(57)【要約】【課題】幅広い種類のファイルカテゴリ、複雑性、処理期間等に対応しながら、管理を簡潔かつ迅速に行えるようにする。【解決手段】ファイル格納装置（８４）に格納され、例えば、異なる性質のドキュメントをファイル格納装置に置くことによって、各々を修正することができる、様々な異なるカテゴリの複数の運営ファイルを管理する方法およびシステム。方法は、各適用可能なファイルカテゴリに、所定の性質に応じて区別されるドキュメントのエントリのセット（３４）を収容する予め構造化されたフォーマットを割り当てるステップと、適用可能なドキュメントのエントリのセットをリストに一覧表示するコンテンツフォーム（１９）を、各適用可能なファイルに割り当てるステップと、特定のドキュメントのためにファイルを修正すると、前記リストにおいて、存在指標によってこのような修正をシグナル表示するステップとを含む。【選択図】図４
2006260546.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイル格納装置（８４）にファイルを格納することと、例えば、様々な異なる性質の１つ以上のドキュメントをファイル格納装置に置くことによって、格納したファイルの修正を容易にすることとを含む、様々な異なるカテゴリの複数の運営ファイルを管理するための方法であって、
・  各適用可能なファイルカテゴリに、所定の性質に応じて区別されるドキュメントのエントリのセット（３４）を収容する予め構造化されたフォーマットを割り当てるステップと、
・  適用可能なこのようなドキュメントのエントリのセットをリストに一覧表示するためのコンテンツフォーム（１９）を、各適用可能なファイルに割り当てるステップと、
・  特定のドキュメントのためにファイルを修正すると、前記リストにおいて、少なくとも１つの存在指標によってこのような修正をシグナル表示するステップとを特徴とする、方法。
【請求項２】
修正インスタンスおよび修正人または部署のいずれかの提示によって、このような修正が前記リスト（３４）にさらにシグナル表示される、請求項１に記載の方法。
【請求項３】
このような予め構造化されたフォーマットが、ファイル識別子と、作成インスタンス、作成エンティティ、所有者エンティティ、および現在の取り扱いエンティティのいずれかとを含むファイルメタデータ（２８）をさらに含み、エンティティが、人または部署である、請求項１に記載の方法。
【請求項４】
ファイルを取り扱う１つのエンティティから他のエンティティへファイルを転送可能にすることを含む、請求項１に記載の方法。
【請求項５】
完全なファイルを転送する必要なく、ファイル格納装置（８４）に格納された特定のファイルに関する１つ以上の適用可能なリンクを通信することによって、前記特定のファイルの転送が行われる、請求項４に記載の方法。
【請求項６】
３つ以上のエンティティのチェーンを含む巡回転送が抑制される、請求項４に記載の方法。
【請求項７】
エンティティ間の所有の変更が、当該エンティティ間の関連するファイルリンクを含む電子メールを送信することによって行われる、請求項１に記載の方法。
【請求項８】
ファイルを修正することが、予め選択された人または部署のセットに限定されるが、ファイル検査が、前記予め選択されたセット以外のさらなる予め選択された人または部署に開かれている、請求項１に記載の方法。
【請求項９】
ファイルにドキュメントをエントリすることが、スキャンおよびデジタル化、またはデジタルドキュメントの直接エントリのいずれかによって行われ、
前記ファイルにエントリされたドキュメントの現行リストと、ドキュメントのエントリに関連してファイルを取り扱うエンティティによって修正されたリストとを比較することと、
それに応じて、ファイルコンテンツを自動的に更新することとをさらに含む、請求項１に記載の方法。
【請求項１０】
取り扱いエンティティによる特定のファイルへのドキュメントのエントリが、前記ドキュメントへ前記取り扱いエンティティの識別子を永久的にタグ付けする、請求項１に記載の方法。
【請求項１１】
ファイルが完備すると、
それに応じて、顧客にシグナル表示することと、および／または、
当該ファイルを保管するとともに、現行ファイルのリストにおいてこのようなファイルのさらなる出現を抑制することとを含む、請求項１に記載の方法。
【請求項１２】
それぞれのファイルタイプを伴う実際のワークフローの様々な項目を自動的に分析することと、前記分析に基づいて、取り扱いステップを自動的に提案することとをさらに含む、請求項１に記載の方法。
