(57)【要約】      （修正有）【課題】クライアントコンピュータから送信された画像処理に係る画像データをあとから追跡可能となるように効率的な形で文書管理サーバに格納することができる文書管理システム及びその履歴管理方法並びにプログラムを提供する。【解決手段】ＭＦＰは、ユーザＰＣからプリントデータ及びハッシュ値を受信すると、その受信したプリントデータについて印刷を行い、そのプリントデータに付随する履歴情報を生成すると共に、この生成された履歴情報と関連づけられた上記プリントデータを元とする画像データを生成し、文書管理サーバ内に上記ハッシュ値が存在しない場合のみ、上記印刷処理に関して生成された履歴情報の受信と同時にこの履歴情報と関連づけて生成された画像データを送信し、文書管理サーバは、履歴情報の受信と同時に画像データを受信したときは、受信した履歴情報と画像データを文書管理サーバに登録する。【選択図】図３
2006301856.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアントコンピュータから要求のあった画像処理を行う画像処理装置と、前記画像処理に関連する履歴情報及び前記画像処理における画像データを管理する文書管理サーバとを備えるサーバ文書管理システムにおいて、
前記画像処理装置は、
前記履歴情報を生成する履歴情報生成手段と、
前記画像データを生成する画像データ生成手段と、
前記生成した履歴情報を前記文書管理サーバに送信する履歴情報送信手段とを備え、
前記履歴情報送信手段は、
前記生成した画像データと同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されているか否かを判別する判別手段と、
前記同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されていないときに、前記文書管理サーバに前記履歴情報とともに前記画像データを送信する画像データ送信手段とを備え、
前記文書管理サーバは、前記画像処理装置より受信した履歴情報と前記管理する画像データの関連付けを行う関連付手段を備え、
前記関連付手段は、前記履歴情報の受信と同時に、前記画像データを受信したときに、当該画像データを前記関連付けを行う画像データに設定することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記履歴情報送信手段は、前記同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されているときに、前記文書管理サーバに前記画像データを送信することなく前記履歴情報のみを送信し、
前記関連付手段は、前記履歴情報の受信と同時に、前記画像データを受信しなかったときに、管理する前記同等の画像データを前記関連付けを行う画像データに設定することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記クライアントコンピュータは、
前記画像データからハッシュ値を生成するハッシュ値生成手段と、
前記生成したハッシュ値を前記画像処理装置に送信するハッシュ値送信手段とを備え、
前記履歴情報は前記ハッシュ値を含む情報であって、
前記関連付手段は、前記履歴情報及び当該履歴情報と関連付けを行う画像データを前記履歴情報に含まれるハッシュ値で関連づけることを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記判別手段は、
前記クライアントコンピュータから前記ハッシュ値が送信されたときに、当該ハッシュ値を前記文書管理サーバに転送すると共に、当該転送されたハッシュ値と同一のハッシュ値を含む履歴情報の検索要求を前記文書管理サーバに行うハッシュ値検索要求手段を備え、
前記検索要求に対する前記文書管理サーバによる検索の結果、前記同一のハッシュ値を含む履歴情報が検索されなかったときに、前記同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されていないと判断し、前記同一のハッシュ値を含む履歴情報が検索されたときに、前記同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されていると判断することを特徴とする請求項３記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書管理サーバは、
前記画像データを受信したときに、当該画像データに対して画像ＩＤを発行するＩＤ発行手段と、
前記画像データと関連付けられた履歴情報に前記発行されたＩＤを追加する追加手段と、
前記ＩＤが追加された履歴情報を管理する管理手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
画像処理に関わるジョブを実行するジョブ実行手段と、
前記ジョブ実行手段が実行するジョブに関連する履歴情報を生成する履歴情報生成手段と、
前記ジョブの実行に関連して処理される画像データを生成する画像データ生成手段と、
文書管理サーバへ履歴情報と画像データを送信可能な送信手段と、
前記画像データ生成手段が生成した画像データが前記文書管理サーバで管理されているか否かを決定する決定手段と、
前記決定手段の決定に基づき前記送信手段に前記履歴情報と前記画像データとを送信させるか、前記履歴情報を送信させ前記画像データの送信を禁止するかを選択的に制御する制御手段とを有することを特徴とする画像処理装置。
【請求項７】
画像処理装置における画像処理に関する履歴情報と、前記画像処理に関する画像データとを記憶する記憶手段と、
前記履歴情報と前記画像データとを関連付ける関連付け手段とを有し、
前記関連付け手段は、前記画像処理装置から履歴情報と前記履歴情報に関連する画像データとを受信した場合には、前記関連付け手段に当該受信した履歴情報と前記画像データとを関連付け、前記画像処理装置から履歴情報のみを受信した場合には前記関連付け手段に当該受信した履歴情報と、前記記憶に記憶されている当該履歴情報に対応する画像処理で処理された画像データと同等の画像データとを関連付けることを特徴とする文書管理装置。
