(57)【要約】【課題】  ワークフローを実現する場合に、ステータス変更時の例えば「採集承認文書の３部印刷」、「次の作業者へのメール配信」などのジョブ実行の簡略化を実現し、また、文書がワークフローのどの作業が行われているか（どのステータスか）が、一目でわかる機能を実現する文書管理システムを提供する。【解決手段】  アノテーションに文書管理システム内のジョブ情報を付加情報としてもち、アノテーションを文書に付加したときに、ジョブを実行する文書管理システム。【選択図】        図１
2006268703.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
データベースに少なくとも２つ以上の形式の画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、各画像形式毎に画像変換法方式を設定する設定手段と、画像ファイルの形式を判断することのできる解析手段と、画像ファイルを変換するための画像変換手段とを備え、登録する文書の画像形式に応じて、画像変換を行って文書を登録することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
少なくとも２つ以上の文書抽出手段と、手段毎の抽出する文書の画像フォーマットを設定する手段とを備え、文書の抽出手段によって文書の画像変換形式を設定し、前記設定に応じて文書を抽出することのできることを特徴とした請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書抽出手段の１つとしてメーラーへの添付処理を備えたことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記画像解析手段によって画像変換できない形式と判断された場合は、登録文書をコード文書と取り扱うことを特徴とした請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項５】
データベースに画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、文書の管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、文書に付加されているアノテーションの管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、アクセス制限情報により文書のアクセスを制限する管理手段を備え、文書にアノテーションが付加されている場合には、文書内のアクセス制限情報ではなくアノテーション内のアクセス制限情報を用いて、文書のアクセス制限を行うことを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
データベースに画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、ジョブ情報を保存する保存手段と、文書に付加されているアノテーションの管理情報としてジョブ情報を保存する保存手段と、ジョブ情報によりジョブを実行する実行手段を備え、文書にアノテーションが付加された場合に、アノテーションの管理情報内のジョブを実行することを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像文書およびコード文書を一元的に管理する、文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
かかるオフィス環境では、文書を読み取り可能なデバイスと、文書を管理するサーバ、それらを利用するためのＰＣなどのクライアントが同一ネットワーク上に配置され、文書管理システムが構築されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
上述の文書管理システムでは様々なフォーマットの画像が登録されたり、登録された画像文書を文書管理サーバから取り出して利用したりしていた。
【０００４】
また、文書管理システムにアクセスする各ユーザに対して、文書ごとのアクセス制限を行う機能も一般的に知られている。
【０００５】
また、文書管理システムで管理している注釈、メモなどのアノテーション情報を文書に重ねて表示する機能も一般的に知られている。
【０００６】
また、文書管理システムで、例えば文書を３部印刷する、特定のユーザに対して電子メール通知を行うなどのような特定の作業（ジョブ）を、あらかじめ登録しておき、登録されたジョブを選択して実行するだけで簡単にジョブを実行できる機能も一般的に知られている。
【特許文献１】特開平６−３０５２００号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、ＢＭＰ形式の画像などのサイズが大きくなりやすい画像を保存した場合に、表示、印刷、画像処理等に必要とされるメモリ量、処理時間が大きくなっていた。
【０００８】
なおかつ、文書管理システムにアクセスする各ユーザに対して、文書ごとのアクセス制限を行う場合に、文書を選択して、設定画面を表示させて、アクセス制限を設定するユーザに対してアクセス設定を行うという操作を、各文書ごとに行うという煩雑な操作を繰り返し行う必要があり、管理者への負担が重くなっている恐れがあった。また、このように管理された文書のアクセス制御情報が一般ユーザからわかりづらい恐れがあった。
【０００９】
なおかつ、文書管理システムに登録されているジョブが、実行されたかどうかを判断するためには、文書管理システム内の管理情報ログなどから判断するしかなく、一般ユーザからわかりづらい恐れがあった。
【００１０】
本発明は、上記問題を解決するためになされたもので、登録する文書の画像形式に応じた画像変換形式で画像変換することのできる文書管理システムを提供することを目的としている。
