(57)【要約】【課題】  本発明は会議や打ち合わせ、説明会等のイベントの登録、及び当該イベントに関連する文書の管理システムに関し、特に会議等のイベント会場において、必要な資料を過不足なく参加者に提供し、資料変更等が生じた場合にも適切に対処できるイベント登録及び資料配付システムを提供するものである。【解決手段】  本発明はスケジュール管理機能部６において、全体のスケジュールと個人のスケジュールを管理し、当該スケジュールにリンクして会議等の資料が登録されている。このスケジュール情報は、メール等により会議の出席者に送信され、会議の出席者は予め資料を印刷出力することができ、印刷出力を行った場合、会議等のイベントの主催者には当該資料の印刷が不要である情報が管理され、不要な資料の印刷を行うことがない。また、主催者が当該資料の印刷を行った場合、出席者に通知を行い、同じ資料の重複印刷を防止する。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
出席者の情報を含むイベント情報を登録するイベント情報登録手段と、該イベントに使用する資料を、該イベントにリンクして登録する資料登録手段と、前記イベントへの出席者が、前記イベントに使用する資料を印刷したことを認識し、管理する認識管理手段とを有するイベント登録及び資料配付システムであり、
前記認識管理手段が、前記出席者の資料印刷を認識するとき、前記イベントの主催者は前記資料の印刷処理を行わないことを特徴とするイベント登録及び資料配付システム。
【請求項２】
出席者の情報を含むイベント情報を登録するイベント情報登録手段と、該イベントに使用する資料を、該イベントにリンクして登録する資料登録手段と、前記イベントの主催者が前記イベントに使用する資料を印刷したことを認識し、管理する認識管理手段とを有するイベント登録及び資料配付システムであり、
該認識管理手段が、前記主催者の資料印刷を認識するとき、前記出席者に対して前記資料の印刷処理が必要ではないことを報知することを特徴とするイベント登録及び資料配付システム。
【請求項３】
前記報知は、前記出席者の端末機器のディスプレイに表示して行うことを特徴とする請求項２記載のイベント登録及び資料配付システム。
【請求項４】
前記資料に変更が生じた際、既に配布された資料と変更が行われた資料との差分のみを前記出席者に送信することを特徴とする請求項１、又は２記載のイベント登録及び資料配付システム。
【請求項５】
前記資料の印刷は、複合機によって行うことを特徴とする請求項１、２、３、又は４記載のイベント登録及び資料配付システム。
【請求項６】
複数の部署に設けられた前記複合機間で前記情報の交換を行い、管理情報を共有することを特徴とする請求項５記載のイベント登録及び資料配付システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は会議や打ち合わせ、説明会等のイベントの登録、及び当該イベントに関連する文書の配布システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
今日、会社や学校、研究機関、事業所等において、会議や打ち合わせ、説明会等のイベントを行っており、その際イベントの予備知識として資料を配付することが通常行われている。特に、最近では会議や打ち合わせ等の資料をメールで配布する場合が多く、出席者が各自印刷して会議等のイベントに持参することが多い。
【０００３】
尚、特許文献１には会議室への人の入室を感知し、会議出席者認識プログラムを起動し、入室者の社員番号を確認して、必要な数の会議資料の印刷を行う発明が開示されている。
【０００４】
また、特許文献２には、イベント開催者に負担をかけることなくイベント参加者が容易に関連資料を入手できる画像形成装置を提供する発明が開示され、印刷出力機能が提供されている期間中、イベント参加者は関連資料を印刷出力することができる発明である。
【特許文献１】特開２００４−３８８８６号公報（段落００２５）
