(57)【要約】【課題】最新の共有ファイルが保管されたことを利用者に通知することができるドキュメント管理装置、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムを提案する。【解決手段】かかる課題を解決するために、本発明のドキュメント管理装置は、複数のユーザによりアクセスが許容される共有ファイルを管理するドキュメント管理装置において、ユーザに指示された共有ファイルがチェックインした時に、当該ユーザに指示された宛先に、共有ファイルがチェックインした旨のチェックイン通知を通知させる共有ドキュメント管理手段を備えることを特徴とする。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザによりアクセスが許容される共有ファイルを管理するドキュメント管理装置において、
ユーザに指示された共有ファイルがチェックインした時に、当該ユーザに指示された宛先に、上記共有ファイルがチェックインした旨のチェックイン通知を通知させる共有ドキュメント管理手段を備えることを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項２】
上記共有ドキュメント管理手段が、チェックアウト中の共有ファイルに対して、他のユーザからアクセス要求を受けた場合に、当該他のユーザに対して上記チェックイン通知を要するか否かの問い合わせをすることを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理装置。
【請求項３】
上記共有ドキュメント管理手段が、チェックインした共有ファイルの内容が更新されたものであるか否かを判定することを特徴とする請求項１又は２に記載のドキュメント管理装置。
【請求項４】
上記共有ドキュメント管理手段が、上記チェックイン通知を電子メールで通知させることを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載のドキュメント管理装置。
【請求項５】
複数のユーザによりアクセスが許容される共有ファイルを管理するドキュメント管理方法において、
共有ドキュメント管理手段が、ユーザに指示された共有ファイルがチェックインした時に、当該ユーザに指示された宛先に、上記共有ファイルがチェックインした旨のチェックイン通知を通知させることを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項６】
複数のユーザによりアクセスが許容される共有ファイルを管理するドキュメント管理装置に、
ユーザに指示された共有ファイルがチェックインした時に、当該ユーザに指示された宛先に、上記共有ファイルがチェックインした旨のチェックイン通知を通知させる共有ドキュメント管理手段として機能させるためのドキュメント管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメント管理装置、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムに関し、例えば、複数のユーザ間でドキュメントデータファイルを共有可能にするドキュメント管理システムに適用し得る。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワークに接続可能であり、複数のユーザ間で文書を共有する文書管理システムがある（特許文献１参照）。
【０００３】
従来、文書等のドキュメントデータファイル（以下、ファイル）を管理するドキュメント管理サーバは、ユーザから指示されたファイルを取得し、そのファイルを共有フォルダに保存し共有ファイルとして管理する。そして、ユーザから編集又は参照要求がドキュメント管理サーバに与えられると、ドキュメント管理サーバは、要求された共有ファイルを共有フォルダから取り出し、ユーザ側に与える。
【０００４】
ここで、ユーザ側からアクセス要求があった共有ファイルについて、当該ユーザ側により書き込み・編集を許容される状態をチェックアウトという。
【０００５】
また、ユーザ側において共有ファイルの編集等の終了後、ドキュメント管理サーバは、ユーザからの指示を受けて、編集等がなされた最新の共有ファイルを取得し、再度共有フォルダに保存する。このようにすることで、最新の共有ファイルを保存し共有することを可能としている。
【０００６】
ここで、編集等が終了し、チェックアウト中の共有ファイルのアクセスが終了することをチェックインという。
【０００７】
