(57)【要約】【課題】予めテンプレートを用意し、電子会議等における会話の流れを制限された範囲内で推移させて、把握可能な範囲に文書の関係を維持することにより、統制の取れたスレッド管理ができ、また、スレッドの内容把握が容易となる文書管理システムを提供する。【解決手段】複数の非定型文書を、ある文書とそれに対する返信文書の集合（以下、スレッドという）として維持管理する文書データベースと、属性と該属性が取りえる属性値のリストとを対応付けて記憶するテンプレートデータベースとを用意しておき、スレッドの最初の文書を登録する時に、前記テンプレートデータベースに記憶された属性の中から選択した属性と当該文書を対応付けて前記文書データベースへ登録する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の非定型文書を、ある文書とそれに対する返信文書の集合（以下、スレッドという）として維持管理する文書データベースを有する文書管理システムにおいて、属性と該属性が取りえる属性値のリストとを対応付けて記憶するテンプレートデータベースと、スレッドの最初の文書を登録する時に、前記テンプレートデータベースに記憶された属性の中から選択した属性と当該文書を対応付けて前記文書データベースへ登録する文書登録部とを備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記文書登録部は、返信文書を登録する時に、該返信文書が属するスレッドの最初の文書の属性が取りえる属性値のリストのうちから選択された属性値と対応付けて登録するようにして、当該返信文書の持つべき属性に制限を加えるようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項２に記載の文書管理システムにおいて、前記属性は、文書の選択可能なタイトルであることを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項２に記載の文書管理システムにおいて、前記属性は、文書の選択可能なプロパティであることを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
複数の非定型文書を、あるカテゴリおよびその下位カテゴリに属する文書の集合として維持管理する文書データベースを有する文書管理システムにおいて、カテゴリが取りえる下位カテゴリのリストをテンプレートとして記憶するテンプレートデータベースと、カテゴリと該カテゴリの下位カテゴリを記憶するカテゴリデータベースと、あるカテゴリに最初の文書（以下、親文書という）を登録する時に、該カテゴリと当該親文書とを対応付けて前記文書データベースへ登録するとともに、前記テンプレートデータベースから選択したテンプレートに対応する下位カテゴリと該カテゴリとから展開されるすべての展開カテゴリを前記カテゴリデータベースへ登録する文書登録部とを備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
請求項５に記載の文書管理システムにおいて、前記文書登録部は、前記親文書の下位カテゴリに属する文書を登録する時に、前記カテゴリデータベースを参照して、該親文書のカテゴリの取りえる展開カテゴリのリストのうち、選択された展開カテゴリと対応付けて登録するようにして、下位カテゴリに属する文書が持つべきカテゴリに制限を加えるようにしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
複数の非定型文書を、ある文書とそれに対する返信文書の集合（以下、スレッドという）として維持管理する文書データベースと、属性と該属性が取りえる属性値のリストとを対応付けて記憶するテンプレートデータベースとを用意しておき、スレッドの最初の文書を登録する時に、前記テンプレートデータベースに記憶された属性の中から選択した属性と当該文書を対応付けて前記文書データベースへ登録することを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
複数の非定型文書を、あるカテゴリおよびその下位カテゴリに属する文書の集合として維持管理する文書データベースと、カテゴリが取りえる下位カテゴリのリストをテンプレートとして記憶するテンプレートデータベースと、カテゴリと該カテゴリの下位カテゴリを記憶するカテゴリデータベースとを用意しておき、あるカテゴリに最初の文書（以下、親文書という）を登録する時に、該カテゴリと当該親文書とを対応付けて前記文書データベースへ登録するとともに、前記テンプレートデータベースから選択したテンプレートに対応する下位カテゴリと該カテゴリとから展開されるすべての展開カテゴリを前記カテゴリデータベースへ登録することを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
コンピュータを、請求項１乃至６のいずれかに記載の文書管理システムとして動作させるためのプログラム。
【請求項１０】
請求項９に記載のプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理方法、プログラムおよび記録媒体に関し、電子掲示板や電子会議システムなどに適用して好適である。
【背景技術】
【０００２】
従来、同じ意向を持った情報発信者が、テーマを決めて情報交換を効率良く行うことができる環境として電子掲示板が提供されている。この電子掲示板においては、情報発信者が文書を掲示板に投稿することで、電子掲示板内に一連の文書が蓄積され、情報発信者同士が議論を行ったり、情報交換をすることが容易となる。
