(57)【要約】      （修正有）【課題】  文書の複製が作成されても、文書の管理を促す。【解決手段】サーバ１０は、ＰＣ１２からデータを受信すると、文書データ及びＰＣ１２のクライアントＩＤを記憶する。サーバ１０は、アクセスのあったＰＣ１４に対して文書データの複製を送信する。ＰＣ１４は、サーバ１０から受信した文書データの複製を保存する。サーバ１０は、サーバ１０内に記憶している文書データを所定の周期で周期的に取得し、電子透かしデータを抽出して、文書データの文書データ本体の有効期限が切れているか否かを周期的に判定し、有効期限が切れたと判定した場合、文書データを消去し、有効期限切れであるために消去されたこと示す画像をＰＣ１２及びＰＣ１４に対して出力する。【選択図】図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有する文書データを生成し、生成した文書データを、前記文書データ本体は画像として、前記管理用データは機械可読コードとして情報記録媒体に出力することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを生成し、生成した文書データを出力することを特徴とする文書管理方法。
【請求項３】
生成した文書データを記憶手段及び通信手段の少なくともいずれかに対して出力することを特徴とする請求項２記載の文書管理方法。
【請求項４】
文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有して、対応する文書が一体不可分である文書データから管理用データを抽出し、抽出した管理用データに応じて情報を出力することを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを情報記録媒体、記憶手段及び通信手段のいずれかから取得し、取得した文書データから管理用データを抽出し、抽出した管理用データに応じて情報を出力することを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
前記管理用データは、前記文書データ本体に対する期限に関することを特徴とする請求項１乃至５いずれか記載の文書管理方法。
【請求項７】
文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを生成するステップと、生成した文書データを出力するステップとをコンピュータに実行させる文書管理プログラム。
【請求項８】
文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有して、対応する文書が一体不可分である文書データから管理用データを抽出するステップと、抽出した管理用データに応じて情報を出力するステップとをコンピュータに実行させる文書管理プログラム。
【請求項９】
文書データ本体及び文書データ本体を管理するための管理用データを有する文書データを生成する文書データ生成手段と、この文書データ生成手段が生成した文書データを、文書データ本体は画像として、管理用データは機械可読コードとして情報記録媒体に出力する出力手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１０】
文書データ本体及び文書データ本体を管理するための管理用データを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを生成する文書データ生成手段と、この文書データ生成手段が生成した文書データを出力する出力手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１１】
前記出力手段は、記憶手段及び通信手段の少なくともいずれかに対して文書データを出力することを特徴とする請求項１０記載の文書管理装置。
【請求項１２】
前記文書データ生成手段は、文書データ本体及び文書データ本体に関する時間情報を有する文書データを生成することを特徴とする請求項９乃至１１いずれか記載の文書管理装置。
【請求項１３】
文書データ本体及び文書データ本体を管理するための管理用データを有して、対応する文書が一体不可分である文書データから管理用データを抽出する抽出手段と、この抽出手段が抽出した管理用データに応じて情報を出力する情報出力手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１４】
