(57)【要約】【課題】フォルダのセキュリティ機能において、そのセキュリティ機能を維持するか解除するかを決定し、データ容量の有効利用を可能にするデータ処理装置およびそのセキュリティ機能の解除方法を提供する。【解決手段】セキュリティ情報処理部はアクセス監視手段によりデータ格納部内の全フォルダに対して最後のアクセスからの時間経過を監視し、最後のアクセスから所定時間が経過したフォルダを検知した場合、電子メールアドレス確認部は当該フォルダに登録されている電子メールアドレスに対して電子メールを送信し、電子メールサーバ等からの電子メールの送信が不可能である等の通知を受信した場合、管理ユーザ無効と判断し、セキュリティ情報処理部は、セキュリティ解除手段によりフォルダのセキュリティを解除する。【選択図】図１
2006260022.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを格納する格納手段と、
前記格納手段に含まれる区分格納領域にデータを格納するデータ処理手段と、
前記区分格納領域に対して設定された該区分格納領域内のデータにアクセスするためのセキュリティ情報と、該区分格納領域を管理するユーザのユーザ情報とを関連付けて管理するセキュリティ情報管理手段と、
前記区分格納領域の未アクセス状態を監視するアクセス監視手段と、
前記アクセス監視手段が前記区分格納領域の未アクセス状態が所定期間継続したことを検知した際に、該区分格納領域のユーザ情報の有効／無効を確認するユーザ情報確認手段と、
前記ユーザ情報確認手段で前記ユーザ情報が無効であることを確認した場合、未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域に対して設定されたセキュリティ情報を解除するセキュリティ解除手段と
を具備することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
前記ユーザ情報は、
前記ユーザが所有する電子メールアドレスであり、
前記ユーザ情報確認手段は、
前記電子メールアドレスの有効／無効を確認する
ことを特徴とする請求項１記載のデータ処理装置。
【請求項３】
前記ユーザ情報確認手段は、
前記電子メールアドレスに電子メールを送信し、該電子メールの送信の可能／不可能に基づいて該電子メールアドレスの有効／無効を確認する
ことを特徴とする請求項２記載のデータ処理装置。
【請求項４】
前記セキュリティ解除手段は、
前記未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域内のデータの削除を行う
ことを特徴とする請求項１記載のデータ処理装置。
【請求項５】
前記セキュリティ解除手段は、
前記未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域の削除を行う
ことを特徴とする請求項４記載のデータ処理装置。
【請求項６】
データを格納する格納手段と、該格納手段に含まれる区分格納領域にデータを格納するデータ処理手段とを具備するデータ処理装置におけるセキュリティ機能の解除方法において、
前記区分格納領域に対して設定された該区分格納領域内のデータにアクセスするためのセキュリティ情報と、該区分格納領域を管理するユーザのユーザ情報とをセキュリティ情報管理手段により関連付けて管理し、
前記区分格納領域の未アクセス状態をアクセス監視手段により監視し、
前記区分格納領域の未アクセス状態が所定期間継続したことを検知した際に、該区分格納領域のユーザ情報の有効／無効をユーザ情報確認手段により確認し、
前記ユーザ情報が無効であることを確認した場合、未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域に対して設定されたセキュリティ情報をセキュリティ解除手段により解除する
ことを特徴とするデータ処理装置におけるセキュリティ機能の解除方法。
【請求項７】
前記ユーザ情報は、
前記ユーザが所有する電子メールアドレスであり、
前記ユーザ情報確認手段は、
前記電子メールアドレスの有効／無効を確認する
ことを特徴とする請求項６記載のデータ処理装置におけるセキュリティ機能の解除方法。
【請求項８】
前記ユーザ情報確認手段は、
前記電子メールアドレスに電子メールを送信し、該電子メールの送信の可能／不可能に基づいて該電子メールアドレスの有効／無効を確認する
ことを特徴とする請求項７記載のデータ処理装置におけるセキュリティ機能の解除方法。
【請求項９】
前記セキュリティ解除手段は、
前記未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域内のデータの削除を行う
ことを特徴とする請求項６記載のデータ処理装置におけるセキュリティ機能の解除方法。
【請求項１０】
前記セキュリティ解除手段は、
前記未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域の削除を行う
