(57)【要約】【課題】サーバに格納されている画像の消去をユーザに予め通知すると共に、保存期間の延長手続きをユーザが容易に行うことが可能な画像管理システム、画像管理装置、及び画像管理方法を提供する。【解決手段】画像処理装置で原稿スキャンする際に、画像の消去を予め通知するか否か、画像消去の通知先など、画像管理する条件の入力をユーザに促し、この条件と共に、画像データを画像管理装置で管理する。そして、保管期間が迫ると画像の消去を電子メールでユーザに通知し、この通知をユーザが返信メールとすることにより、保管期間の更新を行う。  【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像処理装置で取得した画像データを画像管理装置に格納し、前記画像データの管理を行う画像管理システムにおいて、
前記画像処理装置は、
原稿をスキャンして画像データを取得する原稿読み取り部と、
前記画像データの画像管理条件の設定入力を受け付ける操作部と、
前記画像データ及び前記画像管理条件を画像管理装置に送信する画像処理制御部と
を具備し、
前記画像管理装置は、
前記画像データを格納する画像データ格納部と、
画像データの消去を予め通知する画像消去通知の送信を指示する画像管理制御部と、
前記画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する画像消去通知部と
を具備する
ことを特徴とする画像管理システム。
【請求項２】
前記画像管理装置は、
前記画像管理条件に基づいて、画像を消去することを予め通知することを希望するユーザに対し、前記画像消去通知を前記画像データの保管期間中の所定の日に送信する
ことを特徴とする請求項１記載の画像管理システム。
【請求項３】
前記画像管理装置は、
前記画像消去通知を電子メールで送信し、
前記画像消去通知の返信を受信すると前記画像データの保管期間を更新する
ことを特徴とする請求項１又は２記載の画像管理システム。
【請求項４】
前記画像管理装置は、
前記画像データの利用状況を管理する画像データ管理部をさらに具備し、
前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記利用状況に応じて画像データを選択し、
選択された前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する
ことを特徴とする請求項１記載の画像管理システム。
【請求項５】
前記画像処理装置は、
前記画像管理条件として、画像データの消去を許可するか否かの設定を受け付け、
前記画像管理装置は、
前記利用状況及び前記画像管理条件に基づいて前記画像データの処理方法を選択する
ことを特徴とする請求項４記載の画像管理システム。
【請求項６】
前記画像管理装置は、
前記画像データを退避させる退避画像データ記憶装置をさらに具備し、
前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記退避画像データ記憶装置に退避させる画像データを前記利用状況に応じて選択して退避させ、
退避させた前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する
ことを特徴とする請求項４又は５記載の画像管理システム。
【請求項７】
前記画像管理装置は、
前記画像消去通知を電子メールで送信し、
前記画像消去通知の返信を受信すると選択した前記画像データの消去を中止する
ことを特徴とする請求項４乃至６記載の画像管理システム。
【請求項８】
画像処理装置から受信した画像データを格納する画像データ格納部と、
画像データの消去を予め通知する画像消去通知の送信を指示する画像管理制御部と、
前記画像消去通知を送信する画像消去通知部と
を具備することを特徴とする画像管理装置。
【請求項９】
前記画像処理装置から前記画像データの画像管理条件をさらに受信し、
前記画像管理条件に基づいて、画像の消去を予め通知することを希望するユーザに対し、前記画像消去通知を前記画像データの保管期間中の所定の日に送信する
ことを特徴とする請求項８記載の画像管理装置。
【請求項１０】
前記画像消去通知を電子メールで送信し、
保管期間を延長する旨の前記画像消去通知の返信を受信すると前記画像データの保管期間を更新する
ことを特徴とする請求項８又は９記載の画像管理装置。
【請求項１１】
前記画像データの利用状況を管理する画像データ管理部をさらに具備し、
前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記利用状況に応じて画像データを選択し、
選択された前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する
ことを特徴とする請求項１０記載の画像管理装置。
【請求項１２】
