(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
作成された送信メールの送信指示を受け付けると、送信先の情報を取得するとともに、複数のユーザのスケジュールを一括管理するスケジュールシステムから前記送信先のスケジュールを取得し、
送信先の情報と、スケジュールの内容と、メールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、取得した前記送信先の情報と取得した前記スケジュールとに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出し、当該抽出した文面を前記送信メールに挿入し、
前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信先に送信する、処理をコンピュータに実行させることを特徴とするメールプログラム。
【請求項２】
前記送信メールの送信タイミングを取得し、
前記送信先ごとに前記送信タイミングとメールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、前記送信先と前記送信タイミングに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出する、処理を前記コンピュータに更に実行させることを特徴とする請求項１に記載のメールプログラム。
【請求項３】
前記送信する処理の前に、前記文面が挿入された送信メールをユーザに修正させる処理を前記コンピュータに更に実行させることを特徴とする請求項１又は２に記載のメールプログラム。
【請求項４】
前記送信メールが同報メールであった場合、前記送信メールの文面が共通する送信先を分類する処理を前記コンピュータに更に実行させ、
前記挿入する処理では、前記分類された送信先を宛先とした送信メールに前記抽出した文面を挿入し、
前記送信する処理では、前記文面を挿入した後の送信メールを送信することを特徴とする請求項１〜３のいずれか一項に記載のメールプログラム。
【請求項５】
前記挿入する処理において前記文面を挿入した後の送信メールの送信先に、該送信メールの送信元を追加する処理を前記コンピュータに更に実行させることを特徴とする請求項１〜４のいずれか一項に記載のメールプログラム。
【請求項６】
作成された送信メールの送信指示を受け付けると、送信先の情報を取得するとともに、複数のユーザのスケジュールを一括管理するスケジュールシステムから前記送信先のスケジュールを取得する取得部と、
送信先の情報と、スケジュールの内容と、メールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、取得した前記送信先の情報と取得した前記スケジュールとに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出し、当該文面を前記送信メールに挿入するメール処理部と、
前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信先に送信する送信部と、を備えるメール装置。
【請求項７】
作成された送信メールの送信指示を受け付けると、送信先の情報を取得するとともに、複数のユーザのスケジュールを一括管理するスケジュールシステムから前記送信先のスケジュールを取得する取得工程と、
送信先の情報と、スケジュールの内容と、メールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、取得した前記送信先の情報と取得した前記スケジュールとに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出し、当該文面を前記送信メールに挿入するメール処理工程と、
前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信先に送信する送信工程と、をコンピュータが実行することを特徴とするメール送信方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本件は、メールプログラム、メール装置及びメール送信方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、メールシステムにおいては、メールの送信元又は送信先の利便性を向上するための技術が提案されている。
【０００３】
例えば、メールシステムにおいて、送信元によって作成されたメールの共通部分に、送信元と送信先との人間関係に応じた文書を挿入したメールを作成して送信する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平６−２９１７７９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
通常、送信元がメールを送信する場合、送信先のスケジュールや都合等とは関係なく、送信元の都合でメールを作成し、送信する。このため、送信先の個々の状況によっては、メールを不快に感じてしまう可能性がある。例えば、送信先が長期休暇中であるにもかかわらず、「依頼」や「督促」などの内容のメールを多数送信したような場合、休暇明けの送信先が不快な思いをするおそれがある。
【０００６】
これに対し、上記特許文献１の技術は、送信先との人間関係に応じてメール本文を変更するものであり、相手の状況が考慮されていないため、上記課題を解決することはできない。
【０００７】
