(57)【要約】  【課題】  機密情報等が形成された印刷用紙の持出しを管理する情報管理システムを提供する。  【解決手段】  情報管理システム１は、コピー装置５及び情報管理装置２を含む。コピー装置５は、印刷用紙４０に文書画像を印刷する場合に、この文書画像に含まれる文字列を、この印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３に書き込む。情報管理装置２は、印刷用紙４０のセキュリティルーム外への持出しが検出された場合に、ＩＣチップ３から文字列を読み出して、この印刷用紙４０の機密レベルを判定し、判定結果に応じた持出し管理動作を行う。【選択図】図１０
2006171828.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像が形成された記録媒体と、
前記記録媒体に付され、この記録媒体に形成された画像に機密情報が含まれているか否かを判定するための判定情報を送信する通信装置と、
前記記録媒体に付された通信装置から、前記判定情報を受信する情報受信手段と、
前記記録媒体が既定の領域外に持ち出されることを検出する持出し検出手段と、
前記持出し検出手段により前記記録媒体が既定領域外に持ち出されることを検出した場合に、前記情報受信手段により受信された判定情報に基づいて、この記録媒体の持出しを管理する持出し管理手段と
を有する情報管理システム。
【請求項２】
前記通信装置は、前記判定情報として、前記記録媒体に形成される文字列の識別情報を送信し、
前記情報受信手段は、前記通信装置から、文字列の識別情報を受信し、
前記持出し管理手段は、前記情報受信手段により受信した文字列識別情報を用いて、この記録媒体に形成された文字列に機密情報が含まれているか否かを判定し、この判定結果に応じて、前記記録媒体の持出しを管理する
請求項１に記載の情報管理システム。
【請求項３】
既定の文字列を複数の機密レベルのいずれかと対応付けて記憶する記憶手段
をさらに有し、
前記持出し管理手段は、
前記情報受信手段により受信した文字列識別情報を用いて、前記記憶手段に記憶されている文字列のいずれかが存在するか否かを判定する文字列判定手段と、
前記文字列判定手段によりいずれかの文字列が存在すると判定された場合に、この文字列に対応する機密レベルに応じて、警告信号を出力する警告手段と
を含む
請求項２に記載の情報管理システム。
【請求項４】
既定の文字列を複数の機密レベルのいずれかと対応付けて記憶する記憶手段
をさらに有し、
前記持出し管理手段は、
前記情報受信手段により受信した文字列識別情報を用いて、前記記憶手段に記憶されている文字列のいずれかが存在するか否かを判定する文字列判定手段と、
前記文字列判定手段によりいずれかの文字列が存在すると判定された場合に、前記記録媒体の持出し履歴を更新する履歴管理手段と
を含む
請求項２に記載の情報管理システム。
【請求項５】
前記記録媒体が廃棄されたことを検出する廃棄検出手段
をさらに有し、
前記履歴管理手段は、前記廃棄検出手段によりいずれかの記録媒体の廃棄が検出された場合に、この記録媒体の持出し履歴を消去する
請求項４に記載の情報管理システム。
【請求項６】
記録媒体に付された通信装置から、この記録媒体に形成された画像に機密情報が含まれているか否かを判定するための判定情報を受信する情報受信手段と、
前記記録媒体が既定の領域外に持ち出されることを検出する持出し検出手段と、
前記持出し検出手段により前記記録媒体が既定領域外に持ち出されることを検出した場合に、前記情報受信手段により受信された判定情報に基づいて、この記録媒体の持出しを管理する持出し管理手段と
を有する情報管理装置。
【請求項７】
記録媒体に画像を形成する像形成手段と、
前記像形成手段により形成される画像の中に、既定の画像要素が含まれているか否かを判定する要素判定手段と、
前記要素判定手段によりいずれかの画像要素が含まれていると判定された場合に、前記記録媒体に付された通信装置に、この画像要素を識別するための要素識別情報を書き込む書込み手段と
を有する画像形成装置。
【請求項８】
記録媒体に画像を形成する像形成手段と、
前記像形成手段により形成される画像の中に、既定の画像要素が含まれているか否かを判定する要素判定手段と、
前記要素判定手段によりいずれかの画像要素が含まれていると判定された場合に、この画像要素に対応する機密レベルを判定するレベル判定手段と、
前記レベル判定手段により判定された機密レベルの識別情報を、前記記録媒体に付された通信装置に書き込む書込み手段と
を有する画像形成装置。
【請求項９】
記録媒体に付された通信装置に、この記録媒体に形成された画像に機密情報が含まれているか否かを判定するための判定情報を格納し、
前記記録媒体に付された通信装置から、前記判定情報を受信し、
前記記録媒体が既定の領域外に持ち出されることを検出し、
前記記録媒体が既定領域外に持ち出されることを検出した場合に、受信された判定情報に基づいて、この記録媒体の持出しを管理する
情報管理方法。
【請求項１０】
コンピュータを含む情報管理装置において、
記録媒体に付された通信装置から、この記録媒体に形成された画像に機密情報が含まれているか否かを判定するための判定情報を受信するステップと、
前記記録媒体が既定の領域外に持ち出されることを検出するステップと、
前記記録媒体が既定領域外に持ち出されることを検出した場合に、受信された判定情報に基づいて、この記録媒体の持出しを管理するステップと
を前記情報管理装置のコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項１１】
コンピュータを含む画像形成装置において、
記録媒体に画像を形成するステップと、
前記像形成手段により形成される画像の中に、既定の画像要素が含まれているか否かを判定するステップと、
