(57)【要約】【課題】  訪問者の応対作業の周知と進捗の管理を効率よく行う。【解決手段】  訪問者に対する応対作業の内容を、応対担当部門に提示する訪問者応対情報提示システムにおいて、訪問者に関する情報の入力を受け付ける訪問者情報入力部１０１と、入力された訪問者情報に基づき応対情報を作成する応対情報作成部１０６と、作成された応対情報を応対担当部門毎に提示する応対情報提示部１０２とを備えることにより解決する。【選択図】      図２
2006202178.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
訪問者に対する応対作業の内容を、応対担当部門に提示する訪問者応対情報提示システムであって、
訪問者に関する情報の入力を受け付ける訪問者情報入力手段と、
入力された訪問者情報に基づき応対情報を作成する応対情報作成手段と、
作成された応対情報を応対担当部門毎に提示する応対情報提示手段と
を備えることを特徴とする訪問者応対情報提示システム。
【請求項２】
前記応対情報作成手段は、応対内容の異なる応対担当部門毎に対応した応対情報を作成すること
を特徴とする請求項１に記載の訪問者応対情報提示システム。
【請求項３】
前記訪問者応対情報提示システムはさらに、
応対情報が作成されたことを応対担当部門に報知する情報作成報知手段
を備えることを特徴とする請求項１または２に記載の訪問者応対情報提示システム。
【請求項４】
前記情報作成報知手段は、作成された応対情報にアクセスできるアドレスが記載された電子メールを送信すること
を特徴とする請求項３に記載の訪問者応対情報提示システム。
【請求項５】
前記訪問者応対情報提示システムはさらに、
各部門が担当する応対作業の進捗情報の入力を受け付ける進捗情報入力手段と、
進捗情報が入力されると、その旨を受入担当者に報知する進捗報知手段と
を備えることを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の訪問者応対情報提示システム。
【請求項６】
前記訪問者応対情報提示システムはさらに、
訪問者情報の変更があった場合にその訪問者情報の変更の入力を受け付ける緊急入力手段を備え、
前記応対情報作成手段は、前記変更された訪問者情報に基づく新たな応対情報を作成すること
を特徴とする請求項５に記載の訪問者応対情報提示システム。
【請求項７】
前記訪問者応対情報提示システムはさらに、
来訪した訪問者の個体情報を識別する個体識別手段と、
識別された個体情報に基づき訪問者の到着を報知する訪問者到着報知手段と
を備えることを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の訪問者応対情報提示システム。
【請求項８】
前記訪問者応対情報提示システムはさらに、
訪問者を識別するための訪問者の個体情報がない場合に、訪問者の個体情報をその訪問者から取得する個体情報取得手段
を備えること特徴とする請求項７に記載の訪問者応対情報提示システム。
【請求項９】
前記個体情報は、訪問者の顔に基づく情報である
請求項８に記載の訪問者応対情報提示システム。
【請求項１０】
前記訪問者応対情報提示システムはさらに、
個体識別を完了した訪問者に対し訪問者に対応したメッセージを表示するメッセージ表示手段
を備えることを特徴とする請求項７〜９のいずれか１項に記載の訪問者応対情報提示システム。
【請求項１１】
前記訪問者応対情報提示システムはさらに、
訪問者情報を蓄積する訪問者情報蓄積手段を備え、
前記訪問者情報入力手段は、訪問者情報の一部の入力を受け付けると、前記訪問者情報蓄積手段から関連する訪問者情報を抽出し、この抽出した情報を訪問者情報とすること
を特徴とする請求項１〜１０のいずれか１項に記載の訪問者応対情報提示システム。
【請求項１２】
訪問者に対する応対作業の内容を、企業内の応対担当部門に提示する訪問者応対情報提示システムに備えられる訪問者応対サーバであって、
受信した訪問者情報に基づき応対情報を作成する応対情報作成手段と、
応対情報が作成されたことを応対担当部門に報知する情報作成報知手段と
訪問者情報を蓄積する訪問者情報蓄積手段と
