(57)【要約】【課題】  ワークフロー案件毎に重み判定を行い、その重みの重要度と承認期限日情報をもとに、承認者の携帯電話等への通知を行い、更に上位の承認者、及び代行承認者に対しても通知を行い、案件処理の遅延を減らすシステムを提供することを目的とする。【解決手段】  ワークフローの案件を回覧する際の遅延対策を行う電子ワークフロー遅延対策システムであって、ワークフロー案件の重みを判定する際の基準となる重み判定用条件を予め記憶手段に格納しておき、登録したワークフロー案件情報と前記重み判定用条件とを比較して案件ごとの重みを判定し、その重みと承認期限日付をもとにメール通知の要否を判定し、前記メール通知の要否の判定結果に基づいて、当該案件の承認者、上位承認者、及び／又は代行承認者のメール受信手段に対してメール通知する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフローの案件を回覧する際の遅延対策を行う電子ワークフロー遅延対策システムであって、
ワークフロー案件の重みを判定する際の基準となる重み判定用条件を格納した重み判定用条件記憶手段と、
登録したワークフロー案件情報と前記重み判定用条件とを比較して、案件ごとの重みを判定する手段と、
その重みと承認期限日付をもとにメール通知の要否を判定する手段と、
前記メール通知の要否の判定結果に基づいて、当該案件の承認者、上位承認者、及び／又は代行承認者のメール受信手段に対してメール通知する手段と
を備えることを特徴とする電子ワークフロー遅延対策システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンピュータ、携帯電話などの電子機器を用いたワークフロー遅延対策システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ワークフローの遅延対策システムとして、例えば、下記特許文献１に記載の技術が知られている。
【０００３】
下記特許文献１に記載の技術では、案件データによる各承認者の過去の案件に対する実績を元に、ワークフローの案件を回覧し終わる最短ルートを予測し、案件投入時に該ルートを画面表示する。また、監視部が、個人データに基づいて、各承認者が一週間あたりに社屋にいられる日数を取得し、各承認者に設けられた期限より前で、かつ社屋にいられる最終の日を予測し、予測した日に承認依頼のメールを各承認者に対して自動発信する。これにより、案件遅延の事前対策を促すことができる。
【特許文献１】特開２００１−１６００８７
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記特許文献１に記載のシステムが算出した承認者が社屋にいられる最終日はあくまでも予測でしかなく、実際には承認者が社屋にいない可能性も考えられる。その場合、他システムと同様に案件遅延の可能性がある。
【０００５】
本発明の目的は、ワークフロー案件毎に重み判定を行い、その重みの重要度と承認期限日情報をもとに、承認者の携帯電話等への通知を行い、更に上位の承認者、及び代行承認者に対しても通知を行い、案件処理の遅延を減らすシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明は、ワークフローの案件を回覧する際の遅延対策を行う電子ワークフロー遅延対策システムであって、ワークフロー案件の重みを判定する際の基準となる重み判定用条件を予め記憶手段に格納しておき、登録したワークフロー案件情報と前記重み判定用条件とを比較して案件ごとの重みを判定し、その重みと承認期限日付をもとにメール通知の要否を判定し、前記メール通知の要否の判定結果に基づいて、当該案件の承認者、上位承認者、及び／又は代行承認者のメール受信手段に対してメール通知することを特徴とするものである。
【０００７】