【特許文献２】特開２００４−１３１８３号公報（段落００４７〜００５１）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、出席者が各自印刷して会議資料を持参する場合、必ずしも全ての人が会議資料を印刷出力して持参するとは限らない。このため、会議等のイベント会場において、資料が不足する問題が発生する。
【０００６】
また、資料が不足することを予測して、イベント主催者が資料を余分に印刷しておくことも考えられるが、この場合、何人分の資料が必要であるか分からず、やはり資料の過不足の問題が発生する。
【０００７】
さらに、予め配布した資料、又はメールに添付したオリジナル資料に対して変更や追加が発生した場合、全ての人がこの変更や追加を確認できるとは限らず、結局主催者が全ての参加者の変更や追加分を印刷しなければならない。
【０００８】
そこで、本発明は会議等のイベント会場において、必要な資料を過不足なく参加者に供給でき、資料変更等が生じた場合でも適切に対処できるイベント登録及び資料配付システムを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題は本発明によれば、出席者の情報を含むイベント情報を登録するイベント情報登録手段と、該イベントに使用する資料を、該イベントにリンクして登録する資料登録手段と、前記イベントへの出席者が、前記イベントに使用する資料を印刷したことを認識し、管理する認識管理手段とを有するイベント登録及び資料配付システムであり、該認識管理手段が、前記出席者の資料印刷を認識するとき、前記イベントの主催者は前記資料の印刷処理を行わないイベント登録及び資料配付システムを提供することによって達成できる。
【００１０】
このように構成することにより、会議等のイベントにおいて使用する資料を過不足なく準備することができる。
また、上記課題は本発明によれば、出席者の情報を含むイベント情報を登録するイベント情報登録手段と、該イベントに使用する資料を、該イベントにリンクして登録する資料登録手段と、前記イベントの主催者が前記イベントに使用する資料を印刷したことを認識し、管理する認識管理手段とを有するイベント登録及び資料配付システムであり、該認識管理手段が、前記主催者の資料印刷を認識するとき、前記出席者に対して前記資料の印刷処理が必要ではないこと報知するイベント登録及び資料配付システムを提供することによって達成できる。
【００１１】
このように構成することによっても、会議等のイベントにおいて使用する資料を過不足なく準備することができる。
また、前記報知は、前記出席者の端末機器のディスプレイに表示して行う構成である。このように構成することにより、会議等のイベントへの出席者は主催者の資料印刷を確認でき、不要な会議資料の印刷を防止することができる。
【００１２】
また、前記資料に変更が生じた際、既に配布された資料と変更が行われた資料との差分のみを前記出席者に送信する構成である。このように構成することにより、必要な頁のみの印刷処理を行うことができ、用紙の無駄を無くすことができる。
【００１３】
また、前記資料の印刷は、複合機によって行い、更に複数の部署に設けられた複合機間で前記情報の交換を行い、管理情報を共有することもできる構成である。このように構成することにより、他の部署や事業所の出席者を含む会議等のイベントにおいて有効なシステムとなる。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、会議等のイベントにおいて使用する資料を過不足なく準備することができる。
また、資料に変更が生じた場合でも、既に配布された資料と変更が行われた資料との差分のみを出席者に送信する構成であり、用紙の無駄を無くすことができる。
【００１５】
さらに、複数の部署に設けられた複合機間で情報の交換を行い、管理情報を共有することで、他の部署や事業所の出席者を含む会議等において有効なシステムとなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら説明する。
（実施形態１）
図１は、本実施形態のイベント登録及び資料配付システムを適用する多機能印刷装置（以下、複合機で示す）、及び複合機に接続されるクライアントＰＣの構成を説明する図である。
