(57)【要約】【課題】紙のような持ち運びが容易な記録媒体が破棄されたか否かを確実に監視し、従来よりも厳格に情報を保護する。【解決手段】書類管理システムＤＣＳに、照会票ＳＨに廃棄処理を施したか否かを示す廃棄情報をその照会票ＳＨの照会票番号と対応付けて記憶する照会票状況管理データベースＤ０３と、照会票ＳＨに対して廃棄処理を施し、その際にその照会票ＳＨの照会票番号を読み取る書類廃棄装置３と、読み取られた照会票番号に対応する廃棄情報を、廃棄された旨を示すように更新する、管理完了処理部１０６と、を設ける。【選択図】図３
2006268287.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
可搬な記録媒体を管理する記録媒体管理システムであって、
前記記録媒体に付けられている、当該記録媒体を他の記録媒体と識別するための識別情報を記憶する、識別情報記憶手段と、
前記記録媒体に対して廃棄処理を施す廃棄処理手段と、
前記廃棄処理手段によって前記記録媒体の廃棄処理を行う際に、当該記録媒体から前記識別情報を読み取る、識別情報読取手段と、
読み取られた前記識別情報を、廃棄処理が施された記録媒体の識別情報として記憶する、廃棄情報記憶手段と、
を有することを特徴とする記録媒体管理システム。
【請求項２】
書類の状況を管理する書類管理システムであって、
書類を生成すべき旨の依頼を受け付ける依頼受付手段と、
前記依頼に係る書類に対して他の書類と識別するための識別情報を発行する識別情報発行手段と、
前記依頼に係る書類に含めるべき情報を取得する情報取得手段と、
前記依頼に係る書類を、取得された当該書類に含めるべき情報と当該書類の前記識別情報とを用紙に印刷することによって生成する、書類生成手段と、
生成された書類に対して廃棄処理を施す書類廃棄手段と、
前記廃棄処理の対象である前記生成された書類から当該書類に印刷されている前記識別情報を読み取る、識別情報読取手段と、
読み取られた前記識別情報を、前記廃棄処理が施された書類の識別情報として記憶する、廃棄書類識別情報記憶手段と、
を有することを特徴とする書類管理システム。
【請求項３】
書類の状況を管理する書類管理システムであって、
書類を生成すべき旨の依頼を受け付ける依頼受付手段と、
前記依頼に係る書類に対して他の書類と識別するための識別情報を発行する識別情報発行手段と、
前記依頼に係る書類が廃棄されたか否かを示す廃棄情報を、当該書類の前記識別情報と対応付けて記憶する、廃棄情報記憶手段と、
前記依頼に係る書類に含めるべき情報を取得する情報取得手段と、
前記依頼に係る書類を、取得された当該書類に含めるべき情報と当該書類の前記識別情報とを用紙に印刷することによって生成する、書類生成手段と、
前記書類に対して廃棄処理を施す書類廃棄手段と、
前記廃棄処理の対象である前記書類に印刷されている前記識別情報を読み取る識別情報読取手段と、
読み取られた前記識別情報に対応付けられている前記廃棄情報を、廃棄された旨を示すように更新する、廃棄情報更新手段と、
を有することを特徴とする書類管理システム。
【請求項４】
前記依頼に係る前記書類を廃棄すべき期日を決定する廃棄期日決定手段と、
前記生成された書類のうち前記期日を過ぎているにも関わらず前記廃棄処理が施されていないものを前記廃棄情報に基づいて判別する、未廃棄書類判別手段と、
前記未廃棄書類判別手段による判別結果に基づいて、前記期日を過ぎているにも関わらず前記廃棄処理が施されていない前記生成された書類がある旨を管理者に通知する、通知手段と、を有する、
請求項２または請求項３記載の書類管理システム。
【請求項５】
可搬な記録媒体を管理する記録媒体管理方法であって、
前記記録媒体に対して廃棄処理を施す廃棄処理手段と、前記記録媒体から情報を読み取る読取手段と、前記記録媒体の状況に関する情報を記憶するデータベースと、を用意しておき、
前記記録媒体をユーザに使用させる際に、当該記録媒体に、当該記録媒体を他の記録媒体と識別するための識別情報を記録しておき、
不要になった前記記録媒体に対して前記廃棄処理手段によって廃棄処理を施し、
前記廃棄処理手段によって前記記録媒体の廃棄処理を行う際に、前記読取手段によって当該記録媒体から前記識別情報を読み取り、
読み取った前記識別情報と当該識別情報に係る前記記憶媒体が廃棄された旨を示す情報とを対応付けて前記データベースに登録する、
ことを特徴とする記録媒体管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、機密情報が記録された紙などの記録媒体を管理するシステムおよび方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
金融機関、企業、役所、病院、および学校などの組織では、大量の機密情報が取り扱われている。例えば、金融機関においては、顧客の預貯金およびローンなどに関する個人情報、未発表の金融商品に関する情報、および営業のノウハウなどの情報が、機密情報として取り扱われる。
