(57)【要約】      （修正有）【課題】  ネットワーク環境でのユーザ間で情報共有を迅速確実に行うことができる文書管理システム、文書管理方法並びにプログラムを提供する。【解決手段】  コンピュータ３ａは、ファイル検索部２４と、操作分類検索部２５と、宛先読出部２６と、通知文書作成部２７とを備える。ファイル検索部２４により、文書の新規登録指示をした操作者がその文書の保管するフォルダとして指定したフォルダから宛先・通知内容記載ファイルであって、操作者が所有するファイルが検索されたときに、操作分類検索部２５により操作分類が「ＩＭＰＯＲＴ」であるファイルを検索し、宛先読出部２６によりこの検索された宛先・通知内容記載ファイルに記載された宛先を読み出し、通知文書作成部２７によりその宛先が読み出されたファイルに記載された通知内容に基づいて通知文書を作成し、通知文書送信部２８によりこの作成された通知文書を、上記読み出された宛先に電子的に送信する。【選択図】 図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続された複数のコンピュータから構成され、階層フォルダに保存された文書を一元管理する文書管理システムであって、ユーザの指示に従って文書操作を行う文書操作手段と、前記文書操作が行われたときに、その旨の通知文書を所定のユーザの宛先に送信する通知文書送信手段とを備える文書管理システムにおいて、
ユーザ指示に従って、前記通知文書で通知したい文書操作の操作分類、前記通知文書の通知内容、及び前記宛先が記載された文書であるファイルを作成するファイル作成手段と、
前記作成されたファイルを登録するファイル登録手段と、
前記ファイルの作成を指示したユーザを前記ファイルの所有者として保存する所有者情報保存手段とを備え、
前記通知文書送信手段は、
前記文書操作が行われた文書が管理されているフォルダに登録された前記ファイルであって、前記文書操作を指示したユーザを所有者とするファイルを前記所有者情報に基づいて検索する所有ファイル検索手段と、
前記所有ファイル検索手段により検索されたファイルから、前記記載された操作分類が前記文書操作と一致するものを検索する操作分類検索手段と、
前記操作分類検索手段により検索されたファイルに記載された宛先を読み出す宛先読出手段と、
前記操作分類検索手段により検索されたファイルに記載された通知内容に基づいて通知文書を作成する通知文書作成手段と、
前記通知文書作成手段で作成された前記通知文書を、前記宛先読出手段で読み出された宛先に電子的に送信する電子送信手段とを備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記通知文書作成手段は、
前記宛先が読み出されたファイルに記載された通知内容をユーザ指示に従って改修する通知内容改修手段を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書操作が行われた文書を前記所定のユーザが参照することができる参照期限をユーザ指示に従って設定する参照期限設定手段と、
前記文書操作が行われた文書のユーザ毎の参照履歴を作成するユーザ別参照履歴作成手段と、
前記ユーザ毎の参照履歴に基づいて、前記参照期限内に参照しなかったユーザが前記所定ユーザのうちに存在するか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段により参照しなかったユーザが存在すると判別されたときに、当該ユーザの宛先に前記文書操作が行われた旨の再通知文書を電子的に送信する再通知文書送信手段とを備えることを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記参照期限設定手段は
前記文書操作が行われた文書が管理されているフォルダに登録された前記ファイルを検索する検索手段と、
前記検索手段により検索されたファイルから、前記記載された操作分類が前記文書操作と一致しているものを検索する他の操作分類検索手段と、
前記他の操作分類検索手段により前記ファイルが検索されたときに、前記文書操作を指示したユーザの入力した期限を取得するユーザ入力期限取得手段と、
前記ユーザ入力された期限を前記参照期限に決定する参照期限決定手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
ネットワークを介して接続された複数のコンピュータから構成され、階層フォルダに保存された文書を一元管理する文書管理システムであって、ユーザの指示に従って文書操作を行う文書操作ステップと、前記文書操作が行われたときに、その旨の通知文書を所定のユーザの宛先に送信する通知文書送信ステップとを備える文書管理システムの文書管理方法において、
ユーザ指示に従って、前記通知文書で通知したい文書操作の操作分類、前記通知文書の通知内容、及び前記宛先が記載された文書であるファイルを作成するファイル作成ステップと、
前記作成されたファイルを登録するファイル登録ステップと、
前記ファイルの作成を指示したユーザを前記ファイルの所有者として保存する所有者情報保存ステップとを備え、
前記通知文書送信ステップは、
前記文書操作が行われた文書が管理されているフォルダに登録された前記ファイルであって、前記文書操作を指示したユーザを所有者とするファイルを前記所有者情報に基づいて検索する所有ファイル検索ステップと、
前記所有ファイル検索ステップにより検索されたファイルから、前記記載された操作分類が前記文書操作と一致するものを検索する操作分類検索ステップと、
前記操作分類検索ステップにより検索されたファイルに記載された宛先を読み出す宛先読出ステップと、
前記操作分類検索手段により検索されたファイルに記載された通知内容に基づいて通知文書を作成する通知文書作成ステップと、
前記通知文書作成ステップで作成された前記通知文書を、前記宛先読出ステップで読み出された宛先に電子的に送信する電子送信ステップとを備えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
