(57)【要約】【課題】  鍵の貸し出し及び返却管理と、物品の貸し出し及び返却管理を相互に関連付けて管理することができる物品管理システムを提供する。【解決手段】  このファイル管理システム（物品管理システム）２００は、自動施開錠装置３２を備えた鍵保管箱３１と、鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施開錠するために非接触型のＩＣカードの情報を読み取る保管箱リーダ１１０と、ファイル（物品）４６に付されこのファイル４６に係る管理情報を記録したＲＦタグ２００に対して当該管理情報の読み取りを行なう物品リーダ１２０と、ファイル４６を収納し、ＲＦタグ２００に記録されている管理情報を読み取るための電波を授受するアンテナ３９、４２及び手動施開錠装置４０を備えたファイル管理棚（什器）３８、４１と、保管箱リーダ１１０、物品リーダ１２０及び鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を制御するＰＣ（制御手段）５０と、を備えて構成される。【選択図】  図３
2006268548.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
手動施開錠装置を備えた什器による物品管理システムにおいて、
自動施開錠装置を備えた鍵保管箱と、該鍵保管箱の自動施開錠装置を施開錠するために磁気カード若しくは接触型あるいは非接触型のＩＣカードの情報を読み取る保管箱リーダと、物品に付され該物品に係る管理情報を記録したＲＦタグに対して当該管理情報の読み取りを行なう物品リーダと、前記物品を収納し、前記ＲＦタグに記録されている管理情報を読み取るための電波を授受するアンテナ及び手動施開錠装置を備えた什器と、前記各リーダ及び前記鍵保管箱の自動施開錠装置を制御する制御手段と、を備え、
前記制御手段は、前記鍵保管箱の自動施開錠装置を施開錠した履歴情報と、前記什器に収納されている物品の貸し出し及び返却の履歴情報とを前記保管箱リーダにより読み取られたＩＤに対応付けて記憶する履歴マップを備えていることを特徴とする物品管理システム。
【請求項２】
前記什器の手動施開錠装置を施開錠する際に、磁気カード若しくは接触型あるいは非接触型のＩＣカードの情報を読み取る管理棚リーダを更に備え、
前記制御手段は、前記鍵保管箱の自動施開錠装置を施開錠した履歴情報と、前記什器に収納されている物品の貸し出し及び返却の履歴情報とを、前記保管箱リーダ及び前記管理棚リーダにより読み取られた夫々のＩＤに対応付けて記憶する履歴マップを備えていることを特徴とする請求項１に記載の物品管理システム。
【請求項３】
前記制御手段は、前記鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合、前記履歴マップを参照して前記鍵保管箱の自動施開錠装置を施開錠した履歴情報に対応付けられたＩＤの中で、時系列的に少なくとも２回以上同じＩＤが記録されていた場合、前記鍵保管箱に鍵が返却されたものと見做すことを特徴とする請求項１又は２に記載の物品管理システム。
【請求項４】
前記制御手段は、前記鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合、前記履歴マップを参照して前記鍵保管箱の自動施開錠装置を施開錠した履歴情報に対応付けられたＩＤが１回記録され、且つ所定の時間が経過しても同じＩＤが記録されない場合、前記鍵保管箱に鍵が返却されていないか若しくは異なるＩＤにより前記鍵が返却されたものと見做すことを特徴とする請求項１又は２に記載の物品管理システム。
【請求項５】
前記制御手段は、前記鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合、前記履歴マップを参照して前記保管箱リーダにより読み取られたＩＤと該ＩＤの直後に前記管理棚リーダにより読み取られたＩＤとが異なる場合、前記鍵保管箱から取り出した鍵を前記管理棚リーダにより読み取られたＩＤの所有者に貸与したと見做すことを特徴とする請求項２に記載の物品管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、物品管理システムに関し、さらに詳しくは、手動施開錠装置を備えた什器に保管されている物品を管理するために、当該什器を施開錠する鍵を持ち出した履歴と、物品の履歴とを関連付けて管理する物品管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から役所、会社等、大量の書類を管理、保管する機関、施設においては、書類を整理して収納するためのファイルを人為的なミスなく正確に自動的に管理、収納するために、各ファイル毎にＲＦタグを付し、そのＲＦタグに当該ファイルの管理情報を記録してファイル管理を自動化する試みがなされている。このファイル管理システムにおいては、ファイルの貸し出し、返却に係る情報が自動的に履歴情報としてシステムに記録される。しかし、これらのシステムを完全に自動化するためには、ファイルを収納する什器にアンテナと電気錠（自動施開錠装置）を備えるばかりでなく、この電気錠を施開錠する際に認証された利用者のみに電気錠を施開錠させるために、ＩＣカードの情報を読み取るためのリーダライタを備える必要がある。このように、ファイル管理システムを構築するためには、既存の什器を特別な機能を有する什器に交換しなければならず、またそれらを制御する機器が必要となり、コスト的に大きな負担が強いられていた。
一方、ファイル管理システムを完全自動化するまでもなく、最小限のコストにより実現したいといった要望も強い。即ち、既存の什器を使用して最小限の改造により実現する方法が模索されている。例えば、既存の什器にアンテナを取り付け、ファイルには管理情報を記録したＲＦタグを取り付けることにより、ファイルの管理情報を記録してファイル管理を自動化する。そして鍵は現状の手動による施開錠装置をそのまま使用するものである。
