(57)【要約】  本発明は、添付ファイルを含む電子メッセージをユーザ側で処理する方法に関する。この場合、電子メッセージに含まれる添付ファイルは、ユーザファイルシステム内の選択された保管場所への保管場所リンクによって置き換えられ（Ｓ２）、電子メッセージに含まれる添付ファイルはユーザファイルシステム内の選択された保管場所に格納される（Ｓ３）。このようにすれば、ユーザフレンドリーなシステムにおいて添付ファイルを記憶させるための所要記憶スペースを著しく低減できる。
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
添付ファイルを含む電子メッセージをユーザ側で処理する方法において、
ａ）電子メッセージに含まれている少なくとも１つの添付ファイルを、ユーザが選択したユーザファイルシステム内の保存場所への保存場所リンクによって置き換え、電子メッセージを変更するステップと、
ｂ）電子メッセージに含まれている前記少なくとも１つの添付ファイルを、ユーザが選択したユーザファイルシステムの保存場所に記憶させるステップ
を有することを特徴とする方法。
【請求項２】
請求項１記載の方法において、
ｃ）ユーザが選択したユーザファイルシステムの保管場所から変更された電子メッセージへのメッセージリンクを作成するステップ
を有することを特徴とする方法。
【請求項３】
請求項１または２記載の方法において、
前記少なくとも１つの添付ファイルを記憶させるときに該添付ファイルのファイル名の変更を実行することを特徴とする方法。
【請求項４】
請求項３記載の方法において、
前記メッセージリンクの作成時に添付ファイルの変更されたファイル名を考慮することを特徴とする方法。
【請求項５】
請求項１から４のいずれか１項記載の方法において、
前記電子メッセージはＳＭＴＰ ＥメールクライアントのＥメールクライアントのＥメールであることを特徴とする方法。
【請求項６】
請求項1から５のいずれか１項記載の方法において、
前記添付ファイルの記憶を規定のルールに従い、および／または決められたデータ構造で実行することを特徴とする方法。
【請求項７】
電子メッセージをユーザ側で処理する装置において、
添付ファイルを含む電子メールを受信するＥメールクライアント（１）と、
受信した電子メッセージの添付ファイルを保管場所リンクに置き換える添付ファイル置き換えユニット（２）と、
添付ファイルを記憶するためのユーザファイルシステム（３）と、
置き換えられた添付ファイルを前記ユーザファイルシステム（３）の選択された保存場所に挿入する添付ファイル挿入ユニット（４）と、
前記Ｅメールクライアント（１）と、前記添付ファイル置き換えユニット（２）と、前記添付ファイル挿入ユニット（４）を制御する制御装置（５）が設けられていることを特徴とする、
電子メッセージをユーザ側で処理する装置。
【請求項８】
請求項７記載の装置において、
リンク挿入ユニット（４Ａ）が設けられており、該リンク挿入ユニット（４Ａ）により、置き換えられた添付ファイルを含む電子メッセージを参照するメッセージリンクが前記ユーザファイルシステム（３）の選択された保管場所に挿入されることを特徴とする装置。
【請求項９】
請求項８記載の装置において、
前記挿入されたメッセージリンクは、前記挿入された添付ファイルと同じファイル名を有することを特徴とする装置。
【請求項１０】
請求項７から９のいずれか１項記載の装置において、
前記添付ファイル挿入ユニット（４）は、置き換えられた添付ファイルを変更されたファイル名で前記ユーザファイルシステム（３）に格納することを特徴とする装置。
【請求項１１】
請求項７から１０のいずれか１項記載の装置において、
前記添付ファイル挿入ユニット（４）は、置き換えられた添付ファイルをユーが規定したルールに従い、および／またはユーザが規定したデータ構造で前記ユーザファイルシステム（３）に格納することを特徴とする装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、添付ファイルを含む電子メッセージをユーザ側で処理する方法および装置に関し、たとえばユーザ側のＥメールにおける添付ファイルを置き換える方法および装置に関する。
【０００２】
電子メッセージもしくはＥメールは、業務分野でもプライベートな分野でも現代の通信ネットワークにおいてますます普及してきている。
