(57)【要約】      （修正有）【課題】各スキャナ装置のタイムスタンプ使用回数を部署毎に一元管理し、コスト管理やタイムスタンプライセンス管理を容易かつタイムリに行なうデバイスマネジメントシステムを提供する。【解決手段】デバイスマネジメントシステムは、契約書・稟議書・領収書等の原稿画像を読み込んで電子化し、スキャン文書データ５０を作成する１台以上のスキャナ装置２０と、上記スキャン文書データ５０にタイムスタンプを付与する時刻局１５と、上記タイムスタンプの利用回数をカウントする前記各スキャナ装置２０にそれぞれ設けられたタイムスタンプカウンタと、前記時刻署名が施されたスキャン文書データ５１を受信して保存する文書管理サーバ１４と、前記スキャナ装置２０を動作させるコントロールパネル２３，２６と、各スキャナ装置２０のタイムスタンプ利用回数を一元的に管理する管理側パソコン１２とを有するものである。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
契約書・稟議書・領収書等の原稿画像を読み込んで電子化し、スキャン文書データを作成する１台以上のスキャナ装置と、
上記スキャン文書データにタイムスタンプを付与する時刻局と、
上記タイムスタンプの利用回数をカウントするために、前記各スキャナ装置にそれぞれ設けられたタイムスタンプカウンタと、
前記時刻署名が施されたスキャン文書データを受信して保存する文書管理サーバと、
前記スキャナ装置をスキャン操作させるコントロールパネルと、
前記各スキャナ装置に接続され、各スキャナ装置のタイムスタンプ利用回数を一元的に管理する管理側パソコンとを有することを特徴とするデバイスマネジメントシステム。
【請求項２】
前記スキャナ装置は、１つ以上の部署、支社、人を有する会社等の組織に１台以上が設置された請求項１記載のデバイスマネジメントシステム。
【請求項３】
前記スキャナ装置は、プリンタ装置を内蔵したＭＦＰに備えられ、上記スキャナ装置にタイムスタンプカウンタとともにコピーカウンタおよびプリントカウンタが備えられた請求項１記載のデバイスマネジメントシステム。
【請求項４】
複数のスキャナ装置は、コントロールパネルにて操作されるコントローラを有し、このコントローラにタイムスタンプカウンタ、コピーカウンタおよびプリントカウンタが備えられた請求項１または３記載のデバイスマネジメントシステム。
【請求項５】
前記管理側パソコンに経理側パソコンがＬＡＮ接続され、前記管理側パソコンで一元的に管理されたタイムスタンプ利用情報が経理側パソコンに送信される請求項１記載のデバイスマネジメントシステム。
【請求項６】
前記管理側パソコンは経理側パソコンと共用され、組織の各部署に設けられたスキャナ装置とＬＡＮ接続された請求項１記載のデバイスマネジメントシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は保存必要文書を電子化し、時刻署名タイムスタンプを施して保存できる文書作成・保存技術に係り、特に、電子化されたスキャン文書データが時刻署名を受けて保存される際、組織内各部署のタイムスタンプ（時刻署名）回数を一元的に管理でき、コスト管理やコスト振分けも容易に行ない得るデバイスマネジメントシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
原稿上の画像を読み取る画像読取技術に、電子写真方式のＭＦＰ（Multi-Functional Peripheral）、イメージスキャナ等のスキャナ装置がある。このスキャナ装置で読み込まれ、電子化されたスキャン画像データを文書管理サーバやパソコンに送信して保存させる技術に文書管理システムがある。
【０００３】
従来、この種の文書管理システムは特許文献１に記載されている。
【０００４】
この特許文献１に記載された文書管理システムは、原稿画像を読み込んで電子化する画像形成装置としてＭＦＰが備えられる。このＭＦＰは、原稿画像から画像データを含むスキャン文書データを作成するスキャナ装置を有し、このスキャナ装置がＬＡＮおよび公衆回線（ＷＡＮ）に接続されて情報の入出力を行なうようになっている。
【０００５】
