(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントファイルを電子メール通信機能により授受する通信端末におけるドキュメントファイルの処理状況に係るドキュメントファイルのプレゼンス通知方法であって、
前記通信端末が備える電子メール通信機能のドキュメントファイルの送信処理は、ドキュメントファイルの種別と前記種別に予め関連付けた処理状況の通知に係る通知プログラムを登録しておく通知プログラム登録ステップと、所定のドキュメントファイルの送信に係る特定コマンドを検知する特定コマンド検知ステップと、を有し、前記特定コマンドを検知した場合に、前記ドキュメントファイルおよび当該ドキュメントファイルの種別に関連付けた通知プログラムを前記ドキュメントファイルの送信先へ送信またはパッケージングし、
前記通信端末が備える電子メール通信機能のドキュメントファイルの受信処理は、前記特定コマンドを含む所定のドキュメントファイルおよび前記通知プログラムを受信するプログラム受信ステップまたはパッケージを解凍するステップと、前記通知プログラムを自動起動する自動起動ステップと、を有し、前記特定コマンドを含む所定のドキュメントファイルおよび前記通知プログラムを受信し、前記通知プログラムが起動した場合に、前記起動した通知プログラムに従って、前記通信端末もしくは前記通信端末と関連付けられた情報処理装置が備える前記ドキュメントファイルに対応するアプリケーションプログラムの動作状況を監視し、前記ドキュメントファイルに対して所定の処理が為された状況を検知したならば、前記ドキュメントファイルの送信元もしくは所定の通知先へ前記検知した状況に係る情報を通知することを特徴とするドキュメントファイルのプレゼンス通知方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメントファイルのプレゼンス通知方法に係り、特にメールに添付されたドキュメントファイルの処理状況をメール送信元に通知するドキュメントファイルのプレゼンス通知方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、ドキュメントと、ドキュメントに対する承認結果を対応付けて管理するドキュメント管理システムを構成する技術が開示されている。この技術において、ドキュメント管理サーバは、ドキュメントの識別情報や当該ドキュメントの格納先と、ドキュメントに対する承認状況に応じた所定処理の内容およびそれを実行する期限とを含むドキュメント情報と、ドキュメントの承認者を示す承認者情報をユーザの端末から受け付けて登録する。そしてドキュメント管理サーバは、承認者情報を元に、登録したドキュメント情報と承認判断依頼の文章を記述したメールの送信処理を実行した後、承認結果を承認者のユーザ端末から受け付けてドキュメント情報に関連付けて格納する。また、所定処理の期限の到来日に当該所定の処理（例えば未承認である旨のメールの送信処理）を自動的に実行することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１１−１３４２６５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、特許文献１に記載の技術は、ドキュメント管理サーバの設営が必要である。それに伴いドキュメントの登録者および承認者のユーザ端末と管理サーバとの通信を実現するための特別なＷｅｂサーバおよびメールサーバを設営する必要がある。このため、システムコストが掛かる。
