(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
案件毎に区別して費用を管理する管理サーバと通信可能な費用登録システムであって、
文書をファクス受信した場合に、前記ファクス受信した文書の送信元番号に基づき、当該ファクス受信した文書に関連する案件を特定し、当該特定された案件を担当するユーザに対して、当該ファクス受信した文書に関する確認画面を表示させるためのＵＲＬを送信する送信手段と、
前記送信手段が送信したＵＲＬに基づく前記確認画面の要求を前記ユーザが使用する装置から受けた場合に、前記ファクス受信した文書の送信元番号に基づき特定される案件が候補として表示される前記確認画面を前記ユーザが使用する装置に対して応答する応答手段と、
前記確認画面を介してユーザが入力した、ファクス受信の費用を管理するために使用される情報を受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した情報を前記管理サーバに登録する登録手段と、
を備えることを特徴とする費用登録システム。
【請求項２】
前記ファクス受信にかかった費用を算出する算出手段を更に備え、
前記確認画面には、前記算出手段により算出された費用が表示されることを特徴とする請求項１に記載の費用登録システム。
【請求項３】
前記ファクス受信した文書を前記管理サーバに転送する転送手段を更に備えることを特徴とする請求項１または２に記載の費用登録システム。
【請求項４】
前記ファクス受信した文書の送信元番号が前記管理サーバで管理されているか否かを判定する判定手段を更に備え、
前記ファクス受信した文書の送信元番号が前記管理サーバで管理されていると判定された場合は、前記転送手段による文書の転送を行い、前記ファクス受信した文書の送信元番号が前記管理サーバで管理されていないと判定された場合は、前記転送手段による文書の転送を行わないことを特徴とする請求項３に記載の費用登録システム。
【請求項５】
前記転送手段による文書の転送を行わない場合に、当該文書を保存する保存手段を更に備えることを特徴とする請求項３または４に記載の費用登録システム。
【請求項６】
前記確認画面には、前記ファクス受信した文書のプレビュー表示が含まれることを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の費用登録システム。
【請求項７】
前記ファクス受信の費用を管理するために使用される情報は、前記ファクス受信した文書の種別を示す情報を含み、
前記確認画面において、種別の候補が示されることを特徴とする請求項１から６のいずれか１項に記載の費用登録システム。
【請求項８】
前記ファクス受信の費用を管理するために使用される情報は、前記ファクス受信にかかった費用を示す情報を含むことを特徴とする請求項１から７のいずれか１項に記載の費用登録システム。
【請求項９】
案件毎に区別して費用を管理する管理サーバと通信可能な費用登録システムにおける費用登録方法であって、
文書をファクス受信した場合に、前記ファクス受信した文書の送信元番号に基づき、当該ファクス受信した文書に関連する案件を特定し、当該特定された案件を担当するユーザに対して、当該ファクス受信した文書に関する確認画面を表示させるためのＵＲＬを送信する送信工程と、
前記送信工程で送信したＵＲＬに基づく前記確認画面の要求を前記ユーザが使用する装置から受けた場合に、前記ファクス受信した文書の送信元番号に基づき特定される案件が候補として表示される前記確認画面を前記ユーザが使用する装置に対して応答する応答工程と、
前記確認画面を介してユーザが入力した、ファクス受信の費用を管理するために使用される情報を受信する受信工程と、
前記受信工程で受信した情報を前記管理サーバに登録する登録工程と、
を備えることを特徴とする費用登録方法。
【請求項１０】
請求項９に記載の費用登録方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクス受信した文書に関する費用の登録を行う費用登録システム、費用登録システムにおける費用登録方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許事務所や法律事務所（以下、事務所）などでは、顧客のために行った作業で発生した費用を顧客に請求することが行われている。この場合の請求は、顧客から依頼された案件単位で行われる場合が多い。この場合の案件とは、例えば、ある会社が他の会社と契約を締結することに関する契約案件や、ある会社が原告または被告となっている訴訟に関する訴訟案件などが含まれる。
事務所では、案件単位での請求を行うために、案件毎に区別して費用を管理している。この場合の費用とは、例えば、ある作業を行うためにかかった人件費や、コピーやプリントで消費した用紙代、或いは、ファクス送受信にかかった通信費などが含まれる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００８−１６０５３１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上述した案件毎の費用管理を行うにあたり、特に、ファクス受信に関する費用を登録するのに手間がかかるという問題がある。従来、ファクス受信に関する費用を登録するには、ユーザが、受信したファクス文書のページ数などから受信費用を計算し、受信したファクス文書がどの案件に関連するものかを特定し、更に、これらの作業に要した人件費を計算しなければならなかった。
特許文献１には、ファクス文書を受信したことをユーザに通知するシステムが開示されている。また、ファクス受信した文書を自動的にファイル化し、文書管理サーバに登録することも知られている。しかしながら、ファクス受信に関する費用の登録の手間を軽減する方法は知られておらず、ファクス受信に関する費用の登録には依然としてユーザによる面倒な作業が必要となっている。
