(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の画像形成装置と、前記複数の画像形成装置それぞれに接続されたサーバーとを含んだファイル管理システムであって、
前記サーバーに記憶されたファイルを管理するためのファイル管理部を備え、
前記ファイル管理部は、第１のユーザーによって前記複数の画像形成装置のうちの第１の画像形成装置からアップロードされ、前記サーバーに記憶されているファイルを、前記複数の画像形成装置のうちの第２の画像形成装置でダウンロードして出力する際に、ユーザーに対して前記第２の画像形成装置での出力制限を定めた登録情報に基づいて前記第２の画像形成装置にログインしたユーザーに対する前記ファイルの出力制限を判定するとともに、
前記ログインしたユーザーが前記第１のユーザーであれば、出力制限なく前記第２の画像形成装置における前記ファイルの出力を許可し、
前記ログインしたユーザーが前記登録情報に登録されたユーザーのうち前記第１のユーザー以外のユーザーであれば、前記第２の画像形成装置における前記ファイルの出力を前記出力制限に基づき制限する、ファイル管理システム。
【請求項２】
前記複数の画像形成装置には、ユーザーグループの属性と共にユーザー登録がなされており、
前記ファイル管理部は、前記登録情報に登録されたグループのうち、前記第１のユーザーの属する第１のグループ以外のグループに属するユーザーの情報に基づいて前記ファイルの出力制限を判定する、請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項３】
前記ファイル管理部は、前記第１の画像形成装置から前記ファイルのアップロードを指示した第１のユーザーが前記第２の画像形成装置で前記ファイルの出力を指示した場合に、前記登録情報に登録されたユーザーのうち、前記第１の画像形成装置での出力制限を定めた第２の登録情報に登録されているユーザー以外のユーザーの情報に基づいて前記ファイルの出力制限を判定する、請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項４】
前記ファイル管理部は、前記登録情報に登録されたユーザーのうち、前記第１のユーザー以外のユーザー数、前記第１の画像形成装置での出力制限を定めた第２の登録情報にユーザー登録されているユーザー以外のユーザー数、または前記登録情報に登録されたグループのうち、前記第１のユーザーの属する第１のグループ以外のグループに属するユーザー数、に応じて前記ファイルの出力制限を判定する、請求項１〜３のいずれかに記載のファイル管理システム。
【請求項５】
前記ファイル管理部は、前記登録情報に登録されたユーザーのうち、前記第１のユーザー以外のユーザー、前記第１の画像形成装置での出力制限を定めた第２の登録情報にユーザー登録されているユーザー以外のユーザー、または前記第２の登録情報に登録されたグループのうち第１のユーザーの属する第１のグループ以外のグループに属するユーザーの前記第２の画像形成装置の使用頻度に応じて前記ファイルの出力制限を判定する、請求項１〜３のいずれかに記載のファイル管理システム。
【請求項６】
前記ファイル管理部は、前記登録情報に登録されたユーザーのうち、前記第１のユーザー以外のユーザー数、前記第２の登録情報にユーザー登録されているユーザー以外のユーザー数、または前記登録情報に登録されたグループのうち前記第１のグループ以外のグループに属するユーザー数、あるいは、前記登録情報に登録されたユーザーのうち、前記第１のユーザー以外のユーザー、前記第２の登録情報にユーザー登録されているユーザー以外のユーザー、または前記登録情報に登録されたグループのうち前記第１のグループ以外のグループに属するユーザーの前記第２の画像形成装置の使用頻度が、予め記憶しているしきい値以上であった場合に、前記ファイルの出力形態を前記第１のユーザーから指示された出力形態よりもセキュリティーレベルの高い出力形態に切り替える、請求項４または５に記載のファイル管理システム。
【請求項７】
前記ファイル管理部は、前記ファイルの属性を解析するための解析部を含み、前記ファイルの属性に応じて前記しきい値を特定する、請求項６に記載のファイル管理システム。
【請求項８】
前記ファイル管理部は、前記第１の画像形成装置から第１のユーザーの指示に従って前記サーバーにアップロードする際に、前記ファイルを暗号化して鍵情報を前記第１の画像形成装置に前記第１のユーザーに関連付けて記憶し、前記第１のユーザーが前記第２の画像形成装置で前記ファイルの出力を指示した場合に、前記第１の画像形成装置から前記鍵情報を取得して前記サーバーからダウンロードした前記ファイルを復号化する、請求項１〜７のいずれかに記載のファイル管理システム。
【請求項９】
請求項１〜８のいずれかに記載のファイル管理システムに含まれる前記ファイル管理部を備える、画像形成装置。
【請求項１０】
複数の画像形成装置と、前記複数の画像形成装置それぞれに接続されたサーバーとを含んだファイル管理システムにおけるファイル管理方法であって、
前記複数の画像形成装置のうちの第１の画像形成装置において、第１のユーザーからの指示に従って前記サーバーにファイルのアップロードするステップと、
前記複数の画像形成装置のうちの第２の画像形成装置において、前記第１のユーザーからの指示に従って前記サーバーに記憶されているファイルを、ダウンロードして出力するステップとを備え、
前記ダウンロードして出力するステップは、
ユーザーに対して前記第２の画像形成装置での出力制限を定めた登録情報に基づいて前記第２の画像形成装置にログインしたユーザーに対する前記ファイルの出力制限を判定するとともに、
前記ログインしたユーザーが前記第１のユーザーであれば、出力制限なく前記第２の画像形成装置における前記ファイルの出力を許可し、
前記ログインしたユーザーが前記登録情報に登録されたユーザーのうち前記第１のユーザー以外のユーザーであれば、前記第２の画像形成装置における前記ファイルの出力を前記出力制限に基づき制限するステップとをさらに含む、ファイル管理方法。
【請求項１１】
他の画像形成装置において暗号化された後に第１のユーザーによってサーバーにアップロードされたファイルを、ダウンロードして出力する処理を画像形成装置に実行させるためのプログラムであって、
前記ダウンロードするファイルの指定を受け付けるステップと、