前記画像管理条件は、画像データの消去を許可するか否かの設定を有し、
前記利用状況及び前記画像管理条件に基づいて前記画像データを選択する
ことを特徴とする請求項１０又は１１記載の画像管理装置。
【請求項１３】
前記画像データを退避させる退避画像データ記憶装置をさらに具備し、
前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記退避画像データ記憶装置に退避させる画像データを前記利用状況に応じて選択して退避させ、
退避させた前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する
ことを特徴とする請求項１１又は１２記載の画像管理装置。
【請求項１４】
画像データを消去しない旨の前記画像消去通知を電子メールで送信し、
前記画像消去通知の返信を受信すると選択した前記画像データの消去を中止する
ことを特徴とする請求項１１乃至１３記載の画像管理装置。
【請求項１５】
画像処理装置で取得した画像データを画像管理装置に格納し、前記画像データの管理を行う画像管理方法において、
前記画像処理装置は、
画像データの画像管理条件の設定入力を受け付け、
原稿をスキャンして画像データを取得し、
前記画像データ及び前記画像管理条件を画像管理装置に送信し、
前記画像管理装置は、
前記画像データを画像データ格納部に格納し、
前記画像データの消去に先立ち、前記画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する
ことを特徴とする画像管理方法。
【請求項１６】
前記画像管理装置は、
前記画像管理条件に基づいて、画像の消去を予め通知することを希望するユーザに対し、前記画像消去通知を前記画像データの保管期間中の所定の日に送信する
ことを特徴とする請求項１５記載の画像管理方法。
【請求項１７】
前記画像管理装置は、
前記画像消去通知を電子メールで送信し、
画像データを消去しない旨の前記画像消去通知の返信を受信すると前記画像データの保管期間を更新する
ことを特徴とする請求項１５又は１６記載の画像管理方法。
【請求項１８】
前記画像管理装置は、
前記画像データの利用状況を管理し、
前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記利用状況に応じて画像データを選択し、
選択された前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する
ことを特徴とする請求項１５記載の画像管理方法。
【請求項１９】
前記画像処理装置は、
前記画像管理条件として、画像データの消去を許可するか否かの設定を受け付け、
前記画像管理装置は、
前記利用状況及び前記画像管理条件に基づいて前記画像データの処理方法を選択する
ことを特徴とする請求項１８記載の画像管理方法。
【請求項２０】
前記画像管理装置は、
前記画像データを退避させる退避画像データ記憶装置を有し、
前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記退避画像データ記憶装置に退避させる画像データを前記利用状況に応じて選択して退避させ、
退避させた前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する
ことを特徴とする請求項１８又は１９記載の画像管理方法。
【請求項２１】
前記画像管理装置は、
前記画像消去通知を電子メールで送信し、
前記画像消去通知の返信を受信すると選択した前記画像データの消去を中止する
ことを特徴とする請求項１８乃至２０記載の画像管理方法。
【請求項２２】
画像処理装置から受信した画像データを画像データ格納部に格納し、
前記画像データの消去に先立ち、前記画像管理条件で設定されている通知先に画像消去通知部から前記画像消去通知を送信する
を具備することを特徴とする画像管理方法。
【請求項２３】
前記画像処理装置から前記画像データの画像管理条件をさらに受信し、
前記画像管理条件に基づいて、画像の消去を予め通知することを希望するユーザに対し、前記画像消去通知を前記画像データの保管期間中の所定の日に送信する
ことを特徴とする請求項２２記載の画像管理方法。
【請求項２４】
前記画像消去通知を電子メールで送信し、
画像データを消去しない旨の前記画像消去通知の返信を受信すると前記画像データの保管期間を更新する
ことを特徴とする請求項２２又は２３記載の画像管理方法。
【請求項２５】
前記画像データの利用状況を画像データ管理部で管理し、
前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記利用状況に応じて画像データを選択し、
選択された前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する
ことを特徴とする請求項２４記載の画像管理方法。
