(57)【要約】【課題】  装置利用者リストとファイル利用者リストの管理更新作業の手間を容易にすること等。【解決手段】  上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置１は、処理手段が、装置利用者リストから利用者を削除する命令を、入力手段を介して受付ける。そして、当該処理手段が、当該削除を命令された利用者を、記憶手段に記憶されている装置利用者リストから削除すると共に、記憶手段に記憶されているファイル利用者リストからも削除するという、利用者管理処理を行う。【選択図】    図１
2006031563.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者からの命令を受付ける入力手段と、情報を記憶する記憶手段と、情報を処理する処理手段とを備え、
前記記憶手段は、複数のデータファイルと、装置の利用権限を有する利用者を表す装置利用者リストと、当該装置利用者リストに表された利用者についての前記データファイルの利用権限を表すファイル利用者リストと、を記憶し、
前記処理手段が、
前記入力手段を介して、利用者から装置の利用要求を受付けると、前記記憶手段の装置利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限の認証を行い、
前記入力手段を介して、当該認証した利用者から前記データファイルの利用要求を受付けると、当該データファイルに対応した前記記憶手段のファイル利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限に応じた態様での利用要求で無い場合は要求に応じない、画像形成装置であって、
前記処理手段は、
前記装置利用者リストから利用者を削除する命令を、前記入力手段を介して受付けると、
当該削除を命令された利用者を、前記記憶手段に記憶されている装置利用者リストから削除すると共に、前記記憶手段に記憶されているファイル利用者リストからも削除する、利用者管理処理を行うこと、
を特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
請求項１記載の装置において、
前記記憶手段は、前記利用者管理処理が実行中であるか否かを表すステータス情報を、更に記憶し、
前記処理手段が、
前記利用者管理処理を開始すると、前記記憶手段のステータス情報を処理実行中の状態に更新し、
前記利用者管理処理を終了すると、前記記憶手段のステータス情報を通常時の状態に更新し、
前記ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについてのアクセス命令を、前記入力手段を介して受付けると、前記記憶手段のステータス情報が処理実行中である場合は、当該アクセス命令に応じないこと、
を特徴とする画像形成装置。
【請求項３】
外部システムと通信するための通信手段と、利用者からの命令を受付ける入力手段と、情報を記憶する記憶手段と、情報を処理する処理手段とを備え、
前記記憶手段は、複数のデータファイルと、装置の利用権限を有する利用者を表す装置利用者リストと、当該装置利用者リストに表された利用者についての前記データファイルの利用権限を表すファイル利用者リストと、を記憶し、
前記処理手段が、
前記入力手段を介して、利用者から装置の利用要求を受付けると、前記記憶手段の装置利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限の認証を行い、
前記入力手段又は前記通信手段を介して、当該認証した利用者又は前記外部システムの利用者から前記データファイルの利用要求を受付けると、当該データファイルに対応した前記記憶手段のファイル利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限に応じた態様での利用要求で無い場合は要求に応じない、画像形成装置であって、
前記処理手段は、
前記ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについてのアクセス命令を、前記入力手段又は前記通信手段を介して受付けると、
当該データファイルに対応する前記記憶手段のファイル利用者リストから、前記記憶手段に記憶されている装置利用者リストに存在しない利用者を削除すること、
を特徴とする画像形成装置。
【請求項４】
外部システムと通信するための通信手段と、利用者からの命令を受付ける入力手段と、情報を記憶する記憶手段と、情報を処理する処理手段とを備え、
前記記憶手段は、複数のデータファイルと、装置の利用権限を有する利用者を表す装置利用者リストと、当該装置利用者リストに表された利用者についての前記データファイルの利用権限を表すファイル利用者リストと、を記憶し、
前記処理手段が、
前記入力手段を介して、利用者から装置の利用要求を受付けると、前記記憶手段の装置利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限の認証を行い、
