(57)【要約】【課題】画像形成装置等においてボックス機能を使用するとき、使い勝手を損なわず、かつ多くの記憶領域を必要とすることなく、特定の複数名で文書を共有できる文書管理装置及び文書管理プログラムを提供する。【解決手段】区分けされた記憶領域であるボックスのうちの第１のボックスに蓄積された文書を共有化する要求を受信する共有化要求受信手段１０１と、文書を共有させる１人以上の個々のユーザに対応付けられた第２のボックスの情報を受信するボックス情報受信手段１０１と、前記第２のボックスのすべてに、前記第１のボックスに蓄積された文書へのリンク情報を記述したショートカットを作成するショートカット作成手段１０１と、作成されたショートカットへのアクセスを、該ショートカットに記述されたリンク先である前記文書へのアクセスに置き換えて処理するリンク手段１０１を備えている。【選択図】  図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
区分けされた記憶領域であるボックスのうちの第１のボックスに蓄積された文書を共有化する要求を受信する共有化要求受信手段と、
前記共有化要求がなされた文書を共有させる１人以上の個々のユーザに対応付けられた第２のボックスの情報を受信するボックス情報受信手段と、
前記ボックス情報受信手段により受信したボックス情報で示される全ての第２のボックスに、前記第１のボックスに蓄積された文書へのリンク情報を記述したショートカットを作成するショートカット作成手段と、
前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットへのアクセスを、該ショートカットに記述されたリンク先である前記文書へのアクセスに置き換えて処理するリンク手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記ショートカット作成手段によリショートカットが作成されたとき、前記第２のボックスの各々に関係付けられた通知宛先にその旨を通知するショートカット作成通知手段をさらに備えている請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記ショートカット作成手段によるショートカット作成後の経過時間を計時する計時手段と、
前記計時手段により計時した経過時間が所定時間に到達したショートカットを削除する第１のショートカット削除手段と、
をさらに備えている請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記第１のボックスに蓄積されている共有文書を削除する共有文書削除手段と、
前記共有文書削除手段による共有文書の削除に連動して、該文書へのリンク情報を記述したすべてのショートカットを削除する第２のショートカット削除手段と、
をさらに備えている請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットへのアクセス回数を計数するアクセス回数計数手段と、
前記アクセス回数計数手段により計数されたアクセス回数が所定回数に到達したショートカットへのアクセスを禁止するアクセス回数制限手段と、
をさらに備えている請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記第２のボックスに作成された個々のショートカットに対して実行可能な機能を設定する機能設定手段と、
前記機能設定手段により設定された範囲内でのみ、前記ショートカットに対して実行できる機能を認める機能制限手段と、
をさらに備えている請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記ショートカット作成手段により作成したショートカットヘのアクセスの履歴を記録するアクセス履歴記録手段をさらに備えている請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記共有文書へのリンク情報を記述したすべてのショートカットがアクセスされたとき、前記第１のボックスに関係付けられた通知宛先にその旨を通知するアクセス完了通知手段をさらに備えている請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項９】
区分けされた記憶領域であるボックスのうちの第１のボックスに蓄積された文書を共有化する要求を受信する共有化要求受信手段と、
前記共有化要求がなされた文書を共有するために用いる第２のボックスの情報を受信するボックス情報受信手段と、
前記第１のボックスに蓄積された文書を共有させる１人以上のユーザの識別情報を受信する共有ユーザ情報受信手段と、
前記ボックス情報受信手段により受信したボックス情報で示される第２のボックスに、前記第１のボックスに蓄積された文書へのリンク情報と前記ユーザ識別情報とを記述したショートカットを作成するショートカット作成手段と、
前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットにアクセスするにあたって入力されたユーザ識別情報が、前記ショートカットに記述されているユーザ識別情報のいずれかと一致するかどうかにより、前記ショートカットへのアクセスの可否を判定するユーザ認証手段と、
前記ユーザ認証手段によりアクセス可と認められた場合に限って、前記ショートカットヘのアクセスを、該ショートカットに記述されたリンク先である前記文書へのアクセスに置き換えて処理するリンク手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１０】
前記ユーザ識別情報は、ユーザ名およぴパスワードである請求項９に記載の文書管理装置。
【請求項１１】
前記ショートカット作成手段によリショートカットが作成されたとき、前記ショートカットに記述された各ユーザ識別情報に関係付けられた通知宛先にその旨を通知するショートカット作成通知手段をさらに備えている請求項９に記載の文書管理装置。
【請求項１２】
前記ショートカット作成手段によるショートカット作成後の経過時間を計時する計時手段と、
前記計時手段により計時した経過時間が所定時間に到達したショートカットを削除する第１のショートカット削除手段と、
をさらに備えている請求項９に記載の文書管理装置。
【請求項１３】
前記第１のボックスに蓄積されている共有文書を削除する共有文書削除手段と、
前記共有文書削除手段による共有文書の削除に連動して、該文書へのリンク情報を記述したすべてのショートカットを削除する第２のショートカット削除手段と、
をさらに備えている請求項９に記載の文書管理装置。
【請求項１４】
前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットへのアクセス回数を前記ユーザ識別情報毎に計数するアクセス回数計数手段と、
前記アクセス回数計数手段により計数されたアクセス回数が所定回数に到達したユーザ識別情報のユーザに対して、ショートカットへのアクセスを禁止するアクセス回数制限手段と、
をさらに備えている請求項９に記載の文書管理装置。
【請求項１５】
前記ユーザ識別情報の各々に対して実行可能な機能を設定する機能設定手段と、
前記機能設定手段により設定された範囲内でのみ、前記ショートカットに対して前記ユーザ識別情報毎に実行できる機能を認める機能制限手段と、
をさらに備えている請求項９に記載の文書管理装置。
【請求項１６】
前記ショートカット作成手段により作成したショートカットへの前記ユーザ識別情報別のアクセスの履歴を記録するアクセス履歴記録手段をさらに備えている請求項９に記載の文書管理装置。
【請求項１７】
前記共有文書へのリンク情報を記述したショートカットが、前記ユーザ識別情報で示されるすべてのユーザによりアクセスされたとき、前記第１のボックスに関係付けられた通知宛先にその旨を通知するアクセス完了通知手段をさらに備えている請求項９に記載の文書管理装置。
【請求項１８】
区分けされた記憶領域であるボックスのうちの第１のボックスに蓄積された文書を共有化する要求を受信するステップと、
前記共有化要求がなされた文書を共有させる１人以上の個々のユーザに対応付けられた第２のボックスの情報を受信するステップと、
前記受信したボックス情報で示される全ての第２のボックスに、前記第１のボックスに蓄積された前記文書へのリンク情報を記述したショートカットを作成するステップと、
前記作成されたショートカットへのアクセスを、該ショートカットに記述されたリンク先である前記文書へのアクセスに置き換えて処理するステップと、
をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【請求項１９】
区分けされた記憶領域であるボックスのうちの第１のボックスに蓄積された文書を共有化する要求を受信するステップと、
前記共有化要求がなされた文書を共有するために用いる第２のボックスの情報を受信するステップと、
