定期間は本システムにおけるメッセージ（ファイル）の送信頻度やクライアントの数等を考慮して設定され、例えば１期間毎、半日毎に上記設定を行う。
【００３７】
その後、一定時間が経過すると、全員の個人用単語辞書データベース５の更新内容を収集する（ＳＴＰ２）。そして、未出の新単語が存在するか判断する（ＳＴＰ３）。ここで、未出の新単語が存在する場合、新たな「単語識別コード」を割り振り（ＳＴＰ４）、全員の個人用単語辞書データベース５の「単語識別コード」を一意に統一する（ＳＴＰ５）。
【００３８】
次に、ボトルネックの把握を行う。すなわち、予め利用者が指定した特定の単語が、特定の日以降に特定の個人から送出されているか判断する（ＳＴＰ６）。ここで、特定の単語は「単語識別コード」で判断し、特定の日は「最新書き出し日付」で判断し、特定の個人は「利用者コード」で判断する。
【００３９】
次に、上記判断の結果、送信を行っていないクライアントが存在すると判断する時、当該クライアントの「所属名」、「氏名」等の情報を予め指定した端末、例えば当該利用者の上司やシステムの管理者の端末宛に、ボトルネックのアドバイスメールとして発信する（ＳＴＰ７）。
【００４０】
例えば、上記図１０に示す例の場合、単語“ＣＲＭ”について、部長Ａの受信履歴には存在し、検索元及び検索日付のデータが記録されている。したがって、部長Ａの書き出し履歴において、上記検索日付以降に同じ単語“ＣＲＭ”に対する書き出し日付を確認し、対応する記録がない場合ボトルネックと判断できる。尚、他の場合も同様であり、各部長の個人用単語辞書データベース５に記録された検索日付と検索元の情報と、書き出し日付と書き出し先の情報を比較することによって、部長毎のボトルネックを確認することができる。
【００４１】
＜第２の実施例＞
次に、迂回ルートの提案について説明する。上記ボトルネックが発生した場合、ボトルネックが発生した管理者以降の部員にはメッセージ（ファイル）が転送されない。そこで、当該部員等にメッセージ（ファイル）を転送する迂回ルートの提案を行う。
【００４２】
図１２は迂回ルートを模式的に示す図である。同図の例は、前述のボトルネックであった部長Ａと部長Ｃの部下である部員にメッセージ（ファイル）を迂回ルートを用いて送信する提案である。以下、図１３に示すフローチャートを使用して説明する。
【００４３】
先ず、前述と同様の処理によって、ボトルネックの発生を把握すると（ＳＴＰ８）、送信していない個人（例えば、部長Ａ）について、ボトルネック前歴蓄積用テーブルのカウンタを＋１（加算）する（ＳＴＰ９）。
【００４４】
図１４はボトルネック前歴蓄積用テーブルの例であり、「利用者コード」毎にボトルネックの前歴カウンタが設定されており、設定許容値（例えば、“１０”）を越えた時、アドバイスメールの発信が行われる。例えば、「利用者コード」0011100300の管理者の場合、カウンタ値が“９”であり、あと２回ボトルネックを発生させた場合、例えば事業部長にアドバイスメールの発信が行われる。このアドバイスメールによってボトルネックを設定許容値以上発生する管理者は、例えば事業部長から注意を促されることになる。
【００４５】
一方、予め指定したボトルネック前歴蓄積用テーブルのカウンタ値の少ない管理者は、メッセージ（ファイル）の滞留がなく、迂回ルートとして利用できる。そこで、「所属名」、「氏名」の情報を抽出し、該当する部長を調べる。例えば、図１４の例では「利用者コード」0011100200の管理者（部長）のカウンタ値が“1”であり、最もボトルネック
が少なく、当該管理者からメッセージ（ファイル）の転送を受けるようアドバイスメールを送る（ＳＴＰ１１）。
【００４６】
このアドバイスメールの宛先は、例えば事業部長であり、事業部長は当該部長を迂回ルートとして使用する為、例えば以後メッセージ（ファイル）を必ず当該部長に送信するようにする。
【００４７】
以上のように迂回ルートの提案を行うことによって、効率のよいメッセージ（ファイル）の転送処理が可能になり、情報経路の明確化を図り、伝達経路の効率化を図ることができる。
【００４８】
＜第３の実施例＞