【０００５】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、既存の通信インフラ以外のシステムを構築することなく、ドキュメントに対する承認を含む処理状況を管理できるようにすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明において、端末を使用するユーザからドキュメントファイルの送信操作を受け付けると、ドキュメントファイルに当該ドキュメントファイルに対応した処理状況を通知する処理状況通知プログラムを加えて送信する。ドキュメントファイルと処理状況通知プログラムを受信した端末側では、当該処理状況通知プログラムを自動起動する。起動された処理状況通知プログラムは、対応するドキュメントファイルの処理状況を検出し、その結果をドキュメントファイルおよび処理状況通知プログラムの送信元に送信する。
【０００７】
上述した課題は、ドキュメントファイルを電子メール通信機能により授受する通信端末におけるドキュメントファイルの処理状況に係るドキュメントファイルのプレゼンス通知方法であって、通信端末が備える電子メール通信機能のドキュメントファイルの送信処理は、ドキュメントファイルの種別と種別に予め関連付けた処理状況の通知に係る通知プログラムを登録しておく通知プログラム登録ステップと、所定のドキュメントファイルの送信に係る特定コマンドを検知する特定コマンド検知ステップと、を有し、特定コマンドを検知した場合に、ドキュメントファイルおよび当該ドキュメントファイルの種別に関連付けた通知プログラムをドキュメントファイルの送信先へ送信またはパッケージングし、通信端末が備える電子メール通信機能のドキュメントファイルの受信処理は、特定コマンドを含む所定のドキュメントファイルおよび通知プログラムを受信するプログラム受信ステップまたはパッケージを解凍するステップと、通知プログラムを自動起動する自動起動ステップと、を有し、特定コマンドを含む所定のドキュメントファイルおよび通知プログラムを受信し、通知プログラムが起動した場合に、起動した通知プログラムに従って、通信端末もしくは通信端末と関連付けられた情報処理装置が備えるドキュメントファイルに対応するアプリケーションプログラムの動作状況を監視し、ドキュメントファイルに対して所定の処理が為された状況を検知したならば、ドキュメントファイルの送信元もしくは所定の通知先へ検知した状況に係る情報を通知するドキュメントファイルのプレゼンス通知方法により、達成できる。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、ユーザが利用する端末と、既存の通信インフラのみの構成で、ドキュメントに関する処理状況を複数のユーザ間で管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】通信システムの構成を説明するブロック図である。
【図２】端末のハードウェアブロック図である。
【図３】端末の構成を説明する機能ブロック図である。
【図４】処理状況通知プログラム対応表を説明する図である。
【図５】送信元、送信先、ＣＣ送信先、転送先間の処理シーケンス図である。
【図６】特定コマンド検知の処理フローチャートである。
【図７】ドキュメントファイルの処理状況通知用メールの受信に係るプログラム受信ステップの処理のフローチャートである。
【図８】処理状況通知プログラム（汎用ドキュメント）のフローチャートである。
【図９】処理状況通知プログラム（専用ドキュメント用のプログラム）のフローチャートである。
【図１０】処理状況通知プログラム（ＣＣ先用のプログラム）のフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明の実施の形態について、実施例を用い図面を参照しながら詳細に説明する。なお、実質同一部位には同じ参照番号を振り、説明は繰り返さない。
【００１１】
図１を参照して、通信システムの構成を説明する。図１において、通信システム５０は、ＬＡＮまたはＷＡＮ（ＬＡＮ／ＷＡＮ２）と、端末１とから構成されている。端末１には、送信元端末１−１と、送信先端末１−２と、転送先端末１−３とがある。端末１は、ＬＡＮ／ＷＡＮ２に接続されている。端末１は、ＬＡＮ／ＷＡＮ２を介して接続され、相互に通信する。