【００１１】
また、文書の利用する目的に応じた画像形式で、文書を抽出することのできる文書管理システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記目的を達成するために、本発明は、データベースに少なくとも２つ以上の形式の画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、各画像形式毎に画像変換法方式を設定する設定手段と、画像ファイルの形式を判断することのできる解析手段と、画像ファイルを変換するための画像変換手段とを備え、登録する文書の画像形式に応じて、画像変換を行って文書を登録することを特徴とする。
【００１３】
また、文書管理システムにおいて、文書のアクセス制御の簡略化が求められていた。また、文書に対してどのようなアクセス権が設定されているかが、一目でわかる機能が求められていた。
【００１４】
上記目的を達成するために、本発明はデータベースに画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、文書の管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、文書に付加されているアノテーションの管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、アクセス制限情報により文書のアクセスを制限する管理手段を備え、文書にアノテーションが付加されている場合には、文書内のアクセス制限情報ではなくアノテーション内のアクセス制限情報を用いて、文書のアクセス制限を行うことを特徴とする。
【００１５】
また、文書管理システムにおいて、文書に対してどのようなジョブが実行されたかが、一目でわかる機能が求められていた。
【００１６】
データベースに画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、ジョブ情報を保存する保存手段と、文書に付加されているアノテーションの管理情報としてジョブ情報を保存する保存手段と、ジョブ情報によりジョブを実行する実行手段を備え、文書にアノテーションが付加された場合に、アノテーションの管理情報内のジョブを実行することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、データベースに少なくとも２つ以上の形式の画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、各画像形式毎に画像変換法方式を設定する設定手段と、画像ファイルの形式を判断することのできる解析手段と、画像ファイルを変換するための画像変換手段とを備えることによって、登録する文書の画像形式に応じて、画像変換を行って文書を登録することが可能になり、効率的な文書保存を行うことができる。
【００１８】
さらに、本発明はデータベースに画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、文書の管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、文書に付加されているアノテーションの管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、アクセス制限情報により文書のアクセスを制限する管理手段を備え、文書にアノテーションが付加されている場合には、文書内のアクセス制限情報ではなくアノテーション内のアクセス制限情報を用いて、文書のアクセス制限を行うことができる。
【００１９】
データベースに画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、ジョブ情報を保存する保存手段と、文書に付加されているアノテーションの管理情報としてジョブ情報を保存する保存手段と、ジョブ情報によりジョブを実行する実行手段を備え、文書にアノテーションが付加された場合に、アノテーションの管理情報内のジョブを実行することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下本発明を実施するための最良の形態を、実施例により詳しく説明する。
【実施例】
【００２１】
［第１実施例］
以下、図面を用いて本発明の第１実施例について説明する。
【００２２】
図１は本発明における文書管理システムのシステムブロックを示した図である。
【００２３】
本実施例における文書管理システムはパーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するクライアント（１０００）・サーバ（１１００）型のアプリケーションであり、スキャナなどのデバイスや、ＯＳ上のファイルから文書を取り込み、文書を管理することを目的としている。
【００２４】
＜文書入出力処理部＞
まず、文書入出力や操作を行う処理部について説明する。
【００２５】
１００１はユーザインタフェース部である。ユーザはユーザインタフェース部を介して文書サーバに対して文書の登録や、文書サーバからの文書の獲得、あるいは文書の検索といった操作を行うことになる。
【００２６】
ユーザインタフェース部から操作された情報は１００２のコマンド制御部で解析され、適切な処理が行われることになる。また必要であればサーバとの通信を行うためのコマンドはここで作成される。
【００２７】
スキャナ等のデバイスはデバイス制御部１００３によって制御が行われる。ここでは、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理がなされる。
【００２８】
