(57)【要約】【課題】  会議等において利用された文書のデータを、当該会議等に参加していない人に関連する宛先に対して送信する場合におけるユーザの管理負担の軽減に寄与することのできる多機能端末装置、文書データ管理方法および文書データ管理プログラムを提供する。【解決手段】  個人認証により取得される認証情報に基づいて、該認証されたユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得部１０１と、原稿の画像を読み取る画像読取部１０２と、画像読取部１０２にて読み取られた原稿の画像データを、宛先情報取得部１０１にて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信部１０３とを備えてなる。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
個人認証により取得される認証情報に基づいて、該認証されたユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得部と、
原稿の画像を読み取る画像読取部と、
前記画像読取部にて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得部にて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信部と
を備えてなる多機能端末装置。
【請求項２】
請求項１に記載の多機能端末装置において、
前記所定の宛先は、前記認証されたユーザのメールアドレスであり、
前記データ送信部は、前記原稿の画像データを該メールアドレスに対して送信する多機能端末装置。
【請求項３】
請求項１に記載の多機能端末装置において、
前記所定の宛先は、前記認証されたユーザのスケジュールに関する情報を管理するスケジュール管理サーバであり、
前記データ送信部は、前記原稿の画像データを前記スケジュール管理サーバに対して送信することにより、該画像データを前記認証されたユーザのスケジュールに関する情報に追加させる多機能端末装置。
【請求項４】
原稿の画像を読み取る画像読取部と、
前記画像読取部にて読み取られる原稿の所定領域における記載および該原稿中における所定の記載方法による記載のうち少なくともいずれか一方に基づいて、該記載に対応するユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得部と、
前記画像読取部にて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得部にて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信部と
を備えてなる多機能端末装置。
【請求項５】
請求項４に記載の多機能端末装置において、
前記原稿の所定領域は、原稿における周縁部近傍の領域であり、
前記所定の記載方法は、所定色による記載および所定形状での記載のうち少なくとも一方を含む多機能端末装置。
【請求項６】
請求項４に記載の多機能端末装置において、
前記所定の宛先は、前記記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報を管理するスケジュール管理サーバであり、
前記データ送信部は、前記記載に対応するユーザが所定のリストに含まれない場合に、前記原稿の画像データを前記スケジュール管理サーバに対して送信することにより、前記記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報に追加させる多機能端末装置。
【請求項７】
個人認証により取得される認証情報に基づいて、該認証されたユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得ステップと、
原稿の画像を読み取る画像読取ステップと、
前記画像読取ステップにて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得ステップにて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信ステップと
を有する文書データ管理方法。
【請求項８】
請求項７に記載の文書データ管理方法において、
前記所定の宛先は、前記認証されたユーザのメールアドレスであり、
前記データ送信ステップは、前記原稿の画像データを該メールアドレスに対して送信する文書データ管理方法。
【請求項９】
請求項７に記載の文書データ管理方法において、
前記所定の宛先は、前記認証されたユーザのスケジュールに関する情報を管理するスケジュール管理サーバであり、
前記データ送信ステップは、前記原稿の画像データを前記スケジュール管理サーバに対して送信することにより、該画像データを前記認証されたユーザのスケジュールに関する情報に追加させる文書データ管理方法。
【請求項１０】
原稿の画像を読み取る画像読取ステップと、
