(57)【要約】【課題】ネットワーク会議において、必要な場面には参加し、また出席していないメンバーを必要な時に呼び出して必要な決議等を行う。【解決手段】ネットワーク会議の出席者が使用するネットワーク会議端末装置と共にネットワーク会議に呼び出しを待って参加する仮出席者を呼び出す呼出端末装置及び仮出席者が使用するネットワーク会議仮出席端末装置をネットワーク会議制御装置に登録しておく。ネットワーク会議出席者の呼出要求により、ネットワーク会議制御装置が登録情報に従って呼出端末装置にて仮出席者を呼び出し、ネットワーク会議仮出席端末装置によりネットワーク会議に仮出席する。【選択図】図１
2006013719.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワーク会議方法であって、
出席者の使用するネットワーク会議端末装置と、前記ネットワーク会議端末装置からの呼出要求によってネットワーク会議に出席する仮出席者を呼び出す呼出端末装置と、前記仮出席者の前記ネットワーク会議に使用するネットワーク会議仮出席端末装置とをネットワーク会議制御装置に登録する登録ステップと、
前記呼出要求により前記ネットワーク会議制御装置が前記呼出端末装置を呼び出す呼出ステップと、
前記呼出端末装置の呼出に応じて前記ネットワーク会議仮出席端末装置からのネットワーク会議制御装置への応答により前記ネットワーク会議仮出席端末装置を前記ネットワーク会議に参加させるステップとを、
有することを特徴とするネットワーク会議方法。
【請求項２】
ネットワーク会議装置であって、
出席者の使用するネットワーク会議端末装置と、前記ネットワーク会議端末装置からの呼出要求に応じてネットワーク会議に出席する仮出席者を呼び出す呼出端末装置と、前記仮出席者の前記ネットワーク会議に使用するネットワーク会議仮出席端末装置とをネットワーク会議制御装置に登録する登録手段と、
前記呼出要求により前記ネットワーク会議制御装置が前記呼出端末装置を呼び出す呼出手段と、
前記呼出端末装置の呼出に応じて前記ネットワーク会議仮出席端末装置からのネットワーク会議制御装置への応答により前記ネットワーク会議仮出席端末装置を前記ネットワーク会議に参加させる手段とを、
有することを特徴とするネットワーク会議装置。
【請求項３】
前記ネットワーク会議装置は、さらに個別の会議記録を作成する会議記録手段を有し、前記会議記録の所望の箇所にマーキングを記録し、前記マーキングから前記会議記録の再生を行う手段を有することを特徴とする請求項２に記載のネットワーク会議装置。
【請求項４】
前記ネットワーク会議装置は、さらに送受信するデータの種類を前記ネットワーク会議端末装置毎に設定する手段を有することを特徴とする請求項２及び請求項３に記載のネットワーク会議装置。
【請求項５】
ネットワーク会議プログラムであって、コンピュータに、
出席者の使用するネットワーク会議端末装置と、前記ネットワーク会議端末装置からの呼出要求に応じてネットワーク会議に出席する仮出席者を呼び出す呼出端末装置と、前記仮出席者の前記ネットワーク会議に使用するネットワーク会議仮出席端末装置とをネットワーク会議制御装置に登録する登録機能と、
前記呼出要求により前記ネットワーク会議制御装置が前記呼出端末装置を呼び出す呼出機能と、
前記呼出端末装置の呼出に応じて前記ネットワーク会議仮出席端末装置からのネットワーク会議制御装置への応答により前記ネットワーク会議仮出席端末装置を前記ネットワーク会議に参加させる機能とを
実現させるためのネットワーク会議プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワーク接続された複数の端末間で会議を行うネットワーク会議の方法、装置、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より職場や自宅のパーソナルコンピュータ、携帯電話機、固定電話等をネットワーク接続し、カメラ映像や音声を送受信して会議を行うネットワーク会議システムが提供されている。電子会議をネットワークで接続された複数の端末間で効果的に行うために、例えば、特開平８−７９３９１号公報には、電子会議出席予定者の出席／退席／欠席の管理を行う技術が、また、特開平１０−１３５５５号公報には、主催者操作型の電子会議において、会議からいったん離脱した者が容易にその会議に再参加できるようにする技術が、さらに、特開２００３−３３９０３３号公報には、会議の途中参加者が会議の経過を短時間で簡潔に把握できるよう要約情報を個別に提供する場合に音声情報の無音声部分を削除して要約を作成する技術が開示されている。
【特許文献１】特開平８−７９３９１号公報
【特許文献２】特開平１０−１３５５５号公報
【特許文献３】特開２００３−３３９０３３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
既存のネットワーク会議あるいは協業の作業においては、例えば、特に、ネットワーク会議においては、通常、出席者が会議に出席することにより全ての時間を拘束されてしまい、会議内に関係のない議事があっても拘束され続け、時間を有効に使うことができなかったという問題があった。また、他の会議に拘束され、重なっている会議に出席することが出来なかったという問題もあった。また、既存のネットワーク会議においては、重要な決議をするにあたり、必要なメンバーが全て揃っておらず、決議が次回あるいは後日まで持ち越され、スピーディーな処理ができなかったという問題もあった。
