(57)【要約】【課題】電子化されたドキュメントを効率的に管理する。【解決手段】複数のフォーマットのそれぞれに対して所定の変換タイミング毎の変換執行条件を関連付けた変換タイミング定義データベースを保持する制御情報記憶部１４と、プライマリドキュメントに対する処理のタイミングに基づいて変換タイミング定義データベースから処理のタイミングに対応する変換タイミングに関連付けられた複数のフォーマットに対する変換執行条件を抽出し、電子化されたプライマリドキュメントを他のフォーマットのセカンダリドキュメントに変換するドキュメント管理システムにより上記課題を解決することができる。【選択図】図２
2006260143.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子化されたプライマリドキュメントを他のフォーマットのセカンダリドキュメントに変換するドキュメント管理システムであって、
複数のフォーマットのそれぞれに対して所定の変換タイミング毎の変換執行条件を関連付けた変換タイミング定義データベースを保持する記憶手段と、
前記プライマリドキュメントに対する処理のタイミングに応じて、前記変換タイミング定義データベースから前記処理のタイミングに対応する変換タイミングに関連付けられた前記複数のフォーマットに対する変換執行条件を抽出する執行条件抽出手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項２】
電子化されたプライマリドキュメントを他のフォーマットのセカンダリドキュメントに変換するドキュメント管理方法であって、
前記プライマリドキュメントに対する処理のタイミングに応じて、複数のフォーマットのそれぞれに対して所定の変換タイミング毎の変換執行条件を関連付けた変換タイミング定義データベースから前記処理のタイミングに対応する変換タイミングに関連付けられた前記複数のフォーマットに対する変換執行条件を抽出する執行条件抽出ステップを備えることを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項３】
電子化されたプライマリドキュメントを他のフォーマットのセカンダリドキュメントに変換するためのドキュメント管理プログラムであって、
コンピュータを、
複数のフォーマットのそれぞれに対して所定の変換タイミング毎の変換執行条件を関連付けた変換タイミング定義データベースを保持する記憶手段と、
前記プライマリドキュメント及び前記プライマリドキュメントに対する処理のタイミングに基づいて前記変換タイミング定義データベースから前記処理のタイミングに対応する変換タイミングに関連付けられた前記複数のフォーマットに対する変換執行条件を抽出する執行条件抽出手段と、
を備えるドキュメント管理システムとして機能させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【請求項４】
請求項３に記載のドキュメント管理プログラムにおいて、
前記記憶手段は、ドキュメントの種別、ドキュメントの格納方法、ドキュメントの属性及びドキュメントに対する過去の履歴の少なくとも１つに関連付けて前記変換タイミング定義データベースを保持し、
前記執行条件抽出手段は、前記変換タイミング定義データベースに関連付けられた前記プライマリドキュメントの種別、前記プライマリドキュメントの格納方法、前記プライマリドキュメントの属性及び前記プライマリドキュメントに対する過去の履歴の少なくとも１つ及び前記プライマリドキュメントに対する処理のタイミングに基づいて前記変換タイミング定義データベースから前記処理のタイミングに対応する変換タイミングに関連付けられた前記複数のフォーマットに対する変換執行条件を抽出することを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【請求項５】
請求項３又４に記載のドキュメント管理プログラムにおいて、
前記記憶手段は、ドキュメントの登録時、ドキュメントの編集時、ドキュメントに対するフォーマットの変換指示時、ドキュメントの検索時及びドキュメントの表示時の少なくとも１つを前記変換タイミングとして前記変換タイミング定義データベースを保持することを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【請求項６】
請求項４〜５のいずれか１つに記載のドキュメント管理プログラムにおいて、
前記コンピュータを、
システムの経時的な状態変化に応じて前記変更タイミング定義データベースを自動更新する変更タイミング定義データベース更新手段として更に機能させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【請求項７】
請求項６に記載のドキュメント管理プログラムにおいて、
前記変更タイミング定義データベース更新手段は、前記セカンダリドキュメントに対する処理履歴に基づいて前記変換タイミング定義データベースを自動更新することを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化されたドキュメントを効率的に管理するためのドキュメント管理システム、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、複数のファイルをキャビネットに格納し、ユーザの意思によってキャビネット毎に文書データの変換機能の使用又は不使用を自由に設定し、その設定に従ってキャビネットに格納されたファイルを変換状態又は非変換状態で格納する文書管理システムが開示されている。
【０００３】
特許文献２には、登録対象となる文書データが文字画像データを含む画像データであるか否かを調査し、文字画像データを含む画像データである場合には「そのまま画像データとして登録するか」又は「テキストデータに変換して登録するか」をユーザに確認するメッセージを表示部に表示させてユーザの意向を確認する情報管理システムが開示されている。
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−２８０９５２号公報
【特許文献２】特開２００１−３４４５５６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
文書データ等の電子化されたドキュメントは様々なフォーマット（ここでは、単なるドキュメント形式のみならず、画像の大きさ、画像の解像度、ドキュメントの特定部分等を含む概念とする）で作成される。これらのドキュメントを閲覧するためには各ドキュメントに対応したアプリケーションが必要となる。しかしながら、ドキュメントを閲覧する可能性がある総てのユーザのコンピュータに閲覧する可能性があるフォーマットに対応した総てのアプリケーションをインストールしておくことはコンピュータのメモリの有効的な活用及び導入コストの面から現実的でない。
【０００６】
