(57)【要約】【課題】提出された報告書に対して顧客から出されたコメントによる改訂履歴が容易に管理でき、報告書が即時的に閲覧でき、大量の報告書であっても容易に管理ができるデータ管理システムを提供する。【解決手段】顧客が操作する顧客側端末装置２２に対し、メール発送部１０により報告書データが受け付けられたことが電子メールにより通知され、この報告書データに対する顧客側端末装置２２より受け付けられたコメントデータは、まず、管理者側データ管理装置２に送出されて方宇酷暑データ記憶部１６に記録された後、このコメントデータが適用されるべき報告書データの送出元である管理側端末装置２３に送出される。【選択図】  図１
2006185100.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の第１ネットワークを介して受け付けられた報告書データを報告書データ記憶部に記録し、所定の第２ネットワークを介して受け付けられた特定の要求元からの報告書閲覧の要求により要求された報告書データを前記報告書データ記憶部より取り出し、前記特定の要求元から送出されて前記第２ネットワークを介して受け付けられたコメントデータを前記報告書データ記憶部に記録する報告書管理手段と、
前記報告書データが受け付けられた旨を前記特定の要求元に通知し、前記特定の要求元からの要求により前記報告書管理手段が取り出した前記報告書データを前記第２ネットワークを介して前記特定の要求元に送出し、前記報告書データ記憶部に記録されたコメントデータを対応する報告書データの送出もとに前記第１ネットワークを介して送出する発送手段と
を少なくとも備えたことを特徴とするデータ管理システム。
【請求項２】
請求項１記載のデータ管理システムにおいて、
前記報告書管理手段は、前記第１ネットワークを介して受け付けられた改訂情報を報告書データ記憶部に記録し、前記第２ネットワークを介して受け付けられた前記特定の要求元からの報告書閲覧の要求により要求された報告書データを対応する改訂情報とともに前記報告書データ記憶部より取り出し、
前記発送手段は、前記改訂情報が受け付けられた旨を前記特定の要求元に通知し、前記特定の要求元からの要求により前記報告書管理手段が取り出した前記報告書データ及び前記改訂情報を前記第２ネットワークを介して前記特定の要求元に送出する
ことを特徴とするデータ管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、所定のネットワークを介して送受される、顧客に対する報告書や提供した報告書に対して顧客からのコメントなどの情報を管理するデータ管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、委託研究などの業務を顧客から依頼されて行う場合、最終的には顧客に対して報告書を提出する。報告書の提出においては、例えば、報告書の案を直接持参して報告の内容を説明し、顧客からのコメントをももらい、帰社した後にコメントを反映させ、最終的な報告書を作成する。また報告をした後に、顧客からの報告書に対するコメントを反映させる場合、顧客からメールが送付され、また文書が郵送され、これらをもとに報告書を提出する側で修正を実施している。
【０００３】
報告書の量が多く、コメントが度々発生する場合には、各々のコメントを反映した修正履歴を管理する必要があるが、コメントが多量である場合には非常に困難であり、実際には最新の更新された報告書しか管理されていないケースが通例である。顧客側では、適正にコメントを反映されたかどうかは、次回の報告会で確認するか、もしくは、最終報告書で確認するしか方法がない。また、最終報告書を提出すると、顧客はこれらの報告書を多年に渡って管理する必要があり、大量の報告書を保管する書庫の用意をし、さらにこれらの報告書を検索する場合には、書庫管理を実施する必要がある。
【０００４】
なお、上述した従来技術は、出願人が出願時点で知る限りにおいて文献公知ではない。
また、出願人は、出願時までに本発明に関連する先行技術文献を発見することができなかった。よって、先行技術文献情報を開示していない。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述した報告書の提出方法では、次に示すような問題があった。
