(57)【要約】【課題】文字や図柄の情報をスキャンして生成されたデータを画像データ（文書）として、より確実に且つより高いセキュリティで保管管理する。【解決手段】文書管理装置（会議支援システム：２，３1〜３ｎ）は、画像情報をスキャンして生成された画像データを記憶装置（１４）に保管するデータ保管ユニット（２８,２４，３０，２９）と、このデータ保管ユニットにより記憶装置に保管される画像データの閲覧を予め権限の与えられたユーザのみに許可する権限付与ユニット（１２）とを備える。権限付与ユニットにより権限が与えられるユーザには少なくとも、会議への参加者を含む。【選択図】  図１
2006209736.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像情報をスキャンして生成された画像データを記憶装置に保管するデータ保管ユニットと、
このデータ保管ユニットにより前記記憶装置に保管される前記画像データの閲覧を予め権限の与えられたユーザのみに許可する権限付与ユニットと、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理装置において、
参加者を確定して記憶する参加者記憶ユニットを有し、
前記権限付与ユニットにより権限が与えられるユーザには少なくとも前記参加者を含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
請求項１に記載の文書管理装置において、
前記画像データに少なくとも日時を示す管理データをリンクさせ、このリンクされた画像データを前記データ保管ユニットに与えるデータリンクユニットを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
請求項３に記載の文書管理装置において、
前記管理データは、前記日時に加えて、参加した参加者名のデータを含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
請求項３に記載の文書管理装置において、
前記データリンクユニットは、前記画像データが描出されているスキャン面に存在する所定サイズの空白領域を検出する空白領域検出ユニットと、
この空白検出ユニットにより検出された空白領域に前記管理データを貼り付けるデータ貼付けユニットと、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
請求項５に記載の文書管理装置において、
前記空白領域検出ユニットは、合計して前記所定サイズとなる複数の空白部分を検出するように構成され、
前記データ貼付けユニットは、前記複数の空白部分に前記管理データをその項目毎に貼り付けるように構成したことを特徴とする文書管理装置。
【請求項７】
請求項１に記載の文書管理装置において、
前記記憶装置はデータベースであり、
前記画像データをＰＤＦ化して前記記憶装置に格納するか、又は、前記画像データを紙に印刷するかを択一的に指令可能な指令ユニットを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項８】
請求項１に記載の文書管理装置において、
会議の予定開始時刻の第１の所定時間前の時刻になったときに、前記会議の開催を告知するメッセージをモニタに表示させるための指令を出すメッセージ表示指令ユニットを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項９】
請求項８に記載の文書管理装置において、
前記予定開始時刻の、第２の所定時間前の時刻になったときに、予定されている前記会議への参加者の押しボタン付きのリストを前記モニタに表示させるための指令を出すリスト表示指令ユニットと、
前記リストの押しボタンが押された旨の信号を受信することで前記会議への前記参加者の出席を確認する出席確認ユニットと、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１０】
請求項９に記載の文書管理装置において、
前記出席確認ユニットにより出席が確認された前記参加者用に、予め準備されていた会議用書類に当該参加者の個人名を記入して印刷するよう指令する印刷指令ユニットを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１１】
請求項１に記載の文書管理装置において、
会議の予定終了時刻の所定時間前の時刻になったときに、当該会議への参加者のスケジュールに応じて次の会議のための会議室を予約する予約ユニットを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１２】
画像情報をスキャンして生成された画像データを記憶装置に保管するデータ保管手段と、
このデータ保管手段により前記記憶装置に保管される前記画像データの閲覧を予め権限の与えられたユーザのみに許可する権限付与手段と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１３】
請求項１２に記載の文書管理装置において、
前記画像データに少なくとも日時を示す管理データをリンクさせ、このリンクされた画像データを前記データ保管手段に与えるデータリンク手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１４】
請求項１３に記載の文書管理装置において、
前記管理データは、前記日時に加えて、前記描出の作業に参加した参加者名のデータを含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１５】
請求項１３に記載の文書管理装置において、
前記データリンク手段は、前記画像データがスキャン面に存在する所定サイズの空白領域を検出する空白領域検出手段と、
この空白検出手段により検出された空白領域に前記管理データを貼り付けるデータ貼付け手段と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１６】