前記入力手段又は前記通信手段を介して、当該認証した利用者又は前記外部システムの利用者から前記データファイルの利用要求を受付けると、当該データファイルに対応した前記記憶手段のファイル利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限に応じた態様での利用要求で無い場合は要求に応じない、画像形成装置であって、
前記処理手段は、
前記装置利用者リストから利用者を削除する命令を、前記入力手段又は前記通信手段を介して受付けると、
当該削除を命令された利用者を、前記記憶手段に記憶されている装置利用者リストから削除し、前記記憶手段に記憶されているファイル利用者リストからは削除しないこと、
を特徴とする画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プリンタ、複写機、複合機等の画像形成装置の利用者制限機能に係り、特に、画像形成装置により読み取ったデータファイルに対して利用者の操作制限を行う利用者制限機能に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
プリンタ、複写機、複合機等の画像形成装置には、複数のアプリケーションソフトが内蔵されている事が多い。そして、これらアプリケーションソフトを利用する複数のユーザーを、画像形成装置の管理者が管理、制限することが一般に行われている。この方法として、装置の管理者が事前に装置の利用者リスト（装置利用者リスト）を作成して利用権限の有無を割当てておき、利用者は装置やアプリケーションを使用する際に、個人を特定するための個人認証を行うこと等がある。また、個人認証方法の例として、ユーザー名、パスワードを入力することや、指紋、声紋などを利用する方法がある。
【０００３】
また、これらのアプリケーションには、画像形成装置やアプリケーションにログインした個々のユーザーに対して、印刷、編集、削除などのファイルに対する実行権限の制限をかける機能がある。例えば、画像形成装置により読み取った画像ファイルごとに、装置利用者リストから利用者を選択し、利用権限を割当て、登録することにより、データファイルごとの利用者リスト（ファイル利用者リスト）を作成する。そして、各アプリケーションは、このファイル利用者リストに基づいて、画像ファイルごとに各利用者の実行権限（印刷、編集、削除など）の制限をかけるのである。
【０００４】
以上の先行技術に関する文献を、出願人は特に把握していない。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記装置利用者リストとファイル利用者リストは別ファイルであるため、利用者の利用権限に変動が生じた場合、管理者が別々に管理更新する必要があり、この管理更新作業は非常に手間がかかる。
【０００６】
また、管理者の管理不備により、装置利用者リストから利用者を削除したにも関わらず、ファイル利用者リストには当該利用者が登録されている等の不整合が生じる可能性がある。これは、装置利用者リストから削除された利用者が、外部システムから画像形成装置にアクセスすることにより、ファイル利用者リストで管理されているデータファイルを利用する可能性が生じることになる。重要な画像データファイルなどを記憶することもある画像形成装置にとって、これは一種のセキュリティホールとなりえる。
【０００７】
更に、ファイル利用者リストは、画像形成装置で管理するデータファイルの数に応じて増大することになる。そのため、ファイル利用者リストにより管理するデータファイルの数が膨大である場合は、管理者にとってファイル利用者リストの更新処理に多大な時間を要してしまう。
【０００８】
本発明は、これらの問題点を解決し、画像形成装置における管理の効率が良い利用制限機能を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
（１）上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、利用者からの命令を受付ける入力手段と、情報を記憶する記憶手段と、情報を処理する処理手段とを備えている。
【００１０】
また、当該画像形成装置の前記記憶手段は、複数のデータファイルと、装置の利用権限を有する利用者を表す装置利用者リストと、当該装置利用者リストに表された利用者についての前記データファイルの利用権限を表すファイル利用者リストと、を記憶している。
【００１１】
さらに、当該画像形成装置の前記処理手段は、前記入力手段を介して、利用者から装置の利用要求を受付けると、前記記憶手段の装置利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限の認証を行い、前記入力手段を介して、当該認証した利用者から前記データファイルの利用要求を受付けると、当該データファイルに対応した前記記憶手段のファイル利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限に応じた態様での利用要求で無い場合は要求に応じない。
