(57)【要約】      （修正有）【課題】デジタルコンテンツを扱うための、簡単に操作できる方法およびシステム。【解決手段】ユーザーアカウントにリンクされている専用の電子メールフォルダを具備する電子メールクライアント１１２、１２２をもつワークステーション１１０、１２０を含むシステム１００。当該システムは、デジタル文書を保存するための記憶装置１４６をもつファイルシステム１４０をも含んでいる。前記文書管理システム１００は電子メールサーバー内のある電子メールフォルダをファイルシステム内のあるファイルフォルダにリンクさせ、ファイルフォルダ内の文書または文書への参照といった情報項目を、リンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現し、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させて、ファイルフォルダ内の情報項目における変更を電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目において動的に反映させるよう構成される。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも一つのワークステーション（１１０、１２０）、ファイルシステム（１４０）および電子メールサーバー（１３６）を含むコンピュータシステム（１００）において文書を管理する方法であって、
前記ファイルシステム（１４０）はデジタル文書を保存するための記憶装置（１４６）を含んでおり、
前記電子メールサーバー（１３６）はそれぞれのユーザーアカウントのために電子メール項目を記憶装置（１３９）内に保存するよう構成されており、
前記少なくとも一つのワークステーション（１１０、１２０）は、前記電子メールサーバーにおけるユーザーアカウントにリンクされた少なくとも一つの専用の電子メールフォルダを具備する電子メールクライアント（１１２、１２２）を含んでおり、
当該方法が：
電子メールサーバー内のある電子メールフォルダをファイルシステム内のあるファイルフォルダにリンクさせ、
前記ファイルフォルダ内の文書または文書への参照といった情報項目を、前記リンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現し、
ファイルフォルダ内の情報項目における変更を電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目において動的に反映させるよう、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させる、
ことを含むことを特徴とする方法。
【請求項２】
請求項１記載の方法であって、電子メール項目への添付ファイルのような前記電子メールフォルダ内の情報項目を、前記リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現することをさらに含んでおり、
電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させる前記ステップがさらに、電子メールサーバー内の電子メールフォルダ内の情報項目における変更を、リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書において動的に反映させることを含む、
ことを特徴とする方法。
【請求項３】
請求項１記載の方法であって、ファイルフォルダ内の情報項目は文書であり、ファイルフォルダ内の文書をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現する前記ステップが、当該文書に対して、リンクされた電子メールフォルダ内に対応する電子メール項目を生成し、該電子メール項目において当該文書の文書名のようなメタデータを表現することを含むことを特徴とする方法。
【請求項４】
請求項３記載の方法であって、ファイルフォルダ内の文書をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現する前記ステップがさらに、前記生成された電子メール項目中に前記文書へのハイパーリンクのようなリンクを挿入することを含むことを特徴とする方法。
【請求項５】
請求項２記載の方法であって、電子メールフォルダ内の情報項目は電子メール項目であり、電子メールフォルダ内の情報項目をリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現する前記ステップが、当該電子メール項目の内容を電子メールサーバーから前記リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書にエクスポートすることを含むことを特徴とする方法。
【請求項６】
請求項５記載の方法であって、電子メールフォルダ内の情報項目は電子メール項目への添付ファイルであり、電子メールフォルダ内の電子メール項目への添付ファイルをリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現する前記ステップが、前記添付ファイルを電子メールサーバーから前記リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書にエクスポートすることを含むことを特徴とする方法。
【請求項７】
請求項６記載の方法であって、前記添付ファイルに対応する文書へのハイパーリンクのようなリンクを当該電子メール項目内に挿入し、前記電子メール添付ファイルを削除することをさらに含むことを特徴とする方法。
【請求項８】
請求項１記載の方法であって、電子メールフォルダ内に、該電子メールフォルダ内の諸電子メール項目を表現する特別な電子メール項目を生成することをさらに含むことを特徴とする方法。
【請求項９】
請求項１記載の方法であって、ファイルフォルダ内の情報項目をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現する前記ステップが、当該ユーザーアカウントに関連付けられたユーザーがファイルフォルダ内の情報項目のうち表現されるべき部分集合を選択できるようにすることを含むことを特徴とする方法。
【請求項１０】
請求項９記載の方法であって、ユーザーが情報項目の部分集合を選択できるようにする前記ステップが、情報項目の前記部分集合の自動選択を指定されたメタデータに基づいて実行するためのメタデータをユーザーが指定できるようにすることを含むことを特徴とする方法。
【請求項１１】
請求項１記載の方法であって、電子メールフォルダ内の情報項目をリンクされたファイルフォルダ内の対応する情報項目に関連付ける情報を維持することをさらに含むことを特徴とする方法。
【請求項１２】
請求項１０記載の方法であって、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させる前記ステップが：
電子メールフォルダ内の実際の情報項目とファイルフォルダ内の実際の情報項目とが前記維持されている情報に一致するかどうかを検証し、
食い違いを判別するのに反応して該食い違いを除去する訂正動作を実行する、
ことを含むことを特徴とする方法。
【請求項１３】
請求項１１記載の方法であって、前記訂正動作が少なくとも：
・ファイルフォルダへの文書の追加を検知するのに反応して：前記追加された文書をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現し、任意的に該電子メール項目内に前記追加された文書へのリンクを追加する；
・ファイルフォルダからの文書の除去を検知するのに反応して：前記除去された文書に対応する電子メール項目を除去するか、該対応する電子メール項目から前記削除された文書へのリンクを除去する；
・電子メールフォルダへの電子メール項目の追加を検知するのに反応して：前記追加された電子メール項目をリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現する；
・電子メールフォルダへの電子メール添付ファイルをもつ電子メール項目の追加を検知するのに反応して：前記電子メール添付ファイルをリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現し、前記電子メール項目から前記添付ファイルを除去し、前記電子メール項目内に前記添付ファイルに対応する文書へのリンクを挿入する；
・電子メールフォルダから電子メール項目の除去が意図されていることを検知するのに反応して：除去されようとしている電子メール項目に対応するリンクされたファイルフォルダ内の文書を除去する；
・電子メールフォルダからリンクされたファイルフォルダ内の文書へのリンクをもつ電子メール項目の除去が意図されていることを検知するのに反応して：リンクされている文書を前記電子メール項目の電子メール添付ファイルとして表現し、リンクされたファイルフォルダからは前記文書を除去する；
ことのうちの一つを含むことを特徴とする方法。
