(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
顧客ごとに異なるドケットテンプレートと文書テンプレートを記憶し、前記ドケットテンプレートと前記文書テンプレートを作成するための規則を記憶する、少なくとも一つの有形データ記憶装置と、
記憶された前記規則、前記ドケットテンプレート及び前記文書テンプレートに基づき、ドケット及び文書を作成する少なくとも一つのコンピュータプロセッサと、
前記ドケットと前記文書を表示する少なくとも一つの物理的表示装置と、を有する統合管理システムにおいて、
前記ドケットテンプレート及び前記文書テンプレートは、異なる顧客に特有のデータが記入されたドケット及び文書を作成するために使用することができ、
前記異なる顧客に特有のデータが記入されたドケット及び文書に、リモートポータルを介して、異なる顧客の各々が選択的にアクセスすることができるとともに、各顧客は他の顧客と関連付けられたドケット及び文書にアクセスすることが禁止され、
顧客によりリモートポータル経由で提出された情報が、前記統合管理システムから第三者の最終受領者へ提出するための所定のフォームの書誌的事項を記入するために使われる、統合管理システム。
【請求項２】
前記の異なる顧客が前記統合管理システムに対して、前記統合管理システム内で修正を行うことなく、第三者の最終受領者に伝達されるデータを提供できる、請求項１に記載の統合管理システム。
【請求項３】
顧客特有の完全な情報が、前記顧客がリモートポータルに対して提供した部分的情報に基づいて、リモートポータルにおいて自動的に記入される、請求項１に記載の統合管理システム。
【請求項４】
前記顧客によってリモートポータル経由でシステムに対して以前に提出された情報を、前記顧客が前記リモートポータルにおいて取得、確認および修正できる、請求項１に記載の統合管理システム。
【請求項５】
前記顧客によってリモートポータル経由で前記システムに対して提出された情報が、顧客によって与えられた所定の指示に従って処理される、請求項１に記載の統合管理システム。
【請求項６】
顧客がリモートポータル経由で情報を提出すると、統合管理システムによってドケット登録事項が自動作成される、請求項１に記載の統合管理システム。
【請求項７】
前記自動作成されたドケット登録事項が、前記統合管理システムの所定の管理者に承認されたときにのみ、前記ドケットに割り当てられる、請求項６に記載の統合管理システム。
【請求項８】
顧客がリモートポータル経由で情報を提出すると、統合管理システムによって文書が自動作成される請求項１に記載の統合管理システム。
【請求項９】
前記自動作成された文書が、前記統合管理システムの所定の管理者に承認されたときにのみ、配布のために職員に割り当てられる請求項８に記載の統合管理システム。
【請求項１０】
前記顧客によりリモートポータル経由で提出された情報が、前記顧客により提出された前記情報に応答して前記統合管理システムにより作成された少なくとも一つの文書を自動的に記入するために使われる請求項１に記載の統合管理システム。
【請求項１１】
各顧客が他の顧客と関連付けられたドケット及び文書にアクセスすることを禁止するために、顧客による当該顧客自身のプロフィールの編集が許可され、または、各案件と顧客番号とを関連付けることが許可されている請求項１に記載の統合管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この出願は、２０１０年３月３０日に出願された仮米国特許出願６１／３１９，０５４号及び２０１０年５月２５日に出願された仮米国特許出願６１／３４７，９３８に対する優先権を主張し、その開示は、その全体が参照により明示的にここに組み込まれる。
【０００２】
本発明は、請求・ドケット及び文書管理に関するものである。より詳しくは、本発明は、例えば、活動、顧客、及び案件、に関連する特定のパラメータを使って行う請求・ドケット及び文書管理、ならびに請求書、ドケット、及び文書且つ／または請求書・ドケット及び文書用のテンプレートを作成及び提示するために特定のパラメータを使用する請求・ドケット及び文書管理の統合に関するものである。
【背景技術】
【０００３】
法律事務所のような事業所では、異なる活動、顧客、及び案件に関する請求書及び文書を作成するために多大な資源を費やしている。そのような事業所はまた、異なる活動、顧客、及び案件に関する任務の完了を監視するために使われるドケットを作成及び完了するために、多大な資源を費やしている。
【０００４】
例えば、請求書及び文書を起草し、ならびにドケットを作成及び監視するために、事業所は職員資源を専念させるかもしれない。請求書・ドケット及び文書は異なる活動、顧客及び案件によって様々であり、そして事業所は、異なる活動、顧客及び案件によって様々な指示及び指針に従って、職員が請求書・ドケット及び文書を起草及び完成することを必要とするかもしれない。
【０００５】
異なる活動、顧客及び案件の指示及び指針は、紙のファイルまたは個々のコンピュータもしくはコンピュータネットワーク上に保存された電子ファイル内に配置されているかもしれない。異なる活動、顧客及び案件に対する請求及び文書テンプレートも、職員が請求書及び文書の起草を開始するためにテンプレート発見及び使用することができるように、紙のファイルまたはコンピュータもしくはコンピュータネットワーク上に保存された電子ファイル内に配置されているかもしれない。
【０００６】
職員が異なる活動、顧客及び案件に対するドケット内にドケット登録事項一式を作成することを可能とする、ドケットプログラムも開発されてきた。ドケット登録事項一式はドケット原本に追加されてもよく、ドケット原本はリマインダーを与えたり、事業所の活動、顧客及び案件に関する任務の完了を監視するために使われる。ドケット登録事項一式には、必要な情報を獲得する、完了期日リマインダーを与える、文書を確認のために顧客に送付する、請求書の最終版を顧客に送付する、及び文書を提出するといった活動についてのドケット登録事項が含まれてもよい。ドケット登録事項一式は、ドケット登録事項がドケット原本に追加された日、顧客指示及び指針または政府規則を遵守するための一つまたは複数の（延長可能な及び／または延長不可能な）遵守期日を判定するために使われる基礎日、またはドケット登録事項一式の追加を要求する職員のきまぐれにさえより、変化するかもしれない。ドケット登録事項一式は、それを完了するために特定の職員に対して割り当てられてもよく、そして全てのドケット登録事項には完了するための優先度が割り当てられてもよい。ドケット原本は、優先度、案件番号、顧客または期日により並べ替え可能なスプレッドシートフォーマットに基づくものでもよい。典型的には、ドケット登録事項は職員及び／または管理職により基礎となる活動が完了したまたは必要ないということが確認されると、ドケット原本から削除される。
【０００７】
請求・ドケット及び文書を管理するために費やされる資源の一部は、異なる活動、顧客及び案件によって異なる指示及び指針を発見し且つ確認するために費やされるかもしれない。さらに、ドケット原本は、担当職員または管理職に、ドケット原本上の彼らに割り当てられた登録事項に対する応答を確認及び完了させることにより、各期日にしか応答されないかもしれないし、そしてその応答はドケット原本のメンテナンスを専門に行う職員によって入力される。そのような労働集約的な請求書・ドケット及び文書管理は、請求書・ドケット及び文書が正しい指示及び指針に従うように完成されないかもしれないというリスクをもたらす。労働集約的な請求書・ドケット及び文書管理はまた、遅く受信された情報が請求書・ドケット及び文書管理に影響し得るにもかかわらず適切な職員に適時に与えられないときにも、リスクをもたらす。労働集約的な請求書・ドケット及び文書管理はまた、ドケット応答が期日よりもずっと前にわかっていたとしても、ドケット応答が各期日に行われることを必要とする。
【０００８】
請求・ドケット及び文書管理のためのカスタマイズ化可能なシステムにより、効率性が実現され得、そのようなシステムは管理者が請求書・ドケット及び文書テンプレートを、異なる顧客、案件及び／または活動に対する指示及び指針に従ってカスタマイズ化することを可能とする。そのような請求書・ドケット及び文書テンプレートは、適切な請求取決め及び顧客の方針及び要件に従って、請求書・ドケット登録事項及び文書に対して作成され得、そうすることにより、異なる請求・ドケット及び文書を起草及び完成するために現在必要とされる多大な手作業を避けられる。
【０００９】
効率性はまた、サービス提供者から政府機関等の第三者の最終受領者に対して提出されるフォームに自動的に伝達されるような形で顧客が情報を遠隔入力することを可能にするシステムによっても実現され得る。リモートポータルは顧客がサービス提供者のシステムにアクセスし、サービス提供者のシステムにおいて請求書・ドケット登録事項及び／もしくは文書が自動的に作成されるような形で、またはサービス提供者によって作成される文書に伝達される情報となるような形で、情報を入力するために使用されることができる。リモートポータルは、異なる活動、顧客及び案件に対する異なる要件を遵守するように構成されることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
本発明について、本発明の実施例の非限定的例としての図面を参照しながら下記にさらに詳しく説明するが、下記において参照符号は複数の図面にわたって同様の部分を示す。
【図１】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのコミュニケーションネットワークアーキテクチャの一例である。
【図２】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理用のドケット登録事項を作成及び管理する方法の一例である。
【図３】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理を実施する際に使用されるコンピュータのコンピュータアーキテクチャの一例である。
【図４】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理を実施する際に使用される画面の一構成例である。
【図５】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理を実施する際に使用される別の画面の一構成例である。
【図６】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理用の新規ドケット登録事項を作成するために、予め特定された活動のドケットテンプレートを案件に対して適用する方法の一例である。
【図７】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理用のドケット原本内の、ドケット登録事項に応答する方法の一例である。
【図８Ａ】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける新規案件管理情報を示すスクリーンショットの例である。
【図８Ｂ】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける新規案件管理情報を示すスクリーンショットの例である。
【図８Ｃ】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける新規案件管理情報を示すスクリーンショットの例である。
【図９Ａ】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける顧客管理情報を示すスクリーンショットの例である。
【図９Ｂ】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける顧客管理情報を示すスクリーンショットの例である。
【図９Ｃ】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける顧客管理情報を示すスクリーンショットの例である。
【図１０Ａ】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおけるユーザ管理情報を示すスクリーンショットの例である。
【図１０Ｂ】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおけるユーザ管理情報を示すスクリーンショットの例である。
【図１１Ａ】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける、メールコードと呼ばれる、システムの特定の活動と関連付けられたシステム固有の識別符と、特定活動の情報により起動されるドケットテンプレートを示すスクリーンショットの例である。
【図１１Ｂ】本開示の一態様に係わる、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける、メールコードと呼ばれる、システムの特定の活動と関連付けられたシステム固有の識別符と、特定活動の情報により起動されるドケットテンプレートを示すスクリーンショットの例である。
【図１２】日毎ドケットもしくはドケット原本内においてドケット登録事項を関連付けることにより利用可能となるドケット情報を示すスクリーンショットの一例である。
【図１３】ユーザが指定したデータに従ってドケット登録事項を返答するために使用されるポップアップクエリウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図１４】ユーザが文書管理システムを使って文書を取得するために使用されるポップアップクエリウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図１５】請求管理システムを使って、専門職サービス情報を請求書に入力するためのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図１６】請求書を作成し顧客に提示するための全体的な請求規則を入力するためのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図１７】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図１８】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図１９】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図２０】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図２１】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図２２】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図２３】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図２４】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図２５】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図２６】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図２７】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図２８】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図２９】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図３０】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図３１】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図３２】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図３３】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図３４】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【図３５】請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
上記の観点から、本発明は、様々な態様、実施例、及び／もしくは特定の特長または副構成要素のうちの一つもしくは複数を通じて、下記に詳しく述べる一つまたは複数の利点を実現することを意図する。
【００１２】
ドケットとは、特定の活動を完了するためのリマインダー及び期限のリストである。個々のドケット登録事項は、特定の活動を完了するための個々のリマインダーまたは期限のリストである。期限とは、法律によって定められている期限のような、その期限を過ぎると権利が消滅したりまたは罰則が課されたりするかもしれない確固とした期限でもよい。もしくは、期限は、顧客を満足させるために自身が設定するまたは契約によって定められた契約上の期限のような、任意の期限でもよい。
【００１３】
ドケット登録事項は、予め特定された活動または予め特定されない活動のいずれかに基づいて、ドケットに追加される。例えば、知的財産を取り扱う法律事務所においては、ドケット登録事項は下記のような活動に基づいて追加されてもよい。
