(57)【要約】【課題】  電子文書ファイルを構成する要素データが変更された場合に、印刷処理にかかる時間を軽減することが可能な電子文書印刷装置を提供する。【解決手段】  印刷元データから作成された印刷データを記録媒体に記憶保持しておくとともに、前記印刷元データと前記印刷データとをリンクさせて管理しておくようにして、前記管理している印刷元データが変更された場合には、前記印刷データを再度作成するとともに、前記記録媒体に記憶保持している印刷データを、前記作成した印刷データに置き換えて更新するようにして、印刷元データが変更されている場合においても、ユーザは任意のタイミングで利用して迅速な印刷を行うことができるようにする。【選択図】  図１６
2006171998.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷元データと印刷データとを含む電子文書ファイルを作成する情報処理装置であって、
前記印刷元データから作成された印刷データを記録媒体に記憶保持しておくとともに、前記印刷元データと前記印刷データとを関連付けさせて管理する印刷データ管理手段と、
前記印刷データ管理手段によって管理されている前記印刷元データが変更された場合に、前記印刷データを再度作成する印刷データ作成手段と、
前記記録媒体に記憶保持している印刷データを、前記印刷データ手段によって作成された印刷データに置き換えて更新する印刷データ更新手段とを有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記電子文書ファイルに基づく印刷が指示された場合に、前記印刷元データが更新されていなければ、前記印刷データ更新手段により印刷データを更新することなく、前記記憶保持された印刷データを外部の印刷装置に送出する制御手段を有することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記印刷データ管理手段によって管理されている前記印刷元データが変更されたか否かを判定する判定手段を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記判定手段は、前記電子文書ファイルに含まれる複数のファイルの各々の変更を認識する変更認識手段を含み、
前記変更認識手段により何れかのファイルが変更されたことが認識された場合には、前記印刷データ作成手段は前記印刷データを再度作成し、前記印刷データ更新手段は、前記記録媒体に記憶保持している印刷データを、前記再度作成された印刷データに置き換えて更新することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記複数のファイルは印刷出力結果に影響するものであることを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記変更認識手段は前記複数のファイルの各々に対応する電子署名情報に基づき変更を認識することを特徴とする請求項４又は５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
印刷元データと印刷データとを含む電子文書ファイルを作成するシステムにおける文書管理方法であって、
前記印刷元データから作成された印刷データを記録媒体に記憶保持しておくとともに、前記印刷元データと前記印刷データとを関連付けさせて管理する印刷データ管理工程と、
前記印刷データ管理工程において管理されている前記印刷元データが変更された場合に、前記印刷データを再度作成する印刷データ作成工程と、
前記記録媒体に記憶保持している印刷データを、前記印刷データ工程によって作成された印刷データに置き換えて更新する印刷データ更新工程とを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
前記電子文書ファイルに基づく印刷が指示された場合に、前記印刷元データが更新されていなければ、前記印刷データ更新工程において印刷データを更新することなく、前記記憶保持された印刷データを外部の印刷装置に送出する制御工程を有することを特徴とする請求項７に記載の文書管理方法。
【請求項９】
前記印刷データ管理工程によって管理されている前記印刷元データが変更されたか否かを判定する判定工程を有することを特徴とする請求項７又は８に記載の文書管理方法。
【請求項１０】
前記判定工程は、前記電子文書ファイルに含まれる複数のファイルの各々の変更を認識する変更認識工程を含み、
前記変更認識工程において何れかのファイルが変更されたことが認識された場合には、前記印刷データ更新工程においては、前記印刷データを再度作成し、前記記録媒体に記憶保持している印刷データを、前記再度作成された印刷データに置き換えて更新することを特徴とする請求項９に記載の文書管理方法。
【請求項１１】
前記複数のファイルは印刷出力結果に影響するものであることを特徴とする請求項１０に記載の文書管理方法。
【請求項１２】
前記変更認識手段は前記複数のファイルの各々に対応する電子署名情報に基づき変更を認識することを特徴とする請求項１０又は１１に記載の文書管理方法。
【請求項１３】
請求項７乃至１２の何れかに記載の文書管理方法を実行するためのコンピュータにより実行されるプログラム。
【請求項１４】
