(57)【要約】【課題】  ネットワーク内で流通する書類ファイル等の認証を可能とした認証システム、その方法、認証装置およびプログラムを提供する。【解決手段】  ワークフローサーバ２は、申請ユーザ端末１からデータ承認の申請が行なわれた旨の情報を承認ユーザ端末３に表示する。承認を申請されたデータに自機へのアクセス情報および当該データを識別する識別情報を設定してロックをかける。配布ユーザ端末４からデータを配布された参照ユーザ端末５からアクセスされると、識別情報に基づいて該当するデータ承認業務の認証情報を検索し、データ承認業務の認証情報を表示する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続されている認証装置と、ユーザ端末と、を含む認証システムであって、
前記認証装置は、データ承認業務の認証情報および当該データを識別する識別情報を対応付けて格納する認証情報データベースと、
前記ユーザ端末からデータ承認の申請が行なわれた旨の情報を前記ユーザ端末に表示する未承認申請表示手段と、
承認を申請されたデータに自機へのアクセス情報および当該データを識別する識別情報を設定してデータ書換え不能なロックをかけるリンク設定手段と、
前記アクセス情報を参照して前記ユーザ端末からアクセスされると、前記識別情報に基づいて該当するデータ承認業務の認証情報が前記認証情報データベースに存在するか否かを検索する検索手段と、
データ承認業務の認証情報を前記ユーザ端末に表示する認証情報表示手段と、
を備えることを特徴とする認証システム。
【請求項２】
前記認証装置は、各種承認業務のワークフロー定義情報を格納するワークフロー定義データベースをさらに備え、前記データ承認業務は当該ワークフロー定義に従ってなされることを特徴とする請求項１記載の認証システム。
【請求項３】
ネットワークを介して接続されている認証装置と、ユーザ端末と、を利用した認証方法であって、
前記ユーザ端末は、前記認証装置にデータ承認の申請を行なうステップを有し、
前記認証装置は、未承認申請表示手段によって前記ユーザ端末からデータ承認の申請が行なわれた旨の情報を前記ユーザ端末に表示するステップを有し、
前記ユーザ端末は、データ承認を行ない、その結果を前記認証装置に通知するステップをさらに有し、
前記認証装置は、リンク設定手段によって承認されたデータに自機へのアクセス情報および当該データを識別する識別情報を設定してデータ書換え不能なロックをかけるステップさらに有し、
前記ユーザ端末は、前記アクセス情報を参照して前記認証装置にアクセスして前記識別情報を渡すステップをさらに有し、
前記認証装置は、検索手段によって受け取った前記識別情報に基づいて該当するデータ承認業務の認証情報が、データ承認業務の認証情報および当該データを識別する識別情報を対応付けて格納する認証情報データベースに存在するか否かを検索するステップと、
認証情報表示手段によってデータ承認業務の認証情報を前記ユーザ端末に表示するステップと、
をさらに有することを特徴とする認証方法。
【請求項４】
前記データ承認は、前記認証装置が備えるワークフロー定義データベースに格納される各種承認業務のワークフロー定義情報の当該ワークフロー定義に従ってなされることを特徴とする請求項３記載の認証方法。
【請求項５】
データ承認業務の認証情報および当該データを識別する識別情報を対応付けて格納する認証情報データベースと、
データ承認の申請が行なわれた旨の情報を外部装置に表示する未承認申請表示手段と、
承認を申請されたデータに自機へのアクセス情報および当該データを識別する識別情報を設定してデータ書換え不能なロックをかけるリンク設定手段と、
前記アクセス情報を参照して前記外部装置からアクセスされると、前記識別情報に基づいて該当するデータ承認業務の認証情報が前記認証情報データベースに存在するか否かを検索する検索手段と、
データ承認業務の認証情報を前記外部装置に表示する認証情報表示手段と、
を備えることを特徴とする認証装置。
【請求項６】
各種承認業務のワークフロー定義情報を格納するワークフロー定義データベースをさらに備え、前記データ承認業務は当該ワークフロー定義に従ってなされることを特徴とする請求項５記載の認証装置。
【請求項７】
ユーザ端末に、認証装置にデータ承認の申請を行なうステップを実行させ、
前記認証装置に、未承認申請表示手段によって前記ユーザ端末からデータ承認の申請が行なわれた旨の情報を前記ユーザ端末に表示するステップを実行させ、
前記ユーザ端末に、データ承認を行ない、その結果を前記認証装置に通知するステップをさらに実行させ、
前記認証装置に、リンク設定手段によって承認されたデータに自機へのアクセス情報および当該データを識別する識別情報を設定してデータ書換え不能なロックをかけるステップさらに実行させ、