【０００４】
さらに、既存のネットワーク会議においては、送受信可能な全てのカメラ映像や音声が会議中の全ての時間、全ての接続者に送受信されており、一方向の伝達で充分であって送信の必要のない場合においても送受信を制御することができなかった。例えば、音声の送受信においては、聞くのみで、発言の不要なメンバーからの背景音も送信されていた。
【０００５】
本発明では、以上のような問題を解決するため、会議の必要な部分にのみ効率よく出席し、また必要なメンバーを必要な時に効率良く呼び出すことによって必要な決議を即時おこなう方法、装置及びプログラムを提供することを目的とする。
【０００６】
本発明の他の目的は、さらに、欠席者及び途中出席者が会議の内容を効率よく把握することができるようにする方法、装置及びプログラムを提供することを目的とする。
【０００７】
また、本発明の他の目的は、不必要な情報を送受信しないで、データ送受信速度向上、記録データの少量化、無用な情報の送信を防ぎセキュリティを強化することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本願の請求項１に記載の発明は、ネットワーク会議方法であって、出席者の使用するネットワーク会議端末装置と前記ネットワーク会議端末装置からの呼出要求によってネットワーク会議に出席する仮出席者を呼び出す呼出端末装置と前記仮出席者の前記ネットワーク会議に使用するネットワーク会議仮出席端末装置とをネットワーク会議制御装置に登録する登録ステップと、前記呼出要求により前記ネットワーク会議制御装置が呼出端末装置を呼び出す呼出ステップと、前記呼出端末装置の呼出に応じて前記ネットワーク会議仮出席端末装置からのネットワーク会議制御装置への応答により前記ネットワーク会議仮出席端末装置を前記ネットワーク会議に参加させるステップとを有することを特徴とするネットワーク会議方法である。
【０００９】
本願の請求項１に記載の発明によれば、ネットワーク会議の出席者が使用するネットワーク会議端末装置と共に、ネットワーク会議端末装置からの呼出要求によってネットワーク会議に出席する出席者（仮出席者と呼ぶ。以下同じ）の呼び出しに使用する呼出端末装置と仮出席者が呼び出しに応じてネットワーク会議に使用するネットワーク会議仮出席端末装置との、例えば、ＩＰアドレスとネットワーク会議への出席者及び仮出席者のユーザＩＤ、パスワードを対応づけてネットワーク会議制御装置に登録しておく。
【００１０】
ネットワーク会議端末装置は、ネットワーク会議の出席者が使用する複数台の端末装置であり、例えば、ネットワーク会議の出席者がこれらの端末装置からネットワーク会議制御装置にアクセスしてネットワーク会議制御装置が有する認証サーバによって出席者認証を得てネットワーク会議に参加する端末装置である。
【００１１】
ネットワーク会議仮出席端末装置は、例えば、当該ネットワーク会議に他の会議との重複又は他の時間的な都合により出席できないメンバーや当該ネットワーク会議の初めから終わりまで全てに出席する必要がないと思われるメンバーがネットワーク会議に出席する仮出席者がネットワーク会議端末装置として使用するものである。
【００１２】
呼出端末装置は、会議中に、出席者のネットワーク会議端末装置から仮出席者への呼出要求を、例えば、ネットワーク会議端末装置の表示画面に表示されている仮出席者の氏名が表示されているボタンあるいはアイコンをクリックすることによって、ネットワーク会議制御装置に呼出要求が送られ、ネットワーク会議制御装置は呼出要求のあった仮出席者が使用する登録された呼出端末装置に対応するＩＰアドレスあるいは電話番号を対応表から捜し出して呼出を行なう。呼出はネットワーク会議端末装置から、例えば、電子メールあるいは携帯電話へのコールで行なわれる。呼出端末装置から呼び出しを受けた仮出席者は、呼出端末装置がそのままネットワーク会議仮出席端末装置としても登録されていれば、
そのネットワーク会議仮出席端末装置から、あるいは近くにある別の端末装置であってネットワーク会議仮出席端末装置として登録されている端末装置からネットワーク会議制御装置あるいはネットワーク会議制御装置に接続された認証サーバに対し認証要求を行い、認証が得られると、当該ネットワーク会議に参加できるようになっている。
【００１３】
このように、呼出端末装置とネットワーク会議仮出席端末装置とは、別の装置であっても兼用になっていても、どちらでも構わない。要は、ネットワーク会議制御装置に登録された装置であれば足りる。
【００１４】
ここで、ネットワーク会議端末装置とネットワーク会議仮出席端末装置との違いは、ネットワーク会議端末装置は、会議の初めから出席する、言わば正規の出席者が使用する端末装置であって、ネットワーク会議仮出席端末装置は、上記で述べた呼出要求に応じて会議に出席をする出席者の使用する端末装置である。従って、ネットワーク会議端末装置とネットワーク会議仮出席端末装置は、ネットワーク会議制御装置に対し、予め分けて登録されるようになっている。もちろん場合によっては、両方の端末装置として登録されていても構わない。また、呼出端末装置、ネットワーク会議仮出席端末装置の登録は、会議中に行なわれても構わない。