請求項１３に記載のプログラムを、コンピュータ可読の形態で記憶した記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は情報処理装置及び文書管理方法に関し、特に、電子文書を作成、編集、印刷、保存、再印刷する電子文書印刷システムに用いて好適なものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、この種の電子文書ファイルは、あるデータ作成者が電子文書ファイルを作成し、その電子文書ファイルを部内等に配布し、最後に電子文書ファイル管理部門でデータベースに記憶するような一連の処理が行われていた。このような処理手順において、印刷システムにおいては、部員が電子文書ファイルを印刷する場合には、画像データ等の印刷元ファイルからの印刷処理を最初から実行していた。このような電子文書ファイルシステムの従来例としては、例えば、特許文献１が提案されている。
【０００３】
【特許文献１】特開２０００−１８１９０５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の電子文書印刷システムでは、電子文書ファイルの印刷を行う際には、その度に画像データ等で構成される印刷元データやその他のデータを用いて、印刷データの作成を含む印刷処理を最初から行わなければならず、結果として印刷処理に多くの時間がかかるという問題点があった。
【０００５】
印刷処理を最初から行わなければならず、印刷処理に時間がかかるという問題点があった。
【０００６】
本発明はこのような状況のもとでなされたものであり、電子文書ファイルを構成する要素データが変更された場合においても、印刷処理にかかる時間を軽減できるようにすることを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の情報処理装置は、印刷元データと印刷データとを含む電子文書ファイルを作成する情報処理装置であって、前記印刷元データから作成された印刷データを記録媒体に記憶保持しておくとともに、前記印刷元データと前記印刷データとを関連付けさせて管理する印刷データ管理手段と、前記印刷データ管理手段によって管理されている前記印刷元データが変更された場合に、前記印刷データを再度作成する印刷データ作成手段と、前記記録媒体に記憶保持している印刷データを、前記印刷データ手段によって作成された印刷データに置き換えて更新する印刷データ更新手段とを有することを特徴としている。
【０００８】
本発明の情報処理方法は、印刷元データと印刷データとを含む電子文書ファイルを作成するシステムにおける文書管理方法であって、前記印刷元データから作成された印刷データを記録媒体に記憶保持しておくとともに、前記印刷元データと前記印刷データとを関連付けさせて管理する印刷データ管理工程と、前記印刷データ管理工程において管理されている前記印刷元データが変更された場合に、前記印刷データを再度作成する印刷データ作成工程と、前記記録媒体に記憶保持している印刷データを、前記印刷データ工程によって作成された印刷データに置き換えて更新する印刷データ更新工程とを有することを特徴としている。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、印刷元データから作成された印刷データを記録媒体に記憶保持しておくので、媒体への印刷を行いたい場合に、その都度新たに印刷データを生成することを省略でき、結果としてユーザは迅速に印刷出力物を得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
（第１の実施の形態）
以下、添付図面に従って本発明に係わる実施の形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の実施の形態を説明する電子文書印刷装置のシステム・ブロック図である。図１において、１はシステム・バスであり、これから説明する各構成ブロックはこのシステム・バスに接続されている。２はＣＰＵ（Central  Processing  Unit）である。
【００１１】
３はプログラム・メモリ（以下、ＰＭＥＭと称す）で、編集・読み取り機器制御・印刷処理手順記述ファイルの解析・その解析に基いた印刷処理など各種処理のためのプログラムを適宜ハード・ディスク１５から選択／読み込みし、２のＣＰＵにて実行する。また、作成されたデータや印刷処理用のデータはデータ格納用メモリでもあるＰＭＥＭ３に格納されるし、ユーザがキーボード９より入力したテキストデータや各種指示情報の一時格納用としてもＰＭＥＭ３が用いられる。
【００１２】
４は通信制御部であり、１８の通信ポートにおける入出力データの制御を行う。通信ポート１８から出力された信号は、通信回線１９を経由して、ネットワーク上の他の装置の通信ポートに伝えられる。２０は通信回線１９を介してつながっている他の電子文書印刷装置を示す。ネットワーク上で共有されているプリンタや、他の電子文書印刷装置との電子文書ファイルの送受信処理は、この通信制御部４を介して行われる。
【００１３】
また、本実施の形態ではLANなどのネットワークに関して記述するが、この通信制御部に接続される通信ポート及び通信回線が一般の公衆回線など他の通信手段であっても本発明が適応されることは言うまでもない。
【００１４】
５はデジタルカメラ、６は画像入出力制御部、７と１７はプリンタである。図中には明記されていないが、画像入出力制御部６とプリンタ７、１７とはＬＮＡ（Local Area Network）インタフェース、セントロニクスインタフェース、ＵＳＢインタフェース、無線インタフェースなど、様々な通信方式で接続されているものとする。デジタルカメラ５から読み込まれた画像データは、ＰＭＥＭ３に展開された後ＶＲＡＭ１１上に展開され、ＣＲＴ１３に表示される。８は入力制御部であり、９のキーボード、１０のＰＤ(ポインティングデバイスのこと。以下ＰＤと称す。)等の入力装置が接続される。操作者はこのキーボード９を操作することによりシステムの動作指令等を行う。
