(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバと、当該情報処理サーバと通信可能な画像処理装置とを含む情報処理システムであって、
前記画像処理装置は、
前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報と前記記憶手段に記憶された帳票データの更新命令を示す更新命令情報とが印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票、または、前記更新命令情報は印刷されずに前記帳票データ識別情報が印刷された帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、
前記スキャン実行手段でスキャンして得られた帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段と
を備え、
前記情報処理サーバは、
前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信手段と、
前記スキャンデータ受信手段で受信されたスキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた帳票に、帳票データの更新命令を示す更新命令情報が含まれるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれると判定された場合に、前記記入用の帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、スキャンされた前記記入用の帳票にユーザにより記入された情報を用いて更新し、前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれないと判定された場合に、前記帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを、スキャンされた前記帳票に記入された情報を用いて更新しないように処理する帳票データ処理手段と
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記情報処理サーバは、
前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれないと判定された場合に、当該スキャンされた帳票に対応する記入用の帳票を生成し、前記画像処理装置に対して印刷指示を行う印刷指示手段を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記更新命令情報は印刷されずに前記帳票データ識別情報が印刷された帳票には、フォームを識別するためのフォームデータ識別情報も印刷されており、
前記印刷指示手段は、前記判定手段で前記更新命令情報が前記帳票に更新命令情報が含まれないと判定された場合に、前記スキャンデータ受信手段で受信されたスキャンデータをもとに得られたフォームデータ識別情報から特定されるフォームを用いて、当該スキャンされた帳票に対応する記入用の帳票を生成することを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記情報処理サーバは、
前記判定手段で前記更新命令情報が前記帳票に含まれないと判定された場合に、当該帳票に対応する帳票データに関連する業務ワークフローにおける承認を中断する承認中断手段と、
前記帳票データ処理手段で前記帳票データの更新がなされた場合に、前記承認中断手段で中断した承認を再開する承認再開手段と
を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記記憶手段は、前記記入用の帳票についてユーザにより記入がされる記入位置と前記帳票データの項目と対応づけて記憶しており、
前記帳票データ処理手段は、前記スキャンデータを基に前記記憶手段に記憶された前記記入用の帳票の記入位置に記入された情報を用いて、前記帳票データの前記記入位置に対応する項目の情報を更新することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記更新命令情報には追加登録または上書き更新のいずれかを示す更新識別情報が含まれており、
前記帳票データ処理手段は、前記更新識別情報に基づいて、前記帳票データの項目の追加登録または上書き登録のいずれかを行うことを特徴とする請求項５に記載の情報処理システム。
【請求項７】
前記記入用の帳票に印刷される識別情報は、二次元バーコードに格納される情報であることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項８】
情報処理サーバの記憶手段に記憶される帳票データに対応する帳票データ識別情報と前記記憶手段に記憶された帳票データの更新命令を示す更新命令情報とが印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票、または、前記更新命令情報は印刷されずに前記帳票データ識別情報が印刷された帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記スキャン実行手段でスキャンして得られた帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段とを備える画像処理装置と通信可能な情報処理サーバであり、帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバであって、
前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信手段と、
前記スキャンデータ受信手段で受信されたスキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた帳票に、帳票データの更新命令を示す更新命令情報が含まれるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれると判定された場合に、前記記入用の帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、スキャンされた前記記入用の帳票にユーザにより記入された情報を用いて更新し、前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれないと判定された場合に、前記帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを、スキャンされた前記帳票に記入された情報を用いて更新しないように処理する帳票データ処理手段と
を備えることを特徴とする情報処理サーバ。
【請求項９】
帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバと、当該情報処理サーバと通信可能な画像処理装置とを含む情報処理システムの制御方法であって、
前記画像処理装置が、
前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報と前記記憶手段に記憶された帳票データの更新命令を示す更新命令情報とが印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票、または、前記更新命令情報は印刷されずに前記帳票データ識別情報が印刷された帳票のスキャンを実行するスキャン実行ステップと、
前記スキャン実行ステップでスキャンして得られた帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信ステップと
を備え、
前記情報処理サーバが、
前記スキャンデータ送信ステップで送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信ステップと、
前記スキャンデータ受信ステップで受信されたスキャンデータをもとに、前記スキャン実行ステップでスキャンされた帳票に、帳票データの更新命令を示す更新命令情報が含まれるか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップで前記帳票に更新命令情報が含まれると判定された場合に、前記記入用の帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、スキャンされた前記記入用の帳票にユーザにより記入された情報を用いて更新し、前記判定ステップで前記帳票に更新命令情報が含まれないと判定された場合に、前記帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを、スキャンされた前記帳票に記入された情報を用いて更新しないように処理する帳票データ処理ステップと
