(57)【要約】      （修正有）【課題】オフィス等において、電子化されない書類の所在を確認できる情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラムを提供する。【解決手段】無線ＩＣチップ５００の識別情報を受信するリーダ３００を備えた複数の端末１００と通信可能に接続され、各端末１００をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物６００に装着される無線ＩＣチップ５００の識別情報と回覧物６００を保持中の使用者の識別情報とを対応付けて記憶する回覧管理テーブルや、各端末１００が備える各リーダ３００の識別情報と各端末１００を使用する各使用者の識別情報とをそれぞれ対応付けて記憶するリーダ管理テーブル等を備える書類管理サーバ２００で構成される。【選択図】図１
2006185151.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
無線ＩＣチップから送信される前記無線ＩＣチップの識別情報を受信する無線ＩＣリーダを備えた複数の情報処理端末と通信可能に接続され、
前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報と、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報と、を対応付けて記憶する回覧管理テーブルと、
各情報処理端末が備える各無線ＩＣリーダの識別情報と、各情報処理端末を使用する各使用者の識別情報と、をそれぞれ対応付けて記憶する無線ＩＣリーダ管理テーブルと、
前記回覧物に装着された前記無線ＩＣチップから前記無線ＩＣチップの識別情報を受信した無線ＩＣリーダを備える情報処理端末から、前記無線ＩＣチップの識別情報及び前記無線ＩＣリーダの識別情報を受信する識別情報受信部と、
前記無線ＩＣリーダ管理テーブルに前記受信した無線ＩＣリーダの識別情報と対応付けて記憶される使用者の識別情報を、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報として、前記回覧管理テーブルに記憶する回覧管理テーブル更新部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記識別情報受信部が、いずれの情報処理端末からも、前記無線ＩＣチップの識別情報を所定期間受信しない場合には、前記回覧物が紛失したと判定する紛失判定部と、
を備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記回覧管理テーブルには、前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報と、前記回覧物が回覧される各使用者の識別情報と、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報と、が対応付けて記憶され、
前記回覧物を保持中の使用者の識別情報が、前記回覧物が回覧される各使用者の識別情報のいずれでもない場合には、前記回覧物が誤配されたと判定する誤配判定部と、
を備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記回覧管理テーブルには、前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報と、前記回覧物が回覧される各使用者の識別情報と、前記各使用者が前記回覧物を閲覧したかどうかを示す情報と、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報と、が対応付けて記憶され、
前記回覧管理テーブル更新部は、
前記無線ＩＣリーダ管理テーブルに前記受信した無線ＩＣリーダの識別情報と対応付けて記憶される使用者の識別情報を、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報として、前記回覧管理テーブルに記憶すると共に、それまで前記回覧物を保持中であった使用者について前記回覧物を閲覧した旨の情報を前記回覧管理テーブルに記憶する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記回覧物が回覧される全ての使用者について、前記回覧物を閲覧した旨の情報が記憶されている場合には、前記回覧物の回覧が終了したと判定する回覧終了判定部と、
を備えることを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
無線ＩＣチップから送信される前記無線ＩＣチップの識別情報を受信する無線ＩＣリーダを備えた複数の情報処理端末と通信可能に接続され、前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報及び前記回覧物を保持中の使用者の識別情報を対応付けて記憶する回覧管理テーブルと、各情報処理端末が備える各無線ＩＣリーダの識別情報及び各情報処理端末を使用する各使用者の識別情報をそれぞれ対応付けて記憶する無線ＩＣリーダ管理テーブルと、を備える情報処理装置の制御方法であって、
前記回覧物に装着された前記無線ＩＣチップから前記無線ＩＣチップの識別情報を受信した無線ＩＣリーダを備える情報処理端末から、前記無線ＩＣチップの識別情報及び前記無線ＩＣリーダの識別情報を受信し、
前記無線ＩＣリーダ管理テーブルに前記受信した無線ＩＣリーダの識別情報と対応付けて記憶される使用者の識別情報を、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報として、前記回覧管理テーブルに記憶する
ことを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項７】
無線ＩＣチップから送信される前記無線ＩＣチップの識別情報を受信する無線ＩＣリーダを備えた複数の情報処理端末と通信可能に接続され、前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報及び前記回覧物を保持中の使用者の識別情報を対応付けて記憶する回覧管理テーブルと、各情報処理端末が備える各無線ＩＣリーダの識別情報及び各情報処理端末を使用する各使用者の識別情報をそれぞれ対応付けて記憶する無線ＩＣリーダ管理テーブルと、を備える情報処理装置に、