前記第１のボックスに蓄積された文書を共有させる１人以上のユーザの識別情報を受信するステップと、
前記受信したボックス情報で示される第２のボックスに、前記第１のボックスに蓄積された文書へのリンク情報と前記ユーザ識別情報とを記述したショートカットを作成するステップと、
前記作成されたショートカットにアクセスするにあたって入力されたユーザ識別情報が、前記ショートカットに記述されているユーザ識別情報のいずれかと一致するかどうかにより、前記ショートカットへのアクセスの可否を判定するステップと、
前記判定によりアクセス可と認められた場合に限って、前記ショートカットヘのアクセスを、該ショートカットに記述されたリンク先である前記共有文書へのアクセスに置き換えて処理するステップと、
をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置等に適用され、文書（画像データを含む）を区分けして記憶可能なボックス機能を有する文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年の画像形成装置は、受信したプリントデータやファクシミリデータを直ちにプリント出力する機能に加えて、ハードディスク等の記憶装置に電子データを一旦記憶し、ユーザの希望のタイミングでプリント出力する機能を有している。
【０００３】
さらに、前記電子データを、ユーザ毎にあるいはグループ毎に、「ボックス」と称される区分けされた記憶領域に記憶する画像形成装置もある。
【０００４】
こうしたボックスに関する技術としては、受信したファクシミリ情報を区分する工程を備え、受信したファクシミリ情報を、該情報から認識した宛先ごとに分割された宛先専用ボックスに振り分けるファクシミリ装置が開示されている（特許文献１）。
【０００５】
また、親展文書を受信すると、親展先ユーザの個人ボックスにその親展文書を格納するとともに、自身のＷｅｂサーバにこの親展文書の記憶先を登録し、その後、親展先ユーザに親展文書を受信したことを電子メールで通知し、これを受けた親展先ユーザが、パーソナルコンピュータから該ファクシミリ装置にアクセスし、ＩＤ、パスワードを入力すると、親展文書へのリンク先を通知し、これを用いて親展文書の閲覧を行うことができるファクシミリ装置が開示されている（特許文献２）。
【０００６】
また、このようなボックスの技術を備えた画像形成装置として、さらに、パスワード等により特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するよう保護された、いわゆる「プライベートボックス」を備えた画像形成装置もある。また、ユーザの使い勝手を考慮し、プライベートボックスと、アクセスに制限を設けない、いわゆる「パブリックボックス」の2種類を同時に備えたものもある。
【特許文献１】特開平１１−１９６２０６号公報
【特許文献２】特開平１１−２３９２３８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ところが、前述したような画像形成装置のボックス機能を使用する場合、不特定多数の人にはアクセスさせたくないが、特定の数名で文書を共有したい場合がある。このとき、該文書をパブリックボックスに入れたのでは不特定多数の人がアクセスできてしまい、かといってプライベートボックスに入れたのでは、そのボックスヘのアクセスを許可されたユーザしかアクセスできない。
【０００８】
プライベートボックスをグループのボックスとすることも可能ではあるが、共有したい数名、というのはその時々で変化することがあるため、その都度、プライベートボックスを作成したり、プライベートボックスのパスワードを変更したりするのは著しく使い勝手が悪い、という問題がある。
【０００９】
また、共有するすべてのユーザのプライベートボックスに文書のコピーを蓄積することで、該文書を共有することも可能ではあるが、この場合には多くの記憶領域を必要とする、という問題がある。
【００１０】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、画像形成装置等においてボックス機能を使用するとき、使い勝手を損なわず、かつ多くの記憶領域を必要とすることなく、特定の複数名で文書を共有できる文書管理装置及び文書管理プログラムの提供を課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）区分けされた記憶領域であるボックスのうちの第１のボックスに蓄積された文書を共有化する要求を受信する共有化要求受信手段と、前記共有化要求がなされた文書を共有させる１人以上の個々のユーザに対応付けられた第２のボックスの情報を受信するボックス情報受信手段と、前記ボックス情報受信手段により受信したボックス情報で示される全ての第２のボックスに、前記第１のボックスに蓄積された文書へのリンク情報を記述したショートカットを作成するショートカット作成手段と、前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットへのアクセスを、該ショートカットに記述されたリンク先である前記文書へのアクセスに置き換えて処理するリンク手段と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
（２）前記ショートカット作成手段によリショートカットが作成されたとき、前記第２のボックスの各々に関係付けられた通知宛先にその旨を通知するショートカット作成通知手段をさらに備えている前項１に記載の文書管理装置。
（３）前記ショートカット作成手段によるショートカット作成後の経過時間を計時する計時手段と、前記計時手段により計時した経過時間が所定時間に到達したショートカットを削除する第１のショートカット削除手段と、をさらに備えている前項１に記載の文書管理装置。
（４）前記第１のボックスに蓄積されている共有文書を削除する共有文書削除手段と、前記共有文書削除手段による共有文書の削除に連動して、該文書へのリンク情報を記述したすべてのショートカットを削除する第２のショートカット削除手段と、をさらに備えている前項１に記載の文書管理装置。
（５）前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットへのアクセス回数を計数するアクセス回数計数手段と、前記アクセス回数計数手段により計数されたアクセス回数が所定回数に到達したショートカットへのアクセスを禁止するアクセス回数制限手段と、をさらに備えている前項１に記載の文書管理装置。
（６）前記第２のボックスに作成された個々のショートカットに対して実行可能な機能を設定する機能設定手段と、前記機能設定手段により設定された範囲内でのみ、前記ショートカットに対して実行できる機能を認める機能制限手段と、をさらに備えている前項１に記載の文書管理装置。
（７）前記ショートカット作成手段により作成したショートカットヘのアクセスの履歴を記録するアクセス履歴記録手段をさらに備えている前項１に記載の文書管理装置。
（８）前記共有文書へのリンク情報を記述したすべてのショートカットがアクセスされたとき、前記第１のボックスに関係付けられた通知宛先にその旨を通知するアクセス完了通知手段をさらに備えている前項１に記載の文書管理装置。
（９）区分けされた記憶領域であるボックスのうちの第１のボックスに蓄積された文書を共有化する要求を受信する共有化要求受信手段と、前記共有化要求がなされた文書を共有するために用いる第２のボックスの情報を受信するボックス情報受信手段と、前記第１のボックスに蓄積された文書を共有させる１人以上のユーザの識別情報を受信する共有ユーザ情報受信手段と、前記ボックス情報受信手段により受信したボックス情報で示される第２のボックスに、前記第１のボックスに蓄積された文書へのリンク情報と前記ユーザ識別情報とを記述したショートカットを作成するショートカット作成手段と、前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットにアクセスするにあたって入力されたユーザ識別情報が、前記ショートカットに記述されているユーザ識別情報のいずれかと一致するかどうかにより、前記ショートカットへのアクセスの可否を判定するユーザ認証手段と、前記ユーザ認証手段によりアクセス可と認められた場合に限って、前記ショートカットヘのアクセスを、該ショートカットに記述されたリンク先である前記文書へのアクセスに置き換えて処理するリンク手段と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
（１０）前記ユーザ識別情報は、ユーザ名およぴパスワードである前項９に記載の文書管理装置。
（１１）前記ショートカット作成手段によリショートカットが作成されたとき、前記ショートカットに記述された各ユーザ識別情報に関係付けられた通知宛先にその旨を通知するショートカット作成通知手段をさらに備えている前項９に記載の文書管理装置。
