(57)【要約】      （修正有）【課題】本発明は、データの処理時に同一のデータを無駄なく蓄積して取り扱うデータのバックアップを実現すると共に、その処理データを必要なときに容易に利用できるようにして、利用性の高いファイルシステムを提供する。【解決手段】複写機11は複写機能などの処理命令に応じて処理する文書データを、ユーザＩＤや処理日時などの付加データと共にサーバ装置12に送出する。サーバ装置12はその文書データを大容量記憶装置13に蓄積するのと同時に、ハードディスク装置内のデータベースにユーザＩＤ毎にその蓄積アドレスや付加データを格納するのと共に、新たな新文書データと既に蓄積済みの既文書データとが同一であるときには当該新文書データ自体の大容量記憶装置13への蓄積を取消・回避する。【選択図】図１９
2006196007.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データを読み取って用紙に記録出力する複写機能、画像データや文字データを通信線を介して送受信する伝送機能、または受け取った画像データや文字データを用紙に記録出力する記録機能のうちの１つ以上を少なくとも備えて該機能によりデータを処理する処理装置本体に、該処理データを蓄積する記憶手段を接続したファイルシステムであって、
前記機能により処理される同一の処理データと記憶手段に蓄積済みの処理データとの間の同一性を判断する同一性判断手段と、前記機能により処理される同一の処理データを同一性判断手段による判断結果に基づいて記憶手段に蓄積させる蓄積管理手段と、を具備し、
該蓄積管理手段は、前記機能により処理される処理データが記憶手段に蓄積済みの処理データと同一であると同一性判断手段に判断されたときには該記憶手段への蓄積を取り消すことを特徴とするファイルシステム。
【請求項２】
前記蓄積管理手段は、同一性判断手段に同一性ありと判断された前記機能により処理される処理データと記憶手段に蓄積済みの処理データとに関連付けるリンク情報を付加することを特徴とする請求項１に記載のファイルシステム。
【請求項３】
前記記憶手段内の処理データを特定する特定情報を作成して表示手段に表示出力し、操作手段から選択入力された処理データを記憶手段から読み出して処理先に出力する出力管理手段を具備し、
該出力管理手段は、リンク情報が付加されている処理データの特定情報を同一性の度合いを強調して表示手段に表示出力することを特徴とする請求項２に記載のファイルシステム。
【請求項４】
前記出力管理手段は、特定情報として処理データの縮小画像を作成してカレンダ表示形式で表示手段に表示出力することを特徴とする請求項３に記載のファイルシステム。
【請求項５】
前記蓄積管理手段が、前記機能により処理データを処理する者のユーザＩＤを取得するＩＤ取得手段を備えて、記憶手段に記憶させる処理データに該ユーザＩＤを付加することにより、同一のユーザＩＤの範囲内で処理データの処理をすることを特徴とする請求項１から４のいずれかに記載のファイルシステム。
【請求項６】
前記蓄積管理手段は、処理データの記憶手段への蓄積処理を前記機能により処理データを処理する者に確認することを特徴とする請求項１および５に記載のファイルシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイルシステムに関し、データの複写、ファクシミリ通信、プリントアウトなどのデータ処理を行なう処理システムに適用され、取り扱うデータを無駄なくバックアップして再利用を希望する場合に容易に入手などすることのできるものに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、重要であるために保管する文書（画像や文字が表示された文書）や、将来使用する可能性のある文書などの書類は、紙に記録させた状態のままファイルされて書棚等に整理されていた。しかし、書類が膨大な事業所などでは、その保管に場所が取られてしまうのと共に、所望の書類を探すのにも手間が掛かっていた。
【０００３】
このため、近年には、データ処理技術の高度化・高速化と共に、記憶手段の低価格化に伴って、保管する必要のある文書は、スキャナ装置により読み取らせて大容量記憶装置に蓄積させておく、所謂、ファイルシステムが出現しており、このファイルシステムは、書類が膨大な事業所などに限らずに導入されている。
【０００４】
この種のファイルシステムとしては、文書をデータベース中に、その種別に応じて系統的に分類するなどして、関連する文書なども容易に検索できるように工夫されているものもあり、近時には、さらに利用性を向上させるべく様々なファイルシステムが提案されている。例えば、特開平５−３５７３７号公報には蓄積文書データの縮小画像を作成してカレンダービュー形式で表示出力するものが開示されており、特開平６−１１９３９３号公報にはボックス方式、カレンダー方式、カード方式でデータの分類・登録（蓄積）・検索を行うものが開示されている。また、特開平８−２５５２２０号公報や特開平９−１２８４０２号公報には文書データの連続性や類似性を分析するものが提案されている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、このような従来のファイルシステムにあっては、いずれにしてもスキャナ装置により文書を読み取らせる必要があるため、その都度、整理することができないときには後回しにされて積み上げられた状態となってしまう。また、このような書類を整理するためには、保管の要否を確認した後に、保管する必要のある文書を個々にスキャナ装置により読み取らせるとともに分類するための入力作業を行なわなければならず、まとめてファイル作業を行なおうにも、作業が煩雑であるために、結局、保管する文書を少なくするなどしてしまう。
【０００６】
また、ファイルシステムに保管する文書は、保管するか否かにより整理されたものであることから、保管されずに廃棄された文書は後になって必要となっても入手することができない。
【０００７】
このため、文書の保管の要否を確認する際に、その判断が容易な書類ばかりとは限らないことから、作業に時間が掛かってしまう。また、そのときには、不要な書類であっても、後になって必要になるものもある。
【０００８】
ところで、ファイルシステムに保管する文書は、会議に使用するためにコピーした書類であったり、取引先とファクシミリ装置などにより送受信した書類であったり、ワークステーション（ＷＳ）やパーソナルコンピュータ（ＰＣ）などにより作成してプリントアウトした書類などである。要するに、保管する文書は、１回以上電気信号に変換処理されて用紙に記録出力などされているものである。また、例えば、会議に使用する書類や回覧する書類などは、時と場所を変えて何回もコピーなどされる場合がある。
【０００９】
このことから、本発明者は、従来のファイルシステムにおける問題を解消すべく、検討を重ねることによって、このファイルシステムに保管されるまでの文書の経過を抽出することに至り、この文書データを容易かつ無駄なく管理して再利用することができないかと、鋭意開発を行ない課題を解消するに至った。
【００１０】
そこで、本発明は、処理するデータと同一のデータを当該処理時に取得して蓄積し取り扱うデータの無駄のないバックアップを実現するとともに、処理したデータを必要なときに容易に再利用できるようにして、利用性の高いファイルシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的達成のため、請求項１に記載の発明は、画像データを読み取って用紙に記録出力する複写機能、画像データや文字データを通信線を介して送受信する伝送機能、または受け取った画像データや文字データを用紙に記録出力する記録機能のうちの１つ以上を少なくとも備えて該機能によりデータを処理する処理装置本体に、該処理データを蓄積する記憶手段を接続したファイルシステムであって、前記機能により処理される同一の処理データと記憶手段に蓄積済みの処理データとの間の同一性を判断する同一性判断手段と、前記機能により処理される同一の処理データを同一性判断手段による判断結果に基づいて記憶手段に蓄積させる蓄積管理手段と、を具備し、該蓄積管理手段は、前記機能により処理される処理データが記憶手段に蓄積済みの処理データと同一であると同一性判断手段に判断されたときには該記憶手段への蓄積を取り消すことを特徴とするものである。
【００１２】
