(57)【要約】【課題】複数のフォルダ構造間における多段階の文書移動を行うとともに、適切な文書破棄を実現し、効率的な文書管理を実現可能にする。【解決手段】所定のタイミングにて、第２フォルダ構造に格納されていた文書を第３フォルダ構造へ移動し（Ｓ１３０２）、新規文書を登録する第１フォルダ構造に格納されている文書を第２フォルダ構造へ移動する（Ｓ１３０３）。このとき、第１フォルダから第２フォルダへの移動対象の文書のうちの第１破棄条件を満たす文書が破棄され、第２フォルダから第３フォルダへの移動対象の文書のうちの第２破棄条件を満たす文書が破棄される。ここで、文書を破棄するか否かを判定するための上記第１破棄条件及び第２破棄条件を個別に設定可能である。【選択図】  図１２
2006031464.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のタイミングにて、新規文書を登録する第１フォルダ構造に格納されている文書を第２フォルダ構造へ移動する第１移動手段と、
前記所定のタイミングにて、前記第１移動手段による移動に先立って、前記第２フォルダ構造に格納されていた文書を第３フォルダ構造へ移動する第２移動手段と、
文書を破棄するか否かを判定するための第１破棄条件及び第２破棄条件を個別に設定可能な設定手段と、
前記第１移動手段による移動対象の文書のうちの前記第１破棄条件を満たす文書と、前記第２移動手段による移動対象の文書のうちの前記第２破棄条件を満たす文書を破棄する破棄手段とを備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記第１フォルダ構造及び前記第２フォルダ構造は文書内容による分類に基づいたフォルダ構造を有し、前記第３フォルダ構造は文書の保存期限による分類に基づいたフォルダ構造を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
少なくとも前記第１及び第２フォルダ構造に格納されている文書の各々について、アクセス回数をアクセス種別毎に保持する保持手段を更に備え、
前記第１及び第２破棄条件はそれぞれアクセス種別毎のアクセス回数に関連して設定された条件であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記破棄手段は、文書の各々について、アクセス種別毎に設定された重み値をアクセス種別毎のアクセス回数に作用させて得られた総アクセス回数に基づいて利用度を算出し、該算出された利用度と前記第１もしくは第２破棄条件との比較により当該文書を文書破棄するか否かを決定することを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記破棄手段において、予め文書の種類毎に設定された重み値の中から当該文書の種類に応じた重み値を取得し、前記算出された利用度に該取得した重み値を作用させて当該文書の利用度とすることを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記第１移動手段による移動対象の文書のうち、前記第１破棄条件を包含する第３破棄条件を設定し、該第３破棄条件を満たし該第１破棄条件を満たさない文書を前記第１フォルダ構造より抽出し、抽出した文書について削除するか否かをユーザに指示させる手段を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項７】
所定のフォルダ構造に格納された複数の文書を管理する文書管理装置であって、
前記複数の文書のそれぞれに対するアクセス回数をアクセス種別毎に保持する保持手段と、
前記アクセス種別毎のアクセス回数に関連した破棄条件を設定する設定手段と、
前記保持手段に保持されたアクセス種別毎のアクセス回数と前記設定手段で設定された破棄条件とに基づいて前記複数の文書より破棄対象の文書を抽出する抽出手段とを備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項８】
前記設定手段は、
前記複数の文書の各々について、アクセス種別毎に設定された重み値をアクセス種別毎のアクセス回数に作用させて得られた総アクセス回数に基づいて利用度を算出する算出手段を備え、
前記複数の文書の各々について、前記算出手段で算出された利用度と前記破棄条件とに基づいて破棄対象の文書データを抽出することを特徴とする請求項７に記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記抽出手段で抽出された破棄対象の文書より、実際に破棄する文書をユーザに指定させるインターフェースを提供する手段を更に備える個を特徴とする請求項７に記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記設定手段は、第１の破棄条件と、該第１の破棄条件を包含する第２の破棄条件を設定し、
前記抽出手段は、前記第１破棄条件を満たす文書と、前記第２破棄条件を満たし該第１破棄条件を満たさない文書を抽出し、
前記文書管理装置は更に、
前記第１破棄条件を満たす文書を破棄する破棄手段と、
前記第２破棄条件を満たし該第１破棄条件を満たさない文書より、実際に破棄する文書をユーザに指定させるインターフェースを提供する手段とを備えることを特徴とする請求項７に記載の文書管理装置。
【請求項１１】
所定のタイミングにて、新規文書を登録する第１フォルダ構造に格納されている文書を第２フォルダ構造へ移動する第１移動工程と、
前記所定のタイミングにて、前記第１移動工程による移動に先立って、前記第２フォルダ構造に格納されていた文書を第３フォルダ構造へ移動する第２移動工程と、
文書を破棄するか否かを判定するための第１破棄条件及び第２破棄条件を個別に設定可能な設定工程と、
前記第１移動工程による移動対象の文書のうちの前記第１破棄条件を満たす文書と、前記第２移動工程による移動対象の文書のうちの前記第２破棄条件を満たす文書を破棄する破棄工程とを備えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項１２】
所定のフォルダ構造に格納された複数の文書を管理する文書管理方法であって、
前記複数の文書のそれぞれに対するアクセス回数をアクセス種別毎に保持する保持工程と、
前記アクセス種別毎のアクセス回数に関連した破棄条件を設定する設定工程と、
前記保持工程に保持されたアクセス種別毎のアクセス回数と前記設定工程で設定された破棄条件とに基づいて前記複数の文書より破棄対象の文書を抽出する抽出工程とを備えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項１３】
請求項１１または１２に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるための制御プログラム。
【請求項１４】
請求項１１または１２に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるための制御プログラムを格納した記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子的な文書データの管理方法及び装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業や公官庁のオフィスにおいては、オフィス環境のネットワーク化、デジタル化が進展しつつあり、ワードプロセッサソフトウェアや、スプレッドシートソフトウェア、プレゼンテーションソフトウェア等のソフトウェアを利用して、様々な文書が電子文書として保管されている。
【０００３】
しかしながら、企業や公官庁においては、例えば、コンピュータディスプレイ上では、文書が読み辛い等の理由からこのような電子文書が印刷されて紙文書として利用されており、依然として紙文書が多く存在している。紙文書の共有や保管、破棄のための管理は、以前より行われており、紙文書の管理方法としては、例えば非特許文献１に示されるようなファイリングシステムが広く用いられている。このようなファイリングシステムにおいては、文書が発生してから、短期保管、長期保存を経て破棄されるまでの一連の文書の流れが重要となる。以下、従来の紙文書に対するファイリングシステムについて、非特許文献１に基づいて説明を行う。
【０００４】
より具体的な例を、図１に示す。１０１は新たに作成された文書（文書の発生）を表す。文書１０１とは、例えば、紙などの媒体に記載された手書きの文書や、ワードプロセッサなどのソフトウェアで作成された電子的な文書を印刷した紙などの媒体、あるいは、電子文書の電子データをＣＤ−ＲＯＭなどの記録媒体に記録された媒体であってもよい。矢印１０５に示すように、新たな文書１０１はキャビネット１０２に保管される。このとき、印刷してからあまり時間が経っていない文書１０１は利用頻度が高いと考えられるため、キャビネット１０２でも取り出しの容易な上段（１０２Ａ）に収納される。なお、矢印１０５に示すように文書１０１をキャビネット１０２に移動する際に、不要な文書を破棄することを行う（矢印１０９）。
【０００５】