【００１２】
そして、当該画像形成装置の前記処理手段は、前記装置利用者リストから利用者を削除する命令を、前記入力手段を介して受付けると、当該削除を命令された利用者を、前記記憶手段に記憶されている装置利用者リストから削除すると共に、前記記憶手段に記憶されているファイル利用者リストからも削除する、利用者管理処理を行う。
【００１３】
本発明により、装置利用者リストから利用者が削除されると、ファイル利用者リストからも当該利用者が削除されるため、画像形成装置の管理者にとって利用者管理の手間が大幅に軽減される。すなわち、画像形成装置の管理者は、装置利用者リストにより利用者を管理するだけでよい。また、装置利用者リストに存在しない利用者がファイル利用者リストに存在するといった、管理の不整合を防ぐことができる。
【００１４】
（２）また、他の発明に係る画像形成装置は、前記画像形成装置において、前記記憶手段は、前記利用者管理処理が実行中であるか否かを表すステータス情報を、更に記憶している。
【００１５】
そして、当該画像形成装置の前記処理手段が、前記利用者管理処理を開始すると、前記記憶手段のステータス情報を処理実行中の状態に更新し、前記利用者管理処理を終了すると、前記記憶手段のステータス情報を通常時の状態に更新し、前記ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについてのアクセス命令を、前記入力手段を介して受付けると、前記記憶手段のステータス情報が処理実行中である場合は、当該アクセス命令に応じない。
【００１６】
本発明により、画像形成装置が上記利用者管理処理を行っている間は、ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについての利用者からのアクセス命令に応じない。そのため、管理者による装置利用者リストからの利用者の削除処理を、ファイル利用者リストにも即座に反映させることができ、反映処理中に利用者からのアクセス命令に応じてしまうという不具合を防止できる。
【００１７】
（３）また、他の発明に係る画像形成装置は、外部システムと通信するための通信手段と、利用者からの命令を受付ける入力手段と、情報を記憶する記憶手段と、情報を処理する処理手段とを備えている。
【００１８】
さらに、当該画像形成装置の前記記憶手段は、複数のデータファイルと、装置の利用権限を有する利用者を表す装置利用者リストと、当該装置利用者リストに表された利用者についての前記データファイルの利用権限を表すファイル利用者リストと、を記憶している。
【００１９】
また、当該画像形成装置の前記処理手段は、前記入力手段を介して、利用者から装置の利用要求を受付けると、前記記憶手段の装置利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限の認証を行い、前記入力手段又は前記通信手段を介して、当該認証した利用者又は前記外部システムの利用者から前記データファイルの利用要求を受付けると、当該データファイルに対応した前記記憶手段のファイル利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限に応じた態様での利用要求で無い場合は要求に応じない。
【００２０】
そして、当該画像形成装置の前記処理手段は、前記ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについてのアクセス命令を、前記入力手段又は前記通信手段を介して受付けると、当該データファイルに対応する前記記憶手段のファイル利用者リストから、前記記憶手段に記憶されている装置利用者リストに存在しない利用者を削除する。
【００２１】
本発明により、ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについて、利用者からのアクセス命令があると、装置利用者リストに存在しない利用者を当該ファイル利用者リストから削除する。そのため、装置利用者リストからの利用者の削除処理を、ファイル利用者リストにも即座に反映させなくてもよい。すなわち、装置利用者リストに変更があった場合に毎回ファイル利用者リストに反映しなくてもよいため、ファイル利用者リストへの反映処理を分散化し、利用者がデータファイルにアクセスできない時間を抑えることができる。さらに、装置利用者リストから削除された利用者が、外部システムから画像形成装置にアクセスして、ファイル利用者リストで管理されているデータファイルを利用する行為を防止できる。
【００２２】
（４）また、他の発明に係る画像形成装置は、外部システムと通信するための通信手段と、利用者からの命令を受付ける入力手段と、情報を記憶する記憶手段と、情報を処理する処理手段とを備えている。
【００２３】