（１２）前記ショートカット作成手段によるショートカット作成後の経過時間を計時する計時手段と、前記計時手段により計時した経過時間が所定時間に到達したショートカットを削除する第１のショートカット削除手段と、をさらに備えている前項９に記載の文書管理装置。
（１３）前記第１のボックスに蓄積されている共有文書を削除する共有文書削除手段と、前記共有文書削除手段による共有文書の削除に連動して、該文書へのリンク情報を記述したすべてのショートカットを削除する第２のショートカット削除手段と、をさらに備えている前項９に記載の文書管理装置。
（１４）前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットへのアクセス回数を前記ユーザ識別情報毎に計数するアクセス回数計数手段と、前記アクセス回数計数手段により計数されたアクセス回数が所定回数に到達したユーザ識別情報のユーザに対して、ショートカットへのアクセスを禁止するアクセス回数制限手段と、をさらに備えている前項９に記載の文書管理装置。
（１５）前記ユーザ識別情報の各々に対して実行可能な機能を設定する機能設定手段と、
前記機能設定手段により設定された範囲内でのみ、前記ショートカットに対して前記ユーザ識別情報毎に実行できる機能を認める機能制限手段と、をさらに備えている前項９に記載の文書管理装置。
（１６）前記ショートカット作成手段により作成したショートカットへの前記ユーザ識別情報別のアクセスの履歴を記録するアクセス履歴記録手段をさらに備えている前項９に記載の文書管理装置。
（１７）前記共有文書へのリンク情報を記述したショートカットが、前記ユーザ識別情報で示されるすべてのユーザによりアクセスされたとき、前記第１のボックスに関係付けられた通知宛先にその旨を通知するアクセス完了通知手段をさらに備えている前項９に記載の文書管理装置。
（１８）区分けされた記憶領域であるボックスのうちの第１のボックスに蓄積された文書を共有化する要求を受信するステップと、前記共有化要求がなされた文書を共有させる１人以上の個々のユーザに対応付けられた第２のボックスの情報を受信するステップと、前記受信したボックス情報で示される全ての第２のボックスに、前記第１のボックスに蓄積された前記文書へのリンク情報を記述したショートカットを作成するステップと、前記作成されたショートカットへのアクセスを、該ショートカットに記述されたリンク先である前記文書へのアクセスに置き換えて処理するステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
（１９）区分けされた記憶領域であるボックスのうちの第１のボックスに蓄積された文書を共有化する要求を受信するステップと、前記共有化要求がなされた文書を共有するために用いる第２のボックスの情報を受信するステップと、前記第１のボックスに蓄積された文書を共有させる１人以上のユーザの識別情報を受信するステップと、前記受信したボックス情報で示される第２のボックスに、前記第１のボックスに蓄積された文書へのリンク情報と前記ユーザ識別情報とを記述したショートカットを作成するステップと、前記作成されたショートカットにアクセスするにあたって入力されたユーザ識別情報が、前記ショートカットに記述されているユーザ識別情報のいずれかと一致するかどうかにより、前記ショートカットへのアクセスの可否を判定するステップと、前記判定によりアクセス可と認められた場合に限って、前記ショートカットヘのアクセスを、該ショートカットに記述されたリンク先である前記共有文書へのアクセスに置き換えて処理するステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【発明の効果】
【００１２】
前項（１）に記載の発明では、第１のボックスに蓄積された文書を共有させる個々のユーザに対応付けられた全ての第２のボックスに、その文書へのリンク情報が記述されたショートカットが作成され、該ショートカットヘのアクセスは、該ショートカットに記述されたリンク先の文書へのアクセスヘと置き換えられて処理される。このため、共有ユーザは、ショートカットへのアクセスによって共有文書へアクセスできるから、各ユーザのプライベートボックスへ共有文書が蓄積されていなくても、蓄積されたのと同じ効果を得ることができる。しかも、不特定ユーザが共有文書にアクセスできる不都合もない。
【００１３】
また、文書を共有するグループのプライベートボックスを作成する必要もないうえ、グループ内のユーザの構成が変わっても、ショートカットの作成や追加のみでこれに簡単に対応することができるから、使い勝手が良い。
【００１４】
さらに、各共有ユーザのプライベートボックスへは、文書は蓄積されることなくショートカットのみが作成されるから、多くの記憶容量を必要とすることなく文書の共有化を実現できる。
【００１５】
前項（２）に記載の発明では、前記第２のボックスにショートカットが作成されたときは、第２のボックスの各々に対応付けられた通知宛先にその旨が通知されるから、各共有ユーザはショートカットが作成されて文書が共有化されたことを認識することができる。
【００１６】
前項（３）に記載の発明では、第２のボックスに作成されたショートカットは、作成後所定の時間が経過したとき削除されるから、例えば機密性の高い文書がいつまでも共有化された状態にあるのを防止できると共に、不要となったショートカットによる第２のボックスの記憶容量の占有を防止できる。
【００１７】
前項（４）に記載の発明では、第１のボックスに蓄積されている共有文書が削除されると、それに連動してその文書へのリンク情報を記述したすべてのショートカットが削除されるから、不要となったショートカットの残存を防止できる。
【００１８】
前項（５）に記載の発明では、ショートカットにアクセスした回数が所定回数に到達している場合、該ショートカットへのアクセスが禁止されるから、例えば機密性の高い文書が無制限にアクセスされるのを防止できる。
【００１９】
前項（６）に記載の発明では、第２のボックスに作成されたショートカットに対して実行できる機能が制限されるから、共有させるユーザに応じた文書の最適な管理が可能となる。
【００２０】
前項（７）に記載の発明では、第２のボックスに作成されたショートカットへアクセスされた履歴が記録されるから、その履歴を爾後的に参照することができ、共有文書の管理をしっかりと行うことができる。
【００２１】
前項（８）に記載の発明では、共有文書へのリンク情報が記述されたすべてのショートカットがアクセスされたとき、共有文書が蓄積されている第１のボックスに関係付けられた通知宛先にその旨が通知されるから、文書の共有化を行ったユーザは他の共有ユーザが共有文書にアクセスしたことを認識することができる。
【００２２】
前項（９）に記載の発明では、第１のボックスに蓄積された文書を共有するために用いる第２のボックスに、その文書へのリンク情報と、文書を共有させるユーザの識別情報とを記述したショートカットが作成される。そして、作成されたショートカットにアクセスするにあたって入力されたユーザ識別情報が、前記ショートカットに記述されているユーザ識別情報のいずれかと一致するかどうかにより、ショートカットへのアクセスの可否が判定され、アクセス可と認められた場合に限って、ショートカットヘのアクセスは、該ショートカットに記述されたリンク先の文書へのアクセスヘと置き換えられて処理される。このため、共有ユーザは、第２のボックスに作成されたショートカットへアクセスすることによって共有文書へアクセスできるから、各ユーザのプライベートボックスへ共有文書が蓄積されていなくても、あるいは、プライベートボックスを持たないユーザであっても、文書を共有することができる。しかも、入力されたユーザ識別情報とショートカットに記述されたユーザ識別情報とに基づいて、ユーザ認証が行われるから、第２のボックスがパブリックボックスであっても、不特定ユーザが共有文書にアクセスできる不都合はなく、セキュリティを確保しつつ文書を共有することができる。
【００２３】
また、文書を共有するグループのプライベートボックスを作成する必要もないうえ、グループ内のユーザの構成が変わっても、ショートカットの再作成のみでこれに簡単に対応することができるから、使い勝手が良い。
【００２４】
さらに、各共有ユーザのプライベートボックスに文書を蓄積する必要はないうえ、各プライベートボックスのそれぞれにショートカットを作成する必要もなく、第２のボックスに１個のショートカットを作成しておけばよいから、ボックスの多くの記憶容量を必要とすることなく文書の共有化を実現できる。
【００２５】
前項（１０）に記載の発明では、ユーザ識別情報としてユーザ名とパスワードが用いられるから、ショートカットへのアクセスに際してのユーザ認証を容易にかつ確実に行うことができる。
【００２６】
前項（１１）に記載の発明では、第２のボックスにショートカットが作成されたとき、ショートカットに記述された各ユーザ識別情報に関係付けられた通知宛先にその旨が通知されるから、各共有ユーザはショートカットが作成されて文書が共有化されたことを認識することができる。