を備えることを特徴とする情報処理システムの制御方法。
【請求項１０】
情報処理サーバの記憶手段に記憶される帳票データに対応する帳票データ識別情報と前記記憶手段に記憶された帳票データの更新命令を示す更新命令情報とが印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票、または、前記更新命令情報は印刷されずに前記帳票データ識別情報が印刷された帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記スキャン実行手段でスキャンして得られた帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段とを備える画像処理装置と通信可能な情報処理サーバであり、帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバの制御方法であって、
前記情報処理サーバが、
前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信ステップと、
前記スキャンデータ受信ステップで受信されたスキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた帳票に、帳票データの更新命令を示す更新命令情報が含まれるか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップで前記帳票に更新命令情報が含まれると判定された場合に、前記記入用の帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、スキャンされた前記記入用の帳票にユーザにより記入された情報を用いて更新し、前記判定ステップで前記帳票に更新命令情報が含まれないと判定された場合に、前記帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを、スキャンされた前記帳票に記入された情報を用いて更新しないように処理する帳票データ処理ステップと
を備えることを特徴とする情報処理サーバの制御方法。
【請求項１１】
帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバと、当該情報処理サーバと通信可能な画像処理装置とを含む情報処理システムで実行可能なプログラムであって、
前記画像処理装置を、
前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報と前記記憶手段に記憶された帳票データの更新命令を示す更新命令情報とが印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票、または、前記更新命令情報は印刷されずに前記帳票データ識別情報が印刷された帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、
前記スキャン実行手段でスキャンして得られた帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段
として機能させ、
前記情報処理サーバを、
前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信手段と、
前記スキャンデータ受信手段で受信されたスキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた帳票に、帳票データの更新命令を示す更新命令情報が含まれるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれると判定された場合に、前記記入用の帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、スキャンされた前記記入用の帳票にユーザにより記入された情報を用いて更新し、前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれないと判定された場合に、前記帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを、スキャンされた前記帳票に記入された情報を用いて更新しないように処理する帳票データ処理手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１２】
情報処理サーバの記憶手段に記憶される帳票データに対応する帳票データ識別情報と前記記憶手段に記憶された帳票データの更新命令を示す更新命令情報とが印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票、または、前記更新命令情報は印刷されずに前記帳票データ識別情報が印刷された帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記スキャン実行手段でスキャンして得られた帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段とを備える画像処理装置と通信可能な情報処理サーバであり、帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバで実行可能なプログラムであって、
前記情報処理サーバを、
前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信手段と、
前記スキャンデータ受信手段で受信されたスキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた帳票に、帳票データの更新命令を示す更新命令情報が含まれるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれると判定された場合に、前記記入用の帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、スキャンされた前記記入用の帳票にユーザにより記入された情報を用いて更新し、前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれないと判定された場合に、前記帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを、スキャンされた前記帳票に記入された情報を用いて更新しないように処理する帳票データ処理手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１３】
記入用の帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバと、当該情報処理サーバと通信可能な画像処理装置とを含む情報処理システムであって、
前記画像処理装置は、
前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報を含む前記記入用の帳票を印刷するように制御する印刷制御手段と、
前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報が印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、
前記スキャン実行手段でスキャンされた前記記入用の帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段と
を備え、
前記情報処理サーバは、
前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信手段と、
前記スキャンデータ受信手段で受信した前記スキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた記入用帳票に印刷された帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、前記記入用の帳票のユーザにより記入された情報を用いて更新する帳票データ処理手段と、
前記印刷制御手段で記入用の帳票が印刷される場合に、当該記入用の帳票に対応する帳票データに関連する業務ワークフローにおける承認を中断する承認中断手段と、
