(57)【要約】【課題】  画像ファイル生成後に、担当者が行うべき処理を所定の期限までに行えるよう支援する。【解決手段】  期限管理部１３６は現在日取得部１３８の取得した現在日ｘが正誤確認処理完了期限ｂを超えているか否かを判定する。判定の結果、超えていない場合には、Ｗｅｂページ管理部１４０が、ネットワークを介して、担当者の利用するクライアントＰＣ２００Ａに対し、「書類ｎは、ｂが正誤確認処理の期限です。それまでに正誤確認処理を行ってください。」というメッセージを送信し、クライアントＰＣ２００Ａの画面に表示させる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類の記載内容を読み取ることにより生成された画像ファイルについて、所定の期限管理を行うための電子化書類期限管理装置であって、
前記記載内容に含まれる所望の日付を基準日として取得する基準日取得部と、
現在日を取得する現在日取得部と、
取得した前記基準日と前記現在日とに基づいて、該現在日が、前記基準日から起算した、前記画像ファイルについて所定の処理がなされるべき期限を超えているか否かを判定する期限管理部と、
前記現在日が前記期限を超えていない場合に、前記画像ファイルについて前記期限までに前記処理がなされる必要がある旨を報知する報知部と、
を備える電子化書類期限管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の電子化書類期限管理装置において、
前記画像ファイルを識別するための識別情報と、前記画像ファイルについて前記処理がなされるべき前記期限と、を対応付けて管理する管理テーブルをさらに備え、前記期限管理部は、前記判定を行う際に、前記管理テーブルを参照することを特徴とする電子化書類期限管理装置。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載の電子化書類期限管理装置において、
前記報知部は、表示によって、報知することを特徴とする電子化書類期限管理装置。
【請求項４】
請求項１または請求項２に記載の電子化書類期限管理装置において、
前記報知部は、電子メールを利用して、報知することを特徴とする電子化書類期限管理装置。
【請求項５】
書類の記載内容を読み取ることにより生成された画像ファイルについて、所定の期限管理を行うための電子化書類期限管理方法であって、
（ａ）前記記載内容に含まれる所望の日付を基準日として取得する工程と、
（ｂ）現在日を取得する工程と、
（ｃ）取得した前記基準日と前記現在日とに基づいて、該現在日が、前記基準日から起算した、前記画像ファイルについて所定の処理がなされるべき期限を超えているか否かを判定する工程と、
（ｄ）前記現在日が前記期限を超えていない場合に、前記画像ファイルについて前記期限までに前記処理がなされる必要がある旨を報知する工程と、
を備える電子化書類期限管理方法。
【請求項６】
書類の記載内容を読み取ることにより生成された画像ファイルについて、所定の期限管理をコンピュータによって行うためのコンピュータプログラムであって、
前記記載内容に含まれる所望の日付を基準日として取得する機能と、
現在日を取得する機能と、
取得した前記基準日と前記現在日とに基づいて、該現在日が、前記基準日から起算した、前記画像ファイルについて所定の処理がなされるべき期限を超えているか否かを判定する機能と、
前記現在日が前記期限を超えていない場合に、前記画像ファイルについて前記期限までに前記処理がなされる必要がある旨を報知する機能と、
を前記コンピュータに実現させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類の電子化を行う場合において、書類の記載内容を読み取って、画像ファイルを生成した後に、その画像ファイルについて所定の期限管理を行うための技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、ペーパレスの一環として、領収書や契約書やカルテなどの書類に記載された内容を、スキャナなどを用いて読み取って、画像ファイルを生成することにより、書類の電子化が行われている。
【０００３】
