(57)【要約】【課題】  電子化文書に付された注釈のうち、着目すべき注釈を判断しやすい文書電子化システムを提供する。【解決手段】  本発明による文書電子化システムは、電子化文書を格納する電子化文書ファイル（６）と、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを保存する電子化文書データベース（５）と、前記電子化文書が表示されたとき、前記注釈に対応するアイコン（２５）を前記電子化文書に重ねて表示するアイコン表示手段（６ａ）と、テキスト表示手段（６ａ）とを具備する。前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含む。テキスト表示手段（６ａ）は、アイコン（２５）に対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示する。アイコン表示手段（６ａ）は、アイコン（２５）を、前記注釈種別情報に対応したデザインで表示する。【選択図】  図１
2006350554.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子化文書を格納する電子化文書ファイルと、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを保存する電子化文書データベースと
前記電子化文書が表示されたとき、前記注釈に対応するアイコンを前記電子化文書に重ねて表示するアイコン表示手段と、
テキスト表示手段
とを具備し、
前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含み、
前記テキスト表示手段は、前記アイコンに対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示し、
前記アイコン表示手段は、前記アイコンを、前記注釈種別情報に対応したデザインで表示する
文書電子化システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書電子化システムであって、
更に、注釈送信手段を具備し、
前記注釈情報のうち、前記注釈種別情報に示される種別が特定種別である特定注釈情報は、宛先情報を含み、
前記注釈送信手段は、前記特定注釈情報に含まれる前記テキストを含む電子メールを、前記宛先情報に対応する電子メールアドレスを宛先として送信する
文書電子化システム。
【請求項３】
請求項２に記載の文書電子化システムであって、
前記注釈情報は、前記注釈が表示される前記電子化文書上の位置を示す位置情報を更に含み、
前記電子メールは、前記電子化文書ファイルのネットワーク上の位置、及び前記注釈が表示される前記電子化文書上の位置を示すＵＲＬを含む
文書電子化システム。
【請求項４】
リスク管理のためのチェック項目及びチェック結果を保存するリスク管理データベースを備えるリスク管理サーバと、
電子化文書を格納する電子化文書ファイルと、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを保存する電子化文書データベースを備える電子化文書サーバ
とを具備し、
前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含み、
前記電子化文書ファイルには、前記電子化文書が表示されたときに前記注釈に対応するアイコンを前記電子化文書に重ねて表示し、更に、前記アイコンに対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示するステップを実行するためのプログラムが添付され、
前記リスク管理サーバは、前記注釈情報のうちから選択された選択注釈情報を前記チェック項目として前記リスク管理データベースに取り込むように構成された
リスク管理システム。
【請求項５】
電子化文書を格納する電子化文書ファイルと、
前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報
とを記憶する記憶媒体であって、
前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含み、
前記電子化文書ファイルには、
（Ａ）前記電子化文書が表示されたとき、前記注釈に対応するアイコンを、前記注釈種別情報に対応したデザインで電子化文書に重ねて表示するステップと、
（Ｂ）前記アイコンに対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示するステップ
とを実行するプログラムが添付された
記憶媒体。
【請求項６】
（Ｃ）電子化文書を格納する電子化文書ファイルと、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを保存する電子化文書データベースを用意するステップと、ここで前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含み、
（Ｄ）前記電子化文書が表示されたとき、前記注釈に対応するアイコンを前記電子化文書に重ねて表示するステップと、
（Ｅ）前記アイコンに対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示するステップ
とを具備し、
前記アイコンは、前記注釈種別情報に対応したデザインで表示される
文書電子化システムの動作方法。
【請求項７】
請求項６に記載の動作方法であって、
更に、
前記注釈情報のうち、前記注釈種別情報に示される種別が特定種別である特定注釈情報に含まれる前記テキストを含む電子メールを、特定注釈情報に示されている宛先に送信するステップ
を具備する
文書電子化システムの動作方法。
【請求項８】
請求項７に記載の動作方法であって、
前記電子メールは、前記電子化文書ファイルのネットワーク上の位置、及び前記注釈が表示される前記電子化文書上の位置を示すＵＲＬを含む
