(57)【要約】【課題】非接触ＩＣ手段を用いて入出管理を行うセキュリティーシステムを用いた会議室に対して、該当する会議への出席の有無を自動的に認識することで、該当の会議に対するセキュリティーレベルを設定し、上記セキュリティーレベルに応じた配布物を自動的に配布することを目的とする。【解決手段】サーバに対して会議を設定した会議室に対して、予約時間内に上記ゲートを通過した人物の特定を行い、これら人物を上記会議への出席者とする。会議が終了後、議事録作成者は上記サーバ手段に対して議事録を送信すると、上記出席者に対して議事録が自動的に送信される。また、会議開催前に、予め出席の予約をしてあった人物で且つ当日の出席者に対しては、議事録の送信は制限を掛けない。出席の予約をせずに当日出席をした人物に対しては、オブザーバとして何らかの制限を掛ける。同様に予め出席の予約をしてあったが、当日の会議に出席しなかった人物に対しては欠席者として送信議事録にはまた何らかの制限をかける。【選択図】        図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
非接触ＩＣ手段と、上記非接触ＩＣ手段に格納された情報を非接触にて読み出し／書き込みを行うリーダ／ライタ手段を備えた複数のゲート手段と、上記複数のゲート手段をそれぞれ接続するネットワーク手段とから構成される入出管理用セキュリティーシステムを有する会議室において、予め上記ネットワーク手段に接続されたサーバ手段に対して上記会議室へのへの出席人員、時間、会議室を予約する予約手段と、
上記予約済みの会議室に対して出席したか否かを確認する、上記ゲート手段にて入退室管理手段と、
上記サーバ手段に対して送付した文書を自動的に配布する文書配布手段と、
上記予約手段の情報と上記入退室管理手段の情報により、配布する文書の内容を編集する文書編集手段と、
上記文書配布手段により文書を配布することを特徴とする会議室システム。
【請求項２】
請求項１に記載の会議室システムにおいて、サーバ手段に送信された文書内部の文字列を検索し、上記入出管理用セキュリティーシステムにおいて認識された人物名と一致した場合、該当する人物名を修飾して文書を作成することを特徴とする会議室システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は会議室システムに関し、ＲＦＩＤのような非接触ＩＣを入出管理に用いるセキュリティーシステムにおいて、セキュリティーシステムを会議室に応用し、会議の運営を助長すると共に、会議の議事録等を会議出席の有無により配布物を自動的に選択し、配布するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来は、ネットワークに接続されたサーバ手段により、該当する会議室に対する予約を行う会議室予約システムは存在していた（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開平６−４５３８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
上記のような会議室予約システムでは、実際にその会議にどの人物が出席していたかは分からず、会議中に出席をとるなどして、出席者を特定する必要があった。
【０００４】
また、出席を取った後に出席した人物については、欠席したと思われる可能性もあった。
【０００５】
また会議後に議事録等を配布する際に、上記出席者から漏れた場合、議事録を入手できなかったり、あるいは議事録作成者がメール等で、作成した議事録を配布する際に配布先を出席簿から抽出して選択する手間がかかってしまうことや、さらには配布先の指定を間違えてしまうことで、会議に関係のない人物にも議事録が配布されてしまうといった問題点が挙げられる。
【０００６】
本発明は、以上の点に着目して成されたもので、会議への出席予約と実際の出席情報との組み合わせにより、会議後に配布される文書を自動的に切り替えて配布する会議システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
非接触ＩＣ手段に記憶された情報を読み出し／書き込みを行うリーダー／ライタ機能を有するゲート手段を複数有するセキュリティーシステムを会議室の入り口に設置し、該会議室に入室した時間や、個人のＩＤ情報により、該会議に対して出席したのかどうかを自動的に認識する。
【０００８】
また、上記セキュリティーシステムに接続されたネットワークに接続されるサーバ手段に対して、送信される文書を上記会議への出席者に配布する。
