(57)【要約】  【課題】本発明は、部門管理者による適切なセキュリティ情報の設定により情報配信のセキュリティを向上させ、かつ、メールシステム全体のシステム管理者の手を煩わせる必要をなくすことを目的とする。  【解決手段】メールシステムにおけるクライアントのメール作成画面において、送信元メールアドレス、第１の送信先メールアドレス、送信メールの格納領域、送信メールの件名、本文等が入力され、メールを送受信するメールサーバに送信指示がされると、メールは発信元が指定する格納領域識別子に従い、メールサーバの送信メール格納部における指定の格納領域に格納される。そして、格納領域に対応するあて先リストを参照し、あて先リストに記載されている第２の送信先へ送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信メールに送信元アドレスと第１の送信先アドレスと件名を書き込むステップと、
前記送信メールの格納領域を送信サーバが識別する格納領域識別子を前記送信メールに書き込むステップと、
前記送信メールが前記送信サーバに送られたとき、前記送信サーバは前記第１の送信先アドレスと前記格納領域識別子に従って前記送信メールを前記格納領域に格納するステップと、
前記格納領域毎に第２の送信先アドレスが定義されたあて先リストに従って前記送信サーバが前記送信メールを送信するステップとを有することを特徴とするセキュリティ情報管理方法。
【請求項２】
前記格納領域識別子は前記送信メールの前記件名が書き込まれる領域に前記件名と区分されて書き込まれることを特徴とする請求項１におけるセキュリティ情報管理方法。
【請求項３】
前記あて先リストは変更権限に従って変更許可される複数のリストから成ることを特徴とする請求項１および請求項２におけるセキュリティ情報管理方法。
【請求項４】
送信メールに送信元アドレスと第１の送信先アドレスと件名を書き込む書込手段と、
前記送信メールの格納領域を送信サーバが識別する格納領域識別子を前記送信メールに書き込む格納領域識別子書込手段と、
前記送信メールが前記送信サーバに送られたとき、前記送信サーバは前記第１の送信先アドレスと前記格納領域識別子に従って前記送信メールを前記格納領域に格納する格納手段と、
前記格納領域毎に第２の送信先アドレスが定義されたあて先リストに従って前記送信サーバが前記送信メールを送信する送信手段とを有することを特徴とするセキュリティ情報管理装置。
【請求項５】
セキュリティ情報管理プログラムであって、コンピュータを、
送信メールに送信元アドレスと第１の送信先アドレスと件名を書き込む書込手段と、
前記送信メールの格納領域を送信サーバが識別する格納領域識別子を前記送信メールに書き込む格納領域識別子書込手段と、
前記送信メールが前記送信サーバに送られたとき、前記送信サーバは前記第１の送信先アドレスと前記格納領域識別子に従って前記送信メールを前記格納領域に格納する格納手段と、
前記格納領域毎に第２の送信先アドレスが定義されたあて先リストに従って前記送信サーバが前記送信メールを送信する送信手段として機能させるためのセキュリティ情報管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子データ、特に電子メールにセキュリティ情報を付与して送信するセキュリティ情報管理方法、セキュリティ情報管理装置、およびセキュリティ情報管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネットに代表される汎用ネットワークを利用することによって、ますます情報提供サーバから情報端末に対して容易に情報配信をできるようになってきている。汎用ネットワークを利用することによって情報配信を行うにあたり、次のような方法がとられてきた。１つは、情報端末が情報提供サーバにアクセスして、ユーザが必要とする情報をその都度取得する。たとえば、インターネットでは、ユーザが必要とする情報の登録されているＷｅｂサイトにアクセスすることによって必要な情報を閲覧したり、ＦＴＰサーバにアクセスすることによって必要なファイルをダウンロードすることによって取得する。
【０００３】
あるいは、ユーザがあらかじめ取得したい情報の種別、および、情報の配信先となる情報端末のアドレスを情報提供サーバに登録しておき、情報提供サーバより配信される情報を取得するといったメール配信サービスによるダイレクトメール方法がある。
