(57)【要約】【課題】  主催者を含む各ユーザに関係する印刷枚数を正確に管理することを可能にする印刷枚数管理システムを提供する。【解決手段】  画像を印刷出力する画像形成手段と、画像形成手段によって印刷出力を実行しようとするユーザを特定するためのユーザ特定情報を入力する情報入力手段と、ユーザ特定情報を保存する情報保存手段と、情報入力手段から入力されたユーザ特定情報を、情報保存手段に保存されているユーザ特定情報と照合する情報照合手段と、印刷出力の許可を与えるか否かを判断する許可判断手段と、を備え、印刷出力を実行している印刷出力実行者が誰であるかを情報照合手段によって特定し、印刷出力実行者が自分以外の他のユーザ分の印刷出力を実行しようとしている場合に、該当するユーザに対して出力許可の確認を行い、当該ユーザからの許可が得られた場合に印刷出力を実行するように構成されている。【選択図】図２
2006248063.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像を印刷出力する画像形成手段と、
画像形成手段によって印刷出力を実行しようとするユーザを特定するためのユーザ特定情報を入力する情報入力手段と、
ユーザ特定情報を保存する情報保存手段と、
情報入力手段から入力されたユーザ特定情報を、情報保存手段に保存されているユーザ特定情報と照合する情報照合手段と、
印刷出力の許可を与えるか否かを判断する許可判断手段と、を備え、
印刷出力を実行している印刷出力実行者が誰であるかを情報照合手段によって特定し、印刷出力実行者が自分以外の他のユーザ分の印刷出力を実行しようとしている場合に、該当するユーザに対して出力許可の確認を行い、当該ユーザからの許可が得られた場合に印刷出力を実行するように構成されていることを特徴とする印刷枚数管理システム。
【請求項２】
印刷出力枚数を計数する計数手段と、
計数手段により計数された印刷出力枚数を該当するユーザに振り分ける振り分け手段と、をさらに備えることを特徴とする、請求項１記載の印刷枚数管理システム。
【請求項３】
印刷出力の許可確認は、電子メールによって行われることを特徴とする、請求項１記載の印刷枚数管理システム。
【請求項４】
ユーザ特定情報は、社員番号、電子メールアドレス、MACアドレス又はIPアドレスの中から少なくとも選択されることを特徴とする、請求項１記載の印刷枚数管理システム。
【請求項５】
印刷出力対象のユーザに関する情報は、印刷出力実行者の主催する会議に関する情報が保存されている情報管理サーバから取得されることを特徴とする、請求項１記載の印刷枚数管理システム。
【請求項６】
情報管理サーバには、少なくとも、会議の出席予定者及び開始時間が登録されていることを特徴とする、請求項５記載の印刷枚数管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、適切な課金処理を行うためにユーザ特定情報で各ユーザの印刷枚数を管理する印刷枚数管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、複数のユーザ（個人や部門）がある画像形成装置を共用して印刷する場合、印刷前に、各ユーザに関係する個人別あるいは部門別のユーザ特定コードやユーザカード（以下、ユーザ特定情報という。）を入力して、実際に印刷した枚数を当該ユーザに振り分けて印刷に係る枚数及び費用を管理する印刷枚数管理システムが用いられている。
【０００３】
ところで、社内外の打ち合わせや会議や講演会（以下、会議という。）が開催される場合、会議で使用される出席予定者分の会議資料は、通常、当該会議を主催する主催者によって印刷出力されて準備される。
【０００４】
このとき、主催者は、自分自身のユーザ特定情報を入力して印刷出力を実行するが、主催者が印刷出力実行者となって、主催者自身の費用で出席予定者以外の他の出席予定者分の会議資料を印刷出力している。印刷出力実行者としての主催者が印刷する前に他の出席予定者のユーザ特定情報を入力すれば、その他の出席予定者の費用で処理される。しかしながら、主催者が出席予定者のユーザ特定情報を知らない場合、印刷出力実行者としての主催者が他人の印刷費用を負担することになってしまう。
【０００５】
逆に、同一印刷物の印刷出力を希望する全てのユーザに対して、ユーザ特定情報や枚数を初めに一度入力操作を行うことによって必要部数の印刷物を印刷出力する画像形成装置が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００６】
