(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の宛先を含む宛先グループを複数記憶可能な記憶手段と、
前記複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能なユーザを設定する設定手段と、
ユーザを認証する認証手段と、
前記認証手段によって認証されたユーザに基づいて、前記認証手段によって認証されたユーザが前記設定手段によって設定された宛先グループを表示する表示手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
複数の宛先を含む宛先グループを複数記憶可能な記憶手段と、
前記複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能な、複数のユーザが所属するユーザグループを設定する設定手段と、
ユーザを認証する認証手段と、
前記認証手段によって認証されたユーザが所属するユーザグループに基づいて、前記認証手段によって認証されたユーザが所属するユーザグループが前記設定手段によって設定された宛先グループを表示する表示手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
複数の宛先を含む宛先グループを複数記憶可能な記憶手段と、
前記複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能なユーザを設定する設定手段と、
ユーザを認証する認証手段と、
前記認証手段によって認証されたユーザが前記設定手段によって設定された宛先グループを、表示する宛先グループとして決定する決定手段と、
前記決定手段によって決定された宛先グループを表示する表示手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】
複数の宛先を含む宛先グループを複数記憶可能な記憶手段と、
前記複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能な、複数のユーザが所属するユーザグループを設定する設定手段と、
ユーザを認証する認証手段と、
前記認証手段によって認証されたユーザが所属するユーザグループが前記設定手段によって設定された宛先グループを、表示する宛先グループとして決定する決定手段と、
前記決定手段によって決定された宛先グループを表示する表示手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項５】
前記表示手段によって表示された宛先グループに含まれる宛先に画像データを送信可能な送信手段をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記表示手段によって表示された宛先グループからの選択を行う選択手段をさらに備え、
前記表示手段は、さらに、前記選択手段によって選択された宛先グループに含まれる宛先を表示することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記表示手段によって表示された宛先グループからの選択を行う選択手段をさらに備え、
前記選択手段は、前記決定手段によって決定された宛先グループ、及び、全ての宛先グループのいずれかを選択可能であり、
前記表示手段は、前記決定手段によって決定された宛先グループが前記選択手段によって選択された場合に、前記選択手段によって選択された宛先グループに含まれる宛先を表示し、前記全ての宛先グループが前記選択手段によって選択された場合に、前記全ての宛先グループに含まれる宛先グループのうち、前記認証手段によって認証されたユーザが前記設定手段によって設定された全ての宛先グループに含まれる宛先を表示する、ことを特徴とする請求項３又は４に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記表示手段は、前記認証手段によって認証されたユーザが前記設定手段によって設定されていない宛先グループを表示せずに、前記認証手段によって認証されたユーザが前記設定手段によって設定された宛先グループを表示することを特徴とする請求項１又は３に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記表示手段は、前記決定手段によって決定されていない宛先グループを表示せずに、前記決定手段によって決定された宛先グループを表示することを特徴とする請求項３又は４に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
原稿の画像を読み取る読取手段と、
前記読取手段によって前記原稿を読み取って前記画像データを生成する生成手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
情報処理装置において実行される情報処理装置の制御方法であって、
複数の宛先を含む宛先グループを複数記憶する記憶工程と、
前記複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能なユーザを設定する設定工程と、
