(57)【要約】【課題】  宛先と自身との人間関係に応じた表現ニュアンスが適正化された文書の作成を好適に支援する仕組みを提供すること。【解決手段】  ユーザが選択した文書の種別と対応するテンプレートをテンプレートデータベース１１ａから読み出して提示する。次に、そのテンプレートの各欄に入力されるべき定型文や単語を、定型文データベース１１ｂ及び単語データベース１１ｃから読み出して埋め込む。最後に、文書の宛先と作成者自身との関係を基に、文書の文体を校正する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の各種別を夫々表す種別識別子と、それら各種別の文書を取得する際の雛形となる各テンプレートとを各々対応付けて記憶したテンプレートデータベースと、
前記各テンプレートを夫々識別するテンプレート識別子と、それら各テンプレートの所定箇所に埋め込まれるべき複数の定型文とを各々対応付けて記憶した定型文データベースと、
前記各定型文を夫々識別する定型文識別子と、それら各定型文の所定箇所に埋め込まれるべき複数の単語とを各々対応付けて記憶した単語データベースと、
情報の表示手段と、
前記テンプレートデータベースにて各テンプレートと対応付けられている種別のうちいずれかを選択する文書種別選択手段と、
前記選択された種別と対応付けられたテンプレートを前記テンプレートデータベースから読み出し、読み出したテンプレートを前記表示手段に表示させるテンプレート提示手段と、
前記表示手段に表示されたテンプレートのテンプレート識別子と対応付けられた複数の定型文を前記定型文データベースから読み出し、読み出した複数の定型文を前記表示手段に表示させる定型文候補提示手段と、
前記表示手段に表示された複数の定型文のうちいずれかを選択する定型文選択手段と、
前記選択された定型文を前記表示手段に表示させたテンプレートの所定箇所に埋め込む定型文埋め込み手段と、
前記埋め込まれた定型文の定型文識別子と対応付けて前記単語データベースに記憶された複数の単語を読み出し、読み出した複数の単語を前記表示手段に表示させる単語候補提示手段と、
前記表示手段に表示された複数の単語のうちいずれかを選択する単語選択手段と、
前記選択された単語を前記テンプレートに埋め込んだ定型文の所定箇所に更に埋め込む単語埋め込み手段と、
文書の宛先を入力する宛先入力手段と、
前記入力された宛先の属性を特定する宛先属性特定手段と、
前記単語を埋め込んで得られた文書の文体を前記宛先属性特定手段が特定した属性に応じて校正することによって校正済み文書を取得する校正手段と、
前記取得された校正済み文書を出力する出力手段と
を備えた文書作成支援装置。
【請求項２】
請求項１に記載の文書作成支援装置において、
前記宛先属性特定手段は、
前記入力された宛先が敬称を含むものであるか否かを判断する手段を有し、
前記校正手段は、
前記入力された宛先が敬称を含むものであると判断されたときは、前記取得された文書の文体を敬体に校正する一方、前記入力された宛先が敬称を含まないものであると判断されたときは、前記取得された文書の文体を常体に校正する
文書作成支援装置。
【請求項３】
請求項１に記載の文書作成支援装置において、
前記宛先属性特定手段は、
前記入力された宛先の一部を構成する所定の文字列を基に当該宛先の所属する国名を特定する手段を有し、
前記校正手段は、
前記取得された文書の文体を前記特定された国名に応じて校正する
文書作成支援装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書作成支援装置に関する。      
【背景技術】
【０００２】
ビジネスがグローバルに展開されることが半ば常識となりつつある今日の企業業務においては、自らの母国語と異なる言語で作成した文書を電子メールなどのツールを用いて遣り取りする必要性が高まっている。当然ながら、この種の文書の遣り取りを円滑に行うためには、遣り取りの相手の言語で用いられる単語やその一般的な用法だけでなく、ビジネス文書に特有の細かな文章表現の体得が必要とされる。このようなスキルを体得できていなければ、文書の遣り取りに自らの母国語でない言語が介在するたびに業務の能率が著しく低下しまうためである。