形成される画像の中に、いずれかの前記画像要素が含まれていると判定された場合に、この画像要素に対応する機密レベルを判定するステップと、
判定された機密レベルの識別情報を、前記記録媒体に付された通信装置に書き込むステップと
を前記画像形成装置のコンピュータに実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報の所在を管理する情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１は、識別コード信号の送信側と受信側とが一定距離以上離れた場合に、警告信号を発する機器の使用制限装置を開示する。
【特許文献１】特開平１１−８８４９９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
本発明は、上述した背景からなされたものであり、機密情報等が形成された記録媒体の持出しを管理する情報管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
［情報管理システム］
上記目的を達成するために、本発明にかかる情報管理システムは、画像が形成された記録媒体と、前記記録媒体に付され、この記録媒体に形成された画像に機密情報が含まれているか否かを判定するための判定情報を送信する通信装置と、前記記録媒体に付された通信装置から、前記判定情報を受信する情報受信手段と、前記記録媒体が既定の領域外に持ち出されることを検出する持出し検出手段と、前記持出し検出手段により前記記録媒体が既定領域外に持ち出されることを検出した場合に、前記情報受信手段により受信された判定情報に基づいて、この記録媒体の持出しを管理する持出し管理手段とを有する。
【０００５】
好適には、前記通信装置は、前記判定情報として、前記記録媒体に形成される文字列の識別情報を送信し、前記情報受信手段は、前記通信装置から、文字列の識別情報を受信し、前記持出し管理手段は、前記情報受信手段により受信した文字列識別情報を用いて、この記録媒体に形成された文字列に機密情報が含まれているか否かを判定し、この判定結果に応じて、前記記録媒体の持出しを管理する。
【０００６】
好適には、既定の文字列を複数の機密レベルのいずれかと対応付けて記憶する記憶手段をさらに有し、前記持出し管理手段は、前記情報受信手段により受信した文字列識別情報を用いて、前記記憶手段に記憶されている文字列のいずれかが存在するか否かを判定する文字列判定手段と、前記文字列判定手段によりいずれかの文字列が存在すると判定された場合に、この文字列に対応する機密レベルに応じて、警告信号を出力する警告手段とを含む。
【０００７】
好適には、既定の文字列を複数の機密レベルのいずれかと対応付けて記憶する記憶手段をさらに有し、前記持出し管理手段は、前記情報受信手段により受信した文字列識別情報を用いて、前記記憶手段に記憶されている文字列のいずれかが存在するか否かを判定する文字列判定手段と、前記文字列判定手段によりいずれかの文字列が存在すると判定された場合に、前記記録媒体の持出し履歴を更新する履歴管理手段とを含む。
【０００８】
好適には、前記記録媒体が廃棄されたことを検出する廃棄検出手段をさらに有し、前記履歴管理手段は、前記廃棄検出手段によりいずれかの記録媒体の廃棄が検出された場合に、この記録媒体の持出し履歴を消去する。
【０００９】
［情報管理装置］
また、本発明にかかる情報管理装置は、記録媒体に付された通信装置から、この記録媒体に形成された画像に機密情報が含まれているか否かを判定するための判定情報を受信する情報受信手段と、前記記録媒体が既定の領域外に持ち出されることを検出する持出し検出手段と、前記持出し検出手段により前記記録媒体が既定領域外に持ち出されることを検出した場合に、前記情報受信手段により受信された判定情報に基づいて、この記録媒体の持出しを管理する持出し管理手段とを有する。
【００１０】
［画像形成装置］
また、本発明にかかる画像形成装置は、記録媒体に画像を形成する像形成手段と、前記像形成手段により形成される画像の中に、既定の画像要素が含まれているか否かを判定する要素判定手段と、前記要素判定手段によりいずれかの画像要素が含まれていると判定された場合に、前記記録媒体に付された通信装置に、この画像要素を識別するための要素識別情報を書き込む書込み手段とを有する。
【００１１】
また、本発明にかかる画像形成装置は、記録媒体に画像を形成する像形成手段と、前記像形成手段により形成される画像の中に、既定の画像要素が含まれているか否かを判定する要素判定手段と、前記要素判定手段によりいずれかの画像要素が含まれていると判定された場合に、この画像要素に対応する機密レベルを判定するレベル判定手段と、前記レベル判定手段により判定された機密レベルの識別情報を、前記記録媒体に付された通信装置に書き込む書込み手段とを有する。
【００１２】
［情報管理方法］
また、本発明にかかる情報管理方法は、記録媒体に付された通信装置に、この記録媒体に形成された画像に機密情報が含まれているか否かを判定するための判定情報を格納し、前記記録媒体に付された通信装置から、前記判定情報を受信し、前記記録媒体が既定の領域外に持ち出されることを検出し、前記記録媒体が既定領域外に持ち出されることを検出した場合に、受信された判定情報に基づいて、この記録媒体の持出しを管理する。
【００１３】
［プログラム］
また、本発明にかかるプログラムは、コンピュータを含む情報管理装置において、記録媒体に付された通信装置から、この記録媒体に形成された画像に機密情報が含まれているか否かを判定するための判定情報を受信するステップと、前記記録媒体が既定の領域外に持ち出されることを検出するステップと、前記記録媒体が既定領域外に持ち出されることを検出した場合に、受信された判定情報に基づいて、この記録媒体の持出しを管理するステップとを前記情報管理装置のコンピュータに実行させる。
【００１４】
