(57)【要約】【課題】シート状またはブック状の原稿から画像データを読み取り，該画像データを文書情報として入力して，この文書情報を検索するために記載情報が記載された媒体用紙を自動的に作成する文書情報管理システムおよび媒体用紙の作成方法を提供すること。【解決手段】原稿Ｇから文書情報を読み取る読取手段１０１と，読み取った文章情報を文書情報ファイルとして記憶するファイル手段１０２と，読み取った文書情報の全体または一部の画像データを用いて記載情報を作成し，該記載情報とファイル手段１０２に記憶されている文書情報とを関連づけるための連結情報を作成し，記載情報および連結情報から媒体用紙情報を作成する媒体用紙情報作成手段１０３と，作成した媒体用紙情報を記録しに印刷して媒体用紙Ｐとして出力する媒体用紙出力手段１０４と，を備えている。【選択図】        図１
2006268874.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と，
単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報が記録された媒体用紙に記録されている前記記載情報の中から，所望の記載情報を選択するための選択情報が付与されている場合，前記選択情報を読み取る読取手段と，
前記読取手段で読み取った前記選択情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報とに基づいて，前記ファイル手段から該当する前記関連情報ファイルを検索する検索手段と，
前記検索手段によって検索した前記関連情報ファイルを出力する出力手段と，
前記媒体用紙に固有の媒体用紙識別情報ごとに、前記記載情報と前記記載情報を取り出し可能なユーザのユーザ識別情報とを対応づけて予め記憶した記憶手段と、
前記媒体用紙識別情報と前記ユーザ識別情報に対応する前記記載情報とに基づいて、セキュリティ管理を行うセキュリティ管理手段と、
を備えことを特徴とする文書情報管理システム。
【請求項２】
単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報が記録された媒体用紙に記録されている前記記載情報の中から，所望の記載情報を選択するための選択情報が付与されている場合，前記選択情報を読み取る読取手段と，
前記読取手段で読み取った前記選択情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報とに基づいて，あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段から該当する前記関連情報ファイルを検索する検索手段と，
前記検索手段によって検索した前記関連情報ファイルを出力する出力手段と，
前記媒体用紙に固有の媒体用紙識別情報ごとに、前記記載情報と前記記載情報を取り出し可能なユーザのユーザ識別情報とを対応づけて予め記憶した記憶手段と、
前記媒体用紙識別情報と前記ユーザ識別情報に対応する前記記載情報とに基づいて、セキュリティ管理を行うセキュリティ管理手段と、
を備えことを特徴とする文書情報管理装置。
【請求項３】
読取手段によって、単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報が記録された媒体用紙に記録されている前記記載情報の中から，所望の記載情報を選択するための選択情報が付与されている場合，前記選択情報を読み取る読取ステップと，
検索手段によって、前記読取手段で読み取った前記選択情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報とに基づいて，あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段から該当する前記関連情報ファイルを検索する検索ステップと，
出力手段によって、前記検索手段によって検索した前記関連情報ファイルを出力する出力ステップと，
セキュリティ管理手段によって、前記媒体用紙識別情報と、前記媒体用紙に固有の媒体用紙識別情報ごとに前記記載情報と前記記載情報を取り出し可能なユーザのユーザ識別情報とを対応づけて予め記憶した記憶手段に記憶された前記ユーザ識別情報に対応する前記記載情報とに基づいて、セキュリティ管理を行うセキュリティ管理ステップと、
を含むことを特徴とする文書情報管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は，文書が記録された紙（媒体用紙）を媒体として，人間とコンピューター環境との関わり合い（ＨＣＩ：Human-Computer-Interaction）の向上を図った文書情報管理システムおよび媒体用紙の作成方法に関し，より詳細には，媒体用紙の作成を自動的かつ効率的に行えるようにした文書情報管理システム、文書情報管理装置及び文書情報管理方法