ユーザを認証する認証工程と、
前記認証工程で認証されたユーザに基づいて、前記認証工程で認証されたユーザが前記設定工程で設定された宛先グループを表示する表示工程と、
を有することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項１２】
情報処理装置において実行される情報処理装置の制御方法であって、
複数の宛先を含む宛先グループを複数記憶する記憶工程と、
前記複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能な、複数のユーザが所属するユーザグループを設定する設定工程と、
ユーザを認証する認証工程と、
前記認証工程で認証されたユーザが所属するユーザグループに基づいて、前記認証工程で認証されたユーザが所属するユーザグループが前記設定工程で設定された宛先グループを表示する表示工程と、
を有することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項１３】
情報処理装置において実行される情報処理装置の制御方法であって、
複数の宛先を含む宛先グループを複数記憶する記憶工程と、
前記複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能なユーザを設定する設定工程と、
ユーザを認証する認証工程と、
前記認証工程で認証されたユーザが前記設定工程で設定された宛先グループを、表示する宛先グループとして決定する決定工程と、
前記決定工程で決定された宛先グループを表示する表示工程と、
を有することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項１４】
情報処理装置において実行される情報処理装置の制御方法であって、
複数の宛先を含む宛先グループを複数記憶する記憶工程と、
前記複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能な、複数のユーザが所属するユーザグループを設定する設定工程と、
ユーザを認証する認証工程と、
前記認証工程で認証されたユーザが所属するユーザグループが前記設定工程で設定された宛先グループを、表示する宛先グループとして決定する決定工程と、
前記決定工程で決定された宛先グループを表示する表示工程と、
を有することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項１５】
前記表示工程で表示された宛先グループに含まれる宛先に画像データを送信可能な送信工程をさらに有することを特徴とする請求項１１乃至１４のいずれか１項に記載の情報処理装置の制御方法。
【請求項１６】
前記表示工程で表示された宛先グループからの選択を行う選択工程をさらに有し、
前記表示工程では、さらに、前記選択工程で選択された宛先グループに含まれる宛先を表示することを特徴とする請求項１１乃至１４のいずれか１項に記載の情報処理装置の制御方法。
【請求項１７】
前記表示工程で表示された宛先グループからの選択を行う選択工程をさらに有し、
前記選択工程では、前記決定工程で決定された宛先グループ、及び、全ての宛先グループのいずれかを選択可能であり、
前記表示工程では、前記決定工程で決定された宛先グループが前記選択工程で選択された場合に、前記選択工程で選択された宛先グループに含まれる宛先を表示し、前記全ての宛先グループが前記選択工程で選択された場合に、前記全ての宛先グループに含まれる宛先グループのうち、前記認証工程で認証されたユーザが前記設定工程で設定された全ての宛先グループに含まれる宛先を表示する、ことを特徴とする請求項１３又は１４に記載の情報処理装置の制御方法。
【請求項１８】
前記表示工程では、前記認証工程で認証されたユーザが前記設定工程で設定されていない宛先グループを表示せずに、前記認証工程で認証されたユーザが前記設定工程で設定された宛先グループを表示することを特徴とする請求項１１又は１３に記載の情報処理装置の制御方法。
【請求項１９】
前記表示工程では、前記決定工程で決定されていない宛先グループを表示せずに、前記決定工程で決定された宛先グループを表示することを特徴とする請求項１３又は１４に記載の情報処理装置の制御方法。
【請求項２０】
原稿の画像を読み取る読取工程と、
前記読取工程で前記原稿を読み取って前記画像データを生成する生成工程と、
をさらに有することを特徴とする請求項１５に記載の情報処理装置の制御方法。
【請求項２１】
請求項１１乃至２０のいずれか１項に記載の情報処理装置の制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
宛先の一覧を表示する情報処理装置、情報処理装置の制御方法、およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