【請求項８】
クライアントコンピュータから要求のあった画像処理を行う画像処理装置と、前記画像処理に付随する履歴情報及び前記画像処理における画像データを管理する文書管理サーバとを備えるサーバ文書管理システムの履歴管理方法において、
前記画像処理装置により、前記履歴情報を生成する履歴情報生成ステップと、前記画像データを生成する画像データ生成ステップと、前記生成した履歴情報を前記文書管理サーバに送信する履歴情報送信ステップとを備え、
前記履歴情報送信ステップは、
前記生成した画像データと同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されているか否かを判別する判別ステップと、前記同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されていないときに、前記文書管理サーバに前記履歴情報と同時に前記画像データを送信する画像データ送信ステップとを備え、
前記文書管理サーバにより、前記画像処理装置より受信した履歴情報と前記管理する画像データの関連付けを行う関連付ステップを備え、
前記関連付ステップは、前記履歴情報の受信と同時に、前記画像データを受信したときに、当該画像データを前記関連付けを行う画像データに設定することを特徴とする履歴管理方法。
【請求項９】
前記履歴情報送信ステップは、前記同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されているときに、前記文書管理サーバに前記画像データを送信することなく前記履歴情報のみを送信し、
前記関連付ステップは、前記履歴情報の受信と同時に、前記画像データを受信しなかったときに、管理する前記同等の画像データを前記関連付けを行う画像データに設定することを特徴とする請求項８記載の履歴管理方法。
【請求項１０】
前記クライアントコンピュータにより、前記画像データからハッシュ値を生成するハッシュ値生成ステップと、前記生成したハッシュ値を前記画像処理装置に送信するハッシュ値送信ステップとを備え、
前記履歴情報は前記ハッシュ値を含む情報であって、
前記関連付ステップは、前記履歴情報及び当該履歴情報と関連付けを行う画像データを前記履歴情報に含まれるハッシュ値で関連づけることを特徴とする請求項８又は９記載の履歴管理方法。
【請求項１１】
前記判別ステップは、
前記クライアントコンピュータから前記ハッシュ値が送信されたときに、当該ハッシュ値を前記文書管理サーバに転送すると共に、当該転送されたハッシュ値と同一のハッシュ値を含む履歴情報の検索要求を前記文書管理サーバに行うハッシュ値検索要求ステップを備え、
前記検索要求に対する前記文書管理サーバによる検索の結果、前記同一のハッシュ値を含む履歴情報が検索されなかったときに、前記同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されていないと判断し、前記同一のハッシュ値を含む履歴情報が検索されたときに、前記同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されていると判断することを特徴とする請求項１０記載の履歴管理方法。
【請求項１２】
前記文書管理サーバにより、前記画像データを受信したときに、当該画像データに対して画像ＩＤを発行するＩＤ発行ステップと、前記画像データと関連付けられた履歴情報に前記発行されたＩＤを追加する追加ステップと、前記ＩＤが追加された履歴情報を管理する管理ステップとを備えることを特徴とする請求項８乃至１２のいずれか１項に記載の履歴管理方法。
【請求項１３】
画像処理に関わるジョブを実行するジョブ実行ステップと、
前記ジョブ実行ステップが実行するジョブに関連する履歴情報を生成する履歴情報生成ステップと、
前記ジョブの実行に関連して処理される画像データを生成する画像データ生成ステップと、
文書管理サーバへ履歴情報と画像データを送信可能な送信ステップと、
前記画像データ生成ステップが生成した画像データが前記文書管理サーバで管理されているか否かを決定する決定ステップと、
前記決定ステップの決定に基づき前記送信ステップに前記履歴情報と前記画像データとを送信させるか、前記履歴情報を送信させ前記画像データの送信を禁止するかを選択的に制御する制御ステップとを有することを特徴とする画像処理装置の画像処理方法。
【請求項１４】
画像処理装置における画像処理に関する履歴情報と、前記画像処理に関する画像データとを記憶する記憶ステップと、
前記履歴情報と前記画像データとを関連付ける関連付けステップとを有し、
前記関連付けステップは、前記画像処理装置から履歴情報と前記履歴情報に関連する画像データとを受信した場合には、前記関連付けステップに当該受信した履歴情報と前記画像データとを関連付け、前記画像処理装置から履歴情報のみを受信した場合には前記関連付けステップに当該受信した履歴情報と、前記記憶に記憶されている当該履歴情報に対応する画像処理で処理された画像データと同等の画像データとを関連付けることを特徴とする文書管理装置の文書管理方法。
【請求項１５】
画像処理装置の画像処理をコンピュータにより実行するプログラムであって、
画像処理に関わるジョブを実行するジョブ実行モジュールと、
前記ジョブ実行モジュールが実行するジョブに関連する履歴情報を生成する履歴情報生成モジュールと、
前記ジョブの実行に関連して処理される画像データを生成する画像データ生成モジュールと、
文書管理サーバへ履歴情報と画像データを送信可能な送信モジュールと、
前記画像データ生成モジュールが生成した画像データが前記文書管理サーバで管理されているか否かを決定する決定モジュールと、