そこで本件は上記の課題に鑑みてなされたものであり、送信先の状況に応じて送信メールの文面を変更して送信することが可能なメールプログラム、メール装置及びメール送信方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本明細書に記載のメールプログラムは、作成された送信メールの送信指示を受け付けると、送信先の情報を取得するとともに、複数のユーザのスケジュールを一括管理するスケジュールシステムから前記送信先のスケジュールを取得し、送信先の情報と、スケジュールの内容と、メールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、取得した前記送信先の情報と取得した前記スケジュールとに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出し、当該抽出した文面を前記送信メールに挿入し、前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信先に送信する、処理をコンピュータに実行させるメールプログラムである。
【０００９】
本明細書に記載のメール装置は、作成された送信メールの送信指示を受け付けると、送信先の情報を取得するとともに、複数のユーザのスケジュールを一括管理するスケジュールシステムから前記送信先のスケジュールを取得する取得部と、送信先の情報と、スケジュールの内容と、メールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、取得した前記送信先の情報と取得した前記スケジュールとに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出し、当該文面を前記送信メールに挿入するメール処理部と、前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信先に送信する送信部と、を備えている。
【００１０】
本明細書に記載のメール送信方法は、作成された送信メールの送信指示を受け付けると、送信先の情報を取得するとともに、複数のユーザのスケジュールを一括管理するスケジュールシステムから前記送信先のスケジュールを取得する取得工程と、送信先の情報と、スケジュールの内容と、メールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、取得した前記送信先の情報と取得した前記スケジュールとに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出し、当該文面を前記送信メールに挿入するメール処理工程と、前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信先に送信する送信工程と、をコンピュータが実行するメール送信方法である。
【発明の効果】
【００１１】
本明細書に記載のメールプログラム、メール装置及びメール送信方法は、送信先の状況に応じて送信メールの文面を変更して送信することができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】一実施形態に係るメールシステムの構成を概略的に示す図である。
【図２】図２（ａ）は、メールサーバのハードウェア構成を示す図であり、図２（ｂ）は、クライアント端末のハードウェア構成を示す図である。
【図３】メールサーバの機能ブロック図である。
【図４】文面マスタテーブルを示す図である。
【図５】送信先情報テーブル（その１）を示す図である。
【図６】送信先情報テーブル（その２）を示す図である。
【図７】季節情報マスタテーブルを示す図である。
【図８】季節情報テーブルを示す図である。
【図９】時間帯情報マスタテーブルを示す図である。
【図１０】時間帯情報テーブルを示す図である。
【図１１】送信先情報設定処理を示すフローチャートである。
【図１２】エントリー画面を示す図である。
【図１３】図１２のステップＳ１６の具体的な処理を示すフローチャートである。
【図１４】図１４（ａ）、図１４（ｂ）は、エントリー画面（詳細情報１）の一例を示す図である。
【図１５】図１２のステップＳ２０の具体的な処理を示すフローチャートである。
【図１６】エントリー画面（詳細情報２）の一例を示す図である。
【図１７】図１２のステップＳ２４の具体的な処理を示すフローチャートである。
【図１８】エントリー画面（詳細情報３）の一例を示す図である。
【図１９】メール送信処理を示すフローチャートである。
【図２０】メール送信画面を示す図である。
【図２１】メール本文に文面を付加した状態を示す図である。
【図２２】確認メールの一例を示す図である。
【図２３】送信確認画面の一例を示す図である。
【図２４】文面修正画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、メールシステムの一実施形態について、図１〜図２４に基づいて詳細に説明する。図１には、一実施形態に係るメールシステム１００の構成が概略的に示されている。
【００１４】
図１に示すように、メールシステム１００は、メール装置としてのメールサーバ１０と、クライアント端末６０と、スケジュールシステム７０と、を備える。メールサーバ１０と、クライアント端末６０と、スケジュールシステム７０とは、インターネットやＬＡＮなどのネットワークに接続されている。
【００１５】
メールサーバ１０は、メールの送受信を行うとともに、後述するメール本文への文面の挿入処理等を行う。なお、本実施形態では、メールサーバ１０は、クライアント端末６０に表示されるブラウザ上でメールの送受信を行うサービス（Ｗｅｂメールサービス）を提供するものとする。ここで、メールサーバ１０は、図２（ａ）に示すようなハードウェア構成を有している。図２（ａ）に示すように、メールサーバ１０は、ＣＰＵ９０、ＲＯＭ９２、ＲＡＭ９４、記憶部（ここではＨＤＤ（Hard Disk Drive））９６、ネットワークインタフェース９７及び可搬型記憶媒体用ドライブ９９等を備えており、メールサーバ１０の構成各部は、バス９８に接続されている。メールサーバ１０では、ＲＯＭ９２あるいはＨＤＤ９６に格納されているプログラム（メールプログラム）、或いは可搬型記憶媒体用ドライブ９９が可搬型記憶媒体９１から読み取ったプログラム（メールプログラム）をＣＰＵ９０が実行することにより、図３の各部の機能が実現される。
【００１６】