文書データ本体及び文書データ本体を管理するための管理用データを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを取得する文書データ取得手段と、この文書データ取得手段が取得した文書データから管理用データを抽出する抽出手段と、この抽出手段が抽出した管理用データに応じて情報を出力する情報出力手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１５】
前記抽出手段が抽出する管理用データには、少なくとも文書データ本体に関する時間情報が含まれていることを特徴とする請求項１３又は１４記載の文書管理装置。
【請求項１６】
前記情報出力手段が出力する情報には、文書データ本体に基づく文書内容、並びに文書データの作成日、改版情報、有効期限、廃棄期限、作成者情報、管理責任者情報、配布先情報、更新促進情報及び廃棄指示情報の少なくともいずれかが含まれていることを特徴とする請求項１３乃至１５いずれか記載の文書管理装置。
【請求項１７】
前記抽出手段が抽出した管理用データに基づいて、文書データを処理する文書データ処理手段をさらに有することを特徴とする請求項１３乃至１６いずれか記載の文書管理装置。
【請求項１８】
前記文書データ処理手段は、前記抽出手段が抽出した管理用データに基づいて、文書データを削除することを特徴とする請求項１７記載の文書管理装置。
【請求項１９】
文書データ本体及び文書データ本体を管理するための管理用データを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを生成する文書データ生成手段と、この文書データ生成手段が生成した文書データを送信する送信手段と、ネットワークを介して前記送信手段が送信した文書データを受信する受信手段と、この受信手段が受信した文書データを記憶する記憶手段と、この記憶手段が記憶した文書データから管理用データを抽出する抽出手段と、この抽出手段が抽出した管理用データに応じて情報を出力する情報出力手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２０】
前記受信手段のネットワーク上のアドレスに基づいて、前記情報出力手段による情報の出力を制御する制御手段をさらに有することを特徴とする請求項１９記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理方法、文書管理プログラム、文書管理装置及び文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
複数の文書を管理する文書管理装置として、文書本体と文書の廃棄日とを登録し、文書の廃棄日と不要文書検索日とを比較することにより不要文書を判定し、判定された不要文書を削除することは公知である（特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開平２−３１０６６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来例においては、文書の複製の作成又は印刷などにより、所定の記憶装置から出力された文書は管理することができないという問題があった。
【０００５】
そこで、本発明は、文書の複製が作成されても、文書の管理を促すことができる文書管理方法、文書管理プログラム、文書管理装置及び文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明の第１の特徴とするところは、文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有する文書データを生成し、生成した文書データを、前記文書データ本体は画像として、前記管理用データは機械可読コードとして情報記録媒体に出力する文書管理方法にある。したがって、文書データを情報記録媒体に出力しても、文書データ本体及び管理用データが一体不可分になり、情報記録媒体に出力された機械可読コードから管理用データを読み取ることが可能になるので、文書の管理を促すことができる。
【０００７】
また、本発明の第２の特徴とするところは、文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを生成し、生成した文書データを出力する文書管理方法にある。したがって、文書データに対応する文書が一体不可分であると共に、文書データが管理用データを有しているので、文書の複製が作成されても、文書の管理を促すことができる。