さらに、上記会議室予約システムにて予め会議に出席する人物を設定しておき、上記セキュリティーシステムにて実際に出席したかどうかの確認をすることで、出席予約の有無および当日の出席の有無の組み合わせにより配布する文書の内容を自動的に変更する。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、非接触ＩＣ手段を用いて入出管理を行うセキュリティーシステムを用いた会議室に対して、該当する会議への出席の有無を自動的に認識することで、該当の会議に対するセキュリティーレベルを設定し、上記セキュリティーレベルに応じた配布物を自動的に配布することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下本発明を実施するための最良の形態を、実施例により詳しく説明する。
【実施例１】
【００１１】
本発明の全体システムを図１に示す。本システムにおいては、複数のゲート１０１や物理的な隔壁である壁（不図示）等によって外界から区分された会議室１００を定義する。複数の各ゲート１０１は内部に、ＲＦＩＤ手段１０５に格納された情報を読み出し／書きこみを行うことができるリーダ／ライタ手段５００を有し、非接触にて情報のやり取りを行う。また各ゲート１０１はネットワーク手段１０２によって相互に接続されており、ネットワーク手段１０２に接続されたサーバ１０３との間で、機密情報のやり取りを行う。機密性を向上させるため、上記第１のネットワーク手段は外界のネットワーク（インターネット）とは分離されていることが望ましいが、ゲートウェイ等の分離手段（不図示）によって情報的に分離されている構成を取っても良い。こうした会議室が少なくとも１つ以上ある会議室システムにおいて、各会議室同士は上記ネットワーク手段１０２によって相互接続されており、ネットワークを介して接続されたＰＣ等から所望の会議室に対して会議室使用の予約（会議室の指定、会議時間、会議出席人員）を行うことができる。
【００１２】
上記セキュリティーエリアが設定された会議室において、会議への出席者が上記ゲート手段１０１を通過して上記セキュリティーエリア１００内に入場した際に、上記リーダ／ライタ手段５００により、上記出席者が持つＲＦＩＤ手段１０５に格納されたＩＤ情報を自動的に読み取り、会議出席者が上記会議室に入室した時間、ＩＤ情報等を上記サーバ１０３に情報を蓄積する。
【００１３】
上記システムにおいて会議後に発行される議事録等の文書を作成した作成者は上記ＰＣにより、上記サーバ１０３に対して上記文書を送信する。
【００１４】
送信された文書は上記サーバ１０３に蓄積された情報に基づき、会議に出席した人物に対し文書を自動的に配布する。
【００１５】
図２では本システムで実施する会議室システムにおいて、ＲＦＩＤ１０５手段とリーダ／ライタ手段５００の間で行われる情報の授受について説明する。
【００１６】
ＲＦＩＤ１０５手段内には、ユーザＩＤ２０１と個別データ２０２が格納される。
【００１７】
上記固有なユーザＩＤ２０１は各ＲＦＩＤ１０５手段それぞれに固有な数値が割り振られており、このユーザＩＤ２０１を元に上記ＲＦＩＤ１０５を所有する個人を認識することができる。
【００１８】
個別データ２０２は各ユーザによって格納されるデータ数は異なるが、１つのＲＦＩＤ手段１０５内に一つ乃至複数の個別データ２０２が格納されている。個別データ２０２の構成としては、個別データＩＤ２０３、データ本体２０４によって構成される。
【００１９】
個別データＩＤ２０３は各個別データそれぞれによって任意の数が割り振られており、ユーザＩＤ情報２０１と組み合わせることで、各種データの授受を開始することができる。
【００２０】
図３は会議室１００内に入退室する場合の在室管理についての情報の授受を説明するフローチャートであり、以下に順を追って説明する。
【００２１】
ユーザが上記会議室に入室する場合、ゲート手段１０１を通過する際に、ゲート手段１０１内に設置されたリーダライタ５００に非接触ＲＦＩＤ手段１０５をかざす（Ｓ３０１）。
【００２２】
次にリーダ／ライタ手段５００は電力供給用の電波を送信し、ＲＦＩＤ手段１０５に給電し、内部不揮発性メモリ手段から、ユーザＩＤ２０１を読み出す（Ｓ３０２）。
【００２３】
Ｓ３０３にて、リーダ／ライタ手段は読み取ったユーザＩＤ情報をネットワーク手段１０２を介して接続されているサーバ１０３に対して送信する。
【００２４】
