(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
階層構造化された電子情報を利用者が不要な前記電子情報と必要な前記電子情報に分ける作業を支援する仕分け支援プログラムであって、
コンピュータに、
前記階層構造化された前記電子情報から階層に関する情報を取得し、前記階層のみを複製する階層複製手段と、
利用者が必要な前記電子情報を複製した前記階層に移動した後に、移動した前記電子情報を取得して前記電子情報の一覧を作成し、該作成した一覧をコンピュータに一覧情報として表示する一覧作成・表示手段と、
表示された前記一覧情報に対して行われた指示にもとづいて、前記電子情報の階層構造を再構成する階層再構成手段と、
を実行させることを特徴とする、仕分け支援プログラム。
【請求項２】
前記電子情報はファイルであり、前記階層はフォルダであることを特徴とする、請求項１記載の仕分け支援プログラム。
【請求項３】
前記階層再構成手段に加えて、さらに、不要な前記電子情報を所定の記録媒体に保存するとともに不要な前記電子情報を削除するバックアップ手段を前記コンピュータに実行させることを特徴とする、請求項１又は２に記載の仕分け支援プログラム。
【請求項４】
前記一覧作成・表示手段は、所定の仕分けに関する指示を行うための仕分け指示タブと、該仕分け指示タブによって行う指示によって一覧表示する情報を限定又は指示する表示切替手段を有することを特徴とする、請求項１〜３のいずれかに記載の仕分け支援プログラム。
【請求項５】
前記階層は、前記電子情報をカテゴライズするための分類階層と、該分類階層の下層に必要に応じて設けられ、所定の期間ごとに前記階層ごとに移動又は削除される個別管理階層から成り、
前記表示切替手段は、前記個別管理階層の編集指示を行うための編集指示タブと、前記編集指示タブを選択した場合に、前記分類階層、前記個別管理階層、及び前記電子情報と、を異なる領域に表示することを特徴とする、請求項４記載の仕分け支援プログラム。
【請求項６】
前記一覧作成・表示手段は、前記階層と前記電子情報を色分けして表示することを特徴とする、請求項４又は５に記載の仕分け支援プログラム。
【請求項７】
前記一覧作成・表示手段は、前記電子情報が含まれない前記階層について、前記電子情報が含まれない旨の表示を行うことを特徴とする、請求項４〜６のいずれかに記載の仕分け支援プログラム。
【請求項８】
前記一覧作成・表示手段は、前記電子情報の更新日を基に表示順序をソートする手段をさらに有することを特徴とする、請求項４〜７のいずれかに記載の仕分け支援プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子情報の仕分けを支援するプログラムに関し、詳しくは、ツリー構造等の階層化された電子情報を、必要な電子情報と不要な電子情報に分類する作業を支援するプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、電子情報である電子文書を年度末に保管・破棄等するものとして、例えば特許文献１の公文書管理システムが知られている。この公文書管理システムは、管理対象となるフォルダごとに保存期間を属性として記録し、当該保存期間にしたがってフォルダ単位で電子文書を保管・廃棄するものである。
【０００３】
また、上記の様に所定の期間毎ではなく、任意のタイミングで文書管理を行うものとして、例えば特許文献２の電子文書管理装置が知られている。この電子文書管理装置は、管理対象となる任意の領域を分析し、当該分析した結果をコンピュータの画面上に表示して、利用者の管理作業を容易にするものである。
一般に電子文書等の電子情報を管理する際には、管理作業を容易にし、また、作業上のミスを減らす目的から、上記の様な文書管理システム等を単独又は組合せて行われる。
【０００４】
ここで、紙媒体の文書等と同じく電子文書等の電子情報についても、定期的に利用者が手作業によって保存した電子情報の要不要を判断し、不要なものは破棄、必要なものについては、保存期間を定めるものについては定める等、仕分け作業が行われることが通常である。
【０００５】
