(57)【要約】【課題】本発明は、スキャン文書データの重要度に応じて一次時刻署名局（サーバ）の選択ができ、しかも、時刻署名局へのアクセス性を向上させた改竄防止機能付きのスキャナ装置およびこのスキャナ装置を備えた文書管理システムを提供する。【解決手段】本発明に係る文書管理システム１０は、契約書・稟議書等の保存必要文書を読み込んでスキャン文書データ２６を作成するスキャナ装置２３と、作成されたスキャン文書データに時刻署名を施す一方、時刻署名の信頼性をそれぞれ異にする複数の一次時刻署名サーバ１５，２０と、スキャン文書データの重要度に応じて複数の一次時刻署名サーバの中から特定の一次時刻署名サーバを選択的に指定するサーバ選択手段と、一次時刻署名サーバで時刻署名されたスキャン文書データ２７を受信して保存する文書管理サーバ１４とを有し、スキャナ装置は、スキャン文書データに一次時刻署名サーバを利用して時刻署名を施すように設定したものである。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
契約書・稟議書等の保存必要文書を読み込んでスキャン文書データを作成するスキャナ装置と、
作成されたスキャン文書データに時刻署名を施す一方、時刻署名の信頼性をそれぞれ異にする複数の一次時刻署名サーバと、
前記スキャン文書データの重要度に応じて複数の一次時刻署名サーバの中から特定の一次時刻署名サーバを選択的に指定するサーバ選択手段と、
前記一次時刻署名サーバで時刻署名されたスキャン文書データを受信して保存する文書管理サーバとを有し、
前記スキャナ装置は、スキャン文書データに一次時刻署名サーバを利用して時刻署名を施すように設定したことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記複数の一次時刻署名サーバは、時刻署名の信頼性に応じてランク付けされた請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記複数の一次時刻署名サーバは、時刻署名の信頼性の高い公的一次時刻署名サーバと、時刻署名の信頼性が劣る１または複数の私的一次時刻署名サーバとを有する請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記複数の一次時刻署名サーバの各々にバックアップ時刻署名サーバが対応して設けられ、前記一次時刻署名サーバが利用できないとき、バックアップ時刻署名サーバが利用可能に設定された請求項１記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記バックアップ時刻署名サーバは、対応する一部時刻署名サーバの時刻署名の信頼性と同等以上の信頼性を有する請求項４記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記時刻署名されたスキャン文書データを保存する文書管理サーバはクライアントパソコンである請求項１記載の文書管理システム。
【請求項７】
一次時刻署名サーバを利用してスキャン文書データに時刻署名を施すスキャナ装置において、
ＣＰＵ等の中央制御ユニットと、
この中央制御ユニットをコントロール操作するコントロールパネルと、
上記中央制御ユニットのコントロール操作により、契約書・稟議書等の保存必要文書が読み込まれ、スキャン文書データを作成するデータ読込み手段と、
複数の一次時刻署名サーバの中からスキャン文書データの重要度に応じて特定の一次時刻署名サーバを選択的に指定するサーバ選択手段と、
作成されたスキャン文書データを特定の一次時刻署名サーバに送信するデータ送信手段と、
特定の一次時刻署名サーバで時刻署名されたスキャン文書データを受信するデータ受信手段とを有し、
前記データ送信手段は、時刻署名付きスキャン文書データを文書管理データに送信してデータ保存されるように設定したことを特徴とするスキャナ装置。
【請求項８】
前記サーバ選択手段は、複数の一次時刻署名サーバの各々の対応するバックアップ時刻署名サーバを、一次時刻署名サーバと共に指定可能に設けられた請求項７記載のスキャナ装置。
【請求項９】
