(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定機種の画像形成装置用のドライバープログラムをインストールするためのインストーラープログラムにおいて、
端末装置内のコンピューターに、
ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置用に前記ドライバープログラムをインストールする際に、他の組織に未加入であり前記対象組織に新規に加入することを示す第１操作部と他の組織に加入しており組織間を移動して前記対象組織に加入することを示す第２操作部と含む操作画面を表示装置に表示させるステップ、
前記ユーザーにより前記第１操作部が操作された場合、前記ユーザーの文書ボックスを前記画像形成装置に作成し、また、所定のサーバーにより管理されている組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録するステップ、および
前記ユーザーにより前記第２操作部が操作された場合、前記ユーザーの文書ボックスを前記画像形成装置に作成し、前記組織管理データを参照して、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置を特定し、特定した前記画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除し、また、前記組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録する登録ステップ、
を実行させ、
前記加入情報は、前記ユーザーの識別情報、および前記対象組織に使用される前記画像形成装置の識別情報を含み、
前記組織管理データは、ユーザーごとに、前記加入情報に基づく、前記対象組織に使用される前記画像形成装置の識別情報の履歴を含み、
前記登録ステップにおいて、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除する時点でその文書ボックス内に文書データが残っている場合には、残っている前記文書データを、前記ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置と前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置との間で送受して、前記ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置内に作成した前記文書ボックスに移動させること、
を特徴とするインストーラープログラム。
【請求項２】
前記加入情報は、前記ユーザーの文書ボックスの作成に成功したか否かを示す文書ボックス作成情報を含み、
前記組織管理データは、ユーザーごとに、対象組織に使用される画像形成装置において、前記ユーザーの文書ボックスが作成されているか否かを示す文書ボックス情報を含み、
前記文書ボックス情報は、前記加入情報によって更新され、
前記コンピューターに、
（ａ）特定した前記画像形成装置に前記ユーザーの文書ボックスが作成されているか否かを前記文書ボックス情報に基づいて判定させ、
（ｂ）特定した前記画像形成装置に前記ユーザーの文書ボックスが作成されている場合には、特定した前記画像形成装置に文書ボックスの削除指令を送信させ、特定した前記画像形成装置に前記ユーザーの文書ボックスが作成されていない場合には、特定した前記画像形成装置に文書ボックスの削除指令を送信しないこと、
を特徴とする請求項１記載のインストーラープログラム。
【請求項３】
前記文書ボックスが作成された画像形成装置に、前記対象組織に対応する文書ボックス設定を、前記サーバーから取得させ、作成した前記文書ボックスに適用させることを特徴とする請求項１記載のインストーラープログラム。
【請求項４】
所定機種の画像形成装置用のドライバープログラムにおいて、
端末装置内のコンピューターに、
ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置用に当該ドライバープログラムがインストールされた後の当該ユーザーによる最初の起動時に、他の組織に未加入であり前記対象組織に新規に加入することを示す第１操作部と他の組織に加入しており組織間を移動して前記対象組織に加入することを示す第２操作部と含む操作画面を表示装置に表示させるステップ、
前記ユーザーにより前記第１操作部が操作された場合、前記ユーザーの文書ボックスを前記画像形成装置に作成し、また、所定のサーバーにより管理されている組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録するステップ、および
前記ユーザーにより前記第２操作部が操作された場合、前記ユーザーの文書ボックスを前記画像形成装置に作成し、前記組織管理データを参照して、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置を特定し、特定した前記画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除し、また、前記組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録する登録ステップ、
を実行させ、
前記加入情報は、前記ユーザーの識別情報、および前記対象組織に使用される前記画像形成装置の識別情報を含み、
前記組織管理データは、ユーザーごとに、前記加入情報に基づく、前記対象組織に使用される前記画像形成装置の識別情報の履歴を含み、
前記登録ステップにおいて、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除する時点でその文書ボックス内に文書データが残っている場合には、残っている前記文書データを、前記ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置と前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置との間で送受して、前記ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置内に作成した前記文書ボックスに移動させること、
を特徴とするドライバープログラム。
【請求項５】
ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置において、
表示装置と、
文書ボックスの作成および削除を行う文書ボックス管理部と、
前記ユーザーのログイン処理を行うログイン処理部とを備え、
前記ログイン処理部は、（ａ）前記ユーザーのログイン履歴がない場合、他の組織に未加入であり前記対象組織に新規に加入することを示す第１操作部と他の組織に加入しており組織間を移動して前記対象組織に加入することを示す第２操作部と含む操作画面を前記表示装置に表示させ、（ｂ１）前記ユーザーにより前記第１操作部が操作された場合、前記文書ボックス管理部に、前記ユーザーの文書ボックスを作成させ、また、所定のサーバーにより管理されている組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録し、（ｂ２）前記ユーザーにより前記第２操作部が操作された場合、前記文書ボックス管理部に、前記ユーザーの文書ボックスを作成させ、前記組織管理データを参照して、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置を特定し、特定した前記画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除し、また、前記組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録し、
前記加入情報は、前記ユーザーの識別情報および当該画像形成装置の識別情報を含み、