ファイルサーバ等のＯＳ上に保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、１００４のファイル制御部において入力処理させることができるようになっている。また、文書管理サーバ上で管理するファイルをＯＳ上にエクスポートする処理もここで行われる。
【００２９】
１００５は外部モジュール通信部で、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取とる処理を行う。例えば、ＭＡＰＩに対応したメーラーに文書管理サーバで管理している文書を渡したりする処理はここで行われる。
【００３０】
＜クライアントシステム内部処理部＞
次に、クライアントシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００３１】
１００６は文書管理制御部であり、クライアントの心臓部である。ここでは、入出力処理部より渡された画像やコマンドに応じて処理を行う。
【００３２】
１００７はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部である。画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。
【００３３】
１００８はファイル解析部で、登録された文書が画像として扱うことのできる文書かどうかを判断する。画像として扱える文書であれば１０１０のイメージ文書処理部によって必要に応じて画像処理が行われ、画像として扱えないコード文書であれば１００９のコード文書処理部で処理が行われる。文書管理サーバ上でコード文書に処理が行われることはあまりないが、コード文書に対するサムネイルの作成処理や、文書属性の所得などはこのコード文書処理部で行われる。また、プレビューイメージ作成動作も１０１０のイメージ文書処理部で行われる。
【００３４】
１０１１は通信制御部で、サーバ１１００と通信するための制御を行う。本実施例の通信制御部は文書管理サーバの処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。
【００３５】
＜サーバシステム内部処理部＞
次に、サーバシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００３６】
１１０１は通信制御部で、クライアントの通信制御部１０１１と通信のための制御を行う。ただしサーバの通信制御部は多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００３７】
１１０２は検索制御部で、クライアントから依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用のインデックス作成のための処理を行っている。
【００３８】
１１０３、１１０４、１１０５はファイル解析部、コード文書処理部、イメージ文書処理部である。主な機能はクライアントのものと同じであるが、サーバでは登録された文書に応じて検索用のインデックスを文書から抽出する処理を行っている。つまり、ファイル解析部で登録されたファイルの種別を判断し、コード文書であれば、インデックスデータをコード文書処理部を使用して抽出する。イメージ文書であればイメージ文書処理部でイメージ処理を行い、１１０６のＯＣＲエンジンを使用してインデックスデータを抽出する。
【００３９】
１１０７は文書管理制御部で、文書管理に関するすべての処理の振り分けを行っている。
【００４０】
＜データベース処理部＞
次に、データベース処理部について説明する。
【００４１】
１１０８はデータベース制御部で、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース、属性データベース、全文検索用データベース、に対応する文書および情報を保存する処理を行う。また、クライアントからの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアントに渡す文書を作成する処理を行う。
【００４２】
１１０９はボリュームデータベースで、画像文書やコード文書そのものが保存されるデータベースである。またアノテーションのイメージデータも保存される。
【００４３】
１１１０は属性データベースで、文書の名前や作成日付、コメントなどの属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、１１１０には文書管理システムを使用するユーザの情報や、様様な設定データも保存している。またアノテーションの管理情報も保存される。
【００４４】
１１１１は全文検索用データベースで、登録された文書からテキストデータを抽出し、インデックス情報にしたデータが登録される。クライアントで全文検索が行われると、全文検索データベース内を検索する。
【００４５】
図２は本発明の文書管理システムの基本動作である、文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【００４６】
＜クライアント側文書登録処理＞
まずクライアント側における文書登録の処理について説明する。
【００４７】
Ｓ２００１でアプリケーションにファイルを取り込む処理を行う。この処理ではデバイス制御部（１００３）、ファイル制御部（１００４）、外部モジュール制御部（１００５）を使用して、ＯＳ上に存在するファイルやスキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書を、文書管理アプリケーションに取り込む。
【００４８】
Ｓ２００２で、取り込んだファイルを解析する処理を行う。この処理は１００８のファイル解析部で行われ、取り込んだ文書が文書管理システムで扱えるかどうかの判断や、ファイル自体の属性情報などの取り込みといった処理を行う。
