(57)【要約】【課題】  ファイルサイズを増大させることなく、メタデータを用いてドキュメントを管理することができるドキュメント情報管理プログラム等を提供する。【解決手段】  この発明のドキュメント情報管理プログラムは、ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを管理してドキュメント情報を管理するドキュメント情報管理をコンピュータに実行させるドキュメント情報管理プログラムであって、ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを解析して取得するメタデータ解析ステップと、前記メタデータ解析ステップにより解析されたメタデータの内の所定のメタデータについて、ドキュメントに対応可能に記憶装置に記憶させる記憶操作ステップと、前記記憶装置に記憶されたメタデータを前記ドキュメント実体内部より削除するメタデータ削除操作ステップとをコンピュータに実行させる。【選択図】  図１
2006252518.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを解析して取得するメタデータ解析部と、
前記メタデータ解析部により解析されたメタデータの内の所定のメタデータについて、ドキュメントに対応可能に記憶装置に記憶させる記憶操作部と、
前記記憶装置に記憶されたメタデータを前記ドキュメント実体内部より削除するメタデータ削除操作部と
を備えてなるドキュメント情報管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載のドキュメント情報管理装置において、
前記メタデータ解析部により解析されたメタデータをユーザに提示する解析メタデータ提示部を備え、
前記記憶操作部は、前記解析メタデータ提示部に提示されたメタデータの内、ユーザの指示があったメタデータについて、前記記憶装置に記憶させると共に、前記メタデータ削除操作部は、前記ユーザの指示があったメタデータについて、前記ドキュメント実体内部より削除することを特徴とするドキュメント情報管理装置。
【請求項３】
請求項１に記載のドキュメント情報管理装置において、
ユーザのメタデータについての利用傾向を解析する利用傾向解析部を備え、
前記記憶操作部は、前記傾向解析部により解析されたユーザの利用傾向に基づく所定のメタデータについて、前記記憶装置に記憶させると共に、前記メタデータ削除操作部は、前記傾向解析部により解析されたユーザの利用傾向に基づく所定のメタデータについて、前記ドキュメント実体内部より削除することを特徴とするドキュメント情報管理装置。
【請求項４】
請求項１に記載のドキュメント情報管理装置において、
ユーザによるドキュメント操作状況を監視するドキュメント操作状況監視部を備え、
前記メタデータ解析部は、前記ドキュメント操作状況監視部の監視結果に基づく所定のタイミングにおいて、ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを解析して取得することを特徴とするドキュメント情報管理装置。
【請求項５】
請求項１に記載のドキュメント情報管理装置において、
前記記憶装置からメタデータを取得する記憶データ取得部と、
前記記憶データ取得部により取得されたメタデータの内、所定のメタデータについてドキュメント実体に記述するメタデータ記述操作部と
を備えることを特徴とするドキュメント情報管理装置。
【請求項６】
請求項５に記載のドキュメント情報管理装置において、
前記記憶データ取得部により取得されたメタデータをユーザに提示する取得メタデータ提示部を備え、
前記メタデータ記述操作部は、前記取得メタデータ提示部に提示されたメタデータの内、ユーザの指示があったメタデータについて、ドキュメント実体に記述することを特徴とするドキュメント情報管理装置。
【請求項７】
請求項５に記載のドキュメント情報管理装置において、
複数のメタデータおよび外部管理データから新規のメタデータを抽出する新規メタデータ取得部を備え、
前記新規メタデータ取得部により取得されたメタデータの内、所定のメタデータについてドキュメント実体に記述する新規メタデータ記述操作部を備えることを特徴とするドキュメント情報管理装置。
【請求項８】
請求項７に記載のドキュメント情報管理装置において、
前記新規メタデータ取得部により取得されたメタデータをユーザに提示する新規メタデータ提示部を備え、
前記新規メタデータ記述操作部は、前記新規メタデータ提示部に提示されたメタデータの内、ユーザの指示があったメタデータについて、ドキュメント実体に記述することを特徴とするドキュメント情報管理装置。
【請求項９】
ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを管理してドキュメント情報を管理するドキュメント情報管理をコンピュータに実行させるドキュメント情報管理プログラムであって、
ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを解析して取得するメタデータ解析ステップと、
前記メタデータ解析ステップにより解析されたメタデータの内の所定のメタデータについて、ドキュメントに対応可能に記憶装置に記憶させる記憶操作ステップと、
前記記憶装置に記憶されたメタデータを前記ドキュメント実体内部より削除するメタデータ削除操作ステップと
をコンピュータに実行させるドキュメント情報管理プログラム。
【請求項１０】
請求項９に記載のドキュメント情報管理プログラムにおいて、
前記メタデータ解析ステップにより解析されたメタデータをユーザに提示する解析メタデータ提示ステップを備え、
前記記憶操作ステップは、前記解析メタデータ提示ステップにより提示されたメタデータの内、ユーザの指示があったメタデータについて、前記記憶装置に記憶させると共に、前記メタデータ削除操作ステップは、前記ユーザの指示があったメタデータについて、前記ドキュメント実体内部より削除することを特徴とするドキュメント情報管理プログラム。
【請求項１１】
請求項９に記載のドキュメント情報管理プログラムにおいて、
ユーザのメタデータについての利用傾向を解析する利用傾向解析ステップを備え、
前記記憶操作ステップは、前記傾向解析ステップにより解析されたユーザの利用傾向に基づく所定のメタデータについて、前記記憶装置に記憶させると共に、前記メタデータ削除操作ステップは、前記傾向解析ステップにより解析されたユーザの利用傾向に基づく所定のメタデータについて、前記ドキュメント実体内部より削除することを特徴とするドキュメント情報管理プログラム。