【０００８】
好適には、生成した文書データを記憶手段及び通信手段の少なくともいずれかに対して出力する。
【０００９】
また、本発明の第３の特徴とするところは、文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有して、対応する文書が一体不可分である文書データから管理用データを抽出し、抽出した管理用データに応じて情報を出力する文書管理方法にある。即ち、文書の複製が作成されても、対応する文書が一体不可分である文書データから抽出した管理用データに応じて情報を出力することにより、文書の管理を促すことができる。
【００１０】
また、本発明の第４の特徴とするところは、文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを情報記録媒体、記憶手段及び通信手段のいずれかから取得し、取得した文書データから管理用データを抽出し、抽出した管理用データに応じて情報を出力する文書管理方法にある。即ち、対応する文書が一体不可分である文書データを情報記録媒体、記憶手段又は通信手段のいずれから取得しても、文書データから抽出した管理用データに応じて情報を出力することにより、文書の管理を促すことができる。
【００１１】
好適には、前記管理用データは、前記文書データ本体に対する期限に関する。即ち、管理用データが例えば有効期限、廃棄期限及びアクセス禁止期限などの文書データ本体に対する期限に関する情報を示すことができ、文書の複製が作成されても、文書の期限の管理を促すことができる。
【００１２】
また、本発明の第５の特徴とするところは、文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを生成するステップと、生成した文書データを出力するステップとをコンピュータに実行させる文書管理プログラムにある。
【００１３】
また、本発明の第６の特徴とするところは、文書データ本体と、この文書データ本体を管理するための管理用データとを有して、対応する文書が一体不可分である文書データから管理用データを抽出するステップと、抽出した管理用データに応じて情報を出力するステップとをコンピュータに実行させる文書管理プログラムにある。
【００１４】
また、本発明の第７の特徴とするところは、文書データ本体及び文書データ本体を管理するための管理用データを有する文書データを生成する文書データ生成手段と、この文書データ生成手段が生成した文書データを、文書データ本体は画像として、管理用データは機械可読コードとして情報記録媒体に出力する出力手段とを有する文書管理装置にある。
【００１５】
また、本発明の第８の特徴とするところは、文書データ本体及び文書データ本体を管理するための管理用データを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを生成する文書データ生成手段と、この文書データ生成手段が生成した文書データを出力する出力手段とを有する文書管理装置にある。
【００１６】
好適には、前記出力手段は、記憶手段及び通信手段の少なくともいずれかに対して文書データを出力する。
【００１７】
また、好適には、前記文書データ生成手段は、文書データ本体及び文書データ本体に関する時間情報を有する文書データを生成する。
【００１８】
また、本発明の第９の特徴とするところは、文書データ本体及び文書データ本体を管理するための管理用データを有して、対応する文書が一体不可分である文書データから管理用データを抽出する抽出手段と、この抽出手段が抽出した管理用データに応じて情報を出力する情報出力手段とを有する文書管理装置にある。
【００１９】
また、本発明の第１０の特徴とするところは、文書データ本体及び文書データ本体を管理するための管理用データを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを取得する文書データ取得手段と、この文書データ取得手段が取得した文書データから管理用データを抽出する抽出手段と、この抽出手段が抽出した管理用データに応じて情報を出力する情報出力手段とを有する文書管理装置にある。
【００２０】
好適には、前記抽出手段が抽出する管理用データには、少なくとも文書データ本体に関する時間情報が含まれている。
