(57)【要約】【課題】電子会議システムやメールシステム等の膨大な記事の中から、ある特定の議題に関する人たちの宛先の抽出及び作成の作業を容易に行うことができるようにする。【解決手段】記事データベース１１８から記事データを入力する記事入力部１１１と、入力された記事データを元に関連する記事リストを作成し、それら記事データからユニークなＩＤを抽出する記事解析部１１２と、ユニークなＩＤをキーにして人員情報データベース１２０から宛先を取得し、宛先リストを生成する宛先生成部１１３と、宛先リストを他のシステムに出力する宛先出力部１１４から構成される。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
多数の記事データを格納した記事データベース、及び、多数の人々の宛先を含む人員情報を格納した人員情報データベースを使用して宛先リストを生成する宛先抽出システムにおける宛先抽出方法において、前記宛先抽出システムは、前記記事データベースから記事データを入力し、前記入力された記事データを元に関連する記事リストを作成して、それらの記事データからユニークなＩＤを抽出し、抽出したユニークなＩＤをキーにして前記人員情報データベースから宛先を取得し、宛先リストを生成することを特徴とする宛先抽出方法。
【請求項２】
前記生成された宛先リストは、その宛先リストを使用する他のシステムに出力されることを特徴とする請求項１記載の宛先抽出方法。
【請求項３】
多数の記事データを格納した記事データベース、及び、多数の人々の宛先を含む人員情報を格納した人員情報データベースを使用して宛先リストを生成する宛先抽出システムにおいて、前記宛先抽出システムは、前記記事データベースから記事データを入力する記事入力部と、前記入力された記事データを元に関連する記事リストを作成して、それらの記事データからユニークなＩＤを抽出する記事解析部と、抽出したユニークなＩＤをキーにして前記人員情報データベースから宛先を取得し、宛先リストを生成する宛先生成部とを備えて構成されることを特徴とする宛先抽出システム。
【請求項４】
前記生成された宛先リストを、その宛先リストを使用する他のシステムに出力する宛先出力部をさらに備えることを特徴とする請求項３記載の宛先抽出システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、宛先抽出方法及びシステムに係り、特に、電子会議システムやメールシステム等の投稿記事と人とに関する情報がグルーピングされた集合体から、特定の記事に関連付けられた複数人の宛先を一括して抽出する宛先抽出方法及びシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、特定のメンバーのみ、あるいは、不特定多数が参加可能な電子会議システムは、親記事に直接関係する特定の人だけが記事を投稿し合うことにより議論を集約するという方法で行われている。但し、その記事を参照して投稿するのは能動的な動作であり、回答責任者や回答期限を設定しても、集約まで時間がかかってしまうことがあった。結果として、大元の記事投稿者が、議論の集約を行って解決を図ろうとする場合、大元の記事投稿者は、記事の属性と持っている名前等のユニークなＩＤとをキーに、個人情報が登録されているディレクトリを検索し、関連する人たちの電話番号やメールアドレスを調べ、直接電話やメールの送信により、解決を図らなければならなかった。その際、膨大な記事の中から関連者の宛先を抽出する作業は、非常に手間のかかることであった。
【０００３】
また、メールシステムの場合、ある議題に対して、同報者として複数人が指定されていても、実質の作業に関わる人たちと単にその経緯を知らせたい人たちとが混在した宛先とされることが多い。このような状況で、実際に返信をする人は、実質の作業をする人が多いが、その返信は、他のメールと交じり合ってしまう。このため、表示されたメール一覧からそのメールを探し出すことは、非常に手間が掛かる上、返信をした人の宛先だけを抽出するためには、各人の個人情報をディレクトリなどで逐次検索し、探し出さなければならないなど、非常に面倒な作業であった。
【０００４】
なお、電子会議室で相手とのやり取りを行うシステムに関する従来技術として、例えば、特許文献１等に記載された技術が知られている。
