(57)【要約】【課題】  真実性を保証して電子保管した後であっても、文書を変更したいという課題がある。【解決手段】  本発明は、利用者が修正を行えるように、保管文書を再び紙文書化し、利用者が変更を加えた後、更新前文書と更新後文書を関連付けて履歴管理することができるようにする。更新前文書と更新後文書とのそれぞれについて、タイムスタンプを付与できるようにすることで、真実性を保証できるようにする。【選択図】  図６
2006309523.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書読取装置で紙文書を読み取ることによって電子文書を取得する電子文書取得手段と、
電子文書にタイムスタンプを付加するように制御するタイムスタンプ付加制御手段と、
タイムスタンプが付加された電子文書を管理する管理手段と、
前記管理手段により管理されている電子文書を、紙文書として印刷するように制御する印刷制御手段と、
前記電子文書取得手段で取得した電子文書が、前記印刷制御手段で印刷制御された紙文書を前記文書読取装置で読み取ることによって取得した電子文書である場合、前記タイムスタンプ付加制御手段でタイムスタンプが付加された当該電子文書を、前記管理手段で管理されている元の電子文書に対する新しいバージョンとして関連付けて前記管理手段で管理するように制御するバージョン管理制御手段と
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記印刷制御手段は、前記管理手段により管理されている電子文書を識別するための識別子イメージを付加して印刷するように制御することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記印刷制御手段は、当該文書を前記管理手段で管理する際に当該文書に対して行うべき処理を識別するための識別子イメージを付加して印刷するように制御することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記読み取られた文書に対して行うべき処理とは、ページの追加処理或いはページの置換処理であることを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記印刷制御手段は、当該文書に対してタイムスタンプを付加するか否かを識別するための識別子イメージを付加して印刷するように制御することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記電子文書から、前記識別子イメージを削除する削除手段を更に有することを特徴とする請求項２乃至５のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記文書管理システムは文書管理サーバと文書管理クライアントとを含む文書管理システムであって、
前記文書管理サーバが前記管理手段を有し、
前記文書管理クライアントが、前記電子文書取得手段と前記タイムスタンプ付加制御手段と前記印刷制御手段と前記バージョン管理制御手段とを有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記文書管理システムは文書管理サーバと文書管理クライアントとを含む文書管理システムであって、
前記文書管理サーバが前記管理手段と前記タイムスタンプ付加制御手段と前記バージョン管理制御手段とを有し、
前記文書管理クライアントが、前記電子文書取得手段と前記印刷制御手段とを有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項９】
請求項１に記載の文書管理システムに含まれる文書読取装置であって、前記電子文書取得手段と前記タイムスタンプ付加制御手段と前記バージョン管理制御手段とを有することを特徴とする文書読取装置。
【請求項１０】
前記タイムスタンプ付加制御手段は、ユーザからの指示に基づいて当該電子文書にタイムスタンプを付加するか否か設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項１１】
前記タイムスタンプ付加制御手段は、タイムスタンプサーバからタイムスタンプを取得し、当該取得したタイムスタンプを電子文書に付加するように制御することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項１２】
