(57)【要約】【課題】  文書データを整理するためのボックス内に蓄積した文書データのうち、機密性の高い文書データが管理者に無断で送信されないようにする。【解決手段】  文書データを蓄積するためのボックスと呼ばれる領域を有する印刷装置であって、上記ボックス内に蓄積された文書データを外部に送信する文書データ送信手段と、上記ボックスに対して所定のセキュリティを設定するセキュリティ設定手段と、上記文書データ送信手段により送信しようとする文書データが上記セキュリティ設定手段によりセキュリティ設定されているか否かを判定するセキュリティ設定判定手段とを設け、上記セキュリティ設定判定手段の判定結果に基づいて上記文書データ送信の可否を決定するようにする。【選択図】  図１
2006082491.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データを蓄積するためのボックスと呼ばれる領域を有する印刷装置であって、
上記ボックス内に蓄積された文書データを外部に送信する文書データ送信手段と、
上記ボックスに対して所定のセキュリティを設定するセキュリティ設定手段と、
上記文書データ送信手段により送信しようとする文書データが上記セキュリティ設定手段によりセキュリティ設定されているか否かを判定するセキュリティ設定判定手段とを有し、
上記セキュリティ設定判定手段の判定結果に基づいて上記文書データ送信の可否を決定するようにしたことを特徴とする印刷装置。
【請求項２】
上記セキュリティ設定手段は、上記文書データの宛先にセキュリティ設定を施すことを特徴とする請求項１に記載の印刷装置。
【請求項３】
上記セキュリティ設定手段は、上記文書データのセキュリティ設定として、上記文書データの送信を許可するパスワードを入力することを含めておくことを特徴とする請求項１または２に記載の印刷装置。
【請求項４】
上記セキュリティ設定手段は、上記文書データのセキュリティ設定として、セキュリティ設定された文書データが送信される際には、そのことを管理者へ通知することを含めておくことを特徴とする請求項１または２に記載の印刷装置。
【請求項５】
上記セキュリティ設定手段は、上記文書データのセキュリティ設定として、上記文書データの管理者による送信許可を得ることを含めておくことを特徴とする請求項１または２に記載の印刷装置。
【請求項６】
印刷装置に設けられたボックスと呼ばれる領域に蓄積された文書データを送信する方法であって、
上記ボックス内に蓄積された文書データを外部に送信する文書データ送信工程と、
上記ボックスに対して所定のセキュリティを設定するセキュリティ設定工程と、
上記文書データ送信工程により送信しようとする文書データが上記セキュリティ設定工程によりセキュリティ設定されているか否かを判定するセキュリティ設定判定工程とを有し、
上記セキュリティ設定判定工程の判定結果に基づいて上記文書データの送信の可否を決定するようにしたことを特徴とする印刷装置における文書データ送信方法。
【請求項７】
上記セキュリティ設定工程において、上記文書データの宛先にセキュリティ設定を施すことを特徴とする請求項６に記載の印刷装置における文書データ送信方法。
【請求項８】
上記セキュリティ設定工程において、上記文書データのセキュリティ設定として、上記文書データの送信を許可するパスワードを入力することを含めておくことを特徴とする請求項６または７に記載の印刷装置における文書データ送信方法。
【請求項９】
上記セキュリティ設定工程において、上記文書データのセキュリティ設定として、セキュリティ設定された文書データが送信される際には、そのことを管理者へ通知することを含めておくことを特徴とする請求項６または７に記載の印刷装置における文書データ送信方法。
【請求項１０】
上記セキュリティ設定工程において、上記文書データのセキュリティ設定として、上記文書データの管理者による送信許可を得ることを含めておくことを特徴とする請求項６または７に記載の印刷装置における文書データ送信方法。
【請求項１１】
印刷装置に設けられたボックスと呼ばれる領域に蓄積された文書データを送信する方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、
上記ボックス内に蓄積された文書データを外部に送信する文書データ送信工程と、
上記ボックスに対して所定のセキュリティを設定するセキュリティ設定工程と、
上記文書データ送信工程により送信しようとする文書データが上記セキュリティ設定工程によりセキュリティ設定されているか否かを判定するセキュリティ設定判定工程とを有し、
上記セキュリティ設定判定工程の判定結果に基づいて上記文書データの送信の可否を決定するようにした印刷装置における文書データ送信方法をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１２】
上記請求項１１に記載のコンピュータプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は印刷装置及び印刷装置における文書データ送信方法に関し、例えば多機能印刷装置において、文書読取装置から読み取った文書データをネットワークを経由して他の情報処理装置に送信する方法、及び文書読取装置から読み取った文書データをネットワークを経由して他の情報処理装置に送信する機能を備えた多機能印刷装置に用いて好適な技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、多機能印刷装置（ＭＦＰ）においては、その装置が備える文書読取装置（以下、スキャナ）から読み取った文書データを内部に蓄積し、その蓄積された文書データを、ネットワークを経由して他の情報処理装置へ送信する機能を備えている。
【０００３】
また、この文書データを内部に蓄積する際に、文書データを整理するために蓄積するための領域をボックスと呼ばれる複数の領域に分割しておき、各ボックスに名称などを付与することによって、文書データをボックスごとに分類し、文書データに容易に到達できるようにボックスによる分類を利用することも普通に行われている。
【０００４】
このような文書データを蓄積することのできる情報処理システムにおいては、文書に含まれる機密情報を保護するために、文書データそのものにパスワードを設定してパスワードを知っているユーザ以外には文書データの内容を読むことができないようにすることや、文書データの置かれたボックス全体に対してパスワードを設定し、同様にパスワードを知っている人間でなければそのボックス内に置かれた文書データにアクセスすることができないようにする、などのセキュリティ機能を組み込むことは以前から行われてきている。
【０００５】
一方で、ネットワーク経由の通信に対して制限を加える技術としては、特許文献１に示されるような、ネットワークに接続されたファクシミリ装置のようなものを含む多機能印刷装置において、ネットワーク経由で受信した文書データを印刷する場合に、外部の送信者から送られてくる文書データに対して、送信者の電子メールアドレスなどの情報を元に受信側で制限を加えた上で処理を行うものはすでに存在している。
【０００６】
同様に、ネットワークに接続されたファクシミリ装置のようなものを含む多機能印刷装置において、特許文献２、あるいは特許文献３に示されているように、文書読取装置から読み取った文書データを、ネットワーク経由でダイレクトに送信する際に、宛先の受信者によっては電子メールの受信容量などに制限が存在することが一般的である。そのため、それに基づく送信失敗などをあらかじめ防ぐ意味で送信動作に制限を加えるものは存在する。
【０００７】
別の技術として、特許文献４にみられるような、ネットワーク経由で受信した文書データを別の多機能印刷装置へ転送する際に、受信した文書データ自体に与えられている機密度のような属性値を元に転送動作を制限するようなセキュリティ機能を備えたものはすでに存在している。
【０００８】
【特許文献１】特開２００２−２２９９１６号公報
【特許文献２】特開２００２−０７７５０６号公報
【特許文献３】特開２００２−１１１９３６号公報
【特許文献４】特開２００１−２１１３０６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、上述の文書データや、文書データの置かれたボックスに対してパスワードを設定する方法では、内部の人間がパスワードを知っていれば、ボックス内に蓄積された文書データにアクセスしておき、それを送信機能を用いて自由に外部へ送信してしまうことが可能であり、機密性の高い文書データを盗んでしまうことが可能となる。また、このようなケースに対して、上記特許文献１は受信側で制限を行う技術であるため何ら有効ではない。
【００１０】
また、特許文献２あるいは特許文献３に記述されているような技術でもセキュリティを考慮していない上、このようなケースでは文書データが送信される宛先となるアドレスをあらかじめ送信しようとする人間以外が把握しておくことは困難であるため、何ら有効な対策を行うことができない問題があった。
【００１１】
また、特許文献４に記述されているような技術でも、上述したような状況においては、問題となる文書データの送信は、他から送られてきた文書データを転送することによって行われるのではなく、いったんボックスに保存されているものについて行われるため、有効な対策とはなりえない問題があった。
【００１２】
本発明は上述の問題点にかんがみ、文書データを整理するためのボックス内に蓄積した文書データのうち、機密性の高い文書データが管理者に無断で送信されないようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明の印刷装置は、文書データを蓄積するためのボックスと呼ばれる領域を有する印刷装置であって、上記ボックス内に蓄積された文書データを外部に送信する文書データ送信手段と、上記ボックスに対して所定のセキュリティを設定するセキュリティ設定手段と、上記文書データ送信手段により送信しようとする文書データが上記セキュリティ設定手段によりセキュリティ設定されているか否かを判定するセキュリティ設定判定手段とを有し、上記セキュリティ設定判定手段の判定結果に基づいて上記文書データ送信の可否を決定するようにしたことを特徴としている。