【００４９】
Ｓ２００３で、解析された文書が画像文書であるか、コード文書であるかを判断する。この判断も１００８のファイル解析部で行われる。文書を文書管理サーバに登録する際には、クライアントで文書を確認するために表示されるサムネイルも実際の文書と同時に登録する必要がある。本実施例の文書管理サーバではこのサムネイル作成処理をクライアント側で行っている。そのために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果ファイルの処理するモジュールを変更している。
【００５０】
コード文書と判定されれば処理はＳ２００４に進み、コード文書処理が行われる。この処理は１００９のコード文書処理部で行われ、コード文書からクライアントで表示するためのサムネイルを作成したり、コード文書のコード内に保存された属性情報を取り出すといったことが行われる。
【００５１】
イメージ文書と判定されれば処理はＳ２００５に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理は１０１０のイメージ文書処理部で行われ、サムネイルを作成等を行う。この際テンポラリフォルダ１００７に一時的にファイルがためられることがある。
【００５２】
Ｓ２００６では登録するイメージ文書を画像変換して保存するかどうかを判断し、必要があればＳ２００７でイメージ文書の画像変換を行う。
【００５３】
Ｓ２００８で、サムネイルおよび文書データをサーバに送信するための処理が行われる。本実施例では通信のプロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰが用いられ、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。
【００５４】
以上がクライアントにおける文書登録処理である。
【００５５】
＜サーバ側文書登録処理＞
次にサーバ側における文書登録の処理について説明する。
【００５６】
Ｓ２１０１で、クライアントから送信されたデータを受信する処理が行われる。ここもクライアントと同様にＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。
【００５７】
Ｓ２１０２で、受信したファイルを解析する処理を行う。この処理は１１０２の検索制御部からの指示で１１０３のファイル解析部で行われる。
【００５８】
Ｓ２１０３で、解析された文書が画像文書であるか、コード文書であるかを判断する。この判断も１１０３のファイル解析部で行われる。文書管理サーバに登録した文書を検索するためには、文書検索用のインデックスデータを文書から抽出する必要がある。そのために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果ファイルの処理するモジュールを変更している。
【００５９】
コード文書と判定されれば処理はＳ２１０４に進み、コード文書処理が行われる。この処理は１１０４のコード文書処理部で行われ、コード文書から検索用インデックスデータを抽出する。
【００６０】
イメージ文書と判定されれば処理はＳ２１０５に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理は１１０５のイメージ文書処理部で行われ、文書の画像変換を行う。ここで行う画像変換はＯＣＲに適した画像を得るための処理のためであり、実際にデータベースに登録される画像はクライアントから受信した文書をそのまま登録する。
【００６１】
Ｓ２１０６で、Ｓ２１０５で変換された画像にＯＣＲを行い、検索用インデックスデータを抽出する。
【００６２】
Ｓ２１０７で、クライアントから受信した文書データを、１１０９のボリュームデータベースに保存する処理を行う。ボリュームデータベースに保存されるデータは、受信した文書データそのもの、サムネイルデータである。
【００６３】
Ｓ２１０８で、文書データから抽出した検索用のインデックスデータを、１１１１の全文検索用データベースに登録する処理を行う。
【００６４】
Ｓ２１０９で、文書の属性データおよび、ボリュームデータベースに登録した文書データのＩＤ、全文検索用データベースに登録した検索用インデックスデータのＩＤを属性データベース１１１０に登録する。これによって、属性データベース、ボリュームデータベース、検索用データベースに登録されたデータの対応付けを行っている。
【００６５】
以上がサーバにおける文書登録処理である。
【００６６】
図３は属性データベース１１１０に登録されているデータのデータ構造概念図である。あくまで概念としてツリー構造をとっているが、必ずしもツリー構造である必要はない。
【００６７】
３００１は属性データベースのルートであり、全ての文書の登録されるデータはルートの子データである。
【００６８】
３００２はフォルダデータであり、ユーザがデータを格納するためのフォルダのデータである。フォルダデータはフォルダＩＤとフォルダ属性情報から成り立っている。フォルダは複数存在することができるので、最上位に存在するフォルダはその数分だけ、３００３のようにルートの直下に接続される子データとして登録される。
【００６９】
３００４は文書データであり、格納されるフォルダの子データとして存在する。文書データは文書ＩＤと文書属性情報と付加情報からなり、文書属性情報として文書名や更新日時、コメントデータなどのデータを保存している。付加情報は文書に付加された文書管理システムで管理している各ユーザのアクセス権情報を保存している。文書データもフォルダの下に複数存在することができるので、その数分だけ３００５のように登録される。
【００７０】
また、フォルダの下にさらにフォルダを、存在させフォルダの階層化構造をとること可能である。この場合は３００６のように登録される。
【００７１】