前記中央制御ユニットは、スキャン文書データからデータ送信用ハッシュ値を算出するハッシュ値算出手段を設け、このハッシュ値算出手段で算出されたスキャン文書データのハッシュ値を、データ送信手段により一次時刻署名サーバに送信して時刻署名を施す一方、時刻署名が施されたスキャン文書データのハッシュ値をデータ受信手段で受信し、受信された時刻署名付きのハッシュ値をスキャン文書データと結合させて一体化するデータ結合手段をさらに設け、このデータ結合手段でのスキャン文書データと時刻署名付きハッシュ値を結合させて時刻署名付きスキャン文書データを作成し、改竄防止機能を備えた請求項７記載のスキャナ装置。
【請求項１０】
前記スキャナ装置は、ＭＦＰ、デジタル複写機およびイメージスキャナの少なくとも一方に備えられる請求項８記載のスキャナ装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はスキャン文書データに時刻署名を施す改竄防止技術に係り、特に改竄防止機能付きのスキャナ装置およびこのスキャナ装置を備えた文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
原稿上の画像や文書を読み取る画像読取り技術に、電子写真方式のデジタル複写機や、ＭＦＰ（Multi-Function Printer）、イメージスキャナ等のスキャナ装置があり、このスキャナ装置で読み込まれたスキャン文書データを、改竄防止のために、時刻署名を施して、文書管理サーバに保存管理させる分書管理システムがある。
【０００３】
従来の文書管理システムには、特許文献１に記載された技術がある。この文書管理システムは、クライアント端末を時刻署名サーバにＬＡＮ接続し、クライアント端末が時刻署名サーバにアクセス可能となっている。クライアント端末で処理された証明書等のスキャン文書データに、時刻署名サーバにて時刻署名が施され、時刻認証されたスキャン文書データをクライアント端末で受け、そのハードディスク等に保管している。
【特許文献１】特開２００４−２６５０９０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の文書管理システムは、クライアント端末が特定の時刻署名局である時刻署名サーバにＬＡＮ接続され、この時刻署名サーバにスキャン文書データをアクセスさせて時刻署名を施す一方、時刻署名が施されたスキャン文書データは、クライアント端末側に戻されるようになっているが、時刻署名サーバが混雑していたり、サーバダウンして利用不可になるとアクセスができず、時刻認証を受けることができない事態が生じる。
【０００５】
一方、クライアント端末が作成するスキャン文書データには、ジョブ（Ｊｏｂ）の種類に応じて多種多様な文書データが存在し、これらのスキャン文書データの重要度は必ずしも一律ではなく、種々異なる。
【０００６】
他方、時刻署名局である時刻署名サーバも公的な時刻署名局や私的な時刻署名局があり、私的な時刻署名局はさらにブランド的信頼度に応じて個々の時刻署名局（時刻署名サーバ）が存在する。時刻署名局のサーバ利用料金は、時刻署名の信頼性やブランド的信頼性に応じて種々異なる。
【０００７】
従来の文書管理システムは、クライアント端末が特定の時刻署名局に接続されて利用できるだけであるので、特定の時刻署名局が他のクライアント端末と接続中であったり、サーバダウンしていると、時刻署名局が接続可能となるまで待機しなければならなかったり、また、Ｊｏｂの重要度に応じて時刻署名局を選択することができなかった。
【０００８】
本発明は、上述した事情を考慮してなされたもので、スキャン文書データの重要度に応じて時刻署名局の選択ができ、しかも、時刻署名局へのアクセス性を向上させた改竄防止機能付きのスキャナ装置およびこのスキャナ装置を備えた文書管理システムを提供することを目的とする。
【０００９】
本発明の他の目的は、Ｊｏｂの種類・重要度に応じて信頼性の高い時刻署名局を選択でき、スキャン文書データへの時刻認証をタイムリにタイムラグなく行なって改竄防止機能を向上させたスキャナ装置およびこのスキャナ装置を備えた文書管理システムを提供するにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明に係る文書管理システムは、上述した課題を解決するために、請求項１に記載したように、契約書・稟議書等の保存必要文書を読み込んでスキャン文書データを作成するスキャナ装置と、作成されたスキャン文書データに時刻署名を施す一方、時刻署名の信頼性をそれぞれ異にする複数の一次時刻署名サーバと、前記スキャン文書データの重要度に応じて複数の一次時刻署名サーバの中から特定の一次時刻署名サーバを選択的に指定するサーバ選択手段と、前記一次時刻署名サーバで時刻署名されたスキャン文書データを受信して保存する文書管理サーバとを有し、前記スキャナ装置は、スキャン文書データに一次時刻署名サーバを利用して時刻署名を施すように設定したものである。
