(57)【要約】【課題】従来は、電子メール送信時のミスを検査する手段が固定されていたので、単一の検査しかできなかった。さまざまな目的で使用される電子メール送信時のミスの全てに対応できないという問題があった。【解決手段】本発明の電子メール送信システムは、電子メール送信時のミスを検査する検査条件ファイルを複数持ち、それらを用途に合わせて切り替えることによって、さまざまな送信時のミスを防ぐことができる。検査条件ファイルを複数格納し、これを選択することができるため、本発明の電子メール送信システムを複数の使用者が使用する場合に、使用者ごとに検査条件ファイルを設定することができる。また、プライベートと仕事とで検査条件を変えることもできる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信用の文書を作成する文書作成手段と、該文書にファイルを添付するファイル添付手段と、該文書を送信する送信手段とを有する電子メール送信システムにおいて、
前記文書を一定の条件で検査するための検査条件ファイルを入力する検査条件入力手段と、前記検査条件ファイルを格納する検査条件格納手段と、前記検査条件ファイルを選択する検査条件選択手段と、前記検査条件ファイルを利用して前記文書を検査する送信メール検査手段と、前記送信メール検査手段の実行結果を使用者に通知する通知手段とを有し、
前記検査条件格納手段は、前記検査条件ファイルを複数格納することができ、前記検査条件選択手段は、用途に応じて前記検査条件ファイルを切り換えて選択し、前記送信メール検査手段は、選択された前記検査条件ファイルを利用して前記文書の送信時に検査を行い、検査結果を出力し、前記通知手段は、該検査結果に基づいて、前記送信メール検査手段の実行結果を使用者に通知することを特徴とする電子メール送信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールを送信するシステムに関し、詳しくは、電子メール送信時のさまざまなミスを防止する電子メール送信システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、パソコンやＰＤＡや携帯電話等の情報端末の発達と、インターネットやホットスポット等の通信環境の整備により、電子メールが広く使われるようになった。電子メールで通信する内容も単なる文字情報だけではなく、ＭＩＭＥ（Ｍｕｌｔｉｐｕｒｐｏｓｅ  Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｍａｉｌ  Ｅｘｔｅｎｓｉｏｎｓ）規格により、静止画や動画や音声やその他のファイル等も電子メールで送信できるようになったことから、離間した場所同士でも仕事や趣味の情報のやり取りがスムースに行われるようになった。
【０００３】
しかし、そのような情勢に伴い、電子メールを送信する際にさまざまなミスが起こりはじめた。例えば、あるアプリケーションで作成した書類ファイルを電子メールに添付して送信するつもりで、電子メールの文書にはその旨記載しておきながら、書類ファイルを添付するのを忘れて送信してしまう場合がある。
【０００４】
この問題を解決するため、多くの提案がなされている。例えば、電子メール送信時に添付ファイルを付け忘れていないか検査する方法である（例えば、特許文献１参照。）。
【０００５】
特許文献１に示した従来技術は、使用者が電子メールにファイルを添付する意図があるか判断し、意図があると判断したならば本当に添付されているか検査するものである。
【０００６】
詳しく説明する。図４は特許文献１に示した従来技術を説明する構成図である。４１は送信文書チェック部、４２は文字列登録部、４３は添付ファイルチェック部、４４は表示制御部、４５はキー操作部、４６は電子メール送信部、４７は中央制御部である。
【０００７】
特許文献１に示した従来技術は、使用者が電子メールにファイルを添付する意図があることを示す文字列、例えば「ファイルを添付しました」などの文字列を前もってキー操作部４５を用いて文字列登録部４２に登録しておく。
電子メールの文書を作成して送信操作を行うと、送信文書チェック部４１が文字列登録部４２に登録されている文字列が送信文書に含まれているかをチェックする。
文字列が含まれていなければ、電子メール送信部４６が直ちに電子メールを送信し、含まれていれば、添付ファイルチェック部４３がファイルの添付の有無を検査する。
ファイルが添付されていれば、電子メール送信部４６が直ちに電子メールを送信し、添付されていなければ、表示制御部４４が所定のメッセージ、例えば、「ファイル添付されていません。よろしいですか」を表示し使用者に注意を促す。
ファイルの添付し忘れの場合は、使用者がファイルを添付して再度送信操作を行う。添付ファイルが不要の場合は、使用者の指示に従い電子メール送信部４６が電子メールを送信する。
【０００８】
このように、特許文献1に示した従来技術は、予めチェックを行う文字列を登録しておくことで、その文字列が含まれているかどうかを判断することで、ファイルの添付忘れを防止することができる。
【０００９】
【特許文献１】特開２００１−１９５３２２号公報（第３頁、第１図）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
ところが、電子メールは使用用途や目的が多種多様であるため、送信時のミスも多種多様であることを考慮しなければならない。特許文献１に示した従来技術では、ファイルを添付し忘れるという１種類のミスだけしか考慮に入れておらず、その他のミスには対応できないという問題があった。
【００１１】
例えば、電子メールにファイルを添付し忘れるというミスの他に、記載した電子メールの本文そのものに関わるミスがある。すなわち、文書の言葉使いや誤字脱字、記載した文章内容の吟味が不十分な段階や書きかけの文章を電子メールの操作ミスにより送信してしまう場合である。