【００１５】
また、ネットワーク会議制御装置はネットワーク会議端末装置の内の１つに内蔵あるいは外部接続されたタイプのものであっても構わない。さらに、呼出端末装置の呼び出しにおいては、該当する仮出席者に対し、優先付けされた複数の呼出端末装置が設定されるようになっていても構わない。これにより、該当する仮出席者の呼出端末装置に対して呼び出しを行ったとき、応答がなければ次の優先度に設定された他の呼出端末装置に呼び出しを行うようになっている。
【００１６】
また、出席を予定するネットワーク会議に都合により万が一出席できなくなることを考え、登録時に出席にして使用するネットワーク会議端末装置を登録し、同時に仮出席登録をしておいて、出席者からの呼出要求に対する呼出端末装置を登録するようにしておいてもよい。
【００１７】
このように、会議への出席登録時に“出席”に加え“仮出席”を設けることにより、会議のはじめからの出席を予定できないが、出席者からの呼出要求により呼び出しを受ければ出席可能という仮出席ができるようになる。仮出席を設けることにより、出席者または代理の出席者により重要な決議をしてしまう前に呼出要求により一時参加を求め、意見を求めることもできる。“出席”、“仮出席” に加えて登録時に“欠席”を入力できるようにしておいても勿論かまわない。
【００１８】
従来のネットワーク会議では、呼び出しは可能だが、相手のネットワーク端末装置が接続可能状態か否かを確認することができなかった。仮出席とすることで、相手が接続可能状態か否かを知ることが可能となる。また、呼び出しに応じる意思があるのか確認することが出来なかったが、仮出席とすることで、呼出要求により呼び出しを受ければ仮出席するということの意思表示になる。また、今現在の最適な連絡方法を確認することが難しかったが、仮出席に設定する際に最適な連絡方法を設定した上で、更に変更が生すれば、関係する出席者から直ちにネットワーク会議制御装置に設定変更を行うようにすることもできる。さらに、従来は議事録が後日送付となるので、出席できない多忙なメンバーの合意を得ることに時間がかかることがあったが、仮出席の設定をしていれば、出席者は会議途中に適宜必要な内容を仮出席者に連絡することにより、仮出席者の確認を取ることが容易となる。
【００１９】
また、本願の請求項２に記載の発明は、ネットワーク会議装置であって、出席者の使用するネットワーク会議端末装置と前記ネットワーク会議端末装置からの呼出要求に応じてネットワーク会議に出席する仮出席者を呼び出す呼出端末装置と前記仮出席者の前記ネットワーク会議に使用するネットワーク会議仮出席端末装置とをネットワーク会議制御装置に登録する登録手段と、前記呼出要求により前記ネットワーク会議制御装置が呼出端末装置を呼び出す呼出手段と、前記呼出端末装置の呼出に応じて前記ネットワーク会議仮出席端末装置からのネットワーク会議制御装置への応答により前記ネットワーク会議仮出席端末装置を前記ネットワーク会議に参加させる手段とを有することを特徴とするネットワーク会議装置である。
【００２０】
図１は、本発明の一実施形態を示す構成図である。図１に示すように、本願のネットワーク会議装置は、ネットワーク網１として、例えば、インターネットに、ネットワーク会議制御装置２、複数のネットワーク会議端末装置３、１台以上の呼出端末装置４、および１台以上のネットワーク会議仮出席端末装置５が接続され構成されている。ネットワーク会議制御装置２には、出席者のネットワーク会議端末装置３、呼出端末装置４、および仮出席者のネットワーク会議仮出席端末装置５が登録される。ネットワーク会議端末装置３は、例えば、ＰＣ３１、携帯電話機３２等である。また、呼出端末装置４も、例えば、ＰＣ４１、携帯電話機４２等であり、ネットワーク会議仮出席端末装置５も同様に、例えば、ＰＣ５１、携帯電話機５２等である。
【００２１】
ここで、ネットワーク会議端末装置３の各端末装置、呼出端末装置４の各端末装置、ネットワーク会議仮出席端末装置５の各端末装置は、ネットワーク会議制御装置２に登録され、ネットワーク会議制御装置２に認識される端末装置であり、各端末がネットワーク会議に参加するには、ネットワーク会議制御装置２内あるいはネットワーク会議制御装置２に接続された、図示されていない認証サーバによって認証されてはじめて、ネットワーク会議に参加できるようになっている。認証の方法は、例えば、各端末装置がネットワーク会議制御装置２に認証要求をすると、認証サーバがネットワーク会議制御装置２に予め登録されている端末装置であるかどうかを検査する。検査の結果、登録されている端末装置であれば、当該ネットワーク会議への参加を許可される。ここで、セキュリティの上から、各端末装置の認証と共に、各端末装置を使用する出席者の認証も行うことが望ましく、各端末が認証要求をネットワーク会議制御装置２に行なったときに、例えば、各端末の画面に表示される、図示されていない認証画面において、出席者ＩＤとパスワードを入力するようにすることが望ましい。以下の説明においては、認証について、各端末と出席者ＩＤとパスワードの検査、すなわち、出席者の検査と出席者が使用する端末が登録されたものかどうかの検査の両方を行うものとする。
