(57)【要約】【課題】  プリント出力した文書の管理、特に文書の破棄を確実に実行させることを可能とした文書管理システムを提供する。【解決手段】  プリント出力文書に文書属性情報を記録して出力し、シュレッダーなどの文書破棄機能を備えたマルチファンクション型の情報処理装置において文書の破棄処理が実行される際に、プリント文書中に含まれる属性情報を読み取って、登録情報との照合に基づいて破棄文書の確認を行なう。本構成により、確実な破棄文書の確認、管理が可能となる。また、管理データとしてプリント出力データと同じ元本データのイメージデータを登録保持する構成とし、破棄予定文書の読み取りイメージと登録イメージとを比較照合して、文書の改竄の有無を確認して破棄の実行または中止を行なう。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書のプリント出力を実行するプリント処理部と、プリント出力文書の破棄処理を実行する文書破棄処理部と、文書の管理処理を実行する文書管理部とを有し、
前記プリント処理部は、
文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力する構成であり、
前記文書破棄処理部は、
破棄対象文書の文書属性情報を読み取り、該読み取り情報を前記文書管理部に転送し、該文書管理部からの文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なう構成を有し、
前記文書管理部は、
前記プリント処理部においてプリント出力される文書の有効期限情報と文書属性情報とを対応付けた管理データを保持し、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書属性情報と、前記管理データの登録情報との照合に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知する構成であることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理部は、
前記管理データに基づいて、有効期限内の文書破棄実行要求を前記文書配布先ユーザに対して通知する処理を実行する構成であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書破棄処理部は、
破棄対象文書の文書イメージを読み取り、該読み取りイメージ情報を前記文書管理部に転送する構成を有し、
前記文書管理部は、
前記管理データとして、文書の改竄を許容するか否かを含む文書管理形式情報と、文書イメージデータとを格納し、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書イメージデータと、前記管理データの登録情報に含まれる文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知する構成であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記プリント処理部は、
前記文書管理部の保持する管理データに含まれるユーザ情報に基づくユーザ認証の成立を条件として文書データのプリントを実行する構成であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記プリント処理部は、
前記文書属性情報を、電子透かし情報、またはコード情報、または暗号化データとしてプリント出力する構成であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項６】
プリント処理部と、文書破棄処理部と、文書管理部とは相互にネットワーク接続された構成であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項７】
文書のプリント出力を実行する情報処理装置であり、
プリント出力データを配布するユーザの認証成立を条件として文書データのプリントを実行する構成を有するとともに、文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力する構成を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項８】
プリント出力された文書の破棄処理を実行する情報処理装置であり、
破棄対象文書の文書属性情報を読み取り、該読み取り情報に基づく文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なう構成を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項９】
前記情報処理装置は、
破棄対象文書の文書イメージデータを読み取り、該読み取りイメージデータと、元本データとして登録された文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なう構成を有することを特徴とする請求項８に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
プリント処理部において、文書データをプリントするとともに、文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力するプリント出力ステップと、
文書破棄処理部において、破棄対象文書の文書属性情報を読み取り、該読み取り情報を文書管理部に転送する文書属性情報転送ステップと、
文書管理部において、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書属性情報と、文書管理部が保持する管理データに含まれる文書属性情報との照合に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知する決定情報通知ステップと、
文書破棄処理部において、前記文書管理部からの文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行う文書破棄実行ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１１】
前記文書管理方法は、さらに、
前記文書管理部において、前記管理データに基づいて、有効期限内の文書破棄実行要求を前記文書配布先ユーザに対して通知する処理を実行するステップを有することを特徴とする請求項１０に記載の文書管理方法。
【請求項１２】
前記文書属性情報転送ステップは、
前記文書破棄処理部において、破棄対象文書の文書イメージを読み取り、該読み取りイメージ情報を前記文書管理部に転送する処理を含むステップであり、
前記決定情報通知ステップは、
前記文書管理部において、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書イメージデータと、前記管理データの登録情報に含まれる文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知するステップであることを特徴とする請求項１０に記載の文書管理方法。
【請求項１３】
前記プリント出力ステップは、
ユーザ認証の成立を条件として文書データのプリントを実行するステップであることを特徴とする請求項１０に記載の文書管理方法。
【請求項１４】
前記プリント出力ステップは、
前記文書属性情報を、電子透かし情報、またはコード情報、または暗号化データとしてプリント出力することを特徴とする請求項１０に記載の文書管理方法。
【請求項１５】
文書のプリント出力を実行する情報処理方法であり、
プリント出力データを配布するユーザの認証処理ステップと、
ユーザの認証処理の成立を条件として文書データのプリントを実行するプリント出力ステップを有し、