ウェブブラウザは、ＧＩＦ、ＪＰＥＧ、ＰＮＧ等の画像フォーマットであれば特別なアプリケーションをインストールすることなくドキュメントを表示することができる。また、ＰＤＦ等の一般的にドキュメントの交換・閲覧に用いられるフォーマットであれば、総てのユーザのコンピュータに安価に閲覧用ソフトを導入することは現実的である。
【０００７】
従って、ドキュメント管理システムでは、管理対象となるドキュメントの閲覧性を高めるために上記の画像フォーマットやＰＤＦ等の一般的なフォーマットのドキュメント（セカンダリドキュメント）に変換し、変換元のドキュメント（プライマリドキュメント）と共に登録・管理することが望ましい。また、検索機能の検索速度を高めるためにもドキュメントの内容をインデックス化しておくことも重要である。
【０００８】
このように、プライマリドキュメントとセカンダリドキュメントとを関連付けて管理することによって、ドキュメントの閲覧性は向上する。しかしながら、（１）セカンダリドキュメントをどのようなタイミングで作成すると有効であるのか？、（２）セカンダリドキュメントとしてどのようなフォーマットを選択すると有効であるのか？、という問題がある。
【０００９】
一般的には、ドキュメントの登録時及びドキュメントの編集時にセカンダリドキュメントを作成する処理が行われている。しかしながら、プライマリドキュメントのフォーマットを変換してセカンダリドキュメントを作成する処理は、システムに高い負荷を与える場合が多く、処理に必要な時間も長い場合も多い。特に、ドキュメントのページ数が多い場合やドキュメントが高解像度のカラー画像を含む場合には処理負担が極めて高くなる。例えば、ドキュメントを登録する際に必要な総てのセカンダリドキュメントを同時に作成すると登録に時間がかかり過ぎてしまうという問題が発生する。
【００１０】
また、ドキュメント管理システムの管理対象となるドキュメントが閲覧されるシステム環境や用途は多様であり、様々なフォーマットのセカンダリドキュメントが必要とされる可能性が高い。このような利用可能性がある総てのフォーマットについてセカンダリドキュメントを作成して管理することは、セカンダリドキュメントの作成コスト、処理負担、処理時間及びメモリの有効的な活用の面において好ましくない。
【００１１】
また、プライマリドキュメントのサムネイル画像の閲覧のようにセカンダリドキュメントの閲覧には容易性や迅速性が求められる場合が多く、セカンダリドキュメントが必要とされたタイミングで初めてフォーマットの変換処理を行う方法では迅速性が失われる。
【００１２】
本発明は、上記課題の少なくとも１つを解決すべく、電子化されたドキュメントを効率的に管理するためのドキュメント管理システム、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明は、電子化されたプライマリドキュメントを他のフォーマットのセカンダリドキュメントに変換するドキュメント管理システムであって、複数のフォーマットのそれぞれに対して所定の変換タイミング毎の変換執行条件を関連付けた変換タイミング定義データベースを保持する記憶手段と、前記プライマリドキュメントに対する処理のタイミングに応じて、前記変換タイミング定義データベースから前記処理のタイミングに対応する変換タイミングに関連付けられた前記複数のフォーマットに対する変換執行条件を抽出する執行条件抽出手段と、を備えることを特徴とする。
【００１４】
前記記憶手段は、ドキュメントの種別、ドキュメントの格納方法、ドキュメントの属性及びドキュメントに対する過去の履歴の少なくとも１つに関連付けて前記変換タイミング定義データベースを保持し、前記執行条件抽出手段は、前記変換タイミング定義データベースに関連付けられた前記プライマリドキュメントの種別、前記プライマリドキュメントの格納方法、前記プライマリドキュメントの属性及び前記プライマリドキュメントに対する過去の履歴の少なくとも１つ及び前記プライマリドキュメントに対する処理のタイミングに基づいて前記変換タイミング定義データベースから前記処理のタイミングに対応する変換タイミングに関連付けられた前記複数のフォーマットに対する変換執行条件を抽出することがより好適である。
【００１５】
また、前記記憶手段は、ドキュメントの登録時、ドキュメントの編集時、ドキュメントに対するフォーマットの変換指示時、ドキュメントの検索時及びドキュメントの表示時の少なくとも１つを前記変換タイミングとして前記変換タイミング定義データベースを保持することが好適である。
【００１６】
また、システムの経時的な状態変化に応じて前記変更タイミング定義データベースを自動更新する変更タイミング定義データベース更新手段を備えることも好適である。具体的には、前記セカンダリドキュメントに対する処理履歴に基づいて前記変換タイミング定義データベースを自動更新する更新手段を備えることも好適である。
【００１７】
このようなドキュメント管理システムは、コンピュータを各手段として機能させるドキュメント管理プログラムに従って制御させることによって実現することができる。
【００１８】
本発明は、電子化されたプライマリドキュメントを他のフォーマットのセカンダリドキュメントに変換するドキュメント管理方法であって、前記プライマリドキュメントに対する処理のタイミングに応じて、複数のフォーマットのそれぞれに対して所定の変換タイミング毎の変換執行条件を関連付けた変換タイミング定義データベースから前記処理のタイミングに対応する変換タイミングに関連付けられた前記複数のフォーマットに対する変換執行条件を抽出する執行条件抽出ステップと、を備えることを特徴とする。
【００１９】
ここで、前記変換タイミング定義データベースは、ドキュメントの種別、ドキュメントの格納方法、ドキュメントの属性及びドキュメントに対する過去の履歴の少なくとも１つに関連付けられたものであり、前記執行条件抽出ステップでは、前記変換タイミング定義データベースに関連付けられた前記プライマリドキュメントの種別、前記プライマリドキュメントの格納方法、前記プライマリドキュメントの属性及び前記プライマリドキュメントに対する過去の履歴の少なくとも１つ及び前記プライマリドキュメントに対する処理のタイミングに基づいて前記変換タイミング定義データベースから前記処理のタイミングに対応する変換タイミングに関連付けられた前記複数のフォーマットに対する変換執行条件を抽出することがより好適である。
【００２０】
また、前記変換タイミング定義データベースは、ドキュメントの登録時、ドキュメントの編集時、ドキュメントに対するフォーマットの変換指示時、ドキュメントの検索時及びドキュメントの表示時の少なくとも１つを前記変換タイミングとして保持されていることが好適である。
【００２１】
さらに、システムの経時的な状態変化に応じて前記変更タイミング定義データベースを自動更新する変更タイミング定義データベース更新ステップを備えることも好適である。具体的には、前記セカンダリドキュメントに対する処理履歴に基づいて前記変換タイミング定義データベースを自動更新する更新ステップを備えても良い。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、電子化されたドキュメントを従来よりも効率的に管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
