(57)【要約】【課題】  フォルダや文書を表示する際、一律のインデックスに基づいて並べて表示するだけでは作業効率が落ちる場合があった。【解決手段】  読み込まれた画像を、文書管理システムの所定のフォルダに登録する際、登録先の文書管理システムに作成された複数のフォルダの情報を取得し、文書登録先としてのフォルダ選択時に、その情報をリスト表示する際に、設定されているリスト表示順序で表示を行なう。そのとき、前記設定したリスト表示順序は、登録先の文書管理システムにおけるフォルダ表示とは異なる順序とすることができる。【選択図】  図２０
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
読み込まれた画像を、文書管理システムの所定のフォルダに登録する手段を有する文書登録システムであって、
登録先の文書管理システムに作成された複数のフォルダの情報を取得し、文書登録先としてのフォルダ選択時に、その情報をリスト表示するリスト表示手段と、
前記リスト表示手段によるリスト表示順序を決定するための設定を行なう表示順序設定手段と、を有し、
前記リスト表示手段は、前記設定したリスト表示順序に従い且つ登録先の文書管理システムにおけるフォルダ表示とは異なる順序で前記文書登録先フォルダの表示順序を制御することを特徴とする文書登録システム。
【請求項２】
前記表示順序設定手段は、表示順序を決定するための表示順属性のルールを設定することを有することを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項３】
前記、表示順属性は、固定データならびに可変データを定義可能とし、属性値として固定データが設定された場合は、そのデータ値に応じた表示順制御を行ない、可変データが定義された場合は、そのデータを確定させる手段により可変データを固定データとして更新し、更新されたデータを基に表示順制御を行なうことを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項４】
前記固定データの設定の際は、表示させたい順にフォルダを並べ、一括して表示順属性値を設定することを特徴とする請求項３に記載の文書登録システム。
【請求項５】
前記可変データの設定の際は、表示順属性値としてラベル名を設定し、前記ラベル名に対応する具体的な属性値を、対応する動的データを参照して決定することを特徴とする請求項３に記載の文書登録システム。
【請求項６】
文書管理システム側のフォルダ構成によらず、任意のフォルダ構成でフォルダ表示させることを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項７】
前記文書管理システムに作成されたフォルダのサイズ、および、フォルダ内の文書数等の情報をその文書管理システムから取得する手段を更に有し、
登録先フォルダ表示の際、前記取得した文書数やサイズを表示することを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項８】
読み込まれた画像を、文書管理システムの所定のフォルダに登録する文書登録システムを制御するための文書登録方法であって、
登録先の文書管理システムに作成された複数のフォルダの情報を取得し、文書登録先としてのフォルダ選択時に、その情報をリスト表示するリスト表示ステップと、
前記リスト表示ステップでのリスト表示順序を決定するための設定を行なう表示順序設定手段と、を有し、
前記リスト表示ステップでは、前記設定したリスト表示順序に従い且つ登録先の文書管理システムにおけるフォルダ表示とは異なる順序で前記文書登録先フォルダの表示順序を制御することを特徴とする文書登録方法。
【請求項９】
読み込まれた画像を、文書管理システムの所定のフォルダに登録する文書登録システムを制御するためのコンピュータ実行可能なコンピュータプログラムであって、
登録先の文書管理システムに作成された複数のフォルダの情報を取得し、文書登録先としてのフォルダ選択時に、その情報をリスト表示するリスト表示ステップと、
前記リスト表示ステップでのリスト表示順序を決定するための設定を行なう表示順序設定手段と、を有し、
前記リスト表示ステップでは、前記設定したリスト表示順序に従い且つ登録先の文書管理システムにおけるフォルダ表示とは異なる順序で前記文書登録先フォルダの表示順序を制御するためのプログラムコードを含むことを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１０】