・  顧客からの受領通信、または顧客への送付通信（RFM）
・  米国特許商標庁からの受領通信（RFPTO）
・  米国特許商標庁への提出文書（FPTO）
・  米国特許商標庁から発行される許可通知（NOA）
・  米国特許商標庁により発行される全ての公式通信（AD）
・  提出される基礎特許出願（PRD）
・  特許出願の提出（FD）
・  米国特許商標庁により公開される特許出願（PD）
・  周年記念日（PDD）
・  米国特許商標庁により発行される特許証（ID）
【００１４】
図１は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのコミュニケーションネットワークアーキテクチャを示す図である。図１に示すコミュニケーションシステムは管理者コンピュータ１１１を備え、これにより、 管理者は請求・ドケット及び文書管理のためのドケット情報の入力、削除、変更、及びアクセスを行うことができる。
【００１５】
ドケット登録事項の適用が必要となるような案件に対する活動が認識されると、図１の管理者コンピュータ１１１を使用する管理者はドケットプログラムを開き、もしくは、例えば統合された請求・ドケット及び文書管理プログラムの、ドケット構成要素を開き、新規ドケット登録事項を案件に適用するためにデータを入力することができる。ここに含まれる開示においては、別体の請求プログラム及び別体の文書管理プログラムと統合されたドケットプログラムは、単体の統合された請求・ドケット及び文書管理プログラムのうちのドケット構成要素と同等とみなされる。同様に、別体の請求プログラム及び別体のドケットプログラムと統合された請求プログラムは、単体の統合された請求・ドケット及び文書管理プログラムのうちの請求構成要素と同等とみなされる。さらに、別体のドケットプログラム及び別体の請求プログラムと統合された文書管理プログラムは、単体の統合された請求・ドケット及び文書管理プログラムのうちの文書管理構成要素と同等とみなされる。したがって、下記の記載においては請求・ドケット及び文書管理プログラムについて述べるが、かかるプログラムは単体の統合請求・ドケット及び文書管理プログラムのこともあれば、複数の異なるプログラムのこともある。
【００１６】
請求・ドケット及び文書管理プログラムは、配布され共有されるアプリケーションとして構成されてもよいし、クライアント・サーバアプリケーションとして構成されてもよい。知的財産法律事務所の実施例においては、請求・ドケット及び文書管理プログラムは、事務アシスタント、弁護士、請求アシスタント、案件管理ユーザ、ドケット事務員、ドケットマネージャー、経営幹部、出願マネージャー、パラリーガル、応答に一つの署名のみ必要とするドケット登録事項に対する署名権限者、管理職ユーザ、タイムキーパー、及び時間票編集係を含む、複数レベルのアクセス役割を可能とするものであってもよい。ユーザに与えられた異なる役割は、請求・ドケット及び文書管理プログラムを使って特定の活動を行うための異なるレベルの権限に対応し、その活動にはドケット登録事項の閲覧、ドケット登録事項の作成及び適用、ドケット登録事項の削除、ドケット登録事項に対する応答の準備、ドケット登録事項に対する応答への署名、ドケット登録事項に対する署名済みの応答の承認、特定の活動に関するドケットテンプレートの作成が含まれる。ユーザに与えられた異なる役割はまた、請求・ドケット及び文書管理プログラムを使って特定の活動を行うための異なるレベルの権限にも対応し、その活動には文書及び文書テンプレートの閲覧、文書テンプレート及び文書の作成、または文書及び文書テンプレートの削除もしくは編集が含まれる。ユーザに与えられた異なる役割はまた、請求・ドケット及び文書管理プログラムを使って特定の活動を行うための異なるレベルの権限にも対応し、その活動には請求テンプレートの閲覧、請求テンプレート及び請求書の作成、または請求テンプレート及び請求書の削除もしくは編集が含まれる。管理者には集計されたもしくは特定の統計情報を確認する機能が与えられてもよく、当該統計情報は例えば、組織全体もしくは組織の一部門において処理中の請求書の数、または組織全体もしくは組織の一部門にける一定期間中の未応答のドケット登録事項の数である。
【００１７】
ドケットマネージャーには、案件に新規ドケット登録事項を作成し追加するための権限が与えられている。事務アシスタントには、特定のドケット登録事項に対する応答を準備する権限が与えられている。パラリーガルにも、特定のドケット登録事項に対する応答を準備する権限が与えられている。事務アシスタント及びパラリーガルの両者は、弁護士の承認及び署名を必要としない特定のドケット登録事項に対する応答に署名する権限が与えられている。ある職員には、ドケット登録事項を担当する職員に与えられる役割と同様な、請求及び文書管理を行う役割が与えられてもよい。
【００１８】
弁護士には、弁護士の承認及び署名を必要とする特定のドケット登録事項に対する応答を承認及び署名する権限が与えられている。ドケット事務員には、複数の弁護士が署名を行った特定のドケット登録事項に対する応答を承認する権限が与えられている。出願マネージャーには、特定のドケット登録事項が米国特許商標庁への文書の提出によって応答されるべきときに、特定のドケット登録事項に対する署名済みの応答を承認する権限が与えられている。応答のためにひとつの署名のみを必要とするドケット登録事項に対する署名権限者は、ドケット応答にひとつの署名のみを必要とする登録事項に署名する権限を与えられている。
【００１９】
タイムキーパーとは、その時間票が請求・ドケット及び文書管理プログラムに入力されるユーザである。請求アシスタントには、タイムキーパーに代わって、時間票を請求・ドケット及び文書管理プログラムに入力する権限が与えられている。時間票編集係には、タイムキーパーに代わって、請求・ドケット及び文書管理プログラム内の時間票を編集する権限を与えられている。
【００２０】
請求書には、顧客の案件のために働く特定のタイムキーパーが費やした時間に対する料金が含まれてもよい。請求書にはまた、特定の作業の遂行に対して顧客と合意した一定額の料金が含まれてもよい。請求書にはさらに、コピーやファックスに掛かる一ページ毎の料金や、電話をかけた際に掛かる分毎の料金、基本料金に対する取引税、または文書の提出や文書提出期日の延長に掛かる料金といった政府費用等の、事務費用が含まれてもよい。
【００２１】
案件管理ユーザには、請求・ドケット及び文書管理プログラムにおいて情報を閲覧する権限が与えられている。管理職ユーザには、請求・ドケット及び文書管理プログラムにおいて全てのデータを追加、削除、または訂正する権限が与えられている。
【００２２】
ここで説明される請求・ドケット及び文書管理プログラムは、特定のデータを請求書・ドケット及び文書のテンプレートに適用して、特定の請求書・ドケット及び文書を作成する。そのため、顧客特有の情報（例えば、連絡窓口担当者や住所）及び案件特有の情報（例えば、名称、発明者、出願日、管理番号）が取得され且つ請求テンプレートや文書テンプレートに入力されることにより、最初の請求または文書草案が作成されてもよい。同様に、顧客の要望が特定案件の情報が入力されるテンプレートに反映されるように、テンプレートそれ自身も顧客ごとに異なってもよい。
【００２３】
図１に示す管理者コンピュータ１１１は、ドケット原本に対して新規ドケット登録事項を作成するために、またはドケット原本内のドケット登録事項に対する応答を承認するために、ドケットマネージャーまたはドケット事務員によって使用される。案件について受領した新規情報に基づき、ドケットマネージャーまたはドケット事務員は、ふさわしいドケットテンプレートを決定及び取得するために説明的情報を入力し、その後、案件に対して一つ以上のドケット登録事項を作成するために、情報をふさわしいドケットテンプレートに適用する。一例として、許可通知を受領すると許可通知の日付が「許可通知ドケットテンプレート」に適用される。この新規情報の受領についてのドケットテンプレートは、顧客ごとに異なってもよい。上記の例では、顧客「A」用の文書テンプレートには許可通知は受領後一日以内に顧客「A」に送付することを必須とする登録事項を含むかもしれないし、一方、顧客「B」用の文書テンプレートには政府が許可通知を発行してから三日以内に許可通知を顧客「B」に送付することを必須とする登録事項が含まれるかもしれない。したがって、異なるドケットテンプレートを異なる顧客のために作成することができ、案件に関する新規情報を受領した際には、ドケットマネージャーまたはドケット事務員はふさわしいドケットテンプレートを取得しそれを案件に適用することにより新規ドケット登録事項を作成することができる。
【００２４】
上記のそれぞれのタイプのユーザには、異なるコンピュータが与えられてもよく、請求・ドケット及び文書管理プログラムの機能モジュールは、アプリケーションサーバ１２１とこれらコンピュータの間で区切られていてもよい。図１の実施例では、 事務アシスタントコンピュータ１０１は、事務アシスタントがドケット登録事項に対する応答を確認及び準備するために使用される。弁護士コンピュータ１０２は、弁護士がドケット登録事項に対する応答を確認、承認及び応答するために使用される。
【００２５】
図１の事務アシスタントコンピュータ１０１、 弁護士コンピュータ１０２、及び 管理者コンピュータ１１１は、ローカルエリアネットワーク１５０を介してアプリケーションサーバ１２１と交信する。図１の実施例では、請求・ドケット及び文書管理プログラムの機能モジュールは、種々の事務アシスタントコンピュータ１０１、 弁護士コンピュータ１０２、管理者コンピュータ１１１、及びアプリケーションサーバ１２１の間で区切られている。しかし、情報は、事務アシスタントコンピュータ１０１、 弁護士コンピュータ１０２、及び管理者コンピュータ１１１の間で共有される。例えば、ドケット原本プログラムは、事務アシスタントコンピュータ１０１、 弁護士コンピュータ１０２、及び 管理者コンピュータ１１１のそれぞれに対して、定期的に更新される。
【００２６】
したがって、事務アシスタントが事務アシスタントコンピュータ１０１上でドケット登録事項に対する応答を準備するとドケット原本が更新され、弁護士コンピュータ１０２及び管理者コンピュータ１１１上で見えるように、ドケット登録事項に対する応答がドケット原本上に表示される。弁護士が弁護士コンピュータ１０２上でドケット登録事項に対する応答の承認及び署名を行うと、ドケット原本が更新され、事務アシスタントコンピュータ１０１及び 管理者コンピュータ１１１上で見えるように、ドケット登録事項に対する応答への署名がドケット原本上に表示される。
【００２７】
多くの業務を行わなければならない大規模組織においては、ドケット原本には数千ものドケット登録事項が含まれることもあり、それに対する責任分担は数十あるいは数百人にも及ぶ職員に振り分けられていることもある。そのため、閲覧及び修正の両方に関し、ドケットへのアクセスは、役割と特定の責任分担により、異なり職員ごとに様々である。ある特定の職員／ユーザが請求・ドケット及び文書管理プログラムのドケット構成要素にログインすると、それら職員／ユーザに対して提示されるドケット原本の部分は初期設定により設定されている。初期設定により提示されるこの情報は、その職員が、個人としてまたは管理職のいずれかとして、責任を負っているドケット登録事項であってもよい。この職員には、ドケット原本の他の部分に対するアクセスが許されてもよいが、そのようなアクセスは、管理者が設定するアクセス制御により限定されていることもある。職員はドケット原本の異なる部分が提示されるよう選択してもよいし、且つ／もしくは、ドケット原本の選択された部分内で、例えば、顧客、担当職員、日付、優先度、応答もしくは応答状況、登録事項の内容、もしくは、ドケット原本で使われる他のフィールド全てまたはフィールドの一部により、抽出を行ってもよい。
【００２８】
そのため、ここで説明される請求・ドケット及び文書管理プログラムは、職員及びマネージャーが組織全体のドケット原本内の全てまたは一部のドケット登録事項にアクセスし、その後、管理者によってアクセスが許可されているドケット登録事項を選択及び抽出することを可能とする。つまり、請求・ドケット及び文書管理プログラムのデータを入力、変更、適用、取得、閲覧、削除またはそうでなければ使用する能力は、管理者により許されたアクセス権限及び、職員及びユーザによるデータの選択及び抽出の両方により、異なる職員／ユーザごとに様々である。
【００２９】
事務アシスタントコンピュータ１０１、 弁護士コンピュータ１０２、及び 管理者コンピュータ１１１において入力された変更はそれぞれ、まずアプリケーションサーバ１２１で記録される。つまり、事務アシスタントコンピュータ１０１、 弁護士コンピュータ１０２及び管理者コンピュータ１１１はアプリケーションサーバ１２１のクライアントであり、アプリケーションサーバ１２１は異なるクライアント間の情報共有を調整する。そのため、職員・ユーザがドケット原本のドケット登録事項に何か変更を加えると、その変更は、ドケット原本（または他の職員・ユーザに表示されるドケット原本の一部）が更新されたときに他の職員・ユーザに対して表示されるように、ドケット原本に反映される。図１のシステムにおける種々のコンピュータは、それぞれの変更に対して自動的に更新されてもよいし、ドケット登録事項が頻繁に変更される場合には一定期間ごとに更新されてもよい。
【００３０】
図１に示すコミュニケーションシステムは、リモートクライアントポータルコンピュータ１８１及びリモートクライアントポータルコンピュータ１８２も備える。これらリモートクライアントポータルコンピュータ１８１、１８２は、ここで説明する請求・ドケット及び文書管理プログラムを使って管理される顧客案件に、異なる顧客がアクセスするために使われる。そのため、ある団体がここで説明される請求・ドケット及び文書管理プログラムを使って異なる顧客にサービスを提供するとき、その異なる顧客はリモートクライアントポータルコンピュータ１８１、１８２を使って、自身の案件に関連付けられた情報にアクセスすることができる。顧客は、それ自身の案件に関連付けられた情報の一部または全てへのアクセスが制限されるが、一方で、他のクライアントの案件に関連付けられた情報へのアクセスを禁止される。ここでは、リモートクライアントポータルコンピュータ１８１、１８２を使ったこのアクセスについて、図１７−３５を参照しながら説明する。
【００３１】
図２は、請求・ドケット及び文書管理に関するドケット登録事項を作成及び管理する方法の一例を示す。図２で示す方法は、ドケット登録事項のライフサイクルの概要であり、上記記載のように様々な役割を持つユーザによって行われる活動を含む。図示のように、ステップ２０５において、管理者はある特定の活動に関するドケットテンプレートを作成する。図１１Ａにおけるスクリーンショットの例は、ある特定の活動を固有のシステムＩＤに関連付けるために使われるメールコードを示す。図１１Ｂにおけるスクリーンショットの例では、仮出願に基づく署名済みの特許出願を米国特許商標庁へ提出するという特定の活動によって起動されるドケットテンプレートを示す。
【００３２】
図１１Ｂで示すように、仮出願に基づく署名済みの特許出願の米国特許商標庁への提出に関するドケットテンプレートは、下記のような、しかし下記には限定されない、多数の登録事項を含む：
返金請求の提出要（認められる場合）
対応出願を外国において提出要（外国出願資格がある場合）
情報開示書の提出要
予備補正書の提出要
優先権／継続性の主張の提出及び正確性の確認
【００３３】
図１１Ｂに示すドケットテンプレートは、今後到来する期日のリマインダーに関する、下記のような、しかし下記に限定されない、多数の登録事項を含む：
リマインダー：IDS及び 予備補正書の提出
リマインダー：優先権／継続性の主張の提出及び正確性の確認
【００３４】
図１１Ｂで示すように、それぞれのドケット登録事項は、「区分」という、アルファベットからなるコードと関連付けられている。それぞれの「区分」は、ドケット原本の一部であり、ドケット登録事項の相対的な重要度によるグループ化に使われる。図１１Ｂの実施例では、法的要件、顧客要件または重要な所内要件を満たすための期限は「Ａ区分」となっている。「Ａ」区分のドケット登録事項に対するリマインダーは、「Ｂ」区分となっている。図１１Ｂには図示されないが、経常的事務を完了するためや、請求事項を完了するためや、及び案件の状態に関する情報を確認するための、その他の区分（例えば、「Ｃ」区分や「Ｄ」区部）がドケット原本に追加されてもよい。
【００３５】
「日毎ドケット」画面の構成を示す図４には、各登録事項ごとに案件番号の横に並べられたフィールドセクションが図示されている。
【００３６】
ステップＳ２１０において、管理者はドケット登録事項を案件に適用する必要性を判断する。 例えば、ドケット登録事項を案件に適用する必要性は、管理者が弁護士からの要請を受けたときに、または、一定の法定期限内の応答行為が必要となる通信を管理者が米国特許商標庁から受領したときに判断されてもよい。もしくは、ドケット登録事項を案件に適用する必要性は、知的財産法律事務所が米国特許商標庁に文書を提出した、例えば図１１Ｂに示す例のように、仮特許出願に基づく署名済みの特許出願を提出した、ときに判断されてもよい。
【００３７】