【００１２】
図２を参照して、端末のハードウェア構成を説明する。図２において、端末１は、通信インターフェース部１０と、ＣＰＵ１１と、ＲＯＭ１２と、ＲＡＭ１３と、マンマシンインターフェース部１４とから構成されている。
【００１３】
通信インターフェース部１０は、ＬＡＮ／ＷＡＮ２とのインターフェースである。ＣＰＵ１１は、中央処理装置である。ＣＰＵ１１は、メモリ上のプログラムを実行する。ＲＯＭ１２は、読み出し専用メモリである。ＲＡＭ１３は、随意読み出し書き込み可能メモリである。マンマシンインターフェース部１４は、ユーザに情報を提供する。マンマシンインターフェース部１４は、また、ユーザ操作を受け付ける。
【００１４】
図３を参照して、機能ブロックの構成を説明する。図３において、端末１は、メール機能部１００と、プログラム保存部２００と、ドキュメント保存部３００と、通信制御部４００と、ＯＳ５００とから構成されている。メール機能部１００は、処理状況通知プログラム対応テーブル１１０と、処理状況通知プログラム付きメール送信部１２０と、処理状況通知プログラム付きメール受信部１３０と、メール送受信部１４０とから構成されている。
【００１５】
メール機能部１００は、電子メール送受信を実行する。処理状況通知プログラム対応テーブル１１０は、ドキュメントの種別に対応した処理状況通知プログラム名とその保存先とを対応付けるテーブルである。処理状況通知プログラム付きメール送信部１２０は、ユーザからの特定操作を受付け、添付ファイルとして指定されたドキュメントの種別に対応した処理状況通知プログラムを、処理状況通知プログラム対応テーブル１１０を参照して特定する。処理状況通知プログラム付きメール送信部１２０は、指定されたドキュメントに特定した処理状況通知プログラムを加える。
【００１６】
処理状況通知プログラム付きメール受信部１３０は、特定（題名に特定の文字列を有する）メールの受信を検知し、添付されている処理状況通知プログラムを抽出し、インストールして起動する。
【００１７】
メール送受信部１４０は、通常のメールの他、本実施例の特別なメールの送受信を行なう。プログラム保存部２００は、処理状況通知プログラムを含む全プログラムを保存する。ドキュメント保存部３００は、各種ドキュメントを保存する。通信制御部４００は、通信プロトコルおよびイーサネット（登録商標）の物理的インターフェースを制御する。ＯＳ５００は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）等のオペレーションシステムである。
【００１８】
図４を参照して、ドキュメントファイルに対応する処理状況通知プログラムを示す処理状況通知プログラム対応テーブルを説明する。図４において、処理状況通知プログラム対応テーブル１１０は、メール送信プログラムが使用する設定テーブルにユーザが予め登録する内容を表したものである。
【００１９】
処理状況通知プログラム対応テーブル１１０は、ドキュメント種別毎に対応する処理状況通知プログラムを示すレコード１１５を有する。レコード１１５は、それぞれ、処理状況通知プログラム種別１１１と、処理状況通知プログラム名１１２と、保存先１１３と、対応ＯＳ別拡張子１１４とのフィールドを有する。
【００２０】
処理状況通知プログラム種別１１１は、処理状況通知プログラムの種別が登録される。プログラムの種別には汎用ドキュメント用（ドキュメントの種別は問わずオープン、更新の状況をのみ通知するプログラム）や、ＣＣ用（ＣＣ送信先の端末から処理状況通知を要求するためのプログラム）の他、審査、承認処理など所定の入力操作を検出して通知するための専用ドキュメント用（図４においては、経費申請書、出張申請書、業務計画書）がある。専用ドキュメントの場合処理状況通知プログラム種別１１１には、ドキュメントのファイル名そのものが登録される。
