(57)【要約】【課題】  ＭＦＰにおいて入出力処理を行うのにふさわしくない画像データが処理された場合に、その旨を報知することが可能なネットワーク文書管理システムを構築する。【解決手段】  画像データの入出力処理に伴って、該画像データを含むログ情報を生成するＭＦＰ１０１と通信可能に接続される文書管理サーバ１０２であって、ＭＦＰ１０１にて生成された前記ログ情報を受信し、該ログ情報に含まれる前記画像データより、テキスト情報を抽出する抽出手段（１２０８）と、所定の文字情報を設定する文字情報設定手段（１２０１）と、前記抽出されたテキスト情報の中から、前記文字情報を検索する検索手段（１２０９）と、前記文字情報が検索された場合に、該文字情報が検索された旨の情報を出力する出力手段（１２１０、１２１１）とを備える。【選択図】  図１２
2006148707.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データの入出力処理に伴って、該画像データを含むログ情報を生成する画像形成装置と通信可能に接続される情報処理装置であって、
前記画像形成装置にて生成された前記ログ情報を受信し、該ログ情報に含まれる前記画像データより、テキスト情報を抽出する抽出手段と、
所定の文字情報を設定する文字情報設定手段と、
前記抽出手段により抽出されたテキスト情報の中から、前記設定手段により設定された前記文字情報を検索する検索手段と、
前記検索手段により前記文字情報が検索された場合に、該文字情報が検索された旨の情報を出力する出力手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
所定のメールアドレスを設定するメールアドレス設定手段と、
前記検索手段により前記文字情報が検索された場合に、該文字情報が検索された旨の情報を含むメールを生成するメール生成手段と、を更に備え、
前記出力手段は、前記メールアドレス設定手段にて設定されたメールアドレスに、前記メール生成手段により生成されたメールを送信することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記受信したログ情報に基づいて、前記画像データの入出力処理を指示したユーザについてのユーザ情報を特定する特定手段を更に備え、前記文字情報が検索された旨の情報には、該ユーザ情報が含まれることを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
画像データの入出力処理に伴って、該画像データを含むログ情報を生成する画像形成装置と通信可能に接続される情報処理装置における情報処理方法であって、
前記画像形成装置にて生成された前記ログ情報を受信し、該ログ情報に含まれる前記画像データより、テキスト情報を抽出する抽出工程と、
所定の文字情報を設定する文字情報設定工程と、
前記抽出工程により抽出されたテキスト情報の中から、前記設定工程により設定された前記文字情報を検索する検索工程と、
前記検索工程により前記文字情報が検索された場合に、該文字情報が検索された旨の情報を出力する出力工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項５】
所定のメールアドレスを設定するメールアドレス設定工程と、
前記検索工程により前記文字情報が検索された場合に、該文字情報が検索された旨の情報を含むメールを生成するメール生成工程と、を更に備え、
前記出力工程は、前記メールアドレス設定工程にて設定されたメールアドレスに、前記メール生成工程により生成されたメールを送信することを特徴とする請求項４に記載の情報処理方法。
【請求項６】
前記受信したログ情報に基づいて、前記画像データの入出力処理を指示したユーザについてのユーザ情報を特定する特定工程を更に備え、前記文字情報が検索された旨の情報には、該ユーザ情報が含まれることを特徴とする請求項４または５に記載の情報処理方法。
【請求項７】
請求項４乃至６のいずれかに記載の情報処理方法をコンピュータによって実現させるための制御プログラムを格納した記憶媒体。
【請求項８】
請求項４乃至６のいずれかに記載の情報処理方法をコンピュータによって実現させるための制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＭＦＰ（マルチファンクションペリフェラル）等、画像データの入出力処理が可能な画像形成装置と通信可能に接続される情報処理装置における情報処理技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より、ＭＦＰ等の画像形成装置でコピー／プリント／スキャン（入出力処理）された画像データを処理記録（画像データ以外のデータ）とともにログ情報として記憶装置に蓄積する画像処理装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。さらにはこれらログ情報を文書管理サーバ（情報処理装置）に送信可能なネットワーク文書管理システムにおいては、当該ログ情報（画像データと処理記録とをまとめたもの）を文書管理サーバ内に格納する機能を有している。
【０００３】
