(57)【要約】【課題】  ドキュメントの来歴や行方などを追跡的に管理でき、利便性を向上できるドキュメント処理システムを提供する。【解決手段】  ドキュメント処理装置１０が、ドキュメントに対する処理のうち、実行を規制するべき処理を特定する処理規制情報に関連付けられたドキュメントを処理の対象として、当該処理の対象となったドキュメントについて、利用者から指示された処理が、当該ドキュメントに関連付けられた処理規制情報によって規制された処理であるか否かを判断し、当該判断の結果に係る情報を情報管理データベース２０に送信して登録させ、この情報管理データベース２０に登録された情報が、所定の処理に供されるドキュメント処理システムである。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメント処理装置と、情報管理データベースとを含むドキュメント処理システムであって、
前記ドキュメント処理装置は、
ドキュメントに対する処理のうち、実行を規制するべき処理を特定する処理規制情報に関連付けられたドキュメントを処理の対象として、
当該処理の対象となったドキュメントについて、利用者から指示された処理が、当該ドキュメントに関連付けられた処理規制情報によって規制された処理であるか否かを判断し、
当該判断の結果に係る情報を前記情報管理データベースに送信して登録させ、
前記情報管理データベースに登録された情報が、所定の処理に供されることを特徴とするドキュメント処理システム。
【請求項２】
情報管理データベースに接続されたドキュメント処理装置であって、
ドキュメントに対する処理のうち、実行を規制するべき処理を特定する処理規制情報に関連付けられたドキュメントを処理の対象として、
当該処理の対象となったドキュメントについて、利用者から指示された処理が、当該ドキュメントに関連付けられた処理規制情報によって規制された処理であるか否かを判断し、
当該判断の結果に係る情報を前記情報管理データベースに送信して登録させ、
前記情報管理データベースに登録された情報が、所定の処理に供されることを特徴とするドキュメント処理装置。
【請求項３】
情報管理データベースに接続されたドキュメント処理装置を用い、
ドキュメントに対する処理のうち、実行を規制するべき処理を特定する処理規制情報に関連付けられたドキュメントを処理の対象として、
当該処理の対象となったドキュメントについて、利用者から指示された処理が、当該ドキュメントに関連付けられた処理規制情報によって規制された処理であるか否かを判断し、
当該判断の結果に係る情報を前記情報管理データベースに送信して登録させ、
前記情報管理データベースに登録された情報を、所定の処理に供することを特徴とするドキュメント処理方法。
【請求項４】
情報管理データベースに接続されたドキュメント処理装置に、
ドキュメントに対する処理のうち、実行を規制するべき処理を特定する処理規制情報に関連付けられたドキュメントを処理の対象として、当該処理の対象となったドキュメントについて、利用者から指示された処理が、当該ドキュメントに関連付けられた処理規制情報によって規制された処理であるか否かを判断する手順と、
当該判断の結果に係る情報を前記情報管理データベースに送信して登録させる手順と、
を実行させ、前記情報管理データベースに登録された情報が、所定の処理に供されることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワーク等を介して頒布されるドキュメントに係る処理を行うドキュメント処理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
多数のドキュメントをデータベースで管理するとともに、このデータベースに接続されたデバイスを用いて、それらドキュメントに係る処理を実行するシステムが実用化されている。
【０００３】
このようなシステムでは、一旦データベースに登録されたドキュメントは、多くの利用者から自由に参照され、それぞれの利用者側にあるデバイスを用いて、印刷されたり、複製されたり、電子メールにて送信されたりといった処理に供される。
【０００４】
なお、機密文書の不正流出を制限するため、デジタル的に付加された情報を原稿の画像から読み取って、コピーをする際に、当該読み取った情報に基づいてコピー動作を制限する技術が特許文献１に開示されている。
【特許文献１】特開平６−０２００２７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記従来の特許文献１に開示の技術では、コピーの制限を行うことはできても、例えばコピー制限を回避して不正に複写する方法を見いだすために、何度もコピー操作を行っている等の利用者の操作内容にまで配慮してドキュメントを追跡的に管理することはできない。
【０００６】
