(57)【要約】    【課題】機器を効率的に登録処理を行うことにより高い操作性を得ることができる文書管理装置及び方法、並びに記憶媒体を提供する。    【解決手段】文書管理システムは、機器Ａ１０２、機器Ｂ１０３、機器Ｃ１０４、機器Ｄ１０５、及び機器Ｅ１０６と、これらの機器Ａ１０２、機器Ａ１０２、機器Ｂ１０３、機器Ｃ１０４、機器Ｄ１０５、及び機器Ｅ１０６に既知の技術を用いたネットワーク１０１を介して接続されたコンピュータ１０７とを備える。指定した日付の範囲内でユーザ管理情報が使用されているときは、ユーザ管理情報の機能を調べることにより、ユーザにより指定された機能を使用した履歴があるか否かを判別し、指定された機能が使用されているときは、その機器がユーザの所望のものであると判定して、登録処理を実行する。【選択図】      図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像入力部によって読み取られた文書データの文書情報を管理する文書管理部とユーザ情報を管理するユーザ情報管理部とを有する複数の機器にネットワークを介して接続され、且つ文書データにインデックス情報を付して管理する文書管理装置であって、
前記機器内で管理されている文書情報を前記文書管理装置で利用できるようにするために、前記ユーザ情報管理部で管理されているユーザ情報に基づいて、前記複数の機器から使用履歴のある機器を検索し、当該検索された機器の登録処理を行う登録手段を有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記ユーザ情報はユーザが当該機器を使用した使用日時に関する情報を含むことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記ユーザ情報は、ユーザが使用した機能に関する情報を含むことを特徴とする請求項１または２のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記登録手段は、前記機器におけるユーザ情報管理部からユーザ情報を取得する取得手段と、前記取得したユーザ情報におけるユーザの使用日時情報と、ユーザにより条件として入力された日時とに基づいて前記機器の登録処理の可否を決定する決定手段とを備えることを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項５】
画像入力部によって読み取られた文書データの文書情報を管理する文書管理部とユーザ情報を管理するユーザ情報管理部とを有する複数の機器にネットワークを介して接続され、且つ文書データにインデックス情報を付して管理する文書管理装置を制御するための文書管理方法であって、
前記機器内で管理されている文書情報を前記文書管理装置で利用できるようにするために、前記ユーザ情報管理部で管理されているユーザ情報に基づいて、前記複数の機器から使用履歴のある機器を検索し、当該検索された機器の登録処理を行う登録ステップを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
前記ユーザ情報はユーザが当該機器を使用した使用日時に関する情報を含むことを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
【請求項７】
前記ユーザ情報は、ユーザが使用した機能に関する情報を含むことを特徴とする請求項１また２のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項８】
前記登録ステップでは、前記機器におけるユーザ情報管理部からユーザ情報を取得する取得ステップと、前記取得したユーザ情報におけるユーザの使用日時情報と、ユーザにより条件として入力された日時とに基づいて前記機器の登録処理の可否を決定する決定ステップとを備えることを特徴とする請求項２又は３に記載の文書管理方法。
【請求項９】
画像入力部によって読み取られた文書データの文書情報を管理する文書管理部とユーザ情報を管理するユーザ情報管理部を有する複数の機器にネットワークを介して接続され、且つ文書データにインデックス情報を付して管理するようにコンピュータを制御するための文書管理プログラムであって、
前記機器内で管理されている文書情報を前記文書管理装置で利用できるようにするために、前記ユーザ情報管理部で管理されているユーザ情報に基づいて、前記複数の機器から使用履歴のある機器を検索し、当該検索された機器の登録処理を行う登録ステップを、コンピュータに実行させるためのプログラムコードを含むことを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１０】
請求項９記載のプログラムを格納することを特徴とするコンピュータ読取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置及び方法、並びにプログラム及び記録媒体に関し、特に、複合機の画像入力装置より読み取られた文書データを取得し、該取得された文書データをそれに対応するインデックス情報を付して管理する文書管理装置及び方法、並びにプログラム及び記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、スキャナ部やプリンタ部を使用してファクシミリ通信を行ったり、プリンタ部を使用してコンピュータからのコードデータをビットマップデータに展開してプリントアウト可能な複合機が実用化されている。