に関する。
【背景技術】
【０００２】
本出願人は，コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築して，紙の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むと共に，紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能とし，さらに紙の文書を用いたハイパーテキスト（紙ハイパーテキスト）を実現することを目的とした文書情報管理システムおよび文書情報管理方法を提案した（例えば、特許文献１参照：なお、原出願時未公開（特願平７−２４２７４７号））。
【０００３】
すなわち，この文書情報管理システムは，あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報，記載情報とファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と，選択情報および連結情報を媒体用紙から読み取る読取手段と，読取手段で読み取った選択情報および連結情報に基づいて，ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と，検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段とから構成されており，読取手段で媒体用紙から選択情報および連結情報を読み取り，読み取った選択情報および連結情報に基づいて，ファイル手段に記憶してある関連情報ファイルの中から該当する関連情報ファイルを検索し，検索した関連情報ファイルを記録紙またはディスプレイ画面等に出力するものである。
【０００４】
換言すれば，媒体用紙上の任意の位置に記録した記載情報からファイル手段に記憶してある関連情報ファイル（電子化した文書）を検索し，出力することができるようにしたものである。
【０００５】
一方，電子化された文書を検索して取り出し，プリント出力する他の方法としては，例えば，富士ゼロックス社がＩＭ２００（商品名）で提供している『文書トークン』を用いる方法がある。この方法では，先ず，電子ファイルとファクシミリ機能とを有する複合機で，文書を読み取って，コピー，ファクシミリ送信，電子ファイルへの保存というような作業を行った時に，自動的に当該文書のイメージを縮小して一覧表の形で紙にプリントアウトする。すなわち，文書をコピーしたり，ファクシミリ送信するだけで，文書を自動的に内部のデータベースに登録し，その文書を再利用するときの引換券として『文書トークン』というフォームを出力する。なお，この文書トークンには，パスワードを記入させる部分や，文書名，読み込まれた文書の縮小イメージがチェックボックスと一緒に記載されている。
【０００６】
次に，文書トークンを用いて必要な文書を取り出すときには，パスワードを記入し，必要な文書のチェックボックスに×印か，黒□印（□の中を黒で塗り潰した印）を付けて，ファクシミリ機能を有する装置で読み取らせて複合機へ送信すると，複合機側では，この文書トークンのフォームの特定により，電子ファイルの中の文書を特定すると共に，プリントアウト指定のあるページを確認してファクシミリ機能を使って発信側の装置へ該当するページを送信するものである。このようにすることで，該当する文書を発信側の装置で取り出すことができるようにしたものである。
【０００７】
【特許文献１】特開平９−９１３０１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら，上記特願平７−２４２７４７号では，シート状またはブック状の原稿から画像データを読み取り，該画像データを文書情報として入力して，この文書情報を検索するための記載情報が記載された媒体用紙を自動的に作成する媒体用紙の作成方法については，特に言及していなかった。
【０００９】
また，上記文書トークンを利用する方法によれば，文書トークンを自動的に作成するようにしているものの，文書トークンを作成する場合には，文書の処理（コピー，ファクシミリ送信，電子ファイルへの保存等の処理）の前に，格納・文書トークン作成の入力帳票を作成して読み込ませる必要があり，また，この入力帳票の様式には，パスワード，文書名（手書きによる入力），キーワード等を記入しなければならず，単に文書トークンの作成を指定するだけはないため，事前準備が煩雑であるという問題点があった。
【００１０】
さらに，文書トークンで文書を選択する場合，チェックボックス内には，あらかじめ定められたマーク（×印，黒□印等）しか付けられない等の規制があるという不具合もあった。