【請求項１２】
請求項９に記載のドキュメント情報管理プログラムにおいて、
ユーザによるドキュメント操作状況を監視するドキュメント操作状況監視ステップを備え、
前記メタデータ解析ステップは、前記ドキュメント操作状況監視ステップにおける監視結果に基づく所定のタイミングにおいて、ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを解析して取得することを特徴とするドキュメント情報管理プログラム。
【請求項１３】
請求項９に記載のドキュメント情報管理プログラムにおいて、
前記記憶装置からメタデータを取得する記憶データ取得ステップと、
前記記憶データ取得ステップにより取得されたメタデータの内、所定のメタデータについてドキュメント実体に記述するメタデータ記述操作ステップとを備えることを特徴とするドキュメント情報管理プログラム。
【請求項１４】
請求項１３に記載のドキュメント情報管理プログラムにおいて、
前記記憶データ取得ステップにより取得されたメタデータをユーザに提示する取得メタデータ提示ステップを備え、
前記メタデータ記述操作ステップは、前記取得メタデータ提示ステップにより提示されたメタデータの内、ユーザの指示があったメタデータについて、ドキュメント実体に記述することを特徴とするドキュメント情報管理プログラム。
【請求項１５】
請求項９に記載のドキュメント情報管理プログラムにおいて、
前記記憶装置から取得される複数のメタデータまたは外部のデータ管理部に管理されている管理データに基づいて新規のメタデータを抽出する新規メタデータ取得ステップを備え、
前記新規メタデータ取得ステップにより取得されたメタデータの内、所定のメタデータについてドキュメント実体に記述する新規メタデータ記述操作ステップを備えることを特徴とするドキュメント情報管理プログラム。
【請求項１６】
請求項１５に記載のドキュメント情報管理プログラムにおいて、
前記新規メタデータ取得ステップにより取得されたメタデータをユーザに提示する新規メタデータ提示ステップを備え、
前記新規メタデータ記述操作ステップは、前記新規メタデータ提示ステップにより提示されたメタデータの内、ユーザの指示があったメタデータについて、ドキュメント実体に記述することを特徴とするドキュメント情報管理プログラム。
【請求項１７】
ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを管理してドキュメント情報を管理するドキュメント情報管理方法であって、
ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを解析して取得するメタデータ解析ステップと、
前記メタデータ解析ステップにより解析されたメタデータの内の所定のメタデータについて、ドキュメントに対応可能に記憶装置に記憶させる記憶操作ステップと、
前記記憶装置に記憶されたメタデータを前記ドキュメント実体内部より削除するメタデータ削除操作ステップと
を備えるドキュメント情報管理方法。
【請求項１８】
請求項１７に記載のドキュメント情報管理方法において、
ユーザのメタデータについての利用傾向を解析する利用傾向解析ステップを備え、
前記記憶操作ステップは、前記傾向解析ステップにより解析されたユーザの利用傾向に基づく所定のメタデータについて、前記記憶装置に記憶させると共に、前記メタデータ削除操作ステップは、前記傾向解析ステップにより解析されたユーザの利用傾向に基づく所定のメタデータについて、前記ドキュメント実体内部より削除することを特徴とするドキュメント情報管理方法。
【請求項１９】
請求項１７に記載のドキュメント情報管理方法において、
前記記憶装置からメタデータを取得する記憶データ取得ステップと、
前記記憶データ取得ステップにより取得されたメタデータの内、所定のメタデータについてドキュメント実体に記述するメタデータ記述操作ステップと
を備えることを特徴とするドキュメント情報管理方法。
【請求項２０】
請求項１７に記載のドキュメント情報管理方法において、
複数のメタデータおよび外部管理データから新規のメタデータを抽出する新規メタデータ取得ステップを備え、
前記新規メタデータ取得ステップにより取得されたメタデータの内、所定のメタデータについてドキュメント実体に記述する新規メタデータ記述操作ステップを備えることを特徴とするドキュメント情報管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、ドキュメントのメタデータを管理してドキュメント管理を行うドキュメント情報管理装置、ドキュメント情報管理方法、及びドキュメント情報管理プログラムに関する。
【０００２】
なお、本明細書において使用される用語について、ここで説明しておく。
「原稿」とは、ドキュメントを用紙に印刷することによって得られた紙媒体のドキュメントである。
【０００３】
「ドキュメントの実体」とは、ドキュメントが記述されている様式、フォーマットに依存した実際の実体を意味し、例えば、Windows（登録商標）のファイルシステムではその上で管理されているファイルや、ドキュメントマネージメントシステムではその上の画像を管理しているデータベース内に保管されているデータレコード、などである。様式やフォーマットとしては、TIFF、PDFやドキュメントマネージメントシステム独自の保管形式などがある。
【０００４】
「ドキュメントのメタデータ」とは、該当ドキュメントの作成者、作成者の属するグループ、作成者の主に常駐する場所、使用者、使用者の属するグループ、使用者の主に常駐する場所、作成時の日時、作成時の天候、作成時の作成者の周囲の環境、使用時の日時、使用時の天候、使用者の周囲の環境、作成アプリケーション、などの属性・プロパティ情報などを意味する。
【０００５】
「ドキュメント情報処理装置」とは、上記ドキュメントやそのメタデータを処理し、登録・管理する装置を意味する。管理しているドキュメントの情報としては、システム上に存在するドキュメントの配置位置情報（例えば、Microsoft  Windows（登録商標）のファイルビューワであるExplorerでは、Windows（登録商標）のファイルシステムに依存したフォルダ構造のパスとして管理）やリンク（例えば、企業ポータルのTopページ上に表示される各申込み様式へのリンク）、内容に応じた配置構造（例えば、Yahooのカテゴリ）などがある。また、ドキュメント自体を保管するための管理構造を提供するシステム（例えば、ドキュメントマネージメントシステム）も同装置に含まれる。複数のユーザからの利用が可能であり、ユーザ認証機能やネットワークを介した共有機能を持つ。また、上記ドキュメント入出力システムの各種装置と連携することにより、紙と電子間のメディア変換機能やFAXなどの外部通信機能との拡張が可能である。
