(57)【要約】    【課題】  セキュリティを向上させることができるデータ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体を提供する。    【解決手段】  文書管理システム１００は、複合機１０と、文書データを保存して管理する文書管理用ＰＣ２０と、文書格納用アプリケーションがインストールされた文書格納用ＰＣ４０とを備える。文書格納用アプリケーションは、文書データを文書管理用ＰＣ２０に登録する文書データ登録処理を実行する。文書データ登録処理では、その安全性に関する評価レベルを決定し、該決定された評価レベルに基づいてセキュリティ対策を実施する。【選択図】      図８
2006163624.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のデータ処理を行うデータ処理装置から送信されたデータを管理するデータ管理装置において、前記データ処理装置から送信可能なデータのセキュリティに関する第１の情報を登録するセキュリティ情報登録手段と、前記データ処理装置から送信されたデータを登録するデータ登録手段と、前記データ処理装置から送信されるデータのセキュリティに関する第２の情報を前記データ処理装置から取得する取得手段と、前記第１の情報が前記取得された第２の情報を含むか否かを評価する評価手段とを備え、前記データ登録手段は、前記評価手段により前記第１の情報が前記取得された第２の情報の少なくとも一部を含むと評価されたときは前記データの登録を実行することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記評価手段により前記第１の情報が前記取得された第２の情報の一部を含むと評価されたときは、前記データ登録手段により前記データの登録を実行する旨を所定の管理者に通知する通知手段を備え、当該通知手段は、前記評価手段により前記第１の情報が前記取得された第２の情報の全てを含むと評価されたときは前記通知の実行を省略することを特徴とする請求項１記載のデータ管理装置。
【請求項３】
前記データ登録手段は、前記評価手段により前記第１の情報が前記取得された第２の情報を含まないと評価されたときは前記データの登録を禁止することを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理装置。
【請求項４】
前記データ登録手段が前記データの登録を禁止するときは、所定の管理者にその旨を通知する通知手段を備えることを特徴とする請求項３記載のデータ管理装置。
【請求項５】
前記データ登録手段が前記データの登録を禁止するときは、前記データを一時的に保存する保存手段を備えることを特徴とする請求項３又は４記載のデータ管理装置。
【請求項６】
前記第１の情報は、前記データ処理装置を使用するユーザを特定するユーザ情報を含むことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
【請求項７】
前記ユーザ情報は、前記ユーザを特定するユーザＩＤと、前記ユーザの所属する部門を特定する部門コードとから成ることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
【請求項８】
前記第１の情報は、前記データ処理装置を特定するデバイス情報を含むことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
【請求項９】
前記第１の情報は、前記データ処理装置から送信可能なデータの送信先を特定する送信先情報を含むことを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
【請求項１０】
請求項１乃至９のいずれか１項に記載のデータ管理装置における前記データ処理装置から成り、前記データと共に前記第２の情報を前記データ管理装置に送信することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項１１】
請求項１乃至９のいずれか１項に記載のデータ管理装置と、請求項１０記載のデータ処理装置とから成ることを特徴とするデータ管理システム。
【請求項１２】
所定のデータ処理を行うデータ処理装置から送信されたデータを管理するデータ管理方法において、前記データ処理装置から送信可能なデータのセキュリティに関する第１の情報を登録するセキュリティ情報登録ステップと、前記データ処理装置から送信されたデータを登録するデータ登録ステップと、前記データ処理装置から送信されるデータのセキュリティに関する第２の情報を前記データ処理装置から取得する取得ステップと、前記第１の情報が前記取得された第２の情報を含むか否かを評価する評価ステップとを有し、前記データ登録ステップでは、前記評価ステップで前記第１の情報が前記取得された第２の情報の少なくとも一部を含むと評価されたときは前記データの登録を実行することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項１３】
前記評価ステップで前記第１の情報が前記取得された第２の情報の一部を含むと評価されたときは、前記データ登録ステップで前記データの登録を実行する旨を所定の管理者に通知する通知ステップを有し、当該通知ステップでは、前記評価ステップで前記第１の情報が前記取得された第２の情報の全てを含むと評価されたときは前記通知の実行を省略することを特徴とする請求項１２記載のデータ管理方法。
【請求項１４】
前記データ登録ステップでは、前記評価ステップで前記第１の情報が前記取得された第２の情報を含まないと評価されたときは前記データの登録を禁止することを特徴とする請求項１２又は１３記載のデータ管理方法。
【請求項１５】
前記データ登録ステップで前記データの登録を禁止するときは、所定の管理者にその旨を通知する通知ステップを有することを特徴とする請求項１４記載のデータ管理方法。
【請求項１６】