【００１４】
本発明の印刷装置における文書データ送信方法は、印刷装置に設けられたボックスと呼ばれる領域に蓄積された文書データを送信する方法であって、上記ボックス内に蓄積された文書データを外部に送信する文書データ送信工程と、上記ボックスに対して所定のセキュリティを設定するセキュリティ設定工程と、上記文書データ送信工程により送信しようとする文書データが上記セキュリティ設定工程によりセキュリティ設定されているか否かを判定するセキュリティ設定判定工程とを有し、上記セキュリティ設定判定工程の判定結果に基づいて上記文書データの送信の可否を決定するようにしたことを特徴としている。
【００１５】
本発明のコンピュータプログラムは、印刷装置に設けられたボックスと呼ばれる領域に蓄積された文書データを送信する方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、上記ボックス内に蓄積された文書データを外部に送信する文書データ送信工程と、上記ボックスに対して所定のセキュリティを設定するセキュリティ設定工程と、上記文書データ送信工程により送信しようとする文書データが上記セキュリティ設定工程によりセキュリティ設定されているか否かを判定するセキュリティ設定判定工程とを有し、上記セキュリティ設定判定工程の判定結果に基づいて上記文書データの送信の可否を決定するようにした印刷装置における文書データ送信方法をコンピュータに実行させることを特徴としている。
【００１６】
本発明の記録媒体は、上記に記載のコンピュータプログラムを記録したことを特徴としている。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、文書データを蓄積するためのボックスを用意しておき、それに対してセキュリティ設定をあらかじめ施しておくようにしたので、機密性の高い文書データが管理者に無断で送信されないようにすることができる。
また、本発明の他の特徴によれば、文書データの宛先にセキュリティ設定を施したので、セキュリティ設定した文書データが許可されているアドレス以外へ送信されるのを防止することができる。
また、本発明のその他の特徴によれば、設定されたパスワードを入力できた場合にのみ送信を実行できるようにしたので、送信権限を持たないユーザが文書データを勝手に送信してしまうことを防止することができる。
また、本発明のその他の特徴によれば、セキュリティ設定に管理者へ通知することを含めておくようにしたので、送信が許可されない宛先にユーザが文書データを送信しようとした場合には、送信を阻止することができるとともに、セキュリティ設定された文書データの送信を試みる動きがあったことを管理者に対して通知することができる。これによって送信を許可されていないユーザが文書データを勝手に送信してしまうという事態を防ぐことが可能となるとともに、セキュリティ上問題がある動きを管理者が監視することができ、それ以上の被害を未然に防ぐために動くことが可能となる。
また、本発明のその他の特徴によれば、管理者の承認が必要な送信が行われる場合には、管理者の使用している端末装置において通知を受け取ることができるとともに、その送信に対する承認をネットワークを経由して与えることができる。これにより、不正な送信を未然に防ぐことができ、なおかつそのようなセキュリティ管理を容易に行うことが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
（第１の実施の形態）
まず、本発明の第１の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
図１は、本発明の第１の実施の形態の多機能印刷装置の要部構成例を示すブロック図である。図１において、１０１は制御装置であり、多機能印刷装置全体の制御を司る。不図示のＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭも制御装置１０１内に含まれる。１０２は文書読取装置であり、原稿画像を読み取って画像データを生成する。１０３は印刷装置であり、文書読み取り装置１０２で読み取った画像データ、ネットワークインターフェースを介して他の多機能印刷装置やワークステーションやクライアントコンピュータから受信するデータ、記憶装置１０５に蓄積された画像データを印刷出力する。１０４は操作パネルであり、ユーザによる多機能画像形成装置への操作指示を受け付ける。１０５は記憶装置であり、文書読み取り装置１０２が生成した画像データやネットワークインターフェースを介して受信した画像データを蓄積する。なお、記憶装置１０５はボックスと呼ばれる複数の記憶領域からなる。これについては後に詳しく説明する。１０６はネットワークインターフェースであり、多機能印刷装置とネットワークとの間のインターフェースである。
【００１９】
図２は、本実施の形態の多機能印刷装置が接続されるネットワークを表した図である。図２において、２０１は本実施の形態の多機能印刷装置、また２０２はサーバ、２０３及び２０４は多機能印刷装置、２０５はワークステーション、２０６はこれら情報機器を接続するネットワークである。
【００２０】
図３は、ボックス機能における、ボックス一覧表示画面の例を示す図である。この画面は、ボックスを選択する際に操作パネル１０４に表示される。ここでは、ボックスの実施形態は記憶装置１０５の上に構築されているファイルシステムのファイル仕分け機能であるものと想定する。
【００２１】
図３において、３０１はボックスに対して与えられるシンボルマークである。実際に実施するに当たってはボックスに対してこのようなグラフィカルなシンボルマークを与えても良いしその他の表現方法を使用してもよい。
【００２２】
３０２はボックスの名称である。ボックスの名称はボックスを用意に識別し呼称するために用いられるもので、一般的なボックスの名称は管理者あるいはユーザが自由に付与できるように実施することが望ましいが、特定の機能のボックスには特定の名称が付与されるように実施しても良いし、付与可能な名称に関して何らかの制限を設けることも構わない。図３上では一度に６個のボックスが表示されている例を示している。
【００２３】
３０３は前ページボタンであり、３０４は次ページボタンである。前ページボタン３０３が押された場合にはここに表示されているより順序の早いボックスからあればそれらのうち６つまでが表示されるように表示画面が切り替わり、次ページボタン３０４が押された場合にはここに表示されているより順序の遅いボックスがあればそれらのうち６つまでが表示されるように表示画面が切り替わる。順序の早いボックスや遅いボックスが存在しない場合にはそれぞれ前ページボタン３０３や次ページボタン３０４は無効化されるように実施しても良い。
【００２４】
図４は、本実施の形態のボックス機能における、ボックスの内容表示画面の例を示す図である。この画面は、ボックスを選択した後に操作パネル１０４に表示される。ここでは、ボックスの中には文書データのみが配置されるものとし、文書データは記憶装置１０５上に構築されているファイルシステムのファイルとして実施されているものと想定する。
【００２５】
図４において、４０１は現在表示させているボックスに与えられたシンボルマークであり、図３においてシンボルマーク３０１に表示されているものと同様のものである。４０２は現在表示させているボックスに与えられた名称であり図３のボックスの名称３０２に表示されているものと同様のものである。
【００２６】
４０３は文書データの情報を一覧表の形態に表示した文書データリストであり、ここでは５つの文書データの情報が表示されている。各文書データの情報は、ここでは一例として左から、アイコン、文書データ名称、作成日時、用紙サイズとページ数、ファイルサイズが表示されている画面を示している。
【００２７】
４０４はセキュリティ設定ボタンである。このボタン４０４を押すとこのボックスに関するセキュリティ設定を表示、設定することができる。このセキュリティ設定ボタン４０４は操作しているユーザが管理者権限を持たない場合には表示されないように実施しても構わない。
【００２８】
４０５は前ページボタンである。この前ページボタン４０５が押下された場合にはボックス内に現在表示されている文書データよりも順序の早い文書データがあれば、それらのうち５つまでが表示されるように文書データリスト４０３の表示内容が切り替わる。
【００２９】
４０６は次ページボタンである。この次ページボタン４０６が押下された場合にはボックス内に現在表示されている文書データよりも順序の遅い文書データがあればそれらのうちから５つまでが表示されるように文書データリスト４０３の表示内容が切り替わる。順序の早い、あるいは遅い文書データが存在しない場合にはそれぞれの場合に応じて前ページボタン４０５や次ページボタン４０６は無効化されるように実施しても良い。
【００３０】
図５は、本実施の形態のボックス機能における、ボックスのセキュリティ設定画面である。これは図４に示した画面からセキュリティ設定ボタン４０４を押下することによって呼び出される画面である。
【００３１】
５０１は現在表示させているボックスに与えられたシンボルマークであり、図３においてシンボルマーク３０１に表示されているものと同様のものである。
５０２は現在表示させているボックスに与えられた名称であり図３のボックスの名称３０２に表示されているものと同様のものである。
【００３２】
５０３は文書データ一覧（図４）に戻るためのボタンであり、この戻るボタン５０３を押下すると、図４に示した画面に移行する。
５０４はこのボックスから送信する場合の宛先を制限するか否かを決定するチェックボックスである。図５に示したようにチェックされている場合にはボックスに対してセキュリティ設定を適用し、このボックスから文書データを送信する場合には宛先の制限を行う。
