(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
出力デバイスに接続する情報処理装置において起動され、出力ジョブを生成して前記出力デバイスに出力するデバイスドライバであって、前記情報処理装置を、
前記出力デバイスの設定変更に関する電子メールに含まれる特定文字列の情報を予め登録する特定文字列情報登録手段、
前記デバイスドライバ起動中において、過去に受信された電子メール群の中から前記特定文字列を含む電子メールを検出する検出手段、及び、
前記検出手段により前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合に当該電子メールに基づいて前記出力デバイスの設定変更に関する情報をユーザーに報知する報知手段、
として機能させることを特徴とするデバイスドライバ。
【請求項２】
前記特定文字列は、前記出力デバイスを識別可能な文字列を含むことを特徴とする請求項１に記載のデバイスドライバ。
【請求項３】
前記報知手段は、前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合、当該電子メールの受信日と件名とを報知することを特徴とする請求項１又は２に記載のデバイスドライバ。
【請求項４】
前記報知手段は、前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合、当該電子メールの本文を表示することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載のデバイスドライバ。
【請求項５】
前記検出手段は、前記特定文字列を含む電子メールのうち既読の電子メールを検出しないことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載のデバイスドライバ。
【請求項６】
前記検出手段は、電子メールを受信するアプリケーションに対し、前記アプリケーションが過去に受信した電子メール群の中から前記特定文字列を含む電子メールを検索することを要求し、前記アプリケーションによる検索結果に基づいて前記特定文字列を含む電子メールを検出することを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載のデバイスドライバ。
【請求項７】
前記報知手段は、前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合、前記アプリケーションに当該電子メールを表示させることを特徴とする請求項６に記載のデバイスドライバ。
【請求項８】
前記検出手段は、前記出力デバイスに対し、前記出力デバイスが過去に受信した電子メール群の中から前記特定文字列を含む電子メールを検索することを要求し、前記出力デバイスによる検索結果に基づいて前記特定文字列を含む電子メールを検出することを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載のデバイスドライバ。
【請求項９】
前記検出手段は、前記出力デバイスと前記情報処理装置とを接続するサーバー装置に対し、前記サーバー装置が過去に受信した電子メール群の中から前記特定文字列を含む電子メールを検索することを要求し、前記サーバー装置による検索結果に基づいて前記特定文字列を含む電子メールを検出することを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載のデバイスドライバ。
【請求項１０】
前記特定文字列は、ユーザーを識別可能な文字列を含むことを特徴とする請求項８又は９に記載のデバイスドライバ。
【請求項１１】
前記情報処理装置を、
ユーザーによる出力ジョブの発行指示に基づき、出力ジョブを生成して前記出力デバイスに出力する出力実行手段、
としてさらに機能させ、
前記検出手段は、ユーザーによる前記出力ジョブの発行指示を検知することに伴い、前記特定文字列を含む電子メールを検出する処理を開始し、
前記出力実行手段は、前記検出手段より前記特定文字列を含む電子メールを検出する処理が行われている間、前記出力ジョブの出力を行わないことを特徴とする請求項１乃至１０のいずれかに記載のデバイスドライバ。
【請求項１２】
前記出力実行手段は、前記検出手段により前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合、出力ジョブを出力しないことを特徴とする請求項１１に記載のデバイスドライバ。
【請求項１３】
前記報知手段は、ユーザーに報知するか否かを予め設定可能であり、前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合、ユーザーに報知する設定が予め行われていることを条件として、当該電子メールに基づいて前記出力デバイスの設定変更に関する情報を報知することを特徴とする請求項１乃至１２のいずれかに記載のデバイスドライバ。
【請求項１４】
前記出力デバイスは、プリント、スキャン、コピー、ファックス、および電子メール送受信の少なくとも１つの機能を備える画像形成装置であることを特徴とする請求項１乃至１３のいずれかに記載のデバイスドライバ。
【請求項１５】
請求項１乃至１４のいずれかに記載のデバイスドライバがインストールされた情報処理装置。
【請求項１６】
出力デバイスに接続する情報処理装置において起動され、出力ジョブを生成して前記出力デバイスに出力するデバイスドライバにより行われる設定変更報知方法であって、
（ａ）前記出力デバイスの設定変更に関する電子メールに含まれる特定文字列の情報を予め登録するステップと、
（ｂ）前記デバイスドライバ起動中において、過去に受信された電子メール群の中から前記特定文字列を含む電子メールを検出するステップと、
（ｃ）ステップ（ｂ）において前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合に当該電子メールに基づいて前記出力デバイスの設定変更に関する情報をユーザーに報知するステップと、
を有することを特徴とする設定変更報知方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、デバイスドライバ、情報処理装置および設定変更報知方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
パーソナルコンピュータなどの情報処理装置は、予めインストールされているデバイスドライバを起動することにより、ネットワークに接続された画像形成装置に対して印刷ジョブを出力する。デバイスドライバには、ユーザーＩＤやユーザーパスワードなどのユーザーに関するユーザー情報、グループＩＤやグループパスワードなどのユーザーが所属するグループに関するグループ情報、その他様々な情報が予め登録されている。デバイスドライバは、画像形成装置に印刷ジョブを出力するとき、それら登録情報のうちから予め指定された情報を抽出し、印刷ジョブに付加して出力する。画像形成装置は、そのような印刷ジョブを受信すると、印刷ジョブに付加された情報に基づいて認証処理や課金処理を行い、印刷ジョブを実行する。
【０００３】
