(57)【要約】【課題】会議などの資料を、紙資源を節約して参加者に提供し、かつ、資料の作成期間を従来よりも長く取ることができるようにする。【解決手段】資料配付装置１に、資料を記憶する記憶領域と、その資料を配付してもよい者を示す会議予定情報７１を記憶する記憶領域と、その資料を所望する者のユーザＩＤを入力するユーザＩＤ入力部６Ｄと、その資料を所望する者にその資料を配付してもよいか否かを、入力されたユーザＩＤを会議予定情報７１と照合することによって判別する、配付可否判別部６Ｇと、その資料を配付してもよいと判別された場合に、その資料を用紙に印刷する資料印刷制御部６Ｉと、を設ける。【選択図】図３
2006072848.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
資料を記憶する資料記憶手段と、
前記資料を配付してもよい者を示す配付対象情報を記憶する配付対象記憶手段と、
前記資料を所望する者の個人識別情報を入力する個人識別情報入力手段と、
前記資料を所望する者に当該資料を配付してもよいか否かを、入力された当該者の前記個人識別情報を前記配付対象情報と照合することによって判別する、資料配付可否判別手段と、
前記資料を所望する者に当該資料を配付してもよいと判別された場合に、前記資料記憶手段に記憶されている当該資料を当該者のために出力する、資料出力手段と、
を有することを特徴とする資料配付システム。
【請求項２】
集会に参加する者に資料を配付する資料配付システムであって、
前記集会ごとの資料を記憶する資料記憶手段と、
前記集会ごとの、当該集会に参加する予定である者を示す参加予定者情報を記憶する、参加予定者記憶手段と、
前記集会に訪れた者の、当該者を他人と識別するための個人識別情報を入力する、個人識別情報入力手段と、
前記集会に訪れた者に当該集会の資料を配付してもよいか否かを、入力された当該者の前記個人識別情報を当該集会の前記参加予定者情報と照合することによって判別する、資料配付可否判別手段と、
前記集会に訪れた者に当該集会の資料を配付してもよいと判別された場合に、前記資料記憶手段に記憶されている当該資料を当該者のために出力する、資料出力手段と、
を有することを特徴とする資料配付システム。
【請求項３】
前記集会ごとの開催日時を記憶する開催日時記憶手段を有し、
前記資料配付可否判別手段は、前記集会に訪れた者の前記個人識別情報が当該集会の前記参加予定者情報に示されており、かつ、現在の日時が当該集会の開催日時を含む所定の時間帯に属する場合に、当該者に当該会議の資料を配付してもよいと判別する、
請求項２記載の資料配付システム。
【請求項４】
前記個人識別情報入力手段によって入力された、前記集会に訪れた者の前記個人識別情報を当該集会と対応付けて記憶する来訪者記憶手段と、
前記集会が開始された後、当該集会の前記参加予定者情報に示される各者が当該会議に出席したか欠席したかの判別を、当該各者の前記個人識別情報が当該集会と対応付けられて前記来訪者記憶手段に記憶されているか否かを判別することによって行う、出欠判別手段と、を有する、
請求項２または請求項３記載の資料配付システム。
【請求項５】
前記集会の欠席者がいないと前記出欠判別手段によって判別された場合に、当該集会の資料を前記資料記憶手段から削除する、資料削除手段、を有する、
請求項４記載の資料配付システム。
【請求項６】
前記個人識別情報入力手段は、前記集会に訪れた者の前記個人識別情報を、当該者が携帯する電子記録媒体から読み取ることによって入力し、
前記資料出力手段は、前記集会に訪れた者が紙の資料を希望した場合は、当該集会の資料を用紙に印刷することによって出力し、電子データを希望した場合は、当該集会の資料を当該者が携帯する前記電子記録媒体に書き込むことによって出力する、
請求項２ないし請求項５のいずれかに記載の資料配付システム。
【請求項７】
資料を配付する資料配付方法であって、
前記資料を資料記憶手段に記憶させ、前記資料を配付してもよい者を示す配付対象情報を配付対象記憶手段に記憶させておき、
前記資料を所望する者の個人識別情報を入力するステップと、
前記資料を所望する者に当該資料を配付してもよいか否かを、入力された当該者の前記個人識別情報を前記配付対象情報と照合することによって判別するステップと、
前記資料を所望する者に当該資料を配付してもよいと判別された場合に、前記資料記憶手段に記憶されている当該資料を当該者のために出力するステップと、
を有することを特徴とする資料配付方法。
【請求項８】
資料を配付する処理を行うコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
前記資料を記憶する資料記憶手段にアクセスする処理と、
前記資料を配付してもよい者を示す配付対象情報を記憶する配付対象記憶手段にアクセスする処理と、
前記資料を所望する者の個人識別情報を入力する処理と、
前記資料を所望する者に当該資料を配付してもよいか否かを、入力された当該者の前記個人識別情報を前記配付対象情報と照合することによって判別する処理と、
前記資料を所望する者に当該資料を配付してもよいと判別された場合に、前記資料記憶手段に記憶されている当該資料を当該者のために出力する処理と、
をコンピュータに実行させるコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、特定の場所に集まった人に資料を配付するための資料配付システムおよび方法などに関する。
【背景技術】
【０００２】
会議、講義、授業、展示会、説明会、および発表会などのような、人々を特定の場所に集めて実施する集会においては、参加者に資料を配付することが多い。従来は、集会の主催者は、資料を配付するために、参加者の人数を予測し、その人数分の資料を印刷するなどして予め用意しておかなければならなかった。よって、主催者にとって大きな負担となっていた。
【０００３】
このような問題を解決するために、特許文献１に記載されるような、各人に会議の開催の通知をしておき、それに対する出欠の返答に基づいて会議のための資料の部数を調整する、という方法が提案されている。
【０００４】
そのほか、会議などの集会の支援を行うための方法が幾つか提案されている。例えば、特許文献２に記載される方法によると、プリント動作の開始前やプリント動作の途中での未プリントデータを所定の端末に自動配信し、または電子会議での途中退席以降の未プリントデータを退席者の端末に自動配信する。特許文献３に記載される方法によると、テレビ会議システムなどの通信会議システムにおいて、会議に出席したメンバを容易に把握することができる。
【特許文献１】特開２０００−１３７６５３号公報
【特許文献２】特開２００３−１４０８５５号公報
【特許文献３】特開２００２−１２５２１０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、特許文献１に記載されるような従来の方法では、資料は、各人からの出席の意思を示す返答に応じて印刷されるため、実際に会議に出席した人数が出席の意思を示した人数よりも少なくなってしまい、余ってしまうことがある。また、資料の部数を、念のために、出席の意思を示した人数分よりも多めに用意しておくことがある。このように、従来の方法では、資料が余ってしまうことがよく起き、紙資源の無駄使いを生じていた。
【０００６】