また、ドキュメントを受け取った利用者が、そのドキュメントの来歴などを確認する際に、例えば電子署名のような方法で、ドキュメントの生成元を確認することはできても、どのような径路でドキュメントが到来したかまでを確認することはできなかった。
【０００７】
このように、従来のドキュメント関連技術では、ドキュメントの来歴や行方などを追跡的に管理することができず、利便性が低い。
【０００８】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、ドキュメントの来歴や行方などを追跡的に管理でき、利便性を向上できるドキュメント処理システムを提供することを、その目的の一つとする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント処理装置と、情報管理データベースとを含むドキュメント処理システムであって、前記ドキュメント処理装置は、ドキュメントに対する処理のうち、実行を規制するべき処理を特定する処理規制情報に関連付けられたドキュメントを処理の対象として、当該処理の対象となったドキュメントについて、利用者から指示された処理が、当該ドキュメントに関連付けられた処理規制情報によって規制された処理であるか否かを判断し、当該判断の結果に係る情報を前記情報管理データベースに送信して登録させ、前記情報管理データベースに登録された情報が、所定の処理に供されることを特徴としている。
【００１０】
また、本発明の一態様に係るドキュメント処理装置は、情報管理データベースに接続され、ドキュメントに対する処理のうち、実行を規制するべき処理を特定する処理規制情報に関連付けられたドキュメントを処理の対象として、当該処理の対象となったドキュメントについて、利用者から指示された処理が、当該ドキュメントに関連付けられた処理規制情報によって規制された処理であるか否かを判断し、当該判断の結果に係る情報を前記情報管理データベースに送信して登録させ、前記情報管理データベースに登録された情報が、所定の処理に供されることを特徴としている。
【００１１】
さらに本発明の別の態様に係るドキュメント処理方法は、情報管理データベースに接続されたドキュメント処理装置を用い、ドキュメントに対する処理のうち、実行を規制するべき処理を特定する処理規制情報に関連付けられたドキュメントを処理の対象として、当該処理の対象となったドキュメントについて、利用者から指示された処理が、当該ドキュメントに関連付けられた処理規制情報によって規制された処理であるか否かを判断し、当該判断の結果に係る情報を前記情報管理データベースに送信して登録させ、前記情報管理データベースに登録された情報を、所定の処理に供することを特徴としている。
【００１２】
さらに本発明の別の態様に係るプログラムは、情報管理データベースに接続されたドキュメント処理装置に、ドキュメントに対する処理のうち、実行を規制するべき処理を特定する処理規制情報に関連付けられたドキュメントを処理の対象として、当該処理の対象となったドキュメントについて、利用者から指示された処理が、当該ドキュメントに関連付けられた処理規制情報によって規制された処理であるか否かを判断する手順と、当該判断の結果に係る情報を前記情報管理データベースに送信して登録させる手順と、を実行させ、前記情報管理データベースに登録された情報が、所定の処理に供されることを特徴としている。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント処理システムは、図１に示すように、ドキュメント処理装置１０と、情報管理データベース２０と、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）３０とを含んで構成されている。また、これらは、ネットワークを介して互いに通信可能に接続されている。
【００１４】
またここでドキュメント処理装置１０は、制御部１１と、記憶部１２と、操作部１３と、表示部１４と、ドキュメント処理部１５と、通信部１６とを含んで構成される。このドキュメント処理装置１０は、例えば複合機などのデバイスであり、ドキュメント処理部１５は、例えばスキャナやプリンタなどを含んで構成されてもよい。また、情報管理データベース２０は、ディスクストレージＳＴ等を含んで構成されている。
【００１５】
ドキュメント処理装置１０の制御部１１は、例えばＣＰＵであり、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作する。本実施の形態において、この制御部１１は、処理の対象となったドキュメントについての処理を、利用者から受け入れて、当該処理を実行する。この際、ドキュメントに対して予め実行可能な処理を規制するべき情報が関連づけられているときには、当該情報に従って、処理を規制するとともに、当該規制する処理が行われたことなどを表す情報を、情報管理データベース２０に対して送信して登録させる。この制御部１１の具体的な処理内容については後に詳しく述べる。