前記帳票データ処理手段で前記帳票データの更新がなされた場合に、前記承認中断手段で中断した承認を再開する承認再開手段と
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１４】
記入用の帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバと、当該情報処理サーバと通信可能な画像処理装置とを含む情報処理システムの制御方法であって、
前記画像処理装置が、
前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報を含む前記記入用の帳票を印刷するように制御する印刷制御ステップと、
前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報が印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票のスキャンを実行するスキャン実行ステップと、
前記スキャン実行ステップでスキャンされた前記記入用の帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信ステップと
を備え、
前記情報処理サーバが、
前記スキャンデータ送信ステップで送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信ステップと、
前記スキャンデータ受信ステップで受信した前記スキャンデータをもとに、前記スキャン実行ステップでスキャンされた記入用帳票に印刷された帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、前記記入用の帳票のユーザにより記入された情報を用いて更新する帳票データ処理ステップと、
前記印刷制御ステップで記入用の帳票が印刷される場合に、当該記入用の帳票に対応する帳票データに関連する業務ワークフローにおける承認を中断する承認中断ステップと、
前記帳票データ処理ステップで前記帳票データの更新がなされた場合に、前記承認中断ステップで中断した承認を再開する承認再開ステップと
を備えることを特徴とする情報処理システムの制御方法。
【請求項１５】
記入用の帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバと、当該情報処理サーバと通信可能な画像処理装置とを含む情報処理システムで実行可能なプログラムであって、
前記画像処理装置を、
前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報を含む前記記入用の帳票を印刷するように制御する印刷制御手段と
前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報が印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、
前記スキャン実行手段でスキャンされた前記記入用の帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段
として機能させ、
前記情報処理サーバを、
前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信手段と、
前記スキャンデータ受信手段で受信した前記スキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた記入用帳票に印刷された帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、前記記入用の帳票のユーザにより記入された情報を用いて更新する帳票データ処理手段と
前記印刷制御手段で記入用の帳票が印刷される場合に、当該記入用の帳票に対応する帳票データに関連する業務ワークフローにおける承認を中断する承認中断手段と、
前記帳票データ処理手段で前記帳票データの更新がなされた場合に、前記承認中断手段で中断した承認を再開する承認再開手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１６】
記入用の帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバであって、前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報を含む前記記入用の帳票を印刷するように制御する印刷制御手段と前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報が印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記スキャン実行手段でスキャンされた前記記入用の帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段とを備える画像処理装置とを含む情報処理サーバであって、
前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信手段と、
前記スキャンデータ受信手段で受信した前記スキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた記入用帳票に印刷された帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、前記記入用の帳票のユーザにより記入された情報を用いて更新する帳票データ処理手段と
前記印刷制御手段で記入用の帳票が印刷される場合に、当該記入用の帳票に対応する帳票データに関連する業務ワークフローにおける承認を中断する承認中断手段と、
前記帳票データ処理手段で前記帳票データの更新がなされた場合に、前記承認中断手段で中断した承認を再開する承認再開手段と
を備えることを特徴とする情報処理サーバ。
【請求項１７】
記入用の帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバであって、前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報を含む前記記入用の帳票を印刷するように制御する印刷制御手段と前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報が印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記スキャン実行手段でスキャンされた前記記入用の帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段とを備える画像処理装置とを含む情報処理サーバの制御方法であって、
前記情報処理サーバが、
前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信ステップと、
前記スキャンデータ受信ステップで受信した前記スキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた記入用帳票に印刷された帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、前記記入用の帳票のユーザにより記入された情報を用いて更新する帳票データ処理ステップと
前記印刷制御手段で記入用の帳票が印刷される場合に、当該記入用の帳票に対応する帳票データに関連する業務ワークフローにおける承認を中断する承認中断ステップと、
前記帳票データ処理ステップで前記帳票データの更新がなされた場合に、前記承認中断ステップで中断した承認を再開する承認再開ステップと
を備えることを特徴とする情報処理サーバの制御方法。
【請求項１８】
記入用の帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバであって、前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報を含む前記記入用の帳票を印刷するように制御する印刷制御手段と前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報が印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記スキャン実行手段でスキャンされた前記記入用の帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段とを備える画像処理装置とを含む情報処理サーバで実行可能なプログラムであって、