請求項９に記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイルやデバイスからインポートされた画像や、スキャナから読み取った画像の特徴をインデックスとして付加し、画像とインデックスを一緒に任意の文書管理システムに登録する文書登録システムにおいて、上記文書管理システムの任意のキャビネットやフォルダを登録先として指定する際、データベースに設定、登録されたユーザごとに異なるキーワードに基づいてフォルダを並べ替え、フォルダ表示するという制御に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書管理システムでは、文書やフォルダを所定のキーワード順に並べて表示していた（例えば特許文献１）。
【特許文献１】特開平０７−１７５８１１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
上述したような文書管理システムを考慮すると、文書登録システムにおいても、フォルダ表示は作成された日付順や文字コード順等のような、どのユーザに対しても一律のキーワードによって並べ替えて表示すると考えられる。
【０００４】
また、文書管理システムへの登録を「画像の取り込み」と、「属性情報の確認をし、所定のフォルダに収める」などのように作業を複数人で分担して行なっている企業において、属性確認を分担するために複数のフォルダに画像の取り込みを行なう際、文書管理システムや文書登録システム上でフォルダ内の作業状況を確認する術は、文書管理システムで各フォルダを毎回開いて見たり、直接、属性確認担当者に確認したりするしかなかった。
【０００５】
多数のフォルダを作成し、その中から文書を登録するフォルダを選択する際、作業効率を上げるには、目的のフォルダを探すためにフォルダ表示は分かりやすくなければならない。実際の業務での、任意の文書管理システムと上記文書登録システムを連携させたシステム運営において、従来どおりの一律のキーワードでのフォルダの並べ替え表示では、必ずしも便利とは言えず、ユーザ企業ごとに使いやすい表示順が存在するであろうが、従来はこのようにユーザ・企業に応じて並べ替えるようなことは行なえないという問題点があった。例えば、あるユーザ企業が、売上高の高い店舗順や、顧客数の多い店舗順に表示したいとすると、この並べ替え基準はユーザ企業ごとに異なる順番を生成した方が、また、文書管理システムへの登録を作業分担している企業では、画像取り込み先割り振りに不便があった。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明の文書登録システムは、読み込まれた画像を、文書管理システムの所定のフォルダに登録する手段を有する文書登録システムであって、登録先の文書管理システムに作成された複数のフォルダの情報を取得し、文書登録先としてのフォルダ選択時に、その情報をリスト表示するリスト表示手段と、前記リスト表示手段によるリスト表示順序を決定するための設定を行なう表示順序設定手段と、を有し、前記リスト表示手段は、前記設定したリスト表示順序に従い且つ登録先の文書管理システムにおけるフォルダ表示とは異なる順序で前記文書登録先フォルダの表示順序を制御することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明のシステムでは、例えば、各店舗を顧客数順、売上高順、従業員数順等の可変データ、地図順、市町村の人口数順、等の固定データを設定、登録し、各フォルダに表示順属性として設定する。それをもとに並べ替えることで、システムを運営する各企業の業務内容に沿ってフォルダの並べ替えを行ない、業務の効率を上げる。また、フォルダ内の文書数表示により、分担作業時の画像取り込み先の割り振りが容易にできる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
（実施例１）
以下、図面を用いて本発明の実施例について説明する。
【０００９】
図１は、本提案による文書登録システムでのリリース部のフォルダ表示例を示す。
【００１０】
ここでは、本提案によるフォルダ並べ替えの具体例を示す。従来の技術では、（２）のフォルダ表示のような文字コード順、また、作成日時順等の、全ユーザに対して一律のキーワードでのフォルダの並べ替え表示であった。
【００１１】
（１）は、文書管理システムからフォルダ情報を取得し、フォルダ表示した画面例である。（１）のウインドウには、基準情報というボタンを設定し、それを選択することで、（２）のような新しいウインドウが表示され、ユーザ企業ごとに異なる売上高順や顧客数の多い店舗順等の基準情報を設定、選択できるようにする。（２）のＯＫボタンを押すと、選択された基準情報に該当するデータベースを参照し、それに従って、（３）のようにフォルダが並べ替えられて表示される。
【００１２】
図２は、本提案による文書登録システムを導入したネットワークシステム構成図を示す。
【００１３】
ここでは、ネットワーク上に次のリソースを配置されている。
【００１４】
ユーザ（１００、１０１、１０２）
ファクス受信、スキャナ機能を有するデバイス（１１０）
