(57)【要約】【課題】  効率的な回覧を可能にすることを目的とするものである。【解決手段】  電子回覧の順番を決定する回覧ルート決定工程と、回覧の実施を管理する回覧管理工程と、回覧の進捗を把握する回覧進捗把握工程とを有し、新たな電子回覧を実施する際、回覧ルート決定部は回覧進捗把握工程で把握した進捗に従って、新たな回覧ルートを決定する工程を有することを特徴とした回覧方法等、を提供する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子回覧の順番を決定する回覧ルート決定部と、回覧の実施を管理する回覧管理部と、回覧の進捗を把握する回覧進捗把握部とを有し、
新たな電子回覧を実施する際、回覧ルート決定部は回覧進捗把握部が把握している進捗に従って、新たな回覧ルートを決定することを特徴とした回覧装置。
【請求項２】
現在の回覧が滞っている箇所の回覧順序を後にすることを特徴とした請求項１に記載の回覧装置。
【請求項３】
電子回覧の順番を決定する回覧ルート決定工程と、回覧の実施を管理する回覧管理工程と、回覧の進捗を把握する回覧進捗把握工程とを有し、
新たな電子回覧を実施する際、回覧ルート決定部は回覧進捗把握工程で把握した進捗に従って、新たな回覧ルートを決定する工程を有することを特徴とした回覧方法。
【請求項４】
現在の回覧が滞っている箇所の回覧順序を後にすることを特徴とした請求項３に記載の回覧方法。
【請求項５】
前記請求項３に記載の方法の各工程をコンピュータにて実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項６】
前記請求項３に記載の方法の各工程をコンピュータにて実行させるコンピュータプログラムが記憶されたことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はネットワークに接続された端末間で情報の回覧を行う回覧システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、組織内において、紙の文書を順番に回覧しながら、例えばコメントを付けていく等の所定の処理を行っていく、業務管理手法が広く用いられていた。
文書が電子化される様になると、回覧ではなく、関係者に電子データを一斉送付して処理を求めることも可能になった。しかし、回覧済みのメンバーによって書かれたコメントを読んだ上で、異なる観点からのコメントを記入する等の、回覧ならではのメリットがある為に、電子データも回覧して順番に処理をして行くことが行われている。
【０００３】
なお、電子データの回覧には、電子メール等を使って電子データそのものを直接次の回覧者に送る方法だけでなく、電子データがサーバ等に保管されていて、回覧の順番が来たことを知らされたメンバーが、サーバにアクセスして電子データを処理する方法も存在する。
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−０５８６７８号公報
【特許文献２】特開２００３−０５０９０５号公報
【特許文献３】特開２００２−１３２６８７号公報
【特許文献４】特開２００２−０９９６８７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ここで問題になるのが、回覧の滞りである。何らかの理由で、ある回覧者の所で処理が行われないと、それ以降の回覧者には回覧が届かなくて処理が行えない状況になる。また、これから開始される回覧も、その回覧者の所で滞ってしまう可能性が高く、それ以降の回覧者には回覧が届かず、従って回覧処理が行えなくなることが予想されるのである。
【０００６】
これに対して、特許文献１では、回覧先が行った処理情報を記録する管理ファイルを設けることを提示している。これによって、回覧の滞り状況を把握できる為、滞っている回覧者に催促を行う等の対策が取れる様になるのである。しかしこの出願には、これから開始する回覧ができるだけ滞らない様にする方法は開示されていない。
【０００７】
また、特許文献２では、回覧する文書に含まれる情報に基づいて、適切に回覧ルートを自動設定できるワークフローシステムが提示されている。この中に、下流の回覧ルートを直前の回覧者が回覧した後の文書の内容によって決定したり、処理期限を過ぎても回覧が未完了である回覧者に対しては処理を督促する為の方策が記載されているので、現在回覧中の電子データの効果的な回覧が可能になるが、この出願でも、これから開始する回覧ができるだけ滞らない様にする方法は開示されていない。