（ａ）顧客が報告書に対してコメントを通知する場合、報告会で対面した状態での通知、報告会の後でのメールの送付や文書の郵送による通知、或いは電話を用いた通知となる。これら通知されたコメントを適正に報告書に反映させるためには、修正履歴管理が重要であるが、多量ページの報告書の場合には、コメントも多量となるため、これらの修正履歴管理が、非常に困難である。
【０００６】
（ｂ）報告会に参加できない顧客が、提出された報告書の案を閲覧する場合、報告書の案がどこに保管されているかを検索する必要がある。ところが、最終報告書でない報告書案は、顧客側の図書管理システムで管理されていない場合がほとんどであり、簡単に検索可能な状況ではなく、閲覧することが困難であるという問題があった。
【０００７】
（ｃ）通知したコメントが適正に反映されたかを顧客が確認する場合、次回の報告会を待つか、或いは次回報告会がない場合には、最終報告書で確認することになり、即時的に確認することが容易ではない。
（ｄ）報告書は、報告書を提出した側と顧客側の双方で管理する必要があり、長期に保管・管理するためには、書庫及び図書管理システムを双方で持つ必要があり、管理費にコストがかかる。
【０００８】
本発明は、以上のような問題点を解決するためになされたものであり、提出された報告書に対して顧客から出されたコメントによる改訂履歴が容易に管理でき、報告書が即時的に閲覧でき、大量の報告書であっても容易に管理ができるデータ管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明に係るデータ管理システムは、所定の第１ネットワークを介して受け付けられた報告書データを報告書データ記憶部に記録し、所定の第２ネットワークを介して受け付けられた特定の要求元からの報告書閲覧の要求により要求された報告書データを報告書データ記憶部より取り出し、特定の要求元から送出されて第２ネットワークを介して受け付けられたコメントデータを報告書データ記憶部に記録する報告書管理手段と、報告書データが受け付けられた旨を特定の要求元に通知し、特定の要求元からの要求により報告書管理手段が取り出した報告書データを第２ネットワークを介して特定の要求元に送出し、報告書データ記憶部に記録されたコメントデータを対応する報告書データの送出元に第１ネットワークを介して送出する発送手段とを少なくとも備えたものである。
【００１０】
上記データ管理システムにおいて、報告書管理手段は、第１ネットワークを介して受け付けられた改訂情報を報告書データ記憶部に記録し、第２ネットワークを介して受け付けられた特定の要求元からの報告書閲覧要求により要求された報告書データを対応する改訂情報とともに報告書データ記憶部より取り出し、発送手段は、改訂情報が受け付けられた旨を特定の要求元に通知し、特定の要求元からの要求により報告書管理手段が取り出した報告書データ及び改訂情報を第２ネットワークを介して特定の要求元に送出するようにしてもよい。
【発明の効果】
【００１１】
以上説明したように、本発明によれば、顧客が操作する端末などの特定の要求元に対し、報告書データが受け付けられたことが通知され、この報告書データに対する特定の要求元より受け付けられたコメントデータは、このコメントデータが適用されるべき報告書データの送出元に送出される。従って、まず、顧客は、自身で管理することなく、提出された報告書のデータを常に閲覧することが可能となる。また、顧客による報告書に対するコメントは、報告書の提出元に送出されるので、報告書の提出元では、迅速にコメントを反映させることができる。また、報告書データ記憶部には、報告書データとともに改訂情報が記録されるので、報告書の修正履歴管理を行うことが可能となる。これらの結果、本発明によれば、大量の報告書であっても容易に管理ができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態について図を参照して説明する。図１は、本発明の実施の形態におけるデータ管理システムの構成例を示すブロック図である。このデータ管理システムは、顧客開示データ管理装置１と、顧客開示データ管理装置１にファイア・ウォール４を経由して接続された管理側データ管理装置２とを備えている。管理者側データ管理装置２には、複数の管理側端末装置２３が接続している。また、顧客開示データ管理装置１には、ファイア・ウォール３を介して接続するＷＡＮとしてのインターネット５により複数の顧客側端末装置２２が接続している。