【００２２】
ネットワーク会議端末装置３とネットワーク会議仮出席端末装置５との違いは、ネットワーク会議端末装置３は、言わば、会議の初めから出席する出席者が使用する端末装置であって、ネットワーク会議仮出席端末装置５は、呼出要求に応じて会議に出席をする仮出席者の使用する端末装置である。従って、ネットワーク会議端末装置３とネットワーク会議仮出席端末装置５とは、ネットワーク会議制御装置２に対し、分類されて登録されるようになっている。
【００２３】
また、本願の請求項３に記載の発明は、前記ネットワーク会議装置は、さらに個別の会議記録を作成する会議記録手段を有し、前記会議記録の所望の箇所にマーキングを記録し、前記マーキングから前記会議記録の再生を行う手段を有することを特徴とする請求項２に記載のネットワーク会議装置である。
【００２４】
本願の請求項３に記載の発明によれば、ネットワーク会議装置は会議記録を作成する。例えば、ネットワーク会議制御装置内に記録手段として記録データを記憶する図示されていないハードディスク装置を有する。
【００２５】
会議記録を作成する会議の映像音声等を記録するにあたり、記録ON/OFFを適時選択し、記録の対象(出席者、カメラ映像、パソコンモニター画面、音声等の内容等)、記録容量(小さい容量の場合は、データ圧縮を行って記録する)、記録場所(ネットワーク会議制御装置内のハードディスク装置、あるいは、出席者の端末装置のデータ記憶領域等)が指定可能となっている。記録中も含め会議記録の再生中は会議出席者の音声大きさレベル及び音声が一定以上の場合の発言中マーク及び受信している画像(音声のみの場合は「音声のみ」という文字、文字によるメッセージ、あるいはアニメキャラクタ等)を表示するようになっている。
【００２６】
記録中及び会議記録の再生中に、表示画面を最小化した場合は会議出席者名及び音声レベル及び発言中マーク及び出席状態(出席/仮出席)を表示する。また、音声レベルの高い画面を発言中マークの点灯もしくは画面を大きくするようになっている。会議記録の再生中に、メンバー名を指定して音声大きさレベルが一定以上で発言中の音声部分の頭だし再生を行う。指定の記録場所に行なった会議記録を他の記録場所にコピーしたり、会議記録を行なっている時でも既に記録された部分を指定して再生するようになっている。これら会議記録の作成、保存、再生は既存技術を使って行われる。
【００２７】
また、本発明では、図４の会議記録マーキングデータ例に示すように、会議記録に対し、出席者が個別にマーキングを行ない、それぞれのマーキングを記録保存するようになっている。例えば、Ａさんのマーキングデータ４０１、Ｂさんのマーキングデータ４０２、Ｃさんのマーキングデータ４０３というように個別のマーキングデータが記録されている。マーキングにより、指定された領域にある指定ファイルの指定時間のデータを再生するようになっている。マーキングデータは、例えば、各マーキングの時間、マーク、コメント、および会議を特定する情報等から構成されている。
【００２８】
マーキングは、会議中又は会議記録閲覧時にマーキングのメニューから時間、マークを指定し、コメントを付与する。時間はマーキング実行時間から20分前、10分前、現在、10:10など自由に設定できる。なお、この10分前等の選択肢は、運用時に変更可能である。マークは、「重要」「アクションアイテム」「要調査」など運用時に出席者が自由に設定できる。また、マーキングは会議後もマーキングの作成、編集、削除が可能である。また、個人がメンバーを指定してマーキングデータの公開及び非公開を設定できる。また、マーキング時間をマーキング範囲(終わり時間を入れる)にすることで、再生範囲を指定することができる。また、マーキングは直接テキストを編集することもでき、再生のマーキング以外に、ファイルやホームページを開くリンクも入れることができる。
【００２９】
このようにして作成したマーキングデータは、通常のネットワーク会議装置が有する連絡機能や一般のメールを使って発信することができ、マーキングによりマーキング部分の頭だし再生するようになっている。
【００３０】
従来、会議に出席していない場合に会議の進捗を確認するには、出席者に聞く必要があったが、出席者がマーキングを使って進捗状況をマーキングしておけば、仮出席者は随時進捗を確認できるので必要な場合に出席が可能となる。
【００３１】
また、従来、共有ボードを使用し出席者全員が同ボード上に書き込むことは可能であったが、個人的なマーキングを入れることは想定しておらず、個人のマーキングは、個人の管理下にあり、他者と共有することはできなかった。本発明のマーキングはマーキングデータを個人毎に作成するので、より利用者に適したマーキングができ、また他者への公開が可能となる。