前記回覧物に装着された前記無線ＩＣチップから前記無線ＩＣチップの識別情報を受信した無線ＩＣリーダを備える情報処理端末から、前記無線ＩＣチップの識別情報及び前記無線ＩＣリーダの識別情報を受信する手順と、
前記無線ＩＣリーダ管理テーブルに前記受信した無線ＩＣリーダの識別情報と対応付けて記憶される使用者の識別情報を、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報として、前記回覧管理テーブルに記憶する手順と、
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、情報技術の進歩に伴い、様々な文書類が電子化されるようになった。これにより、オフィス等において複数の担当者間で回覧される回覧書類や複数の担当者による決裁が必要な業務書類等は電子データとしてコンピュータ上で取り扱うことができるようになった。
【０００３】
これらの電子化された文書類（電子文書）を管理するシステムとしてワークフローを用いたシステムが広く利用されている。このシステムでは、電子文書の起案者によりあらかじめ定義されたワークフローに従って電子文書が回覧され、処理状況が管理される。
【０００４】
しかし、現実の業務においては、一式の回覧書類や業務書類の中には電子化できない書類等を含む場合が多く、これらは従来通り回覧経路を示す紙等を付けて担当者間で回覧されている。このような従来の回覧処理は、通常、各担当者の机上にそれぞれ置かれた書類トレイ等に回覧書類や業務書類を入れることで実施されている。さらに「未決」や「既決」、場合によっては「保留」等の各書類トレイを各担当者の机上に設けることにより、各担当者が保持している書類の処理状況を示すことも行われている。
【０００５】
このように、情報技術が進歩した今日においても電子化されない書類が溢れている。そしてこのような電子化されない書類は一度紛失すると探し出すのが容易ではないことから、電子化されない各書類に無線ＩＣチップを取り付けておき、書類を探し出す際には、無線ＩＣリーダによって無線ＩＣチップに記憶された識別情報を読み取ることによって、紛失した書類を探し出すことを可能にする技術も開発されている（例えば特許文献１を参照）。
【特許文献１】特開２００４−６６５７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところが、現実の業務において書類の紛失に気付くのは、その書類が必要になった後であることが多い。またその書類の所在が分からなくなったことに気付いても直ちに必要な書類でなければそのまま放っておくこともある。そのため、紛失した書類の探索は多くの場合切迫した状況の中で行われることになる。またその場合、紛失した書類が見つかったとしても、その書類を保持していた担当者があいにく不在であった場合には、その書類を持ち出しても良いかどうかを判断することができない。さらには、紛失した書類を探し出す場合だけではなく、処理期限の決められた業務書類の処理が滞っている場合に、誰が処理を停滞させているのかを知りたい場合もある。  
このようなことから、電子化されない書類の所在を把握しておくことを可能とする技術が求められている。
【０００７】
本発明は上記課題を鑑みてなされたものであり、電子化されない書類の所在を確認できる情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラムを提供することを主たる目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するために、本発明は、無線ＩＣチップから送信される前記無線ＩＣチップの識別情報を受信する無線ＩＣリーダを備えた複数の情報処理端末と通信可能に接続され、前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報と、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報と、を対応付けて記憶する回覧管理テーブルと、各情報処理端末が備える各無線ＩＣリーダの識別情報と、各情報処理端末を使用する各使用者の識別情報と、をそれぞれ対応付けて記憶する無線ＩＣリーダ管理テーブルと、前記回覧物に装着された前記無線ＩＣチップから前記無線ＩＣチップの識別情報を受信した無線ＩＣリーダを備える情報処理端末から、前記無線ＩＣチップの識別情報及び前記無線ＩＣリーダの識別情報を受信する識別情報受信部と、前記無線ＩＣリーダ管理テーブルに前記受信した無線ＩＣリーダの識別情報と対応付けて記憶される使用者の識別情報を、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報として、前記回覧管理テーブルに記憶する回覧管理テーブル更新部と、を備えることを特徴とする情報処理装置に関する。
【０００９】
その他、本願が開示する課題、及びその解決方法は、発明を実施するための最良の形態の欄、及び図面により明らかにされる。
【発明の効果】
【００１０】
電子化されない書類の所在を確認できる情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
＝＝＝全体構成例＝＝＝
本実施の形態に係る書類管理システムの全体構成を図１に示す。本実施の形態に係る書類管理システムは、複数の利用者端末（特許請求の範囲に記載の情報処理端末に相当する）１００と、書類管理サーバ（特許請求の範囲に記載の情報処理装置に相当する）２００とがＬＡＮ（Local Area Network）等を通じて通信可能に接続されてなる。
【００１２】
利用者端末１００は、オフィス等における各担当者（特許請求の範囲に記載の使用者に相当する）によりそれぞれ使用されるコンピュータである。各担当者は自分に割り当てられた利用者端末１００を使用してそれぞれの担当業務を遂行する。図１に示すように、本実施の形態においては、各利用者端末１００は各担当者の机上に設置されている。
【００１３】