上記のような画像形成システムでは、画像形成装置における認証処理や課金処理などの運用方法が管理者により変更されることがある。それらの運用方法が変更されると、印刷ジョブに付加すべき情報が変わることもある。例えば、グループ単位で行われていた認証処理や課金処理がユーザー単位の処理に変更されると、印刷ジョブに付加すべき情報は、グループ情報からユーザー情報に切り替わる。そのため、管理者は、画像形成装置の運用方法を変更した場合、各ユーザーが使用する情報処理装置のデバイスドライバの設定変更を行うことが必要となる。しかし、多数のユーザーが存在する場合、或いは、管理者とユーザーとが離れた場所で職務を行っている場合、それら各ユーザーの情報処理装置におけるデバイスドライバの設定変更を管理者が個別に行うこととすると、管理者の作業負担が大きくなり過ぎると共に、デバイスドライバの設定変更を迅速に行うことができない。
【０００４】
ところで、従来、電子メールを用いて複合機や印刷装置などの出力デバイスを管理又はメンテナンスする種々の技術が存在する（例えば特許文献１，２，３，４）。これら従来技術のように、電子メールを利用すれば、上述した管理者の作業負担を軽減することができる。すなわち、管理者は、画像形成装置の運用方法を変更することに伴い、デバイスドライバの設定変更を促す電子メールを各ユーザーに送信するようにすれば、ユーザー自身がデバイスドライバの設定変更を行えるため、管理者の作業負担を軽減できると共に、デバイスドライバの設定変更を迅速に行うことができるようになる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−３３１４３６号公報
【特許文献２】特開２００２−２３６５７６号公報
【特許文献３】特開２００２−２２９６４０号公報
【特許文献４】特開２００３−３３０６４２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、管理者が各ユーザーに対してデバイスドライバの設定変更を促す電子メールを送信するだけでは、各ユーザーが使用する情報処理装置においてデバイスドライバの設定変更が適切に行われるとは限らない。例えば、ユーザーが管理者からの電子メールを確認していない場合には、デバイスドライバに対する設定変更が行われない。デバイスドライバに対する設定変更が行われない状態のまま、ユーザーがデバイスドライバを起動して印刷ジョブを出力すると、画像形成装置は、認証処理や課金処理などを適切に行うことができないため、そのような印刷ジョブを破棄する。つまり、デバイスドライバに対する適切な設定変更が行われていないときには、画像形成装置において印刷ジョブを適切に実行することができないという問題がある。
【０００７】
一方、ユーザーは、印刷ジョブを送信したにもかかわらず、画像形成装置において適切に実行されなかった場合、デバイスドライバに対する適切な設定変更を行っていないことに気付く。そしてユーザーは、過去に受信した電子メール群の中から管理者によって送信された電子メールを見つけ出す作業を開始する。しかし、多数の電子メールを含む電子メール群の中から管理者によって送信された１つの電子メールを見つけ出すには時間を要するため、デバイスドライバに対する設定変更を効率的に行うことができない。
【０００８】
本発明は、上記問題点を解決すべくなされたものであり、画像形成装置などの出力デバイスの設定が変更されることに伴い、各ユーザーがデバイスドライバに対する設定変更を適切に行うことができるようにしたデバイスドライバ、情報処理装置および設定変更報知方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するため、請求項１に係る発明は、出力デバイスに接続する情報処理装置において起動され、出力ジョブを生成して前記出力デバイスに出力するデバイスドライバであって、前記情報処理装置を、前記出力デバイスの設定変更に関する電子メールに含まれる特定文字列の情報を予め登録する特定文字列情報登録手段、前記デバイスドライバ起動中において、過去に受信された電子メール群の中から前記特定文字列を含む電子メールを検出する検出手段、及び前記検出手段により前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合に当該電子メールに基づいて前記出力デバイスの設定変更に関する情報をユーザーに報知する報知手段として機能させることを特徴としている。
【００１０】
請求項２に係る発明は、請求項１に記載のデバイスドライバにおいて、前記特定文字列は、前記出力デバイスを識別可能な文字列を含むことを特徴としている。
【００１１】
請求項３に係る発明は、請求項１又は２に記載のデバイスドライバにおいて、前記報知手段は、前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合、当該電子メールの受信日と件名とを報知することを特徴としている。
【００１２】
請求項４に係る発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載のデバイスドライバにおいて、前記報知手段は、前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合、当該電子メールの本文を表示することを特徴としている。
【００１３】
請求項５に係る発明は、請求項１乃至４のいずれかに記載のデバイスドライバにおいて、前記検出手段は、前記特定文字列を含む電子メールのうち既読の電子メールを検出しないことを特徴としている。
【００１４】
請求項６に係る発明は、請求項１乃至５のいずれかに記載のデバイスドライバにおいて、前記検出手段は、電子メールを受信するアプリケーションに対し、前記アプリケーションが過去に受信した電子メール群の中から前記特定文字列を含む電子メールを検索することを要求し、前記アプリケーションによる検索結果に基づいて前記特定文字列を含む電子メールを検出することを特徴としている。
【００１５】
請求項７に係る発明は、請求項６に記載のデバイスドライバにおいて、前記報知手段は、前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合、前記アプリケーションに当該電子メールを表示させることを特徴としている。
【００１６】
請求項８に係る発明は、請求項１乃至５のいずれかに記載のデバイスドライバにおいて、前記検出手段は、前記出力デバイスに対し、前記出力デバイスが過去に受信した電子メール群の中から前記特定文字列を含む電子メールを検索することを要求し、前記出力デバイスによる検索結果に基づいて前記特定文字列を含む電子メールを検出することを特徴としている。
【００１７】
請求項９に係る発明は、請求項１乃至５のいずれかに記載のデバイスドライバであって、前記検出手段は、前記出力デバイスと前記情報処理装置とを接続するサーバー装置に対し、前記サーバー装置が過去に受信した電子メール群の中から前記特定文字列を含む電子メールを検索することを要求し、前記サーバー装置による検索結果に基づいて前記特定文字列を含む電子メールを検出することを特徴としている。
【００１８】
請求項１０に係る発明は、請求項８又は９に記載のデバイスドライバにおいて、前記特定文字列は、ユーザーを識別可能な文字列を含むことを特徴としている。
【００１９】
請求項１１に係る発明は、請求項１乃至１０のいずれかに記載のデバイスドライバにおいて、前記情報処理装置を、ユーザーによる出力ジョブの発行指示に基づき、出力ジョブを生成して前記出力デバイスに出力する出力実行手段としてさらに機能させ、前記検出手段は、ユーザーによる前記出力ジョブの発行指示を検知することに伴い、前記特定文字列を含む電子メールを検出する処理を開始し、前記出力実行手段は、前記検出手段より前記特定文字列を含む電子メールを検出する処理が行われている間、前記出力ジョブの出力を行わないことを特徴としている。