次にＳ３０４にてサーバ手段１０３内に上記ユーザが該会議室内にいたかどうかを確認する。この場合入室する例であるため、上記ユーザは該会議室内にいなかったと判断されるため、Ｓ３０５にて入室と判断し、入室情報としてサーバ１０３では情報を受け取った時間と共に、上記会議室１００に入室した人物の情報を蓄積する。
【００２５】
最後にＳ３０７にてフローチャートは終了する。
【００２６】
なお上記フローチャートはＳ３０７の後待機状態に移行し、次にＲＦＩＤを持った人物が上記会議室１００に入室した際に再度Ｓ３０１からフローチャートを開始する。
【００２７】
なお、上記フローチャートは会議室１００に入室する際の説明であるが、会議室１００から退室する際にも同様のフローチャートによって退室時間の管理を行う。
【００２８】
すなわち、退室時はＳ３０４にて上記ユーザは該会議室内にいたと判断されるため、Ｓ３０６にて退室と判断し、退室情報としてサーバ１０３では情報を受け取った時間と共に、上記会議室１００に退室した人物の情報を蓄積する。
【００２９】
以上のフローチャートにより、本システムは、該会議室に対して入室時間及び退室時間を自動的に且つ各人ごとに管理することができる。また、この各人に対する入室／退室時間によって実際に該会議に対して参加したかどうかを自動的に判断することができる。
【００３０】
［リーダ／ライタ部］
図４では、ＲＦＩＤ手段１０４内のデータの読み出し／書き込みを行う、リーダ／ライタ手段５００の内部構成を説明する。リーダライタ部５００は、６００の非接触ＩＣ部に対して電波を送信するための送信アンテナ部５０１と、送信アンテナから送信する電波の変調を行うための変調回路５０２と、６００の非接触ＩＣ部から送られてくる電波を受信するための受信アンテナ部５０３、５０３の受信アンテナ部より受信した信号を復調するための復調回路５０４、また５０１の送信アンテナ部と、５０２の変調回路、５０３の受信アンテナ部、５０４の復調回路を制御するための制御部５０５と、上位機器との通信を行うＩ／Ｆ部と、送信アンテナ部５０１に接続され、６００の非接触ＩＣへの電力供給を行う電源５０７から構成される。
【００３１】
前記制御部５０５は、外部からの指示により５０２の変調回路を用いて電力を供給するための電波および、送信するデータを変調して、５０１の送信アンテナ部より外部へ電波を送信する。また、外部より受信した電波信号を、５０３の受信アンテナ部で受信して、５０４の復調回路によって復調したのち、データ信号として扱えるように変換することが可能である。
【００３２】
［ＲＦＩＤ部］
図５では、ＲＦＩＤ１０４手段自体の構成を説明する。ＲＦＩＤ１０４は、非接触ＩＣ部６００を包含する。本実施例ではカード型のＲＦＩＤ手段を想定しており、上記カード内に以下非接触ＩＣ部６００が内包されているものである。
【００３３】
非接触ＩＣ部６００は、６０１の不揮発性メモリ、６０２の電波を送受信するためのアンテナ部と、６０３の共振コンデンサ部、６０４の電源の整流・平滑を行うための電力形成部と、６０５の電波の変調、復調を行うための復変調部、６０６の制御部とから構成される。
【００３４】
６０２のアンテナ部は、６０３の共振コンデンサと組み合わされ、共振回路を構成できるようになっている。外部から電力を供給するための電波信号が送られることにより、これを共振回路で受け取って、前記６０４に示される電力形成部へ供給し、６０４の電力生成部は６００の非接触ＩＣを動作させるための電力を供給することが可能となる。前記電力は、６０１の不揮発性メモリや、６０５の復変調回路へ供給される。６０６の制御部は、６００の非接触ＩＣ部の制御を行うためのものである。
【００３５】
外部から、電力を供給するための電波とあわせて、非接触ＩＣ部から読み出す、または書き着込むためのデータも同時に送受信され、６００の非接触ＩＣ部へ送られてきた信号は、６０５の復変調回路によって、復調され６０６の制御部を介して、６０１の不揮発性メモリへ記憶される。また、６０６の制御部によって、６０１の不揮発性メモリから読み出されたデータは、６０５の復変調回路によって変調され、６０２のアンテナ部から電波信号として送信可能である。
【００３６】
図６に本実施例で実施する会議室システムを説明するフローチャートを説明する。
【００３７】
Ｓ７０１にて、会議を開催する人物等がネットワークに接続されたＰＣ１０６によって所望の会議室に対して、会議を設定する。会議設定においては、会議室の指定、会議時間の指定、会議参加者の指定を行う。また、このとき会議に必要な文書ファイル等を登録しておくことで、会議に参加する人物に予め必要書類を配布しておいても良い。
【００３８】
