(57)【要約】      （修正有）【課題】人々が各自の作業習慣を大きく変更することなく、デジタル文書と物理的文書の両方を処理し、形式変換とアクセスを容易に操作可能な方法及びシステムを提供する。【解決手段】少なくとも１つの文書処理装置における処理に関するデジタル文書を文書ストレージに格納及び管理するステップと、文書電子メールサーバを動作させ、制御システムのストレージの各デジタル文書に対し該文書にリンクされる各自の電子メールアイテムを生成するステップと、電子メールクライアントが文書電子メールサーバのユーザアカウントに関連付けされる専用電子メールフォルダを介し、文書電子メールサーバの電子メールアイテムにアクセスすることを可能にするステップと、オーナーについて対応する電子メールアイテムのデジタル文書ファイルのステータス変更を動的に反映させるため、文書電子メールサーバとストレージとを同期させるステップとから構成される方法。【選択図】図１
2006350999.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
デジタル文書のためのストレージを有する制御システムと、該制御システムに接続されるプリンタ、スキャナ、コピー機などの少なくとも１つの文書処理装置と、各自の電子メールクライアントを有するユーザの複数のワークステーションとから構成され、前記複数のワークステーション及び前記制御システムがネットワークを介した各自の双方向通信手段を有するデジタル文書処理システムにおける文書を処理する方法であって、
前記複数のワークステーションのユーザの１人により所有され、前記少なくとも１つの文書処理装置における処理に関するデジタル文書を文書ストレージに格納及び管理するステップと、
文書電子メールサーバを動作させ、前記制御システムのストレージの各デジタル文書に対し該デジタル文書にリンクされる各自の電子メールアイテムを生成するステップと、
電子メールクライアントが前記文書電子メールサーバのユーザアカウントに関連付けされる専用電子メールフォルダを介し、前記文書電子メールサーバの電子メールアイテムにアクセスすることを可能にするステップと、
オーナーについて対応する電子メールアイテムのデジタル文書ファイルのステータス変更を動的に反映させるため、前記文書電子メールサーバと前記ストレージとを同期させるステップと、
から構成されることを特徴とする方法。
【請求項２】
請求項１記載の方法であって、さらに、
対応するデジタル文書ファイルに対する処理において、電子メールクライアントの専用電子メールフォルダの電子メールアイテムの操作を動的に反映させるため、前記ストレージと前記文書電子メールサーバとを同期させるステップを有することを特徴とする方法。
【請求項３】
複数のワークステーションと、制御システムと、該制御システムに接続されるプリンタ、スキャナ、コピー機などの少なくとも１つの文書処理装置とから構成される文書処理システムであって、
前記複数のワークステーション及び前記制御システムは、ネットワークを介した各自の双方向通信手段を有し、
各ワークステーションは、各自の電子メールクライアントを有し、
前記制御システムは、前記複数のワークステーションのオーナーと呼ばれるユーザに関連付けされ、前記少なくとも１つの文書処理装置における処理に関するデジタル文書ファイルを格納及び管理するストレージと、プログラムによる制御の下、前記デジタル文書ファイルを管理し、前記オーナーに係るデジタル文書ファイルのステータスを前記オーナーに通知するプロセッサとを有し、
前記制御システムは、当該文書電子メールサーバの各電子メールアイテムが前記制御システムのデジタル文書ファイルの少なくとも１つに関連付けされる文書電子メールサーバを有し、
各電子メールクライアントには、前記文書電子メールサーバのユーザアカウントにリンクされる少なくとも１つの専用電子メールフォルダが設けられ、
前記プロセッサは、前記オーナーについて対応する電子メールアイテムのデジタル文書ファイルのステータス変更を動的に反映させるため、前記文書電子メールサーバと前記ストレージとを同期させるよう動作する、
ことを特徴とする文書処理システム。
【請求項４】
請求項３記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサはさらに、前記対応するデジタル文書ファイルに対する処理において、電子メールクライアントの専用電子メールフォルダの電子メールアイテムの操作を動的に反映させるため、前記ストレージと前記文書電子メールサーバとを同期させるよう動作することを特徴とする文書処理システム。
【請求項５】
請求項３又は４記載の文書処理システムであって、
電子メールアイテムとデジタル文書は、該電子メールアイテムに該デジタル文書のコピーが添付されることによりリンクされることを特徴とする文書処理システム。
【請求項６】
請求項４記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、前記文書電子メールサーバの電子メールアイテムの操作を検出し、これに応答して、該操作に応じて前記電子メールアイテムに係るデジタル文書ファイルのステータスを変更するため、前記文書電子メールサーバと同期するよう動作することを特徴とする文書処理システム。
【請求項７】
請求項６記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、前記デジタル文書に係る電子メールアイテムが、ユーザの専用電子メールフォルダから削除されたと判断すると、前記ストレージのデジタル文書ファイルを削除するよう動作することを特徴とする文書処理システム。
【請求項８】
請求項６記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、電子メールアイテムがユーザの専用電子メールフォルダに挿入されたと判断すると、前記ストレージにデジタル文書ファイルを生成するよう動作することを特徴とする文書処理システム。
【請求項９】
請求項４記載の文書処理システムであって、
前記少なくとも１つの文書処理装置は、デジタル文書スキャンシステムを有し、
前記プロセッサは、ユーザがスキャンジョブを生成することに応答して、前記スキャンシステムにより生成されるデジタル文書を含む添付を有する電子メールアイテムを前記文書電子メールサーバに生成するよう動作する、
ことを特徴とする文書処理システム。
【請求項１０】
請求項３記載の文書処理システムであって、
前記少なくとも１つの文書処理装置は、ローカルユーザインタフェースが設けられるデジタル文書印刷システムを有し、
前記プロセッサは、ユーザが前記ローカルユーザインタフェースにおいて前記デジタル文書に関する印刷ジョブを生成することに応答して、前記ストレージに格納されているデジタル文書のステータスを更新するよう動作する、
ことを特徴とする文書処理システム。
【請求項１１】
請求項４記載の文書処理システムであって、
前記少なくとも１つの文書処理装置は、スキャナとプリンタとを有するデジタル文書コピーシステムを有し、
前記プロセッサは、ユーザがコピージョブを生成することに応答して、前記スキャナにより生成されるデジタル文書を含む添付を有する電子メールアイテムを前記文書電子メールサーバに生成するよう動作する、
ことを特徴とする文書処理システム。
【請求項１２】
請求項３記載の文書処理システムであって、
前記少なくとも１つの文書処理装置は、前記ストレージに格納されているデジタル文書ファイルを操作するために前記制御システムに接続され、デジタル文書ファイルに関する処理を命令するためのローカルユーザインタフェースを有することを特徴とする文書処理システム。
【請求項１３】
請求項３記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、前記関連する電子メールアイテムのフィールドにデジタル文書のタイプを示すよう動作することを特徴とする文書処理システム。
【請求項１４】