本発明による文書登録システム（１２０）
ファイルサーバ（１３０）
文書管理システム（１４０）
各ユーザは、ファイルサーバ、文書管理システムを用いて、各種文書の共有を図っている。文書の種類としては、一般的な文書作成アプリケーションによって作成される文書、スキャナで読みこまれた文書、ファクス受信された文書等各種混在している。
【００１５】
ファイルサーバ１３０では、一時的に使用される文書を中心に管理され、文書管理システム１４０では、長期に渡り保存が必要な文書を中心に管理され、必要な時に所定の文書を検索できるようになっている。
【００１６】
ここで、文書登録システム１２０は、デバイスサイドで生成される文書（ファックス受信文書、スキャナ読取文書等）、ファイルサーバで管理された文書を、所定のルールで自動的に文書管理サーバに登録する機能、文書取得時、文書解析時に得られる情報をもとに、検索情報として有効な情報を属性情報、検索情報として文書管理システムに登録する機能等をもたせることで、文書管理業務を支援するシステムとなっている。
【００１７】
また、手動で、各種属性情報を付加して文書管理システムに文書を登録させる機能、すでに文書管理システムに登録された文書の属性情報等を再編集できる機能等を提供している。
【００１８】
図３は、文書登録システム１２０におけるシステムブロックを示した図である。
【００１９】
＜文書入力処理＞
まず、文書入力処理部について説明する。
【００２０】
１１０はファクス受信、スキャナ機能を有するデバイスであり、デバイス制御部２１０により文書データ等のハンドリングがなされる。
【００２１】
デバイス制御部２１０においては、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信される文書データを受け取ったりする処理がなされる。
【００２２】
１３０はファイルサーバ等における文書が格納されたフォルダであり、フォルダ制御部２１２により文書データ等のハンドリングがなされる。
【００２３】
フォルダ制御部２１２においては、所定のフォルダを例えば定期的に監視し、文書の取得処理等を行なっている。
【００２４】
２０１は本システムにおける操作部となっており、各種システムの設定、操作を行なえるようになっているが、さらに、文書データをインポートする形態で、２１４ファイル制御部において、入力処理させることができるようになっている。
【００２５】
２２０は入力制御部であり、前記各種形態に対応した文書入力処理制御部を、同等のインターフェースによって制御できるようになっている。
【００２６】
＜システム内部処理＞
次に、システム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２７】
２２１は、ジョブ制御部であり、後述するジョブの処理を行なう。
【００２８】
２２２は、文書データ処理部であり、画像フォーマット変換処理等を行なう。
【００２９】
２２３は、インデクス処理部であり、後述するインデクス処理に関する制御を行なう。
【００３０】
２２４は、データ管理部であり、後述するテンプレート、ワークシート、ジョブ等に関するデータを２５０のデータエリアに保存、管理する。
【００３１】
２２５は、ＯＣＲ制御部であり、２５１に示す辞書データを用いて文字認識の精度を向上させている。
【００３２】
２２６は、フォーム解析部であり、２５２に示すフォームデータを管理、運用することで、各種フォーム、例えば帳票フォーマットの違い等を自動的に識別できるようになっている。
【００３３】
２４０は、メール処理部であり、主に、自動的に文書登録処理を行なう際に、あらかじめ登録されたあて先にその結果を通知するために使用される。
【００３４】
＜文書管理システムアクセス＞
続いて、文書管理システムとのインターフェース部について説明する。
【００３５】
２２７は、文書管理システム制御部であり、文書管理システム１４０の種類に応じて提供されるアクセス制御部２３０を介して、文書、属性登録なり、すでに登録された文書属性なりの処理を行なう。また、２５５に登録された並び替え基準に従って、文書管理システムから情報取得してきたフォルダを文書登録システムで表示する。
【００３６】
２５３では、文書管理システムにアクセスするにあたって必要なアクセスデータを管理し、
２５４では、文書管理システムへ登録するデータを一時的に保存するデータエリアであり、文書登録時に、所定の画像変換等の文書データ処理が必要な場合、このエリアをバッファとして管理運用される。
【００３７】
図４は、本システムを運用する際の、基本操作フローを示す図である。
【００３８】
＜基本的処理＞
まず、手動で文書を取得と、インデックス（属性情報）入力を行ない、それらを文書管理システムに登録する基本的な流れを説明する。
【００３９】
