(57)【要約】【課題】  会議の開催予定日時の候補の中で、主要な出席者が多く出席できることができ、かつ出席者のスケジュール内容によって、より多くの支持が反映された開催日時を決定する支援をする。【解決手段】  主催者エージェント２０が、主催者１０によって指定された会議開催日時範囲の候補から、出席対象者１１〜１３の出席対象者エージェント２１から２３に当該日時の支持度を問い合わせ、得られた支持度に出席者別の重要度を重み付けして全体支持度を算出し、最適な日時のリストを作成して主催者１０の開催日時の決定支援をすると共に、主催者エージェント２０は作成した最適な日時以外を主催者１０が選択した場合、出席者１１〜１３別の重要度を修正し、出席対象者エージェント２１〜２３は、決定された日時に予定されていたスケジュールを出席者が決定された会議に変更した場合、取りやめたスケジュールの重要度を修正することにより、主催者１０がより最適な開催日時の決定することを支援する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
個人毎のスケジュールを記録したデータベースと、それを管理するスケジュール管理システムと、に接続される会議日時決定支援システムであって、
会議の主催者により指示された会議開催予定日時の範囲内で最適な会議開催日時の決定を支援する主催者エージェントと、
会議の開催日時に対する出席対象者の支持度を該出席対象者に代わって通知する出席対象者エージェントと、
を有し、
前記主催者エージェントは、前記主催者によって会議の開催予定日時の許容範囲と出席対象者とのリストが指定され、前記開催予定日時の支持度を前記出席対象者エージェントに問い合わせて最適日時リストを作成する処理を行うことを特徴とする会議日時決定支援システム。
【請求項２】
さらに、前記主催者エージェントが、前記出席対象者エージェントから受け取った開催日時の支持度を該出席対象者の重要度によって重み付けした値を合計した全体支持度を算出し、該全体支持度に基づいて最適日時リストを作成する処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の会議日時決定支援システム。
【請求項３】
さらに、前記出席対象者エージェントが前記開催予定日時に対する該出席者の支持度を前記主催者エージェントから問い合わされた場合に、該開催予定日時に予定されている該出席者の各スケジュールの重要度に基づいて該開催予定日時への支持度を算出する処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の会議日時決定支援システム。
【請求項４】
さらに、前記会議の主催者が前記主催者エージェントの作成した最適日時リストから開催日時を選択した場合に、前記主催者エージェントが該開催日時を前記出席対象者エージェントに通知し、前記主催者エージェントと前記出席者エージェントとが前記スケジュール管理システムに当該会議のスケジュールを登録する処理を行うことを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載の会議日時決定支援システム。
【請求項５】
さらに、前記会議の主催者が前記主催者エージェントの作成した最適日時リストから最も支持度が大きい開催日時以外を選択した場合に、新たに選択された開催日時には出席可能又は不可能に変更された出席対象者別の重要度を前記主催者エージェントが修正する処理を行うことを特徴とする請求項１から４までのいずれか１項に記載の会議日時決定支援システム。
【請求項６】
さらに、前記出席対象者が前記会議主催者の決定した開催日時に対する支持度を後に変更した場合に、前記出席対象者エージェントが該変更した支持率を前記主催者エージェントに通知することを特徴とする請求項１から５までのいずれか１項に記載の会議日時決定支援システム。
【請求項７】
会議日時決定までの経過を、逐次、前記スケジュールデータベースに格納しておくことを特徴とする請求項１から６までのいずれか１項に記載の会議日時決定支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議日時決定支援システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の会議の日時を決定するシステムでは、出席対象者のスケジュールを参照し、より多くの出席対象者が会議に出席できるような日時を仮決定し、主催者の承認を経て決定されるのが一般的である。また、出席対象者の会議への関連度合いを示す重み付けを加味した演算結果によって最適な日時を決定するシステムも提案されている。（例えば、特許文献１参照。）。