Ｓ７０２にて、会議参加の指定をされた人物に対し、サーバ１０３は該会議に対して召集通知を、メール等の手段によって通知する。
【００３９】
Ｓ７０３にて会議参加者が会議室１００に入室する際に、ユーザＩＤ情報をサーバ１０３内に格納する。その際、どの会議室か、何時か等の情報を同時に格納する。なお、このステップは特定の人物のみに行われるわけではなく、上記ゲート１０１を人物が通過したその都度全員に行われる。
【００４０】
次にＳ７０４にてユーザが会議室１００から退室する際に、ユーザＩＤ情報をサーバ１０３内に格納する。その際、どの会議室か、何時か等の情報を同時に格納する。なお、このステップは特定の人物のみに行われるわけではなく、上記ゲート１０１を人物が通過したその都度全員に行われる。
【００４１】
次に会議が終了後に会議参加者の内の議事録作成者が、作成した議事録文書ファイルをサーバ１０３に送信する（Ｓ７０５）。
【００４２】
送信される文書には、出席者、オブザーバ、欠席者の３つのセキュリティーレベルに応じた内容を記載する部分に分かれている。
【００４３】
サーバに送信された文書は、該当する会議に対して関連する人物に対して送信される。サーバには、文書を受信する可能性のある全ての人物のメールアドレス等の文書送付先情報が、各人のメールアドレスは各人の持つユーザＩＤ情報と対になって格納されている。このため、サーバに送信された文書は該会議に関係する人物のユーザＩＤを元にメールアドレスを参照して各人に配布される。
【００４４】
ここで実際に文書を送信する際に、Ｓ７０６にてこれから文書を送信する対象者が出席者かどうか判断する。ここで、出席者とは、予め該会議に対して出席するように予約された人物で且つ、当日実際に会議室に入室した人物である。出席者と判断された場合には、Ｓ７０７にて出席者に対しては全ての議事内容が送信される。
【００４５】
Ｓ７０６にて出席者と判断されなかった場合、Ｓ７０８にてこれから文書を送付する対象者がオブザーバかどうか判断する。ここでオブザーバとは、予め該会議に対して出席するように予約されていない人物であり、且つ当日実際に会議室に入室した人物である。オブザーバと判断された場合、例えば当日の会議のサマリだけをまとめた文書に限定してＳ７０９にて文書送信する。
【００４６】
又、Ｓ７０８にてオブザーバでもないと判断された場合、Ｓ７１０にてこれから文書を送信する人物は欠席者であると判断する。ここで欠席者とは、予め該会議に対して出席するように予約された人物であり、且つ当日実際に会議室に入室しなかった人物である。欠席者と判断された場合、例えば、当日の会議のサマリをまとめたものと同時に、当日の会議の出席者情報を付属して送信する。
【００４７】
尚、上記の、出席者、オブザーバ、欠席者のうちそれぞれに送信する文書は一例であり、他の文書を送付するような構成になっていても良い。
【００４８】
またシステムを運用する側で、それぞれの人物に対して送信する文書を選択できるようにしても良い。
【００４９】
尚、会議後に作成される文書に対し、特定の人物に対してアクションアイテム等が提案される場合がある。この場合、対象の人物名が含まれた文書を受け取ったサーバは、上記文書内の人物名を検索し、検索した人物名と該会議に対して出席した人物名及び、予め会議に出席するよう予約された人物名と一致するか比較し、一致した場合該当の人物名等をボールド文字に変換したり、色文字に変換して文書を編集するようにしても良い。
【００５０】
本実施例により、会議後の議事録送信をする際に送付先の人物のメールアドレスを指定すること無しに、会議後の文書を自動的に配布することが可能となる。さらに実際の会議への参加の仕方（出席者／オブザーバ／欠席者）に応じて、最適な文書を送信することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００５１】
【図１】本実施例で説明するセキュリティーシステムの全体図
【図２】本実施例で使用する個別データの構成を示す図
【図３】会議室に入退室する場合のフローチャート図
【図４】リーダ／ライタ部を説明する図
【図５】ＲＦＩＤ内を説明する図
【図６】実施例１で説明する文書配布方法を説明するフローチャート図
【符号の説明】
【００５２】
１０１  ゲート
１０２  ネットワーク手段
１０３  サーバ
１０５  ＲＦＩＤ手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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