【００２０】
請求項１２に係る発明は、請求項１１に記載のデバイスドライバにおいて、前記出力実行手段は、前記検出手段により前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合、出力ジョブを出力しないことを特徴としている。
【００２１】
請求項１３に係る発明は、請求項１乃至１２のいずれかに記載のデバイスドライバにおいて、前記報知手段は、ユーザーに報知するか否かを予め設定可能であり、前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合、ユーザーに報知する設定が予め行われていることを条件として、当該電子メールに基づいて前記出力デバイスの設定変更に関する情報を報知することを特徴としている。
【００２２】
請求項１４に係る発明は、請求項１乃至１３のいずれかに記載のデバイスドライバにおいて、前記出力デバイスは、プリント、スキャン、コピー、ファックス、および電子メール送受信の少なくとも１つの機能を備える画像形成装置であることを特徴としている。
【００２３】
請求項１５に係る発明は、請求項１乃至１４のいずれかに記載のデバイスドライバがインストールされた情報処理装置であることを特徴としている。
請求項１６に係る発明は、出力デバイスに接続する情報処理装置において起動され、出力ジョブを生成して前記出力デバイスに出力するデバイスドライバにより行われる設定変更報知方法であって、（ａ）前記出力デバイスの設定変更に関する電子メールに含まれる特定文字列の情報を予め登録するステップと、（ｂ）前記デバイスドライバ起動中において、過去に受信された電子メール群の中から前記特定文字列を含む電子メールを検出するステップと、（ｃ）ステップ（ｂ）において前記特定文字列を含む電子メールが検出された場合に当該電子メールに基づいて前記出力デバイスの設定変更に関する情報をユーザーに報知するステップとを有することを特徴としている。
【発明の効果】
【００２４】
本発明は、情報処理装置を、デバイスドライバ起動中において、過去に受信された電子メール群の中から特定文字列を含む出力デバイスの設定変更に関する電子メールを検出する検出手段、及び検出手段により前記電子メールが検出された場合にユーザーに報知する報知手段として機能させる。そのため、ユーザーが出力デバイスの設定変更に関する前記電子メールを確認することなく放置していた場合、ユーザーに対して当該電子メールが存在することが報知されるため、ユーザーは当該電子メールを確認し、出力デバイスの設定変更につき電子メールに基づく情報に従った適切な対応をとることが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】印刷設定変更報知システムの一構成例を示す図である。
【図２】印刷設定報知機能を備えた情報処理装置の機能構成の一例を示すブロック図である。
【図３】電子メール管理テーブルの一例を示す図である。
【図４】特定文字列情報登録処理の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図５】特定文字列情報入力画面の一例を示す図である。
【図６】管理者から送信される印刷装置の設定に関する電子メールの一例を示す図である。
【図７】印刷設定画面の構成の一例を示す図である。
【図８】印刷装置の設定に関する電子メールの検出を報知する報知画面の構成の一例を示す図である。
【図９】印刷装置の設定に関する電子メールの本文を含む報知画面の構成の一例を示す図である。
【図１０】印刷設定報知機能を備えた情報処理装置において行われる主たる処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１１】電子メール検出処理（図１０のステップＳ５）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１２】報知処理（図１０のステップＳ７）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】印刷装置に保存される未開封メールを検出する電子メール検出処理（図１０のステップＳ５）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１４】プリントサーバーが印刷装置の設定に関する電子メールを保存する場合の一構成例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２６】
以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、以下に説明する実施形態において互いに共通する部材には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。
【００２７】
（第１実施形態）
図１は、印刷設定変更報知機能を備えた情報処理装置３を含む画像形成システム１の一構成例を示す図である。この画像形成システム１は、複数の情報処理装置２、３及び画像形成装置５を備えて構成されるネットワークシステムであり、例えばオフィスなどにおいて印刷出力を行うために構築されるシステムである。この画像形成システム１は、複数の情報処理装置２、３および画像形成装置５のそれぞれが、ＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク４により接続される構成である。
【００２８】
情報処理装置３は、例えば一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）によって構成され、画像形成装置５を利用するユーザーによって使用される。情報処理装置３には、画像形成装置５に対応するプログラムであるデバイスドライバ（図示を省略）がインストールされている。情報処理装置３は、このデバイスドライバを起動してドライバ１５を機能させることにより、画像形成装置５において処理可能な印刷ジョブを生成し、その印刷ジョブを画像形成装置５に送信する。
【００２９】
画像形成装置５は、ネットワーク４に接続される出力デバイスとして設けられたものであり、ネットワーク４を介して受信する印刷ジョブに基づき印刷出力を行う装置である。例えば、画像形成装置５は、プリント機能、スキャン機能、コピー機能、ＦＡＸ機能、電子メール送受信機能などの複数の機能を備えるＭＦＰ（Multifunction peripheral）などで構成される。ただし、これに限定されるものではなく、画像形成装置５は、電子メール受信機能を有する印刷装置やファクシミリ装置等の単機能機であってもよい。
【００３０】
情報処理装置２は、例えば一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）によって構成され、画像形成装置５の管理者によって使用される。管理者は、ネットワーク４に接続された画像形成装置５の運用方法を決定し、その運用方法に基づいた認証処理や課金処理などの各種の設定を画像形成装置５に対して行う。画像形成装置５は、ネットワーク４を介して印刷ジョブを受信すると、管理者によって予め設定された認証処理や課金処理を実行し、それらの処理が適切に行われることを条件として、印刷ジョブに基づく印刷出力を開始する。
【００３１】