【０００３】
例えば、ある主題の文書を他人に発信しようとする情報発信者は、発信しようとする文書（以下、投稿文書という）の内容を電子掲示板に書き込む。電子掲示板に書き込まれた投稿文書の内容は、ネットワークを介して多数の者（不特定人若しくは特定のグループ全員）に閲覧可能となる。
投稿文書の閲覧者は、この投稿文書に対する返答や意見（リプライ、レスポンス、フォローなどとも呼ばれる）等を内容とする文書（以下、投稿に対する返信文書という）を電子掲示板に書き込むことができる。書き込まれた投稿に対する返信文書の内容は、投稿文書と同様に多数の者に閲覧可能となる。
【０００４】
このような投稿文書と投稿に対する返信文書は、主題が共通する文書として一連のつながりを有しており、親子関係を有している。このため、従来の電子掲示板では、投稿−返信関係を有する一連の文書を１つの文書群とみなし、各文書群に属する文書をツリー構造として表示するようにして、文書間の投稿−返信関係を閲覧者が容易に把握できるようにしている。
【０００５】
ここで、ツリー構造上の１つの投稿文書からこの投稿文書が属するツリー構造の最下層に位置する返信文書までのすべての文書のまとまり（同じ主題を持った投稿文書と返信文書の集まり）をスレッドという。
このようなスレッドでは、投稿に対する返信文書が例えば返信された順序に関係なく、順序性の無い文書集合として管理される場合と、返信された順序に従った、順序性を持った文書集合として管理される場合とがある。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
一方、電子掲示板や電子会議においては、議論が進んでくると、議論の主題が細分化されていくことがある。この場合には、スレッドを構成するツリー構造は肥大化したり、複雑になる。また、当初スレッドを開始した投稿者の意図とは異なる方向に議論が進むこともある。この場合には、スレッドとしての意味をなさなくなってしまうことになる。
そのため、後から、または途中から議論に参加しようとする人は、スレッドの内容を把握することが非常に困難になる。
これを解決するために、カテゴリとよばれる分類階層を導入することもあるが、その電子掲示板における文書数が増えるにつれ、階層も複雑になり、把握が困難になる。
【０００７】
本発明は、上述のような実情を考慮してなされたものであって、予めテンプレートを用意し、電子会議等における会話の流れを制限された範囲内で推移させて、把握可能な範囲に文書の関係を維持することにより、統制の取れたスレッド管理ができ、また、スレッドの内容把握が容易となる文書管理システム、文書管理方法、プログラムおよび記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述の課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、複数の非定型文書を、ある文書とそれに対する返信文書の集合（以下、スレッドという）として維持管理する文書データベースを有する文書管理システムにおいて、属性と該属性が取りえる属性値のリストとを対応付けて記憶するテンプレートデータベースと、スレッドの最初の文書を登録する時に、前記テンプレートデータベースに記憶された属性の中から選択した属性と当該文書を対応付けて前記文書データベースへ登録する文書登録部とを備えることを特徴とする。
【０００９】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記文書登録部は、返信文書を登録する時に、該返信文書が属するスレッドの最初の文書の属性が取りえる属性値のリストのうちから選択された属性値と対応付けて登録するようにして、当該返信文書の持つべき属性に制限を加えるようにしたことを特徴とする。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の文書管理システムにおいて、前記属性は、文書の選択可能なタイトルであることを特徴とする。
請求項４に記載の発明は、請求項２に記載の文書管理システムにおいて、前記属性は、文書の選択可能なプロパティであることを特徴とする。
【００１１】
請求項５に記載の発明は、複数の非定型文書を、あるカテゴリおよびその下位カテゴリに属する文書の集合として維持管理する文書データベースを有する文書管理システムにおいて、カテゴリが取りえる下位カテゴリのリストをテンプレートとして記憶するテンプレートデータベースと、カテゴリと該カテゴリの下位カテゴリを記憶するカテゴリデータベースと、あるカテゴリに最初の文書（以下、親文書という）を登録する時に、該カテゴリと当該親文書とを対応付けて前記文書データベースへ登録するとともに、前記テンプレートデータベースから選択したテンプレートに対応する下位カテゴリと該カテゴリとから展開されるすべての展開カテゴリを前記カテゴリデータベースへ登録する文書登録部とを備えることを特徴とする。
【００１２】
請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の文書管理システムにおいて、前記文書登録部は、前記親文書の下位カテゴリに属する文書を登録する時に、前記カテゴリデータベースを参照して、該親文書のカテゴリの取りえる展開カテゴリのリストのうち、選択された展開カテゴリと対応付けて登録するようにして、下位カテゴリに属する文書が持つべきカテゴリに制限を加えるようにしたことを特徴とする。
