(57)【要約】【課題】  振り分けルールを簡易に設定することができる電子メールシステムおよび電子メールシステムにおける電子メール振り分け方法を提供する。【解決手段】  利用者がメールを手動でフォルダに移動すると、移動情報登録手段１２は、移動先フォルダ情報およびメール情報を移動情報として手動フォルダ移動情報２２に登録する。移動情報検索手段１３は、移動先フォルダ情報を検索キーとして移動情報を検索し、同一移動先情報を抽出する。共通項目抽出手段１４は、同一移動先情報の件数が規定値以上である場合に、同一移動先情報におけるメール情報を検索し、共通する文字列があるか否かを判定する。共通する文字列がある場合に、振り分けレコード追加手段１５は、該当する文字列に関する情報と移動先フォルダ情報とに基づいて振り分け条件を作成し、メール振り分け情報２１に登録する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを分類するための振り分け条件を作成する電子メールシステムであって、
ユーザによる電子メールの分類操作に応じて、電子メールが属する区分を変更する区分情報変更手段と、
前記区分情報変更手段が変更した区分に属する複数の電子メールに共通して存在する共通情報を抽出する共通情報抽出手段と、
前記共通情報が抽出した共通情報を振り分け条件とする振り分け条件作成手段と
を備えたことを特徴とする電子メールシステム。
【請求項２】
共通情報抽出手段は、区分情報変更手段が変更した区分に属する電子メールの件数が規定値以上である場合に、共通情報を抽出する
請求項１記載の電子メールシステム。
【請求項３】
振り分け条件が使用されたときから経過した期間が予め定められた期間以上である場合に、振り分け条件を消去する振り分け条件消去手段を備えた
請求項１または請求項２記載の電子メールシステム。
【請求項４】
共通情報抽出手段は、抽出した共通情報の選択を促す画面を表示し、
振り分け条件作成手段は、画面に表示された共通情報が選択されたことを条件に、共通情報を振り分け条件とする
請求項１から請求項３のうちのいずれかに記載の電子メールシステム。
【請求項５】
電子メールを分類するための振り分け条件を作成する電子メール分類条件作成方法であって、
ユーザによる電子メールの分類操作に応じて、電子メールが属する区分を変更し、
変更された区分に属する複数の電子メールに共通して存在する共通情報を抽出し、
抽出された共通情報を振り分け条件とする
ことを特徴とする電子メール分類条件作成方法。
【請求項６】
電子メールを分類するための振り分け条件を作成する電子メールプログラムであって、
コンピュータに、
ユーザによる電子メールの分類操作に応じて、電子メールが属する区分を変更する処理と、
変更された区分に属する複数の電子メールに共通して存在する共通情報を抽出する処理と、
前記同一分類情報が有する複数の電子メール情報を検索し、共通する情報がある場合に共通情報として抽出する処理と、
抽出された共通情報を振り分け条件として記憶する処理と
を実行させるための電子メールプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、受信したメールを所定の条件に従って分類する際に用いられる振り分け条件を作成する電子メールシステム、電子メール分類条件作成方法および電子メールプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネットの普及に伴い、コンピュータや携帯通信端末に搭載された電子メール機能を利用することが一般的である。電子メール機能には、受信したメールを指定したフォルダに自動的に移動させるための設定（振り分け設定）を行うことができるものがある。振り分け設定は、利用者が、どのようなメールをどのフォルダに移動させるか、などの内容を含む「振り分けルール」を作成し、登録することによって行われる。しかし、振り分けルールを作成するためには、メールデータのフォーマット（例えば、ヘッダ情報における、Ｆｒｏｍ（送信者）、Ｔｏ（宛先）Ｓｕｂｊｅｃｔ（件名）など）についての知識が必要であるため、一般的な利用者が振り分け設定を行うことは困難である。
【０００３】
