(57)【要約】【課題】複数の画像データもしくは複数の文書データが入力された場合に、各データと対応した各識別情報を参照付けして多様なデータ管理を行うこと。【解決手段】本発明は、画像データもしくは文書データを入力する入力手段と、入力手段で入力した画像データもしくは文書データを識別情報と対応させて記憶する記憶部１と、識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成部４と、キー文書を必要に応じて用紙に印刷出力する出力手段とを備えており、入力手段によって複数の画像データもしくは複数の文書データが入力された場合、各画像データもしくは各文書データと識別情報とを対応させるとともに、その各識別情報を参照付けして管理する情報処理装置である。【選択図】図１
2006091962.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データもしくは文書データを入力する入力手段と、
前記入力手段で入力した前記画像データもしくは前記文書データを識別情報と対応させて記憶する記憶手段と、
前記識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成手段と、
前記キー文書を必要に応じて用紙に印刷出力する出力手段と、
前記記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データに対して特定の画像データもしくは文書データ間の参照付けを行う参照付け手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記参照付け手段は、前記キー文書を用いて参照付けする文書を特定する
ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記入力手段によって入力した複数のキー文書のうち１つ目と対応する画像データもしくは文書データが参照元、２つ目以降と対応する画像データもしくは文書データが前記参照元に対応する参照先となっている
ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記記憶手段に前記識別情報と対応させて前記画像データもしくは前記文書データが正常に記憶されたか否かのメッセージを通知する通知手段を備えている
ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記複数のキー文書が入力された場合、前記各識別情報についての参照付けが正常に行われたか否かのメッセージを通知する通知手段を備えている
ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項６】
参照元文書に対応したキー文書を入力することで、その参照元文書と参照付けされている参照先文書を前記記憶手段から取り出す抽出手段を備える
ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項７】
外部の端末から電子キー文書を受け取って、その電子キー文書から識別情報を取得する識別情報取得手段と、
前記識別情報取得手段で取得した識別情報に基づき、その識別情報と対応して記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データを抽出するとともに、その識別情報と参照付けされた別の識別情報と対応して記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データを抽出するデータ抽出手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項８】
前記識別情報取得手段による前記識別情報の取得が正常に行われたか否かのメッセージを通知する通知手段を備えている
ことを特徴とする請求項７記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記別の識別情報と対応して記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データを前記データ抽出手段にて抽出できたか否かのメッセージを通知する通知手段を備えている
ことを特徴とする請求項７記載の情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像データや文書データを識別情報と対応付けして記憶しておき、この識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書に基づき画像データや文書データの管理を行う情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書を印刷する際に、印刷対象とした印刷画像データを文書識別子と関連付けて文書記憶部に記憶し、印刷画像データにこの文書識別子をコード化した情報をつけて印刷することで文書管理を行う技術が開示されている（例えば、特許文献１、特許文献２参照。）。