前記画像読取ステップにて読み取られる原稿の所定領域における記載および該原稿中における所定の記載方法による記載のうち少なくともいずれか一方に基づいて、該記載に対応するユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得ステップと、
前記画像読取ステップにて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得ステップにて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信ステップと
を有する文書データ管理方法。
【請求項１１】
請求項１０に記載の文書データ管理方法において、
前記原稿の所定領域は、原稿における周縁部近傍の領域であり、
前記所定の記載方法は、所定色による記載および所定形状での記載のうち少なくとも一方を含む文書データ管理方法。
【請求項１２】
請求項１０に記載の文書データ管理方法において、
前記所定の宛先は、前記記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報を管理するスケジュール管理サーバであり、
前記データ送信ステップは、前記記載に対応するユーザが所定のリストに含まれない場合に、前記原稿の画像データを前記スケジュール管理サーバに対して送信することにより、前記記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報に追加させる文書データ管理方法。
【請求項１３】
請求項１０に記載の文書データ管理方法において、
前記所定の宛先は、前記記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報を管理するスケジュール管理サーバであり、
前記データ送信ステップは、前記記載内容に所定の文言が含まれている場合に、前記原稿の画像データを前記スケジュール管理サーバに対して送信することにより、前記記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報に追加させる文書データ管理方法。
【請求項１４】
個人認証により取得される認証情報に基づいて、該認証されたユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得ステップと、
原稿の画像を読み取る画像読取ステップと、
前記画像読取ステップにて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得ステップにて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信ステップと
をコンピュータに実行させる文書データ管理プログラム。
【請求項１５】
請求項１４に記載の文書データ管理プログラムにおいて、
前記所定の宛先は、前記認証されたユーザのメールアドレスであり、
前記データ送信ステップは、前記原稿の画像データを該メールアドレスに対して送信する文書データ管理プログラム。
【請求項１６】
請求項１４に記載の文書データ管理プログラムにおいて、
前記所定の宛先は、前記認証されたユーザのスケジュールに関する情報を管理するスケジュール管理サーバであり、
前記データ送信ステップは、前記原稿の画像データを前記スケジュール管理サーバに対して送信することにより、該画像データを前記認証されたユーザのスケジュールに関する情報に追加させる文書データ管理プログラム。
【請求項１７】
原稿の画像を読み取る画像読取ステップと、
前記画像読取ステップにて読み取られる原稿の所定領域における記載および該原稿中における所定の記載方法による記載のうち少なくともいずれか一方に基づいて、該記載に対応するユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得ステップと、
前記画像読取ステップにて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得ステップにて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信ステップと
をコンピュータに実行させる文書データ管理プログラム。
【請求項１８】
請求項１７に記載の文書データ管理プログラムにおいて、
前記原稿の所定領域は、原稿における周縁部近傍の領域であり、
前記所定の記載方法は、所定色による記載および所定形状での記載のうち少なくとも一方を含む文書データ管理プログラム
【請求項１９】
請求項１７に記載の文書データ管理プログラムにおいて、
前記所定の宛先は、前記記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報を管理するスケジュール管理サーバであり、
前記データ送信ステップは、前記記載に対応するユーザが所定のリストに含まれない場合に、前記原稿の画像データを前記スケジュール管理サーバに対して送信することにより、前記記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報に追加させる文書データ管理プログラム。
【請求項２０】
請求項１７に記載の文書データ管理プログラムにおいて、
