(57)【要約】【課題】  電子文書とそれを印刷した紙文書を保管する場合、電子文書は電子的に管理できるのに対して、紙文書は管理者が一元的に管理する作業が発生する。また紙文書の保管期限があった場合、管理者は常にすべての紙文書の保管期限を管理する作業に追われる。【解決手段】  紙文文書の保管場所を電子的に属性として電子文書と結び付けておくことで、電子文書から紙文書の保管場所を特定することに加え、紙文書にバーコードを埋めておくことによりどの電子文書か、またどの位置に保管していたのかを特定することができる。また保管期限を紙文書の保管が決定した際に、システムが自動で登録することにより保管期限を超えた文書を管理者に報告すすることで上記課題を解決することができる。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書および電子文書の保管を円滑に実施するためのシステムであって、企業等の組織が保管する文書に携わる社員にシステムを提供することにより、システムに登録した電子文書に対等する紙文書の保管場所、保管期限、コピーの可否および印刷の可否を前記電子文書の属性として保持することにより、電子的に紙文書の管理を実施できるとともに、文書の利用者が容易に紙文書の保管場所を特定することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１で登録した電子文書において、システム内でどの電子文書かを一意に決める文書番号をバーコードとして紙文書の一部に印字することにより、紙文書からどの版のどの文書を印刷したものかを特定できることを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項２で印字したバーコードを管理者がバーコード読み取り機器でなぞることにより、破棄する文書を間違いなく確認できることを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
紙文書の管理者のメールアドレスが登録されており、請求項１で登録した電子文書において、保管期限が過ぎた文書の情報を紙文書の管理者に自動で送信することを特徴とする、文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書と対にして紙文書を管理する組織に関して、紙文書の保管期限や保管場所を電子文書の属性として管理することにより容易に管理することを可能とする。逆に紙文書においては、自動で印字したバーコードを用いて、どの電子文書のものであるかを一意に特定することができることから、電子文書と紙文書の双方向の管理を円滑に実施できる文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１に示されている公知の文書管理システムでは、保管対象の紙文書を複合機を用いスキャンして電子文書を生成すると、原本性を保証するための電子透かし等を、生成した電子文書に付加する。そして、電子透かし等が付加された電子文書を複合機から文書管理システムに向けて送信する。これに対して、電子文書管理システムは、複合機から送られた電子文書を受信し、電子文書管理データベースに格納する。そして、当該電子文書を管理するための管理情報を生成して電子文書管理データベースに格納する。一方、紙文書管理装置に紙文書が登録され、紙文書管理装置に管理情報が格納されると、電子文書保管装置は、電子文書管理データベースの管理情報に、紙文書と電子文書とを対応付ける情報を設定することにより紙文書と電子文書の保管場所を対応付ける。
【０００３】
特許文献２に示されている公知の文書管理システムでは、画像を読み取る画像情報読取り手段及び読み取った画像の画像情報やホストコンピュータから出力された印刷データを出力する出力手段を有する画像情報処理装置と、電子化された文書データを管理する文書管理サーバとから構成される文書管理システムにおいて、前記画像情報処理装置が読み取った画像情報中の電子文書データと一致する元電子文書データを前記文書管理サーバ内で検索する検索手段と、検索結果を通知する通知手段とを備えることにより、紙文書と同一の電子データの保管場所を特定する。
【０００４】
【特許文献１】特開2004−310463号公報
【特許文献２】特開2004−220424号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
