(57)【要約】【課題】  建設機械などのレンタル業において、レンタル資産売上実績や売掛金に対する入金等を総勘定元帳に記入すると、証憑の全取引内容を複数の科目へ分散して記載することになり、総勘定元帳を基に証憑を追跡することが困難となる。このため、会計監査の際に証憑と総勘定元帳の突き合わせに非常に時間を要する。【解決手段】  電子会計システムにおいて、自動仕訳処理を行う際に業務データから取得する証憑番号（証憑ＩＤ）とその業務データから作成して追記した総勘定元帳の処理ＩＤとの対応関係を仕訳選択データとして記録しておく。会計監査の際には、この仕訳選択データを用いて、総勘定元帳から証憑データを復元し、業務データと見比べながら比較することで、会計監査にかかる時間を短縮する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
証憑追跡機能を備えた電子会計システムであって、
証憑に基づく業務データを、当該証憑を特定する証憑ＩＤを付して、入力する入力手段と、
入力された前記業務データを蓄積する記憶手段と、
前記業務データを仕訳し処理ＩＤを付して総勘定元帳に追記するとともに、処理ＩＤとその処理ＩＤのデータの元になった業務データの証憑ＩＤとの対応関係を、仕訳選択データとして、記憶する仕訳手段と
を備えることを特徴とする電子会計システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子会計システムであって、
前記総勘定元帳の１つのデータを監査対象として指定した監査指示を受け付ける手段と、
前記監査対象の総勘定元帳の１つのデータの処理ＩＤを取得し、該処理ＩＤを前記仕訳選択データから検索して該処理ＩＤに対応する証憑ＩＤを取得し、さらに該証憑ＩＤを前記前記仕訳選択データから検索して該証憑ＩＤに対応する別の処理ＩＤを取得する、仕訳選択データ検索手段と、
前記仕訳選択データ検索手段により取得されたすべての処理ＩＤのデータを総勘定元帳から抽出し、それらのデータから元の業務データを再構成した追跡データを作成する追跡データ作成手段と、
前記仕訳選択データ検索手段により取得された証憑ＩＤの業務データを前記記憶手段から取得する手段と、
前記追跡データと、前記証憑ＩＤの業務データとを、比較対照できるように表示する手段と
を、さらに備えることを特徴とする電子会計システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の電子会計システムであって、
前記業務データは、請求または入金に関するデータであることを特徴とする電子会計システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、建設機械レンタル業などで使用する電子会計システムにおいて円滑な監査が行えるようにする証憑追跡機能の技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、会計処理を含む業務ソフトにて証憑を登録し仕訳データに基づいて総勘定元帳から証憑を追跡する技術として、例えば、下記特許文献１に記載のものが知られている。なお、証憑とは、取引の事実および内容を証明する書類のことであり、具体的には、請求書、領収書、納品書などを指す。
【０００３】
通常、取引の相手科目が複数のとき、その相手科目をまとめて「諸口」と記載することがよくある。「諸口」とまとめることにより金額が一本にまとめられるため、総勘定元帳において、取引総額での金額の突き合わせによる確認が容易になる。一方、相手科目が「諸口」にまとめて記録されているため、総勘定元帳にて取引内容（取引の明細）を確認することが困難になる。下記特許文献１に記載の技術は、このような問題点を解決するために、「諸口」にまとめて記録された各科目を別データとして格納するようにして、取引内容の確認を容易にしたものである。
【特許文献１】特開２００３−６４０４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記特許文献１に記載の技術は、「諸口」としてまとめて記録された科目について、その取引を追跡することを目的としたものである。そのため、例えば建設機械のレンタル業において、レンタル実績に基づいて発行される請求書に記載されている内容を仕訳するような、一枚の証憑で「諸口」としてまとめて登録できない複数の取引が発生した場合など、総勘定元帳に複数の科目に分散して記録する場合に対処することができず、総勘定元帳上から同一証憑で発生した取引を全て表示することができないという問題がある。