各ユーザーが使用する情報処理装置３のデバイスドライバには、管理者による画像形成装置５の初期設定に対応する設定が行われている。そのため、情報処理装置３においてデバイスドライバが起動してドライバ１５が機能すると、ドライバ１５は、画像形成装置５の初期設定に対応した印刷ジョブを生成し、画像形成装置５に送信する。
【００３２】
また管理者は、画像形成装置５の運用方法を変更する場合、画像形成装置５の設定状態を変更する。すなわち、画像形成装置５における認証処理や課金処理などの各種の設定を変更する内容に応じて設定変更することにより、画像形成装置５の運用方法を変更することができる。このような変更が行われると、画像形成装置５で行われる認証処理や課金処理などの各種処理内容が変更される。そのため、各ユーザーが使用するデバイスドライバに対する設定変更が必要となる。
【００３３】
そのような場合、管理者は、情報処理装置２を操作し、運用方法を変更した画像形成装置５を利用するユーザーに対し、画像形成装置５の設定変更に関する電子メールＥＭ１を送信する。この電子メールＥＭ１は、例えば矢印Ｆ１で示すように管理者の情報処理装置２からユーザーの情報処理装置３へと送信される。電子メールＥＭ１には、画像形成装置５に対して印刷ジョブを送信する際、その印刷ジョブに付加すべき情報の設定変更など、画像形成装置５の設定変更に対応するデバイスドライバの設定変更内容などをユーザーに通知する情報が含まれる。尚、管理者は、ユーザーに送信する電子メールＥＭ１と同様の電子メールＥＭ２を、矢印Ｆ２で示すように運用方法を変更した画像形成装置５に対して送信しておくようにしても良い。
【００３４】
管理者は、電子メールＥＭ１およびＥＭ２を作成する際、例えば電子メールＥＭ１，ＥＭ２の件名欄に、画像形成装置５の設定変更に関する電子メールであることを特定可能な特定文字列を埋め込んでおく。このような特定文字列には、例えば管理者による設定変更が行われた画像形成装置５の機種名や装置ＩＤなど特定の画像形成装置５を指定する文字列や、管理者による画像形成装置５の設定変更により、デバイスドライバの設定変更が必要となるユーザーのユーザー名又はそのようなユーザーが所属するグループ名など特定のユーザーやグループを指定する文字列が含まれる。そのため、電子メールＥＭ１，ＥＭ２に含まれる特定文字列を参照すれば、管理者により画像形成装置５の設定変更が行われたことを把握することができると共に、各ユーザーにとってデバイスドライバの設定変更が必要であるか否かを把握することもできる。
【００３５】
情報処理装置３および画像形成装置５は、電子メールを送受信可能な電子メールアプリケーション（以下、「メーラー」という。）により、管理者の情報処理装置２から送信される電子メールＥＭ１およびＥＭ２をそれぞれ受信すると、それぞれの記憶装置に保存する。また情報処理装置３および画像形成装置５は、管理者の情報処理装置２から送信される電子メールＥＭ１，ＥＭ２だけでなく、他の電子メールも受信し、それぞれの記憶装置に保存する。つまり、それらの記憶装置には、多種多様な電子メールが蓄積されることになる。
【００３６】
そして、ユーザーが情報処理装置３においてデバイスドライバを起動させると、ドライバ１５は、過去に受信された電子メール群の中から特定文字列を含む電子メールＥＭ１を検出し、画像形成装置５の設定変更に関する電子メールＥＭ１が存在することをユーザーに報知する。ユーザーはこの報知を受けて検出された電子メールＥＭ１を確認することにより、管理者から通知されたデバイスドライバに対する設定変更を適切に反映させることができるようになる。なお、本実施形態において、特定文字列を件名に含む例について説明するが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば本文に特定文字列を含んでもよい。
【００３７】
図２は、情報処理装置３においてデバイスドライバおよびメーラーが起動された状態の機能ブロック図である。情報処理装置３は、ＣＰＵ１０と、記憶部１１と、表示装置７と、操作入力装置８を備えている。ＣＰＵ１０は、記憶部１１に予めインストールされている図示しない各種プログラムを実行するものである。記憶部１１は、ハードディスク装置などで構成される不揮発性の記憶手段である。表示装置７は、カラー液晶ディスプレイなどで構成され、各種情報を表示する。操作入力装置８は、キーボードやマウスなどを備えて構成され、ユーザーによる各種操作入力を受け付けるものである。
【００３８】
ＣＰＵ１０は、記憶部１１に予めインストールされているデバイスドライバを起動することにより、ドライバ１５として機能する。またＣＰＵ１０は、記憶部１１に予めインストールされている電子メールアプリケーションプログラムを起動することにより、メーラー１７として機能する。
【００３９】
ドライバ１５は、印刷ジョブを生成して画像形成装置５に送信する機能と、管理者から送信された電子メールＥＭ１を検知して報知する機能とを有している。このドライバ１５は、デバイスドライバが起動されることにより機能し、デバイスドライバの起動が終了するまでＣＰＵ１０に常駐する。例えばＣＰＵ１０は、情報処理装置３の起動時にデバイスドライバを起動してドライバ１５を常駐させるものであっても良い。またＣＰＵ１０が文書編集アプリケーションなどの任意のアプリケーションに対するユーザーの印刷指示操作を検知したときにデバイスドライバを起動してドライバ１５を機能させるものであっても良い。そしてドライバ１５は、ユーザーの印刷指示操作に基づき、ユーザーが設定操作可能な印刷設定画面を表示し、ユーザーによる設定操作に基づき印刷出力時の印刷設定を行う。
【００４０】
メーラー１７は、ユーザーを宛先に含む電子メールを受信する機能を備えるものである。メーラー１７は、電子メールアプリケーションプログラムが起動されることにより機能し、電子メールアプリケーションプログラムの起動が終了するまでＣＰＵ１０に常駐する。メーラー１７は、例えば起動時および起動中の所定タイミングにおいて、メールサーバーにユーザーを宛先に含む電子メールの有無を確認し、ユーザー宛の電子メールがあればそれを受信し、記憶部１１に保存する。メーラー１７は起動中、このような電子メール受信処理を定期的に行う。そのため、記憶部１１には、メーラー１７によって受信された電子メールが蓄積されていく。
【００４１】
記憶部１１は、画像形成装置５の設定変更を示す特定文字列に関する特定文字列情報１９と、ポップアップ定義情報２０とを記憶する。また記憶部１１は、メーラー１７によって受信された電子メール４９と、メーラー１７によって管理される電子メール情報管理テーブル５０とを記憶する。特定文字列情報１９及びポップアップ定義情報は、記憶部１１にデバイスドライバがインストールされるとき、そのデバイスドライバと共に記憶部１１に記憶される。
【００４２】
特定文字列情報１９は、特定機種情報３１又は特定ユーザー情報３２を含む。特定機種情報３１は、管理者が設定変更を行った画像形成装置５を特定するための情報であり、特定の画像形成装置５を識別可能な文字列を含む情報である。例えば、管理者が画像形成装置５ａの設定変更に関する通知を電子メールＥＭ１によりユーザーに対し送信する際、電子メールＥＭ１の件名欄に画像形成装置５ａを識別可能な特定機種情報３１を含む特定文字列を入力して送信する。特定機種情報３１が特定文字列に含まれることにより、例えばユーザーがドライバ１５を起動して画像形成装置５ａに対して印刷ジョブを出力する場合、管理者から送信された電子メールＥＭ１のうち、画像形成装置５ａを特定するための特定機種情報３１を特定文字列に含む電子メールだけを検出することが可能となる。
【００４３】
