(57)【要約】【課題】社外の外部法人等により指定された相手先別の異なったフォーマットの帳票を自動作成し申請することができる電子申請方法を提供すること。【解決手段】電子申請方法において、相手先指定帳票フォーマットに記載する元情報となる個人情報、申請基本情報、申請履歴情報を格納するデータベースと、相手先指定帳票とは分離独立した統一フォーマットにより申請できる申請画面をクライアントに表示する機能と、相手先指定帳票フォーマットをユーザ支援サーバに格納する機能と、データベースに格納された情報とユーザ支援サーバに格納された相手先指定帳票フォーマットを紐付ける手段と、且つ、相手先指定帳票を出力する手段と、データベースに格納された申請情報に基づき所望の時間を空けて申請確認のための申請通知メールを申請者に送信する機能を有するユーザ支援サーバから構成される。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント端末に電子的ネットワークを介して接続された相手先指定帳票の申請手続きを電子的に行う電子申請方法において、
相手先指定帳票フォーマットに記載する元情報となる個人情報、申請基本情報、申請履歴情報を格納するデータベースと、相手先指定帳票とは分離独立した統一フォーマットにより申請できる申請画面をクライアントに表示する機能と、相手先指定帳票フォーマットをユーザ支援サーバに格納する機能と、データベースに格納された情報とユーザ支援サーバに格納された相手先指定帳票フォーマットを紐付ける手段と、且つ、相手先指定帳票を出力する手段と、データベースに格納された申請情報に基づき所望の時間を空けて申請確認のための申請通知メールを申請者に送信する機能を有するユーザ支援サーバから構成されることを特徴とする電子申請方法。
【請求項２】
前記相手先指定帳票とは分離独立した統一フォーマットにより申請できる申請画面の機能において、当該申請画面より入力された申請情報に基づき、複数の相手先指定帳票を保管する帳票フォーマットデータベースの中から所定の相手先フォーマットを選定する機能を有することを特徴とする請求項１記載の電子申請方法。
【請求項３】
前記データベースに格納された情報とユーザ支援サーバに格納された相手先指定帳票フォーマットを紐付ける手段において、データベースに予め格納されている個人情報や申請基本情報や申請履歴情報等から申請に対する相手先指定帳票を判断し申請情報と相手先指定帳票の紐付ける機能を有することを特徴とする請求項１記載の電子申請方法。
【請求項４】
前記相手先指定帳票を出力する手段において、出力時に申請履歴画面にて確認された実績回数を保持することで、確認実績回数がない申請についての帳票は出力対象外とすることで成り済まし等による不正申請を最小限に抑える手段を有することを特徴とする請求項１記載の電子申請方法。
【請求項５】
前記申請通知メールを申請者に送信する機能において、申請終了後、所望の時間を空けてメール送信することで成り済まし等による申請を未然に防ぎ、セキュリティを確保する機能を有することを特徴とする請求項１記載の電子申請方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、インターネット等の電子ネットワーク環境を介して、各種申請手続きに使用する帳票及びその手続きに関連する情報を収集し、作成し、申請して提出するまでの各作業を効率的に行う電子申請方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
一般に、企業内の従業者等は、福利厚生等のサービス業務の一環として、社内の福利厚生担当部門等から種々のサービス提供を受けている。
【０００３】
他方、サービス提供を実際に実施する相手先は社外の金融機関、官庁等であるケースが多い。このような場合において、金融機関、官庁等の手続きに関する申請書類は、同一目的（例えば、金融機関からの財形融資等）であっても個別の相手先ごとに申請書類のフォーマットが異なっていることが多い。又、個別相手先毎に同一目的に関する手続き上の申請書類のフォーマットを統一することは、個別相手先毎の主体的な取引形態尊重の観点からして困難である。
【０００４】
更に、企業内の従業者等並びに社内のサービス提供部門は、社外の個別相手先に合わせて所定の書類（帳票）を提出することにより速やかに行う必要がある。
