(57)【要約】【課題】  文書管理システムに格納される文書に対して、権限を容易に設定できるようにする。【解決手段】  本発明は、文書をデータベースに格納して管理する文書管理システムで、新たな文書に対する権限情報を予め設定しておき、新たに入力された文書を前記データベースに格納する際、前記予め設定されていた権限情報と関連付けて格納する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書をデータベースに格納して管理する文書管理システムであって、
新たな文書に対する権限情報を予め設定する設定手段と、
新たな文書を入力する入力手段と、
前記入力手段により入力された文書を前記データベースに格納する際、前記設定手段で予め設定されていた権限情報と関連付けて格納する格納手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記格納手段は、前記文書を文書保存用のデータベースに格納し、前記権限情報を権限情報管理用のデータベースに格納することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記入力手段は、複数の文書入力部を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書保存用のデータベースと前記権限情報管理用のデータベースを同一のデータベースで管理することを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記設定手段において、前記権限情報管理用のデータベースで管理している権限情報を参照可能であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記設定手段は、前記新たな文書のキーワードと連動するように設定可能であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記設定手段では、前記キーワードと権限情報とのペアを複数設定可能であることを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記格納手段は、前記新たな文書を解析してキーワードが存在するか判断し、当該判断されたキーワードに対応する権限情報を関連付けて格納することを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項９】
文書をデータベースに格納して管理する文書管理方法であって、
新たな文書に対する権限情報を予め設定する設定ステップと、
新たな文書を入力する入力ステップと、
前記入力ステップにより入力された文書を前記データベースに格納する際、前記設定ステップで予め設定されていた権限情報と関連付けて格納する格納ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】
文書をデータベースに格納して管理するようコンピュータに実行させるための文書管理プログラムであって、
新たな文書に対する権限情報を予め設定する設定ステップと、
新たな文書を入力する入力ステップと、
前記入力ステップにより入力された文書を前記データベースに格納する際、前記設定ステップで予め設定されていた権限情報と関連付けて格納する格納ステップと、
の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムコードを含むことを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１１】
請求項１０に記載の文書管理プログラムを格納した、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は任意の電子文書を文書管理システムに格納し保存する際に、前記電子文書に対して権限の設定を行う文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、文書をスキャナ等で読み込むなどして作成した文書のイメージデータやコンピュータ上で作成されたファイルに文書管理情報を関連付けて記憶し、これらの情報に対して検索、表示、印刷等を行う電子文書管理システムが発表されている。このような電子文書管理システムでは、特定の利用者にのみ、ある特定の文書の利用を許したり、逆に特定の利用者のみに、ある特定の文書の利用を禁止したりといった文書に対する利用権限の制御を行っていることが特徴としてあげられる。
【０００３】
しかし、大量の文書を利用するオフィスなどにおいては、一つ一つの文書に対して逐一適した利用権限の設定を行うという作業は非常に煩雑でわずらわしい作業である。
【０００４】
そのため、従来の技術ではその文書を格納しているフォルダ自体に利用権限を設けることで、その内部の文書がそのフォルダの利用権限と同一の権限となる電子文書管理システムが提案されている。あるいは基本的に格納されるフォルダと同一の権限に設定されるものの、個別の文書に対しては管理者がその利用権限を書き換えることができるシステムも提案されている。
【特許文献１】特開２０００−２１５０９５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記従来の電子文書管理システムでは、あるフォルダに文書を格納した場合、基本的にフォルダに設定された利用権限と同一となってしまい、文書を格納した直後に他の端末からその文書を利用しようとした場合には、その利用者の閲覧や書き込みといった利用を制限することができない。
【０００６】
また、フォルダ内の各文書に設定したい利用権限の種類が非常に多岐にわたる場合、非常に多くの文書に対して権限書き換えを行わなければならず非常に多くの労力を要する。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、上述した問題を解決するためになされたものであり、その目的とするところは、非常に煩雑な作業を必要とする文書ごとの利用権限の設定作業を容易にし、かつ、文書管理システムに格納した瞬間に目的とする権限が設定できるようにすることを第一の目的とする。
【０００８】
