(57)【要約】      （修正有）【課題】  紙文書にかかる一連の電子化作業を支援して、所定の紙文書を確実且つ容易に電子化することができる紙文書電子化支援システムを提供する。【解決手段】  ユーザ２から送付された電子化する単位当たりの紙文書を所定の項目ごとに分類した分類表の内容をデータベース３００に登録する分類表管理手段３１と、電子化する紙文書を識別するための識別コードを生成してデータベース３００に登録すると共に、当該識別コードが付加された登録票を作成する登録票作成手段３２と、当該紙文書の登録票に付加された識別コードを読み取るコード読取手段４０と、照合された識別コードが付加された登録票が挿入されている紙文書から順に、当該紙文書を登録票と共に読み込んでイメージデータに変換するイメージデータ変換手段５０と、データベース３００に格納されているイメージデータを紙文書の電子化データとして納品する電子化データ納品手段３５とを具備する。【選択図】        図１
2006031170.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザが保有する紙文書を電子化するための支援を行う紙文書電子化支援システムであって、少なくとも前記ユーザから送付された紙文書を所定のプロセスに従って電子化する電子化支援センタを備え、
前記電子化支援センタは、紙文書を電子化してユーザに納品するまでに必要な情報を管理するデータベースと、前記ユーザから送付された電子化する単位当たりの紙文書を所定の項目ごとに分類した分類表の内容を前記データベースに登録する分類表管理手段と、前記データベースに登録されている分類表の項目に基づいて、電子化する紙文書を識別するための識別コードを生成して前記データベースに登録すると共に、当該識別コードが付加された登録票を作成する登録票作成手段と、前記登録票が前記ユーザに送付された後、当該登録票が電子化する紙文書の先頭に挿入された状態の紙文書を受け取った際に、当該紙文書の登録票に付加された識別コードを読み取るコード読取手段と、前記読み取った識別コードと前記データベースに登録されている識別コードとを照合するコード管理手段と、前記照合された識別コードが付加された登録票が挿入されている紙文書から順に、当該紙文書を前記登録票と共に読み込んでイメージデータに変換するイメージデータ変換手段と、前記変換されたイメージデータを所定の基準に従って検査すると共に、当該検査に合格したイメージデータを登録票単位で前記データベースに格納するイメージデータ検査手段と、前記データベースに格納されているイメージデータを紙文書の電子化データとして前記ユーザに納品する電子化データ納品手段とを具備することを特徴とする紙文書電子化支援システム。
【請求項２】
請求項１において、前記データベースは、前記紙文書が電子化されてユーザに納品されるまでの電子化過程における作業状態が示された管理テーブルを有することを特徴とする紙文書電子化支援システム。
【請求項３】
請求項１又は２において、前記登録票には、前記分類表から抽出された紙文書の属性データが示されており、当該属性データ又は前記識別コードを指定することで、該当する紙文書の管理テーブル又は電子化データを検索する検索手段をさらに具備することを特徴とする紙文書電子化支援システム。
【請求項４】
請求項１〜３の何れかにおいて、前記電子化データ納品手段は、前記イメージデータ変換手段が実際に読み込んだ枚数と前記検査の結果に基づいて算出される紙文書の正式な枚数を前記データベースから抽出してイメージデータ化して前記登録票のイメージデータに貼付することを特徴とする紙文書電子化支援システム。
【請求項５】
請求項１〜４の何れかにおいて、前記識別コードは、前記分類表に示された項目の組み合わせからユニークとなるように生成されることを特徴とする紙文書電子化支援システム。
【請求項６】
請求項１〜５の何れかにおいて、前記イメージデータ検査手段は、前記識別コード単位でイメージデータの検査を実施すると共に、当該検査の結果が前記データベースに登録されるまで次のイメージデータの検査を許可しないようにすることを特徴とする紙文書電子化支援システム。
【請求項７】
