(57)【要約】【課題】  管理者の負荷を増加させることなく、複数の利用者による目的外利用の状況を把握できるとともに、管理者が適切な管理を容易かつ迅速に実施することができるファイル管理システム及びファイル管理方法を得る。【解決手段】  管理者により指定された検索キーに基づいて、共有記憶領域に格納されたファイルを所定のタイミングで検索し、検索キーに合致した内容を持つファイルを抽出するとともに、管理者に通知する。同時に、検索結果をファイル情報データベースに登録する。さらに、管理者は、通知されたファイル名に基づいて、ファイル内容を表示し確認しながら削除対象とするファイルを判断して削除する。削除後は、削除したファイルの所有者に対して削除通知を自動送付する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の利用者によって共有される共有記憶領域を有し、管理者のもとで前記共有記憶領域に格納された前記利用者の所有するファイルを管理するファイル管理システムであって、
前記管理者により指定された検索キーに基づいて前記共有記憶領域に格納されたファイルを検索し、前記検索キーに合致した内容を持つファイルのファイル名及びそのファイル属性を抽出して検索結果とする検索手段と、
この検索手段からの検索結果をデータベースに登録するとともに前記管理者に通知する検索結果通知手段と、
この検索結果通知手段からの通知に基づいて前記管理者が指定するファイル名を受けつけるファイル名入力手段と、
このファイル名入力手段で指定されたファイル名のファイルを削除対象ファイルとして前記共有記憶領域から削除するファイル削除手段と
を備えたことを特徴とするファイル管理システム。
【請求項２】
さらに前記ファイル名入力手段で指定されたファイル名のファイルの内容を表示するファイル内容表示手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項３】
前記ファイル属性にはファイルの所有者情報を含み、前記ファイル削除手段はさらに前記所有者情報に基づいて前記削除対象ファイルの所有者にファイル削除通知を発することを特徴とする請求項１または請求項２に記載のファイル管理システム。
【請求項４】
複数の利用者によって共有される共有記憶領域を有し、管理者のもとで前記共有記憶領域に格納された前記利用者の所有するファイルを管理するファイル管理方法であって、
前記管理者により指定された検索キーに基づいて前記共有記憶領域に格納されたファイルを検索して前記検索キーに合致した内容を持つファイルのファイル名及びそのファイル属性を検索結果として抽出し、
この検索結果をデータベースに登録するとともに前記管理者に通知し、
この通知に基づいて前記管理者が指定するファイル名を受けつけ、
この受けつけたファイル名のファイルを削除対象ファイルとして前記共有記憶領域から削除し、
前記削除対象ファイルの所有者にファイル削除通知を発することを特徴とするファイル管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えばファイルサーバ装置など、各利用者が所有するファイルをこれら複数の利用者によって共有される共有記憶領域に格納し管理するファイル管理システム及びファイル管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
コンピュータの高性能化及びネットワーク技術の進歩等に伴い、ネットワーク接続されたコンピュータ同士による各種資源の共有化が進んでいる。一例として、大容量の記憶装置を有するコンピュータをネットワーク上に配置し、この記憶装置を、ネットワークに接続された複数のコンピュータから利用可能なように構成した、いわゆるファイルサーバ装置が実現されている。
【０００３】
ファイルサーバ装置には、これらコンピュータの利用者の所有する各種の電子的なデータがファイルとして格納され、ファイルサーバ装置内の記憶領域は、複数の利用者によって共有される。また、装置が円滑に機能するように、装置の管理者によって記憶領域及びこの領域に格納されている各利用者所有のファイルに対する適切な管理が行なわれる。
【０００４】
特に、記憶容量には物理的な上限があるため、不要なファイルに対するタイムリーな管理が必須となる。すなわち、管理者は、まず不要と判断されるファイルを抽出し、その状況をファイルの所有者に通知した後、所有者の判断結果に基づいて該当するファイルに対する削除等の処置作業を実施する。
