(57)【要約】【課題】複数フォルダに跨って適用されるルールとフォルダ毎に適用されるルールを容易に設定可能とし、文書管理の効率を向上する。【解決手段】階層構造によって関連付けられた複数のフォルダを用いて文書データを管理する文書管理装置は、文書データの識別名の命名規則をフォルダ単位で設定し、文書データの登録先のフォルダに関して設定された命名規則を用いて該文書データの識別名を決定し、該フォルダに登録する。ここで、命名規則の設定において、命名規則の設定対象のフォルダの上位階層のフォルダに設定されている命名規則を利用するように指示された場合は、上位階層のフォルダの命名規則を設定対象のフォルダの命名規則として利用する。【選択図】図９
2006072560.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
階層構造によって関連付けられた複数のフォルダを用いてデータを管理するデータ管理装置であって、
データの識別名の命名規則をフォルダ単位で設定する設定手段と、
データの登録先のフォルダに関して前記設定手段で設定された命名規則を用いて該データの識別名を決定し、該フォルダに当該決定された識別名を付与したデータを登録する登録手段とを備え、
前記設定手段は、
命名規則の設定対象のフォルダの上位階層のフォルダに設定されている命名規則を利用するか否かを指示する指示手段と、
前記指示手段で利用すると指示された場合は、前記上位階層のフォルダの命名規則を前記設定対象のフォルダの命名規則として利用することを決定する決定手段とを備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記決定手段は、前記上位階層のフォルダの命名規則をそのまま前記設定対象のフォルダの命名規則に決定することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項３】
前記決定手段は、前記上位階層のフォルダの命名規則に新たな命名規則を追加して前記設定対象のフォルダの命名規則とすることを特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項４】
前記決定手段は、
前記階層構造に関して登録された命名規則を提示し、ユーザに所望の命名規則を選択させる選択手段を更に備え、
前期選択手段で選択された命名規則を前記取得した命名規則に追加することを特徴とする請求項３に記載のデータ管理装置。
【請求項５】
前記設定手段は、前記指示手段で前記上位階層のフォルダの命名規則を利用しないと指示された場合には、命名規則の一覧を提示し、所望の命名規則をユーザに選択させ、当該選択された命名規則を前記設定対象のフォルダの命名規則に設定することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項６】
前記登録手段は、
登録対象のデータの登録先のフォルダに設定されている命名規則に基づいて該データの識別名を生成する生成手段と、
前記生成手段で生成した識別名を、使用した命名規則によって制限されない個所のみを編集可能にして提示し、識別名を確定させる確定手段とを備え
前記確定手段で確定した識別名でもって、前記登録対象のデータを前記登録先のフォルダに登録することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項７】
前記登録対象のデータに設定されている識別名が前記登録先のフォルダに設定されている命名規則に則っているか否かを判定する判定手段を更に備え、
則っていると判定された場合は前記設定されている識別名を用いて前記登録対象のデータを登録し、則っていないと判定された場合は前記生成手段と確定手段を機能させることを特徴とする請求項６に記載のデータ管理装置。
【請求項８】
予め設定された識別名の命名規則に従って決定された識別名でデータを管理するデータ管理装置であって、
設定されている命名規則に基づいて登録対象のデータの識別名を生成する生成手段と、
前記生成手段で生成した識別名を、使用した命名規則によって制限されない個所のみを編集可能にして提示し、識別名を確定させる確定手段と、
前記確定手段で確定した識別名でもって、前記登録対象のデータを登録する登録手段とを備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項９】
前記登録対象のデータに設定されている識別名が前記登録先のフォルダに設定されている命名規則に則っているか否かを判定する判定手段を更に備え、
則っていると判定された場合は前記設定されている識別名を用いて前記登録対象のデータを登録し、則っていないと判定された場合は前記生成手段と確定手段を機能させることを特徴とする請求項８に記載のデータ管理装置。
【請求項１０】
階層構造によって関連付けられた複数のフォルダを用いてデータを管理するデータ管理装置におけるデータ管理方法であって、
データの識別名の命名規則をフォルダ単位で設定する設定工程と、
データの登録先のフォルダに関して前記設定工程で設定された命名規則を用いて該データの識別名を決定し、該フォルダに当該決定された識別名を付与したデータを登録する登録工程とを備え、
前記設定工程は、
命名規則の設定対象のフォルダの上位階層のフォルダに設定されている命名規則を利用するか否かを指示する指示工程と、
前記指示工程で利用すると指示された場合は、前記上位階層のフォルダの命名規則を前記設定対象のフォルダの命名規則として利用することを決定する決定工程とを備えることを特徴とするデータ管理方法。
【請求項１１】
予め設定された識別名の命名規則に従って決定された識別名でデータを管理するデータ管理装置におけるデータ管理方法であって、
設定されている命名規則に基づいて登録対象のデータの識別名を生成する生成工程と、
前記生成工程で生成した識別名を、使用した命名規則によって制限されない個所のみを編集可能にして提示し、識別名を確定させる確定工程と、
前記確定工程で確定した識別名でもって、前記登録対象のデータを登録する登録工程とを備えることを特徴とするデータ管理方法。
【請求項１２】
階層構造によって関連付けられた複数のフォルダを用いてデータを管理する管理装置を制御するためのコンピュータ実行可能なプログラムであって、
データの識別名の命名規則をフォルダ単位で設定する設定工程と、
データの登録先のフォルダに関して前記設定工程で設定された命名規則を用いて該データの識別名を決定し、該フォルダに当該決定された識別名を付与したデータを登録する登録工程と、の各工程を前記管理装置に実行させるためのプログラムコードを含み、
前記設定工程では、
命名規則の設定対象のフォルダの上位階層のフォルダに設定されている命名規則を利用するか否かを指示する指示工程と、
前記指示工程で利用すると指示された場合は、前記上位階層のフォルダの命名規則を前記設定対象のフォルダの命名規則として利用することを決定する決定工程とを含むことを特徴とするコンピュータ実行可能なプログラム。
【請求項１３】
予め設定された識別名の命名規則に従って決定された識別名でデータを管理する管理装置を制御するためのコンピュータ実行可能なプログラムであって、
設定されている命名規則に基づいて登録対象のデータの識別名を生成する生成工程と、
前記生成工程で生成した識別名を、使用した命名規則によって制限されない個所のみを編集可能にして提示し、識別名を確定させる確定工程と、
前記確定工程で確定した識別名でもって、前記登録対象のデータを登録する登録工程と、の各工程を前記管理装置に実行させるためのプログラムコードを含むことを特徴とするコンピュータ実行可能なプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データベース等において、所定のルールに則った文書名で登録することにより文書を管理する文書管理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に大量の文書データを管理するデータベース等においては、文書の分類を効率的に行うためにその文書名（ファイル名を用いる場合もある）を統一的なルールに則った文書名に変換して登録することが望ましい。たとえば、ある文書管理システムに登録された文書を効率よく管理するためには、登録する文書名からその内容をある程度類推できるようにすることが大切である。このような文書管理を実施するには、文書管理システム内で統一的に管理される文書名の命名ルールを作成し、そのルールに則っていない場合は、そのルールに従った文書名で文書を登録させることが必要である。例えば、特許文献１には、検索用の文書タイトルデータにおいて所定の規則で自動設定項目を生成し、文書管理を行う電子ファイリング装置が記載されている。
【０００３】