＜第１の実施の形態＞
本発明の実施の形態におけるドキュメント管理システムは、図１に示すように、ドキュメント管理サーバ１００、ドキュメント変換サーバ２００及びクライアントコンピュータ３００を含んで構成される。ドキュメント管理サーバ１００、ドキュメント変換サーバ２００及びクライアントコンピュータ３００は互いに電子情報の交換が可能となるようにネットワーク等を介して接続される。なお、本実施の形態では、ドキュメント管理システムの機能をドキュメント管理サーバ１００、ドキュメント変換サーバ２００及びクライアントコンピュータ３００に分けたシステム構成として説明するが、以下で説明する各機能はドキュメント管理サーバ１００、ドキュメント変換サーバ２００及びクライアントコンピュータ３００のいずれに備えるかは適宜変更可能である。
【００２４】
ドキュメント管理サーバ１００は、電子化されたドキュメントをクライアントコンピュータ３００等からネットワークを介して取得し、クライアントコンピュータ３００からの処理要求を受けてドキュメントに対する処理及びドキュメントの登録及び保持を行う。また、必要に応じて、ネットワークを介してクライアントコンピュータ３００等にドキュメントを送信する。ドキュメント変換サーバ２００は、ネットワークを介して接続されたドキュメント管理サーバ１００からの変換処理要求を受けて、ドキュメント管理サーバ１００から変換対象のドキュメントをプライマリドキュメントとして取得してそのフォーマットを変換してセカンダリドキュメントを生成する。生成されたセカンダリドキュメントはドキュメント管理サーバ１００に格納及び保持される。
【００２５】
以下に、ドキュメント管理サーバ１００及びドキュメント変換サーバ２００の構成について説明する。なお、クライアントコンピュータ３００は入出力装置及びネットワークインターフェースを備えた一般的なコンピュータで構成される。
【００２６】
ドキュメント管理サーバ１００は、図２に示すように、コマンド送受信部１０、データインターフェース部１２、制御情報記憶部１４、属性管理情報記憶部１６、ドキュメント記憶部１８、入出力部２０及び制御部２２を含んで構成される。各部は、データバス等を介して互いに情報伝達可能に接続され、互いに連携してドキュメント管理サーバ１００としての機能を発揮する。図３に、ドキュメント管理サーバ１００の機能ブロック図を示す。なお、ドキュメント管理サーバ１００は、ＣＰＵ、記憶装置、ネットインターフェース、入力装置及び出力装置等を備える一般的なコンピュータによって構成することができる。
【００２７】
コマンド送受信部１０は、ネットワークを介して、クライアントコンピュータ３００からドキュメントに対する処理のコマンドを受信する。受信されたコマンドは制御部２２へ受け渡される。また、ドキュメントのフォーマット変換処理を行う場合には、ドキュメントのフォーマットの変換処理を示す変換処理信号をドキュメント変換サーバ２００へ送信する。データインターフェース部１２は、ネットワークを介して、クライアントコンピュータ３００等から管理対象となるドキュメントを送受信する。例えば、コマンド送受信部１０で受信されたコマンドが所定のドキュメントの管理を指示するドキュメント取得コマンドであった場合、制御部２２はそのコマンドに基づいてデータインターフェース部１２を用いて取得対象となるドキュメントを受信する。また、コマンド送受信部１０で受信されたコマンドが所定のドキュメントの送信要求を示すドキュメント送信コマンドであった場合、制御部２２はそのコマンドに基づいてデータインターフェース部１２を用いて送信対象となるドキュメントを要求元のクライアントコンピュータ３００へ送信する。また、ドキュメントのフォーマット変換処理を行う場合には、変換対象となるプライマリドキュメントをドキュメント変換サーバ２００へ送信する。データの送受信には、ＴＣＰ／ＩＰ等の既存のネットワーク技術を用いることができる。具体的には、コマンド送受信部１０及びデータインターフェース部１２は、ネットワークインターフェースを含んで構成することができる。
【００２８】
制御情報記憶部１４は、プライマリドキュメントを変換してセカンダリドキュメントを生成する際の変換執行条件が登録された変換タイミング定義データベースを格納及び保持する。変換タイミング定義データベースは、複数のフォーマットのそれぞれに対して所定の変換タイミング毎の変換執行条件を関連付けたデータベースである。これが制御情報報記憶手段に相当する。
【００２９】
ここで、フォーマットとは、ＧＩＦ、ＪＰＥＧ、ＰＮＧ等の画像フォーマットやＰＤＦ等の一般的なドキュメントの形式のみならず、画像の大きさ、画像の解像度、圧縮方式、ドキュメントの特定部分等の違いを表す概念を含む。例えば、図４に示すように、“全ページのサムネイル画像”、“先頭ページのサムネイル画像”、“全ページの低解像度画像”、“先頭ページの低解像度画像”、“全ページの高解像度画像”、“先頭ページの高解像度画像”、“ＰＤＦ形式のドキュメント”、“検索用インデックス”をフォーマットの種別として登録する。実際には、フォーマットの種別を示す０〜７のフォーマットフラグで管理される。
【００３０】
変換タイミングとは、ドキュメントに対する処理のタイミングを意味する。例えば、図４に示すように、“ドキュメントの登録時”、“ドキュメントの編集時”、“ドキュメントのフォーマットの変換指示時”、“ドキュメントに対する特定処理時”を変換タイミングとして登録する。実際には、変更タイミングを示す０〜３の変更タイミングフラグで管理される。
【００３１】
なお、“ドキュメントに対する特定処理時”としてはドキュメントの検索及びドキュメントの表示（閲覧）等が挙げられる。ドキュメントの検索としては、ドキュメントの属性を検索条件とする属性検索、ドキュメントの内容を検索条件とする全文検索、ドキュメントに含まれる画像を検索条件とする画像検索等の処理がある。また、ドキュメントの表示（閲覧）としては、サムネイル画像一覧表示、インデックス画像一覧表示、インデックス画像表示、コンテンツ詳細表示、ＰＤＦ表示等の処理がある。従って、これらの処理毎に変換執行条件を登録しても良い。
【００３２】
変換執行条件とは、変換処理を行う条件を意味する。変換執行条件は、ドキュメントの現在の状態、ドキュメントに対する過去の処理履歴等に応じた条件として設定しても良い。例えば、図４に示すように、“常に変換処理する”、“変換処理しない”、“プライマリドキュメントがセカンダリドキュメントより新しい場合（変更点がある場合）に変換処理する”を変換執行条件として登録する。実際には、変換執行条件を示す０〜２の条件フラグが登録される。
【００３３】
１つの変換タイミング定義データベースは、“ドキュメントの種別”、“ドキュメントの格納方法”、“ドキュメントの属性”及び“ドキュメントに対する過去の履歴”の少なくとも１つに関連付けて登録される。