【０００３】
図１には、電子メッセージを送信するこの種の慣用の通信ネットワークの概略ブロック図が描かれており、ここでＮはたとえばインターネットなどのネットワークを表す。このネットワークＮのところには通常、たとえばパーソナルコンピュータ（ＰＣ）の形態をとる多数の通信端末機器Ｅ１〜Ｅ３が接続されており、これらの端末機器は電子メッセージの送信側とおよび受信側として一般にいわゆるＥメールクライアントを有している。ＳＭＴＰ（Simple Mail Transport Protocol）ＥメールクライアントはたとえばLotus NotesＴＭ, MicrosoftOutlookＴＭ 等として知られており、これらのクライアントはいわゆるアプリケーションプログラムとして通信端末機器Ｅ１〜Ｅ３内でローカルに格納されている。
【０００４】
さらにユーザもしくは個々の通信端末機器Ｅ１〜Ｅ３は通常、いわゆるＥメールボックスもしくはメッセージボックスを中央のサーバＳのところに所有している。そこにおいて到来するおよび発送されるすべてのメッセージもしくはＥメールがバッファリングされ、ネットワークＮ内の対応する別の（図示されていない）メッセージサーバ（メールサーバ）へ転送される。このメールサーバＳから電子メッセージもしくはＥメールを受信するときには通常、バッファリングされているすべての電子メッセージがローカルの通信端末機器Ｅ１〜Ｅ３もしくはそれらに属するローカルのＥメールクライアントにも格納される。中央のメールボックスつまり中央のメッセージボックスにおいてユーザが利用できるサイズは通常、制限されている。そこで、ユーザが個々のＥメールもしくは電子メッセージに対する膨大な添付ファイルないしは「添付書類」を受信する場合、それらは中央のメールボックスにも通信端末機器Ｅ１〜Ｅ３におけるローカルのＥメールクライアントにも格納される。
【０００５】
個々のデータに対し他のやり方でアクセスできるようにする目的で、個々のユーザは個々のメッセージもしくはＥメールの添付ファイルもしくは「添付書類」をもう一度自身のユーザファイルシステムに保存する。その際、このシステムに対しユーザは通常、個人的なアクセス権を所有している。ただしその結果として添付ファイルは二重または３重に記憶されることになり、つまりこの場合、添付ファイルは中央のメールボックス、ローカルなメールボックスないしはＥメールクライアント、そしてユーザファイルシステムにも存在することになる。これにより所要記憶スペースが高まることからコストが増大してしまう。しかしながら他方、ユーザが添付ファイルを電子メッセージから切り離してしまうと必要な情報が失われてしまい、たとえば添付ファイルをどこに格納したのかということや、あるいは電子メッセージの説明文と添付ファイルとの関係なども失われてしまう。
【０００６】
したがって本発明の課題は、添付ファイルを含む電子メッセージをユーザ側で処理する方法および装置において、所要記憶スペースを低減できるようにすることである。
【０００７】
本発明によればこの課題は、請求項１の特徴部分に記載の方法および請求項７の特徴部分に記載の装置により解決される。
【０００８】
有利には電子メッセージの添付ファイルが、ユーザファイルシステム内でユーザが選択した保存場所への保存場所リンクと置き換えられ、ユーザが選択したユーザファイルシステム内の保管場所に格納される。その結果、添付ファイルをサイズ全体としてはただ１回しか格納する必要がなく、したがって記憶スペースを節約することができる。
【０００９】
さらにユーザが選択したユーザファイルシステムの保存場所に、変更された電子メッセージへの参照としてメッセージリンクを作成ないしは格納することができ、これによって元のＥメールないしは電子メールへの逆リンクないしはバックリンクが保存された個々の添付ファイルについて得られるようになる。これにより、ユーザファイルシステム内に格納された添付ファイルの取り扱いが著しく改善する。
【００１０】
添付ファイルを記憶させるときに同じファイル名を使用するのが有利であるとはいえ、記憶に際して択一的にファイル名の変更ないしは修正を実行することもできる。同様に、逆リンクないしはメッセージリンクに添付ファイルの変更されたファイル名を自動的にもたせることもできる。このようにすれば、添付ファイルの格納にあたりユーザに対し最大のフレキシビリティが与えられる。