【００１１】
本発明は上記に鑑みてなされたものであって，紙の文書を用いたハイパーテキスト（紙ハイパーテキスト）を実現する文書情報管理システムにおいて，シート状またはブック状の原稿から画像データを読み取り，該画像データを文書情報として入力して，この文書情報を検索するための記載情報が記載された媒体用紙を自動的に作成する文書情報管理システムおよび媒体用紙の作成方法を提供することを目的とする。
【００１２】
また，本発明は上記に鑑みてなされたものであって，紙を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能な文書情報管理システムにおいて，特別な事前準備を必要とせずに，簡単かつ効率的に媒体用紙を作成可能な文書情報管理システムおよび媒体用紙の作成方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記の目的を達成するために，本発明に係る文書情報管理システムは，あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報が記録された媒体用紙に記録されている前記記載情報の中から，所望の記載情報を選択するための選択情報が付与されている場合，前記選択情報を読み取る読取手段と，前記読取手段で読み取った前記選択情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報とに基づいて，前記ファイル手段から該当する前記関連情報ファイルを検索する検索手段と，前記検索手段によって検索した前記関連情報ファイルを出力する出力手段と，前記媒体用紙に固有の媒体用紙識別情報ごとに、前記記載情報と前記記載情報を取り出し可能なユーザのユーザ識別情報とを対応づけて予め記憶した記憶手段と、前記媒体用紙識別情報と前記ユーザ識別情報に対応する前記記載情報とに基づいて、セキュリティ管理を行うセキュリティ管理手段と、を備えことを特徴とする。
【００１４】
また、本発明は、上記文書情報管理システムに対応する文書情報管理装置および方法である。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築することにより，紙の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むと共に，紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能とし，紙の文書を用いたハイパーテキスト（紙ハイパーテキスト）などを実現することに加えて，記載情報とユーザ識別情報を用いてセキュリティ管理を行うことができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下，本発明の文書情報管理システムおよび媒体用紙の作成方法について，〔本発明の文書情報管理システムの概略構成〕，〔実施の形態１〕，〔実施の形態２〕，〔実施の形態３〕，〔実施の形態４〕，〔実施の形態５〕の順で，図面を参照して詳細に説明する。
【００１７】
〔本発明の文書情報管理システムの概略構成〕
本発明の文書情報管理システムは，紙の文書（媒体用紙）を用いたハイパーテキスト（紙ハイパーテキスト）を実現し，かつ，紙（媒体用紙）を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能な文書情報管理システムにおいて，シート状またはブック状の原稿から画像データを読み取り，該画像データを文書情報として入力して，この文書情報を検索するための記載情報が記載された媒体用紙を自動的に作成すると共に，特別な事前準備を必要とせずに，簡単かつ効率的に媒体用紙を作成可能としたものである。
【００１８】
図１は，本発明の文書情報管理システムのクレーム対応図を示し，シート状またはブック状の原稿Ｇから文書情報を読み取る読取手段１０１と，読取手段１０１で読み取った文書情報を文書情報ファイルとして記憶するファイル手段１０２と，読取手段１０１で読み取った文書情報の全体または一部の画像データを用いて記載情報を作成し，作成した記載情報とファイル手段１０２に記憶されている文書情報とを関連づけるための連結情報を作成し，前記記載情報および連結情報から媒体用紙情報を作成する媒体用紙情報作成手段１０３と，媒体用紙情報作成手段１０３で作成した媒体用紙情報を記録紙に印刷して媒体用紙Ｐとして出力する媒体用紙出力手段１０４と，を備えている。また，図において，１０５は媒体用紙の作成有無を選択する作成有無選択手段を示す。
【００１９】
媒体用紙情報作成手段１０３は，作成有無選択手段１０５を介して媒体用紙情報の作成有りが選択された場合に，媒体用紙情報を作成するものとする。