また、本発明にかかるプログラムは、コンピュータを含む画像形成装置において、記録媒体に画像を形成するステップと、前記像形成手段により形成される画像の中に、既定の画像要素が含まれているか否かを判定するステップと、形成される画像の中に、いずれかの前記画像要素が含まれていると判定された場合に、この画像要素に対応する機密レベルを判定するステップと、判定された機密レベルの識別情報を、前記記録媒体に付された通信装置に書き込むステップとを前記画像形成装置のコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１５】
本発明の情報管理システムによれば、機密情報等が形成された記録媒体の持出しを管理することにより、機密情報等の漏洩を防止できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
［ハードウェア構成］
まず、本実施形態における情報管理システム１のハードウェア構成を説明する。
図１は、本発明にかかる情報管理方法が適応される情報管理システム１の構成を例示する図である。
図１に例示するように、情報管理システム１は、情報管理装置２及びコピー装置５を有する。情報管理装置２及びコピー装置５は、ＬＡＮ等のネットワークを介して互いに接続し、後述する文書識別情報（文書ＩＤ）及びキーワード等の同期を図る。
また、情報管理システム１では、ＩＣチップ３（後述）が付された印刷用紙４０（記録媒体）が用いられる。ＩＣチップ３（通信装置）は、電波を用いて非接触にデータの読み出しが可能な半導体である。
【００１７】
コピー装置５は、原稿から文書画像を読み取り、読み取られた文書画像を印刷用紙４０に印刷する。また、コピー装置５は、この印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３に、この文書画像に含まれる文字列を識別するための文字列識別情報（例えば、文字コード）を書き込む。
情報管理装置２は、印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３と通信を行うためのＩＣチップインタフェース（ＩＣチップＩＦ）２８を有する。このＩＣチップＩＦ２８は、ＩＣチップ３と通信を行って印刷用紙４０が既定の領域（本例では、セキュリティルーム）から持ち出されることを検知できるように、例えば、既定領域（セキュリティルーム）の出入り口などに設置される。
【００１８】
図２（Ａ）は、ＩＣチップ３が付された印刷用紙４０を例示し、図２（Ｂ）は、ＩＣチップ３に記憶されるデータを例示する図である。
図２（Ａ）に例示するように、印刷用紙４０の表面には、文書画像が印刷されている。ここで、文書画像とは、文字画像、図形画像、写真画像、又は、これらの組合せ等からなる画像である。
また、印刷用紙４０の周縁部には、ＩＣチップ３が付されている。
図２（Ｂ）に例示するように、この印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３には、この印刷用紙４０を識別する文書ＩＤと、この印刷用紙４０に印刷された文字を識別する文字コードとが記憶されている。
なお、ＩＣチップ３には、文書ＩＤ及び文字コードに加えて、文書画像が印刷された日付及び時刻、この文書画像を印刷したコピー装置５の識別情報、この文書画像の印刷を指示したユーザのユーザＩＤ等が書き込まれてもよい。
【００１９】
図３は、本発明にかかる情報管理装置２のハードウェア構成を、制御装置２０を中心に例示する図である。
図３に例示するように、情報管理装置２は、ＣＰＵ２０２及びメモリ２０４などを含む制御装置２０、通信装置２２、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記録装置２４、ＬＣＤ表示装置あるいはＣＲＴ表示装置及びキーボード・タッチパネルなどを含むユーザインタフェース装置（ＵＩ装置）２６、並びに、アンテナ２８０を有するＩＣチップＩＦ２８から構成される。
ＩＣチップＩＦ２８及びアンテナ２８０は、印刷用紙４０の持出しが検知できる位置に配設される。本例では、ＩＣチップＩＦ２８及びアンテナ２８０は、機密情報の取扱いが許容されるセキュリティルームの出入り口に設置される。すなわち、ＩＣチップＩＦ２８及びアンテナ２８０は、セキュリティルームの出入り口近傍に配置され、印刷用紙４０のセキュリティルーム外への持出しを検知する。
【００２０】
図４は、コピー装置５のハードウェア構成を、その制御装置５０を中心に例示する図である。
図４に示すように、コピー装置５は、ＣＰＵ５０２及びメモリ５０４などを含む制御装置５０、コピー動作を行うコピー装置本体５１、通信装置５２、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記録装置５４、ＬＣＤ表示装置あるいはＣＲＴ表示装置及びキーボード・タッチパネルなどを含むＵＩ装置５６、並びに、アンテナ５８０を有するＩＣチップＩＦ５８から構成される。
コピー装置本体５１は、原稿の画像を読み取るスキャナ装置、印刷用紙４０が収容されている用紙トレイ部、及び、ゼログラフィなどにより文書画像を印刷するプリントエンジンなどから構成される。
また、コピー装置本体５１において、ＩＣチップＩＦ５８及びアンテナ５８０は、印刷用紙４０の用紙搬送路の近傍に配設される。すなわち、ＩＣチップＩＦ５８及びアンテナ５８０は、原稿画像が印刷される印刷用紙４０の搬送経路近傍に配置され、この印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３にデータを書き込む。
なお、制御装置５０等は、実際にはコピー装置本体５１の内部に収容される。
【００２１】
［ＩＣチップ３・ＩＣチップＩＦ２８］
図５は、図２に示したＩＣチップ３の構成を示す図である。