前記情報処理サーバを、
前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信手段と、
前記スキャンデータ受信手段で受信した前記スキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた記入用帳票に印刷された帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、前記記入用の帳票のユーザにより記入された情報を用いて更新する帳票データ処理手段と
前記印刷制御手段で記入用の帳票が印刷される場合に、当該記入用の帳票に対応する帳票データに関連する業務ワークフローにおける承認を中断する承認中断手段と、
前記帳票データ処理手段で前記帳票データの更新がなされた場合に、前記承認中断手段で中断した承認を再開する承認再開手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローの申請情報を更新する仕組みに関し、特にクライアント端末を用いずに申請情報を更新する情報処理システム、その制御方法、及びプログラム、並びに情報処理サーバ、その制御方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、交通費や出張費など経費精算が必要な場合には、経費精算の申請書を紙に印刷し、申請書に必要事項を記入して提出することが行われている。特に近年では、このような申請を承認するための業務ワークフローシステムが発達しており、申請書をスキャンして画像データに変換し、業務ワークフローシステムの申請に添付している。
【０００３】
業務ワークフローシステムが発達したとしても、領収書等は紙文書であるので、申請書を一度紙に出力して、記入したものをスキャンして画像データに変換している。更に、申請が完了した後、申請の控えとして紙に出力している。
【０００４】
申請書はこのように様々な形態で紙文書に出力されるが、従来、このような申請書は、サーバに保存されたフォームデータと申請情報に基づいて印刷している。フォームデータは申請書のテンプレートであり、申請情報は当該テンプレートに表示する実データである。これらをオーバーレイで重ね合わせて、申請書の印刷データを生成している。
【０００５】
特に、このような申請書の作成は、クライアント端末がなく、複合機のようなプリンタのみが存在する工場等で利用される。クライアント端末が1人に1台ない環境においては、複合機から申請書を直接印刷するという方法も一般的である。複合機からの印刷とは、具体的には、業務に必要な申請書の印刷メニューを複合機に用意しておき、ユーザが複合機にログインして任意の申請書の印刷を指示すると、複合機から業務ワークフローシステムに申請書の印刷指示を送信し、業務ワークフローシステムでフォームデータと申請情報をオーバーレイして印刷データを生成している。
【０００６】
このようなオーバーレイを行う仕組みとして、下記の特許文献１では、フォームが異なる各種記入用紙の記入項目を抽出し、抽出された記入項目に対して差し込みデータの関連付けを行う仕組みが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００６−９２２０８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、元々の申請情報に誤りが存在する場合がある。この場合には、ユーザはクライアント端末から業務ワークフローシステムにログインし、誤りのある申請情報を訂正している。
【０００９】
しかし、クライアント端末が存在しない環境では、業務ワークフローシステムにログインすることができず、誤りの訂正ができない。基本的に、クライアント端末が存在しない環境では、管理者が代表となってすべてのユーザの申請を一括しておこなうため、各ユーザ自身が申請を行うわけではない。よって誤りがあった場合には、管理者を通じて申請の訂正を行う必要があり、非常に手間である。
【００１０】
また、クライアント端末があったとしても、業務ワークフローシステムにログインして、当該申請情報を検索する手間もあり、より簡易に訂正したいニーズがある。
【００１１】
本発明は、帳票を印刷するための帳票データを、画像処理装置を用いて容易に更新することの可能な仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記の目的を達成するために、本発明の情報処理システムは、帳票を印刷するための情報である帳票データを記憶する記憶手段を備えた情報処理サーバと、当該情報処理サーバと通信可能な画像処理装置とを含む情報処理システムであって、前記画像処理装置は、前記記憶手段に記憶される前記帳票データに対応する帳票データ識別情報と前記記憶手段に記憶された帳票データの更新命令を示す更新命令情報とが印刷された記入用の帳票であって、ユーザによる記入がなされた当該記入用の帳票、または、前記更新命令情報は印刷されずに前記帳票データ識別情報が印刷された帳票のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記スキャン実行手段でスキャンして得られた帳票のスキャンデータを、前記情報処理サーバに送信するスキャンデータ送信手段とを備え、前記情報処理サーバは、前記スキャンデータ送信手段で送信されたスキャンデータを受信するスキャンデータ受信手段と、前記スキャンデータ受信手段で受信されたスキャンデータをもとに、前記スキャン実行手段でスキャンされた帳票に、帳票データの更新命令を示す更新命令情報が含まれるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれると判定された場合に、前記記入用の帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを特定し、当該特定された帳票データの情報を、スキャンされた前記記入用の帳票にユーザにより記入された情報を用いて更新し、前記判定手段で前記帳票に更新命令情報が含まれないと判定された場合に、前記帳票の帳票データ識別情報に対応する前記記憶手段に記憶された帳票データを、スキャンされた前記帳票に記入された情報を用いて更新しないように処理する帳票データ処理手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、帳票を印刷するための帳票データを、画像処理装置を用いて容易に更新することのできる効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施形態における情報処理システム１００の一例を示す構成図である。
【図２】図１に示すクライアント端末１０１、サーバ１０２のハードウェア構成の一例を示す構成図である。
【図３】図１に示す画像処理装置１０３のハードウェア構成の一例を示す構成図である。
【図４】図１に示すクライアント端末１０１、サーバ１０２、画像処理装置１０３のモジュール構成の一例を示す構成図である。
【図５】本発明の実施形態の概要の一例を示す模式図である。
【図６】本発明の実施形態の概要の一例を示す模式図である。
【図７】本発明の実施形態における新規申請の処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態における申請情報の更新の処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】本実施例における申請情報テーブル９００と申請書フォームテーブル９２０の構成の一例を示す構成図である。
【図１０】本実施例における新規申請画面１０００の構成の一例を示す構成図である。
【図１１】本実施例における処理命令受付画面１１００の構成の一例を示す構成図である。
【図１２】本実施例におけるＯＣＲ処理領域の説明を行うための模式図である。
【図１３】本実施例における申請書フォームデータの説明を行うための模式図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。
【００１６】
図１は、本発明の情報処理システム１００のシステム構成の一例を示す図である。本発明の情報処理システム１００は、クライアント端末１０１、サーバ１０２（情報処理サーバ）、画像処理装置１０３が設置されており、それら装置は無線通信等のネットワーク１０４によって相互にデータ通信可能に接続されている。図１のネットワーク１０４上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００１７】