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−１５８７４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記特許文献１に記載の技術は、出席対象者の会議への関連度合いを元に、主要な出席対象者がより多く出席できるように日時を決定するものである。しかしながら特許文献１に記載の技術では、出席対象者のスケジュールの重要度が考慮されてない。つまり、主要な出席対象者が予定しているスケジュールが変更可能な重要でないスケジュールであっても、このような日時は主要な出席対象者が出席不可能であり除外されてしまうという問題があった。
【０００５】
本発明の目的は、主催者と出席対象者との双方の支持を細かく反映させ、より適正化された会議開催日時を決定することを支援するシステムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る会議日時決定支援システムは、出席対象者別、当該者のスケジュール別に重要度の重み付けを行い、会議の主催者と出席対象者とに最も支持される日時を開催日時として決定するシステムである。そのために、主催者のエージェントが出席対象者の重要度を決定し、出席者のエージェントが当該スケジュールの重要度を決定する。
【０００７】
すなわち、本発明の会議日時決定支援システムは、個人毎のスケジュールを記録したデータベースと、それを管理するスケジュール管理システムと、に接続され、会議の主催者により指示された会議開催予定日時の範囲内で最適な会議開催日時の決定を支援する主催者エージェントと、会議の開催日時に対する出席対象者の支持度を該出席対象者に代わって通知する出席対象者エージェントと、を有し、前記主催者エージェントは、前記主催者によって会議の開催予定日時の許容範囲と出席対象者とのリストが指定され、前記開催予定日時の支持度を前記出席対象者エージェントに問い合わせて最適日時リストを作成する処理を行うことを特徴とする。
【０００８】
主催者エージェントは、会議の主催者により開催予定日時範囲と出席対象者リストが提供されると、開催予定日時範囲の候補を順に取り出し、開催予定日時を当該出席対象者エージェントに与えていき、得られる支持度に当該出席対象者別の重要度の重み付けをした値を出席対象者で合計し、開催予定日時範囲の最適順日時リストを作成する。一方、出席対象者エージェントは、開催予定日時を指定されたとき、当該日時に予定されているスケジュールの重要度から当該日時の支持度を求める。
【０００９】
これにより、主催者が指定した開催予定日時範囲から、出席対象者の重要度と当該者のスケジュールに重要度に即した最適順日時リストが作成され、主催者が最適順日時リストから開催日を決定すると、主催者エージェントは各出席対象者エージェントに開催日時を通知し、主催者エージェントと出席対象者エージェントはスケジュール管理システムに当該会議のスケジュールを登録する。
【００１０】
また、上記会議日時決定支援システムでは、主催者が開催日時を最適順日時リストのうち最も支持度が高い日時以外に決定したとき、主催者エージェントは出席可能から出席不可能となった出席対象者の重要度を下げ、出席不可能から出席可能となった出席対象者の重要度を上げる。
【００１１】
また、上記会議日時決定支援システムでは、出席対象者が予定していたスケジュールから主催者により決定された会議のスケジュールに変更した場合、変更前のスケジュールの重要度を下げる。
【００１２】
本発明の会議日時決定支援システムでは、主催者エージェントは主催者毎に保持され、出席対象者エージェントは出席者毎に保持される。あるいは、グループを設け、グループ内で共通のエージェントを保持してもよい。
【００１３】
会議日時決定までの経過を、逐次、前記スケジュールデータベースに格納しておけば、途中で主催者や出席者が変更しなっても、それまでの経過を無駄にしなくて良い。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、主催者が開催予定日時範囲と出席対象者のリストを主催者エージェントに指定することで、主催者エージェントは各出席対象者の支持度に出席対象者の重要度を重み付けした全体支持度が大きくなる日時を選択することを支援できる。また、各出席対象者が出席対象者エージェントを用意しておくことで、出席対象者エージェントは予定されているスケジュールから出席対象者の当該日時に対する支持度を主催者エージェントに通知することができる。更に、本発明によれば、各エージェントは当該者毎に指定することができ、最適な日時決定に当該出席者の支持を反映することができる。