請求項３記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、デジタル文書のタイトルを抽出し、前記関連する電子メールアイテムのフィールドに前記タイトルを指定するよう動作することを特徴とする文書処理システム。
【請求項１５】
請求項３記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、デジタル文書のコンテンツを抽出し、前記関連する電子メールのフィールドに前記コンテンツを指定するよう動作することを特徴とする文書処理システム。
【請求項１６】
請求項３記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、前記関連する電子メールアイテムのフィールドにデジタル文書の送信時刻を指定するよう動作することを特徴とする文書処理システム。
【請求項１７】
請求項１又は２記載の方法をプロセッサに実行させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理の技術分野に関する。より詳細には、本発明は、デジタル文書処理システムにおける文書処理方法に関する。さらに、本発明は、当該方法を実現するためのデジタル文書処理システム及びコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
多くの業務環境において、人々は文書を作成し、読み、参照し、変更し、保存するなど、作業を行う文書を管理する必要がある。多くの状況では、多数の人々が各自の文書を手作業により物理的な形式により、すなわち、各自の机や引き出しに印刷又は手書きの紙媒体の文書を保管することにより管理している。文書数が多くなるほど、それらの管理はより困難となる。この問題に対処する１つの方法は、すべての文書をデジタル化し、デジタル文書をコンピュータシステムにおいて管理するというものである。しかしながら、人々は物理的形式により、すなわち、紙媒体に印刷された文書により作業を行うことを好むかもしれず、自動化された文書管理システムの操作に適応するため、長年の習慣を変えることを所望しないかもしれない。さらに、ハードコピーとデジタルの両方の文書により作業することは、一方のタイプを他方のタイプへの変換、またその逆の変換をしばしば必要とする。実際、このような変換は、時間を要し、ユーザにとってしばしば煩わしいものとなる。
【０００３】
上述のような方法及びシステムは、例えば、ＥＰ１２２９７２４において開示されている。当該文献は、プリンタ、スキャナ及び／又はコピー機などの複数の文書処理装置を有する文書処理システムを記載している。これらの装置は、ネットワークを介し制御システムに接続されている。当該システムはさらに、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）などのワークステーションを有する。ワークステーションのユーザは、印刷ジョブをシステム内のプリンタに送信可能である。その後、このようなジョブは、ネットワークを介し制御システムに送信される。制御システムは、文書処理装置によりスキャンされた文書又は印刷対象となる文書など、デジタル文書を格納するストレージを有する。各デジタル文書は、複数のワークステーションの１人のユーザ（オーナー）と関連付けされている。例えば、印刷ジョブは、当該ジョブを送信したユーザとリンクされる。スキャニングジョブは、スキャナコンソールなどにおいて確認されたユーザと関連付けされる。制御システムは、デジタル文書を管理するためプロセッサを利用する。当該システムでは、印刷ジョブは、通常は即座に印刷は行われず、デジタル文書として保存される。その後、ユーザは、文書処理装置の何れかのコンソールにおいてローカルにデジタル文書を選択し、当該選択されたデジタル文書に対してＰＲＩＮＴコマンドを与えることができる。文書処理装置の何れかのコンソール上のディスプレイを介し、ユーザは自身のデジタル文書のステータス、すなわち、「印刷済み」又は「印刷されていない」などに関する情報を取得することができる。さらに、装置におけるスキャニング処理により生成されるデジタル文書は、ユーザのワークステーションにアップロードすることができる。
【０００４】
従って、上記既知のシステムは、ユーザのワークステーションにアップロード、格納及び管理可能なデジタル文書を生成するのに利用可能である。しかしながら、当該システムは、スキャニングされた文書ファイルに限定され、あらゆるタイプのデジタル文書に対するより一般的なアプローチは可能ではない。さらに、ユーザは、当該システムにログインし、ファイルを選択し、それを自らのワークステーションにアップロードするため、複数の処理ステップを経なければならない。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明の課題は、好ましくは、人々が各自の作業習慣を大きく変更することなく、デジタル文書と物理的文書の両方を処理し、一方の形式を他方の形式に容易に変換し、デジタル文書にアクセス可能な容易に操作可能な方法及びシステムを提供することである。
【０００６】
本発明の他の課題は、ユーザの文書ファイルの処理に関し情報及び制御をユーザに提供するのにユーザフレンドリなシステム及び方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、上記方法は、文書電子メールサーバを動作させ、前記制御システムのストレージの各デジタル文書に対し該デジタル文書にリンクされる各自の電子メールアイテムを生成するステップと、電子メールクライアントが前記文書電子メールサーバのユーザアカウントに関連付けされる専用電子メールフォルダを介し、前記文書電子メールサーバの電子メールアイテムにアクセスすることを可能にするステップと、オーナーについて対応する電子メールアイテムのデジタル文書ファイルのステータス変更を動的に反映させるため、前記文書電子メールサーバと前記ストレージとを同期させるステップとから構成されることを特徴とする。
【０００８】
本発明の課題は、複数のワークステーションと、制御システムと、該制御システムに接続されるプリンタ、スキャナ、コピー機などの少なくとも１つの文書処理装置とから構成される文書処理システムであって、前記複数のワークステーション及び前記制御システムは、ネットワークを介した各自の双方向通信手段を有し、各ワークステーションは、各自の電子メールクライアントを有し、前記制御システムは、前記複数のワークステーションのオーナーと呼ばれるユーザに関連付けされ、前記少なくとも１つの文書処理装置における処理に関するデジタル文書ファイルを格納及び管理するストレージと、プログラムによる制御の下、前記デジタル文書ファイルを管理し、前記オーナーに係るデジタル文書ファイルのステータスを前記オーナーに通知するプロセッサとを有し、前記制御システムは、当該文書電子メールサーバの各電子メールアイテムが前記制御システムのデジタル文書ファイルの少なくとも１つに関連付けされる文書電子メールサーバを有し、各電子メールクライアントには、前記文書電子メールサーバのユーザアカウントにリンクされる少なくとも１つの専用電子メールフォルダが設けられ、前記プロセッサは、前記オーナーについて対応する電子メールアイテムのデジタル文書ファイルのステータス変更を動的に反映させるため、前記文書電子メールサーバと前記ストレージとを同期させるよう動作することを特徴とする文書処理システムにより達成される。
【０００９】
本発明によると、デジタル文書ファイルにリンクされるサーバの電子メールと共に、専用電子メールサーバが使用される。電子メールサーバ及びジョブ処理は、電子メールが対応する文書ファイルの実際のステータスを反映していることを保証するため同期される。通常、ステータス変更は、ユーザのワークステーションにおいて電子メールを開き、対応する文書ファイルを印刷し、アイテムを入力、削除、移動又はコピーするなどのユーザアクション、又は文書処理装置において文書を印刷、スキャニングするなどのユーザアクションにより生じる。