【０００４】
しかし、上記のシステムにおいて、ユーザにとっては不要情報を排除できない、また、提供側にとっては本当に必要としているユーザには情報が届かない、ユーザにとって価値の高い情報を提供するときに利用してもらえる利用者だけに提供できない、あるいは提供側が利用者を選別できない、利用者のランク付けができないといった問題がある。
【０００５】
一方、企業等における業務システムにおいても、各部門内、もしくは各部門間で電子メールを用いた情報のやり取り、あるいは共有情報として電子掲示板への投稿などが頻繁に行われており、大量の電子メールにより情報を取得し、取得した情報に対応するための作業が日常業務において大きなウェイトを占めるようになってきている。
【０００６】
一般的に、送信者側から送信された電子メールは、送信サーバに送られると受信用に設定されたハードディスクなどの物理的な格納場所にすべて格納される。電子メールの受信者は、受信した電子メールを読んで、その対応を検討のうえ作業を行う必要がある。
【０００７】
この場合、受け取る電子メールの件数が多いと処理に時間が長くかかるうえ、例えば、重要な内容を含む電子メールを見逃したり、早急な応答が必要な内容を含む電子メールへの対応が遅れてしまったりすると、電子メールを用いているにもかかわらず、効率的な対応ができない場合が生ずる。
【０００８】
このため、グループウェアなどに搭載されるメール機能は、たとえば、送受信メールを区別して格納できる論理フォルダを作成できるものや、スクリプトなどを組んで受信された電子メールをその受信日時や送信者先などの情報に基づいて予め設定したフォルダなどに振り分ける機能を追加できるものも存在する。
【０００９】
しかしながら、上記メール機能は、電子メールに含まれる属性情報に基づいて、その電子メールが、例えば重要案件に係るものか、早急な対応が必要なものか、回答期限を有するものかなど、電子メールに含まれる内容に応じた分類を自動的に行なうことができないために、受信者はその都度電子メールを開いて内容を確認する必要がある。
【００１０】
また、特に業務で使用されるメールシステムにおいて、ユーザにとっては業務に直接係わるメールとそれ以外のメールとの区別、そして、業務に直接係わるメールについては、機密情報漏洩防止の面から、必要な人あるいはサイトに、必要な情報を的確に、かつ、安全に配付する必要がある。
【００１１】
このような問題を解決するため、従来の技術として、例えば特開２００１−２８２７９５公報に、差出人からの電子メールがメールサーバの文書格納用フォルダに格納されると、フォルダ毎に設定されたセキュリティ情報を元に利用権限のあるユーザのフォルダに分配する方法が述べられている。情報提供サーバ側において、情報の性質に応じた情報プログラムの移動先アドレスリストをその情報プログラム内に組み込むことによって、必要な利用者の情報端末に対してだけ情報を配信し、利用者側では、不要な情報が送られてくるのを防ぐようにし、無駄の無い情報配信、利用者にとっても不要な情報を削除する煩雑な作業が不要としている。さらに、情報提供側では、利用者のランク分けを行うことで、目的別に情報配信を行い、情報配信の効率を高めるようにしている。
【００１２】
また、特開２００３−１４０９５３号公報においては、文書（ファイル）配信システム、文書管理システム、ワークフローシステムにおいて文書を分配する際、あて先の入力や事前登録をすることなく自動化し、システム管理者や一般ユーザ等の手間を省くことができる文書の自動分配制御方式を開示している。
【００１３】
また、特開２００４−５４６６４号公報においては、受信した電子メールに含まれる属性情報に基づいて、重要案件や緊急案件などの管理単位毎に電子メールを分類し、分類した電子メールを管理単位毎に受信者側に提示できる方法を開示している。
【００１４】
しかし、いずれの公知例においても、大規模な会社組織等において利用権限の設定を管理し運営したり、特定のユーザに正しく配信するためには、例えば、組織変更に伴う全ての部門情報の把握と管理情報の設定をきめ細かく行なうことにより、ユーザ情報を正確に把握している必要があり、多大な管理工数と複数の管理者が必要となる。
【特許文献１】特開２００１−２８２７９５号公報
【特許文献２】特開２００３−１４０９５３号公報
【特許文献２】特開２００４−５４６６４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１５】