特許文献１には、錠付き戸棚の各格納庫に非接触型ＩＣカードの読取り書込み部を設け、該読取り書込み部で読み取った非接触型ＩＣカードの識別コードを含むデータをもとに錠管理装置が錠付き戸棚を施錠または解錠するロッカーシステムが開示されている。尚、錠付き戸棚は該識別コードを含む利用者に関するデータをデータベースで管理し、施錠／解錠のための本人確認、解錠者の変更等を行う。
【特許文献１】特開２００３−３３７９７９公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、既存の什器にアンテナを取り付けただけのファイル管理システムでは、什器の鍵は特定の管理者が管理するため、ファイルを貸し出す場合は、台帳に履歴を記入して管理者から鍵を借りて行なっていた。そのため手続が煩わしく、管理者が不在の場合はファイルを貸し出すことができないといった問題がある。また、鍵の貸し出しとファイルの貸し出しを有機的に関連付けることが難しく、管理が曖昧であった。
また特許文献１に開示されている従来技術は、単独のロッカーシステムの施開錠をＩＣカードにより行なうもので、他のシステムと連携することが難しいといった問題がある。
本発明は、かかる課題に鑑み、鍵の貸し出し及び返却管理と、物品の貸し出し及び返却管理を相互に関連付けて管理することができる物品管理システムを提供することを目的とする。
また他の目的は、既存の什器を最小限に改造するだけで、安価なコストにより物品管理システムを構築することである。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明はかかる課題を解決するために、請求項１は、手動施開錠装置を備えた什器による物品管理システムにおいて、自動施開錠装置を備えた鍵保管箱と、該鍵保管箱の自動施開錠装置を施開錠するために磁気カード若しくは接触型あるいは非接触型のＩＣカードの情報を読み取る保管箱リーダと、物品に付され該物品に係る管理情報を記録したＲＦタグに対して当該管理情報の読み取りを行なう物品リーダと、前記物品を収納し、前記ＲＦタグに記録されている管理情報を読み取るための電波を授受するアンテナ及び手動施開錠装置を備えた什器と、前記各リーダ及び前記鍵保管箱の自動施開錠装置を制御する制御手段と、を備え、前記制御手段は、前記鍵保管箱の自動施開錠装置を施開錠した履歴情報と、前記什器に収納されている物品の貸し出し及び返却の履歴情報とを前記保管箱リーダにより読み取られたＩＤに対応付けて記憶する履歴マップを備えていることを特徴とする。
本発明の物品管理システムは、物品を収納する什器と、什器の鍵を保管する鍵保管箱の存在を前提としており、什器には収納する物品に付されたＲＦタグの情報を読み取るための物品リーダが備えられている。また鍵保管箱には、施開錠するためのＩＣカードの情報を読み取る保管箱リーダが備えられ、これらを制御手段が制御している。そして制御手段は、物品リーダと保管箱リーダから読み取られた履歴情報を関連付ける履歴マップを備えるものである。
【０００５】
請求項２は、前記什器の手動施開錠装置を施開錠する際に、磁気カード若しくは接触型あるいは非接触型のＩＣカードの情報を読み取る管理棚リーダを更に備え、前記制御手段は、前記鍵保管箱の自動施開錠装置を施開錠した履歴情報と、前記什器に収納されている物品の貸し出し及び返却の履歴情報とを、前記保管箱リーダ及び前記管理棚リーダにより読み取られた夫々のＩＤに対応付けて記憶する履歴マップを備えていることを特徴とする。
本発明は請求項１の発明に更に管理棚リーダを什器に備えたものである。請求項１では、鍵保管箱から鍵を取り出した利用者と、什器から物品を借り出した利用者が同じ利用者であることを確認することができない。何故なら鍵を別の利用者に貸与する場合もあるからである。そこで本発明では、什器にも管理棚リーダを備え、什器の鍵を開錠する際にＩＣカード等を管理棚リーダに近接して誰が開錠したかを確認するものである。
請求項３は、前記制御手段は、前記鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合、前記履歴マップを参照して前記鍵保管箱の自動施開錠装置を施開錠した履歴情報に対応付けられたＩＤの中で、時系列的に少なくとも２回以上同じＩＤが記録されていた場合、前記鍵保管箱に鍵が返却されたものと見做すことを特徴とする。
鍵保管箱には、個々の鍵にＲＦタグを取り付けて、鍵の有無を識別する手段を有するものもある。しかし、システムを安価に構築するためには鍵保管箱も安価なものを利用することが重要である。そこで本発明では、鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合を想定する。即ち、履歴マップに記憶されたＩＤが時系列的に２回以上同じＩＤが記憶されていれば、１回目で鍵を取り出し、２回目で鍵を返却したと見做しても大きな狂いはない。後は運用上で確認していけばフォローできる。尚、鍵保管箱に鍵の貸し出しスイッチ及び返却スイッチを設け、その情報が制御手段に入力されるようにしておくことにより、更に確実に鍵の貸し出しと返却の確認を取ることができる。また、これを自動的に行なうには、個々の鍵にＲＦタグを取り付け、その情報を保管箱リーダにより読み取ることによりリアルタイムに管理することができる。以下、同様である。
【０００６】
請求項４は、前記制御手段は、前記鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合、前記履歴マップを参照して前記鍵保管箱の自動施開錠装置を施開錠した履歴情報に対応付けられたＩＤが１回記録され、且つ所定の時間が経過しても同じＩＤが記録されない場合、前記鍵保管箱に鍵が返却されていないか若しくは異なるＩＤにより前記鍵が返却されたものと見做すことを特徴とする。