主催者が各出席予定者のユーザ特定情報を知っている場合、当該会議資料とは無関係な資料に対しても主催者が勝手に印刷出力することができてしまう、いわゆるなりすまし印刷ができてしまう。その結果に、印刷出力実行者としての主催者以外の他の出席予定者が、本来支払う必要のない印刷費用を負担することになる。
【０００７】
いずれの場合においても、主催者を含む各ユーザに関係する印刷枚数及び印刷費用を正確に管理することができないという問題を有している。
【０００８】
【特許文献１】特開平１０−２２２０３１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
したがって、本発明の解決すべき技術的課題は、主催者を含む各ユーザに関係する印刷枚数及び印刷費用を正確に管理することを可能にする印刷枚数管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段および作用・効果】
【００１０】
上記技術的課題を解決するために、本発明によれば、
画像を印刷出力する画像形成手段と、
画像形成手段によって印刷出力を実行しようとするユーザを特定するためのユーザ特定情報を入力する情報入力手段と、
ユーザ特定情報を保存する情報保存手段と、
情報入力手段から入力されたユーザ特定情報を、情報保存手段に保存されているユーザ特定情報と照合する情報照合手段と、
印刷出力の許可を与えるか否かを判断する許可判断手段と、を備え、
印刷出力を実行している印刷出力実行者が誰であるかを情報照合手段によって特定し、印刷出力実行者が自分以外の他のユーザ分の印刷出力を実行しようとしている場合に、該当するユーザに対して出力許可の確認を行い、当該ユーザからの許可が得られた場合に印刷出力を実行するように構成されていることを特徴とする印刷枚数管理システムが提供される。
【００１１】
上記構成によれば、印刷出力実行者が画像形成手段によって印刷出力を実行しようとすると、情報入力手段によってユーザ特定情報の入力が要求され、印刷出力実行者が自分のユーザ特定情報を入力すると、情報照合手段によって印刷出力実行者が特定される。印刷出力実行者が自分以外の他のユーザ特定情報の入力して他のユーザ分の印刷出力を実行しようとすると、該当するユーザに対して出力許可の確認が行われる。当該ユーザからの許可が得られた場合に、初めて印刷出力の実行が可能になる。したがって、送信先情報を先に登録した実登録者の意図しないところで、自分以外の他のユーザが、画像形成手段によって印刷出力を実行しようとしても、当該ユーザが許可をしなければ、自分以外の他のユーザが印刷出力することを阻止することができる。
【００１２】
印刷枚数管理システムは、印刷出力枚数を計数する計数手段と、計数手段により計数された印刷出力枚数を該当するユーザに振り分ける振り分け手段と、をさらに備える。
【００１３】
上記構成によれば、一旦、印刷出力実行者で管理されていた印刷出力枚数が該当するユーザに割り当てられるので、各ユーザに関係する印刷出力枚数及び印刷出力費用が正確に管理される。
【００１４】
印刷出力の許可確認は、メッセージを双方向にやりとりのできるツール、例えば、インターネットを利用したMessenger（メッセンジャ）や電子メールといった電子的な通信手段によって行われる。
【００１５】
各ユーザを一義的に特定するために、社員番号、電子メールアドレス、MACアドレス又はIPアドレスといったユーザ特定情報が利用される。
【００１６】
印刷出力実行者が他のユーザの分まで印刷出力しなければならないのは、主として、印刷出力実行者が会議を主催する場合である。いつ、どこで、どのような会議であって、誰が出席予定者であるかを管理するために、会議に関する各種情報を管理する情報管理サーバが設置されていることが多い。したがって、そのような情報管理サーバが設置されている場合には、印刷出力対象のユーザに関する情報は、印刷出力実行者の主催する会議に関する情報が保存されている情報管理サーバから取得される。
【００１７】
情報管理サーバには、少なくとも、会議の出席予定者及び開始時間が登録されていると、それに登録されている情報を利用して、会議に出席するユーザ情報を得ることができる。そして、印刷出力を行う前にすでに印刷出力しているユーザ分を除いた必要最低限の印刷出力することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下に、本発明の一実施形態に係る、画像形成装置を含む印刷枚数管理システムについて、図１及び２を参照しながら詳細に説明する。