この請求項１に記載の発明では、処理装置本体により処理される同一のデータが記憶手段内に記憶済み処理データとの同一性が判断されて当該判断結果に基づいて記憶手段に蓄積され、同一であるときには記録手段への蓄積が取消（中止・削除など）される。したがって、処理データは処理されるのと同時に、蓄積済みのものと同一でない場合に蓄積されて保管管理される。
【００１３】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明の構成に加え、前記蓄積管理手段は、同一性判断手段に同一性ありと判断された前記機能により処理される処理データと記憶手段に蓄積済みの処理データとに関連付けるリンク情報を付加することを特徴とするものである。
【００１４】
この請求項２に記載の発明では、処理装置本体により処理される処理データが記憶手段内に記憶済み処理データと同一性があるときには該蓄積済み処理データと関連付けするリンク情報が対応付けされて記憶手段に蓄積される。したがって、処理データは同一性のある蓄積済みの処理データと関連付けされて保管管理される。
【００１５】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の発明の構成に加え、前記記憶手段内の処理データを特定する特定情報を作成して表示手段に表示出力し、操作手段から選択入力された処理データを記憶手段から読み出して処理先に出力する出力管理手段を具備し、該出力管理手段は、リンク情報が付加されている処理データの特定情報を同一性の度合いを強調して表示手段に表示出力することを特徴とするものである。
【００１６】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の発明の構成に加え、前記出力管理手段は、特定情報として処理データの縮小画像を作成してカレンダ表示形式で表示手段に表示出力することを特徴とするものである。
【００１７】
これら請求項３、４に記載の発明では、操作手段からの入力操作に応じて記憶手段内の処理データを特定する特定情報、例えば、縮小画像がカレンダ表示形式で表示出力され、リンク情報により対応付けされて同一性のある処理データ同士はその度合いを示すように強調表示される。したがって、同一性のある処理データは他の処理データから容易に区別して選択することができ、接続された処理先、例えば処理装置本体に出力されて処理される。
【００１８】
請求項５に記載の発明は、請求項１から４のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記蓄積管理手段が、前記機能により処理データを処理する者のユーザＩＤを取得するＩＤ取得手段を備えて、記憶手段に記憶させる処理データに該ユーザＩＤを付加することにより、同一のユーザＩＤの範囲内で処理データの処理をすることを特徴とするものである。
【００１９】
この請求項５に記載の発明では、処理データにはユーザＩＤが付加され、該ユーザＩＤが同一の場合を条件に、蓄積済みのものと同一の処理データの蓄積が取り消されたり、処理データ間に同一性があることを示すリンク情報が付加される。したがって、同一のユーザＩＤの範囲内で処理データを保管管理することができる。
【００２０】
請求項６に記載の発明は、請求項１および５に記載の発明の構成に加え、前記蓄積管理手段は、処理データの記憶手段への蓄積処理を前記機能により処理データを処理する者に確認することを特徴とするものである。
【００２１】
この請求項６に記載の発明では、記憶済みのものと同一性のある処理データは、処理データを処理する者による指示に応じて、例えば、記憶手段への蓄積が不要と指示したときにのみ該蓄積が取り消され、またリンク情報が付加される。したがって、意に反して、処理データの自動蓄積が取り消されたり、関連付けされることがない。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、処理装置本体により処理される処理データは、蓄積済みのものとの同一性に基づいて同一であるときには記憶手段への蓄積を回避するので、記憶手段の記憶容量を効率良く使用することができる。また、同一性があるときにはリンク情報を付加して蓄積済みのものと関連付けして蓄積することができるので、そのリンク情報を付加した処理データは、特定するための特定情報、例えば、カレンダ形式で表示出力する縮小画像を同一性のあるもの同士を度合いを示すように強調表示するので、他の処理データから容易に区別して選択処理することができる。
【００２３】
したがって、ユーザがあらためてファイル作業を行なうことなく、処理する処理データをバックアップして無駄なく再利用できるように保管管理することができ、例えば、複写などした資料が紛失したときなどに、所望の処理データを容易に選択して再利用することができる。
【００２４】
また、ユーザＩＤ毎に処理データの蓄積や取消し、また他の処理データとの関連付けを行うようにすることにより、ユーザ単位で処理データを保管管理することができ、処理データのセキュリティを確保することができる。また、処理データの蓄積処理をユーザが確認指示するようにすることにより、誤って削除されてしまったり、誤って関連付けされることを避けることができる。
【００２５】
この結果、利用性の高いファイルシステムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
以下、本発明を図面に基づいて説明する。
【００２７】
図１〜図20は本発明に係るファイルシステムの一実施形態を示す図である。なお、本実施形態は、請求項１〜５に記載の発明に対応する。
【００２８】
図１において、10はデータを有効利用するために構築されているデータ管理システムであり、このデータ管理システム10は、ユーザが取り扱うデータをバックアップするデータバックアップシステムとして機能するとともに、そのユーザの必要に応じてファイルシステムとしても機能してデータを再利用することができるように構築されており、ユーザの事業所内のイントラネット上に接続されている高機能デジタル複写機（ＭＦＰ：Multi Function Printer）11と、サーバ装置12と、大容量記憶装置（ＩＭＳ：Infinit Memory Server）13と、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）14と、接続装置（ＭＦＢ：Multi Function Box）15と共に、インターネット上の後述するサービスを提供するサービス提供会社の大容量記憶装置（ＷｅｂＩＭＳ）16により構築されている。
【００２９】
複写機11は、図２に示すように、装置各部を統括制御する制御部21に、表示部22、操作部23、ＮＣＵ部（網制御装置）24、通信制御部25、読取装置26、記録装置27、画像メモリ部28、および画像処理部29がバス30を介して接続されており、この制御部21は内蔵するＣＰＵ（Central Processing Unit：中央処理装置）がＲＯＭ（Read Only Memory：記憶媒体）内から読み出した制御プログラムに従って装置各部の駆動条件や管理データ等の各種情報を記憶するとともに動作する上で必要なデータを記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）を利用して後述する各種機能と共に本発明の各種処理を実行する。
【００３０】
表示部22および操作部23は、図３に示す装置本体の前部上面に設けられた操作表示パネル内に構成されており、駆動条件、装置状態、あるいは入力情報などの各種情報を表示してユーザによる設定や命令等の入力操作を行なうためのタッチパネル付き表示操作ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）22ａ、テンキー23ｂ、ファンクションキー（Ｆキー）23ｃ、スタートキー23ｄ、およびストップキー23ｅなどが配設されていると共に、ＩＤカードをセットして各種情報を読み書きする不図示のスロットが配設されている。
【００３１】
通信制御部25は、ＰＳＴＮ（Public Switched Telephone Network）を介して発着信を行なう際に所定の回線制御を実行して回線接続あるいはその切断を行なうＮＣＵ部（網制御装置）24が接続されており、画データや各種手順信号を内蔵するモデム装置により変復調しそのＮＣＵ部24を介してファクシミリ通信（送受信）を実行するとともに不図示のＩ／Ｆ（インターフェイス）によりイントラネットに接続されて画データや文字データなどの文書データの送受信（伝送）を実行する。