【００１５】
また、ＰＤ１０はＣＲＴ１３上で画像情報や文字データや数値データを選択、加工指示したり、電子文書ファイルの印刷パラメータの設定をするためのものであり、本実施の形態ではマウスを使用している。これにより、ＣＲＴ１３上のマウスカーソルをＸ，Ｙ方向に任意に移動して、メニューの選択、画像データ、図形データ、文字データ、数値データ、印刷パラメータの選択、編集を行う。
【００１６】
１１はビデオ・イメージ・メモリ（以下ＶＲＡＭと称す）、１２は表示出力制御部、１３はＣＲＴである。ＣＲＴ１３に表示されるデータは、ＶＲＡＭ１１上にビットマップデータとして展開されている。例えば図形データであれば、その位置、描画属性情報に対応した図形パターンがＶＲＡＭ１１上に展開されており、また、ソフト制御によりＶＲＡＭ１１の表示エリアに直接カーソルを発生し表示が可能である。
【００１７】
１４は外部記憶装置制御部、１５、１６は電子文書ファイルや画像データや図形データや文字データや数値データなどを記録しておくデータファイル用のディスクで、例えば１５はハード・ディスク（以下ＨＤと称す）であり、１６はフレキシブル・ディスク（以下ＦＤと称す）である。
【００１８】
本実施の形態ではＨＤ１５に複数のファイルを一つのファイルに統合するアーカイブ機能や電子文書ファイルの印刷機能などのプログラムが記録されるが、これらのプログラムを格納する記録媒体としては、ＲＯＭや、フレキシブルディスク１６や、ＣＤ−ＲＯＭ、メモリカード、光磁気ディスクなどのデバイスを用いることができる。
【００１９】
本実施の形態の印刷データ管理手段、印刷データ作成手段、印刷データ更新手段、電子文書ファイル更新手段及びファイル変更認識手段等は、前記ＣＰＵ２及びプログラム・メモリ３等よりなるコンピュータシステムによって構成される。
【００２０】
図２は、本実施の形態の電子文書印刷装置の外観を示す図である。図２において、２３はシステム・バス１やＣＰＵ２やＰＭＥＭ３や通信制御部４を内蔵した電子文書印刷装置の本体部である。１３はＣＲＴで、９はキーボード、１０はＰＤ、２１はＦＤドライブでありＦＤ２２がセットされて電子文書ファイルや画像データや図形データや文字データや数値データをＦＤ２２に書き込んだり、またＦＤ２２に記録されている電子文書ファイルや図形データや文字データや数値データを読み込んだりする。
【００２１】
また、本実施の形態は各種プログラムをＨＤ１５に記録した電子文書印刷装置において実現されるのはもちろんであるが、本実施の形態を実現可能なプログラムを記録された記録媒体を他のシステムあるいは電子文書印刷装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが、記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、本実施の形態は達成される。
【００２２】
例えば、複数ファイルを一つのファイルに統合するアーカイブ機能や電子文書ファイルを印刷する機能プログラムが記録されたＦＤ２２を他の電子文書印刷装置のＦＤドライブ２１にセットし、そのプログラムをハードディスク１５へロードし、そのロードしたプログラムを実行する。こうすることによって、本実施の形態は他の電子文書印刷装置においても実現可能である。
【００２３】
まず本実施の形態では、電子文書ファイルは各情報を記録した複数のファイルから構成されるとする。以下本実施の形態では、複数のファイルを一つのファイルに統合したアーカイブファイル（電子文書ファイル）とすることで、複数のファイルを互いに関連付けることとする。しかし、これに限定されるものではなく、例えば、複数のファイルを一つのファイルとして管理しなくとも、互いのファイルの関連付け情報を設け、互いに関連付けるようにしても良い。ここでの関連付け情報には、ハイパーテキストを使ったインターネットシステムにおけるリンクであっても良いし、複数ファイルのアーカイブによる関連付けであっても良い。
【００２４】
図３に、本実施の形態の電子文書ファイルを構成するファイル一覧の例を示す。
図３において、３０は電子文書管理ファイルであり電子文書ファイル内にどのようなファイルが記録されているかを管理する情報が記録されている。
【００２５】
３１は印刷処理手順記録ファイルであり、電子文書ファイルを、どのプリンタに、ＸページからＹページまでを、原稿のどの位置に、等倍か変倍するのか、回転するのかしないのか、どのように配置して、何部印刷し、印刷された用紙をステイプルするかどうか等の電子文書ファイルの印刷に関する全指示が記録されている。
【００２６】
３２ａは第１の印刷元ファイル、３２ｂは第２の印刷元ファイルであり、印刷処理手順記録ファイルに記録されている指示に従って印刷を行う画像ファイルそのものである。本画像ファイルのフォーマットは、一般に知られているＢＭＰフォーマットやTIFFフォーマットやＰＤＦフォーマット（PDFはAdobe社の商標です）であっても構わないし、独自の画像フォーマットであっても構わず、本実施の形態を実現できる。また、図形作成アプリケーションデータや、ワープロアプリケーション作成データであってもよい。なお、図３には印刷元ファイル３２ａ、３２ｂの２つのファイルを示したが、印刷元ファイルは２個以上の複数であってもかまわない。また、単数個でもかまわない。
【００２７】