また、ＭＦＰには、原稿画像を電子化してスキャン文書データを作成するスキャナ装置の他、作成されたスキャン文書データを紙媒体にプリントアウト可能なプリンタ装置が備えられる。
【０００６】
プリンタ装置には、プリントカウンタおよびコピーカウンタが備えられ、パソコン操作によりプリントアウトされるプリント枚数やプリンタ装置の直接操作によりプリントアウトされるコピー枚数をカウントしてコスト管理ができるようになっている。
【０００７】
ところで、近年、法律上保存義務が課せられる文書や、契約書・稟議書・企画書・領収書等の会社内で必要な書類を電子化し、電子化されたスキャン文書データを電子署名や時刻署名を受けて文書管理サーバに保存させる技術が注目されている。
【０００８】
スキャン文書データに電子署名を施したり、時刻署名を付与するためには、一組織である企業側が認証局や時刻局と署名許諾契約を締結した上で、使用が許可された組織（企業）のみが認証局や時刻局にアクセスでき、電子署名や時刻署名を受けることができる。
【０００９】
現在の電子署名システムでは、電子署名を受けるための契約は、期間一括契約であり、契約期間内の電子署名を受ける回数は、回数の大小に関係なく金額一定であるため、組織内各部署の電子署名回数を管理したり、コスト管理することが不要である。
【００１０】
しかし、時刻署名システムは、時刻署名（タイムスタンプ）を受ける回数の都度コストがかかる契約方式であるため、組織内各部署が時刻署名を受ける回数を管理することがタイムスタンプライセンスを購入したり、コスト管理する上で重要となっている。タイムスタンプライセンスは、例えば１契約使用回数が１万回であるような回数使用制限付契約であり、使用回数が契約回数に達すると、再契約したり、契約更新しない限り、タイムスタンプ（時刻署名）の付与を受けることができないようになっている。
【特許文献１】特開２００１−２８５５３４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
ＭＦＰにはスキャナ装置とプリンタ装置が備えられ、スキャナ装置で電子化されたスキャン文書データやパソコンからの画像データを含む文書データは、プリンタ装置でプリントアウトされると、コピーカウンタやプリントカウントでコピー枚数やプリント枚数がカウントされ、ＭＦＰ毎に管理される。
【００１２】
しかし、ＭＦＰには、タイムスタンプカウンタが備えられていないため、ＭＦＰのユーザは、組織の部署単位で個別にタイムスタンプ使用回数をカウントしており、管理者側でタイムスタンプの使用回数を部署別に集中的にかつ一元的に管理することが困難であったり、タイムスタンプ使用によるコスト管理を一括して行なうことが難しかった。
【００１３】
本発明は、上述した事情を考慮してなされたもので、タイムスタンプカウンタを備えてタイムスタンプ使用回数を組織の部署毎に個別に、かつ組織全体として一元的に一括管理でき、コスト管理やタイムスタンプライセンスの管理を容易にかつタイムリに行なうことができるデバイスマネジメントシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
本発明に係るデバイスマネジメントシステムは、上述した課題を解決するために、請求項１に記載したように、契約書・稟議書・領収書等の原稿画像を読み込んで電子化し、スキャン文書データを作成する１台以上のスキャナ装置と、上記スキャン文書データにタイムスタンプを付与する時刻局と、上記タイムスタンプの利用回数をカウントするために、前記各スキャナ装置にそれぞれ設けられたタイムスタンプカウンタと、前記時刻署名が施されたスキャン文書データを受信して保存する文書管理サーバと、前記スキャナ装置をスキャン操作させるコントロールパネルと、前記各スキャナ装置に接続され、各スキャナ装置のタイムスタンプ利用回数を一元的に管理する管理側パソコンとを有するものである。
【発明の効果】
【００１５】