【００１３】
請求項７に記載の発明は、複数の非定型文書を、ある文書とそれに対する返信文書の集合（以下、スレッドという）として維持管理する文書データベースと、属性と該属性が取りえる属性値のリストとを対応付けて記憶するテンプレートデータベースとを用意しておき、スレッドの最初の文書を登録する時に、前記テンプレートデータベースに記憶された属性の中から選択した属性と当該文書を対応付けて前記文書データベースへ登録することを特徴とする。
【００１４】
請求項８に記載の発明は、複数の非定型文書を、あるカテゴリおよびその下位カテゴリに属する文書の集合として維持管理する文書データベースと、カテゴリが取りえる下位カテゴリのリストをテンプレートとして記憶するテンプレートデータベースと、カテゴリと該カテゴリの下位カテゴリを記憶するカテゴリデータベースとを用意しておき、あるカテゴリに最初の文書（以下、親文書という）を登録する時に、該カテゴリと当該親文書とを対応付けて前記文書データベースへ登録するとともに、前記テンプレートデータベースから選択したテンプレートに対応する下位カテゴリと該カテゴリとから展開されるすべての展開カテゴリを前記カテゴリデータベースへ登録することを特徴とする。
【００１５】
請求項９に記載の発明は、コンピュータを、請求項１乃至６のいずれかに記載の文書管理システムとして動作させるためのプログラムである。
請求項１０に記載の発明は、請求項９に記載のプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体である。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、スレッドの最初の文書（親文書）を作成する時にテンプレートを指定し、その後、返信文書のタイトルを指定されたテンプレートの属性値に制限することができるので、会話の内容が発散することがなくなる。また、あとから蓄積された文書集合を閲覧するときにも内容を容易に把握することが可能になる。
【００１７】
また、文書管理システムが管理すべき情報量は増えるが、文書が持つ特別なプロパティに対して、制限した範囲内で文書登録を実施するため、会話が発散することも少なく、また、後から内容を把握することが容易である。
【００１８】
また、新しいカテゴリを設定すると、その下位カテゴリとして適切なものを提示し選択することが可能になるため、電子掲示板等でカテゴリ構成を作成することが容易になる。さらに、これらの下位カテゴリがガイドとなり、異なる電子掲示板間においても統制のとれたカテゴリを使用することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、図面を参照して、本発明の文書管理システムの好適な実施形態を説明する。
【００２０】
＜実施形態１＞
図１は、本発明の実施形態１に係る文書管理システムの機能構成を示すブロック図であり、同図において、文書管理システムは、文書提示部１０、文書登録部２０、テンプレート選択部３０、テンプレート適用部４０、文書データベース６０、テンプレートデータベース７０を含んで構成されている。
【００２１】
尚、本文書管理システムは、ユーザによって登録される文書を管理するサーバコンピュータと、このサーバコンピュータにアクセスして文書の登録や閲覧を行うための端末コンピュータとから構成される。これらのサーバコンピュータと端末コンピュータとはそれぞれネットワーク通信インタフェースを備えており、ネットワークを介して接続するようになっている。
しかし、本文書管理システムを、ユーザ自身で作成した文書を処理可能なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）上で動作させるようにしてもかまわない。
【００２２】
まず、本実施形態１において使用するデータベースについて説明する。
文書データベース６０のデータ構造は、文書ごとに、文書に関する属性（文書ごとにユニークに付けられる文書番号、文書のタイトル（テキスト情報）、テンプレート番号、返信元の文書番号、作成者、作成日等）および文書の内容（テキスト情報）等のデータ項目からなっている（図２参照）。
【００２３】
図２において、文書番号＝１の文書は、返信元文書がない（図中”−”で示している）ので、スレッドの最上位にある文書である。また、文書番号＝２および３の文書は、返信元の文書番号＝１であるから、文書番号＝１を親文書とする返信文書（子文書）であることを示している。
また、テンプレート番号は、この文書が属するスレッドの最上位の文書が持つテンプレート（後述する）を特定するための番号（識別子）であり、同じスレッドに属する文書は同一のテンプレート番号を有するようになっている。
【００２４】
テンプレートデータベース７０のデータ構造は、テンプレートごとに、テンプレートを識別するユニークなテンプレート番号、テンプレートの意味を簡単に説明するテキスト情報であるテンプレート名（属性ともいう）、属性が取ることが可能な属性値のリスト（タイトル１，タイトル２，．．．）等のデータ項目からなっている（図３参照）。
このテンプレートは、テンプレート名で示された属性が取りうる属性値を規制するためのものであり、一定の属性に対してユーザが勝手に属性値を変更できないようにしたものである。
【００２５】
文書提示部１０は、端末コンピュータから文書一覧表示要求を受信し、文書データベース６０に登録されている文書一覧を端末コンピュータへ送信する。または、端末コンピュータから検索要求を受信し、文書データベース６０を検索した結果の文書一覧を端末コンピュータへ送信する。
