(57)【要約】      （修正有）【課題】ユーザがどのデータベースに属する文書であるかを意識しなくても、その文書の文書属性を設定することができる文書管理装置を提供する。【解決手段】クライアントは、プロパティ画面の表示情報に「１文書／１フォルダごと」が選択されている場合、検索結果画面で選択されている現在の文書の文書属性情報を文書管理サーバから取得する要求を行う。文書管理サーバは、文書属性情報の取得が要求されると、その文書名からデータベースを判定し、データベースに登録された、該当する文書属性情報を返信するＳ４９。取得した文書属性情報をプロパティ画面に表示し、インデックス項目の変更を受け付ける。プロパティ画面で入力された現在の内容で文書属性情報を設定する処理を文書管理サーバに要求する。【選択図】図１７
2006350454.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する文書管理装置であって、
前記複数のデータベースに登録されている複数の文書の中から、ユーザ所望の文書を選択する選択手段と、
前記選択された文書が属するデータベースを判定する判定手段と、
前記判定されたデータベースから前記文書の文書属性を取得する取得手段と、
前記取得された文書属性の属性項目を表示する表示手段と、
前記表示された属性項目に対して文書属性を設定し、該設定された文書属性を前記データベースに登録する設定登録手段とを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記選択手段で選択された複数の文書について、１文書ずつ処理対象とする旨の指示が為されたか判別する指示判別手段を備え、
前記指示判別手段で１文書ずつ処理対象とする旨の指示が為されたと判別した場合、前記判定手段は、前記選択された複数の文書のうち、当該処理対象となった１文書が属するデータベースを判定し、前記取得手段は当該処理対象となった１文書の文書属性を取得することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記選択手段で選択された複数の文書について、一括して処理対象とする旨の指示が為されたか判別する指示判別手段を備え、
前記指示判別手段で一括して処理対象とする旨の指示が為されたと判別した場合、前記判定手段は、前記選択された複数の文書が属する各データベースを判定し、
前記取得手段は、前記判定された各データベースから各文書の文書属性を取得し、
前記表示手段は、前記取得された各文書の文書属性の中から抽出された共通の属性項目を表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記データベースでは、前記文書の文書属性がバージョン毎に管理されており、
前記取得手段は、前記判定されたデータベースからバージョン毎の文書属性を取得し、
前記表示手段は、前記取得されたバージョン毎の文書属性の中から共通の属性項目を表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記複数のデータベースに属する文書を検索する検索手段を更に備え、
前記選択手段は、前記検索された文書の中からユーザ所望の文書を選択することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項６】
情報処理装置および情報管理装置がネットワークを介して接続され、前記情報管理装置の複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する文書管理システムであって、
前記情報管理装置は、
前記情報処理装置から受信した文書の情報を基に、該文書が属するデータベースを判定する判定手段と、
前記判定されたデータベースから前記文書の文書属性に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得された文書属性に関する情報を前記情報処理装置に送信する文書属性送信手段と、
前記情報処理装置から受信した設定済みの文書属性を前記データベースに登録する登録手段とを備え、
前記情報処理装置は、
前記複数のデータベースに登録されている複数の文書の中から、ユーザ所望の文書を選択する選択手段と、
前記選択された文書の情報を前記情報管理装置に送信する文書情報送信手段と、
前記情報管理装置から受信した前記文書属性の属性項目を表示する表示手段と、
前記表示された属性項目に対して文書属性を設定し、設定済みの文書属性を前記情報管理装置に送信する設定済文書属性送信手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
ネットワークを介して情報処理装置に接続され、複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する情報管理装置であって、
前記情報処理装置から受信した文書の情報を基に、該文書が属するデータベースを判定する判定手段と、
前記判定されたデータベースから前記文書の文書属性に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得された文書属性に関する情報を前記情報処理装置に送信する文書属性送信手段と、
前記情報処理装置から受信した設定済みの文書属性を前記データベースに登録する登録手段とを備えたことを特徴とする情報管理装置。
【請求項８】
複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する情報管理装置とネットワークを介して接続され、前記データベースに登録された文書の文書属性を設定する情報処理装置であって、
前記複数のデータベースに登録されている複数の文書の中から、ユーザ所望の文書を選択する選択手段と、
前記選択された文書の情報を前記情報管理装置に送信する文書情報送信手段と、
前記情報管理装置から受信した前記文書属性の属性項目を表示する表示手段と、
前記表示された属性項目に対して文書属性を設定し、設定済みの文書属性を前記情報管理装置に送信する設定済文書属性送信手段とを備えたことを特徴とする情報処理装置。
【請求項９】
複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する文書管理方法であって、
前記複数のデータベースに登録されている複数の文書の中から、ユーザ所望の文書を選択する選択ステップと、
前記選択された文書が属するデータベースを判定する判定ステップと、
前記判定されたデータベースから前記文書の文書属性を取得する取得ステップと、
前記取得された文書属性の属性項目を表示する表示ステップと、
前記表示された属性項目に対して文書属性を設定し、該設定された文書属性を前記データベースに登録する設定登録ステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】
請求項１乃至５のいずれかに記載の文書管理装置を実現するためのコンピュータ読み取り可能なプログラムコードを有するプログラム。
【請求項１１】
請求項１０記載のプログラムを格納した記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する文書管理装置、文書管理システム、情報管理装置、情報処理装置および文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、この種の文書管理システムは、登録された文書を効率的に管理するために、その文書の類似した文書名や類似の記載内容毎に、予め文書を分かり易く分類しておき、必要な場合に文書を容易に探し出せるようになっている。この文書を容易に探し出す手法の一つとして、インデックスを文書属性に登録することが行われている（特許文献１参照）。
【０００３】
このインデックスを文書属性に登録する際、データベースに登録された文書を類似する文書の集合に分類し、その分類に属する文書に対し、同じ名称のインデックスを文書属性に登録することで、インデックスをキーとして容易に文書を検索することが可能となる。
【０００４】
また、文書の適切なカテゴリ分けが行われ、そのカテゴリに対応するインデックスが、文書管理システムのデータベースに登録されている全ての文書に的確に設定されている場合、検索機能を用いなくても、カテゴリ毎にインデックスをキーとして並び替える（ソートする）ことで、容易に文書を分類して探し出すことが可能となる。
【特許文献１】特開２０００−０８２０７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、以下に掲げる問題があった。一般的に、インデックスの定義は、管理単位、つまりデータベース単位で設定されることが多い。このデータベースに存在する文書を適切なカテゴリに分類し、このカテゴリに対応するインデックスを登録することで、文書管理を適切に行うことが可能である。
【０００６】
このようにインデックスの名称および個数は、データベースの管理部署、運用目的、登録される文書の種類に応じて設定されるので、データベースが異なると、必然的に異なるインデックスが設定されることになる。これは、管理単位であるデータベースが異なると、違う種類の文書が存在し、文書には異なる種類のインデックスを設定する必要があるからである。
【０００７】
また、複数の種類の文書を扱う文書管理システムでは、部門が異なると、仕事の進め方や取り扱う文書の種類が異なるが、複数の部門に共通する管理を行う部署では、複数のデータベースに同時接続し、一括して文書操作を行うことが多い。
【０００８】
例えば、販売店で各種の製品を扱う場合、製品カテゴリやメーカによって製品の注文書が異なる場合が考えられる。コピーやプリンタを扱うハードウェアの注文書とソフトウェアの販売を行う注文書では、記入項目が異なる。これらの注文書をデータベースで効率良く管理するためには、ハードウェアの注文書を管理するデータベースと、ソフトウェアの注文書を管理するデータベースとで別々に注文書を管理し、かつそれぞれのデータベースでソフトウェアの注文書およびハードウェアの注文書を管理する際に最適なインデックスをそれぞれ設定する。このように、管理を行う際に必然的に設定されるインデックスはデータベース毎に異なる。
【０００９】
このような場合、販売店の全ての製品を取り扱う発注担当者は、注文書に従って次のような処理を行う。この発注担当者は、ある程度注文書が蓄積されると、メーカ単位で発注を行う。例えば、ＸＹメーカの製品の注文書を各データベースから検索・抽出し、まとめて発注（注文処理）を行い、注文を行った文書のインデックスである「ステータス」に、画面上から「発注済入荷待ち」を設定する。このとき、ＸＹメーカがソフトウェア製品およびハードウェア製品の両方を生産しており、ソフトウェアの注文書およびハードウェアの注文書の両方にＸＹメーカが存在した場合、これらの注文書は異なるデータベースに存在することになる。このように、同一のメーカに対する注文書が複数のデータベースに存在する場合、それぞれのデータベースでは、設定されているインデックスが異なるので、「ステータス」を「発注済入荷待ち」に変更する際、データベース毎に文書を選択してインデックスを変更しなければならないという第１の問題があった。
【００１０】