前記ユーザ端末に、前記アクセス情報を参照して前記認証装置にアクセスして前記識別情報を渡すステップをさらに実行させ、
前記認証装置に、検索手段によって受け取った前記識別情報に基づいて該当するデータ承認業務の認証情報が、データ承認業務の認証情報および当該データを識別する識別情報を対応付けて格納する認証情報データベースに存在するか否かを検索するステップと、
認証情報表示手段によってデータ承認業務の認証情報を前記ユーザ端末に表示するステップと、
をさらに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項８】
前記データ承認は、前記認証装置が備えるワークフロー定義データベースに格納される各種承認業務のワークフロー定義情報の当該ワークフロー定義に従ってなされることを特徴とする請求項７記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローシステムを活用した書類ファイル等の認証システム、その方法、認証装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワーク化が進み、複数の情報処理装置であるパーソナルコンピュータ等を接続しているネットワーク上で、電子メールや文書ファイル等をやりとりして業務処理を行なう形式も増加してきた。
【０００３】
また、一連の処理に先立ち、処理手順をワークフローとして定義して、処理手順を複数のユーザが部分的に負担して、一連の処理を効率的に実行するワークフロー管理手法がある。
【０００４】
そして、従来、認証方法はＰＫＩ（公開鍵インフラストラクチャ）に則り、認証局とデジタル証明書による認証が行なわれていた。
【０００５】
ここで、複数の文書間で連結関係にある文書を表示する際に、複数の文書のうちの一の文書を表示するとともに、表示した文書と連結関係にある他の文書の作成状況と文書の作成状況を表示した文書を呼び出す指示である呼び出し指示、すなわちリンクとを表示し、連結する文書間で文書の作成状況を表示して文書の作成を促すことによって、複数の文書が連結して作成を完了する文書の作成を滞りなく行なうことができる技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２０００−２２２３９２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上述した従来例においては次のような問題点があった。
【０００７】
ＰＫＩは、インターネット内で認証機能を提供できるが、その仕組みが複雑なため高価であるという問題点があった。
【０００８】
また、従来のワークフローシステムはシステム内で保管・管理されている書類ファイルについて認証が可能であるが、書類ファイルがシステムからダウンロードされ配布されると認証機能を提供できないという問題点があった。
【０００９】
そこで、本発明は、書類ファイルがワークフローシステムからダウンロードされ配布されても認証を可能とする仕組みを書類ファイル等に組み込むことで、ネットワーク内で流通する書類ファイル等の認証を可能とした認証システム、その方法、認証装置およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
請求項１記載の発明は、ネットワークを介して接続されている認証装置と、ユーザ端末と、を含む認証システムであって、認証装置は、データ承認業務の認証情報および当該データを識別する識別情報を対応付けて格納する認証情報データベースと、ユーザ端末からデータ承認の申請が行なわれた旨の情報をユーザ端末に表示する未承認申請表示手段と、承認を申請されたデータに自機へのアクセス情報および当該データを識別する識別情報を設定してデータ書換え不能なロックをかけるリンク設定手段と、アクセス情報を参照してユーザ端末からアクセスされると、識別情報に基づいて該当するデータ承認業務の認証情報が認証情報データベースに存在するか否かを検索する検索手段と、データ承認業務の認証情報をユーザ端末に表示する認証情報表示手段とを備えることを特徴とする認証システムである。
【００１１】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の認証システムにおいて、認証装置は、各種承認業務のワークフロー定義情報を格納するワークフロー定義データベースをさらに備え、データ承認業務は当該ワークフロー定義に従ってなされる。
【００１２】