クライアント端末６０は、ブラウザ上でメールを作成したり、メールの送受信を行うための端末である。クライアント端末６０は、図２（ｂ）に示すようなハードウェア構成を有している。図２（ｂ）に示すように、クライアント端末６０は、ＣＰＵ１９０、ＲＯＭ１９２、ＲＡＭ１９４、記憶部（ここではＨＤＤ）１９６、ネットワークインタフェース１９７、表示部１９３、入力部１９５、及び可搬型記憶媒体用ドライブ１９９等を備えており、クライアント端末６０の構成各部は、バス１９８に接続されている。なお、表示部１９３は、液晶ディスプレイ等を含み、入力部１９５は、キーボードやマウス等を含んでいる。
【００１７】
スケジュールシステム７０は、多数のユーザのスケジュールを管理するシステムであり、本実施形態では、所定の会社に属するユーザのスケジュール情報（何時から何時までがどのようなスケジュール区分（在席、事業所内、外出、出張、教育、年休、帰宅、その他）かを示す情報）や在席情報などを管理する社内スケジュールＤＢ、及び一般のユーザのスケジュール情報や在席情報を管理する外部スケジュールＤＢに対するアクセスが可能となっている。
【００１８】
図３には、メールサーバ１０の機能ブロック図が示されている。図３に示すように、メールサーバ１０は、ＣＰＵ９０がプログラムを実行することで、取得部としてのスケジュール情報取得部１２、メール処理部１４、送信部としての送受信部１６、の機能を実現する。なお、図３では、ＨＤＤ９６等に格納されている各種テーブル（文面マスタテーブル２２、季節情報マスタテーブル２４、時間帯情報マスタテーブル２６、送信先情報テーブル３２、季節情報テーブル３４、時間帯情報テーブル３６）も図示されている。
【００１９】
スケジュール情報取得部１２は、スケジュールシステム７０との間で通信を行い、スケジュールシステム７０からユーザのスケジュール情報を取得する。また、スケジュール情報取得部１２は、取得したスケジュール情報をメール処理部１４に対して送信する。
【００２０】
メール処理部１４は、文面マスタテーブル２２を用いるとともに、クライアント端末６０からの指示に応じて、送信先情報テーブル３２を生成する。また、メール処理部１４は、季節情報マスタテーブル２４を用いるとともに、クライアント端末６０からの指示に応じて、季節情報テーブル３４を生成する。また、メール処理部１４は、時間帯情報マスタテーブル２６を用いるとともに、クライアント端末６０からの指示に応じて、時間帯情報テーブル３６を生成する。更に、メール処理部１４は、クライアント端末６０において作成された送信メールを送受信部１６を介して取得し、送信先情報テーブル３２、季節情報テーブル３４、時間帯情報テーブル３６に基づいて、送信メール本文に文面を挿入する。以下、上述した各テーブルについて詳細に説明する。
【００２１】
文面マスタテーブル２２は、図４に示すように、「人間関係」、「文面」、「文面ごとの区分」の各フィールドを有している。「人間関係」のフィールドには、送信先の送信元との間の人間関係（上司、同僚、部下、友人、顧客、家族、その他）が入力されている。また、「文面」のフィールドには、上司、同僚等に対して送信する際に用いて好適な文面が入力されている。「文面ごとの区分」のフィールドには、上司、同僚等のスケジュールの区分（在席、事業所内、外出、出張、教育、年休、帰宅、その他）が入力されている。すなわち、文面マスタテーブル２２では、人間関係毎、スケジュール毎に、送信メールに挿入する文面（定型文）が定義されている。なお、文面マスタテーブル２２の文面等は、メールサーバ１０の管理者等が作成したものであり、クライアント端末６０のユーザは変更することができないものとする。
【００２２】
送信先情報テーブル３２は、図５、図６に示すように、「基本情報」のフィールドと「詳細情報」のフィールドを有している。「基本情報」のフィールドは、「メールアドレス」と「スケジュールサーバ」のフィールドを有する。「メールアドレス」のフィールドには、送信先のメールアドレスが入力される。「スケジュールサーバ」のフィールドには、接続先（スケジュール情報を管理するシステムやＤＢ）、ＩＤ、パスワード、連携有無、連携開始日時が入力される。
【００２３】
「詳細情報」のフィールドは、「人間関係」、「付加される文面」、「文面毎の区分」の各フィールドを有する。「人間関係」のフィールドには、メールアドレスに対応するユーザの送信元との人間関係が入力される。「付加される文面」のフィールドは、「季節文面」、「時間文面」、「スケジュールに対応する文面」の各フィールドを有する。「季節文面」のフィールドには、季節に関する文面を挿入するか否か（有効／無効）が入力される。「時間文面」のフィールドには、時間帯に関する文面を挿入するか否か（有効／無効）が入力される。「スケジュールに対応する文面」には、送信先のスケジュールに応じた挿入すべき文面が入力される。「文面毎の区分」のフィールドには、「スケジュールに対応する文面」を送信先のユーザがどのようなスケジュール（区分）の際に挿入するかが定義される。
【００２４】
季節情報マスタテーブル２４は、図７に示すように、「メール送信月」と「季節に応じた文面」の各フィールドを有する。この季節情報マスタテーブル２４においては、メールを送信する月ごとに、送信メール本文に挿入する文面（定型文）が定義されている。
【００２５】
季節情報テーブル３４は、図８に示すように、「メールアドレス」、「月」、「季節に応じた文面」の各フィールドを有する。この季節情報テーブル３４では、各送信先（メールアドレス）に対応して、月ごとに挿入すべき文面が定義されている。なお、図８の「季節に応じた文面」のフィールドに入力されている文面は、図７の季節情報マスタテーブル２４の「季節に応じた文面」のフィールドとは異なる場合もある（ユーザによって修正されることがあるため）。
【００２６】
時間帯情報マスタテーブル２６は、図９に示すように、「メール送信時間帯」と「時間帯に応じた文面」の各フィールドを有する。この時間帯情報マスタテーブル２６においては、メールを送信する時間帯ごとに、送信メール本文に挿入する文面（定型文）が定義されている。
