(57)【要約】【構成】  文書管理装置であるインターネットファクシミリ装置２にタイムスタンプ範囲指定部４２を設けて、電子ファイルについてタイムスタンプデータを取得する範囲の指定を受け付け、タイムスタンプデータを取得部４６で取得する。このとき指定した範囲に、すでにタイムスタンプが付与された部分を含んでいれば、検出部４８でこれを検出して、検証したのちにタイムスタンプデータを取得する。【効果】  インターネットファクシミリ装置の文書管理において、文書の編集毎にタイムスタンプを付与するので、改ざんを容易に速やかに検出することができる。【選択図】    図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイルとタイムスタンプデータとを管理する文書管理装置において、
電子ファイルに対しタイムスタンプを付与する範囲を指定する手段と、
前記手段で指定した電子ファイルの所定範囲に対し、タイムスタンプを付与する手段と、
前記タイムスタンプを付与する範囲がすでにタイムスタンプが付与された範囲を含む時には、これを検出する手段とを設けたことを特徴とする、文書管理装置。
【請求項２】
前記検出手段で前記タイムスタンプが付与された範囲を検出した際に、その範囲に対応するタイムスタンプデータを検証する手段を設けたことを特徴とする、請求項１の文書管理装置。
【請求項３】
前記検出した範囲のタイムスタンプデータを消去する手段を設けて、前記タイムスタンプデータの消去又は保持を選択可能とすることを特徴とする、請求項１又は２の文書管理装置。
【請求項４】
電子ファイルとタイムスタンプデータとを管理する文書管理装置のプログラムであって、
電子ファイルに対しタイムスタンプを付与する範囲を指定するための命令と、
前記手段で指定した電子ファイルの所定範囲に対し、タイムスタンプを付与するための命令と、
前記タイムスタンプを付与する範囲がすでにタイムスタンプが付与された範囲を含む時には、これを検出するための命令とを設けた、文書管理装置のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、文書管理装置とそのそのプログラムとに関し、特にタイムスタンプデータを取得して文書の原本性の保証を行う、文書管理に関する。
【背景技術】
【０００２】
デジタル文書への電子署名の履歴を残すと共に、その信頼度を設定することが行われている（特許文献１）。ところで、例えば契約書などの記入フォームを備えた電子文書などでは、未記入の状態でタイムスタンプを付与し、その後に記入フォームに記入すると、データの改ざんがあったと検出されてしまう。また記入フォームへの記入後に電子文書全体にタイムスタンプを付与したのでは、電子文書の記入フォーム以外の部分については、記入フォームへの記入前の改ざんについて検出できない。
【特許文献１】特開２００４−１０４７５０
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
この発明の課題は、文書管理装置において、電子化されたファイルの所定箇所毎に複数回タイムスタンプを付与することを可能にし、文書の編集を行う毎に、編集の前後にそれぞれタイムスタンプを付与して、その文書の原本性の保証が容易にできるようにすることにある（請求項１〜４）。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
この発明は、電子ファイルとタイムスタンプデータとを管理する文書管理装置において、電子ファイルに対しタイムスタンプを付与する範囲を指定する手段と、前記手段で指定した電子ファイルの所定範囲に対し、タイムスタンプを付与する手段と、前記タイムスタンプを付与する範囲がすでにタイムスタンプが付与された範囲を含む時には、これを検出する手段とを設けたことを特徴とする（請求項１）。
【０００５】
好ましくは、前記検出手段で前記タイムスタンプが付与された範囲を検出した際に、その範囲に対応するタイムスタンプデータを検証する手段を設ける（請求項２）。
【０００６】