また、映像音声データである会議記録本体ファイルとは別ファイルになるので、個人が公開可否設定することができる。また、テキストデータにもなるので、データ量を少なくすることもできる。マーキングにはマーキング種類とコメントを設定するので、マーキング一覧から素早く目的のマーキング部分へアクセス可能で、また、コメントから内容の把握が容易となる。また、マーキングデータをメール送付することで、他者が容易に会議記録内容を把握し、マーキングにより会議記録の頭だし再生が可能となる。また、個人のローカル領域にマーキングデータをダウンロードや保管しておけば、ローカルから会議記録の頭だし再生が可能となる。さらに、同じ記録データに対して、初心者用、上級者用等、マーキングを複数用意することで、区別して説明を行うこともできる。
【００３２】
また、本願の請求項４に記載の発明は、前記ネットワーク会議装置は、さらに送受信するデータの種類を前記ネットワーク会議端末装置毎に設定する手段を有することを特徴とする請求項２及び請求項３に記載のネットワーク会議装置である。
【００３３】
本願の請求項４に記載の発明によれば、従来の会議においては、送受信可能な全てのカメラ映像や音声が送受信されている。一方向の伝達で良く、送信の必要のない場合も、送受信を制御することができなかった。例えば、音声の送受信においては、聞くのみで、発言の不要なメンバーからも背景音が送信されていた。
【００３４】
本発明では、送受信するデータ種類をユーザが適宜選択することによって、効率的なデータ送受信、記録データの削減が図れる。例えば、会議において、資料説明者はパソコン画面と音声により説明を行う。説明者がマウスポインタ等の指標ツールで指し示したり、参考資料を画面に表示したり、説明をその場で書き入れたり、説明者の画面をそのまま出席者に伝達することが可能となる。
【００３５】
また、説明者は、出席者の意見をその場で聞くことによって適宜対応もできる。また逆に受信しない設定にすることで、出席者の意見によって影響を受けることなく説明に集中できる。その間の意見は記録に残るので、説明者は後で確認可能である。発言者は説明中にも発言できることで、率直な発言ができる。また、出席者は発言することが無ければ、送信なしを選択することによって、背景の音声が送信されることがなくなり、プライバシーが保たれる。発言する場合は、その時に送信ありに設定すればよい。
【００３６】
従来の会議においては、接続端末によって送受信データ容量を自動で変えることができるが、本発明では、出席者や仮出席者が指定することにより快適な通信ができる。取り込みに時間がかかっても美しい画像が必要な場合や、必要最低限のデータで良い場合に都合がよい。実現方法としては、画像を減縮させる技術、必要な端末の発信データのみを送信する技術、動画を数秒毎の写真に加工して送る技術等を使用する。
【００３７】
データを送受信する際に、各ネットワーク会議端末装置あるいは各ネットワーク会議仮出席端末装置はネットワーク会議制御装置を含めた他の接続された装置に対し、送信及び受信するカメラ映像やパソコンモニター画面映像や音声といったデータ種類を適宜設定できるようになっている。ネットワーク会議制御装置への送信を不可とすれば、記録させないことができる。データを送受信するとき、各ネットワーク会議端末装置あるいは各ネットワーク会議仮出席端末装置はネットワーク会議制御装置を含めた他の接続された装置に対し、送信及び受信するデータ容量を適宜設定してもよい。
【００３８】
また、本願の請求項５に記載の発明は、ネットワーク会議プログラムであって、コンピュータに、出席者の使用するネットワーク会議端末装置と前記ネットワーク会議端末装置からの呼出要求に応じてネットワーク会議に出席する仮出席者を呼び出す呼出端末装置と前記仮出席者の前記ネットワーク会議に使用するネットワーク会議仮出席端末装置とをネットワーク会議制御装置に登録する登録機能と、前記呼出要求により前記ネットワーク会議制御装置が前記呼出端末装置を呼び出す呼出機能と、前記呼出端末装置の呼出に応じて前記ネットワーク会議仮出席端末装置からのネットワーク会議制御装置への応答により前記ネットワーク会議仮出席端末装置を前記ネットワーク会議に参加させる機能とを実現させるためのネットワーク会議プログラムある。
【発明の効果】
【００３９】
本発明によれば、ネットワーク会議端末装置と共にネットワーク会議仮出席端末装置をネットワーク会議制御装置に登録しておくことにより、仮出席の設定をし、呼出要求により仮出席者の使用するネットワーク会議仮出席端末装置を一時的にネットワーク会議へ参加させることができるため、出席者が会議に出席することにより時間を拘束されてしまい、会議内に関係のない議事があっても拘束され続け、時間を有効に使うことができなかったり、他の会議に拘束されて重なっている会議に出席することができないということを避けることができる。重要な決議をするにあたり、必要なメンバーが全て揃っておらず、決議が次回あるいは後日まで持ち越され、スピーディーな処理ができないということも防げる。
【００４０】
また、会議記録において再生の頭出しのための個別マーキング付け、随時再生ができ、送受信データ種類の選択、内容の送受の設定、および送受信容量の設定ができる。
【００４１】
さらに、既存のネットワーク会議においては、送受信可能な全てのカメラ映像や音声が会議中の全ての時間、全ての接続者に送受信されており、一方向の伝達で充分であって送信の必要のない場合においても送受信を制御することができなかったが、例えば、音声の送受信においては、聞くだけの場合には、不要な背景音の送信をしないようにできる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４２】