【請求項１３】
少なくとも１つのユーザワークステーション（１１から１５）と、ファイル格納装置（８４）に格納された様々な異なるカテゴリの複数の運営ファイルを管理するための、ファイル格納装置（８４）を含む、ファイル管理モジュール（１８）とを含み、ユーザワークステーションを介して、例えば、様々な異なる性質の１つ以上のドキュメントをファイル格納装置に置くことによって、格納したファイルの修正を容易にするように適合された、コンピュータ化された運営ファイル取り扱いシステムであって、
ファイル管理モジュール（１８）が、さらに、
・  各適用可能なファイルカテゴリに、所定の性質に応じて区別されるドキュメントのエントリのセット（３４）を収容する予め構造化されたフォーマットを割り当てるように適合され、
・  適用可能なこのようなドキュメントのエントリのセットをリストに一覧表示するためのコンテンツフォーム（１９）を、各適用可能なファイルに割り当てるように適合され、
・  ワークステーションのスクリーン上に前記コンテンツフォームを表示するように適合され、
・  前記コンテンツフォームを操作することによって、ファイルに修正を加えることができるように適合され、
・  特定のドキュメントのためにファイルに修正が加えられると、前記リストにおいて、少なくとも１つの存在指標によってこのような修正をシグナル表示するように適合されることを特徴とする、システム。
【請求項１４】
前記ファイル管理モジュール（１８）が、各ファイルに対して、ファイル識別子と、作成インスタンス、作成エンティティ、所有者エンティティ、および現在の取り扱いエンティティのいずれかとを含むメタデータを維持するように適合され、エンティティが、人または部署である、請求項１３に記載のシステム。
【請求項１５】
前記ファイル管理モジュール（１８）が、１つのエンティティから他のエンティティへファイルの所有権および／または取り扱い権を転送できるように適合される、請求項１４に記載のシステム。
【請求項１６】
ドキュメントをスキャンおよびデジタル化するためのスキャナ（１６−１）をさらに含み、前記ファイル管理モジュールが、少なくとも１つのマーキングが適用されたスキャンしたリストのドキュメントと、前記コンテンツフォームに対応する現行リストとを比較し、それに応じて、同等にスキャンしたドキュメントでファイルコンテンツを自動的に更新するように適合された、請求項１３に記載のシステム。
【請求項１７】
前記ファイル管理モジュール（１８）が、ワークステーションのスクリーン上に表示された前記コンテンツフォームの操作を検出し、検出された操作に応じて、ファイルの読み込みや削除を可能にするように適合された、請求項１３に記載のシステム。
【請求項１８】
前記ファイル管理モジュール（１８）が、それぞれのファイルタイプに伴う実際のワークフローの様々な項目を自動的に分析し、前記分析に基づいて取り扱いステップを自動的に提案するように適合された、請求項１３に記載のシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、一般的に、ドキュメント管理システムに関し、さらに詳しく言えば、ファイル格納装置（８４）にファイルを格納することと、例えば、様々な異なる性質の１つ以上のドキュメントをファイル格納装置に置くことによって、格納したファイルの修正を容易にすることとを含む、様々な異なるカテゴリの複数の運営（ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｖｅ）ファイルまたは書類を管理するための方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
上述した方法の主要であるが非制限的な例が、例えば、幅広い種類の認可の交付に携わる場合などの地方自治体である。このような環境において、１つのファイルにある異なるドキュメントの数が制限されていることが多く、一般に、ファイルにある可能性のある各ドキュメントは、予め指定されている。しかしながら、特定のタイプのファイルに対して、ドキュメントのエントリのインスタンスおよびシーケンスは、非常に可変であり、多くの場合、予測不能である。また、各タイプのファイルに対して、固定のシーケンスで処理される必要のない多くの個々のインスタンスが存在することもある。さらに、数百もの多くの異なるタイプのファイルが存在することが多く、各々が異なるセットのドキュメントを必要とする。さらに、特定のタイプのファイルに対して、例えば、特定のドキュメントが、さらなるドキュメントの収集を不必要にする拒絶を意味する場合など、常にすべての指定されたドキュメントが必要なわけではない。さらに、特定のファイルが、様々な異なる人や部署によって処理されるように公開されたものでなければならない場合が多い。
