(57)【要約】【課題】  従来以上に多様な電子ファイルの分類、整理を可能とした電子ファイル保存システムを提供する。【解決手段】  本発明は、電子ファイルを複数のフォルダのいずれかに格納する電子ファイル保存システムに関する。そして、全て又は一部のフォルダのそれぞれに対し、条件部と処理内容とでなる１又は複数の処理ルールを関連して記憶させている処理ルール記憶手段と、入力された電子ファイルの格納先フォルダについて処理ルールが記憶されているときに、入力された電子ファイルの属性が、条件部の記述条件に合致している処理ルールがあるか否かを判定する合致処理ルール検索手段と、入力された電子ファイルの属性が、条件部の記述条件に合致している処理ルールの処理内容の記述に従って、入力された電子ファイルを処理する自動処理手段とを有することを特徴とする。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイルを複数のフォルダのいずれかに格納する電子ファイル保存システムにおいて、
全て又は一部の上記フォルダのそれぞれに対し、条件部と処理内容とでなる１又は複数の処理ルールを関連して記憶させている処理ルール記憶手段と、
入力された電子ファイルの格納先フォルダについて上記処理ルールが記憶されているときに、入力された電子ファイルの属性が、条件部の記述条件に合致している上記処理ルールがあるか否かを判定する合致処理ルール検索手段と、
入力された電子ファイルの属性が、条件部の記述条件に合致している上記処理ルールの処理内容の記述に従って、入力された電子ファイルを処理する自動処理手段と
を有することを特徴とする電子ファイル保存システム。
【請求項２】
操作入力部を有し、入力操作された処理ルールを取り込んで上記処理ルール記憶手段に記憶させる処理ルール登録手段を有することを特徴とした請求項１に記載の電子ファイル保存システム。
【請求項３】
上記自動処理手段による格納先フォルダへの入力された電子ファイルの処理が他のフォルダへの入力を伴う移動又はコピー処理であり、上記他のフォルダについて記憶されている処理ルールが、上記格納先フォルダへの入力を伴う移動又はコピー処理である場合に、無限ループ処理を回避させる無限ループ処理回避手段を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の電子ファイル保存システム。
【請求項４】
上記無限ループ処理回避手段は、上記格納先フォルダと上記他のフォルダとのうち、フォルダの階層構造で上位側に位置するフォルダの上記処理ルールを優先させるものであることを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の電子ファイル保存システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子ファイル保存システムに関し、例えば、階層化されたフォルダを有する電子ファイル記憶装置やシステムに適用し得るものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子文書などの電子ファイルが、オフィスや家庭で急速に普及しており、そのため、電子ファイルを分類して保存する必要性が高くなっている。ここで、分類、保存をユーザの手作業に委ねているのでは作業性が悪く、そのため、電子ファイルなどを自動的に分類して保存する技術が既に提案されている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、電子文書が持つ文字属性や画像属性を分析し、分類を定めて、その文書階層（フォルダ）に電子文書を格納する技術が記載されている。また例えば、特許文献２には、紙文書に分類用のコードやスクプリトの画像をも書き込んでおき、その紙文書を撮像して得た電子ファイルを、読み取られた分類用のコードやスクリプトに応じたフォルダに記憶させる技術が記載されている。
【特許文献１】特開２０００−１１２９９３号公報
【特許文献２】特開２００３−２７１６９２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、上述した従来技術は、どのフォルダに保存するかを決定するものであり、決定されたフォルダが同じ電子ファイルは同じ処理がなされるものであった。仮に、「フォルダＡに保存したものは、フォルダＢにコピーする」というフォルダスクリプトを、フォルダＡに関連して定めていた場合、フォルダＡに保存される電子ファイルは区別なく、フォルダＢにコピーされるものであった。
【０００５】
