(57)【要約】【課題】  異なるフォルダに格納されてはいるが文書どうしの結びつきが強いと思われる文書の自動廃棄処理を効果的に行うことを可能とすること。【解決手段】  文書と文書を格納するフォルダと、文書のリンクを格納するワークスペースと、期限切れ処理起動部と、保存期限切れ文書を検索部と、ＤＢ部と、ＤＢ検索部と、文書の期限切れフラグ変更部と、ＤＢ更新部と、ワークスペース内文書の保存期限判定部と、ワークスペースの期限切れフラグ判定部と、ワークスペースの期限切れフラグ変更部と、Ａｌｉｖｅカウント数増減部と、文書廃棄処理起動部と、文書廃棄条件合致文書検索部と、文書廃棄処理部と、ワークスペースへの文書登録部を有することを特徴とする自動文書廃棄装置。【選択図】        図１
2006268702.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書とその属性データやインデックス情報などを関連付けて管理する文書管理システムにおいて、文書の実体を格納するフォルダ構造と、文書のリンクのみを格納してその文書郡をグルーピングするワークスペースと、期限切れ処理を開始する期限切れ処理起動部と、フォルダ内の保存期限切れ文書を検索するための保存期限切れ文書を検索部と、本装置内で管理されている文書が登録されているＤＢ部と、ＤＢ内のデータを検索するＤＢ検索部と、フォルダ内の文書に対し、保存期限切れのフラグを変更する文書の期限切れフラグ変更部と、ＤＢに対する変更を行うためにＤＢに変更要求をだすＤＢ更新部と、ワークスペースに属する文書に対して保存期限が切れているかどうかを判別するワークスペース内文書の保存期限判定部と、ワークスペースに設けられた期限切れフラグの状況を検知するワークスペースの期限切れフラグ判定部と、ワークスペースの期限切れフラグを変更するワークスペースの期限切れフラグ変更部と、文書の属性の一つであるＡｌｉｖｅカウント数を増減させるＡｌｉｖｅカウント数増減部と、文書の自動廃棄処理を起動する文書廃棄処理起動部と、ＤＢ内の文書のうち文書廃棄条件に合致している文書を検索する文書廃棄条件合致文書検索部と、文書の廃棄処理を実行する文書廃棄処理部と、ワークスペースへ文書を登録する際に使用するワークスペースへの文書登録部を有することを特徴とする自動文書廃棄装置。
【請求項２】
請求項１に記載の自動文書廃棄装置において、ある文書につけられている廃棄条件を一覧表示する手段を有することを特徴とする自動文書廃棄装置。
【請求項３】
請求項１に記載の自動文書廃棄装置において、特定のフォルダもしくはワークスペースに対しての保存期限が切れた場合には、他の保存期限などの条件を無視して強制的に自動廃棄を実行させることが可能な、強制廃棄条件設定手段を有することを特徴とする自動文書廃棄装置。
【請求項４】
請求項１に記載の自動文書廃棄装置において、文書の実体を格納するフォルダと文書のリンクを格納するワークスペースの他に、文書のリンクをまとめて一つの文書として扱うバインダなど他のグルーピング手段を有することを特徴とする自動文書廃棄装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子文書を管理保管する、電子ファイル管理システムまたは電子文書管理システム、電子ファイリングシステムなどにおいて、文書の保存期限を設定する機能を用いることで効果的な文書の自動廃棄を実現するための、自動文書廃棄装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、文書をスキャナ等で読み込むなどして作成した文書のイメージデータや任意のアプリケーションで作成されたアプリケーションファイルのデータを、その文書管理情報と関連付けてデータベース内に記憶し、これらの情報に対して検索、表示、印刷等を行う電子ファイリングシステムまたは文書管理システムが発表されている。
【０００３】
文書管理を行う上で重要な置き換えや移し変えや文書廃棄などを定期的に行うことが重要とされており、電子ファイル管理システムまたは電子文書管理システム、電子ファイリングシステムなどにおいては、その機能を有するものが多くある。その実現方法としては、文書の登録日や最終更新日、または最終アクセス日から一定期間経過したり、ある日にちや曜日になったりすると自動的に廃棄処理が行われるような実装が行われている。
【０００４】