Ｓ２１５では、それに基づいてドケット登録事項が作成されなければならない活動が、予め特定された活動かどうかについて判断される。もし請求・ドケット及び文書管理システムにおいてその活動が予め特定されていた場合（Ｓ２１５＝Ｙｅｓ）、その活動に対するドケットテンプレートは予め作成されている。しかし、請求・ドケット及び文書管理システムにおいてその活動が予め特定されていなかった場合（Ｓ２１５＝Ｎｏ）、その活動に対するドケットテンプレートは予め作成されていない。請求・ドケット及び文書管理システムにおいてその活動が予め特定されていた場合（Ｓ２１５＝Ｙｅｓ）、ステップＳ２２０において、管理者は新規ドケット登録事項を作成するために、そのドケットに関して予め作成したドケットテンプレートを適用する。請求・ドケット及び文書管理システムにおいてその活動が予め特定されていなかった場合（Ｓ２１５＝Ｎｏ）は、管理者はその予め特定されなかった活動に対する新規ドケット登録事項をステップＳ２２５で作成し、ステップＳ２３０で、予め特定されなかった活動に対する新規に作成されたドケット登録事項を適用する。ステップＳ２２０もしくはステップＳ２３０のいずれかの後、ステップＳ２３５で、ドケット原本は新規に作成されたドケット登録事項で更新される。
【００３８】
ドケット登録事項が、（例えば「Ｂ」区分のリマインダーの）確認または応答（例えば必要な行為が行われた、必要ない、または延期できるという確認）を必要とする日またはそれ以前に、権限を与えられたユーザ、例えば事務アシスタント、はドケット原本を確認するが、このドケット原本にはステップＳ２４０の新規ドケット登録事項が含まれている。ステップＳ２４５において、権限を与えられたユーザはドケット登録事項に対する応答を準備するために十分な情報を獲得する。例えば、権限を与えられたユーザは物理的にファイルを取得してもよいし、もしくはネットワーク化された文書及び出願または確認レシートのデータベースを確認してもよく、その物理的ファイルまたはネットワーク化されたデータベース上の文書もしくは受領書の確認に基づいて、ドケット登録事項に対する適切な応答を決定する。
【００３９】
ステップＳ２５０において、認定ユーザは応答を要するドケット登録事項に対する応答を準備する。 例えば、事務アシスタントが応答をドケット登録事項の指定フィールドに入力し、その準備した応答を保存してもよい。
【００４０】
ステップＳ２５５において、ドケット原本が更新される。ドケット原本は、事務アシスタントが保存したドケット登録事項に対する準備済み応答を、弁護士が承認及び電子的に署名をした場合にのみ更新されてもよい。ドケット原本の「Ｃ」区分に含まれるドケット登録事項のように優先度が低いドケット登録事項に対しては、準備済み応答を承認しドケットに電子的に署名ができる権限を、事務アシスタントに与えてもよい。
【００４１】
図３は、請求・ドケット及び文書管理を実施するために使用されるコンピュータのコンピュータアーキテクチャの一例を示す。図示のように、コンピュ−タ３００は、請求モジュール３１０、ドケットモジュール３２０、及び文書処理（文書）モジュール３２０に対応する。モジュール３１０、３２０及び３３０のそれぞれは、請求・ドケット及び文書管理プログラムのそれぞれの機能を実行するソフトウェア指示から構成される。モジュール３１０、３２０及び３３０は、アプリケーションサーバ１２１とコンピュータ１０１、１０２、１１１及び１３１の間で区切られている。例えば、プレゼンテーション層（図示なし）がコンピュータ１０１、１０２、１１１及び１３１上に設けられているが、一方で請求・ドケット及び文書管理プログラムのバックエンド強調はアプリケーションサーバ１２１上に設けられている。したがって、図３に示されたアーキテクチャは単に、アプリケーションサーバ１２１及びコンピュータ１０１、１０２、１１１及び１３１上のいずれかに存在する請求・ドケット及び文書管理機能の代表例に過ぎず、それは、クライアントもしくはサーバとしてのコンピュータの構成により、及びコンピュータ１０１、１０２、１１１及び１３１のユーザに認められたアクセスにより、コンピュータが必ずしも同じアクセスを可能としない場合をも含む。請求モジュール３１０、ドケットモジュール３２０、文書処理（文書）モジュール３３０、ビデオ表示装置３５０、及びユーザ入力装置３６０は、図３に示すように、バス２０８を介して交信する。
【００４２】
コンピュ−タ３００のそれぞれには、キーボードやマウスのような、一つもしくは複数の周辺機器からなるユーザ入力装置３６０も設けられている。コンピュ−タ３００の各ユーザは、情報にアクセスするため、または情報を追加もしくは削除するために、データ及び指示をユーザ入力装置を介して請求・ドケット及び文書管理プログラムに入力してもよい。それぞれのコンピュ−タ３００にはビデオ表示装置３５０も設けられており、それにより、ユーザはグラフィカルユーザインタフェース内の請求・ドケット及び文書管理プログラムの表示情報を閲覧することができる。
【００４３】
図４は、請求・ドケット及び文書管理を実施するために使用される画面の一構成例である。図４に示す画面の構成は日毎のドケット情報を表示するものである。日毎のドケット情報はドケット原本の一部分であり、特に、ある特定の日に確認及び／または応答を要するドケット登録事項である。図示のように、日毎ドケット情報は、例えば、各ドケット登録事項のデータが列ごとに表示される表形式表示のデータでもよいが、これには限定されない。図４に示す日毎のドケット情報には、組織内の案件管理番号、区分（優先度）、特許シリアル番号、内部顧客管理ID、案件が割り当てられる担当ユーザ、期日（この実施例では日毎ドケットの日）、ドケット登録事項が延期された回数（最終応答はまだ）、ドケット登録事項に対する応答（別の日への「延期」も含む）、及びドケット登録事項がドケット原本に追加された日が含まれる。サイドバーは、ドケット登録事項に対する様々な応答に関する色分けコードを示し、これは応答（例えば、「再ドケット済」、「提出中」、「提出済」、「準備中」、「確認中」、「掲示済」、「却下」、または「重大エラー」）もしくは未応答のドケット登録事項の状況（例えば、「アクティブな登録」または「期限超過」、「非アクティブ」）の確認を容易にするためのものである。さらに、下記を行うために、画面上にリンクが設けられている。
ドケット登録事項がドケット原本に追加された特定の案件の情報にアクセスする
ドケット登録事項がドケット原本に追加された案件に関し、特定の顧客の情報にアクセスする
請求・ドケット及び文書管理プログラムのユーザ情報にアクセスする
請求・ドケット及び文書管理プログラムの請求モジュールにアクセスする
請求・ドケット及び文書管理プログラムの文書処理（文書）モジュールにアクセスする
【００４４】
図５は、請求・ドケット及び文書管理を実施するために使用される別の画面の一構成例である。図５に示す画面は、ドケット管理者がドケット期日を決定するために使用する日付情報を入力するために使用される画面である。図５に示す画面は、ドケット管理者が予め特定された活動を選択する際に現れる「ポップアップ」画面であり、その活動に関して、案件にドケット登録事項一式を適用するために、ドケットテンプレートが使われる。テンプレートにおいてドケットする期日（リマインダー日を含む）は、その基となる活動の日日付についての具体的情報により異なる。例えば、非最終拒絶理由通知が米国特許商標庁により２００８年３月１０日に発行された場合、最初の、しかし延長可能な、応答期日は３ヶ月後の２００８年６月１０日、もしくは、２００８年６月１０日が週末または祝祭日の場合は、２００８年６月１０日より後の最初の営業日である。期日は、１ヶ月、２ヶ月、もしくは３ヶ月分の漸次増加する延長料金を支払うことにより延長可能である。この開示において例として挙げられている知的財産法律事務所は２００８年３月１３日に拒絶理由通知を受領するかもしれないが、請求・ドケット及び文書管理プログラムが最初の及び延長後の期日を正確に計算するようにするために、ドケット管理者は拒絶理由通知の実際の発行日は２００８年３月１０日であると判定しなければならない。請求・ドケット及び文書管理プログラムの論理的カレンダー機能は、週末及び祝祭日のカレンダー情報を参照することにより、拒絶理由通知の発行日に基づいて、自動的に適切な期日を判定することが可能である。
【００４５】
図５に示すスクリーンショットにおいては、設定された「期日」及び「受領／提出／送付」日は、選択された予め特定された活動に対する適切なドケット期日を計算するために必要とされる。他の予め特定された活動に対するドケット期日を計算するために必要かもしれない他の基礎活動日には、知的財産法律事務所の例においては、年金期日、取り下げ日、出願日、外国出願日、発行日、国際登録日、許可通知日、公開日、登録日、審査期日、更新期日、実際の日、保護延長日、以前の期日、優先権日、もしくは仮出願日といった、ドケット登録事項のテンプレートのために期日を判定するために使われ得る日のいずれかもしくは全てが含まれるかもしれない。
【００４６】
図６は、請求・ドケット及び文書管理用の新規ドケット登録事項を作成するために、予め特定された活動のドケットテンプレートを案件に対して適用する方法の一例である。図６に示す方法は、ドケット登録事項テンプレートを案件に適用する過程における一連の手順全体であり、それにより新規ドケット登録事項がドケット原本に追加される。ステップＳ６０５において、ドケット管理者は予め特定された活動に関してドケット登録事項を案件に適用することが必要かどうかを判断する。ステップＳ６１０において、ドケット管理者は、ドケット管理者用のコンピュータ上で請求・ドケット及び文書プログラムを開く。ステップＳ６２０において、ドケット管理者は、案件番号及び予め特定された活動を、ドケット登録事項作成ウィンドウに入力する。ステップＳ６３０において、ドケット管理者が予め特定された活動をドケット登録事項作成ウィンドウに入力すると、適切なドケットテンプレートを取得するために、その予め特定された活動が請求・ドケット及び文書プログラムにより認識される。ステップＳ６３５において、新規ドケット登録事項を作成するために、案件にドケットテンプレートが適用される。図５に関して上記で述べたように、Ｓ６３０におけるドケットテンプレートの案件への適用には、特定の日付情報、例えば拒絶理由通知の発行日、をドケット管理者が判断し入力することを必要としてもよい。ステップＳ６３０において一旦ドケットテンプレートが案件に適用されると、ステップＳ６４０において、ドケット原本は新規ドケット登録事項を含むよう更新される。
【００４７】
案件に関して新規ドケット登録事項の作成または操作を行うと、請求・ドケット及び文書管理システムにおいて多数の動作が引き起こされてもよい。例えば、ある行為により、関連付けられた案件担当の一人もしくは複数の職員に自動「緊急」メール警告を発出するかもしれない。これら警告は、例えば、ある案件に関する以前の通信または書簡にミスがあったことを意味する通信を受領したときのように、職員が至急対応する必要がある場合である。同様に、職員がドケット登録事項に対する応答を署名、入力またはそうでなければ確認した場合に、請求額が加算されてもよい。例えば、応答済みのドケット登録事項を確認するたびに、ある額、例えば１０ドル、がドケット上の応答を確認した職員の名前で案件に加算されてもよい。もしくは、ドケット登録事項が確認されるたびに、一時間の１０分の１が、ドケット上の応答を確認した職員の名前で案件に加算されてもよい。さらには、応答を確認することにより、当該システムの文書管理構成要素及び請求構成要素を使って文書を作成をするための文書テンプレートあるいは請求書を作成をするための請求テンプレートに、案件に関するデータが適用されてもよい。例えば、必要文書が提出されたという確認がドケット登録事項に対する応答を入力することによってなされると、報告書簡及び請求書の作成という動作が引き起こされてもよい。タイムキーパー及びイベント活動を追跡する時間票プログラムならびにファックス・コピー及び電話システムの活動監視などの複数ソースからの請求データが取り出され、請求書草案を作成するために請求テンプレートに追加される。顧客、ドケット活動、及び案件情報が請求テンプレートに追加され、作成される請求書草案の各項目に入力される。同様に、顧客、ドケット活動、及び案件情報が文書テンプレートに追加され、作成される文書草案（例えば、書簡、ファックス、またはメール）の各項目に入力される。
【００４８】
ここで説明する当該システムの様々な画面においては、案件または出願人もしくは譲受人等の識別情報を入力すると、当該システムにすでに記憶されている関連情報が自動的に入力されてもよい。例えば、顧客が新規出願に関する情報をポータルコンピュータに入力し、当該新規出願が指定された既存出願に基づく／関連していることを示すと、指定された既存出願の情報が自動的に入力されるか、もしくはそうでなければ顧客が指定することにより取り出される。顧客の過去の購入情報に似た、そのような関連情報は、ここで説明する当該システムを使って、新規案件、指示もしくは情報のために自動的に入力されるかまたは選択的に取得されてもよい。
【００４９】
図７は、請求・ドケット及び文書管理用のドケット原本内の、ドケット登録事項に応答する方法の一例である。図７は、請求・ドケット及び文書管理プログラムに対し、ユーザがドケット登録事項への応答を行う方法の一例を示す。ステップＳ７０５において、ユーザは請求・ドケット及び文書管理プログラムを開く。ユーザは、ステップＳ７１０においてドケット原本内の日毎ドケット部分を選択して開き、日毎ドケットのうちユーザが担当するドケット登録事項を確認する。ユーザは、ステップＳ７１５において、日毎ドケットのうちオープン（未応答の）ドケット登録事項を見つけ確認する。ステップＳ７２０において、ユーザは請求及び／または文書処理（文書）モジュールを開き、ドケットプログラムに対して適切な応答をするために使われる情報を取得する。例えば、文書処理（文書）モジュールは、受領した顧客指示及び／または米国特許商標庁への文書の提出を示す提出受領証の画像などの、検索可能な形式の記録を含んでもよい。ステップＳ７２５において、ユーザは請求及び／または文書処理（文書）モジュール内の情報を確認し、そしてステップＳ７３０において、ユーザのドケットプログラムグラフィカルユーザインターフェースへ、ドケット登録事項に対する応答を入力する。ドケット応答がステップＳ７３５において保存され、ステップＳ７４０において手順が終了する。
【００５０】
図７には図示されないが、図７におけるユーザが事務アシスタントであり、ドケット事項に対する応答が弁護士の承認及び署名を必要とするとき、保存された応答は弁護士用コンピュータ上の弁護士用ドケットプログラムに表示される。弁護士は、弁護士用コンピュータの請求及び／または文書処理（文書）モジュールを使って、ドケット登録事項に対する応答を確認することができ、そしてその後、ドケット登録事項に対する応答に承認及び電子署名を与えることができる。その後、弁護士がドケット登録事項に対する応答への電子署名を保存すると、署名されたドケット登録事項に対する応答がドケット原本のドケット登録事項またはドケット原本の日毎ドケットに表示される。署名されたドケット登録事項に対する応答はさらに、ここで例として説明される知的財産法律事務所において全てのドケット登録事項が適切に応答されたかどうかの確認にドケット事務員が使われる場合には、ドケット事務員用コンピュータ上で、ドケット事務員により確認及び承認されてもよい。
【００５１】
ドケット事務員により入力された情報には、日毎ドケットもしくはドケット原本内のドケット登録事項をクリックすることによって、事務アシスタント及び／または弁護士がアクセスしてもよい。図１２は、ドケット登録事項への応答に関連するかもしれない所内情報を示すスクリーンショットの一部分である。例として挙げた知的財産法律事務所では、顧客指示、米国特許商標庁とのやり取り、及び顧客へ送付した報告書簡及び請求書といった、受領及び送信した通信の履歴を保存してもよい。図１２に示す例では、ドケット登録事項をクリックすることにより利用可能となる履歴情報からは、最終拒絶が２００８年３月６日に受領されたことがわかる。知的財産法律事務所の業界用語としては、この情報は、以前の非最終拒絶に対する応答書が提出されたことを確認するために使われ得る。それは、もし以前の非最終拒絶に対する応答書が提出されていなかったら、最終拒絶は発行されなかったはずであるからである。図１２に示す情報は画面に表示され、顧客、当該案件の顧客内管理番号、及び当該案件に関する未処理のドケット登録事項のまとめなどの、案件の他情報が含まれる。
【００５２】
さらには、ドケット登録事項に対する応答が承認されると、ドケットモジュールは自動的に関連ドケット登録事項への応答を行ってもよい。例えば、最初の期日までに非最終拒絶理由通知に対する応答書を提出するというドケット登録事項に対する応答が「提出済」であれば、ドケットモジュールは、一ヶ月延長した期日までに非最終拒絶理由通知に対する応答書を提出する及び二ヶ月延長した期日までに非最終拒絶理由通知に対する応答書を提出するという関連ドケット登録事項に対して、自動的に「必要なし」と応答してもよい。関連「リマインダー」のドケット登録事項に対しても、事務アシスタント及び弁護士がドケット日になって後からこれらドケット登録事項に応答しなければならない手間を省くために、応答がされてもよい。
【００５３】
さらに、事務アシスタントがドケット登録事項に対する応答を行うときは、弁護士がドケット登録事項に対する応答に承認及び署名を行う際に確認するためのコメントを、事務アシスタントが加えてもよい。また、事務アシスタントは、文書処理（文書）モジュール経由でアクセス可能となる文書へリンクするためのリンク情報を加えてもよい。例えば、知的財産法律事務所が集中文書管理システム経由で文書を保存する場合、それぞれの保存文書には固有の識別符が与えられてもよい。そのような固有識別符は文書とドケット登録事項を自動的に関連付けるのに使われてもよく、そうすると、事務アシスタントが応答を準備するときにその固有識別符をコメント欄に入力し、弁護士がドケット登録事項に対する応答を承認及び署名するときに、その固有識別符をクリックして文書処理（文書）モジュール経由で保存文書にアクセスすることができる。例えば、保存文書は、書類が米国特許庁に提出されたことを確認する提出受領書の画像でもよい。
