(57)【要約】【課題】  ユーザがホストコンピュータ側で行っていた定型的な処理の一部をディジタル複合機やプリンタなどの情報処理機器側で行う仕組みの提供と、その仕組みを適用することによりユーザの作業負荷を軽減させること。【解決手段】  少なくともフォルダに含まれる電子文書あるいはフォルダを使用するユーザに対する所定の処理および処理の実行タイミングに関して定義する定義手段と、前記定義手段により定義された内容を所定の形式により記述し、前記記述内容を該フォルダに関連付けてファイルとして保存する保存手段と、前記保存手段による保存とともに前記定義手段により定義された処理の実行タイミングを登録する登録手段と、前記登録手段により登録された処理タイミングに従って前記保存手段により保存されたファイルに対して前記定義手段により定義された定義内容を読み取る読み取り手段と、前記読み取り手段により読み取った内容に定義されている処理を前記処理タイミングで実行する実行手段とを有する。【選択図】        図１
2006246182.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数種類の電子文書をフォルダにより管理し、前記電子文書に対してユーザの指示に基づいた所定の処理を行う情報処理装置であって、
少なくともフォルダに含まれる電子文書あるいはフォルダを使用するユーザに対する所定の処理および処理の実行タイミングに関して定義する定義手段と、
前記定義手段により定義された内容を所定の形式により記述し、前記記述内容を該フォルダに関連付けてファイルとして保存する保存手段と、
前記保存手段による保存とともに前記定義手段により定義された処理の実行タイミングを登録する登録手段と、
前記登録手段により登録された処理タイミングに従って前記保存手段により保存されたファイルに対して前記定義手段により定義された定義内容を読み取る読み取り手段と、
前記読み取り手段により読み取った内容に定義されている処理を前記処理タイミングで実行する実行手段とを有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記保存手段は、前記定義手段におけるパラメータをタグとし、前記定義手段による定義内容をＸＭＬ形式のファイルとして保存することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記読み取り手段は、前記定義手段により定義された内容をタグに基づいて読み取ることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の編集および編集タイミングに関して定義することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の印刷および印刷タイミングに関して定義することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の配信および配信タイミングに関して定義することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記定義手段は、少なくとも電子メールによるメッセージ配信および配信タイミングについて定義することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記定義手段は、処理の実行タイミングとして少なくとも任意の時刻により定義することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記定義手段は、処理の実行タイミングとして少なくとも所定のフォルダへの任意のアクセス手段により定義することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記保存手段は、前記定義手段により定義された内容に関連するフォルダに保存することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
少なくとも所定の画像形成指示に基づいて画像を形成する画像形成装置であって、
複数種類の電子文書をフォルダにより管理する管理手段と、
少なくともフォルダに含まれる電子文書あるいはフォルダを使用するユーザに対する所定の処理および処理の実行タイミングに関して定義する定義手段と、
前記定義手段により定義された内容を所定の形式により記述し、前記記述内容を該フォルダに関連付けてファイルとして保存する保存手段と、
前記保存手段による保存とともに前記定義手段により定義された処理の実行タイミングを登録する登録手段と、
前記登録手段により登録された処理タイミングに従って前記保存手段により保存されたファイルに対して前記定義手段により定義された定義内容を読み取る読み取り手段と、
前記読み取り手段により読み取った内容に定義されている処理を前記処理タイミングで実行する実行手段とを有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項１２】