また、従来の方法では、特に複数の資料がある場合は、これらの資料を各人に配付しやすくするために、集会が始まる日時よりもかなり前にこれらの資料を印刷しておき、１部ずつピックアップして１つのグループに纏めておかなければならない。よって、主催者は資料を早めに完成させなければならない。
【０００７】
特許文献２に記載されるような、ネットワークによって資料を配信する方法も考えられるが、そのための端末装置およびプリンタを各人に配置しなければならず、設備が大掛かりになる。また、出席すべき会議の数が多くなるほど、出席者は多くの資料を予め用意しなければならず、負担が大きくなる。このように、主催者および出席者の双方に負担が掛かってしまう。
【０００８】
本発明は、このような問題点に鑑み、会議などの資料を配付する場合において不必要な部数を印刷することによる紙資源の無駄使いを削減し、資料の作成期間を従来よりも長く取ることができるようにし、かつ資料の配付を従来よりも容易にすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明に係る資料配付システムは、資料を記憶する資料記憶手段と、前記資料を配付してもよい者を示す配付対象情報を記憶する配付対象記憶手段と、前記資料を所望する者の個人識別情報を入力する個人識別情報入力手段と、前記資料を所望する者に当該資料を配付してもよいか否かを、入力された当該者の前記個人識別情報を前記配付対象情報と照合することによって判別する、資料配付可否判別手段と、前記資料を所望する者に当該資料を配付してもよいと判別された場合に、前記資料記憶手段に記憶されている当該資料を当該者のために出力する、資料出力手段と、を有することを特徴とする。
【００１０】
前記資料配付システムは、特に、集会に参加する者に資料を配付するために使用される。この場合は、前記資料記憶手段は、前記集会ごとの資料を記憶し、前記配付対象記憶手段は、前記集会ごとの、当該集会に参加する予定である者を示す参加予定者情報を記憶し、前記個人識別情報入力手段は、前記集会に訪れた者個人識別情報を入力し、前記資料配付可否判別手段は、前記集会に訪れた者に当該集会の資料を配付してもよいか否かを、入力された当該者の前記個人識別情報を当該集会の前記参加予定者情報と照合することによって判別し、前記資料出力手段は、前記集会に訪れた者に当該集会の資料を配付してもよいと判別された場合に、前記資料記憶手段に記憶されている当該資料を当該者のために出力する、ように前記資料配付システムが構成される。
【００１１】
本発明において、「集会」とは、１人または複数人が、所定の目的のために所定の期間に所定の場所に集まって行われるイベントのことを意味する。例えば、会議、講義、授業、展示会、説明会、および発表会などが集会に含まれる。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によると、会議などの資料を、これを必要とする者にのみ配付することができ、紙資源の無駄使いを削減することができる。資料の作成期間を従来よりも長く取ることができるようにし、かつ資料の配付を従来よりも容易にすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
図１は集会支援システム１００の全体的な構成の例を示す図、図２は資料配付装置１のハードウェア構成の例を示す図、図３は資料配付装置１の機能的構成の例を示す図、図４はボックスＢＸ１、ＢＸ２に格納されるデータの例を示す図である。
【００１４】
図１に示すように、集会支援システム１００は、本発明に係る資料配付装置１、主催者用端末装置２、参加者用端末装置３、および通信回線４などによって構成されており、会議、講義、授業、展示会、説明会、および発表会などのような、人々を特定の場所に集めて実施する会の支援を行うために用いられる。特に、本実施形態の集会支援システム１００によると、会を訪れた人々に、その会で使用するための資料または説明を補足するための資料などを配付することができる。
【００１５】
以下、ある会社Ｘにおいて会議の資料を配付するために集会支援システム１００が使用される場合を例に説明する。この会社Ｘはある１つの敷地（サイト）内に複数棟の建物を有しており、これらの建物には１つまたは複数の会議室が設けられているものとする。
【００１６】
資料配付装置１は、原則として、会議室ごとに１台ずつ設置されている。ただし、１台または複数台の資料配付装置１を複数の会議室で共用してもよい。例えば、同じ建物の同じ階に「Ａ会議室」、「Ｂ会議室」、および「Ｃ会議室」という名前の３つの会議室が並んでいる場合は、Ａ会議室の前に資料配付装置１を１台設置しておき、この資料配付装置１を、Ｂ会議室およびＣ会議室でも共用するようにしてもよい。または、建物のロビーに資料配付装置１を１台または複数台設けておき、その建物の全会議室で共用するようにしてもよい。
【００１７】
資料配付装置１として、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した画像形成装置が用いられる。このような画像形成装置は、複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）と呼ばれることもある。
【００１８】
主催者用端末装置２は、会社Ｘの部署ごとに設けられており、会議のための資料を作成するためなどに用いられる。参加者用端末装置３は、会社Ｘの社員が業務のために使用するものである。主催者用端末装置２および参加者用端末装置３として、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、または携帯電話端末などの端末装置が用いられる。特に参加者用端末装置３は、ノート型パソコンまたはＰＤＡなどのように、持ち運び可能な端末装置であることが望ましい。１台の端末装置を、主催者用端末装置２および参加者用端末装置３として兼用してもよい。
【００１９】
資料配付装置１と主催者用端末装置２および参加者用端末装置３とは、通信回線４を介して互いに接続されている。通信回線４として、イントラネット、インターネット、専用線、または公衆回線などが用いられる。
【００２０】
資料配付装置１は、図２に示すように、制御部５１、印刷ユニット５２、画像読取ユニット５３、ハードディスク５４、操作パネル５５、通信インタフェース５６、および記録媒体インタフェース５７などによって構成される。
【００２１】
制御部５１は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、および資料配付装置１の各部を制御するための回路などによって構成される。印刷ユニット１２は、印刷データに基づいて所定の用紙に画像を印刷する、レーザタイプまたはインクジェットタイプの印刷装置（プリンタ）である。画像読取ユニット１３は、原稿台、ＣＣＤなどのイメージセンサ、および原稿自動送り装置などによって構成される、原稿の画像を光学的に読み取って電子データに変換して画像データを生成するスキャナ装置である。
【００２２】
