(57)【要約】【課題】特定の管理領域内で印刷された用紙が管理領域外に持ち出されるのを防ぐ。【解決手段】プリンタ130は、電子文書の出力を行う際、各用紙毎に異なる用紙IDを発行して各用紙に印刷するとともに、用紙ID及び出力を指示した利用者のユーザIDを出力用紙管理サーバ140に送る。出力用紙管理サーバ140は、用紙IDとユーザIDと用紙の状態を対応付けて管理する。文書一時保管ボックス150及びシュレッダ160は、用紙の回収時に、当該用紙に印刷された用紙IDを読み取り、出力用紙管理サーバ140に送る。出力用紙管理サーバ140は、送られてきた用紙IDに対応する用紙の状態を更新する。入退出管理装置170は、管理領域から退出しようとしている利用者の利用者IDを出力用紙管理サーバ140に送って問い合わせた結果、退出しようとしている利用者が出力を指示したすべての用紙が回収（細断又は保管）されていた場合にのみ、当該利用者の管理領域からの退出を許可する。【選択図】図１
2006252230.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理領域内で出力された文書を管理する文書管理システムであって、
電子文書の用紙への出力を行う出力手段と、
当該出力手段によって出力された用紙の状態を管理する出力用紙管理手段と、
前記管理領域からの退出を管理する退出管理手段とを備え、
当該退出管理手段は、前記出力用紙管理手段により管理されている用紙の状態に基づいて前記管理領域からの退出の許否を決定する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記出力手段は、電子文書の出力を行う際、各用紙毎に異なる用紙識別情報を発行して各用紙に付加するとともに、前記用紙識別情報を前記出力用紙管理手段に送り、
前記出力用紙管理手段は、前記用紙識別情報と、前記用紙の状態を対応付けて管理する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記出力された用紙を回収するための用紙回収手段を更に備え、
当該用紙回収手段は、用紙の回収時に、当該用紙に付加された用紙識別情報を読み取り、読み取った用紙識別情報を、前記出力用紙管理手段に送り、
前記出力用紙管理手段は、送られてきた用紙識別情報に対応する用紙の状態を更新する
ことを特徴とする請求項１又は２いずれかに記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記退出管理手段は、前記出力用紙管理手段に問い合わせた結果、少なくとも所定の用紙が前記用紙回収手段により回収されていた場合に、前記管理領域からの退出を許可する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
管理領域内で出力された文書を管理する文書管理システムであって、
電子文書の用紙への出力を行う出力手段と、
当該出力手段によって出力される用紙を管理する出力用紙管理手段と、
前記出力された用紙を回収するための用紙回収手段と
を備え、
前記出力手段は、電子文書の出力を行う際、各用紙毎に異なる用紙識別情報を発行して各用紙に付加するとともに、前記用紙識別情報を前記出力用紙管理手段に送り、
前記出力用紙管理手段は、前記用紙識別情報と、前記用紙の状態を対応付けて管理し、
前記用紙回収手段は、用紙の回収時に、当該用紙に付加された用紙識別情報を読み取り、読み取った用紙識別情報を、前記出力用紙管理手段に送り、
前記出力用紙管理手段は、送られてきた用紙識別情報に対応する用紙の状態を更新する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
管理領域内で出力された文書を管理する文書管理システムであって、
電子文書の用紙への出力を行う出力手段と、
当該出力手段によって出力される用紙を管理する出力用紙管理手段と、
前記出力された用紙を回収するための用紙回収手段と
を備え、
前記出力手段は、電子文書の出力を行う際、各用紙毎に異なる用紙識別情報を発行して各用紙に付加するとともに、前記用紙識別情報及び前記電子文書の出力を指示した利用者を識別するための利用者識別情報を前記出力用紙管理手段に送り、
前記出力用紙管理手段は、前記用紙識別情報と、前記利用者識別情報と、前記用紙の状態を対応付けて管理し、
前記用紙回収手段は、用紙の回収時に、当該用紙に付加された用紙識別情報を読み取り、読み取った用紙識別情報を、前記出力用紙管理手段に送り、
前記出力用紙管理手段は、送られてきた用紙識別情報に対応する用紙の状態を更新する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