このような書類の電子化を行う場合、画像ファイルを生成した後に、その画像ファイルの画像が原本である書類の記載内容と同一あるかどうかを確認する正誤確認処理や、生成した画像ファイルを真正な電子化書類であると承認する承認処理などを、各担当者が所定の期限までに行う必要があった。
【０００４】
【特許文献１】特開２００４−３１０７４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来においては、このような処理の実行を人任せにしておくと、処理を行うべき担当者が上記期限を忘れてしまって、これらの処理がなされない場合があった。
【０００６】
なお、従来では、印刷に関わる各工程について工程管理を行うシステムとして、上記特許文献１に記載のものが知られている。
【０００７】
従って、本発明の目的は、上記した従来技術の問題点を解決し、画像ファイル生成後に、担当者が行うべき処理を所定の期限までに行えるよう支援するための技術を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記した目的の少なくとも一部を達成するために、本発明の電子化書類期限管理装置は、書類の記載内容を読み取ることにより生成された画像ファイルについて、所定の期限管理を行うための電子化書類期限管理装置であって、
前記記載内容に含まれる所望の日付を基準日として取得する基準日取得部と、
現在日を取得する現在日取得部と、
取得した前記基準日と前記現在日とに基づいて、該現在日が、前記基準日から起算した、前記画像ファイルについて所定の処理がなされるべき期限を超えているか否かを判定する期限管理部と、
前記現在日が前記期限を超えていない場合に、前記画像ファイルについて前記期限までに前記処理がなされる必要がある旨を報知する報知部と、
を備えることを要旨とする。
【０００９】
このように、本発明の電子化書類期限管理装置では、記基準日と現在日とに基づいて、現在日が、基準日から起算した、画像ファイルについて所定の処理がなされるべき期限を超えているか否かを判定し、超えていない場合に、画像ファイルについて期限までに処理がなされる必要がある旨を報知するようにしている。
【００１０】
従って、本発明の電子化書類期限管理装置によれば、期限までは、その画像ファイルについて上記のような報知がなされるので、担当者は、その画像ファイルについて期限までにその処理を行う必要があることを認識し、期限を忘れることなく、期限までにほぼ確実に処理を行うことができる。
【００１１】
また、本発明の電子化書類期限管理装置において、前記画像ファイルを識別するための識別情報と、前記画像ファイルについて前記処理がなされるべき前記期限と、を対応付けて管理する管理テーブルをさらに備え、前記期限管理部は、前記判定を行う際に、前記管理テーブルを参照するようにしてもよい。
【００１２】
このような管理テーブルを用いることにより、画像ファイルごとの期限管理を的確に行うことができると共に、現在日が期限を超えているかどうかの判断を迅速に行うことができる。
【００１３】
また、本発明の電子化書類期限管理装置において、前記報知部は、表示によって、報知するようにしてもよく、電子メールを利用して、報知するようにしてもよい。
【００１４】
このような方法で報知することにより、担当者に分かり易くかつ確実に報知することができる。
【００１５】
なお、本発明は、上記した電子化書類期限管理装置などの装置発明の態様に限ることなく、電子化書類期限管理方法などの方法発明としての態様で実現することも可能である。さらには、それら方法や装置を構築するためのコンピュータプログラムとしての態様や、そのようなコンピュータプログラムを記録した記録媒体としての態様や、上記コンピュータプログラムを含み搬送波内に具現化されたデータ信号など、種々の態様で実現することも可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、本発明の実施の形態を実施例に基づいて以下の順序で説明する。
Ａ．実施例の構成：
Ｂ．実施例の動作：
Ｃ．実施例の効果：
Ｄ．変形例：
【００１７】
Ａ．実施例の構成：
