(57)【要約】【課題】  オフィス等で使用される書類の中から電子化した方がよい書類を選び出したり、各書類に対して電子化する優先順位を設定することのできる書類管理装置および書類管理システムを提供すること。【解決手段】  蓄積装置６０には、利用された書類１０についての書類ＩＤと利用場所と利用時刻が蓄積される。サーバ５０は、蓄積装置６０に蓄積された情報を分析し、書類１０毎に、書類１０を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する。サーバ５０は、算出された各書類データの利用効率を比較して利用効率が高い書類データに対応する書類１０を特定し、特定結果をクライアント７０に出力する。また、サーバ５０は、上記各書類データの利用効率の比較結果に基づいて、各書類１０に対し、電子化する優先順位を設定してクライアント７０に出力する。【選択図】      図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用された書類に割り当てられている書類識別情報と、前記書類の利用場所と、前記書類の利用時刻とを対応付けて蓄積する蓄積手段と、
書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている利用場所および利用時刻の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する算出手段と、
前記算出手段により算出された各書類データの利用効率を比較し、利用効率が高い書類データに対応する書類を特定する特定手段と、
前記特定手段による特定結果を出力する出力手段と
を具備することを特徴とする書類管理装置。
【請求項２】
利用された書類に割り当てられている書類識別情報と、前記書類の利用場所と、前記書類の利用時刻とを対応付けて蓄積する蓄積手段と、
書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている利用場所および利用時刻の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する算出手段と、
前記算出手段により算出された各書類データの利用効率を比較する比較手段と、
前記比較手段による比較結果に基づいて、前記各書類データに対応する各書類に対し、電子化する優先順位を設定する設定手段と、
前記設定手段による優先順位の設定結果を出力する出力手段と
を具備することを特徴とする書類管理装置。
【請求項３】
書類または書類を収容する収容器から前記書類に割り当てられている書類識別情報を読み取る複数の読取手段と、
前記複数の読取手段の各々が読み取った書類識別情報と、当該書類識別情報を読み取った読取手段の設置場所を示す位置情報と、当該書類識別情報を読み取った時刻を示す時刻情報と対応付けて蓄積する蓄積手段と、
書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている位置情報および時刻情報の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する算出手段と、
前記算出手段により算出された各書類データの利用効率を比較し、利用効率が高い書類データに対応する書類を特定する特定手段と、
前記特定手段による特定結果を出力する出力手段と
を具備することを特徴とする書類管理システム。
【請求項４】
書類または書類を収容する収容器から前記書類に割り当てられている書類識別情報を読み取る複数の読取手段と、
前記複数の読取手段の各々が読み取った書類識別情報と、当該書類識別情報を読み取った読取手段の設置場所を示す位置情報と、当該書類識別情報を読み取った時刻を示す時刻情報と対応付けて蓄積する蓄積手段と、
書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている位置情報および時刻情報の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する算出手段と、
前記算出手段により算出された各書類データの利用効率を比較する比較手段と、
前記比較手段による比較結果に基づいて、前記各書類データに対応する各書類に対し、電子化する優先順位を設定する設定手段と、
前記設定手段による優先順位の設定結果を出力する出力手段と
を具備することを特徴とする書類管理システム。
【請求項５】
前記書類または前記収容器には、前記書類識別情報が格納された無線タグが取り付けられており、