重み判定用条件は、例えば顧客情報ＤＢや売上管理ＤＢの内容に基づいて自動作成するとよい。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、承認の遅延を防止するため、案件毎に重みを判定し、その重みと承認期限日付をもとにメール通知の要否を判定し、その判定結果に基づいて承認者や上位承認者等にメール通知するので、以下のような効果がある。１つ目は、案件確認漏れによる承認期限超過の事務的ミスを削減出来る点である。２つ目は、ワークフローサーバ上で通知する案件情報を絞り込むため、各担当者は、承認依頼案件の優先度を容易に判定することが出来る点である。３つ目は、上位承認者や代行承認者への通知により、ある事象により承認者での承認処理が不可能な場合の迅速な代行処理が可能になる点である。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明を実施する場合の一形態を図面を参照して具体的に説明する。
【００１０】
図１は、本発明の実施の一形態であるワークフローシステムの構成を示すブロック図である。本ワークフローシステムは、図１に示すように、クライアント側は、ワークフロー案件の登録を行う為のクライアントコンピュータ１０１、承認者が案件情報の処理通知依頼メールを受信して承認処理を行う為のクライアントコンピュータ又は携帯電話１０２、上位承認者又は代行承認者が案件情報の処理通知依頼メールを受信して代行承認処理を行うクライアントコンピュータ又は携帯電話１０３を備える。
【００１１】
一方、ワークフローサーバ１０４側は、ワークフローエンジン１０５、メール送信判定エンジン１０６、メール送信エンジン１０７、及び重み付け条件自動生成部１０８を備える。ワークフローエンジン１０５は、案件登録、承認、及び却下などの基本的なワークフロー処理を行う。メール送信判定エンジン１０６は、登録された案件の重み判定を行い、その結果と承認期限日付の残り日数を基にメール通知の必要性の有無を判定する。メール送信エンジン１０７は、メール送信判定エンジン１０６により送信対象と判定された複数の案件情報を携帯電話等へ送信する為、それら複数の案件情報を１通のメールフォーマットに整形した後、そのメールを承認者、上位承認者、あるいは代行承認者の携帯電話やクライアントコンピュータへ送信する。重み付け条件自動生成部１０８は、メール送信判定エンジン１０６で使用する重みと条件とを対応付ける重み判定用マスタファイル１１２を自動生成する処理を行う。
【００１２】
また、起案者がクライアントコンピュータ１０１により登録した案件情報は、ワークフローサーバ１０４内の案件情報ＤＢ１０９に登録される。案件情報ＤＢ１０９に登録する際、起案者は、案件の重みを判定する為のキーとなる情報（例えば、受注金額、顧客情報など）を入力する。その他、ワークフローサーバ１０４内には、売上を管理する売上管理ＤＢ１１０、顧客情報を登録する顧客情報ＤＢ１１１、各案件の重みを判定する際に使用するマスタ情報が入っている重み判定用マスタファイル１１２が備えられている。案件情報ＤＢ１０９と重み判定用マスタファイル１１２の具体例は、図３で後述する。
【００１３】
図２は、ワークフローサーバ１０４上のメール送信判定エンジン１０６の処理フローを示した図である。メール送信判定エンジン１０６は、１日１回以上の間隔で定期的に自動起動され、案件情報ＤＢ１０９に登録された案件情報を１件ずつ読出す（ステップ２０１）。まず、最初に読み出した案件が、承認待ちの状態になっているかどうか判断を行う（ステップ２０２）。案件が承認待ち状態の場合、案件重み判定処理に進む（ステップ２０３）。各案件情報には、重みを判定する為のキーとなる情報（受注金額、顧客名など）が登録されている。一方、重み判定用マスタファイル１１２には重みを判定する為に基礎となるマスタ情報が登録されている。ステップ２０３では、これら２つの情報を比較する事で案件の重みを３段階（高、中、低）に判定する。判定の結果、重みが低と判断された案件については、特にメール通知を行う事はしない。一方で、案件の重みが高、又は中と判断された案件については、続いて承認期限日付の判定処理を行う（ステップ２０４、２０５）。
【００１４】
