(57)【要約】【課題】  各問い合わせ別にメールフォルダを自動的に作成して、この問い合わせ別メールフォルダに問い合わせメールを自動的に振り分ける問い合わせメールの自動管理システム，自動管理方法および自動管理プログラムを提供する。【解決手段】  メールサーバ８００からメール８０１を受信して、問い合わせメール８０２か否かを判定し、上記問い合わせメールに関して、対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１が存在するか否かをチェックして、存在しない場合には、問い合わせ別メールフォルダを作成して、上記問い合わせメール８０２を対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１に自動的に格納するように、問い合わせメールの自動整理方法を構成する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールサーバからメールを受信するメール受信部と、
このメール受信部で受信したメールを読み出して、問い合わせメールか否かを判定する問い合わせメール判定部と、
上記問い合わせメールに関して、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在するか否かをチェックして、存在しない場合には、問い合わせ別メールフォルダを作成するメールフォルダ管理部と、
上記問い合わせメールを対応する問い合わせ別メールフォルダに格納するメール格納部と、
を設けたことを特徴とする問い合わせメールの自動整理システム。
【請求項２】
上記問い合わせメール判定部が、前もって登録されている判定条件ファイルに基づいて、問い合わせメールの判定を行なうことを特徴とする請求項１に記載の問い合わせメールの自動整理システム。
【請求項３】
上記メールフォルダ管理部が、前もって登録されたメールフォルダ情報ファイルに基づいて、対応する問い合わせ別メールフォルダの存否をチェックし、また対応する問い合わせ別メールフォルダが存在しない場合に、問い合わせ別メールフォルダを作成すると共に、新たに作成した問い合わせ別メールフォルダの情報を上記メールフォルダ情報ファイルに追加登録することを特徴とする請求項１または２に記載の問い合わせメールの自動整理システム。
【請求項４】
上記メールフォルダ管理部が、前もって登録されたメールフォルダ作成方法定義ファイルに基づいて、問い合わせメールに対応する新たな問い合わせ別メールフォルダを作成することを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の問い合わせメールの自動整理システム。
【請求項５】
各問い合わせ別メールフォルダに格納された最新のメールの日付に基づいて、各問い合わせ別メールフォルダに関する問い合わせが対応中であるか対応済みであるかを自動識別し、当該問い合わせ別メールフォルダをフォルダ毎対応中メールフォルダまたは対応済みメールフォルダ内に移動するメールフォルダ整理部を備えていることを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の問い合わせメールの自動整理システム。
【請求項６】
上記メールフォルダ整理部が、各問い合わせ別メールフォルダに格納された最新のメールの日付に基づいて、当該日付から前もって設定された待機日数が経過している場合に、対応済みであると自動識別することを特徴とする請求項５に記載の問い合わせメールの自動整理システム。
【請求項７】
上記対応済みメールフォルダが、年月毎に分けられたサブフォルダを有していることを特徴とする請求項１〜６のいずれかに記載の問い合わせメールの自動整理システム。
【請求項８】
メールサーバからメールを受信して、問い合わせメールか否かを判定する第一の段階と、
上記問い合わせメールに関して、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在するか否かをチェックして、存在しない場合には、問い合わせ別メールフォルダを作成する第二の段階と、
上記問い合わせメールを対応する問い合わせ別メールフォルダに格納する第三の段階と、
を設けたことを特徴とする問い合わせメールの自動整理方法。
【請求項９】
さらに、各問い合わせ別メールフォルダに格納された最新のメールの日付に基づいて、各問い合わせ別メールフォルダに関する問い合わせが対応中であるか対応済みであるかを自動識別する第四の段階と、
この自動識別の結果に基づいて、当該問い合わせ別メールフォルダをフォルダ毎対応中メールフォルダまたは対応済みメールフォルダ内に移動する第五の段階と、を備えていることを特徴とする請求項８に記載の問い合わせメールの自動整理方法。
【請求項１０】
上記第五の段階にて、対応済みメールフォルダ内に年月毎に分けられたサブフォルダを設けておき、当該問い合わせ別メールフォルダに関する問い合わせ開始日に対応する年月のサブフォルダに移動することを特徴とする請求項９に記載の問い合わせメールの自動整理方法。
【請求項１１】
メールサーバで受信したメールのうち、問い合わせメールを問い合わせ毎に対応する問い合わせ別メールフォルダに振り分ける処理をコンピュータに実行させるための問い合わせメールの自動整理プログラムであって、
メールサーバからメールを受信して、問い合わせメールか否かを判定する第一の手順と、