ネットワークを介して接続された複数のコンピュータから構成され、階層フォルダに保存された文書を一元管理する文書管理システムであって、ユーザの指示に従って文書操作を行う文書操作モジュールと、前記文書操作が行われたときに、その旨の通知文書を所定のユーザの宛先に送信する通知文書送信モジュールとを備えるコンピュータにより実行する文書管理システムの文書管理方法のプログラムにおいて、
ユーザ指示に従って、前記通知文書で通知したい文書操作の操作分類、前記通知文書の通知内容、及び前記宛先が記載された文書であるファイルを作成するファイル作成モジュールと、
前記作成されたファイルを登録するファイル登録モジュールと、
前記ファイルの作成を指示したユーザを前記ファイルの所有者として保存する所有者情報保存モジュールとを備え、
前記通知文書送信モジュールは、
前記文書操作が行われた文書が管理されているフォルダに登録された前記ファイルであって、前記文書操作を指示したユーザを所有者とするファイルを前記所有者情報に基づいて検索する所有ファイル検索モジュールと、
前記所有ファイル検索モジュールにより検索されたファイルから、前記記載された操作分類が前記文書操作と一致するものを検索する操作分類検索モジュールと、
前記操作分類検索モジュールにより検索されたファイルに記載された宛先を読み出す宛先読出モジュールと、
前記操作分類検索手段により検索されたファイルに記載された通知内容に基づいて通知文書を作成する通知文書作成モジュールと、
前記通知文書作成モジュールで作成された前記通知文書を、前記宛先読出モジュールで読み出された宛先に電子的に送信する電子送信モジュールとを備えることを特徴とするプログラム。
【請求項７】
文書を管理する文書管理システムであって、
管理されている文書に対して所定の操作がなされた場合に、所定の通知先ユーザに通知する通知手段と、
所定の参照期間内に、前記通知された文書が前記通知先ユーザによって参照されなかった場合、再通知を行う再通知手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項８】
文書を管理する文書管理方法であって、
管理されている文書に対して所定の操作がなされた場合に、所定の通知先ユーザに通知する通知ステップと、
所定の参照期間内に、前記通知された文書が前記通知先ユーザによって参照されなかった場合、再通知を行う再通知ステップと
を備えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
文書を管理する文書管理システムを制御するためのコンピュータプログラムであって、
管理されている文書に対して所定の操作がなされた場合に、所定の通知先ユーザに通知する通知ステップと、
所定の参照期間内に、前記通知された文書が前記通知先ユーザによって参照されなかった場合、再通知を行う再通知ステップと
の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムコードを含むことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム及びその文書管理方法並びにプログラムに関し、特に複数のコンピュータがネットワークを介して接続されたシステム環境上で用いられる電子ファイリングシステム等の文書管理システム及びその文書管理方法並びにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、スキャナ等から読み込んだ文書のイメージデータ、あるいはコンピュータ上のＤＴＰアプリケーション等で作成した文書のコードデータ等を登録し、これを検索し表示あるいは印刷を行う電子ファイリングシステムでは、文書を一元管理していたが、近年では、いくつかの文書をまとめたフォルダに分類分けをして管理するのが一般的となっている。
【０００３】
さらに、業務の多様化やネットワークの普及などに伴い、電子ファイリング装置を複数ユーザで使用したいという要求に応じるべく、特定のユーザしか登録あるいは検索をすることができない文書を保存する個人フォルダと、グループに属するユーザはだれでも登録あるいは検索を行うことができる文書を保存する共有フォルダに文書をわけて管理し、複数ユーザで使用できるようにした電子ファイリングシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
従来の電子ファイリングシステムにおける文書登録方法は、まず、ユーザが電子ファイリングシステムで管理する文書の文書名、キーワードなどの文書管理情報を設定する。さらに、その電子ファイリングシステムが文書をフォルダに分類して管理するものである場合は、ユーザはその文書の保管先となるフォルダを指定する。
【０００５】
これらの設定後、ユーザがこの文書の登録を指示すると、電離ファイリングシステムは、その文書について作成された文書管理情報に、登録日、登録者、文書のページ数などを追加した後、その文書管理情報と文書データの関連付けを行った後にその文書を指定フォルダに登録する。
【０００６】
また、文書の新規登録や、すでに登録されている文書の編集等の文書操作の指示をユーザがしたとき、電子ファイリングシステムは、そのユーザ指示があった文書操作を行うと共に、その文書操作がされた文書の文書管理情報を指定のユーザの宛先に電子的手段により送信する。これにより、文書操作の指示をしたユーザ（登録者）以外のユーザにも必要な情報が書かれている文書を登録した場合に、他のユーザにその文書の参照を促す電子ファイリングシステムが開示されている。
【特許文献１】特開２００２−３３４０８８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、従来の電子ファイリングシステムは、ユーザの文書アクセス状況を定期的に観察する機能を持たないため、上記文書管理情報を指定のユーザに送信しても、これらのユーザが実際にその文書の参照をしたか否かを判断することができず、ユーザ間での情報共有を確実になしえないという問題がある。
【０００８】
