(57)【要約】【課題】  ユーザ登録における各種設定を登録者に負担をかけることなく簡単に行えるようにする。【解決手段】  機器を利用するユーザについての情報及び各種設定の登録を行う管理装置は、ユーザについてのユーザ情報を入力する入力手段と、入力されたユーザ情報に基づいて、そのユーザが機器を利用するための各種設定を自動的に生成する生成手段と、入力されたユーザ情報と生成された各種設定とを、当該新規ユーザに対応付けて登録する登録手段とからなる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
機器を利用するユーザを管理する管理装置において、
ユーザについてのユーザ情報を入力する入力手段と、
入力されたユーザ情報に基づいて、そのユーザが機器を利用するための各種設定を自動的に生成する生成手段と、
入力されたユーザ情報と生成された各種設定とを、当該新規ユーザに対応付けて登録する登録手段と
からなる管理装置。
【請求項２】
前記設定はユーザＩＤを含むことを特徴とする請求項１記載の管理装置。
【請求項３】
前記設定は、ワンタッチ操作で送信先を設定するための短縮キー、ワンタッチ操作で送信グループを設定するためのグループ短縮キー、および、記憶手段において割り当てられる保存領域であるボックスのうちのいずれかに関する設定であることを特徴とする請求項１記載の管理装置。
【請求項４】
前記設定は、ワンタッチ操作で送信先を設定するための短縮キー、ワンタッチ操作で送信グループを設定するためのグループ短縮キー、または、記憶手段において割り当てられる保存領域であるボックスの名称及び番号を含むことを特徴とする請求項１記載の管理装置。
【請求項５】
前記各種設定は、ボックスの容量を含むことを特徴とする請求項１記載の管理装置。
【請求項６】
前記各種設定は、ユーザが利用する機能を制限する機器制限情報を含むことを特徴とする請求項１記載の管理装置。
【請求項７】
さらに、登録手段により登録された各種設定を前記ユーザ及び／または機器の管理者にネットワークを介して通知する通知手段を備えることを特徴とする請求項１記載の管理装置。
【請求項８】
前記通知手段は、通知された設定内容を変更して返信するための返信手段を含むことを特徴とする請求項７記載の管理装置。
【請求項９】
前記返信手段の返信先は、変更される設定の種別に応じて切り換えられることを特徴とする請求項８記載の管理装置。
【請求項１０】
前記登録手段は、前記返信手段による返信を受け取ると登録内容を変更することを特徴とする請求項８記載の管理装置。
【請求項１１】
機器を利用するユーザについてのユーザ情報を入力し、
入力されたユーザ情報に基づいて、そのユーザが機器を利用するための各種設定を自動的に生成し、
入力されたユーザ情報と生成された各種設定とを、当該ユーザに対応付けて登録する
管理方法。
【請求項１２】
さらに、登録された前記各種設定を前記ユーザ及び／または機器の管理者にネットワークを介して通知することを特徴とする請求項１１記載の管理方法。
【請求項１３】
前記ユーザ及び／または機器の管理者への前記通知は、通知された設定内容を変更して返信するための返信手段を含むことを特徴とする請求項１２記載の管理方法。
【請求項１４】
前記返信手段の返信先は、変更される設定の種別に応じて切り換えられることを特徴とする請求項１３記載の管理方法。
【請求項１５】
前記返信手段による返信を受け取ると登録内容を変更することを特徴とする請求項１３記載の管理方法。
【請求項１６】
機器を利用するユーザについてのユーザ情報を入力するステップと、
入力されたユーザ情報に基づいて、そのユーザが機器を利用するための各種設定を自動的に生成するステップと、
入力されたユーザ情報と生成された各種設定とを、当該ユーザに対応付けて登録するステップと
からなり、コンピュータに実行させるための管理プログラム。
【請求項１７】
さらに、登録された前記各種設定を前記ユーザ及び／または機器の管理者にネットワークを介して通知するステップを備えることを特徴とする請求項１６記載の管理プログラム。
