(57)【要約】【課題】  複数の文書からバインダ文書が作成された後、バインダ文書のアクセス権を変更した場合に自動的に元文書のアクセス権も合わせて同じく変更することで、ユーザに煩雑な操作を強いることなく元文書とバインダ文書のアクセス権設定を確実に行う電子文書管理システムおよびアクセス権設定方法を提供することを目的とする。【解決手段】  複数の元文書と、その元文書から作成されたバインダ文書の関係を記憶しておき、バインダ文書のアクセス権が変更された場合に、元文書のアクセス権も自動的に変更する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の電子文書を管理する電子文書管理システムにおいて、
電子文書それぞれにユーザ単位あるいはグループ単位のアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
複数の元となる電子文書から１つの電子文書を作成するバインダ文書作成手段と、
前記複数の元となる電子文書と作成されたバインダ文書を対応付けて記憶し管理するバインダ文書関係管理手段と、
バインダ文書のアクセス権が変更された場合に、前記バインダ文書関係管理手段で管理している情報を元に、元となった電子文書のアクセス権を同じく変更する元文書アクセス権変更手段とを有することを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項２】
前記バインダ文書関係管理手段は、前記複数の元となる電子文書のそれぞれのアクセス権ならびに作成されたバインダ文書のアクセス権を対応付けて管理することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記バインダ文書関係管理手段は、前記アクセス権設定手段によりユーザ単位あるいはグループ単位に異なるアクセス権を複数設定されている場合でも、元となる電子文書と作成されたバインダ文書のアクセス権を対応付けて管理することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
複数の電子文書を管理するアクセス権設定方法において、
電子文書それぞれにユーザ単位あるいはグループ単位のアクセス権を設定するアクセス権設定工程と、
複数の元となる電子文書から１つの電子文書を作成するバインダ文書作成工程と、
前記複数の元となる電子文書と作成されたバインダ文書を対応付けて記憶し管理するバインダ文書関係管理工程と、
バインダ文書のアクセス権が変更された場合に、前記バインダ文書関係管理工程で管理している情報を元に、元となった電子文書のアクセス権を同じく変更する元文書アクセス権変更工程とを有することを特徴とするアクセス権設定方法。
【請求項５】
前記バインダ文書関係管理工程は、前記複数の元となる電子文書のそれぞれのアクセス権ならびに作成されたバインダ文書のアクセス権を対応付けて管理することを特徴とする請求項４に記載のアクセス権設定方法。
【請求項６】
前記バインダ文書関係管理工程は、前記アクセス権設定工程によりユーザ単位あるいはグループ単位に異なるアクセス権を複数設定されている場合でも、元となる電子文書と作成されたバインダ文書のアクセス権を対応付けて管理することを特徴とする請求項４に記載のアクセス権設定方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、１つ以上の文書を結合し新たな文書を作成することが可能な電子文書管理システムおよびアクセス権設定方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子文書管理システムでは、複数のユーザによる文書の共有が行われる場合があり、文書に対する読み込み権や編集権、削除権などのアクセス権をユーザ毎に設定し、適切な文書管理を行うことが求められていた（例えば、特許文献１参照）。例えば１つ以上の文書を集めて結合し、新たな文書（以下、バインダ文書）を作成することが可能であったが、その場合には作成されたバインダ文書は新たに作成される文書であるため、文書名や作成日、アクセス権などの文書属性情報も新たに設定されていた。