文書管理システムを制御するための文書管理方法であって、
文書読取装置で紙文書を読み取ることによって電子文書を取得する電子文書取得ステップと、
電子文書にタイムスタンプを付加するように制御するタイムスタンプ付加制御ステップと、
タイムスタンプが付加された電子文書を管理する管理ステップと、
前記管理ステップにより管理されている電子文書を、紙文書として印刷するように制御する印刷制御ステップと、
前記電子文書取得ステップで取得した電子文書が、前記印刷制御ステップで印刷制御された紙文書を前記文書読取装置で読み取ることによって取得した電子文書である場合、前記タイムスタンプ付加制御ステップでタイムスタンプが付加された当該電子文書を、前記管理ステップで管理されている元の電子文書に対する新しいバージョンとして関連付けて管理するように制御するバージョン管理制御ステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１３】
文書管理システムを制御するためのコンピュータプログラムであって、
文書読取装置で紙文書を読み取ることによって電子文書を取得する電子文書取得ステップと、
電子文書にタイムスタンプを付加するように制御するタイムスタンプ付加制御ステップと、
タイムスタンプが付加された電子文書を管理する管理ステップと、
前記管理ステップにより管理されている電子文書を、紙文書として印刷するように制御する印刷制御ステップと、
前記電子文書取得ステップで取得した電子文書が、前記印刷制御ステップで印刷制御された紙文書を前記文書読取装置で読み取ることによって取得した電子文書である場合、前記タイムスタンプ付加制御ステップでタイムスタンプが付加された当該電子文書を、前記管理ステップで管理されている元の電子文書に対する新しいバージョンとして関連付けて管理するように制御するバージョン管理制御ステップと
の各ステップを文書管理システムに実行させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スキャナ等で読み取った文書のイメージファイルを記憶・管理する文書管理システム、文書管理方法、プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システム内で管理される電子文書の改竄を防ぐためには、文書に電子署名やタイムスタンプをつけて真実性を保証する手段が有効である。例えば、特許文献１では、電子文書にタイムスタンプや電子証明を付与することが記載されている。
【特許文献１】特開２００３−２９６７４２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
紙文書がスキャナ等で読み取られ電子化されると、元の紙文書は廃棄されるのが通常の流れである。しかしながら、このように真実性を保証して電子保管した後であっても、文書を変更したいという要求が存在する。
【０００４】
本願では、このような要求に対し、利用者が修正を行えるように、保管文書を再び紙文書化し、利用者が変更を加えた後、更新前文書と更新後文書を関連付けて履歴管理することができるようにする。さらに、更新前文書と更新後文書とのそれぞれについて、真実性を保証できるようにする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決する為に、本発明の文書管理システムは、文書読取装置で紙文書を読み取ることによって電子文書を取得する電子文書取得手段と、電子文書にタイムスタンプを付加するように制御するタイムスタンプ付加制御手段と、タイムスタンプが付加された電子文書を管理する管理手段と、前記管理手段により管理されている電子文書を、紙文書として印刷するように制御する印刷制御手段と、前記電子文書取得手段で取得した電子文書が、前記印刷制御手段で印刷制御された紙文書を前記文書読取装置で読み取ることによって取得した電子文書である場合、前記タイムスタンプ付加制御手段でタイムスタンプが付加された当該電子文書を、前記管理手段で管理されている元の電子文書に対する新しいバージョンとして関連付けて前記管理手段で管理するように制御するバージョン管理制御手段とを有することを特徴とする。
【０００６】