特定ユーザー情報３２は、管理者が設定変更を行った画像形成装置５を利用するユーザーやグループを特定するための情報であり、特定のユーザーまたは複数のユーザーからなる特定のグループを識別可能な文字列を含む情報である。管理者は、特定のユーザーまたは特定のグループに対してデバイスドライバの設定変更を促す場合は、電子メールＥＭ１の件名欄などに特定ユーザー情報３２を含む特定文字列を入力した上で電子メールＥＭ１を送信する。特定ユーザー情報３２が特定文字列に含まれることにより、例えばユーザーがドライバ１５を起動して画像形成装置５ａに対して印刷ジョブを出力する場合、管理者から送信された電子メールＥＭ１のうち、ユーザー又はユーザーが所属するグループを特定するための特定ユーザー情報３２を特定文字列に含む電子メールだけを検出することが可能となる。尚、特定文字列情報１９は、上記のような特定機種情報３１や特定ユーザー情報３２以外の文字列を含んでいても良い。
【００４４】
ポップアップ定義情報２０は、ドライバ１５によって特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ１が検出された場合、ユーザーに対して電子メールＥＭ１が検出されたことを報知する報知画面をポップアップ表示させるときに参照される情報であり、報知画面の大きさ、表示態様や表示位置などの画面の構成を定義するものである。
【００４５】
電子メール４９は、メーラー１７が受信した電子メールを保存したものである。図２には１つの電子メール４９だけを示しているが、メーラー１７は、情報処理装置３のユーザーを宛先とする電子メールを全て受信して記憶部１１に保存するため、記憶部１１には、多数の電子メール４９が保存される。そして、それら多数の電子メール４９により、メーラー１７が過去に受信した電子メール群が形成される。尚、管理者から送信される電子メールＥＭ１もその電子メール群に含まれる。このような電子メール４９には、電子メールの属性情報３８と、件名３９と、本文４０とが含まれる。属性情報３８には、送信日時３８ａ、受信日時３８ｂ、送信者３８ｃ及び開封日時３８ｄが含まれており、この属性情報３８が電子メール情報管理テーブル５０に反映される。
【００４６】
電子メール情報管理テーブル５０は、電子メール４９に関する情報を登録するテーブルであり、図３に示すように例えば送信日時５０ａ、件名５０ｂ、送信者５０ｃ、メッセージＩＤ５０ｄ、既読フラグ５０ｅ、開封日時５０ｆなどの電子メール４９を特定する情報が登録される。メッセージＩＤとは、インターネットメールやインターネットニュースなどにおいて、特定のメッセージを識別するためにメッセージに付与されるユニークなＩＤであり、電子メールに付与される。そして、電子メールの場合、例えばドメイン名などを元に生成され、特定の電子メールを識別することが可能となる。メーラー１７は、電子メールを受信すると、送信日時５０ａ、件名５０ｂ、送信者５０ｃ、メッセージＩＤ５０ｄ等を抽出して電子メール情報管理テーブル５０に登録する。また、ユーザーがメーラー１７に対して未読の電子メール４９を開封する操作を行うと、メーラー１７は、当該電子メール４９の情報を表示装置７に表示し、その際、既読フラグ５０ｅをＯＮにして開封操作が行われた日時を開封日時として登録することにより、電子メール情報管理テーブル５０を更新する。また、メーラー１７は、ドライバ１５の起動時又はその起動中にドライバ１５から出力される依頼に基づき、電子メール情報管理テーブル５０から件名５０ｂに特定文字列を含む電子メール情報を抽出し、ドライバ１５に回答する。
【００４７】
ドライバ１５は、特定文字列情報登録部２５と、検出部２６と、報知部２７と、ジョブ生成部２８と、ジョブ出力部２９を備える。特定文字列情報登録部２５は、情報処理装置３の記憶部１１に管理者によって予め指定された特定文字列に関する特定文字列情報１９を登録する処理部である。例えばＣＰＵ１０によってデバイスドライバをインストールするためのインストーラーが起動され、インストーラーによるインストール処理が所定の段階まで進んで特定文字列情報登録部２５が動作可能な状態となると、特定文字列情報登録部２５は、インストーラーによる起動命令に応じて機能する。そして特定文字列情報登録部２５は、インストーラーに対して管理者が予め設定した特定文字列情報１９を読み出し、その特定文字列情報１９を記憶部１１に保存して登録する。つまり、特定文字列情報登録部２５は、デバイスドライバのインストール時に機能し、管理者によってインストーラーに予め埋め込まれた特定文字列に関する情報を特定文字列情報１９として記憶部１１に登録する。
【００４８】
図４は、情報処理装置３にデバイスドライバがインストールされる際に特定文字列情報１９が自動的に登録される処理手順の一例を示したフローチャートである。デバイスドライバのインストーラーは、デバイスドライバのインストールを開始すると、デバイスドライバのプログラムやデータなどを情報処理装置３の記憶部１１に格納する処理が開始される。そしてデバイスドライバのプログラムやデータなどを格納する処理が所定の段階まで進み、デバイスドライバを起動させることが可能な状態になると、インストーラーは、デバイスドライバを起動し、ドライバ１５を機能させる。そしてインストーラーは、特定文字列情報登録部２５を起動するコマンドをドライバ１５に送信する。このコマンドを受信したドライバ１５は特定文字列情報登録部２５を起動させる。特定文字列情報登録部２５が起動すると、インストーラーは、管理者により予め設定された特定文字列を特定文字列情報登録部２５に通知する。インストーラーから特定文字列の通知を受けた特定文字列情報登録部２５は、当該特定文字列を記憶部１１に特定文字列情報１９として登録する。特定文字列情報１９が登録されると、インストーラーは特定文字列情報登録部２５の終了コマンドを送信し、ドライバ１５は、このコマンドを受信すると起動を終了する。そしてドライバ１５の一時起動が終了すると、インストーラーは、デバイスドライバをインストールするための全ての処理を終了する。デバイスドライバのインストール時に上記処理が行われることにより、管理者が各ユーザーの情報処理装置３に対して個別に特定文字列を設定していく必要がなくなる。すなわち、管理者はデバイスドライバをインストールするインストーラーに特定文字列情報１９を予め埋め込んだインストーラープログラムをＣＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録し、それを各ユーザーに提供することにより、各ユーザーの情報処理装置３に対してデバイスドライバと共に特定文字列情報１９を確実にインストールして初期登録しておくことができるため、作業効率が向上する。
【００４９】
なお、特定文字列情報登録部２５は、デバイスドライバのインストール時だけでなく、デバイスドライバのインストール後においてもユーザーの起動操作などによって機能する。例えば、管理者によって特定文字列が追加された場合には、各ユーザーの情報処理装置３に登録されている特定文字列情報１９を更新する必要がある。そのような場合、ドライバ１５は、ユーザーによって特定文字列情報登録部２５の起動操作が行われると、特定文字列情報登録部２５を機能させる。これにより、ユーザーは、管理者によって予め通知された文字列を、特定文字列として特定文字列情報１９に追加するなどの操作を行い、特定文字列情報１９を更新することができる。
【００５０】
