(57)【要約】      （修正有）【課題】登録されている文書を検索して印刷する際、検索条件の入力等の操作性を向上できる文書管理システムを提供する。【解決手段】印刷装置１０２は、文書管理サーバ１００から送信された印刷体裁設定付きの検索条件リストの中から、ユーザ所望の検索条件を文書管理サーバ１００に指示する。この指示により、文書管理サーバ１００は、文書管理部に管理されている文書を検索し、検索条件に適合する文書および印刷体裁設定を印刷装置１０２に送信する。印刷装置１０２は、送信された印刷体裁設定にしたがって、検索結果の文書を印刷する。【選択図】図１
2006268157.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理装置および印刷装置が接続され、前記文書管理装置は前記印刷装置で印刷される文書を管理する文書管理システムであって、
前記文書管理装置に文書を登録する文書登録手段と、
前記登録された文書を検索するための検索条件を前記文書管理装置に登録する検索条件登録手段と、
前記登録された検索条件を前記印刷装置に送信する検索条件送信手段と、
前記送信された検索条件の中から前記印刷装置で選択された検索条件を用いて、前記登録された文書を検索する検索手段と、
選択された検索条件に該当する文書を前記印刷装置に送信する文書送信手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理装置および前記印刷装置とともに、情報処理装置がネットワークに接続され、
前記検索条件登録手段は、前記ネットワークを介して前記情報処理装置から前記文書管理装置に前記検索条件を登録するとともに、前記登録された検索条件を変更または削除可能であることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書管理装置および前記印刷装置とともに、情報処理装置がネットワークに接続され、
前記文書登録手段は、前記ネットワークを介して前記情報処理装置から前記文書管理装置に前記文書を登録するとともに、前記登録された文書を削除可能であることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書管理装置が接続されるネットワークを介して、前記文書管理装置に接続可能な印刷装置の登録または削除を行う印刷装置管理手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記検索条件送信手段は、前記印刷装置からの要求に応じて、前記登録された検索条件の一覧を前記印刷装置に送信し、
前記印刷装置は、前記送信された検索条件の一覧を画面に表示し、該表示された検索条件の一覧の中から特定の検索条件を選択することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項６】
文書管理装置および印刷装置が接続され、前記文書管理装置は前記印刷装置で印刷される文書を管理する文書管理システムであって、
前記文書管理装置に文書を登録する文書登録手段と、
印刷体裁設定を含む、前記登録された文書を検索するための検索条件を前記文書管理装置に登録する検索条件登録手段と、
前記登録された前記印刷体裁設定付きの検索条件を前記印刷装置に送信する検索条件送信手段と、
前記送信された前記印刷体裁設定付きの検索条件の中から選択された検索条件を用いて、前記登録された文書を検索する検索手段と、
選択された検索条件に該当する文書および当該検索条件に付いている印刷体裁設定を前記印刷装置に送信する文書送信手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
前記検索条件登録手段は、登録済みの検索条件に、前記印刷装置から印刷指示を受けた際の印刷体裁設定を含めることにより、前記印刷体裁設定付きの検索条件を登録することを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記検索条件送信手段は、前記印刷装置からの要求に応じて、前記登録された印刷体裁設定付きの検索条件の一覧を前記印刷装置に送信し、
前記印刷装置は、前記送信された印刷体裁設定付きの検索条件の一覧を画面に表示し、該表示された印刷体裁設定付きの検索条件の一覧の中から特定の印刷体裁設定付きの検索条件を選択することを特徴とする請求項６記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記検索された文書の履歴を管理する履歴管理手段を備え、
前記検索された文書が既に前記印刷装置に送信されたものである場合、前記文書送信手段は、前記検索された文書を前記印刷装置に送信しないことを特徴とする請求項１または６記載の文書管理システム。
【請求項１０】
印刷装置で印刷される文書を文書管理装置において管理する文書管理方法であって、
前記文書管理装置に文書を登録する文書登録ステップと、
前記登録された文書を検索するための検索条件を前記文書管理装置に登録する検索条件登録ステップと、
前記登録された検索条件を前記印刷装置に送信する検索条件送信ステップと、
前記送信された検索条件の中から前記印刷装置で選択された検索条件を用いて、前記登録された文書を検索する検索ステップと、
選択された検索条件に該当する文書を前記印刷装置に送信する文書送信ステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１１】
印刷装置で印刷される文書を文書管理装置において管理する文書管理方法であって、
前記文書管理装置に文書を登録する文書登録ステップと、
印刷体裁設定を含む、前記登録された文書を検索するための検索条件を前記文書管理装置に登録する検索条件登録ステップと、
前記登録された前記印刷体裁設定付きの検索条件を前記印刷装置に送信する検索条件送信ステップと、
前記送信された前記印刷体裁設定付きの検索条件の中から選択された検索条件を用いて、前記登録された文書を検索する検索ステップと、
選択された検索条件に該当する文書および当該検索条件に付いている印刷体裁設定を前記印刷装置に送信する文書送信ステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１２】
印刷装置に接続され、前記印刷装置で印刷される文書を管理する文書管理装置であって、
文書を登録する文書登録手段と、
前記登録された文書を検索するための検索条件を登録する検索条件登録手段と、
前記登録された検索条件を前記印刷装置に送信する検索条件送信手段と、
前記印刷装置によって選択された検索条件を用いて、前記登録された文書を検索する検索手段と、
選択された検索条件に該当する文書を前記印刷装置に送信する文書送信手段とを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１３】
前記検索条件は、印刷体裁設定を含むことを特徴とする請求項１２記載の文書管理装置。
【請求項１４】
文書管理装置に接続され、前記文書管理装置に登録された文書を印刷する印刷装置であって、
前記文書管理装置に検索条件の取得を要求する検索条件要求手段と、
前記要求に応じて取得した検索条件の中から、特定の検索条件を選択する検索条件選択手段と、
前記選択された検索条件を前記文書管理装置に送信する検索条件送信手段と、
前記文書管理装置で検索され、選択された検索条件に該当する文書を受信する文書受信手段とを備えたことを特徴とする印刷装置。
【請求項１５】
前記検索条件送信手段は、前記検索された検索条件とともに、印刷体裁設定を送信することを特徴とする請求項１４記載の印刷装置。
【請求項１６】
前記検索条件は印刷体裁設定を含み、
前記検索条件選択手段は、前記印刷体裁設定を含む検索条件、および前記印刷体裁設定を含まない検索条件の中から特定の検索条件を選択することを特徴とする請求項１４記載の印刷装置。
【請求項１７】
登録された文書を検索するための検索条件を印刷装置に送信する文書管理装置とともに、ネットワークに接続された情報処理装置であって、