利用者が複雑な分類ルール書式を覚える必要がなく、簡単な操作のみで自分の望む分類ルールを作成・変更することができる電子メール分類装置が提供されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】特開平９−１９０４４７号公報（段落００３２−００３４）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１に記載された方式では、利用者が指定した複数のメールに共通する情報をカテゴリ名として抽出し、分類ルールを自動的に作成する。しかし、分類ルールの作成は、ユーザが電子メール分類装置に対して要求操作を行うことによって開始される。従って、ユーザが何らの要求操作もしない限り、分類ルールの作成や変更の処理は実行されない。つまり、特許文献１に記載された方式でも、分類ルールの作成に際して、ユーザに手間を強いていることになる。
【０００６】
そこで、本発明は、ユーザに余計な手間をかけさせることなく、受信したメールを所定の条件に従って分類する際に用いられる振り分けルール（振り分け条件）を作成することができる電子メールシステム、電子メール分類条件作成方法および電子メールプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明による電子メールシステムは、電子メールを分類するための振り分け条件を作成する電子メールシステムであって、ユーザによる電子メールの分類操作に応じて、電子メールが属する区分を変更する区分情報変更手段と、区分情報変更手段が変更した区分に属する複数の電子メールに共通して存在する共通情報を抽出する共通情報抽出手段と、共通情報が抽出した共通情報を振り分け条件とする振り分け条件作成手段とを備えたことを特徴とする。
【０００８】
共通情報抽出手段は、区分情報変更手段が変更した区分に属する電子メールの件数が規定値以上である場合に、共通情報を抽出してもよい。そのような構成によれば、電子メールを手動で移動する回数が規定値以上となった場合に、振り分け条件を作成することができる。
【０００９】
振り分け条件が使用されたときから経過した期間が予め定められた期間以上である場合に、振り分け条件を消去する振り分け条件消去手段を備えてもよい。そのような構成によれば、一定期間使用されない振り分け条件を削除することができる。
【００１０】
共通情報抽出手段は、抽出した共通情報の選択を促す画面を表示し、振り分け条件作成手段は、画面に表示された共通情報が選択されたことを条件に、共通情報を振り分け条件としてもよい。そのような構成によれば、利用者が意図しない振り分け条件が登録されることを防ぐことができる。
【００１１】
本発明による電子メール分類条件作成方法は、電子メールを分類するための振り分け条件を作成する電子メール分類条件作成方法であって、ユーザによる電子メールの分類操作に応じて、電子メールが属する区分を変更し、変更された区分に属する複数の電子メールに共通して存在する共通情報を抽出し、抽出された共通情報を振り分け条件とすることを特徴とする。
【００１２】
本発明による電子メールプログラムは、電子メールを分類するための振り分け条件を作成する電子メールプログラムであって、コンピュータに、ユーザによる電子メールの分類操作に応じて、電子メールが属する区分を変更する処理と、変更された区分に属する複数の電子メールに共通して存在する共通情報を抽出する処理と、同一分類情報が有する複数の電子メール情報を検索し、共通する情報がある場合に共通情報として抽出する処理と、抽出された共通情報を振り分け条件として記憶する処理とを実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、メールの構成を意識することなく、共通する情報を含む電子メールに対して振り分けを行う振り分け設定を作成することができるという効果がある。また、電子メールを手動で移動する回数が規定値以上となった場合に、振り分け条件を作成することができ、一定期間使用されない振り分け条件を削除することにより、マシンリソースを効率的に使用することができる。また、利用者が意図しない振り分け条件が登録されることを防ぐことができ、利用者にとって必要な振り分け条件のみを設定することができるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
実施の形態１．
以下、本発明の第１の実施の形態を図面を参照して説明する。図１は、本発明による電子メールシステムの構成例を示すブロック図である。図１に示す電子メールシステムは、処理装置１と、記憶装置２とを備える。
【００１５】
