(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶部とプロセッサを有する情報処理装置であって、
複数のインデックス項目の中から、前記記憶部に記憶されている複数のファイルをソートする際に用いるインデックス項目を、ユーザに指定させる指定手段と、
前記指定手段で指定されたインデックス項目に基づいて、前記記憶部に記憶されている複数のファイルをソートして第１のグループにグループ化し、前記第１のグループのファイルを所定のファイル数で第２のグループにさらにグループ化するグループ化手段と、
前記指定手段で指定されたインデックス項目と前記グループ化手段でグループ化された各グループに含まれるファイルの特徴とに基づいて、前記第１及び第２のグループの名称を決定する命名手段として、
前記プロセッサを機能させることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記指定手段で指定されたインデックス項目が、ファイルの種類である場合、前記命名手段は、前記第１のグループに含まれるファイルの種類に基づいて、前記第１のグループの名称を決定すること
を特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記指定手段で指定されたインデックス項目がファイルの種類である場合、前記命名手段は、さらに、前記第２のグループに含まれるファイルのファイル名に基づいて、前記第２のグループの名称を決定することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記指定手段で指定されたインデックス項目がファイル名の頭文字である場合、前記命名手段は、前記第１のグループに含まれるファイルのファイル名の頭文字に基づいて、前記第１のグループの名称を決定すること
を特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記指定手段で指定されたインデックス項目がファイル名の頭文字である場合、前記命名手段は、さらに、前記第２のグループに含まれるファイルのファイル名の頭文字及びその次の文字に基づいて、前記第２のグループの名称を決定することを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
コンピュータを、請求項１から５のいずれか１つに記載の情報処理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書リストを一覧表示するための装置、方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理サーバあるいはローカルに保管された大量の文書は、所望の文書へのアクセスを容易にするために、保管場所が階層化して整理され、整理された文書はツリービューおよびリストビューで表示される。
【０００３】
一方、文書管理サーバにはファイルを自動で格納する仕組みがあり、1つの保管場所に大量のファイルが格納されるケースがある。このような状況において、ツリービューおよびリストビューでは、量が多くて表示が遅くなる、あるいは、表示できなくなるといったことが起きる場合がある。また、大量の文書を表示できたとしても、文書リストの中から所望の文書を探すのに手間がかかってしまう。
【０００４】
これに対し、従来の技術では、保管された大量の文書を自動的に階層化して整理する機能を持つものがある（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−７９５５２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、先行技術では、文書リストの表示方法とは関係なく文書を階層化して整理するため、参照するユーザーが所望の文書を探しやすくなるとは限らない。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係る情報処理装置は、記憶部とプロセッサを有する情報処理装置であって、複数のインデックス項目の中から、前記記憶部に記憶されている複数のファイルをソートする際に用いるインデックス項目を、ユーザに指定させる指定手段と、前記指定手段で指定されたインデックス項目に基づいて、前記記憶部に記憶されている複数のファイルをソートして第１のグループにグループ化し、前記第１のグループのファイルを所定のファイル数で第２のグループにさらにグループ化するグループ化手段と、前記指定手段で指定されたインデックス項目と前記グループ化手段でグループ化された各グループに含まれるファイルの特徴とに基づいて、前記第１及び第２のグループの名称を決定する命名手段として、前記プロセッサを機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、所望の文書を効果的に特定可能な文書リストを表示するための装置、方法及びプログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の一実施形態におけるコンピュータの構成内容を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態におけるネットワーク構成を示す図である。