【０００３】
特に、個人情報に関しては、個人情報の保護に関する法律（いわゆる「個人情報保護法」）が２００５年４月に全面的に施行されることになり、上記の組織は、従来よりも一層厳格に個人情報を保護する義務を負う。
【０００４】
ところで、金融機関においては、情報処理の大部分をコンピュータによって実行することができるようになったが、人間による処理が残っているので、依然として紙を記録媒体として用いて情報が取り扱われている。
【０００５】
特許文献１に記載されるシステムは、金融機関の業務を完全に自動化するように構成されている。したがって、係るシステムによると、紙を記録媒体として用いて情報を取り扱う必要がない。これにより、機密情報の印刷された印刷物が外部に漏洩する危険性を従来よりも低減させることができる。
【特許文献１】特開２０００−３３１０８３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところが、顧客に対する融資の審査などの業務は、行員が種々の情報を参照しながら行わなければならないことがある。特に、金額の大きな融資または追加融資などの場合は、融資の可否をコンピュータで自動的に判断するのではなく、最終的に行員すなわち人間が判断を下さなければならないことがある。この際、行員は、多くの情報を参照しながら審査を行わなければならないが、コンピュータの画面を見ながら審査を行うよりも印刷物を見ながら行うほうが、行員にとって便利である。
【０００７】
また、顧客の資産運用に関する相談に応じる場合も、顧客に対してコンピュータの画面を用いて説明を行うよりも印刷物を用いて説明を行うほうが、行員にとっても便利であるし、顧客にとっても分かりやすい。
【０００８】
このように、特許文献１に記載されるシステムを適用したとしても、人間が行うべき業務が存在する限り、印刷物はどうしても必要とされる。
【０００９】
しかし、印刷物は、ポケットや鞄に入れるなどして外部に持ち出すことが容易である。よって、従来のように機密情報を印刷して業務を行っていると、機密情報が外部に漏洩するおそれがある。また、業務またはデータ管理の便宜上、機密情報を一時的にＣＤ−Ｒなどのリムーバブルな記録媒体に保存しておくことがあるが、これらの記録媒体も容易に持ち出すことができるので、機密情報が外部に漏洩する一因となり得る。このような機密情報の記録された印刷物またはＣＤ−Ｒなどは、不要になったら廃棄するのが望ましい。
【００１０】
本発明は、このような問題点に鑑み、紙のような持ち運びが容易な記録媒体が破棄されたか否かを確実に監視し、従来よりも厳格に情報を保護することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明に係る記録媒体管理システムは、可搬な記録媒体を管理する記録媒体管理システムであって、前記記録媒体に付けられている、当該記録媒体を他の記録媒体と識別するための識別情報を記憶する、識別情報記憶手段と、前記記録媒体に対して廃棄処理を施す廃棄処理手段と、前記廃棄処理手段によって前記記録媒体の廃棄処理を行う際に、当該記録媒体から前記識別情報を読み取る、識別情報読取手段と、読み取られた前記識別情報を、廃棄処理が施された記録媒体の識別情報として記憶する、廃棄情報記憶手段と、を有することを特徴とする。
【００１２】
前記記録媒体は、例えば、用紙、ＣＤ−Ｒ、またはフロッピディスクなどである。特に用紙である場合は、次のように構成してもよい。書類を生成すべき旨の依頼を受け付ける依頼受付手段と、前記依頼に係る書類に対して他の書類と識別するための識別情報を発行する識別情報発行手段と、前記依頼に係る書類に含めるべき情報を取得する情報取得手段と、前記依頼に係る書類を、取得された当該書類に含めるべき情報と当該書類の前記識別情報とを用紙に印刷することによって生成する、書類生成手段と、生成された書類に対して廃棄処理を施す書類廃棄手段と、前記廃棄処理の対象である前記生成された書類から当該書類に印刷されている前記識別情報を読み取る、識別情報読取手段と、読み取られた前記識別情報を、前記廃棄処理が施された書類の識別情報として記憶する、廃棄書類識別情報記憶手段と、を設ける。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によると、紙のような持ち運びが容易な記録媒体が破棄されたか否かを確実に監視し、従来よりも厳格に情報を保護することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
図１は書類管理システムＤＣＳの全体的な構成の例を示す図、図２は書類管理サーバ１０および顧客関連情報管理サーバ１２のハードウェア構成の例を示す図、図３は書類管理サーバ１０の機能的構成の例を示す図、図４は顧客関連情報管理サーバ１２の機能的構成の例を示す図、図５は書類廃棄装置３のハードウェア構成の例を示す図である。
【００１５】