この文書一覧には、少なくとも文書番号、属性値、作成者、作成日を含み、各文書を親子関係に基づいてツリー構造となるように表示する（図４参照）。
【００２６】
図４において、スレッドの最上位の文書である文書番号＝１が一覧表示において一番左側に表示されており、これらの返信文書（子文書）である文書番号＝２，３は返信元文書より右にずらすことによって、親子関係を示すようになっている。さらに、返信文書（子文書）が返信文書（孫文書）を持つ場合には、返信文書（子文書）よりさらに右にずらして表示している。このようなツリー構造に対する表示構造は、一般的に用いられているものである。
【００２７】
端末コンピュータでは、サーバコンピュータから受信した文書一覧を表示装置上に表示させ、ユーザはこの文書一覧中の所望の文書の閲覧指示を行ったり、返信文書の作成を行うことができる。
ユーザが文書を新規に登録する場合には、新規文書登録指示をサーバコンピュータに送信する。
文書登録部２０は、端末コンピュータから新規文書登録指示を受信し、テンプレート選択部３０を起動して、テンプレートデータベース７０に登録されているテンプレート名とテンプレート番号からなるテンプレートリストを取り出させる。
次に、文書登録部２０は、図５のような新規文書登録画面を作成して、要求のあった端末コンピュータへ返信する。
【００２８】
図５において、「タイトル」は新規登録する文書のタイトルであり、タイトル入力領域にテキストで自由に入力することができる。「本文」は、登録する文書の内容であり、本文入力領域にテキストで自由に入力することができる。「テンプレート」の下方に表示されているテンプレート名のリストは、現在テンプレートデータベース７０に登録されているテンプレートのリストであり、ユーザはここに表示されたテンプレート名の中から所望のテンプレートを選択する。
【００２９】
最後に、ユーザが登録ボタンを押下すると、端末コンピュータはこれらの入力した文書を新規登録要求としてサーバコンピュータに送信する。
ここで、送信される新規文書登録要求には、文書管理システムにログインしたユーザのユーザＩＤ、入力したタイトル、本文の内容、作成日、選択したテンプレート名（または、テンプレート番号）のデータが付加される。
【００３０】
文書登録部２０は、端末コンピュータからの新規文書登録要求を受信すると、ユニークな文書番号を取得して、次の情報を取得した文書番号へ関連付けて文書データベース６０へ登録し、変更された文書一覧を端末コンピュータへ返信する。
・ユーザが入力したタイトル、
・ユーザが入力した文書の内容、
・ユーザが選択したテンプレート名に対応するテンプレート番号、
・返信元文書の文書番号（この登録文書は親文書であるから返信文書無しの情報（図２では”−”で表している）、
・文書の作成者（本文書管理システムへログインしているユーザのユーザＩＤ）、
・文書の作成日。
【００３１】
また、ユーザが文書一覧に表示された文書への返信文書を登録する場合には、返信文書を作成する親文書を選択して返信文書登録指示をサーバコンピュータに送信する。
文書登録部２０は、端末コンピュータから返信文書登録指示を受信し、テンプレート適用部４０を起動する。
テンプレート適用部４０は、文書データベース６０を参照して、指定された親文書のテンプレート番号を取り出し、さらに、テンプレートデータベース７０を参照して、この親文書のテンプレート番号に対応するタイトル（属性値）のリストを取り出し、文書登録部２０へ戻す。
次に、文書登録部２０は、この取得したタイトル（属性値）を機能ボタンで表現して図６のような返信文書登録画面を作成し、要求のあった端末コンピュータへ返信する。
【００３２】
図６において、「タイトル」は返信元文書（親文書）のタイトルが表示され、タイトル領域には入力することはできない。「本文」は、返信文書として登録する文書の内容であり、本文入力領域にテキストで自由に入力することができる。本文の入力領域の下方の２つの機能ボタン「賛成」および「反対」は、返信元文書のテンプレート番号が示すテンプレートの属性値を示している。
【００３３】
最後に、ユーザがいずれかの機能ボタン（例では、「賛成」または「反対」）を押下すると、端末コンピュータはこれらの入力したデータを返信文書登録要求としてサーバコンピュータに送信する。
ここで、送信される返信文書登録要求には、文書管理システムにログインしたユーザのユーザＩＤ、押下した機能ボタンに対応した属性値、本文の内容、作成日、返信文書のテンプレート番号のデータが付加される。
【００３４】
文書登録部２０は、端末コンピュータからの返信文書登録要求を受信すると、ユニークな文書番号を取得して、次の情報を取得した文書番号へ関連付けて文書データベース６０へ登録し、変更のあった文書一覧を端末コンピュータへ返信する。
・ユーザが押下したボタンの属性値を「タイトル」のデータ項目に記録する、
・ユーザが入力した文書の内容、
・返信元文書のテンプレート番号、
・返信元文書の文書番号、
・文書の作成者（本文書管理システムへログインしているユーザのユーザＩＤ）、
・文書の作成日。
【００３５】
次に、図７のフローチャートを用いて、実施形態１に係る文書管理システムの文書登録部の処理手順について説明する。
サーバコンピュータは端末コンピュータからの要求を受信する（ステップＳ０１）。