【００１１】
また、本発明に係るスキャナ装置は、上述した課題を解決するために、請求項７に記載したように、一次時刻署名サーバを利用してスキャン文書データに時刻署名を施すスキャナ装置において、ＣＰＵ等の中央制御ユニットと、この中央制御ユニットをコントロール操作するコントロールパネルと、上記中央制御ユニットのコントロール操作により、契約書・稟議書等の保存必要文書が読み込まれ、スキャン文書データを作成するデータ読込み手段と、複数の一次時刻署名サーバの中からスキャン文書データの重要度に応じて特定の一次時刻署名サーバを選択的に指定するサーバ選択手段と、作成されたスキャン文書データを特定の一次時刻署名サーバに送信するデータ送信手段と、特定の一次時刻署名サーバで時刻署名されたスキャン文書データを受信するデータ受信手段とを有し、前記データ送信手段は、時刻署名付きスキャン文書データを文書管理データに送信してデータ保存されるように設定したものである。
【発明の効果】
【００１２】
本発明に係るスキャナ装置およびこのスキャナ装置を備えた文書管理システムにおいては、スキャン文書データの重要度に応じて複数の一次時刻署名サーバの中から特定の一次時刻署名サーバを選択的に指定できるので、スキャン文書データの重要度に応じて最適な時刻署名の信頼性を有する一次時刻署名サーバに容易にアクセスすることができ、時刻署名局である一次時刻署名サーバへのアクセス性を向上させることができる。
【００１３】
また、本発明に係るスキャナ装置およびこのスキャナ装置を備えた文書管理システムでは、Ｊｏｂの種類・重要度に応じて信頼性の高い時刻署名局（時刻署名サーバ）を選択でき、各時刻署名サーバにバックアップ時刻署名サーバを所要の利用条件で利用可能としたので、スキャン文書データへの時刻認証をタイムリにタイムラグなく行なって改竄防止機能の向上を図ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
本発明に係るスキャナ装置およびこのスキャナ装置を備えたスキャン文書システムの実施の形態について、添付図面を参照して説明する。
【００１５】
図１は、本発明に係る文書管理システムの一実施形態を示すシステム構成図である。この文書管理システム１０は、複数台のＭＦＰ１１，１２、クライアントパソコン１３、文書管理サーバ１４および企業内（私的）一次時刻署名局としての私的一次時刻署名サーバ１５、企業内（私的）バックアップ時刻署名サーバ１６がシステムバス１７を介してＬＡＮ接続されており、さらに、各ＭＦＰ１１，１２およびクライアントパソコン１３等は、インターネット等の通信回線１８を介して公的時刻署名局である公的時刻署名サーバ２０および公的バックアップ時刻署名サーバ２１に通信接続されている。
【００１６】
ＭＦＰ１１，１２は、画像データを含む文書データを読み込むスキャナ装置２３をと読み込まれた文書データをプリントアウトするプリンタ装置２４に備え、このスキャナ装置２３は、ＭＦＰ１１，１２の本体ケーシングの頂部に設けられたコントロールパネル２５のパネル操作により図示しないＣＰＵ等の中央制御ユニットを介してスキャンされ、画像データを含む文書データが読み込まれ、電子化されるようになっている。ＭＦＰ１１，１２に代えて、デジタル複写機やイメージスキャナ等のスキャナ装置を用いてもよい。
【００１７】
一方、ＭＦＰ１１，１２のスキャナ装置２３で読み込まれる画像データを含むスキャン文書データ２６には、改竄防止のために、時刻署名（タイプスタンプ）が施される。
【００１８】
企業（クライアント）側のスキャン文書データ２６には、ジョブ（Ｊｏｂ）の種類や重要度に応じて多種多様な文書データが存在する。これらの文書データの中には、契約書、設計図面を含む技術書、稟議書、さらには、議事録や領収書等の保存必要文書がある。この保存必要文書には会社内固有の保存必要文書と法律上の保存義務文書が存在する。文書データの中からジョブの重要度に基づき、管理が必要な文書データの重要度がランク付けされる。このランク付けは、ジョブの種類や重要度に応じて文書データの種類毎に体系的に予めマニュアル化されている。