【００３３】
５０５は送信を許可する宛先のドメインの一覧表である。ここに表示されたドメインに対する送信は無条件で許可される。
５０６は全て削除のボタンである。このボタン５０６を押下すると、画面上で確認の後５０５のリストに収容されているドメインのエントリが全て削除される。もちろん、ここで「全て削除されます、よろしいですか？」という確認メッセージを表示してユーザが全削除を確認した場合にのみ削除が実行されるように実施しても良い。
【００３４】
５０７は選択された項目を削除のボタンである。この選択された項目削除ボタン５０７を押下した際に、送信を許可する宛先ドメインの一覧表５０５の上で選択されているドメインのエントリが存在した場合にはそのエントリが削除される。ここで、送信を許可する宛先ドメインの一覧表５０５上で何も選択されていない状態にある場合にはこのボタンを無効化するように実施しても良い。
【００３５】
５０８はドメインを入力するための文字入力ボックスである。５０９は入力した項目を上に追加のボタンである。文字入力ボックス５０８に対してドメインの文字列を入力した上で追加のボタン５０９を押下すると、その入力された文字列が５０５の一覧表に追加される。
【００３６】
追加のボタン５０９は、文字入力ボックス５０８の入力ボックスが空の間は無効化するように実施しても良い。また、チェックボックス５０４のチェックが外されている間は送信を許可する宛先ドメインの一覧表５０５から追加のボタン５０９の各コントロールは無効化するように実施しても良い。
【００３７】
５１０は設定を完了ボタンである。この設定完了ボタン５１０を押下することによってチェックボックス５０４に加えられた変更や、５０５のリストに加えられた変更が全て有効になった状態でボックスの設定が完了する。５１１は設定をキャンセルボタンである。このボタンを押下することによってチェックボックス５０４や送信を許可する宛先ドメインの一覧表５０５に加えられた変化はすべて棄てられ、設定画面に入る前のままの設定がボックスに適用される状態になる。設定完了ボタン５１０や設定キャンセルボタン５１１が押下され設定が反映あるいは破棄された後は、操作パネルは図４の文書データ一覧画面に戻る。ここで別の画面に推移するような実装も可能であることは言うまでもない。
【００３８】
図６は、本実施の形態におけるボックス内の文書データを送信するための画面の一例を示す図である。これは、図４の文書データ一覧からいずれかの文書データを選択することによって呼び出される画面である。あるいは図４の画面に「選択した項目を送信」というボタンを追加してそれが押下された場合にこの画面が呼び出されるように実施しても良い。
【００３９】
図６において、６０１は現在表示させている文書データの格納されているボックスに与えられたシンボルマークであり、図３にてシンボルマーク３０１に表示されているものと同様のものである。６０２は現在表示させている文書データの格納されているボックスに与えられた名称であり、図３にてボックスの名称３０２に表示されているものと同様のものである。
【００４０】
６０３は文書データ一覧に戻るボタンであり、この戻るボタン６０３を押下することにより、図４に示される文書データ一覧画面に移行する。６０４は現在表示している文書データのアイコンと文書データ名称である。６０５は現在表示している文書データのその他の情報であり、上から保存日時、用紙サイズとページ数、ファイルサイズの順にそれぞれ、現在表示されている文書データに関する情報が表示されている。６０６は宛先一覧である。ここに一覧表示されているメールアドレスが、文書を送信する場合の宛先となる。
【００４１】
６０７は全て削除ボタンであり、このボタン６０７を押下すると、宛先一覧６０６に表示されているメールアドレスが全て削除され、一覧が空になる。６０７は選択されたアドレスを削除ボタンであり、このボタンを押下すると宛先一覧６０６の中で現在選択されているメールアドレスが削除される。なお、宛先一覧６０６の中の項目が一つも選択されていない場合には６０８の選択されたアドレスを削除ボタンを無効化するように実施しても良い。
【００４２】
６０９はメールアドレスを入力するための文字列入力ボックスである。６１０は入力したアドレスを上に追加ボタンであり、文字列入力ボックス６０９に文字列を入力してボタン６１０を押下すると、文字列入力ボックス６０９に入力されていた文字列が宛先一覧６０６に追加される。なお、文字列入力ボックス６０９の入力ボックスが空の間はボタン６１０の入力したアドレスを上に追加ボタンは無効化するように実施しても良い。
【００４３】
６１１は表題を入力するための文字列入力ボックスである。６１２は送信するボタンであり、このボタン６１２を押下すると、宛先一覧６０６に指定されたメールアドレスに対して、現在表示している文書データを添付し、６１１の表題を付与された電子メールが送信される。
【００４４】
６１３は送信を中止するボタンであり、このボタン６１３を押下した場合には送信が中止される。送信が中止された後は図４の文書データ一覧に戻るように実施しても良いし、この画面にて宛先一覧６０６、文字列入力ボックス６０９のメールアドレスを入力するための入力ボックス、６１１の表題を入力するための入力ボックスをそれぞれクリアされた状態のこの画面に戻ってきても良い。また、宛先一覧６０６が空である場合には送信ボタン６１２を無効化するように実施しても良い。
【００４５】
さらに、表題を入力するための入力ボックス６１１が空である場合には、送信ボタン６１２を無効化するように実施しても良い。あるいは６１１の表題を入力するための入力ボックスが空である場合には操作パネル１０４に「表題が空ですが本当に送信してもよろしいですか？」という問合せのメッセージを表示させ、ユーザが送信することを確認した場合にのみ送信を行い、ユーザが送信をキャンセルした場合にはもう一度この画面に宛先一覧に今まで入力した値を保持したままの状態で戻ってくるように実施しても良い。
【００４６】
次に、図７のフローチャートに基づいてこの実施の形態においてボックスから文書データを送信する場合の流れを説明する。
ステップＳ７０１で処理を開始する。続くステップＳ７０２でユーザが送信動作を行ったかどうかを判定する。ユーザが行った動作が送信動作でなければステップＳ７０３へ進む。ステップＳ７０３ではそれ以外のユーザが指示した動作の処理を行いその後はステップＳ７１０へ進む。
【００４７】
ステップＳ７０２の判定の結果、ユーザが行った動作が送信動作であった場合には処理はステップＳ７０４へ進み、まず送信されようとしている文書データの保存されているボックスにはセキュリティが設定されているかどうかを判定する。この判定の結果、セキュリティが設定されていない場合には処理はステップＳ７０９へ進む。また、設定されている場合には処理はステップＳ７０５へ進む。
【００４８】
ステップＳ７０５では、まず送信動作で宛先に設定されているメールアドレスのリストの最初のエントリに着目する。そして、続くステップＳ７０６へ進む。ステップＳ７０６では現在着目しているメールアドレスが、ボックスのセキュリティ設定で送信を許可されているアドレスであるかどうかを判定する。この判定の結果、許可されているアドレスでなかった場合には処理はステップＳ７１０へ進む。また、許可されているアドレスであった場合には処理はステップＳ７０７へ進む。
【００４９】
ステップＳ７０７では、現在着目しているアドレスが宛先に設定されているメールアドレスのリストの最後のエントリであるかどうかを判定し、最後のエントリであった場合にはステップＳ７０９へ進む。また、そうでなければステップＳ７０８へ進む。ステップＳ７０８では宛先に設定されているメールアドレスのリストの次のエントリに着目点を移し、ステップＳ７０６へ戻って処理を続行する。
【００５０】
一方、ステップＳ７０７の判定の結果、着目しているアドレスが最後のアドレスであった場合や、ステップＳ７０４にて現在のボックスにはセキュリティが設定されていなかった場合には処理はステップＳ７０９へ進む。ステップＳ７０４からここへ進んできた場合、このボックスにはセキュリティが設定されていないため、どのような送信でも無条件に許可されることを意味している。また、ステップＳ７０７から進んできた場合には、全てのメールアドレスリストに含まれるメールアドレスについてチェックした結果、全てのアドレスについて送信が設定で許可されていることがわかった、ということである。
【００５１】
したがって、テップＳ７０９では、ユーザが指示した通りに送信動作を行った上でステップＳ７１０へ進む。ステップＳ７１０では処理を終了する。この動作によって、送信動作以外の動作が指示されていた場合にはそれに応じた処理がステップＳ７０３で行われて処理が終了する。
【００５２】
また、ステップＳ７０６の判定の結果、いずれかのメールアドレスが送信を許可されていなかったことが判明した場合には処理はステップＳ７０９を通らず送信動作は行われないまま処理が終了する。送信が許可される状況であった場合にはステップＳ７０９にて送信が行われた後にステップＳ７１０へ進むため、送信が正しく実行されて処理が終了する。このようにして、ボックスにセキュリティ設定が正しく設定されていれば、そこで送信が許可されていないアドレスに対しての送信は阻止されることとなる。
【００５３】
このように本実施の形態によれば、機密文書を格納するためのボックスを用意した上でそれに対してセキュリティ設定をあらかじめ施しておくことで、ユーザがそのボックスに格納されている機密文書データを許可されているアドレス以外へ送信することを阻止することが可能になる。
【００５４】
（第２の実施の形態）