【請求項２６】
前記画像管理条件は、画像データの消去を許可するか否かの設定を有し、
前記利用状況及び前記画像管理条件に基づいて前記画像データを選択する
ことを特徴とする請求項２５記載の画像管理方法。
【請求項２７】
前記画像データを退避させる退避画像データ記憶装置を有し、
前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記退避画像データ記憶装置に退避させる画像データを前記利用状況に応じて選択して退避させ、
退避させた前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する
ことを特徴とする請求項２５又は２６記載の画像管理方法。
【請求項２８】
前記画像消去通知を電子メールで送信し、
前記画像消去通知の返信を受信すると選択した前記画像データの消去を中止する
ことを特徴とする請求項２５乃至２７記載の画像管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像管理システム、画像管理装置、及び画像管理方法に関し、特に、画像データを消去することが可能な画像管理システム、画像管理装置、及び画像管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
スキャナなどの画像処理機で原稿をスキャンし、読み取ったスキャン画像を画像データとして保管サーバなどの画像管理装置に送信して管理するシステムがある。
【０００３】
また、このようなシステムにおける画像データの消去に関して、保管期間が過ぎれば画像データを消去するもの（例えば、特許文献１参照）が発案されている。
【特許文献１】特開平１０−１９０９９６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、ユーザが保管期間をうっかり忘れてしまうこともあり、保管期間経過後に画像データを自動的に消去すると、ユーザがサーバに格納されている画像を取得しようとした時には既に画像データが消去されており、画像を取得できない場合があった。
【０００５】
また、保管期間を延長したい場合であっても、ユーザが保管期間をうっかり忘れてしまい、保管期間内に保存期間の延長手続きを行なわずに画像データが消去される場合もあった。
【０００６】
このためユーザは、原稿を再度スキャンし、スキャン画像の画像データをサーバに登録する手続きを再び行わなければならず、大変な手間であった。
【０００７】
そこで本発明では、サーバに格納されている画像の消去をユーザに予め通知すると共に、保存期間の延長手続きをユーザが容易に行うことが可能な画像管理システム、画像管理装置、及び画像管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明における画像管理システムは、画像処理装置で取得した画像データを画像管理装置に格納し、前記画像データの管理を行う画像管理システムにおいて、前記画像処理装置は、原稿をスキャンして画像データを取得する原稿読み取り部と、前記画像データの画像管理条件の設定入力を受け付ける操作部と、前記画像データ及び前記画像管理条件を画像管理装置に送信する画像処理制御部とを具備し、前記画像管理装置は、前記画像データを格納する画像データ格納部と、画像データの消去を予め通知する画像消去通知の送信を指示する画像管理制御部と、前記画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する画像消去通知部とを具備する。
【０００９】
また、前記画像管理装置は、前記画像管理条件に基づいて、画像を消去することを予め通知することを希望するユーザに対し、前記画像消去通知を前記画像データの保管期間中の所定の日に送信する。
【００１０】
また、前記画像管理装置は、前記画像消去通知を電子メールで送信し、前記画像消去通知の返信を受信すると前記画像データの保管期間を更新する。
【００１１】
また、前記画像管理装置は、前記画像データの利用状況を管理する画像データ管理部をさらに具備し、前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記利用状況に応じて画像データを選択し、選択された前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する。
【００１２】
また、前記画像処理装置は、前記画像管理条件として、画像データの消去を許可するか否かの設定を受け付け、前記画像管理装置は、前記利用状況及び前記画像管理条件に基づいて前記画像データの処理方法を選択する。
画像データの処理方法とは、画像データの消去を許可しない場合、画像データの保管期間が経過しても当該画像データを消去しない。また、画像データの消去を許可する場合、保管期間が経過した際、当該画像データを消去することである。