【請求項１４】
請求項１記載の方法であって、前記ファイルフォルダが、それぞれユーザーアカウントをもつ複数のユーザーによって共有されているフォルダであることを特徴とする方法。
【請求項１５】
請求項１記載の方法であって、ファイルフォルダ内の文書に関連する期限を電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目の電子メールフィールドとして表現することをさらに含むことを特徴とする方法。
【請求項１６】
少なくとも一つのワークステーション（１１０、１２０）、ファイルシステム（１４０）および電子メールサーバー（１３６）を含む文書管理システムであって、
前記電子メールサーバー（１３６）はそれぞれのユーザーアカウントのために電子メール項目を記憶装置（１３９）内に保存するよう構成されており、
前記少なくとも一つのワークステーション（１１０、１２０）は、前記電子メールサーバー（１３６）におけるユーザーアカウントにリンクされた少なくとも一つの専用の電子メールフォルダを具備する電子メールクライアント（１１２、１２２）を含んでおり、
当該文書管理システム（１００）が：
電子メールサーバー内のある電子メールフォルダをファイルシステム内のあるファイルフォルダにリンクさせ、
前記ファイルフォルダ内の文書または文書への参照といった情報項目を、前記リンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現し、
前記ファイルフォルダ内の情報項目における変更を前記電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目において動的に反映させるよう、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させる、
よう構成されていることを特徴とするシステム。
【請求項１７】
請求項１６記載の文書管理システムであって、当該システムがさらに：
電子メール項目への添付ファイルのような電子メールフォルダ内の情報項目を、リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現し、
電子メールサーバー内の電子メールフォルダ内の情報項目における変更を、リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書において動的に反映させるよう、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させる、
よう構成されていることを特徴とするシステム。
【請求項１８】
プロセッサをして請求項１ないし１５のうちいずれか一項記載の方法を実行せしめるためのコンピュータプログラムプロダクト。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理の分野に位置付けられる。多くの職業環境において、人々は、起草し、読み、推敲し、保管するなどといった意味において、仕事上関わる文書を管理する必要がある。多くの状況において、多くの人は文書を手で、物理的な形で管理している。換言すれば、印刷または手書きした紙の文書を机の上や引き出しの中に入れることによってということである。文書数が増加するにつれ、その管理はますます困難になっている。この問題に対処する一つの方法は、すべての文書をデジタル化して、そのデジタル文書をコンピュータシステム内で管理することである。その際、デジタル文書はファイルシステム内のフォルダ内に保存される。加えて、添付ファイルを含めて電子メールを電子メールフォルダに整理して保存するために電子メールサーバーが使用される。
【０００２】
より具体的には、本発明は、少なくとも一つのワークステーション、ファイルシステムおよび電子メールサーバーを含むコンピュータシステムにおいて文書を管理する方法であって、
前記ファイルシステムはデジタル文書を保存するための記憶装置を含んでおり、
前記電子メールサーバーはそれぞれのユーザーアカウントのために電子メール項目を保存するよう構成されており、
前記少なくとも一つのワークステーションは、前記電子メールサーバーにおけるユーザーアカウントにリンクされた少なくとも一つの専用の電子メールフォルダを具備する電子メールクライアントを含んでいる、
方法に関する。
【０００３】
さらに、本発明は、前記方法を実施するためのコンピュータシステムに、およびプロセッサをして前記方法を実行せしめるためのコンピュータプログラムプロダクトに関する。
【背景技術】
【０００４】
上記したような方法およびシステムは、チャンドラーwww.osafoundation.orgのようないわゆる個人情報マネージャ（PIM:  Personal  Information  Manager）についてすでに記載されている。PIMの主な目標は、カレンダー、電子メール、連絡先、タスク、メモおよびインスタントメッセージ交換機能といった電子メールシステムに見出される典型的な機能をよりよく統合することである。PIMは典型的には、電子メールクライアント全体を専用のプログラムによって置き換えることによって統合された諸機能を実行する。ファイルシステムに保存された文書は典型的には別に保管される。このように統合は、電子メールクライアントおよびファイルシステムのような既存のツールを、初心者ユーザーにとって難しいPIMを使用する専用ツールによって置き換えることによって達成される。
【０００５】
電子メールの添付ファイルをファイルシステム内のファイルとして自動的に保存する電子メールプラグインも知られていることを指摘しておく。それはたとえばwww.sperrysoftware.comにおいて記載されている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ファイルシステムおよび電子メールサーバーに保存されているデジタルコンテンツを扱うための、簡単に操作できる方法およびシステムを提供することが本発明の目的である。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の目的を満たすため、上記した方法は、該方法が：
電子メールサーバー内のある電子メールフォルダをファイルシステム内のあるファイルフォルダにリンクさせ、
前記ファイルフォルダ内の文書または文書への参照といった情報項目を、前記リンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現し、
前記ファイルフォルダ内の情報項目における変更を前記電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目において動的に反映させるよう、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させる、
ことを特徴としている。
【０００８】
本発明の前記目的は、文書管理システムであって：
電子メールサーバー内のある電子メールフォルダをファイルシステム内のあるファイルフォルダにリンクさせ、
前記ファイルフォルダ内の文書または文書への参照といった情報項目を、前記リンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現し、
前記ファイルフォルダ内の情報項目における変更を前記電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目において動的に反映させるよう、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させる、
よう構成されているシステムによっても満たされる。
【０００９】
ファイルフォルダ内の情報項目を、好ましくは従来の電子メールクライアントである電子メールクライアントのリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現することによって、ユーザーは、ファイルシステムに保存されている文書に対して、電子メール（およびその添付ファイル）に対して有するのと同じ閲覧法を与えられる。情報項目はたとえば文書または文書への参照（リンク、ショートカット）でありうる。これによりユーザーはまた、ある同じプロジェクトに関係する文書および電子メールを電子メールシステム内の一つのビュー内に集めることができる。これは、文書および電子メールの検索および管理を著しく簡単にする。電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させることによって、ファイルフォルダ内の文書への変更が電子メールクライアントによって与えられる前記文書についてのビューに自動的に反映される。ユーザーは、電子メール項目を管理する、たとえば検索したりソートしたりなどするための電子メールクライアントの従来のツールをすべて使うことができる。
【００１０】
本発明のある実施形態では、本方法はさらに、電子メール項目への添付ファイルのような電子メールフォルダ内の情報項目を、リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現することを含み、