【特許文献１】特開２００３−８７２４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
前述したように、Ｗｅｂシステムを利用した電子会議システム、メールシステム等の投稿記事と人とに関する情報から特定の記事に関する複数人の宛先を抽出する作業は、非常に面倒な作業である。
【０００６】
本発明の目的は、前述に鑑み、電子会議システムやメールシステム等の膨大な記事の中から、ある特定の議題に関係する人たちの宛先の抽出及び作成作業を容易に行うことを可能にした宛先抽出方法及びシステムを提供することにある。
【０００７】
また、本発明の目的は、抽出した宛先をリアルタイムにコミュニケーションが可能なシステムに渡すことにより、速やかな課題解決支援を可能にする宛先抽出方法及びシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明によれば前記目的は、多数の記事データを格納した記事データベース、及び、多数の人々の宛先を含む人員情報を格納した人員情報データベースを使用して宛先リストを生成する宛先抽出システムにおける宛先抽出方法において、前記宛先抽出システムが、前記記事データベースから記事データを入力し、前記入力された記事データを元に関連する記事リストを作成して、それらの記事データからユニークなＩＤを抽出し、抽出したユニークなＩＤをキーにして前記人員情報データベースから宛先を取得し、宛先リストを生成することにより達成される。
【０００９】
また、前記目的は、多数の記事データを格納した記事データベース、及び、多数の人々の宛先を含む人員情報を格納した人員情報データベースを使用して宛先リストを生成する宛先抽出システムにおいて、前記宛先抽出システムが、前記記事データベースから記事データを入力する記事入力部と、前記入力された記事データを元に関連する記事リストを作成して、それらの記事データからユニークなＩＤを抽出する記事解析部と、抽出したユニークなＩＤをキーにして人員情報データベースから宛先を取得し、宛先リストを生成する宛先生成部とを備えて構成されることにより達成される。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、特定の記事を選択するだけで、関連する人々の宛先を簡単に抽出、作成することができる。また、本発明によれば、作成された宛先を、ＴＶ電話、ＩＰ電話等などのリアルタイムにコミュニケーションが可能な他のシステムに出力することにより、渡された宛先の情報を使用して、関係者のみで、他のシステムを用いて議題を速やかに解決することがことが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明による宛先抽出方法及びシステムの実施形態を図面により詳細に説明する。
【００１２】
図１は本発明の一実施形態による宛先抽出システムの構成を示すブロック図である。図１において、１０１、１１７、１１９はサーバ、１０２はバス、１０３はＣＰＵ、１０４はディスプレイ、１０５はキーボード、１０６は２次記憶装置、１０７はネットワークインタフェース、１０８は主記憶装置、１０９はオペレーティングシステム、１１０は宛先処理システム、１１１は記事入力部、１１２は記事解析部、１１３は宛先生成部、１１４は宛先出力部、１１５はクライアント端末、１１６はネットワーク、１１８は記事データベース、１２０は人員情報データベースである。
【００１３】
本発明の実施形態による宛先抽出システムは、電子会議システムやメールシステム等の記事データが格納された記事データベース１１８を有するサーバ１１７と、人員に関する氏名、メールアドレス、電話番号等の個人情報が格納された人員情報データベース１２０を有するサーバ１１９と、レコード内容から宛先を抽出して生成する宛先処理システム１１０を構成するサーバ１０１と、クライアント端末１１５とがネットワーク１１６を介して接続されて構成されている。宛先処理システム１１０を構成するサーバ１０１は、ＣＰＵ１０３、ディスプレイ１０４、キーボード１０５、２次記憶装置１０６、ネットワークインタフェース１０７、主記憶装置１０８がバス１０２により接続されて構成されており、主記憶装置１０８内に、オペレーティングシステム１０９が格納されると共に、オペレーティングシステム１０９の下でＣＰＵ１０３により制御されて動作する宛先処理システム１１０が構築されている。