図６は、図３に示したＩＣチップＩＦ２８（又は図４に示したＩＣチップＩＦ５８）の構成を示す図である。なお、情報管理装置２に設けられたＩＣチップＩＦ２８の構成は、、コピー装置５に設けられたＩＣチップＩＦ５８のものと実質的に同一であるため、情報管理装置２のＩＣチップＩＦ２８について以下説明する。
【００２２】
図５に示すように、ＩＣチップ３は、アンテナ３００、クロック再生回路３２０、メモリ回路３２２、データ送受信回路３２４及び電源回路３２６から構成される。
なお、印刷用紙４０のＩＣチップ３が、アンテナ２８０のごく近傍を通過することが保証されている場合には、アンテナ３００を有さないＩＣチップ３が用いられる場合がある。
【００２３】
また、図６に示すように、ＩＣチップＩＦ２８は、送信回路２８４、受信回路２８６、送受信制御回路２８２、復調回路２８８及び変調回路２９０から構成される。
以下に説明するＩＣチップ３及びＩＣチップＩＦ２８の各構成部分の動作により、ＩＣチップＩＦ２８を介して、ＩＣチップ３に情報（データ）が非接触で書き込まれ、ＩＣチップ３に記憶された情報が非接触で読み取られる。
【００２４】
ＩＣチップ３（図５）において、電源回路３２６は、アンテナ３００を介して供給される電波信号を整流して、ＩＣチップ３の各構成部分に対して、それらの動作に必要な電力を供給する。
【００２５】
クロック再生回路３２０は、アンテナ３００を介してＩＣチップＩＦ２８から供給される電波信号から、クロック信号を再生し、メモリ回路３２２及びデータ送受信回路３２４に対して出力する。
【００２６】
メモリ回路３２２は、例えば不揮発性のＲＡＭであって、クロック再生回路３２０から入力されたクロック信号に同期して、データ送受信回路３２４から入力される情報を示すデータを記憶する。
また、メモリ回路３２２は、上記クロック信号に同期して、記憶した情報を示すデータを、データ送受信回路３２４に対して出力する。
【００２７】
データ送受信回路３２４は、アンテナ３００から入力される電波信号からデータを復調し、クロック再生回路３２０から入力されるクロック信号に同期して、メモリ回路３２２に対して出力する。
また、データ送受信回路３２４は、メモリ回路３２２から入力されるデータの値に従って、ＩＣチップＩＦ２８側から供給される電波信号の反射強度を、上記クロック信号に同期して変更する。
このように、メモリ回路３２２が記憶した情報を示すデータは、ＩＣチップＩＦ２８からＩＣチップ３に対して送信された電波信号の反射信号の強度を変更することにより、ＩＣチップ３からＩＣチップＩＦ２８に対して送信される。
【００２８】
ＩＣチップＩＦ２８（図６）において、送受信制御回路２８２は、ＩＣチップＩＦ２８の各構成部分の動作を制御する。
また、送受信制御回路２８２は、制御装置本体２０から入力されるデータを、復調回路２８８に対して出力する。
また、送受信制御回路２８２は、受信回路２８６により受信され、復調回路２８８により復調されたデータを、制御装置本体２０に対して出力する。
【００２９】
変調回路２９０は、送受信制御回路２８２から入力されるデータで電波信号を変調し、送信回路２８４に対して出力する。
【００３０】
送信回路２８４は、ＩＣチップ３に記憶させるデータ及びクロック信号などを含む電波信号を、アンテナ２８０を介して、ＩＣチップ３に対して送信する。
【００３１】
受信回路２８６は、ＩＣチップ３側からの反射信号を受信し、復調回路２８８に対して出力する。
【００３２】
復調回路２８８は、受信回路２８６から入力される反射信号の変化から、ＩＣチップ３が送信したデータを復調し、送受信制御回路２８２に対して出力する。
【００３３】
［プログラム］
図７は、情報管理装置２（図３）により実行される第１の情報管理プログラム７の構成を示す図である。
図７に示すように、情報管理プログラム７は、受信部７００、持出し検出部７１０、キーワードデータベース（キーワードＤＢ）７２０、文字列判定部７３０、警告情報生成部７４０、ユーザインタフェース部（ＵＩ部）７５０、履歴管理部７６０、及び履歴データベース（履歴ＤＢ）７７０から構成される。
情報管理プログラム７は、例えば記録媒体２４０（図３）を介して制御装置２０に供給され、メモリ２０４にロードされて実行される。
【００３４】
情報管理プログラム７において、受信部７００は、ＩＣチップＩＦ２８（図３）を制御して、印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３から、データを受信する。本例の受信部７００は、印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３から、この印刷用紙４０を識別する文書ＩＤと、この印刷用紙４０に印刷された文書画像に含まれる文字の文字コードとを受信し、受信した文書ＩＤ及び文字コードを持出し検出部７１０に出力する。
【００３５】
持出し検出部７１０は、ＩＣチップＩＦ２８（図３）を制御して、印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３と通信を行うことにより、この印刷用紙４０が既定の領域内に存在するか否か（すなわち、印刷用紙４０の持出し）を検出する。本例では、セキュリティルーム内のＩＣチップ３と十分に通信できるようにアンテナ２８０が設置され、持出し検出部７１０は、受信部７００から入力されるデータのシグナルレベルを監視して、シグナルレベルが基準値未満となった場合に、印刷用紙４０が持ち出されたものと判断する。
【００３６】
キーワードＤＢ７２０は、印刷用紙４０の持出しに対する管理動作を規定する管理動作規定情報に対応付けて、ユーザによって設定された所定の文字列を記憶する。より具体的には、キーワードＤＢ７２０は、ユーザによって選択された文字列（文書画像に含まれる文字列）と、ユーザによって設定された機密レベル（この文書画像の機密レベル）とを互いに対応付けて記憶し、さらに、機密レベルと、この機密レベルに対応する管理動作規定情報とを互いに対応付けて記憶する。