前記データ登録ステップで前記データの登録を禁止するときは、前記データを一時的に保存する保存ステップを有することを特徴とする請求項１４又は１５記載のデータ管理方法。
【請求項１７】
前記第１の情報は、前記データ処理装置を使用するユーザを特定するユーザ情報を含むことを特徴とする請求項１２乃至１６のいずれか１項に記載のデータ管理方法。
【請求項１８】
前記ユーザ情報は、前記ユーザを特定するユーザＩＤと、前記ユーザの所属する部門を特定する部門コードとから成ることを特徴とする請求項１２乃至１７のいずれか１項に記載のデータ管理方法。
【請求項１９】
前記第１の情報は、前記データ処理装置を特定するデバイス情報を含むことを特徴とする請求項１２乃至１８のいずれか１項に記載のデータ管理方法。
【請求項２０】
前記第１の情報は、前記データ処理装置から送信可能なデータの送信先を特定する送信先情報を含むことを特徴とする請求項１２乃至１９のいずれか１項に記載のデータ管理方法。
【請求項２１】
所定のデータ処理を行うデータ処理装置から送信されたデータを管理するデータ管理方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記データ処理装置から送信可能なデータのセキュリティに関する第１の情報を登録するセキュリティ情報登録モジュールと、前記データ処理装置から送信されたデータを登録するデータ登録モジュールと、前記データ処理装置から送信されるデータのセキュリティに関する第２の情報を前記データ処理装置から取得する取得モジュールと、前記第１の情報が前記取得された第２の情報を含むか否かを評価する評価モジュールとを備え、前記データ登録モジュールは、前記評価モジュールにより前記第１の情報が前記取得された第２の情報の少なくとも一部を含むと評価されたときは前記データの登録を実行することを特徴とするプログラム。
【請求項２２】
請求項２１記載のプログラムを格納することを特徴とするコンピュータ読取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体に関し、特に、所定のデータ処理を行うデータ処理装置から送信されたデータを管理するデータ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のデータ管理システムは、例えば、原稿をスキャンしてスキャン画像を取得する複合機と、当該複合機が有する画像送信機能により送信された文書データを格納するデータ管理装置とを備え、社内システムの１つとして運用されている。データ管理装置は、文書データを格納するために、文書格納用アプリケーションソフトウェア（以下、単に「アプリケーション」という）を使用している。
【０００３】
複合機のセキュリティ機能としては、複合機を操作する際に、当該複合機の操作パネル上でユーザがユーザＩＤや部門コードを入力してユーザ認証に成功することにより、複合機の操作が可能となって操作パネル上の画面を介して所定の処理を開始する機能が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
また、文書管理システムにおける文書管理装置のセキュリティ機能としては、文書管理装置でのユーザ認証、ファイル保護、ファイルの操作権限の設定、及び操作履歴を格納する機能などがある（例えば、特許文献２参照）。
【特許文献１】特開平１１−１９６２１２号公報
【特許文献２】特開平０９−２１８８２７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
文書格納用アプリケーションの使用により、システムの動作障害がない限りは、文書の格納終了時又は文書格納時に発生したエラーの状態を示す情報がデータ管理装置に電子メールで送信され、データ管理装置の管理者に通知されるように構成できるであろう。
【０００６】
また、複合機が備える所定のデータ処理を行うデバイスからは、文書データと共に該デバイスを特定するためのデバイス属性情報がデータ管理装置に送信されるように構成できる。データ管理装置は、デバイス属性情報を文書データに関する付加的なインデックス情報として該文書データにリンクさせた状態で保存するように構成されていたり、デバイス属性情報の内容に基づいて該データ管理装置におけるデバイス属性情報の格納先を自動的に判断して保存するように構成することも可能であろう。
【０００７】
また、文書管理システムは、社内システムの１つとして運用可能であり、具体的には、社内ユーザであれば基本的に誰でも文書管理システムを操作可能に構成できる。社内ユーザには、複合機上で操作する際に入力すべき部門コードやユーザＩＤを割り当てることによって該複合機を操作する権限が与えられる。なお、部門コードとは、一般に、複合機を使用するユーザが所属する社内部門のコードをいう。
【０００８】
しかしながら、上記文書管理システムにおいては、文書格納用アプリケーションを介した文書データ登録処理におけるセキュリティ対策が施されていないので、文書格納用アプリケーションの文書データ登録処理において、文書管理システムを操作可能な権限を有するユーザを介して、文書データなどの機密情報が漏洩される可能性があり、セキュリティが低い。また、文書管理システムを操作可能な権限を有するユーザでなくても、文書管理システムにおける文書データ登録処理の動作を詳細に理解しているユーザであれば、機密情報を漏洩することは非常に容易であるので、セキュリティ対策としては全くの無防備と言って過言ではない。
【０００９】
また、文書管理システムは、社内システムの１つとして運用されているので、企業内における機密情報の流出は内部漏洩に起因することが多い。これは、部門コードやユーザＩＤは、機密情報の漏洩を目的として文書登録システムを悪用した社内ユーザを特定するためのものではなく、単に、部門毎又はユーザ毎の複合機の使用頻度の計上を可能にするためのものに過ぎないからである。即ち、部門コードやユーザＩＤによるユーザ認証ではセキュリティが低い。