また、複数のデータベースに属する文書集合における各文書のインデックスを画面上から１文書ずつ表示・変更する操作を行う場合、文書が属するデータベースを分類し、データベース毎の文書集合を選択し、１文書ずつインデックスを取得し、表示・設定する操作が必要であるという第２の問題があった。
【００１１】
また、文書に対して複数のバージョンを管理することが可能なデータベース、例えば、ソフトウェアのカタログを管理するデータベースでは、カタログが更新された場合、更新前のバージョンから１つバージョンを更新して最新のバージョンとし、一覧表示等の文書リストでは、最新のバージョンのものが表示・操作の対象となる。このような管理手法では、古いバージョンのものは文書管理システムに格納されているが、検索しない限り、通常の操作では取り扱いできなくなる。
【００１２】
全てのバージョンのものに対し、インデックス項目は共通であるが、各バージョンで設定されたインデックスの値はバージョン毎に異なる場合がある。例えば、カタログの製品を取り扱う代理店は、バージョン５までＡＢＣ商事であったが、バージョン６からＷＥＲ商会に変更されることがある。この場合、バージョン５のインデックスである「取り扱い代理店」は「ＡＢＣ商事」であったが、バージョン６では「ＷＥＲ商会」に設定されている。このように、バージョン毎のインデックスに対して異なる管理が行われる。
【００１３】
例えば、全てのバージョンのカタログの取扱先が全て「ＷＥＲ商会」に変更になった場合、各バージョンのインデックスである「取り扱い代理店」を「ＷＥＲ商会」に変更し直す必要がある。しかし、データベースでは、最適な文書管理を行うために、各バージョンでインデックス項目が管理者によって追加・変更・削除されることがあるので、各バージョンで設定されたインデックスが異なることが考えられる。例えば、過去のバージョンではインデックスの数が４個であったものが、最新のバージョンでは６個に増えている可能性がある。
【００１４】
このように、インデックスである「取り扱い代理店」が、各バージョンにおいて、共通のインデックス項目であったとしても、各バージョンのインデックスの数が異なる可能性があるので、既定の画面上から過去のバージョンの文書に対し、１文書ずつ設定しなくてはならず、全バージョンでインデックスの値を一括して変更することができないという第３の問題があった。
【００１５】
そこで、本発明は、複数のデータベースに属する文書の集合に対し、ユーザがどのデータベースに属する文書であるかを意識しなくても、その文書の文書属性を設定する操作を容易に行うことができる文書管理装置、文書管理システム、情報管理装置、情報処理装置および文書管理方法を提供することを目的とする。
【００１６】
また、本発明は、複数のデータベースに属する文書の集合に対し、ユーザがどのデータベースに属する文書であるかを意識しなくても、１文書ずつ文書属性を取得し、その属性項目を変更する操作を容易に行うことができる文書管理装置、文書管理システム、情報管理装置、情報処理装置および文書管理方法を提供することを他の目的とする。
【００１７】
また、本発明は、複数のデータベースに属する文書の集合に対し、共通の属性項目を一括して変更することができる文書管理装置、文書管理システム、情報管理装置、情報処理装置および文書管理方法を提供することを他の目的とする。
【００１８】
また、本発明は、複数のバージョンに亘る同じ文書の集合に対し、共通の属性項目を一括して変更することができる文書管理装置、文書管理システム、情報管理装置、情報処理装置および文書管理方法を提供することを他の目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１９】
上記目的を達成するために、本発明の文書管理装置は、複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する文書管理装置であって、前記複数のデータベースに登録されている複数の文書の中から、ユーザ所望の文書を選択する選択手段と、前記選択された文書が属するデータベースを判定する判定手段と、前記判定されたデータベースから前記文書の文書属性を取得する取得手段と、前記取得された文書属性の属性項目を表示する表示手段と、前記表示された属性項目に対して文書属性を設定し、該設定された文書属性を前記データベースに登録する設定登録手段とを備えたことを特徴とする。
【００２０】
本発明の文書管理システムは、情報処理装置および情報管理装置がネットワークを介して接続され、前記情報管理装置の複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する文書管理システムであって、前記情報管理装置は、前記情報処理装置から受信した文書の情報を基に、該文書が属するデータベースを判定する判定手段と、前記判定されたデータベースから前記文書の文書属性に関する情報を取得する取得手段と、前記取得された文書属性に関する情報を前記情報処理装置に送信する文書属性送信手段と、前記情報処理装置から受信した設定済みの文書属性を前記データベースに登録する登録手段とを備え、前記情報処理装置は、前記複数のデータベースに登録されている複数の文書の中から、ユーザ所望の文書を選択する選択手段と、前記選択された文書の情報を前記情報管理装置に送信する文書情報送信手段と、前記情報管理装置から受信した前記文書属性の属性項目を表示する表示手段と、前記表示された属性項目に対して文書属性を設定し、設定済みの文書属性を前記情報管理装置に送信する設定済文書属性送信手段とを備えたことを特徴とする。
【００２１】
本発明の情報管理装置は、ネットワークを介して情報処理装置に接続され、複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する情報管理装置であって、前記情報処理装置から受信した文書の情報を基に、該文書が属するデータベースを判定する判定手段と、前記判定されたデータベースから前記文書の文書属性に関する情報を取得する取得手段と、前記取得された文書属性に関する情報を前記情報処理装置に送信する文書属性送信手段と、前記情報処理装置から受信した設定済みの文書属性を前記データベースに登録する登録手段とを備えたことを特徴とする。
【００２２】
本発明の情報処理装置は、複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する情報管理装置とネットワークを介して接続され、前記データベースに登録された文書の文書属性を設定する情報処理装置であって、前記複数のデータベースに登録されている複数の文書の中から、ユーザ所望の文書を選択する選択手段と、前記選択された文書の情報を前記情報管理装置に送信する文書情報送信手段と、前記情報管理装置から受信した前記文書属性の属性項目を表示する表示手段と、前記表示された属性項目に対して文書属性を設定し、設定済みの文書属性を前記情報管理装置に送信する設定済文書属性送信手段とを備えたことを特徴とする。
【００２３】
本発明の文書管理方法は、複数のデータベースに登録された複数の文書を管理する文書管理方法であって、前記複数のデータベースに登録されている複数の文書の中から、ユーザ所望の文書を選択する選択ステップと、前記選択された文書が属するデータベースを判定する判定ステップと、前記判定されたデータベースから前記文書の文書属性を取得する取得ステップと、前記取得された文書属性の属性項目を表示する表示ステップと、前記表示された属性項目に対して文書属性を設定し、該設定された文書属性を前記データベースに登録する設定登録ステップとを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００２４】
本発明の請求項１に係る文書管理装置によれば、文書を選択し、選択された文書が属するデータベースを判定し、このデータベースから文書の文書属性を取得して表示し、表示された文書属性を設定して前記データベースに登録するので、複数のデータベースに属する文書の集合に対し、ユーザがどのデータベースに属する文書であるかを意識しなくても、その文書の文書属性を設定する操作を容易に行うことができる。これにより、文書の分類管理を効率良く行うことができる。
【００２５】
請求項２に係る文書管理装置によれば、複数のデータベースに属する文書の集合に対し、ユーザがどのデータベースに属する文書であるかを意識しなくても、１文書ずつ文書属性を取得し、その属性項目を変更する操作を容易に行うことができる。請求項３に係る文書管理装置によれば、複数のデータベースに属する文書の集合に対し、共通の属性項目を一括して変更することができる。請求項４に係る文書管理装置によれば、複数のバージョンに亘る同じ文書の集合に対し、共通の属性項目を一括して変更することができる。請求項５に係る文書管理装置によれば、文書を検索することによりユーザ所望の文書の選択が容易に行えるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
本発明の文書管理装置、文書管理システム、情報管理装置、情報処理装置および文書管理方法の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
【００２７】
［第１の実施形態］
図１は第１の実施形態における文書管理システムの構成を示す図である。この文書管理システムは、ネットワーク１１を介して接続される文書管理サーバ１２および文書管理クライアント１３から基本的に構築されている。また、ネットワーク１１には、プリンタ装置１４、スキャナ装置１５、モデム１６、ＣＤ−ＲＯＭ装置１７等が接続されている。
【００２８】
文書管理サーバ１２は、このシステム全体を管理する汎用のコンピュータであり、ネットワーク処理の他、主に文書データベースの構築、各装置間の文書データの送受信処理、セキュリティ処理、複数ユーザ間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理等を行う。この文書管理サーバ１２の詳細については後述する。
【００２９】
文書管理クライアント１３は、ユーザが実際に文書データの入力、参照、出力等の操作を行うパーソナルコンピュータである。本実施形態では、任意の数の文書管理クライアント１３がネットワーク１１に接続可能である。この文書管理クライアント１３の詳細については後述する。
【００３０】
プリンタ装置１４は、ネットワーク１１を介して複数の文書管理クライアント１３によって共有されている。各文書管理クライアント１３は、ネットワーク１１を経由してプリンタ装置１４の動作を制御する。本実施形態では、プリンタ装置１４は、文書管理サーバ１２に蓄積された文書データを印刷・出力する役割を果たす。
【００３１】
スキャナ装置１５は、紙に印刷または記載された文字、図形、画像等を読み取り、画像データに変換して出力する。また、スキャナ装置１５は、ネットワーク１１を介して複数の文書管理クライアント１３によって共有されている。各文書管理クライアント１３は、ネットワーク１１を経由してスキャナ装置１５の動作を制御する。本実施形態では、スキャナ装置１５は、文書管理サーバ１２に蓄積される製品の注文書をスキャナ装置１５で読み込み、読み込まれたデータを文書管理サーバ１２に格納する役割を果たす。
【００３２】