また好ましくは、前記検出した範囲のタイムスタンプデータを消去する手段を設けて、前記タイムスタンプデータの消去又は保持を選択可能とする（請求項３）。
【０００７】
この発明は、電子ファイルとタイムスタンプデータとを管理する文書管理装置のプログラムであって、電子ファイルに対しタイムスタンプを付与する範囲を指定するための命令と、前記手段で指定した電子ファイルの所定範囲に対し、タイムスタンプを付与するための命令と、前記タイムスタンプを付与する範囲がすでにタイムスタンプが付与された範囲を含む時には、これを検出するための命令とを設けたことを特徴とする（請求項４）。
【発明の効果】
【０００８】
この発明の文書管理装置では、同一文書に複数回タイムスタンプを付与することができ、またタイムスタンプの付与は、すでにタイムスタンプが付与された部分に対しても行うことができるので、文書の編集の前後に、必要な箇所に対して適宜に原本性の保証を行うことができる（請求項１〜４）。
【０００９】
さらに請求項２の発明では、タイムスタンプの付与時に、すでにタイムスタンプが付与されている既存のデータの検証を行うので、確実な原本性の保証が期待できる。
【００１０】
また請求項３の発明では、既存のタイムスタンプデータの消去、保存を選択可能とするので、必要に応じてタイムスタンプの内容や時間等の履歴を保存することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下に、発明を実施するための最適実施例を示す。
【実施例】
【００１２】
図１〜図５に、実施例を示す。図１に、文書管理装置としてのインターネットファクシミリ装置２の構成と、タイムスタンプサーバ４等との関係を示す。インターネットファクシミリ装置２は、ＬＡＮ５を介してメールサーバ６やルータ８等と接続され、メールサーバ６やルータ８を介してインターネット１０と接続して電子メール等の送受信を行う。１２は、ＬＡＮ５に接続されたパーソナルコンピュータ等の通信端末装置である。実施例ではインターネットファクシミリ装置に文書管理機能を持たせるが、パーソナルコンピュータ１２等に設けても、もちろん良い。
【００１３】
図１において、タイムスタンプサーバ４は、タイムスタンピングサービスを提供する第三者機関としてのサーバであり、インターネットファクシミリ装置２とはインターネット１０を介して接続される。タイムスタンプサーバ４は、インターネットファクシミリ装置２からのデータに対して、電子署名の発行を行う。なお実施例ではタイムスタンプサーバ４を使用し電子ファイルのタイムスタンプデータを取得するが、標準時刻情報のみを外部サーバから得て、電子ファイルのタイムスタンプデータを自機で生成しても良い。また例えば社内文書等を回覧する場合などにおいては、外部サーバを使用せずに、例えばＬＡＮ５内に接続したローカルなサーバを用い時刻情報を得ても良く、さらには自機の時刻情報を用いて自機でタイムスタンプを付与しても良い。
【００１４】
実施例のインターネットファクシミリ装置２では、例えばパーソナルコンピュータ１２で作成した文書や、スキャンして取り込んだ原稿などを、電子ファイルとして文書管理する。図において、２０は主制御部で、２２はＬＡＮインターフェース、２４はＧ３ファクシミリ機能処理部で、公衆電話回線網（ＰＳＴＮ）を介し、Ｇ３ファクシミリ等の送受信などができるようにしてある。２６はインターネットファクシミリ機能処理部で、例えば電子メール形式でインターネットファクシミリの送受信を処理する。２８はネットワークススキャナ機能処理部で、３０はネットワークプリンタ部、３２はコピー機能処理部である。また３４はＬＣＤ等の表示部で、３６はキーボードやタッチパネル等の操作部である。
【００１５】
ＲＡＭ３８は、電子ファイルやタイムスタンプデータ、及びその他のデータを記憶する。またＲＯＭ４０は、インターネットファクシミリ装置２に必要なプログラムを記憶し、特に電子ファイルの所定範囲に対しタイムスタンプデータを取得したり、タイムスタンプデータを取得する範囲にすでにタイムスタンプが付与されている部分を検出し、そのタイムスタンプデータを検証した後に、所定範囲に対し新たにタイムスタンプを付与するために必要な文書管理プログラム６０を記憶する。