このため、当該ネットワーク文書管理システムによれば、文書管理サーバの管理者（監査者）は、文書管理サーバ内の当該ログ情報を検索することで、ＭＦＰにて入出力処理するにはふさわしくない画像データ（例えば、機密文書や私用文書等）を見つけ出すとともに、当該入出力処理を行った使用者を割り出すことができる。
【特許文献１】特表平１０−５０３９０１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記ネットワーク文書管理システムの場合、管理者（監査者）が文書管理サーバ内のログ情報を検索しない限り、上述したいわゆる“ＭＦＰにて入出力処理するにはふさわしくない画像データ”を見つけ出すことはできない。
【０００５】
このため、実際、管理者は当該入出力処理された画像データによって後日問題（機密文書の流出、私用文書の処理）が発生してはじめて当該文書管理サーバ内に格納されたログ情報の検索を行うにとどまり、従来のネットワーク文書管理システムではこれらの問題の発生について十分な抑制力を有していなかった。
【０００６】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、画像形成装置において入出力処理を行うのにふさわしくない画像データが処理された場合に、その旨を報知する構成とすることで、抑制力のあるネットワーク文書管理システムの構築を可能にすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の目的を達成するために本発明に係る画像形成装置は以下のような構成を備える。即ち、
画像データの入出力処理に伴って、該画像データを含むログ情報を生成する画像形成装置と通信可能に接続される情報処理装置であって、
前記画像形成装置にて生成された前記ログ情報を受信し、該ログ情報に含まれる前記画像データより、テキスト情報を抽出する抽出手段と、
所定の文字情報を設定する文字情報設定手段と、
前記抽出手段により抽出されたテキスト情報の中から、前記設定手段により設定された前記文字情報を検索する検索手段と、
前記検索手段により前記文字情報が検索された場合に、該文字情報が検索された旨の情報を出力する出力手段とを備える。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、画像形成装置において入出力処理を行うのにふさわしくない画像データが処理された場合に、その旨を報知する構成とすることで、抑制力のあるネットワーク文書管理システムの構築が可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、必要に応じて添付図面を参照しながら本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１０】
＜ネットワーク文書管理システムの構成＞
図１は、本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（文書管理サーバ）を備えるネットワーク文書管理システムのシステム構成を示す図である。同図に示すように、本実施形態では、スキャナ・プリンタ・コピー・メール・ファックス機能等画像データの入出力処理を行う機能を有するＭＦＰ（マルチファンクションペリフェラル）（１０１）と、文書管理サーバ（１０２）と、管理者ＰＣ（１０３）とがネットワーク１０４を介して通信可能に接続されている。なお、管理者ＰＣとは、文書管理サーバ１０２を管理する管理者が使用するＰＣ（パーソナルコンピュータ）をいう。
【００１１】
＜文書管理サーバの構成＞
図１３は、本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（文書管理サーバ）のシステム構成を示す図である。
【００１２】
図１３において、１３０１は制御メモリ（ＲＯＭ）、１３０２は中央演算処理装置、１３０３はメモリ（ＲＡＭ）、１３０４は外部記憶装置、１３０５は入力装置、１３０６は表示装置、１３０７はＮＥＴＩＦ、１３０８はバスである。本実施形態にかかる情報処理方法を実現するための制御プログラム（ＮＧキーワード設定モジュール１３０９、メールアドレス設定モジュール１３１０、ログ情報解析／解析結果出力モジュール１３１１）やその制御プログラムで用いるデータは、外部記憶装置１３０４に記憶される。これらの制御プログラムやデータは、中央演算処理装置１３０２の制御のもと、バス１３０８を通じて適宜メモリ１３０３に取り込まれ、中央演算処理装置１３０２によって実行される。
【００１３】
＜ＭＦＰのログ情報生成処理＞
図２は、ＭＦＰ１０１におけるログ情報生成処理の流れを示すフローチャートである。ステップＳ２０１では、ＭＦＰ１０１へログインするためのログイン画面（図６参照）を表示し、ＭＦＰ１０１へのログインを受け付ける。
【００１４】
ステップＳ２０２では、ＭＦＰ１０１の有する各種ジョブ（スキャン機能、プリント機能、コピー機能、メール機能、ファックス機能等のジョブ）が実行されたことを検知する。
【００１５】
ステップＳ２０３では、上記ステップＳ２０２においてジョブが実行されたことにより生成された画像データとログイン情報（ユーザ名）、ジョブの内容、ジョブの実行時間、、ＭＦＰ１０１の名称、画像データの送信を伴うジョブ（メール、ファックス）にあってはその送信元についての情報ならびに送信先についての情報をまとめてログ情報として生成する。
【００１６】
