(57)【要約】【課題】  格納している全体の電子文書の存在状態を効率的に表示し、目的の電子文書を視覚的に容易に検索できる電子文書管理装置を提供する。【解決手段】  本発明の電子文書管理装置においては、文書マップ生成部は、ファイル整列部が一定の規則に従って整列させた各文書ファイルを所定の線分で表し、それらの線分を連結して帯形状の文書マップを形成し、各線分には色取得部からの文書ファイルのグループの分類を示す分類色を与える。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を格納している複数の文書ファイルから各文書ファイルを読み出し、読み出した各文書ファイルを一定の規則に従って整列させるファイル整列部と、
各文書ファイルの属するグループに対応して割り当てられた色である分類色を文書ファイル毎に関連させる色管理部と、
各文書ファイルを所定長および所定幅の線分で表し、前記ファイル整列部によって一定の規則に従って整列された順序で、前記線分の所定幅方向に各線分を連ねて帯形状に形成するとともに、前記色管理部によって各文書ファイルに関連付けられた分類色を各線分に与えて文書マップのイメージデータを生成する文書マップ生成部と
を備えてなる電子文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の電子文書管理装置において、
文書マップ生成部によって生成された文書マップのイメージデータを用いて表示画面の一部分に文書マップを表示する画像表示部を備えている電子文書管理装置。
【請求項３】
請求項２に記載の電子文書管理装置において、
前記画像表示部は、表示した文書マップの分類色を有する何れかの線分が選択された場合には、選択された線分に対応する文書ファイルを現在文書として文書マップと共に表示画面に表示する電子文書管理装置。
【請求項４】
請求項１に記載の電子文書管理装置において、
活性色表示または不活性色表示の指示を各文書ファイルに関連付ける条件設定部をさらに有し、前記文書マップ生成部は、文書ファイルに対して不活性色表示が指示されている場合には、その文書ファイルの線分に対して予め設定された不活性色を与え、活性色表示が指示されている場合には、前記色管理部によって各文書ファイルに関連付けられた分類色を各線分に与えて文書マップのイメージデータを生成する電子文書管理装置。
【請求項５】
請求項３に記載の電子文書管理装置において、
前記画像表示部は、前記文書マップを表示画面の何れかの縁に沿って帯状に延びるように表示し、文書マップの何れの線分も選択されない間は、帯形状の文書マップの所定の位置にある分類色を有する線分を現在文書の線分として選択することを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項６】
請求項５に記載の電子文書管理装置において、
前記画像表示部は、選択した線分の位置に選択位置マークを表示することを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項７】
請求項３に記載の電子文書管理装置において、
前記画像表示部は、前記文書マップを表示画面の何れかの縁に沿って帯状に延びるように表示し、文書マップの何れかの線分が選択された場合には、選択された線分の位置に選択位置マークを移動させることを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項８】
電子文書管理をコンピュータに実現させる電子文書管理プログラムであって、
電子文書を格納している複数の文書ファイルから各文書ファイルを読み出し、読み出した各文書ファイルを一定の規則に従って整列させるファイル整列機能と、
各文書ファイルの属するグループに対応して割り当てられた色である分類色を文書ファイル毎に関連させる色管理機能と、
各文書ファイルを所定長および所定幅の線分で表し、前記ファイル整列機能によって一定の規則に従って整列された順序で、前記線分の所定幅方向に各線分を連ねて帯形状に形成するとともに、文書ファイルに対して指示されている色表示に対して、前記色管理ステップによって各文書ファイルに関連付けられた分類色を各線分に与えて文書マップのイメージデータを生成する文書マップ生成機能と
を備えてコンピュータに実現させる電子文書管理プログラム。
【請求項９】
請求項８に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