【００３２】
読取装置26は、図４および図５に示すように、大面積のコンタクトガラス26ａ上に原稿スケール26ｂの挟角により形成される原稿位置基準26ｃに角が一致するように原稿Ｐを位置決め載置した後に、そのコンタクトガラス26ａ上に接離可能に取り付けられた圧板26ｄによりその原稿Ｐを密着させた状態で、原稿Ｐから送信／複写する画データを読み取るようになっており、セットした原稿Ｐに副走査方向に移動する第１キャリッジ26ｅに取り付けた主走査方向に延在する露光ランプ26ｆから光を照射してその画像面からの反射光を第１ミラー26ｇにより偏向した後に、さらにその反射光を第１キャリッジ26ｅの１／２の速度で移動することにより反射光の光路長Ｌを一定に維持する第２キャリッジ26ｈに取り付けた第２、第３ミラー26ｉ、26ｊにより反転させて結像レンズ26ｋによりＣＣＤ（Charge Coupled Device）26ｍに投影して光電変換することにより画データを読み取る。なお、この読取装置26は、複数枚の原稿Ｐを自動的に処理できるように、圧板に代えて原稿テーブルにセットした原稿Ｐをコンタクトガラス26ａ上に自動搬送して読取後に排紙テーブルに搬出する装置（ＡＤＦ：Auto Document Feeder）を搭載させてもよいことは云うまでもない。
【００３３】
記録装置27は、読取／受信してハードディスク装置からなる画像メモリ部28にビットマップ展開して蓄積した画データを、例えば、公知の電子写真記録方式により４００ｄｐｉ、２５６階調で用紙に画像を記録するものであり、詳細には説明しないが、読取／受信した画データに基づいて回転駆動させつつ帯電させた感光体上に光書き込みすることにより静電潜像を形成した後にトナーを付着させてトナー現像し、記録する画像に適した、あるいは指定されたサイズの用紙を給紙カセットから搬送してそのトナー像を転写し定着させ装置外に排紙する。なお、記録装置27は、電子写真記録方式以外にも、例えば、インクジェット方式、サーマルヘッド方式、ドットインクパッド方式などであってもよいことは云うまでもない。
【００３４】
画像処理部29は、送信する画データをデータ圧縮して符号化する一方、受信した画像データを伸長して復号化するＤＣＲ（符号化復号化）として機能するとともに、ユーザがＰＣ14などで作成した文書などの文字データ（コードデータ）を画像メモリ部28中にマップ展開して画データとする変換処理などを要求に応じて行なうようになっている。なお、この画像処理部29が行なう画データの圧縮は、データ容量を小さくするためであるので、公知のいずれの方式であっても複写機11およびサーバ装置12の双方が処理可能であればよく、例えば、画像メモリ28内の４００ｄｐｉ、各画素８ビットのビットマップデータをＧＢＴＣ（Generalized Block Trancation Cording）方式で圧縮することが考えられる。
【００３５】
したがって、この複写機11は、画データを伝送するファクシミリ通信や文書データをＰＣ14間などで伝送するデータ通信などを行なう伝送機能と、読取画データを記録出力する複写（コピー）機能と、受信文書データを記録出力する記録機能とを備える処理装置を構成しており、複写機としてだけではなく、ファクシミリ装置、プリンタ装置、スキャナ装置としても利用することができるようになっている。
【００３６】
なお、この複写機11の操作部23にセットされるＩＤカードには、ファクシミリ通信先の電話番号やＰＣ14のアドレスまたは複写時の縮小率などの処理条件と共にユーザＩＤやユーザ名などが書き込まれている。
【００３７】
このため、複写機11は、操作部23のＦキー23ｃの押下による機能選択の後に（複写の場合にはそのまま）スタートキー23ｄが押下されたときには、処理条件を読み出して容易に各種機能を利用できるとともに、同時にユーザＩＤをＩＣカードから読み出して（ＰＣ14により利用される場合には文書データとともに受け取って）利用した処理機能や処理枚数などの管理情報をそのユーザＩＤ毎に制御部21のＲＡＭ内に格納して課金処理などに利用することができるようになっており、備える機能により処理する文書データをユーザによる処理命令（ＰＣ14からの処理命令や自機内で処理する受信文書データの記録出力命令などを含む）に従って所望のデータ処理を行なうのと同時に、後述するその文書データのサーバ装置12への送出の際にはそのユーザＩＤの入力を要求することなく流用して付加データ（特定情報）としその文書データに添付（付加）する。なお、このときに、複写機11がＩＣカードをセットされることなく（ユーザＩＤを入力されることなく）動作される場合には課金処理時に共通費として使用する複写機11に予め割り振っておいた共有ＩＤを不揮発ＲＡＭ内から読み出してユーザＩＤとして使用しその文書データは共有文書データとして処理する。
【００３８】
そして、接続装置15は、複写機11、サーバ装置12、ＰＣ14などの端末装置のネットワークハブとして機能して相互間のデータ通信を中継することによりローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）環境を構築するとともに、インターネットに接続して複写機11、サーバ装置12あるいはＰＣ14からインタネット上のサービス提供会社にアクセスして各種情報を利用することができるように機能してイントラネット環境を構築する。
【００３９】
ＰＣ14は、ＣＰＵ、メモリ（ＲＯＭ、ＲＡＭなど）、およびＩ／Ｏ（Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ）回路等からなり、ディスプレイを見ながらキーボードやマウスなどを操作することにより不図示のハードディスク装置（記憶媒体）内から読み出したアプリケーションプログラムに従って演算処理などを行なうことにより文書や画像の作成などの各種処理を行なうシステムとして利用することができるようになっており、その文書データは複写機11にユーザＩＤと共に処理命令（指示）を送出することにより複写機11の各種機能を利用してプリントアウトしたり、入力した送信先にファクシミリ送信することができるとともに、複写機11がファクシミリ受信した画データを受け取ったり、複写機11に読み取らせた画データを受け取ったりすることができるようになっている。
【００４０】
また、大容量記憶装置16は、サービス提供会社の不図示の通信制御装置を介してインターネットに接続されており、その通信制御装置は、ＣＰＵが記録媒体内から読み出した制御プログラムに従って登録ユーザからのアクセスにより大容量記憶装置16を書込・読出可能にオープンして、バックアップするための蓄積命令があったときには続けて送られてくる後述する付加データ（特定情報）を対応付けられた文書データをそのまま蓄積する一方、アクセスに続けて蓄積する文書データの参照命令があったときにはその参照命令に従って、例えば、サーバ装置12による付加データ（ユーザＩＤ）の特定によりアドレスを指定された文書データの転送命令が送られてきたときにはそのアドレスの文書データを大容量記憶装置16から読み出して返送するようになっている。
【００４１】
サーバ装置12は、図６に示すように、ＣＰＵ41、メモリ（ＲＯＭ、ＲＡＭなど）42、ハードディスク装置（記憶媒体）43、ディスプレイ44、タッチパネル45、キーボード46、マウス47、Ｉ／Ｏ回路48、ネットワークＩ／Ｆ49、およびタイマ機能50を備えて、ＰＣ14と同様に使用可能なＰＣにより構成されており、ＣＰＵ41がハードディスク装置43内から読み出したアプリケーションプログラムに従って図19に示すファイルドライバやディスプレイドライバなどの各種ドライバを公知の回路と共に構成することにより装置各部42〜49を統括制御して本発明の各種処理を実行する。このサーバ装置12は、Ｉ／Ｏ回路48を介して大容量記憶装置13が接続されるとともに、ネットワークＩ／Ｆ49にイントラネットを構築するイーサネット（登録商標）ケーブルなどが接続されており、サービス提供会社のバックアップサービスを受けるために、メモリ部42内の不揮発ＲＡＭ内にそのサービス提供会社のアドレス、登録ＩＤ（サービスを受けるためのユーザＩＤであり、複写機11を使用するためのＩＤカード内のユーザＩＤと同一であってもよい）、およびパスワードなどのインターネットに接続してサービスを受けるのに必要なデータが格納されている。なお、イントラネットを介すことなく電話回線などを介してサービス提供会社などに接続する場合にはネットワークＩ／Ｆ49はモデムとして機能する。