このように、各自が任意に文書名を決めるのではなく、統一的に管理される命名規則に従った文書名で文書が登録されているシステムでは、文書名を見ただけでいつ、何のために、何を記録した文書であるかということが、その文書の作成者でなくても文書名から容易に把握できる。このため、必要とする文書を効率よく探し出したり、文書の保存期限管理を容易にすることが可能となる。
【特許文献１】特開平０５−０２０４２３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
電子化されたファイルは、その取り扱いの容易さから各個人のＰＣまたは、ネットワーク上で共有管理される文書管理システムにおいて無秩序に作成、登録されがちである。特に、各文書に無秩序に文書名が設定されると、文書名からその文書の属性、内容を容易に想像することはできなくなる。このため、文書名を見ただけでは目的の文書を探すことができなくなり、結局一つずつファイルを開いて内容を確認するなどの操作が必要となってしまい、文書の探索における効率が低下するという問題がある。上述したように、文書名からある程度内容を推測できるようにするためには、規則的にわかりやすい文書名を使用することが重要である。これを実現するためには、管理者の決めた命名規則で一律に規制するのが管理効率上は望ましい。
【０００５】
一方、複数人で使用する共有サーバで運用される文書管理システムの場合、複数の部門が共同で同じサーバを用い、フォルダによって階層に分けて利用する場合が多い。この場合、管理者が統一的な規則で文書名の命名規則を設定すると、大規模な運用形態の場合でも、文書名が統一的に管理されるため、文書管理効率は非常に向上する。しかし、部門によっては不必要な情報が文書名に含まれたり、部門固有の必要な情報が文書名に含まれていないことにより、却って文書の内容を把握しにくくなるなどの問題も生じる可能性がある。例えば、文書の作成日などは全体的にどの部門でも有効な規則と考えられるが、部門によっては、扱う文書の種類によって混乱を生じさせる場合がある。例えば、決算書などは、年度管理で文書名を命名した方が効率が良い。この場合、暦どおりの年を文書名に含める規則では却って管理が煩雑になり、混乱を生じさせる場合がある。このように、部分的に規則を設定できる手法が提供されていたほうが、文書の管理効率を向上出来る場合がある。
【０００６】
また、フォルダの階層構造を有する文書管理システムにおいて、上記のような課題を解決するために、本出願人は、フォルダ単位で柔軟に規則を設定できるようにすることを考えている。この場合、フォルダ毎に個別にルールを設定できるので、部門固有の情報を文書名に含ませることが容易になる。しかしながら、文書名中に部門固有のローカルルールと、複数部門にまたがって統一された全体ルールとを適用したい場合にはかえって管理効率が低下する。例えば、文書名の先頭に社名や部署名を入れるなどの全体ルールと、文書名に部門固有の会議名を含めるなどのローカルルールを設定したい場合、全体ルールとローカルルールの両方をフォルダ単位で設定する必要が生じる。このため、適用範囲が異なる複数のルールを文書名に設定したい場合には、大規模システムで運用される文書管理システムでは、管理が効率的ではなくなる。
【０００７】
また、文書の登録時に、設定された規則に則って文書名を自動的、強制的に変換してそのまま登録してしまうと、思いもよらない文書名に変換される可能性がある。規則に抵触しない範囲での文書名の変更をも許可しないシステムでは、結局ユーザがその文書名を覚えていなくてはならないことになる。このため、変換後の文書名を決定する前に、一度ユーザにその変換後の文書名を提示して認識させることが必要となろう。この場合、文書名の編集が可能な状態で変換後の文書名をユーザに提示することにより、文書名をユーザが修正可能に構成することも考えられるであろう。
【０００８】
しかし、この手法によれば、文書名を自由に変更することができてしまうため、規則の趣旨を理解しないユーザが文書名を全部元に戻して自由な文書名で登録してしまい、この結果、統一的な文書名で管理できなくなるいという課題が生じる。
【０００９】
本発明の目的は上記の課題に鑑みてなされたものであり、複数フォルダに跨って適用されるデータの命名規則とフォルダ毎に適用される命名規則、すなわち、適用範囲の異なる複数の命名規則を容易に設定可能とし、データ管理の効率を向上する。
【００１０】
また、本発明の他の目的は、設定された命名規則に従って生成されたデータ名の編集を命名規則に違反しない範囲で可能とすることにより、命名規則を守りつつ柔軟なデータ名を付与可能とすることにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記の目的を達成するための本発明によるデータ管理装置は以下の構成を備える。すなわち、
階層構造によって関連付けられた複数のフォルダを用いてデータを管理するデータ管理装置であって、
データの識別名の命名規則をフォルダ単位で設定する設定手段と、
データの登録先のフォルダに関して前記設定手段で設定された命名規則を用いて該データの識別名を決定し、該フォルダに当該決定された識別名を付与したデータを登録する登録手段とを備え、
前記設定手段は、
命名規則の設定対象のフォルダの上位階層のフォルダに設定されている命名規則を利用するか否かを指示する指示手段と、
前記指示手段で利用すると指示された場合は、前記上位階層のフォルダの命名規則を前記設定対象のフォルダの命名規則として利用することを決定する決定手段とを備える。
【００１２】
また、上記の目的を達成するための本発明の他の態様によるデータ管理装置は以下の構成を備える。すなわち、
予め設定された識別名の命名規則に従って決定された識別名でデータを管理するデータ管理装置であって、
設定されている命名規則に基づいて登録対象のデータの識別名を生成する生成手段と、
前記生成手段で生成した識別名を、使用した命名規則によって制限されない個所のみを編集可能にして提示し、識別名を確定させる確定手段と、
前記確定手段で確定した識別名でもって、前記登録対象のデータを登録する登録手段とを備える。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、複数フォルダに跨って適用されるデータの命名規則とフォルダ毎に適用される命名規則、すなわち、適用範囲の異なる複数の命名規則を容易に設定することが可能となり、データ管理の効率が向上する。
【００１４】
また、本発明によれば、設定された命名規則に従って生成されたデータ名の編集を命名規則に違反しない範囲で実行することができるので、命名規則を守りつつ柔軟なデータ名を付与することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、添付の図面を参照して本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。
【００１６】
図１は本発明の一実施形態に係る文書管理システム（Document Management System: 以下ＤＭＳという） の概略構成を示すブロック図である。図１に示すように、本実施形態のＤＭＳは、基本的にネットワーク１１と、ＤＭＳサーバ１２と、ＤＭＳクライアント１３とで構成される。
【００１７】
ＤＭＳサーバ１２は、このシステム全体の管理を行うコンピュータであり、公知の技術で実現されるネットワーク処理の他に、主に文書データベースの構築、各装置間の文書データの送受信処理、セキュリティ処理、複数ユーザ間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理などを行なう。このＤＭＳサーバ１２の詳細は図２を参照して後述する。ＤＭＳクライアント１３は、ユーザが実際に文書データの入力、参照、出力、などの操作を行うパーソナルコンピュータである。図１では便宜上一つのＤＭＳクライアントを記載しているが、複数台のＤＭＳクライアント１３がネットワーク１１に接続されていてもよいことは明らかである。なお、ＤＭＳクライアント１３の詳細は図３を参照して後述する。
【００１８】
プリンタ１４は、公知の技術を用いて複数のＤＭＳクライアント１３によって共有される。プリンタ１４は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２に蓄積された文書データを印刷出力する役割を果たす。スキャナ１５は、紙に印刷または記載された文字や図形等の画像を光学的に読み取り、画像データに変換して出力する装置であり、ネットワーク１１に接続されている。各ＤＭＳクライアント１３は公知の技術を用いてプリンタ１４とスキャナ１５を共有し、それぞれネットワーク１１を経由してプリンタ１４およびスキャナ１５の制御を行なうことができる。
【００１９】