文書マップ生成機能によって生成された文書マップのイメージデータを用いて表示画面の一部分に文書マップを表示する画像表示機能を備えてコンピュータに実現させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項１０】
請求項９に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記画像表示機能は、表示した文書マップの分類色を有する何れかの線分が選択された場合には、選択された線分に対応する文書ファイルを現在文書として文書マップと共に表示画面に表示することをコンピュータに実現させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項１１】
請求項８に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
活性色表示または不活性色表示の指示を各文書ファイルに関連付ける条件設定機能をさらに有し、前記文書マップ生成ステップは、文書ファイルに対して不活性色表示が指示されている場合には、その文書ファイルの線分に対して予め設定された不活性色を与え、活性色表示が指示されている場合には、前記色管理ステップによって各文書ファイルに関連付けられた分類色を各線分に与えて文書マップのイメージデータを生成することをコンピュータに実現させる電子文書管理プログラム。
【請求項１２】
請求項１０に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記画像表示機能は、前記文書マップを表示画面の何れかの縁に沿って帯状に延びるように表示し、文書マップの何れの線分も選択されない間は、帯形状の文書マップの所定の位置にある分類色を有する線分を現在文書の線分として選択することをコンピュータに実現させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項１３】
請求項１２に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記画像表示機能は、選択した線分の位置に選択位置マークを表示することをコンピュータに実現させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項１４】
請求項１２に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記画像表示機能は、文書マップの何れの線分も選択されない間は、帯形状の文書マップの端部に最も近い位置にあって、分類色を有する線分の何れか一方を現在文書の線分として選択することをコンピュータに実現させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項１５】
請求項１０に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記画像表示機能は、前記文書マップを表示画面の何れかの縁に沿って帯状に延びるように表示し、文書マップの何れかの線分が選択された場合には、選択された線分の位置に選択位置マークを移動させることをコンピュータに実現させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項１６】
請求項９に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記文書マップ生成機能は、文書マップにおいて、各文書ファイルにおける所定の位置を抽出し、抽出した位置の上に前記所定の位置であることを示すマークを重ねることをコンピュータに実現させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項１７】
請求項９に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記文書マップ生成機能は、各文書ファイルにおける所定の位置として、各文書ファイルのもつ特徴の変わり目となる位置を抽出し、抽出した位置の上に変わり目であることを示す変わり目マークを重ねるとともに、変わり目マークと変わり目マークとの間に存在する文書ファイルのもつ特徴を示す特徴マークを変わり目マークと変わり目マークとの間で文書マップに重ねることをコンピュータに実現させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項１８】