を備えることを特徴とする訪問者応対サーバ。
【請求項１３】
前記訪問者応対サーバはさらに、
来訪した訪問者を識別する個体識別手段と、
識別された個体情報に基づき訪問者の到着を報知する訪問者到着報知手段と
を備えることを特徴とする請求項１２に記載の訪問者応対サーバ。
【請求項１４】
訪問者に対する応対作業の内容を、応対担当部門に提示する訪問者応対情報提示方法であって、
訪問者に関する情報の入力を受け付ける訪問者情報入力ステップと、
入力された訪問者情報に基づき応対情報を作成する応対情報作成ステップと、
作成された応対情報を応対担当部門毎に提示する応対情報提示ステップと
を含むことを特徴とする訪問者応対情報提示方法。
【請求項１５】
前記訪問者応対情報提示方法はさらに、
応対情報が作成されたことを応対担当部門に報知する情報作成報知ステップ
を含むことを特徴とする請求項１４に記載の訪問者応対情報提示方法。
【請求項１６】
前記訪問者応対情報提示方法はさらに、
各部門が担当する応対作業の進捗情報の入力を受け付ける進捗情報入力ステップと、
進捗情報が入力されると、その旨を受入担当者に報知する進捗報知ステップと
を含むことを特徴とする請求項１４または１５に記載の訪問者応対情報提示方法。
【請求項１７】
前記訪問者応対情報提示方法はさらに、
訪問者情報の変更があった場合にその訪問者情報の変更の入力を受け付ける緊急入力ステップを含み、
前記応対情報作成ステップは、前記変更された訪問者情報に基づく新たな応対情報を作成すること
を特徴とする請求項１６に記載の訪問者応対情報提示方法。
【請求項１８】
請求項１４〜１７のいずれか１項に記載の応対情報提示方法に含まれるステップをコンピュータに実行させることを特徴とする訪問者応対情報提示プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企業内などにおいて訪問者の情報を入力することで訪問者に対応した応対情報を提示する訪問者応対情報提示システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業などにおいては、取引業者や、顧客、見学者、海外の要人など多種多様な訪問者が日々頻繁に来訪しており、これら訪問者への応対の内容は企業のイメージにつながる重要な作業といえる。
【０００３】
従来、訪問者の種類に対応した応対作業の内容を各担当部門に周知するには、まず受入担当者が訪問者に関する情報を紙に記載し、この紙を関係部門に回覧や配布したり、担当者が各部門に直接電話で応対作業を依頼したりする等の方法で行われている。
【０００４】
また、これら訪問者に対する応対業務の効率化を図るために、コンピュータを利用した総合的な受付システムが提案されている。
【０００５】
例えば、顧客の来店目的や個人情報に応じて異なる窓口への振り分けを行う、ロビー受付案内システムやそのシステムを実現する装置に関する技術が提案されている（特許文献１）。
【特許文献１】特開平１０−１４３５８１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、前記紙を回覧したり配布したりして各担当部門に訪問者への応対作業を周知する場合では、応対作業を完全に周知するにはかなり時間がかかり、時間的に余裕が無いとか、急な来訪の場合は訪問者を適切に応対することができないという問題を有している。電話で応対を指示する場合は、受入担当者が口頭ですべての担当部門に指示する必要があって受入担当者に過度の負担が発生するほか、完全に周知できたか否かを確認する方法がないという問題を有している。
【０００７】
また、顧客の目的や情報を訪問者に入力させ、その情報に基づき訪問者を窓口に振り分けるだけでは、事前に準備することはできず、訪問者に対し十分な応対をすることはできない。
【０００８】
この発明は上記問題に鑑みてなされたものであり、多様な訪問者に迅速かつ適切に応対することができる訪問者応対情報提示システムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために、本発明にかかる訪問者応対情報提示システムは、訪問者に対する応対作業の内容を、応対担当部門に提示する訪問者応対情報提示システムであって、訪問者に関する情報の入力を受け付ける訪問者情報入力手段と、入力された訪問者情報に基づき応対情報を作成する応対情報作成手段と、作成された応対情報を応対担当部門毎に提示する応対情報提示手段とを備えること特徴とする。