【００１９】
図１は、本発明の実施形態に係る印刷枚数管理システムの構成を示す図である。図２は、図１の印刷枚数管理システムで実行される操作手順を説明するフローチャートである。
【００２０】
図１において、印刷枚数管理システム１は、複数の情報処理端末１００と、情報管理サーバ装置１１０と、複数の画像形成装置１３０と、それらを有線又は無線で接続するＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の専用回線や公衆電話回線などのネットワーク１２０と、を備えている。
【００２１】
情報処理端末１００は、会議主催者である印刷出力実行者を含む各ユーザに個別に割り当てられたクライアントＰＣである。情報処理端末１００は、表示ディスプレイと、ＣＰＵ（中央演算処理装置）と、ハードディスクドライブやRAMやROMからなる記憶部と、データ入出力制御部と、ネットワーク制御部と、情報入力手段としての操作部と、を備えている。
【００２２】
情報管理サーバ装置１１０は、会議主催者である印刷出力実行者を含む各ユーザのスケジュールや各会議室の予約情報を管理するサーバＰＣである。情報管理サーバ装置１１０も、表示ディスプレイと、ＣＰＵ（中央演算処理装置）と、ハードディスクドライブやRAMやROMからなる記憶部１１１と、データ入出力制御部と、ネットワーク制御部と、を備えている。情報管理サーバ装置１１０の記憶部１１１には、例えば、社内外の打ち合わせや会議や講演会の名称、開催日時、開催場所、主催者、出席予定者、使用される資料名、あるいは各ユーザを一義的に特定できる社員番号、電子メールアドレス、MACアドレス又はIPアドレスといったユーザ特定情報等の各種情報が保存されている。情報管理サーバ装置１１０のＣＰＵ（中央演算処理装置）は、情報入力手段から入力されたユーザ特定情報を、情報保存手段に保存されているユーザ特定情報と照合する情報照合手段として、あるいは、印刷出力の許可を与えるか否かを判断する許可判断手段として利用される。
【００２３】
画像形成装置１３０は、画像データ等に基づいて画像や文書等を出力することのできる画像形成手段を備えた複写機やプリンタ等のデジタル複合機すなわちＭＦＰ（Multi Function Peripherals）である。
【００２４】
画像形成装置１３０は、装置全体の制御を行うＣＰＵ（中央演算処理装置）と、画像等を出力するプリンタと、スキャナと、ハードディスクドライブやRAMやROMからなる記憶部１１１、データ入出力制御部と、ネットワーク制御部と、操作部と、表示部と、を備えている。画像形成装置１３０のＣＰＵ（中央演算処理装置）は、印刷出力枚数を計数する計数手段として、及び、計数手段により計数された印刷出力枚数を該当するユーザに振り分ける振り分け手段として利用される。
【００２５】
情報入力手段としての操作部は、文字や数字等の各種情報を表示したり入力したりすることのできるタッチパネルであり、印刷出力実行者を含む各ユーザを特定するユーザ特定情報や、画像等の出力枚数等を入力するための情報入力手段として使用される。表示部は、液晶パネル等からなる表示手段である。
【００２６】
次に、図２のフローチャートを参照しながら、印刷出力実行者（すなわち会議の主催者）Ａが、他の複数の一般ユーザ（すなわち会議の出席予定者）Ｂ、Ｃ及びＤの資料を印刷出力する場合に、印刷枚数管理システム１で実行される操作手順を説明する。
【００２７】
ステップＳ１００で、印刷出力処理が開始される。
【００２８】
印刷出力実行者Ａが印刷出力しようとすると、ステップＳ１０２で、ユーザ特定情報の入力／取得が要求される。コピージョブを実行する場合には、画像形成装置１３０の操作部から、ユーザ特定情報を入力する必要がある。プリントジョブを実行する場合には、情報処理端末１００の操作部から、ユーザ特定情報を入力する必要がある。ユーザ特定情報は、前述したように、印刷出力しようとする印刷出力実行者Ａあるいは代行で印刷出力される出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤを唯一に特定するためのユーザ特定コードや文字列である。プリントジョブを実行しようとしている発信元の情報処理端末１００の文字列情報や、情報処理端末１００からログインした者の文字列情報を取得して、情報管理サーバ装置１１０に記憶されている文字列情報との一致確認作業を行って、一致していれば、ユーザ特定コードに変換されてユーザ特定情報として使用される。不一致であれば、印刷出力の実行が拒否される。
