(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報処理装置であって、
前記情報処理装置からデータを送信する際の送信宛先を記憶手段に記憶するとともに、該記憶手段に記憶された複数の送信宛先を、ユーザ毎に個別の複数の第１送信宛先グループと、各ユーザ間で共有の第２送信宛先グループとに分けて管理する管理手段と、
前記情報処理装置を操作するユーザを認証する認証機能が有効であるか否かを判定する判定手段と、
前記認証機能が有効である場合にユーザを認証する認証手段と、
前記認証機能が有効である場合には、前記認証手段によって認証されたユーザに対応する第１送信宛先グループに含まれる送信宛先を表示部に一覧表示し、前記認証機能が無効である場合には前記第２送信宛先グループに含まれる送信宛先を前記表示部に一覧表示する表示制御手段と、
新たな送信宛先を登録する際に、前記認証機能が有効である場合には、前記認証手段によって認証されたユーザに対応する前記第１送信宛先グループ又は前記第２送信宛先グループに前記新たな送信宛先を登録し、前記認証機能が無効である場合には前記第２送信宛先グループに前記新たな送信宛先を登録する登録手段と、を有し、
前記登録手段は、前記新たな送信宛先を前記第１送信宛先グループに登録する場合に、さらに、前記認証手段によって認証されたユーザ以外の特定のユーザに対応する前記第１送信宛先グループにも前記新たな送信宛先を登録する
ことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
情報処理装置であって、
前記情報処理装置からデータを送信する際の送信宛先を記憶手段に記憶するとともに、該記憶手段に記憶された複数の送信宛先を、ユーザ毎に個別の複数の第１送信宛先グループと、各ユーザ間で共有の第２送信宛先グループとに分けて管理する管理手段と、
前記情報処理装置を操作するユーザを認証する認証機能が有効であるか否かを判定する判定手段と、
前記認証機能が有効である場合にユーザを認証する認証手段と、
前記認証機能が有効である場合には、前記認証手段によって認証されたユーザに対応する第１送信宛先グループに含まれる送信宛先を表示部に一覧表示し、前記認証機能が無効である場合には前記第２送信宛先グループに含まれる送信宛先を前記表示部に一覧表示する表示制御手段と、
新たな送信宛先を登録する際に、前記認証機能が有効である場合には、前記認証手段によって認証されたユーザに対応する前記第１送信宛先グループ又は前記第２送信宛先グループに前記新たな送信宛先を登録し、前記認証機能が無効である場合には前記第２送信宛先グループに前記新たな送信宛先を登録する登録手段と、を有し、
前記登録手段は、前記新たな送信宛先を登録する際に、当該送信宛先を参照のみとするか又は変更可能とするかを示す編集権限を設定することを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
前記表示制御手段は、ユーザ指示に従って、前記認証機能が有効である場合であっても、前記第２送信宛先グループに含まれる送信宛先を前記表示部に一覧表示することを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記記憶手段に記憶されている送信宛先が前記変更可能と設定されている場合には、該送信宛先の情報のみが変更可能であり、前記送信宛先が前記第１送信宛先グループ及び前記第２送信宛先グループの何れに含まれるかの変更、及び、前記編集権限の変更は禁止されていることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記管理手段は、
前記情報処理装置の前記認証機能が有効から無効に切り替えられると、前記第１送信宛先グループとして登録している送信宛先を前記記憶手段から削除することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記管理手段は、