本発明も鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合を想定する。即ち、履歴マップに記憶されたＩＤが１回記録され、且つ所定の時間が経過しても同じＩＤが記録されない場合、鍵保管箱に鍵が返却されていないか、若しくは異なる利用者により鍵が返却されたものと見做しても大きな狂いはない。後は運用上で確認していけばフォローできる。
請求項５は、前記制御手段は、前記鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合、前記履歴マップを参照して前記保管箱リーダにより読み取られたＩＤと該ＩＤの直後に前記管理棚リーダにより読み取られたＩＤとが異なる場合、前記鍵保管箱から取り出した鍵を前記管理棚リーダにより読み取られたＩＤの所有者に貸与したと見做すことを特徴とする。
本発明も鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合を想定する。即ち、保管箱リーダにより読み取られたＩＤとこのＩＤの直後に管理棚リーダにより読み取られたＩＤとが異なる場合、鍵保管箱から取り出した鍵を管理棚リーダにより読み取られたＩＤの利用者に貸与したと見做しても大きな狂いはない。後は運用上で確認していけばフォローできる。
【発明の効果】
【０００７】
請求項１の発明によれば、制御手段は、物品リーダと保管箱リーダから読み取られた履歴情報を関連付ける履歴マップを備えるので、鍵を借りた利用者と物品を取り出した利用者とを関連付けて管理することができる。
また請求項２では、請求項１の発明に更に管理棚リーダを什器に備えたので、鍵を借りた利用者と什器を開錠した利用者が同一人であるか否かを確認することができる。
また請求項３では、鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合、履歴マップに記憶されたＩＤが時系列的に２回以上同じＩＤが記憶されていれば、１回目で鍵を取り出し、２回目で鍵を返却したと見做すので、鍵保管箱が安価なものを利用でき、且つ既存の什器を改造して利用できるのでシステムを安価に構築することができる。
また請求項４では、鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合、履歴マップに記憶されたＩＤが１回記録され、且つ所定の時間が経過しても同じＩＤが記録されない場合、鍵保管箱に鍵が返却されていないか、若しくは異なる人物により鍵が返却されたものと見做すので、鍵保管箱が安価なものを利用でき、且つ既存の什器を改造して利用できるのでシステムを安価に構築することができる。
また請求項５では、鍵保管箱が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合、保管箱リーダにより読み取られたＩＤとこのＩＤの直後に管理棚リーダにより読み取られたＩＤとが異なる場合、鍵保管箱から取り出した鍵を管理棚リーダにより読み取られたＩＤの利用者に貸与したと見做すので、鍵保管箱が安価なものを利用でき、且つ既存の什器を改造して利用できるのでシステムを安価に構築することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、本発明を図に示した実施形態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎない。
図１は、一般的なＩＣカード（ＲＦタグ）用リーダライタの構成を示すブロック図である。このＩＣカード用リーダライタ（以下、単にリーダと呼ぶ）１００は、リーダ１００との間でデータの授受を行ってシステム全体を制御するＰＣ５０によって制御される。リーダ１００は、外部のＰＣ５０とのデータの通信プロトコルを司る送受信装置１と、リーダ１００全体の動作を制御する制御装置２と、制御装置２を動作させる手順を記録したファームウェアと読み取ったデータを格納するメモリ装置３と、制御装置２からのデータを搬送波に乗せて変調する変調器４と、操作コマンドを入力する入力装置５と、制御装置２により制御された情報を表示する表示装置６と、制御装置２からの交流信号である電力供給用信号と変調器４からの書き込みコマンドを電力増幅する電力増幅器７と、ループアンテナ９から受信した搬送波から２値化データに変換する検波復調器８と、図示しないＩＣカード（ＲＦタグ）との電力用搬送波とデータの授受をするループアンテナ９とを備えて構成されている。
次に、本構成によるリーダ１００の動作を説明する前に、ＩＣカード（ＲＦタグ）の構成を先に説明しておく。図２は、一般的なＩＣカード（ＲＦタグ）の構成を示すブロック図である。本実施形態のＩＣカード（ＲＦタグ）２００は、リーダ１００からの電力用搬送波によりデータの授受をするアンテナ２０と、書き込みコマンド読み出しコマンドを生成する送受信回路２１と、アンテナ２０からの電力用搬送波を受け、それを整流して直流電力に変換する電力生成回路２２と、制御用ファームウェアとデータの記憶を司るメモリ装置２３と、制御回路２６からの送信コマンドに搬送波を乗せて変調する変調器２４と、送受信回路２１からの搬送波データから２値化データに変換する検波器２５と、ＩＣカード（ＲＦタグ）２００の全体の動作を制御する制御回路２６から構成されている。
【０００９】
次に、図１と図２を併せて参照してそれぞれ単独の動作について説明する。リーダ１００は、図示しない電源が入れられると制御装置２のイニシャル動作後、メモリ装置３に記憶されたプログラムに従い動作を開始する。まず、初期化が行われる。次に、制御装置２は、ＩＣカード（ＲＦタグ）２００に供給する電力供給用信号と、ポーリング信号を交互に電力増幅器７から送信する。その信号は、ループアンテナ９から電磁波として外部に放射される。次に、ＩＣカード（ＲＦタグ）２００がリーダ１００に近接すると、アンテナ２０が電力供給用信号を受信し、電力生成回路２２によりその搬送波を整流して直流電力に変換して、ＲＦタグ内の全ての回路に供給する。電力を供給されて制御回路２６が駆動すると、メモリ装置２３に格納されたプログラムに従って、制御を開始する。