前記決定モジュールの決定に基づき前記送信モジュールに前記履歴情報と前記画像データとを送信させるか、前記履歴情報を送信させ前記画像データの送信を禁止するかを選択的に制御する制御モジュールとを有することを特徴とするプログラム。
【請求項１６】
文書管理装置の文書管理をコンピュータにより実行するプログラムであって、
画像処理装置における画像処理に関する履歴情報と、前記画像処理に関する画像データとを記憶する記憶モジュールと、
前記履歴情報と前記画像データとを関連付ける関連付けモジュールとを有し、
前記関連付けモジュールは、前記画像処理装置から履歴情報と前記履歴情報に関連する画像データとを受信した場合には、前記関連付けモジュールに当該受信した履歴情報と前記画像データとを関連付け、前記画像処理装置から履歴情報のみを受信した場合には前記関連付けモジュールに当該受信した履歴情報と、前記記憶に記憶されている当該履歴情報に対応する画像処理で処理された画像データと同等の画像データとを関連付けることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム及びその履歴管理方法並びにプログラムに関し、特にクライアント機器が画像処理装置である場合の履歴情報、画像データを文書管理サーバへ格納、管理する文書管理システム及びその履歴管理方法並びにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
画像処理装置としてのデジタル複合機の普及に従って、誰でも原稿の複写や送信等の画像処理が容易に行うことが可能になっている。しかし、これによりユーザにとっての利便性が向上する反面、機密情報原稿等の印刷複写や送信をする際に情報漏洩が生じる点において非常に問題となっている。このような問題への対策として、印刷複写や送信等の画像処理の際に、その画像処理における画像データをすべて記憶装置に蓄積しておく文書管理システムが存在する（例えば、特許文献１参照）。これにより、情報漏洩した機密情報原稿が、どのデジタル複合機で読み取られたかを、管理者が記憶装置に蓄積された前記画像データを確認することによって、いつ、どこで、どのような処理をされたかを追跡することができる。
【特許文献１】特開２００４−１１８２４３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、従来の文書管理システムでは出力される画像データをすべて記録装置に蓄積しておくため、記録効率が悪く大容量記憶装置が必要であった。また、情報漏洩が発生した場合に、いつ、どこで、どのような処理をされたかを追跡するためには管理者が大量の画像データを逐一確認する必要があり非常に多くの時間を必要としていた。
【０００４】
本発明の目的は、クライアントコンピュータから送信された画像処理に係る画像データをあとから追跡可能となるように効率的な形で文書管理サーバに格納することができる文書管理システム及びその履歴管理方法並びにプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理システムは、クライアントコンピュータから要求のあった画像処理を行う画像処理装置と、前記画像処理に付随する履歴情報及び前記画像処理における画像データを管理する文書管理サーバとを備えるサーバ文書管理システムにおいて、前記画像処理装置は、前記履歴情報を生成する履歴情報生成手段と、前記画像データを生成する画像データ生成手段と、前記生成した履歴情報を前記文書管理サーバに送信する履歴情報送信手段とを備え、前記履歴情報送信手段は、前記生成した画像データと同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されているか否かを判別する判別手段と、前記同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されていないときに、前記文書管理サーバに前記履歴情報と同時に前記画像データを送信する画像データ送信手段とを備え、前記文書管理サーバは、前記画像処理装置より受信した履歴情報と前記管理する画像データの関連付けを行う関連付手段を備え、前記関連付手段は、前記履歴情報の受信と同時に、前記画像データを受信したときに、当該画像データを前記関連付けを行う画像データに設定することを特徴とする。
【０００６】
請求項６記載の画像処理装置は、画像処理に関わるジョブを実行するジョブ実行手段と、前記ジョブ実行手段が実行するジョブに関連する履歴情報を生成する履歴情報生成手段と、前記ジョブの実行に関連して処理される画像データを生成する画像データ生成手段と、文書管理サーバへ履歴情報と画像データを送信可能な送信手段と、前記画像データ生成手段が生成した画像データが前記文書管理サーバで管理されているか否かを決定する決定手段と、前記決定手段の決定に基づき前記送信手段に前記履歴情報と前記画像データとを送信させるか、前記履歴情報を送信させ前記画像データの送信を禁止するかを選択的に制御する制御手段とを有することを特徴とする。
【０００７】
請求項７記載の文書管理装置は、画像処理装置における画像処理に関する履歴情報と、前記画像処理に関する画像データとを記憶する記憶手段と、前記履歴情報と前記画像データとを関連付ける関連付け手段とを有し、前記関連付け手段は、前記画像処理装置から履歴情報と前記履歴情報に関連する画像データとを受信した場合には、前記関連付け手段に当該受信した履歴情報と前記画像データとを関連付け、前記画像処理装置から履歴情報のみを受信した場合には前記関連付け手段に当該受信した履歴情報と、前記記憶に記憶されている当該履歴情報に対応する画像処理で処理された画像データと同等の画像データとを関連付けることを特徴とする。
【０００８】
