(57)【要約】【課題】  比較的高いセキュリティーが要求されない電子情報を管理する場合に、比較的安価にセキュリティーの実効性を図る。【解決手段】  セキュリティーが要求される電子文書に特定の識別情報を付加し、電子文書を取り出した履歴を管理することで、電子文書を取り出したときの履歴情報から、取り出した者や日時等を特定できるため、これが電子文書の漏洩や改ざんの抑制力として働くことから、ある程度高いセキュリティーが要求される電子文書を管理する場合に、比較的安価にセキュリティーの実効性を図ることができる。【選択図】  図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の電子情報を記憶する電子情報記憶手段を有し、外部からの電子情報の取得要求に応じて前記電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報を読み出して外部に提供する電子情報管理装置において、
前記電子情報記憶手段から読み出した電子情報が予め定められている特定の電子情報であるか否かを判断する特定情報判断手段と、
前記特定の電子情報を識別するために利用する特定の識別情報を送出する識別情報送出手段と、
前記特定情報判断手段によって前記読み出した電子情報が特定の電子情報であると判断した場合には、前記識別情報送出手段から送出された特定の識別情報を付加する識別情報付加手段と、
前記識別情報付加手段によって識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を管理する履歴情報管理手段と、を有することを特徴とする電子情報管理装置。
【請求項２】
前記履歴情報は、前記特定の電子情報の取得要求を行った者に関する情報、前記電子情報を提供する際に標準時配信サービスを利用して得た標準時刻情報、前記特定の電子情報のコピー又は識別子及び前記特定の識別情報を含んでいることを特徴とする請求項１記載の電子情報管理装置。
【請求項３】
前記電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報の保存期間を管理する保存期間管理手段と、
前記保存期間管理手段に管理している保存期間を定期的に検索して保存期間の終了間近又は過ぎている場合には、前記電子情報記憶手段に記憶されている電子情報のうちで、前記保存期間の終了間近又は過ぎている電子情報を外部に対して削除するように知らせる削除通知手段と、をさらに有することを特徴とする請求項１又は２記載の電子情報管理装置。
【請求項４】
前記識別情報送出手段は、任意の識別情報を記憶する任意識別情報記憶手段と、
前記任意識別情報記憶手段から読み出した任意の識別情報が、以前に読み出したことがある識別情報であるか否かを判断する読出判断手段と、を有し、前記読出判断手段によって以前に読み出したことがないと判断した場合には、前記任意の識別情報を前記特定の識別情報として送出することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の電子情報管理装置。
【請求項５】
前記識別情報送出手段は、予め前記特定の電子情報に関連付けられている関連情報を記憶する関連情報記憶手段と、
前記関連情報記憶手段から読み出した関連情報に対して当該読み出した回数を示す回数情報を付加することにより、前記特定の識別情報を生成する回数情報付加手段と、を有することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の電子情報管理装置。
【請求項６】
所定の電子情報を記憶する電子情報記憶手段を有し、外部からの電子情報の取得要求に応じて電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報を読み出して提供する電子情報管理装置を用いて電子情報の管理を行う電子情報管理方法において、
前記電子情報管理装置は、前記電子情報記憶手段から読み出した電子情報が、予め定めている特定の電子情報であるか否かを判断する特定情報判断処理と、
前記電子情報を識別するために利用する特定の識別情報を送出する識別情報送出処理と、
前記特定情報判断処理によって、前記電子情報が特定の電子情報であると判断した場合には、前記識別情報送出処理から送出された識別情報を付加する識別情報付加処理と、
前記識別情報付加手段によって識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を履歴情報管理手段で管理する履歴情報管理処理と、を実行することを特徴とする電子情報管理方法。