前記組織管理データは、ユーザーごとに、前記加入情報に基づく、前記対象組織に使用される前記画像形成装置の識別情報の履歴を含み、
前記ログイン処理部は、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除する時点でその文書ボックス内に文書データが残っている場合には、残っている前記文書データを、当該画像形成装置と前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置との間で送受して、当該画像形成装置内に作成した前記文書ボックスに移動させること、
を特徴とする画像形成装置。
【請求項６】
前記加入情報は、前記ユーザーの文書ボックスの作成に成功したか否かを示す文書ボックス作成情報を含み、
前記組織管理データは、ユーザーごとに、対象組織に使用される画像形成装置において、前記ユーザーの文書ボックスが作成されているか否かを示す文書ボックス情報を含み、
前記加入情報によって前記文書ボックス情報を更新し、
前記文書ボックス管理部は、特定した前記画像形成装置に前記ユーザーの文書ボックスが作成されているか否かを前記文書ボックス情報に基づいて判定し、特定した前記画像形成装置に前記ユーザーの文書ボックスが作成されている場合には、特定した前記画像形成装置に文書ボックスの削除指令を送信し、特定した前記画像形成装置に前記ユーザーの文書ボックスが作成されていない場合には、特定した前記画像形成装置に文書ボックスの削除指令を送信しないこと、
を特徴とする請求項５記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記組織管理データは、ユーザーごとに、対象組織に使用される画像形成装置に対して前記ユーザーがログインしたことがあるか否かを示すログイン履歴を含み、
前記加入情報によって前記ログイン履歴を更新し、
前記ログイン処理部は、前記ログイン履歴を参照して、前記ユーザーのログイン履歴の有無を判定すること、
を特徴とする請求項５記載の画像形成装置。
【請求項８】
前記文書ボックス管理部は、前記対象組織に対応する文書ボックス設定を、前記サーバーから取得し、作成した前記文書ボックスに適用することを特徴とする請求項５記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、インストーラープログラム、ドライバープログラムおよび画像形成装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業内の部、課といった組織ごとに、複合機などの画像形成装置を設置し、組織ごとに、組織に所属するユーザーが特定の画像形成装置を使用するようにしている場合がある。
【０００３】
画像形成装置には、ユーザー文書ボックスなどのユーザー固有のリソースを設定可能なものがある（例えば特許文献１参照）。ユーザーがある組織から別の組織に移動する場合、通常、移動先の組織に使用される画像形成装置に対してこのユーザーのためのリソース設定（このユーザー用の文書ボックスの作成など）を管理者が行う必要がある。また、移動元の組織に使用される画像形成装置に対してこのユーザーのリソースの削除（このユーザー用の文書ボックスの削除など）を管理者が行う必要がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−２６０４６４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述のように、管理者がユーザーのリソースの管理を手動で行う場合、特定の人事異動時期に多数のユーザーの移動が発生すると、管理者の負担が大きくなってしまう。
【０００６】
さらに、管理者は、各ユーザーの文書ボックスの設定（共有設定、使用容量制限設定、保存期間設定など）を、そのユーザーの所属する組織に併せて行う必要がある場合には、管理者の負担がより大きくなってしまう。
【０００７】
本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、ユーザーの組織加入に伴う管理者などの作業負担を軽減するインストーラープログラム、ドライバープログラムおよび画像形成装置を得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係るインストーラープログラムは、所定機種の画像形成装置用のドライバープログラムをインストールするためのインストーラープログラムであって、端末装置内のコンピューターに、（ａ）ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置用に前記ドライバープログラムをインストールする際に、他の組織に未加入であり前記対象組織に新規に加入することを示す第１操作部と他の組織に加入しており組織間を移動して前記対象組織に加入することを示す第２操作部と含む操作画面を表示装置に表示させるステップ、（ｂ）前記ユーザーにより前記第１操作部が操作された場合、前記ユーザーの文書ボックスを前記画像形成装置に作成し、また、所定のサーバーにより管理されている組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録するステップ、および（ｃ）前記ユーザーにより前記第２操作部が操作された場合、前記ユーザーの文書ボックスを前記画像形成装置に作成し、前記組織管理データを参照して、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置を特定し、特定した前記画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除し、また、前記組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録する登録ステップを実行させる。そして、前記加入情報は、前記ユーザーの識別情報、および前記対象組織に使用される前記画像形成装置の識別情報を含み、前記組織管理データは、ユーザーごとに、前記加入情報に基づく、前記対象組織に使用される前記画像形成装置の識別情報の履歴を含む。さらに、前記登録ステップにおいて、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除する時点でその文書ボックス内に文書データが残っている場合には、残っている前記文書データを、前記ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置と前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置との間で送受して、前記ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置内に作成した前記文書ボックスに移動させる。
【０００９】