【００２１】
また、好適には、前記情報出力手段が出力する情報には、文書データ本体に基づく文書内容、並びに文書データの作成日、改版情報、有効期限、廃棄期限、作成者情報、管理責任者情報、配布先情報、更新促進情報及び廃棄指示情報の少なくともいずれかが含まれている。
【００２２】
また、好適には、前記抽出手段が抽出した管理用データに基づいて、文書データを処理する文書データ処理手段をさらに有する。
【００２３】
また、好適には、前記文書データ処理手段は、前記抽出手段が抽出した管理用データに基づいて、文書データを削除する。したがって、例えば管理用データに基づいて有効期限が切れていると判定された場合、文書データを削除することができるので、不要な文書が蓄積されること防止することができる。
【００２４】
また、本発明の第１１の特徴とするところは、文書データ本体及び文書データ本体を管理するための管理用データを有して、対応する文書が一体不可分である文書データを生成する文書データ生成手段と、この文書データ生成手段が生成した文書データを送信する送信手段と、ネットワークを介して前記送信手段が送信した文書データを受信する受信手段と、この受信手段が受信した文書データを記憶する記憶手段と、この記憶手段が記憶した文書データから管理用データを抽出する抽出手段と、この抽出手段が抽出した管理用データに応じて情報を出力する情報出力手段とを有する文書管理システムにある。
【００２５】
好適には、前記受信手段のネットワーク上のアドレスに基づいて、前記情報出力手段による情報の出力を制御する制御手段をさらに有する。
【発明の効果】
【００２６】
本発明によれば、文書の複製が作成されても、文書の管理を促すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
次に本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１において、本発明の実施形態に係る文書管理システム１の構成が示されている。図１に示すように、文書管理システム１は、例えばネットワーク２を介して接続されたサーバ１０と、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１２，１４，１６及びプリンタ３などの複数のクライアントとを有する。
【００２８】
サーバ１０は、文書管理システム１を構成する複数のクライアントから入力される文書データを記憶する記憶装置及びＣＰＵ（共に図示せず）を具備する。また、サーバ１０は、各クライアントからのアクセス履歴を記憶するようにされており、各クライアントを管理・制御する。
【００２９】
ＰＣ１２，１４，１６は、それぞれ表示装置を含むユーザインターフェイス装置（ＵＩ装置）１００を具備して略同じ機能を有し、文書を作成及び更新（改版・上書き）等することができるようにされている。例えば、ＰＣ１２，１４，１６は、作成した文書に文書固有のＩＤ（文書ＩＤ）及び文書の管理条件（有効期限など）を付して文書データを生成し、生成した文書データをサーバ１０に対して送信し、記憶させる。また、ＰＣ１２，１４，１６には、それぞれ固有のクライアントＩＤが設定されている。クライアントＩＤは、例えば各クライアントのＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス又はメールアドレスなどである。
【００３０】
図２は、プリンタ３の構成を示す構成図である。
プリンタ３は、例えばファクシミリ、複写機などの機能を具備する複合機であり、表示装置及びキーボードなどを含むユーザインタフェース装置（ＵＩ装置）３０、スキャナなどの画像読取り装置３２、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記憶装置３４、印刷装置３６、通信装置３８、並びにＣＰＵ４０及びメモリ４２を含む制御装置４などから構成される。また、プリンタ３は、ＰＣ１２，１４，１６と同様に固有のクライアントＩＤが設定されており、サーバ１０又はＰＣ１２，１４，１６の制御に応じて文書などの画像を用紙などのシート（情報記録媒体）３６０に印刷する。
つまり、プリンタ３は、コンピュータとしての機能を有し、記憶媒体３４０又は通信装置３８を介して供給されるソフトウェアに応じて動作し、例えば文書を印刷するプリンタとして、ＰＣ１２，１４，１６を操作するユーザに使用される。