前記文書管理装置に文書を登録する文書登録手段と、
前記文書管理装置に前記検索条件を登録する検索条件登録手段とを備えたことを特徴とする情報処理装置。
【請求項１８】
前記文書管理装置に登録された文書を削除する文書削除手段と、
前記文書管理装置に登録された検索条件を変更または削除する検索条件変更削除手段とを備えたことを特徴とする請求項１７記載の情報処理装置。
【請求項１９】
前記ネットワークを介して前記文書管理装置に接続可能な印刷装置を、該文書管理装置に登録する印刷装置登録手段を備えたことを特徴とする請求項１７記載の情報処理装置。
【請求項２０】
請求項１乃至９のいずれかに記載の文書管理システムを実現するためのコンピュータ読み取り可能なプログラムコードを有するプログラム。
【請求項２１】
請求項１７記載のプログラムを格納した記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷装置で印刷される文書を文書管理装置において管理する文書管理システム、文書管理方法、文書管理装置、印刷装置および情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、登録されている文書を検索し、検索結果の文書を、ネットワークに接続された複数の印刷装置から印刷する文書管理システムが知られている。例えば、インターネット経由で文書管理サービスを提供する文書管理システムでは、登録されている文書を探すために、文書検索機能が用意されている（特許文献１参照）。この文書管理システムでは、各電子文書の文書管理情報領域に、複数の検索項目が設定可能である。検索項目として、例えば文書管理期間を設定した場合、この文書管理期間が過ぎると、電子文書に対する外部からのアクセスは禁止される。また、検索を行い、登録されている電子文書の中から、検索条件に適合した電子文書を選択して印刷することができる。
【特許文献１】特開２００１−２２２５２５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、以下に掲げる問題があった。すなわち、文書管理サービスにおいて、インターネット経由で提供される文書を、例えばコンビニエンスストアに設置されているコピー機などの印刷装置で印刷する場合、つまりＰＣの無い場所で印刷する場合、印刷装置の操作部を使用して検索条件を入力し、検索条件に適合した文書を選択して印刷することが行われる。この場合、印刷装置の操作部は、通常、タッチパネルから構成されるので、多くの複雑な入力を必要とする検索条件などを日本語などで入力しようとすると、非常に操作性が悪く、使いにくいものとなっていた。
【０００４】
また、デフォルトの印刷体裁とは異なる印刷体裁を設定して印刷する際、前回と同じ印刷体裁で印刷する場合であっても、印刷する度に印刷体裁を設定し直さなければならないといった煩わしさがあった。
【０００５】
そこで、本発明は、登録されている文書を検索して印刷する際、検索条件の入力等の操作性を向上できる文書管理システム、文書管理方法、文書管理装置、印刷装置および情報処理装置を提供することを目的とする。また、本発明は、繰り返し同じ印刷体裁で印刷する場合、印刷体裁を何度も設定しなくても印刷を行うことができる文書管理システム、文書管理方法、文書管理装置、印刷装置および情報処理装置を提供することを他の目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明の文書管理システムは、文書管理装置および印刷装置が接続され、前記文書管理装置は前記印刷装置で印刷される文書を管理する文書管理システムであって、前記文書管理装置に文書を登録する文書登録手段と、前記登録された文書を検索するための検索条件を前記文書管理装置に登録する検索条件登録手段と、前記登録された検索条件を前記印刷装置に送信する検索条件送信手段と、前記送信された検索条件の中から選択された検索条件を用いて、前記登録された文書を検索する検索手段と、選択された検索条件に該当する文書を前記印刷装置に送信する文書送信手段とを備えたことを特徴とする。
【０００７】
本発明の文書管理システムは、文書管理装置および印刷装置が接続され、前記文書管理装置は前記印刷装置で印刷される文書を管理する文書管理システムであって、前記文書管理装置に文書を登録する文書登録手段と、印刷体裁設定を含む、前記登録された文書を検索するための検索条件を前記文書管理装置に登録する検索条件登録手段と、前記登録された前記印刷体裁設定付きの検索条件を前記印刷装置に送信する検索条件送信手段と、前記送信された前記印刷体裁設定付きの検索条件の中から選択された検索条件を用いて、前記登録された文書を検索する検索手段と、選択された検索条件に該当する文書および当該検索条件に付いている印刷体裁設定を前記印刷装置に送信する文書送信手段とを備えたことを特徴とする。
【０００８】
本発明の文書管理方法は、印刷装置で印刷される文書を文書管理装置において管理する文書管理方法であって、前記文書管理装置に文書を登録する文書登録ステップと、前記登録された文書を検索するための検索条件を前記文書管理装置に登録する検索条件登録ステップと、前記登録された検索条件を前記印刷装置に送信する検索条件送信ステップと、前記送信された検索条件の中から前記印刷装置で選択された検索条件を用いて、前記登録された文書を検索する検索ステップと、選択された検索条件に該当する文書を前記印刷装置に送信する文書送信ステップとを有することを特徴とする。
【０００９】
本発明の文書管理方法は、印刷装置で印刷される文書を文書管理装置において管理する文書管理方法であって、前記文書管理装置に文書を登録する文書登録ステップと、印刷体裁設定を含む、前記登録された文書を検索するための検索条件を前記文書管理装置に登録する検索条件登録ステップと、前記登録された前記印刷体裁設定付きの検索条件を前記印刷装置に送信する検索条件送信ステップと、前記送信された前記印刷体裁設定付きの検索条件の中から選択された検索条件を用いて、前記登録された文書を検索する検索ステップと、選択された検索条件に該当する文書および当該検索条件に付いている印刷体裁設定を前記印刷装置に送信する文書送信ステップとを有することを特徴とする。
【００１０】
本発明の文書管理装置は、印刷装置に接続され、前記印刷装置で印刷される文書を管理する文書管理装置であって、文書を登録する文書登録手段と、前記登録された文書を検索するための検索条件を登録する検索条件登録手段と、前記登録された検索条件を前記印刷装置に送信する検索条件送信手段と、前記印刷装置によって選択された検索条件を用いて、前記登録された文書を検索する検索手段と、選択された検索条件に該当する文書を前記印刷装置に送信する文書送信手段とを備えたことを特徴とする。
【００１１】
本発明の印刷装置は、文書管理装置に接続され、前記文書管理装置に登録された文書を印刷する印刷装置であって、前記文書管理装置に検索条件の取得を要求する検索条件要求手段と、前記要求に応じて取得した検索条件の中から、特定の検索条件を選択する検索条件選択手段と、前記選択された検索条件を前記文書管理装置に送信する検索条件送信手段と、前記文書管理装置で検索され、選択された検索条件に該当する文書を受信する文書受信手段とを備えたことを特徴とする。
【００１２】
