(57)【要約】【課題】  作成されるバインダ文書のアクセス権設定と、複数の元文書のそれぞれのアクセス権との組み合わせからユーザが所望の組み合わせを選択可能とし、新しく作成されるバインダ文書のアクセス権の設定に関する煩わしい作業を簡略化することができ、更には、同じ文書内容にも関わらず元々アクセス制限されていたものがバインダ文書としては閲覧可能となってしまうような不具合を最低限に抑えることができ、機密情報の保持性や改竄防止性を向上させる。【解決手段】  複数の電子文書のそれぞれのアクセス権の中から、最も限定されたアクセス権、あるいは、もっとも緩いアクセス権を比較特定し、元となる電子文書のアクセス権のうち最も限定されたアクセス権、あるいは、もっとも緩いアクセス権を引き継ぐか選択することを可能とする。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の電子文書を管理する電子文書管理システムにおいて、
電子文書それぞれにユーザ単位あるいはグループ単位のアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
複数の元となる電子文書から１つの電子文書を作成するバインダ文書作成手段と、
複数の電子文書のそれぞれのアクセス権の中から、最も限定されたアクセス権、あるいは、もっとも緩いアクセス権を比較特定するアクセス権比較特定手段と、
前記バインダ文書作成手段によって作成される電子文書のアクセス権を、その元となる電子文書のアクセス権のうち最も限定されたアクセス権、あるいは、もっとも緩いアクセス権を引き継ぐか選択することが可能なアクセス権引継ぎ選択手段と、
前記アクセス権引継ぎ選択手段により選択された結果に応じて、前記アクセス権比較特定手段により引き継ぐべきアクセス権を特定し、前記バインダ文書作成手段によって作成される電子文書のアクセス権として設定するアクセス権設定手段を有することを特徴とする電子文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、１つ以上の文書を結合し新たな文書を作成することが可能な電子文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子文書管理システムに登録された１つ以上の文書を集めて結合し、新たな文書（以下、バインダ文書）を作成することが可能であった。バインダ文書作成後、元文書をそのまま残したり、あるいは元文書を削除してしまうなどの選択も可能であった（例えば、特許文献１参照）。一方作成されたバインダ文書は新たな文書であるため、文書名や作成日、アクセス権などの文書属性情報も新たに設定されていた。特に電子文書管理システムでは、複数のユーザによる文書の共有が行われる場合があり、文書に対する読み込み権や編集権、削除権などのアクセス権をユーザ毎に設定し、適切な文書管理を行うことが求められていた。
【特許文献１】特開２０００−２５３０４２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところが、前記の通りきめ細かくそれぞれアクセス権が設定された文書を元文書として複数選択し新たにバインダ文書を作成する場合、作成されるバインダ文書のアクセス権設定と、複数の元文書のそれぞれのアクセス権との整合性が問題となる場合があった。
【０００４】
例えば３つの元文書から新たにバインダ文書を作成する場合、ユーザＡに対する元文書１のアクセス権設定が「なし」、同じく元文書２のアクセス権設定が「読み込み」、同じく元文書３のアクセス権が「削除権」であった場合、ユーザＡはアクセス権が設定されていないため元文書１を閲覧することができないため、そこにどのような事項が記載されているのかを知ることはできない。元文書２に対しては文書を読むことは可能であるが、編集や文書の削除を行うことはできない。元文書３に対しては文書の読み込みや編集はもちろん文書自体を削除することが可能である。
【０００５】
ところが元文書１，２，３に対して例えば削除権が設定されているユーザＢがそれら３つの元文書から新たにバインダ文書を作成し、そのバインダ文書に対するユーザＡのアクセス権として例えば元文書３と同じ「削除権」を設定した場合、ユーザＡは本来読むこともできなかった元文書１の内容までも読むことができ、そこに記載されている情報を知ることができてしまう。更には同じく本来は編集できなかった元文書２に相当する部分を編集し、その記載内容を変更することが可能となってしまうことになる。機密情報の保持や改竄防止のため、元文書からバインダ文書を作成した場合でも、より最適なアクセス権を容易に設定したいとという要望があった。