【０００３】
また、このような複合機は、例えば、複写機能、ファクシミリ機能、プリンタフォントフォーマッタ機能、画像電子ファイル機能、イメージメモリ機能等のうちの３つ以上の機能を１つのユニットとして有しており、さらに、高付加価値化へと機能処理の充実化が図られつつある。
【０００４】
一方、印刷された文字、図形、画像等のデータをスキャナ装置等で読み込む等して作成した文書のイメージデータや、ワードプロセッサ等で作成した文書データを、キーワード等の文書管理情報と関連付けて記憶し、これらの情報に対して検索、表示、印刷等を行う文書管理装置が実用化されている。
【０００５】
さらに、複合機及び文書管理装置が、ネットワーク接続により、例えば文書管理装置から複合機の電子ファイル機能を操作したり、複合機内の電子ファイル機能によって管理される文書データに対して操作や印刷を行ったり、複合機が文書管理装置の高度な文書管理機能を利用するといった連携システムが実用化されている。
【０００６】
従来、複合機（以下、単に「機器」という）に接続された文書管理装置は、例えばＩＰアドレスのような機器の固有情報をキーとして機器に対して接続要求（以下、単に「登録」という）を行い、機器に関する情報の登録が成功したときに、登録した機器に格納されている電子ファイルを操作することができる。
【特許文献１】特開２０００―０５７１２８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、文書管理装置が機器を登録する場合、キーとなる機器の固有情報をユーザ自身が記憶しておく必要があった。
【０００８】
また、これを解決する方法の１つとして、ネットワーク上にある機器を探索し、リスト表示することにより、リストから機器を指定する方法も知られているが、ネットワーク上に存在する機器が多数ある場合にはユーザが使用したことのない機器までもが探索されてしまい、所望の機器を選択するのが困難であった。
【０００９】
本発明の目的は、機器を効率的に登録処理を行うことにより高い操作性を得ることができる文書管理装置及び方法、並びに記憶媒体を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記の目的を達成するために、請求項１記載の文書管理装置は、画像入力部によって読み取られた文書データの文書情報を管理する文書管理部とユーザ情報を管理するユーザ情報管理部とを有する複数の機器にネットワークを介して接続され、且つ文書データにインデックス情報を付して管理する文書管理装置であって、前記機器内で管理されている文書情報を前記文書管理装置で利用できるようにするために、前記ユーザ情報管理部で管理されているユーザ情報に基づいて、前記複数の機器から使用履歴のある機器を検索し、当該検索された機器の登録処理を行う登録手段を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、ネットワークに接続された機器を登録し、機器の文書管理部を操作可能な文書管理装置において、機器に保存されたユーザ管理情報に従い、過去に使用経験のある複合機を検出し、登録することができるため、ユーザは機器固有の情報を記憶する必要なしに、機器を登録でき、操作性の向上を図ることができる。
【００１２】
さらに、本発明によれば、登録の対象とする機器を、過去にその機器を使用した日付や、使用した機能により、検出することが可能であるため、よりユーザの所望の機器を容易に登録することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら詳述する。
【００１４】
本発明の実施の形態に係る文書管理装置は、ネットワークを介してデジタル複合機（以下、単に「機器」という）に接続されており、機器に蓄積された文書データの閲覧、印刷等の処理を文書管理装置（文書管理アプリケーション画面）上で操作可能にするための手順の１つである機器の登録を行うことができる。以下の説明は、この機器の登録処理に着目して行う。
【００１５】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理装置を備える文書管理システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【００１６】
図１の文書管理システムは、複合機（以下、単に「機器」という）Ａ１０２、機器Ｂ１０３、機器Ｃ１０４、機器Ｄ１０５、及び機器Ｅ１０６と、これらの機器Ａ１０２、機器Ａ１０２、機器Ｂ１０３、機器Ｃ１０４、機器Ｄ１０５、及び機器Ｅ１０６に既知の技術を用いたネットワーク１０１を介して接続されたコンピュータ１０７（文書管理装置）とを備える。ネットワーク１０１は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルを使用したイーサネット（登録商標）の使用を想定している。
【００１７】
図２は、図１の機器の構成を概略的に示すブロック図である。
【００１８】
図２の機器は、画像入力装置（以下、単に「リ−ダ部」という）２０１と、リーダ部２０１に接続されたプリンタ部２０２及び外部装置２０３とを備える。
【００１９】
リーダ部２０１は原稿をスキャンして画像データに変換し、プリンタ部（プリンタ）２０２は、複数種類の記録紙カセットを有し、プリント命令により画像データを記録紙上に可視像として出力する画像出力装置を有する。
【００２０】