【特許文献１】特開２０００−２５３０４２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところが、前記の通り新たにバインダ文書を作成する際にバインダ文書のアクセス権を適切に設定した後に、改めてバインダ文書のアクセス権を見直し設定し直す場合がある。例えば元文書１と元文書２からバインダ文書１が作成された場合、元文書１と元文書２のアクセス権が例えばユーザＡに対して「編集」として設定されていれば、バインダ文書１にもユーザＡに対して「編集」として設定する。これにより、ユーザＡは元文書１と元文書２を読むことは可能だが、その内容を読み込むことはもちろん、編集することも可能である。
【０００４】
しかしその後、バインダ文書１のアクセス権を見直しユーザＡに対して「読み込み」を設定したとすると、ユーザＡは確かにバインダ文書１の内容を編集することができなくなるが、元文書１と元文書２のアクセス権は変わらないため、その内容を編集してしまうことが可能である。その後、別なユーザが元文書１あるいは元文書２を含む新たなバインダ文書２を作成した場合、同じ元文書１あるいは元文書２から作成されたバインダ文書であるにも関わらず、ユーザＡが元文書を編集したためにバインダ文書１とバインダ文書２の内容は異なるものとなってしまう場合があった。このような問題を回避すると共に、更に言えば機密情報の保持や改竄防止のために、元文書とバインダ文書のアクセス権設定を確実に行いたいという要望があった。
【０００５】
本発明は、以上の点に着目して成されたもので、元文書とバインダ文書のアクセス権設定を確実に行うことが可能となり、機密情報の漏洩防止や改竄防止に効果を上げることができる電子文書管理システムおよびアクセス権設定方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、
電子文書それぞれにユーザ単位あるいはグループ単位のアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
複数の元となる電子文書から１つの電子文書を作成するバインダ文書作成手段と、
前記複数の元となる電子文書と作成されたバインダ文書を対応付けて記憶し管理するバインダ文書関係管理手段と、
バインダ文書のアクセス権が変更された場合に、前記バインダ文書関係管理手段で管理している情報を元に、元となった電子文書のアクセス権を同じく変更することを可能とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、バインダ文書のアクセス権を変更した場合でも、自動的にそのバインダ文書の元となった元文書のそれぞれのアクセス権も同じく変更されるため、ユーザに煩雑な操作を強いることなく元文書とバインダ文書のアクセス権設定を確実に行うことが可能となる。それにより、文書内容の読み込みや編集などのアクセス制限設定をユーザ毎に漏れなく統一的に実施できるため、機密情報の漏洩防止や改竄防止に効果を上げることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下に、本発明の実施例を図面に基づき説明する。
【０００９】
実施例では、「ｋｕｒｏｄａ」というユーザが複数の元文書から新たにバインダ文書を作成する場合の例を記述する。複数の元文書を作成したのも「ｋｕｒｏｄａ」というユーザであったものとする。元々、「ｔａｎａｋａ」というユーザは元文書を「編集」するアクセス権が設定されていたのだが、「ｋｕｒｏｄａ」というユーザが、新たに作成したバインダ文書に対し「ｔａｎａｋａ」というユーザのアクセス権を「読み込み」に変更した場合、その操作に連動して元文書の「ｔａｎａｋａ」というユーザのアクセス権も自動的に「読み込み」に変更されるという場合の例について、以下に詳しく説明する。
【実施例】
【００１０】
まず図１は、電子文書管理システムのアプリケーション操作ダイアログを示したものであり、「ｔａｎａｋａ」というユーザが文書のアクセス権を確認する操作状態を表すものである。ユーザが電子文書管理システムにアクセスするためには、アプリケーションプログラムを起動し、図１に示すように操作ダイアログを操作することになる。
【００１１】