請求項１７に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記一定の規則に従う順序は、文書ファイルの最終更新日時が新しいものからの順番であり、前記の変わり目となる位置は、文書ファイルの最終更新日時の属する月が切り替わる位置であり、前記特徴マークは月を表す数字であることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項１９】
請求項１５に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記画像表示機能は、表示された文書マップの中に分類色をもつものと、分類色をもたないものとが表示されている場合に、分類色をもたない線分が選択された場合には、選択された線分に最も近い距離にある分類色をもつ線分に選択を移動することをコンピュータに実現させることを特徴とする電子文書管理プログラム。
【請求項２０】
請求項１５に記載の電子文書管理プログラムにおいて、
前記色管理機能において、文書ファイルのグループに対応する分類色が割り当てられていないグループの文書ファイルが読み出された場合には、未割付の分類色として用意された色の中から一色を選択し、読み出された文書ファイルのグループ用の分類色として割り当てることをコンピュータに実現させる電子文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理装置およびプログラムに関し、特に、記憶装置に格納した多数の電子文書の中から目的の電子文書が何処にあるのかを効率的に探し出すことができる電子文書管理装置および電子文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
データベースや電子文書管理装置に登録された電子文書（以降、通常は文書と記載する）の登録情報に基づいて、目的の文書を探す場合に、検索対象となる文書が何らかの基準で分布しているならば、その分布状態（蓄積位置）を知ることができれば、検索効率を高めるために非常に効果的である。実際、検索の経験が豊かな人は、新たな検索を開始しようとするときに、幾つかのキーワードで検索を行ってみて、検索のヒット数から選択すべき分布位置を絞り込むようにして効率の良い検索をしている。この場合、人間の情報処理能力の特性を考慮すれば、文字による分布表現よりも視覚的な分布表現にする方が分布状態の全体を把握しやすい。
【０００３】
そこで、上述のような人間の情報処理能力の特性を考慮して視覚的に検索する方法が提案されている。提案には、大別して、２つの表現方法が含まれており、一方は、検索対象の情報を２次元の空間上に表示する方法であって、他方は、文書を所定の基準で整列させ、整列させた状態を一次元の直線上に表示する方法である（例えば特許文献１参照）。
【特許文献１】特開平１１−３２８２０９号公報（第４―６頁、第５−８図）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
この画像検索装置および方法においては、時間軸上に画像データの日付情報をマークして情報の分布を表示している。しかし、上記従来技術による場合、単純に時間軸上に情報の位置をマークしただけでは、同じ時期に多数のデータが密集する場合を表現できず、結果として、表示領域を無駄なく使用して効率のよい検索を行うことができないという問題がある。
【０００５】
本発明は上述した問題点を解決するためになされたものであり、格納している全体の電子文書の存在状態を表示領域の中に効率的に表示し、検索対象の電子文書の存在位置を視覚的に容易に推測できるようにし、それにより、何れかの電子文書が選択されたときには、その電子文書の内容をも確認可能にさせる電子文書管理装置およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するため、本発明に係る電子文書管理装置は、電子文書を格納している複数の文書ファイルから、各文書ファイルを読み出し、読み出した各文書ファイルを一定の規則に従って整列させるファイル整列部と、各文書ファイルの属するグループに対応して割り当てられた色である分類色を文書ファイル毎に関連させる色管理部と、各文書ファイルを所定長および所定幅の線分で表し、前記ファイル整列部によって一定の規則に従って整列された順序で、前記線分の所定幅方向に各線分を連ねて帯形状に形成するとともに、前記色管理部によって各文書ファイルに関連付けられた分類色を各線分に与えて文書マップのイメージデータを生成する文書マップ生成部とを備えてなる。
【０００７】