前記特許文献１、特許文献２を文書管理システムに当てはめた場合、紙文書を管理する上で次のような問題があった。
（１）特許文献１より、紙文書の保管情報を管理者が手動で管理する必要があることから、電子文書は電子的に管理しているにもかかわらず、その対となる紙文書は人的作業で実施する必要がある。
（２）特許文献２より、紙文書のテキスト内容を電子文書と比較するため、全く同一の電子ファイルを保管した場合にどちらの電子ファイルが原本か判断ができないことに加え、テキストで比較することからOCR（テキスト抽出）の精度によって電子文書を特定することが出来ないことがある。
（３）特許文献１より、紙文書自体に電子文書との対応関係をとる手段がないため、紙文書を紙文書の保管庫から取り出した後に元に戻せなくなる可能性があり、特許文献２の方式においても上記問題点より完全に元の保管場所へ戻せる保証がない。
【０００６】
本発明の目的は、紙文書および電子文書を対応付けて管理する組織に対し、システムの管理者が円滑に文書を管理できることにある。また、エンドユーザが容易に電子文書および、それに対応した紙文書の参照することを可能とすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の課題を解決するために、本発明では以下の手段をとる。
（１）電子文書の属性として、紙文書の保管場所および保管期限を管理することにより、システムが一定期間ごとに自動で各文書の保管期限を検索し保管期限が過ぎた文書およびその保管場所を電子メールを用いて紙文書の管理者に知らせることを特徴とする。
（２）紙文書に電子文書が一意に判断できるような文書番号等を示すバーコードを印字することにより、紙文書から版を含めた電子文書を特定することが可能であることを特長とする。
（３）上記特徴により、紙文書がどこにあっても、前記紙文書と対応する電子文書が特定できることと、特定できた電子文書の属性に保管場所を管理していることから、確実に紙文書を元の保管場所に戻せることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明を利用することで、紙文書と電子文書の管理を実施している組織、特に紙文書の保管期限を決めて廃棄している組織に対し、負担の掛らない形態で紙文書と電子文書の管理を行えるという効果を期待できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、図面を参照して、本発明の実施例について説明する。
【００１０】
実施例のシステムの構成について図１を用いて説明する。
【００１１】
ハイブリッド文書管理システム（以下ＨＤＳ）100はインターネット等の通信回線140を介して、一般ユーザ160が使用するＷＥＢブラウザ170と管理者190が使用するＷＥＢブラウザ180に接続出来るように構成されている。
【００１２】
ＨＤＳ100の構成は、電子文書・紙文書の管理を行うハイブリッド文書管理装置50とユーザ管理テーブル10、電子文書管理テーブル20、紙文書管理テーブル30、保管位置決定テーブル40から成る。
【００１３】
ＨＤＳ100および、全社を操作する管理者PCと一般ユーザPCの処理装置概要を図２を用いて以下に示す。
【００１４】
ＨＤＳ100へのアクセスに対して管理者が操作するＰＣである管理者ＰＣ180があり、文書のバーコードを読取り、数値に変換する装置であるバーコード読み取り装置270を有している。
【００１５】
管理者以外に一般ユーザがログイン時に使用するＰＣとして一般ユーザＰＣ160がある。
【００１６】
管理者ＰＣ180と一般ユーザＰＣ160とＨＤＳ100はインターネット回線140を通して繋がっている。
【００１７】
ＷＥＢサーバ装置200は、通信回線をとおして、ＷＥＢ画面におけるデータの送受信を管理を行う。
【００１８】
画面生成処理部210は、画面からのデータの受信および、画面の遷移および画面生成を実施する処理部である。また、画面生成に必要なデータを取得するために各処理部との連携を実施する処理部でもある。またログイン後はログインしたユーザのセッション（領域）を保持する機能を有する。
【００１９】
メール送信装置220は、ユーザIDおよび送信内容を指定すると、前期送信内容をユーザIDから検索したユーザのメールアドレスにメールを送信する。
【００２０】
電子文書管理処理部230は、電子文書管理テーブル20に接続しており、該処理部は、電子文書の登録を実施する電子文書登録処理部231および、登録された電子文書の検索処理を実施する電子文書検索処理部232を有する。