【００２９】
ステップＳ１０４で、自分だけの分を印刷出力するか（すなわちステップＳ１３０の通常印刷出力するか）、自分以外の他の出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤの分も印刷出力するか（すなわち代行印刷出力するか）が選択される。なお、ステップＳ１０２で得られたユーザ特定情報から、印刷出力実行者Ａが会議の主催者であり、且つ、プリントジョブが会議の資料であると特定できた場合にのみ、代行印刷出力の選択を可能にすることができる。
【００３０】
ステップＳ１０６で、代理印刷出力を実行するとともに印刷出力枚数を振り分けるために、自分以外の他の出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤのユーザ特定情報の入力／取得が要求される。コピージョブを実行する場合には、画像形成装置１３０の操作部から、該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤのユーザ特定情報を入力する必要がある。プリントジョブを実行する場合には、情報処理端末１００の操作部から、該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤのユーザ特定情報を入力する必要がある。ユーザ特定情報は、前述したように、印刷出力しようとするユーザＡあるいは代行で印刷出力される出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤを唯一に特定するためのユーザ特定コードや文字列である。プリントジョブを実行しようとしている発信元の情報処理端末１００の文字列情報や、情報処理端末１００からログインした者の文字列情報を取得して、情報管理サーバ装置１１０に記憶されている文字列情報との一致確認作業を行って、一致していれば、ユーザ特定コードに変換されてユーザ特定情報として使用される。不一致であれば、印刷出力の実行が拒否される。
【００３１】
ステップＳ１０８で、自分以外の他の出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤに対して、印刷出力実行者Ａが出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤのユーザ特定情報を使用して印刷出力を実行しようとしていることに関して許可するか否かについての事前確認の有無が判断される。
【００３２】
印刷出力実行者Ａが事前の許可確認を行うと判断したとき、ステップＳ１１０で、該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤからの返事を待っている待ち時間の入力が要求される。なお、情報管理サーバ装置１１０から会議の開始時間を取得して会議開催までの残り時間を算出することができる場合には、会議開始前の所定時間を待ち時間に設定することができる。
【００３３】
ステップＳ１１２で、該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤに対して、それぞれ、許可確認が行われる。
【００３４】
上記許可確認の手段として、電子メールを用いることができる。該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤの電子メールのアドレスが情報管理サーバ装置１１０に記憶されていれば、情報管理サーバ装置１１０は、該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤの電子メールのアドレスに電子メールを送信する。例えば、「ユーザＡがあなたのユーザ特定情報で印刷出力することの許可を求めています。許可するのであれば、この電子メールをそのまま返信して下さい。」といった許可確認の電子メールが送信される。この電子メールを受信した出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤが、そのまま返信すれば、印刷出力実行者Ａの印刷出力を許可したものとみなされる。