また各担当者の机上には回覧物６００を保管しておくためのトレイが置かれている。オフィス内における回覧書類や業務書類等の回覧物６００は各担当者の机上のトレイに順次置かれる。閲覧の終わった回覧書類や処理の終わった業務書類は、次の担当者の机上に設置されたトレイに置かれる。トレイは図１に示すように各担当者につき複数設置されるようにすることができる。その場合、各トレイは、例えば、まだ閲覧していない回覧書類や未処理の業務書類を入れておくためのトレイ（未決トレイあるいは未読トレイ）、既に閲覧し終わった回覧書類や処理済みの業務書類を入れておくためのトレイ（既決トレイあるいは既読トレイ）、さらには処理中あるいはペンディングにしている業務書類を入れておくためのトレイ（保留トレイ）とすることができる。
【００１４】
また本実施の形態においては、各トレイには無線ＩＣリーダ３００が設けられている。無線ＩＣリーダ３００は無線ＩＣチップ５００から送信される無線ＩＣチップ５００の識別情報を受信するための装置である。回覧書類や業務書類等の各担当者により順次閲覧される回覧物６００には、図１に示すように無線ＩＣチップ５００が装着されており、その回覧物６００がトレイに置かれると、回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００から送信される無線ＩＣチップ５００の識別情報が、そのトレイに設置された無線ＩＣリーダ３００により読み取られる。無線ＩＣリーダ３００は利用者端末１００が備える装置であり、無線ＩＣリーダ３００により読み取られた無線ＩＣチップ５００の識別情報は、利用者端末１００から書類管理サーバ２００に送信される。その際に、無線ＩＣチップ５００の識別情報を読み取った無線ＩＣリーダ３００の識別情報も合わせて送信される。また、その無線ＩＣリーダ３００が設置されるトレイの種類（例えば未決トレイ、既決トレイ等）を示す情報やその無線ＩＣリーダ３００を備える利用者端末１００を使用する担当者の識別情報等も合わせて送信するようにすることもできる。詳しくは後述する。なお各担当者により順次閲覧される回覧物６００は、書類であってもよいし物品であってもよい。また以下において回覧物６００を書類６００と記す場合もある。
【００１５】
無線ＩＣチップ５００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）やメモリ、アンテナを備えている。アンテナが所定の無線信号を受けると、その無線信号のエネルギーを電力源としてメモリに記憶されたデータをアンテナから送信する。メモリに記憶されるデータには、無線通信のための制御情報の他、当該無線ＩＣチップ５００に固有の識別情報が含まれる。無線ＩＣチップ５００に固有の識別情報は、無線ＩＣチップ５００の製造時に書き込まれるものであり、各無線ＩＣチップ５００に一意に割り当てられる。無線ＩＣチップ５００はＲＦＩＤ（Radio Frequency IDentification）とも呼ばれるが、ミリメートルあるいはマイクロメートル単位の大きさしかない。そのため用紙製造時に用紙の中に漉き込んでしまうことも可能である。もちろん無線ＩＣチップ５００が漉き込まれていない用紙や、物品に対しては、例えば接着テープ等で後から無線ＩＣチップ５００を貼り付けることにより装着することも可能である。
【００１６】
書類管理サーバ２００は、各担当者により回覧される回覧文書や各担当者により処理される業務文書等の回覧物６００の管理を行うためのコンピュータである。詳細は後述するが、書類管理サーバ２００は回覧物６００の管理を行うための各種テーブルを備える。そして利用者端末１００から送信されてくる無線ＩＣチップ５００の識別情報や無線ＩＣリーダ３００の識別情報等により上記テーブルを随時更新し、回覧物６００の管理を行う。また本実施の形態に係る書類管理サーバ２００はワークフローの管理も行う。書類管理サーバ２００は、利用者端末１００から送信されてくる無線ＩＣチップ５００の識別情報や無線ＩＣリーダ３００の識別情報等により上記テーブルを随時更新し、ワークフローの管理を行う。
【００１７】
ワークフローにおける担当者の遷移は、書類６００の所在である処理ポイントの変化に対応する。またワークフローにおける処理状況の遷移は、書類６００を格納しているトレイの変化に対応する。このようにして、本実施の形態に係る書類管理システムにより、ワークフロー上で書類６００の所在と共に処理状況を確認することが可能となる。本実施の形態に係る書類管理システムにより管理されるワークフローの情報は、権限が与えられた者により参照可能にすることもできる。
【００１８】
さらに本実施の形態に係る書類管理システムにおいては、無線ＩＣリーダ３００により読み取られた無線ＩＣチップ５００の識別情報を利用者端末１００から書類管理サーバ２００に送信するタイミングを、新たな無線ＩＣチップ５００の識別情報を取得した時、すなわちトレイに新たな書類が格納された時にするようにすることができる。これにより、処理状況または担当者が変更するタイミング、すなわち書類６００を保持中の者の遷移または処理状況の遷移に合わせて書類管理システムがワークフロー情報を更新することが可能となり、リアルタイムで書類６００の所在及び処理状況を確認することが可能となる。
【００１９】
また本実施の形態に係る書類管理システムにおいては、回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報が、予め定められた回覧期限を超過しても書類管理サーバ２００に送信されない場合には、回覧物６００の起案者や上記ワークフロー情報で設定された回覧物６００のあるべき担当者に期限超過の旨の通知情報を送信する様にすることもできる。また、上記ワークフロー情報で設定された回覧物６００の回覧順序の各回覧ポイント以外の回覧ポイントから無線ＩＣチップ５００の識別情報が送信された場合には、回覧物６００の起案者やワークフロー情報で設定された回覧物６００のあるべき担当者に誤配である旨の通知情報を送信するようにすることもできる。
【００２０】