【０００８】
また、同じ特許文献２の中で、文書の重要度を考慮して回覧ルートを自動設定することが書かれている。また、特許文献３では複数の回覧先をグループ化して管理したり、特許文献４では組織間の回覧順と組織内の回覧順の組合せることで、回覧の順序を決定することが書かれているが、いずれの場合も、現在の回覧の滞り状況を考慮して、これから開始される回覧順序が決定されるものではない。
【０００９】
本発明は前述の問題点にかんがみ、効率的に回覧できるようにすることを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、電子回覧の順番を決定する回覧ルート決定工程と、回覧の実施を管理する回覧管理工程と、回覧の進捗を把握する回覧進捗把握工程とを有し、新たな電子回覧を実施する際、回覧ルート決定部は回覧進捗把握工程で把握した進捗に従って、新たな回覧ルートを決定する工程を有することを特徴とした回覧方法等、を提供する。
【発明の効果】
【００１１】
以上説明した様に、現在回覧が滞っている状況を基に、新たに回覧する順番を設定することで、効率的な回覧が可能になるのである。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
（第１の実施の形態）
以下、本発明の実施例を説明する。
この実施例では、回覧文書の電子データはサーバ上に保管され、ユーザはサーバにアクセスして回覧文書を読んだ上で自分のコメントを書く様になっている。またユーザの回覧順序は、そのユーザの順番になった時にサーバからユーザにメールが送られることで、通知されることになっている。
【００１３】
図１は、本発明のシステム構成図である。
１はネットワークである。この後に説明するサーバやコンピュータ（ＰＣ）は、全てこのネットワークに接続されている。２は回覧システムのサーバであり、このサーバに回覧文書の電子データが保管されている。ユーザは後述するＰＣからこのサーバにアクセスして、回覧文書を読んだ上で自分のコメントを記述するのである。またこのサーバ内で回覧順序の決定を行ったり、現在の回覧状況のステータスを管理したりする様になっている。３はメールサーバであり、サーバ２が各ユーザにメールを送信する際、このメールサーバ３経由で送ることになっている。
【００１４】
４から７は、ＰＣであり、４人のユーザＵＳＥＲ−Ａ、ＵＳＥＲ−Ｂ、ＵＳＥＲ−Ｃ、ＵＳＥＲ−ＤがこのＰＣを使用している。４から７のＰＣには、サーバ２にアクセスして回覧文書を閲覧したり自分のコメントを記入したりする為のソフトと、メールサーバ３からメールを受信する為のソフトがインストールされている。
【００１５】
なおここで説明した、ネットワーク１や、サーバ２、メールサーバ３、４から７のＰＣ等の基本的な動作は既に公知であるので、ここでは、本発明に関係する個所に関してのみ、詳細な説明を行う。
【００１６】
次に、図２のフローチャートを使って、回覧の基本的な手順を説明する。まず、回覧が必要な電子文書ができると、サーバ２に送られて、ステップＳ０１で、ユーザＵＳＥＲ−Ａ、ＵＳＥＲ−Ｂ、ＵＳＥＲ−Ｃ、ＵＳＥＲ−Ｄの間での回覧順序が決定される。回覧順序決定の詳細な手順は、後で説明する。
【００１７】
回覧順序が決定すると、次のステップＳ０２で回覧ステータス画面を更新する。ここでは、回覧順序が決定した直後なので、この回覧文書に関しては、最初のユーザが回覧を行うステータス表示となる。なお、ステータス画面の詳細は、後で説明する。次にステップＳ０３で、次の回覧者に回覧があることを通知するメールが送信される。ここでは、回覧が始まったばかりなので、最初の回覧者にメールが送られる。
【００１８】
次にステップＳ０４で、メールを受取ったユーザが、サーバ２にアクセスして、この回覧文書を読んだ上で自分のコメントを記入する。記入が終わったら、ステップＳ０５に進む。
【００１９】
ステップＳ０５は、全ての回覧者の回覧が終わったかどうかを判定するステップであり、まだ最初の回覧者が終わっただけなのでステップＳ０２に戻る。この後、ステータス画面更新、次のユーザへのメール送信、次のユーザの回覧閲覧へと進むのである。そして、全てのユーザの回覧が終わった場合は、ステップＳ０５で、回覧終了と判定されエンドに進むのである。