上記課題を解決する為に、本発明の文書管理方法は、文書管理システムを制御するための文書管理方法であって、文書読取装置で紙文書を読み取ることによって電子文書を取得する電子文書取得ステップと、電子文書にタイムスタンプを付加するように制御するタイムスタンプ付加制御ステップと、タイムスタンプが付加された電子文書を管理する管理ステップと、前記管理ステップにより管理されている電子文書を、紙文書として印刷するように制御する印刷制御ステップと、前記電子文書取得ステップで取得した電子文書が、前記印刷制御ステップで印刷制御された紙文書を前記文書読取装置で読み取ることによって取得した電子文書である場合、前記タイムスタンプ付加制御ステップでタイムスタンプが付加された当該電子文書を、前記管理ステップで管理されている元の電子文書に対する新しいバージョンとして関連付けて管理するように制御するバージョン管理制御ステップとを有することを特徴とする。
【０００７】
上記課題を解決する為に、本発明のコンピュータプログラムは、管理システムを制御するためのコンピュータプログラムであって、文書読取装置で紙文書を読み取ることによって電子文書を取得する電子文書取得ステップと、電子文書にタイムスタンプを付加するように制御するタイムスタンプ付加制御ステップと、タイムスタンプが付加された電子文書を管理する管理ステップと、前記管理ステップにより管理されている電子文書を、紙文書として印刷するように制御する印刷制御ステップと、前記電子文書取得ステップで取得した電子文書が、前記印刷制御ステップで印刷制御された紙文書を前記文書読取装置で読み取ることによって取得した電子文書である場合、前記タイムスタンプ付加制御ステップでタイムスタンプが付加された当該電子文書を、前記管理ステップで管理されている元の電子文書に対する新しいバージョンとして関連付けて管理するように制御するバージョン管理制御ステップとの各ステップを文書管理システムに実行させるためのプログラムコードを含む。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、更新前後の文書に対してタイムスタンプを付加することで、版ごとの真実性を保証できる。
【０００９】
また、文書更新処理のワークフローを電子文書と紙文書の間とに構築でき、紙文書の原本を廃棄しても、原本の情報を簡単に更新できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
（実施例１）
以下、図面を用いて本発明の実施例１について説明する。
【００１１】
図１は、本発明に係る文書管理システムのシステム構成図である。
【００１２】
スキャン、プリント、コピー等を行うことが可能なＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）デバイス１０と、文書の管理を行う文書管理サーバ２０と、文書管理クライアント３０と、プリンタ４０がＬＡＮを介して接続されている。本実施形態においては、各々がＬＡＮを介して接続されている場合について述べるが、インターネット等を介して接続されていても構わない。
【００１３】
文書管理クライアント３０は、ＣＰＵやハードディスク、ＲＡＭ等を有する一般的なコンピュータの構成で実現することが可能であり、その場合、ハードディスク等に格納された文書管理プログラムをＣＰＵが実行することにより、後述する本発明の処理手順を実行する。
【００１４】
図２は、ＭＦＰデバイス１０の構成の一例を示すブロック構成図である。
【００１５】
図中のＣＰＵ１０１は、内部バス１０８を介して後述する各機能／装置を接続し、該ＭＦＰデバイス１０を制御するものである。表示装置１０２は、タッチパネルなどでユーザからの指示を入力するためのユーザインターフェースを表示するための装置である。ユーザは、ユーザ所望の動作を行うための操作等を該表示装置１０２に表示されるユーザインターフェースやメカニカルなボタン等を介して指示する。スキャナ装置１０３は、オートドキュメントフィーダ機能など機能を有する文書を読み込むための装置であり、スキャナ情報管理部１０４は、該スキャナ装置１０３の機能／状態の情報を管理／保持する。
【００１６】
更に、メモリ１０５は、ＣＰＵ１０１が該ＭＦＰデバイス１０を制御するために実行する各種命令（制御プログラムやアプリケーションプログラムなど）を記憶し、大容量記憶装置１０６には、スキャナ装置１０３で読み取った画像イメージや、ユーザインターフェースを介してユーザにより設定された文書情報などを保存する。また、ネットワークインターフェース１０７は、ＣＰＵ１０１に従いＬＡＮを介して信号の送受信を行う。
【００１７】
図３は、実施例１に係る文書管理システムを実施するための文書管理クライアント１０における文書操作のイメージ図である。