この予め定めた回覧期限や回覧順序はワークフロー管理テーブル７１０に記憶される。回覧期限は最終的な回覧期限でも良いし、担当者毎に設定された回覧期限としても良い。回覧順序は正規ルートの他に代替ルートを設定してもよい。代替ルートを設定した場合には、書類管理サーバ２００が、正規ルートにおける各回覧ポイントからではなく、代替ルートにおける各代替ポイントから回覧物６００の所在通知を取得することで、以降の回覧ルートを代替ルートに自動切り替えし、各担当者に通知する機能を持たせても良い。さらにワークフロー情報に回覧物６００の優先度の情報を持たせ、優先度の高い回覧物６００に関する通知の場合は、特別な通知を行う様にすることもできる。
【００２１】
このようにすることにより、本実施の形態に係る書類管理システムにおいては、電子化された書類のワークフローと同様に電子化されない書類６００の回覧をワークフローで管理することが可能となり、回覧物６００の所在と共に処理状況を確認することが可能となる。また、書類６００を別のトレイに移す処理を、電子化された書類における遷移と同様に扱うことが可能となり、回覧物６００の処理状況または所在場所が変更するタイミングで所在や処理状況を取得することが可能となり、リアルタイムで書類６００の所在及び処理状況を確認することが可能となる。さらに、ワークフローに設定された回覧期限が超過した場合や回覧順序から外れた場合に関係者に通知するイベントを設定することで、回覧物６００があるべき場所から外れた場合ことや期限が超過したことを検知した場合には回覧物６００の起案者や本来の担当者に通知して注意を促したり、代替ルートを設定する等の臨機応変な対応が可能となる。
【００２２】
さらに、回覧物６００の起案者や本来の担当者に対して行われる上記通知は、回覧物６００の優先度に応じて行われるようにすることができる。通知の方法としては、電子メールの送信や、電子掲示板への氏名掲示、該当する担当者により使用されている利用者端末１００のディスプレイへの警告表示、ブザー吹鳴等とすることができる。
【００２３】
＝＝＝機器構成＝＝＝
次に書類管理サーバ２００及び利用者端末１００のそれぞれのハードウェア構成について説明する。書類管理サーバ２００及び利用者端末１００はいずれもコンピュータであり、ハードウェア構成は基本的に同様である。そのため、これらのハードウェア構成をひとつのブロック図にまとめて図２に示す。
【００２４】
＜書類管理サーバの構成＞
書類管理サーバ２００は、ＣＰＵ２１０、メモリ２２０、ポート２３０、記録媒体読取装置２４０、入力装置２５０、出力装置２６０、記憶装置２８０を備える。また無線ＩＣリーダ３００を備えることもできる。
【００２５】
ＣＰＵ２１０は書類管理サーバ２００の全体の制御を司るもので、記憶装置２８０に記憶される本実施の形態に係る各種の動作を行うためのコードから構成される書類管理サーバ制御プログラム（特許請求の範囲に記載のプログラムに相当する）８１０をメモリ２２０に読み出して実行することにより、書類管理サーバ２００としての各種機能を実現する。例えばＣＰＵ２１０により書類管理サーバ制御プログラム８１０が実行され、メモリ２２０やポート２３０、入力装置２５０、出力装置２６０、記憶装置２８０等のハードウェア機器と協働することにより、特許請求の範囲に記載の識別情報受信部、回覧管理テーブル更新部、紛失判定部、誤配判定部、回覧終了判定部が実現される。メモリ２２０は例えば半導体記憶装置により構成することができる。
【００２６】
また記録媒体読取装置２４０は、記録媒体４００に記録されているプログラムやデータを読み取るための装置である。読み取られたプログラムやデータはメモリ２２０や記憶装置２８０に格納される。従って、例えば記録媒体４００に記録された書類管理サーバ制御プログラム８１０を、記録媒体読取装置２４０を用いて上記記録媒体４００から読み取って、メモリ２２０や記憶装置２８０に記憶するようにすることができる。
【００２７】
記録媒体４００としてはフレキシブルディスクや磁気テープ、コンパクトディスク等を用いることができる。記録媒体読取装置２４０は書類管理サーバ２００に内蔵されている形態とすることもできるし、外付されている形態とすることもできる。
【００２８】
記憶装置２８０は、例えばハードディスク装置や半導体記憶装置等とすることができる。記憶装置２８０には、書類管理サーバ制御プログラム８１０や書類管理テーブル７００、ワークフロー管理テーブル７１０、無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０が記憶される。なお特許請求の範囲に記載の回覧管理テーブルは、書類管理テーブル７００及びワークフロー管理テーブル７１０により実現される。記憶装置２８０に書類管理サーバ制御プログラム８１０や書類管理テーブル７００、ワークフロー管理テーブル７１０、無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０が記憶される様子を図４に示す。
【００２９】
書類管理テーブル７００は、１件の書類６００について、キー項目として”タグＩＤ”、”書類名称”、”起案者ＩＤ”、”起案日”、”優先度”、”回覧期限”、”最新所有者ＩＤ”、”状態”を管理するテーブルである。これらのうち、”タグＩＤ”、”書類名称”、”起案者ＩＤ”、”起案日”、”優先度”、”回覧期限”の各欄に記載される各情報は、書類管理サーバ２００を操作するオペレータ等により入力される情報である。また、”最新所有者ＩＤ”、”状態”の各欄は、書類管理サーバ２００が書類管理サーバ制御プログラム８１０を実行することにより書き込まれる情報である。書類管理テーブル７００を図５に示す。
【００３０】
”タグＩＤ”欄には、回覧物６００に装着される無線ＩＣチップ５００の識別情報が記載される。”タグＩＤ”欄には無線ＩＣリーダ３００を用いて読み取った回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を記載するようにすることもできる。”書類名称”欄には、回覧物６００の名称が記載される。”起案者ＩＤ”欄には、例えば回覧文書の管理者や業務文書の起案者など、回覧物６００の管理者の識別情報が記載される。回覧物６００の管理者の識別情報は例えば従業員番号等とすることができる。”起案日”欄には回覧物６００の回覧を開始した日時を特定するための情報、あるいは書類管理テーブル７００に当該回覧物６００に関する入力を行った日時を特定するための情報が記載される。”優先度”欄には回覧物６００の重要度を示す情報が記載される。図５に示す例では、回覧物６００の重要度に応じて１から５の数値が”優先度”欄に記載されている。”回覧期限”欄には回覧物６００の最終回覧期限を示す情報が記載される。”最新所有者ＩＤ”には、回覧物６００を保持中の担当者の識別情報が記載される。”状態欄”には、回覧物６００が現在どういう状態にあるかを示す情報が記載される。図５に示すように例えば「回覧中」、「回覧完了」、「未回覧」とすることができる。さらには「紛失」、「誤配送」等とすることもできる。回覧物６００の状態は後述するワークフロー管理テーブル７１０に記載された情報に基づいて判定することができる。