本発明の情報処理装置は、登録された文書を検索するための検索条件を印刷装置に送信する文書管理装置とともに、ネットワークに接続された情報処理装置であって、前記文書管理装置に文書を登録する文書登録手段と、前記文書管理装置に前記検索条件を登録する検索条件登録手段とを備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明の請求項１に係る文書管理システムによれば、文書管理装置から印刷装置に検索条件が送信されるので、登録されている文書を検索して印刷する際、検索条件の入力等の操作性を向上できる。請求項２に係る文書管理システムによれば、入力操作の容易な情報処理装置から検索条件の登録・変更・削除を行うことができる。請求項３に係る文書管理システムによれば、入力操作の容易な情報処理装置から文書の登録・削除を行うことができる。請求項４に係る文書管理システムによれば、文書管理装置で管理されている文書の印刷出力可能な印刷装置を管理することができる。請求項６に係る文書管理システムによれば、印刷装置で選択された検索条件に該当する文書および当該検索条件に付いている印刷体裁設定が文書管理装置から印刷装置に送信されるので、繰り返し同じ印刷体裁で印刷する場合、印刷体裁を何度も設定しなくても印刷を行うことができる。請求項７に係る文書管理システムによれば、印刷体裁設定の登録を容易に行うことができる。請求項８に係る文書管理システムによれば、印刷装置側で検索条件の選択を容易に行うことができる。請求項９に係る文書管理システムによれば、重複した文書の印刷を避けることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
本発明の文書管理システム、文書管理方法、文書管理装置、印刷装置および情報処理装置の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本実施形態の文書管理システムは、インターネット経由で提供される文書を印刷するシステムに適用される。
【００１５】
［第１の実施形態］
図１は第１の実施形態における文書管理システムの構成を示す図である。この文書管理システムは、文書に対する検索条件を予め登録しておき、その検索条件に関連する情報として印刷装置および印刷体裁設定も管理するものである。文書管理システムは、インターネット等のネットワーク１０３を介して、文書管理サーバ１００、複数のクライアント端末１０１−１、１０１−２、……１０１−N、および複数の印刷装置１０２−１、１０２−２、……１０２−Mが接続された構成を有する。
【００１６】
ここで、クライアント端末１０１−１、１０１−２、……１０１−Nは、それぞれ同様の構成を有し、Ｎは任意の自然数である。複数のクライアント端末１０１−１、１０１−２、……１０１−Nの中で、任意の１つのクライアント端末を示す場合、単にクライアント端末１０１と記すことにする。また、印刷装置１０２−１、１０２−２、……１０２−Mも、それぞれ同様の構成を有し、Ｍは任意の自然数である。複数の印刷装置１０２−１、１０２−２、……１０２−Mの中で、任意の１つの印刷装置を示す場合、単に印刷装置１０２と記すことにする。また、本実施形態では、ネットワーク１０３は、インターネットであるが、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の他のネットワークであってもよい。
【００１７】
図２は印刷装置１０２の外観的構成を示す図である。この印刷装置１０２は、スキャナ部１０およびプリンタ部２０を有し、プリント機能、コピー機能、ファクシミリ機能等を有する複合機として構成される。スキャナ部１０は、原稿画像をランプにより照射し、ＣＣＤラインセンサ（図示せず）でその反射光を読み取り、電気信号に変換することで、画像データとして処理を行う。原稿の読み取りを行う際、原稿用紙を原稿フィーダ１４２にセットし、使用者が操作部１４０から読み取り起動を指示すると、原稿フィーダ１４２は原稿用紙を１枚ずつフィードする。
【００１８】
プリンタ部２０は、画像データを記録用紙上の画像に変換する部分であり、本実施形態では、感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式により印刷を行う。プリント動作は、装置内部のコントローラ３０からの指示によって開始する。プリンタ部２０には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙の向きを選択できるように、複数の給紙段が用意されており、それぞれに対応した用紙カセット（給紙ユニット）１２２、１２４、１４６、１４４が設けられている。また、画像が形成された用紙は、排紙トレイ１３２上に排出される。
【００１９】
図３は印刷装置１０２の内部構成を示す縦断面図である。スキャナ部１０側では、原稿自動送り装置（原稿フィーダ）１４２から給送された原稿は順次、原稿台ガラス１５１上の所定位置に載置される。原稿照明ランプ１５２は、例えばハロゲンランプから構成され、原稿台ガラス１５１上に載置された原稿を露光する。走査ミラー１５３、１５４、１５５は、光学走査ユニット（図示せず）に収容されており、往復動しながら原稿からの反射光をＣＣＤユニット１５６に導く。ＣＣＤユニット１５６は、原稿からの反射光を撮像素子に結像させる結像レンズ１５７、例えばＣＣＤからなる撮像素子１５８、この撮像素子１５８を駆動するＣＣＤドライバ１５９等から構成される。撮像素子１５８から出力される画像信号は、例えば８ビットのデジタルデータに変換された後、コントローラユニット３０に入力される。
【００２０】
一方、プリンタ部３０側では、画像形成に備え、感光ドラム１１０は前露光ランプ１１２によって除電される。１次帯電器１１３はで感光ドラム１１０を一様に帯電させる。露光手段としての半導体レーザ１１７は、コントローラユニット３０で処理された画像データに基づき、感光ドラム１１０を露光し、静電潜像を形成する。現像器１１８は黒色の現像剤（トナー）を収容する。転写前帯電器１１９は感光ドラム１１０上に現像されたトナー像を用紙に転写する前に高圧をかける。手差し給紙ユニット１２０および給紙ユニット１２２、１２４、１４６、１４４では、それぞれ各給紙ローラ１２１、１２３、１２５、１４３、１４５の駆動により、転写用紙が装置内に給送され、レジストローラ１２６の位置で一旦停止した後、感光ドラム１１０に形成された画像との書き出しタイミングに一致するように、再給送される。転写帯電器１２７は、感光ドラム１１０に現像されたトナー像を給送される転写用紙に転写する。分離帯電器１２８は、転写動作が終了した転写用紙を感光ドラム１１０から分離する。転写されずに感光ドラム１１０上に残ったトナーは、クリーナ１１１によって回収される。
【００２１】
搬送ベルト１２９は、転写プロセスが終了した転写用紙を定着器１３０に搬送し、例えば加熱により定着する。フラッパ１３１は、定着プロセスが終了した転写用紙の搬送パスを、ソータ１３２または中間トレイ１３７の配置方向のいずれかに制御する。また、給送ローラ１３３〜１３６は、一度定着プロセスが終了した転写用紙を、中間トレイ１３７に反転（多重）させて、あるいは非反転（両面）のまま給送する。再給送ローラ１３８は、中間トレイ１３７に載置された転写用紙を再度、レジストローラ１２６の位置まで搬送する。後述するように、コントローラユニット３０は、マイクロコンピュータ、画像処理部等を有し、操作部１４０からの指示に従って、上記画像形成動作を制御する。尚、本実施形態では、モノクロ印刷を行う印刷装置を示したが、カラー印刷可能な印刷装置であってもよいことは勿論である。
【００２２】
図４は操作部１４０の外観を示す図である。操作部（操作パネル）１４０はＬＣＤ表示部１６２の他、各種キーや各種スイッチから構成される。ＬＣＤ表示部１６２は、ＬＣＤ画面上にタッチパネルシートが貼られたものであり、システムの操作画面を表示するとともに、表示されているキーが押されると、その位置情報をコントローラユニット３０に伝える。
【００２３】
テンキー１６８はコピー枚数など数字の入力に使用される。スタートキー１６９は原稿画像の読み取り動作を開始する際に用いられる。ストップキー１７０は稼働中の動作を止めるときに使用される。リセットキー１７１は操作部１４０からの設定を初期化する際に用いられる。ソフトスイッチ１７４は印刷装置１０２をスリープ状態に移行させる際およびスリープ状態から復帰する際に用いられる。１６３はガイドキーであり、キーの機能が解らない場合、押下されるとそのキーの説明が表示される。１６４はコピーモードキーであり、複写を行う際に押下される。１６５はファクスキーであり、ファクスに関する設定を行う際に押下される。１６６はファイルキーであり、ファイルデータを出力する際に押下される。１６７はプリンタキーであり、コンピュータ等の外部装置からのプリント出力に関する設定などを行う際に使用される。