【０００３】
従来技術は、正確な管理の重要性を認識していたが、例えば、より迅速な手順、厳しい日程、様々なファイルの公開閲覧を許可するための法律上の義務、および最適な品質に必要な一般要件によって、着実な改良が必要とされる。
【０００４】
例えば、Ｋｉｄｏｋｏｒｏの米国特許出願公開第２００４／０１７９２２４号明細書には、ドキュメントレポジトリにおけるドキュメントの入出力に適した画像処理装置および方法が開示されている。しかしながら、この参考文献は、様々な異なるファイルを管理することおよび多数のドキュメントを全体的ターゲットとして含むことに関係しない。
【特許文献１】米国特許出願公開第２００４／０１７９２２４号明細書
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
結果的に、特に、本発明の目的は、幅広い種類のファイルカテゴリ、複雑性、処理期間、および他のパラメータに対応しながら、上述した管理を簡潔かつ迅速に行えるようにすることである。さらに、エラー回避が優先されるべきである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
したがって、本発明の態様の１つによれば、本発明は、請求項１の特徴部分により特徴付けられる。実際および意図したコンテンツの両方を表す「フロントページ」または「ヘッダページ」とも呼ばれるコンテンツフォームでファイルを表すことによって、処理の現在の状態がすぐに視認できる。ドキュメントが追加されたり、場合によっては、抑制されたりすると、フロントページの対応するエントリが修正される。
【０００７】
有利には、その修正は、修正インスタンスおよび修正人または修正部署のいずれかを提示することによって、リストにさらに信号化される。これにより、ドキュメントの状態をすぐに確認でき、場合によっては、ファイルに対して次に行わなければならないことを見ることができるようになる。本願明細書において、「部署」という用語は、あらゆる適用可能な人々の集団、政府、企業、または他の法的または事実上の組織を含むように意図される。
【０００８】
本発明の一実施形態において、方法は、ファイルを取り扱う１つのエンティティから他のエンティティへファイルを転送できるようにすることを含む。これに関して、エンティティとは、人または部署であることを意味する。
【０００９】
さらなる別の実施形態において、完全なファイルを転送する必要なく、ファイル格納装置に格納された該当ファイルに関する１つ以上の適用可能なリンクを通信することによって、このような転送が実行される。このような通信は、有利には、上記リンクを含む電子メールの形態であってもよい。
【００１０】
さらなる実施形態において、スキャンおよびデジタル化、またはデジタルドキュメントの直接エントリのいずれかによって、ファイルへのドキュメントのエントリが実行され、この方法は、上記ファイルにエントリしたドキュメントの現行リストと、ドキュメントのエントリに関連してファイルを取り扱うエンティティによって修正されたリストとを比較することと、それに応じてファイルコンテンツを自動的に更新することとをさらに含む。
【００１１】
したがって、フロントページの連続版を比較することによって、本発明を実施するシステムは、どのドキュメントが追加され、修正され、抑制されているかを決定してもよく、次いで、新しい状況を反映するために、ファイルを更新できる。
【００１２】
本発明はまた、本発明の方法を実行するように構成されている、コンピュータ化された運営ファイル取り扱いシステムに関する。さらに詳しく言えば、このシステムは、少なくとも１つのユーザワークステーションと、ファイル格納装置に格納された様々な異なるカテゴリの複数の運営ファイルを管理するための、ファイル格納装置を含む、ファイル管理モジュールとを有し、ユーザワークステーションを介して、例えば、様々な異なる性質の１つ以上のドキュメントをファイル格納装置に置くことによって、格納したファイルの修正を容易にするように適合され、ファイル管理モジュールが、さらに、