また、共有ファイルは複数のユーザ間で共有されるものであるため、同一ファイルについて、複数の編集要求等がドキュメント管理サーバになされるとファイル取得についての競合関係が生じ得る。これに対して、従来のドキュメント管理サーバは、先に編集要求してきたユーザに共有ファイルを与え、その後共有ファイルがチェックアウトの間に別のユーザから編集要求があれば、その別のユーザには共有ファイルの参照のみを許可することでファイル取得の競合を回避している。
【０００８】
【特許文献１】特開２００３−１３１９１９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、上述したように、共有ファイルがチェックアウトの間に編集要求してきたユーザは、共有ファイルの参照のみしか許可されないので、当然、先のユーザにより編集されている最新ファイルの内容を知ることはできない。また、先のユーザの編集後、最新ファイルの内容を閲覧しようとしても、先のユーザによる編集作業がいつ終了し、ファイルがいつチェックインするのかが分からないので、最新ファイルをタイムリーに参照若しくは更新することができないという問題がある。
【００１０】
そのため、複数のユーザ間でファイルを共有にするドキュメント管理システムにおいて、チェックアウト中のファイルに対して別の要求があった場合に、その別のユーザに対して、ファイルがチェックインされたことを通知することができるドキュメント管理装置、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムが求められている。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
かかる課題を解決するために、第１の本発明のドキュメント管理装置は、複数のユーザによりアクセスが許容される共有ファイルを管理するドキュメント管理装置において、ユーザに指示された共有ファイルがチェックインした時に、当該ユーザに指示された宛先に、共有ファイルがチェックインした旨のチェックイン通知を通知させる共有ドキュメント管理手段を備えることを特徴とする。
【００１２】
第２の本発明のドキュメント管理方法は、複数のユーザによりアクセスが許容される共有ファイルを管理するドキュメント管理方法において、共有ドキュメント管理手段が、ユーザに指示された共有ファイルがチェックインした時に、当該ユーザに指示された宛先に、共有ファイルがチェックインした旨のチェックイン通知を通知させることを特徴とする。
【００１３】
第３の本発明のドキュメント管理プログラムは、複数のユーザによりアクセスが許容される共有ファイルを管理するドキュメント管理装置に、ユーザに指示された共有ファイルがチェックインした時に、当該ユーザに指示された宛先に、共有ファイルがチェックインした旨のチェックイン通知を通知させる共有ドキュメント管理手段として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１４】
本発明のドキュメント管理装置、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムによれば、共有ファイルのチェックイン時期をユーザに通知することができ、最新の共有ファイルを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明のドキュメント管理装置、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムを実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。
【００１６】
（Ａ）実施形態
本実施形態は、端末やプリンタやスキャナなどが通信回線を通じて接続する閉ざされたネットワークに、本発明のドキュメント管理装置、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムを適用した場合について説明する。
【００１７】
（Ａ−１）実施形態の構成
図１は、本実施形態に係るドキュメント管理システムの主要構成を示す全体構成図である。
【００１８】
図１に示すように、ドキュメント管理システム１は、ドキュメント管理装置１０、端末２０−１及び２０−２、プリンタ３１、スキャナ３２、文書保存部４０などを備える。なお、端末２０−１及び２０−２について、端末として共通する機能を説明する場合には端末２０のように示す。
【００１９】
また、本実施形態において、ドキュメント管理システム１は、構成要件が通信回線５０に接続し、閉ざされたネットワークを構成するものとする。勿論、他のネットワークと接続しデータ変換機能等を有する中継装置を介してネットワークを開放するように拡張することは可能である。
