(57)【要約】      （修正有）【課題】文書管理装置及びその方法並びに文書管理プログラムを提供すること。【解決手段】新規の文書を文書保存管理部に登録する際に、文書を利用するに可能な外部機器が存在するか否かを判断し、利用可能な外部機器が存在するときのみに文書保存管理部による新規の文書の登録を可能とする。利用可能な外部機器が存在しないと判断すると、一定期間経過を判定し、一定期間経過していなければ文書保存管理部による新規の文書の登録を可能とする。【選択図】図１９
2006252516.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
新規の文書を登録する機能を有する文書保存管理部と、
文書を利用するに可能な外部機器が存在するか否かを判断し、前記利用可能な前記外部機器が存在するときのみに前記文書保存管理部に対して前記新規の文書の登録を可能とする文書登録指示部と、
を具備したことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
請求項１記載の文書管理装置において、
前記文書登録指示部は、前記利用可能な前記外部機器の存在を判断すると、前記利用可能な前記外部機器の存在を判断した最新の日時を記憶し、前記文書保存管理部に対して前記新規の文書を登録可能とすることを特徴とする。
【請求項３】
請求項１記載の文書管理装置において、
前記文書登録指示部は、前記利用可能な前記外部機器が存在しないと判断すると、一定期間経過を判定し、前記一定期間経過していなければ、前記文書保存管理部に対して前記新規の文書を登録可能とすることを特徴とする。
【請求項４】
請求項３記載の文書管理装置において、
前記文書登録指示部は、前記利用可能な前記外部機器が存在しないと判断すると、最終に前記利用可能な前記外部機器の存在を判断したときの日時から前記一定期間の経過を判定することを特徴とする。
【請求項５】
請求項１記載の文書管理装置において、
前記文書登録指示部は、前記外部機器がネットワーク上に存在するか否かを判断することを特徴とする。
【請求項６】
請求項１記載の文書管理装置において、
前記外部機器は、前記文書を記憶可能なデジタル複合機を有することを特徴とする。
【請求項７】
請求項１記載の文書管理装置において、
前記文書登録指示部は、前記外部機器がネットワーク上に存在するか否かを検出する検出部と、
前記検出部により検出された前記外部機器が前記文書を利用するに可能であるか否かを判断する外部機器判断部と、
前記外部機器判断部により前記利用可能な前記外部機器の存在が判断されると、前記利用可能な前記外部機器の存在を判断した最新の日時を記憶する日時記憶部と、
前記外部機器判断部により前記利用可能な前記外部機器が存在しないと判断されると、前記日時記憶部に記憶された前記日時から前記一定期間経過したか否かを判定するタイムアウト判定部と、
前記タイムアウト判定部により前記一定期間経過していないと判定されたときのみに前記文書保存管理部に対して前記新規の文書の登録を可能とする文書登録許可部と、
を有することを特徴とする。
【請求項８】
コンピュータにより新規の文書を文書保存管理部に登録する際に、文書を利用するに可能な外部機器が存在するか否かを判断し、前記利用可能な前記外部機器が存在するときのみに前記文書保存管理部による前記新規の文書の登録を可能とする、
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
請求項８記載の文書管理方法において、
前記利用可能な前記外部機器の存在を判断すると、前記利用可能な前記外部機器の存在を判断した最新の日時を記憶し、前記文書保存管理部に対して前記新規の文書を登録可能とすることを特徴とする。
【請求項１０】
請求項８記載の文書管理方法において、
前記利用可能な前記外部機器が存在しないと判断すると、一定期間経過したか否かを判定し、
前記一定期間経過していなければ、前記文書保存管理部に対して前記新規の文書を登録可能とする、
ことを特徴とする。
【請求項１１】
請求項１０記載の文書管理方法において、
前記利用可能な前記外部機器が存在しないと判断すると、最終に前記利用可能な前記外部機器の存在を判断したときの日時から前記一定期間の経過を判定することを特徴とする。
【請求項１２】
請求項８記載の文書管理方法において、
前記外部機器の存在の判断は、前記外部機器がネットワーク上に存在するか否かによることを特徴とする。
【請求項１３】
請求項８記載の文書管理方法において、
前記外部機器がネットワーク上に存在するか否かを検出し、
前記検出された前記外部機器が前記文書を利用するに可能であるか否かを判断し、
前記利用可能な前記外部機器の存在が判断されると、前記利用可能な前記外部機器の存在を判断した最新の日時を記憶し、
前記利用可能な前記外部機器が存在しないと判断されると、前記記憶された前記日時から前記一定期間経過したか否かを判定し、
前記一定期間経過していないと判定されたときのみに前記文書保存管理部に対して前記新規の文書の登録を可能とする、
ことを特徴とする。
【請求項１４】
コンピュータにより新規の文書を文書保存管理部に登録する際に、文書を利用するに可能な外部機器が存在するか否かを判断させ、前記利用可能な前記外部機器が存在するときのみに前記文書保存管理部に対して前記新規の文書の登録を可能にさせる、
ことを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の文書を保存し、管理する文書管理装置及びその方法並びに文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、各情報の最終検索日が新しいものを先頭にしてソートし、そのソート順に順次検索して表示を行い、目的のイメージが表示された時点で検索を中止することが開示されている。
【特許文献１】特開平５−５４０８１号公報
【発明の開示】
【課題を解決するための手段】
【０００３】
本発明の主要な局面に係る文書管理装置は、新規の文書を登録する機能を有する文書保存管理部と、文書を利用するに可能な外部機器が存在するか否かを判断し、利用可能な外部機器が存在するときのみに文書保存管理部に対して新規の文書の登録を可能とする文書登録指示部とを具備する。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００４】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
【０００５】
図１は文書管理装置１の構成例を概略的に示すブロック図である。文書管理装置１は、画像入出力装置２に接続されたパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等により構成される。画像入出力装置２は、ＰＣとしての文書管理装置１へ画像を提供するものであれば良い。例えば、画像入出力装置２は、スキャナ、スキャナを具備するデジタル複合機（ＭＦＰ）、デジタルカメラ、ネットワーク上のコンピュータ（例えば、ＷＷＷサーバ）などが想定される。
【０００６】
文書管理装置１は、ＣＰＵ１１、ＲＡＭ１２、ＲＯＭ１３、画像入力インターフェース（Ｉ／Ｆ）１４、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１５、表示器ドライバ１６、表示器１７、マウスドライバ１８、マウス１９、キーボードインターフェース（Ｉ／Ｆ）２０及びキーボード２１などを有する。  
ＣＰＵ１１は、文書管理装置１全体の制御を司る。ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１３に記憶されている制御プログラムやＨＤＤ１５に記憶されているアプリケーションプログラムを実行することにより様々な機能を実現する。ＲＡＭ１２は、作業用のデータなどを一時的に格納する。ＲＯＭ１３は、文書管理装置１が動作するための基本的な制御プログラムなどが予め記憶する。ＲＯＭ１３は、不揮発性のメモリである。  
画像入力インターフェース１４は、外部機器から画像などのデータを入力する。例えば、画像入力インターフェース１４は、画像入出力装置２から画像を取得する。なお、図１では、１つの画像入力インターフェース１４を図示しているが、文書管理装置１は、複数の画像入力インターフェース１４が設けられる構成であっても良い。
【０００７】
ＨＤＤ１５は、磁気ディスクなどにより構成された記憶装置である。ＨＤＤ１５には、各種のデータがファイル形式で記憶される。つまり、文書管理装置１が管理対象とする文書を構成するデータは、ファイルとしてＨＤＤ１５に記憶される。  
ＨＤＤ１５には、データテーブルとしての第１のファイル管理テーブル２３、第２のファイル管理テーブル２４、文書管理テーブル２５、色管理テーブル２６などが形成されている。  
第１のファイル管理テーブル２３及び第２のファイル管理テーブル２４は、それぞれ管理対象となる文書を構成するデータのファイルに関する管理情報（ファイル管理情報）を記憶する。
【０００８】
文書管理テーブル２５は、管理対象となる文書に関する管理情報（文書管理情報）を記憶する。  
色管理テーブル２６は、管理対象となる文書に関連づけられる色に関する情報（色管理情報）を記憶する。なお、各データテーブル２３〜２６については、後で詳細に説明する。  
ＨＤＤ１５には、少なくともＰＣを文書管理装置１として機能させるためのアプリケーションプログラム（文書管理用プログラム）２７及び設定情報２８が記憶されている。  
文書管理用プログラム２７は、後述する文書管理情報の登録処理と、イメージ生成処理と、文書検索画面の表示処理と、文書マップ生成処理と、文書検索処理と、文書登録指示処理などの各種の処理をＰＣに実行させるためのプログラムとを有する。すなわち、ＰＣは、文書管理用プログラム２７を実行することにより文書管理情報を登録する機能と、イメージを生成する機能と、文書検索画面を表示する機能と、文書マップを生成する機能と、文書検索を行う機能と、登録処理に対して新規の文書の登録を可能とする機能などの各種の機能を実現する。