【請求項７】
請求項６記載の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、所定の電子情報を記憶する電子情報記憶手段を有し、外部からの電子情報の取得要求に応じて、電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報を読み出して提供する電子情報管理装置、電子情報管理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、紙文書の電子化による文書保管スペース削減、文書の検索性向上による業務効率化といったコスト削減対応が進み、２００５年４月にはｅ−文書法の法律施行により、以前から法律による民間に書面による保存が義務付けられている財務、税務、医療等の関連書類の電子保存が認められるようになる。そのため、今後は、これまで提案されている様々な電子情報のセキュリティー技術を用いて、電子情報の漏洩防止や、改ざん防止等を行うことが考えられ（特許文献１参照）、また、「存在証明」と「完全性証明」のために、確かにその日時にその文書があったことを証明する“時刻認証システム”とその文書が改ざんされていないことを証明する“電子署名システム”を取り入れることで対応できると考えられる。
【特許文献１】特開２００２−２７８９７０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、実際には、業務上の電子情報が全て高いセキュリティーを必要とする訳ではないため、“時刻認証システム”や“電子署名システム”を利用すると、部内レベル、事業部内レベル等の内部レベルの管理では、高価なシステムになってしまうという問題が生じる。
【０００４】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、比較的高いセキュリティーが要求されない電子情報を管理する場合に、比較的安価にセキュリティーの実効性を図ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１記載の発明は、所定の電子情報を記憶する電子情報記憶手段を有し、外部からの電子情報の取得要求に応じて前記電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報を読み出して外部に提供する電子情報管理装置において、前記電子情報記憶手段から読み出した電子情報が予め定められている特定の電子情報であるか否かを判断する特定情報判断手段と、前記特定の電子情報を識別するために利用する特定の識別情報を送出する識別情報送出手段と、前記特定情報判断手段によって前記読み出した電子情報が特定の電子情報であると判断した場合には、前記識別情報送出手段から送出された特定の識別情報を付加する識別情報付加手段と、前記識別情報付加手段によって識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を管理する履歴情報管理手段と、を有することを特徴とする。
【０００６】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明において、前記履歴情報は、前記特定の電子情報の取得要求を行った者に関する情報、前記電子情報を提供する際に標準時配信サービスを利用して得た標準時刻情報、前記特定の電子情報のコピー又は識別子及び前記特定の識別情報を含んでいることを特徴とする。
【０００７】
請求項３記載の発明は、請求項１又は２記載の発明において、前記電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報の保存期間を管理する保存期間管理手段と、前記保存期間管理手段に管理している保存期間を定期的に検索して保存期間の終了間近又は過ぎている場合には、前記電子情報記憶手段に記憶されている電子情報のうちで、前記保存期間の終了間近又は過ぎている電子情報を外部に対して削除するように知らせる削除通知手段と、をさらに有することを特徴とする。
【０００８】
請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載の発明において、前記識別情報送出手段は、任意の識別情報を記憶する任意識別情報記憶手段と、前記任意識別情報記憶手段から読み出した任意の識別情報が、以前に読み出したことがある識別情報であるか否かを判断する読出判断手段と、を有し、前記読出判断手段によって以前に読み出したことがないと判断した場合には、前記任意の識別情報を前記特定の識別情報として送出することを特徴とする。