【００１８】
文書管理クライアントでは、文書管理サーバで管理されている文書の一覧表示を行い、３０１において利用者は編集を行う文書の選択を行う。文書管理クライアント１０は選択された文書のバージョンを一覧表示する。
【００１９】
３０２において利用者は編集を行いたいバージョンの選択を行う。文書管理クライアント１０は選択されたバージョンのページのイメージを一覧表示する。
【００２０】
更に、３０３において利用者は編集を行いたいページの選択を行う。
【００２１】
３０４において、利用者は選択したページを編集してイメージの差し替えを行うか、選択したページを編集して末尾のページの後に新規ページとして追加するかを選択する。
【００２２】
以下、本実施例１に係る文書管理システムにおける処理の流れの概要について説明する。
【００２３】
図４は、文書管理システムにおいてスキャン文書を登録する登録処理フローである。
【００２４】
ステップＳ４０１において、ＭＦＰデバイスはスキャンした文書のイメージファイルを文書管理クライアントへ送信する。
【００２５】
ステップＳ４０２において、文書管理クライアントはＭＦＰデバイスから文書のイメージファイルを受信する。
【００２６】
次に、ステップＳ４０３において、文書管理クライアントは受信したイメージファイル内に、文書更新処理を指示するバーコードが有るかどうかを検出する。文書更新指示バーコードを検出した場合はステップＳ４０９に移行し、検出しなかった場合は新規登録文書であるとしてステップＳ４０４に移行する。
【００２７】
ステップＳ４０４において、文書管理クライアントはステップＳ４０２において受信したイメージファイルからサムネイルイメージを作成する。
【００２８】
ステップＳ４０５において、文書管理クライアントはステップＳ４０２で受信したイメージファイルからハッシュ値を算出し、それをベースにタイムスタンプを取得してイメージファイルに付加する。なお、タイムスタンプはタイムスタンプサーバ等から取得するものとする。また、このタイムスタンプサーバは、公的に保証されたタイムスタンプサーバを使用することが望ましいが、該ローカルな文書管理システム内に存在するタイムスタンプサーバであっても構わない。なお、タイムスタンプサーバでは、文書管理クライアントから送信されてきたハッシュ値に時刻情報とともに暗号化するなどしてタイムスタンプ（タイムスタンプ付き電子署名）を生成し、該タイムスタンプを文書管理クライアントに送信する。
【００２９】
ステップＳ４０６において、文書管理クライアントはステップＳ４０５でタイムスタンプを付加した文書のイメージファイルと、ステップＳ４０２で作成されたサムネイルとを、文書管理サーバへ送信する。
【００３０】
次に、ステップＳ４０７において、文書管理サーバは文書管理クライアントから送信されてきた文書のイメージファイルとサムネイルとを受信する。
【００３１】
次に、ステップＳ４０８において、文書管理サーバはステップＳ４０７で受信した文書のイメージファイルとサムネイルとを関連付けて保存する。
【００３２】
一方、ステップＳ４０９において、ステップＳ４０３で検出した文書更新指示バーコードの内容に従って文書更新処理を行う。
【００３３】
図５は、図３で示した操作画面を介して、文書管理クライアント１０における文書操作要求を受け付ける処理の詳細を示す処理フローである。
【００３４】
ステップＳ５０１において、文書管理クライアントは、文書管理サーバに文書一覧を要求する。
【００３５】
ステップＳ５０２において、文書管理サーバから受信した文書一覧を利用者に対して表示する。
【００３６】
次に、ステップＳ５０３において、図３の３０１に示したように、利用者から文書選択指示を待ち受ける。利用者からの文書選択指示を受け付けた場合はステップＳ５０４へ移行する。
【００３７】
ステップＳ５０４において、文書管理サーバにステップＳ５０３において選択された文書に関するバージョン一覧を要求する。
【００３８】
次に、ステップＳ５０５において、文書管理サーバから受信したバージョン一覧を利用者に対して表示する。
【００３９】
ステップＳ５０６において、図３の３０２に示したように、利用者からバージョン選択指示を待ち受ける。利用者からのバージョン選択指示を受け付けた場合はステップＳ５０７へ移行する。
【００４０】
ステップＳ５０７において、選択された文書バージョンの各ページのサムネイルを、文書管理サーバに要求する。