【００１３】
また、前記画像管理装置は、前記画像データを退避させる退避画像データ記憶装置をさらに具備し、前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記退避画像データ記憶装置に退避させる画像データを前記利用状況に応じて選択して退避させ、退避させた前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する。
【００１４】
また、前記画像管理装置は、前記画像消去通知を電子メールで送信し、画像データを消去しない旨の前記画像消去通知の返信を受信すると選択した前記画像データの消去を中止する。
【００１５】
次に、本発明における画像管理装置は、画像処理装置から受信した画像データを格納する画像データ格納部と、画像データの消去を予め通知する画像消去通知の送信を指示する画像管理制御部と、前記画像消去通知を送信する画像消去通知部とを具備する。
【００１６】
また、前記画像処理装置から前記画像データの画像管理条件をさらに受信し、前記画像管理条件に基づいて、画像の消去を予め通知することを希望するユーザに対し、前記画像消去通知を前記画像データの保管期間中の所定の日に送信する。
【００１７】
また、前記画像消去通知を電子メールで送信し、画像データを消去しない旨の前記画像消去通知の返信を受信すると前記画像データの保管期間を更新する。
【００１８】
また、前記画像データの利用状況を管理する画像データ管理部をさらに具備し、前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記利用状況に応じて画像データを選択し、選択された前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する。
【００１９】
また、前記画像管理条件は、画像データの消去を許可するか否かの設定を有し、前記利用状況及び前記画像管理条件に基づいて前記画像データを選択する。
【００２０】
また、前記画像データを退避させる退避画像データ記憶装置をさらに具備し、前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記退避画像データ記憶装置に退避させる画像データを前記利用状況に応じて選択して退避させ、退避させた前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する。
【００２１】
また、前記画像消去通知を電子メールで送信し、前記画像消去通知の返信を受信すると選択した前記画像データの消去を中止する。
【００２２】
本発明における画像管理方法は、画像処理装置で取得した画像データを画像管理装置に格納し、前記画像データの管理を行う画像管理方法において、前記画像処理装置は、
【００２３】
画像データの画像管理条件の設定入力を受け付け、原稿をスキャンして画像データを取得し、前記画像データ及び前記画像管理条件を画像管理装置に送信し、前記画像管理装置は、前記画像データを画像データ格納部に格納し、前記画像データの消去に先立ち、前記画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する。
【００２４】
また、前記画像管理装置は、前記画像管理条件に基づいて、画像の消去を予め通知することを希望するユーザに対し、前記画像消去通知を前記画像データの保管期間中の所定の日に送信する。
【００２５】
また、前記画像管理装置は、前記画像消去通知を電子メールで送信し、前記画像消去通知の返信を受信すると前記画像データの保管期間を更新する。
【００２６】
また、前記画像管理装置は、前記画像データの利用状況を管理し、前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記利用状況に応じて画像データを選択し、選択された前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する。
【００２７】
また、前記画像処理装置は、前記画像管理条件として、画像データの消去を許可するか否かの設定を受け付け、前記画像管理装置は、前記利用状況及び前記画像管理条件に基づいて前記画像データを選択する。
【００２８】
また、前記画像管理装置は、前記画像データを退避させる退避画像データ記憶装置を有し、前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記退避画像データ記憶装置に退避させる画像データを前記利用状況に応じて選択して退避させ、退避させた前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する。
【００２９】
また、前記画像管理装置は、前記画像消去通知を電子メールで送信し、前記画像消去通知の返信を受信すると選択した前記画像データの消去を中止する。