【００２４】
図５はコントローラユニット３０の構成を示す図である。コントローラユニット３０は、スキャナ１０およびプリンタ２０に接続されるとともに、インターネット１０３や公衆回線（ＷＡＮ）１９８に接続され、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、操作部インタフェース（Ｉ／Ｆ）、ネットワークＩ／Ｆ、モデム等を有する。
【００２５】
ＣＰＵ１８１はシステム全体を制御するコントローラである。ＲＡＭ１８２はＣＰＵ１８１が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを一時記憶するための画像メモリでもある。ＲＯＭ１８３はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムを格納する。ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１８４は、システムソフトウェア、画像データ、ソフトウェアカウンタ値などを格納する。
【００２６】
操作部Ｉ／Ｆ１８６は、操作部（ＵＩ）１４０とのインターフェース部であり、表示用の画像データを操作部１４０に出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ１８６は、操作部１４０から使用者によって入力された情報を、ＣＰＵ１８１に伝える役割を行う。
【００２７】
ネットワーク（Ｎｅｔｗｏｒｋ）１９０は、ネットワーク１０３に接続され、情報の入出力を行う。モデム（Ｍｏｄｅｍ）１９５は、公衆回線１９８に接続され、情報の入出力を行う。スキャナ・プリンタ通信Ｉ／Ｆ１９７は、スキャナ１０およびプリンタ２０内の各ＣＰＵとそれぞれ通信を行うためのインタフェース（Ｉ／Ｆ）である。画像処理部１９６は、画像データに対する各種画像処理を行う。
【００２８】
図６はクライアント端末１０１のハードウェア構成を示すブロック図である。クライアント端末１０１は、ネットワーク閲覧機能を有する一般的な情報処理装置（コンピュータ）であり、ＣＰＵ２５１、ＲＯＭ２５２、ＲＡＭ２５３、キーボードコントローラ（ＫＢＣ）２５４、ディスプレイコントローラ２５６、メモリコントローラ（ＭＣ）２５７、ネットワークインタフェース（ＮＥＴＩＦ）２５８等がシステムバス２５０を介して接続された構成を有する。
【００２９】
ＣＰＵ２５１は、文書処理を行うとともに、システムデバイス２５０に接続される各デバイスを総括的に制御する。ＲＯＭ２５２には、制御プログラム、文書処理の際に使用されるフォントデータ、文書処理の際に使用される各種データが記憶される。ＲＡＭ２５３はＣＰＵ２５１の主メモリ、ワークエリアなどとして機能する。キーボードコントローラ（ＫＢＣ）２５４は、キーボード２５９やポインティングデバイス（図示しない）からのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＣＲＴＣ）２５６は、ディスプレイ２６０の表示を制御する。ディスプレイとして、ここではＣＲＴが用いられるが、液晶ディスプレイ等であってもよい。メモリコントローラ（ＭＣ）２５７は、ブートプログラム、種々のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル等を記憶するハードディスク（ＨＤ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）等の外部メモリ２６１とのアクセスを制御する。ネットワークＩ／Ｆ２５８は、ネットワーク１０３に接続され、ネットワーク１０３に対する制御処理を行う。
【００３０】
上記構成を有するクライアント端末１０１では、ＣＰＵ２５１は、ディスプレイ２６０上のマウスカーソル（図示せず）等で指示されたコマンドに基づき、登録された種々のウインドウを開き、種々のデータ処理を実行する。
【００３１】
図７は文書管理サーバ１００のハードウェア構成を示すブロック図である。文書管理サーバ１００は、汎用の情報処理装置（コンピュータ）から構成され、伝送バス２００を介して、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、ネットワークＩ／Ｆ（ＮＥＴＩＦ）２０４、ビデオＲＡＭ（ＶＲＡＭ）２０５、キーボードコントローラ（ＫＢＣ）２０７、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０９、フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）２１０およびプリンタコントローラ（ＰＲＴＣ）２１１を有する。
【００３２】
ＣＰＵ（中央演算装置）２０１は情報処理装置の演算・制御を司る。ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリとして、また実行プログラムの領域、このプログラムの実行エリア、データエリアとして機能する。リードオンリメモリ（ＲＯＭ）２０３には、ＣＰＵ２０１の動作処理手順であるプログラムが記憶されている。ＲＯＭ２０３には、基本ソフト（ＯＳ）が記録されたプログラムＲＯＭ、システムを稼働するために必要な情報等が記録されているデータＲＯＭがある。また、ＲＯＭ２０３の代わりに、ＨＤＤ２０９が用いられる場合もある。ネットワークインタフェース（ＮＥＴＩＦ）２０４は、ネットワーク１０３を介してクライアント端末１０１、印刷装置１０２等とデータ転送を行うための制御や接続状況の診断を行う。ビデオＲＡＭ（ＶＲＡＭ）２０５は、ＣＲＴ２０６の画面に表示させる画像を展開し、その表示制御を行う。ＶＲＡＭ２０５には、ディスプレイ等の表示装置（ＣＲＴ）２０６が接続される。
【００３３】
コントローラ（ＫＢＣ）２０７は、外部入力装置２０８からの入力信号を制御する。外部入力装置２０８は、利用者が行う操作を受け付けるものであり、外部入力装置２０８には、例えば、キーボードやマウス等のポインティングデバイスが用いられる。ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０９は、アプリケーションプログラムや各種データ保存用に用いられる。本実施形態におけるアプリケーションプログラムは、本実施形態において各種処理機能を実現するソフトウェア等である。
【００３４】
外部入出力装置（ＦＤＤ）２１０は、例えばフロッピー（登録商標）ディスクドライブ、ＣＤ−ＲＯＭドライブ等のリムーバブルディスクを入出力するものであり、前述したアプリケーションプログラムの記録媒体からの読み出し等に用いられる。データ記録媒体（リムーバブル・メディア）２１３は、ＦＤＤ２１０によって読み出される磁気記録媒体（例えば、フロッピー（登録商標）ディスクや外付けハードディスク）、光記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ）、光磁気記録媒体（例えば、ＭＯ）、半導体記録媒体（例えば、メモリカード）等、取り外し可能なものである。尚、ＨＤＤ２０９に格納されるアプリケーションプログラムやデータを、ＦＤＤ２１０に格納して使用することも可能である。
【００３５】
コントローラ（ＰＲＴＣ）２１１は、印刷装置（ＰＲＴ）２１２への出力信号を制御する。印刷装置（ＰＲＴ）２１２には、例えばＬＢＰ（Ｌａｓｅｒ  Ｂｅａｍ  Ｐｒｉｎｔｅｒ）等が用いられる。伝送バス２００は、各ユニット間を接続するためのものであり、アドレスバス、データバス、入出力バスおよび制御バスからなる。
【００３６】