【請求項１８】
前記通知ステップにおける通知は、通知された設定内容を変更して返信するための返信手段を含むことを特徴とする請求項１７記載の管理プログラム。
【請求項１９】
前記返信手段の返信先は、変更される設定の種別に応じて切り換えられることを特徴とする請求項１８記載の管理プログラム。
【請求項２０】
さらに、前記返信手段による返信を受け取ると登録内容を変更するステップを含むことを特徴とする請求項１８記載の管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、機器におけるユーザ管理に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、たとえば、コピー機能、プリンタ機能、ファックス機能、スキャン機能を搭載したＭＦＰなどの画像形成装置においては、ネットワーク上では、利用者（ユーザー）を特定せずに、誰もがネットワークを利用したサービスを受けることができるようになっている。たとえばプリントネットワークでは、複数のクライアントがネットワークを介してＭＦＰに接続し、プリントサービスが受けられるようになっている。
【０００３】
このようなネットワーク上では、第三者がＭＦＰに蓄積されているデータを容易に見ることができるのみならず、データの改ざんなどの悪意を持ったネットワークの使用も可能となっている。たとえばプリントネットワークでは、印刷用のドキュメントをのぞかれたり改ざんされてしまう可能性がある。そこで、セキュリティのため、予め登録されたユーザのみが利用できるログイン管理が行われている。
【０００４】
さらに、プリンタネットワークなどでは、ユーザからの要求に応じた処理を行うとき、処理量などに応じて課金するものがある。このような場合、不特定多数の値とワーク使用を制限するため、ユーザや管理者が予めプリンタの使用登録を行い、ユーザは、登録時に設定されたユーザＩＤ、パスワードなどを用いて、プリンタネットワークを使用する。
【０００５】
近年、ＭＦＰの高機能化とユーザ管理の強化に伴い、従来のプリント枚数管理だけでなく、ユーザごとに機能制限情報を登録しておき、これに基づいてＭＦＰの利用管理をするものも提案されている（たとえば特開２００３−１６７７１６号公報）。これらのユーザ登録については、管理者やユーザが直接本体やネットワークを通じてホストＰＣを操作して登録するものが知られている。たとえば、特開平２００２−４１４３５号公報に記載されたシステムでは、利用する使用者の数を制限するため、ユーザ登録制御を行う。また、特開２００３−２７１３４７号公報に記載された印刷システムでは、ネットワークを用いた印刷に対して課金を行う。ここで、印刷を要求するコンピュータは、ウェブブラウザを用いてプリンタへユーザ登録を要求する。プリンタは、ユーザ登録要求を受け取ると、自身の使用を許可するためのジョブＩＤを発行して、印刷要求に応じて印刷を行う。そして、そのコンピュータに対して課金を行う。
【０００６】
なお、機器における自動的設定は従来から知られている。たとえば、ファクシミリ装置におけるメモリダイヤル機能について、特開２００３−５１９２４号公報に記載されたファクシミリ装置では、送信履歴または受信履歴に記録された相手先電話番号からメモリダイヤル機能における相手先電話番号を自動的に登録する。また、特開２００４−１５２６６号公報に記載されたファクシミリ装置では、外部端末から受け取った送信要求信号に基づいて相手先情報をワンタッチダイヤルなどに自動的に登録する。また、特開平２００２−３２３３８号公報に記載されたセキュリティホール検査システムでは、検査対象の端末が検査結果を見るためにログインするときに使用するＩＤを発行する。
【特許文献１】特開２００３−５１９２４号公報
【特許文献２】特開２００４−１５２６６号公報
【特許文献３】特開２００３−１６７７１６号公報
