(57)【要約】【課題】ファイルサーバに電子データを格納するにあたり、電子データの編集と印刷出力との両方に対応したファイルの取り扱いを行えるようにすること。【解決手段】本発明は、利用者端末１においてアプリケーションソフトウェアで生成した第１の電子データを格納するファイルサーバ２と、ファイルサーバ２に第１の電子データを格納した際、その第１の電子データと対応する識別コードが付されたキー文書を生成する出力手段とを備える情報処理装置であり、このファイルサーバ２が、第１の電子データとともにその第１の電子データのフォーマットとは別のフォーマットから成る第２の電子データを格納するものである。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末においてアプリケーションソフトウェアで生成した第１の電子データを格納するファイルサーバと、
前記ファイルサーバに前記第１の電子データを格納した際、この第１の電子データと対応する識別コードが付されたキー文書を生成する出力手段とを備えており、
前記ファイルサーバは、前記第１の電子データとともにこの第１の電子データのフォーマットとは別のフォーマットから成る第２の電子データを格納する
ことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記別のフォーマットは、前記端末での画面表示および前記出力手段での用紙への印刷出力の両方に適したページオリエンテッドフォーマットから成る
ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記キー文書の画像データから前記識別コードを解析する解析手段を備えており、
前記ファイルサーバは、前記解析手段で解析した前記識別コードの内容に応じて前記第１の電子データを抽出するか前記第２の電子データを抽出するかを決定する
ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記解析手段で解析した前記識別コードの内容が前記出力手段から前記ファイルサーバへ送られた場合、前記ファイルサーバは前記第２の電子データを抽出して前記出力手段に送信する
ことを特徴とする請求項３記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記解析手段で解析した前記識別コードの内容が前記端末から前記ファイルサーバへ送られた場合、前記ファイルサーバは前記第１の電子データを抽出して前記端末に送信する
ことを特徴とする請求項３記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記ファイルサーバは、前記端末もしくは前記出力手段から送られる指示に基づき前記第１の電子データを抽出するか前記第２の電子データを抽出するかを決定する
ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、端末においてアプリケーションソフトウェアで生成された電子データをファイルサーバで格納し、所定の条件に基づき電子データを抽出する情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書を印刷する際に、印刷対象とした印刷画像データを文書識別子と関連付けて文書記憶部に記憶し、印刷画像データにこの文書識別子をコード化した情報をつけて印刷することで文書管理を行う技術が開示されている（例えば、特許文献１、特許文献２参照。）。
【０００３】
この技術をプリントサーバで実現する場合、文書印刷時に印刷対象とした印刷画像データ(印刷条件情報＋PDL：画像描画コマンド)を文書識別子と関連付けて文書記憶部に記憶し、印刷画像データにこの文書識別子をコード化した情報をつけて印刷している。そして、コード化された印刷文書を複合機等のスキャナで読み取った時に、コピーを行うのではなくコード化されたデータを解析し、文書識別子を抽出して、その文書識別子と関連付けられた印刷画像データを文書記憶部から読み出して印刷している。しかし、この技術では、既に出力したものを再出力する機能しかなく、印刷文書の元の電子ファイルを取得したい場合に対応できない。また、記憶されているデータが印刷画像データであるため、仮に電子的にデータを取得できたとしてもそれを編集することは不可能である。
【０００４】
