(57)【要約】【課題】  文書管理システムの管理者が分類するフォルダ構成とは別に、ユーザ独自の分類方式を提供することで、管理者ライクな形式別・標題別のフォルダ分類を基本として、各ユーザや各組織が内容別・主題別など独自の分類を行う事を可能とし、それぞれの立場にあった文書分類を行える仕組みを提供すること。【解決手段】  文書管理システムで管理される対象の文書と、文書を格納して分類するフォルダと、文書をシステム内で一意に特定できる情報を保持しているリンク文書と、リンク文書のみを分類格納するフォルダとは別の分類手段（以下ワークスペースと呼ぶ）と、ワークスペースを所有するユーザと、これらのデータを格納・管理する文書管理データベースとを有することを基本的な特徴とする。【選択図】        図１
2006268700.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書とその属性データやインデックス情報などを関連付けて管理する文書管理方法において、前記文書管理方法で管理される対象の文書と、文書を格納して分類するフォルダと、文書をシステム内で一意に特定できる情報を保持しているリンク文書と、リンク文書のみを分類格納するフォルダとは別の分類工程であるワークスペースと、ワークスペースを所有するユーザと、これらのデータを格納・管理する文書管理データベースとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理方法において、前記文書に対するリンク文書だけでなく、ワークスペースに対するリンク文書を有し、ワークスペースに格納することが可能なことを特徴とする文書管理方法。
【請求項３】
請求項１に記載の文書管理方法において、前記ワークスペースを外部にエクスポートする工程と、エクスポートされたワークスペースをインポートする工程を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項４】
請求項１に記載の文書管理方法において、前記文書を検索した場合その検索結果から、ワークスペースを生成する工程を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
請求項１に記載の文書管理方法において、前記ワークスペースに対して、アクセス権を設定できる工程を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
請求項１に記載の文書管理方法において、前記複数のユーザをまとめる事が可能なグループという概念を有し、かつ、ユーザだけでなく、グループもワークスペースを所有することが可能なことを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
請求項１に記載の文書管理方法において、前記ユーザもしくはグループの管理しているワークスペースを他のユーザに対してコピーもしくは移動できるワークスペース受け渡し工程を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
文書とその属性データやインデックス情報などを関連付けて管理する文書管理装置において、前記文書管理装置で管理される対象の文書と、文書を格納して分類するフォルダと、文書をシステム内で一意に特定できる情報を保持しているリンク文書と、リンク文書のみを分類格納するフォルダとは別の分類手段であるワークスペースと、ワークスペースを所有するユーザと、これらのデータを格納・管理する文書管理データベースとを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項９】
請求項８に記載の文書管理装置において、前記文書に対するリンク文書だけでなく、ワークスペースに対するリンク文書を有し、ワークスペースに格納することが可能なことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１０】
請求項８に記載の文書管理装置において、前記ワークスペースを外部にエクスポートする手段と、エクスポートされたワークスペースをインポートする手段を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１１】
請求項８に記載の文書管理装置において、前記文書を検索した場合その検索結果から、ワークスペースを生成する手段を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１２】
請求項８に記載の文書管理装置において、前記ワークスペースに対して、アクセス権を設定できる手段を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項１３】
