(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用権限を有する第１のユーザーのみが認証により存在を確認して利用可能な登録情報を記憶する登録情報記憶処理部と、
前記第１のユーザー側から通知された前記登録情報に対する一時的な利用許可情報の入力を受け付ける許可情報受付部と、
前記受け付けられた利用許可情報に基づいて前記登録情報を取得して、利用権限を有さない第２のユーザーが前記取得された登録情報をその存在を確認して利用可能とする登録情報管理部とを備え、
前記登録情報は、宛先名と宛先識別情報を有する宛先情報を含み、
前記登録情報管理部は、前記利用許可情報に基づき前記取得された登録情報内の前記宛先情報を前記宛先識別情報が遮蔽されるように表示する、
ことを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
請求項１記載の情報管理システムであって、
前記第１のユーザーからの発行要求を受け付けて前記利用許可情報を発行する許可情報発行部と、
前記利用許可情報を、前記発行要求を行った前記第１のユーザーに対応させて管理する許可情報管理部とを備え、
前記登録情報管理部は、前記許可情報受付部により受け付けられた前記利用許可情報に対応付けられている前記第１のユーザーの利用権限の範囲内で前記登録情報を取得する、
ことを特徴とする情報管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２記載の情報管理システムであって、
前記利用許可情報に基づいて表示された前記宛先情報の宛先に対する電子メールの送信予約を受け付ける送信予約部と、
前記送信予約に応じて前記利用許可情報の発行要求を行った前記第１のユーザーからの送信許可を受け付ける送信許可受付部と、
前記送信許可に応じて前記送信予約に応じた電子メールの送信を実行する送信実行部と、
を備えることを特徴とする情報管理システム。
【請求項４】
利用権限を有する第１のユーザーのみが認証により存在を確認して利用可能な登録情報を記憶する登録情報記録処理機能と、
前記第１のユーザー側から通知された前記登録情報に対する一時的な利用許可情報の入力を受け付ける許可情報受付機能と、
前記受け付けられた利用許可情報に基づいて前記登録情報を取得して利用権限を有さない第２のユーザーが前記取得された登録情報をその存在を確認して利用可能とする登録情報管理機能と、
をコンピューターに実現させる情報表示プログラムであって、
前記登録情報は、宛先名と宛先識別情報を有する宛先情報を含み、
前記登録情報管理機能は、前記利用許可情報に基づき前記取得された登録情報内の前記宛先情報を前記宛先識別情報が遮蔽されるように表示する、
ことを特徴とする情報表示プログラム。
【請求項５】
請求項４記載の情報表示プログラムであって、
前記第１のユーザーからの発行要求を受け付けて前記利用許可情報を発行する許可情報発行機能と、
前記利用許可情報を、前記発行要求を行った前記第１のユーザーに対応させて管理する許可情報管理機能と、
前記利用許可情報に基づいて表示された前記宛先情報の宛先に対する電子メールの送信予約を受け付ける送信予約機能と、
前記送信予約に応じて前記利用許可情報の発行要求を行った前記第１のユーザーからの送信許可を受け付ける送信許可受付機能と、
前記送信許可に応じて前記送信予約に応じた電子メールの送信を実行する送信実行機能とを備え、
前記登録情報管理機能は、前記許可情報受付機能により受け付けられた前記利用許可情報に対応付けられている前記第１のユーザーの利用権限の範囲内で前記登録情報を取得する、
ことを特徴とする情報表示プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、利用権限のないユーザーによる利用権限が要求される情報の利用を可能にする情報管理システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
デジタル複合機等の画像形成装置においては、例えば、スキャナー等で読み取った文書等の画像データを文書ボックスと称されるメモリーの記憶領域に記憶しておくボックス機能を有するものがある。ボックス機能では、文書ボックス内に記憶した画像データ（ボックス文書）を必要に応じてユーザーに利用させることができ、例えば、ボックス文書を所望の宛先に電子メールやファクシミリによって送信することが可能となる。