【００１６】
４２は、タイムスタンプを付与する範囲の指定を受け付けるタイムスタンプ範囲指定部で、ユーザは電子ファイルの文字データや画像データについて、タイムスタンプデータを取得したい範囲を、例えば操作部３６やパーソナルコンピュータ１２から指定する。４４は範囲指定された部分のメッセージダイジェストを生成するメッセージダイジェスト生成部で、４６は生成されたメッセージダイジェストに対し外部サーバなどでタイムスタンプデータを取得し、タイムスタンプを付与するためのタイムスタンプデータ取得部である。４８はタイムスタンプ付与検出部で、範囲指定された部分のタイムスタンプデータ取得に先立ち、指定された範囲等にすでにタイムスタンプが付与された部分があれば、それを検出する。そして検出した部分に対応するタイムスタンプデータの検証を行い、改ざん等がされていないことを確認するためのタイムスタンプデータ検証部５０と、そのタイムスタンプデータを消去するためのタイムスタンプデータ消去部５２とを備える。
【００１７】
実施例では、タイムスタンプデータをタイムスタンプサーバ４から取得するが、タイムスタンプサーバ４を利用せずに、自機で電子ファイルのデータに対しタイムスタンプデータを生成しても良い。この場合、タイムスタンプデータ取得部４６に代えて標準時刻情報取得部を設け、時刻情報のみを外部サーバやＬＡＮ５内のサーバ等から得て、文字データ等と時刻情報とに対してメッセージダイジェストを生成部４４で生成する。あるいは自機での時刻情報等を使用し、これらに対しメッセージダイジェストを生成する。また自機やＬＡＮ５内のサーバを用い、簡易にタイムスタンプを付与しても良い。
【００１８】
図２に、文書管理プログラム６０の概要を示す。文書管理プログラム６０はインターネットファクシミリ装置に記憶されており、ユーザがタイムスタンプを付与したい範囲を指定すると、その範囲にすでにタイムスタンプが付与されている部分があればこれを検出し、そのタイムスタンプデータを検証して、改ざん等がされていなければ指定された範囲のタイムスタンプデータを取得する。このプログラム６０は、タイムスタンプの付与範囲の指定を受け付ける命令７０と、外部サーバなどからタイムスタンプデータを取得するための命令８０と、指定範囲のデータに対応するメッセージダイジェストを生成する命令９０と、指定範囲にすでにタイムスタンプが付与された部分を含めばこれを検出する命令１００と、検出した部分のタイムスタンプデータを検証するための命令１１０と、このタイムスタンプデータを消去する命令１２０とで構成されている。
【００１９】
図３及び図４に、実施例でのインターネットファクシミリ装置での文書管理の例を示す。図３において、編集する文書は例えば契約書２００で、固定文からなる契約書本文２１０と、日付や当事者のサインを記入する記入フォーム部２２０とからなる。契約書本文２１０の作成後に改ざん等を防止するため、その部分にタイムスタンプデータ２３０を取得し、契約書２００の文書ファイルと例えばリンクさせて記憶する。あるいは契約書２００の文書ファイルに記憶させる。
【００２０】
すなわち契約書本文２１０の文書データについて、メッセージダイジェスト生成部でハッシュ値を計算し（メッセージダイジェストの生成）、これをタイムスタンプサーバへと送信する。タイムスタンプサーバはこの値や、サーバ名、時刻情報等に対して電子署名を付与して、タイムスタンプデータ２３０を生成する。そしてこのタイムスタンプデータ２３０をインターネットファクシミリ装置へと返送し、タイムスタンプデータ取得部がこれを取得し、タイムスタンプデータを文書ファイルにリンクさせたり、文書ファイルに追加してタイムスタンプを付与する。
【００２１】
次に記入フォーム部に、日付や当事者双方のサインを記入する編集作業を行った後に、同様に契約書２５０の文書データ全体にタイムスタンプを付与する。このとき文書の一部にすでにタイムスタンプが付与されていると、この部分の改ざんがされていないことを確認した後に新たにタイムスタンプの付与を受ける。図において、契約書本文２１０にタイムスタンプが付与されていることを検出すれば、これに対応するタイムスタンプデータ２３０を検証する。検証は、契約書本文２１０のハッシュ値を求め、これとタイムスタンプデータ２３０に含むハッシュ値とを比較して行う。検証の結果、ハッシュ値が一致すれば改ざんされていないことが確認でき、契約書本文２１０と記入済みの記入フォーム部２４０とを含む契約書２５０のタイムスタンプデータ２６０を取得する。