文書電子化システムの動作方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書電子化システムに関しており、特に、多数のユーザ間の情報の共有を支援するように構成された文書電子化システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書の電子化の利点は、文書の保管コストを低減するのみならず、多数のユーザ間の情報の共有を促進することにもある。電子化文書を外部からアクセス可能なサーバに保存することにより、当該電子化文書に記載された情報を容易に共有することができる。
【０００３】
米国のアドビシステムズ社が開発したＰＤＦ（portable document format）は、電子化文書の最も典型的なフォーマットである。ＰＤＦファイルは、イメージを文書に組み込むことができる一方でテキスト検索も可能であり、このような利点から、ＰＤＦファイルは、電子化文書として最も広く使用される。
【０００４】
上述のＰＤＦは、多数ユーザ間の情報の共有を促進するために、オンライン注釈機能を用意している（例えば、アドビシステムズ社のソフトウェアであるアドビアクロバット（Adobe Acrobat） ver.5.0のヘルプファイルの第１４６頁参照）。オンライン注釈機能とは、ＰＤＦファイルに付された注釈（コメント）をサーバにアップロードすることにより、全てのユーザが注釈を参照できるようにする機能である。ＰＤＦでは、注釈はＰＤＦファイルそのものには含まれておらず、ＰＤＦファイルとは別に用意されるＦＤＦ（form data format）ファイルに保存される。
【０００５】
注釈として最も情報量が多いのはテキストによる注釈であり、ＰＤＦには、ノート注釈とテキスト注釈の２種類のテキストベースの注釈が用意されている。ノート注釈とテキスト注釈の相違点は、ノート注釈は、文書上では特定のアイコンとして表示されるのに対し、テキスト注釈は、テキストが文書上に常に表示されることである。ノート注釈を文書に追加すると文書上にアイコンが表示される。そのアイコンをクリックすることにより注釈となるテキストが表示される。テキスト注釈では、注釈となるテキストそのものが文書に重ねて表示される。
【０００６】
テキストベースの注釈は多くのユーザ間で情報を共有するために有効であるが、従来のテキストベースの注釈には、下記の２つの難点がある。１つは、各ユーザにとって、どの注釈に着目すべきかを一見して判断しにくいことである。注釈が多く付されている場合、ユーザは、自分に関連のある注釈のみを選択的に読むことを望むであろう。しかし、ノート注釈では、表示されているアイコンからはその内容は判断できない。一方、テキスト注釈では、テキストを読まなくては内容が判断できないため、やはり、着目すべき注釈を一見して判断するためには適さない。
【０００７】
もう１つの難点は、特定のユーザ間の情報の交換の確実性の向上と、その交換された情報の共有化とを同時に実現していない点である。注釈を付すことにより、その注釈に記載された情報は、全てのユーザからアクセス可能である。しかし、その注釈が、特定のユーザに伝えるべき内容を有していたとしても、その注釈が当該特定のユーザに読まれる保証はない。一方、電子メールその他の手段によって特定のユーザ間で情報を交換すれば、情報の交換は確実に行われる。しかし、交換された情報は、他のユーザには共有されない。これは、多数ユーザ間の情報の共有を促進するためには好ましくない。
【非特許文献１】アドビアクロバット  ｖｅｒ．５．０のヘルプファイル（ｐ．１４６）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
したがって、本発明の一の目的は、電子化文書に付された注釈のうち、着目すべき注釈を判断しやすい文書電子化システムを提供することにある。
本発明の他の目的は、注釈を電子化文書に付すことが可能に構成された文書電子化システムにおいて、特定のユーザ間の情報の交換の確実性の向上と、その交換された情報の共有化とを同時に実現するための技術を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記の目的を達成するために、本発明は、以下に述べられる手段を採用する。その手段を構成する技術的事項の記述には、［特許請求の範囲］の記載と［発明を実施するための最良の形態］の記載との対応関係を明らかにするために、［発明を実施するための最良の形態］で使用される番号・符号が付加されている。但し、付加された番号・符号は、［特許請求の範囲］に記載されている発明の技術的範囲を限定的に解釈するために用いてはならない。
【００１０】
一の観点において、本発明による文書電子化システムは、電子化文書を格納する電子化文書ファイル（６）と、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを保存する電子化文書データベース（５）と、前記電子化文書が表示されたとき、前記注釈に対応するアイコン（２５）を前記電子化文書に重ねて表示するアイコン表示手段（６ａ）と、テキスト表示手段（６ａ）とを具備する。前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含む。テキスト表示手段（６ａ）は、アイコン（２５）に対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示する。アイコン表示手段（６ａ）は、アイコン（２５）を、前記注釈種別情報に対応したデザインで表示する。
【００１１】
このような文書電子化システムは、アイコン（２５）のデザインが注釈の種別に応じて選択されることにより、電子化文書を閲覧する担当者は、どの注釈を読むべきかを容易に判断することができる。
【００１２】
好適な実施形態では、本発明の文書電子化システムは、注釈送信手段（１３）を更に具備する。この場合、前記注釈情報のうち、前記注釈種別情報に示される種別が特定種別である特定注釈情報は宛先情報を含むように作成され、更に、注釈送信手段（１３）は、前記特定注釈情報に含まれる前記テキストを含む電子メールを、前記宛先情報に対応する電子メールアドレスを宛先として送信するように構成される。このような文書電子化システムでは、注釈情報のうち種別が特定種別である特定注釈情報を、電子メールによって所望の宛先に送信することができる。このような構成は、電子化文書を介した特定のユーザ間の情報の交換の確実性を有効に向上する。加えて、この特定注釈情報に対応する注釈も、電子化文書に添付されているから、交換された情報の共有化をも同時に実現することができる。