上記問い合わせメールに関して、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在するか否かをチェックして、存在しない場合には、問い合わせ別メールフォルダを作成する第二の手順と、
上記問い合わせメールを対応する問い合わせ別メールフォルダに格納する第三の手順と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする、問い合わせメールの自動整理プログラム。
【請求項１２】
さらに、各問い合わせ別メールフォルダに格納された最新のメールの日付に基づいて、各問い合わせ別メールフォルダに関する問い合わせが対応中であるか対応済みであるかを自動識別する第四の手順と、
この自動識別の結果に基づいて、当該問い合わせ別メールフォルダをフォルダ毎対応中メールフォルダまたは対応済みメールフォルダ内に移動する第五の手順と、を備えていることを特徴とする請求項１１に記載の問い合わせメールの自動整理プログラム。
【請求項１３】
上記第五の手順にて、対応済みメールフォルダ内に年月毎に分けられたサブフォルダを設けておき、当該問い合わせ別メールフォルダに関する問い合わせ開始日に対応する年月のサブフォルダに移動することを特徴とする請求項１２に記載の問い合わせメールの自動整理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えばサポート業務における問い合わせメールを自動的にメールフォルダに振り分けるための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、例えば企業におけるサポート業務において、顧客からの問い合わせメールは、サポートセンターのメールサーバで一括して受信しておき、担当者がメールサーバから個々の問い合わせメールを読み出して、各問い合わせ別にメールフォルダを作成して、この問い合わせ別メールフォルダに当該問い合わせメールを振り分けて格納するようにしている。
【０００３】
さらに、各問い合わせ別メールフォルダにおいては、問い合わせメールが、問い合わせ対応中であるか、対応済みであるか等の状況に応じて、別の問い合わせ別メールフォルダで個々の問い合わせメールの管理を行なうと共に、対応済みの問い合わせメールについては、問い合わせを受けた年月に応じて、対応する年月のメールフォルダに格納して管理するようにしている。
【０００４】
このような問い合わせメールの整理方法によって、顧客からの問い合わせメールを迅速に処理することにより、顧客の要望に迅速に対応するための環境を整備している。
【０００５】
しかしながら、このような問い合わせメールの整理方法においては、個々の問い合わせメールの読出し，各問い合わせ別メールフォルダ作成，この問い合わせ別メールフォルダへの問い合わせメールの振り分けや、対応済みの問い合わせメールのメールフォルダ移動等の各作業が担当者の手作業に委ねられている。
このため作業自体が煩雑であり、時間がかかると共に、処理漏れが発生するおそれがある。したがって、このような問い合わせメールの整理方法では、迅速な対応が要求されるサポート業務に支障を来たすことになってしまう。
【０００６】
これに対して、特許文献１においては、振り分け条件を参照して、受信メールを振分先を決定して、この振分先フォルダに当該受信メールを振り分けて格納するようにした、電子メール管理装置およびプログラムが開示されている。
【０００７】
また、特許文献２において、不特定多数の利用者からの受付信号を受信して、当該利用者の情報を保管する新規フォルダを作成すると共に、この新規フォルダにアクセス権を設定して、その設定情報を利用者に送信することにより、当該新規フォルダの第三者によるアクセスを阻止するようにした情報提供方法が開示されている。
【０００８】
さらに、特許文献３においては、回線を介してＡＴＭと接続され、ＡＴＭで発生した障害に対する警備状況を管理する自動機監視システムにおける警備状況管理方法が開示されている。
この方法においては、警備の進捗状況に対応した複数のフォルダを有し、ＡＴＭで発生した障害に関する対応メモ等の障害情報を、警備の初期の進捗状況に対応するフォルダに格納すると共に、その後上記障害情報を障害に対する警備の進捗状況に応じて該当するフォルダに順次入れ替えることにより、警備状況を管理するようにしている。
【特許文献１】特開２００４−０２９９０７号
【特許文献２】特開２００４−１２７２２１号
【特許文献３】特開平１１−３４５２７４号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、上述した特許文献１による電子メール管理装置およびプログラムにおいては、振り分け条件は、複数のメールをメールフォルダに格納する操作に基づいて、当該メールフォルダに関する振り分け条件が作成される。そして、このように作成された振り分け条件を参照することによって、受信メールのメールフォルダへの自動振り分けが行なわれる。したがって、最初に振り分け条件を作成するためには、手作業が必要になるため、受信メールの自動整理を行なうことができなかった。
【００１０】
また、特許文献２による情報提供方法においては、新規フォルダ名は、互いに重複しないように機械的に作成されることから、意味のない文字の羅列となってしまう。したがって、メールフォルダ名から振り分け条件を識別することは困難になってしまう。