【００１４】
宛先処理システム１１０は、記事データベース１１８から記事を入力する記事入力部１１１と、その記事を解析し、ユニークＩＤを抽出する記事解析部１１２と、ユニークＩＤを元に人員情報データベース１２０から宛先を抽出し、リストを作成する宛先生成部１１３と、宛先を出力する宛先出力部１１４とから構成される。
【００１５】
前述した本発明の実施形態は、宛先処理システム１１０を構成する各要素を１台の計算機（サーバ）内に割り付けているが、各要素をネットワークで繋がれた複数の計算機に割り付けてもよい。また、サーバ１１７が有する記事データベース１１８及びサーバ１１９が有する人員実施形態データベース１２０をサーバ１０１内に設けてもよい。
【００１６】
図２は記事データベース１１８の構成について説明する図、図３は記事データベース１１８に記事が保存される具体例を説明する図、図４は記事データベース１１８をツリー構造で表示している例を示す図であり、次に、図２〜図４を参照して、記事データベースについて説明する。
【００１７】
ここでの記事データベース１１８は、特定メンバーのみ、あるいは、不特定多数での議論がなされる電子会議システムやメールシステムのデータベース等であるが、これら以外のシステムであっても、記事とその投稿者とで、何らかのグルーピングがされて、保存されているデータベースであればシステムを特定しない。
【００１８】
記事データベース１１８に格納される各記事のレコードは、図２に示すように、全ての記事で一意な番号を持つ記事ＩＤ２０１、記事の主題が格納される記事タイトル２０２、記事の本文内容が格納される記事本文２０３、記事を投稿した人物の氏名を示す登録者２０４、記事を投稿した日時が格納される登録日時２０５、どの記事に対して投稿したか特定するための親記事ＩＤ２０６、大元の記事のＩＤを示す最上位記事ＩＤ２０７等を含んで構成される。
【００１９】
図３に示す具体例において、記事ＩＤ２０１として「１」、「８」を持つレコードは、大元の記事である最上位記事であり、記事ＩＤ２０１として「２」〜「４」を持つレコードは、記事ＩＤ２０１として「１」を持つ最上位記事に対する応答の記事である。また、記事ＩＤ２０１として「５」を持つレコードは、記事ＩＤ２０１として「３」を持つ応答に対する応答の記事であり、記事ＩＤ２０１として「６」を持つレコードは、記事ＩＤ２０１として「５」を持つ応答の応答に対する応答の記事であり、記事ＩＤ２０１として「７」を持つレコードは、記事ＩＤ２０１として「６」を持つ応答の応答に対する応答の記事である。また、記事ＩＤ２０１として「９」を持つレコードは、記事ＩＤ２０１として「８」を持つ最上位記事に対する応答の記事である。
【００２０】
前述したような図３に示す記事の具体例を電子会議システム等によりツリー構造で表示すると図４に示す表示例のようなものとなる。この図４に示す表示例は、本発明が電子会議システムに適用されたものとし、ユーザがクライアント端末１１５から電子会議システムにおける電子会議室にアクセスして記事一覧を要求した場合に表示されるものである。そして、ユーザは、この記事一覧から１つの記事を選択することにより、その記事に関連する記事を登録した人々の宛先アドレス等を本発明により取得することができる。
【００２１】
図５は人員情報データベース１２０の構成について説明する図、図６は人員情報データベース１２０に人員情報が保存される具体例を説明する図であり、次に、図５、図６を参照して、人員情報データデータについて説明する。ここでのデータは、他のシステムですでに使用されているものでもよく、すでに個人別の情報が登録されていることが前提となる。
【００２２】
人員情報データベース１２０に格納される各人員情報のレコードは、図５に示すように、データベース内で一意に識別されるレコードＩＤ５０１、社員番号等のような個人を識別可能な固有識別子５０２、日本語で表記される日本語名５０３、英語で表記される英語名５０４、英語で表記される英語姓５０５、固有識別子よりも人間が見て直感的に判別可能なニックネーム５０６、その人の役職を示す役職５０７、職場の電話番号を示す電話番号５０８、職場のＦＡＸ番号を示すＦＡＸ番号５０９、個人の所属部署等を示す組織５１０、個人に付与されるメールアドレス５１１等を含んで構成される。
【００２３】