【０００５】
本発明の目的は、仕訳処理により総勘定元帳へ記録する際に複数の科目に分散した証憑の全取引内容を容易に逆生成することができ、証憑の保存期間に左右されずに証憑追跡を行うことを可能にする証憑追跡機能を備えた電子会計システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、請求項１に係る発明は、証憑追跡機能を備えた電子会計システムであって、証憑に基づく業務データを、当該証憑を特定する証憑ＩＤを付して、入力する入力手段と、入力された前記業務データを蓄積する記憶手段と、前記業務データを仕訳し処理ＩＤを付して総勘定元帳に追記するとともに、処理ＩＤとその処理ＩＤのデータの元になった業務データの証憑ＩＤとの対応関係を、仕訳選択データとして、記憶する仕訳手段とを備えることを特徴とする。
【０００７】
請求項２に係る発明は、請求項１に記載の電子会計システムであって、前記総勘定元帳の１つのデータを監査対象として指定した監査指示を受け付ける手段と、前記監査対象の総勘定元帳の１つのデータの処理ＩＤを取得し、該処理ＩＤを前記仕訳選択データから検索して該処理ＩＤに対応する証憑ＩＤを取得し、さらに該証憑ＩＤを前記前記仕訳選択データから検索して該証憑ＩＤに対応する別の処理ＩＤを取得する、仕訳選択データ検索手段と、前記仕訳選択データ検索手段により取得されたすべての処理ＩＤのデータを総勘定元帳から抽出し、それらのデータから元の業務データを再構成した追跡データを作成する追跡データ作成手段と、前記仕訳選択データ検索手段により取得された証憑ＩＤの業務データを前記記憶手段から取得する手段と、前記追跡データと、前記証憑ＩＤの業務データとを、比較対照できるように表示する手段とを、さらに備えることを特徴とする。
【０００８】
請求項３に係る発明は、請求項１または２に記載の電子会計システムであって、前記業務データは、請求または入金に関するデータであることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、証憑を総勘定元帳から逆生成し証憑データと比較検討できるようになるため、会計監査にかかる時間を短縮することができる。また、総勘定元帳の各データに証憑との対応関係を記載するのではなく、別に仕訳選択データを設けているので、総勘定元帳は従来のシステムのものと変更の必要がない、という利点がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明を実施する場合の一形態を図面を参照して具体的に説明する。
【００１１】
図１は、本発明を実施する一形態である自動仕訳システムの構成を示すブロック図である。ここでは、レンタル業務を行う会社の本社と営業所に設けられるシステムを例として説明するものとする。この自動仕訳システムは、入力装置１，２，３と、サーバ装置１５と、監査用装置１６と、管理用指示装置１７とを備える。入力装置１，２，３は、それぞれ、レンタル資産のレンタル実績を元に作成する請求書や請求書に対する入金等の業務データの入出力等を行う端末装置であり、各営業所に配置されている。
【００１２】
サーバ装置１５は、レンタル資産個々の情報を保持する商品マスタ４、レンタル資産のレンタルにより顧客に対して発生する請求を蓄積する請求データ５、請求データ５の内訳を保持する請求明細データ６、顧客から入金された情報を蓄積する入金データ７、仕訳を行う際に必要となる勘定科目を管理する科目マスタ８、業務パターン毎に定義した仕訳パターンを管理する仕訳パターン設定表９、仕訳処理によって生成される総勘定元帳１０、仕訳処理が仕訳の際に参照する仕訳パターンを保持する仕訳選択データ１１、総勘定元帳から逆生成した証憑データを蓄積する請求追跡データ１２、請求明細追跡データ１３、および入金追跡データ１４を格納する。サーバ装置１５は、各入力装置１，２，３から送信される請求データ、請求明細データ、および入金データを、それぞれ請求データ５、請求明細データ６、および入金データ７として蓄積し、管理用指示装置１７から仕訳指示が来たとき、蓄積してあるデータを仕訳して総勘定元帳１０を作成するとともに、仕訳選択データ１１を作成する。
【００１３】
