(57)【要約】【課題】公共工事の施工期間中に受発注者間で交換される工事帳票の作成、提出、承認等の手続に要する時間やコストを削減可能とする公共工事帳票データの管理システムを提供する。  【解決手段】サーバー１にアクセスした受注者端末７の入力手段による選択指示信号によって必要となる工事帳票の書式データを選択すると、端末７にその書式データが送信され、送信された書式データに基づいて端末７の入力手段で入力された入力データが、端末７の入力手段による格納指示信号に基づいて入力データベース部３に格納されるとともに、この入力データが格納されたことおよびその格納先を、選択された書式データの属性データとして予めサーバー１に登録されている承認先ルートデータに基づいて、メール配信部４が電子メールでその承認先となる発注者端末６に配信する。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
公共工事の受発注者端末にインターネットでアクセス可能に接続されたサーバーを備え、公共工事の施工期間中に前記受発注者端末の入力手段によって入力される公共工事帳票データを管理する公共工事帳票データの管理システムであって、前記サーバーは、前記公共工事で必要とされる工事帳票の書式データを格納した書式データベース部と、該書式データに基づいて前記受発注者端末の入力手段で入力された入力データを格納する入力データベース部と、メール配信部とを有し、前記サーバーにアクセスした前記受注者端末の入力手段による選択指示信号により選択されて、その端末に送信された前記書式データに基づいて、その端末の入力手段で入力された入力データが、その端末の入力手段による格納指示信号に基づいて前記入力データベース部に格納されると、該入力データが格納されたことおよびその格納先を、前記選択された書式データの属性データとして予め前記サーバーに登録されている承認先ルートデータに基づいて、前記メール配信部が電子メールでその承認先となる前記受発注者端末に配信することを特徴とする公共工事帳票データの管理システム。
【請求項２】
前記配信する電子メールに、前記格納された入力データにアクセス可能なリンクデータを添付して、該リンクデータに基づくリンク表示を配信先端末の表示画面に表示する請求項１に記載の公共工事帳票データの管理システム。
【請求項３】
前記サーバーにアクセスした前記受発注者端末の入力手段の選択指示信号で選択されてその端末に送信された前記書式データに、該選択指示信号に基づいて、予め前記サーバーに登録されているその書式データの属性データの一部がデータ入力されるとともに、その端末の表示画面に表示される請求項１または２に記載の公共工事帳票データの管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、公共工事帳票データの管理システムに関し、さらに詳しくは、公共工事の施工期間中に受発注者間で交換される工事帳票の作成、提出、承認等の手続に要する時間やコストを削減可能とする公共工事帳票データの管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
公共工事の工事施工期間中に、受注者側と公官庁等の発注者側との間で交換される工事帳票は、種類が多く、その提出先も多岐に渡る。従来、受注者は、これらの必要な帳票を紙書類として作成して、発注者の所管提出先に持参、郵送等で提出していた。また、発注者は、これらの紙書類の内容を確認し、承認等の結果を受注者に連絡して、一連の手続が完了するようになっていた。
【０００３】
しかしながら、この方法では受発注者の手続が煩雑となり、帳票の作成、提出、承認等に余分な時間やコストを要するという問題があった。
【０００４】
このような余分な時間やコスト等を削減するために、公共工事帳票をインターネットで送受信するシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。この提案では、受注者が帳票データをインターネット経由で送信し、発注者側のデータベースに格納するようにして、帳票提出に要する時間等を削減している。ところが、発注者側の承認者が自発的にデータベースにアクセスしなければ、その帳票データが格納されたことを知ることができないため、帳票情報が格納されてから、承認者が決裁するまでの一連の手続が完了するまでに余分な時間がかかるという問題があった。
【特許文献１】特開２００３−９９５６２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明の目的は、公共工事の施工期間中に受発注者間で交換される工事帳票の作成、提出、承認等の手続に要する時間やコストを削減可能とする公共工事帳票データの管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため本発明の公共工事帳票データの管理システムは、公共工事の受発注者端末にインターネットでアクセス可能に接続されたサーバーを備え、公共工事の施工期間中に前記受発注者端末の入力手段によって入力される公共工事帳票データを管理する公共工事帳票データの管理システムであって、前記サーバーは、前記公共工事で必要とされる工事帳票の書式データを格納した書式データベース部と、該書式データに基づいて前記受発注者端末の入力手段で入力された入力データを格納する入力データベース部と、メール配信部とを有し、前記サーバーにアクセスした前記受発注者端末の入力手段による選択指示信号により選択されて、その端末に送信された前記書式データに基づいて、その端末の入力手段で入力された入力データが、その端末の入力手段による格納指示信号に基づいて前記入力データベース部に格納されると、該入力データが格納されたことおよびその格納先を、前記選択された書式データの属性データとして予め前記サーバーに登録されている承認先ルートデータに基づいて、前記メール配信部が電子メールでその承認先となる前記受発注者端末に配信することを特徴とするものである。