次に、誤記の可能性の指摘について説明する。
図１５はこの処理を説明するフローチャートである。先ず、予め指定した特定の単語群が特定の日付以降、特定の個人から送信されているか判断する  （ＳＴＰ１２）。ここで、特定の単語群については「単語識別コード」で判断し、特定の日付は「最新書き出し日付」で判断し、特定の個人は「利用者コード」で判断する。
【００４９】
次に、欠落した単語数は予め指定した割合以内で、かつ入力側に該当する単語があり、出力側に予め指定した割合以上で使用文字が一致する単語があるか判断する（ＳＴＰ１３）。ここで、欠落した単語数が予め指定した割合以内で、かつ入力側に該当する単語があり、出力側に予め指定した割合以上で使用文字が一致する単語がある場合、誤記の可能性について個人宛にアドバイスメールを発信する（ＳＴＰ１４）。
【００５０】
図１６は本例を説明する図であり、社長から送信された前述のメッセージ（ファイル）の中で、単語“ＣＲＭ”を誤って誤記し、書き出し処理した例を示す。この場合“ＣＲＭ”の単語が社長の端末機器から送信され、事業部長の検索履歴に“ＣＲＭ”が記録される。しかし、事業部長の書き出し履歴には、“ＣＲＭ”に類似する“ＣＭＲ”の単語が部下の部長に書き出されている。この場合「欠落率」は０．３３であり、使用文字の「一致率」は１．００である。この結果は関連単語群指定用テーブルの設定値と比較される。
【００５１】
図１７は、上記関連単語群指定用テーブルの例であり、本例では「欠落率」が０．３４以下であり、「一致率」が０．５０以上を誤記と判断する。したがって、上記関連単語群指定用テーブルの規格に前述の事業部長の例を当てはめると、「欠落率」は規定値以下であり、「一致率」が規定値以上であり、誤記の可能性があると判断され、社長に対してアドバイスメールが発信される。すなわち、この場合、事業部長が誤記した可能性が高く、例えば事業部長を管理する社長にアドバイスメールを送信し、注意を喚起する。尚、誤記であると認められない場合、アドバイスメールの発信対象外とする。
【００５２】
このように構成することにより、情報伝達中における誤記の発見、修正を行うことができ、必要に応じて対象となる管理者に対して警告を行い、情報の正確性、妥当性を確保することができる。
【００５３】
＜第４の実施例＞
次に、漏洩の検出について説明する。
図１８はこの処理を説明するフローチャートである。本例においても、先ず予め指定した特定の単語が特定の日付以降、特定の個人のよって送受信されているか判断する（ＳＴＰ１５）。この場合も、特定の単語については「単語識別コード」で判断し、特定の日付は「検索日付」又は「書き出し日付」で判断し、特定の個人は「利用者コード」で判断する。
【００５４】
ここで、上記判断が「いる」の場合、送信又は受信している個人の「所属名」、及び「氏名」等の情報を予め指定した個人宛にアドバイスメールとして発信する（ＳＴＰ１６）。
【００５５】
例えば、図１９は本例を説明する図であり、部長Ｃの部下である部員Ｃ１の個人用単語辞書データベース５を読み出して解析したところ、例えば単語  “経営”を含む秘密メッセージ（ファイル）の検索履歴が検出され、その検索元が部長Ｃである場合である。かかる場合、例えば事業部長等の管理者に当該漏洩の事実についてアドバイスメールを送り、注意を喚起する。このことによって、組織系統における情報の保持についての管理に役立てることができる。
【００５６】
＜第５の実施例＞
次に、組織系統における情報の浸透度の指摘について説明する。
図２０はこの処理を説明するフローチャートである。本例の処理は前述の単語別利用集計データベースを使用して、以下の処理を行う。
【００５７】
先ず、一定期間毎に予め指定した特定の所属の個人の単語別、検索元別の累計検索者数の集計を行う（ＳＴＰ１７）。例えば、部長Ａの部下である部員を対象として、単語別、検索元別の累計検索者数の集計を行う。この場合、当該部長の部下である部員が１０名であったとする。しかし、集計結果から３名のみに検索履歴があり、しかもこの検索履歴の検索元は他の部からであった。このような場合、情報の浸透度が悪く、当該情報を管理者にアドバイスメールする（ＳＴＰ１８）。