請求項１５に記載の文書管理装置において、
前記予定開始時刻の、第２の所定時間前の時刻になったときに、予定されている前記会議への参加者の押しボタン付きのリストを前記モニタに表示させるための指令を出すリスト表示手段と、
前記リストの押しボタンが押された旨の信号を受信することで前記会議への前記参加者の出席を確認する出席確認手段と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１７】
画像情報をスキャンして生成された画像データを受け、
この画像データを記憶装置に保管するときに、当該画像データの閲覧を予め権限の与えられたユーザのみに許可する権限付与の処理を行うことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１８】
請求項１７に記載の文書管理方法において、
前記画像情報は電子黒板の描画面に描画された情報であることを特徴とする文書管理方法。
【請求項１９】
コンピュータで実行可能なプログラムであって、当該プログラムの実行によりコンピュータを、
画像情報をスキャンして生成された画像データを記憶装置に保管するデータ保管手段、及び、
このデータ保管手段により前記記憶装置に保管される前記画像データの閲覧を予め権限の与えられたユーザのみに許可する権限付与手段と、
して機能させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を管理する文書管理装置及び文書管理方法に係り、とくに、会議などを行なったときに、収集される文書の保管に有用な文書管理装置及び文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、会議の在り方にも電子化及びネットワーク化の波が押し寄せてきており、各種の電子会議システムが提案されている。とくに、ネットワーク化された電子会議システムは、互いに遠隔の地にある企業同士、本社と工場の間、組織間などを通信ラインで結んで時間や経費の節約ができ、今後、その有用性が益々発揮されるものと期待されている。
【０００３】
このネットワーク化された電子会議システムとして、従来では、例えば特許文献１に記載されたものが知られている。
【０００４】
この特許文献１には、電子黒板装置とファイリング装置とをイントラネットを介して相互に接続した会議支援装置が提案されている。この会議支援装置に拠れば、電子黒板がその認識した画像データをイントラネットを通してファイリング装置に送信し、ファイリング装置がその受信した画像データを検索・読出し可能に蓄積及び管理するようになっている。
【特許文献１】特開平２０００−１６５５７７号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述した特許公報に記載のシステムの場合、ファイリング装置に会議議事録などの会議でやりとりされた画像データが格納されるが、そのセキュリティには関心が払われていない。近年の企業における就業形態の場合、多種多様な勤務形態（関連企業の社員、派遣社員、外注者、アルバイトなど）のスタッフが通信インフラを共有している。このため、ユーザＩＤ及びパスワードが付与されていれば、誰でも何時でもサーバにアクセスできるのが通常である。このため、上述した特許公報に記載のシステムでは、電子黒板に描画された会議議事録に対する会議後の情報管理に脆弱であった。
【０００６】
本発明は、上述した状況に鑑みてなされたもので、文字や図柄の情報をスキャンして生成されたデータを画像データ（文書）として、より確実に且つより高いセキュリティで保管管理することを、その目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した目的を達成するために、本発明によれば、１つの態様として、画像情報をスキャンして生成された画像データを記憶装置に保管するデータ保管ユニットと、このデータ保管ユニットにより前記記憶装置に保管される前記画像データの閲覧を予め権限の与えられたユーザのみに許可する権限付与ユニットと、を備えた文書管理装置が提供される。
【０００８】
また、本発明によれば、別の態様として、画像情報をスキャンして生成された画像データを記憶装置に保管するデータ保管手段と、このデータ保管手段により前記記憶装置に保管される前記画像データの閲覧を予め権限の与えられたユーザのみに許可する権限付与手段と、を備えた文書管理装置が提供される。
【０００９】
また、本発明によれば、更に別の態様として、画像情報をスキャンして生成された画像データを受け、この画像データを記憶装置に保管するときに、当該画像データの閲覧を予め権限の与えられたユーザのみに許可する権限付与の処理を行う文書管理方法が提供される。
【００１０】
また、本発明によれば、更に別の態様として、コンピュータで実行可能なプログラムであって、当該プログラムの実行によりコンピュータを、画像情報をスキャンして生成された画像データを記憶装置に保管するデータ保管手段、及び、このデータ保管手段により前記記憶装置に保管される前記画像データの閲覧を予め権限の与えられたユーザのみに許可する権限付与手段と、して機能させるプログラムが提供される。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、文字や図柄の情報をスキャンして生成されたデータが画像データ（文書）として、より確実に且つより高いセキュリティで保管管理される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明を実施するための１つの最良の形態（実施形態）を説明する。
【００１３】
図１には、その実施形態に係る文書管理装置を一体化して実施した会議支援システムの概略構成を示す。
【００１４】
この会議支援システムは、通信ラインとしてのＬＡＮ（local area network）１を介して相互に通信可能に接続された１台のセンターサーバ２と、端末装置としての複数のＭＦＰ（multi-function peripherals）装置３（３１…３ｎ）とを備えている。