【００５４】
またさらに、日毎ドケットのドケット登録事項が表示される画面上では、ドケット登録事項の応答が入力される「活動」欄に、ドロップダウン式の応答可能な選択肢が設けられてもよい。知的財産法律事務所におけるドケット登録事項に対する応答の例としては、完了、提出済、提出中、必要なし、延期、非アクティブ、夜間庫、及び未処理などがあり、これら応答のそれぞれはドロップダウン式選択肢から選択可能としてもよい。
【００５５】
一旦応答が弁護士により署名され且つドケット事務員により承認されると、ドケット登録事項は、担当弁護士及び事務アシスタントなどユーザの画面に表示されている日毎ドケットの画面から削除されてもよい。しかし、応答済みのドケット登録事項は、図１のアプリケーションサーバ１２１によって表示・管理されるドケット原本に保存されている。さらに、管理部門もしくは管理職の役割を担っているユーザに対しては、応答を再度確認できるよう、応答され承認された署名済み応答がなされたドケット登録事項を表示し続けてもよい。
【００５６】
図８Ａ−８Ｃは、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける新規案件管理情報を示すスクリーンショットの例である。図８Ａのスクリーンショットは、請求・ドケット及び文書管理システムにおいて直近に新規作成された案件のまとまりを展開しない状態で示している。図８Ａのスクリーンショットでは、過去６日間の直近に新規作成された案件の数が、そのスクリーンショットが閲覧された日（例えば、土曜日）と共に、展開可能な６行を含む１列にまとめてある。図８Ｂは、ユーザが展開可能な行のいずれかをクリックしたときに画面に表示される情報のための一行の列見出しを示す。図示のように、列見出しは、作成日、案件の内部案件番号、顧客ＩＤ番号、直近に作成された案件の出願国、担当弁護士、案件の状況、顧客担当弁護士、及び直近作成案件の譲受人、の列の上に表示される。図８Ｃは、図８Ａにおいてユーザが月曜日の項をクリックした場合に、図８Ａのスクリーンショットの右側に表示される図である。図８Ａの月曜日の項をクリックすることにより、月曜日に作成された案件が一列にリスト化され、図８Ｂの列見出しに対応する情報がそれぞれの案件のデータフィールドに表示される。
【００５７】
図８Ａ−８Ｃに示した画面は、経営幹部または管理職の役目を担うユーザが、請求・ドケット及び文書管理プログラムに初めてログインしたときに、当該ユーザに対して表示される「開始」画面の構成要素でもよい。他の役割を担うユーザに対しては、別の「開始」画面が表示されてもよい。例えば、弁護士に対しては、その弁護士が担当する（例えば、ログインした日の）日毎ドケット登録事項の抽出リストを示す画面が表示されてもよい。ドケット事務員、パラリーガル、及びコーディネーター（事務アシスタントの管理者）に対しては、ログインした日の日毎ドケット登録事項のリストを示す画面が表示されてもよい。事務アシスタントに対しては、事務アシスタントが担当する全ての弁護士に関する（例えば、ログインした日の）日毎ドケット登録事項の抽出リストを示す画面が表示されてもよい。
【００５８】
図９Ａ−９Ｃは、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける顧客管理情報を示すスクリーンショットの例である。図９Ａ−９Ｃのスクリーンショットは、請求・ドケット及び文書管理プログラムに新規顧客を入力する事務を担当するユーザに対して、表示されるものである。図９Ａに示すように、担当者名、事務所名、請求名、及び住所などの情報が、画面上で管理者に表示される。図９Ｂ及び９Ｃは、顧客に関連付けられた情報、例えば顧客に関して作成された案件及び顧客代表者の訪問に関する情報、を示す。図９Ｂの案件情報及び図９Ｃの訪問情報は、管理者が図９Ａに示す画面上のタブをクリックしたとき、もしくは管理者がカーソルを図９Ａに示す画面上のタブの上へドラッグしたときに、管理者に対してポップアップ情報として示されてもよい。
【００５９】
図１０Ａ及び１０Ｂは、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおけるユーザ管理情報示すスクリーンショットの例を示す。図１０Ａに示すように、ユーザ情報の請求・ドケット及び文書管理システムへの入力を担当する管理者は、ログイン情報、名前及びシステムパスワードを、画面上に一行に並んだフィールドにタイプする。図１０Ｂは、担当管理者が、請求・ドケット及び文書管理プログラムにおいて、新規ユーザを入力、もしくは既存のユーザを編集することができることを示す。
【００６０】
図１１Ａ-１１Ｂは、請求・ドケット及び文書管理のためのドケットプログラムにおける、システムが特定する活動と関連付けられた、メールコードと呼ばれるシステム固有の識別符と、特定活動情報により起動されるドケットテンプレートを示すスクリーンショットの例を示す。メールコードは、初期設定値から始まり階層的に論理的に配列された、固有のシステム識別符である。メールコードは、ドケット管理者が特定の活動を認識した際に、ドケットテンプレートを作成するために使用される。しかし、特定のメールコードに対応する初期設定のドケットテンプレートに含まれる初期設定のドケット登録事項以外のドケット登録事項を必要とする特定の顧客及び案件に対しては、初期設定値に対する例外を設けてもよい。例えば、もしドケット管理者が、「仮出願に基づく署名済み特許出願を提出した」（つまり、図１１Ｂでハイライトされた特定活動）に対応するドケットテンプレートに対して初期設定のメールコードを入力する場合、図１１Ｂに示す初期設定のドケットテンプレートが作成される。しかし、ドケットテンプレートを案件に適用する際に、請求・ドケット及び文書プログラムは、ドケット管理者が入力した顧客ＩＤは、ドケット管理者が入力した初期設定のメールコードに対する初期設定のドケットテンプレートにあてまらない例外であると認識するかもしれない。したがって、請求・ドケット及び文書プログラムは、例外的ドケットテンプレート且つ初期設定でないドケットテンプレートを作成し、そして、そのカスタマイズされた例外ドケットテンプレートが、新規ドケット登録事項を追加する案件に適用される。
【００６１】
図１１Ａ及び１１Ｂに示す画面においては、ドケット管理者はメールコードをコピーするために「コピー」機能を起動し、新しいドケットテンプレートを作成してもよい。もちろん、ドケット管理者は以前に作成されたドケットテンプレートをコピーすること無しに、新しいメールコード及びドケットテンプレートを作成することも可能である。
【００６２】
さらに、メールコードは、ドケットモジュールと連携させた請求モジュールを使って自動的に請求書を作成するために使われてもよい。例えば、米国特許商標庁への書類の提出後に、ドケット管理者が新規ドケット登録事項を作成するためにドケットテンプレートを使用する場合、請求・ドケット及び文書管理プログラムの活動により、タイムキーパーが入力した時間票ならびに事務費用及び政府費用が自動的に集計され、請求・ドケット及び文書管理プログラムのユーザが確認するための請求書草案が作成されてもよい。ドケットテンプレートに基づいて作成されるドケット登録事項同様に、自動的に作成される請求書草案は、請求書テンプレートに基づいて作成される。請求書テンプレートは初期設定メールコードに対する初期設定請求書でもよいし、もしくは、例外的メールコードに対する例外的請求書テンプレートでもよい。
【００６３】
さらにメールコードは、ドケットモジュールと連携させた文書処理（文書）モジュールを使って自動的に文書を作成するために使われてもよい。例えば、ドケット管理者が、米国特許商標庁への書類提出後に新規ドケット登録事項を作成するためにドケットテンプレートを使用する場合、請求・ドケット及び文書管理プログラムの活動により、請求・ドケット及び文書管理プログラムのユーザが確認するための報告書簡の草案が自動的に作成されてもよい。ドケットテンプレートに基づいて作成されるドケット登録事項と同様に、自動作成される報告書簡草案は、報告書簡のテンプレートに基づいて作成される。報告書間テンプレートは、初期設定メールコードに対する初期設定報告書簡テンプレートでもよいし、もしくは、例外的メールコードに対する例外的報告書簡テンプレートでもよい。
【００６４】
上記のように、ドケット登録事項はテンプレートのセットからでも、個別の登録事項から作成されてもよい。ドケット登録事項に応答するために有用な情報は、請求・ドケット及び文書プログラム内で検索及び関連付けられることができる。事務アシスタントは、検索及び関連付けられた情報を使って応答を準備することができ、そして弁護士は、事務アシスタントが提供したコメント及び関連付けられた情報を参照することにより、ドケット登録事項を確認、承認、及び電子的に署名できる。
【００６５】
請求・ドケット及び文書プログラムのユーザは、フィルター機能を使って、日毎ドケット登録事項を任意の基準によって「フィルターをかける」こともできる。日毎ドケット登録事項画面の上に設けられたフィルターアイコンを押すと、フィルター機能が起動される。フィルター機能により、ユーザが例えば日毎ドケット登録事項に表示されたいずれかの情報フィールドのデータに従って、日毎ドケット登録事項をフィルターするための情報を入力することが可能となる。ユーザは、日毎ドケットの各ドケット登録事項のフィールド内のデータとの論理比較で使われる情報を入力してもよい。例えば、論理比較には、「と同じ」、「と同じでない」、「より小さい」、「以下」、「より大きい」、「以上」、「に似ている」、「で始まる」、「を含む」、「で終わる」、「で始まらない」、「を含まない」、「より大きい」、「以上」、「に似ている」、もしくは各ドケット登録事項のフィールド内のデータと比較可能な他の論理比較全てが含まれてもよい。
【００６６】
フィルター基準の一部または全ては、特定のドケット登録事項取得用のインタフェースを呼び出すためのドケットインターフェース上にある、「クエリ編集」リンクボタンを使うことによって設定されてもよい。特定ドケット登録事項取得用のインタフェースにより、ユーザが取得するドケット登録事項の開始日及び終了日を指定できるようにしてもよい。特定ドケット登録事項取得用のインターフェースにより、インターフェースを使っているユーザのユーザドケットからシステム上の全ユーザのユーザドケットの範囲で、どのユーザドケットを取得すべきかユーザが指定できるようにしてもよい。また、特定ドケット登録事項取得用のインターフェースにより、優先度が一番高いまたは低いドケット登録事項からいずれかの優先度の全てのドケット優先度の範囲で、取得するドケット登録事項の優先度をユーザが指定できるようにしてもよい。この機能の使用例としては、管理職が部下のドケット登録事項のうち、日付及び優先度に応じてある範囲を呼び出し、そして、それぞれのドケット登録事項に対して示される状況を確認することにより、完了するべき項目の状況をチェックすることができる。
【００６７】
ドケット登録事項は、「クエリ編集」インターフェースで設定された基準に従って、ドケット表に表示される。ドケット表に入力された登録事項は、その後ドケットインターフェース上の「フィルター」リンクを使ってフィルターをかけてもよく、当該ドケットインターフェースはいずれかもしくは全てのドケットパラメータの値を指定するために、各ドケットパラメータのデータ入力フィールドを呼び出すのに使われる。例えば、ユーザがシステム内の全てのユーザのユーザドケットを取得するとき、ドケット表を使用しているユーザは、「顧客」ドケットパラメータをフィルターすることによって登録事項をフィルターし、特定の顧客のドケット登録事項のみ表示されるようにしてもよい。登録事項は、優先度、ユーザ、ドケット応答に署名した権限署名者、ドケットの応答を表示するよう要求した権限要求者、例えば「顧客から連絡あり」のような選択された言葉を使う特定のタイプのドケット登録事項、及び案件によってドケットパラメータを選択することにより、さらにフィルターされてもよい。この機能の使用例としては、ユーザが特定の案件の今後6ヶ月間分の全ての未処理ドケット登録事項を確認し、それから当該案件の今後6ヶ月以内に応答するように設定されている未処理ドケット登録事項のいずれかまたは全てに対して応答し得る。そのため、ユーザは、案件に関して応答を要する全てのドケット登録事項を確認し、そのようなドケット登録事項全てに対して、ドケット登録事項が期限を迎えるたびに一部分ずつ応答するのではなく、一度に応答することができる。
【００６８】
「フィルター」機能に似た、他の機能が提供されてもよい。例えば、「トグル」機能により、ドケットの原本のドケット登録事項を弁護士及び日付順に並べてもよい。同様に、「クエリ」ツールは、ユーザがドケット登録事項を検索することが可能な画面を作成するために用いることができる。日毎ドケット画面で「クエリ実行」アイコンを押すとユーザに提供される、ポップアップクエリツール画面の一例を図１３に示す。図示のように、ポップアップクエリツールは、ユーザがドケット登録事項の日毎のフィールドのいずれかにデータを入力することを可能とし、それによりユーザの入力に応じたドケット登録事項が表示される。この「クエリ」ツールは、ユーザに提示される日毎ドケットまたはドケット原本に多数のドケット登録事項が存在する場合に使用される。
【００６９】
請求・ドケット及び文書管理プログラムにより、ユーザグループ機能が提供されてもよい。例えば、複数の従業員が米国特許商標庁へ提出するための発信文書を準備している場合、弁護士が「提出中」と答えた全てのドケット登録事項についての提出中ログを作成するために、「提出中」ログを用いることができる。「提出中」ログはその後、提出すべき書類が全て、実際に、提出されたことを確実にするために確認される。
【００７０】
上記のように、共有環境にあるドケット情報は、複数の異なるユーザ役割及びアクセス権限に従って、複数の異なるサーバクライアントに提供されることができる。ドケット登録事項は、請求・ドケット及び文書プログラムを使って、複数のユーザ全員がドケット登録事項に対する応答状況について知っているように、及びドケット登録事項が優先度、状況もしくはその他のいずれかのドケット登録事項フィールドごとに提示されるように、処理されることが可能である。ひとつのドケット登録事項に対する応答は、関連ドケット登録事項に対する応答を自動更新するのに用いることができ、そしてユーザは、応答を要する未来のドケット登録事項を容易に知ることができる。さらに、新規ドケット登録事項の追加も、案件に対する過去のドケット登録事項への自動応答に用いることができる。例えば、ある案件に対して米国特許商標庁から新たに受領した拒絶理由通知に応答するための新規ドケット登録事項を追加すると、当該案件のドケット表内の「新拒絶理由通知受領」という過去のドケット登録事項に対して自動的に応答が行われるようにしてもよい。
【００７１】
さらに、複数のユーザ役割は、複数のレベルの照合及び確認を可能とし、それによりマネージャーやコーディネーターは複数ユーザの業務成果を確認することができ、さらにドケット事務員は日毎ドケットの全てのドケット登録事項に対する適切な応答を確実にするために日毎ドケットを確認することができる。従って弁護士は、請求・ドケット及び文書プログラムを使って、ドケット登録事項に対する応答の期日前であっても、ドケット登録事項に対して応答することができる。マネージャーはまた、未応答のドケット登録事項を素早く取得かつ確認することができるので、未応答のドケット登録事項のパターンに対して、例えば、職員の間で担当替えをする、職員の仕事量を減らすまたは増やす、もしくはドケット登録事項に対して必要な応答をするという業務要求を満たすよう職員に促す等をすることにより、対応を取ることができる。
【００７２】
文書管理システムはここで説明されるドケット管理システムと統合されてもよい。例えば、文書管理システムは、職員によって保存された異なる文書を、案件番号、顧客番号、作者、タイピスト、業務タイプ、及び文書タイプによって、記録してもよい。文書は文書管理システムによって索引を付けられてもよく、それにより、各文書には固有のID、例えば一連の文書作成番号、が付与される。文書管理システムは、文書が作成された日付及び修正された日付を記録してもよい。文書管理システムのユーザは、各文書のプロフィールに、名称またはコメントを追加してもよい。文書が保存される一つまたは複数のデータベースをユーザが検索できるようするために、文書はテキスト検索可能にしてもよい。
【００７３】
文書テンプレートは、ドケット管理システムで予め特定された活動が行われた際に文書テンプレートを自動的に取得して新規文書の原本として使うことができるように、文書管理システムにより作成及び管理されてもよい。例えば、知的財産法律事務所の例では、米国特許商標庁に書類を提出したことを示すドケット登録事項を追加すると、報告書簡テンプレートに基づき、書類が提出された案件の書類提出について顧客に対して報告を行う報告書簡が自動的に作成されてもよい。同様に、米国特許商標庁へ書類が提出されたことを確認するドケット登録事項に対する応答を入力すると、報告書簡テンプレートに基づき、書類が提出された案件の書類提出について顧客に対して報告を行う報告書簡が自動的に作成されてもよい。
【００７４】