【００２０】
次に、図３を使って、回覧ステータス画面の内容を説明する。回覧ステータス画面では、横にユーザ名(ＵＳＥＲ−Ａ、ＵＳＥＲ−Ｂ、ＵＳＥＲ−Ｃ、ＵＳＥＲ−Ｄ)が表示され、縦に回覧文書(回覧文書１、回覧文書２、回覧文書３)が表示されている。そして回覧文書毎に、決定された回覧順に従って上から下に丸が付けられ、その間を線で結んだ表示がされている。
【００２１】
例えば、回覧文書1は、ＵＳＥＲ−Ａから始まって、ＵＳＥＲ−Ｃ、ＵＳＥＲ−Ｂに送られて、ＵＳＥＲ−Ｄで終了する順番になっている。また、既に回覧が終了したユーザは、丸が黒色で、その上に開始日と終了日が記述されている。例えば、ＵＳＥＲ−Ａは１月１０日に回覧文書１の回覧が開始となり、１月１１日にコメントを書き終えて終了している。
【００２２】
また、現在回覧中のユーザは、丸が黒色で、その上に開始日だけが記述されている。例えば、ＵＳＥＲ−Ｃは１月１１日に回覧文書１の回覧が開始となり、まだコメントを書き終えていないことになっている。なお、まだ回覧が始まっていないユーザは、丸が白色で、その上の日付は記入されていない表示になっている。例えば、ＵＳＥＲ−ＢとＵＳＥＲ−Ｄは、まだ回覧文書１の回覧が始まっていない状態である。
【００２３】
ここで、例えば１月１６日にＵＳＥＲ−Ｃが回覧文書１にアクセスして回覧を読んだ上でコメントを記入した場合、ＵＳＥＲ−Ｃの回覧文書１に対する処理が終わったので、黒色の丸の上の記述が、１／１０−１／１６となり、終了日が追加されるのである。これと同時に、次の回覧者であるＵＳＥＲ−Ｂには、回覧文書１の丸が黒色になって、回覧開始日の１／１６−の記述が追加されるのである。
【００２４】
次に図４のフローチャートを使って、図２のステップＳ０１の回覧順序決定の詳細を説明する。
まず１人のユーザを選んで、ステップＳ１１でこのユーザが現在回覧中であるかどうかを判定する。このユーザが現在回覧中だった場合は、ステップＳ１２に進み、回覧中でなかった場合は、ステップＳ１３に進む。
【００２５】
このユーザが回覧中だった場合はステップＳ１２で、回覧の滞留時間を計算する。回覧の滞留時間は、全ての回覧中の回覧文書に対して、現在の日時から回覧開始の日時を引いた値の総和を求めたものである。そしてこの後、回覧の滞留時間の大きいユーザから順に回覧の最後から並べていくのである。これが終わるとステップＳ１４に進む。
【００２６】
また、このユーザがどの回覧文書も現在回覧中でない場合はステップＳ１３で、前回の回覧を行った日時を調べる。これは、全ての回覧文書の中で、このユーザが最後に回覧文書を処理した日時のことである。そしてこの後、前回の回覧を行った日時の古いユーザから順に回覧の先頭から並べていくのである。これが終わるとステップＳ１４に進む。次のステップＳ１４では、全てのユーザを並べ終わったかを確認する。まだユーザが残っている場合はステップＳ１１に戻って、次のユーザに対する順番の設定を行い、全てのユーザが終了した場合はエンドに進むのである。
【００２７】
ステップＳ１２での並べ方をもう少し詳しく説明すると、最初に回覧中と判定されたユーザは、そのユーザが一番大きな回覧滞留時間となるので、回覧順の１番最後に並べることになるのである。次に回覧中と判定されたユーザが出た場合は、回覧滞留時間を比べて、滞留時間が長いユーザが１番最後の順番、滞留時間の短いユーザが最後から２番目の順番に設定されるのである。
【００２８】
更に回覧中と判定されたユーザが出た場合は、回覧滞留時間を比べて、前の２人より長ければ１番最後(前の２人は最後から２番目と３番目に１つずつずれる)、前の２人の間なら最後から２番目(短い人は３番目に１つずれる)、前の２人より短ければ最後から３番目に設定されるのである。これ以降回覧中と判定されたユーザが出た場合も、この様にして順番が設定されるのである。
【００２９】
また同じ様にステップＳ１３での並べ方をもう少し詳しく説明すると、現在回覧中でないと判定された最初のユーザは、そのユーザが前回の回覧が一番古いことになるので、回覧順の１番先頭に並べることになるのである。次に現在回覧中でないユーザが出た場合は、前回の回覧日時を比べて古い方が１番先頭、新しい方が２番目に設定されるのである。
【００３０】