【００２０】
端末２０は、例えばパーソナルコンピュータ等が該当し、メール送受信機能を備え、システム利用者であるユーザの操作により、ドキュメント管理装置１０に対して種々の指示、要求をするものである。また、端末２０は、ドキュメント管理装置１０が管理するファイル内容を検索・閲覧機能を有する。端末２０−１はユーザＡが操作する端末であり、端末２０−２はユーザＢが操作する端末である。
【００２１】
プリンタ３１は、ドキュメント管理装置１０又は端末２０などの指示により、ドキュメント管理装置１０で保管されるファイルを取り込み、そのファイルデータに基づいて印刷出力するものである。
【００２２】
スキャナ３２は、ドキュメント管理装置１０又は端末２０などの指示により、ファイルとする画像を取り込み、画像データとしてドキュメント管理装置１０に与えてファイルとして保管させるものである。
【００２３】
なお、図１において、プリンタ３１及びスキャナ３２としたのは、システム１におけるファイル内容の入力又は出力する機能を明確にするために示したものであり、当然、他の画像形成装置又は他の画像入力装置であってもよく、またこれら装置・機能を一体とした例えばＭＦＰ（マルチファンクションペリフェラル）等の複合装置としてもよい。
【００２４】
ドキュメント管理装置１０は、メール送受信機能を実行可能であり、ユーザ操作により端末２０から受けた種々の指示・要求に応じて、ドキュメント登録機能、共有ドキュメント管理機能、ファイルの版管理機能、処理手順自動実行機能、ドキュメント配信機能を備えるものである。また、ドキュメント管理装置１０は、メール機能を実現できればよく、自装置１０がメール機能を備えていてもよいし又は備えずに外部のメール装置を使用可能であればよい。本実施形態では、ドキュメント管理装置１０がメール機能を備えるものとして説明する。
【００２５】
なお、ドキュメント管理装置１０へのアクセス権は、ドキュメント管理システム１の利用ユーザにのみ予め定められており、ユーザはアクセス権を行使することでドキュメント管理装置１０へのアクセスを可能とする。
【００２６】
図２は、ドキュメント管理装置１０の内部構成及び機能を示すブロック図である。図２に示すように、ドキュメント管理装置１０は、制御部１１、記憶部１２、通信部１３、ドキュメント保管部１４を有する。
【００２７】
制御部１１は、例えばＣＰＵ等が該当し、ドキュメント管理装置１０として実現する機能を制御するものである。記憶部１２は、例えばＲＡＭ、ＲＯＭ等が該当し、制御部１１が実行する処理プログラムや処理プログラムの実行に必要なデータなどを記憶するものである。本実施形態の主な処理プログラムとして、メール機能１２ａ、ドキュメント登録機能１２ｂ、共有ドキュメント管理機能１２ｃ、版管理機能１２ｄ、処理手順自動実行機能１２ｅ、ドキュメント配信機能１２ｆがある。制御部１１は記憶部１２の処理プログラムを実行することで各機能を実現することができる。
【００２８】
通信部１３は、制御部１１の制御により所定の通信方式による通信処理を実現するものである。ドキュメント保管部１４は、登録されたファイルを保管するものであり、外部記憶装置などが該当する。なお、ドキュメント保管部１４は、制御部１１により制御可能であれば物理的に同一装置内になくてもよい。
【００２９】
次に、ドキュメント管理装置１０が実現する機能について説明する。上述したように、ドキュメント管理装置１０が実現する機能は、制御部１１が記憶部１２の処理プログラムを実行することにより実現される。
【００３０】
メール機能１２ａは、通信回線５０に接続するメール機能を有するコンピュータ機器と電子メールの送受信を行なう機能である。ドキュメント管理装置１０は、このメール機能１２ａを利用して、端末２０からの指示・要求を受けたり、又は電子メールにファイルを添付して送受信したりすることができる。
【００３１】
ドキュメント登録機能１２ｂは、端末２０から登録指示（例えば電子メールによる指示）を受け、指示されたファイルを指示されたドキュメント保管部１４のフォルダに登録、保存するものである。このファイルの登録は、例えば、端末２０からの登録指示時に、電子メールに添付されたファイルを登録するファイルとして扱ってもよいし、又は指示された文書保存部４０のアドレスを辿って、指示されたファイルを文書保存部４０から取得して登録するようにもよい。また、ドキュメント登録機能１２ｂは、ユーザ毎に設けられているドキュメント保管部１４のフォルダに、ユーザ宛のファイルを振り分ける機能を有する。また、ドキュメント登録機能１２ｂは、端末２０からの指示、要求により、登録されたファイルを指示された端末２０及び又はプリンタ３１などに与える機能である。これにより、指示されたファイルについての登録（保管）及び登録ファイルの出力を可能とする。