【００１５】
このうち、ＬＡＮ１は、例えばイーサネット（登録商標）の規格に準拠して通信可能になっている。このＬＡＮ１の代わりに、公衆網やインターネットを用いてもよい。
【００１６】
センターサーバ２は、ＬＡＮ１に接続されたネットワーク装置１１と、会議を支援するための制御を行うコンピュータ１２と、会議室の予約に関わるデータを格納する会議室予約データベース（ＤＢ）１３と、会議に関わる電子化書類のデータを格納する会議用書類データベース１４とを備え、これらの装置１１〜１４が制御バス１５を介して相互でデータ通信可能に構成されている。
【００１７】
具体的には、コンピュータ１２は、一例として、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）として構成される。このコンピュータ１２は、図２に示すように、通信インターフェース１２Ａを備え、この通信インターフェース１２Ａが外部のＬＡＮ１と内部のバス（制御バス、データバス）１２Ｂが相互に接続されている。また、コンピュータ１２は、バス１２Ｂに接続されたＣＰＵ（中央演算装置）１２Ｃ、ＲＯＭ１２Ｄ、ＲＡＭ１２Ｅ、メモリ制御部１２Ｆ、表示用インターフェース１２Ｇ、操作器用インターフェース１２Ｈ、及びコーデック１２Ｉを備える。メモリ制御部１２Ｆには不揮発性メモリ１２Ｊが接続される一方で、表示用インターフェース１２Ｇには表示器１２Ｋが、また操作器用インターフェース１２Ｈには操作器１２Ｌが夫々接続されている。
【００１８】
このうち、通信インターフェース１２ＡはＬＡＮ１との間で各種のデータが送受される。ＣＰＵ１２Ｃは、ＲＯＭ１２Ｄに予め格納されているプログラムを実行することで、傘下にある複数のＭＦＰ装置３に備えるＣＰＵと協働して当該会議支援システムの全体の制御に必要な各種の処理を実行するようになっている。このため、ＲＯＭ１２Ｄは、後述する各種のプログラムを予め記録している記録媒体として機能する。
【００１９】
また、メモリ制御部１２Ｆは、不揮発性メモリ（ハードディスク、ＣＤなど）１２ＪとＲＡＭ１２Ｅとの間でデータのやり取りを担う。表示インターフェース１２Ｇは、表示器１２Ｋで表示する画像データの通信機能を担う。さらに、操作器用インターフェース１２Ｈは、操作器１２Ｌを成す各種の操作デバイス（キーボード、マウスなど）からの操作信号のインターフェース機能を担う。コーデック１２Ｉは音声データの符号化／復号化や、画像データの符号化／復号化を担当している。
【００２０】
一方、会議室予約データベース１３は、各会議室の予約日時、会議名、会議室予約者、会議参加者などの情報を格納している。この会議室予約データの一例を図３に示す。これによれば、会議室毎に、その日時・時間帯に沿って会議名、予約者、参加者を表すデータがテーブルの形で登録されている。一方、会議用書類データベース１４は、会議の際に必要な書類データをアップロードするためのデータベースであり、会議室予約データベース１３とリンクしている。会議用書類データの一例を図４に示す。これによれば、会議室毎に、予約されている日時・時間帯に一致させて会議用書類のデータが保管されている。
【００２１】
なお、センターサーバ２には、各個人が管理するスケジューラＳＤが置かれている。
【００２２】
複数のＭＦＰ装置３の夫々は、会議室毎に配備された多機能機器である。具体的には、各ＭＦＰ装置３は、内部の制御バス２０と外部のＬＡＮ１との間に介在するネットワーク装置２１、バス２０に接続された入出力（Ｉ／Ｏ）制御部２２、コントロールパネル２３、スキャナ２４、プリンタ２５、ファックス装置２６、及び補助記憶装置２７を備え、バス２０を介して相互に信号のやり取りが可能になっている。
【００２３】
このうち、プリンタ２５はＭＦＰ装置３の印刷装置を成している。コントロールパネル２３は、プリンタ２５に付帯しているタッチパネル式の大型ディスプレイ画面ＳＣを呈している。スキャナ２４は、電子黒板（ホワイトボードとも呼ばれる）２８に装備されており、電子黒板２８に描画されたデータを画像データとして読取可能になっている。
【００２４】
また、各ＭＦＰ装置３には、入出力制御部２２を介してデータの読込及び書込を行なうＣＰＵ（中央演算装置）２９と、このＣＰＵ２９で必要とする固定データ及びプログラムデータを予め記憶した主記憶装置２７とを備える。このため、ＣＰＵ２９は、その起動に伴って、主記憶装置３０からプログラムデータを読み込み、そのプログラムが示す手順にしたがって必要な演算及び制御を行う。この演算及び制御に必要なデータは、入出力制御部２２を介してＣＰＵ２９に読み込まれ、その演算及び制御の結果得られたデータは、入出力制御部２２を介してＣＰＵ２２から出力される。
【００２５】
なお、本実施形態で実行される会議支援に関わる各種の処理は、センターサーバ２のコンピュータ１２に装備されたＣＰＵ１２Ｃを中心にして実行される。つまり、ＣＰＵ１２Ｃの命令に従ってＭＦＰ装置３のＣＰＵ２９が動作し、各ＭＦＰ装置３で必要な表示処理、印刷処理、スキャン処理、操作信号読取処理などを完成できるようになっている。このため、各ＭＦＰ装置３により実行される各種の処理は、センターサーバ２のコンピュータ１２の制御下に置かれている。
【００２６】
しかしながら、ＭＦＰ装置３のＣＰＵ２９は、センターサーバ２のコンピュータ１２から独立して、その処理を実行するように構成してもよく、必要なときにのみセンターサーバ２とデータ通信を行なうようにしてもよい。
【００２７】
次に、本実施形態における、センターサーバ２のコンピュータ１２の制御の元で、各会議室ＭＦＰ３のＣＰＵ２９の処理を説明する。
【００２８】
センターサーバ２のＣＰＵ１２Ｃを中心とするコンピュータ１２は（以下、単にサーバ側コンピュータと記載する）、与えられたプログラムに基づいて処理を実行することで、会議毎に、その進行時間に合わせた処理を順に自動的に又はユーザの指令に応答して起動させるようになっている。具体的には、ある会議を例にとれば、
・会議５分前の準備処理、
・会議３分前の準備処理（出欠確認と印刷処理）、
・会議議事録の管理処理、
・次の会議のための会議室予約処理