更に現在回覧中でないユーザが出た場合は、前回の回覧日時が前の２人より古ければ１番先頭(前の２人は先頭から２番目と３番目に１つずつずれる)、前の２人の間なら先頭から２番目(新しい人は３番目に１つずれる)、前の２人より新しければ先頭から３番目に設定されるのである。これ以降現在回覧中でないと判定されたユーザが出た場合も、この様にして順番が設定されるのである。
【００３１】
次に、実際の順番設定を、図３の回覧ステータス画面に示された状況を例に説明する。
図３のステータス画面の状況を説明しておくと、現在回覧文書１と回覧文書２が回覧中であり、新たに回覧文書３の回覧を開始しようとしている所である。
【００３２】
回覧文書１はＵＳＥＲ−Ａ、ＵＳＥＲ−Ｃ、ＵＳＥＲ−Ｂ、ＵＳＥＲ−Ｄの回覧順で回覧が進んでおり、ＵＳＥＲ−Ａは１月１０日の回覧を開始し１月１１日に回覧処理を終了している。ＵＳＥＲ−Ｃは、１月１１日に回覧を開始し、まだ回覧処理を終了していない。ＵＳＥＲ−ＢとＵＳＥＲ−Ｄは、まだ回覧が開始していない状況である。
【００３３】
また、回覧文書２はＵＳＥＲ−Ｄ、ＵＳＥＲ−Ｃ、ＵＳＥＲ−Ｂ、ＵＳＥＲ−Ａの回覧順で回覧が進んでおり、ＵＳＥＲ−Ｄは１月１３日の回覧を開始し１月１５日に回覧処理を終了している。ＵＳＥＲ−Ｃは、１月１５日に回覧を開始し、まだ回覧処理を終了していない。ＵＳＥＲ−ＢとＵＳＥＲ−Ａは、まだ回覧が開始していない状況である。
【００３４】
ここで、新たな回覧文書３の回覧を開始する為に、図４のフローチャートに従って、最適な回覧順序を定めることになる。まず、ステップＳ１１で最初のＵＳＥＲ−Ａが回覧中であるかどうかの判定を行う。ＵＳＥＲ−Ａは回覧中ではないのでステップＳ１３に進む。ステップＳ１３では、まず前回の回覧日時を調べる。
【００３５】
ＵＳＥＲ−Ａの場合、回覧文書１を１月１１日に処理したのが最後なので、１月１１日となる。ところが、ＵＳＥＲ−Ａは最初に順番を設定しているユーザなので、この時点では無条件に一番古いことになり、一番先頭に設定されるのである。この後ステップＳ１４に進み、まだ順番が設定されていないユーザがいるので、ステップＳ１１に戻ることになる。次にステップＳ１１では次のＵＳＥＲ−Ｂに対して、現在回覧中であるかどうかの判定を行う。ＵＳＥＲ−Ｂは回覧中ではないのでステップＳ１３に進む。
【００３６】
ステップＳ１３では、まず前回の回覧日時を調べる。ＵＳＥＲ−Ｂの場合、回覧文書１も回覧文書２も処理していないので、最も長く回覧処理を行っていないユーザとなり、この時点で、ＵＳＥＲ−Ｂが回覧順の先頭、ＵＳＥＲ−Ａが２番目に設定されるのである。この後ステップＳ１４に進み、まだ順番が設定されていないユーザがいるので、ステップＳ１１に戻ることになる。
【００３７】
次にステップＳ１１では次のＵＳＥＲ−Ｃに対して、現在回覧中であるかどうかの判定を行う。ＵＳＥＲ−Ｃは、回覧文書１も回覧文書２共現在回覧中であるので、ステップＳ１２に進む。ステップＳ１２では、回覧滞留時間が計算される。現在が１月１６日であった場合、回覧文書１は、１６日−１１日＝５日の滞留、回覧文書２は１６日−１５日＝１日の滞留となり、合計５日＋１日=６日の滞留となる。
【００３８】
しかし、ここでは現在回覧中のユーザはＵＳＥＲ−Ｃの１人だけなので、一番回覧滞留時間が長いことになり、一番最後の回覧順に設定することになるのである。この例では、回覧滞留時間の計算はあまり意味を持たないが、現在回覧中のユーザが２人以上いる場合は、この回覧滞留時間を比較して、長い程、回覧順番を最後の方に設定することになるのである。
【００３９】
この後ステップＳ１４に進み、まだ順番が設定されていないユーザがいるので、ステップＳ１１に戻ることになる。次にステップＳ１１では最後のＵＳＥＲ−Ｄに対して、現在回覧中であるかどうかの判定を行う。ＵＳＥＲ−Ｄは回覧中ではないのでステップＳ１３に進む。
【００４０】
ステップＳ１３では、まず前回の回覧日時を調べる。ＵＳＥＲ−Ｄの場合、回覧文書２を１月１５日に処理したのが最後なので、１月１５日となる。これは、ＵＳＥＲ−Ａ、ＵＳＥＲ−Ｂ、ＵＳＥＲ−Ｄの中で最も新しいので、回覧順は先頭から３番目の順番に設定されるのである。
【００４１】
この後ステップＳ１４に進み、全てのユーザの順番設定が終了しているので、エンドに進むことになるのである。この結果、回覧文書3の回覧順は、ＵＳＥＲ−Ｂ、ＵＳＥＲ−Ａ、ＵＳＥＲ−Ｄ、ＵＳＥＲ−Ｃの順となり、回覧が滞っているＵＳＥＲ−Ｃを１番最後にすることで、素早い回覧が行える様になるのである。