【特許文献４】特開２００３−２７１３４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、ユーザＩＤやパスワード、上限枚数、利用制限情報のみなら、個々のユーザごとに設定しても煩わしさは感じないが、近年のＭＦＰの高機能化によって、ユーザ登録時にボックス機能及びそのパスワードの生成や、登録ユーザに対する短縮キー（ワンタッチキー）の生成、登録ユーザの所属グループ（部門）に対するグループ短縮キーの生成などが必要になってきている。なお、短縮キーは、送信先情報が登録されている送信先指定キーの１例であり、送信時に操作パネルに表示される短縮キーをユーザが押すだけで、送信先（メールアドレスやＦＡＸ番号）を設定し送信できる。同様に、グループ短縮キーは、送信時にユーザが短縮キーを押すだけで、当該グループに属する送信先を設定し送信できる。また、ボックスとは、ハードディスクの記憶領域を区分して生成される保存領域をいう。ボックスを利用したいユーザに対して、その名称、パスワードが登録され、記憶容量が指定される。また、複数の機能を実行できるＭＦＰでは、ユーザが利用できる機能の制限を管理者が設定している。
【０００８】
現在、ユーザの登録や、短縮キー、グループ短縮キー、ボックスの生成、機能制限情報などは、それぞれ個別に管理者またはユーザで行われている。この設定は、ユーザが初めて登録する初期設定の場合のほか、ユーザが部門を変わったが同じＭＦＰを続けて使用する場合などにも必要である。これらの設定のため、たとえば、管理者はＭＦＰに管理者モードでアクセスし、画面を順次開いて、宛先登録、グループ宛先登録、ボックス設定、メールアドレス登録などを行う。ここで、既に登録されているグループ宛先やボックス設定なども参照する必要がある。したがって、設定には多くの労力を要している。このため、それらの多数の設定をそれぞれ手入力で行う設定者（ここでは管理者）にとって負担が大きくなっていた。
【０００９】
この発明の目的は、ユーザ登録における各種設定を登録者に負担をかけることなく簡単に行うことができる装置、方法及びプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明に係る管理装置は、機器を利用するユーザを管理する管理装置であって、ユーザについてのユーザ情報を入力する入力手段と、入力されたユーザ情報に基づいて、そのユーザが機器を利用するための各種設定を自動的に生成する生成手段と、入力されたユーザ情報と生成された各種設定とを、当該新規ユーザに対応付けて登録する登録手段とからなる。
【００１１】
前記管理装置において、前記設定は、たとえば、ユーザＩＤを含む。前記管理装置において、前記設定は、たとえば、ワンタッチ操作で送信先を設定するための短縮キー、ワンタッチ操作で送信グループを設定するためのグループ短縮キー、および、記憶手段において割り当てられる保存領域であるボックスのうちのいずれかに関する設定である。または、前記設定は、たとえば、ワンタッチ操作で送信先を設定するための短縮キー、ワンタッチ操作で送信グループを設定するためのグループ短縮キー、または、記憶手段において割り当てられる保存領域であるボックスの名称及び番号を含む。または、前記各種設定は、たとえば、ボックスの容量を含む。または、前記設定は、ユーザが利用する機能を制限する機器制限情報を含む。
【００１２】
前記管理装置は、好ましくは、さらに、登録手段により登録された各種設定を前記ユーザ及び／または機器の管理者にネットワークを介して通知する通知手段を備える。好ましくは、前記通知手段は、通知された設定内容を変更して返信するための返信手段を含む。好ましくは、前記返信手段の返信先は、変更される設定の種別に応じて切り換えられる。好ましくは、前記登録手段は、前記返信手段による返信を受け取ると登録内容を変更する。
【００１３】
本発明に係る管理方法では、機器を利用するユーザについてのユーザ情報を入力し、次に、入力されたユーザ情報に基づいて、そのユーザが機器を利用するための各種設定を自動的に生成し、次に、入力されたユーザ情報と生成された各種設定とを、当該ユーザに対応付けて登録する。
