(57)【要約】【課題】  文書管理システムにおけるジョブの機能としてフォーム認識を用いて文書の分割を行なった後、フォームＩＤに関連付けて設定された内容にしたがって、指定した領域の文字認識やインデキシング処理を行い、文書を所定のワークシートに振り分け、指定した宛先にリリースするような、一連の流れに従ったジョブを作成することで、各処理において毎回画像の内容を解析することなく、フォームに見合ったインデックスを保持する文書を所望の宛先に自動的に格納することを目的とする。【解決手段】  文書を登録するための文書登録システムと文書リストを管理するための文書管理システムとを備え、文書入力装置と文書保管のために設置されたファイルサーバを備え、画像フォーム登録手段と登録されたフォームに対して任意の画像のフォームが一致することを検出するフォーム解析手段とを備え、設定されている。【選択図】        図１
2006163544.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を登録するための文書登録システムと文書リストを管理するための文書管理システムとを備え、文書入力のための文書入力装置と文書保管のために設置されたファイルサーバを備え、各文書を共有する文書管理方式において、画像のフォームを登録する画像フォーム登録手段と登録されたフォームに対して任意の画像のフォームが一致することを検出するフォーム解析手段とを備え、対象となる画像について、あらかじめ登録された画像のフォームに一致することを検出したときには、そのフォームに従って文書を分割し、さらにあらかじめフォームについて設定されている所定の手順に従って文書単位の処理を行なうことを特徴とする文書管理方式。
【請求項２】
請求項１記載の文書管理方式において、
文書に付与されたインデックス情報と文書とを文書ファイル毎にまとめて単一の文書ファイルリストを作成するワークシートと、それぞれの文書ファイルについてインデックスを付与するインデックスデータ入力手段及びデータ登録手段とを備え、画像のフォームが一致することを検出したときにはその一致したフォームにしたがって文書を分割し、一致したフォームに関連付けられている設定に従って処理を行なった結果を文書単位に所望のワークシートに振り分けて管理することを特徴とする文書管理方式。
【請求項３】
請求項１または請求項２記載の文書管理方式において、
登録されている画像のフォームに関連付けられた文書管理用の複数のフォルダを備え、一連の処理の実行開始後は、フォームに関連付けられた処理に従って処理をした結果を文書単位でフォームに関連付けられている所望の文書管理システムのフォルダに格納することを特徴とする文書管理方式。
【請求項４】
請求項１または請求項２記載の文書管理方式において、
登録した画像フォームに対して複数の領域を指定する手段を備え、対象となる画像に対して登録されている複数の画像フォームに対して一致するフォームを検出したときには、画像フォームにあらかじめ設定された手順にしたがって複数の領域からなるインデックス領域における複数のインデックス情報を解析し、その結果を文書のインデックス情報として文書管理システムに登録し、フォーム認識を行なった結果のフォームＩＤを一連の動作を行なうジョブに保持し、ジョブ処理の実行を指示すると、ジョブに保持しているフォームＩＤに関連付けられた処理に従って処理を行い、その結果を保持しているフォームＩＤに関連付けられた所望の文書管理システムに格納することを特徴とする文書管理方式。
【請求項５】
請求項１または請求項２記載の文書管理方式において、
対象となる画像が、あらかじめ登録されているフォームに一致しないときには、あらかじめ指定されているフォームに設定されている方式に従って領域を指定し、文字認識を行い結果を設定に従ったフォルダに格納することを特徴とする文書管理方式。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はファイル管理装置、ファイル管理方法、及び記憶媒体に関し、複数の文書ファイルを保存するとともに該文書ファイルを検索することができる文書ファイル管理装置において、画像処理などの技術を用いて一連の記録された画像に対してすでに登録されているフォームとの一致不一致を検出し、一致したフォームが存在するときにはそのフォームに関連付けられた領域に対するＯＣＲなどの文字認識処理を行い、文書に対するインデックスとして文書管理システムに保存するようにした文書管理方式に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
文書や図面等の原稿画像を読み取って適宜編集し、その画像を磁気ディスク、光磁気ディスク等に記録して管理する画像管理システムが知られている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