図１４は、ユーザが文書管理システムを使って文書を取得するためのポップアップクエリウィンドウを示すスクリーンショットの一例を示す。図１４に示したスクリーンショットでは、文書検索パラメータ用の入力フィールドには、名称／コメント、文書ID、作成日、修正日、案件内のテキスト、顧客、案件、業務、文書タイプ、作者、及びタイピストが含まれる。ユーザは、文書管理システムにより一旦作成及びプロファリング／索引化された文書を取得するために、図１４に示された検索パラメータフィールドの一つ以上にデータを入力してもよい。文書が初めて作成または保存される場合には、ユーザが検索パラメータ情報を入力するためのポップアップウィンドウが別途設けられてもよい。
【００７５】
ドケット管理システムと文書管理システムのそれぞれは、ドケット登録事項、ドケットへの応答、及び文書の編成を行うために、同じ基礎案件データのセットを参照する。そのため、ドケット管理者がドケットテンプレートに基づいて特定の案件に関するドケット登録事項一式を作成するためには、ドケット管理者は単に、案件番号、ドケット登録事項一式が作成される基礎イベント、及びドケット登録事項一式が作成される当該基礎イベントの日付を指定するだけでよい。案件が最初に作成された時点から、その案件の基礎データは案件のプロフィールとして保存される。当該案件のプロフィールについての当該基礎データは、案件番号、顧客ID、名称、及び顧客管理番号を含み、特許出願番号、特許公開番号、及び特許番号といった追加情報によって漸次補完されてよい。
【００７６】
顧客は、顧客が最初にシステムに入力された時点から、顧客ＩＤが基礎顧客データに関連付けられるようにプロファイリング化される。基礎顧客データには、顧客ID、顧客住所及び電話／ファックス番号、及びその顧客の連絡担当者が含まれてもよい。案件プロフィールの基礎データには顧客IDが含まれるので、追加される基礎顧客データは本質的に顧客からの案件個々の案件データに関連付けられるようにまたは存在するようになっている。
【００７７】
文書テンプレートは、初期設定としても、個々の顧客に応じた文書テンプレートとしても作成できる。異なる文書テンプレートが、異なるタイプの文書に対して作成される。例えば、文書テンプレートは、顧客へ情報を報告するために作成されてもよい。異なる報告テンプレートが、特許出願の提出、情報開示書の提出、拒絶理由通知に対する補正書の提出、審判請求理由補充書の提出、応答理由書の提出、拒絶理由通知の受領、審査官回答の受領、特許出願の公式出願受領書の受領、及びその他の種類のいかなる文書の米国特許商標庁への提出もしくはその他の種類のいかなる文書の米国特許商標庁からの受領に対して作成されてもよい。
【００７８】
文書テンプレートは、電子メール、書簡、及びファックスといった、異なるコミュニケーションモードごとにカスタマイズ化することができる。そのため、新規文書が自動的に作成されるとき、異なる顧客住所情報が新規文書に入力されてもよい。例えば、顧客の電子メールアドレスが顧客への電子メールに追加されてもよいし、顧客のファックス番号が顧客へのファックスに追加されてもよいし、さらに顧客の郵便住所が顧客への書簡に追加されてもよい。
【００７９】
案件識別情報も各文書に入力されてもよい。例えば、米国特許商標庁からの通信の受領を報告する書簡またはファックスには、出願番号、名称、第一発明者の名前、顧客管理番号、及び案件IDが含まれていてもよい。この案件識別情報は、新規に作成された書簡もしくはファックス内の「  ：に関する」という行に表示される。この案件識別情報は、新規に作成された電子メールにおいては、「件名」の行に表示される。
【００８０】
通信の内容も、ドケット管理システム内で設定された「行為」日を文書テンプレートの任意のフィールドに関連付けることにより、各クライアントごとにカスタマイズ化されてもよい。例えば、拒絶理由通知が１月１日に発行され、且つ、延長可能な最初の応答期日が４月１日の場合、拒絶理由通知について報告する通信には、拒絶理由通知が１月１日に発行されたこと及び延長可能な応答期日が４月１日であることが、自動的に示される。報告通信の元となる文書テンプレートには、ドケット管理システムにおいて設定されたドケット登録事項期日に基づいて更新されるリンクが含まれる。
【００８１】
従って、拒絶理由通知に応答するために設定されるドケット登録事項が案件に関してドケット管理システムに入力されると、ドケット管理システムが文書管理システムに対して当該案件に関して新規報告通信文書を開くよう、自動的に通知する。案件が開かれ、そして、顧客住所情報、案件ID、顧客案件管理番号、案件名称、及び発明者名を含む案件情報が案件プロフィールから取得され、新規に開かれた案件の関連情報を入力するために使われる。その後、拒絶理由通知の発行日並びに最初及び延長不可能な期日といったドケット登録事項データが、ドケット登録事項ごとに異なる情報を入力するのに使われる。
【００８２】
ドケット登録事項はまた、グループ化してカスタマイズ表示をすることも可能である。例えば、知的財産法律事務所における登録事項に対しては、文書が米国特許商標庁に提出されるときには「提出中」と応答されるかもしれない。「提出中」と応答された文書の全ては「出願マネージャーのログ」上でグループ化されてもよく、それにより、任命された出願マネージャーはある特定の日に「提出中」と応答された登録事項全てを含むカスタマイズ化された表示を監視することができる。「出願マネージャーのログ」は知的財産法律事務所の全ての職員に対して利用可能であってもよく、そうするとマネージャー及び管理者を含む全職員が、そのぞれの日に提出されるべき文書を監視及び更新することができ、それにより当該文書が確実に提出されるようにすることができる。「出願マネージャーのログ」用のカスタマイズ化された表示には、ある特定の日に期日を迎え且つ「提出中」と応答された登録事項のみが含まれてもよい。もしくは、「出願マネージャーのログ」用のカスタマイズ化された表示には、当日以降に期日を迎え且つ「提出中」と応答された登録事項のみを含んでもよい。カスタマイズ化された表示はコンピュータ上のウィンドウとしてユーザに提示されてもよく、そして、当該ウィンドウは、ドケット管理システムにより提示される一つもしくは複数の他のウィンドウ上で利用可能なリンクをユーザが使用したときに、ユーザに提示されてもよい。
【００８３】
メールコードの使用はドケット管理システムを使用してドケットテンプレートを作成するため及び文書管理システムを使用して文書テンプレートに基づいて文書を作成するための基盤として使用することができる。メールコードは活動識別符であり、ドケット登録事項一式及び一つ以上の文書を文書テンプレートに基づいて作成するためのカスタマイズ化された基盤として設けられてもよい。メールコードは、任意のドケット登録事項一式及び一つ以上の文書に対応し、任意のドケット登録事項一式及び一つ以上の文書を作成するためのソフトウェアコードを起動するのに使われる。例えば、メールコード「５５６６」は、米国特許商標庁からの拒絶理由通知の受領に対する初期設定のメールコードとして使用されるかもしれないし、ドケット登録事項のテンプレートを当該拒絶理由通知を受領した案件に適用するために使用されるかもしれない。ドケット登録事項は、７日以内に拒絶理由通知の顧客への報告に対する登録事項、及び拒絶理由通知の日付から３ヶ月、４ヶ月、５ヶ月及び６ヶ月後の拒絶理由通知への応答に対する登録事項を含んでもよい。別のメールコード「５５６７」は、特定の顧客に対して使われてもよく、テンプレートが当該顧客用にカスタマイズされている場合に、ドケット登録事項のテンプレートを案件に適用するために使用されてもよい。例えば、カスタマイズ化されたテンプレートは、初期設定のドケットテンプレートの７日ではなく、３日以内の拒絶理由通知の顧客への報告というドケット登録事項を含んでもよい。
【００８４】
メールコードはまた、顧客へ拒絶理由通知を報告するための及び拒絶理由通知への応答するための一つ以上の文書を作成するためのソフトウェアコードを起動するために使用されてもよい。例えば、メールコード「５５６６」は、ドケット管理システムからの対応情報が、文書上の顧客住所、文書の案件情報、及び拒絶理由通知の日付及び期日のフィールドを入力するために使用される場合に、顧客への報告書簡を作成するための初期設定メールコードとして使用されてもよい。そのため、文書テンプレートのメタデータはドケット管理システムからのそのフィールドに関する情報により入力され、文書は自動的に文書管理システムに作成及び保存され、且つ拒絶理由通知を受け取った案件の番号の下、インデックス化（プロファイリング化）される。メールコード「５５６７」が案件に適用されたとき、カスタマイズ化された文書テンプレートには、同様に入力が行われてもよい。他のメールコードは、拒絶理由通知に対する応答書が提出された際に、応答が提出されたことを顧客に確認してもらうために、追加で報告文書を作成するために後で使用されてもよい。
【００８５】
メールコードは、ドケット管理者により、ドケットテンプレートを適用するために、またテンプレートに基づいて文書を作成するために、決定、承認、及び適用されるかもしれない。例として、ドケット管理者は、文書または他の情報を米国特許商標庁から受領した際に、もしくは文書または他の情報が米国特許商標庁に提出されたことを確認した際に、メールコードを決定、承認、及び適用してもよい。ある実施例では、ドケット登録事項のドケット原本への入力が一旦承認されると、ドケット管理システム情報をドケットテンプレートの任意のメタデータフィールドに適用することにより書簡、ファックスまたは電子メールを準備するというオプションを得るために、ドケット管理者はドケット原本上のドケット登録事項を選択し且つ「印刷」アイコンを押してもよい。別の実施例では、ドケット管理システムのどのユーザでも、書簡、ファックスまたは電子メールを準備するというオプションを得るために、ドケット登録事項を選択し且つ「印刷」アイコンを押すことにより、文書管理システムで関連付けられた文書を作成できるようにしてもよい。
【００８６】
もしくは、別体のプログラミングモジュールが、文書作成を容易にするために使用されてもよい。ユーザは「文書処理メニュー」プログラミングモジュールを開き、且つ、電子メール、ファックスまたは書簡としての文書を作成するために、活動アイテムを選択してもよい。メニューには、その案件に関して複数の受信者がありえる場合に、受信者を選択するためのいくつかのオプションが設けられていてもよい。例えば、顧客と対応外国出願を担当する外国弁護士の間の連絡を設定する際には、ユーザは、基礎となる顧客及び外国弁護士のうちの一人として、受信者を選択する必要があるかもしれない。
【００８７】
ドケット管理システムは、知的財産法律事務所において顧客間の利害衝突の可能性を判断するためにも使用されてもよい。例えば、獲得され且つドケット管理システムに入力されるドケット情報には、異なる案件の、発明者名、発明の名称、譲受人名、及び発明の主題を要約した発明の要約が含まれてもよい。これらの異なる種類の情報を使用して、顧客から新規案件を受領した際に、ユーザは利害衝突の可能性がある案件を検索してもよい。そして、例えば、当該知的財産法律事務所が取扱う全ての案件の要約に含まれる類似のコード文言、または当該知的財産法律事務所が取扱う全ての案件の名称に含まれる類似のコード文言を検索するためのコード文言を使って、利害衝突の可能性を判定を行うことができる。利害衝突プログラムミングモジュールは、米国特許商標庁によりインターネットを通じて提供されるオンラインファイルへリンクし検索を行うために使われてもよい。
【００８８】
請求管理システムは、ドケット管理システム及び文書管理システムと統合されていてもよい。まず最初に、そのような統合を行う利点は、ドケット管理システム及び文書管理システムを使って完了した活動に対する請求額が、請求管理システムに記録される点である。そのため、 例えば、ドケット登録事項に対する最終応答を入力及び承認すると、ドケット応答の確認及び応答に関する顧客への定額請求が、ドケット登録事項の署名者に対して自動的に計上されてもよい。これは、ドケット登録事項に対する応答がドケット管理システムにより掲示された（例えは、最終的に承認された）ときに達成され、それにより、ドケット管理システムは、ドケット登録事項に対する応答に署名する弁護士がドケット登録事項に対する最終応答に署名した、という通知を請求管理システムに送る。そのため、（知的財産法律事務所の例における）案件番号及び弁護士情報が請求管理システムへと送られ、且つ、当該案件及び弁護士に関し、請求が請求管理システムにより記録される。
【００８９】
専門職サービス時間票入力事項は、メイン入力、格子入力、ドケット自動オプション、または一括入力として、入力されてもよい。メイン入力は単独の時間票入力であり、これにより専門職サービス時間が日付、案件、タイムキーパー、過程、レート、加増時間、及び説明／コメントによって入力できる。グリッド入力は二つ以上のメイン入力のためのグリッド状のメイン入力であり、これにより一人のタイムキーパーに対する複数の専門職サービス時間票が、日付、案件、過程、加増時間、及び説明／コメントによって入力できる。ドケット自動オプションは上記で述べたメカニズムであり、これにより、ドケット登録事項に最終応答したことに対する定額費用または任意の金額がタイムキーパーに計上される。一括入力は、例えば一連の似たファックスまたは書簡を確認及び署名することに対して、タイムキーパーが複数の案件について同じ時間及び説明を一度に入力することを可能とする。
【００９０】
時間入力時のタイムキーパーによる過程の選択は、案件について時間票入力事項とメールコードを関連付けるために使用され、そうすると、案件について請求情報を作成する際に記録された時間を後からグループ化することができる。そのため、案件に適用するためのドケットテンプレートを作成するために、案件へのドケットテンプレート適用を引き起こすような活動全てに対する報告用または返信用の適切な方の文書を作成するために、もしくは、案件へのドケットテンプレート適用を引き起こすような活動全てと専門職サービス時間票を関連付けるためにメールコードが使われる場合、請求管理システムはドケット管理システム及び文書管理システムと同じメールコードを使用する。もちろん、時間票は、案件について対応ドケット登録事項がオープンされていない場合でも入力されてよく、その場合でも、顧客への請求書において後で訂正及び提示ができるように、時間票は適切なメールコードと関連付けられる。
【００９１】
請求書は、ドケット管理システム及び文書管理システムで使われるのと同じ案件情報を使って、顧客に対して提示される。そのため、請求書は、書簡またはファックスで使われるだろうものと同じヘッダー情報を使って、提示されてもよい。請求書は、案件について請求情報を請求テンプレートに適用することによって作成される。そのため、案件に関する、ある一定期間内にタイムキーパーによって入力済であってまだ未請求の全ての時間の集計が、顧客への請求書を作成するための指示を適用することにより、タイムキーパー名、加増時間、及びコメント（または編集されたコメント）に従って順番に請求書に追加されてもよい。
【００９２】
顧客は、知的財産法律事務所に対し、異なる種類の活動について請求コードを予め設定するよう指示を行ってもよく、そうすると、異なる活動が最終的には共通の予め設定された説明の下に顧客に対して提示される。そのため、拒絶理由通知の検討及び拒絶理由通知に対する応答書の準備の際に行われた活動は全て、タイムキーパーによる当該活動についての説明に関係なく、特定の請求コードに関連付けられてもよい。
【００９３】
もしくは、ある特定の活動についてタイムキーパーが入力した全ての時間票に対する請求合計のみが顧客へ示されるように、特定の活動を表現するために予め設定された説明が、顧客への請求書に入力されてもよい。図１５は、請求管理システムを使って、専門職サービス情報を請求書に入力するためのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。図１５のスクリーンショットでは、管理者は、特定の顧客に対する任意の過程またはメールコードに対する専門職サービスの説明のテンプレートを作成することができる。図１５においてはチェックボックスも設けられており、これは管理者が専門職サービスに対する費用が定額であることを示し、且つ適切あれば当該定額費用を入力するためのものである。従って、レート及び費用は、請求管理システムにおいて、異なる顧客ごとに、さらに個々の案件ごとに対しても、カスタマイズ化することができる。例えば、知的財産法律事務所は、米国特許商標庁からのどのような庁指令または要求に対する応答についての一ヶ月延長手続きに対して、＄１２０．００という定額の専門職サービス費用を設定してもよい。
【００９４】
知的財産法律事務所によって発生する経費のような支払金も、初期設定として、及び個々の顧客ごと且つ個々の案件ごとに、予め設定及びカスタマイズ化することができる。例としては、ページ毎のコピー費用またはファックス費用は、顧客の要求により、顧客ごとに異なって設定されてもよい。コピー及びファックスの数が案件及び日付ごとに記録されるように、コピー機及びファックス機械は請求管理システムにネットワーク接続されてもよい。コピー及びファックスのデータは、請求書が作成されるときに取得され且つ提示される。このような経費データは、図面作成業者や翻訳者など、外部のサービス提供者からのサービスについて手動入力されたデータであってもよい。従って、一つもしくは複数のメールコードを請求管理システム内の案件に適用するだけで、未請求の費用を顧客に提示するための請求書が作成され、そして、一つもしくは複数のメールコードに対応する活動について記録された専門職サービスは、顧客の要求に沿って、それぞれ特定の見出しの下にグループ化することができる。一つもしくは複数のメールコードに対応しない活動について記録された他の専門職サービスは、請求書上で個々に記載することもできるし、請求書が編集及び完成されるときに、後からグループ化もしくはそうでなければ編集することもできる。
