(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信元を特定可能なデータを受信し、対応する担当者に振分け可能な情報処理装置であって、
前記データの送信元に対応する担当者、およびデータの振分け状態を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された前記データの送信元に対応する担当者に対して、受信したデータの振分けを行う第１の振分け手段と、
前記受信したデータのうち、前記第１の振分け手段により担当者に振分けられなかったデータを、前記記憶手段に記憶された前記データの振分け状態に応じて振分けを行う第２の振分け手段と、
前記担当者の端末から、当該担当者が現在在席しているかを示す在席状況を受付ける在席状況受付け手段と、
前記在席状況受付け手段により受付けた在席状況を管理する在席状況管理手段と、を有し、
前記第２の振分け手段は、前記データの振分けを行う担当者の現在の在席状況に応じて、在席しているユーザに対して振り分けを行い、一方、在席していないユーザに対しては振分けを行わないことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記記憶手段に記憶されるデータの振分け状態をカウントする期間を指定する振分けカウント期間指定手段と、
前記記憶手段に記憶されたデータの振分け状態は、前記振分けカウント期間指定手段によって指定された期間に行われた件数がカウントされたものであることを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記第２の振分け手段は、前記第１の振分け手段による振分けの件数が少ない担当者から順に振分けすることを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記記憶手段には、データの振分け状態として前記担当者により処理された件数であるデータの処理件数が更に記憶されており、
前記第２の振分け手段は、前記処理件数が少ない担当者から順に振分けすることを特徴とする請求項１または２記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記記憶手段には、データの振分け状態として前記第１の振分け手段または前記第２の振分け手段により振り分けた件数のうち前記担当者により処理された件数を引いた件数であるデータの未処理件数が更に記憶されており、
前記第２の振分け手段は、前記未処理件数が少ない担当者から順に振分けすることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記記憶手段は、前記担当者が在席しているかどうかの在席情報を更に有し、
前記在席情報により前記担当者が在席していると判断される場合に振分け対象者として、一方、前記担当者が在席していないと判断される場合には、振分け対象者から外して、前記データの振分けを行う第３の振分け手段と、
を有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
送信元を特定可能なデータを受信し、対応する担当者に振分け可能で、前記データの送信元に対応する担当者、およびデータの振分け状態を記憶する記憶手段を有する情報処理装置の制御方法であって、
前記記憶手段に記憶された前記データの送信元に対応する担当者に対して、受信したデータの振分けを行う第１の振分けステップと、
前記受信したデータのうち、前記第１の振分け手段により担当者に振分けられなかったデータを、前記記憶手段に記憶された前記データの振分け状態に応じて振分けを行う第２の振分けステップと、
前記担当者の端末から、当該担当者が現在在席しているかを示す在席状況を受付ける在席状況受付けステップと、
前記在席状況受付けステップにより受付けた在席状況を管理する在席状況管理ステップと、を有し、
前記第２の振分けステップは、前記データの振分けを行う担当者の在席状況に応じて、在席しているユーザに対して振り分けを行い、一方、在席していないユーザに対しては振分けを行わないことを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項８】
送信元を特定可能なデータを受信し、対応する担当者に振分け可能で、前記データの送信元に対応する担当者、およびデータの振分け状態を記憶する記憶手段を有する情報処理装置で実行可能なプログラムであって、
前記記憶手段に記憶された前記データの送信元に対応する担当者に対して、受信したデータの振分けを行う第１の振分け手段と、