【０００９】
表示器ドライバ１６は、表示器１７の表示内容を制御する駆動回路などを有する。表示器ドライバ１６は、表示器１７に表示する画像の信号を表示器１７へ出力するインターフェースとして機能する。  
マウスドライバ１８は、マウス１９に入力された情報を検知する回路などを有する。マウスドライバ１８では、マウス１９の動き、マウス１９に設けられたボタンへの入力、或いはマウス１９に設けられたホイールの回転量などを検知する。マウスドライバ１８は、マウス１９の動き、マウス１９のボタンへの入力、或いはマウス１９のホイールの回転量などを示す信号をＣＰＵ１１へ通知する。  
キーボードインターフェース２０は、キーボード２１に入力された情報を検知し、ＣＰＵ１１へ通知する。キーボード２１は、文字、数字或いは記号などの複数のキーを有する。キーボード２１の各キーへの入力は、キーボードインターフェース２０により検知され、入力されたキーを示す信号としてＣＰＵ１１に通知される。  
図２はマウス１９の構成例を示す。マウス１９は、動作検知機構３１と、右ボタン３２と、左ボタン３３と、ホイール３４となどを有する。マウス１９は、同図に示す状態で平面上に置かれて操作される。マウス１９は、ユーザの手で保持される。ユーザは、平面上で図２に示す状態のマウス１９を動かし、必要に応じて右ボタン３２、左ボタン３３及びホイール３４を操作する。
【００１０】
動作検知機構３１は、平面上におけるマウス１９の動きを信号に変換する。例えば、動作検知機構３１は、マウス１９の動きに応じて回転する球体と、この球体の動きを信号に変換する機構とを有する。動作検知機構３１は、平面上におけるマウス１９の動きを検知する光学センサと、この光学センサにより検知したマウス１９の動きを信号に変換する機構などを有するものであっても良い。  
動作検知機構３１は、図２に示す状態で平面に接する側に設けられる。すなわち、ユーザが図２に示す状態で保持したマウス１９を動かすと、動作検知機構３１は、平面上におけるマウス１９の動きを検知する。動作検知機構３１が検知したマウスの動きを示す信号は、マウスドライバ１８へ出力される。  
右ボタン３２は、図２に示す状態においてマウス１９本体の右側に設けられている。右ボタン３２は、例えば図２に示す状態のマウス１９本体をユーザが右手で保持した場合、ユーザの人差し指や中指などで操作される。  
左ボタン３３は、図２に示す状態においてマウス１９本体の左側に設けられている。左ボタン３３は、例えば図２に示す状態のマウス１９本体をユーザが右手で保持した場合、ユーザの中指或いは薬指などで操作される。
【００１１】
ホイール３４は、図２に示す状態においてマウス１９中央部付近に設けられた回転部材である。図２に示す例において、ホイール３４は、右ボタン３２と左ボタンとの間に設けられている。例えばホイール３４は、図２に示す状態のマウス１９本体を保持したユーザの人差し指、中指或いは薬指などで操作される。  
ホイール３４は、一定方向にのみ回転するように設置されている。図２に示す例において、ホイール３４は、手前から奥への方向（図２の下から上への方向）と、その逆の方向（図２の下から上への方向）とに回転する。以下の説明では、上記ホイール３４の回転方向については、手前から奥（図２の下から上）への回転方向を正方向とし、その奥から手前（図２の下から上）への回転方向を逆方向として説明を行うものとする。  
ホイール３４は、ボタンとしても機能するようにしても良い。この場合、ホイール３４は、ホイール３４自体を押下げることにより特定の入力が行われる。ホイール３４は、右或いは左に押し倒すことにより特定の入力できるようにしても良い。
【００１２】
次に、文書管理装置１により管理される文書の表示画面（文書検索画面）について説明する。  
図３は文書管理装置１の表示器１７に表示された文書検索画面（文書の表示画面）４０の表示例を示す。  
文書管理装置１は、表示器１７に表示した表示ウインドウに文書検索画面４０を表示する。文書管理装置１は、図３に示すように文書検索画面４０に、ユーザによる操作に応じて管理している文書を構成する各ページの画像をページ単位で表示する。文書検索画面４０に表示される画像を参照することにより、ユーザは、所望の文書を検索するようになっている。
【００１３】
文書検索画面４０には、各種の操作キーなどからなるツールバーの他に、画像表示領域４１と、文書マップ（検索用バー）４２と、矢印４３となどが表示される。
【００１４】
画像表示領域４１は、表示器１７に表示される文書検索画面４０としての表示ウインドウの略中央である。画像表示領域４１には、ユーザが操作に応じて文書を構成する１又は複数ページの画像がページ単位で表示される。
【００１５】
文書マップ４２は、文書検索画面４０の右端の領域に表示される。文書マップ４２は、文書管理装置１で管理している各文書を示すバー（線）を時系列順に積み重ねて表示する。図３に示す文書マップ４２における最上部のバーは、最新の文書時刻を有する文書（最も新しい文書）を示す。最下部のバーは、最古の文書時刻を有する文書（最も古い文書）を示す。つまり、図３に示す文書マップ４２において、積み重ねられている各バーは、上側になるほど新しい文書を示す。各バーは、下側になるほど古い文書を示す。
【００１６】
矢印４３は、文書検索画面４０において、文書マップ４２に隣接する領域に表示される。矢印４３は、文書マップ４２上における画像表示領域４１に表示中の文書を示すバーの位置を示す。  
文書マップ４２の各バーは、各文書に対応づけられている色により表示される。各バーの色は、例えば文書を構成するデータのファイルを保存するフォルダごとに設定される。この場合、同一フォルダにデータが保存されている文書は、同じ色で表示される。異なるフォルダにデータが保存されている文書は、異なる色で表示される。  
これにより、ユーザは、文書マップ４２に表示されている色によって、各文書が保存されているフォルダを直感的に認識することができる。文書マップ４２に表示される各文書に対応するバーの色は、文書としてのファイルの拡張子或いは文書を開くためのアプリケーションごとに設定するようにしても良い。
【００１７】
次に、文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像の切り替えについて説明する。  
図４は文書管理装置１で管理する文書と画像表示領域４１に表示する画像との関係を示す。文書管理装置１で管理する各文書は、１ページ或いは複数のページからなる。図３に示すような文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示される画像は、マウス１９又はキーボード２１への入力に応じて切り替えられる。画像表示領域４１に表示される画像の切換には、文書の切り換えとページの切り換えとがある。
【００１８】
文書管理装置１は、図４に示すように複数の文書を文書の作成時刻或いは更新時刻などの文書時刻に基づいて時系列順に管理する。このような各文書の順序は、文書マップ４２に積み重ねて表示される各文書に対応するバーの表示順にも反映される。従って、文書マップ４２には、図３に示すように各文書に対応するバーが時系列順に積み重ねて表示される。
【００１９】
文書管理装置１は、図４に示すように各文書における複数のページをページ順に管理する。  
文書管理装置１は、マウス１９或いはキーボード２１への縦方向（図３の上下方向）の操作に応じて文書検索画面４０に表示する文書を切り換える。文書管理装置１は、マウス１９或いはキーボード２１への横方向（図３の左右方向）の操作に応じて文書検索画面４０に表示するページを切り換える。  
すなわち、ユーザがマウス１９やキーボード２１などにより縦方向の操作を行った場合、文書管理装置１は、文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する文書を切り換える。この結果、文書検索画面４０の画像表示領域４１には、ユーザによる縦方向の操作に応じて切り換えた文書の代表画像（例えば、当該文書の１ページ目の画像）が表示される。
【００２０】
ユーザがマウス１９やキーボード２１などにより横方向の操作を行った場合、文書管理装置１は、文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示するページを切り換える。この結果、文書検索画面４０の画像表示領域４１には、ユーザによる横方向の操作に応じて切り換えられたページの画像が表示される。
【００２１】
文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像を文書単位で切り換える場合について説明する。  
文書の切り替えは、ユーザがマウス１９或いはキーボード２１などの入力デバイスにより文書の切り換えを指示することにより行われる。ここでは、上述したように、画像表示領域４１に表示される画像としての文書は、例えば縦方向（上下方向）の操作に応じて切り換えられる。例えば、キーボード２１の上下のカーソルキー（上キー及び下キー）への入力、又はマウス１９などのポインティングデバイスによる縦方向の操作に応じて文書が切り換えられる。なお、本実施の形態では、マウス１９のホイール３４の回転に応じて文書を切り換えるものとする。マウス１９のホイール３４による文書に切り替え処理については後で詳細に説明する。
【００２２】
文書が切り換えられた場合、文書検索画面４０の画像表示領域４１には、文書の代表画像としての１ページ目の画像が表示される。つまり、マウス１９或いはキーボード２１などにより文書を切り換えられる毎に、各文書の１ページ目の画像が画像表示領域４１に順次表示される。なお、各文書の代表画像は、当該文書の各ページから特定のページを代表画像として設定するようにしても良い。  