【００１３】
好適には、前記注釈情報は、前記注釈が表示される前記電子化文書上の位置を示す位置情報を更に含み、前記電子メールは、電子化文書ファイル（６）のネットワーク上の位置、及び前記注釈が表示される前記電子化文書上の位置を示すＵＲＬを含むことが好ましい。
【００１４】
このような文書電子化システムは、リスク管理のためのリスク管理システムに応用されることが好適である。具体的には、本発明によるリスク管理システムは、リスク管理のためのチェック項目及びチェック結果を保存するリスク管理データベース（４４）を備えるリスク管理サーバ（４１）と、電子化文書を格納する電子化文書ファイル（６）と、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを保存する電子化文書データベース（５）を備える電子化文書サーバ（２Ａ）とを具備する。前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含む。電子化文書ファイル（８）には、前記電子化文書が表示されたときに前記注釈に対応するアイコンを前記電子化文書に重ねて表示し、更に、前記アイコンに対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示するステップを実行するためのプログラムが添付される。リスク管理サーバ（４１）は、前記注釈情報のうちから選択された選択注釈情報を前記チェック項目としてリスク管理データベース（４４）に取り込むように構成されている。
【００１５】
更に他の観点において、本発明による記憶媒体は、電子化文書を格納する電子化文書ファイル（６）と、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを記憶する記憶媒体である。前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含む。電子化文書ファイル（６）には、
（Ａ）前記電子化文書が表示されたとき、前記注釈に対応するアイコン（２５）を、前記注釈種別情報に対応したデザインで電子化文書に重ねて表示するステップと、
（Ｂ）前記アイコン（２５）に対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示するステップ
とを実行するプログラム（６ａ）が添付されている。このような記憶媒体は、上記の文書電子化システムを好適に実現する。
【００１６】
更に他の観点において、本発明による文書電子化システムの動作方法は、
（Ｃ）電子化文書を格納する電子化文書ファイル（８）と、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを保存する電子化文書データベース（５）を用意するステップと、ここで前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含み、
（Ｄ）前記電子化文書が表示されたとき、前記注釈に対応するアイコン（２５）を前記電子化文書に重ねて表示するステップと、
（Ｅ）前記アイコンに対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示するステップ
とを具備する。アイコン（２５）は、前記注釈種別情報に対応したデザインで表示される。
【００１７】
このような動作方法は、更に、前記注釈情報のうち、前記注釈種別情報に示される種別が特定種別である特定注釈情報に含まれる前記テキストを含む電子メールを、特定注釈情報に示されている宛先に送信するステップを具備することが好ましい。このとき、前記電子メールは、前記電子化文書ファイル（６）のネットワーク上の位置、及び前記注釈が表示される前記電子化文書上の位置を示すＵＲＬを含むことが一層に好ましい。
【発明の効果】
【００１８】
本発明により、電子化文書に付された注釈のうち、着目すべき注釈を判断しやすい電子化文書システムが提供される。
また、本発明により、注釈を電子化文書に付すことが可能に構成された電子化文書システムにおいて、特定のユーザ間の情報の交換の確実性の向上と、その交換された情報の共有化とを同時に実現するための技術が提供される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
図１は、本発明の一実施形態に係る文書電子化システム１の構成を示すブロック図である。本実施形態の文書電子化システム１は、プロジェクト（事業）に関する文書（例えば、設計文書や仕様書）を電子的な管理し、これにより、プロジェクトに関する情報を担当者間で共有するためのものである。このために、本実施形態の文書電子化システム１は、電子化文書をＷｅｂページからアクセスできるように構成されている。
【００２０】
より具体的には、文書電子化システム１は、電子化文書サーバ２と、クライアント端末３とを備えている。クライアント端末３は、ＬＡＮ（local area network）４を介して電子化文書サーバ２に接続されている。
【００２１】
電子化文書サーバ２は、電子化文書を保存するための電子化文書データベース５を備えている。本実施形態では、電子化文書データベース５には、ＰＤＦファイル６と、ＰＤＦファイル６に関連付けられたＦＤＦファイル７とが保存されている。ＰＤＦファイル６は、電子化文書を格納するファイルであり、ＰＤＦ形式を有している。ＦＤＦファイル７は、その電子化文書に添付された注釈を保存するファイルである。ＦＤＦファイル７には、注釈のテキストと、当該注釈に対応するコメントアイコンが表示されるべき位置とを示す位置情報が保存される。電子化文書データベース５には、プロジェクト毎にフォルダ８が用意され、あるプロジェクトに関連するＰＤＦファイル６とＦＤＦファイル７は、対応するフォルダ８に保存される。
【００２２】
ＰＤＦファイル６には、注釈に関する処理を行うためのプログラムコードから構成されたＪａｖａスクリプト６ａが添付されている（Ｊａｖａは、米国サンマイクロシステム社の登録商標）。後に詳細に説明されるように、Ｊａｖａスクリプト６ａによって注釈に関する処理が行われることは、本実施形態の文書電子化システム１において重要な点の一つである。