【００９５】
上記のように、請求書は、管理者が設定する任意のフォーマットで作成されてもよい。請求規則表は、管理者が顧客の請求テンプレートを作成することを可能にし、そうすると、顧客、譲受人、及び個々の案件についても、請求書をカスタマイズ化することができる。管理者は、請求書において各専門職サービス費が個別に記載されるべきか、もしくは特定の活動について予め設定した説明を使ってまとめて記載されるべきか指定することができる。管理者はまた、請求書において支払金が個別に記載されるべきか、もしくは支払金のうちの一部または全てが定額費設定の一部として削除されるべきか指定することができる。
【００９６】
そのため、請求管理システムを使って請求書が作成されるとき、請求書には、ドケット管理システムで入力され、文書管理システムで使用されるのと同じ顧客データが含まれる。さらに請求書には、定額費用及び様々なもしくは削除された支払金請求など、顧客との合意に基づいてカスタマイズ化された請求が含まれる。さらには、請求書には、タイムキーパーのドケット管理システムまたは文書管理システムとのやり取りに基づいて自動的に作成された請求も含まれ、そうすると、ドケット登録事項に対する最終応答を行うと顧客への請求提示が行われる。
【００９７】
図１６は、請求書を作成し顧客に提示するための全般的請求規則を入力するためのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。図示のように、請求管理者は、顧客ID及び案件番号ごとに請求書を作成及び提示するための全般的請求規則を入力することができる。請求管理者は、請求書を準備及び提示するための譲受人及び国コードを指定することもできる。規則は、請求書上に請求履歴を印刷するために、及び顧客へどの請求書を提示する際にも署名を必要とするために、選択することができる。支払条件は、ドロップダウンウィンドウから選択されてもよい。請求書を提示するための送付方法もまた、ドロップダウンウィンドウから選択されてもよい。例えば、顧客は請求書を画像ファイルとして顧客のウェブサイトにアップロードされるように指定してもよいし、請求管理者は当該顧客について請求規則を入力する際にこれらの指示を指定することができる。請求管理者はまた、顧客に提出する請求書の部数、ならびに顧客への請求書で使われる専門職サービスのフォーマットや支払金のフォーマットを指定することができる。規則を作成する選択肢の例を、１６ページの下部に示す。
【００９８】
上記のように、一体化された請求・ドケット及び文書管理システムが提供される。管理という観点から、マネージャーは、当日の、未来の、特定の期間のまたは他のいかなる時間基準の、事業所全体に関するドケット登録事項の全てを閲覧することができる。マネージャーは、種々のドケット登録事項を、優先度ごと、案件番号ごと、ドケット登録事項が設定された案件の担当者ごと、応答が延期された回数ごと、ドケット応答ごと、もしくは業務過程状況（例えば、「オープン」、「掲示済」もしくは「確認中」）ごとに閲覧できる。マネージャーは、様々な職員によって遂行されたまたは遂行されなかった業務を閲覧でき、且つ、業務が職員間で平等に分担されるようにするために、業務バランスを閲覧できる。マネージャーはまた、どの職員が業務予定より遅れているかまたは進んでいるかを見るために、ドケット応答を閲覧することもできる。
【００９９】
文書処理及び請求システムをドケットシステムと統合することにより、文書が適切に準備されたことを確実にするために、マネージャーが、特定のドケット登録事項と関連付けられた（リンクされた）文書を閲覧することが可能となる。ドケット応答は文書管理システム内の文書とリンクさせることができ、そうすると、職員のいずれかまたは全員がリンクをクリックして文書を取得及び開いて、ドケット応答が正確かどうか確認できる。
【０１００】
そのため、事業所の業務の流れを全ての過程において管理することができ、またマネージャーは、業務成果を確認し職員の取組みをダイナミックに再配置させることができる。一体化された請求・文書及びドケット管理システムは、オフィス環境において要求に応じ業務の流れを監督することを可能とし、それにより、マネージャーは、何が遂行されまたは遂行されていないかを確認することができる。関連する全ての職員に対してデータを利用可能としてもよいので、職員間の個々のコミュニケーションは減少する。それゆえ、知的財産法律事務所の例においては、弁護士は事務的作業よりも専門的作業により多くの時間を集中させることができる。事務アシスタントは事務作業を完了させるために必要な情報全てにアクセスできるので、事務アシスタントの満足度も上昇する。当該システムにより、残業費や他人の手空き状況への依存度を減少させることができるかもしれない。
【０１０１】
当該統合システムを使用すると、請求の管理も改善される。例えば、請求書を作成する際の、オフィス内でのファイルの物理的な移動が減少する。請求書をより効率的に準備且つ提示することができるので、キャッシュフローもスピード及び着実性の両面で改善されるかもしれない。請求書を提示するスピードが改善されると、これを受けて、売掛金が減少するかもしれない。もちろん、請求書の正確さを確認するために必要な情報のいずれかまたは全ては、ドケット及び文書管理システムを通じてアクセス可能としてもよい。
【０１０２】
さらに、マネージャーは、請求管理システムを使用して、時間配分を確認することができる。例えば、マネージャーは、タイムキーパー、案件、日付、期間、職員グループまたは顧客、のいずれかまたは全てごとに、時間を確認することができる。マネージャーは、部下が必要な業務全て、及び雇用継続を確保するのに十分な業務を行っていることを確かにするために、部下をチェックすることができる。
【０１０３】
そのため、ここで説明する統合人事管理システムは、顧客ごとに異なる請求書テンプレート、ドケットテンプレート及び文書テンプレートを保存する少なくとも一つの有形のデータ記憶装置を備える。有形データ記憶装置は、請求書テンプレート、ドケットテンプレート及び文書テンプレートを作成するための規則を保存する。テンプレートは、個々の顧客及び作業に応じて作成及びカスタマイズ化されてもよい。そのため、ある顧客に対する書簡もしくはファックスまたは特定の作業に対する請求書のテンプレートは、別の顧客に対する同様の書簡もしくはファックスまたは特定の作業に対する請求書のテンプレートとは異なるかもしれない。
【０１０４】
当該システムの少なくとも一つのコンピュータプロセッサは、保存された規則、請求書テンプレート、ドケットテンプレート及び文書テンプレートに基づいて請求書、ドケット及び文書を作成する。請求書、ドケット、及び文書の作成には異なるプロセッサが使われてもよい。しかし、請求書、ドケット、及び文書に異なるプロセッサが使われる場合には、異なるプロセッサの動作が統合されるように、異なるプロセッサはクライアント-サーバネットワークのクライアントもしくはピア・ツー・ピアネットワークのピアのいずれかとして動作する。つまり、ここで説明される請求・ドケット及び文書管理システムは統合されていてもよく、そうすると、システムのドケット構成要素へのデータ入力が、当該システムの請求構成要素を使って請求書を、さらに当該システムの文書構成要素を使って文書を、自動的に作成するために使われる。
【０１０５】
当該システムにおける少なくとも一つの物理的表示装置が、請求書、ドケット及び文書を表示する。典型的には、当該システムの各プロセッサが少なくとも一つ、及びおそらく複数、の表示装置と関連付けられており、表示装置とは、モニタ等の、テンプレートまたは請求書、ドケット及び文書を閲覧するためのものである。
【０１０６】
複数の職員により担当される請求書、ドケット及び文書の状況は、一人または複数の管理職により取得され且つ作成から完成まで一元的に監督できる。実際、異なるユーザには、異なるデータ「表示」がなされてもよく、ある職員らには彼らの担当範囲内の情報のみが提示されてもよい。そのため、データに対するアクセス及び制御は、組織における管理ピラミッドに応じて付与されてもよい。
【０１０７】
特定の活動に関するドケットテンプレートは、一つ以上のコンピュータプロセッサのうちの一つを含むクライアントコンピュータにおいて収集された事務的情報に基づいて作成される。ドケットテンプレートは、一つ以上のコンピュータプロセッサのうちの一つを含むクライアントコンピュータにおいて特定の活動が発生したと判断された際に、特定の案件に対して作成される。ドケットテンプレートに基づくドケット登録事項は、ドケット登録事項に対する応答を要する日のドケットについて、一つ以上のコンピュータプロセッサのうちの一つを含むクライアントコンピュータに表示される。ドケットテンプレートのドケット登録事項に対する応答案は、ドケット登録事項に対する応答を要する日のドケットについて、一つ以上のコンピュータプロセッサのうちの一つを含むクライアントコンピュータに表示される。
【０１０８】
当該システムにおけるサーバコンピュータプロセッサは、複数の職員に対するドケット原本を作成する。ドケット原本は、システムの範囲内の全ての職員に対するドケット登録事項全体であり、システムにおける全ての日についてのドケット登録事項の全てを含む。したがって、ドケット登録事項は、ここで説明するシステムを使用することにより、前もって、たとえ非常に前であっても、確認及び応答されることができる。異なる職務及び異なるレベルの職務を担う職員は、彼らの職務及び異なるレベルの職務に応じた請求書、ドケット及び文書データを閲覧してもよい。
【０１０９】
ドケット原本は、異なる顧客の案件に関するドケット登録事項を含む。ドケット原本は、応答するために、複数の職員に対して割り当てられたドケット登録事項を含む。異なる部分のドケット原本が、異なるドケット登録事項に応答するための職務割当に基づいて、異なる職員に対して提示される。ドケット原本の異なる部分についてのドケット登録事項へのアクセスは、規則に基づいて、異なる職員に対して認められる。
【０１１０】
ドケット原本の異なる部分についてのドケット登録事項に対して応答及び署名する能力は、規則に基づいて、異なる職員に対して付与される。任意の特定活動が起こった際に、文書テンプレート及び規則に基づいて、文書が自動的に作成される。任意の特定活動が起こった際に、請求テンプレート及び規則に基づいて、請求書が自動的に作成される。同じ任意の特定活動に基づいて、文書及び請求書が自動的に作成される。
請求書用の請求データには、個々のタイムキーパーについての特定の時間あたりレートによる時間課金、及び個々の活動についての定額課金が含まれる。個々の活動についての定額課金は、顧客ごとに異なる。請求書用の請求データには、ページ毎加算の累積事務費用も含まれる。請求書用の請求データにはまた、分毎加算の累積事務費用も含まれる。請求書用の請求データにはさらに、事例毎加算の累積事務費用も含まれる。
【０１１１】
ここで説明するシステムを使って、請求・ドケット及び文書管理のための異なるソフトウェアプログラムが一つに統合され、そうすると、請求・ドケット及び文書管理ソフトウェア プログラムのうちの一つを使用して情報を入力すると、一つ以上のコンピュータプロセッサの一つにより、他の二つの請求・ドケット及び文書管理ソフトウェアプログラムを使って、請求書またはドケットまたは文書が自動的に作成される。
【０１１２】
上記のように、請求・ドケット及び文書管理用のカスタマイズ可能なシステムによれば、異なる顧客、案件及び／または行動指示及び方針に応じて、管理者が請求書・ドケット及び文書テンプレートをカスタマイズ化することが可能となる。そのような請求書・ドケット及び文書テンプレートは、適切な請求取決め及び顧客の方針及び要求に応じて、請求書・ドケット登録事項及び文書に対して作成可能であり、それにより、異なる顧客、案件及び／または行動指示及び方針に応じて、異なる請求書・ドケット及び文書を手作業で作成する必要を避ける。知的財産法律事務所による普段の業務において、請求書・ドケット及び文書テンプレートは、請求書・ドケット登録事項及び文書を作成するために、個々の案件に対して適用することができる。そのため、同様のサービスついての多数の期日及び異なる顧客取決めを抱えた事業所において、顧客との取決めに応じて、請求書・ドケット登録事項及び文書をカスタマイズ化することができる。
【０１１３】
請求・ドケット及び文書管理用のカスタマイズ化可能なシステムは、知的財産法律事務所以外の環境にも適用可能である。例えば、多くの事業体における人事部は新採者及び離職者を報告する期日に従う義務がある。行動期日はドケット管理システムにおいて設定することができ、文書テンプレートには部分的にまたは全体的にドケット管理システムからのデータが入力される。例えば、職員に関して、職員識別番号は案件IDと同様と考えられてもよいし、職員住所は顧客アドレスと同様と考えられてもよい。ドケット管理システムに入力された職員の採用または離職日は、その後、州の雇用委員会または年金口座マネージャーに採用または離職の報告をするための文書の欄を記入するために、職員識別番号や関連情報と一緒に使用されてもよい。
【０１１４】
請求・ドケット及び文書管理用のリモートポータルは、図１のリモートクライアントポータルコンピュータ１８１、１８２により示される。リモートクライアントポータルコンピュータ１８１、１８２は、インターネットまたは別のネットワークを通じて、顧客が、どこからでもアプリケーションサーバ１２１にアクセスするために使用できる。
【０１１５】
図１７は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。図１７のスクリーンショットは、ここで説明する請求・ドケット及び文書管理システムにアクセスするインターネットウェブサイトを訪れるために顧客がブラウザを使うときに、リモートクライアントポータルコンピュータ１８１、１８２を使っている顧客が見る最初の画面である。図示のように、顧客は複数のタブを選択することができ、そのタブはそれぞれ、押下されると、選択のために設けられたひとまとまりの選択可能なリンクを表示する。図１７に示すタブは、特許、商標、メッセージセンター、プロフィール、及び連絡先である。図１７においては、特許のタブが選択されており、顧客が選択するための選択可能なリンクには、新規特許出願の提出、既存の出願に対する指示の送信、宣言書フォームの印刷、譲渡証フォームの印刷、及び指示リクエストの状況が含まれる。
【０１１６】
つまり、顧客にはトピック、副トピック、カテゴリー及び及び副トピックにより分類された選択肢が提示される。図１７の例は知的財産法律事務所の顧客に提示されるであろうトピックおよびカテゴリーの代表例に過ぎない。図１７のタブは通常、請求・ドケット及び文書管理システムが保持する顧客情報の異なる領域への、並びに、包括的なメッセージセンター、連絡先情報ページ、及び請求・ドケット及び文書管理システムにおける顧客プロフィールを顧客が閲覧及び編集できる顧客プロフィールページへのアクセスを、顧客に付与するものである。
【０１１７】
顧客に図１７の画面に表示されたような特徴を持ったリポートポータルを使用させることにより、サービス提供者のシステムは顧客に情報を遠隔入力させることができ、その情報は政府機関等の第三者の最終受領者に対してサービス提供者が提出するフォームに自動的に入力されるようになっている。例としては、サービス提供者が取得できるようポータルにアップロードすることができ、その後修正無しにまたは適切な修正と共にサービス提供者によって第三者の最終受領者へ伝達することができる文書がある。リモートポータルは顧客ごとにカスタマイズ化することができ、そうすると顧客はサービス提供者のシステムにアクセス及び情報を入力することができ、そしてその情報は、サービス提供者のシステムで作成される請求書、ドケット登録事項及び／または文書と自動的になる、もしくはサービス提供者により作成される文書に入力される情報となるような形で入力される。リポートポータルは、異なる活動、顧客及び案件の異なる要件に適合するような形で構成することができる。同時に、ポータル経由で情報がサービス提供者のシステムに一旦アップロードされると、当該情報は専用の通信チャンネル、暗号化、アクセス制御、または他の安全化対策により安全に保持され、それにより、あたかも顧客が情報を第三者最終受領者へと直接提出するかのように、適切であれば承諾済みの修正と共に、顧客情報は第三者の最終受領者へと伝達される。
【０１１８】
さらに、図１７の実施例において特許のタブが押下されると、顧客には新規特許出願を提出するためのウェブページへのリンクが与えられ、これは請求・ドケット及び文書管理システムにおいて新規案件を作成することに対応する。顧客にはまた、既存の出願に対する指示を送るためのリンクも与えられており、それは請求・ドケット及び文書管理システムにおいて既存の案件に対する情報を更新するまたは指示を行うことに対応する。顧客はさらに、宣言書フォームまたは譲渡証フォームを印刷するためのリンクが与えられており、それは顧客の案件に関して提出されるべきフォームについて予め入力されたテンプレートを印刷することを可能とする。
【０１１９】