【００１０】
これにより、訪問者情報の入力により応対情報が作成され、この応対情報が応対担当部門毎に提示されるため、即時的に訪問者情報の周知ができ、訪問者に対してより適切な応対をとることが可能となる。
【００１１】
また、前記応対情報作成手段は、応対内容の異なる応対担当部門毎に対応した応対情報を作成することとしても良い。
【００１２】
これにより、応対担当部門は必要な情報が提示されるため、応対のミスを抑制することができる。
【００１３】
また、前記訪問者応対情報提示システムはさらに、応対情報が作成されたことを応対担当部門に報知する情報作成報知手段を備えても良い。
【００１４】
これにより、応対担当部門は忘れることなく応対情報を参照し、訪問者の応対を確実に行うことができる。
【００１５】
また、前記情報作成報知手段は、作成された応対情報にアクセスできるアドレスが記載された電子メールを送信することとすれば、応対情報の作成を報知するために応対情報のすべてを送信する必要が無く、その報知を容易に行うことができる。さらに、必要な場合にアドレスにアクセスして応対情報を参照できるため、応対担当部門において応対情報を紛失してしまうこともなくなる。
【００１６】
また、前記訪問者応対情報提示システムはさらに、各部門が担当する応対作業の進捗情報の入力を受け付ける進捗情報入力手段と、進捗情報が入力されると、その旨を受入担当者に報知する進捗報知手段とを備えても良い。
【００１７】
これにより、応対作業の進捗状況を逐次確認することができ、作業の指揮監督を容易に行うことができる。
【００１８】
また、前記訪問者応対情報提示システムはさらに、訪問者情報の変更があった場合にその訪問者情報の変更の入力を受け付ける緊急入力手段を備え、前記応対情報作成手段は、前記変更された訪問者情報に基づく新たな応対情報を作成することが好ましい。
【００１９】
これにより、訪問者の到着が遅れたり、会議が予定以上に長引いたりした場合などの緊急の場合にも、応対担当部門に確実に訪問者情報の変更を報知でき、応対担当部門は変更後の訪問者情報を参照して変更後の応対作業を適切に行うことができる。
【００２０】
また、前記訪問者応対情報提示システムはさらに、来訪した訪問者の個体情報を識別する個体識別手段と、識別された個体情報に基づき訪問者の到着を報知する訪問者到着報知手段とを備えても良い。
【００２１】
これにより、訪問者を識別し訪問者の到着を報知することができるため、受付業務を簡略化できるとともに、訪問者到着後の応対作業を適切に行うことが可能となる。
【００２２】
また、前記訪問者応対情報提示システムはさらに、訪問者を識別するための訪問者の個体情報がない場合に、訪問者の個体情報をその訪問者から取得する個体情報取得手段を備えることが好ましい。
【００２３】
これにより、初めて来訪された訪問者の個体情報を取得しておけば、次に同一の訪問者が来訪されたときには訪問者を識別して適切な応対をすることが可能となる。
【００２４】
また、前記個体情報は、訪問者の顔に基づく情報であれば、訪問者の手間をとらせることなく、また、訪問者に違和感を与えることなく個体情報を取得し、また、これを用いて個体を識別することができる。
【００２５】
また、前記訪問者応対情報提示システムはさらに、個体識別を完了した訪問者に対し訪問者に対応したメッセージを表示するメッセージ表示手段を備えても良い。
【００２６】
これにより、訪問者に対し良い印象を与え、企業力や企業の姿勢をアピールすることが可能となる。
【００２７】
また、前記訪問者応対情報提示システムはさらに、訪問者情報を蓄積する訪問者情報蓄積手段を備え、前記訪問者情報入力手段は、訪問者情報の一部の入力を受け付けると、前記訪問者情報蓄積手段から関連する訪問者情報を抽出し、この抽出した情報を訪問者情報とすることが好ましい。
【００２８】
これにより、繰り返し来訪する訪問者の情報の入力を簡略化でき、業務の効率を向上させることができる。