【０００９】
請求項５記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載の発明において、前記識別情報送出手段は、予め前記特定の電子情報に関連付けられている関連情報を記憶する関連情報記憶手段と、前記関連情報記憶手段から読み出した関連情報に対して当該読み出した回数を示す回数情報を付加することにより、前記特定の識別情報を生成する回数情報付加手段と、を有することを特徴とする。
【００１０】
請求項６記載の発明は、所定の電子情報を記憶する電子情報記憶手段を有し、外部からの電子情報の取得要求に応じて電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報を読み出して提供する電子情報管理装置を用いて電子情報の管理を行う電子情報管理方法において、前記電子情報管理装置は、前記電子情報記憶手段から読み出した電子情報が、予め定めている特定の電子情報であるか否かを判断する特定情報判断処理と、前記電子情報を識別するために利用する特定の識別情報を送出する識別情報送出処理と、前記特定情報判断処理によって、前記電子情報が特定の電子情報であると判断した場合には、前記識別情報送出処理から送出された識別情報を付加する識別情報付加処理と、前記識別情報付加手段によって識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を履歴情報管理手段で管理する履歴情報管理処理と、を実行することを特徴とする。
【００１１】
請求項７記載の発明は、請求項６記載の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、比較的セキュリティーが高い電子情報を取り出す場合に、特定の識別情報を付加し、電子情報を取り出した履歴を管理することで、電子情報を取り出したときの履歴から、取り出した者や日時等を特定できるため、これが電子情報の漏洩や改ざんの抑制力として働くことから、ある程度高いセキュリティーが要求される電子情報を管理する場合に、比較的安価にセキュリティーの実効性を図ることができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を説明する。なお、本発明の電子情報管理装置の一実施形態として、デジタル複写機について説明する。また、電子情報の一例として、電子化文書（紙メディアをスキャナでデジタルデータ化に変換された文書）と電子文書（ＰＣ等で作成された文書）を取り扱う場合について説明する。
【００１４】
図１は、本実施形態に係るファクシミリ装置を備えた複合デジタル複写機の機械的構成図である。このデジタル複写機は、複写機本体１、自動原稿送り装置（以下、「ＡＤＦ」という）１００、３ビンソーター２００、給紙ユニット（以下、「バンク」という）３００を有する。
【００１５】
複写機本体１は、スキャナ、画像処理部およびプロッタ−などを有し、スキャナは、原稿を載置するコンタクトガラス１０と光学走査系で構成されており、光学走査系には、露光ランプ１１、第１ミラー１２、レンズ１５、フルカラーＣＣＤ１６等々で構成されている。露光ランプ１１および第１ミラー１２を装備していて、原稿読み取り時はステッピングモーターにより駆動されて一定の速度で移動する第１キャリッジと、第２ミラー１３および第３ミラー１４を装備していて、原稿読み取り時にステッピングモーターにより駆動されて第１キャリッジの１／２の速度で駆動する第２キャリッジを有する。この第１キャリッジ、第２キャリッジによりコンタクトガラス１０上の図示しない原稿が光学的に走査され、露光ランプ１１、第１ミラー１２、第２ミラー１３、第３ミラー１４およびレンズ１５を介してＣＣＤ１６上に結像され光電変換される。ＣＣＤで赤（Ｒ），緑（Ｇ）、青（Ｂ）の各色に分離された画像信号はＡＤ変換器によりＡＤ変換され画像処理を行っている画像処理部へ出力される。画像処理部は、ＡＤ変換器からの画像信号に種々の画像処理（２値化、多値化、変倍、編集など）を施し、デジタル信号に変換する。書き込みユニットは、レーザー出力ユニット２０、ｆθレンズ２１、ミラー２２で構成され、レーザー出力ユニット２０の内部には、レーザー光源であるレーザーダイオードおよびポリゴンモーターが備わっている。