ユーザーに対して前記他の画像形成装置での出力制限を定めた登録情報に基づいて前記他の画像形成装置にログインしたユーザーに対する前記ファイルの出力制限を判定するステップと、
前記判定するステップにおいて出力可能と判定された場合に、前記サーバーから前記ファイルをダウンロードするステップと、
前記他の画像形成装置から、前記暗号化に用いた鍵情報を取得するステップと、
前記鍵情報を用いて前記ファイルを復号化するステップと、
前記ファイルを、前記判定するステップで出力可能と判定された出力形態で出力するステップとを前記画像形成装置に実行させ、
前記判定するステップは、
前記ログインしたユーザーが前記第１のユーザーであれば、出力制限なく前記他の画像形成装置における前記ファイルの出力を許可し、
前記ログインしたユーザーが前記登録情報に登録されたユーザーのうち前記第１のユーザー以外のユーザーであれば、前記他の画像形成装置における前記ファイルの出力を前記出力制限に基づき制限する、ファイル管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明はファイル管理システム、画像形成装置、ファイル管理方法、およびファイル管理プログラムに関し、特に、サーバーにファイルを保存して利用するファイル管理システム、画像形成装置、ファイル管理方法、およびファイル管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
プリンターやスキャナーやそれらの複合機であるＭＦＰ（Multi-Functional Peripheral）などの画像形成装置に、インターネットやＬＡＮ（Local Area Network）などの専用回線で接続されたサーバーに、画像形成装置からファイルを送信して保存させる使い方がある。
【０００３】
このようにしてサーバーにファイルを保存する際に、任意のパスワードを用いてファイルを暗号化することでファイルのセキュリティー管理を行なうシステムが提案されている。このようなシステムでは、セキュリティー強化のため、上記パスワードがサーバーにファイルを送信（アップロード）した画像形成装置からしか参照できないようにされている場合がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−１９９１８０号公報
【特許文献２】特開２００５−２６７３５３号公報
【特許文献３】特開２００８−１８１３５９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、上述のようなシステムを利用する場合であっても、一定の基準を満たす場合には該ファイルを送信した画像形成装置とは異なる画像形成装置で該ファイルを利用（ダウンロード、印刷等）したい場合がある。
【０００６】
しかしながら、不特定多数のユーザーが使用可能な画像形成装置である場合には、出力物を取り忘れたり、第三者に持ち去られたり、盗み見られたりなどすると情報が流出してしまい、セキュリティー上の問題がある。
【０００７】
サーバーに保存されたファイルのセキュリティー管理としては、たとえば特開２００８−１９９１８０号公報（特許文献１）は、サーバーにファイルを送信したＭＦＰに対して所定の端末から閲覧要求を行なうことでＭＦＰがサーバーに対してファイルの送信を要求し、サーバーから送信されたファイルを端末に送信するシステムを開示している。
【０００８】
また、特開２００５−２６７３５３号公報（特許文献２）は、ファイルに位置によるアクセス制限情報を埋め込むことで、検出されたクライアント装置の位置に応じて該ファイルに対するアクセス権を変更するシステムを開示している。
【０００９】
また、特開２００８−１８１３５９号公報（特許文献３）は、入室者のセキュリティーレベルと、室内の各クライアント端末で使用されているファイル類のセキュリティーレベルとに基づいて、入室者に許可されていないファイル類を使用しているクライアント端末に対して所定の制御指示を送信するシステムを開示している。
【００１０】
これら特許文献１〜３の技術を利用したとしても、出力物を取り忘れる等すると情報が流出する可能性がある、という問題は解消されない。
【００１１】
本発明はこのような問題に鑑みてなされたものであって、サーバーにファイルを保存して利用するファイル管理システムであって、ファイルのセキュリティーを確保しつつ利用しやすく管理することのできるファイル管理システム、画像形成装置、ファイル管理方法、およびファイル管理プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記目的を達成するために、本発明のある局面に従うと、ファイル管理システムは、複数の画像形成装置と、複数の画像形成装置それぞれに接続されたサーバーとを含んだファイル管理システムであって、サーバーに記憶されたファイルを管理するためのファイル管理部を備える。ファイル管理部は、第１のユーザーによって複数の画像形成装置のうちの第１の画像形成装置からアップロードされ、サーバーに記憶されているファイルを、複数の画像形成装置のうちの第２の画像形成装置でダウンロードして出力する際に、ユーザーに対して第２の画像形成装置での出力制限を定めた登録情報に基づいて第２の画像形成装置にログインしたユーザーに対するファイルの出力制限を判定するとともに、ログインしたユーザーが第１のユーザーであれば、出力制限なく第２の画像形成装置におけるファイルの出力を許可し、ログインしたユーザーが登録情報に登録されたユーザーのうち第１のユーザー以外のユーザーであれば、第２の画像形成装置におけるファイルの出力を出力制限に基づき制限する。
【００１４】
より好ましくは、複数の画像形成装置には、ユーザーグループの属性と共にユーザー登録がなされており、ファイル管理部は、登録情報に登録されたグループのうち、第１のユーザーの属する第１のグループ以外のグループに属するユーザーの情報に基づいてファイルの出力制限を判定する。
【００１５】
好ましくは、ファイル管理部は、第１の画像形成装置からファイルのアップロードを指示した第１のユーザーが第２の画像形成装置でファイルの出力を指示した場合に、登録情報に登録されたユーザーのうち、第１の画像形成装置での出力制限を定めた第２の登録情報に登録されているユーザー以外のユーザーの情報に基づいてファイルの出力制限を判定する。
【００１６】