請求項６において、前記イメージデータ検査手段が検査を実施する場合に、検査するイメージデータの容量に応じて、当該イメージデータが削除対象であるか否かを判断することを特徴とする紙文書電子化支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークを介して、ユーザが保有する紙文書を電子化するための支援を行う紙文書電子化支援システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、古くなったビルの改築や改装あるいはオフィスビルの新設などに伴い、オフィスなどを移転するケースが増加している。このようにオフィスなどを移転する場合に多く発生する問題の１つとして、従来から保有している紙文書が新規の移転先に収納できないケースが挙げられる。このような問題の対応策としては、例えば、必要のない紙文書を手作業で選別して廃棄する、又は紙文書の全部あるいは一部を外部倉庫に別途保管するような方法を採ることが多い。また最近では、電子通信機器の発達に伴い、膨大な紙文書を電子化して場所をとらないスマートな形態（例えば、記憶媒体やデータベース）で保管する方法も多くみられるようになった。
【０００３】
しかしながら、紙文書を電子化するにあたっては、人為的行為が介在する作業が多く、これらの作業を迅速且つ確実に遂行することは容易ではない。例えば、仕事の合間に電子化作業をする場合には膨大な時間が必要となり、又、仮に電子化作業を外部に委託する場合でも、電子化する紙文書を搬出して電子化したデータを納品した後に紙文書を返却するまでの一連の電子化作業を外部の人間が間違いなく確実に遂行することは困難であると共にコストもかかってしまう。
【０００４】
このように紙文書の電子化作業にあっては、人為的行為が殆どであるにも関わらず、一定の基準に基づいて確立されたシステムが構築されていないため、一連の電子化作業を総合的に把握しながら確実且つ容易に作業を遂行することは困難であるという問題があった。
【０００５】
その他にも、紙文書を電子化するためのシステムとして、例えば、ユーザが簡易に文書を電子化して外部に保管を委託できるシステム（特許文献１参照）が提案されているが、上述したような問題を解決できるようなシステムではなかった。
【０００６】
【特許文献１】特開２００１−３５７０３９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明はこのような事情に鑑み、紙文書にかかる一連の電子化作業を支援して、所定の紙文書を確実且つ容易に電子化することができる紙文書電子化支援システムを提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決する本発明の第１の態様は、ユーザが保有する紙文書を電子化するための支援を行う紙文書電子化支援システムであって、少なくとも前記ユーザから送付された紙文書を所定のプロセスに従って電子化する電子化支援センタを備え、前記電子化支援センタは、紙文書を電子化してユーザに納品するまでに必要な情報を管理するデータベースと、前記ユーザから送付された電子化する単位当たりの紙文書を所定の項目ごとに分類した分類表の内容を前記データベースに登録する分類表管理手段と、前記データベースに登録されている分類表の項目に基づいて、電子化する紙文書を識別するための識別コードを生成して前記データベースに登録すると共に、当該識別コードが付加された登録票を作成する登録票作成手段と、前記登録票が前記ユーザに送付された後、当該登録票が電子化する紙文書の先頭に挿入された状態の紙文書を受け取った際に、当該紙文書の登録票に付加された識別コードを読み取るコード読取手段と、前記読み取った識別コードと前記データベースに登録されている識別コードとを照合するコード管理手段と、前記照合された識別コードが付加された登録票が挿入されている紙文書から順に、当該紙文書を前記登録票と共に読み込んでイメージデータに変換するイメージデータ変換手段と、前記変換されたイメージデータを所定の基準に従って検査すると共に、当該検査に合格したイメージデータを登録票単位で前記データベースに格納するイメージデータ検査手段と、前記データベースに格納されているイメージデータを紙文書の電子化データとして前記ユーザに納品する電子化データ納品手段とを具備することを特徴とする紙文書電子化支援システムにある。
【０００９】
かかる第１の態様では、ユーザから送付された分類表の内容がデータベースに登録され、その内容に基づいて電子化する紙文書を識別するための識別コードが生成されると共にその識別コードが付加された登録票が作成され、その登録票がユーザに送付された後、電子化する紙文書の先頭に挿入された状態で受け取られた際に、登録票の識別コードが読み取られ、読み取られた登録票の紙文書から順にイメージデータに変換され、検査に合格したイメージデータが登録票単位（識別コード単位）でデータベースに格納され、そのイメージデータが紙文書の電子化データとしてユーザに納品される。これにより、一定の基準及び順序に基づいて、所定の紙文書を容易に電子化することができる。
【００１０】
本発明の第２の態様は、第１の態様において、前記データベースは、前記紙文書が電子化されてユーザに納品されるまでの電子化過程における作業状態が示された管理テーブルを有することを特徴とする紙文書電子化支援システムにある。
