(57)【要約】【課題】  （１）コストのかかる印刷機構を設けずに、（２）二重スキャン検証対象の帳票に関する情報を予め登録する手間を削減すると共に（３）複数の読み取り装置からスキャンにも対応する、二重スキャン検証を実現する電子化文書保管システムを提供する。【解決手段】  スキャナが、読み込んだ領収書や申込書から作成する電子化文書と、登録装置が作成する関連情報とを、電子化文書管理装置が保管する電子化文書保管システムにおいて、電子化文書管理装置は、登録装置から特徴量を含む二重スキャン検査要求を受信すると、二重スキャン検証ルールと二重スキャン検査用登録データを参照し、二重スキャン検査を実行し、検査結果を登録装置へ送信し、登録装置は、二重スキャンと判断した場合は、作成した電子化文書と該当する関連情報を削除する。【選択図】  図１
2006330863.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
１台以上のスキャナがスキャンして作成する電子化文書と、１台以上の登録装置が作成する関連情報とを、1台以上の電子化文書管理装置が保管する電子化文書保管システムにおいて、
前記登録装置は、
前記電子化文書に係わる前記電子化文書の特徴量を含む関連情報を作成し、
前記電子化文書と前記関連情報とを保管し、
前記電子化文書と前記関連情報とに基づく二重スキャン検査要求を作成し、前記電子化文書管理装置へ送信し、
前記電子化文書管理装置は、
前記登録装置から、前記二重スキャン検査要求を受信すると、予め登録した、二重スキャン検証ルールと二重スキャン検査用登録データとを参照して、二重スキャン検査を実行し、
前記検査結果を前記登録装置へ送信し、
前記登録装置は、前記検査結果が二重スキャンを示している場合は、作成した前記電子化文書と該当する関連情報を削除する
ことを特徴とする電子化文書保管システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子化文書保管システムにおいて、
管理者装置を備え、
前記電子化文書管理装置は、
前記二重スキャン検査の結果、二重スキャンであると判断した場合、前記管理者装置に対して、二重スキャンに該当する旨を示す通知メッセージを送信する
ことを特徴とする電子化文書保管システム。
【請求項３】
請求項１に記載の電子化文書保管システムにおいて、
前記電子化文書管理装置は、
前記二重スキャン検査を実行するとき、前記登録装置から受信した前記特徴量と当該電子化文書管理装置が保管する前記二重スキャン検査用登録データに含まれた特徴量とを、二重スキャンと判断されるものは同一の表現形式となるように、少なくとも一方を整形する
ことを特徴とする電子化文書保管システム。
【請求項４】
請求項１に記載の電子化文書保管システムにおいて、
前記電子化文書管理装置は、
前記二重スキャン検査の結果、二重スキャンではないと判断した場合、前記登録装置から受信した前記特徴量から二重スキャン検査用登録データを作成し、登録する
ことを特徴とする電子化文書保管システム。
【請求項５】
請求項１に記載の電子化文書保管システムにおいて、
前記特徴量は、前記登録装置が実行するＯＣＲ処理結果である
ことを特徴とする電子化文書保管システム。
【請求項６】
請求項１に記載の電子化文書保管システムにおいて、
前記特徴量は、前記スキャンにより作成された電子化文書を特定できるように、前記登録装置において付与される管理用通番である
ことを特徴とする電子化文書保管システム。
【請求項７】
文書をスキャンして作成する電子化文書と、前記電子化文書の関連情報とを、保管する電子化文書保管方法において、
前記電子化文書に係わる前記電子化文書の特徴量を含む関連情報を作成し、
前記電子化文書と前記関連情報とを保管し、
前記電子化文書と前記関連情報とに基づき、予め登録した、二重スキャン検証ルールと二重スキャン検査用登録データとを参照して、二重スキャン検査を実行し、
前記検査結果が二重スキャンを示している場合は、作成した前記電子化文書と該当する関連情報を削除する
ことを特徴とする電子化文書保管方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙文書を電子化し、保管する技術に関する。特に、二重にスキャンした紙文書の保管を防止する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