【００１０】
また、文書管理システムにおいて、上記文書管理装置におけるユーザ認証やファイル保護の実行、操作履歴の格納といったセキュリティ機能を有する場合であっても、複合機から送信されてくる文書データを文書管理装置に取込むまでの文書データ登録処理の過程を知っているユーザであれば、容易に文書データなどの機密情報を文書データ登録処理とは異なる処理へ漏洩することが可能であるので、セキュリティが低い。即ち、文書管理システムでは、文書データ登録処理においてセキュリティが非常に低いという問題がある。
【００１１】
本発明の目的は、セキュリティを向上させることができるデータ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記目的を達成するために、請求項１記載のデータ管理装置は、所定のデータ処理を行うデータ処理装置から送信されたデータを管理するデータ管理装置において、前記データ処理装置から送信可能なデータのセキュリティに関する第１の情報を登録するセキュリティ情報登録手段と、前記データ処理装置から送信されたデータを登録するデータ登録手段と、前記データ処理装置から送信されるデータのセキュリティに関する第２の情報を前記データ処理装置から取得する取得手段と、前記第１の情報が前記取得された第２の情報を含むか否かを評価する評価手段とを備え、前記データ登録手段は、前記評価手段により前記第１の情報が前記取得された第２の情報の少なくとも一部を含むと評価されたときは前記データの登録を実行することを特徴とする。
【００１３】
請求項１０記載のデータ処理装置は、上記データ処理装置から成り、前記データと共に前記第２の情報を前記データ管理装置に送信することを特徴とする。
【００１４】
請求項１１記載のデータ管理システムは、上記データ処理装置と、上記データ処理装置とから成ることを特徴とする。
【００１５】
上記目的を達成するために、請求項１２記載のデータ管理方法は、所定のデータ処理を行うデータ処理装置から送信されたデータを管理するデータ管理方法において、前記データ処理装置から送信可能なデータのセキュリティに関する第１の情報を登録するセキュリティ情報登録ステップと、前記データ処理装置から送信されたデータを登録するデータ登録ステップと、前記データ処理装置から送信されるデータのセキュリティに関する第２の情報を前記データ処理装置から取得する取得ステップと、前記第１の情報が前記取得された第２の情報を含むか否かを評価する評価ステップとを有し、前記データ登録ステップでは、前記評価ステップで前記第１の情報が前記取得された第２の情報の少なくとも一部を含むと評価されたときは前記データの登録を実行することを特徴とする。
【００１６】
上記目的を達成するために、請求項２１記載のプログラムは、所定のデータ処理を行うデータ処理装置から送信されたデータを管理するデータ管理方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記データ処理装置から送信可能なデータのセキュリティに関する第１の情報を登録するセキュリティ情報登録モジュールと、前記データ処理装置から送信されたデータを登録するデータ登録モジュールと、前記データ処理装置から送信されるデータのセキュリティに関する第２の情報を前記データ処理装置から取得する取得モジュールと、前記第１の情報が前記取得された第２の情報を含むか否かを評価する評価モジュールとを備え、前記データ登録モジュールは、前記評価モジュールにより前記第１の情報が前記取得された第２の情報の少なくとも一部を含むと評価されたときは前記データの登録を実行することを特徴とする。
【００１７】
請求項２２記載の記憶媒体は、上記プログラムを格納することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、データ処理装置から送信可能なデータのセキュリティに関する第１の情報がデータ処理装置から送信されるデータのセキュリティに関する第２の情報の少なくとも一部を含むと評価されたときはデータ処理装置から送信されたデータを登録するので、セキュリティを向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら詳細に説明する。
【００２０】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【００２１】
図１において、本実施の形態に係る文書管理システム１００は、原稿をスキャンしたりＦＡＸ受信したりすることにより文書データを処理するデータ処理装置としての複合機１０と、文書データを保存して管理する文書管理装置としての文書管理用パーソナルコンピュータ（ＰＣ）２０と、例えば送信にＳＭＴＰ、受信にＰＯＰ３といった一般的なプロトコルを用いるメールシステムが導入されているメールサーバ３０と、後述する図３の文書格納用アプリケーションソフトウェア（以下、単に「アプリケーション」という）がインストールされた文書格納用ＰＣ４０と、これらを接続するＬＡＮなどのネットワーク５０とを備える。
【００２２】
複合機１０は、ネットワーク５０を介して、スキャン文書やＦＡＸ受信した文書に対応する文書データを、後述する図２のデバイス属性情報（第２の情報）と共に文書格納用ＰＣ４０に送信する。
【００２３】
文書管理用ＰＣ２０は、文書データを保存して管理するための後述する図３の文書管理システム用のソフトウェアがインストールされている。メールサーバ３０は、文書格納用ＰＣ４０の文書格納用アプリケーションを介して文書管理システム１００の管理者へ電子メールを送信する。
【００２４】