モデム１６は、他のネットワークシステムに対する電子メールの送受信、ファクシミリ（ＦＡＸ）の送受信等の処理を行う。モデム１６は、複数の文書管理クライアント１３によって共有されており、各文書管理クライアント１３は、ネットワーク１１を経由してモデム１６の制御を行う。本実施形態では、モデム１６は、製品の注文書をファクシミリ（ＦＡＸ）経由で受信して文書管理サーバ１２に格納する役割を果たす。
【００３３】
ＣＤ−ＲＯＭドライブ装置１７は、文書管理サーバ１２および複数の文書管理クライアント１３によって共有されており、文書管理サーバ１２は、ネットワーク１１を経由してＣＤ−ＲＯＭドライブ装置１７の制御を行う。ＣＤ−ＲＯＭドライブ装置１７は、文書管理サーバ１２および文書管理クライアント１３に文書管理プログラムをインストールする際に用いられる。
【００３４】
図２は文書管理サーバ１２の構成を示す図である。文書管理サーバ１２は、ＣＰＵ２２、ＲＯＭ２３、ＲＡＭ２４、キーボード（ＫＢ）２５、マウス（Ｍｏｕｓｅ）２６、ディスプレイ（Ｄｉｓｐｌａｙ）２７、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２８およびフロッピー（登録商標）ディスクドライブ２９がバス２１を介して接続された構成を有する。
【００３５】
ＣＰＵ（中央処理装置）２２は、外部記憶装置であるハードディスクドライブ２８に格納された各種の制御プログラムに従って、後述するフローチャートに示す処理を行う。ＲＯＭ（リードオンリメモリ）２３には、後述するフローチャートの基本的な判断プログラム、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード２５からキーが押下されたことによって出力される電気信号に対応した文字コード表、予め設定されている値等が記憶されている。
【００３６】
ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２４は、各処理中に必要となるワーク領域を有する。ワーク領域２４１は、基本Ｉ／Ｏプログラムを格納する領域であり、ＲＯＭ２３に格納された基本的な判断プログラムを実行する際に必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ２２は、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次に文書管理サーバプログラムが動作可能なオペレーティングシステム（ＯＳ）を起動する。ワーク領域２４２は、ＯＳが動作するためのワーク領域である。ワーク領域２４３は、文書管理サーバプログラムが動作するための領域であり、ＨＤＤ２８に格納されている文書管理サーバプログラム２８２がロードされる領域である。ワーク領域２４４は、文書管理サーバプログラムが動作するために必要とされる、ハードディスクドライブ２８に格納されている文書管理データ２８３（リソース等の固定データ等）がロードされる領域である。ワーク領域２４５は、文書管理サーバプログラムが動作する際、ＨＤＤ２８に一時的に格納されているデータベースのデータを編集するためのワーク領域である。ワーク領域２４６はその他の処理で使用されるワーク領域である。
【００３７】
キーボード２５はユーザの指示を入力する入力装置である。マウス２６はユーザの指示を入力する入力装置としてのポインティングデバイスである。ディスプレイ２７は各種情報を表示する表示装置であり、文書管理サーバ１２の管理者は、ディスプレイ２７の表示に従って、操作の経過や操作結果を判断する。
【００３８】
ハードディスクドライブ２８は、外部記憶装置として一般的な固定ディスクを記憶媒体とするものである。ハードディスクドライブ２８には、ネットワークを管理する基本プログラム２８１、および文書管理サーバ１２を管理する文書管理サーバプログラム２８２が格納されている。文書管理サーバプログラム２８２には、文書管理システム内のデータベースにインデックスを登録・管理するプログラム、登録されている文書の文書属性にインデックスを登録するプログラム、このインデックスを検索キーとして文書を検索するプログラム等が含まれる。文書管理データ２８３は、文書管理サーバプログラム２８２が動作するために必要とされるリソース等の固定データ等である。
【００３９】
また、スキャンプログラム２８４は、スキャナ装置１５を管理する制御プログラムである。文書管理データベースリスト２８５は、文書管理サーバ１２が管理するデータベースの一覧を管理する領域である。文書管理データベース２８６には、文書データを蓄積・管理するためのデータベースの実体が格納されている。このデータベースには、ユーザ、グループ、特権データ、インデックス、文書、フォルダ等が管理されている。データベース構造の詳細については、図５を用いて後述する。文書管理ボリューム２８７はデータベースに格納された文書の実体を格納する領域である。文書管理アノテーション２８８には、このデータベースに登録されているアノテーションの表示用、印刷展開用の実データが格納されている。
【００４０】
フロッピー（登録商標）ディスクドライブ（ＦＤＤ）２９は、フロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）２Ａに文書データを格納する際に使用される他、フロッピー（登録商標）ディスク２Ａに記録された文書管理サーバプログラムおよび文書管理データをハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２８にインストールする際にも使用される。フロッピー（登録商標）ディスク２Ａの記録内容については、図４を用いて後述する。尚、ＦＤＤ２９およびＦＤ２Ａを使用する代わりに、ＣＤ−ＲＯＭドライブおよびＣＤ−ＲＯＭを用いて、同様にインストールを行ってもよい。
【００４１】
図３は文書管理クライアント１３の構成を示す図である。文書管理クライアント１３は、ＣＰＵ３２、ＲＯＭ３３、ＲＡＭ３５、キーボード（ＫＢ）３４、マウス（Ｍｏｕｓｅ）３６、ディスプレイ（Ｄｉｓｐｌａｙ）３８、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３７およびフロッピー（登録商標）ディスクドライブ３９がバス３１を介して接続された構成を有する。
【００４２】
ＣＰＵ（中央処理装置）３２は、外部記憶装置であるハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３７に格納されている文書管理クライアントプログラム３７１に従って、後述するフローチャートに示す処理を行う。ＲＯＭ（リードオンリメモリ）３３には、後述するフローチャートの基本的な判断プログラム、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード３４からキーを押下されたことによって出力される電気信号に対応した文字コードを出力するための文字コード表、予め設定された値等が記憶されている。
【００４３】
ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）３５は各処理中に必要となるワークエリア（領域）を有する。ワーク領域３５１は、基本Ｉ／Ｏプログラムを格納する領域であり、ＲＯＭ３３に格納される基本判断プログラムが動作する際に必要とされる。ＣＰＵ３２は、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次に文書管理クライアントプログラムが動作するオペレーティングシステム（ＯＳ）を起動する。ワーク領域３５２はＯＳが動作するためのワーク領域である。ワーク領域３５３は、文書管理クライアントプログラムが動作するための領域であり、ＨＤＤ３７に格納されている文書管理クライアントプログラム３７１がロードされる領域である。ワーク領域３５４は、文書管理クライアントプログラムが動作する際に必要とされるＨＤＤ３７に格納された文書管理データ３７３（リソース等の固定データ等）がロードされる領域である。ワーク領域３５５はその他の領域として使用される。
【００４４】
ハードディスクドライブ３７は、外部記憶装置であり、文書管理クライアントプログラム３７１、スキャンプログラム３７２、文書管理データ３７３および文書管理データベースリスト３７４を格納する。文書管理クライアントプログラム３７１には、文書管理サーバ１２とデータ通信等を行うプログラム、文書管理サーバ１２の文書管理データ２８３として管理されるインデックスを文書属性に設定するユーザインタフェース（プロパティ画面）を含むプログラム、インデックスが設定された文書を検索するためのユーザインタフェース（検索設定画面）を含むプログラム等が含まれる。スキャンプログラム３７２は、スキャナ１５を制御するプログラムである。文書管理データ３７３は、文書管理プログラムが動作するために必要とされるリソース等の固定データ、文書管理クライアント１３が動作する際の初期設定値等を有する。文書管理データベースリスト３７４には、文書管理クライアント１３が参照するために、登録されているデータベースの一覧が管理されている。このデータベースの一覧には、文書管理サーバ１２だけではなく、異なるネットワーク上の文書管理サーバが管理するデータベースの一覧も登録されている。
【００４５】
キーボード３４は、ユーザの指示を入力する入力装置である。マウス３６は入力装置としてのポインティングデバイスである。ディスプレイ３８は種々の情報を表示する表示装置であり、文書管理クライアント１３を操作するユーザは、ディスプレイ３８に表示された文書管理クライアントプログラムのユーザインターフェイスを用いて、操作の経過や結果を判断する。フロッピー（登録商標）ディスクドライブ（ＦＤＤ）３９は、フロッピー（登録商標）ディスク３Ａに文書データを格納する際に使用され、またＦＤ３Ａに記録された文書管理クライアントプログラムをインストールする際に使用される。ＨＤＤ３７内の文書管理クライアントプログラム３７１、スキャンプログラム３７２および文書管理データ３７３は、ＦＤ３Ａからインストールされる。尚、ＦＤＤ３９およびＦＤ３Ａの代わりに、ＣＤ―ＲＯＭドライブおよびＣＤ−ＲＯＭを用いてインストールしてもよい。
【００４６】
図４は文書管理システムに用いられるフロッピー（登録商標）ディスクの内容を示す図である。本実施形態では、文書管理システムで使用される各種の制御プログラム等は、フロッピー（登録商標）ディスクで供給され、ＨＤＤ２８やＨＤＤ３７にインストールされる。このフロッピー（登録商標）ディスクには、ボリューム情報領域１８１、ディレクトリ情報領域１８２、文書管理サーバプログラム領域１８３、文書管理サーバデータ領域１８４、文書管理クライアントプログラム領域１８５、文書管理クライアントデータ領域１８６等が割り当てられている。
【００４７】
ボリューム情報領域１８１は、媒体のフォーマット形式、ディレクトリ管理形式、媒体に付けられた名称等を管理する領域である。ディレクトリ情報領域１８２は、ディレクトリ情報を管理する領域である。文書管理サーバプログラム領域１８３は、文書管理サーバプログラムが格納された領域であり、この文書管理サーバプログラムはＨＤＤ２８内の文書管理サーバプログラム２８２としてインストールされる。文書管理サーバデータ領域１８４は、文書管理システムの固定データが格納された領域であり、この固定データはＨＤＤ２８内の文書管理データ２８３としてインストールされる。文書管理クライアントプログラム領域１８５は、文書管理クライアントプログラムが格納された領域であり、この文書管理クライアントプログラムはＨＤＤ３７の文書管理クライアントプログラム３７１としてインストールされる。文書管理クライアントデータ領域１８６は、文書管理システムの固定データが格納された領域であり、この固定データはＨＤＤ３７内の文書管理データ３７３としてインストールされる。