【００３２】
共有ドキュメント管理機能１２ｃは、端末２０から指示されたファイルを共有フォルダに保存して共有ファイルとして管理するものである。共有フォルダは、すべてのユーザに共有とするようにしてもよいし若しくは特定の複数ユーザに共有としてもよいし、又はファイル内容種類（例えば仕事内容別）に応じてフォルダを分けるようにしてもよい。図３は、ドキュメント保管部１４のディレクトリ構造の例を示す図である。例えば、図３に示すように、各ユーザＡ〜Ｄに応じた固有フォルダが設定されており、例えばユーザＢ及びＣ間でファイルを共有する場合、ユーザＢ及びＣの固有フォルダの上層部分にユーザＢ及びＣの共有フォルダを設定する構成をとる。また、共有ドキュメント管理機能１２ｃは、共有フォルダにアクセス可能なユーザを設定し、その特定のユーザからのアクセスに対してのみ許容する。
【００３３】
更に、共有ドキュメント管理機能１２ｃは、図４に示すように、競合回避機能１２１、チェックイン通知設定機能１２２、チェックイン監視機能１２３、チェックイン通知機能１２４の処理プログラムを有する。
【００３４】
競合回避機能１２１は、同一の共有ファイルについて、複数ユーザ端末２０からチェックアウト要求又は参照要求を受けた場合に、同一ファイルの競合を回避する機能である。競合回避機能１２１は、同一の共有ファイルに対して、複数ユーザ端末２０のチェックアウト要求等があった場合に、先に要求してきたユーザ端末に共有ファイルを与えて、チェックアウト中のファイルに対して後に要求してきたユーザ端末には共有ファイルの参照のみを許可する機能である。このように、先の要求者を優先することで、同時期の共有ファイルの書き込み・編集処理を回避することができる。
【００３５】
チェックイン通知設定機能１２２は、チェックアウト中のファイルについてチェックアウト要求又は参照要求があった場合に、後に要求してきた端末２０に対して、チェックイン通知をするか否かを問い合わせ、ユーザが希望するときに、当該共有ファイルのチェックイン時に、チェックインした旨をユーザ端末に通知するためのアカウント情報の設定をする機能である。また、チェックイン通知設定機能１２ｃは、メール機能１２ａと連携して、端末２０との間で設定するか否かの問い合わせや設定情報の取得などを行なうようにしてよい。図５は、チェックイン通知設定時に設定するアカウント情報の例を示す。図５に示すように、アカウント情報は、例えば、ユーザを識別するためのユーザアカウント名（例えばユーザＩＤなどのユーザ識別情報）、設定時の日時情報、チェックイン通知の対象とするドキュメント名、そのファイルの保管場所、当該ユーザのメールアドレスなどがある。
【００３６】
なお、設定情報はこれらに限定されず、例えば、チェックイン通知の際に、ファイル内容が変更されたか否かの旨を通知するか否かの有無情報や、更新ファイルやプロパティ情報（例えば、更新日、更新者等の情報）を添付させるか否かの有無情報などを設定してもよい。
【００３７】
チェックイン監視機能１２３は、チェックイン通知設定がなされた場合、設定されたアカウント情報のドキュメント名及びドキュメント保管場所の情報に基づいて、当該ファイルがチェックインしたか否かを監視する機能である。また、チェックイン監視機能１２３は、チェックイン後のファイルについて内容が変更されているか否かを確認する機能である。例えば、チェックイン監視機能１２３は、チェックアウト前のファイル内容と、チェックイン後のファイル内容とを比較し、差分が生じている場合を内容変更があったと判断し、差分が生じていない場合を内容変更がなかったと判断することが可能である。
【００３８】
チェックイン通知機能１２４は、チェックイン監視機能１２３により監視対象ドキュメント（共有ファイル）がチェックインした場合に、設定されたアカウント情報のメールアドレスを宛先として、当該ファイルがチェックインした旨の電子メールを通知する機能である。なお、チェックイン通知機能は、ファイルがチェックインした旨を内容とする電子メール本文例文を有しており、メール機能１２ａと連携して電子メールを送信するようにしてよい。この電子メール本文例文は、例えば、チェックイン監視機能１２３による内容変更の有無に応じて、例えば「内容変更があります」や、又は「内容変更がありません」などの文章を含むようにしてもよい。また、チェックイン通知の際に、更新したファイルやプロパティ情報を電子メールに添付して送信するようにしてもよい。