すなわち、画像表示領域４１に表示する文書の代表画像（１ページ目の画像）を切り換える場合、ユーザは、マウス１９或いはキーボード２１などの入力デバイスにより文書の切り換えを指示する。これにより、文書管理装置１は、画像表示領域４１に表示する文書のページ目の画像を各文書の時系列順に順次切り換える。
【００２３】
次に、文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像をページ単位で切り換える場合について説明する。  
ページの切り替えは、ユーザがマウス１９或いはキーボード２１などの入力デバイスによりページの切り換えを指示することにより行われる。ここでは、上述したように、画像表示領域４１に表示する画像としてのページは、横方向の操作に応じて切り換えられる。例えば、キーボードの左右カーソルキー（右キー及び左キー）への入力などに応じてページが切り替えられる。
【００２４】
ページが切り換えられる毎に、文書検索画面４０の画像表示領域４１には、表示中の文書を構成する各ページの画像が順次表示される。すなわち、特定の文書における特定のページを画像表示領域４１に表示させる場合、ユーザは、先ず、上述した文書の切り換えによって画像表示領域４１に所望の文書の１ページの画像を表示させる。このような表示状態において、ユーザは、マウス１９或いはキーボード２１などによりページの切り換えを指示する。文書管理装置１は、ページの切り換えの指示を受けて表示中の文書を構成する各ページの画像をページ順に画像表示領域４１に順次表示する。
【００２５】
次に、上記のように構成される文書管理装置１において文書を管理するための各種のデータテーブル２３〜２６について説明する。  
文書管理装置１は、管理対象の各文書を構成するデータをファイルとしてＨＤＤ１５などに記憶する。ＨＤＤ１５に記憶された文書を構成するデータのファイルは、第１のファイル管理テーブル２３及び第２のファイル管理テーブル２４により管理される。ＨＤＤ１５に記憶されたファイルに対応する文書は、文書管理テーブル２５により管理される。文書検索画面４０の文書マップ４２において各文書を示すバーの色については、色管理テーブル２６により管理される。
【００２６】
第１のファイル管理テーブル２３及び第２のファイル管理テーブル２４について説明する。図５は第１のファイル管理テーブル２３の構成例を示す。図６は第２のファイル管理テーブル２４の構成例を示す。  
第１のファイル管理テーブル２３及び第２のファイル管理テーブル２４は、文書管理装置１により管理する各文書としての各ファイルに関する管理情報を記憶する。  
図５及び図６に示すように第１のファイル管理テーブル２３及び第２のファイル管理テーブル２４は、各ファイルの管理情報としてパス、サイズ、作成時刻、更新時刻、アクセス時刻などを格納する各領域を有する。  
パスには、ファイルが存在するドライブ名及びフォルダ名を示す情報とともに、ファイルのファイル名を示す情報が記憶される。サイズには、ファイルのデータサイズが記憶される。作成時刻には、ファイルを作成した日時が記憶される。更新時刻には、ファイルを更新した日時が記憶される。アクセス時刻には、ファイルに最も最近アクセスした日時が記憶される。
【００２７】
第１のファイル管理テーブル２３には、過去の時点における各ファイルの管理情報が記憶される。過去の時点とは、例えば、前回、文書管理装置１を起動させた時点である。
【００２８】
これに対して第２のファイル管理テーブル２４には、現在の各ファイルの管理情報が記憶される。従って、第２のファイル管理テーブル２４は、ファイルの更新及び追加に応じて随時更新される。  
例えば、文書管理装置１が起動する際、その時点での第２のファイル管理テーブル２４の情報が第１のファイル管理テーブルとして保存される。これと共に第２のファイル管理テーブル２４には、新たに追加されたファイル及び更新されたファイルに関する管理情報が記憶される。  
従って、前回の起動時のファイルと今回の起動時のファイルとの差異は、第１のファイル管理テーブル２３に記憶された管理情報と第２のファイル管理テーブル２４に記憶された管理情報との差分として現れる。ファイルの更新状況（新規登録或いは更新）は、第１のファイル管理テーブル２３に記憶された管理情報と第２のファイル管理テーブル２４に記憶された管理情報との差分により判断する。
【００２９】
ファイルの新規登録の例として、文書管理装置１が画像入力インターフェース１４を介して複数ページの画像からなる文書を取得した場合を想定する。この場合、画像入力インターフェース１４を介して取得した文書のデータは、新規登録のファイルとしてＨＤＤ１５に記憶される。  
この際、第２のファイル管理テーブル２４には、新規登録のファイルに関する管理情報を格納するフィールドが追加される。第２のファイル管理テーブル２４には、新規登録のファイルの管理情報としてパス、サイズ、作成時刻、更新時刻、アクセス時刻などが記憶される。なお、この場合、第１のファイル管理テーブル２３の管理情報は、変更されずに保持される。  
ファイルの更新の例として、第２のファイル管理テーブル２４に管理情報が存在するファイルを更新した場合を想定する。この場合、更新されたファイルは、ＨＤＤ１５内の既存のファイルに上書き保存される。  
この際、第２のファイル管理テーブル２４における更新されたファイルの管理情報は、更新したファイルのサイズ、更新時刻、アクセス時刻などの情報に書き換えられる。なお、この場合も、第１のファイル管理テーブル２３の情報は、変更されずに保持される。
【００３０】
次に、文書管理テーブル２５について説明する。  
図７、図８及び図９は文書管理テーブル２５の構成例を示す。文書管理テーブル２５は、第１ファイル管理テーブル２３により管理されるファイルを文書として管理する。同各図に示すように文書管理テーブル２５は、文書に関する管理情報として順序、文書ＩＤ、状態、ページ数、文書時刻、ファイル名、色ＩＤなどを記憶する。
【００３１】
順序には、各文書の表示順位を示す情報を記憶する。各文書は、図３に示すような文書検索画面４０において、文書時刻に基づく時系列順に表示される。従って、文書管理テーブル２５において各文書の順序が文書時刻の新しい順に管理される。  
文書ＩＤには、各文書を識別するための各文書に与えられたユニークなＩＤ情報が記憶される。  
状態には、各文書の処理状態を示す情報が記憶される。例えば、状態には、「更新」状態であることを示す情報、或いは「完了」状態であることを示す情報が記憶される。「完了」は、文書の更新（更新或いは新規登録）が完了している状態を示す。「更新」は、文書が更新（更新或いは新規登録）待ちの状態であることを示す。
【００３２】
ページ数には、文書のページ数を示す情報が記憶される。ページ数は、文書の状態が「完了」となった際に確定される。  
文書時刻には、各文書の作成時刻或いは更新時刻が記憶される。例えば、文書時刻は、第１のファイル管理テーブル２３において管理されている文書に対応するファイルの更新時刻が記憶される。
【００３３】
ファイル名には、文書に対応するファイルを示す情報が記憶される。例えばファイル名には、各文書に対応するファイルについてのドライブ名、フォルダ名及びファイル名が記憶される。  
色ＩＤには、各文書を示す情報を表示するための色を示す情報が記憶される。色ＩＤは、色を識別するための各色に与えられたユニークなＩＤ情報である。なお、色ＩＤに対応する実際の色を示す情報は、色管理テーブル２６に記憶される。
【００３４】
文書管理テーブル２５は、後述する文書管理情報の登録処理により更新される。例えば、図７に示す文書管理テーブル２５に９つの文書が管理されている。この状態において、文書ＩＤ「１００８」の文書が更新され、かつ文書ＩＤ「１０１０」の文書と文書ＩＤ「１０１１」の文書とが新たに追加されたものとする。  
この場合、後述する文書管理情報の登録処理では、図７に示す文書管理テーブル２５には、状態を「更新」と設定した３つの文書（文書ＩＤ「１００８」、文書ＩＤ「１０１０」及び文書ＩＤ「１０１１」）が登録される。これにより図８に示すような文書管理テーブル２５が作成される。
【００３５】
図８に示す文書管理テーブル２５には、文書ＩＤ「１００８」、文書ＩＤ「１０１０」、文書ＩＤ「１０１１」の３つの文書の状態が「更新」として記憶されている。文書管理テーブル２５において状態が「更新」と設定されている文書については、順次、後述するイメージ生成処理が行われる。イメージ生成処理による処理が完了した文書は、状態が「完了」に書換られる。  
従って、文書ＩＤ「１００８」、文書ＩＤ「１０１０」、文書ＩＤ「１０１１」の３つの文書のイメージ生成処理が完了すると、図８に示す文書管理テーブル２５は、図９に示す文書管理テーブル２５に書換られる。
【００３６】
なお、各文書のページ数は、後述するイメージ生成処理により生成されたイメージの数により確定する。これにより、図８に示すように文書管理テーブル２５において状態が「更新」となっている各文書のページ数は、空欄になっている。従って、状態が「更新」から「完了」に変更された文書は、図９に示すように後述するイメージ生成処理により生成されたイメージの数がページ数として記憶される。
【００３７】
次に、色管理テーブル２６について説明する。  
図１０は色管理テーブル２６の構成例を示す。色管理テーブル２６は、色ＩＤ、色（実際の色を示す情報）、及びフォルダを関連付ける。文書管理テーブル２５は、各文書に対応付けられている色を色ＩＤで示している。従って、各文書が対応する色は、文書管理テーブル２５の色ＩＤと色管理テーブル２６の色とにより判断される。なお、各文書に対応づけられている色とは、文書検索画面４０の文書マップ４２に表示する各文書に対応するバーの色である。