ステップＳ２０４では、上記ステップＳ２０４で生成されたログ情報を、文書管理サーバ１０２に送信する。
【００１７】
＜文書管理サーバにおけるＮＧキーワード設定処理＞
図３は、本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（文書管理サーバ）において、ＮＧキーワード設定モジュール１３０９が実行された場合の、ＮＧキーワード（所定の文字情報）の設定処理の流れを示すフローチャートである。
【００１８】
ステップＳ３０１では、ＮＧキーワード設定画面（図７参照）を表示装置１３０６上に表示する。ステップＳ３０２では、ステップＳ３０１にて表示されたＮＧキーワード設定画面上に、文書管理サーバ１０２の管理者がＮＧキーワードを入力すると（例えば、入力装置１３０５を用いて入力）、当該入力に基づいて文書管理サーバ１０２は、ＮＧキーワードリスト（図８参照）をあらたに作成するか、あるいは既に内部に保持している場合には当該ＮＧキーワードリストを更新する。
【００１９】
＜文書管理サーバの管理者のメールアドレス設定処理＞
図４は、本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（文書管理サーバ）においてメールアドレス設定モジュール１３１０が実行された場合の、管理者のメールアドレス設定処理の流れを示すフローチャートである。
【００２０】
ステップＳ４０１では、管理者メールアドレス設定画面（図９参照）を表示装置１３０６上に表示する。ステップＳ４０２では、ステップＳ４０１にて表示された管理者メールアドレス設定画面上に、文書管理サーバ１０２の管理者が、自身が使用する管理者ＰＣ１０２のメールアドレスを入力すると（例えば、入力装置１３０５を用いて入力）、メールアドレス設定モジュール１３１０は当該メールアドレスを設定する。
【００２１】
＜文書管理サーバにおけるＮＧキーワード検出処理＞
図５は、本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（文書管理サーバ）においてログ情報解析／解析結果出力モジュール１３１１が実行された場合の、ＮＧキーワード検出処理等の流れを示すフローチャートである。
【００２２】
ステップＳ５０１では、図２のステップＳ２０４で送信されたＭＦＰ１０１からのログ情報を受信し、文書管理サーバ１０２のデータベースに格納する。
【００２３】
ステップＳ５０２では、受信したログ情報に含まれる画像データをＯＣＲにかけ、該画像データに含まれるテキスト情報を抽出する。
【００２４】
ステップＳ５０３では、上記ステップＳ５０２で抽出されたテキスト情報の中から前記ステップＳ３０２で設定されたＮＧキーワードを検索する。検索の結果、当該ＮＧキーワードを検出した場合には、ステップＳ５０４に進む。一方、検出しなかった場合には、ＮＧキーワード検出処理を終了する。
【００２５】
ステップＳ５０４では、ステップＳ５０３で検出したＮＧキーワードと、ステップＳ５０１で受信したログ情報に含まれるユーザ名、ジョブ実行日時等を使用し、メール（図１０、図１１参照）を作成する。
【００２６】
図１０、図１１は生成されたメールの一例を示す図であり、図１０はＭＦＰ１０１におけるジョブの内容がコピーであった場合を、図１１はＭＦＰ１０１におけるジョブの内容がメールであった場合をそれぞれ示している。
【００２７】
図１０において、１００１は図４のステップＳ４０２で設定された管理者メールアドレスであり、メールは当該アドレスに送信される。１００２はメールの送信元である文書管理サーバ１０２のメールアドレスである。１００３はＮＧキーワードが検出された旨を示すメッセージであり、これにより、当該メールの受信者である管理者は、ＮＧキーワードが検出されたことを認識することができる。
【００２８】
１００４〜１００６はログ情報から抽出された情報であり、ＭＦＰ１０１の名称、ジョブの実行時間、ジョブの内容、ユーザ名をそれぞれ示している。また、１００７は検出されたＮＧキーワードである。
【００２９】
図１１は、図１０とほぼ同様の内容であるが、ジョブの内容がメール（１１０１）であるため図１０に示す内容に加え、ＭＦＰ１０１において実行されたメール送信の送信先のアドレス（１１０２）が記載されることとなる。
【００３０】
図５に戻る。ステップＳ５０５では、ＮＥＴＩＦ１３０７を介して、ステップＳ４０２で設定された管理者のメールアドレスにステップＳ５０４で作成したメールを送信する。
【００３１】
＜ネットワーク文書管理システム全体の処理の流れ＞
上記説明をふまえ、ネットワーク文書管理システム全体の処理の流れについて簡単に説明する。
【００３２】
図１２は、ネットワーク文書管理システムを構成する、ＭＦＰ１０１、文書管理サーバ１０２、管理者ＰＣ１０３のそれぞれの処理を時系列で示した図である。はじめに文書管理サーバ１０２にてＮＧキーワード設定モジュール１３０９が起動され、ＮＧキーワード設定処理１２０１（内容な図３参照）が実行され、続いてメールアドレス設定モジュール１３１０が起動され、管理者のメールアドレス設定処理１３１０（内容は図４参照）が実行される。
【００３３】
次に、ＭＦＰ１０１にてログイン処理（１２０３）、ジョブ実行処理（１２０４）がなされると、ログ情報生成処理（１２０５）が実行され、生成されたログ情報の文書管理サーバ１０２への送信処理（１２０６）が実行される（これらの処理内容は図２参照）。