【００３９】
次に、図２に戻り、判管理機能１２ｄについて説明する。版管理機能１２ｄは、保管しているファイルがチェックアウトし、ユーザ側で編集されファイル内容が変更した場合に、そのファイルの版を管理する機能である。なお、本実施形態の版管理機能１２ｄは、内容変更されたファイルの更新回数を管理することを意図するが、各ファイルのチェックアウト回数を管理したり、チェックアウトを要求したユーザの使用回数や使用日時等を管理したりするようにしてもよい。
【００４０】
処理手順自動実行機能１２ｅは、予め定められた処理手順をフォルダ毎に割り当て、そのフォルダに保管されているファイルについて指示された処理手順を自動的に実行する機能である。予め定められる処理手順は設計者又はユーザ等により設定可能であり、例えばフォルダＡにファイルＡが保管される場合、そのファイルＡをテキスト形式に変換し、そのテキスト形式のファイルＡを電子メールで端末２０に送信するようにするという処理手順が設定された場合、フォルダＡにファイルＡが登録されると、上記の処理手順を自動的に実行することができる。
【００４１】
ドキュメント配信機能１２４は、端末２０から指示に応じて、指示されたファイルを指示された複数の端末２０に対して電子メール配信したり、又は指示されたファイルを指示された複数のプリンタ３１などに対して配信して出力させるようにしたりする機能である。
【００４２】
（Ａ−２）実施形態の動作
次に、同一の共有文書ファイル（以下、共有文書）について複数のユーザがチェックアウト要求（例えば編集要求）又は参照要求してきた場合におけるドキュメント管理装置１０の共有ドキュメント管理の動作について図面を参照して説明する。また、競合するユーザをユーザＡ及びＢとし、ユーザＡの要求が先の要求であり、ユーザＢの要求が後の要求であるとして説明する。
【００４３】
図６は、共有文書にアクセスしてきた場合のドキュメント管理装置１０の動作フローチャートである。
【００４４】
図６において、まず、ユーザＡの操作により、端末２０−１からドキュメント管理装置１０に対して共有文書についてのチェックアウト要求がなされる（Ｓ１）。
【００４５】
ドキュメント管理装置１０に共有文書のチェックアウト要求がなされると、ドキュメント管理装置１０において、要求された共有文書が既にチェックアウトしているか否かが判断される（Ｓ２）。
【００４６】
ここでは、ユーザＡの要求が先の要求としているため、共有文書はチェックアウトしていないので、ドキュメント管理装置１０は、共有文書のチェックアウトを許可し、共有文書を端末２０−１に与える（Ｓ３）。これにより、共有文書はチェックアウト状態であるとしてドキュメント管理装置１０により管理される。なお、ユーザＡが共有文書の参照要求をしてきた場合も上記と同様の動作をする。
【００４７】
一方、共有文書がチェックアウト中に、ユーザＢの操作により、端末２０−２からドキュメント管理装置１０に対して共有文書のチェックアウト要求がなされる（Ｓ１）。
【００４８】
端末２０−２から共有文書のチェックアウト要求がなされると、ドキュメント管理装置１０は、要求された共有文書がチェックアウトしているか否かを判断する（Ｓ２）。ここでは、ユーザＢの要求は後の要求とするので、共有文書は既にチェックアウト済みであるとドキュメント管理装置１０により判断される。
【００４９】
このとき、ドキュメント管理装置１０は、共有文書がチェックアウトである旨をユーザＢに報告するため、例えば表示の色を変えた保管文書一覧情報等を端末２０−２に送信するようにしてもよい。
【００５０】
ドキュメント管理装置１０において、共有文書がチェックアウト中であると判断されると、チェックイン通知設定機能１２２が制御部１１に実行されて、チェックイン通知を行なうか否かの選択メッセージが端末２０−２に送信され、端末２０−２に選択メッセージが表示される（Ｓ４）。
【００５１】
これに対して、ユーザＢにより選択メッセージの返信が端末２０−２からドキュメント管理装置１０に与えられると、ドキュメント管理装置１０により選択内容が確認される（Ｓ５）。
【００５２】
このとき、チェックイン通知をしないとユーザＢに選択されると、ドキュメント管理装置１０において、チェックイン通知設定を行なわず、競合回避機能１２１が制御部１１により実行され、読み取り専用の文書についてのアクセスが許可される（Ｓ９）。
【００５３】
一方、チェックイン通知をするとユーザＢに選択されると、ドキュメント管理装置１０において、チェックイン通知設定をするために、予め設定されたアカウント情報が記憶される（Ｓ６）。