【００２３】
電子化文書サーバ２には、電子化文書データベース５に関する処理を実行するためのシステムプログラム９がインストールされている。本実施形態では、システムプログラム９は、Ｗｅｂサーバプログラム１１と、サブ画面処理プログラム１２と、定期実行プログラム１３とを備えて構成されている。Ｗｅｂサーバプログラム１１は、電子化文書サーバ２をＷｅｂサーバとして機能させるためのプログラムである。Ｗｅｂサーバプログラム１１としては、ＷｅｂＤＡＶ（Distributed Authoring and Versioning protocol for WWW）及びＣＧＩ（Common Gateway Interface）に対応するものが使用される。Ａｐａｃｈｅは、このような要求を満足する典型的なＷｅｂサーバである。本実施形態では、電子化文書データベース５は、電子化文書サーバ２によって提供されるＷｅｂページを介してアクセスされる。サブ画面処理プログラム１２は、文書電子化システム１の補助的な機能を提供するためのプログラムであり、定期実行プログラム１３は、文書電子化システム１において定期的に実行される処理を行うためのプログラムである。サブ画面処理プログラム１２及び定期実行プログラム１３の動作については後に詳細に説明される。
【００２４】
電子化文書サーバ２は、更に、メールアドレス一覧データベース１４を備えている。メールアドレス一覧データベース１４には、各プロジェクトに関連する担当者及び部署の電子メールアドレスが保存されている。後述されるように、メールアドレス一覧データベース１４に保存されている電子メールアドレスは、注釈を電子メールによって送信するために使用される。
【００２５】
上述の電子化文書データベース５とシステムプログラム９とメールアドレス一覧データベース１４は、電子化文書サーバ２の記憶媒体（例えば、ハードディスクその他の記憶装置）に保存されており、ＣＰＵ（central processing unit）によってシステムプログラム９が実行されることにより、電子化文書サーバ２の所望の機能が実現される。
【００２６】
クライアント端末３は、各ユーザによって操作される端末である。ユーザは、クライアント端末３から電子化文書サーバ２にアクセスすることにより、電子化文書データベース５に保存されている電子化文書を閲覧することができる。クライアント端末３には、ＷｅｂＤＡＶ及びＣＧＩに対応するブラウザと、ＦＤＦファイル７を閲覧するためのビューワとがインストールされている。ブラウザとしては、例えばインターネットエクスプローラ（米国マイクロソフト社の登録商標）が使用され、ビューワとしては、例えばアドビアクロバット（米国アドビシステムズ社の登録商標）が使用され得る。
【００２７】
続いて、本実施形態の文書電子化システム１の動作を説明する。
ブラウザを用いて電子化文書サーバ２にアクセスすると、図２に示されているように、クライアント端末３には、プロジェクトを選択するための選択画面が表示される。選択画面には、プロジェクトの一覧が表示されており、表示されているプロジェクトをクリックすることによってプロジェクトを選択することができる。
【００２８】
プロジェクトを選択した上で所定の操作を行うと、クライアント端末３から電子化文書サーバ２にｈｔｍｌリクエストが送信され、図３に示されているように、クライアント端末３にメイン画面２１とサブ画面２２が表示される。メイン画面２１は、電子化文書の表示、及び電子化文書に付されるべき注釈の作成、作成された注釈の表示及び編集を行うための画面である。サブ画面２２は、注釈に関する補助的な操作を行うための画面である。例えば、サブ画面２２に設けられている検索欄にキーワードを入力して検索ボタンをクリックすることにより、当該キーワードを含む注釈を検索することができる。サブ画面２２に関連する機能は、システムプログラム９のサブ画面処理プログラム１２によって提供されている。
【００２９】
以下では、メイン画面２１に関連する文書電子化システム１の動作について、更に具体的に説明される。
【００３０】
メイン画面２１は、文書ウィンドウ２３と、ナビゲーションパレットウィンドウ２４とを備えている。文書ウィンドウ２３は、ＰＤＦファイル６に格納された電子化文書を表示するためのウィンドウであり、ナビゲーションパレットウィンドウ２４は、電子化文書の表示される部分を所望の位置にジャンプさせるためのしおり２４ａが表示されるウィンドウである。ナビゲーションパレットウィンドウ２４には、更に、コメント作成しおり２４ｂ、コメント回答しおり２４ｃ、及びコメント複製しおり２４ｄが設けられており、これらのしおりは、注釈の作成、編集を行うために使用される。
【００３１】
文書ウィンドウ２３には、ＰＤＦファイル６に格納された電子化文書に重ねてコメントアイコン２５が表示される。コメントアイコン２５は、電子化文書に添付された注釈に関連づけられたアイコンである。コメントアイコン２５がクリックされると、コメントノートウィンドウ２６が開き、コメントアイコン２５に関連付けられている注釈のテキストが表示される。
【００３２】
本実施形態の文書電子化システム１の一つの特徴は、注釈に種別を定義することができ、注釈の種別に応じたデザインのコメントアイコン２５が電子化文書に重ねて表示される点にある。各注釈の種別を判別するために、ＦＤＦファイル７には、注釈のテキストと共に、当該注釈の種別を示す注釈種別情報が保存される。コメントアイコン２５が表示される場合、ＦＤＦファイル７から対応する注釈種別情報が読み出され、コメントアイコン２５は、その注釈種別情報に示された種別に応じたデザインで表示される。このように、コメントアイコン２５のデザインが注釈の種別に応じて選択されることにより、電子化文書を閲覧する担当者は、どの注釈を読むべきかを容易に判断することができる。
【００３３】
本実施形態の文書電子化システム１では、注釈には、「メモ」、「デビクラ」、「依頼」、「回答」の４つの種別が定義可能であり、コメントアイコン２５のデザインは、定義された種別に応じて変更される。種別が「メモ」である注釈は、各担当者の一般的な気付き事項を記録するためにしようされる。種別が「デビクラ」である注釈は、電子化文書の内容が、一般的でない特別な内容（deviation）を有しており、その内容を明確化（clarification）するために使用される。種別が「依頼」である注釈は、ある担当者が他の担当者に何らかの回答を依頼するために使用される。種別が「回答」である注釈は、その回答依頼に対して回答をするために使用される。回答依頼の内容とそれに対応する回答が注釈として電子化文書に添付されることは、当事者である担当者以外の担当者にも情報を共有させるために有効である。