そこで、特許文献３では、アプリケーションフォーマットデータを文書識別子と関連付けてサーバに記憶し、アプリケーションデータを印刷画像データに変換後、文書識別子を合成して印刷している。そして、文書識別子が付された印刷文書を複合機等のスキャナで読み取った時に、コピーを行うのではなく文書識別子（コード化されている場合は、コードを解釈して）を抽出し、文書識別子と関連付けられたアプリケーションデータをサーバから読み出して、ユーザの指示により、指示された利用者端末(ＰＣ：パーソナルコンピュータ)等に送信するか、スキャンを行った複合機で印刷するようにしている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００１−１０３２００号公報
【特許文献２】特開２００３−１３４３２５号公報
【特許文献３】特開２００３−１３２０８１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、アプリケーションデータを文書記憶部から読み出して、スキャンを行った複合機で印刷する場合、サーバで記憶される各アプリケーションデータに対応する各アプリケーションソフトウェアがサーバもしくは複合機にインストールされていなければ、サーバもしくは複合機でアプリケーションデータを解釈できず、印刷出力することができない。つまり、サーバもしくは複合機にインストールされていないアプリケーションソフトウェアのデータは、登録できても出力することができないという問題が生じる。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明はこのような課題を解決するために成されたものである。すなわち、本発明は、端末においてアプリケーションソフトウェアで生成した第１の電子データを格納するファイルサーバと、ファイルサーバに第１の電子データを格納した際、その第１の電子データと対応する識別コードが付されたキー文書を生成する出力手段とを備える情報処理装置であり、このファイルサーバが、第１の電子データとともにその第１の電子データのフォーマットとは別のフォーマットから成る第２の電子データを格納するものである。
【０００８】
このような本発明では、端末においてアプリケーションソフトウェアで生成した第１の電子データをファイルサーバに格納するにあたり、第１の電子データのフォーマットとは別のフォーマットから成る第２の電子データも格納するため、サーバは必要に応じてアプリケーションソフトウェアに対応したフォーマットから成る第１の電子データや別のフォーマットから成る第２の電子データを選択して抽出することができる。
【発明の効果】
【０００９】
したがって、本発明によれば、サーバに格納した電子データを読み出す際、アプリケーションソフトウェアに対応した第１の電子データと、別のフォーマットに対応した第２の電子データとを選択して抽出でき、端末で編集を行う場合には第１の電子データ、出力手段で印刷する場合には第２の電子データを選択することができる。これにより、ファイルサーバに各種アプリケーションに対応したソフトウェアがインストールされていなくても、電子データの編集と印刷出力との両方に対応したファイルの取り扱いを行うことが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の実施の形態を図に基づき説明する。図１は、本実施形態に係る情報処理装置を説明する模式図である。すなわち、本実施形態に係る情報処理装置は、利用者端末（ＰＣ：パーソナルコンピュータ等）１においてアプリケーションソフトウェアで生成した第１の電子データを格納するファイルサーバ２と、ファイルサーバ２に第１の電子データを格納した際、第１の電子データと対応する識別コードが付与されたキー文書を生成する複合機（ＭＦ）等の出力装置３とを備える構成となっている。ここで、利用者端末１、ファイルサーバ２および出力装置３は所定のネットワークを介して接続されている。
【００１１】
本実施形態の情報処理装置では、ファイルサーバ２に記憶する電子データとして、アプリケーションソフトウェアに対応したフォーマットから成る第１の電子データのほか、このフォーマットとは異なるフォーマットから成る第２の電子データを記憶しておき、ファイルサーバ２に対するアクセス要求があった際には、利用者の処理要求に応じたフォーマットの電子データを選択して提供できる点に特徴がある。
【００１２】
図１に示す例では、第１の電子データとして文書作成アプリケーションソフトウェアであるＷｏｒｄ（マイクロソフト社商標）のフォーマット（例えば、ファイル名Test.doc）、第２の電子データとしてページオリエンテッドフォーマット（利用者端末での画面表示および出力装置での用紙への印刷出力の両方に適したフォーマットで、例えば、xdw,pdf）を用いている。
【００１３】