【００１０】
ユーザの電子メールクライアントの専用フォルダは、リンクされている電子メールが自動的に正しい電子メールフォルダに配備されるように電子メールサーバとリンクされる。本発明の効果は、電子メールがコンピュータの初心者にもよく知られているツールであるということである。あまり知られていないファイルシステムにアクセスすることが求められる代わりに、ユーザは簡単に電子メールをチェックすることができる。さらに、ステータスの変更は、従来の電子メール通知を利用して自動的に通知することができる。例えば、従来のようにＰＣにログインすることにより、電子メールにアクセスすると、ユーザは自分の文書ファイルに関するステータス情報を取得するため自動認証される。専用の認証システムは不要となる。
【００１１】
印刷やスキャニングなどの各文書処理ジョブは、自動的に電子メールを文書のオーナーの電子メールクライアントの専用フォルダに送信する。電子メールはデジタル文書とリンクされているため、オーナーは容易に文書にアクセスすることができ、例えば、ユーザは自分のワークステーションにそれを容易にアップロードすることが可能となる。また、オーナーは、リンクされたデジタル文書に関するアクションに対しリザーブされている自分の電子メールクライアントの他のフォルダに電子メールを移動することができる。本発明者は、ユーザがしばしばあらゆるタイプのアクションに関連するカスタムフォルダを有する標準的な文書管理システムとして電子メールクライアントを使用しているということを認識している。本発明は、電子メールアプリケーションにおいて処理可能な形式にユーザが作業するすべての文書を適応し、これにより、標準的な文書管理システムにこれらの文書を入力することが可能となるシンプルな方法を提供する。さらに、文書にリンクした電子メールアイテムが、専用電子メールフォルダに維持される限り、関連する文書の実際のステータスを常時反映させるため更新される。
【００１２】
本発明の実施例では、電子メールとデジタル文書の間のリンクは、電子メールアイテムに添付されるデジタル文書のコピーの形式により実現される。このようにして、ワークステーションからのデジタル文書へのアクセスは、電子メールアイテムの添付を単にダウンロードすることにより容易に実現される。
【００１３】
Ｒｅｓｅａｒｃｈ  Ｄｉｓｃｌｏｓｕｒｅ  ＪｏｕｒｎａｌにおけるＪｉｍｍｙ  ＳｆａｅｌｏｓとＳａｍｕｅｌ  Ｌｅｓｔｅｒによるデータベース番号４７２０７０「Ｓｍａｒｔ  ｐｒｉｎｔｅｒ  ｅｍａｉｌ  ｉｍａｇｅ  ａｔｔａｃｈｍｅｎｔｓ」から、印刷対象の文書が電子メールへの添付である電子メールとして印刷ジョブをネットワークプリンタに送信することは知られている。価格決定オプションにより証明され、ユーザが印刷命令を完了することを可能にするため、応答電子メールがユーザに送信されてもよい。
【００１４】
ＵＳ５４９９１０８から、電子メールへの添付としてユーザにスキャンされた文書を提供することが知られている。何れのシステムも従来の電子メールクライアントを使用し、文書処理ジョブとの同期が維持される特別なサーバは使用されない。このため、最新のステータス情報は利用可能ではなく、すべての新しい文書に対するリンクされた電子メールの自動生成は保証されない。
【００１５】
本発明の実施例では、対応するデジタル文書ファイルに対する処理において、電子メールクライアントの専用電子メールフォルダの電子メールアイテムの操作を反映させるため、ストレージと文書電子メールサーバとが同期される。
【００１６】
よく知られていない装置に固有のシステムコマンドを使用する必要なく、本発明は、電子メールを操作する形式によりデジタル文書を制御するシンプルな方法をユーザに提供する。
【００１７】
本システムの実施例では、前記プロセッサは、前記文書電子メールサーバの電子メールアイテムの操作を検出し、これに応答して、該操作に応じて前記電子メールアイテムに係るデジタル文書ファイルのステータスを変更するため、前記文書電子メールサーバと同期するよう動作する。このように、電子メールの操作が直接的に関連するデジタル文書に影響を与える。操作には、ＰＲＩＮＴ及びＤＥＬＥＴＥ機能が含まれるかもしれない。
【００１８】
本システムの実施例では、前記プロセッサは、前記デジタル文書に係る電子メールアイテムが、ユーザの専用電子メールフォルダから削除されたと判断すると、前記ストレージのデジタル文書ファイルを削除するよう動作する。
【００１９】
本システムの実施例では、前記プロセッサは、電子メールアイテムがユーザの専用電子メールフォルダに挿入されたと判断すると、前記ストレージにデジタル文書ファイルを生成するよう動作する。本発明によるシステムでは、専用フォルダへの電子メールのドラッグ又はコピーは、以降において印刷される制御システムのストレージのデジタル文書を生成する。所望される場合、電子メール以外の文書は、添付として当該文書を有する電子メールを専用電子メールフォルダに挿入することにより印刷することができる。
【００２０】
本システムの実施例では、前記少なくとも１つの文書処理装置は、ローカルユーザインタフェースが設けられるデジタル文書印刷システムを有し、前記プロセッサは、ユーザが前記ローカルユーザインタフェースにおいて前記デジタル文書に関する印刷ジョブを生成することに応答して、前記ストレージに格納されているデジタル文書のステータスを更新するよう動作する。
【００２１】
本システムの実施例では、前記少なくとも１つの文書処理装置は、デジタル文書スキャンシステムを有し、前記プロセッサは、ユーザがスキャンジョブを生成することに応答して、前記スキャンシステムにより生成されるデジタル文書を含む添付を有する電子メールアイテムを前記文書電子メールサーバに生成するよう動作する。
【００２２】
本システムの実施例では、前記少なくとも１つの文書処理装置は、スキャナとプリンタとを有するデジタル文書コピーシステムを有し、前記プロセッサは、ユーザがコピージョブを生成することに応答して、前記スキャナにより生成されるデジタル文書を含む添付を有する電子メールアイテムを前記文書電子メールサーバに生成するよう動作する。これらは、ユーザがよく知らないツールを使用する必要なく、電子形式によりユーザにスキャン又はコピーされた文書を提供するシンプルかつ直接的な方法である。
【００２３】
本システムの実施例では、前記少なくとも１つの文書処理装置は、前記ストレージに格納されているデジタル文書ファイルを操作するために前記制御システムに接続され、デジタル文書ファイルに関する処理を命令するためのローカルユーザインタフェースを有する。本実施例によると、ユーザのデジタル文書は、文書処理装置と共に、可能なアクションは異なっているかもしれないが、電子メールクライアントから処理されてもよい。
【００２４】
本システムの実施例では、前記プロセッサは、前記関連する電子メールアイテムのフィールドに、印刷ジョブ、スキャンジョブ、コピージョブなどの関連する処理ジョブに関するデジタル文書のタイプを示すよう動作する。本システムの実施例では、前記プロセッサは、デジタル文書のタイトルを抽出し、前記関連する電子メールアイテムのフィールドに前記タイトルを指定するよう動作する。本システムの実施例では、前記プロセッサは、デジタル文書のコンテンツを抽出し、前記関連する電子メールのフィールドに前記コンテンツを指定するよう動作する。本システムの実施例では、前記プロセッサは、前記関連する電子メールアイテムのフィールドにデジタル文書の送信時刻を指定するよう動作する。上記各特徴は、電子メールリストにおいてデジタル文書をユーザが特定することに役に立つ。これは、ユーザが現在のステータスを知りたいデジタル文書及び／又はユーザが制御したいジョブを特定するのに利用可能である。それはまた、ユーザがアーカイブし、アーカイブされた印刷テスト、スキャン、コピーされた文書など、以降において抽出することを所望するデジタル文書に関する電子メールを抽出することに役に立つ。