【００１１】
さらに、特許文献３による警備状況管理方法においては、オペレータの入力作業により対応メモ等の障害情報が更新されることによって、この障害情報が任意のフォルダに整理されるようになっている。従って、上記障害情報は、あくまでオペレータの手作業を待って、任意のフォルダに振り分けられるものであり、自動的に振り分けられるものではない。
【００１２】
このようにして、従来のメール管理方法においては、メールを受信したとき、機械的にメールフォルダが作成され、またメールフォルダには手作業で少なくとも複数のメールを格納する必要がある。さらに、各メールに対して何らかの方法で現在の状況を入力しなければ、当該メールが自動的に振り分けられることはない。
このため、従来のメール管理方法においては、いずれも内容が把握できるようなメールフォルダ名でメールフォルダが作成されることはなく、またメールフォルダへのメールの振り分けも自動では行なわれ得ない。
したがって、例えば特許文献１〜３の技術を組み合わせたとしても、受信メールの各問い合わせ別のメールフォルダの作成およびこのメールフォルダへの受信メールの振り分けを自動的に行なうことはできず、同様に、迅速な対応が要求されるサポート業務に支障を来たすことになってしまう。
【００１３】
本発明は、上記の問題を解決すべくなされたものであり、顧客からの問い合わせメールを受信したとき、各問い合わせ別にメールフォルダを自動的に作成して、この問い合わせ別メールフォルダに問い合わせメール自動的に振り分けることができるようにした問い合わせメールの自動管理システム，自動管理方法および自動管理プログラムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
この目的を達成するため、本発明の請求項１記載の問い合わせメールの自動整理システムは、メールサーバからメールを受信するメール受信部と、このメール受信部で受信したメールを読み出して、問い合わせメールか否かを判定する問い合わせメール判定部と、上記問い合わせメールに関して、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在するか否かをチェックして、存在しない場合には、問い合わせ別メールフォルダを作成するメールフォルダ管理部と、上記問い合わせメールを対応する問い合わせ別メールフォルダに格納するメール格納部と、を設けた構成としてある。
【００１５】
問い合わせメールの自動整理システムをこのような構成とすると、メール受信部によりメールサーバからメールを受信すると、問い合わせメール判定部が、このメールを読み出して、問い合わせメールか否かを判定する。
そして、問い合わせメールと判定されたメール（問い合わせメール）に関して、メールフォルダ管理部が、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在しない場合には、問い合わせ別メールフォルダを作成することにより、メール格納部が、当該問い合わせメールを対応する問い合わせ別メールフォルダに格納する。
これらの作業は、すべて自動的に行なわれるので、従来のように担当者が、受信したメールを内容によって判断して、手作業で対応するメールフォルダに振り分ける必要がなく、自動的に問い合わせメールが対応する問い合わせ別メールフォルダに格納されて、問い合わせメールが自動整理されることになる。
【００１６】
請求項２記載の問い合わせメールの自動整理システムは、上記問い合わせメール判定部が、前もって登録されている判定条件ファイルに基づいて、問い合わせメールの判定を行なう構成としてある。
問い合わせメールの自動整理システムをこのような構成とすると、前もって問い合わせメールの判定条件をファイル化して登録しておくことにより、問い合わせメール判定部は、迅速に問い合わせメールの判定を行なうことができる。
【００１７】
請求項３記載の問い合わせメールの自動整理システムは、上記メールフォルダ管理部が、前もって登録されたメールフォルダ情報ファイルに基づいて、対応する問い合わせ別メールフォルダの存否をチェックし、また対応する問い合わせ別メールフォルダが存在しない場合に、問い合わせ別メールフォルダを作成すると共に、新たに作成した問い合わせ別メールフォルダの情報を上記メールフォルダ情報ファイルに追加登録する構成としてある。
問い合わせメールの自動整理システムをこのような構成とすると、既に登録されている問い合わせ別メールフォルダの情報をファイル化して登録しておくことにより、メールフォルダ管理部は、迅速に問い合わせメールに対応する問い合わせ別メールフォルダの存否を判定することができると共に、新たに問い合わせ別メールフォルダを作成した場合には、この問い合わせ別メールフォルダの情報をメールフォルダ情報ファイルに追加登録することにより、メールフォルダ情報ファイルが常に最新のデータに更新されることになる。
【００１８】
請求項４記載の問い合わせメールの自動整理システムは、上記メールフォルダ管理部が、前もって登録されたメールフォルダ作成方法定義ファイルに基づいて、問い合わせメールに対応する新たな問い合わせ別メールフォルダを作成する構成としてある。