前記プリント出力ステップは、文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力するステップであることを特徴とする情報処理方法。
【請求項１６】
プリント出力された文書の破棄処理を実行する情報処理方法であり、
破棄対象文書の文書属性情報を読み取る文書属性情報読み取りステップと、
前記文書属性情報読み取りステップにおいて読み取った情報に基づいて文書破棄の可否を決定する文書破棄可否決定ステップと、
文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なうステップと、
を有することを特徴とする情報処理方法。
【請求項１７】
前記文書属性情報読み取りステップは、
破棄対象文書の文書イメージデータ読み取り処理を含み、
前記文書破棄可否決定ステップは、
読み取られた文書イメージデータと、元本データとして登録された文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の可否を決定するステップであることを特徴とする請求項１６に記載の情報処理方法。
【請求項１８】
文書のプリント出力をコンピュータ上で実行させるコンピュータ・プログラムであり、
プリント出力データを配布するユーザの認証処理ステップと、
ユーザの認証処理の成立を条件として文書データのプリントを実行するプリント出力ステップを有し、
前記プリント出力ステップは、文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力するステップであることを特徴とするコンピュータ・プログラム。
【請求項１９】
プリント出力された文書の破棄処理をコンピュータ上で実行させるコンピュータ・プログラムであり、
破棄対象文書の文書属性情報を読み取る文書属性情報読み取りステップと、
前記文書属性情報読み取りステップにおいて読み取った情報に基づいて文書破棄の可否を決定する文書破棄可否決定ステップと、
文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なうステップと、
を有することを特徴とするコンピュータ・プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、情報処理装置、および方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。さらに詳細には、配付文書に有効期限を設定し、有効期限の過ぎた文書が確実に破棄され、文書が残存することのないように文書の管理を行なう文書管理システム、情報処理装置、および方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
昨今、例えば個人情報、社内の機密情報など、様々な機密文書の流出が問題となっている。多くの場合、機密文書の配付先、利用については制限が設けられている。例えば特定のデータベースに機密情報を格納し、特定のユーザにのみ、データベースへのアクセス権限を認めるなどの方法がとられる。
【０００３】
データベースに格納されたデータについての利用状況については、アクセスログなどに基づいて、どのユーザがいつアクセスし、どのデータを取得したかなどの情報を記録することができるので、厳格なアクセス管理を行なうことで情報の流出ルートを特定することができる。
【０００４】
しかし、例えば正当なアクセス権限を持つユーザが、機密データを取得しプリントした用紙を放置してしまった場合などには、その用紙を第三者が取得し不正な利用が行なわれるといった事態が発生することがある。すなわち、プリント出力された文書の管理は非常に困難となり、このようなプリント出力データに基づく情報漏洩の可能性が高いという問題がある。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、上述の問題点に鑑みてなされたものであり、プリントされた文書の漏洩、不正利用の排除を実現する文書管理システム、情報処理装置、および方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することを目的とする。
【０００６】
さらに、本発明は、プリントされた文書に有効期限情報や文書属性情報を設定し、設定された有効期限情報に基づくデータ管理を実行し、有効期限の過ぎた文書の廃棄を徹底することにより、プリントされた機密文書の不正流出を防止することを可能とした文書管理システム、情報処理装置、および方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の第１の側面は、文書のプリント出力を実行するプリント処理部と、プリント出力文書の破棄処理を実行する文書破棄処理部と、文書の管理処理を実行する文書管理部とを有し、前記プリント処理部は、文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力する構成であり、前記文書破棄処理部は、破棄対象文書の文書属性情報を読み取り、該読み取り情報を前記文書管理部に転送し、該文書管理部からの文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なう構成を有し、前記文書管理部は、前記プリント処理部においてプリント出力される文書の有効期限情報と文書属性情報とを対応付けた管理データを保持し、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書属性情報と、前記管理データの登録情報との照合に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知する構成であることを特徴とする文書管理システムにある。
【０００８】
さらに、本発明の文書管理システムの一実施態様において、前記文書管理部は、前記管理データに基づいて、有効期限内の文書破棄実行要求を前記文書配布先ユーザに対して通知する処理を実行する構成であることを特徴とする。
【０００９】
さらに、本発明の文書管理システムの一実施態様において、前記文書破棄処理部は、破棄対象文書の文書イメージを読み取り、該読み取りイメージ情報を前記文書管理部に転送する構成を有し、前記文書管理部は、前記管理データとして、文書の改竄を許容するか否かを含む文書管理形式情報と、文書イメージデータとを格納し、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書イメージデータと、前記管理データの登録情報に含まれる文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知する構成であることを特徴とする。
【００１０】
さらに、本発明の文書管理システムの一実施態様において、前記プリント処理部は、前記文書管理部の保持する管理データに含まれるユーザ情報に基づくユーザ認証の成立を条件として文書データのプリントを実行する構成であることを特徴とする。
【００１１】
さらに、本発明の文書管理システムの一実施態様において、前記プリント処理部は、前記文書属性情報を、電子透かし情報、またはコード情報、または暗号化データとしてプリント出力する構成であることを特徴とする。
【００１２】
さらに、本発明の文書管理システムの一実施態様において、プリント処理部と、文書破棄処理部と、文書管理部とは相互にネットワーク接続された構成であることを特徴とする。
【００１３】
さらに、本発明の第２の側面は、文書のプリント出力を実行する情報処理装置であり、プリント出力データを配布するユーザの認証成立を条件として文書データのプリントを実行する構成を有するとともに、文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力する構成を有することを特徴とする情報処理装置にある。
【００１４】