【００５８】
この場合、上記管理者は、例えば事業部長であり、当該部署の情報の浸透度について管理者に通知することができる。このことによって、組織系統における情報伝達経路の妥当性の評価、見直しに役立てることができる。
【００５９】
また、上記情報の浸透度の結果は、別に実施する当該部署における意識アンケートとの併用によって、より有効な手段となる。例えば、図２１は上記意識アンケートの例であり、同図の例によれば「あなたの部署では全体としてうまくコミュニケーションが取れていると思いますか。」等のアンケートを電子ファイルで当該部署の部員に送り、意識調査を行う。また、同図に示す項目について具体的なアンケートを行い、前述の情報の浸透度と共に相関を提示し、情報伝達経路の妥当性の判断において、評価、見直しに役立てることができる。
【００６０】
＜第６の実施例＞
次に、クライアント側だけで誤記の可能性について指摘を行う処理を説明する。上記第１乃至第５の実施形態の説明は、サーバにより情報集計、解析処理を行い、実施する項目であった。しかし、誤記の可能性についてはクライアント本人が自覚する必要があり、クライアント側だけで誤記の可能性について処理する必要が生じる。
【００６１】
図２２は本例の処理を説明するフローチャートである。本例の処理は、新たに関連する単語群を自動指摘する論理テーブルをクライアント用として設けた上で以下の処理を行う。
【００６２】
先ず、予め指定した一定期間が過ぎたか判断する（ステップ（以下、Ｗで示す）１）。ここで、一定期間経過前であれば、一定期間の経過を待つ。次に、一定期間が経過すると、当該クライアントの個人用単語辞書データベース５に未出の新単語が存在するか判断する（Ｗ２）。ここで、未出の新単語が存在する場合、新たに「単語識別コード」を割り振る（Ｗ３）。但し、ここで割り振る「単語識別コード」は個人用の仮のコードであり、前述のようにサーバの処理に基づく全員の「単語識別コード」を一意に統一するコードではない。
【００６３】
次に、新たに「検索日付」、「検索元」から入力された単語群を、新たな指定パターンとして上記関連する単語群を自動指摘する論理テーブルに登録する（Ｗ４）。図２３は、この関連する単語群を自動指摘する論理テーブルの例を示す図である。「指定パターン」、「関連単語群」、「欠落率」、「一致率」、「自動指定日付」の各エリアで構成されている。ここで、「欠落率」及び「一致率」は、予め指定した割合が適用される。例えば、前述のサーバ１が行う場合と同じに設定すれば、「欠落率」が０．３４以下、「一致率」が０．５０以上が誤記と判断される。尚、「自動指定日付」には指定された単語群に共通する検索日付を使用する。
【００６４】
次に、指定パターンの自動指定以降、自ら自動指定された単語群が揃いで送信されているか判断する（Ｗ５）。ここで、上記「自動指定日付」以降かは個人用単語辞書データベース５の書き出し日付で判断し、単語群は同一の書き出し日付、書き出し先の揃いで判断し、単語群を構成する単語は新たに作成した「単語識別コード」で判断する。
【００６５】
次に、欠落した単語数は予め指定した割合以内で、かつ出力側に予め指定した割合以上で使用文字が一致する単語があるか判断する（Ｗ６）。ここで、欠落した単語数が予め指定した割合以内で、かつ出力側に該当する単語がある場合、誤記の可能性について個人宛にアドバイスメールを発信する（Ｗ７）。
【００６６】
例えば、図２４に示す例では、前述と同様、事業部長の例であり、事業部長の個人用単語辞書データベース５を示す。この場合“ＣＲＭ”の単語が社長の端末機器から送信され、事業部長は“ＣＲＭ”に類似する“ＣＭＲ”の情報を部下の部長に書き出している。この場合、例えば指定された単語群は“経営”、“ＩＴ”、“ＣＲＭ”の３個の単語であり、これらの単語が単語群として自動指定されている。この場合、同図に示すように「欠落率」は０．３３であり、単語群の一致率は１．００である。この結果は、前述の関連する単語群を自動指摘する論理テーブルの設定と比較される。
【００６７】