ハードディスク５４には、図３に示すようなボックス管理部６Ａ、資料等受信部６Ｂ、資料配信部６Ｃ、ユーザＩＤ入力部６Ｄ、会議抽出部６Ｅ、出力対象受付部６Ｆ、配付可否判別部６Ｇ、ファイル出力制御部６Ｈ、資料印刷制御部６Ｉ、出欠判別部６Ｊ、事前通知部６Ｋ、および資料削除部６Ｌなどの機能を実現するためのプログラムおよびデータがインストールされている。これらのプログラムまたはデータは必要に応じて制御部５１のＲＡＭにロードされ、ＣＰＵによってプログラムが実行される。これにより、図２に示す資料配付装置１の各部が制御される。プログラムの全部または一部は、ＲＯＭまたは不揮発性メモリなどに記憶されていてもよい。または、図３に示す各部の機能の一部または全部を、プロセッサ（制御用回路）によって実現するように構成してもよい。
【００２３】
さらに、ハードディスク５４には、図４に示すように、会議の資料のデータを保存しておくためのボックスＢＸ１および各種の設定情報を保存しておくためのボックスＢＸ２などが設けられている。「ボックス」とは、パーソナルコンピュータなどにおける「フォルダ」または「ディレクトリ」に相当する記憶領域である。ボックスＢＸ１、ＢＸ２に保存されるデータの内容については、後に説明する。
【００２４】
操作パネル５５は、資料配付装置１のユーザのためのユーザインタフェース（ＵＩ）であって、液晶ディスプレイおよび操作部などによって構成される。液晶ディスプレイは、操作画面または設定画面などを表示する。操作部は、テンキーおよびスタートボタンなどのキーまたはボタンを有する。操作パネル５５として、タッチパネルを用いてもよい。
【００２５】
通信インタフェース５６は、通信回線４を介して主催者用端末装置２および参加者用端末装置３とデータのやり取りを行うためのインタフェースである。通信インタフェース５６として、ＮＩＣ（Network Interface Card）、モデム、無線ＬＡＮ用の装置、またはＴＡ（Terminal Adapter）などが用いられる。
【００２６】
記録媒体インタフェース５７は、リムーバブルなコンパクトサイズの電子記録媒体ＥＲにデータを書き込みまたは電子記録媒体ＥＲからデータを読み出すための装置である。電子記録媒体ＥＲとして、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）フラッシュメモリ、ＳＤ（Secure Digital）メモリ、ＣＦ（Compact Flash）、フロッピディスク、ＭＯ（Magneto Optical Disk）、ＩＣ（Integrated Circuit）カード、またはボイスメモリなどが用いられる。記録媒体インタフェース５７として、電子記録媒体ＥＲに対応している装置が用いられる。例えば、電子記録媒体ＥＲとしてＵＳＢフラッシュメモリが用いられる場合は記録媒体インタフェース５７としてＵＳＢインタフェースが用いられ、ＩＣカードが用いられる場合はＩＣタグリードライタが用いられる。または、これらの記録媒体を用いずに、参加者が携帯している端末装置のメモリまたはハードディスクに直接ダウンロードすることも可能である。
【００２７】
会社Ｘのユーザ（役員または社員など）には、１つずつ電子記録媒体ＥＲが与えられている。この電子記録媒体ＥＲには、持ち主であるユーザのユーザＩＤが記録されている。また、会議の資料の電子データおよび後に説明する個別検索条件情報ＳＪ４’などを保存するための記憶領域が設けられている。
【００２８】
次に、図３に示す資料配付装置１の各部、主催者用端末装置２、および参加者用端末装置３の処理の内容について、会議を開催する準備のための処理と会議室にユーザが訪れてからの処理とに大別して説明する。
【００２９】
〔会議を開催する準備のための処理〕
図５はユーザ情報マスタＭＴ１の例を示す図、図６は会議情報マスタＭＴ２の例を示す図、図７は資料取扱設定画面ＨＧ１の例を示す図、図８は配付結果情報テーブルＫＴ３の例を示す図、図９は検索条件情報ＳＪ４の例を示す図である。
【００３０】
図３のボックス管理部６Ａは、図４のボックスＢＸ１、ＢＸ２に記憶（保存）されているデータを管理しおよび新たにボックスＢＸ１、ＢＸ２にデータを追加する処理など、ボックスに関する管理を行う。
【００３１】
ボックスＢＸ１には、会議の資料のデータがファイルとして保存されている。以下、係るファイルを「資料ファイルＲＦ」と記載する。ボックスＢＸ２には、ユーザ情報マスタＭＴ１、会議情報マスタＭＴ２、資料取扱情報ＳＪ１、出欠基準情報ＳＪ２、配付結果情報テーブルＫＴ３、および検索条件情報ＳＪ４などが記憶されている。
【００３２】
ユーザ情報マスタＭＴ１は、図５に示すように、会社Ｘに所属するユーザ（役員または社員など）に関する情報が格納されている。１人のユーザに対して１つのレコードが与えられている。「ユーザＩＤ」のフィールドには、そのユーザを、他のユーザと識別するためのユーザＩＤが格納される。ユーザＩＤとして、例えば社員番号が用いられる。「ユーザ名」および「役職」には、それぞれ、そのユーザの氏名および役職名が格納される。「パスワード」には、そのユーザが資料配付装置１の使用を開始する前に必要に応じて入力する本人確認用のパスワードが格納される。「電子メールアドレス」には、そのユーザが自分の参加者用端末装置３に設定している電子メールアドレスが格納される。
【００３３】
会議情報マスタＭＴ２には、図６に示すように、会社Ｘで開催される会議に関する情報が格納されている。１つの会議について１つのレコードが与えられている。「会議名」のフィールドには、その会議の名称が格納される。「開催日時」には、その会議の開始予定の日時および終了予定の日時（つまり、開催予定期間）が格納される。「開催場所」には、その会議が開催される予定の場所の名称（会議室名など）が格納される。「出席予定者」には、その会議に参加する予定のメンバのユーザ名およびユーザＩＤが格納される。「出欠状況」には、「出席予定者」のメンバがその会議に出席したか否かなどを示す値が格納される。このフィールドに格納される各値の意味については、後に説明する。「資料ファイル名」には、その会議の資料の資料ファイルＲＦのファイル名が格納される。そのほか、各レコードには、会議を主催する主催者を示す情報を格納するためのフィールドが設けられている。
【００３４】
資料ファイルＲＦをボックスＢＸ１に格納する処理および会議に関する情報を会議情報マスタＭＴ２に登録する処理は、例えば次のような手順で行われる。
【００３５】
会議を主催する主催者は、テキスト、写真、図表、またはイラストなどのデータを用意し、主催者用端末装置２にインストールされているアプリケーションソフトなどを使用して、その会議で使用する資料や補足用の資料などを作成する。作成した資料のデータを、資料配付装置１に対応しているファイル形式の資料ファイルＲＦとして主催者用端末装置２に一旦保存する。１つの会議について複数の資料ファイルＲＦを用意してもよい。また、主催者は、その会議の期間、場所、メンバなどの予定、作成した資料のファイル名、および主催者名などを会議予定情報７１として主催者用端末装置２に入力する。主催者が所定のコマンドを入力すると、主催者用端末装置２は、これらの資料ファイルＲＦおよび会議予定情報７１を資料配付装置１に送信する。
【００３６】
資料配付装置１において、図３の資料等受信部６Ｂがこれらの資料ファイルＲＦおよび会議予定情報７１を受信すると、ボックス管理部６Ａは、資料ファイルＲＦをボックスＢＸ１に保存させる。さらに、会議情報マスタＭＴ２に新規のレコードを作成し、会議予定情報７１の内容を所定のフィールドに格納する。
【００３７】