文書格納用ＰＣ４０は、文書格納用アプリケーションが動作するために基本的に必要な構成やモジュールを備える。具体的には、ＰＣ４０内における計算処理やプログラム実行処理を行うＣＰＵ４１と、図３で後述するＢＩＯＳなどのＰＣ内部機器機能を動作させるための基本的なソフトウェアが格納されているＲＯＭ４２と、図３で後述するソフトウェアをＲＯＭ４２又はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４４のハードディスクから一時的にロードしてＣＰＵ４１が実行できるようにするためのＲＡＭ４３と、図３で後述するＯＳ、文書格納用アプリケーション、及びメールソフトを格納している大容量記憶装置（ハードディスク）を備えるハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４４と、アプリケーションプログラムのＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）を操作するためのキーボード、マウス、及びタッチパネルから成る操作パネルなどの入力機器から構成される入力部４５と、操作パネルのソフトキー、ソフトウェア画面、処理の実行状態などを表示するディスプレイ４６と、ネットワーク５０を介して、複合機１０や文書管理用ＰＣ２０と通信を行うためのインタフェース（Ｉ／Ｆ）４７と、これらを接続するバス４８とを備える。なお、文書格納用ＰＣ４０は、Ｉ／Ｆ４７を介して、外部通信装置、他のシステム、インターネットなどとも通信可能に構成されている。
【００２５】
図２は、図１における文書格納用ＰＣ４０に送信されるデバイス属性情報の内容を例示する図である。
【００２６】
図２に示すように、デバイス属性情報は、文書格納用ＰＣ４０に文書データを送信する複合機１０のデバイスに固有の識別子であるデバイスＩＤと、文書データを送信する際に操作パネルを介して入力されたユーザＩＤと、そのユーザが所属する部門を識別する部門コードとから構成されている。これらのユーザＩＤ及び部門コードは、ユーザ認証を行うためのものではなく、操作パネルを介して単にユーザが入力するだけのものである。
【００２７】
図３は、図１における文書格納用ＰＣ４０で動作するソフトウェアの構成を概略的に示す図である。
【００２８】
図３に示すように、図１における文書格納用ＰＣ４０で動作するソフトウェアには、文書格納用アプリケーション２１０と、メールソフト２２０と、ＯＳ２３０と、ＢＩＯＳ２４０とがある。
【００２９】
ＯＳ２３０及びＢＩＯＳ２４０は、文書格納用ＰＣ４０上の構成要素である各ハードウェアの動作制御を行う。また、ＯＳ２３０は、ネットワーク５０上の通信で使用されるＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルのハンドリングを行う。
【００３０】
文書格納用アプリケーション２１０は、複合機１０との通信、文書データの格納などの処理を実行すると共に、メール通知機能を有する。メールソフト２２０は、文書データの格納処理の成功／失敗、又はエラーの情報、及び後述するセキュリティプロファイルによる安全性に関する評価レベルに応じたセキュリティ対策処理の情報を電子メールとしてメールサーバ３０に送信することにより、文書格納用アプリケーション２１０のメール通知機能を実現する。文書格納用アプリケーション２１０のメール通知機能、及びメールソフト２２０には、メールサーバ３０と同様のプロトコルを用いるメールシステムが導入されている。
【００３１】
図４は、図３における文書格納用アプリケーション２１０の構成を模式的に示すブロック図である。
【００３２】
図４に示すように、文書格納用アプリケーション２１０は、後述する図７の設定処理を実行するための設定プログラム２１１と、該設定処理で設定された情報を保存する設定保存手段２１２と、後述するセキュリティプロファイルを図５のテーブルに格納するプロファイル部２１３と、全体制御部（サーバコア）２１４と、プロトコル制御部２１５と、文書データ格納部２１６とから構成されている。
【００３３】
図４において、プロトコル制御部２１５は、複合機１０と文書格納用アプリケーション２１０との間で用いるプロトコルとして、例えばＦＴＰを使用して文書データの送受信を行う。例えば、プロトコル制御部２１５は、複合機１０から文書格納用アプリケーション２１０に文書データが送信されると、この文書データを受信すると共に、文書データを受信した旨の通知を全体制御部２１４に行う。
【００３４】
文書データの受信が通知された全体制御部２１４は、その通知を元に、画像処理や文書データ格納部２１６の処理などを開始する。文書データ格納部２１６は、プロトコル制御部２１５が複合機１０から受信した文書データを文書管理アプリケーション２１０の所定の格納先に格納する。
【００３５】
また、全体制御部２１４は、プロトコル制御部２１５から文書データ格納部２１６への文書データの送信、プロトコル制御部２１５又は文書データ格納部２１６の動作状況として受信成功／失敗、格納成功／失敗、エラーなどの情報を管理し、メール通知機能のための情報作成、メールソフト２２０への情報の送信、メール送信依頼、後述する図８の文書データ登録処理などを行う。該文書データ登録処理においては、セキュリティプロファイルを参照し、文書データ登録処理の安全性に関する評価レベルを決定し、決定した評価レベルに対応したセキュリティ対策処理を実行する。
【００３６】
設定プログラム２１１は、文書格納用アプリケーション２１０の動作設定を行うためのプログラムであり、複合機１０から文書管理用ＰＣ２０へ送信された文書データの登録に必要な事項を文書格納用アプリケーション２１０に予め設定したり、セキュリティプロファイルの作成及び更新を行ったりする。文書格納用アプリケーション２１０は、複合機１０から文書データを実際に受信すると、設定プログラム２１１で設定された事項やその内容にしたがって自動的に文書データ登録処理を行う。
【００３７】