好ましくは、ファイル管理部は、登録情報に登録されたユーザーのうち、第１のユーザー以外のユーザー数、第１の画像形成装置での出力制限を定めた第２の登録情報にユーザー登録されているユーザー以外のユーザー数、または登録情報に登録されたグループのうち、第１のユーザーの属する第１のグループ以外のグループに属するユーザー数、に応じてファイルの出力制限を判定する。
【００１７】
好ましくは、登録情報に登録されたユーザーのうち、第１のユーザー以外のユーザー、第１の画像形成装置での出力制限を定めた第２の登録情報にユーザー登録されているユーザー以外のユーザー、または第２の登録情報に登録されたグループのうち第１のユーザーの属する第１のグループ以外のグループに属するユーザーの第２の画像形成装置の使用頻度に応じてファイルの出力制限を判定する。
【００１８】
より好ましくは、登録情報に登録されたユーザーのうち、第１のユーザー以外のユーザー数、第２の登録情報にユーザー登録されているユーザー以外のユーザー数、または登録情報に登録されたグループのうち第１のグループ以外のグループに属するユーザー数、あるいは、登録情報に登録されたユーザーのうち、第１のユーザー以外のユーザー、第２の登録情報にユーザー登録されているユーザー以外のユーザー、または登録情報に登録されたグループのうち第１のグループ以外のグループに属するユーザーの第２の画像形成装置の使用頻度が、予め記憶しているしきい値以上であった場合に、ファイルの出力形態を第１のユーザーから指示された出力形態よりもセキュリティーレベルの高い出力形態に切り替える。
【００１９】
より好ましくは、ファイル管理部はファイルの属性を解析するための解析部を含み、ファイルの属性に応じて上記しきい値を特定する。
【００２０】
好ましくは、ファイル管理部は、第１の画像形成装置から第１のユーザーの指示に従ってサーバーにアップロードする際に、ファイルを暗号化して鍵情報を第１の画像形成装置に第１のユーザーに関連付けて記憶し、第１のユーザーが第２の画像形成装置でファイルの出力を指示した場合に、第１の画像形成装置から鍵情報を取得してサーバーからダウンロードしたファイルを復号化する。
【００２１】
本発明の他の局面に従うと、画像形成装置は上述のファイル管理システムに含まれるファイル管理部を備える。
【００２２】
本発明のさらに他の局面に従うと、ファイル管理方法は複数の画像形成装置と複数の画像形成装置それぞれに接続されたサーバーとを含んだファイル管理システムにおけるファイル管理方法であって、複数の画像形成装置のうちの第１の画像形成装置において、第１のユーザーからの指示に従ってサーバーにファイルのアップロードするステップと、複数の画像形成装置のうちの第２の画像形成装置において、第１のユーザーからの指示に従ってサーバーに記憶されているファイルを、ダウンロードして出力するステップとを備え、ダウンロードして出力するステップは、ユーザーに対して第２の画像形成装置での出力制限を定めた登録情報に基づいて第２の画像形成装置にログインしたユーザーに対するファイルの出力制限を判定するとともに、ログインしたユーザーが第１のユーザーであれば、出力制限なく第２の画像形成装置におけるファイルの出力を許可し、ログインしたユーザーが登録情報に登録されたユーザーのうち第１のユーザー以外のユーザーであれば、第２の画像形成装置におけるファイルの出力を出力制限に基づき制限するステップとをさらに含む。
【００２３】
本発明のさらに他の局面に従うと、ファイル管理プログラムは他の画像形成装置において暗号化された後に第１のユーザーによってサーバーにアップロードされたファイルをダウンロードして出力する処理を画像形成装置に実行させるためのプログラムであって、ダウンロードするファイルの指定を受け付けるステップと、ユーザーに対して他の画像形成装置での出力制限を定めた登録情報に基づいて他の画像形成装置にログインしたユーザーに対するファイルの出力制限を判定するステップと、判定するステップにおいて出力可能と判定された場合に、サーバーからファイルをダウンロードするステップと、他の画像形成装置から、暗号化に用いた鍵情報を取得するステップと、鍵情報を用いてファイルを復号化するステップと、ファイルを、判定するステップで出力可能と判定された出力形態で出力するステップとを画像形成装置に実行させる。判定するステップは、ログインしたユーザーが第１のユーザーであれば、出力制限なく他の画像形成装置におけるファイルの出力を許可し、ログインしたユーザーが登録情報に登録されたユーザーのうち第１のユーザー以外のユーザーであれば、他の画像形成装置におけるファイルの出力を出力制限に基づき制限する。
【発明の効果】
【００２４】
この発明によると、サーバーにアップロードされたファイルのセキュリティーを確保しつつ、利用しやすく管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】実施の形態にかかるファイル管理システム（以下、システムと略する）の構成の具体例を示す図である。
【図２】システムに含まれるＭＦＰ（Multi-Functional Peripheral）のハードウェア構成の具体例を示す図である。
【図３】システムでの動作概要を表わした図である。
【図４】ＭＦＰからサーバーへファイルをアップロードする際の流れを表わした図である。
【図５】アップロードログの具体例を表わした図である。
【図６】アップロード元となるＭＦＰに記憶されるパスワードの具体例を表わした図である。
【図７】アップロード元となるＭＦＰに記憶されるパスワードの具体例を表わした図である。
【図８】アップロード元のＭＦＰからサーバーへアップロードされたファイルを他のＭＦＰでダウンロードする際の流れを表わした図である。
【図９】アップロード元のＭＦＰからサーバーへアップロードされたファイルを他のＭＦＰでダウンロードする際の流れの他の例を表わした図である。
【図１０】ジョブ履歴の具体例を示す図である。
【図１１】アップロード元のＭＦＰからサーバーへアップロードされたファイルを他のＭＦＰでダウンロードする際の流れの他の例を表わした図である。
【図１２】ＭＦＰの機能構成の具体例を示す図である。
【図１３】ＭＦＰでの動作の流れを表わすフローチャートである。
【図１４】ＭＦＰの機能構成の変形例を示すブロック図である。
【図１５】アップロードログの他の具体例を示す図である。
【図１６】しきい値テーブルの具体例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２６】