３００７はページデータで、登録された文書の各ページに関する情報が保存される。ページデータはページＩＤとページ属性情報、検索インデックスＩＤ、ボリュームデータＩＤ、からなりたっている。検索インデックスＩＤは全文検索データベースに保存された情報のＩＤで、ボリュームデータＩＤはボリュームデータベースに登録されたＩＤで、各ＩＤから各データベースから情報を引き出すことが可能である。
【００７２】
ページ属性情報にはページ番号、ページのファイルフォーマット、といった情報が保存される。ページデータもページ数分だけ存在することが可能で、３００８のように登録される。ただし、コード文書はページ毎に分割して保存することができないために、１ページしか存在しない文書としてあつかわれ、ページデータは１つしか存在しない。
【００７３】
３０１０はアノテーションデータで、登録された文書に後述するアノテーション貼り付け動作で付加されたアノテーションに関する情報が保存される。アノテーションデータはアノテーションＩＤと位置、大きさ情報、からなりたっている。アノテーションＩＤは後述する属性データベース内のアノテーションデータテーブルで管理されているアノテーションＩＤであり、このＩＤをもとにアノテーションデータテーブルからアノテーションの各種情報を取得することができ、位置、大きさ情報にはアノテーションの大きさ、アノテーションの位置、といった情報が保存され、これらの情報を元にページデータを表示する際にアノテーションを合成して表示することが可能となる。
【００７４】
図５は属性データベース１１１０に登録されているアノテーションデータテーブルのデータ構造概念図である。
【００７５】
５００１は属性データベース１１１０内のアノテーションデータテーブルであり、各アノテーションのデータがテーブル上に配置されて保存される。
【００７６】
５００２はアノテーションデータテーブル内の個々のアノテーションデータで、アノテーションＩＤ、属性情報、付加情報、ボリュームデータＩＤからなり、属性情報はアノテーション名、文書管理システムで管理している各ユーザごとのこのアノテーション貼り付け操作が許可されているか（あるいは禁止されているか）の情報、などの各種情報で、付加情報は文書管理システムで管理している各ユーザについてこのアノテーションが付加された場合の文書のアクセス権情報、ボリュームデータＩＤはボリュームデータベース１１０９に登録されたＩＤで、このＩＤをもとにボリュームデータベースからアノテーションのボリューム情報を引き出すことが可能である。
【００７７】
図６は本発明の文書管理システムでのアノテーションの設定を行うためのダイアログ画面の一例を示す図である。
【００７８】
Ｓ６００１は、アノテーションリストを表示するダイアログであり、各アノテーションの名前がリスト上に配置されている。このダイアログ上でアノテーションの追加、削除および、リスト上で選択したアノテーションの設定変更を行うことができる。
【００７９】
Ｓ６００２は、Ｓ６００１で［追加］ボタン、あるいはリスト上の任意のアノテーションを選択して［設定］ボタンを押したときに開かれる、アノテーションの設定ダイアログである。このダイアログではアノテーション名の変更が行える。またアノテーションの図の選択、使用許可あるいは禁止ユーザの選択、このアノテーションがつけられた文書のアクセス権の設定、を行うためのダイアログを開くことができる。
【００８０】
Ｓ６００３は、Ｓ６００２で［図の選択］ボタンを押したときに開かれる、アノテーションの図をＯＳのファイルから選択するためのダイアログである。テキストボックスに図のファイル名を入力するか、［参照］ボタンを押して開かれる（図示しない）一般的なファイル選択ダイアログ上で図のファイルを選択することで、図のファイルを選択することができる。
【００８１】
Ｓ６００４は、Ｓ６００２で［使用ユーザの選択］ボタンを押したときに開かれる、このアノテーションの貼り付け許可あるいは禁止を、各ユーザごとに設定するためのダイアログである。許可リスト、禁止リストにそれぞれ貼り付け可能ユーザ、貼り付け禁止ユーザが表示され、リスト上のユーザを選択して矢印ボタンを押すことでリスト上からユーザが移動する。
【００８２】
Ｓ６００５は、Ｓ６００２で［文書のアクセス権設定］ボタンを押したときに開かれる、このアノテーションがつけられた文書のアクセス権の設定するためのダイアログである。リスト上にこの文書管理システムで管理されているユーザ名、およびそのユーザの文書への「なし」、「読み取りのみ」、「変更」の各アクセス権が表示されている。リスト上のユーザ名を選択して、右のドロップダウンリストからアクセス権を選択することで、選択したユーザのアクセス権を変更することができる。
【００８３】
図４は本発明の文書管理システムの基本動作である、文書の表示処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【００８４】
＜サーバ側文書表示処理＞
まずサーバ側における文書表示の処理について説明する。サーバ側の処理の前にクライアント側で表示する文書の選択および表示指示が既に行われたものとする。
【００８５】
Ｓ４００１でクライアントから送信されたコマンドを受信する処理を行う。
【００８６】
Ｓ４００２で受信したコマンドの解析処理を行い、解析された結果に基づいて処理を振り分ける。本フローは文書表示指示であるので、コマンド情報に含まれる表示する文書のＩＤがコマンドの中に含まれている。
【００８７】
Ｓ４００３で文書にアノテーションがあるかをチェックして、アノテーションがあればアノテーションの付加情報から文書のアクセス権情報を取得する（Ｓ４００４）。
【００８８】
Ｓ４００５で取得したアクセス権情報より文書のアクセス権があるかをチェックして、アクセス権がなければ警告情報をクライアントに送信する（Ｓ４０１４）。