【００４８】
図５は文書管理データベース２８６におけるデータベース４０の構造を示す図である。文書管理データベース２８６（図２参照）は、データベースを管理する領域であり、データベースが管理するユーザ、グループ等のデータベース管理情報、および登録されている文書情報を含むものである。情報群（データベース）４０、４１はそれぞれ１つのデータベースのデータを表している。従って、文書管理サーバ１２に登録されたキャビネットの数だけデータベースのデータが存在することになる。ここでは、１つのキャビネットに対応するデータベースのデータも単にデータベースと称することにする。各データベース４０、４１は、キャビネット識別子４２、ユーザリスト４３、グループリスト４４、プリンタリスト４５、インデックスリスト４６、フォルダリスト４７、文書リスト４８、アノテーションリスト４９およびボリュームリスト４Ａから構成される。
【００４９】
本実施形態では、キャビネット識別子４２は”デバイス／機器”というキャビネット名を格納している。ユーザリスト４３には、このキャビネットに登録されているユーザの一覧が格納されている。キャビネットへの接続はこのユーザ名を使用して行われる。
【００５０】
グループリスト４４には、このキャビネットに登録されているグループの一覧が格納されている。複数のユーザに対して同じ管理を行いたい場合に用いられる。ユーザリスト４３に登録されているユーザが各グループにそれぞれ任意に登録されている。プリンタリスト４５には、このキャビネットにおいて使用することが可能なプリンタの一覧が登録されている。文書管理クライアント１３は、このプリンタリスト４５に登録されたプリンタを用いて印刷することが可能である。
【００５１】
インデックスリスト４６はキャビネット単位で登録されており、インデックスリスト４６には、インデックスのタイトル、既に登録済みのインデックスの一覧等が管理されている。インデックスは文書の分類、検索等の目的で使用される。フォルダリスト４７には、キャビネットに作成されているフォルダが登録されている。
【００５２】
文書リスト４８には、キャビネットに登録されている文書の文書名、ファイルサイズ、作成日、更新日、文書属性情報等の属性情報が全て格納されている。データベース４０では、デバイス／機器商品の注文伝票の文書が格納されている。アノテーションリスト４９には、キャビネットに登録されているアノテーションの属性が登録されている。ボリュームリスト４Ａには、キャビネットに登録されている文書の実体が格納されている文書管理ボリューム２８７（図２参照）へのポインタが格納されている。
【００５３】
図６は文書管理データベース２８６におけるデータベース４１の構造を示す図である。データベース４１では、キャビネット識別子５２にキャビネット名”ソフト”が格納されている。ユーザリスト５３には、このキャビネットに登録されているユーザの一覧が格納されており、キャビネットへの接続はこのユーザ名を使用して行われる。グループリスト５４には、このキャビネットに登録されているグループの一覧が格納されている。グループリスト５４は、複数のユーザに対して同じ管理を行いたい場合に用いられる。ユーザリスト５４に登録されているユーザは各グループにそれぞれ任意に登録されている。
【００５４】
プリンタリスト５５には、このキャビネットにおいて使用可能なプリンタの一覧が登録されている。文書管理クライアント１３は、プリンタリスト５５に登録されているプリンタを印刷することが可能である。
【００５５】
インデックスリスト５６はキャビネット単位で登録されており、インデックスリスト５６には、インデックスのタイトル、既に登録済みのインデックスの一覧等が管理されている。インデックスは文書の分類、検索などの目的で使用される。このインデックスリスト５６とデータベース４０のインデックスリスト４６とを比較すると、データベース４０、４１に登録されている文書が異なるので、両者の内容は同じではない。
【００５６】
フォルダリスト５７には、キャビネットに作成されているフォルダが登録されている。文書リスト５８には、このキャビネットに登録されている文書の属性情報が全て格納されている。データベース４１では、文書リスト５８には、ソフト商品の注文伝票の文書が格納される。この文書リスト５８の詳細については図９を用いて後述する。アノテーションリスト５９には、このキャビネットに登録されているアノテーションの属性が登録されている。ボリュームリスト５Ａには、このキャビネットに登録されている文書の実体が格納されている文書管理ボリューム２８７へのポインタが格納されている。
【００５７】
このように、文書管理データベース２８６のデータベース領域には、デバイス／機器に関する注文書を管理するデータベース４０、ソフトウェアに関する注文書を管理するデータベース４１など、複数のデータベースが管理されている。
【００５８】
図７は文書リスト４８に格納された文書情報の内容を示す図である。文書リスト４８には、文書の登録数だけ文書情報６０、６１が格納されている。文書情報６０、６１には、同様の情報が格納されているので、ここでは、文書情報６０についてだけ示す。
【００５９】
文書識別子６２は文書の識別子を表す。本実施形態では、文書識別子６２には、情報“ａｃｊｆ２００３１２０８”が割り振られている。この情報は、文書管理サーバ１２が内部処理を行うために使用するものであり、操作を行うユーザが視認することはできない。文書名６３には、”コピー機注文書”という情報が割り振られている。
【００６０】
文書属性情報６４には、文書名、作成者等の文書属性に関する情報が格納されている。インデックスはこの文書属性情報６４で管理・設定される。ユーザは、プロパティ画面（図１３参照）を用いて格納されている値の参照や変更を行うことが可能である。文書属性情報の詳細については図８を用いて後述する。
【００６１】
文書のバージョン６５には、文書の版数が格納される。本実施形態では、”Ｖｅｒ１．２”という情報が格納されている。作成日時６６には、この文書が文書管理システムに登録された日時が格納されている。本実施形態では、“２００２／０９／２０”が格納されている。更新日時６７には、この文書に対し、不特定のユーザが変更を行って更新した日時が格納される。本実施形態では、“２００２／１２／２５”が格納されている。アクセス日時６８には、この文書に対し、不特定のユーザが参照等の操作でアクセスを行った日時が格納される。本実施形態では、“２００２／１２／２６”が格納されている。ＡＣＬリスト（アクセスコントロールリスト）６９には、各ユーザがこの文書にアクセスする場合のセキュリティレベルの一覧が格納されている。
【００６２】
図８は文書属性情報６４の内容を示す図である。この文書属性情報６４では、バージョン単位に文書属性（属性情報）７０、７１、７２が格納されている。つまり、バージョンが変更された場合、異なる文書属性情報が格納される。ここで設定されるインデックスは、インデックスリスト４６（図５参照）で管理される。データベースの管理者は、必要に応じてインデックスリストのメンテナンスを行う。以下に、文書属性にインデックスが設定された場合の設定項目を示す。
【００６３】
バージョン７３には、文書属性７１が使用されているバージョンが格納されている。ここでは、“１．２”という値が格納されており、バージョン１．２の製品の文書を管理する文書属性であることが示される。会社名７４には、注文された注文書の製品を製造・販売しているメーカの会社名が格納される。ここでは、“ＡＡシステム”という値が格納されており、この会社が製造・販売している会社であることが示される。
【００６４】
製品名７５には、注文書でお客様から指示された製品の製品名が格納される。ここではお客様から指示された製品名“ｉＣＲ３２００”が格納されている。ハード種別７６は製品の種別を格納する領域であり、ハード種別７６には、製品名７５で示される製品が属するカテゴリが格納される。ここでは、”ＭＦＰ（Ｃｏｌｏｒ）”という値が格納されており、製品名７５“ｉＲＣ３２００”はＭＦＰの一種であり、カラーのデバイスであることが示される。
【００６５】
価格７７には、製品名７５で示される製品の価格が格納されている。ここでは、“８，５００，０００”の値が格納されており、８５０万の製品価格であることが示される。オプション７８は、お客様によって指定された、製品名７５で示される製品のオプションを格納する領域である。ここでは、オプション７８に“ソータ”という値が格納されている。取り扱い代理店７９には、製品名７５で示される製品を取り扱う代理店名を格納する領域である。ここでは、“ＸＹ商事”という値が格納されており、この代理店から商品を入荷することが確認される。
【００６６】
納期７Ａには、お客様の指定する製品の希望納期が格納されている。ここでは、“２００５／０２／２０”が格納されており、この日までにお客様に納品する必要が確認される。ステータス７Ｂには、注文を受けてから、代理店に商品を発注し、入荷して納品するまでの各状態が格納される。つまり、受注／見積もり中／発注済み／納品待ちといったステータスが状況に合わせて格納される。ここでは、“見積もり中”という値が格納されており、代理店に見積もりを依頼している状態であることが確認される。
【００６７】
図９は文書リスト５８に格納された文書情報の内容を示す図である。文書リスト５８には、文書の登録数だけ文書情報８０、８１が格納されている。文書情報８０、８１には、同様の情報が格納されているので、ここでは、文書情報８０についてだけ示す。
【００６８】
文書識別子８２はこの文書の識別子を示す。ここでは、文書識別子８２に、“ａｃｊｆ２００５０１２９”という情報が割り振られている。この情報は、文書管理サーバ１２が内部処理を行うために使用されるものであり、操作を行うユーザは視認することができない。文書名８３には、“文書管理ソフト”という情報が割り振られている。文書属性情報８４には、文書名、作成者等の文書属性に関する情報が格納されている。インデックスはこの文書属性情報の領域に設定される。文書属性情報８４の詳細については図１０を用いて後述する。
【００６９】
文書のバージョン８５には、文書の版数が格納される。ここでは、“Ｖｅｒ１．０”の情報が格納されている。作成日時８６には、この文書が文書管理システムに登録された日時が格納される。ここでは、“２００２／０９／２０”が格納されている。更新日時８７には、この文書に対し、不特定のユーザが変更を行って更新した日時が格納される。ここでは、“２００２／１２／２５”が格納されている。アクセス日時８８には、この文書に対し、不特定のユーザが参照等の操作でアクセスを行った日時が格納される。ここでは、“２００２／１２／２６”が格納されている。ＡＣＬリスト（アクセスコントロールリスト）８９には、各ユーザがこの文書にアクセスする場合のセキュリティレベルの一覧が格納されている。
【００７０】