ことを特徴とする請求項９記載のデータ処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ処理装置およびそのセキュリティ機能の解除方法に関し、特に、セキュリティ機能付きの複数のフォルダでデータを管理するデータ処理装置およびそのセキュリティ機能の解除方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、スキャナで読み取ったスキャンデータ、ファクシミリ通信で受信したファクシミリ受信画像等を指定のフォルダ（例えば、親展ボックス）内に格納し、他者がフォルダに格納している画像、スキャンデータ等を閲覧できないように、フォルダに対してセキュリティ情報（例えば、パスワード、アカウント情報等）を設定することができる。
【０００３】
例えば、所望のパスワードを入力することにより、一旦格納された受信データを出力することができる親展通信機能を備えたファクシミリ装置等のデータ通信装置がある（例えば、特許文献１参照。）。
【特許文献１】特開２００１−１１１８４５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、フォルダに対してセキュリティ情報を設定したユーザが、そのフォルダを放置した場合、セキュリティ情報を設定したユーザ以外はフォルダを操作することができないため、使用されていないフォルダが残存することになり、無駄なデータ容量とレイアウトスペースが使用されたままになるという問題がある。
【０００５】
このような問題を解決するために、所定の時間の経過とともにセキュリティ情報の設定を解除する方法があるものの、ユーザの意図に関係無く不本意なセキュリティ情報の設定の解除を引き起こす可能性がある。
【０００６】
そこで、本発明は、ファイル、フォルダ等のセキュリティ機能において、ユーザの有無を電子メールアドレスの有効／無効で確認し、そのセキュリティ機能を維持するか解除するかを決定し、データ容量の有効利用を可能にするデータ処理装置およびそのセキュリティ機能の解除方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、請求項１の発明は、データを格納する格納手段と、前記格納手段に含まれる区分格納領域にデータを格納するデータ処理手段と、前記区分格納領域に対して設定された該区分格納領域内のデータにアクセスするためのセキュリティ情報と、該区分格納領域を管理するユーザのユーザ情報とを関連付けて管理するセキュリティ情報管理手段と、前記区分格納領域の未アクセス状態を監視するアクセス監視手段と、前記アクセス監視手段が前記区分格納領域の未アクセス状態が所定期間継続したことを検知した際に、該区分格納領域のユーザ情報の有効／無効を確認するユーザ情報確認手段と、前記ユーザ情報確認手段で前記ユーザ情報が無効であることを確認した場合、未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域に対して設定されたセキュリティ情報を解除するセキュリティ解除手段とを具備することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記ユーザ情報は、前記ユーザが所有する電子メールアドレスであり、前記ユーザ情報確認手段は、前記電子メールアドレスの有効／無効を確認することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３の発明は、請求項２の発明において、前記ユーザ情報確認手段は、前記電子メールアドレスに電子メールを送信し、該電子メールの送信の可能／不可能に基づいて該電子メールアドレスの有効／無効を確認することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４の発明は、請求項１の発明において、前記セキュリティ解除手段は、前記未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域内のデータの削除を行うことを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５の発明は、請求項４の発明において、前記セキュリティ解除手段は、前記未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域の削除を行うことを特徴とする。
【００１２】