電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させる前記ステップはさらに、電子メールサーバー内の電子メールフォルダ内の情報項目における変更を、リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書において動的に反映させることを含む。
【００１１】
本発明のある実施形態では、前記文書管理システムはさらに：
電子メール項目への添付ファイルのような電子メールフォルダ内の情報項目を、リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現し、
電子メールサーバー内の電子メールフォルダ内の情報項目における変更を、リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書において動的に反映させるよう、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させる、
よう構成される。
【００１２】
電子メールフォルダ内の情報項目を、好ましくは従来のファイルシステムであるファイルシステムのリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現することによって、ユーザーは、電子メール添付ファイルに対して、ファイルシステム内に保存されている文書に対して有するのと同じ閲覧法を与えられる。電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させることによって、電子メールへの変更がファイルフォルダ内の文書に自動的に反映される。ユーザーは、ファイルシステムの従来のツールをすべて、文書および電子メール添付ファイルの検索および管理のために使うことができる。たとえば、ユーザーは一つの操作で文書（電子メール添付ファイルを含む）を別のコンピュータまたは記憶システム（たとえばUSBキーのようなポータブル記憶装置）にコピーすることができる。ユーザーはまた、マイクロソフトのブリーフケースのような高度な同期ツールを異なるコンピュータ（たとえばデスクトップとラップトップ）の間で文書（電子メール添付ファイルを含む）の同期を取るのに使うことができ、ユーザーはサーバーにアクセスできない場所からでもサーバー内にすでに保存されている電子メール添付ファイルにアクセスする簡単な方法が与えられる。追加的に、電子メール添付ファイルのバックアップが著しく単純化される。電子メールサーバーに電子メール項目へのアクセスを得るための専用のプラグインを設ける必要もなく、ファイルシステムの従来通りのバックアップが、電子メール添付ファイルのバックアップにもつながるのである。
【００１３】
本発明のある実施形態では、ファイルフォルダ内の情報項目は文書であり、ファイルフォルダ内の文書をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現するステップは当該文書に対してリンクされた電子メールフォルダ内に対応する電子メール項目を生成し、該電子メール項目において当該文書の文書名のようなメタデータを表現することを含む。好ましくは、当該文書のタイトルは電子メール項目の件名フィールドにおいて表現される。文書の作成者は電子メールの送信者（from）フィールドにおいて表現されうる。文書の作成日時は電子メールの受信日時フィールドにおいて表現されうる。これはユーザーに、通常の電子メールと並んでファイルフォルダ内の文書を含む両方についてのメタデータについての一貫したビューを提供する。
【００１４】
本発明のある実施形態では、ファイルフォルダ内の文書をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現する前記ステップはさらに、前記生成された電子メール項目中に前記文書へのハイパーリンクのようなリンクを挿入することを含む。そのリンクを通じて、ユーザーは、該リンクを作動させる（たとえばクリックまたはダブルクリックする）ことによって、ファイルシステム内で当該文書の場所をさがしてブラウズする必要なく、電子メールクライアントからそのファイルに直接アクセスすることができる。
【００１５】
本発明のある実施形態では、電子メールフォルダ内の情報項目は電子メール項目であり、電子メールフォルダ内の情報項目をリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現する前記ステップは、電子メール項目の内容を電子メールサーバーから前記リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書にエクスポートすることを含む。このようにして、電子メールの実際の内容が、ユーザーが明示的に電子メールをエクスポートする必要なく、文書（ファイル）として簡単な方法で利用可能にされる。好ましくは、前記電子メール内容はその内容を表現するのに好適で、諸コンピュータシステムにおいて一般にサポートされている、たとえばHTMLフォーマットを使ったファイルフォーマットで保存される。
【００１６】
本発明のある実施形態では、電子メールフォルダ内の情報項目は電子メール項目への添付ファイルであり、電子メールフォルダ内の電子メール項目への添付ファイルをリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現する前記ステップは、前記添付ファイルを電子メールサーバーから前記リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書にエクスポートすることを含む。このようにして、添付ファイルが自動的に電子メールシステムの外で利用可能になる。
【００１７】
ある好ましい実施形態では、電子メール項目中に、前記添付ファイルに対応する前記文書へのハイパーリンクのようなリンクが挿入され、電子メールの添付ファイルは削除される。このようにして、ユーザーは（リンクを通じて）電子メール添付ファイルに簡単にアクセスできながら、同時に電子メールシステムのために必要な記憶領域は削減される。このようにして、電子メールをアーカイブするための記憶領域の必要が軽減され、ユーザーはすべての関係する電子メールをより長く一緒に保管しておくことができる。
【００１８】
本発明のある実施形態では、前記方法はさらに、電子メールフォルダ内に該電子メールフォルダ内の諸電子メール項目を表現する特別な電子メール項目を生成することを含む。このようにして、一つの電子メール項目が、すべての関係した電子メールおよび文書に対する同時ビューを提供することができる。好ましくは、前記特別な電子メールは、ファイルフォルダ内の実際に関係する文書へのリンクをも含む。
【００１９】
本発明のある実施形態では、ファイルフォルダ内の情報項目をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現する前記ステップは、当該ユーザーアカウントに関連付けられたユーザーがファイルフォルダ内の情報項目のうち表現されるべき部分集合を選択できるようにすることを含む。これは、ユーザーがあるフォルダ内のすべてのファイルには関心がない場合に特に有益である。ユーザーは前記部分集合をいかなる好適な方法において選択してもよい。たとえば、システムがユーザーに全文書のリストを提供し、ユーザーはそこで関心のあるものを選択するなどである。
【００２０】
本発明のある実施形態では、ユーザーが情報項目の部分集合を選択できるようにする前記ステップは、情報項目の前記部分集合の自動選択を指定されたメタデータに基づいて実行するためのメタデータをユーザーが指定できるようにすることを含む。たとえば、ユーザーは関心のある作成日時の期間、文書の種類（たとえばWordファイルのみ）、文書の作者などを指定しうる。システムはこの情報を使ってフォルダ内のファイルの自動フィルタ処理を実行する。
【００２１】
本発明のある実施形態では、本方法はさらに、電子メールフォルダ内の情報項目をリンクされたファイルフォルダ内の対応する情報項目に関連付ける情報を維持することを含む。そのような関係を維持することは同期を単純化する。このようにして、複数の文書（たとえば同じ電子メールの添付ファイル）を一つの電子メール項目にリンクさせるのも、より簡単である。好ましくは、維持される情報はユーザーがフィルタ処理のために指定したメタデータも含む。
【００２２】
本発明のある実施形態では、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させる前記ステップは：電子メールフォルダ内の実際の情報項目とファイルフォルダ内の実際の情報項目とが前記維持されている情報に一致するかどうかを検証し、食い違いを判別するのに反応して該食い違いを除去する訂正動作を実行することを含む。このようにして、同期が効率的に実行できる。
【００２３】