【０００５】
従来、所定の帳票に必要事項を記入させるために幾つかの方法が存在している。特許文献１に記載された電子申請方法及びその実施装置並びにその処理プログラムを記憶した記録媒体では、申請者へ利用可能な申請書類を示す申請書類一覧表を利用者端末へ送信し、利用者によって申請書類一覧表から選択された申請処理情報を受信する方法を提示している。
【０００６】
又、特許文献２に記載された電子申請・電子帳票流通サービスシステムでも、申請手続きに使用する帳票を検索し、対応する電子帳票を利用者の画面上に表示する方法が存在している。
【０００７】
しかし、上記何れの先行事例も相手先の帳票フォーマットを画面上に表示する方法を前提としている。従って、申請者は相手先の帳票を意識して申請者自身が相手先のフォーマットを画面上で選定して必要項目を入力する点に特徴がある。
【０００８】
しかしながら、企業内の従業者等が社外の相手先の申請書類等のフォーマット上の相違を意識することなく、社外の個別の相手先に合わせた所定の書類を提供することを可能とする方法は提示されてこなかった。
【０００９】
【特許文献１】特開２００２−１８３３７７号公報
【特許文献２】特開平１１−３２８２８８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
上述の従来技術では、社外の相手先毎に帳票が異なる場合において、社内の申請者は、相手先毎に指定された帳票に基づいて、社外の個別相手先に合わせた所定の書類を相手先指定の帳票フォーマット上に直接に申請者が記入していたため、従来技術では次に述べるような課題が発生していた。尚、課題の説明として、従来技術の典型的な事例である財形貯蓄に関する手続き上の課題を述べる。
【００１１】
１．財形の申請手続きにおいて、申請者は、先ず、自己の加入している金融機関の財形に関する帳票を入手することが求められていた。例えば、申請者の住所変更を申請する場合には、加入先銀行ごとの住所変更用紙を入手しなければならなかった。
【００１２】
２．申請者が複数の財形に加入している場合や複数金融機関の財形に加入している場合には、それぞれの加入財形毎或は金融機関毎に異なった帳票フォーマットに対して、同一内容の個人情報（氏名、会社名、新住所、旧住所等）を重複して記入する手間が発生していた。
【００１３】
３．申請者が社内の財形担当部門へ書類を送付するに際しては、送付先、部門担当者等を調べる手間が発生する。他方、当該書類を受け取った財形担当部門の担当者は、当該申請者の加入財形の必要帳票の確認並びに記入事項の誤字・脱字・記入もれ等の確認をしなければならない。
【００１４】
４．申請者の提出書類に不備があった場合には、申請者への問い合わせ及び再提出の手続きが必要とされる等の問題点があった。
【００１５】
本発明は、定型パターン化された申請画面からの入力処理方法で、且つ、社内の申請者である従業者等は社外の相手先毎に異なったフォーマット上の相違を意識することなく、社外とは分離・独立した状態を保ったままで、社外の外部法人等により指定された相手先別の異なったフォーマットの帳票を自動作成し申請することができる電子申請方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１６】
上記目的を達成するため、本発明は、クライアント端末に電子的ネットワークを介して接続された相手先指定帳票の申請手続きを電子的に行う電子申請方法において、相手先指定帳票フォーマットに記載する元情報となる個人情報、申請基本情報、申請履歴情報を格納するデータベースと、相手先指定帳票とは分離独立した統一フォーマットにより申請できる申請画面をクライアントに表示する機能と、相手先指定帳票フォーマットをユーザ支援サーバに格納する機能と、データベースに格納された情報とユーザ支援サーバに格納された相手先指定帳票フォーマットを紐付ける手段と、且つ、相手先指定帳票を出力する手段と、データベースに格納された申請情報に基づき所望の時間を空けて申請確認のための申請通知メールを申請者に送信する機能を有するユーザ支援サーバから構成されることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、外部の相手先指定帳票のフォーマットとは分離独立した個別企業内での統一フォーマットによる入力を可能とし、且つ、外部の相手先指定帳票は、相手先ごとの指定帳票に合わせて出力することを可能としたものであり、セキュリティー上の配慮等をも実現している。本発明では、下記のような効果が得られる。