また、本発明は、電子文書管理をコンピュータに実現させる電子文書管理プログラムであって、電子文書を格納している複数の文書ファイルから、各文書ファイルを読み出し、読み出した各文書ファイルを一定の規則に従って整列させるファイル整列機能と、各文書ファイルの属するグループに対応して割り当てられた色である分類色を文書ファイル毎に関連させる色管理機能と、各文書ファイルを所定長および所定幅の線分で表し、前記ファイル整列機能によって一定の規則に従って整列された順序で、前記線分の所定幅方向に各線分を連ねて帯形状に形成するとともに、文書ファイルに対して指示されている色表示に対して、前記色管理ステップによって各文書ファイルに関連付けられた分類色を各線分に与えて文書マップのイメージデータを生成する文書マップ生成機能とを備えてコンピュータに実現させる。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、格納している全体の電子文書の存在状態を表示領域の中に効率的に表示し、検索対象の電子文書の存在位置を視覚的に容易に推測できるようにし、それにより、何れかの電子文書が選択されたときには、その電子文書の内容をも確認可能にさせることができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ説明する。
図１は、本発明の電子文書管理装置の実施の形態の構成を示すブロック図である。
図１の電子文書管理装置１０は、文書整列部１０１と、文書記憶部１０２と、検索部１０３と、条件入力部１０４と、文書特定部１０５と、文書選択部１０６と、文書マップ生成部１０７と、目盛抽出部１０８と、色取得部１０９と、色記憶部１１０と、色割当部１１１と、表示管理部１１２と、次文書特定部１１３と、検出部１１４と、表示部１１５とを有する。
【００１０】
ここで、文書整列部１０１は本発明のファイル整列部を構成し、検索部１０３と条件入力部１０４とは、本発明の条件設定部を構成し、色取得部１０９と色記憶部１１０と色割当部１１１とは、本発明の色管理部を構成し、表示管理部１１２と表示部１１５とは、本発明の画像表示部を構成する。
【００１１】
図１の電子文書管理装置１０が起動されると、文書整列部１０１は、文書記憶部１０２に登録（記憶）されている電子文書（以降、通常は文書と記載する）の一覧情報（図２参照）を取得し整列させる。この場合、整列方法（整列の規則）は利用者が順序の前後を理解できる方法であれば、どのような整列方法でもよい。例えば、ファイルサイズ、ページ数、文字数、更新回数などの方法が考えられるが、ここの例においては、文書ファイルの最終更新日時を用いて最終更新日の新しい順になるように整列させている（図３参照）。文書整列部１０１は、整列させたファイル一覧を検索部１０３に引き渡す。
【００１２】
検索部１０３が同じグループ（あるいは分類）に属するファイルを検索する検索方法としては、フルテキスト検索、ファイル属性による検索、ファイル種別による検索、ファイル作成者による検索など様々な方法が考えられるが、登録されている文書の全体集合から部分集合を求めるものであれば、どのような検索方法であっても適用可能である。但し、この例においては、ファイル名の部分マッチによる検索方法を用いるものとする。
【００１３】
検索部１０３は、条件入力部１０４から、検索すべきファイル名の一部となる文字列を読み込む。ここで、条件入力部１０４に文字列が何も入力されていない場合には、検索は実行されず、全ての文書がマッチするものと看做される（ファイル一覧の「表示」の列（フィールド）には“True”（活性色表示）が記入された状態；図３参照）。条件入力部１０４に文字列が入力されている場合には、検索部１０３は、文書整列部１０１から受け取った整列されたファイル一覧をチェックし、入力された文字列の条件に合致する項目に“True”を、条件に合致しない項目に“False”（不活性色表示）をそれぞれ「表示」の列に記入した状態にする（図４参照）。
【００１４】
検索部１０３は、“True”および“False”が記入された状態になったファイル一覧を文書特定部１０５に引き渡す。文書特定部１０５は、文書選択部１０６（例えば、マウス）から文書ファイルの選択情報を読み出す。文書選択部１０６において文書ファイルの選択が行われていない場合には、ファイル一覧の先頭（その他、設定による位置）の文書ファイルを現在文書とする。
【００１５】