前記出力手段は、
電子文書の用紙への出力を指示するための端末装置と、
前記端末装置の指示に従って、電子文書の用紙への出力を行う出力装置と
を備えることを特徴とする請求項１〜６のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記出力装置は、
前記端末装置から受信した出力データに基づいて、出力処理を行う出力処理部と、
当該出力処理部によって出力処理が行われる各用紙毎に、異なる識別情報を発行する用紙識別情報発行部と
を備え、
前記出力処理部は、前記用紙識別情報発行部によって発行された用紙識別情報を、前記出力データに付加して出力を行う
ことを特徴とする請求項１〜７のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記出力装置は、
前記用紙識別情報発行部によって発行された用紙識別情報を、前記出力用紙管理手段に送る用紙情報送信部を更に備える
ことを特徴とする請求項８に記載の文書管理システム。
【請求項１０】
前記用紙回収手段は、
用紙に付加されている用紙識別情報を読み取る用紙識別情報読取り部と、
前記用紙識別情報読取り部によって読み取られた用紙識別情報を前記出力用紙管理手段へ送信する用紙識別情報送信部とを備える
ことを特徴とする請求項３〜６のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項１１】
電子文書の用紙への出力を行う出力装置であって、
受信した出力データに基づいて、出力処理を行う出力処理部と、
当該出力処理部によって出力処理が行われる各用紙毎に、異なる用紙識別情報を生成する用紙識別情報生成部と
を備え、
前記出力処理部は、前記用紙識別情報生成部によって生成された用紙識別情報を、前記出力データに付加して出力を行う
ことを特徴とする出力装置。
【請求項１２】
前記用紙識別情報生成部は、
各用紙毎に、異なる用紙識別情報を発行する用紙識別情報発行部と、
当該用紙識別情報発行部によって発行された用紙識別情報に基づいて、識別コードを生成する識別コード生成部と
を備えることを特徴とする請求項１１に記載の出力装置。
【請求項１３】
前記用紙識別情報生成部によって生成された用紙識別情報を、外部へ送信する用紙情報送信部を更に備える
ことを特徴とする請求項１１又は１２に記載の出力装置。
【請求項１４】
前記用紙情報送信部は、前記用紙識別情報を、前記出力データとともに送られてくる、出力を指示した利用者の利用者識別情報とともに、外部へ送信する
ことを特徴とする請求項１３に記載の出力装置。
【請求項１５】
文書を一時的に保管する文書一時保管装置であって、
用紙に付加されている用紙識別情報を読み取る用紙識別情報読取り部と、
前記用紙識別情報読取り部によって読み取られた用紙識別情報を外部へ送信する用紙識別情報送信部と、
前記用紙を収容する用紙収容部と
を備えることを特徴とする文書一時保管装置。
【請求項１６】
前記用紙収容部から用紙が取り出される際に、当該用紙への出力を指示した利用者の識別情報を外部へ送信する利用者識別情報送信部を
更に備えたことを特徴とする請求項１５に記載の文書一時保管装置。
【請求項１７】
文書の廃棄を行う文書廃棄装置であって、
用紙に付加されている用紙識別情報を読み取る用紙識別情報読取り部と、
前記用紙識別情報読取り部によって読み取られた用紙識別情報を外部へ送信する用紙識別情報送信部と、
前記用紙の廃棄処理を行う廃棄処理部と
を備えることを特徴とする文書廃棄装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プリンタ等によって印刷された文書の管理を行う文書管理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等が有する顧客情報その他の機密情報は、機密情報が印刷された紙文書が企業等から持ち出されることで漏洩することが少なくない。そのため、現在では、機密情報は原則として電子データで管理して、紙媒体への出力はできるだけ制限するような運用を行う場合がある。しかしながら、このような運用を行っている場合であっても、紙媒体の有用性から、紙文書を完全に無くすことは困難である。そのため、次善の策として、特定の管理領域内（例えば、特定の部屋内）でのみ紙媒体への出力を許し、管理領域から外部への紙文書の持ち出しを厳しく監視することが考えられる。しかしながら、管理領域から外部への紙文書の持ち出しを監視するのは、必ずしも容易ではない。
【０００３】
