(57)【要約】【課題】  所定のドキュメントを印刷していないユーザを正確に把握して必要な部数だけを印刷する印刷処理システムを提供する。【解決手段】  画像を印刷出力する画像形成手段と、画像形成手段によってどのユーザがどのようなドキュメントを印刷出力したかという印刷履歴を管理する印刷履歴管理手段と、印刷履歴管理手段から印刷履歴を得て、どのユーザが所定のドキュメントを未印刷であるかを判断する印刷出力判断手段と、を備え、印刷出力対象のユーザの中から、未印刷のユーザ分のドキュメントが印刷出力される。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像を印刷出力する画像形成手段と、
画像形成手段によってどのユーザがどのようなドキュメントを印刷出力したかという印刷履歴を管理する印刷履歴管理手段と、
印刷履歴管理手段から印刷履歴を得て、どのユーザが所定のドキュメントを未印刷であるかを判断する印刷出力判断手段と、を備え、
印刷出力対象のユーザの中から、未印刷のユーザ分のドキュメントが印刷出力されることを特徴とする印刷処理システム。
【請求項２】
印刷出力済みのユーザ分の部数が、印刷出力対象のユーザ分の部数より多い場合には、印刷出力を行わないか、又はその旨を知らせるように構成されていることを特徴とする、請求項１記載の印刷処理システム。
【請求項３】
印刷出力対象のユーザに関する情報は、印刷出力実行者の主催する会議に関する情報が保存されている情報管理サーバから取得されることを特徴とする、請求項１記載の印刷処理システム。
【請求項４】
情報管理サーバには、少なくとも、会議の出席予定者及び開始時間が登録されていることを特徴とする、請求項５記載の印刷処理システム。
【請求項５】
印刷出力対象のユーザは、少なくとも、社員番号、電子メールアドレス、MACアドレス又はIPアドレスによって特定されることを特徴とする、請求項１記載の印刷処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザの印刷履歴を利用して未印刷分のドキュメントを印刷出力する印刷処理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
社内外の打ち合わせや会議や講演会（以下、会議という。）が開催される場合、会議で使用される出席予定者分の会議資料（以下、ドキュメントという。）は、通常、当該会議を主催する主催者によって準備される。
【０００３】
このとき、主催者は、ドキュメントを事前に出席予定者にメール等で送ったとしても、出席予定者がドキュメントを事前に印刷出力しなければ、会議中には未印刷者分のドキュメントが手元にない状態になってしまう。ドキュメントが不足して会議の進行に支障をきたさないように、主催者は、通常、余分のドキュメントを印刷出力して準備している。しかしながら、出席者がドキュメントを印刷出力して会議に持参してきたときには、主催者が印刷出力して準備したドキュメントが無駄になってしまうという問題がある。
【０００４】
ドキュメントの効率的な配布を行うために、出席予定者が会議に参加するか参加しないかの応答を行うことにより、出席予定者の人数分のドキュメントを印刷出力する画像形成方法が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００５】
しかしながら、上記画像形成方法では、ドキュメントを出席予定者に事前に送ることができない、あるいは、出席予定者の人数を把握することは可能であるもののドキュメントを必要とする人数を把握することができないという問題がある。
【０００６】
【特許文献１】特開２０００−１３７６５３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
したがって、本発明の解決すべき技術的課題は、所定のドキュメントをまだ印刷出力していないユーザを正確に把握して必要な部数だけを印刷出力する印刷処理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段および作用・効果】
【０００８】
上記技術的課題を解決するために、本発明によれば、
画像を印刷出力する画像形成手段と、
画像形成手段によってどのユーザがどのようなドキュメントを印刷出力したかという印刷履歴を管理する印刷履歴管理手段と、