受信した要求が「新規文書登録指示」であれば（ステップＳ０２のＹＥＳ，Ｓ０３のＹＥＳ）、テンプレート選択部３０を起動して、テンプレートデータベース７０に登録されているテンプレート名とテンプレート番号からなるテンプレートリストを取り出し、図５のような新規文書登録画面を作成して、要求のあった端末コンピュータへ返信する（ステップＳ０４）。
【００３６】
また、受信した要求が「返信文書登録指示」であれば（ステップＳ０２のＹＥＳ，Ｓ０３のＮＯ）、テンプレート適用部４０を起動し、文書データベース６０を参照して、指定された親文書のテンプレート番号を取り出し、さらに、テンプレートデータベース７０を参照して、この親文書のテンプレート番号に対応する属性値のリストを取り出し、図６のような返信文書登録画面を作成して、要求のあった端末コンピュータへ返信する（ステップＳ０５）。
【００３７】
一方、受信した要求が「新規文書登録要求」であれば（ステップＳ０２のＮＯ，Ｓ０６のＹＥＳ）、ユニークな文書番号を取得して、この取得した文書番号へ関連付けて、タイトル、文書の内容、テンプレート番号、返信文書無しの情報、文書の作成者および作成日を文書データベース６０へ登録し（ステップＳ０７）、変更のあった文書一覧を端末コンピュータへ返信する（ステップＳ０８）。
【００３８】
また、受信した要求が「返信文書登録要求」であれば（ステップＳ０２のＮＯ，Ｓ０６のＮＯ）、ユニークな文書番号を取得して、この取得した文書番号へ関連付けて、タイトル（ユーザが押下したボタンの属性値）、文書の内容、返信元文書のテンプレート番号、返信元文書の文書番号、作成者、作成日を文書データベース６０へ登録し（ステップＳ０９）、変更のあった文書一覧を端末コンピュータへ返信する（ステップＳ０８）。
【００３９】
以上のように構成することにより、スレッドの最初の文書（親文書）を作成する時にテンプレートを指定し、その後、返信文書のタイトルを指定されたテンプレートの属性値に制限することができるので、会話の内容が発散することがなくなる。また、あとから蓄積された文書集合を閲覧するときにも内容を容易に把握することが可能になる。
【００４０】
＜実施形態２＞
実施形態１では、返信文書（子文書）におけるタイトルを親文書で選択したテンプレートの属性値のいずれかに制限し、この制限によってスレッドの内容をまとめていくようにし、スレッドの内容把握を容易としたものであった。
本実施形態２では、親文書や返信文書（子文書）におけるタイトルは自由に作成できるが、テンプレートの属性として、各文書が持つ特別なプロパティ（例えば、文書の作成意図等）を用いることによって、スレッドの内容のまとまりを図るようにした。本実施形態２の機能構成は実施形態１と同様であるので、以下では相違点について説明する。
【００４１】
本実施形態２で使用するデータベースについて説明する。
文書データベース６０のデータ構造は、文書ごとに、文書に関する属性（文書ごとにユニークに付けられる文書番号、文書のタイトル（テキスト情報）、この文書の書かれた意図、テンプレート番号、返信元の文書番号、作成者、作成日等）および文書の内容（テキスト情報）等のデータ項目からなっている（図８参照）。
このプロパティ番号は、同じスレッドに属する文書はすべて同じプロパティ番号を有するようになっている。
【００４２】
図８において、文書番号＝１の文書は、返信元文書がない（図中”−”で示している）ので、スレッドの最上位にある投稿文書である。また、文書番号＝２および３の文書は、返信元の文書番号＝１であるから、文書番号＝１を親文書とする返信文書（子文書）であることを示している。
また、図８において、各文書にはタイトルが付されており、その代わりテンプレート２における属性「討論」の属性値のリスト、意図１「質問」、意図２「提案」あるいは意図３「要求」のいずれかが格納されている。本実施形態２では、この属性（文書作成意図）によってスレッドの内容のまとまりを図るようにした。
【００４３】
テンプレートデータベース７０のデータ構造は、テンプレートごとに、テンプレートを識別するユニークなテンプレート番号、テンプレートの意味を簡単に説明するテキスト情報であるテンプレート名（属性ともいう）、属性がとることが可能な属性値のリスト（意図１，意図２，．．．）等のデータ項目からなっている（図９参照）。
ここで、属性とは、各文書が持つ特別なプロパティのことを言い、例えば、文書が作成された意図のようなものである。また、このテンプレートは、テンプレート名で示された属性が取りうる属性値を規制するためのものであり、一定の属性に対してユーザが勝手に属性値を変更できないようにしたものである。
【００４４】
文書提示部１０の機能は、実施形態１と同様であるが、文書一覧を行うときに文書のタイトルを含ませて文書の内容の概要が分かるようにできるとともに、タイトルの前にテンプレートに指定された属性値（意図の値）を表示させるようにしたことで、文書の属性を限定することができる（図１０参照）。
文書一覧の表示（図１０）は、実施形態１のツリー構造表示と同様であるが（図４参照）、表示項目の順番が文書番号の次に属性値、タイトル、作成者、作成日の順となっている点が相違している。
【００４５】
文書の新規登録については、実施形態１とほぼ同様な機能であるが、次の点で相違している。
まず、端末コンピュータから受信した新規文書登録指示に応じて、図１１のような新規文書登録画面が表示され、必要事項を入力してサーバコンピュータへ新規文書登録要求を送信する。文書登録部２０は、この新規文書登録要求に応じて、テンプレートデータベース７０を参照して、指定されたテンプレート名（またはテンプレート番号）の属性値を取り出し、この属性値を選択させる画面を端末コンピュータに送信して、ユーザに属性値を選択させる。