【０００５】
近年、コンピュータの普及によりファイルの取扱量が急増しており、これに伴ってファイルサーバ装置における管理者の管理負荷も増大している。とりわけ、複数の利用者が所有する多数のファイルの中から不要と判断されるファイルを抽出するには時間を要し、上記したようなタイムリーかつきめ細かな管理が困難になっている。
【０００６】
このような問題に対処する事例として、ファイル毎にあらかじめ削除条件を設定し、この条件が成立したファイルに対しては該当ファイルを自動削除する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。また、ファイル毎に所定の管理データを重み付けして算出した得点に応じて不要なファイルを抽出する手法も開示されている（例えば、特許文献２参照。）。
【特許文献１】特開平１１−８５５７８号公報（第９ページ、図１）
【特許文献２】特開２００２−２７８８０６号公報（第９ページ、図１）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ところで、ファイルサーバ装置は複数のコンピュータ利用者により利用されるが、その利用目的は利用者によって様々である。一方、ファイルサーバ装置によっては、その利用目的を明確にして設置されたものもある。このようなファイルサーバ装置においては、装置をより円滑に機能させるために、管理者は目的外の利用についても監視し管理することが求められる。このためには、ファイルの内容も含めて管理する必要があり、利用目的に沿わない内容を持つファイルをも不要ファイルとして抽出しなければならない。
【０００８】
しかしながら、上記した特許文献１及び特許文献２に開示された手法では、ファイルの属性に基づいて不要ファイルを抽出しているため、目的外の利用に対しては、管理者が迅速かつ適切な対応をとることが困難であった。
【０００９】
本発明は、上述の事情を考慮してなされたものであり、管理者の負荷を増加させることなく、複数の利用者による目的外利用の状況を把握して、管理者が適切な管理を容易かつ迅速に実施できるファイル管理システム及びファイル管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するために、本発明のファイル管理システムは、複数の利用者によって共有される共有記憶領域を有し、管理者のもとで前記共有記憶領域に格納された前記利用者の所有するファイルを管理するファイル管理システムであって、前記管理者により指定された検索キーに基づいて前記共有記憶領域に格納されたファイルを検索し、前記検索キーに合致した内容を持つファイルのファイル名及びそのファイル属性を抽出して検索結果とする検索手段と、この検索手段からの検索結果をデータベースに登録するとともに前記管理者に通知する検索結果通知手段と、この検索結果通知手段からの通知に基づいて前記管理者が指定するファイル名を受けつけるファイル名入力手段と、このファイル名入力手段で指定されたファイル名のファイルを削除対象ファイルとして前記共有記憶領域から削除するファイル削除手段とを備えたことを特徴とする。
【００１１】
また、本発明のファイル管理方法は、複数の利用者によって共有される共有記憶領域を有し、管理者のもとで前記共有記憶領域に格納された前記利用者の所有するファイルを管理するファイル管理方法であって、前記管理者により指定された検索キーに基づいて前記共有記憶領域に格納されたファイルを検索して前記検索キーに合致した内容を持つファイルのファイル名及びそのファイル属性を検索結果として抽出し、この検索結果をデータベースに登録するとともに前記管理者に通知し、この通知に基づいて前記管理者が指定するファイル名を受けつけ、この受けつけたファイル名のファイルを削除対象ファイルとして前記共有記憶領域から削除し、前記削除対象ファイルの所有者にファイル削除通知を発することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、管理者の負荷を増加させることなく、複数の利用者による目的外利用の状況を把握できるとともに、管理者が適切な管理を容易かつ迅速に実施することができるファイル管理システム及びファイル管理方法を得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下に、本発明に係るファイル管理システム及びファイル管理方法を実施するための最良の形態について、図１乃至図９を参照して説明する。