前記複数の読取装置の各々は、近傍に位置する前記無線タグと無線通信を行い、前記無線タグから前記書類識別情報を読み取る
ことを特徴とする請求項３または４に記載の書類管理システム。
【請求項６】
前記複数の読取手段の各々は、書類または書類を収容する収容器の画像を撮像し、撮像した画像から画像認識処理により前記書類識別情報を読み取る
ことを特徴とする請求項３または４に記載の書類管理システム。
【請求項７】
前記読取手段の設置場所には、書類が利用される利用場所が含まれており、
前記算出手段は、書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている位置情報および時刻情報の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率として、当該書類が前記利用場所に持ち込まれた頻度を求める
ことを特徴とする請求項３または４に記載の書類管理システム。
【請求項８】
前記読取手段の設置場所には、書類が利用される利用場所が複数含まれており、
前記算出手段は、書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている位置情報および時刻情報の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率として、当該書類が持ち込まれた前記利用場所の数を求める
ことを特徴とする請求項３または４に記載の書類管理システム。
【請求項９】
前記読取手段の設置場所には、書類が生成される場所と、書類が廃棄される場所と、書類が利用される利用場所とが含まれており、
前記算出手段は、書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている位置情報および時刻情報の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率として、廃棄された書類について、当該書類が生成されてから廃棄されるまでの時間を求める
ことを特徴とする請求項３または４に記載の書類管理システム。
【請求項１０】
前記読取手段の設置場所には、書類が生成される場所と、書類が廃棄される場所と、書類が利用される利用場所とが含まれており、
前記算出手段は、書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている位置情報および時刻情報の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率として、廃棄された書類について、当該書類が生成されてから廃棄されるまでの時間に対する当該書類が前記利用場所に持ち込まれていた時間の割合を求める
ことを特徴とする請求項３または４に記載の書類管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類の電子化を支援する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１には、無線電波を発信するＩＣカードを書籍や文書ファイルに取り付けて、書籍や文書ファイルの現在位置を特定する技術が開示されている。また、特許文献２には、ポイントカードに無線タグを取り付けて、この無線タグから送信される情報を店舗内に設置された読取装置で読み取り、顧客の来店回数を把握することや、読取装置を店舗内に複数設置し、店舗内における顧客の移動経路や滞在時間を把握することが記載されている。
【特許文献１】特開２００３−１８２８２０号公報
【特許文献２】特開２００２−２６９６３９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところで、企業や自治体等では、業務において使用する書類の利用効率を高めるため、イメージスキャナを用いて書類の記載内容を読み取り、書類を電子化する作業が行われている。ここで、例えば、２〜３年の期間をかけてオフィス等に存在する多数の書類を徐々に電子化していく場合、ただやみくもに書類の電子化を行ってしまうと、電子化せずに書類のままで保管しておいた方が利用効率の高い書類まで電子化されてしまったり、電子化する必要性がそれ程高くない書類が先に電子化される一方で、本来であればできるだけ早いうちに電子化を終え、利用効率を改善したい書類が後回しになってしまう等といった問題が生じていた。
【０００４】