【００３０】
また、本発明における画像管理方法は、画像処理装置から受信した画像データを画像データ格納部に格納し、前記画像データの消去に先立ち、前記画像管理条件で設定されている通知先に画像消去通知部から前記画像消去通知を送信する。
【００３１】
また、前記画像処理装置から前記画像データの画像管理条件をさらに受信し、前記画像管理条件に基づいて、画像の消去を予め通知することを希望するユーザに対し、前記画像消去通知を前記画像データの保管期間中の所定の日に送信する。
【００３２】
また、前記画像消去通知を電子メールで送信し、前記画像消去通知の返信を受信すると前記画像データの保管期間を更新する。
【００３３】
また、前記画像データの利用状況を画像データ管理部で管理し、前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記利用状況に応じて画像データを選択し、選択された前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する。
【００３４】
また、前記画像管理条件は、画像データの消去を許可するか否かの設定を有し、前記利用状況及び前記画像管理条件に基づいて前記画像データを選択する。
【００３５】
また、前記画像データを退避させる退避画像データ記憶装置を有し、前記画像データ格納部の記憶容量の残量が所定の値以下となると、前記退避画像データ記憶装置に退避させる画像データを前記利用状況に応じて選択して退避させ、退避させた前記画像データの画像管理条件で設定されている通知先に前記画像消去通知を送信する。
【００３６】
また、前記画像消去通知を電子メールで送信し、前記画像消去通知の返信を受信すると選択した前記画像データの消去を中止する。
【発明の効果】
【００３７】
本発明では、保管サーバなどの画像管理装置に格納されている画像データがユーザの知らない間に自動的に消去されることを防止することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３８】
以下、本発明に係る画像管理システム、画像管理装置、及び画像管理方法を実施するための最良の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。
【実施例１】
【００３９】
図１は、本発明に係る画像管理システムの構成の一例を示す機能ブロック図であり、同図に示すように、本発明に係る画像管理システムには、原稿をスキャンしてスキャン画像の画像データを作成する画像処理装置１０と、画像データを保管する保管サーバなどの画像管理装置２０とが設けられており、画像処理装置１０と画像管理装置２０とがＬＡＮ(Local Area Network)やインターネット網などのネットワーク３０を介して接続している。
【００４０】
そして、画像処理装置１０には、表示部１１と、操作部１２と、原稿読み取り部１３と、画像処理制御部１４と、通信インターフェイス(Ｉ／Ｆ)１５とが設けられている。
【００４１】
表示部１１は、ディスプレイなどの表示端末であり、画像処理装置の操作や画像データを管理する際の条件（画像管理条件）の設定をユーザに促すためのＵＩ(user interface)を表示する。
【００４２】
操作部１２は、スキャン開始などの機能が割り当てられたキーやタッチパネルなどの操作端末であり、ユーザによる画像管理条件の設定入力や、画像データを格納する画像管理装置のＵＲＬなどのアドレスの入力、スキャンの開始指示などの操作を受け付ける。なお、すべてのキーをＵＩで表示し、タッチパネルでキーを操作するように構成してもよい。
【００４３】
原稿読み取り部１３は、原稿をスキャンし、読み取ったスキャン画像の画像データを作成する。
【００４４】
画像処理制御部１４は、画像処理装置全体の制御を行なうと共に、画像管理条件の設定を属性情報として画像データに付加し、通信Ｉ／Ｆ１５を介して画像管理装置２０に送信する。
【００４５】
通信Ｉ／Ｆ１５は、画像処理装置１０とネットワーク３０とを接続する。
【００４６】
上記構成を用いて、本発明における画像処理装置は、表示部にＵＩを表示し、画像データを管理する画像管理装置の指定や画像管理条件の設定入力を受け付け、スキャン開始が指示されると原稿をスキャンして画像データを作成すると共に、当該画像データに属性情報を付加して指定された画像管理装置に送信する。
【００４７】
画像管理条件としては、例えば、図２に画像管理条件設定用のＵＩの一例を示すように、画像データを保管する保管先（画像管理装置）のアドレス（ＵＲＬなど）、画像データの保管期間、画像の消去を予めユーザに通知する（画像消去通知を送信する）か否か、画像消去通知を送信する送信先の電子メールアドレスなどがある。
【００４８】