【００５４】
ここで、ドキュメント管理装置１０がメール機能を備えず外部のメール装置を使用する場合には、次に示すＳ７及びＳ８の処理を行なう。つまり、ドキュメント管理装置１０がメール機能を備える場合には、端末２０−２との通信により又は予め端末２０−２のメールアドレスが設定されていることにより、端末２０−２のメールアドレスを認識可能であるから、改めて端末２０−２のメールアドレスの設定入力を要求する必要は無いが、ドキュメント管理装置１０が外部のメール装置を使用する場合には、端末２０−２のメールアドレスが分からない場合もあるためＳ７及びＳ８の処理が必要となる。
【００５５】
Ｓ７において、ドキュメント管理装置１０により、設定されたアカウント情報の内容が確認され、端末２０−２のメールアドレスが設定されているか判断される（Ｓ７）。
【００５６】
アカウント情報にメールアドレスが設定されている場合、チェックイン通知に係る設定事項が設定されていると判断し、競合回避機能１２１が制御部１１により実行され、読み取り専用の文書についてのアクセスが許可される（Ｓ９）。
【００５７】
また、アカウント情報にメールアドレスが設定されてない場合、メールアドレス入力要求がドキュメント管理装置１０から端末２０−２に与えられ、メールアドレス情報を含む返信がドキュメント管理装置１０に与えられると、その端末２０−２のメールアドレスがドキュメント管理装置１０において記録される（Ｓ８）。
【００５８】
そして、メールアドレスがドキュメント管理装置１０に記憶されると、競合回避機能１２１が制御部１１により実行され、読み取り専用の文書についてのアクセスが許可される（Ｓ９）。
【００５９】
次に、チェックイン通知設定がなされた共通文書がチェックインした場合におけるドキュメント管理装置１０の動作について図７を参照して説明する。
【００６０】
図７において、まず、ユーザＡの操作により端末２０−１から共有文書がドキュメント管理装置１０に対してチェックイン要求がなされる（Ｓ１０）。
【００６１】
共有文書のチェックイン要求が端末２０−１からなされると、ドキュメント管理装置１０において、共有文書が共有フォルダにチェックインされる（Ｓ１１）。
【００６２】
また、共通文書についてチェックイン要求があると、ドキュメント管理装置１０において、チェックイン監視機能１２３が制御部１１により実行され、当該チェックインした文書が、チェックイン通知が要求されている文書に一致するか否か判断される（Ｓ１２）。
【００６３】
このとき、ドキュメント管理装置１０では、チェックイン通知設定時に設定されたアカウント情報のドキュメント名及びドキュメント保管場所の情報について、チェックインした文書と通知要求されている文書とを比較することにより判断する。
【００６４】
チェックインした文書がチェックイン通知設定されている文書でない場合、そのまま処理が終了する。
【００６５】
一方、チェックインした文書がチェックイン通知設定されている文書である場合、チェックイン通知機能１２４が制御部１１により実行され、メールアドレスが記録から取り出される（Ｓ１３）。
【００６６】
そして、チェックインした文書の内容が、チェックアウト前の文書の内容と比較されて、内容変更があったか否か判断される（Ｓ１４）。
【００６７】
チェックインした文書が内容変更している場合、内容変更した旨を示す文章が電子メール本文に記載され（Ｓ１５）、また、チェックインした文書が内容変更していない場合、内容変更していない旨を示す文章が電子メール本文に記載される（Ｓ１６）。
【００６８】
電子メールの本文が記載されると、チェックイン通知設定時に設定された端末２０−２のメールアドレスを宛先とする電子メールが送信される（Ｓ１７）。
【００６９】
例えば、図８は、チェックイン文書が内容変更された場合の電子メール内容のイメージ図であり、図９は、チェックイン文書が内容変更されていない場合の電子メール内容のイメージ図である。
【００７０】
図８及び図９に示すように、宛先はチェックイン通知設定時に設定されたユーザ端末のメールアドレスとする。件名は、任意で設定可能であり、例えば「チェックイン通知」と示す。また、図８に示すように、電子メール本文は、文書がチェックインした旨及び内容変更された旨（例えば図８では「最新版が」と表現）と、チェックイン通知設定された文書パスと文書名とが記載されている。また、図９に示すように、電子メール本文は、文書がチェックインした旨及び内容変更されていない旨と、チェックイン通知設定された文書パスと文書名とが記載されている。
【００７１】