【０００３】
ボックス文書を送信する際には、事前に宛先名に関連付けて電子メールアドレス等の宛先識別情報を宛先情報（登録情報）として登録したアドレス帳を用いることで、宛先を円滑に指定できる。このようなアドレス帳は、個人情報であるから、登録を行ったユーザー（登録ユーザー）本人或いは登録ユーザーと同一部署内のユーザー等のみが画像形成装置上で確認して利用できるように利用権限を設定するのが一般的である。
【０００４】
この場合は、利用権限が要求される登録情報の漏洩を抑制することができるが、その一方でアドレス帳の利便性が低下する問題が残る。例えば、登録ユーザー等が外出している場合には、社内等の利用権限を有さないユーザーに依頼してボックス文書を送信してもらうケース等も起こり得るが、そのようなケースに対応することが困難となる。
【０００５】
これに対し、特許文献１には、アドレス帳の利用権限が要求される宛先情報を、利用権限を有しないユーザー等がアクセスコードを入力することで一時的に利用可能となる技術が開示されている。
【０００６】
しかしながら、この技術では、アクセスコードの入力前であっても利用権限の要求される宛先情報の宛先名を自由に確認することができ、宛先名が漏洩するおそれがあった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００５−１５８０３８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明が解決しようとする問題点は、利用権限が要求される登録情報が漏洩するおそれがあった点である。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明は、利用権限を有する第１のユーザーのみが認証により存在を確認して利用可能な登録情報を記憶する登録情報記憶処理部と、前記第１のユーザー側から通知された前記登録情報に対する一時的な利用許可情報の入力を受け付ける許可情報受付部と、前記受け付けられた利用許可情報に基づいて前記登録情報を取得して、利用権限を有さない第２のユーザーが前記取得された登録情報をその存在を確認して利用可能とする登録情報管理部とを備え、前記登録情報は、宛先名と宛先識別情報を有する宛先情報を含み、前記登録情報管理部は、前記利用許可情報に基づき前記取得された登録情報内の前記宛先情報を前記宛先識別情報が遮蔽されるように表示することを最も主要な特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、利用権限のないユーザーが利用許可情報を知らない限り利用権限の要求される登録情報を確認することができないので、利用権限が要求される登録情報の漏洩を防止できる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の一実施例に係る情報管理システムを適用した画像データ送信システムの構成例を示す概念図である。
【図２】図１の画像データ送信システムに用いられる画像形成装置及び管理サーバーの構成を示すブロック図である。
【図３】図１の画像データ送信システムによる登録情報管理処理を示すフローチャートである。
【図４】図３の登録情報管理処理による宛先選択画面の表示例を示す図表である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
利用権限が要求される登録情報が漏洩することを防止するという目的を、利用権限を有する第１のユーザー側から通知された利用許可情報に基づき、利用権限を有さない第２のユーザーに登録情報の存在を確認可能とする情報管理システムによって実現した。
【００１３】
この情報管理システムは、特に限定されるものではないが、画像形成装置のアドレス帳管理に適用することができる。この場合、登録情報としては、アドレス帳に登録された宛先名と宛先識別情報を有する宛先情報を含み、登録情報の存在を確認可能とする際は、利用許可情報に基づき宛先情報を画像形成装置上で宛先識別情報が遮蔽されるように表示する。