前記保存手段は、前記定義手段におけるパラメータをタグとし、前記定義手段による定義内容をＸＭＬ形式のファイルとして保存することを特徴とする請求項１１に記載の画像形成装置。
【請求項１３】
前記読み取り手段は、前記定義手段により定義された内容をタグに基づいて読み取ることを特徴とする請求項１２に記載の画像形成装置。
【請求項１４】
前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の編集および編集タイミングに関して定義することを特徴とする請求項１１に記載の画像形成装置。
【請求項１５】
前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の印刷および印刷タイミングに関して定義することを特徴とする請求項１１に記載の画像形成装置。
【請求項１６】
前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の配信および配信タイミングに関して定義することを特徴とする請求項１１に記載の画像形成装置。
【請求項１７】
前記定義手段は、少なくとも電子メールによるメッセージ配信および配信タイミングについて定義することを特徴とする請求項１１に記載の画像形成装置。
【請求項１８】
前記定義手段は、処理の実行タイミングとして少なくとも任意の時刻により定義することを特徴とする請求項１１に記載の画像形成装置。
【請求項１９】
前記定義手段は、処理の実行タイミングとして少なくとも所定のフォルダへの任意のアクセス手段により定義することを特徴とする請求項１１に記載の画像形成装置。
【請求項２０】
前記保存手段は、前記定義手段により定義された内容に関連するフォルダに保存することを特徴とする請求項１１に記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば画像データ、文書データ等のさまざまな情報を処理可能な情報処理装置および画像形成装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、ディジタル複写機、ディジタル複合機など、大容量のデータを格納可能な記憶領域を備えた機器においては、印刷データや原稿を読み取って生成された画像データなどの電子文書を機器内の大容量記憶領域に保存する機能があり、また必要に応じて読み出して印刷出力したり（例えば、特許文献１参照）、電子メール等で所定の宛先に配信したり（例えば、特許文献２参照）する技術もあった。
【０００３】
一方、機器の設定として、画像データの付属情報に含まれるデータ作成した機器の種類や作成時のパラメータより特定の条件の画像データのみ受け付けるような判断を行い、所定の制限を機器に行わせる技術もあった。
【特許文献１】特開平１０−２０２９８７号公報
【特許文献２】特開２００１−２６８３２８号公報
【特許文献３】特開２００３−１１１００８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、例えば上述した技術を備えた機器を使用して、毎週同じ曜日の同じ時間に常に更新される複数の文書を、合成して印刷出力して複数人に配布するような定型作業を、機器に定義することはできなかった。
【０００５】
また、機器に対して、所定の判断による所定の処理を定義できたとしても、その機器に関わるすべてのデータが判断の対象となってしまうため、例えばデータの管理に使用されるフォルダ別に定義を行うことはできなかった。
【０００６】
本発明は、以上の点に着目して成されたもので、ユーザの作業負荷が軽減され、ディスクの使用可能な容量を維持管理することができる情報処理装置および画像形成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した課題を解決するために、本発明に係る第１の発明は、複数種類の電子文書をフォルダにより管理し、前記電子文書に対してユーザの指示に基づいた所定の処理を行う情報処理装置であって、少なくともフォルダに含まれる電子文書あるいはフォルダを使用するユーザに対する所定の処理および処理の実行タイミングに関して定義する定義手段と、前記定義手段により定義された内容を所定の形式により記述し、前記記述内容を該フォルダに関連付けてファイルとして保存する保存手段と、前記保存手段による保存とともに前記定義手段により定義された処理の実行タイミングを登録する登録手段と、前記登録手段により登録された処理タイミングに従って前記保存手段により保存されたファイルに対して前記定義手段により定義された定義内容を読み取る読み取り手段と、前記読み取り手段により読み取った内容に定義されている処理を前記処理タイミングで実行する実行手段とを有することを特徴とする。
【０００８】
本発明に係る第２の発明は、前記保存手段は、前記定義手段におけるパラメータをタグとし、前記定義手段による定義内容をＸＭＬ形式のファイルとして保存することを特徴とする。