が起動される。以下、これらの処理を順に説明する。
【００２９】
［会議５分前の準備処理］
サーバ側コンピュータ１２は、各ＭＦＰ装置３のＣＰＵ２９と協働して、図５に基づいて会議５分前の準備処理を実行する。同図の処理は、一定時間毎のタイマ割込み処理として起動される。
【００３０】
サーバ側コンピュータ１２は、常時、日時を監視しており、予約された特定の会議の開始時刻の５分（第１の所定時間）前になった否かを判定する（図５、ステップＳ１）。この判定がＮＯ、すなわち、未だ５分前になっていない場合には、この時刻到達判定を繰り返しながら待機する。かかる判定がＹＥＳ、すなわち、予定会議時刻の５分前になった場合、会議室ＭＦＰ３を自動的にスタンバイ状態に復帰する指令を出す（ステップＳ２）。次いで、サーバ側コンピュータ１２は、プリンタ２５に印刷準備状態に入るように指令する（ステップＳ３）。次いで、サーバ側コンピュータ１２は、コントロールパネル２３の大型ディスプレイの画面ＳＣに、会議日時、会議名、及び会議予約者名を表示するように指令する（ステップＳ４）。
【００３１】
この結果、会議予定時刻の５分前以前には何も表示されていなかったコントロールパネル２３の大型ディスプレイの画面ＳＣは、（図６（Ａ）参照）、会議予定時刻の５分前になると、会議開催を告げる表示がなされる（図６（Ｂ）参照）。これにより、会議参加のために参集しつつある参加者に、会議開催の旨を告知することができる。
【００３２】
［会議３分前の準備処理］
上述の５分前の準備処理の後も、サーバ側コンピュータ１２、各ＭＦＰ装置３のＣＰＵ２９と協働して、時刻を監視しつつ、図７に基づいて会議３分前の準備処理を実行する。同図の処理は、一定時間毎のタイマ割込み処理として起動される。
【００３３】
サーバ側コンピュータ１２は、予約された特定の会議の開始時刻の３分（第２の所定時間）前になった否かを判定する（図７、ステップＳ１１）。この判定がＮＯ、すなわち、未だ３分前になっていない場合には、この時刻到達判定を繰り返しながら待機する。この待機状態の間、大型ディスプレイの画面ＳＣは図６（Ｂ）に示した表示状態を維持している。
【００３４】
ステップＳ１１における判定がＹＥＳ、すなわち、予定会議時刻の３分前になった場合、サーバ側コンピュータ１２は、コントロールパネル２３の大型ディスプレイの画面ＳＣに、会議参加者の一覧リストと参加者毎に押し下げ可能な出欠ボタンＢＴを表示するように指令を出す（ステップＳ１２；図８（Ｂ）参照）。
【００３５】
次いで、サーバ側コンピュータ１２は、会議用書類データベース１４に、今回設定された会議に対応する書類データが在るか否か確認する（ステップＳ１３）。この結果、対応する書類データがある場合（ステップＳ１３、ＹＥＳ）、かかる書類をデータベース１４からダウンロードさせて、補助記憶装置２７を成すハードディスクにスプールするとともに、ハードディスク内のフォルダに一時保存するための指令を出す（ステップＳ１４）。書類データが無い場合には（ステップＳ１３、ＮＯ）、このダウンロードの処理はスキップされる。
【００３６】
次いで、サーバ側コンピュータ１２は、コントロールパネル２３の大型ディスプレイ画面ＳＣ上の出欠ボタンが夫々の会議参加者により押し下げられたことを示す信号を受信したか否かを判断しながら待機する（ステップＳ１５）。この出欠ボタンが押し下げられた場合（ステップＳ１５、ＹＥＳ）、その参加者氏名を特定して「参加者」として記憶する（ステップＳ１６）。具体的には、ＭＦＰ装置３内の「会議データに「Ａ氏が参加」を示すデータを加える。
【００３７】
次いで、サーバ側コンピュータ１２は、ＭＦＰ装置３の中にスプールされている会議用書類（資料）が在るか否かを判断する（ステップＳ１７）。このスプールされている会議用書類が在る場合、サーバ側コンピュータ１２Ｃは例えばその文書のヘッダに「Ａ様用会議書類」のデータを貼り付けるように指令を出す（ステップＳ１８；図９参照）。この記名される氏名は、今、ステップＳ１６で特定した参加者の氏名である。そして、このように記名した会議書類のデータをプリンタ２５に印刷させるための指令を発する（ステップＳ１９）。これにより、図９に示すように、会議用書類を単に印刷するだけではなく、文書ヘッダとして記名した会議用書類が各参加者に手渡されることになる。
【００３８】
なお、文書ヘッダへの印刷時の記入は必ずしも氏名に限定されることは無いが、極力、個人や組織を特定可能な情報（氏名や組織名など）を含むことが望ましい。理由は、そのように個人名が含まれると、印刷された会議用書類を散逸し難くなって、セキュリティの面から好ましい。例えば、記名入りの文書が放置されていた場合、その持ち主が誰であるか直ぐ分るし、管理責任の所在も明確になるからである。さらに、バインダーにファイルするときにも便利である。
【００３９】
これに対し、ステップＳ１７でＮＯの判断が下されるときは、会議は実行されものの、少なくとも各参加者にシステムを通して配布する会議用書類は無い場合である。このときには、したがって、ステップＳ１８、Ｓ１９の処理はスキップされる。
【００４０】
次いで、サーバ側コンピュータ１２は、予定していた会議参加者全員が出欠ボタンＢＴを押し下げたか否かを判断し（ステップＳ２０）、全員がボタン押し下げ済みの場合には処理を終えるが（ステップＳ２０、ＹＥＳ）。一方、未だボタン押し下げしていない参加予定者が居る場合、サーバ側コンピュータ１２の処理はステップＳ１５に戻される。
【００４１】
図８（Ａ）には、会議５分前処理によりコントロールパネル２３の大型ディスプレイの画面ＳＣに表示されていた内容を例示し、同図８（Ｂ）には、会議３分前処理の出欠ボタンＢＴの同画面ＳＣへの表示例を示す。
【００４２】
この結果、この一連の会議３分前の処理を通して、会議への実際の出席者自身が出席ボタンを操作して出席を示すデータを登録することができる。これにより、ＭＦＰ装置３は実際の出席者及び欠席者のデータを確実に得ることができる。この出席・欠席のデータを取得するに際し、ＩＤ番号の入力などの手間の掛かる作業は不要であり、ディスプレイ上に表示された画面の出席ボタンの押し下げという簡単な作業で済ませることができる。