【００３４】
本実施形態では、種別が「メモ」である注釈に対応するコメントアイコン２５には、「メモ」の文字を含むデザインが使用され、種別が「デビクラ」である注釈に対応するコメントアイコン２５には、「デビ」の文字を含むデザインが使用される。更に、種別が「依頼」である注釈には、「依」の文字を含むデザインが使用され、種別が「回答」である注釈には、「回」の文字を含むデザインが使用される。これにより、電子化文書を閲覧する担当者は、注釈の内容をコメントアイコン２５のデザインからある程度把握することができる。
【００３５】
種別に応じたコメントアイコン２５の表示、及びコメントアイコン２５のクリックに応答したコメントノートウィンドウ２６の表示は、クライアント端末３の側でＰＤＦファイル６に添付されたＪａｖａスクリプト６ａを実行することによって達成されている。ＰＤＦファイル６が開かれると、それに添付されたＪａｖａスクリプト６ａがクライアント端末３のブラウザによって実行される。Ｊａｖａスクリプト６ａは、ＰＤＦファイル６に関連付けられたＦＤＦファイル７から各注釈の位置情報及び注釈種別情報を読み出し、注釈種別情報に示されている種別に対応するデザインのコメントアイコン２５を、位置情報に示されている位置に表示する。更にＪａｖａスクリプト６ａは、コメントアイコン２５がクリックされると、コメントノートウィンドウ２６を開き、コメントアイコン２５に関連付けられている注釈のテキストを表示する。
【００３６】
Ｊａｖａスクリプト６ａは、更に、注釈の作成、編集を行う機能も提供している。以下では、Ｊａｖａスクリプト６ａによって行われる注釈の作成、編集の手順が説明される。
【００３７】
種別が「メモ」「デビクラ」「依頼」である注釈は、コメント作成しおり２４ｂをクリックすることによって作成可能である。コメント作成しおり２４ｂがクリックされると、図４に示されているように、Ｊａｖａスクリプト６ａは、文書ウィンドウ２３にコメント作成フォーム２７を表示する。コメント作成フォーム２７は、作成される注釈の種別を選択するための種別選択プルダウンメニュー２７ａを備えている。
【００３８】
コメント作成フォーム２７の構成は、種別選択プルダウンメニュー２７ａによる注釈の種別の選択に応じて変化される。種別が選択されていない場合、及び「メモ」が種別として選択された場合、コメント作成フォーム２７は、種別選択プルダウンメニュー２７ａに加え、事業所選択プルダウンメニュー２７ｂと、部門選択プルダウンメニュー２７ｃと、名前欄２７ｄと、章番号欄２７ｅと、ページ番号欄２７ｆと、テキスト入力欄２７ｇと、ＯＫボタン２７ｈと、中止ボタン２７ｉで構成される。事業所選択プルダウンメニュー２７ｂ及び部門選択プルダウンメニュー２７ｃは、注釈を作成する担当者が所属する事業所、部門をそれぞれ選択するためのプルダウンメニューである。名前欄２７ｄは、担当者の氏名を入力するための欄である。章番号欄２７ｅ、及びページ番号欄２７ｆは、注釈が付される電子化文書上の位置を指定するためのものである。電子化文書上の位置は、電子化文書の章番号、及びページ番号で指定される。章番号欄２７ｅは、章番号を入力するための欄であり、ページ番号欄２７ｆは、ページ番号を入力するための欄である。テキスト入力欄２７ｇは、注釈の内容となるテキストを入力するための欄である。
【００３９】
プルダウンメニューによる選択及び欄への記入が完了した後にＯＫボタン２７ｈをクリックすると、注釈の作成が完了され、コメント作成フォーム２７が閉じられる。その後にツールバー２８の注釈送受信ボタン２９をクリックすると、作成された注釈が電子化文書サーバ２のＦＤＦファイル７に保存される。より具体的には、ＦＤＦファイル７には、当該注釈を作成した担当者の事業所、部門を示す部門情報、及び担当者の氏名を示す担当者情報、電子化文書上の位置（即ち、注釈が付された電子化文書の章番号、及びページ番号）を示す位置情報、及び入力されたテキストが、互いに関連付けて保存される。
【００４０】
種別「デビクラ」が選択された場合も同様に、種別「デビクラ」に対応する構成のコメント作成フォーム２７が表示される。コメント作成フォーム２７への記入が完了した後にＯＫボタン２７ｈがクリックされ、更に、注釈送受信ボタン２９がクリックされると、選択された内容及び記入された内容がＦＤＦファイル７に書き込まれる。
【００４１】
種別「依頼」が選択された場合には、図５に示されているように、宛先事業所選択プルダウンメニュー３０ａ、宛先部門選択プルダウンメニュー３０ｂと、宛先表示欄３０ｃとからなる宛先入力フォーム３０が、コメント作成フォーム２７に追加される。コメント作成フォーム２７の他の構成は、種別が「メモ」である注釈の作成と同様である。種別が「依頼」である注釈の作成では、事業所選択プルダウンメニュー２７ｂ及び部門選択プルダウンメニュー２７ｃは、回答依頼をする担当者が所属する事業所、部門をそれぞれ選択するために使用され、名前欄２７ｄは、当該担当者の氏名を入力するために使用される。章番号欄２７ｅ、及びページ番号欄２７ｆは、注釈が付される電子化文書上の位置を指定するために使用される。宛先事業所選択プルダウンメニュー３０ａ、及び宛先部門選択プルダウンメニュー３０ｂは、回答依頼の宛先の事業部及び部門を選択するために使用される。宛先表示欄３０ｃは、宛先事業所選択プルダウンメニュー３０ａ、及び宛先部門選択プルダウンメニュー３０ｂによって選択された事業部及び部門を表示する欄である。宛先表示欄３０ｃの表示は、宛先事業所選択プルダウンメニュー３０ａ、及び宛先部門選択プルダウンメニュー３０ｂの選択に応じて自動的に更新される。テキスト入力欄２７ｇは、回答依頼の内容となるテキストを入力するために使用される。
【００４２】