さらに、本発明の第３の側面は、プリント出力された文書の破棄処理を実行する情報処理装置であり、破棄対象文書の文書属性情報を読み取り、該読み取り情報に基づく文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なう構成を有することを特徴とする情報処理装置にある。
【００１５】
さらに、本発明の情報処理装置の一実施態様において、前記情報処理装置は、破棄対象文書の文書イメージデータを読み取り、該読み取りイメージデータと、元本データとして登録された文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なう構成を有することを特徴とする。
【００１６】
さらに、本発明の第４の側面は、
プリント処理部において、文書データをプリントするとともに、文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力するプリント出力ステップと、
文書破棄処理部において、破棄対象文書の文書属性情報を読み取り、該読み取り情報を文書管理部に転送する文書属性情報転送ステップと、
文書管理部において、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書属性情報と、文書管理部が保持する管理データに含まれる文書属性情報との照合に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知する決定情報通知ステップと、
文書破棄処理部において、前記文書管理部からの文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行う文書破棄実行ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法にある。
【００１７】
さらに、本発明の情報処理方法の一実施態様において、前記文書管理方法は、さらに、前記文書管理部において、前記管理データに基づいて、有効期限内の文書破棄実行要求を前記文書配布先ユーザに対して通知する処理を実行するステップを有することを特徴とする。
【００１８】
さらに、本発明の情報処理方法の一実施態様において、前記文書属性情報転送ステップは、前記文書破棄処理部において、破棄対象文書の文書イメージを読み取り、該読み取りイメージ情報を前記文書管理部に転送する処理を含むステップであり、前記決定情報通知ステップは、前記文書管理部において、前記文書破棄処理部から受信する破棄対象文書の文書イメージデータと、前記管理データの登録情報に含まれる文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の可否を決定し、決定情報を前記文書破棄処理部に通知するステップであることを特徴とする。
【００１９】
さらに、本発明の情報処理方法の一実施態様において、前記プリント出力ステップは、ユーザ認証の成立を条件として文書データのプリントを実行するステップであることを特徴とする。
【００２０】
さらに、本発明の情報処理方法の一実施態様において、前記プリント出力ステップは、前記文書属性情報を、電子透かし情報、またはコード情報、または暗号化データとしてプリント出力することを特徴とする。
【００２１】
さらに、本発明の第５の側面は、文書のプリント出力を実行する情報処理方法であり、プリント出力データを配布するユーザの認証処理ステップと、ユーザの認証処理の成立を条件として文書データのプリントを実行するプリント出力ステップを有し、前記プリント出力ステップは、文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力するステップであることを特徴とする。
【００２２】
さらに、本発明の第６の側面は、プリント出力された文書の破棄処理を実行する情報処理方法であり、破棄対象文書の文書属性情報を読み取る文書属性情報読み取りステップと、前記文書属性情報読み取りステップにおいて読み取った情報に基づいて文書破棄の可否を決定する文書破棄可否決定ステップと、文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なうステップと、を有することを特徴とする情報処理方法にある。
【００２３】
さらに、本発明の情報処理方法の一実施態様において、前記文書属性情報読み取りステップは、破棄対象文書の文書イメージデータ読み取り処理を含み、前記文書破棄可否決定ステップは、読み取られた文書イメージデータと、元本データとして登録された文書イメージデータとの照合による改竄の有無判定に基づいて文書破棄の可否を決定するステップであることを特徴とする。
【００２４】
さらに、本発明の第７の側面は、文書のプリント出力をコンピュータ上で実行させるコンピュータ・プログラムであり、プリント出力データを配布するユーザの認証処理ステップと、ユーザの認証処理の成立を条件として文書データのプリントを実行するプリント出力ステップを有し、前記プリント出力ステップは、文書データのプリントに併せて文書の有効期限情報と、少なくとも文書識別情報、文書発行者および文書配布先ユーザの識別情報を含む文書属性情報をプリント出力するステップであることを特徴とするコンピュータ・プログラムにある。
【００２５】
さらに、本発明の第８の側面は、プリント出力された文書の破棄処理をコンピュータ上で実行させるコンピュータ・プログラムであり、破棄対象文書の文書属性情報を読み取る文書属性情報読み取りステップと、前記文書属性情報読み取りステップにおいて読み取った情報に基づいて文書破棄の可否を決定する文書破棄可否決定ステップと、文書破棄の可否決定情報に基づいて文書破棄の実行または中止処理を行なうステップとを有することを特徴とするコンピュータ・プログラムにある。
【００２６】
なお、本発明のコンピュータ・プログラムは、例えば、様々なプログラム・コードを実行可能なコンピュータシステムに対して、コンピュータ可読な形式で提供する記憶媒体、通信媒体、例えば、ＣＤやＦＤ、ＭＯなどの記録媒体、あるいは、ネットワークなどの通信媒体によって提供可能なコンピュータ・プログラムである。このようなプログラムをコンピュータ可読な形式で提供することにより、コンピュータシステム上でプログラムに応じた処理が実現される。
【００２７】
本発明のさらに他の目的、特徴や利点は、後述する本発明の実施例や添付する図面に基づくより詳細な説明によって明らかになるであろう。なお、本明細書においてシステムとは、複数の装置の論理的集合構成であり、各構成の装置が同一筐体内にあるものには限らない。
【発明の効果】
【００２８】
本発明の構成によれば、プリント出力した文書の管理構成において、文書の破棄が確実に実行されたことの確認が可能となる。従って、例えば機密文書などが放置され、第三者に渡って不正に利用されるといった事態を防止することができる。また、シュレッダーなどの文書破棄機能を備えたマルチファンクション型の情報処理装置において文書の破棄処理が実行される際に、プリント文書中に含まれる属性情報を読み取って、登録情報との照合に基づいて破棄文書の確認を行なう構成としたので、確実な破棄文書の確認、管理が可能となる。また、管理データとしてプリント出力データと同じ元本データのイメージデータを登録保持する構成とし、破棄予定文書の読み取りイメージと登録イメージとを比較照合して、文書の改竄の有無を確認して破棄の実行または中止を行なうことが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
以下、図面を参照しながら本発明の実施形態に係る文書管理システム、情報処理装置、および方法、並びにコンピュータ・プログラムの詳細について説明する。
【００３０】
まず、図１を参照して、本発明のシステムにおいてプリントされる有効期限付き文書の構成例について説明する。図１に示すように、本発明のシステムにおいてプリントされる有効期限付き文書１００は、例えば機密情報からなる本文データ１０１と、有効期限情報１０２と、さらに文書属性情報１０３を含む文書としてプリントされる。