操作ダイアログはダイアログの上部に表示されるメニューやアイコンボタンの他に、大きく分けて２つの表示領域を持つ。左側に表示されるリポジトリビュー１０１には、電子文書管理システムに登録されているキャビネットと、それぞれのキャビネット内のフォルダ階層ツリーが表示される。電子文書管理システムには複数のキャビネットを登録することができ、それぞれのキャビネット毎にユーザの設定や設定初期値などを別々に登録することが可能である。紙文書の管理で例えるならば書類を保管する棚に相当するものであり、最も大きな管理単位である。キャビネット内のフォルダは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）  ＯＳや、ＵＮＩＸ（登録商標）  ＯＳなどでも採用されているフォルダやディレクトリと同様の概念であり、フォルダには複数の文書あるいはサブフォルダが存在する。
【００１２】
図１の例では、既に３つのキャビネットが登録されていることが分かり、その中のマイキャビネット１０２に接続しフォルダ階層が表示され、その中の管理文書フォルダ１０３が選択されている状態である。管理文書フォルダ１０３に存在する文書やフォルダを表示する領域が右側のドキュメントリストビュー１０４である。ドキュメントリストビュー１０４には文書だけでなくサブフォルダも表示されるが、図１の例ではサブフォルダは存在せず、文書が３つ存在しているということが分かる。ユーザは文書のアクセス権を確認する場合には、まずマウスをクリックすることで文書を１つ特定する。選択された文書は反転表示される。図１の例では検討結果文書１０５が選択されている。その状態で別なマウスボタンをクリックすると、文書操作メニューダイアログ１０６が表示される。ユーザはマウスを操作しプロパティメニュー１０７をクリックする。
【００１３】
その後文書操作メニューダイアログ１０６は閉じられ、図２に示す文書プロパティダイアログが表示される。
【００１４】
文書名表示領域２０１には文書名として「検討結果」と表示される。図２の例では、この文書に対するアクセス権設定項目２０２のアクセス権設定値２０３は「編集」となっていることが分かる。このアクセス権設定値２０３は、この文書プロパティダイアログを開いた「ｔａｎａｋａ」というユーザに対するアクセス権であり、つまり「ｔａｎａｋａ」というユーザは検討結果文書１０５を編集することが可能であるということが分かる。
【００１５】
アクセス権設定値２０３には４つのレベルがあり、もっとも制限されているものは「なし」であり、その文書の存在すら確認することができない。その次の段階は「読み込み」であり、文書を読むことはできるが編集や削除をすることはできない。その次の段階は「編集」であり、文書記載内容を編集することは可能だが文書を削除することができない。制限されない状態は「削除」であり、その文書を削除することが可能となる。
【００１６】
アクセス権設定値２０３はユーザ毎に異なる設定が可能である。例えばユーザＡには検討結果文書１０５に対して読み込みは許可するが編集は禁止と設定し、ユーザＢには同じ検討結果文書１０５に対して編集することを許可するよう設定することができる。つまり、図２の文書プロパティダイアログでは、検討結果文書１０５に対する自分のアクセス権を確認することができるものであり、この場合の例では、自分は検討結果文書１０５を編集することが可能であるということがわかる。
【００１７】
もしも検討結果文書１０５に対して読み込みのみ許可されているユーザがこの文書プロパティダイアログを表示すると、アクセス権設定値２０３には「読み込み」と表示されることになる。アクセス権の設定はその文書の作成者かもしくはシステム管理者のみが設定可能である。新たに文書を作成した場合には、デフォルトでは「削除」が自動的に設定され、全ユーザが文書の削除まで可能な状態となっている。必要に応じて文書を作成したユーザは、その文書に対するアクセス権をそれぞれのユーザ毎に設定する。
【００１８】
次文書ボタン２０４を押下することで、ドキュメントリストビュー１０４で表示される次の文書の文書プロパティを表示することができる。次の文書とは、ドキュメントリストビュー１０４で右隣、あるいは下の行に表示されているものを指す。次の文書に相当するものが無い場合には、次文書ボタン２０４はグレーアウト表示され押下することができない。同じく前文書ボタン２０７も存在するが、検討結果文書１０５はドキュメントリストビュー１０４で左上に位置しているため、それよりも左隣、あるいは上の行に文書が存在しないため、図２の例ではグレーアウトされ押下することはできない。
【００１９】