前記所定の宛先は、前記記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報を管理するスケジュール管理サーバであり、
前記データ送信ステップは、前記記載内容に所定の文言が含まれている場合に、前記原稿の画像データを前記スケジュール管理サーバに対して送信することにより、前記記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報に追加させる文書データ管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データを管理する多機能端末装置、文書データ管理方法および文書データ管理プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、例えば会議などにおいて利用される文書を、会議への参加者に対して配布したい場合に、会議開催前にＩＣカードまたは指紋照合装置など個人認証装置によって会議参加者各人の個人認証を行い、参加者のメールアドレスなどの個人情報を取得し、会議終了後に上述のようにして取得された個人情報から、スキャンした会議議事録を会議参加者に対してメール配信する技術が知られる（例えば特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２０００−８８６８０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、従来技術では、会議の参加者に対して議事録をメール送信するものであり、会議に参加しない人に対して議事録を送信したい場合は、会議の責任者などが、ＰＣ等によって個別にメール送信しなければならず、手間がかかるという問題がある。
【０００４】
本発明は上述した問題点を解決するためになされたものであり、会議等において利用された文書のデータを、当該会議等に参加していない人に関連する宛先に対して送信する場合におけるユーザの管理負担の軽減に寄与することのできる多機能端末装置、文書データ管理方法および文書データ管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述した課題を解決するため、本発明の多機能端末装置は、個人認証により取得される認証情報に基づいて、該認証されたユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得部と、原稿の画像を読み取る画像読取部と、前記画像読取部にて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得部にて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信部とを備えてなる。
【０００６】
また、本発明の多機能端末装置は、原稿の画像を読み取る画像読取部と、前記画像読取部にて読み取られる原稿の所定領域における記載および該原稿中における所定の記載方法による記載のうち少なくともいずれか一方に基づいて、該記載に対応するユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得部と、前記画像読取部にて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得部にて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信部とを備えてなる。
【０００７】
また、本発明の文書データ管理方法は、個人認証により取得される認証情報に基づいて、該認証されたユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得ステップと、原稿の画像を読み取る画像読取ステップと、前記画像読取ステップにて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得ステップにて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信ステップとを有する。
【０００８】
また、本発明の文書データ管理方法は、原稿の画像を読み取る画像読取ステップと、前記画像読取ステップにて読み取られる原稿の所定領域における記載および該原稿中における所定の記載方法による記載のうち少なくともいずれか一方に基づいて、該記載に対応するユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得ステップと、前記画像読取ステップにて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得ステップにて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信ステップとを有する。
【０００９】