【００３８】
本実施の形態では、文書検索画面４０の文書マップ４２に表示される各文書に対応するバーの色がフォルダごとに設定される。従って、色管理テーブル２６は、図１０に示すように各フォルダに対応する色ＩＤと色とを示している。  
なお、文書マップ４２に表示される各文書に対応するバーの色をファイルの拡張子或いは文書を開くためのアプリケーションごとに設定する場合、色管理テーブル２６には、各拡張子或いはアプリケーションに対応する色ＩＤと色とが記憶される。
【００３９】
次に、新規の文書の登録を可能とする文書登録指示処理について説明する。  
ＣＰＵ１１は、文書管理用プログラム２７を実行することにより図１１に示すように文書保存管理部５０と文書登録指示部５１とを有する。文書保存管理部５０は、上記したように新規を含む文書の管理情報を登録する機能と、イメージを生成する機能と、文書検索画面を表示する機能と、文書マップを生成する機能と、文書検索を行う機能とを有する。すなわち、文書保存管理部５０は、複数の文書として例えば新規を含む複数のファイルをＨＤＤ１５等に保存し、管理する。
【００４０】
文書登録指示部５１は、例えば文書を利用するに可能な外部機器が存在するか否かを判断し、利用可能な外部機器が存在するときのみに新規の文書の登録を可能とする。  
外部機器は、例えば文書を記憶可能なデジタル複合機（ＭＦＰ）である。デジタル複合機は、文書を記憶する例えばＨＤＤを有する。文書を利用するに可能なデジタル複合機は、ＣＰＵ１１により画像入力インターフェース（Ｉ／Ｆ）１４を介してＨＤＤに記憶されている文書を読み込み可能である。  
従って、文書登録指示部５１は、当該デジタル複合機がネットワーク上に存在するか否かを判断する。換言すれば、文書登録指示部５１は、文書管理装置１に対して対応機種のデジタル複合機がネットワーク上に存在するか否かを判断する。
【００４１】
文書登録指示部５１は、利用可能な前記デジタル複合機の存在を判断すると、利用可能なデジタル複合機の存在を判断した最新の日時を記憶し、文書保存管理部５０に対して新規の文書を登録可能とする。最新の日時は、例えばＲＡＭ１２又はＨＤＤ１４に記憶される。  
文書登録指示部５１は、利用可能なデジタル複合機が存在しないと判断すると、一定期間経過を判定し、一定期間経過していなければ、文書保存管理部５０に対して新規の文書を登録可能とする。  
一定期間は、例えば数ヶ月単位に設定される。デジタル複合機は、電源が遮断されている場合がある。この場合、文書登録指示部５１は、利用可能なデジタル複合機が存在しないと判断する。文書登録指示部５１は、利用可能なデジタル複合機が存在しても、利用可能なデジタル複合機が存在しないと誤判断してしまう。このような誤判断を回避するために、一定期間は、例えば数ヶ月単位に設定される。
【００４２】
文書登録指示部５１は、利用可能なデジタル複合機が存在しないと判断すると、最終に利用可能なデジタル複合機の存在を判断したときの日時から一定期間の経過を判定する。  
文書登録指示部５１は、具体的に検出部５２と、外部機器判断部５３と、日時記憶部５４と、タイムアウト判定部５５と、文書登録許可部５６とを有する。  
検出部５２は、デジタル複合機がネットワーク上に存在するか否かを検出する。  
外部機器判断部５３は、検出部５２により検出されたデジタル複合機が文書を利用するに可能であるか否かを判断する。  
日時記憶部５４は、外部機器判断部５３により利用可能なデジタル複合機の存在が判断されると、利用可能なデジタル複合機の存在を判断した最新の日時を例えばＲＡＭ１２又はＨＤＤ１４に記憶する。
【００４３】
タイムアウト判定部５５は、外部機器判断部５３により利用可能なデジタル複合機が存在しないと判断されると、日時記憶部５４に記憶された日時の時点から一定期間経過したか否かを判定する。  
文書登録許可部５６は、タイムアウト判定部５５により一定期間経過していないと判定されたときのみに文書保存管理部５０に対して新規の文書の登録を可能とする。
【００４４】
次に、文書管理装置１における文書管理情報の登録処理について説明する。  
図１２は文書管理装置１における文書管理情報の登録処理を説明するためのフローチャートである。  
文書管理装置１が起動する場合、つまり文書管理装置１としてのＰＣが文書管理用プログラム２７を起動する場合、ＣＰＵ１１は、先ず、前回のファイル情報としてＨＤＤ１５内の第１のファイル管理テーブル２３を読み出す（ステップＳ１０１）。  
次に、ＣＰＵ１１は、現在のファイル情報としてＨＤＤ１５内の第２のファイル管理テーブル２４を読み出す（ステップＳ１０２）。  
次に、ＣＰＵ１１は、第１のファイル管理テーブル２３に格納されている全てのファイルの管理情報（前回のファイル情報）と第２のファイル管理テーブル２４に格納されている全てのファイルの管理情報（現在のファイル情報）との差分を検出する差分ファイルの検出処理を行う（ステップＳ１０３）。差分ファイルの検出処理により検出された差分ファイルを示す情報は、例えば、ＲＡＭ１２などに一時的に保存される。
【００４５】
差分ファイルの検出処理は、前回のファイル情報の作成時から現在の間に、更新されたファイル、或いは新規に追加されたファイルを抽出する処理である。なお、アクセス時刻については、差分ファイルとして検出する対象としない。  
すなわち、ＣＰＵ１１は、前回のファイル情報に存在せずに現在のファイル情報に存在するファイルを新規に追加されたファイルであると判断する。すなわち、ＣＰＵ１１は、第２のファイル管理テーブル２４にのみ存在するファイルを新規に追加されたファイルであると判断する。  
ＣＰＵ１１は、現在のファイル情報における更新時刻と前回のファイル情報における更新時刻とが異なるファイルを更新されたファイルであると判断する。すなわち、ＣＰＵ１１は、第１のファイル管理テーブル２３と第２のファイル管理テーブル２４とで更新時刻が異なるファイルを更新されたファイルであると判断する。  
なお、ＣＰＵ１１は、現在のファイル情報に存在せずに前回のファイル情報に存在するファイル、つまり第１のファイル管理テーブル２３にのみ存在するファイルを削除されたファイルであると判断する。
【００４６】
例えば、図５に示す第１のファイル管理テーブル２３と図６に示す第２のファイル管理テーブル２４との差分ファイルの検出処理では、３つのファイル名「ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」、「ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」、「ｆｉｌｅｌ１．ｘｌｓ」を差分ファイルとして検出する。
【００４７】
この場合、パス「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ２￥ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」のファイル（ファイル名「ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」）は、更新時刻が異なっている。従って、ファイル名「ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」のファイルは、更新されたファイルであると判断する。
【００４８】
パス「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３￥ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」のファイル（ファイル名「ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」）とパス「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」のファイル（ファイル名「ｆｉｌｅｌ１．ｘｌｓ」）とは、第２のファイル管理テーブル２４のみに存在する。従って、ファイル名「ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」のファイルとファイル名「ｆｉｌｅｌ１．ｘｌｓ」のファイルとは、新規に追加されたファイルであると判断する。
【００４９】
差分ファイルが検出された場合（ステップＳ１０４、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、差分ファイルの管理情報を順次読み出し、文書管理テーブル２５の更新処理を行う（ステップＳ１０５〜Ｓ１１２）。文書管理テーブル２５の更新処理は、差分ファイルの検出処理により検出された全ての差分ファイルに対する処理が完了するまで繰り返し実行される。  
すなわち、差分ファイルがある場合（ステップＳ１０４、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、差分ファイルの管理情報を１つ読み出す（ステップＳ１０５）。次に、ＣＰＵ１１は、差分ファイルが更新されたファイル（更新時刻が変更されたファイル）であるか、新規に追加するファイルであるかを判断する（ステップＳ１０６）。
【００５０】
この判断の結果、読み出した差分ファイルが更新されたファイルである場合（ステップＳ１０６、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５において当該ファイルに対応する文書の管理情報を更新する処理を行う（ステップＳ１０７）。  
一方、差分ファイルが更新されたファイルでないと判断した場合、つまり差分ファイルが新規に追加するファイルであると判断した場合（ステップＳ１０６、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、差分ファイルを新規に作成されたフォルダ（新規フォルダ）に記憶したか否かを判断する（ステップＳ１０８）。  