本発明は、以上説明した事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、オフィス等で使用される書類の中から電子化した方がよい書類を選び出したり、各書類に対して電子化する優先順位を設定することのできる書類管理装置および書類管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するために、本発明は、利用された書類に割り当てられている書類識別情報と、前記書類の利用場所と、前記書類の利用時刻とを対応付けて蓄積する蓄積手段と、書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている利用場所および利用時刻の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する算出手段と、前記算出手段により算出された各書類データの利用効率を比較し、利用効率が高い書類データに対応する書類を特定する特定手段と、前記特定手段による特定結果を出力する出力手段とを具備する書類管理装置を提供する。
【０００６】
また、本発明は、書類または書類を収容する収容器から前記書類に割り当てられている書類識別情報を読み取る複数の読取手段と、前記複数の読取手段の各々が読み取った書類識別情報と、当該書類識別情報を読み取った読取手段の設置場所を示す位置情報と、当該書類識別情報を読み取った時刻を示す時刻情報と対応付けて蓄積する蓄積手段と、書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている位置情報および時刻情報の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する算出手段と、前記算出手段により算出された各書類データの利用効率を比較し、利用効率が高い書類データに対応する書類を特定する特定手段と、前記特定手段による特定結果を出力する出力手段とを具備する書類管理システムを提供する。
【０００７】
本発明によれば、書類管理装置および書類管理システムは、書類毎に、当該書類の書類識別情報と対応付けられて蓄積手段に蓄積されている位置情報および時刻情報の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率を算出するとともに、算出された各書類データの利用効率を比較して利用効率が高い書類データに対応する書類を特定し、特定結果を出力する。
【０００８】
また、本発明は、利用された書類に割り当てられている書類識別情報と、前記書類の利用場所と、前記書類の利用時刻とを対応付けて蓄積する蓄積手段と、書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている利用場所および利用時刻の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する算出手段と、前記算出手段により算出された各書類データの利用効率を比較する比較手段と、前記比較手段による比較結果に基づいて、前記各書類データに対応する各書類に対し、電子化する優先順位を設定する設定手段と、前記設定手段による優先順位の設定結果を出力する出力手段とを具備する書類管理装置を提供する。
【０００９】
また、本発明は、書類または書類を収容する収容器から前記書類に割り当てられている書類識別情報を読み取る複数の読取手段と、前記複数の読取手段の各々が読み取った書類識別情報と、当該書類識別情報を読み取った読取手段の設置場所を示す位置情報と、当該書類識別情報を読み取った時刻を示す時刻情報と対応付けて蓄積する蓄積手段と、書類毎に、当該書類の前記書類識別情報と対応付けられて前記蓄積手段に蓄積されている位置情報および時刻情報の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する算出手段と、前記算出手段により算出された各書類データの利用効率を比較する比較手段と、前記比較手段による比較結果に基づいて、前記各書類データに対応する各書類に対し、電子化する優先順位を設定する設定手段と、前記設定手段による優先順位の設定結果を出力する出力手段とを具備する書類管理システムを提供する。
【００１０】