さらに、当該画像形成装置の前記記憶手段は、複数のデータファイルと、装置の利用権限を有する利用者を表す装置利用者リストと、当該装置利用者リストに表された利用者についての前記データファイルの利用権限を表すファイル利用者リストと、を記憶している。
【００２４】
また、当該画像形成装置の前記処理手段は、前記入力手段を介して、利用者から装置の利用要求を受付けると、前記記憶手段の装置利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限の認証を行い、前記入力手段又は前記通信手段を介して、当該認証した利用者又は前記外部システムの利用者から前記データファイルの利用要求を受付けると、当該データファイルに対応した前記記憶手段のファイル利用者リストを参照して、当該利用者の利用権限に応じた態様での利用要求で無い場合は要求に応じない。
【００２５】
そして、当該画像形成装置の前記処理手段は、前記装置利用者リストから利用者を削除する命令を、前記入力手段又は前記通信手段を介して受付けると、当該削除を命令された利用者を、前記記憶手段に記憶されている装置利用者リストから削除し、前記記憶手段に記憶されているファイル利用者リストからは削除しない。
【００２６】
本発明により、装置利用者リストから削除された利用者であっても、当該削除がされる前に割当てられた権限がファイル利用者リストからは削除されない。よって、当該利用者は、装置利用者リストから削除がされる前に割当てられた権限に基づいて、外部システムからデータファイルにアクセスすることができる。
【発明の効果】
【００２７】
以上の発明により、管理者による利用者管理の手間を大幅に軽減できるため、画像形成装置における効率の良い利用制限機能の提供が可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２８】
以下、本発明の実施形態を、図面を参照しつつ説明する。
<実施形態１>
【００２９】
１、本発明の実施の構成について
【００３０】
（１）図１は、本発明に係る画像形成装置を含む全体構成図である。同図に示すように、本発明に係る画像形成装置１は、外部システム２と、通信ネットワーク３を介して接続している。この画像形成装置１の例として、プリンタ、デジタル複写機、複合機等が該当する。また、外部システム２は、画像形成装置１を管理するサーバー等を含むコンピュータシステムが該当する。通信ネットワーク３は、インターネット、電話回線、無線通信回線、フレームリレー等の各種通信回線が該当する。
【００３１】
次に、図２に基づいて画像形成装置１の構成の概略について説明する。
【００３２】
（２）同図に示すように画像形成装置１は、記憶手段としてのＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ、フレームメモリと、通信手段としてのモデムと、入力手段として利用者からの命令を受け付ける操作部と、これらを制御する処理手段としてのＣＰＵと、を備えている。また、画像形成装置１は、ソフトウェアやハードウェアを制御するインターフェース機器である各種コントローラと、情報を表示する表示部と、データを印刷出力する出力装置と、も備えている。そして、画像形成装置１のこれら構成要素は、メインバスあるいはローカルバスにより接続し、信号を送受信することにより協働する。図示した他にも、画像形成装置１は、画像データとして読取るための入力手段であるスキャナーも備えている。
【００３３】
ここで、画像形成装置１の表示部は、液晶ディスプレイ等が該当する。また、画像形成装置１の出力装置は、インクジェット式やレーザ式などによる各種プリンタ装置が該当する。画像形成装置１の操作部は、タッチパネルや操作ボタン等が該当する。また、画像形成装置１の記憶手段としてのＨＤＤには、装置利用者リスト、ファイル利用者リスト、複数のデータファイル、ステータス情報、が記憶されている。
【００３４】
この画像形成装置１は、コンピュータであるＣＰＵが、記憶手段としてのＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤに記憶されている各種コンピュータプログラムを解釈し、実行する事により動作する。また、利用者の命令を、画像形成装置１の入力手段としての操作部から受付けると、処理手段としてのＣＰＵが当該命令を解釈し、実行する。更に、画像形成装置１が情報を出力する際には、処理手段としてのＣＰＵが、表示部に情報を表示させたり、出力装置に印刷出力させることにより行う。また、画像形成装置１が外部システム２と通信する際には、処理手段としてのＣＰＵが、通信手段としてのモデム及び通信ネットワーク３を介して、情報の送受信を行うことにより実現する。
【００３５】
続いて、図３及び４に基づいて、記憶手段としてのＨＤＤに記憶される、装置利用者リストとファイル利用者リストについて説明する。
【００３６】