図６に示す具体例には、レコードＩＤ５０１として「１」を持つレコードには、日本語名５０３として示される「日立  一郎」に関する前述したような各種の人員データが保存されている例を示している。
【００２４】
図７は宛先処理システムでの宛先抽出及びリスト作成の処理動作を説明するフローチャート、図８はここでの処理の中で作成される最上位記事ＩＤ一致リストの構成を示す図、図１０はここでの処理の中で作成される子記事リストの構成を示す図、図１１はここでの処理の中で作成されるユニークＩＤリストの構成を示す図であり、次に、これについて説明する。なお、図７に示すフローの処理は、電子会議システム等に参加しているユーザがクライアント端末１１５からサーバ１０１にアドレス等の宛先リストを取得する要求があった場合に開始される処理である。
【００２５】
（１）宛先処理システム１１０は、クライアント端末１１５からサーバ１０１にアドレス等の宛先リストを取得する要求があれば、その要求を受信する。この要求には、クライアント端末１１５を使用するユーザが、図４に示すようなツリー構造で表示された記事情報をクライアント端末１１５に表示させ、記事の１つを選択した場合の記事ＩＤの情報が含まれている（ステップ７００）。
【００２６】
（２）宛先処理システム１１０は、受信した要求に含まれるユーザが選択した記事ＩＤに関連する記事データを、記事入力部１１１が記事データベース１１８から入力する。そして、入力された記事データ内の最上位記事ＩＤと一致する記事データを、記事データベース１１８から抽出し、図８に示すような最上位記事ＩＤ一致リスト８０１を作成する（ステップ７０１、７０２）。
【００２７】
図８に示す最上位記事ＩＤ一致リスト８０１は、例えば、クライアント端末１１５を使用するユーザが、図４に示すツリー構造で表示された記事情報から記事ＩＤとして「３」を有する記事を選択してサーバ１０１に送信してきた場合の例であり、この場合、図３に示す記事データベース１１８の具体例における記事ＩＤ「１」〜「７」の記事の最上位記事ＩＤが「１」であるのでこれらの全ての記事が抽出されて最上位記事ＩＤ一致リスト８０１が作成される。なお、図８に示す最上位記事ＩＤ一致リスト８０１の各項目は、記事データベースと同一として示しているが、不要な項目に関しては削除してもよい。
【００２８】
（３）その後、宛先処理システム１１０は、ステップ７０２の処理で作成した図８に示す最上位記事ＩＤ一致リスト８０１からユーザにより選択された記事ＩＤの子となる記事のみを抽出して図１０に示すような子記事リスト１００１を作成する。なお、ここでの処理の詳細については、図９に示すフローにより後述する（ステップ７０３）。
【００２９】
図１０に示す子記事リスト１００１は、ここで説明している例では、ユーザにより選択された記事ＩＤが「３」であったので、記事ＩＤ「３」に対する応答、その応答に対する応答等の記事ＩＤ「３」の子となる記事が抽出されたものであり、記事ＩＤ「５」、「６」、「７」が抽出されている。
【００３０】
（４）次に、宛先処理システム１１０は、ステップ７０３の処理で作成した図１０に示す子記事リスト１００１から、人員情報データベース１２０の検索キーとなるユニークＩＤを抽出し、重複を排除して図１１に示すユニークＩＤリスト１１０１を作成する（ステップ７０４）。
【００３１】
図１１に示すユニークＩＤリスト１１０１の例は、人員情報データベース１２０の検索キーとなるユニークＩＤとして記事の登録者を抽出した例であり、図１０に示す子記事リスト１００１に挙げられている各記事の登録者が抽出されている。
【００３２】
（５）次に、宛先処理システム１１０は、ステップ７０４の処理で作成した図１１に示すユニークＩＤリスト１１０１の各ユニークＩＤを用いて、人員情報データベース１２０から該当する人員を検索し、その人員の宛先を取得する。なお、ここでの処理の詳細については、図１２に示すフローにより後述する（ステップ７０５）。
【００３３】
（６）宛先処理システム１１０は、最後に、ステップ７０５の処理で取得した宛先を元に宛先リストを作成して外部システムに対して出力する。なお、外部システムとの連携については後述する（ステップ７０６）。
【００３４】
図９は図７におけるステップ７０３での子記事抽出及びリスト作成の処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。なお、この処理は、記事解析部１１２により行われる処理である。