図１０は文書属性情報８４の内容を示す図である。この文書属性情報８４では、バージョン単位に文書属性（属性情報）９０、９１、９２が格納されている。つまり、バージョンが変更された場合、異なる文書属性情報が格納される。ここで設定されるインデックスは、インデックスリスト５６（図６参照）で管理される。データベースの管理者は、必要に応じてインデックスリストのメンテナンスを行う。以下に、文書属性にインデックスが設定された場合の設定項目を示す。
【００７１】
バージョン９３には、文書属性９１が使用されているバージョンが格納されている。ここでは、“１．２”の値が格納されており、バージョン１．２の製品の文書を管理する文書属性であることが示されている。会社名９４には、注文された注文書の製品を製造・販売しているメーカの会社名が格納されている。ここでは、“ＡＡシステム”という値が格納されており、この会社が製造・販売している会社であることが示されている。
【００７２】
製品名９５は、注文書でお客様から指示された製品の製品名を格納する領域である。ここでは、お客様から指示された製品名“Ｄ××２００４”が格納されている。ソフト種別９６は製品の種別を格納する領域であり、ソフト種別９６には、製品名９５で示される製品が属するカテゴリが格納される。ここでは、“アプリケーション”の値が格納されており、製品名９５の“Ｄ××２００４”はアプリケーションソフトの一種であることが示されている。
【００７３】
ソフトバージョン９７には、注文されたソフトウェアのバージョンが格納される。ここでは、“Ｖｅｒ１．２”の値が格納されており、お客様からバージョン１．２のソフトウェア「Ｄ××２００４」の注文を受けたことが示されている。対応ＯＳ９８には、製品名９５で示される製品がサポートするＯＳの名称、バージョンが格納される。ここでは、“Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）２０００”が格納されている。価格９９には、製品名９５で示される製品の価格が格納されている。ここでは、“２００，０００”の値が格納されており、製品価格が２０万であることが示されている。
【００７４】
取り扱い代理店９Ａは、製品名９５で示される製品を取り扱う代理店名を格納する領域である。ここでは、“ＸＹ商事”という値が格納されており、この代理店から商品の入荷することが確認される。納期９Ｂには、お客様の指定する製品の希望納期が格納される。ここでは、“２００５／０３／２０”が格納されており、この日までにお客様に納品する必要があることが確認される。
【００７５】
ステータス９Ｃには、注文を受けてから、代理店に商品を発注し、入荷して納品するまでの各状態が格納される。つまり、受注／見積もり中／発注済み／納品待ちといったステータスが状況に合わせて格納される。ここでは、“受注”という値が格納されており、お客様から注文書が届いて受注されたが、まだ何もアクションを起こしていないことが示されている。
【００７６】
図１１は検索設定画面を示す図である。この検索設定画面は、文書管理クライアントプログラム３５３（図３参照）を実行することにより起動されるユーザインタフェースである。文書管理クライアント１３は、この検索設定画面で指定されたインデックスが設定されている文書を、文書管理サーバ１２に格納されている文書の中から検索する。
【００７７】
領域５１０は検索キーを入力・設定する領域である。この領域５１０に入力された検索キーの条件に従って、検索が実行される。領域５１１は検索キーのうち、インデックスを入力する領域である。このカテゴリの表示を広げると、キャビネットに登録されているインデックスの項目名の一覧５１２が表示される。これらのインデックスの値は、この検索設定画面を開いた際、インデックスリスト４６あるいはインデックスリスト５６から、管理されているインデックスのリストを取得することによって、検索キーとして表示される。ここでは、検索キーとして、会社名のインデックス項目が表示されている。このインデックス項目は、文書属性として実際に会社名７４、会社名９４で設定済みのものである。また、検索したい値として、“ＡＡシステム”の値で検索を行う例が示されている。
【００７８】
検索ボタン５１３は、領域５１０に設定された検索条件で検索する際、その開始を指示するものである。この検索ボタン５１３が押下されると、文書管理サーバ１２は、キャビネットに登録された文書リスト４８、文書リスト５８から、条件に合致する文書を検索する。また、閉じるボタン５１４は、この検索設定画面を消去し、検索を取り消すためのボタンである。オプション５１５は、バージョンを含んだ検索を行う際に用いられる。このオプション５１５のチェックボックスをＯＮに設定すると、バージョンを含んだ検索が可能となる。
【００７９】
図１２は検索結果画面を示す図である。この検索結果画面５５０は、文書管理クライアントプログラム３５３（図３参照）を実行することにより起動されるユーザインタフェースである。検索結果画面５５０には、前述した検索設定画面を用いて検索を実行した後、その検索結果が表示される。この検索結果画面５５０には、文書管理サーバ１２に格納されている文書から、指定されたインデックスが設定されている文書を検索した結果が示されている。
【００８０】
領域５５６は検索の結果条件に合致した文書の一覧を表示する領域である。図では、複数の文書がヒットした状態が示されている。また、複数のデータベース（図５、図６参照）から検索可能であるので、ヒットした文書は全て同じデータベースに登録されている文書であるとは限らない。
【００８１】
領域５５１、５５２には、ある検索条件で検索してヒットした複数の文書が表示されており、これらの文書のうち任意の文書が選択可能である。この選択された文書に対し、開くボタン５５３を押下することにより、文書を開く操作を行うことができる。また、プロパティボタン５５４を押下することにより、文書のプロパティを表示・設定するためのプロパティウインドウ（プロパティ画面）を開く操作を行うことができる。このプロパティ画面では、ヒットした文書の属性を参照したり、変更することができる。これらの操作の詳細については後述する。また、閉じるボタン５５５はこの検索結果画面を閉じるボタンである。
【００８２】
図１３はプロパティ画面を示す図である。このプロパティ画面は、文書属性情報を示すものであり、文書管理クライアント１３の文書管理クライアントプログラム３５３に格納されているプログラムを起動することによって表示される。ここでは、プロパティ画面６００に文書情報６０（図７参照）の文書属性情報６４が表示されている。
【００８３】
名前６０１は現在表示されている文書名である。ここでは、文書名として、文書名６３（図７参照）に格納されている「コピー機注文書」という文書の内容が表示されている。格納場所６０２には、この文書が格納されている格納場所へのパスが示されている。文書はフォルダの階層構造で管理されている。表示情報６０３には、領域６０５で表示・編集される対象が１つの文書であるか、それとも複数の文書であるかを選択する選択画面が表示される。ここでは、表示情報６０３に「１文書／１フォルダごと」が選択されており、名前６０１で示される文書の属性情報を表示するモードであることが示されている。また、表示情報６０３に「選択中のすべて」が選択されている場合、選択された複数の文書に共通する属性項目が表示可能である。この詳細については後述する。
【００８４】
左右の矢印ボタン６０４は、文書属性を連続して表示する際に用いられる。左向きの矢印が押下されると、前に文書が存在する場合、その文書の文書属性が表示される。一方、右向きの矢印ボタン６０４が押下されると、次に文書が存在する場合、その文書の文書属性が表示される。領域６０５は文書の属性情報を表示・編集する領域である。このカテゴリの表示を広げると、領域６０６に示されるように、この文書属性に登録されているインデックスの項目名の一覧が表示される。領域６０７には、名前６０１で表示されている文書の文書属性の項目が表示される。領域６０８には、領域６０７の項目に対応する値が表示される。ＯＫボタン６０９は、領域６０５に現在表示されている内容を確定し、その確定内容をデータベースに反映するための操作を行うボタンである。これらのインデックスの値は、このプロパティ画面を開いた際、文書属性情報（図８、図１０参照）を文書管理サーバ１２から取得して表示される。
【００８５】
図１４はプロパティ画面を示す図である。このプロパティ画面は、文書属性情報を示すものであり、文書管理クライアント１３の文書管理クライアントプログラム３５３に格納されているプログラムを起動することによって表示される。プロパティ画面６５０の表示情報６５３には、「選択中のすべて」が選択されている。このプロパティ画面は、図１３のプロパティ画面と基本的に同じ内容を有するので、ここでは相違点だけを示す。このプロパティ画面では、複数の文書が選択され、これらの文書に共通する文書属性が表示されている。
【００８６】
名前６５１には、通常、現在表示している文書名が表示されるが、複数の文書が選択されている場合、「情報なし」が表示される。格納場所６５２には、通常、文書が格納されている格納場所へのパスが表示されるが、複数の文書を選択されている場合、同様に「情報なし」が表示される。
【００８７】
表示情報６５３には、領域６５５で表示・編集される対象が１つの文書に対するものであるか、あるいは複数の文書であるかの選択が表示される。ここでは、「選択中のすべて」が選択されており、選択された複数の文書に共通する文書属性が表示・編集可能となる。この詳細については後述する。また、左右の矢印ボタン６５４は、文書属性を連続して表示する際に用いられるが、「選択中のすべて」が選択されている場合、グレイアウト表示となり、選択できない。
【００８８】
領域６５５は文書の属性情報を表示・編集する領域である。このカテゴリの表示を広げると、領域６５６に示されるように、この文書の属性に登録されているインデックスの項目名の一覧が表示される。前述したプロパティ画面（図１３参照）の領域６０５と異なり、領域６５６には、選択されている文書に共通の項目だけが表示される。領域６５７は選択されている文書に共通する文書属性の項目を表示する領域である。領域６５８は領域６５７の項目に対応する値を表示する領域である。ＯＫボタン６５９は、領域６５５に現在表示されている内容を確定し、その確定内容をデータベースに反映するための操作を行うボタンである。これらのインデックスの値は、このプロパティ画面を開いた際、文書管理サーバ１２から文書属性情報（図８または図１０参照）を取得して表示される。
【００８９】
上記構成を有する文書管理システムの動作を示す。ここでは、複数のデータベースに登録された複数の文書の中から、ユーザが任意の文書を検索し、その検索された文書の文書属性を取得し、ユーザインタフェースを用いて表示・編集した後、一括または１文書ずつ順次各文書に反映するまでの処理を示す。
【００９０】
ここでは例として、ハードウェアの注文書を管理するデータベース４０（図５参照）と、ソフトウェアの注文書を管理するデータベース５０（図６参照）の両方に接続し、会社名「ＡＡシステム」の会社に関する注文書を検索し、ステータス７Ｂ（図８参照）と、ステータス９Ｃ（図１０参照）に対し、発注処理を行ったことを表す「発注済み」のインデックス値を一括または順次１文書ずつ設定する場合を示す。
【００９１】