本発明に係る書類管理システムＤＣＳは、図１に示すように、書類管理サーバ１０、顧客関連情報管理サーバ１２、端末装置２、印刷装置ＰＲ、書類廃棄装置３、および通信回線４などによって構成される。これらの装置は、通信回線４を介して互いに接続されている。通信回線４として、インターネット、ＬＡＮ、公衆回線、または専用線などが用いられる。
【００１６】
この書類管理システムＤＣＳは、顧客の個人情報または独自のノウハウのような外部に漏洩することが許されない機密情報を管理し、これらの情報をユーザの要求に応じて用紙に印刷し、およびその印刷物が使用後きちんと廃棄されたか否かを監視するために用いられる。以下、本社および複数の支店を有する銀行Ｘにおいて、顧客の預貯金、ローン、信用調査などの個人情報の管理などのために、書類管理システムＤＣＳを使用する場合を例に説明する。この用紙は、例えば、行員が顧客の審査などのために顧客の個人情報を照会する場合に、行員からの要求に応じて発行される。以下、照会のためのこの用紙を「照会票ＳＨ」と記載する。
【００１７】
書類管理サーバ１０は、図２に示すように、ＣＰＵ１ａ、ＲＡＭ１ｂ、ＲＯＭ１ｃ、磁気記憶装置１ｄ、および通信インタフェース１ｅなどによって構成され、照会票ＳＨの管理を行う。磁気記憶装置１ｄには、図３に示すような照会票印刷データ受信部１０１、管理開始処理部１０２、照会票番号付加部１０３、照会票データ送信部１０４、廃棄完了通知受信部１０５、管理完了処理部１０６、期限管理部１０７、廃棄警告部１０８、照会票番号データベースＤ０１、照会票管理規則データベースＤ０２、および照会票状況管理データベースＤ０３などの機能を実現するためのプログラムおよびデータが記憶されている。これらのプログラムおよびデータは必要に応じてＲＡＭ１ｂにロードされ、ＣＰＵ１ａによってプログラムが実行される。
【００１８】
顧客関連情報管理サーバ１２は、図２に示す書類管理サーバ１０と同様のハードウェア構成を有している。磁気記憶装置には、図４に示すような照会依頼受付部１２１、照会票編集処理部１２２、照会票印刷データ送信部１２３、顧客データベースＤ２１、取引データベースＤ２２、および融資データベースＤ２３などの機能を実現するためのプログラムおよびデータが記憶されている。
【００１９】
なお、本実施形態では、図１に示すように、これら２台のサーバを別々のサーバ機によって実現した例を示しているが、１台の高性能なホストコンピュータなどによって実現してもよい。または、各サーバの機能を複数台の装置に分散してもよい。
【００２０】
書類管理サーバ１０および顧客関連情報管理サーバ１２は、銀行Ｘの本社または事務処理を集中的に行うセンタなどに設置される。
【００２１】
端末装置２は、顧客からの申込に応じて口座への入出金、口座の開設または解約、ローン（融資）の契約または返済などに必要な情報を行員が入力するための装置である。端末装置２は、銀行Ｘの本社および支店ごとに設けられている。端末装置２には印刷装置ＰＲが接続されており、照会票ＳＨなどを印刷することができる。また、他の端末装置２と識別するための識別情報（例えば、ＩＰアドレス）が割り当てられている。端末装置２として、パーソナルコンピュータまたはワークステーションなどが用いられる。
【００２２】
書類廃棄装置３は、図５に示すように、ＣＰＵ３０、用紙送り装置３１、スキャナ３２、センサ３３、シュレッダ３４、通信インタフェース３５、ＲＯＭ３６、およびケーシング３７などによって構成され、不要になった照会票ＳＨを廃棄するための処理を実行する。書類廃棄装置３は、銀行Ｘの本社および支店ごとに設けられている。
【００２３】
次に、書類管理サーバ１０、顧客関連情報管理サーバ１２、端末装置２、および書類廃棄装置３の各部の処理内容などを、照会票ＳＨを発行するための処理と照会票ＳＨを廃棄するための処理とに大別して説明する。
【００２４】
〔照会票ＳＨを発行するための処理〕
図６は顧客情報７０の例を示す図、図７は照会票ＳＨの例を示す図、図８は照会票管理規則データベースＤ０２の例を示す図、図９は照会票状況管理データベースＤ０３の例を示す図である。
【００２５】
図４において、顧客関連情報管理サーバ１２の顧客データベースＤ２１には、銀行Ｘと取引のある顧客ごとに顧客情報７０が格納されている。この顧客情報７０には、図６に示すように、顧客を識別するための顧客ＩＤ、その顧客の氏名、住所、および連絡先、その顧客が銀行Ｘに開設している普通預金または定期預金などの各種の口座の口座番号、およびその顧客に対して融資している住宅ローンまたは学資ローンなどの各種のローンの番号などが示されている。
【００２６】
顧客情報７０は、顧客が銀行Ｘと初めて取引を行う際に、従来と同様に、例えば次のような手順で生成される。初めての顧客から取引の申込があった場合に、行員は端末装置２を操作して顧客の氏名、住所、および連絡先などの情報を入力し、新しい顧客情報７０を生成するように顧客関連情報管理サーバ１２に要求する。すると、顧客関連情報管理サーバ１２は、新しい顧客ＩＤを発行し、端末装置２で入力された情報と発行した顧客ＩＤとを用いて顧客情報７０を生成する。そして、これを顧客データベースＤ２１に格納する。