【００１１】
かかる第２の態様では、管理テーブルにより、紙文書が電子化されてユーザに納品されるまでの電子化過程における作業状態が管理される。これにより、電子化作業の全体的な状態を容易に把握することができる。
【００１２】
本発明の第３の態様は、第１又は２の態様において、前記登録票には、前記分類表から抽出された紙文書の属性データが示されており、当該属性データ又は前記識別コードを指定することで、該当する紙文書の管理テーブル又は電子化データを検索する検索手段をさらに具備することを特徴とする紙文書電子化支援システムにある。
【００１３】
かかる第３の態様では、属性データ又は識別コードを指定することで、該当する紙文書の管理テーブル又は電子化データを検索することができる。
【００１４】
本発明の第４の態様は、第１〜３の何れかの態様において、前記電子化データ納品手段は、前記イメージデータ変換手段が実際に読み込んだ枚数と前記検査の結果に基づいて算出される紙文書の正式な枚数を前記データベースから抽出してイメージデータ化して前記登録票のイメージデータに貼付することを特徴とする紙文書電子化支援システムにある。
【００１５】
かかる第４の態様では、実際に読み込んだ枚数と検査の結果に基づいて算出される紙文書の正式な枚数がイメージデータ化されて登録票に貼付される。これにより、電子化データの正式な枚数を登録票単位で確実に管理することができる。
【００１６】
本発明の第５の態様は、第１〜４の何れかの態様において、前記識別コードは、前記分類表に示された項目の組み合わせからユニークとなるように生成されることを特徴とする紙文書電子化支援システムにある。
【００１７】
かかる第５の態様では、識別コードが、分類表に示された項目の組み合わせからユニークとなるように生成される。これにより、識別コードを用いて登録票単位で確実に紙文書を管理することができる。
【００１８】
本発明の第６の態様は、第１〜５の何れかの態様において、前記イメージデータ検査手段は、前記識別コード単位でイメージデータの検査を実施すると共に、当該検査の結果が前記データベースに登録されるまで次のイメージデータの検査を許可しないようにすることを特徴とする紙文書電子化支援システムにある。
【００１９】
かかる第６の態様では、イメージデータの検査の結果がデータベースに登録されるまで、次のイメージデータの検査が許可されない。これにより、より確実に登録票（識別コード）単位で所定の電子化作業を遂行することができる。
【００２０】
本発明の第７の態様は、第６の態様において、前記イメージデータ検査手段が検査を実施する場合に、検査するイメージデータの容量に応じて、当該イメージデータが削除対象であるか否かを判断することを特徴とする紙文書電子化支援システムにある。
【００２１】
かかる第７の態様では、検査するイメージデータの容量に応じて、削除対象であるか否かが判断される。これにより、例えば、削除対象となるデータ容量の閾値を予め設定しておき、その都度イメージデータを表示することなく自動的に削除対象であるか否かを検査することができるため、効率的に検査を実施することが可能となる。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、紙文書の電子化に際し、識別コードが付加された登録票を電子化したい紙文書の先頭に挿入するだけで、容易に電子化作業を遂行することができると共に、挿入した登録票単位で紙文書が電子化されて識別コード毎に管理されるため、登録票単位の紙文書を確実に電子化することができる。従って、紙文書の電子化に際し、紙文書にかかる一連の電子化作業を支援しながら、所定の紙文書を確実且つ容易に電子化することができる紙文書電子化支援システムを提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、図面を用いて本発明を実施するための最良の形態について説明する。なお、本実施形態の説明は例示であり、本発明の構成は以下の説明に限定されない。
【００２４】
図１は、本発明の一実施形態に係る紙文書電子化支援システムのシステム構成図である。なお、本実施形態は、オフィスを移転する場合などに、移転者（ユーザ）が電子化作業を外部に委託する場合を想定している。
【００２５】
図示するように、本実施形態の紙文書電子化支援システム１は、少なくともユーザ２から送付された紙文書を所定のプロセスに従って電子化する電子化支援センタ３を備えており、ユーザ２側に設置されている端末２０と電子化支援センタ３に設置されている電子化支援サーバ３０がネットワーク４を介してそれぞれ接続されるようになっている。ここで、ユーザ２側に設置される端末２０としては、ネットワークに接続可能な一般的なコンピュータの各種機能を備える情報通信機器であればよく、例えば、パーソナルコンピュータ、サーバなどが挙げられる。また、ユーザ２側と電子化支援センタ３は、必ずしもネットワークに接続されていなくても良く、その場合は、例えば、所定の記憶媒体(ＣＤ−Ｒ（Compact Disk Recordable）やＤＶＤ−Ｒ（Digital Versatile Disk Recordable）など)でデータの受け渡しが行われる。