ユーザからの指示に従って、前記第１送信宛先グループとして登録している送信宛先を前記記憶手段から削除することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記管理手段は、
前記認証手段によって認証されたユーザからの指示に従って、前記第２送信宛先グループに含まれる所定の送信宛先を該ユーザに対応する前記第１送信宛先グループに追加することを特徴とする請求項１乃至６の何れか１項に記載の情報処理装置。
【請求項８】
情報処理装置の制御方法であって、
管理手段が、前記情報処理装置からデータを送信する際の送信宛先を記憶手段に記憶するとともに、該記憶手段に記憶された複数の送信宛先を、ユーザ毎に個別の複数の第１送信宛先グループと、各ユーザ間で共有の第２送信宛先グループとに分けて管理する管理ステップと、
判定手段が、前記情報処理装置を操作するユーザを認証する認証機能が有効であるか否かを判定する判定ステップと、
認証手段が、前記認証機能が有効である場合にユーザを認証する認証ステップと、
表示制御手段が、前記認証機能が有効である場合には、前記認証手段によって認証されたユーザに対応する第１送信宛先グループに含まれる送信宛先を表示部に一覧表示し、前記認証機能が無効である場合には前記第２送信宛先グループに含まれる送信宛先を前記表示部に一覧表示する表示制御ステップと、
登録手段が、新たな送信宛先を登録する際に、前記認証機能が有効である場合には、前記認証手段によって認証されたユーザに対応する前記第１送信宛先グループ又は前記第２送信宛先グループに前記新たな送信宛先を登録し、前記認証機能が無効である場合には前記第２送信宛先グループに前記新たな送信宛先を登録する登録ステップと、を実行し、
前記登録ステップは、前記新たな送信宛先を前記第１送信宛先グループに登録する場合に、さらに、前記認証手段によって認証されたユーザ以外の特定のユーザに対応する前記第１送信宛先グループにも前記新たな送信宛先を登録する
ことを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項９】
情報処理装置の制御方法であって、
管理手段が、前記情報処理装置からデータを送信する際の送信宛先を記憶手段に記憶するとともに、該記憶手段に記憶された複数の送信宛先を、ユーザ毎に個別の複数の第１送信宛先グループと、各ユーザ間で共有の第２送信宛先グループとに分けて管理する管理ステップと、
判定手段が、前記情報処理装置を操作するユーザを認証する認証機能が有効であるか否かを判定する判定ステップと、
認証手段が、前記認証機能が有効である場合にユーザを認証する認証ステップと、
表示制御手段が、前記認証機能が有効である場合には、前記認証手段によって認証されたユーザに対応する第１送信宛先グループに含まれる送信宛先を表示部に一覧表示し、前記認証機能が無効である場合には前記第２送信宛先グループに含まれる送信宛先を前記表示部に一覧表示する表示制御ステップと、
登録手段が、新たな送信宛先を登録する際に、前記認証機能が有効である場合には、前記認証手段によって認証されたユーザに対応する前記第１送信宛先グループ又は前記第２送信宛先グループに前記新たな送信宛先を登録し、前記認証機能が無効である場合には前記第２送信宛先グループに前記新たな送信宛先を登録する登録ステップと、を実行し、
前記登録ステップは、前記新たな送信宛先を登録する際に、当該送信宛先を参照のみとするか又は変更可能とするかを示す編集権限を設定することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項１０】
請求項８または９に記載の情報処理装置の制御方法における各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、その制御方法、及びプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