【００１９】
ＭＦＰ１１，１２に備えられるスキャナ装置２３のコントロールパネル２５には、テンプレートボタンが備えられ、このテンプレートボタンの押圧操作により、文書データのスキャン時に、ジョブの種類や重要度に応じて時刻署名サーバ１５，１６，２０，２１を選択できるようになっている。
【００２０】
また、各ＭＦＰ１１，１２やクライアントパソコン１３は、企業内時刻署名局である私的一次時刻署名サーバ１５，１６にＬＡＮ接続され、また、公的時刻署名局である公的時刻署名サーバ２０，２１にも通信接続されて、各時刻署名局１５，１６，２０，２１とアクセス可能となるように、予め契約されている。
【００２１】
企業内時刻署名局１５，１６の一方は、ＭＦＰ１１，１２およびクライアントパソコン１３の一次アクセス用として、他方の企業内時刻署名局１６はバックアップアクセス用として設置される。また、公的時刻署名局２０，２１も企業内時刻署名局１５，１６と同様に、一方が一次アクセス用として、他方がバックアップアクセス用として設置される。私的および公的時刻署名局は、それぞれランク付けされた３台以上の時刻署名サーバで構成してもよい。バックアップ用時刻署名局１５，２０は、一次アクセス用時刻署名局１６，２１の時刻署名の信頼性と少なくとも同等の信頼性を有するように設置される。
【００２２】
一般に、公的時刻署名局２０，２１は、企業内（私的）時刻署名局１５，１６より、時刻署名の信頼性が高く、サーバ利用料金が高い。また、企業内時刻署名局１５，１６であっても、各企業間でブランド的信頼度が異なり、ブランド信頼性に応じてサーバ利用料金が異なる。
【００２３】
このサーバ利用料金を考慮し、ＭＦＰ１１，１２のスキャナ装置２３には、ジョブの種類・重要度に基づくスキャン文書データ２６の重要度に応じて一次時刻署名サーバ（時刻署名局）１５，２０を選択するサーバ選択手段３３（図２）を備える。サーバ選択手段３３は、コントロールパネル２５のマニュアル操作により、ジョブの種類・重要度に基づき、スキャン文書データの重要度に応じてスキャン文書データ２６に時刻署名を施す一次時刻署名サーバ１５，２０を選択的に指定するようになっている。
【００２４】
一方、ＭＦＰ１１，１２に備えられるスキャナ装置２３は、一次時刻署名サーバ１５，２０を利用してスキャン文書データ２６に時刻署名を施すものである。
【００２５】
スキャナ装置２３は、図２に示すように、ＣＰＵ等の中央制御ユニット３０と、この中央制御ユニットをコントロール操作するコントロールパネル２５と、中央制御ユニット３０のコントロール操作により、契約書・稟議書等の保存必要文書が読み込まれて電子化され、スキャン文書データ２６を作成するデータ読込み手段３２と、複数の一次時刻署名サーバ１５，２０の中からスキャン文書データ２６の重要度に応じて特定の一次時刻署名サーバ１５，２０を選択的に指定するサーバ選択手段３３と、作成されたスキャン文書データを特定の一次時刻署名サーバ１５または２０に送信するデータ送信手段３４と、特定の一次時刻署名サーバ１５または２０で時刻署名されたスキャン文書データを受信するデータ受信手段３５と、スキャン文書データ２６からデータ送信用のハッシュ値を計算するハッシュ値算出手段３６と、計算されたスキャン文書データ２６のハッシュ値を一次時刻署名サーバ１５または２０に送信して時刻署名（タイプスタンプ）を施し、時刻署名されたハッシュ値を受信し、このハッシュ値とスキャン文書データを結合させて一体化するデータ結合手段３７とを有する。
【００２６】
サーバ選択手段３３は、複数の一次時刻署名サーバ１５，２０の各々の対応するバックアップ時刻署名サーバ１６，２１を、一次時刻署名サーバ１５，２０と共に指定可能に設けられる。
【００２７】
また、スキャナ装置２３の中央制御ユニット３０は、スキャン文書データからデータ送信用ハッシュ値をハッシュ値算出手段３６で算出し、算出されたスキャン文書データ２６のハッシュ値を、データ送信手段３４により一次時刻著名サーバ１５または２０に送信して時刻署名が施される。この時刻署名が施されたスキャン文書データ２６のハッシュ値をデータ受信手段３５で受信し、受信された時刻署名付きのハッシュ値をデータ結合手段３７でスキャン文書データ２６と結合させて一体化させる。このデータ結合手段３７でのスキャン文書データ２６と時刻署名付きハッシュ値を結合させて一体化させることで時刻署名付きスキャン文書データ２７を作成し、このスキャン文書データ２７に改竄防止機能を備えさせることができる。