本発明の目的は、ネットワーク環境でのユーザ間で情報共有を迅速確実に行うことができる文書管理システム及びその文書管理方法並びにプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理システムは、ネットワークを介して接続された複数のコンピュータから構成され、階層フォルダに保存された文書を一元管理する文書管理システムであって、ユーザの指示に従って文書操作を行う文書操作手段と、前記文書操作が行われたときに、その旨の通知文書を所定のユーザの宛先に送信する通知文書送信手段とを備える文書管理システムにおいて、ユーザ指示に従って、前記通知文書で通知したい文書操作の操作分類、前記通知文書の通知内容、及び前記宛先が記載された文書であるファイルを作成するファイル作成手段と、前記作成されたファイルを登録するファイル登録手段と、前記ファイルの作成を指示したユーザを前記ファイルの所有者として保存する所有者情報保存手段とを備え、前記通知文書送信手段は、前記文書操作が行われた文書が管理されているフォルダに登録された前記ファイルであって、前記文書操作を指示したユーザを所有者とするファイルを前記所有者情報に基づいて検索する所有ファイル検索手段と、前記所有ファイル検索手段により検索されたファイルから、前記記載された操作分類が前記文書操作と一致するものを検索する操作分類検索手段と、前記操作分類検索手段により検索されたファイルに記載された宛先を読み出す宛先読出手段と、前記操作分類検索手段により検索されたファイルに記載された通知内容に基づいて通知文書を作成する通知文書作成手段と、前記通知文書作成手段で作成された前記通知文書を、前記宛先読出手段で読み出された宛先に電子的に送信する電子送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項５記載の文書管理方法は、ネットワークを介して接続された複数のコンピュータから構成され、階層フォルダに保存された文書を一元管理する文書管理システムであって、ユーザの指示に従って文書操作を行う文書操作ステップと、前記文書操作が行われたときに、その旨の通知文書を所定のユーザの宛先に送信する通知文書送信ステップとを備える文書管理システムの文書管理方法において、ユーザ指示に従って、前記通知文書で通知したい文書操作の操作分類、前記通知文書の通知内容、及び前記宛先が記載された文書であるファイルを作成するファイル作成ステップと、前記作成されたファイルを登録するファイル登録ステップと、前記ファイルの作成を指示したユーザを前記ファイルの所有者として保存する所有者情報保存ステップとを備え、前記通知文書送信ステップは、前記文書操作が行われた文書が管理されているフォルダに登録された前記ファイルであって、前記文書操作を指示したユーザを所有者とするファイルを前記所有者情報に基づいて検索する所有ファイル検索ステップと、前記所有ファイル検索ステップにより検索されたファイルから、前記記載された操作分類が前記文書操作と一致するものを検索する操作分類検索ステップと、前記操作分類検索ステップにより検索されたファイルに記載された宛先を読み出す宛先読出ステップと、前記操作分類検索手段により検索されたファイルに記載された通知内容に基づいて通知文書を作成する通知文書作成ステップと、前記通知文書作成ステップで作成された前記通知文書を、前記宛先読出ステップで読み出された宛先に電子的に送信する電子送信ステップとを備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項６記載のプログラムは、ネットワークを介して接続された複数のコンピュータから構成され、階層フォルダに保存された文書を一元管理する文書管理システムであって、ユーザの指示に従って文書操作を行う文書操作モジュールと、前記文書操作が行われたときに、その旨の通知文書を所定のユーザの宛先に送信する通知文書送信モジュールとを備えるコンピュータにより実行する文書管理システムの文書管理方法のプログラムにおいて、ユーザ指示に従って、前記通知文書で通知したい文書操作の操作分類、前記通知文書の通知内容、及び前記宛先が記載された文書であるファイルを作成するファイル作成モジュールと、前記作成されたファイルを登録するファイル登録モジュールと、前記ファイルの作成を指示したユーザを前記ファイルの所有者として保存する所有者情報保存モジュールとを備え、前記通知文書送信モジュールは、前記文書操作が行われた文書が管理されているフォルダに登録された前記ファイルであって、前記文書操作を指示したユーザを所有者とするファイルを前記所有者情報に基づいて検索する所有ファイル検索モジュールと、前記所有ファイル検索モジュールにより検索されたファイルから、前記記載された操作分類が前記文書操作と一致するものを検索する操作分類検索モジュールと、前記操作分類検索モジュールにより検索されたファイルに記載された宛先を読み出す宛先読出モジュールと、前記操作分類検索手段により検索されたファイルに記載された通知内容に基づいて通知文書を作成する通知文書作成モジュールと、前記通知文書作成モジュールで作成された前記通知文書を、前記宛先読出モジュールで読み出された宛先に電子的に送信する電子送信モジュールとを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、文書操作が行われた文書が管理されているフォルダに登録された通知文書で通知したい文書操作の操作分類、通知文書の通知内容、及び通知文書を送信する所定のユーザの宛先が記載された文書であるファイルであって、その文書操作を指示したユーザを所有者とするファイルを所有者情報に基づいて検索し、その検索されたファイルから、記載された操作分類が上記文書操作と一致するものを検索し、その検索されたファイルに記載された宛先を読み出し、その検索されたファイルに記載された通知内容に基づいて通知文書を作成し、この作成された通知文書を、上記読み出された宛先に電子的に送信するので、通知先の設定作業を軽減することができ、ネットワーク環境でのユーザ間で情報共有を迅速確実に行うことができる。
【００１３】