本発明に係るデバイスマネジメントシステムは、複数のスキャナ装置にタイムスタンプカウンタが設けられ、このタイムスタンプカウンタで時刻局を利用するタイムスタンプ使用回数がカウントされる一方、各スキャナ装置のタイムスタンプカウンタでカウントされたカウント値は管理側パソコンに収集され一元的にかつ一括的に管理することができるので、管理側パソコンで各スキャナ装置毎に個別にタイムスタンプ使用回数が管理され、かつ各スキャナ装置全体のタイムスタンプ使用回数を簡単かつ迅速に管理でき、組織内の部署毎の経理分担や残りのライセンス数の管理をスムーズにかつ自動的に行ない得る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
本発明に係るデバイスマネジメントシステムの実施の形態について添付図面を参照して説明する。
【００１７】
図１は、本発明に係るデバイスマネジメントシステムの一実施形態を示すシステム構成図である。このデバイスマネジメントシステム１０は、１台以上のＭＦＰ（Multi-Functional Peripheral）１１（１１ａ，１１ｂ，１１ｃ）、管理側パソコン１２、経理側パソコン１８、文書管理サーバ１４、時刻局としての時刻署名サーバ１５および認証局としての電子署名サーバ１６が、システムバス１７を介して相互にＬＡＮ接続あるいはインターネット等の通信回線１８を介して通信接続されている。ＭＦＰ（１１ａ，１１ｂ，１１ｃ）は、一組織を構成する例えば各部署Ａ，Ｂ，Ｃがある企業内で１台以上設置される。
【００１８】
ＭＦＰ１１（１１ａ，１１ｂ，１１ｃ）は、原稿画像を読み込んで電子化するスキャナ装置２０と電子化された画像データを含むスキャン文書データを紙媒体にプリントアウトするプリンタ装置２１とを本体ケーシング２２内の上下部に備える。本体ケーシング２２の頂部には、ＭＦＰ１１の全体制御操作を行なうコントロールパネル２３が設けられる。このコントロールパネル２３のパネル操作によりスキャナ装置２０およびプリンタ装置２１が単独あるいは連動して作動せしめられる。ＭＦＰ１１に代えてデジタル複写機やイメージスキャナ等のスキャナ装置を設けてもよい。
【００１９】
また、ＭＦＰ１１の装置本体に、コンピュータ搭載のステージとしてのＭＦＰコントロールパソコン２５が併設される。このＭＦＰコントロールパソコン２５はタッチパネル方式のコントロールパネル２６を有する。コントロールパネル２６は、図２に示すように、入力手段を構成する操作部２８と出力手段を構成する表示部２９とを有し、ＭＦＰ１１へのユーザインタフェースやＨＦＰのリモートコントロール等として機能する。表示部２９は液晶表示装置、有機ＥＬ型表示装置などで構成される。
【００２０】
さらに、ＭＦＰ１１のスキャナ装置２０内には、ＭＦＰ１１全体の起動をコントロールするコントローラ３０が備えられる。コントローラ３０はコントロールパネル２６のパネル操作によってスキャナ装置２０およびプリンタ装置２１の作動をコントロールしている。
【００２１】
コントローラ３０は、ＭＦＰ１１全体を制御する中央演算・制御装置としてのＣＰＵ（ＭＰＵ）３１と、ＣＰＵ３１が用いるワークメモリおよびスキャン文書データ（画像データ）の一時記憶用メモリとして用いられるＲＡＭ３２と、ＭＦＰ１１の操作プログラムが内蔵されたＲＯＭ３３と、ハードディスク３４と、コントロールパネル２６に接続される操作インタフェース（操作Ｉ／Ｆ）３５と、スキャナ装置２０やプリンタ装置２１に接続されるデバイスインタフエース（デバイスＩ／Ｆ）３６と、システムバス１７や通信回線１８に接続される通信インタフェース（通信Ｉ／Ｆ）３７と、プリンタ装置２１のコピー枚数をカウントするコピーカウンタ３８と、パソコン操作によるプリンタ装置２１のプリント枚数がカウントされるプリントカウンタ３９と、タイムスタンプ使用回数がカウントされるタイムスタンプカウンタ４０とがコントロールバス４１を介して相互に接続される。
【００２２】
ハードディスク３４は、ＣＰＵ３３が実行するシステムソフトウエアやスキャン文書データ、ユーザが読込み条件の設定等を格納している。操作Ｉ／Ｆ３５は、コントロールパネル２６とのインタフェースで、コントロールパネル２６に表示する画像データをコントロールパネル２６に出力する一方、操作部２８によりユーザが入力した情報をコントローラ３０のＣＰＵ３１に伝達する機能を有する。
【００２３】
通信Ｉ／Ｆ３７は、コントローラ３０側とＬＡＮおよび通信回線（ＷＡＮ）とのインタフェースであり、デバイスＩ／Ｆ３６は、スキャン文書データの入出力デバイスであるＭＦＰ１１のスキャナ装置２０やプリンタ装置２１とコントローラ３０側とのインタフェースである。