【００２８】
ところで、一次時刻署名サーバ１５，２０の選択は、サーバ選択手段３３で選択されるが、ＭＦＰ１１，１２のスキャナ装置２３に読み込まれるスキャン文書データ２６は、ジョブの種類・重要度に基づいてスキャン文書データ２６の重要度に応じてランク付けされている。このランク付けされたスキャン文書データ２６の重要度に応じて、サーバ選択手段３３が複数の一次時刻署名局の中からアクセスする一次時刻署名局サーバ１５，２０が選択される。
【００２９】
例えば、スキャン文書データ２６が、高額な契約料を伴う契約書データであったり、重要な稟議書データの場合には、時刻署名の信頼性の高い公的時刻署名局２０が指定されてアクセスされ、この時刻署名局２０によりスキャン文書データ２６に時刻署名（タイプスタンプ）が施される。また、文書データ２６が領収書や議事録のように時刻署名が必要であるが、ジョブ重要度が比較的小さな文書データは、企業内（私的）時刻署名局１５が指定されてアクセスされ、この時刻署名局１５により時刻署名が施される。
【００３０】
このように、ＭＦＰ１１，１２のスキャナ装置２３に読み込まれたスキャン文書データ２６は、クライアント側のジョブの種類や重要度に応じて、その重要性が判別され、時刻署名を施す時刻署名局１５，２０が選択される。ジョブの重要度や種類は、予め作成されたマニュアルテーブルに体系的に作成され、このマニュアルテーブルで確認しながら、ＭＦＰ１１，１２のコントロールパネル２５をマニュアル操作することで、サーバ選択手段３３が自動的にアクセス可能な時刻署名サーバ１５，２０を選択している。
【００３１】
その際、ＭＦＰ１１，１２のコントロールパネル２５上で、時刻署名サーバを指定しているサーバ選択手段３３（図２参照）を、テンプレート（ジョブ）ボタンで構成してもよい。テンプレートボタンは、スキャナ装置２３で文書データを読み込むスキャン時の各パラメータを一度に指定することができる。テンプレートボタンでは、スキャンパラメータの１つとして一次時刻署名サーバ１５（２０）およびバックアップ時刻署名サーバ１６（２１）を予め設定しておき、テンプレートボタンを利用したとき、一時時刻署名サーバ１５（２０）が他のスキャナ装置と接続中であったり、あるいは一次時刻署名サーバ１５（２０）がダウンして使用不可の場合、自動的に一次時刻署名サーバ１５（２０）からバックアップ時刻署名サーバ１６（２１）に切り換えられてアクセスされ、このバックアップ時刻署名サーバ１６（２１）でスキャン文書データ２６に時刻署名を施すようになっている。
【００３２】
時刻署名が施されたスキャン文書データ２７はＭＦＰ１１，１２のスキャナ装置２３に戻され、文書データへの時刻認証をディスプレイパネル３９で確認した後、時刻署名付きスキャン文書データ２７となって文書管理サーバ１４のハードディスクに送られ、このハードディスクに格納される。時刻署名付きスキャン文書データ２７は、クライアントパソコン１３に送られ、このパソコン１３のハードディスクに格納され、文書管理されるようにしてもよい。
【００３３】
次に、文書管理システムの作用について説明する。
【００３４】
この文書管理システム１０では、ＭＦＰ１１，１２等の起動によりスキャナ装置２３が立ち上げられる。
【００３５】
ステップ１では、ＭＦＰ１１，１２のコントロールパネル２３のパネル操作により、サーバ選択手段３３を操作して一次時刻署名サーバ１５（２０）およびバックアップ時刻署名サーバ１６（２１）を指定する。スキャナ装置２３に読み込まれるスキャン文書データの重要度は、読込み時に既知であり、マニュアルテーブル等に基づき予め判別されている。
【００３６】
そして、スキャン文書データの重要度に応じて、一次およびバックアップ時刻署名サーバが選択的に指定される。スキャン文書データの重要度が高い場合には公的一次およびバックアップ時刻署名サーバ２０，２１が指定され、重要度が比較的低い場合には、企業内（私的）一次およびバックアップ時刻署名サーバ１５，１６が指定される。スキャン文書データの重要度を数段階にランク付けし、各ランクに応じて一次およびバックアップ時刻署名サーバを複数組の時刻署名サーバの中から選択してもよい。
