(57)【要約】【課題】担当者が既に自分の業務を完了し、後工程に連絡を送信した後でも、連絡の送信を可能とするワークフロー非同期連絡システムを提供すること。【解決手段】担当者が業務を処理する端末と、処理する業務データが保存されているデータベースとがネットワークで接続されているワークフローシステムにおいて、データベース上の業務データテーブルの業務データを担当者の端末上で参照した際、連絡データを業務データに関連付けてデータベース上の連絡データテーブルに登録する連絡登録処理手段と、業務データを参照した際に連絡データが付加されているか確認し、付加されているときには連絡データをデータベース上の連絡テーブルから取得してポップアップ表示で担当者の端末に表示する連絡参照処理手段を有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続された複数端末で業務を遂行するワークフローシステムにおいて、ワークフローで定義した業務外の連絡を業務データに関連付け連絡データとして任意に送信できる連絡登録処理部を具備し、業務データを参照した際、連絡データが付加されているかを確認し、ポップアップ表示する連絡参照処理部を具備することを特徴とするワークフロー非同期連絡システム。
【請求項２】
前記連絡登録処理部は、業務データに付加する連絡データに対して、連絡内容の他に、所属、権限等の連絡対象及び連絡表示期間を連絡先情報として指定することを特徴とする請求項１記載のワークフロー非同期連絡システム。
【請求項３】
前記連絡参照処理部は、業務データに付加された連絡データの連絡先情報に対して、業務データを参照したシステム使用者の所属、権限等のユーザ情報及び利用日時を使用し、連絡先情報に当て嵌まるもののみを表示することを特徴とする請求項１記載のワークフロー非同期連絡システム。
【請求項４】
前記連絡登録処理部は、業務データに連絡データを付加する際、ＴｏＤｏリスト等のワークフローシステム使用者の処理すべき業務一覧に連絡データを登録することを特徴とする請求項１記載のワークフロー非同期連絡システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務管理を行うワークフローシステムに係り、特に、ネットワークを介して接続された多数の情報処理装置において多数の担当者が実行する個々の業務を連携させるワークフロー非同期連絡システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、ワークフローシステムは、業務の順序や電子化された文書の回覧順序をワークフローとして定義し、処理や電子化文書の回覧の制御を行う。担当者が業務を完了すると同時にワークフローの定義に従って、次担当者への業務処理依頼として連絡が送られる。業務の連絡はＴｏＤｏリストや電子メール等に送られ、担当者が、このＴｏＤｏリストに表示された業務を遂行することで、業務全体を効率的に遂行することが可能となる。
【０００３】
【特許文献１】特開平８−０９５８７７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来のワークフローシステムでは、担当が担当業務を完了し、次担当者へ業務処理依頼の連絡を行っていたため、担当業務が既に完了し、後工程に連絡を送信した後に後工程の担当者等に連絡を送信する場合には、電子メール等を利用し連絡を行う必要があった。又、電子メール等で業務連絡を行う場合には、ワークフローシステム上でのデータを一意に識別する番号等を明記し連絡をする必要があり、又、連絡対象者も指定する必要があった。
【０００５】
本発明は、担当者が既に自分の業務を完了し、後工程に連絡を送信した後でも、連絡の送信を可能とするワークフロー非同期連絡システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明のワークフロー非同期連絡システムは、担当者が業務を処理する端末と、処理する業務データが保存されているデータベースとがネットワークで接続されているワークフローシステムにおいて、データベース上の業務データテーブルの業務データを担当者の端末上で参照した際、連絡データを業務データに関連付けてデータベース上の連絡データテーブルに登録する連絡登録処理手段と、業務データを参照した際に連絡データが付加されているか確認し、付加されているときには連絡データをデータベース上の連絡テーブルから取得してポップアップ表示で担当者の端末に表示する連絡参照処理手段を有することを特徴とする。
【０００７】
前述の連絡登録手段は、担当者が連絡送信したい相手先の所属や権限等を自由に指定することが可能であり、その指定された情報は連絡データテーブルに連絡内容と共に保存することを特徴とする。
【０００８】