これらの設定は、文書ごともしくは、フォルダごとに設定できるようになっている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開平０７−０２８６８０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記従来の自動文書廃棄方法および装置においては、文書を格納するフォルダをツリー構成として管理するものがほとんどである。この場合、各フォルダは要件別、フォルダ別に作られるのが通常であり、廃棄期限などもフォルダ単位で決められているものが多い（文書単位で決めるのは数的に不可能なため）。しかし、複数のフォルダ間における文書保存期限の連携をとる手段がないため、同じ仕事で使う文書の一方だけが廃棄されてしまうなどの不具合が発生することがある。
【０００６】
図４はこの不具合を説明した図であり、現在使用している活用文書用ＤＢと文書廃棄処理後、置き換え先として廃棄置き換え用ＤＢに文書が移動するシステムを想定している。縦方向は下に向かって時間が経過する時系列に並んでおり、Ｐｈａｓｅ１から２，３というように時間がたった場合に、各ＤＢ内のフォルダＡ，Ｂに含まれる文書の様子を図示している。この図にあるように、まず、Ｐｈａｓｅ１で文書Ａ−１が作成され、Ｐｈａｓｅ２で文書Ｂ−１が作成される。これらＡ−１，Ｂ−１は一つの仕事で使用する関連文書である。Ｐｈａｓｅ３になると、２フェーズたったため、文書Ａ−１が自動的に廃棄置き換えフォルダに置き換え廃棄処理がなされる。しかしこのＰｈａｓｅ３において、文書Ｂ−１を使用していたユーザが関連文書である文書Ａ−１を参照しようとした場合に、置き換え文書ＤＢを探さなければならないという不便な状況が発生してしまう。
【０００７】
もちろん、運用開始時にそのような状況まで考慮してフォルダ設計をすすめ、ルールどおりに運用されれば、このような問題を回避することが可能な場合もあるが、この設計作業そのものが非常に大きな手間であり、文書管理システムを導入する際の大きな壁になっている。また、非常な大きな手間をかけて設計しても運用している間にどうしても例外が発生してしまい、設計どおりに行かない事がほとんどである。
【０００８】
本発明は、上述した問題を解決するためになされたものであり、その目的とするところは、異なるフォルダに格納されてはいるが文書どうしの結びつきが強いと思われる文書の自動廃棄処理を効果的に行う事を可能とし、文書管理システム導入時に綿密なフォルダ設計を行う手間を軽減させる自動文書廃棄装置を提供することを第一の目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するための手段として、本発明に係わる自動文書廃棄装置では、以下の構成を備える。
【００１０】
すなわち、期限切れ処理を開始する期限切れ処理起動部と、フォルダ内の保存期限切れ文書を検索するための保存期限切れ文書を検索部と、本装置内で管理されている文書が登録されているＤＢ部と、ＤＢ内のデータを検索するＤＢ検索部と、フォルダ内の文書に対し、保存期限切れのフラグを変更する文書の期限切れフラグ変更部と、ＤＢに対する変更を行うためにＤＢに変更要求をだすＤＢ更新部と、ワークスペースに属する文書に対して保存期限が切れているかどうかを判別するワークスペース内文書の保存期限判定部と、ワークスペースに設けられた期限切れフラグの状況を検知するワークスペースの期限切れフラグ判定部と、ワークスペースの期限切れフラグを変更するワークスペースの期限切れフラグ変更部と、文書の属性の一つであるＡｌｉｖｅカウント数を増減させるＡｌｉｖｅカウント数増減部と、文書の自動廃棄処理を起動する文書廃棄処理起動部と、ＤＢ内の文書のうち文書廃棄条件に合致している文書を検索する文書廃棄条件合致文書検索部と、文書の廃棄処理を実行する文書廃棄処理部と、ワークスペースへ文書を登録する際に使用するワークスペースへの文書登録部を有することを基本的な特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、異なるフォルダに格納されてはいるが文書どうしの結びつきが強いと思われる文書の自動廃棄処理を効果的に行う事が可能となり、文書管理システム導入時にフォルダに格納されるであろう文書の廃棄期限などを予測し、綿密なフォルダ設計を行う手間を軽減させる事が可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下本発明を実施するための最良の形態を、実施例により詳しく説明する。
【実施例１】
【００１３】
以下、本発明に係わる一実施形態について図面を参照して説明する。
【００１４】
図１は、本発明の特徴を最もよく表す図面であり、本実施形態における装置の構成の一例を示している。
【００１５】
