(57)【要約】【課題】文書グループのグループ名が変更されても、文書グループに所属する文書から適切に文書グループ名を逆引きして、効率的に検索することが可能な文書管理システム、文書管理装置、文書利用クライアントおよび文書グループの名称の表示方法を提供する。【解決手段】文書管理装置は文書および文書背景情報が登録されると、文書グループの名称を文書背景情報に保持させ、文書のダウンロード要求を受け付けると、文書および文書背景情報を文書利用者クライアントにダウンロードさせ、文書グループの名称が変更されると、文書背景情報に保持されている文書グループの名称も変更し、文書利用者クライアントから文書背景情報のダウンロード要求を受け付けると、文書背景情報を文書利用者クライアントにダウンロードさせる。文書利用者クライアントは文書グループの名称および以前文書とともにダウンロードした文書グループの名称を表示する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の管理を行う文書管理装置と、該文書管理装置で管理される文書を利用するための文書利用クライアントとを具備する文書管理システムにおいて、
前記文書管理装置は、
文書提供者により提供された文書を文書グループ毎に登録し、該文書に該文書グループの名称を関連付けて登録する文書登録手段と、
前記文書グループの名称が変更された際に、該文書グループに登録された文書に関連付けられた文書グループの名称を変更する変更手段と
を具備し、
前記文書利用クライアントは、
前記文書管理装置から前記文書および該文書に関連付けられた文書グループの名称を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した文書および文書グループの名称を保存する保存手段と、
前記文書グループの名称を表示する表示手段と
を具備し、
前記文書利用クライアントは、
前記取得手段で前記文書を取得する際に前記保存手段に保存した文書グループの名称が変更されている場合、該変更された文書グループの名称を前記取得手段により前記文書管理装置から再取得し、
前記取得手段で再取得した変更された文書グループの名称、および前記保存手段に保存した文書グループの名称を表示する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書の管理を行い、該文書を利用するための文書利用クライアントとネットワークを介して接続する文書管理装置において、
文書提供者により提供された文書を文書グループ毎に登録し、該文書に該文書グループの名称を関連付けて登録する文書登録手段と、
前記文書グループの名称が変更された際に、該文書グループに登録された文書に関連付けられた文書グループの名称を変更する変更手段と
を具備し、
前記文書利用クライアントから前記文書の取得の要求を受け付けた際に、該文書および該文書に関連付けられた文書グループの名称を該文書利用者クライアントに提供する
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
文書の管理を行う文書管理装置とネットワークを介して接続し、該文書管理装置で管理される文書を利用するための文書利用クライアントにおいて、
前記文書管理装置で文書グループ毎に登録された文書、および該文書管理装置で該文書に関連付けられて管理されている該文書グループの名称を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した文書および文書グループの名称を保存する保存手段と、
前記文書グループの名称を表示する表示手段と
を具備し、
前記取得手段で前記文書を取得する際に前記保存手段に保存した文書グループの名称が変更されている場合、該変更された文書グループの名称を前記取得手段により該文書管理装置から再取得し、
前記取得手段で再取得した変更された文書グループの名称、および前記保存手段に保存した文書グループの名称を表示する
ことを特徴とする文書利用クライアント。
【請求項４】
文書の管理を行う文書管理装置と、該文書管理装置で管理される文書を利用するための文書利用クライアントとを具備する文書管理システムにおける文書グループの名称の表示方法において、
前記文書管理装置は、
文書提供者により提供された文書を文書グループ毎に登録し、
該登録した文書に該文書グループの名称を関連付けて管理し、
前記文書利用クライアントは、
前記文書管理装置から前記文書および該文書に関連付けられた文書グループの名称を取得し、