また、本発明の文書データ管理プログラムは、個人認証により取得される認証情報に基づいて、該認証されたユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得ステップと、原稿の画像を読み取る画像読取ステップと、前記画像読取ステップにて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得ステップにて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信ステップとをコンピュータに実行させる。
【００１０】
また、本発明の文書データ管理プログラムは、原稿の画像を読み取る画像読取ステップと、前記画像読取ステップにて読み取られる原稿の所定領域における記載および該原稿中における所定の記載方法による記載のうち少なくともいずれか一方に基づいて、該記載に対応するユーザに関連する所定の宛先を取得する宛先情報取得ステップと、前記画像読取ステップにて読み取られた原稿の画像データを、前記宛先情報取得ステップにて取得される所定の宛先に対して送信するデータ送信ステップとをコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、会議等において利用された文書のデータを、当該会議等に参加していない人に関連する宛先に対して送信する場合におけるユーザの管理負担の軽減に寄与することができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ説明する。
【００１３】
（第１の実施の形態）
図１は、本実施の形態による多機能端末装置について説明するための機能ブロック図である。本実施の形態による多機能端末装置１は、例えばＭＦＰ（Multi-Function Peripherals）やＭＭＫ（Multimedia Kiosk）等から構成される。
多機能端末装置１は、ＬＡＮ等の電気通信回線を介して、個人情報管理サーバ２、メールサーバ３、スケジュール管理サーバ４および電子黒板装置５と通信可能に接続されている。
【００１４】
多機能端末装置１は、宛先情報取得部１０１、画像読取部１０２、データ送信部１０３、個人認証部１０４、画像形成部１０５、操作入力部１０６、表示部１０７、ＨＤＤ１０８、ＣＰＵ１０９およびＭＥＭＯＲＹ１１０を備えてなる構成となっている。
【００１５】
宛先情報取得部１０１は、個人認証部１０４における個人認証により取得される認証情報に基づいて、該認証されたユーザに関連する所定の宛先を個人情報管理サーバ２から取得する役割を有している。
【００１６】
画像読取部１０２は、原稿の画像を読み取る役割を有している。
データ送信部１０３は、画像読取部１０２にて読み取られた原稿の画像データを、宛先情報取得部１０１にて取得される所定の宛先に対して送信する役割を有している。
【００１７】
個人認証部１０４は、例えば指紋認証装置やＩＣカード読取装置等から構成されており、当該個人認証部１０４にてユーザの個人認証に用いる認証情報を取得する。
【００１８】
画像形成部１０５は、シートに画像を形成する役割を有している。画像形成部２は、ＨＤＤ１０８に格納されている画像に関するデータに基づいて画像形成処理を行う。
【００１９】
操作入力部１０６は、ユーザの操作入力を受け付ける役割を有し、キーボードやマウス等から構成される。表示部１０７は、ＣＰＵ１０９からの指示に基づいて、画面表示を行う役割を有しており、例えばＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイ等から構成される。もちろん、表示部１０７と操作入力部１０６とを別々に設ける構成に限らず、これらの機能を例えばタッチパネルディスプレイ等によって実現する構成とすることもできる。
【００２０】
ＨＤＤ１０８は、ハードディスク装置から構成され、多機能端末装置１にて利用される各種データを格納するデータベース等の機能を有している。
【００２１】
ＣＰＵ１０９は、多機能端末装置１における各種処理を行う役割を有しており、またＭＥＭＯＲＹ１１０に格納されているプログラムを実行することにより種々の機能を実現する役割も有している。ＭＥＭＯＲＹ１１０は、例えばＲＯＭやＲＡＭ等から構成されており、多機能端末装置１において利用される種々の情報やプログラムを格納する役割を有している。
【００２２】
個人情報管理サーバ２は、個人のＩＤ情報（社員番号等）、個人のパスワード、個人の名前、個人のメールアドレスおよび個人のＦＡＸ番号等の情報が管理されている。多機能端末装置１は、個人情報管理サーバ２に対してアクセスし、ＩＤとパスワード、または、名前とパスワードの情報から、個人認証を行い、メールアドレスの情報を取得することができる。
【００２３】
また、メールサーバ３はＥ-ｍａｉｌの送受信に関する管理を行うサーバであり、スケジュール管理サーバ４はユーザのスケジュールに関する情報（仕事のリスト、社員に閲覧させるための掲示板に掲載する情報など）の管理を行うサーバである。
【００２４】
図２は、本実施の形態による多機能端末装置における全体的な処理（文書データ管理方法）の流れについて説明するためのフローチャートである。以下、本発明の各実施の形態では、一例として、多機能端末装置１が会議室等に配置されているものとし、個人認証部１０４にて個人認証を行うユーザは、当該会議室における会議への参加者である場合を想定するものとする。