【００２７】
時間帯情報テーブル３６は、図１０に示すように、「メールアドレス」、「メール送信時間帯」、「時間帯に応じた文面」の各フィールドを有する。この時間帯情報テーブル３６では、各送信先（メールアドレス）に対応して、メールを送信する時間帯ごとに挿入すべき文面が定義されている。なお、図１０の「時間帯に応じた文面」のフィールドに入力されている文面は、図９の時間帯情報マスタテーブル２６の「時間帯に応じた文面」のフィールドとは異なる場合もある（ユーザによって修正されることがあるため）。
【００２８】
図３に戻り、送受信部１６は、メール処理部１４及びクライアント端末６０との間で、メールやその他の情報（画面やデータ等）のやり取りを行う。
【００２９】
次に、本実施形態におけるメールサーバ１０の処理について、図１１〜図２４に基づいて、かつその他図面を適宜参照しつつ、詳細に説明する。
【００３０】
（送信先情報設定処理）
図１１には、送信先情報設定処理がフローチャートにて示されている。この処理は、ユーザの指示の下、送信先ごとに送信先情報テーブル３２、季節情報テーブル３４、及び時間帯情報テーブル３６にデータを登録する処理である。
【００３１】
図１１の処理では、まず、ステップＳ１０において、メール処理部１４が、クライアント端末６０から、送信先エントリー画面の表示要求が出されるまで待機する。なお、クライアント端末６０のユーザは、予め用意されている送信先エントリー画面のアイコン等を選択する（クリックする）ことで、送信先エントリー画面の表示要求を出すことができる。このように送信先エントリー画面の表示要求が出された段階で、メール処理部１４は、ステップＳ１２に移行する。
【００３２】
ステップＳ１２に移行すると、メール処理部１４は、送受信部１６を介して、エントリー画面（図１２参照）をクライアント端末６０の表示部１９３上に表示する。なお、この場合には、メール処理部１４は、図１２に示すようなエントリー画面を送受信部１６を介してクライアント端末６０に送信する。なお、図１２のエントリー画面上では、送信先のメールアドレスの入力や、詳細情報１〜３の設定が可能となっている。
【００３３】
以降、ステップＳ１４、Ｓ１８、Ｓ２２、Ｓ２６、Ｓ２８、Ｓ３０では、詳細情報１〜３の設定ボタン、ＯＫボタン（又は確定ボタン）、キャンセルボタン、終了ボタンのいずれかが押されるまで待機する（各ステップが否定される）。この場合、例えば、クライアント端末６０のユーザが、詳細情報１の設定ボタンを押すと、ステップＳ１４の判断が肯定されて、ステップＳ１６に移行する。
【００３４】
ステップＳ１６では、詳細情報１の設定処理のサブルーチンが実行される。より具体的には、ステップＳ１６では、図１３の処理が実行される。図１３の処理では、まずステップＳ４０において、メール処理部１４が、送受信部１６を介して、クライアント端末６０の表示部１９３上にエントリー画面（詳細情報１）を表示する。このエントリー画面（詳細情報１）は、図１４（ａ）に示すような画面であるものとする。
【００３５】
以降においては、ステップＳ４２、Ｓ４６、Ｓ５０、Ｓ５２において、クライアント端末６０上で、人間関係が選択されるまで、又はＯＫボタン、キャンセルボタン、終了ボタンのいずれかが押されるまで待機する（各ステップが否定され、ループする）。この場合、例えば、クライアント端末６０上において、ユーザによって人間関係が選択されると、ステップＳ４２の判断が肯定され、ステップＳ４４に移行する。
【００３６】
ステップＳ４４に移行すると、メール処理部１４は、文面マスタテーブル２２（図４）から、選択された人間関係に対応する文面を抽出して表示する。例えば、人間関係として「上司」が選択された場合、メール処理部１４は、図４から「上司」に対応する文面を抽出して、図１４（ｂ）に示すような表示を行う。なお、図１４（ｂ）の各文面は、クライアント端末６０上において変更、削除等を行うことが可能であるものとする。
【００３７】
一方、クライアント端末６０上で、ＯＫボタンが押されると、ステップＳ４６の判断が肯定されて、ステップＳ４８に移行する。このステップＳ４８では、メール処理部１４は、エントリー画面（詳細情報１）に表示されている情報を、送信先情報テーブル３２（図５，図６）に登録する。また、クライアント端末６０上で、キャンセルボタンが押された場合には、ステップＳ５０の判断が肯定されて、メール処理部１４は、ステップＳ４０に戻る。この場合、メール処理部１４は、ステップＳ４０において、図１４（ａ）に示すような画面（文面が表示されていないエントリー画面（詳細情報１））を表示する。
【００３８】
また、クライアント端末６０上で、ユーザによって終了ボタンが押された場合には、ステップＳ５２の判断が肯定されるので、メール処理部１４は、図１３の全処理を終了して、図１１のステップＳ１８に移行する。なお、ステップＳ４４を経た後にＯＫボタンが押されていないにもかかわらず、終了ボタンが押される場合もある。この場合には、メール処理部１４は、エントリー画面（詳細情報１）に表示されている文面を登録するか否かをクライアント端末６０のユーザに問い合わせることとしてもよい。
【００３９】
図１１に戻り、クライアント端末６０上で、詳細情報２の設定ボタンが押された場合には、ステップＳ１８の判断が肯定され、ステップＳ２０に移行する。ステップＳ２０では、詳細情報２の設定処理のサブルーチンが実行される。具体的には、ステップＳ２０では、図１５の処理が行われることになる。
【００４０】
図１５の処理では、まずステップＳ６０において、メール処理部１４が、送受信部１６を介して、クライアント端末６０の表示部１９３上にエントリー画面（詳細情報２）を表示する。このエントリー画面（詳細情報２）は、図１６に示すような画面であるものとする。図１６の画面には、送信先のメールアドレスと、季節に応じた文面例を挿入するか否か（有効か無効か）を選択する欄と、文面例と、が表示される。この場合、メール処理部１４は、ステップＳ６０においては、図７の季節情報マスタテーブル２４から文面例を抽出してエントリー画面（詳細情報２）に表示する。なお、図１６の各文面は、クライアント端末６０上において変更、削除等を行うことが可能であるものとする。