【００２０】
また，ファイル手段１０２は，媒体用紙情報作成手段１０３で作成した媒体用紙情報を媒体用紙情報ファイルとして記憶するものとする。
【００２１】
以上の構成において，本発明の文書情報管理システムの概略構成動作を説明する。先ず，読取手段１０１で，シート状またはブック状の原稿Ｇから画像データを読み取って文書情報を作成すると，ファイル手段１０２が，読み取った文書情報を記憶する。なお，この際，文書情報を特定・検索するための検索情報をキーボード等を介して入力したり，所定のルールで自動生成して作成し，該検索情報を文書情報と対応させて記憶すると良い。
【００２２】
また同時に，媒体用紙情報作成手段１０３が，文書情報の全体の画像データを縮小（または，文書情報の一部分の画像データを削除または圧縮）して記載情報を作成し，さらに作成した記載情報とファイル手段１０２に記憶されている元の文書情報とを関連づけるための連結情報を作成し，該記載情報および連結情報から媒体用紙情報を作成する。
【００２３】
この際，媒体用紙情報作成手段１０３による媒体用紙情報の作成は，作成有無選択手段１０５を介して媒体用紙の作成有りが選択された場合にのみ実行することにより，作業性および利便性の向上を図ることができる。また，ファイル手段１０２が，媒体用紙情報作成手段１０３で作成した媒体用紙情報を媒体用紙情報ファイルとして記憶することにより，後で媒体用紙情報ファイルを再利用することが可能となる。
【００２４】
次に，媒体用紙出力手段１０４が，媒体用紙情報作成手段１０３から媒体用紙情報（すなわち，記載情報および連結情報を含む媒体用紙情報）を入力して，記録紙に出力して媒体用紙Ｐとして出力する。この際，媒体用紙出力手段１０４による媒体用紙Ｐの出力は，作成有無選択手段１０５を介して媒体用紙Ｐの作成有りが選択された場合にのみ実行されることになる。
【００２５】
〔実施の形態１〕
図２は，実施の形態１の文書情報管理システムのシステム構成図を示し，それぞれネットワークＮｅｔに接続された文書処理装置２０１，ファイル・サーバー２０２およびファイル装置２０３から構成される。なお，ここでは説明を簡単にするために各装置を１台ずつ示すが，それぞれ複数台配置することも可能である。
【００２６】
文書処理装置２０１は，読取手段１０１，媒体用紙情報作成手段１０３および媒体用紙出力手段１０４の役割を果たすものであり，これらの手段を実現可能な装置であれば良く，例えば，複写機，ファクシミリ装置，電子ファイリング装置，スキャナー等を用いることができる。なお，実施の形態１では，上記各手段を一体の装置に組み込んだ構成を示すが，各手段をそれぞれ別々の装置で構成することも可能である。また，ここでは，文書処理装置２０１として電子ファイリング装置を用いた場合を例として説明する。
【００２７】
ファイル・サーバー２０２は，一般的なファイル・サーバーを使用することができ，後述するファイル装置２０３へ文書処理装置２０１から出力された文書情報ファイルを格納したり，ファイル装置２０３から文書情報ファイルを検索し，文書処理装置２０１へ転送する機能を有している。また，ファイル装置２０３は，ネットワークに接続可能な磁気ディスク装置や，光ディスク装置を用いることができる。なお，ファイル・サーバー２０２およびファイル装置２０３が本発明のファイル手段１０２の役割を果たす。
【００２８】
次に，図３を参照して，実施の形態１の媒体用紙Ｐの構成について説明する。媒体用紙Ｐには，文書処理装置２０１で読み取った文書情報の全体の画像データを縮小した画像である記載情報３０１と，記載情報３０１とファイル装置２０３内に記憶されている文書情報ファイルとを連結させるための連結情報３０２が記録されたコードエリア３０３と，記載情報３０１から特定の記載情報３０１を選択するためのマーク３０４と，媒体用紙Ｐを特定するための番号である媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ  ＮＯ．）３０５と，媒体用紙Ｐの使用者を示すユーザーＩＤの記載欄３０６と，が記録されている。
【００２９】
ここでコードエリア３０３は，２次元バーコードのように光学的に読み取り可能な形式で記録されている。したがって，連結情報３０２もこのコードエリア３０３内に２次元バーコードのように光学的に読み取り可能な形式で記録されている。また，コードエリア３０３内には，媒体用紙Ｐ上における記載情報３０１の記載位置を認識するための情報（後述する記載位置情報４０１）もまた記録されている。したがって，コードエリア３０３を読み取ることによって，記載情報３０１の記載位置を認識することができる。
【００３０】