請求項８記載の履歴管理方法は、クライアントコンピュータから要求のあった画像処理を行う画像処理装置と、前記画像処理に付随する履歴情報及び前記画像処理における画像データを管理する文書管理サーバとを備えるサーバ文書管理システムの履歴管理方法において、前記画像処理装置により、前記履歴情報を生成する履歴情報生成ステップと、前記画像データを生成する画像データ生成ステップと、前記生成した履歴情報を前記文書管理サーバに送信する履歴情報送信ステップとを備え、前記履歴情報送信ステップは、前記生成した画像データと同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されているか否かを判別する判別ステップと、前記同等の画像データが前記文書管理サーバで管理されていないときに、前記文書管理サーバに前記履歴情報と同時に前記画像データを送信する画像データ送信ステップとを備え、前記文書管理サーバにより、前記画像処理装置より受信した履歴情報と前記管理する画像データの関連付けを行う関連付ステップを備え、前記関連付ステップは、前記履歴情報の受信と同時に、前記画像データを受信したときに、当該画像データを前記関連付けを行う画像データに設定することを特徴とする。
【０００９】
請求項１３記載の画像処理装置の画像処理方法は、画像処理に関わるジョブを実行するジョブ実行ステップと、前記ジョブ実行ステップが実行するジョブに関連する履歴情報を生成する履歴情報生成ステップと、前記ジョブの実行に関連して処理される画像データを生成する画像データ生成ステップと、文書管理サーバへ履歴情報と画像データを送信可能な送信ステップと、前記画像データ生成ステップが生成した画像データが前記文書管理サーバで管理されているか否かを決定する決定ステップと、前記決定ステップの決定に基づき前記送信ステップに前記履歴情報と前記画像データとを送信させるか、前記履歴情報を送信させ前記画像データの送信を禁止するかを選択的に制御する制御ステップとを有することを特徴とする。
【００１０】
請求項１４記載の文書管理装置の文書管理方法は、画像処理装置における画像処理に関する履歴情報と、前記画像処理に関する画像データとを記憶する記憶ステップと、前記履歴情報と前記画像データとを関連付ける関連付けステップとを有し、前記関連付けステップは、前記画像処理装置から履歴情報と前記履歴情報に関連する画像データとを受信した場合には、前記関連付けステップに当該受信した履歴情報と前記画像データとを関連付け、前記画像処理装置から履歴情報のみを受信した場合には前記関連付けステップに当該受信した履歴情報と、前記記憶に記憶されている当該履歴情報に対応する画像処理で処理された画像データと同等の画像データとを関連付けることを特徴とする。
【００１１】
請求項１５記載のプログラムは、画像処理装置の画像処理をコンピュータにより実行するプログラムであって、画像処理に関わるジョブを実行するジョブ実行モジュールと、前記ジョブ実行モジュールが実行するジョブに関連する履歴情報を生成する履歴情報生成モジュールと、前記ジョブの実行に関連して処理される画像データを生成する画像データ生成モジュールと、文書管理サーバへ履歴情報と画像データを送信可能な送信モジュールと、前記画像データ生成モジュールが生成した画像データが前記文書管理サーバで管理されているか否かを決定する決定モジュールと、前記決定モジュールの決定に基づき前記送信モジュールに前記履歴情報と前記画像データとを送信させるか、前記履歴情報を送信させ前記画像データの送信を禁止するかを選択的に制御する制御モジュールとを有することを特徴とする。
【００１２】
請求項１６記載のプログラムは、文書管理装置の文書管理をコンピュータにより実行するプログラムであって、画像処理装置における画像処理に関する履歴情報と、前記画像処理に関する画像データとを記憶する記憶モジュールと、前記履歴情報と前記画像データとを関連付ける関連付けモジュールとを有し、前記関連付けモジュールは、前記画像処理装置から履歴情報と前記履歴情報に関連する画像データとを受信した場合には、前記関連付けモジュールに当該受信した履歴情報と前記画像データとを関連付け、前記画像処理装置から履歴情報のみを受信した場合には前記関連付けモジュールに当該受信した履歴情報と、前記記憶に記憶されている当該履歴情報に対応する画像処理で処理された画像データと同等の画像データとを関連付けることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、クライアントコンピュータから要求のあった画像処理を行う画像処理装置は、上記画像処理に付随する履歴情報を生成し、文書管理サーバに送信する際に、上記画像処理における画像データと同等の画像データが文書管理サーバで管理されていないときに、文書管理サーバに上記履歴情報と同時に上記画像データを送信し、文書管理サーバは、上記履歴情報の受信と同時に、上記画像データを受信したときに、この画像データを受信した履歴情報と関連付けを行う画像データに設定するので、クライアントコンピュータから送信された画像処理に係る画像データをあとから追跡可能となるように効率的な形で文書管理サーバに格納することができる。
【００１４】
好ましくは、画像処理装置は、上記同等の画像データが文書管理サーバで管理されているときに、文書管理サーバに上記画像データを送信することなく上記履歴情報のみを送信し、文書管理サーバは、上記履歴情報の受信と同時に、上記画像データを受信しなかったときに、上記同等の画像データを受信した履歴情報と関連付けを行う画像データに設定することにより、画像処理装置から文書管理サーバに無駄に画像データを転送することを防止でき、ネットワーク負荷を抑えることができる。
【００１５】
好ましくは、クライアントコンピュータは、上記画像データからハッシュ値を生成し、その生成したハッシュ値を画像処理装置に送信し、履歴情報及びこの履歴情報と関連付けを行う画像データをその履歴情報に含まれるハッシュ値で関連づけることにより、履歴情報と画像情報の関連付けをクライアントコンピュータから送信された画像処理毎に確実に行うことができる。
【００１６】