本例では、「高」、「中」及び「低」が機密レベルとして既定されている。
【００３７】
文字列判定部７３０は、受信部７００により受信された文字コードと、キーワードＤＢ７２０に記憶されているキーワード（文字列）とを比較して、印刷用紙４０に印刷されている文書画像の機密レベルを判定する。例えば、文字列判定部７３０は、受信された文字コードに基づいて、キーワードＤＢ７２０に記憶されたキーワードに対応する文字列が存在すると判定された場合に、この文字列に対応する機密レベルを警告情報生成部７４０及び履歴管理部７６０に出力する。。
また、文字列判定部７３０は、受信された文字コードと、キーワードＤＢ７２０に記憶されているキーワードとを比較した結果、いずれのキーワードも文書画像に含まれていないと判定された場合に、この印刷用紙４０を機密管理の対象外であると判定する。
【００３８】
警告情報生成部７４０は、持出し検出部７１０により持出しが検出された印刷用紙４０について、文字列判定部７３０により判定された機密レベルに応じた持出し管理動作を実行する。本例の警告情報生成部７４０は、機密レベルと管理動作規定情報とが互いに対応付けられたテーブルを参照して、機密レベルに応じた警告情報（警告音又は警告表示等）を生成し、生成された警告情報をＵＩ部７５０に対して出力する。
ＵＩ部７５０は、ＵＩ装置２６を制御して、警告情報生成部７４０により生成された警告情報を出力する。本例のＵＩ部７５０は、生成された警告情報に応じて、警告音の出力、又は、警告表示（文書ＩＤの表示）等を行う。
【００３９】
履歴管理部７６０は、持出し検出部７１０により持出しが検出された場合に、持ち出された印刷用紙４０の持出し履歴を履歴ＤＢ７７０に書き込む。本例の履歴管理部７６０は、持出し検出部７１０により持出しが検出された場合に、持ち出された印刷用紙４０の機密レベルに応じて、持出し履歴を更新する。より具体的には、履歴管理部７６０は、持ち出された印刷用紙４０の機密レベルが「高」、「中」又は「低」である場合に、この印刷用紙４０の文書ＩＤ、機密レベル、及び持出し時刻を履歴ＤＢ７７０に追加し、持ち出された印刷用紙４０が機密管理の対象外である場合に、履歴ＤＢ７７０の更新を行わない。
【００４０】
図８は、キーワードＤＢ７２０に記憶される情報管理テーブルを例示する図であり、図８（Ａ）は、キーワードと機密レベルとを対応付ける第１の情報管理テーブル７２２を例示し、図８（Ｂ）は、機密レベルと管理動作規定情報とを対応付ける第２の情報管理テーブル７２４を例示する。
図８（Ａ）に例示するように、キーワードＤＢ７２０は、ユーザによって入力された文字列（キーワード）を、ユーザによって設定された機密レベルに対応付ける第１の情報管理テーブル７２２を記憶する。キーワードは、機密情報に関連性の高い文字列（「顧客リスト」、「財務」、「人事」など）であることが望ましい。
例えば、機密情報において必然的に用いられるキーワードが第１の情報管理テーブル７２２に登録されることにより、たとえ機密情報を含む文書画像の一部が改変されたとしても、改変された文書画像にキーワードが含まれる限りは、この機密情報が印刷された印刷用紙４０の機密レベルを的確に検出し、この印刷用紙４０の持出しを監視できる。また、第１の情報管理テーブル７２２に登録されているキーワードを非公開とすることにより、機密情報の漏洩防止に対する心理的な効果が期待できる。
なお、本例では、１つの文字列に対して１つの機密レベルが対応付けられているが、これに限定されるものではなく、例えば、複数の文字列の組合せ（ＡＮＤ条件、又は、ＯＲ条件）に対して１つの機密レベルが対応付けられてもよい。
【００４１】
図８（Ｂ）に例示するように、キーワードＤＢ７２０は、ユーザによって設定された機密レベルを管理動作規定情報に対応付ける第２の情報管理テーブル７２４を記憶する。本例の機密レベルは、「高」、「中」及び「低」であり、それぞれの機密レベルは、印刷用紙４０の持出しに対する管理動作規定情報（警告音の発生の要否、及び、文書ＩＤの表示の要否）に対応付けられている。したがって、機密レベル「高」の印刷用紙４０がセキュリティルーム外に持ち出された場合に、情報管理装置２は、警告音を発すると共に、この印刷用紙４０の文書ＩＤを表示して、この印刷用紙４０のセキュリティルーム外への持出しが禁止されている旨を印刷用紙の所持者に通知する。また、機密レベル「中」の印刷用紙４０がセキュリティルーム外に持ち出された場合に、情報管理装置２は、この印刷用紙４０の文書ＩＤを表示して、この印刷用紙４０が機密管理の対象である旨を印刷用紙の所持者に通知する。のセキュリティルーム外への持出しが禁止されている旨を通知する。機密レベル「低」の印刷用紙４０がセキュリティルーム外に持ち出された場合に、情報管理装置２は、警告音の発生及び文書ＩＤを共に行わず、持出し履歴の管理のみを行う。
【００４２】
［動作］
図９は、情報管理装置２による持出し管理処理（Ｓ１０）の動作を説明するフローチャートである。
ステップ１００（Ｓ１００）において、情報管理装置２に設けられたＩＣチップＩＦ２８（図３）は、シグナルを送信して、ＩＣチップ３からの応答シグナルを待つ。ＩＣチップＩＦ２８の通信可能範囲内（本例では、セキュリティルーム内）に、ＩＣチップ３（印刷用紙４０に付されたもの）が存在する場合に、ＩＣチップ３は、ＩＣチップＩＦ２８からのシグナルに応答して、応答シグナルをＩＣチップＩＦ２８に返信する。
情報管理プログラム７（図７）の受信部７００は、ＩＣチップＩＦ２８を介して、ＩＣチップ３から応答シグナルを受信すると、Ｓ１０５の処理に移行し、これ以外の場合に、応答シグナルを受信するまで応答を待つ。
【００４３】
ステップ１０５（Ｓ１０５）において、受信部７００は、ＩＣチップＩＦ２８を介して、ＩＣチップ３から文書ＩＤ及び文字コードを受信する。この文書ＩＤは、このＩＣチップ３が付された印刷用紙４０の識別情報であり、この文字コードは、この印刷用紙４０に印刷されている文字群の識別情報である。