デジタル複合機等によりスキャンした文書を電子化して任意の送信宛先に対して電子メールで送信する機能やＳＭＢプロトコル等によるファイル送信機能が知られている。それらの機能において、送信宛先の情報（サーバ名、ユーザ名、パスワード等）を送信する度に入力することは操作性を低下させる原因となる。従って、送信宛先を装置内のアドレス帳に予め登録しておき、送信時にアドレス帳から選択するように構成することにより、操作性を向上させることができる。
【０００３】
特許文献１では、デジタル複合機等の画像処理装置は複数のユーザにより共有されるので、個人用のアドレス帳を登録可能とするように構成して、より操作性の向上を図ることが記載されている。また、特許文献２では、宛先表に送信宛先を登録する際に各送信宛先を分類して登録する宛先表リストという機能が記載されている。宛先表リストの機能を使用することで各送信宛先を所属部門等毎に分類して登録することが可能となり、宛先表に極めて多くの送信宛先が登録されている場合でも、容易に所望の宛先を検索することが可能になると記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−０４２２６４号公報
【特許文献２】特開２００１−３５８８６４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来では、自身に関係のない宛先表リストも表示されてしまうので、所望の宛先を検索するための操作性は良いとはいえない。また、宛先表リスト自体にアクセス制限がされていないので、例えば、他人が作成した宛先表リスト内の宛先を、任意に参照／編集することが可能になり、セキュリティを低下させる原因となってしまう。
【０００６】
本発明の目的は、このような従来の問題点を解決することにある。上記の点に鑑み、複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能なユーザを設定することができる情報処理装置、情報処理装置の制御方法、およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、本願請求項１に係る情報処理装置は、複数の宛先を含む宛先グループを複数記憶可能な記憶手段と、前記複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能なユーザを設定する設定手段と、ユーザを認証する認証手段と、前記認証手段によって認証されたユーザに基づいて、前記認証手段によって認証されたユーザが前記設定手段によって設定された宛先グループを表示する表示手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本願請求項１に係る発明によると、複数の宛先グループに含まれる宛先グループに、当該宛先グループを参照可能なユーザを設定することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】情報処理装置を含むシステムの構成を示す図である。
【図２】情報処理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】グループアドレス帳機能を使用可能とするための画面を示す図である。
【図４】グループアドレス帳の名称／権限設定指示の受付画面を示す図である。
【図５】グループアドレス帳の名称／権限設定のための一覧画面を示す図である。
【図６】各グループアドレス帳について名称／権限設定するための画面を示す図である。
【図７】グループアドレス帳機能に用いられるデータ構造を示す図である。
【図８】操作部上に表示されるグループアドレス帳の画面を示す図である。
【図９】操作部上に表示されるグループアドレス帳の他の画面を示す図である。
【図１０】宛先の登録画面を示す図である。
【図１１】各宛先についてのデータ構造を示す図である。
【図１２】図４に示す画面を表示する処理の手順を示す図である。
【図１３】図９に示す画面を表示する処理の手順を示す図である。
【図１４】宛先データをインポート処理する手順を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、添付図面を参照して本発明の好適な実施例を詳しく説明する。尚、以下の実施例は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施例で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。なお、同一の構成要素には同一の参照番号を付して、説明を省略する。
【００１１】
図１は、本発明に係る実施例における情報処理装置を含むシステムの構成を示す図である。図１に示すように、ファイル共有サーバ１０１と認証サーバ１０２と情報処理装置１０３とがネットワーク１０４を介して相互に通信可能に接続されている。情報処理装置１０３は、例えば、多機能複合周辺装置（ＭＦＰ：ＭｕｌｔｉＦｕｎｃｔｉｏｎａｌ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）であり、光学的に紙原稿を読み取って電子化し、ネットワーク１０４を介してファイル共有サーバ１０１に送信することができる。これを送信機能という。また、情報処理装置１０３は、ユーザ情報を取得可能なログイン操作等のユーザ認証機能を有しており、デバイス管理者は、情報処理装置１０３を操作する際にユーザ認証が必要か否かについて設定することができる。ユーザ認証に必要な各ユーザのユーザ名、パスワード、ユーザが所属するグループ等は、情報処理装置１０３内で管理される。しかしながら、認証サーバ１０２内で管理されるように構成しても良い。その場合には、情報処理装置１０３は、認証サーバ１０２からそれらの情報を取得する。ここで、グループとは、認証等で一般的に用いられているような複数のユーザ若しくは宛先をグループ化して宛先グループとして纏めたものを意味しており、例えば、「１１設計部」といったものである。また、各ユーザ又は各宛先は、１つのグループに属するだけでなく、複数のグループに属することもできる。