【００２４】
また、コピーカウンタ３８は、プリンタ装置２１によるスキャン文書データのコピー枚数をカウントするものである。プリントカウンタ３９は、ＬＡＮ接続されたパソコン操作によりプリンタ装置２１を作動させて文書データ（画像データを含む。）をプリントアウトさせたときのプリント枚数をカウントするものである。
【００２５】
さらに、タイムスタンプカウンタ３７は、スキャナ装置２０で電子化されたスキャン文書データに時刻署名（タイムスタンプ）を付与するとき、時刻署名の使用回数をカウントするものである。
【００２６】
一方、ＭＦＰ１１をコントロール操作するコントロールパネル２６上に複数のスキャンボタン４４が設置されており、このスキャンボタン４４のボタン操作によりスキャンテンプレート（図示せず）がコントロールパネル２６の表示部２９上に表示される。スキャンテンプレートには、会社内（ユーザ）文書保存規程や法律上の文書保存義務に対応する文書保存に必要な種々の項目が設定されている。
【００２７】
スキャンテンプレートには、原稿画像等の紙文書の電子化に必要なスキャン設定、ファイリング設定、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）設定、セキュリティ設定、その他の項目が設定される。
【００２８】
ＭＦＰ１１のコントロールパネル２６（２３）に、スキャンテンプレートが反映されたスキャンボタン４４を設定し、そのスキャンボタン４４に対応するテンプレートに文書保存設定を反映させることで、ユーザのスキャン文書データの作成、電子署名、タイムスタンプの付与、スキャン文書データのファイル保存にかかる一連の作業時間を短縮することができる。
【００２９】
ＭＦＰ１１のコントロールパネル２６には、操作部２８に認証システム４５が備えられる。この認証システム４５は、ＭＦＰ１１を使用できるユーザを特定し、特定されたユーザ以外の使用を不許可としたものである。ＭＦＰ１１の使用が許可されるユーザは、認証システム４５に予め登録されており、許可されたユーザと認証設定した管理者ユーザだけがＭＦＰ１１の使用ができる。予め認証システム４５に登録されていないユーザは、ＭＦＰ１１を利用することができない。登録されているユーザのユーザ情報には所属部署も付随している。
【００３０】
このように、コントロールパネル１１は操作部２８に認証システム４５を備え、この認証システム４５でＭＦＰ１１にアクセスして使用できる各ユーザとその利用範囲を特定しており、認証システム４５で使用許可と利用範囲を付与することで、全てのユーザが簡単に時刻署名や電子署名にアクセスできる問題を解消している。認証システム４５はユーザ個人を認証するために、指等の生体認証であっても、パスワード認証であっても、さらにはＩＤカード等を用いた接触型カード認証でユーザ個人認証を行なうようにしてもよい。
【００３１】
ところで、ＭＦＰ１１のコントロールパネル２６（２３）上に設定された１台以上のスキャンボタン４４を操作して、スキャナ装置２０を作動させる。ＭＦＰ１１は、組織（企業）内に設置される。以下、ＭＦＰ１１ａの取扱いを中心に説明する。
【００３２】
このスキャナ装置２０の作動により、会社内文書保存規程や法律上の文書保存義務などに対応する保存必要文書の原稿画像を電子化させ、スキャン文書データを作成することができる。保存必要文書には、契約書・稟議書・企画書・領収書等がある。
【００３３】
スキャナ装置２０で作成されたスキャン文書データ５０は、データメモリ、例えばＲＡＭ３２に格納されたり、プリンタ装置２１によりプリントアウトされる。プリンタ装置２１でプリントアウトされるスキャン文書データ５０のコピー枚数は、コピーカウンタ３８でカウントされる。プリンタ装置２１にＬＡＮ接続される他のパソコン（図示せず）のパソコン操作によりプリントアウトされるプリント枚数は、プリントカウンタ３９でカウントされる。
【００３４】