本発明に係るドライバープログラムは、端末装置内のコンピューターに、ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置用に当該ドライバープログラムがインストールされた後の当該ユーザーによる最初の起動時に、他の組織に未加入であり前記対象組織に新規に加入することを示す第１操作部と他の組織に加入しており組織間を移動して前記対象組織に加入することを示す第２操作部と含む操作画面を表示装置に表示させるステップ、前記ユーザーにより前記第１操作部が操作された場合、前記ユーザーの文書ボックスを前記画像形成装置に作成し、また、所定のサーバーにより管理されている組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録するステップ、および前記ユーザーにより前記第２操作部が操作された場合、前記ユーザーの文書ボックスを前記画像形成装置に作成し、前記組織管理データを参照して、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置を特定し、特定した前記画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除し、また、前記組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録する登録ステップを実行させる。そして、前記加入情報は、前記ユーザーの識別情報、および前記対象組織に使用される前記画像形成装置の識別情報を含み、前記組織管理データは、ユーザーごとに、前記加入情報に基づく、前記対象組織に使用される前記画像形成装置の識別情報の履歴を含む。さらに、前記登録ステップにおいて、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除する時点でその文書ボックス内に文書データが残っている場合には、残っている前記文書データを、前記ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置と前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置との間で送受して、前記ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置内に作成した前記文書ボックスに移動させる。
【００１０】
本発明に係る画像形成装置は、ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置であって、表示装置と、文書ボックスの作成および削除を行う文書ボックス管理部と、前記ユーザーのログイン処理を行うログイン処理部とを備える。前記ログイン処理部は、（ａ）前記ユーザーのログイン履歴がない場合、他の組織に未加入であり前記対象組織に新規に加入することを示す第１操作部と他の組織に加入しており組織間を移動して前記対象組織に加入することを示す第２操作部と含む操作画面を前記表示装置に表示させ、（ｂ１）前記ユーザーにより前記第１操作部が操作された場合、前記文書ボックス管理部に、前記ユーザーの文書ボックスを作成させ、また、所定のサーバーにより管理されている組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録し、（ｂ２）前記ユーザーにより前記第２操作部が操作された場合、前記文書ボックス管理部に、前記ユーザーの文書ボックスを作成させ、前記組織管理データを参照して、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置を特定し、特定した前記画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除し、また、前記組織管理データに前記ユーザーの加入情報を登録する。そして、前記加入情報は、前記ユーザーの識別情報および当該画像形成装置の識別情報を含み、前記組織管理データは、ユーザーごとに、前記加入情報に基づく、前記対象組織に使用される前記画像形成装置の識別情報の履歴を含む。さらに、前記ログイン処理部は、前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置内の前記ユーザーの文書ボックスを削除する時点でその文書ボックス内に文書データが残っている場合には、残っている前記文書データを、当該画像形成装置と前記ユーザーが前記対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置との間で送受して、当該画像形成装置内に作成した前記文書ボックスに移動させる。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、ユーザーの組織加入に伴う管理者などの作業負担が軽減される。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】図１は、画像形成システムの構成の一例を示すブロック図である。
【図２】図２は、図１における画像形成装置１の構成を示すブロック図である。
【図３】図３は、図１におけるユーザー端末装置３の構成を示すブロック図である。
【図４】図４は、図１における管理サーバー装置４の構成を示すブロック図である。
【図５】図５は、図４におけるマシンデータ７２と組織管理データ７３の一例を示す図である。
【図６】図６は、実施の形態１において、ドライバープログラム４１のインストール時に表示される操作画面の一例を示す図である。
【図７】図７は、実施の形態１におけるユーザー端末装置３の動作について説明するフローチャートである。
【図８】図８は、実施の形態２において、画像形成装置１への最初のログイン時に表示される操作画面の一例を示す図である。
【図９】図９は、実施の形態２における画像形成装置１の動作について説明するフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図に基づいて本発明の実施の形態を説明する。
【００１４】
実施の形態１．
【００１５】
図１は、画像形成システムの構成の一例を示すブロック図である。図１に示すシステムでは、複数の組織＃１〜＃ｎのそれぞれにおいて、画像形成装置１が、ネットワーク２に接続され、そのネットワーク２に１または複数のユーザー端末装置３が接続されている。さらに、ネットワーク２には管理サーバー装置４が接続されている。
【００１６】
画像形成装置１は、複合機であるが、プリンター、コピー機などの印刷機能を有する他の装置でもよい。各組織＃ｉの画像形成装置１は、その組織＃ｉの所属ユーザーに使用され、通常、他の組織の所属ユーザーには使用されない。ネットワーク２は、社内ＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワークである。
【００１７】
ユーザー端末装置３は、画像形成装置１用のドライバーをインストールされたパーソナルコンピューターなどである。つまり、ある組織＃ｉのユーザー端末装置３には、その組織＃ｉの画像形成装置１の機種のドライバープログラムが、その組織＃ｉの画像形成装置１を制御するために、その組織＃ｉの画像形成装置１の識別情報を指定された状態でインストールされる。
【００１８】
管理サーバー装置４は、ユーザーのユーザーデータの管理（データの保持、追加、削除、編集など）、画像形成装置１のマシンデータの管理、組織管理データの管理などを行う。ユーザーデータは、各ユーザーのユーザーＩＤ、パスワード、ユーザー名などの属性情報を含む。マシンデータは、各画像形成装置１のマシンＩＤ（識別情報）、その画像形成装置１を使用する組織の組織名（または組織ＩＤ）、配置場所などを含む。組織管理データは、ユーザーとそのユーザーの所属する組織との関係を保持しており、画像形成装置１での各種処理や機能の管理を組織ごとに行う際に使用される。組織管理データには、ユーザーがある組織に新規加入または移動してきたときに、その組織に使用される画像形成装置１のマシンＩＤが、そのユーザーについてのマシンＩＤの履歴に追加登録される。
【００１９】
ここで、画像形成装置１、ユーザー端末装置３、およびユーザー管理サーバー装置４の構成について説明する。
【００２０】
図２は、図１における画像形成装置１の構成を示すブロック図である。図２に示すように、各画像形成装置１は、印刷装置１１、操作パネル１２、記憶装置１３、通信装置１４、およびコントローラー１５を有する。
【００２１】
印刷装置１１は、印刷用画像データに基づいて１ページずつ画像を印刷用紙に電子写真方式で印刷する内部装置である。
【００２２】
また、操作パネル１２は、画像形成装置１の筐体表面に配置され、ユーザーに対して各種情報を表示する表示装置１２ａと、ユーザー操作を検出する入力装置１２ｂとを有する。表示装置１２ａとしては例えば液晶ディスプレイが使用される。入力装置１２ｂとしては、キースイッチ、タッチパネルなどが使用される。