【００１２】
図２は、情報処理装置１０３の構成を示すブロック図である。ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０９に格納されたプログラムをＲＡＭ２０８にロードして実行することにより、情報処理装置１０３全体を制御する。また、ＣＰＵ２０１は、バス２０２を介して情報処理装置１０３内の各部と通信を行う。操作部２０６は、ユーザからの指示を受け付けるためのキーや、ユーザに通知すべき各種情報を表示するための表示部を含む。スキャナ２０５は、ユーザが原稿台に載置した原稿上の画像をカラー画像として光学的に読み取り、その結果生成された画像データをＨＤＤ２０３やＲＡＭ２０８等に格納する。ＨＤＤ２０３は、ハードディスク・ドライブであり、スキャナ２０５により読み取って生成された画像データや各種ユーザデータ（アドレス帳、ユーザ認証に必要なユーザ名、パスワード、ユーザが所属するグループ等）を格納する。ここで、各種ユーザデータについては、外部の認証サーバ１０２から取得して格納するように構成しても良い。また、スキャナ２０５は、原稿搬送部を含み、原稿搬送部は、載置された複数枚の原稿を順次原稿台上に搬送する。
【００１３】
プリンタ２０４は、入力された画像データに基づく画像を、用紙等の記録媒体上に印刷する。ネットワークＩ／Ｆ２０７は、スキャナ２０５で読み取られた画像データをファイル共有サーバ１０１や認証サーバ１０２に送信する際の、情報処理装置１０３とネットワーク１０４とのインタフェースとして機能する。ＦＡＸ２１０は、電話回線を介して画像データの送受信を行う。
【００１４】
本実施例では図２に示すように１つのＣＰＵ２０１がプログラムを実行して情報処理装置１０３全体を制御するものとして説明した。これに限らず、図２において２つ以上のＣＰＵを有するような構成であっても良い。この場合、これらＣＰＵがＲＯＭ２０９やＨＤＤ２０３に格納されたプログラムを実行することで情報処理装置１０３全体を制御する。
【００１５】
本実施例では、送信機能を利用して電子データを送信する際の宛先を設定するために、ＨＤＤ２０３に記憶されたアドレス帳を利用する。アドレス帳には、電子データの送信宛先として、電子メールアドレス、ＦＴＰサーバのアドレス、ＳＭＢサーバのアドレス、ＷｅｂＤＡＶサーバのアドレス、ＦＡＸ送信のための電話番号を設定することができる。
【００１６】
そして、本実施例の情報処理装置１０３は、アドレス帳に登録される複数の宛先を複数の群に分類して管理する機能を有する。これらの群を本実施例では「宛先表」と呼び、宛先表を用いて宛先を分類する機能を宛先表機能と呼ぶ。本実施例では、宛先表１〜宛先表８までの８つの宛先表を有するものとするが、その数は８つに限定されるものではない。このように、宛先表機能を用いることで、アドレス帳に登録される大量の宛先を複数の宛先表に分類して管理することができるので、ユーザはアドレス帳から目的の宛先を探しやすくなる。なお、本実施例では、情報処理装置１０３を利用するユーザはどの宛先表を参照することが可能であるものとする。
【００１７】
さらに、本実施例の情報処理装置１０３は、アドレス帳に登録される複数の宛先を纏めたものを、情報処理装置１０３が備える認証機能または認証サーバ１０２が管理するグループに紐づけて管理する機能を有する。この機能をグループアドレス帳機能と呼ぶ。情報処理装置１０３は、認証機能または認証サーバが管理する複数のグループに対応する複数のグループアドレス帳を管理する。情報処理装置１０３にログインしたユーザは、そのユーザが閲覧権限を有するグループアドレス帳を参照することができる。
【００１８】
宛先表機能は情報処理装置１０３がユーザ認証を行わないような場合でも利用できる機能であるが、グループアドレス帳機能は情報処理装置１０３がユーザ認証を行うことを前提とした機能である。
【００１９】
図３は、情報処理装置１０３の操作部２０６に表示される、グループアドレス帳機能を使用するか否かを切り替えるための画面３００を示す図である。
【００２０】
画面３００において、を有効とするか無効とするかを、情報処理装置１０３の管理者が画面３００により決定することができる。画面３００上のボタン３０１がユーザにより押下されると、グループアドレス帳機能が有効（使用する）となる。また、ボタン３０２がユーザにより押下されると、グループアドレス帳機能が無効（使用しない）となる。
【００２１】