請求項３記載の発明は、ネットワークを介して接続されている認証装置と、ユーザ端末と、を利用した認証方法であって、ユーザ端末は、認証装置にデータ承認の申請を行なうステップを有し、認証装置は、未承認申請表示手段によってユーザ端末からデータ承認の申請が行なわれた旨の情報をユーザ端末に表示するステップを有し、ユーザ端末は、データ承認を行ない、その結果を認証装置に通知するステップをさらに有し、認証装置は、リンク設定手段によって承認されたデータに自機へのアクセス情報および当該データを識別する識別情報を設定してデータ書換え不能なロックをかけるステップさらに有し、ユーザ端末は、アクセス情報を参照して認証装置にアクセスして識別情報を渡すステップをさらに有し、認証装置は、検索手段によって受け取った識別情報に基づいて該当するデータ承認業務の認証情報が、データ承認業務の認証情報および当該データを識別する識別情報を対応付けて格納する認証情報データベースに存在するか否かを検索するステップと、認証情報表示手段によってデータ承認業務の認証情報をユーザ端末に表示するステップとをさらに有することを特徴とする認証方法である。
【００１３】
請求項４記載の発明は、請求項３記載の認証方法において、データ承認は、認証装置が備えるワークフロー定義データベースに格納される各種承認業務のワークフロー定義情報の当該ワークフロー定義に従ってなされる。
【００１４】
請求項５記載の発明は、データ承認業務の認証情報および当該データを識別する識別情報を対応付けて格納する認証情報データベースと、データ承認の申請が行なわれた旨の情報を外部装置に表示する未承認申請表示手段と、承認を申請されたデータに自機へのアクセス情報および当該データを識別する識別情報を設定してデータ書換え不能なロックをかけるリンク設定手段と、アクセス情報を参照して外部装置からアクセスされると、識別情報に基づいて該当するデータ承認業務の認証情報が認証情報データベースに存在するか否かを検索する検索手段と、データ承認業務の認証情報を外部装置に表示する認証情報表示手段とを備えることを特徴とする認証装置である。
【００１５】
請求項６記載の発明は、請求項５記載の認証装置において、各種承認業務のワークフロー定義情報を格納するワークフロー定義データベースをさらに備え、データ承認業務は当該ワークフロー定義に従ってなされる。
【００１６】
請求項７記載の発明は、ユーザ端末に、認証装置にデータ承認の申請を行なうステップを実行させ、認証装置に、未承認申請表示手段によってユーザ端末からデータ承認の申請が行なわれた旨の情報をユーザ端末に表示するステップを実行させ、ユーザ端末に、データ承認を行ない、その結果を認証装置に通知するステップをさらに実行させ、認証装置に、リンク設定手段によって承認されたデータに自機へのアクセス情報および当該データを識別する識別情報を設定してデータ書換え不能なロックをかけるステップさらに実行させ、ユーザ端末に、アクセス情報を参照して認証装置にアクセスして識別情報を渡すステップをさらに実行させ、認証装置に、検索手段によって受け取った識別情報に基づいて該当するデータ承認業務の認証情報が、データ承認業務の認証情報および当該データを識別する識別情報を対応付けて格納する認証情報データベースに存在するか否かを検索するステップと、認証情報表示手段によってデータ承認業務の認証情報をユーザ端末に表示するステップとをさらに実行させることを特徴とするプログラムである。
【００１７】
請求項８記載の発明は、請求項７記載のプログラムにおいて、データ承認は、認証装置が備えるワークフロー定義データベースに格納される各種承認業務のワークフロー定義情報の当該ワークフロー定義に従ってなされる。
【発明の効果】
【００１８】
本発明の認証システム、その方法、認証装置およびプログラムによれば、ネットワーク内で流通する書類ファイル等の認証を行なうことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
次に、本発明の一実施の形態の構成について図面を参照して説明する。
【００２０】
図１を参照すると、本実施の形態における認証システムは、申請ユーザ端末１と、ワークフローサーバ２と、承認ユーザ端末３と、配布ユーザ端末４と、参照ユーザ端末５と、から構成されている。これらの申請ユーザ端末１、ワークフローサーバ２、承認ユーザ端末３、配布ユーザ端末４および参照ユーザ端末５は、プログラム制御により動作し、ネットワ−ク１００を介して相互に接続されている。ネットワーク１００は、任意のネットワークであってよく、好適には、イントラネットであるが、例えば、光ファイバ、インターネット、公衆回線、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＡＤＳＬ（Asymmetric Digital Subscriber Line）等であってもよい。なお、通信方法は、有線であっても、無線であってもよい。
【００２１】