【００４３】
また、かかる出欠確認のためのボタン押し下げに応答して、印刷アプリケーションも自動的に起動される。このため、事前に用意されていた会議書類が会議室毎のＭＦＰ装置３により、出欠確認と共に、その場で印刷されて、出席者に配布される。印刷アプリケーションを各人が操作する手間が省けるので、操作能率も良くなる。また、会議への実際の出席者のみに対して印刷されるので、無駄な印刷をしなくても済み、省資源化にも貢献する。
【００４４】
なお、上述した会議用書類のデータのセンターサーバからのダウンロードに代えて、参加予定者分の個人特定が可能な会議用書類（資料）を予め作成して、ＭＦＰ装置のハードディスクに格納しておき、これを各参加者に印刷・配布するようにしてもよい。
【００４５】
［会議議事録の管理処理］
また、センターサーバ２は、会議中に印刷指示を受けたときには、これに応答して電子黒板２８の描画面２８Ａ（図１参照）に書かれたデータを管理（印刷、保管）するように各ＭＦＰ装置３のＣＰＵ２９に指令する。
【００４６】
図１０は、各ＭＦＰ装置３のＣＰＵ２９と協働して、センターサーバ２のＣＰＵ１２Ｃを中心とするコンピュータ１２（サーバ側コンピュータ）が行なう管理処理の概要を示す。同図の処理は、一定時間毎のタイマ割込み処理として起動される。
【００４７】
予定されている会議時間内にユーザが電子黒板の「印刷」ボタン２８Ｂ（図１参照）を押すと、この操作を示す信号が各ＭＦＰ装置３を介してセンターサーバ２に伝えられる。このため、サーバ側コンピュータ１２は、かかる押し操作を示す信号の読み込みを試み（図１０、ステップＳ３１）、印刷指令が出されたか否かを判断する（ステップＳ３２）。なお、この「印刷」ボタン２８Ｂによる印刷指令は描画面２８Ａに書かれた情報の出力を意味する。このため、かかる印刷指令は、後述するように、単に印刷のみに止まらず、その情報の管理処理を伴うものである。
【００４８】
ＭＦＰ装置３は、そのＣＰＵ２９が印刷指令を検知すると、スキャナ２４を動作させる。このため、スキャナ２４は電子黒板２８の描画面２８Ａを光学的読み取りによりスキャンし、そこに書かれている情報、すなわち会議の議事録を画像データとして生成する（図１１（Ａ）参照）。この議事録データ（画像データ）はセンターサーバ２に送信される。この議事録データには、会議室名（例えば第１会議室）及び会議予定時刻（例えば午前１０時）の情報が添付されており、この情報が議事録データを特定するキー情報となっている。なお、キー情報は、データＩＤ番号を別に設定して、このデータＩＤ番号を用いるようにしてもよい。
【００４９】
このため、サーバ側コンピュータ１２は、印刷が指令されたことを認識できる場合（図１０のステップＳ３２、ＹＥＳ）、ＭＦＰ装置３から送信されてくる議事録データ（画像データ）を受信し、一旦、そのデータをメモリ１２Ｊに保管する（ステップＳ３３）。
【００５０】
次いで、センター側コンピュータ１２は、会議室予約データベース１３に保管されている該当する会議室予約データの中から、会議参加者（参加予定者）のデータを読み出し、且つ、既に確定している出欠データと照らし合わせて、その参加者のＩＤ番号と対比させた会議参加者参照テーブルを作成し（ステップＳ３４：図１１（Ｂ）参照）、これを一旦メモリ１２Ｊに記憶させる。この参照テーブルもキー情報として会議室名及び会議予定時刻を用いている。参加者のＩＤ番号は、いずれかのデータベース１３又は１４に予め記憶されていてもよいし、個人のスケジューラから参照してきてもよい。
【００５１】
次いで、サーバ側コンピュータ１２は、議事録データの空白判断（ステップＳ３５）、会議開催情報の付与（ステップＳ３６）、及び保管データの閲覧権限付与（ステップＳ３７）の処理を順次実行する。
【００５２】
最初に、議事録データの空白判断を説明する。この空白判断を設ける理由は以下ようである。電子黒板２８の描画面２８Ａには様々な図柄や文字などデータが描画（記載）されるが、このデータをスキャンして出力（印刷、データベースに保管）したときに、そのデータに必ずしも会議開催情報（会議の開催日時、開催場所、参加者名など）が付随しているとは限らない。通常、電子黒板２９の描画面２８Ａには会議名や会議の目的などが記載されるが、その場合、会議開催時情報をも記載するとは限らない。ましてや、会議中に必要に応じて電子黒板２８が使用されるような会議であれば、いきなり要件のみが板書されるのが普通である。このため、後日の参考のために、電子黒板２８から得た議事録データには常に会議開催情報が付随している方が便利である。かかる空白判断は、この会議開催情報を議事録データに嵌め込むためのスペースを見つけるためになされる。
【００５３】
この空白判断を図１２のサブルーチンを用いて具体的に説明する。まず、サーバ側コンピュータ１２は、会議開催情報（本実施形態では、会議の開催日時、開催場所、参加者名）を図柄のスペースとして捉える。つまり、図１３に示すように、会議開催情報を所定フォントサイズで記載したときに必要な「Ｘ・Ｙ」のサイズを予め記憶している。会議の開催日時、開催場所、参加者名を３行に分けて記載するので、各行分のスペースはＹ／３である。
【００５４】
そこで、サーバ側コンピュータ１２は、メモリ１２Ｊに一時保管されている議事録データ、すなわちスキャンされた描画面の領域Ｒ（図１４参照）を形成している２値化されている白黒の画素データについて、その値を持っていない画素を画素毎に検索する（ステップＳ３５０）。次いで、サーバ側コンピュータ１２は、この画素検索の結果に基づいて、「Ｘ・Ｙ」サイズの空白領域（文字や絵柄が描画されていない領域）が議事録データ、すなわちスキャンされた描画面の領域Ｒの中に存在するか否かを判断する（ステップＳ３５１）。この結果、図１４の符合Ｒ１で示すように、描画面領域Ｒの中に「Ｘ・Ｙ」の所定サイズの空白領域が存在する場合（ステップＳ３５１、ＹＥＳ）、この空白領域のアドレス情報を記憶する（ステップＳ３５２）。
【００５５】