【００１１】
さらに添付ファイルの記憶を、ユーザが規定したルールに従い、あるいはユーザが決めたデータ構造で行うことができ、これによってさらに簡単になるし、ユーザの個人的な要求に整合させることができる。
【００１２】
電子メールをユーザ側で処理する装置に関して有利には、添付ファイルを含む電子メッセージを送受信するＥメールクライアントと、添付ファイルを保管場所リンクと置き換える添付ファイル置き換えユニットと、添付ファイルを記憶するためのユーザファイルシステムと、選択されたユーザファイルシステムの保存場所に置き換えられた添付ファイルを挿入する添付ファイル挿入ユニットと、これら個々のコンポーネントを制御する制御ユニットが設けられている。このようにすれば、たとえばＰＣのような通信端末機器において著しく僅かな変更を施すだけで、相応にユーザフレンドリーで記憶装置の最適化された添付ファイルの格納を行うことができる。
【００１３】
その他の従属請求項には本発明の他の有利な実施形態が示されている。
【００１４】
次に、図面を参照しながら実施例に基づき本発明について詳しく説明する。
【００１５】
図１は、慣用の通信ネットワークの概略ブロック図である。
【００１６】
図２Ａ〜図２Ｄは、本発明による方法を説明するために電子メッセージのスクリーンショットを簡略化して示した図である。
【００１７】
図３は、本発明による方法を説明するためにユーザファイルシステムのスクリーンショットを簡略化して示した図である。
【００１８】
図４は、電子メッセージをユーザ側で処理するための本発明による装置の概略ブロック図である。
【００１９】
図５は、電子メッセージをユーザ側で処理するための本発明による方法を実施する際の基本的なステップを描いたフローチャートである。
【００２０】
図２Ａ〜図２Ｄには、電子メッセージをユーザ側で処理する本発明による方法の基本的なステップを説明するために、Ｅメールクライアントのスナップショットが簡略化されて示されている。
【００２１】
図２Ａ〜図２Ｄによれば、たとえば通信端末機器にインストールされているようなＳＭＴＰ Ｅメールクライアントないしは電子メッセージ処理プログラムとして、MicrosoftのOutlookＴＭというプログラムが使われている。
【００２２】
当然ながらこれと同様に、他のＥメールプログラムないしはＥメールクライアントを使うこともできる。
【００２３】
図２Ａによればユーザはたとえば、Ｅメール同封物に対する説明文を含む「テストＥメール」ならびに"Example.doc"という名称をもつ添付ファイルもしくは添付書類を受信している。説明文も添付ファイルもＥメールプログラムもしくはＥメールクライアントにより、別個のバックアップファイル（たとえば *.pstファイルに記憶される。ただし他方では一般的にたとえば、Ｅメールクライアントもしくはアプリケーションプログラム以外からも添付ファイルを利用したい、別個のユーザファイルシステムに格納したい、あるいはそこで管理したい、という要求も存在する。
【００２４】
そこでこのような記憶プロセスに本発明が介入する。図２Ｂに示されているように、たとえば右側のマウスボタンを押すないしはクリックすることにより添付ファイル"Example.doc"をマークすることができ、Microsoft WindowsＴＭによって知られているオプションを伴うウィンドウが現れる。たとえば「開く」「印刷する」「名前を付けて保存」「クイックビュー」「切り取り」「コピー」等Windowsオペレーティングシステムにおいて一般的に知られているオプションに加えて、このウィンドウはさらに「名前を付けて保存＆リンク」（マークしたファイルとのリンク）という命令も有しており、つまり添付ファイル"Example.doc"がユーザファイルシステム内でユーザが選択した保存場所への保存場所リンクに置き換えられ、これによって電子メッセージが変更される。詳しく説明すると、バッファメモリへの添付ファイルのバッファリングに続いて添付ファイルが切り取られ（カットされ）、ついでＥメールに保存場所リンクが挿入される。
【００２５】