デジタル複合機等の画像処理装置は、任意の送信宛先に対してスキャンした文書を電子化して電子メールで送信する機能や、ファイル送信（ＳＭＢ送信等）する機能を有している。また、送信宛先の情報（サーバ名、ユーザ名、パスワード等）を送信する都度入力することは操作性の観点から望ましくない。そこで、現行の画像処理装置では、送信宛先を画像処理装置内のアドレス帳に予め登録しておき、送信時にアドレス帳から送信宛先を選択するだけで簡単に送信する構成が採用されている。さらに、画像処理装置は、複数のユーザが共有して使用することから、個人用のアドレス帳を登録可能とすることで更なる操作性の向上を図っている。例えば、特許文献１には、個人でよく使うアドレス帳の検索条件を登録しておくことで操作性を向上する提案がなされている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−２２８３４６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来技術には以下に記載する問題がある。従来技術では、個人用のアドレス帳を表示する際に、登録された全ての送信宛先について当該ユーザに関連する送信宛先であるか否かをチェックする必要があり、表示に時間が掛かってしまうという問題があった。したがって、ユーザが個人用のアドレス帳から送信宛先を探す際に時間が掛かってしまい、操作性に問題があった。
【０００５】
本発明は、上述の問題に鑑みて成されたものであり、個人用のアドレス帳を表示する際の時間を高速化し、操作性を向上する仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、例えば、情報処理装置であって、前記情報処理装置からデータを送信する際の送信宛先を記憶手段に記憶するとともに、該記憶手段に記憶された複数の送信宛先を、ユーザ毎に個別の複数の第１送信宛先グループと、各ユーザ間で共有の第２送信宛先グループとに分けて管理する管理手段と、前記情報処理装置を操作するユーザを認証する認証機能が有効であるか否かを判定する判定手段と、前記認証機能が有効である場合にユーザを認証する認証手段と、前記認証機能が有効である場合には、前記認証手段によって認証されたユーザに対応する第１送信宛先グループに含まれる送信宛先を表示部に一覧表示し、前記認証機能が無効である場合には前記第２送信宛先グループに含まれる送信宛先を前記表示部に一覧表示する表示制御手段と、新たな送信宛先を登録する際に、前記認証機能が有効である場合には、前記認証手段によって認証されたユーザに対応する前記第１送信宛先グループ又は前記第２送信宛先グループに前記新たな送信宛先を登録し、前記認証機能が無効である場合には前記第２送信宛先グループに前記新たな送信宛先を登録する登録手段と、を有し、前記登録手段は、前記新たな送信宛先を前記第１送信宛先グループに登録する場合に、さらに、前記認証手段によって認証されたユーザ以外の特定のユーザに対応する前記第１送信宛先グループにも前記新たな送信宛先を登録することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明は、個人用のアドレス帳を表示する際の時間を高速化し、操作性を向上する仕組みを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本実施形態に係るＭＦＰ１１０の構成を説明する構成図。
【図２】本実施形態に係るＭＦＰ１１０の宛先登録の動作を説明するためのフローチャート。
【図３】本実施形態に係るＭＦＰ１１０での公開設定画面の一例を示す図。
【図４】本実施形態に係るＭＦＰ１１０でのアドレス帳ＤＢの構造の一例を示す図。
【図５】本実施形態に係るＭＦＰ１１０の宛先表示の動作を説明するためのフローチャート。
【図６】本実施形態に係るＭＦＰ１１０でのアドレス帳の個人用・共有切り替え画面の一例を示す図。