次に、制御回路２６は、まず送受信回路２１からコマンドを検波器２５で復調して２値化信号に変換し、そのコマンドを解析する。その結果自分が呼び出されていることを認識すると、レスポンスを変調器２４により変調して送受信回路２１を介してアンテナ２０から送信する。このレスポンスをリーダ１００がループアンテナ９で受信して、検波復調器８で２値化コードに変換し、制御回路２により解析してＩＣカード（ＲＦタグ）２００が規格に合致したＩＣカード（ＲＦタグ）であると認識する。それにより、以後リーダ１００とＩＣカード（ＲＦタグ）２００の間でポーリングが行われる。
尚、以下の説明では、全てのリーダは図１のリーダライタ１００と同じ構成を有している。また全てのＩＣカードとＲＦタグは図２のＩＣカードと同じ構成を有している。
【００１０】
図３は本発明の第１の実施形態に係るファイル管理システムの構成図である。同じ構成要素には同じ参照番号を付して説明する。尚、本実施形態では物品管理システムとしてファイル管理システムを例にとり説明し、認証用に非接触型のＩＣカードを使用し、ファイルにはＲＦタグを付して管理するものとする。このファイル管理システム（物品管理システム）２２０は、自動施開錠装置３２を備えた鍵保管箱３１と、鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施開錠するために非接触型のＩＣカードの情報を読み取る保管箱リーダ１１０と、ファイル（物品）４６に付されこのファイル４６に係る管理情報を記録したＲＦタグ２００に対して当該管理情報の読み取りを行なう物品リーダ１２０と、ファイル４６を収納し、ＲＦタグ２００に記録されている管理情報を読み取るための電波を授受するアンテナ３９、４２及び手動施開錠装置４０、４３を備えたファイル管理棚（什器）３８、４１と、保管箱リーダ１１０、物品リーダ１２０及び鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を制御するＰＣ（制御手段）５０と、を備えて構成される。
本実施形態のファイル管理システムのＰＣ５０には、鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施開錠した履歴情報と、ファイル管理棚３８、４１に収納されているファイル４６の貸し出し及び返却の履歴情報とを、保管箱リーダ１１０により読み取られたＩＤに対応付けて記憶する履歴マップ（詳細は後述する）を備えている。
【００１１】
図４は本発明の第１の実施形態に係るファイル管理システムのファイル貸し出し動作を説明するフローチャートである。図３を参照しながら説明する。まず、利用者は保管箱リーダ１１０に個人認証用ＩＣカード（以下、単にＩＣカードと記す）２００を近接して記録内容を読ませる。記録内容には、少なくとも利用者のＩＤが記録されている（Ｓ１）。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし（Ｓ２）、認証ＮＧの場合は（Ｓ２でＮＯのルート）その旨を報知して（Ｓ１８）ステップＳ１に戻る。ステップＳ２で認証がＯＫであれば（Ｓ２でＹＥＳのルート）ＩＤを履歴マップに記憶して（Ｓ３）、鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時を履歴マップに記録する（Ｓ４）。そして利用者は鍵保管箱３１から必要な鍵３３を取り出す（Ｓ５）。このとき鍵保管箱３１の扉には開閉の情報がＰＣ５０に伝えられているので、ＰＣ５０は扉が閉鎖されたか否かをチエックし（Ｓ６）、開放のままの場合はタイマーを始動してタイムオーバを監視する（Ｓ１９）。もし、所定の時間が経過しても扉が閉鎖されない場合は警告音を発して（Ｓ２０）利用者に警告する。ステップＳ６で鍵保管箱３１の扉が閉鎖されると（Ｓ６でＹＥＳのルート）、ＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時を履歴マップに記録する（Ｓ７）。その後、利用者は取り出した鍵３３を持参してファイル管理棚３８まで移動し、必要なファイルが収納されているファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して開錠する（Ｓ８）。そして利用者は必要なファイル４６を取り出す（Ｓ９）。このときファイル４６にはＲＦタグ２００が取り付けられており、その情報はアンテナ３９により常時、物品リーダ１２０により監視されている。従って、取り出したファイル４６に取り付けられたＲＦタグ２００の情報を読み取って、ファイル名を履歴マップに記録し、同時に日時を記録する（Ｓ１０）。そして利用者はファイル管理棚３８の扉を閉鎖してファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して施錠する（Ｓ１１）。その後、利用者は鍵３３を鍵保管箱３１に戻すために移動し、再び保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる（Ｓ１２）。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし（Ｓ１３）、認証ＮＧの場合は（Ｓ１３でＮＯのルート）その旨を報知して（Ｓ２１）ステップＳ１２に戻る。ステップＳ１３で認証がＯＫであれば（Ｓ１３でＹＥＳのルート）ＩＤを履歴マップに記憶して（Ｓ１４）、鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時を履歴マップに記録する（Ｓ１５）。そして利用者は鍵保管箱３１に鍵３３を戻す（Ｓ１６）。このとき鍵保管箱３１の扉には開閉の情報がＰＣ５０に伝えられているので、ＰＣ５０は扉が閉鎖されたか否かをチエックし（Ｓ１７）、開放のままの場合はタイマーを始動してタイムオーバを監視する（Ｓ２２）。もし、所定の時間が経過しても扉が閉鎖されない場合は警告音を発して（Ｓ２３）利用者に警告する。ステップＳ１７で鍵保管箱３１の扉が閉鎖されると（Ｓ１７でＹＥＳのルート）、ＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時を履歴マップに記録する（Ｓ２４）。