【００３４】
ログ情報解析／解析結果出力モジュール１３１１が起動された文書管理サーバ１０２では、当該ログ情報が送信されると、ログ情報格納処理１２０７、テキスト情報抽出処理１２０８、ＮＧキーワードの検索処理１２０９が実行される。さらに、ＮＧキーワードを検出した場合には、メール作成処理１２１０が実行され、管理者ＰＣ１０３に当該生成されたメールが送信される（１２１１）。
【００３５】
以上の説明から明らかなように、本実施形態によれば、ＭＦＰ１０１で実行されたジョブの画像データやその他ジョブに付随する情報を文書管理サーバ１０２にログ情報として格納するとともに、当該ログ情報を受信した際、ＮＧキーワードを検出し、管理者に当該ＮＧキーワードが検出された旨を通知することが可能となる。
【００３６】
この結果、管理者は機密文書の流出や私用文書の処理をその都度認識することができ、即座にユーザに注意を促すことが可能となる。これにより、上記ネットワーク文書管理システムは、機密文書等の流出に対して十分な抑制力を有することとなり、当該文書による問題の発生を未然に防ぐことが可能となる。
【００３７】
なお、上記説明では、ＮＧキーワードを検出した際にメールを生成し、管理者ＰＣにメールを送信することで、ＮＧキーワードを検出した旨を管理者に報知することとしたが、本発明は特にこれに限られるものではなく、警告音を出力するように構成するなど、他の報知方法を用いてもよい。
【００３８】
また、メールへの記載事項は上記図１０、１１に示した内容に限定されるものではなく、他の情報を記載するようにしてもよい。
【００３９】
なお、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。
【００４０】
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【００４１】
この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００４２】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピ（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。
【００４３】
また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００４４】
さらに、記憶媒体から読出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（文書管理サーバ）を備えるネットワーク文書管理システムのシステム構成を示す図である。
【図２】ＭＦＰ１０１におけるログ情報生成処理の流れを示すフローチャートである。
【図３】本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（文書管理サーバ）におけるＮＧキーワード（所定の文字情報）の設定処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（文書管理サーバ）の管理者のメールアドレス設定処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（文書管理サーバ）におけるＮＧキーワード検出処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】ＭＦＰ１０１へログインするためのログイン画面の一例を示す図である。
【図７】文書管理サーバにおけるＮＧキーワード設定画面の一例を示す図である。
【図８】文書管理サーバにおけるＮＧキーワードリストの一例を示す図である。
【図９】文書管理サーバにおける管理者メールアドレス設定画面の一例を示す図である。
【図１０】文書管理サーバにおいてＮＧキーワード検出時に生成されるメールの一例を示す図である。
【図１１】文書管理サーバにおいてＮＧキーワード検出時に生成されるメールの一例を示す図である。
【図１２】ネットワーク文書管理システムを構成する、ＭＦＰ、文書管理サーバ、管理者ＰＣのそれぞれの処理を時系列で示した図である。
【図１３】本発明の一実施形態にかかる情報処理装置（文書管理サーバ）のシステム構成を示す図である。
【符号の説明】
【００４６】
１０１      ＭＦＰ
１０２      文書管理サーバ
１０３      管理者ＰＣ
【図１】
2006148707.tif 000003
【図２】
2006148707.tif 000004
【図３】
2006148707.tif 000005
【図４】
2006148707.tif 000006
【図５】
2006148707.tif 000007
【図６】
2006148707.tif 000008
【図７】
2006148707.tif 000009
【図８】
2006148707.tif 000010
【図９】
2006148707.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
2006148707.tif 000013
【図１２】
2006148707.tif 000014
【図１３】
2006148707.tif 000015