【実施例１】
【００１４】
図１は、本発明に係るファイル管理システムの一実施例を示すブロック図である。このファイル管理システムは、操作機能１、検索機能２、データ収集機能３、データ管理機能４、通知機能５、表示機能６、削除機能７、及びシステム管理機能８から構成されている。また、このファイル管理システムを利用する複数の利用者が所有するファイルを格納する共有記憶領域９、検索キーに合致した内容を持つファイルの属性が登録されるファイル情報データベース１０、及びファイル内容を表示する際の作業エリアとしての表示機能用複製エリア１１を有している。
【００１５】
ここに、検索手段は、操作機能１、検索機能２、データ収集機能３、及びシステム管理機能８により構成される。検索結果通知手段は、データ管理機能４、通知機能５、及びシステム管理機能８により構成される。ファイル名入力手段は、操作機能１、及びシステム管理機能８により構成される。削除手段は、操作機能１、通知機能５、削除機能７、及びシステム管理機能８により構成される。ファイル内容表示手段は、操作機能１、表示機能６、及びシステム管理機能８により構成される。
【００１６】
操作機能１は、管理者からの各種入力操作を受けつけてエコーするとともに、受けつけた入力をシステム管理機能８に送出する。検索機能２は、システム管理機能８から検索キーを受けとって共有記憶領域９に格納されているファイルを検索し、検索キーに合致した内容を持つファイルのファイル名をシステム管理機能８に返す。データ収集機能３は、システム管理機能８からファイル名を受けとってこのファイル名を有するファイルの属性を収集し、結果をシステム管理機能８に返す。なお、ファイルの属性にはファイルの所有者情報を必ず含み、この他にファイルサイズ、ファイルの最終アクセス日等を含む。
【００１７】
データ管理機能４は、システム管理機能８からファイル名及びその属性を受けとって、これらをファイル情報データベースに登録する。通知機能５は、システム管理機能８からの要求に基づいて管理者及び利用者に所定の通知を送出する。ここに、管理者に対する通知は、検索機能２からのファイル名及びデータ収集機能３からの属性からなる検索結果通知であり、利用者に対する通知は、利用者が所有するファイルの削除通知である。
【００１８】
表示機能６は、システム管理機能８から表示対象のファイル名を受けとってそのファイルを共有記憶領域９から表示機能用複製エリア１１に複製した後、ファイル内容を表示する。削除機能７は、システム管理機能８から指定されたファイル名のファイルを共有記憶領域から削除する。システム管理機能８は、上述した各機能の起動及び機能間での各種データの授受を制御して、このファイル管理システム全体の動作を管理する。
【００１９】
次に、上述のように構成した本発明に係るファイル管理システムの動作を、前述の図１及び図２のフローチャートを参照して説明する。図２は、このファイル管理システムの動作を、管理者が行なう管理業務の流れに沿ってモデル化して示すフローチャートである。
【００２０】
まず、管理者は、操作機能１を通して、共有記憶領域９に格納されているファイルの中から対象のファイルを検索するための検索キーを指定する。指定された検索キーは、システム管理機能８に送出される（ＳＴ１）。システム管理機能８は、この検索キーを検索機能２に転送するとともに、所定のタイミングで検索機能２を起動する（ＳＴ２）。
【００２１】
検索機能２が起動されると共有記憶領域９内のすべてのファイルを対象にして検索が実行され、検索キーに合致した内容を持つファイルが存在すると、そのファイル名が抽出されてシステム管理機能８に送られる（ＳＴ３）。これに続けてデータ収集機能３が起動され、ＳＴ３のステップで抽出されたファイル名に対応したファイルの属性が収集され、システム管理機能に送られる（ＳＴ４）。
【００２２】
システム管理機能８は、ここまでのステップで受けとったファイル名及びその属性を、共有記憶領域９に対する検索キーに基づいた検索結果としてデータ管理機能４及び通知機能５に送出する。そして、データ管理機能４に送られた検索結果は、ファイル情報データベース１０に登録される（ＳＴ５）。一方、通知機能５に送られた検索結果は、例えばメール等に編集されて管理者に通知される（ＳＴ６）。