図４は，媒体用紙Ｐのコードエリア３０３内に記録されている連結情報３０２の構成例を示す説明図である。連結情報３０２は，前述したように記載情報３０１とファイル装置２０３の文書情報ファイルとを連結させるための情報であり，記載情報３０１の記載位置を示す記載位置情報４０１と文書情報ファイルのアドレスを示すアドレス情報４０２とからなる連結情報テーブルとして構成される。したがって，選択された記載情報３０１の記載位置（記載位置情報４０１）が特定されると，連結情報（連結情報テーブル）３０２のアドレス情報４０２によって該当する文書情報ファイルのアドレスが特定される。なお，ここでは説明を簡単にするために連結情報（連結情報テーブル）３０２を記載位置情報４０１とアドレス情報４０２とで構成するが，特に限定するものではなく，ファイル装置２０３内に記憶されている文書情報ファイルを特定して検索可能な情報であれば良い。
【００３１】
以上の構成において，（１）媒体用紙の作成処理，（２）媒体用紙を用いた文書情報の検索・出力処理の順で，その動作を説明する。
【００３２】
（１）媒体用紙の作成処理
図５は，実施の形態１の媒体用紙の作成処理の概略フローチャートを示す。なお，ここでは，電子ファイリング装置である文書処理装置２０１を使用して文書をファイリング（格納）する際に，同時かつ自動的に媒体用紙が作成・出力されるものとする。
【００３３】
先ず，文書処理装置２０１に格納する文書（すなわち，媒体用紙Ｐとして作成する少なくとも１枚の原稿Ｇ）を用意して，該原稿Ｇを１枚ずつ文書処理装置２０１で読み取り，文書情報（画像データ）を入力する（Ｓ５０１）。
【００３４】
次に，読み取った文書情報から文書情報ファイルを作成して，あらかじめ指定された記憶装置に記憶する（Ｓ５０２）。なお，ここでは，記憶装置としてファイル装置２０３が指定されている場合を例とする。したがって，文書情報ファイルはファイル・サーバー２０２を介してファイル装置２０３内に格納される。一方，記憶装置として文書処理装置２０１内の光ディスクまたは磁気ディスクを指定することも可能である。この場合には文書情報ファイルは文書処理装置２０１内に格納され，文書処理装置２０１がファイル手段１０２としての役割も果たすことになる。
【００３５】
続いて，読み取った文書情報の全体の画像データを縮小して記載情報を作成する（Ｓ５０３）。例えば，図６に示すように，原稿として原稿Ｇ１〜Ｇ８の８頁の文書が読み込まれた場合，各頁の文書情報を文書処理装置２０１内の画像編集部（図示せず）で縮小し，各縮小画像を媒体用紙情報（媒体用紙Ｐの出力イメージとなる画像情報であり，媒体用紙Ｐのサイズに応じたメモリ空間を有する）上に頁順に並べて記載情報３０１として作成する。
【００３６】
次に，作成した記載情報３０１とファイル装置２０３に記憶されている元の文書情報とを関連づけるための連結情報３０２を作成する（Ｓ５０４）。具体的には，図４で示したように，記載情報３０１の記載位置を示す記載位置情報４０１とファイル装置２０３内の各文書情報ファイルのアドレスを示すアドレス情報４０２とからなる連結情報テーブルを作成し，２次元コード化して媒体用紙情報上の所定位置（コードエリア３０３）に配置する。
【００３７】
次に，媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ  ＮＯ．）３０５およびユーザーＩＤの記載欄３０６の画像イメージを作成して媒体用紙情報上に配置する（Ｓ５０５）。
【００３８】
続いて，作成した媒体用紙情報を記録紙に印刷して，図３に示したような媒体用紙Ｐを出力する（Ｓ５０６）。
【００３９】
なお，詳細な説明は省略するが，ステップＳ５０５の後に媒体用紙情報をファイル装置２０３または文書処理装置２０１内に記憶するステップを設けて，作成した媒体用紙情報と媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ  ＮＯ．）３０５とを対応させて格納すると良い。このように媒体用紙情報を格納しておけば，必要な時に媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ  ＮＯ．）３０５を入力または読み取らせて同一の媒体用紙Ｐを出力することができ，利便性が向上する。
【００４０】
（２）媒体用紙を用いた文書情報の検索・出力処理
次に，媒体用紙Ｐを用いた文書情報の検索・出力処理について説明する。実施の形態１では，図３に示したように媒体用紙Ｐ上に，元の文書情報（すなわち，元の原稿）の縮小画像が記載情報３０１として記載されているので，この縮小画像を見ながら取り出したい文書情報を選択することができる。選択は，所望の記載情報３０１にレ点をマークしたり，〇で囲む等の方法でマーク３０４を付与（マーキング）することにより行う。
