(57)【要約】      （修正有）【課題】機密文書が漏失して機密事項が漏洩するおそれがない機密文書の廃棄代行システム及び機密文書投函箱を提供する。【解決手段】機密文書廃棄依頼者側に顧客データを基にした機密文書に付与する機密文書管理情報をコード化したシンボルを印刷するシンボルコード印刷手段２０と機密文書投函箱３０とが備えられ、機密文書投函箱３０が、認証カードのカード情報を読み取るカード読取手段３３と、認証手段１３に基づく解錠許可信号により扉を解錠して機密文書が投函される投函口３１と、投函口３１から投函された機密文書に付与されたシンボルを読み取るシンボルコード読取手段３５と、コンピュータ１０と通信回線で接続する送受信手段１４とを備え、機密文書投函箱に投函された機密文書の前記シンボルをシンボルコード読取手段３５で読み取って送信し廃棄記録手段１６に記録する機密文書の廃棄代行システムである。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
機密文書廃棄代行業者のコンピュータが、顧客データを記録する顧客データ記録手段と、顧客に認証カードを発行するカード発行手段と、該認証カードのカード情報を照合して認証する認証手段と、該カード情報を受信し、かつ該認証手段による認証結果に基づいて解錠許可信号を送出する送受信手段と、前記認証手段によるカード情報と顧客文書管理情報とを記録する廃棄記録手段とを備え、
機密文書廃棄依頼者側に前記顧客データを基にした機密文書に付与する機密文書管理情報をコード化したシンボルを印刷するシンボルコード印刷手段と機密文書投函箱とが備えられ、該機密文書投函箱が、前記認証手段に基づく解錠許可信号により扉を解錠して機密文書が投函される投函口と、認証カードのカード情報を読み取るカード読取手段と、前記投函口から投函された機密文書に付与された前記シンボルを読み取るシンボルコード読取手段と、前記コンピュータと通信回線で接続する送受信手段とを備え、
前記機密文書投函箱に投函された機密文書の前記シンボルを前記シンボルコード読取手段で読み取って送信し前記廃棄記録手段に記録することを特徴とする機密文書の廃棄代行システム。
【請求項２】
機密文書を集積して廃棄するための機密文書投函箱において、
投函箱本体に、認証カードのカード情報を読み取るカード読取手段と、該カード読取手段によるカード情報を顧客データと照査して得られた認証結果に基づく解錠許可信号により解錠する扉を備えた機密文書を投函するための投函口と、機密文書に付与されたシンボルを読み取るシンボルコード読取手段と、を備えることを特徴とする機密文書投函箱。
【請求項３】
前記投函箱本体内に機密文書を視認困難にする破壊手段を備えることを特徴とする請求項２に記載の機密文書投函箱。
【請求項４】
前記投函箱本体内に機密文書が前記破壊手段により処理された後に重量を計測する計量手段を備え、かつ破壊処理後の所定重量の機密文書を郵便差出箱に自動的に封緘する封緘手段を備えることを特徴とする請求項３に記載の機密文書投函箱。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、機密文書の廃棄代行システム及び機密文書投函箱に関し、詳しくは機密文書廃棄代行業者が機密文書を溶融又は焼却して秘密保持するためのシステムであり、そのシステムに相応しい機密文書投函箱に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、機密文書を紙資源として回収する回収具がある。図３（ａ），（ｂ）は、回収具を示しており、回収箱１の開口部２を頂部に設け、開口部２内側に案内片５が設けられ、回収箱１内に着脱自在に装着された回収袋３が懸吊されている。回収箱１は施錠が施された扉６が設けられている。回収袋３の上部にはリング穴４が設けられ、リング穴４に鎖を通して施錠し、機密文書が回収される。機密文書はシュレッダーで断裁されることなく、回収袋３に廃棄され、回収業者が回収袋３の施錠を解錠して処理する（例えば、特許文献１参照）
【０００３】
【特許文献１】特開平９−３０１５０１号公報（明細書段落〔００２６〕，図面図１（ａ），（ｂ））
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、図３に示した従来の回収箱は、回収業者が回収袋に施錠して回収する方式であり、回収業者が人為的に封をして回収して処理する以上、回収箱から回収袋に施錠して取り出す過程で機密文書が散逸し、機密事項が漏れるおそれがあり、改善の余地があった。