【００１４】
本発明に係るコンピュータに実行させるための管理プログラムは、機器を利用するユーザについてのユーザ情報を入力するステップと、入力されたユーザ情報に基づいて、そのユーザが機器を利用するための各種設定を自動的に生成するステップと、入力されたユーザ情報と生成された各種設定とを、当該ユーザに対応付けて登録するステップとからなる。
【００１５】
前記管理方法や管理プログラムにおいて、好ましくは、さらに、登録された前記各種設定を前記ユーザ及び／または機器の管理者にネットワークを介して通知する。好ましくは、前記ユーザ及び／または機器の管理者への前記通知は、通知された設定内容を変更して返信するための返信手段を含む。前記返信手段の返信先は、たとえば、変更される設定の種別に応じて切り換えられる。また、好ましくは、前記返信手段による返信を受け取ると登録内容を変更する。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、ユーザ情報の入力に基づいて、ユーザが機器のサービスを利用するために必要な各種設定を自動的に生成し登録するので、設定者（管理者）のユーザ登録に関する負担を軽減できる。
【００１７】
また、ユーザが自動生成された内容を変更したい場合には、その通知メール上の画面で簡単に変更入力し、返信することで、変更要求を出せるので、わざわざログインして変更画面を読み出すという負担をかけることなく、容易に変更できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明の実施の形態を添付の図面を参照して説明する。
【００１９】
図１は、ネットワーク機器であるＭＦＰ１０を含むネットワークシステムを示す。ＭＦＰ１０は、プリンタ、複写機、スキャナ、ファクシミリ装置などとして機能する複合装置である。ＭＦＰ１０において、制御部は、操作パネル２６、スキャナ部２８、プリンタ３０を備える。制御部において、全体を制御するＣＰＵ１２は、プログラム、データなどを記憶するＲＯＭ１４、ワークエリアとしてのＲＡＭ１６、外部と通信するための通信部１８、大容量記憶装置であるハードディスク装置２０に接続される。ハードディスク装置２０には、各種のプログラムやデータが記憶されるが、その中には、ウェブサーバ２２、ユーザ管理用の管理プログラム２４、メールソフト２６や、ユーザ登録データベース２８、ボックス３０が含まれる。ボックスは、区分された複数の記憶領域からなる記憶領域であり、登録されたユーザが保存領域として使用できる。なお、ＭＦＰ１０のファクシミリ機能などについては説明を省略する。後で説明する各種設定はユーザ登録データベース２８に記憶される。
【００２０】
このネットワークシステムにおいて、ＭＦＰ１０は、ＬＡＮなどのネットワーク３２を介して、ＬＤＡＰサーバ３４、複数のユーザ端末３６および管理者端末４０に接続されている。ＭＦＰ１０の管理者は、管理者端末４０においてＭＦＰ１０を管理する。また、ＬＤＡＰサーバ３４は、ネットワーク内の送信先アドレス情報を登録している送信先登録サーバの１例である。ＬＤＡＰサーバ３４では、個人やグループに関する名前、メールアドレス、電話番号、ファクス番号、会社等の情報がデータベースに登録されている。ユーザが検索条件を入力してＬＤＡＰサーバ３４にアクセスし検索を指示すると、ＬＤＡＰサーバ３４は、検索条件に基づいてデータベースからアドレスを抽出する。
【００２１】
管理者端末４０は、通常の構成を備えるコンピュータである。ＣＰＵ４２は、プログラム、データなどを記憶するＲＯＭ４４、ワークエリアとしてのＲＡＭ４６、キーボードなどの入力手段４８、外部と通信するための通信部５０、ディスプレイ装置５２、大容量記憶装置であるハードディスク装置５４に接続される。ハードディスク装置５４には、各種のプログラムやデータが記憶されるが、その中には、ウェブブラウザ５６や、メールソフト５８が含まれる。