【０００９】
本発明に係る第３の発明は、前記読み取り手段は、前記定義手段により定義された内容をタグに基づいて読み取ることを特徴とする。
【００１０】
本発明に係る第４の発明は、前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の編集および編集タイミングに関して定義することを特徴とする。
【００１１】
本発明に係る第５の発明は、前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の印刷および印刷タイミングに関して定義することを特徴とする。
【００１２】
本発明に係る第６の発明は、前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の配信および配信タイミングに関して定義することを特徴とする。
【００１３】
本発明に係る第７の発明は、前記定義手段は、少なくとも電子メールによるメッセージ配信および配信タイミングについて定義することを特徴とする。
【００１４】
本発明に係る第８の発明は、前記定義手段は、処理の実行タイミングとして少なくとも任意の時刻により定義することを特徴とする。
【００１５】
本発明に係る第９の発明は、前記定義手段は、処理の実行タイミングとして少なくとも所定のフォルダへの任意のアクセス手段により定義することを特徴とする。
【００１６】
本発明に係る第１０の発明は、前記保存手段は、前記定義手段により定義された内容に関連するフォルダに保存することを特徴とする。
【００１７】
本発明に係る第１１の発明は、少なくとも所定の画像形成指示に基づいて画像を形成する画像形成装置であって、複数種類の電子文書をフォルダにより管理する管理手段と、少なくともフォルダに含まれる電子文書あるいはフォルダを使用するユーザに対する所定の処理および処理の実行タイミングに関して定義する定義手段と、前記定義手段により定義された内容を所定の形式により記述し、前記記述内容を該フォルダに関連付けてファイルとして保存する保存手段と、前記保存手段による保存とともに前記定義手段により定義された処理の実行タイミングを登録する登録手段と、前記登録手段により登録された処理タイミングに従って前記保存手段により保存されたファイルに対して前記定義手段により定義された定義内容を読み取る読み取り手段と、前記読み取り手段により読み取った内容に定義されている処理を前記処理タイミングで実行する実行手段とを有することを特徴とする。
【００１８】
本発明に係る第１２の発明は、前記保存手段は、前記定義手段におけるパラメータをタグとし、前記定義手段による定義内容をＸＭＬ形式のファイルとして保存することを特徴とする。
【００１９】
本発明に係る第１３の発明は、前記読み取り手段は、前記定義手段により定義された内容をタグに基づいて読み取ることを特徴とする。
【００２０】
本発明に係る第１４の発明は、前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の編集および編集タイミングに関して定義することを特徴とする。
【００２１】
本発明に係る第１５の発明は、前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の印刷および印刷タイミングに関して定義することを特徴とする。
【００２２】
本発明に係る第１６の発明は、前記定義手段は、少なくとも一つ以上の電子文書の配信および配信タイミングに関して定義することを特徴とする。
【００２３】
本発明に係る第１７の発明は、前記定義手段は、少なくとも電子メールによるメッセージ配信および配信タイミングについて定義することを特徴とする。
【００２４】
本発明に係る第１８の発明は、前記定義手段は、処理の実行タイミングとして少なくとも任意の時刻により定義することを特徴とする。
【００２５】
本発明に係る第１９の発明は、前記定義手段は、処理の実行タイミングとして少なくとも所定のフォルダへの任意のアクセス手段により定義することを特徴とする。
【００２６】
本発明に係る第２０の発明は、前記保存手段は、前記定義手段により定義された内容に関連するフォルダに保存することを特徴とする。
【発明の効果】
【００２７】
本発明によって、ユーザがホストコンピュータ側で行っていたメール配信、ドキュメント配信、ドキュメント合成、ドキュメント削除、ドキュメントの印刷指示などの定型的な処理を、ディジタル複合機やプリンタなどの情報処理機器側でフォルダ別に定義することができる。その結果、ユーザが行っていた定型的な作業の一部を前記情報処理機器が自動的に行い、ユーザの作業負荷は軽減される。
【００２８】
一方、前記情報処理機器のおいては、例えばフォルダ別に時刻等を設定して定期的にフォルダ内のファイルを削除するように定義しておけば、不要なファイルの削減によりディスクの使用可能な容量を維持管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