【００１８】
１．外部の相手先企業の変更（例えば、合併等により外部の相手先指定帳票のフォーマットが変更された場合等）に対して必要最小限の変更負荷に抑えることが可能となる（例えば、外部の変更が発生したとしても、相手先指定帳票のフォーマットの登録部のみの変更対応で済み、申請画面の変更やシステムロジック等システム上の変更負荷は発生させないで済ませることが可能となる）。従って、外部の環境変化に影響されることなく、統制可能な個別企業内部の合理化努力を継続的に進めることが可能となる点で意義がある。
【００１９】
２．申請を受付けた旨の確認メールを所望の時間を空けて申請者に送信することで例えば本人がログインした画面を開いたまま席を外している間に成り済まし等で他人に申請されても所望時間を空けて確認メールが届くため、他人が確認メールを削除しない限り本人は申請の事実を確認メールにて把握でき、成り済ましによる申請の成立を防ぐことができる。更に、申請履歴画面を参照した回数を記憶することにより申請履歴画面を参照していない場合は申請完了にしないことで、よりセキュリティを考慮した仕組みとなっている。
【００２０】
３．申請画面上の所定の必須項目を入力すれば、後はシステム側が予めデータベース上に登録されている個人情報や入力された申請情報から該当する指定帳票フォーマットに入力情報を当て嵌めて出力する。そのため、申請漏れや間違った帳票での提出や誤字・脱字が無くなるという効果が得られる。
【００２１】
４．申請者から回収した帳票にバーコードを記載しサーバが読むことにより、申請手続きの完了というステータスを保持し、完了のみ相手先に送付することで不備な帳票での手続きが防げる効果が得られる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
［全体構成］
図１は相手先指定帳票の申請手続きを電子的に行う申請方法による財形貯蓄に関するシステムの全体構成を示したものであり、クライアント端末、ユーザ支援サーバ並びにデータベースが電子的ネットワークを介して接続している関連を示した図である。
【００２３】
クライント端末とは、社員等の申請者、財形担当部門の担当者等当該システムを利用する者が使用する端末を言う。
【００２４】
当該データベースには、社員属性に関する個人情報、財形貯蓄に関する情報、並びに各種申請手続きに関連する申請情報が格納されている。社員属性に関する個人情報は、社員コード・氏名・ログインＩＤ・パスワード・所属・内線・電子メールアドレス・住所等をいう。
【００２５】
ユーザ支援サーバには、申請画面をクライアントに表示する機能、相手先指定帳票フォーマットをユーザ支援サーバに格納する機能、データベースに格納された情報とユーザ支援サーバに格納された相手先指定帳票フォーマットを紐付ける機能、申請通知メールを送信する機能等の当該システムを稼動させるための機能を有するソフトが格納されている。
［相手先指定帳票作成プロセス］
図２は申請者が財形貯蓄に関する手続きを開始してから相手先指定帳票が作成され相手先へ送付するまでのプロセスを示した図である。以下、相手先指定帳票を作成するプロセスを説明する。
【００２６】
１）申請者は、ユーザ支援サーバにある各画面表示機能によりクライアント端末に表示された各画面から各種申請を行う。クライアント端末からの申請情報に基づき、ユーザ支援サーバは、ユーザ支援サーバに格納された入力情報判断機能により入力された情報が正しいかのチェックを行う。正しい場合、ユーザ支援サーバがユーザ支援サーバにある入力情報格納機能により、データベースサーバにあるデータベースへ入力情報を格納する。
【００２７】
２）又、入力情報判断機能により、入力された情報の正誤の確認後、前記ユーザ支援サーバは、ユーザ支援サーバにある申請通知メール送信機能により前記データベースに格納されている申請情報と個人情報に基づいて申請者宛に申請を受け付けた旨の申請受付確認メールを送信する。申請者は、前記クライアント端末より申請受付確認メールを参照する。申請受付確認メールの参照は、市販のメールソフト等で行うこともできる。
【００２８】