図２Ｃには、「名前を付けて保存＆リンク」という命令をクリックした後の最初のステップとして、やはりWindowsＴＭにおいて一般的なスクリーンショットが示されており、ここで添付ファイルを記憶させるべきロケーションもしくはユーザファイルシステムを選択することができる。さらにここにおいてユーザは、添付ファイルのファイル名の変更、特定のデータ形式の作成あるいは所定の添付ファイル格納ルールの決定を行うことができる。
【００２６】
次に図２Ｃのフィールド「保存」をクリックすることによって添付ファイル"Example.doc"は図２Ｄに示されているように保存場所リンク"file://Home disk drive/Example/Example.doc"に置き換えられる。電子メッセージを閉じると、実行された変更がそれ相応にＥメールクライアントもしくはアプリケーションプログラムに記憶され、それによって電子メッセージが変更される。
【００２７】
電子メッセージ内で引用されている保存場所リンクは、実際の添付ファイルよりも著しく僅かな所要記憶スペースしか有していないので（約１ＫＢ）、これによって利用可能な所要記憶スペースの最適化が得られる。それにもかかわらずいかなる情報も失われない。それというのも電子メッセージは引き続き本来の添付ファイルへのリンクを有しており、したがって保存場所リンク"file://Home disk drive/Example/Example.doc"をたとえばダブルクリックするなどして、望みの添付ファイルをいつでも開くことができるからである。
【００２８】
図３には、それ相応に置き換えられた添付ファイルの記憶プロセスを説明するためにユーザファイルシステムのスクリーンショットが簡略化されて示されている。この場合、同じ参照符号はやはり同じ要素または対応する要素を表しており、それらについて繰り返して説明するのは省く。
【００２９】
図３に示されているように、たとえばMicrosoft ExplorerＴＭなどのようなファイル管理アプリケーションプログラムによってユーザファイルシステムの保存場所が開かれ、そこには添付ファイル"Example.doc"が前述の命令「名前を付けて保存＆リンク」によって格納されている。
【００３０】
したがってユーザは、電子メッセージにより送達された添付ファイル"exmaple.doc"を管理するために手慣れた手段を利用できる。
【００３１】
さらに本発明によればユーザは、添付ファイルを電子メッセージ内でたとえば"file://Home disk drive/Example/Example.doc"のような保存場所リンクによって置き換えることができるだけでなく、添付ファイルの記憶にあたり、ユーザが選択したユーザファイルシステムの選択された保存場所から変更された電子メッセージへのいわゆる逆リンクとしてメッセージリンクを作成することもできる。
【００３２】
詳しく説明すると図３に示されているように、付加的なファイル"example.msgとリンク"が添付ファイル"Example.doc"と同じフォルダに作成され、この付加的なファイルはＥメールクライアントもしくはメッセージアプリケーションプログラムへの逆リンクないしはバックリンクを表すものであり、たとえばこの逆リンクをダブルクリックすれば、それ相応に属している電子メッセージたとえば「テストＥメール」が自動的に開かれる。このようにすれば、ユーザファイルシステムへの電子メッセージのリンクのみならず、ユーザファイルシステムから電子メッセージへのリンクも得られる。
【００３３】
有利にはこの逆リンクつまりメッセージリンクは添付ファイルと同じ名称を有しており、これによって元のＥメールの再発見が著しく簡単になる。図２Ｃに示したように少なくとも１つの添付ファイルを格納する際にファイル名の変更が実行されていたならば、メッセージリンク作成時にも添付ファイルの変更されたファイル名を考慮して、それを相応に適用するのが有利である。
【００３４】
さらに添付ファイルの記憶プロセスにおいて、既に述べたようにユーザが規定したルールに従い、および／またはユーザが規定したデータ構造で、ユーザファイルシステムへの格納を行うことができ、これによって記憶スペースの最適化のほかにもきわめてユーザフレンドリーな添付ファイル格納システムが得られる。
【００３５】