また、図２のＵＩでは、画像消去通知をいつ送信するか（通知日時）が予め設定されているが、この通知日時など、画像データの管理に必要な任意の条件を画像管理条件として、ユーザによる入力を受け付けるように構成してもよい。
【００４９】
画像管理装置２０には、画像データ格納部２１と、画像消去通知部２２と、画像管理制御部２３と、通信Ｉ／Ｆ２４とが設けられている。
【００５０】
画像データ格納部２１は、ハードディスクなどの記憶装置であり、画像データ及び属性情報を格納する。
【００５１】
画像消去通知部２２は、画像データを消去する旨を予めユーザに通知する画像消去通知（図３参照）を画像管理条件に設定されている送信先に電子メールで送信すると共に、ユーザから返信された画像消去通知を受信する。
【００５２】
なお、画像消去通知は電子メールに限られるものではなく、例えば、画像消去通知の送信先として電話番号が入力された場合は、画像消去通知を当該電話番号にファクシミリ送信してもよく、ユーザに対して画像の消去を行う旨を通知することが可能な方法であれば、任意の方法を用いることができる。
【００５３】
画像管理制御部２３は、画像データを管理するための画像管理装置全体の制御を行う。
【００５４】
そして、画像消去通知を希望するユーザへの画像消去通知の送信を画像消去通知部２３に指示し、また、保管期間が経過した画像データを画像データ格納部２１から消去する。
【００５５】
さらに、保管期間を更新するためのユーザによる手続き（更新手続き）などにより、画像管理条件が変更されると、画像データ格納部２１に格納されている属性情報を更新する。
【００５６】
通信Ｉ／Ｆ２４は、画像管理装置２０とネットワーク３０とを接続する。
【００５７】
上記構成を用いて、本発明における画像管理装置は、画像処理装置から画像データを受信すると画像データ格納部に画像データ及び当該画像データに付加されている属性情報を格納する。
【００５８】
そして、定期的に属性情報をチェックし、画像データの保管期間が迫ると、画像消去通知を希望するユーザに送信する。
【００５９】
また、電子メールとしてユーザに送信した画像消去通知が返信されると、画像データの保管期間を更新するための処理を行い、更新手続きが行われずに保管期間が経過すると、保管期間の経過した画像データを削除する。
【００６０】
図４は、本実施例における画像処理装置の処理の流れを示すフローチャートである。
【００６１】
まず、画像管理条件の設定をユーザに促すための画像管理条件設定ＵＩ（図２参照）を表示し（ステップ１００）、画像管理条件を受け付ける（ステップ１０１）。
【００６２】
そして、原稿の読み取り開始が指示される（ステップ１０２）と、原稿のスキャンを開始し（ステップ１０３）、スキャン画像の画像データを取得する（ステップ１０４）。
【００６３】
ここで、画像管理条件を属性情報として画像データに付加し（ステップ１０５）、画像データ及び属性情報を画像管理装置に送信する（ステップ１０６）。
【００６４】
画像処理装置としては、コンビニエンスストアなどに設置され、コピーやファクシミリなどの複数の機能を有する複合機を用いてもよく、この場合は、まず、利用する機能をユーザが選択するための機能選択ＵＩ（図５参照）を表示部に表示し、原稿をスキャンして画像をサーバなどに保管するサービスが選択される（図５では、「スキャン」を選択）と、画像管理条件を設定することが可能なＵＩ（図６参照)を表示して画像管理条件の設定入力をユーザに促し、図４のステップ１００以降の処理を行う。
【００６５】
図７は、本実施例における画像管理装置の処理の流れを示すフローチャートである。
【００６６】
まず、属性情報が付加された画像データを受信する（ステップ２００）と、画像データ及び属性情報を記録する（ステップ２０１）。
【００６７】
そして、定期的に属性情報のチェックを行い、画像データを保管する保管期間が経過しているか否かの判断を行い（ステップ２０２）、保管期間が既に経過していると判断する（ステップ２０２でＹＥＳ）と画像データを消去する処理を行う（ステップ２０３）。
【００６８】
また、保管期間が経過していないと判断する（ステップ２０２でＮＯ）と、画像消去通知の送信が要求されているか否かの判断を行い（ステップ２０３）、画像消去通知が要求されていないと判断する（ステップ２０３でＮＯ）と、一定期間後、保管期間が経過しているか否かの判断を再び行う（ステップ２０２）。
【００６９】
一方、画像消去通知が要求されていると判断する（ステップ２０３でＹＥＳ）と、画像消去通知を通知する通知日であるか否かの判断を行う（ステップ２０４）。
【００７０】
ここで、通知日ではないと判断する（ステップ２０４でＮＯ）と、一定期間後、保管期間が経過しているか否かの判断を再び行い（ステップ２０２）、通知日であると判断する（ステップ２０４でＹＥＳ）と、画像消去通知を通知し（ステップ２０５）、一定期間後、保管期間が経過しているか否かの判断を再び行う（ステップ２０２）。
【００７１】