【００２２】
次に、ＭＦＰ１０を利用するユーザの登録について説明する。ＭＦＰ１０を利用する新規ユーザを登録する場合、ウェブブラウザにより閲覧できる管理プログラム２４のウェブページにおいて、管理者がユーザ情報を入力すると、ＭＦＰ１０は、ユーザがＭＦＰのサービスを利用するために必要な各種設定を自動的に生成し、登録する。これにより、管理者のユーザ登録に関する負担を軽減できる。
【００２３】
また、管理プログラム２４は、ユーザの登録が完了すると、ユーザと管理者の双方にその内容をメールで通知する。このため、管理者は管理データの収集を、ユーザは利用のための情報を簡単に把握できる。
【００２４】
ユーザは、自動的に生成された登録内容（機能制限、ボックス容量など）を変更したい場合は、受け取った通知メール上の画面で簡単に変更を入力して要求する機能を記述し、そのメールを返信する。このように簡単に変更要求をメールで返信できるので、ユーザは、わざわざログインして変更画面を読み出すという手数をかけることなく、容易に変更要求ができる。
【００２５】
ここで、設定項目には、管理者が承認する必要があるものと、管理者が承認する必要がなくユーザが任意に変更できるものとがある。そこで、ＭＦＰ１０では、これらを分類して、管理者が承認する必要があるものの設定変更依頼は管理者宛てに返信されるようにする。一方、管理者が承認する必要がないものの設定変更依頼はＭＦＰ宛てに返信され自動的に変更内容が登録されるようにする。
【００２６】
管理者が承認する必要がある事項を含む設定変更のメールを受けた管理者は、承諾する場合は、ＭＦＰ１０にそのメールを転送することで設定内容を変更させ、登録させる。また、管理者は、受け取ったメールにおける設定内容を修正し、返信することで、登録内容の編集が可能である。ＭＦＰ１０は、設定内容が変更されたユーザに対して、変更通知メールを送信する。
【００２７】
一方、管理者が承認する必要のない設定変更の依頼の返信メールは、直接ＭＦＰ１０に送られて、自動的に変更内容が登録される。すなわち、ユーザに送信される登録通知メールの発信元がＭＦＰであった場合、ユーザは、管理者の許可なく、そのメールを返信することで登録内容の変更できる。ＭＦＰ１０は、ユーザ登録の内容が変更されると、自動的に管理者へ設定内容が変更されたことを通知するメールを送信する。そのメールにはユーザ一覧も添付する。
【００２８】
図２Ａと図２Ｂは、ＭＦＰ１０における管理プログラム２４のフローチャートを示す。管理者がＭＦＰ１０のシステム管理用の設定にアクセスする際に、システム管理者用暗証番号入力画面の入力欄に暗証番号を入力してログインする。管理者モードで管理者のログインを受け付けると（Ｓ１００でＹＥＳ）、次に、管理者により設定されるモードが新規ユーザ登録モードであるか否かを判断する（Ｓ１０２）。新規ユーザ登録モードの他の管理者モードである場合（Ｓ１０２でＮＯ）、その管理者モードの処理をする（Ｓ１０４）。新規ユーザ登録モードである場合は（Ｓ１０２でＹＥＳ）、新規ユーザ登録モードに入って以下の処理をする。ユーザ名／機能制限情報が受信されると（Ｓ１０６でＹＥＳ）、ＬＤＡＰサーバ３４へメールアドレスと所属部門を問い合わせる（Ｓ１０８）。ＬＤＡＰサーバ３４から回答を受信すると（Ｓ１１０でＹＥＳ）、ユーザＩＤを自動的に生成し（Ｓ１１２）、短縮キーを自動的に生成する（Ｓ１１４）。ここで、キー番号と名称を自動的に生成している。次に、ボックスを自動的に生成する（Ｓ１１６）。ここで、キー番号／ボックス名称／ボックスパスワードを自動的に生成する。次に、部門管理の設定が指示されているか否かを判断する（Ｓ１１８）。部門管理を設定する場合は、グループＩＤを自動的に生成する（Ｓ１２０）。さらに、グループ短縮キーを自動的に生成する（Ｓ１２２）。ここで、キー番号とキー名称を自動的に生成している。なお、短縮キーやグループ短縮キーに設定するメールアドレスなどは、ＬＤＡＰサーバ３４からの回答に含まれている。次に、以上に自動的に設定をした内容で新規ユーザ登録を完了する（Ｓ１２４）。このように、ユーザ登録を行うとき、自動的に短縮キー、グループ短縮キー、ボックス（パスワードを含む）などの設定をするので、管理者の負担を軽減できる。