プルダウンメニューを用いた選択、及び各欄の入力が終了した後にＯＫボタン２７ｈがクリックされると、コメント作成フォーム２７が閉じられ、注釈の作成が完了する。その後、注釈送受信ボタン２９がクリックされると、注釈の内容がＦＤＦファイル７に保存される。種別が「依頼」である注釈については、回答依頼をする担当者が所属する事業所、部門を示す依頼元部門情報、依頼担当者情報、注釈が付された電子化文書上の位置を示す位置情報、回答依頼の宛先の事業部及び部門を示す宛先情報、及び入力されたテキストが、互いに関連付けてＦＤＦファイル７に保存される。
【００４３】
回答依頼があったことを回答すべき担当者に確実に知らせるために、種別が「依頼」である注釈は、ＦＤＦファイル７に保存された宛先情報を用いて所望の宛先に電子メールによって送信される。図６は、種別が「依頼」である注釈が電子メールによって送信される動作を示す概念図である。システムプログラム９に含まれる定期実行プログラム１３は、ＦＤＦファイル７の内容を定期的に（例えば、１５分毎に）読み取り（Ｓ０２）、新規に種別が「依頼」である注釈が登録されたか否かを監視する。「依頼」である注釈が新規に登録された（Ｓ０１）ことを検出すると、定期実行プログラム１３は、ＦＤＦファイル７に保存されている宛先情報を用いてメールアドレス一覧データベース１４を検索し、宛先の電子メールアドレスを取得する（Ｓ０３）。定期実行プログラム１３は、その電子メールアドレスを宛先として、「依頼」である注釈の内容を電子メールで送信する（Ｓ０４）。
【００４４】
定期実行プログラム１３が送信する電子メールには、当該電子化文書を格納するＰＤＦファイル６のネットワーク上での位置、及び注釈が付された電子化文書上の位置を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が記述されている。このＵＲＬをクリックすると、当該「依頼」に回答する担当者が操作するクライアント端末３には、電子化文書の、回答すべき「依頼」の注釈が付された部分が表示される（Ｓ０５）。これにより、回答すべき担当者は、電子化文書の「依頼」の注釈に関連する箇所に容易にアクセスすることができる。
【００４５】
種別が「依頼」である注釈に対する回答は、種別が「回答」である注釈を電子化文書に付すことによって行われる。図７を参照して、種別が「回答」である注釈は、コメント回答しおり２４ｃをクリックすることによって作成可能である。回答しようとする注釈をクリックによって選択した上でコメント回答しおり２４ｃをクリックすると、種別が「回答」である注釈を入力するためのコメント作成フォーム３１が表示される。
【００４６】
種別が「回答」である注釈を作成するためのコメント作成フォーム３１は、種別選択プルダウンメニュー３１ａと、事業所選択プルダウンメニュー３１ｂ、部門選択プルダウンメニュー３１ｃと、名前欄３１ｄと、章番号欄３１ｅと、ページ番号欄３１ｆと、回答先事業所欄３１ｇと、回答先部門欄３１ｈと、関連先表示欄３１ｉと、テキスト入力欄３１ｊと、ＯＫボタン３１ｋと、中止ボタン３１ｍで構成される。
【００４７】
種別選択プルダウンメニュー３１ａは、注釈の種別を選択するためのプルダウンメニューである。ただし、種別が「回答」である注釈の際には、デフォルトで種別「回答」が選択され、変更不能である。事業所選択プルダウンメニュー３１ｂ、部門選択プルダウンメニュー３１ｃは、それぞれ、回答者の所属する事業所及び部門を選択するためのプルダウンメニューである。名前欄３１ｄは、回答者の氏名を入力するための欄である。章番号欄３１ｅ、ページ番号欄３１ｆは、種別が「回答」である注釈が付される電子化文書上の位置（即ち、章番号及びページ番号）を表示する欄である。章番号欄３１ｅ、ページ番号欄３１ｆに表示される章番号及びページ番号は、種別が「依頼」である注釈から引き継がれ、自動的に設定される。回答先事業所欄３１ｇ及び回答先部門欄３１ｈは、回答先（即ち、回答依頼をした依頼元）の事業所及び部門を表示する欄である。回答先事業所欄３１ｇ及び回答先部門欄３１ｈに表示される事業所及び部門は、種別が「依頼」である注釈の依頼元部門情報から引き継がれ、自動的に設定される。関連先表示欄３１ｉは、種別が「依頼」である注釈に宛先として指定されていた事業所及び部門を表示する欄である。関連先表示欄３１ｉに表示される事業所及び部門は、種別が「依頼」である注釈の宛先情報から引き継がれ、自動的に設定される。テキスト入力欄３１ｊは、回答となるテキストを入力するための欄である。
【００４８】
コメント作成フォーム３１に含まれる各プルダウンメニューの選択及び各欄への記入が完了した後にＯＫボタン３１ｋがクリックされると、種別が「回答」である注釈の作成が完了する。その後に、注釈送受信ボタン２９がクリックされると、選択された内容及び記入された内容がＦＤＦファイル７に書き込まれる。種別が「回答」である注釈については、回答者の事業所及び部門を示す回答者部門情報、回答者の氏名を示す回答者情報、回答先の事業所及び部門を示す回答先情報、注釈が付された電子化文書上の位置を示す位置情報、及び入力されたテキストがＦＤＦファイル７に保存される。
【００４９】
種別が「依頼」である注釈と同様に、種別が「回答」である注釈は、ＦＤＦファイル７に保存された回答先情報を用いて回答先に電子メールによって送信される。これは、回答依頼に対する回答があったことを依頼元の担当者に確実に知らせるためである。種別が「回答」である注釈の電子メールによる送信も、定期実行プログラム１３によって行われる。図６を再度に参照して、定期実行プログラム１３は、ＦＤＦファイル７の内容を定期的に（例えば、１５分毎に）読み取り（Ｓ０７）、新規に種別が「回答」である注釈が登録されたか否かを監視する。「回答」である注釈が新規に登録されたことを検出すると、定期実行プログラム１３は、ＦＤＦファイル７に保存されている依頼元部門情報を用いてメールアドレス一覧データベース１４を検索し、依頼元の電子メールアドレスを取得する（Ｓ０８）。定期実行プログラム１３は、その電子メールアドレスを宛先として、種別が「回答」である注釈の内容を電子メールで送信する（Ｓ０９）。その電子メールには、当該電子化文書を格納するＰＤＦファイル６のネットワーク上での位置、及び注釈が付された電子化文書上の位置を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が記述されている。このＵＲＬをクリックすると、回答を受け取った担当者が操作するクライアント端末３には、電子化文書の、「回答」の注釈が付された部分が表示される（Ｓ１０）。これにより、回答を受け取った担当者は、電子化文書の「回答」の注釈に関連する箇所に容易にアクセスすることができる。