ファイルサーバ２においてこのような異なるフォーマットから成る電子データを格納することで、アプリケーション独自のフォーマットが必要な場合と印刷出力で必要なフォーマットとの両方に対応できることになる。つまり、ファイルサーバ２は利用者端末１で編集可能なフォーマットと出力装置３で用紙への印刷出力可能なフォーマットとの両方で電子データを格納すれば、ファイルサーバ２内に各種のアプリケーションソフトウェアをインストールしておかなくても、電子データの用途（編集なのか印刷なのか）によって抽出する電子データを選択して出力できるようになる。
【００１４】
次に、本実施形態に係る情報処理装置の動作を説明する。
【００１５】
＜登録動作：図１参照＞
（１）利用者端末側
利用者側端末（ＰＣ）１には、アプリケーションソフトウェアで生成された第１の電子データ（例えば、ファイル名Test.doc）をページオリエンテッドフォーマットへ変換する機能を持つ文書登録ツール（ソフトウェア）がインストールされている。
【００１６】
この文書登録ツールを用いて、先ず利用者は登録する文書（アプリケーションソフトウェアのフォーマットから成る電子データ）を選択する。次に、利用者は上記ツールで出力するプリンタ（複合機などの出力装置）の選択および出力モードの選択を行う＜Ｓ１＞。
【００１７】
文書登録ツールは、選択された登録対象の電子データをページオリエンテッドフォーマット（例えば、xdfやpdf）から成る第２の電子データ（例えば、ファイル名Test.xdw）に変換し＜Ｓ２＞、第１の電子データおよび第２の電子データをプリンタ出力に関する情報（プリント情報）とともにファイルサーバ２へ送信する＜Ｓ３＞。なお、このプリント情報は必須ではなく、プリント情報がない場合には出力装置２の初期設定に従うようにすればよい。
【００１８】
（２）ファイルサーバ側
ファイルサーバ２は、利用者端末１から送信された第１の電子データおよび第２の電子データならびにプリント出力情報を記憶するとともに、これらと対応する文書識別子と関連付けた記憶を行う＜Ｓ４＞。
【００１９】
また、ファイルサーバ２は、ページオリエンテッドフォーマットデータに文書識別子をコード化したもの（識別コード）を合成（アノテーションなどによる貼り付け）し、識別コード付きページオリエンテッドフォーマットデータ（キー文書：Test2.xdw）を生成する＜Ｓ５＞。
【００２０】
そして、ファイルサーバ２は、識別コード付きページオリエンテッドフォーマットデータ（電子データから成るキー文書：Test2.xdw）を登録依頼した利用者端末（ＰＣ）へ送信するとともに＜Ｓ６ａ＞、必要に応じてプリント出力情報に基づいた印刷画像データに変換し、出力装置２に送信する＜Ｓ６ｂ＞。
【００２１】
＜アクセス方法−その１：図２参照＞
（１）利用者端末
利用者端末（ＰＣ）１には、先に説明した動作でファイルサーバ２に登録した電子データに対するアクセスツール（文書アクセスツール：ソフトウェア）がインストールされている。この文書アクセスツールは単独のアプリケーションでも、他のアプリケーションに機能を追加するプラグイン形式であってもよい。また、利用者端末（ＰＣ）１には、電子データをファイルサーバ２に登録した際、文書識別コード付きページオリエンテッドフォーマットデータ（電子データから成るキー文書：Test2.xdw）が送信されている。
【００２２】
ファイルサーバ２に格納した電子データにアクセスする際には、利用者は、上記文書アクセスツールで所望のキー文書（Test2.xdw）を選択する＜Ｓ１１＞。これにより、文書アクセスツールは、選択されたキー文書（Test2.xdw）内の識別コードを解釈し、文書識別子を取得する処理を行う＜Ｓ１２＞。
【００２３】
次に、利用者は、文書アクセスツールで編集や配布、印刷などのドキュメント処理内容を指定する＜Ｓ１３＞。その後、文書アクセスツールは、利用者の指定したドキュメント処理内容と先に解析した文書識別子とをファイルサーバ２に送信する＜Ｓ１４＞。
【００２４】
（２）ファイルサーバ側
ファイルサーバ２は、利用者端末（ＰＣ）１から送られてきたドキュメント処理内容に応じて、文書識別子に対応したフォーマットから成る電子データを抽出する＜Ｓ１５＞。ここで、ドキュメント処理が編集であれば、編集可能なアプリケーションソフトウェアに対応したフォーマットから成る第１の電子データ（Test.doc）を抽出して利用者端末１に送信する＜Ｓ１６ａ＞。また、ドキュメント処理が印刷であれば、ページオリエンテッドフォーマットデータから成る第２の電子データ（Test.xdw）を抽出し、指定された出力装置３に送信する＜Ｓ１６ｂ＞。また、ドキュメント処理が配信であれば、編集に制限のあるページオリエンテッドフォーマットデータから成る第２の電子データ（Test.xdw）を抽出し、指定されたメールアドレスと対応した別の利用者端末４へ送信する＜Ｓ１６ｃ＞。