【００１５】
従って、各個人のスケジュールよってのみ開催日時を決定する場合に比べて、多くの支持が得られる日時決定を支援することができる。また、単にスケジュールを自動決定する場合に比べて、より主催者や出席者の意思を尊重した日時決定を実現することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、本発明の一形態の形態による会議日時決定支援システムについて図面を参照しつつ具体的に説明する。図１は本実施の形態による会議日時決定支援システムの一構成例を示す機能ブロック図である。図１に示すように、本実施の形態による会議日時決定支援システム１００は、個人のスケジュールを格納するスケジュールデータベース１２０に接続されたスケジュール管理システム１１０と接続可能に構成されている。スケジュールデータベース１２０は、例えば、ある会社における各人のスケジュールを、例えばグループ毎に格納したデータベースであり、個人ＩＤやグループＩＤに基づいて、それぞれのスケジュールがいつでも取り出せるようになっており、かつ、本実施の形態による会議日時決定支援システムによって新たに決定されたスケジュールもスケジュール管理システム１１０を介してスケジュールデータベース１２０に反映させる。
【００１７】
スケジュール管理システム１１０は、各人のスケジュール管理を行う機能を有し、具体的には、主催者エージェント２０又は出席対象者エージェント２１〜２３までの要請に従って、スケジュールデータベース１２０の各人に関するスケジュールを取得し、要求元に送る機能と、スケジュールデータベース１２０から各人の現在時点でのスケジュールデータを取得して各エージェントに送る機能とを有している。
【００１８】
尚、会議日時決定支援システム１００とスケジュール管理システム１１０とは、同一サーバ上で稼働するように構成されていても良いし、或いは、別のサーバ上で稼動するように構成されていても良い。
【００１９】
図１に示すように、会議日時決定支援システム１００は、主催者１０に対応する主催者エージェント２０と、出席対象者１１、１２、１３にそれぞれ対応する出席対象者エージェント２１、２２、２３とを有している。
【００２０】
主催者エージェント２０は、例えば、会議を主催する人物毎に用意され、各出席対象者１１から１３までの重要度を属性として持つ。或いは、主催者エージェントを役職毎に用意し、重要度を役職毎に持つようにしてもよい。エージェントを介して、会議主催者１０、会議出席対象者１１から１３と、スケジュールデータベースとが独立して設けられており出席対象者の重要度をデータベース１２０に格納しておけば、会議の主催者が変更になっても問題なくシステムが機能する。また、会議の主催者が急に変更になった場合でも、容易に対処ができる。そのためには、例えばスケジュール決定までの経過データを、データベース内に格納しておくと良い。尚、主催者エージェント２０は、各出席対象者１１〜１３の出席対象者エージェント２１〜２３と適宜対話可能になっている。
【００２１】
出席対象者エージェント２１〜２３は、会議に出席する人物毎に用意され、スケジュールの種類に対する重要度を属性として持つ。あるいは、主催者エージェントをグループ毎に用意するようにしてもよい。
【００２２】
各エージェント２０〜２３までは、会議日時決定支援システム１００が稼動するサーバ上で動作するように構成されていても良く、或いは、主催者１０や各出席者１１〜１３が保持するＰＣ等の端末上で動作するように構成しても良い。いずれにしても、会議のスケジュールに関しては、最終的には、会議日時決定支援システム１００において、それぞれのスケジュールに基づく会議日時の調整が行われるようになっている。
【００２３】
主催者エージェント２０又は出席対象者エージェント２１〜２３までの要請によって、スケジュール管理システム１１０を介してそれぞれのスケジュールデータをスケジュールデータベース１２０から取得することができる。また、前述のように、会議日程決定支援システム１００によって決定されたスケジュールは、スケジュール管理システム１１０を介してスケジュールデータベース１２０に追加することができる。
【００２４】
次に、会議日時決定支援システム１００を中心とした主要な動作について説明する。図２は会議日時決定支援のうちの主催者エージェント２０の動作の流れを示すフローチャート図である。適宜図１を参照して説明を行う。
【００２５】