すなわち、ＣＰＵ１１は、ファイルを記憶しているフォルダが色管理テーブル２６により色を管理されているか否かを判断する。ＣＰＵ１１は、色管理テーブル２６により色を管理されているフォルダであれば、既存のフォルダであると判断する。ＣＰＵ１１は、色管理テーブル２６により色を管理されていないフォルダであれば、新規フォルダであると判断する。  
例えば、パス「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３￥ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」のファイルは、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３」のフォルダに記憶されている。図１０に示す色管理テーブルにおいて「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３」のフォルダは、既に色が割り当てられている。従って、ＣＰＵ１１は、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３」のフォルダを新規フォルダでないと判断する。
【００５１】
これに対して、パス「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」のファイルは、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４」のフォルダに記憶されている。図１０に示す色管理テーブルにおいて「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４」のフォルダは、色が割り当てられいない。従って、ＣＰＵ１１は、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４」のフォルダを新規のフォルダであると判断する。
【００５２】
新規フォルダであると判断した場合（ステップＳ１０８、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、当該新規フォルダに割り当てる色を生成する（ステップＳ１０９）。例えば、ＣＰＵ１１は、新規フォルダに対して他のフォルダに割り当てられていない新しい色を割り当てる。この生成した色には、ユニークな色ＩＤが割り当てられる。当該新規フォルダに割り当てる色を生成すると、ＣＰＵ１１は、当該新規フォルダに対する色情報として新規フォルダに色とその色の色ＩＤとを対応づけた色情報を色管理テーブル２６に追加する（ステップＳ１１０）。
【００５３】
次に、ＣＰＵ１１は、差分ファイルに対応する文書の管理情報を文書管理テーブル２５に追加する新規文書の追加処理を行う（ステップＳ１１２）。  
新規フォルダでないと判断した場合（ステップＳ１０８、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、ファイルが記憶されているフォルダに割り当てる色ＩＤを色管理テーブル２６により取得する（ステップＳ１１１）。この場合、ＣＰＵ１１は、差分ファイルに対応する文書の管理情報を文書管理テーブル２５に追加する新規文書の追加処理を行う（ステップＳ１１２）。
【００５４】
ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ１１１及びＳ１１２の新規文書の追加処理において、第２のファイル管理テーブル２４と色管理テーブル２６とを参照し、新たに追加されたファイルに対応する文書の管理情報を生成する。  
例えば、文書の管理情報における文書時刻は、差分ファイルの更新時刻を用いる。文書の管理情報におけるファイル名は、差分ファイルのパスを用いる。文書の管理情報における文書ＩＤは、既存の文書と識別するので、新たに生成されるユニークな情報を用いる。文書の管理情報における色ＩＤは、差分ファイルを記憶しているフォルダに対応づけられている色ＩＤを用いる。  
但し、文書の管理情報におけるページ数は空欄とされる。文書の管理情報における状態が「更新」とされる。これは、後述するイメージ生成処理によって当該ファイルからイメージデータを生成する際に、文書の管理情報におけるページ数を確定させるためである。
【００５５】
差分ファイルが検出されなかった場合、或いは全ての差分ファイルに対する処理が完了した場合（ステップＳ１０４、ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、今回の起動時のファイル情報として現在の第２のファイル管理テーブル２４に格納されている情報を第１のファイル管理テーブル２３に移す（ステップＳ１１３）。このとき、ＣＰＵ１１は、第２のファイル管理テーブル２４に格納されていた情報を消去する。
【００５６】
従って、第１のファイル管理テーブル２３には、差分ファイルの検出処理を行った際（今回の起動時）のファイル情報が記憶される。これにより、次回の起動時に、第１のファイル管理テーブル２３に格納されている情報が前回のファイル情報として用いられる。
【００５７】
この結果、文書管理テーブル２５には、更新されたファイルに対応する文書の管理情報と、新たに追加されたファイルに対する文書の管理情報との状態を「更新」として登録される。なお、状態が「更新」の文書は、後述する文書のイメージ生成処理により状態が「完了」となり、ページ数が確定する。
【００５８】
次に、文書のイメージ生成処理について説明する。  
図１３は文書管理装置１における文書のイメージ生成処理を説明するためのフローチャートである。  
文書管理情報の登録処理では、文書管理テーブル２５に更新されたファイル及び新規登録されたファイルに対応する文書の管理情報を「更新」状態として登録する。「更新」の状態のファイルは、表示用のイメージが生成されていないことを示す。しかるに、「状態」が「更新」となっている文書は、表示用のイメージを生成する必要がある。文書の表示用のイメージを生成する処理をイメージ生成処理と呼ぶ。
【００５９】
文書管理情報の登録処理が完了すると、ＣＰＵ１１は、表示用のイメージを生成するイメージ生成処理を行う。イメージ生成処理が起動すると、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５から全ての文書の管理情報を読込む（ステップＳ２０１）。  
次に、ＣＰＵ１１は、各文書の管理情報における文書時刻に基づいて全ての文書の管理情報を整列する（ステップＳ２０２）。これにより、文書管理テーブル２５は、全ての文書の管理情報が文書時刻順（時系列順）に並び替えられた状態となる。例えば、図８は最新の３つの文書が「更新」の状態となっている。
【００６０】
次に、ＣＰＵ１１は、イメージ生成処理が施されていない文書（未処理の文書）が存在するか否かを判断する（ステップＳ２０３）。この判断により未処理の文書が存在すると、ＣＰＵ１１は、未処理の文書の管理情報を１文書ごとに読み出す（ステップＳ２０４）。
【００６１】
次に、ＣＰＵ１１は、読み出した文書の管理情報における「状態」が「更新」であるか否かを判断する（ステップＳ２０５）。この判断により「状態」が「更新」であると判断した場合（ステップＳ２０５、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、当該文書の表示用のイメージを生成する処理を行う（ステップＳ２０６）。  
なお、イメージ生成処理において、文書の表示用のイメージは、文書を構成する各ページの例えばビットマップイメージを生成する。文書の表示用のイメージデータは、例えばプリント用のイメージデータとして作成される。各文書のデータは、テキストデータ或いは画像データなどの種々の形式のデータで形成される。
【００６２】
文書管理装置１は、種々の形成のデータからなる文書を管理対象する。文書管理装置１では、文書を構成する各ページのデータをそれぞれプリント用のイメージデータとして生成する。  
通常、種々のアプリケーションプログラムで使用される種々の形式のデータは、当該アプリケーションプログラムにおいてプリント用のイメージを作成する。例えば、文書がテキストデータである場合、文書の表示用のイメージは、例えばワードプロセッサのアプリケーションプログラムによりプリント用のイメージとして生成される。  
次に、ＣＰＵ１１は、文書を構成する各ページの画像（各ページの表示用のイメージデータ）を、それぞれイメージデータのファイルとしてＨＤＤ１５に保存する（ステップＳ２０７）。これにより、文書のページ数分のイメージデータのファイルがＨＤＤ１５に保存される。
【００６３】
次に、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５の当該文書の管理情報とおける「状態」を「完了」に変更する（ステップ２０８）。  
次に、ＣＰＵ１１は、イメージデータとして生成したファイル数からページ数を特定し、文書管理テーブル２５における当該文書の管理情報としてページ数を設定する（ステップＳ２０９）。  
未処理の文書がなった場合、つまり文書管理テーブル２５における全ての文書の「状態」が「完了」となった場合（ステップＳ２０３、ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、イメージ生成処理を終了する。
【００６４】
このように各文書の表示用のイメージデータは、各文書の各ページごとに１ファイルとして生成される。各文書の表示用のイメージデータは、どのような形式でも良い。例えば、表示用のイメージデータは、例えば、ＪＰＥＧ形式が用いられる。  
但し、各ページのイメージとしての表示用のイメージデータの各ファイルは、文書ＩＤとページ番号からファイル名が特定できる。例えば、表示用のイメージデータのファイルは、それぞれ「文書ＩＤ−ページ番号.jpg」というファイル名で保存される。  