【００４１】
次に、ステップＳ５０８において、文書管理サーバから受信したサムネイルを利用者に対して一覧表示する。
【００４２】
次に、ステップＳ５０９において、図３の３０３に示したように、利用者からページ選択指示を待ち受ける。利用者からのページ選択指示を受け付けた場合はステップＳ５１０へ移行する。
【００４３】
ステップＳ５１０において、図３の３０４に示したように、利用者からページ処理の選択を受け付ける。図３で示した例において受け付けることが可能な処理は、指定したページを編集済みのイメージと差し替える処理と、指定したページの編集の後、編集済みのイメージを新規ページとして末尾ページの後に追加する処理とである。利用者からのページ処理選択指示を受け付けた場合はステップＳ５１１へ移行する。
【００４４】
ステップＳ５１１において、ステップＳ５０３で選択した文書の情報と、ステップＳ５０６で選択したバージョンの情報と、ステップＳ５０９で選択したページの情報と、ステップＳ５１０で選択したページ処理種別の情報とを識別可能な文書更新指示バーコードのイメージを生成する。なお、本実施例では元文書や文書更新指示などを識別するためのイメージとしてバーコードを用いることとしたが、それ以外の識別子、記号や文字でも構わない。
【００４５】
次に、ステップＳ５１２において、文書管理サーバにステップＳ５０９で選択されたページのイメージファイルを要求する。
【００４６】
次に、ステップＳ５１３において、文書管理サーバから受信したページのイメージファイルに、ステップＳ５１１で生成された文書更新指示バーコードのイメージを付加する。
【００４７】
次に、ステップＳ５１４において、ステップＳ５１３で文書更新指示バーコードイメージが付加されたページのイメージファイルをプリンタに出力する。
【００４８】
図６は、図４のステップＳ４０９における文書更新処理の詳細フローである。
【００４９】
ステップＳ６０１において、文書管理クライアントは、検出した文書更新指示バーコードに基づいて、図５のステップＳ５０３で選択した文書の情報と、ステップＳ５０６で選択したバージョンの情報と、ステップＳ５０９で選択したページの情報と、ステップＳ５１０で選択したページ処理種別の情報とを識別する。なお、文書更新指示バーコードを含む文書イメージは、図５のステップＳ５１４でプリントされた紙文書にユーザが修正を加えた後、再度スキャンされたイメージである。
【００５０】
次に、ステップＳ６０２において、文書管理クライアントは図４のステップＳ４０２において受信したイメージファイルから文書更新指示バーコードのイメージを除去する。
【００５１】
次に、ステップＳ６０３において、文書管理クライアントはステップＳ６０１でバーコードから識別した情報に従って、文書管理サーバに対して対応する文書のイメージファイルを要求する。
【００５２】
次に、ステップＳ６０４において、文書管理クライアントは文書管理サーバから文書のイメージファイルを受信する。
【００５３】
次に、ステップＳ６０５において、文書管理クライアントはステップＳ６０４で受信した文書のイメージファイルに対して、ステップＳ６０２で文書更新指示バーコードのイメージを除去したページイメージファイルを、ステップＳ６０１でバーコードから識別した情報に従って、ページの差し替え或いは末尾へのページ追加を行う。
【００５４】
次に、ステップＳ６０６において、文書管理クライアントはステップＳ６０５で更新した文書イメージファイルからサムネイルイメージを作成する。
【００５５】
次に、ステップＳ６０７において、文書管理クライアントはステップＳ６０５において更新した文書イメージファイルからハッシュ値を算出し、それをベースにタイムスタンプを取得してイメージファイルに付加する。
【００５６】
次に、ステップＳ６０８において、文書管理クライアントはステップＳ６０７でタイムスタンプが付加された文書のイメージファイルと、ステップＳ６０５で作成されたサムネイルとを、新規のバージョンとして格納するように文書管理サーバへ送信する。
【００５７】
次に、ステップＳ６０９において、文書管理サーバは、文書管理クライアントから送信された文書のイメージファイルとサムネイルとを新規のバージョンとして受信する。
【００５８】
次に、ステップＳ６１０において、文書管理サーバはステップＳ６０９において受信した文書のイメージファイルとサムネイルとを、既存文書の新規バージョン（新規の版）として保存する。