本発明のある実施形態では、前記訂正動作は次のうちの少なくとも一つを含む：
・ファイルフォルダへの文書の追加を検知するのに反応して：前記追加された文書をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現し、任意的に該電子メール項目内に前記追加された文書へのリンクを追加する；
・ファイルフォルダからの文書の除去を検知するのに反応して：前記除去された文書に対応する電子メール項目を除去するか、該対応する電子メール項目から前記削除された文書へのリンクを除去する；
・電子メールフォルダへの電子メール項目の追加を検知するのに反応して：前記追加された電子メール項目をリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現する；
・電子メールフォルダへの電子メール添付ファイルをもつ電子メール項目の追加を検知するのに反応して：前記電子メール添付ファイルをリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現し、前記電子メール項目から前記添付ファイルを除去し、前記電子メール項目内に前記添付ファイルに対応する文書へのリンクを挿入する；
・電子メールフォルダから電子メール項目の除去が意図されていることを検知するのに反応して：除去されようとしている電子メール項目に対応するリンクされたファイルフォルダ内の文書を除去する；
・電子メールフォルダからリンクされたファイルフォルダ内の文書へのリンクをもつ電子メール項目の除去が意図されていることを検知するのに反応して：リンクされている文書を電子メール添付ファイルとして前記電子メール項目に追加して、前記電子メール項目を除去する。
【００２４】
このようにして、電子メールサーバーとファイルシステムとは自動的に同期が保たれる。特に項目の除去については、ユーザーの承認が要求されてもよいことは理解されるであろう。そのような承認が拒否された場合には、維持されている情報を更新して、食い違いを解決するべきではないということを反映するようにしてもよい。
【００２５】
本発明のある実施形態では、前記ファイルフォルダは、それぞれユーザーアカウントをもつ複数のユーザーによって共有されているフォルダである。このようにして、複数の人が一つの統一的なインターフェースを通じて電子メールおよび文書を共有することによって同じプロジェクトに効率的に取り組むことができる。
【００２６】
本発明のある実施形態では、本方法はさらに、ファイルフォルダ内の文書に関連する期限を電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目の電子メールフィールドとして表現することを含む。これは期限情報を文書にリンクさせる簡単な方法である。従来のファイルシステムはこの機能を提供していない。しばしば、ユーザーは、該ユーザーが処理すべき文書を電子メールへの添付ファイルとして受け取り、電子メールそのものが期限を与えるということがある。期限を当該電子メールのあるフィールド内に挿入することにより、全文書について電子メールクライアントが与えるビューが期限をも与えることになる。これによりユーザーは期限を検索したり期限でソートしたりすることができるようになる。
【００２７】
これらのことを含む本発明のさまざまな側面は、以下に記載される諸実施形態から明らかとなり、それを参照して明快に説明されるであろう。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２８】
図１は、本発明に基づく例示的な文書管理システム１００のブロック図を示している。システム１００は少なくとも一つのワークステーション（示されているのはワークステーション１１０と１２０）、ファイルシステム１４０、電子メールサーバーシステム１３０およびそれぞれの機器を互いに接続するためのネットワーク１５０を含んでいる。ワークステーション１１０および１２０は、パーソナルコンピュータ（PC）、ラップトップまたは携帯ハンドヘルド機器（たとえば、携帯情報端末（PDA）、携帯電話もしくはデジタルカメラ）といったいかなる好適な形を取ってもよい。典型的には、そのようなワークステーションは、該ワークステーションを制御するため、およびユーザーアプリケーションを実行するためのプロセッサと、ユーザー出力装置（たとえばディスプレイ）と、ユーザー入力装置（たとえばキーボードまたはマウス）と、作業メモリ（たとえばRAM）と、前記プロセッサを制御するためのプログラムを保存するため、およびデジタル文書を保存するための記憶装置（たとえばハードディスク、フラッシュメモリのような半導体メモリ；図示せず）とを含むことになる。ワークステーションのこうした構成要素はよく知られており、図には示されていない。ワークステーション１１０、１２０のそれぞれは、それぞれの電子メールクライアント（email  client）１１２、１２２を含んでいる。電子メールクライアントは好ましくは、好適な従来の電子メールプロトコル（IMAP、マイクロソフト・エクスチェンジまたはHTTP）を一つまたは複数の電子メールサーバー１３０と通信するために使用する従来の電子メールクライアントで、マイクロソフト社のアウトルックまたはアウトルック・エクスプレスなどである。電子メールクライアント１１２、１２２のそれぞれは、電子メールサーバー内にユーザーアカウントにリンクされた少なくとも一つの専用の電子メールフォルダを備えている。ワークステーションが複数ユーザーをサポートする場合、好ましくはユーザーの身分証明とそのシステム上で作業する権限とが検証されるログインの時に、電子メールクライアントは自動的にそのユーザーの電子メールフォルダにリンクする。これ自身は一般に知られている。
【００２９】
ファイルシステム１４０はデジタル文書を保存するための記憶装置１４６を含む。ファイルシステムの動作を制御するためにはプロセッサ１４４が使われる。ファイルシステム１４０は従来のファイルサーバー、たとえばウィンドウズ（登録商標）またはリナックス・サーバー・ソフトウェアに基づくものを使って実装されることができ、従来のサーバー・ハードウェア、たとえばインテル社のマイクロプロセッサに基づくものを使ってもよい。望むなら、ファイルシステムの役割は、他のデバイスの役割、特に電子メールサーバーシステム１３０の役割と統合されてもよい。たとえば、文書は記憶装置１３８内に保存されてもよい。ワークステーションのそれぞれが独自のファイルシステムをもつことも可能であり、そのファイルシステムはシステム１００の中の他のデバイスと共有してもいいが、しなくてもよい。
【００３０】
電子メールサーバーシステム１３０は電子メールサーバー（email  server）１３６を含んでいる。サーバー１３６は好ましくはマイクロソフトのエクスチェンジ・サーバーのような従来の電子メールサーバーに基づくものである。電子メールサーバー１３６は典型的には、ウィンドウズ（登録商標）２０００サーバーのようなOS上で実行されるソフトウェアアプリケーションとして実装されることになる。従来のサーバー・ハードウェア、たとえばインテル社のマイクロプロセッサに基づくものを使ってもよいが、これについてはここでは完全な詳細は記載しない。プロセッサ１３４が示されているが、これは典型的には電子メールサーバー１３６ソフトウェアを実行する。望むなら、電子メールサーバー１３４も他のデバイスの一つに組み込まれていてもよい。電子メールサーバーは、それぞれのユーザーアカウントのための電子メール項目を記憶装置１３９のような記憶装置に保存するよう構成されている。電子メールサーバー内にユーザーアカウントを作成する方法そのものはよく知られている。
【００３１】
当該システムは、ファイルの管理を簡単にするよう設計されている。ファイルシステム１４０と電子メールサーバー１３６との諸側面を同期させる。特に、当該システムは、ワープロ文書、スプレッドシート、PDF、グラフィック文書などといった人間に読めるファイルの管理を対象としている。そのような電子ファイルは「文書」と称することにする。システムそのものとしては、人間に読めるファイル以外のファイルを同期させることもできるが、これは当該システムの主たる対象ではない。ファイルシステム１４０内の文書は、ユーザーが、Word、WP、パワーポイントといった特別なアプリケーションプログラムを使って、あるいはデジタルカメラなどからインポートして生成したものでありうる。特に、前記文書は文書処理デバイス（data  processing  device）１６０を使って作成されたものでありうる。使用することのできる好適な文書処理デバイスは、たとえばオセ・ヴァリオプリント20x0シリーズのデジタルコピー機である。そのようなデバイスは典型的には、ディスプレイおよびキーなどの操作手段を具備したユーザーインターフェース１６６ならびに少なくとも一つの前記ワークステーションまたはサーバーデバイスとの双方向通信のための手段１６２を有する。通信は専用通信手段を介して行われてもよいが、好ましくは他のデバイスの間の通信のために使われるのと同じネットワーク１５０を通じて行われる。