３３はプリンタ情報ファイルであり、プリンタ個々に固有の情報を記録している。例えばWindows（登録商標）におけるDEVMODE構造体情報である。電子文書ファイルを前回の印刷時にプリンタドライバに設定したDEVMODE情報を記録しておくことによって、再印刷時に前回においてプリンタドライバに設定した同じ内容を設定することができる。
【００２８】
３４は編集情報ファイルであり、電子文書ファイルを編集時に必要な情報が記録される。例えば、前回の編集時に電子文書ファイルを表示していた倍率やページ番号などである。電子文書ファイルの編集に関しては本実施の形態に関係しないために、本実施の形態では省略する。
【００２９】
３５はバリアブル編集情報ファイルであり、電子文書ファイルをバリアブル印刷するための情報が記録されている(バリアブル印刷とは、ある原稿の一部を顧客名称等に変更して複数部数印刷するような印刷部単位で変更されるような領域を持った印刷)。電子文書ファイルのどのページをどのように変更しながら印刷していくか等の情報が記録されている。バリアブル印刷に関しても本実施の形態に関係しないために、本実施の形態ではその詳細な説明までは省略する。
【００３０】
３６はバリアブルデータベースファイルであり、バリアブル印刷にて使用する印刷データである。各印刷部ごとに印刷内容を変えるためのデータとしては、テキストでも構わないし画像でも構わないしその他のデータでも構わない。
【００３１】
３７は、検索キーワード情報ファイルであり、電子文書ファイルがデータベースに記録された時にどのようなキーワードをデータベースに登録し検索可能にするかを記録している。
【００３２】
３８は印刷ジョブデータファイルであり本電子文書ファイルを印刷する時にプリンタドライバによって作成された印刷用の印刷ジョブデータファイル（ファイルには限定されない）そのものであり、同じ印刷ジョブデータファイルを解釈可能なプリンタへの再印刷時に使用される。また、印刷ジョブデータファイルに含まれる描画データそのものは、ビットマップイメージデータ、ＰＤＬ（頁記述言語）形式のデータ、ＰＤＦ形式のデータ、ＡＸＭＬデータなど、プリンタが解釈可能な形式であれば様々なものが適用できる。また、電子文書ファイルを記録するデータベースは何でも構わない。電子文書ファイルのデータベースへの登録に関しては本実施の形態に関係しないために、本実施の形態では省略する。
【００３３】
図４に、各種ファイルが一つの文書に統合されて電子文書ファイルがアーカイブされた場合の構成例を示す。
図４において、４０は電子文書ファイルのヘッダ情報であり、一つの文書に統合した場合にアーカイブされた電子文書ファイルを管理するための情報が記録されている。この電子文書ファイルヘッダ情報を用いることによって、統合されたアーカイブ電子文書ファイルを元のファイルの状態に復元することができる。３０から３８までは電子文書ファイルを構成する各種ファイルを示し、４１は電子文書ファイルヘッダ情報と各種ファイルが統合されたアーカイブ電子文書ファイルを示す。
【００３４】
図５に、電子文書ファイルヘッダ情報４０の詳細な構成例を示す。
図５において、５０はトータルファイル数であり、電子文書ファイルに記録されているファイルの総数を示す。このファイル数をみれば、電子文書ファイルヘッダ情報４０内に、幾つのファイルに関する情報が記録されているかも判断することができる。
【００３５】
５１は電子文書ファイルサイズであり、アーカイブ電子文書ファイルのサイズを示す。５２は第一番目のファイル情報領域へのファイルの先頭からのオフセット値であり、データ領域５３がアーカイブ電子文書ファイル内でどの領域に存在するかを示す。５３から５９まではアーカイブ電子文書ファイル内に記録されている、それぞれのファイルの情報を示す。
【００３６】
５３はファイル名であり、アーカイブ電子文書ファイルから個々のファイルが取り出された時に付けられるファイル名を示す。５４はファイルサイズであり、アーカイブ電子文書ファイル内でどれだけの領域を占有しているかを示す。具体的には、ファイルが圧縮されているかいないかによってそのサイズは変わってくる。
【００３７】
５５はファイルの実体へのオフセット値であり、このファイルがアーカイブ電子文書ファイル内で占める領域のファイルの先頭からのオフセット値が記録されている。５６は圧縮フラグであり、このファイルが圧縮されてアーカイブ電子文書ファイルに記録されているのか、圧縮されていないのかを示す。５７は圧縮方式であり、圧縮フラグで５６圧縮されていると記録されていた場合のみ意味を持ち、ＭＭＲ等の圧縮方式が記録されている。圧縮方式の詳細に関しては、本実施の形態と関係しないのでその説明を省略する。
【００３８】
５８はファイル属性であり、このファイルが元々所有していたRead Only等のファイル属性を記録し、アンアーカイブ機能によってファイルが復元された時にどのような属性を持たせるかを記録する。５９は次のファイル情報領域へのオフセット値であり、アーカイブ電子文書ファイルの先頭からのオフセット値が記録されている。以降のファイルに関しては図では省略されているが、５３から５９の項目がファイル数分だけ繰り返し記録されている。
【００３９】
図６に、電子文書管理ファイル３０の構成例を示す。
電子文書管理ファイル３０は、アーカイブ電子文書ファイルがアンアーカイブ機能によって個別のファイルに復元された時に、電子文書ファイル３０を構成する個々のファイルを管理するための情報を記録している。
【００４０】
図６において、６０はトータルファイル数であり、電子文書ファイルを構成する各要素であるところのファイル数を示す。本実施の形態では、図３における印刷処理手順記述ファイル３１から印刷ジョブデータファイル３８までがそれにあたり、ファイル数は９である。