しかしながら、同一のフォルダに係る電子ファイルであっても、異なる操作を行うことが求められることもあり得る。
【０００６】
そのため、従来以上に多様な電子ファイルの分類、保存を可能にできる電子ファイル保存システムが望まれていた。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
かかる課題を解決するため、本発明は、電子ファイルを複数のフォルダのいずれかに格納する電子ファイル保存システムにおいて、（１）全て又は一部の上記フォルダのそれぞれに対し、条件部と処理内容とでなる１又は複数の処理ルールを関連して記憶させている処理ルール記憶手段と、（２）入力された電子ファイルの格納先フォルダについて上記処理ルールが記憶されているときに、入力された電子ファイルの属性が、条件部の記述条件に合致している上記処理ルールがあるか否かを判定する合致処理ルール検索手段と、（３）入力された電子ファイルの属性が、条件部の記述条件に合致している上記処理ルールの処理内容の記述に従って、入力された電子ファイルを処理する自動処理手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の電子ファイル保存システムによれば、少なくとも一部のフォルダについては、条件部と処理内容とでなる１又は複数の処理ルールを関連して記憶させておき、そのフォルダへの電子ファイルの属性が、処理ルールの条件部の記述条件に合致しているときには、処理ルールに記述されている処理内容の処理を実行するようにしたので、同一のフォルダへの電子ファイルであっても、合致する処理ルールの相違や、合致する処理ルールの存在、不存在などによって、処理が代わり、従来以上に、多様な電子ファイルの分類、整理を行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
（Ａ）実施形態
以下、本発明による電子ファイル保存システムの一実施形態を、図面を参照しながら説明する。ここで、図１が、この実施形態の電子ファイル保存システムの構成を示すブロック図である。
【００１０】
図１において、電子ファイル保存システム１は、ＬＡＮ２を介して接続されている、電子ファイル記憶装置３、マルチファンクションプロセッサ（複合文書処理装置；以下、ＭＦＰと略す）４、パソコン５、Ｗｅｂサーバ６及びゲートウェイ装置７等を有し、ＬＡＮ２はゲートウェイ装置７を介して他のネットワーク（例えばＩＰ網）８に接続し得るようになっている。
【００１１】
電子ファイル記憶装置３は、ＭＦＰ４、パソコン５、Ｗｅｂサーバ６、ゲートウェイ装置７（この場合の送信元は他のネットワーク８）などから与えられた電子ファイル（画像ファイル、音声ファイル、テキストファイルなどの種類は問わない）を記憶したり、ＭＦＰ４、パソコン５、Ｗｅｂサーバ６、ゲートウェイ装置７（この場合の要求元は他のネットワーク８）などから要求された記憶している電子ファイルを読み出して要求元などに与えたりするものである。電子ファイル記憶装置３は、図２に示すような詳細構成を有する。
【００１２】
図２において、電子ファイル記憶装置３は、ＣＰＵ１０、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、通信インタフェース部（ＬＡＮインタフェース部）１３、記憶装置インタフェース部１４及び大容量記憶装置（例えばＨＤＤ）１５を有する。ＣＰＵ１０、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、通信インタフェース部１３及び記憶装置インタフェース部１４はシステムバス１６を介して接続されており、また、記憶装置インタフェース部１４には大容量記憶装置１５が接続されている。通信インタフェース部１３はＬＡＮ２とのインタフェースを行うものである。なお、図２においては、キーボードなどの入力部やディスプレイなどの出力部を備えない電子ファイル記憶装置３を示したが、入力部や出力部を有する電子ファイル記憶装置であっても良い。
【００１３】
ＣＰＵ１０は、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、大容量記憶装置１５等に分散して格納されている、ファイル管理プログラムを実行し、通信インタフェース部１３を介して到来した電子ファイルを大容量記憶装置１５に格納させたり、通信インタフェース部１３を介して外部から要求された電子ファイルを大容量記憶装置１５から読み出して通信インタフェース部１３から外部に送信させたりするものである。ここで、電子ファイルは、属性として、例えば、ファイル名、ファイルサイズ、ファイル作成日、ファイル更新日、ファイル作成者（ユーザ名やマシン名）、ファイルの拡張子などを有するものである。
