(57)【要約】【課題】範囲検索を行う際に一度の操作で範囲指定を可能であるとともに、直感的に理解できる操作感で指定することを可能とすること。【解決手段】文書とその属性データやインデックス情報等を関連付けて管理する文書管理システムにおいて、文書とインデックス情報を関連付けて保存するデータベースと、文書インデックスカテゴリを関連付けることが可能な軸と、その軸上に列挙されたインデックス情報の候補値を表示するためのインデックス情報候補値表示部と、複数の文書インデックス情報の候補値によって作られたマトリクス状のＵＩ部と、そのＵＩの任意の範囲をドラッグできるポインティングデバイスと、そのドラッグ範囲から各インデックスの範囲条件を生成する条件生成部と、それらの条件を用いて検索を行う検索処理部と、その結果である条件に合致する文書一覧を表示する文書一覧表示部とを有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書とその属性データやインデックス情報等を関連付けて管理する文書管理システムにおいて、
文書とインデックス情報を関連付けて保存するデータベースと、文書インデックスカテゴリを関連付けることが可能な軸と、その軸上に列挙されたインデックス情報の候補値を表示するためのインデックス情報候補値表示部と、複数の文書インデックス情報の候補値によって作られたマトリクス状のＵＩ部と、そのＵＩの任意の範囲をドラッグできるポインティングデバイスと、そのドラッグ範囲から各インデックスの範囲条件を生成する条件生成部と、それらの条件を用いて検索を行う検索処理部と、その結果である条件に合致する文書一覧を表示する文書一覧表示部とを有することを特徴とするインデックス検索装置。
【請求項２】
検索条件抽出用ＵＩとしてグラフ状のＵＩ部を有することを特徴とする請求項１記載のインデックス検索装置。
【請求項３】
前記グラフを複数の種類のグラフ形式に変更することが可能なグラフ形式変更部を有することを特徴とする請求項２記載のインデックス検索。
【請求項４】
マトリックス状のＵＩ及びグラフ状のＵＩの切り替え機能を持つ検索条件抽出用ＵＩ切り替え部を有することを特徴とする請求項１記載のインデックス検索装置。
【請求項５】
前記軸に関連付ける文書インデックスカテゴリを複数の文書インデックスカテゴリの中から選択することが可能な文書インデックスカテゴリ割り当て部を有することを特徴とする請求項１記載のインデックス検索装置。
【請求項６】
前記軸上に表示されるインデックス情報の候補値を変更若しくは任意に選択することが可能なインデックス情報の候補値表示変更部を有することを特徴とする請求項１記載のインデックス検索装置。
【請求項７】
前記軸上に表示されるインデックス情報の候補値を任意の基準で並び変えソートすることが可能なインデックス情報の候補値並び替え部を有することを特徴とする請求項１記載のインデックス検索装置。
【請求項８】
マトリックスセルの検索条件に当て嵌る条件のインデックスが設定されている文書の数を表示させる条件適合文書数表示指示部を有することを特徴とする請求項１記載のインデックス検索。
【請求項９】
グラフ表示部の検索条件に合致したインデックスが設定されている文書数をグラフ化して表示させる条件適合文書数グラフ化表示指示部を有することを特徴とする請求項１記載のインデックス検索装置。
【請求項１０】
新たに文書が追加されたり、既存の文書に対してインデックス情報を追加・変更した場合等に、条件適合文書数表示指示部や条件適合文書数グラフ化表示指示部に対して情報更新を促す文書数表示更新部を有することを特徴とする請求項１記載のインデックス検索装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイル管理システム又は電子文書管理システム、電子ファイリングシステム等において、文書として管理されるデータの検索性を高めるためのインデックス情報が設定された文書を、このインデックス情報から効率良く検索するためのインデックス検索装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、文書をスキャナ等で読み込む等して作成した文書のイメージデータに文書管理情報を関連付けて記憶し、これらの情報に対して検索、表示、印刷等を行う電子ファイリングシステム又は文書管理システムが発表されている。このような電子ファイリング装置では、従来から文書管理情報として、文書の属性や文書の内容に関連したインデックス情報を設定し、文書と共に管理することで、効率的に文書を検索する仕組みを持っているものが殆どである。
【０００３】