【００２９】
また、受信した訪問者情報に基づき応対情報を作成する応対情報作成手段と、応対情報が作成されたことを応対担当部門に報知する情報作成報知手段と訪問者情報を蓄積する訪問者情報蓄積手段とを備える訪問者応対サーバを訪問者応対情報提示システムに備えることにより、より効率的なシステムとすることができる。
【００３０】
前記訪問者応対サーバはさらに、来訪した訪問者を識別する個体識別手段と、識別された個体情報に基づき訪問者の到着を報知する訪問者到着報知手段とを備えても良い。
【００３１】
また、本発明は、このような訪問者応対情報提示システムとして達成できるばかりでなく、この訪問者応対情報提示システムを構成する各装置が備える特徴的な手段をステップとする訪問者応対情報提示方法として実現したり、それらのステップをコンピュータに実行させるプログラムとして実現したりすることもできる。
【発明の効果】
【００３２】
この発明によれば、訪問者情報が入力されると応対情報が作成され、この情報が応対担当部門に提示されるため、情報伝達の遅延がほとんど無い状態で応対担当部門に訪問者情報を周知することができる。従って、訪問者に対してより適切できめの細かな応対をとることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３３】
次にこの発明の実施形態を、図面を参照しつつ説明する。
図１は、この実施形態にかかる訪問者応対情報提示システムのハードウエア構成図である。この訪問者応対情報提示システムは、企業内において、顧客や業者、見学者などを応対するための応対情報を各応対担当部門に提示するシステムであって、訪問者情報入力部１０１、及び、応対情報提示部１０２などを備えた入出力端末１０３と、応対情報の作成などを行う訪問者対応サーバ１０４を備えており、これらは企業内ＬＡＮなどの通信網１０５を介して相互に接続されている。
【００３４】
また、通信網１０５には、個体を識別するため来客の象を撮像するカメラ１１６ａや、来客にメッセージを表示する表示装置１１９ａなども接続されている。
【００３５】
図２は、訪問者応対サーバ１０４の機能構成を示すブロック図である。
訪問者応対サーバ１０４は、前記通信網１０５に接続された端末１０３から情報を入手して応対情報を作成し、当該応対情報を提供する装置であり、応対情報作成部１０６と、情報作成報知部１０７と、訪問者情報蓄積部１０８との他、応対情報蓄積部１０９と、社員情報蓄積部１１０と、制御部１１１と、進捗報知部１１３と、個体識別部１１６と、訪問者到着報知部１１７と、個体情報取得部１１８と、メッセージ表示部１１９とを備えている。
【００３６】
応対情報作成部１０６は、前記訪問者情報の入力により応対情報を作成する処理部である。
【００３７】
情報作成報知部１０７は、応対情報が作成された旨を、電子メールを用いて応対担当部門に報知する処理部である。
【００３８】
訪問者情報蓄積部１０８は、訪問者情報入力部１０１を備えた端末１０３から送信された訪問者情報や、事前に入力された訪問者情報を蓄積するハードディスク装置等の不揮発メモリである。
【００３９】
応対情報蓄積部１０９は、応対情報作成部１０６で作成された応対情報を蓄積するハードディスク装置等の不揮発メモリであり、入出力端末１０３からの要求に応じて対応する応対情報が抽出される。
【００４０】
社員情報蓄積部１１０は、社員情報が蓄積されるハードディスク装置等の不揮発メモリであって、受入担当者等が社員情報を入力する際に、その入力を支援する情報を蓄積するものである。
【００４１】
制御部１１１は、訪問者応対サーバ１０４の全体の動作を制御する処理部である。
進捗報知部１１３は、応対担当部門における応対作業の進捗に関する進捗情報を受信することにより、進捗情報を受信した旨とその情報を閲覧することのできるアドレスを記載した電子メールを作成し、受入担当者などに送信する処理部である。
【００４２】
個体情報取得部１１８は、通信網１０５を介して接続されたカメラ１１６ａによって撮影された訪問者の顔から得られる個体情報を取得する処理部であり、個体識別部１１６は、当該得られた固体情報と、訪問者情報蓄積部１０８に蓄積された過去の訪問者情報とを照らし合わせ、一致する場合には訪問者を所定の者とする識別処理をする一方、一致しない場合には、個体情報を別途入力された訪問者情報に対応づけて訪問者情報蓄積部１０８に蓄積する処理部である。