【００３１】
文書属性情報１０３は、例えば電子透かし（Ｗａｔｅｒ  Ｍａｒｋ）として記録される。文書属性情報１０３には、文書識別子としての文書ＩＤ、文書の管理形式、例えばコピーが許容される文書であるか否か、あるいは書き込みなどによる更新の許容される文書であるか否かなどの文書管理形式情報、文書の保持期限を示す有効期限情報、文書の発行者識別子としての発行者ＩＤおよび発行者のメールアドレス、さらに、文書の配付先ユーザの識別子としての配付先ＩＤおよびメールアドレスなどが記録される。なお、本例では、文書属性情報１０３を電子透かしによって記録した構成としてあるが、文書属性情報１０３を電子透かしとして設定することは必須ではなく、文書の利用形態に応じて可読なデータとして記録してもよく、またバーコード、ＱＲコードなどのコード情報、あるいは暗号化データとして記録する構成としてもよい。
【００３２】
次に、図２を参照して、本発明のシステムの全体構成について説明する。図２には、３つの領域を示している。すなわち、文書発行者領域２１０、文書配布先ユーザ領域２５０、２６０である。
【００３３】
文書発行者領域２１０は、有効期限付き文書の発行主体としての文書発行者２１１の利用領域であり、文書発行者２１１の利用するＰＣなどの情報処理装置２１２、情報処理装置２１２にネットワーク２７１接続されたスキャン、コピー、プリントなどの文書処理およびデータ管理、データ処理機能などマルチファンクション機能を持つマルチファンクション型情報処理装置２１３が存在する。
【００３４】
また、文書配布先ユーザ領域２５０、２６０には、各ユーザ２５１，２６１の利用するＰＣなどの情報処理装置２５２，２６２と、文書発行ユーザ領域２１０に設置されたマルチファンクション機能を持つマルチファンクション型情報処理装置２１３と同様のマルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３がネットワーク２７１に接続されて配置される。
【００３５】
マルチファンクション型情報処理装置は、プリント出力処理を実行するプリント処理部、シュレッダー機能等の文書破棄処理部の少なくともいずれかの機能を有する。さらに、少なくとも１つのマルチファンクション型情報処理装置は、プリント出力処理対象データの管理データを保持し、文書管理処理を実行する文書管理部を有する。これらの各処理部における処理の詳細については後述する。
【００３６】
ネットワーク２７１は、文書発行者２１１の利用するＰＣなどの情報処理装置２１２と、プリント機能等を有するマルチファンクション型情報処理装置２１３と、各ユーザ２５１，２６１の利用するＰＣなどの情報処理装置２５２，２６２と、マルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３とを接続しており、これらの各装置はネットワーク２７１を介したデータ転送が可能な構成となっている。なお、図には文書配付先ユーザとして２人のユーザ２５１，２６１のみを示してあるが、文書配布ユーザの数は、任意の数に設定可能である。すなわち、発行文書受領ユーザ領域２５０、２６０と同様の領域がネットワーク２７１上に多数存在可能である。
【００３７】
文書発行者２１１は、ＰＣなどの情報処理装置２１２を利用して、ユーザ２５１，２６１に配布する文書、たとえば機密データを含む文書データを生成する。文書発行者２１１は、生成した文書データを、生成文書データの有効期限情報および配付先ユーザ情報とともに、マルチファンクション型情報処理装置２１３に転送する。
【００３８】
マルチファンクション型情報処理装置２１３は、文書発行者２１１の情報処理装置２１２から送付されてくる情報に基づいて、文書の配付処理および配布文書の管理処理を実行する。本実施例では、マルチファンクション型情報処理装置２１３が、プリント出力処理対象データの管理データを保持し、文書管理処理を実行する文書管理部として機能する。
【００３９】
ユーザ２５１，２６１に対する文書の配布、すなわちプリントは、ネットワークに接続されたマルチファンクション型情報処理装置２１３、２５３、２６３のいずれからでも行なうことができる。すなわち、マルチファンクション型情報処理装置２１３、２５３、２６３のいずれもがプリント処理部として機能する。ネットワークに接続されたマルチファンクション型情報処理装置２１３、２５３、２６３は、ユーザの確認、例えば所定の認証アルゴリズムに従ったユーザ認証の成立を条件としてプリント処理を実行する。すなわち、文書の配付先として指定されたユーザであることを確認した後、文書属性情報を含むデータをプリントアウトする。プリントアウトされる文書データは、先に図１を参照して説明した有効期限付き文書１００であり、例えば機密情報からなる本文データ１０１と、有効期限情報１０２と、さらに文書属性情報１０３を含むプリント文書である。
【００４０】
マルチファンクション型情報処理装置２１３は、文書の配付処理および配布文書の管理処理を実行する。図３に、情報処理装置２１３の保持する管理データの構成例を示す。情報処理装置２１３の保持する管理データは、図３に示すように、発行文書の識別子としての［文書ＩＤ］、文書の管理形式、例えば文書の改竄を許容するか否か、コピーが許容される文書であるか否か、あるいは書き込みなどによる更新の許容される文書であるか否かなどの［文書管理形式］、文書の保持期限を示す［文書有効期限］、文書の発行者識別子としての［文書発行者ＩＤ］および発行者のメールアドレスとしての［文書発行者アドレス］、文書の配付先ユーザの識別子としての［文書配付先者ＩＤ］および［文書配付先者アドレス］、さらに、発行文書のイメージデータとしての［文書イメージ］、さらに、各ユーザに対して文書が実際に発行されているか否か、配付文書が破棄されているか否かの文書状況情報を示す［文書状況］などが記録される。
【００４１】
これらの情報は、文書発行者２１１の情報処理装置２１２からマルチファンクション型情報処理装置２１３に送信される情報と、マルチファンクション型情報処理装置２１３自身が生成する情報とから構成される。マルチファンクション型情報処理装置２１３は、これらの情報を対応付けて図３に示す管理データを生成し、必要に応じて更新処理を行なう。
【００４２】
図３に示す管理情報中、文書イメージ、文書状況を除くデータは、先に、図１を参照して説明したように、プリント出力される有効期限付き文書１００に文書属性情報１０３として記録される。
【００４３】
図２に示すユーザ２５１，２６１は、ネットワークに接続されたマルチファンクション型情報処理装置２１３、２５３、２６３のいずれかから、先に図１を参照して説明した有効期限付き文書１００をプリントして受領する。プリント出力が実行された場合は、出力情報、すなわち、どの文書がどのユーザに提供されたかを示す出力情報がマルチファンクション型情報処理装置２１３から文書発行者２１１の情報処理装置２１２に通知される。なお、文書の配布に際しては、文書発行者２１１の情報処理装置２１２、またはマルチファンクション型情報処理装置２１３からユーザ２５１，２６１の情報処理装置２５２，２６２に対して配付文書があることを知らせる通知（メール）が送信され、ユーザ２５１，２６１は、この通知に基づいて、最寄のマルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３から有効期限付き文書１００をプリントして受領する。
【００４４】
有効期限付き文書１００を受領したユーザ２５１，２６１は、有効期限付き文書１００に記録された有効期限の期間は、受領文書を保持することが許容されるが、有効期限の期間を経過する前に受領文書の破棄を行なわなければならない。
【００４５】