【００３４】
“ドキュメントの種別”とは、変換対象となるドキュメントのタイプを示す情報である。例えば、ワード（登録商標）、エクセル（登録商標）、ハイパーテキスト等のタイプの違いや単ページ、複数ページのページ数の違い、等が“ドキュメントの種別”として挙げられる。
【００３５】
“ドキュメントの格納方法”とは、変換対象となるドキュメントがどのように保存・管理されているかを示す情報である。例えば、ドキュメントが格納されている記憶装置、ドキュメントが格納されている記憶装置におけるアドレス、等が“ドキュメントの格納方法”として挙げられる。
【００３６】
“ドキュメントの属性”とは、ドキュメントに付属する情報である。例えば、ドキュメント毎に与えられた固有の管理番号、フォーマットの種別、作成日時、更新日時、現在の状態（承認済、未承認、作成中、破棄等）、等が“ドキュメントの属性”として挙げられる。
【００３７】
“ドキュメントに対する過去の履歴”とは、ドキュメントに対して過去になされた処理を示す情報である。例えば、過去にセカンダリドキュメントが作成された、過去にドキュメントが閲覧された、過去にドキュメントが閲覧された回数、等がドキュメントに対する過去の履歴”として挙げられる。
【００３８】
これらの“ドキュメントの種別”、“ドキュメントの格納方法”、“ドキュメントの属性”及び“ドキュメントに対する過去の履歴”の各々に対して変換タイミング定義データベースがそれぞれ登録される。本実施の形態では、図５に示すように、“ドキュメントの種別”としてワード（登録商標）、エクセル（登録商標）・・・に対してそれぞれ固有の変換タイミング定義データベースが登録されているものとして説明する。
【００３９】
このように変換タイミング定義データベースを構築することによって、ドキュメントの管理処理を行う際に“ドキュメントの種別”、“ドキュメントの格納方法”、“ドキュメントの属性”及び“ドキュメントに対する過去の履歴”に基づいて変換タイミング定義データベースを選択することができる。続いて、選択された変換タイミング定義データベースから、変換タイミングに基づいて、セカンダリドキュメントのフォーマット毎に変換処理に対する変換執行条件を決定することができる。
【００４０】
属性管理情報記憶部１６は、ドキュメント管理サーバ１００が管理するドキュメントの属性情報データベースを格納及び保持する。これが属性管理情報記憶手段に相当する。ドキュメントの属性情報として、ドキュメント毎に与えられた固有の管理番号、フォーマットの種別、作成日時、更新日時、現在の状態（承認済、未承認、作成中、破棄等）が挙げられる。また、セカンダリドキュメントに対してはプライマリドキュメントへの対応関係を示す関連情報を登録することが好適である。これによって、図６に示すように、プライマリドキュメントと、そのプライマリドキュメントを元に生成されたセカンダリドキュメントとを関連付けて保存・管理することができる。また、変換タイミング定義データベースを“ドキュメントの格納方法”に関連付けて登録する場合には、各ドキュメントの格納方法に関する情報（格納される記憶装置の装置番号、格納される記憶装置におけるアドレス等）を属性情報データベースに登録することが好適である。また、変換タイミング定義データベースを“ドキュメントに対する過去の履歴”に関連付けて登録する場合には、各ドキュメントに対してなされた処理の履歴情報等を属性情報データベースに登録することも好適である。
【００４１】
ドキュメント記憶部１８は、ドキュメント管理サーバ１００が管理するドキュメントデータベースを格納及び保持する。これがドキュメント記憶手段に相当する。データインターフェース部１２を介して取得されたプライマリドキュメント及びセカンダリドキュメントは、図６に示すように、変更元となったプライマリドキュメントとそのプライマリドキュメントから得られたセカンダリドキュメントとを関連付けて登録される。
【００４２】
入出力部２０は、ユーザが変換タイミング定義データベースを登録する際に情報を入力するために用いられる。入出力部２０は、キーボード等の入力装置及びディスプレイ等の出力装置を含んで構成することができる。ドキュメント管理システムの管理者等は、入出力部２０を用いて、システムの環境に合わせて変換タイミング定義データベースを登録することができる。これにより、クライアントコンピュータ３００等からドキュメント管理システムにアクセスしてドキュメントを管理する一般ユーザはシステムの環境等を意識することなくドキュメントの管理を行うことができる。
【００４３】
制御部２２は、ドキュメント管理サーバ１００の各部を統括的に制御する。例えば、コマンド送受信部１０において取得されたコマンドを解析し、コマンドの内容に応じてドキュメント記憶部１８へのドキュメントの登録・更新・削除、属性管理情報記憶部１６へのドキュメントの属性情報の登録・更新・削除、制御情報記憶部１４の変換タイミング定義データベースからの変換執行条件の抽出、ドキュメント変換サーバ２００へのドキュメント及び変換処理信号の送信、クライアントコンピュータ３００へのドキュメントの送信を制御する。また、入出力部２０からの変換タイミング定義データベースの登録・更新の要求に応じて、制御情報記憶部１４への変換タイミング定義データベースの登録・更新の処理を制御する。
【００４４】
ドキュメント変換サーバ２００は、図７に示すように、コマンド送受信部３０、データインターフェース部３２及びドキュメント変換処理部３４を含んで構成される。各部は、データバス等を介して互いに情報伝達可能に接続され、各部が共同してドキュメント変換サーバ２００としての機能を発揮する。図３に、ドキュメント変換サーバ２００の機能ブロック図を示す。なお、ドキュメント変換サーバ２００は、ＣＰＵ、記憶装置、ネットインターフェース、入力装置及び出力装置等を備える一般的なコンピュータによって構成することができる。
【００４５】
コマンド送受信部３０は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ１００とのコマンドの送受信を行う。コマンド送受信部３０は、ドキュメント管理サーバ１００から送信された変換処理信号を受信する。データインターフェース部３２は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ１００とのドキュメントの送受信に用いられる。データインターフェース部３２は、ドキュメント管理サーバ１００から変換対象であるドキュメントを受信する。また、ドキュメント変換処理部３４において生成されたセカンダリドキュメントをドキュメント管理サーバ１００へ送信する。データの送受信には、ＴＣＰ／ＩＰ等の既存のネットワーク技術を用いることができる。具体的には、コマンド送受信部３０及びデータインターフェース部３２は、ネットワークインターフェースを含んで構成することができる。
【００４６】