【００２１】
処理状況通知プログラム名１１２は、処理状況通知プログラム名が登録される。保存先１１３は、処理状況通知プログラム名１１２に示す処理状況通知プログラムの保存先を示す。対応ＯＳ別拡張子１１４は、ＯＳ毎に異なる処理通知プログラムを識別するための拡張子が登録される。これはＯＳ処理状況通知プログラムが送信され、当該プログラムを動作させる相手端末のＯＳが異なることを考慮している。
【００２２】
図５を参照して、ドキュメントファイルの処理状況通知の動作を説明する。図５において、送信元端末１ー１は、ドキュメントファイルを含むメールの送信元端末である。送信先端末１−２は、メールの送信先端末である。ＣＣ（Carbon Copy）先端末１ー３は、ＣＣ送信先端末である。図５の中段以下の転送先端末１−４は、送信先端末１−２が送信元端末１−１から受信したドキュメントファイルに編集を加えて転送する転送先端末である。
【００２３】
送信元端末１−１は、使用者による特定のコマンドを含むドキュメントファイル送信操作を検出すると、当該ドキュメントファイルに識別用ＩＤを付与する（Ｓ１００）。ここでは使用者が有するメールアカウントのアドレスにランダムな数列を加えた識別用ＩＤ（ａｂｃ＠ｄｅ．ｊｐ０００１）を付与する。
【００２４】
送信元端末１−１は、指定されたドキュメントファイルに対応する処理状況通知プログラムを処理状況通知プログラム対応テーブル１１０を元に選択する。ここでは、メール送信先端末１−２のＯＳが不明であるため、ＯＳ毎に登録されている全ての処理状況通知プログラムを選択する。また、処理状況通知プログラムが持つ設定ファイルに、識別用ＩＤとドキュメントファイルの属性（ドキュメントファイル名、作成者、作成日など）と使用者のメールアドレスおよび自端末に付与されているＩＰアドレスを反映させる（Ｓ１０１）。
【００２５】
送信元端末１−１は、ドキュメントファイルと処理状況通知プログラムをメールの添付ファイルに設定し、処理状況通知用メールであることを識別するヘッダーを付与して、送信先端末１−２にメールを送信する（Ｓ１０２）。なお、ヘッダーとして、ここでは、メールの題名に所定の文字列を使用する。
【００２６】
なお、ドキュメントファイルと処理状況通知プログラムをパッケージファイルとして生成し、送信先端末１−２の使用者がパケージファイルを解凍した時点で、処理状況通知プログラムをインストールおよび自動起動するようにしても良い。そうすることで、送信先端末１−２のメール送受信プログラムが本実施例の方式を採用していなくとも、本実施例の目的が達成できる。
【００２７】
ここで、送信元端末１−１は、使用者からＣＣ送信先端末１−３が指定されているためドキュメントファイルのみを添付したメールをＣＣ送信先端末１−３に送信する（Ｓ１０３）。
【００２８】
メールを受信した送信先端末１−２は、メールの題名から処理状況通知用のメールを示す文字列であることを認識し、自端末のＯＳに対応した処理状況通知プログラムを添付ファイルから抽出し、インストールおよび起動する（Ｓ１０４）。この際、起動したプログラムを常駐プログラムとしてＯＳに設定することにより、自端末の再起動後も処理状況通知を行なえるようにする。
【００２９】
送信先端末１−２の処理状況通知プログラムは、監視対象のドキュメントファイル（処理状況通知プログラムが持つ設定ファイルに記述されているドキュメント名や属性を元に特定する）を送信先端末１−２の使用者が開いたことを検知すると、当該ドキュメントファイルの識別用ＩＤと共に処理状況（閲覧）通知を送信元端末１−１宛に送信する（Ｓ１０５）。
【００３０】