以下本発明を実施するための最良の形態を、実施例により詳しく説明する。
【実施例１】
【００３０】
本発明に係る第１実施形態に係る情報処理装置について、図面を参照して説明する。
【００３１】
〔図１の説明〕
図１は、本発明の１つの実施形態に係る情報処理装置を用いたネットワークシステムの全体構成例を示す図である。
【００３２】
図において、ディジタル複合機１０５は、情報処理装置の一例であり、大容量の電子文書を管理するサーバや汎用のパーソナルコンピュータであってもよく、さらにディジタル複写機やレーザビームプリンタなどの印刷装置であってもよい。ディジタル複合機１０５は、ネットワーク１０６を介して接続されているパーソナルコンピュータ（以降、ＰＣと呼ぶ）１０１、１０２、１０３、および１０４に繋がり、ＰＣ１０１、１０２、１０３、および１０４からの要求に対して所定の画像形成処理や各種データの保存処理を行う。一方、ディジタル複合機１０５は、ディジタル複合機１０５を操作するユーザの指示に従い、所定の画像形成処理を行ったり、ネットワーク１０６を介して繋がっているＰＣ１０１、１０２、１０３、および１０４のいずれかもしくは複数に対して画像データの送信を行ったりする。
【００３３】
〔図２の説明〕
図２は、ディジタル複合機１０５のコントローラユニットの構成例を示すブロック図である。
【００３４】
図において、コントローラユニット２００は、スキャナ２４１やプリンタ２４２と接続され、一方ではＬＡＮ１０や公衆回線（ＷＡＮ）２０に接続されることによって画像情報やデバイス情報の入出力を行うコントローラである。
【００３５】
ＣＰＵ２０１はシステム全体を制御するコントローラである。ＲＡＭ２０２はＣＰＵ２０１が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを一時的に記憶するための画像メモリでもある。ＲＯＭ２０３はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。ＨＤＤ２０４はハードディスクドライブで、システムソフトウェアや画像データなどが格納される。
【００３６】
操作部Ｉ／Ｆ２０６は操作部（ＵＩ）２１０とのインターフェース部であり、操作部２１０に表示する画像データを操作部２１０に出力する。また、操作部２１０から本システム使用者が入力した情報を、ＣＰＵ２０１に伝える役割をする。
【００３７】
Ｎｅｔｗｏｒｋ２０９はＬＡＮ１０に接続されており、情報の入出力を行う。ＭＯＤＥＭ２２０は公衆回線２０に接続されており、情報の入出力を行う。以上のデバイスがシステムバス２０７上に配置される。
【００３８】
Ｉｍａｇｅ  Ｂｕｓ  Ｉ／Ｆ２０５は、画像データを高速で転送する画像バス２０８とシステムバス２０７とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス２０８は、ＰＩＣバスなどの高速バスによって構成される。
【００３９】
画像バス２０８上には以下の各種デバイスが配置されている。ラスターイメージプロセッサ（ＲＩＰ）２３０はＰＤＬコードをビットマップイメージに展開するものである。デバイスＩ／Ｆ部２４０は、スキャナ２４１やプリンタ２４２とコントローラユニット２００を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行うものである。スキャナ画像処理部２５０は、入力画像データに対し補正、加工、編集などを行うものである。プリンタ画像処理部２６０は、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換などを行うものである。画像回転部２７０は画像データの回転を行うものである。画像圧縮部２８０は、多値画像データをＪＰＥＧに圧縮伸張処理を行い、２値画像データをＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨに圧縮伸張処理を行うものである。
【００４０】
また、ＨＤＤ２０４には、ネットワーク（ＬＡＮ１０）に接続されているノードに関する画像出力速度、設置位置などの情報がアドレス毎に保存されている。
【００４１】
〔図３の説明〕
図３は、ディジタル複合機１０５のＨＤＤ２０４に格納されているデータを整理するために存在するフォルダに関連した処理（アクション）を定義するためのＵＩ画面の一例を示す図である。
【００４２】
図において、３０１は、ユーザが任意のフォルダに関連した処理を任意のタイミングで実行する内容を定義するためのアクション設定画面であり、例えば指定フォルダの画像ファイルを一つのファイルに合成して指定したあて先に合成文書を電子メールにて配信するといった定義を行うことができる。
【００４３】
次に、アクション設定画面３０１において設定可能な各項目について説明する。
【００４４】