ドキュメント変換処理部３４は、コマンド送受信部３０で受信された変換処理信号に応じて、データインターフェース部３２で受信されたドキュメントのフォーマットを変換してセカンダリドキュメントを生成する。ここでは既存のフォーマット変換処理方法を用いることができる。
【００４７】
次に、本実施の形態におけるドキュメント管理システムを用いたドキュメント管理方法について以下に詳細に説明する。
【００４８】
＜変換タイミング定義データベースの登録・更新処理＞
本実施の形態では、変換タイミング定義データベースをユーザが登録する形態について説明する。ここでの処理が第１の実施の形態における変換タイミング定義データベースの更新（登録）手段に相当する。変換タイミング定義データベースの登録・更新は、図８に示すフローチャートに沿って処理される。制御部２２システムを管理する管理ユーザは、システムの環境に合わせて変換タイミング定義データベースを登録する。これにより、ドキュメントを管理する一般ユーザはシステムの環境等を意識することなくドキュメントの管理を行うことができる。
【００４９】
ステップＳ１０では、管理ユーザからの変換タイミング定義データベースの登録要求が受け付けられる。管理ユーザが入出力部２０から変換タイミング定義データベースの登録要求コマンドを入力すると、制御部２２において登録要求コマンドが解析されて変換タイミング定義データベースの登録・更新処理が開始される。これが、登録要求受付手段として機能する。
【００５０】
ステップＳ１２では、入出力部２０に変換タイミング定義データベースの登録・変更用のグラフィック・ユーザ・インターフェース（ＧＵＩ）画面を表示させる。これが、ＧＵＩ画面表示手段に相当する。ＧＵＩ画面は、図９に示すように、“ドキュメントの種別”の設定部４０、ドキュメントのフォーマット及び変更タイミングの組み合わせ毎に設けられた変換執行条件の設定部４２を有する。
【００５１】
ステップＳ１４では、管理ユーザにより変換タイミング定義データベースが登録（更新）の内容が入力される。管理ユーザは、入出力部２０のポインティングデバイス（マウス等）を用いてＧＵＩ画面におけるドキュメントの種別の設定部４０及び変換執行条件の設定部４２において変換タイミング定義データベースの内容を設定する。制御部２２は、ＧＵＩ画面に設定された変換タイミング定義データベースの内容を取得する。これが登録内容取得手段に相当する。
【００５２】
例えば、ドキュメントの種別の設定部４０をポップアップメニュー形式とし、ワード（登録商標）、エクセル（登録商標）・・・等の種別が選択できるようにすることによって“ドキュメントの種別”の設定の入力を取得する。なお、“ドキュメントの種別”の代わりに、又は、“ドキュメントの種別”と共に、“ドキュメントの格納方法”、“ドキュメントの属性”、“ドキュメントに対する過去の履歴”を設定できる設定部を設けて、これらの設定内容毎に変換タイミング定義データベースを定義できるようにしても良い。
【００５３】
また、変換執行条件の設定部４２をポップアップメニュー形式とし、“常に変換処理する”、“変換処理しない”、“プライマリドキュメントがセカンダリドキュメントより新しい場合（変更点がある場合）に変換処理する”の変換執行条件を選択できるようにすることよって、ドキュメントのフォーマット及び変更タイミングの組み合わせ毎に変換執行条件の設定の入力を取得する。
【００５４】
ステップＳ１６では、変換タイミング定義データベースを登録又は更新する。制御部２２は、ステップＳ１４で取得された変換タイミング定義データベースの内容をドキュメントの種別に関連付けて制御情報記憶部１４に格納及び保持させる。これが変換タイミング定義データベース変更手段に相当する。
【００５５】
“ドキュメントの種別”であるワード（登録商標）が０の種別フラグで表され、ドキュメントのフォーマットである“全ページのサムネイル画像”、“先頭ページのサムネイル画像”、“全ページの低解像度画像”、“先頭ページの低解像度画像”、“全ページの高解像度画像”、“先頭ページの高解像度画像”、“ＰＤＦ形式のドキュメント”、“検索用インデックス”がそれぞれ０〜７のフォーマットフラグで表され、変換タイミングである“ドキュメントの登録時”、“ドキュメントの編集時”、“ドキュメントのフォーマットの変換指示時”、“ドキュメントに対する特定処理時”がそれぞれ０〜３の変更タイミングフラグで表され、変換執行条件である“常に変換処理する”、“変換処理しない”、“プライマリドキュメントがセカンダリドキュメントより新しい場合（変更点がある場合）に変換処理する”がそれぞれ０〜２の条件フラグで表される場合、例えば、図９のＧＵＩ画面の設定内容に基づけば、図１０に示す変換タイミング定義データベースが登録される。
【００５６】
以上の処理によって、変換タイミング定義データベースを登録又は更新することができる。ステップＳ１０〜Ｓ１６の処理が第１の実施の形態における変換タイミング定義データベース登録・更新手段に相当する。変換タイミング定義データベースを複数登録する場合には上記処理を繰り返す。
【００５７】
＜ドキュメントの変換処理＞
次に、変換タイミング定義データベースを用いたドキュメントの管理処理について説明する。管理処理は、図１１に示すフローチャートに沿って処理される。
【００５８】
ステップＳ２０では、ドキュメントに対する処理要求が受け付けられる。制御部２２は、コマンド送受信部１０を介してクライアントコンピュータ３００からドキュメントに対する処理のコマンドを受信する。コマンドとしては、ドキュメントの登録、ドキュメントの編集、ドキュメントのフォーマットの変換指示、ドキュメントに対する特定処理が挙げられる。これが処理要求（コマンド）受付手段に相当する。
【００５９】
ドキュメントの登録のように、ドキュメント記憶部１８に保存されていない新たなドキュメントに対するコマンドの場合には、制御部２２はデータインターフェース部１２を介して処理対象となるドキュメントを処理対象のプライマリドキュメントとして取得する。
【００６０】
ドキュメントの編集、変換指示又は特定処理のように、ドキュメント記憶部１８に既に保存されているドキュメントに対するコマンドの場合には、制御部２２は属性管理情報記憶部１６を参照してコマンドに含まれている属性情報に対応するドキュメントをプライマリドキュメントとして特定する。例えば、処理対象となるドキュメントに与えられた固有の管理番号がコマンドに含まれている場合には、その管理番号が付けられたドキュメントをプライマリドキュメントとして特定する。また、フォーマットの種別、作成日時、更新日時、現在の状態（承認済、未承認、作成中、破棄等）に基づいてドキュメントを検索してプライマリドキュメントとして特定することもできる。
【００６１】
また、変換タイミング定義データベースが“ドキュメントの格納方法”に関連付けて登録されている場合には、属性情報データベースから処理対象として特定されたドキュメントの格納方法に関する情報を抽出する。例えば、格納される記憶装置の装置番号、格納される記憶装置におけるアドレス等が抽出される。また、変換タイミング定義データベースが“ドキュメントに対する過去の履歴”に関連付けて登録されている場合には、属性情報データベースから処理対象として特定されたドキュメントに対してなされた処理の履歴情報を抽出する。