あるいは、該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤの使用する情報処理端末１００のＩＰアドレスが情報管理サーバ装置１１０に記憶されていれば、情報管理サーバ装置１１０は、出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤのＩＰアドレスに対して、上記と同じような許可確認メッセージをメッセンジャで送信する。該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤの連絡先が登録されていなくて不明である場合、情報管理サーバ装置１１０は、その旨を印刷出力実行者Ａに報告するようにしてもよい。印刷出力実行者Ａがいずれのユーザに対しても常時印刷出力することが許可されているならば、上記許可確認を省略することができる。あるいは、会議の開催案内通知の返信等で事前に印刷出力の許可が得られている場合には、印刷出力を許可したユーザに対しては、上記許可確認を省略することができる。なお、ステップＳ１０８のような許可確認を最終的な会議出席の確認に使用してもよい。
【００３５】
ステップＳ１１４で、該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤから許可確認の回答があるまで、待機状態となる。
【００３６】
ステップＳ１１６で、該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤの全員から許可確認の回答があったか、あるいは許可確認の回答待ち時間が経過したか否かが判断される。
【００３７】
ステップＳ１１８で、例えば、該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤの中から許可確認の回答があった出席予定者Ｂ及びＣの印刷枚数分だけ、印刷出力実行者Ａが代行印刷する。未回答又は回答期限後に回答があった出席予定者Ｃの分は、印刷出力が中止される。それとともに、未回答又は時間切れで印刷出力されなかった旨が、電子メール等の許可確認手段によって、出席予定者Ｃに送信される。
【００３８】
ステップＳ１２０で、印刷出力実行者Ａの印刷出力枚数の中から、事前に許可の得られた出席予定者Ｂ及びＣの印刷出力枚数が、それぞれ、出席予定者Ｂ及びＣに振り分けられる。
【００３９】
例えば、印刷出力実行者Ａが出席予定者Ｂ及びＣの分の各１０枚を代行で印刷出力した時点で、印刷出力枚数の１０枚が、出席予定者Ｂ及びＣにそれぞれ振り分けられる。
【００４０】
他方、印刷出力実行者Ａが事前の許可確認を行わないと判断したとき、ステップＳ１４０で印刷出力処理が実行される。このとき、全ての印刷出力枚数は、印刷出力実行者Ａのものとして計数される。ステップＳ１４２で、該当する出席予定者Ｂ、Ｃ及びＤのそれぞれに対して、印刷出力実行者Ａが既に代行印刷した枚数を各自の枚数として許可するか否かを事後的に確認する。事後的な許可確認の手段は、ステップＳ１０８の事前確認手段と同じものが使用される。
【００４１】
ステップＳ１４４において、該当する出席予定者Ｂから事後的な許可が得られたならば、印刷出力実行者Ａの印刷出力枚数の中から、許可した出席予定者Ｂの印刷出力枚数分が、出席予定者Ｂの印刷出力枚数として振り分けられる。
【００４２】
例えば、一人当たりの印刷出力枚数が１０枚である場合、いずれかのユーザから振り替え許可が得られるまでは、一時的に、印刷出力実行者Ａが４０枚を印刷出力したものとみなされている。出席予定者Ｂから振り替え許可が得られると、出席予定者Ｂが１０枚の印刷出力を行ったものとみなされて、１０枚が出席予定者Ｂの印刷出力枚数に振り替えられるとともに、１０枚が印刷出力実行者Ａの印刷出力枚数から差し引かれる。
【００４３】
そして、ステップＳ１５０で、一連の印刷出力処理が終了される。
【００４４】
なお、必ずしも会議主催者それ自身が印刷出力実行者である必要はなく、会議主催者の委託や指示を受けて会議主催者の代理で印刷出力する代行者（例えば、事務局の部員や会議主催者の秘書等）が印刷出力実行者になる場合もあることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本発明の実施形態に係る印刷枚数管理システムの構成を示す図である。
【図２】図１の印刷枚数管理システムで実行されるフローチャートである。
【符号の説明】
【００４６】
１  印刷枚数管理システム
１００  情報処理端末
１１０  情報管理サーバ装置
１１１  記憶部
１２０  ネットワーク
１３０  画像形成装置
【図１】
2006248063.tif 000003
【図２】
2006248063.tif 000004