図１のネットワーク網１に接続されたネットワーク会議制御装置２、ネットワーク会議端末装置３、呼出端末装置４、及びネットワーク会議仮出席端末装置５を有するネットワーク会議装置において、ネットワーク網１を、例えばＷｅｂとしたとき、ネットワーク会議の管理者がＷｅｂ上に用意した図示されていない所定のネットワーク会議設定ページにおいて、利用者は決められているＩＤとパスワードを使って出席／仮出席の登録を行なう。以下に、図２の出席／仮出席登録フロー図に従って説明する。
【００４３】
先ず、ネットワーク会議設定ページにログインし認証を受ける（Ｓ２０１）。ネットワーク会議への登録権限が無い場合には、拒絶される（Ｓ２０２）。ネットワーク会議への登録権限が有る場合には、図示されていない登録画面が表示され（Ｓ２０３）、氏名、ネットワーク会議端末装置等を判断する上で必要な項目及びネットワーク会議端末装置等における設定に必要な項目を入力し（Ｓ２０３）、登録セッションを終了する。
【００４４】
呼出の設定については、図３に示す第１優先、第２優先、第ｎ優先...の電子メール、携帯電話、ＩＰ電話といった種類、メールアドレス、電話番号、ＩＰアドレス等の情報を、また、受信内容として、カメラ画像ON/OFF、音声ON/OFF、パソコン画面ON/OFF、受信速度、また、送信内容として、カメラ画像ON/OFF、音声ON/OFF、パソコン画面ON/OFF、送信速度を設定する。ここで、送受信速度の選定においては、例えば、100Mbps,10Mbps,1Mbps,64K等から接続サービスによって推奨されている設定を選択する。これら各設定内容は、随時最終設定内容に書き換えられるようになっている。
【００４５】
ネットワーク会議において、各ネットワーク会議端末装置およびネットワーク会議仮出席端末装置には、メイン画面として、メンバー情報、ログイン状態が確認できるメンバーリスト表、そして、参加者が自由に書き込みのできる自由書き込み欄には、対話型のフレームで注意コメント領域やスケジュール表領域が用意され、共用資料リンクのダウンロードをはじめとするアクセスツールが用意されている。また、書き込みを行う掲示板は、ディスカッションやアクションアイテムの記入表示ができるようになっている。
【００４６】
また、会議の内容は記録として、例えば、ネットワーク会議制御装置に内蔵されたディスク装置内に記録される。ネットワーク会議中であっても、現時点までの会議記録を見ることができる。再生スピードの変更をしたり、各ユーザの音声レベルを表示して自動で音声の出ている画面を大きく表示するようになっている。音声の頭だしでは、個人を指定した音声部分の頭だしができる。また、何度も見る記録部分を個人のPCにダウンロードできるようになっている。
【００４７】
さらに、個人用保管データの領域があり、各人の表示画面に個人使用欄が表示されて会議時のマーキングデータを記入できるようになっている。マーキングデータを他者に個別に公開非公開指定可能であり、マーキングから会議記録データを開くことができ、個人用保管データを他者のネットワーク会議端末装置等から個別に公開非公開指定しておいてもよい。
【００４８】
出席者のネットワーク会議端末装置の表示画面には呼出ボタンが表示され、仮出席者への呼出要求を行う。呼び出される呼出端末装置には、ネットワーク会議制御装置から呼出音、機械音声のメッセージが送られる。あるいは、メールの場合はメッセージが送られる。呼出を受けた仮出席者は、登録されたネットワーク会議仮出席端末装置を用いてネットワーク会議に参加する認証を受けて仮出席する。呼出端末装置は、さらに、自動的に呼び出しを受けた仮出席者の携帯電話にその旨のメッセージを送るようになっていてもよい。この場合、呼び出しを受けた仮出席者の携帯電話が登録されたネットワーク会議仮出席端末装置であれば、ネットワーク会議の機能が制限される可能性はあるが、その携帯電話から会議に参加できる。
【実施例１】
【００４９】
本ネットワーク会議装置を使用した会議の実施例を示す。各ネットワーク会議端末装置及びネットワーク会議仮出席端末装置の表示メイン画面の会議出席ボタンをクリックすることにより認証を経て会議へ出席する。メイン画面の会議出席状態ボタンにて出席／仮出席／退席を切り替えることができるようになっている。ユーザ画面には、自分も含め、会議出席者の画面が別ウィンドウで表示される。会議出席者の個別画面には、表示サイズの変更、最小化が可能であり、最小化した場合には名前と会議出席状態と音声レベルが表示される。
【００５０】
会議出席者の個別画面には、カメラ映像、パソコン映像、音声レベル、音声が一定以上の場合の点灯マーク、受信情報として、カメラ画像ON／OFF、音声ON／OFF、パソコン画面ON／OFF等が表示される。会議出席者のネットワーク会議端末装置及びネットワーク会議仮出席端末装置の表示画面にて、受信情報のON／OFF変更が可能となっている。
【００５１】
送信内容は、メイン画面で設定している内容が全ユーザに反映される。メイン画面で設定している内容と異なる設定をする場合は、会議出席者の個別画面にて送信内容のON／OFFの変更が可能となっている。