紙ハンドリングコストの削減や情報共有を容易にするため、紙文書、たとえば、領収書や申込書などの紙文書をスキャナで電子化し、イメージデータ（電子化文書ともいう）として管理する電子ファイリングシステムが実用化されている。このシステムでは、紙文書は、スキャナで読み取られ、電子化文書として作成される。その後、イメージ化された文書上の文字情報が、ＯＣＲ技術により、コードデータとして抽出され、集計や分析業務を支援するコンピュータ処理用のデータとして使用されている。また、オペレータが、別途、検索キー情報を登録することで、イメージ化された文書を容易に検索できるようにしている。
【０００３】
同一の領収書や申込書を二回以上電子化することは問題が多い。例えば、申込書が二重にスキャンされ、電子ファイリングシステムで管理されるようになると、申込書に記載された顧客情報や課金情報を二重にカウントすることになり、顧客に対する二重請求を引き起こす可能性がある。従来、このような二重スキャンや二重登録を防ぐ技術が提案されている。
【０００４】
電子ファイリングシステムと類似したシステムとしてデジタル複写機がある。文書の二重スキャン・登録を防止する技術に類似したものとして、文書の複製を防止する技術が開示されている。ここでは、複写を防止したい原稿、マークやスタンプなどのパターン、文字列をデジタル複写機に登録し、原稿を読み取った際に登録したパターンを検出した際には、複写を行わないようにしている（例えば、特許文献１）。
【０００５】
また、画像処理装置において読み取った文書に読み取り済みを示すマークを印刷する機能を持たせて、後日、マークが印刷された文書が入力された場合は、このマークを特定・識別することにより二重入力を防ぐ技術が開示されている（例えば、特許文献２）。
【０００６】
さらに、バーコードリーダなどの情報読み取り装置内に過去に読み取られた情報を格納し、新たに読み取られた情報が、保管された過去の読み取り情報と同一かどうかを判断し、二重読み取りを防止する技術も公開されている（例えば、特許文献３）。
【０００７】
【特許文献１】特開２００３−２６３０８４号公報
【特許文献２】特許  第３４１２４４１号
【特許文献３】特許  第２７４５７８２号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
従来技術には、次のような問題点があった。
【０００９】
特許文献１に開示された技術を用いた場合、紙文書の二重スキャン・登録を防ぐことはできたが、スキャン前に複製防止対象の文書に関する情報を操作者が予め複写機に登録するという手間があった。さらに、一度だけスキャンを許し、二度目からはスキャンを許可しないという制御が出来ない。
【００１０】
また、特許文献２に開示された技術の場合、紙文書の二重スキャン・登録を防ぐことはできたが、画像処理装置の中にメカニカルな印刷機構を組み込む必要があり、装置の物理的な障害が発生する可能性があることやインクなどの印刷コストがかかるという問題がある。
【００１１】
また、特許文献３の技術を用いた場合、記憶容量が限られたバーコードリーダなどの読み取り装置内に過去の読み取り情報を格納するため、大量の文書の情報を格納できない。そのため、大量の文書を一つのバーコードリーダで読み取った場合、過去に蓄積された読み取り情報を消去せざるを得ない状況になり、二重スキャンを防止できない可能性がある。また、大量の文書を扱う場合、複数の読み取り装置を用いて業務を効率化することが考えられるが、特許文献３の方法では、既に読み取られた文書を別のバーコードリーダで読み取る場合、二重スキャンを防止することはできないという問題もある。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明は、これらの課題を解決するために、
（１）コストのかかる印刷機構を設けずに、
（２）二重スキャン検証対象の文書に関する情報を予め登録する手間を削減すると共に
（３）複数の読み取り装置からのスキャンにも対応する、二重スキャン検証を実現する電子化文書保管システム、及びそれらの方法並びにプログラムを提供する。
【００１３】
すなわち、文書をスキャンして作成する電子化文書と、前記電子化文書の関連情報とを、保管する電子化文書保管方法において、本発明は、具体的には、電子化文書に係わる前記電子化文書の特徴量を含む関連情報を作成し、電子化文書と前記関連情報とを保管し、電子化文書と前記関連情報とに基づき、予め登録した、二重スキャン検証ルールと二重スキャン検査用登録データとを参照して、二重スキャン検査を実行し、検査結果が二重スキャンを示している場合は、作成した前記電子化文書と該当する関連情報を削除することを特徴とする。