図２に戻り、ジョブ生成部２８は、ユーザーによる印刷指示操作が検知された場合に機能し、表示装置７に対して印刷設定画面を表示させ、ユーザーによる操作に基づく印刷設定を反映させると共に、ユーザーによる印刷ジョブ送信指示操作に基づいて印刷ジョブを生成する処理部である。ジョブ生成部２８は、印刷ジョブを生成するとき、ユーザーによる印刷設定を反映させた印刷ジョブを生成する。またジョブ生成部２８は、ユーザーによる印刷ジョブ送信指示操作に基づいて生成した印刷ジョブに対し、予め設定された各種情報を付加情報として生成し、その付加情報を印刷ジョブに付加する。例えば、印刷ジョブにユーザーＩＤやユーザーパスワードを付加することが予め設定されている場合、ジョブ生成部２８は、印刷ジョブ生成に伴い、その印刷ジョブにユーザーＩＤやユーザーパスワードを付加情報として付加する。また、印刷ジョブにグループＩＤやグループパスワードを付加することが予め設定されている場合には、ジョブ生成部２８は、印刷ジョブ生成に伴い、その印刷ジョブにグループＩＤやグループパスワードを付加情報として付加する。このような付加情報は、画像形成装置５において印刷ジョブの認証処理や課金処理を行うために利用される。そのため、印刷ジョブに対して付加すべき情報は、画像形成装置５の運用方法によって異なり、画像形成装置５の運用方法が変わった場合には、適切な付加情報を生成するためにジョブ生成部２８に対する設定変更を行うことが必要となる。
【００５１】
ジョブ出力部２９は、ジョブ生成部２８において生成された印刷ジョブを画像形成装置５に送信する処理部である。このジョブ出力部２９は、ジョブ生成部２８によって付加情報が付加された印刷ジョブを画像形成装置５に送信する。
【００５２】
検出部２６は、ドライバ１５の起動中において、メーラー１７が過去に受信した電子メール群の中から特定文字列情報１９として登録された特定文字列を含む電子メールＥＭ１を検出する処理部である。この検出部２６は、例えばドライバ１５の起動時、ユーザーによる印刷指示操作を検知した時、又は、ジョブ生成部２８が印刷ジョブを生成した時に、特定文字列を含む電子メールＥＭ１の検出処理を行う。これらのタイミングで検出処理を行うことにより、画像形成装置５に対して印刷ジョブが送信される前に電子メールＥＭ１を検出することができるようになる。
【００５３】
また検出部２６は、メーラー１７が受信した電子メールＥＭ１だけでなく、画像形成装置５が過去に受信した電子メール群の中から特定文字列情報１９として登録された特定文字列を含む電子メールＥＭ２を検出する機能も有している。例えば、検出部２６は、印刷ジョブの出力先となる画像形成装置５に対し、特定文字列を含む電子メールの検索要求を送信することにより、画像形成装置５が過去に受信した電子メール群の中から特定文字列を含む電子メールＥＭ２を検出する。
【００５４】
報知部２７は、検出部２６により特定文字列を含む電子メールＥＭ１，ＥＭ２が検出された場合に機能し、その検出された電子メールＥＭ１，ＥＭ２に基づいて画像形成装置５の設定変更に関する情報をユーザーに報知する処理部である。報知部２７は、検出部２６により画像形成装置５の設定変更を通知する電子メールＥＭ１，ＥＭ２が検出されると、記憶部１１のポップアップ定義情報２０を参照し、検出された電子メールＥＭ１，ＥＭ２に基づき報知画面情報を生成し、表示装置７に報知画面を表示する。これにより、ユーザーは特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ１が存在することを認識でき、その電子メールＥＭ１，ＥＭ２で通知されたデバイスドライバに対する設定変更を未だ反映させていないときには、その時点で電子メールＥＭ１，ＥＭ２に基づく設定変更を行うことができる。すなわち、管理者によって設定変更された画像形成装置５に対して不適切な印刷ジョブが送信される前に、デバイスドライバの設定変更を行うことができるようになる。なお、ユーザーは、検出部２６によって電子メールＥＭ１，ＥＭ２が検出された場合であっても報知部２７による報知画面を表示させないように予め設定しておくことが可能であり、その場合には、検出部２６によって電子メールＥＭ１が検出されても報知部２７は報知画面情報を生成しない。
【００５５】
また検出部２６がメーラー１７に蓄積された電子メール群の中から特定文字列を含む電子メールＥＭ１を検出した場合、報知部２７は、メーラー１７にその電子メールＥＭ１の本文などの詳細情報を表示させることができる。すなわち、報知部２７は、ユーザーが上記報知画面に対して電子メールＥＭ１，ＥＭ２の本文を表示させる指示を行った場合、メーラー１７に対して本文を含む当該電子メールＥＭ１の詳細情報を表示する要求を行う。これにより、メーラー１７は、特定文字列を含む電子メールＥＭ１の本文を含む詳細情報を表示装置７に表示する。したがって、ユーザーはメーラー１７によって表示される電子メールＥＭ１の詳細情報により、管理者によって指定された設定変更をデバイスドライバに反映させることができる。
【００５６】
なお、上記においては、ユーザーによる電子メールＥＭ１の本文を表示させる指示を検知したとき、ドライバ１５がメーラー１７に当該電子メールの詳細情報を表示させる場合を説明したがこれに限定されるものではなく、報知部２７がポップアップ表示させる報知画面に電子メールＥＭ１の本文を含む詳細情報を表示する領域を設け、この領域内に電子メールＥＭ１の本文を含む詳細情報を表示するようにしてもよい。この場合、報知部２７は、報知画面に電子メールの本文を含む詳細情報を表示させると共に、メーラー１７に対し、当該電子メールの既読フラグ５０ｅをＯＮにすることを指示する。これにより、メーラー１７は、電子メール情報管理テーブル５０において当該電子メールＥＭ１の既読フラグ５０ｅをＯＮにする。
【００５７】
メーラー１７は、ネットワーク４に接続されるメールサーバー（図示を省略）に対して所定のタイミングにてアクセスし、宛先に自機の電子メールアドレスが含まれる電子メール４９がメールサーバーに蓄積されていれば、その自機宛ての電子メール４９を自動受信する処理を行う。このメーラー１７はドライバ連携部３５および表示制御部３６を備えており、ドライバ連携部３５は、ドライバ１５における検出部２６からの要求に応じて、過去に受信した電子メール群の中から特定文字列を含む電子メールＥＭ１を検出する処理部である。ドライバ１５からドライバ連携部３５に対して出力される要求には、特手文字列情報１９が含まれる。ドライバ連携部３５は、ドライバ１５からの要求に含まれる特定文字列情報１９に基づき、記憶部１１に保存される電子メール情報管理テーブル５０を読み出し、件名に特定文字列を含む電子メールＥＭ１を抽出する処理を行う。このような電子メールＥＭ１が検出された場合、当該電子メールＥＭ１を記憶部１１から抽出し、検出部２６に対し当該電子メールＥＭ１を検出した旨回答する。これに対して、件名に特定文字列を含む電子メールＥＭ１が検出されなかった場合、ドライバ連携部３５は検出部２６に対して検出されなかった旨回答する。
【００５８】
上記のとおり特定文字列を含む電子メールＥＭ１が検出された場合、報知部２７は報知画面を生成し、ユーザーにその旨を報知する。そして報知部２７は、ユーザーによる電子メールＥＭ１の本文を含む詳細情報を表示させる指示を検知した場合、例えばメーラー１７のドライバ連携部３５に対して当該電子メールＥＭ１の内容を表示する指示を送信する。ドライバ連携部３５はこの指示を受けると、表示制御部３６に対して当該電子メールＥＭ１の内容を詳しく表示するよう指示する。表示制御部３６は、この指示を受けると当該電子メールＥＭ１に基づき本文を含む詳細情報を表示する画面を生成し、表示装置７に表示すると共に、当該電子メールＥＭ１の既読フラグをＯＮにして電子メール情報管理テーブル５０を更新する。