図１は本発明の一実施例としての電子化書類期限管理装置を示すブロック図である。本実施例の電子化書類期限管理装置は、領収書や契約書やカルテなどの書類に記載された内容を読み取って、画像ファイルを生成し、その後、その画像ファイルについて、担当者が所定の処理を行う際に、その処理を行うべき期限を管理するものである。
【００１８】
図１に示す電子化書類期限管理装置は、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）１００と、そのＭＦＰ１００に外部接続されているハードディスク装置１５０と、を備えている。そして、ＭＦＰ１００は、ネットワークを介して他のクライアントＰＣ２００Ａ，２００Ｂと接続されている。
【００１９】
このうち、ＭＦＰ１００は、主として、プログラムに従って種々の処理や制御を行なうためのＣＰＵ１０２と、プログラムを記憶したり、処理中に得られたデータなどを記憶したりするためのメモリ１０４と、年月日や時刻を管理するクロック１０６と、ネットワークを介して他の装置との間でデータのやり取りを行うネットワークＩ／Ｆ回路部１０８と、各構成要素との間でデータや信号の受け渡しを行うＩ／Ｏ回路部１１０と、を備えており、これらは互いにバスを介して接続されている。また、その他、ＭＦＰ１００は、各種情報の表示を行ったり、ユーザからの指示を入力したりするための操作表示パネル１１２と、書類の記載内容を光学的に読み取って、画像ファイルを生成するスキャナ部１１４と、を備えており、これらは、外部に接続されたハードディスク装置１５０と共に、Ｉ／Ｏ回路部１１０を介してＣＰＵ１０２に接続されている。また、ＭＦＰ１００は、その他、プリンタ部や、ファクシミリ通信部なども備えているが、本発明との関連性が少ないため、図１では、図示を省略している。
【００２０】
また、ＣＰＵ１０２は、メモリ１０４に格納されているプログラムを実行することより、後述するような読み取り制御部１３２と、基準日取得部１３４と、期限管理部１３６と、現在日取得部１３８と、Ｗｅｂページ管理部１４０として機能する。ハードディスク装置１５０には、後述するような管理テーブル１５２と、スキャナ部１１４によって生成された画像ファイル１５４と、が格納されている。
【００２１】
なお、図１において、基準日取得部１３４は、請求項における基準日取得部に、現在日取得部１３８は、現在日取得部に、期限管理部１３６は、期限管理部に、Ｗｅｂページ管理部１４０は、報知部に、管理テーブル１５２は、管理テーブルに、画像ファイル１５４は、画像ファイルに、それぞれ相当する。
【００２２】
Ｂ．実施例の動作：
本実施例においては、書類の電子化を行う場合、一連の電子化処理として、書類の記載内容を読み取って画像ファイルを生成する画像ファイル生成処理と、その画像ファイルの画像が原本である書類の記載内容と同一あるかどうかを確認する正誤確認処理と、生成した画像ファイルを真正な電子化書類であると承認する承認処理と、に分かれており、各処理を、それぞれ、異なる担当者が担当するものとする。
【００２３】
各書類にはそれぞれ日付が記載されており、この日付が、後述するようにその書類の基準日となる。例えば、その書類が領収書であれば、記載された領収日が、契約書であれば、記載された契約日が、それぞれその日付となり得る。また、上記処理のうち、正誤確認処理と承認処理には、上記基準日から起算した、その処理を行うべき期限がそれぞれ設定されており、さらに、これら一連の電子化処理を完了すべき期限も設定されている。以下、正誤確認処理を行うべき期限を正誤確認処理完了期限、承認確認処理を行うべき期限を承認処理完了期限、一連の電子化処理を完了すべき期限を最終完了期限と、それぞれ呼ぶ。これら各期限が、請求項における所定の処理がなされるべき期限に相当する。
【００２４】
それでは、本実施例の動作について説明する。図２は本実施例における画像ファイル生成処理手順を示すフローチャートである。まず、第１の担当者が、ＭＦＰ１００において、電子化すべき書類をスキャナ部１１４にセットし、操作表示パネル１１２を用いて、読み取りを指示すると、ＣＰＵ１０２によって機能する読み取り制御部１３２が、スキャナ部１１４を制御して、セットされた書類の記載内容を読み取り、画像ファイルを生成する（図２のステップＳ１０２）。
【００２５】