本発明は、上記の課題に鑑みなされたものであり、ファクス受信に関する費用を登録するためのユーザの手間を軽減する仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記の目的を達成するために本発明の費用登録システムは、案件毎に区別して費用を管理する管理サーバと通信可能な費用登録システムであって、文書をファクス受信した場合に、前記ファクス受信した文書の送信元番号に基づき、当該ファクス受信した文書に関連する案件を特定し、当該特定された案件を担当するユーザに対して、当該ファクス受信した文書に関する確認画面を表示させるためのＵＲＬを送信する送信手段と、前記送信手段が送信したＵＲＬに基づく前記確認画面の要求を前記ユーザが使用する装置から受けた場合に、前記ファクス受信した文書の送信元番号に基づき特定される案件が候補として表示される前記確認画面を前記ユーザが使用する装置に対して応答する応答手段と、前記確認画面を介してユーザが入力した、ファクス受信の費用を管理するために使用される情報を受信する受信手段と、前記受信手段が受信した情報を前記管理サーバに登録する登録手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、ファクス受信に関する費用を登録するためのユーザの手間を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】本発明の実施形態における画像処理システムの全体図である。
【図２】本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態における案件管理サーバ１０３の構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の実施形態におけるファクス受信管理リスト４００を示す図である。
【図５】本発明の実施形態における案件管理リスト５００を示す図である。
【図６】本発明の実施形態における文書管理リスト６００を示す図である。
【図７】本発明の実施形態における費用管理リスト７００を示す図である。
【図８】本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の動作を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態における通知メールの内容を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の動作を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態におけるＰＣ１０２の操作画面を示す図である。
【図１２】本発明の実施形態におけるＰＣ１０２の操作画面を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態における画像処理システム全体の動作を示すシーケンス図である。
【図１４】本発明の実施形態における画像処理システムの全体図である。
【図１５】本発明の実施形態におけるＭＦＰ１０１の動作を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を詳しく説明する。なお、以下の実施の形態は特許請求の範囲に係る発明を限定するものでなく、また実施の形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【０００９】
＜第１の実施形態＞
まず、本発明の第１の実施形態について説明する。図１は、画像処理システムの全体図である。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００上には、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０１、ＰＣ１０２、案件管理サーバ１０３が互いに通信可能に接続されている。ＭＦＰ１０１は、画像処理装置の一例である。ＰＣ１０２は、情報処理装置の一例である。案件管理サーバ１０３は、管理サーバの一例である。
【００１０】
また、ＭＦＰ１０１は、ＰＳＴＮ（公衆電話回線網）１１０に接続され、図示しないファクス装置との間でファクス送受信を行うことができる。また、ＭＦＰ１０１はＷｅｂサーバを有し、ＰＣ１０２はＷｅｂブラウザを有する。これにより、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバが提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）に基づく画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザで表示し、ＭＦＰ１０１に対する操作指示をＰＣ１０２のユーザから受け付けることができる。また、ＭＦＰ１０１は、案件管理サーバ１０３が提供するＷｅｂサービスに対して、ＨＴＴＰ／ＨＴＴＰＳを用いて通信を行う。図１では、案件管理サーバ１０３がＬＡＮ１００上に存在する例を示したが、案件管理サーバ１０３はインターネット上に存在しても良い。また、案件管理サーバ１０３を、複数のサーバが連携して処理を行うクラウドサーバとして構成しても良い。
【００１１】
なお、ここではＭＦＰ１０１を費用登録システムと称するものとするが、ＭＦＰ１０１及びＰＣ１０２を費用登録システムと称してもよい。或いは、ＭＦＰ１０１、ＰＣ１０２、及び案件管理サーバ１０３を費用登録システムと称してもよい。
【００１２】
図２は、ＭＦＰ１０１の構成を示すブロック図である。ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して読取制御や送信制御などの各種制御を行う。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０１の場合は、１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３またはＨＤＤ２１４）を用いて後述するフローチャートに示す各処理を実行するものとするが、他の態様であっても構わない。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭまたはＨＤＤを協働させて後述するフローチャートに示す各処理を実行するようにすることもできる。
【００１３】
ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２２０と制御部２１０を接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられている。
【００１４】
プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２１と制御部２１０を接続する。プリンタ２２１で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２１において記録媒体上に印刷される。
【００１５】
スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２２と制御部２１０を接続する。スキャナ２２２は、原稿上の画像を読み取って画像データ（画像ファイル）を生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０１は、スキャナ２２２で生成された画像データ（画像ファイル）をファイル送信またはメール送信することができる。
【００１６】
モデムＩ／Ｆ２１８は、モデム２２３と制御部２１０を接続する。モデム２２３は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＰＳＴＮ１１０に接続する。モデム２２３は、ＰＳＴＮ１１０上のファクス装置との間でファクス通信を実行する。
【００１７】
ネットワークＩ／Ｆ２１９は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ２１９は、ＬＡＮ１００上の外部装置（ＰＣ１０２や案件管理サーバ１０３など）に画像データや各種情報を送信したり、ＬＡＮ１００上の外部装置から各種情報を受信したりする。
【００１８】
図３は、案件管理サーバ１０３の構成を示すブロック図である。ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、案件管理サーバ１０３全体の動作を制御する。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。
【００１９】
ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（案件管理サーバ１０３）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、ＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００２０】
図４は、ＭＦＰ１０１のＨＤＤ２１４に記憶されるファクス受信管理リスト４００を示す。ＭＦＰ１０１が文書をファクス受信すると、ファクス受信管理リスト４００に新たなレコードが追加され、ファクス受信に関する情報が管理される。
【００２１】
受信ＩＤ４０１は、各々のファクス受信を一意に示す情報である。保存場所４０２は、ファクス受信した文書が保存されている場所及び保存場所において文書に付与された文書ＩＤを示す情報である。保存場所４０２が「Ｓｅｒｖｅｒ＿０３０２」となっている場合は、ファクス受信した文書が案件管理サーバ１０３（のＨＤＤ３１４）に保存され、「０３０２」という文書ＩＤで管理されていることを示している。また、保存場所４０２が「Ｌｏｃａｌ＿０００１」となっている場合は、ファクス受信した文書がＭＦＰ１０１（のＨＤＤ２１４）に保存され、「０００１」という文書ＩＤで管理されていることを示している。
【００２２】
受信日時４０３は、文書をファクス受信した日時を示す情報である。受信費用４０４は、文書をファクス受信するのにかかった費用を示す情報である。枚数４０５は、ファクス受信した文書の枚数を示す情報である。ＭＦＰ１０１では、１枚の文書をファクス受信するのにかかる費用の単価（通信費や装置使用料を含む）が予め決められており、この単価と枚数４０５が示す枚数から受信費用４０４が得られる。なお、ＭＦＰ１０１が複数の電話回線に接続されている場合、回線毎に異なる単価を設定できるようにしても良い。送信元番号４０６は、ファクス受信した文書の送信元の電話番号を示す情報である。
【００２３】
図５は、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶される案件管理リスト５００を示す。ＭＦＰ１０１が設置されている事務所に対して顧客から新たな案件の依頼があると、案件管理リスト５００に新たなレコードが追加され、案件に関する情報が管理される。
【００２４】
案件ＩＤ５０１は、各々の案件を一意に示す情報である。案件名５０２は、案件の名称を示す情報である。顧客名５０３は、案件を依頼した顧客（会社）の名称を示す情報である。電話番号５０４は、顧客の電話番号を示す情報である。担当者５０５は、事務所の所員（ＭＦＰ１０１のユーザ）のうち、各案件を担当する担当者を示す情報である。
【００２５】
図６（ａ）（ｂ）は、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶される文書管理リスト６００を示す。文書ＩＤ６０１は、各々の文書を一意に示す情報である。文書名６０２は、文書の名称を示す情報である。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書には、ファクス受信した日時及びファクスの送信元番号に基づく文書名が自動付与される。例えば、「２０１２０３０１１２３０１０＿０３１１１１１１１１」は、０３−１１１１−１１１１の電話番号から送信され、２０１２年３月１日１２時３０分１０秒に受信されたことを意味する。
【００２６】
種別６０３は、文書の種別を示す情報である。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書には、「ファクス受信文書」という種別が付与される。案件ＩＤ６０４は、文書が関連する案件を示す情報である。例えば、文書ＩＤが「０３０１」の文書の案件ＩＤは「０２０３」となっており、図５を参照すると、この文書がＤ社の「訴訟」案件に関連するものであることが分かる。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書のうち、どの案件に関連するものであるかが特定されていない文書は、案件ＩＤが「‐」となっている。
【００２７】
顧客名６０５は、文書が関連する案件の顧客を示す情報である。文書に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の顧客が顧客名６０５によって示されている。また、文書がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合であっても、文書がどの顧客に関連するかが特定されていれば、顧客名６０５に顧客を示す情報が格納される。