請求項８に記載の文書管理装置において、前記複数のユーザをまとめる事が可能なグループという概念を有し、かつ、ユーザだけでなく、グループもワークスペースを所有することが可能なことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１４】
請求項８に記載の文書管理装置において、前記ユーザもしくはグループの管理しているワークスペースを他のユーザに対してコピーもしくは移動できるワークスペース受け渡し手段を有することを特徴とする文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子文書を管理保管する、電子ファイル管理システムまたは電子文書管理システム、電子ファイリングシステムなどにおいて、フォルダ構造とは別に仕事単位で文書をグルーピングする手段を有する文書管理方法および文書管理装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、文書をスキャナ等で読み込むなどして作成した文書のイメージデータや任意のアプリケーションで作成されたアプリケーションファイルのデータを、その文書管理情報と関連付けてデータベース内に記憶し、これらの情報に対して検索、表示、印刷等を行う電子ファイリングシステムまたは文書管理システムが発表されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
このような電子ファイリングシステムまたは文書管理システムにおいては、階層構成をなすフォルダの中に文書が格納される形式のものがほとんどである。文書どうしの関連性を高めるために、同じフォルダ内に関連する文書を集めたり、関連するそれぞれの文書に対して同じインデックスやキーワードを登録することで関連性を表現するのが一般的であった。また、文書に対するリンク情報を保持したリンク文書ないしリンクファイルを作成し、これらを関連するフォルダに配置しておくという方法もとられた。
【特許文献１】特開２００３−２４２３２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来の文書管理方法および装置において、文書を全て仕事単位でまとめる事は運用として困難であり、もし実現したとしても非常に使いにくいフォルダ構成となってしまう恐れがある。これは、文書を管理する手法として、「報告書」や「申請書」などといったフォーマットごとに分類する形式別・標題別分類や、「Ａ社対応」や「ＡＢＣ地区開発事業」といった仕事単位で分類する内容別・主題別分類など複数の分類方法があるためである。
【０００５】
フォルダ構成を設計する際の一般的な傾向として、電子ファイリングシステムの管理者は管理しやすいように形式別・標題別分類になるように設計することを望み、実際に使用するユーザは仕事ごとに文書がまとまっていると使いやすいので、内容別・主題別に分類することを望む傾向が強い。また、人や部門によっても適した分類方法は異なるので、文書を共有するシステムにおいて誰にとっても最良のフォルダ構成というのは、実現しにくいものである。
【０００６】
このため、ある仕事を行う場合に、その仕事に必要な文書が一つのフォルダにまとまっている可能性は低く、まずその仕事に関連する文書を複数のフォルダから集める作業を行う事になる。これは一度だけならばそれほど面倒な作業にはならないが、例えば、一週間同じ仕事をする場合には、一週間毎日この作業を繰り返さなくてはならず、面倒で不便である。また、以前中断した仕事を突然継続しなければならなくなった場合にも、当時使用していたその仕事に関連する資料をあつめる必要が生じるが、その文書同士の関連性については、担当者の記憶に頼るしかなく、確実性に乏しい恐れがあるという問題もある。
【０００７】
また、標題別に分類されたフォルダツリーと並列に、主題別に分類したフォルダツリーを作って、リンク文書を配置することで上記の問題を回避する方法も考えられるが、この場合も、同じ文書でも違うフォルダに分類したいという要求があるため、ユーザごとにそれぞれの分類分けがなされたフォルダツリーを並列もしくは、階層を作って作成しなければならないという問題が発生する。
【０００８】
このような状況で、各人が各人の都合でフォルダを作成し、文書を格納もしくは文書のコピーを配置したり、文書のリンク情報をもつリンク文書を配置したりすると、フォルダ数が増加し、階層も増え、非常に複雑なフォルダ構成になってしまい、はじめてそのシステムに参加する人にとっては、必要な文書を見つける事が難しい状況に陥ってしまう恐れがある。これは初めて参加するユーザだけでなく、管理者にとっても問題で、膨大で深いフォルダ群の管理は難しい場合がある。管理者の立場からは基本的にはフォルダは管理者もしくは、それに準じる権限を持つ人だけが作成でき、その他のユーザには作成させないという状況が一番であるが、これでは最初の問題（管理者ライクの分類とユーザライクの分類が両立しない）が再燃することになる。