文書の破棄は、ネットワーク２７１に接続されたマルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３のシュレッダーを利用して実行される。すなわち、本例では、マルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３が、文書破棄処理部として機能する。シュレッダーを用いた文書の破棄を行なう場合、マルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３は、破棄対象の有効期限付き文書１００に記録された文書属性情報、すなわち、先に図１を参照して説明した文書属性情報１０３を読み取り、さらに、文書のイメージデータを読み取り、これらの読み取り情報を文書管理部として機能するマルチファンクション型情報処理装置２１３に送信する。
【００４６】
文書管理部として機能するマルチファンクション型情報処理装置２１３は、マルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３からの受信情報に基づいて、文書の破棄を許容するか否かを決定し決定情報を文書破棄処理部として機能するマルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３に通知する。
【００４７】
文書管理部として機能するマルチファンクション型情報処理装置２１３において実行する破棄文書の確認処理としては、例えば、
文書属性情報１０３に含まれる［文書ＩＤ］に基づく文書の確認、
文書属性情報１０３に含まれる［文書発行者ＩＤ］に基づく発行者の確認、
文書属性情報１０３に含まれる［文書配付先者ＩＤ］に基づく配布先の確認、
文書属性情報１０３に含まれる［文書有効期限］に基づく、有効期限の確認、
文書属性情報１０３に含まれる［文書管理形式］において文書更新が認められていない場合、図３に示す管理データの文書イメージとの比較を実行し、文書の変更（改竄）がなされていないことの確認、
など、各文書に対応して設定される必要な確認処理が実行され、正当なデータの期限内の処理である場合、破棄を許容するなどの破棄可否決定情報を文書破棄処理部として機能するマルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３に通知し、マルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３はこの通知に基づいて、シュレッダーによる分書破棄を実行または中止処理を行なう。シュレッダーによる破棄が実行されると、破棄の実行情報がネットワーク２７１を介してマルチファンクション型情報処理装置２１３に通知され、さらに、マルチファンクション型情報処理装置２１３から文書発行者２１１の情報処理装置２１２に通知される。
【００４８】
文書管理部として機能するマルチファンクション型情報処理装置２１３において実行する破棄文書の確認処理において、例えば、文書属性情報１０３に含まれる［文書管理形式］において文書更新が認められていない場合には、図３に示す管理データとして登録済みの文書イメージと、マルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３から受信した破棄対象文書の読み取りイメージデータとの比較処理を実行する。この比較処理によって、文書の変更がなされていることが確認された場合など、不正な処理が検出された場合には、破棄処理を許容しない旨の通知をマルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３に送信する。マルチファンクション型情報処理装置２５３，２６３は、この通知に基づいて、シュレッダーによる文書破棄を中止する。さらに、マルチファンクション型情報処理装置２１３は、不正な文書の利用が行なわれたことを、ネットワーク２７１を介して文書発行者２１１の情報処理装置２１２に通知する。
【００４９】
次に、図４、図５を参照して、本発明のシステムにおいて実行される文書発行処理および文書廃棄処理の処理シーケンスについて説明する。図４は文書発行処理、図５は文書廃棄処理の処理シーケンスを示している。図４、図５とも、右から、文書発行者の情報処理装置、文書発行者の最寄のマルチファンクション（ＭＦ）型情報処理装置Ａ、文書配布先者の最寄のマルチファンクション（ＭＦ）型情報処理装置Ｂ、文書配布先者の情報処理装置、および文書配布先ユーザを示している。
【００５０】
まず、図４を参照して、文書発行処理の処理シーケンスについて説明する。ステップＳ１０１において、文書発行者は、文書発行者情報処理装置を介して作成文書を文書発行者最寄のマルチファンクション型情報処理装置Ａに送信する。マルチファンクション型情報処理装置Ａは、文書管理部として機能する。なお、この文書データ送信に併せて、文書の配布先ユーザについてのユーザ情報、文書の有効期限情報を送信する。
【００５１】
ステップＳ１０２において、マルチファンクション型情報処理装置Ａは、文書発行者情報処理装置からネットワークを介して受信したデータに基づいて管理データ、すなわち、先に図３を参照して説明した管理データを生成する。
【００５２】
すなわち、先に図３を参照して説明したように、
発行文書の識別子としての［文書ＩＤ］、
文書の管理形式、例えばコピーが許容される文書であるか否か、あるいは書き込みなどによる更新の許容される文書であるか否かなどの［文書管理形式］、
文書の保持期限を示す［文書有効期限］、
文書の発行者識別子としての［文書発行者ＩＤ］および発行者のメールアドレスとしての［文書発行者アドレス］、
文書の配付先ユーザの識別子としての［文書配付先者ＩＤ］および［文書配付先者アドレス］、
発行文書のイメージデータとしての［文書イメージ］、
これらのデータからなる管理データを生成し、自装置の記憶部に保持する。
【００５３】
管理データを生成したマルチファンクション型情報処理装置Ａは、次に、ステップＳ１０３において、発行文書が発生したことを配付先ユーザに通知する。これは、例えばメールアドレスに基づく配付先ユーザの情報処理装置（ＰＣ）に対するメール送信によって行なわれる。
【００５４】
発行文書の通知を受領した文書配布先ユーザは、ステップＳ１０４において、ユーザの最寄のマルチファンクション型情報処理装置Ｂに対して、文書発行要求を行う。マルチファンクション型情報処理装置Ｂは、プリント処理部として機能する。ユーザは文書発行要求に際して、自己のユーザＩＤなどのユーザ識別情報、さらに必要に応じてユーザ認証に適用される情報、例えばパスワードなどを入力する。ユーザ情報は、ステップＳ１０５において、ユーザの最寄のマルチファンクション型情報処理装置Ｂから、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置Ａに送信される。
【００５５】
管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置Ａは、ステップＳ１０６において、マルチファンクション型情報処理装置Ｂから受信したユーザ情報に基づいてユーザ認証処理を実行し、ユーザが文書配布先ユーザであることの確認を行なう。ユーザが文書配布先ユーザであるとの確認がなされた場合は、マルチファンクション型情報処理装置Ａは、ステップＳ１０７において、マルチファンクション型情報処理装置Ｂに対して、文書発行（プリント）許可を送信する。ユーザが文書配布先ユーザでないと判定された場合は、マルチファンクション型情報処理装置Ａは、マルチファンクション型情報処理装置Ｂに対して、文書発行（プリント）不許可を送信する。
【００５６】
マルチファンクション型情報処理装置Ｂは、マルチファンクション型情報処理装置Ａから、文書発行（プリント）許可通知を受信したことを条件として、ステップＳ１０８において、文書の発行処理、すなわちプリント出力を実行する。マルチファンクション型情報処理装置Ａから、文書発行（プリント）不許可通知を受信した場合は、文書の発行処理、すなわちプリント出力は中止される。