次に、基準日取得部１３４は、生成された画像ファイル１５４を解析して、書類に記載されていた日付を抽出し、その日付を基準日ａとして取得する（ステップＳ１０４）。このような日付の抽出は、一般的なＯＣＲ（Optical Character Reader）技術を用いることにより容易に行うことができる。なお、このような画像ファイルを解析する代わりに、第１の担当者が、書類の記載内容から、該当する日付を直接読み取って、操作表示パネル１１２を用いて入力し、それを基準日取得部１３４が取得するようにしてもよい。
【００２６】
次に、期限管理部１３６は、取得した基準日ａに基づいて、上記した正誤確認処理完了期限ｂ，承認処理完了期限ｃ，最終完了期限ｄをそれぞれ算出する（ステップＳ１０６）。本実施例において、正誤確認処理完了期限ｂは、基準日ａから起算して４日後に、承認処理完了期限ｃは、基準日ａから起算して６日後に、最終完了期限ｄは、基準日ａから起算して７日後に、それぞれ設定されている。これらの値（すなわち、４，６，７）は、予め、ＭＦＰ１００内の不揮発性メモリ（図示せず）に記憶されている。従って、期限管理部１３６は、その不揮発性メモリからそれら値を読み出して、基準日ａにそれぞれ加算することにより、正誤確認処理完了期限ｂ，承認処理完了期限ｃ，最終完了期限ｄを導き出す。
【００２７】
その後、読み取り制御部１３２は、生成した画像ファイル１５４をハードディスク装置１５０のファイル格納領域に格納すると共に、ハードディスク装置１５０のテーブル格納領域に格納されている管理テーブル１５２に、その画像ファイルの格納場所を記載する。また、読み取り制御部１３２は、取得した基準日ａを、期限管理部１３６は、算出した各種期限ｂ，ｃ，ｄを、同じく管理テーブル１５２に記載する（ステップＳ１０８）。
【００２８】
図３はハードディスク装置１５０に格納されている管理テーブル１５２を概念的に示した説明図である。図３に示すように、管理テーブル１５２には、電子化対象となった書類ごとに、その書類名，画像ファイル格納場所，基準日ａ，正誤確認処理完了期限ｂ，承認処理完了期限ｃ，最終完了期限ｄをそれぞれ記載すべき欄が設けられ、さらに、各処理の完了状態を示すためのフラグとして、正誤確認処理完了フラグ，承認処理完了フラグ，期限遅れフラグが用意されている。
【００２９】
従って、例えば、読み取られた書類が「書類Ｆ」であった場合、読み取り制御部１３２は、図２に示す管理テーブル１５２の書類名の欄に、「Ｆ」を記載すると共に、その行（すなわち、「Ｆ」と記載した書類名の欄を含む行）の画像ファイル格納場所の欄に、生成された画像ファイル格納場所の情報（例えば、パス）を記載する。このとき記載される書類名や格納場所の情報が、請求項における画像ファイルを識別するための識別情報に相当する。なお、図では、画像ファイル格納場所の情報は、アスタリスクで記載しており、具体的な記載は省略している。
【００３０】
また、基準日取得部１３４は、その行の基準日ａの欄に、書類Ｆに記載されていた「１月１２日」という日付を記載する。さらに、期限管理部１３６は、その行の正誤確認処理完了期限ｂの欄に、「１月１２日」の４日後の「１月１６日」という日付を記載し、承認処理完了期限ｃの欄に、「１月１２日」の６日後の「１月１８日」という日付を記載し、最終完了期限ｄの欄に、「１月１２日」の７日後の「１月１９日」という日付を記載する。
【００３１】
また、基準日取得部１３４は、さらに、初期状態として、正誤確認処理完了フラグ，承認処理完了フラグ，期限遅れフラグを、それぞれ「ＯＦＦ」とする。
【００３２】
こうして、電子化対象となった書類について、画像ファイルの生成処理が完了したら、次に、第２の担当者が、正誤確認処理を行う。
【００３３】
具体的には、まず、第２の担当者が、図１におけるクライアントＰＣ２００Ａを利用して、ネットワークを介してＭＦＰ１００にログインする。すると、ＭＦＰ１００のＷｅｂページ管理部１４０は、ネットワークを介してクライアントＰＣ２００Ａの画面上に、第２の担当者用のＷｅｂページ（図示せず）を表示させる。
【００３４】
そこで、第２の担当者が、クライアントＰＣ２００Ａの画面に表示されたＷｅｂページにおいて、ポインティングデバイス（図示せず）を用いて、正誤確認処理を行うべき書類を指示すると、その指示はクライアントＰＣ２００Ａからネットワークを介してＭＦＰ１００に伝えられる。Ｗｅｂページ管理部１４０は、伝えられた指示を受け取ると、その指示に基づいて、ハードディスク装置１５０に格納された管理テーブル１５２にアクセスし、この管理テーブル１５２から、指示された書類に対応した、画像ファイル格納場所の情報を取得する。