管理者用指示装置１７は、サーバ装置１５に対して、各入力装置１〜３から送られてきて蓄積されている請求データや入金データなどの業務データをもとに総勘定元帳データを作成する仕訳指示を発行する。管理者用指示装置１７は、そのための入力装置や表示装置を有している。
【００１４】
監査用装置１６は、会計監査のときに利用する端末である。会計監査の際には、総勘定元帳から１つの取引を指定し、その取引を証明する証憑を確認することがよく行われる。監査用装置１６は、総勘定元帳１０を表示し、ユーザによる監査対象の取引の指定を受け付ける。その監査対象を指定する情報は、監査用装置１６からサーバ装置１５に送信される。サーバ装置１５は、指定された監査対象の取引に関する追跡データを作成するとともに、当該取引を証明する証憑データを検索し、それらのデータを監査用装置に返す。監査用装置１６は、受信した追跡データと証憑データを表示し、ユーザはこれらを閲覧し比較することにより監査を行う。監査用装置１６は、以上の処理を行うための入力装置や表示装置を有している。
【００１５】
図２は、商品マスタ４の内容例を示している。商品マスタ４は、レンタル・販売する一般的な商品個々の情報を保持している。商品マスタ４の情報は、本システム稼働時には予め設定されているものとする。
【００１６】
図３は、請求データ５の内容例を示している。請求データ５は、請求番号、請求日、顧客名、当月請求金額、値引き額、および小計を、請求毎に保持している。請求データ５は、初期状態では空である。各営業所などでの業務に応じて請求書が発行されたとき、その請求書の内容が請求データとして入力装置１〜３で入力されサーバ装置１５に送信される。図３の請求データ５は、そのように送信されてきたデータを蓄積したものである。
【００１７】
図４は、請求明細データ６の内容例を示している。請求明細データ６は、上述の請求データ５の詳細を示すもので、請求番号、商品管理コード、商品名、開始日、終了日、数量、単位、および請求金額を保持している。請求明細データ６は、初期状態では空である。上述の請求データが送られてくるときには、その明細も同時に送られてくるので、そのように送信されてきた明細データを蓄積して図４の請求明細データ６とするものである。
【００１８】
図５は、入金データ７の内容例を示す。入金データ７は、入金番号、入金日、顧客名、相手勘定科目、入金額、および金種を保持している。入金データ７は、初期状態では空である。各営業所などで入金が確認されたとき、その入金の内容が入力装置１〜３で入力されサーバ装置１５に送信される。図５の入金データ７は、そのように送信されてきたデータを蓄積したものである。
【００１９】
図６は、科目マスタ８の内容例を示す。科目マスタ８は、本システムで仕訳に使用する勘定科目の名称（売上、売掛金、現金等）と、それに対応する科目コードとを保持している。科目マスタ８の情報は、本システム稼働時には予め設定されているものとする。
【００２０】
図７は、仕訳パターン設定表９の内容例を示す。仕訳パターン設定表９は、業務データを仕訳する際の科目の組合せを保持している。例えば、「請求」業務の「売上」は、借方に勘定科目コード「Ｋ００２」（売掛金）で仕訳し、貸方に勘定科目コード「Ｋ００１」（売上）で仕訳することを示している。仕訳パターン設定表９の情報は、本システム稼働時には予め設定されているものとする。
【００２１】
図８は、総勘定元帳１０の内容例を示す。総勘定元帳１０は、仕訳処理毎の一方の勘定科目に対応して処理ＩＤを付与し、勘定科目コード、計上日、摘要、借方金額、および貸方金額を保持している。総勘定元帳１０は、初期状態では空である。管理用指示装置１７から仕訳指示が送信されると、サーバ装置１５は、それまでに入力され蓄積されている業務データ（請求データ５、請求明細データ６、および入金データ７）を仕訳して総勘定元帳１０に追記する。ここで摘要欄には、当該仕訳において当該勘定科目コードから見た相手方の勘定科目コードが記入される。また当該仕訳において、当該勘定科目コードが図７の仕訳パターン設定表の借方、貸方のいずれに位置するかによって、借方または貸方のいずれかの欄に金額が記入される。例えば、処理ＩＤ「S0000001」のデータは、図７の「請求・売上」の仕訳パターンに該当するデータであるが、この仕訳パターンでは勘定科目コード「Ｋ００１」（売上）は貸方に位置するため、貸方の欄のみに金額が発生する。また、この仕訳パターンでは「Ｋ００１」の相手方勘定科目コードは「Ｋ００２」（売掛金）であるため、摘要欄には「Ｋ００２」が記入される。