更に、一定期間が経過すると、文書の利用頻度が下がるため、多少利用辛くなっても構わないため、同一キャビネットの中でも、利用が不便な位置に移動される。例えば、図１では、キャビネット１０２内の利用しやすい上段１０２Ａにあった文書が、下段１０２Ｂに移動される（矢印１０６）。このことを「移換え」と言い、文書の短期的な保管の際に用いられる。ここで、「移換え」の際に、先に説明した矢印１０９と同様に、不要な文書の破棄を更に行う（矢印１１０）。なお、ここで、「移換え」が行われるまでの「一定期間」とは、例えば、年度単位の定型業務を行うような職場の場合には、年度ごとに行ったり、年度で定められないような業務に対しては、例えばプロジェクトの終了単位で行ったり、あるいは、社員の異動の際に行ったりするなど、職場や業務種別の状況に応じ決定すればよい。
【０００６】
「移換え」を行う理由は、新たな文書作成を行う際に前年度の文書を参考にして当年度の文書を作成するというようなケースが想定されるためであり、前年度の文書は比較的取り出しやすい状態で保管するために、キャビネット下段１０２Ｂへ移動される。このような文書の一例としては予算申請書があげられる。例えば、予算申請書を作成する場合には、前年度のフォーマットや申請理由を参考にして当年度の記載を行うことがよく行われる。
【０００７】
さて、文書の「移換え」が実施された後、更に一定期間が経過すると、文書の利用頻度が更に低下するため、キャビネット下段１０２Ｂに保存された紙文書を文書保存箱に格納し、キャビネット１０２から書庫１０３に文書を移動する。図１では、キャビネットの下段１０２Ｂから書庫１０３へ文書を移動する（矢印１０７）。このような文書の移動のことを「置換え」と称し、書庫１０３において文書は長期的に保存される。この「置換え」の際に、先に説明した１０９、１１０と同様に、不要な文書の破棄を行う（矢印１１１）。なお、「置換え」の時期についても、先の「移換え」と同様に、随時に行う方式と、定期的に行う方式があり、職場や業務種別の状況に応じて決定すればよい。
【０００８】
図１では、「置換え」が実施された文書について保存年限を明記していないが、保存年限が決まっている公的な文書などについては、「置換え」時に各年度毎の文書保存箱を用意して、保存してもよい。例えば、書庫１０３において、文書保存箱１０４Ａは３年保存、文書保存箱１０４Ｂは５年保存のようにして、年限が来たら、文書保存箱を破棄する（あるいは、保存年限を見直す）ことを行う。
【０００９】
以上、説明してきた内容が紙文書（及びフレキシブルディスクやＣＤ等の電子文書の記録媒体）に対して行われているファイリングシステムの仕組みの一部である。従来は、このような方法を紙文書で行っており、特許文献１では、このような紙文書のファイリングに対して、各紙文書の保存場所や、破棄年限の管理をデータベースを用いて、コンピュータで集中的に管理する方法を提供しているものである。
【００１０】
一方、企業や公官庁では先に説明したように、文書の作成については、ワードプロセッサなどのソフトウェアを用いており、電子文書がオフィス内で用いられる文書の大半を占めるようになってきている。また、紙文書についても、近年はパーソナルスキャナが普及し、また、複写機、プリンタなどにもスキャナ機能が搭載されるようになってきており、オフィス内においても容易に紙文書を電子的な画像データに変換して電子文書として扱うことができるようになってきている。
【００１１】
このような状況の下、企業や公官庁では、文書管理システムを導入し、電子文書の再利用を推進しようとしている。文書管理システムにおいては、様々な電子文書をデータベース内に保存し、複数の利用者から共有される形態を取る。文書管理システムでは、電子文書の実体を表すデータを保持するとともに、その電子文書に付随する様々な文書情報も保持している。また、文書管理システム内で、電子文書の登録、削除や更新処理を行うこともできる。
【００１２】
例えば、特許文献２には、アクセスのない期間が所定許容期間以上になった場合、当該文書を削除或いは他の記憶装置へ移動する文書管理装置が記載されている。また、特許文献３には、保管期限に達した文書のうち、アクセス頻度が少ない文書を削除し、アクセス頻度が多い文書を残すことが記載されている。更に、特許文献４には、アクセス状況に基づいて文書破棄判断を行うことが記載されている。
【非特許文献１】「改訂版  ファイリングデザイナー  〜基礎から学ぶトータルファイリングシステム〜」（社団法人日本経営協会  著）
【特許文献１】特開２００２−１６９７０９号公報
【特許文献２】特開平０５−０３５５６２号公報
【特許文献３】特開２００２−２５１３０４号公報
【特許文献４】特開平０６−０５２２８３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１３】
しかしながら、文書管理システムにおいて、従来の紙文書の利用から、電子文書の利用へ移行した際に、紙文書で利用されていたファイリングの手法である「移換え」「置換え」を利用して文書管理（ファイリング）を行いたいと利用者は考えたとしても、電子文書に対して、このような機能を備えた文書管理システムは存在していない。
【００１４】
特に、「移換え」や「置換え」を実施する際には、紙文書の管理と同様に、不要な電子文書を破棄して記憶装置の容量を有効活用したり、検索性の向上を図ったりする必要がある。しかし、「移換え」や「置換え」は、一定の長期期間毎に実施されるため、大量の電子文書の移動が発生し、その大量の電子文書から破棄の対象となる電子文書を見つけ出すことは非常に困難である。
【００１５】
また、特許文献２〜４には、自動的に文書データを破棄するため構成が開示されているが、保管期間との比較や単純なアクセス頻度によって文書データを破棄するか否かを決定するのみであり、ユーザの要求に応じた柔軟な文書破棄や、多段階にわたる文書破棄の管理には適応していない。
【００１６】
本発明は上記の課題に鑑みてなされたものであり、適切な破棄条件を設定可能とし、適切な文書破棄を実現可能にすることを目的とする。
また、複数のフォルダ構造間における多段階の文書移動を行うとともに、適切な文書破棄を実現し、効率的な文書管理を実現可能にすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１７】
上記の目的を達成するための本発明の一態様による文書管理装置は以下の構成を備える。即ち、
所定のタイミングにて、新規文書を登録する第１フォルダ構造に格納されている文書を第２フォルダ構造へ移動する第１移動手段と、
前記所定のタイミングにて、前記第１移動手段による移動に先立って、前記第２フォルダ構造に格納されていた文書を第３フォルダ構造へ移動する第２移動手段と、
文書を破棄するか否かを判定するための第１破棄条件及び第２破棄条件を個別に設定可能な設定手段と、
前記第１移動手段による移動対象の文書のうちの前記第１破棄条件を満たす文書と、前記第２移動手段による移動対象の文書のうちの前記第２破棄条件を満たす文書を破棄する破棄手段とを備える。
【００１８】
また、上記の目的を達成するための本発明の他の態様による文書管理装置は以下の構成を備える。即ち、
所定のフォルダ構造に格納された複数の文書を管理する文書管理装置であって、
前記複数の文書のそれぞれに対するアクセス回数をアクセス種別毎に保持する保持手段と、
前記アクセス種別毎のアクセス回数に関連した破棄条件を設定する設定手段と、
前記保持手段に保持されたアクセス種別毎のアクセス回数と前記設定手段で設定された破棄条件とに基づいて前記複数の文書より破棄対象の文書を抽出する抽出手段とを備える。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、複数のフォルダ構造間における多段階の文書移動と、これに伴った適切な文書破棄が実現され、効率的な文書管理を実現できる。
また、本発明によれば、破棄条件を柔軟かつ適切に設定することができ、適切な文書破棄を実現できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、添付の図面を参照して本発明の好適な実施形態について説明する。
【００２１】
＜第１実施形態＞
図２は第１実施形態による文書管理システムの構成を示す図である。文書管理サーバ２０１は、当該文書管理システム内での文書データの保管場所や、実文書データの保存場所や、作成日、更新日、所有者などの文書属性、ユーザの操作やアクセスを記録したログをデータベース２０２に保持している。文書ボリュームサーバ２０３は電子文書の実データをデータベース２０４に保管する。文書データの保管においては、例えば圧縮処理を施してより効率的に保管するようにしてもよい。なお、文書管理サーバ２０１（及び２０２）と文書ボリュームサーバ２０３（及び２０４）とは、同じサーバ（装置）に組み込まれていても構わない。ネットワーク２０７によって、クライアントＰＣ２０５や２０６と文書管理サーバ２０１及び文書ボリュームサーバ２０３が接続される。クライアントＰＣ２０５、２０６からは、文書管理クライアントソフトウェア（不図示）を通じて、サーバ２０１，２０３に文書データを保管したり、サーバ２０１，２０３から文書データを取得したりする。
【００２２】