【００１２】
図５は本発明の第１の実施形態に係るファイル管理システムのファイル返却動作を説明するフローチャートである。図５が図４のフローチャートと異なる点は、図４のステップＳ９の部分が、「そして利用者は必要なファイル４６を返却する（Ｓ３０）」になった点であり、他のステップは図４と同様であるので説明を省略する。
【００１３】
図６は本発明の第２の実施形態に係るファイル管理システムの構成図である。同じ構成要素には同じ参照番号を付して説明する。尚、本実施形態では物品管理システムとしてファイル管理システムを例にとり説明し、認証用に非接触型のＩＣカードを使用し、ファイルにはＲＦタグを付して管理するものとする。このファイル管理システム（物品管理システム）２１０は、自動施開錠装置３２を備えた鍵保管箱３１と、鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施開錠するために非接触型のＩＣカードの情報を読み取る保管箱リーダ１１０と、ファイル（物品）４６に付されこのファイル４６に係る管理情報を記録したＲＦタグ２００に対して当該管理情報の読み取りを行なう物品リーダ１２０と、ファイル４６を収納し、ＲＦタグ２００に記録されている管理情報を読み取るための電波を授受するアンテナ３９、４２及び手動施開錠装置４０、４３を備えたファイル管理棚（什器）３８、４１と、ファイル管理棚３８、４１の手動施開錠装置４０、４３を開錠する際に、ＩＣカード２００の情報を読み取る管理棚リーダ１３０と、保管箱リーダ１１０、物品リーダ１２０、管理棚リーダ１３０及び鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を制御するＰＣ（制御手段）５０と、を備えて構成される。尚、図６では管理棚リーダ１３０とアンテナ４４、４５が分離しているが、管理棚リーダ１３０と一体でも構わない。
本実施形態のファイル管理システムのＰＣ５０には、鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施開錠した履歴情報と、ファイル管理棚３８、４１に収納されているファイル４６の貸し出し及び返却の履歴情報とを、保管箱リーダ１１０及び管理棚リーダ１３０により読み取られた夫々のＩＤに対応付けて記憶する履歴マップ（詳細は後述する）を備えている。
【００１４】
図７は本発明の第２の実施形態に係るファイル管理システムのファイル貸し出し動作を説明するフローチャートである。図６を参照しながら説明する。まず、利用者は保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる。記録内容には、少なくとも利用者のＩＤが記録されている（Ｓ３１）。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし（Ｓ３２）、認証ＮＧの場合は（Ｓ３２でＮＯのルート）その旨を報知して（Ｓ５１）ステップＳ３１に戻る。ステップＳ３２で認証がＯＫであれば（Ｓ３２でＹＥＳのルート）ＩＤを履歴マップに記憶して（Ｓ３３）、鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時を履歴マップに記録する（Ｓ３４）。そして利用者は鍵保管箱３１から必要な鍵３３を取り出す（Ｓ３５）。このとき鍵保管箱３１の扉には開閉の情報がＰＣ５０に伝えられているので、ＰＣ５０は扉が閉鎖されたか否かをチエックし（Ｓ３６）、開放のままの場合はタイマーを始動してタイムオーバを監視する（Ｓ５２）。もし、所定の時間が経過しても扉が閉鎖されない場合は警告音を発して（Ｓ５３）利用者に警告する。ステップＳ３６で鍵保管箱３１の扉が閉鎖されると（Ｓ３６でＹＥＳのルート）、ＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時を履歴マップに記録する（Ｓ３７）。その後、利用者は取り出した鍵３３を持参してファイル管理棚３８まで移動し、利用者は管理棚リーダ１３０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる。記録内容には、少なくとも利用者のＩＤが記録されている（Ｓ３８）。ＰＣ５０は管理棚リーダ１３０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし（Ｓ３９）、認証ＮＧの場合は（Ｓ３９でＮＯのルート）その旨を報知して（Ｓ５４）ステップＳ３８に戻る。ステップＳ３９で認証がＯＫであれば（Ｓ３９でＹＥＳのルート）ＩＤを履歴マップに記憶して（Ｓ４０）、必要なファイルが収納されているファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して開錠する（Ｓ４１）。そして利用者は必要なファイル４６を取り出す（Ｓ４２）。このときファイル４６にはＲＦタグ２００が取り付けられており、その情報はアンテナ３９により常時、物品リーダ１２０により監視されている。従って、取り出したファイル４６に取り付けられたＲＦタグ２００の情報を読み取って、ファイル名を履歴マップに記録し、同時に日時を記録する（Ｓ４３）。そして利用者はファイル管理棚３８の扉を閉鎖してファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して施錠する（Ｓ４４）。その後、利用者は鍵３３を鍵保管箱３１に戻すために移動し、再び保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる（Ｓ４５）。