【００１４】
本発明のより具体的な態様は、通信ネットワークに接続された少なくとも１台以上の読み取り装置（スキャナ）、１台以上の登録装置、１台以上の管理者装置、そして、１台以上の電子化文書管理装置から構成され、オペレータの操作を受け付ける登録装置を介してスキャナが読み込んだ領収書や申込書などの紙文書を電子化文書として作成し、そのデータと登録装置が作成する関連情報を電子化文書管理装置上で保管する電子化文書保管システムであって、
電子化文書管理装置は、電子化文書を作成した登録装置から特徴量を含む二重スキャン検査要求メッセージを受信すると、格納された二重スキャン検証ルールと二重スキャン検査用登録データを参照し、二重スキャン検査処理を実行し、その後、その検査結果を登録装置へ送信し、結果を受信した登録装置は、二重スキャンに該当すると判断した場合は、作成した電子化文書と該当する関連情報を削除することを特徴とする。
【００１５】
また、電子化文書管理装置は、二重スキャン検査処理を実行するとき、登録装置から受信した特徴量と電子化文書管理装置が保管する二重スキャン検査用登録データに含まれた特徴量をそれぞれ正規化した後にそれぞれを比較することを特徴とする。
【００１６】
また、電子化文書管理装置は、二重スキャン検査処理の実行結果が、二重スキャンに該当しないと判断すると、登録装置から受信した特徴量を二重スキャン検査用登録データとして作成し、登録することを特徴とする。
【００１７】
上記態様によれば、印刷機構を省略することができるため、コストをかけることなく、紙文書の二重スキャンや登録を防止することができる。また、紙文書をスキャンする毎に二重スキャンを検出するための情報を電子化作業の一環として取り込むため、これらの情報を別作業として登録する手間がなくなる。さらに、複数の読み取り装置を用いて、並行して紙帳票を電子化できるため、業務を効率化することができる。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、コストをかけることなく、紙文書の二重スキャンや登録を防止することができる。また、二重スキャンを検出するための情報を別作業として登録する必要がなくなり、さらに、複数の読み取り装置を用いることが可能になるため、業務を効率化することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。
【実施例１】
【００２０】
図１は、本発明の実施の形態を示す電子化文書保管システムの構成を示す。電子化文書保管システムは、複数のスキャナ１００、一つ以上の登録装置１０２、一つ以上の管理者装置１０４、一つ以上の電子化文書管理装置１０６、これらの装置が接続される通信ネットワーク１５０から構成される。
【００２１】
スキャナ１００は、領収書や申込書などの紙文書を読み込み、電子化文書として作成する装置である。電子化文書のデータ形式は、一般的な画像データである。例えば、ビットマップ形式やＪＰＥＧ形式などが使用できる。
定型サイズの紙文書に関しては、オートフィーダ機構を備えたスキャナが使用できる。また、不定形サイズの紙文書に関しては、机上に置いた原稿のイメージを読み取るスタンド型のスキャナが使用できる。
【００２２】
登録装置１０２は、オペレータの操作を受け付けて、スキャナ１００を制御したり、スキャナにより作成された電子化文書を取り込み、ＯＣＲ処理、管理情報登録処理、登録データ登録処理を行う。
【００２３】
管理者装置１０４は、電子化文書保管システムの管理者の操作を受け付ける装置であり、システムの稼動状況を表示したり、電子化文書管理装置１０６が管理するデータを閲覧する機能を提供する。
【００２４】
電子化文書管理装置１０６は、登録装置１０２から送信される登録データを受信し、そのデータを管理する装置である。また、管理者装置１０４に対して要求のあった登録データを送信する機能を提供する。
【００２５】
電子化文書管理装置１０６は、要求受付部１１０、二重スキャン判断部１１２、電子化文書管理部１１４という処理部を備えている。
【００２６】