【００６２】
ステップＳ２２では、プライマリドキュメントが該当する変換タイミング定義データベースが選択される。変換タイミング定義データベースがドキュメントの種別毎に登録されている場合、制御部２２は、プライマリドキュメントの種別を示すフォーマットフラグを決定する。次に、制御情報記憶部１４からそのフォーマットフラグに対応する変換タイミング定義データベースを選択する。これが変換タイミング定義データベース選択手段に相当する。
【００６３】
以下の説明では、プライマリドキュメントがワード（登録商標）のドキュメントであり、制御情報記憶部１４から図８に示した変換タイミング定義データベースが抽出されたものとして説明を行う。
【００６４】
なお、変換タイミング定義データベースが“ドキュメントの属性”に関連付けて登録されている場合には、プライマリドキュメントの属性に基づいて変換タイミング定義データベースを抽出する。例えば、プライマリドキュメントの作成日時、更新日時、現在の状態（承認済、未承認、作成中、破棄等）に基づいて変換タイミング定義データベースが選択される。また、変換タイミング定義データベースが“ドキュメントの格納方法”に関連付けて登録されている場合には、プライマリドキュメントの格納方法に関する情報に基づいて変換タイミング定義データベースを抽出する。例えば、プライマリドキュメントが格納されている記憶装置の装置番号、プライマリドキュメントが格納されている記憶装置におけるアドレス等に基づいて変換タイミング定義データベースが選択される。また、変換タイミング定義データベースが“ドキュメントに対する過去の履歴”に関連付けて登録されている場合には、プライマリドキュメントに対してなされた処理の履歴情報に基づいて変換タイミング定義データベースを抽出する。
【００６５】
ステップＳ２４では、選択された変換タイミング定義データベースからドキュメントの処理に対応するフォーマット毎の変換執行条件を抽出する。制御部２２は、ステップＳ２０において得られたドキュメントに対するコマンドの処理内容に基づいて、その処理のタイミングに対応する変換執行条件を変換タイミング定義データベースから選択する。これが変換執行条件抽出手段に相当する。
【００６６】
例えば、ステップＳ２０においてドキュメントの編集が要求された場合、図１０に示した変換タイミング定義データベースにおける変更タイミングフラグが１に関連付けられた変換執行条件が抽出される。すなわち、フォーマットフラグが０で表される“全ページのサムネイル画像”では変換執行条件は１、フォーマットフラグが１で表される“先頭ページのサムネイル画像”では変換執行条件は２、フォーマットフラグが２で表される“全ページの低解像度画像”では変換執行条件は１、フォーマットフラグが３で表される“先頭ページの低解像度画像”では変換執行条件は２、フォーマットフラグが４で表される“全ページの高解像度画像”では変換執行条件は１、フォーマットフラグが５で表される“先頭ページの高解像度画像”では変換執行条件は２、フォーマットフラグが６で表される“ＰＤＦ形式のドキュメント”では変換執行条件は１、フォーマットフラグが７で表される“検索用インデックス”では変換執行条件は１となる。
【００６７】
変換執行条件が２である場合、制御部２２は、属性管理情報記憶部１６にアクセスしてプライマリドキュメントに関連付けられたセカンダリドキュメントが存在するか否かを調査する。プライマリドキュメントに関連付けられたセカンダリドキュメントが存在する場合、プライマリドキュメントの更新日時と各フォーマットのセカンダリドキュメントの更新日時とを比較する。そして、セカンダリドキュメントの更新日時よりプライマリドキュメントの更新日時が新しいならば、そのフォーマットの変換執行条件を１に決定する。セカンダリドキュメントの更新日時よりプライマリドキュメントの更新日時が古いならば、そのフォーマットの変換執行条件を０に決定する。
【００６８】
ステップＳ２６では、フォーマット毎に決定された変換執行条件及びプライマリドキュメントがドキュメント変換サーバ２００へ送信される。制御部２２は、コマンド送受信部１０を介してフォーマット毎の変換執行条件をドキュメント変換サーバ２００へ送信する。これが変換条件送信手段に相当する。それと同時に、制御部２２は、データインターフェース部１２を介してプライマリドキュメントをドキュメント変換サーバ２００へ送信する。
【００６９】
ドキュメント変換サーバ２００では、コマンド送受信部３０及びデータインターフェース部３２を介して、フォーマット毎の変換執行条件及びプライマリドキュメントが受信される。これが変換条件受信手段に相当する。
【００７０】
ステップＳ２８では、ドキュメントに対するフォーマットの変換処理が実行される。ドキュメント変換処理部３４は、変換執行条件及びプライマリドキュメントを受けて、フォーマット毎に決定された変換執行条件に基づいてプライマリドキュメントのフォーマット変換処理を行う。これが変換処理手段に相当する。
【００７１】
例えば、フォーマットフラグが０で表される“全ページのサムネイル画像”では変換執行条件は１であったので、プライマリドキュメントの全ページについてサムネイル画像が生成される。また、フォーマットフラグが３で表される“先頭ページの低解像度画像”では変換執行条件は２であったので、セカンダリドキュメントの更新日時よりプライマリドキュメントの更新日時が新しいならば先頭ページを低解像度の画像に変換し、セカンダリドキュメントの更新日時よりプライマリドキュメントの更新日時が古いならば変換処理を行わない。他のフォーマットについても同様に変換執行条件に基づいて処理を選択して実行する。
【００７２】
ステップＳ３０では、生成されたセカンダリドキュメントがドキュメント管理サーバ１００へ送信される。ドキュメント変換処理部３４は、データインターフェース部３２を介してステップＳ２６で生成したセカンダリドキュメントをドキュメント管理サーバ１００へ送信する。これがセカンダリドキュメント送信手段に相当する。ドキュメント管理サーバ１００では、データインターフェース部１２を介してセカンダリドキュメントを受信する。これがセカンダリドキュメント送信受信に相当する。
【００７３】
ステップＳ３２では、ドキュメントのフォーマット変換後の処理が行われる。これが後処理手段に相当する。
【００７４】
制御部２２は、ステップＳ２８で受信した新たなセカンダリドキュメントをプライマリドキュメントに関連付けてドキュメント記憶部１８に格納及び保持させる。すなわち、属性管理情報記憶部１６の属性情報データベースのプライマリドキュメントの更新日時等の属性情報を更新する。また、新たなセカンダリドキュメントの属性を登録又は更新すると共に、セカンダリドキュメントの管理番号をプライマリドキュメントの管理番号と対応付ける関連情報を登録する。プライマリドキュメントとセカンダリドキュメントのデータはそれぞれの管理番号と共にドキュメント記憶部１８に格納する。
