(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
休暇情報を含む出退勤情報を取得可能な出退勤情報取得手段と、
在席状況が取得可能な在席状況取得手段と、
電子メールの受信者ごとに、代理受信の可否と代理受信者とに関する情報が記憶された代理受信可否記憶手段と、
前記出退勤情報取得手段によって取得した出退勤情報と、前記在席状況取得手段によって取得した在席状況と、前記代理受信可否記憶手段に記憶された前記受信者ごとの代理受信の可否と代理受信者とに関する情報とに基づいて、前記電子メールの前記受信者と前記代理受信者の前記在席状況によって、前記電子メールの受信者が不在の場合は、前記代理受信者が代理受信可能と判定したり、前記電子メールの受信者および前記代理受信者が在席している場合は、前記受信者が電子メールを受信した後に、前記代理受信者が代理受信可能と判定したりする代理受信判定手段と、
を備えることを特徴とする電子メール代理受信システム。
【請求項２】
前記代理受信者が前記電子メールを受信した場合は、前記受信者に前記代理受信者が当該電子メールを代理受信したことを通知する代理受信通知手段と、
を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子メール代理受信システム。
【請求項３】
出退勤情報取得手段は、休暇情報を含む出退勤情報を記憶した、外部の出退勤情報記憶手段から、出退勤情報を取得する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載の電子メール代理受信システム。
【請求項４】
在席状況取得手段は、在席状況を記憶した、外部の在席状況記憶手段から、在席状況を取得する、
ことを特徴とする請求項１ないし３のいずれか１項に記載の電子メール代理受信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、出退勤情報や在席情報によって、電子メールの代理受信を設定する電子メール代理受信システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業においては、電子メールによって業務上の指示や連絡をすることがある。そのため、受信者が出張や休暇などで不在の場合には、代理受信者によって電子メールを代理受信するように設定しておき、業務に支障が生じないようにしている。
【０００３】
電子メールの代理受信に関しては、複数の代理受信者を登録して確実に受信させるという技術が知られている（例えば、特許文献１参照。）。この技術は、ユーザＡはあらかじめユーザ情報ファイルに複数の代理受信者（１〜５人）が登録され、受信用メール情報ファイルの代理受信区分の項目が「代理受信許可」とされている件のみ各代理受信者に受信させ、各代理受信者１〜５人単位に配信遅延日数を登録できるようにする、というものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平０７−０４６２７０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、引用文献１に記載の技術では、受信者が代理受信の設定をせずに不意に不在となってしまった場合には、代理受信ができないという問題があった。また、受信者が代理受信の設定をしている場合には、受信者の在席状況に関わらず、代理受信者が受信者よりも先に電子メールを受信してしまったりするおそれがある。さらに、受信者は、代理受信者が電子メールを代理受信したか否かを確認することができないので、不便であった。
【０００６】
そこでこの発明は、出退勤情報や在席情報によって、電子メールの代理受信を設定する電子メール代理受信システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、請求項１の発明は、休暇情報を含む出退勤情報を取得可能な出退勤情報取得手段と、在席状況が取得可能な在席状況取得手段と、電子メールの受信者ごとに、代理受信の可否と代理受信者とに関する情報が記憶された代理受信可否記憶手段と、前記出退勤情報取得手段によって取得した出退勤情報と、前記在席状況取得手段によって取得した在席状況と、前記代理受信可否記憶手段に記憶された前記受信者ごとの代理受信の可否と代理受信者とに関する情報とに基づいて、前記電子メールの前記受信者と前記代理受信者の前記在席状況によって、前記電子メールの受信者が不在の場合は、前記代理受信者が代理受信可能と判定したり、前記電子メールの受信者および前記代理受信者が在席している場合は、前記受信者が電子メールを受信した後に、前記代理受信者が代理受信可能と判定したりする代理受信判定手段と、を備えることを特徴とする電子メール代理受信システムである。