【００２３】
また、記憶装置１３は、各種データやプログラムを格納可能な装置である。記憶装置１３としては、不揮発性メモリー、ハードディスクドライブなどの不揮発性の大容量記憶媒体が使用される。記憶装置１３には、ユーザーごとに文書ボックス１３ａが設定される。文書ボックス１３ａには、ユーザーの文書データなどが保存される。また、文書ボックス１３ａには、他のユーザーとの文書ボックス１３ａの共有を可能する共有設定、使用容量制限設定、文書データなどの保存期間設定などの文書ボックス設定が設けられている。
【００２４】
また、通信装置１４は、ネットワーク２に接続され、そのネットワーク２に接続された他の装置（ユーザー端末装置３、管理サーバー装置４など）とデータ通信を行う回路である。
【００２５】
また、コントローラー１５は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）などを有し、ＲＯＭや記憶装置１３などからＲＡＭへプログラムをロードし、そのプログラムをＣＰＵで実行することにより、各種処理部を実現する。この実施の形態では、コントローラー１５において、ログイン処理部２１、ジョブ管理部２２、および文書ボックス管理部２３が実現される。
【００２６】
ログイン処理部２１は、ユーザーによるログイン操作が検出されると、ユーザーにより入力されたユーザー識別情報（ユーザーＩＤ、ユーザーＩＤおよびパスワードの対など）を操作パネル１２から取得し、そのユーザー識別情報に基づくユーザー認証を行い、ユーザー認証が成功した場合、ログインを許可し、ユーザー認証が失敗した場合、ログインを許可しない。なお、ユーザー認証のために、管理サーバー装置４を認証サーバーとして使用してもよい。
【００２７】
なお、ログインが許可された場合、画像形成装置１の各種機能を利用可能な操作画面が操作パネル１２に表示され、ログインが許可されなかった場合、ユーザー識別情報の入力を要求するログイン画面が継続的に表示される。
【００２８】
また、ユーザー識別情報は、ユーザーによるテキスト入力に基づいて操作パネル１２により取得するようにしてもよいし、コントローラー１５に接続された図示せぬＩＤカードリーダーによりユーザーが所持するＩＤカードから取得するようにしてもよい。
【００２９】
ジョブ管理部２２は、通信装置１４を介してユーザー端末装置３から受信されたジョブ要求および操作パネル１２に対するユーザー操作に基づくジョブ要求を受け付け、ジョブ要求に対応するジョブ（印刷、コピーなど）を実行する。
【００３０】
文書ボックス管理部２３は、文書ボックス１３ａの作成、削除および編集、文書ボックス１３ａ内の文書データの追加および削除などを行う。
【００３１】
図３は、図１におけるユーザー端末装置３の構成を示すブロック図である。ユーザー端末装置３は、例えば、オペレーティングシステム、アプリケーションプログラムなどをインストールされたネットワーク通信機能を有するパーソナルコンピューターである。各ユーザー端末装置３は、通信装置３１と、表示装置３２と、入力装置３３と、記憶装置３４と、演算処理装置３５を備える。
【００３２】
通信装置３１は、ネットワーク２に接続され、ネットワーク２を介して他の装置（画像形成装置１など）と所定の通信プロトコルでデータ通信を行う装置である。通信装置３１としては、ネットワークインターフェイス、モデムなどが使用される。表示装置３２は、ユーザー端末装置３のユーザーに対して各種画面を表示する、液晶ディスプレイなどといった装置である。入力装置３３は、ユーザーによるユーザー操作を検出する、キーボード、マウスなどといった装置である。
【００３３】
また、記憶装置３４は、各種データやプログラムを格納可能な装置である。記憶装置３４としては、不揮発性メモリー、ハードディスクドライブなどの不揮発性の大容量記憶媒体が使用される。
【００３４】
記憶装置３４には、ドライバープログラム４１をインストールするためのインストーラープログラム４２が記憶されている。なお、インストーラープログラム４２は、所定のサーバーからダウンロードされたり、ＣＤ−ＲＯＭなどの可搬性のある記録媒体から読み込まれたりする。また、インストーラープログラム４２がドライバープログラム４１を含んでいる場合には、ドライバープログラム４１のインストール時に、インストーラープログラム４２内のドライバープログラム４１が記憶装置３４へ展開される。インストーラープログラム４２がドライバープログラム４１を含んでいない場合には、ドライバープログラム４１のインストール時に、インストーラープログラム４２に従ってドライバープログラム４１が所定のサーバーからダウンロードされて記憶装置３４へ格納される。
【００３５】
また、演算処理装置３５は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを有するコンピューターであり、記憶装置３４、ＲＯＭなどからＲＡＭへプログラムをロードし、そのプログラムをＣＰＵで実行することにより、各種処理部を実現する。
【００３６】
ユーザー端末装置３の起動後に、各種プログラムが演算処理装置３５により適宜実行される。この実施の形態では、演算処理装置３５により、図示せぬオペレーティングシステム、通信処理部５１、ドライバー５２などの処理部が実現される。
【００３７】
通信処理部５１は、通信装置３１を制御してデータ通信を、所定の通信プロトコルで実行する。
【００３８】
ドライバー５２は、記憶装置３４内のドライバープログラム４１が演算処理装置３５において実行されることにより実現される処理部であって、画像形成装置１用のドライバーである。ドライバー５２は、アプリケーションで生成された原稿データから、ＰＤＬデータなどの印刷データを生成する。
【００３９】
インストーラー５３は、記憶装置３４内のインストーラープログラム４２が演算処理装置３５において実行されることにより実現される処理部であって、ドライバープログラム４１を当該ユーザー端末装置３にインストールする。
【００４０】
図４は、図１における管理サーバー装置４の構成を示すブロック図である。管理サーバー装置４は、例えば、オペレーティングシステム、サーバープログラムなどをインストールされたネットワーク通信機能を有するサーバーコンピューターである。
【００４１】
管理サーバー装置４は、通信装置６１と、記憶装置６２と、演算処理装置６３を備える。
【００４２】
通信装置６１は、ネットワーク２に接続され、ネットワーク２を介して他の装置（画像形成装置１など）と所定の通信プロトコルでデータ通信を行う装置である。通信装置６１としては、ネットワークインターフェイス、モデムなどが使用される。
【００４３】
また、記憶装置６２は、各種データやプログラムを格納可能な装置である。記憶装置６２としては、不揮発性メモリー、ハードディスクドライブなどの不揮発性の大容量記憶媒体が使用される。記憶装置６２には、ユーザーデータ７１、マシンデータ７２、および組織管理データ７３が記憶されている。
【００４４】
ユーザーデータ７１には、各登録ユーザーについてのユーザー識別情報およびユーザー属性情報が含まれている。
【００４５】
図５は、図４におけるマシンデータ７２と組織管理データ７３の一例を示す図である。
【００４６】
マシンデータ７２には、組織＃１〜＃ｎにおける画像形成装置１のそれぞれについて、画像形成装置１の識別情報であるマシンＩＤ、その組織名、および配置場所が含まれている。
【００４７】
組織管理データ７３には、ユーザーごとに、現在所属（加入）している組織の組織名、その現在の組織への加入形態、ユーザー識別データ（ユーザーＩＤとパスワード）、マシンＩＤ履歴、マシンＩＤ履歴内の各マシンＩＤの画像形成装置における文書ボックス１３ａの有無を示す文書ボックス情報、およびマシンＩＤ履歴内の各マシンＩＤの画像形成装置に対するログイン履歴（少なくとも１回のログインの有無）が含まれている。
【００４８】