しかしながら、この「Ｘ・Ｙ」の所定サイズの空白領域が存在しない場合、すなわち、描画面２８Ａに文字や絵柄をぎっしり記載したような場合、まとまった１つの領域の確保を断念し（ステップＳ３５１、ＮＯ）、会議開催情報の貼り付けが必要な領域を分割する（ステップＳ３５３）。つまり、「Ｘ・Ｙ」サイズを「Ｘ・２Ｙ／３」と「Ｘ・Ｙ／３」に２分割する。そして、このうちの「Ｘ・２Ｙ／３」の空白領域が描画面領域Ｒの中に在るか否かを判断する（ステップＳ３５４）。この判断でＹＥＳの場合には、残りの「Ｘ・Ｙ／３」が在るか否かを判断する（ステップＳ３５５）。この判断でＹＥＳになる場合には、図１５の模式的に示す如く、２分割すれば、「Ｘ・２Ｙ／３」Ｒ２と「Ｘ・Ｙ／３」Ｒ３の領域を確保できるので、その２つの空白領域Ｒ２，Ｒ３のアドレス情報を記憶する（ステップＳ３５６）。一方、ステップＳ３５５でＮＯとなる場合には、会議開催情報の全てが「Ｘ・２Ｙ／３」のスペースに入りきるサイズのうちの最大値まで、会議開催情報の文字フォントサイズを縮小する（ステップＳ３５７）。次いで、既に確保できると認識している「Ｘ・２Ｙ／３」の領域のアドレス情報を記憶する（ステップＳ３５８）。
【００５６】
さらに、上述した「Ｘ・２Ｙ／３」の空白領域が確保できない場合（ステップＳ３５４、ＮＯ）、サーバ側コンピュータ１２は、「Ｘ・Ｙ」サイズを３個の「Ｘ・Ｙ／３」に３分割する（ステップＳ３５９）。次いで、１つの「Ｘ・Ｙ／３」の空白領域が描画面領域Ｒの中に在るか否かを判断する（ステップＳ３６０）。この判断でＹＥＳの場合には、残りの「Ｘ・Ｙ／３」が２個在るか否かを判断する（ステップＳ３６１）。この判断でＹＥＳになる場合には、３分割すれば、３個の「Ｘ・Ｙ／３」の領域を確保できるので、その３つの空白領域のアドレス情報を記憶する（ステップＳ３６２）。一方、ステップＳ３６１でＮＯとなる場合には、会議開催情報の全てが「Ｘ・Ｙ／３」の１つのスペースに入りきるサイズのうちの最大値までフォントサイズを縮小する（ステップＳ３６３）。次いで、既に確保できると認識している「Ｘ・Ｙ／３」の１つの領域のアドレス情報を記憶する（ステップＳ３６４）。
【００５７】
以上のようにして、議事録データ、すなわちスキャンされた描画面の領域Ｒ（図１４参照）の中に会議開催情報を貼り付ける１つ又は複数の小領域Ｒ１（〜Ｒ３）を確保することができる。
【００５８】
この空白領域の確保が済むと、サーバ側コンピュータ１２は、その処理を図１０のステップ３６に戻し、確保した小領域Ｒ１（〜Ｒ３）に会議開催情報を貼り付ける。この処理は、図１２の処理により記憶していた小領域Ｒ１（〜Ｒ３）のアドレス情報を読み出し、この位置情報で画成される小領域Ｒ１（〜Ｒ３）に会議開催情報の示す文字を貼り付けることで実行される。この貼り付けが終った議事録データはまた、メモリ１２Ｊに一時的に保管される。
【００５９】
なお、分割した複数の小領域が確保されている場合には、その小領域が１つに繋がっているものとして、会議開催情報の開催日時、開催場所、及び参加者の順に貼り付けていく。このため、図１５の例示の場合、上側の小領域Ｒ２に開催日時及び開催場所を示す文字が貼り付けられ、下側の小領域Ｒ３に参加者を示す文字が貼り付けられる。
【００６０】
この処理が終わると、サーバ側コンピュータ１２は保管データに対する閲覧権限付与の処理に移行する（ステップＳ３７）。サーバ側コンピュータ１２は、メモリ１２Ｊに一時保存している会議参加者参照テーブル（図１１（Ｂ）参照）を参照して、例えば、実際に会議に参加した人を含めて会議参加予定者全員Ａ〜Ｄに議事録の閲覧権限を与えるべく、この閲覧可能者のデータを議事録データのキー情報に加える。この議事録データを図１６に模式的に示す。
【００６１】
なお、この閲覧可能者には、会議の参加予定者のみならず、その会議に関連する者（例えば上司）を加えてもよい。また、この閲覧可能者は、会議への出欠データを用いて、実際に会議に参加した者に限定してもよい。これらの閲覧可能者の追加、削除は、各ＭＦＰ装置３からサーバ側コンピュータ１２にアクセスして実行できるようになっている。
【００６２】
以上により、適宜に設定してメンバーに閲覧権限を与えると、サーバ側コンピュータ１２は会議参加者参照テーブルを会議用データベース１４に格納する（ステップＳ３８）。
【００６３】
このように準備できると、サーバ側コンピュータ１２はＭＦＰ装置３を介してユーザに議事録データをどのように出力するか否かを問う（ステップＳ３９）。この問い掛けは、議事録データのデータベース保存か紙に印刷かを問うものである。ユーザがデータベース保存を選択した場合、会議開催情報が貼り付けられた議事録データ（図１７参照）をＰＤＦファイルに変換して会議用データベース１４に格納する（ステップＳ４０）。
【００６４】
これに対して、ユーザが議事録データを紙に印刷することを選択した場合、サーバ側コンピュータ１２はＭＦＰ装置３のコントロールパネル２３に図１８に示すように、印刷枚数などを問うボタンＢＴＮを表示するように指令する（ステップＳ４１）。このボタンＢＴＮには、印刷配布する相手の種別に応じて印刷枚数を決められる選択肢が用意されている。この表示を介して印刷枚数が決まると（ステップＳ４２）、ＭＦＰ装置３のプリンタ２５にその決定枚数分の議事録の印刷を指令する（ステップＳ４３）。これにより、会議参加者はその会議の場でタイムリに、会議開催情報が貼り付いた議事録を手にすることができる。
【００６５】
サーバ側コンピュータ１２は、再度、議事録データをデータベースに保存する必要はあるか否かを念のために問う（ステップＳ４４）。これにより、データベース保存は不要との回答を得た場合、処理を終える一方で、データベース保存の必要がある旨の回答を得た場合には、ステップＳ４０の処理を介して、議事録データをＰＤＦ化して会議用書類データベース１４に格納し、処理を終える。
【００６６】
［次の会議室予約処理］
さらに、サーバ側コンピュータ１２により実行される次の会議室予約処理を説明する。この処理の概要を図１９〜２１に示す。なお、図１９に示すフローチャートは、ＭＦＰ装置３のＣＰＵ２９と協働して、サーバ側コンピュータ１２により一定時間毎にタイマ割込み処理として実行されている。