仕分け作業を行う際には、膨大な量の電子情報を、必要なものと不要なものとにより分ける必要があるが、電子文書等の電子情報はフォルダによってツリー状に階層化されたファイルとしてコンピュータ上に保管されていることが通常である。これを、従来の管理装置を用いて仕分ける際には、画面に表示された膨大な情報群から不要な情報を抽出、選択する必要がある。しかし、膨大な電子情報の中から不要なものを抽出、選択するという方法では、不要か否かの判断に迷う場合にこれを削除することを躊躇することが実態であり、仕分け作業を行ってもなお、不要な電子情報が残るという問題があった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００３−１９６４２９号公報
【特許文献２】特開２０１１−２４３０６５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は前述の状況に着目し、必要な電子情報と不要な電子情報を確実に仕分けることのできる仕分け支援プログラムを提供することを、その課題とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決することを目的としてなされた本発明は、階層構造化された電子情報を利用者が不要な前記電子情報と必要な前記電子情報に分ける作業を支援する仕分け支援プログラムであって、コンピュータに、前記階層構造化された前記電子情報から階層に関する情報を取得し、前記階層のみを複製する階層複製手段と、利用者が必要な前記電子情報を複製した前記階層に移動した後に、移動した前記電子情報を取得して前記電子情報の一覧を作成し、該作成した一覧をコンピュータに一覧情報として表示する一覧作成・表示手段と、表示された前記一覧情報に対して行われた指示にもとづいて、前記電子情報の階層構造を再構成する階層再構成手段と、を実行させることを特徴としている。
【０００９】
本発明において、前記電子情報はファイルであり、前記階層はフォルダであってもよい。
また、前記階層再構成手段に加えて、さらに、不要な電子情報を所定の記録媒体に保存するとともに当該不要な電子情報を削除するバックアップ手段を前記コンピュータに実行させると好適である。
【００１０】
本発明において、前記一覧作成・表示手段は、所定の仕分けに関する指示を行うためのタブと、該タブによって行う指示によって一覧表示する情報を限定又は指示する表示切替手段を有していてもよい。
また、前記階層構造は、前記電子情報をカテゴライズするための分類階層と、該分類階層下に必要に応じて設けられ、所定の期間ごとに階層単位で移動又は削除される個別管理階層から成り、前記表示切替手段は、前記個別階層の編集指示を行うためのタブと、該タブを選択した場合に、前記分類階層、個別階層、電子情報を異なる領域に表示してもよい。
【００１１】
本発明は、さらに、前記一覧作成・表示手段は、階層と電子情報を色分けして表示してもよく、電子情報が含まれない階層について、電子情報が含まれない旨の表示を行ってもよい。
また、前記一覧作成・表示手段は、電子情報の更新日を元に表示順序をソートする手段をさらに有してもよい。
【発明の効果】
【００１２】
本発明の仕分け支援プログラムによれば、必要な電子情報と不要な電子情報を確実に仕分けることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明に係る実施の一例における、フォルダツリーの仕分け内容を示す概念図である。
【図２】同実施例における、画面構成を表す図である。
【図３】同実施例における、プログラムのフローチャートを示す概念図である。
【図４】同実施例の画面構成であって、フォルダの選り分けを指示る際の表示内容を示す図である。
【図５】同実施例の画面構成であって、フォルダの並び順を指示する際の表示内容を示す図である。
【図６】同実施例の画面構成であって、仕分け作業の結果を確認する際の表示内容を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
本発明を適用した仕分け支援プログラムの実施の一例として、フォルダツリー、すなわち、ツリー状に階層化されたフォルダと、該フォルダに格納されたファイル群の仕分けを支援するプログラムについて説明する。
【００１５】