Ｓ１００で、後述するテンプレートの作成、登録を行なう。このテンプレートにおいて、文書登録対象となる文書管理システムのアクセス情報、管理されるスキーマ情報が管理される。
【００４０】
Ｓ１０１で、作成されたテンプレートを元に、後述するワークシート作成、登録を行なう。
【００４１】
このワークシートにおいて、実際に属性登録を行なうフィールド等を設定する。また、本システムにおいては、取得した文書の管理、文書に対して付加する属性情等は、このワークシートを管理テーブルとして一連の処理が実行、管理されるようになっている。
【００４２】
Ｓ１０２で、作成されたワークシートを表示させる。
【００４３】
Ｓ１０３で、文書入力が実行されると、Ｓ１０４で、ワークシート上にその情報が登録管理され、Ｓ１０５で、必要なインデクス（属性）情報の入力、管理を行なう。
【００４４】
Ｓ１０６で、更に文書入力を行なう必要がある場合は、Ｓ１０３に処理を遷移させ、所定の文書を取得したならば、Ｓ１０７で、一連の処理で取得、設定したデータを、文書管理システムへ登録処理する。
【００４５】
＜ワークシート選択による処理＞
すでに、ワークシートが登録されている場合、Ｓ１１０で、所定のワークシートを選択し、前述のＳ１０２の処理へ遷移する。
【００４６】
＜入力ボタンを用いた処理＞
すでに、入力起動ボタン設定がなされている場合は、Ｓ１２０で、その入力ボタンを押下することにより、Ｓ１２１で、設定された条件に応じた文書取得処理が行なわれる。
【００４７】
さらに、Ｓ１２２で、各文書に応じて必要なインデックス入力をまとめで行なうことにより、Ｓ１２３で、一連の処理で取得、設定したデータを、文書管理システムへ登録処理する。
【００４８】
＜ジョブ実行処理＞
すでに、ジョブが登録されている場合は、Ｓ１３０で、登録されているジョブを選択し、Ｓ１３１で、所定のジョブを実行させることができるようになっている。
【００４９】
図５は、テンプレート作成処理フローを示す。
【００５０】
Ｓ２００で、まず運用する文書管理システムへ接続させる。
【００５１】
Ｓ２０１で、文書を格納させるフォルダ等に設定されているスキーマ情報（検索用インデックスとして運用可能な情報）等を取得する。
【００５２】
Ｓ２０２で、文書管理システムへの接続情報なり、スキーマ情報を一括管理するテンプレートとして、識別情報（テンプレート名）を付加して保存する。
【００５３】
図６は、ワークシート作成処理フローを示す。
【００５４】
ここでは、先に作成されたテンプレートに対して、実際の運用を行なうためのワークシートの作成、登録を行なう。
【００５５】
Ｓ３００で、まず運用対象の文書管理システム情報が管理されたテンプレートを選択する。
【００５６】
Ｓ３０１で、テンプレートにて管理された元のスキーマ情報に対して、運用上必要のないものがあれば、そのフィールド選択等の編集を行なえるようになっている。
【００５７】
Ｓ３０２で、その編集作業を行なえるようになっているが、場合によっては、領域（フィールド）の拡張を指示できる。
【００５８】
Ｓ３０３で、所定の設定等を確認して内部的にワークシート作成処理を行ない、Ｓ３０４で、識別情報（ワークシート名）を付加して保存する。
【００５９】
図７は、フォーム登録処理フローを示す。所定のフォームのタイプを解析するために、基準となるフォームデータをここで登録処理する。
【００６０】
Ｓ４００で、フォーム解析時の、基準となるイメージを取得する。
【００６１】
Ｓ４０１で、各種フォームを管理するフォーム管理シート上に、先に入手したイメージデータを登録させ、その管理下におく。
【００６２】
Ｓ４０２で、実際のフォーム解析処理をするフォーム解析部２２６にデータを渡し、所定の解析処理を行ない、必要なデータをフォームデータとして２５２で管理する。
【００６３】
Ｓ４０３で、新規追加されたフォームデータを識別情報（フォーム登録名）を付加して保存する。
【００６４】
図８は、エリア登録処理フローを示す。ここでは、画像データ上に所定のエリアを指定し、その内部を文字認識なりバーコード認識なりさせる設定フローを示している。
【００６５】
Ｓ５００では、まず基準となるフォームを選択する。
【００６６】
Ｓ５０１では、解析対象とする領域指定を行ない、
Ｓ５０２では、そのエリアの解析モードを指定する。ここでの解析モードは、基本的には、より認識率を向上させるための詳細な条件を設定する。英文、和文の指定、バーコード認識等の解析エンジンの指定等も合わせてここで、エリア毎に指定可能になっている。
【００６７】
Ｓ５０３では、他のエリア指定が必要ならば、Ｓ５０１に遷移させる。
【００６８】
Ｓ５０４では、ここで設定されたデータを、フォーム登録データに対する付加情報として登録させている。
【００６９】
図９は、入力起動ボタン設定処理フローを示す。入力起動ボタンは、各種データソースからの入力処理を、ボタン押下により一括処理させるためのものであり、ここでは、その動作設定処理について示している。