ここで、処理状況通知は、個人を送信先とするメールまたは指定の端末を送信先とするプロトコル（ＳＩＰ等）の何れも利用できる。メールの場合、ドキュメントファイルを送信した端末以外でも処理状況通知を受けることができる。指定端末宛の場合、メールサーバにログインしなくても、端末固有の機能により処理状況通知を受けることができる。処理状況（閲覧）通知を受信した送信元端末１−１は、ドキュメントファイル名と処理状況（閲覧）を表示して（Ｓ１０６）、使用者に通知する。
【００３１】
次に、送信先端末１−２で起動中の処理状況通知プログラムは、監視対象のドキュメントファイルを送信先端末１−２の使用者が更新して保存したことを検知すると、当該ドキュメントファイルの識別用ＩＤと共に処理状況（更新）通知を送信元端末１−１宛に送信する（Ｓ１０７）。処理状況（更新）通知を受信した送信元端末１−１は、ドキュメントファイル名と処理状況（更新）を表示して（Ｓ１０８）、使用者に通知する。
【００３２】
ここで、ＣＣ送信先端末１−３は、自端末の使用者による処理状況通知要求の操作を検出すると、送信先端末１−２に対し、ドキュメントファイルの識別用ＩＤと共に処理状況通知要求を送信する（Ｓ１０９）。処理状況通知要求を受信した送信先端末１−２は、ステップ１０５とステップ１０７で送信元端末１−１に送った処理状況を処理状況履歴としてＣＣ先端末１−３に送信する（Ｓ１１０）。処理状況履歴を受信したＣＣ先端末１−３は、処理状況履歴を表示して（Ｓ１１１）、使用者に通知する。
【００３３】
基本的には、ドキュメントファイルに対する処理が行なわれる度に、送信先端末１−２は、送信元端末１−１に処理状況を通知する。しかし、ステップ１０９ないしステップ１１１のように任意のタイミングで処理状況の通知を受けることができる。
【００３４】
一方、送信先端末１−２で起動中の処理状況通知プログラムは、端末１−２の使用者が、対象のドキュメントファイルを指定したメールの転送操作を検出すると、当該ドキュメントファイルと自処理状況通知プログラムおよび他のＯＳ対応の処理状況通知プログラムを添付したメールを転送先端末１−４に送信する（Ｓ１１２）。
【００３５】
更に、送信先端末１−２で起動中の処理状況通知プログラムは、当該ドキュメントファイルの識別用ＩＤと共に処理状況（転送（転送先含む））通知を送信元端末１−１宛に送信する（Ｓ１１３）。
【００３６】
処理状況（転送）通知を受信した送信元端末１−１は、ドキュメントファイル名と処理状況（転送（転送先含む）を表示して（Ｓ１１４）、使用者に通知する。一方、ドキュメントファイルと自処理状況通知プログラムが添付されたメールを受信した転送先端末１−４は、メールの題名が処理状況通知用のメールを示す文字列であることを認識し、端末１−４のＯＳに対応した処理状況通知プログラムを添付ファイルから抽出してインストールおよび起動する（Ｓ１１５）。
【００３７】
転送先端末１−４で起動中の処理状況通知プログラムは、端末１−４の使用者が対象のドキュメントファイルを開いたことを検出すると、当該ドキュメントファイルの識別用ＩＤと共に処理状況（閲覧）通知を送信元端末１−１宛に送信する（Ｓ１１６）。処理状況（閲覧）通知を受信した送信元端末１−１は、ドキュメントファイル名と処理状況（閲覧）を表示して（Ｓ１１７）、使用者に通知する。
【００３８】
以降、各端末１の使用者が自端末で起動中の処理通知プログラムを停止する操作をするか、送信元端末１−１が、送信先端末１−２または転送先端末１−４に対して処理状況通知プログラムの終了を示すコマンドを送信するまで同様の通知が継続する。
【００３９】
図６を参照して、処理状況通知用メールの送信に係る処理を説明する。なお、図６のフローは、メール送受信プログラムの起動後に開始される。