【００２１】
紙文書管理処理部240は、紙文書管理テーブル30と接続しており、
該処理部は、紙文書の保管場所を検索を実施する保管場所検索処理部241と、紙文書の保管場所の登録を実施する保管登録処理部242と、紙文書の保管場所を決定する保管位置決定処理部243と紙文書の破棄状態を管理する破棄文書登録処理部245を有する。
【００２２】
保管位置決定処理部243は保管位置決定テーブル40と接続しており、保管するキャビネットおよび棚の登録と、保管予定文書の保管場所の決定処理を実施する。
【００２３】
破棄文書登録処理部245は、紙文書の破棄情報を管理する処理を実施する。
【００２４】
破棄文書管理処理部245は、破棄メール送信処理部246と破棄文書登録処理部248を有する。
【００２５】
破棄メール送信処理部246は、紙文書の保管期限を管理し、保管期限が超えた破棄予定文書の情報をメール送信処理部220を通して管理者に送付する処理を実施する。
【００２６】
破棄文書登録処理部248は、管理者ＰＣ180から破棄予定文書の破棄確認をバーコード読み取り装置を通して数値（文書番号410）として画面生成処理部210を通して受け取った場合に、文書の属性として破棄したことを登録する処理を実施する。
【００２７】
バーコード埋め込み処理部250は、一般ユーザ160がＨＤＳに電子文書を登録した際に、電子文書をユニークに対応づける文書番号をバーコードとして埋め込む処理を実施する。
【００２８】
ユーザ承認処理部260は、ユーザ管理テーブル10に接続しており、ＨＤＳ100にログイン管理処理を実施する。
【００２９】
図１、図２に提示した各テーブルにおいて、その用途と保持するデータの詳細を図３から図６を用いて以下に説明する。
【００３０】
エンドユーザの情報を管理するテーブルとして図３に示すユーザ管理テーブル10がある。ユーザ管理テーブル10は、エンドユーザを一意に識別するエンドユーザＩＤ310とユーザ名320、パスワード330、ユーザの役割を分類するユーザ分類340、メールアドレス350を保持している。
【００３１】
電子文書の情報を管理するテーブルとして図４に示す電子文書管理テーブル20がある。電子文書管理テーブル20は、電子文書を一意に識別する文書番号410と文書名420、ＨＤＳ上の電子文書の保存場所を示すフォルダ430、文書の分類（製品名等）を示す分類コード430を保持している。
【００３２】
紙文書の保管場所および保管期限を管理するテーブルとして図５に示す紙文書管理テーブル30がある。紙文書管理テーブル30は、どの電子文書と対応しているかを示す文書番号510と、どのキャビネットに保管しているかを示すキャビネット番号520と、前記キャビネットのどの棚に保管しているかを示す棚位置530と紙文書の保管期限を管理する保管期限540と、すでに破棄済みであるかを示す破棄実施フラグ550と、すでに保管済みであるかを示す保管実施フラグ560とを保持している。
【００３３】
文書番号510は、電子文書管理テーブル20の文書番号410と比較することにより、紙文書の情報と電子文書の情報を対応することができる。
【００３４】
破棄実施フラグ550の値が0の場合は破棄前の状態、1の場合は破棄実施後の状態を示す。該テーブルにおいて新たに行を作成した時の初期値は0である。
【００３５】
保管実施フラグ560の値が0の場合は紙文書保管前の状態、1の場合は紙文書保管実施後の状態を示す。該テーブルにおいて新たに行を作成した時の初期値は0である。
【００３６】
紙文書の保管を依頼した時に、紙文書の保管位置を管理するテーブルとして図６に示す保管位置決定テーブル40がある。
【００３７】
保管位置決定テーブル40は、文書の分類（製品名等）を示す分類コード610と、保管するキャビネットの番号を示すキャビネット番号620と、キャビネットのどの棚かを示す棚位置630、その棚に書類が保管されているかを示す空きフラグ640がある。分類コード610は、電子文書管理テーブル20の分類コード430と比較することにより、電子文書がどこに登録するべきかを決定することができる。
【００３８】
空きフラグ640の値が0の場合はは紙文書を保管する棚が空いているこを示し、１の場合は棚が空いていないことを示す。保管場所を登録した時の初期値は0である。
【００３９】