【００２７】
取引データベースＤ２２には、各口座の取引の状況（履歴および残高など）に関する取引情報７１が格納されている。融資データベースＤ２３には、各ローンの貸付金額および貸付残高などに関する融資情報７２が格納されている。従来と同様に、取引情報７１は新しい口座を開設するごとに生成され、融資情報７２は新たなローンの契約を行うごとに生成される。また、これらの情報は、口座への預入、口座からの預金の引出、またはローンの返済などが行われるごとに更新される。
【００２８】
照会依頼受付部１２１は、照会票ＳＨを発行（生成）すべき旨の依頼を端末装置２から受け付ける処理を行う。依頼は、端末装置２において例えば次のような手順で行われる。行員は、どの顧客のどのような情報を照会したいのかを、顧客ＩＤおよび照会種別を端末装置２に入力することによって指定する。そして、所定のコマンドを入力する。すると、端末装置２は、指定された内容および端末装置２自身の識別情報を示す照会依頼情報７３を顧客関連情報管理サーバ１２に対して送信することによって、照会票ＳＨを発行すべき旨の依頼を行う。
【００２９】
照会票編集処理部１２２は、照会票ＳＨを印刷するための印刷データＤＴ１を次のような手順で生成する。端末装置２から受信した照会依頼情報７３に基づいて、顧客データベースＤ２１、取引データベースＤ２２、および融資データベースＤ２３から必要な顧客情報７０、取引情報７１、および融資情報７２を抽出する。また、必要に応じて外部の与信機関または審査機関のコンピュータに接続し、融資の状況に関する情報（融資情報）を取得する。そして、これらの情報を所定のフォーマットを用いて編集することによって、印刷データＤＴ１を生成する。
【００３０】
例えば、照会依頼情報７３に「Ｃ１２３４５６」という顧客ＩＤおよび「貸付情報」という照会種別が示されている場合は、その顧客ＩＤの融資情報７２および融資情報を融資データベースＤ２３および与信機関などから取得し、これを編集することによって、図７（ａ）に示すような照会票ＳＨを印刷するための印刷データＤＴ１を生成する。
【００３１】
照会票印刷データ送信部１２３は、生成された印刷データＤＴ１を依頼元の端末装置２の識別情報および照会票ＳＨの照会種別を示す情報と対応付けて、書類管理サーバ１０に送信する。
【００３２】
図３において、書類管理サーバ１０の照会票番号データベースＤ０１は、過去に発行した照会票ＳＨの識別情報である照会票番号を記録している。
【００３３】
照会票管理規則データベースＤ０２には、図８に示すように、照会票ＳＨの種別（照会種別）ごとの、管理の規則に関する規則情報７４が格納されている。「保管場所」は、その照会種別の照会票ＳＨが使用済になった場合に、どの場所で保管すべきであるかを示している。「保管可能期限」は、その照会種別の照会票ＳＨを、発行日から何日間だけ廃棄せずに保管しておくことができるかを示している。つまり、照会票ＳＨは、この日数を過ぎるまでに廃棄処分されなければならない。
【００３４】
照会票状況管理データベースＤ０３には、図９に示すように、照会票ＳＨごとの、管理の状況などに関する照会票管理情報７５が格納されている。照会票管理情報７５の各フィールドについては後に説明する。
【００３５】
照会票印刷データ受信部１０１は、顧客関連情報管理サーバ１２から、照会票ＳＨの印刷データＤＴ１およびそれに対応付けられている情報（端末装置２の識別情報および照会種別を示す情報）を受信する。
【００３６】
管理開始処理部１０２は、照会票ＳＨの印刷データＤＴ１などが受信されたときに、その照会票ＳＨの照会票管理情報７５を新たに生成し、照会票状況管理データベースＤ０３に登録する。さらに、この照会票管理情報７５の各フィールドに次のような値を格納する。
【００３７】
照会票番号データベースＤ０１に既に登録されている照会票番号と重複しない照会票番号を発行し、これを「照会票番号」のフィールドに格納する。なお、この照会票番号は照会票番号データベースＤ０１にも登録しておく。「照会種別」には、受信した印刷データＤＴ１に対応付けられている照会種別を格納する。「出力日」には、印刷データＤＴ１を受信した当日の日付を格納する。
【００３８】
今回の照会種別の照会票ＳＨの保管場所および保管可能期限を照会票管理規則データベースＤ０２（図８参照）に問い合わせ、その結果に基づいて「保管場所」および「廃棄期日」の各フィールドの値を決定し格納する。
【００３９】
例えば、保管場所および保管可能期限がそれぞれ「本社」および「１５日」であるという問合せ結果が得られ、かつ、当日が「２００５年３月１日」である場合は、「保管場所」のフィールドに「本社」を格納し、「廃棄期日」のフィールドに「２００５／０３／１６」を格納する。または、保管場所および保管可能期限がそれぞれ「依頼元」および「３日」という問合せ結果が得られ、当日が「２００５年３月１日」であり、かつ依頼元の端末装置２が「Ａ支店」に所属する場合は、「保管場所」のフィールドに「Ａ支店」を格納し、「廃棄期日」のフィールドに「２００５／０３／４」を格納する。