【００２８】
担当者６０６は、文書が関連する案件を担当する担当者を示す情報である。文書に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の担当者が担当者６０６によって示されている。また、文書がＭＦＰ１０１から転送されたものであって、文書がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合は、担当者６０６にＭＦＰ１０１を示す情報が格納される。
【００２９】
なお、文書管理リスト６００で管理される文書は、ＭＦＰ１０１がファクス受信したものに限らない。例えば、ＭＦＰ１０１のスキャナ２２２で原稿を読み取って生成された画像データも文書管理リスト６００で管理される。更には、ＰＣ１０２にインストールされた文書作成アプリケーションで作成されたアプリケーションデータも文書管理リスト６００で管理される。
【００３０】
図７（ａ）（ｂ）は、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に記憶される費用管理リスト７００を示す。費用ＩＤ７０１は、各々の費用を一意に示す情報である。日時７０２は、費用が発生した日時を示す情報である。種別７０３は、費用の種別（費用が発生した作業の内容）を示す情報である。
【００３１】
費用７０４は、費用の請求金額を示す情報である。案件ＩＤ７０５は、費用が関連する案件を示す情報である。この情報により、費用が案件毎に区別して管理される。例えば、費用ＩＤが「０４０１」の費用の案件ＩＤは「０２０３」となっており、図５を参照すると、この費用がＤ社の「訴訟」案件に関連するものであることが分かる。ＭＦＰ１０１によってファクス受信され、自動的に案件管理サーバ１０３に転送された文書のうち、どの案件に関連するものであるかが特定されていない文書のファクス受信費用は、案件ＩＤが「‐」となっている。
【００３２】
顧客名７０６は、費用が関連する案件の顧客を示す情報である。費用に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の顧客が顧客名７０６によって示されている。また、費用がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合であっても、費用がどの顧客に関連するかが特定されていれば、顧客名７０６に顧客を示す情報が格納される。
【００３３】
担当者７０７は、費用が関連する案件を担当する担当者を示す情報である。費用に案件ＩＤが付与されている場合は、案件ＩＤが示す案件の担当者が担当者７０７によって示されている。また、文書がＭＦＰ１０１から転送されたものであって、費用がどの案件に関連するかが特定されていない（案件ＩＤが付与されていない）場合は、担当者７０７にＭＦＰ１０１を示す情報が格納される。
【００３４】
関連文書ＩＤ７０８は、費用が発生した作業に関連する文書を示す情報である。例えば、費用ＩＤが「０４０２」となっている費用には、関連文書ＩＤとして「０３０２」が格納されており、図６の文書管理リスト６００において「０３０２」の文書ＩＤで管理される文書をファクス受信したことにより発生した費用であることが分かる。「打合せ」のように、関連する文書が存在しない場合は、関連文書ＩＤに「‐」が格納される。
【００３５】
図８は、ＭＦＰ１０１がファクス受信した場合の一連の動作を説明するフローチャートである。図８のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００３６】
ステップＳ８０１では、ＰＳＴＮ１１０を介して送信されてきた文書をファクス受信する。ステップＳ８０２では、ファクス受信した文書の枚数に基づき、受信費用を算出する。受信費用の算出は、１枚あたりの単価に枚数を乗じる方法や、枚数と費用を対応付けたテーブルから枚数に応じた費用を取得する方法が考えられるが、これらの方法以外の方法を採用しても良い。例えば、枚数に関係なく、通話時間の長さに応じて受信費用を算出するようにしても良い。
【００３７】
ステップＳ８０３では、案件管理サーバ１０３に対して案件管理リスト５００を要求し、案件管理サーバ１０３から案件管理リスト５００を取得する。ステップＳ８０４では、ステップＳ８０１でファクス受信した文書の送信元番号が、ステップＳ８０３で取得した案件管理リスト５００の電話番号５０４に含まれるか否かを判定する。
【００３８】
判定の結果、含まれる場合はステップＳ８０５に進み、含まれない場合はステップＳ８０８に進む。ステップＳ８０５では、ステップＳ８０１でファクス受信した文書を案件管理サーバ１０３に転送し、案件管理サーバ１０３のＨＤＤ３１４に保存する。ステップＳ８０６では、ステップＳ８０５での文書の転送が成功したか否かを判定し、成功した場合はステップＳ８０７に進み、成功しなかった（失敗した）場合はステップＳ８０８に進む。
【００３９】
ステップＳ８０７では、ファクス受信にかかった費用を費用管理リスト７００に登録する。具体的に、ＭＦＰ１０１は、案件管理サーバ１０３に対して次の処理を行うように要求する。まず、費用管理リスト７００に新たなレコードを追加する。そして、日時７０２にファクス受信の日時を、種別７０３に「ファクス受信」を、費用７０４にステップＳ８０２で算出した受信費用を、それぞれ格納する。
【００４０】
また、ステップＳ８０４の判定で一致した電話番号を基に、その電話番号に対応する顧客名を案件管理リスト５００から取得し、取得した顧客名を顧客名７０６に格納する。なお、案件管理リスト５００からの顧客名の取得は、ＭＦＰ１０１が行ってもよいし、ＭＦＰ１０１から送信元番号を通知された案件管理サーバ１０３が行ってもよい。
【００４１】
また、顧客名７０６が示す顧客の案件が案件管理テーブル５００に１件しかない場合は、その案件の案件ＩＤを案件ＩＤ７０５に格納する。顧客名７０６が示す顧客の案件が複数存在する場合は、この段階ではまだ案件を特定することができないため、案件ＩＤ７０５に「‐」を格納する。
【００４２】