３０２は、定義するアクションの任意の名前を入力するためのテキストフィールドである。３０３は、定義するアクションの対象範囲であるフォルダ名（フォルダのパスを含める）を入力するためのテキストフィールドである。３０４は、ＨＤＤ２０４内のフォルダ階層を示すとともに、テキストフィールド３０３に入力するパスを選択させるためのボタンである。
【００４５】
３０５は、対象フォルダに対するアクションの起動条件を定義するための領域である。３０６は、ユーザの指定する時刻にアクションを起動するように指示するためのラジオボタンである。３０７は、ユーザの指定するフォルダへのアクセスが発生した場合にアクションを起動するように指示するためのラジオボタンである。３０８は、３０６の詳細条件を定義するための画面を開くためのボタンである。３０９は、３０７の詳細条件を定義するための画面を開くためのボタンである。
【００４６】
３１０は、対象フォルダに対するアクション内容を定義するための領域である。３１１は、ユーザの指定するドキュメントに対して任意の編集を行うためのチェックボックスである。３１２は、３１１においてドキュメント編集が有効な場合にその詳細なパラメータ設定を行う画面を開くためのボタンである。３１３は、ユーザの指定するドキュメントを、ディジタル複合機１０５を含む任意の印刷装置において印刷出力するためのチェックボックスである。３１４は、３１３においてドキュメント印刷が有効な場合にその詳細なパラメータ設定を行う画面を開くためのボタンである。３１５は、ユーザの指定するドキュメントにユーザの指定する宛先に電子メールにて配信するためのチェックボックスである。３１６は、３１５においてドキュメント配信が有効な場合にその詳細なパラメータ設定を行う画面を開くためのボタンである。３１７は、ユーザの指定する宛先に任意のメッセージを電子メールにて通知するためのチェックボックスである。３１８は、３１７においてメール配信が有効な場合にその詳細なパラメータ設定を行う画面を開くためのボタンである。
【００４７】
図の例では、「設計資料配布」というアクション名のアクションが定義され、対象フォルダは「￥￥グループ￥Ａグループ￥設計」、アクション起動条件は、「指定時刻に起動」であり、アクション内容は、「ドキュメント編集」、「ドキュメント印刷」、および「ドキュメント配信」である。なお、各項目のパラメータ等の詳細についての定義は、後述する図４〜図６において説明する。
【００４８】
〔図４の説明〕
図４は、図３のボタン３０８を押すことにより表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【００４９】
図において、４０１は、図３においてラジオボタン３０６において「指定時刻に起動」が有効な場合にその詳細条件を定義するための画面であり、例えばアクションを定期的に実行させる場合の時刻パラメータなどを設定することができる。
【００５０】
次に、「指定時刻に起動」画面において設定可能な各項目について説明する。
【００５１】
４０２は、毎日定期的にアクションを実行させる場合の時刻パラメータを設定する領域である。４０３は、毎週定期的にアクションを実行させる場合の時刻パラメータを設定する領域である。４０４および４０５は、毎月定期的にアクションを実行させる場合の時刻パラメータを設定する領域である。４０６および４０７は、毎年定期的にアクションを実行させる場合の時刻パラメータを設定する領域である。
【００５２】
図の例では、「毎月３日の１２時００分」にアクションを実行さるように定義されている。
【００５３】
〔図５の説明〕
図５は、図３のボタン３１２を押すことにより表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【００５４】
図において、５０１は、図３のチェックボックス３１１において「ドキュメント編集」が有効な場合にそのパラメータ設定を行うための画面であり、例えばドキュメント編集時のドキュメント名や、編集内容についてのパラメータを設定することができる。
【００５５】
次に、「ドキュメント編集」画面おいて設定可能な各項目について説明する。
【００５６】
５０２は、ドキュメント編集の種類としてドキュメント合成を指示するためのチェックボックスである。５０３は、合成元のドキュメント名を入力するためのテキストフィールドである。５０４は、ＨＤＤ２０４内のフォルダ階層を示すとともに、テキストフィールド５０３に入力するドキュメントを選択させるためのボタンである。５０５は、５０３において入力されたドキュメント名を後述する５０７のリストへ追加するためのボタンである。５０７は、合成元の複数のドキュメントをリスト形式に表示するリストボックスである。
【００５７】
５０８は、合成先のドキュメント名を入力するためのテキストフィールドである。５０９は、ＨＤＤ２０４内のフォルダ階層を示すとともに、テキストフィールド５０８に入力するドキュメントを選択させるためのボタンである。５１０は、ドキュメントの合成方法として、合成先のファイルに追加する形式で合成するのか、そうではなく合成先のファイルになんらかのドキュメントが残っていればその中身を一度消去してから合成ドキュメントを作成するのかを選択するためのラジオボタンである。