前記受信したデータのうち、前記第１の振分け手段により担当者に振分けられなかったデータを、前記記憶手段に記憶された前記データの振分け状態に応じて振分けを行う第２の振分け手段と、
前記担当者の端末から、当該担当者が現在在席しているかを示す在席状況を受付ける在席状況受付け手段と、
前記在席状況受付け手段により受付けた在席状況を管理する在席状況管理手段と、を有し、
前記第２の振分け手段は、前記データの振分けを行う担当者の現在の在席状況に応じて、在席しているユーザに対して振り分けを行い、一方、在席していないユーザに対しては振分けを行わないことを特徴とする情報処理装置として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
情報処理装置、送信先指定方法、およびそのプログラムに関し、特に、受信したデータを担当者に振分ける際に、振分けされるデータが特定の担当者に偏ることを防止する情報処理装置、送信先指定方法、およびそのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電話回線を利用してデータを受信するデータ通信装置の身近な例としては、ファクシミリ装置が知られている。ファクシミリ装置は、良く知られているように文書等をデジタル信号に変換して、ＦＡＸ番号で特定した相手先のファクシミリ装置に送信したり、ＦＡＸ番号で特定されたファクシミリ装置が受信したりする機能を有する。かかるファクシミリ装置によれば、例えば顧客に対して担当者を設定しておくことで、受信したファクシミリデータを担当者のフォルダに振分けることが可能となる。
【０００３】
特許文献１には、コールセンタにおける電話端末の各々について着信グループを決めておき、電話端末の現在状態が着信待ち状態にある電話端末のうちから、当該着信呼が指定する着信グループについて設定された電話端末を抽出して転送先とする技術が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−２９４８００号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１の技術は、コールセンタなどで電話による応答を前提としており、電話の着信があったときに着信待ち状態にある必要があった。
【０００６】
これに対して、ファクシミリデータは受信したものを蓄積したり出力したりすることで、後から処理することが可能であるので、担当顧客からのファクシミリデータを設定された担当者に振分けることが可能となっている。
【０００７】
一方、担当者の設定されていない顧客からファクシミリデータを受信した場合、均等に担当者に振分ける方法が考えられる。
【０００８】
しかしながら、担当顧客からのファクシミリデータを設定された担当者を含めて均等に割振りを行った場合、特定の担当者にファクシミリデータが偏ってしまうといった問題が発生する可能性がある。
【０００９】
そこで、本発明は、受信したファクシミリデータを送信元に対応した担当者に振分けを行いつつ、担当者に振分けられなかったファクシミリデータを均等に振分けることが可能な仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、送信元を特定可能なデータを受信し、対応する担当者に振分け可能な情報処理装置であって、前記データの送信元に対応する担当者、およびデータの振分け状態を記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された前記データの送信元に対応する担当者に対して、受信したデータの振分けを行う第１の振分け手段と、前記受信したデータのうち、前記第１の振分け手段により担当者に振分けられなかったデータを、前記担当者の端末から、当該担当者が現在在席しているかを示す在席状況を受付ける在席状況受付け手段と、前記在席状況受付け手段により受付けた在席状況を管理する在席状況管理手段と、を有し、前記第２の振分け手段は、前記データの振分けを行う担当者の現在の在席状況に応じて、在席しているユーザに対して振り分けを行い、一方、在席していないユーザに対しては振分けを行わないことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、受信したファクシミリデータを送信元に対応した担当者に振分けを行いつつ、担当者に振分けられなかったファクシミリデータを均等に振分けることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明に係る情報処理装置を含むデータ送信システムの一例を示すシステム構成図である。
【図２】クライアント端末１０１、１０２および送信サーバ１０３のハードウェア構成を示す図である。