【０００３】
この技術では、コード化された印刷文書を複写機等のスキャナで読み取った際、その印刷文書のコピーを行うのではなく、印刷文書からコード化されたデータを解析して、文書識別子を抽出し、文書識別子と関連付けられた印刷画像データを文書記憶部から読み出して印刷する。これにより、複写原稿から更なる複写を行う場合でも最初の印刷画像データを読み出して印刷できるため、画質劣化を抑制できるメリットがある。
【０００４】
【特許文献１】特開２００１−１０３２００号公報
【特許文献２】特開２００３−１３４３２５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ここで、文書を管理する場合には、一つの文書からそれに関連する文書を取り出したい場合や、後から登録した文書を前に登録した文書と関連付けて管理したい場合がある。上記従来技術では、コード化された文書からアクセスできる文書は、登録時に文書識別子と関連付けられて記憶した印刷画像データのみである。したがって、一度登録した文書を後から別の文書と関連付けて管理したり、あとから分類分けを行うようなことができない。また、文書の登録時や文書の読み出し時にユーザに対してその処理結果を通知する手段がなく、ユーザは文書が正常に登録されたのか、または正常に読み出すことができるのかといった処理結果を知ることができないという問題が生じている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明はこのような課題を解決するために成されたものである。すなわち、本発明は、画像データもしくは文書データを入力する入力手段と、入力手段で入力した画像データもしくは文書データを識別情報と対応させて記憶する記憶手段と、識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成手段と、キー文書を必要に応じて用紙に印刷出力する出力手段と、記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データに対して特定の画像データもしくは文書データ間の参照付けを行う参照付け手段とを備える情報処理装置である。
【０００７】
また、本発明は、外部の端末から電子キー文書を受け取って、その電子キー文書から識別情報を取得する識別情報取得手段と、識別情報取得手段で取得した識別情報に基づき、その識別情報と対応して記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データを抽出するとともに、その識別情報と参照付けされた別の識別情報と対応して記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データを抽出するデータ抽出手段とを備える情報処理装置である。
【０００８】
このような本発明では、複数の画像データもしくは複数の文書データが入力された場合に、各画像データもしくは各文書データと識別情報とを対応させ、その各識別情報を参照付けして管理するため、ある識別情報と対応した画像データもしくは文書データを読み出すことで、この識別情報と参照付けされた別の識別情報と対応する画像データもしくは文書データを読み出すことができる。
【０００９】
また、本発明は、記憶手段に識別情報と対応させて画像データもしくは文書データが正常に記憶されたか否かや、複数の画像データもしくは複数の文書データが入力された場合、各識別情報についての参照付けが正常に行われたか否か、また、識別情報の取得が正常に行われたか否かや、別の識別情報と対応して記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データをデータ抽出手段にて抽出できたか否かのメッセージを通知する通知手段を備えているものでもある。
【００１０】
この通知手段によって、画像データや文書データの登録処理、参照付け処理、読み出し処理など各種の処理が正常に行われたか否かをユーザに伝えることができるようになる。
【発明の効果】
【００１１】