次に、本発明の第２の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。本実施の形態における多機能印刷装置の構成は図１に示したものと同様であるので、図示を省略する。本実施の形態における多機能印刷装置が接続されるネットワークを表した図は図２に示したものと同様である。また、本実施の形態におけるボックス一覧画面の例は図３に示したものと同様である。また、ボックスにおける文書データの一覧画面の例は図４に示したものと同様である。
【００５５】
図８に、本実施の形態における、ボックスのセキュリティを設定するための画面の例を示す。図８において、８０１は現在表示させているボックスに与えられたシンボルマークであり、図３においてシンボルマーク３０１に表示されているものと同様のものである。８０２は現在表示させているボックスに与えられた名称であり図３のボックスの名称３０２に表示されているものと同様のものである。
【００５６】
８０３は文書データ一覧（図４）に戻るためのボタンであり、このボタン８０３を押下すると図４に示した画面に移行する。８０４はこのボックスから送信する場合の宛先を制限するか否かを決定するチェックボックスである。図８に示したようにチェックされている場合には宛先の制限を行う。チェックされていない場合には宛先の制限は特に行わない。
【００５７】
８０５は送信を許可する宛先のドメインの一覧表である。チェックボックス８０４にチェックが入っていた場合にもこの一覧表に登録されているドメインに対する送信は無条件で許可される。８０６は全て削除ボタンである。このボタン８０６を押下すると宛先のドメイン一覧表８０５に登録されているドメインが全て削除される。もちろん、「全て削除されます。よろしいですか？」というメッセージを表示してユーザに確認を促し、ユーザが全削除を確認した場合にのみ削除を実行するように実施しても良い。
【００５８】
８０７は選択された項目を削除ボタンである。このボタン８０７を押下すると、宛先のドメイン一覧表８０５中で選択されている項目がある場合にはその項目が削除される。宛先のドメイン一覧表８０５中に選択されている項目がない場合にはそのまま何も実行しなくても良いし、「選択されている項目はありません」というメッセージを出してユーザに確認を促すように実施しても良い。あるいは宛先のドメイン一覧表８０５中に選択されている項目がない場合には８０７のボタンを無効化するように実施しても良い。
【００５９】
８０８は新たに追加するドメインを表す文字列を入力するための文字列入力ボックスである。８０９は入力した項目を上に追加ボタンであり、このボタン８０９を押下すると文字列入力ボックス８０８に入力されたデータが宛先のドメイン一覧表８０５の許可するドメイン一覧リストに追加される。
【００６０】
ここで、文字列入力ボックス８０８が空である場合には追加ボタン８０９を無効化するように実施しても良い。８１０はセキュリティパスワード入力の文字列入力ボックスである。８１１はセキュリティパスワードの確認入力の文字列入力ボックスである。８１０、８１１の双方の入力ボックスとも、実際にどの文字が入力されているかを隠蔽するためにエコーバックは「＊」のような文字で行われるようになっている。
【００６１】
８１０にはパスワードを入力するが、その内容が本当に入力したかった内容と一致しているかは確認できないことになるため、８１１の確認入力に再度同じ内容を入力することで、二回にわたって同一の入力が行われた場合にのみ正しくパスワードが設定されるように処理される。
【００６２】
８１２は設定を完了ボタンである。このボタン８１２を押下した場合にはここまでに８０４のチェックボックス、宛先のドメイン一覧表８０５の許可するドメイン一覧リスト、あるいは８１０、８１１のパスワード入力ボックスに対して行われた変更が全て有効となる。ただし、８１０の入力ボックスと８１１の入力ボックスの入力内容が一致しない場合には、「パスワードの確認入力が一致しません。入力をやり直してください」と表示して再度この画面に戻ってくるように実施されることが好ましい。
【００６３】
正しく設定された後は、図４に示した文書データ一覧画面の処理に移行する。８１３は設定をキャンセルボタンである。このボタンを押下した場合にはここまでに８０４のチェックボックス、８０５の許可するドメイン一覧リスト、あるいは８１０、８１１のパスワード入力ボックスに対して変更が行われていたとしてもそれは棄てられ、この画面に入る前に設定されていた状態に戻って終了する。その後は図４に示した文書データ一覧画面に移行する。もちろん、ここで別の画面に移行するように実施しても構わない。本実施の形態の文書データを送信するための画面は図６に示したものと同様である。
【００６４】
次に、図９に示すフローチャートを用いて本実施の形態の動作を解説する。
先ず、ステップＳ９０１で処理を開始する。次に、ステップＳ９０２にてユーザが送信動作を行ったかどうかをチェックし、別の動作であった場合にはステップＳ９０３へ進む。ステップＳ９０３では、ユーザが指示した動作に応じた処理を行いステップＳ９１４へ進む。
【００６５】
一方、ステップＳ９０２の判断の結果、ユーザが送信を指示していた場合にはステップＳ９０４に進み、送信されようとしている文書データの格納されたボックスにはセキュリティが設定されているかどうかをチェックする。このチェックの結果、設定されていなかった場合にはそのままステップＳ９１３へ進む。
【００６６】
一方、ステップＳステップＳ９０４のチェックの結果、セキュリティが設定されていた場合には続くステップＳ９０５へ進む。ステップＳ９０５ではまず宛先に設定されているメールアドレスのリストの最初のエントリに着目する。続くステップＳ９０６で現在着目しているメールアドレスがセキュリティ設定で送信が許可されているかどうかをチェックする。
【００６７】
ステップＳ９０６のチェックの結果、許可されている場合にはステップＳ９０７へ進む。また、許可されていなかった場合にはステップＳ９０９へ進む。ステップＳ９０７では現在着目しているメールアドレスが、宛先に設定されているメールアドレスのリストの最後のエントリであるかどうかをチェックし、そうであった場合には処理はステップＳ９１３へ進む。そうでなかった場合にはステップＳ９０８へ進み、着目しているメールアドレスを、宛先のメールアドレスのリストの次のエントリへと進めてステップＳ９０６から処理を続行する。
【００６８】
上記ステップＳ９０６のチェックの結果、メールアドレスが許可されていないものであった場合にはＳ９０９へ進んで、まず、操作パネル１０４にユーザに対してパスワードの入力を促すダイアログを表示する。続くステップＳ９１０でユーザが入力を行わずにキャンセルしたかどうかをチェックする。キャンセルした場合にはステップＳ９１２へ進む。また、パスワードが入力された場合にはステップＳ９１１へ進む。
【００６９】
ステップＳ９１１では、パスワードが設定されたものと一致するかどうかをチェックし、一致していればステップＳ９１３へ進む。一致していなければそのままステップＳ９１４へ進む。ステップＳ９１０でキャンセルされた場合には処理はステップＳ９１２へ進み、キャンセルされたことを示すフラグをセットしたのち、処理はステップＳ９１４へ進む。
【００７０】
ステップＳ９０４でボックスにセキュリティ設定が施されていなかった場合には無条件で送信を行っていいため、処理はステップＳ９１３で送信を実行した後ステップＳ９１４へ進む。また、ステップＳ９０７でメールアドレスが最後の一つまでチェック済みであった場合には、全ての宛先が許可された宛先であるということであるので、処理はステップＳ９１３へ進み、送信が実行された後、ステップＳ９１４へ進む。
【００７１】
また、ステップＳ９１１にてユーザが設定されたパスワードと一致するパスワードを入力した場合にはユーザが送信するために必要なセキュリティパスワードを知っているものと判断されるため、ステップＳ９１３へ進んで送信を実行した後にステップＳ９１４へ進む。ステップＳ９０３で処理が終了した場合には処理はステップＳ９１４へ進む。ステップＳ９１２ではユーザが送信をキャンセルしたためキャンセルされたことを示すフラグを立てた後、処理はステップＳ９１４へ進む。またステップＳ９１１でユーザが入力したパスワードが設定されたパスワードと一致しなかった場合には、処理はそのまま何もせずステップＳ９１１へ進む。
【００７２】
ここで、ユーザが入力したパスワードが設定されているパスワードと一致しなかった場合には、セキュリティ上の観点から一切メッセージなどは出力せず、黙って送信をキャンセルしてしまうことが望ましい。ただし、ステップＳ９１０にてユーザが送信をキャンセルした場合には、図６で示された送信画面に戻って処理が続行されるように実装されることが望ましい。このような場面の切り替えにはステップＳ９１２でセットされたフラグが使用されることとなる。ともあれ、いずれの場合も処理がステップＳ９１４へ到達するとここでの送信動作の処理は終了する。
【００７３】
このように、本実施の形態を用いれば、セキュリティ設定中にパスワードを設けておき、ユーザが無条件では送信が許可されない宛先に文書データを送信しようとした場合には、設定されたパスワードを入力できた場合にのみ送信を実行できるようにすることができ、充分な権限を持たない人間が勝手に文書データを送信してしまうという事態を防ぐことが可能となる。
【００７４】
（第３の実施の形態）
次に、本発明の多機能印刷装置の第３の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本実施の形態の多機能印刷装置の構成図も図１に示したものと同様である。また、本実施の形態の多機能印刷装置の接続されるネットワークを表した図は図２に示したものと同様である。また、本実施の形態のボックス一覧表示画面は図３に示したものと同様である。本実施の形態における文書データ一覧画面は図４に示したものと同様である。
【００７５】
図１０に、本実施の形態におけるセキュリティ設定画面を示す。図１０において、１００１は現在表示させているボックスに与えられたシンボルマークであり、図３においてシンボルマーク３０１に表示されているものと同様のものである。
【００７６】