外部装置２０３は、リーダ部２０１に電気的に接続されたコア部２１１、ファクシミリ部２０４、ファイル部２０５、コンピュータ１０７と接続するためのコンピュータインタフェース部２０７、コンピュータ１０７からの情報を可視像とするためのフォーマッタ部２０８、リ−ダ部２０１からの情報を蓄積したり、コンピュータから送られてきた情報を一時的に蓄積するためのイメージメモリ部２０９、及びネットワークと接続するためのネットワークインターフェース部２１０、外部記憶装置２１２を有する。
【００２１】
外部装置２０３は、さらに、ファイル部２０５と接続されているマンマシンインタフェース部２０６を有し、外部記憶装置２１２はファイル部２０５にも接続されている。コア部２１１は、上記構成要素２０１〜２１０を制御し、各種機能を発揮する。
【００２２】
コア部２１１は、リーダ部２０１によって読み取られた文書データの文書管理情報を管理すると共に（文書管理部）、ユーザＩＤ情報を用いてユーザ毎にユーザ管理情報を管理する（ユーザ情報管理部）。このユーザ管理情報は、ユーザＩＤ情報、ＩＰアドレスなどの管理に加えて、ユーザが機器上での蓄積処理、文書印刷処理、文書送信処理を実行するか、又は、ネットワーク上に接続されたパーソナルコンピュータ上から文書データを受信して文書印刷処理を実行した場合等における、ユーザの使用日時、ユーザが使用した機能などに関する履歴情報の管理にも用いられる。
【００２３】
図３は、図１におけるコンピュータ１０７の内部構成を概略的に示すブロック図である。
【００２４】
図３において、コンピュータ１０７は、ＣＰＵ３０１、ＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、インタフェース３０４、ディスプレイ３０５、キーボード３０６、及びディスクコントローラ（ＤＫＣ）３０７とを備え、これらは互いに接続するシステムバスを介して相互に接続されている。コンピュータ１０７は、ＤＫＣ３０７に接続されたハードディスク（ＨＤ）３０８を備える。インタフェース部３０４には、スキャナ２が接続されている。
【００２５】
ＲＯＭ３０２は、コンピュータ１０７を立ち上げるためのプログラムを記憶している。ＲＡＭ３０３は、主メモリ及び作業用メモリとして用いられ、文書管理アプリケーションプログラム及びデータをストアしている。インタフェース部３０４はスキャナ２との間の通信を行う。ＣＰＵ３０１は、ＲＡＭ３０３の文書管理プログラムに従って上記各構成要素３０２〜３０８を制御する。ディスプレイ３０５は、文書リスト情報、画像情報等を表示する。キーボード３０６は、ユーザがこれを用いて指示を入力する。ディスクコントローラ３０７はハードディスク（ＨＤ）３０８を駆動制御する。ハードディスク３０８は、文書管理プログラム、文書データ等を記憶している。この文書データ等は、検索等に用いられるインデックス情報と関連付けられて文書管理データベースに記憶されている。
【００２６】
まず、ユーザは、キーボード３０６の操作により図４の画面に示す条件を入力して、機器の登録を指示する。図４の画面において、「ユーザＩＤ」、「ユーザが使用した日付の範囲」、「ユーザが使用した機能」などの条件を入力することにより、登録する機器を検索することができる。なお、「ユーザが使用した機能」は、「文書蓄積」、「文書印刷」、「文書送信」等に大別される。続いて、ユーザによる登録の指示により、コンピュータ１０７は、後述する図５の登録処理を開始する。
【００２７】
図５は、図３のコンピュータ１０７によって実行される登録処理の手順を示すフローチャートである。
【００２８】
本登録処理は、コンピュータ１０７のＣＰＵ３０１によってＲＯＭ３０２の文書管理アプリケーションプログラムに基づいて実行される。
【００２９】
図５において、まず、ユーザが操作する文書管理システムと同一のネットワーク上に存在する機器を検索し、そのリストを取得する（ステップＳ５０１）。本実施の形態においては、機器であることを示す固有情報をキーとして同一サブネット上を検索し、応答があったものを機器として判断し、そのＩＰアドレスを順にリストに追加する。
【００３０】
次いで、ステップＳ５０１で取得されたリストに基づいて、ネットワーク上に機器が存在するか否かを判別し（ステップＳ５０２）、リストが０、即ち機器が存在しないときは、本処理を終了すると共に、リストが１以上、すなわち機器が存在するときは、ステップＳ５０３に進んで、存在する機器の数（Ｎ）を取得し（ステップＳ５０３）、機器のチェックを応答があった順に行うための変数ｍを１に設定して（ステップＳ５０４）、以下の処理を実行する。
【００３１】
この処理では、まず、リストからｍ番目の機器を選択し（ステップＳ５０５）、機器にユーザＩＤが登録されているか否かを判別する（ステップＳ５０６）。この判別処理は、図示しない機器の操作画面上において設定されたユーザ情報の登録モードにおいて、予め登録されて機器内で管理されているユーザＩＤに基づいて行われる。
【００３２】
ステップＳ５０６の判別の結果、ユーザＩＤが登録されているときは、ユーザ毎に機器内に保持されているユーザ管理情報を示す管理テーブル（図６）を取得する（ステップＳ５０７）。
【００３３】