一般に、このような画像管理システムでは、原稿画像を読み取って得られた画像情報を圧縮してハードディスクあるいは光ディスクに記録する。また、画像の検索を行なうためのインデックス情報を画像情報と関連つけて記録している。このインデックス情報をもとに必要な画像を検索して、画像情報を読み出してディスプレイに表示し、あるいはその画像をプリンタで記録紙に出力する。また、必要に応じて画像の追加、編集や加工など各種画像処理を行う。
【０００４】
このような文書管理システムにおいて、あらかじめ登録してあるフォームに一致したページを対象にして、文書の分割を行なうようにした文書管理システムが考案されている。
【０００５】
また、登録されているフォームにしたがって領域文字認識を行なうようなシステムも考案されている。しかしながら、どちらも目的とするところは文書に正しくインデックスを作成して所望の宛先にリリースすることにあるが、それぞれの処理は関連性がなく実行されている。
【特許文献１】特開平６−２８４４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
従来、文書を分割するためにフォーム認識を行なうが、文書分割後は所定の処理を順次操作する必要があった。
【０００７】
また、フォーム認識機能を用いて、あらかじめ設定されている内容にしたがって、フォーム認識結果からＯＣＲ文字認識の領域や文字認識の方式などを行なう方式も考案されているが、それぞれの機能が動作するときに操作を加えてやる必要があり、自動的に振り分けて格納するなどの操作ができなかった。本発明は、以上の点に着目して成されたもので、文書管理システムにおけるジョブの機能としてフォーム認識を用いて文書の分割を行なった後、フォームＩＤに関連付けて設定された内容にしたがって、指定した領域の文字認識やインデキシング処理を行い、文書を所定のワークシートに振り分け、指定した宛先にリリースするような、一連の流れに従ったジョブを作成することで、各処理において毎回画像の内容を解析することなく、フォームに見合ったインデックスを保持する文書を所望の宛先に自動的に格納することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、以下の構成を備えることにより前記課題を解決できた。文書を登録するための文書登録システムと文書リストを管理するための文書管理システムとを備え、文書入力のための文書入力装置と文書保管のために設置されたファイルサーバを備え、各文書を共有する文書管理システムにおいて、画像のフォームを登録する画像フォーム登録手段と登録されたフォームに対して任意の画像のフォームが一致することを検出するフォーム解析手段とを備えた文書リスト管理手段において、あらかじめ登録されているフォームに一致したページに対して文書の分割を行い、一致したフォームのＩＤを保持したうえで、文書の分割後にそのフォームＩＤに関連付けられている処理を設定しておくようにして、分割後にＯＣＲなどの文字認識処理を行う・インデキシングを行う・フォームに従って文書を振り分ける・インデックス付きの文書を文書管理データベースに格納する、などの一連の動作をジョブにまとめて実行することによって、一連の１文書が一致したフォームＩＤに従って、自動的に文書分割され、かつ、所定の処理を実行後に所望の宛先にリリースできるような文書管理システムを提供することにある。
【発明の効果】
【０００９】
以上説明してきたように本発明の文書管理システムにおいて、ジョブの機能としてフォーム認識を用いて文書の分割を行なった後、この分割に使用したフォームＩＤに関連付けられている、あらかじめ設定された内容にしたがって、指定した領域の文字認識やインデキシング処理を行い、さらに最初のフォームＩＤに関連付けられた内容にしたがって文書を所定のワークシートに振り分けてから、フォームＩＤに関連して指定されている宛先にリリースするような、一連の流れに従ったジョブを作成することで、各処理において毎回画像の内容を解析することなく、その文書のフォームに見合ったインデックスを保持する文書が文書管理システムの所望の宛先に自動的に格納することができるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
本発明を実施するための最良の形態について、以下に図面を参照して説明する。
【実施例１】
【００１１】
図１は、本発明による文書登録システムを導入したネットワークシステム構成図を示す。
【００１２】
ここでは、ネットワーク上に次のリソースを配置されている。
・ユーザ（１００、１０１、１０２）
・ファックス受信、スキャナ機能を有するデバイス（１１０）
・本発明による文書登録システム（１２０）
・ファイルサーバ（１３０）
・文書管理システム（１４０）
各ユーザは、ファイルサーバ、文書管理システムを用いて、各種文書の共有を図っている。文書の種類としては、一般的な文書作成アプリケーションによって作成される文書、スキャナで読みこまれた文書、ファクス受信された文書等各種混在している。
【００１３】
ファイルサーバ１３０では、一時的に使用される文書を中心に管理され、文書管理システム１４０では、長期に渡り保存が必要な文書を中心に管理され、必要な時に所定の文書を検索できるようになっている。