【００２５】
本発明の実施例では、関連する電子メールアイテムと共にデジタル文書が印刷され、フォルダ又は包袋を構成するため、印刷された文書を収容可能なより大きな用紙に電子メールアイテムが印刷される。特別なケースでは、１つの電子メールアイテムが複数のデジタル文書に関連付けされ、この場合、包袋が印刷されたすべての文書を収容し、携帯するのに便利な包袋を構成することができる。
【発明の効果】
【００２６】
本発明によると、人々が各自の作業習慣を大きく変更することなく、デジタル文書と物理的文書の両方を処理し、一方の形式を他方の形式に容易に変換し、デジタル文書にアクセス可能な容易に操作可能な方法及びシステムを提供することが可能となる。また、ユーザの文書ファイルの処理に関し情報及び制御をユーザに提供するのにユーザフレンドリなシステム及び方法を提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
図１は、本発明による一例となる文書処理システム１００のブロック図を示す。文書処理システム１００は、プリンタ、スキャナ、コピー機などの少なくとも１つの文書処理装置と、複数のワークステーション１５０と１６０と、制御ユニット又はサーバ１４０と、各装置を互いに接続するためのネットワーク１７０とを有する。
【００２８】
図１のシステムでは、３つのタイプの一例となる文書処理装置１１０、１２０及び１３０が示される。利用可能な適切な文書処理装置として、例えば、オセのＶａｒｉｏＰｒｉｎｔ２０×０シリーズのデジタルコピー機があげられる。これらの装置のすべては、ディスプレイに設けられ、キーなどの手段を操作するユーザインタフェース（ＵＩ）１１１、１２１及び１３１と、ネットワーク１７０を介した双方向通信のための手段（ＣＯＭ）１１５、１２５及び１３５を有する。デジタル文書印刷システム（ＤＤＰＳ）１１０は、レーザプリンタなどの印刷ユニット（ＰＵ）１１２を有する。デジタル文書スキャンシステム（ＤＤＳＳ）１２０は、カラースキャナなどのスキャンユニット（ＳＵ）１２２を有する。デジタル文書コピーシステム（ＤＤＣＳ）１３０は、個別に利用可能なスキャンユニット１３２と印刷ユニット１３４から構成されるコピーユニットを有する。各文書処理装置は、適切な制御ソフトウェアにより動作するマイクロプロセッサに基づき、組み込み制御ユニット（図示せず）により制御されることは理解されるであろう。文書処理装置はまた、印刷対象となる文書、スキャンされた文書、複製途中の文書などのデジタル文書を格納するストレージ（図示せず）を有するようにしてもよい。
【００２９】
文書処理システム１００はさらに、複数のワークステーションを有する。ここでは、ワークステーション１５０と１６０が示されている。ワークステーションは、ＰＣ、ラップトップ、モバイル装置（携帯情報端末（ＰＤＡ）、携帯電話、デジタルカメラなど）などの何れか適切な形態をとるものであってもよい。典型的には、このようなワークステーションは、それを制御し、ユーザプリケーションを実行するプロセッサと、ユーザ出力装置（ディスプレイなど）と、ユーザ入力装置（キーボード、マウスなど）と、作業用メモリ（ＲＡＭなど）と、プロセッサを制御するプログラムを格納し、文書処理装置の少なくとも１つから供給又は受信されるデジタル文書を格納する記憶装置（ハードディスク、フラッシュなどのソリッドステートメモリなど）とを有する。ワークステーションの上記コンポーネントは、周知であり、図面には図示しない。各ワークステーション１５０と１６０はまた、各自の電子メールクライアント１５２と１６２を有する。電子メールクライアントは、好ましくは、１以上の電子メールサーバと通信するのに適した従来の電子メールプロトコル（ＩＭＡＰ、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｅｘｃｈａｎｇｅ、ＨＴＴＰなど）を用いたＭｉｃｒｏｓｏｆｔのＯｕｔｌｏｏｋやＯｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓなどの従来の電子メールクライアントである。複数のワークステーション（ＷＳ）１５０及び１６０、文書処理装置１１０、１２０及び１３０、並びに制御システム１４０（以下で詳細に説明される）は、ネットワーク１７０を介した双方向通信のための各自の手段１５５、１６５、１４５、１１５、１２５及び１３５を有する。ネットワークは、有線ネットワーク（イーサネット（登録商標）など）や無線ネットワーク（ＷｉＦｉ、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈなど）などの任意の適切な媒体技術を利用するものであってもよい。より高いレベルのプロトコルは、インターネットに使用されるようなＴＣＰ／ＩＰプロトコル群のものであってもよい。通信手段１５５、１６５、１４５、１１５、１２５及び１３５は、従来のハードウェア及び／又はソフトウェアを用いて実現されてもよい。
【００３０】
制御システム１４０は、プロセッサ（ＰＲＯＣ）１４１と、文書電子メールサーバ（ＤＥＳ）１４３と、ストレージ１４２及び１４４とを有する。
【００３１】
ストレージ１４２は、デジタル文書ファイル及び文書処理装置１１０、１２０及び１３０の関連する文書処理ジョブを格納及び管理するためのものである。本発明に関して、デジタル文書ファイルは処理ジョブ、すなわち、物理的文書を生成するためデジタル文書を印刷するための印刷ジョブ、物理的文書をスキャニングし、デジタル文書ファイルを生成するためのスキャンジョブ、又はスキャニングジョブと印刷ジョブから連続的に構成されるコピージョブに関連付けされる。以下において、「ジョブ」という表現は、特段の指定がされない場合には、デジタル文書とそれの関連する処理ジョブの組み合わせに対して用いられる。
【００３２】
各ジョブ／デジタル文書は、複数のワークステーションのユーザに関連付けされる。このようなユーザは、「オーナー」と呼ばれる。この関連付けを維持するため、ストレージ１４２は、各ジョブに対して関連付けを有するフィールドを格納するようにしてもよい。制御システムは、コンピュータサーバシステムにおいて知られるような従来のハードウェア及びソフトウェアを用いて構成されてもよい。適切なプログラムによる制御の下、プロセッサ１４１はストレージ１４２に格納されているジョブを管理する。プログラムはまた、同一のストレージ１４２又は他の好ましくは不揮発性メモリに格納されるようにしてもよい。ジョブを管理することが可能となるように、制御システム１４０は各文書処理装置に接続される。この接続は、任意の適切な方法により実現されてもよい。図１は、制御システム１４０と文書処理装置１３０との間の一例となる一対一のリンクを示す。このようなリンクは、専用的なものであってもよい。あるいは、ネットワーク接続１７０が、文書処理装置１１０と１２０について図１に示されるように利用されてもよい。本例では、同一のネットワーク媒体が、ワークステーション１５０及び１６０と制御システム１４０との間の通信に利用されるものと同様に利用される。ネットワーク技術は、異なる技術がブリッジ、ルータ、ゲートウェイなどの従来技術を用いて接続されるハイブリッドタイプであってもよい。この接続を介し、制御システム１４０は、デジタル文書を文書処理装置（装置１１０、１３０など）に送信し、及び／又は文書処理装置（装置１２０、１３０など）からデジタル文書を受信することができる。
【００３３】
印刷ジョブの一部として、ジョブオーナーは、処理装置を指示／選択するようにしてもよい。これは、任意の適当な方法により実行されてもよい。例えば、ユーザは、選択可能なプリンタリストの名前によりプリンタを特定し、又は、カラー、クオリティ、スピードなどのプリンタ又は印刷ジョブの性質を指定することによって、プリンタを指定／選択するようにしてもよい。その後、制御システム１４０は、この情報を利用して、印刷ジョブを適切なプリンタに送信する。プリンタが完全には特定されていない場合（例えば、性質により指定されるなど）、制御システムは、適切なプリンタを選択するようにしてもよい。