【００２５】
まず、個人認証部１０４においてユーザ（会議参加者）のＩＣカード６等を用いた個人認証により取得される認証情報に基づいて、宛先情報取得１０２は該認証されたユーザに関連する所定の宛先を個人情報管理サーバ２から取得する（Ｓ８０１）（宛先情報取得ステップ）。
【００２６】
次に、画像読取部１０２は、例えば会議にて使用された書類などの原稿の画像を読み取る（Ｓ８０２）（画像読取ステップ）。
データ送信部１０３は、画像読取ステップ（Ｓ８０２）にて読み取られた原稿の画像データを、宛先情報取得ステップ（Ｓ８０１）にて取得される所定の宛先に対して送信する（Ｓ８０３）（データ送信ステップ）。
【００２７】
続いて、本実施の形態による多機能端末装置１における処理の詳細について説明する。図３は、多機能端末装置１における個人認証処理について説明するための図である。
【００２８】
会議などの会合において、会議の参加者は、会議開催前に社員証などのＩＣカードを多機能端末装置１の個人認証部１０４（ＩＣカードリーダなど）で読取らせて個人認証を行うことで、会議の出欠をとる（Ｓ１０１）。表示部１０７には、出欠をとるために個人認証部１０４にＩＣカードをかざすようユーザに対して要求する表示を行う。
【００２９】
宛先情報取得部１０１は、個人情報管理サーバ２にアクセスして、ＩＣカードから取得した個人ＩＤや個人の名前に基づいて認証処理を行う（Ｓ１０２）。
認証処理に失敗した場合（Ｓ１０３，Ｎｏ）、認証に失敗したことを通知するメッセージが表示部１０７に表示され（Ｓ１０５）、処理は終了する。
【００３０】
一方、認証処理に成功した場合（Ｓ１０３，Ｙｅｓ）、認証処理に成功したことを通知するメッセージが表示部１０７に表示される（Ｓ１０４）。
そして、宛先情報取得部１０１は、ＩＣカードから取得したＩＤまたは名前の情報、個人情報管理サーバ２から取得した当該ＩＣカードの所持者であるユーザのメールアドレス等（所定の宛先）の情報を、会議への参加者の情報としてＨＤＤ１０８に格納する（Ｓ１０４）。図４は、ＨＤＤ１０８に格納される個人情報の例を示す図である。
【００３１】
図５は、本実施の形態による多機能端末装置１における原稿の画像読取およびデータ送信処理に関する処理の流れを示すフローチャートである。
【００３２】
表示部１０７では図６上段に示すように、任意の画像データをシートに形成するための「プリント」ボタン１０７ａ、原稿の画像を読み取るための「スキャン」ボタン１０７ｂ、会議にて利用された文書を送信するための「議事録のメール送信」ボタン１０７ｃを含むＵＩを表示可能となっている。ユーザの操作入力部１０６に対する操作入力により「議事録のメール送信」ボタン１０７ｃが選択されると、図６下段に示すようなＵＩ表示に切り替わる（Ｓ２０１）。
【００３３】
図６下段に示すようなＵＩ表示に切り替わった後、会議に参加していない人に対して仕事を依頼する場合（すなわち、その会議にて利用された文書のデータを会議に参加していない人に送信する場合）、表示部１０７のＵＩ上には「議事録をスキャンしてください。」の文字が表示され、多機能端末装置１は原稿読取待ち状態となる（Ｓ２０２）。
【００３４】
次に、宛先情報取得部１０１は、画像読取部１０２にて原稿から読み取られた（画像読取ステップ）画像データに、会議参加者以外の人に対して当該原稿のデータを送信する旨の記載（他の人へ仕事を依頼する指示）があるか否かを判断する（Ｓ２０３）。
【００３５】
具体的に、宛先情報取得部１０１は、画像読取部１０２にて読み取られる原稿の所定領域における記載および該原稿中における所定の記載方法による記載のうち少なくともいずれか一方があるか否かを判断し、そのような記載がある場合には、その記載に基づいて該記載に対応するユーザに関連する所定の宛先を個人情報管理サーバ２から取得する。
【００３６】
ここで、原稿の所定領域とは、ヘッダ、フッタおよび余白領域などの原稿における周縁部近傍の領域であり、原稿中における所定の記載方法による記載とは、一般に画像形成に用いられる頻度の少ない色や予め指定された色（所定色）による記載、および対象とする領域を枠で囲むような所定形状での記載のうち少なくともいずれか１つを含むものである。また、上述のような所定の記載方法による記載内容の例としては、例えば当該原稿のデータを送信する送信相手の名前、送信相手の社員番号などのＩＤ情報などが挙げられる。
【００３７】
上述のような所定の記載方法による記載が原稿中にあると判定された場合（Ｓ２０３，Ｙｅｓ）、宛先情報取得部１０１は、その記載部分について画像処理を行い、所定の記載方法で記載された部分を抜出し、その部分に対してＯＣＲ処理を施す。ＯＣＲ処理によって文字認識された記載内容（個人の名前、またはＩＤ）はテキストデータに変換され（Ｓ２０４）、ＨＤＤ１０８に格納される。
【００３８】