また、顧客名７０６が示す顧客の案件が案件管理テーブル５００に１件しかない場合は、その案件の担当者を担当者７０７に格納する。顧客名７０６が示す顧客の案件が案件管理テーブル５００に複数存在し、且つ、各案件の担当者が同一である場合も、その担当者を担当者７０７に格納する。顧客名７０６が示す顧客の案件が複数存在し、且つ、各案件の担当者が異なる場合は、この段階ではまだ担当者を特定することができないため、担当者７０７に「ＭＦＰ１０１」を格納する。また、ステップＳ８０５で文書を転送した際に案件管理サーバ１０３が発行した文書ＩＤを、関連文書ＩＤ７０８に格納する。
【００４３】
一方、ステップＳ８０８では、ファクス受信した文書をＭＦＰ１０１のＨＤＤ２１４に保存する。なお、ファクス受信文書は、案件管理サーバ１０３やＭＦＰ１０１に保存される前にＰＤＦファイルに変換されるものとするが、他のフォーマットに変換するようにしても構わない。
【００４４】
ステップＳ８０９では、ファクス受信管理リスト４００に新たなレコードを追加し、保存場所４０２、受信日時４０３、受信費用４０４、枚数４０５、送信元番号４０６の情報をそれぞれ格納する。
【００４５】
ステップＳ８１０では、文書をファクス受信したことをユーザに通知するため、及び、案件、種別、ファイル名、費用の登録を行うようにユーザに促すための通知メールを作成し、送信する。
【００４６】
図９は、ステップＳ８１０で送信される通知メールの内容を示す図である。Ｆｒｏｍ９０１には、通知メールを送信するＭＦＰ１０１のメールアドレスが記述される。Ｔｏ９０２には、通知メールの宛先となるメールアドレスが記述される。通知メールの宛先は、以下のように決定される。ステップＳ８０４において、ファクス受信した文書の送信元番号が案件管理リスト５００に含まれると判定された場合は、一致した電話番号を基に、その電話番号に対応する顧客の案件を担当する担当者を案件管理リスト５００から取得する。そして、取得した担当者のメールアドレスを図示しないテーブルから取得し、取得したメールアドレスをＴｏ９０２に記述する。なお、一致した電話番号に対応する顧客の案件が複数存在し、それらの担当者が異なる場合は、各担当者のメールアドレスがＴｏ９０２にそれぞれ記述される。一方、ファクス受信した文書の送信元番号が案件管理リスト５００に含まれないと判定された場合は、管理者のメールアドレスまたは事務所内のメーリングリストのメールアドレスをＴｏ９０２に記述する。
【００４７】
Ｓｕｂｊｅｃｔ９０３には、ファクス受信通知である旨のメッセージとファクス受信日時が記述される。
【００４８】
ＵＲＬ９０４は、ファクス受信した文書の内容を確認し、案件、種別、ファイル名、費用の登録を行う場合に使用するＵＲＬである。ＵＲＬの文字列のうち、「ｍｆｐ１０１．ｘｘｘ．ｃｏｍ」がＭＦＰ１０１を示し、「ｓｅｔＥｘｐｅｎｓｅＦｏｒＦａｘ／ｖｉｅｗ．ｃｇｉ」が確認画面の表示を示している。また、クエリ部分の「ｉｄ＝０１０１」は、ファクス受信管理リスト４００において「０１０１」の受信ＩＤで管理されているファクス受信を示している。ＵＲＬ９０５は、ファクス受信した文書の一覧を表示させる場合に使用するＵＲＬである。ＵＲＬの文字列のうち、「ｍｆｐ１０１．ｘｘｘ．ｃｏｍ」がＭＦＰ１０１を示し、「ｓｅｔＥｘｐｅｎｓｅＦｏｒＦａｘ／ｌｉｓｔ．ｃｇｉ」が一覧画面の表示を示している。添付ファイル９０６は、ステップＳ８０１でファクス受信した文書のサムネイル画像である。
【００４９】
図１０は、ファクス受信した文書の内容をユーザが確認し、案件、種別、ファイル名、費用の登録を行う場合の、ＭＦＰ１０１の動作を説明するフローチャートである。図１０のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ＭＦＰ１０１のＣＰＵ２１１がＨＤＤ２１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。図１０のフローチャートは、図９の通知メールを受け取ったＰＣ１０２のユーザが、ＵＲＬ９０４を選択した場合に開始される。
【００５０】
ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザから確認画面の要求を受けたＭＦＰ１０１は、ステップＳ１００１において、ＰＣ１０２のユーザの認証が済んでいるか否かを判定する。ここでは、ＷｅｂブラウザからのＨＴＴＰヘッダ含まれるセッション情報に基づいて判定を行う。認証済みであればステップＳ１００５に進み、認証済みでなければステップＳ１００２に進む。ステップＳ１００２では、ユーザからの認証情報の受け付けを行うための認証画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザに応答する。認証画面には、ユーザから認証情報を受け付けるためのＧＵＩコントロールが含まれる。
【００５１】
ステップＳ１００３では、認証画面を介してユーザが入力した認証情報をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザから受信する。ステップＳ１００４では、ステップＳ１００３で受信した認証情報を案件管理サーバ１０３に送信し、案件管理サーバ１０３による認証が成功したか否かを判定する。認証が成功した場合はステップＳ１００５に進み、認証が成功しなかった（失敗した）場合はステップＳ１００２に戻る。
【００５２】
ステップＳ１００５では、ステップＳ８０１でファクス受信した文書を取得する。例えば、図９のＵＲＬ９０４の場合、クエリ部分の「ｉｄ＝０１０１」がファクス受信管理リスト４００の受信ＩＤが「０１０１」であることを示しているため、これに対応する保存場所４０２の情報「Ｓｅｒｖｅｒ＿０３０２」を取得する。そして、この情報に従って、文書ＩＤが「０３０２」の文書を案件管理サーバ１０３に要求する。また、図９のＵＲＬ９０４のクエリ部分が「ｉｄ＝０１０２」であれば、これに対応する保存場所情報４０２の情報「Ｌｏｃａｌ＿０００１」を取得する。そして、この情報に従って、文書ＩＤが「０００１」の文書をＭＦＰ１０１のＨＤＤ２１４から読み出す。
【００５３】
ステップＳ１００６では、案件管理サーバ１０３に対して案件管理リスト５００を要求し、案件管理サーバ１０３から案件管理リスト５００を取得する。ここでは、案件管理リスト５００の全てを取得しても良いし、ステップＳ１００４で認証されたユーザが担当する案件のレコードのみを取得しても良い。ステップＳ１００７では、図１１に示す確認画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザに応答する。