【０００３】
ところで、外国語の文書の作成を支援する技術については、これまでにも種々のものが提案されている。例えば、特許文献１には、外国語の単語や文法の知識が不十分な者に対し、自然な文書を作成するガイドラインを好適なタイミングで提示するシステムの開示がある。特許文献２には、元々再利用を意識して作成されているわけでない英文書のデータを適宜編集して再利用することにより、辞書引きなどを必要としない英文書の簡便な作成を実現させるシステムの開示がある。
【特許文献１】特開２００４−５４３６１号公報
【特許文献２】特開２００３−６１９１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記文献に記された類の技術は、雛形の所定の空欄に予め準備された定型句や単語の候補を埋め込むものに止まり、宛先と作成者と間の関係に応じた細かな表現ニュアンスまでも校正しうるものではなかった。
本発明は、このような背景の下に案出されたものであり、宛先と自身との関係に応じて表現ニュアンスが適正化された文書を効率的に作成し得る仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の好適な態様である文書作成支援装置は、文書の各種別を夫々表す種別識別子と、それら各種別の文書を取得する際の雛形となる各テンプレートとを各々対応付けて記憶したテンプレートデータベースと、前記各テンプレートを夫々識別するテンプレート識別子と、それら各テンプレートの所定箇所に埋め込まれるべき複数の定型文とを各々対応付けて記憶した定型文データベースと、前記各定型文を夫々識別する定型文識別子と、それら各定型文の所定箇所に埋め込まれるべき複数の単語とを各々対応付けて記憶した単語データベースと、情報の表示手段と、前記テンプレートデータベースにて各テンプレートと対応付けられている種別のうちいずれかを選択する文書種別選択手段と、前記選択された種別と対応付けられたテンプレートを前記テンプレートデータベースから読み出し、読み出したテンプレートを前記表示手段に表示させるテンプレート提示手段と、前記表示手段に表示されたテンプレートのテンプレート識別子と対応付けられた複数の定型文を前記定型文データベースから読み出し、読み出した複数の定型文を前記表示手段に表示させる定型文候補提示手段と、前記表示手段に表示された複数の定型文のうちいずれかを選択する定型文選択手段と、前記選択された定型文を前記表示手段に表示させたテンプレートの所定箇所に埋め込む定型文埋め込み手段と、前記埋め込まれた定型文の定型文識別子と対応付けて前記単語データベースに記憶された複数の単語を読み出し、読み出した複数の単語を前記表示手段に表示させる単語候補提示手段と、前記表示手段に表示された複数の単語のうちいずれかを選択する単語選択手段と、前記選択された単語を前記テンプレートに埋め込んだ定型文の所定箇所に更に埋め込む単語埋め込み手段と、文書の宛先を入力する宛先入力手段と、前記入力された宛先の属性を特定する宛先属性特定手段と、前記単語を埋め込んで得られた文書の文体を前記宛先属性特定手段が特定した属性に応じて校正することによって校正済み文書を取得する校正手段と、前記取得された校正済み文書を出力する出力手段と備える。
【０００６】
この態様において、前記宛先属性特定手段は、前記入力された宛先が敬称を含むものであるか否かを判断する手段を有し、前記校正手段は、前記入力された宛先が敬称を含むものであると判断されたときは、前記取得された文書の文体を敬体に校正する一方、前記入力された宛先が敬称を含まないものであると判断されたときは、前記取得された文書の文体を常体に校正するようにしてもよい。
【０００７】
また、前記宛先属性特定手段は、前記入力された宛先の一部を構成する所定の文字列を基に当該宛先の所属する国名を特定する手段を有し、前記校正手段は、前記取得された文書の文体を前記特定された国名に応じて校正するようにしてもよい。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によると、宛先と自身との人間関係に応じて表現ニュアンスが適正化された文書を効率的に作成できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