【００２２】
図４に、文書（文書名：文書1.doc及び文書2.doc）の管理データの例を示す。図において、まず文書1.docの契約書Ａの本文部分に対するデータアドレス０〜４０００の範囲ついて、タイムスタンプデータ「stamp1.tst」を取得し、文書1.docと例えばリンクさせて記憶する。次にこの契約書Ａに当事者の一方がサインすると、本文のデータアドレス０〜４０００と一方の当事者のサイン欄のデータアドレス４０００〜１００００の範囲に、再度タイムスタンプデータ「stamp2-1.tst」、「stamp2-2.tst」を取得し、同様に契約書Ａのタイムスタンプとする。このとき本文及びサイン欄についてタイムスタンプを付与するためには、本文部分が改ざんされていないことを確認する。そこで本文のタイムスタンプデータ「stamp1.tst」を検証し、改ざんされていなければ、当事者の一方のサインと共に本文部分に再度タイムスタンプデータを取得して、当事者の他方のサイン時まで保管する。
【００２３】
そして他方の当事者のサイン後は、タイムスタンプデータ「stamp2-1.tst」、「stamp2-2.tst」を検証し、本文及び一方の当事者のサインに改ざんが施されていないことを確認した後に、文書全体（データアドレス０〜２００００００）についてタイムスタンプデータ「stamp2-3.tst」を取得して、タイムスタンプを付与し、契約書そのものの改ざんが行われることを防止する。実施例ではタイムスタンプデータ「stamp2-1.tst」、「stamp2-2.tst」のように、文書のそれぞれの部分に個別にタイムスタンプを付与することや、「stamp2-3.tst」のようにすでにタイムスタンプを付与した部分を含んで、かつ文書全体にタイムスタンプを付与することができる。
【００２４】
なお本文のタイムスタンプデータ「stamp1.tst」は、次に「stamp2-1.tst」を取得することで消去しても良く、あるいはそのまま保持してタイムスタンプの履歴を保存しても良い。またここで、例えば文書に部分的に付与するタイムスタンプは自機で行うようにし、文書全体に対するタイムスタンプは、外部サーバであるタイムスタンプサーバを使用するようにしても良い。
【００２５】
図５に、実施例のインターネットファクシミリ装置２での処理を示す。まずタイムスタンプを付与したい電子ファイルを選択し（ステップＳ１）、そのファイルに対しすでにタイムスタンプが付与されていれば、ファイルに対応づけられたタイムスタンプデータを検索する（ステップＳ２）。次にそのファイルに対し、新たにタイムスタンプデータを取得したい範囲を選択し指定する（ステップＳ３）。
【００２６】
そして指定した範囲が、すでにタイムスタンプを付与した範囲を含んでいなければ、その指定範囲のデータのメッセージダイジェストを生成し、タイムスタンプデータを取得する（ステップＳ４、Ｓ５）。
【００２７】
指定した範囲が、すでにタイムスタンプを付与した範囲を含んでいれば、そのタイムスタンプデータを検証する（ステップＳ４、Ｓ６）。検証は、タイムスタンプを付与された範囲のデータのハッシュ値を求め、これとタイムスタンプデータから得たハッシュ値とを比較して行う。検証がＯＫでなければ、データが改ざんされているとして、ユーザに報知する（ステップＳ７、Ｓ８）。
【００２８】
検証結果が正しければ、そのタイムスタンプデータを消去するか保持するかを選択できる（ステップＳ７、Ｓ９）。既存のタイムスタンプデータを削除して（ステップＳ１０）、指定範囲について新たにタイムスタンプを付与し（ステップＳ５）、あるいは既存のタイムスタンプデータを保持し、指定範囲に新たにタイムスタンプを付与しても良い（ステップＳ５）。既存のタイムスタンプデータを保持しておくと、タイムスタンプの履歴を残すことができる。