【図３】本発明の情報処理装置（クライアント端末１０１、１０２）およびサーバ装置（ファクシミリサーバ３０３）を含む送信システムが備える機能構成の一例を示す機能構成図である。
【図４】本実施の形態のファクシミリ用プリンタドライバを選択する際の印刷ダイアログ画面の一例である。
【図５】本実施の形態のファクシミリシステムへのログオンを行う際の認証要求画面の一例である。
【図６】本実施の形態のファクシミリシステムにログオンした際のデータ送信先を選択する選択画面の一例である。
【図７】本実施形態のファクシミリシステムにより受信データが振分けて表示される画面の一例を示す図である。
【図８】本実施形態のファクシミリシステムの担当者テーブルの一例を示す図である。
【図９】本実施形態のファクシミリシステムのユーザテーブルの一例を示す図である。
【図１０】本実施形態のファクシミリシステムにおける振分け件数のカウントの条件を指定する画面の一例を示す図である。
【図１１】情報処理装置（クライアント端末）とファクシミリサーバにおけるデータ送信処理の制御の一例を示すフローチャートである。
【図１２】ファクシミリサーバにおける振分け処理の一例を示すフローチャートである。
【図１３】本実施形態のファクシミリサーバにおける振分け処理の振分け条件の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る情報処理装置および送信先指定方法およびそのプログラムの実施形態について詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明に係る情報処理装置を含むデータ送信システムの一例を示すシステム構成図である。本発明の情報処理装置に好適なクライアント装置１０１およびクライアント装置１０２は、例えば、パーソナルコンピュータであり、ネットワーク通信機能を備え、ＬＡＮ１０５（ローカルエリアネットワーク）を介してファクシミリサーバ１０３とデータ通信が可能である。
【００１５】
ファクシミリサーバ１０３は、公衆回線１０６を介してファクシミリ送受信機能を備えるＦＡＸ通信カード１０４を備えている。
【００１６】
本システムは、最も基本的な通信インフラの１つであるファクシミリ（以下、ＦＡＸとも呼ぶ）を、インターネット／イントラネットを含めたネットワークシステムに統合し、ＴＣＰ／ＩＰネットワーク対応のＦＡＸサーバシステムである。
【００１７】
具体的には、ファクシミリサーバ１０３は、米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）  Ｓｅｒｖｅｒが稼働し、ＦＡＸ通信カード１０４を装着し、後述するファクシミリシステム用サーバモジュール（図３の３０３）をインストールすることで、ＰＣベースのＦＡＸ送受信ができる。送受信したＦＡＸイメージや送受信情報は、ファクシミリサーバ１０３の記憶部に電子化されて蓄積され、一元管理される。
【００１８】
そして、クライアント端末１０１（１０２）には、後述するファクシミリシステム用クライアントモジュール（図３の３０２）を起動させることで、ファクシミリサーバ１０３の記憶部に蓄積されている送受信データの確認や、管理者権限でログオンすることでファクシミリサーバ１０３側の各種設定ができる。
【００１９】
また、クライアント端末１０１（１０２）には、後述するファクシミリ用プリンタドライバをインストールすることで、米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）  ＯＳ上の各種文書アプリケーションから印刷実行と同じオペレーションでＦＡＸ送信が可能となっている。
【００２０】
ファクシミリ通信カード１０４は、アナログ公衆回線１０６だけでなく、ＩＮＳ６４回線、ＩＮＳ１５００回線のいずれかに接続することで、ＦＡＸデータの送受信が可能となっている。ＰＣＩやＥＩＳＡなどのシステムバスに増設するカードタイプのものや、ＵＳＢなどの形態で接続するようなＢＯＸタイプのものが利用可能である。
【００２１】
送信データは、各クライアント端末からＴＣＰ／ＩＰネットワークであるＬＡＮ１０５を経由してファクシミリサーバ１０３へ蓄積され、ファクシミリ通信カード１０４を動作させることで、順次送信される。
【００２２】
受信データは、ファクシミリサーバ１０３に蓄積され、各クライアント端末からファクシミリデータを閲覧可能なように記憶される。
【００２３】
図２は、クライアント端末１０１、１０２およびファクシミリサーバ１０３のハードウェア構成を示す図である。
【００２４】