【０００８】
この発明によれば、電子メールを受信した場合は、電子メールの受信者と代理受信者の在席状況によって、受信者が不在の場合は、代理受信者が代理受信可能と判定されたり、受信者および代理受信者が在席している場合は、受信者が電子メールを受信した後に、代理受信者が代理受信可能と判定されたりする。
【０００９】
請求項２の発明は、請求項１に記載の電子メール代理受信システムにおいて、前記代理受信者が前記電子メールを受信した場合は、前記受信者に前記代理受信者が当該電子メールを代理受信したことを通知する代理受信通知手段と、を備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の電子メール代理受信システムにおいて、出退勤情報取得手段は、休暇情報を含む出退勤情報を記憶した、外部の出退勤情報記憶手段から、出退勤情報を取得する、ことを特徴とする。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１ないし３のいずれか１項に記載の電子メール代理受信システムにおいて、在席状況取得手段は、在席状況を記憶した、外部の在席状況記憶手段から、在席状況を取得する、ことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１の発明によれば、電子メールを受信した場合は、電子メールの受信者と代理受信者の在席状況によって、代理受信の可否を判定することができる。すなわち、電子メール用ソフトウェアなどによって、受信者が電子メールの代理受信の設定をしていない場合であっても、受信者の不在時には、代理受信が可能になる。これにより、受信者が急な出張や病気などによって不在となった場合であっても、あらかじめ設定している代理受信者によって確実に業務上の指示や連絡を代理受信ができるので、業務を滞りなく遂行することが可能になる。
【００１３】
また、受信者と代理受信者とが在席している場合には、代理受信者は、受信者が電子メールを受信した後でなければ、電子メールを受信できないようにすることができる。これにより、業務上の指示や連絡に関する情報伝達がスムースになる。
【００１４】
請求項２の発明によれば、代理受信通知手段によって、代理受信者が当該電子メールを代理受信したことが通知されるので、受信者は、何時、代理受信者が電子メールを代理受信したか否かを確実かつ正確、迅速に把握することが可能になる。
【００１５】
請求項３の発明によれば、出退勤情報取得手段は、外部の出退勤情報記憶手段から、出退勤情報を取得するので、電子メール代理受信システムは、簡易な構成とすることができる。
【００１６】
請求項４の発明によれば、在席状況取得手段は、外部の在席状況記憶手段から、在席状況を取得するので、電子メール代理受信システムは、簡易な構成とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】この発明の実施の形態に係る電子メール代理受信システムを示す概略構成図である。
【図２】図１の代理受信可否データベースのデータ構成図である。
【図３】図１の代理受信通知タスクによって、受信者が使用しているコンピュータの表示部に表示される表示例を示す図である。
【図４】図１の電子メール代理受信システムによる情報処理を示すフローチャートである。
【図５】図１の電子メール代理受信システムと、電子メールサーバ、受信者、代理受信者による処理のタイミングを示すタイミングチャートであり、受信者と第受理受信者が在席している場合における処理を示す図である。
【図６】図１の電子メール代理受信システムと、電子メールサーバ、受信者、代理受信者による処理のタイミングを示すタイミングチャートであり、受信者が不在の場合における処理を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
以下、この発明を図示の実施の形態に基づいて説明する。
【００１９】
図１は、この発明の実施の形態に係る電子メール代理受信システム１を示す概略構成図である。この電子メール代理受信システム１は、受信者Ｍ１や代理受信者Ｍ２の在席状況に合わせて、代理受信の可否を設定したり、受信の順序を設定したりするためのシステムであり、この実施の形態では、電子メール代理受信システム１と、電子メールサーバ装置２０と、出退勤管理システム３０と、在席管理システム４０と、個人用コンピュータ５０とが、通信網ＮＷを介して通信自在に配設されている。ここでは、会社の従業員である社員（受信者Ｍ１、代理受信者Ｍ２）が、電子メール代理受信システム１を使用する場合について説明する。