【００１４】
ここで、文書登録システム１２０は、デバイスサイドで生成される文書（ファックス受信文書、スキャナ読取文書等）、ファイルサーバで管理された文書を、所定のルールで自動的に文書管理サーバに登録する機能、文書取得時、文書解析時に得られる情報をもとに、検索情報として有効な情報を属性情報、検索情報として文書管理システムに登録する機能等をもたせることで、文書管理業務を支援するシステムとなっている。
【００１５】
また、手動で、各種属性情報を付加して文書管理システムに文書を登録させる機能、すでに文書管理システムに登録された文書の属性情報等を再編集できる機能等を提供している。
【００１６】
図２は、文書登録システム１２０におけるシステムブロックを示した図である。
【００１７】
＜文書入力処理＞
まず、文書入力処理部について説明する。
【００１８】
１１０はファクス受信、スキャナ機能を有するデバイスであり、デバイス制御部２１０により文書データ等のハンドリングがなされる。
【００１９】
デバイス制御部２１０においては、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信される文書データを受け取ったりする処理がなされる。
【００２０】
１３０はファイルサーバ等における文書が格納されたフォルダであり、フォルダ制御部２１２により文書データ等のハンドリングがなされる。
【００２１】
フォルダ制御部２１２においては、所定のフォルダを例えば定期的に監視し、文書の取得処理等を行なっている。
【００２２】
２０１は本システムにおける操作部となっており、各種システムの設定、操作を行なえるようになっているが、さらに、文書データをインポートする形態で、２１４ファイル制御部において、入力処理させることができるようになっている。
【００２３】
２２０は入力制御部であり、前記各種形態に対応した文書入力処理制御部を、同等のインターフェースによって制御できるようになっている。
【００２４】
＜システム内部処理＞
次に、システム内に配置される各種処理部について説明する。２２１は、ジョブ制御部であり、後述するジョブの処理を行なう。２２２は、文書データ処理部であり、画像フォーマット変換処理等を行なう。２２３は、インデクス処理部であり、後述するインデクス処理に関する制御を行なう。２２４は、データ管理部であり、後述するテンプレート、ワークシート、ジョブ等に関するデータを２５０のデータエリアに保存、管理する。２２５は、ＯＣＲ制御部であり、２５１に示す辞書データを用いて文字認識の精度を向上させている。２２６は、フォーム解析部であり、２５２に示すフォームデータを管理、運用することで、各種フォーム、例えば帳票ファーマットの違い等を自動的に識別できるようになっている。２４０は、メール処理部であり、主に、自動的に文書登録処理を行う際に、あらかじめ登録されたあて先にその結果を通知するために使用される。
【００２５】
＜文書管理システムアクセス＞
続いて、文書管理システムとのインターフェース部について説明する。
２２７は、文書管理システム制御部であり、文書管理システム１４０の種類に応じて提供されるアクセス制御部２３０を介して、文書、属性登録なり、すでに登録された文書属性なりの処理を行なう。２５３では、文書管理システムにアクセスするにあたって必要なアクセスデータを管理し、２５４では、文書管理システムへ登録するデータを一時的に保存するデータエリアであり、文書登録時に、所定の画像変換等の文書データ処理が必要な場合、このエリアをバッファとして管理運用される。
【００２６】
図４は、テンプレート作成処理フローを示す。Ｓ２００で、まず運用する文書管理システムへ接続させる。Ｓ２０１で、文書を格納させるフォルダ等に設定されているスキーマ情報（検索用インデックスとして運用可能な情報）等を取得する。Ｓ２０２で、文書管理システムへの接続情報なり、スキーマ情報を一括管理するテンプレートとして、識別情報（テンプレート名）を付加して保存する。
【００２７】
図５は、ワークシート作成処理フローを示す。ここでは、先に作成されたテンプレートに対して、実際の運用を行なうためのワークシートの作成、登録を行なう。Ｓ３００で、まず運用対象の文書管理システム情報が管理されたテンプレートを選択する。Ｓ３０１で、テンプレートにて管理された元のスキーマ情報に対して、運用上必要のないものがあれば、そのフィールド選択等の編集を行なえるようになっている。Ｓ３０２で、その編集作業を行なえるようになっているが、場合によっては、領域（フィールド）の拡張を指示できる。Ｓ３０３で、所定の設定等を確認して内部的にワークシート作成処理を行い、Ｓ３０４で、識別情報（ワークシート名）を付加して保存する。
【００２８】
図６は、フォーム登録処理フローを示す。所定のフォームのタイプを解析するために、基準となるフォームデータをここで登録処理する。Ｓ４００で、フォーム解析時の、基準となるイメージを取得する。
【００２９】