まず、主催者１０は、開催予定日時範囲と対象出席者リストとを、主催者１０が保持するＰＣ、ＰＤＡ、携帯電話等の表示部と操作部（入力手段）とを有する通信端末におけるＧＵＩ等の入力手段により予め、主催者エージェント２０に指定しておく。主催者エージェント２０は、開催予定日時範囲の中から、開催予定日時の候補を取り出す（ステップ２０１）。
【００２６】
次に、主催者エージェント２０は、出席対象者をリストアップした出席対象者リストに存在する出席者の出席者エージェントと対話して以下に説明する全体支持度を計算する（ステップ２０２）。図３を参照しつつ、全体支持度の計算方法について説明する。図３は全体支持度の計算方法の概要を示すブロック図である。主催者エージェント２０は、出席者エージェント２１〜２３に開催予定日時３０１を指定し、各出席者１１〜１３の当該日時の支持度３１１〜３１３を取得し、出席者毎の主催者側から見た重要度３２１〜３２３を乗算することにより重み付けする。尚、各出席者１１〜１３までは、スケジュール管理システム１１０を介してスケジュールデータベース１２０内のスケジュールデータを参照することができる。
【００２７】
出席者リストに存在する出席者について、重み付けされた重要度を合計し（３３１）、全体支持度（３４１）を算出する。当該開催予定日時３０１と、算出した全体支持度３４１と、を最適日時リストへ追加する（ステップ２０３）。
【００２８】
ここで、主催者エージェント２０が算出する支持度３１１〜３１３は、各出席対象者の支持を公平に扱うために、０（最低値）〜１（最高値）の間の値をとるようにするのが望ましい。尚、当該出席者にとって日時の重複するスケジュールが複数ある場合には、当該出席者から見た各スケジュールの支持度の和が１になるように調整すると良い。
【００２９】
これらステップ２０１からステップ２０３までを、主催者が指定した開催予定日時範囲の全ての候補について行う（ステップ２０４）。最後に、最適日時リストを全体支持度に基づいて、例えば降順又は昇順などで並び替えてわかりやすいようにして（ステップ２０５）、主催者に日時決定を促す。
【００３０】
主催者１０は、主催者エージェント２０が提示した最適日時リストの中から、実際の開催日時を１つ選択する（以下「主催者選択日時」という）。ここで注意すべき点は、最も全体支持度が大きい開催日時、即ち最適日時リストの最上位の日時（以下「リスト最上位日時」という）が主催者にとって常に最適な開催日時であるとは限らないことである。従って、リスト最上位日時以外の日時が選択されることもありうる。
【００３１】
次に、開催日時が選択された後の主催者エージェント及び出席対象者エージェントの動作について説明する。図４は開催日時が選択された後の主催者エージェント及び出席対象者エージェントの動作を示すフローチャート図である。
【００３２】
主催者が最適日時リストのうち、リスト最上位日時を選択した場合（ステップ４０１のＹｅｓ）、主催者と主催者エージェントと意見が一致したと判断して良いため、出席者の重要度を変更しない。一方、リスト最上位日時以外を選択した場合（ステップ４０１のＮｏ）、主催者選択日時の全体支持度が結果として最大になるように、主催者エージェント２０は以下の調整を行う。
【００３３】
すなわち、主催者エージェント２０は、リスト最上位日時では出席可能（例えば支持度が０．５以上）であったが、主催者選択日時では出席不可能（例えば支持度が０．５未満）となった出席対象者の重要度を下げるとともに、リスト最上位日時では出席不可能であったが、主催者選択日時では出席可能となった出席対象者の重要度を上げるように重要度を修正する（ステップ４０２）。重要度の修正幅は、修正後の全体支持度が主催者選択日時について最大になるように調整するが、修正幅には上限を予め設けておいてもよい。
【００３４】
例えば、重要度及び支持度はそれぞれ０〜１の値をとるとして、リスト最上位日時における出席対象者Ａの支持度０．８、重要度０．８、出席対象者Ｂの支持度０．２、重要度０．６であり、また、選択日時における出席対象者Ａの支持度０．２、重要度０．８、出席対象者Ｂの支持度０．７、重要度０．６であったとすると、調整前における全体支持度は、リスト最上位日時において０．７６（０．８×０．８＋０．２×０．６）、主催者選択日時において０．５８（０．２×０．８＋０．７×０．６）である。ここで、修正幅の上限が±０．２０であったとすると、出席対象者Ａの重要度を０．８から０．６に減少させ、逆に出席対象者Ｂの重要度を０．６から０．８に増加するように調整すると、調整後の全体支持度は、リスト最上位日時において０．６４（０．８×０．６＋０．２×０．８）、主催者選択日時において０．６８（０．２×０．６＋０．７×０．８）となり、主催者選択日時の全体支持度が結果として最大になる。