なお、図３に一例を示す画像消去通知では、画像をいつ消去するかを伝える情報が記載されているが、このような情報に加えて、当該画像消去通知で消去の予定を通知する画像を添付してもよい。
【００７２】
図８は、画像消去通知の返信を受けて保管期間の更新手続きを行う際の処理の流れを示すフローチャートである。
【００７３】
まず、画像消去通知の返信を受信する（ステップ３００）と、受信した画像通知情報から、当該画像通知情報で消去を通知した画像データを特定する特定情報を抽出する（ステップ３０１）。
【００７４】
そして、画像データ特定情報に基づいて画像データを特定し（ステップ３０２）、特定した画像データの属性情報を抽出して（ステップ３０３）、保管期間を更新する（ステップ３０４）。
【００７５】
画像データ特定情報としては、画像データの特定が可能なＩＤなど、画像を特定することが可能な情報であれば任意の情報を用いることができる。
【００７６】
また、ユーザのメールアドレス及び保管期間を特定情報として用い、同一ユーザの同一期限の画像データの保管期間を全て更新してもよい。
【００７７】
さらに、画像消去通知を返信する際に、ユーザが更新期間を指定し、返信メールに延長期間を設定する属性を持たせてもよい。
【００７８】
なお、保管期間を更新するためのユーザによる手続き（更新手続き）は、画像消去通知を返信する方法に限られるものではなく、例えば、更新手続きを行うためのＵＩを画像処理装置に表示してユーザによる更新手続きを受け付けるなど、任意の方法を用いて更新手続きを受け付けてもよい。
【００７９】
このように本実施例では、画像消去通知を送信した後に画像データを消去するため、ユーザが保管期間を忘れることによる画像データの消去を防止することができる。
【００８０】
また、画像消去通知を電子メールで送信した場合は、当該メールをユーザが返信することによって保管期間が更新されるため、ユーザは容易に保管期間を更新することができる。
【００８１】
ところで、本実施例では、画像データの保管期間が近くなると画像データの消去をユーザに通知していたが、画像管理装置の記憶容量の残りが少なくなると、利用されていない画像データを他の記憶装置に退避させ、画像消去通知を送信した後に消去するように構成してもよく、実施例２を用いて詳細に説明する。
【実施例２】
【００８２】
図９は、本実施例における画像管理装置の構成の一例を示す機能ブロック図であり、同図に示すように、画像管理装置２０には、画像データ格納部２１と、画像消去通知部２２と、画像管理制御部２３と、通信Ｉ／Ｆ２４と、画像データ管理部２５と、退避画像データ記憶装置２６とが設けられている。
【００８３】
なお、図１と共通な機能を果たす部分には、図１で使用した符号と同一の符号を付して、その詳細な説明を省略する。
【００８４】
画像管理制御部２３は、画像データを管理するための画像管理装置全体の制御を行う。
【００８５】
そして、画像データ格納部２１の記憶容量の残量を管理し、属性情報及び利用状況に基づいて退避させる画像データを選択する。
【００８６】
また、画像データを退避画像データ記憶装置２６に送信して退避させ、退避画像データ記憶装置２６に送信した画像データのユーザに対する画像消去通知の送信を画像消去通知部２３に指示する。
【００８７】
さらに、画像データの消去を拒否する拒否手続きが行われると、当該画像データの消去中止を退避画像データ記憶装置２６に指示する。
【００８８】
通信Ｉ／Ｆ２４は、ネットワーク３０、及び退避画像データ記憶装置２６と接続する。
【００８９】
画像データ管理部２５は、画像データへのアクセスを監視し、画像データの利用状況を管理する。
【００９０】
退避画像データ記憶装置２６は、ハードディスクなどの外部記憶装置や他のサーバなど、画像データを属性情報と共に格納することが可能な記憶装置であり、一定期間が経過するとデータの消去が中止されていない画像データを消去する。
【００９１】
上記構成を用いて、本発明における画像管理装置は、画像データの記憶残量が所定値以下となると、属性情報及びアクセスの状況に基づいて退避画像データ記憶装置に退避させる画像データを選択し、付属情報と共に退避画像データ記憶装置に退避させ、退避させた画像データのユーザに画像消去通知を送信する。
【００９２】
そして、電子メールとしてユーザに送信した画像消去通知が返信されるなど、ユーザによる拒否手続きが行われると、当該画像データの消去を中止し、拒否手続きが行われずに所定の期間が経過すると画像データを消去する。
【００９３】
なお、ユーザによる拒否手続きは、画像消去通知を返信する方法に限られるものではなく、例えば、拒否手続きを行うためのＵＩを画像処理装置に表示してユーザによる拒否手続きを受け付けるなど、任意の方法を用いて拒否手続きを受け付けてもよい。
【００９４】