Ｓ４０１で、各種フォームを管理するフォーム管理シート上に、先に入手したイメージデータを登録させ、その管理下におく。Ｓ４０２で、実際のフォーム解析処理をするフォーム解析部２２６にデータを渡し、所定の解析処理を行い、必要なデータをフォームデータとして２５２で管理する。Ｓ４０３で、新規追加されたフォームデータを識別情報（フォーム登録名）を付加して保存する。
【００３０】
図７は、エリア登録処理フローを示す。ここでは、画像データ上に所定のエリアを指定し、その内部を文字認識なりバーコード認識なりさせる設定フローを示している。Ｓ５００では、まず基準となるフォームを選択する。Ｓ５０１では、解析対象とする領域指定を行い、Ｓ５０２では、そのエリアの解析モードを指定する。ここでの解析モードは、基本的には、より認識率を向上させるための詳細な条件を設定する。英文、和文の指定、バーコード認識等の解析エンジンの指定等も合わせてここで、エリア毎に指定可能になっている。
【００３１】
Ｓ５０３では、他のエリア指定が必要ならば、Ｓ５０１に遷移させる。Ｓ５０４では、ここで設定されたデータを、フォーム登録データに対する付加情報として登録させている。
【００３２】
図８は、入力起動ボタン設定処理フローを示す。入力起動ボタンは、各種データソースからの入力処理を、ボタン押下により一括処理させるためのものであり、ここでは、その動作設定処理について示している。Ｓ６００では、まずワークシートを選択する。Ｓ６０１では、入力ソースを選択する。Ｓ６０２は、スキャナ入力の場合である。このときは、Ｓ６０３で、スキャナに対する各種読取モードを設定する。Ｓ６０４は、フォルダ入力の場合である。このときは、Ｓ６０５で、フォルダに対するアクセス権設定なり、フォルダに対するアクセス条件（ポーリング間隔等）の設定をする。Ｓ６１０では、設定された条件を登録する。設定条件に応じて、ボタン名等を変えることにより、複数のボタンを使い分けて運用することができるようになっている。
【００３３】
図９は、入力起動ボタン処理フローを示す。ここでは、設定された入力起動ボタンを押下時の、処理フローについて示している。Ｓ７００では、まず設定モードを確認する。Ｓ７１０は、スキャナ設定された場合の処理であり、Ｓ７１１で所定の条件に従ったスキャンを行い、Ｓ７１２でワークシートへの文書保存までを行っている。Ｓ７２０は、フォルダ入力設定された場合の処理であり、Ｓ７３１で所定の条件に従ったフォルダの内容のチェックを行い、その結果、Ｓ７２３で文書の存在が確認された場合は、Ｓ７２３で文書取得を行い、Ｓ７２４でワークシートへ文書保存する。Ｓ７２５は、定期的にフォルダ入力の確認を行なう設定時の処理であり、中止が指示された場合は、処理を中断し、そうでなければ、再度Ｓ７２１に遷移し、定期的に指定フォルダの内容を確認処理する。
【００３４】
図１０は、インデキシング処理フローを示す。ここでは、インデクス処理全般に渡る処理フローについて示している。Ｓ８００では、自動処理か否かで処理を分岐している。自動処理の場合は、Ｓ８１５へ処理を遷移させ、そうでない場合は、順次ワークシート、フォームの選択をする。Ｓ８０１では、まずワークシートの選択を行なう。Ｓ８０２では、そのまま手動でインデックス情報を入力する場合、Ｓ８０３で手動でのインデックス入力をし、Ｓ８０４でまだ処理すべき文書があればＳ８００に戻り、なければ処理を終了する。Ｓ８１０では、自動フォーム検出機能を利用するか否かで処理が分岐され、Ｓ８１１でフォーム検出処理を行った結果、所定のフォームが検出された場合はＳ８１２からＳ８２０に処理を遷移させ、自動フォーム検出機能を利用しない場合、フォーム検出できなかった場合は、Ｓ８１３において、手動で所定のフォームを選択する。
【００３５】
Ｓ８２０では、まず解析対象のエリアの有無を確認する。Ｓ８２１では、当該文書におけるすべての設定されたエリアの処理が終了していれば、Ｓ８０４に遷移し、次文書の処理に移行する。Ｓ８２２では、所定の設定に準拠したエリア解析する。Ｓ８２３では、その結果により処理が分岐する。異常終了した場合は、Ｓ８２４で、まず自動処理モードかを判断して、自動処理モードでなければＳ８２５で手動入力させ、自動処理モードの場合は、暫定処理を行なう。暫定処理としてはＮＧマークをつけたり、デフォルトとして規定した値を設定したりすることができるようになっている。
【００３６】
Ｓ８３０では、エリア処理した結果を一旦保存し、Ｓ８２０へ処理を遷移させることで、一連の処理を継続処理させるようになっている。Ｓ８１５は、自動インデクス処理の前処理である。ワークシート自体はあらかじめ設定されていることを前提としているが、フォーム自体もあらかじめ設定されている場合は、そのままＳ８１６でＯＫとなり、Ｓ８２０に処理が遷移される。フォームを自動選択させる設定になっている場合は、この前処理においてフォーム検出処理をする。所定のフォームが検出された場合は、Ｓ８１６でＯＫとなり、Ｓ８２０に処理が遷移されるが、検出されなかった場合は、Ｓ８１７の後処理に遷移し、処理ができなかった文書として、ワークシート上に当該文書が管理されて、次文書の処理として、Ｓ８０４に処理が遷移される。