本発明は、上記の問題を解決すると共に、電子データの誤配信、関係者等以外への情報漏洩を防止する方法、装置、プログラムを提供することを目的とする。  
【課題を解決するための手段】
【００１６】
本願の請求項１に記載の発明は、送信メールに送信元アドレスと第１の送信先アドレスと件名を書き込むステップと、前記送信メールの格納領域を送信サーバが識別する格納領域識別子を前記送信メールに書き込むステップと、前記送信メールが前記送信サーバに送られたとき、前記送信サーバは前記第１の送信先アドレスと前記格納領域識別子に従って前記送信メールを前記格納領域に格納するステップと、前記格納領域毎に第２の送信先アドレスが定義されたあて先リストに従って前記送信サーバが前記送信メールを送信するステップとを有することを特徴とするセキュリティ情報管理方法である。
【００１７】
本願の請求項１に記載の発明によれば、組織内の複数の関係部門にメール送信する場合や電子掲示板あてに投稿する場合、例えば、メールサーバの機能を有するネットワークサーバとメールクライアント（以下、単にクライアントと呼ぶ）の機能を有する端末がネットワーク接続されたメールシステムにおけるクライアントのメール作成画面において、送信元メールアドレス、第１の送信先メールアドレス、送信メールの格納領域、送信メールの件名、本文等が入力され、メールを送受信するメールサーバに送信指示がされると、メールはメールサーバの送信メール格納部における指定された格納領域に格納される。
【００１８】
本発明における第１の送信先メールアドレスは、本発明により定義されたメールアドレスであり、複数のメール送信先アドレスのグループを代表するメールアドレスである。メールサーバは第１の送信先メールアドレスによりメール送信先が本発明により管理されたグループへの送信メールであることを認識し、発信元が指定する格納領域識別子によりメール送信先が管理されたグループの中のどのグループへの送信メールであるかを認識して格納領域識別子に対応する格納領域に送信メールを格納するようになっている。ここで、第１の送信先メールアドレスは１つでも複数でも構わない。複数の場合においても、それぞれが送信先メールアドレスのグループを代表する定義されたメールアドレスである。
【００１９】
このようにサーバは、第１の送信先メールアドレスにより管理対象範囲にあるメール送信先アドレスに送信するメールであると認識し、送信元が指定する格納領域識別子に対応する格納領域に格納する。そして、格納領域に対応するあて先リストを参照し、あて先リストに記載されている第２の送信先へ送信する。格納領域は、例えば、メールサーバ内のフォルダあるいはディレクトリである。
【００２０】
ここで、送信元が指定する格納領域識別子は第１の送信先メールアドレスを複数定義して格納領域と対応するようにしても構わない。この場合、第１の送信先メールアドレスを指定することにより対応する格納領域が定義されるため、クライアントが格納領域識別子として第１の送信先メールアドレスを自動的に書き込むようにしてよい。要は、第１の送信先メールアドレス毎に区分された、送信メールの格納領域に格納されるようになっていれば構わない。
【００２１】
また、格納領域識別子の指定は、クライアントがインストールされているネットワーク端末のメール作成画面において、格納領域識別子の記入欄を独立して設けてもよいし、従来のメーラのメール作成画面において送信元メールアドレス、第１の送信先メールアドレス、送信メールの件名、本文を記載する欄の一部にメールサーバが格納領域識別子と認識できる記載の仕方で記入してもよい。
【００２２】
また、あて先リストは、各格納領域識別子毎に対応して予め用意され、例えば、メール発信元の各部門毎に決められている１人あるいは複数人の管理者があて先リストを維持管理するようになっており、メール発信元から業務上送信されるメールの送信先が定義されたセキュリティ管理されたリストとなっている。ここで、１つの格納領域識別子に対応するあて先リストは１つである必要はなく、複数存在して構わない。この場合、例えば、あて先リストの名称に管理者毎のＩＤを付加することにより、各リストの管理者が明確にされる。このように、１つの格納領域識別子に対応するあて先リストは責任者の明らかなリストの集合であり、責任あるメンテナンスがきめ細かく行なわれるようになっている。