一例として、クライアントＰＣ２０５から文書管理システムに文書データを登録する場合について説明する。まず、クライアントＰＣ２０５上で文書管理クライアントソフトウェアを起動し、文書管理サーバ２０１と接続する。文書管理システム内の所望のフォルダを指定して文書管理クライアントソフトウェアに対して文書データの登録を指示すると、文書管理サーバ２０１は指定されたフォルダに対するアクセス権の有無、当該文書を格納するだけの容量があるかなどをチェックして当該文書の登録を許可できるかを判定する。登録できると判定された場合には、当該文書の作成日、更新日、所有者、保管期限などの属性情報を文書管理サーバ２０１内のデータベース２０２に格納し、当該文書の実データを文書ボリュームサーバ２０３内のデータベース２０４に格納する。このとき、実文書データの文書ボリュームサーバ２０３の保存場所が、文書管理サーバ２０１に通知され、この情報も文書データベース２０２に保存される。更には、文書登録を行ったと言う記録もログとして文書データベース２０２に保持される。
【００２３】
なお、ここには示していないが、全文検索を行うために登録時にテキストを当該文書から抽出したり、文書の縮小画像を表示するためのサムネイルを登録時に生成するような仕組みがあってもよいことは言うまでもない。また、本実施形態ではクライアント、文書管理サーバ、文書ボリュームサーバの各機能を別々の装置によって構成したが、これら機能のうちの任意の２つを１台の装置で構成するようにしてもよいし、これら３つの機能の全てを１台の装置で構成するようにしてもよい。
【００２４】
図３は、本実施形態による文書管理クライアントソフトウェアによって提示される文書データ管理構造の表示画面例を示す図である。本実施形態による文書管理システムでは、文書の管理体系を１つ又は複数のキャビネット、各キャビネット内に１つ又は複数のフォルダ、各フォルダ内に１つ又は複数の文書を保持しているものとする。また、フォルダは内部に更にフォルダを持ってもよい。
【００２５】
領域４１１は、前述した文書管理体系に基づいたツリー構造でのアクセスを行うためのビューを提供する。４１２〜４１４はキャビネットであり、内部に更にフォルダを含む。例えば、４１４はキャビネットが閉じている状態であり、４１２、４１３はキャビネットが開いている状態を表している。閉じている場合は、キャビネットの横に「＋」が表示され、開いている場合は、キャビネットの横に「−」が表示される。この仕組みは、フォルダについても同様である。開いているキャビネットは、内部のフォルダ構造が表示され、４０１や４０２のように表示される。領域４１６には、キャビネットを選択した場合にはキャビネット直下のフォルダ一覧が表示され、フォルダを選択した場合はそのフォルダに含まれる文書やフォルダが表示される。例えばフォルダが選択された場合は、図３の領域４１６に示したように、文書に対応したサムネイルを表示する。なお、文書が複数ページで構成される文書である場合、ページ単位でサムネイルを表示し、サムネイルに付属している矢印をユーザが操作するのに応じて、他のページのサムネイルを表示することが可能である。また、当該フォルダ内に更にフォルダが存在する場合は、フォルダの横に「＋」が表示される。なお、フォルダはアイコン表示する形式であっても構わないし、あるいは、図示していないが、文書名やサイズ、ページ数、更新日など文書に付随する情報と共にリスト表示してもよい。また、その複合であってもよい。
【００２６】
本実施形態において、４０１は当年度の文書を管理するためのキャビネットであり、４０２は前年度の文書を管理するためのキャビネットである。また、４０３は長期保存を行うために文書を保存しておくキャビネットである。当年度キャビネット４０１のフォルダ構造は、業務毎に異なった構造を有する。本実施形態では、一例として図４の５０１のような、業務内容（文書内容）に応じた分類に基づくフォルダ構造を有する。
【００２７】
図４において５０１は、当年度キャビネットの構造を表しており、キャビネット内に「出張申請」、「定期代申請」、「購買依頼」、「休暇申請」の４つのフォルダを持つ。５０２は、前年度キャビネットであるが、定型業務であれば、通常は業務内容が変わらないため、フォルダ構成も当年度キャビネットの構成５０１と同様のものとなる。５０３は、長期保存キャビネットであり、利用頻度が下がった文書を一定期間保管しておくためのキャビネットである。ここでは、例えば行政機関で定められた年月だけ保管すべき文書などがある。
【００２８】
また、前年度キャビネット４０２は、定型業務であれば毎年度同じフォルダ構成をしていた方が利用者にとって使いやすいため、本実施形態ではサブフォルダまで含めて当年度キャビネット４０１と同じフォルダ構造としている（５０２）。
【００２９】
長期保存キャビネット４０３は、本実施形態では、保存年限毎のフォルダに分かれているものとする。即ち、保存期間による分類に基づいたフォルダ構造を有する。例えば、５０３に示すようなフォルダ５０３１〜５０３６を有するフォルダ構造となっている。ここで、フォルダ５０３１には保存期限が３年の文書データが入り、フォルダ５０３２には保存期限が５年の文書データが入る。同様に、フォルダ５０３３には保存期限が７年、フォルダ５０３４には保存期限が１０年の文書データが入る。また、フォルダ５０３５は、保存期限が上記以外の文書データのためのフォルダであり、フォルダ５０３６は保存期限が設定されていない文書データのためのフォルダとなる。なお、本実施形態では、長期保存キャビネットでは、保存期限毎のフォルダで管理するので、例えば、移動が行われた年度が異なっても、５年保存することが決められている文書であれば、同じ「５年保存」フォルダに移動される。
【００３０】
なお、本明細書では、同じフォルダ構造を有するキャビネット間の文書データの移動（本例では、当年度キャビネット４０１から前年度キャビネット４０２への文書データの移動）を「移換え」と称し、異なるフォルダ構造を有するキャビネット間の文書データの移動（本例では前年度キャビネット４０２から長期保存キャビネット４０３への文書データの移動）を「置換え」と称する。
【００３１】
また、図３の文書管理構造は、一例であって、例えば「当年度」「前年度」だけでなく、更に複数年度に渡って「移換え」が実行できても構わない。また、長期保存キャビネットについても、保存年限毎のフォルダに分かれている（例えば、上述したように「３年保存」、「５年保存」・・・というように保存の期間で分ける）のでなく、単純な一フォルダにまとめてもよいし、実際の保存期限の年毎にフォルダを振り分ける（例えば、「保存期限２００４年」、「保存期限２００５年」・・・というように保存期限で分ける）などを行ってもよい。また、置換えが実施された年度毎に分類されていても構わない。キャビネットによって「当年度」「前年度」「長期保存」を管理しているが、同一キャビネット内のフォルダによって管理を行ってもよい。
【００３２】
「置換え」について、図４、図６を用いて説明する。年度の変わり目など予め決められた時期に、前年度キャビネット４０２の中の文書が保管期限に応じて、長期保存キャビネット４０３に自動的に移動される。図６を参照してより具体的に説明する。前年度キャビネットに存在しているフォルダ７０１の文書データが５年の保管期限とすると、置換え処理によって、フォルダ７０１内の文書データは長期保存キャビネットの５年保管期限を表すフォルダ７０３に自動的に移動される。また、前年度キャビネットに存在している休暇申請フォルダ７０２及びそのフォルダ内の文書に保管期限が設定されていないとすると、置換え処理によって、その文書は、長期保存キャビネットの保管期限設定なしフォルダ７０４に自動的に移動される。なお、保管期限は、フォルダ単位に付与されていても構わないし、文書単位に付与されていてもよい。また、本実施形態では、ある文書が階層的になっているフォルダに格納され、その階層的なフォルダのそれぞれに異なる保管期限が設定されている場合は、保管期限が付与されているフォルダのうち、最も階層が深いフォルダに設定されている保管期限を有効とする。更に、フォルダと文書の両方に保管期限が設定されている場合は、文書の設定を有効とする。また、どの保管期限を優先するかについて、管理者が規則を決めるような仕組みとしてもよい。
【００３３】
例えば、「置換え」処理を行なう際、文書の保管期限が「３年」に設定され、その文書が属するフォルダに「５年」の保管期限が設定されている場合は、その文書は３年保存のフォルダ（フォルダ５０３１）に移動されることになる。
【００３４】
「移換え」について、図３を用いて説明する。年度の変わり目など決められた時期に、当年度キャビネット４０１の中の文書を前年度キャビネット４０２の対応するフォルダ位置に移動する。図７を参照してより具体的に説明すると、当年度キャビネットのフォルダ８０２にある文書８０１が、移換えによって前年度キャビネットに移動する。なお、この「移換え」処理を実行する前に、前述した「置換え」処理が実行されるものとする。このとき前年度キャビネットの対応する（同一名称を持つ）フォルダＡ８０３へ文書８０１が移動される。また、サブフォルダを持つ場合についても同様に移動される。例えば、当年度キャビネットのフォルダＢ８１０のサブフォルダＢ’８１１にある文書８０９は、前年度キャビネットの対応するフォルダＢ８１２のサブフォルダＢ’８１３に移動される。フォルダＣ８０５のサブフォルダＣ’８０６に対応するサブフォルダは前年度キャビネットには存在しないので、サブフォルダＣ’８０６内の文書８０４を移動することができない。この場合は、移換えの際に自動的にサブフォルダＣ’８０８をフォルダ８０７に生成して、移動を行う。なお、自動的にフォルダを作成するのではなく、利用者に確認させてからフォルダ作成を行ったり、あるいは、移動先が無いものをまとめて特定のフォルダやキャビネットに移動するようにしてもよい。