【００１７】
同図において、本例の複合機１とクライアントＰＣはＬＡＮを介して接続され、ＬＡＮには不図示のクライアントＰＣも接続されている。また、本システムはルータ２を介してインターネットに接続され、他の端末機器との間でネットワーク通信が行われる。
【００１８】
複合機１はスキャナ部３、ＭＦＰメイン部４、プリンタ部５で構成され、ＭＦＰメイン部４にはスケジュール管理機能部６、及びファクシミリ通信制御部（以下、ＦＡＸ通信制御部で示す）７が搭載されている。一方、クライアントＰＣは、スケジュール表示部（ディスプレイ）８を有し、複合機１で生成されたカレンダーのケジュール表示を行う。
【００１９】
図２は、上記複合機１の内部システムを示す図である。同図に示すように、スキャナ部３は読取機構部３ａを有し、読取機構部３ａの駆動により原稿台に載置された原稿画像が読み取られ、ＭＦＰメイン部４に原稿データが送信される。
【００２０】
ＭＦＰメイン部４は上記スケジュール管理機能部６、ＦＡＸ通信制御部７、及びＭＦＰ制御部１０、読取機構制御部１１、表示操作制御部１２、ＬＡＮ通信制御部１３、インターネット通信制御部１４、記憶装置制御部１５、及び記憶装置部（ＨＤＤ）１６で構成されている。
【００２１】
読取機構制御部１１は前述のスキャナ部３に設けられた読取機構部３ａの機構制御を行い、スキャナ部３で読み取られた原稿データはＭＦＰ制御部１０に送られる。
表示操作制御部１２は、表示操作部１８に設けられたキー等の操作に基づく操作信号をＭＦＰ制御部１０に出力する。また、ＭＦＰ制御部１０から出力される表示データを表示操作部１８に表示する。
【００２２】
また、本例の複合機１は公衆回線網に接続され、ＦＡＸ通信制御部７によってファクシミリ通信が行われる。また、ＬＡＮ通信制御部１３は本例の複合機１をＬＡＮに接続する為のインターフェイスであり、インターネット通信制御部１４はTCP/IP（transmission control protocol  /internet protocol）等を使用してルータ２を介してネットワーク通信を行う。
【００２３】
記憶装置制御部１５は、記憶装置部（ＨＤＤ）１６へのデータ書き込み、及び記憶装置部（ＨＤＤ）１６に記憶されたデータの読み出し制御を行う。
一方、プリンタ部５はプリンタ制御部１９、印刷機構部２０で構成され、プリンタ制御部１９の制御処理に基づいて印刷結果を出力する。尚、印刷機構部２０はプリンタを構成する画像形成部や現像部、転写部等の機構制御を行う。
【００２４】
図３は上記システムにおいて、複合機１に対するデータの入出力関係を説明する図である。先ず、入力するデータとして、前述の公衆回線を介してファクシミリ装置２５からファクシミリデータがＦＡＸ通信制御部７に供給される（図３に示すＡ）。また、ＬＡＮネットワークを介して、クライアントＰＣから印刷データがＬＡＮ通信制御部１３に入力する（図３に示すＢ）。また、メールデータがクライアントＰＣ又はルータ２を介して入力する（図３に示すＣ）。さらに、前述のようにスキャナ部３で読み取った原稿データも供給される（図３に示すＤ）。
【００２５】
また、出力側では、公衆回線を介してＦＡＸデータがファクシミリ装置２５に出力され（図３に示すＥ）、ＬＡＮネットワークを介してクライアントＰＣにデータが供給され（図３に示すＦ）、公衆回線を介してメールデータが出力される（図３に示すＧ）。さらに、内蔵するプリンタ部５によって印刷出力が行われる（図３に示すＨ）。
【００２６】
複合機１は前述のスケジュール管理機能部６によって、同図に示す共有又は個人用のスケジューラ２７を作成し、仮想フォルダ２８の作成を行う。スケジューラ２７，及び仮想フォルダ２８の作成は、前述の記憶装置部(ＨＤＤ）１６に登録されたデータに基づいて行われる。
【００２７】
ここで、図４は全体（共有）の会議スケジューラ２７の表示例を示し、カレンダー画面に登録された営業会議や企画会議等の会議イベントが表示され、関連するドキュメントが登録される。上記表示は、前述のようにクライアントＰＣのディスプレイに行われるが、必要に応じてスケジューラ２７の表示の全部又は一部を複合機１側の表示操作部（オペレーションパネル）１８に表示する構成としても良い。