図４は、宛先表の名称設定の指示と、グループアドレス帳の名称／権限設定の指示とを受付けるための画面４００を示す図である。本実施例においては、複数のグループアドレス帳の名称と、各グループアドレス帳の閲覧を許可するユーザとを、情報処理装置１０３の管理者が設定することができる。本実施例においては、情報処理装置１０３の管理者はさらに、閲覧だけでなく、新規宛先の登録、既存宛先の編集、既存宛先の削除といった権限を設定することができる。以下、閲覧、登録、編集、削除といった各権限を総称して、アクセス権限という。図４に示すように、画面４００上に、宛先表の名称設定ボタン４０１とグループアドレス帳の名称／権限設定ボタン４０２が表示される。
【００２２】
画面３００のボタン３０２が選択されていた場合、即ちグループアドレス帳機能を使用しない場合には、図４に示すようにグループアドレス帳の名称／権限設定ボタン４０２は、グレーアウトして選択不可能に表示される。画面４００において、選択不可能に表示する構成としてグレーアウト以外にボタン自体を非表示とするように構成しても良い。
【００２３】
図１２は、図４に示す画面４００を表示する表示制御処理の手順を示すフローチャートである。図１２に示す各処理は、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０９に格納されたプログラムをＲＡＭ２０８にロードして実行することにより実現される。まず、ＣＰＵ２０１は、操作部２０６上で図４に示す画面４００の表示要求を受け付けると、情報処理装置１０３を利用する際にユーザ認証を必要とするか否かを判定する（Ｓ１２０１）。ここで、表示要求の受付けは、例えば、従来の宛先表リストの名称設定を行うメニューが選択されることである。その際に、例えば、ユーザが情報処理装置１０３を用いる際にＩＤとパスワードを必要とするように管理者により設定されている場合に、ＣＰＵ２０１は、情報処理装置１０３がユーザ認証を必要とする状態であると判定する。
【００２４】
Ｓ１２０１でユーザ認証を必要としないと判定された場合には、ＣＰＵ２０１は、画面４００の宛先表の名称設定ボタン４０１を選択可能に表示し、グループアドレス帳の名称／権限設定ボタン４０２を選択不可能に表示する（Ｓ１２０４）。その際に、ＣＰＵ２０１は、グループ宛先表リストの名称／権限設定ボタン４０２をグレーアウトに表示しても良いし、非表示としても良い。一方、Ｓ１２０１でユーザ認証を必要とすると判定された場合に、ＣＰＵ２０１は、グループアドレス帳を使用するように設定されているか若しくは使用しないと設定されているかを判定する（Ｓ１２０２）。Ｓ１２０２の判定は、図３の画面３００において、ボタン３０１が押下されていた場合には、グループアドレス帳を使用するように設定されていると判定する。一方、ボタン３０２が押下されていた場合には、グループアドレス帳を使用しないように設定されていると判定する。Ｓ１２０２でグループアドレス帳を使用しないように設定されていると判定された場合には、Ｓ１２０４に進み、グループアドレス帳の名称／権限設定ボタン４０２の表示状態をグレーアウト又は非表示状態とする。また、Ｓ１２０２でグループアドレス帳を使用するように設定されていると判定された場合には、グループアドレス帳の名称／権限設定ボタン４０２の表示状態を選択可能な表示状態とする（Ｓ１２０３）。Ｓ１２０３において、ボタン４０１については、グレーアウト／非表示状態とされても良いし、押下可能なように有効に表示されても良い。
【００２５】
図５（ａ）は、図４のボタン４０１を押下した場合に表示される画面を示し、図５（ｂ）は、ボタン４０２を押下した場合に表示される画面を示す。図４の宛先表の名称設定ボタン４０１が押下されると、管理者は、画面５００上で各宛先表の名称設定を行うことができる。図５（ａ）は、宛先表の名称を設定（変更）するための画面である。図５（ａ）に示すように、各宛先表のデフォルト名称は「宛先表１」〜「宛先表８」と表示されている。ここで、管理者が宛先表ボタン５０１の「宛先表１」〜「宛先表８」のいずれか１つを選択して名称設定ボタン５０２を押下すると、「宛先表１」〜「宛先表８」の名称を任意に変更することができる。
【００２６】
図４のグループアドレス帳の名称／権限設定ボタン４０２が押下されると、ユーザは、画面５０５上で各グループアドレス帳の名称設定及びアクセス権限設定を行うことができる。図５（ｂ）に示すように、各グループアドレス帳のデフォルト名称は「グループ宛先表１」〜「グループ宛先表１０」と表示されている。「グループ宛先表１」〜「グループ宛先表１０」の各ボタンが１つのグループアドレス帳に紐づいている。ここで、管理者がグループ宛先表ボタン５０３の「グループ宛先表１」〜「グループ宛先表１０」のいずれか１つを選択して名称／権限設定ボタン５０４を押下すると、「グループ宛先表１」〜「グループ宛先表１０」の名称を任意に変更することができる。また、管理者は、所望のグループアドレス帳を選択して名称／権限設定ボタン５０４を押下することにより、そのグループアドレス帳にアクセス可能なユーザと各ユーザのアクセス権限とを設定することができる。
【００２７】