【０００６】
「ドキュメント入出力システム」とは、印刷装置（プリンタ）や画像読み取り装置（スキャナ）や画像通信装置（FAX）といった装置を持ち、ドキュメントや原稿を取り扱うことのできるシステムを意味する。本発明のドキュメント情報管理装置はこのドキュメント入出力システムに対して備えられるものである。なお、ドキュメント情報管理装置はドキュメント入出力システム内に設けることもできれば、その外部に別個独立に設けられることもでき、更には複数のドキュメント入出力システムに対して一つ設けられることもできる。
【０００７】
「モジュール」とは、ドキュメント情報処理装置の各装置やドキュメント入出力システムのコンポーネントが持つ、ソフトウェアモジュールを意味する。
「操作履歴」とは、アプリケーションやシステムによるドキュメントに対する何らかの操作（ドキュメントを開く、保存する、プリントする、メールを送信する、など）を履歴として記録したものを意味する。
【０００８】
「履歴管理システム」とは、操作履歴を収集・解析することによって、ドキュメント関連情報や属性関連情報を抽出し、それをドキュメントと供に管理するシステムを意味する。
「ドキュメントに関連付けられた情報／ドキュメント関連情報」とは、ドキュメントに対する操作を収集した操作履歴情報や、履歴情報などを元にして解析された情報（参照・派生ドキュメントなど）を意味する。
「属性に関連付けられた情報／属性関連情報」とは、ドキュメントに対する操作を収集した操作履歴情報中のメタデータから関連情報を抽出したものや、ドキュメント関連情報から属性の関連情報を抽出したものであり、二次メタデータと同義語である。
【背景技術】
【０００９】
従来より知られるドキュメント入出力システムでは、ドキュメント情報管理装置を有し、ドキュメントを管理する際にそのドキュメントが持つメタデータを共に管理する。例えば、スキャンによってスキャン画像ドキュメントを作成した場合、そのスキャンを行ったユーザのユーザ名やスキャン日時などの情報をメタデータとしてドキュメントと関連付けて共に管理する。
【００１０】
従来のドキュメント情報処理装置およびドキュメント入出力システムにおいて、メタデータをドキュメント実体内部に記述して（例えば、スキャン画像をページ全体にイメージとして貼り付けて作成したPDFファイルとして保存する際に、PDFファイルフォーマットで規定されている属性データの記述領域を使用してメタデータを記述する）管理する場合には、ドキュメントの入出力や編集などの操作タイミングに応じてメタデータを収集し、それをドキュメント実体内部に記述するという手法をとっている。
【００１１】
またメタデータの種類としても、収集したメタデータを分析することによって２次的なメタデータを抽出したり、ドキュメントの継続的な操作におけるメタデータを履歴として多段的に収集したり、ドキュメントのコンテンツの構成部品（画像領域や文字領域など）毎にその部品特性に応じたメタデータを収集したりして、多数のメタデータを扱うことによって検索や分類を行う際の利便性を増すことが行われている。なお、本件に関連する技術文献として、下記特許文献１が知られる。
【特許文献１】特開２００３−２８０９５０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１２】
しかし、従来のドキュメント管理装置において、メタデータをドキュメント実体内部に記述して管理する場合、利便性を増すために多種類のメタデータや継続的に収集したメタデータを多段的に内部に記述しようとすると、メタデータのデータサイズが増大し、それに伴いドキュメント実体自体のファイルサイズも増大する。元来、ドキュメントの可搬性と汎用性を保つためにドキュメント実体にメタデータを記述しているのに対し、利便性を向上させるためにファイルサイズを増大させてこれらの可搬性と汎用性を損なうことは目的に反することとなる。
【００１３】
この発明は上述した問題点を解決するためになされたものであり、ファイルサイズを増大させることなく、メタデータを用いてドキュメントを管理することができるドキュメント情報管理装置、ドキュメント情報管理プログラム及びドキュメント情報管理方法を得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
上述した課題を解決するため、本発明におけるドキュメント情報管理装置は、ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを解析して取得するメタデータ解析部と、前記メタデータ解析部により解析されたメタデータの内の所定のメタデータについて、ドキュメントに対応可能に記憶装置に記憶させる記憶操作部と、前記記憶装置に記憶されたメタデータを前記ドキュメント実体内部より削除するメタデータ削除操作部とを備えてなる。
【００１５】
また、本発明は、ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを管理してドキュメント情報を管理するドキュメント情報管理をコンピュータに実行させるドキュメント情報管理プログラムであって、ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを解析して取得するメタデータ解析ステップと、前記メタデータ解析ステップにより解析されたメタデータの内の所定のメタデータについて、ドキュメントに対応可能に記憶装置に記憶させる記憶操作ステップと、前記記憶装置に記憶されたメタデータを前記ドキュメント実体内部より削除するメタデータ削除操作ステップとをコンピュータに実行させる。
【００１６】