【００２８】
また、図５は個人のスケジューラ２７の表示例を示す図であり、上記全体（共有）の会議スケジューラと同様、カレンダー画面に登録されたイベントが表示され、関連するドキュメントが登録されている。尚、会議については全体（共有）の会議スケジューラとの間でリンクが張られ、選択により全体の会議スケジューラを参照することも可能である。
【００２９】
上記構成において、図６は会議スケジュールの登録処理を具体的に示すフローチャートである。また、図７はこの登録処理を行う際の画面例を示す。
先ず、新規登録を選択し、図７に示す会議登録画面を開く（ステップ（以下、Ｓで示す）１）。次に、同図に示す会議名、会議日時、時間、出席者の各情報を順次入力する（Ｓ２）。尚、出席者の情報は、同図に示すユーザ一覧の登録情報から選択して行う。
【００３０】
次に、上記情報を入力した後、必要項目が正しく入力したか判断し（Ｓ４）、確定を選択することにより、会議スケジューラに登録される。
その後、登録の確定した会議について、スケジューラ管理機能部６は、出席者に対応する個人スケジューラに、該当の日時で会議イベントを追加し、この会議スケジューラのリンクを設定する（Ｓ５）。また、出席者に会議イベントが作成された旨のメールをＬＡＮ通信制御部１３より送信する（Ｓ６）。
【００３１】
図８は会議資料となるドキュメントをスケジューラに登録する処理を具体的に説明するフローチャートであり、図９はこのドキュメント登録処理を模式的に示す図である。尚、本例はクライアントＰＣによって作成した印刷データ（ドキュメント）をスケジューラの対応するイベントと連携して登録する例である。
【００３２】
先ず、クライアントＰＣにインストールされているアプリケーションを使用してドキュメントを作成し、印刷プロパティを開く（Ｓ７）。
次に、スケジューラへの登録を行うか判断する（Ｓ８）。ここで、スケジューラへの登録を行う場合には、図９のａに示すチェックボックスにチェックを入れる（Ｓ９）。
【００３３】
次に、ドキュメントのオリジナルを登録するかを判断し（Ｓ１０）、オリジナルを登録する場合には、オリジナルファイルの登録を行う（Ｓ１０がＹＥＳ、Ｓ１１）。一方、オリジナルを登録しない場合には、印刷ファイルの登録を行う（Ｓ１０がＮＯ、Ｓ１２）。尚、ドキュメントの登録を行わない場合には（Ｓ８がＮＯ）、スケジューラへのドキュメントの登録を行わない（Ｓ１３）。
【００３４】
次に、スケジューラを起動し（Ｓ１４）、図１０に示す処理を実行する。先ず、スケジューラを起動すると、図９のｃに示すスケジューラ画面が立ち上がり、前述の図４に示す表示が行われる。ユーザは上記スケジューラ画面において、該当するイベントを選択し（Ｓ１５）、ドキュメントの追加処理を行う（Ｓ１６）。すなわち、ドキュメントの移動又は複写処理（ドラック＆ドロップ）を行い、ドキュメントの仮登録を行う（Ｓ１７、Ｓ１８）。
【００３５】
例えば、図４に示す例を使用して説明すると、同図に示す会議スケジュールにおいて、２日（月）の１０：００〜１７：００の営業会議で使用する資料（ドキュメント）をクライアントＰＣで作成した場合、同図に示す位置ｄに印刷データのアイコンをドロップする。また、３日（火）の１３：００〜１７：００の企画会議で使用するドキュメントをクライアントＰＣで作成した場合、同図に示す位置ｅに当該書類のアイコンをドロップする。
【００３６】
上記操作を行うことにより、会議スケジューラに会議資料（ドキュメント）が正式に登録される。尚、ドキュメント管理部はドキュメントが登録されることにより、各出席者に対して、会議資料が登録されたことを示すメールを送信する。
【００３７】
次に、上記のようにして、対応する会議スケジューラの位置に登録されたドキュメントを印刷する処理を説明する。図１１はこの処理を示すフローチャートであり、図１２はドキュメント印刷処理を模式的に示す図である。
【００３８】