上述の画像処理によって、例えば所定の記載方法が赤色のペンによる記載である場合に、当該赤色の部分の画像データだけを抜き出し、抜き出した画像データに対してＯＣＲ処理を施してテキストデータに変換し、その記載内容（依頼者の名前やＩＤ情報）のデータを得る。また、図７に示すように、所定色としての赤色のペンによって任意の領域を囲み、同時に送信相手の名前（ここでは「田中」）が記載されている場合、宛先情報取得部１０１は、その囲まれている画像領域だけを画像処理によって抜き出し、送信相手の名前を「田中」とする。
【００３９】
なお、図７では楕円で任意の領域を囲む例を示したが、これに限らず、例えば四角で囲まれた画像領域については、画像処理技術によりその部分を抜出し、ＯＣＲ処理を施してテキストデータに変換した後にメールの本文として用いるようにすることもできる。上述のようにして画像処理が施された画像データは、必要に応じてＨＤＤ１０８に格納される。
【００４０】
宛先情報取得部１０１は、上述のようにして取得された送信相手に関する情報（名前やＩＤ情報など）に基づいて、個人情報管理サーバ２にアクセスし、図３にて示した個人認証処理においてＨＤＤ１０８に格納された会議参加者のデータと、上述の所定の方法によって原稿に記載されていた送信相手に関するデータに基づいて、各々のメールアドレスを取得する（宛先情報取得ステップ）（Ｓ２０５）。
【００４１】
次に、データ送信部１０３は、画像読取部１０２にて読み取られた原稿の画像データを、上述のようにして取得したメールアドレス宛にメール送信する（Ｓ２０６）。
【００４２】
一方、上述のような所定の記載方法による記載が原稿中にはないと判定された場合（Ｓ２０３，Ｎｏ）、宛先情報取得部１０１は、個人情報管理サーバ２にアクセスし、ＨＤＤ１０８に格納された会議参加者のデータに基づいて、各参加者のメールアドレスを取得する（Ｓ２０７）。
【００４３】
そして、データ送信部１０３は、画像読取部１０２にて読み取られた原稿の画像データを、上述のようにして取得したメールアドレス宛に（メールサーバ３に）メール送信する（データ送信ステップ）（Ｓ２０８）。ここでは、当該画像データは暗号化してメール送信される。
【００４４】
なお、本実施の形態では、会議等の会合において電子黒板装置５に対して記載された内容を、電子黒板装置５にてスキャンし、画像データとして多機能端末装置１に対して送信することで、多機能端末装置１における画像読取部１０２にて読み取られる原稿の画像データと同様に取り扱うことが可能である。
【００４５】
この他、画像データの送信を行う宛先としては、メールアドレスだけでなく、ＩＰアドレス等のデータ送信に用いられる種々の情報を利用可能であり、ＢｌｕｅｔｏｏｔｈやＩｒＤＡ通信などを使用して送信相手のＰＤＡや携帯電話などのモバイル機器に対してデータ送信することもできる。
【００４６】
（第２の実施の形態）
続いて、本発明の第２の実施の形態による多機能端末装置について説明する。
本実施の形態は、上述の第１の実施の形態の変形例であり、画像データの送信に関する処理が第１の実施の形態とは異なる。以下、第１の実施の形態において述べた部分については同一符号を付し、説明は割愛する。
【００４７】
図８は、スケジュール管理サーバ４にて管理されている各ユーザのスケジュールに関する情報を閲覧するための仕事管理リスト（ＴｏＤｏリスト）の一例を示す図である。
【００４８】
ユーザは、ＰＣやＰＤＡなどで動作するクライアントアプリケーションによって、各ユーザがいつまでに何をしなければいけないといった仕事の内容を掲示する掲示板形式の仕事管理リストを閲覧可能となっている。仕事管理リストには、仕事を処理すべき期限、仕事の内容およびその仕事に関連するデータファイルが含まれている。
【００４９】
スケジュール管理サーバ４におけるユーザのスケジュールの管理に関する処理は、仕事管理アプリケーションにより行われている。当該仕事管理アプリケーションは、スケジュール管理サーバ４に対して外部からのアクセスがあり、アクセスしたユーザのＩＤや名前と内容の更新に関するデータを受信すると、そのユーザのスケジュール記録を更新する機能を有している。
【００５０】
図９は、本実施の形態による多機能端末装置における処理の流れ（文書データ管理方法）について説明するためのフローチャートである。
同図に示すフローチャートにおけるＳ３０１〜Ｓ３０２の処理は、第１の実施の形態におけるＳ２０１〜Ｓ２０２までの処理と同様であるため、Ｓ３０３以降の処理から説明する。
【００５１】
宛先情報取得部１０１は、画像読取部１０２にて原稿から読み取られた（画像読取ステップ）画像データに、会議参加者以外の人に対して当該原稿のデータを送信する旨の記載（他の人へ仕事を依頼する指示）があるか否かを判断する（Ｓ３０３）。
【００５２】
具体的に、宛先情報取得部１０１は、画像読取部１０２にて読み取られる原稿の所定領域における記載および該原稿中における所定の記載方法による記載のうち少なくともいずれか一方があるか否かを判断し、そのような記載がある場合には、その記載に基づいて該記載に対応するユーザに関連する所定の宛先を個人情報管理サーバ２から取得する。ここでの所定の記載方法は、第１の実施の形態と同様な方法によるものである。
【００５３】