また、文書プロパティの中にはユーザが任意にその情報を変更することができるものがある。もしも変更した場合、ＯＫボタン２０５を押下することで変更内容が適用されると同時に文書プロパティダイアログを閉じる。キャンセルボタン２０６を押下すると、例え文書プロパティを変更した場合でもその変更はなかったものとみなし、文書プロパティダイアログを閉じる。文書プロパティが変更されなかった場合には、ＯＫボタン２０５を押下してもキャンセルボタン２０６を押下しても、そのまま文書プロパティダイアログを閉じる。
【００２０】
次に「ｋｕｒｏｄａ」というユーザが複数の元文書を結合し、新たにバインダ文書を作成する場合の画面操作例を図３を用いて説明する。ユーザはまず、ドキュメントリストビュー１０４に表示された文書から１つ以上の文書を選択する。図の例では管理文書フォルダ１０３に存在する全３つの文書、検討結果文書３０１、図１文書３０２、調査リスト文書３０３が選択されている。この状態でマウスをクリックすると、複数文書操作ダイアログメニュー３０４が表示される。ユーザはダイアログメニューから新規バインダメニュー３０５を選択することで図４に示すようにバインダ文書を作成することができる。
【００２１】
図４は、作成されたバインダ文書がドキュメントリストビュー１０４に新たに追加表示されている状態を示している。バインダ文書作成直後の文書名は「新規バインダ」となっているが、図４ではその後ユーザが文書名を「報告書」に変更した場合の表示例となっている。報告書文書４０１は、それがバインダ文書であることを一目で区別できるよう、バインダ文書固有のアイコン表示となっている。
【００２２】
図５は「ｔａｎａｋａ」というユーザが新しく作成された報告書文書４０１の文書プロパティダイアログを表示した状態である。文書プロパティダイアログを表示させる方法は図１で説明した通りである。表示内容は図２を用いて説明したものと同様であり、文書名表示領域５０１には文書名として「報告書」と表示される。
【００２３】
この文書に対する「ｔａｎａｋａ」というユーザのアクセス権設定項目５０２のアクセス権設定値５０３は「削除」となっている。これも図２を用いて説明した通り、新たに作成された文書の場合にはデフォルトで「削除」が自動的に設定されるためである。前文書ボタン５０４を押下することで前の文書の文書プロパティを表示することができ、次文書ボタン５０５を押下することで次の文書の文書プロパティを表示することができる。
【００２４】
図５の場合の例では、報告書文書４０１はドキュメントリストビュー１０４で最も下の行に表示されその右隣に文書が存在しないため、次の文書はないものとみなされ次文書ボタン５０５はグレーアウト表示となっている。ＯＫボタン５０６を押下することで変更内容が適用されると同時に文書プロパティダイアログを閉じる。キャンセルボタン５０７を押下すると、例え文書プロパティを変更した場合でもその変更はなかったものとみなし、文書プロパティダイアログを閉じる。文書プロパティが変更されなかった場合には、ＯＫボタン５０６を押下してもキャンセルボタン５０７を押下しても、そのまま文書プロパティダイアログを閉じる。
【００２５】
次に図６は報告書文書４０１を作成した「ｋｕｒｏｄａ」というユーザが報告書文書４０１の文書プロパティダイアログを表示した場合の例であるが、プロパティ情報ではなく共有に関する設定状態を表示する場合の例である。通常は情報タブ６１１のみが表示され、図５で説明した通りのプロパティ情報が表示されるが、図６は共有タブ６１２を選択指定された場合の表示状態である。共有タブ６１２は、その文書の作成者、つまりオーナーか、またはシステムの管理者が文書プロパティダイアログを表示した場合に表示されるものである。
【００２６】
文書名表示領域６０１には文書名として「報告書」と表示される。この文書を作成した作成者、つまりオーナー６０２は「ｋｕｒｏｄａ」というユーザであると表示されている。ラジオボタン６０３，６０４，６０５はこの文書のアクセス権設定ポリシーを指定するものである。ラジオボタン６０１を選択した場合には、他の全ユーザからのアクセスを一切禁止することになり、報告書文書４０１を読み込んだり編集することができるのはオーナー６０２であるｋｕｒｏｄａというユーザ自身のみとなる。ラジオボタン６０４を選択した場合には、報告書文書４０１が属するフォルダのアクセス権設定と同じ設定となる。各フォルダは、そのフォルダプロパティの１つとして図６の例と同様の共有に関する設定を受け付けることができる。ラジオボタン６０５を選択した場合にはユーザ単位にアクセス権を設定することができ、この場合に限りその下に表示される各種アクセス権設定領域が有効となる。