【００２３】
この後、管理者は、検索結果通知に基づいて、共有記憶領域９に格納されているファイルの中から削除対象とするファイルのファイル名を、操作機能１を通して指定する。指定されたファイル名は、システム管理機能８に送出される（ＳＴ７）。
【００２４】
システム管理機能８は、このファイル名を削除機能７に転送するとともに、削除機能７を起動する。削除機能７が起動されると、共有記憶領域９に格納されている対象のファイルが削除される（ＳＴ８）。さらに、システム管理機能８は、ファイルの削除完了を確認後、通知機能５に対して、ファイル所有者への削除通知の発行を要求する。そして、通知機能５から削除ファイルの所有者である利用者に対して削除通知がなされる（ＳＴ９）。
【００２５】
次に、管理業務の流れの中における各場面の動作について、図３乃至図９を参照してさらに詳細に説明する。
【００２６】
図３は、一定時間間隔で不要なファイルを検索する場合の動作を説明するためのブロック図である。図３の各部について、図１に示すブロック図の各部と同一の部分は同一の符号で示し、その説明は省略する。
【００２７】
図３において、システム管理機能８は、一定時間間隔で検索機能２を起動し、検索キーを転送する（Ｓ３１）。検索機能２は、受けとった検索キーに基づいて共有記憶領域９に格納されたファイルを検索し、検索キーに合致した内容を持つファイルのファイル名を抽出してシステム管理機能８に返す（Ｓ３２）。システム管理機能８は、データ収集機能３を起動するとともに、検索機能２によって抽出されたファイル名を引き渡す（Ｓ３３）。
【００２８】
データ収集機能３は、システム管理機能８からのファイル名に基づいて該当するファイルの属性を収集し、結果をシステム管理機能８に返す（Ｓ３４）。システム管理機能８は、検索機能２からのファイル名及びデータ収集機能３からの属性を統合してこれを検索結果とし、データ管理機能４及び通知機能５を起動するとともに、検索結果をこれら機能に送出する（Ｓ３５）。
【００２９】
データ管理機能４は、受けとった検索結果をファイル情報データベース１０に登録する（Ｓ３６）。また、通知機能５は、受けとった検索結果を、例えばメール等に編集して管理者に送付する（Ｓ３７）。
【００３０】
図４は、検索結果の通知を受けた管理者が、操作機能１を通して検索結果を確認する場合の動作を説明するためのブロック図である。図４の各部について、図１に示すブロック図の各部と同一の部分は同一の符号で示し、その説明は省略する。
【００３１】
図４において、システム管理機能８は、管理者の要求に応じて操作機能１を起動する（Ｓ４１）。引き続き、システム管理機能８は、データ管理機能４に対して、ファイル情報データベース１０に登録されている検索結果を要求する（Ｓ４２）。データ管理機能４は、システム管理機能８からの要求に応答して、ファイル情報データベース１０に登録されている検索結果をシステム管理機能８に送付する（Ｓ４３）。システム管理機能８は、このデータ管理機能４からの検索結果を操作機能１に転送する（Ｓ４４）。そして、操作機能１は、これを表示する（Ｓ４５）。
【００３２】
図５は、管理者が任意のタイミングで不要なファイルを検索する場合の動作を説明するためのブロック図である。図５の各部について、図１に示すブロック図の各部と同一の部分は同一の符号で示し、その説明は省略する。
【００３３】
図５において、管理者は、操作機能１を通して検索キーを指定するとともに検索の実行を要求する（Ｓ５１）。操作機能１は、指定された検索キー及び検索の実行要求をシステム管理機能８に転送する（Ｓ５２）。システム管理機能８は、検索機能２を起動し、検索キーを転送する（Ｓ５３）。検索機能２は、受けとった検索キーに基づいて共有記憶領域９に格納されたファイルを検索し、検索キーに合致した内容を持つファイルのファイル名を抽出してシステム管理機能８に返す（Ｓ５４）。
【００３４】
システム管理機能８は、データ収集機能３を起動するとともに、検索機能２によって抽出されたファイル名をデータ収集機能３に引き渡す（Ｓ５５）。データ収集機能３は、システム管理機能８からのファイル名に基づいて該当するファイルの属性を収集し、結果をシステム管理機能８に返す（Ｓ５６）。システム管理機能８は、検索機能２からのファイル名及びデータ収集機能３からの属性を統合してこれを検索結果とする。続けて、データ管理機能４を起動するとともに、検索結果をデータ管理機能４及び操作機能１に送出する（Ｓ５７）。