また、ＭＦＰ１１のスキャナ装置２０で作成されたスキャン文書データ５０は、必要に応じて時刻局１５や認証局１６に通信回数１８を介してアクセスされ、時刻局１５の時刻署名サーバや認証局１６の電子署名サーバにより時刻署名の付与や電子署名の検証が行なわれる。時刻局１５や認証局１６へのアクセスは、通信時間や通信量を考慮してスキャン文書データ１０のハッシュ値が計算され、この計算で求められたハッシュ値が用いられる。スキャン文書データ５０のハッシュ値でＭＦＰ１１ａのスキャナ装置２０と時刻局１５や認証局１６との間の通信が行なわれる。電子署名は、電子署名を付与するソフトウエアを使って付与する。
【００３５】
スキャン文書データ５０のハッシュ値で時刻署名や電子署名を受けた後、スキャン文書データ５０は時刻署名あるいは電子署名ソフトウエアを使用して電子署名と結合され、時刻署名や電子署名付スキャン文書データ５１となる。スキャン文書データ５１に時刻署名や電子署名を施すことで、文書改竄を有効的に防止できる。
【００３６】
この時刻署名付スキャン文書データ５１は、コントロールパネル２６（２３）の操作により、コントロールパネル２６（２３）の表示部にデータ文書表示させることができる。
【００３７】
また、時刻署名付スキャン文書データ５１は、コントロールパネル２６（２３）の操作により、文書管理サーバ１４に送り、ここで検索キーを付与して、そのハードディスクに格納保管することができる。
【００３８】
さらに、文書管理サーバ１４は、時刻署名や電子署名付スキャン文書データ５１の文書保管機能を備える他、バージョン管理や検索機能、検証機能を備える。文書管理サーバ５１で保管された時刻書名や電子署名付スキャン文書データ５１のタイムスタンプ検証や電子署名検証を行なうことができる。
【００３９】
一方、文書管理サーバ１４に格納され、保存された時刻署名付スキャン文書データ５１は、管理側パソコン１２によりアクセスでき、管理側パソコン１２のパソコン操作で検索キーによるデータ文書検索を行なうことができる。この管理側パソコン１２によるキー検索により、時刻署名付スキャン文書データ５１を自由にかつ任意に閲覧することができ、また、ＭＦＰ１１（１１ａ）のプリンタ装置２１を用いてプリントアウトすることもできる。
【００４０】
ところで、スキャン文書データ５０に時刻署名や電子署名を施す時刻局１５や認証局１６とクライアント側組織、例えば企業との間には、予め利用契約が締結され、契約したクライアント側組織のＭＦＰ１１（１１ａ，１１ｂ，１１ｃ）だけが、時刻局１５や認証局１６にアクセスして時刻署名や電子署名検証を受けることができる。
【００４１】
クライアント側と認証局１６との間の電子署名契約は、一般に期間一括契約であり、契約期間内はいつでも、何度でも電子署名を付与するソフトウエアを使って電子署名を受けることができ、電子署名を付与する都度コストがかかる虞はない。
【００４２】
これに対し、クライアント側と時刻局１５との間の時刻署名契約は、例えば基本料金プラス重量制の契約内容となっており、タイムスタンプ（時刻署名）の利用回数毎に利用料金がかかるシステムとなっている。１契約当りの利用回数は、例えば１万回のように利用回数制限付きであり、クライアント側のＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃの合計利用回数が制限回数に達すると、契約を更新したり、新たな契約をしなければならない。利用制限回数を超えると、クライアント側のＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃは、時刻局１５側から時刻署名（タイムスタンプ）を受けることができなくなる。
【００４３】
また、クライアント側でも、組織（例えば会社）のどの部署Ａ，Ｂ，Ｃがどの位のＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃのタイムスタンプ使用回数を把握してその利用回数を部署Ａ，Ｂ，Ｃ毎に管理することは、タイムスタンプライセンス（契約）を管理し、コスト管理を行なう上で重要である。
【００４４】
このデバイスマネジメントシステム１０においては、各ＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃにスキャナ装置２０を設け、このスキャナ装置２０に時刻局１５への利用回数をカウントするタイムスタンプカウンタ４０が設けられる。タイムスタンプカウンタ４０は、スキャナ装置２０あるいはＭＦＰコントロールパソコン２５のコントロールパネル２６（２３）によりコントロール操作されるコントローラ３０に備えられる。