モデム１６は、他のネットワークシステムとの電子メールの送受信、ＦＡＸの送受信の処理を行なう。モデム１６も複数のＤＭＳクライアント１３に共有されており、各ＤＭＳクライアント１３は、ネットワーク１１を経由してその制御を行なうことができる。ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７はＤＭＳサーバ１２及び複数のＤＭＳクライアント１３に共有され、それぞれからアクセスされ得る。ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３のＤＭＳ制御プログラムのインストールに用いられる。
【００２０】
尚、本実施形態では、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、及びＣＤ−ＲＯＭドライブ１７をネットワーク１１に接続した形式を採用しているが、これに限られるものではない。例えば、ＤＭＳクライアント１３にこれらを直接接続する形式を採用することも可能であることは当業者には明らかである。
【００２１】
図２はＤＭＳサーバ１２の構成を詳細に説明したブロック図である。ＣＰＵ（中央処理装置）２２は、主に外部記憶装置（ＨＤＤ）２８に格納されている各制御プログラムに従って、後述するフローチャートに示すような処理を含む各種処理を実行する。ＲＯＭ（リードオンリーメモリー）２３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード２５からのキー押下によって出力される電気信号と文字の対応を登録した文字コード表や、あらかじめ設定されている値などを記憶している。
【００２２】
ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２４は、各処理中に必要となるワークエリアを提供する。ＲＡＭ２４において、２４１は、基本Ｉ／Ｏプログラムの領域であり、ＲＯＭ２３に格納される基本判断プログラムが動作する時に必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ２２はまず、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。２４２は、ＯＳが動作するためのワーク領域である。２４３は、ＤＭＳサーバプログラムが動作するための領域で、外部記憶装置２８に格納されているＤＭＳサーバプログラム２８２がロードされる領域である。２４４は、ＤＭＳデータ領域であり、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるデータ、たとえば外部記憶装置２８に格納されているＤＭＳデータ２８３のリソースの固定データなどがロードされる。２４５はＤＭＳのワーク領域であり、ＤＭＳプログラムが動作するために必要なワーク領域である。２４６はその他の処理で使用されるワーク領域である。
【００２３】
２５は、入力装置としてのキーボードである。２６は入力装置としてのポインティングデバイスである。本実施形態はマウスを使用している。２７は表示装置であり、このＤＭＳの管理者はその表示に従って、操作の経過、結果を判断する。
【００２４】
また、本実施形態では、外部記憶装置２８として一般的な固定ディスクを用いる。外部記憶装置２８には、ネットワークを管理する基本プログラム２８１、ＤＭＳを管理するプログラムであるＤＭＳサーバプログラム２８２が格納される。ＤＭＳサーバプログラム２８２には、当該文書管理システムに文書を登録する際に文書名がルールに則ったものであるかどうかをチェックするためのプログラム、文書名の管理ルールを適用するためのプログラム等が含まれる。更に、外部記憶装置２８には、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースの固定データなどのＤＭＳデータ２８３、スキャナ１５を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラム２８４が格納される。また、ＤＭＳデータベースリスト２８５は、当該ＤＭＳサーバが管理するデータベースの一覧を管理する領域である。本実施形態では、データベース形式で文書データの蓄積管理が行われている。ＤＭＳＤＢ２８６は、ユーザ、グループ、特権データ、インデックスデータ、文書、フォルダ、文書名の作成ルールなどを管理する領域である。ＤＭＳＤＢ２８６の内容は図４で詳細に説明する。また、ＤＭＳVOLUME２８７は、それに対応した文書の実体を格納する領域などを有する。ＤＭＳアノテーション２８８はこのデータベースに登録されているアノテーションの表示用、印刷展開用の実データが格納されている。
【００２５】
フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）２９は、フレキシブルディスク（ＦＤ）２Ａへの文書データの格納などに使用される他、フレキシブルディスク２Ａに記録されたＤＭＳの制御プログラムを、インストールするため等に用いられる。制御プログラムは、外部記憶装置２８のＤＭＳサーバプログラム２８２、ＤＭＳデータ２８３等の領域にインストールされることになる。フレキシブルディスク２Ａの記録内容については、図１３を参照して後述する。尚、ＦＤＤ２９及び、ＦＤ２Ａの代わりに、ＣＤ−ＲＯＭドライブと、ＤＭＳ制御プログラムが格納されたＣＤ−ＲＯＭを用いることもできる。
【００２６】
図３はＤＭＳクライアント１３の構成を詳細に説明したブロック図である。図３において、ＣＰＵ（中央処理装置）３２は、主に外部記憶装置３７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム３７１に従って、後述するフローチャートに示すような処理を行なう。ＲＯＭ（リードオンリーメモリー）３３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード３４からのキー押下による電気信号を文字コードに変換するための文字コード表や、あらかじめ設定されている値などを記憶している。３４は、入力装置としてのキーボードである。
【００２７】
ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）３５は、各処理中に必要となるワークエリアを有する。３５１は、基本Ｉ／Ｏプログラムの領域であり、ＲＯＭ３３に格納される基本判断プログラムが動作するときに必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ３２はまず、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。３５２はＯＳが動作するためのワーク領域である。３５３は、ＤＭＳクライアントが動作するための領域で、外部記憶装置３７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム３７１がロードされる領域である。３５４はＤＭＳクライアントプログラムが動作するために必要とされる外部記憶装置３７に格納されたＤＭＳデータ３７３のリソースなどの固定データ等がロードされる領域（ＤＭＳクライアントデータ）である。３５５はその他の領域で使用されるワーク領域である。
【００２８】
３６は入力装置としてのポインティングデバイスであり、本実施形態ではマウスを使用している。
【００２９】
３７は外部記憶装置であり、ＤＭＳクライアント制御プログラム３７１、スキャンプログラム３７２、ＤＭＳデータ３７３、ＤＭＳデータベースリスト３７４を格納する。ＤＭＳクライアント制御プログラム３７１は、ＤＭＳサーバ１２とデータの通信などを行なうプログラムや、この文書管理システムに文書を登録する際に文書名がルールに則ったものであるかどうかをチェックするためのプログラム、文書名の管理ルールを適用するためのプログラム等が含まれる。スキャンプログラム３７２はスキャナ１５を管理、制御するためのプログラムである。ＤＭＳデータ３７３は、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースなどの固定データなどである。またＤＭＳデータベースリスト３７４は、ＤＭＳクライアント１３が参照するために登録してあるデータベースの一覧を管理するための領域である。この一覧にはＤＭＳサーバ１２だけではなく、異なるネットワーク上のＤＭＳサーバが管理するデータベースの一覧も登録されている。
【００３０】