【０００５】
本発明は、上述のような課題に鑑みなされたものであり、機密文書が漏出して機密事項が漏洩するおそれがない機密文書の廃棄代行システム及び機密文書投函箱を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、上記課題を解決したものであって、請求項１の発明は、機密文書廃棄代行業者のコンピュータが、顧客データを記録する顧客データ記録手段と、顧客に認証カードを発行するカード発行手段と、該認証カードのカード情報を照合して認証する認証手段と、該カード情報を受信し、かつ該認証手段による認証結果に基づいて解錠許可信号を送出する送受信手段と、前記認証手段によるカード情報と顧客文書管理情報とを記録する廃棄記録手段とを備え、
機密文書廃棄依頼者側に前記顧客データを基にした機密文書に付与する機密文書管理情報をコード化したシンボルを印刷するシンボルコード印刷手段と機密文書投函箱とが備えられ、該機密文書投函箱が、前記認証手段に基づく解錠許可信号により扉を解錠して機密文書が投函される投函口と、認証カードのカード情報を読み取るカード読取手段と、前記投函口から投函された機密文書に付与された前記シンボルを読み取るシンボルコード読取手段と、前記コンピュータと通信回線で接続する送受信手段とを備え、
前記機密文書投函箱に投函された機密文書の前記シンボルを前記シンボルコード読取手段で読み取って送信し前記廃棄記録手段に記録することを特徴とする機密文書の廃棄代行システムである。なお、前記コード化とは、機密文書管理情報をバーコード、２次元コード、又はＱＲコード等のシンボルに変換することを意味し、シンボルコード読取手段は、バーコード、２次元コード、ＱＲコード等のシンボルを読み取る手段であり、機密文書管理番号等を読み取る。
【０００７】
また、請求項２の発明は、機密文書を集積して廃棄するための機密文書投函箱において、
投函箱本体に、認証カードのカード情報を読み取るカード読取手段と、該カード読取手段によるカード情報を顧客データと照査して得られた認証結果に基づく解錠許可信号により解錠する扉を備えた機密文書を投函するための投函口と、機密文書に付与されたシンボルを読み取るシンボルコード読取手段と、を備えることを特徴とする機密文書投函箱である。
【０００８】
また、請求項３の発明は、前記投函箱本体内に機密文書の内容を視認できないように破壊手段を備えることを特徴とする請求項２に記載の機密文書投函箱である。なお、破壊手段は、シュレッダー装置、文書を塗りつぶす塗布装置等である。
【０００９】
また、請求項４の発明は、前記投函箱本体内に機密文書が前記破壊手段により処理された後に重量を計測する計量手段を備え、かつ破壊処理後の所定重量の機密文書を郵便差出箱に自動的に封緘する封緘手段を備えることを特徴とする請求項３に記載の機密文書投函箱である。
【発明の効果】
【００１０】
請求項１の発明は、機密文書廃棄代行業者のコンピュータが、顧客データを記録する顧客データ記録手段と、顧客に認証カードを発行するカード発行手段と、該認証カードのカード情報を照合して認証する認証手段と、該カード情報を受信し、かつ該認証手段による認証結果に基づいて解錠許可信号を送出する送受信手段と、前記認証手段によるカード情報と顧客文書管理情報とを記録する廃棄記録手段とを備え、
機密文書廃棄依頼者側に前記顧客データを基にした機密文書に付与する機密文書管理情報をコード化したシンボルを印刷するシンボルコード印刷手段と機密文書投函箱とが備えられ、該機密文書投函箱が、前記認証手段に基づく解錠許可信号により扉を解錠して機密文書が投函される投函口と、認証カードのカード情報を読み取るカード読取手段と、前記投函口から投函された機密文書に付与された前記シンボルを読み取るシンボルコード読取手段と、前記コンピュータと通信回線で接続する送受信手段とを備え、
機密文書廃棄業者側に備えられた前記機密文書に印刷された前記シンボルを読み取る第２のコード読取手段とを備え、
前記機密文書投函箱に投函された機密文書の前記シンボルを前記シンボルコード読取手段で読み取って送信し前記廃棄記録手段に記録することを特徴とする機密文書の廃棄代行システムであるので、機密文書廃棄代行業者の廃棄記録手段には、機密文書投函時の機密文書の機密文書管理データが記録され、かつ機密文書廃棄業者が読み取った機密文書管理番号及び投函日等の機密文書管理情報が記録されており、機密文書廃棄代行業者は、機密文書が第三者に漏出することなく廃棄処理することができるし、機密文書廃棄依頼者には機密文書の廃棄保証を行うことができる。