処理装置１は、レコード削除手段１１と、移動情報登録手段１２と、移動情報検索手段１３と、共通項目抽出手段１４と、振り分けレコード追加手段１５とを備える。処理装置１は、例えば、パーソナルコンピュータや携帯端末装置などの情報処理装置である。処理装置１は、電子メールシステムの各種機能を制御する制御部（図示せず。）と、各種の設定情報を格納する制御設定情報（図示せず。）とを備える。制御部は、例えば、プログラムに従って動作するＣＰＵによって実現される。レコード削除手段１１、移動情報登録手段１２、移動情報検索手段１３、共通項目抽出手段１４および振り分けレコード追加手段１５は、ＣＰＵが実行するソフトウェア（プログラム）で実現される。その情報処理装置は、記憶装置２を内蔵してもよい。
【００１６】
記憶装置２は、メール振り分け情報２１と、手動フォルダ移動情報２２とを記憶する。
【００１７】
メール振り分け情報２１は、メールを指定した分類区分（フォルダ）に分類するための条件と、その条件で振り分けを行った最終の日時などの情報を、「振り分け条件」として格納する記憶領域である。図２は、メール振り分け情報２１が格納する振り分け条件の例を示す説明図である。図２に示すように、振り分け条件は、「対象ヘッダ又は本文」と、「マッチングする文字列」と、「移動先フォルダ情報」および「最終振り分け日時」を含む。「対象ヘッダ又は本文」は、電子メールの構成部分を示す情報であり、「マッチングする文字列」を検索する対象の構成部分を示す。電子メールの構成部分は、各種のヘッダフィールド（例えば、Ｆｒｏｍ、Ｔｏ、Ｓｕｂｊｅｃｔなど）を含むヘッダ部と、本文とを含む。「マッチングする文字列」は、検索条件となる文字列である。制御部は、メールを受信した場合やユーザによってメールの振り分けが指示されると、メール振り分け情報２１が格納する振り分け条件を参照し、該当するメールにおいて、「対象ヘッダ又は本文」が示すヘッダ部または本文に、「マッチングする文字列」が示す文字列が存在する場合に、「移動先フォルダ情報」が示すフォルダにメールを移動する処理を実行する。また、制御部は、振り分けを行った日時を「最終振り分け日時」に格納する。図２に示す例では、ヘッダフィールド”Ｓｕｂｊｅｃｔ”に、文字列”緊急”が存在するメールを受信した場合に、メールをフォルダ”ｅｍｅｒｇｅｎｃｙ”に移動する振り分け条件であり、最終振り分け日時が”２００５年１月１日１０時００分００秒”であることを示す。
【００１８】
手動フォルダ移動情報２２は、振り分け条件を作成するために、「分類情報（以下、「移動情報」と表記する）」を格納する記憶領域である。「移動情報」は、利用者がメールを手動でディフォルトフォルダから別のフォルダに移動した場合における、移動先のフォルダを示す「移動先フォルダ情報」と、メールのデータそのものを示す「メール情報」とを含む。なお、ディフォルトフォルダは、受信したメールが格納されるフォルダである。メールを受信する度に、受信したメールを自動分類するように設定されている場合には、既に作成されている振り分け条件に合致しなかったメールを格納するフォルダでもある。また、ユーザは、一般に、自身の手でメールを分類したいときにディフォルトフォルダから別のフォルダに移動させるための操作を行う。
【００１９】
レコード削除手段１１は、メール振り分け情報２１を検索し、「最終振り分け日時」から現在日時までの期間が、予め定められた条件削除期間以上となる振り分け条件を削除する処理を実行する機能を有する。条件削除期間は、制御設定情報に記憶される情報であり、最後に振り分けを行ってから振り分け条件が削除されるまでの期間を示す情報である。
【００２０】
移動情報登録手段１２は、「移動情報」を手動フォルダ移動情報２２に登録する処理を実行する機能を有する。移動情報登録手段１２は、利用者がメールを手動でディフォルトフォルダから別のフォルダに移動した際に制御部が取得した「移動先フォルダ情報」と「メール情報」とを、「移動情報」として手動フォルダ移動情報２２に登録する。
【００２１】
移動情報検索手段１３は、移動情報登録手段１２が新規に移動情報を手動フォルダ移動情報２２に登録する際に制御部が取得した移動先フォルダ情報を検索条件として、手動フォルダ移動情報２２に格納されている移動情報を検索し、同一の移動先フォルダ情報を有する移動情報を「同一移動先情報」として抽出する処理を実行する機能を有する。
【００２２】
共通項目抽出手段１４は、同一移動先情報の件数が、予め定められた規定値以上である場合に、同一移動先情報におけるメール情報を検索する処理を実行する機能を有する。規定値は、制御設定情報に記憶される情報である。
【００２３】