【００４１】
文書処理装置２０１または専用の読取装置で，このマーク３０４を付与した媒体用紙Ｐを読み取らせて，マーク３０４の位置を特定（すなわち，マーク３０４の位置の記載情報３０１が特定されたことになる）し，連結情報３０２（図４参照）から該当する文書情報ファイルのアドレスを特定し，ファイル装置２０３から該当する文書情報を検索して，読み出し，プリンタ等でプリントアウトすることにより，容易に文書情報を取り出すことができる。
【００４２】
なお，媒体用紙Ｐ上にマーク３０４を付与し，記載情報３０１および連結情報３０２を用いて元の文書情報を取り出す方法は，既に，本出願人によって出願された特願平７−２４２７４７号に開示されている方法を用いるものである。
【００４３】
また，あらかじめ各媒体用紙Ｐ毎に記載情報３０１を取り出すことができるユーザーを登録しておき，媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ  ＮＯ．）３０５およびユーザーＩＤの記載欄３０６に記載されたユーザーＩＤを用いて，セキュリティ管理を行うことも可能である。
【００４４】
前述したように実施の形態１によれば，原稿から画像データを読み取るだけで，容易に媒体用紙Ｐを作成することができる。また，媒体用紙Ｐ上の記載情報３０１が元の文書情報の全体の縮小画像であるので，縮小画像を確認しながら，目的とする文書情報を確実に選択して取り出すことができる。
【００４５】
なお，実施の形態１において，さらに文書情報ファイルを記憶する際に，文書処理装置２０１のキーボード等を介して書誌的事項を入力し，該書誌的事項と文書情報ファイルとをセットにして記憶することにより，書誌的事項を用いて文書処情報ファイルを検索できるようにしても良い。この場合には，専用の検索装置が必要となるが，通常は電子ファイリング装置にはこの検索機能がついているので，この機能を用いることで容易に対応できる。
【００４６】
〔実施の形態２〕
実施の形態２の文書情報管理システムおよび媒体用紙の作成方法は，実施の形態１と同様のシステム構成において，媒体用紙Ｐの記載情報３０１を作成する際に，文書情報の一部分の画像データを削除または圧縮して記載情報３０１を作成するようにしたものである。なお，基本的な構成および動作は実施の形態１と同様につき，ここでは異なる部分のみを説明する。
【００４７】
図７は，実施の形態２の媒体用紙の作成処理の概略フローチャートを示し，図５の実施の形態１と共通の符号は同一の処理を示す。
【００４８】
先ず，ステップＳ５０１で文書情報（画像データ）を入力し，ステップＳ５０２で文書情報ファイルを記憶する。
【００４９】
続いて，読み取った文書情報の一部分の画像データを削除または圧縮し，記載情報として作成する（Ｓ７０１）。具体的には，記載情報３０１としては，図８（ａ），（ｂ）に示すように，各頁の文書情報を縦方向また横方向（副走査方向または主走査方向）のどちらかを圧縮（または削除）して出力する。
【００５０】
なお，図８（ａ）は文書情報の縦方向を圧縮した記載情報３０１を媒体用紙情報上に頁順に並べた例を示し，各頁とも同様に縦方向が短くなって表示されている。換言すれば，記載情報３０１は元の文書情報の上部が表示されており，この部分には，文書のタイトルや作成者等の文書識別を行える情報が存在する可能性がかなり高いので，所望の文書情報を選択するのに有用である。
【００５１】
また，図８（ｂ）は文書情報の横方向を圧縮した記載情報３０１を媒体用紙情報上に頁順に並べた例を示し，各頁とも同様に横方向が短くなって表示されている。換言すれば，記載情報３０１は元の文書情報の左部分を見せるように表示されているので，各行の主要な文章は判読して所望の文書情報を選択するのに有用である。
【００５２】
次に，ステップＳ５０４で連結情報３０２を作成し，ステップＳ５０５で媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ  ＮＯ．）３０５およびユーザーＩＤの記載欄３０６の画像イメージを作成して媒体用紙情報上に配置し，ステップＳ５０６で作成した媒体用紙情報を記録紙に印刷して媒体用紙Ｐを出力する。
【００５３】
前述したように実施の形態２によれば，実施の形態１と同様の効果を得ることができる。また，実施の形態２では，記載情報３０１として元の文書情報の縦または横を縮小する例を示したが，例えば，文書情報の下半分や，右半分を削除して，文書情報の上半分または左半分を少なくとも文字が充分に判読できるだけの縮小率で縮小した記載情報３０１を作成しても良い。全体の画像の一部が欠落しても文書の峻別ができるならばそれで充分である。さらに，元の文書情報の左上部４分の１を所定のサイズまで縮小する方法でも同様の効果を得ることができる。