例えば、図８に示す文書管理テーブル２５において「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」の文書は、例えば３ページの画像によりなる。この場合、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」文書についての表示用のイメージ生成処理は、３ページの表示用のイメージデータ（３つのＪＰＥＧ形式の画像データのファイル）を生成する。
【００６５】
「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」の文書は、図８に示すように文書ＩＤが「１０１１」である。これにより、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」の文書の表示用の各イメージデータは、各ファイル名「１０１１−００１．ｊｐｇ」、「１０１１−００２．ｊｐｇ」及び「１０１１−００３．ｊｐｇ」の３つのファイルとして生成される。
【００６６】
この場合、図８に示す文書管理テーブル２５における文書ＩＤが「１０１１」の文書の管理情報は、図９に示すように「状態」が「完了」で、かつ「ページ数」が「３」に設定される。なお、図９は図８に示す状態の文書管理テーブル２５に対する上記イメージ生成処理が完了した場合の文書管理テーブル２５の例を表す。  
なお、イメージ生成処理は、他の処理と並行して実行するようにしても良い。イメージ生成処理は、他の処理のバックグラウンドで実行するようにしても良い。例えば、「状態」が「更新」となっている文書が多い場合、或いは「状態」が「更新」となっている文書のページ数が多い場合、イメージ生成処理は、処理に時間がかかる可能性がある。従って、イメージ生成処理の実行中であっても、ＣＰＵ１１は、後述するような文書検索画面４０の表示処理などを行うようにするようにしても良い。
【００６７】
次に、上記文書検索画面（文書検索用の表示ウインドウ）４０を表示する際の表示処理について説明する。  
図１４は文書検索画面４０の表示処理を説明するためのフローチャートを示す。  
先ず、文書検索画面４０を表示（起動）する場合、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５に格納されている全ての文書の管理情報を読込む（ステップＳ３０１）。
【００６８】
次に、ＣＰＵ１１は、読み込んだ全ての文書の管理情報を文書時刻の新しい順（時系列順）に整列させる（ステップＳ３０２）。  
次に、ＣＰＵ１１は、例えばＲＡＭ１２上に現在表示している文書を示す情報を格納する現在文書（表示文書）の格納領域を確保する。次に、ＣＰＵ１１は、現在文書の格納領域に最も新しい文書を示す情報を設定する（ステップＳ３０３）。
【００６９】
ここで、現在文書の格納領域には、現在文書を示す情報として文書管理テーブル２５において文書の管理情報として格納されている「順序」が設定される。言い換えると、ＣＰＵ１１は、各文書に与えられた「順序」により現在表示している文書（現在文書）を示す。  
ＣＰＵ１１は、現在表示している文書のページ数を示す情報を格納する現在ページ（表示ページ）の格納領域を例えばＲＡＭ１２上に確保する。次に、ＣＰＵ１１は、現在ページの格納領域に文書の代表ページ（本実施の形態では１ページ目）を示す情報を設定する（ステップＳ３０４）。ここで、ＣＰＵ１１は、現在ページを示す情報としてページ数を現在ページの格納領域に設定する。  
すなわち、ＣＰＵ１１は、初期表示の画像として最も新しい文書の代表ページ（１ページ目）を表示する。ＣＰＵ１１は、現在文書を「１」と設定し、現在ページを「１」と設定する。これにより、ＣＰＵ１１は、順序が「１」の文書における「１」ページ目の画像の表示用のイメージデータのファイルを取得する（ステップＳ３０５）。
【００７０】
イメージの取得処理では、文書管理テーブル２５を参照して表示すべきページのイメージデータのファイルが特定される。すなわち、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５を参照し、現在文書として設定されている「順序」（この場合は「１」）に対応する文書ＩＤを取得する。  
次に、ＣＰＵ１１は、現在ページとして設定されている「ページ番号」（この場合は「１」）により現在文書の文書ＩＤと当該ページ番号とからなるイメージデータのファイルを特定する。  
例えば、図９に示す文書管理テーブル２５において「順序」を「１」とする文書ＩＤは「１０１１」である。文書ＩＤ「１０１１」の１ページ目のイメージファイルは、「１０１１−００１．ｊｐｇ」というファイル名で保存されている。
【００７１】
従って、現在文書が「１」で、現在ページが「１」に設定されている場合、ＣＰＵ１１は、図９に示す文書管理テーブル２５を参照し、ファイル名「１０１１−００１．ｊｐｇ」をイメージデータのファイルとして特定する。
【００７２】
次に、ＣＰＵ１１は、ファイルのイメージデータを文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する（ステップＳ３０６）。  
次に、ＣＰＵ１１は、全ての文書の時系列順に示す文書マップ４２を生成する文書マップ生成処理を行う（ステップＳ３０７）。文書マップ生成処理は、後で詳細に説明する。
【００７３】
次に、ＣＰＵ１１は、生成した文書マップ４２を文書検索画面４０における所定の表示領域に表示する（ステップＳ３０８）。次に、ＣＰＵ１１は、文書マップ４２における現在文書の位置を特定する（ステップＳ３０９）。現在文書の位置を特定すると、ＣＰＵ１１は、文書マップ４２上における現在文書の位置を示す矢印４３を表示する（ステップＳ３１０）。  
この結果、表示器１７には、表示ウインドウに文書検索画面４０としての初期画面が表示される。
【００７４】
次に、文書マップ生成処理について説明する。  
図１５は文書マップ生成処理を説明するためのフローチャートを示す。文書マップ４２の生成処理を開始すると、ＣＰＵ１１は、文書検索画面４０において文書マップ４２を表示するための表示領域を確保する（ステップＳ４０１）。文書マップ４２の表示領域は、予め設定されている。また、ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ４０１において、確保した文書マップ４２の表示領域を、白色などの初期値としての色で表示する。
【００７５】
文書マップ４２の表示領域は、例えば図３に示すように文書検索画面４０の右端の幅２０ピクセル、高さ６４０ピクセルの大きさの領域として設定される。なお、ここでは、文書マップ４２の表示領域は、図３に示すように座標値（Ｘ，Ｙ）が、（０、０）、（２０、０）、（０、６４０）及び（２０、６４０）の４点で示される矩形の領域である場合を想定して説明する。
【００７６】
次に、ＣＰＵ１１は、描画を開始する初期座標値を設定する（ステップＳ４０２）。ここで、初期座標値は、文書マップ４２の表示領域の最上端としてＹ座標を「０」（Ｙ＝０）に設定する。  
次に、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５から「順序」の小さい順に文書の管理情報を読み出す。すなわち、ＣＰＵ１１は、文書マップ４２の表示領域にバーを描画していない文書（未描画の文書）が上記文書管理テーブル２５に存在するか否かを判断する。この判断の結果、文書管理テーブル２５に未描画の文書があると判断した場合（ステップＳ４０３）、ＣＰＵ１１は、未描画の文書のうち最も「順序」の小さい文書の管理情報を読み出す（ステップ４０４）。
【００７７】
次に、ＣＰＵ１１は、読み出した文書に割り当てられている色ＩＤを特定する（ステップ４０５）。文書の色ＩＤを特定すると、ＣＰＵ１１は、色管理テーブル２６を参照して文書の色ＩＤに対応する実際の色を確定する（ステップＳ４０６）。これにより、確定した色が文書マップ４２において当該文書を示すバー（線）を描画する色となる。  
次に、ＣＰＵ１１は、文書マップ４２の表示領域における現在の座標値に、文書を示すバー（線）を確定した色で描く（ステップＳ４０７）。各文書を示すバーは、Ｙ方向に１ピクセル分の幅（高さ）を有する線である。ＣＰＵ１１は、例えば最初の文書のバーを、文書マップ４２の表示領域におけるＹの初期座標値（（０、Ｙ）から（２０、Ｙ））に１ピクセル分の幅（高さ）を有して描く。
【００７８】
次に、ＣＰＵ１１は、「Ｙ＝Ｙ＋１」とすることにより、Ｙ方向の座標値を１ピクセル分増やす（ステップ４０８）。次に、ＣＰＵ１１は、Ｙ方向の座標値が文書マップ４２の表示領域を超えたか否かを判断する。この判断の結果、Ｙ方向の座標値が文書マップ４２の表示領域を超えたと判断した場合（ステップＳ４０９、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、文書マップ４２の生成処理を終了する。
【００７９】
一方、Ｙ方向の座標値の表示領域が超えていないと判断した場合（ステップＳ４０９、ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、ステップＳ４０３に戻る。これにより、ＣＰＵ１１は、文書マップ４２の表示領域に未描画の文書がなくなるまで、各ステップＳ４０３〜Ｓ４０９を繰り返し実行する。すなわち、各ステップＳ４０３〜Ｓ４０９の処理は、文書管理テーブル２５により管理されている全ての文書について繰り返し実行される。  
この結果、各文書を示すバーが各文書に対応する色で時系列順に積み重ねて表示された文書マップ４２が生成される。
【００８０】
次に、文書検索処理について説明する。  
図１６、図１７及び図１８は文書検索処理を説明するためのフローチャートを示す。