好ましくは、上記判別の際、クライアントコンピュータからハッシュ値が送信されたときに、このハッシュ値を文書管理サーバに転送すると共に、この転送されたハッシュ値と同一のハッシュ値を含む履歴情報の検索要求を行い、この検索要求に対する文書管理サーバによる検索の結果、同一のハッシュ値を含む履歴情報が検索されなかったときに、上記同等の画像データが文書管理サーバで管理されていないと判断し、上記同一のハッシュ値を含む履歴情報が検索されたときに、上記同等の画像データが文書管理サーバで管理されていると判断することにより、画像処理装置から文書管理サーバに無駄に画像データを転送することを確実に防止できる。
【００１７】
好ましくは、文書管理サーバは、画像データを受信したときに、その画像データに対して画像ＩＤを発行し、その画像データと関連付けられた履歴情報に上記発行されたＩＤを追加して、管理することにより、後から追跡調査する際の画像の検索性能を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明の実施の形態を図面を用いて詳述する。
【００１９】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムのネットワーク構成を示す接続図である。
【００２０】
図１において、文書管理システム１は、ネットワーク１００上に、スキャナ・プリンタ・コピー・メール・ファックス等の画像処理機能を有する画像処理装置としてのデジタル複合機（ＭＦＰ）１０１と、ＭＦＰ１０１にプリントデータの印刷要求等、画像データの画像処理を送信するユーザＰＣ（Personal Computer）１０３，１０４と、ＭＦＰ１０１で行った画像処理の履歴情報及びユーザＰＣ１０３，１０４（クライアントコンピュータ）からＭＦＰ１０１に送信された画像データをＨＤ１０５に保存すると共に、ＭＦＰ１０１から受信した履歴情報及び、その履歴情報と関連づけて保存されている画像データの画像ＩＤ等からなる情報を管理するデータテーブルである履歴データテーブル（図５）でこの保存する履歴情報及び画像データを管理する文書管理サーバ１０２とが接続されている。
【００２１】
図８は、図１における文書管理サーバ１０２及びユーザＰＣ１０３，１０４のハードウェアの構成を概略的に示すブロック図である。
【００２２】
文書管理サーバ１０２及びユーザＰＣ１０３，１０４は、いずれも同一の構成を有する情報処理装置であるため、以下、文書管理サーバ１０２についてのみ説明し、ユーザＰＣ１０３，１０４のハードウェア構成についての説明は省略する。
【００２３】
図８において、文書管理サーバ１０２は、、ＰＣなどに代表されるコンピュータシステムであって、ＣＰＵ８０４による中央処理装置と、ＲＯＭ８０６、ＲＡＭ８０８、ＨＤ８１２（文書管理サーバ１０２においてはＨＤ１０５に相当する）、キーボード及びマウスなどのポインティングデバイスによる入力装置８０２、ＣＲＴ(Cathode Ray Tube )ディスプレイなどによる表示装置８１０、及びネットワーク１００に接続する外部入出力インターフェース８１４とからその主要部が構成される。
【００２４】
文書管理サーバ１０２は、基本Ｉ／Ｏ(Input/Output)プログラム、ＯＳ(Operating System)及びプログラムをＣＰＵ８０４が実行することにより動作する。基本Ｉ／ＯプログラムはメモリＲＯＭ８０６に書き込まれており、ＯＳはＨＤ８１２に書き込まれている。そして、電源が投入されたときに、基本Ｉ／Ｏプログラム中のＩＰＬ(イニシャル・プログラム・ローディング)機能によりＨＤ８１２からＯＳがＲＡＭ８０８に読み込まれ、ＯＳの動作が開始される。更に後述する図２〜４のフローチャートを実行するプログラムもＲＯＭ８０６あるいはＨＤ８１２に書き込まれており、プログラムの実行時にはＲＯＭ８０６あるいはＨＤＤ８１２からＲＡＭ８０８へ読み込まれる。
【００２５】
図９は、図１におけるデジタル複合機１０１のハードウェア構成を概略的に示すブロック図である。
【００２６】
図９において、デジタル複合機１０１は、スキャナ部９０２、プリンタ部９０４、コントローラ部９０６から構成される。コントローラ部９０６は画像入力デバイスであるスキャナ部９０２や画像出力デバイスであるプリンタ部９０４と接続し、一方ではネットワーク１００や公衆回線（ＷＡＮ）と接続することで、画像情報やプリントジョブデータやデバイス情報の入出力を行う為のコントローラである。
【００２７】
ＣＰＵ９０８は、図１のシステム全体を制御するコントローラである。ＲＡＭ９１０はＣＰＵ９０８が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを一時記憶するための画像メモリでもある。ＲＯＭ９１８はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。ＨＤ９２０はハードディスクドライブで、システムソフトウェア、画像データ、などを格納する。操作部Ｉ／Ｆ９１２は操作部(ＵＩ)９２６とのインターフェース部で、操作部９２６に表示する画像データを操作部９２６に対して出力する。また、操作部９２６から本システム使用者が入力した情報をＣＰＵ９０８に伝える役割をする。ＮＩＣ（Network Interface Card）９１４はＬＡＮ１００に接続するためのインターフェースで、情報の入出力を行うもので、例えば、ユーザＰＣ１０３，１０４からのプリントジョブを受信や、文書管理サーバ１０２とのデータのやり取りを行う。Ｍｏｄｅｍ９１６は公衆回線に接続し、情報の入出力を行う。スキャナ・プリンタ通信Ｉ／Ｆ９２４はスキャナ部９０２及びプリンタ部９０４が夫々有する不図示のＣＰＵと夫々通信を行うためのインターフェースである。以上のデバイスがシステムバス９２８上に配置される。
【００２８】