【００３５】
そして、Ｗｅｂページ管理部１４０は、その情報に基づいて、指示された書類の画像ファイルをハードディスク装置１５０から読み出し、ネットワークを介してクライアントＰＣ２００Ａに送信する。すると、クライアントＰＣ２００Ａの画面に表示されたＷｅｂページに、その画像ファイルに基づく画像、すなわち、指示された書類の画像が現れる。
【００３６】
そこで、第２の担当者は、Ｗｅｂページに現れた、画像ファイルに基づく画像が、原本である実際の書類の記載内容と同一あるかどうかを目視で確認する。その結果、同一である場合には、第２の担当者は、Ｗｅｂページにおいて、ポインティングデバイスを用いて、正誤確認処理の完了を指示すると、その指示はクライアントＰＣ２００Ａからネットワークを介してＭＦＰ１００に伝えられる。Ｗｅｂページ管理部１４０は、伝えられた指示を受け取ると、その指示に基づいて、管理テーブル１５２にアクセスし、管理テーブル１５２における、正誤確認処理の行われた上記書類に対応した、正誤確認処理完了フラグを「ＯＦＦ」から「ＯＮ」に変える。
【００３７】
こうして、電子化対象となった書類について、正誤確認処理が完了したら、次に、第３の担当者が、承認処理を行う。
【００３８】
具体的には、正誤確認処理の場合と同様に、まず、第３の担当者が、クライアントＰＣ２００Ｂを利用して、ＭＦＰ１００にログインすると、Ｗｅｂページ管理部１４０は、クライアントＰＣ２００Ｂの画面上に、第３の担当者用のＷｅｂページ（図示せず）を表示させる。
【００３９】
そこで、第３の担当者が、クライアントＰＣ２００Ｂの画面に表示されたＷｅｂページにおいて、ポインティングデバイス（図示せず）を用いて、承認処理を行うべき書類を指示すると、その指示はクライアントＰＣ２００ＢからＭＦＰ１００に伝えられ、Ｗｅｂページ管理部１４０は、伝えられた指示に基づき、正誤確認処理の場合と同様の方法で、指示された書類の画像ファイルをハードディスク装置１５０から読み出し、クライアントＰＣ２００Ｂに送信する。すると、クライアントＰＣ２００Ｂの画面に表示されたＷｅｂページに、その画像ファイルに基づく画像、すなわち、指示された書類の画像が現れる。
【００４０】
そこで、第３の担当者は、Ｗｅｂページに現れた画像を最終的に確認して、その画像ファイルを真正な電子化書類であると承認するか否かを決定する。その結果、承認すると決定した場合には、第３の担当者は、Ｗｅｂページにおいて、ポインティングデバイスを用いて、承認処理の完了を指示すると、その指示はクライアントＰＣ２００ＢからＭＦＰ１００に伝えられ、Ｗｅｂページ管理部１４０は、伝えられた指示に基づいて、管理テーブル１５２にアクセスし、管理テーブル１５２における、承認処理の行われた上記書類に対応した、承認処理完了フラグを「ＯＦＦ」から「ＯＮ」に変える。
【００４１】
以上のようにして、電子化対象となった書類について、一連の電子化処理が完了する。従って、電子化処理が完了した書類については、管理テーブル１５２における、その書類に対応した、正誤確認処理完了フラグおよび承認処理確認処理が共に「ＯＮ」となっている。図３では、書類Ａ，Ｂがそれに該当する。
【００４２】
こうした電子化処理は、上述したとおり、基準日ａから起算した期限が設定されており、第２の担当者は、正誤確認処理完了期限ｂまでに、上記した正誤確認処理を行う必要があり、第３の担当者は、承認処理完了期限ｃまでに、上記した承認確認処理を行う必要がある。しかしながら、このような処理の実行を担当者任せにしておくと、その担当者が上記期限を忘れてしまって、これらの処理がなされない怖れがある。そこで、本発明では、以下に述べる期限管理を行うことによって、担当者が、その期限を忘れることなく、その期限までに処理を行えるよう支援する。
【００４３】
図４及び図５は図１の電子化書類期限管理装置が実行する期限管理の処理手順を示すフローチャートである。本実施例においては、かかる処理手順は、電子化対象となった書類ごとに、定期的（例えば、１日ごと）に実行される。