図５には、添付ファイルを含む電子メッセージをユーザ側で処理する本発明による方法の基本的なステップを説明するためのフローチャートが示されている。この場合、ステップＳ１においてたとえばＥメールクライアントもしくはメッセージアプリケーションプログラムがスタートする。電子メッセージに添付ファイルが含まれているのであれば、ステップＳ２において添付ファイル（同封物）がユーザファイルシステム内で選択された保存場所への保存場所リンクによって置き換えられ、電子メッセージがそれに応じて変更される。ステップＳ３において、ユーザフィルシステム内の選択された保存場所に添付ファイルが格納され、さらにその際にオプションとしてステップ４においてユーザファイルシステムの選択された保存場所に、変更された電子メッセージへの逆リンクないしはメッセージリンクが作成される。ステップＳ５において、本発明による方法が終了する。
【００３６】
既述の方法を実現するため、次にこれに対応する装置について説明する。この装置は個々の通信端末機器において簡単に実現することができる。
【００３７】
図４には、電子メッセージをユーザ側で処理する本発明による装置の概略的なブロック図が描かれており、この場合、参照符号１によってＥメールクライアントもしくはメッセージアプリケーションプログラムが表されており、これはたとえばすでに述べたMicrosoft OutlookＴＭあるいはLotus NoteslＴＭといったプログラムである。ここで添付ファイル置き換えユニット２は、Ｅメールクライアント１の電子メッセージに含まれる添付ファイルをこれに対応する既述の保存場所リンクによって置き換える役割を果たす。また、添付ファイル挿入ユニット４は、置き換えられた添付ファイルをユーザファイルシステム３の選択された保存場所に挿入する役割を果たし、このユーザファイルシステム３をローカルなハードディスクあるいは通信端末機器内に構築するのが有利である。ただし原理的にはユーザファイルシステムを内部ネットワークまたは外部ネットワークに設けることもでき、これは個々のユーザだけにそれらのアクセス権を与えることができる場合である。
【００３８】
さらに図４に示されているように添付ファイル挿入ユニット４にリンク挿入ユニット４Ａを設けることができ、このユニット４Ａは、置き換えられた添付ファイルを含む電子メッセージを逆にたどって参照するメッセージリンクもしくは逆リンクをユーザファイルシステム３の選択された保存場所に挿入する。Ｅメールクライント１、添付ファイル置き換えユニット２、添付ファイル挿入ユニット４は、それらのコーディネートのために制御ユニット５によって制御される。
【００３９】
既述の方法ならびにそれに対応する装置を具体的に実現するために有利には、個々の通信端末機器もしくはＰＣのいわゆるオペレーティングシステム（operating system, OS）が適しており、この場合、たとえばMicrosoft WindowsＴＭ環境を利用しているのであれば、きわめて簡単な手段によって実装を行うことができる。
【００４０】
このようにすれば、添付ファイルを何重にも保存するのを回避することによって、取り扱いに悪い影響を及ぼすことなく著しいコスト的利点が得られるようになる。殊に逆リンクによって、格納されている添付ファイルをきわめて簡単に再び見つけることができる。
【００４１】
これまで本発明を、ＳＭＴＰ ＥメールクライアントであるMicrosoft OutlookＴＭに基づき説明してきたが、本発明はこれに限定されるものではなく、記憶スペースを大きく占める添付ファイルを含む電子メッセージを送受信する他のＥメールクライアントないしはメッセージアプリケーションプログラムも同様に含むものである。
【図面の簡単な説明】
【００４２】
【図１】慣用の通信ネットワークの概略ブロック図
【図２Ａ】本発明による方法を説明するために電子メッセージのスクリーンショットを簡略化して示した図
【図２Ｂ】本発明による方法を説明するために電子メッセージのスクリーンショットを簡略化して示した図
【図２Ｃ】本発明による方法を説明するために電子メッセージのスクリーンショットを簡略化して示した図
【図２Ｄ】本発明による方法を説明するために電子メッセージのスクリーンショットを簡略化して示した図
【図３】本発明による方法を説明するためにユーザファイルシステムのスクリーンショットを簡略化して示した図
【図４】電子メッセージをユーザ側で処理するための本発明による装置の概略ブロック図
【図５】電子メッセージをユーザ側で処理するための本発明による方法を実施する際の基本的なステップを描いたフローチャート