【００３４】
あるいは、本システムは、印刷ジョブがワークステーションから選択されたプリンタに直接送信され、各プリンタが受信したすべてのジョブを制御システム１４０に通知するように構成されてもよい。
【００３５】
制御システムがどのように１以上の文書処理装置を制御し、文書処理装置により処理されているジョブの実際のステータスによってどのように完全に最新のものを維持する（同期する）かについては知られていることに留意すべきである。このようなシステムの一例として、オセのイントラロジックユーティリティがあげられる。制御システム１４０は、必ずしも必要ではないが、オペレータ又はユーザが制御システム１４０を直接制御することを可能にするユーザインタフェースを有するようにしてもよい。さらに、制御システム１４０は、独立した装置として実現されてもよいし、又は文書処理装置に搭載されてもよいし、さらにすべての文書処理装置に分散システムとして搭載されてもよい。
【００３６】
本システムに関しては、印刷のためネットワークを介し文書処理装置に送信される印刷用のデジタル文書ファイルは、第１のタイプ又は第２のタイプの何れかである。第１タイプのファイルは、直接的に、すなわち、装置のオペレータ側のさらなるアクションなしに印刷されることが要求され、第２タイプのファイルは、装置のメモリに単に格納され、オペレータがファイルを選択し、それに対する印刷プロセスをスタートすることにより装置のローカルユーザインタフェースにおいて明示的に要求するまで印刷されないことが要求される。関係するファイルタイプは、ファイルに付加される属性から明らかである。
【００３７】
第１タイプのデータファイルの処理はさらに、自動印刷（ＡＰ）と呼ばれ、装置の印刷キューを要する。第２タイプのデータファイルの処理は、対話型印刷（ＩＰ）と呼ばれ、「メールボックス印刷」として知られている。メールボックス印刷の手順は、本出願人の特許ＥＰ１２２９７２４に開示されており、以下で概要が説明される。
【００３８】
第２タイプの印刷用のファイルがプリンタ又は制御システム１４０において受信されると、何れのケースにおいても、オーナーの名前やファイル名などの所定のメタデータがファイルから抽出され、管理システムに維持されるリストに格納される。その後、ファイル自体は、オーナーの名前と共に受信装置のストレージユニットに変更されることなく格納される。ストレージユニットは、管理システムと共に、それぞれが１人のオーナーに割り当てられる文書ファイル用の「メールボックス」と呼ばれる「論理格納スペース」を構成する。プリンタのオペレータがある文書ファイルを印刷することを所望するとき、プリンタのユーザインタフェースの適切なキーを押下することにより、受信した文書ファイルのリストを呼び出す。その後、文書ファイルのリストは、自動的に表示され、オーナー名によりソートされる。
【００３９】
図４は、ＳＴＡＲＴキー４２０を有する操作キーとディスプレイ４１０を有する文書処理装置のユーザインタフェースのオペレータ制御パネルを示す。当該ディスプレイには、選択されているユーザ（Ｒｕｕｄ）を含むユーザリスト４３０が表示され、当該ユーザについて、文書リスト４５０が示される。その後、オペレータは、リスト内の意図する文書ファイル４６０を選択し、ユーザインタフェース上のＰＲＩＮＴキー４２０を押下することにより印刷プロセスをスタートする。第２タイプの文書ファイルが印刷完了すると、オーナーにより削除されるまでストレージユニットに格納され続ける。それは印刷完了を表示するためチェックマーク４７０などによりマーキングされるが、印刷用に選択可能状態が維持される。メールボックスの文書ファイルは、送信時刻によりソートされる。
【００４０】
本発明は主として、原則的に永久的な第２タイプ（ＩＰ）の文書ファイルの印刷に使用されることが意図される。しかしながら、本発明はまた、印刷キューに存在する限り通常は存在する第１タイプ（ＡＰ）ファイルにも適用可能である。後者はまた、一般に利用可能なキューベース自動印刷システムに適用可能である。
【００４１】
「メールボックス」の原理はまた、文書スキャニングに利用可能である。本出願人の特許ＥＰ１２２９７２４に記載されるように、スキャニングセッションは、例えば、識別コードを入力させることにより、デジタルコピー機のローカルユーザインタフェースにおいてユーザが特定されることから開始されてもよい。その後、文書がスキャンされ、スキャンデータファイルが、ユーザ名による装置のメモリに、すなわち、ユーザのメールボックスに自動的に格納される。ここで、ユーザは、自分のワークステーションに戻り、コピー機にログインし、メールボックスのスキャンファイルの概略を要求する。その後、ユーザはその中の１以上を選択し、自分のワークステーションにダウンロードするかもしれない。マールボックススキャニングはまた、本発明の発明者により想到される。
【００４２】
ジョブ（デジタル文書ファイル）がすべて制御システム１４０に格納されるシステムについて、本発明の動作がさらに説明される。文書ファイルが文書処理装置に格納され、制御システムが協調のためだけに使用される他のシステムアーキテクチャが、当業者には直接的に想到されるであろう。この実施例は、本発明に含まれ、添付した請求項の範囲に属する。
【００４３】
本発明によると、ユーザは、電子メールを介し自分のジョブの実際のステータスを最新状態に維持する。このため、制御システム１４０は、専用の文書電子メールサーバ１４３と付属のストレージ１４４を有する。この文書電子メールサーバ１４３の電子メールアイテムは、制御システムの少なくとも１つのジョブに関連付けされる（例えば、ストレージ１４２に格納されている関連する文書とプロセッサ１４１によりモニタされるすれのステータスによるなど）。各電子メールクライアント（ＥＣ）１５２と１６２には、文書電子メールサーバのユーザアカウントにリンクされた少なくとも１つの電子メールフォルダが備えられる。このようにして、文書電子メールサーバ１４３のジョブステータスに関する電子メールが、デジタル文書のオーナーにより使用される電子メールクライアントを介し閲覧できる。ユーザアカウント及び電子メールへのアクセスは、電子メールサーバについて知られているような従来方法により制御可能である。プロセッサ１４１は、関連するジョブの実際のステータスに従ってステータス電子メールを発行及び動的に更新するため、プロセッサに文書電子メールサーバと同期させるソフトウェアによりプログラムされる。効果的には、プロセッサ１４１は、文書処理装置を制御（及び同期させる）ためのソフトウェアを実行するだけでなく、電子メールサーバのためのソフトウェアも実行する。このことは、同期処理を大きく簡略化させる。関連する電子メールにより実際の文書ステータスを同期させるためのソフトウェアは、電子メールサーバにおいてプラグインの形式をとるようにしてもよい。
【００４４】
図２は、説明される各機能を実行するためのプログラム命令を有するメインソフトウェアモジュールによるソフトウェアの一例となる構成を示す。当業者は同じ目的のための他の実現形態を構成可能であるということは理解されるであろう。
【００４５】