【００２６】
一方、電子化支援センタ３には、少なくともネットワーク４を介した通信が可能な電子化支援サーバ３０、コード読取手段４０、及びイメージデータ変換手段５０が設置されている。
【００２７】
ここで、電子化支援サーバ３０は、不図示のＣＰＵ、メモリ、外部記憶装置、表示部、操作部、及び通信部等を含み構成される情報通信機器であり、ユーザ２側から送付された紙文書を電子化する際に実施される一連の電子化作業を支援する。
【００２８】
具体的には、図示するように、電子化支援サーバ３０は、分類表管理手段３１、登録票作成手段３２、コード管理手段３３、イメージデータ検査手段３４、電子化データ納品手段３５、検索手段３６、データベース（「ＤＢ」と図示する）３００を含み構成されている。
【００２９】
分類表管理手段３１は、ユーザ２に設置されている端末２０からネットワーク４を介して送付された分類表の内容を後述するデータベース３００に登録する。この分類表とは、電子化する単位当たりの紙文書を所定の項目ごとに分類した表であり、例えば、紙文書の所在に関する情報を示す項目や、紙文書を区分けするための階層別の分類名などの項目が示された図２に示すような表３１０である。図２に示す例では、紙文書の所在に関する情報を示す項目として、所属コード，所属名，班名が示されており、紙文書を区分けするための階層別の分類名として、大分類，中分類，小分類という項目が３階層にわたり設けられている。なお、紙文書を区分けするための階層の数は、これに特に限定されず、例えば、ユーザ２の任意により適宜増減させるようにすればよい。
【００３０】
登録票作成手段３２は、後述するデータベース３００に登録されている分類表の項目に基づいて、電子化する紙文書を識別するための識別コードを生成してデータベース３００に登録すると共に、生成した識別コードが付加された登録票を生成する。ここで、識別コードとは、分類表に示された項目の組み合わせから生成されるユニークな識別子である。すなわち、登録票ごとに付加される識別コードがユニークとなれば、項目の組み合わせは何れであってもよく、コード化したデータの一部が重複するような場合は連番などを含めて識別コードを生成すればよい。このような識別コードとしては、電気的あるいは光学的に読み取られることでデータとして管理できるものであればよく、例えば、バーコードやＩＣタグなどが挙げられる。一方、登録票とは、後述するデータベース３００で管理されている情報（例えば、分類表に示された項目やその他の必要な項目）から抽出された紙文書の属性データが示されたものに識別コードが付加されたものであり、例えば、図３に示すような票３２０である。このような登録票３２０を電子化作業に取り入れることで、登録票単位で電子化する紙文書を管理することができると共に、識別コードや属性データを利用して電子化されたデータを特定することが可能となる。
【００３１】
コード管理手段３３は、電子化支援センタ３内で、登録票がユーザ２に設置されている端末２０に送付された後、その登録票が電子化する紙文書の先頭に挿入された状態の紙文書が受け取られた際に、後述するコード読取手段４０により読み取られた登録票の識別コードと、後述するデータベース３００に登録されている識別コードとを照合する。これにより、ユーザ２から依頼された際の分類表に基づいて作成された登録票に対して、実際に電子化を希望する紙文書が確実にユーザ２側から送付されているか否かを登録票単位で確認することができる。
【００３２】
イメージデータ検査手段３４は、後述するイメージデータ変換手段５０により変換されたイメージデータを画面上に表示させて所定の基準に従って検査すると共に、後述するデータベース３００に検査の結果を反映しつつ、検査に合格したイメージデータのみを登録票単位で格納する。ここで、イメージデータを検査する際の所定の基準とは、例えば、データの方向性（例えば、回転が必要であるか否か）、データが電子化対象であるか否か（例えば、削除対象（裏白などの白紙）であるか否か）などが挙げられる。なお、検査における削除対象であるか否かの判断は、上述のように実際にイメージデータを表示して検査してもよいが、例えば、データの容量から、ファイルに文書や文字が含まれているか否かを判断するようにしてもよい。すなわち、削除対象であるか否かを判断する際に、予めデータ容量の閾値を設定しておき、その閾値以下となる場合に、削除対象であるとみなしてデータを削除するようにしてもよい。