【００１４】
以下、本発明の一実施例について図面を参照して説明する。
【実施例】
【００１５】
［情報管理システムの構成］
図１は、情報管理システムを適用した画像データ送信システムの構成を示す概念図である。
【００１６】
画像データ送信システム１では、図１のように、画像形成装置１０、アドレス帳データ管理サーバー（以下、管理サーバーという）２０、及びメールサーバー３０がインターネット等のネットワークにより接続されている。
【００１７】
画像データ送信システム１は、画像形成装置１０と管理サーバー２０との協働により、画像形成装置１０上でアドレス帳の表示管理をするものである。表示管理では、利用権限が要求されるアドレス帳の宛先情報を、管理サーバー２０からの利用許可がない限り利用権限を有さないユーザーに表示しないようにする。
【００１８】
また、画像データ送信システム１では、表示管理を通じて表示された宛先情報に基づいて、画像形成装置１０内の文書情報である画像データを電子メールで送信する。
【００１９】
図２は、図１の画像データ送信システムに用いられる画像形成装置及び管理サーバーの構成を示すブロック図である。
【００２０】
画像形成装置１０は、例えばデジタル複合機等であり、コピー機能、プリント機能、スキャナー機能、ファクシミリ機能、メール送信機能、ボックス機能等を有する。ボックス機能は、入力された画像データを文書ボックスと称される記憶領域に記憶する機能である。
【００２１】
画像形成装置１０は、操作表示パネル１１、スキャナー１２、ネットワークインターフェイス１３、画像形成部１４、記憶部１５、制御部１６を備えている。
【００２２】
操作表示パネル１１は、タッチパネル式の液晶表示画面等を備え、画像形成装置１０に対する各種入力操作及びその入力結果の表示等を行わせるものである。
【００２３】
スキャナー１２は、用紙上に形成されている原稿画像を読み取って画像データを生成する。
【００２４】
ネットワークインターフェイス１３は、管理サーバー２０を含む外部装置に対してネットワークを通じたデータの送受信を行う。
【００２５】
画像形成部１４は、スキャナー１２からの画像データ又はネットワークインターフェイス１３を介して入力された画像データ（ジョブ）等に基づいて用紙上に画像を形成する。
【００２６】
制御部１６は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）等の演算装置であり、プログラムを実行することで各種の処理や制御を行う。
【００２７】
記憶部１５は、プログラムを記憶するＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、作業領域としてのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、補助記憶装置としてのＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）等である。
【００２８】
本実施例の画像形成装置１０では、制御部１６が記憶部１５内のプログラムを実行することにより、登録情報記憶処理部１６１と、許可情報受付部であるパスコード受付部１６２及び登録情報権利化部である表示管理部１６３、送信予約部１６４として動作する。
【００２９】
登録情報記憶処理部１６１は、登録情報記憶処理機能を実現し、記憶部１５内のアドレス帳に登録情報である宛先情報を記憶し管理する。宛先情報は、宛先名と宛先識別情報である電子メールアドレスとを含む。ただし、宛先識別情報としては、ファクシミリ番号等とすることも可能である。宛先情報は、例えば、画像形成装置１０や図１の後述する携帯端末４０等からの入力によってアドレス帳に登録される。
【００３０】
また、登録情報記憶処理部１６１は、記憶部１５内の文書ボックスに登録情報である画像データ（ボックス文書）を記憶し管理する。画像データは、例えば、コピー機能、プリント機能、スキャナー機能、ファクシミリ機能等のジョブを通じて入力され、ボックス機能により文書ボックスに登録される。
【００３１】
アドレス帳の宛先情報及び文書ボックス内のボックス文書は、少なくとも利用権限としてのアクセス権限を有するユーザーのみが認証によりアクセス可能な要権限情報が含まれている。