図２に示すように、クライアント端末１０１、１０２およびファクシミリサーバ１０３では、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８が接続される。
【００２５】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２６】
ＲＯＭ２０３あるいは記憶装置である外部メモリ２１１は、ＣＰＵ２０１が実行する制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や、本データ先指定方法を実現するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムおよび必要な各種データ（データテーブルを含む）を保持している。
【００２７】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは記憶装置である外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。
【００２８】
入力コントローラ２０５は、キーボード２０９からの入力を制御する。ビデオコントローラ２０６は、表示部の一例であるＣＲＴ２１０への表示出力を制御する。メモリコントローラ２０７は、外部メモリ２１１に記憶されている情報を読み出しと、外部メモリ２１１への情報の書き込みを制御する。
【００２９】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、通信回線と接続してデータの送受信の制御を行う。クライアント端末の場合、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ＬＡＮ１０５を介するデータの送受信を制御し、一方、ファクシミリサーバ１０３の場合、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、同様にＬＡＮ１０５を介するデータの送受信の制御と、ＦＡＸ通信カード１０４として、公衆回線１０６を介するデータの送受信の制御も行うものとする。
【００３０】
なお、ファクシミリサーバ１０３の外部メモリ２１１には、後述する各種テーブルが格納されているものとする。また、後述する本発明の処理の一例を示すフローチャートを実行するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムも、この外部メモリ２１１に記憶されているものとする。
【００３１】
なお、外部メモリ２１１は情報を永続的に記憶するための媒体であって、その形態をハードディスク等の記憶装置に限定するものではない。例えば、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）などの媒体であってもよい。
【００３２】
図３は本発明の情報処理装置（クライアント端末１０１、１０２）およびサーバ装置（ファクシミリサーバ３０３）を含む送信システムが備える機能構成の一例を示す機能構成図である。
【００３３】
クライアント端末１０１、１０２は、ファクシミリ用プリンタドライバ３０１とファクシミリ用クライアントモジュール３０２を備えている。ファクシミリ用プリンタドライバ３０１は、送信データ生成部３０５、ログオン要求部３０６、送信画面表示部３０７、送信先選択部３０８、情報受信部３０９、およびデータ送信部３１０を機能構成として備えている。
【００３４】
また、ファクシミリ用クライアントモジュール３０２は、画面表示制御部３１１を備えている。これは、ファクシミリサーバに蓄積されたファクシミリデータなどを表示するためのものであり、ファクシミリサーバがこの機能を持つように構成することも可能である。
【００３５】
送信データ生成部３０５は、例えば文書作成アプリケーションプログラムで作成された文書データの印刷指示を受け付け、ＯＳ（オペレーティングシステム）を介して文書データの描画情報（ＤＤＩ関数：Ｄｅｖｉｃｅ  Ｄｒｉｖｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を受け取って、ＴＩＦＦ画像データを生成する。ＴＩＦＦ画像データの生成処理は既知の技術であるため詳細な説明は省略する。
【００３６】
また、本実施の形態では、生成される送信データのデータフォーマットとしてＴＩＦＦ画像データを用いているが、これに限られるものではなく、ＰＤＦ形式であっても、ビットマップ形式であってもよい。なお、送信データ生成部３０５による送信データの生成処理は、ログオン要求部３０６によるログオン要求前に行われて、クライアント端末１０１、１０２内の外部メモリに送信データがスプールされることになる。このように、先にデータ生成とスプール処理を行っておくことにより、文書アプリケーションによる印刷処理プロセスを早期に解放することができ、ユーザは文書アプリケーションを使用して文書の編集処理を再開したり、ファイルを閉じたりすることができる。