また、本発明は、ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを管理してドキュメント情報を管理するドキュメント情報管理方法であって、ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを解析して取得するメタデータ解析ステップと、前記メタデータ解析ステップにより解析されたメタデータの内の所定のメタデータについて、ドキュメントに対応可能に記憶装置に記憶させる記憶操作ステップと、前記記憶装置に記憶されたメタデータを前記ドキュメント実体内部より削除するメタデータ削除操作ステップとを備える。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、ファイルサイズを増大させることなく、メタデータを用いてドキュメントを管理することができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、この発明の一実施の形態について図面を参照して説明する。
尚、以下の記述において、［ＸＸ］はＸＸがメタデータの名称を表し、“ＸＸ”はＸＸがメタデータの持つ値又は内容を表すものとする。
図１は、本発明の実施の形態におけるドキュメント情報としてのメタデータを管理するドキュメント情報管理装置を示す全体ブロック図、図２は本実施の形態におけるドキュメントの概念を説明する図である。
【００１９】
本ドキュメント情報管理装置は、ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１と、ドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２と、編集操作指示モジュール３と、外部記憶操作モジュール４と、外部記憶領域５と、メタデータ提示モジュール６と、ユーザ編集操作指示モジュール７と、ドキュメント操作状況監視モジュール８とを備える。
【００２０】
さらに、ドキュメント情報管理装置は、利用傾向解析モジュール９と、利用傾向編集操作モジュール１０と、２次メタデータ抽出モジュール１１と、外部記憶データ取得モジュール１２とを備えている。
【００２１】
ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１は、図２のドキュメントＡ−１のようなドキュメントに対し、そのドキュメント実体内部に記述されているメタデータブロックの内容を解析するソフトウェアモジュールである。
【００２２】
ドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２は、図２のドキュメントＡ−１のようなドキュメントに対し、そのドキュメント実体内部に記述されているメタデータブロックの内容を編集操作するソフトウェアモジュールである。
【００２３】
編集操作指示モジュール３は、ドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２に対して編集操作の内容を指示するソフトウェアモジュールである。
外部記憶操作モジュール４は、ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１によって解析されたメタデータをデータベースシステムなどの外部記憶領域５に記憶するソフトウェアモジュールである。
【００２４】
外部記憶領域５は、外部記憶操作モジュール４によって記憶されるメタデータを記憶する領域である。例えば、リレーショナルデータベースシステムのテーブルや、XMLデータベースシステム上のXMLレコードや、ファイルシステム上のデータファイルなどがある。
【００２５】
メタデータ提示モジュール６は、ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１によって解析されたメタデータをユーザに提示するソフトウェアモジュールである。グラフィックユーザインタフェースの画面を構成するなどによって、解析されたメタデータの一覧をユーザに提示することができる。
【００２６】
ユーザ編集操作指示モジュール７は、ユーザがドキュメント実体内部に記述されているメタデータをどのように編集するかの指示を受け取ることのできるソフトウェアモジュールである。グラフィックユーザインタフェースの画面を構成するなどによって、メタデータの一覧のうち外部記憶領域５にデータを移動させドキュメント実体内部からは削除するメタデータをユーザが指示することができる。
【００２７】
ドキュメント操作状況監視モジュール８は、システムにおいてドキュメントが操作されている状況を監視しているモジュールである。入力装置によって新規ドキュメントが保存された、保存ドキュメントの総ファイルサイズがある一定値を超えた、などの状況を監視することによってメタデータ移動を開始するトリガを与えることができる
【００２８】
利用傾向解析モジュール９は、ユーザ編集操作指示モジュール７によってユーザが行ったメタデータの移動の指示の状況を収集しその傾向を解析するソフトウェアモジュールである。ユーザが特定のメタデータに対して頻繁に外部記憶領域５への移動を行っていたりする場合に、そのメタデータはユーザからの指示が無くても移動対象とするように判断することができる
【００２９】
利用傾向編集操作モジュール１０は、利用傾向解析モジュール９によって解析されたユーザの利用傾向を元に、ドキュメント実体内部に記述されているメタデータをどのように編集するかの指示を受け取ることのできるソフトウェアモジュールである。ドキュメント操作状況監視モジュール８によってメタデータ移動の開始トリガを与えられることでユーザの操作を得ずに自動的に移動処理を行うことができる。
【００３０】
外部記憶データ取得モジュール１１は、外部記憶領域５によって記録されているメタデータからドキュメント実体内部に記述すべきデータを取得するソフトウェアモジュールである。ドキュメントをシステムの管理ドメインより外部に流通させる際に元々内部に記述されていたメタデータを再びドキュメント実体内部に記述したり、本来該当ドキュメントが備えていなかったメタデータを新規に記述したりする際のデータを取得することができる。
【００３１】
２次メタデータ抽出モジュール１２は、外部記憶領域５によって記録されているメタデータやその他の情報から知識処理を行うことによって2次的なメタデータを抽出するソフトウェアモジュールである。外部記憶領域５に記録されているドキュメント操作に関するメタデータや、別途管理されているスケジュール情報などから、推論やパターンマッチング、マイニング、履歴解析などの技術を利用して利便性の高い2次的な情報をメタデータとして抽出することができる。
【００３２】