３）申請者又は財形担当部門は、前記ユーザ支援サーバにある各画面表示機能により前記クライアント端末に表示された各画面より申請情報の参照・取消を行う。
【００２９】
４）財形担当部門では、前記クライアント端末に表示された申請画面からの入力情報、相手先毎の指定フォーマット情報、並びに当該データベース上の個人情報等に基づいて、申請情報―帳票フォーマット紐付け機能により財形担当部門のクライアント端末より相手先指定帳票を出力する。当該相手先指定帳票は、捺印がされていない状態で出力される。財形担当部門では出力した捺印がされていない相手先指定帳票を申請者に送付する。申請者は送付されてきた帳票に捺印をし、財形担当部門に送付する。
【００３０】
５）財形担当部門では、申請者から送付されてきた帳票について前記ユーザ支援サーバにある各画面表示機能により前記クライアント端末に表示された各画面から帳票受領チェックを行う。財形担当部門が行う帳票受領チェックは、ユーザ支援サーバにあるバーコード読込機能により帳票に印刷されたバーコードを読み込ませることで対応できる。財形担当部門は銀行へ帳票を送付する。
［電子メール送信方法］
前記申請通知メール送信機能では、申請後所望の時間を空けて申請内容確認のための電子メールを申請者に送付する。所望の時間を空けての電子メール送信方法としては、申請をその申請日等で区切って所望の時間が経過した後に一括してメール送信する方法や、それぞれの申請がデータベースに登録された後、所望の時間を経過した後に送信する方法等様々手段により実現できる。
【００３１】
申請者のメールアドレスは前記データベースの個人情報に保持しており、ここから取得する。所望の時間を空けて申請内容確認メールを送付することはセキュリティを考慮した上での対策である。ここで言うセキュリティの考慮とは、例えば申請者が申請画面を開けたまま席を外した隙に、他者が成り済まして申請をする等のケースである。その場合、申請後すぐに申請内容確認の電子メールを送信すると他者がその場で電子メールを削除でき、成り済ましされた被害者は申請したことが前記申請履歴画面（図１０）を参照しない限り、不正行為を把握できないことも起こり得る。そのため、所望の時間を開けてメール送信することにより成り済ましによる申請を未然に防止することが可能となる。
［申請フロー］
図２の１）各種申請は申請フロー（図３）により実現する。また図２の３）参照・取消は申請履歴参照フロー（図４）により実現する。更に、図２の４）帳票出力は印刷フロー（図５）により実現する。
［申請フロー］
申請フロー（図３）は、申請者が財形に関する手続を申請するためのフローを示した図である。
【００３２】
先ず、申請者は手続きを行うに当たり、前記ユーザ支援サーバにより前記クライアント端末に表示されたＩＤ入力画面（図６）に対しＩＤを入力する。前記ユーザ支援サーバは、入力されたＩＤ認証のため、入力されたＩＤが前記データベースの個人情報に存在するかをチェックし認証を行う。
【００３３】
認証されれば、前記ユーザ支援サーバは、手続選択画面（図７）を前記クライアント端末に表示する。申請者が手続きを選択すると、前記ユーザ支援サーバは、選択された申請が正しいかを前記データベースの申請情報から判断する。正しい選択であれば、前記ユーザ支援サーバは、住所変更画面（図９）等を前記クライアント端末に表示する。申請画面は、１手続１種類となっており、相手先に関わらず同じ内容となっている。そのため、相手先の帳票フォーマットを意識することなく利用可能である。
【００３４】
申請者は、前記住所変更画面に申請内容を入力する。前記ユーザ支援サーバでは、入力された情報のエラーチェックを行い、エラーがなければ前記データベースサーバにあるデータベースに格納する。
［申請履歴参照フロー］
図４の申請履歴参照フローは、申請者又は財形担当部門が申請者の申請した履歴を参照するためのフローを示した図である。
【００３５】
先ず、申請者又は財形担当部門は手続きを行うに当たり、前記ユーザ支援サーバにより前記クライアント端末に表示されたＩＤ入力画面（図６）に対しＩＤを入力する。前記ユーザ支援サーバは、入力されたＩＤ認証のため、入力されたＩＤが前記データベースの個人情報に存在するかをチェックし認証を行う。
【００３６】
認証されれば、前記ユーザ支援サーバは、手続選択画面（図７）を前記クライアント端末に表示する。申請者又は財形担当部門が前記手続選択画面で申請履歴を選択すると、前記ユーザ支援サーバにより前記申請履歴画面（図１０）が前記クライアント端末に表示され、過去に申請した履歴を参照できる。