先ず、スケジューラを起動し、該当する会議を選択する（Ｓ１９、Ｓ２０）。この処理によって、図１２に示す選択した会議の内容表示が行われる。この画面において、印刷ボタンを選択すると（Ｓ２１）、オリジナルデータが登録されてない場合、プリンタ部５を介して印刷物が出力される（ＳＴ２２がＮＯ、Ｓ２３）。一方、オリジナルデータが登録されている場合、クライアントＰＣから他のプリンタ装置への印刷が可能となり、その場合、スケジューラが複合機１よりオリジナルのドキュメントをクライアントＰＣに一時的にダウンロードし（Ｓ２４）、そのドキュメントの拡張子等より関連付けられたアプリケーションを印刷モードで起動する（Ｓ２５）。
【００３９】
この場合、アプリケーションはその印刷プロパティにより、印刷するプリンタ装置の選択及びそのプリンタ装置のドライバによる出力形態（両面、マルチレイアウト等）を指定することが可能となる（Ｓ２６）。尚、上記のように、例えばユーザがスケジューラより印刷を行うと、当該ユーザに対しては印刷済みの管理が行われる（Ｓ２７）。但し、印刷エラーや紛失等を顧慮して、再度印刷することは可能である。
【００４０】
一方、配布者（ドキュメント登録者もしくは主催者等）も会議直前に未印刷者用に印刷処理を行うことが可能である。図１３はこの場合の処理を説明するフローチャートであり、先ずスケジューラの会議内容表示画面より、配布者の印刷を選択し、該当する会議を選択する（Ｓ２８、Ｓ２９）。さらに、配布者用の印刷を実行し登録されているドキュメントの数分ループを行う（Ｓ３０、Ｓ３１）。
【００４１】
次に、ｎ番目のドキュメントを選択し、出席者の中で未印刷の数をカウントする（Ｓ３２、Ｓ３３）。尚、この場合出席者のうち、印刷済みとなっていない部数が自動的に算出され、その部数が印刷される（Ｓ３４）。
【００４２】
尚、前述と同様、配布者が上記印刷処理を行うと、配布者用の印刷済みの管理が行われる（Ｓ３５）。また、上記配布用印刷が実行された後は、個々の出席者が印刷を選択しても、図１４に示すダイアログが表示され、出席者に対して、資料の印刷を行わなくとも既に資料が用意されていることを報知し、注意を促す。
【００４３】
したがって、会議等に必要な資料は、配布者が印刷して用意する場合、上記表示によって出席者が印刷することがなく、一方出席者が予め印刷している場合には前述の印刷済みの管理がなされ、主催者が重複して印刷することがなく、必要な資料を過不足なく準備することができる。
【００４４】
尚、上記実施形態１の説明では、クライアントＰＣで作成したドキュメントの入力例を説明したが、例えばクライアントＰＣを介さないで複合機１のスキャナ部３から直接文書データ、或いはファックス送信データを読み込むような場合にも、スケジューラ２７の表示、又は一部の表示を表示操作部（オペレーションパネル）１８に表示させ、この表示上で、スキャナの読み込みに応じて生成された文書データアイコンを、所望の日程表示上にドラッグ＆ドロップし、読み込んだ文書データを会議スケジューラに登録させることもできる。
（実施形態２）
次に、本発明の実施形態２について説明する。
【００４５】
本例は、ドキュメント（会議資料）が改版された場合、その通知を行うと共に、ドキュメントの印刷を改版頁だけに絞って印刷することを可能とするものである。以下、具体的に説明する。
【００４６】
ドキュメントが改版された場合、その登録は前述の実施形態１で説明した方法で行うが、その際登録しようとするドキュメントが新規登録か改版登録かの選択を行う構成であり、新規登録を選択した場合には別のドキュメント名として登録が行われ、改版登録を選択した場合には改版番号を更新して登録が行われる。
【００４７】
図１５は本例の処理を説明するフローチャートである。先ず、スケジューラを起動し、該当する会議を選択する（ステップ（以下、ＳＴで示す）１）。この場合も前述の図１２に示す会議内容の表示が行われる。この画面において、印刷ボタンを選択し、オリジナルデータが登録されていない場合、印刷データをプリンタ部５を介して印刷出力を行うが、この時、操作ユーザの当該ドキュメントに関する印刷履歴を調べる（ＳＴ３、ＳＴ４）。
【００４８】