前述の連絡参照手段は、業務データに連絡データが付加されていた際、担当者がワークフローシステムにログインした際に取得するログイン情報を利用し、ログインした担当者に関係する連絡データのみをデータベースから取得し、ポップアップ表示することを特徴とする。
【０００９】
前述の連絡登録手段は、連絡データを業務データに付加する際、担当者がＴｏＤｏリストに連絡を送信するか指定することで、連絡データをデータベース上の連絡データテーブルに登録と共に、ＴｏＤｏデータを生成し、ＴｏＤｏデータテーブルに登録することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明に係るワークフロー非同期連絡システムによれば、ワークフローシステム利用者がワークフローに関係ない業務データにも自由に連絡を出せ、又、業務データを参照のみで、意識することなく連絡を受け取ることが可能となる。その結果、担当者が担当業務を終えてしまった後、連絡が出せない従来の問題が解決できる。
【００１１】
従来は備考等に記入していた連絡内容に対しても、権限、課、表示期間を設定できることにより、必要な対象者のみの連絡とすることが可能となる。
【００１２】
又、連絡内容を業務一覧に表示することが可能となるため、従来、メール等を用いてワークフローシステムで一意に業務データを識別できる番号と、連絡内容を記述して送信していたものが、業務データの識別番号を意識せず、対象の業務データを確認することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明のワークフロー非同期連絡システムの実施の形態を図面を用いて詳細に説明する。
【００１４】
図１は本発明であるワークフロー非同期連絡システムの一実施例の全体的な構成を示すブロック図である。
【００１５】
ネットワーク１２００に接続された端末１３００において、データベース１１００からデータを取得し登録するＤＢ接続部１３０１と、入力装置１５００から入力された処理に対して制御を行う入力制御部１３１０と、入力制御部１３１０から渡された条件によって検索条件を作成してＤＢ接続部１３０１へ渡す検索部１３０６と、入力制御部１３１０から渡された内容によって業務データを登録する業務データ登録部１３０８と、入力制御部１３１０から渡された内容と予め定義されたワークフローに従って業務データ及びＴｏＤｏデータを登録するワークフロー処理部１３０７と、入力制御部１３１０から渡された条件によりデータベース１１００に連絡データを登録する連絡登録処理部１３０５と、ワークフローシステムにログインした担当者の情報をデータベース１１００から取得し保持しておくログインデータ保持部１３０４と、ＤＢ接続部１３０１から渡された検索結果を処理する検索結果処理部１３０２と、検索処理部１３０２から渡された情報とログインデータ保持部１３０４の情報を利用しデータベース１１００より連絡データを取得する連絡参照処理部１３０３と、検索処理部１３０２及び連絡参照処理部１３０３から渡された情報を表示装置１４００へ表示する表示処理部１３０９を具備する。
【００１６】
又、データベース１１００において、業務データを保持する業務データテーブル１１０１と、業務データに付加される連絡データを保持する連絡データテーブル１１０２と、担当者が行うべき業務情報が保持されているＴｏＤｏデータテーブル１１０３と、ワークフローシステムの利用者全員の所属及び権限等の情報が保持されているログインデータテーブルを具備する。尚、データベース１１００及び端末１３００が具備する各処理部及び各テーブルは、ネットワーク１２００上に存在すれば良く、アプリケーションサーバや複数の端末に存在しても良い。
【００１７】
尚、端末は、一般的な情報処理装置（ＲＯＭから読み出されたプログラムに基づいて各処理を実行するＣＰＵ、ＲＡＭ、ハードディスクドライブ等の記憶装置）によって構成される。
【００１８】
次に、ワークフローシステムの一連の処理を説明する。
【００１９】
担当者がワークフローシステムにログインすると、担当者が入力した人名コードを基にデータベース１１００のログインデータテーブル１１０４よりログインデータを取得する。このログインデータは、図５に示すログインデータテーブル１１０４から構成されており、人名コード５０１に対する人名５０２、課コード５０３、権限５０４等の情報が含まれている。取得したログインデータは、ログインデータ保持部１３０４に保持される。
【００２０】
図９はワークフローシステムにおける担当者の行うべき業務一覧であるＴｏＤｏ画面の一例である。
【００２１】