図１５および図１６は文書管理クライアント１３における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、文書管理クライアントプログラム３７１として、文書管理クライアント１３内のハードディスクドライブ３７に格納されており、ＣＰＵ３２によって一旦ＲＡＭ３５にロードされた後（文書管理クライアントプログラム３５３）、実行される。
【００９２】
まず、初期化処理を行う（ステップＳ１）。この初期化処理では、文書管理サーバ１２、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７およびネットワーク１１の起動処理と同様、文書管理クライアント１３の起動処理を行う。またこのとき、起動処理の他、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行う。
【００９３】
この後、各データベースに格納されている文書に対して操作を行うために、文書管理クライアント１３は、文書管理クライアントプログラム３５３（図３参照）のユーザインタフェースを起動し、文書管理サーバ１２内のデータベース（キャビネット）に接続する処理を行う（ステップＳ２）。この接続処理では、文書管理クライアント１３がネットワーク１１を介して文書管理サーバ１２に接続されると、文書管理サーバ１２は各データベースに対するユーザの認証処理を行う。このユーザの認証処理では、文書管理クライアント１３０からのユーザ名がデータベースのユーザリスト４３に登録されているか否かが判断される。本実施形態では、文書管理クライアント１３によってデータベース４０（図５参照）およびデータベース５０（図６参照）への接続が行われる。
【００９４】
そして、接続処理の判定を行う（ステップＳ３）。入力の間違いやネットワーク障害等で接続に失敗した場合、ステップＳ２の処理に戻る。一方、接続処理が成功した場合、データベース４０およびデータベース５０に登録されている文書の中から、「ＡＡシステム」に関する注文書を検索するために、文書管理クライアント１３は、文書管理クライアントプログラム３５３の検索設定画面（図１１参照）を起動し（ステップＳ４）、ユーザからの検索キーの入力を受け付ける（ステップＳ５）。
【００９５】
本実施形態では、会社名「ＡＡシステム」の会社の製品に関する注文書を検索するために、検索設定画面において、システムインデックスのカテゴリ５１２から、「会社名」のインデックス項目を表示し、検索キーとして「ＡＡシステム」を入力する場合を示す。この検索設定画面では、その他のインデックス項目に検索キーを入力し、論理積（ＡＮＤ）や論理和（ＯＲ）の条件を組み合わせて検索条件とすることも可能である。
【００９６】
そして、検索処理の開始を指示する検索開始ボタン５１３が押下されたか否かを判別する（ステップＳ６）。検索開始ボタン５１３が押下されず、更に検索条件を設定する場合、ステップＳ５の処理に戻る。一方、検索開始ボタン５１３が押下されると、ステップＳ５で設定された「会社名」のインデックス値が「ＡＡシステム」である文書属性の注文書を検索する処理を文書管理サーバ１２に対して要求する（ステップＳ７）。
【００９７】
文書管理サーバ１２は、後述するように、文書管理クライアント１３から検索処理要求を受信すると、文書管理サーバプログラム２４３に従って、データベース４０（図５参照）の文書リスト４８から各文書の文書属性情報６４（図７参照）を取得し、例えば、文書属性７１（図８参照）の場合、「会社名」のインデックス７４の値との一致判定処理を全ての文書に対して行う。同様に、データベース４１（図６参照）に対しても、文書リスト５８から各文書の文書属性情報８４（図９参照）を取得し、文書属性９１（図９参照）の場合、「会社名」のインデックス９４の値との一致判定処理を全ての文書に対して行う。
【００９８】
ステップＳ７の検索処理要求に応じて、文書管理サーバ１２で行われた検索処理の結果を取得し、会社名「ＡＡシステム」の検索条件に一致した文書を一覧表示する（ステップＳ８）。この一覧表示処理において、文書管理クライアント１３は、文書管理クライアントプログラム３５３を起動し、検索結果画面（図１２参照）に検索結果を表示する。この検索結果である文書情報は、文書管理サーバ１２内のワークメモリ２４５、文書管理クライアント１３内のワークメモリ３５５等に一旦記憶された後、検索結果画面（ヒットリスト）５５０に表示される。この検索結果画面５５０の領域５５６には、条件に合致した文書の一覧が表示される。つまり、検索結果画面５５０には、データベース４０（図５参照）およびデータベース５０（図６参照）に登録されている文書のうち、条件に一致したものが混合して表示されている。ユーザは、所望の文書を選択し、開くボタン５５３を押下してその内容を表示・編集したり、この結果を基に、更に検索条件を追加して絞り込み検索を行うことが可能である。
【００９９】
この後、プロパティボタン５５４が押下されたか否かを判別する（ステップＳ９）。プロパティボタン５５４が押下されない場合、検索結果画面（図１２参照）を閉じて終了させるための閉じるボタン５５５が押下されたか否かを判別する（ステップＳ１０）。閉じるボタン５５５が押下されていない場合、ステップＳ９の処理を戻り、操作待ちとなる。一方、満足する検索結果が得られなかった場合、確認のみで済ませる場合などの理由により、閉じるボタン５５５が押下された場合、ステップＳ２５の終了処理に移行する。
【０１００】
一方、ステップＳ９でプロパティボタン５５４が押下された場合、つまりユーザが文書属性を確認する操作を選択した場合、文書管理クライアント１３は文書管理クライアントプログラム３５３のプロパティ画面（図１３参照）を起動し、後述する文書属性情報の編集操作を可能な状態にする（ステップＳ１１）。
【０１０１】
そして、ユーザによって操作可能な表示情報６０３（図１３参照）の設定を判別する（ステップＳ１２）。表示情報６０３に「１文書／１フォルダごと」が選択されている場合、検索結果画面（ヒットリスト）５５０でユーザにより選択されている複数の文書５５２、５５１の中から、現在の文書の文書属性（インデックス情報）の取得を文書管理サーバ１２に要求し、文書管理サーバ１２から文書属性（インデックス情報）を取得する（ステップＳ１３）。文書管理サーバ１２は、文書のインデックス情報の取得が要求されると、その文書の文書名から、その文書情報を有するデータベースを判定し、このデータベースに登録された文書属性情報に含まれる文書属性（インデックス情報）を取得する。本実施形態では、文書属性情報（図８参照）は文書管理サーバ１２内のデータベース４０、５０に格納されており、ここから文書属性情報が取得される。尚、検索結果画面で選択されている文書の数は単数でもよいことは勿論である。
【０１０２】
ステップＳ１３で取得した文書属性（インデックス情報）をプロパティ画面に表示する（ステップＳ１４）。この表示処理では、領域６０６（図１３参照）には、そのインデックス項目および値が表示される。また、図１２で選択されている文書５５２、５５１の前の文書または次の文書の文書属性情報を表示する場合、左右の矢印ボタン６０４が使用可能である。そして、プロパティ画面（図１３参照）に表示されている文書の編集を受け付ける（ステップＳ１５）。本実施形態では、会社名「ＡＡシステム」の注文書がヒットし、領域６０５に表示されている注文書のステータスを「発注済み」に変更する操作を、キーボード３４やマウス３６を用いて行う。
【０１０３】
矢印ボタン６０４を選択して次の文書の文書属性を表示する操作を指示したか、前の文書の文書属性を表示する操作を指示したか、あるいはＯＫボタン６０９を選択して表示された文書属性を設定する操作を指示したかを判定する（ステップＳ１６）。矢印ボタン６０４あるいはＯＫボタン６０９が押下された場合、プロパティ画面（図１３参照）で入力された現在の内容で文書属性情報を設定する処理を文書管理サーバ１２に要求する（ステップＳ１７）。この設定処理では、各インデックス項目に設定された値を、データベース内の対応する文書属性情報の各領域の値に変更する処理が行われる。ここでは、領域６０５に示される内容は、文書属性情報７１（図８参照）の該当する各領域に設定された値となる。これにより、この注文書のステータスは「発注済み」に変更される。一方、ステップＳ１６で矢印ボタン６０４およびＯＫボタン６０９のいずれも押下されない場合、ステップＳ１５の処理に戻って操作待ちとなる。
【０１０４】
この後、ステップＳ１６で選択された操作が矢印ボタン６０４の押下による「次へ」であるか、「前へ」であるか、あるいはＯＫボタン６０９の押下による設定であるかを再度判別する（ステップＳ１８）。ＯＫボタン６０９の押下であると判別された場合、プロパティ画面（図１３参照）を閉じてメモリを開放する等の終了処理を行い（ステップＳ２５）、本処理を終了する。
【０１０５】
一方、ステップＳ１８で矢印ボタン６０４の押下による「次へ」または「前へ」である場合、ステップＳ１３の処理に戻る。このとき、ポインタを進め、検索結果画面（図１２参照）で選択されている文書５５２、５５１における次の文書の文書属性情報を表示する処理に移行する。ステップＳ１３では、前述したように、その文書が登録されているデータベースを判定し、その文書の属性情報を取得する処理を要求する。
【０１０６】
このように、ステップＳ１３からステップＳ１８までの処理を繰り返すことによって、選択された文書の文書属性を１文書ずつ順次表示・編集することが可能となる。また、ステップＳ１３の処理によって、その対象となる文書が登録されているデータベースが判定され、ステップＳ１４で文書属性情報の内容を表示されるので、インデックスの項目がデータベース毎に異なる場合でも、表示が自動的に切り替わり、登録されているデータベースを意識せずに表示・編集操作を効率良く行うことができる。
【０１０７】
一方、ステップＳ１２で「選択中のすべて」が選択されている場合、プロパティ画面６５０（図１４参照）における表示情報６５３が「選択中のすべて」のモードとなり、検索結果画面５５０（図１２参照）で選択されている文書５５２、５５１の全ての文書の文書属性（インデックス情報）の取得を文書管理サーバ１２に要求し、文書管理サーバ１２から全ての文書の文書属性（インデックス情報）を取得する（ステップＳ１９）。文書管理サーバ１２は、全ての文書の文書属性（インデックス情報）の取得が要求されると、各文書の文書名から、その文書情報を有するデータベースを判定し、このデータベースに登録された文書属性情報に含まれる文書属性（インデックス情報）を取得する処理を全ての文書に対して行う。この取得処理は、ステップＳ１３の取得処理とほぼ同様であるが、文書管理クライアント１３のワークメモリ（ＷＯＲＫ）３５５等を用いて、全ての文書属性情報を一旦メモリ上に取得する点で、ステップＳ１３の取得処理と異なる。
【０１０８】
取得した文書属性（インデックス）情報から共通するインデックス項目を抽出する（ステップＳ２０）。例えば、文書属性情報７１（図８参照）および文書属性情報９１（図１０参照）が取得された場合、これらのキャビネットが異なるので、いくつかのインデックス項目が異なる。共通するインデックス項目として、「会社名」７４、９４、「製品名」７５、９５、「ステータス」７Ｂ、９Ｃ等がある。
【０１０９】