【００３２】
パスコード受付部１６２は、許可情報受付機能を実現し、アクセス権限を有するユーザー（図１では「ユーザーＡ」）側から通知された利用許可情報であるパスコードの入力を受け付ける。パスコードは、後述するようにアクセス権限を有するユーザーの発行要求に応じて管理サーバー２０で発行され、発行要求を行ったユーザーのアクセス権限の範囲内でアクセス権限を有さないユーザー（図１では「ユーザーＮ」）に一時的に要権限情報へのアクセスを可能とするものである。
【００３３】
表示管理部１６３は、アドレス帳の宛先情報及び文書ボックスの画像データ情報を操作表示パネル１１上に表示するものである。全てのユーザーがアクセス権限を有する（利用権限が要求されない）宛先情報及び画像データ情報（以下、「否権限情報」と称することがある）については、操作表示パネル１１上の操作に応じて表示管理部１６３が記憶部１５から否権限情報を取得して操作表示パネル１１上に表示する。これにより、否権限情報は、その存在を全てのユーザーに確認させて利用させることが可能となる。
【００３４】
要権限情報については、アクセス権限を有するユーザーが画像形成装置１０での認証によってログインすると、表示管理部１６３がログインしたユーザーのアクセス権限に応じた要権限情報を記憶部１５から取得して操作表示パネル１１上に表示する。
【００３５】
このため、アクセス権限を有するユーザー以外は、通常要権限情報を操作表示パネル１１上に表示させることができず、要権限情報の存在を確認することはできない。
【００３６】
本実施例の表示管理部１６３は、利用可能化機能を実現し、アクセス権限を有さないユーザー（図１では「ユーザーＮ」）であっても、パスコード受付部１６２で受け付けられたパスコードに基づいて要権限情報を記憶部１５から取得して操作表示パネル１１上に表示することができる。
【００３７】
具体的には、表示管理部１６３は、受け付けられたパスコードを画像形成装置１０から管理サーバー２０に送信し、これに応じて画像形成装置１０が受信したアクセス許可通知（利用許可通知）に基づいて要権限情報を記憶部１５から取得して画像形成装置１０の操作表示パネル１１上に表示する。これにより、アクセス権限を有さないにユーザーが要権限情報の存在を確認して、その要権限情報を利用可能とする（図１参照）。
【００３８】
送信予約部１６４は、送信予約機能を実現し、パスコードに基づいて表示された要権限情報の宛先情報及び画像データ情報から、所望の宛先に画像データを電子メールで送信するためのメール送信予約を受け付ける。送信予約部１６４は、受け付けたメール送信予約を画像形成装置１０から管理サーバー２０に送信する（図１参照）。なお、否権限情報の指定である場合は、通常の電子メールを、メールサーバー３０を介して送信する。
【００３９】
管理サーバー２０は、画像形成装置１０で利用可能なアドレス帳を管理するものである。管理サーバー２０は、例えば情報処理装置であり、ネットワークインターフェイス２１、記憶部２２、制御部２３等を備えている。
【００４０】
ネットワークインターフェイス２１は、画像形成装置１０を含む外部装置に対してネットワークを通じたデータの送受信を行う。
【００４１】
制御部２３は、ＣＰＵ等の演算装置を有し、プログラムを実行することで各種の処理や制御を行う。
【００４２】
記憶部２２は、プログラムを記憶するＲＯＭ、作業領域としてのＲＡＭ、補助記憶装置としてのＨＤＤ等を有する。
【００４３】
本実施例の管理サーバー２０では、制御部２３が記憶部２２内のプログラムを実行することにより、許可情報発行部であるパスコード発行部２３１、パスコード送信部２３２、許可情報管理部であるパスコード管理部２３３、送信許可受付部及び送信実行部であるメール処理部２３４として動作する。
【００４４】
パスコード発行部２３１は、許可情報発行機能を実現し、アクセス権を有するユーザー（図１では「ユーザーＡ」）からの発行要求を受け付けて有効期限付きのパスコードを発行する。
【００４５】
パスコードの発行要求は、図１の例で説明すると、アクセス権を有するユーザーＡが携帯端末４０を介して行うことができる。携帯端末４０は、例えば多機能携帯電話等の携帯型情報処理端末で構成することができる。パスコードの発行要求の際は、例えば、携帯端末４０上でアプリケーションを実行し、ユーザーＩＤ等のユーザー情報の入力を受け付ける。