問い合わせメールの自動整理システムをこのような構成とすると、前もってメールフォルダ作成方法の定義をファイル化して登録しておくことにより、メールフォルダ管理部が、問い合わせメールに基づいて問い合わせ別メールフォルダを作成する際に、このメールフォルダ作成方法定義ファイルの定義により、例えば問い合わせメールの題名から、容易に、そしてメールフォルダ名から容易に問い合わせ内容を把握することができる分かりやすいメールフォルダを作成することができる。
【００１９】
請求項５記載の問い合わせメールの自動整理システムは、各問い合わせ別メールフォルダに格納された最新のメールの日付に基づいて、各問い合わせ別メールフォルダに関する問い合わせが対応中であるか対応済みであるかを自動識別し、当該問い合わせ別メールフォルダをフォルダ毎対応中メールフォルダまたは対応済みメールフォルダ内に移動するメールフォルダ整理部を備えている構成としてある。
問い合わせメールの自動整理システムをこのような構成とすると、メールフォルダ整理部は、問い合わせメールの内容ではなく、その最新の日付に基づいて、対応中であるか対応済みであるかを容易に自動的に識別することができる。
【００２０】
請求項６記載の問い合わせメールの自動整理システムは、上記メールフォルダ整理部が、各問い合わせ別メールフォルダに格納された最新のメールの日付に基づいて、当該日付から前もって設定された待機日数が経過している場合に、当該問い合わせが対応済みであると自動識別する構成としてある。
問い合わせメールの自動整理システムをこのような構成とすると、メールフォルダ整理部は、問い合わせメールの内容ではなく、その最新の日付からの待機日数に基づいて、当該問い合わせが対応中であるか対応済みであるかを容易に自動的に識別することができる。
【００２１】
請求項７記載の問い合わせメールの自動整理システムは、上記対応済みメールフォルダが、年月毎に分けられたサブフォルダを有している構成としてある。
問い合わせメールの自動整理システムをこのような構成とすると、メールフォルダ整理部が、対応済みの問い合わせメールを格納した問い合わせ別メールフォルダを、対応済みメールフォルダに移動する際に、例えば当該問い合わせ別メールフォルダに関する問い合わせ開始日により、対応済みメールフォルダの年月毎のサブフォルダに分類して格納することにより、各問い合わせメールフォルダが時系列で整理されることになる。
【００２２】
また、上記目的を達成するため、本発明の請求項８記載の問い合わせメールの自動整理方法は、メールサーバからメールを受信して、問い合わせメールか否かを判定する第一の段階と、上記問い合わせメールに関して、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在するか否かをチェックして、存在しない場合には、問い合わせ別メールフォルダを作成する第二の段階と、上記問い合わせメールを対応する問い合わせ別メールフォルダに格納する第三の段階と、を設けた構成としてある。
請求項９記載の問い合わせメールの自動整理方法は、さらに、各問い合わせ別メールフォルダに格納された最新のメールの日付に基づいて、各問い合わせ別メールフォルダに対応する問い合わせが対応中であるか対応済みであるかを自動識別する第四の段階と、この自動識別の結果に基づいて、当該問い合わせ別メールフォルダをフォルダ毎対応中メールフォルダまたは対応済みメールフォルダ内に移動する第五の段階と、を設けた構成としてある。
請求項１０記載の問い合わせメールの自動整理方法は、上記第五の段階にて、対応済みメールフォルダ内に年月毎に分けられたサブフォルダを設けておき、当該問い合わせ別メールフォルダに関する問い合わせ開始日に対応する年月のサブフォルダに移動する構成としてある。
本発明は、このように問い合わせメールの自動整理方法としても実現化することができる。
【００２３】
また、上記目的を達成するため、本発明の請求項１１記載の問い合わせメールの自動整理プログラムは、メールサーバで受信したメールのうち、問い合わせメールを問い合わせ毎に対応する問い合わせ別メールフォルダに振り分ける処理をコンピュータに実行させるための問い合わせメールの自動整理プログラムであって、メールサーバからメールを受信して、問い合わせメールか否かを判定する第一の手順と、上記問い合わせメールに関して、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在するか否かをチェックして、存在しない場合には、問い合わせ別メールフォルダを作成する第二の手順と、上記問い合わせメールを対応する問い合わせ別メールフォルダに格納する第三の手順と、をコンピュータに実行させる構成としてある。
請求項１２記載の問い合わせメールの自動整理プログラムは、さらに、各問い合わせ別メールフォルダに格納された最新のメールの日付に基づいて、各問い合わせ別メールフォルダに関する問い合わせが対応中であるか対応済みであるかを自動識別する第四の手順と、この自動識別の結果に基づいて、当該問い合わせ別メールフォルダをフォルダ毎対応中メールフォルダまたは対応済みメールフォルダ内に移動する第五の手順と、を設けた構成としてある。
請求項１３記載の問い合わせメールの自動整理プログラムは、上記第五の手順にて、対応済みメールフォルダ内に年月毎に分けられたサブフォルダを設けておき、当該問い合わせ別メールフォルダに関する問い合わせ開始日に対応する年月のサブフォルダに移動する構成としてある。
本発明は、このように問い合わせメールの自動整理プログラムとしても実現化することができる。
【発明の効果】
【００２４】