以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。
【００２７】
＜システム構成＞
図１は、本実施の形態にかかるファイル管理システム（以下、システムと略する）の構成の具体例を示す図である。
【００２８】
図１を参照して、システムは、複数の、画像形成装置であり、かつ、ファイル管理装置としても機能するＭＦＰ（Multi-Functional Peripheral）１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃ，１００Ｄと、各ＭＦＰとインターネットで接続され、ファイルサーバーとして機能するサーバー３００とを含む。なお、複数のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃ，１００Ｄを代表させてＭＦＰ１００と称する。
【００２９】
以降の説明では、画像形成装置としてコピー、スキャン、ファクシミリ等の機能を複合的に備えた複合機であるＭＦＰがシステムに含まれるものとしているが、画像形成装置はＭＦＰに限定されず、他の装置と通信する機能を有したファイル処理装置であれば、コピー機やスキャナー等の他の装置であってもよい。
【００３０】
＜装置構成＞
図２は、ＭＦＰ１００のハードウェア構成の具体例を示す図である。
【００３１】
図２を参照して、ＭＦＰ１００は、全体を制御するための演算装置であるＣＰＵ（Central Processing Unit）１０と、ＣＰＵ１０で実行されるアプリケーション（プログラム）等を記憶するためのＲＯＭ（Read Only Memory）１１と、ＣＰＵ１０でプログラムを実行する際の作業領域として機能するためのＲＡＭ（Random Access Memory）１２と、図示しない原稿台に載置された原稿を光学的に読み取って画像データーを得るためのスキャナー１３と、画像データーを印刷用紙上に固定するためのプリンター１４と、情報を表示したり当該ＭＦＰ１００に対する操作入力を受け付けたりするためのタッチパネルを含んだ操作パネル１５と、画像データー等を保存するためのメモリー１６と、他の装置との通信の制御するための通信コントローラー１７とを含む。
【００３２】
サーバー３００は一般的なコンピューター等で構成されてよい。従って、そのハードウェア構成は特定の構成に限定されず、一例として、全体を制御するための演算装置であるＣＰＵと、ＣＰＵで実行されるプログラムなどを記憶するためのＲＯＭと、ＣＰＵでプログラムを実行する際の作業領域として機能するためのＲＡＭと、ファイル等を記憶するための記憶装置の一例としてのＨＤＤ（Hard Disk Drive）と、他の装置との通信の制御するための通信コントローラーとを含むものであってよい。
【００３３】
＜動作概要＞
図３は、本システムでの動作概要を表わした図である。
【００３４】
図３において、図１のＭＦＰ１００Ａ〜１００Ｄに該当するＭＦＰ１〜４を最上位とする各列に表示された顔型は、それぞれのＭＦＰに登録されたログインが許可されたユーザーを表わしており、同じ列に表わされた顔型は同一ユーザーであることを表わしている。たとえば、第１行で表わされるユーザーＡ１はＭＦＰ１〜４のいずれにも登録され、第２行で表わされるユーザーＡ２はＭＦＰ１〜３に登録され、かつＭＦＰ４に登録されていないことが表わされている。
【００３５】
さらに、図３において、ＭＦＰ１〜４を最上位とする各列に表示された顔型を囲む枠はこれらユーザーの属する「部門」を表わしている。たとえば、ユーザーＡ１〜Ａ４は部門Ａに属し、ユーザーＢ１，Ｂ２は部門Ｂに属し、ユーザーＣ１，Ｃ２は部門Ｃに属していることが表わされている。さらに、ＭＦＰ１，２，４にはユーザーが部門登録されており、これらＭＦＰでは部門管理（部門ごとの利用状況の集計や課金等）が可能であり、ＭＦＰ３には部門登録されておらず該ＭＦＰでは部門管理を行なわないことが表わされている。
【００３６】
図３を参照して、該システムでは、一例として、ＭＦＰ１を利用して部門Ａに属するユーザーＡ１がＭＦＰ１に搭載されているアプリケーションを実行してファイルを（図１のサーバー３００に該当する）サーバーに送信（アップロード）し、保存する。このとき、該アプリケーションはファイルに対して暗号化処理を施し、その処理に用いた鍵情報がＭＦＰ１に記憶される。
【００３７】
当該システムでは、他のＭＦＰ２〜４のいずれのＭＦＰにおいても搭載されているアプリケーションを実行することでＭＦＰ１からアップロードされたファイルをダウンロードすることが可能である。
【００３８】
図４は、ＭＦＰ１からサーバーへファイルをアップロードする際の流れを表わした図である。
【００３９】
図４を参照して、ＭＦＰ１に搭載されているアプリケーションは、ユーザーＡ１からファイルのアップロードの指示を受け付けると（ステップＳ１１）、ユーザーＡ１用のパスワードを生成し（ステップＳ１２）、該パスワードをＭＦＰ１に記憶させる（ステップＳ１３）。
【００４０】
アプリケーションは、ＭＦＰ１へのパスワードの保存が完了したことを確認した後に（ステップＳ１４）、サーバーへ当該ファイルをアップロードするための処理を実行してアップロードする（ステップＳ１５）。
【００４１】
アプリケーションはサーバーからアップロードが完了した旨の通知を受けると（ステップＳ１６）、サーバーに記憶されているアップロードログを更新する（ステップＳ１７）。アプリケーションはサーバーからアップロードログの更新が完了した旨の通知を受けると（ステップＳ１８）、一連のアップロードする動作を完了する。
【００４２】
上記アップロードログは、少なくともアップロードしたユーザーＡ１とアップロードしたＭＦＰ１とを関連付ける情報を含む。図５は、アップロードログの具体例を表わした図である。すなわち、図５を参照して、アップロードログは、サーバーにアップロードされたファイルごとに、当該アップロードを指示したユーザーを特定する情報と該アップロードを行なったＭＦＰを特定する情報とを含む。
【００４３】
以降の説明では、アップロードログはファイルサーバーであるサーバー３００自身に記憶されるものとするが、本システムに含まれるすべてのＭＦＰに搭載されたアプリケーションから参照可能な場所であればサーバー３００に限定されるものではない。たとえば、本システムにサーバー３００とは別にすべてのＭＦＰに搭載されたアプリケーションから参照可能なログ管理専用のサーバーが含まれて、当該ログ管理専用のサーバーに記憶されてもよい。