図５のユーザ情報マスタＭＴ１の内容は、会社Ｘの人事担当者または集会支援システム１００のシステム管理者などによって入力される。また、ユーザの異動、昇進、入社、または退職などがあるごとに適宜変更される。
【００３８】
図４の資料取扱情報ＳＪ１は、会議の資料の取扱方法などに関する情報であり、例えば次のようにしてボックスＢＸ２に保存される。
【００３９】
会議の主催者は、主催者用端末装置２を操作して資料配付装置１に所定のコマンドを送信する。すると、そのコマンドに対応した画面情報が資料配付装置１から送信されてきて、図７に示すような資料取扱設定画面ＨＧ１が主催者用端末装置２のディスプレイに表示される。
【００４０】
ここで、主催者は、その会議の資料の取扱などについての設定を次のように行う。ドロップダウンリストＳＴ１を押下すると、図６の会議情報マスタＭＴ２で管理されている会議のうちの、その主催者が主催する会議の会議名の一覧が表示されので、今回の設定の対象である会議の会議名を選択する。
【００４１】
その会議の出席予定者全員が資料の配付を受けたらその資料の資料ファイルＲＦを削除してもよい、と設定したい場合は、資料取扱設定画面ＨＧ１の中の項目番号が「１」である行の、「はい」エリアを押下して選択する。全員が資料の配付を受けたか否かを削除の可否の判別の要件としない場合は、「いいえ」エリアを選択する。
【００４２】
出席予定者の全部または一部が会議の資料の配付を受けていなくても、その会議が終了してから所定期間が経過したらその資料の資料ファイルＲＦを削除する、と設定したい場合は、項目番号が「２」である行の、その所定期間に対応するエリアを選択する。例えば、会議が終了して１週間が過ぎた後に削除したい場合は「一週間後」エリアを選択する。なお、画面の大きさの都合上、すべての選択肢が資料取扱設定画面ＨＧ１に現れていないことがある。この場合は、主催者は、上スクロールボタンＢＴ１１または下スクロールボタンＢＴ１２を押下することによって条件選択のエリアを上下にスクロールさせ、他の選択肢を見ることができる。
【００４３】
資料ファイルＲＦを削除する前に会議の欠席者にその会議の資料の資料ファイルＲＦを自動送信するように設定したい場合は、項目番号が「３」である行の、「はい」エリアを選択する。自動送信しないように設定したい場合は、「いいえ」エリアを選択する。
【００４４】
会議の開始予定日時の所定時間前になっても未だ会議室に来ていない出席予定者に対して、間もなく会議が始まる旨の通知を行うように設定したい場合は、項目番号が「４」である行の、その所定時間に対応するエリアを選択する。例えば、１０分前にその通知を行いたい場合は、「１０分前」エリアを選択する。項目番号が「２」の設定の場合と同様に、上スクロールボタンＢＴ１３または下スクロールボタンＢＴ１４を押下して、他の選択肢を表示させ選択することもできる。
【００４５】
そして、主催者は、会議名および「１」〜「４」の項目についての選択が終わったら、設定ボタンＢＴ１５を押下する。すると、主催者用端末装置２は、資料取扱設定画面ＨＧ１で選択された内容を資料取扱情報ＳＪ１として資料配付装置１に送信する。
【００４６】
資料配付装置１において、図３の資料等受信部６Ｂが資料取扱情報ＳＪ１を受信すると、ボックス管理部６Ａはその資料取扱情報ＳＪ１を図４のボックスＢＸ２に保存する。
【００４７】
図４の出欠基準情報ＳＪ２は、会議に出席したか否かの判別基準について示している。この出欠基準情報ＳＪ２も、資料取扱情報ＳＪ１の場合と同様に、その会議の主催者の主催者用端末装置２において、例えば次のように設定される。
【００４８】
会議の主催者は、所定のコマンドを入力することによって所定の画面を主催者用端末装置２に表示させる。その画面を見ながら設定対象の会議の会議名を選択するとともに、出席予定者がいつまでに会議室に来たら出席したものとみなすのかを指定する。例えば、若干の遅刻を認めるのであれば、「開始予定日時を過ぎてから１０分以内」などと指定する。遅刻を全く認めないのであれば、「開始予定日時まで」と指定する。主催者用端末装置２は、このように選択されまたは指定された内容を出欠基準情報ＳＪ２として資料配付装置１に送信する。そして、ボックス管理部６Ａは、この出欠基準情報ＳＪ２をボックスＢＸ２に格納する。また、１つの会議の中に複数の議題がある場合は、ユーザが自分に関連する議題の時間帯のみ出席する予定である旨を登録できるようにしてもよい。
【００４９】
配付結果情報テーブルＫＴ３は会議ごとに１つずつ設けられ、図８に示すように、会議の資料の配付状況を示している。この配付結果情報テーブルＫＴ３は、会議情報マスタＭＴ２に会議に関する情報（レコード）が新たに登録されたときに生成される。また、その後で資料の資料ファイルＲＦの追加、削除、ファイル名の変更、または出席予定者の変更などがあった場合は、それに併せて配付結果情報テーブルＫＴ３の構成が変更される。なお、配付結果情報テーブルＫＴ３に含まれるすべてのレコードのすべてのフィールドの初期値は「未配付」である。配付結果情報テーブルＫＴ３の詳細な内容については、後に説明する。
【００５０】
検索条件情報ＳＪ４は、会議室に訪れたユーザが、今から参加する会議の情報を資料配付装置１に検索させる際の条件を示しており、図９に示すような内容である。この検索条件情報ＳＪ４は、会社Ｘの人事担当者または資料配付装置１の管理者などによって、例えば次のように、資料配付装置１ごとに予め設定される。
【００５１】
会議に遅刻したユーザであっても開始時刻から１時間以内に会議室にやって来たのであれば資料の配付を認める場合は、「開始予定の日時」の設定値を「１時間以内」にしておく。会議の当日中であれば資料の配付を認める場合は、「当日」に設定しておく。会議に遅刻したユーザであっても開始時刻から１時間以内にやって来たのであれば資料の配付を認めるが、資料の準備が開始時刻のぎりぎりに完了する（例えば、その開始予定の日時の１時間前に資料の準備が完了する予定である）場合は、「１時間前〜１時間後」に設定にしておく。配付時期を問わない場合は、「不問」に設定にしておく。
【００５２】
「開催場所」の設定値は、その資料配付装置１が設置されている位置から所定の範囲内にある会議室としておくのが望ましい。例えば、資料配付装置１の近くにはＤ会議室しかない場合は、「開催場所」の設定値を「Ｄ会議室」としておく。その資料配付装置１が設置されている階にＡ、Ｂ、Ｃ会議室がある場合は、「Ａ〜Ｃ会議室」または「同じ階の会議室」と設定する。そのほか、ユーザにとっての利便性および設備のコストなどを考慮し、「同じ建物の会議室」または「同じの敷地（サイト）内の会議室」などと設定してもよい。資料配付装置１の設置されている位置に関係なく検索を行うようにしたい場合は、「不問」に設定にしておく。
【００５３】
会議室に訪れたユーザが出席予定者に含まれる会議のみを検索するようにしたい場合は、「出席予定者」の設定値を「含まれる」にしておく。出席予定者に含まれるか否かを問わない場合は、「不問」にしておく。
【００５４】
検索条件情報ＳＪ４を資料配付装置１ごとに設定するのではなく、会議ごとに設定するようにしてもよい。または、後に説明するように、ユーザごとに設定してもよい。なお、「表示優先順位」については、後に説明する。
【００５５】
図３の資料配信部６Ｃは、ユーザからの要求に応じて、図４のボックスＢＸ１に保存されている会議の資料の資料ファイルＲＦをそのユーザの参加者用端末装置３に配信（送信）する処理を行う。これにより、ユーザは、事前に作成途中の資料を入手して目を通しておくことができる。もちろん、会議の終了後も、ボックスＢＸ１に保存されている限り最新の資料を入手することができる。