【００３１】
次に、ＰＣ１２，１４，１６及びプリンタ３などのクライアントにより実行されるソフトウェアについて説明する。
図３は、ＰＣ１２，１４，１６及びプリンタ３により実行される文書データ生成ソフトウェア４４の動作の概略を示すブロック図である。
図３に示すように、文書データ生成ソフトウェア４４は、例えば画像で示される文書に付加する電子透かしデータを生成する電子透かし生成部４４０を含む。電子透かし生成部４４０は、例えば周波数軸方式又は空間軸方式の電子透かしデータを生成する。文書データ生成ソフトウェア４４は、文書データ本体、及び文書データ本体を管理するための管理用データを受入れると、電子透かし生成部４４０により管理用データから管理用データに対応する電子透かしデータ４６０ｂを生成し、電子透かしデータ４６０ｂを含む画像データである文書データ４６ｂを例えばサーバ１０に対して出力する。
【００３２】
ここで、文書データ本体を管理するための管理用データは、例えば文書データ本体の有効期限、廃棄期限、アクセス禁止期限及び複製回数制限などの管理条件に関するデータである。また、管理用データは、文書データ４６ｂを作成したクライアント、文書データ４６ｂの複製を作成したクライアント、文書データ４６ｂを使用したクライアント及び文書データ４６ｂに対する処理を管理するクライアントなどを示すクライアントＩＤを含むものであってもよいし、文書データ４６ｂのアクセス履歴を含むものであってもよい。さらに、管理用データは、複数設定されてもよい。例えば、第１の期限までアクセスを禁止し、第２の期限まで複製を許可し、第３の期限までに廃棄するように、複数の管理条件が管理用データによって設定されてもよい。
なお、文書データ４６ｂには、例えばファイル名などの固有の文書ＩＤが付されるようになっている。
【００３３】
文書データ生成ソフトウェア４４は、ＰＣ１２，１４，１６により実行される場合には、例えばＵＩ装置１００などを介して作成された文書に対応する文書データ本体と、ＵＩ装置１００などを介して設定された管理用データとを受入れて、文書データ４６ｂをサーバ１０に対して出力する。また、文書データ生成ソフトウェア４４は、プリンタ３により実行される場合には、例えば画像読取り装置３２を介して読取られた画像である文書データ本体と、ＵＩ装置３０などを介して設定された管理用データとを受入れて、文書データ４６ｂをサーバ１０に対して出力する。
【００３４】
図４は、文書データ生成ソフトウェア４４が出力する文書データ４６ｂに対応し、シート３６０に形成される文書（画像）４６ａの画像例である。
図４に示すように、文書データ生成ソフトウェア４４が出力した文書データ４６ｂは、例えばプリンタ３の印刷装置３６を介し、例えば文字情報及び図などを含む文書（画像）４６ａとしてシート３６０に形成される。シート３６０に形成された文書４６ａには、文書データ本体に対応する画像データに対して電子透かしデータ４６０ｂを付加された画像領域である電子透かし付加領域４６０ａが含まれている。また、文書４６ａは、ＵＩ装置１００の表示装置に表示される場合にも、電子透かし付加領域４６０ａを含む。
【００３５】
なお、文書データ４６ｂに対応する文書４６ａは、電子透かし付加領域４６０ａを含む画像に限定されることなく、例えば文書データ本体に対応する画像と、管理用データに対応する文字情報、バーコード、ＩＤ情報又は二次元位置情報などの画像とから構成されるものであってもよい。つまり、管理用データに対応する画像は、文書データ本体に対応する画像と共に、文書データに対応する一体不可分の画像（文書）を構成する。
また、文書４６ａは、無線タグ（ＩＣタグ）を含むシートに対して文書データ本体に対応する画像が形成され、無線タグ内に管理用データに対応するデータが記録されるようにされてもよい。
【００３６】
図５は、サーバ１０、ＰＣ１２，１４，１６及びプリンタ３により実行される出力処理ソフトウェア４８の概略を示すブロック図である。
図５に示すように、出力処理ソフトウェア４８は、文書データ取得部４８０、抽出部４８２、判定部４８４、出力文書形成部４８６及び文書データ処理部４８８を有する。文書データ取得部４８０は、出力処理ソフトウェア４８を実行するクライアント内に記憶されている文書データ４６ｂ、又はサーバ１０に記憶されている文書データ４６ｂを例えば所定の周期で周期的に取得し、抽出部４８２に対して出力する。抽出部４８２は、文書データ取得部４８０から文書データ４６ｂを受け入れ、文書データ４６ｂから電子透かしデータ４６０ｂを抽出し、文書データ４６ｂ及び電子透かしデータ４６０ｂを判定部４８４に対して出力する。