【図３】本発明の一実施形態におけるアプリケーションプログラムの機能構成を示すブロック図である。
【図４】文書一覧の表示画面の例を示す図である。
【図５】（Ａ）は表示グループによる文書一覧の表示画面の例を示す図である。（Ｂ）は表示グループを展開した文書一覧の表示画面の例を示す図である。
【図６】（Ａ）は更新日時でソートした場合の表示グループの例を示す図である。（Ｂ）は更新日時でソートした場合の表示グループを展開した例を示す図である。
【図７】データ型ごとに表示グループについてまとめた表である。
【図８】（Ａ）は拡張子でソートした場合の表示グループの例を示す図である。（Ｂ）は拡張子でソートした場合の表示グループを展開した例を示す図である。
【図９】拡張子と文書数でまとめられた表示グループを示す図である。
【図１０】表示グループ作成処理のフローチャートである。
【図１１】文書名で関連付けされる文書の例を示す図である。
【図１２】文書の命名規則定義の例を示す図である。
【図１３】（Ａ）は文書名に基づいて作成される表示グループの例を示す図である。（Ｂ）は文書名に基づいて作成される表示グループを展開した例を示す図である。
【図１４】表示グループの作成方法定義ファイルの例を示す図である。
【図１５】参照される可能性が高い文書ファイルと表示グループを混在させる例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。ただし、この実施形態に記載されている構成要素はあくまで例示であり、この発明の範囲をそれらに限定する趣旨のものではない。
【００１１】
図１は、本発明を実施するための一実施形態に係る情報処理装置の構成を示す図である。図１において、情報処理装置１００は、ＣＰＵ１０２、メモリ１０３、記憶装置１０４、ビデオインタフェース１０５、Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ（以下Ｉ／Ｏと略称）インタフェース１０６、及び通信インタフェース１０７を備えている。また、情報処理装置１００内の各構成要素はシステムバス１０１を介して互いに接続されている。
【００１２】
ＣＰＵ１０２は、システムバス１０１を介して各構成要素を制御したり、データの計算や加工を行ったりする中央処理装置である。メモリ１０３は、データやプログラムを記憶する装置で、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）やＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）から構成される。記憶装置１０４は、記憶されたデータの書き込み／読み出しを行う。記憶装置１０４には、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１１、フロッピー（登録商標）ディスクドライブ（ＦＤＤ）１１２、不揮発性のデータソースとして利用されるＣＤ−ＲＯＭドライブ１１３がある。図１には示されていないが、記憶装置１０４としては、磁気テープドライブ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリなども使用されることがある。
【００１３】
本実施形態に係るプログラムは、記憶装置１０４から読み込まれ、メモリ１０３に格納した上で、ＣＰＵ１０２によって実行される。なお、本実施形態ではプログラムを記憶装置１０４から読み込む構成としているが、これに限定されない。プログラムをＲＯＭ（不図示）から読み込んだり、通信インタフェース１０７を介して外部から読み込んだりする構成としてもよい。
【００１４】
ビデオインタフェース１０５は、ディスプレイ装置１１４への表示出力を制御する。ディスプレイ装置１１４には、ＣＲＴや液晶等の方式を用いたものがある。Ｉ／Ｏインタフェース１０６には、キーボード１１５やポインティングデバイス１１６等の入力装置が接続される。操作者は、キーボード１１５を操作することにより情報処理装置１００に対する動作指令等を行う。ポインティングデバイス１１６は、ディスプレイ装置１１４上に表示されているカーソルを移動させてメニューやオブジェクトの選択や操作等を行う。通信インタフェース１０７は、コンピュータネットワーク１１７を通して外部機器との通信を行う。接続先のネットワークには、ＬＡＮやＷＡＮ、インターネットのような公衆回線等がある。また、通信インタフェース１０７は、ローカルプリンタ１１８などの出力機器との通信も行う。