３８は表示装置であり、ＤＭＳクライアント１３で作業するユーザはこの表示装置３８に表示されるＤＭＳのユーザインターフェイスの様子で操作の経過、結果を判断する。３９は、フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）であり、フレキシブルディスク（ＦＤ）３Ａへの文書データの格納などに使用され、またＦＤ３Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムをインストールするために用いられる。この制御プログラムは、ＨＤＤ３７のＤＭＳクライアントプログラム３７１、スキャンプログラム３７２、ＤＭＳデータ３７３などの領域にインストールされることとなる。ＦＤ３Ａの記録内容については、図１３を参照して後述する。尚、ＦＤＤ３９及びＦＤ３Ａは、それぞれＣＤ−ＲＯＭドライブ及びＣＤ−ＲＯＭ等であっても良い。
【００３１】
図１３は本文書管理システムの制御プログラムを格納したフレキシブルディスクの内容を説明する図である。本文書管理システムはこの様な形式で供給され、ＨＤＤ２８、やＨＤＤ３７にインストールされる。なお、これはＣＤ−ＲＯＭでも良い。１３１は媒体のフォーマット形式、ディレクトリ管理形式、媒体に付けられた名称などを管理する領域である。１３２はディレクトリ情報を管理する領域である。
【００３２】
１３３は文書管理システムのサーバプログラムを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳサーバプログラム２８２に格納される。１３４は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳデータ２８３に格納される。
【００３３】
１３５は文書管理システムのクライアントプログラムを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ３７のＤＭＳクライアントプログラム３７１に格納される。１３６は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ３７のＤＭＳデータ３７３に格納される。
【００３４】
図４は、図２のデータベースを管理する領域２８６（ＤＭＳＤＢ）の内容を更に詳細に表した図である。これはデータベースが管理するユーザ、グループなどのデータベース管理情報や、登録されている文書情報を含むものであり、図４において、情報群４０，４１は、それぞれ１キャビネットのデータを示している。従って、サーバに登録されたキャビネットの数だけ情報群が存在し、各情報群には以下に述べるデータが存在することとなる。なお、キャビネットには複数のフォルダが階層構造を有して登録される。
【００３５】
４２はキャビネット識別子である。ここでは“マイキャビネット”というキャビネット名を格納している。４３はユーザリストであり、このキャビネットに登録されているユーザの一覧が格納されている。当該キャビネットへの接続の許可／不許可の判断はこのユーザ名を使用して行う。４４はグループリストであり、このキャビネットに登録されているグループの一覧が格納されている。このグループは複数のユーザに同じ管理を行いたい場合に用いる。４３のユーザリストに登録されているユーザが各グループに任意に登録されている。４５はプリンタリストであり、このキャビネットにおいて使用することが出来るプリンタの一覧がここに登録されている。本実施形態のシステムにおいて、ＤＭＳクライアント１３はこの領域に登録されたプリンタからのみ印刷できる。
【００３６】
４６はインデックスリストである。インデックスは文書の分類、検索などの目的で使用する。このインデックスリストはキャビネット単位で登録・管理されており、インデックスのタイトル、既に登録済みのインデックスの一覧等が管理されている。詳細は図５を参照して説明する。４７はフォルダリストである。キャビネットに作成されているフォルダが登録されている。詳細は図５、図６を参照して説明する。４８は文書リストである。このキャビネットに登録されている文書の属性情報が全て格納されている。詳細は図６を参照して説明する。本実施形態では登録する文書の文書名に対して作成ルールを適用した後に、文書としてこのリストに登録される。
【００３７】
４９はアノテーションリストである。このキャビネットに登録されているアノテーションの属性が登録されている。４Ａはボリュームリストである。このキャビネットに登録されている文書の実体は図２のＤＭＳVolume２８７に格納されているが、そこへのポインタが格納されている。４Ｂは文書名の生成ルールのリストである。このキャビネットに適用可能な文書名生成ルールの一覧が格納されている。詳細は図８を参照して説明する。
【００３８】
図５は、図４のフォルダリスト４７に格納されるフォルダ情報の内容を詳細に表した図である。５０，５１はフォルダの情報単位であり、フォルダの登録数だけこの単位が格納されている。各フォルダの情報単位は以下の５２〜５Ｂの情報を含む。
【００３９】
５２は属性情報であり、当該フォルダの識別子を示す。ここでは“a2003a”という情報が割り振られた状態が示されている。この情報は内部処理を行なうために使用されるもので、操作をするユーザが目にすることは無い。５３はフォルダ名であり、ここでは“部内文書”という情報が割り振られた状態が示されている。５４は親フォルダ（このフォルダが属する上位のフォルダ）の識別子であり、このフォルダがどのフォルダの子フォルダであるかを判断するための情報である。ここでは“a20041"という情報が割り振られた状態が示されている。この情報は内部処理を行なうために使用されるもので、操作をするユーザが目にすることは無い。５５はフォルダの属性情報であり、アクセス権、作成者、コメントなどのフォルダ属性に関する情報が格納されている。５６はサブフォルダ（このフォルダに属する下位のフォルダ）のリストであり、当該フォルダの下に存在するフォルダのフォルダ識別子の一覧を格納する。ここでは“a2003c”という情報が割り振られた状態が示されている。図６に示すフォルダ識別子６２に格納されている値が“a2003c”であることから判るように、フォルダ６０が、フォルダ５０の子フォルダ（下位フォルダ）であることを示している。このようにしてフォルダの階層構造が登録されることになる。この情報は内部処理を行なうために使用されるもので、操作をするユーザが目にすることは無い。
【００４０】
５７は作成日時である。このフォルダ５０が文書管理システムで作成された日時を格納する。ここでは2002/09/20が格納された状態が示されている。５８は更新日時である。このフォルダに対して不特定のユーザが変更を行なって更新した日時を格納する。ここでは、2002/12/25が格納された状態が示されている。５９はアクセス日時である。このフォルダに対して不特定のユーザが参照などの操作でアクセスを行なった日時を格納する。ここでは2002/12/26が格納された状態が示されている。
【００４１】
５Ａはこのフォルダ内に格納されている文書に対して適用する文書名生成のルールの適用方法を格納する。領域５Ａには、“このフォルダは親フォルダの設定を受け継がない（親を受け継がない）”、“親フォルダと同じ設定を受け継ぐ（親を受け継ぐ）”、“親フォルダと同じ設定を引き継ぐと共に、このフォルダに設定するルールを追加する（ルールを追加）”等の情報が格納される。ここでは“親を受け継ぐ”という設定が格納された状態が示されており、親フォルダのルール設定を受け継ぐ事を示している。詳細は図９を参照して説明する。
【００４２】
５Ｂは、ルールの適用方法５Ａが“親を受け継がない”または“ルールを追加”である場合に、このフォルダ固有に適用するルールの識別子を格納する。この識別子は、図９に示すルールリストからユーザインタフェースを用いてユーザが設定することが出来る。５Ｂにおいては、当該フォルダ５０が親フォルダと同じ設定を適用する（５Ａ）ため、何も設定されていない。なお、当該フォルダのサブフォルダにおける文書名ルールの適用方法が“親を受け継ぐ”という設定になっている場合は、当該サブフォルダにもこのルールが適用されることになる。
なお、本実施形態において、最上位のフォルダ（ルートフォルダ）に対してはルール適用方法５Ａは“親を受け継がない”設定になっており、また、フォルダ名５３として当該キャビネットのキャビネット名４２が用いられるものとする。
【００４３】
図６は、図５に示すフォルダ５０のサブフォルダとして格納されているフォルダのフォルダリストにおける内容を詳細に表した図である。図６に示すフォルダ６０の親フォルダは図５に示すフォルダ５０である。６０、６１はフォルダの情報単位であり、フォルダの登録数だけこの単位が格納されている。各フォルダの情報単位は、図５で説明した５２〜５Ｂに相当する６２〜６Ｂの情報を含む。
【００４４】
属性情報６２には“a2003c”という値が割り振られた状態が示されている。この値は、図５に示したサブフォルダリスト５６に格納されていることから、フォルダ６０がフォルダ５０（a2003a）のサブフォルダであることがわかる。フォルダ名６３には“チーム文書”という情報が割り振られている。