【００４４】
そこで、或る書類ｎについて、図４及び図５に示す処理手順が実行されると、まず、期限管理部１３６は、ハードディスク装置１５０に格納された管理テーブル１５２にアクセスし、この管理テーブル１５２から、その書類ｎに対応した、正誤確認処理完了期限ｂ，承認処理完了期限ｃ，最終完了期限ｄをそれぞれ取得する（図４のステップＳ２０２）。
【００４５】
従って、例えば、対象となった書類ｎが「書類Ｅ」であった場合、読み取り制御部１３２は、図２に示す管理テーブル１５２の「書類Ｅ」の行における正誤確認処理完了期限ｂの欄から、「１月１５日」を、承認処理完了期限ｃの欄から、「１月１７日」を、最終完了期限ｄの欄から、「１月１８日」を、それぞれ取得することになる。
【００４６】
次に、現在日取得部１３８は、クロック１０６から、現在の日付、すなわち、現在日ｘを取得する（ステップＳ２０４）。
【００４７】
続いて、期限管理部１３６は、管理テーブル１５２を参照して、対象となった書類ｎについて、正誤確認処理完了フラグが「ＯＮ」であるか否かを判定する（ステップＳ２０６）。判定の結果、その書類ｎについて、未だ、正誤確認処理がなされておらず、正誤確認処理完了フラグが「ＯＦＦ」である場合には、期限管理部１３６は、現在日取得部１３８の取得した現在日ｘが、先に取得した正誤確認処理完了期限ｂを超えているか否かを判定する（ステップＳ２０８）。判定の結果、超えていない場合には、Ｗｅｂページ管理部１４０が、ネットワークを介して、第２の担当者の利用するクライアントＰＣ２００Ａに対し、後述のメッセージを送信し、クライアントＰＣ２００Ａの画面内におけるＷｅｂページに、そのメッセージを表示させる（ステップＳ２１０）。すなわち、例えば、対象となった書類ｎが「書類Ｅ」であり、現在日ｘが「１月１３日」である場合、現在日ｘは上記した正誤確認処理完了期限ｂである「１月１５日」を超えていないので、期限管理部１３６は、クライアントＰＣ２００Ａの画面内におけるＷｅｂページに、「書類Ｅは、１月１５日が正誤確認処理の期限です。それまでに正誤確認処理を行ってください。」というメッセージを表示させる。その後、この管理処理を終了する。
【００４８】
一方、ステップＳ２０８における判定の結果、正誤確認処理完了期限ｂを超えている場合には、次に、期限管理部１３６は、現在日ｘが、先に取得した最終完了期限ｄを超えているか否かを判定する（ステップＳ２１２）。その判定の結果、超えていない場合には、Ｗｅｂページ管理部１４０が、ネットワークを介して、第２の担当者の利用するクライアントＰＣ２００Ａに対し、後述のメッセージを送信し、クライアントＰＣ２００Ａの画面内におけるＷｅｂページに、そのメッセージを表示させる。すなわち、例えば、対象となった書類ｎが「書類Ｅ」であり、現在日ｘが「１月１６日」である場合、現在日ｘは、上記した正誤確認処理完了期限ｂである「１月１５日」を超えているが、最終完了期限ｄである「１月１８日」は超えていないので、期限管理部１３６は、クライアントＰＣ２００Ａの画面内におけるＷｅｂページに、「書類Ｅは、１月１８日が最終完了期限です。それまでに正誤確認処理と承認処理を行えば、間に合います！」というメッセージを表示させる。その後、この管理処理を終了する。
【００４９】
また、ステップＳ２１２における判定の結果、現在日ｘがすでに最終完了期限ｄを超えている場合（例えば、現在日ｘが「１月１９日」であり、最終完了期限ｄである「１月１８日」を超えている場合）には、期限管理部１３６は、管理テーブル１５２にアクセスし、管理テーブル１５２における、対象となった書類ｎに対応した、期限遅れフラグを「ＯＦＦ」から「ＯＮ」に変える。その後、この管理処理を終了する。
【００５０】
一方、ステップＳ２０６における判定の結果、対象となった書類ｎについて、すでに、正誤確認処理が完了しており、正誤確認処理完了フラグが「ＯＮ」である場合には、処理は図４のＺを介して図５のＺに進み、期限管理部１３６は、次に、管理テーブル１５２を参照して、その書類ｎについて、承認処理完了フラグが「ＯＮ」であるか否かを判定する（図５のステップＳ３０２）。
【００５１】