【００４０】
「廃棄区分」は、その照会票ＳＨが廃棄されたか否かを示すフラグである。照会票管理情報７５の登録時には、まだ廃棄されていないことを示す「未」という値を格納しておく。
【００４１】
図３に戻って、照会票番号付加部１０３は、顧客関連情報管理サーバ１２から受信した印刷データＤＴ１の照会票ＳＨの所定の位置に、その照会票ＳＨに対して与えられた照会票番号が付加されるように、印刷データＤＴ１を書き換える。例えば、図７（ａ）の照会票ＳＨの右上の隅に、図７（ｂ）に示すように、照会票番号が付加されるように、印刷データＤＴ１を書き換える。照会票番号は、二次元バーコードなどによって表すようにしてもよい。
【００４２】
照会票データ送信部１０４は、照会票番号が付加された照会票ＳＨの印刷データＤＴ１を、依頼元の端末装置２に送信する。
【００４３】
端末装置２は、印刷データＤＴ１を受信すると、その印刷データＤＴ１に基づいて照会票ＳＨを印刷するように印刷装置ＰＲを制御する。このようにして、行員が所望する情報が記載された照会票ＳＨが発行（生成）される。
【００４４】
〔照会票ＳＨを廃棄するための処理〕
図１０は書類廃棄装置３の処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【００４５】
図５において、書類廃棄装置３の用紙送り装置３１は、保管されている廃棄対象の用紙すなわち使用済の照会票ＳＨをセットする用紙台３１０、セットされた照会票ＳＨをスキャナ３２に送り出す第一の用紙送り機構３１１、およびその照会票ＳＨをさらにスキャナ３２からシュレッダ３４に送り出す第二の用紙送り機構３１２などによって構成される。
【００４６】
第一の用紙送り機構３１１、第二の用紙送り機構３１２、ＣＰＵ３０、用紙送り装置３１、スキャナ３２、センサ３３、シュレッダ３４、通信インタフェース３５、およびＲＯＭ３６は、ケーシング３７の中に設けられている。
【００４７】
スキャナ３２は、用紙送り装置３１の用紙台３１０から送られてきた照会票ＳＨの所定の位置（本実施形態では、右上の隅）に書かれている画像すなわち照会票番号を光学的に読み取る。シュレッダ３４は、スキャナ３２から送られてきた照会票ＳＨを細かく切り刻んで廃棄し、照会票ＳＨを使用不能にする。通信インタフェース３５は、通信回線４を介して書類管理サーバ１０と通信を行う。
【００４８】
センサ３３は、スキャナ３２とシュレッダ３４との間の照会票ＳＨが通る経路を監視するように設置されており、スキャナ３２で照会票番号を読み取られた照会票ＳＨがその経路を通過するのを感知する。センサ３３として、例えば公知の赤外線センサなどが用いられる。
【００４９】
ＣＰＵ３０は、ＲＯＭ３６に記憶されているプログラムおよびデータに基づいて、図１０に示すような処理が実行されるように用紙送り装置３１ないし通信インタフェース３５の各装置の制御を行う。
【００５０】
図１０において、用紙送り装置３１の第一の用紙送り機構３１１は、用紙台３１０にセットされている照会票ＳＨを１枚、スキャナ３２に送り出す（＃１０１）。スキャナ３２は、送られてきた照会票ＳＨの右上の隅をスキャンすることによって、その照会票ＳＨの照会票番号を読み取る（＃１０２）。なお、照会票ＳＨの上下は、公知の方法によって判別することができる。例えば、印刷装置ＰＲ（図１参照）で照会票ＳＨを印刷する際に上下を示す印を印刷し、係る印に基づいて判別するようにしてもよい。または、照会票ＳＨを決められた向きに揃えて用紙台３１０にセットするように取り決めておいてもよい。
【００５１】
第二の用紙送り機構３１２は、スキャンされた照会票ＳＨをシュレッダ３４に送り出す（＃１０３）。すると、その照会票ＳＨがシュレッダ３４に送り込まれる前に、センサ３３がその照会票ＳＨを感知するはずである。センサ３３が照会票ＳＨを感知した場合は（＃１０４でＹｅｓ）、シュレッダ３４は、その照会票ＳＨを切り刻む（＃１０５）。これにより、照会票ＳＨの廃棄が完了する。そして、通信インタフェース３５は、照会票ＳＨの廃棄が完了した旨を、スキャナ３２で読み取ったその照会票ＳＨの照会票番号とともに、廃棄完了通知情報７６として、書類管理サーバ１０に送信する（＃１０６）。用紙台に他の照会票ＳＨが残っている場合は（＃１０７でＹｅｓ）、ステップ＃１０１に戻って、同様の処理を繰り返す。
【００５２】
一方、センサ３３が照会票ＳＨを感知しなかった場合は（＃１０４でＮｏ）、照会票ＳＨが不正に抜き取られまたは途中で紙詰まりを起こした可能性があるので、書類廃棄装置３の処理を直ちに一時停止し（＃１０８）、書類廃棄装置３のユーザに対してエラーメッセージを出力する（＃１０９）。
【００５３】
図３において、廃棄完了通知受信部１０５は、書類廃棄装置３からの廃棄完了通知情報７６を受信する。管理完了処理部１０６は、受信した廃棄完了通知情報７６に基づいて、その廃棄完了通知情報７６に示される照会票ＳＨの管理を完了（終了）するための処理を、次のように行う。