【図７】本実施形態に係るＭＦＰ１１０の認証機能切り替え時の動作を説明するためのフローチャート。
【図８】本実施形態に係るＭＦＰ１１０の不要宛先削除の動作を説明するためのフローチャート。
【図９】本実施形態に係るＭＦＰ１１０の宛先編集の動作を説明するためのフローチャート。
【図１０】本実施形態に係るＭＦＰ１１０での表示画面の一例を示す図。
【図１１】本実施形態に係るＭＦＰ１１０のショートカット登録の動作を説明するためのフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る発明を限定するものでなく、また実施形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１０】
＜第１の実施形態＞
＜画像形処理装置の構成＞
まず、図１を参照して、本実施形態に係る画像処理装置であるＭＦＰ１１０の機器構成例について説明する。ここでは、情報処理装置の一例としてＭＦＰ（multifunction peripheral）を一例に説明するが、外部の装置に対してデータを送信する情報処理装置であって、送信宛先を管理する情報処理装置であれば本発明を適用することができる。
【００１１】
ＭＦＰ１１０は、ＣＰＵ１１１、ＲＡＭ１１２、ハードディスク１１３、ユーザコマンド入力装置１１５、ＵＩ表示装置１１６、通信装置１１７、及び読取装置１１９を備える。各コンポーネントは、メインバス１１８を介して接続されることにより、相互にデータをやり取りすることができる。ＣＰＵ１１１は、ＭＦＰ１１０を統括的に制御する。ＲＡＭ１１２は、ＣＰＵ１１１のワークエリアを提供する。ハードディスク１１３（以下、ＨＤＤと略記する。）は、制御プログラム及び様々な設定を記憶するＮＶＲＡＭ（ハードディスク等でもよい）である。
【００１２】
ユーザコマンド入力装置１１５は、ユーザ（使用者、設置者含む）がコマンドの入力を行うためのユーザインタフェースである。ＵＩ表示装置１１６は、画面表示を行う表示部である。読取装置１１９は、紙上の画像を電子データとして読み取る。通信装置１１７は、外部機器とネットワークによる通信を行う。
【００１３】
なお、本実施形態のＭＦＰ１１０では、ＣＰＵ１１１がメインバス１１８を介してＲＡＭ１１２、ハードディスク１１３、ユーザコマンド入力装置１１５、ＵＩ表示装置１１６、通信装置１１７、及び読取装置１１９を制御する。本実施形態に係るＭＦＰ１１０では、ユーザが送信宛先を予めアドレス帳としてＨＤＤ１１３に保存しておく。さらに、ユーザは、アドレス帳から送信宛先を選ぶことでＭＦＰ１１０での画像送信を実行することができる。本実施形態によれば、ユーザは、ユーザ毎に個別に管理されたアドレス帳（第１送信宛先グループ）と、ユーザ間で共有されたアドレス帳（第２送信宛先グループ）との両方を利用することができる。
【００１４】
＜送信宛先登録処理＞
次に、図２を参照して、ユーザからの宛先登録指示を受ける際のＭＦＰ１１０の送信宛先登録処理の動作について説明する。本フローチャートは、ＨＤＤ１１３に格納されたプログラムに従ってＭＦＰ１１０のＣＰＵ１１１が実行することによって実現される。なお、以下で説明する処理は、ＣＰＵ１１１がＨＤＤ１１３に格納されている制御プログラムをＲＡＭ１１２に読み出して実行することにより実現される。
【００１５】
まず、Ｓ１１０１において、ＣＰＵ１１１は、ＨＤＤ１１３に保存されている機器設定を読み出し、ＭＦＰ１１０で現在認証機能が有効か無効かを判定する。認証機能が有効な状態とは、ＭＦＰ１１０を操作可能なユーザが管理され、認証を行わないとＭＦＰ１１０を操作することができないモードを示す。一方、認証機能が無効な状態とは、ＭＦＰ１１０がユーザを認証することなく、どんなユーザであってもＭＦＰ１１０を操作することが可能なモードを示す。これらのモードについては、コピー機能は誰でも利用可能であるが、画像送信機能は認証を行ったユーザしか利用できない、というように機能毎に独立していてもよい。Ｓ１１０１で有効であると判定した場合はＳ１１０２へ進み、無効であると判定した場合はＳ１１１６へ進む。