【００１４】
この実施形態の場合、各電子ファイルは、階層化されたフォルダＲＦ、Ｆ１−１〜Ｆ１−Ｎ、Ｆ１１−１〜Ｆ１１−Ｍ、…によって管理されるようになされている（ここでの「フォルダ」は「ディレクトリ」と同義語である）。なお、フォルダとして、他の装置（マルチファンクションプリンタ４、パソコン５、Ｗｅｂサーバ６など）を規定するものがあっても良く、また、電子ファイル記憶装置３が、例えば、大容量記憶装置１５の他に、３．５インチフレキシブルディスクドライブなどのハードウェアを有する場合に、フォルダとして、そのようなハードウェアを規定するものがあっても良い。但し、以下の説明においては、他の装置やハードウェアがフォルダ概念に含まれないとして説明を行う。
【００１５】
全て又は一部のフォルダには、そのフォルダへ入力された電子ファイルの処理ルールＲＬも記述されている。一つのファルダに対する処理ルールＲＬは、１つに限定されず、２以上あっても良い。処理ルールＲＬは、図４に示すように、条件部ＲＬ１と処理内容部ＲＬ２とでなる。
【００１６】
条件部ＲＬ１には、当該処理ルールＲＬが適用される条件が記述されている。この実施形態の場合、条件は、電子ファイルの属性に関して記述されている。条件の例を数例挙げると、以下の通りである。（１）ファイル名に指定した文字列が含まれている電子ファイルを条件に合致すると判断する。（２）ファイルの作成日時が指定した範囲の電子ファイルを条件に合致すると判断する。（３）ファイルの作成者が指定した作成者である電子ファイルを条件に合致すると判断する。（４）ファイルサイズが指定した範囲の電子ファイルを条件に合致すると判断する。（５）ファイルの拡張子が指定したものである電子ファイルを条件に合致すると判断する。（６）ファイルの作成日時が指定した範囲の電子ファイルを条件に合致すると判断する。以上では、条件に係るファイル属性が１個の場合を示したが、２個以上のファイル属性によって条件を既定するようにしても良い。例えば、ファイル名に指定した文字列が含まれ、かつ、ファイルの作成日時が指定した範囲の電子ファイルを条件に合致すると判断する。
【００１７】
処理内容部ＲＬ２は、条件部ＲＬ１の条件に合致した電子ファイルをどのように処理するかを記述している。なお、条件に合致しない電子ファイルは、当該フォルダに格納される。処理内容の例を数例挙げると、以下の通りである。（１）電子ファイルを指定されたフォルダに移動する。（２）電子ファイルを指定されたフォルダにコピーする。（３）電子ファイルを指定先に送付する。ここでの送付先は、ＭＦＰ４や、他の電子ファイル記憶装置や、メールアドレスで規定される情報処理装置等である。（４）電子ファイルを指定されたフォーマットに変換して格納する。（５）電子ファイルに検索用情報を付加する。（６）電子ファイルにＯＣＲ（文字認識）をかけて指定フォーマットに変換して格納する。
【００１８】
フォルダの階層構造や処理ルールなどは、例えば、システム管理者だけが設定したり編集したりすることができる。電子ファイル記憶装置３が入力部や出力部を有するものである場合には、システム管理者は、その入力部や出力部を用いて、設定、編集操作を行い、電子ファイル記憶装置３は、該当するプログラムがその操作に応じた設定、編集処理を実行する。また、電子ファイル記憶装置３が入力部や出力部を備えないものである場合には、システム管理者は、パソコン５に対して、フォルダの階層構造や処理ルールなどの設定、編集操作を行い、電子ファイル記憶装置３及びパソコン５の該当するプログラムがその操作に応じた設定、編集処理を協働して実行する。
【００１９】
フォルダの階層構造の設定、編集動作は、従来のものと同様であるので、その説明は省略する。
【００２０】
以下、処理ルールの設定動作を、図５のフローチャートを参照しながら説明する。なお、処理ルールの設定動作が電子ファイル記憶装置３及びパソコン５の協働作業の場合には、図５に示す処理も、電子ファイル記憶装置３及びパソコン５が協働して行う。以下では、このような協働作業の場合として動作を説明する。
【００２１】
例えば、フォルダの階層構造の設定、編集動作が終了したときに、パソコン５のディスプレイ上に、新規設定されたフォルダ、追加されたフォルダ、変更されたフォルダ、追加、変更されたフォルダにツリー状接続されたフォルダ等について、処理ルールの設定などを行うか否かを問うメッセージを表示させ、処理ルールの設定がキーボードを介してシステム管理者から指示されたときに、電子ファイル記憶装置３及びパソコン５は、図５に示す処理を開始する。なお、フォルダの階層構造の設定、編集動作と無関係に、システム管理者からの指示によって図５に示す処理を開始するようにしても良く、この場合には、図５の処理を開始する前又は図５の処理の終了後に、設定された処理ルールが適用されるフォルダの指定動作が実行される。