【００５０】
種別が「メモ」「デビクラ」「依頼」である注釈は、既に存在する注釈を複製することによっても作成可能である。コメント複製しおり２４ｄをクリックすると、既に存在する注釈の複製が作成され、新たに作成された注釈のコメントアイコン２５が文書ウィンドウ２３に表示される。更に、新たに作成された注釈に対応するコメント作成フォーム２７が表示され、注釈を編集することができる。
【００５１】
以上に説明されているように、本実施形態に係る文書電子化システム１では、注釈に種別を定義することができ、注釈の種別に応じたデザインのコメントアイコン２５が電子化文書に重ねて表示される。このように、コメントアイコン２５のデザインが注釈の種別に応じて選択されることにより、電子化文書を閲覧する担当者は、どの注釈を読むべきかを容易に判断することができる。
【００５２】
加えて、特定の種別の注釈（本実施形態では、種別「依頼」「回答」の注釈）が、電子化文書に添付されると同時に、電子メールによって関連する担当者に送信され、これにより、回答依頼及びそれに対する回答の交換の確実性の向上と、その交換された情報の共有化とを同時に実現することができる。
【００５３】
このような文書電子化システム１は、プロジェクトのリスク管理を行うために好適に適用される。プロジェクトに関する文書に注釈が付されることは、注釈が付された部分に何らかのリスクが存在し得ることを意味している。注釈が一元的に管理されている本実施形態の文書電子化システム１は、このようなリスクの管理に応用されることが好適である。
【００５４】
図８は、本発明の一実施形態の文書電子化システムが組み込まれたリスク管理システム１Ａの構成を示すブロック図である。リスク管理システム１Ａは、ＬＡＮ４によって互いに接続された、リスク管理サーバ４１と、電子化文書サーバ２Ａと、クライアント端末３で構成されている。
【００５５】
リスク管理サーバ４１上では、リスクアセスメントシステム（ＲＡＳ）４２が稼動している。リスクアセスメントシステム４２は、ＲＡＳマスタ４３と、各プロジェクトのそれぞれに対応して作成するＲＡＳデータベース４４と、コメントデータベース４５と、事例集データベース４６と、例文集データベース４７と、リスク解説書データベース４８とを備えている；図８では、コメントデータベース４５、事例集データベース４６、例文集データベース４７、及びリスク解説書データベース４８は、それぞれ一つずつしか表示されていないが、各プロジェクト毎に（即ち、各ＲＡＳデータベース４４毎に）設けられていると理解されなくてはならない。
【００５６】
ＲＡＳマスタ４３は、リスク管理のためにチェックすべき項目（チェック項目）を記述したチェックリストであり、ＲＡＳデータベース４４のひな型として使用される。ＲＡＳマスタ４３では、チェック項目は階層化されて記憶されている。
【００５７】
ＲＡＳデータベース４４は、各チェック項目と共に、各チェック項目のチェック結果を記述したデータベースであり、ＲＡＳマスタ４３を用いて作成される。具体的には、新たなプロジェクトが発起されると、ＲＡＳマスタ４３からチェック結果が未記入のＲＡＳデータベース４４が作成される。担当者によってチェック結果が入力されると、ＲＡＳデータベース４４にチェック結果が保存される。ＲＡＳマスタ４３と同様に、ＲＡＳデータベース４４では、チェック項目及びチェック結果は階層化されて記憶されている。
【００５８】
コメントデータベース４５は、電子化文書サーバ２Ａに保存されている電子化文書に付された注釈を電子化文書サーバ２Ａから受け取って保存するためのデータベースである。後述されるように、担当者は、コメントデータベース４５に保存されている注釈を、チェック項目としてＲＡＳデータベース４４に組み込むことができる。
【００５９】
事例集データベース４６、例文集データベース４７、及びリスク解説書データベース４８は、担当者にとって参考となる情報を蓄積するためのデータベースである。事例集データベース４６は、過去の様々な事例のデータを格納するデータベースであり、例文集データベース４７は、リスク管理のための文書の作成に役立つ例文を格納するデータベースである。更に、リスク解説書データベース４８は、リスク管理に関する解説を格納するデータベースである。
【００６０】
リスクアセスメントシステム４２には、更に、メールアドレス一覧データベース１４が設けられる。メールアドレス一覧データベース１４には、各プロジェクトに関連する担当者及び部署の電子メールアドレスが保存されている。
【００６１】
電子化文書サーバ２Ａは、メールアドレス一覧データベース１４を有していない点を除けば、図１の電子化文書サーバ２と同様のシステム構成を有している。相違点は、定期実行プログラム１３Ａに、リスク管理サーバ４１と連携するための機能が追加されることである。具体的には、定期実行プログラム１３Ａは、ＦＤＦファイル７を監視して注釈の更新を検知し、注釈の差分データをリスク管理サーバ４１に送信するように構成されている。リスク管理サーバ４１は、注釈の差分データを受信すると、コメントデータベース４５に格納されている注釈を最新の状態にアップデートする。加えて、定期実行プログラム１３Ａは、種別が「依頼」又は「回答」である電子メールの送信に必要な電子メールアドレスを、リスク管理サーバ４１のメールアドレス一覧データベース１４から取得する。
【００６２】
続いて、図８に図示されているリスク管理システム１Ａの動作について説明する。
プロジェクトを選択した上でクライアント端末３に所定の操作を行うと、リスクアセスメントシステム４２へのアクセスが行われ、クライアント端末３には、図９に示されているように、チェック項目表示ウィンドウ５１とチェック項目ツリーウィンドウ５２とを備える表示場面が表示される。チェック項目表示ウィンドウ５１は、チェック項目のリストを表示するためのウィンドウである。チェック項目表示ウィンドウ５１に表示されたチェック項目をクリックすると、当該チェック項目のチェック結果の入力及び表示を行うための画面が表示される。チェック項目ツリーウィンドウ５２は、チェック項目の階層構造を表示するためのウィンドウである。チェック項目ツリーウィンドウ５２に表示された階層構造の各部をクリックすると、クリックされた部分に対応するチェック項目をチェック項目表示ウィンドウ５１に表示させることができる。