したがって、本発明によれば、複数の画像データや文書データを参照付けした状態で管理できるため、一つの識別情報に基づく画像データもしくは文書データの抽出のほか、その識別情報と参照付けされた別の識別情報に基づく画像データもしくは文書データを抽出することができるようになる。また、各種動作に関するメッセージを通知できるため、ユーザに対して処理が正常に行われたか否かを容易かつ確実に認識させることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態を図に基づき説明する。本実施形態に係る情報処理装置は、画像データや文書データを識別情報（文書ＩＤ）と対応付けして記憶しておき、この文書ＩＤを含むコード情報が付加されたキー文書に基づき画像データや文書データの管理を行うものである。特に、本実施形態では、キー文書として用紙に印刷されるもののほか、キー文書を電子データにした電子キー文書を生成し、この電子キー文書によって画像データや文書データにアクセスできる点、および複数の画像データや文書データの登録を行うにあたり、一の画像データもしくは文書データと他の画像データもしくは文書データとを参照付けすることで、一の画像データもしくは文書データの抽出とともに、その一の画像データもしくは文書データと参照付けされた他の画像データもしくは文書データを抽出できる点に特徴がある。
【００１３】
図１は、本実施形態に係る情報処理装置で電子文書を登録する際の構成を説明する模式図である。本実施形態の情報処理装置で電子文書を登録するための構成としては、電子文書等を格納するハードディスク等の記憶部１と、電子文書と対応させた文書ＩＤを生成する文書ＩＤ生成部２と、文書ＩＤを含むコード情報を生成するコード生成部３と、コード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成部４と、紙のキー文書を印刷する出力部（ここではコピー、ファクシミリ、プリンタ等の複数機能を有する複合機５）を用いる。
【００１４】
電子文書はパーソナルコンピュータ等のクライアント端末で実行されるアプリケーションソフトウェアで生成される文書データ（以下の説明で「文書データ」には画像データも含まれるものとする。）であり、例えばＷｏｒｄやＥｘｃｅｌ、Ｐｏｗｅｒｐｏｉｎｔ（いずれもマイクロソフト社の商標）、テキストデータからなる。
【００１５】
電子文書の登録を行うには、先ず、パーソナルコンピュータ等のクライアント端末で電子文書からリポジトリ文書を生成する。リポジトリ文書は画面表示と印刷レイアウトとが対応した文書データであり、ＰＤＦ（アドビ社）やＸＤＷ（ゼロックス社）等の形式から成るものである。リポジトリ文書はコード情報が埋め込まれたキー文書を生成する際、データの取り扱いが容易となるため、電子文書の登録もこのリポジトリ文書の形式として取り扱うのが好ましい。
【００１６】
リポジトリ文書を生成した後は、クライアント端末からサーバとなる情報処理装置にリポジトリ文書を例えばネットワーク経由で転送する。情報処理装置はネットワーク経由で転送されたリポジトリ文書を図示しない情報入力部で受け取り、文書ＩＤ生成部２でクライアント端末から転送されたリポジトリ文書に対応した文書ＩＤを付与する。文書ＩＤと、これに対応したリポジトリ文書はオリジナル文書テーブルとして記憶部１に記憶される。
【００１７】
次いで、生成した文書ＩＤを含むコード情報をコード生成部３で生成する。コード情報としては、２次元バーコードのように可視的なものでも、画像や背景に埋め込まれる不可視的なものであってもよい。コード生成部３でコード情報を生成した後は、このコード情報が電子キー文書生成部４に送られる。そして、ここでコード情報が付加されたキー文書の電子データ、すなわち電子キー文書が生成される。
【００１８】
生成された電子キー文書は、登録対象となる電子文書を転送してきたクライアント端末に図示しない送信手段によって送られる。また、複合機５に電子キー文書の電子データに基づくプリント用データが送られ、用紙にキー文書を印刷出力することで紙のキー文書が生成される。なお、この紙のキー文書は必要に応じて印刷されてばよく、電子キー文書のみで管理する場合には印刷しなくてもよい。
【００１９】
このような各構成の処理によって、クライアント端末で生成した電子文書を記憶部１に登録し、この電子文書に対応した電子キー文書を得ることが可能となる。
【００２０】
ここで、具体的なファイルを例に説明する。先ず、クライアント端末で文書データwork1.docを作成し、これを登録対象とした場合、文書データwork1.docをリポジトリ文書work1.xdwに変換する。そして、このリポジトリ文書work1.xdwをサーバに転送すると、サーバの文書ＩＤ生成部２で文書ＩＤwork1_idを付与し、この文書ＩＤwork1_idと対応付けてリポジトリ文書work1.xdwをrepo1.xdwとしてオリジナル文書テーブルに登録する。また、このrepo1.xdwを記憶部１に格納する。
【００２１】
次に、文書ＩＤwork1_idを含むコード情報をコード生成部３で生成し、このコード情報が付与された電子キー文書repokey1.xdwを電子キー文書生成部４で生成する。電子キー文書repokey1.xdwはクライアント端末に転送される。また、必要に応じて電子キー文書repokey1.xdwを複合機５に送り、紙のキー文書として印刷出力する。