【００３７】
なお、ファクシミリ用プリンタドライバ３０１の出力先は、クライアント端末内の作業フォルダとなっており、外部出力ポートが指定されているわけではなく、作業フォルダ内に送信データファイルとして出力することになる。
【００３８】
ログオン要求部３０６は、印刷指示を受け付けた際にファクシミリ用プリンタドライバ３０１で呼び出される機能部であり、図４に示すような印刷ダイアログを開いて、出力先の指定４０１で、ファクシミリ用プリンタドライバを選択してＯＫボタン４０２を押下することにより本処理が開始される。
【００３９】
ＯＫボタンが押下されると、出力先の指定４０１がファクシミリ用プリンタドライバであるか判断し、ファクシミリ用プリンタドライバであれば図５に示すようなログオンを行う際の認証要求画面を表示する。この認証要求画面を介してユーザにより入力されたユーザＩＤ（ユーザ識別情報）とパスワードを含む認証情報を、認証先のサーバ（本実施の形態では、ファクシミリサーバ１０３に相当する）に送信することでログオン要求を行う。また、出力先の指定４０１で異なるプリンタドライバが指定されていれば、指定されたプリンタドライバを介した通常の印刷処理が行われる。
【００４０】
図５は、本実施形態のファクシミリ用プリンタドライバを選択する際の印刷ダイアログ画面の一例である。
【００４１】
ファクシミリシステムログオン画面５０１は、ファクシミリシステムへログオンする際に表示される。ユーザＩＤおよびパスワードは、ユーザテーブル３１６に記憶されている。サーバは、ファクシミリシステムが実行されているサーバのアドレスを示すものであり、表示されているように、ＩＰアドレスを指定してもよいし、サーバ名を指定してもよい。必要事項を入力してログオンボタン５０２を押下することによりログオンが実行される。
【００４２】
なお、「ログオン画面を表示」にチェックがされている場合に、本画面を表示し、チェックされていない場合は、入力済みのログオン情報を用いてログオンするようにすることもできる。
【００４３】
送信画面表示部３０７は、ログオン認証された際にファクシミリ用プリンタドライバ３０１で呼び出される機能部であり、図６に示すようなデータ送信先を選択するための選択画面を表示する機能を備えている。
【００４４】
図６は、本実施の形態のファクシミリシステムにログオンした際のデータ送信先を選択する選択画面の一例である。ファクシミリシステムの送信先選択画面６０１では、電話帳６０２を利用して送信先を指定するか、ＦＡＸ番号６０３でＦＡＸ番号を入力するかした後、送信ボタン６０４を押下することでファクシミリを送信することができる。
【００４５】
送信先選択部３０８は、送信画面表示部３０７により表示された選択画面を介してユーザにより入力・指定された送信先を決定する機能を備えている。ユーザの権限に従って、データの送信先として少なくとも任意の送信先を指定する第１の指定方法（ファクシミリ番号の番号入力）と送信先リストから選択する第２の指定方法（電話帳を開いて一覧から指定）で指定された送信先の選択を受け付けて決定する機能を備えている。
【００４６】
情報受信部３０９は、ファクシミリサーバ１０３と通信して、ログオン認証の認証結果とユーザ権限を受信したり、また、認証されたユーザが選択できる電話帳である送信先リストを受信したりする機能を備えている。
【００４７】
データ送信部３１０は、送信データ生成部３０５で生成された送信データを、送信先選択部３０８で決定された送信先にデータ送信すべく、ファクシミリサーバ１０３にデータ送信を行う。具体的には、作業フォルダにスプールされている送信データを、送信先選択部３０８で選択・決定された送信先の情報と共に、ファクシミリサーバ１０３のファクシミリシステム用サーバモジュールにアップロードして、データ送信登録が行われる。
【００４８】
なお、送信データ生成部３０５によるデータ生成処理をファクシミリ用プリンタドライバ３０１によるプロセスにし、ログオン要求部３０６、送信画面表示部３０７、送信先選択部３０８、情報受信部３０９、データ送信部３１０による各処理を、ファクシミリ用プリンタドライバ３０１から呼び出す別プロセス（別サービス）として実現してもよい。
【００４９】
画面表示制御部３１１は、クライアント端末の画面に、後述する各種画面の表示制御を行うための制御部である。  次にファクシミリシステム用サーバモジュール３０３の機能構成について説明する。
【００５０】