・  各適用可能なファイルカテゴリに、所定の性質に応じて区別されるドキュメントのエントリのセット（３４）を収容する予め構造化されたフォーマットを割り当てるように適合され、
・  適用可能なこのようなドキュメントのエントリのセットをリストに一覧表示するためのコンテンツフォーム（図４）を各適用可能なファイルに割り当てるように適合され、
・  ワークステーションのスクリーン上に前記コンテンツフォームを表示するように適合され、
・  前記コンテンツフォームを操作することによって、ファイルに修正を加えることができるように適合され、
・  特定のドキュメントのためにファイルに修正が加えられると、前記リストにおいて、少なくとも１つの存在指標によってこのような修正をシグナル表示するように適合されることを特徴とする。
【００１３】
本発明のさらなる有利な態様は、従属請求項において説明される。
【００１４】
以下、本発明の好ましい実施形態の開示を参照しながら、特に、添付の図面を参照しながら、本発明の上記およびさらなる特徴、態様、および利点についてより詳細に記載する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
本発明は、主に、認可の交付などの行政上の手続きが執行される地方自治体などの行政組織に対するものである。このような手続きは、一般的に、外部の人またはエンティティ、いわゆる、顧客からのリクエストまたは他の通信を受け付けることから始まる。その後に続く実際の行政上の手続きは、情報を収集することと、その情報を書類またはファイルに格納することとに特徴付けられる場合が多い。
【００１６】
すべての必要な情報が収集されていると（ファイルに含まれていると）、ある決定がなされ、および／または顧客に応答が与えられ、その後、ファイルは閉じられ、保管される。本発明において意図される多くの手続きにおいて、ファイル構造は決まったものであり、すなわち、そのケースを閉じる前にファイルにどのドキュメントを記入しなければならないか、または少なくとも記入してもよいかが予め分かっている。
【００１７】
図１は、上述した行政上の手続きを支援するのに特に適した本発明を実施する、いわゆる、ドキュメント書類システム（ＤＤＳ）の技術的セットアップを示す。ユーザワークステーション１１、１２、１３、１４、および１５、外部接続用サーバ１７、スキャナセクション１６−１およびプリンタセクション１６−２を含む多機能デバイス１６、データベース８４を含むファイルマネジャ１８、およびそれらを接続するデジタルネットワーク１０（破線で示す）が示されている。ワークステーションおよびサーバは、データベース８４においてデータファイルを格納および検索してもよく、実線の矢印でファイル転送が表されている。ファイルマネジャ１８はまた、ユーザインタフェースエンジン（図示せず）を含み、これは、ワークステーションのそれぞれにインストールされたウェブブラウザと通信するためのウェブサーバの形態のものであることが好ましい。データベースは、様々な運営上の手続きの過程で必要とされる、または発生するすべてのドキュメントファイルを格納する。顧客からの上記リクエストまたは他の通信の受け付けは、矢印５（デジタル受信）および矢印６（郵送での受け付け、スキャナ１６−１を使用してメールルームの人員が郵便物をスキャンして、デジタル形式に変換）で表されている。
【００１８】
図２は、ドキュメント管理手続きのワークフローと、本発明によるファイル更新手続きのスキーム、いわゆる、ＤＤＳワークフローの典型的な例である。まず、顧客６０が、郵送でリクエストを送信し、その郵便物はメールルーム６２で受け取られ、次に、ファイルマネジャ１８によってデータベース８４に専用ファイルが作成され、リクエストドキュメントプロパーはスキャンされ、ファイルに格納され、セクレタリー（ｓｅｃｒｅｔａｒｙ）６４である新しい所有者に、ファイルへのリンクを含む電子メールが送信される。顧客の名前および住所、リクエストの種類、場合によっては、いくつかのさらに詳細な情報などのファイルの項目が、ＯＣＲ（光学式文字認識）および他の適切なソフトウェアアプリケーションによるスキャンステップにおいて自動的に検出されてもよく、好ましくは、オペレータのチェック後に、新規ファイルに追加されてもよい。他の形態として、メールオペレータが、リクエストを視覚的に見分け、自分でファイル項目を追加する。
【００１９】