ステップＳ２０で取得した共通項目をプロパティ画面６５０に表示する処理を行う（ステップＳ２１）。この場合、「名前」６５１、「格納場所」６５２の内容は、複数文書に対する情報であるので、「情報なし」という表示になる。また、矢印ボタン６５４は使用不可能な状態で表示される。
【０１１０】
そして、ステップＳ１５の処理と同様、インデックスの値の入力を行う（ステップＳ２２）。この入力処理では、ステップＳ１５の処理と異なり、共通項目に一括して設定する値が入力される。本実施形態では、図１４に示すプロパティ画面６５０において、「ステータス」の項目を「発注済み」に一括して変更したいので、「発注済み」を入力して設定する。ＯＫボタン６５９が押下されたか否かを判別する（ステップＳ２３）。ＯＫボタン６５９が押下されていない場合、ステップＳ２２の処理に戻り、操作待ち状態となる。一方、ＯＫボタン６５９が押下された場合、ステップＳ１７と同様、選択されている文書のそれぞれに該当するデータベースに格納されている文書属性情報に値を反映するための設定処理を文書管理サーバ１２に要求する（ステップＳ２４）。前述したように、本実施形態では、「ステータス」の項目を「発注済み」に変更したので、文書属性情報７１（図８参照）のステータス７Ｂおよび文書属性情報９１（図１０参照）のステータス９Ｃの値を「発注済み」に変更する処理が行われる。
【０１１１】
このように、ステップＳ１９からステップＳ２４までの処理を行うことで、選択された文書の文書属性を一括して表示・編集することが可能である。また、ステップＳ１９によって対象となる文書が登録されているデータベースが判定され、ステップＳ２０では、共通項目を抽出するので、インデックス項目がデータベース毎に異なる場合でも、共通項目に対し、登録されているデータベースを意識せずに表示・編集操作を効率的に行うことができる。この後、ステップＳ２５で前述した終了処理を行い、メモリの開放等を行う。上記処理の結果、本実施形態では、検索結果画面（図１２参照）の複数の文書に対し、注文書の処理状態を示す「ステータス」の項目に「発注済み」の値が設定されることになる。
【０１１２】
図１７は文書管理サーバ１２における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、サーバプログラム２８２として文書管理サーバ１２内のハードディスクドライブ２８に格納されており、ＣＰＵ２２によって一旦ＲＡＭ２４にロードされた後（サーバプログラム２４３）、実行される。まず、初期化処理を行う（ステップＳ４１）。この初期化処理では、文書管理クライアント１３、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７およびネットワーク１１の起動処理と同様、文書管理サーバ１２の起動処理を行う。このとき、起動処理の他、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行う。
【０１１３】
そして、文書管理クライアント１３から接続要求があるか否かを判別する（ステップＳ４２）。文書管理クライアント１３から接続要求がない場合、そのまま本処理を終了する。一方、文書管理クライアント１３から接続要求がある場合、文書管理クライアント１３から送られてくるユーザ情報を基に、データベースへの接続が許可されたユーザであるか否かを判定するユーザ認証を行う（ステップＳ４３）。ユーザ認証の結果である接続許可（ＯＫ）あるいは接続拒否（ＮＧ）を文書管理クライアント１３に通知する（ステップＳ４４）。
【０１１４】
この後、接続許可を受けた文書管理クライアント１３から検索要求があるまで待機する（ステップＳ４５）。検索要求があると、検索キーを用いて検索処理を行う（ステップＳ４６）。本実施形態では、前述したように、「会社名」のインデックス項目に対し、検索キーとして「ＡＡシステム」が入力された場合を示す。そして、検索結果として、検索条件が一致する文書の情報（文書名等）を文書管理サーバ１２内のワークメモリ２４５に記憶するとともに、文書管理クライアント１３に返信する（ステップＳ４７）。
【０１１５】
文書管理クライアント１３から検索結果である文書の情報の中から選択された１文書の文書属性情報の取得、あるいは検索結果である全ての文書の文書属性情報の取得が要求されるまで待つ（ステップＳ４８）。文書属性の取得が要求されると、文書管理サーバ１２は、その文書名からデータベースを判定し、データベースに登録された、該当する文書属性情報に含まれる文書属性を文書管理クライアント１３に返信する（ステップＳ４９）。
【０１１６】
この後、文書管理クライアント１３から設定要求があるまで待機する（ステップＳ５０）。設定要求があると、編集された文書属性を対応するデータベース４０、５１内の文書の文書属性として更新する設定処理を行う（ステップＳ５１）。この後、本処理を終了する。
【０１１７】
このように、第１の実施形態の文書管理システムによれば、複数のデータベースに属する文書の集合に対し、ユーザがどのデータベースに属する文書であるかを意識しなくても、１文書ずつ文書属性を取得し、インデックス項目を設定する操作を容易に行うことができる。また、複数のデータベースに属する文書の集合に対し、共通のインデックス項目を一括して変更することもできる。これにより、文書の分類管理を効率良く行うことができる。
【０１１８】
即ち、従来では、データベースが異なると、そのデータベースに属する文書の文書属性も異なるので、複数のデータベースに登録されている文書の集合に対し、共通の表示や設定を行う際、データベース毎に操作を行う必要があった。これに対し、本実施形態では、各文書の文書属性を取得する際、その文書の文書属性からその文書のデータベースを判定し、その文書の属するデータベースから文書属性を取得し、１文書ずつ処理する場合、１文書毎にその値を画面上に表示する。この文書属性の変更操作を繰り返すことで、ユーザはどのデータベースに属する文書であるかを意識しなくても、文書属性を取得でき、順次参照することができる。また、一括して共通のインデックス項目を表示して編集を行う場合、文書の集合に共通なインデックス項目を意識しなくても、共通のインデックス項目のみが画面上に表示されるので、一括して参照・設定が可能となる。このように、各データベースに対し、他のデータベースのインデックス項目とは異なる最適なインデックス項目を設定することで、最適な文書管理が可能となり、複数のデータベースに登録されている文書の集合に対し、効率的な文書の設定・操作が可能となる。
【０１１９】
［第２の実施形態］
第２の実施形態では、ある文書の複数のバージョンに対応する文書属性情報を、１バージョンずつ、あるいは全てのバージョンで一括して変更する処理を示す。具体的には、製品名「Ｄ××２００４」の製品（図１０参照）に関し、全てのバージョンを取り扱う代理店が「ＸＹ商事」から「ＺＺ代理店」に変更になったので、管理者が全てのバージョンの注文書における「取り扱い代理店」を「ＺＺ代理店」に書き換える必要に迫られた場合を示す。
【０１２０】
図１８および図１９は第２の実施形態の文書管理クライアント１３における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、文書管理クライアントプログラム３７１として、文書管理クライアント１３内のハードディスクドライブ３７に格納されており、ＣＰＵ３２によって一旦ＲＡＭ３５にロードされた後（文書管理クライアントプログラム３５３）、実行される。前記第１の実施形態と同一のステップ処理については、同一のステップ番号を付すことにより、その説明を省略し、ここでは主に異なるステップ処理を示す。第２の実施形態では、文書属性にバージョンを含む文書に対する操作を行うことに特徴がある。
【０１２１】
文書管理クライアント１３は、前記第１の実施形態と同様、ステップＳ１〜Ｓ３の処理を行い、ステップＳ３で文書管理サーバ１２に接続された後、データベース４１に登録されている文書のうち「Ｄ××２００４」に関する各バージョンの注文書を検索するために、文書管理クライアントプログラム３５３内のユーザインタフェースを起動し、検索設定画面（図２０参照）を表示する（ステップＳ４）。図２０は検索設定画面を示す図である。この検索設定画面では、ユーザによる検索条件の入力・設定が可能である。また、この検索設定画面は、前記第１の実施形態の検索設定画面（図１１参照）と異なり、全てのバージョンを含んだ検索を行うためのオプションとなるチェックボックス１５１が設定可能である。
【０１２２】
本実施形態では、会社名「ＡＡシステム」の製品に関する注文書を検索するために、検索設定画面（図２０参照）において、システムインデックスのカテゴリから、「製品名」のインデックス項目１５０を表示し、検索キーである「Ｄ××２００４」を入力し、さらに、「すべてのバージョンを検索する」のチェックボックス１５１をＯＮにする（ステップＳ５Ａ）。このチェックボックス１５１をＯＮにすることによって、入力した検索条件に一致する全てのバージョンの文書を検索することが可能となる。
【０１２３】
検索処理の開始を指示する検索ボタン５１３が押下されたか否かを判別する（ステップＳ６）。押下されず、まだ検索条件を設定する場合、ステップＳ５Ａの処理に戻る。一方、検索ボタン５１３が押下されると、ステップＳ５Ａで設定された「製品名」のインデックス値が「Ｄ××２００４」である文書属性の注文書を検索する処理を文書管理サーバ１２に対して要求する（ステップＳ７）。
【０１２４】
文書管理サーバ１２は、後述するように、文書管理クライアント１３からの検索処理要求を受けると、文書管理サーバプログラム２８２に従って、データベース４１（図６参照）の文書リスト５８から各文書の文書属性情報（図１０参照）を取得し、例えば文書属性９１（図１０参照）の場合、「製品名」のインデックス９５の値との一致判定処理を全ての文書に対して行う。この場合、以前のバージョンの文書属性９０、９２等、古いバージョンの文書属性に対しても同様に検索処理を行う。  
【０１２５】
ステップＳ７の検索処理要求に応じて、文書管理サーバ１２で行われた検索処理の結果を取得し、製品名「Ｄ××２００４」の検索条件に一致した各バージョンの文書を、検索結果として、一覧表示する処理を行う（ステップＳ８）。すなわち、文書管理クライアント１３は、文書管理クライアントプログラム３５３のユーザインタフェースを起動して検索結果画面を表示し、この検索結果を、文書管理サーバ１２のワークメモリ２４５、文書管理クライアントのワークメモリ３５５等に一旦記憶し、検索結果画面５５０上に表示する。
【０１２６】
そして、プロパティボタン５５４が押下されたか否かを判別し（ステップＳ９）、プロパティボタン５５４が押下されない場合、検索結果画面を閉じて終了させるか否かを判別する（ステップＳ１０）。満足する検索結果が得られなかった場合、確認のみで済ませる場合、閉じるボタン５５５が押下される。閉じるボタン５５５が押下された場合、ステップＳ２５の終了処理に移行する。一方、閉じるボタン５５５が押下されない場合、ステップＳ９の処理に戻り、操作待ちとなる。
【０１２７】