【００２２】
図５に示す処理を開始すると、条件を規定するファイル属性を選択させる画面をディスプレイに表示させてファイル属性を選択させる（Ｓ１００）。例えば、ファイル名、ファイルサイズ、ファイル作成日、ファイル更新日、ファイル作成者（ユーザ名やマシン名）、ファイルの拡張子から選択させる。ここで、条件に係るファイル属性を２以上許容している場合であると、２以上選択させるようにしても良く、また、それらの関係（ＯＲかＡＮＤか）を指定させるようにしても良い。
【００２３】
その後、選択されたファイル属性について、条件内容を入力させるための入力フィールドを含む画面をディスプレイに表示させ、入力された条件内容を取り込む（Ｓ１０１）。例えば、ファイル属性としてファイル名が選択された場合であれば、条件合致のファイル名に含まれている文字列を入力させる入力フィールドを表示させてシステム管理者が所望する文字列を入力させる。また例えば、ファイル属性として、ファイルの作成日時が選択された場合であれば、条件合致と判定する作成日時の範囲を入力させる。
【００２４】
なお、図５のフローチャートは、ファイル属性、条件内容の順に指定情報を取り込むものであるが、ファイル属性の選択と条件内容の入力とを同時に可能な画面をディスプレイに表示させて、ファイル属性の選択と条件内容の入力内容とを同時に取り込むものであっても良い。
【００２５】
その後、処理内容の種別を選択させる画面をディスプレイに表示させて処理内容の種別を選択させる（Ｓ１０２）。処理内容の種別は、例えば、「移動」、「コピー」、「指定先への送付」、「フォーマット変換」、「検索用情報の付加」、「文字認識」などである。
【００２６】
次に、選択された処理内容の種別に応じた補助情報を取り込むための画面をディスプレイに表示させてその補助情報を取り込む（Ｓ１０３）。例えば、「移動」の場合であれば、移動先のフォルダ（フォルダ名）を取り込む。また例えば、「検索用情報の付加」の場合であれば、検索用情報そのものを取り込む。例えば、「文字認識」した後の電子ファイルの形式が１種類のような場合には（形式の指定が不要な場合であれば）、「文字認識」が選択された場合の補助情報の取込ステップ（Ｓ１０３）を省略することができる。
【００２７】
なお、図５のフローチャートは、処理内容の種別、補助情報の順に指定内容を取り込むものであるが、処理内容の種別の選択と補助情報の入力とを同時に可能な画面をディスプレイに表示させて、処理内容の種別の選択と補助情報の入力内容とを同時に取り込むものであっても良い。
【００２８】
その後、他の処理ルールを設定するか否かのメッセージを表示させて、他の処理ルールを設定するか否かをシステム管理者に確認し（Ｓ１０４）、設定する場合であれば、上述したステップＳ１００に戻り、設定しない場合であれば、設定された処理ルールを、該当するフォルダに関連付けて格納し（Ｓ１０５）、一連の設定処理を終了する。
【００２９】
処理ルールの変更、削除などの動作については、各種データの変更、削除動作と同様であるので、また、変更動作は設定動作に準じているので、その説明は省略する。
【００３０】
次に、電子ファイル記憶装置３による電子ファイルの格納動作を、図６のフローチャートを参照しながら説明する。
【００３１】
電子ファイル記憶装置３（のＣＰＵ１０）は、例えば、所定周期毎に図６に示す処理を開始し、例えば、ＲＡＭ１２上に設定されている格納待ちバッファに格納待ちの電子ファイルが存在するか否かを判別する（Ｓ２００）。格納待ちの電子ファイルが存在しなければ、直ちに、図６に示す一連の処理を終了する。
【００３２】
格納待ちの電子ファイルが存在すると、その先頭の電子ファイルは、該当するフォルダに格納される（Ｓ２０１）。
【００３３】
その後、電子ファイル記憶装置３（のＣＰＵ１０）は、そのフォルダに係る処理ルールのうちに、格納した電子ファイルが合致する処理ルールがあるか否かを判別する（Ｓ２０２）。合致する処理ルールがない場合には、後述するステップＳ２０５に移行する。
【００３４】
これに対して、合致する処理ルールがある場合には、無限ループになっていないことを確認した後（Ｓ２０３）、その処理ルールで規定されている処理内容の処理を実行する（Ｓ２０４）。