［帳票印刷フロー］
図５の帳票印刷フローは、財形担当部門が相手先指定帳票を出力するためのフローを示した図である。
【００３７】
先ず、財形担当部門は手続きを行うに当たり、前記ユーザ支援サーバから前記クライアント端末に表示されたＩＤ入力画面（図６）に対しＩＤを入力する。前記ユーザ支援サーバは、入力されたＩＤ認証のため、入力されたＩＤが前記データベースの個人情報に存在するかをチェックし認証を行う。
【００３８】
認証されれば、前記ユーザ支援サーバは、手続選択画面−財形担当部門（図８）を前記クライアント端末に表示する。財形担当部門が前記手続選択画面で帳票印刷を選択すると、前記ユーザ支援サーバは帳票印刷画面（図１１）を前記クライアント端末に表示し、財形担当部門の指示により帳票を印刷する。
【００３９】
バーコード読込画面（図１２）は、財形担当部門が申請者から回収した帳票をバーコードに読み込ませるための画面を示した図である。
【００４０】
バーコードで読み込ませることによって申請者から回収できた履歴が残り、銀行に帳票を送付することができるようになる。
【００４１】
図１３及び図１４は前記帳票印刷画面から印刷した相手先指定帳票を示した図である。これらの帳票は或る金融機関指定の住所変更に関する帳票（財形貯蓄住所変更届け）である。前記ユーザ支援サーバに保持している機能で金融機関指定の帳票フォーマットに申請者が前記住所変更画面から申請した内容を反映させ印刷している。
【００４２】
図１５は図２の前記ユーザ支援サーバにある申請情報−帳票フォーマット紐付け機能に関する帳票フォーマットと申請内容の紐付けロジックについて示した図である。
【００４３】
申請情報・帳票紐付け部と帳票フォーマット部は、前記ユーザ支援サーバの申請情報−帳票フォーマット紐付け機能に格納されている。又、情報格納部は、前記データベースに格納されている。
【００４４】
申請情報・帳票紐付け部では、情報格納部の申請情報から金融機関コード、財形貯蓄種類、手続種類を取得する。これらの情報から該当する帳票フォーマットを帳票フォーマット部から取得する。取得した帳票フォーマットに情報格納部より申請情報、個人情報のうち必要項目を取得し、帳票フォーマットに載せる。
［帳票出力］
財形貯蓄申請システムでは、帳票を財形担当部門にて一括で出力している。その理由は以下の通りである。
【００４５】
・裏紙の利用を防ぐ。
【００４６】
・指定帳票がカラーのためカラープリンターで出力できる。
【００４７】
・１回の出力は未印刷の申請全件分出力もでき、指定の申請分のみの出力も可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４８】
【図１】システム全体の概要を示した図である。
【図２】システム全体の構成を示した図である。
【図３】申請者が申請を行うときのフローを示した図である。
【図４】申請者が申請履歴を参照するときのフローを示した図である。
【図５】財形担当部門が帳票印刷を行うときのフローを示した図である。
【図６】申請者又は財形担当部門がＩＤ入力を行う画面を示した図である。
【図７】申請者が手続を選択する画面を示した図である。
【図８】財形担当部門が手続を選択する画面を示した図である。
【図９】申請者が住所変更を行う画面を示した図である。
【図１０】申請者が申請した履歴を参照する画面を示した図である。
【図１１】財形担当部門が印刷を行う画面を示した図である。
【図１２】財形担当部門がバーコード読込みを行う画面を示した図である。
【図１３】相手先指定の帳票でシステムから出力した兆歩湯を示した図である。
【図１４】相手先指定の帳票でシステムから出力した帳票を示した図である。
【図１５】申請者が入力しＤＢに格納された申請データと相手先指定帳票を紐付けるためのロジックを表した図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
2006221493.tif 000015
【図１４】
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【図１５】
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