このようにして、本発明によれば、顧客からの問い合わせメールを受信したとき、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在しない場合には、それぞれ問い合わせ別メールフォルダを自動的に作成し、また対応する問い合わせ別メールフォルダが存在する場合には、この対応する問い合わせ別メールフォルダに自動的に振り分けることができる。
したがって、従来のように担当者が手作業で問い合わせメールをそれぞれ問い合わせ別に対応するメールフォルダに振り分ける必要はなく、例えばサポート業務等に専念することができるので、サポート業務等がより迅速に行なわれ得ることになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。
【実施例１】
【００２６】
本発明の問い合わせメールの自動整理システムの一実施形態について、図１を参照して説明する。
図１は、問い合わせメールの自動整理システムの構成を示すブロック図である。
【００２７】
図１に示すように、問い合わせメールの自動整理システム１０は、サーバ等の情報処理装置から構成されており、情報処理装置での処理は、プログラムに制御されたコンピュータにより実行される。記録媒体としては、例えば磁気ディスク，半導体メモリ，その他の任意のコンピュータで読み取り可能なものを使用することができる。また、記録媒体に記録されたプログラムは、記録媒体を直接コンピュータに装着して当該コンピュータに読み込ませてもよく、また通信ネットワークを介してコンピュータに読み込ませてもよい。
【００２８】
そして、上記問い合わせメールの自動整理システム１０は、メール受信部１００と、問い合わせメール判定部２００と、メールフォルダ管理部３００と、メール格納部４００と、メールフォルダ整理部５００と、記憶部６００と、を含んでいる。
【００２９】
上記メール受信部１００は、ネットワーク７００を介して、メールサーバ８００と接続されている。
ここで、上記ネットワーク７００は、インターネット，イントラネットを含むネットワークであって、メール受信部１００とメールサーバ８００とを相互に接続する。
また、上記メールサーバ８００は、上記ネットワーク７００を介して図示しないクライアントに接続されており、各クライアントからのメールを格納すると共に、メール宛先からの要求に応じて、当該メール宛先に対してメールを送信するように構成されている。
そして、上記メール受信部１００は、ネットワーク７００を介してメールサーバ８００から逐次あるいは定期的にメール８０１を受信し、問い合わせメール判定部２００に送出するようになっている。
【００３０】
上記問い合わせメール判定部２００は、上記メール受信部１００から送られてきたメール８０１が問い合わせメールか、その他の一般のメールかを判定し、その判定結果が問い合わせメール８０２である場合には、判定結果をメールフォルダ管理部３００に送出すると共に、当該問い合わせメール８０２をメール格納部４００に送出するようになっている。
尚、判定結果が問い合わせメールでない場合には、問い合わせメール判定部２００は、このメール８０１を受信メールフォルダ５２０に格納して、処理を終了する。
【００３１】
ここで、上記問い合わせメール判定部２００は、上記判定を、前もって記憶部６００に登録された判定条件ファイル２０１に基づいて行なう。
この判定条件ファイル２０１は、問い合わせメールの判定を行なう場合の判定条件が設定されているファイルであって、例えば図２に示すように、メールの題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）に「サポートエスカレーション（ＸＸＸＸＸＸ様）  ＣａｓｅＩＤ＜ＹＹＹＹＹＹ＞」（ＸＸＸＸＸＸＸは任意の文字列，ＹＹＹＹＹＹは任意の数列）なる文字列が含まれる条件を設定するようになっている。
【００３２】
ここで、本実施例においては、問い合わせメール８０２は、例えば図３に示すように、題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）が、「サポートエスカレーション（○△□株式会社様）  ＣａｓｅＩＤ＜０００００１＞」であるものとし、題名のみによって問い合わせメールか否かを判定できるようになっているものとする。
また、一件の問い合わせについては、当該問い合わせに関するメールは、すべて上記ＣａｓｅＩＤ（識別番号）が題名に埋め込まれるようになっている。
尚、サポート担当者からの返信メールについても、同報宛先（ＣＣ）としてサポート専用アドレスを指定しておくことにより、ユーザからの問い合わせメールと同様にメールサーバ８００に届くので、ユーザからの問い合わせメールと同様に取り扱うことができる。
【００３３】
上記メールフォルダ管理部３００は、図１に示すように、メールフォルダチェック部３１０と、メールフォルダ作成部３２０と、から構成されている。
上記メールフォルダチェック部３１０は、上記問い合わせメール判定部２００から判定結果を受け取ると、当該問い合わせメール８０２に対応する問い合わせ別メールフォルダが存在するか否か、をチェックする。
【００３４】
ここで、上記メールフォルダチェック部３１０は、上記チェックを、前もって記憶部６００に登録されたメールフォルダ情報ファイル３１１に基づいて行なう。