【００１２】
本発明の目的は、このように従来技術では対応できない問題、すなわち、電子メールへの添付ファイルの添付し忘れや電子メールに記載した文章そのものに関するミスを解決するためになされたものであって、電子メール送信時のミスを検査する検査条件ファイルを複数持ち、それらを用途に合わせて切り替えることによってさまざまな送信時のミスを防ぐことができる電子メール送信システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記課題を解決するために、本発明は次のような構成を採用する。
【００１４】
送信用の文書を作成する文書作成手段と、該文書にファイルを添付するファイル添付手段と、該文書を送信する送信手段とを有する電子メール送信システムにおいて、
文書を一定の条件で検査するための検査条件ファイルを入力する検査条件入力手段と、検査条件ファイルを格納する検査条件格納手段と、検査条件ファイルを選択する検査条件選択手段と、検査条件ファイルを利用して文書を検査する送信メール検査手段と、送信メール検査手段の実行結果を使用者に通知する通知手段とを有し、
検査条件格納手段は、検査条件ファイルを複数格納することができ、検査条件選択手段は、用途に応じて検査条件ファイルを切り換えて選択し、送信メール検査手段は、選択された検査条件ファイルを利用して文書の送信時に検査を行い、検査結果を出力し、通知手段は、検査結果に基づいて、送信メール検査手段の実行結果を使用者に通知することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
このように本発明によれば、検査条件ファイルを複数設け、これを用途に応じて切り替えることにより、電子メール送信時のミスの検査として、ファイルの添付し忘れだけではなく、電子メールに記載した文章そのものの記載ミスなど、さまざまな検査を行うことができる。
また、本発明によれば、複数の検査条件ファイルにより、1つの電子メール送信システムを複数の使用者が使用する場合に、使用者ごとに検査条件ファイルを設定することができる。さらに、プライベートと仕事とを区別して検査条件を設定することなどが可能となり、従来の電子メール送信システムに比して、送信ミスを大幅に減らすことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下図面により本発明の実施の形態を説明する。図１は、本発明の電子メール送信装置のブロック図である。図２は、電子メール送信装置の制御方法を示すフロー図である
【００１７】
［構成の説明：図１］
本発明の構成を図を用いて説明する。図１において、１０は中央制御手段、１１は文書作成手段、１２はファイル添付手段、１３は送信手段、１４は検査条件入力手段、１５は
検査条件格納手段、１６は検査条件選択手段、１７は送信メール検査手段、１８は通知手段、１９は検査条件ファイルである。検査条件ファイル１９は、検査条件格納手段に複数格納することができる。
【００１８】
中央制御手段１０は、電子メール送信システム全体の制御を行う。文書作成手段１１は、送信文書の作成や修正を行う。ファイル添付手段１２は、送信文書にファイルを添付する。送信手段１３は、送信文書と添付ファイルとを電子メールとして送信する。
検査条件入力手段１４は、電子メールを検査する条件を入力する。検査条件格納手段１５は、検査条件入力手段１４で入力した検査条件を検査条件ファイル１９として複数格納できる。
検査条件選択手段１６は、検査条件格納手段１５に格納された複数の検査条件ファイル１９から１つを選択する。図１では、検査条件ファイル１９を３つ格納している状態を示している。
送信メール検査手段１７は、検査条件選択手段１５で選択されている検査条件ファイル１９を用いて送信する電子メールを検査し、検査結果を出力する。
通知手段１８は、その検査結果に基づいて、使用者へその結果を通知する必要があると判断した場合に使用者に通知する。通知する方法は、図示しない表示装置に文字や記号を用いて表示する方法や、アラームや音声などの音を利用する方法や、これらを組み合わせる方法がある。
【００１９】
［制御方法の説明：図２、図３］
図１に示す本発明の電子メール送信システムの具体的な使用例を、図２と図３とを利用して説明する。
図２は、本発明の電子メール送信システムの利用機会において、その動作をフロー図で表したものである。図３は、検査条件ファイルの例である。図３には、検査条件ファイル３０１、３０２の２つを示している。
すでに説明したとおり、電子メールシステムを利用した情報の送受においては、さまざまな利用機会がある。この説明では、電子メールにファイルを添付して送信するという利用機会を例にして説明する。例えば、実験などで測定を行い、その測定値を表計算のファイルにして電子メールで送信しなければならない場合などである。
【００２０】
図２において、２０１は検査条件入力、２０２は検査条件格納、２０３は検査条件選択、２０４は文書入力、２０５はファイル添付、２０６は送信指示、２０７は送信メール検査、２０８は通知、２０９はメール送信である。
【００２１】
使用者は、検査条件入力２０１でファイルの添付し忘れの検査条件を入力し、検査条件格納２０２で検査条件ファイル３０１に格納する。
【００２２】
検査条件ファイル３０１には、例えば、ファイルを添付する意図があることを示す文字列「ファイルを添付しました」と、その検査範囲が電子メールの文書であることを登録する。
検査条件ファイル３０１が選択されているとき、送信メール検査２０７は、電子メールの文書に「ファイルを添付しました」という文字列が含まれていれば使用者にはファイルを添付する意図があると判断する。