【００４４】
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、文字列判定部７３０は、受信部７００により受信された文字コードと、キーワードＤＢ７２０に記憶されているキーワードとを比較して、キーワードに対応する文字列が文書画像（印刷用紙４０に印刷されている画像）に含まれているか否かを判定する。
情報管理プログラム７は、印刷用紙４０に印刷されている文書画像中に、登録されたキーワードが存在する場合に、Ｓ１１５の処理に移行し、登録されたキーワードが存在しない場合に、この印刷用紙４０を機密管理の対象外と判定し、この印刷用紙４０に対する持出し管理処理（Ｓ１０）を終了する。
【００４５】
ステップ１１５（Ｓ１１５）において、文字列判定部７３０は、キーワードＤＢ７２０に記憶された第１の情報管理テーブル７２２（図８）を参照して、この印刷用紙４０の機密レベル（すなわち、この印刷用紙４０に印刷されている文書画像の機密レベル）を判定し、判定結果を警告情報生成部７４０及び履歴管理部７６０に出力する。
【００４６】
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、持出し検出部７１０は、受信部７００により受信されるシグナルのレベル（ＩＣ３から送信されるシグナルレベル）に基づいて、この印刷用紙４０がセキュリティルーム外に持ち出されたか否かを判定し、セキュリティルーム外に持ち出された場合に、Ｓ１２５の処理に移行し、これ以外の場合に、シグナルレベルの監視を継続する。
【００４７】
ステップ１２５（Ｓ１２５）において、警告情報生成部７４０は、文字列判定部７３０により判定された機密レベルを確認し、機密レベル「高」であると判定された場合に、Ｓ１３０の処理に移行し、機密レベル「中」であると判定された場合に、Ｓ１３５の処理に移行し、機密レベル「低」であると判定された場合に、Ｓ１４０の処理に移行する。
【００４８】
ステップ１３０（Ｓ１３０）において、警告情報生成部７４０は、第２の情報管理テーブル７２４（図８）を参照して、機密レベル「高」に対応する管理動作規定情報（すなわち、警告音の発生の「要」、及び、文書ＩＤの表示の「要」）を特定し、特定された管理動作規定情報に応じて、警告音の発生指示データ、及び、文書ＩＤの表示指示データを生成し、ＵＩ部７５０に出力する。
ＵＩ部７５０は、警告情報生成部７４０から入力された警告音発生指示データ及び文書ＩＤ表示指示データに応じて、ＵＩ装置２６に、警告音を出力させ、文書ＩＤを表示させる。
【００４９】
ステップ１３５（Ｓ１３５）において、警告情報生成部７４０は、第２の情報管理テーブル７２４を参照して、機密レベル「中」に対応する管理動作規定情報（すなわち、警告音の発生の「不要」、及び、文書ＩＤの表示の「要」）を特定し、特定された管理動作規定情報に応じて、文書ＩＤの表示指示データを生成し、ＵＩ部７５０に出力する。
ＵＩ部７５０は、警告情報生成部７４０から入力された文書ＩＤ表示指示データに応じて、ＵＩ装置２６に文書ＩＤを表示させる。
【００５０】
ステップ１４０（Ｓ１４０）において、履歴管理部７６０は、この印刷用紙４０の文書ＩＤ、機密レベル、及び持出し時刻を履歴ＤＢ７７０に追記する。
【００５１】
図１０は、情報管理システム１の全体動作（Ｓ１）のシーケンス図である。
図１０に示すように、ステップ２００（Ｓ２００）において、コピー装置５は、ユーザの操作に応じて、原稿から文書画像を読み取り、読み取られた文書画像に含まれる文字を識別して、識別された文字の文字コードを生成する。
ステップ２０５（Ｓ２０５）において、コピー装置５は、原稿から読み取られた文書画像を、ＩＣチップ３が付された印刷用紙４０に印刷する。
ステップ２１０（Ｓ２１０）において、コピー装置５は、文書画像が印刷された印刷用紙４０に対して文書ＩＤを付与し、この印刷用紙４０のＩＣチップ３に、付与された文書ＩＤと、生成された文字コードとを書き込む。
【００５２】
ステップ３００（Ｓ３００）において、印刷用紙４０のＩＣチップ３は、コピー装置５により書き込まれた文書ＩＤ及び文字コードを格納する。
ステップ３０５（Ｓ３０５）において、ＩＣチップ３は、情報管理装置２の間欠的な通信要求シグナルに応じて、情報管理装置２と通信を開始し、格納された文書ＩＤ及び文字コードを情報管理装置２に送信する。
【００５３】
ステップ１００（Ｓ１００）及びステップ１０５（Ｓ１０５）において、情報管理装置２は、ＩＣチップ３との通信を開始し、文書ＩＤ及び文字コードを受信する。この段階で、情報管理装置２は、履歴ＤＢ７７０中に、この文書ＩＤのエントリを作成する。
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、情報管理装置２は、間欠的にＩＣチップ３に対してシグナルを送信して、ＩＣチップ３（すなわち、印刷用紙４０）がセキュリティルーム内に存在するか否かを判定する。
情報管理装置２は、ＩＣチップ３から受信するシグナルが基準レベル以下になった場合に、このＩＣチップ３との通信が切断されたものと判断し（Ｓ３１０）、印刷用紙４０がセキュリティルーム外に持ち出されたものと判定する。
ステップ１２５（Ｓ１２５）からステップ１４０（Ｓ１４０）において、情報管理装置２は、この印刷用紙４０の機密レベルに応じて、警告音の出力、文書ＩＤの出力、及び、持出し履歴の更新等の持出し管理動作を実行する。
【００５４】
以上説明したように、本実施形態における情報管理システム１は、印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３に文字列を識別する文字列識別情報（文字コード）を格納し、この文字列識別情報に基づいて印刷用紙４０の機密レベルを判定し、この印刷用紙４０がセキュリティルーム外に持ち出された場合に、判定された機密レベルに応じた持出し管理動作を行う。