【０００７】
本発明において、公共工事帳票とは公共工事関係者の間でやり取りされる工事関係書類を意味し、例えば、打合せ書類、施工計画書、履行報告書（工事旬報）、検査書等を含むものである。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の公共工事帳票データの管理システムによれば、公共工事の受発注者端末にインターネットでアクセス可能に接続されたサーバーを備え、公共工事の施工期間中に受発注者端末の入力手段によって入力される公共工事帳票データを管理する公共工事帳票データの管理システムであって、サーバーは、公共工事で必要とされる工事帳票の書式データを格納した書式データベース部と、この書式データに基づいて受発注者端末の入力手段で入力された入力データを格納する入力データベース部と、メール配信部とを有し、サーバーにアクセスした受発注者端末の入力手段による選択指示信号によって必要となる書式データを選択して、端末にその書式データが送信されるので、受発注者端末によって必要となる書式データに容易にアクセスでき、その入力手段でデータ入力ができるので、書類作成の労力が軽減される。
【０００９】
また、送信された書式データに基づいて、その端末の入力手段で入力された入力データが、受発注者端末の入力手段による格納指示信号に基づいて入力データベース部に格納されると、この入力データが格納されたことおよびその格納先を、選択された書式データの属性データとして予めサーバーに登録されている承認先ルートデータに基づいて、メール配信部が電子メールでその承認先となる受発注者端末に配信するので、承認者に入力データの閲覧、決裁等を促すことができ、無駄な待ち時間をなくして、手続きの円滑化を図ることが可能となる。
【００１０】
これによって、従来の工事帳票の作成、提出、承認等の一連の手続きに要する時間、コスト等を削減することができ、データの管理も容易になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の公共工事帳票データの管理システムを実施形態に基づいて説明する。図３に、全体構成を例示するように、この管理システムは公共工事の受注者端末７および発注者端末６にインターネット８でアクセス可能に接続されたサーバー１を備え、このサーバー１は書式データベース部２と、入力データベース部３と、メール配信部４と、ＰＤＦ変換部５とを有している。それぞれの端末６、７にはデータ入力するためのキーボードやマウス等の入力手段Ｋとデータを表示する表示画面Ｍが備わっている。
【００１２】
図１に示すように、公共工事の受注者は、受注者端末７でインターネット８を経由して、サーバー１の書式データファイル部２にアクセスする（Ｓ１）。書式データベース部２には、公共工事で必要となる工事帳票の書式データがすべて格納されており、受注者は、受注者端末７の入力手段で必要な書式データを選択して、その入力手段の選択指示信号によって、その書式データを受注者端末７に送信させて表示画面に表示させる。
【００１３】
この画面には、例えば、図４に示すような手書き書類と同じイメージの書式データが表示され、手書きと同じ感覚で、必要なデータを入力手段で入力できるようになっている。
【００１４】
受注者端末７の入力手段の選択指示信号で選択した書式データに基づいて、必要事項を入力手段で入力した後に、この入力データは入力手段の格納指示信号によって、サーバー１の入力データベース部３に格納される（Ｓ２）。それぞれの書式データに対する属性データがサーバー１に予め登録されており、この属性データには、承認先ルートデータとして、この入力データに対する承認者のメールアドレスおよび承認順序が含まれている。
【００１５】
ここで、ある書式データに基づいて入力された入力データが格納指示信号に基づいて入力データベース部３に格納されると、メール配信部４に配信指示信号が出され（Ｓ３）、メール配信部４が承認者ルートデータに基づいて承認者のメールアドレス、即ち、発注者端末６に、この入力データがサーバー１に格納されたことおよびその格納先を電子メールで配信する（Ｓ４）。
【００１６】
この電子メールによって、発注者端末６の表示画面を通じて承認者に入力データの閲覧、決裁等を促すことができ、無駄な待ち時間をなくして、手続きの円滑化を図ることが可能となる。
【００１７】
この配信される電子メールには、入力データベース３に格納された入力データにアクセスできるリンクデータが添付されており、このリンクデータに基づいて配信先の発注者端末６の表示画面に格納先を示すリンク表示がされる。
【００１８】