本実施例は、複数のコンピュータに対して共有のフォルダ領域を提供するファイルサーバにおいて、当該提供するフォルダ領域の仕分け作業を支援する目的で使用されるプログラムである。
以下、本実施例は上記ファイルサーバによって実行される形態について説明を行うが、プログラム自体をどこに格納するか、また、どのコンピュータによって実行されるのかは任意に変更が可能である。
【００１６】
本実施例は、一般的なプログラム実行の構成、すなわち、プログラムコード及び必要なデータが記憶装置に格納され、実行時にメモリ上にロードされてＣＰＵによって命令が実行されることで動作するものである。
したがって、ファイルサーバからプログラムを実行可能な記憶装置であれば、ファイルサーバ以外のコンピュータが備える記憶装置に格納してもよく、また、仕分け対象のフォルダ領域が他のコンピュータからもアクセス可能であれば、当該他のコンピュータによって実行してもよい。
また、本実施例を格納、実行するファイルサーバ又はその他のコンピュータは、一般的な構成、すなわち、ＣＰＵ、メモリ、記憶装置、入出力装置等がバスによって繋がれたコンピュータであればよく、本実施例プログラムを格納する記録装置も、一般的に当該目的に用いられるものであればよい。コンピュータに内蔵されたディスク領域以外にも、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリを用いた記録媒体に格納し、プログラム実行時に実行するコンピュータに挿入、接続等してもよい。
【００１７】
本実施例は、仕分け対象のファイル群を、図１で示すように、必要なファイルと不要なファイルに仕分けたうえで、当該必要なファイルを当年度フォルダ階層、前年度フォルダ階層、保存書庫フォルダ階層の３つに整理する作業を支援するものである。
【００１８】
当年度フォルダ階層は、現在使用中のファイル群を格納するフォルダ階層である。本年度の業務データを記載したファイルや、編集中の一次ファイル等も含めて、利用者がすぐにアクセスできる必要のあるファイル群を格納するためのフォルダ階層である。
前年度以前の業務データを記載したファイル等、利用者にとってアクセス頻度の低い、又はまったくアクセスしないファイル群は、前年度フォルダ階層又は保存書庫フォルダ階層に格納される。
前年度フォルダ階層は、年度毎に管理されるファイルであって、前年度の業務データを記載したファイルや、前年度に使用していたファイル等を格納するフォルダ階層である。また、保存書庫フォルダ階層は上記以外、すなわち、年度毎に管理されるファイルであって一昨年以前のもの、年度毎に管理されないファイルであって現在使用していないものが格納される。
【００１９】
当年度フォルダ階層、前年度フォルダ階層、保存書庫フォルダ階層の３フォルダ階層は、それぞれ、ファイルの分類を示す分類フォルダ階層と、該分類フォルダ階層下に、必要に応じて各年度毎にフォルダ単位でファイルを上記階層間又は各階層内で移動させるための個別フォルダ階層から構成される。
【００２０】
図２は、本実施例の画面構成を示したものである。本実施例のプログラムを起動すると、図２に示す操作画面１が表示される。操作画面１は、ファイル一覧を表示するための表領域２と、当該表領域の上側に、表領域の表示及び可能な操作を切り替えるタブを表示するためのタブ領域３から構成されている。操作画面１の表領域２、及び、タブ領域３に表示されたタブを用いて、本実施例に対する操作を行うことができるものである。
【００２１】
図３は、本実施例に係る仕分け支援プログラムの流れを示すフローチャート図である。
以下、当該フローチャートの各工程に沿って説明する。
【００２２】
階層読取手段Ｆ１は、予め指定された仕分け対象フォルダ以下のフォルダ及びファイルを読み取り、一覧形式で表領域２に表示する処理を行い、操作画面１のファイルリスト検索タブ３０１を選択することにより実行される。
この際、表領域２には、１つのファイルを１行として、各フォルダ名及びファイル名をそれぞれ１つのセルに表示する。
また、ファイル名を表示したセルは白色の背景、フォルダ名を表示したセルは黄色の背景を用いている。さらに、サブフォルダとファイルが存在しないフォルダには、ファイル名の代わりに「□ファイルなし」というメッセージを桃色の背景で当該フォルダの右隣のセルに表示する。