Ｉｍａｇｅ Ｂｕｓ９２２は、システムバス９２８と画像データを高速で転送するイメージバス９３０を接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。イメージバス９３０は、ＰＣＩバス又はＩＥＥＥ１３９４で構成される。イメージバス９３０上には以下のデバイスが配置される。ラスターイメージプロセッサ（ＲＩＰ）９３２はプリントデータを記述するＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。デバイスＩ／Ｆ部９４２は、画像入出力デバイスであるスキャナ部９０２やプリンタ部９０４とコントローラ部９０６を接続し、画像データの同期系/非同期系の変換を行う。スキャナ画像処理部９３４は、入力画像データに対し補正、加工、編集を行う。プリンタ画像処理部９３６は、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。画像回転部９３８は画像データの回転を行う。画像圧縮部９４０は、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Coding Experts Group）等の多値画像データやＪＢＩＧ（Joint Bi-level Image experts Group）、ＭＭＲ（Modified Modified Read）、及びＭＨ（Modified Huffman）等の２値画像画像データの圧縮伸張処理を行う。
【００２９】
図２は、図１のユーザＰＣ１０３によって実行される印刷制御処理の手順を示すフローチャートである。
【００３０】
本処理は、ユーザＰＣ１０３でなく、ユーザＰＣ１０４が実行してもよい。
【００３１】
図２において、まず、ＭＦＰ１０１へのログイン画面（図６）を表示し、この画面にユーザがユーザＩＤ及びそのパスワードを入力したことを検出したときに、ＭＦＰ１０１に対するログイン処理を行う（ステップＳ１０１）。
【００３２】
次に、ＭＦＰ１０１への所定のプリントデータのプリント指示についてユーザ要求があると（ステップＳ１０２）、上記所定のプリントデータからテキスト情報を抽出し（ステップＳ１０３）、その抽出されたテキスト情報のハッシュ値を生成する（ステップＳ１０４）。
【００３３】
その後、上記プリント指示のあったプリントデータ及び上記生成されたハッシュ値をプリントジョブデータとしてＭＦＰ１０１に送信して（ステップＳ１０５）、本処理を終了する。
【００３４】
図３は、図１のＭＦＰ１０１のＣＰＵ９０８により実行される履歴送信処理の手順を示すフローチャートである。本処理は、ユーザＰＣ１０３から送信されたプリントデータ及びハッシュ値でなく、ユーザＰＣ１０４から送信されたプリントデータ及びハッシュ値に基づいて実行されるものであってもよい。
【００３５】
図３において、まず、図２のステップＳ１０５でユーザＰＣ１０３から送信されたプリントデータ及びハッシュ値で構成されるプリントジョブデータを受信し（ステップＳ２０１）、その受信したプリントデータに基づく画像処理、画像形成処理である印刷ジョブを実行する（ステップＳ２０２）。
【００３６】
次に、ステップＳ２０２で印刷ジョブをおこなったプリントデータに付随する情報、具体的には、プリントデータの送信先であるユーザＰＣ１０３にログイン中のユーザ情報、印刷時刻、ＭＦＰ１０１のデバイスシリアルＮｏ．及びハッシュ値等の履歴情報を収集、生成する（ステップＳ２０３）。なお、ステップＳ２０３において、収集、生成する情報として、プリントデータの印刷設定情報などを含んでも良い。
【００３７】
その後、ステップＳ２０１で受信したハッシュ値を文書管理サーバ１０２に送信する（ステップＳ２０４）。文書管理サーバ１０２は、ユーザＰＣ１０３からハッシュ値を受信すると、図４で後述する履歴情報格納処理を開始し、受信したハッシュ値について文書管理サーバ１０２内を検索し、その検索結果、すなわち、文書管理サーバ１０２内に受信したハッシュ値が有ったか否かをＭＦＰ１０１に送信する。
【００３８】
文書管理サーバ１０２から上記検索結果を受信し（ステップＳ２０５）、その検索結果が文書管理サーバ１０２内にハッシュ値が存在しないときは（ステップＳ２０６でＮＯ）、ステップＳ２０１で受信したプリントデータにおける画像データをラスタイメージプロセッサ９３２で生成し、ステップＳ２０３で生成された履歴情報と共にこの画像データを送信し（ステップＳ２０８）、本処理を終了する。なお、ステップＳ２０８では、ラスタイメージプロセッサ９３２を用いた画像データの生成をこの時点で改めて行わずに、ステップＳ２０２の印刷時に生成した印刷用画像をＨＤ９２０に保持しておき、ステップＳ２０８で再利用するようにしても良い。
【００３９】
一方、ステップＳ２０５で受信した検索結果が文書管理サーバ１０２内にハッシュ値が既に存在するときは（ステップＳ２０６でＹＥＳ）、ステップＳ２０１で受信したプリントデータにおける画像データを生成することなく、ステップＳ２０３で生成された履歴情報のみを送信し（ステップＳ２０７）、本処理を終了する。
【００４０】
図４は、図１の文書管理サーバ１０２により実行される履歴情報格納処理の手順を示すフローチャートである。
【００４１】
図４において、まず、図３のステップＳ２０４でＭＦＰ１０１から送信されたハッシュ値を受信し（ステップＳ３０１）、その受信したハッシュ値をキーに文書管理サーバ１０２の履歴データテーブル（図５）を検索して（ステップＳ３０２）、その検索結果をＭＦＰ１０１に送信する（ステップＳ３０３）。
【００４２】
その後、ＭＦＰ１０１から履歴情報を受信すると（ステップＳ３０４）、同時に画像データを受信したか否かを判別し（ステップＳ３０５）、画像データを同時に受信したときは、受信した履歴情報と画像データを文書管理サーバ１０２に登録して（ステップＳ３０６）、本処理を終了する。ここで、ステップＳ３０６の処理は、具体的には、受信した履歴情報、画像データをＨＤ１０５に保存すると共に文書管理サーバ１０２内で唯一で新規のＩＤを発行し、このＩＤとこの受信した履歴情報に含まれるハッシュ値を関連づけて履歴データテープルに登録する処理である。これにより、受信した画像データと履歴情報を文書管理サーバ１０２内で関連づけて保存することができる。
【００４３】