【００５４】
廃棄完了通知情報７６に示される照会票番号を有する照会票管理情報７５を、照会票状況管理データベースＤ０３（図９参照）の中から検索する。そして、その照会票管理情報７５の「廃棄区分」を、廃棄済であることを示す「済」に更新する。
【００５５】
期限管理部１０７および廃棄警告部１０８は、定期的に（例えば、毎日の業務終了後のバッチ処理の際に）、廃棄期日を過ぎたにも関わらず廃棄が行われていない照会票ＳＨを検索し、行員に対して警告を与えるための処理を行う。すなわち、期限管理部１０７は、照会票状況管理データベースＤ０３の中から、「廃棄期日」に示される日付が本日の日付を過ぎておりかつ「廃棄区分」が「未」である照会票管理情報７５を検索する。そして、廃棄警告部１０８は、その照会票管理情報７５の「保管場所」に示される部署の所定の行員に対して、照会票ＳＨを速やかに廃棄すべき旨のメッセージをその照会票ＳＨの照会番号とともに、電子メールなどによって通知する。
【００５６】
図１１は照会票ＳＨを発行する際の書類管理システムＤＣＳの各装置の処理の流れの例を説明するフローチャート、図１２は照会票ＳＨを廃棄する際の書類管理システムＤＣＳの各装置の処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【００５７】
次に、照会票ＳＨを発行する際および照会票ＳＨを廃棄する際の書類管理システムＤＣＳの各装置の処理の流れを、図１１および図１２のフローチャートを参照して説明する。
【００５８】
例えば、既に銀行Ｘとの取引を行ったことがある顧客がＡ支店を訪れ、新たなローン（融資）の契約を希望したとする。Ａ支店の行員は、その顧客に融資を行ってもよいか否かを審査するのに必要な書類（照会票ＳＨ）を要求するために、その顧客の顧客ＩＤおよび照会種別を端末装置２に指定する。すると、端末装置２は、指定された内容を示す照会依頼情報７３を顧客関連情報管理サーバ１２に送信することによって、照会票ＳＨの発行を依頼する（図１１の＃１１）。
【００５９】
顧客関連情報管理サーバ１２は、照会依頼情報７３を受信すると（＃２１）、依頼された照会票ＳＨを生成するために必要な情報を、顧客データベースＤ２１、取引データベースＤ２２、融資データベースＤ２３（図４参照）、および外部の与信機関または審査機関などから収集する（＃２２）。収集した情報を所定のフォーマットに基づいて編集することによって、照会票ＳＨを印刷するための印刷データＤＴ１を生成する（＃２３）。そして、その印刷データＤＴ１を依頼元の端末装置２の識別情報および照会票ＳＨの照会種別を示す情報と対応付けて、書類管理サーバ１０に送信する（＃２４）。
【００６０】
書類管理サーバ１０は、照会票ＳＨの印刷データＤＴ１を受信すると（＃３１）、その照会票ＳＨを管理するための照会票管理情報７５を生成し（＃３２）、これを照会票状況管理データベースＤ０３（図９参照）に登録する（＃３３）。これにより、照会票ＳＨの管理が開始される。その照会票ＳＨに照会票番号を追加するための編集処理を印刷データＤＴ１に施し（＃３４）、その印刷データＤＴ１を依頼元の端末装置２に送信する（＃３５）。
【００６１】
端末装置２は、印刷データＤＴ１を受信すると（＃１２）、その印刷データＤＴ１に基づいて印刷装置ＰＲを制御し、照会票ＳＨを印刷させる（＃１３）。
【００６２】
行員は、印刷（発行）された照会票ＳＨを参考にしながら、顧客の審査を行う。そして、審査の終了後、その照会票ＳＨを所定の保管場所に保管する。その後、管理部門の担当者は、その照会票ＳＨを、廃棄期日までに書類廃棄装置３を用いて廃棄する。廃棄の際の書類廃棄装置３の処理手順は、前に図１０で説明した通りである。
【００６３】
照会票ＳＨの廃棄が正常に行われると、その旨を示す廃棄完了通知情報７６が、書類廃棄装置３から書類管理サーバ１０に送信される。
【００６４】
図１２において、書類管理サーバ１０は、廃棄完了通知情報７６を受信すると（＃３７）、その廃棄完了通知情報７６に示される照会票ＳＨ（つまり、廃棄された照会票ＳＨ）の照会票管理情報７５を照会票状況管理データベースＤ０３の中から検索し（＃３８）、その照会票管理情報７５の「廃棄区分」を「済」に更新する（＃３９）。これにより、その照会票ＳＨの管理が終了する。
【００６５】
本実施形態によると、個人情報の記載された照会票ＳＨの、生成時から廃棄時までのステータスを、一元的に管理することができる。よって、従来よりも確実に照会票ＳＨを監視することができ、個人情報などの機密情報を厳格に保護することができる。
【００６６】
本実施形態では、シュレッダで切り刻むことによって照会票ＳＨを廃棄したが、他の方法を用いてもよい。例えば、焼却してもよい。または、機密書類の廃棄を代行する業者に引き取ってもらうようにしてもよい。この場合は、スキャナで照会票ＳＨの照会票番号を読み取った後、照会票ＳＨを箱詰めしてなシールを貼って封をし、業者に引き渡せばよい。
【００６７】