【００５７】
マルチファンクション型情報処理装置Ｂは、文書の発行処理、すなわちプリント出力を実行した場合、ステップＳ１０９において、マルチファンクション型情報処理装置Ａに対して、文書の発行処理が実行されたことを通知する。さらに、マルチファンクション型情報処理装置Ａは、ステップＳ１１０において、文書発行者情報処理装置（ＰＣ）に対して、文書の発行処理が実行されたことを通知する。さらに、マルチファンクション型情報処理装置Ａは、ステップＳ１１１において、管理データを更新する。すなわち、図３に示す管理データ中、文書発行処理が完了したユーザに対応する文書状況データを、発行済みの設定に更新する処理を実行する。以上の処理が、各文書配布先ユーザに対応して実行される。
【００５８】
次に、図５を参照して、配付文書の破棄処理の際に実行される処理シーケンスについて説明する。管理データ（図３参照）を保持し、文書管理部として機能するマルチファンクション型情報処理装置Ａは、ステップＳ２０１において、管理データに基づくデータ管理を継続的に実行し、管理データ中の有効期限が近づいてきた場合に、ステップＳ２０２において、有効期限の間近となった配布文書であり、破棄処理が実行されていない文書を保持している文書配布先ユーザの情報処理装置に文書の破棄処理の実行要求通知を行う。
【００５９】
文書の破棄処理の実行要求通知を受領したユーザは、自己の保持する有効期限付き文書を取り出して、最寄のマルチファンクション情報処理装置Ｂにセットする。マルチファンクション情報処理装置Ｂはシュレッダー機能を持ち、シュレッダーを適用した文書用紙の破棄が実行可能であり、文書破棄処理部として機能する装置である。
【００６０】
ステップＳ２０３において、マルチファンクション情報処理装置Ｂはユーザによってセットされた破棄予定文書の情報読み取りを行なう。マルチファンクション情報処理装置Ｂはスキャナ機能を有し、ユーザによってセットされた文書から、先に図１を参照して説明した文書属性情報１０３を読み取り、さらに、セット文書のイメージデータを取得する。
【００６１】
ステップＳ２０５において、マルチファンクション情報処理装置Ｂは、ユーザによってセットされた文書から読み取った文書属性情報と、文書イメージデータとを管理データを保持しているマルチファンクション情報処理装置Ａに送信する。
【００６２】
ステップＳ２０６において、マルチファンクション情報処理装置Ａは、マルチファンクション情報処理装置Ｂから受領したデータと、管理データとして登録されたデータとの照合処理を実行して、文書破棄の可否を決定する。
【００６３】
マルチファンクション型情報処理装置Ａは、破棄文書の確認処理として、前述したように、例えば、
文書属性情報に含まれる［文書ＩＤ］と管理データに登録された［文書ＩＤ］の照合、
文書属性情報に含まれる［文書発行者ＩＤ］と管理データに登録された［文書発行者ＩＤ］との照合による発行者の確認、
文書属性情報に含まれる［文書配付先者ＩＤ］と管理データに登録された［文書配付先者ＩＤ］との照合による配布先の確認、
文書属性情報に含まれる［文書有効期限］と管理データに登録された［文書有効期限］との照合による有効期限の確認、
文書属性情報に含まれる［文書管理形式］において文書更新が認められていない場合、管理データの文書イメージとの比較を実行し、文書の変更がなされていないことの確認、
などの確認処理を実行する。
【００６４】
マルチファンクション型情報処理装置Ａは、正当なデータの期限内の処理である場合、ステップＳ２０７において、破棄を許容するとの決定情報をマルチファンクション型情報処理装置Ｂに通知し、正当なデータの処理でないと判定した場合、例えば、［文書管理形式］として、文書更新が認められていない設定であるにもかかわらず、管理データとして登録済みの文書イメージと、マルチファンクション型情報処理装置Ｂから受信した破棄対象文書の読み取りイメージデータとが相違しており、文書の変更が確認された場合など、不正な処理が検出された場合には、ステップＳ２０７において、破棄処理を許容しない旨の通知をマルチファンクション型情報処理装置Ｂに通知する。なお、ステップＳ２０７における文書破棄の許容可否の通知情報は、文書発行者の情報処理装置に対しても平行して通知する構成としてもよい。
【００６５】
マルチファンクション型情報処理装置Ｂは、マルチファンクション型情報処理装置Ａから、文書破棄の許可通知を受領したことを条件として、文書の破棄処理、すなわちシュレッダーを動作させて、文書の破棄を実行する。マルチファンクション型情報処理装置Ａから、文書破棄の不許可通知を受領した場合は、文書の破棄処理は中止される。
【００６６】
マルチファンクション型情報処理装置Ｂは、文書の破棄処理を実行した場合、ステップＳ２０９において、マルチファンクション型情報処理装置Ａに対して、文書の破棄処理が実行されたことを通知する。さらに、マルチファンクション型情報処理装置Ａは、ステップＳ２１０において、文書発行者情報処理装置（ＰＣ）に対して、文書の破棄処理が実行されたことを通知する。さらに、マルチファンクション型情報処理装置Ａは、ステップＳ２１１において、管理データを更新する。すなわち、図３に示す管理データ中、文書破棄処理が完了したユーザに対応する文書状況データを、破棄済みの設定に更新する処理を実行する。以上の処理が、各文書配布先ユーザに対応して実行される。
【００６７】
次に、図６のフローチャートを参照して、有効期限付き文書の発行処理、日常管理処理、破棄処理の一連の処理手順について説明する。ステップＳ３０１〜Ｓ３０４の処理が有効期限付き文書の発行処理、ステップＳ３０５〜Ｓ３０７の処理が日常管理処理、ステップＳ３０８〜Ｓ３１３の処理が破棄処理に相当する。
【００６８】
まず、有効期限付き文書の発行処理において、ステップＳ０１では、発行者が専用ソフトで期限付き機密文書、すなわち、先に図１を参照して説明した有効期限付き文書を作成し、最寄のマルチファンクション型情報処理装置（ＭＦ）に、文書発行依頼を行なう。この発行依頼には、発行先ユーザの情報、有効期限情報など、各種の文書属性情報が含まれる。すなわち、先に図３を参照して説明した管理データを生成するために必要なデータが含まれる。
【００６９】
ステップＳ３０２では、文書発行者の最寄のマルチファンクション型情報処理装置（ＭＦ）が、図３を参照して説明した管理データを生成し、配付先ユーザからの文書発行要求が入力されたマルチファンクション型情報処理装置（ＭＦ）に文書データを送信し、プリント出力を行なう。なお、このプリント出力の際には、先に図４を参照して説明したようにユーザ認証が行なわれ、文書配布先ユーザとして管理データに登録されたユーザであることの確認がプリントの実行条件となる。
【００７０】
ステップＳ３０３では、配付先ユーザの文書発行要求が入力されたマルチファンクション型情報処理装置（ＭＦ）において、文書のプリントアウトが実行される。プリントされる文書は、先に図１を参照して説明した有効期限付き文書１００であり、本文データ１０１、有効期限情報１０２、文書属性情報１０３が記録されたデータである。
【００７１】
次に、ステップＳ３０４において、文書発行者に対して、文書の発行処理が実行された旨の通知を行なう。この通知処理は、先に図４を参照して説明したように、プリント出力を実行したマルチファンクション型情報処理装置（ＭＦ）から管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置（ＭＦ）に通知がなされ、その後、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置（ＭＦ）から文書発行者のＰＣ等の情報処理装置に対して通知が行なわれる。
【００７２】