ＴｏＤｏ画面９が表示される際、ログインデータ保持部１３０４に保持されているログインデータを基に、担当者に関係するＴｏＤｏデータをＴｏＤｏデータテーブル１１０３より取得し、業務一覧９０３に表示する。このＴｏＤｏデータは、図４に示すＴｏＤｏデータテーブル１１０３は、ＴｏＤｏデータを一意に特定する番号４０１、業務内容４０２、依頼元４０３、依頼先４０４、処理画面番号４０５、Ｋｅｙデータ４０６、処理の種類４０７等の情報が含まれている。業務一覧９０３から担当者が業務を選択すると、選択したＴｏＤｏデータの処理画面番号４０５を取得し、図６の工事管理画面６のような対象の業務に関連する画面に遷移する。
【００２２】
ＴｏＤｏ画面９から呼ばれた工事管理画面６は、ＴｏＤｏ画面９から渡されるＴｏＤｏデータのＫｅｙデータ４０６を基に業務データテーブル１１０１の１つである工事管理テーブル２からＫｅｙデータ４０６に一致する工事番号２０１のデータを取得し、工事管理画面６の工事情報表示欄６０６に表示する。担当者は依頼された内容に従い業務を遂行し、必要があれば工事情報表示欄６０６等に必要項目を入力する。
【００２３】
入力後は、ワークフローボタン６０２を押すことで工事管理テーブル２に対して工事管理データ更新し、ワークフロー処理部１３０９で予め定義されているワークフローに基づき、次の担当者宛てに対してＴｏＤｏデータテーブルに業務の依頼を登録すると共に、ワークフロー処理を行った対象のＴｏＤｏデータを削除する。削除後に再度ＴｏＤｏ一覧画面９がＴｏＤｏデータテーブル１１０３に対し前述同様にログイン者のＴｏＤｏデータを検索することで、業務一覧９０３からワークフローを進めたＴｏＤｏデータが削除され、担当者が仕事を処理したこととなる。
【００２４】
上記フローシステムの一連の処理において、担当者が者のＴｏＤｏ一覧画面９上の依頼業務をワークフローで処理することにより、次の担当者へ業務依頼連絡を送信した。次に、ＴｏＤｏデータの有無やワークフロー処理とは非同期で連絡を送信する例を説明する。
【００２５】
担当者は、工事管理画面６を表示し、連絡を送信したい工事管理データの工事番号を入力欄６０５に入力し検索ボタン６０１を押す。これにより、データベース１１００上の工事管理テーブル２より入力欄６０５に入力した工事番号に一致するデータを取得し、工事管理画面６の工事情報表示欄６０７に検索した工事管理データを表示する。この状態で担当者が連絡付加ボタン６０３を押すと、図７に示す連絡登録画面７が表示される。Ｋｅｙデータセット欄７０３には、工事管理画面６で表示していた工事管理データを一意に識別する工事番号がセットされる。
【００２６】
担当者は、連絡内容を連絡内容入力欄７０４に入力し、宛先設定欄７０５に連絡を送信したい相手を課、権限、人名を用いて指定する。尚、課に所属する全員に送信したい場合等は、人名まで指定する必要がなく課と権限のみを指定すれば良い。
【００２７】
又、連絡内容の表示期間（開始日、終了日）をセットする。送信対象者のＴｏＤｏ一覧画面９にも連絡を送信したい場合は、ＴｏＤｏ送信の項目にチェックを付ける。送信対象者を全て指定した後、登録ボタン７０１を押す。連絡登録画面７上の登録ボタン７０１が押されると連絡登録処理部１３０５に、工事管理画面６に表示している工事管理データ、連絡登録画面７上の連絡内容入力欄７０４にセットされている連絡内容、宛先設定欄７０５にセットされている宛先データが渡される。連絡登録処理部１３０５は、データベース１１００の工事管理データテーブル２上の対象の工事番号の工事管理データに対して連絡フラグに１をセットする。
【００２８】
又、連絡データテーブル１１０２に対して、渡された連絡内容、課、権限、開始日、終了日をセットしたデータを追加する。この際、テーブル名には、工事管理テーブル、Ｋｅｙデータには、渡された工事管理番号をセットし、番号には、シーケンシャルの番号をセットする。渡された宛先データにＴｏＤｏ送信がチェックされている場合、ＴｏＤｏデータテーブル１１０３に対して、番号４０１にはシーケンス番号、業務内容４０２には連絡内容、依頼元４０３にはログインしている担当者の人名コード、依頼先４０４には宛先の人名コード、処理画面番号４０５は工事管理画面名、Ｋｅｙデータ４０６には工事管理番号、種類４０７には連絡をセットし、データを追加する。尚、宛先データに人名コードが設定されておらず、課コードのみしかない場合は、ログインデータテーブル１１０４に対し、宛先データの課コードに属する人名コードを取得し、その人名に対し、前記同様にＴｏＤｏデータテーブル１１０３にデータを追加する。
【００２９】
次に、上記において送信した連絡データの表示に関して説明する。
【００３０】