【００２２】
図９は、仕訳選択データ１１の内容例を示す。仕訳選択データ１１は、仕訳処理を行った計上日、仕訳処理の際に付与した処理ＩＤ、勘定科目コード、借貸区分、証憑番号、商品管理コード、および発生元業務を保持している。仕訳選択データ１１は、初期状態では空である。ここで借貸区分は、総勘定元帳１０の当該処理ＩＤにおいて、当該勘定科目コードが借方・貸方のいずれに金額が発生するかの区分を表している。当該仕訳選択データ１１は、管理用指示装置１７から仕訳指示が送信されて総勘定元帳１０が作成されるとき、同時に作成される。
【００２３】
図１０は、請求追跡データ１２の内容例を示す。請求追跡データ１２は、図３の請求データ５と同様のデータ形式を保持している。請求追跡データ１２は、初期状態では空である。監査用装置１６から総勘定元帳１０の１つの請求に関する取引（監査対象）を指定して監査の指示が送信されたとき、サーバ装置１５は、当該請求に関する取引を追跡する請求追跡データを作成して図１０の請求追跡データ１２として設定する。具体的には、指定された総勘定元帳１０の取引の処理ＩＤを図９の仕訳選択データ１１から検索し、さらにその仕訳選択データ１１と同一証憑の他の仕訳選択データを検索し、検索されたそれらのデータから図１０の請求追跡データ１２を作成する。このとき、証憑からの情報は取得していないため、顧客名は空欄としている。
【００２４】
図１１は、請求明細追跡データ１３の内容例を示す。請求明細追跡データ１３は、図４の請求明細データ６と同様のデータ形式を保持している。請求明細追跡データ１３は、初期状態では空である。上記図１０の請求追跡データ１２を作成するとき、同時に、請求明細追跡データ１３を作成する。このとき、証憑からの情報は取得していないため、商品情報や期間は空欄としている。
【００２５】
図１２は、入金追跡データ１４の内容例を示す。入金追跡データ１４は、図５の入金データ７と同様のデータ形式を保持している。入金追跡データ１４は、初期状態では空である。監査用装置１６から総勘定元帳１０の１つの入金に関する取引（監査対象）を指定して監査の指示が送信されたとき、サーバ装置１５は、当該入金に関する取引を追跡する入金追跡データを作成して図１２の入金追跡データ１４として設定する。入金追跡データ１４の作成の手順は、上述した請求追跡データ１２や請求明細追跡データ１３と同様である。このとき、証憑からの情報は取得していないため、顧客名は空欄としている。
【００２６】
図１３（ａ）は、サーバ装置１５における自動仕訳開始処理の手順を示すフローチャートである。自動仕訳処理では、まず、ステップ２１で端末（入力装置１〜３）から送信されるデータを受信し、ステップ２２で受信データに基づいて業務データを作成する。これは、入力装置１〜３から送られてくるレンタル業務の請求書や入金データを、請求データ５、請求明細データ６、および入金データ７として蓄積していく過程である。このデータ蓄積を繰り返す過程において、ステップ２３で、管理用指示装置１７からの仕訳指示があったかを判定する。この仕訳指示を契機として、ステップ２４で、蓄積されている業務データ５，６，７に対して、図７の仕訳パターン設定表９からその業務に合致する仕訳パターンを取得する。ステップ２５で、当該仕訳パターンに従い、図８の総勘定元帳１０へ仕訳結果を追記する。さらに、ステップ２６で、仕訳の際に利用した発生元業務と総勘定元帳への処理ＩＤを仕訳パターンと共に図９の仕訳選択データ１１へ格納する。
【００２７】
図１３（ｂ）は、サーバ装置１５における監査処理の手順を示すフローチャートである。ステップ３１で、監査用装置１６から送信された監査対象を指定する情報を含む監査の指示を受信する。ステップ３２では、監査対象の処理ＩＤを図９の仕訳選択データ１１から検索し、検索された仕訳選択データと同一証憑番号を持つ他の仕訳選択データを検索する。ステップ３３では、ステップ３２で検索された処理ＩＤの取引を、図８の総勘定元帳１０から検索する。次に、ステップ３４で、監査対象の取引の発生元業務を判定する。これは、検索された仕訳選択データから判定できる。発生元業務が請求のときは、ステップ３５で、請求追跡データ１２（図１０）と請求明細追跡データ１３（図１１）を作成する。発生元業務が入金のときは、ステップ３６で、入金追跡データ１４（図１２）を作成する。ステップ３７では、ステップ３２で検索された仕訳選択データの証憑番号に基づいて、その証憑番号の業務データ（請求データ５、請求明細データ６、入金データ７など）を取得する。ステップ３８では、ステップ３５，３６で作成した追跡データと、ステップ３７で取得した業務データを、監査用装置１６に返信して表示させる。