【００３７】
続いて、スキャナ装置２３を立ち上げ、コントロールパネル２５をパネル操作することにより、契約書や稟議書、議事録等がスキャン処理されて読み込まれ、画像データを含むスキャン文書データが作成される。スキャナ装置２３によるスキャン処理は、事前に行ない、スキャン文書データを予め作成してＭＦＰ１１（１２）内に格納しておいてもよい。
【００３８】
時刻署名サーバの選択的指定は、ＭＦＰ１１（１２）のコントロールパネル２３をパネル操作し、テンプレートボタンを用いて一次およびバックアップ時刻署名サーバ１５，１６；２０，２１を選択することにより行なわれる。
【００３９】
一次およびバックアップ時刻署名サーバ１５，１６または２０，２１の指定が選択的に行なわれた後、スキャナ装置２３の操作により、ステップ２で示すように、スキャン処理されてスキャン文書データが作成される。
【００４０】
スキャナ文書データは、例えば２００ｋｂｙｔｅで作成され、データ量が多いため、データ送信用のハッシュ（Ｈａｃｈ）値がステップ３で計算される。ハッシュ値は、データ送信を容易かつ迅速に行なうために、スキャナ装置２３に組み込まれる数学的なアルゴリズムであり、例えば１２８ｂｙｔｅのＭＤ５やＳＨＡ−１，ＳＨＡ−１６０で事実上標準化されている。
【００４１】
スキャン文書データ２６の送信用ハッシュ値が計算された後、一次時刻署名サーバ１５または２０にアクセスされる。一次時刻署名サーバ１５または２０にアクセスされ、一次時刻署名サーバ１５または２０が利用可能であるか否かがステップ４で判断される。
【００４２】
一次時刻署名サーバ（一次時刻署名局）１５または２０が利用可能である場合、ステップ５で示すように、一次時刻署名サーバ１５または２０にスキャン文書データ２６のハッシュ値を送信する。スキャン文書データ２６のハッシュ値には、スキャン文書データ２６毎にＩＤ番号、アクセス許可番号が付与されている。
【００４３】
一次時刻署名サーバ１５または２０はスキャン文書データ２６のハッシュ値を受信して、このハッシュ値に時刻署名（タイムスタンプ）を施す。時刻署名が行なわれたスキャン文書データ２６のハッシュ値は、続いて、ＭＦＰ１１，１２に送り返され、このＭＦＰ１１（１２）に受信される（ステップ６）。
【００４４】
ＭＦＰ１１，１２では、時刻署名を受けたハッシュ値がスキャン文書データと自動的に結合されて一体化され、時刻署名付きのスキャン文書データ２７が得られ、スキャン文書データの改竄が防止される。このように、スキャナ装置２３は、スキャン文書データ２６に指定された一次時刻署名サーバ１５または２０を利用して時刻署名を施すことができる。受信した時刻署名付きのスキャン文書データ２７は、続いてＭＦＰ１１（１２）からＬＡＮ接続された文書管理サーバ１４に送信される。文書管理サーバ１４は、時刻署名付きスキャン文書データ２７を受信して、そのハードディスクにステップ７で保存させることで、一連の文書管理作業が終了する。時刻署名付きのスキャン文書データ２７を文書管理サーバ１４に送信して格納させる代りに、クライアントパソコン１３に送信し、このパソコン１３に格納させて文書管理を行なうようにしてもよい。
【００４５】
一方、一次時刻署名サーバ１５または２０が利用できない場合には、一次時刻署名サーバ１５または２０からバックアップ時刻署名サーバ１６または２１に自動的に切り換えられる。そして、バックアップ時刻署名サーバ１６または２１にスキャン文書データ２６のハッシュ値を送信する（ステップ８）。
【００４６】
バックアップ時刻署名サーバ２６または２１は、スキャン文書データ２６のハッシュ値を受信して時刻署名（タイムスタンプ）を実施する。時刻署名が施されたスキャン文書データ２６のハッシュ値は、続いて、ＭＦＰ１１（１２）に送り返され、このＭＦＰ１１（１２）のスキャナ装置２３でスキャン文書データと結合される。時刻署名されたハッシュ値をスキャン文書データと結合させることで、時刻署名付きのスキャン文書データ２７が作成される。
【００４７】
この時刻署名付きのスキャン文書データ２７は、続いて文書管理サーバ１４あるいはクライアントパソコン１３に送信される。時刻署名付きのスキャン文書データ２７は、文書管理サーバ１４あるいはクライアントパソコン１３が受信し、そのハードディスクに格納され、保存させることで一連の文書管理作業が終了する。