すなわち、文書マップの何れの線分も選択されていない間は、帯形状の文書マップの分類色を有する線分の一端を現在文書として選択する。文書選択部１０６において文書ファイルの選択が行われている場合には、文書特定部１０５は、文書選択部１０６から文書選択情報を読み出し当該文書ファイルを特定する。文書ファイルを特定させる方法には種々考えられるが、この例では、文書マップ生成部１０７によって生成され、表示部１１５に表示された文書マップ上の位置をマウスなどの座標入力部で指定するものとする。
【００１６】
文書特定部１０５は、文書選択部１０６から入力された座標情報を解釈し、文書マップの最上部から座標情報の示す位置までの距離を算出する。算出した距離に基づき、文書マップの最上部の文書ファイルから何番目に当たる文書ファイルが選択されたかを算出する。何番目に当たる文書ファイルが選択されたかが算出されると、ファイル一覧を参照して該当する文書ＩＤを取得し、その文書ＩＤに対応する文書ファイルを現在文書とする。ファイル一覧と現在文書の情報は検出部１１４に引き渡される。
【００１７】
検出部１１４は、引き渡された現在文書の文書ＩＤを使ってファイル一覧から「表示」の列の値を取得し、値が“True”（活性色表示）であればよいが、値が“False”（不活性色表示）であった場合には、次文書特定部１１３に現在文書の文書ＩＤとファイル一覧とを引き渡す。
【００１８】
そこで、次文書特定部１１３は、並び順が最も近く、「表示」の列の値が“True”（活性色表示）である文書ファイルを探し、探し出した文書ファイルの文書ＩＤによって、それまで現在文書の文書ＩＤを置き換える。すなわち、表示された文書マップの中に分類色をもつものと、分類色をもたないものとが表示されている場合に、分類色をもたない線分が選択された場合には、選択された線分に最も近い距離にある分類色をもつ線分が選択される選択位置の移動が行われる。
【００１９】
上述の処理の後、検出部１１４は、現在文書の文書ＩＤと、ファイル一覧とを文書マップ生成部１０７に引き渡す。文書マップ生成部１０７は、ファイル一覧を目盛抽出部１０８に引き渡し、目盛情報を目盛抽出部１０８から取得する。この例においては、最終更新日の属する月の変わり目に目盛（変わり目マーク）を付けるものとする。
【００２０】
目盛抽出部１０８は、ファイル一覧を取得し、先頭から順に月の変わり目を探し、発見した全ての目盛の位置、および、目盛と目盛との間の月を示す数字を文書マップ生成部１０７に返す。文書マップ生成部１０７は、色取得部１０９にファイル一覧を引き渡す。色取得部１０９は、受け取ったファイル一覧の色フィールドに対して、予めの設定（例えば図５参照）に従って、文書ファイルのグループ毎に割り当てられた分類色に関する色情報を書き込む。
【００２１】
この例においては、ファイル一覧中のパスをグループ分けの分類として使用しているが、人が文書ファイルを登録する際に、付加した分類コードを元にしたり、ファイルの作成者や入手方法などをもとに分類を設定することも可能である。例えば、「同一フォルダにあるもの、または同一属性を有するもの、あるいは同一の拡張子が付されたもの」など、一つまたはそれ以上のファイルに同じ値を付けられる形式であればどのような情報を分類と看做しても良い。すなわち、文書ファイルについて概括すれば、複数の文書ファイルは、それぞれが格納している電子文書の有する特徴から複数のグループに分類することができ、かつ、一定の規則に従う順序で並べることができるように設定されている必要がある。
【００２２】
色取得部１０９は、色記憶部１１０から色情報を読み出し、一致するパスが存在すれば、ファイル一覧に該当する分類色を書き込む。色記憶部１１０に記録されていないパスがファイル一覧中に出現した場合には、色取得部１０９は色割当部１１１にパスを渡し新たな色の割り当てを行う。色割当部１１１は、新しいパスを受け取ると、色記憶部１１０を参照し、未割当の色を探し、未割当の色にパスを書き込むことで色の割り当てを行う。色割当部１１１は、未割当の色を色取得部１０９に返す。色取得部１０９は、受け取った色をファイル一覧に書き込むと、色情報を書き込んだファイル一覧を文書マップ生成部１０７に返す。
【００２３】
なお、上述の場合、色記憶部１１０と文書記憶部１０２とは別途に図示されているが、この両者は同じ記憶媒体の中の異なる領域を用いるものであってもよいことはいうまでもない。
【００２４】