【００２７】
前項（１２）に記載の発明では、第２のボックスに作成されたショートカットは、作成後所定の時間が経過したとき削除されるから、例えば機密性の高い文書がいつまでも共有化された状態にあるのを防止できると共に、不要となったショートカットによる第２のボックスの記憶容量の占有を防止できる。
【００２８】
前項（１３）に記載の発明では、第１のボックスに蓄積されている共有文書が削除されると、それに連動してその文書へのリンク情報を記述したすべてのショートカットが削除されるから、不要となったショートカットの残存を防止できる。
【００２９】
前項（１４）に記載の発明では、ショートカットにアクセスした回数が所定回数に到達している場合、該ショートカットへのアクセスが禁止されるから、例えば機密性の高い文書が無制限にアクセスされるのを防止できる。
【００３０】
前項（１５）に記載の発明では、第２のボックスに作成されるショートカットに対して実行できる機能が、ユーザ識別情報毎に制限されるから、共有させるユーザに応じた文書の最適な取り扱いが可能となる。
【００３１】
前項（１６）に記載の発明では、第２のボックスに作成されたショートカットへアクセスされた履歴が記録されるから、その履歴を爾後的に参照することができる。
【００３２】
前項（１７）に記載の発明では、共有文書へのリンク情報が記述されたショートカットが全ての共有ユーザによってアクセスされたとき、共有文書が蓄積されている第１のボックスに関係付けられた通知宛先にその旨が通知されるから、文書の共有化を行ったユーザは他の共有ユーザが共有文書にアクセスしたことを認識することができる。
【００３３】
前項（１８）に記載の発明では、コンピュータが文書管理プログラムを実行することにより、前項（１）に記載された発明の効果を生じさせることができる。
【００３４】
前項（１９）に記載の発明では、コンピュータが文書管理プログラムを実行することにより、前項（９）に記載された発明の効果を生じさせることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３５】
以下、本発明の一実施の形態を説明する。
【００３６】
図１は、本発明の一実施の形態に係る文書管理装置が適用された画像形成装置を含むシステムの構成説明図である。
【００３７】
本システムは、画像形成装置１と端末装置２とから構成される。画像形成装置１と端末装置２は、いずれもネットワーク３を介して接続されている。
【００３８】
ここで、ネットワーク３は、ＬＡＮ（Local Area Network）などの専用回線を用いたネットワーク、一般回線を用いたネットワーク、無線通信によるネットワーク、のいずれであっても構わない。
【００３９】
画像形成装置１は、走査した原稿画像、および端末装置２から送信されたプリントデータから生成した画像の複写画像を用紙上に形成する装置である。また、走査した原稿画像は、ネットワーク３を介して、端末装置２や、他の画像形成装置に送信することもできる。
【００４０】
端末装置２は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、固定記憶装置、モニタ、キーボード、マウス等の接続された一般的なコンピュータ装置である。端末装置２は、ユーザの指示に基づいてプリントデータを生成し、生成したプリントデータを画像形成装置１に送信する。
【００４１】
図２は画像形成装置１の内部構成を示す図である。
【００４２】
画像形成装置１のＣＰＵ１０１には、文書管理プログラムを含む制御プログラムが格納されたＲＯＭ１０２、作業用のＳ−ＲＡＭ（Static Random Access Memory）１０３、画像形成に関わる各種の設定を記憶するバッテリバックアップされたＮＶ−ＲＡＭ（不揮発性メモリ）１０４、カレンダー機能を有する時計ＩＣ１０５がバスを介して接続され、制御部１００を構成している。
【００４３】
制御部１００には、原稿画像を読み取る画像読取装置１２０、各種の入力を行うキーや表示部を備えた操作パネル１３０、ネットワーク３を介して接続された端末装置２をはじめとする外部の装置との間で各種の情報を送受信する為のネットワークインターフェイス（以下、ネットワークＩ／Ｆという）１６０、該ネットワークＩ／Ｆ１６０により受信したプリントデータから複写画像を生成するプリンタコントローラ１５０、複写画像を用紙上に形成する画像出力装置１４０が、それぞれバスを介して接続されている。
【００４４】
また、制御部１００には、固定記憶装置１１０がバスを介して接続されている。固定記憶装置１１０は、例えば、ハードディスク装置である。
【００４５】
該固定記憶装置１１０は、区分けされた記憶領域である「ボックス」１１１、１１２、１１３・・・を含み、画像読取装置１２０によって読み取った原稿画像、端末装置２から送信されたプリントデータから生成した複写画像、および各種の情報を、文書としてボックス内に蓄積することができる。ボックスに蓄積した文書は、プリント出力したり、ネットワークＩ／Ｆ１６０を介して端末装置２に送信したりすることができる。
【００４６】
ボックス１１１、１１２、１１３・・・には、蓄積されている文書へのアクセスに制限を設けない「パブリックボックス」と、特定のユーザもしくはユーザグループにのみアクセスを許可する「プライベートボックス」の２種類がある。プライベートボックスは、例えば、パスワードによリアクセスを制限するように構成したものである。パスワードを特定のユーザもしくはグループに割り当てることで、割り当てられたユーザもしくはグループのみがそのボックスに蓄積された文書にアクセスすることができる。
【００４７】
固定記憶装置１１０には、パブリックボックス、プライベートボックス共に、それぞれ１つ以上のボックスを含むことができる。個々のボックスは、ボックス番号によリー意に識別される。また、人間が識別し易いように、名称を付けることも可能である。
【００４８】
パブリックボックス、プライベートボックス共に、１つのボックスには１つ以上の文書を蓄積することができる。ボックスに蓄積する文書には、全てのボックスを跨って文書を一意に識別する文書番号が付される。また、ボックスと同様に、文書名を付けることが可能である。
【００４９】
ボックス１１１、１１２、１１３・・・は、操作パネル１３０での操作により作成される。このとき、ボックス番号、ボックス名称、ボックスの種類（パブリックボックスもしくはプライベートボックス）がこの操作パネル１３０により入力され、固定記憶装置１１０に記憶される。プライベートボックスの場合、さらにパスワードが入力され、固定記憶装置１１０に記憶される。また、操作パネル１３０での操作によりボックスを削除することができる。
【００５０】
以下、画像形成装置１における処理の流れを説明する。
［１］画像形成装置１の全体処理
まず、図３に示すフローチャートに即して、画像形成装置１の全体処理フローを説明する。この処理は、ＣＰＵ１０１がＲＯＭ１０２に格納されているプログラムを実行することにより行われる。
【００５１】
ＣＰＵ１０１では、電源の投入等により処理が開始される。まず、メモリのクリア、標準モードの設定等の初期化処理が行われる（ステップＳ３０１）。
【００５２】
初期化処理が終了すると、ネットワーク３を介して端末装置２などの外部の装置から何らかの処理要求（文書のプリント処理、各種の設定処理など）がなされたかどうかチェックする（ステップＳ３０３）。要求されていなければ（ステップＳ３０３でＮＯの場合）、ステップＳ３０５に進む。
【００５３】
外部の装置から何らかの処理要求がなされた場合（ステップＳ３０３でＹＥＳの場合）、Ｓ３１１でそれが文書をボックスに蓄積する蓄積ジョブであるか否かを判断し、蓄積ジョブであれば（ステップＳ３１１でＹＥＳの場合）、文書の蓄積処理を実行する（ステップＳ３１３）。文書の蓄積処理については、後に詳しく説明する。
【００５４】
外部の装置から要求された処理が、蓄積ジョブでなければ（ステップＳ３１１でＮＯの場合）、Ｓ３１５で、処理要求が既にボックスに蓄積されている文書の共有化であるか否かを判断し、既にボックスに蓄積されている文書の共有化であれば（ステップＳ３１５でＹＥＳの場合）、蓄積文書の共有化処理を実行する（ステップＳ３１７）。蓄積文書の共有化処理については、後に詳しく説明する。
【００５５】
外部の装置から要求された処理が上記のいずれでもない場合（ステップＳ３１５でＮＯの場合）、その要求された処理を実行する（ステップＳ３１９）。ここで、その他の処理とは、例えば、文書のプリント処理、ＮＶ−ＲＡＭ１０４に記憶されている各種設定の変更処理などである。
【００５６】
外部の装置から要求された処理がすべて終了したら、ステップＳ３０５に進む。
【００５７】
ステップＳ３０５では、画像形成装置１の操作パネル１３０上のキースイッチ群、および表示部上での操作により、ユーザから何らかの処理要求（原稿の走査と複写処理、各種の設定処理など）がなされたかどうかをチェックする。要求されていなければ（ステップＳ３０５でＮＯの場合）、ステップＳ３０７に進む。