【００４１】
６１は第一番目のファイル情報領域へのオフセット値であり、電子文書管理ファイルの先頭から第一番目のファイル情報が記録されている領域までのオフセット値である。本実施の形態では、６２の項目までの電子文書管理ファイルの先頭からのオフセット値が記録されている。６２から６６までは、電子文書ファイルを構成する個々のファイルの情報が記録されている。
【００４２】
６２はファイル名であり、電子文書ファイルを構成する要素としてのファイルの名称を示す。印刷処理手順記述ファイル３１の名称等がそれに当たる。６３はファイルサイズであり、例えば印刷処理手順記述ファイル３１のサイズが記録されている。６４はファイルへのPathであり、ファイルがどのディレクトリに作成されているかを示す。
【００４３】
６５はファイルグループ種であり、印刷処理手順記述ファイル３１から印刷ジョブデータファイル３８までの種類を記録することが可能で、例えば印刷処理手順記述ファイル３１が複数存在した場合には、それらのファイルが同一種類のファイルであることをこれで判定できる。６６は次のファイル情報領域へのオフセット値であり、電子文書管理ファイルの先頭からのオフセット値を示す。以降のファイルに関しては図では省略されているが、６２から６６の項目がファイル数分だけ繰り返し記録されている。
【００４４】
図７に、印刷処理手順記述ファイル３１の構成例を示す。
印刷処理手順記述ファイルは、先にも述べたように電子文書ファイルをどのように印刷するかの処理内容と手順を記述している。このように印刷処理手順を記述する方式にＪＤＦ(trademark of CIP４)が知られている。本実施の形態ではこのＪＤＦを用いた例を記述する。
【００４５】
図７には、「JDF Specification Spiral ６.０ Candidate for Release Version １.０」より抜粋したＪＤＦによる記述例である。本実施の形態には、印刷処理手順記述ファイルのフォーマットやその記述方法は関係ない。ＪＤＦ等の表現で、印刷に使用する複数のプリンタが選択でき、それぞれのプリンタにどのように印刷するかを表現できる。更に、その印刷処理手順記述ファイルを作成し解析する機能が存在するものとして従来の実施の形態を進める。
【００４６】
図８に、編集情報ファイル３４の構成例を示す。
編集情報ファイルとは、電子文書ファイルを作成・編集処理を行う上での編集に必要な情報を記録しておく領域である。本実施の形態では以下のような情報を記録することとする。
【００４７】
図８において、８０は前回の表示倍率であり、電子文書ファイルを前回の編集処理時にウインドウ上に表示していた時の倍率を示している。８１は前回の表示ページ番号であり、電子文書ファイルの表示していたページ数を示す。８２は前回のウインドウ表示位置であり、電子文書ファイルの編集用のウインドウを表示していたポジションを示す。８３は前回のウインドウ表示サイズであり、電子文書ファイルの編集用のウインドウサイズを示す。
【００４８】
図９に、バリアブル編集情報ファイル３５の構成例を示す。
図９において、９０はページ番号であり、電子文書ファイルの印刷時の何ページ目にバリアブル印刷用の領域があるのかを示す。９１はポジションであり、９０で示されたページのどの位置にバリアブル印刷用の領域があるのかを示す。９２は領域サイズであり、９１で示されたポジションを領域の左上側の原点として、どれだけの矩形サイズ領域を占めているかを示す。９３はバリアブルデータ数であり、バリアブルデータベースファイル３６にどれだけのデータが記録されているかを示す。
【００４９】
本実施の形態では、一つの電子文書ファイル内に一つのバリアブル印刷用のフィールドしか設定できないように記述されているが、バリアブル編集情報ファイル３５内に複数のフィールドを記録できてもいいことは言うまでもない。
【００５０】
図１０に、検索キーワード情報ファイル３７の構成例を示す。
図１０において、１００から１０３は検索キーワードであり、電子文書ファイルがデータベースに記録された時に、そのデータベース上で検索するためのキーワード文字列である。この検索用のキーワードをデータベースに検索用のキーとして登録するわけである。本実施の形態では、検索キーワードの項目数を４つとして記述したが、４つ以上でも以下でも、またキーワード数を可変にしてもいいことは言うまでもない。
【００５１】
図１１に、印刷ジョブデータファイル３８の構成例を示す。
図１１において、１１０はこの印刷ジョブデータが記録された日時を示し、１１１はこの印刷ジョブデータがどのプリンタ用に作成されたのかを示すプリンタ名称が記録され、１１２は印刷時にプリンタドライバによって作成された全印刷ジョブデータそのものである。
【００５２】
図１２は、図３で図示した印刷ジョブデータファイルを含む電子文書ファイルの作成手順を説明するフローチャートである。
処理が開始されると、最初のステップＳ１にて図３、４で示した構造を持つ電子文書ファイルをキーボード９やＰＤ１０等にて選択する。選択対象となる電子文書ファイルは、例えば、ローカルパーソナルコンピュータのハードディスク、遠隔のストレージサーバなどの記憶手段に記憶されているものとする。また、電子文書ファイルが新規に作成されたものである場合には、その新規に作成された電子文書ファイルがステップＳ１において選択される電子文書ファイルに相当する。
【００５３】
そして、次のステップＳ２にて、前記ステップＳ１で選択された電子文書ファイルの印刷をキーボード９やＰＤ１０等にて指示されたかどうかを判定する。この判定の結果、指示されていなければステップＳ２を繰り返し、指示されていればステップＳ３へ進む。