【００５９】
このように本実施形態では、ドライバ１５の起動時、ドライバ１５がユーザーによる印刷指示操作を検知した時、或いは、ドライバ１５が印刷ジョブを生成した時に、ドライバ１５が管理者から送信された特定文字列を含む電子メールＥＭ１を検出する処理を実行する。その結果、特定文字列を含む電子メールＥＭ１を検知した場合、ドライバ１５は、その電子メールＥＭ１に基づき、画像形成装置５の設定変更に伴うデバイスドライバの設定変更に関する情報を表示する。そのため、ユーザーが管理者から送信された電子メールＥＭ１に基づいてデバイスドライバの設定変更を行うことを忘れていた場合でも、ユーザーがドライバ１５を起動して印刷出力を行おうとするときには、デバイスドライバに対する設定変更が忘れられていることをユーザーに気付かせることができる。その結果、ユーザーは、デバイスドライバに対する設定変更を適切に行うことができるようになる。
【００６０】
ところで、管理者によって画像形成装置５の設定変更が頻繁に行われる場合、各ユーザーの情報処理装置３には、管理者から送信される特定文字列を含む電子メールＥＭ１が多数蓄積されることになる。そのような場合、ドライバ１５の検出部２６が管理者から過去に送信された特定文字列を含む電子メールＥＭ１の全てを検出すると、報知部２７によってそれら多数の電子メールＥＭ１に基づく多数回の報知が行われるため、ユーザーがそれら多数回の報知に基づいてデバイスドライバの設定変更が必要か否かを確認しなければならず、却って操作性を低下させることにもなる。そこで、ドライバ１５の検出部２６は、特定文字列を含む複数の電子メールＥＭ１を検出したときには、それら複数の電子メールＥＭ１のうち、管理者によって送信された送信日時が最新のものだけを抽出して検出するようにしても良い。
【００６１】
また検出部２６が特定文字列を含む最新の電子メールＥＭ１だけを検出する場合であっても、その検出した最新の電子メールＥＭ１に基づくデバイスドライバへの設定変更が既に完了していることもある。そのような場合は、検出した電子メールＥＭ１を報知することにより、却ってユーザーに煩わしさを与えてしまう。その一方、特定文字列を含む最新の電子メールＥＭ１以外であっても、ユーザーが未読の電子メールＥＭ１についてはデバイスドライバへの設定変更が反映されていない可能性が高い。そこで、ドライバ１５の検出部２６は、特定文字列を含む電子メールＥＭ１を検出するときには、過去に受信して蓄積された電子メール群の中から未開封の電子メールだけを抽出して検出するようにしても良い。
【００６２】
また検出部２６が特定文字列を含む電子メールＥＭ１を検出するタイミングは、上述のようにドライバ１５の起動時、ユーザーによる印刷指示操作を検知した時、及び、ジョブ生成部２８が印刷ジョブを生成した時のいずれであっても良く、ドライバ１５の起動中に検出するものであれば良い。ドライバ１５の起動時に特定文字列を含む電子メールＥＭ１を検出するように構成すれば、ユーザーが印刷設定などの操作を開始する前に電子メールＥＭ１を検出してユーザーにデバイスドライバの設定変更を促すことができるので好ましい。一方、ジョブ生成部２８が印刷ジョブを生成したタイミングで特定文字列を含む電子メールＥＭ１の検出処理を行う場合には、少なくともその検出処理が終了するまでの期間中は、ジョブ生成部２８によって生成された印刷ジョブの出力を一時停止させておくことが好ましい。なぜなら、ジョブ生成部２８によって生成された印刷ジョブが画像形成装置５において適切に実行されない可能性があるからである。そのため、ジョブ生成部２８が印刷ジョブを生成したタイミングで検出処理が行われる場合には、少なくともその検出処理が終了するまでの期間中はその印刷ジョブの出力処理を一時停止させておくことにより、画像形成装置５において印刷ジョブが適切に実行されない事態が発生することを未然に防止することができるようになる。
【００６３】
次に、特定文字列を設定する画面例について説明する。図５は、特定文字列を設定する画面例を示す図である。例えば管理者がデバイスドライバのインストーラーを作成するとき、管理者が使用する情報処理装置２に図５に示すような特定文字列入力画面Ｇ１が表示される。すなわち、情報処理装置２においてインストーラー作成プログラムが実行されることにより、特定文字列入力画面Ｇ１が情報処理装置２に表示される。
【００６４】
特定文字列入力画面Ｇ１は、管理者が設定変更を行った画像形成装置５に関する特定機種情報３１を設定する特定機種情報設定領域Ｒ１と、管理者が画像形成装置５の設定変更を行ったことに伴いデバイスドライバの設定変更を行うことが必要となるユーザー又はグループに関する特定ユーザー情報３２を設定する特定ユーザー情報設定領域Ｒ２と、確定ボタンＢ１と、キャンセルボタンＢ２を備える。例えば管理者は、特定機種情報設定領域Ｒ１に設けられた入力欄において、設定変更を行った画像形成装置を識別可能な文字列を入力することにより特定機種情報３１を設定することができる。図例では画像形成装置の製品名や機種名などの一部を含む文字列を特定機種情報３１として設定するが、これに限られるものではない。また管理者は、特定ユーザー情報設定領域Ｒ２に設けられた入力欄において、デバイスドライバの設定変更を行うことが必要なユーザーまたはグループを識別可能な文字列を入力することにより特定ユーザー情報３２を設定することもできる。特定機種情報設定領域Ｒ１および特定ユーザー情報設定領域Ｒ２の少なくとも一方に入力欄に文字列が入力されて確定ボタンＢ１が操作されると、各入力欄に入力された文字列を含む特定文字列情報１９が生成され、更にその特定文字列情報１９が埋め込まれたインストーラーが生成される。尚、特定文字列情報１９には、特定機種情報３１や特定ユーザー情報３２以外の情報（文字列）が含まれていても良い。尚、特定文字列入力画面Ｇ１においてキャンセルボタンＢ２が操作されると、各入力欄に入力された文字列が消去され、特定文字列情報入力画面Ｇ１も消去される。
【００６５】
またユーザーが使用する情報処理装置３にデバイスドライバがインストールされた後、そのユーザーがドライバ１５を起動させて特定文字列情報登録部２５を機能させた場合にも、上記と同様の特定文字列入力画面Ｇ１が表示装置７に表示される。そのため、ユーザーは、その特定文字列入力画面Ｇ１に対する操作を行うことにより、デバイスドライバのインストール時に記憶部１１に格納された特定文字列情報１９に対して新規な文字列を追加するなど、特定文字列情報１９を適宜更新することが可能である。
【００６６】
次に図６は、管理者が画像形成装置５の設定変更を行ったことを通知するための特定文字列を含む電子メールＥＭ１，ＥＭ２を作成する画面例を示す図である。図６（ａ）は、管理者から特定のユーザー又はグループに対してデバイスドライバの設定変更を通知する電子メールを作成する場合の電子メール作成画面Ｇ５の一例である。電子メール作成画面Ｇ５は、例えば電子メールを送信する宛先のメールアドレスを設定する送信先設定領域Ｒ５と、電子メールの件名を設定する件名設定領域Ｒ６と、本文を設定する本文設定領域Ｒ７と、送信実行ボタンＢ５を備える。送信先設定領域Ｒ５は、送信先として指定するメールアドレスを入力する入力欄を備えており、管理者は、この入力欄に当該電子メールの送信先として指定するユーザー、グループまたは画像形成装置５のメールアドレスを入力する。図例では、特定のグループを送信先として入力している。件名設定領域Ｒ６は、当該電子メールの件名を入力する入力欄を備え、管理者は、この入力欄に特定機種情報３１または特定ユーザー情報３２を含む特定文字列を入力する。図例では、特定ユーザー情報３２が入力された場合を例示しているが、これに限られるものではなく、特定機種情報３１が入力されても良い。