なお、特開２０００−１７１１０１号公報には、文書管理サーバ、コピー装置、プリンタ装置、シュレッダ装置等をネットワークを介して接続し、文書管理サーバへの文書登録時に発行される文書ＩＤを用いて、文書の管理または処理を行う文書管理システムが開示されている。この文書管理システムにおいては、プリンタ装置は、文書ＩＤなどの副情報を、バーコード等によって印刷文書に付加して印刷する。そして、シュレッダ装置は、挿入された文書から文書ＩＤなどの副情報を読み出し、当該文書ＩＤ等を使って、当該文書の抹消が許諾されているかどうかを文書管理サーバに問い合わせ、許諾されていた場合は、当該文書の細断等を行う。
【特許文献１】特開２０００−１７１１０１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明の目的は、特定の管理領域内で印刷された用紙が当該管理領域外に持ち出されるのを防ぐことができる文書管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明に係る文書管理システムは、管理領域内で出力された文書を管理する文書管理システムであって、電子文書の用紙への出力を行う出力手段と、当該出力手段によって出力された用紙の状態を管理する出力用紙管理手段と、前記管理領域からの退出を管理する退出管理手段とを備え、当該退出管理手段は、前記出力用紙管理手段により管理されている用紙の状態に基づいて前記管理領域からの退出の許否を決定することを特徴とする。
【０００６】
この場合において、前記出力手段は、電子文書の出力を行う際、各用紙毎に異なる用紙識別情報を発行して各用紙に付加するとともに、前記用紙識別情報を前記出力用紙管理手段に送り、前記出力用紙管理手段は、前記用紙識別情報と、前記用紙の状態を対応付けて管理することが好ましい。また、前記出力された用紙を回収するための用紙回収手段を更に備え、当該用紙回収手段は、用紙の回収時に、当該用紙に付加された用紙識別情報を読み取り、読み取った用紙識別情報を、前記出力用紙管理手段に送り、前記出力用紙管理手段は、送られてきた用紙識別情報に対応する用紙の状態を更新することが好ましい。さらに、前記退出管理手段は、前記出力用紙管理手段に問い合わせた結果、少なくとも所定の用紙が前記用紙回収手段により回収されていた場合に、前記管理領域からの退出を許可することが好ましい。
【０００７】
本発明に係る第二の文書管理システムは、管理領域内で出力された文書を管理する文書管理システムであって、電子文書の用紙への出力を行う出力手段と、当該出力手段によって出力される用紙を管理する出力用紙管理手段と、前記出力された用紙を回収するための用紙回収手段とを備え、前記出力手段は、電子文書の出力を行う際、各用紙毎に異なる用紙識別情報を発行して各用紙に付加するとともに、前記用紙識別情報を前記出力用紙管理手段に送り、前記出力用紙管理手段は、前記用紙識別情報と、前記用紙の状態を対応付けて管理し、前記用紙回収手段は、用紙の回収時に、当該用紙に付加された用紙識別情報を読み取り、読み取った用紙識別情報を、前記出力用紙管理手段に送り、前記出力用紙管理手段は、送られてきた用紙識別情報に対応する用紙の状態を更新することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明に係る第三の文書管理システムは、管理領域内で出力された文書を管理する文書管理システムであって、電子文書の用紙への出力を行う出力手段と、当該出力手段によって出力される用紙を管理する出力用紙管理手段と、前記出力された用紙を回収するための用紙回収手段とを備え、前記出力手段は、電子文書の出力を行う際、各用紙毎に異なる用紙識別情報を発行して各用紙に付加するとともに、前記用紙識別情報及び前記電子文書の出力を指示した利用者を識別するための利用者識別情報を前記出力用紙管理手段に送り、前記出力用紙管理手段は、前記用紙識別情報と、前記利用者識別情報と、前記用紙の状態を対応付けて管理し、前記用紙回収手段は、用紙の回収時に、当該用紙に付加された用紙識別情報を読み取り、読み取った用紙識別情報を、前記出力用紙管理手段に送り、前記出力用紙管理手段は、送られてきた用紙識別情報に対応する用紙の状態を更新することを特徴とする。
【０００９】
以上の文書管理システムにおいて、前記出力手段は、電子文書の用紙への出力を指示するための端末装置と、前記端末装置の指示に従って、電子文書の用紙への出力を行う出力装置とを備えるようにしてもよい。
【００１０】
この場合において、前記出力装置は、前記端末装置から受信した出力データに基づいて、出力処理を行う出力処理部と、当該出力処理部によって出力処理が行われる各用紙毎に、異なる識別情報を発行する用紙識別情報発行部とを備え、前記出力処理部は、前記用紙識別情報発行部によって発行された用紙識別情報を、前記出力データに付加して出力を行うようにしてもよい。更に、前記出力装置は、前記用紙識別情報発行部によって発行された用紙識別情報を、前記出力用紙管理手段に送る用紙情報送信部を備えるようにしてもよい。