上記メールフォルダ情報ファイル３１１は、後述するメールフォルダ作成部３２０で作成された問い合わせ別メールフォルダに関する情報、例えば図４（Ａ）に示すように、メールフォルダ名３１２，その作成日３１３，最新メール格納日３１４，問い合わせの対応状況３１５，自動整理実施までの待機日数３１６の情報が保持されている。
【００３５】
尚、上記メールフォルダ情報ファイル３１１は、その後対応が進んで本問い合わせに関する新たな問い合わせメール８０２を受信したとき、最新メール格納日３１４が図４（Ｂ）に示すように更新される。
また、図４（Ａ）および（Ｂ）にて、上記メールフォルダ情報ファイル３１１は、ただ一つのメールフォルダについての情報のみを保持しているが、メールフォルダが複数個存在する場合には、それに応じて複数個のメールフォルダの情報を保持するようになっている。
【００３６】
そして、上記メールフォルダチェック部３１０は、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在しない場合には、その旨をメールフォルダ作成部３２０に通知する。
また、上記メールフォルダチェック部３１０は、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在する場合には、当該問い合わせ別メールフォルダの対応状況に基づいて、対応中であるときには、そのメールフォルダ名をメール格納部４００に通知する。
尚、上記メールフォルダチェック部３１０は、当該問い合わせ別メールフォルダの対応状況が対応済みである場合には、メールフォルダ整理部５００にその旨を通知し、メールフォルダ整理部５００により当該問い合わせ別メールフォルダを対応済みメールフォルダから対応中メールフォルダに移動させた後、移動後の新たなメールフォルダ名をメール格納部４００に通知する。
【００３７】
上記メールフォルダ作成部３２０は、上記メールフォルダチェック部３１０から問い合わせメール８０２に対応する問い合わせ別メールフォルダがない旨の通知を受け取ると、当該問い合わせメール８０２に対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１を作成し、メール格納部４００に対してそのメールフォルダ名を通知すると共に、当該問い合わせ別メールフォルダ５３１に関する情報を、前述したメールフォルダ情報ファイル３１１に追加登録する。
その際、上記メールフォルダ作成部３２０は、前もって記憶部６００に登録された作成方法定義ファイル３２１に基づいて、問い合わせ別メールフォルダ５３１を作成する。
この作成方法定義ファイル３２１は、問い合わせ別メールフォルダ５３１を作成する際のルールが設定されているファイルであって、問い合わせを特定する文字列、例えば図５に示すように前述した問い合わせメール８０２の題名部分のＸＸＸＸＸＸ，ＹＹＹＹＹＹから成る文字列および数列を指定する作成メールフォルダ名３２２と、自動整理実施までの待機日数３２３が保持されている。
【００３８】
上記メール格納部４００は、問い合わせメール判定部２００から送られてきた問い合わせメール８０２を、メールフォルダチェック部３１０またはメールフォルダ作成部３２０から送られてきたメールフォルダ名に基づいて、対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１に格納する。
【００３９】
上記メールフォルダ整理部５００は、記憶部６００に登録されているメールフォルダ情報ファイル３１１を定期的に、例えば一日一回読み出して、各問い合わせ別メールフォルダ５３１に関して、最新メール格納日３１４および自動整理実施待機日数３１６に基づいて、最新メール格納日３１４から自動整理実施待機日数３１６が経過しているか否かを判定する。
【００４０】
そして、上記メールフォルダ整理部５００は、上記待機日数が経過していない場合には、当該問い合わせ別メールフォルダ５３１に関する問い合わせが対応中であると自動識別して、当該問い合わせ別メールフォルダ５３１を現在のメールフォルダ（対応中メールフォルダ）内に保持すると共に、上記待機日数が経過している場合には、当該問い合わせ別メールフォルダ５３１に関する問い合わせが対応済みであると自動識別して、当該問い合わせ別メールフォルダ５３１を対応済みメールフォルダ内に移動し、整理する。
その際、上記メールフォルダ整理部５００は、当該問い合わせ別メールフォルダ５３１の問い合わせ開始日（すなわち当該問い合わせ別メールフォルダ５３１の作成日）を基準として、対応済みメールフォルダの対応する年月のサブフォルダ内に移動するようになっている。
【００４１】
ここで、メールフォルダ５１０は、図６に示すように、構成されている。
即ち、図６において、メールフォルダ５１０は、まずメール受信部１００がメールサーバ８００から受信したメール８０１のうち問い合わせメール以外の一般メールが格納される受信メールフォルダ５２０と、上記メール格納部４００により問い合わせメール８０２が格納されるメールフォルダ（対応中メールフォルダ）５３０と、上記メールフォルダ整理部５００により移動・整理される対応済みメールフォルダ５４０と、を含んでいる。
即ち、メールフォルダ作成部３２０により作成される各問い合わせ別メールフォルダ５３１は、上記対応中メールフォルダ５３０のサブフォルダとして作成される。