表領域２へのフォルダ名又はファイル名は、表領域２の各列毎にフォルダ名及びファイル名の自然順序付けによってソートした表示順に従って表示される。
本実施例では、仕分け対象フォルダは予め設定されているものとし、画面上から仕分け対象フォルダを選択する操作等は行わないものとしているが、仕分け対象フォルダの位置をどの様にして設定するかは自由である。階層読取手段Ｆ１の実行時にダイアログボックスを表示して指定させてもよいし、プログラムのインストール時に指定させてもよい。
【００２３】
階層複製手段Ｆ２は、仕分け対象フォルダ以下のフォルダに関する情報を読み取り、当該フォルダのみを予め設定した複製先フォルダに複製する処理を行い、フォルダ作成タブ３０２を選択することにより実行される。
このとき、階層化されたフォルダ、すなわち入れ子状態になっているフォルダは、その階層構造も含めて複製先フォルダ以下に複製されるが、当該フォルダに格納されているファイルは複製されない。
複製先フォルダの設定は予め設定されているものとしているが、仕分け対象フォルダの設定と同様に、複製先フォルダをどの様に設定するかは自由に選択してよい。
また、仕分け対象フォルダと複製先フォルダは、同一のコンピュータ上に存在していなくてもよく、同一の記録装置上に存在していなくてもよい。
【００２４】
階層複製手段Ｆ２が終了すると、ファイルサーバ上には仕分け対象フォルダ以下のフォルダツリーと、当該フォルダツリーからフォルダ構成のみを複製した複製先フォルダが併存する状態となる。
ここで、後述の一覧作成・表示手段Ｆ３を実行する前に、当該フォルダツリーの利用者が、仕分け対象フォルダから複製先フォルダに、必要なファイルを移動する作業を行うことができる。
このとき、ファイルの移動元である仕分け対象フォルダと、移動先となる複製先フォルダが併存した状態となっていることにより、両者を見比べながら必要なファイルのみを移動させればよい。必要なファイルのみを抽出したフォルダツリーがどのような構成になるのか、及び、当該必要なファイルを除いたフォルダツリーがどのような構成になるのか、ファイル移動を行う利用者が容易に理解することができる。
全てのファイルの一覧を作成して、当該一覧に対してファイルの要・不要を指示する場合には、実際に仕分け処理を完了するまで必要なファイルのみを抽出したフォルダツリーがどのような構成となるのか理解することが難しく、要・不要の判断に迷うととりあえず必要なファイルとして仕分け作業を行ってしまうことがある。しかし、本実施例では上記のように、必要なファイルのみを抽出したフォルダツリーを見ながら作業を行うことができるので、確実な仕分け作業を行うことができる。
【００２５】
利用者がファイルの移動を完了した後、ファイル検索タブ３０４を選択すると一覧作成・表示手段Ｆ３が実行され、複製先フォルダ以下のフォルダ及びファイルを読み取り、一覧形式で表領域２に表示する。また、当該表領域２及びタブ領域３の表示を所定の操作によって切り替えると共に、表領域２に表示されたファイルを当年度、前年度、保存書庫フォルダ階層に振り分ける指示を受け付ける。
この際、表領域２には、階層読取手段Ｆ１と同様に、１つのファイルを１行として、各フォルダ名及びファイル名をそれぞれ１つのセルに表示する。
また、ファイル名を表示したセルは白色の背景、フォルダ名を表示したセルは黄色の背景を用いている。さらに、サブフォルダとファイルが存在しないフォルダには、ファイル名の代わりに「□ファイルなし」というメッセージを桃色の背景で当該フォルダの右隣のセルに表示する。
フォルダによって階層化されたファイル群は、ファイル毎にフォルダ階層の深さ、すなわちサブフォルダの数が一致しないことが通常であり、これをそのまま表形式で表示すると、どのセルがフォルダを示しており、どのセルがファイルを示しているのか把握し難いものとなるが、本実施例ではフォルダとファイルを色分けして表示することで、容易にフォルダとファイルを識別することができる。
また、ファイルが存在しない、いわゆる空のフォルダについて、その旨を表領域２上に表示することで、どれが空のフォルダなのかを容易に把握することができる。
【００２６】
一覧作成・表示手段Ｆ３が複製先フォルダ以下を一覧表示した際には、タブ領域３では更新日時表示タブ３０５、仕分けタブ３０６、分類へタブ３０７が選択可能である。