【００４３】
訪問者到着報知部１１７は、個体識別部１１６が識別した個体が応対すべき訪問者である場合に、訪問者の到着を受入担当者や応対担当部門に報知する処理部であり、訪問者の到着の旨が記載された電子メールを作成し送信する。
【００４４】
メッセージ表示部１１９は、個体識別部１１６で訪問者を識別した後、訪問者に対応したメッセージをメッセージ表示装置１１９ａに表示する処理部である。
【００４５】
図３は、訪問者応対情報提示システムにおける入出力端末１０３の機能を示すブロック図である。
【００４６】
この入出力端末１０３は、訪問者情報等の入力を受け付け、また、訪問者応対サーバ１０４で作成された応対情報等の情報を提示するインターフェースの役割を担うものであり、訪問者情報入力部１０１と、応対情報提示部１０２と、進捗情報入力部１１２と、緊急入力部１１５と、表示装置１１４を備えている。
【００４７】
前記訪問者情報入力部１０１は、訪問者情報の入力を受け付ける処理部であり、入出力端末１０３の表示装置１１４とマウスやキーボードなどの入力装置とを用いて受入担当者がする訪問者情報の入力を受け付ける。
【００４８】
応対情報提示部１０２は、訪問者応対サーバ１０４の応対情報作成部１０６で作成された応対情報を提示する処理部であり、入出力端末１０３の表示装置１１４に当該応対情報を表示することで応対担当部門にこの情報を提示するものである。
【００４９】
進捗情報入力部１１２は、訪問者応対のための準備作業や後処理などの作業の進捗の入力を受け付ける処理部であり、訪問者情報入力部１０１と同様入出力端末１０３の入出力装置を用いて応対担当部門がする入力を受け付ける。
【００５０】
緊急入力部１１５は、訪問者の来訪の遅れや来訪人数の増減など、最初の応対情報作成時から何らかの要因で当該情報を変更しなければならないときに、受入担当者や応対担当部門などがする入力を受け付ける処理部である。
【００５１】
表示装置１１４は、応対情報を表示することのできる液晶モニタなどの装置である。
図４は、この実施形態にかかる訪問者応対情報提示システムのデータの流れと電子メールの流れの概要を示し、また、人的な作業の流れの概要も示した図である。
【００５２】
まず受入担当者は、入出力端末１０３を用いて自身の社員ＩＤを入力する。この社員ＩＤを受信した訪問者応対サーバ１０４の制御部１１１は、社員情報蓄積部１１０から対応する社員情報を抽出し応対情報の一部として格納する（Ｓ２０１）。
【００５３】
ここで、図５は、社員情報蓄積部１１０に蓄積されている社員情報の例を示す図である。同図に示すように、個々の社員情報は社員ＩＤに関連づけられて記憶されている。
【００５４】
次に、受入担当者は入出力端末１０３を用いて訪問者情報の一部を入力する。この訪問者情報の一部を受信した訪問者応対サーバ１０４は、訪問者情報入力部１０１の要求に応じ訪問者情報蓄積部１０８から該当する全訪問者情報を抽出し、この情報を入出力端末１０３に送信するとともに、当該情報を格納する。さらに、今回の来訪に関する特殊な情報など訪問者情報蓄積部１０９には蓄積されない情報、例えば来訪日時や人数などの入力を受け付け格納する。これらの情報がすべて満たされれば、応対情報作成部１０６は定型的な応対作業を加えて応対情報を作成し（Ｓ２０２）、この応対情報を応対情報蓄積部１０９に蓄積する（Ｓ２０３）。
【００５５】
ここで、図６は、訪問者情報蓄積部１０８に蓄積されている訪問者情報の例を示す図である。同図に示すように、個々の訪問者情報は訪問者個人に対応付けられたユニークな番号に関連づけられて記憶されている。また、当該番号は、固体情報ともひも付けされている。
【００５６】
また、図７は、応対情報蓄積部１０９に蓄積されている応対情報の例を示す図である。同図に示すように、個々の訪問者に対応した応対情報が応対情報蓄積部１０９に記憶されている。
【００５７】