【００５４】
ステップＳ３では、印刷するプリンタを選択し、印刷するページ番号や部数や変倍率や各種の印刷モードを設定する。次にステップＳ４にて印刷開始が指示されたかどうかを判定し、印刷開始を指示されていなければステップＳ４を繰り返し、指示されていればステップＳ５へ進む。
【００５５】
ステップＳ５では、前記ステップＳ３で設定された設定と印刷処理手順記述ファイル３１に記録されている印刷指示やプリンタ情報ファイル３３に従って印刷処理を行う。その際に、プリンタドライバによって作成される印刷ジョブデータのコピーを作成しておく。印刷ジョブデータの形式としてはページ記述言語やビットマップイメージやＸＭＬ言語による描画データなど様々なものが適用できる。
次に、ステップＳ６にてステップＳ５にてコピーされた印刷ジョブデータを電子文書ファイルに記録する。作成される印刷ジョブデータは上に説明した図３、４の印刷ジョブデータファイル３８に該当させることができる。
【００５６】
以下では、上の図１２の説明を元にして、本発明の実施の形態を各種の図を用いながら詳細に説明していく。
図１３に、本実施の形態の電子文書ファイルに記録されている各ファイルに対して変更がなされたかどうかを判定するための電子署名情報を記録する一例を示す。図１３において管理されている複数のファイルには、図３で示した第１の印刷元ファイル３２ａ、第２の印刷元ファイル３２ｂ等の複数の印刷元ファイルが含まれている。なお、電子署名の方法に関しては各種方法が知られているが、電子署名の方法は何でも構わない。また、本発明と関係しないので、本実施の形態では電子署名の方法の詳細な説明を省略する。また１３０で示されるように電子署名情報が含まれるファイルは図３に示した全てのファイルである必要がなく、印刷処理手順記述ファイル３１、第１の印刷元ファイル３２a、第２の印刷元ファイル３２ｂ、プリンタ情報ファイル３３、編集情報ファイル３４、バリアブル編集情報ファイル３５、バリアブルデータベースファイル３６、印刷ジョブデータファイル３８など、印刷出力結果に影響するファイルを対象にすればよい。
【００５７】
本実施の形態では、電子文書ファイルヘッダ情報４０に電子署名情報を記録することによって、それぞれのデータに対しての電子署名を設定できることとする。トータルファイル数５０から次のファイル情報領域へのオフセット値５９までに関しては、図５で説明した内容と同じである。電子署名情報１３０は電子文書ファイルに記録されている各データに対して変更がなされたかどうかを判断するための情報である。
【００５８】
図１４は、本実施の形態における電子文書ファイルに電子署名を設定して各種ファイルを記録するまでの処理手順の一例を説明するフローチャートである。
処理が開始されると、最初のステップＳ１０にて電子文書ファイルをキーボード９やＰＤ１０等にて選択する。
【００５９】
次に、ステップＳ１１にて前記ステップＳ１０で選択された電子文書ファイルをOPEN＆編集処理する。本実施の形態では、ステップＳ１１の編集処理にて第１の印刷元ファイル３２ａが更新されたものとする。次に、ステップＳ１２へ進み、電子文書ファイルの保存がキーボード９やＰＤ１０等にて指示されたかどうかを判定し、保存が指示されていなければステップＳ１２を繰り返し、指示されたならばステップＳ１３へ進む。
【００６０】
ステップＳ１３では、追加または更新されたファイルの内、どのファイルを電子文書ファイルに記録するかを選択する。ここでは、印刷出力結果に影響し且つ変更があったファイルのみが対象となるが、本実施の形態では、第１の印刷元ファイル３２ａのみが更新されたものとするので、ステップＳ１２にて電子文書ファイルの保存が指示されていた場合には、システムによって自動的に第１の印刷元ファイル３２ａの記録が指示されるものとする。例えば、印刷処理手順記述ファイル３１が変更された場合にはその印刷処理手順記述ファイル３１が電子署名の付加対象となる。
【００６１】
次に、ステップＳ１４へ進み、電子署名付きでデータを記録するようにキーボード９やＰＤ１０等にて指示されたかどうかを判断する。この判断の結果、指示されていない場合にはステップＳ１６へ進み、指示された場合にはステップＳ１５へ進む。ステップＳ１５では、記録するデータに対する電子署名情報を生成する。この場合は第１の印刷元ファイル３２aを対象に電子署名情報が生成される。ステップＳ１３で複数のファイルが選択された場合には選択された複数のファイルの各々について電子書名情報が生成されることとなる。次に、ステップＳ１６ではデータを電子署名情報付き記録が指定されている場合には電子署名情報と共に電子文書ファイルに記録する。そしてステップＳ１７にて電子文書ファイルをステップＳ１６で記録されたデータと共に保存する。そして、上に図１４で説明したような電子署名付きの電子文書ファイルが作成されることとなる。尚、図１２と図１４とを別々のフローチャートで説明したが、図１２のフローチャートのステップＳ５の処理に図１４のステップＳ１３乃至ステップＳ１７の処理を含ませるなど、図１２と図１４とのフローチャートを連続して実行させるようにしても良い。
【００６２】
図１５は、本実施の形態における電子署名情報つきのデータが記録されている電子文書ファイルの印刷処理を行う手順の一例を説明するフローチャートである。
開始されると、最初のステップＳ２０にて電子文書ファイルをキーボード９やＰＤ１０等にて選択する。電子文書ファイルの格納場所としては上の図１２のステップＳ１において説明した通りとする。
【００６３】