該取得した文書および文書グループの名称を保存手段に保存し、
前記文書管理装置から前記文書を取得する際に前記保存手段に保存した文書グループの名称が変更されている場合、該変更された文書グループの名称を該文書管理装置から再取得し、
該再取得した前記変更された文書グループの名称、および前記保存手段に保存した文書グループの名称を表示する
ことを特徴とする文書グループの名称の表示方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理装置、文書利用クライアントおよび文書グループの名称の表示方法に関し、特に、文書ファイルを集中管理する文書管理システム、文書管理装置、文書利用クライアントおよび文書グループの名称の表示方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般的に、多くの文書から目的の文書を検索する際の効率を高めるために、内容に関連のある文書をグループ化する手法が利用されている。例えば、関連のある文書をフォルダに格納して管理する等の方法が挙げられる。
【０００３】
また、文書グループに所属する文書を元に関連する文書を検索する場合も多い。文書グループに所属する文書から、その文書の所属文書グループ名を知る（文書グループ名の逆引きをする）ことができれば、次回以降の検索では文書グループ名を利用することで検索の効率は高くなる。例えば、文書ファイルにその文書の格納フォルダ等を記述しておく方法等が挙げられる。
【０００４】
ここで、作成されたグループに対してそのグループに所属する文書の集合を表す適切な名前を付けることは検索効率を高めるために重要であるが、グループ名の命名時には適切であってもグループに所属する文書が変化するにつれて、グループ名が適切にグループの内容を表現しなくなるという問題がある。
【０００５】
このような問題を解決するために、複数の文書をグループ化する際に自動的に適切な名前を付ける手法が発明されており、これらの発明を利用することで文書グループは常に適切な名前を保持することが可能になる。
【０００６】
例えば、複数個のファイルの中から共通語を抽出してグループ名とすることで目的のファイル名を効率良く表示することができるファイル名表示装置がある（例えば、特許文献１参照。）。
【０００７】
例えば、複数の文書のそれぞれに出現する同一の単語についての各評価値を計算してグループ名を決定することで複数の文書によって構成されている文書集合が、どのような内容を有する文書であるかを容易に推測することができる文書集合のグループ名命名方法、その装置、プログラムおよび記憶媒体がある（例えば、特許文献２参照。）。
【特許文献１】特開平１１−２５９４９９号公報
【特許文献２】特開２００４−１３５９７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、特許文献１に記載の発明、および特許文献２に記載の発明では、文書グループ名が常に変化してしまうため、前述した文書グループに所属する文書から文書ファイル名を逆引きして検索する方法に対応することができない。特に、グループ化された文書ファイルをローカルＰＣ上に保存して文書を取り扱うような場合には、文書グループ名が頻繁に変更されないため、文書グループ名を記憶して検索を実施する場合が多い。このようなケースでは常にサーバと接続しているわけではなく、文書グループ名の更新に気付きづらいため、検索の効率が大きく低下するという問題がある。
【０００９】
そこで、本発明は、文書グループのグループ名が変更されても、文書グループに所属する文書から適切に文書グループ名を逆引きして、効率的に検索することが可能な文書管理システム、文書管理装置、文書利用クライアントおよび文書グループの名称の表示方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するため、請求項１の発明は、文書の管理を行う文書管理装置と、該文書管理装置で管理される文書を利用するための文書利用クライアントとを具備する文書管理システムにおいて、前記文書管理装置は、文書提供者により提供された文書を文書グループ毎に登録し、該文書に該文書グループの名称を関連付けて登録する文書登録手段と、前記文書グループの名称が変更された際に、該文書グループに登録された文書に関連付けられた文書グループの名称を変更する変更手段とを具備し、前記文書利用クライアントは、前記文書管理装置から前記文