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし（Ｓ４６）、認証ＮＧの場合は（Ｓ４６でＮＯのルート）その旨を報知して（Ｓ５５）ステップＳ４５に戻る。ステップＳ４６で認証がＯＫであれば（Ｓ４６でＹＥＳのルート）ＩＤを履歴マップに記憶して（Ｓ４７）、鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時を履歴マップに記録する（Ｓ４８）。そして利用者は鍵保管箱３１に鍵３３を戻す（Ｓ４９）。このとき鍵保管箱３１の扉には開閉の情報がＰＣ５０に伝えられているので、ＰＣ５０は扉が閉鎖されたか否かをチエックし（Ｓ５０）、開放のままの場合はタイマーを始動してタイムオーバを監視する（Ｓ５６）。もし、所定の時間が経過しても扉が閉鎖されない場合は警告音を発して（Ｓ５７）利用者に警告する。ステップＳ５０で鍵保管箱３１の扉が閉鎖されると（Ｓ５０でＹＥＳのルート）、ＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時を履歴マップに記録する（Ｓ５８）。
図８は本発明の第２の実施形態に係るファイル管理システムのファイル返却動作を説明するフローチャートである。図８が図７のフローチャートと異なる点は、図７のステップＳ４２の部分が、「そして利用者は必要なファイル４６を返却する（Ｓ６０）」になった点であり、他のステップは図７と同様であるので説明を省略する。
【００１５】
図９は本発明の第１の実施形態に係るファイル管理システムの履歴マップの一例を示す図である。この履歴マップはＰＣ５０のメモリの所定の領域に記憶される。この例では、鍵保管箱３１に保管されている鍵にはＲＦタグを取り付けず、個々の鍵の有無を識別できない場合である。また、ケースがＡ、Ｂ、Ｃの３通りの場合であり、ケースＡは、図４、図５のフローチャート通り動作した場合である。即ち、まず、利用者は保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる。記録内容には、少なくとも利用者のＩＤが記録されている。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし、認証がＯＫであればＩＤ「１２３Ａ」を履歴マップの領域６０に記憶する。そして鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時「３／５  １１：０５」を履歴マップの領域６１に記録する。そして利用者は鍵保管箱３１から必要な鍵３３を取り出し、鍵保管箱３１の扉が閉鎖されるとＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時「３／５  １１：０６」を履歴マップの領域６２に記録する。その後、利用者は取り出した鍵３３を持参してファイル管理棚３８まで移動し、必要なファイルが収納されているファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して開錠する。そして利用者は必要なファイル４６を取り出すと、ファイル名「ＡＢ」を履歴マップの領域６３に記録し、同時に日時「３／５  １１：１０」を履歴マップの領域６４記録する。
そして利用者はファイル管理棚３８の扉を閉鎖してファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して施錠する。その後、利用者は鍵３３を鍵保管箱３１に戻すために移動し、再び保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし、認証がＯＫであればＩＤ「１２３Ａ」を履歴マップの領域６０に記憶する。そして鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時「３／５  １１：１５」を履歴マップの領域６１に記録する。そして利用者は鍵保管箱３１に鍵３３を戻し、鍵保管箱３１の扉が閉鎖されるとＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時「３／５  １１：１６」を履歴マップの領域６２に記録する。
【００１６】
次に利用者がファイル４６を返却するために、再度、保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる。記録内容には、少なくとも利用者のＩＤが記録されている。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし、認証がＯＫであればＩＤ「１２３Ａ」を履歴マップの領域６０に記憶する。そして鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時「３／６  １４：００」を履歴マップの領域６１に記録する。そして利用者は鍵保管箱３１から必要な鍵３３を取り出し、鍵保管箱３１の扉が閉鎖されるとＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時「３／６  １４：０１」を履歴マップの領域６２に記録する。その後、利用者は取り出した鍵３３を持参してファイル管理棚３８まで移動し、ファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して開錠する。そして利用者は必要なファイル４６を返却すると、ファイル名「ＡＢ」を履歴マップの領域６３に記録し、同時に日時「３／６  １４：１０」を履歴マップの領域６５記録する。