案件の重みが高で、処理期限日付が当日の場合（ステップ２０４）、その案件の承認者の携帯電話及びクライアントコンピュータ１０２宛てへ承認依頼のメールを通知するとともに、その案件の上位承認者及び代行承認者のクライアントコンピュータ等１０３に対しても同様の承認依頼メールで通知を行う（ステップ２０６）。ステップ２０４で案件処理期限の３日前と判定された場合、承認者のみの携帯電話及びクライアントコンピュータ１０２宛てへ承認依頼メールを送信する（ステップ２０７）。ステップ２０４で当日又は３日前の何れでもない場合、特に処理は行わない。案件の重みが中で、処理期限日付が当日の場合（ステップ２０５）、その案件の承認者の携帯電話及びクライアントコンピュータ１０２宛てへ承認依頼メールを送信する（ステップ２０８）。ステップ２０５で当日でない場合、特に処理は行わない。
【００１５】
以上の判定処理を、案件登録ＤＢ１０９に登録されているすべての案件に対して行う（ステップ２０９）。
【００１６】
図３は、案件情報ＤＢ１０９と重み判定用マスタファイル１１２の内容例を示す。案件情報ＤＢ１０９では１行毎に１件の案件を示している。案件情報ＤＢ１０９には、本システムを利用するにあたり必要となるいくつかのキー情報が存在する。本実施形態では、処理期限日、顧客名、及び受注金額がそれにあたる。これらの情報と重み判定用マスタファイル１１２の条件を比較し、各案件の重みを判定して、上述のメール送信判定処理を行う。
【００１７】
重み判定用マスタファイル１１２では１行で１つの条件を示している。例えば、図示した中で１番上の条件は「顧客名がＸ工業で、かつ、受注金額が１００万以上の案件」はその重みを「高」と判定することを示している。重み判定用マスタファイル１１２は、他システム（基幹系システムなど）にも共用されている顧客情報ＤＢ１１１や売上管理ＤＢ１１０などを定期的に参照して自動的に作成する。案件情報ＤＢ１０９に登録されるキー情報及び重み判定用マスタファイル１１２の条件はワークフロー形態により異なるが、案件情報ＤＢ１０９のキー情報と重み判定用マスタファイル１１２の条件を比較して各案件の重みを判定する仕組みは同一となる。なお、重み判定用マスタファイル１１２の何れの条件にも当てはまらない案件は、その重みを低とする。
【００１８】
図４は、重み判定用マスタファイル１１２を自動作成する具体例を示した図である。顧客情報ＤＢ１１１には、各顧客の顧客名や受注実績が格納されている。売上管理ＤＢ１１０には、各顧客の顧客名や受注実績が格納されている。重み付け条件自動生成部１０８は、これらのＤＢを参照して重み判定用マスタファイル１１２の条件を自動生成する。例えば「顧客情報ＤＢの受注実績が２億円以上の顧客で、売上管理ＤＢの売上高が１０００万円以上の場合、その案件の重要度を高にする」といった条件を予め設定して、重み付け条件自動生成部１０８に指示を与えると、重み付け条件自動生成部１０８は顧客情報ＤＢ１１１と売上管理ＤＢ１１０から上記条件に合致する重み付け条件を自動的に作成し重み判定用マスタファイル１１２に格納する。
【００１９】
なお、上記実施形態では案件の重みを高中低の３段階としたが、重みを何段階に分けるかは任意である。また重みを判定する条件も上記実施形態で用いたものに限らず、他の条件を用いることもできる。
【図面の簡単な説明】
【００２０】
【図１】本発明の一実施の形態のワークフロー遅延対策システムの概略構成を示すブロック図
【図２】ワークフローサーバ上のメール送信判定エンジンの処理手順をフローチャートで示す図
【図３】案件情報ＤＢ例と重み判定マスタファイル例を示す図
【図４】重み判定用マスタファイルの自動作成例を示す図
【符号の説明】
【００２１】
１０１…クライアントコンピュータ、１０２…承認者のクライアントコンピュータ又は携帯電話、１０３…上位承認者又は代行承認者のクライアントコンピュータ又は携帯電話、１０４…ワークフローサーバ、１０５…ワークフローエンジン、１０６…メール送信判定エンジン、１０７…メール送信エンジン、１０８…重み付け条件自動生成部、１０９…案件情報ＤＢ、１１２…重み判定用マスタファイル。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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