【００１１】
また、請求項２の発明では、機密文書を集積して廃棄するための機密文書投函箱において、
投函箱本体に、認証カードのカード情報を読み取るカード読取手段と、該カード読取手段によるカード情報を顧客データと照査して得られた認証結果に基づく解錠許可信号により解錠する扉を備えた機密文書を投函するための投函口と、機密文書に付与されたシンボルを読み取るシンボルコード読取手段と、を備えることを特徴とする機密文書投函箱であるので、機密文書投函箱は許可された者以外が使用することができないし、機密文書を投函すると機密文書に印刷されたシンボルをシンボルコード読取手段で読み取られ、読み取られた機密文書管理情報が機密文書廃棄代行業者のコンピュータの廃棄記録手段に機密文書管理番号と機密文書を投函した投函日等を合わせて記録され、機密文書廃棄依頼者への廃棄保証として利用することができる利点がある。
【００１２】
また、請求項３の発明では、前記投函箱本体に破壊手段を備えたことを特徴とする請求項２に記載の機密文書投函箱であるので、シンボルコード読取手段で機密文書に印刷された機密文書管理情報が読み取られた後は、破壊手段により破砕処理され、機密文書廃棄業者に配送される前に破砕されて機密保持状態が解除され、一層安全性が向上する利点がある。
【００１３】
また、請求項４の発明では、前記投函箱本体内に機密文書が前記破壊手段により処理された後に重量を計測する計量手段を備え、かつ破壊処理後の所定重量の機密文書を郵便差出箱に自動的に封緘する封緘手段を備えることを特徴とする請求項３に記載の機密文書投函箱であるので、機密文書の破砕後に計量手段により所定重量の機密文書が郵便差出箱に封緘することが可能であり秘密保持義務のある担当者が郵便差出箱を機密文書廃棄業者に配送することによって、機密文書を確実に廃棄処理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明に係る機密文書の廃棄代行システム及び機密文書投函箱について、図面を参照して説明する。図１は、本発明の機密文書の廃棄代行システムを示すブロック図であり、機密文書廃棄代行業者はコンピュータ１０を備え、機密文書廃棄依頼者はシンボルコード印刷手段２０と機密文書投函箱３０とを備え、機密文書廃棄依頼者が機密文書投函箱３０に投函した機密文書は、郵便法に則って機密文書廃棄処理業者の機密文書処理場４０に送られて廃棄処理が行われる。機密文書処理場４０は紙を溶融し再生してリサイクルする処理場である。なお、機密文書処理場３０が焼却炉であってもよいが、リサイクル処理場が好ましい。
【００１５】
機密文書廃棄代行業者側には、機密文書を廃棄管理をするためのコンピュータ１０が備えられ、コンピュータ１０は、機密文書廃棄処理業者が機密文書廃棄依頼者との機密文書の廃棄処理契約が成立すると、機密文書廃棄依頼者の顧客情報が記録される顧客データ記録手段１１と、顧客データ記録手段１１の顧客情報に基づいて認証カードを発行するカード発行手段１２と、認証カードのカード情報と顧客データとを照合して照合結果を出力する認証手段１３と、認証手段１３による照合結果に基づいて解錠許可信号を出力したり、或いは機密文書投函箱３０からのカード情報等を受信する送受信手段１４と、顧客データと関連づけて廃棄文書を管理するための機密文書管理コードをバーコード等のシンボルに変換して作成するシンボルコード作成手段１５と、顧客毎に投函日時等を記録する機密文書廃棄記録手段１６とが備えられている。また、シンボルコード作成手段１５は、機密文書廃棄依頼者に提供されて後述のシンボル印刷手段に組み込まれ、機密文書を印刷する際に機密文書の顧客側管理番号に応じて機密文書にシンボルを印刷する。なお、シンボルは、バーコード、２次元コード、又はＱＲコード等を含み、コンピュータ１０は集中処理型又は分散処理型の何れでもよい。
【００１６】
コンピュータ１０には、顧客データ記録手段１１が設けられ、契約日、住所、契約者（会社名）氏名、契約期間、廃棄処理条件等の顧客情報がコード化されて入力され、各機密文書廃棄依頼者（顧客）に対して割り振られた認証コードが上記顧客情報とともに記録される。
【００１７】
カード発行手段１２は、顧客に対して認証コードを割り振り、この認証コード番号と契約者（会社名）氏名等のカード情報が記録された認証カードが各顧客に発行される。
【００１８】