クライアント端末１０１は、サーバ１０２に接続し、各種ワークフローの申請や承認を行うための装置である。尚、本実施例においては、クライアント端末１０１は、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  ｃｏｍｐｕｔｅｒ）を想定して説明を行うが、スマートフォンやタブレット端末のようなデバイスでも、その他の装置でもよい。
【００１８】
サーバ１０２は、クライアント端末１０１からの申請や承認を受け付けて、業務ワークフローシステムを動作させる装置である。また、クライアント端末１０１からの申請に応じて、申請書（帳票）の控えを画像処理装置１０３に対して印刷指示する。サーバ１０２は、申請書の控えに付す二次元バーコードを生成する。二次元バーコードには、サーバ１０２に記憶された申請情報を示す識別情報や、申請書のフォームデータを示す識別情報等が含まれる。
【００１９】
画像処理装置１０３は、サーバ１０２から指示された印刷を実行し、紙に出力する。また、ユーザからの指示に応じて、申請書をスキャンし、サーバ１０２に送信する。画像処理装置１０３では、印刷やスキャンといったＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｒｉｎｔｅｒ）としての機能を備える。
【００２０】
図２は、本発明の実施形態におけるクライアント端末１０１とサーバ１０２のハードウェア構成を示す図である。
【００２１】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２２】
また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  ＯｕｔｐｕｔＳｙｓｔｅｍ)やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００２３】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２４】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
【００２５】
ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００２６】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標  ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるカード型メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２７】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００２８】
尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２９】
本発明の各装置が後述する各種処理を実行するために用いられる各種プログラム等は外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ２１１に格納されている。
【００３０】
次に、画像処理装置１０３のハードウェア構成の一例について図３を用いて説明する。
【００３１】
コントローラユニット３１６は、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮやＷＡＮ（Ｗｉｄｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００３２】
ＣＰＵ３０１は、システム全体を制御するプロセッサである。ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリである。
【００３３】
ＲＯＭ３０３は、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３０４は、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。
【００３４】
操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）３０７は、操作部３０８とのインタフェース部であり、操作部３０８に表示する画像データを操作部３０８に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から本システム使用者が入力した情報（例えば、ユーザ情報等）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。なお、操作部３０８はタッチパネルを有する表示部を備え、該表示部に表示されたボタンを、ユーザが押下（指等でタッチ）することにより、各種指示を行うことができる。
【００３５】
ネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉ／Ｆ）３０５は、ネットワーク（ＬＡＮ）に接続し、データの入出力を行う。モデム（ＭＯＤＥＭ）３０６は、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。
【００３６】
外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）３１８は、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）、ＩＥＥＥ１３９４（Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ  ｏｆ  Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌ  ａｎｄ  Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ  Ｅｎｇｉｎｅｅｒｓ  １３９４）、プリンタポート、ＲＳ−２３２Ｃ（Ｒｅｃｏｍｍｅｎｄｅｄ  Ｓｔａｎｄａｒｄ  ２３２  ｖｅｒｓｉｏｎ  Ｃ）等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となるＩＣカードの読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ３１８に接続されている。
【００３７】
更に、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９によるＩＣカードからの情報読み取りを制御し、当該ＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。
【００３８】
イメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ  ＢＵＳ  Ｉ／Ｆ）３２０は、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。
【００３９】
画像バス３１５は、ＰＣＩバス（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ  Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔｓ  Ｉｎｔｅｒｃｏｎｎｅｃｔ  ｂｕｓ）またはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。
【００４０】
ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）３１０は、ベクトルデータをビットマップイメージに展開する。
【００４１】
プリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）３１１は、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００４２】
スキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）３１３は、スキャナ部３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００４３】