【００２０】
電子メールサーバ装置２０は、電子メールの送受信などを行う機能を有するサーバ装置である。受信者Ｍ１や代理受信者Ｍ２は、個人用コンピュータ５０などにインストールされた電子メール用ソフトウェアによって、電子メールサーバ装置２０を介して電子メールの送受信を行うようになっている。
【００２１】
出退勤管理システム３０は、休暇情報を含む出退勤情報を管理するためのシステムであり、主として、出退勤情報を記憶する出退勤情報データベースを備えている。社員は、個人用コンピュータ５０を介して、自身の出退勤情報を出退勤管理ソフトウェアによって出退勤情報データベースに登録するようになっている。
【００２２】
在席管理システム４０は、在席状況をリアルタイムに管理するためのシステムであり、主として、在席状況を記憶する在席状況データベースを備えている。社員は、個人用コンピュータ５０を介して、自身の在席状況を在席管理ソフトウェアによってリアルタイムで在席状況データベースに登録するようになっている。
【００２３】
個人用コンピュータ５０は、社員が業務に使用するためのコンピュータであり、出退勤情報や在席状況を入力するようになっている。個人用コンピュータ５０を介して入力された出退勤情報や在席状況は、出退勤管理システム３０の出退勤情報データベースや在席管理システム４０の在席状況データベースに登録、更新されるようになっている。また、個人用コンピュータ５０においては、電子メール用ソフトウェアによって電子メールサーバ装置２０を介して電子メールを送受信できるようになっている。この電子メール用ソフトウェアは、電子メールの受信の問い合わせ時は、自身のアカウントに届いた電子メールだけではなく、後述する電子メール代理受信システム１のメール設定データベース１３に基づいて、自身が代理受信者として社員ＩＤ１３３１に設定されている場合には、当該他のアカウントに届いた電子メールも受信するようになっている。具体的には、代理受信者Ｍ２が電子メール用ソフトウェアによって電子メールを受信する際には、自身のアカウント（代理受信者Ｍ２のアカウント）に届いた電子メールと、自身が代理受信者として設定されているアカウント（受信者Ｍ１のアカウント）に届いた電子メールが、いずれも受信可能である。
【００２４】
電子メール代理受信システム１は、主として、出退勤情報取得タスク（出退勤情報取得手段）１１と、在席状況取得タスク（在席状況取得手段）１２と、メール設定データベース（代理受信可否記憶手段）１３と、代理受信判定タスク（代理受信判定手段）１４と、代理受信通知タスク（代理受信通知手段）１５と、記憶部１６と、これらを制御などする制御部１７とを備えている。
【００２５】
出退勤情報取得タスク１１は、休暇情報を含む出退勤情報を取得する機能を有するプログラム、タスクであり、出退勤管理システム３０の出退勤情報データベースから、社員の最新の出退勤情報を取得する。
【００２６】
在席状況取得タスク１２は、在席状況を取得する機能を有するプログラム、タスクであり、在席管理システム４０の在席状況データベースから、社員の最新の出退勤情報を取得する。
【００２７】
メール設定データベース１３は、電子メールの受信者Ｍ１ごとに、代理受信の可否と代理受信者Ｍ２が記憶されており、図２に示すように、社員を識別する社員ＩＤ１３１ごとに、電子メール区分１３２と、代理受信者１３３の代理受信者リストへのポインタが記憶されている。電子メール区分１３２には、電子メールの区分、例えば、「一般」、「親展」などと記憶されている。ここで、「一般」は代理受信が可能な電子メールであり、「親展」は代理受信が不可の電子メールであり、電子メールの送信者は、電子メールの作成、送信時に受信者や件名などとともに、この電子メール区分を設定するようになっている。すなわち、電子メールの送信者は、代理受信を認める場合には電子メール区分を「一般」と設定し、代理受信を認めない場合には電子メール区分を「親展」と設定する。代理受信者１３３には、代理受信を許可する社員ＩＤ１３３１がリストとして記憶されている。
【００２８】
代理受信判定タスク１４は、出退勤情報取得タスク１１によって取得した出退勤情報と、在席状況取得タスク１２によって取得した在席状況と、メール設定データベース１３とに基づいて、電子メールサーバ装置２０が電子メールを受信した場合は、電子メールの受信者Ｍ１と代理受信者Ｍ２の在席状況によって、電子メールの受信者Ｍ１が不在の場合は、代理受信者Ｍ２が代理受信可能と判定したり、電子メールの受信者Ｍ１および代理受信者Ｍ２が在席している場合は、受信者Ｍ１が電子メールを受信した後に、代理受信者Ｍ２が代理受信可能と判定したりする機能を有するプログラム、タスクである。