【００３５】
データ管理機能４は、受けとった検索結果をファイル情報データベース１０に登録する（Ｓ５８）。また、操作機能１は、受けとった検索結果を表示する（Ｓ５９）。
【００３６】
図６は、管理者がファイル名を指定しそのファイル内容を表示する場合の動作を説明するためのブロック図である。図６の各部について、図１に示すブロック図の各部と同一の部分は同一の符号で示し、その説明は省略する。
【００３７】
図６において、管理者は、操作機能１を通して表示対象のファイル名を指定するとともに、ファイル内容表示の実行を要求する（Ｓ６１）。操作機能１は、指定されたファイル名及びファイル内容表示の実行要求をシステム管理機能８に転送する（Ｓ６２）。システム管理機能８は、表示機能６を起動して表示対象のファイル名を転送するとともに、データ管理機能４に対してもこのファイル名を転送する（Ｓ６３）。
【００３８】
表示機能６は、表示対象のファイル名を受けとってそのファイルを共有記憶領域９から表示機能用複製エリア１１に複製した後、ファイル内容を表示する（Ｓ６４）。また、データ管理機能４はファイル名を受けとって、ファイル情報データベース１０内の該当するファイル名のレコードに、このファイルが表示中である旨のフラグを書き込む（Ｓ６５）。
【００３９】
図７は、管理者がファイル情報データベース１０に登録されたファイル名を指定しその属性等のファイル情報を表示する場合の動作を説明するためのブロック図である。図７の各部について、図１に示すブロック図の各部と同一の部分は同一の符号で示し、その説明は省略する。
【００４０】
図７において、管理者は、操作機能１を通して対象のファイル名を指定するとともに、ファイル情報表示の実行を要求する（Ｓ７１）。操作機能１は、指定されたファイル名及びファイル情報表示の実行要求をシステム管理機能８に転送する（Ｓ７２）。システム管理機能８は、データ管理機能４を起動して対象のファイル名を転送し、そのファイル情報を要求する（Ｓ７３）。
【００４１】
データ管理機能４は、ファイル情報データベース１０から該当するファイル名のファイル情報を取り出し、システム管理機能８に送出する（Ｓ７４）。システム管理機能８は、データ管理機能４からのファイル情報を受けとって操作機能１に転送する（Ｓ７５）。そして、操作機能１は、システム管理機能８から受けとったファイル情報を表示する（Ｓ７６）。
【００４２】
図８は、管理者がファイル名を指定しそのファイルの所有者にファイルの削除を依頼する場合の動作を説明するためのブロック図である。図８の各部について、図１に示すブロック図の各部と同一の部分は同一の符号で示し、その説明は省略する。
【００４３】
図８において、管理者は、操作機能１を通して、削除を依頼するファイル名を指定するとともに、削除依頼通知の発行を要求する（Ｓ８１）。操作機能１は、指定されたファイル名及び削除依頼通知の発行要求をシステム管理機能８に転送する（Ｓ８２）。システム管理機能８は、データ管理機能４を起動して指定されたファイル名を転送し、このファイルが削除依頼中である旨を通知する（Ｓ８３）。
【００４４】
データ管理機能４は、この通知を受けて、ファイル情報データベース１０内の該当するファイル名のレコードに、このファイルが削除依頼中である旨のフラグを書き込む（Ｓ８４）。さらにデータ管理機能４は、このフラグの書き込み完了の応答をシステム管理機能８に返す（Ｓ８５）。
【００４５】
システム管理機能８は、データ管理機能４からの応答を受けた後に通知機能５を起動するとともに、削除を依頼するファイル名及びその所有者情報を転送し、削除依頼通知の発行を要求する（Ｓ８６）。通知機能５は、受けとった削除依頼通知の発行要求を例えばメール等に編集してファイルの所有者である利用者に送付する（Ｓ８７）。この後、通知発行の完了応答をシステム管理機能８に返す（Ｓ８８）。そして、システム管理機能８は、この完了応答を操作機能１に転送し、操作機能１はこれを管理者に通知する（Ｓ８９）。
【００４６】
図９は、管理者がファイル名を指定しそのファイルを削除する場合の動作を説明するためのブロック図である。図９の各部について、図１に示すブロック図の各部と同一の部分は同一の符号で示し、その説明は省略する。
【００４７】