次のステップＳ３０４〜Ｓ３０７の処理は、日常管理処理である。ステップＳ３０５において、文書発行者は、文書発行者のＰＣ等の情報処理装置を介して、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置(ＭＦ)にアクセスし、発行文書の文書状況を取得することができる。
【００７３】
先に図３を参照して説明したように、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置(ＭＦ)は、発行文書の文書状況を文書発行ユーザ単位で管理している。すなわち発行文書がユーザに提供済みか否か、さらに、破棄されているか否かの文書状況を登録しており、文書発行者は、これらの文書状況情報を取得することができる。
【００７４】
さらに、ステップＳ３０６は、文書配布先ユーザからの文書状況の取得処理であり、文書配布先ユーザは、文書配布先ユーザのＰＣ等の情報処理装置を介して、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置(ＭＦ)にアクセスし、自分に対して発行された文書の文書状況を取得することができる。
【００７５】
ステップＳ３０７の処理は、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置(ＭＦ)が実行する処理であり、管理データに記録された有効期限が近づいた場合に、破棄が完了していない文書を保持しているユーザに対してメール等の手段によって、文書の破棄の実行要求を通知する。
【００７６】
ステップＳ３０８〜Ｓ３１３の処理は、文書の破棄処理の手順を示している。ステップＳ３０８は、文書の破棄を実行するユーザが最寄のマルチファンクション型情報処理装置(ＭＦ)にはき予定文書をセットし、文書の読み取り（スキャン）を実行させる。ステップＳ３０９は、この読み取りデータとユーザ情報を管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置(ＭＦ)に送信する処理である。
【００７７】
ステップＳ３１０は、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置(ＭＦ)によって実行する処理であり、破棄を許容するか否かを決定する処理である。例えば、データ変更の許容されない設定の文書について、文書イメージの照合によって変更が検出された場合には、不正な利用があったと判定して文書の破棄を許容することなく、ステップＳ３１１、Ｓ３１２において、文書発行者に対してその旨を通知する処理などを実行し、破棄処理を中止する。
【００７８】
さらに、ステップＳ３１２において、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置(ＭＦ)は、文書の破棄処理の実行状況に応じて、管理データの更新処理を実行する。すなわち破棄処理実行の有無、改竄の有無などの情報を登録する。
【００７９】
ステップＳ３１３の処理は、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置(ＭＦ)は、ある特定の文書ＩＤに対応する文書の全配布文書の破棄が確認された場合の処理であり、この確認がなされた場合、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置(ＭＦ)は、全ての配布文書の破棄が完了した旨を発行者に通知するとともに、管理データ（図３参照）中の、その文書に対応するエントリを削除する処理を実行する。
【００８０】
このように、本発明のシステムでは、プリント出力された文書が確実に破棄されたか否かを確認可能な構成としたので、自己管理にまかせることで、機密文書がいつまでも残存し、流出してしまうといった事態を防止することが可能となる。さらに、文書の更新等の改竄許容の可否などを文書管理情報として登録する構成とし、発行文書のイメージデータを管理データを構成する登録情報として保持し、文書破棄実行時に読み取った文書データと登録データとの照合によって文書の改竄の有無の確認が可能となり、より厳格な文書管理が可能となる。
【００８１】
次に、図７を参照して、有効期限付き文書の出力、管理処理、さらに、文書の破棄処理を実行するマルチファンクション型情報処理装置の機能構成について説明する。なお、管理データを保持するマルチファンクション型情報処理装置はシュレッダー等の文書破棄処理部や、プリント処理部を必須構成要素とするものではない。
【００８２】
図７に示すように、マルチファンクション型情報処理装置４１０は、入力部４１１、通信部４１２、制御部４１３、プリント処理部４１４、文書読み取り部（スキャナ）４１５、文書破棄処理部（シュレッダー）４１６、管理データ格納部４１７、出力部（表示部）４１８を有する。入力部４１１は、ユーザからのプリント指示や文書破棄指示などのユーザ入力を行なうためのユーザインタフェースとして機能する。通信部４１２は、ネットワークを介して他の装置、例えば他のマルチファンクション型情報処理装置や文書発行者の端末、あるいは文書配布先ユーザの端末としての情報処理装置とのデータ送受信を実行する。
【００８３】
制御部４１３は、データ記憶部４１７に格納されたプログラムに従った各種データ処理や、各処理部の統括的制御および各処理部間のデータ転送制御を実行する。プリント処理部４１４は、先に図１を参照して説明した有効期限付き文書の出力（プリント）を実行する。
【００８４】
文書読み取り部（スキャナ）４１５は、破棄処理予定の文書から文書属性情報および文書イメージデータの読み取り処理を実行する。文書破棄処理部（シュレッダー）４１６は、文書の粉砕処理による文書破棄処理を行なう。管理データ格納部４１７は、先に図３を参照して説明した配付文書の管理データを格納する記憶部である。出力部（表示部）４１８はディスプレイ等の表示部であり、各種の案内データ、警告データ、通知データなどの表示を実行する。
【００８５】
最後に、図８を参照して、マルチファンクション型情報処理装置のハードウェア構成例について説明する。図８に示すハードウェア構成は、一般的なコンピュータ構成に、プリント、スキャン、シュレッダー機能を付加した構成を示している。
【００８６】
ＣＰＵ（Central Processing Unit）５０１は、上述の実施例において説明した各種のデータ処理、すなわち有効期限付き文書の配付処理、管理データ生成、更新処理、文書の破棄処理等の各処理の実行シーケンスを記述した各種コンピュータ・プログラムに従った処理を実行する制御部である。
【００８７】
ＲＯＭ（Read Only Memory）５０２は、ＣＰＵ５０１が使用するプログラムや演算パラメータ等を格納する。ＲＡＭ（Random Access Memory）５０３は、ＣＰＵ５０１の実行において使用するプログラムや、その実行において適宜変化するパラメータ等を格納する。これらはＣＰＵバスなどから構成されるホストバス５０４により相互に接続されている。
【００８８】
ホストバス５０４は、ブリッジ５０５を介して、ＰＣＩ(Peripheral Component Interconnect/Interface)バスなどの外部バス５０６に接続されている。
【００８９】
キーボード５０８、ポインティングデバイス５０９は、ユーザにより操作される入力デバイスである。ディスプレイ５１０は、液晶表示装置またはＣＲＴ（Cathode Ray Tube）などから成り、各種情報をテキストやイメージで表示する。
【００９０】
ＨＤＤ（Hard Disk Drive）５１１は、ハードディスクを内蔵し、ハードディスクを駆動し、ＣＰＵ５０１によって実行するプログラムや情報を記録または再生させる。ハードディスクは、例えば図３を参照して説明した管理データの格納部としての役割を持つ。さらに、各種のデータ処理プログラム等、各種コンピュータ・プログラムが格納される。
【００９１】