【００１６】
Ｓ１１０２において、ＣＰＵ１１１は、ＵＩ表示装置１１６にユーザ名とパスワードの入力を促す表示を行い、ユーザコマンド入力装置１１５を介して入力された入力値を取得する。続いて、Ｓ１１０３において、ＣＰＵ１１１は、取得したユーザ名、パスワードが正しいかどうかを判定する。正しい場合にはＳ１１０４へ進み、正しくない場合にはＳ１１０１に戻る。この判定によりユーザを認証することができる。
【００１７】
Ｓ１１０４において、ＣＰＵ１１１は、ユーザコマンド入力装置１１５から送信宛先の登録指示を受け付ける。ここで、ＣＰＵ１１１は、Ｅｍａｉｌ宛先、ファクス宛先、又は、ファイル共有サーバのアドレスなど、画像送信の宛先となるデータのユーザ入力値を取得する。また、送信宛先情報の補足情報として、アドレス帳に登録した際の名称やフリガナ等も登録指示を受け付ける。送信宛先の登録指示を受け付けると、Ｓ１１０５において、ＣＰＵ１１１は、宛先ＩＤを生成する。ここで生成される宛先ＩＤは登録しようとしている送信宛先に割り当てるための固有の識別子である。０から順番に識別子を割り当てても良いし、ＵＵＩＤ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌｌｙ Ｕｎｉｑｕｅ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）のような汎用識別子を生成してもよい。
【００１８】
次に、Ｓ１１０６において、ＣＰＵ１１１は、登録する送信宛先の公開設定の指示をユーザコマンド入力装置１１５から受け付ける。ここでは、現在登録操作を行っているユーザ以外の全ユーザで登録する送信宛先を共有するか、又は、特定のユーザに使用を許可するかを設定する。また、それぞれ変更権限を付与するか、参照のみの権限とするかも入力を受け付ける。図３にＳ１１０６においてＵＩ表示装置１１６に表示する画面例を示す。図３の例では、登録する宛先を全体に公開する設定が選択されている。さらに変更権限を付与する項目を選択すると、全てのユーザが登録しようとしている宛先を変更することができる。なお、この設定を外すと、特定のユーザに公開する設定が有効となり、図３の例では、ユーザＡが参照及び変更の権限を有し、ユーザＢが参照のみの権限を有する。
【００１９】
設定を受け付けると、まず、Ｓ１１０７において、ＣＰＵ１１１は、登録宛先を全ユーザで共有するかどうかを判定する。共有しないと判定した場合、Ｓ１１０９に進み、ＣＰＵ１１１は、Ｓ１１０４で入力された送信宛先とＳ１１０５で生成された宛先ＩＤと共有設定ＯＦＦという共有設定情報を１つのレコードとして、ＨＤＤ１１３上に保存されているアドレス帳ＤＢに追加する。その後、Ｓ１１１２に進む。図４にアドレス帳ＤＢの構造の一例を示す。図４の４０１に示すように、アドレス帳には、宛先ＩＤと送信宛先と共有設定とが関連付けて保存されている。送信宛先には、当該送信宛先の名称、当該送信宛先の種別、及び当該送信宛先の情報が含まれる。共有設定には、参照及び変更可能の権限が与えられる「ＲＷ」（ＲｅａｄＷｒｉｔｅ権限の略）、参照のみの権限が与えられる「ＲＯ」（ＲｅａｄＯｎｌｙ権限の略）及び、何の権限も与えられない「ＯＦＦ」を示す編集権限が定義される。
【００２０】
一方、Ｓ１１０７で共有すると判定すると、Ｓ１１０８に進み、ＣＰＵ１１１は、全ユーザに変更権限を与えるかどうかを判定する。変更権限を与えると判定するとＳ１１１０に進み、ＣＰＵ１１１は、送信宛先と宛先ＩＤと共有設定「ＲＷ」とを定義した１レコードをアドレス帳ＤＢに追加し、Ｓ１１１２に進む。一方、変更権限を与えず参照権限のみと判定するとＳ１１１１に進み、ＣＰＵ１１１は、送信宛先と宛先ＩＤと共有設定「ＲＯ」とを定義した１レコードをアドレス帳ＤＢに追加し、Ｓ１１１２に進む。
【００２１】