【００４１】
以降、ステップＳ６２、Ｓ６６、Ｓ６８において、クライアント端末６０上で、ＯＫボタン、キャンセルボタン、終了ボタンのいずれかが押されるまで待機する。この場合、例えば、クライアント端末６０上で、ＯＫボタンが押されると、ステップＳ６２の判断が肯定されて、ステップＳ６４に移行する。ステップＳ６４では、メール処理部１４は、エントリー画面（詳細情報２）に表示されている情報を、季節情報テーブル３４及び送信先情報テーブル３２に登録する。具体的には、エントリー画面（詳細情報２）に表示されている文面例を季節情報テーブル３４に登録し、エントリー画面（詳細情報２）で選択された有効又は無効の情報を、送信先情報テーブル３２の季節文面のフィールドに登録する。
【００４２】
また、クライアント端末６０上でキャンセルボタンが押された場合には、ステップＳ６６の判断が肯定されるので、メール処理部１４は、ステップＳ６０に戻る。ステップＳ６０では、メール処理部１４は、図１６に示す画面をクライアント端末６０上に再度表示する。
【００４３】
また、クライアント端末６０上で、終了ボタンが押された場合には、ステップＳ６８の判断が肯定されるので、図１５の全処理を終了して、図１１のステップＳ２２に移行する。なお、ＯＫボタンが押されていないにもかかわらず、終了ボタンが押された場合には、エントリー画面（詳細情報２）に表示されている情報を登録するか否かをクライアント端末６０のユーザに問い合わせることとしてもよい。
【００４４】
図１１に戻り、クライアント端末６０上で、詳細情報３の設定ボタンが押された場合には、ステップＳ２２の判断が肯定されて、ステップＳ２４に移行する。ステップＳ２４では、詳細情報３の設定処理のサブルーチンが実行される。具体的には、ステップＳ２４では、図１７の処理が行われることになる。
【００４５】
図１７の処理では、まずステップＳ８０において、メール処理部１４が、送受信部１６を介して、クライアント端末６０の表示部１９３上にエントリー画面（詳細情報３）を表示する。このエントリー画面（詳細情報３）は、図１８に示すような画面であるものとする。図１８の画面には、送信先のメールアドレスと、時間帯に応じた文面例を挿入するか否か（有効か無効か）を選択する欄と、文面例と、が表示される。この場合、メール処理部１４は、ステップＳ８０においては、時間帯情報マスタテーブル２６から文面例を抽出してエントリー画面（詳細情報３）に表示する。なお、図１８の各文面は、クライアント端末６０上において変更、削除等を行うことが可能であるものとする。
【００４６】
以降、ステップＳ８２、Ｓ８６、Ｓ８８において、クライアント端末６０上で、ＯＫボタン、キャンセルボタン、終了ボタンのいずれかが押されるまで待機する。この場合、例えば、クライアント端末６０上で、ＯＫボタンが押されると、ステップＳ８２の判断が肯定されて、ステップＳ８４に移行する。このステップＳ８４では、メール処理部１４は、エントリー画面（詳細情報３）に表示されている情報を、時間帯情報テーブル３６及び送信先情報テーブル３２に登録する。具体的には、エントリー画面（詳細情報３）に表示されている文面例を時間帯情報テーブル３６に登録し、エントリー画面（詳細情報３）で選択された有効又は無効の情報を、送信先情報テーブル３２の時間文面のフィールドに登録する。
【００４７】
一方、クライアント端末６０上でキャンセルボタンが押された場合には、ステップＳ８６の判断が肯定されて、メール処理部１４は、ステップＳ８０に戻る。すなわち、メール処理部１４は、図１８に示す画面をクライアント端末６０上に再度表示する。
【００４８】
また、クライアント端末６０上で、終了ボタンが押された場合には、ステップＳ８８の判断が肯定されるので、図１７の全処理を終了して、図１１のステップＳ２６に移行する。なお、ＯＫボタンが押されていないにもかかわらず、終了ボタンが押された場合には、エントリー画面（詳細情報３）に表示されている情報を登録するか否かをクライアント端末６０のユーザに問い合わせることとしてもよい。
【００４９】
図１１に戻り、クライアント端末６０上で、図１２のエントリー画面のＯＫボタン（又は確定ボタン）が押された場合、ステップＳ２６の判断が肯定され、メール処理部１４は、ステップＳ３２に移行する。ステップＳ３２では、メール処理部１４は、各テーブル３２，３４，３６の登録を確定し、ステップＳ１２に戻る。ステップＳ１２以降は、上記と同様の処理が行われる。なお、ＯＫボタン（又は確定ボタン）が押されるまでの間に、図１２のエントリー画面に入力されている情報は、ステップＳ３２において、送信先情報テーブル３２に登録されることになる。
【００５０】
一方、クライアント端末６０上で、図１２のエントリー画面のキャンセルボタンが押された場合、ステップＳ２８の判断が肯定され、メール処理部１４は、ステップＳ３４に移行する。ステップＳ３４では、メール処理部１４は、各テーブル３２，３４，３６の登録をキャンセルし、ステップＳ１２に戻る。ステップＳ１０以降は、上記と同様の処理が行われる。
【００５１】
また、クライアント端末６０上で、図１２のエントリー画面の終了ボタンが押された場合、ステップＳ３０の判断が肯定され、メール処理部１４は、図１１の全処理を終了する。
【００５２】
以上のように、図１１（図１３，図１５，図１７）のフローチャートに沿った処理が実行されることで、各送信先に対応した情報（挿入すべき文面の情報）が各テーブル３２，３４，３６に登録されるようになっている。
【００５３】
（メール送信処理）
次に、図１９のフローチャートに沿って、メール送信処理について詳細に説明する。なお、図１９の処理は、クライアント端末６０において作成された送信メールを送信する場合の処理を示している。
【００５４】