本発明によれば、書類管理装置および書類管理システムは、書類毎に、当該書類の書類識別情報と対応付けられて蓄積手段に蓄積されている位置情報および時刻情報の履歴に基づいて、当該書類を電子化して得られる書類データの利用効率を算出するとともに、算出された各書類データの利用効率を比較して得られる比較結果に基づいて、各書類データに対応する各書類に対し、電子化する優先順位を設定し、優先順位の設定結果を出力する。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、書類管理装置および書類管理システムは、オフィス等で使用される書類の中から電子化した方がよい書類を選び出したり、各書類に対して電子化する優先順位を設定したりして、書類の電子化作業を行う者に通知することができる。よって、書類の電子化作業を効率よく行うことができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を参照して本発明の実施形態について説明する。
［Ａ．実施形態］
本発明に係る書類管理装置または書類管理システムは、例えば、書類の電子化を計画している企業や自治体等のオフィスに対し、電子化作業を開始する半年〜１年程度前に設置される。この際、図１に示すように、オフィスに存在する書類１０やファイル２０には、ＲＦＩＤタグ３０が取り付けられる。
【００１３】
このＲＦＩＤタグ３０には、書類１０毎に固有の書類ＩＤや、ファイル２０毎に固有のファイルＩＤ等が格納されている。例えば、書類１０に取り付けられたＲＦＩＤタグ３０には、書類ＩＤに加え、この書類１０の種類やタイトル、総ページ数、重要度、保管場所等の情報が格納されている。また、ファイル２０に取り付けられたＲＦＩＤタグ３０には、ファイルＩＤに加え、このファイル２０の重要度や保管場所、このファイル２０に綴じ込まれている各書類１０の書類ＩＤ等の情報が格納されている。なお、ＲＦＩＤタグ３０には、ＲＦＩＤタグ３０毎に固有のタグ識別情報のみが格納されており、このタグ識別情報と、上述した書類ＩＤやファイルＩＤとの対応付けがサーバ等にデータベースとして登録されている構成であってもよい。
【００１４】
図２は、書類管理システム１の構成を例示する図である。同図に示すように、タグリーダ４０ａ〜４０ｄは、例えば、プリンタ、ファクシミリ装置、コピー機等、新たな書類１０が生成される場所と、書棚や書庫の出入口等、書類１０やファイル２０が保管される保管場所と、各部署の出入口等、書類１０やファイル２０が利用される場所と、シュレッターやゴミ箱等、書類１０やファイル２０が廃棄される場所とに設置される。また、各タグリーダ４０ａ〜４０ｄは、自装置４０ａ〜４０ｄの近傍に位置するＲＦＩＤタグ３０と無線通信を行い、ＲＦＩＤタグ３０から書類ＩＤ等の情報を読み取り、読み取った情報と、自装置４０ａ〜４０ｄを識別する識別情報（以下、本明細書では「リーダＩＤ」と記載する）とをサーバ５０へ送信する。
【００１５】
例えば、図３（ａ）および図３（ｂ）は、書棚８０とその棚板８１に設置されたタグリーダ４０ｂについて示す図である。図３（ａ）に示す書棚８０において、各棚板８１の内部には、図３（ｂ）に示すように、棚板８１の上に置かれたファイル２０や書類１０に取り付けられているＲＦＩＤタグ３０と無線通信を行うためのアンテナ４１および制御ユニット４２を備えたタグリーダ４０ｂが組み込まれている。なお、以降、本明細書では、特に区別を必要としない限り、タグリーダ４０ａ〜４０ｂの各々を「タグリーダ４０」と記載する。
【００１６】
図２に戻り、サーバ５０は、各タグリーダ４０がＲＦＩＤタグ３０から読み取った書類ＩＤ等の情報を、この情報を読み取ったタグリーダ４０の設置場所を示す位置情報（例えば、プリンタＡ、書棚Ｂ、経理部、シュレッターＡ等）と、現在時刻（年月日時分秒）を示す時刻情報と対応付けて蓄積装置６０へ蓄積する。なお、各タグリーダ４０が、ＲＦＩＤタグ３０から読み取った情報と、自装置４０の設置場所を示す位置情報と、ＲＦＩＤタグ３０から情報を読み取った時刻を示す時刻情報とを対応付けた上で、これらのデータをサーバ５０へ送信する構成であってもよい。
【００１７】
図４は、蓄積装置６０に蓄積されるデータの構成について例示する図である。同図に示すように、蓄積装置６０には、書類ＩＤ毎に、この書類ＩＤを読み取ったタグリーダ４０の設置場所を示す位置情報と、この書類ＩＤを読み取った時刻を示す時刻情報とが蓄積される。また、蓄積装置６０には、図示を省略しているが、書類ＩＤ毎に、この書類１０の種類（例えば、設計図面、仕様書、契約書等）やタイトル、総ページ数、重要度、保管場所等を示す情報が登録される。なお、ファイル２０に取り付けられたＲＦＩＤタグ３０からファイルＩＤが読み取られた場合には、図４に示すデータにおいて書類ＩＤの代わりにファイルＩＤが格納される。
【００１８】