【００３１】
ワークフロー管理テーブル７１０は、１本のワークフロー毎にワークフローＩＤを設定し、回覧順序や処理遷移状態、処理時間等を管理するテーブルである。ワークフロー管理テーブル７１０を図６に示す。図６に示すように、ワークフロー管理テーブル７１０は、”ワークフローＩＤ”、”書類ＩＤ”、”回覧者ＩＤ”、”回覧順位”、”回覧期限”、”状態”、”受付時間”、”完了時間”の各欄を備える。これらのうち、”ワークフローＩＤ”、”書類ＩＤ”、”回覧者ＩＤ”、”回覧順位”、”回覧期限”の各欄に記載される各情報は、書類管理サーバ２００を操作するオペレータ等により入力される情報である。また”状態”、”受付時間”、”完了時間”の各欄は、書類管理サーバ２００が書類管理サーバ制御プログラム８１０を実行することにより書き込まれる情報である。
【００３２】
”ワークフローＩＤ”欄にはワークフローを識別するための情報が記載される。各ワークフローについて、その業務遂行に携わる各担当者の識別情報すなわち回覧物６００を閲覧する各担当者の識別情報や、各担当者間で回覧される書類の識別情報、処理期限などが定められる。各ワークフローにおいて回覧される回覧物６００は一つとは限らず、一つのワークフローにおいて複数の回覧物６００が回覧されることもある。またワークフローＩＤは、オペレータにより入力された情報とするのではなく、書類管理サーバ２００が書類管理サーバ制御プログラム８１０を実行することにより定められる値とすることもできる。
【００３３】
”書類ＩＤ”欄には当該ワークフローにおいて回覧される回覧物６００の識別情報が記載される。”書類ＩＤ”欄に記載される情報は、書類管理テーブル７００における”タグＩＤ”欄に記載される情報と対応する。このため、無線ＩＣリーダ３００を用いて読み取った回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報が書類管理テーブル７００の”タグＩＤ”欄に記載される際に、ワークフロー管理テーブル７１０の”書類ＩＤ”欄にも上記無線ＩＣチップ５００の識別情報が記載されるようにすることもできる。
【００３４】
”回覧者ＩＤ”欄には、回覧物６００が回覧される各担当者の識別情報が記載される。”回覧者ＩＤ”欄に記載されていない担当者に回覧物６００が配布された場合には、その回覧物６００は誤配されたことになる。
【００３５】
”回覧順位”欄には、回覧物６００の回覧経路を指定するための情報が記載される。図６に示す例では、回覧順位「１」の担当者が最初に回覧物６００を閲覧し、その後に回覧順位「２」の担当者が回覧物６００を閲覧することが示される。そして以下同様に、回覧順位「３」の担当者、回覧順位「４」の担当者、というように順次回覧物６００の閲覧がなされてゆくことが指定される。また、複数の担当者の回覧順位を同一にすることもできる。この場合は、回覧順位が同一の担当者間ではいずれの者が先に回覧物６００を閲覧してもよいことが指定される。
【００３６】
”回覧期限”欄には、各担当者が回覧物６００を閲覧する期限、あるいは業務遂行の期限を示す情報が記載される。
【００３７】
”状態”欄には、各担当者が前記回覧物を閲覧したかどうかを示す情報、つまり各担当者の回覧物６００の閲覧状態あるいは、業務処理の遂行状態を示す情報が記載される。”状態”欄に記載される情報は各担当者の机上に置かれたトレイの種別に対応させることができ、「未決」、「既決」の他に保留トレイを設定した場合には「保留」という状態を設定することもできる。
【００３８】
”受付時間”欄には、例えば、各担当者の机上の未決トレイに回覧物６００が置かれ、そのトレイに設けられた無線ＩＣリーダ３００により読み取られた回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を利用者端末１００から受信した時刻を示す情報が記載される。
【００３９】
”完了時間”欄には、例えば、各担当者の机上の既決トレイに回覧物６００が置かれ、そのトレイに設けられた無線ＩＣリーダ３００により読み取られた回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を利用者端末１００から受信した時刻を示す情報が記載される。
【００４０】
無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０は、各無線ＩＣリーダ３００を管理するためのテーブルである。無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０を図７に示す。各無線ＩＣリーダ３００には識別情報が付与され、利用者端末１００を通じて、または直接書類管理サーバ２００に識別情報が送信される。無線ＩＣリーダ３００の識別情報は、どの担当者の場所にあるか、またどの処理状況であるか、を示す情報と共に書類管理サーバ２００の無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０に格納される。無線ＩＣリーダ３００で読み取られた無線ＩＣチップ５００の識別情報は、その無線ＩＣリーダ３００を備える利用者端末１００から書類管理サーバ２００に、その無線ＩＣリーダ３００の識別情報と対応付けて送信される。
【００４１】
図７に示すように無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０は”無線ＩＣリーダＩＤ”、”トレイ種別”、”利用者端末ＩＤ”、”使用者ＩＤ”、”使用者氏名”、”所属”の各欄を備える。上記各欄に記載される各情報は、書類管理サーバ２００を操作するオペレータ等により入力される。