要求受付部１１０は、他装置からの要求を受信し処理内容を決定する。二重スキャン判断部１１２は、予め登録された二重スキャン検証ルール１２０に従い、登録装置１０２から受信した二重スキャン検査要求に従い、登録装置１０２が作成した電子化文書が二重にスキャンされたものなのかどうかを判定する。また、登録に際して、二重スキャン検査用登録データ１２２を作成する。電子化文書管理部１１４は、登録装置１０２から受信した登録データである電子化文書データ１１８とその電子化文書に係る管理情報１１６を管理する。
【００２７】
電子化文書管理装置１０６は、複数の登録装置１０２と複数の管理者装置１０４に対するサービス提供を可能にするため、多数の同時アクセスを許し、高速な処理能力を持つ計算機であることが好ましい。また、大量の電子化文書を管理するため、大容量のストレージを備えていることが望まれる。また、電子化文書管理装置１０６が２台以上で構成される場合は、各種プログラムや各種データなどをこれらの装置間で共有するために、ＮＡＳ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ａｔｔａｃｈｅｄ  Ｓｔｏｒａｇｅ）やＳＡＮ（Ｓｔｏｒａｇｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）などのストレージ技術を使用してもよい。
【００２８】
図２を参照し、登録装置１０２と管理者装置１０４、電子化文書管理装置１０６のハードウエア構成例を説明する。これらの装置は、中央演算装置（ＣＰＵ）２０２、キーボードやマウスなどの入力装置２１０、ハードディスクなどの外部記憶装置２０６や半導体メモリ（ＲＡＭ）２０４などの記憶装置、ＣＲＴディスプレイ、液晶ディスプレイ、プリンタなどの出力装置２１２、光磁気メディアなどの記憶媒体２１６を読み書きするための外部メディアインタフェース２１４、通信用の通信インタフェース２０８がバスなどの内部通信線２００で接続された構成を持つ汎用的なパーソナルコンピュータを用いて実現できる。もちろん、パーソナルコンピュータに限るわけではなく、ユーザに対する入力装置と出力装置、そして通信装置を備えた計算機であれば使用可能である。
【００２９】
通信ネットワーク１５０は、公衆網、インターネット、ＩＳＤＮ、専用線、ＬＡＮなどの有線網や移動通信用基地局や通信用人工衛星を利用した無線網などの通信ネットワークで実現できる。
【００３０】
なお、複数のスキャナ１００、複数の登録装置１０２、複数の電子化文書管理装置１０６から構成されたシステムにおいて、各装置は、予め装置に設定された通信先相手となる他の装置アドレスを用いて、通信先と接続し、通信を行う。
【００３１】
各装置には、同じ機能を提供する複数の他の装置のアドレスが登録されていてもよい。例えば、1つのスキャナ１００に1つ以上の登録装置１０２のアドレスが登録されている場合、スキャナ１００の通信先は、例えば、ラウンド・ロビン的に選択される。
【００３２】
以上の各装置の各機能や各処理部は、それぞれの中央演算処理装置２０２が外部記憶装置２０６に格納されたプログラムを実行することにより、具現化される。また、各プログラムは、予め各外部記憶装置２０６に格納されていても良いし、必要に応じて、当該装置が利用可能な、着脱可能な記憶媒体２１６や通信媒体である通信ネットワーク１５０または通信ネットワーク１５０上を伝搬する搬送波やデジタル信号を介して、他の装置から導入されても良い。
【００３３】
図３は、電子化文書保管システムにおける紙文書の電子化から保管までの処理手順を示す図である。
【００３４】
登録装置１０２は、オペレータの操作を受け付けて、スキャン要求を作成する（ステップ３０２）。次に、スキャナ１００へスキャン要求を送信する（ステップ３０４）。スキャナ１００は、スキャン要求を受信すると、スキャンを実行し、スキャン結果である電子化文書を登録装置へ送信する（ステップ３０６〜ステップ３１０）。登録装置１０２は、スキャナ１００からスキャン結果を受信すると、ＯＣＲ処理とデータエントリ処理を行う（ステップ３１２、ステップ３１４）。
【００３５】
ＯＣＲ処理３１４は、電子化文書に含まれる文字や数字のイメージをコンピュータが処理できるコード情報へ変換する処理である。これにより、電子化文書に含まれる名前、住所、契約内容、金額などの情報に対する集計や分析処理が容易になる。
【００３６】
ＯＣＲ処理３１４は、登録装置１０２に予め登録された文書種類毎に定義された文書定義情報を用いて実行される。文書定義情報とは、電子化文書上の文字情報を読み取るために必要な情報である。文書種別識別子、文書名、文書の物理的なサイズ情報、罫線などのレイアウト情報、文字情報が記載されたフィールドの位置情報、漢字や数字などの文字種類を示す情報などから構成されている。