【００４６】
文書登録部２０は、端末コンピュータから属性値の選択を受信すると、先の新規文書登録要求と合わせて、ユニークな文書番号を取得して、次の情報を取得した文書番号へ関連付けて文書データベース６０へ登録し、変更された文書一覧を端末コンピュータへ返信する。
・ユーザが入力したタイトル、
・ユーザが選択した属性値、
・ユーザが入力した文書の内容、
・ユーザが選択したテンプレート名に対応するテンプレート番号、
・返信元文書の文書番号（この登録文書は親文書であるから返信文書無しの情報（図２では”−”で表している）、
・文書の作成者（本文書管理システムへログインしているユーザのユーザＩＤ）、
・文書の作成日。
【００４７】
また、返信文書を登録する場合には、実施形態１と同様であるが、タイトルを自由にテキストとして入力することができ、そのタイトルを文書データベース６０に蓄積できる点が相違している（図１２参照）。
【００４８】
次に、図１３のフローチャートを用いて、実施形態２に係る文書管理システムの文書登録部の処理手順について説明する。
サーバコンピュータは端末コンピュータからの要求を受信する（ステップＳ１１）。
受信した要求が「新規文書登録指示」であれば（ステップＳ１２のＹＥＳ，Ｓ１３のＹＥＳ）、テンプレート選択部３０を起動して、テンプレートデータベース７０に登録されているテンプレート名とテンプレート番号からなるテンプレートリストを取り出し、図１１のような新規文書登録画面を作成して、要求のあった端末コンピュータへ返信する（ステップＳ１４）。
【００４９】
また、受信した要求が「返信文書登録指示」であれば（ステップＳ１２のＹＥＳ，Ｓ１３のＮＯ）、テンプレート適用部４０を起動し、文書データベース６０を参照して、指定された親文書のテンプレート番号を取り出し、さらに、テンプレートデータベース７０を参照して、この親文書のテンプレート番号に対応する属性値（意図）のリストを取り出し、図１２のような返信文書登録画面を作成して、要求のあった端末コンピュータへ返信する（ステップＳ１５）。
【００５０】
一方、受信した要求が「新規文書登録要求」であれば（ステップＳ１２のＮＯ，Ｓ１６のＹＥＳ）、テンプレート適用部４０を起動し、テンプレートデータベース７０を参照して、新規文書登録要求に付されていたテンプレート番号に対応する属性値（意図）のリストを取り出し、この属性値（意図）のリストを端末コンピュータに送って所望の属性値を選択させる（ステップＳ１７）。
端末コンピュータから属性値を受信すると、ユニークな文書番号を取得して、この取得した文書番号へ関連付けて、タイトル、選択された属性値、文書の内容、テンプレート番号、返信文書無しの情報、文書の作成者および作成日を文書データベース６０へ登録し（ステップＳ１８）、変更のあった文書一覧を端末コンピュータへ返信する（ステップＳ１９）。
【００５１】
また、受信した要求が「返信文書登録要求」であれば（ステップＳ１２のＮＯ，Ｓ１６のＮＯ）、ユニークな文書番号を取得して、この取得した文書番号へ関連付けて、タイトル、ユーザが押下したボタンに対応した属性値、文書の内容、返信元文書のテンプレート番号、返信元文書の文書番号、作成者、作成日を文書データベース６０へ登録し（ステップＳ２０）、変更のあった文書一覧を端末コンピュータへ返信する（ステップＳ１９）。
【００５２】
以上のような構成により、実施形態１のように返信文書ではタイトルを指定することができなかったが、本実施形態２おいては、文書管理システムが管理すべき情報量は増えるが、文書が持つ特別なプロパティに対して、制限した範囲内で文書登録を実施するため、会話が発散することも少なく、また、後から内容を把握することが容易である。
【００５３】
＜実施形態３＞
図１４は、本発明の実施形態３に係る文書管理システムの機能構成を示すブロック図であり、同図において、文書管理システムは、文書提示部１０、文書登録部２０、テンプレート選択部３０、テンプレート適用部４０、カテゴリ選択部５０、文書データベース６０、テンプレートデータベース７０、カテゴリデータベース８０を含んで構成されている。
実施形態１と同様な機能をもつものには同じ符号を付してあり、その相違点についてのみ説明する。
【００５４】
まず、本実施形態３において使用するデータベースについて説明する。
文書データベース６０のデータ構造は、文書ごとに、文書に関する属性（文書ごとにユニークに付けられる文書番号、文書のタイトル（テキスト情報）、この文書の分類（カテゴリまたはこのカテゴリの下位カテゴリ）、作成者、作成日等）および文書の内容（テキスト情報）等のデータ項目からなっている（図１５参照）。ここで、あるカテゴリの下位（サブ）カテゴリは、カテゴリ間の区切りを”／”で表し、例えば、ＡＡ／ＢＢ  や  ＡＡ／ＣＣ  等と表される。
【００５５】
図１５において、文書番号＝１の文書は、カテゴリに下位カテゴリを含まないため、カテゴリ「ＡＡ」の最上位にある文書であることが分かる。また、文書番号＝２や３の文書は、トップのカテゴリは「ＡＡ」と一緒であるため、文書番号＝１を親文書とする子文書であり、下位カテゴリはそれぞれ「ＢＢ」と「ＣＣ」と異なっている。
【００５６】
テンプレートデータベース７０のデータ構造は、テンプレートごとに、テンプレートを識別するユニークなテンプレート番号、テンプレートの意味を簡単に説明するテキスト情報であるテンプレート名、カテゴリデータベース８０に展開されるべき下位カテゴリのリスト等のデータ項目からなっている（図１６参照）。