画像処理部３１７は、入力画像データに対し補正、加工及び編集やプリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ  Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ  Ｅｘｐｅｒｔｓ  Ｇｒｏｕｐ）、２値画像データはＪＢＩＧ（Ｊｏｉｎｔ  Ｂｉ−ｌｅｖｅｌ  Ｉｍａｇｅ  Ｅｘｐｅｒｔｓ  Ｇｒｏｕｐ）等の圧縮伸張処理を行う。
【００４４】
スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ部３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
【００４５】
プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットを備える。
【００４６】
操作部３０８は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。
【００４７】
ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【００４８】
以上のような構成によって、画像処理装置１０３は、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをＮｅｔｗｏｒｋ  Ｉ／Ｆ３０５からＬＡＮに送信し、ＬＡＮから受信した印刷データをＮｅｔｗｏｒｋ  Ｉ／Ｆ３０５を経由してプリンタ部３１２より印刷出力することができる。
【００４９】
また、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信し、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力することできる。
【００５０】
次に、クライアント端末１０１、サーバ１０２、画像処理装置１０３のモジュール構成を示す機能構成図について、図４を用いて説明する。尚、図４の各種装置のモジュール構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００５１】
クライアント端末１０１は、画面表示モジュール４０１、送受信モジュール４０２、申請モジュール４０３を備える。
【００５２】
画面表示モジュール４０１は、各種データやテーブルを取得して、ＣＲＴ２１０に表示するためのモジュールである。また、表示された画面に対してユーザから指示された指示内容や入力内容の取得も行う。送受信モジュール４０２は、サーバ１０２や画像処理装置１０３をはじめとする各種装置とデータの送受信をするためのモジュールである。申請モジュール４０３は、サーバ１０２で管理される業務ワークフローに対する各種申請を行うモジュールである。申請モジュール４０３で受け付けた情報は送受信モジュール４０２でサーバ１０２に送信される。
【００５３】
サーバ１０２は、記憶モジュール４１１、送受信モジュール４１２、申請情報管理モジュール４１３、ＯＣＲモジュール４１４、ワークフロー管理モジュール４１５、二次元バーコード生成モジュール４１６を備える。
【００５４】
記憶モジュール４１１は、各種データやテーブルを記憶するためのモジュールである（記憶手段）。本実施例では特に後述する申請情報テーブル９００（図９参照）、申請書フォームテーブル９２０（図９参照）の記憶を行う。送受信モジュール４１２は、クライアント端末１０１や画像処理装置１０３をはじめとする各種装置とデータの送受信をするためのモジュールである。申請情報管理モジュール４１３は、業務ワークフローに対する申請に伴って生成される、申請情報の更新を管理する。ＯＣＲモジュール４１４は、画像処理装置１０３から送信されたスキャンデータに対して文字の読み取りを行うためのモジュールである。ワークフロー管理モジュール４１５は、業務ワークフローで承認を行う申請を管理する。クライアント端末１０１から申請された申請内容に基づいて、各承認者に対して承認を求める。また、クライアント端末１０１からの承認または否認の指示を受け取り、承認状況を管理する。二次元バーコード生成モジュール４１６は、記憶モジュール４１１で記憶された各種テーブルの情報やユーザから受け付けた指示内容に基づいて、二次元バーコードを生成する。
【００５５】
画像処理装置１０３は、画面表示モジュール４２１、送受信モジュール４２２、スキャンモジュール４２３を備える。
【００５６】
画面表示モジュール４２１は、各種データやテーブルを取得して、ＣＲＴ３１０に表示するためのモジュールである。また、表示された画面に対してユーザから指示された指示内容や入力内容の取得も行う。送受信モジュール４２２は、クライアント端末１０１やサーバ１０２をはじめとする各種装置とデータの送受信をするためのモジュールである。スキャンモジュール４２３は、紙文書をスキャンして、スキャンデータを生成するためのモジュールである。生成されたスキャンデータは、送受信モジュール４２２でサーバ１０２に送信する。
【００５７】
次に、本発明の実施例の概要について、図５及び図６を用いて説明する。
【００５８】
図５は、後述する図７で行う新規申請処理の概要図である。まず、ユーザはクライアント端末１０１を通じてサーバ１０２に接続し、サーバ１０２に対して承認申請を行う申請内容の登録を行う。そして、申請がなされると申請の控えとして控えの申請書を出力する。この際にサーバ１０２では、申請書のテンプレートであるフォームデータと、実データである申請情報とをオーバーレイすることで申請書フォームデータを生成する。具体的には、図５に示すようにフォームデータ（ＦＣＰデータ）と申請情報（ＤＡＴデータ）を用いてオーバーレイして、申請書フォームデータ（ＰＤＦデータ）を生成する。この時に、当該フォームデータと申請情報を示す識別情報を格納した二次元バーコードを生成し、申請書フォームデータに含める。二次元バーコードでなくとも、他の方法でもよい。また、本実施例では識別情報を格納するが、フォームデータと申請情報自体を格納してもよい。このようにして生成された申請書フォームデータを画像処理装置１０３に送信し、画像処理装置１０３から紙に出力する。図５では、ユーザが画像処理装置１０３から印刷指示を行っているが、クライアント端末１０１から申請した場合に自動的に出力されてもよいし、図５のように出力指示を行ってもよい。
【００５９】
次に、図６で申請情報の更新について説明する。図６は、後述する図８で行う申請情報の更新に関する概要図である。まず、ユーザは申請書の内容を修正したい場合には、申請書の控えを画像処理装置１０３でスキャンする。スキャンされた申請書に命令コードがあるか否かを判定し、命令コードがなければ処理内容の受け付けを行う。命令コードは、処理内容を示す二次元バーコードである。処理内容は、申請情報を修正する「更新」と、申請情報に追加する「追加登録」がある。これらのうち１つを選択すると、当該処理内容を示す二次元バーコードを生成し、スキャンされた申請書とオーバーレイした申請書フォームデータを出力する。ここでは、実データである申請情報は表示しない。ユーザは、出力された申請書に変更内容を手書きで記入し、再度スキャンを行う。ここでは命令コードが付されているので、当該命令コードを読み取って更新を行う。手書きされた項目を特定してサーバ１０２に記憶された申請情報を更新する。どの申請情報を更新すべきかは、二次元バーコードに含まれる申請情報の識別情報を取得し、これに基づいて更新する申請情報を特定する。このようにして、クライアント端末１０１を介さずとも、紙文書だけで申請情報の更新を行うことができる。以下、この仕組みについて説明を行う。
【００６０】
次に、本発明の実施例における情報処理システム１００によって行われる新規申請に関する処理について、図７に示すフローチャートを用いて説明する。本フローチャートは、クライアント端末１０１からサーバ１０２に接続し、業務ワークフローの新規申請を行うための処理である。尚、Ｓ１０１乃至Ｓ１０５の各ステップはクライアント端末１０１におけるＣＰＵ２０１の制御の下、処理が行われる。また、Ｓ１０６乃至Ｓ１１２の各ステップはサーバ１０２におけるＣＰＵ２０１の制御の下、処理が行われる。また、Ｓ１１３、Ｓ１１４の各ステップは画像処理装置１０３におけるＣＰＵ３０１の制御の下、処理が行われる。
【００６１】
まず、ステップＳ１０１では、クライアント端末１０１は、ユーザからの指示に応じて業務ワークフローシステムにログインする。ログインの方法はなんでもよい。
【００６２】
ステップＳ１０２では、クライアント端末１０１は、業務ワークフローの新規申請を行うための新規申請画面１０００（図１０参照）をＣＲＴ２１０に表示させる。本実施例では、新規申請画面１０００は、経費申請の入力を受け付けることができるような画面になっている。