図８は文書管理サーバ１００の機能的構成を示す図である。文書管理サーバ１００は、文書管理部３００、文書検索条件管理部３１０、印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０および印刷装置管理部３３０を有し、さらに、文書登録機能３０１、文書検索機能３０２、文書削除機能３０３、文書検索条件登録機能３１１、文書検索条件変更機能３１２、文書検索条件削除機能３１３、印刷体裁設定付き検索条件登録機能３２１、印刷体裁設定付き検索条件変更機能３２２、印刷体裁設定付き検索条件削除機能３２３、印刷装置登録機能３３１および印刷装置削除機能３３２を有する。
【００３７】
上記各管理部は、情報を格納して管理するファイルシステムあるいはデータベースであり、ＲＡＭ２０２、ＨＤＤ２０９およびＦＤＤ２１０のいずれか１つを用いて情報を格納する。また、これらの各管理部に格納された情報は、特定のキーや条件で直接アクセス可能である。また、上記各機能は、ＣＰＵ２０１で実行されるアプリケーションプログラムやプログラムの一部として動作するモジュールとして実現される。このアプリケーションプログラムあるいはモジュールは、ＲＯＭ２０３、ＨＤＤ２０９またはＦＤＤ２１０から読み込まれ、ＲＡＭ２０２に展開される。
【００３８】
文書登録機能３０１は、クライアント端末１０１がネットワーク閲覧機能を利用して自端末内に保持する文書ファイル（単に、文書という）を文書管理サーバ１００にアップロードすると、アップロードされた文書を文書管理サーバ１００内の文書管理部３００に登録する。
【００３９】
文書検索機能３０２は、クライアント端末１０１がネットワーク閲覧機能を利用して検索条件を指定して任意の文書の検索を要求すると、文書管理部３００に登録されている文書の中から、検索条件に適合する文書を選択し、選択された検索結果の文書の情報をクライアント端末１０１に送信する。このとき、クライアント端末１０１に送信される文書の情報には、文書の実体が含まれず、文書名、文書サイズ等の属性情報が送信される。クライアント端末１０１は、送信された文書の情報を表示する。
【００４０】
文書削除機能３０３は、クライアント端末１０１がネットワーク閲覧機能を利用してその時点で管理中の文書の情報を要求すると、文書管理部３００から情報を取り出し、要求された管理中の文書の情報をクライアント端末１０１に送信する。クライアント端末１０１は、送信された文書の情報を表示し、利用者に対し、削除する文書の指定（入力）を促す。利用者の入力が終了すると、クライアント端末１０１は、文書削除機能３０３に対し、削除する文書のＩＤを送信する。文書削除機能３０３は、受信した削除する文書のＩＤを基に、文書管理部３００に管理されている文書および文書の情報を削除する。
【００４１】
文書検索条件登録機能３１１、文書検索条件変更機能３１２および文書検索条件削除機能３１３および文書検索条件管理部３１０は、後述するように、文書管理部３００で管理される文書を検索する際の検索条件の登録や管理を行うものである。また、印刷体裁設定付き検索条件登録機能３２１、印刷体裁設定付き検索条件変更機能３２２、印刷体裁設定付き検索条件削除機能３２３および印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０は、後述するように、印刷体裁設定付き検索条件の登録や管理を行うものである。また、印刷装置登録機能３３１、印刷装置削除機能３３２および印刷装置管理部３３０は、後述するように、ネットワーク１０３に接続され、文書管理サーバ１００によって管理されている文書の印刷出力を行う印刷装置を管理する。
【００４２】
図９はクライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に対し、印刷装置を登録する際の印刷装置登録処理の流れを示す図である。クライアント端末側の処理は、クライアント端末１０１内の記憶媒体に格納されているプログラムを、ＣＰＵ２５１が実行することによって行われ、一方、文書管理サーバ側の処理は、文書管理サーバ１００内の記憶媒体に格納されているプログラムを、ＣＰＵ２０１が実行することによって行われる。
【００４３】
まず、クライアント端末１０１は、ネットワーク閲覧機能を利用して文書管理サーバ１００に印刷装置登録要求を送信する（Ｔ１）。文書管理サーバ１００は、印刷装置登録要求を受信すると、クライアント端末１０１のネットワーク閲覧機能に対し、設定画面情報を送信する（Ｔ２）。クライアント端末１０１は、受信した設定画面情報を基に、ディスプレイ２６０に設定画面を表示する（Ｔ３）。
【００４４】
図１０はクライアント端末１０１においてネットワーク１０３に接続されている印刷装置の登録を行う際の設定画面を示す図である。この設定画面（印刷装置登録画面）には、ネットワーク上の印刷装置名が入力される印刷装置名入力エリア４００、ネットワーク上の印刷装置を一意に特定するためのＩＰアドレス情報が入力される印刷装置のＩＰアドレス入力エリア４０１および印刷装置登録ボタン４０２が設けられている。文書管理サーバ１００の運用管理者は、この設定画面を利用し、ネットワーク１０３に接続されている印刷装置１０２を文書管理サーバ１００に登録することになる。
【００４５】
クライアント端末１０１は、運用管理者によって入力された設定情報を受け付け（Ｔ４）、印刷装置登録ボタン４０２が押下されたか否かを判別する（Ｔ５）。印刷装置登録ボタン４０２が押下されていない場合、処理Ｔ４に戻り、印刷装置登録ボタン４０２が押下されると、文書管理サーバ１００側に入力された情報を送信する（Ｔ６）。文書管理サーバ１００は、送信された入力情報を受信すると、印刷装置登録機能３３１によって印刷装置管理部３３０に印刷装置を登録する（Ｔ７）。
【００４６】
図１１はクライアント端末１０１において文書管理サーバ１００に登録されている印刷装置を削除する際の削除処理の流れを示す図である。クライアント端末１０１は、ネットワーク閲覧機能を利用し、文書管理サーバ１００に対して登録済み印刷装置一覧表示要求を送信する（Ｔ１１）。文書管理サーバ１００は、登録済み印刷装置一覧表示要求を受信すると、印刷装置管理部３３０から情報を取得し、クライアント端末１０１のネットワーク閲覧機能に対し、登録済み印刷装置一覧情報を送信する（Ｔ１２）。クライアント端末１０１は、受信した登録済み印刷装置一覧情報を基に、ディスプレイ２６０に設定画面を表示する（Ｔ１３）。
【００４７】
図１２はクライアント端末１０１において文書管理サーバ１００に登録されている印刷装置の一覧を表示し、クライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に対し、登録済みの印刷装置の削除操作を行うための設定画面を示す図である。この設定画面（印刷装置リスト）には、登録されている印刷装置の登録ＩＤ５００、登録されている印刷装置名５０１、登録されている印刷装置のＩＰアドレス５０２および削除ボタン５０３が設けられている。文書管理サーバ１００の運用管理者は、この一覧表示画面（設定画面）から、登録されている印刷装置１０２を確認し、必要に応じてその登録を削除する。
【００４８】
削除ボタン５０３が押下されたか否かを判別し（Ｔ１４）、削除ボタン５０３が押下されない場合、何もせず、一方、削除ボタン５０３が押下されると、クライアント端末１０１は、文書管理サーバ１００に印刷装置削除要求を送信する（Ｔ１５）。文書管理サーバ１００は、印刷装置削除要求を受信すると、印刷装置削除機能３３２によって印刷装置管理部３３０から該当する印刷装置を削除する（Ｔ１６）。
【００４９】
図１３はクライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に対し、文書の検索条件を登録する際の検索条件登録処理の流れを示す図である。クライアント端末１０１は、ネットワーク閲覧機能を利用し、文書管理サーバ１００に文書検索条件登録要求を送信する（Ｔ２１）。文書管理サーバ１００は、文書検索条件登録要求を受信すると、クライアント端末１０１のネットワーク閲覧機能に対し、設定画面情報を送信する（Ｔ２２）。クライアント端末１０１は、送信された設定画面情報を基に、ディスプレイ２６０に設定画面を表示する（Ｔ２３）。