【００１５】
図２は、本実施形態に係るネットワーク構成図である。コンピュータネットワーク２０１には、クライアントパーソナルコンピュータ（以下クライアントＰＣと略称）２０２、及びサーバコンピュータ（以下サーバと略称）２０３が接続されている。コンピュータネットワーク２０１には、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット等がある。クライアントＰＣ２０２は、コンピュータネットワーク２０１を通じてサーバ２０３と通信を行う。なお、本実施形態において、クライアントＰＣ２０２およびサーバ２０３はいずれも、図１にて示した情報処理装置１００の構成と同様の構成を有するものとする。ただし、図１の構成に限定するものではなく、他の機能を備えていても構わない。
【００１６】
続いて、本実施形態に係るアプリケーションプログラムに関して説明する。なお、本実施形態では、主にサーバ２０３上でアプリケーションプログラムである文書管理サーバが動作し、文書管理サーバに保管されている文書の一覧情報をクライアントＰＣ２０２へ送信し、クライアントＰＣ２０２で文書の一覧を表示する形態を想定している。しかし、このような形態に限定されず、文書の保管と文書一覧の表示が同じＰＣ上で動作する形態も可能である。
【００１７】
図３は、本実施形態に係る文書管理サーバの機能ブロック図である。データ通信部３０１は、クライアントＰＣとの通信を行う。例えば、データ通信部３０１は、クライアントＰＣからの文書一覧取得指示を受信したり、取得した文書一覧の結果をクライアントＰＣへ送信したりする。データ取得部３０２は、サーバ２０３の記憶装置１０４に保管されている文書の中から、指示の対象となる文書を抽出する。表示グループ作成部３０３は、データ取得部３０２で取得した情報を元に、複数の文書をまとめて表示するためのグループ（以下、表示グループと称する）を作成する。
【００１８】
図４は、クライアントＰＣにおける文書一覧の表示画面の一例を示している。文書管理サーバ（サーバ２０３）の記憶装置１０４に保管されている文書は、階層的に区分された保管場所（フォルダまたはキャビネット）に保管されるようになっている。符号４１０はサーバ上の階層的な保管場所を示すツリービューである。ツリービュー４１０で示される階層的な保管場所をクリックすると、保管場所に格納されている文書の一覧がリストビュー４２０に表示される。リストビュー４２０上には、列のインデックス４２１、文書リスト４２３、スクロールバー４２４が配置されている。列のインデックス４２１は、文書リスト４２３で表示されるデータの各列が意味するものを示している。
【００１９】
さらに、列のインデックス４２１をクリックすると、昇順又は降順にデータをソートさせることができる。例えば、名前列をクリックすると、名前順にソートする指示がサーバに送信され、サーバで名前順にソートしたデータが取得された後に、そのデータをクライアントＰＣが受信してリストビュー４２０で表示する。その際ソートされた列を示すのが、ソート識別表示４２２である。ソートは名前列だけでなく、更新日時列や拡張子列で行うこともできる。スクロールバー４２４は、文書一覧が画面に収まらない場合に表示され、スライダー４２５を操作することによって全ての文書にアクセスするための機能を提供する。
【００２０】
図４のリストビューでは複数文書の一覧表示が可能であるが、1つの保管場所に大量の文書が格納された場合、一覧から所望の文書を探す手間がかかったり、表示数が多いためにサーバと通信する情報が多くて表示が遅くなったりするといった問題が生じうる。その解決方法を図５以下で説明する。
【００２１】
図５（Ａ）は、表示グループによる文書一覧の表示を示した図である。文書リスト５２１は、文書を１００件単位でまとめた場合の表示グループを一覧で表示している。文書保管場所（フォルダ）５１１には、４２６個の文書ファイルが保管されているとする。文書リスト５２１には、名前でソートされた順に１００文書単位でグループ化した表示グループが表示されている。なお、図５（Ａ）では１００文書単位にまとめているが、まとめる個数は１００文書に限らない。設定値、あるいは、文書総数から算出するなど、任意の個数で文書をグループ化してもよい。
【００２２】