図９において、管理者は、操作機能１を通して、削除対象のファイル名を指定するとともに、ファイル削除の実行を要求する（Ｓ９１）。操作機能１は、指定されたファイル名及びファイル削除の実行要求をシステム管理機能８に転送する（Ｓ９２）。システム管理機能８は、削除機能７を起動して指定されたファイル名を転送し、このファイルの削除を要求する（Ｓ９３）。削除機能７は削除対象のファイル名を受けとって、共有記憶領域９内にある該当ファイルを削除し、削除完了の応答をシステム管理機能８に返す（Ｓ９４）。
【００４８】
システム管理機能８は、削除完了の応答を受けてデータ管理機能４を起動するとともに、削除対象のファイル名を転送して、このファイル名に対応したファイル情報の削除を要求する（Ｓ９５）。データ管理機能４はこのファイル名を受けとって、ファイル情報データベース１０から該当するファイル名のファイル情報を削除する。削除後は、削除完了の応答をシステム管理機能に返す（Ｓ９６）。
【００４９】
システム管理機能８は、データ管理機能４からの応答を受けた後に通知機能５を起動するとともに、削除を完了したファイル名及びその所有者情報を通知機能５に転送し、削除通知の発行を要求する（Ｓ９７）。通知機能５は、受けとった削除通知の発行要求を例えばメール等に編集してファイルの所有者である利用者に送付する（Ｓ９８）。この後、通知機能５は、通知発行の完了応答をシステム管理機能８に返す（Ｓ９９）。そして、システム管理機能８は、この完了応答を操作機能１に転送し、操作機能１はこれを管理者に通知する（Ｓ９１０）。
【００５０】
以上説明したように、本実施例においては、管理者により指定された検索キーに基づいて、共有記憶領域に格納された複数の利用者のファイルを所定のタイミングで検索し、検索キーに合致した内容を持つファイルの抽出するとともに、管理者に通知している。これにより、管理者の負荷を増大させることなく、ファイル管理システムの利用目的に沿わない内容を持つファイルを含めて抽出することができ、共有記憶領域を利用する利用者による目的外利用の状況を容易に把握することができる。また、検索結果はファイル情報データベースに登録され、管理者はこのファイル情報データベースを参照することにより、過去の検索履歴を含めて状況を把握することができる。
【００５１】
さらに、管理者は、通知されたファイル名に基づいて、ファイル内容を表示し確認しながら削除対象ファイルを判断して削除でき、削除後は削除したファイルの所有者に対して削除通知が自動送付される。これにより、管理者は、目的外利用への対処や記憶領域の確保など、ファイル管理システムに対する適切な管理を容易かつ迅速に実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５２】
【図１】本発明に係るファイル管理システムの一実施例を示すブロック図。
【図２】図１のファイル管理システムの一連の動作を管理者が行なう管理業務の流れに沿ってモデル化して示すフローチャート。
【図３】一定時間毎に不要なファイルを検索する場合の動作を説明するためのブロック図。
【図４】検索結果の通知を受けた管理者が操作機能１を通して検索結果を確認する場合の動作を説明するためのブロック図。
【図５】管理者が任意のタイミングで不要なファイルを検索する場合の動作を説明するためのブロック図。
【図６】管理者がファイル名を指定しそのファイル内容を表示する場合の動作を説明するためのブロック図。
【図７】管理者がファイル情報データベース１０に登録されたファイル名を指定しその属性等のファイル情報を表示する場合の動作を説明するためのブロック図。
【図８】管理者がファイル名を指定しそのファイルの所有者にファイルの削除を依頼する場合の動作を説明するためのブロック図。
【図９】管理者がファイル名を指定しそのファイルを削除する場合の動作を説明するためのブロック図。
【符号の説明】
【００５３】
１  操作機能
２  検索機能
３  データ収集機能
４  データ管理機能
５  通知機能
６  表示機能
７  削除機能
８  システム管理機能
９  共有記憶領域
１０  ファイル情報データベース
１１  表示機能用複製エリア
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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