【００４４】
上記ステップＳ１５のサーバーへ当該ファイルをアップロードするための処理では、上記ステップＳ１２で生成したパスワードを用いてファイルを暗号化した後に暗号化ファイルをサーバーへ送信する。このパスワードは上記ステップＳ１３でＭＦＰ１に記憶されるため、アップロード元のＭＦＰ１からでないと参照できない。すなわち、ファイルをサーバーにアップロードすると、サーバーには暗号化されたファイルとアップロードログとが保存され、アップロード元となるＭＦＰ１にはパスワードが保存される。
【００４５】
図６および図７は、アップロード元となるＭＦＰ１に記憶されるパスワードの具体例を表わした図である。図６の例ではユーザーごとに１つのパスワードが記憶されており、図７の例では、ユーザーおよびファイルごとに１つのパスワードが記憶されている。すなわち、上記ステップＳ１２では、図６に示されたようにユーザーごとに１つのパスワードを割り当てるようにパスワードを生成してもよいし、図７に示されたようにユーザーおよびファイルごとに１つのパスワードを割り当てるようにパスワードを生成してもよい。
【００４６】
各ＭＦＰに記憶されたパスワードは、当該ＭＦＰに搭載されているアプリケーションのみによって参照可能であって、他のＭＦＰに搭載されているアプリケーションからは参照不可である。
【００４７】
図８は、ＭＦＰ１からサーバーへアップロードされたファイルをＭＦＰ２でダウンロードする際の流れを表わした図である。
【００４８】
図８を参照して、ＭＦＰ２に搭載されているアプリケーションは、ユーザーＡ１からファイルのダウンロードの指示を受け付けると（ステップＳ２１）、サーバーに対してユーザーＡ１がアップロードしたファイルの一覧を要求し（ステップＳ２２）、サーバーからファイル一覧を受け取る（ステップＳ２３）。そして、ファイル一覧をＭＦＰ２の操作パネルに表示する（ステップＳ２４）。
【００４９】
ユーザーＡ１はＭＦＰ２に表示されたファイル一覧の中から対象とするファイルを選択し、たとえばその印刷を指示する（ステップＳ２５）このとき、アプリケーションはＭＦＰ２に登録されているユーザーの情報をＭＦＰ２に対して要求し（ステップＳ２６）、ＭＦＰ２からそれを得る（ステップＳ２７）。そして、その情報を用いて指示されたファイルの出力制限について判定する（ステップＳ２８）。
【００５０】
アップロード元であるＭＦＰに登録されているユーザー情報も利用して出力制限について判定する場合には、アプリケーションはアップロードログを参照してアップロード元であるＭＦＰ１を特定し、ＭＦＰ１に登録されているユーザーの情報をＭＦＰ１に対して要求してその情報を得る。
【００５１】
上記ステップＳ２８の判定の結果、対象のファイルが出力可能であれば、アプリケーションは、サーバーに対して対象とするファイルのダウンロードを要求し（ステップＳ２９）、サーバーから該ファイルを得る（ステップＳ３０）。
【００５２】
さらに、アプリケーションは、対象とするファイルのアップロード元であるＭＦＰ１に対してユーザーＡ１用のパスワードを要求し（ステップＳ３１）、ＭＦＰ１から当該パスワードを得る（ステップＳ３２）。そして、そのパスワードを用いて上記ステップＳ３０でダウンロードしたファイルを複合化し（ステップＳ３３）、そのファイルのＭＦＰ２での印刷を実行する（ステップＳ３４）。
【００５３】
なお、上記ステップＳ２８の判定の結果、対象のファイルが出力不可能であれば、アプリケーションは対象のファイルの出力を行なうことなくエラー通知を行なう。または、指示された出力処理に替えて、セキュリティーレベルを高くした代替の処理に限定して操作できるようにしてもよい。セキュリティーレベルを高くした代替の処理としては、たとえば、ユーザー認証を必要とする印刷であるセキュアプリントのみの許可、プレビューのみの許可、低解像度の印刷のみの許可、地紋や所定位置へのマスク画像を追加した印刷のみの許可、カラー画像のファイルのモノクロ印刷のみの許可、などが挙げられる。
【００５４】
上記ステップＳ２８では、アプリケーションは、ダウンロードするＭＦＰへのユーザーＡ１以外のユーザーの使用可能性に基づいて指定されたファイルの出力制限について判定する。
【００５５】
ユーザーＡ１以外のユーザーの使用可能性の一例として、ダウンロードするＭＦＰへのユーザーＡ１以外のユーザーの登録状況を利用することが挙げられる。これは、登録されているユーザーがダウンロードするＭＦＰを使用する可能性が高く、出力物を取り忘れる等したとしたときに登録されているユーザーが出力物を取得する可能性が高いと考えるためである。
【００５６】
一例として、アプリケーションは、アップロードしたユーザーであるユーザーＡ１以外のユーザーがダウンロードするＭＦＰに登録されているときは、指定されたファイルについてすべての形態での出力を禁止すると判定する例が挙げられる。図３の例においてユーザーＡ１がＭＦＰ１からアップロードしたファイルをＭＦＰ２でダウンロードする場合、ＭＦＰ２にはユーザーＡ１以外のユーザーとしてユーザーＡ２およびユーザーＡ３が登録されているため、アプリケーションは、一例として、指定されたファイルについてすべての形態での出力を禁止すると判定する。
【００５７】
他の例として、アプリケーションは、アップロードしたユーザーであるユーザーＡ１以外のユーザーがダウンロードするＭＦＰに登録されているときに、所定の形態での出力を禁止すると判定してもよい。図３の例においてユーザーＡ１がＭＦＰ１からアップロードしたファイルをＭＦＰ２でダウンロードする場合、ＭＦＰ２にはユーザーＡ１以外のユーザーとしてユーザーＡ２およびユーザーＡ３が登録されているため、アプリケーションは、一例として、通常印刷を禁止し、セキュアプリントのみ許可すると判定する。
【００５８】
また、他の例として、アプリケーションは、アップロードしたユーザーであるユーザーＡ１の属する部門以外のユーザーがダウンロードするＭＦＰに登録されているときは、所定の形態での出力を禁止すると判定してもよい。図３の例においてユーザーＡ１がＭＦＰ１からアップロードしたファイルをＭＦＰ２でダウンロードする場合、ＭＦＰ２にはユーザーＡ１の属する部門Ａのみが登録されており、他の部門のユーザーが登録されていないため、アプリケーションは、一例として、指示された形態（印刷）での出力が可能と判定する。
【００５９】