１００２は現在表示させているボックスに与えられた名称であり図３の３０２に表示されているものと同様のものである。１００３は文書データ一覧（図４）に戻るためのボタンであり、このボタン１００３を押下すると図４に示した画面に移行する。
【００７７】
１００４はこのボックスから送信する場合の宛先を制限するか否かを決定するチェックボックスである。図１０に示したようにチェックされている場合にはボックスに対してセキュリティ設定を適用し、このボックスから文書データを送信する場合には宛先の制限を行う。チェックされていない場合には宛先の制限は行わず、このボックスから送信を実行するとその送信は無条件で実行される。
【００７８】
１００５は送信を許可する宛先のドメインの一覧表である。ここに表示されたドメインに対する送信はチェックボックス１００４がチェックされているか否かに関わらず無条件で許可される。１００６は全て削除ボタンである。このボタン１００６を押下するとリスト１００５に登録されているドメインがすべて削除される。もちろん、「全て削除されます。よろしいですか？」というメッセージを表示してユーザに確認を促し、ユーザが全削除を確認した場合にのみ削除を実行するように実施しても良い。
【００７９】
１００７は選択された項目を削除ボタンである。このボタン１００７を押下すると、リスト１００５中で選択されている項目がある場合にはその項目が削除される。また、リスト１００５中に選択されている項目がない場合にはそのまま何も実行しなくても良いし、「選択されている項目はありません」というメッセージを表示してユーザに確認を促すように実施しても良い。あるいはリスト１００５中に選択されている項目がない場合には１００７のボタンを無効化するように実施しても良い。
【００８０】
１００８は新たに追加するドメインを表す文字列を入力するための文字列入力ボックスである。１００９は入力した項目を上に追加ボタンであり、このボタン１００９を押下すると、文字列入力ボックス１００８に入力されたデータが１００５の許可するドメイン一覧リストに追加される。
【００８１】
ここで、文字列入力ボックス１００８が空である場合にはボタン１００９を無効化するように実施しても良い。１０１０は不許可の通信が試みられた場合の通知先を入力するための文字列入力ボックスである。１０１１は設定を完了するボタンであり、１０１２は設定をキャンセルボタンである。
【００８２】
設定完了ボタン１０１１を押下すると、チェックボックス１００４、１００５の許可するドメインリスト、あるいは文字列入力ボックス１０１０の通知先に対する変更があった場合にはそれが反映されて有効となった状態で設定が完了する。キャンセルボタン１０１２を押下した場合にはそのような変更はすべて棄てられ、この画面を表示する前の設定値が有効となって設定が終了する。また、本実施の形態における文書データを送信するための画面は図６に示したものと同様である。
【００８３】
図１１に、本実施の形態の動作にかかる動作手順を説明するフローチャートを示し、図１１に沿って動作を説明する。
先ず、ステップＳ１１０１で処理を開始する。次にステップＳ１１０２へ進み、ユーザが送信動作を行ったかどうかをチェックする。このチェックの結果、送信動作以外の動作を指示していたら処理はステップＳ１１０３へ進む。また、ステップＳ１１０２のチェックの結果、送信動作であれば処理はステップＳ１１０４へ進む。
【００８４】
ステップＳ１１０３では、ユーザに指示された送信以外の動作を処理してステップＳ１１１２へ進む。ステップＳ１１０２でユーザが送信動作を行った場合には処理はステップＳ１１０４へ進み、送信されようとしている文書データが格納されているボックスに対してセキュリティが設定されているかどうかをチェックする。
【００８５】
ステップＳ１１０４のチェックの結果、設定されていない場合には処理はそのままステップＳ１１１１へ進む。また、設定されている場合にはステップＳ１１０５へ進む。ステップＳ１００５では、まず宛先に設定されているメールアドレスのリストの最初のエントリに着目する。
【００８６】
そして、続くステップＳ１００６にて、現在着目しているアドレスはセキュリティ設定によって送信が許可されるように設定されているかどうかをチェックする。このチェックの結果、許可されていなければステップＳ１１０９へ進む。また、許可されている場合にはステップＳ１００７へ進み、現在着目しているメールアドレスが宛先のメールアドレスのリストの最後のエントリであるかどうかをチェックする。そして、最後のエントリであった場合には処理はステップＳ１１１１へ進む。また、最後ではなかった場合には処理はステップＳ１１０８へ進み、宛先に設定されているメールアドレスのリストの次のエントリに着目した後、ステップＳ１１０６へ戻って処理を続行する。
【００８７】
ステップＳ１１０６にて、着目しているメールアドレスがセキュリティ設定上送信を許可されていないアドレスであった場合には処理はステップＳ１１０９へ進み、管理者宛に許可されていない送信が試みられたことを警告するようなメールを作成する。そして、続くステップＳ１１１０で今作成したその警告メールを送信する。このとき用いられるメールアドレスは図１０の文字列入力ボックス１０１０に入力されている通知先メールアドレスである。
【００８８】
警告メールを送信し終わった後は処理はステップＳ１１１２へ進む。ステップＳ１１０４でボックスにセキュリティが設定されていなかった場合には処理はステップＳ１１１１へ進んできて、送信には制限がないためそのまま文書データは送信された後、ステップＳ１１１２へ進む。
【００８９】
また、ステップＳ１１０７で着目しているメールアドレスが最後のアドレスであった場合には、これはチェックした全ての送信宛先メールアドレスが送信を許可されているアドレスであったことを意味しているため、処理はステップＳ１１１１へ進んできて送信が実行された後にステップＳ１１１２へ進む。
【００９０】
また、ステップＳ１１０３にて送信以外の処理を実行した後には、処理はそのままステップＳ１１１２へ進む。また、ステップＳ１１１０にて管理者に警告メールを送信した後も処理はステップＳ１１１２へ進んでくる。ステップＳ１１１２に到達した後は送信動作の処理は終了する。
【００９１】
以上のように本実施の形態を用いれば、セキュリティ設定に管理者への通知の宛先を含めておくようにしたので、送信が許可されない宛先に文書データをユーザが送信しようとした場合には、送信は阻止され、なおかつ、セキュリティ設定された文書データの送信を試みる動きがあったことを管理者に対してメールによって通知することができる。これによって送信を許可されていないユーザが文書データを勝手に送信してしまうという事態を防ぐことが可能となるとともに、セキュリティ上問題がある動きを管理者が監視することができ、それ以上の被害を未然に防ぐために動くことが可能となる。
【００９２】
（第４の実施の形態）
次に、本発明の第４の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本実施の形態における多機能印刷装置の構成は図１に示したものと同様である。また本実施の形態における多機能印刷装置が接続されるネットワークを表した図は図２に示したものと同様である。本実施の形態におけるボックス一覧画面の例は図３に示したものと同様である。またボックスにおける文書データの一覧画面の例は図４に示したものと同様である。
【００９３】
図１２は、本実施の形態の多機能印刷装置におけるボックスのセキュリティを設定するための画面の例である。図１２において、１２０１は現在表示させているボックスに与えられたシンボルマークであり図３のシンボルマーク３０１に表示されているものと同様のものである。１２０２は現在表示させているボックスに与えられた名称であり図３の３０２に表示されているものと同様のものである。
【００９４】
１２０３は文書データ一覧（図４）に戻るためのボタンであり、このボタン１２０３を押下すると図４に示した画面に移行する。１２００４はこのボックスから送信する場合の宛先を制限するか否かを決定するチェックボックスである。図１２に示したようにチェックされている場合には宛先の制限を行う。また、チェックされていない場合には宛先の制限は特に行わない。
【００９５】
１２０５は送信を無条件に許可する宛先のドメインの一覧表である。チェックボックス１２０４にチェックが入っていた場合にもこの一覧表に登録されているドメインに対する送信は無条件に許可される。１２０６は全て削除ボタンである。このボタン１２０６を押下するとリスト１２０５に登録されているドメインがすべて削除される。もちろん、「全て削除されます、よろしいですか？」というメッセージを表示してユーザに確認を促し、ユーザが全削除を確認した場合にのみ削除を実行するように実施しても良い。
【００９６】
１２０７は選択された項目を削除ボタンである。リスト１２０５中に選択されている項目がない場合にはそのまま何も実行しなくても良いし、「選択されている項目はありません」というメッセージを表示してユーザに確認を促すように実施しても良い。あるいはリスト１２０５中に選択されている項目がない場合には１２０７のボタンを無効化するように実施しても良い。
【００９７】
１２０８は新たに追加するドメインを表す文字列を入力するための文字列入力ボックスである。１２０９は入力した項目を上に追加ボタンであり、このボタン１２０９を押下すると文字列入力ボックス１２０８に入力されたデータが１２０５の無条件に許可するドメインの一覧に追加される。
【００９８】
ここで、文字列入力ボックス１２０８が空である場合には、ボタン１２０９を無効化するように実施しても良い。１２１０は要承認の送信が行われた場合の通知先を入力するための文字列入力ボックスである。１２１１はセキュリティパスワード入力のための文字列入力ボックスである。１２１２はセキュリティパスワード確認入力のための文字列入力ボックスである。
【００９９】