本発明で対象となるドキュメントは、図２に示されるようなものである。ここでは、ドキュメント情報管理装置のうち、入力装置（スキャナなど）によって紙原稿が読み取られ、画像データとして特定のファイルフォーマット（PDFファイルなど）上にページ画像として貼付されている場合について記述する。
【００３３】
スキャンされた画像をPDFファイルとして作成する場合は、ファイル内部にそのフォーマットを識別するブロックや、入力された画像データをPDFのページデータとして記述したストリームのブロックや、Acrobat Readerなどのビューワでは表示されないがデータとしては埋め込まれるブロック、などがファイル実体内部に記述される。スキャンされた個々の原稿のページの画像は画像ストリームとしてPDFの１ページとして記述され、それがスキャンされた紙原稿の枚数分だけ繰り返される。収集されたメタデータは、画像としては表示されないデータ領域用のXMLストリームとして記述される。
【００３４】
ここでは、[作成者]としてスキャン作業を行うためにログインしたユーザの名前“XXX太郎”が値として、[作成者パスワード]としてスキャン作業を行うためにログインしたユーザのパスワード“pass”が値として、また[作成日時]としてスキャン作業が行われた日時である“2003/9/19  14:30:10”が値として代入される。また、[作業装置]としてスキャン作業が行われた入力装置を備える多機能コピー装置に付けられた識別名称“MFP＿01”が、さらにその装置の[設置場所]として“本社201会議室”が値として代入される。こういったメタデータの値は、予め入出力管理装置に設定されており、スキャンなどの作業が行われると管理装置は設定された値を取得することができる。また[パスワード]のようなセキュリティ上重要な値の場合は、暗号化して記述されることも可能である。
【００３５】
実施の形態１
以下、本発明の実施の形態１について説明する。実施の形態１は、上述した図１の構成において、ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１、ドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２、編集操作指示モジュール３、外部記憶操作モジュール４、外部記憶領域５、メタデータ提示モジュール６、ユーザ編集操作指示モジュール７、ドキュメント操作状況監視モジュール８を備えて構成され得る。
【００３６】
実施の形態１で行われる処理の一例として、図２のドキュメント実体内部のメタデータのうち、メタデータＡ−１−４とメタデータＡ−１−５を外部記憶領域５に移動させ、ドキュメント実体内部からは削除する処理について説明する。
【００３７】
以下、実施の形態１の動作を図３に示すフローチャートを用いて説明する。
ドキュメント操作状況監視モジュール８は、システムでのドキュメントの操作状況の監視を行っており、ドキュメント実体がシステムに登録されることによってメタデータの外部記憶領域５への移動のフローが開始される（Ｓ１−１）。
【００３８】
ここでは、入力装置（スキャナ）によって紙原稿がスキャンされその際の周辺情報がメタデータとしてPDFファイルフォーマットを持ったドキュメント実体のファイル「Doc＿001.pdf」として作成され、システムが管理するファイルシステム上の領域へ保存された場合について説明する。
【００３９】
ファイルが保存されると、ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１はそのドキュメント実体ファイルの解析を開始する（Ｓ１−２）。ここでは、PDFファイルのメタデータブロックを読取ることによって解析を行う。ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１が「Doc＿001.pdf」中からメタデータを解析すると（Ｓ１−３）、メタデータ提示モジュール６にてその解析されたメタデータをユーザに提示する（Ｓ１−４）。
【００４０】
ここでは、図４のようなグラフィックユーザインタフェースを構成することによってユーザに提示する。ユーザはメタデータ提示モジュール６によって構成された画面を見ることによって「Doc＿001.pdf」内に記述されているメタデータの一覧を確認することができる。
【００４１】
また、その一覧の中から、ユーザがドキュメント実体内部に記述しなくても良いと判断したメタデータを選択すると、該当メタデータをドキュメント実体から削除した場合のファイルサイズを事前に確認することができ、ユーザは現状のファイルサイズと比較して判断材料とすることができる。
【００４２】
これは、ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１がメタデータを解析する際に、各々のメタデータが占めるサイズを測定することによって可能である（図４の数値はあくまでも参考の値である）。この画面によってユーザがドキュメント実体内部から外部記憶領域５へ移動させたいメタデータの指示を行う（例えば、図４においては、該当メタデータにチェックした上で「外部に移動」ボタンをクリック）と、ユーザ編集操作指示モジュール７はその指示を受け取る（Ｓ１−５）。
【００４３】
ここでは、ユーザは[作業装置]と[設置場所]のメタデータは、ドキュメント実体内部に記述する必要性を感じずに外部への移動を指示したとする。すると、ユーザ編集操作指示モジュール７は編集操作指示モジュール３に対してこれらのメタデータをドキュメント実体内部から外部記憶領域５に移動するように指示する（Ｓ１−６）。
【００４４】
まず、編集操作指示モジュール３は指定されたメタデータを外部記憶領域５へ記録する処理を行う。そのために、編集操作指示モジュール３は外部記憶操作モジュール４に対して、該当メタデータの名称と値、および元となるドキュメント実体が判別できるようにドキュメントの識別情報を通知する（Ｓ１−７）。
【００４５】
ここでは、[作業装置]の値が“MFP＿01”、[設置場所]の値が“本社201会議室”であること、およびドキュメントの識別情報としてファイルの保存されているパスとファイル名である“C:\My Documents\Doc＿001.pdf”を通知する。通知を受けた外部記憶操作モジュール４は、外部記憶領域５にそれらの情報を記録する（Ｓ１−８）。ここでは、外部記憶領域５としてXMLデータベースシステムを利用し、これらの情報を図５のようなXMLレコードとして保存する。
【００４６】