電子メールを見た承認者が、発注者端末６の入力手段でこのリンク表示をクリック等すると、リンクデータに基づいて格納されている入力データにインターネット８を経由して容易にアクセスすることができ、その内容についての判断結果を承認者端末６の入力手段で入力する（Ｓ５）。入力された判断データも、この書式データに基づく入力データとなる。
【００１９】
この承認者端末６の入力手段で入力された判断データが格納指示信号によって、入力データベース部３に格納されると、この格納指示信号に基づいてメール配信部４に配信指示信号が出され（Ｓ６）、メール配信部４が承認先ルートデータに基づいて承認者（ここでは、受注者）のメールアドレス、即ち、受注者端末７に、この入力データがサーバー１に格納されたことおよびその格納先を電子メールで配信する（Ｓ７）。
【００２０】
電子メール受注者端末７の表示画面を通じて見た受注者は、受注者端末７の入力手段でインターネット８を経由して入力データベース部３にアクセスして、この入力データの内容を確認する（Ｓ８）。ここで、承認者の判断が承認であれば、この書式データに基づいて入力されたデータについての手続きが完了となる。
【００２１】
一方、承認者の判断が否認であれば、先に入力したデータを受注者端末７の入力手段で修正して再度、承認先ルートを繰り返すことになる。
【００２２】
一般的に、一つの工事帳票の書式データに基づく入力データに対しては、複数の承認者（発注者端末６）が存在するので、図２に示すように承認先ルートデータに基づいて、各承認者が入力データの内容を承認して、それぞれの承認者端末６ａ〜６ｃから、承認したとの判断データを入力手段で入力して格納指示信号を出すと、順次、この書式データに基づく入力データが入力データベース３に格納され、第一承認者端末６ａ、第二承認者端末６ｂ、最終承認者端末６ｃへと電子メールが配信される。最終承認者が最終承認者端末６ｃで、承認したとの判断データを入力手段で入力して格納指示信号を出すと、その入力データが入力データベース部３に格納され、格納指示信号に基づいてメール配信部４から次の承認者となる受注者の受注者端末７に、承認したとの電子メールが配信される。
【００２３】
この承認先ルートデータでは、承認者端末６の入力手段で、入力データに対して否認と判断するデータが入力されると、その時点で承認先が受注者端末７となり、受注者が入力したそのデータは、否認されたことが電子メールで受注者端末７に配信されることになる。
【００２４】
この実施形態では、承認者（発注者端末６）が複数であっても、順次、承認者端末６ａ〜６ｃに電子メールを配信して承認者に入力データの閲覧、決裁等を促すことができ、無駄な待ち時間をなくして、手続きの円滑化を図ることが可能となる。そして、入力データの保存や整理等の管理が容易になる。
【００２５】
それぞれの書式データの属性データとしては、例えば、図５に一部を示すように、宛名、承認者とその承認順序等が予めサーバー１に登録されており、この登録内容は、必要に応じて変更可能となっている。
【００２６】
図４に示したように、受注者端末７の入力手段の選択指示信号で送信された書式データには、サーバー１に予め登録されている属性データの内、入力時に確定している項目Ａ、例えば、帳票名称、起票日時、宛先、差出人、工事名、契約年月日等が、この選択指示信号に基づいて自動的に入力されて、画面表示される。これによって、入力する手間が軽減される。
【００２７】
一方、その他の入力必要項目Ｂについては、端末の入力手段でデータ入力される。データ入力する際に、図４に示すように、必要なデータを添付ファイルＣとして入力データベース部３に格納することもできる。
【００２８】
１つの書式データに基づいて入力された一連の蓄積された入力データは履歴データとしてサーバー１に格納される。この履歴データはＣＤ―Ｒ等の電子媒体に取り込んで、受注者が発注者に納品することもできる。
【００２９】
履歴データは、この実施形態で例示したデータに限定されず、先に公共工事帳票として定義した工事関係書類のデータを履歴データとすることができる。
【００３０】
また、この履歴データをサーバー１のＰＤＦ変換部によって、格納指示信号等に基づいてＰＤＦ形式のデータに変換してサーバー１に格納することもできる。例えば、現行書類の書式と同様の書式にＰＤＦ変換して格納するなど、予め定められた書式に基づいて格納するようにする。
【図面の簡単な説明】
【００３１】
【図１】本発明の管理システムにおけるデータフローを例示する説明図である。
【図２】本発明の管理システムにおけるデータ承認フローを例示する説明図である。
【図３】本発明の公共工事帳票データの管理システムの全体構成を示す説明図である。
【図４】本発明において、公共工事帳票の書式データに基づいて端末で入力する際の端末の画面表示の一例を示す説明図である。
【図５】本発明に用いる書式データの属性データの一部を示すデータシートの一例を示す説明図である。
【符号の説明】
【００３２】
１  サーバー    
２  書式データベース部  
３  入力データベース部
４  メール配信部
５  ＰＤＦ変換部
６  発注者端末
６ａ  第１承認者端末
６ｂ  第２承認者端末
６ｃ  最終承認者端末  
７  受注者端末  
８  インターネット
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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