【００４２】
なお本実施例では、現在回覧中でないユーザに関しては、回覧の古い順に並べたが、回覧が滞っていないユーザに関しては、これ以外の順番の決定方法であってもかまわない。また本実施例では、回覧開始と終了の日付だけを見ているが、もう少し正確な時間を記録して、滞留時間を正確に計算する方法であってもかまわない。
【００４３】
また本実施例では、メールが送られてきたユーザが、サーバにアクセスして回覧処理を実行していたが、メールに回覧文書を添付して送り、回覧処理が終了したら、回覧文書をサーバに送り返す方法であってもかまわない。更に、回覧順序が決まったら、メールに添付した回覧文書を回覧順序に従ってユーザからユーザに送る方法であってもかまわない。
【００４４】
但しこの場合、回覧のステータスをサーバに知らせる為に、次のユーザに回覧文書を送った際に、サーバにもステータスを知らせるメールを送る仕組みを作っておく必要がある。更には、ユーザへの連絡方法は、メール以外の方法であってもかまわない。なお、本発明は、本実施例の形態に関わらず、装置であっても方法であってもソフトウェアであってもかまわない。
【００４５】
（本発明に係る他の実施の形態）
前述した本発明の実施の形態における回覧装置を構成する各手段、並びに回覧方法の各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭなどに記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。
【００４６】
また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施の形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００４７】
なお、本発明は、前述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施の形態では図２、図４に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接、あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【００４８】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００４９】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【００５０】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ）などがある。
【００５１】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【００５２】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００５３】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００５４】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施の形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施の形態の機能が実現され得る。
【００５５】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施の形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】システム構成図である。
【図２】回覧の基本的な手順のフローチャートである。
【図３】回覧ステータス画面を示す図である。
【図４】回覧順序決定のフローチャートである。
【符号の説明】
【００５７】
１  ネットワーク
２  回覧システムサーバ
３  メールサーバ
４  ＰＣ
５  ＰＣ
６  ＰＣ
７  ＰＣ
【図１】
2006302140.tif 000003
【図２】
2006302140.tif 000004
【図３】
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【図４】
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