また、表領域２の各ファイルを表示する行の右側には、当該ファイルを破棄する指示を行うための廃棄セル２０１、保存書庫フォルダ階層に移動する指示を行うための保存セル２０２、前年度フォルダ階層に移動する指示を行うための前年セル２０３と、さらにその右側に各ファイルの最終更新日時を表示するための更新日時セル２０４が設けられる。
【００２７】
一覧作成・表示手段Ｆ３によってファイルの一覧が表領域２に表示され、セル２０１〜２０３及びタブ３０５〜３０７によって、利用者が各ファイルに対する指示を入力することができる状態となる。
これにより、本実施例プログラムは、表示された一覧の各ファイルを前述の当年度、前年度、保存書庫フォルダ階層に振り分ける指示を受けることができる状態となる。
【００２８】
一覧作成・表示手段Ｆ３がファイルの一覧を表領域２に表示した際には、フォルダ名及びファイル名の自然順序付けによって各行がソートされている。すなわち、表領域２には、最上位のフォルダ名、第２階層のフォルダ名、第３階層のフォルダ名、とフォルダ名よりソートした順番でファイルの一覧が作成され、その上で、各ファイルがファイル名の順によって表示されている。
ここで、更新日時表示タブ３０５を選択した場合には、一覧表示された各ファイルの最終更新日時が更新日時セル２０４に表示される。また、当該セル２０４上側の古い順に表示ボタンを押下することにより、ファイルの一覧を最終更新日時によってソートすることができる。
複数のソート方法を選択することができることにより、仕分け作業をより容易なものとすることができる。
【００２９】
廃棄セル２０１は、不要なファイルを仕分け対象から外す、すなわち前述の当年度、前年度、保存書庫フォルダ階層に格納しないものとする指示を行うためのものである。当該セルに１を入力すると、後述の階層再構成手段Ｆ４によって当該入力行のファイルは仕分け対象から除外され、後述のバックアップ手段Ｆ５によってバックアップされる。
これにより、一覧作成・表示手段Ｆ３により一覧が作成された後に、不必要であることが判明したファイルを廃棄することができる。
なお、本実施例では入力値として数値の１を用いたが、保存対象か否かが判明できれば入力値はこれに限られず、また、数値等を入力する代わりにボタンを押下するようにしてもよい。
【００３０】
保存セル２０２は、保存書庫フォルダ階層に移動するファイルを指定するセルである。当該セルに１を入力すると、後述の階層再構成手段Ｆ４によって当該入力された行に表示されたファイルは保存書庫フォルダ階層に移動される。
なお、本実施例では入力値として数値の１を用いたが、保存対象か否かが判明できれば入力値はこれに限られず、また、数値等を入力する代わりにボタンを押下するようにしてもよい。また、保存期間を指定する場合には、当該セルに直接保存期間を所定のフォーマットで入力させるようにしてもよい。
【００３１】
前年セル２０３は、前年度フォルダ階層に移動するファイルを指定するセルである。当該セルに１を入力すると、後述の階層再構成手段Ｆ４によって当該入力された行に表示されたファイルは前年度フォルダ階層に移動される。
なお、本実施例では入力値として数値の１を用いたが、保存対象か否かが判明できれば入力値はこれに限られず、また、数値等を入力する代わりにボタンを押下するようにしてもよい。
【００３２】
本実施例では、セル２０１〜２０３のいずれにも値を入力しなかったファイルを当年度フォルダ階層に格納すべきファイルとして扱う。
【００３３】
当年度、前年度、保存書庫の各フォルダ階層及び、廃棄されるファイルを選定した状態で仕分けタブ３０６を選択すると、２０１〜２０３に値を入力したファイルが表領域２から削除され、次いで分類タブ３０７を選択すると、操作画面１は図４で示すように、当年度フォルダ階層に格納すべきファイルを、フォルダ階層を分類フォルダ階層を示す分類フォルダセル２０５と、個別フォルダ階層を示す個別フォルダセル２０６に分離して表示する。また、タブ領域３には、フォルダ構成を変更するためのタブ３０８〜３１４を表示する。