図５に示す組織管理データ７３によれば、例えば、ユーザーＩＤが「ＡＢＣ」であるユーザーについて、現在、「ソフトウェア２課」に所属（加入）しており、マシンＩＤが「Ｅ０００２」である画像形成装置１を使用しており、「ソフトウェア２課」の前に所属していた組織においてマシンＩＤが「Ｅ０００１」である画像形成装置１を使用していたことが特定できる。
【００４９】
なお、組織管理データ７３は、管理者によってエディターソフトウェアなどを使用して手作業で編集可能であるとともに、後述のように、画像形成装置１やユーザー端末装置３からの要求に基づいて自動的に更新される。
【００５０】
また、演算処理装置６３は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを有するコンピューターであり、記憶装置６２、ＲＯＭなどからＲＡＭへプログラムをロードし、そのプログラムをＣＰＵで実行することにより、各種処理部を実現する。
【００５１】
サーバー装置４の起動後に、各種プログラムが演算処理装置６３により適宜実行される。この実施の形態では、演算処理装置６３により、図示せぬオペレーティングシステム、通信処理部８１、サービス処理部８２などの処理部が実現される。
【００５２】
通信処理部８１は、通信装置６１を制御してデータ通信を、所定の通信プロトコルで実行する。
【００５３】
サービス処理部８２は、画像形成装置１またはユーザー端末装置３からの要求に応じて、組織管理データ７３の更新を行う。
【００５４】
上記のシステムにおいて、実施の形態１では、インストーラープログラム４２が、本発明の実施の形態に係るインストーラープログラムであり、所定機種の画像形成装置用のドライバープログラム４１をインストールする。つまり、ドライバープログラム４１をインストールするユーザー端末装置３が設置されている組織＃ｉに設置されている画像形成装置１の機種に対応したインストーラープログラム４２が選択され使用される。
【００５５】
そして、インストーラー５３は、ドライバープログラム４１のインストール時に、以下の動作を行う。
【００５６】
インストーラー５３は、ユーザーが加入する組織（以下、対象組織という）に使用される画像形成装置１用にドライバープログラム４１をインストールする際に、他の組織に未加入であり対象組織に新規に加入することを示す第１操作部と他の組織に加入しており組織間を移動して対象組織に加入することを示す第２操作部と含む操作画面を表示装置に表示させる。
【００５７】
図６は、実施の形態１において、ドライバープログラム４１のインストール時に表示される操作画面の一例を示す図である。図６に示す例では、マシンＩＤ入力フィールド１１１に、ドライバープログラム４１をインストールすべき画像形成装置１のマシンＩＤがユーザーによって入力され、さらに、「新規加入」キー１１２および「移動」キー１１３が表示される。
【００５８】
「新規加入」キー１１２および「移動」キー１１３は、ソフトキーであって、「新規加入」キー１１２は上述の第１操作部であって、「移動」キー１１３は上述の第２操作部である。
【００５９】
また、ユーザーにより「新規加入」キー１１２が操作された場合、インストーラー５３は、その操作を入力装置３３で検出し、そのユーザーの文書ボックス１３ａを、上述のマシンＩＤの画像形成装置１に作成する。具体的には、このとき、インストーラー５３は、通信装置３１および通信処理部５１を使用して、文書ボックス１３ａの作成要求を上述のマシンＩＤの画像形成装置１に送信して、そのユーザーの文書ボックス１３ａを、上述のマシンＩＤの画像形成装置１に作成させる。その後、インストーラー５３は、管理サーバー装置４により管理されている組織管理データ７３にユーザーの加入情報を登録する。具体的には、インストーラー５３は、通信装置３１および通信処理部５１を使用して、ユーザーの加入情報およびその登録要求を管理サーバー装置４に送信し、管理サーバー装置４に、ユーザーの加入情報を登録させる。
【００６０】
加入情報は、ユーザーの識別情報、加入形態を示す加入形態情報、対象組織に使用される画像形成装置１のマシンＩＤ、および文書ボックス１３ａの作成に成功したか否かを示す文書ボックス作成情報を含む。例えば、対象組織に使用される画像形成装置１が文書ボックス機能を有していれば、文書ボックス作成情報は、文書ボックス１３ａを作成したことを示し、対象組織に使用される画像形成装置１が文書ボックス機能を有していなければ、文書ボックス１３ａの作成に失敗し、文書ボックス作成情報は、文書ボックス１３ａを作成しなかったことを示す。
【００６１】
管理サーバー装置４のサービス処理部８２は、その加入情報を受信すると、組織管理データ７３内のそのユーザーに関する、組織名および加入形態を更新するとともに、マシンＩＤ履歴、文書ボックス情報、およびログイン履歴に、加入情報内のマシンＩＤ、文書ボックス作成情報、およびログイン履歴のデフォルト値である「なし」をそれぞれ追加する。
【００６２】
一方、ユーザーにより「移動」キー１１３が操作された場合、インストーラー５３は、（ａ）「新規加入」キー１１２が操作された場合と同様に、そのユーザーの文書ボックス１３ａを上述のマシンＩＤの画像形成装置１に作成し、（ｂ）管理サーバー装置４における組織管理データ７３を参照して、そのユーザーが対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置１を特定し、（ｃ）特定した画像形成装置１内のユーザーの文書ボックス１３ａを削除する。具体的には、このとき、インストーラー５３は、通信装置３１および通信処理部５１を使用して、文書ボックス１３ａの削除要求およびそのユーザーの識別情報を、特定した画像形成装置１に送信して、そのユーザーの文書ボックス１３ａを、その画像形成装置１に削除させる。
【００６３】
その後、「新規加入」キー１１２が操作された場合と同様に、インストーラー５３は、管理サーバー装置４により管理されている組織管理データ７３にユーザーの加入情報を登録する。具体的には、インストーラー５３は、ユーザーの加入情報およびその登録要求を管理サーバー装置４に送信し、管理サーバー装置４に、ユーザーの加入情報を登録させる。
【００６４】
また、実施の形態１では、組織管理データ７３は、ユーザーごとに、対象組織に使用される画像形成装置１においてユーザーの文書ボックス１３ａが作成されているか否かを示す文書ボックス情報を含んでおり、文書ボックス情報は、加入情報内の文書ボックス作成情報によって更新される。そのため、インストーラー５３は、（ａ）文書ボックス情報を参照し、削除要求の送信先として特定した画像形成装置１にそのユーザーの文書ボックス１３ａが作成されているか否かを文書ボックス情報に基づいて判定し、（ｂ）特定した画像形成装置１にそのユーザーの文書ボックス１３ａが作成されている場合には、特定した画像形成装置１に文書ボックス１３ａの削除指令を送信し、そうでなければ、特定した画像形成装置１に文書ボックス１３ａの削除指令を送信しないようにしてもよい。
【００６５】
さらに、実施の形態１において、管理サーバー装置４が、組織ごとに、デフォルトの文書ボックス設定を保持し、インストーラー５３は、文書ボックス１３ａが作成された画像形成装置１に、対象組織に対応する文書ボックス設定を、管理サーバー装置４から取得させ、作成した文書ボックス１３ａに適用させるようにしてもよい。
【００６６】
次に、実施の形態１におけるユーザー端末装置３の動作について説明する。図７は、実施の形態１におけるユーザー端末装置３の動作について説明するフローチャートである。
【００６７】
実施の形態１では、ユーザーは、自己のアカウントで、加入した組織において使用するユーザー端末装置３にログインし、そのユーザー端末装置３において、インストーラープログラム４２を使用して、その組織に使用される画像形成装置１のドライバープログラム４１を自己のアカウント用にインストールする。したがって、ユーザーがドライバープログラム４１をインストールしたいユーザー端末装置３において、ユーザー操作に基づいて、インストーラー５３が起動される（ステップＳ１）。インストーラー５３は、起動すると、図６に示すような操作画面を表示装置３２に表示する（ステップＳ２）。