【００１１】
また、前記用紙回収手段は、用紙に付加されている用紙識別情報を読み取る用紙識別情報読取り部と、前記用紙識別情報読取り部によって読み取られた用紙識別情報を前記出力用紙管理手段へ送信する用紙識別情報送信部とを備えるようにしてもよい。
【００１２】
本発明に係る出力装置は、電子文書の用紙への出力を行う出力装置であって、受信した出力データに基づいて、出力処理を行う出力処理部と、当該出力処理部によって出力処理が行われる各用紙毎に、異なる識別情報を生成する用紙識別情報生成部とを備え、前記出力処理部は、前記用紙識別情報生成部によって生成された識別情報を、前記出力データに付加して出力を行うことを特徴とする。
【００１３】
この場合において、前記用紙識別情報生成部は、各用紙毎に、異なる識別情報を発行する識別情報発行部と、当該識別情報発行部によって発行された識別情報に基づいて、識別コードを生成する識別コード生成部とを備えるようにしてもよい。
【００１４】
また更に、前記用紙識別情報生成部によって生成された用紙識別情報を、外部へ送信する用紙情報送信部を備えるようにしてもよい。この場合において、前記用紙情報送信部は、前記用紙識別情報を、前記出力データとともに送られてくる、出力を指示した利用者の利用者識別情報とともに、外部へ送信するようにしてもよい。
【００１５】
本発明に係る文書一時保管装置は、文書を一時的に保管する文書一時保管装置であって、用紙に付加されている用紙識別情報を読み取る用紙識別情報読取り部と、前記用紙識別情報読取り部によって読み取られた用紙識別情報を外部へ送信する用紙識別情報送信部と、前記用紙を収容する用紙収容部とを備える。
【００１６】
この場合において、前記用紙収容部から用紙が取り出される際に、当該用紙への出力を指示した利用者の識別情報を外部へ送信する利用者識別情報送信部を更に備えるようにしてもよい。
【００１７】
本発明に係る文書廃棄装置は、文書の廃棄を行う文書廃棄装置であって、用紙に付加されている用紙識別情報を読み取る用紙識別情報読取り部と、前記用紙識別情報読取り部によって読み取られた用紙識別情報を外部へ送信する用紙識別情報送信部と、前記用紙の廃棄処理（例えば、細断処理）を行う廃棄処理部とを備える。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、各用紙は、それぞれ異なる識別情報が付与されて管理されるので、機密情報が印刷された用紙を確実に回収・廃棄することができ、機密情報の漏洩を防ぐことが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しつつ詳細に説明する。
【００２０】
図１は、本発明による文書管理システムの構成を示す図である。この文書管理システムは、特定の管理領域内、例えば、機密文書がすべて電子化されて管理されており、入室することができる者が限定されている機密文書保管室内において利用される。この機密文書保管室では、入室を許可された利用者には、機密文書を印刷して閲覧することは認められているが、印刷した紙文書を機密文書保管室外に持ち出すことは許されていないとする。
【００２１】
同図に示すように、本発明による文書管理システム１００は、文書サーバ１１０と、文書閲覧用端末装置１２０と、プリンタ１３０と、出力用紙管理サーバ１４０と、文書一時保管ボックス１５０と、シュレッダ１６０と、入退室管理装置１７０とを備え、各構成要素は、それぞれ、ＬＡＮ等のネットワーク１８０に接続されている。
【００２２】
上記構成要素の内、文書閲覧用端末装置１２０及びプリンタ１３０が文書出力システムを構成し、文書一時保管ボックス１５０及びシュレッダ１６０が文書回収システムを構成する。
【００２３】
文書サーバ１１０は、電子化された機密文書を保持・管理するサーバであり、例えば、通常のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）その他のコンピュータで構成される。より具体的には、文書サーバ１１０は、ＣＰＵ、メインメモリ、表示装置、ハードディスク装置、入力装置等を備える。表示装置は、例えば、ＣＲＴ表示装置やＬＣＤ表示装置等によって構成され、入力装置は、例えば、キーボードやマウスその他のポインティングデバイス等によって構成される。
【００２４】
文書閲覧用端末装置１２０は、文書サーバ１１０に格納されている機密文書をネットワーク１８０を介して読み出して、画面上に表示することで、機密文書を閲覧し、必要に応じて、当該機密文書をプリンタ１３０に出力するための端末装置であり、例えば、通常のＰＣその他のコンピュータで構成される。