本実施例では、ＨＤＳ100が一般ユーザ160から電子文書の登録を受信してから、ＨＤＳ100が管理者180から紙文書の保管確認の登録を受信するまでに加え、前記で保管した紙文書の保管期限が超過した時に、ＨＤＳ100が管理者180に破棄依頼メールを送付し、管理者180から破棄確認の登録を受信するまでを説明する。本実施例の説明において、図８の電子文書登録画面800から、図１１の破棄情報登録画面1100までの画面例もあわせて説明する。
（ステップ745）
ＨＤＳ100は、一般ユーザ160から図８の電子文書登録画面800を通して電子文書740の登録を受信する。電子文書登録画面800には、登録する前に自動で取得する文書番号830を表示する。また、一般ユーザ160は、電子文書登録画面800に対して、登録するファイルを指定する電子文書ファイル810、文書名を入力する文書名840と文書の分類（プロジェクトコード等）を入力する分類850と紙保管を選択する紙保管860を指定し、登録ボタン880を押下する。
（ステップ755）
ＨＤＳ100はステップ745において紙保管860で保管が選択されていた場合、紙文書の保管位置を決定し、自動で管理者180に登録した電子文書740の情報（文書番号830、紙文書の保管位置等）を記載した保管依頼メール750を管理者180のメールアドレスに送付する。
【００４０】
紙文書の保管に関しては、分類コードを対応した紙文書の保管場所をあらかじめめ管理者180が図１０の分類コード保管場所登録画面1000を用いて登録する。保管場所登録画面1000には、登録する保管場所に対応した分類を選択する分類コード1010と、チェックすることで保管場所を示すキャビネット1020と棚1030と位置1040を入力する。キャビネット1020、棚1030、位置1040は階層表示になっており、キャビネット1020にチェックを入れると階層下の棚1030、位置1040に自動でチェックが入る。また棚1030にチェックを入れると階層下の位置1040に自動でチェックが入る。
（ステップ765）
ＨＤＳ100は、管理者180から図９の紙文書保管登録画面900を通して、紙文書の保管登録を受信する。紙文書保管登録画面900には、保管依頼メール750に記載されている文書番号910を入力し、検索ボタン920を押下する。前記処理を実施すると、ステップ755で決定した紙文書の保管位置からキャビネット番号930と棚位置940と電子文書登録日から一定の日数を足した保管期限960を初期表示する。管理者180は、保管依頼メール750の内容から該当する電子文書を印刷し実際に保管した場所をもとに、紙文書保管登録画面900の入力値を確認し登録ボタン970を押下する。
（ステップ775）
ＨＤＳ100は、ステップ765で登録した保管期限960を超えると、該当する文書の情報（文書名840、紙文書の保管位置等）を記載した破棄依頼メール770を管理者180のメールアドレスに送付する。
（ステップ790）
ＨＤＳ100は、管理者180から破棄依頼メール770を受けて紙文書の保管庫から取り出してきた紙文書1120のバーコード1115をもとに図９の破棄情報登録画面1100に入力した破棄情報を受信する。図１１の破棄情報登録画面1100にはあらかじめ破棄予定の紙文書一覧が表示されており、それぞれの文書の文書番号1140と文書名1150とキャビネット番号1160と棚位置1170と破棄日1180を表示している。管理者はバーコード読み取りフィールド1190にフォーカスをあてておき、破棄予定の紙文書1120のバーコード1115をバーコード1110を用いてなぞることにより、バーコードの情報から文書番号を読み取り、破棄予定の紙文書一覧の文書番号1140と一致する情報があった場合、該当する紙文書の破棄を示すチェックボックス1130に自動でチェックを入れることで、管理者180は破棄確認をＨＤＳに送付する。該当する文書番号1140がなかった場合、破棄予定文書でないことをユーザに報告する。ここで破棄確認をＨＤＳ100に登録した紙文書は管理者180が処分することを前提とする。
【００４１】
破棄情報登録画面1100には、バーコード読み取り1190にフォーカスをあわせて、数字を入力すると、表示している文書番号1140と一致した数字である場合その行のチェックボックス1130にチェックを入れる機能を有している。
（ステップ795）
ＨＤＳ100は、毎日定刻に破棄予定文書で破棄確認が実施されていない文書の情報を確認する。ステップ775の破棄依頼メール770に前記で該当する文書情報を記載し、管理者180のメールアドレスに送付する。これにより管理者がステップ790で破棄確認を登録するまで繰り返し破棄予定文書の情報を記載した破棄依頼メール770を送付することになる。