【００３７】
登録装置１０２は、オペレータから指定された文書種別に応じて文書定義情報を選択、あるいは、文書定義情報を用いて自動的に文書種別を決定し、ＯＣＲ処理３１４を実行する。また、ＯＣＲ処理３１４の文字情報認識精度は、通常１００パーセントではないため、登録装置１０２は、オペレータの操作を受け付けてこれらの認識情報の修正処理を行うことが望ましい。
【００３８】
データエントリ処理３１４とは、オペレータから入力されたデータを受け付ける処理である。これにより、電子化文書に関する管理情報を登録することが可能になり、後日、管理情報を用いることで容易にデータを検索することが可能になる。
【００３９】
次に、登録装置１０２は、二重スキャン検査要求データを作成し、このデータを電子化文書管理装置１０６へ送信する（ステップ３１６、ステップ３１８）。二重スキャン検査要求データの中には、作成された電子化文書に固有のデータ（特徴量）が含まれている。特徴量には、ＯＣＲ処理で読み取られ、オペレータにより修正された文字情報が含まれる。また、データエントリ処理で入力されたデータも含まれている。
【００４０】
図１１を用いて、電子化文書の特徴量のデータ例を示す。
【００４１】
図１１は、特徴量のデータ構造例である。データブロック１１０２には、文書を識別するための識別コードが格納されている。データブロック１１０４は、データ構造全体の長さ情報が格納されている。データブロック１１０６，１１０８、１１１０〜１１９０、１１９２、１１９４は、特徴量の値を格納する領域である。連続する三つのデータブロックが一つの単位であり、それぞれ、データ種類を示すタグ情報、データ長さを示す情報、データ値が格納される。  電子化文書管理装置１０６は、登録装置１０２から二重スキャン検査要求を受信すると、二重スキャン検査処理を実行する（ステップ３２０、ステップ３２２）。
【００４２】
二重スキャンに該当すると判断する（ステップ３２４でYes）と、管理者装置１０４に対して、二重スキャンを検出したことを示す通知メールを送信する（ステップ３２６）。
【００４３】
一方、二重スキャンに該当しない場合（ステップ３２４でNo）は、二重スキャン検査要求に含まれる特徴量を抽出し、二重スキャン検査用登録データ１２２として登録を行う（ステップ３２８）。次に、二重スキャン検査結果を作成し、この結果を登録装置１０２へ送信する（ステップ３３０、ステップ３３２）。
【００４４】
登録装置１０２は、二重スキャン検査結果を受信し、二重スキャンであったのかどうかを判断する（ステップ３３４、ステップ３３６）。二重スキャンであったならば（ステップ３３６でYes）、スキャン結果となる電子化文書とＯＣＲ結果情報などの関連情報を削除し、終了する（ステップ３３８、ステップ３４０）。
【００４５】
一方、二重スキャンではない場合（ステップ３３６でNo）は、オペレータの操作を受け付けて登録データを作成し、このデータを電子化文書管理装置１０６へ送信する（ステップ３４２、ステップ３４４）。ここで、登録データとは、電子化文書データとデータエントリされた情報とＯＣＲ結果情報から構成されたデータである。
登録データには、登録データの改ざん防止・検出のために、オペレータの秘密鍵による電子署名データや信頼される第三者機関となるタイムスタンプ局から取得したタイムスタンプデータを含めても構わない。電子化文書管理装置１０６は、登録データを受信すると、電子化文書データ１１８とそれ以外の管理情報１１６として登録する（ステップ３４４、ステップ３４６）。
【００４６】
なお、二重スキャン検査用登録データ１２２と管理情報１１６に含まれる情報のうち、ＯＣＲ結果情報やデータエントリ情報など共通するデータに関しては、二重に管理せずに一元的に管理してもよい。例えば、二重スキャン検査用登録データ１２２には、管理情報１１６への参照データが含まれるように管理してもよい。これにより、電子化文書管理装置１０６のディスク容量を削減することが可能になる。
【００４７】