これにより、機密情報が印刷された印刷用紙４０が外部に持ち出されることによって、機密情報が漏洩することを防止することができる。
また、本情報管理システム１は、一定の機密レベルにある印刷用紙４０の持出し履歴を管理することにより、印刷用紙４０の持出しを追跡することができる。これにより、印刷用紙４０の紛失等による情報漏洩を防止できる。
【００５５】
［変形例］
なお、上記実施形態では、文書画像に機密情報が含まれているか否かを判定するための判定情報として、文字列識別情報（文字コード）をＩＣチップ３に書き込み、情報管理装置２が、この文字列識別情報をＩＣチップ３から読み出して、印刷用紙４０に機密情報が印刷されているか否かを判断しているが、判定情報は文字列識別情報に限定されるものではない。
情報管理システム１は、例えば、判定情報として、画像要素（既定のマーク、罫線などからなるフォーム）、付随情報（機密レベルを示すフラグなど）、又は画像属性（文字密度等）、あるいは、これらの組合せを用いてもよい。また、文字列識別情報も、文字コードに限定されるものではなく、例えば、文字列画像そのもの（ビットマップパターン等）、又は、文字列を識別する文字列ＩＤ（単語ＩＤ等）であってもよい。
そこで、以下に、印刷用紙４０の機密レベルが、判定情報として用いられる形態を変形例として説明する。すなわち、コピー装置５が、印刷用紙４０に文書画像を印刷する場合に、この文書画像の機密レベルを判定し、判定された機密レベルをこの印刷用紙４０のＩＣチップ３に書き込む。この場合に、情報管理装置２は、印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３から、機密レベルを読み出し、読み出された機密レベルに応じて持出し管理を行う。
【００５６】
図１１は、コピー装置５にインストールされる情報付加プログラム８の構成を例示する図である。
図１１に例示するように、情報付加プログラム８は、文字識別部８００、機密レベルデータベース（機密レベルＤＢ）８１０、レベル判定部８２０、及びデータ書込み部８３０を有する。
情報付加プログラム８は、コピー装置５（図１，図４）にインストールされて、各機能を実現する。
【００５７】
情報付加プログラム８において、文字識別部８００は、スキャナ装置（不図示）により読み取られた文書画像に含まれる文字列を識別する。例えば、文字識別部８００は、読み取られた文書画像（ラスタデータ）に対してＯＣＲ処理を施して、文書画像に含まれる文字列を識別する。
また、コピー装置５がプリンタ装置で置換される場合に、文字識別部８００は、画像データ（ＰＤＬファイル）の解釈を行うデコンポーザから、画像データに含まれる文字のコードを取得して、文書画像に含まれる文字列を識別してもよい。
【００５８】
機密レベルＤＢ８１０は、ユーザによって指定された文字列（キーワード）と機密レベルとを互いに対応付けて記憶する。すなわち、機密レベルＤＢ８１０は、図８（Ａ）に例示した第１の情報管理テーブル７２２を記憶する。
【００５９】
レベル判定部８２０は、文字識別部８００により識別された文字列と、機密レベルＤＢ８１０に記憶されているキーワードとを比較して、印刷要求がなされた文書画像（すなわち、この文書画像が印刷される印刷用紙４０）の機密レベルを判定する。
また、レベル判定部８２０は、キーワードＤＢ８１０に記憶されているキーワードが文書画像内から発見できない場合に、この文書画像が印刷される印刷用紙４０を機密管理の対象外であると判定する。
【００６０】
データ書込み部８３０は、レベル判定部８２０によりそれぞれの印刷用紙４０について判定された機密レベルを、その印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３に書き込む。
さらに、データ書込み部８３０は、レベル判定部８２０により機密レベルが判定された場合（すなわち、機密管理の対象外であると判定された場合以外）に、印刷用紙４０を識別する文書ＩＤを生成し、生成された文書ＩＤを、この印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３に書き込む。
【００６１】
図１２は、本変形例における第２の情報管理プログラム７２の構成を例示する図である。なお、本図に示された各構成のうち、図７に示された構成と実質的に同一のものには同一の符号が付されている。
図１２に例示するように、第２の情報管理プログラム７２は、第１の情報管理プログラム７から文字列判定部７３０を除き、廃棄検出部７８０を追加した構成をとる。
【００６２】
情報管理プログラム７２において、廃棄検出部７８０は、印刷用紙４０がシュレッダ等で廃棄されたことを検出すると、廃棄された印刷用紙４０の文書ＩＤを取得し、取得された文書ＩＤに対応する持出し履歴の消去を履歴管理部７６０に指示する。例えば、廃棄検出部７８０は、ＩＣチップ３と通信可能なシュレッダから、廃棄された文書ＩＤを受信する。
本例の履歴管理部７６０は、廃棄検出部７８０によって印刷用紙４０の廃棄が検出されると、この印刷用紙４０の文書ＩＤに対応する持出し履歴を履歴ＤＢ７７０から消去する。
【００６３】
また、本例の受信部７００は、印刷用紙４０に付されたＩＣチップ３から、印刷用紙４０の機密レベル及び文書ＩＤを受信する。
また、本例のキーワードＤＢ７２２は、図８（Ｂ）に例示した第２の情報管理テーブル７２４を記憶する。
【００６４】
図１３は、本変形例における情報管理システム１の全体動作（Ｓ２）のシーケンス図である。
図１３に示すように、ステップ２００（Ｓ２００）において、コピー装置５は、ユーザの操作に応じて、原稿から文書画像を読み取る。続いて、コピー装置５（文字識別部８００）は、読み取られた文書画像に含まれる文字を識別する。