【００１６】
記憶部１２は、ＲＡＭやＲＯＭなどの記憶素子、及び／又はディスクデバイスなどを含んで構成されている。この記憶部１２には、制御部１１によって実行されるプログラムが格納される。また、この記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。
【００１７】
操作部１３は、例えばキーパッド等である。利用者は、この操作部１３を操作して、ドキュメントに対する処理の指示を入力する。操作部１３は、当該指示操作の内容を制御部１１に出力する。表示部１４は、液晶ディスプレイ等であり、制御部１１から入力される指示に従って、情報を提示する。
【００１８】
ドキュメント処理部１５は、ドキュメント処理装置１０の機能によって異なるドキュメント処理のための装置を含む。例えばドキュメント処理装置１０が複合機であれば、既に説明したように、このドキュメント処理部１５は、スキャナやプリンタを含む。
【００１９】
通信部１６は、ネットワークインタフェース等であり、制御部１１から入力される指示に従って、指定された宛先（例えば他のドキュメント処理装置１０や情報管理データベース２０等）に対してデータを送信する。また、この通信部１６は、ネットワークを介して到来するデータを受信して制御部１１に出力する。
【００２０】
ここで制御部１１によって実行される処理の内容について説明する。本実施の形態においてドキュメント処理装置１０が受信するドキュメントには、ドキュメントに対する処理のうち、実行を規制するべき処理を特定する処理規制情報が関連付けられている。
【００２１】
この処理規制情報は、例えば図２に示すように、ドキュメントに対して行われる可能性のある処理のうち、実行を規制するべき処理を列挙したリストＬである。規制の例としては、処理の実行を禁止する実行禁止のほか、処理時に通知・登録を要するとする要通知の指定などがある。図２に示した例では識別情報「ａａａａ」で識別されるドキュメントについて「印刷」の実行を禁止し、「送信」や「受信」の実行時に通知を要するとしている。この処理規制情報は、図２に示したように、ドキュメントを特定する情報Ｉ（以下、識別情報と呼ぶ）に関連づけられており、ドキュメント処理装置１０の記憶部１２、又は情報管理データベース２０等、ネットワークを介してアクセス可能なデータベース等に保持される。
【００２２】
制御部１１は、基本的には、処理の対象となるドキュメントをネットワークを介して受信し、あるいはドキュメント処理部１５のスキャナにて読み取って取得し、記憶部１２に格納する。そして、当該ドキュメントについての処理の指示を、利用者から受け入れて、当該指示された処理を実行する。制御部１１は、この際、処理の対象となるドキュメントに対して処理規制情報が関連づけられているときには、指示された処理が、処理規制情報によって規制されている処理であるか否かを判断する。そして指示された処理が、処理規制情報として列挙されたリストに含まれているときに、指示された処理が処理規制情報によって規制されている処理であると判断し、処理対象となったドキュメントを特定する情報とともに、当該判断の結果に係る情報を、情報管理データベース２０に送信する。
【００２３】
すなわち、制御部１１は、利用者から処理の指示を受けたときや、ドキュメントに関する処理を実行する際（例えばドキュメントを受信したときなど）に、当該ドキュメントの識別情報を取得する。この識別情報は、例えばドキュメントの内容から生成されるハッシュ値（ＭＤ５など）の値でもよいし、ドキュメントの生成を行った装置において発行された固有の情報であってもよい。このようにドキュメントの生成側で発行された情報を用いる場合、当該情報はドキュメントの内部に電子的に含まれてもよいし、バーコードや電子透かし技術等を用いて光学的にコンピュータ可読な情報として、ドキュメントの画像に埋め込まれてもよい。
【００２４】
つまり制御部１１は、予め定められた方法によってドキュメントから識別情報を取得する。例えばドキュメントの画像に、識別情報が電子透かしによって埋め込まれている場合、当該埋め込まれている識別情報をドキュメントの画像から抽出する。
【００２５】
そして制御部１１は、当該識別情報に関連づけられている処理規制情報を取得する。ここで処理規制情報が記憶部１２に格納されているときには、記憶部１２から取得すればよいし、ネットワークを介してアクセス可能なデータベース等に保持されているときには、当該データベース等から取得すればよい。
【００２６】
制御部１１は、取得した処理規制情報を参照し、指定された処理や、実行しようとする処理が処理規制情報に含まれているか否かを判断する。
【００２７】