【００１３】
顧客開示データ管理装置１は、通信処理部６、ユーザ情報記憶部７、報告書データ記憶部８、メールアドレス抽出部９、メール発送部（発送手段）１０、報告書閲覧・改訂部（報告書管理手段）１１、改訂個所発送部１２、ユーザ番号処理部１３を備える。ユーザ情報記憶部７は、本システムを利用する管理側ユーザや顧客を識別するための管理側ユーザ情報や顧客情報を記録している。報告書データ記憶部８は、通信処理部６を介して受け付けられた報告書データを記録している。
【００１４】
メールアドレス抽出部９は、通信処理部６を介して受け付けられた報告書データに含まれている顧客を識別するための顧客情報をもとに、ユーザ情報記憶部７より対応する顧客の電子メールアドレスを抽出する。メール発送部１０は、報告書データ記憶部８に記録（登録）された報告書データを、メールアドレス抽出部９が抽出した電子メールアドレスに対して送信する。
【００１５】
報告書閲覧・改訂部１１は、通信処理部６を介して受け付けられた顧客側端末装置２２からの報告書閲覧要求により、要求された報告書データを報告書データ記憶部８より取り出し、要求元の顧客側端末装置２２に送出する。また、報告書閲覧・改訂部１１は、顧客側端末装置２２からのコメントデータを受け付け、受け付けたコメントデータを報告書データ記憶部８に記録する。また、報告書閲覧・改訂部１１は、管理者側データ管理装置２より送出されて通信処理部６を介して受け付けられた報告書データや改訂情報を報告書データ記憶部８に記録する。
【００１６】
改訂個所発送部１２は、報告書閲覧・改訂部１１が顧客側端末装置２２よりコメントデータを受け付けると、受け付けたコメントデータをメール発送部１０に通知する。
ユーザ番号処理部１３は、通信処理部６を介して受け付けた報告書データに含まれる管理側ユーザ情報や顧客情報の認証や、通信処理部６を介して受け付けられた顧客側端末装置２２からの報告書閲覧要求などの接続要求の認証を行う。ユーザ番号処理部１３は、これらの認証を、ユーザ情報記憶部７に記録されている情報をもとに行う。
【００１７】
これらにより構成される顧客開示データ管理装置１は、例えば、ＣＰＵ、主記憶装置、外部記憶装置，通信装置などを備えるサーバであり、各機能を実現するためのプログラムが、例えば記録媒体（図示せず）によって外部記憶装置に記憶され、このプログラムが主記憶装置において展開され、展開されたプログラムによりＣＰＵが動作することで、上述の構成の各機能が実現される。上記プログラムは、他のコンピュータ装置（図示せず）から社内ネットワーク（図示せず）を介してファイア・ウォール３を経由して送信され、主記憶に記憶されるものであってもよい。
【００１８】
管理側データ管理装置２は、通信処理部１４、ユーザ情報記憶部１５、報告書データ記憶部１６、報告書登録・改訂部１９、報告書発送部２０、ユーザ番号処理部（登録・削除）２１を備える。ユーザ情報記憶部１５は、管理側ユーザを識別するための情報を記録している。報告書データ記憶部１６は、通信処理部１４を介して受け付けられた報告書データを記録している。
【００１９】
報告書登録・改訂部１９は、通信処理部１４を介して受け付けられた報告書データを報告書データ記憶部１６に記録し、また、通信処理部１４を介して受け付けられた報告書データの改訂により報告書データ記憶部１６に記録されている対応する報告書データを改訂する。報告書発送部２０は、報告書データ記憶部１６に記録されている報告書データを、顧客開示データ管理装置１に対して送出する。
【００２０】
また、ユーザ番号処理部２１は、ユーザ情報記憶部１５に記録されている情報をもとに、通信処理部１４を介して受け付けた報告書データに関わる管理側ユーザ情報の認証を行う。以上に説明した管理者側データ管理装置２や管理側端末装置２３などが、報告書データの送出元となり、顧客側端末装置２２が、要求元となる。
【００２１】
なお管理者データ管理装置２は、例えば、ＣＰＵ、主記憶装置、外部記憶装置，通信装置などを備えるサーバであり、各機能を実現するためのプログラムが、例えば記録媒体（図示せず）によって外部記憶装置に記憶され、このプログラムが主記憶装置において展開され、展開されたプログラムによりＣＰＵが動作することで、上述の構成の各機能が実現される。上記プログラムは、他のコンピュータ装置（図示せず）から社内ネットワーク（図示せず）を介してファイア・ウォール４を経由して送信され、主記憶に記憶されるものであってもよい。