【００５４】
〔実施の形態３〕
図９は，実施の形態３の文書情報管理システムのシステム構成図を示し，実施の形態１の文書処理装置２０１に代えてファクシミリ装置９０１を用い，さらにファクシミリ装置９０１と電話回線を介して接続された遠隔地のファクシミリ装置９０２を配置したものである。なお，実施の形態１と同一の符号は同一の機能を有する。
【００５５】
ここで，ファクシミリ装置９０１は，実施の形態１の文書処理装置２０１と同様の機能を有するファクシミリ装置であり，本発明の読取手段１０１，媒体用紙情報作成手段１０３および媒体用紙出力手段１０４の役割を果たす。
【００５６】
また，ファクシミリ装置９０２は，一般的なファクシミリ装置を用いることができる。
【００５７】
以上の構成において，ファクシミリ送信時における媒体用紙の作成処理について説明する。文書（すなわち，原稿Ｇ）をファクシミリ装置９０１を介して遠隔地のファクシミリ装置９０２に送信する場合，先ず，ファクシミリ装置９０１で原稿Ｇを読み取る。準備作業としは，ファクシミリ装置９０１の操作部（図示せず）を用いて原稿Ｇの送信先（ここでは，ファクシミリ装置９０２）や，媒体用紙Ｐの作成要否をあらかじめ入力しておく。もし，媒体用紙Ｐの作成要否の入力がなかった場合には，入力するように表示または警告するようにしても良い。
【００５８】
ファクシミリ装置９０１は，原稿Ｇの画像データを読み取ると，読み取った画像データ（すなわち，文書情報）を指定された遠隔地のファクシミリ装置９０２に伝送する。このファクシミリ装置９０２から原稿Ｇの文書情報がプリントアウトされる。
【００５９】
一方，ファクシミリ装置９０１は，媒体用紙Ｐの作成要求があった場合，上記の画像データの伝送が終了した時，または作業の途中から，図５または図７のステップＳ５０２を除く各ステップＳを実行して，媒体用紙Ｐを作成し，自動的に出力する。
【００６０】
実施の形態３によれば，実施の形態１と同様に容易に媒体用紙Ｐを作成することに加えて，ファクシミリ送信時にも，媒体用紙の作成要否を指定するだけで媒体用紙を作成することができる。なお，詳細な説明は省略するが，ファクシミリ装置に代えて複写機を用いて，複写する際に同様に媒体用紙の作成要否を指定するだけで媒体用紙を作成することも可能である。
【００６１】
〔実施の形態４〕
実施の形態４は，実施の形態１の文書情報管理システムと同様の構成において，文書処理装置２０１に，本発明の作成有無選択手段１０５の機能を持たせたものである。
【００６２】
実施の形態１では，電子ファイリング装置である文書処理装置２０１に文書を格納する際に，同時かつ自動的に媒体用紙Ｐが作成・出力される例を示したが，実際に使用するときには，文書処理装置２０１で処理した文書の全てを媒体用紙Ｐの作成対象とする必要はない。当然，媒体用紙Ｐを作成したいか否かを選択する必要がある。また，一律に媒体用紙情報を作成すると，不必要なものまで媒体用紙情報の作成作業を行ってしまい，無駄が生じたり，作業効率が悪いという不具合が生じる。
【００６３】
したがって，実施の形態４では，文書処理装置２０１の表示画面およびキーボード（図示せず）を作成有無選択手段として用いて，媒体用紙Ｐの作成有無を選択可能としたものである。
【００６４】
図１０は，実施の形態４の媒体用紙の作成処理の概略フローチャートを示す。なお，ここでは，電子ファイリング装置である文書処理装置２０１に文書を格納する際に，媒体用紙Ｐの作成有無の選択を行うものとする。
【００６５】
先ず，文書処理装置２０１に格納する文書（すなわち，媒体用紙Ｐとして作成する少なくとも１枚の原稿Ｇ）を用意して，該原稿Ｇを１枚ずつ文書処理装置２０１で読み取り，文書情報（画像データ）を入力する（Ｓ１００１）。
【００６６】
次に，オペレータが文書処理装置２０１に媒体用紙Ｐの作成有無の選択を入力すると（Ｓ１００２），文書処理装置２０１は媒体用紙Ｐの作成有無を判定し（Ｓ１００３），作成有りが選択されている場合には，読み取った文書情報から文書情報ファイルを作成して，あらかじめ指定された記憶装置に記憶して（Ｓ１００４），処理を終了する。
【００６７】
一方，ステップＳ１００３で，作成無しが選択されている場合には，読み取った文書情報から文書情報ファイルを作成して，あらかじめ指定された記憶装置に記憶し（Ｓ１００５），読み取った文書情報から記載情報３０１を作成し（Ｓ１００６），作成した記載情報３０１とファイル装置２０３に記憶されている元の文書情報とを関連づけるための連結情報３０２を作成する（Ｓ１００７）。
【００６８】