【００８９】
Ｓ４００６で文書の付加情報から選択された文書のアクセス権情報を取得する。
【００９０】
Ｓ４００７で取得したアクセス権情報より文書のアクセス権があるかをチェックして、アクセス権がなければ警告情報をクライアントに送信する（Ｓ４０１４）。
【００９１】
Ｓ４００８で文書ＩＤを元に属性データベースより属性情報を抜き出す。
【００９２】
Ｓ４００９で属性データの中に保存されているボリュームＩＤに対応したボリュームデータを獲得し、クライアントに送信する形に変換する。
【００９３】
Ｓ４０１０で文書ＩＤをもとに、ページＩＤからアノテーションがあるかどうかを判断し、アノテーションがあれば、アノテーションの属性情報を抜き出し（Ｓ４０１１）、同様にアノテーションのボリュームＩＤに対応したボリュームデータを獲得し、クライアントに送信する形に変換する（Ｓ４０１２）。
【００９４】
Ｓ４０１３で作成したデータをクライアントに送信する処理を行う。
【００９５】
以上がサーバにおける文書表示処理である。
【００９６】
＜クライアント側文書表示処理＞
次にクライアント側における文書表示処理について説明する。
【００９７】
Ｓ４１０１で、サーバから送信されたデータを受信する処理が行われる。
【００９８】
Ｓ４１０２で受信した情報を解析する。
【００９９】
Ｓ４１０３で受信した情報が、アクセス権がないという警告情報であれば、警告メッセージを１００１のユーザインタフェース部に送って表示させる（Ｓ４１１０）。
【０１００】
Ｓ４１０４で文書データを表示データ作成用に１０７０のテンポラリデータとして、メモリ展開する。
【０１０１】
Ｓ４１０５でメモリ展開したデータから表示用に文書データを変換する。
【０１０２】
Ｓ４１０６でアノテーションデータがあれば、付加された属性データから、アノテーションの大きさ、位置情報を取得して、表示用データにアノテーションデータを合成する（Ｓ４１０７）。
【０１０３】
Ｓ４１０８で、Ｓ４１０４で展開したメモリデータを削除する。
【０１０４】
Ｓ４１０９で、Ｓ４１０５で作成した表示用データを１００１のユーザインタフェース部に送って表示させる。
【０１０５】
以上がクライアントにおける文書表示処理である。
【０１０６】
図７は本発明の文書管理システムの文書へのアノテーション貼り付け処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【０１０７】
＜アノテーション貼り付け、保存処理＞
アノテーション貼り付け処理について、説明する．なお文書は図４のフローチャートに示すように表示されている。
【０１０８】
Ｓ７００１でユーザがアノテーション貼り付けを行うためのアノテーションリスト表示を支持する。
【０１０９】
Ｓ７００２でクライアント側がサーバ側に使用可能なアノテーションのリストを要求する。
【０１１０】
Ｓ７００３でサーバ側で属性データベース１１１０に登録されているアノテーションデータテーブル内のアノテーション属性情報内のアノテーション貼り付け許可、禁止情報から、現在文書を開いているユーザに許可されているアノテーションを選択して、それぞれのアノテーション名、アノテーションボリュームなどの情報をクライアント側に送信する。
【０１１１】
Ｓ７００４でサーバから受け取ったアノテーション情報を元に、アノテーションリストを表示する。
【０１１２】
Ｓ７００５でユーザがアノテーションを選択する。
【０１１３】
Ｓ７００６で選択されたアノテーションイメージを表示する。
【０１１４】
Ｓ７００７でアノテーションイメージの貼り付け位置を、ポインティングデバイスで移動して、位置を決定した後、アノテーションを保存するための操作を行う。
【０１１５】
Ｓ７００８で、選択されたアノテーションおよび位置情報をアノテーション情報としてサーバ側に送付する。
【０１１６】
Ｓ７００９で、送付されたアノテーション情報を現在表示している文書のデータテーブル内に追加保存する。
【０１１７】
以上が文書へのアノテーション貼り付け処理である。
【０１１８】
図８は本発明のアノテーションの付加情報によるアクセス権制御のフローを示す図である。
【０１１９】
文書管理システムに、「管理者」、「ユーザＡ」、「ユーザＢ」、「ユーザＣ」のユーザが作成されている。
【０１２０】
Ｓ８００１において、管理者が、図６に示すアノテーション設定画面において、「承認」というアノテーションを作成する。このアノテーションには、管理情報としてユーザＡのみに貼り付け許可が、付加情報としてユーザＡに文書の変更権、ユーザＢに文書の読み込み権が、それぞれ与えられているものとする。
【０１２１】
Ｓ８００２において、ユーザＢが文書Ｘを図２に示されるフローにしたがって登録する。
【０１２２】
Ｓ８００３において、ユーザＡが文書Ｘを図４に示されるフローにしたがって表示し、内容を検査したあと、Ｓ８００１で作成された「承認」アノテーションを図７に示されるフローにしたがって貼り付け、図２に示されるフローにしたがって登録する。
【０１２３】
Ｓ８００４において、文書Ｘを表示しようとした際に、「承認」アノテーションの付加情報のアクセス権に従うために、ユーザＡが文書を表示しようとすると変更権をもつので変更可能で表示し、ユーザＢが文書を表示しようとすると読み取り権をもつので読み取り権で表示し、ユーザＣが文書を表示しようとするとアクセス権がないために文書を表示することができない。
【０１２４】
［第２実施例］
以下、図面を用いて本発明の第２実施例について説明する。
【０１２５】
図９は属性データベース１１１０に登録されているアノテーションデータテーブルのデータ構造概念図である。
【０１２６】
９００１は属性データベース１１１０内のアノテーションデータテーブルであり、各アノテーションのデータがテーブル上に配置されて保存される。