タブ３０８〜３１３は、フォルダ階層を分類フォルダ階層と個別フォルダ階層に選り分ける指示を行うためのタブであり、それぞれ、任意の分類フォルダ以下を個別フォルダにする個別フォルダ設定タブ３０８、任意の個別フォルダ以上を分類フォルダにする分類フォルダ設定タブ３０９、任意のフォルダを削除するフォルダ削除タブ３１０、任意のフォルダを作成し任意の位置に挿入するフォルダ挿入タブ３１１、複数のフォルダを一つのフォルダに統合するフォルダ統合タブ３１２、他の分類に含まれない特殊なフォルダを作成する特殊フォルダ作成タブ３１３である。これらのタブを選択することにより、当年度フォルダ階層のフォルダを、ファイル又はサブフォルダの分類を示す分類フォルダ階層と、年度毎にフォルダ単位で当年度、前年度、保存書庫フォルダ間を移動させる個別フォルダ階層に整理することができる。
本実施例では、フォルダツリーの仕分け作業を、必要なファイルと不要なファイルに分ける工程と、必要なファイルを仕分けた後に、当該ファイルを整理する工程に分けて行うことができる。これにより、利用者が仕分け作業を行っている際にはファイルの整理を意識する必要がなく、ファイルの整理を行っている際にはファイルの仕分けを意識する必要が無いため、より確実な仕分け作業を支援することができる。
【００３４】
特殊フォルダ作成タブ３１３の隣には、フォルダの並び順を設定するための配列設定タブ３１４が設けられており、当該タブ３１４を選択すると図５で示すように、一覧表示された情報から、フォルダ階層を当該フォルダのソート順を表す配列コードと共に表領域２に表示する。当該配列コードの値を修正することで、フォルダのソート順を変更することができる。
また、タブ領域３には、変更したコード順で表領域２を再表示する再表示タブ３１５と、表領域２からファイルに関する情報を削除し、フォルダ階層のみを表示する分類確認タブ３１６と、ソート順を決定した後、後述の当年度フォルダ階層再構成手段Ｆ４を実行するための表示を行う最終確認タブ３１７が表示される。
【００３５】
最終確認タブ３１７を選択すると、図６で示すように、表領域２には当年度フォルダ階層における仕分け後のフォルダツリーが一覧表示され、タブ領域３には後述の当年度フォルダ階層再構成手段Ｆ４を実行させるためのフォルダ作成タブ３２０が表示される。
図６で示す画面表示は確認用の表示であり、当年度フォルダがどのような構成となるかを示した上で、当該構成に当年度フォルダを再構成してよい場合に、後続の階層再構成手段Ｆ４を実行させるためのものである。
【００３６】
フォルダ作成タブ３２０を選択すると、一覧作成・表示手段Ｓ３の表示内容に対して行われた指示に従ってフォルダツリーを再構成する階層再構成手段Ｆ４が実行される。
本実施例では、上記のように操作画面１を、所定の指示に応じて表領域２及びタブ領域３の表示内容を切り替える。単一形式の表を用いて前述の指示全てを行うこととすると、表領域及びタブ領域には常に必要な情報と不要な情報が表示されることとなり、当該情報の要・不要を利用者が判断しなければならない。これに対して本実施例では表示内容を各指示の具体的な内容によって最適化することができるので、表形式の可読性の高さを犠牲とすることなく、指示操作を分かりやすいものとすることができる。
【００３７】
階層再構成手段Ｆ４は、具体的には図３で示すように、当年度フォルダ再構成手段Ｆ４１と、前年度フォルダ再構成手段Ｆ４２と、保存書庫フォルダ再構成手段Ｆ４３からなり、一覧作成・表示手段Ｓ３が表示した内容に対して行われた指示に従って複製先フォルダのフォルダツリーを構成しなおすものである。
なお、本実施例では仕分け後のフォルダ階層を、当年度フォルダ階層、前年度フォルダ階層、保存書庫フォルダ階層の３つのフォルダ階層からなるものとしていることから、当該フォルダ階層ごとにファイル群の仕分けを行う工程を分けて実行しているが、当該手段Ｆ４１〜Ｓ４３を一工程で実行するようにしてもよい。
【００３８】
フォルダ作成タブ３２０を選択すると当年度フォルダ再構成手段Ｆ４１が実行される。当該工程は、前述の仕分け指示の内容にしたがって、当年度フォルダ階層に格納すべきファイルを複製先フォルダから抽出し、指定のフォルダ構成と共に予め設定された再構成先フォルダ下に複製する。
本実施例では、再構成先フォルダは予め設定されているものとしているが、仕分け対象フォルダや複製先フォルダと同様に、再構成先フォルダをどの様に設定するかは自由に選択してよく、また、仕分け対象フォルダや複製先フォルダと同一のコンピュータ上に存在していなくてもよく、同一の記録装置上に存在していなくてもよい。