【００７０】
Ｓ６００では、まずワークシートを選択する。Ｓ６０１では、入力ソースを選択する。
【００７１】
Ｓ６０２は、スキャナ入力の場合である。このときは、Ｓ６０３で、スキャナに対する各種読取モードを設定する。
【００７２】
Ｓ６０４は、フォルダ入力の場合である。このときは、Ｓ６０５で、フォルダに対するアクセス権設定なり、フォルダに対するアクセス条件（ポーリング間隔等）の設定をする。
【００７３】
Ｓ６１０では、設定された条件を登録する。設定条件に応じて、ボタン名等を変えることにより、複数のボタンを使い分けて運用することができるようになっている。
【００７４】
図１０は、入力起動ボタン処理フローを示す。
【００７５】
ここでは、設定された入力起動ボタンを押下時の、処理フローについて示している。
【００７６】
Ｓ７００では、まず設定モードを確認する。
【００７７】
Ｓ７１０は、スキャナ設定された場合の処理であり、Ｓ７１１で所定の条件に従ったスキャンを行ない、Ｓ７１２でワークシートへの文書保存までを行っている。
【００７８】
Ｓ７２０は、フォルダ入力設定された場合の処理であり、Ｓ７３１で所定の条件に従ったフォルダの内容のチェックを行ない、その結果、Ｓ７２３で文書の存在が確認された場合は、Ｓ７２３で文書取得を行ない、Ｓ７２４でワークシートへ文書保存する。
【００７９】
Ｓ７２５は、定期的にフォルダ入力の確認を行なう設定時の処理であり、中止が指示された場合は、処理を中断し、そうでなければ、再度Ｓ７２１に遷移し、定期的に指定フォルダの内容を確認処理する。
【００８０】
図１１は、インデクシング処理フローを示す。ここでは、インデクス処理全般に渡る処理フローについて示している。
【００８１】
Ｓ８００では、自動処理か否かで処理を分岐している。自動処理の場合は、Ｓ８１５へ処理を遷移させ、そうでない場合は、順次ワークシート、フォームの選択をする。
【００８２】
Ｓ８０１では、まずワークシートの選択を行なう。
【００８３】
Ｓ８０２では、そのまま手動でインデックス情報を入力する場合、Ｓ８０３で手動でのインデックス入力をし、Ｓ８０４でまだ処理すべき文書があればＳ８００に戻り、なければ処理を終了する。
【００８４】
Ｓ８１０では、自動フォーム検出機能を利用するか否かで処理が分岐され、Ｓ８１１でフォーム検出処理を行った結果、所定のフォームが検出された場合はＳ８１２からＳ８２０に処理を遷移させ、自動フォーム検出機能を利用しない場合、フォーム検出できなかった場合は、Ｓ８１３において、手動で所定のフォームを選択する。
【００８５】
Ｓ８２０では、まず解析対象のエリアの有無を確認する。
【００８６】
Ｓ８２１では、当該文書におけるすべての設定されたエリアの処理が終了していれば、Ｓ８０４に遷移し、次文書の処理に移行する。
【００８７】
Ｓ８２２では、所定の設定に準拠したエリア解析する。
【００８８】
Ｓ８２３では、その結果により処理が分岐する。異常終了した場合は、Ｓ８２４で、まず自動処理モードかを判断して、自動処理モードでなければＳ８２５で手動入力させ、自動処理モードの場合は、暫定処理を行なう。暫定処理としてはＮＧマークをつけたり、デフォルトとして規定した値を設定したりすることができるようになっている。
【００８９】
Ｓ８３０では、エリア処理した結果を一旦保存し、Ｓ８２０へ処理を遷移させることで、一連の処理を継続処理させるようになっている。
【００９０】
Ｓ８１５は、自動インデクス処理の前処理である。ワークシート自体はあらかじめ設定されていることを前提としているが、フォーム自体もあらかじめ設定されている場合は、そのままＳ８１６でＯＫとなり、Ｓ８２０に処理が遷移される。フォームを自動選択させる設定になっている場合は、この前処理においてフォーム検出処理をする。所定のフォームが検出された場合は、Ｓ８１６でＯＫとなり、Ｓ８２０に処理が遷移されるが、検出されなかった場合は、Ｓ８１７の後処理に遷移し、処理ができなかった文書として、ワークシート上に当該文書が管理されて、次文書の処理として、Ｓ８０４に処理が遷移される。
【００９１】
図１２は、リリース（データ登録）処理フローを示す。ここでは、文書情報等を、文書管理システムへのデータ登録処理について示している。
【００９２】
Ｓ９００では、自動リリースか否かで処理を分岐している。
【００９３】
Ｓ９０１は、自動リリースの場合の処理であり、まず所定の設定情報を取得し、Ｓ９０２で所定の文書管理システムの格納フォルダへ接続処理を行ない、Ｓ９２０に処理を遷移させる。
【００９４】
Ｓ９１０は、自動リリースでない場合の処理であり、まずワークシート上に管理されている文書から、登録対象の文書の選択、登録後の文書の扱い（削除するか否か、等）を設定できるようになっている。
【００９５】