【００５６】
なお、資料ファイルＲＦの中には秘密情報が含まれている場合があるので、その会議の出席予定者であるユーザまたは所定のユーザ（例えば、所定のクラス以上の役員）などからの要求にのみ応じるようにしてもよい。この場合は、ユーザに対してユーザＩＤおよびパスワードの入力を求め、ユーザ認証を行うようにしてもよい。
【００５７】
〔会議室にユーザが訪れてからの処理〕
図１０は会議情報検索処理の流れの例を説明するフローチャート、図１１は抽出会議画面ＨＧ２の例を示す図、図１２は資料選択画面ＨＧ３の初期状態の例を示す図、図１３は資料選択画面ＨＧ３におけるボタンの選択の例を示す図、図１４は資料の出力処理後の資料選択画面ＨＧ３の例を示す図、図１５は出席者情報更新等の処理の流れの例を説明するフローチャート、図１６は検索条件設定画面ＨＧ４の例を示す図、図１７は事前通知処理の流れの例を説明するフローチャート、図１８は事後削除処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【００５８】
会議に出席する予定のユーザは、その会議が開催される場所に到着すると、その場所または最寄に設置されている資料配付装置１の記録媒体インタフェース５７に自分の電子記録媒体ＥＲをセットする。すると、図３のユーザＩＤ入力部６Ｄは、セットされた電子記録媒体ＥＲに記録されているユーザＩＤを読み出して資料配付装置１に入力する。
【００５９】
会議抽出部６Ｅは、図１０に示すような手順で、会議情報マスタＭＴ２（図６参照）の中から、そのユーザがこれから出席すると推測される会議を抽出する。まず、図４のボックスＢＸ２から、その資料配付装置１に設定されている検索条件情報ＳＪ４（図９参照）を呼び出す（図１０の＃１０１）。会議情報マスタＭＴ２の中から１番目の会議の会議予定情報７１を取得する（＃１０２）。
【００６０】
その会議予定情報７１の「開始日時」フィールドに示される開始予定の日時が検索条件情報ＳＪ４に示される開始予定日時の条件を満たしているか否か、および、その会議予定情報７１「開催場所」フィールドに示される会議室が検索条件情報ＳＪ４に示される開催場所の条件を満たしているか否かを判別する（＃１０３、＃１０４）。
【００６１】
いずれか一方でも条件を満たさなかった場合は（＃１０３でＮｏまたは＃１０４でＮｏ）、会議情報マスタＭＴ２の中から次の行に格納されている会議予定情報７１を取得し（＃１０９）、これに基づいてステップ＃１０３以降の処理を繰り返す。ただし、次の会議予定情報７１がない場合は（＃１０８でＹｅｓ）、処理を終了する。
【００６２】
両方の条件を満たしている場合は（＃１０３でＹｅｓかつ＃１０４でＹｅｓ）、さらに、そのユーザが会議予定情報７１の「出席予定者」フィールドに示されているか否かを判別する（＃１０５）。含まれていれば（＃１０５でＹｅｓ）、その会議予定情報７１に係る会議を抽出し、これを検索結果リストに登録する（＃１０７）。
【００６３】
含まれていなければ（＃１０５でＮｏ）、検索条件情報ＳＪ４の出席予定者の条件として「不問」という値が設定されているか否かをチェックする（＃１０６）。「不問」という値が設定されている場合は（＃１０６でＹｅｓ）、ステップ＃１０５の判別結果に関わらず、その会議予定情報７１に係る会議を抽出し、これを検索結果リストに登録する（＃１０７）。出席予定者の条件として「含まれる」という値が設定されている場合は（＃１０６でＮｏ）、その会議予定情報７１に係る会議は検索結果リストに登録しない。
【００６４】
そして、最後の会議予定情報７１について処理が終わるまで、次の会議予定情報７１を順次取得し、ステップ＃１０３〜＃１０７の処理を繰り返す（＃１０８でＮｏ、＃１０９）。
【００６５】
例えば、検索条件情報ＳＪ４が図９に示すような内容であり、ユーザＩＤ入力部６Ｄによって入力されたユーザＩＤが「Ｕ０００２」であり、かつ現在の日付が２００４年７月２１日である場合は、図１０のフローチャートの処理を実行すると、図６の会議情報マスタＭＴ２の中から「営業部定例会議」および「カメラ拡販対策会議」という会議名の会議が抽出される。
【００６６】
なお、電子記録媒体ＥＲがセットされてから会議の抽出処理が終わるまでの間、操作パネル５５には、「ＵＳＢメモリが装着されました。資料を検索中です。」というようなメッセージを表示しておく。
【００６７】
図３に戻って、出力対象受付部６Ｆは、次のような手順で、会議室に到着したユーザが出力して欲しい資料の指定を受け付ける処理を行う。まず、会議抽出部６Ｅによって抽出された会議の一覧表（検索結果リスト）を有する図１１のような抽出会議画面ＨＧ２を、操作パネル５５に表示する。
【００６８】
抽出された会議が複数ある場合は、検索条件情報ＳＪ４の「表示優先順位」の設定に従ってソートを行ってから表示する。例えば、表示優先順位が図９に示すように設定されている場合は、表示優先順位が「１」である「開始予定の日時」の早い順または遅い順にソートする。開始予定の日時が同じである会議が複数ある場合は、表示優先順位が「２」である「開催場所」の順（例えば、５０音順、アルファベット順、または資料配付装置１の設置位置から近い順）にソートする。開始予定の日時が同じでありかつ開催場所も同じである会議が複数ある場合は、「出席予定者」の順（例えば、５０音順、アルファベット順、ユーザＩＤ順、または役職順）にソートする。
【００６９】
なお、画面の大きさの都合上、抽出された全部の会議を一度に表すことができない場合がある。このような場合は、ユーザは、次ページボタンＢＴ２１または前ページボタンＢＴ２２を押下して一覧表を切り替えながら、抽出された全部の会議を確認することができる。
【００７０】
ユーザが、この一覧表の中から今から参加するつもりの会議の会議名の書かれた行を押下して選択すると、出力対象受付部６Ｆは、その会議の資料の一覧表を有する図１２のような資料選択画面ＨＧ３を表示する。
【００７１】
資料選択画面ＨＧ３には、全選択ボタンＢＴ３１および個別選択ボタンＢＴ３２が含まれている。資料選択画面ＨＧ３の初期状態においては、全選択ボタンＢＴ３１および個別選択ボタンＢＴ３２の表示はすべて「いいえ」になっている。ユーザは、その会議のすべての資料の印刷物が欲しい場合は、「印刷」列の全選択ボタンＢＴ３１を１回押下して選択する。すると、その全選択ボタンＢＴ３１の表示が「はい」に遷移し、「印刷」列の個別選択ボタンＢＴ３２の表示も「はい」に遷移する。なお、全選択ボタンＢＴ３１をもう一度押下すると、選択が解除されて「いいえ」に戻る。同様に、その会議のすべての資料の電子データ（資料ファイルＲＦ）が欲しい場合は、「メモリにコピー」列の全選択ボタンＢＴ３１を１回押下して選択する。
【００７２】
資料ごとに、印刷物が欲しいか電子データが欲しいかが異なる場合は、各資料の資料ファイルＲＦのファイル名の行の、「印刷」列の個別選択ボタンＢＴ３２または「メモリにコピー」列の個別選択ボタンＢＴ３２を自分の希望に応じて選択する。例えば、「会議２資料．ｐｄｆ」の資料は印刷物および電子データの両方を希望し、「会議２添付資料．ｐｄｆ」の資料は印刷物だけを希望し、「会議２追加資料．ｔｉｆ」の資料は電子データだけを希望し、「会議２添付資料２．ｐｄｆ」の資料は印刷物も電子データも不要である場合は、図１３のような表示になるように、各個別選択ボタンＢＴ３２を選択すればよい。なお、個別選択ボタンＢＴ３２を押下して資料を選択した場合は、全選択ボタンＢＴ３１の表示は、無効であることを意味する「−」（ハイフン）に変わる。