１０１は期限切れ処理を開始する「期限切れ処理起動部」であり、１０２はフォルダ内の保存期限切れ文書を検索するための「保存期限切れ文書を検索部」であり、１０３は本装置内で管理されている文書が登録されている「ＤＢ部」であり、１０４はＤＢ１０３内のデータを検索する「ＤＢ検索部」であり、１０５はフォルダ内の文書に対し、保存期限切れのフラグを変更する「文書の期限切れフラグ変更部」であり、１０６はＤＢに対する変更を行うためにＤＢに変更要求をだす「ＤＢ更新部」であり、１０７はワークスペースに属する文書に対して保存期限が切れているかどうかを判別する「ワークスペース内文書の保存期限判定部」であり、１０８はワークスペースに設けられた期限切れフラグの状況を検知する「ワークスペースの期限切れフラグ判定部」であり、１０９はワークスペースの期限切れフラグを変更する「ワークスペースの期限切れフラグ変更部」であり、１１０は文書の属性の一つであるＡｌｉｖｅカウント数を増減させる「Ａｌｉｖｅカウント数増減部」である。
【００１６】
ちなみに、このＡｌｉｖｅカウントは、その文書が属するワークスペースの中で保存期限が切れていないものの数を表すものであり、その文書がワークスペースに所属するたびにカウントが１ずつ増加し、そのワークスペースの保存期限が切れるたびに１ずつ減少する。
【００１７】
さらに、１１１は文書の自動廃棄処理を起動する「文書廃棄処理起動部」であり、１１２はＤＢ内の文書のうち文書廃棄条件に合致している文書を検索する「文書廃棄条件合致文書検索部」であり、１１３は文書の廃棄処理を実行する「文書廃棄処理部」であり、１１４はワークスペースへ文書を登録する際に使用する「ワークスペースへの文書登録部」である。
【００１８】
図２は上記構成における、本実施形態による自動文書廃棄方法および装置を説明するフローチャートである。
【００１９】
２−１が全体的な流れを表したフローであり、２−２、２−３、２−４は２−１の中でサブルーチンとして使用されるフローである。
【００２０】
１０１が期限切れ処理を起動すると、フローチャート２−１が開始され、まずはステップ２０２と２０４でくくられているステップ２０３がおのおののフォルダに対して実行される。
【００２１】
ステップ２０３の詳細はフロー２−２にあるとおりで、１０２が、ステップ２１１にてフォルダに関連付けられている保存期限の設定をロードし、ステップ２１２でフォルダ内の文書のうち、保存期限が切れているものを検索する。ステップ２１３において保存期限が切れていると判断された文書に関しては、１０５がステップ２１４で期限切れフラグがセットする。
【００２２】
フロー２−２が終了した後、再びフロー２−１に戻り、ステップ２０２から２０４が繰り返され、全フォルダに対して処理が終了した後、ステップ２０５に進む。ここで、ステップ２０５と２０７にくくられているステップ２０６が全てのワークスペースに対して繰り返される。
【００２３】
ステップ２０６の詳細は、フロー２−３に記載されているように、１０７がステップ２１８でワークスペースに設定された保存期限の設定をロードし、その設定を用いてステップ２１９でそのワークスペース内に所属している文書の保存期限を調べる。その結果、まだ期限切れでない文書があり、かつ、ワークスペース自身の期限切れフラグが既にセットされている場合には、１１０はワークスペース内の全文書のＡｌｉｖｅカウント数を１つ増加させると共に、１０９がワークスペースの期限切れフラグをオフにする。
【００２４】
また、ステップ２１９の結果、まだ期限切れでない文書がなくて、かつ、ワークスペース自身の期限切れフラグがセットされていない場合には、１１０はワークスペース内の全文書のＡｌｉｖｅカウント数を１つ減少させると共に、１０９がワークスペースの期限切れフラグをセットする。
【００２５】
フロー２−３が終了した後、再びフロー２−１に戻り、ステップ２０５から２０７がワークスペースの数だけ繰り返され、全ワークスペースに対して処理が終了した後、ステップ２０８に進む。
【００２６】
ステップ２０８の詳細は、フロー２−４に記載されているように、１１２が文書属性の期限切れフラグがセットされており、かつ、Ａｌｉｖｅカウントが０である文書を検索する。そしてこの条件に一致した文書が見つかった場合、それらの文書に対し１１３がステップ２３１において自動的に文書の廃棄処理を行うものとする。
【００２７】
図３は上記構成における、本実施形態による自動文書廃棄方法および装置を実現する際に用いられるデータ構造の一例である。
【００２８】
３０１は文書の属性などを保存するＤｏｃｕｍｅｎｔ  Ｔａｂｌｅである。この例では、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｔａｂｌｅに、文書の期限切れフラグ（ＤｉｓｃａｒｄＦｌａｇ）、所属しているワークスペースの数（ＷｏｒｋＲｅｆＣｏｕｎｔ）、Ａｌｉｖｅカウント（ＡｌｉｖｅＣｏｕｎｔ）などの属性が他の文書属性と共に保持されている。３０２はフォルダの属性などを保存するＦｏｌｄｅｒ  Ｔａｂｌｅである。３０３はワークスペースの属性などを保存するＷｏｒｋｓｐａｃｅ  Ｔａｂｌｅである。この例では、Ｗｏｒｋｓｐａｃｅ  Ｔａｂｌｅにもワークスペースの期限切れフラグを表すＤｉｓｃａｒｄＦｌａｇ属性が存在する。３０４は文書保存期限の設定情報を保持するＤｉｓｃａｒｄＣｏｎｄｉｔｉｏｎ  Ｔａｂｌｅである。