図２の一例となる構成では、制御システム１４０は、２つのメインソフトウェアモジュール２１０と２２０を有する。原則的には、モジュール２１０は従来のものであり、文書処理装置の制御を扱う。図２の構成では、当該モジュールは、文書処理装置との通信用の低レベルモジュール２１２と、実際の制御及びステータスのモニタリングを実行するための高レベル（アプリケーションレベル）モジュール２１４とに分割される。明らかに、モジュール２１０は、制御及びモニタリングを実行するためのデータを使用する。ブロック２４０は、維持されるデータ部分を示す。本例では、ブロック２４０の各行は、制御システムにより維持される１つのジョブに関するデータを格納する。各ジョブについて、ジョブ識別子（名前又は番号など）が維持されてもよい。ジョブ識別子ＩＤ−１、ＩＤ−２及びＩＤ−３が示される。各ジョブについて、典型的には、少なくとも１つのステータスフィールドが維持される。ステータスフィールドは、文書処理装置によるジョブの実行の直近のステータスを表すかもしれない。制御システム１４０は、例えば、ポーリングを介し、又は割込みベースによるなど任意の適切な方法により文書処理装置からこれを取得するようにしてもよい。上記３つのジョブについて、ステータスフィールドはそれぞれＳｔ−１、Ｓｔ−２及びＳｔ−３である。印刷ジョブについては、このようなステータスは、格納済み、印刷中、印刷済み、エラーなどであるかもしれない。マルチジョブタイプシステムでは、印刷、スキャン、コピーなどのジョブタイプをカバーする追加的フィールドが利用可能である。ジョブの一部である実際のデジタル文書ファイルはまた、文書名、文書タイトルなどの識別子を有する。このような文書識別子は、ジョブ識別子の付属物としてみなすことが可能である。上記３つのジョブついて、付属識別子はそれぞれＡｐ−ＩＤ１、Ａｐ−ＩＤ２及びＡｐ−ＩＤ３である。ジョブについて複数の文書が存在する上級では、図２のシンプルな構成以外の構成が必要となる（例えば、ジョブごとにより多くの文書フィールドを使用して、ジョブごとにより多くの行を使用して、動的リストを可能にするためポインタを使用して等）。このような技術は周知である。これまで説明されたフィールドは、ＤＲＡＭなどのメインメモリに容易に維持することができる。実際の文書は比較的大きなものであるため、図２は、文書が図１のストレージ１４２などのバックグラウンドメモリに格納される構成を示す。この文書に対するポインタ（ファイル識別子、ＵＲＬ／ＵＲＩなど）は、ブロック２４０に格納されてもよい。上記３つのジョブについて、ポインタはそれぞれｊ−ｐｔｒ１、ｊ−ｐｔｒ２及びｊ−ｐｔｒ３である。
【００４６】
モジュール２２０は、図１の文書電子メールサーバ１４３の役割を処理する。コアとなる電子メールサーバソフトウェアは、アイテム２２４として示される。このモジュール２２４は、従来のものであってもよい。ブロック２５０は、サーバにおいて電子メールに対して維持されるデータを示す。ブロック２５０のデータは、物理的分離されたメモリであることを必要としないメモリ２４４（図１）に格納される。
【００４７】
再び、説明のため、シンプルな構成が示される。より複雑な構成が利用されてもよいし、電子メールサーバとそれのデータは従来のものであってもよい。本例では、各電子メールについて、ある行のデータが利用される。各行は電子メール識別子を有する。理想的には、電子メール識別子が対応するジョブ識別子に一致する。あるいは、直接的なマッピング機構は、ブロック２５０の電子メールをブロック２４０のジョブにリンクさせるのに利用されてもよい。図２の例では、電子メール識別子ＩＤ−１とＩＤ−２が示される。送信者、受信者、主題などのさらなる従来の電子メールフィールドが存在する。以下において、本発明によるシステムにおいて、これらのフィールドがどのように利用可能であるかに関する説明が与えられる。
【００４８】
モジュール２２２は、ブロック２５０の電子メールデータがブロック２４０のジョブステータス情報を表すことを保証するためのプログラム命令を表す。これにより、モジュール２２２は、従来の制御の役割と電子メール表現との間の同期を担当する。同期モジュール２２２は、電子メールサーバ２２４のプラグインとして実現されてもよい。これは、電子メールに対するフルアクセス及び制御を提供する。同期モジュール２２２は、対応する電子メールを更新するため、ジョブステータスの変更を最新に維持し、又は電子メールの変更に応答してジョブステータスを更新する任意の機構を利用するようにしてもよい。例えば、ポーリング又はトリガリング（割込みなど）技術が利用可能である。
【００４９】
モジュール２２６は、電子メールクライアントと通信するため電子メールサーバ２２４により使用されるソフトウェアを表す。このソフトウェアは、従来のものであってもよく、適切なネットワークプロトコルを有するものであってもよい。
【００５０】
メインモジュール２３０は、クライント、すなわち、図１のステーション１５０又は１６０などのワークステーションのソフトウェアを表す。このソフトウェアはまた従来のものであってもよい。それは、サーバのモジュール２２６と通信するためのサブモジュール２３２と、ＭｉｃｒｏｓｏｆｔのＯｕｔｌｏｏｋなどの実際の電子メールクライアントを表すサブモジュール２３４とを有するものであってもよい。
【００５１】
本発明によると、文書処理装置１１０、１２０及び１３０の何れか、又は制御システム１４０のユーザのメールボックスの変更が、ユーザがログインするワークステーションに電子メールにより通知される。特に、新しいデジタル文書ファイル（ジョブ）がユーザのメールボックスに入力されると、専用電子メールサーバ１４３において対応する電子メールアイテムが生成される。新しいデジタル文書ファイルは、以下の何れかの方法によりメールボックスに入力されてもよい。ここで、以下のリストは説明のために与えられたものであり、必ずしも完全なものではないということが理解される。
・印刷用のデジタル文書が、ユーザのワークステーションから送信され、ストレージ１４２のユーザのメールボックスに格納される。
・１つの文書処理装置のスキャンプロセスにおいて、ユーザが当該装置において自らを特定した後、デジタル文書ファイルが生成され、ストレージ１４２のユーザのメールボックスに格納される。
・１つの文書処理装置のコピープロセスのスキャン段階において、ユーザが当該装置において自らを特定した後、デジタル文書ファイルが生成され、ストレージ１４２のユーザのメールボックスに格納される。
・添付されたデジタル文書を有する電子メールが、ユーザの電子メールクライアントから電子メールサーバ１４３により受信される。
・添付されたデジタル文書を有する電子メールが、ユーザの電子メールクライアントの他の電子メールフォルダから、当該クライアントの専用電子メールフォルダに移動される。このような場合、本発明は、クライアントがサーバに関連するアカウントを更新するアクションを自動的に通知する従来の電子メールプロセスを利用する。他の電子メールフォルダが、専用電子メールサーバ１４３とは異なるネットワークの上述の汎用電子メールサーバとリンクされる場合、汎用電子メールサーバから専用電子メールサーバ１４３へのファイル転送が実行される必要がある（既存の電子メールシステムのすべてが当該処理に適しているとは限らないが、多くの電子メールシステムは適しているということに留意されたい）。
【００５２】
最後の２つの場合、電子メールへの添付は、ストレージ１４２のメールボックスに格納されるべきデジタル文書としてサーバにより自動的に解釈される。
【００５３】
電子メールアイテムの従来のフィールドは、効果的には、図２のブロック２４０に示されるように、デジタル文書の性質と関連する処理ジョブを表すのに使用可能である。プロセッサ１４１は、デジタル文書に関する電子メールアイテムのフィールドにデジタル文書の以下の性質の少なくとも１つを表すようプログラムされる。
・デジタル文書のオーナー：これは、例えば、電子メールの送信者（又は受信者）フィールドに挿入されてもよい。
・関連する文書処理ジョブのタイプ（印刷、スキャン、コピーなど）：例えば、これは、電子メールの主題フィールドに示されるかもしれない。主題フィールドが複数の性質を表す場合、好ましくは、ジョブタイプは第１要素である（例えば、主題フィールド上のソートにより、同一タイプのデジタル文書の迅速な特定を可能にする）。
・デジタル文書のタイトル：これはまた、例えば、ジョブタイプの記載に続いて主題フィールドに示されてもよい。文書タイトルは、多数の方法により取得可能である。例えば、印刷ジョブについては、印刷対象となるファイル名が利用され、文書のメタデータからタイトルが取得され、又は、文書コンテンツが当該コンテンツを表す適切な単語に対して解析されてもよい（例えば、ヘッディングスタイルの最初の単語など）。文書解析自体は知られている。文書が、例えば、スキャンファイルであるとき、「テキスト」形式でない場合、まずＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）技術が利用可能である。何れのタイトルも検出できない場合、「ｎｏ  ｔｉｔｌｅ」又は「ｕｎｋｎｏｗｎ  ｔｉｔｌｅ」などのデフォルトタイトルが示されてもよい。