また、サーバ５０は、蓄積装置６０に蓄積された情報（図４参照）を分析し、書類１０毎に、書類１０を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する。そして、サーバ５０は、算出された各書類データの利用効率を比較し、利用効率が高い書類データに対応する書類１０を、電子化した方がよい書類１０として選び出す。クライアント７０の表示画面には、電子化した方がよい書類１０の一覧等が表示される。
【００１９】
次に、書類管理システム１の動作について説明する。
まず、オフィスに存在する書類１０やファイル２０には、書類ＩＤやファイルＩＤ等の情報が格納されたＲＦＩＤタグ３０が取り付けられる。この後、ＲＦＩＤタグ３０が取り付けられた書類１０やファイル２０を人が持ってオフィス内を移動すると、図５に示すように、まず、オフィス内の各所に設置されたタグリーダ４０によって、ＲＦＩＤタグ３０から書類ＩＤ等の情報が読み取られる（ステップＳ１０１）。例えば、書類１０が書棚８０に戻されると、棚板８１に組み込まれたタグリーダ４０ｂによって、書類１０に取り付けられたＲＦＩＤタグ３０から書類ＩＤ等が読み取られる。次いで、タグリーダ４０は、ＲＦＩＤタグ３０から読み取った書類ＩＤ等の情報と、自装置４０のリーダＩＤとをサーバ５０へ送信する（ステップＳ１０２）。
【００２０】
サーバ５０は、書類ＩＤおよびリーダＩＤを受信すると、まず、現在時刻を取得し（ステップＳ１０３）、取得した時刻を書類ＩＤの読取時刻とする。また、サーバ５０は、リーダＩＤ毎にタグリーダ４０の設置場所を示す情報が登録されたデータテーブルを有しており、このデータテーブルを参照して、受信したリーダＩＤに対応する設置場所を特定する。そして、サーバ５０は、タグリーダ４０から受信した書類ＩＤと、この書類ＩＤを読み取ったタグリーダ４０ｂの設置場所と、書類ＩＤの読取時刻とを蓄積装置６０へ送信し（ステップＳ１０４）、蓄積装置６０に蓄積させる（ステップＳ１０５）。このようにして各タグリーダ４０により読み取られた書類ＩＤと、書類ＩＤを読み取ったタグリーダ４０ｂの設置場所と、書類ＩＤの読取時刻とが蓄積装置６０に順次蓄積されていく。
【００２１】
次に、図６は、電子化した方がよい書類１０を選び出す場合の、書類管理システム１の各部の動作について例示するシーケンスチャートである。同図に示すように、サーバ５０は、例えば、クライアント７０から選択処理の起動要求を受信すると（ステップＳ２０１）、蓄積装置６０に対して蓄積情報の読出要求を送信する（ステップＳ２０２）。蓄積装置６０は、読出要求を受信すると、自装置６０に蓄積された情報（図４参照）を読み出して（ステップＳ２０３）、サーバ５０へ送信する（ステップＳ２０４）。この後、サーバ５０は、蓄積装置６０から受信した蓄積情報を分析し、書類１０毎に、書類１０を電子化して得られる書類データの利用効率を求める（ステップＳ２０５）。なお、サーバ５０は、書類データの利用効率として、例えば、以下の各項目に示す情報を求める。
【００２２】
（１）「利用頻度」
例えば、３ヶ月間等、所定期間内に書類１０が各利用場所に持ち込まれた回数である。
（２）「移動経路」
保管場所から持ち出された書類１０が再び保管場所へ戻ってくるまでの間に経由した利用場所等の履歴を示す情報である。この情報からは、書類１０が経由された利用場所や、書類１０が経由された利用場所の数がわかる。
【００２３】
（３）「滞留時間の平均値」
１つの利用場所に書類１０が滞留していた時間の平均値である。滞留時間の平均値がわかると、例えば、停滞時間の平均値が比較的短く、かつ、多数の部署に跨って利用される書類１０であれば、回覧目的の書類１０であると特定することができる。このような書類１０であれば、電子化して電子メールに添付して配信すれば、より短時間のうちに必要な人に対して情報を提供できる。
【００２４】
（４）「ライフ時間」
書類１０が生成されてから破棄されるまでの時間であり、シュレッターやゴミ箱に破棄された書類１０についてのみ算出される。書類１０のライフ時間がわかると、例えば、ライフ時間が短く、かつ利用頻度が低い書類１０であれば、電子化しても利用効率の改善がそれ程期待できないであろうから電子化を施す優先順位が低くてもよいことがわかる。また、利用頻度が低い書類１０であってもライフ時間が長い書類１０であれば、電子化を施すことで書類１０の保管スペースの無駄を排除できることがわかる。
【００２５】
（５）「利用時間の割合」