図６は、図５に示す名称／権限設定ボタン５０４が押下された場合に表示される画面を示す図である。画面６００の名称設定６０１には任意の文字列を設定することが可能であり、ユーザはデフォルトで表示されていた「グループ宛先表１」〜「グループ宛先表１０」の各名称の変更を行うことができる。ボタン６０２の右側の領域には、ＨＤＤ２０３内、あるいは認証サーバ１０２に格納されている全てのユーザ名やグループが表示される。ユーザ名を表示せずにグループだけを表示するようにしても良い。
【００２８】
管理者は、ボタン６０２により、表示されている各グループ又は各ユーザから、所望のグループ又はユーザを選択することができる。本実施例においては、その選択された各グループ又は各ユーザが画面６００に対応する図５のグループアドレス帳に対して、アクセスすることが可能となる。各グループ又は各ユーザがグループアドレス帳に対してアクセス可能とは、後述するが、図８（ｂ）に示すようなリストメニュー８０１にグループアドレス帳が一覧表示され、ユーザにより選択が可能になるということである。
【００２９】
図６に示すように、画面６００上には、「参照」、「登録」、「編集」、「削除」の権限設定ボタン６０３が設けられている。ユーザは、権限設定ボタン６０３を押下することにより、ボタン６０２で選択したグループ又はユーザに対して各種のアクセス権限を設定することができる。例えば、ユーザが「参照」を押下すると、ボタン６０２で選択されたグループ又はユーザは、画面６００に対応するグループアドレス帳に対して、閲覧する閲覧権限が許可される。また、ユーザが「登録」を押下すると、ボタン６０２で選択されたグループ又はユーザは、画面６００に対応するグループアドレス帳に対して、参照することに加えて新規の宛先を登録する登録権限が許可される。また、ユーザが「編集」を押下すると、ボタン６０２で選択されたグループ又はユーザは、画面６００に対応するグループアドレス帳に対して、参照及び登録することに加えて、既に登録されている宛先を編集する編集権限が許可される。また、ユーザが「削除」を押下すると、ボタン６０２で選択されたグループ又はユーザは、画面６００に対応するグループアドレス帳に対して、参照及び登録することに加えて、既に登録されている宛先を削除する削除権限が許可される。
【００３０】
図６に示す画面６００は、ボタン６０２で選択された複数のグループ又はユーザ全てに対して、各種のアクセス権限が設定可能なように構成されているが、各グループ又は各ユーザごとに、アクセス権限が設定可能なように構成されても良い。
【００３１】
図７（ａ）は、図５（ｂ）及び図６で設定された後に生成（第１のテーブル生成の一例）される、ＨＤＤ２０３に格納されるテーブルを示す図である。図７（ａ）に示すテーブルは、項目７０１〜７０４を含む。項目７０１は、名称設定６０１で設定された名称に対応する。項目７０２は、項目７０１に列挙される各グループアドレス帳を識別するための識別子（ＩＤ）である。項目７０３は、図６のボタン６０２で選択されたグループ又はユーザに対応する。項目７０４は、権限設定ボタン６０３で設定された各アクセス権限に対応する。
【００３２】
図７（ｂ）は、図５（ａ）で設定された後、ＨＤＤ２０３に格納されるテーブルを示す図である。図７（ｂ）に示すテーブルは、項目７０５と７０６を含んでいる。項目７０５は、名称設定ボタン５０２で設定された名称に対応する。項目７０６は、項目７０５に列挙される各宛先表を識別するための識別子である。
【００３３】
図８は、ユーザが情報処理装置１０３にログインした後、操作部２０６上に表示される画面の一例を示す図である。図８（ａ）に示すように、まず、ＨＤＤ２０３に登録されているテーブル内の宛先のうち情報処理装置１０３にログインしているユーザの宛先のみがリストメニュー８０１に表示されている。ユーザは、リストメニュー８０１を操作することにより、宛先表示を切り替えることができる。表示領域８０２には、リストメニュー８０１で選択されたグループ宛先に含まれる宛先が表示される。図８（ａ）では、ユーザ「ｕｓｅｒ１」がログインした際に、リストメニュー８０１に「個人」がまず表示され、表示領域８０２にユーザ自身の宛先（「￥￥ｓｍｂｈｏｓｔ１￥ｄｉｖ」と「ｕｓｅｒ１＠ｔｅｓｔ．ｃｏｍ」）が表示される。ここで、フォルダ名は、ＳＭＢ送信（ファイル送信機能）における宛先であり、メールアドレスは、電子メール機能における宛先である。
【００３４】
図８（ｂ）に示すように、ユーザがリストメニュー８０１をプルダウン表示すると、「個人」の他に、アクセス権限が許可されている各グループのグループアドレス帳（本例では、「１１設計部」、「１１１設計室」）と、「全ての宛先表」とが表示される。図８（ｂ）に示すように、本実施例においては、リストメニュー８０１に、図５（ｂ）で登録されている全てのグループアドレス帳（グループ宛先表１〜１０）が表示されるわけではない。即ち、図６のボタン６０２で選択されたアクセス権限のあるもの（少なくとも「参照」の権限が設定されている）だけが表示されることになるので、ユーザが所望の宛先を閲覧するまでの効率を向上させることができる。例えば、図７（ａ）のテーブルにおいて、ｕｓｅｒ１が属するグループがＧｒｏｕｐ１であるとすると、ｕｓｅｒ１がログインした場合にはｕｓｅr１が属するＧｒｏｕｐ１がアクセス可能に設定されている「グループ宛先表１」、「グループ宛先表２」、「グループ宛先表９」のみがリストメニュー８０１に表示される。