【００５８】
ユーザから何らかの処理要求がなされた場合（ステップＳ３０５でＹＥＳの場合）、ステップＳ３２１で、それが蓄積文書の削除要求か否かを判断し、削除要求であれば（ステップＳ３２１でＹＥＳの場合）、蓄積文書の削除処理を実行する（ステップＳ３２３）。蓄積文書の削除処理については、後に詳しく説明する。
【００５９】
ユーザから要求された処理が削除要求でなければ（ステップＳ３２１でＮＯの場合）、蓄積文書の出力要求か否かを判断し（ステップＳ３２５）、蓄積文書の出力処理であれば（ステップＳ３２５でＹＥＳの場合）、蓄積文書の出力処理を実行する（ステップＳ３２７）。蓄積文書の出力処理については、後に詳しく説明する。
【００６０】
ユーザから要求された処理が上記のいずれでもない場合（ステップＳ３２５でＮＯの場合）、その要求された処理を実行する（ステップＳ３２９）。ここで、その他の処理とは、例えば、原稿の走査と複写処理、ＮＶ−ＲＡＭ１０４に記憶されている各種設定の変更処理などである。
【００６１】
操作パネル１３０を介してユーザから要求された処理がすべて終了したら、ステップＳ３０７に進む。
【００６２】
ステップＳ３０７では、ボックスに作成したショートカットが有効期限を経過していないかチェックする。ショートカットの有効期限チェックについては、後に詳しく説明する。
【００６３】
その後、ステップＳ３０３に戻り、前述の処理を繰り返す。
［２］文書の蓄積処理
つぎに、図３のステップＳ３１３：文書の蓄積処理（蓄積ジョブの処理）を、ショートカットをプライベートボックスに作成する場合と、パブリックボックスに作成する場合とに分けて説明する。
【００６４】
ショートカットをプライベートボックスに作成する場合は、共有する個々のユーザのプライベートボックスにショートカットを作成する。例えば、３人で文書を共有する場合、３つのプライベートボックスにショートカットを１つずつ作成する。
【００６５】
一方、パブリックボックスにショートカットを作成する場合は、パブリックボックスに１つだけショートカットを作成し、そのショートカットに文書を共有するすべてのユーザのユーザ識別情報を記述する。
［２−１］プライベートボックスにショートカットを作成する場合
まず、ショートカットをプライベートボックスに作成する場合の文書の蓄積処理を、図４のフローチャートに基づいて詳しく説明する。
【００６６】
蓄積ジョブでは、端末装置２から画像形成装置１に文書を送信して用紙上に複写画像を形成する通常のプリントと同様に、端末装置２から画像形成装置１にプリントデータが送信される。ただし、蓄積ジョブの場合、プリントデータ内にそれが蓄積ジョブである旨が記される。このとき、文書を蓄積する蓄積先のボックスのボックス番号が同時に指定される。
【００６７】
これは、例えば、プリントジョブを制御する一般的な言語であるPJL（Print Job Language）を用いて、プリントデータ内に「＠PJL SET STOREINBOX＝ON」、「＠PJL SET BOXTOSTORE＝123」のように蓄積ジョブである旨と蓄積先のボックス番号を指定することができる。
【００６８】
ＣＰＵ１０１は、端末装置２などの外部の装置からネットワークＩ／Ｆ１６０を介して蓄積ジョブを受信すると、まず、指定されたボックスが存在するか否かを確認する（ステップＳ４０１）。指定されたボックスが存在しなければ（ステップＳ４０１でＮＯの場合）、端末装置２のＣＲＴ等の表示装置にその旨を警告表示し、本処理を終了する。
【００６９】
指定されたボックスが存在すれば（ステップＳ４０１でＹＥＳの場合）、指定されたボックスにプリントデータから生成した画像データを蓄積文書として蓄積する（ステップＳ４０５）。
【００７０】
つぎに、蓄積した文書の共有化が指定されているか否かをチェックする（ステップＳ４０７）。共有化が指定されていなければ（ステップＳ４０７でＮＯの場合）、本処理を終了する。
【００７１】
蓄積する文書の共有化の指定は、例えば、プリントデータ内に「＠PJL SET BOXTOSHARE1＝“1344，au＠abc.com”」、「＠PJL SET BOXTOSHARE2＝”1506，bd＠abc.com”」、…  というように、「”ボックス番号，通知宛先”」（「通知宛先」は、後述する「ショートカットに関する各種の通知を行う際の通知宛先」）という書式で、文書を共有するユーザのプライベートボックスの数だけPJLを記述する。
【００７２】
尚、ショートカットを作成するプライベートボックスの指定方法は、端末装置２から直接ボックス番号を指定する以外に、端末装置２からはユーザ名を指定し、予め画像形成装置１のＮＶ−ＲＡＭ１０４に記憶しておいたユーザ名とプライベートボックスのボックス番号の対応関係から、ボックス番号を特定する、という方法であっても良い。
【００７３】
蓄積した文書の共有化が指定されている場合（ステップＳ４０７でＹＥＳの場合）、共有化の指定されているボックスの数だけ、以下の処理を実行する。
【００７４】
すなわち、共有指定されたボックスｉが存在するか否かをチェックする（ステップＳ４１３）。ボックスｉが存在しなければ（ステップＳ４１３でＮＯの場合）、ボックスｉへのショートカット作成処理はスキップし、ステップＳ４１９に進む。ボックスｉが存在すれば（ステップＳ４１３でＹＥＳの場合）、ボックスｉに蓄積した文書へのショートカットを作成する（ステップＳ４１５）。
【００７５】
つぎに、ショートカット管理台帳に、作成したショートカットを登録する（ステップＳ４１７）。
【００７６】
ショートカット管理台帳には、下記の情報を記録する。
【００７７】
１）ショートカットのリンク先の文書が蓄積されているボックスのボックス番号
２）蓄積文書の文書番号
３）蓄積した文書に関する各種の通知を行う際の通知宛先
４）ショートカットを作成したボックスのボックス番号
５）全ボックスに跨ってショートカットを一意に識別するためのショートカット番号
６）ショートカットの作成日時
７）そのショートカットを介した文書へのアクセスを許可するユーザのユーザ名とパスワード
８）ショートカットに関する各種の通知を行う際の通知宛先
９）個々のショートカットに対して実行可能な機能（機能制限）
10）ショートカットヘのアクセス回数
ショートカット管理台帳の一例を図５に示す。なお、上記「９）の個々のショートカットに対して実行可能な機能（機能制限）」については後述する。
【００７８】
プライベートボックスにショートカットを作成する場合、前記「７）そのショートカットを介した文書へのアクセスを許可するユーザのユーザ名とパスワード」はブランクにしておき使用しない（パブリックボックスにショートカットを作成する場合に使用する）。また、前記「10）ショートカットへのアクセス回数」は初期値を「０」とする。尚、前述したのと同様に、「８）蓄積した文書に関する各種の通知を行う際の通知宛先」は、プリントデータ内にPJLで「＠PJL SET BOX ADDRTONOTIFY＝“yama＠abc.com”」といったように指定すれば良い。
【００７９】
指定されたすべてのプライベートボックスにショートカットを作成し終わったら（ステップＳ４２１でＹＥＳの場合）、ショートカットを作成した旨を、前記ショートカット管理台帳に登録したショートカットに関する通知先に通知する（ステップＳ４２３）。この通知により、ショートカットを作成されたプライベートボックスのユーザは、文書が共有化されたことを認識することができる。通知内容としては、例えば蓄積文書の文書名がある。
【００８０】
最後に、ショートカット作成結果を、蓄積した文書に関する通知宛先として指定された宛先に通知する（ステップＳ４２５）。この通知により、文書の共有化を要求したユーザは、共有化が完了したことを認識できる。
【００８１】
尚、いずれの通知も、通知手段はＥ−ｍａｉｌでも良いしそれ以外の手段であっても良い。
［２−２］パブリックボックスにショートカットを作成する場合
つぎに、ショートカットをパブリックボックスに作成する場合の文書の蓄積処理を、図６のフローチャートに基づいて詳しく説明する。
【００８２】
ＣＰＵ１０１は、端末装置２などの外部の装置から蓄積ジョブを受信すると、まず、指定されたボックスが存在するか否かを確認する（ステップＳ６０１）。指定されたボックスが存在しなければ（ステップＳ６０１でＮＯの場合）、指定されたボックス番号のパブリックボックスを自動的に作成したのち（ステップＳ６０３）、ステップＳ６０５に進む。ボックス名称はボックス番号と同一とする。指定されたボックスが存在する場合は（ステップＳ６０１でＹＥＳの場合）、そのままＳ６０５に進む。
【００８３】
つぎに、指定されたボックスにプリントデータから生成した画像データを蓄積文書として蓄積したのち（ステップＳ６０５）、蓄積した文書の共有化が指定されているか否かをチェックする（ステップＳ６０７）。共有化が指定されていなければ（ステップＳ６０７でＮＯの場合）、本処理を終了する。共有化が指定されていれば（ステップＳ６０７でＹＥＳの場合）、ステップＳ６０９に進む。