【００４５】
親フォルダの識別子６４には“a2003a"という情報が割り振られている。この値は、図５のフォルダ識別子５２に格納されていることから、図５のフォルダ５０が当該フォルダ６０のは親フォルダであることを示している。６５はフォルダの属性情報であり、アクセス権、作成者、コメントなどのフォルダ属性に関する情報が格納されている。
【００４６】
ルールの適用方法６Ａでは、“ルールを追加”という設定が行なわれており、親フォルダのルール設定を引き継ぎ、さらにルールを追加することを示している。詳細は図９を参照して説明する。また、適用ルール一覧６Ｂでは、このフォルダ固有に適用するルールの識別子として０００２が登録されている。つまり、親フォルダに設定されているルールに加えて、０００２のルールがこのフォルダに適用されることを示している。
【００４７】
図７は、図４の文書リスト４８に格納される文書情報の内容を詳細に表した図である。７０，７１は文書の情報単位であり、文書の登録数だけこの単位が格納されている。各文書の情報単位は以下の７２〜７８の情報を含む。
【００４８】
７２は文書識別子であり、当該文書の識別子を示す。ここでは“acjf20031208”という情報が割り振られた状態が示されている。この情報は内部処理を行なうために使用されるもので、操作をするユーザが目にすることは無い。７３は文書名であり、ここでは“20030121議事録_チーム会”という情報が割り振られた状態が示されている。ここに割り当てられている値は、本実施形態で適用される文書名の作成ルールに則ったものが登録されることになる。７４は文書属性情報であり、文書名、作成者、などの文書属性に関する情報が格納されている。
【００４９】
７５は作成日時であり、この文書が文書管理システムに登録された日時を格納する。ここでは2002/09/20が格納される。７６は更新日時であり、この文書に対して不特定のユーザが変更を行なって更新した日時を格納する。ここでは、2002/12/25が格納されている。７７はアクセス日時であり、この文書に対して不特定のユーザが参照などの操作でアクセスを行なった日時を格納する。ここでは2002/12/26が格納されている。
【００５０】
７８はこの文書に対するＡＣＬ（アクセス・コントロール・リスト）である。各ユーザがこの文書にアクセスする場合のセキュリティレベルの一覧が格納されている。
【００５１】
図８は、図４のデータベースのルールリスト４Ｂに格納されるルールのリストの内容を詳細に表した図である。各キャビネット毎にルールリストを登録できる。適用ルール一覧５Ｂ，６Ｂでは、このルールリスト４Ｂに登録されたルールの識別子が登録されることになる。図８において８０，８１、８２はルールの情報単位であり、当該キャビネットに置けるルールの登録数だけこの単位が格納されている。
【００５２】
８３、８７、８Ｂはルール識別子であり、当該ルールの識別子を示す。図示の例では“０００１”、“０００２”、“０００３”、という情報が割り振られている。図５、図６で上述した適用ルール一覧５Ｂ，６Ｂには、ここに登録された値が格納されることになる。なお、この情報は内部処理を行なうために使用されるもので、操作をするユーザが目にすることは無い。
【００５３】
８４、８８、８Ｃはルール名であり、図示の例では“日付を含む”、“会議名を含む”、“文字数制限”という情報が割り振られている。図９を参照して後述するように、このルール名をユーザインターフェースに提示することでユーザはルールを識別し、所望のルールを設定することが出来る。
【００５４】
８５、８９、８Ｄはルール属性情報であり、ルールの作成日、更新日、作成者などの情報が格納されている。８６、８Ａ，８Ｅはルールの詳細な設定情報を格納する領域であり、例えば８６では、文書名を付与する際、日付を西暦で、且つ文書名の先頭に含むようにして該文書名を作成させるというルールを適用することを示している。なお、ここでは説明を簡単にするために８６、８Ａ，８Ｅの設定情報は文章（単語）で示しているが、これに限るものではなく、例えば、予めルールに応じて所定のデータフラグを設けておき、そのフラグのＯＮ，ＯＦＦ等でルールリストを管理するようにするようにしても構わない。
【００５５】
以上のように文書名設定のルールはデータベース（キャビネット）単位で管理されている。
【００５６】
ユーザは、あるフォルダに適用する文書名の命名ルールとして、ルールリスト４Ｂに登録されているルールから所望のルールを選択することができる。選択されたルールは、当該フォルダの「適用ルール一覧」に登録される。例えば図９に示すようなユーザインタフェースを用いてルールを選択することにより、選択されたルールの識別子（図８の８３，８４，８Ｂ等）が適用ルール一覧６Ｂの領域に格納される。
【００５７】
図９は図１に示すＤＭＳクライアント１３において、任意のフォルダに文書名生成ルールを設定するためのユーザインターフェースの一例を示す図である。このユーザインターフェースにより設定された文書名生成ルールに従って、図５および図６に示すルールの適用方法および適用ルール一覧（５Ａ、５Ｂ、６Ａ、６Ｂ）の内容が設定される。
【００５８】
９０は文書名の生成ルールをどのようにフォルダに適用するかを決める選択型のユーザインタフェース（ラジオボタン）であり、このユーザインタフェースで設定された値が、例えば図６に示すルールの適用方法６Ａの領域に格納される。９１はこのフォルダには親フォルダの設定を適用しない（親フォルダにおける文書名の生成ルールを受け継がない）というものである。つまり、文書名は自由に設定したものを当該フォルダに登録することができるか、或いは、当該フォルダに対してルールリストから独自に選択したルールで文書名が設定されることを意味している。この設定（９１）が指定されると、ルールの適用方法６Ａには“親を受け継がない”が設定される。９２は親フォルダに設定された文書名生成ルールと同じ設定を当該フォルダにも適用することを意味している。この設定（９２）が指定されると、ルールの適用方法６Ａには“親を受け継ぐ”が設定される。９３は９２と同じく親フォルダにおける文書名の生成ルールを引き継いだうえに、さらに当該フォルダで親フォルダとは異なる文書名生成ルールを追加したい場合に使用する。この設定（９３）が指定されると、ルールの適用方法６Ａには“ルールを追加”が設定される。なお、本実施形態では、フォルダが作成されたとき、ラジオボタン９０のうち、「親フォルダの設定と同じ設定にする」がデフォルト設定されているものとする。
【００５９】
９４は文書名生成ルールを一覧表示したものである。図９の例では０００１〜０００３という文書名生成ルールがルールリスト（図８参照）に登録されていることが示されている。このルールリストは図４に示すルールリスト４Ｂ（図８のルール識別子）の値を表示している。各文書名生成ルールの横には選択型のユーザインタフェース（チェックボックス）が設けられ、そのユーザインターフェースにおいてチェックされているものが当該フォルダに対して設定されていることを表している。なお、ラジオボタン９０において、「親フォルダの設定を適用しない（９１）」が選択されているときは、チェックボックスにおける各ルールの適用／非適用はユーザが自由に決めることができる。更に、「親フォルダの設定と同じ設定にする（９２）」が選択されているときは、親フォルダで設定されているルールに対応するチェックボックスに対してチェックが入り、且つ全てのチェックボックスのチェックは変更付加であることを示すように色を変えて（例えば赤色で）表示される。更に、「このフォルダにルールを追加する（９３）」が選択されているときは、親フォルダで設定されているルールに対応するチェックボックスに対して変更付加であることを示すチェック（例えば赤色のチェック）が入り、且つ、その他のチェックボックスに関してはユーザが適用／非適用を決めることができる。
【００６０】
９５は文書名生成ルールを、新規登録、編集、複製、削除などの変更機能を起動するユーザインタフェースである。本実施形態では、該ユーザインターフェース９５を用いて文書名生成ルール一覧９４に示されるルールを変更することができるのは、当該キャビネット（データベース）の管理者であるものとするが、一部の操作（例えば新規登録のみ）については管理者以外の一般ユーザが設定可能としてもよい。９６は本ユーザインタフェースで行なった編集内容を確定するためのボタンである。ボタン９６をクリックすることにより、インターフェース９０および９４で設定した内容が有効になる、すなわち、設定内容が当該フォルダリストに反映される。９７は本ユーザインタフェースで行なった編集内容を破棄して終了するためのボタンである。
【００６１】