【００２９】
このように実施例では、インターネットファクシミリ装置等での電子ファイルの文書管理において、文書の作成後に一旦タイムスタンプを付与して改ざんできないようにし、その後の編集、記入の毎にタイムスタンプを付与する。２度目以降にタイムスタンプを付与するときは、すでにタイムスタンプが付与されている部分を検出して、タイムスタンプデータの検証を行い、改ざん等がされていないことを確認した後に、指定した範囲に対してタイムスタンプデータを取得する。このように電子ファイルに部分的に複数回に渡りタイムスタンプを付与し、編集が終了した後は、文書全体にタイムスタンプを付与することができ、文書の原本性の保証を容易に行うことができる。
【００３０】
即ち実施例では、契約書等の本文部分にタイムスタンプデータを取得しておき、サイン欄等への記入後に契約書全体にタイムスタンプを付与する。そのため記入前の本文部分への改ざんが検出できると共に、記入後のサインなどの改ざんも容易に検出できるので、本文部分と記入部分のそれぞれの存在証明、完全性証明を行うことができる。。
【００３１】
また実施例では、ユーザがタイムスタンプデータを取得したい範囲を指定できるので、特に重要で改ざんを防ぎたい部分等を選択して、タイムスタンプを付与することができる。
【００３２】
実施例では、すでにタイムスタンプが付与されている部分のタイムスタンプデータを消去しても良く、あるいは消去せずに履歴として保存しても良い。ユーザの必要性に応じてタイムスタンプの履歴やその時間、内容等を保存することができる。
【００３３】
さらに実施例では、タイムスタンプの付与を外部サーバに依頼したり、標準時刻情報のみを外部サーバから得て、自機でタイムスタンプを付与したり、さらには自機でタイムスタンプを付与することができるので、文書の重要性等に応じこれらを使い分けることができる。また例えば、文書の部分的なタイムスタンプの付与は自機で行い、文書全体に対するタイムスタンプの付与は外部タイムスタンプサーバに依頼することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００３４】
【図１】実施例のインターネットファクシミリ装置の構成及び、インターネットファクシミリ装置とタイムスタンプサーバ等との接続を示す図
【図２】実施例のインターネットファクシミリ装置の文書管理プログラムの構成を示すブロック図
【図３】実施例でのタイムスタンプを付与した文書管理の概要を示す図
【図４】実施例での文書管理の管理データを示す図
【図５】実施例のインターネットファクシミリ装置での、電子ファイルにタイムスタンプを付加しての文書管理を行う際のアルゴリズムを示すフローチャート
【符号の説明】
【００３５】
２          インターネットファクシミリ装置
４          タイムスタンプサーバ
５          ＬＡＮ
６          メールサーバ
８          ルータ
１０        インターネット網
１２        パーソナルコンピュータ
２０        主制御部
２２        ＬＡＮインターフェース
２４        Ｇ３ファクシミリ機能処理部
２６        インターネットファクシミリ機能処理部
２８        スキャナ機能処理部
３０        プリンタ機能処理部
３２        コピー機能処理部
３４        表示部
３６        操作部
３８        ＲＡＭ
４０        ＲＯＭ
４２        タイムスタンプ範囲指定部
４４        メッセージダイジェスト生成部
４６        タイムスタンプデータ取得部
４８        タイムスタンプ付与検出部
５０        タイムスタンプデータ検証部
５２        タイムスタンプデータ消去部
６０        文書管理プログラム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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