【００２５】
プリンタ１３０は、文書閲覧用端末装置１２０等からネットワーク１８０を介して送信されてくる印刷データを受信して、出力する出力装置である。プリンタ１３０は、通常のネットワーク対応のレーザープリンタやインクジェットプリンタが有する機能に加えて、出力する用紙毎に異なる識別情報を付加する機能、及び、各用紙の識別情報を、ネットワーク１８０を介して、出力用紙管理サーバ１４０に送信する機能を有する。プリンタ１３０の詳細については後述する。
【００２６】
出力用紙管理サーバ１４０は、プリンタ１３０等から送られてくる出力用紙の識別情報等に基づいて、プリンタ１３０で出力された用紙の状態を管理するものであり、例えば、通常のＰＣその他のコンピュータで構成される。出力用紙管理サーバ１４０の詳細については後述する。
【００２７】
文書一時保管ボックス１５０は、機密文書保管室内で機密文書の閲覧等を行っていた利用者が、機密文書保管室内から退出する際に、プリンタ１３０で印刷した出力用紙を一時的に保管するためのものであり、例えば、各利用者毎に設置される。文書一時保管ボックス１５０の詳細については後述する。
【００２８】
シュレッダ１６０は、不要になった機密文書の用紙を細断して廃棄する文書廃棄装置である。シュレッダ１６０の詳細については後述する。
【００２９】
入退室管理装置１７０は、機密文書保管室への入室及び機密文書保管室からの退室を管理するための装置である。すなわち、機密文書保管室の入口及び出口のドアの開閉を制御することで、機密文書保管室への入室者及び機密保管室からの退室者を所定の要件を充たす者に制限するものである。
【００３０】
次に、プリンタ１３０の構成について説明する。
【００３１】
図２は、プリンタ１３０の機能構成を示す図である。同図に示すように、プリンタ１３０は、出力処理部２１０と、用紙ＩＤ発行部２２０と、識別コード生成部２３０と、用紙情報送信部２４０とを備える。
【００３２】
出力処理部２１０は、文書閲覧用端末装置１２０等から受信した出力データに基づいて、プリンタ１３０にセットされた用紙に対して通常の出力処理を行うものである。但し、出力処理部２１０は、文書閲覧用端末装置１２０等から受信した出力データに、後述する識別コードデータを付加して出力を行う。
【００３３】
用紙ＩＤ発行部２２０は、出力処理部２１０によって出力処理が行われる各用紙毎に、異なる識別情報（用紙ＩＤ）を発行するものであり、例えば、各用紙を出力する毎にカウントアップされるカウンタで構成される。カウンタのビット幅は、例えば、４０ビット（５バイト）である。
【００３４】
識別コード生成部２３０は、用紙ＩＤ発行部２２０によって発行された用紙ＩＤに基づいて、識別コードデータを生成する。識別コードは、実装条件に応じて、バーコード等の一次元コードや、ＱＲコード等の二次元コードその他の適当なコードを選択することができる。生成された識別コードデータは、出力処理部２１０に渡され、出力処理部２１０によって、文書閲覧用端末装置１２０等から受信した出力データに付加されて、出力される。
【００３５】
図３は、プリンタ１３０によって出力される識別コード付き出力用紙の例を示す図である。同図（ａ）は、１枚の用紙に１頁分の文書を印刷した例を示し、同図（ｂ）は、１枚の用紙に複数頁（４頁）分の文書を割り付けて印刷した例を示している。同図に示すように、印刷条件によらず、各用紙３１０の余白部分（右上隅）に識別コード３１１が印刷される。
【００３６】
用紙情報送信部２４０は、用紙ＩＤ発行部２２０によって発行された用紙ＩＤを、文書閲覧用端末装置１２０から出力データとともに送られてくる、当該用紙に出力される文書の出力を指示した利用者の識別情報（ユーザＩＤ）とともに、ネットワーク１８０を介して、出力用紙管理サーバ１４０に送信する。
【００３７】
プリンタ１３０は以上のような構成を有しているので、プリンタ１３０によって出力される各用紙毎に異なる識別情報を付与することができ、各用紙を、当該用紙への出力を指示した利用者と関連付けて管理することが可能となる。
【００３８】
次に、出力用紙管理サーバ１４０の構成について説明する。
【００３９】
図４は、出力用紙管理サーバ１４０の機能構成を示す図である。同図に示すように、出力用紙管理サーバ１４０は、出力用紙管理テーブル４１０と、テーブル管理部４２０と、通信制御部４３０とを備える。
【００４０】
出力用紙管理テーブル４１０は、出力用紙の識別情報（用紙ＩＤ）と、当該用紙への出力を指示した利用者の識別情報（ユーザＩＤ）と、当該用紙の状態を対応付けて管理するためのテーブルである。
【００４１】