判定の結果、その書類ｎについて、未だ、承認処理がなされておらず、承認処理完了フラグが「ＯＦＦ」である場合には、期限管理部１３６は、現在日取得部１３８の取得した現在日ｘが、先に取得した承認処理完了期限ｃを超えているか否かを判定する（ステップＳ３０４）。判定の結果、超えていない場合には、Ｗｅｂページ管理部１４０が、ネットワークを介して、第３の担当者の利用するクライアントＰＣ２００Ｂに対し、後述のメッセージを送信し、クライアントＰＣ２００Ｂの画面内におけるＷｅｂページに、そのメッセージを表示させる（ステップＳ３０６）。すなわち、例えば、対象となった書類ｎが「書類Ｅ」であり、現在日ｘが「１月１６日」である場合、現在日ｘは上記した承認処理完了期限ｃである「１月１７日」を超えていないので、期限管理部１３６は、クライアントＰＣ２００Ｂの画面内におけるＷｅｂページに、「書類Ｅは、１月１７日が承認処理の期限です。それまでに承認処理を行ってください。」というメッセージを表示させる。その後、この管理処理を終了する。
【００５２】
一方、ステップＳ３０４における判定の結果、現在日ｘが承認処理完了期限ｃを超えている場合には、次に、期限管理部１３６は、現在日ｘが、先に取得した最終完了期限ｄを超えているか否かを判定する（ステップＳ３０８）。その判定の結果、超えていない場合には、Ｗｅｂページ管理部１４０が、ネットワークを介して、第３の担当者の利用するクライアントＰＣ２００Ｂに対し、後述のメッセージを送信し、クライアントＰＣ２００Ｂの画面内におけるＷｅｂページに、そのメッセージを表示させる。すなわち、例えば、対象となった書類ｎが「書類Ｅ」であり、現在日ｘが「１月１８日」である場合、現在日ｘは、上記した正誤確認処理完了期限ｂである「１月１７日」を超えているが、最終完了期限ｄである「１月１８日」と同日であり、超えてはいないので、期限管理部１３６は、クライアントＰＣ２００Ｂの画面内におけるＷｅｂページに、「書類Ｅは、１月１８日が最終完了期限です。それまでに承認処理を行えば、間に合います！」と表示させる。その後、この管理処理を終了する。
【００５３】
また、ステップＳ３０８における判定の結果、現在日ｘがすでに最終完了期限ｄを超えている場合（例えば、現在日ｘが「１月２０日」であり、最終完了期限ｄである「１月１８日」を超えている場合）には、期限管理部１３６は、管理テーブル１５２にアクセスし、管理テーブル１５２における、対象となった書類ｎに対応した、期限遅れフラグを「ＯＦＦ」から「ＯＮ」に変える。その後、この管理処理を終了する。
【００５４】
以上のように、図４および図５に示す期限管理処理が実行されることにより、現在日ｘが正誤確認処理完了期限ｂや承認処理完了期限ｃを超えていなければ、クライアントＰＣの画面に表示されたＷｅｂページを通じて、その期限までになすべき処理を行うよう、各担当者に通知される。また、それら期限を超えていれば、最終完了期限ｄまでに、その処理を行えば、間に合う旨、通知がされる。さらに、現在日ｘが最終完了期限ｄを超えていれば、もはや、各担当者に通知されることなく、期限遅れフラグが「ＯＮ」となる。
【００５５】
Ｃ．実施例の効果：
以上説明したように、本実施例によれば、或る書類について、電子化を行う場合、正誤確認処理完了期限ｂ，承認処理完了期限ｃ，最終完了期限ｄの各期限までは、各担当者に対し、上記したような通知がなされるので、各担当者は、その書類の画像ファイルについて期限までに、担当する処理を行う必要があることを認識し、期限を忘れることなく、期限までにほぼ確実に処理を行うことができる。
【００５６】
また、本実施例によれば、電子化対象となった各書類について、正誤確認処理完了フラグ，承認処理完了フラグ，期限遅れフラグを監視することによって、その書類の電子化処理の状況を把握することができる。図２において、例えば、「書類Ａ」については、正誤確認処理完了フラグが「ＯＮ」，承認処理完了フラグが「ＯＮ」，期限遅れフラグが「ＯＦＦ」であるので、電子化処理が最終完了期限までに全て完了したと判断することができる。全ての書類について、このような状態になるのが理想的である。また、「書類Ｂ」については、正誤確認処理完了フラグが「ＯＮ」，承認処理完了フラグが「ＯＮ」，期限遅れフラグが「ＯＮ」であるので、電子化処理は全て完了したものの、最終完了期限までには完了せず、期限を超えてしまったと判断することができる。