【０００９】
さらに、あるユーザがその部署から別の部署に異動になった場合には、そのユーザ用の分類フォルダツリーは必要のないものであるが、中に重要なフォルダがある可能性もあるため、簡単に削除することもできず、そのままの状態で残り、ゴーストフォルダとなってしまう場合も現場では多々発生している。
【００１０】
本発明は、上述した問題を解決するためになされたものであり、その目的とするところは、文書管理システムの管理者が分類するフォルダ構成とは別に、ユーザ独自の分類方式を提供することで、管理者ライクな形式別・標題別のフォルダ分類を基本として、各ユーザや各組織が内容別・主題別など独自の分類を行う事を可能とし、それぞれの立場にあった文書分類を行える仕組みを備える文書管理方法および文書管理装置を提供することを第一の目的とする。
【００１１】
また、［フォルダ＋文書］の組み合わせと［フォルダ＋ショートカット］等のように、ショートカットを用いて運用するのと比べ、別の分類概念（以下、ワークスペースと呼ぶ）を導入することで、管理者の管理対象を「フォルダ構成と文書実体」だけに絞り、ユーザ独自の分類であるワークスペースの管理はユーザごとに行い、管理者はワークスペースの管理から開放することで、管理者に対する管理負荷を抑える文書管理方法および文書管理装置を提供することを第二の目的とする。
【００１２】
さらに、ワークスペースという分類単位ごとに、アクセス権の設定や、引継ぎ、保存、取り出しなど基本的な文書管理操作を実現させることにより、ワークスペースを仕事の単位として運用した時に、仕事の単位として管理しやすい機能を備える文書管理方法および文書管理装置を提供することを第三の目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記目的を達成するための手段として、本発明に係わる文書管理方法および文書管理装置では、以下の構成を備える。
【００１４】
すなわち、文書管理システムで管理される対象の文書と、文書を格納して分類するフォルダと、文書をシステム内で一意に特定できる情報を保持しているリンク文書と、リンク文書のみを分類格納するフォルダとは別の分類手段（以下ワークスペースと呼ぶ）と、ワークスペースを所有するユーザと、これらのデータを格納・管理する文書管理データベースとを有することを基本的な特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、文書管理システムの管理者が分類するフォルダ構成とは別に、ユーザ独自の分類方式を提供することで、管理者ライクな形式別・標題別のフォルダ分類を基本として、各ユーザや各組織が内容別・主題別など独自の分類を行う事を可能とし、それぞれの立場にあった文書分類を行える仕組みを提供することができる。
【００１６】
また、［フォルダ＋文書］の組み合わせと［フォルダ＋ショートカット］等のように、ショートカットを用いて運用するのと比べ、別の分類概念（以下、ワークスペースと呼ぶ）を導入することで、管理者の管理対象を「フォルダ構成と文書実体」だけに絞り、ユーザ独自の分類であるワークスペースの管理はユーザごとに行い、管理者はワークスペースの管理から開放することで、管理者に対する管理負荷を押させることができる。
【００１７】
さらに、ワークスペースという分類単位ごとに、アクセス権の設定や、引継ぎ、保存、取り出しなど基本的な文書管理操作を実現させることにより、ワークスペースを仕事の単位として運用した時に、仕事の単位として管理しやすい機能を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下本発明を実施するための最良の形態を、実施例により詳しく説明する。
【実施例１】
【００１９】
以下、本発明に係わる一実施形態について図面を参照して説明する。
【００２０】
図１は、本発明の特徴を最もよく表わす図面であり、本実施形態における装置の構成の一例を示している。
【００２１】
１０１は、文書管理システムで管理される対象の文書であり、１０２は文書１０１を格納して分類するフォルダであり、主に管理者もしくはそれに準じる者が作成分類する。１０３は文書をシステム内で一意に特定できる情報を保持しているリンク文書であり、１０４はリンク文書のみを分類格納するフォルダとは別の分類手段（以下ワークスペースと呼ぶ）であり、１０４（１）と１０４（２）は別々のワークスペースである。このワークスペースは次の特徴をもつものとする。
【００２２】
・文書に対するリンクのみ（複数でも可）を格納するもの
・ユーザごとに作成可能な分類手段
・一つの文書が複数のワークスペースに所属することも可能
・一人のユーザが複数のワークスペースを所有することも可能
【００２３】