文書処理システムはいくつかの形態を取ることができ、あるいはそれらの形態の組み合わせであることもできる。たとえば、文書処理デバイス１６０は、レーザープリンタのような印刷ユニットを含む文書処理ユニット１６４を含むデジタル文書印刷システムであってもよい。カラースキャナなどのスキャンユニットを含む文書処理ユニット１６４を含むデジタル文書スキャンシステムであってもよい。デジタル文書コピーシステム１６０はコピーユニットを含む文書処理ユニットを含んでいてもよい。コピーユニットは、好ましくは別々に使用することもできるスキャンユニットおよび印刷ユニットから構成されうる。文書処理デバイスのそれぞれがマイクロプロセッサに基づく好適な制御ソフトウェアのもとで動作される組み込みの制御ユニット（図示せず）によって制御されることは理解されるであろう。文書処理デバイスは、印刷しようとしている文書、スキャンされた文書またはコピー中の文書といったデジタル文書を保存するための記憶装置（図示せず）を含むこともできる。印刷ユニットを使う際には、前記文書は、印刷タスクを発したユーザーにプリンタによって送られた校正文書（たとえばPDFフォーマットの）でありうる。スキャンユニットまたはコピーユニットを使う際には、前記文書は当該デバイスによってスキャンされた、たとえばPDFフォーマットまたはその他のユーザー選択可能なフォーマットの文書でありうる。
【００３２】
電子メールは当該システムの諸ユーザーによって（あるいは自動的にさえも）生成されうるが、インターネットのような外部ネットワーク１７０を通じて当該システムの外から来ることもできる。図１の例示的なシステムでは、外部ネットワークは電子メールについては、電子メールサーバーシステム１３０を通じてアクセス可能である。ネットワーク１５０をインターネットに接続するためにルーターおよび／またはファイアウォールデバイスを使うような、その他の物理的構成も使用されうることは理解されるであろう。
【００３３】
ワークステーション１１０、１２０、任意的な文書処理デバイス１６０、ファイルシステム１４０および電子メールサーバーシステム１３０は、ネットワーク１５０を通じた双方向通信のための、それぞれの通信手段１１４、１２４、１６２、１４２、１３２を含む。ネットワークは、有線ネットワーク（たとえばイーサネット（登録商標））または無線ネットワーク（たとえばWiFi、ブルートゥースなど）またはその混合のような、いかなる好適な媒体技術を使用してもよい。上位レベルのプロトコルはインターネットのために使われるようなTCP/IPプロトコルスイートからのものでよい。通信手段は、従来のハードウェアおよび／またはソフトウェアを使って実装されうる。
【００３４】
本発明によれば、文書管理システム１００は電子メールサーバー内の電子メールフォルダをファイルシステム内のファイルフォルダにリンクさせるよう構成されている。電子メールフォルダは一つのユーザーアカウントまたは複数アカウント（すなわち、複数ユーザーによる共有）に関連付けられている。このリンクは典型的には、プロセッサによって実行される好適なプログラムによって実行される。好ましくは、電子メールサーバーシステム１３０内のプロセッサ１３４が使用される。望むなら、その機能の一部はネットワーク１５０のようなネットワークを通じて電子メールサーバーシステム１３０と通信する、別のデバイス内のプロセッサによって確立されてもよい。本発明によれば、文書管理システム１００は、ファイルフォルダ内の情報項目をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現し、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させて、ファイルフォルダ内の情報項目における変更を電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目において動的に反映させるようにも構成されている。前記情報項目は原理的にはファイルフォルダ内のいかなる情報項目でもよい。よってこれは、文書または文書への参照（たとえばショートカット、ハイパーリンクなど）といった情報項目をカバーするが、ファイルフォルダまたはファイルフォルダ内の情報項目に関連付けられたメタデータをもカバーしうる。そのようなメタデータは、名前、作成日時、修正日時、作成者名、使用権（読み出し専用、書き込み専用など）などのような項目を含みうる。当該システムは主として人間に読める情報項目を対象としているので、当該システムは、隠しシステムファイルまたはシステム属性のような特定のファイル／情報項目を扱うことは意図されていない。
【００３５】
図２は本発明に基づくリンクおよび同期を図解している。電子メールサーバー１３６内の電子メールフォルダ２００がファイルフォルダ２１０にリンクされている。電子メールフォルダは一つまたは複数のユーザーアカウントに関連付けられている。ファイルフォルダも、一つまたは複数のユーザーアカウントによってアクセス可能である。リンクがうまくいくためには、電子メールフォルダとリンクされたファイルフォルダとが少なくとも一つの同じユーザーアカウントによってアクセス可能であることが好ましい。電子メールフォルダ２００は典型的には、電子メール２０２または一つもしくは複数の添付ファイル（図示しているのは、この場合、矢印２０６によって示される一つの添付ファイル２０６である（この詳細はのちに明らかにされる））をもつ電子メール２０４のような電子メール項目を含む。ファイルフォルダ２１０は典型的には、実際の文書２１２またはある文書を参照する（矢印２１６で示されている（この詳細はのちに明らかにされる））ファイル２１４（たとえばショートカット）のような文書項目を含む。好ましくは、「完全な」双方向同期が行われる（両矢印２２０によって示されている）。望むなら、一方向同期も可能であるし、一方向には完全な同期で反対方向には不完全な同期とすることも可能である。
【００３６】
同期を確立するには多くの方法がありうる。たとえば、ローカルなドライブまたはネットワークドライブ上のファイルフォルダと同期されることになるIMAPアカウントを作成してもよい。あるいはまた、メールクライアント（マイクロソフト・アウトルックまたはアウトルック・エクスプレスのような）の一つへのプラグインを作成してもよい。この後者のオプションのほうが多くの機能を提供する。プラグインに利用可能なすべての情報およびイベントが同期のために使用できるからである。
【００３７】
図３は、ファイルフォルダに同期された電子メールフォルダ１をもつアウトルック・エクスプレスにおけるプラグインを図解している。電子メールフォルダ１は本稿では以後「My  e-Piles」と称される。この例では、システムは、望むなら異なるファイルフォルダまたは異なるファイルフォルダのサブディレクトリにそれぞれ同期されうるサブ電子メールフォルダをもつことをサポートしている（図には４つのサブフォルダが示されている）。図３はまた、プラグインによって提供されるツールバー２も示している。ツールバー２には、ユーザーが「My  e-Piles」電子メールフォルダ内にe-Pileを作成できるようにするボタン３１０がある。ユーザーは、e-Pileの名前を指定する、同期すべきファイルフォルダを指定するなどといったさまざまなオプションが与えられうる。図３のさらなる詳細はのちに述べる。
【００３８】
本発明に基づくある実施形態では、ファイルフォルダ内の情報項目は一つの文書である。たとえば、図４Aに示すように、ユーザーは文書４１２をファイルフォルダ４１０に追加し、それはファイルフォルダ４１０内で文書４１４を形成する。ユーザーが文書をフォルダに追加するのは、たとえばウィンドウズ（登録商標）・エクスプローラを使ってそこにドラッグする、あるいはWordのようなアプリケーションプログラムにおいてそこに保存するなど、いかなる好適な方法を使ってでもよい。本発明によれば、ファイルフォルダ４１０のリンクされた電子メールフォルダ４００への同期はその後、ファイルフォルダ４１０内の文書４１４がリンクされた電子メールフォルダ４００内の対応する電子メール項目４０２として表現されることを保証する。この動作は、文書４１４についてリンクされた電子メールフォルダ４００内の対応する電子メール項目４０２を作成し、該電子メール項目において文書４１４のメタデータを表現することを含む。表現されたメタデータは、ファイルフォルダ４１０または文書４１４から導かれうるいかなる好適なメタデータを含んでいてもよい。好ましくは、少なくとも文書４１４の名前が表現される。たとえば、電子メール項目の件名フィールドに文書の名前が与えられうる；電子メール項目の受信日時フィールドが文書４１４の作成日時を含みうる；電子メール項目のfromフィールドが文書４１４の作成者の名前を含みうる。電子メール項目の本文フィールドは文書のプレビューを含みうる。本文フィールドは、ユーザーがe-Pileフォルダ内ですばやく文書を探し当てられるようにするため、文書の短い表現を含むだけであることが好ましい。前記表現は、当該文書の最初の数行もしくはグラフィック要素または当該文書のページ（たとえば最初のページ）のサムネール表現といった、いかなる好適な形を取ってもよい。当該文書が電子メール項目に完全に含められない場合には特に、ファイルフォルダ内の文書をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現する前記ステップは、当該文書へのハイパーリンクのようなリンクを作成された電子メール項目内に挿入する。このリンクはたとえば、電子メール項目の本文フィールド中に挿入されうる。これは図４でも図示されている。ここで、e-Pile４００内に作成された電子メール項目４０２はリンクされたファイルフォルダ内の文書４１４へのリンク４０４を含んでいる。この方法では、ユーザーはすばやくe-Pileフォルダ内で当該文書を探し当て、前記リンクをクリック（またはダブルクリック）することによって実際の文書にアクセスすることができる。この操作により、当該文書のファイル種別に関連付けられたビューワーアプリケーションのようなアプリケーションプログラムが自動的にロードされる。