【図１】
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【図２Ａ】
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【図２Ｂ】
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【図２Ｃ】
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【図２Ｄ】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【手続補正書】
【提出日】平成20年11月6日(2008.11.6)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
添付ファイルを含む電子メッセージをユーザ側で処理する方法において、
ａ）電子メッセージに含まれている少なくとも１つの添付ファイルを、ユーザが選択したユーザファイルシステム内の保存場所への保存場所リンクによって置き換え、電子メッセージを変更するステップと、
ｂ）電子メッセージに含まれている前記少なくとも１つの添付ファイルを、ユーザが選択したユーザファイルシステムの保存場所に記憶させるステップと、
ｃ）前記変更された電子メッセージをクリックによって開かせるメッセージリンクを、ユーザが選択したユーザファイルシステムの保管場所に作成するステップ
を有することを特徴とする方法。
【請求項２】
請求項１記載の方法において、
前記少なくとも１つの添付ファイルを記憶させるときに該添付ファイルのファイル名の変更を実行することを特徴とする方法。
【請求項３】
請求項２記載の方法において、
前記メッセージリンクの作成時に添付ファイルの変更されたファイル名を考慮することを特徴とする方法。
【請求項４】
請求項１から３のいずれか１項記載の方法において、
前記電子メッセージはＳＭＴＰ ＥメールクライアントのＥメールクライアントのＥメールであることを特徴とする方法。
【請求項５】
請求項１から４のいずれか１項記載の方法において、
前記添付ファイルの記憶を規定のルールに従い、および／または決められたデータ構造で実行することを特徴とする方法。
【請求項６】
電子メッセージをユーザ側で処理する装置において、
添付ファイルを含む電子メールを受信するＥメールクライアント（１）と、
受信した電子メッセージの添付ファイルを保管場所リンクに置き換える添付ファイル置き換えユニット（２）と、
添付ファイルを記憶するためのユーザファイルシステム（３）と、
置き換えられた添付ファイルを前記ユーザファイルシステム（３）の選択された保存場所に挿入する添付ファイル挿入ユニット（４）と、
前記Ｅメールクライアント（１）と、前記添付ファイル置き換えユニット（２）と、前記添付ファイル挿入ユニット（４）を制御する制御装置（５）と、
リンク挿入ユニット（４Ａ）が設けられており、該リンク挿入ユニット（４Ａ）により、置き換えられた添付ファイルを含む電子メッセージを参照しクリックにより該電子メッセージを開かせるメッセージリンクが、前記ユーザファイルシステム（３）の選択された保管場所に挿入されることを特徴とする装置。
【請求項７】
請求項６記載の装置において、
前記挿入されたメッセージリンクは、前記挿入された添付ファイルと同じファイル名を有することを特徴とする装置。
【請求項８】
請求項６または７記載の装置において、
前記添付ファイル挿入ユニット（４）は、置き換えられた添付ファイルを変更されたファイル名で前記ユーザファイルシステム（３）に格納することを特徴とする装置。
【請求項９】
請求項６から８のいずれか１項記載の装置において、
前記添付ファイル挿入ユニット（４）は、置き換えられた添付ファイルをユーが規定したルールに従い、および／またはユーザが規定したデータ構造で前記ユーザファイルシステム（３）に格納することを特徴とする装置。
【国際調査報告】
2009514051.tif 000011
2009514051.tif 000012
2009514051.tif 000013
2009514051.tif 000014
2009514051.tif 000015
2009514051.tif 000016