図１０は、本実施形態において、図１のＤＭＳクライアント１３で文書を登録する処理を実行する際に用いられるユーザインタフェースの一例を示す図である。図１０では、ユーザが文書を登録しようとする際に、その文書名が文書名生成ルールに従って変換され、その結果がユーザに提示されている状態を示している。
【００６２】
図１０において、１００はキャビネットであり、ここでは図４に示すデータベースリストのキャビネット４０を示しているものとする。１０１はフォルダであり、ここでは図５に示すフォルダ５０を表している。また、１０２はフォルダであり、ここでは、図６に示すフォルダ６０を表している。この図１０の画面左側のエリアにツリー状に表示された各フォルダは各フォルダ間の階層構造を反映して表示され、その表示されたフォルダの中からユーザ所望のフォルダが選択されると、そのフォルダに対して格納されている文書（１０３など）が図１０の画面右側のエリアに表示される。
【００６３】
１０３はこの文書管理システムの、文書名生成ルールの設定されたフォルダ１０２にすでに登録されている文書を表わしている。１０５はフォルダ１０２に登録しようとしている文書（図１０の例では、登録前の該文書には「議事録」という文書名が付けられているものとする）を表したものである（例えば、登録したい文書のアイコンをドラッグ＆ドロップすると登録処理が実行されるようにしてもよいし、メニューから登録処理を選択して所望の文書を登録するようにしてもよい）。１０４は文書１０５を登録しようとした場合に一時的に表示される文書である。１０６、１０７は、文書１０５を登録する際に提供されるユーザインタフェースであり、設定された文書名生成ルールに従って変換された文書名のうち、ユーザが編集可能な部分を反転して示し、この部分は任意に編集が可能なことを表している。ユーザは、インターフェース１０６において反転部分を所望の文字列に変更でき、ＯＫボタンを押すことにより文書名を確定する。ここで、図１０の例では、文書名生成ルールとして、「文書名の先頭に登録日時を挿入する」ルールと、「文書名の末尾に、“＿チーム定例”の文字列を挿入する」ルールとが当該フォルダ１０２に設定されており、「議事録」という文書１０５を登録しようとすると、「20030121議事録＿チーム定例」とされ、且つ、該文書名１０６のうち、ユーザが変更可能な個所は“議事録”の部分であることが反転されて示されている。
【００６４】
次に、図９のインターフェースによりフォルダに文書名生成ルールを設定する処理と、新規に文書が登録される際の設定された文書名生成ルールに従った文書名の決定処理について図１１、図１２Ａ，Ｂのフローチャートを参照して説明する。
【００６５】
まず、文書名生成ルールをフォルダに設定するための処理について図１１のフローチャートにより説明する。図１１のフローチャートは、例えば図６に示すフォルダ６０に対して、文書名生成ルールを設定する際の処理を示すものである。本実施形態の文書名生成ルールの設定方法によれば、フォルダ単位で文書名生成ルールを適用可能にするとともに、フォルダの階層構造に従ってルールの適用範囲を指定することが可能となり、フォルダに対して複数のルールを柔軟に適用することができる。
【００６６】
まず、ステップＳ１１０では初期化処理を行う。ここでは、例えば、ＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７、ネットワークシステム１１の起動を行なう。それぞれ起動処理を行なうと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらは公知の技術で実施できるものであるため、詳細は省略する。
【００６７】
ステップＳ１１１では本文書管理システムにおいて、これから文書名生成ルールを設定するフォルダを選択する操作を行う。この操作はフォルダに対して設定を加えるため、フォルダに対して設定可能な条件を指定できる権限を持つユーザが操作しなくてはならない。ユーザにより設定したいフォルダが選択されたら、ステップＳ１１２に移行する。ステップＳ１１２では、文書名生成ルールを設定、参照するためのユーザインタフェースを起動する処理を行う。本実施形態では、図９に示すようなユーザインタフェースを起動する。
【００６８】
図９のＵＩを用いてルールの適用方法を選択する。本例のＵＩでは、９１、９２、９３の中からルールの適用方法が選択される。このフォルダに対して「親フォルダの設定を適用しない」（９１）が選択された状態でＯＫボタン９６がクリックされると、処理はステップＳ１１３、Ｓ１１４を経てステップＳ１１７へ進む。ステップＳ１１７では、フォルダ６０のルールの適用方法６Ａに“親を受け継がない”が設定される。なお、このときルールリスト９４において少なくとも一つのルールにチェックが入っている場合には、ステップＳ１１８でチェックされたルールを適用ルール一覧６Ｂに登録してからステップＳ１１Ｃの終了処理へ進む。“親を受け継がない”且つルールリスト９４においてルールを選択しない状態とすれば、フォルダ６０に登録される文書の文書名は自由に設定できることになる。なお、ルールリストからは複数のルールを選択して設定することができる。
【００６９】
また、「親フォルダの設定と同じ設定にする」（９２）が選択された状態でＯＫボタン９６がクリックされると、処理はステップＳ１１３、Ｓ１１４、Ｓ１１５を経て、ステップＳ１１９へ進む。ステップＳ１１９では、フォルダ６０の適用方法６Ａに“親を受け継ぐ”が設定され、ステップＳ１１Ｃの終了処理へ進む。この設定により、このフォルダに登録される文書の文書名生成においては、親フォルダに対して設定されたのと同じ文書名生成ルールが適用される。本例の場合、フォルダ６０の親フォルダは図５に示すフォルダ５０であるから、このフォルダ５０の設定を受け継ぐことになる。なお、フォルダ５０が“親の設定を受け継ぐ”になっていた場合は更にその上位のフォルダの設定内容が受け継がれることになる。
【００７０】
更に、「このフォルダにルールを追加する」（９３）が選択された状態でＯＫボタン９６がクリックされると、処理はステップＳ１１３、Ｓ１１４、Ｓ１１５、Ｓ１１６を経て、ステップＳ１１Ａへ進む。ステップＳ１１Ａでは、ルールの適用方法を“ルールの追加”に設定する。そして、ステップＳ１１Ｂにおいて、文書名生成ルールの一覧表示９４において選択状態にあるルールをルールリスト４Ｂより取得し、適用ルール一覧６Ｂに登録（図６の例では“０００２”）してからステップＳ１１Ｃの終了処理へ進む。
【００７１】
キャンセルボタン９７がクリックされた場合は、ステップＳ１１３から直接ステップＳ１１Ｃへ進むことになる。ステップＳ１１Ｃでは終了処理を行う。例えば、メモリの開放処理などを行う。
【００７２】
以上の処理により、図９に示すインターフェースを用いて図６に示すフォルダ６０に文書名生成ルールが適用される。フォルダ６０の親フォルダである、図５に示すフォルダ５０にも文書名生成ルールの設定が行われており、その設定はフォルダ６０と同様に、図９のインターフェースを用いて、図１１の処理により行われる。なお、ルールの適用方法５Ａに示されるように、フォルダ５０は“親を受け継ぐ”設定となっている。なお、以下の説明の具体例として、フォルダ６０の親のフォルダ５０には、“０００１”のルールが適用されているものとする。
【００７３】
以上の操作で、図６に示すフォルダ６０や図５に示すフォルダ５０に文書名生成ルールが登録されたことになる。
【００７４】
次に、ユーザが本文書管理システムにおいて、任意の文書を登録する場合の処理について説明する。
【００７５】
図１２Ａ，Ｂのフローチャートを参照して、任意の文書を図６に示すフォルダ６０に登録しようとした場合に、（１）その文書名を設定された文書名生成ルールに則ったものであるかどうかを比較し、（２）その結果、則ったものでなかった場合は、文書名生成ルールに従って適切な文書名を自動的に作成し、（３）その結果をユーザに提示して、編集・確認の後、文書を登録する一連の処理について以下に説明する。
【００７６】
図１２Ａ，Ｂのフローチャートにおいて、まず、ステップＳ１２０では初期化処理を行う。ＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７、ネットワークシステム１１の起動を行なう。それぞれ起動処理を行なうと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらは公知の技術で実施できるものであるため、詳細は省略する。
【００７７】
ステップＳ１２１では、図１のＤＭＳクライアント１３を起動する操作を行ない、目的のデータベースに接続して、文書を登録できるようにする操作を行なう。ＤＭＳクライアントは図１０に示すようなユーザインタフェースであり、本実施形態の場合、図１０に示すデータベース１００に接続する操作を行なう。
【００７８】