【００３９】
図４Bは、文書４１４がリンクされたファイルフォルダ４１０から除去される場合の好ましい同期を示している。ユーザーが文書４１４をフォルダ４１０から除去するのは、ウィンドウズ（登録商標）・エクスプローラを使ってドラッグしてそこから出したり、あるいは削除コマンドを発したりするなど、いかなる好適な方法によってでもよい。除去された文書は文書４１６として示されている。ファイルフォルダからのある文書の実際の除去または除去の意図を検知するのに反応して、対応する電子メール項目４０２（および／またはその中の任意的なリンク４０４）はシステムによって電子メールフォルダ４００から除去される。これは、点線の電子メール項目およびリンク４０４を使って図示されている。たとえば、その電子メールが、ファイルフォルダに文書が追加されたという事実に反応して作成されたものである場合、その文書がその後除去されれば結果としてその電子メール項目の除去が行われることが好ましい。他方、その文書が「単離された」電子メール添付ファイルである場合には、その文書がファイルフォルダから除去された結果としては、その単離された添付ファイルへの電子メール項目内のリンクが除去されるだけであることが好ましい。電子メール項目が電子メールフォルダから除去される場合には、この除去は恒久的であってもよいし、あるいはその電子メール項目をよく知られた「削除済みアイテム」電子メールフォルダに移動することに関わっていてユーザーによるその電子メール項目の復元を可能にしていてもよい。
【００４０】
同期は完全に自動的でもよいが、動作の確認を求めるなどユーザーの支援を必要としてもよいことは理解されるであろう。ある好ましい実施形態では、e-Pileとファイルフォルダとの間にリンクが確立されるのに反応して、初期同期が実行される。たとえば、ファイルフォルダ内の諸文書がe-Pile内で表現されるなどである。これは原理的には、図４を参照しつつ述べたファイルフォルダに文書を追加するときの動作の反復と見なすことができる。今の場合、ファイルフォルダ内のすべての既存の文書が追加されたものと見なせばよいのである。ある好ましい実施形態では、当該システムは、当該ユーザーアカウントに関連付けられているユーザーが、ファイルフォルダ内の情報項目のうち表現されるべき部分集合を選択できるようにする。この方法では、e-Pileではすべての文書が表現されるわけではない。これは、ファイルフォルダが共有フォルダであり、ユーザーがたとえばある作者（たとえば自分自身）によって作成された文書、最近の文書（すなわち所定の日時以降のもの）などある種の文書にしか関心がない場合に特に有用である。当該システムはその場合、自動的なフィルタ処理を実行し、ユーザーによって指定された要求を満たす文書のみを表現する。完全に同期が保たれるのもそうした文書だけである。好ましくは、ユーザーは、情報項目の前記部分集合の自動選択を指定されたメタデータに基づいて実行するためのメタデータ（作成日時、ファイル名（の一部）、作成者など）を指定できるようにされている。システムのユーザーインターフェースは、ユーザーが所定のメタデータのリスト上でメタデータについての基準を選択できるようなよく知られたポップアップメニューのような簡単な方法を提供しうる。たとえば、ユーザーは好ましくは、関心のあるメタデータ項目およびそれらの項目のそれぞれについての基準を選択できる。基準は「等しい」「以下」「含む」などといったものでありうる。ユーザーがメタデータ基準を設定できるようにすること自体はよく知られている（たとえばウィンドウズ（登録商標）・エクスプローラにおける検索から）。
【００４１】
これまでの記述はファイルフォルダからe-Pileへの同期に重点を置いてきたが、好ましくは、逆方向のリンクおよび同期も使われる。この目的に向け、システムは電子メールフォルダ内の情報項目をリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現するよう構成される。電子メールフォルダ内の情報項目はファイルフォルダ内で表現されるのに好適ないかなる情報でもよい。特に電子メール項目（すなわち電子メール）および／または電子メール項目への添付ファイルである。電子メールフォルダの名前といった電子メールフォルダに関連付けられたメタデータを表現してもよい。システムはこの場合も、電子メールサーバー内の電子メールフォルダ内の情報項目における変更を、リンクされたファイルフォルダ内の対応する文書において動的に反映させることによって、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させるよう構成される。図２の両矢印２２０はすでに電子メールフォルダ（e-Pile）２００からファイルフォルダ２１０への同期をもカバーしている。
【００４２】
図５は、同期のさまざまな側面を示している。図５Aでは、情報項目（一つの添付ファイル５０４をもつ電子メール５０２）が、ファイルフォルダ５１０にリンクされているe-Pile（電子メールフォルダ）に追加される。情報項目のe-Pileへの追加は、たとえばある電子メールを別の電子メールフォルダからe-Pileフォルダにドラッグするなど、いかなる好適な方法を使ってもよい。また、図３のボタン３２０のようなメニューボタンを使って、e-Pileに項目を追加してもよい。Wordのようなアプリケーションプログラムへのプラグインを使って文書をe-Pile内に保存してもよいことは理解されるであろう。電子メールフォルダ５００に追加された電子メール項目（５０２が５０６になる）はリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書５１２として表現される。この動作は電子メール項目５０６の内容を電子メールサーバーからリンクされたファイルフォルダ５１０内の対応する文書５１２にエクスポートすることを含む。電子メールフォルダ内の前記情報項目が前記電子メール項目５０２への添付ファイル５０４である好ましい実施形態では、電子メールフォルダ内の電子メール項目への添付ファイル５０４をリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現する前記ステップは、前記添付ファイル５０４を電子メールサーバーからリンクされたファイルフォルダ５１０内の対応する文書５１４にエクスポートすることを含む。この実施形態では、一つの添付ファイル５０４をもつ電子メール５０２の追加は、ファイルフォルダ５１０内に二つのそれぞれの文書を作成する結果となる：第一のもの５１２は電子メールそのものに対応し、第二のもの５１４は添付ファイル５０４に対応する。この方法では、添付ファイル一つ一つがファイルフォルダ５１０内の別個の文書として表現されることができることが理解されるであろう。任意的に、添付ファイルは電子メールフォルダ内にも同じように保持されてもよいが、電子メールフォルダの保存サイズを削減するため、電子メールフォルダ５００内の電子メール項目５０６内には当該添付ファイルに対応する文書へのハイパーリンクのようなリンク５０８を挿入し、電子メール添付ファイル５０４は電子メール項目５０６からは削除することが好ましい。
【００４３】
図５Bに示されているのは、電子メール項目５０６（任意的にファイルフォルダ５１０内の文書５１４へのリンク５０８をもつ）が電子メールフォルダ５００から除去される、あるいは除去されようとしていることを検知するのに反応して好ましくは生起する同期である。電子メール項目５０６の電子メールフォルダからの除去（５０６についての点線と電子メールフォルダ５００の外にある電子メール項目５２２とによって示されている）に反応して、システムは、除去される電子メール項目５０６に対応する、リンクされたファイルフォルダ５１０内の文書５１２を除去する。電子メール項目５０６がリンクされたフォルダ５１０内の文書５１４へのリンク５０８を含んでいる場合には、このリンクされた文書５１４は除去された電子メール項目５２２の電子メール添付ファイル５２４として再添付され、リンクされた文書５１４はファイルフォルダから除去される。以前と同様、除去される電子メール項目に対応するリンクされたファイルフォルダ内の文書５１２もファイルフォルダから除去される。