Ｓ９１１では、設定された文書管理システムへログイン処理し、文書を格納するフォルダを指定する。
【００９６】
Ｓ９１２では、文書登録時のオプション設定ができるようになっており、文書登録処理に関する実行ログをとる指定をしたり、文書登録時の文書フォーマットの変換設定をしたりできるようになっている。
【００９７】
Ｓ９２０は、文書管理システムへ登録する文書情報等を一旦内部の出力用データエリア２５４に保存する処理であり、
Ｓ９３０は、フォーマット変換、もしくは、イメージデータのＯＣＲ解析結果を付加する処理等が指示された場合の処理であり、設定条件に従って、Ｓ９３１で所定の画像処理等を行なう。
【００９８】
Ｓ９４０で、準備された文書データ等を、所定の文書管理システムのフォルダへ登録処理を行ない、
Ｓ９５０において、文書登録後の文書削除指示がなされていた場合、Ｓ９５１においてその処理を行ない、全体の処理を終了する。
【００９９】
図１３は、ジョブ作成処理フローを示す。ここでは、各種処理を一括処理するためのジョブの設定を行なう手順を示している。
【０１００】
Ｓ１０００は、自動文書取得ジョブ設定の場合であり、Ｓ１００１において、使用するワークシートの設定、ならびにスキャナなり、フォルダからの文書取得のために必要な設定を行なう。
【０１０１】
Ｓ１０１０は、自動インデクスジョブ設定の場合であり、Ｓ１０１１において、ワークシート、フォーム等、インデクス処理を自動的に処理するのに必要な項目を設定する。
【０１０２】
Ｓ１０２０は、自動リリース（文書登録）ジョブ設定の場合であり、Ｓ１０２１において、処理の対象となるワークシート、文書登録先（フォルダ）、文書の扱い等、自動リリース処理するのに必要な情報を設定する。
【０１０３】
Ｓ１０３０では、前記設定情報を、識別情報（ジョブ名）を付加して保存する。
【０１０４】
なお、ジョブとしては、前記各種ジョブを複数組み合わせた形態で定義、実行できるようになっている。
【０１０５】
図１４は、ジョブ実行処理フローを示す。ここでは、作成されたジョブの実行のあり方を示している。
【０１０６】
Ｓ１１００では、まずジョブを選択する。
【０１０７】
Ｓ１１０１では、そのジョブを起動する。
【０１０８】
Ｓ１１００は、自動文書取得ジョブが設定されている場合の処理であり、Ｓ１１１１で設定に従った文書取得処理を行ない、Ｓ１１１２で、読み取った文書をワークシート上に管理、保存する。
【０１０９】
Ｓ１１２０は、インデックスジョブが設定されている場合の処理であり、Ｓ１１２１において、設定された条件に従って自動インデクス処理をする。
【０１１０】
Ｓ１１３０は、自動リリース（文書登録）ジョブが設定されている場合の処理であり、Ｓ１１３１において設定された条件に従って自動リリース処理をする。
【０１１１】
文書取得から、文書登録までをジョブに設定することで、一連の処理を一括処理させることが可能になっている。
【０１１２】
図１５は、拡張されたデバイス制御部のブロック図を示す。本システムにおいては、デバイス側から文書を取得する方式として、各種形態に柔軟に対応できるようになっている。
【０１１３】
デバイス制御部Ａ（２１０）は、デバイス側にアクセスして、文書を取得する形態に対応させている。この制御部を用いて、同等のアクセス方式に対応した複数デバイス（１１０，１１１）から文書データを取得できるようになっている。
【０１１４】
デバイス制御部Ｂ（２１１）は、デバイス側からのアクセスにより、文書を取得する形態に対応させている。この場合も、同等のアクセス方式に対応した、任意のデバイス（１１２，１１３）から、文書を取得できるようになっている。
【０１１５】
また、この形態の場合、独自にデータフォルダ３００を設けて、複数のデバイスからの同時の文書転送処理に対応している。更には、このデータフォルダを、階層を有するフォルダとして構成することを可能として、デバイス側からフォルダパスを指定しての文書転送処理も可能としている。
【０１１６】
なお、この場合のアクセスプロトコルとして、汎用的なファイル転送プロトコルを採用することにより、デバイス側の対応を容易にし、一般のコンピュータからも文書転送させることも可能になる。
【０１１７】
更には、それぞれの場合において、独自の手順により、文書データ以外にも、当該文書データに関連した付加（属性）情報（例えば、各文書のオーナー情報、ファクス受信文書なら送信元情報等）を取得し、そのデータをシステム内で運用できる手段も用意している。
【０１１８】
なお、独自の手順によらずとも取得可能な接続デバイスに関する情報も、複数のデバイスを入力デバイスとするとき、文書に対する付加情報として利用できるようになっている。
【０１１９】
入力制御部２２０においては、各デバイス制御部から取得された文書データ等のデータを、統一的にハンドリングできるようになっている。
【０１２０】
図１６は、拡張された文書管理システム制御部のブロック図を示す。