また、上記対応済みメールフォルダ５４０は、図６に示すように、年毎のサブフォルダ５４１を備え、さらにこれらの年毎のサブフォルダ５４１に関して、それぞれ月毎のサブフォルダ５４２を備えており、これらの月毎のサブフォルダ５４２に、対応中メールフォルダ５３０内のメールフォルダ５３１のうち、対応済みの問い合わせ別メールフォルダ５３１を移動するようになっている。
【００４２】
上記記憶部６００は、例えばハードディスクドライブ装置や半導体メモリ等の補助記憶装置であって、上述した判定条件ファイル２０１，メールフォルダ情報ファイル３１１，作成方法定義ファイル３２１そしてメールフォルダ５１０が、読み書き可能に登録されている。
【００４３】
次に、本実施形態の問い合わせメールの自動整理システムの動作について、図７〜図８を参照して説明する。
問い合わせメールの自動整理システムは、図７に示す受信メールの自動振り分け作業，図８に示す対応済みのメールフォルダの自動整理作業の各ステップで利用される。
【００４４】
まず、受信メールの自動振り分け作業について、図７のフローチャートを参照して説明する。
図７において、まずステップＡ１にて、上記メール受信部１００が、ネットワーク７００を介してメールサーバ８００からメール８０１を受信して、問い合わせメール判定部２００に送出する。
これにより、ステップＡ２にて、上記問い合わせメール判定部２００は、判定条件ファイル２０１に基づいて、このメール８０１が問い合わせメール８０２か他の一般メールかを判定する。
例えば、図３に示す問い合わせメール８０２の場合、その題名が、図２の判定条件ファイル２０１の設定と合致することから、上記問い合わせメール判定部２００は、問い合わせメール８０２と判定する。
【００４５】
そして、ステップＡ３にて、問い合わせメール８０２以外の一般メールの場合には、上記問い合わせメール判定部２００は、このメール８０１をメールフォルダ５１０の受信メールフォルダ５２０に格納して、処理を終了する。
これに対して、ステップＡ３にて、問い合わせメール８０２である場合には、上記問い合わせメール判定部２００は、判定結果をメールフォルダ管理部３００のメールフォルダチェック部３１０に送出すると共に、当該問い合わせメール８０２をメール格納部４００に送出する。
【００４６】
これにより、ステップＡ４にて、上記メールフォルダチェック部３１０は、当該問い合わせメール８０２の題名に基づいて、対応する問い合わせ別メールフォルダがメールフォルダ５１０内に存在するか否かを、メールフォルダ情報ファイル３１１を参照してチェックする。
そして、ステップＡ５にて、対応する問い合わせ別メールフォルダが存在しない場合には、上記メールフォルダチェック部３１０は、その旨をメールフォルダ作成部３２０に通知する。
【００４７】
これにより、ステップＡ６にて、メールフォルダ作成部３２０は、作成方法定義ファイル３２１に基づいて、当該問い合わせメール８０２の題名からメールフォルダ名を抽出して、図９に示すように、対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１を作成し、そのメールフォルダ名をメール格納部４００に通知すると共に、ステップＡ７にて、この問い合わせ別メールフォルダ５３１の情報を、メールフォルダ情報ファイル３１１に追加登録する。
これを受けて、ステップＡ８にて、メール格納部４００は、当該問い合わせメール８０２を、メールフォルダ作成部３２０から通知のあったメールフォルダ名の対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１に格納する。
【００４８】
また、上記ステップＡ５にて、対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１が存在する場合、すなわち既に問い合わせメールを受信して対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１が作成されていて、同じ問い合わせに対して再度問い合わせメール８０２を受信した場合には、上記メールフォルダチェック部３１０は、ステップＡ９にて、この問い合わせ別メールフォルダ５３１における問い合わせの対応状況３１５を確認する。
【００４９】
そして、ステップＡ１０にて、対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１が対応中である場合には、上記メールフォルダチェック部３１０は、この問い合わせ別メールフォルダ５３１のメールフォルダ名をメール格納部４００に通知し、ステップＡ８に進む。
これにより、メール格納部４００は、当該問い合わせメール８０２を、メールフォルダ作成部３２０から通知のあったメールフォルダ名の対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１に格納する。
【００５０】
ところで、ステップＡ１０にて、対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１が図１０に示すように対応済みである場合、すなわち待機日数が経過してメールフォルダ整理部５００により対応済みメールフォルダ５４０に移動されている場合には、上記メールフォルダチェック部３１０は、図１０に示すようにメールフォルダ情報ファイル３１１の対応状況３１５から対応済みであることを確認する。