ここで下位カテゴリのリストでは、トップのカテゴリを表す文字列を削除した文字列である。また、このテンプレートは、一定のカテゴリに対してユーザが勝手にサブカテゴリを変更できないようにしたものである。
【００５７】
カテゴリデータベース８０は、本実施形態３の文書管理システム内で使用されるすべてのカテゴリおよびそのカテゴリを展開したすべての下位カテゴリ（以下、展開カテゴリという）を記憶する（図１７参照）。さらに、特別なデータ項目として「（新規）」があり、新規の場合には、新しいカテゴリ名の設定と、テンプレートデータベース７０に記録されている展開可能な下位カテゴリを示すテンプレート番号を選択する。
【００５８】
次に、新規文書の登録について説明する。
ユーザが文書を新規に登録する場合には、文書登録指示をサーバコンピュータに送信する。
文書登録部２０は、端末コンピュータから文書登録指示を受信し、カテゴリデータベース８０に登録されているカテゴリおよび展開カテゴリを取り出し、図１８に示したような文書登録画面を作成して、要求のあった端末コンピュータへ返信する。
【００５９】
図１８において、「タイトル」は登録する文書のタイトルであり、タイトル入力領域にテキストで自由に入力することができる。「本文」は、登録する文書の内容であり、本文入力領域にテキストで自由に入力することができる。「カテゴリ」の下方に表示されているカテゴリおよび展開カテゴリのリストは、現在カテゴリデータベース８０に登録されているものであり、ユーザはここに表示されたカテゴリあるいは展開カテゴリの中から１つを選択する。
また、カテゴリのうち「新規」の場合には、カテゴリ名入力領域にカテゴリ名を入力する。
【００６０】
最後に、ユーザが登録ボタンを押下すると、端末コンピュータはこれらの入力したデータを登録要求としてサーバコンピュータに送信する。
ここで、送信される文書登録要求には、文書管理システムにログインしたユーザのユーザＩＤ、入力したタイトル、本文の内容、作成日、選択したカテゴリのデータが付加される。
【００６１】
文書登録部２０は、端末コンピュータからの文書登録要求を受信すると、ユニークな文書番号を取得して、次の情報を取得した文書番号へ関連付けて文書データベース６０へ登録する。
・ユーザが入力したタイトル、
・ユーザが入力した文書の内容、
・ユーザが選択したカテゴリ（または展開カテゴリ）あるいは新規に入力したカテゴリ名、
・文書の作成者（本文書管理システムへログインしているユーザのユーザＩＤ）、
・文書の作成日。
【００６２】
次に、文書登録部２０は、カテゴリ選択部５０を起動して、ユーザが指定した新規なカテゴリの展開形をカテゴリデータベース８０へ記憶させ、変更された文書一覧を端末コンピュータへ返信する。
【００６３】
カテゴリ選択部５０は、文書登録要求に付加されたカテゴリが「新規」または既存のカゴリの選択であるかどうかを調べ、既存のカテゴリが選択された場合には処理を文書登録部２０へ戻し、処理を終了する。
しかし、登録要求で「新規」のカテゴリを選択した場合、テンプレート選択部３０を起動し、テンプレートデータベース７０に記憶されたテンプレート名（またはテンプレート番号）を取り出し、このテンプレート名のリストからテンプレート名を選択させる画面を端末コンピュータに送信して、ユーザにテンプレート名を選択させる。
【００６４】
次に、カテゴリ選択部５０は、テンプレート適用部４０を起動する。
テンプレート適用部４０は、テンプレートデータベース７０を参照して、選択したテンプレート名に対する下位カテゴリのリストを取得し、入力された新規のカテゴリ名を親カテゴリとして、親カテゴリと取得した下位カテゴリとを合わせて展開カテゴリを生成する。例えば、入力した親カテゴリ名を「ＫＫ」とし、テンプレートとして図１６の「障害管理」が選択されたときには、展開カテゴリは、
ＫＫ／ＤＤ、
ＫＫ／ＥＥ／ＦＦ、
ＫＫ／ＥＥ／ＧＧ
となる。
【００６５】
さらに、カテゴリ選択部５０は、新規に入力されたカテゴリ名と、展開カテゴリとをカテゴリデータベース８０に追加登録する。
【００６６】
次に、図１９のフローチャートを用いて、実施形態３に係る文書管理システムの文書登録部の処理手順について説明する。
サーバコンピュータは端末コンピュータからの要求を受信する（ステップＳ３１）。
受信した要求が「文書登録指示」であれば（ステップＳ３２のＹＥＳ）、カテゴリデータベース８０に登録されているカテゴリ名のリストを取り出し、図１８のような文書登録画面を作成して、要求のあった端末コンピュータへ返信する（ステップＳ３３）。
【００６７】
一方、受信した要求が「文書登録要求」であれば（ステップＳ３２のＮＯ）、ユニークな文書番号を取得して、この取得した文書番号へ関連付けて、タイトル、文書の内容、カテゴリ（新規に入力されたカテゴリ名または既存の選択された展開カテゴリ）、文書の作成者および作成日を文書データベース６０へ登録する（ステップＳ３４）。
【００６８】
次に、文書登録要求に既存のカテゴリが選択され付加されている場合には（ステップＳ３５のＮＯ）、ステップＳ３８へ進む。
一方、文書登録要求に「新規」のカテゴリが選択され付加されている場合（ステップＳ３５のＹＥＳ）、テンプレートデータベース７０に記憶されたテンプレート名（またはテンプレート番号）を取り出し、このテンプレート名のリストからテンプレート名を選択させる画面を端末コンピュータに送信して、ユーザにテンプレート名を選択させる（ステップＳ３６）。