【００３９】
当年度フォルダ再構成手段Ｆ４１が終了すると、本実施例は操作画面１の表示を図５で示した状態に変更する。ここで、前年度ファイル表示タブ３１８を選択すると、図６で示したものと同様の確認画面を表示し、前年度フォルダ再構成手段Ｆ４２及び保存書庫フォルダ再構成手段Ｆ４３を実行させるタブが表示される。（いずれも図示しない）
前年度フォルダ再構成手段Ｆ４２及び保存書庫フォルダ再構成手段Ｆ４３は、前記手段Ｆ４１と同様に、第２仕分け工程における指示に従って、それぞれ前年度フォルダ階層、保存書庫フォルダ階層に格納すべきフォルダ及びファイルを抽出し、再構成先フォルダ下に複製する工程である。
【００４０】
なお、本実施例では手段Ｆ４１、Ｓ４２、Ｓ４３の出力先を同一の再構成先フォルダとしているが、それぞれのフォルダ階層ごとに出力先を分けてもよい。
【００４１】
再構成手段Ｆ４に含まれるすべての手段Ｆ４１、Ｓ４２、Ｓ４３が終了すると、次いでバックアップ手段Ｆ５が実行されたのち、プログラムは終了する。
バックアップ手段Ｆ５は、不要と判断されたファイルと、廃棄セル２０２に値を入力したファイルを、フォルダ階層を維持したまま所定のバックアップ用媒体に移動する。
このとき、バックアップ対象に当年度、前年度、保存書庫フォルダ階層へ仕分けを行ったファイルは含まれていないので、バックアップ用媒体からファイルを抽出して再度利用する場合であっても、バックアップされた時点のファイルで最新版のファイルを上書きしてしまうような事故を未然に防ぐことができる。
なお、バックアップ用媒体は、一般にバックアップ用に用いられる種々の媒体を使用することができる。ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ、テープ、他のＨＤＤ等、必要に応じて変更してよい。
【００４２】
以上が、本発明を適用した仕分け支援プログラムの一例であるが、本発明の構成は上記実施形態に限られない。
本実施例では、仕分けを行う対象をフォルダツリーとしたが、階層構造で表現される電子情報であれば仕分けの対象は何でもよい。例えば、階層化されたディレクトリサービスによって管理された電子情報等も、本発明に係る仕分け支援プログラムによって仕分けを行うことができる。
また、本実施例では階層再構成工程Ｓ４が終了次第、自動的にバックアップ工程Ｓ５を実行するものとしたが、これを手動によって実行させるようにしてもよい。
その他の具体的構成についても、本実施例の形態に限られるものでは無く、本発明の趣旨を逸脱しない範囲でさまざまな変更が可能である。
【符号の説明】
【００４３】
１      操作画面
２      表領域
３      タブ領域
２０１  廃棄セル
２０２  保存セル
２０３  前年セル
２０４  更新セル
２０５  分類フォルダセル
２０６  個別フォルダセル
３０１  ファイルリスト検索タブ
３０２  フォルダ作成タブ
３０３  データクリアタブ
３０４  ファイルリスト検索タブ
３０５  更新日時表示タブ
３０６  仕分けタブ
３０７  分類タブ
３０８  個別フォルダ設定タブ
３０９  分類フォルダ設定タブ
３１０  フォルダ削除タブ
３１１  フォルダ挿入タブ
３１２  フォルダ統合タブ
３１３  特殊フォルダ作成タブ
３１４  配列設定タブ
３１５  再表示タブ
３１６  分類確認タブ
３１７  最終確認タブ
３１８  前年度ファイル表示タブ
３１９  戻るタブ
３２０  フォルダ作成タブ
Ｆ１    階層読取工程
Ｆ２    階層複製工程
Ｆ３    一覧作成・表示工程
Ｆ４    階層再構成工程
Ｆ４１  当年度フォルダ階層再構成手段
Ｆ４２  前年度フォルダ階層再構成手段
Ｆ４３  保存書庫フォルダ階層再構成手段
Ｆ５    バックアップ工程
【図１】
0005894475.tif 000002
【図２】
0005894475.tif 000003
【図３】
0005894475.tif 000004
【図４】
0005894475.tif 000005
【図５】
0005894475.tif 000006
【図６】
0005894475.tif 000007