【００３７】
判定部４８４は、抽出部４８２から受入れた電子透かしデータ４６０ｂを解析し、電子透かしデータ４６０ｂが示す管理条件に対する判定を行い、判定結果に応じたデータを出力文書形成部４８６又は文書データ処理部４８８に対して出力する。
例えば判定部４８４は、電子透かしデータ４６０ｂが文書データ４６ｂの文書データ本体の有効期限を示す場合、有効期限が切れているか否かを判定し、有効期限が切れている場合には文書データ４６ｂ及び管理用データを文書データ処理部４８８に対して出力し、有効期限が切れていない場合には文書データ４６ｂを出力文書形成部４８６に対して出力する。
【００３８】
出力文書形成部４８６は、判定部４８４から文書データ４６ｂを受け入れ、クライアントを操作するユーザの指示などに応じて、所定の出力先が出力可能な形式の文書を形成して出力する。例えば、出力処理ソフトウェア４８がＰＣ１２，１４，１６により実行される場合には、出力文書形成部４８６は、ユーザの指示などに応じてＵＩ装置１００の表示装置が文書４６ａを表示するように文書を形成し、ＵＩ装置１００の表示装置に対して出力する。また、出力処理ソフトウェア４８がプリンタ３により実行される場合には、出力文書形成部４８６は、ユーザの指示などに応じて印刷装置３６がシート３６０に文書４６ａを印刷するように文書を形成し、印刷装置３６に対して出力する。
【００３９】
文書データ処理部４８８は、判定部４８４から文書データ４６ｂ及び管理用データを受け入れると、所定の記憶装置に記憶されている文書データ４６ｂに対して管理条件に応じた所定の処理を施し、処理結果を所定の出力先に対して出力する。例えば、文書データ処理部４８８は、判定部４８４から文書データ４６ｂ及び管理用データを受け入れると、例えばサーバ１０の記憶装置に記憶されている文書データ４６ｂを管理条件に応じて廃棄（消去）し、サーバ１０に記憶されているクライアントからのアクセス履歴に応じて、文書データ４６ｂが廃棄されたこと示す画像をＵＩ装置１００の表示装置、ＵＩ装置３０又は印刷装置３６に対して出力する。
【００４０】
次に、ＰＣ１２，１４，１６又はプリンタ３が文書データ生成ソフトウェア４４を実行し、文書データ４６ｂを出力する処理例について説明する。
図６は、例えばＰＣ１２が文書データ生成ソフトウェア４４を実行し、文書データ４６ｂを出力する処理（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
図６に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、ＰＣ１２が実行する文書データ生成ソフトウェア４４は、例えばＵＩ装置１００などを介して文書データ本体と管理条件（有効期限）データとを取得する。
【００４１】
ステップ１０２（Ｓ１０２）において、文書データ生成ソフトウェア４４は、電子透かし生成部４４０により、管理用データから管理用データに対応する電子透かしデータ４６０ｂを生成する。
【００４２】
ステップ１０４（Ｓ１０４）において、文書データ生成ソフトウェア４４は、Ｓ１０２の処理で生成した電子透かしデータ４６０ｂを含む画像データである文書データ４６ｂを生成する。
【００４３】
ステップ１０６（Ｓ１０６）において、文書データ生成ソフトウェア４４は、Ｓ１０４の処理で生成した文書データ４６ｂを例えばサーバ１０に対して出力する。
【００４４】
次に、サーバ１０、ＰＣ１２，１４，１６又はプリンタ３が出力処理ソフトウェア４８を実行する処理例について説明する。
図７は、例えばプリンタ３が出力処理ソフトウェア４８を実行する処理（Ｓ２０）を示すフローチャートである。
図７に示すように、ステップ２００（Ｓ２００）において、プリンタ３が実行する出力処理ソフトウェア４８は、例えばネットワーク２を介して文書データ４６ｂを取得する。
【００４５】
ステップ２０２（Ｓ２０２）において、抽出部４８２は、文書データ取得部４８０から文書データ４６ｂを受け入れ、文書データ４６ｂから電子透かしデータ４６０ｂ（例えば有効期限を示す）を抽出し、文書データ４６ｂ及び電子透かしデータ４６０ｂを判定部４８４に対して出力する。
【００４６】