【００３５】
例えば、フォルダＡについて、フォルダＢへの移動という処理ルールが設定されており、フォルダＢについて、フォルダＡへの移動という処理ルールが設定されており、ある電子ファイルがこれらの両処理ルールを充足するときには、処理が無限ループに入ってしまう。この無限ループ処理を時間で管理して終了させることもできるが、上位側のフォルダの処理ルールを優先させて、下位ループが移動先となって終了させるべく、上述したステップＳ２０３を設けている。
【００３６】
格納した電子ファイルに関して合致する処理ルールがない場合や、合致する処理ルールの処理内容を実行したときには、格納待ちバッファに格納待ちの電子ファイルが残っているか否かを判別し（Ｓ２０５）、残っていれば、上述したステップＳ２０１に戻り、残っていなければ、図６に示す一連の処理を終了する。
【００３７】
例えば、「Ｃａｐｔｕｒｅ」というフォルダに対して、以下の２個の処理ルールＲＬ１及びＲＬ２が設定されているとする。
【００３８】
処理ルールＲＬ１；ファイル名にＢｕｄｇｅｔを含むファイルは「予算」フォルダに移動する。
【００３９】
処理ルールＲＬ２；ファイル名にＷｅｅｋｌｙＲｅｐｏｒｔを含むファイルは「週報」フォルダにコピーする。
【００４０】
このような状況において、「Ｃａｐｔｕｒｅ」フォルダへの、ファイル名が「Ｂｕｄｇｅｔ０４Ｂ」という電子ファイルは自動的に「予算」フォルダに移動される。また、「Ｃａｐｔｕｒｅ」フォルダへの、ファイル名が「ＷｅｅｋｌｙＲｅｐｏｒｔ０４０９」という電子ファイルは自動的に週報フォルダにコピーされる。一方、「Ｃａｐｔｕｒｅ」フォルダへの、ファイル名が「Ａｇｅｎｄａ０４０９」というファイルは、なにも処理されずにそのまま「Ｃａｐｔｕｒｅ」フォルダに格納される。
【００４１】
上記実施形態の電子ファイル保存システム１によれば、ユーザ等が電子ファイルを電子ファイル記憶装置に登録する際、どこに保存するかを詳細に判断しなくても、所定のフォルダに入れるだけで、後は自動的に、決まった手続に従って電子ファイルが分類、整理、処理されることになる。
【００４２】
ここで、同一のフォルダへの電子ファイルであっても、処理ルールを適用することにより、分類、整理を異なるようにすることができる。
【００４３】
（Ｂ）他の実施形態
上記実施形態の説明においても、種々変形実施形態に言及したが、さらに、以下の例示するような変形実施形態を挙げることができる。
【００４４】
上記実施形態は、フォルダがツリー状の階層構造になっているものを示したが、フォルダ間に階層構造が存在しない場合であっても本発明を適用することができる。
【００４５】
また、受信バッファや受信ボックスに相当するフォルダを設け、このフォルダに対する処理ルールを多数設けることにより、他種類の分類を可能とするようにしても良い。
【００４６】
本発明でのフォルダは、同一の装置に設けられている必要はなく、異なる装置に分散して設けられているものであっても良い。すなわち、本発明は電子ファイル保存システムは、１個の装置で構成されたものでも、複数の装置で構成されたものであっても良い。後者の場合において、全て又は一部の装置は、主たる機能が電子ファイルの格納機能以外であっても良い。
【００４７】
上記実施形態では、一つの条件に対して処理内容が一つのものを示したが、一つの条件に対して複数の処理内容が存在する処理ルールであっても良い。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】実施形態の電子ファイル保存システムの構成を示すブロック図である。
【図２】実施形態の電子ファイル記憶装置の詳細構成を示すブロック図である。
【図３】実施形態のフォルダの階層構造の説明図である。
【図４】実施形態の処理ルールの説明図である。
【図５】実施形態の処理ルールの設定動作を示すフローチャートである。
【図６】実施形態の電子ファイルの格納動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４９】
１…電子ファイル保存システム、２…ＬＡＮ、３…電子ファイル記憶装置、４…マルチファンクションプリンタ、５…パソコン、６…Ｗｅｂサーバ、７…ゲートウェイ装置、１０…ＣＰＵ、１１…ＲＯＭ、１２…ＲＡＭ、１３…通信インタフェース部、１４…記憶装置インタフェース部、１５…大容量記憶装置。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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