【００２９】
代理受信通知タスク１５は、代理受信者Ｍ２が電子メールを受信した場合は、受信者Ｍ１に代理受信者Ｍ２が当該電子メールを代理受信したことを通知する機能を有するプログラム、タスクである。代理受信通知タスク１５は、例えば、受信者Ｍ１が、個人用コンピュータ５０を介して、電子メール用ソフトウェアによって表示される受信メール一覧上で電子メールを選択した際に、当該電子メールが電子メール区分「一般」と設定されている場合、すなわち、代理受信可能である場合は、図３に示すような通知ウィンドウを表示する。通知ウィンドウには、メール設定データベース１３に基づいて、受信者Ｍ１と代理受信者Ｍ２（代理受信者１３３）がリストとして表示され、受信者Ｍ１や代理受信者Ｍ２が、当該電子メールを受信済みの場合には受信日時が「ＹＹＹＹ年ＭＭ月ＤＤ日ｈｈ：ｍｍ：ｓｓ」と表示され、未受信の場合には「未受信」と表示される。
【００３０】
記憶部１６は、電子メール代理受信システム１の処理に必要なプログラムやタスク、データを記憶している。
【００３１】
制御部１７は、電子メール代理受信システム１のプログラムやタスクを制御しており、例えば、代理受信判定タスク１４と代理受信通知タスク１５を、図４に示すフローチャートに沿って処理するように制御している。
【００３２】
次に、このような構成の電子メール代理受信システム１の作用・動作について説明する。
【００３３】
図５に示すように、受信者Ｍ１と代理受信者Ｍ２がともに在席している場合について説明する。
【００３４】
まず、受信者Ｍ１によって、自身の使用する個人用コンピュータ５０を介して、代理受信の可否と代理受信者Ｍ２が設定されて、メール設定データベース１３に記憶される。具体的には、社員ＩＤ１３１には受信者Ｍ１の社員ＩＤが記憶され、電子メール区分１３２には「一般」と記憶され、代理受信者１３３の示すリストである社員ＩＤ１３３１には、代理受信者Ｍ２の社員ＩＤが記憶される。
【００３５】
電子メールサーバ装置２０によって、受信者Ｍ１宛ての電子メールが受信される。
【００３６】
受信者Ｍ１によって、電子メールサーバ装置２０に対して、電子メール用ソフトウェアを介して電子メールの受信が問い合わせされると、電子メール代理受信システム１の代理受信判定タスク１４が起動されて、当該電子メールについて、代理受信の可否が判定される。ここでは、受信者Ｍ１と代理受信者Ｍ２とが在席しているため、受信者Ｍ１が電子メールを受信した後に、代理受信者Ｍ２が代理受信可能と判定される。このため、受信者Ｍ１によって電子メールが受信される。
【００３７】
そして、代理受信者Ｍ２によって、電子メールサーバ装置２０に対して、電子メール用ソフトウェアを介して電子メールの受信が問い合わせされると、電子メール代理受信システム１の代理受信判定タスク１４が起動されて、当該電子メールについて、そのときの、受信者Ｍ１と代理受信者Ｍ２の出退勤情報や、在席状態、メール設定データベース１３とに基づいて、代理受信の可否が判定される。同様に、受信者Ｍ１と代理受信者Ｍ２とが在席しているため、受信者Ｍ１が電子メールを受信した後に、代理受信者Ｍ２が代理受信可能と判定され、ここでは、受信者Ｍ１によって電子メールが受信済であるので、代理受信者Ｍ２によって電子メールが代理受信される。
【００３８】
そして、代理受信者Ｍ２によって電子メールが代理受信された後に、受信者Ｍ１が、電子メール用ソフトウェアの受信メール一覧上で当該電子メールを選択すると、代理受信通知タスク１５が起動されて、通知ウィンドウが表示される。通知ウィンドウには、受信者Ｍ１、代理受信者Ｍ２ともに受信日時が表示される。このようにして、受信者Ｍ１によって、代理受信者Ｍ２が代理受信した受信日時が確認される。
【００３９】
つづいて、図６に示すように、受信者Ｍ１が不在の場合について説明する。
【００４０】
まず、受信者Ｍ１によって、自身の使用する個人用コンピュータ５０を介して、代理受信の可否と代理受信者Ｍ２が設定されて、メール設定データベース１３に記憶される。
【００４１】
電子メールサーバ装置２０によって、受信者Ｍ１宛ての電子メールが受信される。
【００４２】