【００７５】
さらに、制御部２２は、コマンドに応じた処理を行う。例えば、コマンドがドキュメントの編集、検索又は表示（閲覧）の要求であったならば、データインターフェース部１２を介してプライマリドキュメント及びそれに関連するセカンダリドキュメントをクライアントコンピュータ３００へ送信する。これによって、クライアントコンピュータ３００において、ドキュメントの編集処理、検索処理又は表示処理を行うことができる。
【００７６】
本実施の形態によれば、ドキュメントの処理に応じて、予め設定された適切なタイミングでドキュメントのフォーマット変換を行うことができる。このように、セカンダリドキュメントを適切なタイミングで作成することによって、システムの処理負担を分散することができ、システムのメモリ空間を有効に利用することができる。
【００７７】
また、クライアントコンピュータを多数備えた場合においてもドキュメントのフォーマット変換に用いられるアプリケーションをドキュメント変換サーバのみに導入するのみで良い。これにより、コンピュータのメモリの有効的な活用を図ることができ、ソフトウェアの導入コストを低減できる。
【００７８】
＜第２の実施の形態＞
第１の実施の形態では、管理ユーザが変換タイミング定義データベースを更新する形態について説明した。本実施の形態では、所定の条件に応じてシステムが変換タイミング定義データベースを更新する形態について説明する。
【００７９】
本実施の形態におけるドキュメント管理サーバ１０２は、図１２に示すように、第１の実施の形態における構成要素に加えて操作履歴記憶部２４を含んで構成される。また、図１３に、ドキュメント管理サーバ１０２の機能ブロック図を示す。なお、操作履歴記憶部２４以外の構成については説明を省略する。
【００８０】
操作履歴記憶部２４は、クライアントコンピュータ３００から要求されて実行した処理の履歴を操作履歴管理データベースに格納及び保持する。これが、操作履歴登録・更新手段に相当する。操作履歴管理データベースには、少なくとも処理内容毎に所定期間内に各処理が実行された回数が確認できる操作履歴情報が登録される。例えば、操作履歴情報は、処理内容と処理の実行日時との組み合わせとすることができる。
【００８１】
制御部２２は、セカンダリドキュメントに対する処理が実行される毎に操作履歴記憶部２４にアクセスし、図１１に示すように、過去１週間の期間内に行われたセカンダリドキュメントに対する処理の回数を登録する。これにより、操作履歴管理データベースが構築される。セカンダリドキュメントに対する処理としては、“サムネイル画像一覧閲覧処理”、“インデックス画像一覧閲覧処理”、“インデックス画像閲覧処理”、“ドキュメント詳細閲覧処理”、“ＰＤＦ閲覧処理”、“属性検索処理”、“全文検索処理”、“画像検索処理”等が挙げられる。これらの処理毎に過去１週間の期間内に行われた処理回数が登録される。
【００８２】
＜変換タイミング定義データベースの自動更新処理＞
本実施の形態では、図１５のフローチャートを参照して、セカンダリドキュメントについて所定期間内に閲覧等の処理対象とされた回数に応じて変換タイミング定義データベースを更新する形態について説明する。以下の処理は、第１の実施の形態におけるステップＳ３０の前又は後に実行することができる。ステップＳ３２〜Ｓ３６の処理が第２の実施の形態における変換タイミング定義データベースの更新手段に相当する。
【００８３】
ステップＳ３４では、実行された処理がセカンダリドキュメントに対する処理であるか否かが判断される。これがドキュメント判定手段に相当する。制御部２２は、処理がセカンダリドキュメントに対する処理であるか否かを判定する。セカンダリドキュメントに対する処理であればステップＳ３６に処理を移行させ、セカンダリドキュメントに対する処理でなければ更新処理を終了する。
【００８４】
ステップＳ３６では、要求された処理に対する操作履歴情報が所定の条件を満たすか否かが判断される。これが操作履歴判定手段に相当する。制御部２２は、操作履歴記憶部２４にアクセスし、操作履歴管理データベースから実行された処理の所定期間内の処理回数を取得する。上記のように、操作履歴管理データベースにはドキュメント管理システムにおいて過去の所定期間内に行われた処理の履歴が登録されており、セカンダリドキュメントに対する処理毎の処理回数を確認することができる。例えば、“サムネイル画像一覧閲覧処理”が実行された場合、図１１に示す操作履歴管理データベースからは過去１週間における処理回数が５６７回であったことが分かる。
【００８５】
さらに、制御部２２は、所定期間内の処理回数が所定の閾値を超えているか否かを判定する。所定の閾値は、例えば、過去１週間における処理回数に対する閾値を１００回と定めることができる。実行された処理の処理回数が閾値を超えている場合にはステップＳ３８に処理を移行させ、実行された処理の処理回数が閾値を超えていない場合には更新処理を終了する。
【００８６】
なお、総ての処理に対して共通の閾値を設定しても良いし、処理毎に異なる閾値を設定しても良い。
【００８７】
ステップＳ３８では、実行された処理に対応する変換タイミング定義データベースを更新する。これが本実施の形態における変換タイミング定義データベース変更手段に相当する。制御部２２は、制御情報記憶部１４を参照し、変換タイミング定義データベースの内容のうち実行された処理に対応する変換執行条件を変更する。
【００８８】
ここで、実行された処理に対応する変換執行条件とは、実行された処理において参照されたセカンダリドキュメントのフォーマットに対応する変換執行条件を意味する。具体的には、“サムネイル画像一覧閲覧処理”に対しては“全ページのサムネイル画像”の変換執行条件、“インデックス画像一覧閲覧処理”に対しては“全ページの低解像度画像”及び“先頭ページの低解像度画像”の変換執行条件、“インデックス画像閲覧処理”に対しては“先頭ページの低解像度画像”の変換執行条件、“ドキュメント詳細閲覧処理”に対しては“全ページの高解像度画像”及び“先頭ページの高解像度画像”の変換執行条件、“ＰＤＦ閲覧処理”に対しては“ＰＤＦフォーマット”の変換執行条件、“属性検索処理”、“全文検索処理”及び“画像検索処理”に対しては“検索インデックス”の変換執行条件が挙げられる。
【００８９】
例えば、変換タイミング定義データベースのうち実行された処理に対応する“ドキュメントの登録時”及び“ドキュメントの編集時”の変換執行条件を“常に変換処理する”とする。また、“ドキュメントのフォーマットの変換指示時”及び“ドキュメントに対する特定処理時”の変換執行条件を“変換処理しない”とする。具体的には、“サムネイル画像一覧閲覧処理”の処理回数が閾値を超えた場合、図３に示した変換タイミング定義データベースは、図１５に示すように、“全ページのサムネイル画像”に対する“ドキュメントの登録時”及び“ドキュメントの編集時”の変換執行条件が“常に変換処理する”に変更され、“ドキュメントのフォーマットの変換指示時”及び“ドキュメントに対する特定処理時”の変換執行条件が“変換処理しない”に変更される。