上記目的を達成するための手段として、例えば、本発明の文書管理システムは、文書をデータベースに格納して管理する文書管理システムであって、新たな文書に対する権限情報を予め設定する設定手段と、新たな文書を入力する入力手段と、前記入力手段により入力された文書を前記データベースに格納する際、前記設定手段で予め設定されていた権限情報と関連付けて格納する格納手段と、を有する。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、例えば、データベースを用いてドキュメントを管理するドキュメント管理システムにおいて、複数の文書に対して一度に同一の権限を付与できるので非常に煩雑な作業を必要とする文書ごとの利用権限の設定作業を容易にすることができ、かつ、文書取り込み前に設定する権限を指定しておくことで、文書管理システムに格納した瞬間に目的とする権限が設定できるようにすることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下本発明を実施するための最良の形態を、実施例により詳しく説明する。
【実施例１】
【００１１】
以下、本発明に係わる一実施形態について図面を参照して説明する。
【００１２】
なお、本実施例は、記憶手段に格納されているコンピュータプログラムを、コンピュータが実行することにより、下記のような処理が可能であるものとする。なお、本実施例では、コンピュータを含む一般的な情報処理装置（または情報処理システム）で実施されるものとするが、電気回路（ハード）で構成された文書管理専用の文書管理装置（情報処理システム）を、本発明の一部または全部に含むようにしても構わない。
【００１３】
図１は、本実施形態におけるブロック構成図を示す図であり、１０１は文書を入力する取り込み口である「文書入力部」である。１０２は文書を保存する際にその文書に設定したい権限をあらかじめ設定する「文書取り込み時の権限設定部」である。１０３は文書を入力する際に文書とそれに設定する権限情報を関連付けた形で文書保存ＤＢと権限情報管理ＤＢにデータを保存する処理を行う「文書取り込み処理部」である。１０４は管理保存された文書の権限情報を集中管理する「権限情報管理ＤＢ」である。１０５は文書を管理保存しておくための「文書保存ＤＢ」である。
【００１４】
図２は、本実施形態による電子ファイリング装置の動作を説明するフローチャートである。以上の図１、図２を用いて本実施例の動作を説明する。
【００１５】
まず、文書を文書管理装置システムに取り込む前に、１０２において文書に設定したい権限を仮設定しておく。次に、文書管理システムに取り込む文書を１０１を通して入力する。その際、１０１で入力する文書は複数でもよい。１０１を通った文書は１０３において、文書と１０２で設定されている権限情報を関連付けられ、文書と権限情報をそれぞれのＤＢに送る。１０３から送られてきたデータを元にして、１０５では文書を保存し、１０４では権限管理情報を追加更新する。
【００１６】
本実施形態によれば、複数の文書に対して一度に同一の権限を付与できるので非常に煩雑な作業を必要とする文書ごとの利用権限の設定作業を容易にすることができる。
【００１７】
かつ、文書取り込み前に設定する権限を指定しておくことで、文書管理システムに格納した瞬間に目的とする権限が設定できるようにすることを可能とする。
【実施例２】
【００１８】
前記実施形態では、文書入力部は一つしか用意しなかったが、複数の文書入力部を用意してもよい。複数の文書入力部を用意し、それぞれ文書取り込み時の権限を異なったものに設定し、ユーザがＵＩ上でそれらを識別選択し利用できるようにすることで、文書に対して、目的とする権限が設定された文書入力部を選んで入力するだけで、文書を保存する際に容易に目的の文書権限の設定ができるという利点が有る。
【実施例３】
【００１９】
前記実施形態では、文書保存用のＤＢと権限情報管理用のＤＢとは別としたが、文書保存と権限情報管理を同一のＤＢで管理してもよい。これにより、システムを単純化することができ、また管理リソースも節約できるという利点がある。
【実施例４】
【００２０】
前記実施形態では、文書取り込み時の権限設定部と権限情報管理ＤＢとは連携していなかったが、権限情報管理ＤＢから情報を取得し、文書取り込み時の権限設定部から参照・指定ができるようにしてもよい。これにより、既に存在する文書と同一の権限設定を行いたい場合など、権限情報管理ＤＢを参照して特定の文書を指定することで、容易に同一の権限設定を行うことが可能になるという利点がある。
【実施例５】
【００２１】
前記実施形態にたいして、文書取り込み時の権限設定部と連動した形でキーワード指定部を設け、さらに、文書入力部の内部に文書名判別部を設けてもよい。
【００２２】
前記実施形態では文書入力部から入力した場合は全ての文書に対して、文書取り込み時の権限設定部で設定した権限を付与したが、本実施例によると、文書入力部から入力する文書の文書名をチェックし、キーワードに合致する文字列を文書名に含む場合にのみ、文書取り込み時の権限設定部で設定した権限の設定を行うことが可能になるという利点がある。
【００２３】
また、逆にキーワードに合致した文字列を文書名に含む場合にのみ、指定された権限を設定しないということも可能になる。
【実施例６】
【００２４】
前記実施形態にたいして、キーワード指定部と文書取り込み時の権限設定部で指定できるパラメータのペアを複数保存できるキーワード対応権限パラメータ保存部を持たせてもよい。
【００２５】
これにより、複数のキーワードとそれに対応する権限設定を用意し、それぞれのキーワードを検知した場合に、対象となる権限を付与するまたは、付与しない等の設定が可能になる利点がある。
【実施例７】
【００２６】
前記実施形態にたいして、文書入力部の内部に文書情報解析部をもたせてもよい。
【００２７】
これにより、文章名だけでなく、文書入力中に文書情報解析部で解析した文書情報の中に、キーワード指定部で指定したキーワードが存在する場合に、権限を付与、または付与しないなどの設定をすることが可能になる利点がある。
【００２８】
以上説明したように、本実施例１乃至７によれば、データベースを用いてドキュメントを管理するドキュメント管理システムにおいて、複数の文書に対して一度に同一の権限を付与できるので非常に煩雑な作業を必要とする文書ごとの利用権限の設定作業を容易にすることができ、かつ、文書取り込み前に設定する権限を指定しておくことで、文書管理システムに格納した瞬間に目的とする権限が設定できるようにすることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】本発明実施例の構成図
【図２】文書取り込み時における権限同時設定のフローチャート図
【符号の説明】
【００３０】
１０１  文書入力部
１０２  文書取り込み時の権限設定部
１０３  文書取り込み処理部
１０４  権限情報管理ＤＢ
１０５  文書保存ＤＢ
【図１】
2006163706.tif 000003
【図２】
2006163706.tif 000004