【００６３】
チェック項目は、大きく分けて２つある。１つは、標準チェック項目であり、もう１つは、客先仕様留意点チェック項目である。標準チェック項目は、デフォルトで定められているチェック項目である。標準チェック項目はＲＡＳマスタ４３に記述されており、ＲＡＳマスタ４３からＲＡＳデータベース４４が作成されるときに自動的にＲＡＳデータベース４４に組み込まれる。
【００６４】
一方、客先仕様留意点チェック項目は、プロジェクト毎に個別に定義されるチェック項目である。リスクアセスメントシステム４２は、電子化文書サーバ２Ａに保存されている電子化文書に付された注釈を、客先仕様留意点チェック項目としてＲＡＳデータベース４４に取り込むことができるように構成されている。所定の操作が行われると、図１０に示されているように、リスクアセスメントシステム４２は、コメントデータベース４５に保存されている注釈の一覧をクライアント端末３に表示する。その一覧を用いて選択された注釈が、当該プロジェクトのＲＡＳデータベース４４に客先仕様留意点チェックリストとして取り込まれる。客先仕様留意点チェックリストは、ＲＡＳデータベースの所定のフォルダに格納される。
【００６５】
チェック項目表示ウィンドウ５１において客先仕様留意点チェック項目が選択されると、図１１に示されているように、選択された客先仕様留意点チェック項目のチェック結果を入力するための入力画面が表示される。
【００６６】
その入力画面には、電子化文書データベース５にアクセスするためのボタン５３が設けられている。そのボタン５３は、客先仕様留意点チェック項目に対応する注釈が付されている電子化文書を格納するＰＤＦファイル６が存在するネットワーク上の場所、及び、注釈が付された電子化文書上の位置を示すＵＲＬに対応付けられている。そのボタン５３をクリックすると、電子化文書サーバ２ＡのＰＤＦファイル６が開かれ、電子化文書のうち注釈が付された位置の周辺が表示される。これにより、担当者は、客先仕様留意点チェックリストの由来を知ることができる。
【００６７】
以上に説明されているようなリスク管理サーバ４１と電子化文書サーバ２Ａの連携は、適切なリスク管理を行うために有効である。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】図１は、本発明の一実施形態に係る文書電子化システムの構成を示すブロック図である。
【図２】図２は、当該文書電子化システムの動作の過程で表示されるプロジェクト選択画面を示す図である。
【図３】図３は、当該文書電子化システムの動作の過程で表示されるメイン画面及びサブ画面を示す図である。
【図４】図４は、種別が「メモ」である注釈を作成するためのコメント作成フォームの構成を示す図である。
【図５】図５は、種別が「依頼」である注釈を作成するためのコメント作成フォームの構成を示す図である。
【図６】図６は、種別が「依頼」である注釈及び「回答」である注釈が、所望の宛先に電子メールによって送信される過程を示す図である。
【図７】図７は、種別が「回答」である注釈を作成するためのコメント作成フォームの構成を示す図である。
【図８】図８は、本発明の一実施形態に係るリスク管理システムの構成を示すブロック図である。
【図９】図９は、リスク管理システムの動作の過程で表示されるチェック項目表示ウィンドウとチェック項目ツリーウィンドウを示す図である。
【図１０】図１０は、リスク管理システムの動作の過程で表示される、注釈のリストを示す図である。
【図１１】図１１は、客先仕様チェック項目の表示画面を示す図である。
【符号の説明】
【００６９】
１：文書電子化システム
２、２Ａ：電子化文書サーバ
３：クライアント端末
４：ＬＡＮ
５：電子化文書データベース
６：ＰＤＦファイル
７：ＦＤＦファイル
８：フォルダ
９：システムプログラム
１１：Ｗｅｂサーバプログラム
１２：サブ画面処理プログラム
１３、１３Ａ：定期実行プログラム
１４：メールアドレス一覧データベース
２１：メイン画面
２２：サブ画面
２３：文書ウィンドウ
２４：ナビゲーションパレットウィンドウ
２４ａ：しおり
２４ｂ：コメント作成しおり
２４ｃ：コメント回答しおり
２４ｄ：コメント複製しおり
２５：コメントアイコン
２６：コメントノートウィンドウ
２７：コメント作成フォーム
２７ａ：種別選択プルダウンメニュー
２７ｂ：事業所選択プルダウンメニュー
２７ｃ：部門選択プルダウンメニュー
２７ｄ：名前欄
２７ｅ：章番号欄
２７ｆ：ページ番号欄
２７ｇ：テキスト入力欄
２７ｈ：ＯＫボタン
２７ｉ：中止ボタン
２８：ツールバー
２９：注釈送受信ボタン
３０：宛先入力フォーム
３０ａ：宛先事業所選択プルダウンメニュー
３０ｂ：宛先部門選択プルダウンメニュー
３０ｃ：宛先表示欄
３１：コメント作成フォーム
３１ａ：種別選択プルダウンメニュー
３１ｂ：事業所選択プルダウンメニュー
３１ｃ：部門選択プルダウンメニュー
３１ｄ：名前欄
３１ｅ：章番号欄
３１ｆ：ページ番号欄
３１ｇ：回答先事業所欄
３１ｈ：回答先部門欄
３１ｉ：関連先表示欄
３１ｊ：テキスト入力欄
３１ｋ：ＯＫボタン
３１ｍ：中止ボタン
４１：リスク管理サーバ
４２：リスクアセスメントシステム
４３：ＲＡＳマスタ
４４：ＲＡＳデータベース
４５：コメントデータベース
４６：事例集データベース
４７：例文集データベース
４８：リスク解説書データベース
５１：チェック項目表示ウィンドウ
５２：チェック項目ツリーウィンドウ
５３：ボタン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2006350554.tif 000008
【図７】
2006350554.tif 000009
【図８】
2006350554.tif 000010
【図９】
2006350554.tif 000011
【図１０】
2006350554.tif 000012
【図１１】
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