さらに図１７示すように、顧客は請求・ドケット及び文書管理システムのリモートポータルに一旦ログインすると、ログアウトボタンが与えられる。これは、顧客には請求・ドケット及び文書管理システムにログイン及びログアウトする能力を与えられていることを示す。顧客には、請求・ドケット及び文書管理システムにログインし且つ許可に従い情報にアクセスまたは修正を行うために、顧客の一人または複数の職員に対する一つまたは複数のユーザ名及びパスワードが与えられてもよい。顧客のユーザ名及びパスワードは、顧客番号に関連付けられる。結果として、顧客が、他の顧客の顧客番号に関連付けられた案件の情報にアクセス及び修正を行うことを、禁止することができる。
【０１２０】
図１８は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。図１８は、顧客が図１７の新規特許出願の提出リンクを選択したときに提示されるウィンドウを示す。図１８に見られるように、請求・ドケット及び文書管理システムに新規特許出願案件を作成するために、顧客はウィンドウの指定部分に情報を入力するように求められる。顧客は、チェックボックスを選択するもしくは選択しないことにより、ドロップボックスの選択肢を選択することにより、または自由に情報を入力することにより、情報を提供してもよい。その後顧客は、作成されるべき新規案件の種類及び具体的詳細について、出願種類、関連案件、名称、譲受人状況、優先権情報、譲受人情報、発明者詳細、出願詳細、及びその他種々雑多な詳細などの、彼ら自身の情報を入力する。展開/収縮可能な選択肢は、展開された情報入力画面へと導き、特定の項にについて設定された詳細データ一式を顧客が直接システムに提供することを可能とする。
【０１２１】
図示はされないが、図１８の画面は、上記のような形式で入力された情報により作成された案件についての、自動的に書式を整えられた譲渡証フォーム及び／または宣言書フォームを印刷するためのボタンを含むように変更可能である。図１８の画面はさらに、上記のような形式で入力された情報により作成された案件に関し、顧客が情報開示書として提出されるべき文書の情報を入力することを可能とするドロップダウンメニューを含むようにも変更可能である。そのようなドロップダウンメニューは、例えば、特許文献、非特許文献、及びサーチレポート／拒絶理由通知を含む、提出されるべき異なる種類の文書を入力するための追加の展開可能なメニューへと導いてもよい。このようにすると、図１７におけるリンクを選択することより、サービス提供者に対して作成すべき新規案件に関する必須のまたは任意の情報を顧客が入力することを可能とする画面へと導かれる。
【０１２２】
同様に、図１８における様々なドロップダウンメニューは、新しい画面へと導くことができ、その画面において、顧客は顧客管理番号、譲受人管理番号、出願提出期日、及び好ましい出願提出期日を入力することができる。そのような様々なドロップダウンメニューは、新規案件に関して送付されるべき文書を顧客がアップロードするためのウィンドウを含むこともできる。
【０１２３】
ここで説明される案件情報を入力するためのどの画面においても、電子メールを確認するための入力が行えるようになっており、そのため、電子メールでの確認及び／または通知を、情報の送付者及び受領者宛に送付することができる。このようにすると、新規指示または情報が安全なシステムにアップロードでき、そして送付者がアップロードのための新規指示または情報を承認したときに、受領者は新規指示または情報を取得するよう自動的に通知を受けることができる。
【０１２４】
図１９は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。図１９において、図１８の発明者詳細の選択が展開されており、顧客は作成される新規特許案件の発明者名、国籍、及び郵便住所を入力することができる。図１９において入力されるべき名前の形式も、混乱を避けるために「ファーストネーム  ミドルネーム  ラストネーム」のように、画面上で指定できる。データが入力されるここで説明する他のどの画面並びに、図１９の画面においては、自動挿入機能は部分的に入力された情報に基づいて、情報を自己入力してもよい。自動挿入自己入力情報は、画面に情報を入力する特定の顧客に対して適用可能な情報に限られてもよい。そのため、システムにログインした第一の顧客が発明者名欄に「Jos」のような部分的な情報を入力すると、「Joseph Smith」及び「Josiah Richardson」といったドロップダウン式の完全な選択肢をもたらしてもよいし、一方でシステムにログインした第二の顧客が「Jos」という同じ部分的情報を入力すると、「Joseph Gerna」及び「Joshua Bracke」といったドロップダウン式の完全選択肢をもたらしてもよい。異なるドロップダウン式の完全選択肢は、これら異なる顧客について既にシステム内にある発明者名に対応する。個々の顧客に対して、他の顧客からの完全または他の自動挿入情報が提供されることはなく、従って、自動挿入機能は顧客ごとにカスタマイズ化されている。さらに、住所を入力した際の郵便番号のような、さらには完全選択肢として提供された名前を選択をした際の住所のような、他の情報が自動挿入されてもよい。
【０１２５】
図２０は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。図２０においては、図１８の出願人詳細の選択が展開されており、顧客は、作成される新規特許案件の出願人名、国籍及び郵便住所を入力することができる。
【０１２６】
図２１は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。図２１においては、図１８の様々な詳細の選択が展開されており、顧客は、顧客管理番号、譲受人管理番号、期日及び好ましい出願日または出願期日を入力することができる。顧客はさらに、新規案件に関する文書を機能的な双方向的ページへの選択式リンクを使ってアップロードすることもでき、機能的な双方向的ページは、リモートポータル経由でアップロードするための文書を顧客自身のコンピュータシステム上で見つけるよう顧客に促すものである。顧客はまたコメント及び指示を自由形式ウィンドウ内に提出することもできる。
【０１２７】
図２２は、既存の案件に関連して特定の活動に対して顧客が指示を提出することができるウィンドウを示すスクリーンショットの一例である。図示のように、顧客は請求・ドケット及び文書管理システム内を、顧客の管理番号または請求・ドケット及び文書管理システムを提供する事業体の管理番号により検索できる。システムは、検索を元に案件に関する情報を返答し、その情報には案件の名称、案件の政府整理番号、案件の出願日、事業体の管理番号及び顧客の管理番号、案件の国名コード、及び案件の特許番号が含まれる。顧客はドロップダウンボックスから、案件放棄の指示、または特定の種類の文書の提出もしくは特定の種類の費用の支払いの指示など、指示のカテゴリーを選択してもよい。顧客はまたコメント及び指示を自由形式ウィンドウ内に提出することもできる。ここで説明する統合システムを使って、リモートポータルを使う顧客は、書簡及びファックスのための彼ら自身のレターヘッドのテンプレートをシステム上に残しておいてもよく、そうすると、自由形式ウィンドウ内に指示と共に入力されたコメントが、サービス提供者の取得時に、顧客のレターヘッド上に書簡として現れる。同様に、事前に書式設定したまたは自由形式の情報がここで説明するように画面を通じて入力されると、ここで説明する統合システムを使って、サービス提供者は、書簡やファックスなど、請求書及び文書をサービス提供者のレターヘッド上に自動的に作成することができる。
【０１２８】
図示はされないが、図２２のウィンドウは、指示と共に送るための画像ファイルなど、文書をアップロードするための選択と共に、指示の署名者／送付者の名前を特定するものでもよい。
【０１２９】
図２３は、図２２のウィンドウの別の図を示す。図２３のウィンドウの図において、顧客は案件に関してアップロードするための文書を添付する。図示のように、顧客は顧客の管理番号または請求・ドケット及び文書管理システムを提供する事業体の管理番号により、請求・ドケット及び文書管理システム内を検索できる。適切な案件が発見されると、顧客はリンクをクリックすることができ、そうすると顧客のコンピュータ上で案件を閲覧したり、リモートポータル経由で請求・ドケット及び文書管理システムにアップロードするためのファイルを選択したりすることができる。顧客はまた、ドロップダウンボックスから指示のカテゴリーを選択し、コメント及び指示を自由形式ウィンドウ内に提出することもできる。
【０１３０】
図３１は、図１７に示したスクリーンショットの代替例である。図３１も請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示す。図３１のスクリーンショットは、ここで説明する請求・ドケット及び文書管理システムにアクセスするインターネットウェブサイトを訪問するために顧客がブラウザを使うときに、リモートクライアントポータルコンピュータ１８１、１８２を使っている顧客が見る、代替例の最初の画面である。図示のように、顧客は複数のタブを選択することができ、そのタブはそれぞれ、押下されると、選択のために提示されるひとまとまりの選択可能ななリンクをもたらす。図３１に示すタブは、特許、商標、メッセージセンター、プロフィール、資料及び連絡先である。図３１においては、特許のタブが選択されており、顧客が選択するための選択式リンクには、米国非仮出願の提出、米国意匠出願の提出、米国仮出願の提出、国際出願の提出、外国出願の提出、既存の案件情報の更新、既存の出願に対する指示の送付、既存の出願に対するIDSの提出、宣言書及び／または譲渡証フォームの印刷、出願指示状況が含まれる。
【０１３１】
つまり、顧客にはトピック及び副トピック、ならびにカテゴリー及び及び副トピックにより分類された選択肢が提示される。図３１の例は知的財産法律事務所の顧客に提示されるであろうトピックおよびカテゴリーの代表例に過ぎない。図３１のタブは通常、請求・ドケット及び文書管理システムが保持する顧客情報の異なる領域への、並びに、包括的なメッセージセンター、連絡先情報ページ、及び請求・ドケット及び文書管理システムにおける顧客プロフィールを顧客が閲覧及び編集できる顧客プロフィールページへのアクセスを、顧客に付与するものである。
【０１３２】
さらに、図１７に示したウェブページの特徴を超えて、図３１のウェブページにおいて特許のタブが押下されると、既存の出願に対する情報開示書を提出するためのウェブページへのリンクが顧客に対して提示される。図３１における情報開示書リンクを選択したときに顧客に提示される選択肢を、図３２−図３５について、下記に説明する。
【０１３３】
図３１にも示すように、顧客は請求・ドケット及び文書管理システムのリモートポータルに一旦ログインすると、ログアウトボタンが与えられる。これは、顧客には請求・ドケット及び文書管理システムにログイン及びログアウトする能力が与えられていることを示す。顧客には、請求・ドケット及び文書管理システムにログインし且つ許可に従い情報にアクセスまたは修正を行うために、顧客の一人または複数の職員に対する一つまたは複数のユーザ名及びパスワードが与えられてもよい。顧客のユーザ名及びパスワードは、顧客番号に関連付けられる。結果として、顧客が他の顧客の顧客番号に関連付けられた案件の情報にアクセス及び修正を行うことを、禁止することができる。
【０１３４】
図３２は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの別の例である。図３２において、顧客は案件に対する知的財産法律事務所の管理番号を入力し、それから情報開示書と共に提出されるべき情報の種類を選択するための選択肢を与えられている。図３２において、提出のために選択される情報の種類には、特許文献（図３３参照）、非特許文献（図３４参照）及びサーチレポート／拒絶理由通知（図３５）が含まれる。
【０１３５】
図３３は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの別の例である。図３３は、図３２の画面において、特許文献のタブを選択した際に提示される画面を示す。図３３に示すように、特許文献は、文書識別番号、発行または他の公開日、国、発明者名、特許文献に複数発明者が記載されているかどうか、特許文献の要約が添付されているかどうか、及び特許文献の翻訳が添付されているかどうかにより識別される。図３３の画面で入力されるべき特許文献は、一度に一つの文書でなく、グリッドで一括で入力及び保存／アップロードすることができる。
【０１３６】
図３４は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの別の例である。図３４は、図３２の画面において、非特許文献のタブを選択した際に提示される画面を示す。図３４に示すように、非特許文献は、名称、刊行日、著者、非特許文献に複数著者が記載されているかどうか、及びページ数により識別される。図３３の画面に示すように、図３４の画面で入力されるべき非特許文献は、一度に一つの文書でなく、グリッドで一括で入力及び保存／アップロードすることができる。
【０１３７】
図３５は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの別の例である。図３５は、図３２の画面において、サーチレポート／拒絶理由通知のタブを選択した際に提示される画面を示す。図３５に示すように、サーチレポート及び拒絶理由通知は顧客が提出する自由形式情報によって識別され、顧客は、情報の重要度が高いかどうかと共に、情報をアップロードする人物の名前を示すよう求められる。
【０１３８】
図３２−図３５に示す画面は、情報を入力するために使用されてもよく、その情報はその後政府機関へ提出するための標準フォームを入力するために使われる。例えば、図３２−図３５の画面において入力された情報開示書の情報は、ＰＴＯ−１４４９フォームを入力するために使用でき、当該ＰＴＯ−１４４９フォームは特許実務家が米国特許商標庁に情報を入力するために使われる。図３３−３５に示す各画面上の個々の欄はその後、ＰＴＯ−１４４９フォームの入力項目の特定の欄に自動的に関連付けられ、そして、提出のための完全なＰＴＯ−１４４９フォームが顧客から与えられる情報を元に特許実務家により作成可能である。このようにすると、政府の非常に厳密な形式に対する詳細情報でさえも、顧客から直接提供された情報を元に、標準化された形式で、フォームを記入するために使用することができる。
【０１３９】
図示はされないが、特許実務家は、情報開示書検索及びＰＴＯ−１４４９フォームの作成のために、請求・ドケット及び文書管理システムを使用することもできる。例えば、知的財産法事務所の職員はシステムにログインし、特定の案件／特許出願を選択し、その後、案件の顧客の係属中の出願を、発明者名、名称もしくは要約内のキーワード、または他の検索パラメータを使って検索してもよい。検索結果は職員に対して提示されることができ、そして職員は特定の検索結果を確認し且つＰＴＯ−１４４９フォームに記載して含めるために選択することができる。公開または特許化された検索結果も、米国特許商標庁のウェブサイト上の完全な文書へのリンクによって提示されてもよい。さらに、そのような完全な文書の部分的情報はリンクによって取得することができ、そうすると、単にポイント・アンド・クリックアイコンを任意の回数だけ文書へのリンクの上に持っていくだけで、検索結果と共に順に返答された各文書の完全な名称及び要約を職員が確認することができる。検索結果が返答されたとき、職員がポイント・アンド・クリックアイコンを画面上の文書へのリンク上に持っていくと、特定の文書の完全な名称及び要約がポップアップスクリーンとして現れるようにしてもよい。返答された検索結果は、確認担当職員による個々の確認及び選択のためにリスト化されることができる。選択された結果をエクセルにエクスポートしたり、上記のように政府の書式など事前に書式設定されたテンプレートに挿入することもできる。
【０１４０】
図２４は、請求・ドケット及び文書管理用リモートポータルのウィンドウを示すスクリーンショットの別の例である。図２４のスクリーンショットは、顧客が図１７に示した商標のタブを押したときに提示される。図示のように、商標タブは、新規商標出願の提出、拒絶理由通知に対する応答書の提出、使用陳述書の提出、使用陳述書の提出期限延長要求、継続使用宣言書の提出、更新出願の提出、もしくは過去に提出した指示の状況の確認のための追加ページへのリンクがある画面をもたらす。図示はされないが、図２４のウィンドウには、新規米国商標出願、新規非米国商標出願、及び新規国際商標出願を提出するための別の入力項目が、顧客が以前に指示を提出した出願に関する状況を確認するための選択可能なウィンドウと共に、含まれてもよい。
【０１４１】
図２５は、図２４の新規商標出願を提出するためのリンクが押下されたときに、顧客に対して提示される画面を示す。図２５において、顧客は、出願が提出されるべき管轄域をチェックマークをすることによって、もしくはチェックボックスのリストに管轄域がないときは自由形式ウィンドウに情報を入力することによって、情報を提供するように求められる。顧客は、顧客の管理番号を提供するよう求められる。顧客にはまた、出願情報を追加するための、商標情報を追加するための、及び商標出願がされる商品及びサービスを指定するための展開／収縮可能なウィンドウも与えられる。商標情報に関しては、商標が単に文字からなる場合は、顧客は文言または文字を追加してもよい。しかし、商標がデザインである且つ／または色を含む場合、顧客は商標を示す画像の画像ファイルをアップロードしてもよい。図２６は、図２５のウィンドウの別の図を示す。図２６において、図示されたウィンドウには、顧客が文書をアップロードするための、またはコメント、質問もしくは指示を追加するためのセクションが、上記のように商品及びサービスを指定するためのドロップダウンウィンドウと共に、含まれる。