【００６８】
操作画面において、ユーザー操作によって、ドライバープログラム４１による制御対象となる画像形成装置１のマシンＩＤが入力されると、インストーラー５３は、このユーザー操作で入力されたマシンＩＤを特定する（ステップＳ３）。その後、インストーラー５３は、特定したマシンＩＤの画像形成装置１用のドライバープログラム４１をインストールする。
【００６９】
他方、操作画面において、ユーザーは、自己の加入形態に応じて、「新規加入」キー１１２および「移動」キー１１３のいずれかを押下する。組織＃１〜＃ｎのいずれにも以前に加入しておらず今回加入する組織＃ｉが最初に加入する組織である場合、ユーザーは、「新規加入」キー１１２を押下する。組織＃１〜＃ｎのいずれかに加入しており、今回加入する組織＃ｉが２番目以降に加入する組織である場合、ユーザーは、「移動」キー１１３を押下する。
【００７０】
インストーラー５３は、このユーザー操作を入力装置３３で受け付け（ステップＳ４）、そのユーザー操作に基づいて、ユーザーの加入形態が「新規加入」および「移動」のいずれであるかを判定する（ステップＳ５）。
【００７１】
「新規加入」キー１１２が操作され、ユーザーの加入形態が「新規加入」であると判定した場合、インストーラー５３は、組織管理データ７３を参照することなく、通信処理部５１および通信装置３１を使用して、このユーザーの文書ボックス１３ａの作成要求を、上述の特定したマシンＩＤの画像形成装置１へ送信し、文書ボックス１３ａを作成させる（ステップＳ６）。なお、この作成要求には、このユーザーのユーザーＩＤが含まれており、作成要求を受信した画像形成装置１では、文書ボックス管理部２３が、そのユーザーＩＤのユーザーの文書ボックス１３ａを作成する。また、通信処理部５１は、所定のプロトコルを使用して、マシンＩＤをキーとしてネットワーク２上の画像形成装置１を検索し、そのマシンＩＤの画像形成装置１を検出し、検出した画像形成装置１へ作成要求を送信する。
【００７２】
文書ボックス１３ａの作成が完了すると、インストーラー５３は、上述の加入情報を生成し、通信処理部５１および通信装置３１を使用して、その加入情報および登録要求を管理サーバー装置４へ送信し、その加入情報で組織管理データを更新させる（ステップＳ７）。管理サーバー装置４では、サービス処理部８２が、登録要求および加入情報を受信すると、上述のようにして、組織管理データ７３を更新する。
【００７３】
ユーザーの加入形態が「新規加入」である場合、組織管理データ７３には、このユーザーのレコードが含まれていないため、ユーザーが加入した組織の組織名、加入形態（「新規加入」）、ユーザー識別データ、特定したマシンＩＤ、文書ボックス（「あり」）、およびログイン履歴（「なし」）を有するレコードが追加される。
【００７４】
一方、「移動」キー１１３が操作され、ユーザーの加入形態が「移動」であると判定した場合、インストーラー５３は、ステップＳ６と同様に、通信処理部５１および通信装置３１を使用して、このユーザーの文書ボックス１３ａの作成要求を、上述の特定したマシンＩＤの画像形成装置１へ送信し、文書ボックス１３ａを作成させる（ステップＳ８）。
【００７５】
文書ボックス１３ａの作成が完了すると、インストーラー５３は、通信処理部５１および通信装置３１を使用して、管理サーバー装置４にアクセスし、組織管理データ７３における、このユーザーのレコードを読み出し、移動前の所属組織に使用されている画像形成装置１のマシンＩＤを特定するとともに、移動前の所属組織に使用されている画像形成装置１にこのユーザーの文書ボックス１３ａがあるか否かを判定する（ステップＳ９）。
【００７６】
そして、移動前の所属組織に使用されている画像形成装置１にこのユーザーの文書ボックス１３ａがある場合には、インストーラー５３は、通信処理部５１および通信装置３１を使用して、特定したマシンＩＤの画像形成装置１へ、文書ボックス１３ａの削除要求を送信し、文書ボックス１３ａを削除させる（ステップＳ１０）。なお、この削除要求には、このユーザーのユーザーＩＤが含まれており、削除要求を受信した画像形成装置１では、文書ボックス管理部２３が、そのユーザーＩＤのユーザーの文書ボックス１３ａを削除する。また、通信処理部５１は、所定のプロトコルを使用して、マシンＩＤをキーとしてネットワーク２上の画像形成装置１を検索し、そのマシンＩＤの画像形成装置１を検出し、検出した画像形成装置１へ削除要求を送信する。
【００７７】
なお、移動前の所属組織に使用されている画像形成装置１にこのユーザーの文書ボックス１３ａがない場合には、インストーラー５３は、上述の削除要求を送信しない。
【００７８】
その後、インストーラー５３は、上述の加入情報を生成し、通信処理部５１および通信装置３１を使用して、その加入情報および登録要求を管理サーバー装置４へ送信し、その加入情報で組織管理データを更新させる（ステップＳ１１）。管理サーバー装置４では、サービス処理部８２が、登録要求および加入情報を受信すると、上述のようにして、組織管理データ７３を更新する。
【００７９】
ユーザーの加入形態が「移動」である場合、組織管理データ７３には、このユーザーのレコードが含まれている。したがって、例えば図５におけるユーザーＩＤ「ＡＢＣ」のユーザーのように、そのレコードにおいて、ユーザーが加入した組織の組織名（および必要に応じて加入形態）が変更され、移動後の所属組織の画像形成装置１のマシンＩＤとして特定したマシンＩＤ、文書ボックス（「あり」）、およびログイン履歴（「なし」）が追加される。
【００８０】
以上のように、上記実施の形態１によれば、インストーラープログラム４２は、ユーザー端末装置３内の演算処理装置３５に、（ａ）ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置１用にドライバープログラム４１をインストールする際に、他の組織に未加入であり対象組織に新規に加入することを示す第１操作部と他の組織に加入しており組織間を移動して対象組織に加入することを示す第２操作部と含む操作画面を表示装置３２に表示させるステップ、（ｂ）ユーザーにより第１操作部が操作された場合、ユーザーの文書ボックス１３ａをその画像形成装置１に作成し、また、管理サーバー装置４により管理されている組織管理データ７３にユーザーの加入情報を登録するステップ、および（ｃ）ユーザーにより第２操作部が操作された場合、ユーザーの文書ボックス１３ａをその画像形成装置１に作成し、組織管理データ７３を参照して、ユーザーが対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置１を特定し、特定した画像形成装置１内のユーザーの文書ボックス１３ａを削除し、また、組織管理データ７３にユーザーの加入情報を登録するステップを実行させる。そして、加入情報は、ユーザーの識別情報、および対象組織に使用される画像形成装置１の識別情報を含み、組織管理データは、ユーザーごとに、加入情報に基づく、対象組織に使用される画像形成装置の識別情報の履歴を含む。
【００８１】
これにより、組織に加入するユーザーの作業（実施の形態１では、ドライバープログラム４１のインストール、および操作画面に対する操作）に基づいて自動的に組織管理データ７３が更新されるため、ユーザーの組織加入に伴う管理者などの作業負担が軽減される。
【００８２】
実施の形態２．
【００８３】
実施の形態２では、各画像形成装置１は、本発明の実施の形態に係る画像形成装置であり、最初のログイン時に、上述のような操作画面を操作パネル１２に表示し、第１操作部または第２操作部に対するユーザー操作が検出されると、上述の加入情報を管理サーバー装置４へ送信する。