好ましくは、宛先が読み出されたファイルに記載された通知内容をユーザ指示に従って改修するので、ユーザは予め登録しておいたファイルに記載された通知内容を容易に変更することができる。
【００１４】
好ましくは、ユーザ毎に作成された文書操作が行われた文書の参照履歴に基づいて、ユーザ指示に従って設定された文書操作が行われた文書を所定のユーザが参照することができる参照期限内に参照しなかったユーザが所定ユーザのうちに存在すると判別されたときに、そのユーザの宛先に文書操作が行われた旨の再通知文書を電子的に送信するので、ネットワーク環境でのユーザ間で情報共有をより確実に行うことができる。
【００１５】
好ましくは、文書操作が行われた文書が管理されているフォルダに登録されたファイルを検索し、この検索されたファイルから、記載された操作分類が上記文書操作と一致しているものを検索し、そのファイルが検索されたときに、上記文書操作を指示したユーザの入力した期限を取得し、ユーザ入力された期限を参照期限に決定するので、文書操作が行われた文書の参照期限をユーザ指示に従って確実に設定することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、本発明の実施の形態を図面を用いて詳述する。
【００１７】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【００１８】
図１において、文書管理システム１は、ネットワーク２を介して接続されるコンピュータ３ａ，３ｂ，３ｃから構成され、階層フォルダに保存された文書を一元管理するシステムである。ここで、本実施の形態に係る文書管理システムを構成するコンピュータは３台であったが、後述する図２の構成を有するものであれば、台数は３台に限定されるものではない。
【００１９】
以下、コンピュータ３ａ，３ｂ，３ｃのうち、コンピュータ３ａの構成についてのみ説明し、重複した説明は省略する。
【００２０】
図２は、図１におけるコンピュータ３ａの構成を概略的に示すブロック図である。
【００２１】
図２において、コンピュータ３ａは、キーボードやマウス等から構成されるものであって、ユーザからの文書操作指示等を入力する入力装置として機能するキーボード１０２と、上記入力装置として機能するマウス１０３と、電源を切っても記憶内容が消えないハードディスク記憶装置等から構成され、文書、文書情報、フォルダ情報、ユーザ情報等を記憶する外部記憶装置１０９と、ＣＤ−ＲＯＭが装着されたときにその装着されたＣＤ−ＲＯＭ内の情報を読み取り、その読み取った情報を外部記憶装置１０９に供給するＣＤ−ＲＯＭ読取装置１０５と、紙に記載された情報を読み込み、その読み込んだ情報の画像データを作成するスキャナ１０６と、文書操作処理等の制御手順を記憶するＲＯＭ１０７と、文書操作処理等に用いられるワークメモリやコンピュータ３ａを構成する各構成要素の制御のための一時記憶メモリとして用いられるＲＡＭ１０８と、コンピュータ３ａの表示装置であって、ＲＡＭ１０８に一時記録されている表示データを表示するＣＲＴ（表示装置）１０４と、バス１１０を利用して、バス１１０に接続された各機器相互間のアドレス信号、制御信号および各種データの転送を制御したり、ＲＯＭ１０７に記憶されている制御手順を読み込み、フォルダの作成、変更、文書の登録、変更、参照等の文書操作、ファイルリストの表示、及び文書操作をしたときにその旨の通知文書を所定のユーザに送信する制御を行うＣＰＵ１０１（通知文書送信手段）とを備える。
【００２２】
図３は、図２のコンピュータ３ａにより実行される通知文書送信処理の流れを概略的に示すブロック図である。
【００２３】
図３において、ＣＰＵ１０１は、ユーザ指示に従って、上記通知文書によって所定のユーザに通知したい文書操作の種別、その通知文書における通知内容のひな形、及びその通知文書を送信する所定のユーザの電子メールアドレス等から成る宛先（以下単に「宛先」という。）が記載された文書である宛先・通知内容記載ファイルを作成し、所定フォルダ内に登録する登録部２０（ファイル作成手段，ファイル登録手段）と、ユーザの指示に従って、所定フォルダ内への文書の新規登録や、既に登録された文書の更新、移動、コピー、参照等の文書操作を行う文書操作部２２（文書操作手段）と、文書操作部２２で文書操作が行われたときに、その文書操作を指示したユーザ（以下「操作者」という）の指示により、その文書操作が行われた文書を所定のユーザが参照することができる参照期限を設定する参照期限設定部２３と、文書操作部２２で文書操作が行われたときに、その文書操作がされた文書が管理されるフォルダから宛先・通知内容記載ファイルを検索するファイル検索部２４（検索手段）と、ファイル検索部２４で宛先・通知内容記載ファイルが検索されたときに、その検索された宛先・通知内容記載ファイルのうち、この宛先・通知内容記載ファイルに記載された文書操作の操作分類が操作者の指示した文書操作の操作分類と一致しているものを検索する操作分類検索部２５（操作分類検索手段）とを備える。
【００２４】
参照期限設定部２３（参照期限決定手段）は、操作分類検索部２５で種別が一致している宛先・通知内容記載ファイルが検索されたときにＣＲＴ１０４に表示される参照期限設定ダイアログにおいて操作者が指定した期限を参照期限設定部２３で設定する参照期限に決定する。
【００２５】
さらに、ＣＰＵ１０１は、宛先・通知内容記載ファイルの作成を指示したユーザ（以下「登録者」という。）をその宛先・通知内容記載ファイルの所有者とする情報（例えば、宛先・通知内容記載ファイルのファイル名又はその拡張子に対応する所有者の一覧情報）を文書情報記憶装置１０９に保存する所有者情報保存部２１（所有者情報保存手段）を備える。ファイル検索部２４（所有ファイル検索手段）は、操作者が何らかの文書操作を指示したとき、上述したフォルダから検索された宛先・通知内容記載ファイルのうち、操作者が所有する宛先・通知内容記載ファイルを上記所有者情報に基づき検索する。
【００２６】