【００３５】
（１）まず、図８に示す最上位記事ＩＤ一致リスト８０１内の全ての記事に関して、ユーザが選択した記事の子記事を検索し、該当する記事があったか否かを判定し、なかった場合、あるいは、なくなった場合、ここでの処理を終了する（ステップ９０１）。
【００３６】
（２）ステップ９０１の判定で、該当する記事があった場合、最上位記事ＩＤ一致リスト８０１から１つの記事データを読み込み、ユーザが選択した記事の記事ＩＤと最上位記事ＩＤ一致リスト８０１から読み込んだ記事の記事ＩＤとを比較し両ＩＤが一致しているか否かを判定する（ステップ９０２、９０３）。
【００３７】
（３）ステップ９０３の判定で、ユーザが選択した記事の記事ＩＤと最上位記事ＩＤ一致リスト８０１から読み込んだ記事の記事ＩＤとが同一でなかった場合、読み込んだ記事の親記事ＩＤの記事を取得し、ユーザが選択した記事の記事ＩＤと読み込んだ記事の親記事ＩＤとが同一であるか否か判定し、同一でなかった場合、ステップ９０１からの処理に戻って、処理を繰り返す（ステップ９０４）。
【００３８】
（４）ステップ９０３の判定で、ユーザが選択した記事の記事ＩＤと最上位記事ＩＤ一致リスト８０１から読み込んだ記事の記事ＩＤとが同一であった場合、または、ステップ９０４の判定で、ユーザが選択した記事の記事ＩＤと読み込んだ記事の親記事ＩＤとが同一であった場合、最上位記事ＩＤ一致リスト８０１から読み込んだ記事を図１０に示す子記事リストに追加し、ステップ９０１からの処理に戻って、処理を繰り返す（ステップ９０５）。
【００３９】
図１２は図７におけるステップ７０５、７０６での宛先取得及び宛先リスト作成の処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。なお、この処理は、宛先生成部１１３により行われる処理である。
【００４０】
（１）まず、図１１に示すユニークＩＤリスト１１０１を読み込み、読み込んだユニークＩＤにより人員情報データベース１２０の検索を行う（ステップ１２０１、１２０２）。
【００４１】
（２）ステップ１２０２での人員情報データベース１２０の検索により、メールシステムで使用するメールアドレスや、ＩＰ電話システム、ＴＶ会議システム、業務システムで使用される固有識別子等を取得する（ステップ１２０３）。
【００４２】
（３）次に、ステップ１２０３で取得したメールアドレスの宛先リストや固有識別子の宛先リストを作成する（ステップ１２０４）。
【００４３】
図１３はステップ１２０４の処理で人員情報データベース１２０から取得して作成したメールアドレスで構成される宛先リストの一例を示す図である。図１１に示すユニークＩＤリスト１１０１には、ユニークＩＤとして、「日立五郎」、「日立一郎」、「日立三郎」が挙げられているので、図１３に示すメールアドレスで構成される宛先リストは、これらの人々のメールアドレスが格納されたものとなる。
【００４４】
図１４はステップ１２０４の処理で人員情報データベース１２０から取得して作成した固有識別子で構成される宛先リストの一例を示す図である。このリストの場合も、図１３に示すリストと同様に、「日立五郎」、「日立一郎」、「日立三郎」の固有識別子が格納されたものとなる。
【００４５】
前述した本発明の実施形態における各処理は、処理プログラムとして構成することができ、この処理プログラムは、ＨＤ、ＤＡＴ、ＦＤ、ＭＯ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することができる。
【００４６】
図１５は本発明の実施形態による宛先抽出システムと他のシステムとの連携の一例を説明する画面例を示す図である。
【００４７】
図１５に示す画面例は、図４に示して説明した一般的なツリー型電子会議システムの各記事にチェックボックス１５０２及びＩＰ電話システム、メールシステム、ＴＶ会議システム等の他のシステムとの連携用のボタン１５０３〜１５０５を配置してクライアント端末１１５に表示するようにしたものである。
【００４８】