【００４４】
図５Cに示されているのは、文書５１４がファイルフォルダ５１０から除去される、あるいは除去されようとしていることを検知するのに反応して好ましくは生起する同期である。ここで、電子メール項目５０６が当該文書５１４へのリンク５０８を含んでいる。除去された文書５１４は除去後は文書５１６として示されている。除去というとき、少なくとも削除または別のファイルフォルダへの移動が意味されていることは理解されるであろう。文書５１４のファイルフォルダからの除去を検知するのに反応して、システムは、対応する電子メール項目５０６から、削除される文書５１４へのリンク５０８を除去する。これは、文書５１４が「単離された」電子メール添付ファイルである場合に行われることが好ましいものである。他方、文書５１４がファイルフォルダに文書５１４が追加されたという事実に反応して電子メール５０６が作成された場合には、その後文書５１４を除去すれば好ましくは電子メール項目５０６の除去という結果になる。前記リンクの除去は点線で示されている。
【００４５】
図５Dに示されているのは、電子メール項目５０６に対応する文書５１２が除去された場合（図では除去された文書５１８として示されている）の好ましい同期である。この場合、対応する電子メール項目５０６も除去され、点線で示されている。
【００４６】
ある好ましい実施形態では、システムは電子メールフォルダ内の諸電子メール項目を表す特別な電子メール項目を電子メールフォルダ内に生成するよう構成される。そのような特別な電子メール項目は、そのフォルダの内容を示すカバー電子メールと見なすことができる。これは図３で示されている。その例では、同期を受けている電子メールフォルダ全体が「My  e-Piles」と呼ばれており、４つの別々のサブフォルダe-Pileを含んでいる。図３の項目１に見られるように、最後のサブフォルダ「Presentation  course」が選択されている。項目３は、このサブフォルダが４つの通常の電子メール項目と、４で示される一つの特別な項目とを含んでいることを示している。図３では、このカバー電子メール「Presentation  course  cover」がウィンドウ５において開かれている。そこではフォルダ内の４つの通常項目の概観が与えられている。この概観は好ましくは次のうちの少なくとも一つを与える：
・当該電子メールによって表現されているファイルフォルダ内の文書の種類（type）（たとえば、電子メール、Wordファイル、PDFファイルなど）
・電子メール項目がファイルフォルダ内の他の文書への一つまたは複数のリンク（link）を含むかどうか
・電子メール項目の「from」すなわち「送信者」フィールド
・電子メール項目の「件名（subject）」フィールド
・対応する文書（または受信された（received）電子メール）が作成された日時、対応する文書の最終修正（modification）日時
・ユーザー編集可能なコメント（comment）フィールド
・対応する文書がファイルシステム中のどのファイルフォルダに保存されているかを示す「パス（path）」フィールド。好ましくは、このパスフィールドはリンクされた文書への直接アクセスを可能にするユーザー選択可能なリンクである。
ウィンドウ５の上部には、e-Pileの名前、状態（status）フィールドおよび期限（deadline）フィールドといったいくつかのメタデータが示されている。この特別な電子メール項目は実際に電子メールであるため、通常の仕方で印刷してユーザーに諸文書の良好な概観を紙の上で与えることができる。
【００４７】
この同じ日に出願された同時係属特許出願「Handling  digital  documents  in  a  network  system」において本出願人は、ワークステーションと文書処理装置との間のやりとりを電子メールを介して管理しうる方法を記載している。たとえば、スキャンされた文書は、図３で数字３４０を使って示されているスキャン電子メールフォルダ内の特別な受信箱に自動的にロードされる。あるいはまた、スキャンされた文書は通常の電子メールとして送信されてもよい。好ましくは、スキャンされた文書はその電子メールへの添付ファイルである。単にその電子メールをe-Pileにドラッグすることによって、自動的に、前記スキャンされた文書はファイルシステムのファイルフォルダ内に保存される。添付ファイルを保存したり、ファイルフォルダを指定したりというような操作はもはや必要とされない。
【実施例１】
【００４８】
本発明に基づくシステムは、「メールボックス印刷」としても知られるいわゆる対話的印刷（IP:  interactive  printing）のためにもきわめて好適である。メールボックス印刷の手続きは、本出願人の欧州特許EP1229724において記載されており、以下にまとめておく。対話的印刷のため、印刷すべきファイルがまず印刷デバイス（または該印刷デバイスのための制御システム）のメモリに保存され、前記デバイスのローカルなユーザーインターフェースにおいて操作者がそのファイルを選択して印刷プロセスを開始させることによって明示的に要求してはじめて印刷される。印刷するためのファイルがプリンタまたは制御システムにおいて受領されたとき、いずれの場合にせよ、所有者の名前およびファイルそのものの名前といったいくつかの所定のメタデータが前記ファイルから抽出され、アドミニストレーションシステム内で維持されているリスト内に保存される。ファイルそのものは、その後も前記所有者の名前に結び付けられて前記受領デバイス内の記憶ユニット内で不変のまま保存される。前記記憶ユニットと前記アドミニストレーションシステムとは、文書ファイルにとってのいわば「論理的な記憶領域」のセットを形成する。これを以下では「メールボックス」と称するが、メールボックスの一つ一つは一人のユーザーに割り当てられている。プリンタの操作者が特定の文書ファイルを印刷したいとき、プリンタデバイスのユーザーインターフェースにある適切なキーを押すことによって受領した文書ファイルのリストを呼び出す。文書ファイルのリストは、次いで自動的に表示され、所有者の名前によってソートされる。上述した本出願人の同時係属特許出願はここに参照により組み込まれるものであるが、該出願はそのようなメールボックスがどのようにして電子メールシステム内のフォルダ内に表現されうるかを記述している。その際、そのような「印刷電子メール」が、単に印刷電子メールフォルダからe-Pileにドラッグすることによってファイルシステム中に簡単に保存できることは明らかであろう。e-Pile中に表現されている文書を電子メール印刷フォルダ内にコピーすることによって容易に印刷することもできる。
【００４９】
好ましくは、システムは、マイクロソフト・インターネット・エクスプローラまたはファイアフォックスといったウェブ・ブラウザーのためのプラグインをも提供する。ユーザーが関心のあるウェブページを探し当てた場合、該プラグインによって提供されるメニューを使ってそのページ（たとえばHTMLページ）をe-Pileに追加することができる。e-Pileは好ましくはユーザー選択可能である。ユーザーは、そのウェブページへのリンクをもつ電子メールを作成するだけにするか、あるいはそのページそのものも電子メールの本体に完全にコピーするかの選択肢が与えられてもよい。ここでもまた、新たに作成された電子メールはリンクされたファイルフォルダに自動的に同期されることになる。
【実施例２】
【００５０】
ある好ましい実施形態では、図３のウィンドウ５においてすでに示したように、当該システムは、ファイルフォルダ内の文書に関連付けられた期限を電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目の電子メールフィールドとして表現するよう構成される。図３では、カバー電子メールについて期限フィールドが示されている。同じフィールドが電子メールフォルダ内の他の電子メール項目にも含まれうることは理解されるであろう。メニュー３３０のようなメニューによってユーザーが期限を指定できるようになっていてもよい。好ましくは、当該システムは、ユーザー選択された期限が期限フィールドに自動的にロードされるよう構成される。たとえば、ユーザーは、本文のどこかで期限が言及されている電子メールを受け取ることがある。ユーザーは電子メール本文内のその期限を選択してボタン３３０を押し、するとシステムは選択されたテキストを期限フィールドに自動的にコピーしてユーザーによって確認してもらう。メニューによってまた、ユーザーは期限までの残り（たとえば、あと２日）を選択できるようになっていてもよい。その場合、当該システムは、期限を監視してその期限または残り期間をユーザーに示す（たとえば、その電子メール項目をメインの概観ウィンドウ内でハイライトすることによって、あるいは期限フィールドについて異なる色を使用することによって（たとえば赤が緊急を示し、緑が期限がずっと先であることを示し、黄色が注意喚起を示すなど））よう構成される。好ましくは、ユーザーは諸項目を期限フィールドでソートすることもできるようにされる。