【００２８】
図１４は、サーバ装置１５における仕訳時の動作の具体例を示す。図に示すような請求データ５が蓄積されている状態で、管理用指示装置１７から仕訳指示が送信されてきたとき、サーバ装置１５は、ステップ４１，４２で、図７の仕訳パターン設定表９に従い請求データ５を仕訳する。これは、図１３（ａ）のステップ２４，２５に相当する。ステップ４１では、当月請求金額に対して請求売上仕訳を実施し、これにより総勘定元帳１０の処理ＩＤがS0000001,S0000005のデータが追加されている。また、ステップ４２では、値引き額に対して請求値引き仕訳を実施し、これにより総勘定元帳１０の処理ＩＤがS0000002,S0000006のデータが追加されている。さらに、サーバ装置１５は、総勘定元帳１０へのデータの追加とともに、ステップ４３，４４で図９の仕訳選択データ１１への登録を行う。ステップ４３ではステップ４１の仕訳過程を登録し、ステップ４４ではステップ４２の仕訳過程を登録する。この仕訳選択データ１１により、各仕訳とその仕訳に対応する証憑番号との対応が取れる。ステップ４３，４４は、図１３（ａ）のステップ２６に相当する。
【００２９】
図１５は、サーバ装置１５における監査時の動作の具体例を示す。図１４のようにして仕訳を行うことにより作成した総勘定元帳１０に対し、監査用装置１６から、監査対象として、処理ＩＤがS0000006の取引を指定した監査の指示が送信されてきたとする（ステップ５１）。このとき、サーバ装置１５は、ステップ５２で、監査対象の処理ＩＤを仕訳選択データ１１（図９）から検索して、その証憑番号を特定する。また、ステップ５３で、同一証憑番号を持つ他の仕訳選択データを検索する。これにより、図１５に図示されている仕訳選択データ１１が検索される。この処理は、図１３（ｂ）のステップ３２に相当する。次に、ステップ５２，５３の結果と総勘定元帳１０より請求追跡データ１２を逆生成し、さらにステップ５２で特定された証憑番号の請求データを抽出して監査用装置１６に送信する。この処理は、図１３（ｂ）のステップ３５，３７，３８に相当する。監査用装置１６では、図１５の請求追跡データ１２と請求データ５が表示されるので、ステップ５５でこれらを照合することにより監査が行われる。
【００３０】
なお、上記実施形態では、建設機械などのレンタル業に本発明を適用した例を説明したが、これに限らず、本発明は各種の業種の会計システムに適用可能である。
【図面の簡単な説明】
【００３１】
【図１】本発明の一実施の形態の自動仕訳システムの概略構成を示すブロック図
【図２】商品マスタの内容を示す図
【図３】請求データの内容を示す図
【図４】請求明細データの内容を示す図
【図５】入金データの内容を示す図
【図６】科目マスタの内容を示す図
【図７】仕訳パターン設定表の内容を示す図
【図８】総勘定元帳の内容を示す図
【図９】仕訳選択データの内容を示す図
【図１０】請求追跡データの内容を示す図
【図１１】請求明細追跡データの内容を示す図
【図１２】入金追跡データの内容を示す図
【図１３】自動仕訳の処理手順と、会計監査の際に仕訳結果から業務データを逆作成する手順の概要を示すフローチャート
【図１４】仕訳時の動作の具体例を示す図
【図１５】監査時の動作の具体例を示す図
【符号の説明】
【００３２】
１，２，３…入力装置、４…商品マスタ、５…請求データ、６…請求明細データ、７…入金データ、８…科目マスタ、９…仕訳パターン設定表、１０…総勘定元帳、１１…仕訳選択データ、１２…請求追跡データ、１３…請求明細追跡データ、１４…入金追跡データ、１５…サーバ装置、１６…監査用装置、１７…管理用指示装置。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
2006268227.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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