申請ユーザ端末１、承認ユーザ端末３、配布ユーザ端末４および参照ユーザ端末５は、ユーザが利用する情報処理装置であり、例えば、パーソナルコンピュータ、移動体無線端末等である。ユーザがワークフローサーバ２を利用したり、認証の申請、申請の承認、書類ファイル等の配布、書類ファイル等の参照を行なう機能を有している。なお、申請ユーザ端末１、承認ユーザ端末３、配布ユーザ端末４および参照ユーザ端末５は、それぞれ別個の装置であることを必須としなく、いずれかの装置が複数の機能を有していてもよい。ここで、書類ファイル等とは、電子メールや音声・静止画・動画等のすべての電子データを含む意味である。
【００２２】
ワークフローサーバ２は、ワークステーション等の情報処理装置である。ここで、ワークフローサーバ２は、図２に示すように、未承認申請表示部２１、リンク設定部２２、検索部２３、認証情報表示部２４、ワークフロー定義データベース２５、認証情報データベース２６、書類ファイル格納領域２７を備えている。
【００２３】
未承認申請表示部２１は、書類承認業務の申請が行なわれた旨の情報を承認作業の作業者が利用する承認ユーザ端末３に表示する機能を有している。例えば、未処理一覧として画面に表示されることであってもよい。
【００２４】
リンク設定部２２は、添付された書類ファイル等にワークフローサーバ２のＵＲＬおよび当該書類ファイル等を特定する識別番号等の識別情報へのリンクを埋め込んだ上で書き換え不能なロックを掛ける機能を有している。
【００２５】
検索部２３は、ＵＲＬを参照してアクセスされると、書類ファイル等を特定する識別情報に基づいて該当する書類承認業務の認証情報が認証情報データベース２６に存在するか否かを検索する機能を有している。
【００２６】
認証情報表示部２４は、該当する書類承認業務の認証情報を参照ユーザ端末５に表示する機能を有している。
【００２７】
ワークフロー定義データベース２５は、各種承認業務のワークフロー定義情報を格納するデータベースである。ワークフロー定義情報には当該承認業務の作業の流れと作業者情報が定義される。
【００２８】
図３は、ワークフロー定義データベース２２に格納されたワークフロー定義情報の一例である。
【００２９】
認証情報データベース２６は、各種承認業務の認証情報を格納するデータベースで、承認業務の各作業が行なわれた際にその作業履歴の情報が保存される。
【００３０】
図４は、認証情報データベース２６に格納された認証情報の一例であり、図３のワークフロー定義情報の一例で示した書類承認業務の承認情報である。
【００３１】
書類ファイル格納領域２７は、ワークフローサーバ２が、各種承認業務で添付された書類ファイル等を格納、管理する磁気記憶装置の一領域である。
【００３２】
次に、図６を参照して、本実施の形態における、認証を行なう処理のフローを詳細に説明する。
【００３３】
まず、申請ユーザ端末１は、申請ユーザ端末１の画面上に表示されたワークフローサーバ２にアクセスしてログインする（Ｓ６０１）。
【００３４】
次に、申請ユーザ端末１は、画面上に表示されたワークフローの一覧から該当するワークフローを選択して、書類ファイル等を添付してから承認申請を実施する（Ｓ６０２）。承認申請は、所定のボタンの押下げや、所定の申請ボタンをクリックすること等により行なわれてもよい。
【００３５】
ワークフローサーバ２は、申請ユーザ端末１から書類承認業務の申請を受け付けると、申請ユーザの氏名、作業完了年月日等を申請作業の履歴情報として認証情報データベース２６に保存する（Ｓ６０３）。また、申請ユーザが各種承認業務の申請作業で添付した書類ファイルは書類ファイル格納領域２７に格納される。
【００３６】
次に、ワークフローサーバ２の未承認申請表示部２１は、ワークフロー定義データベース２５に格納されたワークフロー定義情報を参照して、書類承認業務の次作業である承認作業およびその作業者を決定し、書類承認業務の申請が行なわれた旨の情報を承認作業の作業者が利用する承認ユーザ端末３に表示する（Ｓ６０４）。
【００３７】
次に、承認ユーザ端末２は、承認ユーザ端末２の画面上に表示されたワークフローサーバ２にアクセスしてログインし、画面上に表示された承認依頼一覧から自分宛のワークフロー承認依頼を選択して、添付された書類ファイルの内容を確認してから承認を実施する（Ｓ６０５）。承認は、所定のボタンの押下げや、所定の承認ボタンをクリックすること等により行なわれてもよい。
【００３８】
ワークフローサーバ２は、承認ユーザ端末２から承認を受け付けると、承認ユーザの氏名、作業結果である承認を行なう旨、作業完了年月日等を承認作業の履歴情報として認証情報データベース２６に保存する（Ｓ６０６）。また、認証情報データベース２６に格納された作業結果である承認を行なう旨の認証情報は添付された書類ファイル等の認証情報として使用される。
【００３９】