書および該文書に関連付けられた文書グループの名称を取得する取得手段と、前記取得手段で取得した文書および文書グループの名称を保存する保存手段と、前記文書グループの名称を表示する表示手段とを具備し、前記文書利用クライアントは、前記取得手段で前記文書を取得する際に前記保存手段に保存した文書グループの名称が変更されている場合、該変更された文書グループの名称を前記取得手段により前記文書管理装置から再取得し、前記取得手段で再取得した変更された文書グループの名称、および前記保存手段に保存した文書グループの名称を表示することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項２の発明は、文書の管理を行い、該文書を利用するための文書利用クライアントとネットワークを介して接続する文書管理装置において、文書提供者により提供された文書を文書グループ毎に登録し、該文書に該文書グループの名称を関連付けて登録する文書登録手段と、前記文書グループの名称が変更された際に、該文書グループに登録された文書に関連付けられた文書グループの名称を変更する変更手段とを具備し、前記文書利用クライアントから前記文書の取得の要求を受け付けた際に、該文書および該文書に関連付けられた文書グループの名称を該文書利用者クライアントに提供することを特徴とする。
【００１２】
また、請求項３の発明は、文書の管理を行う文書管理装置とネットワークを介して接続し、該文書管理装置で管理される文書を利用するための文書利用クライアントにおいて、前記文書管理装置で文書グループ毎に登録された文書、および該文書管理装置で該文書に関連付けられて管理されている該文書グループの名称を取得する取得手段と、前記取得手段で取得した文書および文書グループの名称を保存する保存手段と、前記文書グループの名称を表示する表示手段とを具備し、前記取得手段で前記文書を取得する際に前記保存手段に保存した文書グループの名称が変更されている場合、該変更された文書グループの名称を前記取得手段により該文書管理装置から再取得し、前記取得手段で再取得した変更された文書グループの名称、および前記保存手段に保存した文書グループの名称を表示することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項４の発明は、文書の管理を行う文書管理装置と、該文書管理装置で管理される文書を利用するための文書利用クライアントとを具備する文書管理システムにおける文書グループの名称の表示方法において、前記文書管理装置は、文書提供者により提供された文書を文書グループ毎に登録し、該登録した文書に該文書グループの名称を関連付けて管理し、前記文書利用クライアントは、前記文書管理装置から前記文書および該文書に関連付けられた文書グループの名称を取得し、該取得した文書および文書グループの名称を保存手段に保存し、前記文書管理装置から前記文書を取得する際に前記保存手段に保存した文書グループの名称が変更されている場合、該変更された文書グループの名称を該文書管理装置から再取得し、該再取得した前記変更された文書グループの名称、および前記保存手段に保存した文書グループの名称を表示することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、文書の所属する文書グループの名称を変更しても、文書に関する文書背景情報から文書グループの名称の変更の経緯を認識することができるため、検索の効率を高めることが可能になるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明に係る文書管理システム、文書管理装置、文書利用クライアントおよび文書グループの名称の表示方法の実施の形態について添付図面を参照して詳細に説明する。なお、以下に示す実施の形態では、文書ファイルを集中管理する文書管理システムを例にして説明する。
【００１６】
図１は、本発明に係る文書管理システム１の一例を示すブロック図である。
【００１７】
図１に示すように、文書管理システム１は、文書管理システム１で取り扱う文書を保存する文書保存装置２と、文書保存装置２で保存している文書の管理等を行う文書管理装置３と、１乃至複数台の文書提供者クライアント４と文書利用者クライアント５とをネットワーク６で接続した構成を有している。なお、図１では、便宜的に各クライアントを１台ずつ示した。
【００１８】