【０００６】
本発明は、以上の点に着目して成されたもので、新しく作成されるバインダ文書のアクセス権の設定に関する煩わしい作業を簡略化することができ、機密情報の保持性や改竄防止性が向上する電子文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、
電子文書それぞれにユーザ単位あるいはグループ単位のアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
複数の元となる電子文書から１つの電子文書を作成するバインダ文書作成手段と、
複数の電子文書のそれぞれのアクセス権の中から、最も限定されたアクセス権、あるいは、もっとも緩いアクセス権を比較特定するアクセス権比較特定手段と、
前記バインダ文書作成手段によって作成される電子文書のアクセス権を、その元となる電子文書のアクセス権のうち最も限定されたアクセス権、あるいは、もっとも緩いアクセス権を引き継ぐか選択することが可能なアクセス権引継ぎ選択手段と、
前記アクセス権引継ぎ選択手段により選択された結果に応じて、前記アクセス権比較特定手段により引き継ぐべきアクセス権を特定し、前記バインダ文書作成手段によって作成される電子文書のアクセス権として設定することを可能とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、作成されるバインダ文書のアクセス権設定と、複数の元文書のそれぞれのアクセス権との組み合わせからユーザが所望の組み合わせを選択し、新しく作成されるバインダ文書のアクセス権の設定に関する煩わしい作業を簡略化することができる。更には、同じ文書内容にも関わらず元々アクセス制限されていたものがバインダ文書としては閲覧可能となってしまったり、あるいは逆に本来公開すべき文書内容にもかかわらずバインダ文書としては閲覧できなくなるといったような不具合を最低限に抑えることができ、機密情報の保持性や改竄防止性が向上する。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下に、本発明の実施例を図面に基づき説明する。
【実施例】
【００１０】
図１は、バインダ文書の作成時におけるアクセス権設定について、電子文書管理システムの全体の流れを示すフローチャートである。
【００１１】
Ｓ１０１にて、バインダ文書を構成する元文書がユーザにより選択される。続いてＳ１０２にて、前記Ｓ１０１にて選択した元文書からバインダ文書を新たに作成するようユーザから指示を受ける。Ｓ１０３にて、元文書のアクセス権を引き継ぐか、それともバインダ文書のアクセス権として新規にデフォルトのアクセス権を自動的に設定するかを判断する。元文書のアクセス権を引き継がない場合にはＳ１０４へと進み、Ｓ１０４にてデフォルトのアクセス権とする。デフォルトのアクセス権とは新たに文書が作成された場合にその文書のアクセス権として自動的に設定されるものであり、場合によっては管理者あるいは各ユーザ毎に予めその設定ルールを電子文書管理システムに登録できるものである。
【００１２】
例えば全てのユーザに一律に最も高いアクセス権を設定したり、あるいは作成者以外には一切のアクセス権を許さないように設定するものである。この場合、高いアクセス権とは文書を変更したり削除するなど自由度の高いものを指し、低いアクセス権とは読み込みのみ許可するといったような制限されるものを指す。
【００１３】
Ｓ１０３にて元文書のアクセス権を引き継ぐと判断した場合、Ｓ１０５へと進む。Ｓ１０５にて、最も低いアクセス権を引き継ぐと判断した場合Ｓ１０６へと進み、Ｓ１０６にて元文書の中で最も低いアクセス権を持つものを探し出す。Ｓ１０５にて最も低いアクセス権を引き継がないと判断した場合Ｓ１０７へと進み、Ｓ１０７にて、元文書の中で最も高いアクセス権を引き継ぐか否かを判断する。引き継ぐと判断した場合Ｓ１０８へと進み、元文書の中で最も高いアクセス権を持つものを探し出す。
【００１４】
ここで、Ｓ１０６、Ｓ１０７にて行われる、アクセス権の高いもの、または、低いものの判断方法を述べる。
【００１５】
文書のアクセス権とは、各ユーザ毎にその文書へのアクセス権が定められたものであり、例えば文書１のアクセス権には、ユーザＡに対しては削除権を与え、ユーザＢに対しては読み込み権を与え、ユーザＣにはアクセス権を与えない、といったような設定がされているものである。もちろん、全ユーザに対して一律削除権を与えたり、一律読み込み権のみを与えるといったような一律のアクセス権設定となる場合もある。
【００１６】