ＣＰＵ１０１は、操作分類検索部２５より宛先・通知内容記載ファイルが検索されたときに、この検索された宛先・通知内容記載ファイルに記載された宛先を読み出す宛先読出部２６（宛先読出手段）と、この宛先が読み出された宛先・通知内容記載ファイルに記載された通知内容のひな形に基づいて通知文書を作成する通知文書作成部２７（通知文書作成手段）と、通知文書作成部２７で作成された通知文書を、宛先読出部２６で読み出された宛先（電子メールアドレス）にメール送信する通知文書送信部２８（電子送信手段）とを備える。
【００２７】
さらに、ＣＰＵ１０１は、文書操作部２２で文書操作が行われた文書に対するアクセス履歴、即ち、文書のアクセス時にされた操作内容（文書の参照、文書のダウンロード、文書中のコメント変更等）をユーザ毎に監視し記録するユーザ別操作履歴監視部２９（ユーザ別参照監視手段）と、ユーザ別操作履歴監視部２９で監視した結果、上記通知文書が送信される所定のユーザの中に参照期限設定部２３で設定された参照期限を過ぎても文書の参照がなされていないユーザ（以下「未参照ユーザ」という。）が存在しているときに、文書操作が行われた旨を再通知する再通知文書を作成する再通知文書作成部３０（再通知文書作成手段）と、未参照ユーザの宛先を登録部２０により作成された宛先・通知内容記載ファイルから読み出し、この読み出した宛先（電子メールアドレス）に再通知文書作成部３０で作成された再通知文書をメール送信する再通知文書送信部３１（電子再送信手段）とを備える。
【００２８】
所有者情報保存部２１には、再通知文書の作成に用いられる再通知内容のひな形を予め登録することができる。この再通知内容のひな形は、通知文書作成部２７で作成された通知内容のひな形を流用したものであってもよいし、操作者のユーザ指示により、通知内容のひな形の内容を改変したものや、新規に作成したものであってもよい。
【００２９】
本実施の形態では、ユーザ別操作履歴監視部２９は、各ユーザのメールアドレスによりユーザ毎のアクセス履歴を監視する。
【００３０】
図４は、図３のコンピュータ３ａにより実行される宛先・通知内容記載ファイル登録処理の手順を示すフローチャートである。
【００３１】
図４において、まず、登録者であるユーザより、順に、メニュー・コマンドの「ファイルの登録処理」の選択（ステップＳ３１でＹＥＳ）、宛先・通知内容記載ファイルを登録するフォルダの選択（ステップＳ３２でＹＥＳ）、宛先・通知内容記載ファイルの登録指示があったとき（ステップＳ３３）、登録部２０により宛先・通知内容記載ファイルを作成して、上記ユーザ指定されたフォルダに登録し（ステップＳ３４）、所有者情報保存部２１により、上記登録指示をした登録者であるユーザをこの作成された宛先・通知内容記載ファイルの所有者とする所有者情報を外部記憶装置１０９に保存し（ステップＳ３５）、本処理を終了する。
【００３２】
図４の処理によれば、通知内容記載ファイルは、その宛先・通知内容記載ファイルの登録指示を行ったユーザが所有するものであって、文書操作の操作分類毎に作成されるので、通知文書の宛先、通知内容を任意に設定することができ、フォルダの用途に応じた通知内容を送信することができる。また、操作者毎、文書操作の操作分類毎に異なる宛先、内容の通知文書を送信することができる。
【００３３】
本実施の形態では、所有者情報保存部２１は、宛先・通知内容記載ファイルに特定のファイル名を付け、この特定のファイル名に対応する所有者の一覧情報を所有者情報として外部記憶装置１０９に保存する。しかしながら、ファイル検索部２５が所有者情報に基づいて、宛先・通知内容記載ファイルの所有者の検索を行うことができれば、これに限定されるものでなく、例えば、宛先・通知内容記載ファイルに特定の拡張子をつけておいたり、また、宛先・通知内容記載ファイルの記載内容に特定のフォーマット付けをしておいたりしてもよい。
【００３４】
図４の処理により登録される宛先・通知内容記載ファイルは、図８、図１０、図１２に示すように、「＃ＡＣＴＩＯＮ」直下には、通知したい文書操作の種別が記載され、「＃ＡＤＤＲＥＳＳ」下に、この宛先・通知内容記載ファイルが登録されているフォルダに「＃ＡＣＴＩＯＮ」に記載されている文書操作（例えば、文書の新規登録等）が行われた文書が保存された場合に、連絡したいユーザのメールアドレスが記載されている。また、「＃ＢＯＤＹ」の下に、通知内容のひな形が記載されている。
【００３５】
図５は、図３のコンピュータ３ａにより実行される参照期限設定処理の手順を示すフローチャートである。
【００３６】
本処理では、所有者毎、操作分類毎に作成される図４の宛先・通知内容記載ファイルは一のフォルダ内に一つしか登録されない場合について説明するが、所有者・操作分類が同一の宛先・通知内容記載ファイルが同一フォルダ内に複数存在してもよい。ただし、この場合はその複数存在するファイルの識別をする情報を図４のステップ３５で保存する所有者情報とする。
【００３７】
図５において、まず、操作者であるユーザにより何らかの文書操作指示があると（ステップＳ４１でＹＥＳ）、文書操作部２２により、そのユーザ指示のあった文書操作を行う（ステップＳ４２）。
【００３８】
次に、ファイル検索部２４によりその文書操作がされた文書を管理するフォルダから宛先・通知内容記載ファイルが検索され（ステップＳ４２ＡでＹＥＳ）、さらに、操作分類検索部２５により、その検索された宛先・通知内容記載ファイルのうち、この宛先・通知内容記載ファイルに記載された文書操作の操作分類が操作者の指示した文書操作の操作分類と一致しているものを検索する（ステップＳ４３）。具体的には、ステップＳ４２で文書操作部２２により文書が新規登録されていた場合、操作分類「ＩＭＰＯＲＴ」が記載されている宛先・通知内容記載ファイル（図９、図１１参照）を検索し、ステップＳ４２で文書操作部２２により文書が更新されていた場合、操作分類「ＲＥＶＩＳＥ」が記載されている宛先・通知内容記載ファイル（図１０参照）を検索する。これにより、操作分類毎に異なる参照期限を設定することができる。
【００３９】
ステップＳ４３の検索の結果、一致した宛先・通知内容記載ファイルが検索されたとき、ＣＲＴ１０４に参照期限設定ダイアログを表示し（ステップＳ４４）、操作者がこの参照期限設定ダイアログにより指定した期限を参照期限設定部２３で設定する（ステップＳ４５）、本処理を終了する。