従来のインデックス検索方法では、検索対象とするインデックスカテゴリと検索対象のインデックスの値を指定し、検索対象の値が設定してある文書を抽出するというのが一般的である。この場合、インデックスの値として非常に幅広い値を指定できるため、予め入力してある値、若しくは、別ツールにて予めそのインデックスカテゴリとして許容できる値として登録しておいた入力候補の一覧をリスト状に表示させ、そのリストから任意の値を選択し、その値で検索を行うことでインデックス検索の効率を上げる工夫等がなされている例もある。
【０００４】
又、インデックスの範囲を初めの値と終わりの値を指定させ、その範囲に含まれるインデックス値が設定されている文書を抽出する方法や、上記と同様の手段で複数の条件を設定させてそのＡｎｄ検索やＯｒ検索等の複合検索を行うことを可能にしている例もある。
【０００５】
【特許文献１】特開２００３−３３９４３７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記従来のインデックス検索装置においては、入力手段として、キーボードによる値入力やリストからの値選択が想定されているが、範囲検索を行う場合には、初めの値を指定する値入力個所をポインティングデバイス又はキーボードによって選択し、上記入力行為を行い、更に、終わりの値を指定する値入力個所をポインティングデバイス又はキーボードによって選択し、上記入力行為を行うことで範囲を指定する。しかし、初めの値と終わりの値を頻繁に設定し直して検索する必要がある場合等、この操作はユーザにとって煩雑なものである。
【０００７】
又、このような煩雑な操作を行って検索を実行したとしても、必ずしもその条件に適した文書が格納されているかどうかは分からないため、抽出文書が０件という結果を受け再度値をずらして検索し直さなければならないこともある。
【０００８】
又更に、ヒット件数が見積もれないため、膨大な数の文書がヒットしてしまうことも十分予想される。この場合、膨大な量の文書を取り出して表示するために大量の時間をロスした上、再度絞り込み検索若しくは条件を再設定して再検索を行う必要があり、非常に非効率な操作を強いられる結果となる。
【０００９】
本発明は、上述した問題を解決するためになされたものであり、その目的とする処は、範囲検索を行う際に一度の操作で範囲指定を可能であるとともに、直感的に理解できる操作感で指定することを可能とすることにある。
【００１０】
又、予め格納されている文書のインデックス情報の設定状況を表示することで抽出文書の数をユーザが見積もれるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成するため、本発明は、文書とその属性データやインデックス情報等を関連付けて管理する文書管理システムにおいて、文書とインデックス情報を関連付けて保存するデータベースと、文書インデックスカテゴリを関連付けることが可能な軸と、その軸上に列挙されたインデックス情報の候補値を表示するためのインデックス情報候補値表示部と、複数の文書インデックス情報の候補値によって作られたマトリクス状のＵＩ部と、そのＵＩの任意の範囲をドラッグできるポインティングデバイスと、そのドラッグ範囲から各インデックスの範囲条件を生成する条件生成部と、それらの条件を用いて検索を行う検索処理部と、その結果である条件に合致する文書一覧を表示する文書一覧表示部とを有する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、範囲検索を行う際に一度の操作で範囲指定することが可能となるとともに、直感的に理解できる操作感で指定することが可能となる。
【００１３】
又、予め格納されている文書のインデックス情報の設定状況を表示することで抽出文書の数をユーザが見積もることも可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下に本発明の実施の形態を添付図面に基づいて説明する。
【００１５】
＜実施の形態１＞
図１は本発明の特徴を最も良く表わす図面であり、本実施の形態における表示装置の構成の一例を示している。
【００１６】
図１において、１０１は文書とその属性データやインデックス情報等を関連付けて管理する文書管理システムのＧＵＩ部分であり、１０２は文書とインデックス情報を関連付けて保存するデータベースであり、１０３は文書インデックスカテゴリを関連付けることが可能な軸部分であり、１０４はインデックスカテゴリに関連付けられた軸上に列挙されたインデックス情報のインデックス情報候補値表示部であり、１０５は２つのインデックスカテゴリに属するインデックス情報の候補値によって作られたマトリックスである。
【００１７】