Ｓ１１０９、Ｓ１１１０、Ｓ１１１１でのアドレス帳ＤＢへの追加処理が終了すると、Ｓ１１１２において、ＣＰＵ１１１は、Ｓ１１０６の入力値に従って、操作ユーザ以外の特定のユーザに公開するかどうかを判定する。公開すると判定された場合Ｓ１１１３に進み、ＣＰＵ１１１は、特定のユーザに変更権限を与えるかどうかを判定する。変更権限を与えると判定するとＳ１１１４に進み、ＣＰＵ１１１は、Ｓ１１０５で生成された宛先ＩＤとアクセス権設定「ＲＷ」とを１レコードとしてＨＤＤ１１３上に保存されている特定ユーザのアクセス権管理ＤＢに追加し、Ｓ１１１６に進む。図４の４０２に個別ユーザ毎のアクセス権管理ＤＢの構造の一例を示す。アクセス権管理ＤＢはユーザ毎に別のリストの構造となっており、それぞれのリストでそのユーザが使用できる送信宛先の宛先ＩＤと送信宛先に対するアクセス権とが管理されている。
【００２２】
一方、Ｓ１１１３で参照権限のみと判定された場合はＳ１１１５に進み、ＣＰＵ１１１は、宛先ＩＤとアクセス権設定「ＲＯ」とを１レコードとして特定ユーザのアクセス権管理ＤＢに追加し、Ｓ１１１６に進む。Ｓ１１１２、Ｓ１１１３、Ｓ１１１４、Ｓ１１１５での特定ユーザへの公開のための処理は、複数のユーザに繰り返し行ってもよい。また、特定のユーザだけでなく、複数のユーザを１つにまとめたグループに公開のための処理を行ってもよい。
【００２３】
Ｓ１１１４、Ｓ１１１５での公開処理が終了するとＳ１１１６において、ＣＰＵ１１１は、宛先ＩＤとアクセス権設定「ＲＷ」を１レコードとして、操作を行っているユーザのアクセス権管理ＤＢに追加し、処理を終了する。これにより、登録処理を行ったユーザに対応する個人用のアドレス帳に追加されることになる。
【００２４】
一方、Ｓ１１０１で認証機能が無効であると判定するとＳ１１１７に進み、ＣＰＵ１１１は、Ｓ１１０４と同様に送信宛先の登録指示を受け付ける。続いて、Ｓ１１１８において、ＣＰＵ１１１は、Ｓ１１０５と同様に宛先ＩＤを生成する。最後に、Ｓ１１１９において、ＣＰＵ１１１は、Ｓ１１１０と同様に、Ｓ１１１７で入力された送信宛先とＳ１１０５で生成された宛先ＩＤと共有設定「ＲＷ」とを１レコードとして、アドレス帳ＤＢに追加し、処理終了する。
【００２５】
＜送信宛先表示処理＞
次に、図５を参照して、ユーザからの宛先表示指示を受ける際のＭＦＰ１１０の送信宛先表示処理の動作について説明する。送信宛先表示処理を行った後の画像送信処理の詳細に関しては説明を省略する。なお、以下で説明する処理は、ＣＰＵ１１１がＨＤＤ１１３に格納されている制御プログラムをＲＡＭ１１２に読み出して実行することにより実現される。
【００２６】
まず、ＣＰＵ１１１は、Ｓ１２０１からＳ１２０３の処理を行うが、これらに関してはＳ１１０１からＳ１１０３の処理と同様であるため、説明を省略する。Ｓ１２０１で認証機能が無効であると判定された場合は、Ｓ１２０９に進む。Ｓ１２０３で入力されたユーザ名とパスワードとが正しいと判定されるとＳ１２０４に進み、ＣＰＵ１１１は、個人用のアドレス帳（第１送信宛先グループ）を表示するか、共有のアドレス帳（第２送信宛先グループ）を表示するかをユーザコマンド入力装置１１５から受け付ける。図６に個人用アドレス帳と共有アドレス帳との選択を促す画面の一例を示す。図６に示す画面では、ボタン７０１が選択されると個人用アドレス帳の表示が選択され、ボタン７０２が選択されると共有アドレス帳の表示が選択される。
【００２７】
Ｓ１２０４でユーザ入力（ユーザ指示）を受け付けるとＳ１２０５に進み、ＣＰＵ１１１は、個人用の表示の指示か共有の表示の指示かを判定する。共有の表示の指示と判定された場合はＳ１２０９へ進む。一方、個人用の表示の指示と判定された場合はＳ１２０６に進み、ＣＰＵ１１１は、操作を行っているユーザのアクセス権管理ＤＢをＨＤＤ１１３上から検索し、アクセス権管理ＤＢに保存されている宛先ＩＤを読み出す。宛先ＩＤを読み出すとＳ１２０７に進み、ＣＰＵ１１１は、ＨＤＤ１１３上のアドレス帳ＤＢから宛先ＩＤに一致するレコードの送信宛先を読み出す。続いて、Ｓ１２０８において、ＣＰＵ１１１は、表示制御手段として機能し、読み出した送信宛先をＵＩ表示装置１１６に一覧表示し、処理を終了する。Ｓ１２０８で表示される送信宛先は、操作を行っているユーザにとっての個人用のアドレス帳として登録されている送信宛先である。個人用のアドレス帳の表示時には操作ユーザのアクセス管理ＤＢを検索するのみで表示する宛先ＩＤを特定することができ、処理が高速になる。