【００２３】
また、本発明においては、各あて先リストに記載されている送信先アドレスが第２の送信先アドレスとなっており、第２の送信アドレスをもとに送信メールの件名欄の先頭に付与された格納領域識別子判別部を削除した後に第２の送信先に送信する。
【００２４】
本願の請求項１に記載の発明によれば、送信元が指定する第１の送信先アドレスと格納領域識別子によりメールの公開先を制御するようになっている。そして、格納領域識別子に対応させた格納領域単位に公開先を定義するあて先リストを用意し、あて先リストを更新することにより、あて先のメンテナンスを行なう。このようにして、メールにセキュリティ情報を付加するようになっている。
【００２５】
本願の請求項２に記載の発明は、前記格納領域識別子は前記送信メールの前記件名が書き込まれる領域に前記件名と区分されて書き込まれることを特徴とする請求項１におけるセキュリティ情報管理方法である。
【００２６】
従来の電子メールシステムのメーラのメール作成画面においては、例えば、送信元メールアドレス、送信先メールアドレス、送信メールの件名、本文を入力するようになっているが、送信メールの件名欄に、“格納領域識別子,@@件名”といったように、メールサーバのアプリケーションソフトウェアが送信メールの件名欄の入力文字の先頭部に記載された“,@@”の文字列の前に位置する文字が格納領域識別子を表す格納領域識別子判別部を設け、格納領域識別子を認識するようになっている。メールサーバは、格納領域識別子を認識し、メールサーバ内にある格納領域識別子に対応する格納領域にメールを格納すると、格納領域識別子に対応するあて先リストを参照し、あて先リストに列記されている送付先にメール送信するようになっている。このように本願の請求項２に記載の発明によれば、従来の電子メールシステムのメーラのメール作成画面を使って、本発明の実施するようになっている。
【００２７】
本願の請求項３に記載の発明は、前記あて先リストは変更権限に従って変更許可される複数のリストから成ることを特徴とする請求項１および請求項２におけるセキュリティ情報管理方法である。
【００２８】
本願の請求項３に記載の発明によれば、あて先リストは、例えば、部門毎の管理者を設定してあて先リスト毎に独立して編集されるようになっている。通常、部門毎の発信人の増減、発信人の送付先権限及び変更情報は、発信人の属する部門の管理者がもっているため、これらの情報に基づいて数少ないメール全体の管理者があて先リストのメンテナンスを行なうことは大きな負担となる。そこで、本発明においては、あて先リストを格納領域識別子毎に設け、きめ細かなメンテナンスをするようになっている。ここで、あて名リストは複数の部門の管理者による変更に対応すべく、例えば、あて名リストの名称に管理者ＩＤを付加した異なるリスト名の集合となっている。
【００２９】
本願の請求項４に記載の発明は、送信メールに送信元アドレスと第１の送信先アドレスと件名を書き込む書込手段と、前記送信メールの格納領域を送信サーバが識別する格納領域識別子を前記送信メールに書き込む格納領域識別子書込手段と、前記送信メールが前記送信サーバに送られたとき、前記送信サーバは前記第１の送信先アドレスと前記格納領域識別子に従って前記送信メールを前記格納領域に格納する格納手段と、前記格納領域毎に第２の送信先アドレスが定義されたあて先リストに従って前記送信サーバが前記送信メールを送信する送信手段とを有することを特徴とするセキュリティ情報管理装置である。
【００３０】
本願の請求項４に記載の発明によれば、例えば、メールサーバとクライアントがネットワーク接続されたメールシステムにおいて、クライアントのメール作成画面に表示された入力欄に、送信元メールアドレス、第１の送信先メールアドレス、格納領域識別子、送信メールの件名、本文が入力され、メールを送受信するメールサーバに送信指示がされると、メールはメールサーバに送られ、発信元が格納領域識別子により指定した送信メール格納部の格納領域に格納される。そして、格納領域に対応する１つあるいは複数のリストから成る宛先リストが参照され、あて名リストに定義された第２の送信先アドレスに従って送信されるようになっている。                                                 
【００３１】