これにより、検査時において、その都度イメージデータを表示せずに削除対象であるか否かを判断することができる。一方、検査に合格したイメージデータは、登録票単位でマルチ化されてデータベース３００に識別コードと関連付けられて格納される。具体的には、登録票のイメージデータ上の識別コードがキャラクタコードに変換されて取得された識別コードと関連付けられて格納される。さらに、イメージデータ検査手段３４は、識別コード単位でイメージデータの検査を実施すると共に、その検査の結果が後述するデータベース３００に登録されるまで、次のイメージデータの検査を許可しないように構成してもよい。これにより、より確実に登録票単位で電子化作業を遂行することができる。
【００３３】
電子化データ納品手段３５は、データベース３００に格納されているイメージデータを紙文書の電子化データとしてユーザ２に納品する。ここでの納品方法としては、例えば、ネットワーク４を介してユーザ２側に設置した専用のサーバなどに電子化データを転送する方法、又は電子化データを所定の記憶媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read Only Memory）やＤＶＤ（Digital Versatile Disk）など）に記録してユーザ２側に送付するようにすればよい。なお、電子化データを所定の記憶媒体に記録する場合には、媒体の容量に応じて記録する電子化データがファイルサイズに基づいて識別コード単位で振り分けられるようにすればよい。さらに、電子化データ納品手段３５は、後述するデータベース３００から紙文書の正式な枚数を抽出すると共に、その抽出したデータをイメージデータ化して登録票のイメージデータに貼付する。これにより、正式なイメージデータの枚数が登録票に表示されるため、登録票単位で確実に電子化データを管理することができる。
【００３４】
検索手段３６は、属性データ又は識別コードを指定することで、該当する紙文書の管理テーブル又は電子化データを検索する。勿論、この検索手段３６は、ユーザ２に設置されている端末２０などに設けるようにしてもよく、これにより、電子化データが納品された後にユーザ２側で管理テーブル又は電子化データを検索することができる。
【００３５】
また、データベース３００には、紙文書を電子化してユーザ２に納品するまでに必要な各種情報が管理されており、具体的には、紙文書が電子化されてユーザ２に納品されるまでの電子化過程における作業状態が示された管理テーブル３０００を有している。このような管理テーブル３０００は、例えば、図４に示すようなものであり、作業状態に関する項目（例えば、作業状況）、分類表や登録票に関する項目（例えば、所属コード、所属名、班名、大分類、中分類、小分類、電子化依頼日、担当者名、バーコード番号）、イメージデータ変換手段５０によるイメージデータ変換時に関する項目（例えば、スキャン枚数、スキャン日、スキャナ号機、紙サイズ、紙種類）、イメージデータ検査手段３４による検査時に関する項目（例えば、裏白削除数、ＴＩＦファイル数、画像検査日、検査結果、検査者名、再検査、マルチ化日、マルチファイル数、ファイルサイズ）、電子化データの納品に関する項目（図４では、ＣＤ−Ｒにより納品する場合を想定しているため、例えば、ＣＤ区分、ＣＤ−Ｒ番号、ＣＤ作成日、データ削除日、ＣＤ検査日、ＣＤ検査者）、紙文書の入出荷に関する項目（例えば、入荷日、返却日、箱番号）などが管理ＩＤごとに示されている。ここで、作業状況には、例えば、スキャン、画像検査、ＣＤ番号割振、ＣＤ作成、完了などの電子化過程における現時点の状態が示される。これにより、ユーザ２から電子化する紙文書を入荷して電子化したデータを納品した後にユーザ２に紙文書を返却するまでの一連の作業状況を確実に把握することができる。一方、ＴＩＦファイル数には、実際にイメージデータ変換手段５０が読み込んだ枚数を示すスキャン枚数と、裏白文書であると判断されて削除された枚数を示す裏白削除数とから自動的に算出される正式な枚数が示される。また、検査結果が不合格であった場合には、例えば、作業状況を“再作業”として別の管理ＩＤで管理することにより、１つの識別コード（図４では、バーコード）に対して発生した作業履歴を管理することが可能となる。
【００３６】
なお、上述のような電子化支援サーバ３０は、一般的なコンピュータの各種機能を備える情報通信機器であればよく、例えば、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、サーバなどが挙げられる。
【００３７】