文書保存装置２は、ハードウェア的には汎用的な外部リポジトリ機能を有するファイルサーバコンピュータで実現することができる。なお、文書保存装置２が文書管理装置３に同居する構成も可能である。文書管理装置３は、ハードウェア的には汎用的なサーバコンピュータで実現することができる。文書提供者クライアント４は、文書を作成し、また、その作成した文書を改版する文書提供者によって使用される。文書利用者クライアント５は、文書提供者によって作成された文書を参照、印刷等するために利用する文書利用者によって利用される。各クライアントは、ハードウェア的には汎用的なＰＣ［Personal Computer］で実現することができる。本実施の形態では、本システムを構成するクライアントを、便宜的に文書提供者が使用するクライアントと文書利用者が使用するクライアントとに分けて図示し、また説明するが、文書提供者は自ら作成した文書の利用者にもなり、また、他の文書提供者が作成した文書の利用者にもなるので、１台のＰＣ文書提供者クライアント４にも文書利用者クライアント５にもなりうる。
【００１９】
文書提供者クライアント４は、文書登録処理部７、文書状態設定処理部８、利用状況監視部９および文書管理部１３を有している。
【００２０】
文書登録処理部７は、文書管理システム１の管理対象とする文書を新規に作成して文書管理装置３に登録（実際には、文書本体は文書保存装置２に保存）する。或いは、既存文書を新規文書として登録しても良い。また、文書登録処理部７は、文書管理装置３に登録した文書を更新した場合は更新文書を最新版として文書管理装置３に登録する。或いは、新規に作成した文書を既登録の文書の最新版として登録しても良い。なお、文書の新規作成および編集には、汎用的な文書作成ソフトを利用する。
【００２１】
更に、文書登録処理部７は、文書提供者により新規に文書が作成された時は、文書提供者に入力指定させた情報を文書背景情報として生成し、文書背景情報を文書管理装置３に登録し、文書本体を文書保存装置２に保存し、文書提供者により文書が更新された時は、文書背景情報も更新する。
【００２２】
文書状態設定処理部８は、作成または更新した文書の利用の可否（有効／無効）等の利用状態等を設定する。
【００２３】
利用状況監視部９は、文書提供者が提供した文書に対する利用状況を文書管理装置３に記録させ、また、その記録した内容を取得する。
【００２４】
文書管理部１３は、文書保存装置２に保存された文書本体と文書管理装置３に登録された文書背景情報との関係の管理を行う。
【００２５】
文書利用者クライアント５は、文書取得処理部１０、文書背景情報表示処理部１１、利用文書保存部１２および文書管理部１３を有している。
【００２６】
文書取得処理部１０は、文書管理装置３から利用したい文書およびその文書背景情報をダウンロード（実際には、文書保存装置２から文書本体をダウンロード）し、利用文書保存部１２に保存する。このダウンロードにより取得される文書は、当該文書の最新版の複製である。文書利用者は、基本的に利用文書保存部１２に保存した文書を利用することになる。なお、文書取得処理部１０は、既にダウンロード済みで利用文書保存部１２に保存されている文書の文書背景情報のみをダウンロードすることもできる。
【００２７】
文書背景情報表示処理部１１は、取得した文書背景情報を表示する。
【００２８】
文書管理部１３は、文書保存装置２に保存された文書本体と文書管理装置３に登録された文書背景情報との関係の管理を行う。
【００２９】
文書管理装置３は、文書背景情報管理部１４を有している。
【００３０】
文書背景情報管理部１４は、関連する文書を集合させるための１乃至複数個の文書グループを作成し、文書をいずれかの文書グループに登録する。文書背景情報管理部１４は、文書提供者クライアント４から文書および文書背景情報が送られてくると、文書を文書保存装置２に保存し、文書背景情報を文書グループ毎に登録して管理する。ここで、文書背景情報には、その文書の名称、その文書が登録されている文書グループの名称、その文書の改版情報、利用の可否（有効／無効）等の文書の状態、文書提供者に入力指定させた情報（例えば、文書利用者に対して提示するメッセージ等）、取得した利用者等を含む利用情報、実際の文書の保存場所等が含まれている。
【００３１】