【０１２７】
９００２はアノテーションデータテーブル内の個々のアノテーションデータで、アノテーションＩＤ、属性情報、付加情報、ボリュームデータＩＤからなり、属性情報はアノテーション名、文書管理システムで管理している各ユーザごとのこのアノテーション貼り付け操作が許可されているか（あるいは禁止されているか）の情報、などの各種情報で、アクセス権付加情報は文書管理システムで管理している各ユーザについてこのアノテーションが付加された場合の文書のアクセス権情報、ジョブ付加情報はアノテーションが付加された場合に実行するジョブの情報で、ボリュームデータＩＤはボリュームデータベース１１０９に登録されたＩＤで、このＩＤをもとにボリュームデータベースからアノテーションのボリューム情報を引き出すことが可能である。
【０１２８】
図１０は本発明の第２実施例の文書管理システムでのアノテーションの設定を行うためのダイアログ画面の一例を示す図である。
【０１２９】
Ｓ１０００１は、Ｓ６００１で［追加］ボタン、あるいはリスト上の任意のアノテーションを選択して［設定］ボタンを押したときに開かれる、アノテーションの設定ダイアログである。このダイアログではアノテーション名の変更が行える。またアノテーションの図の選択、使用許可あるいは禁止ユーザの選択、このアノテーションがつけられた文書のアクセス権の設定、このアノテーションが文書につけられた場合に実行するジョブの選択、を行うためのダイアログを開くことができる。
【０１３０】
Ｓ１０００２は、Ｓ１０００１で［ジョブの選択］ボタンを押したときに開かれる、このアノテーションが付加されたときに実行するジョブを選択するためのダイアログである。ドロップダウンリストボックスを用いてジョブの選択を行うことができる。また、ジョブの追加、削除、設定を行うためのダイアログを開くことができる。
【０１３１】
Ｓ１０００３は、Ｓ１０００２で［ジョブリスト］ボタンを押したときに開かれる、文書管理システムで管理されているジョブの表示、およびジョブの追加、削除、設定を行うためのダイアログである。リスト上に現在設定されているジョブの名前が表示される。［追加］ボタンを押すと新規ジョブを追加するためのダイアログを開くことができる。リスト上でジョブの名前を選択して［設定］ボタンを押すと選択したジョブの設定を行うためのダイアログを開くことができる。リスト上でジョブの名前を選択して［削除］ボタンを押すとジョブの削除を行うことができる。
【０１３２】
Ｓ１０００４およびＳ１０００５は、Ｓ１０００３で［追加］ボタンあるいは［設定］ボタンを押したときに開かれるジョブの設定を行うためのダイアログである。本実施例では、一例として文書の印刷動作と、メール通知動作について設定できるものとし、文書の印刷の設定とメール通知の設定がタブで分割表示されている。
【０１３３】
Ｓ１０００４は、ジョブの設定ダイアログの、文書の印刷タブが表示されており、文書の印刷を行うかどうかを選択するためのチェックボックス、文書の印刷部数を設定するためのエディットボックス、文書の印刷時にアノテーションを付加するかどうかを選択するチェックボックスがある。
【０１３４】
Ｓ１０００５は、ジョブの設定ダイアログの、メール通知タブが表示されており、メール通知を行うかどうかを選択するためのチェックボックス、メール通知の送付するユーザを表示するためのリストおよびメールの通知するユーザを追加、削除するための［追加］、［削除］ボタン、メール送付時に文書を送付する可動化の設定を行うためのラジオボタンがある。メールを通知するユーザはこの文書管理システムで管理しているユーザから選択することができ、実際には、文書管理システム内のユーザ情報内に保存されているメールアドレスに対して送付される。
【０１３５】
図１１は属性データベース１１１０に登録されているジョブデータテーブルのデータ構造概念図である。
【０１３６】
１１００１は属性データベース１１１０内のジョブデータテーブルであり、各ジョブのデータがテーブル上に配置されて保存される。
【０１３７】
１１００２はジョブデータテーブル内の個々のアノテーションデータで、ジョブＩＤ、属性情報、文書の印刷情報、メール通知情報からなり、属性情報はジョブ名などの各種情報で、文書の印刷情報は文書の印刷を行うかどうか、印刷部数、文書の印刷時にアノテーションを付加するかどうか、などの文書の印刷動作についての各種情報で、メール通知情報はメールの通知を行うかどうか、メールの送付先、文書の添付設定などのメール通知動作についての各種情報である。
【０１３８】
図１２は本発明の文書管理システムの文書へのアノテーション貼り付け処理、およびジョブ実行処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【０１３９】
＜アノテーション貼り付け、保存処理＞
アノテーション貼り付け処理について、説明する。なお文書は図４のフローチャートに示すように表示されている。
【０１４０】
Ｓ１２００１でユーザがアノテーション貼り付けを行うためのアノテーションリスト表示を支持する。
【０１４１】
Ｓ１２００２でクライアント側がサーバ側に使用可能なアノテーションのリストを要求する。
【０１４２】
Ｓ１２００３でサーバ側で属性データベース１１１０に登録されているアノテーションデータテーブル内のアノテーション属性情報内のアノテーション貼り付け許可、禁止情報から、現在文書を開いているユーザに許可されているアノテーションを選択して、それぞれのアノテーション名、アノテーションボリュームなどの情報をクライアント側に送信する。
【０１４３】
Ｓ１２００４でサーバから受け取ったアノテーション情報を元に、アノテーションリストを表示する。
【０１４４】
Ｓ１２００５でユーザがアノテーションを選択する。
【０１４５】
Ｓ１２００６で選択されたアノテーションイメージを表示する。