そして利用者はファイル管理棚３８の扉を閉鎖してファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して施錠する。その後、利用者は鍵３３を鍵保管箱３１に戻すために移動し、再び保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし、認証がＯＫであればＩＤ「１２３Ａ」を履歴マップの領域６０に記憶する。そして鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時「３／６  １４：１５」を履歴マップの領域６１に記録する。そして利用者は鍵保管箱３１に鍵３３を戻し、鍵保管箱３１の扉が閉鎖されるとＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時「３／６  １４：１６」を履歴マップの領域６２に記録する。
【００１７】
ケースＢは、利用者がファイル管理棚３８からファイル４６を取り出し、鍵３３を鍵保管箱３１に戻さないで、ファイル４６をファイル管理棚３８に返却した場合である。即ち、利用者は保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる。記録内容には、少なくとも利用者のＩＤが記録されている。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし、認証がＯＫであればＩＤ「１６３Ｂ」を履歴マップの領域６０に記憶する。そして鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時「３／７  ９：３０」を履歴マップの領域６１に記録する。そして利用者は鍵保管箱３１から必要な鍵３３を取り出し、鍵保管箱３１の扉が閉鎖されるとＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時「３／７  ９：３１」を履歴マップの領域６２に記録する。その後、利用者は取り出した鍵３３を持参してファイル管理棚３８まで移動し、必要なファイルが収納されているファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して開錠する。そして利用者は必要なファイル４６を取り出すと、ファイル名「ＢＢ」を履歴マップの領域６３に記録し、同時に日時「３／７  ９：４０」を履歴マップの領域６４記録する。
そして利用者は鍵３３を返却しないままファイル４６を自分の席まで持参し、ファイル４６を見終わった後、取り出した鍵３３を持参してファイル管理棚３８まで移動し、ファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して開錠する。そして利用者は必要なファイル４６を返却すると、ファイル名「ＢＢ」を履歴マップの領域６３に記録し、同時に日時「３／７  １３：１６」を履歴マップの領域６５記録する。そして利用者はファイル管理棚３８の扉を閉鎖してファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して施錠する。その後、利用者は鍵３３を鍵保管箱３１に戻すために移動し、再び保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし、認証がＯＫであればＩＤ「１２３Ａ」を履歴マップの領域６０に記憶する。そして鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時「３／７  １３：２５」を履歴マップの領域６１に記録する。そして利用者は鍵保管箱３１に鍵３３を戻し、鍵保管箱３１の扉が閉鎖されるとＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時「３／７  １３：２６」を履歴マップの領域６２に記録する。
【００１８】
ケースＣは、鍵３３を取り出した利用者が鍵３３を他人の利用者に貸与し、他人の利用者がその鍵でファイル管理棚３８からファイル４６を取り出し、鍵３３を戻さないままファイル４６をファイル管理棚３８に返却し、その後、他人の利用者が鍵３３を鍵保管箱３１に戻した場合である。即ち、利用者（ＩＤが１１３Ｃ）は保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる。記録内容には、少なくとも利用者のＩＤが記録されている。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし、認証がＯＫであればＩＤ「１１３Ｃ」を履歴マップの領域６０に記憶する。そして鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時「３／８  ９：００」を履歴マップの領域６１に記録する。そして利用者は鍵保管箱３１から必要な鍵３３を取り出し、鍵保管箱３１の扉が閉鎖されるとＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時「３／８  ９：０１」を履歴マップの領域６２に記録する。その後、利用者は取り出した鍵３３を他人（ＩＤが１７８Ｄ）に貸与する。そして他人の利用者が鍵３３を持参してファイル管理棚３８まで移動し、必要なファイルが収納されているファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して開錠する。そして利用者は必要なファイル４６を取り出すと、ファイル名「ＳＳ」を履歴マップの領域６３に記録し、同時に日時「３／８  ９：１０」を履歴マップの領域６４記録する。