情報作成報知部１０７は、応対情報蓄積部１０９に新たな応対情報が蓄積されると、この応対情報にアクセスできるアドレスが記載された電子メールを作成し、応対担当部門（例えば、企業受付窓口、保安部門、設備準備部門、旅行関連部門、総務部門）にこの電子メールを送信する（Ｓ２０４）。
【００５８】
当該電子メールを受け取った応対担当部門は、入出力端末１０３を用いて電子メールに記載されたアドレスにアクセスし、応対情報の提示を要求する。当該要求を受信した訪問者応対サーバ１０４は、応対情報を要求した入出力端末１０３に応対情報を送信する（Ｓ２０５）。
【００５９】
応対情報の提示を受けた応対担当部門は、この応対情報に基づき応対作業を行う（図４Ａ）とともに、応対作業の進捗を入出力端末１０３を用いて入力し、進捗情報入力部１１２がこれを受け付け（Ｓ２０６〜Ｓ２０９）、受け付けられた進捗情報は訪問者応対サーバ１０４に送信され、制御部１１１によって応対情報に付加される（Ｓ２１０）。
【００６０】
また、同時に進捗情報が入力された旨と進捗情報が付加された応対情報を閲覧するためのアドレスが記載された電子メールが進捗報知部１１３に作成され受入担当者などに送信される（Ｓ２１１）。
【００６１】
図８は、受入担当者の情報と訪問者情報との入力作業が完了した状態の画面を示す図である。訪問者情報入力部１０１が入出力端末１０３の表示装置１１４に表示する情報入力画面３０１には、受入担当者が文字や数字を入力するテキスト入力部３０２…、情報を選択するチェックボックス３０３…が含まれる。
【００６２】
図９は、訪問者情報の入力受付動作を示すシーケンス図である。
受入担当者が情報入力画面３０１（図８）内の訪問者情報の欄にある「氏名」と記載された右横のテキスト入力部３０２に訪問者の氏名を入力すれば、入出力端末１０３が当該氏名の入力を受け付け（Ｓ４０１）、当該氏名情報を訪問者応対サーバ１０４に送信する（Ｓ４５１）。
【００６３】
次に、当該情報を受信した訪問者応対サーバ１０４の制御部は、訪問者情報蓄積部１０８から前記氏名に対応した訪問者情報を抽出し（Ｓ４０２）、当該訪問者情報を入出力端末１０３に当該情報を送信する（Ｓ４５２）とともに当該情報を格納する（Ｓ４０７）。
【００６４】
訪問者情報を受け取った入出力端末１０３は、情報入力画面３０１に当該訪問者情報を表示する（Ｓ４０３）。
【００６５】
ここで、例えば同姓同名の別人が存在するために対応する訪問者情報を複数入手し、最初の表示が所望の訪問者情報ではない場合は（Ｓ４０４：Ｎ）、入出力端末１０３が備えるスクロールキーなどの打鍵に対応して次の情報に変更し（Ｓ４０５）、これを訪問者が確定するまで繰り返す。そして、訪問者が確定すれば次の段階へ進む（Ｓ４０４：Ｙ）。
【００６６】
次に、訪問者情報として蓄積されない新規な情報や未蓄積の訪問者情報、例えば来訪時の人数や来訪日時などの入力がなされると、入出力端末１０３は、取得した訪問者情報に当該情報を付加する（Ｓ４０６）。
【００６７】
ここで会議室については他の会議室予約システムと連動し、来訪日時と人数及び区分などにより自動的に会議室の情報を取得し表示するものとしても良い。
【００６８】
次に、確定ボタン３０４により、入力の終了の情報を受信した入出力端末１０３は、確定した訪問者情報を訪問者応対サーバ１０４に送信する（Ｓ４５３）。
【００６９】
図１０は、応対情報作成から提示までの動作を示すシーケンス図である。
確定した訪問者情報を取得した（Ｓ５０１）訪問者応対サーバ１０４の応対情報作成部１０６は、取得した訪問者情報に基づき応対情報を作成する（Ｓ５０２）。そして、この作成された応対情報を応対情報蓄積部１０９に蓄積する（Ｓ５０３）。
【００７０】
なお、ここで作成される応対情報は各応対担当部門に対応した異なるフォーマットで複数作成されるものでも良い。
【００７１】
次に、情報作成報知部１０７は、応対情報が作成された旨及び応対情報にアクセスできるアドレスが記載された電子メールを作成し（Ｓ５０４）、応対担当部門及び受入担当者に送信する（Ｓ５０５）。なお、応対情報が応対担当部門毎に作成され蓄積されている場合は、応対担当部門それぞれに対し、対応する情報にアクセスできるアドレスが記載された電子メールが作成され送信される。
【００７２】
前記電子メールを受け取った応対担当部門等は、記載されたアドレスにアクセスし、応対情報の提示を要求する（Ｓ５０６）。