同様に、顧客６６が、電子メールなど、インターネット経由でリクエストを送信してもよく、そのメールはサーバ１７（図１）に構築された自動メールルーム６８に受信される。この場合も、ファイルマネジャ１８を用いてファイルが作成され、場合によっては、手動または自動検出されたファイル項目とともに、ファイルにリクエストが格納され、ファイルへのリンクを含む電子メールが、セクレタリー６４である新しい所有者に送信される。明らかに、この場合、リクエストプロパーのスキャンは不要である。作成されたファイルが予め構造化されたものであり、すなわち、すでに説明したように、ケースを終了する前に記入されなければならないすべてのドキュメントのエントリをすでに含むものであることに留意されたい。
【００２０】
セクレタリー６４が、ファイルへのリンクを含む電子メールを送信することによって、リクエストを処理する新しい所有者であるクラーク（ｃｌｅｒｋ）７０を選択する。他の形態として、リクエストは、受け付けてすぐにファイルを作成せずにデータベースにエントリされるだけでもよく、セクレタリー６４がファイルを作成してもよい。
【００２１】
クラーク７０は、電子メールを交換することによって、当該ファイルに関して何らかのタスクを実行するように、同僚（ｃｏｌｌｅａｇｕｅ）７２、７４、７６に知らせる。「完了」の電子メールのやりとりが、ファイルの取り扱いの様々な進行を表す。最終的に、クラークＡが、顧客への通知および／または当該ファイルの保管指示（７８）を出してもよい。
【００２２】
上記ＤＤＳワークフローは、ＤＤＳデータベース８４に格納され、矢印８０で表されているように、格納された様々なファイル属性別にファイルマネジャ１８によって管理される、ファイルに関する。データベース８４は、図示されているように、属性プロパーと、さらには、特定の属性が与えられた関連するドキュメントとを含むファイルを格納する。後者の例は、図３を参照しながらさらに説明され、同図には、矢印８２を介してＤＤＳドキュメントフローと接続されて示されている。
【００２３】
図３は、ファイル更新手続きの例示的なスキームを示す。手続きの基本要素が、人間が読み取れる形式で、ファイルの実際のおよび意図したコンテンツを含むファイルフロントページである。フロントページは、関係するクラークがファイルを取り扱う際の中心的役割を担う。
【００２４】
図３の左側に、ファイルＸＸのマークが付いたフロントページ（５０）が示されている。図示するように、ファイルＸＸは、４つのドキュメントｘ１、ｘ２、ｘ３、およびｘ４を収めるように予め構造化され、そのうちの２つ（ｘ１、ｘ２）は、すでに含まれている（関連するチェック枠の×印によって示す）。１つ（ｘ４）がエントリの対象とされており（関連するチェック枠にオペレータによって書き込まれたチェックマークによって示す）、１つ（ｘ３）は空欄のままである。
【００２５】
次に、このフロントページと、差し込まれるドキュメントとがスキャンされ（５２）、フロントページのスキャンされたイメージは、データベースにあるファイル（５４）の現行版と自動的に比較される。簡潔にするために、図３には、スキャンプロパーが示されていない。システムは、ドキュメントｘ４に関して信号伝達の不一致を自動的に認識し、それに応じて、ファイルマネジャ１８は、関連する名前で当該ファイルにスキャンしたドキュメントを追加し（５６）、データベース８４にドキュメントファイル自体を格納する。フロントページが呼び出されれば、図３の右側に示されているように、対応して修正されたフォームを有することになる（５７）。
【００２６】
他の形態として、すでにデジタル形式のドキュメント、例えば、編集されたドキュメントファイルは、以下に記載するように、デジタルユーザインタフェースを用いてファイルに直接エントリされてもよい。
【００２７】
図４は、図１に示すように、ワークステーション１１、１２、１３、１４、１５のそれぞれが、ファイルマネジャ１８と通信するものであってもよい、例示的なユーザインタフェースディスプレイイメージを示す。ディスプレイイメージは、データベースにおいてウェブサーバによって発生し、ワークステーションのスクリーン上に表示されるドキュメントヘッダページ１９を含む。最初に、参照符号は、ドキュメントを理解しやすいように示したものである。一番上のフィールド２０は、市のシンボルを与え、フィールド２２は、ユーザの行政、この例では、ＸＸＸＸＸ市を表すためのものである。フィールド２４は、現在のユーザである人、現在「開いている」ファイルのリスト、ファイル作成ボタン、およびファイル検索ボタンを与える。フィールド２６は、現在開いているファイル（「オルガン演奏認可」）のクラスを特定する。フィールド２８は、以下にさらに詳細に記載するように、ファイルをさらに詳細に明記する。フィールド３０は、ファイルを新しい所有者に転送したり、同僚に送信したり、または送信者に返送するためのドロップダウンメニューボックスを含む。さらに、フィールド３０は、（更新した）フロントページの印刷、ファイル概要（目次（ＴＯＣ））の印刷、およびファイル履歴の表示などのための、様々な制御ボタンを含む。