印刷履歴管理手段から印刷履歴を得て、どのユーザが所定のドキュメントを未印刷であるかを判断する印刷出力判断手段と、を備え、
印刷出力対象のユーザの中から、未印刷のユーザ分のドキュメントが印刷出力されることを特徴とする印刷処理システムが提供される。
【０００９】
上記構成によれば、どのユーザがどのようなドキュメントを印刷出力したかが印刷履歴管理手段によって把握されている。印刷出力対象のユーザの中からあるユーザ分のドキュメントを印刷出力しようとした場合、当該ユーザ分のドキュメントが印刷済みであるか未印刷であるかが印刷出力判断手段によって判断される。当該ユーザ分のドキュメントが未印刷であると判断されると、該当するユーザ分のドキュメントが印刷出力される。したがって、対象となるドキュメントを印刷していないユーザが正確に把握されて、必要な部数だけが印刷される。
【００１０】
既に印刷出力したユーザ分の部数が、印刷出力対象のユーザ分の部数より多い場合には、印刷出力を行わないか、又はそのような警告メッセージを発するように構成されている。
【００１１】
上記構成によれば、印刷出力が強制的に終了状態になるか、その旨が告知されるので、無駄な印刷出力が防止されるとともに、何故そのようになったかを知ることができるので、安心感を与えることができる。
【００１２】
印刷出力実行者が他のユーザの分まで印刷出力しようとするのは、主として、印刷出力実行者が会議を主催する場合である。いつ、どこで、どのような会議であって、誰が出席予定者であるかを管理するために、会議に関する各種情報を管理する情報管理サーバ装置が設置されていることが多い。したがって、そのような情報管理サーバ装置が設置されている場合には、印刷出力対象のユーザに関する情報は、印刷出力実行者の主催する会議に関する情報が保存されている情報管理サーバ装置から取得される。
【００１３】
情報管理サーバ装置には、少なくとも、会議の出席予定者及び開始時間が登録されていると、それに登録されている情報を利用して、会議に出席するユーザ情報を得ることができる。そして、印刷出力実行者が印刷出力を行う前にすでに印刷出力しているユーザ分を除いた必要最低限の部数を印刷出力することができる。
【００１４】
印刷出力対象のユーザは、少なくとも、社員番号、電子メールアドレス、MACアドレス又はIPアドレスによって特定される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下に、本発明の一実施形態に係る、画像形成装置を含む印刷処理システムについて、図１及び２を参照しながら詳細に説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施形態に係る印刷処理システムの構成を示す図である。図２は、図１の印刷処理システムで実行される操作手順を説明するフローチャートである。
【００１７】
図１において、印刷処理システム１は、複数の情報処理端末１００と、情報管理サーバ装置１１０と、複数の画像形成装置１３０と、印刷履歴管理サーバ装置１４０と、それらを有線又は無線で接続するＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の専用回線や公衆電話回線などのネットワーク１２０と、を備えている。
【００１８】
情報処理端末１００は、会議主催者である印刷出力実行者を含む各ユーザに個別に割り当てられたクライアントＰＣである。情報処理端末１００は、表示ディスプレイと、ＣＰＵ（中央演算処理装置）と、ハードディスクドライブやRAMやROMからなる記憶部と、データ入出力制御部と、ネットワーク制御部と、情報入力手段としての操作部と、を備えている。
【００１９】
情報管理サーバ装置１１０は、会議主催者である印刷出力実行者を含む各ユーザのスケジュールや各会議室の予約情報を管理するサーバＰＣである。情報管理サーバ装置１１０も、表示ディスプレイと、ＣＰＵ（中央演算処理装置）と、ハードディスクドライブやRAMやROMからなる記憶部１１１と、データ入出力制御部と、ネットワーク制御部と、を備えている。情報管理サーバ装置１１０の記憶部１１１には、例えば、社内外の打ち合わせや会議や講演会の名称、開催日時、開催場所、主催者、出席予定者、使用されるドキュメント名、あるいは各ユーザを一義的に特定できる社員番号、電子メールアドレス、MACアドレス又はIPアドレスといったユーザ特定情報等の各種情報が保存されている。情報管理サーバ装置１１０のＣＰＵ（中央演算処理装置）は、後述する印刷履歴管理サーバ装置から印刷履歴を得て、どのユーザが所定のドキュメントを印刷出力したか否かを判断する印刷出力判断手段として利用される。