【００４２】
次に図１２から図１９までのフローチャートを用いて、特に説明が必要な処理部の処理の流れについて説明する。
【００４３】
ＨＤＳ100の電子文書登録処理部231の処理の流れについて図１２の電子文書登録処理部のフローチャート1200を用いて説明する。
（処理1210）
電子文書登録処理部231は電子文書の登録および削除をふくむこ更新の要求を受ける。また、これらの要求に加えて電子文書管理テーブル20に設定する属性および電子ファイル740を受け取る。また、更新の場合は更新する行の検索条件も受けとる。
（処理1220）
処理1210において更新処理の場合は処理1230に進み、登録処理の場合は処理1240に進む。
（処理1230）
処理1210において受け取った、更新行の条件にあった行の内容を、処理1210において受け取った情報に更新するか削除する。
（処理1240）
処理1210において受け取った、更新行の条件にあった行の内容を、処理1210において受け取った情報に更新するか削除する。
（処理1250）
処理1210において受け取った、ユーザが電子文書登録画面800の紙保管フラグ860の指定をもとに、紙文書登録する場合は処理1260に進み、市内場合は処理1280に進む。
（処理1260）
保管位置決定処理部243に、分類コード430および文書番号410を渡し、キャビネット番号520および棚位置530を受け取る。
（処理1270）
文書番号410と文書名420とキャビネット番号520および棚位置530の内容を記載した保管依頼メールとあて先を管理者とし、メール送信処理部220に渡し、管理者に保管依頼メールを送信する。
（処理1280）
文書番号410を発番し、それとともに電子文書管理テーブル20に文書ファイル1120、属性を登録する。
【００４４】
次にＨＤＳ100の電子文書検索処理部232の処理の流れについて図１３の電子文書検索処理部のフローチャート1300を用いて説明する。
（処理1310）
電子文書検索の要求とともに検索条件を受け取る。
（処理1320）
電子文書管理テーブル20から検索条件と一致する行の各属性を取得する
（処理1330）
電子文書検索の要求を受けた先に、処理1320で取得した各属性の情報を返信する。
【００４５】
次にＨＤＳ100の保管検索処理部241の処理の流れについて図１４の保管検索処理部のフローチャート1400を用いて説明する。
（処理1410）
紙文書保管登録依頼をとともに、検索条件を受け取る。
（処理1420）
紙文書管理テーブル30から検索条件を比較し該当する行の各情報を取得する。
（処理1430）
処理1420で取得した情報を紙文書保管登録依頼の受けた先に返信する。
【００４６】
次にＨＤＳ100の保管登録処理部242の処理の流れについて図１５の保管登録処理部のフローチャート1500を用いて説明する。
（処理1510）
保管登録処理部242は紙文書の登録および削除をふくむこ更新の要求を受ける。また、これらの要求に加えて紙文書管理テーブル30に設定する属性を受け取る。また、更新の場合は更新する行の検索条件も受けとる。
（処理1520）
処理1510で受け取った要求が更新処理である場合は処理1530に進む。登録である場合は処理1540に進む。
（処理1530）
処理1510で受けとった条件にあった行の内容を、処理1510で受けとった更新情報の内容に書き換える。
（処理1540）
現在の日付＋管理者があらかじめ指定した日数を足した値を保管期限540として計算する。
（処理1550）
紙文書管理テーブル30に処理1510で受け取った情報と処理1540で計算した保管期限をもとに内容を反映する。また保管実施フラグ560を１に更新する。
【００４７】
次にＨＤＳ100の保管位置決定部243のキャビネットおよび棚位置の登録処理の流れについて図１６の保管位置決定処理部のフローチャート（保管位置の登録）1600を用いて説明する。
（処理1610）
保管位置の登録依頼とともに、分類コード保管場所登録画面1000を通して得た分類コード1010および、その分類コード1010に対応するキャビネット1020、棚1030、位置1040を受け取る。
（処理1620）
保管位置決定テーブル40に各情報を元にキャビネット番号40および棚位置630ごとに追加する。処理1610で受け取った棚1030をＸ、位置1040をＹとして受け取った場合、棚位置はＸ/Ｙとして登録する。