【００４２】
”無線ＩＣリーダＩＤ”欄には、各無線ＩＣリーダ３００の識別情報が記載される。”トレイ種別”欄には、各無線ＩＣリーダ３００が、担当者の机上に置かれた「未決」トレイ、「既決」トレイ、「保留」トレイのいずれに装着されているのかを示す情報が記載される。これにより、例えば書類管理サーバ２００が利用者端末１００から、回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報と共に、無線ＩＣリーダ３００の識別情報として「０００３」を受信した場合には、書類管理サーバ２００は、上記回覧物６００が「保留」トレイに置かれたと判定することができる。”利用者端末ＩＤ”欄には、各無線ＩＣリーダ３００を備える利用者端末１００の識別情報が記載される。”使用者ＩＤ”欄には、各利用者端末１００を使用する各担当者の識別情報が記載される。”使用者氏名”欄には、上記”使用者ＩＤ”欄に記載された識別情報により特定される担当者の氏名が記載される。”所属”欄には、上記各担当者が所属する部署名が記載される。
【００４３】
図２に戻って、入力装置２５０は書類管理サーバ２００へのデータ入力等のために用いられる装置でありユーザインタフェースとして機能する。入力装置２５０としては例えばキーボードやマウス等を用いることができる。  
出力装置２６０は情報を外部に出力するための装置でありユーザインタフェースとして機能する。出力装置２６０としては例えばディスプレイやプリンタ等を用いることができる。  
ポート２３０は通信を行うための装置である。例えば利用者端末１００等の他のコンピュータとの通信は、ポート２３０を介して行われるようにすることができる。また例えば、書類管理サーバ制御プログラム８１０をポート２３０を通じて他のコンピュータから受信して、メモリ２２０や記憶装置２８０に記憶するようにすることもできる。
【００４４】
＜利用者端末＞
次に、利用者端末１００の構成について説明する。利用者端末１００は、ＣＰＵ１１０、メモリ１２０、ポート１３０、記録媒体読取装置１４０、入力装置１５０、出力装置１６０、記憶装置１８０、無線ＩＣリーダ３００を備える。これらの各装置の機能は、上述した書類管理サーバ２００が備える各装置と同様である。
【００４５】
図３に示すように、利用者端末１００が備える記憶装置１８０には、本実施の形態に係る各種の動作を行うためのコードから構成される利用者端末制御プログラム８００が記憶される。  
ＣＰＵ１１０が利用者端末制御プログラム８００をメモリ１２０に読み出して実行することにより、利用者端末１００としての各種機能が実現される。
【００４６】
＝＝＝処理の流れ＝＝＝
次に、本実施の形態に係る書類管理システムにおいて書類の管理が行われる際の処理の流れについて説明する。
【００４７】
＜登録受け付け処理＞
まず書類６００の起案者は、回覧を行う書類６００に無線ＩＣチップ５００を取り付ける。そして書類管理サーバ２００は、起案者により入力される無線ＩＣチップ５００のＩＤ、書類名称、起案者ＩＤ、起案日、優先度、回覧期限の各情報を受け付けて、書類管理テーブル７００に記憶する。
【００４８】
次に書類管理サーバ２００は、書類の回覧ルートの設定を受け付ける。書類管理サーバ２００は、起案者により入力されるワークフローＩＤ、書類ＩＤ、回覧者ＩＤ、回覧順位、回覧期限の各情報を受け付けて、ワークフロー管理テーブル７１０に記憶する。ここで回覧順位は必ずしも一意である必要は無く、例えば同じ順位の担当者が複数であってもよく、この場合は同順位の担当者であればどの順番で回覧してもよい。また、回覧者ごとに回覧期限を設定することもできる。
【００４９】
＜回覧状況管理処理＞
そして書類管理システムは書類６００の回覧状況の管理を開始する。  
上記のようにして登録処理が行われた書類６００が図１に示す最初の回覧者である担当者Ａの机上にある未決トレイに格納されると、無線ＩＣリーダ３００により書類６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報が読み取られる。そして読み取られた無線ＩＣチップ５００の識別情報は、上記未決トレイに装着される無線ＩＣリーダ３００と接続されている担当者Ａが使用する利用者端末１００から、上記無線ＩＣリーダ３００の識別情報と共に書類管理サーバ２００に送信される。ここで、上記未決トレイが担当者Ａの未決トレイであるという情報は、無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０に記憶されている。もちろん上記未決トレイが担当者Ａの未決トレイであるという情報は利用者端末１００で管理しても良い。この場合には、利用者端末１００が書類管理サーバ２００に無線ＩＣチップ５００の識別情報を送信する際には、上記無線ＩＣチップ５００の識別情報は、担当者Ａの未決トレイに設けられた無線ＩＣリーダ３００により読みたれた旨を示す情報と共に送信される。
【００５０】
そうすると書類管理サーバ２００は、無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０を参照して、上記利用者端末１００から送信された無線ＩＣリーダ３００の識別情報と対応付けて記憶される担当者の識別情報を検索する。そして書類管理サーバ２００は書類管理テーブル７００を更新する。つまり、書類管理テーブル７００において、上記利用者端末１００から送信された無線ＩＣチップ５００の識別情報と対応付けて記憶される回覧物６００の最新所有者の識別情報を、上記担当者の識別情報に更新する。さらに、書類管理サーバ２００は、無線ＩＣチップ５００の識別情報、担当者、トレイの種別情報、書類受付時刻から、書類管理テーブル７００及びワークフロー管理テーブル７１０の各データを更新する。
【００５１】
このようにしておけば、書類管理テーブル７００の”最新所有者ＩＤ”欄には、回覧物６００を保持中の担当者の識別情報を記憶しておくようにすることができる。これにより、回覧物６００の所在を管理することが可能となる。
【００５２】