これらの入力ボックス１２１１及び１２１２は、実際にどの文字が入力されているかを隠蔽するために、エコーバックは「＊」のような文字で覆われるようになっている。文字列入力ボックス１２１１にはパスワードを入力するが、その内容が本当に入力したかった内容と一致しているかは確認できないことになるため、文字列入力ボックス１２１２の確認入力に再度同じ内容を入力することで、二回にわたって同一の入力が行われた場合にのみ正しくパスワードが設定されるように処理される。
【０１００】
１２１３は設定を完了ボタンであり、１２１４は設定をキャンセルボタンである。完了ボタン１２１３を押下した場合には、文字列入力ボックス１２１１のパスワード入力が１２１２のパスワード確認入力が一致しているかをチェックした後、一致していなければ「パスワードが間違っています」というメッセージを表示し、この画面に戻ってくる。一致していれば今入力されている項目で設定を上書きして設定を完了する。また、キャンセルボタン１２１４を押下した場合には現在どのような値が入力されているかに関わらず全ての変更が棄てられ、この画面が表示される前の設定値がそのまま継続使用される。本実施の形態の文書データを送信するための画面は図６に示したものと同様である。
【０１０１】
次に、図１３に示すフローチャートを用いて本実施の形態の多機能印刷装置の送信動作を説明する。
先ず、ステップＳ１３０１で処理を開始する。次にステップＳ１３０２にてユーザが送信動作を行ったかどうかをチェックする。送信動作以外の動作を指示していた場合にはステップＳ１３０３へ進む。
【０１０２】
ステップＳ１３０３では、ユーザの指示する処理を行ってステップＳ１３１３へ進む。ステップＳ１３０２で送信動作であった場合には処理はステップＳ１３０４へ進む。ステップＳ１３０４では送信されようとしている文書データの格納されていたボックスにはセキュリティ設定がされているかどうかをチェックする。
【０１０３】
ステップＳ１３０４のチェックの結果、セキュリティの設定がされていなかった場合にはステップＳ１３１２へ進む。また、設定されている場合にはステップＳ１３０５へ進む。ステップＳ１３０５では、まず宛先に設定されているメールアドレスのリストの最初のエントリに着目する。
【０１０４】
続くステップＳ１３０６では着目しているメールアドレスがセキュリティ設定で送信を許可されているかどうかをチェックする。このチェックの結果、許可されていない場合には処理はステップＳ１３０９へ進む。また、許可されている場合には処理はステップＳ１３０７へ進む。
【０１０５】
ステップＳ１３０７では、現在着目しているメールアドレスが宛先に設定されているメールアドレスのリストの最後のエントリであるかどうか否かをチェックする。このチェックの結果、最後のエントリであった場合には処理はステップＳ１３１２へ進み、そうでなかった場合にはステップＳ１３０８へ進む。
【０１０６】
ステップＳ１３０８では、宛先に設定されているメールアドレスリストの次のエントリに着目点を移した後、ステップＳ１３０６へ戻って処理を続行する。ステップＳ１３０６にてアドレスが無条件で許可されているアドレスではない場合には、処理はステップＳ１３０９へ進む。
【０１０７】
ステップＳ１３０９では、管理者に対して無条件では許可されていない送信が試みられていることを警告するメールが作成される。そして、続くステップＳ１３１０にてそのメールをセキュリティ設定において要承認である場合の通知先として指定されたメールアドレスに対して送信する。続くステップＳ１３１１で現在送信されようとしている文書データ、宛先のリスト、表題などの送信のデータを記憶装置１０５に一時的に保管する。保管したら処理はステップＳ１３１３へ進む。
【０１０８】
一方、ステップＳ１３０４のチェックの結果、ボックスにセキュリティ設定が行われていなかった場合、あるいはステップＳ１３０７にて着目しているメールアドレスが最後のメールアドレスであって全てのメールアドレスが無条件に送信が許可されているメールアドレスであることが確認された場合には処理はステップＳ１３１２へ進み、送信が実行される。その後処理はステップＳ１３１３へ進む。ステップＳ１３１３へ進むと、送信処理はここで終了する。
【０１０９】
図１４に示すのは、管理者に送られてくる警告メールの一例である。ここに提示されているＵＲＬにＷＷＷブラウザを通じてアクセスを行うと、図１５に示すような画面が表示される。
【０１１０】
図１５において、１５０１はパスワードを入力するための入力フィールドであり、１５０２は許可するボタン、１５０３は許可しないボタンである。この画面上でパスワード入力フィールド１５０１に、文字列入力ボックス１２１１で設定したセキュリティパスワードを入力し、許可するボタン（１５０２）を押すと、入力内容が多機能印刷装置に対して送信され、管理者が送信の許可を与えたことが伝達される。
【０１１１】
ここで、入力フィールド１５０１に入力されたパスワードが間違っていた場合には送信はキャンセルされる。また、許可しないボタン１５０３を押した場合にも送信はキャンセルされる。正しいパスワードが入力フィールド１５０１に入力され、許可するボタン１５０２が押された場合にのみ送信は実行される。
【０１１２】
図１６は、その送信動作をフローチャートにしたものである。この処理は、図１５の画面に対して管理者が入力を行い許可するボタン１５０２、あるいは許可しないボタン１５０３を押して、ＷＷＷブラウザから情報の送信を行ったことをきっかけに開始される。ステップＳ１６０１で処理が開始する。
【０１１３】
次に、ステップＳ１６０２にてその送信された管理者の指示を受信する。続くステップＳ１６０３にて押されたボタンが許可するボタン１５０２であったか否かをチェックする。このチェックの結果、そうであった場合には処理はステップＳ１６０４へ進む。また、そうでなかった場合、すなわち許可しないボタン１５０３が押された場合にはステップＳ１６０６へ進む。
【０１１４】
ステップＳ１６０４では、パスワード入力フィールド１５０１に入力されたパスワードは文字列入力ボックス１２１１に入力されたパスワードと一致するかどうかをチェックする。このチェックの結果、一致していた場合には処理はステップＳ１６０５へ進む。また、一致していなかった場合にはステップＳ１６０６へ進む。
【０１１５】
ステップＳ１６０５では、記憶装置１０５に一時的に保管されていた文書データや宛先、表題などのデータを取り出しそれらに従って送信を実行する。送信が実行された後は、処理はステップＳ１６０７へ進む。
【０１１６】
ステップＳ１６０６では、記憶装置１０５に一時的に保管されていた文書データや宛先、表題などのデータを消去する。またこの場合には送信は実行しない。消去処理が終了したら処理はステップＳ１６０７へ進む。ステップＳ１６０７で送信処理は終了する。
【０１１７】
この実施の形態によれば、管理者の承認が必要な送信が行われる場合には、管理者の使用している端末装置において通知を受け取ることができるとともに、その送信に対する承認をネットワークを経由して与えることができる。これにより、不正な送信を未然に防ぐことができ、なおかつそのようなセキュリティ管理を容易に行うことが可能となる。
【０１１８】
（本発明に係る他の実施の形態）
上述した本発明の実施の形態における印刷装置を構成する各手段、すなわち、セキュリティ設定手段、文書データ送信手段及びセキュリティ設定判定手段等は、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭなどに記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。また、上述した印刷装置における文書データ送信方法の各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭなどに記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び上記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体は本発明に含まれる。
【０１１９】
具体的に、上記プログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭのような記録媒体に記録し、或いは各種伝送媒体を介し、コンピュータに提供される。上記プログラムを記録する記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ以外に、フレキシブルディスク、ハードディスク、磁気テープ、光磁気ディスク、不揮発性メモリカード等を用いることができる。他方、上記プログラムの伝送媒体としては、プログラム情報を搬送波として伝搬させて供給するためのコンピュータネットワーク（ＬＡＮ、インターネットの等のＷＡＮ、無線通信ネットワーク等）システムにおける通信媒体（光ファイバ等の有線回線や無線回線等）を用いることができる。
【０１２０】
また、コンピュータが供給されたプログラムを実行することにより上述した実施の形態における各機能が実現されるだけでなく、そのプログラムがコンピュータにおいて稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）或いは他のアプリケーションソフト等と共同して上述した実施の形態の各機能が実現される場合や、供給されたプログラムの処理の全て或いは一部がコンピュータの機能拡張ボードや機能拡張ユニットにより行われて上述した実施の形態における各機能が実現される場合も、かかるプログラムは本発明に含まれる。
【図面の簡単な説明】
【０１２１】
【図１】本発明の第１の実施の形態を示し、多機能印刷装置の構成例を示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態を示し、多機能印刷装置の接続されたネットワークを表した図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態を示し、ボックス一覧画面の例を示す図である。