【００５２】
ここで、図３の呼出要求による呼び出しフロー図で仮出席の説明をする。仮出席する場合、ネットワーク会議仮出席端末装置をネットワーク会議制御装置に仮出席の登録をしておく。ここで、呼出端末装置の呼び出しには、呼び出し音や電子メール、また、呼出端末装置が携帯電話機の場合には電話の呼び出し等、希望する呼び出し方法を事前に登録しておく。
【００５３】
会議開催者は、各ネットワーク会議端末装置に対して定刻に一斉呼び出しを行う。会議中に仮出席者の参加が必要になると、参加者は自分のネットワーク会議端末装置の画面にある仮出席者のアイコンをクリックすることにより呼出要求を行う（Ｓ３０１）。呼出要求を受けたネットワーク会議制御装置は、登録されている仮出席者の呼出端末装置に対して呼び出しを行う（Ｓ３０２）。
【００５４】
ここで、仮出席者の都合で、仮出席者が使用する呼出端末装置が優先順位を付けられて登録されていると、まず、優先１の呼出端末装置へネットワーク会議制御装置から呼び出しが行われる（Ｓ３０３）。ここで、呼び出しを受けて、ネットワーク会議仮出席端末装置により、当該仮出席者からの応答があり（Ｓ３０４）、ネットワーク会議制御装置への“ＬＯＧ  ＩＮ”操作が行われ、“ＬＯＧ  ＩＮ”すると（Ｓ３０５）、ＩＤ及びパスワードにより本人かどうかの認証が行われ（Ｓ３０６）、承認されれば、前記ネットワーク会議仮出席端末装置はネットワーク会議への参加をし（Ｓ３０８）、仮出席者のネットワーク会議への仮出席セッション及びネットワーク会議仮出席端末装置のネットワーク会議への参加セションを終了する。認証により承認されなければ、仮出席は拒絶される（Ｓ３０７）。当該仮出席者からの応答が所定時間内に無い場合には（Ｓ３０４）、優先度第２位の優先２の呼出端末装置へネットワーク会議制御装置から呼び出しが行われる（Ｓ３０９）。以下、Ｓ３１０からＳ３１５の部分の説明は省略する。
【００５５】
ここで、呼出端末装置が呼出要求による呼び出しを受けた時、呼出端末装置から当該仮出席者の携帯電話に呼び出しの転送が行われるようになっていても構わない。
【００５６】
呼出端末装置が携帯電話機の場合、呼出要求の通知は、ネットワーク会議制御装置に用意された機械音声にてメッセージを読み上げる形式のもので、読み上げ後、「このまま会議に入る場合は、1を。連絡者にお繋ぎする場合は2を。何もしない場合は、電話をお切り下さい。」と処理を促すことができる。
【００５７】
また、ネットワーク会議仮出席端末によりネットワーク会議に参加する場合、接続料金等の費用はネットワーク会議装置による運用費用に含めるように各機器の設定をしておけるようになっている。
【００５８】
つぎに、会議記録について説明する。ネットワーク会議の管理者もしくは、権利を与えられたメンバーが会議記録の設定を行う。記録ON/OFF切り替えをはじめ、記録データの指定を行う。
【００５９】
メンバー全員か個別指定かによる記録範囲の設定を行う。また、カメラ画像、音声、パソコン画面の内の選択あるいは全部を選択する。また、記録容量の点から圧縮率を指定できるようになっている。さらに、記録場所をネットワーク会議制御装置に内蔵されたディスク装置あるいは個人のPCを指定する。通常は、ネットワーク会議制御装置に内蔵されたディスク装置には必ず記録し、必要に応じてその他各ネットワーク会議端末装置等の記憶装置にコピー記録するようになっている。記録容量を減らす為に、音声のない部分をカットしたりする等は既存の方法を用いる。記録には、既存の方法を用い、時間情報を記録させる。
【００６０】
ここで、本発明における会議時のマーキングについて説明する。
図４には、会議記録マーキングデータ例を示す。会議記録データ４００を保存するハードディスク装置には、ネットワーク会議管理者、各参加者が付けるマーキングを記録する図示されていない領域が設けられている。例えば、Ａさんのマーキングデータ４０１、Ｂさんのマーキングデータ４０２、Ｃさんのマーキングデータ４０３を図示する。Ａさんのマーキングデータ４０１は、マーキングデータの内容は＜Ａさんマーキングデータ＞４０４に詳細に記されている。再生時には、マーキングの頭出しは＜Ａさんマーキングデータ＞４０４に記された時間とコメントのリストから行われる。
記録データには、個別にマーキングができ、マーキング種類として、デフォルトとして準備されているものとユーザが個別に作成するものに区分できる。デフォルトに準備されているものとしては、重要、確認要、決定事項等が、また、ユーザが個別に作成するものとして、材料、手順等が考えられる。マーキングの仕方は、例えば、30分前、20分前、今、時間指定等である。
【００６１】
また、ネットワーク会議の共有ボードは、既存の方法を用い、共有ボードを用意し、ネットワーク会議管理者もしくは、権利を与えられたメンバーが、書き込み／読み出しの権限を参加者に与える。
また、通信の個別設定は、参加者を特定して、カメラ画像、音声、パソコン画面を送受信するかを指定する。参加者は記録を拒否することもできる。
【実施例２】
【００６２】
会社会議における本発明の実施例を示す。
【００６３】