ドライブ５１２は、装着されている磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、または半導体メモリ等のリムーバブル記録媒体５２１に記録されているデータまたはプログラムを読み出して、そのデータまたはプログラムを、インタフェース５０７、外部バス５０６、ブリッジ５０５、およびホストバス５０４を介して接続されているＲＡＭ５０３に供給する。リムーバブル記録媒体５２１も、ハードディスクと同様、図３に示す管理データの格納部としての役割を持つことができる。
【００９２】
接続ポート５１４は、外部接続機器５２２を接続するポートであり、ＵＳＢ，ＩＥＥＥ１３９４等の接続部を持つ。接続ポート５１４は、インタフェース５０７、および外部バス５０６、ブリッジ５０５、ホストバス５０４等を介してＣＰＵ５０１等に接続されている。通信部５１５は、ネットワークに接続され、外部とのデータ通信処理を実行する。
【００９３】
プリント処理部５３１は、先に図１を参照して説明した有効期限付き文書の出力（プリント）を実行する。文書読み取り部（スキャナ）５３２は、破棄処理予定の文書から文書属性情報および文書イメージデータの読み取り処理を実行する。文書破棄処理部（シュレッダー）５３３は、文書の粉砕処理による文書破棄処理を行なう。
【００９４】
なお、図８に示す情報処理装置のハードウェア構成例は、基本的な装置例を示すものであり、本発明の情報処理装置は、図８に示す構成に限らず、上述した実施例において説明した処理を実行可能な構成であればよい。
【００９５】
以上、特定の実施例を参照しながら、本発明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨を逸脱しない範囲で当業者が該実施例の修正や代用を成し得ることは自明である。すなわち、例示という形態で本発明を開示してきたのであり、限定的に解釈されるべきではない。本発明の要旨を判断するためには、特許請求の範囲の欄を参酌すべきである。
【００９６】
なお、明細書中において説明した一連の処理はハードウェア、またはソフトウェア、あるいは両者の複合構成によって実行することが可能である。ソフトウェアによる処理を実行する場合は、処理シーケンスを記録したプログラムを、専用のハードウェアに組み込まれたコンピュータ内のメモリにインストールして実行させるか、あるいは、各種処理が実行可能な汎用コンピュータにプログラムをインストールして実行させることが可能である。
【００９７】
例えば、プログラムは記録媒体としてのハードディスクやＲＯＭ（Read Only Memory)に予め記録しておくことができる。あるいは、プログラムはフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ(Compact Disc Read Only Memory)，ＭＯ(Magneto optical)ディスク，ＤＶＤ(Digital Versatile Disc)、磁気ディスク、半導体メモリなどのリムーバブル記録媒体に、一時的あるいは永続的に格納（記録）しておくことができる。このようなリムーバブル記録媒体は、いわゆるパッケージソフトウエアとして提供することができる。
【００９８】
なお、プログラムは、上述したようなリムーバブル記録媒体からコンピュータにインストールする他、ダウンロードサイトから、コンピュータに無線転送したり、ＬＡＮ(Local Area Network)、インターネットといったネットワークを介して、コンピュータに有線で転送し、コンピュータでは、そのようにして転送されてくるプログラムを受信し、内蔵するハードディスク等の記録媒体にインストールすることができる。
【００９９】
なお、明細書に記載された各種の処理は、記載に従って時系列に実行されるのみならず、処理を実行する装置の処理能力あるいは必要に応じて並列的にあるいは個別に実行されてもよい。また、本明細書においてシステムとは、複数の装置の論理的集合構成であり、各構成の装置が同一筐体内にあるものには限らない。
【産業上の利用可能性】
【０１００】
以上、説明したように、本発明の構成によれば、プリント出力した文書の管理構成において、文書の破棄が確実に実行されたことの確認が可能となる。従って、例えば機密文書などが放置され、第三者に渡って不正に利用されるといった事態を防止することができる。また、シュレッダーなどの文書破棄機能を備えたマルチファンクション型の情報処理装置において文書の破棄処理が実行される際に、プリント文書中に含まれる属性情報を読み取って、登録情報との照合に基づいて破棄文書の確認を行なう構成としたので、確実な破棄文書の確認、管理が可能となる。また、管理データとしてプリント出力データと同じ元本データのイメージデータを登録保持する構成とし、破棄予定文書の読み取りイメージと登録イメージとを比較照合して、文書の改竄の有無を確認して破棄の実行または中止を行なうことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０１０１】
【図１】本発明のシステムにおいてプリント出力する有効期限付き文書の構成について説明する図である。
【図２】本発明の文書管理システムの全体構成について説明する図である。
【図３】本発明の文書管理システムにおける管理データの構成例について説明する図である。
【図４】本発明の文書管理システムにおける有効期限付き文書の発行処理シーケンスについて説明するシーケンス図である。
【図５】本発明の文書管理システムにおける有効期限付き文書の破棄処理シーケンスについて説明するシーケンス図である。
【図６】本発明の文書管理システムにおける有効期限付き文書の発行、日常管理、破棄処理の一連の手順について説明するフローチャートを示す図である。
【図７】本発明の文書管理システムにおけるマルチファンクション型情報処理装置の機能について説明するブロック図である。
【図８】本発明の文書管理システムにおけるマルチファンクション型情報処理装置のハードウェア構成例について説明する図である。
【符号の説明】
【０１０２】
１００  有効期限付き文書
１０１  本文データ
１０２  有効期限情報
１０３  文書属性情報
２１０  文書発行者領域
２１１  文書発行者
２１２  情報処理装置
２１３  マルチファンクション型情報処理装置
２５０，２６０  文書配布先ユーザ領域
２５１，２６１  ユーザ
２５２，２６２  情報処理装置
２５３，２６３  マルチファンクション型情報処理装置
４１０  マルチファンクション型情報処理装置
４１１  入力部
４１２  通信部
４１３  制御部
４１４  プリント処理部
４１５  文書読み取り部
４１６  文書破棄処理部
４１７  管理データ格納部
４１８  出力部
５０１  ＣＰＵ(Central Processing Unit)
５０２  ＲＯＭ（Read-Only-Memory）
５０３  ＲＡＭ（Random Access Memory）
５０４  ホストバス
５０５  ブリッジ
５０６  外部バス
５０７  インタフェース
５０８  キーボード
５０９  ポインティングデバイス
５１０  ディスプレイ
５１１  ＨＤＤ（Hard Disk Drive）
５１２  ドライブ
５１４  接続ポート
５１５  通信部
５２１  リムーバブル記録媒体
５２２  外部接続機器
５３１  プリント処理部
５３２  文書読み取り部
５３３  文書破棄処理部
【図１】
2006209286.tif 000003
【図２】
2006209286.tif 000004
【図３】
2006209286.tif 000005
【図４】
2006209286.tif 000006
【図５】
2006209286.tif 000007
【図６】
2006209286.tif 000008
【図７】
2006209286.tif 000009
【図８】
2006209286.tif 000010