・文書のコンテンツの表示：これは、電子メールの本体に示されてもよい。この表示は、文書のグラフィカル要素又は最初のライン、文書のページ（最初のページなど）のサムネイル表現など、任意の適切な形式をとりうる。
・デジタル文書のフルコンテンツ：これは、好ましくは、電子メールアイテムに添付される。印刷ジョブについて、これは印刷テストであるかもしれない（すなわち、印刷された、又は印刷予定の実際の画像）。スキャンジョブについて、これは実際の文書であるかもしれない。広範な使用が可能であるため、好ましい添付形式はＰＤＦ又はＴＩＦＦである。文書は、グラフィック、テキスト又はこれらの組み合わせなどの任意の適切な表示であってもよい（例えば、印刷済み／スキャン済みとしてグラフィカル表示されるが、選択可能である）。効果的には、添付名は文書名と同じであってもよい。
・関連する文書処理ジョブの送信時刻：これは、例えば、電子メールアイテムの日時フィールドに挿入されてもよい。
・ページ数、スキャンされた文書については、これらのページが片面又は両面スキャンされたものであるかなどの追加的性質が、メッセージの本体に挿入されてもよい。
【００５４】
図３は、電子メールクライアントの一例となるユーザインタフェースに関するコンセプトを示す（本ケースでは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓ）。アイテム３００は、本発明による文書電子メールサーバにリンクされるフォルダを示す（他のフォルダは、本発明による特定の機能を有するものではないが、ネットワーク環境に収容される図示しない他の汎用的な電子メールサーバにリンクされる）。本例では、Ｖａｒｉｏｆｏｌｄｅｒと呼ばれる１つのフォルダが使用される。すべての文書処理装置の処理のためのすべてのデジタル文書が、このフォルダに表される。各装置に１つのフォルダなど、容易に多数のフォルダが利用可能であるということは理解されるであろう。所望される場合、各制御システムが１つのフォルダにリンクされる複数の制御システムが利用可能である。アイテム３１０は、当該電子メールクライアントを利用するのにログインしたユーザであるデジタル文書のオーナーを示す。スキャニングシステムにおいて制御されるスキャンジョブについて、ユーザは、コンピュータ／電子メールシステムのユーザとして自らを特定する必要があるかもしれない。本例では、ユーザは送信者と受信者の両フィールドにより示される。アイテム３２０と３３０は、主題フィールドを示す。この場合、アイテム３２０はジョブタイプを示し、アイテム３３０はデジタル文書名を示す。
【００５５】
現在選択されているデジタル文書の添付は、一例となるＭｉｃｒｏｓｏｆｔのＯｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓアプリケーションのユーザには周知であるように、ユーザが添付サイン３７０をクリックすると表示されるようにしてもよい。好ましくは、必ずしも必要ではないが、添付名はデジタル文書自体と同じである。添付サイン３７０をクリックすると、ユーザが添付を自分のワークステーションにダウンロードすることを可能にするメニューが開かれる。
【００５６】
ジョブが複数の文書を関するものとすることが可能であるということは、理解されるであろう。この場合、複数の添付が存在しうる。アイテム３４０は、当該ジョブの処理時間、すなわち、印刷ジョブの送信時刻又はスキャンジョブのスキャニング時刻を示す。アイテム３５０と３６０は、メッセージ本体の一部を示す。アイテム３６０は、文書のコンテンツの一部を示す。アイテム３５０は、文書のページ数を含むその他の性質をカバーする。
【００５７】
本発明の実施例では、メールボックスのデジタル文書のオーナーは、文書に関する自分の専用のフォルダの電子メールアイテムの操作を介し文書を制御することが可能である。この操作には、電子メールの削除、印刷、作成、コピー、移動又は転送などの従来の電子メールクライアントの既知の操作が含まれるかもしれない。
【００５８】
クライアントの電子メールアイテムの操作は、電子メール文書サーバ１４３の対応する電子メールアイテムに影響を与える。好ましくは、プロセッサ１４１は、文書電子メールサーバの電子メールアイテムの操作を決定するため、電子メール文書サーバ１４３と同期するようプログラムされる。図２を参照するに、この削除は同期モジュール２２２により実行される。サーバの電子メールアイテムの操作を決定することに応答して、プロセッサ１４１は、電子メールアイテムに関連し、ユーザのメールボックスに格納されているデジタル文書のステータスを更新する。このステータスの更新は、操作タイプに依存する。電子メールアイテムが複数の文書処理ジョブに関連しているということは、理解されるであろう。
【００５９】
例えば、以下のステータス更新（アクション）を制御する電子メール操作が行われてもよい。
・ユーザの電子メールフォルダからの印刷ジョブに関する電子メールアイテムの削除：関連するデジタル文書の削除
・ユーザの電子メールフォルダの印刷ジョブに関する電子メールアイテムの挿入：電子メールアイテムの添付及び／又は電子メールアイテムを含むデジタル文書の作成
・電子メールフォルダの文書ファイルに関する電子メールアイテムシーケンスの変更：電子メールフォルダのシーケンスを反映させるため、文書処理装置のユーザインタフェースのメールボックス表示の関連するデジタル文書の再配置
・プリンタコンソールの印刷キーを起動することにより、ユーザのメールボックスのデジタル文書の印刷が、ユーザの電子メールクライアントのリストの対応する電子メールアイテムにマーク付けされてもよい。このマーク付けは、プリンタのコンソールディスプレイのチェックサイン４７０と同期される（図４）。実際の実現形態では、フラグサインを設けるなどの現在の電子メールクライアントの既存の可能性が使用されてもよい。
【００６０】
当業者は、制御システムにより制御可能な他のアクションを電子メールアイテムに対する操作と関連付けることが理解されるであろう。
【００６１】
現在の大部分の電子メールクライアントは、ユーザが電子メールアイテムシーケンスを自由に変更することを不可とするということに留意されたい。ユーザは、ある基準に基づき電子メールをソート又はフィルタリングするようにしてもよい。将来的な電子メールクライアントは、当該シーケンスの自由な変更をサポートするかもしれない。この機能は、既存の電子メールクライアントのプラグインを介し、又は新たな電子メールクライアントに当該機能を搭載することによって、すでにサポート可能とされる。
【００６２】
本発明者により考えられる他の電子メール操作は、専用フォルダ３００からユーザの電子メールクライアントの他のフォルダの何れかに文書関連電子メールを複製又は移動する。他のフォルダが専用電子メールサーバ１４３ではなく、上述のネットワークの汎用電子メールサーバにリンクされている場合、これは、添付された文書のコピーと共に、電子メール文書サーバ１４３から汎用電子メールサーバへの電子メールアイテムの転送に関するものとなる。この操作は、ユーザに文書管理システムとして自分の電子メールクライアントを利用する機会を与える。なぜなら、追加的フォルダがグループにより文書関連電子メールアイテムを格納するのに利用可能であるためである。
【００６３】