（３）図３に図示するのが、装置利用者リストの概念図であり、当該装置利用者リストは、画像形成装置１の利用権限を有する利用者を表すものである。同図に示すように、装置利用者リストは、利用者、所属グループ、認証情報、の各項目から構成されている。認証情報の例としては、利用者ＩＤやパスワード、指紋データなどがある。これら各項目の関連づけにより、装置の利用権限を有する利用者が誰で、どのグループに所属し、当該利用者を認証するための情報は何か、が装置利用者リストから把握できる。例えば、同図からは、Ａ〜Ｄさんが画像形成装置１の利用権限を有することが分かる。また、グループＭにはＡさんとＤさんが所属し、グループＮにはＣさんが所属していることも分かる。この装置利用者リストは、装置利用者リストＡ、Ｂ、Ｃ…のように、複数の装置利用者リストをＨＤＤに記憶していてもよい。
【００３７】
装置利用者リストは、画像形成装置１の管理者が、事前に設定しておく。まず、画像形成装置１の管理者は、画像形成装置１の操作部を利用して、装置利用者リストを作成し、登録を命令する。そして、この命令を受けた画像形成装置１のＣＰＵが、当該装置利用者リストを、記憶手段としてのＨＤＤに記憶させる。また、画像形成装置１の管理者は、画像形成装置１を管理する外部システム２を利用して、画像形成装置１に装置利用者リストの登録を命令することもできる。そして、通信ネットワーク３を介して画像形成装置１のモデムが、当該装置利用者リストの登録の命令を受信し、画像形成装置１のＣＰＵが、当該受信した装置利用者リストをＨＤＤに記憶させる。このようにして、装置利用者リストは画像形成装置１の記憶手段であるＨＤＤに格納される。ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストの編集・削除も、登録の際と同様に、画像形成装置１の操作部又は画像形成装置１を管理する外部システム２を利用して、画像形成装置１の管理者が行う。
【００３８】
（４）図４に図示するのがファイル利用者リストの概念図であり、ファイル利用者リストは、装置利用者リストに表された利用者についてのデータファイルの利用権限を表すものである。このファイル利用者リストは、１のデータファイルに１つ設定してもよいし、複数のデータファイルに１つ設定してもよい。同図に示すように、ファイル利用者リストは、管理するデータファイルについての、作成者、印刷許可者、編集許可者、削除許可者、の情報を有している。図４のファイル利用者リストからは、管理するデータファイルをＡさんが作成し、印刷許可者として全ユーザーが、編集許可者としてＡさん及びグループＭが、削除許可者としてＡさん及び鈴木が、それぞれ設定されていることが分かる。この編集許可者として設定されているグループＭとは、先の装置利用者リストにおける所属グループ項目で指定されたグループを表している。つまり、この場合、グループＭに所属している全ての利用者は、編集許可者となる。
【００３９】
このファイル利用者リストは、画像形成装置１の利用者が、設定することができる。まず、画像形成装置１の利用者が、画像形成装置１の操作部から、画像形成装置１の利用を要求する。そうすると、この命令を受けた画像形成装置１のＣＰＵは、ログインを要求する情報を表示部に表示させる。そして、画像形成装置１の利用者は、画像形成装置１の操作部から、認証情報を入力する。この認証情報としては、例えば利用者ＩＤとパスワードがある。これを受けて、画像形成装置１のＣＰＵは、ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストにおける当該利用者の認証情報を取得して参照し、操作部から入力された認証情報と照合させる。この認証が正常に行えた場合、当該利用者は装置の利用権限を有するため、認証後に操作部を介して画像形成装置１の各種機能を利用することができる。
【００４０】
次に、利用者は画像形成装置１の入力手段であるスキャナーを利用し、画像データとして情報を読み取らせる。そして、当該読み取った画像は、画像形成装置１のＣＰＵがデータファイルとして、記憶手段であるＨＤＤに記憶させる。さらに、画像形成装置１のＣＰＵは、ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストを取得し、表示部に表示させる。画像形成装置１の利用者は、当該装置利用者リストに含まれる利用者に対し、先に読み取った画像ファイル（データファイル）に対する利用権限を設定する。
【００４１】
具体的には、画像形成装置１のＣＰＵが、画像ファイルを読み取らせた際のログインユーザーを、ファイル利用者リストの作成者に設定する。そして、印刷許可者、編集許可者、削除許可者は、画像形成装置１の利用者が、画像形成装置１の操作部を介して、装置利用者リストの中の利用者から選択して設定する。この際は、各利用者を個別に選択して利用権限を設定してもよいし、所属グループを選択して当該グループに属する全ての利用者に利用権限を設定してもよい。このようにして作成されたファイル利用者リストは、画像形成装置１のＣＰＵが、記憶手段であるＨＤＤに記憶させる。
【００４２】