【０１２１】
本システムにおいては、市場に存在する各種文書管理システムに対して、デバイス等から取得される文書データ、ならびにその付加情報を登録できるようなシステムを柔軟に構成できるようになっている。
【０１２２】
ここでは、文書管理システムＡ（１４０）に対しては、アクセス制御部Ａ（２３０）、文書管理システムＢ（１４１）に対しては、アクセス制御部Ｂ（２３１）を提供し、それぞれの文書管理システムに対応した例を示している。
【０１２３】
文書管理システムの種類によって、そのアクセス手段なり、扱える文書のファイル形式が異なっているのが一般的である。
【０１２４】
ここでは、各文書管理システムをアクセス、運用するにあたって必要な情報を、２５３において管理データとして管理し、システム内データとして運用されるようになっている。
【０１２５】
図１７は、リリース処理部詳細フローを示す。
【０１２６】
ここでは、文書管理システムへの文書データ等の登録（リリース）処理に関して補足する。
【０１２７】
Ｓ１２００は、リリース処理を開始するにあたっての初期設定処理であり、終了通知の要否の確認、終了通知先の情報取得処理等を行なう。
【０１２８】
Ｓ１２１０は、データ登録すべきデータの有無の確認処理であり、無ければＳ１２２０へ処理を遷移する。
【０１２９】
Ｓ１２１１では、文書管理システムへのデータ登録処理であり、Ｓ１２１１で選択したフォルダへデータを登録する。
【０１３０】
Ｓ１２１２では、その結果に応じて、ＯＫならばＳ１２１０へ、ＮＧならばＳ１２１４へ処理を遷移させる。
【０１３１】
Ｓ１２１３は、文書管理システムへのデータ登録がエラーした場合の処理であり、ここでは登録エラー文書として所定のワークシート上に文書等のデータを再登録し、追って手動による再登録処理ができるようになっている。
【０１３２】
Ｓ１２２０では、終了通知の要否を判断し、必要なければ処理を終了する。
【０１３３】
Ｓ１２２１では、データ登録処理の結果を確認し、エラーがなければあらかじめ登録された登録通知者あて先へ、メールにて新規に文書登録された旨通知処理を行ない、エラーが発生した場合は、あらかじめ登録されたエラー通知者あて先へ、エラー情報を通知処理されるようになっている。
【０１３４】
図１８は、自動文書処理フローを示す。ここでは、デバイス等から送られてくる文書データを、自動的に文書登録までの処理をさせるフローに関して説明する。
【０１３５】
Ｓ１３００では、後述する自動文書処理フローを実行するにあたって、事前に必要となる各種設定をし、この自動文書処理ルーチンの起動を行なう。
【０１３６】
ここで行なう設定項目には、文書入力処理に関する設定、フォーム登録処理用に運用されるフォルダ、運用される属性の設定、ならびに各属性に対応した処理を行なうためのワークシートの設定、自動インデクスを行なうために運用されるフォームの設定等がある。
【０１３７】
なお、運用される属性の例としては、デバイスの種類、フォルダパス（ファイルサーバ１３０、デバイス制御部用データフォルダ３００）、文書のオーナー情報、ＦＡＸ受信文書における送信元情報、所定のエリア解析結果、などがある。
【０１３８】
Ｓ１３０１では、文書入力の確認を行なっている。ここでは、デバイスからデバイス制御部経由で入力される文書データ、デバイス等からフォルダ制御部経由で入力される文書データを統一的に扱えるようになっている。
【０１３９】
Ｓ１３０２では、入力が確認された文書が、どのルートで入ってきたかをまず確認し、Ｓ１３１０で、フォーム登録用フォルダからの文書と確認されれば、Ｓ１３１１で、自動的にフォーム登録用処理部を起動し、フォーム登録処理ができるようになっている。
【０１４０】
Ｓ１３２０では、各種属性情報の解析をし、得られた属性情報に対応した処理が定義されているか否かを確認する。
【０１４１】
属性情報としては、入力制御部２２０の処理で、すでに得られる情報と、この段階で自動インデクス処理に相当する処理を呼んで、フォーム解析してターゲットとする所定のエリアから得られる情報がある。
【０１４２】
Ｓ１３２１では、もし対応する処理が検出されなかった場合に、Ｓ１３２３で当該文書一時保存処理し、追って手動で処理できるようになっている。
【０１４３】
この後は、Ｓ１３２４で、自動リリース処理に必要な情報を設定し、Ｓ１３３０で、必要に応じて自動インデクス処理を行ない、Ｓ１３４０で、自動リリース処理を行ない、Ｓ１３５０で、自動文書処理の終了要求がなされていれば処理を終了させ、そうでなければ、Ｓ１３０１に戻り、処理を継続する。
【０１４４】
図１９は、リリース先選択処理フローを示す。
【０１４５】
ここでは、文書管理システム側のフォルダを登録先として選択する処理のフローを説明する。
【０１４６】
Ｓ１３６０で、まず文書管理システムにログインする。
【０１４７】