【００２２】
図２は、本実施形態に係る情報処理装置で紙の文書を登録する際の構成を説明する模式図である。図１では、クライアント端末で作成した電子文書を記憶部１に登録する例を示したが、図２では、用紙に印刷された紙文書を文書データとして登録する例を示している。
【００２３】
本実施形態の情報処理装置で紙文書を登録するための構成としては、文書データ等を格納するハードディスク等の記憶部１と、文書データと対応させた文書ＩＤを生成する文書ＩＤ生成部２と、文書ＩＤを含むコード情報を生成するコード生成部３と、コード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成部４と、紙のキー文書を印刷する出力部（ここではコピー、ファクシミリ、プリンタ等の複数機能を有する複合機５）を用いる。
【００２４】
紙文書はクライアント端末で実行されるアプリケーションソフトウェアで生成された文書や画像データを用紙に印刷したもののみでなく、手書き等の一般的な紙文書のことである。紙文書の登録を行うには、先ず、複合機５のスキャナで紙文書の読み込みを行う。そして、読み取って得たラスタデータをリポジトリ文書として例えばＸＤＷの形式に変換する。
【００２５】
リポジトリ文書を生成した後は、情報処理装置の文書ＩＤ生成部２でリポジトリ文書に対応した文書ＩＤを付与する。文書ＩＤと、これに対応したリポジトリ文書はオリジナル文書テーブルとして記憶部１に記憶される。
【００２６】
次いで、生成した文書ＩＤを含むコード情報をコード生成部３で生成する。コード情報としては、２次元バーコードのように可視的なものでも、画像や背景に埋め込まれる不可視的なものであってもよい。コード生成部３でコード情報を生成した後は、このコード情報が電子キー文書生成部４に送られる。そして、ここでコード情報が付加されたキー文書の電子データ、すなわち電子キー文書が生成される。
【００２７】
生成された電子キー文書は、登録対象となる電子文書を転送してきたクライアント端末に図示しない送信手段によって送られる。また、複合機５に電子キー文書の電子データに基づくプリント用データが送られ、用紙にキー文書を印刷出力することで紙のキー文書が生成される。なお、この紙のキー文書は必要に応じて印刷されてばよく、電子キー文書のみで管理する場合には印刷しなくてもよい。
【００２８】
このような各構成の処理によって、スキャナで読み込んだ紙文書を記憶部１に登録し、この文書データに対応した電子キー文書を得ることが可能となる。
【００２９】
ここで、具体的なファイルを例に説明する。先ず、複合機５のスキャナで紙文書を読み込んでラスタデータWork1.jpgを作成し、これをリポジトリ文書work1.xdwに変換する。そして、このリポジトリ文書work1.xdwと対応する文書ＩＤwork1_idを文書ＩＤ生成部２で付与し、この文書ＩＤwork1_idと対応付けてリポジトリ文書work1.xdwをrepo1.xdwとしてオリジナル文書テーブルに登録する。また、このrepo1.xdwを記憶部１に格納する。
【００３０】
次に、文書ＩＤwork1_idを含むコード情報をコード生成部３で生成し、このコード情報が付与された電子キー文書repokey1.xdwを電子キー文書生成部４で生成する。電子キー文書repokey1.xdwは記憶部１に記憶され、クライアント端末から読み出したり、予め設定された転送先のクライアント端末に転送される。また、必要に応じて電子キー文書repokey1.xdwを複合機５に送り、紙のキー文書として印刷出力する。
【００３１】
上記の動作は１つの文書データを入力して対応する文書ＩＤを付与する例であるが、本実施形態では、複数の文書データを入力して各々に文書ＩＤを付与するとともに、各文書ＩＤの参照付けを行うことが可能である。
【００３２】
すなわち、複数の文書データを入力して各々に文書ＩＤを付与し、キー文書（電子キー文書や紙のキー文書）を生成した状態で、各キー文書を順番に入力することで、そのキー文書と対応した各文書ＩＤの参照付けを行う。参照付けは、例えばサーバとなる記憶部１の参照付け手段（図示せず）で行われ、入力したキー文書の１つめに対応した文書データを参照元、２つめ以降に対応した文書データを参照元に対応する参照先として管理する。
【００３３】
ここで、参照付けを行うには、例えば複合機５のスキャナで複数のキー文書を読み込み、１つめのキー文書と残りのキー文書とで参照関係を構成する。図３は、具体例を説明する図で、（ａ）はオリジナル文書テーブル、（ｂ）は文書参照テーブルの例を示している。この例では、既に登録済みの文書Repo1.xdwとRepo2.xdw,Repon.xdwを参照付けする。