一方、ステップＳ３０５の判別の結果、画像データを同時に受信しなかったときは、ステップＳ３０４で受信した履歴情報を文書管理サーバ１０２に追加する（ステップＳ３０７）、本処理を終了する。ここで、ステップＳ３０７の処理は、具体的には、受信した履歴情報に含まれるハッシュ値について文書管理サーバ１０２内ですでに発行されているＩＤを、この受信した履歴情報に付してＨＤ１０５に保存する処理である。これにより、受信した履歴情報は、その履歴情報に含まれるハッシュ値により文書管理サーバ１０２内の画像データと関連づけた状態で履歴データテーブルに保存することができる。
【００４４】
図７は、図１の文書管理システム１により実行される文書履歴管理処理のシーケンス図である。
【００４５】
本処理は、図２の印刷制御処理、図３の履歴送信処理、図４の履歴情報格納処理が組み合わせにより構成される処理である。
【００４６】
以下、図２〜図４のステップと同一のステップについては同一符号を付してある。
【００４７】
図７において、ユーザＰＣ１０３でユーザＡが、ユーザＰＣ１０４でユーザＢが操作を行っているものとし、また、ユーザＡ，Ｂ共に外部の共有ファイルＤｏｃＡのテキスト情報を取得（ＯＰＥＮ）できるものとする。
【００４８】
図７において、まず、ユーザＰＣ１０３は、ＭＦＰ１０１に対するユーザＡのログイン処理を行った後（ステップＳ１０１）、プリント処理開始画面において、ユーザＡより共有ファイルＤｏｃＡがプリントデータに指定され、その後プリント開始ボタンの押下があると（ステップＳ１０２）、共有ファイルＤｏｃＡからテキスト情報を抽出し（ステップＳ１０３）、その抽出されたテキスト情報のハッシュ値を生成する（ステップＳ１０４）。
【００４９】
次に、ステップＳ１０２でユーザ指定されたプリントデータ及びステップＳ１０４で生成されたハッシュ値をＭＦＰ１０１に送信する（ステップＳ１０５）。
【００５０】
ＭＦＰ１０１は、上述のユーザＰＣ１０３からのログインがあった後に、プリントデータ及びハッシュ値を受信すると（ステップＳ２０１）、その受信したプリントデータに基づく画像処理、画像形成処理である印刷ジョブを実行し（ステップＳ２０２）、履歴情報を生成する（ステップＳ２０３）。
【００５１】
その後、ステップＳ２０１で受信したハッシュ値を文書管理サーバ１０２に送信する（ステップＳ２０４）。文書管理サーバ１０２は、ユーザＰＣ１０３からハッシュ値を受信すると（ステップＳ３０１）、履歴データベースについて受信したハッシュ値を検索する（ステップＳ３０２）。本処理において、ユーザＰＣ１０３から文書管理サーバ１０２が受信するハッシュ値は、ユーザＰＣ１０３で共有ファイルＤｏｃＡから抽出されたテキストデータから初めて生成されるものであるので、文書管理サーバ１０２の履歴データベースにはこのハッシュ値は未だ管理されていない。従って、文書管理サーバ１０２内にハッシュ値はないという検索結果をＭＦＰ１０１に送信する（ステップＳ３０３）。
【００５２】
ＭＦＰ１０１は、文書管理サーバ１０２から上述したように、文書管理サーバ１０２から受信した検索結果が、文書管理サーバ１０２内にハッシュ値は存在しないという結果であったとき（ステップＳ２０５，Ｓ２０６でＮＯ）、文書管理サーバ１０２にステップＳ２０３で生成された履歴情報に、画像データを含めて送信する（ステップＳ２０８）。
【００５３】
文書管理サーバ１０２は、ＭＦＰ１０１から受信した履歴情報に画像情報が含まれているので（ステップＳ３０４，Ｓ３０５でＹＥＳ）、受信した履歴情報と画像データを文書管理サーバ１０２内に登録する（ステップＳ３０６）。
【００５４】
その後、ユーザＰＣ１０４において、ＭＦＰ１０１に対するユーザＢのログイン処理を行った後、印刷制御処理が共有ファイルＤｏｃＡについて行われると（ステップＳ１０１〜Ｓ１０５）、ＭＦＰ１０１は、ユーザＰＣ１０４から送信されたプリントデータに対して、印刷処理及び文書管理サーバ１０２へのハッシュ値の送信等の処理と同様の処理（ステップＳ２０１〜Ｓ２０４）を行う。
【００５５】
文書管理サーバ１０２は、ユーザＰＣ１０４からハッシュ値を受信すると（ステップＳ３０１）、受信したハッシュ値を検索する（ステップＳ３０２）。本処理において、ユーザＰＣ１０４から文書管理サーバ１０２が受信するハッシュ値は、すでにユーザＰＣ１０３から送信されているハッシュ値であり、文書管理サーバ１０２の履歴データベースには既にこのハッシュ値が管理されている。従って、文書管理サーバ１０２内にハッシュ値があるという検索結果をＭＦＰ１０１に送信する（ステップＳ３０３ｂ）。
【００５６】
ＭＦＰ１０１は、文書管理サーバ１０２から上述したように、文書管理サーバ１０２から受信した検索結果が、文書管理サーバ１０２内にハッシュ値は存在するという結果であったとき（ステップＳ２０５ｂ，Ｓ２０６でＹＥＳ）、文書管理サーバ１０２にステップＳ２０３で生成された履歴情報のみを送信する（ステップＳ２０７）。
【００５７】
文書管理サーバ１０２は、ＭＦＰ１０１から受信した履歴情報に画像情報が含まれていないので（ステップＳ３０４，Ｓ３０５でＮＯ）、受信した履歴情報を文書管理サーバ１０２に追加し、これにより、受信した履歴情報を文書管理サーバ１０２内に既に存在する画像データと関連づけて保存する（ステップＳ３０７）。
【００５８】
図２〜図４及び図７の実施の形態によれば、ＭＦＰ１０１は、ユーザＰＣ１０３からプリントデータ及びハッシュ値を受信すると（ステップＳ２０１）、その受信したプリントデータについて印刷を行った後（ステップＳ２０２）、そのプリントデータに付随する履歴情報を生成し（ステップＳ２０３）、文書管理サーバ１０２で履歴データテーブルから上記ハッシュ値が検索されなかった場合のみ（ステップＳ２０６でＮＯ，ステップＳ３０２，Ｓ３０３）、上記プリントデータにおいて画像データを生成して、履歴情報と同時にこの履歴情報を送信し（ステップＳ２０８）、文書管理サーバ１０２は、履歴情報と同時に画像データを受信したときは（ステップＳ３０５でＹＥＳ）、受信した画像データ及び履歴情報を文書管理サーバ１０２内に登録するので（ステップＳ３０６）、ユーザＰＣ１０３からＭＦＰ１０１に印刷処理要求のあったプリントデータに基づき生成された画像データをあとから追跡可能となるように効率的な形で文書管理サーバ１０２の履歴データテーブルに格納することができる。