このようなケースでは、結果として電子化されているが、期限を越えているため、例えば電子化されるまでに何か特殊な事情が生じたのではないかといった疑惑が生じる可能性があり、あまり好ましくない。また、「書類Ｃ」については、正誤確認処理完了フラグが「ＯＮ」，承認処理完了フラグが「ＯＦＦ」，期限遅れフラグが「ＯＮ」であるので、電子化処理のうち、正誤確認処理は完了しているものの、承認処理は未だ完了しておらず、しかも、最終完了期限を超えてしまっていると判断することができる。このような状態は、最悪のケースであり、原本である書類を保持しておく必要がある。さらに、「書類Ｄ」については、正誤確認処理完了フラグが「ＯＮ」，承認処理完了フラグが「ＯＦＦ」，期限遅れフラグが「ＯＦＦ」であるので、電子化処理のうち、承認処理は未だ完了していないが、最終完了期限は超えていないので、期限までに処理すれば間に合うと判断することができる。
【００５７】
Ｄ．変形例：
なお、本発明は上記した実施例や実施形態に限られるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々の態様にて実施することが可能である。
【００５８】
上記した実施例においては、クライアントＰＣの画面内におけるＷｅｂページに、メッセージを表示することにより、各担当者に報知するようにしたが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０２をポップアップ表示管理部として機能させ、そのポップアップ表示管理部が、クライアントＰＣの画面に直接ポップアップ表示にて、メッセージを表示させるようにしてもよい。また、クライアントＰＣの画面での表示に代えて、クライアントＰＣのスピーカより音声にて報知するようにしてもよい。
【００５９】
また、ＣＰＵ１０２をメール送信部として機能させ、そのメール送信部が、担当者宛に電子メールを送信して、上記のメッセージを文書や音声で知らせるようにしてもよい。
【００６０】
また、上記した実施例では、電子化処理として、正誤確認処理や承認処理を例に挙げたが、その他、必要な処理がある場合には、その処理についても、同様に期限管理を行うようにしてもよい。
【００６１】
また、上記した実施例では、ＭＦＰ１００が、主として、期限管理の制御をなしているが、ネットワーク上に専用のコンピュータを設置して、そこにおいて期限管理の制御をなすようにしてもよい。
【００６２】
また、上記した実施例においては、正誤確認処理完了期限ｂは基準日ａから起算して４日後に、承認処理完了期限ｃは６日後に、最終完了期限ｄは７日後に、それぞれ設定したが、本発明はこれら数値に限定されるものではない。
【図面の簡単な説明】
【００６３】
【図１】本発明の一実施例としての電子化書類期限管理装置を示すブロック図である。
【図２】一実施例における画像ファイル生成処理手順を示すフローチャートである。
【図３】ハードディスク装置１５０に格納されている管理テーブル１５２を概念的に示した説明図である。
【図４】図１の電子化書類期限管理装置が実行する期限管理の処理手順を示すフローチャートである。
【図５】図１の電子化書類期限管理装置が実行する期限管理の処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６４】
１００...ＭＦＰ
１０２...ＣＰＵ
１０４...メモリ
１０６...クロック
１０８...ネットワークＩ／Ｆ回路部
１１０...Ｉ／Ｏ回路部
１１２...操作表示パネル
１１４...スキャナ部
１３２...読み取り制御部
１３４...基準日取得部
１３６...期限管理部
１３８...現在日取得部
１４０...Ｗｅｂページ管理部
１５０...ハードディスク装置
１５２...管理テーブル
１５４...画像ファイル
Ａ...書類
Ｂ...書類
Ｃ...書類
Ｄ...書類
Ｅ...書類
Ｆ...書類
２００Ａ，２００Ｂ...クライアントＰＣ
ａ...基準日
ｂ...正誤確認処理完了期限
ｃ...承認処理完了期限
ｄ...最終完了期限
ｘ...現在日
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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