図６において、送信元端末１−１は、ドキュメントの処理状況通知用メールであることを示す特定コマンドを含む送信操作を待つ（Ｓ２００）。ドキュメントの指定を含む処理状況通知用メールの送信操作を検出すると（Ｓ２００：ＹＥＳ）、送信元端末１−１は、処理状況通知プログラム対応テーブル１１０を元に、ドキュメントファイルに対応する処理状況通知プログラムを選定する（Ｓ２０１）。具体的には、送信元端末１−１は、処理状況通知プログラム対応テーブル１１０のフィールド１１１を検索し、処理状況通知用メールの送信操作で指定されたドキュメントファイル名と一致するレコード１１５を特定する。ドキュメントファイル名と一致するフィールド１１１が無い場合、送信元端末１−１は、フィールド１１１に“汎用ドキュメント”と登録されているレコード１１５を特定する。
【００４０】
送信元端末１−１は、特定したレコード１１５のフィールド１１２に登録されている処理状況通知プログラムをフィールド１１３に登録されている保存先から抽出する。なお、ここでは、送信元端末１−１は、特定したレコード１１５のフィールド１１４に登録されている３つの拡張子（対応ＯＳ毎の拡張子）が付与された３つのプログラムを選定する。これは、送信先端末のＯＳがこの３つのＯＳのいずれかを搭載していることを前提としているためである。
【００４１】
送信元端末１−１は、処理状況通知用メールの送信操作で指定されたドキュメントに識別用のＩＤを付与する（Ｓ２０２）。具体的には、自端末の使用者のメールアドレスにランダムな数列を加えることで一意のＩＤとする。これは、複数のドキュメントファイルの処理状況の通知を受ける際、通知対象のドキュメントファイルを識別するために用いる。
【００４２】
送信元端末１−１は、処理状況通知用メールの送信操作で指定されたドキュメントファイル名とその属性（作成者、作成日時など）を取得する（Ｓ２０３）。これは、送信先端末１−２で対象のドキュメントファイルを識別するために用いる。
【００４３】
送信元端末１−１は、ドキュメントファイルの識別用ＩＤとファイル名、属性および送信元アドレス（使用者のメールアドレスと端末のＩＰアドレス）を処理状況通知プログラムの設定ファイルに反映させる（Ｓ２０４）。設定ファイルとは、処理状況通知プログラムが保有し、送信先端末上で動作するために必要となるパラメータを記述するファイルである。処理状況通知プログラムは、この設定ファイルのパラメータに従い、監視するドキュメントを特定し、処理状況を通知する対象のドキュメントをＩＤで指定する。
【００４４】
送信元端末１−１は、ドキュメントファイルおよび処理状況通知プログラム（ここでは３つのプログラム）を添付し、題名に所定の文字列（送信先で処理状況通知プログラムが添付されたメールであることを識別するために用いる）を挿入したメールを送信する（Ｓ２０５）。
【００４５】
送信元端末１−１は、ＣＣ送信先が設定されているか否かを判断する（Ｓ２０６）。ＣＣ送信先が設定されていない場合（Ｓ２０６：ＮＯ）、送信元端末１−１は、ステップ２００に遷移する。ステップ２０６でＣＣ送信先が設定されている場合（ＹＥＳ）、送信元端末１−１は、処理状況通知プログラム対応テーブル１１０を元に、ＣＣ用の処理状況通知プログラムを抽出する（Ｓ２０７）。送信元端末１−１は、ドキュメントのＩＤと送信先のアドレスをＣＣ用のプログラムが有する設定ファイルに反映させる（Ｓ２０８）。送信元端末１−１は、ＣＣ用の処理状況通知プログラムを添付し、題名に所定の文字列（送信先でＣＣ用の処理状況通知プログラムが添付されているメールであることを識別するために用いる）を挿入したメールを送信して（Ｓ２０９）、ステップ２００に遷移する。
【００４６】
図７を参照して、ドキュメントファイルの処理状況通知用メール受信の処理を説明する。なお、このフローは、メール送受信プログラムの起動後に開始される。
図７において、送信先端末１−２は、ドキュメントファイルの処理状況通知用メールの受信を待つ（Ｓ３００）。通常の受信メールとの識別について、送信先端末１−２は、題名に記述されている特定の文字列を検出することにより行なう。
【００４７】