図１９の処理では、まず、ステップＳ１０２において、スケジュール情報取得部１２が、スケジュールシステム連携確認の処理を行う。具体的には、スケジュール情報取得部１２は、スケジュールシステム７０から正常にスケジュール情報を取得できることを確認する。
【００５５】
次いで、ステップＳ１０４では、メール処理部１４が、メール作成処理を実行する。具体的には、メール処理部１４は、クライアント端末６０からのメール作成要求に応じて、送受信部１６を介してメール作成用の画面（図２０の全ての欄が空白の画面）をクライアント端末６０に送信する。また、メール処理部１４は、クライアント端末６０のユーザによって図２０に示すような送信メールが作成され、送信ボタンが押されるまで待機する。そして、メール処理部１４は、送信ボタンが押された段階で、作成された送信メールを送受信部１６を介して取得する。
【００５６】
次いで、ステップＳ１０６では、メール処理部１４が、送信先情報の確認を行う。この場合、メール処理部１４は、取得した送信メールの送信先欄を確認する。
【００５７】
次いで、ステップＳ１０８では、メール処理部１４が、送信先が送信先情報テーブル３２に含まれているか否かを判断する。ここでの判断が否定された場合には、ステップＳ１３０に移行し、メール処理部１４は、送受信部１６を介して送信メールを送信先に対して送信し（通常のメール送信を行い）、図１９の全処理を終了する。
【００５８】
一方、ステップＳ１０８の判断が肯定された場合（送信先のメールアドレスが送信先情報テーブル３２に存在していた場合）には、メール処理部１４は、ステップＳ１１０に移行する。
【００５９】
ステップＳ１１０に移行すると、メール処理部１４は、スケジュール情報取得部１２に指示を出し、スケジュールシステム７０から、送信先のユーザの最新のスケジュール情報及び在席情報を取得する。
【００６０】
次いで、ステップＳ１１２では、メール処理部１４が、スケジュール情報取得部１２で取得されたスケジュール情報及び在席情報を取得し、これらの情報に基づいて、文面付加処理を実行する。具体的には、図２０の送信メールの場合であれば、メール処理部１４は、送信先（aaa@jp.abcde.com）に関し、図５の送信先情報テーブルを参照する。そして、メール処理部１４は、送信先のスケジュール情報（例えば、出張とする）に対応する文面「出張中のところ、メールにて失礼いたします。」を抽出する。また、メール処理部１４は、季節文面及び時間文面のそれぞれが有効か無効かを確認し、季節文面が有効であれば、現在の日時（送信タイミング）を取得するとともに、季節情報テーブル３４から現在の季節（月）に対応する文面を抽出する。また、メール処理部１４は、時間文面が有効であれば、現在の時刻（送信タイミング）を取得するとともに、時間帯情報テーブル３６から現在の時刻に対応する文面を抽出する。なお、送信先（aaa@jp.abcde.com）の場合、季節文面のみが有効であるので、例えば現在が２月であれば、図８の季節情報テーブル３４から文面「まだ真冬のように寒い毎日ですが」を抽出する。そして、メール処理部１４は、図２１に矢印にて示すように、メール本文に対して抽出した文面を挿入（付加）する。
【００６１】
次いで、ステップＳ１１４では、メール処理部１４が、図２２のような確認メールを作成する。そして、メール処理部１４は、送受信部１６を介して、図２２の確認メールを、送信メールが作成・送信されたクライアント端末６０のメールアドレスに対して送信する。なお、図２２の確認メールには、文面が付加された送信メールを確認するためのＵＲＬが記述されているものとする。また、文面が挿入された送信メールは、メール処理部１４が、確認メールに記述されたＵＲＬを対応付けた状態で保持する。なお、メール処理部１４は、送受信部１６を介して、図２２の確認メールと同一の内容の画面をクライアント端末６０上にポップアップ表示するようにしてもよい。
【００６２】
次いで、ステップＳ１１６では、クライアント端末６０において、確認メールに記述されているＵＲＬが選択されるまで待機する。そして、クライアント端末６０において、ＵＲＬが選択された段階で、ステップＳ１１８に移行する。
【００６３】
ステップＳ１１８では、メール処理部１４は、クライアント端末６０上に送信確認画面（図２３）を表示する。この送信確認画面には、修正ボタンと送信ボタンとが設けられている。クライアント端末６０のユーザは、挿入された文面及び／又はメール本文を修正したい場合には、修正ボタンを押す。
【００６４】
以降、メール処理部１４は、ステップＳ１２０、Ｓ１２６において、修正ボタン又は送信ボタンが押されるまで待機する。そして、ユーザによって修正ボタンが押された場合、ステップＳ１２０の判断が肯定されることになる。この場合、ステップＳ１２２において、メール処理部１４は、図２４に示す文面修正画面を表示し、ステップＳ１２４に移行する。なお、ユーザは、文面修正画面において文面を修正した後、ＯＫボタンを押すものとする。
【００６５】
ステップＳ１２４では、メール処理部１４は、ＯＫボタンが押されるまで待機する。そして、ユーザによってＯＫボタンが押された段階で、ステップＳ１１８に戻る。
【００６６】
一方、ユーザによって送信ボタンが押された場合には、ステップＳ１２６の判断が肯定され、ステップＳ１２８に移行する。ステップＳ１２８では、メール処理部１４は、送信メールのＣＣ（Carbon Copy）に送信者を追加する。そして、ステップＳ１３０では、メール処理部１４は、送受信部１６を介して、送信メールを送信先及びＣＣ（送信元）に対して送信する。
【００６７】
以上のように、図１９の処理が実行されることで、送信先の人間関係、スケジュール、季節、時間帯などに応じた適切な文面を、メール本文に挿入し、送信先に送信することが可能となっている。また、挿入された文面やメール本文は送信元のユーザが修正することができるので、文面の挿入によるメール本文の読みにくさ等を解消することができる。更に、文面が追加されたメールは、ＣＣに追加された送信元にも送信されるので、送信元のユーザは、メールが正常に送信されたか否かを確認することができる。