【００３５】
図５は本実施形態による文書管理システムの構成を示すブロック図である。該文書管理システムは、クライアントとサーバで構成され、クライアント側は６０１〜６０４，６０６，６０７を含み、また、６０３および６０４はクライアントもしくはネットワークに接続されているスキャナやプリンタであってもよい。一方、サーバ側は６０５，６０８〜６１４を含む。なお、サーバ側が図２のように文書管理サーバと文書ボリュームサーバとに構成を分割している場合、文書ボリュームサーバは実文書データ６０９と文書アクセス部６０５の一部の構成を担い、文書管理サーバはその他の構成を担うことになる。キーボードやマウスなどのユーザ入力装置６０１から文書管理システムに操作の指令を与えると、ユーザ指示部６０２により指令が受け付けられる。ユーザ指示部６０２は操作指令を解析し、操作指令が文書登録や文書読出し等の文書アクセスに関するものであればその指令を文書アクセス部６０５にわたす。また、操作指令が移換えや置換えの条件設定に関するものであれば、ユーザ指示部６０２は当該操作指令を条件設定部６１０へ渡す。
【００３６】
文書管理システムへの文書登録を行うときには、ユーザ指示部６０２からの指示により文書アクセス部６０５が文書登録部６０６を起動する。起動された文書登録部６０６は文書入力を待機する。オペレーティングシステムのファイルシステムやスキャナなどの入力デバイス６０３から文書登録部６０６に文書の入力があると、文書登録部６０６は、文書アクセス部６０５に文書入力があったことを通知するとともにその文書データを渡す。文書アクセス部６０５はこの通知を受けて、文書管理情報データベース６０８に文書管理情報を登録し、実文書データベース６０９に実文書データを登録する。登録された文書の文書管理情報を変更する場合にも、同様に文書アクセス部６０５から文書管理情報データベース６０８へアクセスして、データベースを更新する。ここで、文書管理情報とは、例えば、文書の保管期限の設定など、上述した属性情報である。
【００３７】
また、文書管理システムから文書データが出力される場合には、ユーザ指示部６０２からの指示に従って文書アクセス部６０５が実文書データベース６０９から実文書データを取り出し、文書出力処理部６０７にその文書とともに出力指示を与える。文書出力処理部６０７は、出力処理に応じたデバイスを選択し、出力部６０４に文書データを渡して、出力を行う。なお、文書管理システムからの出力とは、文書の表示、エクスポートや印刷、電子メールへの添付など文書管理システムからの出力を意味する。したがって、出力部６０４は、出力デバイスだけでなく、電子メールソフトウェアなどの出力するためのソフトウェアも含む。
【００３８】
文書アクセス部６０５に対して指示され、実施された動作については、全てアクセスログ管理部６１１に通知されて、アクセスログ管理部はアクセスログをデータベース２０２に記録する。なお、記録すべきアクセスログについては、処理、操作の全てでなく、文書管理システムの管理者が適宜必要なものだけを選択出来るようになっていてもよい。
【００３９】
文書データの移換え、置換えは、例えば、年度始めの直前等の一定期間で実施される。この制御を実現するために、タイマ制御部６１４が設けられ、移換え、置換え実施日時が来たときに移換え・置換え処理部６１３に対して処理の実行を指示する。移換え・置換え処理部６１３は、移換え、置換えを実施するだけでなく、移換え、置換え時に不要な文書を破棄する等、移換え、置換えの全般に渡る処理を行っている。また、移換え、置換えの規則についても保持している。つまり、条件設定部６１０で設定された移換え及び置換えの条件は、移換え・置換え処理部６１３に伝えられ、保持される。また、移換え・置換えの実施スケジュールについても、同様に条件設定部６１０で設定され、移換え・置換え処理部６１３に伝えられ、タイマ制御部６１４に伝えられる。
【００４０】
移換え・置換え処理部６１３は、タイマ制御部６１４によって処理の実行が指示されると、文書アクセス部６０５を制御して文書の移換えや置換え処理を実行する。ことのき、移換え・置換え処理部６１３は設定された条件に基づいてアクセスログ解析部６１２が実行される。アクセスログ解析部６１２は、アクセスログ管理部６１１がアクセスログデータベースに記録したアクセスログを解析し、上記条件に基づいて移換え・置換え処理部６１３に結果を通達する。移換え・置換え処理部６１３は、不要な文書データがあれば、文書アクセス部６０５へ削除依頼を行う。なお、自動的に文書アクセス部６０５へ通知するだけでなく、利用者に判断を求めるようにする場合もあり、その場合は、ユーザ入力装置６０１からの入力をユーザ指示部６０２で判断して処理を行う。なお、移換え、置換え処理の終了後には、翌年度あるいは次回の移換え、置換えに備えて、移換え・置換え処理部６１３からアクセスログ解析部６１２を経由して、アクセスログ管理部６１１に実施対象期間のアクセスログの削除を行う。ただし、この削除を実行しない場合は、アクセスログに記録された日付から、アクセスログ解析部６１２が該当期間か判断することを行う。
【００４１】
本実施形態では、文書アクセス部６０５は以下のような情報をアクセスログとしてアクセスログ管理部６１２に記録している。アクセスログ管理部６１１に記録しているものとして、「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」などのアクセス種別毎のアクセス回数がある。なお、エクスポートとは、文書管理システムの外部（例えば、ＯＳが管理するファイルシステムなど）に文書が取り出されることである。アクセスログ管理部６１１は、図８に示すようなテーブル形式で参照回数を管理している。図８において、文書ＩＤとは、文書管理システム内で文書を一意に管理するための番号である。９０１は、文書ＩＤ「００１０３０８」であり、この文書に対する閲覧回数は10回、編集回数は5回、印刷回数は2回、エクスポート回数は4回、メール添付は0回となる。このように全ての文書について、アクセスの記録を保持しておく。なお、アクセスログ管理部６１１に記録される情報は、上記に示したアクセス回数だけでなく、どのユーザがアクセスしたかなどの他の情報を記録するようになっていてもよい。
【００４２】
本実施形態では、説明のために「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」を挙げている。なお、「エクスポート回数」については、文書管理システムからのエクスポートの仕方によって分類を行うようにしてもよい。例えば、ボリュームサーバ２０３に入ったままのオリジナルフォーマットで出力させる場合と、アプリケーションフォーマットから一般的なフォーマットに変換する場合（例えば、画像に変換したり、Ａｄｏｂｅ社のＰＤＦに変換する）に分けて、ログを記録し、それぞれを破棄条件に対する項目としてもよい。ここで、アプリケーションフォーマットから一般的なファイルフォーマットへの変換は、例えば公知の技術であるプリンタドライバを用いた変換などによって行う。
【００４３】
アクセスログ解析部６１２は、これらのアクセスログを基に利用度を計算する。利用度とは相対的に文書がどの程度利用されているのかを表すものであり、例えば以下のような計算方法で求める。それぞれの項目に対して記録されたアクセス回数に対して、キャビネットでの当該項目の総アクセス回数に対する割合として求める。例えば、閲覧回数（閲覧に関する総アクセス回数）がキャビネット全体で、10000回あるとして、図８の９０１で閲覧回数が10回であるとすると、10/10000となる。同様に、編集回数がキャビネット全体で500回であれば、5/500である。以下、この利用度をキャビネット利用度と呼ぶ。
【００４４】
また、当該文書の存在するフォルダ内での利用度も計算する。前記キャビネットと利用度同様に、それぞれの項目に対して記録されたアクセス回数に対して、フォルダに含まれる文書についての当該項目の総アクセス回数に対する割合として求める。例えば、図９に示すようにあるフォルダＡに文書が３つ入っており、それぞれａｂｃ、ｄｅｆ、ｇｈｉとする。各文書の閲覧回数が、ａｂｃが40回、ｄｅｆが30回、ｇｈｉが10回とする。ａｂｃの利用度は、このフォルダの総閲覧回数が40＋30＋10＝80回なので、40/80となる。以下、この利用度をフォルダ利用度と呼ぶ。
【００４５】
文書管理システムの管理者は、「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」それぞれに対して、キャビネット利用度或いはフォルダ利用度の閾値を予め定めることができる。文書管理システムは、設定された閾値以下のキャビネット利用度或いはフォルダ利用度を持つ文書を、移換え、置換え時に自動的に破棄する。例えば、閲覧回数についてキャビネット閾値を1/1000に設定すると、移換え、置換え時にその閾値以下の文書は破棄される。閾値の設定されていない項目は、自動的な破棄の判定条件として用いられない。また、キャビネット利用度とフォルダ利用度を併用するようにしてもよい。例えば、閲覧回数について、キャビネット閾値を1/1000、フォルダ閾値を1/50に設定すると、キャビネット利用度或いはフォルダ利用度の何れかが設定された閾値以下となる文書は自動的に破棄される。もちろん、キャビネット利用度とフォルダ利用度の両方がそれぞれに設定された閾値以下となった場合に破棄するように設定することも可能である。