ここで、オリジナルのドキュメントが登録されていなければ（ＳＴ５がＮＯ）、以前の版を印刷していないか判断し（ＳＴ６）、以前の版を全く印刷していなければ（ＳＴ６がＹＥＳ）、最新版を全頁印刷する（ＳＴ７）。一方、既に以前のどの版かを印刷済みの場合（ＳＴ６がＮＯ）、印刷済みの版と最新版の印刷データの差分を取り、データの異なる頁のみの印刷を行う（ＳＴ８、ＳＴ９）。
【００４９】
また、オリジナルデータが登録されている場合（ＳＴ５がＹＥＳ）、登録されていない場合と同様、操作ユーザの印刷履歴を調べ（ＳＴ１０）、そのドキュメントがスケジュール管理機能部６によって、再編可能なドキュメント形式である場合（ＳＴ１１）、印刷済みの以前の版との差分頁のみを抽出し、差分頁のみを１ファイルにまとめてダウンロードを行えるようする（ＳＴ１２、ＳＴ１３）。その後、前述の実施形態１と同じ方法で印刷を行うことで、差分頁のみの印刷が可能となる（ＳＴ１４〜ＳＴ１６）。
【００５０】
このように構成することにより、資料変更等が生じた場合にも、印刷済みの以前の版との差分頁のみを抽出し、差分頁のみを１ファイルにまとめてダウンロードし、会議資料とすることができる。
【００５１】
尚、印刷の出力形態（両面、マルチレイアウト等）を考慮し、差分頁と同一の紙に印刷される頁も同じ出力形態で印刷することで、完全に差し替えることも可能である。
（実施形態３）
次に、本発明の実施形態３について説明する。
【００５２】
本例は、ドキュメント（会議資料）を、前日以前に印刷を行った出席者に対して、所定の方法で会議への持参を促がす構成である。以下、具体的に説明する。
図１６はクライアントＰＣのディスクトップ上にダイアログを表示する場合の模式図である。クライアントＰＣには複合機１のスケジュール管理機能部６とＬＡＮを介して通信を行うためのスケジューラクライアントサービス３０がインストールされている。このスケジューラクライアントサービス３０は、クライアントＰＣ起動後の最初のユーザログイン時、スケジュール管理機能部６と通信を行い、本日開催され、当該ユーザが出席する全ての会議について、前日以前に会議資料を印刷している場合、同図に示すダイアログ表示３１を行う。
【００５３】
この表示により、会議への出席者は本日の会議の開催を確認することができ、会議資料の持参忘れを防止できる。
尚、通知の方法は、ディスクトップ上にダイアログ表示を行う以外にメールで通知する方法でもよい。
（実施形態４）
次に、本発明の実施形態４について説明する。
【００５４】
本例は、各部門ごとに管理されている複数の複合機がＬＡＮで接続されている場合、もしくは営業所や事業所等の拠点ごとに管理されている複数の複合機がインターネットで接続されている場合、会議スケジュール及び会議資料（ドキュメント）の印刷の管理を効率よく行うものである。
【００５５】
例えば、会議の登録に関して、前述の実施形態１と同様、図７の会議登録画面を使用して実現する。但し、本例ではユーザ選択の一覧において、他の部署所属のユーザを選択することが可能である。ユーザは他の部署の複合機のユーザ登録を行う設定手段を設け、手動で設定を行う方法と、予め登録された複合機とメールで情報交換を行い、自動的に登録する方法がある。会議の登録において他の複合機のユーザが選択された場合、当該他の複合機に会議登録情報をメールで送信する。このメールを受信した複合機はスケジュール管理機能部において自動的に会議登録を行う。
【００５６】
次に、配布資料（ドキュメント）の登録に関して、前述の実施形態１と同様の方法で登録を実施する。そして、会議出席者に他の複合機の管理ユーザが含まれている場合、スケジュール管理機能部６は該当の複合機に対して、ドキュメント登録をメールで通知する。この時、メールにドキュメントデータを添付して送信する。このメールを受信した複合機は添付のドキュメントを該当の会議スケジュールに登録する。
【００５７】
次に、出席者の印刷であるが、印刷を行うとその印刷履歴情報が、その会議に関連する全ての複合機に対してメールで送信され、同じ管理情報を持ち、配布者が印刷する場合も、同様に印刷履歴情報をメール送信する。
【００５８】