【００１６】
画像処理部から出力された黒画像信号は、この画像信号に対応した強度を有するレーザー光に転換され、コリメートレンズ、アパーチャー、シリンダレンズにより一定形状の光束に整形されポリゴンモーターに照射され、レーザー出力ユニット２０から出力される。レーザー出力ユニット２０から出力されたレーザー光は、ｆθレンズ２１、ミラー２２を介して感光体ドラム３０に照射される。また、ｆθレンズ２１を通過したレーザー光は、画像領域外に配置された主走査同期検知信号ＰＭＳＹＮＣを発生するビームセンサーに照射される。
【００１７】
画像処理部から出力された赤画像信号は、黒画像信号との書き込み位置を合わせるためにバッファリングされ、ＬＥＤ書き込みユニット３１に送られ感光体ドラム３０に照射される。ＡＤＦ１００は原稿を１枚ずつ複写機本体１のコンタクトガラス１０へ給紙し、複写後に排紙する。原稿は原稿給紙台１０１上に積載され、サイドガイドにより幅方向が揃えられる。原稿給紙台１０１上の原稿は、一番下の原稿から給紙ローラー１０２により１枚ずつ分離して給紙され、搬送ベルト１０３により、複写機本体１のコンタクトガラス１０上に送られる。コンタクトガラス１０上の原稿は読み取り終了後、搬送ベルト１０３および排紙ローラー１０４により排紙トレイ１０５に排紙される。
【００１８】
両面の原稿を読み取る場合、原稿給紙台１０１上の両面原稿は、給紙ローラー１０２により１枚ずつ分離して給紙され、搬送ベルト１０３により、複写機本体１のコンタクトガラス１０上に送られる。原稿の表面読み取り終了後、搬送ベルト１０３によって搬送され、反転爪１０６によって原稿反転後コンタクトガラス１０上に送られる。原稿の裏面読み取り終了後、搬送ベルト１０３および排紙ローラー１０４により排紙トレイ１０５に排紙される。
【００１９】
第１トレイ５０、第２トレイ３１０、第３トレイ３２０、第４トレイ３３０に積載された転写紙は、各々の第１給紙装置５１、第２給紙装置３１１、第３給紙装置３２１、第４給紙装置３３１によって給紙され、バンク縦搬送ユニット３４０および本体縦搬送ユニット６０によって搬送される。この転写紙の先端がレジストセンサー５２で検出されると一定時間搬送後、レジストローラ５３で停止する。
【００２０】
この転写紙は、画像有効信号（ＦＧＡＴＥ）の先端に会わせて感光体ドラム３０上に送出され、転写チャージャーにより画像を転写され、感光体から転写紙を分離後、搬送装置５４により搬送され、定着ローラーおよび加圧ローラーを有する定着装置５５により定着され、排紙ローラー５６によって３ビンソーター２００に排紙される。
【００２１】
感光体上への画像形成は、第１帯電装置によって感光体ドラム３０上に帯電された電荷をレーザー光を照射することにより静電潜像を形成し、黒現像器３２によって感光体ドラム３０上に画像を形成する。その後、第２帯電装置により感光体ドラム３０上に再度帯電を行い、ＬＥＤアレイ３１によって２色目の静電潜像を形成し、第２現像器３３によって感光体ドラム３０上に画像を形成している。
【００２２】
両面ユニット４０を使用して両面印刷を行う場合、定着５５からの転写紙は切り替え爪５７により両面搬送路４１に導かれ、フィードローラー４２、分離コロ４３を通過して両面トレイに集積される。トレイに集積された転写紙は、トレイが上昇することによりフィードローラー４２と接触し、フィードローラー４２が回転することにより本体縦搬送ユニット６０に送られ、レジストローラ５３へ再給紙された後に裏面に対して印刷が行われる。
【００２３】
３ビンソーター２００には第１排紙トレイ２０１、第２排紙トレイ２０２、第３排紙トレイ２０３、反転専用トレイ２０４があり、それぞれのトレイに転写紙を反転して出力できるように構成されている。
【００２４】
複写機本体１から排紙された転写紙は、表面排紙の場合、切り替え爪２０７によって排紙トレイ方向に導かれ、あらかじめ設定したトレイに排紙される。第２排紙トレイ２０２に排紙する場合には第２トレイ切り替え爪２０５、第３排紙トレイ２０３に排紙する場合には第３トレイ切り替え爪２０６がそれぞれ作動して転写紙を導く。
【００２５】
反転排紙する場合には、切り替え爪２０７によって反転トレイ２０４方向に導かれ、転写紙の後端が反転検知センサー２０８を通過すると、搬送コロ２０９が逆転し、排紙トレイ方向に導かれ、あらかじめ設定したトレイに排紙される。
【００２６】