【００４６】
更には、キャビネット利用度やフォルダ利用度でなく、回数を閾値として与えてもよい。例えば、閲覧回数が「１回以下」とすれば、閲覧回数が無いあるいは１回の文書が移換え、置換え時に破棄される。
【００４７】
更に、キャビネット利用度、フォルダ利用度、回数について、項目「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」との組み合わせで破棄条件を指定できる。例えば、「閲覧回数」についてキャビネット利用度と回数で閾値を与えて、「編集回数」と「メール添付回数」についてフォルダ利用度で閾値を与え、これらの全ての閾値以下となる文書を破棄するようにする。また、「閲覧回数」についてキャビネット利用度と回数で閾値を与え、「編集回数」と「メール添付回数」についてはフォルダ利用度で閾値を与え、これらの閾値の何れかに達しない文書を破棄するようにしてもよい。つまり、この条件の組み合わせ方については、文書管理システムの管理者が自由に設定することが可能である。
【００４８】
図１０は、本実施形態の文書管理システムにおける文書の破棄条件設定のためのユーザインターフェイスの一例を示す図である。なお、本ユーザインターフェースは、システム管理者として登録されたユーザＩＤ及びパスワードによる認証を経て表示されるものとする。図１０のインターフェイス例では、設定項目として、利用度に関する設定（１１０１）と回数に関する設定（１１０２）の２つがある。また、これら２つの設定の両方満たすように設定するか（「かつ」）、どちらか一方のみを満たすように設定するか（「または」）を設定することができる（組み合わせ論理条件１１０３）。
【００４９】
チェックボックス１１０４は、キャビネット利用度を用いるかを決めるチェックボックスであり、ここを有効にすると文書破棄の判定においてキャビネット利用度が用いられることになる。項目１１０５ではキャビネット利用度の閾値を設定する項目を選択する。本実施形態では、上述したように「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」があり、これらのうち所望の項目を選択できる。ボックス１１０６には閾値となる値を入力する。
【００５０】
チェックボックス１１０７は、フォルダ利用度を併用するか否かを指定するチェックボックスであり、ここを有効にするとキャビネット利用度とともにフォルダ利用度が文書破棄の判定に用いられることになる。フォルダ利用度はフォルダによって値の変動が激しいため、本実施形態ではキャビネット利用度と必ず併用される形式としている。例えば、アクセスが少ない文書のみが存在するフォルダにおいては、アクセス回数の少ない文書でもフォルダ利用度が高くなってしまう。そのため、チェックボックス１１０４が有効になっていなければ（キャビネット利用度が用いられる状態でなければ）、チェックボックス１１０７は有効にすることはできない。フォルダ利用度についてもキャビネット利用度と同様に、項目１１０８で閾値を設定すべき項目を選択し、ボックス１１０９にフォルダ利用度に対する閾値を入力する。
【００５１】
一方、チェックボックス１１１０を有効にすることで、回数条件を文書破棄の条件に設定することができる。項目１１１１で閾値を設定すべき項目を設定し、ボックス１１１２で閾値となる回数を入力する。なお、組み合わせ論理条件１１０３は、チェックボックス１１０４とチェックボックス１１１０の両方が有効な場合のみ設定できる。なお、図１０では、条件設定はひとつだけであるが、条件は複数設定可能である。本実施形態では、複数の条件を設定した場合には、それぞれの条件のうちのいずれかを満たす文書が移換え、置換え時に破棄される。また、図１０では、条件設定がキャビネット利用度、フォルダ利用度、回数についてそれぞれひとつずつしか入力できないが、それぞれを２つ以上複数設定できるようにしてもよい。例えば、キャビネット利用度について、「閲覧回数」と「印刷回数」の２項目を同時に設定するようにしてもよい。この場合、それぞれの項目に対して個別に閾値を設定できるものとする。
【００５２】
図１０に示したユーザインターフェイスを用いた具体的な設定例を図１１を参照して説明する。図１１の条件設定例では、「編集回数」に対するキャビネット利用度が1/10000＝0.0001以下、「エクスポート回数」に対するフォルダ利用度が1/100＝0.01以下であり、かつ印刷回数が０回以下の（即ち一度も印刷されていない）文書が破棄対象となる。
【００５３】
なお、上述した特許文献２〜４に記載された文書管理システムには、本実施形態のように多段階の文書移動における文書破棄処理や、文書破棄判断のためにアクセス種別を考慮した文書破棄条件を設定したりするような仕組みはない。
【００５４】
次に図１２から図１６のフローチャートを用いて、移換え、置換え時における文書の自動破棄について説明する。
【００５５】
図１２は、移換え、置換え時に元となるフローチャートである。本処理は、移換え・置換え処理部６１３がタイマ制御部６１４からの起動指示を受けたときに実行される。まず、ステップＳ１３０１で、クライアントによるデータベースへのアクセスを禁止する。即ち、移換え、置換え処理時に他の利用者がデータベースにアクセスしてしまうことにより処理中に利用度が変わってしまったり、あるいは、編集などによって移動処理が行えないといったことが起こらないように他の文書管理ソフトウェア利用者に対してアクセスを禁止する。次に、ステップＳ１３０２において置換え処理を行い、ステップＳ１３０３において移換え処理を行う。ここで、置換え処理を先に行っているのは、移換えで移動先となる前年度キャビネットを先に処理（空に）しておく必要があるためである。以下、ステップＳ１３０２の置換え処理について図１３のフローチャートを参照して、ステップＳ１３０３の移換え処理について図１４のフローチャートを参照してそれぞれ後述する。ステップＳ１３０２、Ｓ１３０３による置換え処理と移換え処理を終えると、ステップＳ１３０４において、ステップＳ１３０１においてなされたデータベースアクセスの禁止を解除し、移換え、置換え処理を終了する。
【００５６】
図１３は、置換え処理を説明するフローチャートである。ステップＳ１４０１からステップＳ１４０６はループ処理であり、前年度キャビネット内にある全ての文書に対するループとなる。ステップＳ１４０１では、前年度キャビネット内から一つ文書を選択する。ステップＳ１４０２では、破棄条件判断処理が呼ばれ、選択された文書について破棄するか否かが判断される。この破棄条件判断処理は、図１５及び図１６のフローチャートにより後述する。
【００５７】
破棄すると判断された文書（破棄対象文書）であった場合はステップＳ１４０３からステップＳ１４０５へ進み、当該文書を破棄する。一方、破棄対象文書でなければステップＳ１４０３からステップＳ１４０４へ進み、当該文書を長期保存キャビネットへ移動する。なお、本実施形態では、文書管理データベース内の文書情報に破棄対象フラグを設け、この破棄対象フラグが立っている場合には当該文書を破棄対象文書として扱うものとする。この破棄対象フラグの初期状態はオフ（初期状態では破棄対象文書ではない）とし、ステップＳ１４０２の破棄条件判断処理において、破棄すべき文書であれば、破棄対象フラグがオンされることになる。ステップＳ１４０３では、この破棄対象フラグをチェックすることにより当該文書が破棄対象文書であるかを判断する。
【００５８】
ステップＳ１４０６では、前年度キャビネット内の全ての文書について上記処理を終えたか否かを判定し、未処理の文書が存在していれば処理をステップＳ１４０１へ戻す。前年度キャビネット内の全ての文書について上記処理を終えるとステップＳ１４０７へ進み、前年度キャビネット内に存在する文書やフォルダを全て削除する。これは、本実施形態における移換え処理で当年度キャビネットから文書を移動するために行うものである。削除を終了すると、本置換え処理は終了する。
【００５９】
図１４は、移換え処理を説明するフローチャートである。ステップＳ１５１１からステップＳ１５１１は、当年度キャビネットもしくは、指定されたフォルダ内の全てのフォルダに対するループである。ここで、「指定されたフォルダ」と言う記述は、後述するように、再帰的に当年度キャビネットのフォルダを辿るために記されている。
【００６０】
ステップＳ１５０１では、当年度キャビネットもしくは、指定されたフォルダ内のフォルダをひとつ選択する。なお、フォルダが含まれない場合には、ここでは何も選択されない。ステップＳ１５０２では、ステップＳ１５０１で選択したフォルダに対して、前年度キャビネットに対して同一位置に、同名、同設定でフォルダを作成する。なお、ステップＳ１５０２でフォルダが選択されていなければこの処理は行われない。
【００６１】