【図４】本発明の第１の実施の形態を示し、ボックス内の文書データの一覧画面の例を説明する図である。
【図５】本発明の第１の実施の形態を示し、ボックスのセキュリティの設定画面の例を説明する図である。
【図６】本発明の第１の実施の形態を示し、ボックスから文書データを送信するための画面の例を説明する図である。
【図７】本発明の第１の実施の形態を示し、多機能印刷装置の送信動作を説明するフローチャートである。
【図８】本発明の第２の実施の形態を示し、ボックスのセキュリティの設定画面の例を説明する図である。
【図９】本発明の第２の実施の形態を示し、多機能印刷装置の送信動作を説明するフローチャートである。
【図１０】本発明の第３の実施の形態を示し、ボックスのセキュリティの設定画面の例を説明する図である。
【図１１】本発明の第３の実施の形態を示し、多機能印刷装置の送信動作を説明するフローチャートである。
【図１２】本発明の第４の実施の形態を示し、ボックスのセキュリティの設定画面の例を説明する図である。
【図１３】本発明の第４の実施の形態を示し、多機能印刷装置の送信動作を説明するフローチャートである。
【図１４】本発明の第４の実施の形態を示し、管理者に送付される警告メールの一例を説明する図である。
【図１５】本発明の第４の実施の形態を示し、管理者が送信の可否を指示するための画面の一例を説明する図である。
【図１６】本発明の第４の実施の形態を示し、管理者が送信の可否を指示した後の多機能印刷装置の送信動作を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【０１２２】
１０１  制御装置
１０２  文書読取装置
１０３  印刷装置
１０４  操作パネル
１０５  記憶装置
１０６  ネットワークインターフェース
【図１】
2006082491.tif 000003
【図２】
2006082491.tif 000004
【図３】
2006082491.tif 000005
【図４】
2006082491.tif 000006
【図５】
2006082491.tif 000007
【図６】
2006082491.tif 000008
【図７】
2006082491.tif 000009
【図８】
2006082491.tif 000010
【図９】
2006082491.tif 000011
【図１０】
2006082491.tif 000012
【図１１】
2006082491.tif 000013
【図１２】
2006082491.tif 000014
【図１３】
2006082491.tif 000015
【図１４】
2006082491.tif 000016
【図１５】
2006082491.tif 000017
【図１６】
2006082491.tif 000018
【手続補正書】
【提出日】平成17年12月13日(2005.12.13)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の記憶領域を有し、文書データを記憶するための記憶手段を有する文書データ送信装置であって、
前記記憶手段に記憶された文書データを外部に送信する文書データ送信手段と、
前記複数の記憶領域の少なくとも１つに対してセキュリティに関する設定を行うセキュリティ設定手段と、
前記文書データ送信手段が送信しようとする文書データが記憶されている記憶領域に対して前記セキュリティ設定手段によりセキュリティに関する設定がなされているか否かを判定するセキュリティ設定判定手段とを有し、
前記セキュリティ設定判定手段による判定結果に基づいて上記文書データ送信の可否を決定することを特徴とする文書データ送信装置。
【請求項２】
前記セキュリティ設定手段は、セキュリティ設定がなされている記憶領域に記憶された文書データを前記文書データ送信手段が送信する送信宛先を制限するための設定であり、前記文書データ送信手段により送信される文書の送信宛先が前記セキュリティ設定手段により送信を制限された送信宛先であるか否かに基づいて前記文書データの送信の可否を決定することを特徴とする請求項１に記載の文書データ送信装置。
【請求項３】
前記セキュリティ設定手段は、前記文書データ送信手段による送信を許可するネットワークのドメインを指定することを特徴とする請求項２に記載の文書データ送信装置。
【請求項４】
更に、ユーザからの指示を受け付ける操作手段を有し、
前記セキュリティ設定手段は、セキュリティに関する設定としてパスワードを設定可能であり、
前記文書データ送信手段により送信される文書データの送信宛先がセキュリティ設定手段により送信を制限された送信宛先である場合、前記操作手段を介して前記パスワードが入力されたことを条件に前記文書データの送信を許可することを特徴とする請求項２または３に記載の文書データ送信装置。
【請求項５】
前記セキュリティ設定手段は、セキュリティに関する設定として所定の通知宛先を設定可能であり、
更に、前記文書データ送信手段により送信される文書データの送信宛先がセキュリティ設定手段により送信を制限された送信宛先である場合、前記所定の通知宛先へ通知する通知手段を有することを特徴とする請求項２乃至４のいずれか１項に記載の文書データ送信装置。
【請求項６】
前記セキュリティ設定手段は、セキュリティに関する設定として送信許可要求を通知する宛先を設定可能であり、
更に、前記文書データ送信手段により送信される文書データの送信宛先が前記セキュリティ設定手段により送信を制限された送信宛先である場合、前記送信許可要求を通知する宛先に対して当該文書データの送信許可要求を通知する送信許可要求手段を有することを特徴とする請求項２乃至４のいずれか１項に記載の文書データ送信装置。
【請求項７】
前記送信許可要求手段が通知した送信許可要求に応答して外部から受信した許可応答に基づいて、前記文書データ送信手段による送信が制限された送信宛先への前記文書データの送信を許可し、前記送信許可要求手段が通知した送信許可要求に応答して外部から受信した禁止応答に基づいて、前記文書データ送信手段による送信が制限された送信宛先への前記文書データの送信を禁止することを特徴とする請求項６に記載の文書データ送信装置。
【請求項８】
前記送信許可要求手段は、前記セキュリティ設定手段により設定された送信許可要求を通知する宛先に対して前記文書データの送信の許可を要求する旨を記述した電子メールを送信することを特徴とする請求項６または７に記載の文書データ送信装置。
【請求項９】
前記電子メールには、前記文書データの送信の許可要求に対して許可或いは禁止の応答を入力するためのアクセス情報が記述されていることを特徴とする請求項８に記載の文書データ送信装置。
【請求項１０】
複数の記憶領域を有する記憶手段に記憶された文書データの送信方法であって、
前記複数の記憶領域の少なくとも１つに対してセキュリティに関する設定を行うセキュリティ設定工程と、
前記記憶手段に記憶された文書データを外部に送信する文書データ送信工程と、
前記文書データ送信工程で送信しようとする文書データが記憶されている記憶領域に対して前記セキュリティ設定工程でのセキュリティに関する設定がなされているか否かを判定するセキュリティ設定判定工程とを有し、
前記セキュリティ設定判定工程の判定結果に基づいて上記文書データ送信の可否を決定することを特徴とする文書データ送信方法。
【請求項１１】
複数の記憶領域を有する記憶手段に記憶された文書データの送信方法をコンピュータに実行させるコンピュータプログラムであって、
前記複数の記憶領域の少なくとも１つに対してセキュリティに関する設定を行うセキュリティ設定モジュールと、
前記記憶手段に記憶された文書データを外部に送信する文書データ送信モジュールと、
前記文書データ送信モジュールの実行によって送信しようとする文書データが記憶されている記憶領域に対して前記セキュリティ設定モジュールでのセキュリティに関する設定がなされているか否かを判定するセキュリティ設定判定モジュールとを有し、
前記セキュリティ設定判定モジュールの判定結果に基づいて上記文書データ送信の可否を決定することを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１２】
請求項１１に記載のコンピュータプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【０００１】
本発明は文書データ送信装置及び文書データ送信方法に関し、例えば多機能印刷装置において、文書読取装置から読み取った文書データをネットワークを経由して他の情報処理装置に送信する方法、及び文書読取装置から読み取った文書データをネットワークを経由して他の情報処理装置に送信する機能を備えた多機能印刷装置に用いて好適な技術に関する。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１３】
本発明の文書データ送信装置は、複数の記憶領域を有し、文書データを記憶するための記憶手段を有する文書データ送信装置であって、前記記憶手段に記憶された文書データを外部に送信する文書データ送信手段と、前記複数の記憶領域の少なくとも１つに対してセキュリティに関する設定を行うセキュリティ設定手段と、前記文書データ送信手段が送信しようとする文書データが記憶されている記憶領域に対して前記セキュリティ設定手段によりセキュリティに関する設定がなされているか否かを判定するセキュリティ設定判定手段とを有し、前記セキュリティ設定判定手段による判定結果に基づいて上記文書データ送信の可否を決定することを特徴とする。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１４】
本発明の文書データ送信方法は、複数の記憶領域を有する記憶手段に記憶された文書データの送信方法であって、前記複数の記憶領域の少なくとも１つに対してセキュリティに関する設定を行うセキュリティ設定工程と、前記記憶手段に記憶された文書データを外部に送信する文書データ送信工程と、前記文書データ送信工程で送信しようとする文書データが記憶されている記憶領域に対して前記セキュリティ設定工程でのセキュリティに関する設定がなされているか否かを判定するセキュリティ設定判定工程とを有し、前記セキュリティ設定判定工程の判定結果に基づいて上記文書データ送信の可否を決定することを特徴とする。