認証手段１３は、カード情報を照査する手段であり、認証手段１３は認証カードに記録された顧客情報が、契約者か又は契約期間内の顧客であるか否かを顧客データ記録手段１１の顧客データを取り込んでカード情報と照合し、カード情報と顧客データとが一致している場合、認証確認信号が送出される。この認証確認信号は解錠許可信号として送受信手段１４から所定の機密文書投函箱３０に送出される。また、照合において、カード情報が顧客データと不一致であれば、認証確認信号は送出されないし、異常データとして記録するようにしてもよい。
【００１９】
送受信手段１４は、先に説明したように、認証手段１３からの認証確認信号を受けて、解錠許可信号として送受信手段１４により通信回線を介して機密文書投函箱２０の送受信手段３６に送出する。また、後述する機密文書投函箱３０からのカード情報及びシンボルコード化した機密文書の管理番号等の情報を受信する機能を有する。
【００２０】
シンボルコード作成手段１５は、顧客管理番号、機密文書番号等をコード化し所定のフォーマットでシンボルコードを作成するためのシンボルコード作成手段であり、機密文書廃棄依頼者は、機密文書廃棄代行業者が発行するシンボルコード作成手段を利用して印刷機で機密文書にシンボルコードを印刷することができる。このシンボルコードは、顧客、機密文書番号等がコード化されている。また、廃棄記録手段１６は、機密文書を受付した際の顧客、日時、機密文書番号等を記録する記録領域である。
【００２１】
続いて、機密文書廃棄依頼者側には、機密文書に文書管理番号が付与され、機密を要する文書管理番号に対してシンボルを印刷するシンボルコード印刷手段２０が備えられ、かつ機密文書を投函するための機密文書投函箱３０が備えられている。このシンボルには、顧客コード、機密文書番号コード等がシンボル化されている。機密文書投函箱３０は不要となった機密文書を集積して廃棄するための収集箱であり、機密文書投函箱３０に投函された機密文書は、秘密保持義務を有する者が所定の廃棄処理場４０に配達し、廃棄処理場４０にて溶解等により廃棄処理される。
【００２２】
機密文書投函箱３０には、扉３１ａが設けれた投函口３１と、認証カード挿入口３２とを備え、認証カードを読み取るカード読取装置３３、投函口３１の扉３１ａを開くための投函口解錠手段３４、機密文書に付与されたシンボルを読み取るシンボルコード読取装置３５、送受信装置３６等が設けられている。カード読取装置３３及び投函口解錠手段３４は、送受信手段３６を介して通信回線を通してコンピュータシステム１０の送受信手段１４に接続されている。また、機密文書投函箱３０には、所定の番地コードが付与されており、この番地コードによって、所定の機密文書投函箱３０とコンピュータシステム１０とが通信することができる。
【００２３】
カード読取装置３３は、カード挿入口３２に挿入された認証カードを読み取り、そのカード情報を送受信手段３６により通信回線を介してコンピュータシステム１０の送受信手段１４に接続される。投函口解錠手段３４は、コンピュータシステム１０からの認証手段１３からの認証確認信号に基づく解錠許可信号を送受信手段３６で受け、投函口３１の扉３１ａを解錠して開かれることにより、機密文書は投函口３１から投函される。投函口３１から投函された機密文書は、シンボルコード読取装置３５により、機密文書に印刷されはシンボルが読み取られる。投函された機密文書は、例えば、郵便差出箱に投入されてテープ等で自動的に封緘される。この郵便差出箱は秘密保持義務のある担当者が廃棄処理場４０に配達し、廃棄処理場４０にて溶解等により廃棄処理される。
【００２４】
さらに、機密文書投函箱３０の他の例について、図２を参照して詳細に説明する。機密文書投函箱３０は、機密文書を集積して廃棄するための収集箱であり、扉３１ａが設けれた投函口３１と、認証カード挿入口３２とを備え、認証カードを読み取るカード読取装置３３、投函口３１の扉３１ａを開くための投函口解錠手段３４、機密文書に付与されたシンボルを読み取るシンボルコード読取装置３５、送受信装置３６、機密文書を判読不可能な状態に破壊する、例えばシュレッダー装置或いは塗布装置等による破壊手段３７を備え、破壊された機密文書を収納する郵便差出箱を封緘する封緘手段３８、及びこれらを動作を制御する制御装置３９が備えられ、さらに、制御装置３９からの信号により点灯する表示部３９ａ等が設けられている。また、制御装置３９には、カード読取装置３３とシンボルコード読取装置３５とで読み取られたデータが一時的に記憶され、これらのデータが送受信手段３６を介してコンピュータシステム１０側に送信される。