また、コード読取手段４０は、登録票作成手段３２により作成された登録票がユーザ２側に設置されている端末２０に送付された後、その登録票が電子化する紙文書の先頭に挿入された状態の紙文書を受け取った際に、当該紙文書の登録票に付加されている識別コードを読み取る。このとき、ユーザ２から所定の管理表を受け取り、その管理表に従って登録票の識別コードを読み取る作業をするようにしてもよい。ここで、所定の管理表とは、例えば、図５に示すような表４１０であり、電子化支援センタ３側で登録票が先頭に挿入された状態の紙文書の受け取り作業を確実に遂行するために用いられる。図５に示す例では、紙文書が複数単位で箱詰めされた状態を想定して、紙文書が詰められた箱番号、識別コードとしてバーコードが示されている。従って、この管理表４１０は、登録票と共にユーザ２に送付され、ユーザ２側で箱番号が記入された状態で電子化支援センタ３に返却されるようにすればよい。このような管理表４１０を用いることにより、所定の登録票が挿入された状態の紙文書が指定された箱に詰められているか否かを確認しながら、紙文書を受け取った後の作業を確実に遂行することができる。
【００３８】
なお、上述のようなコード読取手段４０としては、上述のような識別コードを電気的あるいは光学的に読み取ることが可能な装置であればよく、例えば、識別コード部分のみを簡単に読み取ることができるハンディタイプのスキャナなどが望ましい。
【００３９】
一方、イメージデータ変換手段５０は、コード管理手段３３により照合された識別コードが付加された登録票が挿入されている紙文書から順に、その紙文書を登録票と共に読み込んでイメージデータに変換する。このとき、イメージデータ変換手段５０は、登録票のイメージデータ上の識別コードをキャラクタコードに変換し、キャラクタコード化された識別コードとして取得する。さらに、登録票の属性がファイル名に変換され、登録票単位でファイル名が生成される。ここで、変換されたイメージデータは、電子化支援サーバ３０に送信され、上記取得された識別コードと関連付けられてデータベース３００に格納される。このようなイメージデータ変換手段５０としては、紙文書を電気的あるいは光学的に読み取ることが可能な装置であればよく、例えば、スキャナなどが挙げられる。
【００４０】
このようなシステム構成により、本実施形態では、電子化支援センタ３内でユーザ２が保有する紙文書を電子化するための支援が行われ、依頼のあった所定の紙文書が電子化された状態でユーザ２に納品される。
【００４１】
ここで、イメージデータ検査手段３４によるイメージデータ検査時の画面構成例について説明する。図６は、イメージデータ検査時の画面構成の一例を示す図である。
【００４２】
図示するように、イメージデータ検査時の画面３４０は、検査対象となるイメージデータ表示部分３４１、選択したデータの情報部分３４２、表示するイメージデータの選択情報部分３４３、検査結果を反映するボタン部分３４４（例えば、検査結果及びイメージデータを回転するためのボタン）から構成されている。この場合、検査結果などは、ボタン部分３４４からのボタン操作により自動的にデータベース３００の管理テーブル３０００に反映される。このような検査画面３４０により、本実施形態では、識別コード（図６では、バーコード）単位でイメージデータの検査が実施される。
【００４３】
次に、紙文書電子化支援システム１の動作手順について説明する。図７は、本発明の一実施形態に係る紙文書電子化支援システム１の動作手順を示す図である。
【００４４】
まず、ユーザ２に設置されている端末２０から電子化支援センタ３に設置されている電子化支援サーバ３０に対して分類表が送付される（Ｓ１）。ここでは、例えば、図２に例示したような分類表３１０が送付される。このとき、電子化支援センタ３では、分類表管理手段３１により受け取った分類表の内容がデータベース３００に登録される。登録票作成手段３２は、データベース３００の内容に基づいて識別コードを生成し、その識別コードが付加された登録票を作成する（Ｓ２）。ここでは、例えば、図３に例示したような登録票３２０が作成される。
【００４５】
電子化支援センタ３は、ユーザ２に対して識別コード付き登録票を送付する（Ｓ３）。登録票を受け取ったユーザ２側では、電子化する紙文書の先頭に登録票が挿入される（Ｓ４）。すなわち、ユーザ２側で、電子化する紙文書が登録票単位に整理される。そして、ユーザ２は、登録票を挿入した紙文書を電子化支援センタ３に送付する（Ｓ５）。
【００４６】
電子化支援センタ３では、受け取った紙文書の登録票に付加されている識別コードがコード読取手段４０により読み取られる（Ｓ６）。ここで読み取られた識別コードは、コード管理手段３３により、データベース３００に登録されている識別コードと照合される。これにより、所定の紙文書の入荷確認を確実にすることができる。また、このとき、図５に例示したような管理表４１０を用いることで、より確実に紙文書の受け入れ作業をすることができる。