また、各表示グループの名前は、グループ化した範囲がわかる名前となっている。表示グループ名はソートに用いたインデックスに基づいて付与されるものとし、図５（Ａ）の例では、文書を名前でソートしているので、各表示グループに含まれる文書の文書名に基づいて付与されるものとする。例えば、文書リスト５２１の１番上にある表示グループ“０１０５＿ａａａａａ−０１２５＿ｄｄｄｄｄ”は、グループの先頭文書と末尾文書の名前を頭から１０文字ずつ切り出し、ハイフンで連結してグループの範囲を示している。グループの範囲を示すことによって、所望の文書が含まれるグループがわかるような一覧を提供する。アイコン５２２は、リストの内容が単一の文書ではなく、表示グループであることを示す。また、列５２３は、文書リストに表示グループがある場合に特別に表示する列で、表示グループ内の文書ファイル数を示している。
【００２３】
このようにグループ化した状態で表示することで、サーバからクライアントへの通信データ量が減り、表示速度の改善にもつながる。
【００２４】
図５（Ｂ）は、図５（Ａ）で示した文書リスト５２１の表示グループのうちの１つを展開したときの文書一覧を示している。文書リスト５２４は、表示グループ“０１０５＿ａａａａａ−０１２５＿ｄｄｄｄｄ”を展開した場合の文書リストを表しており、グループ化された１００文書が表示される。なお、図５（Ｂ）において、ツリービューの保管場所５１２は、保管場所５１１と同様の表示となっているが、これに限定されず、保管場所５１２の階層下に表示グループをツリー構造で表示してもよい。
【００２５】
このように、文書ファイルをグループ化し、グループ名をファイルの特徴（ファイル名）に応じて決定することで、ユーザは所望の文書ファイルにアクセスすることが容易となる。
【００２６】
図６（Ａ）は、更新日時でソートした場合の表示グループによる文書一覧を示した図である。文書リスト６２２は、図５（Ａ）の文書リスト５２１と同様に文書を１００件単位でグループ化したものであるが、文書リスト６２２では、ソート順が更新日時になっている。この際、表示グループの名前は、更新日時によるグループの範囲を示すものとなる。例えば、文書リスト６２２の１番上にある表示グループ“２０１０／１０／１５ １６：３４−２０１１／０１／２０ １４：２７”は、当該表示グループ内の先頭文書と末尾文書の更新日時をハイフンで連結してグループの範囲を示している。列のインデックス６２１は更新日時でソートされたことを示している。
【００２７】
図６（Ｂ）は、図６（Ａ）で示した文書リスト６２２の表示グループを展開したときの文書一覧を示している。文書リスト６２３は、表示グループ“２０１０／１０／１５ １６：３４−２０１１／０１／２０ １４：２７”を展開した場合の文書リストを表しており、グループ化された１００文書が表示される。
【００２８】
図５、図６では、名前と更新日時のそれぞれでソートされた場合の表示グループを示したが、これに限定されず、リストビューの列には様々な値を表示することができる。
【００２９】
図７は、様々な列（インデックス項目）の値を一般的なデータ型で分類し、それぞれのデータ型でグループ化する場合のまとめ方を示す表である。以下、図７から図１０を参照して、データ型ごとの表示グループについて説明する。
【００３０】
図７の符号７０１はソート項目（ソートに用いるインデックス項目）のデータ型を示す列である。符号７１０、７２０、７３０、７４０は、それぞれ、ソートする対象がテキスト型、日時型、数値型、選択型であることを示している。符号７０２は、ソート項目７０１でソートされた場合のグループ化の方法を示す。符号７０３は、グループ化された場合に表示グループに付与される名前の例を示している。
【００３１】
テキスト型７１０の例としては図５で述べた名前がある。テキスト型７１０のまとめ方は、符号７１１及び７１２に示すように２種類ある。符号７１１のようにファイル数でまとめる例は図５で説明した通りである。
【００３２】
符号７１２のように頭文字でまとめる場合は、頭文字で範囲を区切ってグループ化を行う。すると、例えば、表示グループ名には“Ａ−Ｇ”のように頭文字の範囲を示す名称が付与される。頭文字でまとめる符号７１２の場合、各表示グループのファイル数は同じである必要はないが、ファイル数も考慮したうえで区切ってもよい。したがって、頭文字でまとめる場合で、かつ、ファイル数で区切る場合は、“Ａ−Ｇ”の次が“Ｇ−Ｌ”のように表示される頭文字が重複することになる。また、同じ頭文字のファイル名を持つファイルが所定の数（例えば１００）を超える場合には、さらにサブグループ化を行ってもよい。このようなサブグループの名称として、頭文字及びその次の文字に応じた名称を用いてもよい。
【００３３】