【００２９】
また、登録内容を管理者と、登録されたユーザにメールで通知する。すなわち、登録ユーザに、登録内容（ユーザＩＤ、短縮キー番号／キー名称、ボックス番号／名称／パスワード、グループＩＤ、グループ短縮キー番号／名称、ボックス記憶容量、機能制限情報）とこれらの変更方法をメールで通知する（Ｓ１２６）。さらに、管理者に、登録した内容（短縮キー番号／キー名称、ボックス番号／名称、グループ短縮キー番号／名称、ボックス記憶容量、機能制限情報）をメールで通知する（Ｓ１２８）。ユーザに送信される登録通知メールの発信元は、機器（ＭＦＰ）または管理者のアドレスで送信する。ここでは、ＭＦＰのアドレスで送信する。発信元がＭＦＰ１０の場合、次に説明するように、管理者の許可なく登録内容の変更が可能となる。
【００３０】
登録内容を通知されたユーザは、登録内容に異議がある場合は、そのメールを編集後に返信することで、登録内容を変更できる。ユーザから変更メールを受けとると（Ｓ１３０）、変更項目がボックス容量または機能制限情報である場合は（Ｓ１３２でＹＥＳ）、すなわち、管理者の承諾を必要とする設定項目である場合は、管理者に変更メールを転送する（Ｓ１３４）。管理者からメールで承諾を受信すると（Ｓ１３６でＹＥＳ）、ユーザの登録内容を、ユーザからの設定内容に変更する（Ｓ１３８）。そして、ステップＳ１２８に進み、自動的に管理者へ設定内容が変更されたことをメールで通知する。そのメールにはユーザ一覧も添付する。しかし、管理者からメールで承諾を受信しない場合は（Ｓ１３６でＮＯ）、設定内容を変更しない。
【００３１】
図３は、管理者端末４０における管理者による管理処理のフローチャートである。管理者は新規ユーザを登録するとき、対象ＭＦＰのウェブサーバへアクセスし（Ｓ２００）、管理者モードでログインし（Ｓ２０２）、新規ユーザ登録モードを選択する（Ｓ２０４）。新規ユーザ登録モードにおいて、ユーザ名、機能制限情報及びボックス容量を入力して（Ｓ２０６）、ＭＦＰ１０へ送信する（Ｓ２０８）。ＭＦＰ１０では、その新規ユーザに対して、短縮キー／グループ短縮キー（部門管理している場合）／ボックス（パスワード自動付与）／を自動で同時に生成して、新規ユーザを登録する。新規ユーザが登録されると、ＭＦＰから自動的に新規ユーザ登録完了通知がメールで送られてくる（Ｓ２１０）。メールには、作成した機能の詳細内容が含まれている。
【００３２】
また、登録したユーザからメールを受信すると（Ｓ２１２）、もし、ユーザが行った変更要求がある場合には、その内容が登録内容変更依頼画面に表示される。管理者はこれを見て、承諾するか否かを判断する（Ｓ２１４）。なお、これに限らず、ユーザからの変更依頼メールがＭＦＰ１０に送信され、管理者がＭＦＰ１０のシステム管理用の設定にアクセスする際に、ユーザからの登録内容変更画面を開いてもよい。登録内容変更画面には、ユーザからの変更要求が出された設定項目及び変更内容が示され、「変更依頼が出されました。承認する場合はＯＫボタンを、しない場合はＮＧボタンを押してください」とのメッセージが表示される。管理者は、依頼された変更内容をチェックして、もし適切であれば、ＯＫボタンを押す。これにより、変更が承認され、ＭＦＰ１０へ承諾したことをメールで返信する（Ｓ２１６）。これにより、ＭＦＰでは実際に登録変更処理が行われる。もし申請された変更内容が不適切であれば、管理者がＮＧボタンを押すことにより、一般ユーザの登録内容変更依頼は承認されないことになり、元の登録内容のままになる。
【００３３】