【００４０】
図６は、図３のコンピュータ３ａにより実行される文書の新規登録通知処理の手順を示すフローチャートである。
【００４１】
図６において、まず、操作者であるユーザにより、順に、文書の新規登録の指示（ステップＳ５０１でＹＥＳ）、新規登録文書を登録するフォルダの選択（ステップＳ５０２でＹＥＳ）、新規登録文書の登録指示があったとき（ステップＳ５０３でＹＥＳ）、文書操作部２２により新規文書を作成して、上記ユーザ指定されたフォルダにこの新規文書を登録する（ステップＳ５０４）。
【００４２】
次に、ファイル検索部２４により、上記ユーザ指定されたフォルダから宛先・通知内容記載ファイルが検索されたときは（ステップＳ５０５でＹＥＳ）、直接、検索されなかったときは（ステップＳ５０５でＮＯ）、図４の宛先・通知内容記載ファイル登録処理によりこの新規登録文書についての宛先・通知内容記載ファイルをこのユーザ指定されたフォルダに登録し（ステップＳ５０５Ａ）、図５の参照期限設定処理によりこの新規登録文書についての参照期限を設定した後に（ステップＳ５０５Ｂ）、ステップＳ５０６の処理に進む。
【００４３】
ステップＳ５０６において、ファイル検索部２４により、外部記憶装置１０９に保存されている所有者情報に基づき、その検索された宛先・通知内容記載ファイルのうち、操作者が所有する宛先・通知内容記載ファイルを検索する（ステップＳ５０６）。この処理は、具体的には、宛先・通知内容記載ファイルにつけられている特定の名前のうち、情報保存部２１により図４のステップＳ３５で保存された所有者情報に操作者と対応する名前があるか否かを検索することにより行われる。
【００４４】
ステップＳ５０６の検索の結果、操作者が所有する宛先・通知内容記載ファイルが検索されたときは、操作分類検索部２５により、その操作者が所有する宛先・通知内容記載ファイルのうち、その宛先・通知内容記載ファイルに記載されている操作分類が、上記操作者のユーザ指示に従って行われた文書操作の操作分類であるもの、具体的には、図８や図１２に示すように、この宛先・通知内容記載ファイルの「＃ＡＣＴＩＯＮ」直下に「ＩＭＰＯＲＴ（登録）」が記載されているものを検索する（ステップＳ５０７）。
【００４５】
ステップＳ５０７の検索の結果、例えば、図１０に示すように操作分類が「ＲＥＶＩＳＥ」であって、「ＩＭＰＯＲＴ」でないときは、本処理をそのまま終了し、一方、操作分類が「ＩＭＰＯＲＴ」であるときは、ＣＰＵ１０１はＣＲＴ１０４にこの検索された宛先・通知内容記載ファイルの複製を表示する（ステップＳ５０８）。この表示された宛先・通知内容記載ファイルの「＃ＢＯＤＹ」直下には通知内容のひな形が記載されており、このひな形の内容は操作者のユーザ入力により編集できるように構成されている。これにより、ユーザは予め登録しておいた宛先・通知内容記載ファイルに記載された通知内容を容易に変更することができる。
【００４６】
次に、ステップＳ５０８で表示された宛先・通知内容記載ファイル「＃ＢＯＤＹ」直下に記載される通知内容のひな形へのユーザ入力が終了したとき（ステップＳ５０９でＹＥＳ）、ステップＳ５１０の処理に進む。このステップＳ５０９でユーザ入力されるひな形は、「＄Ａｄｄｒｅｓｓ＄」，「＄ＣｒｅａｔｅｄＤａｔｅ＄」，「＄ＦｏｌｄｅｒＰａｔｈ＄」，「＄ＤｏｃｕｍｅｎｔＮａｍｅ＄」等の各種パラメータを用いて編集が作成される。
【００４７】
その後、ステップＳ５１０において、宛先読出部２６により表示されている宛先・通知内容記載ファイルの「＃ＡＤＤＲＥＳＳ」の下に記載されているメールアドレス、即ち、操作者が今回の新規文書登録があった旨の通知文書を送信したいユーザの宛先を読み出す。
【００４８】
次に、ステップＳ５０９でユーザ入力された後のひな形に基づき、通知文書作成部２７により通知文書を作成する（ステップＳ５１１）。
【００４９】
例えば、図８や図１０に示すように、ひな形の所定位置にパラメータ「＄Ａｄｄｒｅｓｓ＄」が記載されていた場合、図９や図１１に示すように、宛先・通知内容記載ファイルの「＃ＡＤＤＲＥＳＳ」の下に複数記載されているメールアドレスの一つが順にひな形の「＄Ａｄｄｒｅｓｓ＄」で指定された位置に埋め込まれた通知文書が作成される。
【００５０】
同様に、図８、図１０、図１２に示すように、ひな形の所定位置にパラメータ「＄ＣｒｅａｔｅｄＤａｔｅ＄」，「＄ＦｏｌｄｅｒＰａｔｈ＄」，「＄ＤｏｃｕｍｅｎｔＮａｍｅ＄」が記載されていた場合、図９、図１１、図１３に示すように、ひな形の「＄ＣｒｅａｔｅｄＤａｔｅ＄」，「＄ＦｏｌｄｅｒＰａｔｈ＄」，「＄ＤｏｃｕｍｅｎｔＮａｍｅ＄」で指定された位置に「ファイルの新規登録が実行された日付」、「ファイルが登録されたフォルダのパス名」、「登録されたファイル名」が埋め込まれる。
【００５１】
また、図１２に示すように、ひな形の所定位置にパラメータ「＄ＡｄｄｒｅｓｓＯｔｈｅｒＮａｍｅ＄」が記載されていた場合、図１３に示すように、宛先・通知内容記載ファイルの「＃ＡＤＤＲＥＳＳ」の下に複数記載されている「ユーザのメールアドレス」の夫々に対応している別名の一つが順にひな形の「＄ＡｄｄｒｅｓｓＯｔｈｅｒＮａｍｅ＄」で指定された位置に埋め込まれた通知文書が作成される。具体的には、図１２に示すように、宛先・通知内容記載ファイルの「＃ＡＤＤＲＥＳＳ」には、一番上のメールアドレス「who@other1.co.jp」に対応する別名として「別１株式会社  鈴木太郎  様」があるため、通知文書作成部２７が最初に作成する通知文書は、ひな形の「＄ＡｄｄｒｅｓｓＯｔｈｅｒＮａｍｅ＄」で指定された位置に「別１株式会社  鈴木太郎  様」が埋め込まれたものとなる。
【００５２】