【００４２】
そして、サーバ装置12は、複写機11で処理するデータをイントラネットを介して受け取って、記憶手段を構成する大容量記憶装置13に送ってそのまま蓄積させるようになっており、このときに、大容量記憶装置13の使用容量（蓄積容量）を確認して予め設定されている容量を超えているときには文書データの蓄積を実行する前あるいは後にメモリ部42内のサービス提供会社のアドレス、登録ＩＤおよびパスワードなどによりインターネット上のサービス提供会社にアクセスして一定容量の文書データを古いものから順次読み出して転送し大容量記憶装置16に蓄積させる。また、このサーバ装置12は、ユーザによる要求に応じて大容量記憶装置13に蓄積させた文書データの一部（例えば、先頭ページのサムネイル画像）や付加データを読み出して選択可能にディスプレイ44に表示出力し、選択された文書データを大容量記憶装置13から読み出して複写機11に転送し例えば、記録出力などさせることにより、ファイル装置として機能してデータ管理システム10をファイルシステムとしても機能させるようになっており、大容量記憶装置13から大容量記憶装置16に転送して蓄積させた文書データを参照する必要がある場合にはメモリ部42内のサービス提供会社のアドレス、登録ＩＤおよびパスワードなどによりインターネット上のサービス提供会社にアクセスして同様に処理する。すなわち、サーバ装置12は、蓄積管理手段および出力管理手段を構成している。
【００４３】
具体的には、複写機11は、図７のフローチャートに示すように、例えば、複写機11の操作部23を操作して複写を選択する場合にはそのままスタートキー23ｄを押下することにより（ステップＰ１、Ｐ２）、読取装置26にセットした原稿画像から文書データを読み取ってコピーするのと（ステップＰ３）並行して、操作部23にＩＣカードがセットされている場合にはそのＩＣカードから読み出したユーザＩＤにより操作者（複写機11を使用するユーザ）を認証設定する（ステップＰ４、Ｐ５）一方、ユーザＩＤを取得できないときには制御部21の不揮発ＲＡＭ内から読み出した共有ＩＤがユーザＩＤとされ操作者の認証は「無設定」とする（ステップＰ４、Ｐ５、Ｐ７）。
【００４４】
そして、複写機11は、選択された機能による処理と並行して、同一の文書データを画像処理部29により符号化して圧縮した後にイントラネット上の大容量記憶装置13に蓄積させるためにそのユーザＩＤと共に不図示のタイマ機能が計時する処理時の処理日時情報や処理時の条件（縮小率など）を付加データ（コードデータ）としてその文書データに付加してサーバ装置12に送出し蓄積（ファイル）させる（ステップＰ８）。このとき、文書データは画像メモリ部28内に一時記憶された後に画像エリアを示すＦＧＡＴＥ信号に、付加データは情報エリアを示すＣＯＭＭ信号に同期させてサーバ装置12に送出するようになっており、このときの付加データは、図８に示すように、原稿Ｐなどが複数ページにわたる場合でも先頭や最後の文書データのみに付随する形式で送出することにより一処理にまとめて処理条件を対応付けして蓄積させ大容量記憶装置13、16で占有（使用）する記憶容量を節約するようになっている。なお、複写処理などのようにページ毎に複写濃度などを調整するときに、より細かく処理条件を把握したい場合には、図９に示すように、ページ毎の文書データに付加データを付随させてサーバ装置12に送出するようにしてもよいことは云うまでもない。
【００４５】
したがって、複写機11で処理する同一の文書データは、その処理を実行する操作の他に特別な入力操作を要求することなく（蓄積命令の入力の有無に拘らずに）、該文書データを特定するための付加データが付加（対応付け）されて自動的に蓄積されバックアップが取られる。また、このときに、ユーザＩＤなしで処理する文書データであっても、ユーザＩＤの入力を要求することなく、そのまま共有ＩＤを利用して同様に蓄積される。
【００４６】
次いで、ＩＣカードの抜取りが行なわれたときには当該操作者による処理終了と判断して（ステップＰ９）、また読取装置26にセットした原稿の読取処理が終了してからの時間を不図示のタイマ機能により計時して予め設定されている一定時間が経過したことを検出したときにも操作者による一処理が終了したと判断するようになっており（ステップＰ11）、このいずれかの条件を満たすときに文書データの処理を行なった操作者を特定するユーザＩＤをクリアして、ユーザＩＤを取得できないときのためのデフォルトの共有ＩＤを設定（認証）して操作者「無設定」とすることにより、異なるユーザであるにも拘らずに同一のユーザＩＤを使用してしまうことをなくすようになっている（ステップＰ12）。そして、このステップＰ９、Ｐ11においてＩＣカードがセットされたままでタイマ機能により計時される一定時間が経過せずに他のキー入力、例えばＦキー23ｃやスタートキー23ｄの押下により新たな処理の開始命令があったときには（ステップＰ10）、同一のユーザＩＤを保持したままステップＰ１に戻って同様な処理を繰り返す。
【００４７】
したがって、ユーザＩＤは、操作者の入れ替わりが確実に検出されて再度取得されることにより誤りなく文書データに付加される。
【００４８】
このとき、複写機11は、ステップＰ２〜Ｐ11の間に、蓄積回避命令を指示入力するための操作部（操作表示パネル）23に配設された不図示の「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタン（図３中の「ジョブリコールボタン」23ｆとは異なる）を押下することにより（ステップＰ100）、制御プログラム中のバックアップ処理のステップをスキップして備える機能の処理のみを継続するようになっており、ステップＰ８の実行による文書データの蓄積が開始された後にその「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンが押下された場合には、次の処理命令を実行する前に蓄積中あるいは蓄積直後の蓄積データの付加データを消去してその文書データの読出を不能にして消去し、文書データの蓄積を取り消すようになっている。なお、複写処理する命令事態を取り消すために「ジョブリコールボタン」23ｆが押下された際にも、「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンの押下と同様に処理する。
【００４９】
したがって、ユーザが複写機11の機能を利用するための操作以外に入力操作を要求することなくバックアップされる文書データは、ステップＰ２〜Ｐ11の間に、操作部23の「Ｕｎ・Ｄｏ」ボタンを押下するだけでその蓄積が取り消され、例えば、秘密性の高い画像をコピーする場合等に、その文書データを再利用可能にファイルしてしまうことを回避することができる。
【００５０】
ここで、複写機11がサーバ装置12に送出する付加データとしては、送信処理する際の相手先の電話番号・アドレスなどの送信処理条件や、複写処理（記録処理）する際の原稿および用紙に関する原稿・用紙条件および画データの加工処理に関する画像加工条件の双方からなる処理条件を受け取って（取得して）、蓄積する文書データに付加する。この付加データは、処理を特定するための情報であればどの様な情報であってもよく、例えば、複写処理の場合、この複写機11では、複写処理の利便性を向上させるために複写濃度、画像モード（補正処理など）、変倍率、複写済み用紙をソートして排出したりステープルにより綴じるなどする用紙の後処理、画像の両面複写、画像の分割複写、画像の集約複写、日付・スタンプ・ページなどを付加する複写時印字、画像の編集複写などを選択することができるようになっているので、複写枚数、最大Ａ３サイズから最小Ｂ６サイズまで自動的に識別する原稿サイズ・方向や設定に応じて選択する用紙サイズ・方向などの原稿・用紙条件と共にこれら画像加工条件を処理条件として受け取って（取得して）、蓄積する文書データに付加する。
【００５１】