【００８１】
文書検索画面の表示処理により表示器１７には、最も文書時刻の新しい文書の１ページ目の画像を表示した文書検索画面４０が表示されている（ステップＳ５０１）。
【００８２】
この状態で、ＣＰＵ１１は、マウス１９或いはキーボード２１によるユーザからの入力を待つ（ステップＳ５０２）。ＣＰＵ１１は、マウス１９或いはキーボード２１への入力の有無を検知する。マウス１９のホイール３４への入力は、所定時間内におけるホイール３４の回転量が変動量として入力される。キーボード２１の各キー或いはマウス１９の左右ボタン３２、３３への入力は、どのキーが入力されたかとして検知される。
【００８３】
マウス１９或いはキーボード２１への入力を検知すると（ステップＳ５０２、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、入力された指示内容が終了の指示であるか否かを判断する（ステップＳ５０３）。  
この判断により入力された指示内容が終了の指示であると判断した場合（ステップＳ５０３、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、文書検索画面４０を消し、処理を終了する。
【００８４】
一方、入力された指示内容が終了の指示でないと判断した場合（ステップＳ５０３、ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、入力された指示内容がマウス１９のホイール３４への入力であったか否かを判断する（ステップＳ５０４）。  
マウス１９のホイール３４への入力でないと判断した場合（ステップＳ５０４、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、右への移動を指示する右キーへの入力であるか（ステップＳ５１０）、左への移動を指示する左キーへの入力であるか（ステップＳ５１４）、下への移動を指示する下キーへの入力であるか（ステップＳ５２０）、又は上への移動を指示する上キーへの入力であるかを判断する（ステップＳ５２５）。なお、右キー、左キー、下キー及び上キー以外のキー入力であれば、ＣＰＵ１１は、ステップＳ５０２へ戻り、再び入力待ちの状態となる。
【００８５】
入力が右キーであると判断した場合（ステップＳ５１０、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、現在ページを１つ増やし、「現在ページ＝現在ページ＋１」とする（ステップＳ５１１）。この場合、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５から現在文書のページ数を取得し、ステップＳ５１１で設定した現在ページが現在文書のページ数を越えていないかを確認する（ステップＳ５１２）。  
ステップＳ５１１で設定した現在ページが現在文書のページ数を超えていると判断した場合、ＣＰＵ１１は、現在ページを現在文書のページ数、つまり現在文書の最終ページとする（ステップＳ５１３）。  
入力が左キーであると判断した場合（ステップＳ５１４、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、現在ページを１つ減らし、「現在ページ＝現在ページ−１」とする（ステップＳ５１５）。この場合、ＣＰＵ１１は、表示しようとしている現在ページが「０」となっていないかを確認する（ステップＳ５１６）。
【００８６】
ステップＳ５１５で設定した現在ページが「０」となっていると判断した場合、ＣＰＵ１１は、現在ページを「１」、つまり現在文書の最初のページとする（ステップＳ５１７）。  
各ステップＳ５１０〜Ｓ５１７により現在ページを変更すると、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５における「順序」と「文書ＩＤ」との対応関係により、現在文書の文書ＩＤを取得する。  
現在文書の文書ＩＤを取得すると、ＣＰＵ１１は、現在文書の文書ＩＤと現在ページとにより当該ページのイメージのファイルを取得する（ステップＳ５１８）。次に、ＣＰＵ１１は、文書検索画面４０の画像表示領域４１に当該ページのイメージを表示する（ステップＳ５１９）。
【００８７】
入力が下キーであると判断した場合（ステップＳ５２０、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、現在文書を１つ増やし、「現在文書＝現在文書＋１」とする（ステップＳ５２１）。この場合、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５から最大順序（最も文書時刻が古い文書の「順序」）を取得する。次に、ＣＰＵ１１は、ステップＳ５２１で設定した現在文書が最大順序を越えていないかを確認する（ステップＳ５２２）。  
ここで、ステップＳ５２１で設定した現在文書が最大順序を超えていると判断した場合、ＣＰＵ１１は、現在文書を最大順序、つまり現在文書を最も文書時刻が古い文書とする（ステップＳ５２３）。
【００８８】
入力が上キーであると判断した場合（ステップＳ５２４、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、現在文書を１つ減らし、「現在文書＝現在文書−１」とする（ステップＳ５２５）。この場合、ＣＰＵ１１は、ステップＳ５２５で設定した現在文書が「０」となっているか否かを確認する（ステップＳ５２６）。  
ステップＳ５２５で設定した現在文書が「０」となったと判断した場合、ＣＰＵ１１は、現在文書を「１」、つまり現在文書を文書時刻が最新の文書とする（ステップＳ５２７）。  
各ステップＳ５２０〜Ｓ５２７により現在文書を変更すると、ＣＰＵ１１は、現在ページを各文書の代表ページとしての「１」に設定する（ステップＳ５１９）。これにより現在文書と現在ページとが設定されると、ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５における「順序」と「文書ＩＤ」との対応関係により、現在文書の文書ＩＤを取得する。
【００８９】
次に、ＣＰＵ１１は、現在文書の文書ＩＤと現在ページとにより、当該ページのイメージのファイルを取得する（ステップＳ５２９）。次に、ＣＰＵ１１は、文書検索画面４０の画像表示領域４１に当該ページのイメージを表示する（ステップＳ５３０）。  
次に、ＣＰＵ１１は、文書検索画面４０の文書マップ４２における現在文書の位置を特定する（ステップＳ５３１）。次に、ＣＰＵ１１は、文書マップ４２における現在文書の位置を示す矢印４３を表示する（ステップＳ５３２）。なお、各ステップＳ５３１及びＳ５３２の処理は、各ステップＳ５２８〜Ｓ５３０の処理と並行して行うようにしても良い。
【００９０】
マウス１９のホイール３４への入力があったと判断した場合（ステップＳ５０４、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、所定時間内の上記ホイール３４の回転量を変動量として取得する（ステップＳ５４１）。  
ホイール３４の回転量は、マウスドライバ１８により検出される。マウスドライバ１８により検出されたホイールの回転量は、ＣＰＵ１１へ通知される。これにより、ＣＰＵ１１は、所定時間内のホイール３４の回転量を変動量として取得する。
【００９１】
次に、ＣＰＵ１１は、取得した変動量を文書移動量に変換する（ステップＳ５０４）。文書移動量は、表示を切り換える文書の数（移動する文書の数）を示す。文書移動量は、文書を移動方向についても示す。ホイール３４の回転量と変動量と文書移動量との関係については、後で詳細に説明する。  
例えば、ホイール３４を正方向に回転させた場合、文書移動量は、プラスの値とする。文書の移動方向は、文書の「順序」の順に移動する。一方、ホイール３４を逆方向に回転させた場合、文書移動量は、マイナスの値とする。文書の移動方向は、各文書の「順序」の逆の順序で移動する。
【００９２】
ホイール３４に入力された回転量に基づく変動量を文書移動量に変換すると（ステップＳ５４１）、ＣＰＵ１１は、現在文書を文書移動量分だけ移動させた文書（「現在文書＝現在文書＋文書移動量」）に設定する（ステップＳ５４２）。  
この場合、ＣＰＵ１１は、ステップＳ５４２で設定した現在文書が「０」以下となっていないかを確認する（ステップＳ５４３）。ステップＳ５４２で設定した現在文書が「０」以下となっていると判断した場合（ステップＳ５４３、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、現在文書を「１」、つまり現在文書を文書時刻が最新の文書とする（ステップＳ５４４）。
【００９３】
現在文書が「０」以下となっていないと判断した場合（ステップＳ５４３、ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５から最大順序（最も文書時刻が古い文書の「順序」）を取得する。次に、ＣＰＵ１１は、ステップＳ５４２で設定した現在文書が最大順序を越えていないかを確認する（ステップＳ５４５）。  
ここで、ステップＳ５４２で設定した現在文書が最大順序を超えていると判断した場合（ステップＳ５４５、ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、現在文書を最大順序、つまり現在文書を最も文書時刻が古い文書とする（ステップＳ５４６）。  
次に、ＣＰＵ１１は、現在ページを各文書の代表ページとしての「１」に設定する（ステップＳ５４７）。これにより現在文書と現在ページとが設定される。
【００９４】
次に、ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５における「順序」と「文書ＩＤ」との対応関係により、現在文書の文書ＩＤを取得する。  