さらに、図１２に示すように、ひな形の所定位置にパラメータ「＄ＤｏｃｕｍｅｎｔＵＲＬ＄」が記載されていた場合、図１３に示すように、上記ひな形の「＄ＤｏｃｕｍｅｎｔＵＲＬ＄」で指定された位置に、ユーザが登録又は操作した文書が保存されているＵＲＬ（例えば、「http://xxx.mmm.jp/abc.exe/fff=596ddd=2&vvv=1])が埋め込まれた通知文書が作成される。これにより、Ｗｅｂサーバにアクセスしているユーザは、このＵＲＬが埋め込まれた通知文書を受け取ったとき、そのＵＲＬのＨＰをブラウズすることによりすぐに新規登録された文書の参照をすることができる。
【００５３】
図６に戻り、次に、通知文書送信部２８により、ステップＳ５１０で読み出した宛先（電子メールアドレス）にステップＳ５１１で作成した通知文書をメール送信し（ステップＳ５１２）、本処理を終了する。
【００５４】
図６の処理によれば、ＣＰＵ１０１は、文書の新規登録指示をした操作者がその文書の保管するフォルダとして指定したフォルダから宛先・通知内容記載ファイルであって、操作者が所有するファイルが検索されたときに（ステップＳ５０５，ステップＳ５０６）、操作分類が「ＩＭＰＯＲＴ」であるファイルを検索し（ステップＳ５０７）、この検索された宛先・通知内容記載ファイルに記載された宛先を読み出し（ステップＳ５１０）、その宛先が読み出されたファイルに記載された通知内容に基づいて通知文書を作成し（ステップＳ５１１）、この作成された通知文書を、上記読み出された宛先に電子的に送信する（ステップＳ５１２）ので、通知先の設定作業を軽減することができ、ネットワーク環境でのユーザ間で情報共有を迅速確実に行うことができる。特に、本実施の形態のように、操作者が文書の新規登録の指示をした場合、その文書が操作者以外の他のユーザにも必要な文書である場合に、その他のユーザにその文書が登録されたことを確実に知らせることができる。
【００５５】
図６の処理では、文書の新規登録がされた場合について説明したが、文書操作が操作者により行われておれば、操作分類が新規登録でなくてもよい。この場合、図４の宛先・通知内容記載ファイル登録処理において、その新規登録以外の操作分類についての宛先・通知内容記載ファイルを予め登録しておく必要がある。
【００５６】
次に、図６の処理の具体例を説明する。
【００５７】
登録者がユーザＡである「宛先・通知内容記載ファイル」（図８）が図４の処理により所定のフォルダに予め登録された後に、操作者がユーザＡである文書が図６のステップＳ５０４で同じフォルダに新規登録された場合、ステップＳ５０９でユーザＡが図８の宛先・通知内容記載ファイルのひな形を特に変更することユーザ入力を終了したとき、図９のような通知文書がステップＳ５１１で作成され、各ユーザに送信される。
【００５８】
また、登録者がユーザＢである「宛先・通知内容記載ファイル」（図１２）が図４の処理により所定のフォルダに予め登録された後に、操作者がユーザＢである文書が図６のステップＳ５０４で同じフォルダに新規登録された場合、ステップＳ５０９でユーザＢが図１２の宛先・通知内容記載ファイルのひな形を特に変更することユーザ入力を終了したとき、図１３のような通知文書がステップＳ５１１で作成され、各ユーザに送信される。
【００５９】
これにより、「文書が新規に登録された」ことを、確実にユーザに伝えることができる。
【００６０】
さらに、登録者がユーザＡである「宛先・通知内容記載ファイル」（図１０）が図４の処理により所定のフォルダに予め登録された後に、操作者がユーザＡである文書であって、同じフォルダ内にある文書が変更された場合、ユーザＡが図１０の宛先・通知内容記載ファイルのひな形を特に変更しなかったとき、図１１のような通知文書が作成され、各ユーザに送信される。
【００６１】
これにより、「既にある文書が変更された」ことを、明確にユーザに伝えることができる。
【００６２】
以上の図８〜図１４に示す具体例に示すように、この通知文書の送信を受けたユーザは、新規登録された旨が通知された文書を見る場合に、登録日などで検索する必要がなくなり、検索作業を軽減することができる。
【００６３】
図７は、図３のコンピュータ３ａにより実行される新規登録文書についての再通知処理の手順を示すフローチャートである。
【００６４】
本処理では、図６で説明した通知文書の送信処理は文書の新規登録が行われたときに限り実行され、他の操作分類についての宛先・通知内容記載ファイルは存在しない場合について説明するが、他の操作分類についても同様の処理を行うようにしてもよい。
【００６５】
図７において、まず日付が変わる毎に（ステップＳ６０２でＹＥＳ）、参照期限設定部２３で設定されている各新規登録文書の参照期限を取得する（ステップＳ６０３）。
【００６６】
新規登録文書のうち、参照期限を過ぎているものがあるか否かを判別し（ステップＳ６０４）、今日の日付が参照期限を過ぎている新規登録文書がない場合はステップＳ６０２からの処理を繰り返し、一方、参照期限を過ぎている新規登録文書がある場合は、ファイル検索部２４により、その新規登録文書が保存されているフォルダから操作者が所有する宛先・通知内容記載ファイルを検索する（ステップＳ６０６）。
【００６７】
ステップＳ６０６の検索の結果、操作者が所有する宛先・通知内容記載ファイルが検索されたときは、アクセス履歴をユーザ別操作履歴監視部２９から取得し（ステップＳ６０７）、この取得したアクセス履歴に基づき、この宛先・通知内容記載ファイルに記載されている宛先のユーザ（以下「宛先ユーザ」という。）の全員について、この新規登録文書の参照又はダウンロードをしたという履歴があるか否かを判別する（ステップＳ６０８）。
【００６８】
ステップＳ６０８の判別の結果、宛先ユーザの全員について上記履歴があった場合、本処理はそのまま終了し、宛先ユーザのいずれかの上記履歴がなかった場合、そのユーザ（以下未参照ユーザという）は参照期限までに新規登録された文書の参照をしていないと判断し、宛先読出部２６により、その未参照ユーザの宛先をステップＳ６０６で検索された宛先・通知内容記載ファイルから読み出し（ステップＳ６０９）、その後、この検索された宛先・通知内容記載ファイルをＣＲＴ１０４に表示する（ステップＳ６１０）。
【００６９】