【００５０】
図１４はクライアント端末１０１において文書の検索条件を登録する際の設定画面を示す図である。この設定画面（文書検索条件登録画面）には、文書管理サーバ１００で管理される文書を検索する際の検索条件となる文字列が入力される文書検索条件入力エリア６００、および文書検索条件登録ボタン６０１が設定されている。
【００５１】
検索条件となる文字列が入力され（Ｔ２４）、文書検索条件登録ボタン６０１が押下されたか否かを判別する（Ｔ２５）。文書検索条件登録ボタン６０１が押下されない場合、処理Ｔ２４に戻る。一方、文書検索条件登録ボタン６０１が押下されると、文書管理サーバ１００に入力された情報を送信する（Ｔ２６）。文書管理サーバ１００は、入力情報を受信すると、文書検索条件登録機能３１１によって文書検索条件管理部３１０に入力された検索条件を登録する（Ｔ２７）。
【００５２】
図１５はクライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に対し、登録済みの文書検索条件を削除あるいは変更する際の検索条件削除処理の流れを示す図である。まず、クライアント端末１０１は、ネットワーク閲覧機能を利用し、文書管理サーバ１００に登録済み文書検索条件一覧表示要求を送信する（Ｔ３１）。文書管理サーバ１００は、登録済み文書検索条件一覧表示要求を受信すると、文書検索条件管理部３１０から情報を取得し、クライアント端末１０１のネットワーク閲覧機能に対し、登録済み文書検索条件一覧情報を送信する（Ｔ３２）。クライアント端末１０１は、登録済み文書検索条件一覧情報を基に、文書管理サーバ１００に登録されている文書検索条件の一覧、および登録済みの文書検索条件の削除あるいは変更を行う際の設定画面をディスプレイ２６０に表示する（Ｔ３３）。
【００５３】
図１６はクライアント端末１０１において登録済みの文書検索条件の一覧、および各文書検索条件の削除あるいは変更を行う際の設定画面を示す図である。この設定画面（文書検索リスト）には、登録されている文書検索条件の登録ＩＤ７００、登録されている文書検索条件７０１、文書検索条件変更ボタン７０２および文書検索条件削除ボタン７０３が設けられている。
【００５４】
文書検索条件変更ボタン７０２が押下されたか否かを判別する（Ｔ３４）。文書検索条件変更ボタン７０２が押下されると、クライアント端末１０１は文書管理サーバ１００に文書検索条件変更要求を送信する（Ｔ３５）。文書管理サーバ１００は、文書検索条件変更要求を受信すると、クライアント端末１０１のネットワーク閲覧機能に対し、文書検索条件変更画面情報を送信する（Ｔ３６）。クライアント端末１０１は、送信された文書検索条件変更画面情報を基に、ディスプレイ２６０に設定画面を表示する（Ｔ３７）。
【００５５】
図１７はクライアント端末１０１において文書検索条件変更ボタン７０２が押下された際に遷移する、文書管理サーバ１００に登録されている文書検索条件の変更を行うための設定画面を示す図である。この設定画面（文書検索条件変更画面）には、登録されている文書検索条件の登録ＩＤ８００、登録されている文書検索条件の表示および修正内容の入力を行う箇所８０１および文書検索条件変更実行ボタン８０２が設けられている。
【００５６】
箇所８０１に修正内容の情報が入力されると（Ｔ３８）、文書検索条件変更実行ボタン８０２が押下された否かを判別する（Ｔ３９）。文書検索条件変更実行ボタン８０２が押下されていない場合、処理Ｔ３８に戻る。一方、文書検索条件変更実行ボタン８０２が押下されると、クライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に文書検索条件変更実行要求を送信する（Ｔ４０）。文書管理サーバ１００は、文書検索条件変更実行要求を受信すると、文書検索条件変更機能３１２により、文書検索条件管理部３１０に管理されている検索条件を変更する（Ｔ４１）。
【００５７】
一方、処理Ｔ３４で文書検索条件変更ボタン７０２が押下されていない場合、文書検索条件削除ボタン７０３が押下されたか否かを判別する（Ｔ４２）。文書検索条件削除ボタン７０３が押下されると、クライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に文書検索条件削除要求を送信する（Ｔ４３）。文書管理サーバ１００は、文書検索条件削除要求を受信すると、文書検索条件削除機能３１３により、文書検索条件管理部３１０から指定された検索条件を削除する（Ｔ４４）。また、処理Ｔ３４で文書検索条件変更ボタン７０２が押下されず、かつ処理Ｔ４２で文書検索条件削除ボタン７０３が押下されていない場合、文書検索条件は変更・削除されることなくそのままの状態となる。
【００５８】
図１８および図１９は印刷装置１０２および文書管理サーバ１００において文書を検索して印刷処理を行う際の検索・印刷処理の流れを示す図である。まず、印刷装置１０２は、文書管理サーバ１００に検索条件リスト要求を送信する（Ｔ５１）。文書管理サーバ１００は、検索条件リスト要求を受信すると、文書検索条件管理部３１０から登録されている文書検索条件を取得するとともに、印刷装置１０２が過去に印刷した際の印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０に登録されている印刷体裁設定付き検索条件を取得する（Ｔ５２）。そして、文書管理サーバ１００は、取得した文書検索条件および印刷体裁設定付き検索条件を、印刷装置１０２に送信する（Ｔ５３）。印刷装置１０２は、文書検索条件および印刷体裁設定付き検索条件を受信すると、操作パネル１４０の表示部１６２に検索条件リスト画面を表示する（Ｔ５４）。
【００５９】
図２０は印刷装置１０２における検索条件リスト表示画面を示す図である。この検索条件リスト画面には、印刷体裁設定付き検索条件ＩＤ１０００、文書管理サーバ１００の文書検索条件管理部３１０に管理されている文書検索条件１００１、印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０に管理されている印刷体裁設定付き文書検索条件の中で印刷装置１０２の印刷装置ＩＤに登録されている印刷体裁設定付き文書検索条件１００２、および印刷体裁設定付き検索条件削除ボタン１００３が設けられている。印刷体裁設定付き検索条件ＩＤ１０００には、印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０に管理されているＩＤが表示される。文書検索条件１００１には、印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０に管理されている文書検索条件が表示される。印刷体裁設定付き文書検索条件１００２には、印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０に管理されている印刷体裁設定が表示される。ここで、印刷体裁設定付き検索条件ＩＤ１０００および印刷体裁設定付き文書検索条件１００２がそれぞれ空欄になっている箇所１００４、１００５の検索条件は、文書管理サーバ１００の印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０に管理されている検索条件ではなく、文書検索条件管理部３１０に管理されている検索条件であることを示す。尚、図２０では、モノクロ印刷およびカラー印刷可能な印刷装置における検索条件リストが示されており、モノクロ印刷専用の印刷装置の場合、印刷体裁設定付き検索条件ＩＤ１０００が「Ｓ００２」である項目は表示されない。
【００６０】
印刷体裁設定付き検索条件削除ボタン１００３が押下されたか否かを判別し（Ｔ５５）、このボタンが押下されると、クライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に印刷体裁設定付き検索条件削除要求を送信する（Ｔ５６）。文書管理サーバ１００は、文書検索条件変更実行要求を受信すると、印刷体裁設定付き検索条件削除機能３２３により、印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０に管理されている印刷体裁設定付き検索条件を削除する（Ｔ５７）。