次に，媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ  ＮＯ．）３０５およびユーザーＩＤの記載欄３０６の画像イメージを作成して媒体用紙情報上に配置し（Ｓ１００８），作成した媒体用紙情報を記録紙に印刷して，図３に示したような媒体用紙Ｐを出力すると共に，媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ  ＮＯ．）３０５を検索キーとして作成して媒体用紙情報をファイル装置２０３に格納・記憶する（Ｓ１００９）。
【００６９】
前述したように実施の形態４によれば，媒体用紙Ｐの作成有無を選択可能であるので，作業性および利便性の向上を図ることができる。
【００７０】
〔実施の形態５〕
前述した実施の形態１〜実施の形態４では，読み取った文書情報の全体または一部の画像データから記載情報を作成する例を示したが，実施の形態５では，文書情報の文書タイトルを入力または生成して記載情報を作成するものである。この場合，文書タイトルの入力または生成は，ＯＣＲで文書タイトル（文書名）を読み取って文字認識して取り込むか，外部からオペレータがキー入力するか，所定のファーマットに文書タイトルを記入（手書きでも良い）してこれを読み取って文書タイトルにする等が考えられる。なお，基本的な構成および動作は実施の形態１と同様であるため，ここでは異なる部分のみを説明する。
【００７１】
図１１は，実施の形態５の媒体用紙の作成処理の概略フローチャートを示し，図５の実施の形態１と共通の符号は同一の処理を示す。
【００７２】
先ず，ステップＳ５０１で文書情報（画像データ）を入力し，ステップＳ５０２で文書情報ファイルを記憶する。
【００７３】
続いて，文書処理装置２０１のキーボードを用いて，オペレータが文書タイトルをキー入力し，入力した文書タイトルを記載情報３０１として作成する（Ｓ１００１）。例えば，文書タイトルとして『ＰＵＩコピー解説書』が入力されると，図１２に示すように，文書タイトルが記載情報３０１として作成される。また，複数の頁からなる文書（原稿Ｇ）の場合には，文書タイトルは最初の頁だけに付すのが通常であるので，このような場合，２頁目以降は，その文書タイトルの後に頁を併記して記載情報３０１とする。
【００７４】
次に，ステップＳ５０４で連結情報３０２を作成し，ステップＳ５０５で媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ  ＮＯ．）３０５およびユーザーＩＤの記載欄３０６の画像イメージを作成して媒体用紙情報上に配置し，ステップＳ５０６で作成した媒体用紙情報を記録紙に印刷して媒体用紙Ｐを出力する。
【００７５】
前述したように実施の形態５によれば，実施の形態１と同様の効果に加えて，文書タイトルを記載情報とした媒体用紙を簡単かつ効率的に作成することができる。
【図面の簡単な説明】
【００７６】
【図１】本発明の文書情報管理システムのクレーム対応図である。
【図２】実施の形態１の文書情報管理システムのシステム構成図である。
【図３】実施の形態１の媒体用紙の構成を示す説明図である。
【図４】実施の形態１の連結情報の構成例を示す説明図である。
【図５】実施の形態１の媒体用紙の作成処理の概略フローチャートである。
【図６】実施の形態１の記載情報の作成方法を示す説明図である。
【図７】実施の形態２の媒体用紙の作成処理の概略フローチャートである。
【図８】実施の形態２の記載情報の作成方法を示す説明図である。
【図９】実施の形態３の文書情報管理システムのシステム構成図である。
【図１０】実施の形態４の媒体用紙の作成処理の概略フローチャートである。
【図１１】実施の形態５の媒体用紙の作成処理の概略フローチャートである。
【図１２】実施の形態５の記載情報を示す説明図である。
【符号の説明】
【００７７】
１０１    読取手段
１０２    ファイル手段
１０３    媒体用紙情報作成手段
１０４    媒体用紙出力手段
１０５    作成有無選択手段
２０１    文書処理装置
２０２    ファイル・サーバー２０２
２０３    ファイル装置
３０１    記載情報
３０２    連結情報
３０３    コードエリア
３０４    マーク
３０５    媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ  ＮＯ．）
３０６    ユーザーＩＤの記載欄
４０１    記載位置情報
４０２    アドレス情報
９０１    ファクシミリ装置
９０２    遠隔地のファクシミリ装置
Ｇ    原稿
Ｐ    媒体用紙
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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