【００２５】
カード読取装置３３は、カード挿入口３２に挿入された認証カードを読み取り、そのカード情報を送受信手段３６により通信回線を介してコンピュータシステム１０の送受信手段１４に送信する。投函口解錠手段３４は、コンピュータシステム１０からの解錠許可信号を送受信手段３６で受け、投函口３１の扉３１ａを解錠して開く、機密文書は投函口３１から投函され、機密文書は破壊手段３７により判読不能な程度に破壊される。破壊手段３７により破壊された機密文書は、郵便差出箱に投入されて封緘手段３８によりテープ等で自動的に封緘される。カード読取装置３３及び投函口解錠手段３４は、送受信手段３６を介して通信回線を通してコンピュータシステム１０の送受信手段１４に接続されている。
【００２６】
機密文書投函箱３０に投函された機密文書は、郵便差出箱に封緘されて秘密保持義務を有する者が所定の廃棄処理場４０に配達され、廃棄処理場４０にて溶解等により廃棄処理される。機密文書に印刷されたコード化されたシンボルは、シンボルコード読取装置３５で読み取れて送受信手段３６を介して送信され、コンピュータシステム１０の廃棄記録手段１６に記録される。同時に機密文書が投函された投函日が廃棄記録手段１６に記録され、投函日は機密文書の破壊日であるので、投函日を機密文書廃棄依頼者に通告することによって、廃棄処理の保証を行うことができる。
【００２７】
次に、機密文書廃棄依頼者が、機密文書を機密文書投函箱２０に投函し廃棄処理する手順について説明する。先ず、認証カードを認証カード挿入口３２に挿入し、認証カードの顧客情報をカード読取装置３３で読み取り、この顧客情報を送受信手段３６から通信回線を介し機密文書廃棄代行業者のコンピュータシステム１０の送受信手段１４を通して認証手段１３に入力し、顧客データ記録手段１１の顧客データと照査し契約した顧客であるか否かを判定する。認証手段１３で照査した結果、契約した顧客であると判定されると、送受信手段１４から通信回線を利用して送受信手段３６を介して投函口解錠手段３４が作動し、投函口３１の扉３１ａが開き機密文書が投函できる。投函された機密文書は、シンボルコード読取装置３５により機密文書に印刷されたシンボルが読み込まれて送受信手段３６介してコンピュータシステム１０へ送信され、廃棄記録手段１６に記録されるとともに、機密文書はシュレッダー装置等の破壊手段３７により破砕される。その後、機密文書の破砕片は郵便差出箱に自動的に投入される。郵便差出箱は重量が計測され、破砕片で満杯となったことを計量器からの計測値を制御装置３９に入力して判定し、制御装置３９により郵便差出箱が満杯であると判定されると、郵便差出箱は封緘手段３８に送られ、封緘手段３８により封緘される。郵便差出箱は、郵便法に則って集配し、機密文書廃棄場４０に配達されて溶解処理等が行われる。機密文書廃棄代行業者は、廃棄記録手段１６に記録された廃棄データに基づいて、機密文書廃棄依頼者に確実に機密文書が破壊処理されたことを保証することができる。
【産業上の利用可能性】
【００２８】
本発明の活用例としては、機密文書の廃棄を代行して行うためのシステムであり、このシステムを構築する上で必要な機密文書投函箱であり、機密文書を確実に廃棄し、機密文書廃棄依頼者に対しては廃棄処理が確実に実行されたことを示すことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】本発明に係る機密文書の廃棄代行システムの一実施形態を示すブロック図である。
【図２】本発明に係る機密文書投函箱の概略平面図である。
【図３】（ａ），（ｂ）は、従来の機密文書の回収箱を示す斜視図である。
【符号の説明】
【００３０】
１０  コンピュータシステム（コンピュータ）
１１  顧客データ記録手段
１２  カード発行手段
１３  認証手段
１４  送受信手段
１５  シンボルコード読取手段
１６  廃棄記録手段
２０  シンボルコード印刷手段
３０  機密文書投函箱
３１  投函口
３１ａ  扉
３２  カード挿入口
３３  カード読取装置
３４  投函口解錠手段
３５  シンボルコード読取装置
３６  送受信手段
３７  破壊手段（シュレッダー装置等）
３９  制御装置
３９ａ  表示灯
４０  機密文書処理場
【図１】
2006350795.tif 000003
【図２】
2006350795.tif 000004
【図３】
2006350795.tif 000005