【００３４】
先ず、複合機５にて参照付け処理（サービス）を指定し、Repo1.xdw,Repo2.xdw,Repon.xdwに対応するキー文書をその順番でスキャンする。そして、３つのキー文書をスキャンし、最初のキー文書から文書ＩＤWork1_idを抽出し、２，３番目のキー文書から文書ＩＤWork2_id,Workn_idを抽出する。
【００３５】
次いで、図３（ａ）に示すオリジナル文書テーブルを参照して、各文書ＩＤwork1_id、Work2_id、Workn_idがオリジナル文書テーブルに格納されていることを確認する。その後、１番目のキー文書に対応する文書ＩＤwork1_idを参照元とし、２番目および３番目のキー文書に対応する文書ＩＤWork2_id、Workn_idを参照先として、図３（ｂ）に示す文書参照テーブルを生成する。
【００３６】
このような処理によって、スキャンした３つのキー文書のうち、最初のキー文書と対応する文書ＩＤWork1_idを参照元、２つ目および３つ目のキー文書と対応する文書ＩＤWork2_id，文書ＩＤWorkn_idを参照先として登録することができる。なお、この文書参照テーブルは、オリジナル文書テーブルと同様、記憶部１に記憶される。
【００３７】
図４は、本実施形態に係る情報処理装置で紙のキー文書を用いて文書データにアクセスする際の構成を説明する模式図である。本実施形態の情報処理装置で文書データにアクセスするための構成としては、画像入力部であるスキャナと、画像出力部であるプリンタとを備える例えば複合機５と、文書データが登録されたサーバ（図１に示す記憶部１）とを用いる。
【００３８】
紙のキー文書を利用して文書データにアクセスするには、先ず、紙のキー文書を複合機５のスキャナで読み込む。複合機５もしくはサーバには紙のキー文書から読み取ったデータからコード情報を抽出し、コード情報から文書ＩＤを取得する識別情報取得部１１が設けられている。なお、図４の例ではサーバに設けられている。識別情報取得部１１で文書ＩＤを取得した後は、この文書ＩＤと対応する文書データの参照情報をオリジナル文書テーブルから読み出し、その参照情報より登録済みの文書データを記憶部１から読み出す。文書ＩＤから文書データを抽出するのはサーバに設けられたデータ抽出部１２が行う。
【００３９】
データ抽出部１２で抽出された文書データは複合機５に転送され、画像出力部であるプリンタから用紙に印刷出力される。このような各構成の処理によって、紙のキー文書からサーバに記憶された文書データにアクセスして印刷出力できるようになる。
【００４０】
ここで、具体的なファイルを例に説明する。先ず、紙のキー文書（文書Ａ用のキー文書）には文書ＩＤである「01」が付与されている。このキー文書をスキャナで読み取ると、識別情報取得部１１で文書ＩＤである「01」が抽出される。次いで、文書ＩＤ「01」に対応する文書参照情報をオリジナル文書テーブルから読み出す。オリジナル文書テーブルには文書ＩＤと対応した文書名もしくはその文書の格納先アドレスが記録されている。データ抽出部１２は、この文書名もしくは格納先アドレスによって文書ＩＤ「01」と対応した文書Ａのデータを記憶部１から読み出し、複合機５に転送する。複合機５は転送された文書Ａのデータをプリンタで用紙に印刷出力する。これにより、紙のキー文書から文書Ａにアクセスして用紙に出力できる。
【００４１】
図５は、本実施形態に係る情報処理装置で電子キー文書を用いて文書データにアクセスする際の構成を説明する模式図である。本実施形態の情報処理装置で文書データにアクセスするための構成としては、画像出力部であるプリンタを備える例えば複合機５と、文書データが登録されたサーバ（記憶部１）とを用いる。
【００４２】
電子キー文書を利用して文書データにアクセスするには、先ず、電子キー文書から文書ＩＤを取得する処理を行う。この処理は識別情報取得部１１が行う。識別情報取得部１１はクライアント端末にあっても、サーバに設けられていてもいずれでもよい。クライアント端末に設けられている場合には、例えばプリンタドライバの機能として設けられている。図５ではサーバに設けられている場合を示している。
【００４３】
識別情報取得部１１で文書ＩＤを取得した後は、この文書ＩＤと対応する文書データの参照情報をオリジナル文書テーブルから読み出し、その参照情報より登録済みの文書データを記憶部１から読み出す。文書ＩＤから文書データを抽出するのはサーバに設けられたデータ抽出部１２が行う。
【００４４】
データ抽出部１２で抽出された文書データは複合機５に転送され、画像出力部であるプリンタから用紙に印刷出力される。このような各構成の処理によって、電子キー文書からサーバに記憶された文書データにアクセスして印刷出力できるようになる。