認証処理部３１２は、クライアント端末のログオン要求部３０６によりログオン要求を受け付けた場合に起動され、ログオン要求に含まれる認証情報のユーザ識別情報が、ユーザテーブル３１６に存在し、パスワードが一致しているか判断することにより認証処理を行う。
【００５１】
文書データ振分け部３１３は、受信したファクシミリデータを、ユーザに振分ける処理を行う。振分け処理の詳細については後述する。振分け情報記憶部３１４では、文書データ振分け部３１３による振分けのログを記憶する。履歴記憶部３１５では、振分けられたファクシミリデータのユーザによる処理履歴を記憶する。
【００５２】
ユーザテーブル３１６はユーザ名およびパスワードが記憶されている。ファクシミリシステムへのログオンの際に参照される。担当者テーブル３１７は、受信したファクシミリの送信元に対応するユーザが記憶されている。受信したファクシミリはナンバーディスプレイ情報などにより送信元が特定され、その送信元の担当であるユーザにファクシミリデータが振分けられる。ＦＡＸアイテムテーブル３１８は、ファクシミリサーバの送受信に関する全てのデータが記憶されている。
【００５３】
また、ファクシミリシステム用サーバモジュール３０３は、クライアント端末のデータ送信部３１０からデータ送信登録と受けた送信データの送信処理を行う。具体的には、ファクシミリシステム用サーバモジュール３０３は、ファクシミリ通信カード１０４のＦＡＸ送信部３２０に、送信先（ファクシミリ番号）を指定して、送信データの送信要求を行う。そして、ＦＡＸ通信部３２０は、指定された送信先に対して、公衆回線を介して送信データのファクシミリ送信を行う。
【００５４】
図７は、本実施形態のファクシミリシステムにより受信データが振分けて表示される画面の一例を示す図である。
【００５５】
ファクシミリサーバへ蓄積された送受信データは、クライアントモジュールにより、各クライアント端末１０１，１０２から、ビューア画面７００のようなイメージ参照することができる。
【００５６】
送受信履歴一覧、送受信ＦＡＸ画像、送受信時間、送信宛先、送信元ナンバーディスプレイなど、ＦＡＸ送受信に関わるさまざまな情報を確認することができる。画面への表示項目は設定により変更することが可能である。
【００５７】
ユーザのデータフォルダ７０１は、ユーザ「ＴａｋａＳａｉｇｏ」用のデータフォルダである。データは、一覧画面７０２に表示される。情報欄には、ステータスのアイコンが表示される。本実施例ではその他の項目として、会社名、性、名、ＩＤが表示されている。ＦＡＸアイテムテーブルに記憶されている項目であれば表示可能である。
【００５８】
次に、ＦＡＸアイテムテーブル７１０について説明する。図３のＦＡＸアイテムテーブル３１８に対応する。
【００５９】
アイテムＩＤ７１１、状態７１２、ユーザＩＤ７１３、会社名７１４、姓、名の各項目が記憶されており、ファクシミリサーバの全送受信データのテーブルである。例えば、アイテムＩＤ１２３４のデータは状態が「新規受信状態」であることが分かる。また、アイテムＩＤ１２３０は状態が「準備完了」となっているので、送信の準備が完了していることが分かる。
【００６０】
ビューア画面７００では、ＦＡＸアイテムテーブルのユーザＩＤ７１３で「ＴａｋａＳａｉｇｏ」として記憶されている５件のデータについて表示を行っている。表示されているデータをダブルクリックなどにより選択実行することでファクシミリデータの詳細が表示される。
【００６１】
図８は、本実施形態のファクシミリシステムの担当者テーブルの一例を示す図である。図３の担当者テーブル３１７に対応する。
【００６２】
得意先８０１は送信元の情報であり、例えば顧客などが対応する。ＦＡＸ番号８０２は送信元のＦＡＸ番号であり、ナンバーディスプレイなどで取得したＦＡＸ番号がこれに該当する場合は、対応する担当者にデータが振分けられることになる。
【００６３】
社名８０３は、ＦＡＸ番号８０２とセットで記憶されるものであるが、姓、名とともに必須の情報ではない。担当者８０４は、ファクシミリを受信する側であり、対応する送信元のＦＡＸ番号が記憶されている場合にファクシミリデータが振分けられることになる。ユーザＩＤ８０５は、ファクシミリシステムのユーザＩＤであり、ログオンの際にも利用されるものである。
【００６４】
図９は、本実施形態のファクシミリシステムのユーザテーブルの一例を示す図である。図３のユーザテーブル３１６に対応する。
【００６５】
ユーザＩＤ９０１は、ファクシミリシステムへログオンする際のユーザＩＤであり、パスワード９０２は、ログオンする際のパスワードである。あらかじめ管理者が決定しておき、ユーザがシステムへログオン後、自分で変更することが一般的に行われている。在席フラグ９０３は、対応するユーザが現在在席しているか否かが表示されている。後述する振分け処理において、在席しない人へは振分けを行わないような設定なっている場合に利用される項目である。