本発明の特定の実施例では、文書電子メールサーバに格納され、クライアントの関連する電子メールフォルダに示される電子メールアイテムが、電子メールクライアントの従来の印刷キーを用いて「印刷」されてもよい。この場合、電子メールアイテム自体と添付されたデジタル文書ファイルが、印刷ジョブとしてユーザのメールボックスに配置され、当該印刷ジョブが開始されると、電子メールアイテム自体と添付したデジタル文書の両方が連続的に印刷される。図５に示されるように、これは、特定のプリンタの機能に応じて、すなわち、通常の印刷プロセスが使用するＡ３と、通常の用紙５４０上の添付された文書コンテンツ５３０が利用するＡ４など、電子メールアイテム５１０自体をより大きな用紙５２０に自動的に印刷することにより実行されてもよい。本例のＡ４では、大きな用紙５２０は、印刷された文書を収容可能なフォルダ又は「ファイル包袋」として折りたたまれてもよい。プリンタがＡ３を印刷するのに適していない場合、バナーページと同様に１枚の通常の用紙が使用されてもよい。「フォルダ」形式は、電子メールアイテムが複数の添付されたデジタル文書を有する状況においては、より手軽であるかもしれない。このようにして、包袋が、複数の文書ファイルを１つの電子メールアイテムに添付することにより編集されるかもしれない。ローカルプリンタのユーザインタフェースでは、図６に例示的に示されるように、電子メール本体６１０と添付書類６２０が、コンソールディスプレイ４１０のジョブリストにグループ化されて示され、一度に選択され、１つのコマンドにより印刷可能である。あるいは、フォルダ５２０は、関連する電子メールアイテムのコンテンツの代わりに、名前と各デジタル文書の他の属性により印刷されてもよい。
【００６４】
また、本実施例ではスキャニングが実現可能である。スキャンファイルを複数の添付として１つの電子メールアイテムに添付するため、文書群がスキャンされてもよい。これは、例えば、ハードコピー文書をマシーンにより認識可能なセパレーションシートにより物理的に整理することにより実現されるかもしれない。このようなマシーン認識可能なセパレーションシートは、印刷されたバーコードなどの特定のパターン又はカラーを有するかもしれない。その後、完全なセットがスキャンされ、セパレーションシートがスキャナソフトウェアにより自動認識され、新たなスキャンファイルが、セパレーションシートが認識されるごとに規定される。スキャンプロセスの完了により、スキャンファイルが、関連するファイルとしてユーザのメールボックスに格納される。それらは、図６に示されるように、複数の添付された印刷ファイルによる印刷ジョブとほとんど同様にして、ローカル装置のディスプレイに提示される。また、電子メールアイテムが文書電子メールサーバに自動生成され、スキャンファイルは、分離した添付として添付される。
【００６５】
デジタル文書が、添付として当該文書を有する新たな電子メールアイテムを生成することにより、メールボックスに生成可能であるということは理解されるであろう。さらに、印刷用のデジタル文書は、ＭｉｃｒｏｓｏｆｔのＷｏｒｄなどのアプリケーションプログラムの従来の印刷処理により生成可能である。その後、印刷サービスを介し、印刷対象となる文書がユーザのメールボックスに格納される制御システム１４０に送信される。文書の受信に応答して、制御システム１４０は、対応する電子メールアイテムを生成する。その後、ユーザは、専用電子メールフォルダにおける文書管理のため、電子メールアイテムとそれの添付を使用し、さらに、デジタル文書のステータス変更を追跡するようにしてもよい。
【００６６】
デジタル文書が実際のステータスを反映するよう更新される１つの電子メールアイテムにより表示可能であるということは、理解されるであろう。文書のステータスが変更されるたびに、新たな追加的な電子メールがフォルダ内で生成される必要がなくなり、これにより、１つのデジタル文書に複数の電子メールが生じる。文書のステータス変更の結果として、電子メールが変更されると、当該電子メールは未読として自動的にハイライトされる。あるいは、フラグアイコンを設定するなど、他の注意を喚起する要素が明示的に利用可能である。このようにして、ユーザは、最近変更されたステータスを有するジョブを容易に特定することが可能となる。図３から、ユーザが複数の文書処理についてジョブの概要を迅速に取得することができることは、明らかであろう。現在、ＭｉｃｒｏｓｏｆｔのＥｘｃｈａｎｇｅは、すでに電子メールアイテムの更新についての機能を提供している。ＩＭＡＰを利用して、現在の電子メールアイテムを削除し、新たなステータスを有する新たな電子メールアイテムを実質的に同時に生成することにより同様の効果が実現可能である。このように、古い情報は、電子メールフォルダに与えられなくなる。
【００６７】
本発明はまた、特に記録キャリア上のコンピュータプログラムなど、実現されるコンピュータプログラムに拡張される。プログラムは、ソースコード、オブジェクトコード、コード媒介ソース、部分的にコンパイルされた形式によるオブジェクトコードの形態をとるものであってもよいし、あるいは、本発明による方法の実現に使用するのに適した他の任意の形式に従うものであってもよい。記録キャリアは、プログラムを搬送可能な任意のエンティティ又は装置であってもよい。例えば、記録キャリアは、ＲＯＭ、ＣＤ  ＲＯＭ、半導体ＲＯＭなどの記録媒体、又はフロッピー（登録商標）ディスク又はハードディスクなどの磁気記録媒体を有するものであってもよい。さらに、記録キャリアは、電気又は光ケーブルを介し、又は無線又は他の手段により伝送可能な電気又は光信号などの伝送可能なキャリアであってもよい。プログラムがこのような信号により実現されるとき、キャリアはそのようなケーブル又は他の装置若しくは手段により構成されてもよい。あるいは、伽利は、プログラムが埋め込まれた集積回路であってもよく、集積回路は、関連する方法を実行するため、又はその実行に利用されるように構成される。
【００６８】
上述の実施例は、本発明を限定するものではなく例示するためのものであり、当業者は、添付された請求項の範囲から逸脱することなく他の多くの実施例を構成することが可能であるということに留意すべきである。請求項において、括弧内に任意の参照符号は、当該請求項を限定するものとして解釈されるものではない。「有する」という動詞とその派生語の使用は、請求項に列記された以外の要素又はステップの存在を排除するものではない。要素に前置される「ある」という用語は、当該要素が複数存在することを排除するものではない。本発明は、複数の要素を有するハードウェアにより、また適切にプログラムされたコンピュータにより実現可能である。複数の手段を列記する装置クレームでは、これら複数の手段の一部は、同一のハードウェアアイテムにより実現可能である。ある手段が互いに異なる従属クレームに記載されているという事実は、これらの手段の組み合わせが効果的に利用できないということを示すものではない。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】図１は、本発明によるシステムのブロック図を示す。
【図２】図２は、本発明による方法を実行するためのソフトウェアアーキテクチャを示す。
【図３】図３は、本発明によりユーザがデジタル情報に関するステータス情報を取得し、電子メールクライアントを介し関連する文書処理ジョブを管理することを可能にするユーザインタフェースを示す。
【図４】図４は、本発明による使用に適した文書処理装置のオペレータ制御パネルを示す。
【図５】図５は、本発明により印刷されるような電子メールアイテムと添付された文書を示す。
【図６】図６は、オペレータ制御パネルのディスプレイ構成を示す。
【符号の説明】
【００７０】
１００  文書処理システム
１１０、１２０、１３０  文書処理装置
１４０  制御システム
１５０、１６０  ワークステーション
１７０  ネットワーク
２１０、２２０  ソフトウェアモジュール
【図１】
2006350999.tif 000003
【図２】
2006350999.tif 000004
【図３】
2006350999.tif 000005
【図４】
2006350999.tif 000006
【図５】
2006350999.tif 000007
【図６】
2006350999.tif 000008