【００７３】
応対情報提示要求を受信した訪問者応対サーバ１０４は制御部１１１により応対情報蓄積部１０９から対応する応対情報を抽出し提示を要求した入出力端末１０３に対して応対情報を提示する（Ｓ５０７）。
【００７４】
図１１は、応対情報が入出力端末１０３の表示装置１１４に提示された画面を示す図である。同図に示すように、訪問者に対して必要な応対情報とその進捗度合が表示される。
【００７５】
図１２は、応対担当部門がする進捗情報の入力を受け付ける動作を示すシーケンス図である。
【００７６】
図１１に示される応対情報に基づき各応対担当部門は、応対情報に従い応対作業を行う（図４Ａ）。そして、応対作業の進捗を逐一入出力端末１０３の進捗情報入力部１１２を用いて入力し、当該入力された進捗情報は訪問者応対サーバ１０４に送信送信される（Ｓ８０１）。
【００７７】
進捗情報入力部１１２は、前記応対担当部門の進捗情報の入力を受け付け、当該情報を訪問者応対サーバ１０４に送信する（Ｓ８０１）。
【００７８】
当該情報を受信した訪問者応対サーバ１０４は、制御部１１１を用いて応対情報蓄積部１０９に蓄積されている対応する応対情報に進捗情報を付加する（Ｓ８０２）。
【００７９】
進捗情報が付加されれば、情報作成報知部１０７は、進捗情報が付加された旨及び進捗情報が付加された応対情報にアクセスできるアドレスが記載された電子メールを作成し（Ｓ８０３）、受入担当者に当該電子メールを送信する（Ｓ８０４）。
【００８０】
当該電子メールを受領した受入担当者は、入出力端末１０３を用い、電子メールに記載されたアドレスにある応対情報の提示を訪問者応対サーバ１０４に要求する（Ｓ８０５）。
【００８１】
当該要求を受け付けた訪問者応対サーバ１０４は、進捗情報が付加された応対情報を入出力端末１０３に送信する（Ｓ８０６）。
【００８２】
当該応対情報を受信した入出力端末１０３は表示装置１１４に当該応対情報を表示する（Ｓ８０７）。図１１に示すように、この進捗情報６０２は応対情報とともに表示される。
【００８３】
以上のように、この訪問者応対情報提示システムによれば、応対作業の進捗を逐一容易に把握することができるため、応対作業の漏れやミスなどを事前にチェックしてそれに対応することが可能となる。
【００８４】
図１３は、訪問者情報が何らかの原因で変更になった場合の動作を示すシーケンス図である。
【００８５】
応対情報は、訪問者情報の入力により作成され、その後の応対作業の基準となるためみだりに変更することはできない。しかし、例えば交通機関の遅れによる訪問者の到着の遅れや、会議の延長による帰りの時間の変更など不測の事態が生じる場合がある。この様な訪問者情報の突然の変更などに適切に対処するため、応対情報提示システムは緊急入力部１１５を備えている。
【００８６】
訪問者情報に変更が生じた場合、受入担当者は、新たな訪問者情報等が含まれた緊急情報を入出力端末１０３を用いて入力する。当該入力を受け付けた入出力端末１０３は、訪問者応対サーバ１０４に対し当該情報を送信する（Ｓ９０１）。この緊急情報の入力は図８で示した情報入力画面３０１を呼び出し、既存の情報に上書きする方法でなされる。
【００８７】
緊急入力部１１５により緊急情報を受け付けた訪問者応対サーバ１０４では、応対情報作成部１０６が新たな訪問者情報に基づき緊急応対情報を作成し（Ｓ９０２）、制御部１１１は応対情報蓄積部１０９に蓄積された対応する古い応対情報を破棄し、緊急応対情報を蓄積する（Ｓ９０３）。この際、応対情報に付加された進捗情報は引き継がれるが、新たな訪問者情報に対応する進捗情報はリセットされる。
【００８８】
応対情報蓄積部１０９の応対情報が更新された場合も、情報作成報知部１０７は、応対情報が更新された旨と、新たな応対情報にアクセスできるアドレスが記載された緊急報知用電子メールを作成し（Ｓ９０４）、応対担当部門（例えば、企業受付窓口、保安部門、設備準備部門、旅行関連部門、総務部門）にこの電子メールを送信する（Ｓ９０５）。
【００８９】
当該電子メールを受け取った応対担当部門は、応対情報の提示を要求し（Ｓ９０６）、訪問者応対サーバ１０４これを提示する（Ｓ９０７）。
【００９０】