また、他の例として、アプリケーションは、アップロードしたユーザーであるユーザーＡ１以外のダウンロードするＭＦＰに登録されているユーザーが一定数以上の場合に所定の形態での出力を禁止すると判定してもよい。図３の例においてユーザーＡ１がＭＦＰ１からアップロードしたファイルをＭＦＰ３でダウンロードする場合、ＭＦＰ３にはユーザーＡ１以外のユーザーが４人登録されているので、アプリケーションは、一例として、印刷を行なう代わりにプレビュー表示のみを行なうと判定する。
【００６０】
この例の場合、アプリケーションは、ダウンロードするＭＦＰに登録されているユーザー数が多いほどファイルの内容の流出するリスクが高いと判断し、より高度の制限を行なうと判定してもよい。すなわち、登録されているユーザー数に応じて段階的にセキュリティーレベルを切り替えてもよい。なお、セキュリティーレベルを切り替える場合、ユーザー数のしきい値はアプリケーションが自動的に設定してもよいし、管理者やアップロードしたユーザー等の特定のユーザーが個別に設定してもよい。
【００６１】
ユーザーＡ１以外のユーザーの使用可能性の一例として、ダウンロードするＭＦＰでのユーザーＡ１以外のユーザーのジョブ履歴を利用することが挙げられる。これは、ジョブ実行率の高いユーザーほどＭＦＰを使用する可能性が高く、出力物を取り忘れる等したとしたときにジョブ実行率の高いユーザーが出力物を取得する可能性が高いと考えるためである。
【００６２】
一例として、アプリケーションは、アップロードしたユーザーであるユーザーＡ１以外のユーザーのダウンロードするＭＦＰでのジョブ履歴が一定数以上の場合にすべての形態での出力を禁止したり、所定の形態での出力を禁止したりすると判定してもよい。ここでのユーザーＡ１以外のユーザーには、いわゆるパブリックユーザーも含まれるものとする。
【００６３】
この場合、本システムでは、図８に表わされた動作の一部について図９に表わされたような動作が行なわれる。すなわち、図８のステップＳ２６でアプリケーションはダウンロードするＭＦＰに対して登録されているユーザー情報を要求する替わりに、当該ＭＦＰにおけるジョブ履歴を要求し（ステップＳ２６’）、それを取得する（ステップＳ２７’）。
【００６４】
上記ステップＳ２７’でダウンロードするＭＦＰから図１０に示されるジョブ履歴が得られたとする。この場合、ユーザーＡ１が過去に当該ＭＦＰで行なったジョブは全ジョブの４０％、他のユーザーのジョブが６０％であり、ユーザーＡ１のジョブ実行率が高いと言える。そのため、アプリケーションは、一例として、指示された形態（印刷）での出力が可能と判定する。
【００６５】
この例の場合、アプリケーションは、ダウンロードするＭＦＰにおけるユーザーＡ１以外のユーザーのジョブ実行率が高いほどファイルの内容の流出するリスクが高いと判断し、より高度の制限を行なうと判定してもよい。すなわち、登録されているユーザーＡ１以外のユーザーのジョブ実行率に応じて段階的にセキュリティーレベルを切り替えてもよい。なお、セキュリティーレベルを切り替える場合、ジョブ実行率のしきい値はアプリケーションが自動的に設定してもよいし、管理者やアップロードしたユーザー等の特定のユーザーが個別に設定してもよい。
【００６６】
ユーザーＡ１以外のユーザーの使用可能性の変形例として、ダウンロードするＭＦＰへのアップロード元のＭＦＰに登録されているユーザー以外のユーザーの使用可能性を、その登録状況を利用して考慮することが挙げられる。
【００６７】
この場合、アプリケーションは、ダウンロードするＭＦＰに、アップロード元のＭＦＰに登録されていないユーザーが１人でも登録されている場合、すべての形態での出力を禁止したり、所定の形態での出力を禁止したりすると判定してもよい。
【００６８】
本システムでは、図８に表わされた動作の一部について図１１に表わされたような動作が行なわれる。すなわち、図８のステップＳ２６，Ｓ２７でアプリケーションはダウンロードするＭＦＰに対して登録されているユーザー情報を要求して取得すると共に、ステップＳ３５，Ｓ３６で同様にしてアップロードログから特定されるアップロード元のＭＦＰに対しても登録されているユーザー情報を要求して取得する。
【００６９】
図３の例においてユーザーＡ１がＭＦＰ１からアップロードしたファイルをＭＦＰ４でダウンロードする場合、ＭＦＰ４にはユーザーＡ１以外のユーザーが２人登録され、いずれもＭＦＰ１に登録されていないユーザーである。そのため、アプリケーションは、一例として、指示された形態（印刷）での出力を実行せずにエラー表示を行なう。
【００７０】
＜機能構成＞
図１２は、上記動作を行なうためのＭＦＰの機能構成の具体例を示す図である。図１２に示される各機能は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０がＲＯＭ１１に記憶されるプログラム（アプリケーション）を読み出してＲＡＭ１２上に展開しつつ実行することで、主にＣＰＵ１０上に形成されるものであるが、少なくとも一部が図２に示されたハードウェア構成によって実現されてもよい。
【００７１】
図１２を参照して、ＭＦＰ１００のメモリー１６には、ログインが許可されたユーザーを記憶するための記憶領域であるユーザー情報記憶部１６１が設けられる。
【００７２】
さらに図１２を参照して、ＣＰＵ１０は、操作パネル１５をユーザーが操作することによって入力される指示（アプリケーションの起動、印刷要求等）を受け付けるための指示入力部１０１と、ファイルを指定した出力指示に従って、ユーザー情報記憶部１６１から登録されているユーザー情報を取得するためのユーザー情報取得部１０２と、自身に登録されているユーザー情報を用いて指定されたファイルの出力制限を判定するための出力制限判定部１０３と、出力可能と判定された場合に通信コントローラー１７を介してサーバーに指定されたファイルを要求し、該ファイルを取得するためのファイル取得部１０４と、出力可能と判定された場合に通信コントローラー１７を介してアップロード元のＭＦＰに出力指示したユーザー用のパスワードを要求し、該パスワードを取得するためのパスワード取得部１０５と、取得したファイルを取得したパスワードを用いて復号するための復号部１０６と、判定結果に従った出力形態でファイルの出力を行なうための出力制御部１０７とを含む。
【００７３】