ステップＳ１２２では、文書を登録する操作を行なう。図１０に示すように、文書１０５を図３に示すマウス３６を用いて登録する操作を行なう。本実施形態ではマウスによるドラッグ＆ドロップ操作で図１０に示すフォルダ１０２に文書１０５を登録するものとする。上述したようにフォルダ１０２は図６に示すフォルダ６０である。また、この操作は、メニューとダイアログを用いた対話式操作や、クリップボードへのコピー操作の後、ペースト操作で登録するといったようなコマンド操作であっても良い。また、この処理によって文書が新規に登録されようとしていることを検知する。なお、本ステップでのドラッグ＆ドロップ操作などの処理は、公知の技術で実現できるので、詳細は省略する。
【００７９】
ステップＳ１２３では、ステップＳ１２２で文書の登録操作が行なわれたので、文書の属性情報を獲得し、図３に示すＲＡＭ３５上の領域３５５にこれを一旦格納する処理を行なう。この処理は、図３に示すクライアントのＤＭＳクライアントプログラム３７１に格納されたプログラムを用いて行なう。属性情報から文書名を抽出し、これを領域３５５にコピーするようにしてもよい。
【００８０】
次いで、ステップＳ１２４では、フォルダ６０に適用されている文書名生成ルールを獲得する。本実施形態では、図１０に示すフォルダ１０２の設定情報は図６に示すフォルダ６０のルールの適用方法６Ａに格納されており、この値を獲得する。
【００８１】
ステップＳ１２４で獲得された文書名生成ルールが“親を受け継ぐ”或いは“ルールを追加”であった場合は、親フォルダに設定されているルールを利用するので、ステップＳ１２６へ進み、親フォルダのルールを取得する。ステップＳ１２６の処理においては次のようにしてルールを獲得する。まず、直ぐ上の親フォルダに設定された文書名生成ルールを確認する。本実施形態では、図１０に示すフォルダ１０２の親フォルダは１０１であるが、これは図５に示すフォルダ５０に相当する。次いで、当該親フォルダの設定を判定する。親フォルダも親フォルダの設定を受け継ぐ設定になっている場合（“親を受け継がない”以外の設定であった場合）は、さらにその上の親フォルダの設定を調べる。こうして、“親を受け継がない”状態のフォルダ、即ち文書名生成ルールが設定されているフォルダまで遡る処理を繰り返す。本実施形態では、図５に示すルールの適用方法５Ａの値は、“親を受け継ぐ”設定になっているので、更に上のフォルダを探す処理を行なう。
【００８２】
本実施形態では、このような処理により、図８に示すルールリストのルール８０（識別子０００１）が設定されていることを判定できたものとする。つまり、ルール８０については、ルール設定情報８６に示すように、「文書名の先頭に西暦で日付を付ける」というルールを、図１０に示すフォルダ１０２に登録する文書には適用する必要があることが以上の処理で判定できる。
【００８３】
なお、探索の過程において、上位階層のフォルダの中に“ルールを追加”という設定があった場合は、そのフォルダの適用ルール一覧に記録されているルールを含めてルールの獲得が行われることになる。
【００８４】
次に、ステップＳ１２７において、当該フォルダに設定されている文書名生成のルール適用方法が“ルールの追加”であるかどうかを判定する。図６に示すフォルダ６０の例では、ルールの適用方法６Ａに“ルールの追加”が設定されているので、処理はステップＳ１２７からステップＳ１２８に進む。一方、図５に示すフォルダ５０のように、ルールの適用方法（５Ａ）に“親を受け継ぐ”が設定されている場合は、親フォルダの設定を受け継ぐのみであるので、上記ステップＳ１２６によってルールの獲得処理は完了しており、処理はステップＳ１２７からステップＳ１２Ｃに移行する。
【００８５】
ステップＳ１２８では当該フォルダに追加されているルールを獲得する処理を行なう。これは、フォルダリスト中の適用ルール一覧（５Ｂ，６Ｂ）に格納されている値を取得し、獲得すべきルールを特定する。図６のフォルダ６０の場合、追加する適用ルール一覧６Ｂには“０００２”という値が格納されており、図８に示すルール８１が適用されていることを示している。よって、ルール設定情報８Ａに格納されている値より、末尾に“チーム定例”という文字列が入っていなければならないというルールが設定されていることが判定される。
【００８６】
次いで、ステップＳ１２９では以上の処理で獲得したルールを合成する処理を行なう。図６のフォルダ６０の場合、以上の処理により、先頭に西暦で年号が入っており、且つ、末尾に、“チーム定例”という文字列が入っている必要があるという文書名生成ルールが適用されることになる。これに対して、図１０に示すフォルダ１０１（図５のフォルダ５０）に文書を格納する場合は、先頭に西暦で年号が入っている必要があるだけのルールが適用されることが理解できよう。このように、複数の階層にわたって同じ文書名生成ルールを適用する必要がある場合、“親を受け継ぐ”や“ルールを追加”の設定を行なうだけで、容易に同じ文書名生成ルールを適用することが可能になる。また、“親を受け継がない”の設定により、フォルダの階層構造において同一のルールが適用される範囲を容易に制限できる。また、複数の子フォルダに“親の設定を受け継ぐ”設定がなされているならば、共通の親フォルダの文書名生成ルールを変更した場合、その子フォルダに設定が受け継がれるので、ユーザが全ての子フォルダの設定をしなおす手間を省くことができる。
【００８７】
当該フォルダが“親を受け継がない”であった場合は、ステップＳ１２５からステップＳ１２Ａに進む。ステップＳ１２Ａでは、適用ルール一覧６Ｂに設定されたルールが存在するか否かを判定する。当該フォルダの適用ルール一覧にルールが設定されていればステップＳ１２Ｂへ進み、上記ステップＳ１２８と同様に設定されたルールが取得されることになる。一方、ステップＳ１２Ａにおいて適用ルール一覧にルールが存在しなければ、当該フォルダにおいては文書名に何のルールも存在しない。よって、文書名はそのまま変更なしで設定可能であるので、ステップＳ１２Ａからステップ１２Ｈへ進み、そのまま元の文書名が登録される。
【００８８】
ステップＳ１２Ｃでは、上述のようにして取得した文書名生成ルールと、登録しようとする文書の文書名を比較する処理を行なう。これは図３に示すＷＯＲＫ３５５に一時格納された文書名が、取得したルールを満たすかどうかの比較処理を行なう。
【００８９】
ステップＳ１２Ｄでは、比較結果を判定する。文書名に問題が無い場合は、ステップＳ１２Ｈに移行し、生成文書名を一旦ユーザに提示する処理を行なう。文書名生成ルールに違反している場合は、文書名の修正の必要があるため、処理をステップＳ１２Ｅに移行する。ステップＳ１２Ｅでは、文書名生成ルールを適用して、文書名を修正する処理を実施する。本実施形態の場合、先頭に西暦の年号を追加し、末尾に、“＿チーム定例”という文字列を追加する処理を実施するものとする。
【００９０】
ステップＳ１２Ｆでは修正された文書名をユーザインタフェースを用いてユーザに提示する処理を行なう。これによって、ユーザは修正された文書名を認識することが出来る。本実施形態の場合、図１０に示す１０６や１０７のように、修正された文書名をユーザに提示する。文書名は図１０に示すように、ルールの適用範囲外のユーザが任意に変更できる部分に関しては、反転文字で表示され、編集用のカーソルを移動することができ、任意にユーザが文書名を編集することが出来る。ルールの適用されている部分に関しては、カーソルを移動することは出来ず、変更することは出来ない。図１０のインターフェース１０６では、“日付を含む”（図の８０）と“会議名を含む”（図８の８１）の２つのルールに則った部分以外の文字列が編集可能に提示され、日付部分（20040121）と会議名部分（“＿チーム定例”）は編集不可能な部分として提示されている。従って、ユーザは文書名生成ルールに違反するような文書名に変更して登録することは出来ないという効果がある。
【００９１】
そしてステップＳ１２Ｇではユーザが文書名確定の為の確認処理を行うが、その判定処理を行なう。図１０に示すユーザインタフェース１０６でＯＫボタンが押されたか、１０７においては、図３に示すクライアントのキーボード３４を用いて、Ｅｎｔｅｒキーなどの確定操作が行なわれたかどうかを判定する。まだ確定されていない場合は処理を１２Ｆに戻す。確定されたと判定された場合は、処理をステップＳ１２Ｈに移行する。
【００９２】
ステップＳ１２Ｈでは文書名が確定したので、文書の登録処理を行なう。ＲＡＭ３５のＷＯＲＫ３５５に一時保存された文書属性（文書名）を上記処理で確定した文書名に変更し、図７に示す文書リストに登録する処理を行なう。本実施形態の場合、図７に示す文書７０が登録されたことを示している。文書名７３には上記処理で確定した“20030121議事録_チーム定例”が格納されている。
【００９３】