ステップ２０４（Ｓ２０４）において、判定部４８４は、電子透かしデータ４６０ｂが文書データ４６ｂの文書データ本体の有効期限を示す場合、有効期限が切れているか否かを判定し、有効期限が切れていない場合にはＳ２０６の処理に進み、有効期限が切れている場合にはＳ２１０の処理に進む。
【００４７】
ステップ２０６（Ｓ２０６）において、プリンタ３は、ユーザの指示（要求）などによる文書４６ａの出力の必要があるか否かを判定し、必要（要求）がある場合にはＳ２０８の処理に進み、必要（要求）がない場合には所定の期間をおいてＳ２００の処理に進む。
【００４８】
ステップ２０８（Ｓ２０８）において、出力文書形成部４８６は、ユーザの指示などに応じて印刷装置３６がシート３６０に文書４６ａを印刷するように文書を形成し、印刷装置３６に対して出力する。
【００４９】
ステップ２１０（Ｓ２１０）において、文書データ処理部４８８は、判定部４８４から文書データ４６ｂ及び管理用データを受け入れると、例えばサーバ１０の記憶装置に記憶されている文書データ４６ｂを管理条件に応じて廃棄（消去）する。
【００５０】
ステップ２１２（Ｓ２１２）において、文書データ処理部４８８は、文書データ４６ｂの文書データ本体が有効期限切れであるために廃棄されたこと示す画像を印刷装置３６又はＵＩ装置３０に対して出力する。
【００５１】
なお、文書データ生成ソフトウェア４４及び出力処理ソフトウェア４８は、１つのクライアントなどによって全てのステップを実行される必要がなく、例えば複数のクライアントなどによりステップごとに分けて実行されてもよい。
【００５２】
次に、文書管理システム１の全体動作の第一例について説明する。
図８は、文書管理システム１において、ＰＣ１２により登録された文書データの有効期限が切れた場合に、電子文書（文書データ）の有効期限が切れたことをサーバ１０がＰＣ１４に通知する処理例を示す処理シーケンス図である。
図８に示すように、例えばクライアントＡであるＰＣ１２は、文書作成・登録の処理を行うことにより、サーバ１０に対して、文書データ４６ｂ及びＰＣ１２のクライアントＩＤを送信する。
【００５３】
サーバ１０は、ＰＣ１２からデータを受信すると、文書保存の処理を行うことにより、文書データ４６ｂ及び文書データ４６ｂの送信元であるＰＣ１２のクライアントＩＤを記憶する。
【００５４】
次に、例えばＰＣ１４は、サーバ１０に対してＰＣ１４のクライアントＩＤを送信し、サーバ１０が記憶している文書データ４６ｂに対してアクセスする。サーバ１０は、アクセスのあったＰＣ１４に対して文書データ４６ｂの複製を送信する。ＰＣ１４は、サーバ１０から受信した文書データ４６ｂの複製を保存する。
【００５５】
サーバ１０は、出力処理ソフトウェア４８を実行することにより、例えばサーバ１０内に記憶している文書データ４６ｂを所定の周期で周期的に取得し、電子透かしデータ４６０ｂを抽出して、文書データ４６ｂの文書データ本体の有効期限が切れているか否かを周期的に判定する。
ここで、サーバ１０は、文書データ４６ｂの文書データ本体の有効期限が切れたと判定した場合、例えば文書データ４６ｂを消去し、サーバ１０内に記憶されているアクセス履歴（クライアントＩＤ）に応じて、文書データ４６ｂの文書データ本体が有効期限切れであるために消去されたこと示す画像をＰＣ１２のＵＩ装置１００及びＰＣ１４のＵＩ装置１００に対して出力することにより通知する。なお、サーバ１０は、ＰＣ１２，１４に対して、例えばＥ−メール、ＩＰメッセンジャーなどにより通知を行う。
【００５６】
次に、文書管理システム１の全体動作の第二例について説明する。
図９は、文書管理システム１において、ＰＣ１２により登録された文書データの有効期限が切れた場合に、プリンタ３が印刷した印刷文書（紙文書）の内容の有効期限が切れたことをサーバ１０がプリンタ３に通知する処理例を示す処理シーケンス図である。
図９に示すように、例えばクライアントＡであるＰＣ１２は、文書作成・登録の処理を行うことにより、サーバ１０に対して、文書データ４６ｂ及びＰＣ１２のクライアントＩＤを送信する。なお、文書データ４６ｂには、上述したように文書ＩＤが付されている。
【００５７】
サーバ１０は、ＰＣ１２からデータを受信すると、文書保存の処理を行うことにより、文書データ４６ｂ及び文書ＩＤを記憶する。
【００５８】