【００２０】
画像形成装置１３０は、画像データ等に基づいて画像や文書等のドキュメントを出力することのできる画像形成手段を備えた複写機やプリンタ等のデジタル複合機すなわちＭＦＰ（Multi Function Peripherals）である。
【００２１】
画像形成装置１３０は、装置全体の制御を行うＣＰＵ（中央演算処理装置）と、画像や文書等のドキュメントを出力するプリンタと、スキャナと、ハードディスクドライブやRAMやROMからなる記憶部１３１、データ入出力制御部と、ネットワーク制御部と、操作部と、表示部と、を備えている。画像形成装置１３０のＣＰＵ（中央演算処理装置）は、印刷出力枚数を計数する計数手段として利用される。
【００２２】
情報入力手段としての操作部は、文字や数字等の各種情報を表示したり入力したりすることのできるタッチパネルであり、印刷出力実行者を含む各ユーザを特定するユーザ特定情報や、画像等の出力枚数等を入力するための情報入力手段として使用される。表示部は、液晶パネル等からなる表示手段である。
【００２３】
印刷履歴管理サーバ装置１４０は、画像形成装置１３０から印刷出力された印刷出力に関する情報を保存・管理するサーバＰＣである。印刷履歴管理サーバ装置１４０も、表示ディスプレイと、ＣＰＵ（中央演算処理装置）と、ハードディスクドライブやRAMやROMからなる記憶部１４１と、データ入出力制御部と、ネットワーク制御部と、を備えている。印刷履歴管理サーバ装置１４０の記憶部１１１には、例えば、印刷出力実行者を含むいずれのユーザが、いつ、いずれの画像形成装置１３０から、どのようなドキュメントを、何部を印刷出力したかという印刷履歴情報が保存されている。なお、このような印刷履歴情報は、画像形成装置１３０の記憶部１３１に保存するように構成することも可能である。
【００２４】
次に、図２のフローチャートを参照しながら、会議用のドキュメントが事前に電子メール等の電子的手段で配布されている場合において、印刷出力実行者（すなわち会議の主催者）が、他の複数の一般ユーザ（すなわち会議の出席予定者）分のドキュメントを印刷出力する場合に、印刷処理システムで実行される操作手順を説明する。
【００２５】
ステップＳ１００で、印刷出力処理が開始される。
【００２６】
印刷出力実行者が印刷出力しようとすると、ステップＳ１０２で、ユーザ特定情報の入力／取得が要求される。コピージョブを実行する場合には、画像形成装置１３０の操作部から、ユーザ特定情報を入力する必要がある。プリントジョブを実行する場合には、情報処理端末１００の操作部から、ユーザ特定情報を入力する必要がある。ユーザ特定情報は、前述したように、印刷出力しようとする印刷出力実行者あるいは代行で印刷出力される各出席予定者を唯一に特定するためのユーザ特定コードや文字列である。プリントジョブを実行しようとしている発信元の情報処理端末１００の文字列情報や、情報処理端末１００からログインした者の文字列情報を取得して、情報管理サーバ装置１１０に記憶されている文字列情報との一致確認作業を行って、一致していれば、ユーザ特定コードに変換されてユーザ特定情報として使用される。不一致であれば、印刷出力の実行が拒否される。
【００２７】
ステップＳ１０４で、自分だけの分を印刷出力するか（すなわちステップＳ１４０の通常印刷出力モードにするか）、自分以外の他の出席予定者の分も印刷出力するか（すなわち印刷履歴参照モードにするか）のいずれかが選択される。なお、ステップＳ１０２で得られたユーザ特定情報から、印刷出力実行者が会議の主催者であり、且つ、プリントジョブが会議の資料であると特定できた場合にのみ、印刷履歴参照モードの選択を可能にすることができる。
【００２８】