又、１０６はこのマトリックス上をドラッグすることができるポインティングデバイスの指し示す場所を表すポインタであり、１０７はポインティングデバイスでドラッグした領域から検索条件を生成する検索条件生成部であり、１０８はその検索条件を用いて検索を行う検索処理部であり、１０９はその検索条件に合致した文書の一覧を表示する文書一覧表示部である。尚、ＧＵＩ１０１，１０３〜１０６，１０９は一般的な表示装置の表示画面上に表示される。又、本実施の形態を実行するインデックス検索装置は、一般的な情報処理装置（ＲＯＭから読み出されたプログラムに基づいて各処理を実行するＣＰＵ、ＲＡＭ、ハードディスクドライブ等の記憶装置）のハードウエア構成から成る。
【００１８】
例えば、ツアー旅行に関する書類を管理しているシステムを想定した場合において、インデックスカテゴリとして「旅行先地域」と「ツアー出発月」というカテゴリが存在したと仮定する。それぞれ横軸に「旅行先地域」、縦軸には「ツアー出発月」を割り当てたとすると、図１において、Ｉｎｄｅｘ１が「旅行先地域」、Ｉｎｄｅｘ２が「ツアー出発月」に相当する。図１では、このマトリックス上のＵＩの４月から８月までの間でヨーロッパかオセアニアに出発するツアープランの情報を検索していることになる。
【００１９】
図２は上記構成における、本実施の形態によるインデックス検索方法及び装置の動作を説明するフローチャートである。
【００２０】
先ず、ステップ２０１で、検索条件設定用としてマトリックス型のＵＩを表示する。次に、ステップ２０２で縦軸・横軸それぞれに対し、それぞれインデックスカテゴリを割り当てる。次に、ステップ２０３で各軸に割り当てられたインデックスカテゴリとして設定可能なインデックス情報の候補値を表示させる。次に、ステップ２０４にて、表示されたマトリックスＵＩ上の任意の部分をポインティングデバイスを用いてポインタを動かし、ドラッグする。次に、ステップ２０５で、ドラッグしたときにポインタが選択したセルを検知し、検索条件を生成する。具体的には、軸に設定されているインデックスカテゴリが数値や日付等の連続した値を取り得るような範囲条件を生成可能な属性の場合、ポインタが選択したマトリックスセルの上端と下端、又は左端と右端に対応するそれぞれのインデックス情報を調べ、その間の値を検索範囲とする条件式を生成する。
【００２１】
又、軸に設定されているインデックスカテゴリが文字列等の連続した値を取りにくい属性の場合、ポインタが選択したマトリックスセルに対応するインデックス情報を調べ、それらの値を検索条件とする条件式を生成する。次に、ステップ２０６ではステップ２０５で生成した検索条件を用いて検索処理を行う。次に、ステップ２０７では、ステップ２０５で行った検索結果情報を用いて、検索結果としての文書一覧を作成し表示する。
【００２２】
図３は上記構成においてデータベース１０２にて管理されるテーブルデータ構成の一例を示したものであり、３０１は格納されている文書データを保管する文書テーブルであり、３０２は各文書に設定できるインデックスのカテゴリ一覧を表すインデックスカテゴリテーブルであり、３０３，３０４，３０５はそれぞれインデックスカテゴリＩｎｄｅｘ＿１，Ｉｎｄｅｘ＿２，Ｉｎｄｅｘ＿３のインデックス情報一覧を表すインデックス情報テーブルである。
【００２３】
本実施の形態によれば、範囲検索を行う際に一度の操作で範囲指定を可能とし、直感的に理解できる操作感で指定することが可能となる。
【００２４】
＜実施の形態２＞
前記実施の形態では、検索条件抽出用ＵＩとしてマトリックス状のＵＩ部１０５を表示させて条件特定に利用したが、マトリックス状にＵＩ部の代わりに図４の４０１に示すように検索条件抽出用ＵＩとしてグラフ状のＵＩ部を表示いて条件特定に利用しても良い。
【００２５】
例えば、様々な会社情報に関する文書を管理するシステムを想定し、図３の例で説明する。ここで、横軸には従業員数、縦軸に年間売上（億円）というインデックスカテゴリが設定されたと仮定すると、図４で行われている検索は、従業員数が約１８０から３００人強でかつ年間売上が５億円から９億円ぐらいの会社の情報を検索していることを示す。
【００２６】
本実施の形態により、アナログ的なインデックス情報の範囲指定を直感的に行うことが可能となる。
【００２７】
＜実施の形態３＞
前記実施の形態２では、検索条件抽出用ＵＩとしてグラフ状のＵＩ部４０１を表示させて条件特定に利用したが、そのグラフの種類を変更することを可能にしても良い。
【００２８】
本実施の形態により、設定されるインデックスカテゴリの傾向をより的確に掴むことができるよう、ユーザは直感的な検索を行い易い種類のグラフで検索ＵＩを表示することが可能となる。
【００２９】
＜実施の形態４＞
前記実施の形態では、検索条件抽出用ＵＩとしてマトリックス状のＵＩ部１０５若しくはグラフ状のＵＩ部４０１を表示させて条件特定に利用したが、この双方のＵＩ表示を切り替えることを可能としても良い。
【００３０】