また担当者Ａが書類６００を閲覧し決裁処理を終了したという情報は、書類６００が既決トレイに置かれることにより、上記処理と同様の処理によりワークフロー管理テーブル７１０の”状態”欄に記憶される。つまり既決トレイの無線ＩＣリーダ３００が、書類６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を読み取り、上記と同様の処理でワークフロー管理テーブル７１０のデータが更新される。
【００５３】
ここで書類管理サーバ２００に決裁済み書類の回覧支援イベントを設定することも可能である。例えばワークフロー管理テーブル７１０において、担当者Ａの状態が決裁完了に更新された場合に、次の担当者Ｂを検索し、担当者Ｂまたは担当者Ａ、またはそれぞれの部署の事務支援者に対し「担当者Ａの書類６００を担当者Ｂに送付要」の旨の通知を送るイベントを設定しておけば、速やかに書類６００を担当者Ｂに回覧することが可能となる。
【００５４】
また、各トレイに付属する無線ＩＣリーダ３００が、書類６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を定期的に読み取って書類管理サーバ２００に送信するイベントを設定することにより、書類移動のタイミングで情報が取得できない場合でもワークフロー情報を最新状態に更新することが可能となり、いつどの書類がどこにあるかを把握し、管理することができる。最終回覧者まで書類が渡り、回覧あるいは決裁が完了した場合には、起案者宛てに書類６００のワークフローが完了した旨の通知を発行するイベントを設定しても良い。
【００５５】
＜紛失判定処理＞
次に本実施の形態に係る書類管理システムにおいて、書類６００が回覧途中で紛失した場合の処理の流れを説明する。  
書類６００が回覧途中で紛失した場合の処理フローチャートを図８に示す。
【００５６】
まず、各トレイの無線ＩＣリーダ３００は、定期的に書類６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を読み取り、書類管理サーバ２００に送信する（S1000）。書類管理サーバ２００は、各利用者端末１００から送信された各無線ＩＣチップ５００の識別情報を、ワークフロー管理テーブル７１０に記載された回覧中書類情報つまり書類ＩＤと照合する（S1010）。そしてワークフロー管理テーブル７１０に登録はされているが、無線ＩＣリーダ３００から読み取れない無線ＩＣチップ５００の識別情報がある場合、すなわちいずれの利用者端末１００からも、上記無線ＩＣチップ３００の識別情報を所定期間受信しない場合には（S1020）、書類管理サーバ２００は、上記書類６００が紛失したと判定する。この場合書類管理サーバ２００は、まず該当書類６００の起案者や最新所有者の情報を書類管理テーブル７００より取得する（S1030）。そして書類管理サーバ２００は予め設定したイベントにより、上記起案者や最新所有者に対して、書類６００が紛失した旨の通知を発行する（S1040）。
【００５７】
このようにすることにより、書類６００が紛失したことを直ちに発見することができるようになる。そのため、紛失した書類６００をあわてて探すようなことを防止することが可能となる。さらに書類６００が盗難されかけている場合など、書類６００が不正に持ち出されようとしている場合でも、書類６００が紛失したことが直ちに通知されるので、機密書類の外部流出を防止することも可能となる。
【００５８】
＜誤配送判定処理＞
次に本実施の形態に係る書類管理システムにおいて、書類６００がワークフローに定義されていない担当者に配送された場合の処理の流れを説明する。  
書類６００がワークフローに定義されていない担当者に配送されてしまった場合の処理フローチャートを図９に示す。
【００５９】
まず、書類管理サーバ２００は、無線ＩＣリーダ３００により読み取られた回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ３００の識別情報を利用者端末１００から受信する（S2000）。そうすると書類管理サーバ２００は、該当する回覧物６００のワークフロー情報、つまり回覧者ＩＤをワークフロー管理テーブル７１０より取得する。そしてトレイの所有者と回覧物６００の次の回覧者の情報を取得する（S2010）。ここで、回覧者がワークフロー情報の定義した回覧者とは異なっている場合、つまり書類６００を保持中の使用者の識別情報が、書類６００が回覧される各担当者の識別情報のいずれでもない場合には（S2020）、書類６００が誤配されたと判定する。この場合、書類管理サーバ２００は書類管理テーブル７００より起案者やあらかじめ定義された通知発行先担当者を示す情報を取得し（S2030）、予め設定したイベントにより上記起案者や通知発行先担当者に通知を発行する（S2040）。また書類管理サーバ２００は、上記通知発行先担当者に、書類６００が誤配送された旨の通知を発行し、書類６００を正しい回覧ルートに戻すよう促すこともできる。なお通知発行先担当者はあらかじめ指定することが可能であり、書類６００を誤配送された担当者や書類６００の直前の決裁者や庶務担当者などとしても良い。
【００６０】
このようにすることにより、書類６００が誤配送されたことを直ちに発見することができるようになる。これにより、ワークフローにおけるイベントと同様に関係者に注意を促したり、代替ルートを設定する等の臨機応変な対応が可能となる。
【００６１】
＜回覧終了判定処理＞
次に本実施の形態に係る書類管理システムにおいて、書類６００の回覧終了の通知を送る処理の流れを説明する。  
書類６００の回覧が完了となる場合の処理フローチャートを図１０に示す。
【００６２】
まず、書類管理サーバ２００は、既決トレイに格納された書類６００に装着された無線ＩＣチップ３００の識別情報を、利用者端末１００から受信する（S3000）。そうすると書類管理サーバ２００はワークフロー管理テーブル７１０の状態欄、及び完了時間欄にそれぞれ書類６００の決裁が完了した旨の情報及びその時刻を示す情報を記録する（S3010）。ここで、ワークフロー情報に次の回覧者がおらず、最終決裁者であった場合、すなわち書類６００が回覧される全ての担当者について、書類６００を閲覧した旨の情報が記憶されている場合には（S3020）、書類６００の回覧が終了したと判定し、書類管理テーブル７００の書類６００の状態欄を回覧完了とする（S3030）。そして書類管理サーバ２００は、予め設定したイベントにより書類６００の起案者宛てに、回覧完了の通知を発行する（S3040）。