【００６７】
サーバ側コンピュータ１２は、会議の予定終了時刻の所定時間前（例えば１０分前）になったか否かを判断しながら待機している（図１９、ステップＳ５１）。この判断がＹＥＳになった場合、ＭＦＰ装置３のコントロールパネル２３の大型ディスプレイ画面ＳＣを介して会議参加者に次回の会議のための会議室を予約するか否かを問う（ステップＳ５２）。これにより、かかる予約は不要であるとの応答があるときにはメインプログラムに戻るが、予約は必要であるとの応答があるときにはステップ５３以降の処理を順次実行する。
【００６８】
まず、会議に参加しているメンバーそれぞれが管理するスケジューラＳＤ（図２０参照）を参照して全ての参加者に共通して空いている日時を検索するとともに、会議室予約データベース１３にアクセスして、空いている会議室及び空いている日時を検索する（ステップＳ５３）。次いで、これらの日時のアンド条件をとって参加者及び会議室に共通して空いている日時を探し、これを一覧リストとしてＭＦＰ装置３のコントロールパネル２３の大型ディスプレイ画面ＳＣに表示させるための指令を出す（ステップＳ５４、Ｓ５５）。
【００６９】
このときの検索処理の概要を図２０に示し、表示される一覧リストの例を図２１に示す。この一覧リストには、使用可能な日時、時間、及び会議室の組毎に予約ボタンＲＶが付いている。このため、参加者達はその場で都合の良い日時を予約ボタンＲＶを押し下げることで指定することができる。
【００７０】
サーバ側コンピュータ１２は、かかる予約ボタンの押し下げ状況を監視し、予約されたときには予約データを会議室予約データベース１３に送って登録させる（ステップＳ５６、Ｓ５７）。さらに、予約データに基づく次回の会議の招集通知を各参加者のスケジューラＳＤに送付する（ステップＳ５８）。
【００７１】
なお、詳述しないが、予約データには、次回の会議を予約した人やその参加者の名前も、かかる一覧リストに付随した画面上で指定できる。この場合、いま終ろうとしている会議の参加者が初期値として扱われるので、次回の会議の参加者も同じであれば、その初期値のままの設定でよく、手間も少なくなる。
【００７２】
この後、サーバ側コンピュータ１２は、その処理をメインプログラムに戻し、かかるＭＦＰ装置３が設置されている会議室の次の会議に備える。すなわち、前述した会議５分前の準備処理に備える。
【００７３】
以上のように、本実施形態に係る、文書管理装置を一体に実施した会議支援システムによれば、各種の作用効果が発揮される。
【００７４】
まず、基本的な作用効果として、センターサーバ２の会議用書類データベース１４に保管される電子黒板からの画像データ（文書データ）には、特定のユーザのみが閲覧できるように閲覧権限の付与処理がなされる。このため、今日の企業などのように、多種多様なスタッフが同一のデータベースにアクセスできる仕組みを持つ就業形態の場合であっても、電子黒板からの得た議事録の管理を徹底できる。したがって、電子黒板を用いて会議を行なったときに、その黒板に記載した情報、すなわち議事録の管理面のセキュリティが高まる。
【００７５】
本実施形態では、上述した基本的な作用効果に加えて、さらに様々な作用効果を教授できる。
【００７６】
第１に、電子黒板から得られた画像データには、管理データとしての会議開催情報が貼り付けて保管される。このため、電子黒板の描画面に記載するときに、わざわざ会議の日付、会議室名、参加者名などを板書する必要が無く、電子黒板を使用するときの作業が楽になる。また、後から印刷や閲覧するときにも、会議開催情報が常に付随しているので、その情報を有効に使用することができる。
【００７７】
この会議開催情報は、システム側で自動的に空白領域を見つけて貼り付けてくれるので、ユーザの負担は無い。しかも、電子黒板の描画面の全体を使って文字などを書いた場合でも、その面上の小さな適度な空白領域を１つ以上見つけ、そこに会議開催情報が自動的に適度なフォントサイズで貼り付けられる。このため、ユーザは会議開催情報の貼付けスペースを気にせずに、描画面を使用することができる。
【００７８】
さらに、会議の議事録は、会議の場で、そのままＰＤＦファイルに変換して会議用書類データベース１４に保存もできるし、また、紙に印刷することもできる。このため、議事録の保存が便利になる。
【００７９】
さらに、本実施形態によれば、会議予定時刻の５分前（第１の所定時間前）になると、ＭＦＰ装置３が自動的にスタンバイ状態になり、また会議開催を告げるメッセージがＭＦＰ装置３のコントロールパネル２３の画面に表示される。このため、会議の準備役や議長にとって、会議を運営する手間が省力化される。
【００８０】
しかも、会議予定時刻の３分前（第２の所定時間前）になると、タッチ式のコントロールパネル２３の画面上に出欠ボタンを参加者毎に表示する。したがって、集まってきた参加者は画面上の出欠ボタンにタッチするだけで自動的に会議への出欠を確認できる。各参加者が出席を届けるため、ＩＤ番号を入力するといった手間さえ省くことができ、出欠データの集計が極めて簡単になる。また、会議への参加予定者が実際に参加したのか欠席したのかに応じて、出欠データをその後の参照データの作成や印刷処理に活用できる。このような出席か欠席かに応じた対応は、従来は無かったものである。
【００８１】
この出欠確認と連動して、出席を確認できた参加者には、その参加者の個人名が記入された会議用書類がその場で会議前に印刷されて配布される。このため、実際の参加者のみに印刷されるため、印刷が無駄になることもない。さらに重要な点は、会議用書類に個人名がヘッダとして記入された状態で印刷されるので、その会議用書類の管理の責任の所在が明確になり、書類紛失防止など、その管理面でも強化される。
【００８２】
さらに、会議の終了前には、次の会議のための会議室の予約システムが起動する。このため、実際にその場に居る参加者が合議の元に、必要あれば、次の会議の会議室を確保することができ、便利である。
【００８３】