例えば、図１に示すように、「文書グループＡ」の文書グループに「文書Ａ−１」および「文書Ａ−２」が登録され、「文書グループＢ」の文書グループに「文書Ｂ−１」、「文書Ｂ−２」および「文書Ｂ−３」が登録され、「文書グループＣ」の文書グループに「文書Ｃ−１」が登録されている場合、文書背景情報管理部１４は、「文書グループＡ」に「文書Ａ−１」の文書背景情報である「文書背景情報Ａ−１」および「文書Ａ−２」の文書背景情報である「文書背景情報Ａ−２」を登録し、「文書グループＢ」に「文書Ｂ−１」の文書背景情報である「文書背景情報Ｂ−１」、「文書Ｂ−２」の文書背景情報である「文書背景情報Ｂ−２」および「文書Ｂ−３」の文書背景情報である「文書背景情報Ｂ−３」を登録し、「文書グループＣ」に「文書Ｃ−１」の文書背景情報である「文書背景情報Ｃ−１」を登録する。
【００３２】
なお、文書提供者クライアント４および文書利用者クライアント５が文書管理部１３の機能を有さずに、文書管理装置３が文書管理部１３の機能を有する構成を適用しても良い。
【００３３】
次に、文書管理システム１における文書管理について図２を参照して説明する。
【００３４】
文書提供者クライアント４は文書登録処理部７により、文書背景情報を文書管理装置３に登録する。そして、文書管理装置３の文書背景情報管理部１４は、文書保存装置２に保存される文書本体に文書背景情報へのリンク情報（具体的には、サーバアドレス等）および文書背景情報の識別情報を文書提供者クライアント４に返却する。そして、文書提供者クライアント４の文書管理部１３は、文書提供者クライアント４に残っている文書本体に当該情報を書き込む。文書提供者クライアント４は当該情報が書き込まれた文書本体を文書保存装置２に保存する。
【００３５】
文書利用者クライアント５は文書取得処理部１０により、文書本体を文書保存装置２から取得すると、文書管理部１３は文書本体に書き込まれた文書背景情報へのリンク情報および文書背景情報の識別情報に基づき、文書管理装置３に文書背景情報を要求する。そして、文書利用者クライアント５の文書取得処理部１０は文書管理装置３から文書背景情報を取得する。
【００３６】
次に、文書管理システム１における文書背景情報に含まれる文書グループの名称の取り扱いについて図３を参照して説明する。
【００３７】
文書提供者クライアント４は文書登録処理部７により文書背景情報を登録する際に、その文書が登録される文書グループの名称を文書背景情報に保持させる。次に、文書の登録実施後、文書保存装置２に文書を保存する。例えば、図２に示すように、文書提供者クライアント４から文書が文書グループ「Ｇ−１」に登録されると、その文書の文書背景情報に文書グループの名称「Ｇ−１」が保持される。
【００３８】
そして、文書利用者クライアント５が文書保存装置２から文書をダウンロードすると、文書利用者クライアント５は文書管理装置３にダウンロードした文書の文書背景情報を要求し、文書管理装置３は要求された文書の文書背景情報を文書利用者クライアント５にダウンロードさせる。例えば、図２に示すように、文書利用者クライアント５が文書および文書背景情報をダウンロードした際に、文書利用者は文書背景情報に保持されている文書グループの名称「Ｇ−１」を確認することで、その文書が現時点で文書グループ「Ｇ−１」に登録されていることが認識でき、その文書に基づいて適切に文書グループ名を逆引きすることができる。
【００３９】
そして、文書管理装置３は、文書グループの名称が変更されると、その文書グループに登録されている文書の文書背景情報に保持されている文書グループの名称も変更する。例えば、図２に示すように、文書グループの名称が「Ｇ−１」から「Ｇ−２」に変更されると、文書背景情報に保持されている文書グループの名称も「Ｇ−１」から「Ｇ−２」に変更される。
【００４０】
そして、文書利用者クライアント５が文書を利用する際に、文書利用者クライアント５は文書管理装置５に文書の文書背景情報を要求し、文書管理装置５は要求された文書の文書背景情報を文書利用者クライアント５にダウンロードさせる。例えば、図２に示すように、文書利用者クライアント５がダウンロードした文書背景情報には文書グループの名称「Ｇ−２」が保持されている。
【００４１】
そして、文書利用者クライアント５は、文書管理装置３からダウンロードした文書背景情報に保持されている文書グループの名称「Ｇ−２」、および以前文書とともにダウンロードした文書背景情報に保持されていた文書グループの名称「Ｇ−１」を表示する。
【００４２】
なお、文書管理装置３からダウンロードした文書背景情報は、文書本体に書き込む構成でも良いし、文書提供者クライアント４の記憶領域に書き込む構成でも良い。
【００４３】