【００５４】
図１１は、ＰＣ１０２のディスプレイに表示される操作画面の一例を示す図である。図１１の画面は、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバが提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）に基づきＰＣ１０２のＷｅｂブラウザによって表示される。
【００５５】
案件名１１０１は、ステップＳ１００５で取得した文書の案件名を示す。例えば、ファクス受信管理リスト４００の受信ＩＤが「０１０１」のファクス受信は、送信元番号４０６が「０３−１１１１−１１１１」となっている。この電話番号を元に、案件管理リスト５００の電話番号５０４を参照すると、案件ＩＤが「０２０１」「０２０２」「０２０４」の案件が該当する。ここで、ステップＳ１００４で認証されたユーザが「ＵｓｅｒＡ」であるとすると、このユーザが担当する案件は「０２０１」と「０２０４」となる。この場合、図１１の画面の案件名１１０１は、「Ａ社との契約」「Ｅ社との契約」がプルダウン形式で選択可能となる。また、ファクス受信した文書が案件管理サーバ１０３に転送されていない場合は、案件管理リスト５００に含まれる案件のうち、ステップＳ１００４で認証されたユーザが担当する案件のすべてが選択可能となる。
【００５６】
種別１１０２は、ステップＳ１００５で取得した文書の種別を示す。種別１１０２は、案件管理サーバ１０３またはＭＦＰ１０１で予め決められている種別候補がプルダウン形式で選択可能となる。
【００５７】
文書名１１０３は、ステップＳ１００５で取得した文書の名称を示す。図１１の画面を最初に表示したときは、ステップＳ１００５で取得した文書に付与されている文書名が表示される。例えば、文書管理リスト６００の文書ＩＤ６０１が「０３０２」の文書がステップＳ１００５で取得された場合、文書名１１０３には「２０１２０３０１１２３０１０＿０３１１１１１１１１」が記述される。ユーザは、図示しないキーボードを用いて任意の文字列を入力し、文書名を変更することができる。
【００５８】
受信費用１１０４は、ステップＳ１００５で取得した文書をファクス受信するためにかかった費用を示す。例えば、ファクス受信管理リスト４００の受信ＩＤが「０１０１」のファクス受信は費用４０４が「￥３０」となっているため、図１１の画面を最初に表示したときは、受信費用１１０４に「￥３０」が表示される。ユーザは、図示しないキーボードを用いて金額を入力し、費用を変更することができる。
【００５９】
確認費用１１０５は、図１１の画面を用いたファクス確認作業のためにかかった費用を示す。確認費用１１０５の下方には、図１１の画面が表示されたときからの経過時間（作業時間）が示されており、時間が経過するにつれて確認費用１１０５が更新（加算）されていく。なお、作業時間を一時的に止めることができるようにしてもよい。
【００６０】
登録ボタン１１０８は、図１１の画面を介してユーザが入力した情報を案件管理サーバ１０３に登録する場合に操作する。削除ボタン１１０９は、ファクス受信した文書を削除し、費用登録も行わない場合に操作する。印刷ボタン１１１０は、ステップＳ１００５で取得した文書を印刷する場合に操作する。領域１１０６には、ステップＳ１００５で取得した文書がプレビュー表示される。操作キー１１０７は、プレビュー表示する文書のページを切り替える場合に使用される。
【００６１】
図１０の説明に戻り、ステップＳ１００８では、ユーザからの指示が「登録」であるか否かを判定する。登録ボタン１１０８が操作された場合はユーザからの指示が「登録」であると判定してステップＳ１００９に進み、そうでなければステップＳ１０１２に進む。
【００６２】
ステップＳ１００９では、図１１の画面で指定された案件名１１０１、種別１１０２、文書名１１０３の文書情報を案件管理サーバ１０３に送信する。これを受けた案件管理サーバ１０３は、案件名１１０１が示す案件の案件ＩＤを文書管理リスト６００の案件ＩＤ６０４に格納する。また、種別１１０２および文書名１１０３を、文書管理リスト６００の種別６０３および文書名６０２にそれぞれ格納する。また、案件名１１０１が示す案件の案件ＩＤを、費用管理リスト７００の案件ＩＤ７０５に格納する。また、ステップＳ１００４で行われた認証により特定された担当者を、費用管理リスト７００の担当者７０７に格納する。なお、ファクス受信した文書が、案件管理サーバ１０３に転送されていない（ＭＦＰ１０１に保存されている）場合は、ステップＳ１００９で案件管理サーバ１０３に転送される。
【００６３】
ステップＳ１０１０では、図１１の画面で指定された受信費用１１０４及び確認費用１１０５を案件管理サーバ１０３に送信する。これを受けた案件管理サーバ１０３は、費用管理リスト５００に「ファクス受信」として既に作成されているレコードの費用７０４を、受信費用１１０４の金額に上書き変更する。また、費用管理リスト５００に「ファクス確認」のレコードを新たに作成し、確認費用１１０５の金額を費用７０４に格納する。なお、このレコードの日時７０２には、登録ボタン１１０８が操作された日時が格納される。
【００６４】
ステップＳ１０１１では、登録が完了したことを示す登録完了画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザに応答する。
【００６５】
ステップＳ１０１２では、ユーザからの指示が「削除」であるか否かを判定する。削除ボタン１１０９が操作された場合はユーザからの指示が「削除」であると判定してステップＳ１０１３に進み、そうでなければステップＳ１０１５に進む。
【００６６】
ステップＳ１０１３では、案件管理サーバ１０３またはＭＦＰ１０１に保存されている文書を削除する。このとき、ファクス受信管理リスト４００、文書管理リスト６００、及び費用管理リスト７００に含まれるレコードのうち、削除された文書に関連するものを全て削除するようにしても良い。ステップＳ１０１４では、削除が完了したことを示す削除完了画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザに応答する。
【００６７】
ステップＳ１０１５では、ユーザからの指示が「印刷」であるか否かを判定する。印刷ボタン１１１０が操作された場合はユーザからの指示が「印刷」であると判定してステップＳ１０１６に進み、そうでなければステップＳ１００８に戻る。