また、共通項目抽出手段１４は、同一移動先情報における各メール情報のヘッダフィールドまたは本文ごとに、共通する文字列があるか否かを判定する処理を実行する機能を有する。共通項目抽出手段１４は、各メール情報に共通する文字列がある場合に、該当する文字列を「マッチングする文字列」として取得し、該当する文字列が存在するヘッダフィールドまたは本文を「対象ヘッダ又は本文」として取得する。
【００２４】
また、共通項目抽出手段１４は、各メール情報に共通する文字列がない場合に、移動情報検索手段１３が抽出した同一移動先情報を、手動フォルダ移動情報２２から削除する処理を実行する機能を有する。
【００２５】
振り分けレコード追加手段１５は、それぞれのメール情報が共通して有する文字列がある場合に、共通項目抽出手段１４が取得した「対象ヘッダ又は本文」および「マッチングする文字列」と、制御部が取得した「移動先フォルダ情報」とを参照して振り分け条件を作成し、メール振り分け情報２１に登録する処理を実行する機能を有する。
【００２６】
第１の実施の形態において、区分情報変更手段は、制御部によって実現される。共通情報抽出手段は、共通項目抽出手段１４によって実現される。振り分け条件作成手段は、振り分けレコード追加手段１５およびメール振り分け情報２１によって実現される。振り分け条件消去手段は、レコード削除手段１１によって実現される。
【００２７】
次に、図３を参照して第１の実施の形態の動作について説明する。図３は、第１の実施の形態の電子メールシステムの動作を示すフローチャートである。
【００２８】
電子メールシステムにおいて、例えば、利用者がメールを手動でディフォルトフォルダから別のフォルダに移動する操作を行ったときに図３に示す動作が実行される。ユーザがそのような操作を行ったときに、制御部は、メールファイルが属するフォルダを示す情報を変更する。すなわち、処理装置１は、電子メールが属する区分（この例ではフォルダ）を変更する区分情報変更手段を実現するためのプログラムを有している。また、制御部は、移動先のフォルダを示す「移動先フォルダ情報」と、メールのデータそのものを示す「メール情報」とを取得する。また、レコード削除手段１１は、メール振り分け情報２１を検索し、「最終振り分け日時」から現在日時までの期間が、予め定められた条件削除期間以上となる振り分け条件を削除する（ステップＳ１０１）。すなわち、振り分け条件を消去する。
【００２９】
移動情報登録手段１２は、制御部が取得した「移動先フォルダ情報」および「メール情報」を「移動情報」として手動フォルダ移動情報２２に登録する（ステップＳ１０２）。
【００３０】
移動情報検索手段１３は、制御部が取得した「移動先フォルダ情報」を検索キーとして、手動フォルダ移動情報２２に格納されている移動情報を検索し、同一の移動先フォルダ情報を有する移動情報を「同一移動先情報」として抽出する（ステップＳ１０３）。
【００３１】
共通項目抽出手段１４は、ステップＳ１０３において移動情報検索手段１３が抽出した同一移動先情報の件数が、規定値以上であるか否かを判定する（ステップＳ１０４）。規定値以上である場合は（ＹＥＳ）、ステップＳ１０５に移行し、規定値未満である場合は（ＮＯ）、一連の処理を終了する。
【００３２】
ステップＳ１０５において、共通項目抽出手段１４は、同一移動先情報におけるメール情報を検索し、各メール情報のヘッダフィールドまたは本文ごとに、共通する文字列があるか否かを判定する（ステップ１０６）。
【００３３】
ステップＳ１０６において共通する文字列がある場合に（ＹＥＳ）、共通項目抽出手段１４は、該当する文字列を「マッチングする文字列」として取得し、該当する文字列が存在するヘッダフィールドまたは本文を「対象ヘッダ又は本文」として取得する。振り分けレコード追加手段１５は、共通項目抽出手段１４が取得した「対象ヘッダ又は本文」および「マッチングする文字列」と、制御部が取得した「移動先フォルダ情報」とを参照して振り分け条件を作成してメール振り分け情報２１に登録し（ステップＳ１０７）、ステップＳ１０８に移行する。なお、共通情報としての「マッチングする文字列」は振り分け条件の必須の構成要素であるが、その他の情報は必須の構成要素ではない。共通情報によってメールを分類可能だからである。
【００３４】
また、ステップ１０６において共通する文字列がない場合は（ＮＯ）、ステップＳ１０８に移行する。ステップＳ１０８において、共通項目抽出手段１４は、移動情報検索手段１３が抽出した同一移動先情報を、手動フォルダ移動情報２２から削除し、一連の処理を終了する。その後、ユーザがデフォルトフォルダに蓄積されているメールを分類するための操作を行うと、電子メールシステムは、上記のようにして作成された振り分け条件に従って、メールを分類する。すなわち、振り分け処理を行う。また、上記のようにして作成された振り分け条件に従って、電子メールシステムが、メールを受信する度に、受信したメールを自動分類するようにしてもよい。