次に、ステップＳ２１にてステップＳ２０で選択された電子文書ファイルの印刷が指示されたかどうかを判定する。この判定の結果、指示されたならばステップＳ２２へ進み、指示されていなければステップＳ２１を繰り返し行う。
【００６４】
ステップＳ２２では、電子文書ファイルに印刷ジョブデータファイル３８が記録されているかどうかを判定し、この判定の結果、記録されていればステップＳ２３へ進み、電子文書ファイル内のデータが更新されているか否かを判定する。
【００６５】
ステップＳ２３における判定は、上の図１４で説明したフローチャートの処理により生成された各データ毎（各ファイル毎）に記録されている電子署名情報を使って判定する。この判定の結果、上で説明した印刷出力結果に係わるファイルの電子署名情報の何れかが更新されていればステップＳ２４へ進み、更新されていなければステップＳ２７へ進む。ステップＳ２７では、ステップＳ２４における印刷ジョブデータファイルの更新を行うことなく、予め電子文書ファイル内に記録されている印刷ジョブデータファイル３８を使って印刷出力処理を行う。つまり仮にもう一度印刷ジョブデータファイルを作成しなおしたとしても同じものが作成されるはずなので、事前に作成しておいた印刷ジョブデータファイル３８を用いて印刷出力処理を行う。尚、ステップＳ２７における印刷出力処理とは図１で説明したプリンタ１、２などを用いた紙媒体上への印刷処理を指すが、既に知られてる一般的な技術であるので詳しい説明は省略する。
【００６６】
一方、上で説明した印刷出力結果に係わるファイルの電子署名情報の何れも変更されておらずステップＳ２４に進んだ場合には、第１の印刷元ファイル３２ａや印刷処理手順記述ファイル３１やプリンタ情報ファイル３３を使って、再度印刷処理を最初から実行する。次に、ステップＳ２５へ進み、ステップＳ２４で作成した印刷ジョブデータファイル用の電子署名情報を作成し、電子署名情報と共に電子文書ファイルに記録する。ステップＳ２４、Ｓ２５での処理は図１２のステップＳ５で説明した処理と同様とする。次に、ステップＳ２６において、更新後の印刷ジョブデータを使って印刷を行う。
【００６７】
図１６は、本実施の形態における電子署名情報つきのデータが記録されている電子文書ファイルの再印刷処理を行う手順の一例を説明するフローチャートである。
処理が開始されると、最初のステップＳ３０にて電子文書ファイルをキーボード９やＰＤ１０等にて選択する。
【００６８】
次に、ステップＳ３１にてステップＳ３０で選択された電子文書ファイルの再印刷が指示されたかどうかを判定し、この判定の結果、指示されたならばステップＳ３２へ進み、指示されていなければステップＳ３１を繰り返し行なう。
【００６９】
ステップＳ３２では、電子文書ファイルに印刷ジョブデータファイル３８が記録されているかどうかを判定し、記録されていればステップＳ３３へ進み、記録されていなければステップＳ３４へ進む。
【００７０】
ステップＳ３３では、印刷ジョブデータファイル３８が前回の印刷時に操作者自身が保存したファイルから更新されているかどうかを電子署名情報を使って判定し、その結果更新されていなければステップＳ３４における印刷ジョブデータファイルの更新を行うことなくステップＳ３７へ進み、更新されていればステップＳ３４へ進む。ステップＳ３７では電子文書ファイル内に記録されている印刷ジョブデータファイル３８を使って再印刷処理が行われ、予め作成されていた印刷ジョブデータファイルに基づくプリントジョブがプリンタ７、１７に対して送信される。
【００７１】
一方、ステップＳ３４では、第１の印刷元ファイル３２ａや印刷処理手順記述ファイル３１を使って、印刷ジョブデータの生成処理を再度最初から実行して更新する処理を行う。そしてステップＳ３５へ進み、ステップＳ３４で作成した印刷ジョブデータファイル用の電子署名情報を作成し、電子署名情報と共に電子文書ファイルに記録する。これにより更新された印刷ジョブデータファイルの置き換えが行われる。次に、ステップＳ３６において、更新後の印刷ジョブデータを使って印刷を行う。更新後の印刷ジョブデータファイルに基づくジョブがプリンタ７、１７に対して送信される。
【００７２】
前述した図１４の電子文書ファイルに電子署名を設定して各種ファイルを記録するまでの処理タイミングと、図１６の電子署名情報つきのデータが記録されている電子文書ファイルの再印刷処理を行うタイミングは、特に限定されるものではなく、連動することなく実行されてもよいし、図１４の処理の後に図１６の処理を連動して実行するようにしてもよい。なお、図１６の処理を図１４の処理に連動させない場合には、印刷を行う場合に併せて、印刷データを再度作成する必要があるか否かを判定しているので、印刷データが変更される度に印刷データを作成し直す場合にくらべて効率的である。
【００７３】
前記の実施の形態では、電子署名情報を設定し更新されたデータ種として第１の印刷元ファイル３２ａを例に説明したが、編集情報ファイル３４であっても印刷ジョブデータファイル３８であっても更に他のファイルであっても構わないことは言うまでもない。また、前述した実施の形態において、ステップＳ２７や、ステップＳ２６における印刷を行う代わりにＰＤＦファイルを出力するようにしてもよい。
【００７４】
以上のように、データ毎に電子署名情報を電子文書ファイルに記録することにより、データの更新がなされたかどうかの判定が容易になり、印刷または再印刷時に保存されている印刷ジョブデータを使用すべきかどうかの判断が容易になる。結果として印刷元ファイルの最新の編集を反映した印刷出力物を確実に得ることができると共に、無駄な印刷ジョブデータの生成処理を除き、結果として印刷にかかわる処理を総合的に向上させることができる。
【００７５】