【００２２】
次に、本実施の形態におけるデータ管理システムの動作例について、図２のフロー図を用いて説明する。始めに、管理側ユーザがいずれかの管理側端末装置２３を操作し、この管理側端末装置２３より管理者側データ管理装置２に対し、管理側ユーザを識別するための識別子とともに接続要求を送出する。この要求は、通信処理部１４を介し、まず、ユーザ番号処理部２１に受け付けられる。
【００２３】
要求を受け付けたユーザ番号処理部２１では、接続要求元の認証を行う。ユーザ番号処理部２１では、例えば、ユーザ情報記憶部１５に記録されている情報の中に、要求とともに受け付けた識別子の存在を確認することにより認証を行う。また、これらの認証において、識別子に加えてパスワードを用いるようにしてもよい。
【００２４】
上述した認証が確立すると、ユーザ番号処理部２１は、接続要求を受け付けたことを該当する管理側端末装置２３に通知する。接続要求が受け付けられたことを認知した管理側ユーザは、管理側端末装置２３を操作し、顧客に提供すべき作成した報告書データやすでに登録されている報告書に対する改訂データを、管理者側データ管理装置２に送出する。送出されたこれらのデータは、通信処理部１４を介して報告書登録・改訂部１９に受け付けられる。
【００２５】
このようにして報告書データや改訂データを受け付けた報告書登録・改訂部１９は、まず、報告書データは報告書データ記憶部１６に記録する。また、報告書登録・改訂部１９は、受け付けた改訂データは、報告書データ記憶部１６に記録されている対象となる報告書データに対応させて記録する。
【００２６】
上述したように受け付けたデータが、報告書登録・改訂部１９により報告書データ記憶部１６に記録されると、報告書発送部２０は、記録された報告書データを顧客開示データ管理装置１に対して送出する。このとき、報告書搬送部２０は、送出する報告書データの送出元となる管理側ユーザを識別するための識別子などの管理側ユーザ情報、及び送出する報告書データの提供先となる顧客の情報（顧客情報）を、報告書データとともに顧客開示データ管理装置１に対して送出する。また、報告書発送部２０は、報告書データに加え、これに対応する改訂データや改訂データを受け付けた回数などの情報を含む改訂情報も、顧客開示データ管理装置１に対して送出する。
【００２７】
以上のことにより報告書データや改訂に関する情報が送出されると、これらは、顧客開示データ管理装置１において、通信処理部６を介してユーザ番号処理部１３に受け付けられる。ユーザ番号処理部１３では、受け付けた管理側ユーザ情報及び顧客情報とユーザ情報記憶部７に記録されている情報とを照合し、認証などを行う。
【００２８】
認証が行われると、報告書閲覧・改訂部１１は、受け付けられた報告書データを報告書データ記憶部８に記録する。報告書閲覧・改訂部１１は、上記報告書データを、受け付けられた管理側ユーザ情報をもとに、報告書データ記憶部８の中の所定領域に格納する。また、報告書閲覧・改訂部１１は、受け付けられた改訂情報を、上記報告書データと同様にして報告書データ記憶部８に記録する。
【００２９】
上述したように報告書閲覧・改訂部１１が受け付けたデータや情報を報告書データ記憶部８に格納すると、メールアドレス抽出部９は、報告書データとともに受け付けられた顧客情報をもとに、ユーザ情報記憶部７より対応する顧客の電子メールアドレスを取り出し、メール発送部１０に通知する。また、メール発送部１０は、通知された電子メールアドレスに対し、報告書データが提出されたこと，これが新規のもである情報，これが改訂されたものである情報，登録や改訂が行われた日時の情報などを含む登録通知情報を送出する。
【００３０】
メール発送部１０より送出された登録通知情報データは、通信処理部６，ファイアウォール３，インターネット５を通過し、電子メールアドレスに示される顧客側端末装置２２に到達する。従って、本システムによると、管理側ユーザの操作により報告書データが登録されると、報告書データが登録されたことや登録された情報が閲覧可能であることが、顧客側端末装置２２により、顧客に対して認知可能な状態となる。
【００３１】