Ｓ１３６１では、文書管理システムからフォルダ情報（サブフォルダ、サイズ、登録済みの文書数等）を取得する。
【０１４８】
Ｓ１３６２では、並べ替え基準情報データベースを参照し、文書管理システムから情報取得したフォルダに対して、以前に並び替えの基準情報名を登録したか否かで分岐する。Ｙｅｓの場合は、Ｓ１３６３へ移行し、Ｎｏの場合はＳ１３６５に移行する。
【０１４９】
Ｓ１３６３では、現在開いているフォルダに対して、並び替えの基準情報名をフォルダ属性情報として設定し、Ｓ１３６４で登録する。
【０１５０】
Ｓ１３６５では、すでにフォルダ属性情報として基準情報名が登録されているフォルダに対して、基準情報名を変更するか否かにより分岐する。Ｙｅｓの場合はＳ１３６３に移行し、Ｎｏの場合はＳ１３６６へ移行する。
【０１５１】
Ｓ１３６６で、並べ替え基準情報データベースの基準情報名の中で、現在開いているフォルダ属性情報に設定された基準情報名と一致するものを参照し、その基準情報とサブフォルダを対応付ける。
【０１５２】
Ｓ１３６７で、Ｓ１３６６で対応付けられた基準に従ってサブフォルダの並べ替えを行なう。
【０１５３】
Ｓ１３６８では、並べ替えたフォルダとフォルダサイズ、フォルダ内文書数を表示する。
【０１５４】
Ｓ１３６９では、リリース先としてフォルダを選択する。
【０１５５】
図２０は、並べ替え基準項目の新規登録・変更処理フロー図を示す。ここでは、フォルダの並ベ替え表示の際に基準となる情報をデータベースに設定、登録、変更する処理のフローを示す。
【０１５６】
Ｓ１３７０では、まず並び替え基準情報を新規に登録するか否かを判断する。既に登録済みの並び替え基準情報の内容を変更するならば、Ｓ１３７２へ移行する。
【０１５７】
Ｓ１３７１で、フォルダ属性情報として扱われる新規基準情報名を設定し、Ｓ１３７２では、並べ替えの際に参照するための具体的な基準情報（ルール）を設定する。
【０１５８】
Ｓ１３７３では、設定した基準情報を並べ替えて、Ｓ１３７４で、設定内容の確認をし、ＮＯであればＳ１３７１に戻ってやり直す。ＯＫであればＳ１３７５へ移行し、登録する。
【０１５９】
以上説明したように本発明によれば、フォルダ表示が各企業の業務内容に沿った形で行なわれ、視覚的に分かりやすくなるため、登録先フォルダの選択が容易に行なえるようになり、業務の効率があがるという効果がある。
【０１６０】
また、文書管理システムへの登録を作業分担している企業においては、フォルダ内の文書数が表示されるため、画像取り込み先の割り振りが容易にできる。
【０１６１】
（その他の実施例）
なお、上述したような本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１６２】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１６３】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０１６４】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１６５】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。
【０１６６】
その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１６７】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１６８】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１６９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１７０】
【図１】リリース部のフォルダ表示例
【図２】システム構成図
【図３】システムブロック図
【図４】基本操作フロー図
【図５】テンプレート作成処理フロー図
【図６】ワークシート作成処理フロー図
【図７】フォーム登録処理フロー図
【図８】エリア登録処理フロー図
【図９】入力起動ボタン設定処理フロー図
【図１０】入力起動ボタン処理フロー図
【図１１】インデクシング処理フロー図
【図１２】リリース処理フロー図
【図１３】ジョブ作成処理フロー図
【図１４】ジョブ実行処理フロー図
【図１５】拡張されたデバイス制御部のブロック図
【図１６】拡張された文書管理システム制御部のブロック図
【図１７】リリース処理部詳細フロー図
【図１８】自動文書処理フロー図
【図１９】リリース先選択処理フロー図
【図２０】並べ替え基準項目の新規登録・変更処理フロー図
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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