次に、ステップＳ６１０で表示された宛先・通知内容記載ファイルの「＃ＢＯＤＹ」直下に記載される通知内容のひな形へのユーザ入力が終了したとき（ステップＳ６１１でＹＥＳ）、このユーザ入力された後のひな形に基づき、再通知文書作成部３０により再通知文書を作成する（ステップＳ６１２）。この再通知文書の通知内容を文書の新規登録時に送信した通知内容そのままにした場合は、操作者はステップＳ６１２でひな形へのユーザ入力を特にすることなく終了すればよい。また、ステップＳ６１２でユーザ入力を行うことにより、再通知文書の通知内容を新規登録時に送信した通知内容を適宜改変したり、図１４に示すように、新規に作成したりすることができる。
【００７０】
次に、再通知文書送信部３１により、ステップＳ６０９で読み出した未参照ユーザの宛先（電子メールアドレス）にステップＳ６１２で作成した再通知文書をメール送信し（ステップＳ６１３）、本処理を終了する。
【００７１】
図７の処理によれば、図５の処理により予め設定した参照期限を過ぎた新規登録文書があったときに（ステップＳ６０４でＹＥＳ）、この新規登録文書が管理されているフォルダから操作者が所有する宛先・通知内容記載ファイルを検索し（ステップＳ６０６）、この新規登録文書のアクセス履歴に、上記検索された宛先・通知内容記載ファイルに記載された宛先のユーザのいずれかの参照履歴がないときに（ステップＳ６０８でＹＥＳ）、未参照ユーザの宛先を上記検索された宛先・通知内容記載ファイルから読み出し（ステップＳ６０９）、この文書の文書操作が行われた旨を再通知する再通知文書を作成して（ステップＳ６１２）、上記読み出した宛先に上記作成された再通知文書を電子的に送信する（ステップＳ６１３）ので、ネットワーク環境でのユーザ間で情報共有をより確実に行うことができる。
【００７２】
また、本発明の目的は、上記実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（又は記録媒体）を、システム又は装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【００７３】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００７４】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(ＯＳ)などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７５】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７６】
また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。
【００７７】
プログラムを供給する記録媒体としては、例えば、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ）、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。或いは、上記プログラムは、インターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【図面の簡単な説明】
【００７８】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【図２】図１におけるコンピュータの構成を概略的に示すブロック図である。
【図３】図２のコンピュータにより実行される処理の流れを概略的に示すブロック図である。
【図４】図３のコンピュータにより実行される宛先・通知内容記載ファイル登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】図３のコンピュータにより実行される参照期限設定処理の手順を示すフローチャートである。
【図６】図３のコンピュータにより実行される文書の新規登録通知処理の手順を示すフローチャートである。
【図７】図３のコンピュータにより実行される新規登録文書についての再通知処理の手順を示すフローチャートである。
【図８】図４の処理により登録された宛先・通知内容記載ファイルを示す図である。
【図９】図８の宛先・通知内容記載ファイルに基づいて作成された通知文書を示す図である。
【図１０】図４の処理により登録された宛先・通知内容記載ファイルの変形例を示す図である。
【図１１】図１０の宛先・通知内容記載ファイルに基づいて作成された通知文書を示す図である。
【図１２】図４の処理により登録された宛先・通知内容記載ファイルの他の変形例を示す図である。
【図１３】図１２の宛先・通知内容記載ファイルに基づいて作成された通知文書を示す図である。
【図１４】図７の再通知処理において新たに作成された再通知文書を示す図である。
【符号の説明】
【００７９】
１  ネットワークシステム
２  ネットワーク
２０  登録部
２１  所有者情報保存部
２２  文書操作部
２３  参照期限設定部
２４  ファイル検索部
２５  操作分類検索部
２６  宛先読出部
２７  通知文書作成部
２８  通知文書送信部
２９  ユーザ別操作履歴監視部
３０  再通知文書作成部
３１  再通知文書送信部
１０１  ＣＰＵ
１０２  キーボード
１０３  マウス
１０４  ＣＲＴ
１０９  外部記憶装置
【図１】
2006268704.tif 000003
【図２】
2006268704.tif 000004
【図３】
2006268704.tif 000005
【図４】
2006268704.tif 000006
【図５】
2006268704.tif 000007
【図６】
2006268704.tif 000008
【図７】
2006268704.tif 000009
【図８】
2006268704.tif 000010
【図９】
2006268704.tif 000011
【図１０】
2006268704.tif 000012
【図１１】
2006268704.tif 000013
【図１２】
2006268704.tif 000014
【図１３】
2006268704.tif 000015
【図１４】
2006268704.tif 000016