【００２８】
一方、Ｓ１２０１で認証機能が無効であると判定した場合、又は、Ｓ１２０５で共有の表示の指示であると判定した場合、Ｓ１２０９において、ＣＰＵ１１１は、アドレス帳ＤＢから共有設定ＯＦＦ以外の送信宛先を読み出す。続いて、Ｓ１２１０において、ＣＰＵ１１１は、表示制御手段として機能し、読み出した送信宛先をＵＩ表示装置１１６に一覧表示する。Ｓ１２１０で表示される送信宛先は、全ユーザで共有されているアドレス帳である。
【００２９】
＜認証機能の切替＞
次に、図７を参照して、ユーザが認証機能の有効・無効を切り替えた際の処理手順について説明する。なお、以下で説明する処理は、ＣＰＵ１１１がＨＤＤ１１３に格納されている制御プログラムをＲＡＭ１１２に読み出して実行することにより実現される。
【００３０】
Ｓ１３０１において、ＣＰＵ１１１は、ユーザコマンド入力装置１１５から認証機能の有効無効の切り替えの指示を受け付ける。認証機能の有効無効の切り替え操作は、例えば、機器管理者のような強い権限を有するユーザのみ行えるようになっていてもよい。続いて、Ｓ１３０２において、ＣＰＵ１１１は、認証機能が無効に切り替えられたか、有効に切り替えられたかを判定する。有効に切り替えられた場合は、そのまま処理を終了する。
【００３１】
一方、無効に切り替えられた場合はＳ１３０３に進み、ＣＰＵ１１１は、不要な宛先の実データを削除するかどうかを判定する。不要な宛先とは、認証機能が無効な状態では表示することができない送信宛先である。当該判定は、切り替えられた時点でＵＩ表示装置１１６に削除するかどうかを表示してユーザからの入力値を受け取ってもよいし、予め機器設定として設定されていてもよい。削除しないと判定した場合は、そのまま処理を終了する。削除しなかった場合、再び認証機能を有効にした際に、以前のデータが再び使用できるメリットはあるが、セキュリティやディスク容量の節約の観点ではデメリットとなる。
【００３２】
一方、削除すると判定した場合はＳ１３０４に進み、ＣＰＵ１１１は、アドレス帳ＤＢから共有設定ＯＦＦとなっている送信宛先をＨＤＤ１１３上から削除する。次に、Ｓ１３０５において、ＣＰＵ１１１は、全ユーザのアクセス権管理ＤＢをＨＤＤ１１３上から削除する。Ｓ１３０４及びＳ１３０５での削除処理の実行によって、認証機能無効の状態で表示しない送信宛先が削除され、セキュリティホールによるデータの流出とディスク容量オーバのリスクを低減することができる。
【００３３】
次に、図８を参照して、図７で説明した認証機能無効時の不要な宛先の削除を行わず、後から不要な宛先の実データを削除する場合の処理手順について説明する。なお、以下で説明する処理は、ＣＰＵ１１１がＨＤＤ１１３に格納されている制御プログラムをＲＡＭ１１２に読み出して実行することにより実現される。
【００３４】
Ｓ１４０１において、ＣＰＵ１１１は、ユーザコマンド入力装置１１５から不要な宛先の実データの削除指示を受け付ける。以降Ｓ１４０２、Ｓ１４０３でデータの削除処理を行うが、Ｓ１３０４、Ｓ１３０５と同様の処理であるため、説明は省略する。つまり、認証機能無効時の不要な宛先の削除は、認証機能を無効に切り替えたタイミングで行われてもよいし、後にユーザの指示をトリガに行われてもよい。
【００３５】
＜送信宛先の編集＞