【００４５】
ここで、具体的なファイルを例に説明する。先ず、電子キー文書（文書Ａ用の電子キー文書）には文書ＩＤである「01N」が付与されている。この電子キー文書を識別情報取得部１１で解析し、文書ＩＤである「01N」を抽出する。次いで、文書ＩＤ「01N」に対応する文書参照情報をオリジナル文書テーブルから読み出す。オリジナル文書テーブルには文書ＩＤと対応した文書名もしくはその文書の格納先アドレスが記録されている。データ抽出部１２は、この文書名もしくは格納先アドレスによって文書ＩＤ「01N」と対応した文書Ａのデータを記憶部１から読み出し、複合機５に転送する。複合機５は転送された文書Ａのデータをプリンタで用紙に印刷出力する。これにより、紙のキー文書から文書Ａにアクセスして用紙に出力できる。
【００４６】
上記の動作では１つのキー文書に基づいてそのキー文書に対応する文書ＩＤから文書データを抽出して出力する例であるが、本実施形態では、１つのキー文書に基づいてそのキー文書に対応する文書データのほか、そのキー文書と参照付けられた別のキー文書から別の文書データを抽出して出力することが可能である。
【００４７】
すなわち、あるキー文書を入力して文書ＩＤを取得した際、記憶部１に図３（ｂ）で示す文書参照テーブルを参照し、取得した文書ＩＤが登録されているか否かを判断する。登録されている場合には、その文書ＩＤと参照付けされている別の文書ＩＤを取得し、この文書ＩＤが図３（ｂ）に示すオリジナル文書テーブルに登録されているか否かを判断する。登録されている場合にはオリジナル文書テーブルからその文書ＩＤと対応する文書参照情報を取得して、文書データを抽出し、出力する。これにより、１つのキー文書を入力するだけで、そのキー文書に対応した文書データのほか、そのキー文書で参照している別の文書データを自動的に抽出して出力できるようになる。
【００４８】
ここで、図３に示す具体的なファイルを例に説明する。あるキー文書を入力して、そのキー文書から取得した文書ＩＤがWork1_idであった場合、図３（ａ）に示すオリジナル文書テーブルから文書ＩＤWork1_idと対応した文書参照情報を用いて文書データRepo1.xdwを抽出する。
【００４９】
次に、キー文書から取得した文書ＩＤWork1_idが図３（ｂ）に示す文書参照テーブルに登録されているか否かを判断する。図３（ｂ）の例では、文書ＩＤWork1_idについて２つの登録があるため、各々の文書参照情報を取得する。すなわち、先ず１つ目にある文書ＩＤWork1_idと対応する文書参照情報Work2_idを抽出し、その文書ＩＤWork2_idから図３（ａ）に示すオリジナル文書テーブルを参照して文書ＩＤWork2_idと対応した文書参照情報Repo2.xdwを抽出する。次いで、２つ目にある文書ＩＤＩＤWork1_idと対応する文書参照情報Workn_idを抽出し、その文書ＩＤWorkn_idから図３（ａ）に示すオリジナル文書テーブルを参照して文書ＩＤWorkn_idと対応した文書参照情報Repon.xdwを抽出する。そして、各々抽出した文書データRepo1.xdw,Repo2.xdw,Repon.xdwを出力する。このような処理によって、１つのキー文書の入力だけでそれに参照付けられた他の文書データを自動的に抽出して出力できるようになる。
【００５０】
次に、本実施形態に係る情報処理装置のメッセージ機能について説明する。すなわち、本実施形態では、文書データの登録、キー文書の生成、キー文書の入力、読み取りによる文書ＩＤの取得、文書ＩＤから登録文書データの抽出、といった各種処理のなかで、動作を指示するユーザに対して最適なメッセージを通知できるようになっている。メッセージは情報処理装置の通知手段（図示せず）によって抽出され、例えば複合機５のディスプレイや用紙への印刷出力、音声による出力等によって行われる。以下、各種処理に対応したメッセージを説明する。
【００５１】
＜１＞キー文書の解析処理
情報処理装置は、読み込んだキー文書に文書ＩＤを含むコード情報が付いているかどうかチェックする。すなわち、スキャンした画像データから、文書ＩＤの付いているコード情報があるかどうかを判断する。コード情報が検出されない場合には、図６に示すメッセージを通知する。ここでは、参照付けサービスの場合のメッセージ例を示す。図６（ａ）は固定メッセージ用ファイルである。また、エラーのあったキー文書を特定する場合には、スキャンした画像データの処理回数をカウントし、エラーの発生した文書の処理番号を図６（ｂ）に示すテンプレートに流し込み、図６（ｃ）のようなメッセージを通知する。
【００５２】
＜２＞コード情報から文書ＩＤの抽出処理