【００８４】
蓄積する文書の共有化の指定は、例えば、プリントデータ内に「＠PJL SET BOXTOSHARE1＝”1332,yamada,yamada,tt＠abc.com”」、「＠PJL SET BOXTOSHARE2＝“1332，ito，ito，si＠abc.com”」、…  というように、「”ボックス番号，ユーザ名，パスワード，通知宛先”」（「通知宛先」は、後述する「ショートカットに関する各種の通知を行う際の通知宛先」）という書式で、文書を共有するユーザもしくはグループの数だけPJLを記述する。
【００８５】
つぎに、共有指定されたパブリックボックスが存在するか否かをチェックする（ステップＳ６０９）。共有指定されたパブリックボックスが存在しなければ（ステップＳ６０９でＮＯの場合）、ステップＳ６１７に進む。
【００８６】
共有指定されたパブリックボックスが存在すれば（ステップＳ６０９でＹＥＳの場合）、該パブリックボックスに蓄積した文書へのショートカットを作成する（ステップＳ６１１）。このパブリックボックスに作成するショートカットは、関連付けられたオリジナルの文書が格納されているボックス番号と文書番号、さらに共有指定されたすべてのユーザもしくはグループのユーザ名とパスワードを含んでいる。
【００８７】
つぎに、ショートカット管理台帳に、作成したショートカットを登録する（ステップＳ６１３）。
【００８８】
ショートカット管理台帳は、プライベートボックスにショートカットを作成する場合と同一である。ただし、パブリックボックスにショートカットを作成する場合は、図５のテーブルの４〜５行目のように、ユーザ名とパスワード欄に、指定されたすべてのユーザ名とパスワードを列挙する。
【００８９】
つぎに、ショートカットを作成した旨を、前記ショートカット管理台帳に登録したショートカットに関する通知先に通知する（ステップＳ６１５）。ただし、パブリックボックスにショートカットを作成した場合、共有指定されたすべてのユーザもしくはグループの通知宛先に通知する。この通知により、共有指定されたすべてのユーザもしくはグループは、文書が共有化されたことを知ることができる。
【００９０】
最後に、ショートカット作成結果を、蓄積した文書に関する通知宛先として指定された宛先に通知する（ステップＳ６１７）。この通知により、文書の共有化を要求したユーザは、共有化が完了したことを認識できる。
【００９１】
尚、いずれの通知も、通知手段はＥ−ｍａｉｌであっても良いし、それ以外の手段であっても良い。
［３］蓄積文書の共有化処理
つぎに、図３のステップＳ３１７：蓄積文書の共有化処理を、ショートカットをプライベートボックスに作成する場合と、パブリックボックスに作成する場合とに分けて説明する。
［３−１］蓄積文書をプライベートボックスにショートカットを作成して共有化する処理
まず、ショートカットをプライベートボックスに作成する場合の文書の共有化処理を、図７のフローチャートに基づいて詳しく説明する。
【００９２】
端末装置２は、画像形成装置１からプライベートボックスの一覧と、指定したプライベートボックスに蓄積されている文書の一覧（以下、蓄積文書一覧）を取得し、ＣＲＴ等の表示装置に表示する。端末装置２を操作するユーザは、該蓄積文書一覧から共有化する文書を選択し、該文書へのショートカットを作成するプライベートボックスをプライベートボックスの一覧の中から1つ以上選択する。
【００９３】
端末装置２は、上記のユーザ操作の結果、下記のPJLを含むプリントデータを画像形成装置１に送信する。
【００９４】
％−12345X＠PJL
＠PJL SET SHAREDOCUMENT＝ON
＠PJL SET DOCUMENTTOSHARE＝“123,1001”
＠PJL SET BOXTOSHARE1＝“1344,au＠abc.com”
＠PJL SET BOXTOSHARE2＝“1506,bd＠abc.com”
＠PJL SET BOXTOSHARE3＝“1506,bd@abc.com”
％−12345X
「＠PJL SET SHAREDOCUMENT＝ON」により、既に蓄積されている文書を共有化することを指定する。また、「＠PJL SET DOCUMENTTOSHARE＝“123,1001”」により、「”ボックス番号，文書番号”」の書式で共有する蓄積文書を指定する。「@PJL SET  BOXTOSHAREx=...」（x＝1,2,3）の指定は、前述のショートカットを作成するプライベートボックスと通知宛先を指定するものである。
【００９５】
画像形成装置１のＣＰＵ１０１は、上記のプリントデータを受信すると、まず指定されたボックス番号のボックスに指定された文書番号の文書が存在するかどうか確認する（ステップＳ７０１）。指定された文書が存在しなければ（ステップＳ７０１でＮＯの場合）、端末装置２のＣＲＴ等の表示装置にその旨を表示させ（ステップＳ７０３）、本処理を終了する。
【００９６】
指定された文書が存在すれば（ステップＳ７０１でＹＥＳの場合）、共有指定されたすべてのプライベートボックスに該文書へのショートカットを作成する。
【００９７】
このショー卜カットを作成する処理及び所定の宛先へ通知する処理であるステップＳ７１１〜Ｓ７２５は、図４のＳ４１１〜Ｓ４２５の処理と同一であり、ここでは重複した説明を割愛する。
［３−２］蓄積文書をパブリックボックスにショートカットを作成して共有化する処理
つぎに、ショートカットをパブリックボックスに作成する場合の文書の蓄積処理を、図８のフローチャートに基づいて詳しく説明する。
【００９８】
端末装置２は、画像形成装置１から全ボックスと全蓄積文書の一覧を取得し、端末装置２のＣＲＴ等の表示装置に表示する。
【００９９】
端末装置２を操作するユーザは、全蓄積文書の中から共有化する文書を１つ選択し、該文書へのアクセスを許可するユーザのユーザ名とパスワードを１組以上指定する。
【０１００】
端末装置２は、上記のユーザ操作の結果、下記のPJLを含むプリントデータを画像形成装置１に送信する。
【０１０１】
％-12345X＠PJL
＠PJL SET SHAREDOCUMENT＝ON
＠PJL SET DOCUMENTTOSHARE＝“123,1001”
＠PJL SET BOXTOSHARE1＝“1332,yamada,yamada,tt＠abc.com”
＠PJL SET BOXTOSHARE2＝“1332,ito,ito,si＠abc.com”
％-12345X
「＠PJL SET SHAREDOCUMENT＝ON」により、既に蓄積されている文書を共有化することを指定する。また、「＠PJL SET DOCUMENTTOSHARE＝“123,1001”」により、共有する蓄積文書を「”ボックス番号,文書番号”」の書式で指定する。「＠PJL SET BOXTOSHAREx＝」（x＝1，2）の指定は、前述のショートカットを作成するパブリックボックスとアクセス許可するユーザのユーザ名とパスワード、およびその通知宛先を指定するものである。
【０１０２】
画像形成装置1は、上記のプリントデータを受信すると、まず指定されたボックス番号のボックスに指定された文書番号の文書が存在するかどうか確認する（ステップＳ８０１）。指定された文書が存在しなければ（ステップＳ８０１でＮＯの場合）、端末装置２のＣＲＴ等の表示装置にその旨を警告表示させ（ステップＳ８０３）、本処理を終了する。
【０１０３】
指定された文書が存在すれば（ステップＳ８０１でＹＥＳの場合）、共有指定されたパブリックボックスに該文書へのショートカットを作成する。このショートカットを作成する処理及び所定の宛先へ通知する処理であるステップＳ８０５〜Ｓ８１７は、図６のＳ６０９〜Ｓ６１７の処理と同一であり、ここでは重複した説明を割愛する。
［４］蓄積文書の削除処理
つぎに、図３のステップＳ３２３：蓄積文書の削除処理について、図９のフローチャートに基づいて詳しく説明する。
【０１０４】
蓄積文書を削除する場合、ユーザは操作パネル１３０での操作により、削除する蓄積文書を指定する。ＣＰＵ１０１は、指定された蓄積文書がショートカットであるか否かを判断する（ステップＳ９０１）。指定された蓄積文書がショートカットである場合（ステップＳ９０１でＹＥＳの場合）、指定されたショートカットを削除し（ステップＳ９０３）、ショートカット管理台帳から指定されたショートカットの情報を削除する（ステップＳ９０５）。指定されたショートカットがパブリックボックスに作成したショートカットの場合、共有指定されているすべてのユーザの情報を削除する。
【０１０５】
逆に、指定された蓄積文書がショートカットでない、すなわちオリジナルの文書である場合（ステップＳ９０１でＮＯの場合）、まず、指定された文書を削除する（ステップＳ９１１）。
【０１０６】