【０１４６】
Ｓ１２００７でアノテーションイメージの貼り付け位置を、ポインティングデバイスで移動して、位置を決定した後、アノテーションを保存するための操作を行う。
【０１４７】
Ｓ１２００８で、選択されたアノテーションおよび位置情報をアノテーション情報としてサーバ側に送付する。
【０１４８】
Ｓ１２００９で、送付されたアノテーション情報を現在表示している文書のデータテーブル内に追加保存する。
【０１４９】
Ｓ１２０１０で、クライアント側で実行するジョブがあるかどうかをアノテーションのジョブ付加情報から判断して、クライアント側で実行するジョブ（本実施例では文書の印刷）があれば、ジョブの設定に従ってジョブを実行する（Ｓ１２０１１）。
【０１５０】
Ｓ１２０１２で、サーバ側で実行するジョブがあるかどうかをアノテーションのジョブ付加情報から判断して、サーバ側で実行するジョブ（本実施例ではメール通知）があれば、ジョブの設定に従ってジョブを実行する（Ｓ１２０１３）。
【０１５１】
以上が文書へのアノテーション貼り付け、保存、およびジョブ実行処理である。
【０１５２】
図１３は本発明のアノテーションの付加情報によるアクセス権制御のフローを示す図である。
【０１５３】
文書管理システムに、「管理者」、「ユーザＡ」、「ユーザＢ」、「ユーザＣ」のユーザが作成されている。
【０１５４】
Ｓ１３００１において、管理者が、図６および図１０に示すアノテーション設定画面において、「承認」というアノテーションを作成する。このアノテーションには、管理情報としてユーザＡのみに貼り付け許可与えられている。アクセス権付加情報としてユーザＡに文書の変更権、ユーザＢに文書の読み込み権が、それぞれ与えられている。ジョブ付加情報としてユーザＢへメール通知を行うジョブが保存される。
【０１５５】
Ｓ１３００２において、ユーザＢが文書Ｙを図２に示されるフローにしたがって登録する。
【０１５６】
Ｓ１３００３において、ユーザＡが文書Ｙを図４に示されるフローにしたがって表示し、内容を検査したあと、Ｓ１３００１で作成された「承認」アノテーションを図１２に示されるフローにしたがって貼り付け、図２に示されるフローにしたがって登録する。
【０１５７】
Ｓ１３００４において、図１２に示されるフローによってユーザＢに対してメール通知ジョブが実行されることで、ユーザＢはメールを受け取り、自分が登録した文書がユーザＡによって承認されたことを確認する。
【０１５８】
Ｓ１３００５において、文書Ｘを表示しようとした際に、「承認」アノテーションの付加情報のアクセス権に従うために、ユーザＡが文書を表示しようとすると変更権をもつので変更可能で表示し、ユーザＢが文書を表示しようとすると読み取り権をもつので読み取り権で表示し、ユーザＣが文書を表示しようとするとアクセス権がないために文書を表示することができない。
【図面の簡単な説明】
【０１５９】
【図１】文書管理システムのシステムブロックを示した図である。
【図２】文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【図３】属性データベースに登録されているデータのデータ構造概念図である。
【図４】文書表示処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【図５】属性データベースに登録されているアノテーションデータテーブルのデータ構造概念図である。
【図６】文書管理システムでのアノテーションの設定を行うためのダイアログ画面の一例を示す図である。
【図７】文書管理システムの文書へのアノテーション貼り付け処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【図８】アノテーションの付加情報によるアクセス権制御のフローを示す図である。
【図９】本発明の第２実施例の、属性データベースに登録されているアノテーションデータテーブルのデータ構造概念図である。
【図１０】本発明の第２実施例の文書管理システムでのアノテーションの設定を行うためのダイアログ画面の一例を示す図である。
【図１１】属性データベースに登録されているジョブデータテーブルのデータ構造概念図である。
【図１２】本発明の第２実施例の文書管理システムの文書へのアノテーション貼り付け処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【図１３】本発明の第２実施例のアノテーションの付加情報によるアクセス権制御およびジョブ実行のフローを示す図である。
【符号の説明】
【０１６０】
１００１    ユーザインタフェース部
１００２    コマンド制御部
１００３    デバイス制御部
１００４    ファイル制御部
１００５    外部モジュール通信部
１００６    文書管理制御部
１００７    内部データ保存部
１００８    ファイル解析部
１００９    コード文書処理部
１０１０    イメージ文書処理部
１０１１    通信制御部
１１０１    通信制御部
１１０２    検索制御部
１１０３    ファイル解析部
１１０４    コード文書処理部
１１０５    イメージ文書処理部
１１０６    ＯＣＲエンジン
１１０７    文書管理制御部
１１０８    データベース制御部
１１０９    ボリュームデータベース
１１１０    属性データベース
１１１１    全文検索用データベース
【図１】
2006268703.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図６】
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【図１０】
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