【００６３】
このようにすることにより、書類６００の回覧が完了したことを直ちに発見することが可能となる。これにより、回覧が完了した書類６００を直ちに回収し保管するなど、書類の的確な管理が可能となる。
【００６４】
＜トレイが１種類の場合の処理＞
次に、本実施の形態に係る書類管理システムにおいて、各担当者のトレイを１種類で運用する形態について説明する。この場合は、各担当者のトレイに書類６００が初めて入れられた際、すなわち各担当者のトレイに設けられた無線ＩＣリーダ５００により読み取られた無線ＩＣチップ３００の識別情報が、初めて読み取られた情報である場合を「未決」状態への遷移タイミングとし、ワークフローに定義した次の担当者のトレイで同様に初めての無線ＩＣチップ５００の識別情報を取得した状態を、前担当者つまりそれまで書類６００を保持中であった担当者の「既決」状態への遷移タイミングとすると共に、現担当者の「未決」状態への遷移タイミングとしてワークフロー管理テーブル７１０に記憶する。
【００６５】
トレイを１種類で運用する形態の処理フローチャートを図１１に示す。  
まず担当者Ａのトレイに書類６００が置かれると、トレイに設けられた無線ＩＣリーダ３００により上記書類６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報が受信されて、利用者端末１００から書類管理サーバ２００に送信される（S4000）。そうすると書類管理サーバ２００は、書類管理テーブル７００に最新所有者ＩＤを記憶すると共に、ワークフロー管理テーブル７１０に状態「未決」を記憶する（S4010）。担当者Ａが決裁を終えたら、書類６００を担当者Ｂのトレイに置く。そうすると担当者Ｂのトレイに設けられた無線ＩＣリーダ３００により、書類６００に装着された無線ＩＣチップ３００の識別情報が読み取られて（S4020）、上記識別情報が担当者Ｂの利用者端末１００から書類管理サーバ２００に送信される。そして書類管理サーバ２００は、担当者Ａが決裁完了した旨の情報と、担当者Ｂが未決の状態になった旨の情報をそれぞれワークフロー管理テーブル７１０に書き込む（S4030）。
【００６６】
このようにすることにより、各担当者の机上にトレイが一つした設けられない場合であっても、電子化されない書類の管理を行うことが可能となる。
【００６７】
以上、本実施の形態に係る書類管理システムについて説明したが、本実施の形態に係る書類管理システムにおいては、電子化された書類のワークフローと同様に、電子化されない書類６００の回覧をワークフローで管理することが可能となり、回覧物６００の所在と共に処理状況を確認することが可能となる。また、電子化されない書類６００を別トレイに移す処理を、電子化された書類における遷移と同様に扱うことが可能となり、回覧物６００の処理状況または所在場所が変更するタイミングで所在や処理状況を取得することが可能となり、リアルタイムで書類６００の所在及び処理状況を確認することが可能となる。さらに、ワークフローに設定した回覧期限や回覧順序から外れた場合に関係者に通知するイベントを設定することで、回覧物６００があるべき場所から外れた場合ことを検知して、回覧物６００の起案者や本来の担当者に通知して関係者に注意を促したり、代替ルートを設定する等の臨機応変な対応が可能となる。
【００６８】
以上発明を実施するための最良の形態について説明したが、上記実施の形態は本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明はその趣旨を逸脱することなく変更、改良され得ると共に、本発明にはその等価物も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本実施の形態に係る書類管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】本実施の形態に係る書類管理サーバ、利用者端末の構成を示す図である。
【図３】本実施の形態に係る利用者端末の記憶装置を示す図である。
【図４】本実施の形態に係る書類管理サーバの記憶装置を示す図である。
【図５】本実施の形態に係る書類管理テーブルを示す図である。
【図６】本実施の形態に係るワークフロー管理テーブルを示す図である。
【図７】本実施の形態に係る無線ＩＣリーダ管理テーブルを示す図である。
【図８】本実施の形態に係る書類管理システムにおいて書類の紛失を管理する処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】本実施の形態に係る書類管理システムにおいて書類の誤配送を管理する処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】本実施の形態に係る書類管理システムにおいて書類の回覧完了を管理する処理の流れを示すフローチャートである。
【図１１】本実施の形態に係る書類管理システムにおいて、各担当者の机上に設けられるトレイが一つの場合の処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００７０】
１００    利用者端末
２００    書類管理サーバ
３００    無線ＩＣリーダ
４００    記録媒体
５００    無線ＩＣチップ
６００    回覧物
７００    書類管理テーブル
７１０    ワークフロー管理テーブル
７２０    無線ＩＣリーダ管理テーブル
８００    利用者端末制御プログラム
８１０    書類管理サーバ制御プログラム
【図１】
2006185151.tif 000003
【図２】
2006185151.tif 000004
【図３】
2006185151.tif 000005
【図４】
2006185151.tif 000006
【図５】
2006185151.tif 000007
【図６】
2006185151.tif 000008
【図７】
2006185151.tif 000009
【図８】
2006185151.tif 000010
【図９】
2006185151.tif 000011
【図１０】
2006185151.tif 000012
【図１１】
2006185151.tif 000013