本願の請求項５に記載の発明は、セキュリティ情報管理プログラムであって、コンピュータを、送信メールに送信元アドレスと第１の送信先アドレスと件名を書き込む書込手段と、前記送信メールの格納領域を送信サーバが識別する格納領域識別子を前記送信メールに書き込む格納領域識別子書込手段と、前記送信メールが前記送信サーバに送られたとき、前記送信サーバは前記第１の送信先アドレスと前記格納領域識別子に従って前記送信メールを前記格納領域に格納する格納手段と、前記格納領域毎に第２の送信先アドレスが定義されたあて先リストに従って前記送信サーバが前記送信メールを送信する送信手段として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００３２】
本発明によれば、例えば、企業等の組織において、部門毎にあて先リストの管理者を個々に設定できるため、メールシステム全体のシステム管理者の手を煩わせる必要がなくなる。
【００３３】
そして、公開範囲等のセキュリティ情報の変更が必要になった場合は、該当部門のあて先リストの管理者によるあて先リストの変更を行なうことにより達成される。
【００３４】
このように、部門管理者による業務上の適切なセキュリティ情報の設定により、情報配信のセキュリティ向上に寄与することができる。
【００３５】
また、メール発信元では、送信先のランク分けをすることで、目的別に情報配信を行うことができ、これにより情報配信の効率を高めることができると共に、文書を配信する際のあて先の入力や事前登録をすることなく自動化されるため、手間が省かれ、また誤配布を防止することができる。そして、メールの受信側に対しての無駄な情報提供を省くことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３６】
図１に、本発明によるメール送信のフロー例を示す。
【００３７】
メールサーバとクライアントがネットワーク接続されたメールシステムにおいて、クライアントのメール作成画面に表示された入力欄に、送信元メールアドレス、第１の送信先メールアドレス、送信メールの件名欄に例えば “格納領域識別子，＠＠件名”のように送信メールの格納領域識別子とメールの件名を区分して記載し、本文が入力される（Ｓ１）。
【００３８】
メールを送受信するメールサーバに送信指示がされる（Ｓ２）と、メールはメールサーバに送られ、メールサーバは第１の送信先メールアドレス及び送信メールの件名欄に記載された“格納領域識別子，＠＠件名”の“格納領域識別子，＠＠”から格納領域識別子を読み出し（Ｓ３）、例えば、メールサーバ内の送信メール格納部の格納領域識別子で指定された格納領域に格納する（Ｓ４）。そして、格納領域識別子で指定された格納領域に対応するあて先リストを参照し（Ｓ５）、あて先リストに定義された第２の送信先メールアドレスに送信（Ｓ６）する。
【００３９】
以下に、図を用いて詳しく説明する。
【００４０】
図２は、本発明による一実施例である。クライアント１とメールサーバ２とはネットワーク接続され、クライアント１のメール作成画面に表示された入力欄（図示省略）に、送信元メールアドレス、第１の送信先メールアドレス、送信メールの件名欄に例えば “格納領域識別子，＠＠件名”のように送信メールの格納領域識別子とメールの件名を区分して記載し、本文が入力された後、メールがメールサーバ２へ送信指示されると、メールサーバ２に送られ、メールサーバ２のアプリケーション・ソフトウェアにより第１の送信先メールアドレスと格納領域識別子が読み取られ、送信メール格納部２−１の格納部Ａ２−１０の該当するフォルダに格納される。ここで、本実施例においては、格納部は、Ａ、Ｂ、Ｃの３つに分類されており、それぞれ格納部Ａ２−１０、格納部Ｂ２−１１、格納部Ｃ２−１２と名付けられている。格納部Ａ２−１０と格納部Ｂ２−１１は第１の送信先メールアドレスを２つ定義した例であって、本発明によるセキュリティ管理対象の２つの第１のメールアドレスに対応し、格納部Ｃ２−１２は本発明によるセキュリティ管理対象外の直接個々の送信先メールアドレスが付けられた、いわゆる一般の発信メールを格納するようになっている。格納部Ａ２−１０の該当するフォルダに格納されたメールは、該当するフォルダに対応するあて先リストを格納しているあて先リスト格納部２−２にあるあて先リスト２−２０が参照されて、第２の送信先メールアドレスがメール送信先アドレスに付され、送信先であるメール送信先端末３及び電子掲示板４へ配信される。ここで、通常は、送信メールの件名欄に例えば “格納領域識別子，＠＠件名”と記入されている“格納領域識別子，＠＠”の格納領域識別子判別部は、送信先にとって必要のないものであるため、この部分は削除されて送信される。あて先リスト格納部２−２に格納されたあて先リスト２−２０は、例えば、メール配付先対象の部門及び役職、または個人のメールアドレスであってリストにして保存されている。