設定保存手段２１２は、設定プログラム２１１により作成された設定内容を保存する。なお、設定内容の各項目については図７を用いて詳細に説明する。また、設定保存手段２１２に保存されている設定内容は、文書格納用アプリケーション２１０が読出し可能であれば、一般的なテキスト形式やセキュリティプロファイルなどの形式で保存されていてもよいし、ファイルをテキスト表示するソフトウエェアでは内容を表示できないような形式のファイルフォーマットで保存されていてもよい。全体制御部２１４は、設定保存手段２１２の設定内容などの情報を読み取り、文書データ登録処理を実行することにより、データ管理システム１００において文書データを自動的に登録することができる。
【００３８】
図５は、図４の文書格納用アプリケーション２１０によって格納されたテーブルの構成を示す図である。
【００３９】
図５に示すように、テーブル５００には、ユーザを特定するためのユーザＩＤと、ユーザの所属する部門を特定する部門コードと、複合機１０を特定するデバイスＩＤと、複合機１０から文書データを送信する送信先を特定するための格納先とから構成されたセキュリティプロファイル（第１の情報）が複数格納されている。セキュリティプロファイルは、ユーザＩＤ毎に作成されていることが好ましい。各セキュリティプロファイルは、後述する図７の設定処理で作成又は更新され、後述する図８の文書データ登録処理において、図２に示すようなデバイス属性情報と比較される。なお、セキュリティプロファイルの保存形態は、ファイルであってもよいし、オブジェクトであってもよい。
【００４０】
以下、図１の文書管理システム１００の作動を説明する。
【００４１】
図６は、図１の文書管理システム１００における文書データの全体的な流れを概略的に示す図である。
【００４２】
図６において、まず、文書格納用ＰＣ４０において、後述する図７の設定処理を実行することにより、文書格納用アプリケーション２１０の設定を行う。続いて、複合機１０においては、文書格納用アプリケーション２１０の設定を使用して、リモートユーザインタフェースを介して宛先やプロトコル設定などの操作を実行して、必要な設定情報をアドレスブック形式で複合機１０に登録する。該リモートユーザインタフェースは、複合機１０がネットワーク５０の環境にＨＴＴＰを用いて提供しているものである。なお、複合機１０における操作や設定の保存などの処理については、一般的な技術を使用することができるので、その詳細な説明を省略する。
【００４３】
上述したような設定が文書格納用ＰＣ４０及び複合機１０に登録されることにより、文書管理システム１００は、複合機１０から文書格納用アプリケーション２１０への文書データ送信操作が実行可能な状態、即ちサービス可能な状態となる。
【００４４】
文書管理システム１００がサービス可能な状態にあるときに、まず、複合機１０において、エンドユーザが、複合機１０の操作パネルを介して、文書データを送信するための文書送信モードを選択し、複合機１０に設定された文書格納用アプリケーション２１０による文書データの宛先を、操作パネル上に表示された複数の宛先、即ち複合機１０に登録されている宛先の中から選択し、スキャンの場合は原稿を原稿台にセットして、ＦＡＸ受信の場合は複合機１０に保存されているＦＡＸ文書を選択して、複合機１０の処理を開始するためのスタートボタン（不図示）を押下する。
【００４５】
これにより、複合機１０は、デバイスを介してスキャンされた原稿のイメージデータやＦＡＸ受信した文書データを、そのデバイス属性情報と共に文書格納用ＰＣ４０に送信する。文書データを送信する際には、複合機１０の操作パネル上に宛先の名称の一覧が表示され、ユーザは、操作パネル上に表示された複数の宛先の中から１つの宛先を選択するか、又は宛先を入力する。
【００４６】
続いて、文書格納用ＰＣ４０では、プロトコル制御部２１５を介して受信した文書データを文書管理用ＰＣ２０へ登録するための後述する図８の文書データ登録処理を実行する。文書管理用ＰＣ２０は、複数の、例えば３つのキャビネットフォルダを有し、登録された文書データは、これら３つのキャビネットフォルダのいずれかに格納される。
【００４７】
なお、文書格納用アプリケーション２１０は、基本的に全ての処理記録を保存している。
【００４８】
図７は、図４における設定プログラム２１１に基づいて実行される設定処理のフローチャートである。
【００４９】
図７において、まず、文書格納用アプリケーション２１０の設定プログラム２１１がスタートすると（ステップＳ１０１）、設定プログラム２１１が実行形式のプログラム形態で提供され、これにより、ユーザは、文書格納用アプリケーション２１０の文書データ登録処理の実行時間とは別の時間に文書格納用ＰＣ４０に対する設定操作を行うことが可能となる。
【００５０】
続いて、後に複合機１０の設定時に設定される宛先の名称を設定し（ステップＳ１０２）、複合機１０が文書格納用ＰＣ４０へ画像に対応するイメージデータを送信するために用いることが可能な複数の通信プロトコルの中から所定の通信プロトコルを選択すると共に（ステップＳ１０３）、該選択したプロトコルを詳細に設定する（ステップＳ１０４）。例えば、通信プロトコルとしてＦＴＰを選択すると共に、該ＦＴＰのサーバへログインするために必要なユーザ名及びパスワード、並びに複合機１０からの文書データの送信先となるＦＴＰフォルダなどを設定する。
【００５１】
続くステップＳ１０５では、文書格納用アプリケーションによって実行可能な画像処理の設定を行い、文書管理用ＰＣ２０のキャビネットフォルダを特定する格納先を設定する（ステップＳ１０６）。
【００５２】
続くステップＳ１０７では、セキュリティプロファイルを新規に作成したり、作成済みのセキュリティフォルダの内容を変更する更新を行ったりして、これらのセキュリティファイルを図５に示すような保存形式のテーブルで管理すると共に、各セキュリティプロファイルを所定のファイル保存形式で保存する（ステップＳ１０８）。セキュリティプロファイルを新規に作成する場合には、ＧＵＩで表示された入力画面を介して、ユーザは、部門コード、ユーザＩＤ、及びデバイスＩＤを入力し、作成されたセキュリティプロファイルには、部門コード、ユーザＩＤ、及びデバイスＩＤと共に、ステップＳ１０６で設定した格納先が登録される。また、セキュリティフォルダの内容を変更する場合には、入力された部門コード、ユーザＩＤ、及びデバイスＩＤの少なくとも１つの情報がセキュリティプロファイルに登録されていることを確認し、該セキュリティプロファイルに格納先やデバイスＩＤを追加的に登録する更新を行う。