文書マップ生成部１０７は、分類色に関する色情報が書き込まれたファイル一覧を受け取ると、ファイル一覧の順序および分類色に従い縞模様となる文書マップのイメージデータを生成する。すなわち、各文書ファイルを所定長および所定幅の線分で表し、一定の規則に従う順序（この例では、文書ファイルの最終更新日の新しい順になるように整列させている）で、線分の所定幅方向に各線分を密接に連ねて帯形状に形成するとともに、各文書ファイルのグループに対応して割り当てられた色を各線分に与えて文書マップのイメージデータを生成する。この場合、ファイル一覧の表示のフィールドに“True”が記入されている場合には、目立ちやすい活性色表示が指示されているとして分類色を与え、“False”が記入されている場合には目立ちにくい不活性色（例えば、灰色）を与えるようにイメージデータを構成する。なお、不活性色は複数色で表示してもよい。
【００２５】
文書マップ生成部１０７は、生成したイメージデータに対し、目盛抽出部１０８より受け取った位置に月の変わり目を表す印（変わり目マーク）および月を表す数字を加えるとともに、文書特定部１０５から受け取った現在文書に該当する個所に現在位置を表す印（選択位置マーク）を加える。文書マップ生成部１０７は、上述のように構成した文書マップのイメージデータと現在文書の文書ＩＤとを表示管理部１１２に引き渡す。表示管理部１１２は、文書ＩＤを用いて文書記憶部１０２から現在文書の文書データを取得し、取得した文書データから文書のイメージデータを生成し、文書マップのイメージとともに（並列に）表示部１１５に引き渡し、文書および文書マップを表示させる。
【００２６】
次に、図７のフローチャートを参照して、図１で示される電子文書管理装置１０の動作例について説明する。電子文書管理装置１０が起動されると、文書整列部１０１は、文書記憶部１０２に記憶されている登録されている文書（電子文書）のファイル一覧（図２参照）を読み込み（Ｓ２０１）、最終更新日時の新しい順に整列させ、ファイル一覧の「表示」の列に初期値として“True”を書き込む（図３）。ステップＳ２０１の後、検索部１０３は、条件入力部１０４から検索条件を読み込み（Ｓ２０２）、条件があるかそれとも“空”であるかを判断する（Ｓ２０３）。条件があった場合には、条件に一致しないファイル一覧の「表示」の列に“False”を書き込み（Ｓ２０４）、条件に一致するものとしないものとを区分する。
【００２７】
また、条件が“空”であった場合には、なにも行わずに（「表示」の列は全て“True”）、ステップＳ２０５に移行する。図４は、ステップＳ２０２において読み込まれた検索条件が“File2”であった場合のステップＳ２０４の処理後のファイル一覧の状態を示している。
【００２８】
ステップＳ２０５において、文書特定部１０５は、マウスなどの文書選択部１０６による文書ファイルの選択が行われていない場合には、ファイル一覧の先頭（例えば、最新；但し、設定によっては、中間などの他の場合もあり得る）の文書ファイルを現在文書であると特定する（自動的な選択；Ｓ２０５）が、文書選択部１０６による文書ファイルの通常の選択が行われている場合には、選択されている文書ファイルを現在文書であると特定し、現在文書を更新する（Ｓ２０６）。
【００２９】
特定された現在文書の文書ＩＤに基づいて、ファイル一覧を確認し、表示可能であるか否か（「表示」の列に“True”および“False”の何れが書き込まれているか）を判断する（Ｓ２０７）。表示可能（“True”）であればそのままステップＳ２０９Ａに移行し、もしも、“False”が書き込まれている場合（Ｓ２０７−ＮＯ）には、ファイル一覧を参照し、表示可能（“True”）であって、現在文書の文書ＩＤと並び順が最も近い文書ＩＤをもつ文書ファイルを現在文書とし（Ｓ２０８）、次のステップに移行する。次のステップにおいては、色割当部１１１による色割当処理が行われ（Ｓ２０９Ａ）、文書マップ生成部１０７によるファイル一覧の情報等を用いた文書マップのイメージデータ生成が行われる（Ｓ２０９Ｂ）。このようにして、現在文書の表示イメージを取得し（Ｓ２１０）、文書マップと文書の表示イメージを併せて表示する（Ｓ２１１）。
【００３０】
図７の動作において、ステップＳ２０１は本発明のファイル整列ステップを構成し、ステップＳ２０２，２０３，２０４は本発明の条件設定ステップを構成し、ステップＳ２０９Ａは色管理ステップを構成し、ステップＳ２０９Ｂは本発明の文書マップ生成ステップを構成している。
【００３１】