このようにして、チェックアウト中の共有文書がチェックインしたときに、チェックインした旨を競合するユーザ端末２０−２に通知することができる。
【００７２】
（Ａ）実施形態の効果
以上、本実施形態によれば、チェックアウト中のファイルに対して他のユーザからチェックアウト要求があった場合に、当該他のユーザの希望に応じて、当該ファイルのチェックインがあったときに、当該他のユーザにチェックインがあった旨を自動的に通知することができる。
【００７３】
（Ｂ）他の実施形態
（Ｂ−１）上述した実施形態では、閉ざされたネットワークに適用した場合について説明したが、このようなネットワークに限定されず、上述したように本発明のドキュメント管理装置、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムは、開放的なネットワークにも広く適用可能である。
【００７４】
（Ｂ−２）図１において、ネットワークの構成要素（端末２０、プリンタ３１、スキャナ３２等）が所定の無線方式による無線通信装置を備え、無線通信するものであってもよい。また、ドキュメント管理システム１が移動通信端末（例えば携帯電話やＰＨＳ等）とも通信可能としてもよい。
【００７５】
（Ｂ−３）上述した実施形態では、チェックアウト中のファイルに他のユーザからチェックアウト要求があった場合にチェックイン通知をすることについて説明したが、ファイルの競合時だけでなく、ドキュメント管理装置１０は、予め指示されたファイルについて更新がされた場合に、更新された旨を通知するようにしてもよい。
【００７６】
この場合、ドキュメント管理装置１０は、上述した共有ドキュメント管理機能１２ｃを利用することで、あらかじめユーザに指示されたドキュメント名又はフォルダ名などを記憶して監視することで、ファイルが更新された旨を通知することができる。また、新しいファイルが共有ファイルとして保管された場合も、その旨を通知するようにしてもよい。
【００７７】
（Ｂ−４）上述した実施形態の共有ドキュメント管理機能１２ｃは、チェックイン通知の際、すべてのユーザに対して、予め定められた本文内容を電子メール本文として送信しているが、ユーザ毎に異なる内容の電子メールを送信するようにしてもよい。
【００７８】
例えば、チェックイン通知の際、ユーザＡには、更新されたファイルのプロパティ情報を電子メールに添付するようにするが、ユーザＢには、プロパティ情報を添付せず、更新された旨のみの記載するようにする。
【図面の簡単な説明】
【００７９】
【図１】実施形態のドキュメント管理システムの主要構成を示す全体構成図である。
【図２】本実施形態のドキュメント管理装置の内部構成及び機能を示すブロック図である。
【図３】本実施形態のドキュメント保管部のディレクトリ構造例を示す図である。
【図４】本実施形態の共有ドキュメント管理機能が有する各機能を示すブロック図である。
【図５】本実施形態のチェックイン通知設定の設定事項例を説明する説明図である。
【図６】本実施形態の共有ドキュメント管理機能の動作フローチャートである。
【図７】本実施形態の共有ドキュメント管理機能の動作フローチャートである。
【図８】本実施形態のチェックイン通知の内容例を説明する説明図である。
【図９】本実施形態のチェックイン通知の内容例を説明する説明図である。
【符号の説明】
【００８０】
１…ドキュメント管理システム、１０…ドキュメント管理装置、１１…制御部、１２…記憶部、１３…通信部、１４…ドキュメント保管部、１２ｃ…共有ドキュメント管理機能、１２１…競合回避機能、１２２…チェックイン通知設定機能、１２３…チェックイン監視機能、１２４…チェックイン通知機能、
２０（２０−１、２０−２）…端末、３１…プリンタ、３２…スキャナ、
４０…文書保存部、５０…通信回線。
【図１】
2006154940.tif 000003
【図２】
2006154940.tif 000004
【図３】
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【図４】
2006154940.tif 000006
【図５】
2006154940.tif 000007
【図６】
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【図７】
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【図８】
2006154940.tif 000010
【図９】
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