【００３５】
以上に説明したように、第１の実施の形態によれば、ユーザがメールをディフォルトフォルダから別のフォルダに移動する操作を行っただけで電子メールシステムによって振り分け条件が作成されるので、ユーザがメールの構成を意識することなく、また、ユーザが特に分類要求を行わなくても、振り分け条件が作成される。また、一定期間使用されない振り分け条件を削除することにより、メールの振り分け処理を行う際に必要でない条件についての判定処理をなくすことができ、振り分け処理において電子メールシステムが使用するマシンリソースを軽減することができる。特に、頻繁にメールが受信されるようなシステムにおいて、メールを受信する度に受信したメールを自動分類するようにした場合に、電子メールシステムの処理負荷の軽減の効果は高い。
【００３６】
実施の形態２．
次に、本発明の第２の実施の形態を図面を参照して説明する。第２の実施の形態の構成は、第１の実施の形態の構成（図１参照。）と同様なため、説明を省略する。
【００３７】
次に、図４を参照して第２の実施の形態の動作について説明する。図４は、第２の実施の形態の電子メールシステムの動作を示すフローチャートである。なお、ステップＳ１０１からステップＳ１０６の処理は、実施の形態１における処理と同様なため、説明を省略する。
【００３８】
ステップＳ１０６において共通する文字列がある場合に（ＹＥＳ）、共通項目抽出手段１４は、該当する文字列を「マッチングする文字列」として取得し、該当する文字列が存在するヘッダフィールドまたは本文を「対象ヘッダ又は本文」として取得する。振り分けレコード追加手段１５は、利用者に振り分け条件の登録の確認を促すための登録確認画面を表示する（ステップＳ２０７）。登録確認画面は、共通項目抽出手段１４が取得した「対象ヘッダ又は本文」および「マッチングする文字列」と、制御部が取得した「移動先フォルダ情報」とを含む情報を表示する。ステップ１０６において共通する文字列がない場合は（ＮＯ）、ステップＳ２０９に移行する。
【００３９】
ステップＳ２０７において、利用者が振り分け条件の登録を選択すると（ＹＥＳ）、振り分けレコード追加手段１５は、共通項目抽出手段１４が取得した「対象ヘッダ又は本文」および「マッチングする文字列」と、制御部が取得した「移動先フォルダ情報」とを参照して振り分け条件を作成してメール振り分け情報２１に登録し（ステップＳ２０８）、ステップＳ２０９に移行する。
【００４０】
ステップＳ２０７において、利用者が振り分け条件を登録しないことを選択すると（ＮＯ）、ステップＳ２０９に移行する。ステップＳ２０９において、共通項目抽出手段１４は、移動情報検索手段１３が抽出した同一移動先情報を、手動フォルダ移動情報２２から削除し、一連の処理を終了する。
【００４１】
以上に説明したように、第２の実施の形態によれば、利用者が意図しない振り分け条件が登録されることを防ぐことができる。したがって、利用者にとって必要な振り分け条件のみを設定することができる。
【産業上の利用可能性】
【００４２】
本発明は、受信したメールを所定の条件に従って自動的に分類する機能を有する電子メールシステムおよび電子メールプログラムに効果的に適用できる。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明による電子メールシステムの構成例を示すブロック図である。
【図２】メール振り分け情報が格納する振り分け条件の例を示す説明図である。
【図３】第１の実施の形態の電子メールシステムの動作を示すフローチャートである。
【図４】第２の実施の形態の電子メールシステムの動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４４】
１    処理装置
２    記憶装置
１１  レコード削除手段
１２  移動情報登録手段
１３  移動情報検索手段
１４  共通項目抽出手段
１５  振り分けレコード追加手段
２１  メール振り分け情報
２２  手動フォルダ移動情報
【図１】
2006260221.tif 000003
【図２】
2006260221.tif 000004
【図３】
2006260221.tif 000005
【図４】
2006260221.tif 000006