【００４８】
この文書管理システム１０は、ＭＦＰ１１，１２のスキャナ装置２３をスキャン処理してスキャン文書データ２６を作成する。作成されたスキャン文書データ２６は、文書データの重要度に応じてマニュアルテーブルに基づきランク付けされており、スキャン文書データ２６の重要度に応じて、一次時刻署名サーバ１５および２０がサーバ選択手段３３により選択的に指定される。一次時刻署名サーバ１５，２０は、時刻署名の信頼性に応じてサーバ料金が異なり、時刻署名の信頼性の高い一次時刻署名各サーバは、サーバ料金が他のサーバに較べて高い。
【００４９】
したがって、スキャン文書データ２６の重要度に応じて、時刻署名の信頼性が異なる一次時刻署名サーバ１５，２０を選択できるので、サーバ利用料金をスキャン文書データ２６の重要度に応じて管理でき、従来の一律的なサーバ利用料金と異なり、効率的な文書管理を効率的かつ経済的に行なうことができる。
【００５０】
また、この文書管理システム１０では、一次時刻署名サーバ１５または２０がサーバダウン等で利用不可能な場合には、バックアップ時刻署名サーバ１６または２１に自動的に切り換えられる。この切換条件は、ＭＦＰ１１，１２のコントロールパネルに接続されたＣＰＵ等の中央制御ユニット３０に組み込まれたフローチャートにより、自動的に設定されている。
【００５１】
さらに、スキャン文書データ２６の改竄の容易性は、時刻署名の信頼度に応じて変化し、公的認証の時刻署名はタイムスタンプの信頼性が高いので、クライアント（企業）側にとって文書保存の重要性が高いスキャン文書データ２６は、公的な一次時刻署名サーバ２０で時刻署名される。
【００５２】
なお、本発明に係る文書管理システムの一実施形態では、スキャン文書データを送信する前に一次およびバックアップ時刻署名サーバ１５，２０；１６，２１を選択的に指定する例を説明したが、初めに一次時刻署名サーバ１５または２０のみを指定し、この一次時刻署名サーバ１５または２０が混雑（ビジー）していたり、サーバダウン等で利用不可能のとき、バックアップ時刻署名サーバ１６または２１を自動的に指定できるように、コントロールパネルに接続されるＣＰＵ等の中央制御ユニット３０をプログラム設定してもよい。この場合には、図３に示されるステップ４とステップ８の間にバックアップ時刻署名サーバ（時刻署名局）が利用可能か否かを判断するステップ１０を図４に示すように設けることが好ましい。
【００５３】
その際、一連の文書管理作業は、図４に示されるフローチャートで表わされ、バックアップ時刻署名サーバ１６または２１が利用可能である場合には、ステップ９に進み、利用不可能である場合には、ステップ４に戻される。
【図面の簡単な説明】
【００５４】
【図１】本発明に係る文書管理システムの一実施形態を示すシステム構成図。
【図２】本発明の文書管理システムに備えられるスキャナ装置の簡略的な構成図。
【図３】本発明に係る文書管理システムにおける一連の文書管理作業の一例を示すフローチャート。
【図４】本発明に係る文書管理システムにおける一連の文書管理作業の他の例を示すフローチャート。
【符号の説明】
【００５５】
１０  文書管理システム
１１，１２  ＭＦＰ
１３  クライアントパソコン
１４  文書管理サーバ
１５  私的時刻署名サーバ（企業内時刻署名局）
１６  バックアップ用私的時刻署名サーバ（バックアップ用企業内時刻署名局）
１７  システムバス
１８  通信回線
２０  公的時刻署名サーバ（公的時刻署名局）
２１  バックアップ用公的時刻署名サーバ（バックアップ用公的時刻署名局）
２３  スキャナ装置
２４  プリンタ装置
２５  コントロールパネル
２６  スキャン文書データ
２７  時刻署名付きスキャン文書データ
３０  中央制御ユニット
３２  データ読込み手段
３３  サーバ選択手段
３４  データ送信手段
３５  データ受信手段
３６  ハッシュ値算出手段
３７  データ結合手段
３９  ディスプレイパネル
【図１】
2006268149.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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