【００６８】
ステップＳ１０１６では、ステップＳ１００５で取得した文書をプリンタ２２１で印刷する。なお、このとき印刷にかかった費用を案件管理サーバ１０３に通知し、費用管理リスト７００に新たなレコードを作成するようにしても良い。
【００６９】
図１２は、ＰＣ１０２のディスプレイに表示される操作画面の一例を示す図である。図１２の画面は、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバが提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）に基づきＰＣ１０２のＷｅｂブラウザによって表示される。また、図１２の画面は、図９の通知メールを受け取ったＰＣ１０２のユーザが、ＵＲＬ９０５を選択した場合に表示される。なお、図１２の画面を表示する場合にも、図１０のステップＳ１００１乃至Ｓ１００４の認証処理は必要である。
【００７０】
図１２の画面には、ファクス受信管理リスト４００で管理されているファクス受信の一覧が示される。ユーザが任意のファクス受信を選択して削除ボタン１２０１を操作すると、ファクス受信した文書を削除することができる。また、更新ボタン１２０２を操作すると、最新のファクス受信管理リスト４００を読み込んで、図１２の画面が更新される。なお、図１２の画面において、各行には、図１１の画面を表示させるためのリンク（ＵＲＬ９０４）が埋め込まれており、図１２の画面から図１１の画面に遷移させることができる。また、ファクス受信管理リスト４００の送信元番号４０６及び案件管理リスト５００の担当者５０５に基づき、ステップＳ１００４で認証されたユーザに関連するレコードのみをファクス受信管理リスト４００から抽出し、図１２の画面に表示するようにしてもよい。
【００７１】
次に、各管理リストが図４、図５、図６（ａ）、図７（ａ）に示す状態にあるときに、ユーザが、図９のＵＲＬ９０４を用いて案件、種別、ファイル名、費用の登録を行った場合の全体動作を、図１３のシーケンス図を用いて説明する。
【００７２】
ステップＳ１３０１では、図９のＵＲＬ９０４に基づきＰＣ１０２のＷｅｂブラウザがＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバに確認画面を要求する。これを受けたＭＦＰ１０１は、ＰＣ１０２のユーザが認証済みでないと判定し、ステップＳ１３０２で認証画面を応答する（Ｓ１００２）。ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザにより表示された認証画面を介してユーザが入力した認証情報は、ステップＳ１３０３においてＭＦＰ１０１に送信される（Ｓ１００３）。
【００７３】
ＭＦＰ１０１は、ＰＣ１０２から受信した認証情報を案件管理サーバ１０３に送信する。案件管理サーバ１０３は、受信した認証情報に基づいて認証を行い、認証結果（認証成功の旨）をＭＦＰ１０１に送信する（Ｓ１００４）。
【００７４】
ステップＳ１３０６では、ＭＦＰ１０１が、ＵＲＬ９０４のクエリ部分「ｉｄ＝０１０１」に基づき、ファクス受信管理リスト４００のレコードのうち、受信ＩＤ４０１が「０１０１」のものを特定する。そして、特定したレコードの保存場所４０２の情報「Ｓｅｒｖｅｒ＿０３０２」を取得する。この情報は、文書に「０３０２」という文書ＩＤが付与され、案件管理サーバ１０３に保存されていることを示しているため、ＭＦＰ１０１は、「０３０２」という文書ＩＤの文書を案件管理サーバ１０３に要求する（Ｓ１００５）。
【００７５】
ステップＳ１３０７では、案件管理サーバ１０３が、指定された文書をＭＦＰ１０１に応答する。ステップＳ１３０８では、ＭＦＰ１０１が案件管理サーバ１０３に対して案件管理リスト５００を要求する（Ｓ１００６）。ステップＳ１３０９では、案件管理サーバ１０３が案件管理リスト５００をＭＦＰ１０１に応答する。
【００７６】
ステップＳ１３１０では、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバが、ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザに対して確認画面を応答する（Ｓ１００７）。ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザは、図１１に示す確認画面を表示する。ユーザが図１１に示した内容を入力した状態で登録ボタン１１０８を操作すると、ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザは、登録の指示及び入力内容をＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバに送信する。これを受けたＭＦＰ１０１は、ステップＳ１３１２で案件管理サーバ１０３に対する文書情報の登録を行う（Ｓ１００９）。また、ステップＳ１３１３で、ＭＦＰ１０１は案件管理サーバ１０３に対する費用の登録を行う（Ｓ１０１０）。また、ステップＳ１３１４で、ＭＦＰ１０１のＷｅｂサーバは、ＰＣ１０２のＷｅｂサーバに登録完了画面を応答する。
【００７７】
以上の処理を行った結果、図６（ａ）に示す文書管理リスト６００及び図７（ａ）に示す費用管理リスト７００は、図６（ｂ）及び図７（ｂ）に示す状態へとそれぞれ変化する。具体的には、文書管理リスト６００では、文書ＩＤ６０１が「０３０２」となっているレコードの文書名６０２が、「２０１２０３０１１２３０１０＿０３１１１１１１１１」から「Ｃｏｎｔｒａｃｔ＿２０１２０３０１」へと変更される。また、同レコードの種別６０３が「ファクス受信文書」から「契約書」へと変更される。また、同レコードの案件ＩＤ６０４が「‐」から「０２０１」へと変更される。また、同レコードの担当者６０６が「ＭＦＰ１０１」から「ＵｓｅｒＡ」へと変更される。
【００７８】
費用管理リスト７００では、費用ＩＤが「０４０２」となっているレコードの案件ＩＤ７０５が「‐」から「２０１」へと変更される。また、同レコードの担当者７０７が「ＭＦＰ１０１」から「ＵｓｅｒＡ」へと変更される。
【００７９】