【００６８】
なお、ユーザは、複数人宛に同時にメールをする（同報メールを送信する）場合もある。このような場合、ステップＳ１１２では、メール処理部１４は、送信先ごとに送信先情報テーブル３２から文面を抽出し、送信先それぞれのメール本文に挿入するものとする。また、ステップＳ１１４の処理では、メール処理部１４は、送信先それぞれに関する確認メール（異なるＵＲＬが記述されているものとする）を送信する。なお、ステップＳ１２８では、送信メールの文面（本文を含む）が同一である送信先が複数存在する場合には、メール処理部１４は、当該複数の送信先を１つのメールに纏めて、送受信部１６を介して送信するようにすることができる。なお、この場合には、送信先が纏められたメールのＣＣに送信元を追加するようにすればよい。
【００６９】
以上、詳細に説明したように、本実施形態によると、スケジュール情報取得部１２が、送信メールの送信先のスケジュールを取得し（Ｓ１１０）、メール処理部１４が、信先情報テーブル３２を参照して、送信先とスケジュールに基づいて、送信メールに挿入する文面を抽出し、当該文面を送信メールに挿入する（Ｓ１１２）。そして、送受信部１６が、文面を挿入した後の送信メールを送信先に送信する（Ｓ１３０）。これにより、本実施形態では、メール本文に送信先のスケジュールに対応した適切な文面を挿入し、挿入後のメールを送信するので、メールを受信したときの送信先の状況（送信先のスケジュール）によって、送信先が不快な思いをするのを抑制することができる。
【００７０】
また、本実施形態では、メール取得部１４が送信メールの送信タイミング（季節や時間帯）を取得する。そして、メール処理部１４は、季節情報テーブル３４や時間帯情報テーブル３６を参照して、送信タイミングに対応した適切な文面を抽出し、挿入する。これにより、本実施形態では、季節や時間帯を考慮した文面を挿入したメールを送信することができる。
【００７１】
また、本実施形態では、メール処理部１４は、メールを送信する前に、文面が挿入されたメールをユーザに修正させる（Ｓ１２２）。これにより、ユーザ（送信者）は、文面をメール本文に合わせて修正したり、メール本文を文面に合わせて修正したりした上で、メールを送信することができる。したがって、文面を自動的に追加することにより、メールが読みにくくなったり、メールの内容に矛盾が生じたりするなどの事態の発生を抑制することができる。
【００７２】
また、本実施形態では、送受信部１６は、文面を挿入した後の送信メールを送信メールの送信元にもＣＣにて送信する。これにより、ユーザ（送信元）は、適切なメールが確実に送られたかどうかの確認をすることができる。
【００７３】
また、本実施形態では、各マスタテーブル２２，２４，２６を用いることで、文面例が自動的にエントリー画面（詳細情報１）〜（詳細情報３）に表示されるようになっている。これにより、ユーザは、文面例の削除や修正をするなどの簡易な操作により、テーブル３２，３４，３６への文面の登録を行うことが可能となる。
【００７４】
なお、上記実施形態では、送信先情報テーブル３２、季節情報テーブル３４、時間帯情報テーブル３６の３つのテーブルを用いることで、３種類の文面をメール本文に挿入できる場合について説明した。しかしながら、これに限られるものではなく、季節情報テーブル３４、時間帯情報テーブル３６の少なくとも一方のテーブルを用いないようにしてもよい。なお、季節情報テーブル３４、時間帯情報テーブル３６のいずれかのテーブルを用いない場合には、送信先情報テーブル３２の「季節文面」、「時間文面」のうち、用いないテーブルに対応するフィールドを省略してもよい。
【００７５】
なお、上記実施形態では、各マスタテーブル２２，２４，２６を用いる場合について説明したが、これに限られるものではない。例えば、ユーザは、テーブル３２，３４，３６に登録する文面を手入力する（各マスタテーブル２２，２４，２６からの自動入力を一切行わない）こととしてもよい。
【００７６】
なお、上記実施形態では、テーブル３２，３４，３６への文面の登録の際に、ユーザが文面を修正できる場合について説明したが、これに限られるものではない。例えば、人間関係、スケジュール、季節、時間帯に対応するマスタテーブルの文面をそのままテーブル３２，３４，３６に登録することとしてもよい。
【００７７】
なお、上記実施形態では、メールサーバが、Ｗｅｂメールサービスを提供する場合について説明したが、これに限られるものではなく、例えば、メールサーバは、メールクライアントを利用したメールサービスを提供することとしてもよい。この場合、エントリー画面や送信確認画面、文面修正画面のテンプレートは、クライアント端末６０が保持しているものとし、ＣＰＵ１９０は、ユーザからの要求に応じて、これらの画面を表示部１９３上に表示するものとする。
【００７８】
なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、処理装置が有すべき機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。
【００７９】
プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）などの可搬型記録媒体の形態で販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。
【００８０】
プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、サーバコンピュータからプログラムが転送されるごとに、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。
【００８１】
上述した実施形態は本発明の好適な実施の例である。但し、これに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変形実施可能である。
【００８２】
なお、以上の説明に関して更に以下の付記を開示する。