（発明の実施の形態）
本発明の実施形態について説明する。
本実施形態に係る文書作成支援装置は、以下の２つの特徴を有する。１つ目の特徴は、文書の種類に応じて予め準備されたテンプレートの所定箇所にユーザが選択した定型文や単語を埋め込んでいくことで、文書のドラフトを完成させるようにした点である。２つ目の特徴は、完成した文書の宛先となる人物と作成者自身の関係を基に文書の文体を常体にすべきかそれとも敬体にすべきか判定し、その判定結果に応じて文書の文体を校正するようにした点である。
【００１０】
図１は、本実施形態にかかる文書作成支援装置のハードウェア構成を示すブロック図である。図に示すように、この装置は、記憶部１１、入力部１２、出力部１３、作成中文書記憶部１４、編集制御部１５、検索部１６、表現ニュアンス決定部１７、及び表現ニュアンスチェック部１８を備える。
【００１１】
図に示す記憶部１１には、テンプレートデータベース１１ａ、定型文データベース１１ｂ、単語データベース１１ｃ、及び表現ニュアンスデータベース１１ｄの４つのデータベースが形成されている。
テンプレートデータベース１１ａは、文書の各種別とそれら各種別の文書を取得する際の雛形となる各テンプレートとを各々対応付けて記憶している。文書の種別には、「開催案内書」、「お知らせ／連絡書」、「出張報告書」、「詫び状」、「礼状」といったものがある。テンプレートの具体的な内容は後述する。
【００１２】
定型文データベース１１ｂは、テンプレートデータベース１１ａの各テンプレートを夫々識別するテンプレート識別子と、それら各テンプレートの所定箇所に埋め込まれるべき複数の定型文とを各々対応付けて記憶する。
単語データベース１１ｃは、各定型文を夫々識別する定型文識別子と、それら各定型文の所定箇所に埋め込まれるべき複数の単語とを各々対応付けて記憶する。
【００１３】
表現ニュアンスデータベース１１ｄは、文書中に現れる各語句を常体で表わした表現と敬体で表わした表現の各対を記憶する。このデータベースに記憶される各対は、「来る」と「いらっしゃる」のような動詞や助動詞の表現を表すものでもよいし、「見舞い」と「お見舞い」のような名詞の表現を表すものでもよい。
【００１４】
入力部１２は、例えば、マウスやキーボードであり、各種情報を入力する。出力部１３は、例えば、コンピュータディスプレイであり、各種情報を表示する。
作成中文書記憶部１４は、バッファであり、出力部１３から出力されるべき画像データを一時的に記憶する。
【００１５】
編集制御部１５、検索部１６、表現ニュアンス決定部１７、及び表現ニュアンスチェック部１８は、図示しないＣＰＵが所定のプログラムを実行することによって論理的に実現する機能モジュールである。これら各部と本願請求項との対応関係について説明すると、編集制御部１５は、本願請求項のテンプレート提示手段、定型文候補提示手段、定型文埋め込み手段、及び単語埋め込み手段に相当する。また、検索部１６は、本願請求項の文書種別選択手段、定型文選択手段、単語選択手段に相当する。更に、表現ニュアンス決定部１７は、本願請求項の宛先属性特定手段に、表現ニュアンスチェック部１８は、本願請求項の校正手段に夫々相当する。
【００１６】
次に、本実施形態の動作を説明する。
図２は、本実施形態の動作を示すフローチャートである。
図に示すステップ１００では、ユーザが入力部１２から所定の操作を行うことによって、テンプレートデータベース１１ａにおいて各テンプレートと対応付けられている種別のうち、今回の作成対象となる文書の種別を選択する。
【００１７】
ステップ１１０において、検索部１６は、選択された種別と対応するテンプレートをテンプレートデータベース１１ａから読み出す（Ｓ１１０）。すると、編集制御部１５は、ステップ１１０で読み出されたテンプレートを作成中文書記憶部１４に記憶させると共に、テンプレート提示画面として出力部１３に表示させる（Ｓ１２０）。このテンプレート提示画面におけるテンプレートには、定型文を埋め込むための定型文埋め込み欄、文書の宛先を入力する宛先入力欄、開催日時や場所などといったテンプレートに依存しない固有の情報を手入力する手入力欄が形成されている。
【００１８】