【００５９】
文書管理サーバでは、版ごとにタイムスタンプが付加された文書をバージョン管理するので、文書の検証を行う際には、版ごとに改竄の有無を検知できるようになる。
【００６０】
本発明によれば、更新前後の文書に対してタイムスタンプを付加することで、版ごとの真実性を保証できる。
【００６１】
また、文書更新処理のワークフローを電子文書と紙文書の間とに構築でき、紙文書の原本を廃棄しても、原本の情報を簡単に更新できる。
【００６２】
（実施例２）
実施例１においては、各々がＬＡＮを介して接続されている場合について述べているが、ＭＦＰデバイス１０と文書管理クライアント３０とプリンタ４０とが直接接続されていて、文書管理サーバ２０と文書管理クライアント３０とがＬＡＮを介して接続されているような構成でも同様の効果を得ることができる。
【００６３】
また、実施例１では、ＭＦＰデバイス１０と文書管理クライアント３０とが別々の装置であるとしたが、ＭＦＰデバイスが上述した文書管理クライアントの機能を有するような実施形態であっても構わない。その場合、ＭＦＰのＣＰＵが文書管理クライアントプログラムを実行することにより、上述した処理を実現することになる。
【００６４】
（実施例３）
実施例１においては、図４のステップＳ４０３で文書管理クライアントが文書更新処理指示バーコードの有無を検出し、図６のステップＳ６０２で文書管理クライアントがＭＦＰデバイスから受信したイメージファイルの文書更新指示バーコードイメージを除去していたが、実施例３では、ＭＦＰデバイスが文書更新指示バーコードの有無を検出し、文書更新指示バーコードイメージを除去し、文書更新指示が含まれていたことをイメージファイルとともに文書管理クライアントに送信するように構成する。このような構成でも同様の効果を得ることができる。
【００６５】
（実施例４）
実施例１では、文書管理クライアントがステップＳ４０５でタイムスタンプをイメージファイルに付加し、ステップＳ４０６で当該タイムスタンプ付きイメージファイルを文書管理サーバに送信していたが、このタイムスタンプを文書管理サーバで付加するように構成してもよい。つまり、文書管理クライアントがイメージファイルを文書管理サーバに送信した後、文書管理サーバでタイムスタンプを取得して付加するようにしても構わない。
【００６６】
（実施例５）
実施例１では、全ての更新文書に対してタイムスタンプを付けていたが、本実施例では、更新文書に対してタイムスタンプを付与するか否かをユーザが決められるようにする。公的な第３者機関のタイムスタンプサーバを利用すると課金されるが、タイムスタンプを付けるほどの更新文書ではない場合（例えば更新途中の文書など）、タイムスタンプを付けないようにすれば、タイムスタンプ利用にかかる金額を節約することができる。
【００６７】
例えば、更新文書をスキャンする際にユーザがタイムスタンプ付与の有無を設定変更できるようにすればよい。
【００６８】
また、電子文書を印刷する際に、今回印刷する文書に対してはタイムスタンプを付けないでよいとユーザが予め決めているのであれば、印刷する際にステップＳ５１０でページ処理指示を行う際にタイムスタンプを付与しない指示も含めて行い、ステップＳ５１１での文書更新指示のバーコードイメージに当該指示を含めて印刷するようにしてもよい。その場合、更新した紙文書をスキャンした際に、タイムスタンプを付与しないことが自動的に設定されることになり、文書を登録する際の設定の手間を減らすことができる。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本実施例に係る文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】本実施例に係る文書管理システムを実現するためのＭＦＰデバイス１０の一例を示すブロック構成図である。
【図３】本実施例に係る文書管理クライアント１０の操作画面イメージ図である。
【図４】スキャンした文書の登録処理フローである。
【図５】文書管理クライアントにおける文書操作要求受け付け処理フローである。
【図６】文書更新処理の詳細フローである。
【図１】
2006309523.tif 000003
【図２】
2006309523.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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