テーブル管理部４２０は、出力用紙管理テーブル４１０への用紙情報の新規登録や更新等を行うものである。通信制御部４３０は、ネットワーク１８０を介した他の構成要素とのデータのやり取りを制御するものである。
【００４２】
図５は、出力用紙管理テーブル４１０の構成例を示す図である。同図に示すように、出力用紙管理テーブル４１０は、「用紙ＩＤ」フィールド５１０と、「ユーザＩＤ」フィールド５２０と、「状態」フィールド５３０とを備える。
【００４３】
「用紙ＩＤ」フィールド５１０には、プリンタ１３０によって出力された用紙の識別情報（用紙ＩＤ）が格納される。「ユーザＩＤ」フィールド５２０には、各用紙の出力を指示した利用者の識別情報（ユーザＩＤ）が格納される。「状態」フィールド５３０には、各用紙の現在の状態を示す情報（例えば、「閲覧中」、「廃棄済」又は「保管中」を示す値）が格納される。
【００４４】
同図に示した出力用紙管理テーブル４１０では、用紙ＩＤ０００００〜００００２の出力用紙は、ユーザＡによって出力されたものであって、現在、閲覧中であることが示されている。また、用紙ＩＤ００００３〜００００５の出力用紙は、ユーザＢによって出力されたものであって、このうち、用紙ＩＤ００００３の出力用紙は、廃棄済みで、用紙ＩＤ００００４及び００００５の出力用紙は、保管中であることが示されている。また、用紙ＩＤ００００６〜００００８の出力用紙は、ユーザＣによって出力されたものであって、このうち、用紙ＩＤ００００６の出力用紙は廃棄済みで、用紙ＩＤ００００７の用紙は、保管中で、用紙ＩＤ００００８の出力用紙は閲覧中であることが示されている。
【００４５】
次に、文書一時保管ボックス１５０の構成について説明する。
【００４６】
図６は、文書一時保管ボックス１５０の機能構成を示す図である。同図に示すように、文書一時保管ボックス１５０は、識別コード読取り部６１０と、用紙ＩＤ送信部６２０と、用紙収容部６３０と、ユーザＩＤ送信部６３０とを備える。
【００４７】
識別コード読取り部６１０は、文書一時保管ボックス１５０に投入された出力用紙に印刷された識別コードを光学的に読み取り、当該出力用紙の用紙ＩＤを出力するものである。用紙ＩＤ送信部６２０は、識別コード読取り部６１０から渡される用紙ＩＤをネットワーク１８０を介して、出力用紙管理サーバ１４０に送信するものである。
【００４８】
用紙収容部６３０は、文書一時保管ボックス１５０に投入された出力用紙を収容する部分である。用紙収容部６３０は、用紙収容部６３０に収容されている用紙が再利用のため取り出されたことを検知すると、その旨をユーザＩＤ送信部６４０に通知する。ユーザＩＤ送信部６４０は、用紙収容部６３０に収容されていた用紙が取り出された場合に、当該用紙を一時保管していた利用者のユーザＩＤを、ネットワーク１８０を介して、出力用紙管理サーバ１４０に送信するものである。送信するユーザＩＤとしては、文書一時保管ボックス１５０が各利用者毎に設置される場合は、例えば、予めユーザＩＤ送信部６４０に登録されているものが利用される。また、文書一時保管ボックス１５０を複数の利用者で共用する場合は、例えば、文書一時保管ボックス１５０から文書を取り出す際に行われるユーザ認証時に入力されるユーザＩＤが利用される。
【００４９】
次に、シュレッダ１６０の構成について説明する。
【００５０】
図７は、シュレッダ１６０の機能構成を示す図である。同図に示すように、シュレッダ１６０は、識別コード読取り部７１０と、用紙ＩＤ送信部７２０と、細断処理部７３０とを備える。
【００５１】
識別コード読取り部７１０は、用紙を投入するための投入口と細断処理部７３０との間に配置され、シュレッダ１６０に投入された出力用紙に印刷された識別コードを光学的に読み取り、当該出力用紙の用紙ＩＤを出力するものである。用紙ＩＤ送信部７２０は、識別コード読取り部７１０から渡される用紙ＩＤを、ネットワーク１８０を介して、出力用紙管理サーバ１４０に送信するものである。細断処理部７３０は、通常のシュレッダと同様にして、用紙の細断処理を行うものである。
【００５２】
次に、上述したような構成を有する文書管理システム１００の動作について具体的に説明する。以下では、文書管理システム１００が設置された機密文書保管室に利用者が入室するところから退室するまでの流れに沿って説明する。
【００５３】
まず、機密文書保管室に入室しようとする利用者は、入口のところで、入退室管理装置１７０によってユーザ認証を行う。すなわち、入退室管理装置１７０によって、現在入室しようとしている利用者が、機密文書保管室への入室が許可された利用者か否かが判定される。入室可能な利用者については、予め入退室管理装置１７０に登録されているものとする。ユーザ認証は、例えば、ユーザＩＤとパスワード（暗証番号）を、入口付近に設置された入退室管理装置１７０の入力手段（カードリーダやテンキー等）で入力することで行われる。