【００４５】
コントローラ３０に備えられるタイムスタンプカウンタ４０およびコピーカウンタ３８、プリントカウンタ３９は、通信Ｉ／Ｆ３７を介して管理側パソコン１３にＬＡＮ接続される。
【００４６】
ユーザがスキャナ装置２０で電子化されたスキャン文書データ５０に時刻局１５を利用して時刻署名（タイムスタンプ）を付与すると、使用されたスキャナ装置２０のタイムスタンプカウンタ４０にカウントされる。すなわち、ＭＦＰ１１ａを利用したユーザが所属する部署のタイムスタンプカウンタにカウントされる
各部署Ａ，Ｂ，Ｃが利用するＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃでも、スキャナ装置２０のタイムスタンプカウンタ４０に時刻署名を利用した都度、その使用回数（利用回数）がユーザの所属部署にカウントされる。
【００４７】
ＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃに備えられるコピーカウンタ３８およびプリントカウンタ３９でもコピー枚数およびプリント枚数がカウントされる。
【００４８】
ＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃの各部署Ａ，Ｂ，Ｃのコピーカウンタ３８、プリントカウンタ３９およびタイムスタンプカウンタ４０でカウントされたコピー枚数、プリント枚数およびタイムスタンプ使用回数は、コントローラ３０の通信インタフェース３７を介して管理側パソコン１２に送信され、この管理側パソコン１２にて図３に示すように、部署Ａ，Ｂ，Ｃ毎に個別管理され、かつ全体的に一括管理され、管理側パソコン１２で一元的に管理することができる。このように、管理部門では、システム管理者が管理側パソコン１２を読み、合計したトータルカウンタ値を読み取り一元的に各部署Ａ，Ｂ，ＣとＭＦＰ１１（１１ａ，１１ｂ，１１ｃ）の利用回数を管理することができる。
【００４９】
また、経理部門のパソコン１３は、管理側パソコン１２からデータ通信を受け、各部署Ａ，Ｂ，Ｃのコピーカウンタ３８、プリントカウンタ３９およびタイムスタンプカウンタ４０を一括管理し、各カウンタ値に応じて経費処理（経費分担処理）を施すことができる。
【００５０】
会社等の組織が、時刻局１５とタイムスタンプライセンスを締結している場合において、組織（会社）で購入したタイムスタンプ（時刻署名）のライセンス（使用回数）を使い切ると、新たにライセンスを購入するまで、組織内の全ての部署Ａ，Ｂ，Ｃおよびユーザは、スキャナ装置２０で電子化されたスキャン文書データ５０に、タイムスタンプを付与することができなくなる。
【００５１】
しかし、このデバイスマネジメントシステム１０では、ＭＦＰ１１（１１ａ，１１ｂ，１１ｃ）のスキャナ装置２０にタイムスタンプカウンタ４０を備える。各スキャナ装置２０のタイムスタンプカウンタ４０は管理側パソコン１２にＬＡＮ接続され、管理側パソコン１２でタイムスタンプカウンタ４０のカウンタ値を読み取り一元的に管理することができるようになっている。
【００５２】
このため、タイムスタンプライセンスに残りがある場合、残りのライセンス数を管理側パソコン１２で一元的に管理し、残りのライセンス数がある特定の所要数になったとき、その旨を時間的余裕を見て、経理部門の経理側パソコン１３に通信し、連絡する。その結果、経理部門から管理部門にライセンス購入（更新）の許可が下りた場合、管理部門は、時刻局１５と再契約したり、契約を更新する。そして、時刻局１５と新しく契約した旨を、部署Ａ，Ｂ，Ｃが利用しているＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃに通信連絡し、ＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃのコントロールパネル２３，２６にその旨を表示し、メッセージ伝達することができる。
【００５３】
次に、デバイスマネジメントシステムの作用を説明する。