日時型７２０の例としては図６で述べた更新日時がある。日時型７２０のまとめ方は、符号７２１、７２２及び７２３に示すように３種類ある。符号７２１のファイル数でまとめる例は図６で説明した通りである。符号７２２の年月でまとめる場合は、年も含めた月単位でまとめる。この場合、各表示グループのファイル数は基本的に異なることになる。符号７２３は年と月を２段階でまとめる場合を示す。すなわち、表示グループが階層化される。例のように“２０１１”という年の表示グループでまとめ、その階層の下に“Ｊａｎ”のような月の表示グループでまとめる。表示グループが階層化する例の説明については、図８で後述する。なお、符号７２２、７２３では年と月でのグループ化について記載したが、文書ファイルの作成量によっては、日や時刻単位でグループ化してもよい。
【００３４】
数値型７３０は属性値が数値のものである。例としてはファイルサイズやページ数のようなものがある。数値型７３０のまとめ方には、符号７３１、７３２のように一定のサイズでまとめる場合と、符号７３３、７３４のようにファイル数でまとめる場合がある。表示グループの名称は、ファイルサイズ等に応じて決定される。
【００３５】
選択型７４０は、属性値がいくつかの種類や選択肢に分類できるものである。例としてはファイルの拡張子のようなものがある。選択型７４０のまとめ方には、符号７４１、７４２のように選択肢のみでまとめる場合と、符号７４３、７４４のように選択肢とファイル数の組み合わせでまとめる場合がある。符号７４２、７４４の画面例をそれぞれ図８、図９を参照して説明する。
【００３６】
図７の符号７４２は選択型の例として拡張子でまとめる場合を示している。図８（Ａ）の文書リスト８０１は拡張子ごとにまとめられた表示グループの一覧を示している。すなわち、文書ファイルがファイルの種類でグループ化されている。また、グループ化された各表示グループ（第１のグループ）は、ファイルの種類に応じて命名されている。
【００３７】
このように文書リストには選択肢が列挙されることになるが、一番下の表示グループ“ｘｌｓｘ”のように、文書ファイル数が多い選択肢がある場合もある。このような場合には、表示グループ下にさらにファイル数でまとめた表示グループ（第２のグループ）を作成する。図８（Ｂ）は、図８（Ａ）の一番下の表示グループ“ｘｌｓｘ”を展開した場合の文書リストを示している。図８（Ｂ）の文書リスト８０２は、所定のファイル数単位（この例では１００個単位）で文書をまとめて表示グループを作成している。この例では、第２のグループの名称は、グループに含まれるファイルのファイル名に応じて決定されている。
【００３８】
図７では、ファイル数以外のまとめ方について述べてきたが、このように、表示グループ内の文書ファイル数が多い場合は、最終的にファイル数でまとめることによって、一度に大量の文書ファイルがリストに表示されることを防ぐ。なお、図８（Ａ）の符号８０３で示される文書数は、図のように文書ファイル数を表示してもよいし、直下の表示グループ数を表示してもよい。例えば、文書リスト８０１の表示グループ“ｘｌｓｘ”は、配下の文書ファイル数であれば３１７と表示するが、直下の表示グループ数４を表示してもよい。
【００３９】
次に、図７の符号７４４について図９を参照して説明する。符号７４４は選択肢によるグループ化とファイル数によるグループ化を合わせたものであり、上述した符号７４２の例では２段階になった表示グループを１段階で示している。図９の文書リスト９０１は、拡張子ごとにグループ化されているだけでなく、文書ファイル数の多い表示グループについてはファイル数に基づいてグループを更に分割している。表示グループの名前も拡張子と文書の範囲を合わせた名前となっている。なお、文書リスト９０１では、ファイル数で分割されていない表示グループに関しても名前に文書の範囲が付いているが、文書の範囲は無くてもよい。
【００４０】
図１０は、ソートに応じて表示グループを作成するために、サーバ２０３で行われる処理のフローチャートである。この処理は、サーバ装置２０３のＣＰＵ（プロセッサ）が、ＨＤＤ等の記憶部に記憶されたプログラムをＲＡＭに展開し、当該プログラムに従って制御される。このフローチャートに示す処理は、図７の符号７４２、７４４で示される拡張子でソートされた場合の例を中心に記載している。
【００４１】
まず、サーバ２０３の記憶装置１０４に記憶された文書ファイルがユーザにより指定されたインデックス項目でソートされ、ソート順に並べた文書ファイルの一覧が取得される（Ｓ１００１）。取得したファイル数が閾値よりも多いかどうかが判断され（Ｓ１００２）、少ない場合はＳ１００１で取得した文書ファイルの一覧がそのまま文書リストとして返される（クライアントＰＣ２０２又はビデオインタフェース１０５へ送信される）（Ｓ１０１９）。
【００４２】