担当者が工事管理画面６で工事番号を工事番号入力欄６０５に入力した後、検索ボタン６０１を押し、工事管理データを工事管理テーブル２から取得する。又は、ＴｏＤｏ一覧画面９から、業務一覧９０３を選択し、画面遷移することで、工事管理データを取得する。取得した工事管理データは検索処理部３０２に渡される。検索処理部３０２では、渡された工事管理データの連絡フラグが１である場合、ログインデータ保持部３０４から、課コード、権限等の情報を取得し、対象の工事管理データの工事番号と工事管理のテーブル名と共に、連絡データテーブルに問い合わせを行う。この問い合わせにより、検索処理部３０２は、テーブル名３０１と工事管理テーブル名、Ｋｅｙデータ３０２と工事番号、課コード３０５とログイン者の課コード、権限３０６とログイン者の権限、表示開始日３０７から表示終了日３０８の表示期間と現在の日時に一致する連絡データを全て取得する。取得した連絡データは、表示処理部３０９に渡され、図８のポップアップ画面８０１の用に表示される。連絡内容表示欄８０２には、取得した連絡データの連絡内容が全て表示される。
【００３１】
上記説明は、データを付加した工事管理画面６に対して、工事管理画面６を表示した際にポップアップ画面８０１を表示したものであるが、連絡データは、工事管理データに付加したものであるため、工事管理データを検索する他の画面でもポップアップ画面８０１が表示される。この場合、連絡内容は、工事管理データに付加した連絡データの連絡内容の他に、画面が参照する他の業務データに付加する連絡データの内容を１つにまとめ表示する。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本発明のワークフロー非同期連絡送信システムの一実施形態の全体的な構成を示すブロック図である。
【図２】図１中のデータベース上の業務データを保持するテーブルの詳細図である。
【図３】図１中のデータベース上の連絡データを保持するテーブルの詳細図である。
【図４】図１中のデータベース上のToDoデータを保持するテーブルの詳細図である。
【図５】図１中のデータベース上のログインデータを保持するテーブルの詳細図である。
【図６】本発明のワークフロー非同期連絡送信システムにおける一般的なデータ参照画面である。
【図７】本発明のワークフロー非同期連絡送信システムにおける一般的な連絡登録画面である。
【図８】本発明のワークフロー非同期連絡送信システムにおける一般的なポップアップ画面である。
【図９】本発明のワークフロー非同期連絡送信システムにおける一般的なＴｏＤｏ一覧画面である。
【符号の説明】
【００３３】
１１００  データベース
１１０１  業務データテーブル
１１０２  連絡データテーブル
１１０３  ＴｏＤｏデータテーブル
１１０４  ログインデータテーブル
１２００  ネットワーク
１３００  端末
１３０１    ＤＢ接続部
１３０２  検索処理部
１３０３  連絡参照処理部
１３０４  ログインデータ保持部
１３０５  連絡登録処理部
１３０６  検索部
１３０７  ワークフロー処理部
１３０８  業務データ登録部
１３０９  表示処理部
１３１０  入力制御部
１４００  表示装置
１５００  入力装置
２      工事管理テーブル
２０１    工事番号
２０２    工事名
２０３    製作台数
２０４    連絡フラグ
３０１    テーブル名
３０２    Ｋｅｙデータ
３０３    番号
３０４    連絡内容
３０５    課コード
３０６    権限
３０７    表示開始日
３０８    表示終了日
４０１    番号
４０２    業務内容
４０３    依頼元
４０４    依頼先
４０５    処理画面番号
４０６    Ｋｅｙデータ
４０７    種類
５０１    人名コード
５０２    人名
５０３    課コード
５０４    権限
６      工事管理画面
６０１    検索ボタン
６０２    ワークフローボタン
６０３    連絡付加ボタン
６０４    閉じるボタン
６０５    工事番号入力欄
６０６    工事名表示欄
６０７    工事情報表示欄
７      連絡登録画面
７０１    登録ボタン
７０２    閉じるボタン
７０３      Ｋｅｙデータセット欄
７０４    連絡内容入力欄
７０５    宛先設定欄
８      ポップアップ表示画面
８０１    ポップアップ画面
８０２    連絡内容表示欄
８０３    ＯＫボタン
９        ＴｏＤｏ一覧画面
９０１    人名コード表示欄
９０２    人名表示欄
９０３    業務一覧
９０４    閉じるボタン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2006163892.tif 000009
【図８】
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【図９】
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