【００５３】
次に、ステップＳ１０９では、後述するセキュリティ対策処理での電子メール通知や、文書データ登録処理の成功／失敗の通知で必要な電子メールの送信先アドレスを設定する。この設定される送信先アドレスとしては、例えば、文書管理用ＰＣ２０の管理者の電子メールアドレスが設定される。なお、送信先アドレスは、文書管理用ＰＣ２０の管理者の電子メールアドレスであることが好ましいが、ユーザの運用形態に応じた任意の電子メールアドレスであってもよく、例えば、文書格納用ＰＣ４０の管理者の電子メールアドレスであってもよい。また、送信先アドレスとして、複数の電子メールアドレスを設定してもよい。
【００５４】
ステップＳ１１０では、ステップＳ１０２〜Ｓ１０８における全ての設定を保存して、文書格納用アプリケーション２１０における設定プログラム２１１によって実行される設定処理を終了する（ステップＳ１１１）。
【００５５】
図７の処理によれば、複合機１０の操作パネルに表示される宛先と、複合機１０が実際に文書データを送信するための、例えばＦＴＰフォルダと、その格納先が連携して設定されるので、文書格納用アプリケーション２１０は、複合機１０からの文書データを文書管理用ＰＣ２０へ自動的に登録することが可能となる。
【００５６】
また、セキュリティプロファイルを新規に作成したり、作成済みのセキュリティフォルダの内容を変更する更新を行ったりして、これらのセキュリティファイルをテーブルで管理する（ステップＳ１０７）ので、例えば、セキュリティプロファイルに使用頻度の高い業務内容を高いセキュリティが確保された業務として予め登録することができる。
【００５７】
図７の処理の後、上述したように、これらの設定に基づいて複合機１０の設定も行われ、これにより、この複合機１０のデバイスを介した文書データの送信が有効になる。
【００５８】
図８は、図４における文書格納用アプリケーション２１０に基づいて実行される文書データ登録処理のフローチャートである。
【００５９】
図８において、まず、文書格納用ＰＣ４０において、文書格納用アプリケーション２１０の全体制御部２１４、プロトコル制御部２１５、及び文書データ格納部２１６がサービス可能な状態で起動されて、文書格納用アプリケーション２１０に基づいて実行される文書データ登録処理が開始されると（ステップＳ２０１）、ＦＴＰサーバのサービスを開始すると共に、それによる受信待機状態を維持する（ステップＳ２０２）。通信プロトコルとしてＦＴＰを使用することにより、プロトコル制御部２１５はＦＴＰサーバを制御したり、複合機１０から送信された文書データを文書格納用アプリケーション２１０が受信する処理を行ったりすることを容易に行うことができる。
【００６０】
プロトコル制御部２１５が文書データを受信すると（ステップＳ２０３でＹＥＳ）、その旨は全体制御部２１４に通知され、全体制御部２１４は文書データの受信があったことを認識する。続いて、該文書データの受信に成功した場合には（ステップＳ２０４でＹＥＳ）、プロトコル制御部２１５は、図７のステップＳ１０３，Ｓ１０４のＦＴＰの設定を元に、ＦＴＰサーバから文書データを読出し、全体制御部２１４は、複合機１０から送信された文書データの文書形式を文書管理用ＰＣ２０が受信可能な文書形式、即ち文書管理用ＰＣ２０で提供されているアプリケーションシステムに固有の仕様に合致する文書形式に変換する処理などの画像処理を行う（ステップＳ２０５）。
【００６１】
なお、ステップＳ２０５における画像処理は、図７のステップＳ１０５において設定された画像処理の設定に基づいて行われ、複合機１０から送付される文書データのフォーマットを任意に変更したり、文書管理用ＰＣ２０が登録可能な文書データのフォーマットに変換したりしてもよい。また、送信された文書データの文書形式が、文書管理用ＰＣ２０が受信可能な文書形式であるときはこのステップＳ２０５における処理を省略してもよい。
【００６２】
次に、ステップＳ２０６では、複合機１０から文書データと共に送信されたデバイス属性情報を読出してその内容を取得し、文書データ登録処理の安全性評価レベルを決めるためのセキュリティプロファイルを読出してその内容を取得する（ステップＳ２０７）。
【００６３】
続くステップＳ２０８では、ステップＳ２０６で取得したデバイス属性情報の内容と、ステップＳ２０７で取得したセキュリティプロファイルの内容とを比較し、この比較結果に基づいて、本文書データ登録処理の安全性（セキュリティ）に関する評価レベルを例えば「高」，「中」，「低」の３段階で決定する。なお、安全性に限られず、妥当性、又は妥当性及び安全性の双方に関しても評価レベルを決定してもよい。このような評価レベルの決定のために、取得したデバイス属性情報の内容がセキュリティプロファイルに登録されたか否かを判断するためだけの単純な計算を行ってもよいし、複雑な計算を行ってもよい。
【００６４】
ステップＳ２０８で決定された評価レベルが「低」であるときは（ステップＳ２０９ａでＹＥＳ）、実行が指示された文書データ登録処理の安全性に関する評価レベルが「低」であること、並びにその際のデバイス属性情報の内容、及びその際の文書データは文書管理用ＰＣ２０へ登録しないことを電子メールで文書管理用ＰＣ２０の管理者へ通知するセキュリティ対策処理を実行し（ステップＳ２１０）、文書格納用アプリケーション２１０が処理中の文書データを、文書格納用アプリケーション２１０が管理しているローカルフォルダへ一時的に保存する（ステップＳ２１１）。
【００６５】