上述のような所定の記載方法による記載が原稿中にあると判定された場合（Ｓ３０３，Ｙｅｓ）、宛先情報取得部１０１は、その記載部分について画像処理を行い、所定の記載方法で記載された部分を抜出し、その部分に対してＯＣＲ処理を施す。ＯＣＲ処理によって文字認識された記載内容（個人の名前やＩＤ情報、仕事の内容、仕事の期限など）はテキストデータに変換され（Ｓ３０４）、ＨＤＤ１０８に格納される。図１０は、上述のような所定の記載方法による記載を行われた原稿の例を示す図である。
【００５４】
宛先情報取得部１０１は、個人認証処理においてＨＤＤ１０８に格納された会議参加者のデータに基づいて、各々のメールアドレスを取得する（宛先情報取得ステップ）（Ｓ３０５）。
次に、データ送信部１０３は、画像読取部１０２にて読み取られた原稿の画像データを、上述のようにして取得したメールアドレス宛にメール送信する（Ｓ３０６）。
【００５５】
次に、データ送信部１０３は、原稿に所定の記載方法によって記載された情報から取得された送信相手に関する情報（名前やＩＤ情報など）に基づいて、個人情報管理サーバ２にアクセスし、これら送信相手のスケジュールに関する情報を管理するスケジュール管理サーバを宛先として原稿の画像データを送信する（データ送信ステップ）。データ送信部１０３は、画像データをスケジュール管理サーバ４に対して送信することにより、認証されたユーザのスケジュールに関する情報に該画像データ等を追加させる。これにより、データ送信部１０３は、送信相手の仕事リストにおける仕事の内容や期限の情報を更新させる。
【００５６】
一方、上述のような所定の記載方法による記載が原稿中にはないと判定された場合（Ｓ３０３，Ｎｏ）、宛先情報取得部１０１は、個人情報管理サーバ２にアクセスし、ＨＤＤ１０８に格納された会議参加者のデータに基づいて、各参加者のメールアドレスを取得する（Ｓ３０８）。
【００５７】
そして、データ送信部１０３は、画像読取部１０２にて読み取られた原稿の画像データを、上述のようにして取得したメールアドレス宛に（メールサーバ３に）メール送信する（データ送信ステップ）（Ｓ３０９）。
【００５８】
なお、本実施の形態では、所定の記載方法により記載されている相手を、自動的に送信相手と認識する構成としているが、これに限られるものではなく、例えば図１０に示す例のように、所定の記載方法により「・・・してください」などいった使役的な文言や依頼する内容の文言（所定の文言）が書いてある場合（記載内容に所定の文言が含まれている場合）には、その内容を仕事管理リストに追加させるような構成としてもよい。また、上述のように、所定の記載方法によって日付や日時などが書いてある場合には、仕事リストにおける仕事の期限とするようにしてもよい。
【００５９】
また、所定の記載方法によって、原稿中に丸や四角などにより囲まれている部分がある場合は、このようにして囲まれている領域の画像のデータを仕事リストにデータファイルとして追加するようにすることもできる。
【００６０】
このように、本実施の形態によれば、会議で話し合った内容を、会議に参加していない専門の人へ問い合わせたい場合や、会議に参加していない担当の人へ仕事として依頼したい場合に、原稿に対して所定の記載方法により依頼先の名前や社員番号などのＩＤ情報を記載することにより、その人の仕事管理リストの内容を更新させることができる。例えば、「○月○日に行われた会議の内容を実行する。」という内容が、仕事管理リストに追加され、議事録のデータが添付ファイルとして保存される。
【００６１】
なお、データ送信部は、画像読取部により読み取られた原稿中に所定の記載方法により記載された送信相手が、個人認証されたユーザ（ここでは会議参加者）のリスト（所定のリスト）に含まれない場合に、原稿の画像データをスケジュール管理サーバに対して送信することにより、記載に対応するユーザのスケジュールに関する情報に追加させるようにしてもよい。これにより、個人認証を行った会議参加者に対して仕事を依頼する必要が生じた場合に、２重にデータ送信を行うことがなくなる。
【００６２】
（第３の実施の形態）
続いて、本発明の第３の実施の形態による多機能端末装置について説明する。
本実施の形態は、上述の第２の実施の形態の変形例であり、画像データの送信に関する処理が第２の実施の形態とは異なる。以下、第２の実施の形態において述べた部分については同一符号を付し、説明は割愛する。
【００６３】
図１１は、本実施の形態による多機能端末装置における処理の流れ（文書データ管理方法）について説明するためのフローチャートである。
【００６４】
同図に示すフローチャートにおけるＳ４０１〜Ｓ４０６の処理は、第２の実施の形態におけるＳ３０１〜Ｓ３０６までの処理と同様である。また、同図に示すフローチャートにおけるＳ４０９〜Ｓ４１０の処理は、第２の実施の形態におけるＳ３０８〜Ｓ３０９の処理と同様であるため、Ｓ４０７およびＳ４０８における処理について説明する。
【００６５】
表示部１０７は、図３に示す個人認証時（Ｓ１０１）において、各ユーザに対して図１２に示すようなＵＩ表示を行い、会議への参加者１０７ｅの中から会議の責任者を選択させるようになっている。もちろん、この会議の責任者に関する操作入力は、個人認証時以外のタイミングでも可能であり、ＨＤＤ１０８には誰が会議の責任者であるかを示すデータが格納される。