情報処理装置は、キー文書から取得したコード情報の解析が正常終了したかどうかのチェックを行う。ここで、コード情報の解析でエラーが発生した場合には、図７に示すメッセージを通知する。図７（ａ）は固定メッセージ用ファイルである。また、エラーのあったキー文書を特定する場合には、スキャンした画像データの処理回数をカウントし、エラーの発生した文書の処理番号を図７（ｂ）に示すテンプレートに流し込み、図７（ｃ）のようなメッセージを通知する。
【００５３】
＜３＞参照付けサービスで文書ＩＤに対応する文書データの格納確認処理
情報処理装置は、キー文書からコード情報および文書ＩＤを取得した後、オリジナル文書テーブルでその文書ＩＤによる検索を実行し、文書ＩＤに対応した文書データが登録されていることを確認する。この際、文書データが登録されていない場合には、図８に示すメッセージを通知する。また、エラーのあった原稿を特定する場合には、スキャンした画像データの処理回数をカウントし、エラーの発生した文書の処理番号を図８（ｂ）に示すテンプレートに流し込み、図８（ｃ）のようなメッセージを通知する。
【００５４】
＜４＞文書間の参照付け処理
情報処理装置は、文書参照テーブルに文書識別子の組を登録することで参照付けを行う。この際、文書間の参照付けが正常に行われた場合には、図９に示すようなメッセージを通知する。
【００５５】
＜５＞読み出し処理
情報処理装置は、スキャンしたキー文書の画像データから、文書ＩＤの付いているコード情報があるかどうかをチェックする。コード情報が検出されない場合には、図１０（ａ）に示すメッセージを通知する。また、コード情報から文書ＩＤを正常に解析できたかどうかをチェックし、コード情報の解析でエラーが発生した場合には、図１０（ｂ）に示すメッセージを通知する。
【００５６】
＜６＞文書ＩＤに対応する文書データの抽出処理
情報処理装置は、キー文書から取得した文書ＩＤを用いてオリジナル文書テーブルでその文書ＩＤによる検索を実行し、文書データが登録されていることを確認する。参照読み出しサービスでは、参照元文書の文書ＩＤをオリジナル文書テーブルを検索して文書が格納されていることを確認する。ここで、文書データが登録されていない場合には、図１１（ａ）に示すメッセージを通知する。また、情報処理装置は、参照先文書（複数）の文書ＩＤに対応した文書データが記憶部に格納されているかどうかをチェックする。すなわち、文書参照テーブルを検索して、参照先の文書ＩＤを取り出し、それぞれがオリジナル文書テーブルにあるかどうかをチェックする。ここで、参照先文書が登録されていない場合には、文書を出力する変わりに、図１１（ｂ）に示すメッセージを通知する。
【００５７】
上記のような各種処理に対応したメッセージを通知することにより、キー文書を用いた登録、読み出しの各種処理の状態をユーザに的確に伝えることが可能となる。
【産業上の利用可能性】
【００５８】
なお、上記説明した情報処理装置の構成のうち、文書ＩＤ生成部２、コード生成部３および電子キー文書生成部４はクライアント端末側のソフトウェア（例えば、プリンタドライバ）に組み込んで実現しても、複合機５側の組み込んで実現してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本実施形態に係る情報処理装置で電子文書を登録する際の構成を説明する模式図である。
【図２】本実施形態に係る情報処理装置で紙の文書を登録する際の構成を説明する模式図である。
【図３】参照付けの具体例を説明する図である。
【図４】本実施形態に係る情報処理装置で紙のキー文書を用いて文書データにアクセスする際の構成を説明する模式図である。
【図５】本実施形態に係る情報処理装置で電子キー文書を用いて文書データにアクセスする際の構成を説明する模式図である。
【図６】メッセージの例を示す図（その１）である。
【図７】メッセージの例を示す図（その２）である。
【図８】メッセージの例を示す図（その３）である。
【図９】メッセージの例を示す図（その４）である。
【図１０】メッセージの例を示す図（その５）である。
【図１１】メッセージの例を示す図（その６）である。
【符号の説明】
【００６０】
１…記憶部、２…文書ＩＤ生成部、３…コード生成部、４…電子キー文書生成部、５…複合機、１１…識別情報取得部、１２…データ抽出部
【図１】
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【図２】
2006091962.tif 000004
【図３】
2006091962.tif 000005
【図４】
2006091962.tif 000006
【図５】
2006091962.tif 000007
【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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