【００４６】
パスコード送信部２３２は、発行されたパスコードを、発行要求を行ったユーザー（図１では「ユーザーＡ」）に送信する。パスコードの送信は、特に限定されるものではないが、例えば携帯端末４０上のアプリケーションを通じて行うことができる。
【００４７】
パスコード管理部２３３は、許可情報管理機能を実現し、発行されたパスコードを、発行要求を行ったユーザーに対応付けて記憶部２２内に記憶し管理する。有効期限が切れたパスコードは、パスコード管理部２３３が記憶部２２から削除する。
【００４８】
また、パスコード管理部２３３は、画像形成装置１０側からパスコードを受信した際に、受け付けたパスコードに対応付けられているユーザー情報を検索する。パスコード管理部２３３は、検索されたユーザー情報に基づくアクセス許可通知を画像形成装置１０に送信する。アクセス許可通知には、ユーザーＩＤ等を含めておく。画像形成装置１０側では、表示管理部１６３がアクセス許可通知内のユーザーＩＤ等に応じたアクセス権限の範囲内で要権限情報の表示を行わせることができる。
【００４９】
メール処理部２３４は、送信許可受付機能を実現し、画像形成装置１０から受信したメール送信予約に応じてパスコードの発行要求を行ったユーザー（図１では「ユーザーＡ」）からの電子メールの送信許可を受け付ける。送信許可の受付は、例えば携帯端末４０上のアプリケーションを通じて行うことができる。
【００５０】
メール処理部２３４は、送信実行機能を実現し、送信許可を受け付けると、これに応じてメール送信予約に基づく電子メールを、メールサーバー３０を通じて送信する。
［登録情報管理処理（画像データ送信処理）］
図３は、図１の画像データ送信システムによる登録情報管理処理（画像データ送信処理）を示すフローチャートである。
【００５１】
本実施例の画像データ送信処理は、図１のように、外出しているユーザーＡが外出先から社内のアクセス権限を有さないユーザーＮに対して要権限情報に基づく宛先Ｘに文書ボックス内の画像データを電子メールで送信させる場合を例に説明する。
【００５２】
画像データ送信処理は、まずステップＳ１において「パスコード発行要求」を行う。すなわち、ユーザーＡが携帯端末４０上のアプリケーション等により管理サーバー２０に対してパスコードの発行要求を行う。
【００５３】
こうしてステップＳ１が完了してステップＳ２へ移行する。
【００５４】
ステップＳ２では、「期限付きパスコード発行」が行われる。この処理では、管理サーバー２０のパスコード発行部２３１がステップＳ１の発行要求に応じて期限付きのパスコードを発行し、ステップＳ３へ移行する。
【００５５】
ステップＳ３では、「パスコードの登録」が行われる。この処理では、管理サーバー２０のパスコード管理部２３３が、ステップＳ２で発行されたパスコードを、発行要求を行ったユーザーに対応付けて記憶部２２内に記憶し登録する。こうしてステップＳ３が完了してステップＳ４へ移行する。
【００５６】
ステップＳ４では、「パスコードの発行要求元への送信」が行われる。この処理では、管理サーバー２０のパスコード送信部２３２が発行要求を行ったユーザーＡの携帯端末４０にアプリケーション等を通じてパスコードを送信する。
【００５７】
ここで、パスコードを受信したユーザーＡは、携帯端末４０から社内にいるユーザーＮに電子メールを送ってパスコードを通知する。パスコードの通知時には、併せて要権限情報による作業を依頼するが、本実施例では、特定の宛先Ｘに特定の画像データを電子メールで送信することをユーザーＮに依頼する。
【００５８】
なお、ユーザーＮは、携帯端末５０によりユーザーＡからの電子メールを受信することができる。携帯端末５０は、携帯端末４０と同様、例えば多機能携帯電話等の携帯型情報処理端末で構成することができる。
【００５９】
こうしてステップＳ４が完了するとステップＳ５へ移行する。
【００６０】
ステップＳ５では、「画像形成装置でのアドレス帳の表示」が行われる。ここでは、まずユーザーＮが画像形成装置１０の操作表示パネル１１上でアドレス帳の表示操作を行う。
【００６１】