次いで、ユーザ管理情報の日付を調べることにより、ユーザにより指定された日付の範囲内でユーザ管理情報を使用した履歴があるか否かを判別し（ステップＳ５０８）。指定した日付の範囲内でユーザ管理情報が使用されているときは、ユーザ管理情報の機能を調べることにより、ユーザにより指定された機能を使用した履歴があるか否かを判別し（ステップＳ５０９）、指定された機能が使用されているときは、その機器がユーザの所望のものであると判定して、文書管理アプリケーションから該機器を操作するための情報を文書管理装置に登録する登録処理を実行する（ステップＳ５１０）。ディスプレイ１０５には、文書管理装置における文書の保存場所（キャビネット）のアイコンを表示する領域に、１つの保存場所として新たに該機器を示すアイコンが追加される。本実施の形態において、このアイコンは通常のキャビネット（文書管理装置内に格納されている文書データベース）との区別のため、通常のキャビネットと異なるアイコンで表示される。
【００３４】
ステップＳ５０８の判別で、ユーザが日付を指定しないときは、ユーザ管理情報の日付が指定日付の範囲内であるとみなし、ステップＳ５０１の判別で、ユーザが機能を指定しないときは、全ての機能が対象であるとみなす。
【００３５】
続くステップＳ５１１では、ｍ＜ｎ、即ち取得した機器全てに対する処理が終了していないときは（ステップＳ５１１でＮＯ）、ステップＳ５１２に進んで、取得した機器から次の機器を選択するため、変数ｍを１インクリメントして（ステップＳ５１２）、ステップＳ５０５以降の処理を繰り返す。
【００３６】
ステップＳ５０６の判別の結果、機器にユーザＩＤが登録されていないとき、ステップＳ５０８の判別の結果、指定した日付の範囲内で使用されていないとき、又は、指定した機能が使用されていないときは、直ちにステップＳ５１１に進む。
【００３７】
ステップＳ５１１の判別の結果、ｍ＞ｎ、即ち取得した機器全てに対する処理が終了しているときは、本処理を終了する。
【００３８】
例えば、図１の文書管理システムにおいて、ユーザが機器Ａ、機器Ｂに対して、文書を蓄積したことがあり、機器Ｃに対して印刷処理を行ったことがあるとしてユーザ管理情報が保存されており、機器Ｄ、機器Ｅはユーザ登録されていない（利用できない）場合、図７（ａ）に示す文書管理装置の画面（文書管理アプリケーションの画面）において、ユーザが文書蓄積した経験のある機器という条件を図４の画面で入力して、文書管理アプリケーションから当該機器を利用できるように登録すると指示すれば、機器Ａと機器Ｂとが検索され、図７（ｂ）のように機器Ａ（アイコン７０１）、機器Ｂ（アイコン７０２）が登録され、アイコン表示される。このようにして、文書管理アプリケーションの画面上で、他の機器内に格納されている文書データを直接操作・利用できるようになる。
【００３９】
同様に、機能として「印刷」の検索条件を入力して登録を実行すれば、機器Ｃのみが登録される。
【００４０】
また、本発明の目的は、上記実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（又は記録媒体）を、システム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【００４１】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００４２】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(ＯＳ)等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００４３】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００４４】
また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。
【００４５】
プログラムを供給する記録媒体としては、例えば、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ）、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。又は、上記プログラムは、インターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【図面の簡単な説明】
【００４６】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理装置を備える文書管理システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【図２】図１の機器の構成を概略的に示すブロック図である。
【図３】図１におけるコンピュータの内部構成を概略的に示すブロック図である。
【図４】図１におけるコンピュータにおける登録指示画面を説明する図である。
【図５】図３のコンピュータによって実行される登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図６】図５のステップＳ５０７で取得されるユーザ管理情報を示す管理テーブルを説明する図である。
【図７】図３のコンピュータの登録画面を説明する図であり、（ａ）は機器がユーザ登録されていない場合を示し、（ｂ）は機器がユーザ登録された場合を示す。
【符号の説明】
【００４７】
１０１  ネットワーク
１０２〜１０６  デジタル複合機（機器）
１０７  コンピュータ
２０１  リーダ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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