【００２５】
＜アクセス方法−その２：図３参照＞
（１）複合機などの出力装置
キー文書が用紙に印刷出力されたものの場合には、そのキー文書を複合機の入力装置（図示せず）で読み込み＜Ｓ２１＞、読み込んで得た画像データから識別コードを解釈し、文書識別子を取得する＜Ｓ２２＞。次いで、出力装置２のユーザインタフェース（タッチパネル等）によって編集や配布、印刷などのドキュメント処理内容を指定し＜Ｓ２３＞、ファイルサーバ２に送信する＜Ｓ２４＞。
【００２６】
（２）ファイルサーバ
ファイルサーバ２は、複合機等の出力装置３から送られてきた文書識別子とドキュメント処理内容とに応じて、文書識別子に対応したフォーマットから成る電子データを抽出する＜Ｓ２５＞。ここで、ドキュメント処理が編集であれば、編集可能なアプリケーションソフトウェアに対応したフォーマットから成る第１の電子データ（Test.doc）を抽出して利用者端末１に送信する＜Ｓ２６ａ＞。また、ドキュメント処理が印刷であれば、ページオリエンテッドフォーマットデータから成る第２の電子データ（Test.xdw）を抽出し、指定された出力装置３に送信する＜Ｓ２６ｂ＞。また、ドキュメント処理が配信であれば、編集に制限のあるページオリエンテッドフォーマットデータから成る第２の電子データ（Test.xdw）を抽出し、指定されたメールアドレスと対応した別の利用者端末４へ送信する＜Ｓ２６ｃ＞。
【００２７】
このような動作によって、ファイルサーバ２は、利用者による電子データの用途に適したフォーマットから成る電子データを抽出して、利用者に提供できるようになる。なお、上記の動作説明では、複合機号の入力装置で紙のキー文書を読み込んだが、利用者端末１にスキャナ等の入力装置が設けられており、この入力装置で紙のキー文書を読み込むようにしてもよい。この場合、利用者端末１のユーザインタフェースによって編集や配布、印刷などのドキュメント処理内容を指定すればよい。
【００２８】
また、上記の動作説明では、アクセス処理を行う際に利用者によって指定されたドキュメント処理内容に応じてファイルサーバ２が利用に適したフォーマットから成る電子データを選択および送信しているが、他の方法で電子データの選択および送信を行ってもよい。
【００２９】
例えば、電子データの登録を行ってキー文書を生成する際、そのキー文書に付与された文書識別コードに予めドキュメント処理内容を埋め込んでおき、アクセス処理の際にキー文書を解釈して、解釈した文書識別コードに埋め込まれたドキュメント処理内容に応じて自動的に利用に適したフォーマットから成る電子データを選択および送信してもよい。
【００３０】
また、他の方法としては、利用者端末（ＰＣ）１から電子データから成るキー文書を選択もしくは紙のキー文書を読み込んでアクセスを行う際には利用者端末（ＰＣ）１で編集可能な第１の電子データを選択および抽出し、複合機等で紙のキー文書を読み込んでアクセスを行う際にはページオリエンテッドフォーマットデータから成る第２の電子データを選択および送信するよう設定しておいてもよい。
【００３１】
以上のように、ファイルサーバ２には、利用者端末１で生成された各アプリケーションソフトウェアのフォーマットに対応した第１の電子データと、印刷出力に対応したフォーマットから成る第２の電子データとを格納しているため、利用者端末１で編集が必要な場合には第１の電子データを抽出して送信し、印刷出力もしくは編集が不要な場合には第２の電子データを抽出して送信すれば良く、ファイルサーバ２や出力装置３にアプリケーションソフトウェアがインストールされていなくても処理要求に対応することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本実施形態の情報処理装置における登録動作を説明する模式図である。
【図２】本実施形態の情報処理装置におけるアクセス動作（その１）を説明する模式図である。
【図３】本実施形態の情報処理装置におけるアクセス動作（その２）を説明する模式図である。
【符号の説明】
【００３３】
１…利用者端末、２…ファイルサーバ、３…出力装置、４…利用者端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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