また、ステップ３２６にて、電子化文書管理装置１０６は、二重スキャンの旨を示す通知メールを管理者装置１０４へ送信するが、通知メールの中には、既に登録済みの電子化文書と今回スキャンした電子化文書が含まれていてもよい。さらに、管理者装置１０６はこれらの二つの電子化文書を管理者装置１０６の画面上に並べて表示し、管理者装置１０６を操作する管理者に二重スキャンに該当するのかどうかを判定するボタンを配置してもよい。管理者装置１０６は、管理者から二重スキャン判定の入力を受け付けると、その結果を電子化文書管理装置１０６へ送信してもよい。この結果を受け付けた電子化文書管理装置１０６は、この判定結果を受けて二重スキャンに該当するのかどうかを決定してもよい。
【００４８】
図４は、電子化文書管理装置１０６が実行する二重スキャン検査処理（ステップ３２２）の詳細フローである。ステップ４０２にて、二重スキャン検査要求データに含まれる文書識別子を特定し、二重スキャン検証方法を決定する（ステップ４０４）。この二重スキャン検証方法決定処理４０４は、図５に示す二重スキャン検証ルール１２０を参照する。
【００４９】
図５において、二重スキャン検証ルール・テーブル５００は、文書種別を示す識別コード（文書識別子）が格納されたカラムと二重スキャン検証方法の名前（二重スキャン検証方法名）が格納されたカラムから構成される。
【００５０】
行５０２では、二重スキャン検証方法名が「管理通番照合」となっている。管理通番照合とは、登録装置１０２を操作するオペレータから入力される管理用通番を特徴量の比較４０８で使用する方法である。一方、行５０４と行５０６では、二重スキャン検証方法名が「ＯＣＲ結果照合」となっている。この方法は、特徴量の比較４０８にて、ＯＣＲ結果情報を比較の対象とするものである。本テーブル５００を用いることで、文書に適した二重スキャン検証方法を確実に実行することが可能になる。
【００５１】
次に、二重スキャン検査処理３２２は、特徴量の正規化処理を行う（ステップ４０６）。ここでは、二重スキャン検査要求データに含まれる特徴量を正規化する。
具体的には、文字コードの統一化、全角や半角文字の統一化、ホワイトスペースや制御コードの扱いの統一化などが考えられる。最後に、正規化したそれぞれの特徴量のデータをビット並びで比較する（ステップ４０８）。このような正規化処理を行うことで、登録装置１０２のプラットフォーム毎に異なる文字コードの違いを解決することができるため、高性能な専用装置、汎用のＰＣ，オープンソースのＯＳを用いた装置など、企業のニーズによって様々な登録装置１０２を実現することが可能になると同時に、特徴量の比較４０８の誤判定を防ぐことが可能である。また、登録装置１０２を操作するオペレータがデータ入力の際に、同じ意味を表す文字種類（例えば、英数字における半角文字と全角文字）を混在させたとしても、正規化処理を行うことで、特徴量の比較３０８の信頼性を向上させることができる。なお、二重スキャン検査用登録データ１２２は、これらの正規化されたデータが登録されることになる。
【００５２】
図６は、スキャン対象例となる紙文書である。自動車保険契約申込書６００は、定型サイズの文書である。申込者と保険会社が記入する様々なフィールドから構成されている。例えば、申込者の記入項目としては、申込日フィールド６０２、申込人フィールド６０４、住所フィールド６０６などがある。一方、保険会社が記入するところは、部支店課所・代理店扱者コード６１０、部支店名・取扱名フィールド６１２、証券番号フィールド６１４などである。登録装置１０２におけるＯＣＲ処理では、集計や分析業務を支援するために、これらのフィールドに記入された文字情報や数字情報を認識し、コンピュータが処理し易いコード情報を作成する。
【００５３】
図７は、オペレータが操作する登録装置１０２のディスプレイ上に表示される画面例である。ボタン７０４は、スキャナ１００を制御する機能を起動する。このボタンが選択（マウスによるクリック操作など）されると、スキャナ１００は、セッティングされた紙文書を読み込んで電子化文書を作成する。ディスプレイは、作成された電子化文書を、イメージエリア７０２上に表示する。なお、ボタン７０４が選択されると、文書種別を選択するための画面が現れ、オペレータの選択後、スキャナが起動されるようにしてもよい。文書種別の一覧は、登録装置１０２に格納された文書定義情報を参照して作成される。
【００５４】
ボタン７０６は、ＯＣＲ補正とデータエントリのための画面表示機能を起動する。
ボタン７０８は、電子化文書、ＯＣＲ結果情報、オペレータが入力したデータから構成される登録データを電子化文書管理装置１０６へ送信する機能を起動する。なお、ボタン７０８が選択されると、電子署名を付与する機能やタイムスタンプ機能などが起動され、その後、登録データが、電子化文書管理装置１０６へ送信されるようにしてもよい。電子署名を付与する機能やタイムスタンプ機能を用いることで、登録データの改ざん防止や改ざん検出が可能になり、安全性が高まるという効果がある。