これにより、画像形成装置１０の表示管理部１６３は、記憶部１５からアドレス帳の宛先情報を取得して操作表示パネル１１上に表示する。このとき表示される宛先情報は、ユーザーＮがアクセス権限を有する宛先情報である。このため、ユーザーＮは、宛先Ｘの宛先情報の存在を確認することはできず、利用することができない。
【００６２】
こうしてアドレス帳が表示されてステップＳ６へ移行する。
【００６３】
ステップＳ６では、「パスコードの受付」が行われる。この処理では、画像形成装置１０のパスコード受付部１６２が、操作表示パネル１１上でのユーザーＮによるパスコードの入力を受け付ける。
【００６４】
こうしてステップＳ６が完了してステップＳ７へ移行する。
【００６５】
ステップＳ７では、「パスコードの管理サーバーへの送信」が行われる。この処理では、画像形成装置１０の表示管理部１６３が、ステップＳ６で受け付けられたパスコードを管理サーバー２０に送信する。こうしてステップＳ７が完了してステップＳ８へ移行する。
【００６６】
ステップＳ８では、「パスコードに対応付けられたユーザーあり？」が行われる。この処理では、管理サーバー２０のパスコード管理部２３３が、画像形成装置１０から受信したパスコードに対応付けられたユーザー情報を記憶部２２内で検索する。
【００６７】
ユーザー情報が検索された場合はステップＳ９へ移行し（ＹＥＳ）、ユーザー情報が検索されない場合は処理が終了する（ＮＯ）。
【００６８】
ステップＳ９では、「利用許可通知」が行われる。この処理では、管理サーバー２０のパスコード管理部２３３が画像形成装置１０にアクセス許可通知を送信して、ステップＳ１０へ移行する。
【００６９】
ステップＳ１０では、「要権限情報の表示」が行われる。この処理では、画像形成装置１０の表示管理部１６３が、受信したアクセス許可通知に基づいて要権限情報の宛先情報を記憶部１５から取得して操作表示パネル１１上に表示する。
【００７０】
このとき、表示管理部１６３は、宛先情報の電子メールアドレスを遮蔽した状態で表示する。図４に宛先情報の表示画面例を示す。図４のように、宛先Ｘに関する宛先情報のうち、電子メールアドレスは遮蔽された状態（同図においては、便宜的に網掛けとしている）となっている。
【００７１】
なお、本ステップで表示される宛先情報は、パスコードの発行要求を行ったユーザーＡのアクセス権限の範囲内のものとなる。また、要権限情報としてのボックス機能による画像データも、ユーザーＡのアクセス権限の範囲内で利用可能となる。これにより、ユーザＮは、ボックス機能による画像データを操作表示パネル１１上で確認して利用可能とすることができる。
【００７２】
こうしてステップＳ１０が完了するとステップＳ１１へ移行する。
【００７３】
ステップＳ１１では、「メール送信予約の受付」が行われる。この処理では、画像形成装置１０の送信予約部１６４が、パスコードに基づいて表示された要権限情報の宛先情報及び画像データ情報に基づいて、宛先Ｘに画像データを電子メールで送信するためのメール送信予約を受け付ける。
【００７４】
メール送信予約は、例えば図４においてユーザーＮが「ＯＫ」ボタンを選択入力することで宛先Ｘを指定すると共に画像形成装置１０のメール送信機能に基づいて電子メールで送信される画像データを文書ボックスから選択することにより行われる。送信予約部１６４は、要権限情報による宛先Ｘ及び画像データの指定があった場合には、メール送信予約の実行指示を操作表示パネル１１で受け付ける。こうしてステップＳ１１が完了してステップＳ１２に移行する。
【００７５】
ステップＳ１２では、「電子メールの送信許可の受付」が行われる。この処理では、管理サーバー２０のメール処理部２３４が、画像形成装置１０から受信したメール送信予約に応じてユーザーＡからの電子メールの送信許可（メール送信許可）を受け付ける。メール送信許可を受け付ける際には、メール送信予約の内容、少なくとも宛先及び画像データの情報をユーザーＡに通知する。従って、ユーザーＡがユーザーＮに依頼した内容を確認させることが可能となる。
【００７６】
こうしてステップＳ１２が完了して、ステップＳ１３へ移行する。
【００７７】