次に、例えばＰＣ１２は、クライアントＣであるプリンタ３により文書４６ａを出力させる指示をサーバ１０に対して送信する。ＰＣ１２がサーバ１０に対して送信する指示には、例えばＰＣ１２のクライアントＩＤ及び文書データ４６ｂを示す文書ＩＤが含まれる。サーバ１０は、ＰＣ１２から文書４６ａを出力させる指示を受入れると、サーバ１０内に記憶している文書データ４６ｂをプリンタ３に対して送信する。
【００５９】
プリンタ３は、サーバ１０から文書データ４６ｂを受信し、シート３６０に文書４６ａを形成する（文書出力）。
次に、シート３６０に形成された文書４６ａに対し、例えばユーザがコピー（複製）を作成する場合のように、ユーザの操作によりプリンタ３の画像読取り装置３２がシート３６０に形成された文書４６ａを読取ると、通信装置３８は例えば読取った文書４６ａの文書ＩＤをサーバ１０に対して送信する。
【００６０】
サーバ１０は、プリンタ３から受信した文書ＩＤに応じて、出力処理ソフトウェア４８を実行することにより、例えばサーバ１０内に記憶している文書データ４６ｂを所定の周期で周期的に取得し、電子透かしデータ４６０ｂを抽出して、文書データ４６ｂの文書データ本体の有効期限が切れているか否かを周期的に判定する。
ここで、サーバ１０は、文書データ４６ｂの文書データ本体の有効期限が切れたと判定した場合、例えば文書データ４６ｂを消去すると共に、文書データ４６ｂの文書データ本体が有効期限切れであること示す画像をプリンタ３に対して送信する。
【００６１】
プリンタ３は、サーバ１０から送信された画像をＵＩ装置３０に表示することにより、プリンタ３を操作するユーザに対して文書４６ａが形成されたシート３６０の廃棄を促し、さらに文書データ４６ｂに対する廃棄以外のアクセスを禁止（コピー／スキャン不可）する。また、プリンタ３は、処理した文書４６ａの文書ＩＤと共に処理内容をサーバ１０に対して送信する。つまり、サーバ１０は、プリンタ３の処理履歴（文書ログ）を管理する。
なお、サーバ１０は、文書４６ａが形成されたシート３６０について、例えばプリンタ３を使用したユーザが廃棄（処理）したことを示す処理内容を受信するまで、定期的に廃棄を促す画像をクライアントに対して送信するようにされてもよい。
【００６２】
また、文書データ本体の管理条件は、
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す構成図である。
【図２】プリンタの構成を示す構成図である。
【図３】ＰＣ及びプリンタにより実行される文書データ生成ソフトウェアの動作の概略を示すブロック図である。
【図４】文書データ生成ソフトウェアが出力する文書データに対応し、シートに形成される文書（画像）の画像例である。
【図５】サーバ、ＰＣ及びプリンタにより実行される出力処理ソフトウェアの概略を示すブロック図である。
【図６】ＰＣが文書データ生成ソフトウェアを実行し、文書データを出力する処理（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
【図７】プリンタが出力処理ソフトウェアを実行する処理（Ｓ２０）を示すフローチャートである。
【図８】文書管理システムにおいて、ＰＣにより登録された文書データの有効期限が切れた場合に、電子文書の有効期限が切れたことをサーバがＰＣに通知する処理例を示す処理シーケンス図である。
【図９】文書管理システムにおいて、ＰＣにより登録された文書データの有効期限が切れた場合に、プリンタが印刷した印刷文書の内容の有効期限が切れたことをサーバがプリンタに通知する処理例を示す処理シーケンス図である。
【符号の説明】
【００６４】
１・・・文書管理システム
１０・・・サーバ
１２，１４，１６・・・ＰＣ
１００・・・ＵＩ装置
２・・・ネットワーク
３・・・プリンタ
３０・・・ＵＩ装置
３２・・・画像読取り装置
３４・・・記憶装置
３６・・・印刷装置
３６０・・・シート
３８・・・通信装置
４・・・制御装置
４０・・・ＣＰＵ
４２・・・メモリ
４４・・・文書データ生成ソフトウェア
４４０・・・電子透かし生成部
４６ａ・・・文書
４６０ａ・・・電子透かし付加領域
４６ｂ・・・文書データ
４６０ｂ・・・電子透かしデータ
４８・・・出力処理ソフトウェア
４８０・・・文書データ取得部
４８２・・・抽出部
４８４・・・判定部
４８６・・・出力文書形成部
４８８・・・文書データ処理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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