関連する単語群を自動指摘する論理テーブルには前述のように、欠落率が０．３４以下、一致率が０．５０以上が誤記と判断する規定である。したがって、上記規定に従えば、誤記の可能性があると判断され、事業部長に対してアドバイスメールが発信される（Ｗ７）。
【００６８】
以上のように処理することによって、情報伝達中における誤記の発見、修正を行うことができ、情報の正確性、妥当性を確保することができる。また、上記処理は各部署において個人レベルで行うものであり、より確実な情報を組織系統内で転送することが可能となる。
【００６９】
尚、上記自動指定においては以下の問題が発生することが予想される。例えば、メッセージ（ファイル）として、先ず打ち合わせ日時や議題のみが送信され、後に会場の通知や出席者の案内等が送信される場合、これらの情報を合わせて（揃えて）他者に書き出す。かかる場合、全く別件で同じ会場で行われる別の打ち合わせメッセージ（ファイル）が送信されると、これらの内容は極めて類似するものであり、一組の「指定パターン」として取り扱われる可能性がある。
【００７０】
このような場合、本例においては、例えば日付の管理レベルを時分まで細分化し、予め指定した時間間隔以上に跨っているメッセージ（ファイル）は対象としない判定条件を付加する。また、自動的に登録された「指定パターン」の内容をディスプレイ上に表示し、随時参照、修正が可能な構成とする。
【００７１】
以上のように処理することによって、情報伝達中における誤記の発見、修正を確実に行うことができ、情報の正確性、妥当性を確保することができる。
尚、本実施形態では上記ボトルネック、迂回ルートの提案、誤記の指摘、情報浸透度の把握以外、各種の指摘やアドバイスを行うことが可能である。例えば、組織の中で一定の範囲の者（管理者、被管理者を問わず）にメッセージ（ファイル）を送信する場合、当該ファイルに含まれる特定の単語が特定の日付以降、特定の個人に送信されたかを判断することによって知ることができる。
【００７２】
また、本実施形態において説明した処理は、図２５に示す構成のコンピュータ（情報
処理装置）を用いて実行することもできる。同図のコンピュータ２０は、ＣＰＵ２１、メモリ２２、入力装置２３、出力装置２４、外部記憶装置２５、媒体駆動装置２６、及びネットワーク接続装置２７を備え、それらはバス２８により互いに接続されている。
【００７３】
メモリ２２は、例えば、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等を含み、処理に用いられるプログラムとデータを格納する。ＣＰＵ２１は、メモリ２２を利用してプログラムを実行することにより、前述の処理を行う。
【００７４】
外部記憶装置２５は、例えば、磁気ディスク装置、光ディスク装置、光磁気ディスク装置等である。この外部記憶装置２５に上述のプログラムとデータを保存しておき、必要に応じて、それらをメモリ２２にロードして使用することもできる。
【００７５】
媒体駆動装置２６は、可搬記録媒体２９を駆動し、その記録内容にアクセスする。可搬記録媒体２９としては、メモリカード、メモリスティック、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、光ディ スク、光磁気ディスク、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等、任意のコンピュータで読み取り可能な記録媒体が用いられる。
【００７６】
この可搬記録媒体２９に上述のプログラムとデータを格納しておき、必要に応じて、それらをメモリ２２にロードして使用することもできる。
ネットワーク接続装置２７は、ＬＡＮ、ＷＡＮ等の任意のネットワーク（回線）を介して外部の装置を通信し、通信に伴なうデータ変換を行う。また、必要に応じて、上述のプログラムとデータを外部の装置から受け取り、それらをメモリ２２にロードして使用することもできる。
【００７７】
図２６は、上記図２５のコンピュータにプログラムとデータを供給することができる、コンピュータで読み取り可能な記録媒体及び伝送信号を説明する図である。