【００６１】
一方、処理Ｔ５５で印刷体裁設定付き検索条件削除ボタン１００３が押下されていない場合、ユーザによって検索条件リストの中から任意の印刷体裁設定付き検索条件が選択され、印刷指示が行われたか否かを判別する（Ｔ５８）。検索条件が選択されて印刷指示が行われると、印刷装置１０２は、印刷体裁設定付き検索条件ＩＤを文書管理サーバ１００に送信する（Ｔ５９）。文書管理サーバ１００は、印刷体裁設定付き検索条件ＩＤを受信すると、印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０の中から、文書検索条件１００１および印刷体裁設定１００２を取得し、文書検索機能３０２を利用して文書管理部３００に登録されている文書を検索する（Ｔ６１）。そして、文書管理サーバ１００は、検索結果の文書および印刷体裁設定を印刷装置１０２に送信する（Ｔ６２）。印刷装置１０２は、受信した印刷体裁設定にしたがって、受信した文書の印刷出力を行う（Ｔ６３）。
【００６２】
一方、処理Ｔ５８で印刷体裁設定付き検索条件が選択されていない場合、ユーザによって空欄のある検索条件が選択されて印刷指示が行われたか否かを判別する（Ｔ６４）。空欄のある検索条件が選択されて印刷指示が行われた場合、印刷装置１０２は、文書管理サーバ１００に対し、選択された検索条件および印刷装置１０２に設定された印刷体裁設定を送信する（Ｔ６５）。文書管理サーバ１００は、検索条件および印刷体裁設定を受信すると、印刷体裁設定付き検索条件登録機能３２１により、印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０に、検索条件、印刷体裁設定および印刷装置ＩＤを印刷体裁設定付き検索条件として登録する（Ｔ６６）。こうして、登録される印刷体裁設定付き検索条件には、検索条件ＩＤが割り当てられる。この後、文書管理サーバ１００は、検索条件１００１を用いて文書管理部３００に登録されている文書を検索し、検索結果の文書を印刷装置１０２に送信し、印刷装置１０２は、受信した検索結果の文書を、設定されている印刷体裁設定にしたがって印刷出力を行うようにしてもよい。あるいは、既に印刷体裁設定付き検索条件ＩＤが割り当てられたので、処理Ｔ５１以降を再び繰り返して印刷出力を行うようにしてもよい。
【００６３】
図２１は印刷体裁の設定例を示す図である。この印刷体裁設定では、ページ設定として、原稿サイズ、用紙サイズ、部数、印刷の向き、ページレイアウト、倍率の指定、スタンプ、ページ枠、日付の印刷、ユーザ名の印刷、ページ番号の印刷、処理方法等が設定され、仕上げとして、印刷方法、用紙の組み合わせ、綴じ方向、綴じ代、排紙方法等が設定される。印刷装置１０２は、このような印刷体裁設定にしたがって、Ａ４、Ａ３等の原稿サイズ、出力用紙サイズ、印刷の向き、印刷部数、片面／両面等の印刷方法を設定する。
【００６４】
このように、第１の実施形態の文書管理システムでは、印刷装置１０１は、文書管理サーバ１００から送信された印刷体裁設定付きの検索条件リストの中から、ユーザ所望の検索条件を文書管理サーバ１００に指示する。この指示により、文書管理サーバ１００は、文書管理部３００に管理されている文書を検索し、検索条件に適合する文書および印刷体裁設定を印刷装置１０２に送信する。印刷装置１０２は、送信された印刷体裁設定にしたがって、検索結果の文書を印刷する。したがって、登録されている文書を検索して印刷する際、印刷装置側からの検索条件の入力等の操作性を向上できる。また、印刷体裁を何度も設定しなくても印刷を行うことができる。
【００６５】
［第２の実施形態］
前記第１の実施形態では、過去に一度印刷指示を行った検索条件と同じ検索条件を指定して印刷指示を行った場合、過去に一度印刷を行った文書であっても、文書管理サーバ１００内の文書管理部３００に管理されている文書の中から、検索条件に適合する文書である限り、印刷が行われていた。
【００６６】
第２の実施形態では、文書管理サーバ１００に、新たに印刷履歴管理部を追加し、一度印刷した文書を印刷しないようにする。文書管理システム全体の構成は前記第１の実施形態と同じである。図２２は第２の実施形態における文書管理サーバ１００の機能的構成を示す図である。文書管理サーバ１００は、文書の履歴情報を管理する印刷履歴管理部１１００および印刷履歴登録機能１１０１を有する。
【００６７】
図２３は印刷装置１０２および文書管理サーバ１００において文書を検索して印刷処理を行う際の検索・印刷処理の流れを示す図である。ユーザは、印刷装置１０２の操作パネル１４０に文書検索リスト画面（図２０参照）を表示し、検索条件リストの中から任意の検索条件を選択して印刷指示を行う。印刷装置１０２は、ユーザから印刷指示が行われると、印刷体裁設定付き検索条件ＩＤを文書管理サーバ１００に送信する（Ｔ７２）。文書管理サーバ１００は、印刷体裁設定付き検索条件ＩＤを受信すると、印刷体裁設定付き検索条件管理部３２０の中から、文書検索条件１００１および印刷体裁設定１００２を取得し（Ｔ７３）、文書検索機能３０２を利用して文書管理部３００に登録されている文書を検索する（Ｔ７４）。
【００６８】
文書管理サーバ１００は、検索結果の文書情報が印刷履歴管理部１１００に登録されているか否かを判別する（Ｔ７５）。登録されている場合、検索結果の文書情報から、既に登録されている文書情報を削除する（Ｔ７６）。ここで、削除後の文書情報を印刷用文書情報と呼ぶ。文書管理サーバ１００は、検索条件ＩＤおよび印刷用文書情報を印刷履歴登録機能１１０１により印刷履歴管理部１１００に登録する（Ｔ７７）。さらに、文書管理サーバ１００は、印刷用の文書および印刷体裁設定を印刷装置１０２に送信する（Ｔ７８）。印刷装置１０２は、受信した印刷体裁設定にしたがって、受信した文書の印刷出力を行う（Ｔ７９）。一方、処理Ｔ７５で検索結果の文書情報が印刷履歴管理部１１００に登録されていない場合、そのまま処理Ｔ７８に進む。
【００６９】
このように、第２の実施形態の文書管理システムでは、過去に一度印刷指示を行った検索条件と同じ検索条件を指定して印刷指示を行った場合、印刷対象の文書の中から、過去に一度印刷を行った文書を自動的に削除することができ、重複した文書の印刷を避けることができる。
【００７０】
［第３の実施形態］
図２４は第３の実施形態におけるクライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に対して文書の検索条件を登録する際の登録処理の流れを示す図である。クライアント端末１０１は、ネットワーク閲覧機能を利用し、文書管理サーバ１００に文書検索条件登録要求を送信する（Ｔ８１）。文書管理サーバ１００は、文書検索条件登録要求を受信すると、クライアント端末１０１のネットワーク閲覧機能に対し、設定画面情報を送信する（Ｔ８２）。クライアント端末１０１は、送信された設定画面情報を基に、ディスプレイ２６０に設定画面を表示する（Ｔ８３）。
【００７１】
図２５は文書検索条件を登録する際の設定画面を示す図である。この設定画面（文書検索条件登録画面）には、文書検索条件入力エリア１２００、文書検索条件アイコン登録エリア１２０１および文書検索条件登録ボタン１２０２が設けられている。文書検索条件入力エリア１２００には、文書管理サーバ１００で管理される文書を検索する際、検索条件となる文字列が入力される。文書検索条件アイコン登録エリア１２０１には、アイコン画像ファイルが保存されているファイルパスが入力される。
【００７２】
検索条件やファイルパス等の情報が入力されると（Ｔ８４）、文書検索条件登録ボタン１２０２が押下されたか否かを判別する（Ｔ８５）。文書検索条件登録ボタン１２０２が押下されていない場合、処理Ｔ８４に戻る。一方、文書検索条件登録ボタン１２０２が押下されると、文書管理サーバ１００に入力された情報およびアイコン画像ファイルを送信する（Ｔ８６）。文書管理サーバ１００は、情報を受信すると、文書検索条件登録機能３１１により、入力された検索条件およびアイコンを文書検索条件管理部３１０に登録する（Ｔ８７）。