そして、入力手段である操作部を介して、装置利用者リストにより認証した利用者からデータファイルの利用要求を受付けると、画像形成装置１のＣＰＵは、当該データファイルに対応したファイル利用者リストをＨＤＤから取得して参照する。この結果、当該利用者の利用権限に応じた態様での利用要求で無い場合は、画像形成装置１のＣＰＵは、要求に応じず、利用要求を拒否する。例えば、印刷許可者に設定されていない利用者が、データファイルの印刷命令を入力した場合や、削除許可者に設定されていない利用者が、データファイルの削除命令を入力した場合などである。
【００４３】
また、画像形成装置１の利用者は、外部システム２を利用して、画像形成装置１のHDDに記憶されているデータファイルにアクセスし、利用することもできる。この場合、まず利用者は、画像形成装置１の利用権限の認証を外部システム２において行う。この認証が正常に行えた場合、当該利用者は画像形成装置１の利用権限を有するため、認証後に画像形成装置１の各種機能を利用することができる。この場合、利用者は外部システム２を利用して、画像形成装置１に当該利用者の情報を含んだデータファイルの利用要求を送信する。画像形成装置１のＣＰＵは、通信手段であるモデムを介して、当該利用要求を受付けると、当該データファイルに対応するファイル利用者リストを、ＨＤＤから取得して参照する。そして、画像形成装置１のＣＰＵは、ＨＤＤから取得したファイル利用者リストと、外部システム２から受信した利用者情報と照合し、当該利用者の利用権限に応じた態様での利用要求で無い場合は要求に応じず、利用要求を拒否する。先に説明したのと同様に、削除許可者に設定されていない利用者が、データファイルの削除命令を入力した場合などである。
【００４４】
２、本発明の実施のフローについて
【００４５】
続いて、図５、６及び８を参照して、本発明の実施のフローを説明する。
【００４６】
（１）まず、画像形成装置１の管理者が、ある利用者についての画像形成装置１の利用権限を削除するために、画像形成装置１の操作部から削除命令を行う。操作部を介して命令を受付けた画像形成装置１のＣＰＵは、当該削除を命令された利用者を、ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストから削除すると共に、ＨＤＤに記憶されているファイル利用者リストからも削除する、利用者管理処理を行う。
【００４７】
この例として図５に図示するように、装置管理者Ｘさんが、装置利用者リストからＣさんを削除する命令を画像形成装置１に行うとする。そうすると、画像形成装置１のＣＰＵは、ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストからＣさんを削除すると共に、ＨＤＤに記憶されているファイル利用者リストからもＣさんを削除する、利用者管理処理を行う。
【００４８】
（２）この利用者管理処理のフローチャートが図８である。画像形成装置１の通常処理状態において、画像形成装置１の管理者が、画像形成装置１の操作部からユーザーＣの削除命令を行う。この命令を受けて利用者管理処理が開始され、画像形成装置１のＣＰＵは、ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストからユーザーＣを削除する（Ｓ１）。そして、ＨＤＤに記憶されているファイル利用者リストの全ファイルの更新処理が開始する（Ｓ２）。まず、画像形成装置１のＣＰＵは、ＨＤＤに記憶されている複数のファイル利用者リストのうちの、最初のファイルをＲＡＭに読み込む（Ｓ３）。そして、画像形成装置１のＣＰＵは、当該読み込んだファイル利用者リストの内容を参照し（Ｓ４）、ユーザーＣにデータファイルの利用権限（印刷、編集、削除などの権限）が登録されているかを確認する（Ｓ５）。登録されていれば、画像形成装置１のＣＰＵは、当該ファイル利用者リストからユーザーＣの利用権限を全て削除する（Ｓ６）。そして、画像形成装置１のＣＰＵは、現在読み込んでいるファイル利用者リストが、処理対象であるファイル利用者リストの最終ファイルであるかを確認する（Ｓ７）。最終ファイルである場合は、画像形成装置１のＣＰＵはファイル利用者リストの更新処理を終了し（Ｓ８）、最終ファイルでなければ、画像形成装置１のＣＰＵは、ＨＤＤに記憶されている次のファイル利用者リストをＲＡＭに読み込み、処理を繰り返す（Ｓ３〜Ｓ６）。また、Ｓ５の確認の結果、ユーザーＣに利用権限（印刷、編集、削除など）が登録されていなければ、画像形成装置１のＣＰＵは、現在読み込んでいるファイル利用者リストが、処理対象であるファイル利用者リストの最終ファイルであるかを確認する（Ｓ７）。このようにして、画像形成装置１のＣＰＵが、一連の利用者管理処理を行う。
【００４９】
この利用者管理処理により、画像形成装置１の管理者は、装置利用者リストにより利用者を管理するだけでよく、装置利用者リストに存在しない利用者がファイル利用者リストに存在するといった、管理の不整合を防ぐことができる。すなわち、画像形成装置１の利用権限を削除するために装置利用者リストの利用者を削除すれば、当該利用者についてのデータファイルの利用権限も全て削除することができる。