【００５８】
５１１は、ドキュメント編集の種類としてドキュメント削除を指示するためのチェックボックスである。５１２は、削除するドキュメント名を入力するためのできストフィールドである。５１３は、ＨＤＤ２０４内のフォルダ階層を示すとともに、テキストフィールド５１２に入力するドキュメントを選択させるためのボタンである。５１４は、５１２において入力されたドキュメント名を後述する５１５のリストへ追加するためのボタンである。５１５は、削除する複数のドキュメントをリスト形式に表示するリストボックスである。５１６は、フォルダ内のすべてのファイルを一括で削除するかどうかを選択するためのラジオボタンである。５１６においてフォルダ内のすべてのファイルを一括で削除すると指定する場合には、５１２において削除するドキュメントを指定する必要はない。また、削除対象のドキュメントとしてアクション定義用のファイルを除くものとする。
【００５９】
図の例では、アクションの内容として、ドキュメント「図面Ａ．ｐｄｆ」、「図面Ｂ．ｐｄｆ」、および「図面Ｃ．ｐｄｆ」を合成して、ドキュメント「最新設計図面．ｐｄｆ」として保存するように定義されている。
【００６０】
〔図６の説明〕
図６は、図３のボタン３１４を押すことにより表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【００６１】
図において、６０１は、図３のチェックボックス３１３において「ドキュメント印刷」が有効な場合にそのパラメータ設定を行うための画面であり、例えばドキュメント印刷時の対象ドキュメント名や、出力についての各種パラメータを設定することができる。
【００６２】
次に「ドキュメント印刷」画面において設定可能な各項目について説明する。
【００６３】
６０２は、出力先のパラメータ設定を行う領域である。６０３は、アクション定義しようとしているフォルダが存在する機器の印刷機能を使って出力するためのラジオボタンである。６０４はアクション定義しようとしているフォルダが存在する機器ではなく、その他の機器の印刷機能を使って出力するためのラジオボタンである。６０５は、６０４の「他の機器に出力」を有効にした場合に予め登録されている印刷機能を持った機器の一覧を表示し、その中の１つの機器を選択するためのコンボボックスである。
【００６４】
６０５は、印刷ドキュメント名に関する設定を行う領域である。６０６は、印刷するドキュメントの名前を入力するためのテキストフィールドである。６０７は、ＨＤＤ２０４内のフォルダ階層を示すとともに、テキストフィールド５１２に入力するドキュメントを選択させるためのボタンである。
【００６５】
６０８は、出力設定を行う領域である。６０９は原稿サイズを設定するためのコンボボックスである。６１０は、出力用紙サイズを設定するためのコンボボックスである。６１１は、印刷の向きを設定するためのラジオボタンである。６１２は、ページレイアウトを設定するためのコンボボックスである。６１３は、印刷時方法を設定するためのラジオボタンである。６１４は、排紙方法を設定するためのラジオボタンである。６１５は、排紙処理を設定するためのラジオボタンである。
【００６６】
図の例では、アクション内容として、ドキュメント「最新設計資料．ｐｄｆ」を原稿サイズ、出力用紙サイズとも「Ａ４」で、「縦」方向の向きに「２ページ／枚」のレイアウトで「この機器に出力」するように定義されている。
【００６７】
〔図７の説明〕
図７は、図３のボタン３１６を押すことにより表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【００６８】
図において、７０１は、図３のチェックボックス３１５において「ドキュメント配信」が有効な場合にそのパラメータ設定を行うための画面であり、例えばドキュメント配信時の配信先メールアドレスや、配信対象のドキュメント名を設定することができる。
【００６９】
次に「ドキュメント配信」画面において設定可能な各項目について説明する。
【００７０】
７０２は、配信先のメールアドレスを設定するための領域である。７０３は、ドキュメントの配信先のメールアドレスを入力するためのテキストフィールドである。７０４は、７０３において入力されたメールアドレスを後述するリスト７０５に追加するためのボタンである。７０５は、配信先の複数のメールアドレスをリスト形式に表示するリストボックスである。
【００７１】
７０６は、配信先のドキュメント名に関する設定を行う領域である。７０７は、配信するドキュメントの名前を入力するためのテキストフィールドである。７０８は、ＨＤＤ２０４内のフォルダ階層を示すとともに、テキストフィールド７０７に入力するドキュメントを選択させるためのボタンである。
【００７２】