ステップＳ１３では、「電子メールの送信実行」が行われる。この処理では、管理サーバー２０のメール処理部２３４が、ユーザーＡからのメール送信許可を受け付けると、これに応じてメール送信予約に基づく電子メールを、メールサーバー３０を通じて送信する。
［実施例１の効果］
本実施例は、アクセス権限を有するユーザーのみが認証により存在を確認して利用可能な登録情報（宛先情報及び画像データ）を記憶する画像形成装置１０の登録情報記憶処理部１６１と、アクセス権限を有するユーザー側から通知された登録情報に対する一時的なパスコードの入力を受け付ける画像形成装置１０のパスコード受付部１６２（許可情報受付部）と、受け付けられたパスコードに基づいて登録情報を取得してアクセス権限を有さないユーザーが取得された登録情報をその存在を確認して利用可能とする画像形成装置１０の登録情報管理部（表示管理部１６３）とを備えている。
【００７８】
従って、アクセス権限のないユーザーは、パスコードを知らない限りアクセス権限が要求される登録情報（要権限情報）を確認することができない。このため、本実施例では、要権限情報の一部であってもアクセス権限のないユーザーに漏洩するようなことがなく、要権限情報が漏洩することを防止することが可能となる。
【００７９】
また、本実施例では、アクセス権限を有するユーザーからの発行要求を受け付けてパスコードを発行する管理サーバー２０のパスコード発行部２３１と、パスコードを発行要求を行ったユーザーに対応させて管理する管理サーバー２０のパスコード管理部２３３とを備え、画像形成装置１０の登録情報管理部（表示管理部１６３）が、パスコード受付部１６２により受け付けられたパスコードに対応付けられているユーザーのアクセス権限の範囲内で要権限情報を取得する。
【００８０】
従って、本実施例では、要権限情報が漏洩することを防止することができながら、アクセス権限を有するユーザーの要求に応じて、極めて容易にアクセス権限のないユーザーに要権限情報を確認させて利用させることが可能となる。
【００８１】
本実施例では、要権限情報が宛先名と宛先識別情報である電子メールアドレスを有する宛先情報を含み、登録情報管理部（表示管理部１６３）が、パスコードに基づき取得された登録情報内の宛先情報を宛先識別情報が遮蔽されるように表示する。
【００８２】
従って、本実施例では、要権限情報が宛先情報であっても、最低限必要な宛先名のみをアクセス権限のないユーザーに確認させて利用させることが可能となり、より確実に要権限情報が漏洩することを防止することが可能となる。
【００８３】
また、本実施例では、パスコードに基づいて表示された宛先情報の宛先に対する電子メールの送信予約を受け付ける画像形成装置１０の送信予約部１６４と、送信予約に応じてパスコードの発行要求を行ったユーザーからの送信許可を受け付ける管理サーバー２０の送信許可受付部（メール処理部２３４）と、送信許可に応じて送信予約に応じた電子メールの送信を実行する管理サーバー２０の送信実行部（メール処理部２３４）とを備えている。
【００８４】
このため、本実施例では、要権限情報の宛先情報に対して電子メールを送信する際に、パスコードの発行要求を行ったユーザーに電子メールの内容を確認させることが可能となる。すなわち、本実施例では、電子メールの誤送信を防止することができ、意図しない宛先への要権限情報の漏洩を防止することが可能となる。
［その他］
以上、本発明の一実施例について説明したが、本発明はこれに限られるものではなく、各種の変更が可能である。
【００８５】
上記実施例では、アドレス帳及び文書ボックスを画像形成装置１０側で管理していたが、アドレス帳及び文書ボックスの一方又は双方を管理サーバー２０側で管理することも可能である。
【符号の説明】
【００８６】
１６１  登録情報記憶処理部
１６２  パスコード受付部（許可情報受付部）
１６３  表示管理部（登録情報管理部）
１６４  送信予約部（送信予約部）
２３１  パスコード発行部（許可情報発行部）
２３３  パスコード管理部（許可情報管理部）
２３４  メール処理部（送信許可受付部、送信実行部）
【図１】
0005850884.tif 000002
【図２】
0005850884.tif 000003
【図３】
0005850884.tif 000004
【図４】
0005850884.tif 000005