なお、ローカルフォルダへ保存された文書データに対して文書データ登録処理が実行可能なように構成されていてもよい。その場合には、文書管理用ＰＣ２０の管理者が、文書データ登録処理の内容を確認して安全性に問題がないと判断した後、文書格納用アプリケーション２１０の処理記録から保存先であるローカルフォルダへのパスの記録を利用して、手動によって又は所定の方法にしたがって登録試行操作を行い、該文書データを文書管理用ＰＣ２０へ登録することが可能である。
【００６６】
続くステップＳ２１８では、ユーザの終了指示があり、文書格納用アプリケーション２１０によるデータ登録処理を終了するか否かを判別する。該判別の結果、終了しない場合、即ち続行する場合には、ステップＳ２０２以降の処理に戻って、次の文書データが複合機１０から送信されてくるのを待機し、一方、終了する場合は、所定の終了処理を行って、本処理を終了する（ステップＳ２１９）。
【００６７】
また、ステップＳ２０９ａの判別の結果、評価レベルが「低」でない場合には、評価レベルが「高」であるか否かを判別し、評価レベルが「中」であるときは（ステップＳ２０９ｂでＮＯ）、実行が指示された文書データ登録処理の安全性に関する評価レベルが「中」であること、並びにその際のデバイス属性情報の内容、及びその際の文書データは文書管理用ＰＣ２０へ登録することを電子メールで文書管理用ＰＣ２０の管理者へ通知するセキュリティ対策処理を実行し（ステップＳ２１２）、文書管理用ＰＣ２０への文書データ登録処理を実際に試行し（ステップＳ２１３）、該登録処理が成功したときは（ステップＳ２１４でＹＥＳ）、文書データの登録処理が成功したことを示す登録成功通知を電子メールで文書管理用ＰＣ２０の管理者へ通知し、ステップＳ２１８以降の終了処理を行って、本処理を終了する（ステップＳ２１９）。
【００６８】
一方、評価レベルが「高」であるときは（ステップＳ２０９ｂでＹＥＳ）、ステップＳ２１２をスキップしてセキュリティ対策処理の実行を省略して、ステップＳ２１３以降の文書データ登録処理を実行して、本処理を終了する（ステップＳ２１９）。
【００６９】
なお、上記ステップＳ２１３の文書データ登録処理が失敗する場合がある（ステップＳ２１４でＮＯ）。失敗の理由は、文書格納用アプリケーション２１０による文書データ登録処理が文書管理用ＰＣ２０へＩ／Ｆ４７を介して行われるときに、文書格納用ＰＣ４０の状態、ネットワーク５０の状態、文書管理用ＰＣ２０の状態などによっては、文書格納用ＰＣ４０と文書管理用ＰＣ２０の間の通信が妨害されたり接続が確立できなかったりすることにある。したがって、ステップＳ２１４における文書データ登録処理の成功／失敗を判別する処理は、一般的には省略しない方が好ましい。この場合には、文書格納用アプリケーション２１０が処理中の文書データを、文書格納用アプリケーション２１０が管理しているローカルフォルダへ一時的に保存し（ステップＳ２１６）、文書データの登録処理が失敗したことを示す登録失敗通知を電子メールで文書管理用ＰＣ２０の管理者へ通知し、ステップＳ２１８以降の終了処理を行って、本処理を終了する（ステップＳ２１９）。
【００７０】
また、ステップＳ２０４の判別の結果、文書データの受信に失敗した場合には、ステップＳ２１７以降の処理へ進み、文書データの受信に失敗した旨の情報を含む登録失敗通知を電子メールで文書管理用ＰＣ２０の管理者に通知し、ステップＳ２１８以降の終了処理を行って、本処理を終了する（ステップＳ２１９）。
【００７１】
なお、ステップＳ２０３の判別の結果、文書データを受信していないときは、ステップＳ２０２における文書データの受信待機状態を続行する。
【００７２】
図８の文書データ登録処理によれば、安全性に関する評価レベルを決定し、該決定された評価レベルに基づいてセキュリティ対策を実施するので、セキュリティを向上させることができる。また、電子メール通知機能に基づいて、文書管理用ＰＣ２０の管理者に評価レベルを通知したり（ステップＳ２１０，Ｓ２１２）、登録成功／失敗を通知したり（ステップＳ２１５，Ｓ２１６）するので、管理者は、容易に文書データ登録処理の実行状況を把握することができる。
【００７３】
なお、図８において、ステップＳ２１５の処理は、図７のステップＳ１０９においてメール送信モードを失敗時のみ送信するためのモードに設定することにより省略してもよい。
【００７４】
以下、図８のステップＳ２０８において実行される評価レベルの決定処理を詳細に説明する。
【００７５】
まず、取得したデバイス属性情報（図２）の内容に含まれるユーザＩＤを基準に複数のセキュリティプロファイル、即ち図５のテーブルを参照し、ユーザＩＤが一致するセキュリティプロファイルに、デバイス属性情報の内容に含まれる部門コード、デバイスＩＤ、及び格納先のいずれの情報も登録されていない場合には、評価レベルが「低」であると決定される。
【００７６】
評価レベルが「低」である理由は、第１に、デバイス属性情報のユーザＩＤとセキュリティプロファイルの部門コードが合致していないので、ユーザＩＤで特定されるべきユーザとは異なる第三者が悪用している可能性が高いこと、第２に、デバイスＩＤが合致していないので、その第三者は、ユーザＩＤで特定されるべきユーザによる使用頻度が低い複合機１０、例えば業務上関連のない他部門の居室に設置された複合機１０を悪用して、業務上関連のない他部門の文書データを扱う可能性が高いこと、第３に、格納先がセキュリティプロファイルで参照できないので、上記他部門において業務上扱う必要のない格納先へ文書データを送信して、無関係の格納先へ機密情報を含む文書データを漏洩する可能性が高いことが容易に想定されるからである。
【００７７】
すなわち、社内業務処理がその業務内容によってある程度ワークフロー化されていることから、文書管理システム１００は、セキュリティプロファイル上に全く記録されていない操作がセキュリティ上危険で異常であると判断するように構成されている。
【００７８】
評価レベルの「中」は、ユーザＩＤが一致するセキュリティプロファイルに、デバイス属性情報の内容に含まれる部門コード、デバイスＩＤ、及び格納先のうち、いずれか１つ又は２つの情報が登録されていない場合に決定される。
【００７９】