ステップＳ１０６で、印刷履歴参照モードで印刷出力を実行するとともに印刷出力枚数を把握するために、自分以外の他の出席予定者のユーザ特定情報の入力／取得が要求される。コピージョブを実行する場合には、画像形成装置１３０の操作部から、該当する出席予定者のユーザ特定情報を入力する必要がある。プリントジョブを実行する場合には、情報処理端末１００の操作部から、該当する出席予定者のユーザ特定情報を入力する必要がある。ユーザ特定情報は、前述したように、これから印刷出力しようとする印刷実行者あるいは事前に印刷出力していない出席予定者を唯一に特定するためのユーザ特定コードや文字列である。プリントジョブを実行しようとしている発信元の情報処理端末１００の文字列情報や、情報処理端末１００からログインした者の文字列情報を取得して、情報管理サーバ装置１１０に記憶されている文字列情報との一致確認作業を行って、一致していれば、ユーザ特定コードに変換されてユーザ特定情報として使用される。不一致であれば、印刷出力の実行が拒否される。このようにして、入力あるいは取得されたユーザ特定情報を基にして、印刷出力の対象となるユーザすなわち、未印刷の出席予定者が特定される。
【００２９】
ステップＳ１０８において、印刷履歴管理サーバ装置１４０の記憶部１４１に保存されている印刷履歴情報を検索して、ステップＳ１０６で特定された未印刷の出席予定者又は特別に許可された特定ユーザ（例えば、会議の事務局員や会議主催者の秘書等）が該当するドキュメントを事前に印刷出力しているか否かが確認される。
【００３０】
ステップＳ１０６での検索結果から、既に印刷出力したユーザが誰であるかという情報が得られている。そこで、既に印刷出力したユーザの人数と、出席予定者の人数とが比較される。
【００３１】
既に印刷出力したユーザの人数が出席予定者の人数よりも多い場合には、ステップＳ１５０で印刷出力処理が終了される。
【００３２】
逆に、出席予定者の人数が既に印刷出力したユーザの人数よりも多い場合には、ステップＳ１１２で、未印刷出力ユーザ分の印刷出力処理が行われる。このとき、印刷処理システムが、ユーザコード等でユーザ毎の印刷出力枚数を管理する印刷枚数管理手段をさらに備えている場合には、印刷出力枚数を該当するユーザに振り分けるように構成することもできる。また、未印刷出力のユーザであっても印刷出力が不要であると判断したユーザに対しては、その分の印刷出力を行わないようにしてもよい。
【００３３】
ステップＳ１１４で、印刷出力処理が終了したあとに、これ以上の不要な印刷出力ができないように、ドキュメントにロックをかけることが行われる。
【００３４】
そして、ステップＳ１１６で、未印刷出力ユーザ分の印刷出力処理が終了する。
【００３５】
ステップＳ１０４の印刷履歴参照モードで通常印刷出力モードが選択されると、ドキュメントにロックがかけられているか否かが判断される（ステップＳ１１６）。
【００３６】
必要人数分のドキュメントが既に印刷出力されているためにドキュメントにロックがかけられている場合には、ステップＳ１３２で印刷出力処理が終了される。このとき、「これ以上の印刷出力は無駄になるから、印刷出力を終了します。」といったメッセージが、画像形成装置１３０の表示部や情報処理端末１００の表示ディスプレイ上に表示されるようにすることができる。なお、ロックがかけられていても、出席予定者人数が当初予定していたものよりも増加した場合のみ、ロックが解除されて、印刷出力が可能となるように構成することができる。この場合、印刷出力処理を行う前に、新規出席予定者のユーザ情報を入力しなければならないことは言うまでもない。
【００３７】
ドキュメントにロックがかけられていない場合には、ステップＳ１４０で通常の印刷出力処理が実行される。
【００３８】
なお、必ずしも会議主催者それ自身が印刷出力実行者である必要はなく、会議主催者の委託や指示を受けて会議主催者の代理で印刷出力する代行者（例えば、事務局の部員や会議主催者の秘書等）が印刷出力実行者になる場合もあることは言うまでもない。
【００３９】
また、上記実施形態以外に、ステップＳ１１０で、印刷出力済みのドキュメント部数と、出席予定者の人数とを比較するようにしてもよいことは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明の実施形態に係る印刷処理システムの構成を示す図である。
【図２】図１の印刷処理システムで実行されるフローチャートである。
【符号の説明】
【００４１】
１  印刷処理システム
１００  情報処理端末
１１０  情報管理サーバ装置
１１１  記憶部
１２０  ネットワーク
１３０  画像形成装置
１３１  記憶部
１４０  印刷履歴管理サーバ装置
１４１  記憶部
【図１】
2006252228.tif 000003
【図２】
2006252228.tif 000004