ドキュメントファイルの処理状況通知用メールの受信を検知すると（Ｓ３００：ＹＥＳ）、送信先端末１−２は、自端末のＯＳを識別する（Ｓ３０１）。送信先端末１−２は、識別したＯＳに対応した処理状況通知プログラムを受信メールの添付ファイルから抽出する（Ｓ３０２）。具体的には、送信先端末１−２は、プログラムの拡張子で判断する。
【００４８】
送信先端末１−２は、抽出した処理状況通知プログラムを自端末にインストールし（Ｓ３０３）、起動する（Ｓ３０４）。インストールの際、送信先端末１−２は、ＯＳに対して常駐プログラムの設定を行なう。送信先端末１−２は、ステップ３００に戻って、次のキュメントファイルの処理状況通知用メールの受信を待つ。
【００４９】
図８を参照して、処理状況通知プログラム（種別：汎用ドキュメント）の動作を説明する。なお、このフローは、処理状況通知プログラム起動後（図７：Ｓ３０４）に開始される。
【００５０】
図８において、送信先端末１−２は、設定ファイルに記述されているドキュメント名および属性と一致するドキュメントファイルのオープン（Ｓ４００）、クローズ（４０３）、他の端末から当該ドキュメントに対する処理状況通知要求の受信（Ｓ４０６）、当該ドキュメントファイルのメール転送操作（Ｓ４０８）、処理状況通知の停止指示（自端末からの停止操作およびドキュメントファイル送信元からの停止メールの受信）（Ｓ４１１）を監視する。
【００５１】
対象のドキュメントファイルがオープンされたことを検知すると（Ｓ４００：ＹＥＳ）、送信先端末１−２は、設定ファイルに記述されている送信元アドレス宛に閲覧を示す処理状況の通知を行なう（Ｓ４０１）。送信先端末１−２は、処理状況履歴ファイルに日時と共に保存して（Ｓ４０２）、ステップ４００に戻る。
【００５２】
対象のドキュメントファイルがクローズされたことを検知すると（Ｓ４０３：ＹＥＳ）、送信先端末１−２は、ドキュメントファイルが更新されているかを判定する（Ｓ４０４）。具体的には、ドキュメントファイルの属性を検査し、更新日時や容量に変化があるか否かを判定する。
【００５３】
ドキュメントファイルが更新されている場合（Ｓ４０４：ＹＥＳ）、送信先端末１−２は、設定ファイルに記述されている送信元アドレス宛に更新を示す処理状況の通知を行ない（Ｓ４０５）、ステップ４０２に遷移する。ステップ４０４でＮＯのとき、送信先端末１−２は、そのままステップ４００に戻る。
【００５４】
他の端末から当該ドキュメントに対する処理状況通知要求の受信を検知すると（Ｓ４０６：ＹＥＳ）、送信先端末１−２は、処理状況通知要求送信元のアドレスを宛先として、ステップ４０２で保存した処理状況履歴を通知して（Ｓ４０７）、ステップ４００に戻る。
【００５５】
ドキュメントファイルのメール転送操作を検知すると（Ｓ４０８：ＹＥＳ）、送信先端末１−２は、処理状況通知プログラムおよび他のＯＳ対応の処理状況通知プログラムをドキュメントファイルと共に添付したメールを転送先に指定されたアドレス宛に送信する（Ｓ４０９）。送信先端末１−２は、当該ドキュメントファイルの送信元アドレス宛に、転送を示す（転送先アドレス含む）処理状況通知を行なう（Ｓ４１０）。送信先端末１−２は、処理状況通知プログラムのアンインストール処理を起動して（Ｓ４１４）、終了する。
【００５６】
処理状況通知の停止指示を検知すると（Ｓ４１１：ＹＥＳ）、送信先端末１−２は、当該ドキュメントファイルの送信元アドレス宛に、終了を示す処理状況通知を行ない（Ｓ４１３）、ステップ４１４に遷移する。
【００５７】
図９を参照して、処理状況通知プログラム（専用ドキュメント用のプログラム）の動作を説明する。なお、このフローは、処理状況通知プログラム起動後に開始される。
図９において、このフローは、図８と基本的に同じフローであるが、Ｓ５０４〜Ｓ５０９が専用ドキュメントに対応している。また、ドキュメントの種別によって入力箇所や入力方法が異なるため、Ｓ５０４〜Ｓ５０９の具体的な処理は専用ドキュメントそれぞれで異なる。よって、専用ドキュメント毎に異なる処理状況通知プログラムの登録を必要とする。なお、図９の説明は、図８と異なる部分のみ説明する。