なお、この複写機11は、複写処理する際にそのままスタートキー23ｄを押下するデフォルトの複写条件（自動用紙選択・変倍率１００％・自動濃度など）で原稿をコピーするのではなく、Ｆキー23ｃを押下してコピー機能を選択したときには、図10に示す画面を表示操作ＬＣＤ22ａに表示してテンキー23ｂと共に操作することにより原稿・用紙条件や画像加工条件の数値や各種モード（図11におけるコマンド）を設定選択することができるようになっており、例えば、テンキー23ｂから入力される複写枚数（デフォルトでも設定可能なコピー部数）は図12に示すようにコマンド２６Ｈに付随させる置数データを例えば、置数「１」の場合に「２６」「００」「０１」のようにコマンドに続けて付随させて付加データとする。また、表示操作ＬＣＤ22ａから入力される原稿・用紙条件や画像加工条件の付加データとしては、画像に応じた複写濃度にする自動複写濃度または７段階の任意複写濃度となるコマンド３３Ｈの濃度設定データ、原稿画像の文字または写真などの画質の種類となるコマンド２８Ｈに含まれる原稿種別データ、使用する用紙を給紙カセットのいずれかに指定することにより用紙サイズ・方向となるコマンド３１Ｈの給紙位置データ、原稿サイズ・方向となる原稿サイズと変倍率に応じて給紙カセット（用紙）を自動選択するコマンド３２Ｈの自動濃度選択モードの設定データ、原稿サイズと用紙サイズにより決定される定型変倍や任意の入力設定による１％刻のズームや原稿画像と複写画像の長さを入力設定することによる寸法変倍や縦と横とで別個の倍率を入力設定することによる独立変倍などの変倍率となる示すコマンド３５Ｈの変倍モードの設定データ、両面・片面原稿や見開き原稿などの画像を用紙の両面に記録する両面複写となるコマンド２７Ｈの両面モードの設定データ、両面原稿や見開き原稿などの画像を用紙の片面づつに記録する分割複写となるコマンド２８Ｈの分割モードの設定データ、複数の原稿画像を一面側や両面側にまとめたりするコマンド２９Ｈの集約モードの設定データ、複写画像に処理日付・「至急」やユーザのマークなどのスタンプ・ページ数などを自動的に付加する複写時印字となるコマンド２ＡＨの印字モード、同一画像を一面側に並べるダブルコピー・ブック原稿の中心や周囲を余白にする余白作成・用紙の一辺側を余白にする綴じ白部作成・指定された色のみを消去する消去処理などの編集複写となるコマンド３４Ｈの編集モード、を用いるようになっている。
【００５２】
一方、サーバ装置12は、大容量記憶装置13、16に蓄積する文書データを容易に検索できるようにするために、付加データを格納するデータベースがハードディスク装置43内にユーザＩＤ毎に区分けされて作成されており、図７のステップＰ８の実行により複写機11から文書データと共にユーザＩＤ、処理日時情報、処理条件、ＰＣ14から受け取った文書データに付されているタイトルなどの付記情報等を含む付加データをイントラネットを介して受け取ると、図13に示すように、まず、受け取った文書データを大容量記憶装置13に蓄積してバックアップを取るのと同時に、ファイル装置として容易に使用できるように文書データを特定する処理日時情報、処理条件、タイトル等の複写機11から送られてきた付加データをハードディスク装置43のデータベース内に種別毎に準備されている欄にユーザＩＤに対応付けして登録する（ステップＰ31）。
【００５３】
このサーバ装置12は、さらに文書データを特定するための付加データを取得するために、ＣＰＵ41が文書データを補正・補完などする処理や、図20に示す原稿Ｐ内の文書領域ｐ１〜ｐ４や画像領域ｐ５、ｐ６などと領域を識別する処理などの文書解析処理を行なった後に（ステップＰ32）、その文書データにＯＣＲ（Optical Character Reader）処理を施して文字データをコード化し文中に繰り返し使われているキーワードをまずは取得して（ステップＰ34）、蓄積した文書データに対応付けするようにデータベース内に登録付加する（ステップＰ35）。したがって、大容量記憶装置13、16に蓄積した文書データは、これら付加データによっても容易に特定することができる。
【００５４】
このため、サーバ装置12は、ユーザがユーザＩＤを入力して文書データの参照を要求する場合には、ＣＰＵ41がその参照命令に従ってユーザＩＤに対応付けする文書データを大容量記憶装置13、16から、付加データをハードディスク装置43から読み出してディスプレイ44に表示出力するようになっており、このときは、図14のフローチャートに示すように、ＣＰＵ41は図15に示すスクロールボタン59により高速・低速にスクロール可能なカレンダビュー形式60の表示画面を作成すると共に文書データの先頭ページを縮小した図16に示すようなサムネイル画像61を作成して該当する処理日付（処理日時情報）毎に表示出力し（ステップＰ51）、後述する関連文書を関連付けして表示する命令があったときにはその処理を実行し（ステップＰ52、Ｐ53）、この後に、再利用する文書データを検索するための操作命令を入力されたときには（ステップＰ54）、各種処理を実行する（ステップＰ55）。例えば、文字などの文書内容を確認したいときにはそのサムネイル画像61をマウス47のクリックやタッチパネル45の表示箇所の押下で選択することによりディスプレイ44全面に選択された文書データをスクロール可能に表示出力（展開表示）することができる。
【００５５】
そして、サーバ装置12は、ディスプレイ44のカレンダビュー形式60表示画面中の検索ボタン64を選択することにより図17に示す一覧を左上から順次に表示させて文書データの処理を確認することができるようになっており、コピー処理した文書データの種類などの内容を確認する際にはコピーボタン65を選択すると、文書データのタイトルやキーワードなどの付加データの一覧66を表示出力して確認することができ、さらにその一覧中の処理条件を選択すると、コピー部数や原稿の種類などの付加データの一覧67を表示出力して確認することができる。なお、このときに、サーバ装置12は、ユーザが付加データとして任意の期間を日時情報の入力により指定してこの期間に含まれる文書データの参照を要求する場合には、その期間を表示するカレンダにより参照処理を実行する。
【００５６】
また、サーバ装置12は、ユーザがユーザＩＤを入力して文書データの参照を要求する場合に、図15に示す絞込ボタン65を選択することによりディスプレイ44に図18に示す一覧を左上から順次に表示させ処理時の記憶を辿って付加データの種類を選択することによりカレンダビュー60に不要な文書データを省いてサムネイル画像61を選択可能に表示出力させることができるようになっており、原稿に関する付加データから絞り込みを行なう場合には原稿ボタン68を選択して原稿サイズや方向などを右欄の「▽」をクリックなどすることによりモード設定可能な条件を指定することができ、例えば、両面モードの場合には片面→両面、両面→両面、左右ページ両面、表裏ページ両面を順次表示させ選択した後に同時に表示出力する実行ボタン70を選択することにより該当する付加データを対応付けられている文書データのカレンダビュー60中のサムネイル画像61を反転表示させ、該当文書データが複数あるときには、上述したのと同様に、図15、図17に示す検索ボタン64とコピーボタン65の選択により文書データのタイトルやキーワードなどの付加データの一覧66を表示出力して確認するなどしてからサムネイル画像61と呼出ボタン62を選択して所望の文書データをディスプレイ44全面に表示出力させることもできる。
【００５７】
したがって、サーバ装置12は、複写機11により処理した文書データの参照を要求するメニューをディスプレイ44上で選択して文書データを再利用する場合には、例えば、そのユーザＩＤの一致する文書データのサムネイル画像61を最新のものから、あるいは任意な時期のものからカレンダ表示することができ、またマウスなどによりそのサムネイル画像61から容易に文書データを選択して大容量記憶装置13から本読出（処理済みの全文書データを再入手）して複写機11に付加データと共に送出することにより、その複写機11は、文書データを画像処理部29により復号化して復元するとともに画像の加工に用いる付加データに従って記録出力することができ、処理条件の入力操作を行なうことなくバックアップ時に出力した文書データを再現して入手することができる。
【００５８】