次に、顧客開示データ管理装置１に登録された報告書データを、顧客側端末装置２２により閲覧する動作例について説明する。まず、前述した電子メールの通知により報告書について認知した顧客が顧客側端末装置２２を操作し、顧客開示データ管理装置１に対し、顧客を識別するための識別子とともに報告書の閲覧要求を送出する。この要求は、インターネット５，ファイアオール３を経由し、通信処理部６を介してユーザ番号処理部１３に受け付けられる。
【００３２】
上述の要求を受け付けたユーザ番号処理部１３では、要求元の認証を行う。ユーザ番号処理部１３では、例えば、ユーザ情報記憶部７に記録されている情報の中に、要求とともに受け付けた識別子の存在を確認することにより認証を行う。また、これらの認証において、識別子に加えてパスワードを用いるようにしてもよい。
【００３３】
上述した認証が確立すると、報告書閲覧・改訂部１１は、受け付けた識別子で示される顧客情報に対応する報告書データを報告書データ記憶部８より取り出す。また、報告書閲覧・改訂部１１は、報告書データとともに付随する改訂情報も取り出す。報告書閲覧・改訂部１１が各データを取り出すと、メールアドレス抽出部９は、ユーザ情報記憶部７より対応する顧客の電子メールアドレスを取り出し、メール発送部１０に通知する。この通知を受けたメール発送部１０は、通知されたメールアドレスに対し、取り出された報告書データや改訂情報を送出する。
【００３４】
送出された報告書データ及び改訂情報は、通信処理部６を介し、ファイアオール３，インターネット５を経由し、顧客側端末装置２２に到達し、顧客に閲覧可能な状態となる。
この閲覧の結果、閲覧された報告書に対するコメントデータが、顧客側端末装置２２より通知されると、この通知は報告書閲覧・改訂部１１により受け付けられる。コメントデータは、例えば改訂個所などを示す情報が含まれるものである。受け付けられたコメントデータは、改訂個所発送部１２により、管理側端末装置２３に対して送出される。
【００３５】
また、コメントデータが受け付けられると、メールアドレス抽出部９が、対応する報告書データが送出された管理側端末装置２３に対する電子メールアドレスをユーザ情報記憶部７より取り出し、メール発送部１０に通知する。この通知を受けたメール発送部１０は、コメントデータが受け付けられたことを通知する電子メールを、取り出された電子メールアドレス宛に送出する。これらの結果、管理側ユーザは、管理側端末装置２３により、報告書に対する改訂個所などのコメントを認知することになる。
【００３６】
以上に説明したように、本実施例によれば、報告書に対して顧客が出したコメントが、適正に反映されるようになる。また、顧客は顧客自信で管理することなく、いつでも報告書を閲覧することが可能となる。また報告書が改訂された場合には、その都度改訂履歴が保管・管理されるので、修正履歴管理を行うことが可能となる。報告書が登録、改訂される場合、また顧客がコメントを出した場合には、電子メールにより管理者側へ或いは顧客に対して送付され、その際には日時を付加して送信されるため、より詳細な履歴管理となる。
【００３７】
これらのことにより、顧客に報告書を提出する管理側と顧客との間で、報告書を一元管理することが可能となり、管理側と顧客はそれぞれの図書管理システムを重複して持つ必要がなくなり、顧客側では図書室（或いは資料室）の確保や図書を保管・管理するシステムの開発などが不要となる。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明の実施の形態におけるデータ管理システムの構成例を示すブロック図である。
【図２】図１に示すデータ管理システムの動作例について説明するためのフロー図である。
【符号の説明】
【００３９】
１…顧客開示データ管理装置、２…管理側データ管理装置、３，４…ファイア・ウォール、５…インターネット、６…通信処理部、７…ユーザ情報記憶部、８…報告書データ記憶部、９…メールアドレス抽出部、１０…メール発送部（発送手段）、１１…報告書閲覧・改訂部（報告書管理手段）、１２…改訂個所発送部、１３…ユーザ番号処理部、１４…通信処理部、１５…ユーザ情報記憶部、１６…報告書データ記憶部、１９…報告書登録・改訂部、２０…報告書発送部、２１…ユーザ番号処理部（登録・削除）、２２…顧客側端末装置、２３…管理側端末装置。
【図１】
2006185100.tif 000003
【図２】
2006185100.tif 000004