【００２９】
本実施形態によれば、フォルダのようなツリー構造に格納されているが、異なるフォルダに格納されている文書どうしの結びつきが強いと思われる文書に対し、ワークスペースという概念と組み合わせることで、自動廃棄処理を効果的に行う事が可能となる。
【００３０】
たとえば、図５は図４に対し、本実施例を適用した場合を図示したものであり、文書を囲んでいる楕円はワークスペースを表している。
【００３１】
図４ではＰｈａｓｅ３で文書Ａ−１が廃棄処理され、廃棄置き換えＤＢに移動していたが、図５では、Ａ−１が所属するワークスペース内にまだ保存期限切れでない文書Ｂ−１が残っているので、Ａ−１は廃棄処理されず、Ｂ−１の保存期限が切れた後にワークスペースごと廃棄処理が実行され、廃棄置き換えＤＢに移動される。このため、同じ仕事で利用する文書が複数のフォルダに点在していても、いくつかの文書だけが自動的に廃棄されてしまうような不具合は発生しない。
【００３２】
これにより、文書管理システム導入時に、それぞれのフォルダに格納されるであろう、文書の種類や相関関係を考えて自動廃棄処理設定やフォルダ構成を考えるなどの綿密なフォルダ設計を行う手間を軽減する事もまた可能となる。
【実施例２】
【００３３】
前記実施形態では、文書の廃棄するアルゴリズムを中心に説明したが、文書管理システムの管理者もしくは、ユーザが本装置を使用する場合には、なぜこの文書が削除されずに残っているのかという疑問が発生すると予想される。そのため、対象となる文書が影響を受ける保存期限設定の一覧表示を行う手段を設けてもよい。これにより、本装置の管理者およびユーザは、その文書に対してどのような保存期限設定がなされているかを確認することが可能となる。
【実施例３】
【００３４】
前記実施形態では、その文書が所属する全てのワークスペースおよびフォルダの保存期限が切れない限り自動的には文書廃棄されないが、特定のフォルダもしくはワークスペースに対しての保存期限が切れた場合には、他の保存期限などの条件を無視して強制的に自動廃棄を実行させることが可能な、強制廃棄条件設定手段を設けることで、より柔軟な自動文書廃棄装置の運用が可能になる。
【実施例４】
【００３５】
前記実施形態では、実体を保管するフォルダと、ワークスペースというリンクをグルーピングする手段の２つを用いた自動文書廃棄方法および装置であったが、バインダなどのように文書をグルーピングするその他の手段が存在する場合には、それらのグルーピング手段にもワークスペースと同様の扱いをすることで、複数のグルーピング手段による自動文書廃棄方法および装置を実現してもよい。これにより、単純にワークスペースよりも他のグルーピング手段を用いているような環境においても、他のグルーピング手段を用いて効率的な自動文書廃棄を実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本発明の実施例における構成図
【図２】本発明の実施例のフローチャート図
【図３】本発明の実施例におけるデータ構造の一例を示す図
【図４】本発明が解決しようとする課題を示す図
【図５】本発明の実施によって解決された課題を示す図
【符号の説明】
【００３７】
１０１  期限切れ処理起動部
１０２  保存期限切れ文書を検索部
１０３  ＤＢ部
１０４  ＤＢ検索部
１０５  文書の期限切れフラグ変更部
１０６  ＤＢ更新部
１０７  ワークスペース内文書の保存期限判定部
１０８  ワークスペースの期限切れフラグ判定部
１０９  ワークスペースの期限切れフラグ変更部
１１０  Ａｌｉｖｅカウント数増減部
１１１  文書廃棄処理起動部
１１２  文書廃棄条件合致文書検索部
１１３  文書廃棄処理部
１１４  ワークスペースへの文書登録部
３０１  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｔａｂｌｅ
３０２  Ｆｏｌｄｅｒ  Ｔａｂｌｅ
３０３  Ｗｏｒｋｓｐａｃｅ  Ｔａｂｌｅ
３０４  ＤｉｓｃａｒｄＣｏｎｄｉｔｉｏｎ  Ｔａｂｌｅ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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