外部への記録が成功すると、次に編集操作指示モジュール３はドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２に対して、該当メタデータをドキュメント実体から削除するように指示する（Ｓ１−９）。ここでは、「Doc＿001.pdf」から[作業装置]と[設置場所]のメタデータを削除するように指示が行われる。するとドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２はドキュメント実体内部のメタデータブロックから、これらのメタデータを削除する（Ｓ１−１０）。
【００４７】
これは、該当メタデータが含まれない状態のメタデータブロックを生成し、従来のメタデータブロックと置き換えてファイルを再構成することによって可能である。
【００４８】
以上の構成において、本実施の形態におけるドキュメント実体メタデータ解析モジュール１は本発明のメタデータ解析部に対応し、ドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２は本発明のメタデータ削除操作部に対応し、外部記憶操作モジュール４は本発明の記憶操作部に対応し、メタデータ提示モジュール６は本発明の解析メタデータ提示部に対応し、ドキュメント操作状況監視モジュール８は本発明のドキュメント操作状況監視部に対応している。
【００４９】
また、ステップＳ１−１は本発明のドキュメント操作状況監視ステップに対応し、ステップＳ１−２は本発明のメタデータ解析ステップに対応し、ステップＳ１−８は本発明の記憶操作ステップに対応し、ステップＳ１−１０は本発明のメタデータ削除操作ステップに対応し、更にステップＳ１−４は本発明の解析メタデータ提示ステップに対応している。
【００５０】
実施の形態２
実施の形態２では、実施の形態１の構成に加えて、さらに利用傾向解析モジュール９と、利用傾向編集操作指示モジュール１０とを備える。
【００５１】
これらによって行われる処理の一例として、ユーザが常に[作業装置]と[設置場所]のメタデータを外部記憶領域５に移動しているとの傾向が利用傾向解析モジュール９によって解析されており、図２のドキュメント実体内部のメタデータのうち、メタデータＡ−１−４とメタデータＡ−１−５を外部記憶領域に移動させ、ドキュメント実体内部からは削除する処理について説明する。
【００５２】
以下、実施の形態２の動作を図６に示すフローチャートを用いて説明する。
ドキュメント操作状況監視モジュール８はシステムでのドキュメントの操作状況を行っており、ドキュメント実体がシステムに登録されることによってメタデータの外部記憶領域５への移動のフローが開始される（Ｓ２−１）。ここでは、入力装置（スキャナ）によって紙原稿がスキャンされその際の周辺情報がメタデータとしてPDFファイルフォーマットを持ったドキュメント実体のファイル「Doc＿002.pdf」として作成されシステムが管理するファイルシステム上の領域へ保存された場合について説明する。
【００５３】
ファイルが保存されると、ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１はそのドキュメント実体ファイルの解析を開始する（Ｓ２−２）。ここでは、PDFファイルのメタデータブロックを読取ることによって解析を行う。
【００５４】
ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１が「Doc＿002.pdf」中からメタデータを解析すると（Ｓ２−３）、利用傾向解析モジュール９にてその解析されたメタデータから得られた該当ユーザが過去にドキュメント実体内部から外部記憶領域５へと頻繁に移動してきたメタデータの一覧を利用傾向編集操作指示モジュール１０に通知する（Ｓ２−４）。ここでは、システム利用ユーザである“XXX太郎”が、過去常に[作業装置]と[設置場所]のメタデータをドキュメント実体から外部記憶領域５に移動する作業をしていた場合について説明を行う。
【００５５】
利用傾向解析モジュール９では、ユーザ編集操作指示モジュール７によってユーザ“XXX太郎”がメタデータを移動すると指示した回数をその名称と共にカウントしている。その移動の指示を行った率が一定の値を超えると、ユーザ“XXX太郎”のドキュメントに関しては、[作業装置]と[設置場所]のメタデータはユーザからの指示が無くても移動対象とするものとし、これをユーザ名と対象メタデータの名称を関連付けて管理する。この情報は、データベースシステムのテーブルなどによって管理される。
【００５６】
このように管理されている利用傾向に対して、解析されたメタデータがマッチしているかどうかを判定する。ドキュメント実体メタデータ解析モジュール１によって、このドキュメントの[作成者]は“XXX太郎”であるということが解析されており、利用傾向解析モジュール９はシステムユーザの“XXX太郎”の利用傾向の参照を行い、該当ユーザに対しては、[作業装置]と[設置場所]のメタデータが移動対象であると判断することができる。この判断の結果の移動対象メタデータの一覧は利用傾向編集操作指示モジュール１０に通知され、利用傾向編集操作指示モジュール１０は移動すべきメタデータがドキュメント実体に含まれているかどうかの判断を行う（Ｓ２−５）。
【００５７】
その結果、該当ドキュメント実体に移動対象メタデータが含まれていれば、利用傾向編集操作指示モジュール１０は編集操作指示モジュール３に対して該当メタデータの移動を指示する（Ｓ２−６）。ここでは、ユーザのこれまでの指示の傾向から、[作業装置]と[設置場所]のメタデータは、ドキュメント実体内部に記述すべきでないものと判断され外部記憶領域５への移動が指示される。
【００５８】
まず、編集操作指示モジュール３は指定されたメタデータを外部記憶領域５へ記録する処理を行う。そのために、編集操作指示モジュール３は外部記憶操作モジュール４に対して、該当メタデータ名称と値、および元となるドキュメント実体が判別できるようにドキュメントの識別情報を通知する（Ｓ２−７）。
【００５９】
ここでは、[作業装置]の値が“MFP＿01”、[設置場所]の値が“本社201会議室”であること、およびドキュメントの識別情報としてファイルの保存されているパスとファイル名である“C:\My Documents\Doc＿002.pdf”を通知する。通知を受けた外部記憶操作モジュール４は、外部記憶領域５にそれらの情報を記録する（Ｓ２−８）。
【００６０】