【００６６】
例えば在席設定画面９０４により設定される。在席設定画面９０４では、ユーザ「ＴａｋａＳａｉｇｏ」の在席設定画面の一例を示している。ログオンしたユーザは自分で状態の変更を行うことができ、他人の状態は参照のみ可能としている。管理者権限でログオンすると他のユーザの状態を変更することが可能なようにしてもよい。また、本設定アプリを使用せず、在席状況はスケジューラなどの別システムから取得するようにしてもよい。
【００６７】
図１０は、本実施形態のファクシミリシステムにおける振分け件数のカウントの条件を指定する画面の一例を示す図である。
【００６８】
図では、受信件数カウント期間１００１の設定を行うことができる。ここでは、担当者に振分けがなされた件数のカウントの期間を指定することができる。例えば「１日分」（０９：００〜１７：００）が指定されている場合、担当者ごとに、この時間帯に行われた受信件数をカウントし、集計される。
【００６９】
ユーザＩＤ１００１ごとに件数が集計される。振分け件数１００２は、振分け手段により振分けられた件数である。処理件数１００３はユーザが実際に処理した件数である。例えば、受信したファクシミリデータの状態が「表示済」である場合は処理したとみなすことができる。未処理件数１００４は、振分け件数から処理件数を引いたものである。これらの件数は、ユーザへの振分けを行う際の振分け条件として利用することが可能である。
【００７０】
次に、図１１および図１２のフローチャートを参照しながら、本発明に係る情報処理装置（クライアント端末）とファクシミリサーバを含む送信システム全体の詳細な処理について説明する。
【００７１】
図１１は、情報処理装置（クライアント端末）とファクシミリサーバにおけるファクシミリシステム全体の処理の一例を示すフローチャートである。本フローチャートは、外部メモリ２１１に格納された本発明のプログラムが、クライアント端末あるいはファクシミリサーバのＲＡＭ２０２をワークエリアとしてＣＰＵ２０１が実行することにより実現される。
【００７２】
まずステップＳ１１０１で、ファクシミリサーバがファクシミリデータを受信する。次にステップＳ１１０２にて振分け処理を実行する。詳細については、図１２で後述する。
【００７３】
振分け処理が行われると、ステップＳ１１１０にて、クライアント装置の表示部にて図７に示したビューア画面の表示が可能となる。クライアントはクライアントモジュールを起動することで表示を行うことができる。
【００７４】
ステップＳ１１１１では、クライアント端末で行われるＦＡＸに関連する操作が行われ、ステップＳ１１０３で、ファクシミリサーバがそのログを取得して処理を終了する。ＦＡＸ操作とは、受信したファクシミリデータの表示などを指す。ここで取得されたログは履歴記憶部３１５に記憶される。
【００７５】
図１２は、ファクシミリサーバにおける振分け処理の一例を示すフローチャートである。本フローチャートは、外部メモリ２１１に格納された本発明のプログラムが、クライアント端末あるいはファクシミリサーバのＲＡＭ２０２をワークエリアとしてＣＰＵ２０１が実行することにより実現される。
【００７６】
ステップＳ１２０１で、送信元のＦＡＸが取得できたかどうかを判定する。送信元のＦＡＸ番号の取得ができなかった場合には、ステップＳ１２０５に進む。一方、送信元のＦＡＸ番号が取得できた場合には、ステップＳ１２０２に進みステップＳ１２０１で取得したＦＡＸ番号の照会を行う。具体的には、受信したファクシミリデータから取得した送信元ＦＡＸ番号が、担当者テーブル３１７に含まれているかどうかを判定する。ここで、対応する担当者が含まれていた場合は、ステップＳ１２０３に進み、担当者へ受信データの振分けを行う。
【００７７】
一方、送信元ＦＡＸ番号が担当者テーブルに含まれていない場合は、ステップＳ１２０５に進み、履歴に応じて振分けを行う。ステップＳ１２０５で扱うファクシミリデータは、送信元番号が取得できなかったか、送信元番号が担当者テーブルに含まれていなかったファクシミリデータである。振分け条件の例を図１３に示す。
【００７８】
図１３は、本実施形態のファクシミリサーバにおける振分け処理の振分け条件の一例を示す図である。図１２のステップＳ１２０５の履歴に応じて振分けを行う、振分け条件に対応する。
【００７９】
条件がＡ〜Ｄまで指定可能であり、指定された条件により振分け処理を行う。Ａの「担当者テーブルによる振分けが行われなかったユーザにラウンドロビン方式で振分け」は、
【００８０】