【００７３】
ユーザは、このようにして資料の出力方法の選択を終えたら、実行ボタンＢＴ３５を押下する。すると、出力対象受付部６Ｆは、資料選択画面ＨＧ３で選択された資料およびその出力方法（印刷物として出力するか、電子データとして出力するか）を示す情報を、出力対象情報７３として受け付ける。
【００７４】
配付可否判別部６Ｇは、出力対象情報７３に示される資料を、これを希望したユーザに配付してもよいか否か、例えば次のようにして判別する。
【００７５】
図６の会議情報マスタＭＴ２のを参照し、そのユーザがその資料の使用される会議の出席予定者に含まれているか否かをチェックする。含まれていれば、配付可能であると判別する。
【００７６】
含まれていなければ（つまり、そのユーザが出席予定者でない場合は）、その資料が使用される会議に出席する意思があるか否かをユーザが回答するための画面を表示する。ここで、そのユーザが出席する意思がある旨の回答をした場合は、その会議の主催者に対して、例えば電子メールなどによって、そのユーザをその会議に参加させてもよいか否かを問い合わせる。そして、参加してもよいという回答が主催者の主催者用端末装置２などから送信されてきた場合は、そのユーザに資料を配付してもよいと判別し、その旨のメッセージを操作パネル５５に表示する。主催者に問い合わせる代わりに、その会議に出席するための所定の権限（例えば、所定の役職または所定の所属など）を有するユーザであるか否かを、パスワードを入力させるなどして確認し、確認ができれば配付してもよいと判別するようにしてもよい。
【００７７】
配付してもよいと判別した場合は、ボックス管理部６Ａは、そのユーザを図６の会議情報マスタＭＴ２および図８の配付結果情報テーブルＫＴ３の出席予定者に新たに登録する。ファイル出力制御部６Ｈは、出力対象情報７３に示される、ユーザが電子データとして出力することを希望する資料の資料ファイルＲＦをボックスＢＸ１から呼び出し、これを記録媒体インタフェース５７にセットされている電子記録媒体ＥＲにコピーするための処理を行う。資料印刷制御部６Ｉは、出力対象情報７３に示される、ユーザが印刷物として出力することを希望する資料の資料ファイルＲＦをボックスＢＸ１から呼び出し、その資料ファイルＲＦに基づいてその資料の内容を用紙に印刷するための処理を行う。操作パネル５５は、その資料の資料ファイルＲＦをオープンし、その内容を表示する。ユーザは、電子記録媒体ＥＲにコピーされた資料ファイルＲＦを、自分の席に戻ってから使用することもできるし、参加者用端末装置３を会議室に持ち込めば会議中にも使用することもできる。
【００７８】
一方、参加してもよいという回答が主催者から送信されてこなかった場合は、配付可否判別部６Ｇは、そのユーザへ資料を配付することが許可されなかったと判別し、その旨のメッセージを操作パネル５５に表示する。ファイル出力制御部６Ｈおよび資料印刷制御部６Ｉは、資料を出力する処理を実行せずに中止する。
【００７９】
ファイル出力制御部６Ｈまたは資料印刷制御部６Ｉによる処理が終わると、図１４に示すように、その処理結果に応じて、「はい」の表示であった個別選択ボタンＢＴ３２の表示を変化させる。すなわち、出力処理が成功した資料の個別選択ボタンＢＴ３２の表示を「済み」に変え、失敗した資料の個別選択ボタンＢＴ３２の表示を「エラー」に変える。出力処理の失敗の原因として、用紙切れ、用紙詰まり、メモリの空き容量の不足などが考えられる。ユーザは、これらの原因を取り除いた後、もう一度操作をやり直し、所望する資料を取得する。
【００８０】
ボックス管理部６Ａは、ファイル出力制御部６Ｈまたは資料印刷制御部６Ｉによる出力処理の結果に応じて、図８の配付結果情報テーブルＫＴ３および図６の会議情報マスタＭＴ２の会議予定情報７１を更新する処理を行う。また、資料削除部６Ｌは、必要に応じて、出力した資料の資料ファイルＲＦを削除する処理を行う。これらの処理は、図１５に示すような手順で行われる。
【００８１】
出力した資料の使われる会議の会議予定情報７１および配付結果情報テーブルＫＴ３を、それぞれ、会議情報マスタＭＴ２およびボックスＢＸ２から呼び出す（図１５の＃２０１）。呼び出した会議予定情報７１の「出席予定者」と出力相手であるユーザとを照合する（＃２０２）。その結果、そのユーザが出席予定者として登録されていると判別される場合は（＃２０３でＹｅｓ）、その会議予定情報７１の中の、そのユーザに対応する「出欠状況」を「出席」という値に更新する（＃２０５）。さらに、配付結果情報テーブルＫＴ３のそのユーザに対応するその資料の資料ファイルＲＦのファイル名のフィールドを、次のように更新する（＃２０６）。
【００８２】
例えば、ユーザＩＤが「Ｕ０００１」であるユーザに対して、「営業部定例会議」という会議の「会議１資料．ｐｄｆ」という資料を印刷物として出力し、「会議１添付資料．ｐｄｆ」という資料を電子データ（資料ファイルＲＦ）として出力した場合は、ユーザＩＤが「Ｕ０００１」であるレコードの「会議１資料．ｐｄｆ」フィールドおよび「会議１添付資料．ｐｄｆ」フィールドをそれぞれ「印刷」および「メモリにコピー」という値に更新する。なお、１つの資料について印刷物および電子データの両方を出力した場合は「印刷＆メモリにコピー」という値に更新する。
【００８３】
一方、そのユーザが出席予定者として登録されていないと判別された場合は（＃２０３でＮｏ）、そのユーザを会議予定情報７１の「出席予定者」と配付結果情報テーブルＫＴ３とに登録してから（＃２０４）、上に説明したステップ＃２０５、＃２０６の処理を行う。
【００８４】
ステップ＃２０６の処理の結果、会議の資料がすべての出席予定者に配付されたことが配付結果情報テーブルＫＴ３に示されるようになり（＃２０７でＹｅｓ）、かつ、出席者全員がその会議の資料を取得した場合にその資料の資料ファイルＲＦを削除する旨の設定がその会議の資料取扱情報ＳＪ１（図７参照）になされている場合は（＃２０８でＹｅｓ）、資料削除部６Ｌは、その資料ファイルＲＦを図４のボックスＢＸ１から削除する（＃２０９）。そうでない場合は（＃２０７でＮｏまたは＃２０８でＮｏ）、少なくともここでは、資料ファイルＲＦの削除は行わない。
【００８５】
ところで、図１１の抽出会議画面ＨＧ２の中からユーザが今から参加しようとしている会議が見つけられないことがある。このような場合は、ユーザは、次のようにして、資料配付装置１に予め設定されている検索条件を変更し、会議の抽出処理を会議抽出部６Ｅにやり直させることができる。
【００８６】
ユーザは、所定の操作を行って、図１６に示すような検索条件設定画面ＨＧ４を操作パネル５５に表示させる。ここで、開始予定の日時、開催場所、および出席予定者に関する条件の内容をどのように変更したいのかを、「検索条件選択」の中からその条件の内容が書かれたエリアを押下することによって選択する。所望するものが見つからないときは、スクロールボタンＢＴ４１〜ＢＴ４４を押下して画面をスクロールさせ、他の選択肢を探すことができる。テキストボックスＴＸ４１〜ＴＸ４３に、各検索項目の表示優先順位を入力する。