また、請求項６の発明は、データを格納する格納手段と、該格納手段に含まれる区分格納領域にデータを格納するデータ処理手段とを具備するデータ処理装置におけるセキュリティ機能の解除方法において、前記区分格納領域に対して設定された該区分格納領域内のデータにアクセスするためのセキュリティ情報と、該区分格納領域を管理するユーザのユーザ情報とをセキュリティ情報管理手段により関連付けて管理し、前記区分格納領域の未アクセス状態をアクセス監視手段により監視し、前記区分格納領域の未アクセス状態が所定期間継続したことを検知した際に、該区分格納領域のユーザ情報の有効／無効をユーザ情報確認手段により確認し、前記ユーザ情報が無効であることを確認した場合、未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域に対して設定されたセキュリティ情報をセキュリティ解除手段により解除することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項７の発明は、請求項６の発明において、前記ユーザ情報は、前記ユーザが所有する電子メールアドレスであり、前記ユーザ情報確認手段は、前記電子メールアドレスの有効／無効を確認することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項８の発明は、請求項７の発明において、前記ユーザ情報確認手段は、前記電子メールアドレスに電子メールを送信し、該電子メールの送信の可能／不可能に基づいて該電子メールアドレスの有効／無効を確認することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項９の発明は、請求項６の発明において、前記セキュリティ解除手段は、前記未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域内のデータの削除を行うことを特徴とする。
【００１６】
また、請求項１０の発明は、請求項９の発明において、前記セキュリティ解除手段は、前記未アクセス状態が所定期間継続した区分格納領域の削除を行うことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、使用されなくなったにもかかわらずアクセスすることができなかったフォルダにアクセスすることが可能になり、データ容量の有効利用が可能になるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明に係るデータ処理装置およびそのセキュリティ機能の解除方法の実施の形態について添付図面を参照して詳細に説明する。
【００１９】
図１は、本発明に係るデータ処理装置１の機能的な構成の一例を示すブロック図である。
【００２０】
図１に示すように、データ処理装置１は、データ入力制御部２、データ処理部３、データ出力制御部４、データ格納部５、セキュリティ情報入力制御部６、セキュリティ情報処理部７、電子メールアドレス確認部８を具備して構成される。
【００２１】
データ入力制御部２は、種々のデータ（例えば、スキャナで読み取ったスキャンデータ、ファクシミリ通信で受信したファクシミリ受信画像等）を受け付ける処理を行う。
【００２２】
データ処理部３は、データ入力制御部２で受け付けたデータをデータ格納部５に格納する処理、データ格納部５に格納されているデータを取り出す処理等を行う。
【００２３】
データ出力制御部４は、データ処理部３で取り出したデータを出力（例えば、表示装置にデータを表示、ネットワーク８等を介してＰＣ等の情報処理装置にデータを送信、ファクシミリ通信を介してデータをファクシミリ送信等）する処理を行う。
【００２４】
データ格納部５は、データを格納するための記憶領域であり、階層的にファイルを管理することが可能な複数個のフォルダが含まれ、フォルダ内のデータを処理するためのセキュリティ情報（例えば、パスワード、アカウント情報等）がフォルダに対して設定されている。
【００２５】
セキュリティ情報入力制御部６は、セキュリティ情報を受け付ける処理を行う。
【００２６】
セキュリティ情報処理部７は、データ格納部５のフォルダに対応するセキュリティ情報とそのフォルダの管理ユーザの電子メールアドレスとを関連付けて管理するセキュリティ情報管理手段、セキュリティ情報入力制御部６で受け付けたセキュリティ情報の認証処理を行うセキュリティ情報認証手段、全フォルダに対して最後のアクセスからの時間経過を監視するアクセス監視手段、フォルダの管理ユーザの電子メールアドレスが無効であると確認した際に当該フォルダに対して設定されたセキュリティを解除するセキュリティ解除手段を有する。
【００２７】
電子メールアドレス確認部８は、セキュリティ情報処理部７で最後のアクセスから所定時間が経過したフォルダを検知した際に当該フォルダの管理ユーザの電子メールアドレス宛にネットワーク９を介して電子メールを送信し、当該管理ユーザの電子メールの有効／無効を確認する処理を行う。
【００２８】
図２は、セキュリティ情報処理部７が管理するフォルダに対して設定されたセキュリティ情報と電子メールアドレスとの関連テーブル１０の一例を示す図である。
【００２９】
図２に示すように、「フォルダ名」の欄には各フォルダの名称が登録されており、基本的にこのフォルダ名はユーザが自由に登録・変更することができ、「セキュリティ情報」の欄にはセキュリティ情報そのものが登録されており、通常は英数文字で構成され、「電子メールアドレス」の欄にはそのフォルダの管理ユーザ、アカウントユーザ等の電子メールアドレスが登録されている。なお、図２に示す関連テーブルの「フォルダ４」を管理しているのはアカウントであるため、「フォルダ４」の「電子メールアドレス」の欄には当該アカウントに所属する全ユーザの電子メールアドレスが登録される。ただし、アカウントに所属する全ユーザの電子メールアドレスを必ずしも登録する必要は無く、アカウントの代表者、責任者等の電子メールのみを登録しても良い。