この例の場合、出力制限判定部１０３は、ユーザー情報記憶部１６１に出力指示したユーザー以外のユーザーが登録されている場合、または、出力指示したユーザーの属する部門以外のユーザーが登録されている場合、ファイルの出力を制限すると判定する。ここでは、予めこの条件の場合の出力形態を記憶しておき、該当する場合に、その出力形態に制限する。
【００７４】
なお、上述のように、出力制限判定部１０３は当該ＭＦＰにおけるジョブ履歴に基づいて出力制限を判定してもよい。すなわち、出力制限判定部１０３は、出力指示したユーザー以外のユーザーのジョブ履歴がある場合、または、出力指示したユーザーの属する部門以外のユーザーのジョブ履歴がある場合、ファイルの出力を制限すると判定するようにしてもよい。この場合、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、ユーザー情報取得部１０２に替えて、メモリー１６に記憶されているジョブ履歴を取得するためのジョブ履歴取得部（不図示）を含む。
【００７５】
さらに、出力制限判定部１０３は、ユーザー情報記憶部１６１に登録されている出力指示したユーザー以外、または出力指示したユーザーの属する部門以外のユーザー数や、出力指示したユーザー以外、または出力指示したユーザーの属する部門以外のユーザーによるジョブ実行率に応じて出力制限を判定してもよい。ここでは、予め、ユーザー数やジョブ実行率のしきい値に応じた出力形態を記憶しておき、該当する場合にその出力形態に制限する。
【００７６】
＜動作フロー＞
図１３は、ＭＦＰ１００での動作の流れを表わすフローチャートである。図１３のフローチャートに表わされる動作は、ＭＦＰ１００においてファイルをサーバー３００からダウンロードして印刷等の出力を行なわせるためのアプリケーションが起動されると開始される。この動作は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０がＲＯＭ１１に記憶されるプログラム（アプリケーション）を読み出してＲＡＭ１２上に展開しつつ実行し、図１２の各機能を発揮させることによって実現される。
【００７７】
図１３を参照して、ＣＰＵ１０はログインユーザーのアップロードしたファイルの一覧をサーバー３００から取得し（ステップＳ１０１）、その一覧を選択可能に操作パネル１５に表示する（ステップＳ１０３）。
【００７８】
ファイル一覧から対象とするファイルが選択され、その出力（印刷等）が指示されると（ステップＳ１０５でＹＥＳ）、ＣＰＵ１０は、当該ＭＦＰ１００に登録されているユーザー情報を取得し（ステップＳ１０７）、それを用いて、指定されたファイルを指示された出力形態で出力可能であるか否か、出力制限の判定を行なう（ステップＳ１０９）。
【００７９】
判定の結果、出力可能である場合（ステップＳ１１１でＹＥＳ）、ＣＰＵ１０は、指定されたファイルをサーバー３００からダウンロードする（ステップＳ１１３）。
【００８０】
さらに、ＣＰＵ１０は、サーバー３００に記憶されているアップロードログを参照してアップロード元のＭＦＰを特定し、該ＭＦＰからログインユーザー用のパスワードを取得する（ステップＳ１１５）。そして、当該パスワードを用いてステップＳ１１３でダウンロードしたファイルを複合し（ステップＳ１１７）、上記ステップＳ１０９で判定された出力形態で出力する（ステップＳ１１９）。
【００８１】
なお、上記ステップＳ１０９で出力不可と判定された場合（ステップＳ１１１でＮＯ）、ＣＰＵ１０はエラー表示を行なって（ステップＳ１２１）、以降の動作をスキップして一連の動作を終了する。これにより、出力不可と判定された場合には、その理由等が操作パネル１５に表示された後に当該ファイルの出力がなされずに終了する。
【００８２】
なお、上記ステップＳ１１９で出力制限の判定結果に従って、指定された出力形態（印刷等）よりもセキュリティーレベルの高い出力形態など、代替の出力処理が行なわれる場合、上記ステップＳ１１９に先だってその旨を表示するようにしてもよい。さらには、その旨を表示した上で、出力を実行するか否かの選択を受け付けるようにしてもよい。さらには、上記ステップＳ１１３でのダウンロードに先だって出力形態を表示し、以降の動作を行なうか否かの選択を受け付けるようにしてもよい。
【００８３】
＜実施の形態の効果＞
本システムにおいて以上の動作が行なわれることで、サーバー３００にアップロードされたファイルをダウンロードするＭＦＰ１００では、当該ＭＦＰ１００の利用者情報に基づいてその出力が制限される。
【００８４】
すなわち、たとえばアップロードしたユーザー以外のユーザーや、アップロードしたユーザーの属する部門以外の属するユーザーは、ファイルの内容を流出させたくないユーザーとして、これらユーザーの使用する可能性の高いＭＦＰでは出力物の取り忘れや第三者による持ち去りや盗み見の可能性を低くする出力形態で出力される。
【００８５】
そのため、サーバー３００にアップロードされたファイルを、セキュリティーを保ったまま、アップロードしたＭＦＰと異なるＭＦＰからでも利用することが可能となる。これは、アプリケーション開発者やＭＦＰの管理者等が意識しなくても、ファイルの出力許可を与えるＭＦＰを動的に変更できることと同じである。従って、特別な操作を要することなく、セキュリティーを確保しつつユーザーの利便性を向上させることができる。
【００８６】
＜他の例１＞
出力制限の判定において、さらに、対象とするファイルの属性を考慮してもよい。すなわち、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、ファイルの属性に基づいてセキュリティーレベルのしきい値を切り替え、そのしきい値を用いて出力制限の判定を行なうようにしてもよい。
【００８７】
この場合、本システムでは、出力制限の判定に先だってＭＦＰはサーバーから対象とするファイルをダウンロードする。または、サーバーにアクセスして、対象とするファイルの必要な属性のみを取得してもよい。
【００８８】
図１４は、この判定を行なう場合のＭＦＰ１００の機能構成の具体例を示すブロック図である。図１４を参照して、この場合、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、図１２に示された機能に加えて、対象のファイルを解析することで必要な属性を特定するための解析部１０８と、その属性に応じて出力制限判定部１０３での判定で用いられるしきい値を特定するためのしきい値特定部１０９とをさらに含む。
【００８９】