この後に、サーバ装置12は、所望の文書データがあった場合には、そのサムネイル画像61をマウスやタッチパネルで選択した上でさらに呼出ボタン62を選択し出力先を指定することにより（ステップＰ56）、大容量記憶装置13から文書データを本読出（処理済みの全文書データを再入手）してディスプレイ44全面に表示出力させたり、複写機11に付加データと共に送出することにより画像処理部29により復号化して復元するとともに画像の加工に用いる付加データに従って記録出力することができ（ステップＰ57）、処理条件の入力操作を行なうことなくバックアップ時に出力した文書データを再現して入手することができる。そして、不図示の終了ボタンが選択されるまではステップＰ51に戻って同様な処理を繰り返し、終了ボタンが選択されたときにこの処理を終了する（ステップＰ58）。なお、画像の加工に用いる付加データは、参照したユーザが複写機11の操作部23から入力する構成としてもよい。また、サーバ装置12は、大容量記憶装置13に蓄積するものより古い文書データの参照が指示されたときには、内蔵する不揮発ＲＡＭ内からサービス提供会社のアドレス、ユーザＩＤ毎の登録ＩＤおよびパスワードなどを読み出してインターネット上のサービス提供会社にアクセスして文書データの参照指示を送出することにより、大容量記憶装置16をも同様に取り扱って蓄積する文書データの参照処理をすることができる。また、このサーバ装置12は、ユーザＩＤの入力なく処理した共有文書データについては、複写機11で使用するユーザＩＤが入力されることを条件に、その共有文書データの参照指示に応じて複写機11の共有ＩＤを参照時に使用するユーザＩＤとすることにより、そのユーザＩＤ（共有ＩＤ）に対応付けられている文書データを同様に参照して処理することができる。
【００５９】
ここで、サーバ装置12のＣＰＵ41は、複写機11から送られてきた文書データについて、既にデータベース内の同一ユーザＩＤに対応付けして大容量記憶装置13、16に蓄積済みの文書データと何等かの関連があるかないかをチェックする図19に示す同一性判断手段を構成するようになっており、関連文書であることを確認した場合には双方にリンク情報を付加して（所謂、リレーションを張って）蓄積管理する。なお、ＣＰＵ41を同一性判断手段として機能させるのは、本実施形態においては文書データを受け取った直後に行うが、夜間などのように複写機11が使用されない時間帯に行うようにしてもよい。
【００６０】
具体的には、図13に戻って、ステップＰ34、35で複写機11から受け取った文書データにＯＣＲ処理を施してキーワードを取得しデータベース内に登録した後に（ステップＰ34、Ｐ35）、新たな文書データ（新文書データ）が既に蓄積した文書データ（既文書データ）と関連性があるかないか、例えば、新文書データが既文書データと完全同一文書、新文書データが既文書データの一部を書き換え更新した更新文書、あるいは新文書データが既文書データの内容に何等かの関係がある関係文書であるなどの判定処理を行なう（ステップＰ36）。
【００６１】
その判定の結果、新文書データが既文書データと完全同一の場合には（ステップＰ37）、新文書データを大容量記憶装置13から消去（取消）することによりデータベースの作成（付加データの登録）のみを行なったこととして双方の付加データに同一リンク情報を対応付けすることにより（ステップＰ38）、図14のステップＰ53の実行時には、サムネイル画像61は共通に既文書データを使用してカレンダビュー60中に作成表示するとともに、その双方のサムネイル画像61は反転を同期させた点滅表示をすることにより同一文書であることを強調表示する。なお、同一文書データの付加データを確認の際には同一文書の存在を一覧中に表示していずれの文書が選択された場合にもその付加データを表示・確認して同様に再利用することができるようになっている（以下で説明する完全に同一でない場合にも同様）。
【００６２】
また、新文書データが既文書データの一部を書き換えた更新文書データの場合には（ステップＰ39）、更新された領域の文書データ（更新データ）以外を大容量記憶装置13から消去して（更新データのみを付加データに対応付けして大容量記憶装置13、16に蓄積し）、双方の付加データに更新リンク情報（所謂、版情報）を対応付けすることにより（ステップＰ40）、更新文書データのサムネイル画像61は既文書データの該当する領域を更新データと差し替えることにより作成表示するようになっており、図14のステップＰ53の実行時には、該当するサムネイル画像61は更新領域が小さい程同一文書データの場合よりも長い間隔で反転点滅させることにより同一性の度合いをカレンダビュー60中に強調表示する。
【００６３】
さらに、新文書データのキーワードが既文書データと予め設定されている個数以上で一致するなどと何等かの関係がある関係文書データの場合にも同様に（ステップＰ41）、双方の付加データに関係リンク情報を対応付けすることにより（ステップＰ42）、図14のステップＰ53の実行時には、該当するサムネイル画像61は一致するキーワード数などが少ない程同一文書データの場合よりも長い間隔で反転点滅させることにより同一性の度合いをカレンダビュー60中に強調表示する。
【００６４】
したがって、同一文書・更新文書のバックアップを取る際には大容量記憶装置13、16の記憶容量を無駄に使用することをなくすことができ、蓄積可能な文書データ数を向上させて見かけのファイル容量を拡大することができるとともに、同一性のある文書データは他の文書データから容易に区別して選択することができる。
【００６５】
この新文書データが既文書データと同一・更新のいずれかの関連性があるか否かは、ＣＰＵ41が文書データをＯＣＲ処理して変換した文字コードデータと共に画像領域の画データを一定期間（例えば、１カ月）だけハードディスク装置43内に保持して新文書データと既文書データとをページ単位あるいはページ内のブロック毎に比較（画データはエッジを一致させるなどの補正・修正を施して比較し、ブロック毎には図20に示すように原稿Ｐ中に文書ブロックｐ１〜ｐ４や画像ブロックｐ５、ｐ６が表示されている場合にはそのブロック単位に比較）することにより、完全同一・一部更新であるかを確認するようになっており、例えば、一部のブロックｐ４が不一致である場合にはそのブロックｐ４を更新データとして蓄積管理する。なお、文書データのＯＣＲ処理が完全でない場合もあることから、文字のみの文書データである場合にはその文字数、句読点の位置、単語（例えば、英文などのスペース文字間）の数が完全に一致したときに完全同一と判断し、このときにフォントの大きさや文字の色指定が異なっていたり、文中に改訂記号（文中に修正したことを示す特殊記号）がある場合に更新文書データと判断するようにしてもよい。
【００６６】
また、上記の同一・更新文書データに該当しない場合でも、新文書データおよび既文書データのキーワードが一定個数以上共通したり、タイトルが一致する場合には関係文書データとして蓄積管理し、このときに文中から重要なセンテンスを抽出して（例えば、特開平９−３４９０５号公報に記載する方法により抽出して）そのキーセンテンスが一致する場合には関係文書データとして蓄積管理する。このとき、新文書データに関連付けられた既文書データ以外の該既文書データに関連付けられている別の既文書データにも当該処理時に抽出したキーワードが共通するように含まれていなかったキーワードを追加登録して（所謂、マージ）、文書データ中に含まれないキーワードによっても検索できるように構成してもよく、この場合には追加したキーワードにより関連する文書データをイモ蔓式に引き出して確認することができ、検索効率を向上させることができる。
【００６７】
また、この文書データのリレーションは自動的に行なうだけでなく（自動化されていない場合にも）サーバ装置12のマウス47などを操作してカレンダビュー60中のサムネイル画像61を移動して重ねるなどして（所謂、ドラッグアンドドロップ）そのデータベース内にリンク情報を登録して関連付けてもよく、時間が経ってしまって関連性が不明となってしまった場合でも各文書データのキーワードやタイトルなどの付加データを指定して一覧表示（あるいは記録出力）させたり、文書データを並べて表示出力させて比較したり、ＯＣＲ処理で異なる箇所のみを反転表示して確認した後にそのドラッグアンドドロップによりリンク情報を登録して関連付けることができるようにしてもよい。
【００６８】
このように本実施形態においては、複写機11が処理する新文書データは蓄積済みの既文書データと比較して、同一性があるときには双方にリンク情報により関連付けし大容量記憶装置13、16に蓄積し、また同一であるときには新文書データ自体の蓄積は回避し、また更新されたものであることには更新部分のみを蓄積するので、大容量記憶装置13、16の記憶容量を効率良く使用することができる。また、同一性のある文書データは、カレンダビュー60中のサムネイル画像61をその同一性の度合いを反転点滅表示により強調して表示出力するので、カレンダビュー60による日付（関連）とサムネイル画像61による表示形式とから、重複文書データ、類似文書データの有無や関連を容易に認識することができ、他の文書データから容易に区別して選択処理することができる。