【００９０】
以上のように、ドキュメント管理システムにおける処理に応じて変換タイミング定義データベースを自動的に変更することによって、プライマリドキュメントからセカンダリどドキュメントを適時に生成することが可能となる。上記例では、過去の履歴において所定のフォーマットのセカンダリドキュメントへのアクセス頻度が高い場合にはそのフォーマットのセカンダリドキュメントを常に生成させるように変換執行条件を自動更新させる構成とすれば、そのフォーマットのセカンダリドキュメントへのアクセスが少ない状態では生成を行わず処理負担を軽減し、そのフォーマットのセカンダリドキュメントへのアクセスが多くなれば生成を行いアクセス速度を高めることができる。
【００９１】
本実施の形態では、処理回数が閾値を超えた場合に変更タイミング定義データベースを自動変更したが、処理回数が所定の閾値に満たない場合に変更体ミンク定義データベースを自動変更させることも好適である。例えば、過去１週間における処理回数に対する閾値を５０回と定めておき、実行された処理の処理回数が閾値に満たない場合には“全ページのサムネイル画像”に対する“ドキュメントの登録時”及び“ドキュメントの編集時”の変換執行条件を“変換処理しない”に変更し、“ドキュメントのフォーマットの変換指示時”及び“ドキュメントに対する特定処理時”の変換執行条件を“常に変換処理する”に変更する。
【００９２】
また、本実施の形態では、セカンダリドキュメントに対する処理の頻度に応じて変換タイミング定義データベースを更新したが、これに限定されるものではない。すなわち、ドキュメント管理システムにおいて経時的に変化する状態量に応じて変換タイミング定義データベースを更新させることができる。例えば、ドキュメント管理システムへのアクセス履歴を保存しておき、アクセス頻度が高い場合には変換タイミング定義データベースを通常よりも低い頻度でセカンダリドキュメントを生成する条件に更新することが好適である。これにより、アクセス頻度が高いときにセカンダリドキュメントの生成処理によるドキュメント管理システムの処理負担の増加を防ぐことができる。
【００９３】
また、本実施の形態のように操作履歴記憶部２４を設けた場合、変換執行条件をドキュメント管理システムの過去の状態、現在の状態、将来予想される状態に対して設定することも好適である。これによって、“ドキュメントの種別”のみならず、ドキュメント管理システムの過去の状態、現在の状態、将来予想される状態に応じてセカンダリドキュメントを生成することができる。
【００９４】
例えば、システムの過去の状態、現在の状態又は将来予想される状態において“ドキュメントの記憶メモリが所定の基準値以上であるなら変換処理する”、“システムの処理速度が所定の基準値以上であるなら変換処理する”等の変換執行条件を設定することが好適である。
【００９５】
以上のように、第２の実施の形態によれば、ドキュメント管理システムにおいて経時的に変化する状態量に応じて変換タイミング定義データベースを自動更新させることによって、ドキュメントの管理を効率良く行うことができる。すなわち、ドキュメントへのアクセス状況に応じて適切なタイミングでドキュメントのフォーマット変換を行うことができる。その結果、システムの処理負担を分散することができ、システムのメモリ空間を有効に利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００９６】
【図１】本発明の実施の形態におけるドキュメント管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】第１の実施の形態におけるドキュメント管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図３】第１の実施の形態におけるドキュメント管理サーバ及びドキュメント変換サーバの機能ブロック図である。
【図４】本発明の実施の形態における変換タイミング定義データベースの一例を示す図である。
【図５】本発明の実施の形態における変換タイミング定義データベースの登録例を示す図である。
【図６】本発明の実施の形態におけるドキュメントの登録態様を示す概念図である。
【図７】本発明の実施の形態におけるドキュメント変換サーバの構成を示すブロック図である。
【図８】第１の実施の形態における変換タイミング定義データベースの登録又は更新処理のフローチャートである。
【図９】本発明の実施の形態における変換タイミング定義データベースの登録に用いられるＧＵＩ画面の例を示す図である。
【図１０】本発明の実施の形態における変換タイミング定義データベースの具体例を示す図である。
【図１１】本発明の実施の形態におけるドキュメントのフォーマット変換処理のフローチャートである。
【図１２】第２の実施の形態におけるドキュメント管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図１３】第２の実施の形態におけるドキュメント管理サーバ及びドキュメント変換サーバの機能ブロック図である。
【図１４】本発明の実施の形態における操作履歴管理データベースの一例を示す図である。
【図１５】第２の実施の形態における変換タイミング定義データベースの更新処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【００９７】
１０  コマンド送受信部、１２  データインターフェース部、１４  制御情報記憶部、１６  属性管理情報記憶部、１８  ドキュメント記憶部、２０  入出力部、２２  制御部、２４  操作履歴記憶部、３０  コマンド送受信部、３２  データインターフェース部、３４  ドキュメント変換処理部、１００（１０２）  ドキュメント管理サーバ、２００  ドキュメント変換サーバ、３００  クライアントコンピュータ。
【図１】
2006260143.tif 000003
【図２】
2006260143.tif 000004
【図３】
2006260143.tif 000005
【図４】
2006260143.tif 000006
【図５】
2006260143.tif 000007
【図６】
2006260143.tif 000008
【図７】
2006260143.tif 000009
【図８】
2006260143.tif 000010
【図９】
2006260143.tif 000011
【図１０】
2006260143.tif 000012
【図１１】
2006260143.tif 000013
【図１２】
2006260143.tif 000014
【図１３】
2006260143.tif 000015
【図１４】
2006260143.tif 000016
【図１５】
2006260143.tif 000017