また、１０５はワークスペースを所有するユーザアカウントであり、１０６は上記１０１〜１０５に関するデータを格納・管理する文書管理データベースである。
【００２４】
図２は上記構成における、本実施形態による文書管理方法および装置を説明するフローチャートである。
【００２５】
また、図３は上記構成における文書管理方法および装置を実現する際に用いられるデータ構造の一例である。３０１は文書の属性などを保存するＤｏｃｕｍｅｎｔ  Ｔａｂｌｅである。この例では、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｔａｂｌｅには、その文書が所属しているワークスペースの数を表す「ＷｏｒｋＲｅｆＣｏｕｎｔ」などの属性が他の文書属性と共に保持されている。３０２はフォルダの属性などを保存するＦｏｌｄｅｒ  Ｔａｂｌｅである。３０３はワークスペースの属性などを保存するＷｏｒｋｓｐａｃｅ  Ｔａｂｌｅである。ワークスペース自体が格納するショートカット文書のデータなどは、ＸＭＬ形式で記述され、Ｄａｔａ列などに格納されているものとしている。
【００２６】
さらに、図４は本実施形態を説明するための、文書管理方法および装置のＧＵＩの一例である。
【００２７】
４０１はフォルダ１０２で構成されるフォルダツリーを表し、４０２はフォルダツリーで選択しているフォルダの中身を表示するコンテンツビューであり、４０３は文書１０１を示すアイコンもしくはサムネイルであり、４０４はワークスペース１０４を表しており、４０５はワークスペース４０４の中身を表示するダイアログであり、４０６はワークスペース４０４に登録されているリンク文書１０３を表している。
【００２８】
ここで、図２のフローチャートを用いて説明する。
【００２９】
ステップ２０１から２０５は管理者の操作を表している。まず文書管理システムを導入するときの一般的な手順に従い、２０２で管理者が形式別・標題別分類に基づいてフォルダ構成を設計し、２０３でその設計に従ってフォルダを作成する。さらに２０４で管理者はこの文書管理システムを利用するユーザのアカウントを作成する。
【００３０】
２０６から２１５は一般のユーザによる操作手順を示している。
【００３１】
まず、２０７で文書をフォルダに格納する。さらに、２０８でユーザは仕事を行う際にその仕事専用のワークスペースを作成する。２０９・２１０では作成したワークスペースに対して必要な文書を登録する。通常はこの時複数のフォルダを開いて、必要な文書を集めることになる。登録する操作としては、図４に示すとおり、コンテンツビュー４０２に表示されている文書アイコンもしくはサムネイルをワークスペース４０５の中にドラッグアンドドロップすることで登録させてもよい。
【００３２】
ステップ２１１で登録した文書を仕事で使用し、それが終了したら、ステップ２１２でワークスペースを文書管理データベースに保存する。保存形態は、リンク文書の情報やアイコンの位置情報などをＸＭＬ形式に変換した上で、Ｗｏｒｋｓｐａｃｅテーブルに格納する方法などが考えられるが、ＸＭＬに限らず、他にリンク文書専用のテーブルを容易する方法など、他の方法を用いてもよい。
【００３３】
このワークスペースが新規保存の場合には、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｔａｂｌｅ３０１を参照し、ワークスペースに含まれる文書データを参照し、そのＷｏｒｋＲｅｆＣｏｕｎｔを一つ増加させる。もちろん、ワークスペース自体を削除するときには、そのワークスペースに含まれる文書のＷｏｒｋＲｅｆＣｏｕｎｔを一つ減らす。これにより、ＷｏｒｋＲｅｆＣｏｕｎｔによってその文書が所属しているワークスペースの個数を管理することができ、文書のプロパティなどで、その文書が所属しているワークスペースの個数を参照カウントなどとして表示させることが可能となる。
【００３４】
このようにして保存したワークスペースを再度利用したい場合は、ステップ２１４で取り出し操作を行う。実際の操作としては、ワークスペースを示す４０４のアイコンもしくはサムネイルをポインティングデバイスなどでダブルクリックするなどして再び４０５を表示して利用するようにしてもよい。
【００３５】
本実施形態によれば、文書管理システムの管理者が分類するフォルダ構成とは別に、ユーザ独自の分類方式を提供することで、管理者ライクな形式別・標題別のフォルダ分類を基本として、各ユーザや各組織が内容別・主題別など独自の分類を行う事を可能とし、それぞれの立場にあった文書分類を行える仕組みを提供することができる。
【００３６】
また、［フォルダ＋文書］の組み合わせと［フォルダ＋ショートカット］等のように、ショートカットを用いて運用するのと比べ、ワークスペースを導入することで、管理者の管理対象を「フォルダ構成と文書実体」だけに絞り、ユーザ独自の分類であるワークスペースの管理はユーザごとに行い、管理者はワークスペースの管理から開放することで、管理者に対する管理負荷を押させることができる。