解析部１０８は、ファイル取得部１０４が判定に先だってダウンロードしたファイルを受け取り、該ファイルを解析してもよい。他の例として、ファイル取得部１０４においてサーバーに記憶されているアップロードログを取得し、該アップロードログを解析して属性を特定してもよい。
【００９０】
図１５は、アップロードログの他の具体例を示す図である。図１５に示されるように、アップロードログは、サーバーにアップロードされたファイルごとに、図５に表わされた、当該アップロードを指示したユーザーを特定する情報と該アップロードを行なったＭＦＰを特定する情報とに加えて、そのファイルの属性として透かしの有無や暗号化レベルなどの情報が含まれる。
【００９１】
解析部１０８は図１５のようなアップロードログを参照することで、透かしの有無や暗号化レベルなどの、セキュリティーレベルを決定するために必要な属性を特定する。
【００９２】
しきい値特定部１０９は、予め特定の属性に関する値に対するセキュリティーレベルのしきい値の関係（以下、しきい値テーブルと称する）を記憶しておく。図１６は、しきい値テーブルの具体例を示す図である。図１６においては、ファイルをアップロードしたユーザー以外のユーザーやファイルをアップロードしたユーザーの属する部門以外の部門に属するユーザーなど、ファイルの内容の流出を防ぎたいユーザーが「安全ではないユーザー」と表現され、透かしの有無および暗号化レベルに応じて、出力形態ごとに安全でないユーザーの許容人数、つまりしきい値が規定されている。ここでは、透かしのあるファイルの方がないファイルよりも機密性の高いファイルとして、安全ではないユーザーの人数が少なく、つまり、しきい値が厳しく設定されている。また、暗号化レベルの高いファイルの方が低いファイルよりもしきい値が厳しく設定されている。
【００９３】
図３、図１５および図１６の例においてユーザーＡ１がＭＦＰ１からアップロードしたファイルＩＤ５のファイルをＭＦＰ３でダウンロードして印刷する場合、ＣＰＵ１０は、ファイルＩＤ５についての図１５のアップロードログと図１６のしきい値テーブルとを参照して、印刷に関する「安全ではないユーザー」の許容人数を０人と特定する。図３の例よりＭＦＰ３にはユーザーＡ１以外のユーザーが４人登録されているため、印刷は不可と判定される。また、他の出力形態としてセキュアプリントに関する「安全ではないユーザー」の許容人数が０人、プレビュー表示に関する「安全ではないユーザー」の許容人数が３人と特定されるため、他の形態に切り替えての出力も不可と判定される。そこでＣＰＵ１０は、この例の場合にはエラー表示を行なって印刷を実行しない。
【００９４】
本システムにおいてこのように判定されることで、ファイルの属性に応じて出力に関して適切なセキュリティーレベルが設定される。
【００９５】
＜他の例２＞
なお、以上の例では、ＭＦＰ１００において出力制限の判定が行なわれるものとしている。しかしながら、本システムに図１に示されていないファイル管理装置が含まれ、ＭＦＰ１００においてダウンロードの指示があったときにその情報を取得したファイル管理装置において出力制限の判定が行なわれて、その結果に応じてＭＦＰ１００に対して制御信号が出力されてもよい。
【００９６】
すなわち、出力制限判定部１０３や、解析部１０８、しきい値特定部１０９はＭＦＰ１００と異なる装置（ファイル管理装置）に備えられ、ＭＦＰ１００にはその判定結果が渡されてもよい。
【００９７】
＜他の例３＞
さらに、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０または上述のファイル管理装置に上記動作を行なわせるためのプログラム（アプリケーション）を提供することもできる。このようなプログラムは、コンピューターに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk-Read Only Memory）、ＲＯＭ、ＲＡＭおよびメモリカードなどのコンピューター読み取り可能な記録媒体にて記録させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピューターに内蔵するハードディスクなどの記録媒体にて記録させて、プログラムを提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって、プログラムを提供することもできる。
【００９８】
なお、本発明にかかるプログラムは、コンピューターのオペレーティングシステム（ＯＳ）の一部として提供されるプログラムモジュールのうち、必要なモジュールを所定の配列で所定のタイミングで呼出して処理を実行させるものであってもよい。その場合、プログラム自体には上記モジュールが含まれずＯＳと協働して処理が実行される。このようなモジュールを含まないプログラムも、本発明にかかるプログラムに含まれ得る。
【００９９】
また、本発明にかかるプログラムは他のプログラムの一部に組込まれて提供されるものであってもよい。その場合にも、プログラム自体には上記他のプログラムに含まれるモジュールが含まれず、他のプログラムと協働して処理が実行される。このような他のプログラムに組込まれたプログラムも、本発明にかかるプログラムに含まれ得る。
【０１００】
提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム格納部にインストールされて実行される。なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。
【０１０１】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【符号の説明】
【０１０２】
１０  ＣＰＵ、１１  ＲＯＭ、１２  ＲＡＭ、１３  スキャナー、１４  プリンター、１５  操作パネル、１６  メモリー、１７  通信コントローラー、１００  ＭＦＰ、１０１  指示入力部、１０２  ユーザー情報取得部、１０３  出力制限判定部、１０４  ファイル取得部、１０５  パスワード取得部、１０６  復号部、１０７  出力制御部、１０８  解析部、１０９  しきい値特定部、１６１  ユーザー情報記憶部、３００  サーバー。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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