【００７３】
図２６はクライアント端末１０１において文書管理サーバ１００に登録されている文書検索条件の変更を行うための設定画面を示す図である。前記第１の実施形態における文書検索条件変更ボタン７０２（図１６参照）によって指定された場合、文書検索条件の内容を示す、この設定画面が表示される。この設定画面には、登録されている文書検索条件の登録ＩＤ１３００、登録されている文書検索条件を表示したり、修正内容を入力するための箇所１３０１、登録されている文書検索条件用アイコンを変更するアイコン画像ファイルを指定するエリア１３０２、および文書検索条件変更実行ボタン１３０３が設けられている。前記第１の実施形態と同様、図１５に示すように、文書検索条件変更実行ボタン１３０３が押下されると（Ｔ３９）、クライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に文書検索条件変更実行要求が送信される（Ｔ４０）。文書管理サーバ１００は、文書検索条件変更実行要求を受信すると、文書検索条件変更機能３１２により文書検索条件管理部３１０に管理されている検索条件を変更する（Ｔ４１）。
【００７４】
このように、第３の実施形態の文書管理システムでは、印刷装置１０２が検索条件リスト画面（図２０参照）を表示する際、アイコン画像情報を文書管理サーバ１００から印刷装置１０２に送信することで、検索条件毎にアイコン画像を表示することが可能となる。したがって、ユーザは容易に検索条件を判別することができ、ユーザの可視性や操作性の向上を図ることができる。
【００７５】
尚、本発明は、上記実施形態の構成に限られるものではなく、特許請求の範囲で示した機能、または本実施形態の構成が持つ機能が達成できる構成であればどのようなものであっても適用可能である。
【００７６】
例えば、上記実施形態では、検索条件として、１つの文字列を含む文書を検索する例を示したが、ＮＯＴ検索や、複数の文字列を用いたＡＮＤ検索、ＯＲ検索などを行う検索条件であってもよいことは勿論である。
【００７７】
また、文書データとしては、文書自体の他、画像、図形、表、写真などを含むものであってもよい。また、上記実施形態では、印刷装置として、プリント機能、コピー機能、ファクシミリ機能等を有する複合機（ＭＦＰ）を示したが、プリンタ専用装置、プリント機能を有する複写機、プリント機能を有するファクシミリ装置等であってもよいことは勿論である。また、印刷装置の印刷方式を電子写真方式とした場合を例に挙げたが、本発明は、電子写真方式に限定されるものではなく、インクジェット方式、熱転写方式、感熱方式、静電方式、放電破壊方式など各種印刷方式に適用することができる。
【００７８】
また、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００７９】
又、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【００８０】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８１】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８２】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは言うまでもない。この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【００８３】
上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８４】
【図１】第１の実施形態における文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】印刷装置１０２の外観的構成を示す図である。
【図３】印刷装置１０２の内部構成を示す縦断面図である。
【図４】操作部１４０の外観を示す図である。
【図５】コントローラユニット３０の構成を示す図である。
【図６】クライアント端末１０１のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図７】文書管理サーバ１００のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図８】文書管理サーバ１００の機能的構成を示す図である。
【図９】クライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に対し、印刷装置を登録する際の印刷装置登録処理の流れを示す図である。
【図１０】クライアント端末１０１においてネットワーク１０３に接続されている印刷装置の登録を行う際の設定画面を示す図である。
【図１１】クライアント端末１０１において文書管理サーバ１００に登録されている印刷装置を削除する際の削除処理の流れを示す図である。
【図１２】クライアント端末１０１において文書管理サーバ１００に登録されている印刷装置の一覧を表示し、クライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に対し、登録済みの印刷装置の削除操作を行うための設定画面を示す図である。
【図１３】クライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に対し、文書の検索条件を登録する際の検索条件登録処理の流れを示す図である。
【図１４】クライアント端末１０１において文書の検索条件を登録する際の設定画面を示す図である。
【図１５】クライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に対し、登録済みの文書検索条件を削除あるいは変更する際の検索条件削除処理の流れを示す図である。
【図１６】クライアント端末１０１において登録済みの文書検索条件の一覧、および各文書検索条件の削除あるいは変更を行う際の設定画面を示す図である。
【図１７】クライアント端末１０１において文書検索条件変更ボタン７０２が押下された際に遷移する、文書管理サーバ１００に登録されている文書検索条件の変更を行うための設定画面を示す図である。
【図１８】印刷装置１０２および文書管理サーバ１００において文書を検索して印刷処理を行う際の検索・印刷処理の流れを示す図である。
【図１９】図１８につづく印刷装置１０２および文書管理サーバ１００において文書を検索して印刷処理を行う際の検索・印刷処理の流れを示す図である。
【図２０】印刷装置１０２における検索条件リスト表示画面を示す図である。
【図２１】印刷体裁の設定例を示す図である。
【図２２】第２の実施形態における文書管理サーバ１００の機能的構成を示す図である。
【図２３】印刷装置１０２および文書管理サーバ１００において文書を検索して印刷処理を行う際の検索・印刷処理の流れを示す図である。
【図２４】第３の実施形態におけるクライアント端末１０１から文書管理サーバ１００に対して文書の検索条件を登録する際の登録処理の流れを示す図である。
【図２５】文書検索条件を登録する際の設定画面を示す図である。
【図２６】クライアント端末１０１において文書管理サーバ１００に登録されている文書検索条件の変更を行うための設定画面を示す図である。
【符号の説明】
【００８５】
１００  文書管理サーバ
１０１  クライアント端末
１０２  印刷装置
３００  文書管理部
３１０  文書検索条件管理部
３２０  印刷体裁設定付き検索条件管理部
３３０  印刷装置管理部
１１００  印刷履歴管理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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