ステップ１３０に進んで、検索部１６は、ステップ１１０で読み出されたテンプレートのテンプレート識別子と対応付けられた複数の定型文を定型文データベース１１ｂから読み出す。すると、編集制御部１５は、読み出した複数の定型文を定型文候補提示画面として表示部に表示させる（Ｓ１４０）。
この定型文候補提示画面を参照したユーザは、テンプレート提示画面として表示されているテンプレートの定型文埋め込み欄に埋め込むべき適切な定型文を定型文候補提示画面から選択する（Ｓ１５０）。
【００１９】
定型文が選択されると、編集制御部１５は、選択された定型文をテンプレートの定型文埋め込み欄に埋め込む（Ｓ１６０）。この埋め込まれた定型文には、単語を埋め込むための単語埋め込み欄が形成されている。
ステップ１７０に進んで、検索部１６は、ステップ１６０で埋め込まれた定型文の定型文識別子と対応付けられた複数の単語を単語データベース１１ｃから読み出す。すると、編集制御部１５は、読み出した複数の単語を単語候補提示画面として出力部１３に表示させる（Ｓ１８０）。
【００２０】
この単語候補提示画面を参照したユーザは、定型文の単語埋め込み欄に埋め込むべき適切な単語を単語候補提示画面から選択する（Ｓ１９０）。
単語が選択されると、編集制御部１５は、選択された単語を定型文の単語埋め込み欄に埋め込む（Ｓ２００）。
【００２１】
定型文に単語が埋め込まれたテンプレートを参照したユーザは、テンプレートの宛先入力欄に今回の作成対象となる文書の宛先を入力すると共に、手入力入力欄に固有の情報を入力する（Ｓ２１０）。
宛先が入力されると、表現ニュアンス決定部１７は、その宛先が、「殿」、「様」、「さま」、「御中」といったような敬称を含むものであるか否か判断し、その判断結果に応じて、文書の文体を決定する（Ｓ２２０）。具体的には、敬称を含む場合は文書の文体を「敬体」と決定する一方、敬称を含まない場合は「常体」と決定する。
【００２２】
ステップ２３０に進んで、表現ニュアンス決定部１７は、ステップ２１０において単語が埋め込まれた状態のテンプレートに含まれる各文章を、ステップ２２０で決定した文体へと校正する。即ち、ステップ２２０の決定結果に応じて、文章の文体を「常体」か「敬体」のいずれかで統一させる。
更に、ステップ２４０では、ステップ２４０における校正を終えた文書を、図示しないインターフェースを介して外部のプリンタや通信デバイスへ出力する。
【００２３】
以上で、本実施形態の動作が終了となる。
次に、キャンプ開催のお知らせを作成対象となる文書として想定し、本実施形態における動作を更に具体的に説明する。
図３は、ステップ１４０を実行した段階で表示されるテンプレート提示画面であり、図４は、ステップ２１０を実行した段階における出力部１３の表示内容である。また、図５は、ステップ２３０を実行した段階で得られる文書である。
図３に示すテンプレート提示画面には、文書の種別の１つである「開催通知」と対応するテンプレートが表示されている。そして、このテンプレートには、定型文埋め込み欄２１、宛先入力欄２２、及び手入力欄２３ａ乃至ｊが形成されていることが分かる。
【００２４】
図４を参照すると、この図に示すテンプレートの定型文埋め込み欄２１には、「この度、標記行事を下記日程にて開催する運びとなりました。つきましては、奮ってご参加くださいます様、ご案内致します。」との定型文が埋め込まれていることが分かる。また、宛先入力欄２２には、「富士太朗 様」との文字列が入力され、１０箇所ある手入力欄２３ａ乃至ｊには、テンプレートや定型文に依存しない固有の情報が夫々入力されていることが分かる。
【００２５】
図５を参照すると、この図に示すテンプレートの手入力欄２３ｃに入力されていた文章の下線箇所が、常体から敬体に修正されていることが分かる。即ち、図４の段階では、「・・・また、キャンプに必要な道具は全て料金に含まれているので、手ぶらでの参加も可能です。夏休みの思い出作りに是非ご利用下さい。」となっていた文章が、「・・・また、キャンプに必要な道具は全て料金に含まれていますので、手ぶらでの参加も可能です。夏休みの思い出作りに是非ご利用下さい。」となっている。これは、宛先入力欄２２に入力されている文字列である「富士太朗 様」に敬称を表す「様」が含まれているため、テンプレートの各入力欄に入力された文章の文体が敬体となるように校正が行われたためである。