【００６３】
ステップＳ１０３では、クライアント端末１０１は、ステップＳ１０２で表示された新規申請の入力を受け付ける。そして、ステップＳ１０４では、クライアント端末１０１は、新規申請の入力がなされ、新規申請画面１０００に備えられた申請ボタン１００１が押下されたか否かを判定する。申請ボタン１００１が押下されたと判定された場合には、ステップＳ１０５に処理を進め、そうでない場合には、申請ボタン１００１が押下されるまで待機する。
【００６４】
ステップＳ１０５では、クライアント端末１０１は、入力された各種情報を申請情報（帳票データ）としてサーバ１０２に送信する。そして、ステップＳ１０６では、サーバ１０２は、クライアント端末１０１から送信された申請情報を受信し、ステップＳ１０７では、受信した申請情報を申請情報テーブル９００（図９参照）に格納する。
【００６５】
申請情報テーブル９００（図９参照）は、申請情報ＩＤ９０１（帳票データ識別情報）、出金伝票Ｎｏ９０２、申請日９０３、申請者９０４、承認者９０５、使用日９０６、使用金額９０７、出金理由９０８、領収書９０９、承認可否９１０から構成される。申請情報ＩＤ９０１は、申請情報ごとに割り振られる識別番号である。出金伝票Ｎｏ９０２、申請日９０３、申請者９０４、承認者９０５、使用日９０６、使用金額９０７、出金理由９０８、領収書９０９は、新規申請画面１０００で入力された申請情報を格納するための項目である。尚、出金伝票Ｎｏ９０２は申請情報が格納されると自動的に一意な番号が割り振られ、承認者９０５は申請者９０４や申請内容に応じて自動的に決定される。また、領収書９０９はユーザがアップロードした領収書の画像データを格納してもよいし、当該画像データに対するファイルパスを格納してもよい。承認可否９１０は、承認者９０５によって承認行為を許可するか否かを示す。後述する処理において、申請情報の更新が行われるが、その更新が行われている際には承認をできないように制御する必要がある。そのためのフラグとなっている。申請書フォームＩＤ９１１は、後述する申請書フォームテーブル９２０の申請書フォームＩＤ９２１と対応し、当該申請情報が使用する申請フォームが格納されている。この項目は、申請情報を格納する際に自動的に格納される情報である。
【００６６】
ステップＳ１０８では、サーバ１０２は、受信した申請情報に対応する申請書フォーム（フォームデータ）を申請書フォームテーブル９２０（図９参照）から取得する。申請書フォームは、当該申請書の申請書フォームＩＤ９１１を参照し、当該申請書フォームＩＤ９１１に対応する申請書フォームＩＤ９２１を持つフォームデータ９２２を取得するようにすればよい。
【００６７】
申請書フォームテーブル９２０（図９参照）は、申請書フォームＩＤ９２１とフォームデータ９２２から構成される。申請書フォームＩＤ９２１（フォームデータ識別情報）は、申請書フォームごとに割り振られる識別番号である。また、フォームデータ９２２は、申請書のテンプレートであるフォームデータが登録されている。フォームデータは、申請書の文字の配置や申請情報の差し込み位置などを格納するデータである。
【００６８】
ステップＳ１０９では、サーバ１０２は、ステップＳ１０８で取得した申請書フォームに含まれる申請書フォームＩＤ９２１を取得し、当該申請書フォームＩＤ９２１が含まれる二次元バーコードを生成する。尚、申請書フォームＩＤ９２１が含まれれば他に情報を含めてもよい。
【００６９】
ステップＳ１１０では、サーバ１０２は、ステップＳ１０７で登録された申請情報の申請情報ＩＤ９０１を取得し、当該申請情報ＩＤ９０１が含まれる二次元バーコードを生成する。尚、申請書フォームＩＤ９２１と同様に、他にも情報が含まれてもよい。また、本実施例では、申請書フォームＩＤ９２１と申請情報ＩＤ９０１で別々の二次元バーコードを生成するが、これらを１つまとめて１つの二次元バーコードとしてもよい。
【００７０】
ステップＳ１１１では、サーバ１０２は、ステップＳ１０９とステップＳ１１０で生成された二次元バーコードと、ステップＳ１０７で登録した申請情報と、ステップＳ１０８で取得した申請フォームの３つに基づいて、申請書フォームデータを生成する。具体的には、図１３の申請書フォームデータ１３０１に示す通り、申請書フォームに申請情報を差し込み、生成された各二次元バーコードを所定の位置に表示させる。こうすることで申請書の控えである申請書フォームデータが生成される。
【００７１】
ステップＳ１１２では、サーバ１０２は、ステップＳ１１１で生成された申請書フォームデータの印刷指示を画像処理装置１０３に送信する。尚、本実施例ではサーバ１０２が自動的に画像処理装置１０３に送信する形態として説明するが、クライアント端末１０１からの指示に応じて送信してもよいし、画像処理装置１０３からの要求に応じて送信するようにしてもよい。
【００７２】
ステップＳ１１３では、画像処理装置１０３は、サーバ１０２から送信された申請書フォームデータの印刷指示を受信し、ステップＳ１１４では、受信した印刷指示に基づいて、申請書フォームデータを紙に出力する。こうすることで、申請書の控えを出力しておく。
【００７３】
次に、本発明の実施例における情報処理システム１００によって行われる申請情報の更新に関する処理について、図８に示すフローチャートを用いて説明する。本フローチャートは、画像処理装置１０３でスキャンされた申請書に付された命令コードに応じて、申請情報の更新を行うための処理である。尚、Ｓ２０１乃至Ｓ２０３、Ｓ２１３、Ｓ２１４の各ステップは画像処理装置１０３におけるＣＰＵ２０１の制御の下、処理が行われる。また、Ｓ２０４乃至Ｓ２１２、Ｓ２１５乃至Ｓ２２５の各ステップはサーバ１０２におけるＣＰＵ２０１の制御の下、処理が行われる。
【００７４】
ステップＳ２０１では、画像処理装置１０３は、ユーザからの申請書のスキャンの実行を受け付ける。ステップＳ２０１におけるスキャンは、ステップＳ１１４で出力された申請書のスキャンでもよいし、後述するステップＳ２１４で出力された申請書のスキャンでもよい。
【００７５】
ステップＳ２０２では、画像処理装置１０３は、ユーザからの指示に応じて申請書のスキャンを実行する（スキャン実行処理）。そして、スキャンされた紙文書を画像データ（スキャンデータ）に変換する。そして、ステップＳ２０３では、画像処理装置１０３は、ステップＳ２０２で生成されたスキャンデータをサーバ１０２に送信する（スキャンデータ送信手段）。
【００７６】
ステップＳ２０４では、サーバ１０２は、画像処理装置１０３から送信されたスキャンデータを受信し（スキャンデータ受信手段）、ステップＳ２０５では、受信したスキャンデータに含まれる二次元バーコードを読み取る。
【００７７】
ステップＳ２０６では、サーバ１０２は、ステップＳ２０５で読み取った二次元バーコードの中に、命令コード（更新命令情報）が存在したか否かを判定する（更新命令有無判定手段）。命令コードは、後述するステップＳ２０８で生成される二次元バーコードである。命令コードには、申請情報の更新または追加登録の指示（更新命令）が含まれており、当該命令コードが含まれていれば、後述するステップＳ２１５乃至ステップＳ２２５で申請情報の更新を行う。命令コードが存在すると判定された場合には、ステップＳ２１５に処理を進め、そうでない場合には、ステップＳ２０７に処理を進める。
【００７８】
まず命令コードが存在しなかった場合について説明する。ステップＳ２０７では、サーバ１０２は、処理命令受付画面１１００（図１１参照）を表示し、ユーザからの選択を受け付ける。処理命令受付画面１１００では、更新ボタン１１０１と追加登録ボタン１１０２が備えられている。更新ボタン１１０１は、申請情報を更新する場合に押下され、追加登録ボタン１１０２は、申請情報に新しく情報を追加する場合に押下される。
【００７９】
ステップＳ２０８では、サーバ１０２は、ステップＳ２０７で受け付けた処理命令を示す二次元バーコードを生成する。例えば、ステップＳ２０７で更新ボタン１１０１が押下された場合には、「更新」を示す二次元バーコードを生成し、追加登録ボタン１１０２が押下された場合には、「追加登録」を示す二次元バーコードを生成する。これらの処理が判断できれば、二次元バーコードでなくてもよい。
【００８０】
ステップＳ２０９では、サーバ１０２は、ステップＳ２０５で読み取った二次元バーコードから申請情報ＩＤ９０１を取得し、当該申請情報ＩＤ９０１に基づいて申請書フォームを取得する。申請情報ＩＤ９０１から申請書フォームＩＤ９１１を特定し、特定された申請書フォームＩＤ９１１を持つ申請書フォームを申請書フォームテーブル９２０から特定すればよい。