【００４７】
イメージデータ変換手段５０は、照合された識別コードが付加された登録票が挿入されている紙文書から順に、その紙文書を登録票と共に読み込んでイメージデータに変換する（Ｓ７）。同時に、登録票のイメージデータ上の識別コードがキャラクタコードに変換され、キャラクタコード化された識別コードとして取得される。このとき、管理テーブル３０００のイメージデータ変換時に関する項目（例えば、スキャン枚数、スキャン日、スキャナ号機、紙サイズ、紙種類）が自動的に更新される。
【００４８】
イメージデータ検査手段３４は、変換されたイメージデータを所定の基準に従って検査する（Ｓ８）。ここで、検査に合格したイメージデータは、マルチ化されると共に、識別コードに関連付けられてデータベース３００に登録される。また、イメージデータ検査手段３４による検査時に、例えば、イメージデータを回転する必要や削除する必要が生じた場合には、その結果がデータベース３００に格納されて反映される。
【００４９】
電子化データ納品手段３５は、データベース３００から登録票単位の正式な枚数を抽出して、イメージデータとして登録票のイメージデータに挿入する（Ｓ９）。そして、電子化データ納品手段３５は、データベース３００に格納されているイメージデータを紙文書の電子化データとしてユーザ２に納品する（Ｓ１０）。
【００５０】
電子化支援センタ３では、紙文書の電子化データが正常に納品されたことが確認できた場合に、電子化に用いた紙文書もユーザ２に返却する（Ｓ１１）。このとき、例えば、登録票に付加されている識別コードを読み取って、データベース３００の内容を参照することで、該当する識別コードに対する電子化データが正常にユーザ２に納品されているか否かを確認するようにしてもよい。これにより、より確実に電子化作業を遂行することが可能となる。
【００５１】
以上説明したように、本実施形態の紙文書電子化支援システム１によれば、電子化したい紙文書の先頭に、その紙文書を識別するための識別コードが付加された登録票が挿入され、挿入された登録票単位で紙文書をイメージデータ化して電子化データとして管理しているため、ユーザ２が保有する紙文書にかかる一連の電子化作業を支援して、所定の紙文書を確実且つ容易に電子化することができる。さらに、本実施形態の紙文書電子化支援システム１によれば、データベース３００の管理テーブル３０００で、識別コードごとに紙文書の作業状態が管理されているため、一連の電子化作業の状態を総合的に把握することも可能となる。
【００５２】
また、上述した実施形態では、データベース３００に格納するイメージデータの管理方法については、特に限定していないが、データベース３００の管理テーブル３０００で電子化過程における作業状態などの情報と共に識別コードと対応付けて管理してもよいし、管理テーブル３０００とは別の管理テーブルを設けてイメージデータを識別コードと対応付けて専用で管理するようにしてもよい。
【００５３】
また、上述した実施形態では、ユーザ２が電子化作業を外部、すなわち電子化支援センタ３へ委託する場合を想定した構成であるが、これに限定されず、例えば、電子化支援センタ３をユーザ２内の施設内に組み込むように構成してもよい。この場合、端末２０と電子化支援サーバ３０は、ＬＡＮ（Local Area Network）などによって接続される。これにより、同一施設内でも確実且つ容易に電子化作業を遂行することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５４】
【図１】本発明の一実施形態に係る紙文書電子化支援システムのシステム構成図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る分類表の一例を示す図である。
【図３】本発明の一実施形態に係る登録票の一例を示す図である。
【図４】本発明の一実施形態に係るデータベースが有する管理テーブルの一例を示す図である。
【図５】本発明の一実施形態に係る管理表の一例を示す図である。
【図６】本発明の一実施形態に係るイメージデータ検査時の画面構成の一例を示す図である。
【図７】本発明の一実施形態に係る紙文書電子化支援システムの動作手順を示す図である。
【符号の説明】
【００５５】
２０  端末
３０  電子化支援サーバ
３１  分類表管理手段
３２  登録票作成手段
３３  コード管理手段
３４  イメージデータ検査手段
３５  電子化データ納品手段
３６  検索手段
４０  コード読取手段
５０  イメージデータ変換手段
３００  データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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