この理由は、上述した評価レベル「低」と同様に、デバイス属性情報がセキュリティプロファイルと一致しない情報を含むので、過去に実施された文書データ登録処理とは部分的に異なる状況で文書データ登録処理を行っている可能性が高いことが考えられる一方、デバイス属性情報のいくつかの情報はセキュリティプロファイルと一致するので、複合機１０の実用形態を鑑みた個別事情を容易に予想できる範囲で安全性が高いことが考えられるからである。これにより、ユーザビリティを確保することができる。例えば、業務上のワークフローで使用しないフォーマットの資料を入手した場合に、セキュリティプロファイルに登録されている格納先以外の宛先へ文書データを一時的に登録することができる。また、使用頻度の低い会議室で会議を行ったときに作成された文書を該会議室に設置された複合機１０から早急に文書管理ＰＣ２０へ文書データとして保存することができる。このような場合には、セキュリティプロファイル上、デバイスＩＤのみイリーガルということになる。
【００８０】
評価レベルの「高」は、ユーザＩＤが一致するセキュリティプロファイルに、デバイス属性情報の内容に含まれる部門コード、デバイスＩＤ、及び格納先のうち、全ての情報が登録されている場合に決定される。
【００８１】
この理由は、デバイス属性情報がセキュリティプロファイルと情報のパターンと合致するので、図７のステップＳ１０７におけるセキュリティプロファイルの作成／更新処理で予め設定可能な業務パターンと一致するからである。
【００８２】
以上のことから、図１の文書管理システム１００によれば、文書管理用ＰＣ２０の管理者は、文書管理用ＰＣ２０にキーワード（デバイス属性情報）で登録された機密情報を持つ文書データが存在することを容易に把握することができ、且つそのような文書データの登録情報をコントロールすることができるので、文書管理システム１００のセキュリティを向上させることができる。
【００８３】
なお、上記実施の形態では、図５のテーブルにおいて、複数のプロファイルを管理するために、ユーザＩＤごとに１つのセキュリティプロファイルを作成したが、デバイスＩＤや部門コードなどの情報ごとに１つのセキュリティプロファイルを作成してもよい。例えば、デバイスＩＤごとに１つのセキュリティプロファイルを作成することにより、該デバイスＩＤで特定される複合機１０ごとにセキュリティを管理することができる。
【００８４】
また、文書管理システム１００において、文書格納用アプリケーション用ＰＣ４０とＰＣ２０は、一体的に構成された単一のＰＣであってもよい。また、文書管理システム１００において、複合機１０、文書管理用ＰＣ２０、及び文書格納用ＰＣ４０は、双方向の通信が可能な環境であれば、いかなる環境であってもよい。さらには、通信プロトコルは、ＦＴＰであるとしたが、これに限られることはなく、複合機１０及びプロトコル制御部２１５の双方がデータ通信可能な環境を実現するプロトコルであればいかなるものであってもよい。
【００８５】
また、本発明の目的は、上記実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【００８６】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００８７】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【００８８】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８９】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【産業上の利用可能性】
【００９０】
本発明の実施の形態に係るデータ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体は、所定のデータ処理を行うデータ処理装置から送信されたデータ及びそれらのセキュリティを管理するデータ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体に適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００９１】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【図２】図１における文書格納用ＰＣに送信されるデバイス属性情報の内容を例示する図である。
【図３】図１における文書格納用ＰＣで動作するソフトウェアの構成を概略的に示す図である。
【図４】図３における文書格納用アプリケーションの構成を模式的に示すブロック図である。
【図５】図４の文書格納用アプリケーションによって格納されたテーブルの構成を示す図である。
【図６】図１の文書管理システムにおける文書データの全体的な流れを概略的に示す図である。
【図７】図４における設定プログラムに基づいて実行される設定処理のフローチャートである。
【図８】図４における文書格納用アプリケーションに基づいて実行される文書データ登録処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【００９２】
１０  複合機
２０  文書管理用ＰＣ
３０  メールサーバ
４０  文書格納用ＰＣ
１００  文書管理システム
２１０  文書格納用アプリケーションソフトウェア
２１１  設定プログラム
２１２  設定保存手段
２１３  プロファイル部
２１６  文書データ格納部
【図１】
2006163624.tif 000003
【図２】
2006163624.tif 000004
【図３】
2006163624.tif 000005
【図４】
2006163624.tif 000006
【図５】
2006163624.tif 000007
【図６】
2006163624.tif 000008
【図７】
2006163624.tif 000009
【図８】
2006163624.tif 000010