次に、ワークフローサーバ２のリンク設定部２２は、ワークフロー定義データベース２５に格納されたワークフロー定義情報を参照して申請された書類承認業務の次作業は存在しないことを認識し、添付された書類ファイル等にワークフローサーバ２のＵＲＬおよび当該書類ファイル等を一意に識別するための識別情報としての識別番号へのリンクを埋め込んだ上で書換え不能なロックを掛ける（Ｓ６０７）。
【００４０】
次に、配布ユーザ端末４は、配布ユーザ端末４の画面上に表示されたワークフローサーバ２にアクセスしてログインし、画面上に表示された書類ファイル一覧から配布したい書類ファイル等を選択し、ワークフローサーバ２からダウンロードし、参照ユーザ端末５に配布する（Ｓ６０８）。ダウンロードは、ワークフローサーバ２は、書類ファイル格納領域２７から当該書類ファイルのデータを配布ユーザ端末４に送信することによって行なわれる。
【００４１】
次に、参照ユーザ端末５は、配布ユーザ端末４から配布された書類ファイル等を参照ユーザ端末５の画面上で開き、当該書類ファイル等に埋め込まれたリンクをクリックする（Ｓ６０９）。リンクは、例えば、図５に示すような形式で表示されることであってもよい。書類ファイル等に埋め込まれたリンクをクリックすると、参照ユーザ端末５は、リンクに記載されたワークフローサーバ２のＵＲＬを参照してワークフローサーバ２にアクセスする。
【００４２】
ワークフローサーバ２の検索部２３は、参照ユーザ端末５からＵＲＬを参照してアクセスされると、書類ファイル等を特定する識別情報をキーとして所定のテーブルを検索して、そのキーに対応付けられている該当する書類承認業務の認証情報が認証情報データベース２６に存在するか否かを判定する（Ｓ６１０）。
【００４３】
そして、ワークフローサーバ２の認証情報表示部２４は、認証情報が存在する場合（Ｓ６１０／Ｙｅｓ）には、該当する書類承認業務の認証情報を認証情報データベース２６から取得して参照ユーザ端末５に表示する（Ｓ６１１）。一方、認証情報が存在しない場合（Ｓ６１０／Ｎｏ）には、処理を終了する。
【００４４】
以上のように、本実施の形態によれば、ワークフローシステムを活用することで、ＰＫＩ（公開鍵インフラストラクチャ）に則り認証局とデジタル証明書による認証を行なう必要がなくなり、また、書類ファイルにワークフローサーバのＵＲＬおよび当該書類ファイルを特定する識別番号のリンクを埋め込むことで、ワークフローシステムからダウンロードされ配布された書類ファイルに認証機能を提供できる。
【００４５】
なお、上述する各実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であり、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更実施が可能である。例えば、上記の実施の形態における申請ユーザ端末１と、ワークフローサーバ２と、承認ユーザ端末３と、配布ユーザ端末４と、参照ユーザ端末５の機能を実現するためのプログラムを各装置に読込ませて実行することにより本システムの機能を実現する処理を行ってもよい。さらに、そのプログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体であるＣＤ−ＲＯＭまたは光磁気ディスク等を介して、または伝送媒体であるインターネットまたは電話回線等を介して伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。
【００４６】
上述する各実施の形態は、申請ユーザ端末１と、ワークフローサーバ２と、承認ユーザ端末３と、配布ユーザ端末４と、参照ユーザ端末５等が別個の装置として接続されているシステム構成について説明したが、各機能が１つのコンピュータシステムとして実現されている構成や機能毎に複数のサーバ装置等が追加された構成にも適用可能であることはもちろんである。
【図面の簡単な説明】
【００４７】
【図１】本発明の実施形態における認証システムの概略構成を示す図である。
【図２】ワークフローサーバの機能ブロック図である。
【図３】ワークフロー定義情報の一例を示す図である。
【図４】認証情報の一例を示す図である。
【図５】リンクの実装の一例を示す図である。
【図６】認証の処理動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４８】
１    申請ユーザ端末
２    ワークフローサーバ
３    承認ユーザ端末
４    配布ユーザ端末
５    参照ユーザ端末
１００    ネットワーク
【図１】
2006164140.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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