また、文書提供者クライアント４が文書を登録する処理の文書背景情報の識別情報を文書本体に書き込む際に、文書グループの名称を同時に文書本体に書き込むことで、文書とともに文書背景情報をダウンロードする処理を省略した場合でも、以前の文書グループの名称を表示することが可能である。
【００４４】
次に、文書管理装置が行う文書グループの名称の管理処理について図４に示すフローチャートを参照して説明する。
【００４５】
文書提供者クライアントから文書が登録されると（ステップＳ４０１でＹＥＳ）、その文書を登録した文書グループの名称を文書背景情報に保持し（ステップＳ４０２）、文書グループの名称が変更された場合（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、文書背景情報の文書グループの名称を変更する（ステップＳ４０４）。
【００４６】
そして、文書利用者クライアントから文書のダウンロード要求を受け付けた場合（ステップＳ４０５でＹＥＳ）、文書および文書背景情報を文書利用者クライアントにダウンロードさせる（ステップＳ４０６）。ただし、文書利用者クライアントが文書のダウンロードを実施済みの場合には、文書のダウンロードのステップは省略することができる。
【００４７】
そして、文書利用者クライアントから文書背景情報のダウンロード要求を受け付けた場合（ステップＳ４０７でＹＥＳ）、文書背景情報を文書利用者クライアントにダウンロードさせ（ステップＳ４０８）、ステップＳ４０３に戻る。
【００４８】
次に、文書利用者クライアントが行う文書グループの名称の表示処理について図５に示すフローチャートを参照して説明する。
【００４９】
文書管理装置に文書背景情報のダウンロードを要求し（ステップＳ５０１）、文書管理装置からの文書背景情報のダウンロードが完了すると（ステップＳ５０２でＹＥＳ）、ステップＳ５０２でダウンロードした文書背景情報に保持されている文書グループの名称、および文書をダウンロードした時の文書グループの名称を表示し（ステップ５０３）、表示処理を終了する。
【００５０】
図６は、文書背景情報１５の表示例を示す図である。
【００５１】
文書処理利用者は、図６に示す文書背景情報１５の文書のダウンロード時の文書グループの名称「Ｇ−１」、および現在の文書グループの名称「Ｇ−２」を確認することで、文書グループの名称が変更されていることを認識することができ、以後の文書グループの名称による検索時に正しい文書グループの名称で検索することができる。
【００５２】
なお、文書グループの名称を表示する際に、文書のダウンロード時の文書グループの名称に変更がある場合はその旨を文書利用者に通知し、変更がない場合は表示、通知等を抑制することで、文書利用者が認識する手間を省くこともできる。
【００５３】
また、文書グループの名称に変更がある場合、ダウンロード時の名称を破棄して、変更後の名称を保持すること（即ち、名称の上書き保存）で利用者が一度認識した変更をくり返し表示しないようにすることもできる。この変更後の名称は、文書本体に書き込む構成でも良いし、文書提供者クライアントの記憶領域に書き込む構成でも良い。
【図面の簡単な説明】
【００５４】
【図１】本発明に係る文書管理システムの一例を示すブロック図である。
【図２】文書管理システム１における文書管理について説明する図である。
【図３】文書管理システムにおける文書背景情報に含まれる文書グループの名称の取り扱いを説明する図である。
【図４】文書管理装置が行う文書グループの名称の管理処理を示すフローチャーである。
【図５】文書利用者クライアントが行う文書グループの名称の表示処理を示すフローチャートである。
【図６】文書背景情報の表示例を示す図である。
【符号の説明】
【００５５】
１    文書管理システム
２    文書保存装置
３    文書管理装置
４    文書提供者クライアント
５    文書利用者クライアント
６    ネットワーク
７    文書登録処理部
８    文書状態設定処理部
９    利用状況監視部
１０    文書取得処理部
１１    文書背景情報表示処理部
１２    利用文書保存部
１３    文書管理部
１４    文書背景情報管理部
１５    文書背景情報
【図１】
2006268540.tif 000003
【図２】
2006268540.tif 000004
【図３】
2006268540.tif 000005
【図４】
2006268540.tif 000006
【図５】
2006268540.tif 000007
【図６】
2006268540.tif 000008