図１０は、本実施例における画像管理条件設定用のＵＩの一例である。同図に示すように、画像管理装置のアドレス、画像データの保管期間、画像消去通知を送信する送信先の電子メールアドレスに加えて、保管期間内であっても一定期間アクセスがない場合に画像データの消去を許可するか否かを設定する項目が設けられている。
【００９５】
そして、画像処理装置で原稿のスキャンを行う際に、この項目をユーザがチェックすることにより、画像データの消去をユーザが認めるか否かが画像処理条件として設定される。
【００９６】
図１１は、本実施例における画像管理装置の処理の流れを示すフローチャートである。
【００９７】
まず、画像管理装置の画像データを記憶する記憶容量の残量が所定値以下となる（ステップ４００）と、一定期間アクセスのない画像データを検出し（ステップ４０１）、当該画像データの属性情報に基づいて、ユーザが画像データの消去を許可しているか否かの判断を行う（ステップ４０２）。
【００９８】
そして、画像データの消去を許可していないと判断する（ステップ４０２でＮＯ）と、当該画像データの処理を終了し、画像データの消去を許可していると判断する（ステップ４０２でＹＥＳ）と、当該画像データを属性情報と共に外部画像記憶装置に送信して退避させ（ステップ４０３）、退避させた各画像データのユーザに画像消去通知を送信する（ステップ４０４）。
【００９９】
ここで、画像消去通知が返信されるなど、画像の消去を拒否する拒否手続きが行われる（ステップ４０５でＹＥＳ）と、拒否手続きが行われた画像データの消去を中止し、拒否手続きが行われずに所定の期間が経過する（ステップ４０５でＮＯ）と、退避画像データ記憶装置に退避させ、拒否続きが行われなかった画像データを消去する（ステップ４０６）。
【０１００】
なお、本実施例では、画像データの消去を許可している画像データの中から退避させる画像データを選択しているが、全ての画像データの中から一定期間アクセスのない画像データを抽出してもよい。
【０１０１】
また、画像データの消去が拒否されると、退避画像データ記憶装置に画像データを退避させたまま当該画像データの消去を中止しているが、退避させた画像データを再び画像管理装置の画像データ格納部に移動させ、所定の期間が経過すると退避画像データ記憶装置に退避させられている画像データを全て消去するように構成してもよい。
【０１０２】
さらに、本実施例では利用状況などに応じて選択された画像データを退避させた後に画像消去通知をユーザに送信しているが、画像データを退避させることなく画像消去通知をユーザに送信し、拒否手続きが行わなければ画像データを消去するように構成してもよい。
【０１０３】
このように本実施例では、一定期間アクセスがない画像データを退避画像データ記憶装置に退避させると共に、ユーザに画像消去通知を送信した後に画像データを消去するため、ユーザが画像データの消去を許可したことを忘れることによる画像データが消去されることを防止することができる。
【０１０４】
また、画像データの保管期間内であっても、一定期間アクセスがない画像データをユーザに通知した上で消去することができるため、必要のない画像データを早期に消去することが可能であり、画像データ格納部の残量を確保することができる。
【０１０５】
さらに、画像消去通知を電子メールで送信した場合は、当該メールをユーザが返信することによって画像データの消去を拒否することができるため、ユーザは自らの意思表示を容易に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【０１０６】
【図１】本発明に係る画像管理システムの構成の一例を示す機能ブロック図
【図２】画像管理条件設定ＵＩの一例を示す図
【図３】画像消去通知の一例を示す図
【図４】実施例１における画像処理装置の処理の流れを示すフローチャート
【図５】複合機などに表示する機能選択ＵＩの一例を示す図
【図６】複合機などに表示する画像管理条件設定ＵＩの一例を示す図
【図７】実施例１における画像管理装置の処理の流れを示すフローチャート
【図８】画像消去通知の返信を受けて保管期間の更新手続きを行う際の処理の流れを示すフローチャート
【図９】実施例２における画像管理装置の構成の一例を示す機能ブロック図
【図１０】実施例２における画像管理条件設定用のＵＩの一例を示す図
【図１１】実施例２における画像管理装置の処理の流れを示すフローチャート
【符号の説明】
【０１０７】
１０…画像処理装置
１１…表示部
１２…操作部
１３…原稿読み取り部
１４…画像処理制御部
１５、２４…通信Ｉ／Ｆ
２０…画像管理装置
２１…画像データ格納部
２２…画像消去通知部
２３…画像管理制御部
２５…画像データ管理部
２６…退避画像データ記憶装置
３０…ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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