【００３０】
次に、データ処理装置１の機能的な動作について図１を参照して説明する。
【００３１】
セキュリティ情報処理部７は、アクセス監視手段によりデータ格納部５内の全フォルダに対して最後のアクセスからの時間経過を監視し、最後のアクセスから所定時間が経過したフォルダを検知した場合、当該フォルダに登録されている電子メールアドレスを電子メールアドレス確認部８に渡し、電子メールアドレス確認部８は電子メールアドレスを受け取ると、受け取った電子メールアドレスに対して電子メールを送信する。
【００３２】
ここで、電子メールの送信が完了した場合、電子メールアドレス確認部８は管理ユーザ有効と判断し、当該フォルダのプロパティ、アクセスログ等を電子メールに添付して当該管理ユーザに送信する。
【００３３】
また、電子メールサーバ等からの電子メールの送信が不可能である等の通知を受信した場合、電子メールアドレス確認部８は管理ユーザ無効と判断し、セキュリティ情報処理部７はセキュリティ解除手段によりフォルダのセキュリティを解除する。
【００３４】
なお、管理ユーザの電子メールアドレスの確認方法として、他に、電子メールアドレス管理サーバのアドレス帳にアクセスし、電子メールアドレスの有無を確認する方法、グループウェアの様なユーザ管理のＷｅｂ登録状況にアクセスし、電子メールアドレスの有無を確認する方法がある。
【００３５】
なお、フォルダのセキュリティの解除として、フォルダに設定されたセキュリティ情報を解除して誰でも当該フォルダのデータにアクセス可能にするセキュリティの解除、また、フォルダに設定されたセキュリティ情報を解除し、且つ当該フォルダ内のデータを削除することで、フォルダの再利用を計るセキュリティの解除、また、フォルダに設定されたセキュリティ情報を解除し、且つ当該フォルダおよび当該フォルダ内のデータを削除することで、記憶領域の再利用を計るセキュリティの解除がある。ここで、データ処理装置１の管理者は、どのようなセキュリティの解除を行うか選択することができる。
【００３６】
また、フォルダに対してアカウントに所属する全ユーザの電子メールアドレスが登録されている場合、電子メールアドレス確認部８は全ユーザの電子メールアドレスに対して電子メールを送信し、全ての電子メールアドレスの送信が不可能の時に当該フォルダのセキュリティの解除を行う。
【００３７】
次に、データ処理装置が行うセキュリティ解除処理について図３に示すフローチャートを参照して説明する。
【００３８】
全フォルダに対して最後のアクセスからの時間経過を監視し、所定時間未アクセスのフォルダが有ることを検知した場合（ステップＳ３０１でＹＥＳ）、当該フォルダに登録されている電子メールアドレスに対して電子メールを送信し（ステップＳ３０２）、電子メールの送信が完了した場合（ステップＳ３０３でＹＥＳ）、セキュリティ解除処理を終了し、電子メールの送信が完了しない場合（ステップＳ３０３でＮＯ）、当該フォルダのセキュリティを解除し（ステップＳ３０４）、セキュリティ解除処理を終了する。
【００３９】
なお、上述したセキュリティ解除処理をログとして残すこともできる。
【００４０】
従って、本発明に係るデータ処理装置により、使用されなくなったにもかかわらず、アクセスできなかったファイルサーバ内に設けられた種々のデータを格納するセキュリティ機能付きのフォルダ若しくはディレクトリ、複合機の内部メモリ内に設けられたスキャンデータを格納するセキュリティ機能付きの親展ボックス、ファクシミリ装置の内部メモリ内に設けられたファクシミリ受信画像を格納するセキュリティ機能付きの親展ボックス等のセキュリティ機能を解除することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】本発明に係るデータ処理装置の機能的な構成の一例を示すブロック図である。
【図２】セキュリティ情報処理部が管理するフォルダに対して設定されたセキュリティ情報と電子メールアドレスとの関連テーブルの一例を示す図である。
【図３】データ処理装置が行うセキュリティ解除処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４２】
１    データ処理装置
２    データ入力制御部
３    データ処理部
４    データ出力制御部
５    データ格納部
６    セキュリティ情報入力制御部
７    セキュリティ情報処理部
８    電子メールアドレス確認部
９    ネットワーク
１０    セキュリティ情報と電子メールアドレスとの関連テーブル
【図１】
2006260022.tif 000003
【図２】
2006260022.tif 000004
【図３】
2006260022.tif 000005