ステップＳ１５０３からステップＳ１５１０は、ステップＳ１５０１で選択したフォルダ内の文書或いはフォルダに対する処理となる。ステップＳ１５０３では、ステップＳ１５０１で選択されたフォルダに含まれる文書あるいはフォルダをひとつ選択する。なお、ステップＳ１５０１で選択されたフォルダに文書もフォルダも含まれていない場合は何も選択されない。ステップＳ１５０４では、ステップＳ１５０３で選択したものがファイルであるかフォルダであるかを判別する。ステップＳ１５０３で何も選択されていない場合はステップＳ１５１０へ進む。そして、当該フォルダ内には文書もフォルダも無いので、このループを終了してステップＳ１５１１へ進む。
【００６２】
一方、ステップＳ１５０４でフォルダと判定された場合は、ステップＳ１５０５へ進み、この移換え処理を再帰的に呼びだす。このとき、ステップＳ１５０３で選択されたフォルダを基点として再帰処理を行う。
【００６３】
また、ステップＳ１５０４で種類が文書と判定された場合は、ステップＳ１５０６へ進む。ステップＳ１５０６では破棄条件判断処理が呼ばれる。破棄条件判断処理については図１５、図１６のフローチャートを参照して後述する。破棄条件判断処理により、破棄対象フラグが設定される。ステップＳ１５０７では、破棄対象フラグをチェックして当該文書が破棄対象文書であるか否かを判断する。破棄対象文書でなければステップＳ１５０８へ進み、ステップＳ１５０３で選択した文書を長期保存キャビネットへ移動し、ステップＳ１５１０へ進む。ステップＳ１５０７で破棄対象文書と判断された場合は、ステップＳ１５０９へ進み、ステップＳ１５０３で選択した文書を破棄し、ステップＳ１５１２へ進む。
【００６４】
ステップＳ１５１０では、ステップＳ１５０１で選択したフォルダ内の全ての文書及びフォルダを処理したかどうか判定する。この判定の結果、ＹＥＳであれば処理はステップＳ１５１１へ進み、未処理の文書或いはフォルダが存在していればステップＳ１５０３へ戻る。ステップＳ１５１１では、当年度キャビネットもしくは、指定されたフォルダ内の全てのフォルダについて上記処理が終了していれば本移換え処理を終了し、未処理のフォルダが存在していればステップＳ１５０１へ処理を戻す。
【００６５】
なお、本実施形態のフローチャートでは予め前年度キャビネットのフォルダ構造を空として（ステップＳ１４０７）、移換え時に再度フォルダを作成していく（ステップＳ１５０２）ように構成したが、先に図７で示したように、フォルダ構造を削除してから移動するのではなく、既存のフォルダ構造に対して移動を実施するようにしてもよい。このとき、当年度キャビネットのみに存在して前年度キャビネットには存在しないフォルダ内の文書については、（１）同じフォルダを新規に作成してそこに文書を移動してもよいし、（２）移動先が見つからない文書として特定のフォルダに移動してもよいし、（３）ユーザに文書の移動先フォルダについての指示を仰ぐための表示を行うようにしてもよい。
【００６６】
次に、図１３のステップＳ１４０２、図１４のステップＳ１５０６による破棄条件判断処理について説明する。
【００６７】
図１５は、破棄条件判断処理を説明するフローチャートである。ステップＳ１６０１〜ステップＳ１６０４は、設定されている複数の破棄条件の個々の条件に対するループである。ステップＳ１６０１では、設定された破棄条件を選択し、ステップＳ１６０２においてその破棄条件に関する破棄対象判断処理を行う。破棄対象判断処理は図１６のフローチャートを参照して後述する。ステップＳ１６０３では、ステップＳ１６０２の破棄対象判断処理の結果、当該文書の破棄対象フラグがセットされたか否かを判断する。破棄対象フラグがセットされていれば、その時点でこの文書は破棄対象に決定される。よって、他の破棄条件を判断することなく本処理を終了する。破棄対象フラグがセットされていなければステップＳ１６０４へ進み、未処理の破棄条件があれば、処理をステップＳ１６０１に戻す。全ての破棄条件について確認を終えた場合はそのまま本処理を終了する。このため、当該文書の破棄対象フラグはセットされず、当該文書は破棄対象文書ではないということになる。
【００６８】
なお、本実施形態では、複数破棄条件を設定した場合に、どれかひとつでも破棄条件にマッチした場合に破棄対象とする例の説明であるが、全ての破棄条件にマッチする場合に破棄対象とするように構成することもできる。あるいは、破棄条件間に対して、論理演算を定義することも可能である。この場合は、図１５のフローチャートが論理演算に応じて、変形されればよく、そのような変形は当業者には明らかであろう。なお、複数条件設定を可能にした場合に、ある条件が他の条件を包含するなどの条件間での矛盾が設定される場合があるので、このような条件間の矛盾を条件設定者に知らせるような仕組みを設けてもよい。
【００６９】
図１６は、破棄条件に従って文書を破棄対象にするか否かを判断するフローチャートである。ステップＳ１７０１では、破棄条件として「キャビネット利用度」の設定が行われているか判断される。図１６で示される処理は、図１０及び図１１で示したユーザインターフェイスを用いて設定された破棄条件に適応するものである。他の様式によって破棄条件が設定される場合は、図１６の処理は適宜変形されることになる。
【００７０】
まずステップＳ１７０１において「キャビネット利用度」の設定の有無を判定する。『キャビネット利用度」の設定が無ければステップＳ１７０２へ進み、「回数」の設定が行われているか判断される。もし、「回数」も設定されていない場合は、破棄条件が何も設定されていないことになるため、この処理を終了する。「回数」の条件が設定されている場合は、「回数」による破棄条件とのマッチを調べるべくステップＳ１７１２へ進む。
【００７１】
ステップＳ１７０１で、「キャビネット利用度」の設定が行われている場合は、ステップＳ１７０３へ進む。ステップＳ１７０３では、アクセスログ解析部６１２から当該文書の「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」のうちの指定された項目のキャビネット利用度を取得する。そして、ステップＳ１７０４において、ステップＳ１７０３で取得したキャビネット利用度が予め設定されたキャビネット利用度の閾値以下であるか否かが判断される。キャビネット利用度が閾値以下でなければステップＳ１７０５へ進み、「回数」条件の設定があるか判断される。「回数」条件の設定が無ければ、破棄条件を満たさないものと判定され、本処理を終了する。ステップＳ１７０５で「回数」条件の設定がある場合は、ステップＳ１７０６へ進む。ステップＳ１７０６では、「キャビネット利用度」と「回数」の破棄条件が「かつ」によって結合されているかを判断する。すなわち、「キャビネット利用度」と「回数」の両方の条件を満たす必要があるか否かを判断している。もし、Ｙｅｓであるならば、両条件を満たす必要があるにも関わらず、一方の条件（キャビネット利用度に関する破棄条件）を満たしていない状態となるため、当該文書は破棄対象文書ではないと判定され、本処理を終了する。ステップＳ１７０６で、Ｎｏの場合、すなわち「または」によって結合されている場合は、他方の「回数」による破棄条件にマッチする可能性があるため、ステップＳ１７１２へ進む。
【００７２】
一方、ステップＳ１７０４において、ステップＳ１７０３で取得した利用度が指定されているキャビネット利用度の閾値以下であれば、ステップＳ１７０７へ進む。ステップＳ１７０７では、更に追加条件として、「フォルダ利用度」の破棄条件があるか否かを判断する。「フォルダ利用度」の破棄条件が無ければ、ステップＳ１７１０へ進む。「フォルダ利用度」の破棄条件があれば、ステップＳ１７０８へ進む。ステップＳ１７０８では、アクセスログ解析部６１２から、当該文書の「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」のうちの指定された項目のフォルダ利用度を取得する。ステップＳ１７０９では、ステップＳ１７０８で取得したフォルダ利用度が指定されているフォルダ利用度の閾値以下であるか判断される。閾値以下でなければ、ステップＳ１７０５へ進み、「回数」条件の設定があるか判断される。「回数」条件の設定が無ければ、破棄条件を満たさないものであることが確定するため、本処理を終了する。ステップＳ１７０９で、ステップＳ１７０８で取得したフォルダ利用度が、指定されているフォルダ利用度の閾値以下であれば、ステップＳ１７１０へ進む。
【００７３】
ステップＳ１７１０では、「回数」の破棄条件があるか否かを判断する。「回数」の破棄条件の設定が無ければ、この時点で当該文書は、破棄対象文書に確定されるため、ステップＳ１７１４へと進む。ステップＳ１７１０で、「回数」の破棄条件設定があれば、ステップＳ１７１１へ進む。ステップＳ１７１１では、更に、「キャビネット利用度」と「回数」の破棄条件が「かつ」によって結合されているかを判断する。すなわち、「キャビネット利用度」と「回数」の両方の条件を満たす必要があるか否かを判断している。もし、Ｎｏであるならば、どちらか一方の条件を満たせばよく、既に「キャビネット利用度」の破棄条件を満たしているため、当該文書は破棄対象文書に確定されるので、ステップＳ１７１４へ進む。ステップＳ１７１１で、Ｙｅｓの場合は、「回数」の条件にマッチする必要があるため、ステップＳ１７１２へ進む。
【００７４】