【００６６】
データ送信部１０３は、操作入力部１０６への操作入力に基づいて、会議への参加者のうち会議の責任者が誰であるかを示す情報を取得する（Ｓ４０７）。この他、データ送信部１０３は、会議の責任者が誰であるかの情報をＨＤＤ１０８から取得することもできる。
【００６７】
データ送信部１０３は、スケジュール管理サーバ４にアクセスし、上述のようにして取得されている会議責任者の名前やＩＤ情報に基づいて、仕事を依頼する人へ会議の内容をメールするという内容（例えば、「×××さんへ会議の内容をメールする」など）を仕事リストに追加する（Ｓ４０８）。このようにして、仕事の依頼内容と、依頼する人の情報が議長の仕事管理リストのＴｏＤｏリストに登録され、議長はリストの登録内容を依頼する人へメールする。
【００６８】
このように、本実施の形態によれば、議事録に、会議で話し合った内容を、専門の人へ詳しいことを問い合わせたい場合や、担当の人へ仕事として依頼したい場合などのために、原稿に依頼先の名前、または、社員番号などのＩＤが特殊な方法で記述されていたら、会議責任者の仕事管理リストに、「仕事を依頼する人にメールする」という内容で追加させることができる。これにより、誰かに依頼すべき内容を依頼し忘れるといったことがなくなるという効果を奏する。
【００６９】
また、本実施の形態によれば、議事録等の紙文書をスキャンすれば、個人認証を済ませた参加者や他の人に対して容易にメール送信することができ、会議で作成された議事録等の紙文書をデジタル文書として簡単に配信することができる。
上述の各実施の形態において説明した文書データ管理方法における各ステップは、ＭＥＭＯＲＹ１１０に格納されている文書データ管理プログラムをＣＰＵ１０９に実行させることによって実現されるものである。
【００７０】
なお、上述の各実施の形態では、データの送信手段としてＥ−ｍａｉｌを利用する場合を例に挙げたが、これに限られるものではなく、例えばＦＡＸを利用することも可能であることは言うまでもない。
【００７１】
また、本実施の形態では、装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明したが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしても良い。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、且つ装置が読取り可能な記録媒体であれば，その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであっても良い。
【００７２】
以上に詳述したように本発明によれば、会議等において利用された文書のデータを、当該会議等に参加していない人に関連する宛先に対して送信する場合におけるユーザの管理負担の軽減に寄与することのできる多機能端末装置、文書データ管理方法および文書データ管理プログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００７３】
【図１】本発明の第１の実施の形態による多機能端末装置について説明するための機能ブロック図である。
【図２】本実施の形態による多機能端末装置における全体的な処理（文書データ管理方法）の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図３】多機能端末装置１における個人認証処理について説明するための図である。
【図４】ＨＤＤ１０８に格納される個人情報の例を示す図である。
【図５】本実施の形態による多機能端末装置１における原稿の画像読取およびデータ送信処理に関する処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】表示部におけるＵＩの表示例を示す図である。
【図７】所定の記載方法の一例を示す図である。
【図８】仕事管理リスト（ＴｏＤｏリスト）の一例を示す図である。
【図９】本発明の第２の実施の形態による多機能端末装置における処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図１０】所定の記載方法の一例を示す図である。
【図１１】本発明の第３の実施の形態による多機能端末装置における処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図１２】表示部におけるＵＩの表示例を示す図である。
【符号の説明】
【００７４】
１  多機能端末装置、２  個人情報管理サーバ、３  メールサーバ、４  スケジュール管理サーバ、５  電子黒板装置、１０１  宛先情報取得部、１０２  画像読取部、１０３  データ送信部、１０４  個人認証部、１０５  画像形成部、１０６  操作入力部、１０７  表示部、１０８  ＨＤＤ、１０９  ＣＰＵ、１１０  ＭＥＭＯＲＹ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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