上述の文書マップのイメージデータ生成の動作例に関し、更に図８のフローチャートを参照して詳述する。文書マップ生成部１０７は、検索条件に基づいて検索された検索結果が記入されたファイル一覧（図４参照）を取得し（Ｓ３０１）、現在文書の文書ＩＤを取得する（Ｓ３０２）。取得した文書ＩＤに基づいて、ファイル一覧の色フィールドを確認し、色フィールドに分類色が記入されていない未処理の文書ファイルがあるか否かを判断する（Ｓ３０３）。未処理の文書ファイルがあった場合には、そのうちの一つの文書ファイルを取り出し、その文書ファイルのパスのフィールドの値を取得する（Ｓ３０４）。
【００３２】
取得したパスのフィールドの値と、色記憶部１１０に記憶されている色情報（図５参照）とを比較し、その文書ファイルのパスが登録済みであるか否かを判断する（Ｓ３０５）。登録済みである場合には、該当する分類色を取得する（Ｓ３０８）が、登録されていない場合には、色情報のパスが記入されていない未使用の色を探し（Ｓ３０６）、色情報のパスに現在のパスを登録し（Ｓ３０７）、その後にステップＳ３０８に移行して該当する分類色を取得する。ステップＳ３０８で分類色を取得した後に、取得した分類色をファイル一覧の該当する個所に書き込み（ファイル一覧更新：Ｓ３０９）、ステップＳ３０３に戻る。
【００３３】
ステップＳ３０３において、図６に示されるように、色記入の未処理のものが無いことが検出された場合には、ファイル一覧の順序に従って文書マップ（ビットマップイメージ）のイメージデータを生成する（Ｓ３１０）。さらに、現在文書の文書ＩＤから、その文書ファイルがファイル一覧の何番目に出現するかを算出して特定し（Ｓ３１１）、文書マップの上の該当する位置に現在位置の印（選択位置マーク）を書き込む（Ｓ３１２）。また、ファイル一覧から最初の月の変わり目を検出し、その目盛（変わり目マーク）を取得し（Ｓ３１３）、対象となっている過去の全ての月に関して変わり目の検出に未処理があるか否かを判断する（Ｓ３１４）。未処理があれば、目盛（変わり目マーク）の追加の処理を行う（Ｓ３１５）。
【００３４】
未処理が無ければ、変わり目マークと変わり目マークとの間に存在する文書ファイルのもつ特徴を示す特徴マークを変わり目マークと変わり目マークとの間で文書マップのイメージデータに重ねる（Ｓ３１６）。この場合、変わり目となる位置が、例えば、文書ファイルの最終更新日時の属する月が切り替わる位置であるならば、特徴マークとしては月を表す数字などが考えられる。これらの処理が完了した後に図８の動作を終了する。
【００３５】
図８に示した動作においては、ステップＳ３０１〜ステップＳ３０９が本発明の色管理ステップ（色割当ステップ）に相当し、ステップＳ３０１〜ステップＳ３０３、ステップＳ３１０〜ステップＳ３１２が本発明の文書マップ生成ステップに相当し、ステップＳ３１１、ステップＳ３１３〜ステップＳ３１５が本発明の画像表示ステップに相当している。
【００３６】
最後に、図６および図９ないし図１１を参照して上述の動作について概括する。図６で示されるようにファイル一覧が決定されると、それに基づいて例えば、図９に示されるように文書マップＤＭＰと文書ＤＣＭとが並列表示される。この文書マップＤＭＰにおいては、各文書ファイルを所定長および所定幅の線分で表し、例えば、最終更新日時の新しいものが上部に来るように、線分の所定幅方向に各線分を密接に積み上げて帯形状に形成するとともに、各文書ファイルのグループの分類に対応して割り当てられた色を各線分に与えて表示している。
【００３７】
上述の場合、図９では図６の内容と違って全ての文書ファイルに対応する線分が色（分類色）付きで表示（全表示）されている。図６を参照すれば分かるように、図６では表示のフィールドに“True”と“False”とが記入された選択表示の例が示されており、このような場合、図９においては、“False”に該当する文書ファイルに対応する線分には、分類色が与えられていないことを示すために、目立たない色、例えば灰色などの不活性色が与えられる。全表示と選択表示との違いを示したのが図１０であるが、色付きで示すことができないので、図形と文字とで模擬的に表示すると図１１のようになる。
【００３８】
図１１（Ａ）においては、表示のフィールドに“True”が記入されている場合に、文書ファイルの分類に対応して表示される色（分類色）が“赤、緑、青、紫”であること、および、表示のフィールドに“False”が記入されている場合に表示される色が分類色でないことを示すために“灰色”（実際には白抜きとなっている）が例示されている。また、これらの色を用いた全表示の場合が図１１（Ｂ）に、選択表示の場合が図１１（Ｃ）に示されている。
【００３９】