書類１０が生成されてから破棄されるまでの時間に対する、書類１０が各利用場所に持ち込まれていた時間の割合である。なお、書類１０の利用時間（１回分）は、書類１０が利用場所に持ち込まれた時刻と、書類１０が利用場所から持ち出された時刻との差分を取ることで算出できる。また、書類１０が保管場所に保管されていた時間を、この書類１０のライフ時間から減算することで、書類１０のトータルの利用時間を算出することができる。
【００２６】
（６）「最初の利用場所とその回数」
保管場所から持ち出された書類１０が最初に持ち込まれた利用場所とその回数である。この情報からは、書類１０を必要とする部署やその頻度が明らかとなる。
（７）「複写回数と複写場所」
書類１０を複写した回数と書類１０を複写した場所の情報である。複写回数や複写場所が多ければ、この書類１０を電子化することによって利用効率の改善が期待できる。
【００２７】
サーバ５０は、蓄積装置６０の蓄積情報を分析し、各書類１０について上記（１）〜（７）に示した利用効率を求めると、次いで、各書類１０に対し、求めた利用効率に基づいて点数を設定する（ステップＳ２０６）。ここで設定される点数は、点数が高い程、電子化した方がよいことを示しており、換言するならば、点数が高い程、書類１０を電子化する優先順位が高いことを示している。
【００２８】
例えば、サーバ５０は、上記（１）〜（７）に示した利用効率に基づいて、「利用頻度」が予め定めた閾値以上となる書類１０や、「移動経路」として示されている利用場所が５ヵ所以上である書類１０に対して３０点を加算する。また、サーバ５０は、「複写回数」が３回以上あるいは「複写場所」が３ヵ所以上である書類１０や、「ライフ時間」が予め定めた閾値よりも長い書類１０に対して２０点を加算する。
【００２９】
また、サーバ５０は、上述した（１）〜（７）の各項目うち２以上の利用効率に基づいて、例えば、「停滞時間の平均値が比較的短く、かつ、利用場所が５ヵ所以上となる書類１０であれば、さらに７点加算する」、「利用頻度は低いが、一度、保管場所から持ち出されると３ヵ所以上の部署に跨って利用される書類１０であれば、さらに６点加算する」、「利用頻度は高いが、いつも同じ利用場所のみで利用されている書類１０であれば５点減算する」、「ライフ時間が短く、かつ利用頻度が低い書類１０であれば１０点減算する」等といった点数の加算や減算を行なう。
【００３０】
このようにして各書類１０に対する点数付けを終えると、サーバ５０は、点数付けされた各書類１０の中から、例えば８０点等、予め定めた閾値以上の点数となった書類１０を選び出した後（ステップＳ２０７）、選び出された書類１０の一覧を示す表示データを生成してクライアント７０へ送信する（ステップＳ２０８）。クライアント７０は、受信した表示データに従って、例えば、図７に示すように、電子化した方がよい書類１０の一覧を表示画面に表示する（ステップＳ２０９）。
【００３１】
なお、サーバ５０は、点数付けした各書類１０の中から点数の高かった上位３０％の書類１０を選び出し、その一覧を示す表示データを生成してクライアント７０に送信する構成であってもよい。また、書類１０の一覧は、表示ではなく印刷される態様であってもよい。また、電子化した方がよい書類１０の一覧のみでなく、点数が低く、電子化する必要性の低い書類１０や、点数が極めて低く、電子化せずに書面のままで保管しておいた方がよい書類１０の一覧を出力する構成としてもよい。
【００３２】
また、サーバ５０は、点数付けした全書類１０について点数の高い順または点数の低い順に各書類１０を並べた一覧を出力したり、各書類１０に対し、電子化を施す優先順位を点数に従って設定し、各書類１０について電子化する優先順位が示されたデータを生成してクライアント７０に出力する構成であってもよい。
【００３３】
以上説明したように本実施形態によれば、蓄積装置６０には、利用された書類１０についての書類ＩＤと利用場所と利用時刻が蓄積される。サーバ５０は、蓄積装置６０に蓄積された情報を分析し、書類１０毎に、書類１０を電子化して得られる書類データの利用効率を算出する。そして、サーバ５０は、算出された各書類データの利用効率を比較して利用効率が高い書類データに対応する書類１０を特定し、特定結果をクライアント７０に出力する。また、サーバ５０は、上記各書類データの利用効率の比較結果に基づいて、各書類１０に対し、電子化する優先順位を設定してクライアント７０に出力する。したがって、書類１０の電子化作業を担当する者は、電子化した方がよい書類１０とそうでない書類１０の選別結果や、各書類１０を電子化する場合の優先順位等の情報を、電子化作業を開始する前に把握することができるから、書類１０の電子化作業を効率よく行うことができるようになる。