【００５４】
企業内（クライアント）の各部署Ａ，Ｂ，Ｃでは文書保存規程や法律で定められている文書保存義務を有する保存必要文書に、契約書、稟議書、企画書、領収書等がある。これらの保存必要文書は、ＭＦＰ１１のスキャナ装置２０を用いて原稿画像を電子化して画像データを含むスキャン文書データ５０を作成する。
【００５５】
作成されたスキャン文書データ５０から、データ送信用ハッシュ値がコントローラ３０のＣＰＵ３１で演算され、スキャン文書データ５０のハッシュ値が時刻局１５の時刻署名サーバに通信回線１８を介して送信される。送信されたスキャン文書データ５０のハッシュ値に時刻局１５が時刻署名（タイムスタンプ）を施す一方、電子署名を付与するソフトウエアにより電子署名が付与される。
【００５６】
時刻署名（タイムスタンプ）は、スキャン文書データ５０の時刻証明を保証するものであり、電子署名は、スキャン文書データ５０の存在証明が誰の責任で行なわれているかを証明するものである。認証局１６では証明するユーザ個々人が予め登録されている。
【００５７】
時刻局１５で時刻署名されたスキャン文書データ５０のハッシュ値や認証局１６で電子署名されたスキャン文書データ５０のハッシュ値は、ＭＦＰ１１のコントローラ３０に戻され、このコントローラ３０でハッシュ値はスキャン文書データ５０と結合され、一体化される。
【００５８】
時刻署名（タイムスタンプ）・電子署名（認証）付きのスキャン文書データ５１は続いてＭＦＰ１１のコントローラ３０から文書管理サーバ１４に送信され、この文書管理サーバ１４のハードディスクにイメージ文書登録され、検索キーが付与されて格納される。
【００５９】
文書管理サーバ１４にスキャン文書データが格納され、保存される際に、時刻署名・電子署名が検証され、検索機能が付与された状態で保存される。
【００６０】
ところで、部署Ａ，Ｂ，Ｃが利用するＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃには、スキャナ装置２０に図２に示すコピーカウンタ３８、プリントカウンタ３９およびタイムスタンプカウンタ４０が備えられ、プリンタ装置２１の使用によるコピー枚数やプリント枚数および時刻局１５を利用する時刻署名（タイムスタンプ）回数がカウントされる。
【００６１】
スキャナ装置２０のコントローラ３０に備えられたコピーカウンタ３８、プリントカウンタ３９およびタイムスタンプカウンタ４０でカウントされたカウント値は、ＬＡＮ接続された管理側パソコン１２に送信されてこの管理側パソコン１２で一元的に包括的に管理される。
【００６２】
部署Ａ，Ｂ，Ｃが利用するスキャナ装置２０に備えられるタイムスタンプカウンタ４０は、コントローラ３０のＣＰＵ３１でコントロールされ、図４に示されたフローチャートにてカウント操作が実施される。
【００６３】
ＭＦＰ１１を操作するユーザは、電子署名や時刻署名の認証用にステップ１でＭＦＰ１１（１１ａ，１１ｂ，１１ｃ）にログインする。ＭＦＰ１１にログインすることにより、コントロールパネル２６（２３）をパネル操作してスキャナ装置２０をスキャンさせる（ステップ２）。
【００６４】
スキャナ装置２０をスキャンさせることで、スキャナ装置２０は原稿画像を読み込んで電子化し、スキャン文書データ５０を作成する。
【００６５】
スキャナ装置２０で電子化されたスキャン文書データ５０は、続いて時刻局を利用するか否かコントローラ３０のＣＰＵ３１により自動的に、あるいは、コントロールパネル２３（２６）の操作で手動的に判断される（ステップ３）。
【００６６】
電子化されたスキャン文書データ５０にタイムスタンプ（時刻署名）を施す場合には、ステップ４に進み、時刻局１５の時刻署名サーバにより、ハッシュ値を用いてスキャン文書データ５０にタイムスタンプを付与する（ステップ５）。
【００６７】
スキャン文書データ５０にタイムスタンプが施されると、タイムスタンプカウンタ４０にその都度プラス１（＋１）が付与される。タイムスタンプカウンタ４０でカウントされたカウント値は、ＬＡＮを介して管理側パソコン１２に通信され、このパソコン１２にて包括的にかつ一元的に管理される。
【００６８】