【００５８】
ドキュメントファイルがクローズされたことを検知すると（Ｓ５０３：ＹＥＳ）、送信先端末１−２は、所定の審査処理（電子印による審査の捺印など）が実行されたか否かを判定する（Ｓ５０４）。所定の審査処理が実行された場合（Ｓ５０４：ＹＥＳ）、送信先端末１−２は、当該ドキュメントファイルの送信元アドレス宛に、審査済みを示す処理状況通知を行なう（Ｓ５０５）。
【００５９】
ステップ５０５の後およびステップ５０４でＮＯのとき、送信先端末１−２は、承認処理が実行されたか判定する（Ｓ５０６）。所定の承認処理（電子印による承認の捺印など）が実行された場合（Ｓ５０６：ＹＥＳ）、送信先端末１−２は、当該ドキュメントファイルの送信元アドレス宛に、承認済みを示す処理状況通知を行なう（Ｓ５０７）。
【００６０】
ステップ５０７の後およびステップ５０６でＮＯのとき、送信先端末１−２は、却下処理が実行されたか判定する（Ｓ５０８）。所定の却下処理（電子印による却下の捺印など）が実行された場合（Ｓ５０８：ＹＥＳ）、送信元端末１−２は、当該ドキュメントファイルの送信元アドレス宛に、却下を示す処理状況通知を行なう（Ｓ５０９）。
【００６１】
ステップ５０９の後およびステップ５０８でＮＯのとき、送信先端末１−２は、ステップ５０２に遷移する。
【００６２】
図１０を参照して、処理状況通知プログラム（ＣＣ先用のプログラム）の動作を説明する。このフローは、処理状況通知プログラム起動後に開始される。
ＣＣ先端末１−３は、処理状況通知要求の送信操作の検出（Ｓ６００）および終了操作の検出（Ｓ６０４）を待つ。処理状況通知要求の送信操作を検出すると（Ｓ６００：ＹＥＳ）、ＣＣ先端末１−３は、設定ファイルに記述されているドキュメントのＩＤを含む処理状況通知要求を、同じく設定ファイルに記述されている送信先アドレス（当該ドキュメントの送信元がＴＯで送信した相手）宛てに送信する（Ｓ６０１）。ＣＣ先端末１−３は、処理状況通知の受信を待つ（Ｓ６０２）。
【００６３】
処理状況通知要求に対する処理状況通知を受信すると（Ｓ６０２：ＹＥＳ）、ＣＣ先端末１−３は、受信した処理状況を表示画面に表示して（Ｓ６０３）、ステップ６００に戻る。終了操作を検出すると（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、ＣＣ先端末１−３は、処理状況通知プログラムのアンインストール処理を起動して（Ｓ６０５）、終了する。
【００６４】
本実施例によれば、ユーザが利用する端末と、既存の通信インフラのみの構成で、ドキュメントに関する処理状況を複数のユーザ間で管理することができる。
【符号の説明】
【００６５】
１…端末、２…ＬＡＮ／ＷＡＮ、１０…通信インターフェース部、１１…ＣＰＵ、１２…ＲＯＭ、１３…ＲＡＭ、１４…マンマシンインターフェース部、５０…通信システム、１００…メール機能部、１１０…処理状況通知プログラム対応テーブル、１２０…処理状況通知プログラム付きメール送信部、１３０…処理状況通知プログラム付きメール受信部、１４０…メール送受信部、２００…プログラム保存部、３００…ドキュメント保存部、４００…通信制御部、５００…ＯＳ。
【図１】
0005915393.tif 000002
【図２】
0005915393.tif 000003
【図３】
0005915393.tif 000004
【図４】
0005915393.tif 000005
【図５】
0005915393.tif 000006
【図６】
0005915393.tif 000007
【図７】
0005915393.tif 000008
【図８】
0005915393.tif 000009
【図９】
0005915393.tif 000010
【図１０】
0005915393.tif 000011