【００３４】
［Ｂ．変形例］
（１）上述した実施形態において、オフィスで新たな書類１０が生成される場合には、新たな書類１０が手書きで作成される場合と、プリンタから新たな書類１０が印刷される場合と、ファクシミリ装置から新たな書類１０が印刷される場合と、既に存在する書類１０がコピー機によって複写され、新たな書類１０として出力される場合とがある。ここで、手書きの場合を除く、プリンタ出力、ＦＡＸ受信、複写出力の場合は、例えば、図８に示す処理をサーバ５０に行わせることで、新たな書類１０についての書類ＩＤや重要度、保管場所等の情報を、ＲＦＩＤタグ３０に書き込んだり蓄積装置６０に登録する作業を自動化することができる。但し、この場合は、ＲＦＩＤタグ３０に情報を書き込む書込装置と、プリンタと、ファクシミリ装置と、コピー機がＬＡＮ等によってサーバ５０に接続されている必要がある。
【００３５】
図８に示すように、まず、プリンタ出力の場合、サーバ５０は、プリンタから原稿データを含む印刷ジョブを受信する（ステップＳ３０１）。次いで、サーバ５０は、受信した印刷ジョブを解析し（ステップＳ３０２）、この印刷ジョブに従って印刷される書類１０の種類やタイトル、総ページ数、重要度、保管場所等の情報を得る（ステップＳ３０３）。ここで、書類１０のタイトルは、例えば、原稿データのファイル名である。また、原稿データの付属情報として、書類１０の種類や重要度、保管場所の設定を義務付けておくことで、サーバ５０は、印刷ジョブから書類１０の種類や重要度、保管場所の情報を得ることができる。
【００３６】
次に、ＦＡＸ受信の場合、サーバ５０は、ファクシミリ装置から原稿の画像データを受信する（ステップＳ３０４）。次いで、サーバ５０は、受信した画像データに対して文字認識処理を施した後（ステップＳ３０５）、この画像データを印刷することによって得られる書類１０の内容を解析し（ステップＳ３０６）、この書類１０の種類やタイトル、総ページ数、重要度、保管場所等の情報を得る（ステップＳ３０７）。ここで、書類１０のタイトルは、例えば、ＦＡＸのフェイスシートを除いた最初のページの１行目に記載されている文字列や、ＦＡＸのフェイスシートを除いた最初のページにある、文字のサイズが他の文字よりも大きい文字列等とすることができる。また、書類１０の重要度については、ＦＡＸの宛先として記載されている人物の役職から、例えば、役職が係長以下であれば“低”、役職が係長より上で部長以下であれば“中”、部長より上であれば“高”と設定することができる。また、書類１０の保管場所については、ＦＡＸの宛先として記載されている部署名やＦＡＸ受信した書類１０の種類等から特定することができる。
【００３７】
また、複写出力の場合、まず、サーバ５０は、複写された原稿の画像データをコピー機から受信する（ステップＳ３０８）。ここで、基本的に複写元となる書類１０には、既にＲＦＩＤタグ３０が取り付けられているから、例えば、ＲＦＩＤタグ３０の表面に書類ＩＤのコードを印刷しておくことで、サーバ５０は、受信した画像データから画像認識処理によって書類ＩＤを特定することができる（ステップＳ３０９）。次いで、サーバ５０は、特定された書類ＩＤを検索キーとして蓄積装置６０に登録されている情報を検索し（ステップＳ３１０）、蓄積装置６０に登録されている情報の中から、複写元の書類１０についての種類やタイトル、総ページ数、重要度、保管場所等の情報を得る（ステップＳ３１１）。
【００３８】
このようにして新たな書類１０についての情報を得ると、サーバ５０は、書類ＩＤを発行する（ステップＳ３１２）。次いで、サーバ５０は、蓄積装置６０に登録されている情報を検索し、新たな書類１０についての情報として取得した、種類、タイトル、総ページ数、重要度、保管場所等の情報と同じ情報が蓄積装置６０に蓄積されているか否かを調べる（ステップＳ３１３）。
【００３９】
その結果、同じ情報が蓄積装置６０に蓄積されていた場合は（ステップＳ３１３：ＹＥＳ）、書類１０のタイトルの後ろに、適宜、インデックス番号を付与する（ステップＳ３１４〜Ｓ３１６）。例えば、同一の書類１０が２回複写された場合は、複写元の書類１０に加え、複写により生成された書類１０が２部存在するから、複写元の書類１０のタイトルが“○○○○○”であった場合、１回目の複写によって生成された書類１０のタイトルは、“○○○○○１”、２回目の複写によって生成された書類１０のタイトルは、“○○○○○２”となる。なお、複写出力の場合、複写された書類１０の保管場所が複写元の書類１０の保管場所と異なることが考えられる。このような場合は、新たな保管場所の情報を、適宜、ユーザに設定してもらう。