担当のいない送信元から送られてきたファクシミリデータに関して、担当者として振分けが行われていないユーザに対して、単に順番に振分けを行うものである。
【００８１】
Ｂ〜Ｄに関しては、図１０の受信件数のカウントを利用して判定される。Ｂの「受信件数が少ないユーザ順に振分け」では、振分け件数１００２の少ない順に、データの振分けを行い、Ｃの「処理件数が少ない順に振分け」では、処理件数１００３の少ない順に振分けを行う。Ｄの「未処理件数が少ない順に振分け」では、未処理件数１００４の少ない順に振分けが行われる。
【００８２】
ステップＳ１２０５による振分けが行われると、ステップＳ１２０６で担当者が在席しているかどうかの判定を行う。この処理は、設定により実行することも実行しないようにすることも可能である。本実施例では、振分けを行っているのは、受信したファクシミリデータであり、ファクシミリデータの場合は、振分けされる担当者が不在であっても後日閲覧することも可能である。
【００８３】
しかしながら、業務によっては、迅速な対応が求められる場合も想定できる。そこで。このステップは、振分けされるユーザは在席しているかどうかを条件とするものである。また、このステップは、ステップＳ１２０２により担当者が存在するデータであっても、その担当者が在席がどうかの判定を行うように構成することもできる。その場合、ステップＳ１２０３の処理のあと、ステップＳ１２０６の処理を実行するようにすればよい。
【００８４】
担当者が在席しているかどうかは、図９に示すユーザテーブルの在席フラグ９０３を参照することにより判定することができる。
【００８５】
ステップＳ１２０６で担当者が不在であった場合は、ステップＳ１２０５に戻り、次の担当者へ振分けを行う。一方、担当者が在席していた場合には、ステップＳ１２０４で振分けを実行する。
【００８６】
ステップＳ１２０３やステップＳ１２０５で行った振分け処理は、振分けを行うユーザの候補を決定する処理であって、ステップＳ１２０４において実際にファクシミリデータの振分け処理を行う。具体的には、図７に示すようビューア画面のユーザごとのフォルダにデータを格納してもよいし、ＦＡＸアイテムテーブル７１０にユーザＩＤを書き込む処理を行ってもよい。
【００８７】
以上説明したように、本実施の形態によれば、受信したファクシミリデータを送信元に対応した担当者に振分けを行いつつ、担当者に振分けられなかったファクシミリデータを均等に振分けることが可能となる。
【００８８】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【００８９】
また、本発明におけるプログラムは、図１１および図１２に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図１１および図１２の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図１１および図１２の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【００９０】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００９１】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００９２】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【００９３】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９４】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９５】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００９６】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００９７】
１０１  クライアント端末
１０２  クライアント端末
１０３  ファクシミリサーバ
１０４  ＦＡＸ通信カード
１０５  ＬＡＮ
１０６  公衆回線
３０１  ファクシミリ用プリンタドライバ
３０２  ファクシミリシステム用クライアントモジュール
３０３  ファクシミリシステム用サーバモジュール
３０６  ログオン要求部
３０７  送信画面表示部
３１０  データ送信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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