つぎに、指定された文書へのショートカットが存在するかショートカット管理台帳を参照して確認する（ステップＳ９１３）。指定された文書へのショートカットが存在しなければ（ステップＳ９１３でＮＯの場合）、本処理を終了する。指定された文書へのショートカットが存在する場合（ステップＳ９１３でＹＥＳの場合）、該文書へのすべてのショートカットを削除する（ステップＳ９１５）。その結果、もはや不要となったショートカットがそのまま存在するのを防止できる。
【０１０７】
そして、ショートカットを削除した旨を、ショートカット管理台帳に登録したショートカットに関する通知先に通知する（ステップＳ９１７）。パブリックボックスのショートカットを削除した場合、共有指定されたすべてのユーザもしくはグループの通知宛先に通知する。これにより、共有ユーザは、ショートカットが削除されたことを認識することができる。
【０１０８】
最後に、ショートカット管理台帳から削除したショートカットの情報をすべて削除する（ステップＳ９１９）。削除したショートカットがパブリックボックスに作成したショートカットの場合、ショートカット管理台帳から共有指定されているすべてのユーザの情報を削除する。
［５］蓄積文書の出力処理
つぎに、図３のステップＳ３２７：蓄積文書の出力処理を、プライベートボックス内のショートカットを介して蓄積文書を出力する場合と、パブリックボックス内のショートカットを介して出力する場合とに分けて説明する。
【０１０９】
尚、蓄積文書の出力とは、蓄積文書の画像を用紙上に形成して出力する、もしくはネットワーク３を介して蓄積文書を端末装置２などの外部の装置に送信する、ことを指す。
［５−１］プライベートボックス内のショートカットを介して蓄積文書を出力する処理
まず、プライベートボックス内のショートカットを介して蓄積文書を出力する処理を、図１０のフローチャートに基づいて詳しく説明する。
【０１１０】
蓄積文書を出力する場合、ユーザは操作パネル１３０での操作により、出力する蓄積文書を指定する。
【０１１１】
まず、ＣＰＵ１０１は、指定された蓄積文書がショートカットか否かを判断する（ステップＳ１００１）。指定された蓄積文書がショートカットでない、すなわちオリジナルの文書であれば（ステップＳ１００１でＮＯの場合）、指定された蓄積文書を出力し（ステップＳ１００３）、本処理を終了する。
【０１１２】
指定された文書がショートカットである場合（ステップＳ１００１でＹＥＳの場合）、ショートカット管理台帳の「機能制限」欄を参照し、実行しようとする機能が実行許可されているかどうか確認する（ステップＳ１０１１）。実行しようとする機能の実行が禁止されている場合（ステップＳ１０１１でＹＥＳの場合）、操作パネル１３０に、指定された機能の実行が禁止されている旨の警告を表示し（ステップＳ１０１３）、本処理を終了する。
【０１１３】
このように、ボックスに作成されるショートカットに対して実行できる機能が制限されるから、制限内容をユーザ毎に設定しておくことにより、各ユーザに応じた文書の最適な管理が可能となる。
【０１１４】
実行しようとする機能の実行が許可されている場合（ステップＳ１０１１でＮＯの場合）、つぎに、該ショートカットを介した文書へのアクセス回数が所定回数に到達していないかどうかを確認する（ステップＳ１０１５）。ショートカットを介した文書へのアクセス回数は、ショートカット管理台帳に記録されており、これを参照する。アクセス回数が所定回数に到達していれば（ステップＳ１０１５でＹＥＳの場合）、アクセス回数が上限に達した旨の警告を表示し（ステップＳ１０１７）、本処理を終了する。
【０１１５】
このように、ショートカットへのアクセス回数が上限に達している場合、該ショートカットへのアクセスが禁止されるから、例えば文書が機密性の高い文書である場合等に、無制限にアクセスされるのを防止できる。
【０１１６】
アクセス回数が所定回数に到達していなければ（ステップＳ１０１５でＮＯの場合）、該ショートカットのリンク先の文書を出力する（ステップＳ１０２１）。
【０１１７】
続いて、ショートカット管理台帳のアクセス回数をインクリメントし（ステップＳ１０２３）、アクセスログにアクセスの履歴を記録する（ステップＳ１０２５）。アクセスログには、１）アクセスした日時、２）ショートカット番号、３）アクセスしたユーザのユーザ名、を記録する。アクセスログの一例を図１１に示す。尚、アクセスしたユーザのユーザ名はパブリックボックスに作成し記録するものであり、プライベートボックスに作成したショートカットを介して文書がアクセスされた場合は、ブランクとしておく。このようにアクセス履歴を記録しておくことにより、共有文書の管理をしっかりと行うことができる。
【０１１８】
つぎに、今回のアクセスによって、オリジナルの文書へのすべてのショートカットがアクセスされたかどうかを確認する（ステップＳ１０２７）。これは、ショートカット管理台帳を参照し、オリジナルの文書へのすべてのショートカットのアクセス回数が０より大きくなっていれば、該文書へのすべてのショートカットがアクセスされたと判断する。
【０１１９】
すべてのショートカットのアクセスが完了していなければ（ステップＳ１０２７でＮＯの場合）、本処理を終了する。すべてのショートカットのアクセスが完了したのであれば（ステップＳ１０２７でＹＥＳの場合）、蓄積した文書に関する通知宛先として指定された宛先にその旨を通知する（ステップＳ１０２９）。この通知により、文書の共有化を指示したユーザは、他の共有ユーザがすべて文書にアクセスしたことを認識できる。
【０１２０】
尚、アクセス回数をインクリメントした結果、アクセス回数が所定回数に到達した場合にショートカットを自動的に削除するように構成しても良い。
【０１２１】
このように、この実施の形態では、共有ユーザは、自己のプライベートボックスに作成されたショートカットへのアクセスによって、許可された範囲内での共有文書の処理が可能となる。このため、各ユーザのプライベートボックスへ共有文書を蓄積する必要はないにもかかわらず、蓄積されているのと同じ効果を得ることができる。しかも、ショートカットはプライベートボックスに作成されているから、不特定ユーザが共有文書にアクセスできる不都合もない。
【０１２２】
また、文書を共有するグループのプライベートボックスを作成する必要もないうえ、グループ内のユーザの構成が変わっても、ショートカットの作成や追加のみでこれに簡単に対応することができるから、使い勝手も良くなる。
【０１２３】
さらに、各共有ユーザのプライベートボックスへは、文書は蓄積されることなくショートカットのみが作成されるから、プライベートボックスの記憶容量を多く占有することもない。
［５−２］パブリックボックス内のショートカットを介して蓄積文書を出力する処理
つぎに、パブリックボックス内のショートカットを介して蓄積文書を出力する処理を、図１２のフローチャートに基づいて詳しく説明する。
【０１２４】
蓄積文書を出力する場合、ユーザは操作パネル１３０での操作により、出力する蓄積文書を指定する。
【０１２５】
まず、ＣＰＵ１０１は、指定された蓄積文書がショートカットか否かを判断する（ステップＳ１２０１）。指定された蓄積文書がショートカットでない、すなわちオリジナルの文書であれば（ステップＳ１２０１でＮＯの場合）、指定された蓄積文書を出力し（ステップＳ１２０３）、本処理を終了する。
【０１２６】
指定された文書がショートカットである場合（ステップＳ１２０１でＹＥＳの場合）、操作パネル１３０に入力画面を表示して、ユーザにユーザ名とパスワードの入力を求めたのち（ステップＳ１２１１）、入力されたか否かを確認する（ステップＳ１２１３）。入力されなければ（ステップＳ１２１３でＮＯの場合）、入力されるまで待つ。
【０１２７】
ユーザ名とパスワードが入力されたら（ステップＳ１２１３でＹＥＳの場合）、指定されたショートカットに含まれているユーザ名およびパスワードの組の中に、入力されたユーザ名およびパスワードと一致するものがあるか否か確認する（ステップＳ１２１５）。一致するユーザ名およびパスワードが存在しなければ（ステップＳ１２１５でＮＯの場合）、操作パネル１３０にアクセスが禁止されている旨の警告を表示し（ステップＳ１２１７）、本処理を終了する。
【０１２８】
一致するユーザ名およびパスワードが存在した場合（ステップＳ１２１５でＹＥＳの場合）、ショートカット管理台帳の「機能制限」欄を参照し、該ユーザに対して実行しようとする機能が実行許可されているかどうか確認する（ステップＳ１２２１）。実行しようとする機能の実行が禁止されている場合（ステップＳ１２２１でＹＥＳの場合）、操作パネル１３０に指定された機能の実行が禁止されている旨の警告を表示し（ステップＳ１２２３）、本処理を終了する。
【０１２９】
このように、実行できる機能がユーザ毎に制限されるから、各ユーザに応じた文書の最適な管理が可能となる。
【０１３０】
実行しようとする機能の実行が許可されている場合（ステップＳ１２２１でＮＯの場合）、該ユーザによる該ショートカットを介した文書へのアクセス回数が所定回数に到達していないかどうかを確認する（ステップＳ１２２５）。パブリックボックスに作成されたショートカットを介した文書へのアクセス回数は、ユーザ別にショートカット管理台帳に記録されており、これを参照する。アクセス回数が所定回数に到達していれば（ステップＳ１２２５でＹＥＳの場合）、アクセス回数が上限に達した旨の警告を表示し（ステップＳ１２２７）、本処理を終了する。