【手続補正６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１５】
本発明のコンピュータプログラムは、複数の記憶領域を有する記憶手段に記憶された文書データの送信方法をコンピュータに実行させるコンピュータプログラムであって、前記複数の記憶領域の少なくとも１つに対してセキュリティに関する設定を行うセキュリティ設定モジュールと、前記記憶手段に記憶された文書データを外部に送信する文書データ送信モジュールと、前記文書データ送信モジュールの実行によって送信しようとする文書データが記憶されている記憶領域に対して前記セキュリティ設定モジュールでのセキュリティに関する設定がなされているか否かを判定するセキュリティ設定判定モジュールとを有し、前記セキュリティ設定判定モジュールの判定結果に基づいて上記文書データ送信の可否を決定することを特徴とする。
【手続補正７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００１８
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００１８】
以下に、本発明の文書データ送信装置及び文書データ送信方法の実施の形態を説明する。なお、以下に説明する実施の形態においては、文書データ送信装置を多機能印刷装置に設けた例について説明する。
（第１の実施の形態）
まず、本発明の第１の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
図１は、本発明の第１の実施の形態の多機能印刷装置の要部構成例を示すブロック図である。図１において、１０１は制御装置であり、多機能印刷装置全体の制御を司る。不図示のＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭも制御装置１０１内に含まれる。１０２は文書読取装置であり、原稿画像を読み取って画像データを生成する。１０３は印刷装置であり、文書読取装置１０２で読み取った画像データ、ネットワークインターフェースを介して他の多機能印刷装置やワークステーションやクライアントコンピュータから受信するデータ、記憶装置１０５に蓄積された画像データを印刷出力する。１０４は操作パネルであり、ユーザによる多機能画像形成装置への操作指示を受け付ける。１０５は記憶装置であり、文書読取装置１０２が生成した画像データやネットワークインターフェースを介して受信した画像データを蓄積する。なお、記憶装置１０５はボックスと呼ばれる複数の記憶領域からなる。これについては後に詳しく説明する。１０６はネットワークインターフェースであり、多機能印刷装置とネットワークとの間のインターフェースである。
【手続補正８】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２２
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２２】
３０２はボックスの名称である。ボックスの名称はボックスを容易に識別し呼称するために用いられるもので、一般的なボックスの名称は管理者あるいはユーザが自由に付与できるように実施することが望ましいが、特定の機能のボックスには特定の名称が付与されるように実施しても良いし、付与可能な名称に関して何らかの制限を設けることも構わない。図３上では一度に６個のボックスが表示されている例を示している。
【手続補正９】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２７
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００２７】
４００はセキュリティ設定を行なうボタンである。このセキュリティボタン４００を押すとこのボックスに関するセキュリティ設定を表示、設定することができる。このセキュリティボタン４００は操作しているユーザが管理者権限を持たない場合には表示されないように実施しても構わない。
【手続補正１０】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３０
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３０】
図５は、本実施の形態のボックス機能における、ボックスのセキュリティ設定画面である。これは図４に示した画面からセキュリティボタン４００を押下することによって呼び出される画面である。
【手続補正１１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００４１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００４１】
６０７は全て削除ボタンであり、このボタン６０７を押下すると、宛先一覧６０６に表示されているメールアドレスが全て削除され、一覧が空になる。６０８は選択されたアドレスを削除ボタンであり、このボタンを押下すると宛先一覧６０６の中で現在選択されているメールアドレスが削除される。なお、宛先一覧６０６の中の項目が一つも選択されていない場合には６０８の選択されたアドレスを削除ボタンを無効化するように実施しても良い。
【手続補正１２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００５１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００５１】
したがって、ステップＳ７０９では、ユーザが指示した通りに送信動作を行った上でステップＳ７１０へ進む。ステップＳ７１０では処理を終了する。この動作によって、送信動作以外の動作が指示されていた場合にはそれに応じた処理がステップＳ７０３で行われて処理が終了する。
【手続補正１３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００６６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００６６】
一方、ステップＳ９０４のチェックの結果、セキュリティが設定されていた場合には続くステップＳ９０５へ進む。ステップＳ９０５ではまず宛先に設定されているメールアドレスのリストの最初のエントリに着目する。続くステップＳ９０６で現在着目しているメールアドレスがセキュリティ設定で送信が許可されているかどうかをチェックする。
【手続補正１４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００７１
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００７１】
また、ステップＳ９１１にてユーザが設定されたパスワードと一致するパスワードを入力した場合にはユーザが送信するために必要なセキュリティパスワードを知っているものと判断されるため、ステップＳ９１３へ進んで送信を実行した後にステップＳ９１４へ進む。ステップＳ９０３で処理が終了した場合には処理はステップＳ９１４へ進む。ステップＳ９１２ではユーザが送信をキャンセルしたためキャンセルされたことを示すフラグを立てた後、処理はステップＳ９１４へ進む。またステップＳ９１１でユーザが入力したパスワードが設定されたパスワードと一致しなかった場合には、処理はそのまま何もせずステップＳ９１４へ進む。
【手続補正１５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００８５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００８５】
ステップＳ１１０４のチェックの結果、設定されていない場合には処理はそのままステップＳ１１１１へ進む。また、設定されている場合にはステップＳ１１０５へ進む。ステップＳ１１０５では、まず宛先に設定されているメールアドレスのリストの最初のエントリに着目する。
【手続補正１６】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００８６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００８６】
そして、続くステップＳ１１０６にて、現在着目しているアドレスはセキュリティ設定によって送信が許可されるように設定されているかどうかをチェックする。このチェックの結果、許可されていなければステップＳ１１０９へ進む。また、許可されている場合にはステップＳ１１０７へ進み、現在着目しているメールアドレスが宛先のメールアドレスのリストの最後のエントリであるかどうかをチェックする。そして、最後のエントリであった場合には処理はステップＳ１１１１へ進む。また、最後ではなかった場合には処理はステップＳ１１０８へ進み、宛先に設定されているメールアドレスのリストの次のエントリに着目した後、ステップＳ１１０６へ戻って処理を続行する。
【手続補正１７】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００９４
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００９４】
１２０３は文書データ一覧（図４）に戻るためのボタンであり、このボタン１２０３を押下すると図４に示した画面に移行する。１２０４はこのボックスから送信する場合の宛先を制限するか否かを決定するチェックボックスである。図１２に示したようにチェックされている場合には宛先の制限を行う。また、チェックされていない場合には宛先の制限は特に行わない。