そして他人の利用者は鍵３３を返却しないままファイル４６を自分の席まで持参し、ファイル４６を見終わった後、取り出した鍵３３を持参してファイル管理棚３８まで移動し、ファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して開錠する。そして他人の利用者は必要なファイル４６を返却すると、ファイル名「ＳＳ」を履歴マップの領域６３に記録し、同時に日時「３／８  １６：３０」を履歴マップの領域６５記録する。そして他人の利用者はファイル管理棚３８の扉を閉鎖してファイル管理棚３８の手動施開錠装置４０に鍵３３を挿入して施錠する。その後、他人の利用者は鍵３３を鍵保管箱３１に戻すために移動し、再び保管箱リーダ１１０にＩＣカード２００を近接して記録内容を読ませる。ＰＣ５０は保管箱リーダ１１０により読み取られた情報から認証がＯＫかをチエックし、認証がＯＫであればＩＤ「１７８Ｄ」を履歴マップの領域６０に記憶する。そして鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を開錠し、それと同時にその日時「３／８  １６：４０」を履歴マップの領域６１に記録する。そして他人の利用者は鍵保管箱３１に鍵３３を戻し、鍵保管箱３１の扉が閉鎖されるとＰＣ５０は鍵保管箱３１の自動施開錠装置３２を施錠し、その日時「３／８  １６：４１」を履歴マップの領域６２に記録する。
【００１９】
図１０は本発明の第２の実施形態に係るファイル管理システムの履歴マップの一例を示す図である。図１０が図９と異なる点は、履歴マップ領域７３が追加され、その領域７３に管理棚リーダ１３０により読み取られた利用者のＩＤが記憶された点である。例えば、ケースＡの場合、鍵３３を取り出した利用者は「１２３Ａ」であり、ファイル「ＡＢ」をファイル管理棚３８から取り出した利用者も「１２３Ａ」である。即ち、鍵３３を取り出した利用者と同一人がファイル「ＡＢ」を取り出したことが分かる。また、ケースＣの場合、鍵を取り出した利用者とファイルを取り出した利用者が異なる利用者であることがわかる。しかも、鍵の返却が異なる利用者により行なわれていることがわかる。このような場合は、鍵管理者が利用者「１１３Ｃ」に注意をすることができる。
尚、個々の鍵にＲＦタグを取り付け、その情報を保管箱リーダ１１０により読み取ることにより、ＰＣ５０の履歴マップに鍵の識別情報（図示せず）を記憶することもできる。それにより更に確実に鍵を管理することができる。
【００２０】
以上の通り本発明によれば、ＰＣ５０は、物品リーダ１２０と保管箱リーダ１１０から読み取られた履歴情報を関連付ける履歴マップを備えるので、鍵３３を借りた利用者とファイル４６を取り出した利用者とを関連付けて管理することができる。
また、更に管理棚リーダ１３０をファイル管理棚３８に備えたので、鍵３３を借りた利用者と什器を開錠した利用者が同一人であるか否かを確認することができる。
また、鍵保管箱３１が保管する個々の鍵の有無を識別する識別手段を持たない場合、履歴マップに記憶されたＩＤが時系列的に２回以上同じＩＤが記憶されていれば、１回目で鍵を取り出し、２回目で鍵を返却したと見做すことができ、また履歴マップに記憶されたＩＤが１回記録され、且つ所定の時間が経過しても同じＩＤが記録されない場合、鍵保管箱３１に鍵３３が返却されていないか、若しくは異なる人物により鍵が返却されたものと見做すことができ、また保管箱リーダ１１０により読み取られたＩＤとこのＩＤの直後に管理棚リーダ１３０により読み取られたＩＤとが異なる場合、鍵保管箱３１から取り出した鍵３３を管理棚リーダ１３０により読み取られたＩＤの利用者に貸与したと見做すことができるので、鍵保管箱３１が安価なものを利用でき、且つ既存のファイル管理棚を改造して利用できるのでシステムを安価に構築することができる。
尚、鍵保管箱３１に鍵の貸し出しスイッチ及び返却スイッチを設け、その情報がＰＣ５０に入力されるようにしておくことにより、更に確実に鍵の貸し出しと返却の確認を取ることができる。また、これを自動的に行なうには、個々の鍵にＲＦタグを取り付け、その情報を保管箱リーダ１１０により読み取ることによりリアルタイムに管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】一般的なＩＣカード（ＲＦタグ）用リーダライタの構成を示すブロック図である。
【図２】一般的なＩＣカード（ＲＦタグ）の構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態に係るファイル管理システムの構成図である。
【図４】本発明の第１の実施形態に係るファイル管理システムのファイル貸し出し動作を説明するフローチャートである。
【図５】本発明の第１の実施形態に係るファイル管理システムのファイル返却動作を説明するフローチャートである。
【図６】本発明の第２の実施形態に係るファイル管理システムの構成図である。
【図７】本発明の第２の実施形態に係るファイル管理システムのファイル貸し出し動作を説明するフローチャートである。
【図８】本発明の第２の実施形態に係るファイル管理システムのファイル返却動作を説明するフローチャートである。
【図９】本発明の第１の実施形態に係るファイル管理システムの履歴マップの一例を示す図である。
【図１０】本発明の第２の実施形態に係るファイル管理システムの履歴マップの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００２２】
３１  鍵保管箱、３２  自動施開錠装置、３９、４２  アンテナ、３８、４１  ファイル管理棚、４０、４３  手動施開錠装置、４６  ファイル、５０  ＰＣ、１１０  保管箱リーダ、１２０  物品リーダ、１３０  管理棚リーダ、２００  ＩＣカード（ＲＦタグ）、２２０、２１０  ファイル管理システム
【図１】
2006268548.tif 000003
【図２】
2006268548.tif 000004
【図３】
2006268548.tif 000005
【図４】
2006268548.tif 000006
【図５】
2006268548.tif 000007
【図６】
2006268548.tif 000008
【図７】
2006268548.tif 000009
【図８】
2006268548.tif 000010
【図９】
2006268548.tif 000011
【図１０】
2006268548.tif 000012