本実施形態では、紙に印刷された機密書類を管理する場合を例に説明したが、本発明を、紙以外の記録媒体に記録された機密書類を管理する場合にも適用可能である。例えば、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−Ｒ、またはフロッピディスクなどのリムーバブルディスクに記録された機密書類を管理する場合にも適用可能である。この場合は、これらの記録媒体に、記録媒体の識別情報（例えば照会票番号）を印刷したラベルを貼り付けておき、廃棄までの管理を行えばよい。または、手書きの書類を管理する場合にも適用可能である。
【００６８】
スキャナ３２とシュレッダ３４との間の経路上に、照会票ＳＨの照会票番号を撮影するためのカメラを設けておき、シュレッダ３４で処理される直前の照会票ＳＨの照会票番号を撮影してその画像を保存するようにしてもよい。そうすれば、スキャナ３２が照会票ＳＨの照会票番号を読み取るのに失敗した場合であっても、その照会票ＳＨがきちんと廃棄されたか否かを、保存しておいた撮影画像を見ることによって確認することができる。また、カメラをシュレッダ３４の入口近傍に設けておけば、照会票ＳＨが不正に抜き取られないように厳格な監視を行うことができる。
【００６９】
本実施形態では、照会票ＳＨの廃棄が完了したことを、その照会票ＳＨの照会票管理情報７５の「廃棄区分」を「済」に更新することによって記録したが、他の方法によって記録するようにしてもよい。例えば、照会票ＳＨの廃棄の完了後、その照会票ＳＨの照会票管理情報７５を照会票状況管理データベースＤ０３から削除し、その代わりに、その照会票ＳＨの照会票番号を廃棄履歴データベースに記録するようにしてもよい。
【００７０】
照会票ＳＨに照会票番号を印刷する代わりに、照会票番号を記録したＩＣタグを設けるようにしてもよい。この場合は、書類廃棄装置３において、スキャナ３２の代わりにＩＣタグリーダを用いればよい。
【００７１】
本実施形態では、廃棄期日が過ぎてしまった照会票ＳＨがある場合に警告を行ったが、始業前または業務時間中に、当日に廃棄すべき照会票ＳＨをリストアップし、行員に通知するようにしてもよい。または、廃棄期日が迫っている照会票ＳＨをリストアップし、行員に通知するようにしてもよい。
【００７２】
本発明は、銀行などの金融機関以外に、メーカ、サービス業者、役所、病院、および学校などにも適用することができる。
【００７３】
その他、書類管理システムＤＣＳ、書類管理サーバ１０、顧客関連情報管理サーバ１２、端末装置２、書類廃棄装置３の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、データベースの内容などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【００７４】
以上説明した実施形態に関し、さらに以下の付記を開示する。
（付記１）
可搬な記録媒体を管理する記録媒体管理システムであって、
前記記録媒体に付けられている、当該記録媒体を他の記録媒体と識別するための識別情報を記憶する、識別情報記憶手段と、
前記記録媒体に対して廃棄処理を施す廃棄処理手段と、
前記廃棄処理手段によって前記記録媒体の廃棄処理を行う際に、当該記録媒体から前記識別情報を読み取る、識別情報読取手段と、
読み取られた前記識別情報を、廃棄処理が施された記録媒体の識別情報として記憶する、廃棄情報記憶手段と、
を有することを特徴とする記録媒体管理システム。
（付記２）
書類の状況を管理する書類管理システムであって、
書類を生成すべき旨の依頼を受け付ける依頼受付手段と、
前記依頼に係る書類に対して他の書類と識別するための識別情報を発行する識別情報発行手段と、
前記依頼に係る書類に含めるべき情報を取得する情報取得手段と、
前記依頼に係る書類を、取得された当該書類に含めるべき情報と当該書類の前記識別情報とを用紙に印刷することによって生成する、書類生成手段と、
生成された書類に対して廃棄処理を施す書類廃棄手段と、
前記廃棄処理の対象である前記生成された書類から当該書類に印刷されている前記識別情報を読み取る、識別情報読取手段と、
読み取られた前記識別情報を、前記廃棄処理が施された書類の識別情報として記憶する、廃棄書類識別情報記憶手段と、
を有することを特徴とする書類管理システム。
（付記３）
書類の状況を管理する書類管理システムであって、
書類を生成すべき旨の依頼を受け付ける依頼受付手段と、
前記依頼に係る書類に対して他の書類と識別するための識別情報を発行する識別情報発行手段と、
前記依頼に係る書類が廃棄されたか否かを示す廃棄情報を、当該書類の前記識別情報と対応付けて記憶する、廃棄情報記憶手段と、
前記依頼に係る書類に含めるべき情報を取得する情報取得手段と、
前記依頼に係る書類を、取得された当該書類に含めるべき情報と当該書類の前記識別情報とを用紙に印刷することによって生成する、書類生成手段と、
前記書類に対して廃棄処理を施す書類廃棄手段と、
前記廃棄処理の対象である前記書類に印刷されている前記識別情報を読み取る識別情報読取手段と、