【００８７】
ユーザは、選択および入力が終わった後、設定ボタンＢＴ４５を押下する。すると、図３の会議抽出部６Ｅは、資料配付装置１に予め設定されている検索条件情報ＳＪ４の代わりに、検索条件設定画面ＨＧ４で選択されまたは入力された検索条件の内容に基づいて、会議を抽出しなおす。出力対象受付部６Ｆは、抽出しなおされた会議を示す抽出会議画面ＨＧ２を操作パネル５５に表示する。なお、検索条件設定画面ＨＧ４で選択された検索条件の内容を、個別検索条件情報ＳＪ４’としてそのユーザの電子記録媒体ＥＲに記憶させておいてもよい。そして、次回以降、そのユーザが資料配付装置１を使用するときに、個別検索条件情報ＳＪ４’を電子記録媒体ＥＲから読み出して会議の検索を行うようにしてもよい。
【００８８】
出欠判別部６Ｊは、会議が開始されてから、出欠基準情報ＳＪ２に基づいて、次のように、その会議の出席者および欠席者を判別する。所定の時間が経過した時点において、図６の会議情報マスタＭＴ２の中の、その会議の会議予定情報７１の「出欠状況」の値が「出席」であるユーザ（出席予定者）については、その会議の出席者であると判別する。「出欠状況」の値が「未取得」のままであるユーザについては、欠席者であると判別する。例えば、出欠基準情報ＳＪ２に「開始予定日時を過ぎてから１０分以内」と設定されている場合は、開始予定の日時を過ぎてから１０分以内までに到着して資料配付装置１に電子記録媒体ＥＲをセットした者は出席者であると判別し、それ以降にセットした者は欠席者であると判別する。この判別結果は、出欠記録情報ＳＪ５として、その会議の主催者の主催者用端末装置２などに送信される。また、欠席者であると判別されたユーザの「出欠状況」の値を「欠席」に更新する。
【００８９】
事前通知部６Ｋは、図１７に示すような手順で、会議の開始予定日時の所定の時間前になっても会議室に訪れない出席予定者に対して会議の開始時刻が迫っている旨の通知（以下、「事前通知」と記載することがある。）を行う。
【００９０】
処理対象の会議の資料取扱情報ＳＪ１（図７参照）を図４のボックスＢＸ２から呼び出すとともに、その会議の会議予定情報７１を会議情報マスタＭＴ２（図６参照）から呼び出す（図１７の＃３０１）。その資料取扱情報ＳＪ１に、会議の開始前に未出席者への事前通告をする旨の設定が設定されているか否かをチェックする（＃３０２）。設定されている場合は（＃３０２でＹｅｓ）、事前通知を行うべき時刻をチェックする（＃３０３）。
【００９１】
そして、現在の日時が事前通知を行うべき時刻を過ぎており（＃３０３でＹｅｓ）かつ「出欠状況」が「未取得」であるユーザが「出席予定者」に含まれていれば（＃３０４でＮｏ）、図５のユーザ情報マスタＭＴ１を参照し、そのユーザの電子メールアドレスに対して事前通知の電子メールを送信する（＃３０５）。事前通知を行うべき時刻に未だなっておらず（＃３０３でＮｏ）またはその会議の出席予定者であるユーザ全員が既に会議室に到着している（出席者とみなされている）場合は（＃３０４でＹｅｓ）、事前通知は行わない。
【００９２】
図３の資料削除部６Ｌは、前に図１５で説明した場合のほか、会議が終了した後にも図１８に示すような手順で、会議の資料の資料ファイルＲＦを図４のボックスＢＸ１から削除する処理を行う。
【００９３】
処理対象の会議の資料取扱情報ＳＪ１（図７参照）をボックスＢＸ２から呼び出し、その会議の会議予定情報７１を会議情報マスタＭＴ２（図６参照）から呼び出す（＃４０１）。その資料取扱情報ＳＪ１に、会議が終了してから一定期間経過したら資料を削除する旨の設定がなされており（＃４０２でＹｅｓ）かつその一定期間が既に経過している場合は（＃４０３でＹｅｓ）、その会議の資料の資料ファイルＲＦをボックスＢＸ１から削除する（＃４０７）。ただし、削除する前に欠席者に資料を送信する旨が資料取扱情報ＳＪ１に設定されており（＃４０４でＹｅｓ）かつその会議の欠席者が現にいる旨が会議予定情報７１の「出欠状況」に示されている場合は（＃４０５でＹｅｓ）、図５のユーザ情報マスタＭＴ１を参照し、その資料ファイルＲＦを欠席者であるユーザの電子メールアドレスに送信してから（＃４０６）、その資料ファイルＲＦを削除する（＃４０７）。
【００９４】
図１９は資料配付装置１の全体の流れの例を説明するフローチャートである。次に、ユーザがある会議に参加するために会議室の訪れてからその会議が終わった後の処理を実行するまでの資料配付装置１の処理の流れを、図１９のフローチャートを参照して説明する。
【００９５】
ユーザは会議に参加（出席）するために開催場所である会議室にやってくると、その会議室または最寄の場所に設置されている資料配付装置１に自分の電子記録媒体ＥＲをセットする。すると、資料配付装置１は、その電子記録媒体ＥＲに記録されているユーザＩＤを読み取り（図１９の＃１）、そのユーザＩＤに基づいて、そのユーザがこれから参加するであろう会議室を検索してその結果を図１１のような抽出会議画面ＨＧ２として表示する（＃２）。会議室を検索する手順については、前に図１０で説明した通りである。
【００９６】
ユーザが検索結果の中から今から参加する会議を選択し、さらにその会議の資料の出力方法を選択すると、資料配付装置１は、そのユーザがその会議の出席予定者であるか否かを図６の会議情報マスタＭＴ２を参照してチェックする（＃３）。出席予定者である場合は（＃４でＹｅｓ）、ユーザが選択した出力方法によってその会議の資料を出力し、ユーザに与える（＃８）。
【００９７】
出席予定者でない場合は（＃４でＮｏ）、資料配付装置１は、その会議への参加の意思があるか否かをそのユーザに対して問い合わせる（＃５）。意思がある旨を示す操作がなされた場合は（＃５でＹｅｓ）、そのユーザを参加させてもよいか否かをその会議の主催者に対して問い合わせる（＃６）。そして、参加の承認が得られた場合は（＃７でＹｅｓ）、ユーザが指定した出力方法によってその会議の資料を出力する（＃８）。
【００９８】
その会議の会議予定情報７１および配付結果情報テーブルＫＴ３などの情報を更新する（＃９）。これらの更新の処理の手順は、前に図１５で説明した通りである。
【００９９】
会議が開始するまでの間（＃１〜＃９）、未だ会議室に来ていない（つまり、資料配付装置１に電子記録媒体ＥＲを読み取らせていない）ユーザに対して必要に応じて事前通知を行う（＃１０）。係る処理の手順は、前に図１７で説明した通りである。
【０１００】
会議が終わったら（＃１１でＹｅｓ）、必要に応じてその会議の資料の資料ファイルＲＦを削除する処理を行う（＃１２）。係る処理の手順は、前に図１８で説明した通りである。
【０１０１】
本実施形態によると、実際に会議室にやって来た者にのみ会議の資料の印刷物を配付する。よって、実際に出席する人数分だけを印刷し、従来よりも紙資源を節約することができる。また、出席予定者が会議室にやって来たタイミングで資料を印刷するなどして出力し出席予定者に配付するので、会議の始まるぎりぎりまで資料の作成期間を取ることができる。しかも、会議が始める前に資料を差し換える必要が生じても、従来のように既に印刷した資料と最新の資料とを差し換えなくてもよいので、紙資源の無駄使いを減らすとともに、主催者の負担を軽減することができる。
【０１０２】
また、会議の開催場所に訪れたユーザに資料を配付しその旨を記録することによって、確実に会議の出席者を認識し特定することができる。また、原則として出席者にしか資料を配付しないので、資料の機密性を高めることができる。