応対担当部門は、この新たな応対情報に基づき応対作業を行うことで、訪問者情報の急な変更にも対処することが可能となる。
【００９１】
図１４は、訪問者を識別しメッセージを表示する動作などを示すフローチャートである。
【００９２】
例えば社内ＬＡＮに接続されるカメラ１１６ａは常に訪問者の顔を撮影し（Ｓ１００１）当該画像を訪問者応対サーバ１０４に送信している。顔の撮影は赤外線センサを用い、人が近づいた場合にのみ撮影するものでも良い。
【００９３】
訪問者応対サーバ１０４の個体識別部１１６は、カメラ１１６ａから送信される顔情報を分析し、既に訪問者情報と対応して蓄積された個体情報と比較する（Ｓ１００２）。前記顔情報が応対情報の作成された訪問者情報に対応した個体情報と合致した場合（Ｓ１００３：Ｙｅｓ）、訪問者到着報知部１１７により受入担当者及び応対担当部門に訪問者到着の旨の電子メールが送信される（Ｓ１００４）。また、メッセージ表示部１１９により、メッセージ表示装置１１９ａに「ようこそ○○○様、お待ちしておりました。」のメッセージが表示される（Ｓ１００７）。
【００９４】
一方、撮影した顔情報が個体情報と合致しない場合（Ｓ１００３：Ｎｏ）、対応する訪問者情報があれば顔情報を個体情報として訪問者情報に付加して訪問者情報蓄積部１０８に蓄積する（Ｓ１００５：Ｙｅｓ、Ｓ１００６）。
【００９５】
以上の様に個体識別をし、これに基づき応対作業を行うことで、訪問者に良い印象を与えることができ、この訪問者応対情報提示システムを使用する者は大きな信頼を得ることが可能となる。
【００９６】
なお、この実施形態では個体の識別に顔情報を用いたが、本発明はこれに限定されるわけではなく、声紋や指紋、パスワード、ＩＤなどを例示することができる。
【産業上の利用可能性】
【００９７】
本発明は、多種多様な訪問者の来訪に対する応対作業の提示に適用でき、特に企業における接客作業の効率化に寄与するための情報の提示システム等として適用できる。
【図面の簡単な説明】
【００９８】
【図１】実施形態にかかる訪問者応対情報提示システムのハードウエア構成図である。
【図２】訪問者応対サーバ１０４の機能構成を示すブロック図である。
【図３】実施形態にかかる入出力端末１０３の機能を示すブロック図である。
【図４】この実施形態にかかる訪問者応対情報提示システムのデータの流れと電子メールの流れの概要を示し、また、人的な作業の流れの概要も示した図である。
【図５】社員情報蓄積部１１０に蓄積されている社員情報の例を示す図である。
【図６】訪問者情報蓄積部１０８に蓄積されている訪問者情報の例を示す図である。
【図７】応対情報蓄積部１０９に蓄積されている応対情報の例を示す図である。
【図８】受入担当者の情報と訪問者情報との入力作業が完了した状態の画面を示す図である。
【図９】訪問者情報の入力受付動作を示すシーケンス図である。
【図１０】応対情報作成から提示までの動作を示すシーケンス図である。
【図１１】応対情報が入出力端末の表示装置に提示された画面を示す図である。
【図１２】応対担当部門がする進捗情報の入力を受け付ける動作を示すシーケンス図である。
【図１３】訪問者情報が何らかの原因で変更になった場合の動作を示すシーケンス図である。
【図１４】訪問者を自動で識別しメッセージを表示する動作などを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００９９】
１０１  訪問者情報入力部
１０２  対応情報提示部
１０３  入出力端末
１０４  訪問者応対サーバ
１０５  通信網
１０６  対応情報作成部
１０７  情報作成報知部
１０８  訪問者情報蓄積部
１０９  応対情報蓄積部
１１０  社員情報蓄積部
１１１  制御部
１１２  進捗情報入力部
１１３  進捗報知部
１１４  表示装置
１１５  緊急入力部
１１６  個体識別部
１１７  訪問者到着報知部
１１８  個体情報取得部
１１９  メッセージ表示部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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