【００８４】
なお、実施の形態２では、インストーラー５３は上述の操作画面の表示および上述の加入情報の送信を行わない。
【００８５】
図１〜図４に示すシステムにおいて、実施の形態２では、ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置１において、ログイン処理部２１は、（ａ）ユーザーのログイン時に、当該画像形成装置１に対するユーザーのログイン履歴がない場合、他の組織に未加入であり対象組織に新規に加入することを示す第１操作部と他の組織に加入しており組織間を移動して対象組織に加入することを示す第２操作部と含む操作画面を表示装置１２ａに表示させ、（ｂ１）ユーザーにより第１操作部が操作された場合、文書ボックス管理部２３に、ユーザーの文書ボックス１３ａを作成させ、また、管理サーバー装置４により管理されている組織管理データ７３にユーザーの加入情報を登録し、（ｂ２）ユーザーにより第２操作部が操作された場合、文書ボックス管理部２３に、ユーザーの文書ボックス１３ａを作成させ、組織管理データ７３を参照して、ユーザーが対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置１を特定し、特定した画像形成装置１内のユーザーの文書ボックス１３ａを削除し、また、組織管理データ７３にユーザーの加入情報を登録する。
【００８６】
なお、加入情報は、ユーザーの識別情報および当該画像形成装置１の識別情報を含み、組織管理データ７３は、実施の形態１のものと同様である。
【００８７】
また、このログイン履歴としては、各画像形成装置１に蓄積されるログインログを使用してもよいし、図５に示すように組織管理データ７３内のログイン履歴を使用してもよい。なお、組織管理データ７３内のログイン履歴を使用する場合、ログイン処理部２１は、通信装置１４を使用して、管理サーバー装置４にアクセスし、組織管理データ７３において、このユーザーについて、当該画像形成装置１について値が「あり」であるログイン履歴が検出されたときには、当該画像形成装置１に対するログイン履歴があると判定し、そのようなログイン履歴が組織管理データ７３において検出されない場合には、当該画像形成装置１に対するログイン履歴はないと判定する。
【００８８】
図８は、実施の形態２において、画像形成装置１への最初のログイン時に表示される操作画面の一例を示す図である。図８に示す例では、「新規加入」キー１２１および「移動」キー１２２が表示される。「新規加入」キー１２１および「移動」キー１２２は、ソフトキーであって、「新規加入」キー１２１は上述の第１操作部であって、「移動」キー１２２は上述の第２操作部である。
【００８９】
ユーザーにより「新規加入」キー１２１が操作された場合、ログイン処理部２１は、その操作を入力装置１２ｂで検出し、文書ボックス管理部２３で、そのユーザーの文書ボックス１３ａを当該画像形成装置１に作成する。その後、ログイン処理部２１は、管理サーバー装置４により管理されている組織管理データ７３にユーザーの加入情報を登録する。具体的には、ログイン処理部２１は、通信装置１４を使用して、ユーザーの加入情報およびその登録要求を管理サーバー装置４に送信し、管理サーバー装置４に、ユーザーの加入情報を登録させる。
【００９０】
加入情報は、ユーザーの識別情報、加入形態を示す加入形態情報、対象組織に使用される画像形成装置１のマシンＩＤ、および文書ボックス１３ａの作成に成功したか否かを示す文書ボックス作成情報を含む。例えば、当該画像形成装置１が文書ボックス機能を有していれば、文書ボックス作成情報は、文書ボックス１３ａを作成したことを示し、当該画像形成装置１が文書ボックス機能を有していなければ、文書ボックス１３ａの作成に失敗し、文書ボックス作成情報は、文書ボックス１３ａを作成しなかったことを示す。
【００９１】
管理サーバー装置４のサービス処理部８２は、その加入情報を受信すると、組織管理データ７３内のそのユーザーに関する、組織名および加入形態を更新するとともに、マシンＩＤ履歴、文書ボックス情報、およびログイン履歴に、加入情報内のマシンＩＤ、文書ボックス作成情報、およびログイン履歴のデフォルト値である「あり」をそれぞれ追加する。
【００９２】
一方、ユーザーにより「移動」キー１２２が操作された場合、ログイン処理部２１は、（ａ）「新規加入」キー１２１が操作された場合と同様に、そのユーザーの文書ボックス１３ａを作成し、（ｂ）管理サーバー装置４における組織管理データ７３を参照して、そのユーザーが対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置１を特定し、（ｃ）特定した画像形成装置１内のユーザーの文書ボックス１３ａを削除する。具体的には、このとき、ログイン処理部２１は、通信装置１４を使用して、文書ボックス１３ａの削除要求およびそのユーザーの識別情報を、特定した画像形成装置１に送信して、そのユーザーの文書ボックス１３ａを、その画像形成装置１に削除させる。
【００９３】
その後、「新規加入」キー１２１が操作された場合と同様に、ログイン処理部２１は、管理サーバー装置４により管理されている組織管理データ７３にユーザーの加入情報を登録する。
【００９４】
なお、実施の形態２では、文書ボックス管理部２３は、ユーザーが対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置として特定した画像形成装置１にユーザーの文書ボックス１３ａが作成されているか否かを文書ボックス情報に基づいて判定し、その特定した画像形成装置１にユーザーの文書ボックス１３ａが作成されている場合には、特定した画像形成装置に文書ボックス１３ａの削除指令を送信し、特定した画像形成装置にユーザーの文書ボックス１３ａが作成されていない場合には、特定した画像形成装置に文書ボックスの削除指令を送信しないようにしてもよい。
【００９５】
さらに、実施の形態２において、管理サーバー装置４が、組織ごとに、デフォルトの文書ボックス設定を保持し、文書ボックス管理部２３は、対象組織に対応する文書ボックス設定を、管理サーバー装置４から取得し、作成した文書ボックス１３ａに適用するようにしてもよい。
【００９６】
なお、実施の形態２における各装置のその他の構成については実施の形態１のものと同様であるので、その説明を省略する。
【００９７】
次に、実施の形態２における画像形成装置１の動作について説明する。図９は、実施の形態２における画像形成装置１の動作について説明するフローチャートである。
【００９８】
実施の形態２では、ユーザーは、加入した組織に使用される画像形成装置１を使用する際に、画像形成装置１にログインする。
【００９９】
ログイン処理部２１は、ユーザーが入力装置１２ｂを操作して、ログインのためユーザー識別情報（ユーザーＩＤなど）を入力すると、入力された情報に基づいてユーザー認証を行い、ログインの可否を決定する（ステップＳ２１）。
【０１００】
ユーザー認証に成功しログインを許可した場合、ログイン処理部２１は、上述のようにして、このログインがこのユーザーにとって当該画像形成装置１への最初のログインであるか否かを判定する（ステップＳ２２）。なお、ユーザー認証に失敗した場合、ステップＳ２２以降の処理は実行されない。
【０１０１】
このログインが最初のログインであると判定した場合、ログイン処理部２１は、図８に示すような操作画面を表示装置１２ａに表示する（ステップＳ２３）。
【０１０２】
操作画面において、ユーザーは、自己の加入形態に応じて、「新規加入」キー１２１および「移動」キー１２２のいずれかを押下する。組織＃１〜＃ｎのいずれにも以前に加入しておらず今回加入する組織＃ｉが最初に加入する組織である場合、ユーザーは、「新規加入」キー１２１を押下する。組織＃１〜＃ｎのいずれかに加入しており、今回加入する組織＃ｉが２番目以降に加入する組織である場合、ユーザーは、「移動」キー１２２を押下する。
【０１０３】