【００２８】
ファイルＴＯＣがオーダーされると、利用可能なドキュメントの最初のページをサムネイルとして示したページが印刷される。各サムネイルにはチェックボックスが追加されており、ユーザは、チェックボックスの１つ以上をチェックし、そのページをスキャナに供給してもよい。次いで、システムは、ボックスのうちのどれがチェックされたかを自動的に決定し、完了した関連するドキュメントを印刷する。
【００２９】
フィールド３２は、下にあるドキュメント識別名のヘッダである。フィールド３４は、当該ファイルに関係し得るものであって、したがって、ファイルに存在するものであってもよい、特定のドキュメントの予めプログラムされたリストを含む。このようなリストは、各タイプのファイルのそれぞれに対して予め定義され、新規ファイルを作成すると自動的に現れる。一連のフィールドは、一般的に制限され、各フィールドは、特定のドキュメントに関係する。しかしながら、場合によっては、予定外のドキュメントに対して任意の特定の割り当てが与えられないものであれば、補助フィールドが存在してもよい。
【００３０】
以下、この例のページに関連する様々なテキストについて説明する。特に、フィールド２４には、連続した行に、実際のユーザである人の名前（「Ｍａｒｃｅｌ  Ｐｈｉｌｉｐｓ」）、すべての開いたファイルを表すヘッダ（「現行ファイル」）（利用可能な表示が適合しているために実際に示されているが、他の開いたファイルは、すぐにアクセス可能な状態でありながら、視界から隠されてもよい）、「ファイルタイプ」によって様々なこのようなファイルのタイプを表すヘッダがある。各ファイルタイプは、クリックされてもよく、次いで、そのタイプの現行ファイルのリストを示すように開かれ、すなわち、「オルガン演奏認可」の例示的な場合、異なる顧客／申請者によるこのような認可のいくつかの申請書が適合されてもよい。１つのこのようなファイルをクリックすると、フィールド２６から３４によって形成されたウィンドウに当該ファイルの詳細が表示される。
【００３１】
フィールド２４にあるさらなる行は、ファイル作成（「新規ファイル」）ボタンと、ファイル検索ボタンである。
【００３２】
フィールド２８には、連続した行に、ファイル識別名（ＤＤＳ２００５０００１）、オルガン演奏認可を申請した顧客（Ｒ．Ｃｏｌｌａｒｄ）、および電子メールや紙などの関連する通信の信号化がある。「紙」ボタンをクリックすると、すべての項目がすでに満たされた状態で、その顧客への手紙を作成するためのエディタが自動的に開く。同様に、顧客の名前をクリックすると、電子メールを顧客に送信するためのワークステーションの電子メールクライアントが自動的に開く。次の行は、ドキュメント作成のデータ、および原作者（「メールルーム」）を示す。次の行は、現在の所有者（Ｍ．Ｐｈｉｌｉｐｓ）、所有日、およびファイルを保管するためのボタンを示す。後者のボタンを押すと、当該ファイルが閉じるが、ファイルは、フィールド２４の最後の行を介して再度開かれてもよい。フィールド２８の最後の行は、実際にファイルに取り組んでいる人を示す（Ｍ．Ｐｈｉｌｉｐｓ、Ｔ．Ｗｉｌｌｅｍｓ）。「取り組んでいる」とは、これらの人がドキュメントを追加したり、何らかの他の行動をとったりするように、これらの人にファイルが送信されたことを示すものであってもよい。データベースにあるファイルへのリンクを指定する電子メールの形式でファイルが送信される。送信者は、そのケースに関係する何らかの具体的な見解を追加するために、電子メールを使用してもよい。
【００３３】
フィールド３２は、下にあるドキュメント識別名のヘッダであり、様々なドキュメントの指定子、この場合は、タイトルとエントリの詳細を示す。フィールド３４は、ドキュメントのリストを含む。第１列は、チェックボックスの形式の存在指標である。第２列は、ドキュメントの名前または特徴を示し、第３列は、ドキュメントのエントリ日と、このようなエントリの作成者をそれぞれ表すのに対して、最後の列は、削除ボタンである。一般的に、フィールド３４のドキュメントタイトルは、「クリック可能」なものであるため、クリックされると、ドキュメントは、ワークステーションのディスプレイスクリーン上に開く。