【００６９】
したがって、ユーザがあらためてファイル作業を行なうことなく、処理する文書データをバックアップして無駄なく再利用できるように保管管理することができ、複写などした資料を保管管理することなく、容易に選択して再利用することができる。
【００７０】
また、複写機11が処理する新文書データの大容量記憶装置13、16への蓄積やその取消しは、同一のユーザＩＤの範囲内で行うので、複数のユーザにより共通使用される複写機11やイントラネット上の他の複写機により、会議等の資料を作成・配布したり、その配布資料を他のユーザが再度コピーした場合などにも、同一の文書データであるがユーザ毎には独立の必要な文書データであるにも拘わらずにその文書データの蓄積が回避されてしまうことがない。また、文書データのセキュリティを確保することもできる。
【００７１】
そして、本実施形態の第１の他の態様としては、図示は省略するが、同一性のある文書データのサムネイル画像61は、例えば、同一の文書データの場合に赤色表示したり、その同一性の度合いが高いほど薄く表示するなどしてもよい。また、同系色によりその同一性の度合いを強調表示するようにしてもよく、例えば、同一の文書データの場合には赤色表示するのに対して、その同一性のある場合には桃色、燈色などで表示するようにしてもよい。
【００７２】
また、本実施形態の第２の他の態様として、文書データを大容量記憶装置13、16に蓄積・管理するかしないか（取消の要否）、更新文書データとするかしないかを複写機11を使用するユーザに確認するように構成してもよい（請求項６）。このような構成を採用することによって、複写機11により処理した新文書データが蓄積済みの既文書データと同一であることや、更新文書データであることをユーザが確認・指示したときにのみ大容量記憶装置13、16への蓄積を取り消したり、更新文書データとして蓄積し保管管理することができ、意に反した処理を行ってしまうことをなくすことができる。
【００７３】
具体的には、新文書データと既文書データとの同一性の判断は、原稿Ｐの加筆や汚れにより完全に行うことは困難で、その判断基準を緩くすれば多くの文書データが同一性ありと抽出されてしまい、逆に厳しくすれば判定に時間が掛かるばかりでなく、同一であるにも拘わらず同一性ありと、また同一性があるにも拘わらずに同一性なしと誤判定されてしまう場合もある。
【００７４】
このことから、サーバ装置12は、複写機11による処理時に少なくともごみなどを拾うことのない閾値で新文書データに対して同一性ありと判断される既文書データの存在を確認した場合には、まずは、新文書データのサムネイル画像61を作成して該当する蓄積済みの既文書データと共にカレンダビュー60中に反転点滅表示する。そして、ユーザが、カレンダビュー60による日付とサムネイル画像61による表示形式とから推定し、また、紛らわしい場合には該当する既文書データのサムネイル画像61をダブルクリックしてディスプレイ44に展開表示させてその同一性や必要性を判断して、反転点滅している新文書データのサムネール画像61をクリック選択して不図示の消去ボタンをクリックされたときに、その新文書データの大容量記憶装置13、16への蓄積を取り消す一方、反転点滅しているそのサムネール画像61をクリック選択した後に不図示の登録ボタン（独立登録、領域指定更新登録、関連登録など）をクリックされたときには、上述の本実施形態と同様にその新文書データを大容量記憶装置13、16に蓄積して保管管理する。
【００７５】
したがって、文書データを誤って削除してしまったり、ごみなどにより更新文書データとして蓄積管理してしまうことをなくすことができ、新文書データを適正に蓄積管理することができる。なお、大容量記憶装置13、16への蓄積処理に先立って、ハードディスク装置43内に新文書データを一時記憶して上記の同一性判断処理を行うようにしてもよく、また、削除した文書データのサムネール画像61はカレンダビュー60中から消去するようにしてもよいことはいうまでもない。
【００７６】
なお、上述の実施形態では、ユーザＩＤの同一の範囲内で処理する場合を説明するが、これに限るものではなく、例えば、ユーザＩＤは複写機11の使用や文書データの処理を許可するためだけに使用し、すべての文書データを再利用できるようにしてもよいことはいうまでもない（請求項１〜４）。
【００７７】
また、文書データの表示出力は、カレンダビュー60中のサムネイル画像61、ー覧表示、または同一性が高い順からとして強調表示するリストアップなどのいずれかのみでもよく、またこれらのいずれかを組み合わせてもよいことはいうまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００７８】
【図１】本発明に係るファイルシステムの一実施形態を示す図であり、その概略全体構成を示す概念図である。
【図２】そのシステム内の処理装置を示すブロック図である。
【図３】その表示手段および操作手段を示す平面図である。
【図４】その読取手段を示す斜視図である。
【図５】その読取手段を示す透視概念側面図である
【図６】そのシステム内のファイル装置を構成する要部を示すブロック図である。
【図７】そのファイル装置としてのファイル処理の一部を説明するフローチャートである。
【図８】そのファイル処理するデータを説明するタイミングチャートである。
【図９】その図８と異なるファイル処理を説明するタイミングチャートである。
【図１０】そのファイル処理する付加データを説明する表示手段および操作手段の一部を示す平面図である。
【図１１】そのファイル処理する付加データを説明する一覧表である。
【図１２】その付加データの一つを説明する一覧表である。
【図１３】その図７と異なるファイル処理の一部を説明するフローチャートである。
【図１４】そのファイルした処理データの再利用を説明するフローチャートである。
【図１５】そのファイル処理したデータの参照処理を説明する表示画面である。
【図１６】その表示画面の一部拡大図である。
【図１７】その図15に続く参照処理を説明するフローチャートである。
【図１８】その図15に続く図17と異なる参照処理を説明するフローチャートである。
【図１９】そのファイル処理するデータのやり取りを説明する概念ブロック図である。
【図２０】そのファイル処理する原稿の一例を示す概念図である。
【符号の説明】
【００７９】
10    データ管理システム（ファイルシステム）
11    複写機（処理装置）
12    サーバ装置（蓄積管理手段、出力管理手段）
13、16    大容量記憶装置（記憶手段）
14    パーソナルコンピュータ
15    接続装置
21    制御部
22    表示部
23    操作部
24    ＮＣＵ部
25    通信制御部
26    読取装置
27    記録装置
28    画像メモリ
29    画像処理部
41    ＣＰＵ（中央処理装置）
42    メモリ
43    ハードディスク装置（記憶媒体）
44    ディスプレイ（表示手段）
45    タッチパネル（操作手段）
46    キーボード（操作手段）
47    マウス（操作手段）
60    カレンダビュー
61    サムネイル画像
【図１】
2006196007.tif 000003
【図２】
2006196007.tif 000004
【図３】
2006196007.tif 000005
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2006196007.tif 000011
【図１０】
2006196007.tif 000012
【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
2006196007.tif 000015
【図１４】
2006196007.tif 000016
【図１５】
2006196007.tif 000017
【図１６】
2006196007.tif 000018
【図１７】
2006196007.tif 000019