【００３５】
図９（ａ）は、リストメニュー８０１から「１１設計部」がユーザにより選択された場合に表示される画面である。表示領域８０２には、「１１設計部」に関連する宛先のみが表示される。管理者が画面６００上で、名称設定６０１で「１１設計部」と設定し、ボタン６０２で「Ｇｒｏｕｐ１」を選択し、権限設定ボタンで少なくとも「参照」を選択していた場合に、図９（ａ）のように表示される。図９（ｂ）は、リストメニュー８０１から「全ての宛先表」がユーザにより選択された場合に表示される画面である。表示領域８０２には、ログインしているユーザがアクセス可能な全てのグループアドレス帳に含まれる宛先が表示される。
【００３６】
図１０は、ユーザが図９（ａ）に示す登録ボタン８０３を押下した際に表示される、宛先を新規に登録するための画面を示す図である。但し、図１０は、ログインしているユーザに対して「登録」又は「編集」の権限が設定されている場合にのみ表示される。又は、その場合に、図９（ａ）において、ボタン８０３がグレーアウト表示されて押下できないように構成されても良い。リストメニュー１００１には、リストメニュー８０１に表示されている内容と同じメニュー、つまり、現在ログインしているユーザがアクセス可能なグループアドレス帳が表示される。宛先の名称登録１００２には、新規に登録する宛先の名称が設定される。宛先登録１００３には、新規に登録する宛先についてのホスト名等が設定される。本例においては、ユーザは、ホスト名、フォルダパス、ユーザ名、パスワードを設定することができる。図１０に示す画面によって、ユーザは、リストメニュー１００１で選択したグループアドレス帳に対して新規の宛先を登録することができる。例えば、ユーザがリストメニュー１００１からグループアドレス帳の「１１設計部」を選択してＯＫボタンを押下した場合には、「１１設計部」に新規に宛先を登録することができる。
【００３７】
ユーザが図９に示す詳細／編集ボタン８０４を押下すると、図示されていないが、宛先を編集するための編集画面が表示される。例えば、既に登録されている宛先についてのホスト名、フォルダパス、ユーザ名、パスワードが編集可能な画面が表示される。そのような編集画面は、ログインしているユーザに対して「編集」の権限が設定されている場合にのみ表示される。又は、その場合に、図９（ａ）において、ボタン８０４がグレーアウト表示されて押下できないように構成されても良い。
【００３８】
また、ユーザが図９に示す削除ボタン８０５を押下すると、図示されていないが、宛先を削除するための削除画面が表示される。例えば、既に登録されている宛先の一覧が表示され、ユーザは所望の宛先について削除することができる。そのような削除画面は、ログインしているユーザに対して「削除」の権限が設定されている場合にのみ表示される。又は、その場合に、図９（ａ）において、ボタン８０５がグレーアウト表示されて押下できないように構成されても良い。
【００３９】
以下、図９（ａ）を表示する表示制御処理の手順を説明する。図１３は、図９（ａ）を表示する処理の手順を示すフローチャートである。図１３に示す処理は、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０９に格納されたプログラムをＲＡＭ２０８にロードした後に実行することにより実現される。まず、ＣＰＵ２０１は、操作部２０６上で図９（ａ）に示す宛先表示画面の表示要求を受信すると、情報処理装置１０３がユーザ認証を必要とするか否かを判定する（Ｓ１３０１）。Ｓ１３０１の処理は、図１２のＳ１２０１における説明と同じである。Ｓ１３０１でユーザ認証を必要しないと判定された場合には、グループアドレス帳機能を使用することができない。従って、その場合に、ＣＰＵ２０１は、ＨＤＤ２０３に格納された図７（ｂ）に示すテーブル内の宛先表名称を取得する（Ｓ１３０７）。次に、ＣＰＵ２０１は、取得した宛先表の名称をリストメニュー８０１に表示する（Ｓ１３０８）。ユーザがリストメニュー８０１に表示されている宛先表リストのうちいずれか１つを選択すると、その宛先表に含まれる宛先を表示する（Ｓ１３０９）。これにより、宛先表機能が有効になる。
【００４０】
Ｓ１３０１でユーザ認証を必要とすると判定された場合には、ＣＰＵ２０１は、グループアドレス帳機能を使用するように設定されているか若しくは使用しないと設定されているかを判定する（Ｓ１３０２）。Ｓ１３０２の処理は、図１２のＳ１２０２における説明と同じである。Ｓ１３０２でグループアドレス帳を使用しないと設定されていると判定された場合には、上述のＳ１３０７〜Ｓ１３０９の処理が行われる。一方、Ｓ１３０２でグループアドレス帳を使用すると設定されていると判定された場合には、Ｓ１３０３に進み、ＣＰＵ２０１は、ログインしているユーザについてのグループ情報をＨＤＤ２０３から取得する（Ｓ１３０３）。ここで、ＣＰＵ２０１がそのグループ情報をＨＤＤ２０３からではなく、外部の認証サーバ１０２から取得するようにしても良い。
【００４１】