【００２３】
使用者は、測定値を表計算のファイルにして電子メールで送信するときは、検査条件選択２０３で検査条件ファイル３０１を選択する。文書入力２０４で電子メールの文書を作成し、ファイル添付２０５で表計算のファイルを添付し、送信指示２０６を行う。
【００２４】
送信メール検査２０７は、検査条件ファイル３０１を用いて、使用者にはファイルを添
付する意図があるか検査を行う。ファイル添付する意図があるにも関わらずファイルが添付されていない場合は、通知２０８で使用者に「添付忘れの可能性があります。修正しますか」等と確認する。使用者が修正しない旨指示した場合は、メール送信２０９で実際に電子メールを送信する。使用者が添付し忘れていた場合は、ファイル添付２０５で表計算のファイルを添付し直し、再び送信指示２０６を行う。
【００２５】
このように本発明の電子メール送信システムによって、電子メール送信時のファイルの添付し忘れを検査することができるが、本発明の電子メール送信システムは、検査条件ファイルを切り換えることにより、ファイルの添付し忘れだけではなく、さまざまな検査を行うことができる。
次に、電子メールの文章そのものにミスが許されないという利用機会を例にして説明する。例えば、顧客対応の窓口業務などで、顧客から質問の電子メールが届くと回答を電子メールで送信しなければならない場合などである。
【００２６】
使用者は、検査条件入力２０１で重要な顧客へのメールかどうかを知るための顧客選別の検査条件を入力し、検査条件格納２０２でそれらを検査条件ファイル３０２に格納する。
【００２７】
検査条件ファイル３０２には、例えば、重要な顧客へのメールであることを示す文字列「拝啓」と、その検査範囲が電子メールの文書であることを登録し、さらに、自社のメールアドレスであることを示す「ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ」が含まれないこと、その検査範囲が宛先のメールアドレスであることを登録する。
【００２８】
検査条件ファイル３０２が選択されているとき、送信メール検査２０７は、電子メールの文書に「拝啓」が含まれているか、又は宛先のメールアドレスに「ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ」が含まれていなければ重要な顧客へのメールであると判断する。
【００２９】
つまり、自社のメールアドレス「ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ」が送信先のメールアドレスに含まれていなければ、社外の人への電子メール送信である可能性が高いと判断するのである。もちろん、その場合においても、電子メールの文章にミスが含まれていた場合、どの程度そのミスが問題になる相手かまでは分からないので、電子メールの文章にも検査条件を加えて、文章中に「拝啓」という文字列が含まれているかも判断条件とするのである。
【００３０】
使用者は、顧客からの質問に電子メールで返信するときは、検査条件選択２０３で検査条件ファイル３０２を選択する。文書入力２０４で文書を作成し、送信指示２０６を行う。
【００３１】
送信メール検査２０７は、検査条件ファイル３０２を用いて重要な顧客へのメールかどうか検査を行う。重要な顧客へのメールの可能性があると判断した場合は、通知２０８で使用者に「重要な顧客へのメールの可能性があります。修正しますか」等と確認する。使用者が修正しない旨指示した場合は、メール送信２０９で実際に電子メールを送信する。使用者が文書の修正が必要と判断した場合は、文書入力２０４で文書を修正し、再び送信指示２０６を行う。
【００３２】
図示はしないが、誤字を検査するための検査条件ファイルを用いてもよい。例えば、電子メールの文章の作成中に、「行く」という行動を表す文字列を、誤って「逝く」と記載してしまうことがある。このようなミスを検査する検査条件ファイルを用意しておき、検査を実施すればよいのである。
【００３３】
以上の説明で明らかなように、本発明の電子メール送信システムは、用途に応じて検査条件ファイルを切り替えることができる。図３には２つの検査条件フィルを示したが、これに限定されない。より多くの検査条件ファイルを用意し利用することで、電子メール送信時のさまざまなミスを検査することができる。もちろん、複数の検査条件ファイルを利用して何回も検査させてもよく、多くの検査条件ファイルを用意して利用するほどミスは低減するのである。
このため、ミスを含んだ電子メールを送信してしまう危険性を小さくすることができ、電子メールの送信者と受信者との間で電子メールの再送信を減らし、効率的なコミュニケーションをすることができる。
【産業上の利用可能性】
【００３４】
本発明の電子メール送信システムは、電子メール送信時にミスを防ぐことが重要な用途、例えば顧客の窓口、サポート業務などに特に有効である。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明の電子メール送信システムのブロック図である。
【図２】本発明の電子メール送信システムの制御方法を示すフロー図である。
【図３】検査条件ファイルを説明する図である。
【図４】従来技術を説明する図である。
【符号の説明】
【００３６】
１０  中央制御手段
１１  文書作成手段
１２  ファイル添付手段
１３  送信手段
１４  検査条件入力手段
１５  検査条件格納手段
１６  検査条件選択手段
１７  送信メール検査手段
１８  通知手段
１９  検査条件ファイル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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