図の例では、アクション内容として、ドキュメント「最新設計資料．ｐｄｆ」を配信先「ａａａ＠ｘｘｘ．ｙｙ．ｃｏ．ｊｐ」、「ｂｂｂ＠ｘｘｘ．ｙｙ．ｃｏ．ｊｐ」、「ｃｃｃ＠ｘｘｘ．ｙｙ．ｃｏ．ｊｐ」、および「ｄｄｄ＠ｘｘｘ．ｙｙ．ｃｏ．ｊｐ」へ配信するように定義されている。
【００７３】
なお、図３〜図７のＵＩ画面は、ディジタル複合機１０５のＵＩであっても、ホストコンピュータのＵＩであってもよく、ホストコンピュータ側のＵＩで定義されたアクション定義ファイルは、ネットワークなどの通信媒体を介して対象のフォルダが存在するディジタル複合機１０５に送信されることで、アクション内容が設定される。
【００７４】
〔図８の説明〕
図８は、図２のＨＤＤ２０４内のフォルダ階層の一例を示す図である。
【００７５】
図において、８０１をルートとして、その下の層にフォルダ「グループＡ」８０２が、さらにその下の層にフォルダ「進捗」８０３および「設計」８０４が配置されている。フォルダ「設計」８０４の下には、ファイルとして「ａｃｔｉｏｎ」８０５、「図面Ａ．ｐｄｆ」８０６、「図面Ｂ．ｐｄｆ」８０７、「図面Ｃ．ｐｄｆ」８０８、および「最新設計図面．ｐｄｆ」８０９が存在し、特にファイル「ａｃｔｉｏｎ」８０５は、アクション定義の内容が記載されたファイルであり、通常はユーザへ公開しない隠しファイルである。
【００７６】
〔図９の説明〕
図９は、図８のアクション定義ファイル８０５がＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式で記述された場合の一例を示す図である。
【００７７】
図において、前述した図３〜図７の定義内容がＸＭＬ形式で記述されている。アクション定義の内容をＸＭＬ形式で記述することにより、特定のベンダやソフトウエアに依存することがなく、また属性の追加もタグを追加することが拡張できるという利点がある。機器において定義可能なアクションの種類は、既存のソフトウエア資産を利用することで、「ドキュメント編集」や「ドキュメント印刷」、「ドキュメント配信」、「メール配信」以外にもプリミティブなアクションを定義することが可能である。
【００７８】
〔図１０の説明〕
図１０は、アクションを起動する条件を管理するためのアクション条件管理テーブルの構成を示す表である。
【００７９】
図において、図３の３０５〜３０９において前述したアクション起動条件の定義内容に従った内容が、「起動条件タイプ」、「対象フォルダパス」、「条件」という構成で登録されている。
【００８０】
図３、および図４において定義されたアクションの例では、「起動条件タイプ」が「指定時刻による起動」、「対象フォルダパス」が「￥￥グループ￥Ａグループ￥設計」、「条件」が「毎月３日１２：００」として登録される。
【００８１】
アクション実行対象のフォルダを管理しているディジタル複合機１０５は、このアクション条件管理テーブルに従ってアクションを起動する。
【００８２】
〔図１１の説明〕
図１１は、アクション定義画面において定義された定義内容をディジタル複合機１０５に登録する処理手順を示すフローチャートである。
【００８３】
図において、まず前述した図３〜図７において入力された定義内容を参照する（ステップＳ１１０１）。次に、定義内容の中の「対象フォルダ名」に従って、定義内容を対象フォルダへＸＭＬ形式のデータファイルとして保存する（ステップＳ１１０２）。
【００８４】
一方、定義されたアクション起動条件の指示内容を参照し（ステップＳ１１０３）、指示されている内容が「指定時刻に起動」として定義されているかどうかを判断し（ステップＳ１１０４）、もし指示されている内容が「指定時刻に起動」として定義されていれば、ステップＳ１１０５において、図１０において前述したアクション条件管理テーブルに、対象フォルダパスと起動時刻を登録する。ステップＳ１１０４において、もし指示されている内容が「指定時刻に起動」としてではなく、「指定フォルダへのアクセスによる起動」として定義されていれば、ステップＳ１１０６において、図１０において前述したアクション条件管理テーブルに、対象フォルダパスと起動させる条件である具体的なアクセスの内容を登録する。ステップＳ１１０５もしくはステップＳ１１０６の登録処理が終わると、アクション登録処理を終了する。
【００８５】
〔図１２の説明〕
図１２は、ディジタル複合機１０５がアクション条件管理テーブルに基づき、タイマー起動によりアクションを実行する処理手順を示すフローチャートである。
【００８６】
図において、ディジタル複合機１０５は、まず内部に持つクロックから生成される現在時刻を参照し（ステップＳ１２０１）、その時刻がアクション条件管理テーブルに複数登録されている時刻のひとつと一致するかどうかを判断する（ステップＳ１２０２）。ステップＳ１２０２において、もし現在時刻がアクション条件管理テーブルに複数登録されている時刻のどれにも一致しない場合には、ステップＳ１２０１の処理に戻る。ステップＳ１２０２において、もし現在時刻がアクション条件管理テーブルに複数登録されている時刻のひとつと一致する場合には、ステップＳ１２０３において、一致した時刻に対応して登録されているアクション条件の中の「対象フォルダパス」に従い、対象フォルダのアクション定義ファイルを参照する。