【００６９】
次に、テンプレートデータベース７０を参照して、選択されたテンプレート名に対する下位カテゴリのリストを取得し、入力された新規のカテゴリ名を親カテゴリとして、親カテゴリと取得した下位カテゴリとを合わせて展開カテゴリを生成し、新規に入力されたカテゴリ名と展開カテゴリとをカテゴリデータベース８０に追加登録する（ステップＳ３７）。
最後に、変更のあった文書一覧を端末コンピュータへ返信する（ステップＳ３８）。
【００７０】
以上のような構成により、新しいカテゴリを設定すると、その下位カテゴリとして適切なものを提示し選択することが可能になるため、電子掲示板等でカテゴリ構成を作成することが容易になる。さらに、これらの下位カテゴリがガイドとなり、異なる電子掲示板間においても統制のとれたカテゴリを使用することが可能になる。
【００７１】
＜実施の形態４＞
本発明は、上述した実施形態のみに限定されたものではない。上述した実施形態を構成する各機能をそれぞれプログラム化し、あらかじめＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、コンピュータに搭載したＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置にこのＣＤ−ＲＯＭ等を装着して、これらのプログラムをコンピュータのメモリあるいは記憶装置に格納し、それを実行することによって、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムおよびそのプログラムを記録した記録媒体も本発明を構成することになる。
【００７２】
なお、プログラムを格納する記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）等のいずれであってもよい。
【００７３】
また、ロードしたプログラムを実行することにより上述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステムあるいは他のアプリケーションプログラム等と共同して処理することによって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００７４】
市場に流通させる場合には、可搬型の記録媒体にプログラムを格納して流通させたり、インターネット等のネットワークを介して接続されたサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを通じて他のコンピュータに転送することができる。この場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。
なお、コンピュータでは、可搬型の記録媒体上のプログラム、または転送されてくるプログラムを、コンピュータに接続した記録媒体にインストールし、そのインストールされたプログラムを実行することによって上述した実施形態の機能が実現される。
【００７５】
また、上述のコンピュータは、単一のコンピュータに適用することが可能であるが、複数のコンピュータ・ネットワークに適用することも可能であり、コンピュータで利用されるプログラムが他のコンピュータに記録され、リモートコンピュータとして分散的に処理または実行するようにしてもよい。この場合、コンピュータ間の通信にはインターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮ等を用いることができる。
【図面の簡単な説明】
【００７６】
【図１】実施形態１に係る文書管理システムの機能構成を示すブロック図である。
【図２】実施形態１に係る文書データベースのデータ構造例である。
【図３】実施形態１に係るテンプレートデータベースのデータ構造例である。
【図４】実施形態１に係る文書一覧画面例である。
【図５】実施形態１に係る新規文書登録画面例である。
【図６】実施形態１に係る返信文書登録画面例である。
【図７】実施形態１に係る文書登録部の処理手順を示すフローチャートである。
【図８】実施形態２に係る文書データベースのデータ構造例である。
【図９】実施形態２に係るテンプレートデータベースのデータ構造例である。
【図１０】実施形態２に係る文書一覧画面例である。
【図１１】実施形態２に係る新規文書登録画面例である。
【図１２】実施形態２に係る返信文書登録画面例である。
【図１３】実施形態２に係る文書登録部の処理手順を示すフローチャートである。
【図１４】実施形態３に係る文書管理システムの機能構成を示すブロック図である。
【図１５】実施形態３に係る文書データベースのデータ構造例である。
【図１６】実施形態３に係るテンプレートデータベースのデータ構造例である。
【図１７】実施形態３に係るカテゴリデータベースのデータ構造例である。
【図１８】実施形態３に係る文書登録画面例である。
【図１９】実施形態３に係る文書登録部の処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００７７】
１０…文書提示部、２０…文書登録部、３０…テンプレート選択部、４０…テンプレート適用部、５０…カテゴリ選択部、６０…文書データベース、７０…テンプレートデータベース、８０…カテゴリデータベース。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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