【００３４】
リストの第１行は、基本的なドキュメントを表す（この場合、認可の実際の申請書）。さらなる列は、様々な他の必要なドキュメントを特定し、存在識別子によって、当該ドキュメントがエントリされたか否かを表す。
【００３５】
上記から、様々な異なるシーケンスでＤＤＳ（ドキュメント書類システム）にドキュメントが追加されてもよく、ＤＤＳへのアクセスを適切にクリアする任意の人によって追加されてもよいことが明らかである。したがって、ワークフローは、一定のものではなく、様々な集まりの人々および／または部署に割り当てることもできる。
【００３６】
以下に典型的な例を挙げる。人Ａが実際の所有者であり、ドキュメントｘ１およびｘ３をファイルに追加する。次いで、ファイルの状態は、「Ａによる取り扱い」になる。次に、人ＢおよびＣは、ドキュメントｘ２およびｘ４をそれぞれ追加しなくてはならない。ここで、人Ａは、「同僚に送信」を選択してもよく、それによって、人Ｂへ警告を出すために、デジタルフロントページへのリンクを有する電子メールを送信する。ファイルアラートは、受信者が当該リンクをクリックすると受け取られる。ここで、ＤＤＳにおいて、ファイルの状態は、「ＡおよびＢによる取り扱い」に変更される。依然として、ＤＤＳは、Ａがこのリンクを送信したことが分かっている。人Ｂがジョブを完了すると、「送信者に返信」を選択してもよく、応答して、ＤＤＳは、人Ａへのファイルリンクを有する電子メールを送信する。Ａがリンクをクリックすることによってこのメールを受け取ると、ファイルの状態は、「Ａによる取り扱い」に再び戻る。ここで、人Ａは、ドキュメントｘ４を追加するために、人Ｃにファイルを送信してもよい。また、人Ｂが、ｘ４を追加するためにＣにファイルを送信した後、Ａにファイルを戻してもよい。したがって、ファイル状態は、「ＡおよびＣによる取り扱い」に変更される。Ｃが追加されたドキュメントｘ４を有すると、送信者、すなわち、Ｂにファイルを戻すだけでよく、Ｂは、それをＡに戻してもよい。
【００３７】
簡潔かつ分かりやすいように、３つ以上のステージのチェーンを含む巡回ワークフローは許容されていないが、巡回チェーンを与えることは本質的に不可能ではない。このような抑制は、電子メールアドレスと「携わっている」人とを比較することによって実現される。「同僚へ送信／返信」の他の形態として、ファイルの所有は、ファイルリンクを有する電子メールを送信することによって同様に変更され得る。上記「自由な」ワークフローサポートは、ＤＤＳにドキュメントが追加される実際の順序から完全に独立しており、ＤＤＳにかかわる特定の人からも独立しているが、ＤＤＳは、実際のワークフローを登録し蓄積することによって、自己学習型ワークフローシステムとして事実上使用され得る。次いで、このワークフロー情報は、例えば、関連する正確なアドレスを促す様々な手続きにおいて、ＤＤＳを用いる人のワークフローを支援するために使用されてもよい。ワークフロー情報の別の使用は、ワークフロー制御を行うための管理情報を提供することである。
【００３８】
一般的に、本発明によるドキュメントおよびワークフロー管理システムは、行動の主要な部分が、決まった規定に応じて情報を蓄積し、次いで、利用可能な情報に基づいて決定をすることである状況に適用する。これは言い換えれば、原則的に、所定のドキュメントだけがファイルにエントリされなければならないということである。常に、すべてのドキュメントがファイルにある必要はない。例えば、否定的な決定に対する上訴が常に顧客によって申し立てられるわけではない。
【００３９】
ドキュメントは、スキャンおよびデジタル化のいずれかによって、またはデジタルドキュメントをウェブサイトのような構造に直接エントリすることによってのいずれかで、ファイルにエントリされてもよく、そのうちのフロントページは、自動的な目次として作用する。
【００４０】
スキャンによるドキュメントのエントリにおいて、ステップは、
・  ユーザインタフェースのフィールド３０（図４）にある適切なボタンをクリックすることによって、フロントページを印刷するステップと、
・  適切なチェックボックスに印を入れることによって、印刷したフロントページを手動修正するステップと、
・  修正したフロントページとエントリするドキュメントを連続してスキャンするステップである。