【００３７】
図１１は、リリース（データ登録）処理フローを示す。ここでは、文書情報等を、文書管理システムへのデータ登録処理について示している。
【００３８】
Ｓ９００では、自動リリースか否かで処理を分岐している。Ｓ９０１は、自動リリースの場合の処理であり、まず所定の設定情報を取得し、Ｓ９０２で所定の文書管理システムの格納フォルダへ接続処理を行い、Ｓ９２０に処理を遷移させる。Ｓ９１０は、自動リリースでない場合の処理であり、まずワークシート上に管理されている文書から、登録対象の文書の選択、登録後の文書の扱い（削除するか否か、等）を設定できるようになっている。Ｓ９１１では、設定された文書管理システムへログイン処理し、文書を格納するフォルダを指定する。Ｓ９１２では、文書登録時のオプション設定ができるようになっており、文書登録処理に関する実行ログをとる指定をしたり、文書登録時の文書フォーマットの変換設定をしたりできるようになっている。Ｓ９２０は、文書管理システムへ登録する文書情報等を一旦内部の出力用データエリア２５４に保存する処理であり、Ｓ９３０は、フォーマット変換、もしくは、イメージデータのＯＣＲ解析結果を付加する処理等が指示された場合の処理であり、設定条件に従って、Ｓ９３１で所定の画像処理等を行う。
【００３９】
Ｓ９４０で、準備された文書データ等を、所定の文書管理システムのフォルダへ登録処理を行い、Ｓ９５０において、文書登録後の文書削除指示がなされていた場合、Ｓ９５１においてその処理を行い、全体の処理を終了する。図１２は、ジョブ作成処理フローを示す。
【００４０】
ここでは、各種処理を一括処理するためのジョブの設定を行なう手順を示している。Ｓ１０００は、自動文書取得ジョブ設定の場合であり、Ｓ１００１において、使用するワークシートの設定、ならびにスキャナなり、フォルダからの文書取得のために必要な設定を行なう。Ｓ１０１０は、自動インデクスジョブ設定の場合であり、Ｓ１０１１において、ワークシート、フォーム等、インデクス処理を自動的に処理するに必要な項目を設定する。
【００４１】
Ｓ１０２０は、自動リリース（文書登録）ジョブ設定の場合であり、Ｓ１０２１において、処理の対象となるワークシート、文書登録先（フォルダ）、文書の扱い等、自動リリース処理するに必要な情報を設定する。Ｓ１０３０では、前記設定情報を、識別情報（ジョブ名）を付加して保存する。なお、ジョブとしては、前記各種ジョブを複数組み合わせた形態で定義、実行できるようになっている。
【００４２】
図１３は、ジョブ実行処理フローを示す。ここでは、作成されたジョブの実行のあり方を示している。Ｓ１１００では、まずジョブを選択する。Ｓ１１０１では、そのジョブを起動する。Ｓ１１００は、自動文書取得ジョブが設定されている場合の処理であり、Ｓ１１１１で設定に従った文書取得処理を行い、Ｓ１１１２で、読み取った文書をワークシート上に管理、保存する。Ｓ１１２０は、インデックスジョブが設定されている場合の処理であり、Ｓ１１２１において、設定された条件に従って自動インデクス処理をする。
【００４３】
Ｓ１１３０は、自動リリース（文書登録）ジョブが設定されている場合の処理であり、Ｓ１１３１において設定された条件に従って自動リリース処理をする。
【００４４】
文書取得から、文書登録までをジョブに設定することで、一連の処理を一括処理させることが可能になっている。図１４は、拡張されたデバイス制御部のブロック図を示す。本システムにおいては、デバイス側から文書を取得する方式として、各種形態に柔軟に対応できるようになっている。
【００４５】
デバイス制御部Ａ（２１０）は、デバイス側にアクセスして、文書を取得する形態に対応させている。この制御部を用いて、同等のアクセス方式に対応した複数デバイス（１１０，１１１）から文書データを取得できるようになっている。デバイス制御部Ｂ（２１１）は、デバイス側からのアクセスにより、文書を取得する形態に対応させている。この場合も、同等のアクセス方式に対応した、任意のデバイス（１１２，１１３）から、文書を取得できるようになっている。
【００４６】
また、この形態の場合、独自にデータフォルダ３００を設けて、複数のデバイスからの同時の文書転送処理に対応している。更には、このデータフォルダを、階層を有するフォルダとして構成することを可能として、デバイス側からフォルダパスを指定しての文書転送処理も可能としている。
【００４７】
なお、この場合のアクセスプロトコルとして、汎用的なファイル転送プロトコルを採用することにより、デバイス側の対応を容易にし、一般のコンピュータからも文書転送させることも可能になる。
【００４８】
更には、それぞれの場合において、独自の手順により、文書データ以外にも、当該文書データに関連した付加（属性）情報（例えば、各文書のオーナー情報、ファクス受信文書なら送信元情報等）を取得し、そのデータをシステム内で運用できる手段も用意している。
【００４９】