【０１０３】
また、従来のネットワークによる資料配信のようにユーザごとに端末装置を設ける必要がないので、資料の配付を従来よりも容易に行うことができる。
【０１０４】
本実施形態では、資料配付装置１としてＭＦＰを用いたが、パーソナルコンピュータまたはワークステーションなど（以下、「ＰＣ」と記載する。）を用いてもよい。この場合は、印刷装置をＰＣに接続しておく。電子記録媒体ＥＲに対応するインタフェースがない場合は、これも接続しておく。そして、ＰＣに、図３で説明した各部を実現するためのプログラムおよび図１９などで説明したフローチャートの処理を実行するためのプログラムをインストールしておく。
【０１０５】
集会支援システム１００を会議のため以外で使用する場合には、次のように構成してもよい。例えば、学校での講義の資料を配付するために使用する場合は、資料の配付可能な時間帯を「講義の開始２０分前から講義の開始後１０分以内」のように設定し、出席したものとみなす基準（出欠基準情報ＳＪ２）を「電子記録媒体ＥＲをセットした日時が、講義の開始２０分前から講義の開始後１０分以内である」のように設定してもよい。これにより、その日に行われる複数の講義について学生が一度に纏めて出席を取ってもらうことを防止することができる。
【０１０６】
または、展示会などの場合は、パビリオンまたはブースごとに資料配付装置１を設置してもよい。大規模な集会である場合は、１台の資料配付装置１および複数台のＭＦＰを設置しておく。その資料配付装置１は、図４のボックスＢＸ１、ＢＸ２で管理されている各資料ファイルＲＦおよび設定情報の管理などを行う。各ＭＦＰは、主に、来場者の電子記録媒体ＥＲからユーザＩＤを読み取る処理、資料を印刷する処理、および資料ファイルＲＦを電子記録媒体ＥＲに書き込む処理だけを行い、その他の処理は資料配付装置１に実行させる。つまり、資料配付装置１をホストまたはサーバとして機能させ、ＭＦＰを端末装置として機能させる。
【０１０７】
会議が終了した後、会議の議事録のデータ（ファイル）をボックスＢＸ１に保存しておき、会議の資料の資料ファイルＲＦとともに欠席者に送信するようにしてもよい。この議事録のデータは、出席者および所定の社員（所定の役職を有する者など）にも送信してもよい。会議中に書記担当者などが手書きで追記した項目をスキャナまたはデジタルカメラなどで入力して電子データ化し、これを議事録のデータに添付してもよい。
【０１０８】
ユーザを識別するための識別情報として、ユーザＩＤの代わりに電子メールアドレスを用いてもよい。または、ユーザＩＤおよびパスワードの代わりにユーザの指紋、声紋、または瞳の虹彩などのデータを資料配付装置１に登録しておき、生体認証技術によって正しいユーザであるか否かを判別するようにしてもよい。社員証や会議参加証などを用いて判別するようにしてもよい。
【０１０９】
会議が終了した後、出席者および欠席者の判別する処理および資料ファイルＲＦをボックスＢＸ１から削除する処理などの後始末のための処理が完了したら、その会議の会議予定情報７１を図６の会議情報マスタＭＴ２から削除してもよい。
【０１１０】
ユーザの属性により、配付資料を変更しまたは選択することができるようにしてもよい。例えば、定期的に開催される会議に出席するユーザに対しては、今回開催される会議に訪れた際に、前回以前に配付された資料や議事録を配付できるようにしてもよい。
【０１１１】
その他、集会支援システム１００、資料配付装置１、主催者用端末装置２、参加者用端末装置３の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、設定情報の構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【０１１２】
さらに、本実施形態には、以下のような発明も含む。
１．前記集会の資料を、当該集会が開始してから所定の時間が経過した後で、前記資料記憶手段から削除する、資料削除手段、を有する、
請求項１ないし請求項６のいずれかに記載の資料配付システム。
２．前記集会の欠席者がいる前記出欠判別手段によって判別された場合に、当該欠席者の端末装置に当該集会の資料を送信した後、当該資料を前記資料記憶手段から削除する、資料削除手段、を有する、
請求項４記載の資料配付システム。
【産業上の利用可能性】
【０１１３】
本発明は、特に、会議などの集会を開催する際の資料の配付および出欠状況の確認の処理を実行するために用いられる。本発明に係る発明を実施する者は、本発明を適用した装置またはソフトウェアを、集会を開催する主催者に販売することもできるし、主催者の既存のシステムに本発明を適用するシステム構築サービスを提供することもできる。
【図面の簡単な説明】
【０１１４】
【図１】集会支援システムの全体的な構成の例を示す図である。
【図２】資料配付装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】資料配付装置の機能的構成の例を示す図である。
【図４】ボックスに格納されるデータの例を示す図である。
【図５】ユーザ情報マスタの例を示す図である。
【図６】会議情報マスタの例を示す図である。
【図７】資料取扱設定画面の例を示す図である。
【図８】配付結果情報テーブルの例を示す図である。
【図９】検索条件情報の例を示す図である。
【図１０】会議情報検索処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１１】抽出会議画面の例を示す図である。
【図１２】資料選択画面の初期状態の例を示す図である。
【図１３】資料選択画面におけるボタンの選択の例を示す図である。
【図１４】資料の出力処理後の資料選択画面の例を示す図である。
【図１５】出席者情報更新等の処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１６】検索条件設定画面の例を示す図である。
【図１７】事前通知処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１８】事後削除処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１９】資料配付装置の全体の流れの例を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【０１１５】
１  資料配付装置（資料配付システム）
５２  印刷ユニット（資料出力手段）
５７  記録媒体インタフェース（資料出力手段）
６Ｄ  ユーザＩＤ入力部（個人識別情報入力手段）
６Ｇ  配付可否判別部（資料配付可否判別手段）
６Ｈ  ファイル出力制御部（資料出力手段）
６Ｉ  資料制御印刷部（資料出力手段）
６Ｊ  出欠判別部（出欠判別手段）
６Ｌ  資料削除部（資料削除手段）
７１  会議予定情報（配付対象情報、参加予定者情報）
ＢＸ１  ボックス（資料記憶手段）
ＫＴ３  配付結果情報テーブル（来訪者記憶手段）
ＭＴ２  会議情報マスタ（配付対象記憶手段、参加予定者記憶手段、開催日時記憶手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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