なお、本発明は、上述した実施形態の構成に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載の本発明の要旨を逸脱しない範囲で、当業者であれば、従来周知の技術と組み合わせて更に様々な形態で実施することができる。
【００８４】
例えば、本発明の文書管理装置及び文書管理方法は、必ずしもセンターサーバのコンピュータを中心に実施する構成に限定されず、例えば、端末装置としてのＭＦＰ装置のＣＰＵを中心に前述した各種の処理を実行する構成にしてもよい。また、各会議室に設置する端末装置は、必ずしもＭＦＰ装置でなくてもよく、パーソナルコンピュータなどのコンピュータと印刷装置などの周辺機器とを組み合わせたシステムであってもよい。
【００８５】
さらに、電子黒板はＭＦＰ装置の構成の一部とはせずに、独立させてもよい。このとき、電子黒板にスキャナとプリンタを持たせ、電子黒板のプリンタにデータを印刷させ、この印刷用紙に記載されたデータをＭＦＰ装置側のスキャナで取り込むようにしてもよい。
【００８６】
さらに、前述した実施形態は、装置内部で発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしてもよいし、同様の機能を記録媒体に記憶させてものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭなど、プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であってもよい。また、このように予めインストールやダウンロードによる得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）などと協働してその機能を実現させるものであってもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８７】
【図１】本発明に係る文書管理装置を一体化して実施した会議支援システムの全体構成を示すブロック図。
【図２】会議支援システムに搭載したセンターサーバのコンピュータの構成を示すブロック図。
【図３】センターサーバに置いた会議室予約データベースに格納された会議室予約データの一例を示す図。
【図４】センターサーバに置いた会議用書類データベースに格納された会議用書類データの一例を示す図。
【図５】センターサーバのコンピュータにより実行される会議５分前の準備処理の概略を説明するフローチャート。
【図６】会議５分前の準備処理によって変化する、会議室に置かれたＭＦＰ装置のディスプレイ画面を説明する図。
【図７】センターサーバのコンピュータにより実行される会議３分前の準備処理の概略を説明するフローチャート。
【図８】会議３分前の準備処理によって変化する、会議室に置かれたＭＦＰ装置のディスプレイ画面を説明する図。
【図９】会議３分前の準備処理の中で印刷された各個人の氏名を記入した会議用書類を説明する図。
【図１０】センターサーバのコンピュータにより実行される会議議事録の管理処理の概略を説明するフローチャート。
【図１１】電子黒板からスキャンによって得られた議事録データ、及び、作成した会議参加者参照テーブルを説明する図。
【図１２】会議議事録の管理処理において実行される議事録データ（描画面上の画像データ）の中の所定サイズの空白を検出・認識するための概略フローチャート。
【図１３】会議開催情報の貼付けに必要な領域サイズを説明する図。
【図１４】議事録データ（描画面上の画像データ）の中に在る、会議開催情報の貼付け領域を説明する図。
【図１５】会議開催情報の貼付け領域を説明する別の図。
【図１６】データベース格納後の閲覧権限保持者を付した議事録データを説明する図。
【図１７】議事録データ（描画面上の画像データ）の中に会議開催情報を貼り付けた様子を示す図。
【図１８】会議議事録を紙に印刷するときにＭＦＰ装置から提示される印刷枚数選択リストの画面の図。
【図１９】会議終了の所定時間前に実行される次の会議のための会議室予約の概要を説明するフローチャート。
【図２０】会議室予約処理で実行されるセンターサーバ内のアクセスを説明する図。
【図２１】会議室予約処理でＭＦＰ装置から提示される会議室選択の画面の図。
【符号の説明】
【００８８】
１  通信ライン
２  センターサーバ（会議支援システム）
３（３1〜３ｎ）  ＭＦＰ（会議支援システム）
１１  ネットワーク装置
１２  コンピュータ
１２Ｃ  ＣＰＵ
１３  会議室予約ＤＢ
１４  会議用書類ＤＢ
２１  ネットワーク装置
２３  コントロールパネル
２４  スキャナ
２５  プリンタ
２７  補助記憶装置
２８  電子黒板
２９  ＣＰＵ
３０  主記憶装置
ＳＤ  スケジューラ
【図１】
2006209736.tif 000003
【図２】
2006209736.tif 000004
【図３】
2006209736.tif 000005
【図４】
2006209736.tif 000006
【図５】
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【図６】
2006209736.tif 000008
【図７】
2006209736.tif 000009
【図８】
2006209736.tif 000010
【図９】
2006209736.tif 000011
【図１０】
2006209736.tif 000012
【図１１】
2006209736.tif 000013
【図１２】
2006209736.tif 000014
【図１３】
2006209736.tif 000015
【図１４】
2006209736.tif 000016
【図１５】
2006209736.tif 000017
【図１６】
2006209736.tif 000018
【図１７】
2006209736.tif 000019
【図１８】
2006209736.tif 000020
【図１９】
2006209736.tif 000021
【図２０】
2006209736.tif 000022
【図２１】
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