【００４０】
この後、サーバ５０は、新たな書類１０についての書類ＩＤや種類、タイトル、総ページ数、重要度、保管場所等の情報を、図示を省略した書込装置へ転送し、ＲＦＩＤタグ３０への書き込みを指示する。また、同時にサーバ５０は、上述した新たな書類１０についての情報を蓄積装置６０へ登録する（ステップＳ３１７）。このような構成とすれば、新たな書類１０についての書類ＩＤや重要度、保管場所等の情報を、ＲＦＩＤタグ３０に書き込んだり蓄積装置６０に登録する作業を自動化できるから、書類管理システム１の利便性を高めることができる。
【００４１】
（２）上述した実施形態では、ＲＦＩＤタグ３０が書類１０やファイル２０に取り付けられている場合について説明したが、ＲＦＩＤタグ３０は、書類１０が収められたクリアファイルや、書類１０が収められたケース等に取り付けられていてもよい。
【００４２】
また、書類ＩＤやファイルＩＤを示す文字列またはバーコードが書類１０の表紙やファイル２０の表面に印刷されていてもよいし、書類ＩＤに加え、書類１０の種類やタイトル、総ページ数、重要度、保管場所等の情報を示す２次元バーコードが書類１０やファイル２０に印刷されていてもよい。但し、この場合は、書類１０やファイル２０の画像を撮像し、撮像した画像に対して画像認識処理を施して書類ＩＤやファイルＩＤ等の情報を読み取る読取装置をタグリーダ４０ａ〜４０ｄの代わりに用いる必要がある。なお、書類ＩＤ等を示す文字列やバーコードが印刷されたシールが書類１０やファイル２０に貼られていてもよい。
【００４３】
（３）上述した実施形態では、ファイル２０に綴じ込まれている複数の書類１０の中から実際に利用された書類１０を把握することが困難である。そこで、ファイル２０に綴じ込まれた各書類１０に取り付けられるＲＦＩＤタグ３０については、タグ３０内に光センサを組み込み、この光センサが、例えば、１０秒以上に渡って予め定められた閾値以上の明るさであることを検知し続けている場合にのみ、ＲＦＩＤタグ３０の無線通信が許可される構成としてもよい。このような構成とすれば、ユーザがファイル２０を開き、利用したい書類１０を所定期間以上に渡って眺めている場合や、ユーザがファイル２０から書類１０を抜き出して利用している場合にのみ、その場所の近傍に設置されたタグリーダ４０に対してＲＦＩＤタグ３０から書類ＩＤ等の情報が送信される。よって、ファイル２０に綴じ込まれている複数の書類１０の中から、ユーザが実際に利用した書類１０を正確に把握することができるようになる。
【００４４】
（４）上述した実施形態では、タグリーダ４０ａ〜４０ｄを用いて書類ＩＤやファイルＩＤを読み取る場合について説明したが、例えば、書類１０の保管管理者や書類１０の利用者によって、利用した書類１０について、書類ＩＤと利用場所と利用時刻がサーバ５０から入力され、蓄積装置６０に蓄積される構成であってもよい。また、蓄積装置６０は、ハードディスクとしてサーバ５０（書類管理装置）に組み込まれていてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】書類１０やファイル２０に取り付けられる無線タグ３０について例示する図である。
【図２】書類管理システム１の構成を例示する図である。
【図３】書棚８０とその棚板８１に設置されたタグリーダ４０ｂについて示す図である。
【図４】蓄積装置６０に蓄積されるデータの構成について例示する図ある。
【図５】蓄積装置６０にデータが蓄積されるまでの書類管理システム１の各部の動作について例示するシーケンスチャートである。
【図６】電子化した方がよい書類１０を選び出す場合の、書類管理システム１の各部の動作について例示するシーケンスチャートである。
【図７】クライアント７０の画面表示例を示す図である。
【図８】変形例（１）に係り、サーバ５０の動作について例示するフローチャートである。
【符号の説明】
【００４６】
１…書類管理システム、１０…書類、２０…ファイル、３０…ＲＦＩＤタグ、４０ａ，４０ｂ，４０ｃ，４０ｄ…タグリーダ、４１…アンテナ、４２…制御ユニット、５０…サーバ、６０…蓄積装置、７０…クライアント、８０…書棚、８１…棚板。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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