一方、ステップＳ９でプロパティボタン５５４が押下された場合、つまりユーザが文書属性を確認する操作を選択した場合、文書管理クライアント１３は文書管理クライアントプログラム３５３に従って、プロパティ画面（図２１参照）を表示し、後述する文書属性情報の編集操作を可能な状態にする（ステップＳ１１）。図２１はプロパティ画面を示す図である。このプロパティ画面は、ユーザによってバージョンを含んだ検索が実行された結果、検索結果画面に文書が選択されている状態で、プロパティボタン５５４が押下された場合に表示される。ここでは、表示情報１６０に「選択中のすべて」が選択されているので、選択されている複数のバージョンの文書を一括して参照・設定することが可能である。
【０１２８】
そして、表示情報１６０（図２１参照）の設定を判別する（ステップＳ１２）。表示情報１６０に「１文書／１フォルダごと」が選択されている場合、全てのバージョンに亘る文書の文書属性（インデックス情報）の取得は行われず、最新バージョンの文書の文書属性（インデックス情報）の取得が行われる。従って、この場合、前記第１の実施形態のステップＳ１３からステップＳ１８までの処理と同様、１文書ずつの編集操作であるので、その説明を省略する。
【０１２９】
一方、ステップＳ１２で表示情報１６０に「選択中のすべて」が選択されている場合、選択された全ての文書の全てのバージョンに亘る文書属性（インデックス情報）の取得を文書管理サーバ１２に要求し、文書管理サーバ１２から全ての文書の全てのバージョンに亘る文書属性（インデックス情報）を取得する（ステップＳ１９Ａ）。文書管理サーバ１２は、全ての文書の全てのバージョンに亘る文書属性（インデックス情報）の取得が要求されると、各文書の文書名から、その文書情報を有するデータベースを判定し、このデータベースに登録された文書属性に含まれる文書属性（インデックス情報を）取得する処理を、全ての文書の全てのバージョンに対して行う。この取得処理では、文書管理クライアント１３のワークメモリ（ＷＯＲＫ）３５５に、全ての文書の全てのバージョンに亘る文書属性（インデックス情報）が記憶される。
【０１３０】
取得した全ての文書の全てのバージョンの文書属性から共通するインデックス（属性）項目を抽出する処理を行う（ステップＳ２０Ａ）。例えば、文書属性９１（図１０参照）とバージョンの異なる文書属性とでは、インデックス項目が異なる場合がある。会社名９４、製品名９５、ステータス９Ｃ等は、共通する項目である。そして、ステップＳ２０Ａで抽出した共通項目をプロパティ画面（図２１参照）に表示する（ステップＳ２１）。そして、インデックス値の入力を行う際、全ての文書の全てのバージョンの文書属性で共通する項目に一括して設定値を入力する（ステップＳ２２）。本実施形態では、プロパティ画面の「取り扱い代理店」１６１の項目を「ＺＺ代理店」に一括して変更したいので、「ＺＺ代理店」を入力して設定する。
【０１３１】
ＯＫボタン６５９が押下されたか否かを判別する（ステップＳ２３）。ＯＫボタン６５９が押下された場合、データベースに格納されている各バージョンの文書属性に値を反映するための設定処理を文書管理サーバ１２に要求する（ステップＳ２４）。本実施形態では、例えば「取り扱い代理店」を「ＺＺ代理店」に変更したので、文書属性（図１０参照）に示される「取り扱い代理店」９Ａの値を「ＺＺ代理店」に変更する処理が行われる。一方、ステップＳ２３でＯＫボタン６５９が押下されない場合、ステップＳ２２の処理に戻り、操作待ち状態となる。
【０１３２】
このように、ステップＳ１９ＡからステップＳ２４までの処理により、選択した全ての文書の全てのバージョンに亘る文書属性を一括して表示・編集することが可能となる。また、ステップＳ１９Ａでは、対象となる文書が登録されているデータベースを判定し、最新のバージョンの他、異なるバージョンの文書属性を取得し、ステップＳ２０Ａで共通する項目を抽出するので、インデックス項目がバージョン毎にあるいはデータベース毎に異なる場合でも、共通項目に対し、登録されているバージョンやデータベースを意識せず、表示・編集操作を効率的に行うことができる。この後、メモリの開放等の終了処理を行い（ステップＳ２５）、本処理を終了する。
【０１３３】
尚、ステップＳ１２で表示情報１６０に「選択中のすべて」が選択され、検索結果画面で複数の文書が選択された場合、複数の文書の全てのバージョンの文書属性が取得されたが、例えば検索結果画面に表示されている複数の文書の中から、１つの文書だけが選択されている場合、その選択された１つの文書の全てのバージョンに亘る文書属性だけが取得されることになる。
【０１３４】
図２２は文書管理サーバ１２における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。前記第１の実施形態と同一のステップ処理については同一の符号を付すことによりその説明を省略し、ここでは、主に異なる処理を示す。
【０１３５】
ステップＳ４５で接続許可を受けた文書管理クライアント１３から検索要求があると、文書名とバージョンを含んだ検索キーを用いて検索処理を行う（ステップＳ４６Ａ）。本実施形態では、前述したように、「取り扱い代理店」のインデックス項目１６１に対し、検索キーとして「ＺＺ代理店」が入力される。そして、ステップＳ４７では、検索条件が一致する、全てのバージョンの文書を検索結果として文書管理サーバ１２内のワークメモリ２４５に記憶するとともに、文書管理クライアント１３に返信する。その他の処理は、前記第１の実施形態と同じである。
【０１３６】
上記文書管理クライアント側の処理および文書管理サーバ側の処理を行った結果、本実施形態では、複数の文書におけるその注文書の処理状態を示す「取り扱い代理店」の項目に「ＺＺ代理店」の値が設定されたことになる。
【０１３７】
このように、第２の実施形態の文書管理システムによれば、同じ文書の複数のバージョンに亘るインデックス項目を変更する際、共通のインデックス項目を意識しなくても、これらを一括して変更することができる。すなわち、従来では、文書の管理はその管理を行う部署、その文書の種類毎に異なるデータベースで管理されることが多いが、これらの文書に対して共通の処理を行う場合、あるいは統一した処理を施す場合、データベース単位で処理を行わなくてはならなかった。また同じデータベース内であっても、文書管理、分類のために設定したインデックス項目、名称がバージョン毎に異なるので、バージョンの管理可能なデータベースでは、同じデータベースでありながら、バージョン毎に文書の処理を行わなければならなかった。これらの問題に対し、本実施形態では、データベース間で共通項目を抽出し、プロパティ画面で表示・編集可能とし、異なるバージョン間で共通項目を表示・編集可能とすることができた。
【０１３８】
尚、本発明は、上記実施形態の構成に限られるものではなく、特許請求の範囲で示した機能、または本実施形態の構成が持つ機能が達成できる構成であればどのようなものであっても適用可能である。
【０１３９】
例えば、上記実施形態では、プリンタ装置、スキャナ装置、モデムおよびＣＤ−ＲＯＭドライブ装置がネットワークを介して接続された構成を採用しているが、このような構成に限らず、例えば、これらの装置が文書管理クライアントに直接接続された構成を採用することも可能である。
【０１４０】
また、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【０１４１】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１４２】
又、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【０１４３】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【０１４４】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【０１４５】
【図１】第１の実施形態における文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】文書管理サーバ１２の構成を示す図である。
【図３】文書管理クライアント１３の構成を示す図である。
【図４】文書管理システムに用いられるフロッピー（登録商標）ディスクの内容を示す図である。
【図５】文書管理データベース２８６におけるデータベース４０の構造を示す図である。
【図６】文書管理データベース２８６におけるデータベース４１の構造を示す図である。
【図７】文書リスト４８に格納された文書情報の内容を示す図である。
【図８】文書属性情報６４の内容を示す図である。
【図９】文書リスト５８に格納された文書情報の内容を示す図である。
【図１０】文書属性情報８４の内容を示す図である。
【図１１】検索設定画面を示す図である。
【図１２】検索結果画面を示す図である。
【図１３】プロパティ画面を示す図である。
【図１４】プロパティ画面を示す図である。
【図１５】文書管理クライアント１３における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。
【図１６】図１５につづく文書管理クライアント１３における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。
【図１７】文書管理サーバ１２における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。
【図１８】第２の実施形態の文書管理クライアント１３における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。
【図１９】図１８につづく文書管理クライアント１３における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。
【図２０】検索設定画面を示す図である。
【図２１】プロパティ画面を示す図である。
【図２２】文書管理サーバ１２における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１４６】
１１  ネットワーク
１２  文書管理サーバ
１３  文書管理クライアント
２２、３２  ＣＰＵ
２３、３３  ＲＯＭ
２４、３５  ＲＡＭ
２８、３７  ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）
２８２  文書管理サーバプログラム
３７１  文書管理クライアントプログラム
【図１】
2006350454.tif 000003
【図２】
2006350454.tif 000004
【図３】
2006350454.tif 000005
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
2006350454.tif 000012
【図１１】
2006350454.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
2006350454.tif 000016
【図１５】
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【図１６】
2006350454.tif 000018
【図１７】
2006350454.tif 000019
【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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