ステップＳ１７１２では、アクセスログ解析部から当該文書の指定された「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」のいずれかの項目の回数を取得する。ステップＳ１７１３では、ステップＳ１７１２で取得した回数が、指定されている回数の閾値以下であるか判断される。閾値以下でなければ、条件を満たさないため、当該文書は破棄対象文書とならないため、この処理を終了する。ステップＳ１７１３で、ステップＳ１７１２で取得した回数が、指定されている回数の閾値以下であれば、破棄対象文書であるため、ステップＳ１７１４へ進む。ステップＳ１７１４では、当該文書の破棄対象フラグを立てて本処理を終了する。
【００７５】
なお、図１６のフローチャートでは、キャビネット利用度、フォルダ利用度、回数についての条件は一つずつしか判断していないが、複数の組み合わせを論理的に行ってもよい。
【００７６】
なお、破棄対象と判断された文書を破棄する際には、データベース、ボリュームサーバから当該文書を即座に削除してもよいし、あるいは、削除済みの文書を一時的に保存するためのフォルダに保持し、一定期間後に実体のデータを削除するように構成してもよい。
【００７７】
なお、図１３の置換え処理に関するフローチャート中のＳ１４０２、図１４の移換え処理に関するフローチャート中のＳ１５０８において「破棄条件判断処理」の呼び出しを行っているが、置換え処理と移換え処理とで異なった設定条件を用いて文書が破棄対象かどうかを判断するようにしてもよい。
【００７８】
以上説明したように、第１実施形態によれば、複数段階で文書移動を行う文書管理システムにおいて、各段階毎の文書破棄条件を個別に設定できるので、文書の適切な自動破棄が可能となる。また、文書破棄の判断においては、アクセス種別毎のアクセス回数を利用するので、より柔軟で適切な文書破棄が可能となる。
【００７９】
＜第２実施形態＞
第１実施形態においてキャビネット利用度を破棄条件として用いたが、一般に単一文書に対するキャビネット利用度は小さくなるため、文書管理システムの管理者が破棄条件を設定し辛い場合がある。そこで、第２実施形態では、文書管理システムの管理者による破棄条件の設定をより容易にするよう工夫する。
【００８０】
第１実施形態においては、「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」の各項目の利用度を個別に求めて利用していた。第２実施形態では、これらをまとめた総利用度も用いる。総利用度は、例えば、
(文書の個別項目の回数の総和)/(当該キャビネットの全文書の個別項目の回数の総和)
によって求められる。
【００８１】
具体的な例として、第１実施形態で説明した図８を用いて、第２実施形態による総利用度の計算方法について説明する。文書ＩＤ「００１０３０８」である文書９０１において、閲覧回数は10回、編集回数は5回、印刷回数は2回、エクスポート回数は4回、メール添付は0回である。一方、当該期間中の全アクセスの総回数は、それぞれ、閲覧回数は15000回、編集回数は3500回、印刷回数は2000回、エクスポート回数は350回、メール添付は150回であったとする。この場合、文書９０１の総アクセス回数は10＋5＋2＋4＋0＝21回であり、当該キャビネット内の総アクセス回数は15000＋3500＋2000＋350＋150＝21000回となる。すなわち、総利用度（総キャビネット利用度）は、21/21000＝0.001となる。キャビネット利用度だけでなく、フォルダ利用度についてもフォルダ内の全文書に対する総利用度（総フォルダ利用度）を計算して利用することが可能である。
【００８２】
なお、これら総キャビネット利用度や総フォルダ利用度の閾値を設定するためのユーザインターフェイスについては説明を省略する。また、総キャビネット利用度や総フォルダ利用度を用いた破棄対象判断についても、説明を省略する。
【００８３】
また、上記総利用度を算出するに際して、「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」の各項目に重み付けを行うようにしてもよい。このような重み付けは文書管理システムの管理者によって行えるようにするのがよいであろう。例えば、「メール添付」に利用された文書は他へ配布されているものであり、重要度が高い可能性がある。よって、「メール添付回数」について高い重み付けを与えてその重要度を高めることができる。また、逆に、重要でない項目の重要度を下げることも可能である。このように項目毎に重みを設定することにより、文書管理システムの管理者の要望に応じた自動破棄を実行させることができる。例えば、閲覧はあまり重要でない文書に対しても、通常よく行われる動作であり、「閲覧回数」に関して低い重み付けを与えて、その重要度下げることができる。また、重み付けとして「０」を与えれば、その項目については総利用度の対象項目から除外されることになる。
【００８４】
先の例で、「閲覧回数」については重要度を低くするべく0.3を与え、「エクスポート回数」については重要度を高くするべく8を与えたとする。すると、アクセス回数は、10×0.3＋5＋2×8＋0＝42回となるので、総キャビネット利用度は42/21000=0.002となる。
【００８５】
更に、求められた利用度に対して、文書の種類による重み付けを行うようにしてもよい。例えば、画像文書はサイズが大きくデータベース等の記憶装置の容量を圧迫するため早めに破棄したい場合がある。よって、そのような画像文書については重要度を低くするために重み付けを小さくするといったことが可能になる。また、特定の種類の文書は、必ず保管する必要があり、破棄対象としない場合には、強制的に総利用度を「１」にする。ここでの利用度は、個別の項目の利用度に適用してもよいし、総利用度に適用してもよい。また、キャビネット利用度であっても、フォルダ利用度でもあってもよい。
【００８６】
図１７は、重み付けの適用された利用度を求めるフローチャートである。このフローチャートでは一つの文書に対する利用度の算出を説明しており、移換え処理や置換え処理における処理の全体は第１実施形態と同様である。即ち、図１６であれば、ステップＳ１７０３やＳ１７０８のアクセスログ解析部６１１から得られる利用度が重み付け利用度の場合は、図１７のフローチャートに従って算出されたものとなる。ただし、図１６のステップＳ１７０３やＳ１７０８では項目毎の利用度を算出しているが、破棄条件の尺度としてキャビネット或いはフォルダの総利用度を利用するようにこれらの処理を変形できることは明らかであろう。
【００８７】
ステップＳ１８０１で、初期化のため、pointを０とする。ステップＳ１８０２で、当該文書の文書種別を求める。ステップＳ１８０３では、ステップＳ１８０２で求めた文書種別が破棄対象の文書種別であるか判断する。破棄対象外の文書であればステップＳ１８１２へ進み、pointを１として本処理を終了する。
【００８８】
ステップＳ１８０３で破棄対象と判断された場合はステップＳ１８０４へ進む。ステップＳ１８０４〜ステップＳ１８０９は、全項目（「閲覧回数」、「編集回数」、「印刷回数」、「エクスポート回数」、「メール添付回数」）を処理するためのループとなる。ステップＳ１８０４において処理対象の項目を選択し、ステップＳ１８０５でitempointに選択された項目（現在のループ処理で対象としている項目）の文書のアクセス回数が代入される。ステップＳ１８０６では、処理している当該項目に対して、重み付けの設定が為されているか否かを判断する。重み付け設定が為されていなければステップＳ１８０８へ進む。重み付け設定がある場合はステップＳ１８０７へ進む。ステップＳ１８０７では、itepmpointの値と設定された重み付けの値を乗じた結果を再度itempointとする。ステップＳ１８０８では、現在のpointの値にステップＳ１８０７で求めたitempointの値を加えたものをpointに格納する。
【００８９】
ステップＳ１８０９で、全ての項目について終了していれば、ステップＳ１８１０へ進み、未処理の項目が残っていれば、ステップＳ１８０４へ戻る。ステップＳ１８１０では、ステップＳ１８０１で求めた文書種別に対して、重み付け設定が為されているか否かを判断する。重み付け設定が為されていなければ、ステップＳ１８１２へ進み、現在のpointを総アクセス回数で割った値を利用度としてpointに格納し、本処理を終了する。重み付け設定が為されていれば、ステップＳ１８１０からＳ１８１１へ進み、現在のpointの値と当該文書種別に対して設定された重み付けの値を乗じた値をpointとし、ステップＳ１８１２で総アクセス回数を用いて利用度を算出し、本処理を終了する。
【００９０】
なお、図１７は、総利用度の説明であったが、個別の項目の利用度を求める場合は、pointの総和を計算する処理と全項目を処理するための判定処理（Ｓ１８０９）が無くなるだけで、図１７のフローチャートと同様にして考えることができる。
【００９１】
これにより、文書管理システムの管理者は、個別の項目毎に設定を行わなくても、適切な重み付けを設定してあれば、総利用度のみの設定を行うだけでよい。また、詳細に設定したい項目があれば、総利用度に加えて、個別の設定も行う。
【００９２】
また、第１実施形態で説明したように、アクセスログ管理部６１１には、アクセス回数だけでなく、どのユーザ、グループがアクセスしたかと言う情報も記録できる。ここで、グループとは、複数のユーザが所属する単位であり、オペレーティングシステムや文書管理システムにおけるアクセス権管理等に用いられているものである。この情報を破棄条件の設定に利用してもよい。すなわち、あるユーザ、あるいは、あるグループがよく利用している文書は残すといった設定が可能となる。これは、図１７中のステップＳ１８０５において項目の回数を取得するときに、指定された特定のユーザ、グループのみの回数を取得するようにすればよい。アクセスログ管理部６１１に記録されているアクセスユーザ、グループ情報を利用する。