【００５９】
また、文書管理サーバ１０２で履歴データテーブルから上記ハッシュ値が検索されたときは（ステップＳ２０６でＹＥＳ，ステップＳ３０２，Ｓ３０３）、ＭＦＰ１０１は上記画像データを生成・送信することなく、履歴情報のみを文書管理サーバ１０２に送信し（ステップＳ２０７）、文書管理サーバ１０２は、履歴情報と同時に、画像データを受信しなかったときは（ステップＳ３０５でＮＯ）、受信した履歴情報を文書管理サーバ１０２に追加するので（ステップＳ３０７）、画像処理装置から文書管理サーバ１０２に無駄に画像データを転送することを防止でき、ネットワーク負荷を抑えることができる。
【００６０】
さらに、ユーザＰＣ１０３は、プリントデータの元となったデータから抽出されたテキスト情報からハッシュ値を生成し（ステップＳ１０４）、この生成したハッシュ値をＭＦＰ１０１に送信し（ステップＳ１０５）、ＭＦＰ１０１はこの送信されたハッシュ値を含む履歴情報を生成し（ステップＳ２０３）、文書管理サーバ１０２は、ハッシュ値と関連づけた状態で履歴情報と画像情報の関連付けを行うので（ステップＳ３０６，Ｓ３０７）、履歴情報と画像情報の関連付けをユーザＰＣ１０３から送信されたプリントデータ毎に確実に行うことができる。
【００６１】
また、ＭＦＰ１０１は、ユーザＰＣ１０３から送信されたハッシュ値を文書管理サーバ１０２に送信し（ステップＳ２０４）、文書管理サーバ１０２が履歴データテーブルを検索した結果（ステップＳ３０２）、この送信されたハッシュ値と同一のハッシュ値が文書管理サーバ１０２内に存在しないとき（ステップＳ２０６でＮＯ）、同等の画像データが文書管理サーバ１０２に格納されていないと判断し、一方、上記検索の結果、文書管理サーバ１０２内に上記同一のハッシュ値が存在するとき（ステップＳ２０６でＹＥＳ）、同等の画像データが文書管理サーバ１０２に格納されているとすると判断するので、ＭＦＰ１０１から文書管理サーバ１０２に無駄に画像データを転送することを確実に防止できる。
【００６２】
本実施の形態では、ステップＳ３０２で検索を行う場合、ハッシュ値により履歴情報の検索を行っていたが、履歴情報にも画像データと共通のＩＤを付して、文書管理サーバ１０２内に格納するようにしてもよい。これにより、受信したハッシュ値を含む履歴情報を文書管理サーバ１０２内から直接検索しなくても、履歴データテーブル内に受信したハッシュ値と同一のものが有るか否かを検索するのみで済むため、後から追跡調査する際の画像の検索性能を向上させることができる。
【００６３】
また、本発明の目的は、上記実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（又は記録媒体）を、システム又は装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【００６４】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００６５】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(ＯＳ)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００６６】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００６７】
また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。
【００６８】
プログラムを供給する記録媒体としては、例えば、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ）、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。或いは、上記プログラムは、インターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理システムのネットワーク構成を示す接続図である。
【図２】図１のユーザＰＣによって実行される印刷制御処理の手順を示すフローチャートである。
【図３】図１のＭＦＰにより実行される履歴送信処理の手順を示すフローチャートである。
【図４】図１の文書管理サーバにより実行される履歴情報格納処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】図１のサーバ内に保存される履歴データテーブルを示す図である。
【図６】図１のＭＦＰで表示されるログイン画面を示す図である。
【図７】図１の文書管理システムにより実行される文書履歴管理処理のシーケンス図である。
【図８】図１における文書管理サーバ及びユーザＰＣのハードウェアの構成を概略的に示すブロック図である。
【図９】図１におけるデジタル複合機のハードウェア構成を概略的に示すブロック図である。
【符号の説明】
【００７０】
１  文書管理システム
１０１  ＭＦＰ
１０２  文書管理サーバ
１０３  ユーザＰＣ
１０４  ユーザＰＣ
【図１】
2006301856.tif 000003
【図２】
2006301856.tif 000004
【図３】
2006301856.tif 000005
【図４】
2006301856.tif 000006
【図５】
2006301856.tif 000007
【図６】
2006301856.tif 000008
【図７】
2006301856.tif 000009
【図８】
2006301856.tif 000010
【図９】
2006301856.tif 000011