（第２の実施の形態）
第１の実施の形態においては、電子文書ファイルの編集に伴う電子署名情報の作成処理（図１４）と、印刷ジョブデータの更新とを非同期で行うように説明したが、同期して行わせるような形態も想定される。
この場合には、図１４のフローチャートを実行した後に、ステップＳ１５で更新された電子署名情報を用いて、ステップＳ２３、ステップＳ３３の電子署名情報に基づく判定処理を行い、印刷出力に係わるファイルに対して変更が施されていれば、ステップＳ２４及びＳ２５や、ステップＳ３４及びＳ３５の処理を実行し、更新された印刷ジョブデータを保存すればよい。
【００７６】
このように、印刷出力結果に影響するファイルが更新されたことに応じて、印刷ジョブデータを更新するようにすれば、実際にプリンタ１、１７を用いて印刷出力を行う場合に、印刷ジョブデータを生成する処理を省略できるので、第１の実施の形態に比べて、更に印刷処理スピードを向上させることができる。
【００７７】
（本発明の他の実施形態）
前述した実施形態の機能を実現するべく各種のデバイスを動作させるように、前記各種デバイスと接続された装置あるいはシステム内のコンピュータに対し、前記実施形態の機能を実現するためのソフトウェアのプログラムコードを供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（ＣＰＵあるいはＭＰＵ）に格納されたプログラムに従って前記各種デバイスを動作させることによって実施したものも、本発明の範疇に含まれる。
【００７８】
また、この場合、前記ソフトウェアのプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、およびそのプログラムコードをコンピュータに供給するための手段、例えば、かかるプログラムコードを格納した記録媒体は本発明を構成する。かかるプログラムコードを記録する記録媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハード・ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【００７９】
また、コンピュータが供給されたプログラムコードを実行することにより、前述の実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードがコンピュータにおいて稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）あるいは他のアプリケーションソフト等と共同して前述の実施形態の機能が実現される場合にもかかるプログラムコードは本発明の実施形態に含まれる。
【００８０】
さらに、供給されたプログラムコードがコンピュータの機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに格納された後、そのプログラムコードの指示に基づいてその機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合にも本発明に含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００８１】
【図１】実施の形態におけるプログラムを起動する電子文書印刷装置のシステム構成例を示すブロック図である。
【図２】実施の形態におけるプログラムを起動する電子文書印刷装置の外観を示す図である。
【図３】電子文書ファイルを構成するファイルの一覧を示す図である。
【図４】電子文書ファイルのフォーマットを説明する図である。
【図５】電子文書ファイルヘッダ情報のフォーマットを説明する図である。
【図６】電子文書管理ファイルのフォーマットを説明する図である。
【図７】印刷処理手順記述ファイルのフォーマットを説明する図である。
【図８】編集情報ファイルのフォーマットを説明する図である。
【図９】バリアブル編集情報ファイルのフォーマットを説明する図である。
【図１０】検索キーワード情報ファイルのフォーマットを説明する図である。
【図１１】印刷ジョブデータファイルのフォーマットを説明する図である。
【図１２】本実施の形態の印刷ジョブデータファイルの背景技術の一例を説明するフローチャートである。
【図１３】本発明の電子文書ファイルヘッダ情報のフォーマットを説明する図である。
【図１４】電子文書ファイルに電子署名を設定して各種ファイルを記録するまでの処理手順の一例を説明するフローチャートである。
【図１５】電子署名情報つきのデータが記録されている電子文書ファイルの印刷処理を行う手順の一例を説明するフローチャートである。
【図１６】電子署名情報つきのデータが記録されている電子文書ファイルの再印刷処理を行う手順の一例を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００８２】
１  システム・バス
２  ＣＰＵ（Central  Processing  Unit）
３  プログラム・メモリ
４  通信制御部
５  デジタルカメラ
６  画像入出力制御部
７、１７  プリンタ
８  入力制御部
９  キーボード
１０  ＰＤ(ポインティングデバイス)
１１  ビデオ・イメージ・メモリ
１２  表示出力制御部
１３  ＣＲＴ
１４  外部記憶装置制御部
１５  ハード・ディスク（ＨＤ）
１６  フレキシブル・ディスク（ＦＤ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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