閾値よりもファイル数が多い場合は表示グループを作成することになる。図７で示したように、表示グループはソートキー（ソートに用いるインデックス項目）によって異なるため、まず、ソートに用いたソートキーについてのデータ型が判断される（Ｓ１００３）。以下では、データ型が選択型である拡張子がソートキーとして指定された場合の処理を例として説明し、テキスト型等の他のソートキーについての処理の説明は省略する。
【００４３】
ソートキーが拡張子である場合、Ｓ１００１で取得した文書リストを拡張子ごとに分類する（Ｓ１００４）。次に、指定されているまとめ方の種類を判定し（Ｓ１００５）、当該まとめ方の種類に応じて表示グループを作成する。Ｓ１００５のまとめ方の判断は、設定値で判断されてもよいし、選択肢数（拡張子の種類の数）とファイル数のバランスから判断されてもよい。例えば、拡張子の種類も文書ファイル数も多く、１段階で表示した場合に表示グループ数が閾値よりも多くなる場合は、２段階の表示グループで表示するといったことが考えられる。
【００４４】
Ｓ１００５でまとめ方として選択肢（拡張子）が選択された場合は、Ｓ１００６のループ端で示されるように、拡張子が１つずつ選択されてＳ１００７〜Ｓ１００８の処理が繰り返し行われる。すなわち、拡張子ごとの表示グループが作成され（Ｓ１００７）、表示グループ名に拡張子名が設定され（Ｓ１００８）、設定された表示グループ名が文書リストとして返される（Ｓ１０１９）。
【００４５】
また、Ｓ１００５で「選択肢（拡張子）＋ファイル数」が選択された場合は、Ｓ１００９のループ端で示されるように、拡張子が１つずつ選択されて、Ｓ１０１０〜Ｓ１０１８の処理が繰り返し行われる。すなわち、Ｓ１０１０からＳ１０１８の処理はファイルの拡張子の種類数だけ繰り返される。Ｓ１０１０では、Ｓ１００９で処理対象として選択された拡張子のファイル数が閾値より多いかどうか判定する。当該選択中の拡張子のファイル数が閾値以下であると判定した場合は、その拡張子の表示グループを作成する（Ｓ１０１１）。当該表示グループに含まれる先頭ファイルと末尾ファイル名を取得して（Ｓ１０１２）、当該拡張子と先頭及び末尾ファイル名とから表示グループ名を設定する（Ｓ１０１３）。
【００４６】
一方、Ｓ１０１０で、当該選択中の拡張子のファイル数が閾値よりも多いと判定した場合は、その拡張子を有するファイル群がさらにファイル数で分割される（Ｓ１０１４）。そして、Ｓ１０１５のループ端で示されるように、Ｓ１０１４で分割したファイル群を１つずつ選択してＳ１０１６〜Ｓ１０１８の処理を繰り返し行う。ここでは、選択中の分割ファイル群に基づいて表示グループを作成し（Ｓ１０１６）、当該表示グループに含まれる先頭ファイルと末尾ファイル名を取得し（Ｓ１０１７）、表示グループ名を設定する（Ｓ１０１８）。
【００４７】
そして、作成された表示グループが文書リストとして返される（Ｓ１０１９）。なお、表示グループの作成フローは一例であり、文書管理サーバのデータ構成によっては異なった処理フローとなる場合もある。
【００４８】
図４〜図１０で、ソートに応じた表示グループの作成について説明してきたが、必ずしもソートによる表示グループが望ましくない場合もある。例えば、図１１で示すような場合が考えられる。
【００４９】
図１１の文書リスト１１０１にある文書には、文書の名前にＩＤが設定されており、ＩＤで文書ファイルを関連付けている。このような場合、拡張子や更新日時を元にした表示グループの作成では最適なグループ化がされず、効果的な表示グループにはならない。このような場合には、文書の名前を元に表示グループを作成する。文書の名前から表示グループを作成する場合について、図１２から図１４で説明する。
【００５０】
図１２は文書管理サーバの記憶部に保管される文書の命名規則を定義した例である。文書名は、先頭にＩＤ１２０１、後方に内容を表す文字列１２０２があり、アンダーバーで繋がれている。ＩＤ１２０１は表示グループ作成のキーとなる。一方、文字列１２０２は任意に指定が可能であり、表示グループの作成には関与しない。また、図１２ではＩＤだけの簡素な定義だが、別のキーを複数定義して、文書名を定義することも可能である。
【００５１】
図１３は、文書名の構成に基づいて作成される表示グループの例を示している。図１２で定義されたファイル名は、まず、ＩＤ１２０１でまとめられ、さらに、まとめられた表示グループ数を１００グループごとに分割してまとめられる。
【００５２】
図１３（Ａ）において、文書リスト１３０１は、１００グループごとにまとめられた表示グループの一覧を示している。各表示グループの名前は、まとめられたＩＤの範囲を表している。すなわち、各表示グループの名前は、文書名の一部の構成に応じて決められる。
【００５３】