【０１４２】
図２７は、顧客が図２６において商品及びサービスの国際区分を追加するために顧客がリンクをクリックしたときの追加ページを示す。図２７において、商標の最初の使用日及び米国での商業における最初の使用日を明記するために、自由形式ウィンドウに情報を提供するよう顧客は求められる。顧客はさらに、見本の電子画像をアップロードすることも求められる。顧客はまたYes及びNoのボックスにチェックして、顧客に米国で商標を使う意図かあるかどうか、または同じ商品及びサービスについての全く同じ商標に関する非米国出願に対する優先権主張が米国商標出願に含まれるかどうか、を示すこともできる。非米国出願に対する優先権が主張される場合、顧客は非米国出願の詳細を自由形式ウィンドウ内に明記することができる。顧客はYesまたはNoボックスを選択して、当該米国出願が同じ商品及びサービスについての全く同じ商標の非米国登録に基づくものかどうか示すこともできる。図示はされないが、図２７のウィンドウには選択式のチェックボックスが含まれてもよく、それにより顧客は、実際の使用、使用意図、非米国出願からの優先権主張を含む商標出願を提出する際の異なる基礎、ならびに新規米国出願が同じ商品及びサービスについての全く同じ商標の非米国登録に基づくものであるかどうかを明記してもよい。
【０１４３】
図２８は、顧客が特許案件に対するコメントを提出する別のウィンドウである。図２８に示されたウィンドウにおいて、顧客はまずコメントを提出する案件を特定し、それから、自由形式コメントボックスにコメントを述べる前に、コメントの性質をドロップダウンボックスから特定する。
【０１４４】
図２９は、ウィンドウを示し、それにより顧客は、請求・ドケット及び文書管理システムを提供する事業体に対して過去に提出した指示の状況をチェックすることができる。顧客は、過去の全ての指示をチェックでき、または、顧客は過去の指示を、確認番号、または指示が提出された日付／時間によって、特定できる。顧客は、状況ウィンドウ内の編集及び削除リンクを使って、未送信の指示を編集または削除することもできる。図示はされないが、図２９のウィンドウの画面には、特定の指示の確認番号が、サービス提供者の管理番号及び顧客管理番号と共に、一行に並べられた状態で含まれてもよい。この情報が入力された際に構造化され且つ関連付けられることにより、顧客の識別情報のように広義であってもまたは特定の指示日と組み合わせた特定の案件参照情報のような狭義であっても、当該情報は適切な識別情報のいずれを使っても取得されることができる。同様に、上記で説明したようなドケットは、優先権識別情報及び日付を含む優先権情報の提示に基づいて、自動的に作成される。
【０１４５】
図３０は、別のウィンドウであり、案件に対する指示の概要を示す。図３０に概要が示された案件は商標出願であり、概要には案件情報、商標、出願人、及び商品／サービスの国際区分が含まれる。
【０１４６】
上記のように、リモートポータルが請求・ドケット及び文書管理システムのために設けられている。知的財産法律事務所の例において、リモートポータルは事務所の顧客が事務所内の請求・ドケット及び文書管理システムにウェブサイト経由でログインすることを可能とし、それによって顧客自身の案件の情報及び資料の一部または全てへのアクセスを可能とする。リモートポータルは、顧客が新規案件を作成または作成するよう依頼することも可能とし、さらに法律事務所が書類を準備し且つ米国特許商標庁または同様または類似の機関に提出することを支援するために当該案件に関するデータを提供することを可能とする。
【０１４７】
サービス提供者はこのようなポータルシステムを使って、通信及び添付物を作成、アップロード、修正／編集し、ならびに、サービス提供者の適切な職員が確認をしたときまたはした後に、顧客に送付してもよい。そのため、サービス提供者の職員は出願を異なるコンピュータ上で開き、送付しなければならない事柄を確定し、さらに必要に応じて顧客への送付または顧客の取得のために文書アップロードする前に、文書を確認及び編集することができる。その後、顧客は電子メール、テキストメッセージまたは他の形式の通信によって、文書及び／または添付物が取得のためにシステム上で待機していることを通知される。サービス提供者の職員も確認通信によって通知される。システムは逆方向にも機能し、顧客が通信及び添付物をアップロード、確認、編集し、且つサービス提供者に送付することを可能とする。通信が一旦送信されると、当該通信は保管され且つ確認待機中の通信リストから取り除かれる。保管物は通信リストによって確認することができる。
【０１４８】
保管された通信は、取り出してリスト化することができる。取得された保管文書のリストは、出願番号、サービス提供者及び／または顧客管理番号、通信理由の説明、送信日、及び受信日によって構造化される。
【０１４９】
米国特許商標庁から受領したまたは米国特許商標庁へ提出した文書も、サービス提供者の職員が確認し顧客へ送付するために、自動的にポータルに掲示することができる。上記のように、この文書の自動作成及び掲示は、ドケットを作成するためにも使われるメールコードと関連付けることができ、そのため、ドケット、請求書、及び書簡などの文書は、特定の種類の政府指令の受領または特定の種類の文書の政府への提出を確認した際に、自動的に作成される。その後、サービス提供者の職員によって確認、必要な編集、及び承認が行われた後、文書はポータル経由で顧客へ送付される。書簡は、承認済みのテンプレートならびに案件情報及び報告される事柄の特定情報に対応する自動記入情報を元にすることができる。そのため報告書簡は、一部または多くの場合、確認担当職員が編集する必要無しに、作成することができる。
【０１５０】
顧客には、請求・ドケット及び文書管理システムにアクセスするために、ユーザ名及びパスワードが付与されてもよい。顧客のアクセスは、彼ら自身の情報及び案件に制限されてもよいし、さらに彼ら自身の情報及び案件の全てよりも少ないものに制限されてもよい。顧客は、インターネットのような公共のネットワーク経由での請求・ドケット及び文書管理システムヘのアクセスを認められてもよいし、または、顧客は仮想施設網(VPN)のような閉鎖型ネットワーク経由の制限されたアクセスを認められてもよい。もちろん、リモートポータル及び請求・ドケット及び文書管理システム間の通信には、公開鍵基盤（PKI）のペア鍵を使った暗号化のような、暗号化作業が必要とされるかもしれない。
【０１５１】
請求・ドケット及び文書管理システムは、顧客がアクセス及び記入ができる記入可能なフォームを提供してもよく、そうすると、顧客は、請求・ドケット及び文書管理システムを提供する事業体が提供する空欄の記入可能なフォームを使って彼ら自身のフォームを準備することにより、資金を節約することができる。このようにすると、顧客は、もしそうしなければ彼らのサービス提供者により行われる作業の一部を担ってもよく、そうすることで、起草及び校正の必要を減らすことになり、重複作業を減らせる。例として、知的財産法律事務所の顧客は、宣言書フォーム及び譲渡証フォームを知的財産法律事務所から取得し、必要データを記入し、及び作成されたフォームを知的財産法律事務所が使用できるように請求・ドケット及び文書管理システム上に保存するために、リモートポータルを使用することができる。同様に、顧客は政府機関へ提出される他のフォームを取得しデータを記入してもよい。これらのフォームにはＰＴＯ−１４４９フォームが含まれていてもよく、そうすると、ＰＴＯ−１４４９フォーム上で米国特許商標庁に対して引用すべき情報を、顧客は直接入力することができる。
【０１５２】
顧客と請求・ドケット及び文書管理システムを提供する事業体の間で、通知が行われてもよい。通知は、例えば、顧客がシステムに文書をアップロードしたときに、または事業体がシステムから文書をダウンロードしたときに、電子メールで行われてもよい。このようにして、顧客によってアップロードされた文書を事業体のドケット部門がダウンロードしたという確認を顧客が得てもよく、そしてドケット部門はダウンロードを待っている文書があるという通知を得てもよい。したがって、文書がアップロードまたはダウンロードされた際には、顧客及びドケット部門は、通信ネットワークを通じて、相互に自動通知を受領してもよい。通知は電子メールである必要はなく、テキストメッセージ、ファックス、または行為者に対して自動的に通知を行うために使用できる他のいかなる形式の通知でもよい。案件の状況または指示設定の変更時にも、通知を行うことができる。通知はまた、アップロードされたファイルがまだシステム提供事業体によってダウンロードされていないような場合に、アップロード及びダウンロードを催促するために行うこともできる。
【０１５３】
顧客によって提供された情報も、請求・ドケット及び文書管理システムにおいて自動的にドケットを作成するために使用されてもよい。例えば、顧客は新規特許出願案件についてのデータをリモートポータル経由で入力してもよく、そしてシステム提供事業体は、顧客が所定の（ドロップダウン式の）指示一式を使って行った指示などの情報を、適時の特許出願提出及び出願データの正確性を期するためのドケットを作成するために使用してもよい。
【０１５４】
さらに、顧客がシステム上で顧客自身の案件番号を使って案件を検索できるようにすることにより、指示と案件を関連付けたり、指示に従うために必要な情報を提供することよってシステム提供事業体を支援したりすることを、顧客は簡単にできる。ここで記載するように、請求・ドケット及び文書管理システムは顧客、案件、及び案件の種類ごとに異なるサービスを提供し、そうすることにより、顧客には彼ら自身の好みに沿ったフォームや指示一式が提供される。顧客は、案件を作成するために部分的な情報を提供してもよく、その後、システム提供事業体への指示を行うことなしに、案件を保存してもよい。このようにして、顧客は彼ら自身の案件を作成し、必要な情報が得られた後にのみ指示を送信してもよい。したがって、システム提供事業体が行う行動についての情報を送信することなしに、顧客はシステムに情報を保存できる。
【０１５５】
顧客は文字による指示を自由形式ウィンドウ内に与えることができる。もしくは、顧客は、指示の文書を、システム提供事業体が続いてダウンロードするために、アップロードすることができる。ここで記載するように、顧客は選択されたドロップダウン指示を使って、またはボックスをチェックすることにより、指示を与えることもできる。
【０１５６】
顧客は、指示一件ごとにまたはアップロード一件ごとに確認番号を受領してもよく、そうすると、顧客は指示が実施されたかどうか確認するために、続けて指示のフォローアップを行うことができる。
【０１５７】
顧客は彼らの案件に関連付けられた将来のドケット登録事項に対するアクセスを許されてもよい。しかしながら、たとえドケット登録事項が顧客自身の案件についてのものであっても、顧客がシステム内のそのようなドケットに応答することは禁止されてもよい。同様に、顧客は顧客の案件のために準備された文書へのアクセスを許されてもよいが、顧客によって修正し得る書式の文書へのアクセスを禁止されてもよい。例えば、一旦書類が政府に出願として提出されると、出願後に顧客が文書を修正することができないように、顧客は出願の編集不可能な画像にのみアクセスが許されるようにしてもよい。
【０１５８】
顧客は、請求・ドケット及び文書管理システムを使用するためのリモートポータル概念を、第三者のサービス提供者が顧客にサービスを提供するためにシステムを使用できるようにするために、活用することもできる。このようにすると、顧客は異なるサービス提供者に請求・ドケット及び文書管理システムを通じて指示を与えるために、リモートポータルを使用することができる。したがって、顧客は、複数のサービス提供者が持つ彼らの案件を集中的に管理するために、請求・ドケット及び文書管理システムを使用してもよく、その場合、複数の顧客及び複数のサービス提供者が請求・ドケット及び文書管理システムの機能を共有するときには、顧客及びサービス提供者の両者によって案件へのアクセスが制限されてもよい。
【０１５９】
したがって、リモートポータルを使う顧客は、たとえ案件が複数のサービス提供者の間で分配されている場合でも、請求・ドケット及び文書管理システム上の彼らの案件にアクセスできる。同様にリモートポータルは、サービス提供者による起草や校正といった重複作業を減らすことを可能とする。さらに、リモートポータルを使用すると、サービス提供者によって使用されるシステム上でサービス提供者に与えた指示の状況を、顧客がチェックすることを可能となる。したがって、顧客は、サービス提供者による指示の受領及び指示の遵守の両方を確認することができる。
【０１６０】
ここで説明するリモートポータルの結果、案件及び情報へのアクセスがサービス提供者によって制限できる場合には、請求・ドケット及び文書管理システムは、複数のサービス提供者及び顧客によって、連結的に使用されることができる。したがって、文書は情報が一度だけ入力されればよいような形で起案されることができ、それはこれらの文書がその後システム内で共有され且つダウンロード／アップロード可能となるからである。これにより、顧客情報を分離して維持し且つ重複を減らす一方で、そのような文書へのアクセスが容易になる。ここで説明するシステムは、サービス提供者が顧客に対して、顧客ごとにさらには個々の案件または案件の種類ごとに異なるサービスを提供することを可能とする。したがって、顧客には、彼らの内部要件に合致するサービスが、そのような要件が他の顧客によって課される要件とは異なっていても、提供される。顧客は、サービス提供者のドケットへのアクセスも許され、それにより、もし顧客がサービス提供者のドケットの正確性を積極的に信頼するならば、ドケットの重複が減らされるかもしれない。したがって、ここで提供されるリモートポータルシステムは、請求・ドケット及び文書管理システムの効率、セキュリティ及び個別化したサービスの向上を可能とする。
【０１６１】
本発明についていくつかの実施例を参照しながら説明したが、ここで使われた文言は限定のための文言ではなく、記述及び説明のための文言であると理解されるべきである。ここで請求されるまたは補正される、添付の請求項の範囲内で、その様態において本発明の範囲及び精神を逸脱することなく、変更が行われてもよい。本発明は、特定の手段、材料、及び実施形態を参照して説明したが、本発明は、開示された事項に限定されることを意図したものではなく、むしろ本発明は、添付の請求項の範囲において、全ての機能的に同等の構造、方法、及び使用に及ぶものである。
【０１６２】
本発明の様々な実施形態に従い、ここに記載した方法は、コンピュータプロセッサによって実行されるソフトウェアプログラムとして動作することを意図するものである。特定用途向け集積回路、プログラム可能なロジックアレイ及び他のハードウェアデバイスを含むがこれに限定されない、専用のハードウェアによる実施を、ここに記載の方法を実施するために同様に構築することができる。さらに、分散処理もしくはコンポーネント／オブジェクト分散処理、並列処理、または仮想マシン処理を含むがこれに限定されない、別のソフトウェアによる実施も、ここに記載した方法を実施するために構築することができる。
【０１６３】
ここに記載する本発明のソフトウェアによる実施は、一つまたは複数の有形記録媒体に記録及び記憶されると認められるべきである。有形記憶媒体には、ディスクもしくはテープ、またはディスクなどの光磁気または光学媒体などのポータブル有形媒体；または、メモリカードまたは1つまたは複数の読み取り専用（不揮発性）メモリ、ランダムアクセスメモリもしくは他の再書き込み可能（揮発性）メモリを内蔵する他のパッケージ、などのソリッドステート媒体、が含まれる。従って、本発明には、ここにおけるソフトウェアによる実施が記録され且つ記憶される、ここで述べられ且つ当該分野で認識される同等及び後継媒体を含む、有形記録媒体を含むとみなされる。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８Ｂ】
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【図８Ａ】
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【図８Ｃ】
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【図９Ａ】
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【図９Ｂ】
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【図９Ｃ】
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【図１０Ａ】
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【図１０Ｂ】
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【図１１Ａ】
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【図１１Ｂ】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
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