【図１８】
2006196007.tif 000020
【図１９】
2006196007.tif 000021
【図２０】
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【手続補正書】
【提出日】平成18年1月27日(2006.1.27)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データに所望のデータ処理を行う処理装置と、前記処理装置から出力されるデータ処理された文書データを蓄積する記憶手段とを有するファイルシステムであって、
前記処理装置でデータ処理された文書データと、前記記憶手段に蓄積されている文書データとの関連性を判断する同一性判断手段と、
前記夫々の文書データに対して、前記同一性判断手段の判断結果に応じたリンク情報を付加する蓄積管理手段と、
を有することを特徴とするファイルシステム。
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１１】
上記課題を解決する第１の発明は、画像データを読み取って用紙に記録出力する複写機能、画像データや文字データを通信線を介して送受信する伝送機能、または受け取った画像データや文字データを用紙に記録出力する記録機能のうちの１つ以上を少なくとも備えて該機能によりデータを処理する処理装置本体に、該処理データを蓄積する記憶手段を接続したファイルシステムであって、前記機能により処理される同一の処理データと記憶手段に蓄積済みの処理データとの間の同一性を判断する同一性判断手段と、前記機能により処理される同一の処理データを同一性判断手段による判断結果に基づいて記憶手段に蓄積させる蓄積管理手段と、を具備し、該蓄積管理手段は、前記機能により処理される処理データが記憶手段に蓄積済みの処理データと同一であると同一性判断手段に判断されたときには該記憶手段への蓄積を取り消すことを特徴とするものである。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１２】
この発明では、処理装置本体により処理される同一のデータが記憶手段内に記憶済み処理データとの同一性が判断されて当該判断結果に基づいて記憶手段に蓄積され、同一であるときには記録手段への蓄積が取消（中止・削除など）される。したがって、処理データは処理されるのと同時に、蓄積済みのものと同一でない場合に蓄積されて保管管理される。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１３】
上記課題を解決する第２の発明は、上記第１の発明の構成に加え、前記蓄積管理手段は、同一性判断手段に同一性ありと判断された前記機能により処理される処理データと記憶手段に蓄積済みの処理データとに関連付けるリンク情報を付加することを特徴とするものである。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１４】
この発明では、処理装置本体により処理される処理データが記憶手段内に記憶済み処理データと同一性があるときには該蓄積済み処理データと関連付けするリンク情報が対応付けされて記憶手段に蓄積される。したがって、処理データは同一性のある蓄積済みの処理データと関連付けされて保管管理される。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１５】
上記課題を解決する第３の発明は、上記第２の発明の構成に加え、前記記憶手段内の処理データを特定する特定情報を作成して表示手段に表示出力し、操作手段から選択入力された処理データを記憶手段から読み出して処理先に出力する出力管理手段を具備し、該出力管理手段は、リンク情報が付加されている処理データの特定情報を同一性の度合いを強調して表示手段に表示出力することを特徴とするものである。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１６】
上記課題を解決する第４の発明は、上記第３の発明の構成に加え、前記出力管理手段は、特定情報として処理データの縮小画像を作成してカレンダ表示形式で表示手段に表示出力することを特徴とするものである。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１７】
これら第３および第４の発明では、操作手段からの入力操作に応じて記憶手段内の処理データを特定する特定情報、例えば、縮小画像がカレンダ表示形式で表示出力され、リンク情報により対応付けされて同一性のある処理データ同士はその度合いを示すように強調表示される。したがって、同一性のある処理データは他の処理データから容易に区別して選択することができ、接続された処理先、例えば処理装置本体に出力されて処理される。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１８】
上記課題を解決する第５の発明は、上記第１から第４のいずれかの発明の構成に加え、前記蓄積管理手段が、前記機能により処理データを処理する者のユーザＩＤを取得するＩＤ取得手段を備えて、記憶手段に記憶させる処理データに該ユーザＩＤを付加することにより、同一のユーザＩＤの範囲内で処理データの処理をすることを特徴とするものである。
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１９
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１９】
この発明では、処理データにはユーザＩＤが付加され、該ユーザＩＤが同一の場合を条件に、蓄積済みのものと同一の処理データの蓄積が取り消されたり、処理データ間に同一性があることを示すリンク情報が付加される。したがって、同一のユーザＩＤの範囲内で処理データを保管管理することができる。
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２０】
上記課題を解決する第６の発明は、上記第１から第５のいずれかの発明の構成に加え、前記蓄積管理手段は、処理データの記憶手段への蓄積処理を前記機能により処理データを処理する者に確認することを特徴とするものである。
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２１】
この発明では、記憶済みのものと同一性のある処理データは、処理データを処理する者による指示に応じて、例えば、記憶手段への蓄積が不要と指示したときにのみ該蓄積が取り消され、またリンク情報が付加される。したがって、意に反して、処理データの自動蓄積が取り消されたり、関連付けされることがない。
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２７】
図１〜図20は本発明に係るファイルシステムの一実施形態を示す図である。なお、本実施形態は、請求項１に記載の発明に対応する。
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００７２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００７２】
また、本実施形態の第２の他の態様として、文書データを大容量記憶装置13、16に蓄積・管理するかしないか（取消の要否）、更新文書データとするかしないかを複写機11を使用するユーザに確認するように構成してもよい。このような構成を採用することによって、複写機11により処理した新文書データが蓄積済みの既文書データと同一であることや、更新文書データであることをユーザが確認・指示したときにのみ大容量記憶装置13、16への蓄積を取り消したり、更新文書データとして蓄積し保管管理することができ、意に反した処理を行ってしまうことをなくすことができる。
【手続補正１５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００７６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００７６】
なお、上述の実施形態では、ユーザＩＤの同一の範囲内で処理する場合を説明するが、これに限るものではなく、例えば、ユーザＩＤは複写機11の使用や文書データの処理を許可するためだけに使用し、すべての文書データを再利用できるようにしてもよいことはいうまでもない。