文書リスト１３０１の先頭の表示グループを展開すると、図１３（Ｂ）の文書リスト１３０２のように、ＩＤごとにグループ化された表示グループが表示される。文書リスト１３０２の各表示グループは、ＩＤ１２０１が名前として設定されている。文書リスト１３０２の各表示グループを展開すると、ＩＤ１２０１で関連付けられた文書ファイルが表示される。このように２段階で表示グループを作成することで、アクセスしやすい文書リストになる。なお、図１３（Ａ）の文書数１３０３は、直下にある表示グループ数を示す例としているが、文書ファイル数であってもよい。
【００５４】
すなわち、図１１から１３に示した例では、サーバの記憶部に記憶されたファイルをファイル名の構成に応じて第１の表示グループにグループ化し、第１の表示グループを所定のグループ数（例えば、１００グループ）で第２の表示グループにグループ化する。第１及び第２の表示グループの名称は、各表示グループに含まれるファイルのファイル名の構成に応じて決定される。
【００５５】
図１４は、表示グループの作成方法を定義したファイルである。符号１４０１のｖｉｅｗｇｒｏｕｐタグは、表示グループを定義するタグであり、階層化することができる。ここでは、ｖｉｅｗｇｒｏｕｐタグが２階層になっており、図１３のように表示グループが２階層に作成されることを定義している。
【００５６】
符号１４０２のｓｏｒｔ属性はクライアントＰＣで表示する際のソート順を示している。文書名の定義から表示グループを作成する場合であっても、クライアントで表示する際には指定されたソート順に従って表示される。ここでのｓｏｒｔ属性の値ｎａｍｅは、文書名でソートされることを示す。
【００５７】
符号１４０３のｇｒｏｕｐ属性はまとめ方を定義している。ｎｕｍ：１００は、１００文書ファイルごとにまとめることを意味している。
【００５８】
符号１４０４のｆｏｒｍａｔ属性は、表示グループの名前を示している。“ｓｔａｒｔｎａｍｅ：１２−ｅｎｄｎａｍｅ：１２”は、先頭文書名（もしくは先頭の表示グループ名）の１２文字と、末尾文書名（もしくは末尾の表示グループ名）の１２文字を、ハイフンでつないで表示することを示す。これら符号１４０１から１４０４までのｖｉｅｗｇｒｏｕｐタグで、図１３（Ａ）の文書リストを作成している。
【００５９】
図１３（Ｂ）の文書リストは、入れ子になったｖｉｅｗｇｒｏｕｐタグで定義される。ｇｒｏｕｐ属性１４０５の｛ＩＤ｝は、図１２のＩＤ１２０１と連動しており、文書名のＩＤでグループ化することを示す。ｆｏｒｍａｔ属性１４０６は、ＩＤを表示グループ名とすることを示している。
【００６０】
図１２の文書名定義と図１４の表示グループ作成方法の定義は、文書管理サーバの保管場所ごとに設定することができ、文書の保管場所に応じて様々な表示グループの作成方法を定義することができる。また、特に定義が無い場合は、ソートに応じた表示グループの作成が行われる。
【００６１】
以上のように、文書の保管場所やソートに応じて、最適な表示グループを作成することで、文書が大量にある場合でも、ユーザーがアクセスしやすい文書リストを提供することができる。
【００６２】
上記、表示グループが作成される実施形態について述べてきたが、全ての文書ファイルをグループ化しないようにしてもよい。全ての文書を表示グループのいずれかに含めるようにして該表示グループを作成すると、文書にアクセスする際に必ず表示グループを展開する操作が必要になるため、ユーザーの操作回数は増えることになる。そこで、アクセスする可能性が高い（すなわち優先順位が高い）と考えられる文書は、グループ化対象にせず、そのまま表示するようにしても構わない。
【００６３】
図１５は、文書を更新日時でソートした場合の例を示している。更新日時でソートされているため、最新の文書はアクセスされる可能性が高いとみなし、文書リストの上側にある５つの文書ファイル１５０１は、グループ化せずに表示している。すなわち、更新日時が新しい文書ファイルはグループ化対象に含めない。そして、文書ファイル１５０１以外の残りの文書ファイルをグループ化し、表示グループ１５０２としてリストに表示する。
【００６４】
なお、図１５では、更新日時というソート項目からアクセスされる可能性が高いと判断しているが、アクセス回数等その他の優先度やランキングを元に判断してもよい。また、表示グループにしない文書ファイルの数も適宜決定してよい。
【００６５】
これにより、アクセスされる可能性が高い文書へのアクセスを損なうことなく、文書リストを提供することができる。
【００６６】
［その他の実施例］
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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