上述のプログラムや各テーブルに格納されるデータを、以下のようにしてコンピュータ２０に供給することにより、コンピュータ２０に前述の機能を行なわせることも可能である。そのためには、上述のプログラムやデータを、コンピュータで読み取り可能な記録媒体２９に予め記憶させておく。
【００７８】
そして、媒体駆動装置を用いて記録媒体２９からプログラム等をコンピュータ２０に読み出し、該コンピュータ２０のメモリ２２や外部記憶装置２５に一旦格納させ、そのコンピュータ２０の有するＣＰＵ２１にこの格納されたプログラムを読み出させて実行させる。  また、記録媒体２９からプログラムをコンピュータに読み出させる代わりに、プログラム（データ）提供者が有するデータベースから、通信回線（ネットワーク）を介して、プログラムをダウンロードすることとしてもよい。
【００７９】
以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、他の様々な変更が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００８０】
【図１】本例の単語情報活用管理評価装置の全体システム図である。
【図２】個人用単語辞書データベースの構成を説明する図である。
【図３】利用者基本情報データベースの構成を示す図である。
【図４】単語別利用集計データベースの構成を示す図である。
【図５】アドバイス編集用データベースの構成を示す図である。
【図６】本例で説明する企業の機構構造を説明する図である。
【図７】本例の処理を説明するフローチャートである。
【図８】（ａ）は、社長の個人用単語辞書データベースに記録される情報を示す図である。        （ｂ）は、事業部長の個人用単語辞書データベースの状態を示す図である。        （ｃ）〜（ｅ）は、部長の個人用単語辞書データベースの入力履歴の状態を示す図である。
【図９】個人用単語辞書データベースにデータを記録する際の処理を説明する図である。
【図１０】ボトルネックの把握を行う模式図である。
【図１１】ボトルネックの検出処理を説明するフローチャートである。
【図１２】迂回ルートの把握を行う模式図である。
【図１３】迂回ルートの提案における処理を説明するフローチャートである。
【図１４】ボトルネック前歴蓄積用テーブルの例を説明する図である。
【図１５】誤記の可能性の指摘についての処理を説明するフローチャートである。
【図１６】事業部長の個人用単語辞書データベースのデータ構成例を説明する図である。
【図１７】関連単語群指定用テーブルの規定例を説明する図である。
【図１８】情報の漏洩検出を説明するフローチャートである。
【図１９】情報の漏洩検出を説明する図である。
【図２０】情報の浸透度の検出処理を説明するフローチャートである。
【図２１】意識アンケートの例を説明する図である。
【図２２】クライアント側における誤記の可能性について説明するフローチャートである。
【図２３】関連する単語群を自動指摘する論理テーブルの例を説明する図である。
【図２４】クライアント側における誤記の可能性について説明する図である。
【図２５】情報処理装置の構成図である。
【図２６】記録媒体を示す図である。
【符号の説明】
【００８１】
１・・・サーバ
２・・・クライアント
３・・・全文検索単語抽出部
４・・・未出/既出別情報登録部
５・・・個人用単語辞書データベース
６・・・個人識別部
７・・・単語別利用状況分析部
８・・・アドバイスメール発信部
９・・・利用者基本情報データベース
１０・・単語別利用集計データベース
１１・・アドバイス編集用データベース
２０・・コンピュータ
２１・・ＣＰＵ
２２・・メモリ
２３・・入力装置
２４・・出力装置
２５・・外部記憶装置
２６・・媒体駆動装置
２７・・ネットワーク接続装置
２８・・バス 
２９・・可搬記録媒体
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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