なお、独自の手順によらずとも取得可能な接続デバイスに関する情報も、複数のデバイスを入力デバイスとするとき、文書に対する付加情報として利用できるようになっている。
【００５０】
入力制御部２２０においては、各デバイス制御部から取得された文書データ等のデータを、統一的にハンドリングできるようになっている。
【００５１】
図１５は、拡張された文書管理システム制御部のブロック図を示す。本システムにおいては、市場に存在する各種文書管理システムに対して、デバイス等から取得される文書データ、ならびにその付加情報を登録できるようなシステムを柔軟に構成できるようになっている。
【００５２】
ここでは、文書管理システムＡ（１４０）に対しては、アクセス制御部Ａ（２３０）、文書管理システムＢ（１４１）に対しては、アクセス制御部Ｂ（２３１）を提供し、それぞれの文書管理システムに対応した例を示している。
【００５３】
文書管理システムの種類によって、そのアクセス手段なり、扱える文書のファイル形式が異なっているのが一般的である。ここでは、各文書管理システムをアクセス、運用するにあたって必要な情報を、２５３において管理データとして管理し、システム内データとして運用されるようになっている。図１６は、リリース処理部詳細フローを示す。ここでは、文書管理システムへの文書データ等の登録（リリース）処理に関して補足する。Ｓ１２００は、リリース処理を開始するにあたっての初期設定処理であり、終了通知の要否の確認、終了通知先の情報取得処理等を行なう。
【００５４】
Ｓ１２１０は、データ登録すべきデータの有無の確認処理であり、無ければＳ１２２０へ処理を遷移する。Ｓ１２１１は、文書管理システムへのデータ登録処理であり、Ｓ１２１２では、その結果に応じて、ＯＫならばＳ１２１０へ、ＮＧならばＳ１２１３へ処理を遷移させる。Ｓ１２１３は、文書管理システムへのデータ登録がエラーした場合の処理であり、ここでは登録エラー文書として所定のワークシート上に文書等のデータを再登録し、追って手動による再登録処理ができるようになっている。Ｓ１２２０では、終了通知の要否を判断し、必要なければ処理を終了する。
【００５５】
Ｓ１２２１では、データ登録処理の結果を確認し、エラーがなければあらかじめ登録された登録通知者あて先へ、メールにて新規に文書登録された旨通知処理を行い、エラーが発生した場合は、あらかじめ登録されたエラー通知者あて先へ、エラー情報を通知処理されるようになっている。
【００５６】
図１７は、自動文書処理フローを示す。ここでは、デバイス等から送られてくる文書データを、自動的に文書登録までの処理をさせるフローに関して説明する。
【００５７】
Ｓ１３００では、後述する自動文書処理フローを実行するにあたって、事前に必要となる各種設定をし、この自動文書処理ルーチンの起動を行なう。
【００５８】
ここで行なう設定項目には、文書入力処理に関する設定、フォーム登録処理用に運用されるフォルダ、運用される属性の設定、ならびに各属性に対応した処理を行なうためのワークシートの設定、自動インデクスを行なうために運用されるフォームの設定等がある。
【００５９】
なお、運用される属性の例としては、以下のものがある。
・デバイスの種類
・フォルダパス（ファイルサーバ１３０、デバイス制御部用データフォルダ３００）
・文書のオーナー情報
・ＦＡＸ受信文書における送信元情報
・所定のエリア解析結果、など。
【００６０】
Ｓ１３０１では、文書入力の確認を行なっている。ここでは、デバイスからデバイス制御部経由で入力される文書データ、デバイス等からフォルダ制御部経由で入力される文書データを統一的に扱えるようになっている。
【００６１】
Ｓ１３０２では、入力が確認された文書が、どのルートで入ってきたかをまず確認し、Ｓ１３１０で、フォーム登録用フォルダからの文書と確認されれば、Ｓ１３１１で、自動的にフォーム登録用処理部を起動し、フォーム登録処理ができるようになっている。Ｓ１３２０では、各種属性情報の解析をし、得られた属性情報に対応した処理が定義されているか否かを確認する。
【００６２】
属性情報としては、入力制御部２２０の処理で、すでに得られる情報と、この段階で自動インデクス処理に相当する処理を呼んで、フォーム解析してターゲットとする所定のエリアから得られる情報がある。Ｓ１３２１では、もし対応する処理が検出されなかった場合に、Ｓ１３２３で当該文書一時保存処理し、追って手動で処理できるようになっている。この後は、Ｓ１３２４で、自動リリース処理に必要な情報を設定し、Ｓ１３３０で、必要に応じて自動インデクス処理を行い、Ｓ１３４０で、自動リリース処理を行い、Ｓ１３５０で、自動文書処理の終了要求がなされていれば処理を終了させ、そうでなければ、Ｓ１３０１に戻り、処理を継続する。
【００６３】
図１８は、フォームの登録をするときのフォームＩＤ抽出を示すものである。
【００６４】