【００８１】
ステップＳ２１０では、サーバ１０２は、ステップＳ２０５で読み取った二次元バーコードと、ステップＳ２０８で生成された二次元バーコードを含む申請書フォームデータを、ステップＳ２０９で取得した申請書フォームに基づいて生成する。具体的には、図１３の申請書フォームデータ１３０２、申請書フォームデータ１３０３に示す通りとなる。ステップＳ２０５で読み取られた申請書フォームＩＤ９１１の二次元バーコードと、同じく読み取られた申請情報ＩＤ９０１が含まれる二次元バーコードと、ステップＳ２０８で生成された命令コードが含まれる二次元バーコードを含める。前述の通り、各二次元バーコードに含まれる情報をまとめて、１つの二次元バーコードにしてもよい。
【００８２】
ステップＳ２１１では、サーバ１０２は、ステップＳ２０５で読み取った二次元バーコードに含まれる申請情報ＩＤ９０１から特定される申請情報の承認を一時的に中断する（承認中断手段）。具体的には、当該申請情報の承認可否９１０を「不可」に変更して、ステップＳ２０７で受け付けた処理命令が実行されるまで承認をできないように制御する。業務ワークフローシステムは、この承認可否９１０が「不可」になっている申請は承認できないような仕組みとする。
【００８３】
ステップＳ２１２は、サーバ１０２は、ステップＳ２１０で生成された申請書フォームデータの印刷指示を画像処理装置１０３に対して送信する（帳票データ処理手段）。ステップＳ２１３では、画像処理装置１０３は、サーバ１０２から送信された申請書フォームデータの印刷指示を受信し、ステップＳ２１４では、当該印刷指示に基づいて、申請書フォームデータを紙に出力する（印刷手段）。前述の通り、図１３の申請書フォームデータ１３０２や申請書フォームデータ１３０３のような形態で出力される。ユーザは、この申請情報のない申請書に対して手書きで更新したい項目の情報を記入する。または、追加したい情報を記入する。例えば、使用金額が間違っていた場合には、使用金額の欄に正しい金額を使用金額１３０４に示すように記載する。または、領収書の添付を忘れていたので、領収書１３０５に貼り付ける。このようにして出来上がった紙文書のスキャンを再度ステップＳ２０１で受け付け、スキャンデータに変換してサーバ１０２に送信する。すると、ステップＳ２０５で命令コードを含む二次元バーコードの読み取りができるので、ステップＳ２０６の判定でステップＳ２１５に処理を進めることになる。
【００８４】
ステップＳ２０６で命令コードが存在すると判定された場合には、ステップＳ２１５では、サーバ１０２は、当該命令コードの種別が更新なのか、追加登録なのかを判定する。更新であると判定された場合には、ステップＳ２１６に処理を進め、追加登録であると判定された場合には、ステップＳ２２１に処理を進める。
【００８５】
ステップＳ２１６では、サーバ１０２は、ステップＳ２０５で読み取った二次元バーコードから申請書フォームＩＤ９２１を取得し、スキャンデータに使われている申請書フォームを特定する。
【００８６】
ステップＳ２１７では、サーバ１０２は、ステップＳ２１６で特定した申請書フォームのフォームデータ９２２に基づいて、申請情報のデータ入力領域を特定し、当該入力領域に対してＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）処理を実行する。ＯＣＲ処理の結果取得した情報は、当該ＯＣＲ処理を行った領域に対応する項目名（申請者や金額等）と対応づけてＲＡＭ２０３に記憶しておく。具体的には、図１２に示すように、フォームデータ９２２には申請情報のデータ入力領域が設定されている。これらのデータ入力領域をそのままＯＣＲを行うＯＣＲ領域に置き換えて、当該領域に対してＯＣＲ処理を実行する。
【００８７】
ステップＳ２１８では、サーバ１０２は、ステップＳ２０５で読み取った二次元バーコードから申請情報ＩＤ９０１を取得し、当該申請情報ＩＤ９０１から申請情報を特定する。
【００８８】
ステップＳ２１９では、サーバ１０２は、ステップＳ２１８で特定された申請情報を、ステップＳ２１７でＯＣＲ処理した結果、取得した情報で更新する（帳票データ処理手段）。例えば、図１３の使用金額１３０４「１５，２５０」をステップＳ２１７で取得した場合、二次元バーコードの申請情報ＩＤ９０１に基づいて申請情報テーブル９００から申請情報を特定し、当該申請情報の使用金額９０７に「１５，２５０」を上書き更新する。
【００８９】
ステップＳ２２０では、サーバ１０２は、ステップＳ２１１で一時中断した承認を再開する（承認再開手段）。具体的には、二次元バーコードの申請情報ＩＤ９０１から特定される申請情報の承認可否９１０を「可」に変更する。ステップＳ２１９で更新が完了したので、承認を再開させる。
【００９０】
一方、ステップＳ２１５で命令コードの種別が追加登録であると判定された場合には、ステップＳ２２１では、サーバ１０２は、前述したステップＳ２１６と同様に二次元バーコードの申請書フォームＩＤ９２１から申請書フォームを特定する。そして、ステップＳ２２２では、サーバ１０２は、特定された申請書フォームのフォームデータ９２２に基づいて追加情報のＯＣＲ処理を実行する。ステップＳ２２３では、サーバ１０２は、二次元バーコードの申請情報ＩＤ９０１から申請情報と特定する。
【００９１】
ステップＳ２２４では、サーバ１０２は、ステップＳ２２２でＯＣＲ処理した結果、取得した情報をステップＳ２２３で特定した申請情報に追加登録する（帳票データ処理手段）。具体的には、図１３の領収書１３０５に示すように、新規申請時にはなかったが新たに領収書を添付する場合がある。この場合には、追加登録で領収書を添付した申請書フォームデータをスキャンし、領収書の画像データを当該申請情報の領収書９０９に格納する。
【００９２】
ステップＳ２２５では、サーバ１０２は、ステップＳ２１１で一時中断した承認を再開する（承認再開手段）。具体的には、二次元バーコードの申請情報ＩＤ９０１から特定される申請情報の承認可否９１０を「可」に変更する。ステップＳ２２４で更新が完了したので、承認を再開させる。
【００９３】
以上説明したように、本実施形態によれば、紙文書に更新のための識別情報が含まれるか否かを判定し、当該識別情報が含まれていた場合に、紙文書に含まれる申請情報を特定する識別情報に基づいてサーバ上の申請情報を更新することができるので、ユーザの業務効率を向上させることができる。
【００９４】
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００９５】
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
【００９６】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００９７】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【００９８】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリーカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【００９９】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【０１００】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１０１】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１０２】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１０３】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【０１０４】
なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【符号の説明】
【０１０５】
１００  情報処理システム
１０１  クライアント端末
１０２  サーバ
１０３  画像処理装置１０３
１０４  ネットワーク
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラ
２０９  入力装置
２１０  ディスプレイ装置
２１１  外部メモリ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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