【００５０】
（３）また、上記利用者管理処理が終了するまでは、画像形成装置１は、利用者からのデータファイルについてのアクセス命令に応じない。画像形成装置１のＣＰＵは、利用者管理処理を開始すると、ＨＤＤに記憶されているステータス情報を処理実行中の状態に更新し、利用者管理処理を終了すると、ＨＤＤに記憶されているステータス情報を通常時の状態に更新する。そして、ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについてのアクセス命令を、操作部又は外部システ２から受付けると、画像形成装置１のＣＰＵは、ＨＤＤに記憶されているステータス情報を参照する。この参照の結果、ステータス情報が処理実行中である場合は、画像形成装置１のＣＰＵは、当該アクセス命令に応じず、利用者管理処理が実行中であることを表す情報を、表示部に表示させ、又は外部システム２に送信する。
【００５１】
この例として、図６に図示するように、装置管理者Ｘさんが、装置利用者リストからＣさんを削除する命令を画像形成装置１に行うとする。そうすると、画像形成装置１のＣＰＵは、先に説明した利用者管理処理を行う。そして、当該処理が完了するまでに利用者（例えばＢさん）が画像形成装置１にデータファイルの利用要求を行っても、利用が不可能であるというアラート画面が表示部に表示される。このようにして、利用者管理処理が終了するまでは、画像形成装置１は、利用者からのデータファイルについてのアクセス命令に応じない。
【００５２】
これにより、画像形成装置１が上記利用者管理処理を行っている間は、ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについての、利用者からのアクセス命令に応じない。よって、管理者による装置利用者リストからの利用者の削除処理を、ファイル利用者リストにも即座に反映させることができ、反映処理中に利用者からのアクセス命令に応じてしまうという不具合を防止できる。
【００５３】
<実施形態２>
【００５４】
続いて、図７及び９を参照して、本発明の他の実施形態を説明する。画像形成装置１の管理者が、ある利用者についての画像形成装置１の利用権限を削除するために、画像形成装置１の操作部から削除命令を行う。そうすると、本実施形態においては、操作部を介して命令を受付けた画像形成装置１のＣＰＵが、実施形態１と異なり、上記利用者管理処理を直ちには行わない。
【００５５】
管理者からの削除命令の後、画像形成装置１のＣＰＵが、ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについてのアクセス命令を、画像形成装置１の操作部又は画像形成装置１のモデムを介して受付ける。そうすると、画像形成装置１のＣＰＵは、当該データファイルに対応するＨＤＤに記憶されているファイル利用者リストから、ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストに存在しない利用者の権限を削除する。
【００５６】
この例として図７に図示するように、装置管理者Ｘさんが、装置利用者リストからＣさんを削除する命令を画像形成装置１に行うとする。そうすると、画像形成装置１のＣＰＵは、ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストからＣさんを削除する。その後、装置利用者Aさんが、データファイルについてのアクセス命令を、画像形成装置１の操作部を利用して行う。そうすると、画像形成装置１のＣＰＵは、当該データファイルに対応するＨＤＤに記憶されているファイル利用者リストから、ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストに存在しない利用者であるＣさんを削除するのである。そして、このファイル利用者リストの削除処理後に、画像形成装置１のＣＰＵは、当該処理後のファイル利用者リストに基づいて、利用者Aさんの利用権限を確認する。ここでは、利用者Aさんが当該処理後のファイル利用者リストにおいても印刷許可者に設定されているため、画像形成装置１のＣＰＵは、データファイルの印刷処理を行う。
【００５７】
このフローチャートが図９（ａ）及び（ｂ）である。画像形成装置１の通常処理状態において、画像形成装置１の管理者が、画像形成装置１の操作部からユーザーＣの削除命令を行う。この命令を受けて画像形成装置１のＣＰＵは、ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストからユーザーＣを削除する（Ｓ１０）。そして、画像形成装置１のＣＰＵは、画像形成装置１を通常処理状態に戻す。
【００５８】