ステップ２０２（Ｓ２０２）において、コピー装置５（レベル判定部８２０）は、識別された文字と、機密レベルＤＢ８１０に記憶されているキーワードとを比較して、印刷用紙４０の機密レベルを判定する。
ステップ２０５（Ｓ２０５）において、コピー装置５は、原稿から読み取られた文書画像を、ＩＣチップ３が付された印刷用紙４０に印刷する。
ステップ２１２（Ｓ２１２）において、コピー装置５（データ書込み部８３０）は、文書画像が印刷された印刷用紙４０に対して文書ＩＤを付与し、この印刷用紙４０のＩＣチップ３に、付与された文書ＩＤと、判定された機密レベルとを書き込む。
【００６５】
ステップ３０２（Ｓ３０２）において、印刷用紙４０のＩＣチップ３は、コピー装置５により書き込まれた文書ＩＤ及び機密レベルを格納する。
ステップ３０７（Ｓ３０７）において、ＩＣチップ３は、情報管理装置２の間欠的な通信要求シグナルに応じて、情報管理装置２と通信を開始し、格納された文書ＩＤ及び機密レベルを情報管理装置２に送信する。
【００６６】
ステップ１０２（Ｓ１０２）において、情報管理装置２は、ＩＣチップ３との通信を開始し、文書ＩＤ及び機密レベルを受信する。
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、情報管理装置２は、間歇的にＩＣチップ３に対してシグナルを送信して、ＩＣチップ３（すなわち、印刷用紙４０）がセキュリティルーム内に存在するか否かを判定する。
情報管理装置２は、ＩＣチップ３から受信するシグナルが基準レベル以下になった場合に、このＩＣチップ３との通信が切断されたものと判断し（Ｓ３１０）、印刷用紙４０がセキュリティルーム外に持ち出されたものと判定する。
ステップ１２５（Ｓ１２５）からステップ１４０（Ｓ１４０）において、情報管理装置２は、この印刷用紙４０の機密レベルに応じて、警告音の出力、文書ＩＤの出力、及び、持出し履歴の更新等の持出し管理動作を実行する。
【００６７】
このように、本変形例における情報管理システム１は、ＩＣチップ３に機密レベルを書き込むことにより、ＩＣチップ３に記憶すべきデータ量を抑えると共に、ＩＣチップ３と情報管理装置２との間で送受信するデータ量を抑えることができる。
また、本変形例は、情報管理装置２における機密レベルの判定が不要であるため、情報管理装置２の処理能力に余裕がない場合などに好適である。
【００６８】
なお、本変形例では、コピー装置５は、文字列に基づいて、文書画像（すなわち印刷用紙４０）の機密レベルを判定したが、画像要素（既定のマーク、罫線などからなるフォーム）、付随情報（フラグ、タグ（文書作成に用いたアプリケーションソフトウェアの識別情報、文書作成者の識別情報など）、非出力レイヤに埋め込まれた情報）、又は画像属性（文字密度等）、あるいは、これらの組合せに基づいて、機密レベルを判定してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本発明にかかる情報管理方法が適応される情報管理システム１の構成を例示する図である。
【図２】（Ａ）は、ＩＣチップ３が付された印刷用紙４０を例示し、（Ｂ）は、ＩＣチップ３に記憶されるデータを例示する図である。
【図３】本発明にかかる情報管理装置２のハードウェア構成を、制御装置２０を中心に例示する図である。
【図４】コピー装置５のハードウェア構成を、その制御装置５０を中心に例示する図である。
【図５】図２に示したＩＣチップ３の構成を示す図である。
【図６】図３に示したＩＣチップＩＦ２８（又は図４に示したＩＣチップＩＦ５８）の構成を示す図である。
【図７】情報管理装置２（図３）により実行される第１の情報管理プログラム７の構成を示す図である。
【図８】キーワードＤＢ７２０に記憶される情報管理テーブルを例示する図であり、（Ａ）は、キーワードと機密レベルとを対応付ける第１の情報管理テーブル７２２を例示し、（Ｂ）は、機密レベルと管理動作規定情報とを対応付ける第２の情報管理テーブル７２４を例示する。
【図９】情報管理装置２による持出し管理処理（Ｓ１０）の動作を説明するフローチャートである。
【図１０】情報管理システム１の全体動作（Ｓ１）のシーケンス図である。
【図１１】コピー装置５にインストールされる情報付加プログラム８の構成を例示する図である。
【図１２】変形例における第２の情報管理プログラム７２の構成を例示する図である。
【図１３】変形例における情報管理システム１の全体動作（Ｓ２）のシーケンス図である。
【符号の説明】
【００７０】
１・・・情報管理システム
２・・・情報管理装置
２８・・・ＩＣチップインタフェース
３・・・ＩＣチップ
４０・・・印刷用紙
５・・・コピー装置
５８・・・ＩＣチップインタフェース
７・・・情報管理プログラム
７００・・・受信部
７１０・・・持出し検出部
７２０・・・キーワードデータベース
７３０・・・文字列判定部
７４０・・・警告情報生成部
７５０・・・ユーザインタフェース部
７６０・・・履歴管理部
７７０・・・履歴データベース
７８０・・・廃棄検出部
８・・・情報付加プログラム
８００・・・文字識別部
８１０・・・機密レベルデータベース
８２０・・・レベル判定部
８３０・・・データ書込み部
【図１】
2006171828.tif 000003
【図２】
2006171828.tif 000004
【図３】
2006171828.tif 000005
【図４】
2006171828.tif 000006
【図５】
2006171828.tif 000007
【図６】
2006171828.tif 000008
【図７】
2006171828.tif 000009
【図８】
2006171828.tif 000010
【図９】
2006171828.tif 000011
【図１０】
2006171828.tif 000012
【図１１】
2006171828.tif 000013
【図１２】
2006171828.tif 000014
【図１３】
2006171828.tif 000015