また、第１排紙トレイ２０１には、トレイを前後にシフトする機能、上下にシフトする機能が搭載されている。シフト機能は、転写紙を仕分けする時に使用し、上下機能は、大量の転写紙を用紙揃え性を確保しながら積載するために使用する。
【００２７】
図２は、操作部４００の正面図である。
操作部の中央には、４００ｘ２５６ｄｏｔの液晶表示部（ＬＣＤ）４０１およびタッチパネルが設けられている。この液晶表示部４０１には、機械に組み込まれている機能（コピー、ＦＡＸ）の表示が行われ、利用者は、この表示に従って機械の操作を行う。機能（コピー、ＦＡＸ）の切り替えは、機能切り替えキー４１２、４１３によって行われる。
【００２８】
また、液晶表示部の右側には、コピー、ＦＡＸで共通に使用する各種テンキー４０２、クリア／ストップキー４０３、スタートキー４０４、プログラムキー４０５、ジョブリコールキー４０６、モードクリア／予熱キー４０７、割り込みキー４０８等の各種キーと、ＦＡＸ専用で使用するポーズ／リダイヤルキー４０９、短縮キー４１０、受信キー４１１等のキーが配置されている。この液晶部の左側には、ＦＡＸ切り替えキー４１２、コピー切り替えキー４１３、初期設定キー４１４、ガイダンスキー４１５、ＬＣＤ濃度調整ボリューム４１６がそれぞれ設けられている。このキーの更に左の部分には、ＦＡＸ専用の表示部４１７が設けられている。この表示部には、通信中、メモリーフルなどの各種ＬＥＤと、通信状態を表示する４０文字（２０文字ｘ２行）のＬＣＤが設けられている。
【００２９】
図３は、本実施形態に係るデジタル複写機の電気的ブロック図である。
【００３０】
複写機本体１の制御は、液晶表示、各種ＬＥＤ制御、各種キー入力制御を行う操作部コントローラ７００、給紙、搬送、定着、両面、プロセス制御等を行うメインコントローラ７０１、画像制御／スキャナ読み取り制御を行う画像処理コントローラ７０２、ＡＤＦ制御を行うＡＤＦコントローラ７０３、３ビンソーター制御を行うソーターコントローラ７０４、給紙ユニット制御を行う給紙トレイコントローラ７０５、ＦＡＸの送受信管理・ファイル管理を行うＦＡＸコントローラ７０６、ＬＡＮ等のネットワーク制御を行うネットワークコントローラ７０７、文書管理制御の母体となる文書管理装置７０８、出力時に合成を行う識別情報管理装置７０９などで構成される。なお、ＦＡＸコントローラ７０６には、Ｇ３（ＦＡＸの国際規格の一つで、アナログ電話回線用のもの）のプロトコル制御を行うＧ３コントローラや、Ｇ４（ＦＡＸの国際規格の一つで、デジタル回線(ISDN回線)用のものであり、白と黒の間の中間色が使えるなど、アナログ回線用のＧ３規格よりも高品質で転送速度も速い。）のプロトコル制御を行うＧ４コントローラや、ＬＡＮ等のネットワーク制御を行うＥｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）コントローラなどが接続されている。なお、メインコントローラ７０１には、このデジタル複写機の動作を制御するためのプログラムを記録したＲＯＭ(Read Only Memory)が設けられており、このプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録して、通流させることも可能である。
【００３１】
また、識別情報管理装置７０９内には、特定（固有）の電子文書を識別するために利用する複数の任意の識別情報を記憶する任意識別情報記憶部７０９ａが構築されている。文書管理装置７０８内には、複数の電子文書を記憶するための電子文書記憶部７０８ａと、特定の識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を管理する履歴情報記憶部７０８ｂが構築されている。
【００３２】
デジタル複写機への電子化文書及び電子文書の登録作業の制御自体は、文書管理装置７０８で実施する。電子化文書は、スキャナから画像処理コントローラ７０２経由で、電子化されて登録される。電子文書は、ＬＡＮ等のネットワークからネットワークコントローラ７０７経由で送られてくる。登録された文書は、文書管理装置７０８内の電子文書記憶部７０８ｍに記憶され、利用者からの電子文書の取得要求に応じて、要求された電子文書を読み出す。なお、以下では、説明の便宜上、登録された電子文書及び電子化文書を「電子文書」で統一的に扱う。
【００３３】