本発明の文書管理システムにおいて、前出の図６に示すようなフォーム登録を繰り返すことにより、まず、複数のフォームをフォーム管理シートに登録する。登録するための文書５００から５０２はそれぞれ異なったフォームを持っているので、これらのフォームを手順に従って登録すると、登録された画像５０３，５０４，５０５には、そのフォームを識別するためのＩＤすなわちフォームＩＤ１、フォームＩＤ２、フォームＩＤ３のように、個別のＩＤ番号が振られることになる。
【００６５】
図１９は、複数フォームを登録をするときのフローを示す。Ｓ１４００で複数フォームを登録するためのフォーム登録バッチを指定する。Ｓ１４０１ではこのフォーム登録バッチに登録したいフォームを選択しＳ１４０２にてこのフォームをバッチに追加登録する。Ｓ１４０３ではさらに追加したいフォームがあるがどうか判断し、追加登録するときにはＳ１４０１からＳ１４０３を繰り返す。フォームの登録をすべて終了したときには、Ｓ１４０４にて複数フォームを登録したバッチ作成を完了する。
【００６６】
図２０は、フォームＩＤに対する処理を示す。対象となる画像４００，４０１に対して複数の登録済みフォームから一致したフォームを検出し、そのフォームにあらかじめ設定されている文書名称の領域４０４，４０５やその他のインデックス領域から文字認識処理を行なう。この例では画像４００はフォームＩＤ１と一致し、領域４０２，４０３，４０４  の処理を行なう。文字認識処理の結果は、ワークシート４０８に対してインデックスデータとして取り込まれる。画像４０１はフォームＩＤ２とフォームが一致し、設定し従って領域４０５，４０６，４０７の処理を行い、その結果をワークシート４０８に取り込む。
【００６７】
図２１は、フォームＩＤによる文書分割を示す。画像４００，４０１，４０９，４１０は入力装置から取り込まれた一連の画像を示す。この中で、４００，４０１，４０９はバッチ登録されたフォームに一致する画像であり、４００はフォームＩＤ１、４０１はフォームＩＤ２、４０９はフォームＩＤ３に相当する。４１０とした画像はバッチの中のどの登録フォームとも一致しない画像である。
【００６８】
４０１から順番に連続して画像を読み込んだときに、順次おのおのの画像を登録フォームと比較しながら、一致した画像に対しては、その画像を第１ページとして文書を分割するようにしている。文書を分割したあとのようすを矢印の下部に示す。ここで、フォームが登録フォームに一致しない画像  ４１０  は文書分割されず、フォームが一致した画像４００などの後に続いて保管される。
【００６９】
図２２は、文書分割のフローを示す。Ｓ１５００で対象となる文書を指定し、Ｓ１５０１で文書分割するための登録フォームのＩＤを選択する。それが終了したら、Ｓ１５０２でフォーム認識を開始し、順次文書のページを送りながら、Ｓ１５０３で選択指定したフォームＩＤと一致している画像であることを確認する。フォームが一致していればＳ１５０４でその画像を開始ページとして文書の分割を行なう。Ｓ１５０３でフォームが一致しない画像であれば、文書分割と飛ばして次に進む。Ｓ１５０５ではその文書の最終ページまで処理を進めたか確認し、最終ページでなければＳ１５０６で次のページに進む。最終ページまで処理が終了すれば、文書の分割を終了する。
【００７０】
図２３は、複数のフォームに対する自動インデキシングのフローを示す。
Ｓ１６００でまず対象となる画像のフォームを解析して認識した後、Ｓ１６０１では、登録されているフォームバッチにおける複数のフォームと順次比較を行う。Ｓ１６０２で最初のフォームと一致しないときにはＳ１６０３において次に登録されているフォームがあることを確認する。このようにＳ１６０１からＳ１６０３を繰り返しながら、一致するフォームを検索する。Ｓ１６０３で一致するフォームがまったくないときは処理を終了する。Ｓ１６０２で一致するフォームがあったとき、Ｓ１６０４でそのフォームに設定されている最初のエリアを切り出し、Ｓ１６０５ではそのエリアの内容認識を行い、文字列として取り出した情報をＳ１６０６にてインデックスとして保存する。複数の領域が登録されているときには残りのエリアがあることをＳ１６０７で判断し、Ｓ１６０５からＳ１６０８を繰り返す。Ｓ１６０７ですべてのエリアの処理を終了した後には、複数フォーム自動インデキシングの処理を終了する。
【００７１】
図２４は、文書分割、フォーム認識、文字認識、インデキシング、リリースジョブの流れを示す。登録されているフォームのＩＤに関連付けられたジョブに設定されている、文書分割、フォーム認識、文字認識、ワークシート振り分け、所定の格納先へのリリースまでを図２４と図２５を使って説明する。
【００７２】
図２４（Ａ）は入力された画像、４００，４１０，４０１を示す。４００はフォーム１、４０１はフォーム２、４１０は登録されていないフォームである。これらの画像に対して前述の文書分割方式を用いてフォーム認識後文書分割した例が（Ｂ）である。ここで、画像４０１に対してはフォームＩＤ１、画像４０２に対してはフォームＩＤ２と認識されている。ジョブはこのフォームのＩＤを保持しながらジョブ実行を継続する。文書分割が終了したら、（Ｃ）ではそれぞれの文書に対するインデックス付けを行なう。
【００７３】