次に、ＣＰＵ１１は、現在文書の文書ＩＤと現在ページとにより、当該ページのイメージのファイルを取得する（ステップＳ５４８）。  
次に、ＣＰＵ１１は、文書検索画面４０の画像表示領域４１に当該ページのイメージを表示する（ステップＳ５４９）。  
次に、ＣＰＵ１１は、文書検索画面４０の文書マップ４２における現在文書の位置を特定する（ステップＳ５５０）。現在文書の位置を特定すると、ＣＰＵ１１は、文書マップ４２における現在文書の位置を示す矢印４３を表示する（ステップＳ５５１）。なお、各ステップＳ５５０及びＳ５５１の処理は、各ステップＳ５４７〜Ｓ５４９の処理と並行して行うようにしても良い。
【００９５】
このようにユーザによって入力されたマウス１９のホイール３４の回転量に応じた変動量を文書移動量に変換し、文書移動量に応じて表示器に１ページ目の画像を表示する文書を切り換える。これにより、マウス１９のホイール３４を回転させて、１ページ目の画像を表示する文書を効率良く切り換えることができる。この結果、ユーザは、文書管理装置１で管理している文書を効率よく検索することができ、所望の文書を容易に見つけることができる。
【００９６】
次に、マウス１９のホイール３４の回転量と変動量と文書移動量との関係について説明する。  
マウス１９のホイール３４の回転量とＣＰＵ１１が取得する変動量と関係は、予め設定情報などにより設定されている。ＣＰＵ１１が取得する変動量と文書移動量との関係も、設定情報により設定されている。これら設定情報は、ユーザによって任意の値に変更する０ことが可能である。
【００９７】
例えば、マウス１９のホイール３４の１回転分に対して変動量が「２８８０」とする。この場合、変動量が「１」に対して移動文書数を「１」とすると、ホイール３４の１回転に対して２８８０の文書が移動する。これは、画像表示領域４１に表示される画像（各文書の代表ページの画像）は、ホイール３４の１回転で２８８０文書分の画像を切り替えるものとなる。  
このような設定では、画像表示領域４１に表示される文書の移動量が大き過ぎて、ユーザが所望の文書を検索しにくい。このような場合、例えば、変動量「１２０」に対して移動文書数を「１」とする。これにより、ホイール３４の１回転で２４の文書が移動する。ユーザは、所望の文書を検索し易くなる。
【００９８】
次に、新規の文書の登録を可能とする文書登録指示処理について説明する。図１９は文書登録指示処理のフローチャートを示す。  
先ず、検出部５２は、デジタル複合機がネットワーク上に存在するか否かを検出する（ステップＳ６００）。  
次に、デジタル複合機がネットワーク上に存在することが検出されると、外部機器判断部５３は、デジタル複合機が文書を利用するに可能であるか否かを判断する（ステップＳ６０１）。換言すれば、外部機器判断部５３は、文書管理装置１に対して対応機種のデジタル複合機がネットワーク上に存在するか否かを判断する。すなわち、外部機器判断部５３は、デジタル複合機が文書を記憶する例えばＨＤＤを有し、画像入力インターフェース（Ｉ／Ｆ）１４を介して文書を読み込み可能であるか否かを判断する。
【００９９】
この判断の結果、利用なデジタル複合機であれば、日時記憶部５４は、利用可能なデジタル複合機の存在を判断した最新の日時を例えばＲＡＭ１２又はＨＤＤ１４に記憶する（ステップＳ６０２）。  
次に、文書登録許可部５６は、文書保存管理部５０に対して新規の文書を登録可能とする（ステップＳ６０３）。これにより、文書保存管理部５０は、複数の文書として例えば新規を含む複数のファイルをＨＤＤ１５等に保存し、管理する。すなわち、文書保存管理部５０は、上記したように新規を含む文書の管理情報を登録処理（図１２に示す文書管理情報の登録処理フローチャート）と、イメージ生成処理（図１３に示す文書イメージ生成処理のフローチャート）と、文書検索画面の表示処理（図１４に示す文書検索画面の表示処理のフローチャート）と、文書マップ生成処理（図１５に示す文書マップ生成処理のフローチャート）と、文書検索処理（図１６乃至図１８に示す文書検索処理のフローチャート）とが可能となる。なお、これら処理は、上記説明の通りであり、ここでは省略する。
【０１００】
一方、利用可能なデジタル複合機でなければ、タイムアウト判定部５５は、日時記憶部５４に記憶された最終に利用可能なデジタル複合機の存在を判断したときの日時から一定期間の経過を判定する。タイムアウト判定部５５は、一定期間として例えば数ヶ月が経過したか否かを判定する。
【０１０１】
この判定の結果、一定期間を経過していなければ、文書登録許可部５６は、上記同様に、文書保存管理部５０に対して新規の文書を登録可能とする（ステップＳ６０３）。  
一定期間が経過すると、文書登録許可部５６は、文書保存管理部５０に対して新規の文書の登録を行わせない。すなわち、文書保存管理部５０は、上記した新規を含む文書の管理情報を登録処理（図１２に示す文書管理情報の登録処理フローチャート）と、イメージ生成処理（図１３に示す文書イメージ生成処理のフローチャート）と、文書検索画面の表示処理（図１４に示す文書検索画面の表示処理のフローチャート）と、文書マップ生成処理（図１５に示す文書マップ生成処理のフローチャート）と、文書検索処理（図１６乃至図１８に示す文書検索処理のフローチャート）とを行わない。
【０１０２】
この結果、文書管理装置１は、利用可能なデジタル複合機が存在しない場合、新規の文書の登録などの不必要な各処理を行わない。
【０１０３】
本実施の形態では装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。
【０１０４】
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されるものではなく、その実施の段階ではその要旨を逸脱しない範囲で種々な変形若しくは変更が可能である。又、上記実施の形態は、可能な限り、適宜組み合わせて、若しくは一部を削除して実施されてもよく、その場合は、組み合わせて若しくは削除に起因したさまざまな効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【０１０５】
【図１】本発明に係る文書管理装置の一実施の形態の構成を示す概略ブロック図。
【図２】同装置におけるマウスの構成例を示す図。
【図３】同装置における表示器に表示された文書検索画面の表示例を示す図。
【図４】同装置で管理する文書と画像表示領域に表示される画像との関係を示す図。
【図５】同装置における第１のファイル管理テーブルの構成例を示す図。
【図６】同装置における第２のファイル管理テーブルの構成例を示す図。
【図７】同装置における文書管理テーブルの構成例を示す図。
【図８】同装置における文書管理テーブルの構成例を示す図。
【図９】同装置におけるイメージ生成処理が完了した場合の文書管理テーブルの構成例を示す図。
【図１０】同装置における色管理テーブルの構成例を示す図。
【図１１】同装置における文書登録指示部を有するＣＰＵの機能ブロック図。
【図１２】同装置における文書管理情報の登録処理を説明するためのフローチャート。
【図１３】同装置における文書のイメージ生成処理を説明するためのフローチャート。
【図１４】同装置における文書検索画面の表示処理を説明するためのフローチャート。
【図１５】同装置における文書マップ生成処理を説明するためのフローチャート。
【図１６】同装置における文書検索処理を説明するためのフローチャート。
【図１７】同装置における文書検索処理を説明するためのフローチャート。
【図１８】同装置における文書検索処理を説明するためのフローチャート。
【図１９】同装置における文書登録指示処理のフローチャート。
【符号の説明】
【０１０６】
１：文書管理装置、２：画像入出力装置、１１：ＣＰＵ、１２：ＲＡＭ、１３：ＲＯＭ、１４：画像入力インターフェース（Ｉ／Ｆ）、１５：ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、１６：表示器ドライバ、１７：表示器、１８：マウスドライバ、１９：マウス、２０：キーボードインターフェース（Ｉ／Ｆ）、２１：キーボード、２３：第１のファイル管理テーブル、２４：第２のファイル管理テーブル、２５：文書管理テーブル、２６：色管理テーブル、２７：アプリケーションプログラム（文書管理用プログラム），２８：設定情報、３１：動作検知機構、３２：右ボタン、３３：左ボタン、３４：ホイール、４０：文書検索画面（文書の表示画面）、４１：画像表示領域、４２：文書マップ（検索用バー）、４３：矢印、５０：文書保存管理部，５１：文書登録指示部、５２：検出部、５３：外部機器判断部、５４：日時記憶部、５５：タイムアウト判定部、５６：文書登録許可部。
【図１】
2006252516.tif 000003
【図２】
2006252516.tif 000004
【図３】
2006252516.tif 000005
【図４】
2006252516.tif 000006
【図５】
2006252516.tif 000007
【図６】
2006252516.tif 000008
【図７】
2006252516.tif 000009
【図８】
2006252516.tif 000010
【図９】
2006252516.tif 000011
【図１０】
2006252516.tif 000012
【図１１】
2006252516.tif 000013
【図１２】
2006252516.tif 000014
【図１３】
2006252516.tif 000015
【図１４】
2006252516.tif 000016
【図１５】
2006252516.tif 000017
【図１６】
2006252516.tif 000018
【図１７】
2006252516.tif 000019
【図１８】
2006252516.tif 000020
【図１９】
2006252516.tif 000021