外部記憶領域５への記録が成功すると、次に編集操作指示モジュール３はドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２に対して、該当メタデータをドキュメント実体から削除するように指示する（Ｓ２−９）。ここでは、「Doc＿002.pdf」から[作業装置]と[設置場所]のメタデータを削除するように指示が行われる。するとドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２はドキュメント実体内部のメタデータブロックから、これらのメタデータを削除する（Ｓ２−１０）。
【００６１】
これは、該当メタデータが含まれない状態のメタデータブロックを生成し、従来のメタデータブロックと置き換えてファイルを再構成することによって可能である。
【００６２】
以上の構成において、本実施の形態における利用傾向解析モジュール９は、本発明の利用傾向解析部に対応している。
【００６３】
また、ステップＳ２−１は本発明のドキュメント操作状況監視ステップに対応し、ステップＳ２−２は本発明のメタデータ解析ステップに対応し、ステップＳ２−４は本発明の利用傾向解析ステップに対応し、ステップＳ２−８は本発明の記憶操作ステップに対応し、ステップＳ２−１０は本発明のメタデータ削除操作ステップに対応している。
【００６４】
実施の形態３
実施の形態３では、実施の形態２の構成に加えて、さらに外部記憶データ取得モジュール１１、２次メタデータ抽出モジュール１２とを備える。
【００６５】
これらによって行われる処理の一例として、実施の形態１によって[作業装置]と[設置場所]のメタデータを削除された「Doc＿001.pdf」に対して、これらのメタデータをドキュメント実体内部に再び記入すると共に、これらのメタデータと外部で管理されているスケジュール情報から2次的なメタデータとして該当する会議情報を抽出してドキュメント実体内部に記入する編集処理について説明する。
【００６６】
以下、実施の形態３の動作を図７に示すフローチャートを用いて説明する。
ドキュメント操作状況監視モジュール８はシステムでのドキュメントの操作状況の監視を行っており、システムからドキュメント実体がエクスポートされる操作が行われることによってドキュメント実体のメタデータを編集する処理のフローが開始される（Ｓ３−１）。ここでは、システムユーザが、既に登録されている「Doc＿001.pdf」をシステム管理のドメインより外部に流通させようとして、システムからドキュメント実体を取り出す目的でエクスポートする場合について説明する。このようにドキュメント実体をシステムドメインより外部に流通させる場合に、流通先でも既に取得されているメタデータを利用して検索や分類などの利便性を高めたいことがある。しかしシステムドメインより外部では、外部記憶領域５にて管理されているドキュメントの識別情報などの参照が不可能になったりして無効になることがある。
【００６７】
例えば、パーソナルコンピュータAのローカルのファイルシステムのパス名“C:\My Documents\Doc＿001.pdf”は、他のパーソナルコンピュータBに移動されて流通すると、同じパス名で保存されるとは限らなくなり、同一のものとして認識させることができない。さらに外部記憶領域５がパーソナルコンピュータAのローカルディスク上でのみ公開されているとすると、パーソナルコンピュータBからは外部記憶領域５にはそもそもアクセスできない。そのような場合、ドキュメント実体内部に全てのメタデータを記述しておくと、外部記憶領域５に対してドキュメント識別情報を利用して参照する必要がなくなる。
【００６８】
そこでこの「Doc＿001.pdf」を外部に流通させるためにエクスポートする際には、該当ドキュメントをシステムへ新規登録保存した時に移動されてドキュメント実体内部からは削除されていたメタデータ[作業装置]と[設置場所]を、再びドキュメント実体内部に記入することで、流通先でもこれらの情報を利用することができるようになる。
【００６９】
ドキュメント操作状況監視モジュール８によってドキュメント実体内部へのメタデータの編集が必要な状況が認識されると、ドキュメント操作状況監視モジュール８は外部記憶データ取得モジュール１１および２次メタデータ抽出モジュール１２に対して該当ドキュメントに関するメタデータの候補が外部記憶領域５から取得できるかどうかの問い合わせを行う（Ｓ３−２）。
【００７０】
ここで外部記憶データ取得モジュール１１は、「Doc＿001.pdf」に関しては[作業装置]の値が“MFP＿01”であり、[設置場所]の値が“本社201会議室”であることが既に登録されていることから、これらを候補として外部記憶領域５から取得することができる。さらに、２次メタデータ抽出モジュール１２にてシステムユーザのスケジュール情報が管理されている場合、２次メタデータ抽出モジュール１２はそれらの情報から推論を行うことによって、新たに[関連会議名]を2次的なメタデータとして取得することができる。これは例えば“XXX太郎”のスケジュール情報として、会議の予定が登録されている場合について説明する。“XXX太郎”はスケジュール情報として、毎週決まった時刻に“本社201会議室”で会議のスケジュールとして“特許検討会”を登録している。
【００７１】
すると、[設置場所]が“本社201会議室”である“MFP＿01”で入力されたドキュメントは、この会議で使用された配布資料や板書のコピーである可能性が高い。ここでは、ドキュメント実体内部に残されているメタデータである[作成日時]と合わせて推論の材料として使用することによってさらに正確な推論もできるし、別途登録されている特定のパターンを満たせば指定の情報に変換できるようなルールベースシステムと併用してもよい。ここでは、会議情報として[関連会議名]として“特許検討会”をメタデータの候補として取得することができた。
【００７２】
このように外部記憶データ取得モジュール１１または２次メタデータ抽出モジュール１２がメタデータの候補を取得すれば（Ｓ３−３）、 メタデータ提示モジュール６にてその取得されたメタデータ候補をユーザに提示する（Ｓ３−４）。ここでは、図８のようなグラフィックユーザインタフェースを構成することによってユーザに提示する。ユーザはメタデータ提示モジュール６によって構成された画面を見ることによって「Doc＿001.pdf」の内部の編集可能なメタデータ候補の一覧を確認することができる。
【００７３】