【００３７】
さらに、ワークスペースという分類単位ごとに、保存、取り出しなど基本的な文書管理操作を実現させることにより、ワークスペースを仕事の単位として運用した時に、仕事の単位として管理しやすい機能を提供することができる。
【実施例２】
【００３８】
前記実施形態では、ワークスペースは、文書に対するリンク文書だけを保持するようになっていたが、ワークスペースに対するリンク文書をワークスペース内に保持してもよい。
【００３９】
これにより、ワークスペースとしてのツリー構造を作ることができ、より柔軟に分類することが可能となる。
【実施例３】
【００４０】
前記実施形態では、ワークスペースは文書管理システム内に保存していたが、文書管理システムの外部にエクスポートさせて、ファイルなどの形でＯＳ上に保存できるようにしてもよい。エクスポートされたワークスペースデータはシステム外部からワークスペースに対するショートカットとして使用することも可能である。
【００４１】
また、エクスポートしたワークスペースデータをインポートできるようにしてもよい（ワークスペースをインポートするとＤｏｃｕｍｅｎｔ  ＴａｂｌｅのＷｏｒｋＲｅｆＣｏｕｎｔは一つ増加する）。
【００４２】
これにより、ワークスペースデータをメールなどに添付して配信することが可能になったり、ワークスペースとしてのバックアップ・リストアを行う事が可能になったりする。
【実施例４】
【００４３】
前記実施形態では、ワークスペースと文書のリンク情報は別々に作成していたが、文書管理システムである条件で検索を行い、それにヒットした全ての文書に対するのリンク文書とそれらのリンク文書を含むワークスペースを作成、もしくは、既存のワークスペースに挿入する機能をもってもよい。これにより、ワークスペースの生成にかかる手間を削減することが可能となる。
【実施例５】
【００４４】
前記実施形態では、ワークスペースの属性には触れなかったが、ワークスペースに対してアクセス制限を設定できるようにしてもよい。従来は、フォルダや文書ごとにアクセス権を設定しなければならなかったため、ある仕事に関連する文書のうちいくつの文書に対するアクセス権を設定し忘れたりする場合があったが、これにより、仕事単位でアクセス権を設定できるので、関連文書のアクセス権設定忘れを防ぐことが可能になる。
【実施例６】
【００４５】
前記実施形態では、ワークスペースを所有するのはユーザアカウントだけであったが、複数のユーザをまとめてグルーピングする単位であるグループという概念を有し、このグループにワークスペースを所有させてもよい。
【００４６】
これにより、組織として仕事を行っている場合にその仕事の関連文書を効率よく共有することが可能になる。
【実施例７】
【００４７】
前記実施形態では、ワークスペースはユーザもしくは、グループに固定されていたが、他のユーザやグループに対して、ワークスペースをコピーまたは、移動できるようなワークスペース受け渡し手段を有してもよい。
【００４８】
これにより、ある仕事の担当者が変更になった場合、関連文書の引継ぎを、ワークスペースの移動という形で容易に行う事が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明の実施例における構成図
【図２】本発明の実施例のフローチャート図
【図３】本発明の実施例におけるデータ構造の一例を示す図
【図４】本発明の実施例におけるＧＵＩの一例を示す図
【符号の説明】
【００５０】
１０１  文書管理システムで管理される対象の文書
１０２  文書１０１を格納して分類するフォルダ
１０３  文書をシステム内で一意に特定できる情報を保持しているリンク文書
１０４  リンク文書のみを分類格納するフォルダとは別の分類手段（ワークスペース）
１０５  ワークスペースを所有するユーザアカウント
１０６  上記１０１〜１０５に関するデータを格納・管理する文書管理データベース
３０１  文書の属性などを保存するＤｏｃｕｍｅｎｔ  Ｔａｂｌｅ
３０２  フォルダの属性などを保存するＦｏｌｄｅｒ  Ｔａｂｌｅ
３０３  ワークスペースの属性などを保存するＷｏｒｋｓｐａｃｅ  Ｔａｂｌｅ
４０１  フォルダで構成されるフォルダツリー
４０２  フォルダツリーで選択しているフォルダの中身を表示するコンテンツビュー
４０３  文書を示すアイコンもしくはサムネイル
４０４  ワークスペース
４０５  ワークスペースの中身を表示するダイアログ
４０６  ワークスペースに登録されているリンク文書
【図１】
2006268700.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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