本実施の形態により、アナログ的なインデックス情報とデジタル的なインデックス情報のどちらを利用して検索を行うかによって、ユーザが直感的に検索し易いＵＩ表示を選択することが可能となる。
【００３１】
＜実施の形態５＞
前記実施の形態では、文書インデックスカテゴリを関連付けることが可能な軸部分１０３を有しているが、複数のインデックスカテゴリの中からユーザが望む任意のインデックスカテゴリに変更することを可能としても良い。
【００３２】
本実施の形態により、複数のインデックスカテゴリが文書管理システムに登録してある場合には、任意の組み合わせで組み合わせ検索を直感的な操作で行うことが可能となる。
【００３３】
＜実施の形態６＞
前記実施の形態では、インデックス  カテゴリに関連付けられた軸上に列挙されたインデックス情報のインデックス情報候補値表示部１０４を有しているが、この部分に表示される値を変更させても良い。
【００３４】
例えば、「旅行代金」といったアナログ的なインデックスカテゴリが存在した場合には、マトリックス表示においては１０万円台、２０万円台、３０万円台といった具合に表示させるカテゴリを絞ったり、グラフ表示においては１０万円から２０万円の間しか軸を表示させない等のように変更できる。
【００３５】
本実施の形態により、検索を行うユーザが視覚的に理解し易いレンジでインデックス情報を表示することが可能となる。
【００３６】
＜実施の形態７＞
前記実施の形態では、インデックスカテゴリに関連付けられた軸上に列挙されたインデックス情報のインデックス情報候補値表示部１０４を有しているが、この部分に表示される値を任意の基準で並び替え、ソートさせても良い。
【００３７】
本実施の形態により、通常は連続していない複数の情報を同時に検索条件に含めて検索することが可能となる。
【００３８】
＜実施の形態８＞
前記実施の形態では、検索条件抽出用ＵＩとしてマトリックス状のＵＩ部１０５を表示させて条件特定に利用したが、予め表示されている各マトリックスセルの条件に合致するようなインデックス情報が設定されている文書の数を図５のように表示させておいて、検索の目安とさせても良い。
【００３９】
本実施の形態により、予め格納されている文書のインデックス情報の設定状況を表示することで、検索結果の数をユーザが見積もれるようになり、検索結果が０件であったり、膨大な数をヒットさせてしまったりといった状況を回避することが可能となる。
【００４０】
＜実施の形態９＞
前記実施の形態では、検索条件抽出用ＵＩとしてグラフ状のＵＩ部４０１を表示させて条件特定に利用したが、予め文書に設定されているインデックス情報を図５のようにグラフ状にプロットすることで、検索の目安しても良い。
【００４１】
このときのプロットは１文書１プロットである必要はなく、或る値近くの値が設定されている文書が存在すれば複数文書で１プロットとしても良い。
【００４２】
更に、このプロットを文書数によって形や色、大きさ等を変えて表示しても良い。
【００４３】
本実施の形態により、予め格納されている文書のインデックス情報の設定状況をユーザが把握することが可能となり、検索結果の数をユーザが見積もれるようになり、検索結果が０件であったり、膨大な数をヒットさせてしまったりといった状況を回避することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００４４】
【図１】本発明の実施の形態におけるマトリックスＵＩを採用した場合の構成図である。
【図２】本発明の実施の形態のフローチャート図である。
【図３】本発明の実施の形態におけるテーブルデータ構造の一例を示す図である。
【図４】本発明の実施の形態においてグラフＵＩを採用した場合の構成図である。
【図５】本発明の実施の形態においてマトリックスＵＩを採用し、インデックス情報の設定状況を表示した場合の構成図である。
【図６】本発明の実施の形態においてグラフＵＩを採用し、インデックス情報の設定状況を表示した場合の構成図である。
【符号の説明】
【００４５】
１０１  ＧＵＩ
１０２  データベース
１０３  軸部分
１０４  インデックス情報候補値表示部
１０５  マトリックス
１０６  ポインタ
１０７  検索条件を生成する検索条件生成部
１０８  検索処理部
１０９  文書一覧表示部
３０１  文書テーブル
３０２  インデックスカテゴリテーブル
３０３    Ｉｎｄｅｘ＿１のインデックス情報一覧
３０４    Ｉｎｄｅｘ＿２のインデックス情報一覧
３０５    Ｉｎｄｅｘ＿３のインデックス情報一覧
４０１  インデックス情報を両軸として作られたグラフ
５０１  文書数
６０１  文書プロット
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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