その一覧の中から、ユーザが編集したいメタデータを選択すると、該当メタデータをドキュメント実体内部に記入した場合のファイルサイズを事前に確認することができ、ユーザは現状のファイルサイズと比較して判断材料とすることができる。これは、外部記憶データ取得モジュール１１および２次メタデータ抽出モジュール１２がメタデータ候補を取得する際に、各々のメタデータ候補が占めるサイズを測定することによって可能である（図８の数値はあくまでも参考の値である）。この画面によってユーザが編集したいメタデータの指示を行う（例えば、図８においては、該当メタデータにチェックした上で「内部に記入」ボタンをクリック）と、ユーザ編集操作指示モジュール７はその指示を受け取る（Ｓ３−５）。
【００７４】
ここでは、ユーザは[作業装置]と[設置場所]のメタデータを元に戻すと共に、新規の2次メタデータの[関連会議名]をドキュメント実体内部に記入するよう指示したとする。すると、ユーザ編集操作指示モジュール７は編集操作指示モジュール３に対してこれらのメタデータをドキュメント実体内部に記入するように指示する（Ｓ３−６）。 編集操作指示モジュール３はドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２に対して、該当メタデータをドキュメント実体に記入できるような形式にしたうえで記入を指示する（Ｓ３−７）。
【００７５】
するとドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール２はドキュメント実体内部のメタデータブロックに、これらのメタデータを記入する（Ｓ３−８）。これは、該当メタデータを追加した状態のメタデータブロックを生成し、従来のメタデータブロックと置き換えてファイルを再構成することによって可能である。こうしてできたドキュメント実体を図９に示す。
【００７６】
ここでは、エクスポート対象となるドキュメント「Doc＿001.pdf」に直接的に関連するメタデータ候補を外部記憶データ取得モジュール１１および２次メタデータ抽出モジュール１２から取得する例について記述したが、この候補は必ずしも直接的に関連するものでなくても良い。例えば、システム外部のドメインに流通させる際に、元々管理していた当該システムドメインに関する情報をメタデータとして記入できるようになっていても良い。これは、［送信元ドメイン］として“本社研究所ドメイン”という値をメタデータとして記入する場合である。また一方で、システム外部のドメインに対してセキュリティ的に公開するのが不適当なメタデータがある場合、これを編集できるようにしても良い。例えばパスワードの値などは全て削除編集するように設定しておいても良いし、公開しても安全なものに置き換えるような編集作業を行っても良い。
【００７７】
以上の構成において、本実施の形態におけるメタデータ提示モジュール６は、本発明の取得メタデータ提示部及び新規メタデータ提示部に対応し、さらに、外部記憶データ取得モジュール１１は本発明の記憶データ取得部に対応し、２次メタデータ抽出モジュール１２は本発明の新規メタデータ取得部にそれぞれ対応している。
【００７８】
また、ステップＳ３−２，３は本発明の記憶データ取得ステップ若しくは新規メタデータ取得ステップに対応し、ステップＳ３−４は本発明の取得メタデータ提示ステップ若しくは新規メタデータ提示ステップに対応し、ステップＳ３−８は本発明のメタデータ記述操作ステップに対応している。
【００７９】
以上に説明した本発明の実施の形態において、図３、図６、図７等に示した処理は、装置（ドキュメント情報管理装置）内部に記憶されたプログラムに基づいてコンピュータにより実行され得る。但し、これらプログラムは、装置内部に記憶される場合に限らず、同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしても良い。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、且つ装置が読取り可能な記録媒体であれば，その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであっても良い。
【００８０】
本発明の実施の形態によれば、以下の効果を奏する。
（１）ドキュメント実体内部に記述されたメタデータを抽出し、それを外部に記憶することによってドキュメント実体のファイルサイズを軽減することができる。
（２）ユーザの要求やユーザのドキュメント活用の傾向によって選択的にデータを抽出することによって、ドキュメント実体自体の可搬性と利便性を両立させることができる。
（３）ドキュメントを流通させる際に、外部で記憶されたり新たに追加されたメタデータを、ユーザの要求やユーザのドキュメントの活用の傾向によって選択的にドキュメント実体内部に記述することによって、ドキュメント実体の汎用性を高めることができる。
【図面の簡単な説明】
【００８１】
【図１】本発明の実施の形態におけるメタデータを管理するドキュメント情報管理装置を示す全体ブロック図である。
【図２】本実施の形態におけるドキュメントの概念を説明する図である。
【図３】実施の形態１の動作を示すフローチャートである。
【図４】実施の形態１におけるメタデータ移動指示画面の一例を示す図である。
【図５】実施の形態１における外部記憶領域へのデータレコードの一例を示す図である。
【図６】実施の形態２の動作を示すフローチャートである。
【図７】実施の形態３の動作を示すフローチャートである。
【図８】実施の形態３におけるメタデータ編集指示画面の一例を示す図である。
【図９】実施の形態３によりエクスポートされたドキュメント実体を示す図である。
【符号の説明】
【００８２】
１  ドキュメント実体メタデータ解析モジュール、２  ドキュメント実体メタデータ編集操作モジュール、３  編集操作指示モジュール、４  外部記憶操作モジュール、５  外部記憶領域、６  メタデータ提示モジュール、７  ユーザ編集操作指示モジュール、８  ドキュメント操作状況監視モジュール、９  利用傾向解析モジュール、１０  利用傾向編集操作モジュール、１１  ２次メタデータ抽出モジュール、１２  外部記憶データ取得モジュール。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2006252518.tif 000008
【図７】
2006252518.tif 000009
【図８】
2006252518.tif 000010
【図９】
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