インデックス付けについては図２０で説明したようにあらかじめ設定されている処理方式に従って、上記フォームＩＤ１，２に基づいて文字認識とインデックス抽出を行なう。（Ｄ）は文書分割し、インデックスを作成した文書をフォームＩＤに従ってそれぞれのワークシートに振り分けた結果である。４００の文書１はフォームＩＤ１に従ってワークシート１に、４０１の文書２はフォームＩＤ２に従ってワークシート２に振り分けられている。このようにそれぞれのフォームＩＤを使用してワークシートまでの振り分けを行なった後、（Ｅ）に示すようにそれぞれのワークシートに関連付けられたフォルダへのリリースを行なう。この例ではワークシート１はフォルダ１に、ワークシート２はフォルダ２にリリースされる。
【００７４】
このように、これら一連の動作をフォーム認識したフォームＩＤに関連付け、ひとつのジョブにまとめて実行させることにより、最初に行なったフォーム認識の結果を次の動作へ反映させることができ、効率の良いインデックス付けを行なえる文書管理システムが提供できるようになる。
【００７５】
図２５は、文書分割、フォーム認識、文字認識、インデキシング、リリースジョブのフローを示す。Ｓ１７００でまずジョブを指定し、ジョブを開始する。Ｓ１７０１で対象となる画像のフォーム認識を行いそのフォームＩＤをもとにして、Ｓ１７０２で文書分割を行なう。以後は最初に取得したフォームＩＤを確認しながら所定の処理を進めて行く。Ｓ１７０３では保持しているフォームＩＤを確認し、そのＩＤに従ってＳ１７０４でインデキシングを行い、インデックス抽出をする。
【００７６】
Ｓ１７０５でさらにフォームＩＤの確認を行いＩＤに従ってＳ１７０６では文書のワークシートへの振り分けを行なう。Ｓ１７０７でさらにフォームＩＤの確認を行い、Ｓ１７０８では所定のフォルダへのリリースを行なう。このように、それぞれの文書について取得したフォームＩＤを保持しておくことによって、一連の処理を行なうときにフォーム認識を繰り返して行なうことなく処理が実行できる。
【図面の簡単な説明】
【００７７】
【図１】本発明の一実施例を示すシステム構成図
【図２】システムブロック図
【図３】基本操作フロー図
【図４】テンプレート作成処理フロー図
【図５】ワークシート作成処理フロー図
【図６】フォーム登録処理フロー図
【図７】エリア登録処理フロー図
【図８】入力起動ボタン設定処理フロー図
【図９】入力起動ボタン処理フロー図
【図１０】インデキシング処理フロー図
【図１１】リリース処理フロー図
【図１２】ジョブ作成処理フロー図
【図１３】ジョブ実行処理フロー図
【図１４】拡張されたデバイス制御部のブロック図
【図１５】拡張された文書管理システム制御部のブロック図
【図１６】リリース処理部詳細フロー図
【図１７】自動文書処理フロー図
【図１８】フォーム登録、フォームＩＤの説明図
【図１９】複数フォーム登録のフロー図
【図２０】登録フォームＩＤ、複数エリア処理図
【図２１】文書分割の説明図
【図２２】文書分割のフロー図
【図２３】複数フォーム自動インデキシング図
【図２４】文書分割、フォーム認識、インデキシング、リリースジョブの説明図
【図２５】文書分割、フォーム認識、インデキシング、リリースジョブのフロー図
【符号の説明】
【００７８】
１００    ユーザ
１０１    ユーザ
１０２    ユーザ
１１０    ファックス受信、スキャナ機能を有するデバイス
１２０    文書登録システム
１３０    ファイルサーバ
１４０    文書管理システム
【図１】
2006163544.tif 000003
【図２】
2006163544.tif 000004
【図３】
2006163544.tif 000005
【図４】
2006163544.tif 000006
【図５】
2006163544.tif 000007
【図６】
2006163544.tif 000008
【図７】
2006163544.tif 000009
【図８】
2006163544.tif 000010
【図９】
2006163544.tif 000011
【図１０】
2006163544.tif 000012
【図１１】
2006163544.tif 000013
【図１２】
2006163544.tif 000014
【図１３】
2006163544.tif 000015
【図１４】
2006163544.tif 000016
【図１５】
2006163544.tif 000017
【図１６】
2006163544.tif 000018
【図１７】
2006163544.tif 000019
【図１８】
2006163544.tif 000020
【図１９】
2006163544.tif 000021
【図２０】
2006163544.tif 000022
【図２１】
2006163544.tif 000023
【図２２】
2006163544.tif 000024
【図２３】
2006163544.tif 000025
【図２４】
2006163544.tif 000026
【図２５】
2006163544.tif 000027