【実施例３】
【００５１】
図６は、電子メールフォルダ内の情報項目をリンクされたファイルフォルダ内の対応する情報項目と関連付ける情報を維持する好ましい方法を示している。維持される情報は好ましくはハードディスクのような不揮発性メモリに保存される。単純な形では、リンクされたフォルダと対応するe-Pileとに関係する情報はファイルフォルダそのものに隠しファイルとして保存される。使用の間は、その情報はDRAMのような揮発性メモリにロードされうる。維持される情報はいかなる好適な形を取ってもよい。ここでは、その情報はe-Pileの視点から記述されるが、逆の（ファイルフォルダからの）見方も可能であることは理解されるであろう。e-Pile内の各項目について別個のエントリー（行）がテーブル６００において維持されている。各行はいくつかのフィールドを含む。たとえば、第一のフィールド６０１は、電子メール、添付ファイルなどといった同期されるべき各項目を一意的に識別する一般識別子でありうる。第二のフィールド６０２はe-Pile内で項目を一意的に識別する識別子でありうる（たとえば電子メール識別子）。第三のフィールド６０３は、フルパス名、URI、URL、URNなどといった任意の好適な種類の識別子を使ってリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書を一意的に識別する識別子でありうる。追加的なフィールド６０４、６０５などは、メタデータ、期限などといった、当該項目に関連する追加的な情報を保存するために使用されうる。このようにして電子メール項目と文書との間の対応が維持されることは理解されるであろう。
【００５２】
ある好ましい実施形態では、当該システムは、電子メールフォルダ内の実際の情報項目とファイルフォルダ内の実際の情報項目とが前記維持されている情報に一致するかどうかを検証することによって、電子メールサーバーとファイルシステムとを同期させるよう構成されている。当該システムはこの試験を、たとえば数秒ごとなど、定期的に実行しうる。たとえば、あるe-Pileにあるすべての電子メール項目がまだテーブル６００にあるかどうか、および前記テーブルにあるすべての電子メール項目がまだ前記e-Pileにあるかどうかをスキャンしうる。同様に、リンクされたファイルフォルダにあるすべての文書がまだ前記テーブル内にあるかどうか、および前記テーブルにおいて同定されているすべての文書がまだ前記ファイルフォルダ内にあるかどうかをスキャンしうる。好ましくは、OSおよび／または電子メールサーバーは、ユーザーに代わって除去または追加といった動作の実行を示すトリガーを発する。そのようにして、同期はより精確で、より高速になることができる。当該システムは、食い違いを判別するのに反応して該食い違いを除去する訂正動作を実行するよう構成されうる。
【００５３】
前記訂正動作はたとえば次のうちの一つでありうる：
・ファイルフォルダへの文書の追加を検知するのに反応して：前記追加された文書をリンクされた電子メールフォルダ内の対応する電子メール項目として表現し、任意的に該電子メール項目内に前記追加された文書へのリンクを追加する；
・ファイルフォルダからの文書の除去を検知するのに反応して：前記除去された文書に対応する電子メール項目を除去するか、該対応する電子メール項目から前記削除された文書へのリンクを除去する；
・電子メールフォルダへの電子メール項目の追加を検知するのに反応して：前記追加された電子メール項目をリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現する；
・電子メールフォルダへの電子メール添付ファイルをもつ電子メール項目の追加を検知するのに反応して：前記電子メール添付ファイルをリンクされたファイルフォルダ内の対応する文書として表現し、前記電子メール項目から前記添付ファイルを除去し、前記電子メール項目内に前記添付ファイルに対応する文書へのリンクを挿入する；
・電子メールフォルダから電子メール項目の除去が意図されていることを検知するのに反応して：除去されようとしている電子メール項目に対応するリンクされたファイルフォルダ内の文書を除去する；
・電子メールフォルダからリンクされたファイルフォルダ内の文書へのリンクをもつ電子メール項目の除去が意図されていることを検知するのに反応して：リンクされている文書を前記電子メール項目の電子メール添付ファイルとして表現し、ファイルフォルダからは前記リンクされている文書を除去する。
【実施例４】
【００５４】
本発明はコンピュータプログラム、特に本発明を実施するために適応された、担体上または担体中のコンピュータプログラムにも広がることは理解されるであろう。プログラムはソースコード、オブジェクトコード、ソースコードとオブジェクトコードとの間の部分的にコンパイルされた形のようなコードの形であることができ、または本発明に基づく方法の実装において使用するために好適な他のいかなる形であってもよい。前記担体は、当該プログラムを担うことのできるいかなる実体またはデバイスであってもよい。たとえば、前記担体は、CD-ROMもしくは半導体ROMなどのROMまたはフロッピー（登録商標）ディスクもしくはハードディスクなどの磁気記録媒体といった記憶媒体を含みうる。さらに、前記担体は、電気ケーブルもしくは光ケーブルを介して、または電波もしくはその他の手段によって伝達されうる電気信号または光信号のような伝送可能担体であってもよい。当該プログラムがそのような信号において具現されるとき、前記担体はそのようなケーブルまたはその他のデバイスもしくは手段によって構成されうる。あるいはまた、前記担体は前記プログラムが組み込まれており、当該方法を実行するために、あるいは当該方法の実行において使用するために適応されている集積回路であってもよい。
【００５５】
上述した諸実施形態は本発明を解説するものであって限定するものでないこと、そして当業者は付属の請求項の範囲から外れることなく数多くの代替的な実施形態を考案することができるであろうことを注意しておくべきである。請求項において、括弧に入れて参照符号があったとしても、当該請求項を限定するものと解釈してはならない。動詞「有する」およびその活用形の使用は請求項において述べられている以外の要素またはステップの存在を排除するものではない。要素の単数形の表現はそのような要素の複数の存在を排除するものではない。本発明は、いくつかの相異なる要素を有するハードウェアによって、および好適にプログラムされたコンピュータによって実装されてもよい。いくつかの手段を列挙している装置請求項において、それらの手段のいくつかが同一のハードウェア項目によって具現されてもよい。ある種の施策が互いに異なる従属請求項において述べられているというだけの事実のためにそれらの施策の組み合わせが有利に用いられないことにはならない。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明に基づくシステムのブロック図である。
【図２】電子メールフォルダとファイルフォルダとの同期を図解する図である。
【図３】本発明に基づくシステムにアクセスするための例示的なユーザーインターフェースを示す図である。
【図４Ａ】文書をファイルフォルダに追加するのに反応した同期を図解する図である。
【図４Ｂ】文書をファイルフォルダから除去するのに反応した同期を図解する図である。
【図５Ａ】電子メールを電子メールフォルダに追加するのに反応した同期を図解する図である。
【図５Ｂ】電子メールを電子メールフォルダから除去するのに反応した同期を図解する図である。
【図５Ｃ】電子メールを電子メールフォルダから除去することに関係した同期を図解する図である。
【図５Ｄ】電子メールを電子メールフォルダから除去することに関係した同期を図解する図である。
【図６】同期を維持するためのデータを図解する図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４Ａ】
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【図４Ｂ】
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【図５Ａ】
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【図５Ｂ】
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【図５Ｃ】
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【図５Ｄ】
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【図６】
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