そして、上記メールフォルダチェック部３１０は、ステップＡ１１にて、図１１に示すように、メールフォルダ整理部５００により、対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１を対応済みメールフォルダ５４０から対応中メールフォルダ５３０内に移動させた後、この問い合わせ別メールフォルダ５３１のメールフォルダ名をメール格納部４００に通知し、ステップＡ８に進む。
【００５１】
これにより、メール格納部４００は、当該問い合わせメール８０２を、メールフォルダ作成部３２０から通知のあったメールフォルダ名の対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１に格納する。
このようにして、対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１が対応済みメールフォルダ５４０に整理された場合であっても、再び問い合わせメール８０２を受信した場合には、同様に問い合わせメール８０２の自動振り分けを行なうことが可能である。
以上で、受信メールの自動振り分け作業が完了する。
【００５２】
次に、対応済みのメールフォルダの自動整理作業について、図８のフローチャートを参照して説明する。
図８において、ステップＢ１にて、上記メールフォルダ整理部５００は、定期的にメールフォルダ情報ファイル３１１を読み込んで、自動整理の実施を判定する。すなわち、上記メールフォルダ整理部５００は、各問い合わせ別メールフォルダに関する最新メール格納日３１４から自動整理実施待機日数３１６が経過したものを抽出し、自動的に対応済みと判定する。
【００５３】
そして、ステップＢ２にて、自動整理を実施する場合には、上記メールフォルダ整理部５００は、当該問い合わせに関する対応する問い合わせ別メールフォルダ５３１を、図１２に示すように、対応済みメールフォルダ５４０の問い合わせ開始日（すなわち当該メールフォルダの作成日）に基づいて、対応する年月のサブフォルダ内に移動・整理すると共に、移動後の当該メールフォルダ５３１の情報をメールフォルダ情報ファイル３１１に反映させ、メールフォルダ情報ファイル３１１を更新する。
【００５４】
また、ステップＢ２にて、自動整理を実施しない場合には、処理を終了する。
以上で、対応済みのメールフォルダの自動整理作業が完了する。
そして、このような自動整理作業は、定期的に繰返し行なわれることになる。
【産業上の利用可能性】
【００５５】
上述した実施形態においては、各問い合わせ別のメールフォルダ５３１は、問い合わせメール８０２の題名から、ＸＸＸＸＸＸ（社名）およびＹＹＹＹＹＹ（ＣａｓｅＩＤ）に基づいて作成されているが、各問い合わせが一意に識別できる限り、例えばＣａｓｅＩＤのみに基づいて作成するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明による問い合わせメールの自動整理システムの一実施形態の構成を示すブロック図である。
【図２】図１の問い合わせメールの自動整理システムにおける判定条件ファイルの構成例を示す図である。
【図３】図１の問い合わせメールの自動整理システムにおける問い合わせメールの一例を示す図である。
【図４】図１の問い合わせメールの自動整理システムにおけるメールフォルダ情報ファイルの構成例を示す図である。
【図５】図１の問い合わせメールの自動整理システムにおける作成方法定義ファイルの構成例を示す図である。
【図６】図１の問い合わせメールの自動整理システムにおけるメールフォルダの構成例を示す図である。
【図７】図１の問い合わせメールの自動整理システムにおける受信メールの自動振り分け作業を示すフローチャートである。
【図８】図１の問い合わせメールの自動整理システムにおける対応済みのメールフォルダの自動整理作業を示すフローチャートである。
【図９】図７の受信メールの自動振り分け作業における新規メールフォルダの作成を示す図である。
【図１０】図７の受信メールの自動振り分け作業における問い合わせメールに対応するメールフォルダが対応済みである場合のメールフォルダ情報ファイルを示す図である。
【図１１】図１０の場合の対応済みメールフォルダから対応中メールフォルダへの対応するメールフォルダの移動を示す図である。
【図１２】図８の自動整理作業による対応中メールフォルダから対応済みメールフォルダへの対応するメールフォルダの移動を示す図である。
【符号の説明】
【００５７】
１０    問い合わせメールの自動整理システム
１００  メール受信部
２００  問い合わせメール判定部
２０１  判定条件ファイル
３００  メールフォルダ整理部
３１０  メールフォルダチェック部
３１１  メールフォルダ情報ファイル
３２０  メールフォルダ作成部
３２１  作成方法定義ファイル
４００  メール格納部
５００  メールフォルダ整理部
５１０  メールフォルダ
５２０  受信メールフォルダ
５３０  対応中メールフォルダ
５３１  問い合わせ別メールフォルダ
５４０  対応済みメールフォルダ
５４１  年毎のサブフォルダ
５４２  月毎のサブフォルダ
６００  記憶部
７００  ネットワーク
８００  メールサーバ
８０１  メール
８０２  問い合わせメール
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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