【００５４】
ユーザ認証の結果、入室が許可された利用者であった場合は、入退室管理装置１７０によって機密文書保管室の入口のドアが開けられる等して、機密文書保管室へ入室することが可能になる。機密文書保管室に入室した利用者は、文書閲覧用端末装置１２０を利用して、機密文書を画面上で閲覧したり、必要に応じて、プリンタ１３０で印刷したりして、所望の作業を行う。
【００５５】
ここで、機密文書をプリンタ１３０に印刷する際の文書閲覧用端末装置１２０及びプリンタ１３０の動作について説明する。まず、文書閲覧用端末装置１２０の利用者が、現在画面上で閲覧中の文書の印刷を指示すると、文書閲覧用端末装置１２０は、印刷が指示された文書の出力データと、当該文書の印刷を指示した利用者の識別情報（ユーザＩＤ）を、ネットワーク１８０を介して、プリンタ１３０へ送る。送信するユーザＩＤとしては、例えば、文書閲覧用端末装置１２０の利用開始時のユーザ認証で入力されたものが利用される。
【００５６】
文書閲覧用端末装置１２０から出力データ及びユーザＩＤを受け取ったプリンタ１３０は、出力データを印刷する各用紙の用紙ＩＤを発行し、各用紙に付加して出力データを印刷するとともに、発行した用紙ＩＤを、受け取ったユーザＩＤとともに、出力用紙管理サーバ１４０に送信する。
【００５７】
出力用紙管理サーバ１４０は、プリンタ１３０から、用紙ＩＤとユーザＩＤとを受け取ると、両者を対応付けて、出力用紙管理テーブル４１０に登録する。この際、状態フィールド５３０には、「閲覧中」を示す値を格納する。
【００５８】
以上のような動作により、プリンタ１３０で出力された用紙は、すべて、出力用紙管理サーバ１４０で管理されることになる。
【００５９】
機密文書保管室での作業が終了すると、利用者は、廃棄すべき文書（出力用紙）については、シュレッダ１６０で細断廃棄する。また、再度利用したい文書（出力用紙）については、文書一時保管ボックス１５０に入れる。
【００６０】
シュレッダ１６０の投入口に投入された用紙については、細断処理部７３０によって細断処理がされる前に、識別コード読取り部７１０によって用紙ＩＤが読み取られ、読み取られた用紙ＩＤは、細断処理後に、用紙ＩＤ送信部７２０によって出力用紙管理サーバ１４０へ送られる。出力用紙管理サーバ１４０は、シュレッダ１６０から細断処理がされた用紙の用紙ＩＤを受け取ると、当該用紙の状態を「閲覧中」から「廃棄済」に更新する。
【００６１】
また、文書一時保管ボックス１５０の投入口に投入された用紙については、用紙収容部６３０に収容される前に、識別コード読取り部６１０によって用紙ＩＤが読み取られ、読み取られた用紙ＩＤは、用紙収容後に、用紙ＩＤ送信部６２０によって出力用紙管理サーバ１４０へ送られる。出力用紙管理サーバ１４０は、文書一時保管ボックス１５０から、一時保管された用紙の用紙ＩＤを受け取ると、当該用紙の状態を「閲覧中」から「保管中」に更新する。
【００６２】
以上のようにして、出力した文書の処理を終えると、利用者は機密文書保管室から退室するため、出口のところで、入退室管理装置１７０によってユーザ認証を行う。すなわち、入退室管理装置１７０によって、現在退室しようとしている利用者が、退室可能な利用者か否かが判定される。ユーザ認証は、例えば、ユーザＩＤとパスワードを、出口付近に設置された入退室管理装置１７０の入力手段（カードリーダやテンキー等）で入力することで行われる。
【００６３】
ここで、退室可能な利用者か否かの判定処理について説明する。
【００６４】
入退室管理装置１７０は、まず、現在退室しようとしている利用者のユーザＩＤを出力用紙管理サーバ１４０へ送って、当該ユーザＩＤを有する利用者が出力した用紙はすべて回収（廃棄又は保管）されているか否かを問い合わせる。
【００６５】
出力用紙管理サーバ１４０は、入退室管理装置１７０からユーザＩＤを受け取ると、当該ユーザＩＤを使って、出力用紙管理テーブル４１０を検索して、当該ユーザＩＤに対応する用紙のうち、状態が「閲覧中」のものを探す。その結果、「閲覧中」のものがなかった場合、すなわち、すべてが「廃棄済」又は「保管中」であった場合は、現在退室しようとしている利用者が印刷した用紙はすべて回収されていることになるので、その旨を入退室管理装置１７０に回答する。一方、ひとつでも「閲覧中」のものがあった場合は、未回収の用紙がある旨を入退室管理装置１７０に回答する。
【００６６】