図４は、図２ＡのステップＳ１２６で、ＭＦＰから登録ユーザに送られるメールの内容である。ここで、ユーザ名称、ボックス容量および機能制限情報は、管理者により設定される。その他の項目は、ＭＦＰの管理プログラム２４が自動的に作成する。たとえば、ユーザ認証のためのユーザＩＤは自動的に作成される。また、短縮キーの名称は、入力したユーザ名から自動的に作成される。また、グループの名称は、ＬＤＡＰサーバ３４から得られた当該ユーザの属するグループ名から設定される。また、ボックス名称は、入力されたユーザ名から自動的に作成される。ボックスパスワードも所定の方式で自動的に設定される。また、また、短縮キー番号、グループ短縮キー番号およびボックス番号は「Ｎｏ．１」と、数字を用いて作成されているが、これは既に登録されている番号を考慮して、その次の番号を自動的に設定したものである。この例では、１番目の登録であることを示している。右側に「変更」と示されている項目は、ユーザが変更可能な項目である。なお、管理者へも同様のメールが送信される。
【００３４】
ユーザに通知されるメールは、そのユーザが、自動的に設定された内容を変更したい場合、そのメールにおいて設定変更を入力して返信できるようになっている。通知メールを受け取った登録ユーザは、変更したい設定があれば、その通知メールにおいて設定内容を入力して、設定変更依頼のメールを返信する。ユーザが設定内容を変更したい場合には、通知メール上の画面で簡単に変更入力し、返信することで、変更要求を出せる。したがって、わざわざログインして変更画面を読み出すという負担をかけることなく、容易に設定を変更できる。
【００３５】
設定項目には、管理者の承認を得る必要があるものと、ユーザが任意に変更できるものがある。そこで、通知メールでは、その通知メールから出せる返信メールについて、管理者が承認する必要がある設定についてのメールは管理者を宛先として返信されるが、管理者が承認する必要のない設定についてのメールは直接ＭＦＰを宛先として返信されるようにしている。
【００３６】
図５は、機能制限情報に関する返信メールを示す。機能制限情報の変更には管理者の承諾が必要である。ＭＦＰ１０は、４つの機能すなわち複写(Copy)、スキャン(Scan)、印刷(Print)およびファクス(FAX)を持つ。この例では、スキャンは、ボックスを含む。ユーザは、機能制限について変更したい場合、要求する機能を記述し、管理者端末４０を宛先とするメールを返送して、管理者に変更を申請できる。
【００３７】
一方に、図６は、短縮キー番号／名称に関する返信メールを示す。ユーザは、短縮キー番号または短縮キー名称について変更したい場合、要求する機能を記述し、ＭＦＰ１０を宛先とするメールを返送する。これにより、ＭＦＰ１０では自動的に設定内容の変更が登録される。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】ＭＦＰ、ユーザ端末および管理者端末を含むネットワークシステムの図
【図２Ａ】ＭＦＰにおける管理プログラムの一部のフローチャート
【図２Ｂ】ＭＦＰにおける管理プログラムの残りの部分のフローチャート
【図３】管理者による管理処理のフローチャート
【図４】ＭＦＰから登録ユーザに送られるメールの図
【図５】機能制限情報に関する変更のためのメールの図
【図６】短縮キー番号／名称に関する変更のためのメールの図
【符号の説明】
【００３９】
１０  ＭＦＰ、    １２  ＣＰＵ、    ２０  ハードディスク装置、    ２２  ウェブサーバ、    ２４  管理プログラム、    ２６  メールソフト、    ２８  ユーザ登録データベース、    ３０  ボックス。
【図１】
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【図２Ａ】
2006139347.tif 000004
【図２Ｂ】
2006139347.tif 000005
【図３】
2006139347.tif 000006
【図４】
2006139347.tif 000007
【図５】
2006139347.tif 000008
【図６】
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