文書管理装置７０８では、文書管理装置７０８に登録された電子文書を取り出す場合、例えば、再度、紙に印刷する場合や、ネットワーク経由からの取得依頼の場合などには、電子文書だけを提供するのではなく、電子文書に対して識別情報管理装置７０９からの特定の識別情報を付加して提供するようにしている。従って、一度取り出した電子文書と同一の電子文書は、二度と取り出せないような仕組みになっている。これは、原本である電子文書のみのコピーを防止するためである。識別情報には、数々の手段が設定できる。例えば、識別情報をバーコードに変換して添付したり、透かし技術を用いて識別情報を埋め込んだり、識別情報を示す地紋にいろいろなパターンを貼り付ける等の様々な制御が、識別情報管理装置７０９で行われる。
【００３４】
また、複数の電子文書の中から、予め電子文書毎にセキュリティーのレベルを決めておき、各電子文書を登録する際に、各電子文書へセキュリティーのレベルを示す識別子を付加しておくか、又は、セキュリティーのレベルに応じて異なる電子文書記憶部を構築しておき、登録する際に、どの電子文書記憶部に記憶するかを決める。
【００３５】
また、識別情報管理装置７０９では、任意の複数の識別情報を記憶する任意識別情報記憶部７０９ａから読み出した任意の識別情報が、以前に読み出したことがある識別情報であるか否かを判断し、以前に読み出したことがない任意の識別情報を、上記特定の識別情報として送出する。これにより、二度と同じ電子文書を取り出せないため、何時、誰が、取り出した電子文書であるかを特定するために利用することができる。そして、これら特定の電子文書の取得要求を行った者に関する情報、電子文書を提供する際に標準時配信サービスを利用して得た標準時刻情報、特定の電子文書のコピー（又は、特定の電子文書を識別する識別子）、及び、特定の識別情報等を有する履歴情報を、履歴情報記憶部７０８ｂに記憶して管理しておくことで、電子文書の漏洩元を突き止めることができる。
【００３６】
なお、特定の電子文書の取得要求を行った者を特定する方法としては、利用者毎に複写機の利用機能を制限している場合に、利用者が複写機を利用する前に、ＩＣカードの利用や個人の暗証番号等の入力により、利用者の認証作業を行うが、この認証作業時に得た利用者に関する情報から、特定の電子文書の取得要求を行った者を特定することができる。また、“時刻認証システム”や“電子署名システム”を利用せずに、上記標準時刻配信サービスを利用して得た標準時刻情報を用いることで、簡易にタイムスタンプ管理を行うことができる。
【００３７】
続いて、図４を用いて、本実施形態の動作について説明する。なお、図４は、本実施形態に係るデジタル複写機による電子文書の管理方法（特に、電子文書の取り出し方法）を示したフローチャートである。
【００３８】
まず、利用者が図２に示す操作部４００からデジタル複写機に対して、電子文書の取得要求（取出要求）を行うと、文書管理装置７０８は、電子文書記憶部７０８ａに記憶されている対象の電子文書を読み出す（ステップＳ１）。次に、文書管理装置７０８では、読み出した電子文書に、セキュリティーレベルを示す識別子を判断することで、セキュリティーレベルが一定レベル以上のものとして登録された電子文書であるか否かを判断する（ステップＳ２）。このステップＳ２により、セキュリティーレベルが一定レベル以上のものとして登録された電子文書ではないと判断した場合には（いいえ）、そのまま電子文書（電子データ）をデジタル複写機の外部に出力する（ステップＳ６）。
【００３９】
一方、上記ステップＳ２において、セキュリティーレベルが一定レベル以上のものとして登録された電子文書であると判断した場合には（はい）、識別情報管理装置７０９から特定の識別情報を読み出す（ステップＳ３）。
【００４０】
ここで、図４の破線部内には、識別情報管理装置７０９内の詳細な動作を示しており、これに関して説明する。識別情報管理装置７０９は、標準時刻配信サービスやデジタル複写機の利用制限機能等から、どの利用者がいつ電子文書を取得する要求を行ったかを示す追加情報を取得する（ステップＳ３−１）。この追加情報は、その後、履歴情報の一部に含まれることになる。そして、任意識別情報記憶部７０９ａから、任意に識別情報を読み出す（ステップＳ３−２）。そして、今まで読み出した識別情報と同一の識別情報にならないように、上記ステップＳ３−２で読み出した任意の識別情報が以前にも使用されているか否かを判断する（ステップＳ３−３）。この判断は、使用した識別情報を管理しておくことで、容易に行うことができる。上記ステップＳ３−３において、以前に使用した識別情報であると判断した場合には（はい）、再度、ステップＳ３−２の処理を繰り返す。一方、上記ステップＳ３−３において、以前に使用した識別情報でないと判断した場合には（いいえ）、上記読み出した任意の識別情報を、このたび提供する特定の電子文書を識別するための特定の識別情報として取り扱い、識別情報管理装置７０９から送出する。