【００４８】
次にＨＤＳ100の保管位置決定部243の紙文書の保管場所の決定処理の流れを保管位置決定処理部のフローチャート（保管位置の決定）1700を用いて説明する。
（処理1710）
保管位置決定依頼とおもに電子文書登録画面800で指定された分類コード810を受け取る。
（処理1720）
保管位置決定テーブル40から受け取った分類コード810と一致し、空きフラグが0の行の情報として、キャビネット番号620および棚位置630を取得する。
（処理1730）
処理1720で受け取った情報を返す。
【００４９】
次にＨＤＳ100の破棄メール送信処理部246の処理の流れを破棄メール送信処理部のフローチャート1800を用いて説明する。
（処理1810）
あらかじめ管理者が指定したある一定時刻になると、破棄メール送信処理部を起動する。
（処理1820）
紙文書管理テーブル30から保管期限540が現在日付より前のもので破棄フラグ550が0の行の情報を取得する。
（処理1830）
処理1820で取得した情報を記載した破棄依頼メールとあて先を管理者とし、メール送信処理部220に渡す。
【００５０】
次にＨＤＳ100の破棄メール送信処理部248の処理の流れを破棄文書登録処理部のフローチャート1900を用いて説明する。
（処理1910）
破棄文書登録依頼とともに、画面生成処理部210を通してユーザが指定した文書番号を受ける。
（処理1920）
保管検索処理部241に文書番号と一致する条件で検索を依頼し、キャビネット番号520、棚位置530の各情報を受け取る。
（処理1930）
保管登録処理部242にキャビネット番号520、棚番号530と一致する行の破棄フラグを１に更新依頼を送付する。
（処理1940）
保管位置決定テーブル40の番号520、棚番号530と一致する行の空きフラグを0に更新する。
【００５１】
上記の実施例により以下のような効果を期待できる。
（１）紙文書と電子文書を対にした保管を効率よく実施することが可能となる。
（２）電子文書から紙文書の保管場所を容易に知ることが可能となる。
（３）紙文書からどの電子文書であるかを容易にしることが可能となる。
（４）紙文書を保管場所から取り出した後、どの保管庫に戻すべきかを容易に知ることが可能となる。
（５）紙文書の保管期限を電子的に管理することにいより、管理者の廃棄もれを低減するとともに、管理に費やす作業量を減らすことが可能となる。
（６）紙文書を廃棄する際に、バーコードをなぞることによって廃棄予定の文書であるかを容易に確認することが可能となる。
（７）紙文書の保管位置を実際の保管場所をみなくても自動で決定することが可能である。またこれにより保管場所を選択する作業量を減らすことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００５２】
【図１】システム構成例。
【図２】処理装置概要概要。
【図３】ユーザ管理テーブル。
【図４】電子文書管理テーブル。
【図５】紙文書管理テーブル。
【図６】保管位置決定テーブル。
【図７】電子文書登録から紙文書破棄までの業務フロー。
【図８】電子文書登録画面。
【図９】紙文書保管場所登録画面。
【図１０】分類コード保管場所登録画面。
【図１１】破棄文書登録イメージ。
【図１２】電子文書登録処理部のフローチャート。
【図１３】電子文書検索処理部のフローチャート。
【図１４】保管検索処理部のフローチャート。
【図１５】保管登録処理部のフローチャート。
【図１６】保管位置決定処理部のフローチャート（保管位置の登録）。
【図１７】保管位置決定処理部のフローチャート（保管位置の決定）。
【図１８】破棄メール送信処理部のフローチャート。
【図１９】破棄文書登録処理部のフローチャート。
【符号の説明】
【００５３】
10…ユーザ管理テーブル、20…電子文書管理テーブル、30…紙文書管理テーブル、40…保管位置決定テーブル、50…ハイブリッド文書管理装置、100…ハイブリッド文書管理システムHDS、120…プリンタ、130…紙文書、140…インターネット等の通信回線、160…一般ユーザPC、170…一般ユーザのWEBブラウザ、180…管理者PC、190…管理者のWEBブラウザ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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