そこでＳ１０６、Ｓ１０７にて行われるアクセス権の高低の判断方法であるが、まずはアクセス権が与えられているユーザ数を調べ、より多くのユーザに何らかのアクセス権が与えられている文書を、最も低いアクセス権を持つ文書と判断する。もしも何らかのアクセス権が与えられているユーザの数が同数の文書が複数存在する場合には、最も高いアクセス権を与えられているユーザがどのアクセス権を与えられているかを比較する。
【００１７】
そのアクセス権が低い方を、最も低いアクセス権を持つ文書と判断する。それでも尚同じ文書が複数存在する場合には、最も高いアクセス権を与えられているユーザ数を比較する。ユーザ数が少ないものを最も低いアクセス権を持つ文書と判断する。それでも尚同じ文書が複数存在する場合には、最も低いアクセス権を与えられているユーザがどのアクセス権を与えられているかを比較する。そのアクセス権が低い方を、最も低いアクセス権を持つ文書と判断する。それでも尚同じ文書が複数存在する場合には、最も低いアクセス権を与えられているユーザ数を比較する。ユーザ数が多いものを最も低いアクセス権を持つ文書と判断する。それでも尚同じ文書が複数存在する場合には、その文書が作成された日時を比較し、最も古い文書を最も低いアクセス権を持つ文書と判断する。逆に、最も高いアクセス権を持つ文書の判断方法は前述した判断方法と同様なものであり、それぞれの比較で高いものを最も高いアクセス権を持つ文書と判断する。
【００１８】
Ｓ１０７にて最も低いアクセス権を引き継がないと判断した場合Ｓ１０９へと進み、Ｓ１０９にて、アクセス権を引き継ぐ元文書を選択判断する。続いてＳ１１０にて選択された元文書のアクセス権を取得しＳ１１１へと進む。同じくＳ１０４、Ｓ１０６、Ｓ１０８からＳ１１１へと進み、Ｓ１１１にて、決まったアクセス権をバインダ文書のアクセス権として設定する。
【００１９】
続いて、電子文書管理システムを利用するユーザの操作手順の例を図２を用いて説明する。
【００２０】
基本画面２０１は電子文書管理システムのアプリケーションを起動した場合の操作表示部である。ユーザは電子文書管理システムを利用するＰＣへアプリケーションをインストールして利用することになる。
【００２１】
新たにバインダ文書を作成する場合、ユーザはまずバインダ文書を構成する１つ以上の元文書を選択する。選択は例えば基本画面２０１上でマウスを左クリックし、そのまま選択する文書を含むよう矩形を領域を示したり、あるいはキーボードのシフトキー押しながら選択したい文書を左クリックすることで指定する。
【００２２】
図２ではＤｏｃｕｍｅｎｔ−Ｍ説明文書２０２、Ｓｃａｎ−Ｍ紹介文書２０３、ｉＲＣ３２００文書２０４の３つの元文書が選択されている。この状態でマウスを右クリックするとポップアップメニュー２０５が表示される。バインダ文書を作成したい場合は最下段に表示される新規バインダメニュー２０６を指定する。前述の例では先に元文書を指定し、その後バインダ文書の新規作成を指定する手順であったが、逆に、先にバインダ文書を作成しておき、その後そのバインダ文書に対して元文書を指定する手順であっても同じである。
【００２３】
続いてバインダ文書の設定について、新規バインダメニュー２０６が指定された場合にポップアップ表示されるバインダ文書設定ダイアログ図３を用いて説明する。
【００２４】
図３のバインダ文書設定ダイアログでは、新たにバインダ文書を作成するために必要となる設定情報の入力あるいは選択を受け付ける。バインダ名入力領域３０１には、作成するバインダ文書の文書名を入力する。図の例では「新規バインダ」という文書名となっている。バインダカラー選択ボックス３０２は、作成したバインダ文書を基本画面２０１で表示する場合の表示色を選択する。図の例では白色となっているが、他に赤や緑、黄色や青色といった表示色が選択可能である。
【００２５】
アクセス権設定チェックボックス３０４は、チェックボックスをチェックすることにより、作成するバインダ文書のアクセス権の詳細設定を行うことが可能となる。チェックされない場合には、電子文書管理システムに予め定められているデフォルトのアクセス権に従って、バインダ文書のアクセス権が自動的に設定される。例えば電子文書管理システムの管理者機能により、新規作成する文書のアクセス権のデフォルトとして、全ユーザに最高のアクセス権を設定することと定めたり、あるいは文書の作成者以外には一切のアクセス権を設定しない、つまり文書の存在すら他のユーザからは見えなくするような設定が可能である。
【００２６】