【００４１】
関係各部門のあて先リストを変更する権限に従い、あて先リストは、あて先リスト管理端末５から変更される。人事異動や職制変更があった場合、部門管理者があて先リストを更新する。ここで、あて先リスト管理端末５はネットワーク接続され、あて先リストを変更する権限が与えられたパーソナル・コンピュータであれば構わない。
【００４２】
図３は、本発明による格納領域識別子とあて先リストの説明図である。先ず、メールサーバ３２の指定フォルダＡ宛にメールを格納するには、送信メール３１の第１の送信先メールアドレス指定を、例えば、qis119@mailserver123.comとし、かつ、件名欄にＡ,@@投稿記事001、Ａ,@@投稿記事002、Ａ,@@投稿記事003のように記載する。これらの送信メール３１がメールサーバ３２に送られると、メールサーバ３２はメールの宛先qis119@mailserver123.com、そして、格納領域識別子をここではフォルダＡとすると、メールサーバ３２内のＡフォルダに送信メールを格納する。そして、メールサーバ３２は、Ａフォルダに対応するあて先リスト３３を参照する。あて先リスト３３は、例えば、管理者ＩＤ、あて先リスト名、配付先情報の対応をとって記載されているテーブルリストである。管理者ＩＤは、あて先リスト３３を構成する個々のあて先リスト名のリストを変更できる権限を有するＩＤであり、宛先リスト名の後に付加して対応を識別できるようにしてある。また、配付先情報はあて先リスト名に対応する公開先、つまり、実際の送信先である第２の送信先メールアドレスをリストアップしたものである。また、あて先リスト名の付いたリスト、例えばMB-qis119-A_111111は、図２における格納部Ａに格納するようにメール発信元が指定したことに基づき対応をとって記載している。このようにして、送信メールフォルダＡを指定されたメールは、配付メール３４として、本実施例の場合は配付先情報として、配付先１、配付先２、配付先３に基づき配付される。これらに基づき配付するとき、メールサーバ３２内のアプリケーション・ソフトウェアは、件名欄（タイトル欄）のタイトルの前に付加した送信メールの格納領域識別子の削除を行なってから送信先に送信する。
このように、各部門管理者がメールアドレスと格納領域識別子から一意に決定されるあて先リストに配付先情報としてセキュリティ情報を付けて登録する。メール送信側からは、メールの件名に格納領域識別子を付加設定し、指定されたメールアドレスに送信する。
【００４３】
送信するメールを受け取ったメールサーバは、メールを格納領域から取り出し、指定された格納領域識別子に関連付けされているあて先リストに定義されたセキュリティ情報を全て取り出し、送信先とする。そして、送信するメールに送信先として第２の送信先メールアドレスを付加して送信するようになっている。
【００４４】
図４は、本発明によるセキュリティ情報付与の説明図である。管理者ＩＤとあて先リスト名は一対となっており、あて名リスト名の付いたリストには、配付先情報がリストアップされている。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本発明によるメール送信のフロー例
【図２】本発明による一実施例
【図３】本発明による格納領域識別子とあて先リストの説明図
【図４】あて先リストの一実施例
【符号の説明】
【００４６】
１          クライアント
２、３２    メールサーバ
３          メール送信先端末
４          電子掲示版
５          あて先リスト管理端末
３１        送信メール
３３        あて先リスト
３４        配付メール  
【図１】
2006202055.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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