管理者からの削除命令の後、画像形成装置１のＣＰＵが、ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについてのアクセス・選択の命令を、画像形成装置１の操作部又は画像形成装置１のモデムを介して受付ける（Ｓ１１）。そうすると、画像形成装置１のＣＰＵは、当該選択されたデータファイルに対応するファイル利用者リストの更新処理を開始する（Ｓ１２）。具体的には、画像形成装置１のＣＰＵは、当該ファイル利用者リストと装置利用者リストをＨＤＤからＲＡＭに読み込み、ファイル利用者リストに登録されているユーザー全てが装置利用者リストに登録されているか確認する（Ｓ１３）。ここで、装置利用者リストに登録されていないユーザーがファイル利用者リストに存在すれば、画像形成装置１のＣＰＵは、当該利用者をファイル利用者リストから削除する（Ｓ１４）。そして、画像形成装置１のＣＰＵは、画像形成装置１を通常処理状態に戻し、当該処理後のファイル利用者リストに基づいて、利用者の利用権限を確認する。
【００５９】
このように、ファイル利用者リストにより管理しているデータファイルについて、利用者からのアクセス命令があると、装置利用者リストに存在しない利用者を当該ファイル利用者リストから削除する。そのため、装置利用者リストからの利用者の削除処理を、ファイル利用者リストにも即座に反映させなくてもよい。すなわち、装置利用者リストに変更があった場合に毎回ファイル利用者リストに反映しなくてもよいため、ファイル利用者リストへの反映処理を分散化し、利用者がデータファイルにアクセスできない時間を抑えることができる。これは、ＨＤＤに記憶されているファイル利用者リストが多い場合に、特に有益である。
【００６０】
また、データファイルにアクセスする度に、上記Ｓ１３、Ｓ１４を行わずに、装置利用者リスト及びファイル利用者リストの項目として、装置利用者リストのバージョン情報を有していてもよい。この場合は、上記Ｓ１０において画像形成装置１のＣＰＵが、装置利用者リストを処理・更新する度に、当該装置利用者リストのバージョン情報も更新する。さらに、上記Ｓ１４において画像形成装置１のＣＰＵが、ファイル利用者リストを処理・更新する度に、当該ファイル利用者リストにおける装置利用者リストのバージョン情報も更新する。
【００６１】
これにより、画像形成装置１のＣＰＵが、上記Ｓ１２でＨＤＤに記憶されている装置利用者リスト及びファイル利用者リストからバージョン情報を取得し、比較する。当該バージョン情報が一致した場合は、装置利用者リストの最新更新後に、当該ファイル利用者リストに対する利用者の削除処理を行ったことが分かるため、当該ファイル利用者リストに対する処理（Ｓ１３及び１４）を行わなくてもよい。よって、利用者に対する画像形成装置１の応答時間を、より短縮することができる。
【００６２】
以上説明した以外についての発明の構成、動作は前述した実施形態１と同一である。
【００６３】
<実施形態３>
【００６４】
更に、本発明の他の実施形態を説明する。画像形成装置１の管理者が、ある利用者についての画像形成装置１の利用権限を削除するために、画像形成装置１の操作部から削除命令を行う。そうすると、画像形成装置１のＣＰＵは、当該削除を命令された利用者を、ＨＤＤに記憶されている装置利用者リストから削除するが、実施形態１と異なり、ＨＤＤに記憶されているファイル利用者リストからは削除しない。
【００６５】
これにより、装置利用者リストから削除された利用者であっても、当該削除がされる前に割当てられた権限がファイル利用者リストからは削除されない。よって、当該利用者は、装置利用者リストから削除がされる前に割当てられた権限に基づいて、外部システム２から画像形成装置１のＨＤＤのデータファイルにアクセスすることができる。例えば、人事異動によりある利用者の所属部署が変わったような場合、当該利用者を装置利用者リストから削除する。これにより、当該利用者が、所属部署変更後に新たに画像形成装置１に保存されたデータファイルのアクセスは行えないが、以前に利用権限を割当てられたデータファイルに対してのアクセスは可能になる。このように、画像形成装置１の柔軟な利用者管理が実現できるのである。
【００６６】
以上説明した以外についての発明の構成、動作は前述した実施形態１と同一である。
【図面の簡単な説明】
【００６７】
【図１】システムの全体構成図。
【図２】画像形成装置の概略構成図。
【図３】画像形成装置の記憶手段が記憶する装置利用者リスト。
【図４】画像形成装置の記憶手段が記憶するファイル利用者リスト。
【図５】利用者を管理する処理の概略図１。
【図６】利用者を管理する処理の概略図２。
【図７】利用者を管理する処理の概略図３。
【図８】画像形成装置の処理手段が行う処理のフローチャート１。
【図９】画像形成装置の処理手段が行う処理のフローチャート２。
【符号の説明】
【００６８】
１  画像形成装置
２  外部システム
３  通信ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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