ＯＫボタン３０５を押下すると、アクセス権チェックボックス３０４がチェックされていない場合はダイアログを閉じ、設定された情報に従ってバインダ文書を作成する。アクセス権チェックボックス３０４がチェックされている状態でＯＫボタン３０５が押下された場合には、図４で説明するバインダ文書のアクセス権設定ダイアログを更に表示する。キャンセルボタン３０６が押下された場合には、それまでのバインダ文書作成指示がなかったものと見做しダイアログを閉じる。
【００２７】
続いてバインダ文書のアクセス権設定について図４を用いて説明する。
【００２８】
ユーザは、ラジオボタン４０１，４０２，４０３を選択することにより所望のアクセス権を設定することができる。ラジオボタン４０１，４０２，４０３は同時に１つしか選択指定することができない。元文書が複数の場合、最も低いアクセス権を持つ元文書と同じアクセス権をバインダ文書のアクセス権として設定したい場合にはラジオボタン４０１を選択指定する。逆に最も高いアクセス権を持つ元文書と同じアクセス権をバインダ文書のアクセス権として設定したい場合にはラジオボタン４０２を選択指定する。複数の元文書の中から、バインダ文書のアクセス権として引き継ぎたいものをユーザが直接選択したい場合にはラジオボタン４０３を選択指定する。
【００２９】
文書選択領域４０４には、バインダ文書を構成する元文書として選択された文書の文書名が表示される。ラジオボタン４０３が選択された場合には、ユーザは文書選択領域４０４の中から、バインダ文書のアクセス権として引き継ぎたい元文書をマウスでクリックすることにより指定することが可能となる。図の例では図２において選択された３つの文書２０２，２０３，２０４の文書名が、それぞれＤｏｃｕｍｅｎｔ−Ｍ説明文書４０５、Ｓｃａｎ−Ｍ紹介文書４０６、ｉＲＣ３２００文書４０７としてリストアップ表示されている。指定された文書名は反転表示される。図の例ではＤｏｃｕｍｅｎｔ−Ｍ説明文書４０５が選択された状態となっている。
【００３０】
ラジオボタン４０１あるいは４０２が選択された場合は全体的にグレーアウトされユーザによる操作はできない。ＯＫボタン４０８が押下された場合には、それまでのバインダ文書作成に伴う各種設定を保存してダイアログを閉じ、それまで表示されていた図３のバインダ文書設定ダイアログは図５のようなダイアログ表示状態へと変更される。詳しくは図５を用いて後述する。
【００３１】
キャンセルボタン３０６が押下された場合には、図４の設定ダイアログでの設定指示がなかったものと見做し同じくダイアログを閉じる。この場合にはそれまで表示されていた図３のダイアログが表示された状態へと戻ることになる。
【００３２】
続いて図４のバインダ文書のアクセス権設定がされた後のバインダ文章設定ダイアログの表示状態を図５を用いて説明する。
【００３３】
図３に示すものとの違いは、図４を用いて説明したバインダ文書のアクセス権設定結果５０１が表示されている点である。図の例では、図４のアクセス権設定においてラジオボタン４０１が選択され、元文書の中で最も低いアクセス権をバインダ文書のアクセス権として引き継ぐよう指定された場合のものである。アクセス権設定チェックボックス５０２がチェックし、アクセス権設定結果５０１が表示されている状態でＯＫボタン５０３が押下すると、ダイアログが閉じ設定された情報に従ってバインダ文書が作成される。
【００３４】
アクセス権設定チェックボックス５０２がチェックされない状態でＯＫボタン５０３が押下された場合には、図３での説明と同様、図４に示すバインダ文書のアクセス権設定ダイアログが更に更に表示される。キャンセルボタン５０４を押下すると、図３での説明と同様それまでのバインダ文書作成指示がなかったものと見做しダイアログを閉じる。
【００３５】
上述したアクセス権は、例として説明した通りユーザ単位でのものである場合もあるし、グループのようなまとまった単位でのものである場合もある。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本実施例におけるフローチャート
【図２】アプリケーション基本画面を示す図
【図３】設定ダイアログを示す図
【図４】設定ダイアログを示す図
【図５】設定ダイアログを示す図
【符号の説明】
【００３７】
２０１  基本画面
２０２  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−Ｍ説明文書
２０３  Ｓｃａｎ−Ｍ紹介文書
２０４  ｉＲＣ３２００文書
２０５  ポップアップメニュー
２０６  新規バインダメニュー
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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