実際に情報を交換する際のメールによる情報交換の例を図１７を使用して説明する。同図では複合機Ａと複合機Ｂの２台による情報交換であり、ａ．会議登録においては、複合機Ａで会議が登録され、会議出席者に複合機Ｂのユーザが含まれる場合、複合機Ｂにその情報を含むメールを送信する。本例では、題名(Subject）で情報種を表し、本文で詳細の内容を記す。
【００５９】
次に、ｂ．ドキュメントの登録では、複合機Ａ側で登録されたドキュメントを会議情報と共に複合機Ｂにメールで送信する。次に、ｃ．印刷履歴では、複合機Ｂ側のユーザ（例えば、山田氏）がドキュメントを印刷したことによる印刷履歴を複合機Ａ側に送信する。
【００６０】
さらに、ｄ．配布用印刷履歴では、複合機Ａ側で配布用の印刷が実行されたことを示すメールを複合機Ｂに送信する。尚、本例ではメールによる情報交換としたが、ＬＡＮ接続の場合には、TCP／IPを介した独自のプロトコル通信によって、実現することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００６１】
【図１】本実施形態のイベント登録及び資料配付システムを適用する多機能印刷装置、及び複合機に接続されるクライアントＰＣの構成を説明する図である。
【図２】複合機の内部システムを説明する図である。
【図３】複合機に対するデータの入出力関係を説明する図である。
【図４】全体（共有）の会議スケジューラの表示例を示す図である。
【図５】個人のスケジューラの表示例を示す図である。
【図６】会議スケジュールの登録処理を具体的に示すフローチャートである。
【図７】登録処理を行う際の画面例を示す図である。
【図８】会議資料となるドキュメントをスケジューラに登録する処理を具体的に説明するフローチャートである。
【図９】ドキュメント登録処理を模式的に示す図である。
【図１０】ドキュメントの移動又は複写処理を説明する図である。
【図１１】会議スケジューラの位置に登録されたドキュメントを印刷する処理を説明するフローチャートである。
【図１２】選択した会議の内容表示を説明する図である。
【図１３】配布者も会議直前に未印刷者用に印刷処理を行うことが可能であることを説明する図である。
【図１４】印刷しなくても既に資料が用意されている旨が確認を行うためのダイアログ表示を示す図である。
【図１５】実施形態２の処理を説明するフローチャートである。
【図１６】実施形態３を説明する図であり、クライアントＰＣのディスクトップ上にダイアログを表示する場合の模式図である。
【図１７】実際に情報を交換する際のメールによる情報交換の例を説明する図である。
【符号の説明】
【００６２】
１・・・複合機
２・・・ルータ
３・・・スキャナ部
４・・・ＭＦＰメイン部
５・・・プリンタ部
６・・・スケジュール管理機能部
７・・・ファクシミリ通信制御部
８・・・スケジュール表示部
１０・・・ＭＦＰ制御部
１１・・・読取機構制御部
１２・・・表示操作制御部
１３・・・ＬＡＮ通信制御部
１４・・・インターネット通信制御部
１５・・・記憶装置制御部
１６・・・記憶装置部（ＨＤＤ）
１７・・・スケジューラ
１８・・・表示操作部
１９・・・プリンタ制御部
２０・・・印刷機構部
２８・・・仮想フォルダ
【図１】
2006268252.tif 000003
【図２】
2006268252.tif 000004
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図１０】
2006268252.tif 000010
【図１１】
2006268252.tif 000011
【図１３】
2006268252.tif 000012
【図１４】
2006268252.tif 000013
【図１５】
2006268252.tif 000014
【図１６】
2006268252.tif 000015
【図１７】
2006268252.tif 000016
【図３】
2006268252.tif 000017
【図９】
2006268252.tif 000018
【図１２】
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