【００２７】
ユーザ名表示領域６０６とアクセス権表示領域６０７には、アクセス権が設定されているユーザ名とそのユーザのアクセス権が表示される。図の例では「ｔａｎａｋａ」というユーザに削除権が設定されていることがわかる。複数のユーザのアクセス権が設定されている場合には、ユーザ毎に別な行で表示される。つまり、報告書文書４０１にはその文書の作成者であるｋｕｒｏｄａというユーザ以外に、ｔａｎａｋａというユーザが文書の削除まで可能なアクセス権を与えられていることになる。その他のユーザは報告書文書４０１にアクセスすることはできない。
【００２８】
続いて、アクセス権変更ボックス６０８には、ユーザ名表示領域６０６及びアクセス権表示領域６０７で表示されているユーザの中から、マウス操作により選択されたユーザのアクセス権と同じものが表示される。選択されたユーザは青色の反転表示となる。設定されているユーザが一人の場合には、そのユーザが選択されているものと見做し、自動的にそのユーザが反転表示される。アクセス権変更ボックス６０８内の展開ボタンを押下することで選択中のユーザのアクセス権を変更することも可能である。アクセス権の変更については図７を用いて後述する。
【００２９】
追加ボタン６１５を押下することでユーザを追加することが可能である。削除ボタン６１６を押下することで、選択中のユーザのアクセス権設定を削除し、そのユーザが文書にアクセスできないようにすることができる。前文書ボタン６０９を押下することで前の文書の文書プロパティを表示することができ、次文書ボタン６１０を押下することで次の文書の文書プロパティを表示することができる。
【００３０】
図６の場合の例では、報告書文書４０１はドキュメントリストビュー１０４で最も下の行に表示されその右隣に文書が存在しないため、次の文書はないものとみなされ次文書ボタン６１０はグレーアウト表示となっている。ＯＫボタン６１１を押下することで変更内容が適用されると同時に文書プロパティダイアログを閉じる。キャンセルボタン６１２を押下すると、例え文書プロパティを変更した場合でもその変更はなかったものとみなし、文書プロパティダイアログを閉じる。文書プロパティが変更されなかった場合には、ＯＫボタン６１１を押下してもキャンセルボタン６１２を押下しても、同じくそのまま文書プロパティダイアログを閉じる。
【００３１】
次に、同じく報告書文書４０１を作成した「ｋｕｒｏｄａ」というユーザが、特定のユーザのアクセス権設定を変更する方法を図７を用いて説明する。
【００３２】
基本的には図６で説明した文書プロパティダイアログと同じであるが、まずアクセス権を変更したいユーザを選択する。そしてアクセス権変更ボックス６０８内の展開ボタンを押下すると、アクセス権一覧リスト７０３が表示される。ユーザは表示されたアクセス権一覧リスト７０３の中から、所望のアクセス権をクリックすることで、ユーザのアクセス権変更を行うことが出来る。前文書ボタン７０４、次文書ボタン７０５、ＯＫボタン７０６、キャンセルボタン７０７は図６でのものと同様の機能を果たす。
【００３３】
図８は、図７でのアクセス権変更後に、「ｔａｎａｋａ」というユーザが報告書文書４０１の文書プロパティダイアログを開いた場合の例である。アクセス権設定項目８０１のアクセス権設定値８０２は「読み込み」となっている。図５で説明した通り、元々は「ｔａｎａｋａ」というユーザは報告書文書４０１では「削除」権が設定されていたが、図７で設定変更された通り、確かに「読み込み」となっていることが分かる。
【００３４】
更にこの場合、変更されたのは報告書文書４０１に対するアクセス権だけではなく、その元文書となった検討結果文書３０１、図１文書３０２、調査リスト文書３０３のアクセス権も自動的に変更される。
【００３５】
図９は３つの元文書９０１と、その元文書から作成されたバインダ文書９０２について、それぞれ文書名９０３とアクセス権９０４を表すものであり、電子文書管理システムにて内部的に管理されているテーブルに相当する。このテーブルはユーザ毎に存在し管理される。図９は元文書からバインダ文書を作成した直後の状態であり、「ｔａｎａｋａ」というユーザにとってのアクセス権の例を示したものである。