管理側パソコン１２は、組織（会社）内に設置されたＭＦＰ１１ａ，１１ｂ，１１ｃも、各ＭＦＰのタイムスタンプカウンタ４０にてカウントされるカウント値を収集して、時刻局１５の利用回数を一元的に管理している。
【００６９】
一方、スキャナ装置２０で電子化されたスキャン文書データに時刻局１５を利用したタイムスタンプを付与する必要がない場合には、ステップ３からステップ４および５をバイパスさせることができる。この場合、タイムスタンプカウンタ４０は作動せず、タイムスタンプカウンタでカウントすることはない。
【００７０】
このように、本発明のデバイスマネジメントシステムでは、プリント装置２１によるコピー枚数やプリント枚数だけでなく、スキャナ装置２０にタイムスタンプカウンタ４０を設けてタイムスタンプ回数をカウントすることができ、各部署Ａ，Ｂ，Ｃに設置された個々のＭＦＰのコピー枚数、プリント枚数およびタイムスタンプ回数のカウント値を、管理側パソコン１２で一元的に管理することができる。また、一実施形態ではＭＦＰ１１を３部署Ａ，Ｂ，Ｃに設置した例を説明したが、３箇所に限定されないことはいうまでもない。
【００７１】
管理側パソコン１２で一元的に管理された各カウンタ３８，３９，４０のカウント値は、経理部門の経理側パソコン１３に通信され、この経理側パソコン１３にて、各部署Ａ，Ｂ，Ｃ毎に個別の経理分担管理を実施することができ、経理側パソコン１３では、全体を一元的かつ包括的に管理することができ、経費分担等の経費管理が容易となる。
【００７２】
なお、本発明に係るデバイスマネジメントシステムの一実施形態では、管理部門と経理部門をセパレートした例を示したが、両部門をセパレートさせず、管理側パソコンと経理側パソコンとを共用させ、１台のパソコンで実施することもできる。
【００７３】
また、本発明に係るデバイスマネジメントシステムの一実施形態では、ＭＦＰ１１が時刻局１５にインターネット等の通信回線を介して通信接続した例を示したが、時刻局１５を企業内に設置してＭＦＰ１１を企業内時刻局１５にＬＡＮ接続してもよい。
【００７４】
法律上の文書保存義務を伴う書類や社内（私的）文書規程に伴なう保存必要文書には、保管上の重要度が異なるため、重要度の高い保存必要書類を信頼性の高い（公的）第三者機関の時刻局１５、認証局１６で署名するように選択してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００７５】
【図１】本発明に係るデバイスマネジメントシステムの一実施形態を示すシステム構成図。
【図２】前記デバイスマネジメントシステムに備えられるスキャナ装置をコントロールするコントローラを示す構成図。
【図３】前記ＭＦＰのスキャナ装置に備えられる各カウンタのカウント類を一元管理可能な管理側パソコンの管理側を示す図。
【図４】前記デバイスマネジメントシステムを用いて、スキャン文書データにタイムスタンプを施す場合のフローチャートを示す図。
【符号の説明】
【００７６】
１０  デバイスマネジメントシステム
１１，１１ａ，１１ｂ，１１ｃ  ＭＦＰ
１２  管理側パソコン
１３  経理側パソコン
１４  文書管理サーバ
１５  時刻署名サーバ（時刻局）
１６  電子署名サーバ（認証局）
１７  システムバス
１８  通信回線
２０  スキャナ装置
２１  プリンタ装置
２２  本体ケーシング
２３  コントロールパネル
２５  ＭＦＰコントロールパソコン
２６  コントロールパネル
２８  操作部
２９  表示部
３０  コントローラ
３１  ＣＰＵ
３２  ＲＡＭ
３３  ＲＯＭ
３４  ハードディスク（ＨＤＤ）
３５  操作インタフェース（操作Ｉ／Ｆ）
３６  デバイスインタフェース（デバイスＩ／Ｆ）
３７  通信インタフェース（操作Ｉ／Ｆ）
３８  コピーカウンタ
３９  プリントカウンタ
４０  タイムスタンプカウンタ
４１  コントロールバス
４４  スキャンボタン
４５  認証システム
５０  スキャン文書データ
５１  時刻署名（電子署名）付スキャン文書データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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