【００４１】
次に、文書管理装置７０８では、上記送出された特定の識別情報を、このたび提供する特定の電子文書に付加する（ステップＳ４）。この付加処理が終了すると、その結果の履歴として、特定の識別情報が付加された特定の電子文書と、上記ステップＳ３−１で取得した追加情報を組み合わせて履歴情報とすることで、履歴情報記憶部７０８ｂに記憶する（ステップＳ５）。そして、最後に、特定の識別情報が付加された電子文書をデジタル複写機の外部に出力することで（ステップＳ６）、電子文書の提供処理が終了する。
【００４２】
以上説明したように、本実施形態によれば、比較的セキュリティーが高い電子文書を取り出す場合に、特定の識別情報を付加し、電子文書を取り出した履歴を管理することで、電子文書を取り出したときの履歴情報から、取り出した者や日時等を特定できるため、これが電子文書の漏洩や改ざんの抑制力として働くことから、ある程度高いセキュリティーが要求される電子文書を管理する場合に、比較的安価にセキュリティーの実効性を図ることができるという効果を奏する。
【００４３】
なお、上記実施形態では、上記ステップＳ４において、文書管理装置７０８側で付加処理を行っていたが、これに限るものではなく、特定の電子文書を識別情報管理装置７０９に送り、識別情報管理装置７０９側で付加処理を行ってもよい。
【００４４】
また、上記実施形態では、上記ステップＳ３−２、Ｓ３−３に示すように、任意の識別情報を読み出し、これが既に使用されたことがあるか否かを判断することで、常に固有の識別情報を送出していたが、これに限るものではなく、予め特定の電子情報に一対一で関連付けられている関連情報を記憶する関連情報記憶部を、識別情報管理装置７０９に構築しておき、この関連情報記憶部から読み出した関連情報に対して、今まで読み出した回数を示す回数情報を付加することにより特定の識別情報を生成することで、識別情報管理装置７０９から送出する特定の識別情報は常に固有になるように処理してもよい。
【００４５】
この場合、標準時配信サービスを利用して得た標準時刻情報は、識別情報管理装置７０９による識別情報の生成にも利用することができる。即ち、一般的に電子文書には、決められた保存期間があり、例えば、長期保存の場合は３年に１回、短期保存の場合には１年に１回ほど見直しが必要であるが、本実施形態のデジタル複写機を利用すれば、識別情報で電子文書の保存期間を管理することができる。具体的には、文書管理装置７０８又は識別情報管理装置７０９等内に、電子文書記憶部７０８ａに記憶されている所定の電子文書の保存期間を管理する保存期間管理部を構築し、上記識別情報を構成する標準時刻情報に基づいて、この保存期間管理部に管理している保存期間を定期的に検索して、保存期間の終了間近又は過ぎている場合には、電子文書記憶部７０８ａに記憶されている電子文書のうちで、保存期間の終了間近又は過ぎている電子文書を管理者に対して削除するように知らせることができる。
【００４６】
また、上記実施形態では、全ての電子文書にセキュリティーレベルを示す識別子を付加したが、これに限るものではなく、セキュリティーレベルが比較的高い電子文書にのみ識別子を付加し、セキュリティーレベルが比較的低い電子文書には識別子を付加しないでおくことで、セキュリティーレベルを２つに分けて登録してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４７】
【図１】本発明の一実施形態におけるファクシミリ装置を備えた複合デジタル複写機の機械的構成図である。
【図２】操作部の正面図である。
【図３】デジタル複写機の電気的な構成を示すブロック図である。
【図４】デジタル複写機による電子文書の管理方法（特に、電子文書の取り出し方法）を示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００４８】
７０８    文書管理装置
７０８ａ    電子文書記憶部
７０８ｂ    履歴情報記憶部
７０９    識別情報管理装置
７０９ａ    任意識別情報記憶部
【図１】
2006260308.tif 000003
【図２】
2006260308.tif 000004
【図３】
2006260308.tif 000005
【図４】
2006260308.tif 000006