さらに、費用管理リスト７００では、費用ＩＤ７０１が「０４０４」のレコードが新たに作成される。新たに作成されたレコードの日時７０２には、登録ボタン１１０８が操作された日時が格納される。また、同レコードの種別７０３には「ファクス確認」が格納される。また、同レコードの費用７０４には、確認費用１１０５の「￥５０」が格納される。また、同レコードの案件ＩＤ７０５には「２０１」が格納される。また、同レコードの顧客名７０６には「Ｃ社」が格納される。また、同レコードの担当者７０７には「ＵｓｅｒＡ」が格納される。また、同レコードの関連文書ＩＤ７０８には「０３０２」が格納される。
【００８０】
以上説明したように、第１の実施形態では、ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書のうち、送信元番号が案件管理リスト５００に含まれるものを、自動的に案件管理サーバ１０３に転送する。また、ファクス受信した文書の送信元番号から顧客を特定するとともに、特定した顧客に対応するユーザを特定し、特定したユーザに通知メールを送信する。通知メールを受け取ったユーザは、図１１の画面を介して、ファクス受信した文書の内容の確認、及び、案件、種別、ファイル名、費用の登録を簡単に行うことができる。
【００８１】
＜第２の実施形態＞
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。第２の実施形態では、ファクス受信を行うＭＦＰ１０１とは別のファクス管理サーバ１０４が、ファクス受信の管理、案件管理サーバ１０３への文書の転送、ＰＣ１０２への画面の提供、案件管理サーバ１０３への文書情報および費用の登録を行う。
【００８２】
図１４は、画像処理システムの全体図である。図１に示す画像処理システムとの違いは、ＬＡＮ１００上にファクス管理サーバ１０４が備えられている点である。ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書は、すべてファクス管理サーバ１０４に転送される。ファクス管理サーバ１０４の構成は、図３に示したものと同様である。
【００８３】
なお、ここではファクス管理サーバ１０４を費用登録システムと称するものとするが、ファクス管理サーバ１０４及びＭＦＰ１０１を費用登録システムと称してもよい。或いは、ファクス管理サーバ１０４、ＭＦＰ１０１、及びＰＣ１０２を費用登録システムと称してもよい。更には、ファクス管理サーバ１０４、ＭＦＰ１０１、ＰＣ１０２、及び案件管理サーバ１０４を費用登録システムと称してもよい。
【００８４】
図１５は、ＭＦＰ１０１がファクス受信した場合のファクス管理サーバ１０４の一連の動作を説明するフローチャートであって、図８のフローチャートに対応するものである。図１５のフローチャートに示す各動作（ステップ）は、ファクス管理サーバ１０４のＣＰＵ３１１がＨＤＤ３１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００８５】
図１５のフローチャートを図８のフローチャートと対比すると、ステップＳ８０１の代わりにステップＳ１５０１が含まれていることが分かる。ステップＳ１５０１では、ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書および受信情報（受信枚数や送信元番号など、ファクス受信管理リスト４００で管理される情報）を、ＭＦＰ１０１から受信する。ステップＳ８０２乃至Ｓ８１０については、図８で説明した処理と同様の処理をＭＦＰ１０１の代わりにファクス管理サーバ１０４が実行する。
【００８６】
また、第２の実施形態において、ファクス受信した文書の内容をユーザが確認し、案件、種別、ファイル名、費用の登録を行う場合は、図１０で説明した処理と同様の処理をＭＦＰ１０１の代わりにファクス管理サーバ１０４が実行する。但し、ステップＳ１０１６における文書の印刷については、ファクス管理サーバ１０４がＭＦＰ１０１に文書を送信し、ＭＦＰ１０１のプリンタ２２１で印刷させるようにしている。
【００８７】
以上説明したように、第２の実施形態では、ＭＦＰ１０１がファクス受信した文書のうち、送信元番号が案件管理リスト５００に含まれるものを、ファクス管理サーバ１０４が自動的に案件管理サーバ１０３に転送する。また、ファクス受信した文書の送信元番号から顧客を特定するとともに、特定した顧客に対応するユーザを特定し、特定したユーザにファクス管理サーバ１０４が通知メールを送信する。通知メールを受け取ったユーザは、図１１の画面を介して、ファクス受信した文書の内容の確認、及び、案件、種別、ファイル名、費用の登録を簡単に行うことができる。
【００８８】
なお、第１及び第２の実施形において、顧客によっては１つ１つの作業にかかる費用を計上するのではなく、特定期間（例えば１年）を定額で契約している場合もある。このような場合は、案件管理リスト５００の案件に「費用登録しない」旨のフラグを付けて管理し、このフラグが付されている案件については、案件管理サーバ１０３への費用登録を行わないようにしても良い。
【００８９】
＜他の実施形態＞
本発明の目的は、以下の処理を実行することによっても達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。
【００９０】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【符号の説明】
【００９１】
１０１  ＭＦＰ
２１０  制御部
２１１  ＣＰＵ
２１２  ＲＯＭ
２１３  ＲＡＭ
２１４  ＨＤＤ
【図１】
0005924995.tif 000002
【図２】
0005924995.tif 000003
【図３】
0005924995.tif 000004
【図４】
0005924995.tif 000005
【図５】
0005924995.tif 000006
【図６】
0005924995.tif 000007
【図７】
0005924995.tif 000008
【図８】
0005924995.tif 000009
【図９】
0005924995.tif 000010
【図１０】
0005924995.tif 000011
【図１１】
0005924995.tif 000012
【図１２】
0005924995.tif 000013
【図１３】
0005924995.tif 000014
【図１４】
0005924995.tif 000015
【図１５】
0005924995.tif 000016