次に、図９を参照して、登録された送信宛先の編集操作における処理手順について説明する。なお、以下で説明する処理は、ＣＰＵ１１１がＨＤＤ１１３に格納されている制御プログラムをＲＡＭ１１２に読み出して実行することにより実現される。以下で説明する編集操作は送信宛先の表示を行った後に行われる。Ｓ１５０１からＳ１５１０までの処理は、図５のＳ１２０１からＳ１２１０までの処理と同様であり、送信宛先を表示するまでの動作であるため説明を省略する。
【００３６】
Ｓ１５０８で操作を行っているユーザの個人用の送信宛先を表示した後Ｓ１５１１において、ＣＰＵ１１１は、操作ユーザのアクセス権管理ＤＢから表示している送信宛先のアクセス権設定を読み出す。その後、Ｓ１５１３において、ＣＰＵ１１１は、読み出したアクセス権設定がＲＷであるかどうかを判定する。一方、Ｓ１５１０で共有されている送信宛先を表示した後Ｓ１５１２において、ＣＰＵ１１１は、アドレス帳ＤＢから表示している送信宛先の共有設定を読み出す。その後、Ｓ１５１３において、ＣＰＵ１１１は、読み出した共有設定がＲＷであるかどうかを判定する。
【００３７】
Ｓ１５１３でアクセス権設定又は共有設定がＲＯであった場合は、そのまま処理を終了する。一方、アクセス権設定又は共有設定がＲＷであった場合はＳ１５１４に進み、ＣＰＵ１１１は、送信宛先の編集操作を行うための編集ボタンをＵＩ表示装置１１６に表示する。また、Ｓ１５１５において、ＣＰＵ１１１は、アクセス権設定や共有設定の変更は禁止されている旨をＵＩ表示装置１１６に表示する。図１０の１０００にＳ１５１４の表示の一例を、１０１０にＳ１５１５の表示の一例を示す。画面１０００の編集ボタンを選択することにより、送信宛先の編集を行うことができる。
【００３８】
次に、Ｓ１５１６において、ＣＰＵ１１１は、ユーザコマンド入力装置１１５から宛先の編集指示と、更新する送信宛先の情報を受け付ける。Ｓ１５１７において、ＣＰＵ１１１は、Ｓ１５１６の入力に基づき編集する送信宛先を上書きしてアドレス帳ＤＢに保存し、処理を終了する。
【００３９】
＜ショートカットの登録処理＞
次に、図１１を参照して、全ユーザに共有となっている所定の送信宛先のショートカットを、個人用のアドレス帳に作成する処理手順について説明する。なお、以下で説明する処理は、ＣＰＵ１１１がＨＤＤ１１３に格納されている制御プログラムをＲＡＭ１１２に読み出して実行することにより実現される。ショートカットの登録処理は、例えば、全ユーザで共有となっている送信宛先の表示を行った後に行う。そのため、図５のＳ１２１０の後に続いて処理を行う。
【００４０】
Ｓ１２１０で送信宛先を表示すると、Ｓ１６０１において、ＣＰＵ１１１は、認証機能が有効であるか否かを判定する。ここでは、ショートカットを作る先の個人用のアドレス帳が使える状態にあるかどうかを判定している。認証機能が無効である場合はそのまま処理を終了する。一方、認証機能が有効である場合はＳ１６０２に進み、ＣＰＵ１１１は、送信宛先のショートカットを個人のアドレス帳に登録する指示をユーザコマンド入力装置１１５から受け付ける。当該指示には、ショートカットを作成する送信宛先の宛先ＩＤが指定される。
【００４１】
指示を受け付けるとＳ１６０３に進み、ＣＰＵ１１１は、Ｓ１６０２で指定された送信宛先の宛先ＩＤと共有設定をアドレス帳ＤＢから読み出す。続いて、Ｓ１６０４において、ＣＰＵ１１１は、読み出した共有設定がＲＷであるかＲＯであるかを判定する。ＲＷである場合はＳ１６０５に進み、ＣＰＵ１１１は、宛先ＩＤとアクセス権設定ＲＷを一レコードとして、操作ユーザのアクセス権管理ＤＢに追加して保存する。一方、ＲＯである場合はＳ１６０６に進み、ＣＰＵ１１１は、宛先ＩＤとアクセス権設定ＲＯを１レコードとして、操作ユーザのアクセス権管理ＤＢに追加して保存する。これらの一連の処理により、操作ユーザの個人用のアドレス帳に送信宛先のショートカットが作成できる。
【００４２】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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