また、図９の文書マップＤＭＰの上方左側面には、選択位置マークＳＬＴが表示されている。この位置は、例えばマウスなどで指示されたものである。図９は、全表示の場合を示しており、選択位置マークＳＬＴのある位置の線分に対応する文書ファイルの表紙が文書ＤＣＭの初期表示として表示されている。文書ＤＣＭの表示は指示により他のページに移動できることは通常の場合と同じである。さらに、文書マップＤＭＰには、変わり目マークＰ６７，Ｐ７８が示されている。これは、月の変わり目を示しており、変わり目マークの中間ＭＭＫには月を表す数字が表示され、検索を容易にしている。
【００４０】
以上に詳述したように本発明の実施の形態によれば、文書マップ生成により、ファイル整列部が文書記憶部から読み出して、一定の規則に従って整列させた各文書ファイルを所定の線分で表し、それらの線分を連結して帯形状の文書マップを形成し、各線分には色管理部が割り当てた分類色を与えることができる。この場合、条件設定部が不活性色表示を指示している文書ファイルの線分には分類色を与えず不活性色を与える。したがって、各グループの文書ファイル全体がどのように存在しているかが色彩と量とで視覚的に容易に理解できる。また、条件設定を行うことにより、所望のグループだけを抽出して表示させることも可能であり、目的とする文書ファイルを検索するのが容易である。また、文書マップで選択した線分に対応する文書ファイルも表示できるので、文書ファイルの内容も容易に確認できる。
【００４１】
なお、本実施の形態では、装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明したが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしても良い。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、且つ装置が読取り可能な記録媒体であれば，その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであっても良い。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】本発明の電子文書管理装置の実施の形態の構成を示すブロック図である。
【図２】図１の電子文書管理装置の文書記憶部に文書ＩＤの順に記憶されている文書ファイルのファイル一覧を示す図である。
【図３】図２のファイル一覧において、最終更新日時の新しい順に整列させた場合であって、条件入力部に何の条件も与えられていないときに表示のフィールドの全てに活性色表示“True”が記入された状態を示している図である。
【図４】図１の条件入力部に条件入力として“File2”の文字列が与えられているときに、条件合致する文書ファイルに“True”を、条件に合致しない文書ファイルに“False”をそれぞれ表示の列（フィールド）に記入したファイル一覧を示す図である。
【図５】図２ないし図４で示されるそれぞれのパスに割り当てられた色（分類色）の対応を示す図である。
【図６】図４のファイル一覧の設定の場合に、もしも、表示のフィールドが全て“True”であったならば、図５の割り当てに基づいて表示されるであろう分類色を色フィールドに記入したファイル一覧を示す図である。
【図７】本発明の電子文書管理装置の実施の形態の動作を説明するためのフローチャートである。
【図８】図７で示される動作のうち、文書マップ生成動作をより詳しく説明するためのフローチャートである。
【図９】本発明の電子文書管理装置の実施の形態において表示画面に表示された文書マップと、選択された文書ファイルとの一例を示す図である。
【図１０】図９で示される表示画面における全表示と、選択表示との差を説明するための図である。
【図１１】（Ａ）は、４つの分類色である“赤、緑、青、紫”と、１つの不活性色である“灰”とを示す図であるり、（Ｂ）は、（Ａ）の分類色を用いた場合の全表示の文書マップを示す図であり、（Ｃ）は、（Ｂ）の選択表示の場合を示す図である。
【符号の説明】
【００４３】
１０  電子文書管理装置、１０１  文書整列部、１０２  文書記憶部、１０３  検索部、１０４  条件入力部、１０５  文書特定部、１０６  文書選択部、１０７  文書マップ生成部、１０８  目盛抽出部、１０９  色取得部、１１０  色記憶部、１１１  色割当部、１１２  表示管理部、１１３  次文書特定部、１１４  検出部、１１５  表示部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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