開発プロジェクトにて会議システムを利用する場合、事前に資料をグループのＷｅｂページにアップする。連絡用のタイマーで会議開始をメンバーに連絡し招集する。
【００６４】
忙しいAさんは仮出席で、別の仕事に携っている。Aさんの意見を聞く時は、他の出席者が呼出要求により呼び出す。
遅れて後から参加したBさんは、会議中にそれまでの内容を同じ部署のCさんのマーキングにより飛ばし読みする。決議事項について異議ないか、仮出席のＡさんに呼出要求を出して参加してもらいＡさんが確認する。仮出席のAさんが問題点を発見すると、会議に参加して問題点を説明し、Ａさんは再び仮出席の状態に戻る。その後、更に会議にて討議を行い、Ａさんに呼出要求を出して同意を得る。
【００６５】
会議終了後、書記役のDさんのマーキングデータで議事録が完成する。関係者にその旨のメールを送付する。欠席者は関係のある記録のみ再生して確認する。
【００６６】
会議中にアクションアイテムを掲示板に書き込み、会議後、適宜アクションアイテムの報告を掲示板に書き込んでおく。書き込みを見たDさんが質問を掲示板に書き込むと、質問について関係者の打合せを召集して結果を記録しておく。
【実施例３】
【００６７】
サークルにおける本発明の実施例を示す。
【００６８】
地域の手芸サークルにおいて、まず、講師が一人で作り方をビデオ記録しておく。その後、Ｗｅｂ上の掲示板でお知らせをしメンバーを募集する。AさんとBさんが申し込みををすると、宅配便でキットが送られてくる。水曜10:00から講習会を本発明のネットワーク会議装置を用いて始める。まず、作成しておいたビデオで作り方を説明した後に、生徒から質問があれば、例えば、自習中に、講師のネットワーク会議端末装置を仮出席に設定しておき、必要な時に呼び出されて対応する。
講習会が終了した後日、説明のビデオを確認しながら各自作成する。分からない箇所を掲示板で質問し、なんとか完成させて完成品の画像を掲示板に掲載する。
掲示板を見て、後から欲しくなったCさんがキットを申し込む。説明ビデオや過去の書き込みを見て作成する。マーキングで記録を頭だしができるので、必要な画面がすぐ見られる。わからない箇所を掲示板で質問し完成させる。
【実施例４】
【００６９】
アンケート、モニター調査分野における本発明の実施例を示す。
【００７０】
まず、A社がモニターを集めて意見会を実施する。意見会の時間に仮出席の機能を使用して主催者側が連絡して接続するので、モニター側には通信料がかからない。
【００７１】
A社の担当者がモニターに対し製品説明を行う。モニターは説明を聞きながら率直な意見を音声又はマーキングの機能でコメントをする。製品説明を継続した状態で途中でモニターはコメントできるので率直な意見が出る。モニターが自宅にいれば、自宅であるということでリラックスした状態で意見を言える。モニターどうし、意見を言い合い、色々な意見が出てくる。また、少し席を外す時は、仮出席に設定しておけばプライバシーを保つことができる。
【００７２】
後日A社は、会議記録を分析し、製品開発に役立てるとともに、モニターの嗜好傾向を把握し、その人に合った商品のカタログを送付したり、意見会の様子をホームページで公開して商品販売に役立てることができる。
【実施例５】
【００７３】
教育関係で講師が問題の解き方を説明する場合の本発明におけるマーキングの実施例を示す。
【００７４】
講師は、本発明のネットワーク会議装置において、モニター画面と音声を送信し、テキストに図を書き入れながら説明を行う。
【００７５】
書き込まれたテキストは、ネットワーク会議装置の格納領域に置き、生徒がいつでも確認できるようにしておく。
【００７６】
講師は、説明後、生徒に問題を解かせる。生徒のモニター画面を講師のみに送信し、講師が各生徒の理解度をチェック。解けていない生徒には個別に教える。教える先生は複数必要なので講師以外のスタッフも手伝う。マンツーマンがこの塾のセールスポイントであり、生徒のテキストを担当先生と共有化し、書き込みを行う。生徒が質問を行う場合は、ネットワーク会議装置が有する公知の連絡機能を使い先生に連絡する。
【００７７】
理解できたら、次の説明を送信する。生徒個人により進む速さは違うので、事前に記録してある説明を送信することになる。講師の記録には、マーキングにより、説明１、課題時間、説明２、課題時間、と入れておき、再生しやすくする。
【００７８】
授業はスタッフのいる時間であれば、いつでも受けることができる。また、授業は塾内の教室で受けることも、パソコンがあれば自宅で受けることもできる。塾設備のパソコンを一般家庭に何台か置かせてもらい、そこを塾教室として利用することもできる。
【図面の簡単な説明】
【００７９】
【図１】本発明の一実施形態を示す構成図
【図２】出席／仮出席登録フロー図
【図３】呼出要求による呼び出しフロー図
【図４】会議記録マーキングデータ例
【符号の説明】
【００８０】
１    ネットワーク網
２    ネットワーク会議制御装置
３    ネットワーク会議端末装置
４    呼出端末装置
５    ネットワーク会議仮出席端末装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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