以上の処理で登録処理を完了し、ステップＳ１２Ｉに移行し,終了処理を行い、一連の処理を終了する。
【００９４】
以上のような処理により、図１４に示すように、階層構造を複数のフォルダで構成されたシステムにおいて、各フォルダに対して柔軟に文書名の命名ルールを設定することができる。例えば、フォルダ１４０３は「親を受け継ぐ」の設定になっており、その親のフォルダ１４０２も「親を受け継ぐ」の設定になっている。従って、フォルダ１４０３において取得されるルールはフォルダ１４０１のルール「Ａ」となる。フォルダ１４０４では「親を受け継がない」が設定されており、適用ルール一覧にもルールが設定されていないので、文書名は自由に設定できることになる。フォルダ１４０５では「親を受け継がない」が設定されており、適用ルール一覧に「Ｃ」が設定されているので、これがそのままフォルダ１４０５の命名ルールとなる。フォルダ１４０７では、「ルールを追加」が設定されており、その親フォルダも「ルールを追加」が設定されている。フォルダ１４０６では追加ルールが「Ｂ」、フォルダ１４０７では追加ルールが「Ｃ，Ｄ」であるので、フォルダ１４０７における命名ルールは「Ａ＋Ｂ＋Ｃ＋Ｄ」となる。
【００９５】
以下、本実施形態の効果を詳述する。従来の文書管理システムにおいては、文書名の作成ルールが規定されると、文書管理システム全体に一括してその作成ルールが適用される。このため、多数の異なった部門の使用するユーザがそのシステムを利用する場合、画一的にルールが適用されてしまい、部門によっては必要の無い情報が文書名に含まれていたり、部門特有の情報を文書名に含めることができなかったりして、却って文書名を見ただけでは内容を判別できなくなるおそれがあるという点が問題とされていた。このような問題に対し、本実施形態によれば、フォルダ単位で柔軟に文書名の作成ルールを設定できるようになり、柔軟にルールの適用を行なえるので、上記課題が解決される。
【００９６】
また、大きなシステムにおいては、全フォルダに適用したい文書名作成ルールと、フォルダ毎に個別に設定したいルールが存在する場合がある。このような場合、フォルダ単位でルールを設定するシステムでは、全体に適用したいルールを各フォルダ全てに設定する必要が生じてしまう。すなわち、管理者がフォルダ全てにルールを設定しなくてはならないという非常に手間がかかるという問題があった。これに対して、本実施形態によれば、文書名生成のルールを適用する方法として、“親を受け継ぐ”、“ルールを追加する”という設定を用いることにより、親フォルダへの設定内容が下層のフォルダに受け継がれ、簡易で少ない設定操作で済む。
【００９７】
また、“ルールを追加する”という設定を用いれば、階層全体に適用したいルールと、個別に適用したいルールが存在する場合でも、親フォルダの設定を受け継ぐと共に、当該フォルダに文書名生成ルールを追加することができ、複数のルールを効率よく設定することができる。また、“親を受け継がない”設定を用いれば、親フォルダと無関係に文書名生成ルールを当該フォルダに設定できるので、“親を受け継ぐ”、“ルールを追加する”という設定とともに使い分ければ、ユーザの文書名生成ルールの設定自由度が増す。
【００９８】
また、文書管理システムにおいて、文書名生成ルールの適用によって規則的に文書名を自動的に変換して登録するシステムがある。そこで、その際に、ユーザに文書名の修正を許可することにより、より好適な文書名で登録を行えるようにすることを考えた場合、ユーザがルールに従わない文書名に修正し、登録してしまう可能性があるという問題が生じてくることが考えられる。これに対して、本実施形態によれば、文書名生成ルールに従った文書名に変換した後、ユーザにその結果をユーザインタフェースを用いて提示し、ルールに従った範囲での任意な編集を許可するようなインターフェース制御（カーソル制御）を行なうため、ルールに従った範囲で文書名を付けることが容易に行える。
【００９９】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１００】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１０１】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０１０２】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１０３】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。
【０１０４】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１０５】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１０６】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１０７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【０１０８】
以上説明したとおり、文書管理システムに登録する場合、文書名を自動的に変換して登録するシステムがあったが、大規模な文書管理システムである場合、部門ごとにその変換を行ないたいという要望があるにも係らず、柔軟に文書名を設定できず、却って効率が下がる場合もあるという問題があった。
【０１０９】
それに対して、本発明では、文書名生成ルールを設定する単位をフォルダ単位とすることで、柔軟な設定を可能とし、且つ、文書名適用のルールを階層間で受け継げるようにする事によって、文書名生成ルールの適用を効率よく行なう事を可能とした。また、フォルダに対して複数の文書名生成ルールを以上の仕組みによって適用することで、全体的な文書名生成ルールの適用を行なうと共に、フォルダ個別の設定も可能にすることで、効率の良い文書名生成ルールの適用を可能した。
【０１１０】
また、文書の登録前に、ルールを適用して生成した文書名をユーザに提示して任意に変更できるようにする際、文書名生成ルールに違反しない部分のみ任意に変更する事を可能にすることで、ルールに従って且つ、柔軟な文書名を設定できるようにした。
【０１１１】
以上の発明により、多種多様なユーザが使用する文書管理システムであっても、統一的な文書名生成ルールを設定すると共に、部分的に柔軟な文書名生成ルールを適用する事を可能とし、ルールに違反しない部分の文書名を任意に変更できることで、文書の文書名生成ルールを効率的に且つ柔軟に適用できるシステムを実現できる事になる。
【図面の簡単な説明】
【０１１２】
【図１】実施形態を示すＤＭＳシステムの概略構成を説明するブロック図である。
【図２】図１に示すＤＭＳサーバ１２の構成を詳細に表す図である。
【図３】図１に示すＤＭＳクライアント１３の構成を詳細に表す図である。
【図４】図２に示すＤＭＳデータベースリスト２８６の構成を詳細に表す図である。
【図５】図４に示すフォルダリスト４７の構成を詳細に説明する図である。
【図６】図４に示すフォルダリスト４７の構成を詳細に説明する図である。
【図７】図４に示す文書リスト４８の構成をより詳細に表す図である。
【図８】図４に示すルールリスト４Ｂの内容を構成に詳細に表す図である。
【図９】本実施形態の文書管理システムにおいてフォルダに文書名生成ルールを設定するためのユーザインタフェースの一例を示す図である。
【図１０】本実施形態の文書管理システムにおいて、フォルダに文書を登録する際のユーザインターフェース例を示す図である。
【図１１】図９に示すユーザインタフェースを用いて、文書名生成ルールの適用を行なう処理を説明するフローチャートである。
【図１２Ａ】図１０に示すユーザインタフェースを用いて、任意の文書を登録する際の処理の手順を説明するフローチャートである。
【図１２Ｂ】図１０に示すユーザインタフェースを用いて、任意の文書を登録する際の処理の手順を説明するフローチャートである。
【図１３】文書管理システムの制御プログラムなどを供給するＦＤ２Ａ、３Ａの内容を説明する図である。
【図１４】文書名の命名ルールの継承を説明する図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２Ａ】
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【図１２Ｂ】
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【図１３】
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【図１４】
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