【００９３】
以上のように、第２実施形態によれば、総利用度を用いて文書の破棄を管理するので、ユーザによる破棄条件の設定がより容易となる。また、アクセス種別に重みを設定し、利用度を算出するので、ユーザの利用環境に応じた利用度の算出が可能である。更に、文書の種別に応じた重みを利用度に作用させることにより、より好適な利用度算出を実現可能となる。
【００９４】
＜第３実施形態＞
第１実施形態では、図１０において、（複数の）破棄条件を決めて、この条件にマッチしたものが破棄対象文書として破棄されていた。第３実施形態では、移換え処理や置換え処理において、自動的に破棄される第１の破棄条件で破棄対象となった文書について、本当に破棄するべきか否かを文書管理システムの管理者（ユーザ）に指示させる。以下、具体的に説明する。
【００９５】
第３実施形態では、説明の簡便化のために総キャビネット利用度に関して第２の破棄条件を持つ例を説明するが、総フォルダキャビネット利用度やアクセス回数、個別の項目のキャビネット利用度、フォルダ利用度に対しても、前記第２の破棄条件を設定できる。また、前記第２の破棄条件に関して、これらの複合でもよい。
【００９６】
図１８は、第３実施形態における条件設定のためのユーザインターフェイスの一例である。設定項目として、１９０１の自動破棄に関する設定と、１９０２の破棄判断文書に関する設定の２つがある。総キャビネット利用度が１９０１で設定された閾値以下の文書は、移換え、置換え時に自動的に破棄が実行される。総キャビネット利用度が、１９０１で設定された閾値以上であり、１９０２で設定された閾値以下の文書は、破棄するかどうかの判断を必要とする破棄判断文書として、文書管理システムの管理者に提示される。ここで、１９０２に入力される値は、１９０１に入力される値よりも大きくなくてはならない。
【００９７】
第１実施形態においては、文書管理データベース内の文書情報に対して、破棄対象フラグを設けているが、第３実施形態においては、このフラグは、第１の破棄条件を満たす場合にセットされる。第３実施形態では、更に、破棄判断対象フラグを設ける。この破棄判断対象フラグは、第２の破棄条件を満たす文書に対してセットされる。例えば、図１５のフローチャートのＳ１６０２において、破棄対象判断処理を行い、破棄対象フラグをセットしている。第３実施形態では、このステップＳ１６０２の破棄対象判断処理において、第１の破棄条件を満たすならば破棄対象フラグをセットし、第２の破棄条件を満たすならば破棄判断対象フラグをセットするようにする。ステップＳ１６０３に相当する判断処理においても、破棄判断対象フラグも判断対象に加え、破棄対象フラグと同様に扱う。そして、図１３の移換え処理のフローチャートのＳ１４０５や図１４の置換え処理のフローチャートのＳ１５１１での文書破棄処理で、破棄判断対象フラグが立っている文書については保持しておき、当該キャビネット内の全ての文書に対する自動破棄処理が終了後に、文書管理システムの管理者に破棄すべきかどうかを判断させるためのリストを表示する。
【００９８】
図１９は、文書管理システムの管理者にはき判断対象となった文書を破棄させるかどうかを判断させるためのリスト表示の一例を示す図である。２００１は、破棄判断対象文書の一覧表示として、キャビネット利用度かフォルダ利用度かを選択する。図１９においては、キャビネット利用度を選択している。また、２００７で、リスト表示される項目について、利用度で表示するか回数を表示するか決められる。本実施形態では回数を表示するように設定されている。２００８に破棄判断対象文書の一覧リストが表示される。２００８は、タイトル表示２００２を持ち、広く一般で利用されているアプリケーションのように、タイトル表示の各項目をユーザがマウスのクリックなどで操作することによって、項目の並べ替えが行われる。もう一度操作すると、昇順から降順、降順から昇順のように交互に並び順が変更される。２００２には、文書名２００３、総利用度２００４、及び各項目群２００５が並んでいる。なお、総利用度２００４は、２００１の設定に従って、キャビネット利用度かフォルダ利用度が表示される。また、２００５の各項目の表示は、２００７の利用度表示か回数表示に従う。更に、２００７が利用度表示の場合には、各項目の表示は、２００１の指示で与えられた方の利用度を用いて表示される。
【００９９】
図１９では、２００４の（キャビネットの）総利用度によってソートされている。そして、２００６の項目が反転表示されている。これは、文書管理システムの管理者が破棄対象の文書とするために、マウスのクリックやキーボードでの選択等の入力手段を用いて、文書を選択している。複数の文書を破棄対象として選択することが可能である。また、この選択された文書以下を全て破棄対象とするためには、２００９を有効にすれば、リスト上で現在表示している選択した文書以下の文書をすべて破棄対象として扱われる。複数の選択があった場合などは、最上位のもの以下を全て破棄対象とすしたり、あるいは、最下位のもの以下を破棄対象とするなどしてもよい。あるいは、文書を単に選択するだけでなく、当該文書以下を全て破棄対象とするための選択状態を設けてもよい。
【０１００】
なお、第３実施形態では、自動破棄された後に、文書管理システムの管理者のためにリストを表示しているが、破棄条件を満たす全ての文書を破棄判断対象としてもよい。これは、第１実施形態において破棄対象文書と判断された全ての文書について図１９の如きリスト表示を行い、リスト表示上で実際に破棄すべき文書を決めるようにすればよい。また、第３実施形態のようなユーザによる破棄文書の判断を「移換え」或いは「置換え」のいずれかにおいて実行するようにしてもよいし、「移換え」と「置換え」の両方において実行するようにしてもよい。
【０１０１】
以上のように、第３実施形態によれば、自動破棄と文書管理システムの管理者に判断させる仕組みを設けることで、文書管理システムの管理者にとって利用しやすい環境を提供できる。
【０１０２】
以上のように、上記各実施形態によれば、「移換え」や「置換え」を実施する際に、不要な文書を自動的に破棄でき、記憶装置の容量を有効活用したり、検索性の向上を図ることができる。また、「移換え」「置換え」は、一定期間毎で実施されるため、大量の文書の移動が発生するが、、そのような大量の文書から破棄の対象となる文書が自動的に抽出されるので、文書管理が容易になる。
【０１０３】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１０４】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０１０５】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１０６】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。
【０１０７】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１０８】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１０９】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１１０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１１１】
【図１】紙文書のファイリングの方式の一例を説明する図である。
【図２】文書管理システムの構成例を示す図である。。
【図３】移換え・置換え機能を有する文書管理クライアントの画面構成例を示す図である。
【図４】移換え・置換えのフォルダの一例を示す図である。
【図５】本実施形態の文書管理システムの機能構成を示すブロック図である。
【図６】「置換え」による文書移動の例を示す図である。
【図７】「移換え」による文書移動の例を示す図である。
【図８】アクセスログの管理テーブルの例を示す図である。
【図９】フォルダ利用度を説明するための図である。
【図１０】破棄条件設定のためのユーザインターフェイスの一例を示す図である。
【図１１】図１０に示したユーザインターフェースによる破棄条件の設定例を示す図である。
【図１２】移換え・置換えのメイン処理を示すフローチャートである。
【図１３】置換え処理を説明するフローチャートである。
【図１４】移換え処理を説明するフローチャートである。
【図１５】破棄条件判断処理を説明するフローチャートである。
【図１６】破棄条件判断処理を説明するフローチャートである。
【図１７】重み付けの適用された利用度を求めるための処理を説明するフローチャートである。
【図１８】破棄判断設定のユーザインターフェイスの一例を示す図である。
【図１９】破棄判断対象文書のリスト表示の一例を示す図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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