【００４１】
このシステムは、例えば、印刷ステージにおいてフロントページに自動的に追加されたバーコードから、スキャンしたフロントページを認識し、それをデータベースに格納されたフロントページと比較し、その比較から、どのドキュメントが追加されるかを決定し、場合によっては、ＯＣＲ（光学式文字認識）などによって予め処理した後に、ドキュメントをデータベースに実際に追加する。
【００４２】
デジタルドキュメントが追加されれば、ユーザは、ユーザインタフェースのフィールド３４にあるドキュメント名の前のチェックボックスをクリックするだけでよく、クリックすると、フィールド３４の同じ行にブラウズボックスが開く。ここで、ユーザは、ブラウズボックスにおいて意図したドキュメントを指定し、それをシステムにアップロードしてもよい。
【００４３】
ファイル全体ではなく、ファイルへの適切なリンクのみを電子メールで送ることによって、さらなる処理が行われる。ＤＤＳは、各ファイルに関する実際のワークフローを記録し、これは、ユーザインタフェースのフィールド３０にある適切なボタンをクリックすることによって見分けられる。
【００４４】
また、（外部の）顧客が、顧客ファイルの状態をチェックする（しかし、修正はしない）ようにするために、ＤＤＳへのアクセスを有することになる。該当するリクエストがデジタル式に送信されると、自動メールルームが、そのリクエストを認識し、新規関連ファイルを作成し、関連部署のセクレタリーへリンクを有する電子メールを送信する。顧客は、ＤＤＳにおいて通信メディア（紙／電子メール／電話）に関する選択を変更してもよい。実際、「自由な」ワークフローは、ファイルにある実際のドキュメントから独立している。ワークフローの一部は、実際、電子メールに依存していない紙ベースのままであり得る。重要な態様は、ＤＤＳが常に、ＤＤＳにドキュメントを追加した人を知っていることである。デジタル式で行われる場合、これは、ログオンした人である。マーク付きのフロントページとドキュメントとをスキャンすることで行われる場合、ＤＤＳは、例えば、フロントページを印刷した人の名前を認識することによって、例えば、ファイルＩＤとともにバーコードで表されることによって、フロントページを印刷した人の名前を認識する。ファイルが完了すると、所有者は、関連する顧客に通知し、ファイルの状態を「保管済み」に変更する。
【００４５】
以上、本発明の好ましい実施形態を参照しながら、本発明について上述してきた。当業者であれば、特許請求の範囲から逸脱することなく、多数の修正および変更が本発明に加えられてもよいことを認識するであろう。例えば、構造は、２つのレベルのファイルの代わりに、あるドキュメントをサブファイルに結合させることによって拡張されることで、効果的に、ツリー構造を実現可能にしてもよい。さらに、ドキュメント間の相互参照が、ドキュメントエントリにおいて実現可能にすることができる（３６、３８）。また、特定のファイルに関与する関係者の間での対話が、例えば、「インスタントメッセージ」として知られているものなど、一般的な用法である通信プロトコルによって行われてもよい。さらに、本発明は、地方自治体によって形成された労働環境を参照して説明してきたが、応用を限定するように解釈されるべきではない。予め構造化されたファイルを取り扱う任意の組織が、本発明から利益を受けるであろう。
【００４６】
結果的に、記載された実施形態は、例示的なものとして考慮されるべきであり、特許請求の範囲に記載しているもの以外、これらの実施形態から何ら制限が解釈されるべきではない。
【図面の簡単な説明】
【００４７】
【図１】本発明によるドキュメント書類システムの技術的セットアップである。
【図２】本発明によるドキュメント管理手続きにおけるワークフローの典型的な例である。
【図３】ファイル修正手続きのスキームである。
【図４】すべてのテキストが挿入された本発明において使用するための例示的なドキュメントヘッダページである。
【符号の説明】
【００４８】
１０  デジタルネットワーク
１１、１２、１３、１４、１５  ワークステーション
１６−１  スキャナセクション
１６−２  プリンタセクション
１７  サーバ
１８  ファイルマネジャ
８４  データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【外国語明細書】
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