【０１３１】
このように、ショートカットへのアクセス回数が上限に達している場合、該ショートカットへのアクセスが禁止されるから、例えば文書が機密性の高い文書である場合等に、無制限にアクセスされるのを防止できる。
【０１３２】
アクセス回数が所定回数に到達していなければ（ステップＳ１２２５でＮＯの場合）、該ショートカットのリンク先の文書を出力する（ステップＳ１２３１）。
【０１３３】
続いて、ショートカット管理台帳の該ユーザによるアクセス回数をインクリメントし（ステップＳ１２３３）、アクセスログにアクセスの履歴を記録する（ステップＳ１２３５）。このようにアクセス履歴を記録しておくことにより、共有文書の管理をしっかりと行うことができる。
【０１３４】
つぎに、今回のアクセスによって、オリジナルの文書にすべてのユーザがアクセスされたかどうかを確認する（ステップＳ１２３７）。これは、ショートカット管理台帳を参照し、オリジナルの文書へのすべてのユーザのアクセス回数が０より大きくなっていれば、該文書がすべてのユーザによリアクセスされたと判断する。すべてのユーザによるアクセスが完了していなければ（ステップＳ１２３７でＮＯの場合）、本処理を終了する。すべてのユーザによるアクセスが完了したのであれば（ステップＳ１２３７でＹＥＳの場合）、蓄積した文書に関する通知宛先として指定された宛先にその旨を通知する（ステップＳ１２３９）。この通知により、文書の共有化を指示したユーザは、他の共有ユーザがすべて文書にアクセスしたことを認識できる。
【０１３５】
このように、この実施の形態では、共有ユーザは、パブリックボックスに作成されたショートカットへアクセスすることによって、許可された範囲内での共有文書の処理が可能となるから、各ユーザのプライベートボックスへ共有文書が蓄積されていなくても、あるいは、プライベートボックスを持たないユーザであっても、文書を共有することができる。しかも、入力されたユーザ識別情報とショートカットに記述されたユーザ識別情報とに基づいて、ユーザ認証が行われるから、不特定ユーザがショートカットにアクセスできても共有文書にはアクセスできないから、セキュリティを確保しつつ文書を共有することができる。
【０１３６】
また、文書を共有するグループのプライベートボックスを作成する必要もないうえ、グループ内のユーザの構成が変わっても、ショートカットの再作成のみでこれに簡単に対応することができるから、使い勝手が良い。
【０１３７】
さらに、各共有ユーザのプライベートボックスに文書を蓄積する必要はないうえ、各プライベートボックスのそれぞれにショートカットを作成する必要もなく、パブリックボックスに１個のショートカットを作成しておけばよいから、ボックスの多くの記憶容量を必要とすることなく文書の共有化を実現できる。
［６］ショートカットの有効期限チェック
最後に、図３のステップＳ３０７：ショートカットの有効期限チェックについて、図１３のフローチャートに基づいて詳しく説明する。
【０１３８】
すでに説明したように、プライベートボックス、もしくはパブリックボックスにショートカットを作成すると、ショートカット管理台帳に作成日時が記録される。画像形成装置１のＣＰＵ１０１は、ショートカット管理台帳を参照し、該管理台帳に登録されているすべてのショートカットについて、以下の処理を実行する。
【０１３９】
まず、時計ＩＣ１０５による現在日時とショートカットｉの作成日時とを比較し、ショートカットｉを作成してから第１の有効期限時間が経過したかどうかを確認する（ステップＳ１３０３）。ショートカットｉを作成してから第１の有効期限時間が経過している場合（ステップＳ１３０３でＹＥＳの場合）、ショートカットｉを削除する（ステップＳ１３１１）。これにより、例えば機密性の高い文書がいつまでも共有化された状態にあるのを防止できる。また、不要となったショートカットによるボックスの記憶容量の占有を防止できる。
【０１４０】
そして、ショートカットを削除した旨を、前記ショートカット管理台帳に登録したショートカットに関する通知先に通知する（ステップＳ１３１３）。ショートカットｉがパブリックボックスのショートカットである場合、共有指定されたすべてのユーザもしくはグループの通知宛先に通知する。これにより、共有ユーザは、ショートカットが削除されたことを知ることができる。
【０１４１】
最後に、ショートカット管理台帳から削除したショートカットの情報をすべて削除する（ステップＳ１３１５）。削除したショートカットがパブリックボックスに作成したショートカットの場合、ショートカット管理台帳から共有指定されているすべてのユーザの情報を削除する。
【０１４２】
一方、ショートカットｉを作成してからまだ第１の有効期限時間が経過していない場合（ステップＳ１３０３でＮＯの場合）、ショートカットｉを作成してから第２の有効期限時間が経過したかどうかを確認する（ステップＳ１３２１）。ここで、第２の有効期限時間は第１の有効期限時間よりも短い値に設定されており、このため、有効期限切れを事前に把達することができる。
【０１４３】
ショートカットｉを作成してから第２の有効期限時間が経過していなければ（ステップＳ１３２１でＮＯの場合）、ステップＳ１３１７に進む。逆に、第２の有効期限時間が経過していれば（ステップＳ１３２１でＹＥＳの場合）、ショートカットの有効期限が迫っている旨を、前記ショートカット管理台帳に登録したショートカットに関する通知先に通知する（ステップＳ１３２３）。ショートカットｉがパブリックボックスのショートカットである場合には、共有指定されたすべてのユーザもしくはグループの通知宛先に通知する。これにより、ユーザはショートカットの有効期限が近いことを認識できる。
【０１４４】
以上、本発明の一実施形態を説明したが、本発明は条規実施形態に限定されることはない。
【０１４５】
例えば、共有文書の蓄積及び共有化の要求、蓄積された文書からの共有文書の選択及び共有化等の要求を、端末装置２から行い、ＣＰＵ１０１がネットワークＩ／Ｆ１６０を介してこれらを受信し、処理するものとしたが、上記の要求を操作パネル１３０を用いて行い、ＣＰＵ１０１が操作パネル１６０から送信されてきた前記要求内容を受信し、処理するものとしても良い。
【０１４６】
また、ボックスに蓄積された共有文書の削除要求や出力要求、ショートカットの削除要求等を、操作パネル１３０から入力するものとしたが、端末装置２等の外部から入力する構成としても良い。
【図面の簡単な説明】
【０１４７】
【図１】この発明の一実施の形態に係る文書管理装置が適用された画像形成装置を用いた画像形成システムの構成を示す模式図である。
【図２】図１の画像形成システムに用いられる画像形成装置の内部構成を示すブロック図である。
【図３】図２の画像形成装置のＣＰＵが実行する全体処理フローを示すフローチャートである。
【図４】図３のフローチャートにおける蓄積ジョブの処理（プライベートボックスにショートカットを作成する場合）の内容を示すフローチャートである。
【図５】ショートカット管理台帳の一例を示したテーブルである。
【図６】図３のフローチャートにおける蓄積ジョブの処理（パブリックボックスにショートカットを作成する場合）を示すフローチャートである。
【図７】図３のフローチャートにおける蓄積文書の共有化処理（プライベートボックスにショートカットを作成する場合）を示すフローチャートである。
【図８】図３のフローチャートにおける蓄積文書の共有化処理（パブリックボックスにショートカットを作成する場合）を示すフローチャートである。
【図９】図３のフローチャートにおける蓄積文書の削除処理を示すフローチャートである。
【図１０】図３のフローチャートにおける蓄積文書の出力処理（プライベートボックスにショートカットを作成する場合）を示すフローチャートである。
【図１１】ショートカットへのアクセスログの一例を示すテーブルである。
【図１２】図３のフローチャートにおける蓄積文書の出力処理（パブリックボックスにショートカットを作成する場合）を示すフローチャートである。
【図１３】図３のフローチャートにおける有効期限チェック処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１４８】
１        画像形成装置
２        端末装置
３        ネットワーク
１００    制御部
１０１    ＣＰＵ
１０５    時計ＩＣ
１１０    固定記憶装置
１１１    ボックス
１３０    操作パネル
１６０    ネットワークインターフェイス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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