代理受信者Ｍ２によって、電子メールサーバ装置２０に対して、電子メール用ソフトウェアを介して電子メールの受信が問い合わせされると、電子メール代理受信システム１の代理受信判定タスク１４が起動されて、当該電子メールについて、代理受信の可否が判定される。ここでは、受信者Ｍ１が不在であるため、代理受信者Ｍ２が代理受信可能と判定されるので、代理受信者Ｍ２によって電子メールが代理受信される。
【００４３】
そして、代理受信者Ｍ２によって電子メールが代理受信された後に、受信者Ｍ１が、電子メール用ソフトウェアの受信メール一覧上で電子メールを選択すると、代理受信通知タスク１５が起動されて、図３に示すような通知ウィンドウが表示される。通知ウィンドウには、受信者Ｍ１は「未受信」と表示され、代理受信者Ｍ２ともに受信日時が表示される。このようにして、受信者Ｍ１によって、代理受信者Ｍ２が代理受信した受信日時が確認される。
【００４４】
以上のように、本電子メール代理受信システム１によれば、電子メールを受信した場合は、電子メールの受信者Ｍ１と代理受信者Ｍ２の在席状況によって、代理受信の可否を判定することができる。すなわち、受信者Ｍ１が電子メール用ソフトウェアによって電子メールの代理受信を設定する必要がなく、メール設定データベース１３に代理受信の可否と代理受信者Ｍ２を設定しておけば、受信者Ｍ１の不在時には、代理受信者Ｍ２によって代理受信が可能になる。これにより、不意に受信者Ｍ１が不在になったような場合であっても、代理受信者Ｍ２によって確実に電子メールを代理受信することができるので、業務を滞りなく遂行することが可能になる。また、受信者Ｍ１と代理受信者Ｍ２とが在席している場合には、代理受信者Ｍ２は、受信者Ｍ１が電子メールを受信した後でなければ、電子メールを受信できないようにすることができる。これにより、業務上の指示や連絡に関する情報伝達がスムースになる。
【００４５】
また、代理受信通知手段によって、代理受信者Ｍ２が当該電子メールを代理受信したことが通知ウィンドウを介して通知されるので、受信者Ｍ１は、代理受信者Ｍ２が電子メールを代理受信したか否かと、代理受信した場合には代理受信日時を確実かつ正確、迅速に把握することができる。例えば、電子メールが業務上の指示であった場合には、代理受信者Ｍ２が当該電子メールを代理受信した日時がわかることにより、電子メールでなされた業務上の指示にすでに着手したか否かを予測することが容易になる。
【００４６】
さらに、出退勤情報取得タスク１１は、外部の出退勤管理システム３０の出退勤情報データベースから、出退勤情報を取得するので、電子メール代理受信システム１は、簡易な構成とすることができる。しかも、在席状況取得タスク１２は、外部の在席管理システム４０の在席状況データベースから、在席状況を取得するので、電子メール代理受信システム１は、簡易な構成とすることができる。
【００４７】
以上、この発明の実施の形態について説明したが、具体的な構成は、上記の実施の形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計の変更等があっても、この発明に含まれる。例えば、上記の実施の形態では、メール設定データベース１３の代理受信者Ｍ２には、順位を設定しないものとして説明したが、社員ＩＤ１３３１ごとに順位を記憶するようにして、代理受信者Ｍ２の中での受信順位を設定するようにしてもよい。
【００４８】
また、電子メール代理受信システム１の構成は、この実施の形態に記載したものには限定されず、同様の機能、処理をおこなうことができるものであれば、他の構成であってもよいことはもちろんである。
【００４９】
さらに、出退勤情報は外部の出退勤管理システム３０から取得し、在席状況は外部の在席管理システム４０から取得するものとして説明したが、例えば、個人用コンピュータ５０の起動・終了情報やログイン・ログアウト情報、操作情報、メールソフトを含むソフトウェアのログイン・ログアウト情報や操作情報などに基づいて、出退勤情報や在席状況を取得するようにしてもよい。
【符号の説明】
【００５０】
１        電子メール代理受信システム
１１      出退勤情報取得タスク（出退勤情報取得手段）
１２      在席状況取得タスク（在席状況取得手段）
１３      代理受信可否記憶手段
１４      代理受信判定タスク（代理受信判定手段）
１５      代理受信通知タスク（代理受信通知手段）
２０      電子メールサーバ
３０      出退勤管理システム
４０      在席管理システム
５０      コンピュータ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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