【００８７】
そして、最後にそのアクション定義ファイルの定義内容に従ったアクションを実行し（ステップＳ１２０４）、ステップＳ１２０１に戻って同様の処理を繰り返す。
【００８８】
〔図１３の説明〕
図１３は、ディジタル複合機１０５がアクション条件管理テーブルに基づき、データアクセス起動によりアクションを実行する処理手順を示すフローチャートである。
【００８９】
図において、ディジタル複合機１０５は、まずＨＤＤ２０４内のフォルダにおいてデータアクセスが発生したかどうかを判断する（ステップＳ１３０１）。ステップＳ１３０１において、もしＨＤＤ２０４内のフォルダにおいてデータアクセスが発生していなければ、ステップＳ１３０１の処理に戻る。ステップＳ１３０１において、もしＨＤＤ２０４内のフォルダにおいてデータアクセスが発生した場合には、データアクセスが発生したフォルダに一致するフォルダがアクション条件管理テーブルに存在しているかどうかを判断する（ステップＳ１３０２）。
【００９０】
ステップＳ１３０２において、もしデータアクセスが発生したフォルダに一致するフォルダがアクション条件管理テーブルに存在していなければ、ステップＳ１３０１の処理に戻る。ステップＳ１３０２において、もしデータアクセスが発生したフォルダに一致するフォルダがアクション管理テーブルに存在している場合には、データアクセスの内容がアクション条件管理テーブルにおいて該フォルダに対応して登録されている条件に一致しているかどうかを判断する（ステップＳ１３０３）。
【００９１】
ステップＳ１３０３において、もしデータアクセスの内容がアクション条件管理テーブルにおいて該フォルダに対応して登録されている条件に一致していなければ、ステップＳ１３０１の処理に戻る。ステップＳ１３０３において、もしデータアクセスの内容がアクション条件管理テーブルにおいて該フォルダに対応して登録されている条件に一致している場合には、該フォルダのアクション定義ファイルの定義内容に従ったアクションを実行し（ステップＳ１３０４）、ステップＳ１３０１に戻って同様の処理を繰り返す。
【図面の簡単な説明】
【００９２】
【図１】本発明の１つの実施形態に係る情報処理装置を用いたネットワークシステムの全体構成例を示す図である。
【図２】本実施形態において、ディジタル複合機１０５のコントローラユニットの構成例を示すブロック図である。
【図３】本実施形態において、ディジタル複合機１０５のＨＤＤ２０４に格納されているデータを整理するために存在するフォルダに関連した処理（アクション）を定義するためのＵＩ画面の一例を示す図である。
【図４】本実施形態において、図３のボタン３０８を押すことにより表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【図５】本実施形態において、図３のボタン３１２を押すことにより表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【図６】本実施形態において、図３のボタン３１４を押すことにより表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【図７】本実施形態において、図３のボタン３１６を押すことにより表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【図８】本実施形態において、図２のＨＤＤ２０４内のフォルダ階層の一例を示す図である。
【図９】本実施形態において、図８のアクション定義ファイル８０５がＸＭＬ形式で記述された場合の一例を示す図である。
【図１０】本実施形態において、アクションを起動する条件を管理するためのアクション条件管理テーブルの構成を示す表である。
【図１１】本実施形態において、アクション定義画面において定義された定義内容をディジタル複合機１０５に登録する処理手順を示すフローチャートである。
【図１２】本実施形態において、ディジタル複合機１０５がアクション条件管理テーブルに基づき、タイマー起動によりアクションを実行する処理手順を示すフローチャートである。
【図１３】本実施形態において、ディジタル複合機１０５がアクション条件管理テーブルに基づき、データアクセス起動によりアクションを実行する処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００９３】
１０１  ＰＣ
１０２  ＰＣ
１０３  ＰＣ
１０４  ＰＣ
１０５  ディジタル複合機
１０６  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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