具体的な例として、処理対象となるドキュメントに対して、図２に示した処理規制情報が関連づけられているとき、利用者から「印刷」の指示が行われると、当該処理対象となるドキュメントの識別情報を取得し、さらに当該識別情報に関連づけられている処理規制情報を取得する。そして、当該取得した処理規制情報により「印刷」の処理が実行禁止とされているので、制御部１１は、指示された処理が、処理規制情報によって規制されている処理であると判断し、印刷の処理指示は受け入れられない旨のメッセージを表示部１４に表示して、印刷の処理を行わないようにする。また、制御部１１は、ドキュメントの識別情報と、実行禁止となっている「印刷」の処理が行われた旨を表す情報とを、情報管理データベース２０に送信する。
【００２８】
また、処理対象となるドキュメントを受信したときに、当該ドキュメントの識別情報を取得し、さらに当該識別情報に関連づけられている処理規制情報を取得する。そして、当該取得した処理規制情報により「受信」の処理が要通知とされているので、制御部１１は、指示された処理が、処理規制情報によって規制されている処理であると判断し、ドキュメントの識別情報と、「受信」が行われた旨を表す情報とを、情報管理データベース２０に送信する。なお、このように送受信など、送信先や受信元などの処理パラメータを伴う処理においては、その処理パラメータの情報を併せて情報管理データベース２０に送信して登録させてもよい。
【００２９】
情報管理データベース２０では、ドキュメント処理装置１０から受信される情報をストレージ部ＳＴに格納する。具体的な格納例として、情報管理データベース２０は、ドキュメント処理装置１０から処理対象となったドキュメントの識別情報と、規制されている処理が指示されたことを表す情報と、その指示された処理の内容を表す情報とを受信して、これらを互いに関連付けてストレージ部ＳＴに格納する（図３）。なお、受信日時の情報などを関連付けてもよい。
【００３０】
そして情報管理データベース２０では、ドキュメントの識別情報とともに、そのドキュメントについて保持している情報を要求する指示を受信すると、ストレージ部ＳＴに格納されている情報のうち、要求に係る識別情報に関連づけられている各情報を読み出して、要求元に対して送信する。
【００３１】
このように本実施の形態では、情報管理データベース２０に対して、ドキュメントに対して行われた処理の履歴を要求することができるようになり、ドキュメントの来歴や行方などを追跡的に管理でき、利便性を向上できる。
【００３２】
さらに、情報管理データベース２０において管理するべき情報を、ドキュメントごとに制御できるので、ドキュメントの重要度や内容に応じて所望の情報を収集することができる。また、処理規制情報は、いわゆるドキュメントの管理ポリシーを規定する情報に含ませることができるので、現状のシステムとの親和性が高い。
【００３３】
なお、本実施の形態において、ドキュメント処理装置１０は、例えば処理規制情報によって禁止されている処理の指示が行われたときに、情報管理データベース２０に対して当該情報を送信するだけでなく、処理規制情報に予め定められた宛先に対して電子メールを送信するなどして、禁止されている処理の指示が行われた旨を通知してもよい。この際、当該通知には、ドキュメント処理装置１０を特定する情報を含めてもよい。
【００３４】
なお、情報管理データベース２０が、禁止されている処理の指示が行われた旨の情報を受信したときに、上記のように所定の宛先に通知する処理を行ってもよい。
【００３５】
さらに、ドキュメント処理装置１０が利用者を認証している場合には、情報管理データベース２０に対して情報を送信する際に、当該認証した利用者を特定する情報を含めてもよい。これにより、特定の利用者（例えばドキュメントの作成者など）に関する情報のみを検索させるなどの処理が可能となる。
【００３６】
また、ここまでの説明では、ドキュメント処理装置１０が、処理規制情報に定められた処理が指示されたときや、当該処理を行うときに、情報管理データベース２０に対して情報の送信を行っているが、ドキュメント処理装置１０は、情報管理データベース２０に対して送信するべき情報を蓄積しておき、所定のタイミング（例えば定期的なタイミング）ごとに、蓄積している情報を送信するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３７】
【図１】本発明の実施の形態に係るドキュメント処理システムの例を表す構成ブロック図である。
【図２】処理規制情報の内容例を表す説明図である。
【図３】情報管理データベースにおいて管理される情報の内容例を表す説明図である。
【符号の説明】
【００３８】
１０  ドキュメント処理装置、１１  制御部、１２  記憶部、１３  操作部、１４  表示部、１５  ドキュメント処理部、１６  通信部、２０  情報管理データベース、３０  パーソナルコンピュータ。
【図１】
2006276902.tif 000003
【図２】
2006276902.tif 000004
【図３】
2006276902.tif 000005