【００３５】
しかし、上記の例において修正幅の上限が±０．１０であったとすると、最大限の調整を行っても、出席対象者Ａの重要度を０．８から０．７に減少し、出席対象者Ｂの重要度を０．６から０．７に増加するに留まり、調整後の全体支持度は、リスト最上位日時において０．７０（０．８×０．７＋０．２×０．７）、主催者選択日時において０．６３（０．２×０．７＋０．７×０．７）となり、主催者選択日時の全体支持度が結果として最大にならない。
【００３６】
このような場合、主催者エージェントは主催者に対して画面表示、音声等によって警告を発し、再度最適日時リストの中から別の日時を選択するように主催者に促す。このようにしてフィードバックを行った結果、新たに選択された日時の全体支持度が調整により最大となった場合、主催者エージェントは当該日時を開催日時として最終決定して、図４のステップ４０３以降の動作に移る。
【００３７】
このように、修正幅の上限を大きめに設定すると主催者の日時選択の幅が広がるため、主催者の意思をより尊重した運用となり、修正幅の上限を小さめに設定すると各出席者の合意をより尊重した運用となる。
【００３８】
尚、主催者に日時を再選択させる手間を省くため、ステップ２０３において、調整によって当該日時の全体支持度が最大となりうるか否かを判断した上で最適日時リストに追加するような処理としてもよい。
【００３９】
次に、主催者エージェントは出席対象者リストに存在する出席対象者エージェントに会議開催日時を通知し、出席対象者エージェントは当該の出席者のスケジュールに決定した会議のスケジュールを追加する（ステップ４０３）。
【００４０】
尚、出席対象者１１〜１３のその後の事情により当該会議への支持度が変更された場合は（ステップ４０４）、出席対象者エージェント２１〜２３は主催者エージェント２０に対して、その変更を通知する（ステップ４０５）。主催者エージェント２０は出席対象者エージェント２１〜２３から支持度変更通知を受ける度に全体支持度を再計算し、仮に全体支持度が所定の値（例えば０．５）を下回った場合は（ステップ４０６）、主催者エージェント２０は主催者１０に対して警告を発し、開催日時を最適日時リストから再選択する等の処置を主催者１０に促すようにしてもよい。
【００４１】
会議の主催者１０が主催者エージェント２０の作成した最適日時リストから開催日時を選択した場合に、主催者エージェント２０が開催日時を出席対象者エージェント２１〜２３に通知し、主催者エージェント２０と出席者エージェント２１〜２３とがスケジュール管理システム１１０に会議のスケジュールを登録する処理を行う。そっして、決定したスケジュールに基づいて、スケジュール管理システム１１０を介して新たなスケジュールデータがスケジュールデータベース１２０に送られ、スケジュールデータベースが更新される。
【００４２】
以上、本実施の形態による会議日時決定支援システムの仕組みについて、詳細に説明を行ったが、主催者エージェント２０と出席対象者エージェント２１〜２３とが保持する各重要度および支持度は、さらに詳細に設定できるようにしても良い。より具体的には、主催者エージェント２０の保持する重要度に、役職、属するグループ、曜日、午前・午後等を含めても良く、出席対象者エージェントの保持する支持度に相手等（同じグループで役割が同様であれば重要度を下げる）を含めても良い。
【産業上の利用可能性】
【００４３】
本発明は、会議の日程に関して、主催者の意思をより尊重した運用や、各出席者の合意をより尊重した運用などを行うことができ、会議の日時決定処理における自由度を上げることができる。
【図面の簡単な説明】
【００４４】
【図１】本発明の一実施の形態による会議日時決定支援システムを示すブロック図である。
【図２】最適日時リストの作成処理の流れを示すフローチャート図である。
【図３】全体支持度の計算方法の例を示す図である。
【図４】会議日時決定後のエージェントの処理の流れを示すフローチャート図である。
【符号の説明】
【００４５】
１０…主催者、１１・１２・１３…出席対象者、２０…主催者エージェント、２１・２２・２３…出席対象者エージェント、１００…会議日時決定支援システム、１１０…スケジュール管理システム、１２０…スケジュールデータベース。
【図１】
2006202104.tif 000003
【図２】
2006202104.tif 000004
【図３】
2006202104.tif 000005
【図４】
2006202104.tif 000006