【００５５】
図８は、オペレータが操作する登録装置１０２のディスプレイ上に表示される画面例である。この画面は、ボタン６０６が選択された後に表示されるＯＣＲ補正・データエントリ画面８００である。イメージエリア８０２は、紙文書６００の電子化文書からフィールド毎に切り出した部分的なイメージデータのリストである。一方、補正エリア８０４は、ＯＣＲ処理の結果、各フィールドから認識された文字や数字などのコード情報が表示されている。
【００５６】
ＯＣＲ処理の文字認識率は１００パーセントではないため、補正エリア８０４に表示されるコード情報の中には、誤認識されたものも含まれる。この例では、住所フィールドが誤認識されており、「川」と認識すべきところが、「111」となっている。補正エリア８０４は、編集可能な領域となっているため、オペレータは、誤認識された情報を修正することが可能である。
【００５７】
データエントリエリア８０６は、電子化文書に係るデータの入力を受け付ける領域である。外部システムにより採番された管理用通番、電子化文書の保存期間、電子化文書の重要度などの情報の入力を受け付ける。ボタン８０８は、選択により、補正エリア８０４に表示されるＯＣＲ処理結果とデータエントリエリア８０６の情報を確定する機能を提供する。この確定に応じて、二重スキャン検査要求を作成し、二重スキャン検査要求を送信する（ステップ３１６、ステップ３１８）。ボタン８１０は、選択により、ＯＣＲ補正・データエントリ画面８００を閉じる機能を起動する。
【００５８】
図９は、ボタン８０８が選択された後、二重スキャンに該当した場合に表示されるダイアログボックス９０２である。ダイアログボックス９０２により、オペレータに対して「二重スキャンに該当している」旨を伝えることが可能になる。このダイアログボックスのボタンが選択されると、作業対象となっている電子化文書、ＯＣＲ結果、データエントリされた情報などが削除される。
【００５９】
図１０は、スキャン対象となる紙文書のもう一つの例である。自動車保険契約申込書１０００の余白には、外部システム（例えば、証憑書類を管理する電子帳簿管理システム）により、採番された管理用通番が記されている。本管理用通番の記入方法としては、例えば、紙文書のスキャン前に、事務作業員が記入することが考えられる。登録装置１０２を操作するオペレータは、ＯＣＲ補正・データエントリ画面８００上のデータエントリエリア８０６へこの管理用通番を入力する。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】本発明の実施の形態を示すシステム構成図である。
【図２】登録装置、管理者装置と、電子化文書管理装置のハードウエア構成例である。
【図３】紙文書の電子化および保管までの処理フローを示す図である。
【図４】電子化文書管理装置における二重スキャン検査処理フロー例である。
【図５】二重スキャン検証ルールを示すデータテーブル例である。
【図６】スキャン対象となる紙文書の例である。
【図７】登録装置の登録アプリケーション画面例である。
【図８】登録装置のＯＣＲ補正・データエントリ画面例である。
【図９】二重スキャンが検出された時に登録装置に表示される画面例である。
【図１０】スキャン対象となる紙文書の他の例である。
【図１１】特徴量の一例である。
【符号の説明】
【００６１】
１００：スキャナ、１０２：登録装置、１０４：管理者装置、１０６：電子化文書管理装置、１１０：電子化文書管理部、１１２：二重スキャン判断部、１１４：要求受付部、１１６：管理情報、１１８：電子化文書データ、１２０：二重スキャン検証ルール、１２２：二重スキャン検査用登録データ。
【図１】
2006330863.tif 000003
【図２】
2006330863.tif 000004
【図３】
2006330863.tif 000005
【図４】
2006330863.tif 000006
【図５】
2006330863.tif 000007
【図６】
2006330863.tif 000008
【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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