【００２６】
以上説明した本実施形態によると、ユーザは、まず、作成対象となる文書の種別を選択し、その選択に応じて提示されるテンプレートの所定欄に定型文や単語などを埋め込んでいくことにより、所望の文書のドラフトを簡単に作成することができる。また、文書のドラフトが作成された後、その宛先の属性に応じて常体又は敬体の何れかへと自動的に校正されるようになっているので、文体の統一性が保たれていない文書が生成されてしまう事態を回避できる。
【００２７】
（他の実施形態）
本願にかかる発明は、種々の変形実施が可能である。
上記実施形態は、日本語による文書の作成のみを想定して構築されていたが、外国語の文書をも作成可能な構成としてもよい。例えば、日本語だけでなく、英語、中国語の文書の作成もサポートするためには、図６に示すように、テンプレートデータベース１１ａ、定型文データベース１１ｂ、単語データベース１１ｃ、及び表現ニュアンスデータベース１１ｄの４つのデータベースを、日本語、英語、中国語毎に個別に設ける必要がある。そして、英語による文書を作成する場合、テンプレートに定型文や単語を埋め込んで得られた文書のドラフトを取得した後、その表現ニュアンスを、フォーマル又はインフォーマルのいずれかに校正することになる。
【００２８】
英語や中国語といった外国向けの文書の場合、その宛先の地域に応じて表現ニュアンスを校正するようにしてもよい。例えば、英語圏向けの文書の場合は、その宛先が英国の人物であれば英国で使用されている英語の表現ニュアンスへと校正し、宛先が米国の人物であれば米国で使用されている英語の表現ニュアンスへと校正する。また、中国語圏向けの文書の場合、その宛先となる人物の所在地に応じて北京語の表現ニュアンスへと校正したり、広東語の表現ニュアンスへと校正するとよい。
【００２９】
上記実施形態においては、テンプレートの宛先入力欄に入力される文字列に、「殿」、「様」、「さま」、「御中」といった敬称が含まれるか否かに応じて文書の体裁を決定していた。これに対し、文書中から抽出しうる他の属性を基にその体裁を決定してもよい。  また、文書から数種の属性を検出し、それら検出した属性を段階的に検証することで、文書の最終的な体裁を決定してもよい。
例えば、図７に示すように、電子メールとして送信される文書の多くは、電子メールアドレスを「宛て先」の欄に、文書の件名を「件名」の欄に夫々入力し、文書自体を本文記入欄に入力するような体裁となっている。このような体裁の文書の場合、まず、第１に、「宛て先」の欄に入力された電子メールアドレスに含まれているドメイン名が自社のものであれば、社内向け文書ということでその体裁を常体と決定する一方、ドメイン名が他社のものであれば、社外向け文書ということでその体裁を敬体と決定するといった運用が可能である。第２に、「宛て先」の欄に入力された電子メールアドレスの末尾にある、「ｕｋ」や「ｕｓ」といったような国名を表す文字列に応じて文書の体裁を決定することが可能である。第３に、本文記入欄に敬称が含まれていればその文体を敬体にする一方で、含まれていなければ常体にするといった運用が可能である。図７の場合、敬称の一つである「さん」が本文記入欄中に含まれているので、同記入欄に入力された文章の末尾にある「する」が「します」に修正されることになる。
【図面の簡単な説明】
【００３０】
【図１】文書作成支援装置のハードウェア構成図である。
【図２】本実施形態の動作を示すフローチャートである。
【図３】テンプレート提示画面の一例である。
【図４】出力部の表示内容の一例である。
【図５】文書の一例である。
【図６】文書作成支援装置のハードウェア構成図である（変形例）。
【図７】文書の体裁を示す図である（変形例）。
【符号の説明】
【００３１】
１２…入力部、１３…出力部、１４…作成中文書記憶部、１５…編集制御部、１６…検索部、１７…表現ニュアンス決定部、１８…表現ニュアンスチェック部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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