ＣＰＵ２０１は、Ｓ１３０３で取得したログインしているユーザについてのグループ情報と、図７（ａ）に示す項目７０３のアクセス可能グループと比較する。そして、ＣＰＵ２０１は、一致するグループが存在する項目７０２に示すグループアドレス帳ＩＤと項目７０１に示すグループアドレス帳名称とを取得する（Ｓ１３０４）。ＣＰＵ２０１は、取得したグループアドレス帳の名称をリストメニュー８０１に表示する（Ｓ１３０５）。
【００４２】
ユーザがリストメニュー８０１に表示されているグループアドレス帳のうちのいずれか１つを選択すると、それに関連する宛先のみを表示する（Ｓ１３０６）。
【００４３】
以上のように、本実施例によると、ログインしているユーザがアクセス可能なグループアドレス帳のみがリスト表示されるので、ユーザの閲覧の操作性を向上させることができる。また、グループアドレス帳に対して各種のアクセス権限を設定することができるので、特定のユーザのみが宛先の編集／削除等が可能になるような制限をかけることができ、セキュリティを向上させることができる。
【００４４】
図１１（ａ）は、本実施例のグループアドレス帳機能に用いられる各宛先のデータ構造を簡略化して示した図である。また、図１１（ｂ）は、従来の各宛先のデータ構造を簡略化して示した図である。図１１（ａ）（ｂ）に示すように、両データ構造とも、宛先表ＩＤ１１０１を含んでいる。しかしながら、図１１（ａ）に示すデータ構造は、グループアドレス帳ＩＤ１１０２のデータを保持している点で図１１（ｂ）に示すデータ構造と異なる。
【００４５】
宛先表ＩＤ１１０１によって、本宛先「ｕｓｅｒ１＠ｔｅｓｔ．ｃｏｍ」がいずれのグループアドレス帳に属しているかを一意に特定することができる。本実施例においては、さらに、グループアドレス帳ＩＤ１１０２によって、本宛先「ｕｓｅｒ１＠ｔｅｓｔ．ｃｏｍ」がグループアドレス帳１〜１０のいずれに属しているかを一意に特定することができる。
【００４６】
図１４は、グループアドレス帳機能がない他の情報処理装置で用いられる宛先データ（図１１（ｂ））をグループアドレス帳機能を有する情報処理装置１０３にインポート（データ取得）した場合の処理の手順を示す図である。図１４に示す処理は、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０９に格納されたプログラムをＲＡＭ２０８にロードした後にＣＰＵ２０１によって実行することにより実現される。
【００４７】
まず、ＣＰＵ２０１は、外部からネットワーク１０４等を介して宛先データをインポートするインポート要求を受信すると、情報処理装置１０３がユーザ認証を必要とするか否かを判定する（Ｓ１４０１）。Ｓ１４０１の処理は、図１２のＳ１２０１における説明と同じである。Ｓ１４０１でユーザ認証を必要とする状態でないと判定された場合には、グループアドレス帳機能を使用することができないので、宛先データの形式を変換することなく、そのままの形式（図１１（ｂ））でインポートする（Ｓ１４０５）。
【００４８】
一方、Ｓ１４０１でユーザ認証を必要とすると判定された場合には、ＣＰＵ２０１は、グループアドレス帳機能を使用するように設定されているか若しくは使用しないと設定されているかを判定する（Ｓ１４０２）。Ｓ１４０２の処理は、図１２のＳ１２０２における説明と同じである。Ｓ１４０２でグループアドレス帳機能を使用しないと設定されていると判定された場合には、Ｓ１４０５の処理が行われる。一方、Ｓ１４０２でグループアドレス帳機能を使用すると設定されていると判定された場合には、Ｓ１４０３に進む。Ｓ１４０３において、ＣＰＵ２０１は、宛先データにグループアドレス帳ＩＤ１１０２の項目が設定されているか否かを判定する（Ｓ１４０３）。ここで、グループアドレス帳ＩＤ１１０２の項目が設定されていると判定された場合には、グループアドレス帳機能に対応可能な宛先データであるので、宛先データの形式を変換することなく、そのままの形式でインポートする（Ｓ１４０５）。
【００４９】
一方、Ｓ１４０３でグループアドレス帳ＩＤ１１０２の項目が設定されていない場合には、グループアドレス帳機能に対応していない宛先データである（図１０（ｂ））であるということである。つまり、そのままの形式でインポート処理しても、グループアドレス帳機能に使用することができない。従って、本実施例では、インポート時に宛先データに宛先表ＩＤ１１０１の値を有するグループアドレス帳ＩＤ１１０２を追加する（Ｓ１４０４）。
【００５０】
以上のように、グループアドレス帳機能に対応していない宛先データでもインポートして、そのインポートされたデータに基づき図７（ａ）に示すテーブルを生成（第２のテーブル生成の一例）することができる。その場合には、従来の宛先表で各宛先の分類は、本実施例のグループアドレス帳リスト機能に引き継がれることになる。
【００５１】
本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又はコンピュータ読取可能な各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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