（付記１）  送信メールの送信先のスケジュールを取得し、
送信先ごとにスケジュールの内容とメールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、前記送信先と前記スケジュールに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出し、当該文面を前記送信メールに挿入し、
前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信先に送信する、処理をコンピュータに実行させることを特徴とするメールプログラム。
（付記２）  前記送信メールの送信タイミングを取得し、
前記送信先ごとに前記送信タイミングとメールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、前記送信先と前記送信タイミングに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出する、処理を前記コンピュータに更に実行させることを特徴とする付記１に記載のメールプログラム。
（付記３）  前記送信する処理の前に、前記文面が挿入された送信メールをユーザに修正させる処理を前記コンピュータに更に実行させることを特徴とする付記１又は２に記載のメールプログラム。
（付記４）  前記送信する処理では、前記送信メールが同報メールであった場合に、前記送信メールの文面が共通する送信先をまとめて１つの送信メールとして送信することを特徴とする付記１〜３のいずれかに記載のメールプログラム。
（付記５）  前記送信する処理では、前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信メールの送信元にも送信することを特徴とする付記１〜４のいずれかに記載のメールプログラム。
（付記６）  送信メールの送信先のスケジュールを取得する取得部と、
送信先ごとにスケジュールの内容とメールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、前記送信先と前記スケジュールに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出し、当該文面を前記送信メールに挿入するメール処理部と、
前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信先に送信する送信部と、を備えるメール装置。
（付記７）  前記送信メールの送信タイミングを取得するタイミング取得部を更に備え、
前記メール処理部は、前記送信先ごとに前記送信タイミングとメールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、前記送信先と前記送信タイミングに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出することを特徴とする付記６に記載のメール装置。
（付記８）  前記メール処理部は、前記送信部が送信する前に、前記文面が挿入された送信メールをユーザに修正させることを特徴とする付記６又は７に記載のメール装置。
（付記９）  前記送信部は、前記送信メールが同報メールであった場合に、前記送信メールの文面が共通する送信先をまとめて１つの送信メールとして送信することを特徴とする付記６〜８のいずれかに記載のメール装置。
（付記１０）  前記送信部は、前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信メールの送信元にも送信することを特徴とする付記６〜９のいずれかに記載のメール装置。
（付記１１）  送信メールの送信先のスケジュールを取得する取得工程と、
送信先ごとにスケジュールの内容とメールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、前記送信先と前記スケジュールに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出し、当該文面を前記送信メールに挿入するメール処理工程と、
前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信先に送信する送信工程と、をコンピュータが実行することを特徴とするメール送信方法。
（付記１２）  前記送信メールの送信タイミングを取得するタイミング取得工程を前記コンピュータが更に実行し、
前記メール処理工程では、前記送信先ごとに前記送信タイミングとメールに挿入する文面とを関連付けて定義したテーブルを参照して、前記送信先と前記送信タイミングに基づいて、前記送信メールに挿入する文面を抽出することを特徴とする付記１１に記載のメール送信方法。
（付記１３）  前記メール処理工程では、前記送信工程が送信する前に、前記文面が挿入された送信メールをユーザに修正させることを特徴とする付記１１又は１２に記載のメール送信方法。
（付記１４）  前記送信工程では、前記送信メールが同報メールであった場合に、前記送信メールの文面が共通する送信先をまとめて１つの送信メールとして送信することを特徴とする付記１１〜１３のいずれかに記載のメール送信方法。
（付記１５）  前記送信工程では、前記文面を挿入した後の送信メールを前記送信メールの送信元にも送信することを特徴とする付記１１〜１４のいずれかに記載のメール送信方法。
【符号の説明】
【００８３】
１０  メールサーバ（メール装置）
１２  スケジュール情報取得部（取得部）
１４  メール処理部（タイミング取得部）
１６  送受信部（送信部）
３２  送信先情報テーブル
３４  季節情報テーブル
３６  時間帯情報テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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