出力用紙管理サーバ１４０からの回答を受け取った入退室管理装置１７０は、現在退室しようとしている利用者が印刷した用紙はすべて回収されている場合は、現在退室しようとしている利用者の退室を可能とするため、出口のドアを開ける。一方、未回収の用紙がある場合は、その旨を利用者に適宜通知（例えば、出口付近に設置された入退室管理装置１７０の表示手段に表示）して、すべての用紙が回収されるまで、当該利用者の退室を許可しない。
【００６７】
図５に示した例の場合は、ユーザＢについては、ユーザＢが出力したすべての用紙が「廃棄済」又は「保管中」であるので、退室が許可され、ユーザＡ及びＣについては、出力した用紙に「閲覧中」のものがあるので、退室が許可されないことになる。
【００６８】
最後に、機密文書保管室で作業を行っていた利用者が、退出許可を得て退室した後に、再度、機密文書保管室へ入室して作業を再開する場合について説明する。機密文書保管室に再入室した利用者が、文書一時保管用ボックス１５０に保管していた文書を取り出すと、文書一時保管用ボックス１５０は、当該文書の取り出しを検知し、当該利用者のユーザＩＤを、ユーザＩＤ送信部６４０によって出力用紙管理サーバ１４０へ送る。出力用紙管理サーバ１４０は、文書一時保管用ボックス１５０から、文書を取り出した利用者のユーザＩＤを受け取ると、当該ユーザＩＤに対応する用紙の状態を「保管中」から「閲覧中」に更新する。
【００６９】
以上のような処理を行うことにより、機密情報を印刷した用紙を確実に回収することが可能となり、機密文書保管室から機密情報を印刷した文書（用紙）の持ち出しを防止することができるようになる。
【００７０】
以上、本発明の実施形態について説明したが、当然のことながら、本発明の実施形態は上記のものに限られない。例えば、上述した各実施形態においては、プリンタ１３０において、用紙識別情報（用紙ＩＤ）を発行して各用紙に付加していたが、文書閲覧用端末装置１２０において、用紙識別情報を発行し、用紙識別情報を付加した出力データをプリンタ１３０に送信することも考えられる。この場合、文書閲覧用端末装置１２０が発行した用紙識別情報を、文書の印刷を指示した利用者の識別情報（ユーザＩＤ）とともに、出力用紙管理サーバ１４０に送ることになる。
【００７１】
また、上述した実施形態では、バーコードやＱＲコード等の識別コードを各用紙に印刷することで、各用紙に識別情報（用紙ＩＤ）を付与していたが、予めＩＣタグが貼付又は漉き込まれた用紙が利用可能な場合は、当該ＩＣタグに用紙ＩＤを書き込むようにすることも考えられる。更に、ＩＣタグに予め識別情報が書き込まれている場合、すなわち、読み取り専用のＩＣタグが用紙に貼付等されている場合は、ＩＣタグに予め書き込まれた識別情報を利用して、各用紙を管理することも考えられる。この場合、プリンタ１３０において用紙ＩＤを発行等する必要はなくなり、各用紙に出力を行う際に、各用紙のＩＣタグから識別情報を読み取り、読み取った識別情報を、出力用紙管理サーバ１４０に送信することになる。
【図面の簡単な説明】
【００７２】
【図１】本発明による文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】プリンタ１３０の機能構成を示す図である。
【図３】プリンタ１３０によって出力される識別コード付き出力用紙の例を示す図である。
【図４】出力用紙管理サーバ１４０の機能構成を示す図である。
【図５】出力用紙管理テーブル４１０の構成例を示す図である。
【図６】文書一時保管ボックス１５０の機能構成を示す図である。
【図７】シュレッダ１６０の機能構成を示す図である。
【符号の説明】
【００７３】
１００    文書管理システム
１１０    文書サーバ
１２０    文書閲覧用端末装置
１３０    プリンタ
１４０    出力用紙管理サーバ
１５０    文書一時保管ボックス
１６０    シュレッダ
１７０    入退室管理装置
１８０    ネットワーク
２１０    出力処理部
２２０    用紙ＩＤ発行部
２３０    識別コード生成部
２４０    用紙情報送信部
３１０    出力用紙
３１１    識別コード
４１０    出力用紙管理テーブル
４２０    テーブル管理部
４３０    通信制御部
５１０    用紙ＩＤフィールド
５２０    ユーザＩＤフィールド
５３０    状態フィールド
６１０    識別コード読取り部
６２０    用紙ＩＤ送信部
６３０    用紙収容部
６４０    ユーザＩＤ送信部
７１０    識別コード読取り部
７２０    用紙ＩＤ送信部
７３０    細断処理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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