【００３６】
元文書９０１として「検討結果」「図１」「調査リスト」という文書名の３つの文書があり、作成されるバインダ文書９０２は「報告書」という名前の文書である。元文書９０１の「ｔａｎａｋａ」というユーザのアクセス権は全て「編集」となっている。この状態で図３を用いて説明したように「ｋｕｒｏｄａ」というユーザが「報告書」というバインダ文書９０２を新規に作成した場合、「ｔａｎａｋａ」というユーザはバインダ文書９０２に対して「削除」アクセス権が設定される。これは図５の説明で述べたとおり、デフォルトではアクセス権は「削除」が自動的に設定されるためである。
【００３７】
続いて図１０は、図９で説明したものと同様に電子文書管理システムが内部的に管理しているデーブルについて表したものであり、バインダ文書１００２を作成した「ｋｕｒｏｄａ」というユーザは、そのアクセス権１００４を「削除」から「読み込み」へ変更した場合の例である。アクセス権１００４が変更されると、電子文書管理システムは図９で説明した内部的に管理するテーブルを参照し、その元文書１００１を特定する。図に示すとおり元文書は「検討結果」「図１」「調査リスト」という文書名１００３の３つの文書であることが分かり、それと同時に、その３つの元文書１００１のアクセス権１００４をバインダ文書１００２のものと同じものに自動的に変更する。
【００３８】
図の例では、「ｔａｎａｋａ」というユーザのアクセス権は図９で説明した時点では「編集」であったものが、「読み込み」へと変更されていることがわかる。もしも複数のユーザにそれぞれアクセス権が設定されていた場合には、それら複数のユーザのアクセス権を、バインダ文書１００２のアクセス権１００４と同じものに自動的に一斉に変更する。
【００３９】
図１１は図１０で説明した電子文書管理システムの内部処理に従って実際の元文書のアクセス権が変更されている状態を説明するものである。
【００４０】
バインダ文書である報告書文書４０１のアクセス権が変更された後、「ｔａｎａｋａ」というユーザが報告書文書４０１の元文書の１つである検討結果文書３０１の文書プロパティダイアログを表示した場合の例である。アクセス権設定項目５０２のアクセス権設定値５０３は「読み込み」に変わっていることがわかる。同じく「ｔａｎａｋａ」というユーザがその他の元文書である図１文書３０２、調査リスト文書３０３の文書プロパティを表示した場合でも、やはりアクセス権設定項目５０２のアクセス権設定値５０３は「読み込み」に変わっている。これにより、実際に「ｔａｎａｋａ」というユーザは、報告書文書４０１だけでなく、その元となった３つの元文書についても、文書内容を読むことは可能だが編集することができない状態となる。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】文書プロパティメニュー表示画面を示す図
【図２】元文書プロパティ表示画面を示す図
【図３】バインダ文書作成メニュー表示画面を示す図
【図４】バインダ文書表示状態を示す図
【図５】バインダ文書プロパティ表示画面を示す図
【図６】バインダ文書プロパティ表示画面を示す図
【図７】バインダ文書プロパティ表示画面を示す図
【図８】バインダ文書プロパティ表示画面を示す図
【図９】元文書とバインダ文書のアクセス権管理テーブルを示す図
【図１０】元文書とバインダ文書のアクセス権管理テーブルを示す図
【図１１】元文書プロパティ表示画面を示す図
【符号の説明】
【００４２】
１０１  リポジトリビュー
１０２  マイキャビネット
１０３  管理文書フォルダ
１０４  ドキュメントリストビュー
１０５  検討結果文書
１０６  文書操作メニューダイアログ
１０７  プロパティメニュー
【図９】
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【図１０】
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【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図１１】
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