そして、クライアント端末１１５を使用するユーザが、チェックボックス１５０２の１つ、例えば、記事ＩＤ「３」のチェックボックスを選択し、他のシステムとの連携用のボタン１５０３〜１５０５の１つを選択すると、記事ＩＤ「３」のチェックボックスを選択により、前述で説明した本発明の実施形態での処理が開始されて、図１３、図１４に説明したような宛先リストを得ることができ、また、選択された他のシステムとの連携用のボタンに対応する他のシステムを起動して、選択された他のシステムに対して宛先リストを出力することができる。
【００４９】
図１６は本発明の実施形態による宛先抽出システムと他のシステムとの連携の他の例を説明する画面例を示す図である。
【００５０】
図１６に示す例は、図４に示して説明した一般的なツリー型電子会議システムの各記事がクライアント端末１１５に表示されて記事の１つがポイントされたときに、他のシステムと連携させるポップアップメニュー１６０２を表示するようにしたものである。
【００５１】
そして、クライアント端末１１５を使用するユーザが、記事の１つ、例えば、記事ＩＤ「３」をポイントすると、ポップアップメニュー１６０２に、ＩＰ電話システム、メールシステム、ＴＶ会議システム等の他システム連携用のメニューが配置されて表示される。ユーザがメニューの１つを選択することにより、前述で説明した本発明の実施形態での処理が開始されて、図１３、図１４に説明したような宛先リストを得ることができ、また、選択された他のシステムとの連携用のボタンに対応する他のシステムを起動して、選択された他のシステムに対して宛先リストを出力することができる。
【００５２】
前述した図１５、図１６に示す例によれば、簡単に、速やかに宛先を作成し、連携する他のシステムを用いて議題を速やかに解決することがことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】本発明の第１の実施形態による宛先抽出システムの構成を示すブロック図である。
【図２】記事データベースの構成について説明する図である。
【図３】記事データベースに記事が保存される具体例を説明する図である。
【図４】記事データベースをツリー構造で表示している例を示す図である。
【図５】人員情報データベースの構成について説明する図である。
【図６】人員情報データベースに人員情報が保存される具体例を説明する図である。
【図７】宛先処理システムでの宛先抽出及びリスト作成の処理動作を説明するフローチャートである。
【図８】図７に示すフローによる処理の中で作成される最上位記事ＩＤ一致リストの構成を示す図である。
【図９】図７におけるステップ７０３での子記事抽出及びリスト作成の処理動作を説明するフローチャートである。
【図１０】図７に示すフローによる処理の中で作成される子記事リストの構成を示す図である。
【図１１】図７に示す処理の中で作成されるユニークＩＤリストの構成を示す図である。
【図１２】図７におけるステップ７０５、７０６での宛先取得及び宛先リスト作成の処理動作を説明するフローチャートである。
【図１３】図１２に示す処理の中で人員情報データベースから取得して作成したメールアドレスで構成される宛先リストの一例を示す図である。
【図１４】図１２に示す処理の中で人員情報データベースから取得して作成した固有識別子で構成される宛先リストの一例を示す図である。
【図１５】本発明の実施形態による宛先抽出システムと他のシステムとの連携の一例を説明する画面例を示す図である。
【図１６】本発明の実施形態による宛先抽出システムと他のシステムとの連携の他の例を説明する画面例を示す図である。
【符号の説明】
【００５４】
１０１、１１７、１１９  サーバ
１０２  バス
１０３  ＣＰＵ
１０４  ディスプレイ
１０５  キーボード
１０６  ２次記憶装置
１０７  ネットワークインタフェース
１０８  主記憶装置
１０９  オペレーティングシステム
１１０  宛先処理システム
１１１  記事入力部
１１２  記事解析部
１１３  宛先生成部
１１４  宛先出力部
１１５  クライアント端末
１１６  ネットワーク
１１８  記事データベース
１２０  は人員情報データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
2006139403.tif 000014
【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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