ログイン処理部２１は、このユーザー操作を入力装置１２ｂで受け付け（ステップＳ２４）、そのユーザー操作に基づいて、ユーザーの加入形態が「新規加入」および「移動」のいずれであるかを判定する（ステップＳ２５）。
【０１０４】
「新規加入」キー１２１が操作され、ユーザーの加入形態が「新規加入」であると判定した場合、ログイン処理部２１は、組織管理データ７３を参照することなく、文書ボックス管理部２３を使用して、このユーザーの文書ボックス１３ａを当該画像形成装置１において作成させる（ステップＳ２６）。
【０１０５】
文書ボックス１３ａの作成が完了すると、ログイン処理部２１は、上述の加入情報を生成し、通信装置１４を使用して、その加入情報および登録要求を管理サーバー装置４へ送信し、その加入情報で組織管理データを更新させる（ステップＳ２７）。管理サーバー装置４では、サービス処理部８２が、登録要求および加入情報を受信すると、上述のようにして、組織管理データ７３を更新する。
【０１０６】
ユーザーの加入形態が「新規加入」である場合、組織管理データ７３には、このユーザーのレコードが含まれていないため、ユーザーが加入した組織の組織名、加入形態（「新規加入」）、ユーザー識別データ、特定したマシンＩＤ、文書ボックス（「あり」）、およびログイン履歴（「あり」）を有するレコードが追加される。
【０１０７】
一方、「移動」キー１２２が操作され、ユーザーの加入形態が「移動」であると判定した場合、ログイン処理部２１は、ステップＳ２６と同様に、文書ボックス１３ａを作成する（ステップＳ２８）。
【０１０８】
文書ボックス１３ａの作成が完了すると、ログイン処理部２１は、通信装置１４を使用して、管理サーバー装置４にアクセスし、組織管理データ７３における、このユーザーのレコードを読み出し、移動前の所属組織に使用されている画像形成装置１のマシンＩＤを特定するとともに、移動前の所属組織に使用されている画像形成装置１にこのユーザーの文書ボックス１３ａがあるか否かを判定する（ステップＳ２９）。
【０１０９】
そして、移動前の所属組織に使用されている画像形成装置１にこのユーザーの文書ボックス１３ａがある場合には、ログイン処理部２１は、通信装置１４を使用して、特定したマシンＩＤの画像形成装置１へ、文書ボックス１３ａの削除要求を送信し、文書ボックス１３ａを削除させる（ステップＳ３０）。なお、この削除要求には、このユーザーのユーザーＩＤが含まれており、削除要求を受信した画像形成装置１では、文書ボックス管理部２３が、そのユーザーＩＤのユーザーの文書ボックス１３ａを削除する。また、通信処理部５１は、所定のプロトコルを使用して、マシンＩＤをキーとしてネットワーク２上の画像形成装置１を検索し、そのマシンＩＤの画像形成装置１を検出し、検出した画像形成装置１へ削除要求を送信する。
【０１１０】
なお、移動前の所属組織に使用されている画像形成装置１にこのユーザーの文書ボックス１３ａがない場合には、ログイン処理部２１は、上述の削除要求を送信しない。
【０１１１】
その後、ログイン処理部２１は、上述の加入情報を生成し、通信装置１４を使用して、その加入情報および登録要求を管理サーバー装置４へ送信し、その加入情報で組織管理データを更新させる（ステップＳ３１）。管理サーバー装置４では、サービス処理部８２が、登録要求および加入情報を受信すると、上述のようにして、組織管理データ７３を更新する。
【０１１２】
以上のように、上記実施の形態２によれば、ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置１において、ログイン処理部２１は、（ａ）ユーザーのログイン履歴がない場合、他の組織に未加入であり対象組織に新規に加入することを示す第１操作部と他の組織に加入しており組織間を移動して対象組織に加入することを示す第２操作部と含む操作画面を表示装置１２ａに表示させ、（ｂ１）ユーザーにより第１操作部が操作された場合、文書ボックス管理部２３に、ユーザーの文書ボックス１３ａを作成させ、また、管理サーバー装置４により管理されている組織管理データ７３にユーザーの加入情報を登録し、（ｂ２）ユーザーにより第２操作部が操作された場合、文書ボックス管理部２３に、ユーザーの文書ボックス１３ａを作成させ、組織管理データ７３を参照して、ユーザーが対象組織に加入する前に加入していた組織に使用される画像形成装置１を特定し、特定した画像形成装置１内のユーザーの文書ボックス１３ａを削除し、また、組織管理データ７３にユーザーの加入情報を登録する。そして、加入情報は、ユーザーの識別情報および当該画像形成装置１の識別情報を含み、組織管理データ７３は、ユーザーごとに、加入情報に基づく、対象組織に使用される画像形成装置１の識別情報の履歴を含む。
【０１１３】
これにより、組織に加入するユーザーの作業（実施の形態２では、画像形成装置１へのログイン、および操作画面に対する操作）に基づいて自動的に組織管理データ７３が更新されるため、ユーザーの組織加入に伴う管理者などの作業負担が軽減される。
【０１１４】
実施の形態３．
【０１１５】
実施の形態１では、インストーラープログラム４２に従って、ドライバープログラム４１のインストール時に、上述の操作画面の表示、ユーザーの加入情報の登録、文書ボックス１３ａの操作などが行われるが、実施の形態３では、その代わりに、ユーザーが加入する対象組織に使用される画像形成装置１用にドライバープログラム４１がインストールされた後、当該ユーザーによるドライバープログラム４１の最初の起動時に、ドライバープログラム４１に従って、上述のインストーラープログラム４２による処理と同一の処理が実行される。なお、ドライバープログラム４１が起動された際に起動履歴データをユーザーごとにユーザー端末装置３などに格納し、起動履歴データがなければ、ドライバープログラム４１の最初の起動と判断される。そして、ドライバープログラム４１の２回目以降の起動時については、その処理は行われない。なお、実施の形態３におけるその他の構成および動作については実施の形態１のものと同様であるのでその説明を省略する。
【０１１６】
なお、上述の各実施の形態は、本発明の好適な例であるが、本発明は、これらに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において、種々の変形、変更が可能である。
【０１１７】
例えば、上記実施の形態１，２において、移動前の所属組織の画像形成装置１内の文書ボックス１３ａを削除する時点で文書ボックス内に文書データが残っている場合には、その文書データを、画像形成装置１間で送受して、移動後の所属組織の画像形成装置１内に作成した文書ボックス１３ａに移動させるようにしてもよい。
【産業上の利用可能性】
【０１１８】
本発明は、例えば、複数の組織においてそれぞれ画像形成装置が使用されるシステムに適用可能である。
【符号の説明】
【０１１９】
１  画像形成装置
３  ユーザー端末装置（端末装置の一例）
４  管理サーバー装置（サーバーの一例）
１２ａ，３２  表示装置
１３ａ  文書ボックス
２１  ログイン処理部
２３  文書ボックス管理部
３５  演算処理装置（コンピューターの一例）
４１  ドライバープログラム
４２  インストーラープログラム
７３  組織管理データ
１１２，１２１  「新規加入」キー（第１操作部の一例）
１１３，１２２  「移動」キー（第２操作部の一例）
【図１】
0006016855.tif 000002
【図２】
0006016855.tif 000003
【図３】
0006016855.tif 000004
【図４】
0006016855.tif 000005
【図５】
0006016855.tif 000006
【図６】
0006016855.tif 000007
【図７】
0006016855.tif 000008
【図８】
0006016855.tif 000009
【図９】
0006016855.tif 000010