読み取られた前記識別情報に対応付けられている前記廃棄情報を、廃棄された旨を示すように更新する、廃棄情報更新手段と、
を有することを特徴とする書類管理システム。
（付記４）
前記依頼に係る前記書類を廃棄すべき期日を決定する廃棄期日決定手段と、
前記生成された書類のうち前記期日を過ぎているにも関わらず前記廃棄処理が施されていないものを前記廃棄情報に基づいて判別する、未廃棄書類判別手段と、
前記未廃棄書類判別手段による判別結果に基づいて、前記期日を過ぎているにも関わらず前記廃棄処理が施されていない前記生成された書類がある旨を管理者に通知する、通知手段と、を有する、
付記２または付記３記載の書類管理システム。
（付記５）
前記識別情報読取手段によって前記生成された書類の前記識別情報が読み取られた後から前記書類廃棄処理によって当該書類に対して前記廃棄処理が施される前までの間に、当該識別情報を撮影する撮影手段、を有する、
付記２ないし付記４のいずれかに記載の書類管理システム。
（付記６）
前記書類廃棄手段と前記識別情報読取手段とは、１台の装置の中に一体的に設けられている、
付記２ないし付記５のいずれかに記載の書類管理システム。
（付記７）
可搬な記録媒体を管理する記録媒体管理方法であって、
前記記録媒体に対して廃棄処理を施す廃棄処理手段と、前記記録媒体から情報を読み取る読取手段と、前記記録媒体の状況に関する情報を記憶するデータベースと、を用意しておき、
前記記録媒体をユーザに使用させる際に、当該記録媒体に、当該記録媒体を他の記録媒体と識別するための識別情報を記録しておき、
不要になった前記記録媒体に対して前記廃棄処理手段によって廃棄処理を施し、
前記廃棄処理手段によって前記記録媒体の廃棄処理を行う際に、前記読取手段によって当該記録媒体から前記識別情報を読み取り、
読み取った前記識別情報と当該識別情報に係る前記記憶媒体が廃棄された旨を示す情報とを対応付けて前記データベースに登録する、
ことを特徴とする記録媒体管理方法。
（付記８）
記録媒体を細断することによって廃棄する廃棄処理装置であって、
記録媒体の状況を管理するサーバと通信を行う通信装置と、
記録媒体に記録されている、当該記録媒体の識別情報を読み取る読取装置と、
記録媒体を細断するシュレッダと、を有し、
廃棄対象の記録媒体が当該廃棄処理装置に送り込まれると、
前記読取装置は、当該廃棄対象の記録媒体の前記識別情報を読み取り、
前記シュレッダは、当該廃棄対象の記録媒体を細断し、
前記通信装置は、前記サーバに対して、当該廃棄対象の記録媒体が廃棄された旨を、前記読取装置が読み取った前記識別情報とともに通知する、
ことを特徴とする廃棄処理装置。
【産業上の利用可能性】
【００７５】
本発明は、特に、用紙など可搬な記録媒体に機密情報を記録して取り扱う企業または役所などにおいて、機密情報が漏洩するのを防止するために好適に用いられる。
【図面の簡単な説明】
【００７６】
【図１】書類管理システムの全体的な構成の例を示す図である。
【図２】書類管理サーバおよび顧客関連情報管理サーバのハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】書類管理サーバの機能的構成の例を示す図である。
【図４】顧客関連情報管理サーバの機能的構成の例を示す図である。
【図５】書類廃棄装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図６】顧客情報の例を示す図である。
【図７】照会票の例を示す図である。
【図８】照会票管理規則データベースの例を示す図である。
【図９】照会票状況管理データベースの例を示す図である。
【図１０】書類廃棄装置の処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１１】照会票を発行する際の書類管理システムの各装置の処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１２】照会票を廃棄する際の書類管理システムの各装置の処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００７７】
ＤＣＳ  書類管理システム（記録媒体管理システム）
１０２  管理開始処理部（識別情報発行手段、廃棄期日決定手段）
１０６  管理完了処理部（廃棄情報更新手段）
１０７  期限管理部（未廃棄書類判別手段）
１０８  廃棄警告部（通知手段）
１２１  照会依頼受付部（依頼受付手段）
１２２  照会票編集処理部（情報取得手段）
３２  スキャナ（識別情報読取手段）
３４  シュレッダ（廃棄処理手段）
Ｄ０３  照会票状況管理データベース（識別情報記憶手段、廃棄情報記憶手段）
ＰＲ  印刷装置（書類生成手段）
ＳＨ  照会票（記録媒体）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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