【００６７】
例えば、ネットワーク４に複数の画像形成装置５が設けられている場合には、情報処理装置３においてそれら複数の画像形成装置５のそれぞれに印刷ジョブを送信するためのデバイスドライバが個別にインストールされることもある。そのような場合、情報処理装置３においてドライバ１５が起動し、特定文字列を含む電子メールＥＭ１を検出するときには、当該ドライバ１５による印刷ジョブの出力先となる画像形成装置５の設定変更が行われたことを通知する電子メールＥＭ１だけを検出すれば良く、他の画像形成装置５の設定変更が行われたことを示す電子メールＥＭ１を検出する必要はない。そのため、ユーザー又はグループを送信先とする電子メールＥＭ１を送信するとき、管理者は、電子メールの件名欄に対し、設定変更を行った画像形成装置５を特定するための特定機種情報３１を入力することが好ましい。特定機種情報３１を電子メールの件名欄に入力して送信することにより、ドライバ１５の検出部２６は、当該ドライバ１５による印刷ジョブの出力先となる画像形成装置５において設定変更が行われたことを通知する電子メールＥＭ１だけを抽出することができるようになる。
【００６８】
本文設定領域Ｒ７は、当該電子メールの本文を入力する入力欄を備え、管理者は、デバイスドライバの設定変更に関する詳細な指示等を入力する。送信先設定領域Ｒ５、件名設定領域Ｒ６、および本文設定領域Ｒ７の入力欄にそれぞれ入力され、送信実行ボタンＢ５が操作されると、これら各領域における入力の内容がそれぞれ送信先、件名および本文として設定され、送信される。送信された電子メールＥＭ１がユーザーの操作する情報処理装置３のメーラー１７に受信されると、その電子メール４９として記憶部１１に記憶される。このとき電子メールＥＭ１の件名などが抽出され、電子メール情報管理テーブル５０に登録される。これにより、ドライバ連携部３５は電子メール情報管理テーブル５０から特定文字列を含む電子メールＥＭ１を抽出することが可能となる。
【００６９】
図６（ｂ）は、管理者から特定の画像形成装置５に対して送信する電子メールＥＭ２を作成する場合の電子メール作成画面Ｇ５の一例である。図例では、送信先設定領域Ｒ５の入力欄に、管理者が設定変更を行った特定の画像形成装置５のメールアドレスを入力し、また、件名設定領域の入力欄に当該画像形成装置５を識別可能な特定機種情報３１が入力される場合を例示している。ただし、これに限られるものではなく、特定ユーザー情報３２が入力されても良い。
【００７０】
例えば、管理者が画像形成装置５に対する設定変更として、特定のグループの認証方法を変更した場合、その特定のグループに属する各ユーザーが使用する情報処理装置３においてはデバイスドライバの設定変更が必要となるが、他のグループに属するユーザーについてはデバイスドライバの設定変更が不要である。そのような場合、情報処理装置３においてドライバ１５が起動し、特定文字列を含む電子メールＥＭ２を検出するときには、情報処理装置３のユーザーやそのユーザーが所属するグループが特定文字列によって指定された電子メールＥＭ２だけを検出すれば良く、他のユーザーやグループが特定文字列によって指定された電子メールＥＭ２については検出する必要がない。そのため、画像形成装置５を送信先とする電子メールＥＭ２を送信するとき、管理者は、電子メールの件名欄に対し、デバイスドライバの設定変更を行うことが必要なユーザー又はグループを特定するための特定ユーザー情報３２を入力することが好ましい。特定ユーザー情報３２を電子メールの件名欄に入力して送信することにより、ドライバ１５の検出部２６は、画像形成装置５に蓄積された電子メール群の中から、当該ユーザーが指定された電子メールＥＭ２だけを抽出することができるようになる。
【００７１】
そして管理者により送信実行ボタンが操作されると、図６（ａ）の場合と同じく、各領域における入力内容がそれぞれ送信先、件名および本文として設定され、電子メールＥＭ２が送信される。送信された電子メールＥＭ２が当該画像形成装置５のメーラー（図示を省略）に受信されると、件名および本文は画像形成装置５の所定の記憶部に記憶される。ユーザーが情報処理装置３においてドライバ１５が起動し、検出部２６が当該画像形成装置５に対して特定文字列を含む電子メールＥＭ２の検索を要求すると、画像形成装置５は検索部２６から指定された特定文字列を含む電子メールＥＭ２を検索し、検出部２６に回答する。したがって、例えば管理者により画像形成装置５の設定変更を通知する電子メールＥＭ２が画像形成装置５にのみ送信された場合であっても、検出部２６は、ドライバ１５の起動中に、画像形成装置５から特定文字列を含む電子メールＥＭ２を取得して検出することができる。そして検出部２６によって特定文字列を含む電子メールＥＭ２が検出されると、報知部２７は、その電子メールＥＭ２に基づいてデバイスドライバに対する設定変更が必要であることをユーザーに報知することができるようになる。したがって、ユーザーは自己が操作する情報処理装置３においてドライバ１５を起動すると、管理者から画像形成装置５のみに送信された電子メールＥＭ２の内容を確認することができるため、管理者の指示等に基づいてデバイスドライバに対する設定変更を反映したうえで印刷ジョブを作成し、当該画像形成装置５に出力することが可能となる。
【００７２】
次に、情報処理装置３においてドライバ１５の起動中において表示装置７に表示される各画面例について説明する。図７は、ドライバ１５によって表示される印刷設定画面Ｇ１０の一例を示すものである。ドライバ１５が起動すると、ドライバ１５は、記憶部１１に予め格納されている印刷設定画面情報および設定項目の初期値（図示を省略）を読み出し、印刷設定画面Ｇ１０を生成し、表示装置７に表示する。この印刷設定画面Ｇ１０は、ユーザーが各種の印刷設定を行うことができる画面構成となっている。すなわち、印刷設定画面Ｇ１０は、複数の設定項目につき設定を行う項目設定領域Ｒ１０と、印刷実行ボタンＢ１０と、印刷キャンセルボタンＢ１１とを備える。項目設定領域Ｒ１０における各設定項目には予めデフォルト値が設定されており、印刷設定画面Ｇ１０が表示されると、各設定項目にはデフォルト値が表示される。ユーザーは、項目設定領域Ｒ１０において各設定項目の設定値をデフォルト値から所望の値に設定変更することができる。そしてユーザーが各設定項目の設定値を所望の値に設定変更して印刷実行ボタンＢ１０を操作すると、ジョブ生成部２８は、ユーザーによって指定された各設定項目の設定値を反映させた印刷ジョブを生成する。これに対して、印刷キャンセルボタンＢ１１が操作されると、ドライバ１５は、印刷ジョブを生成することなく印刷設定画面Ｇ１０を消去した上で起動状態を終了させる。
【００７３】
図８は、ドライバ１５の起動中において特定文字列を含む電子メールＥＭ１，ＥＭ２が検出されることにより報知画面がポップアップ表示された画面例を示すものである。例えば上述した図７の印刷設定画面Ｇ１０が表示され、ユーザーによる各設定項目に対する印刷設定操作が行われているとき、検出部２６は、ユーザーによる印刷設定操作のバックグランドで特定文字列を含む電子メールＥＭ１，ＥＭ２を検出する処理を行うことができる。そして検出部２６により特定文字列を含む電子メールＥＭ１，ＥＭ２が検出されると、ドライバ１５において報知部２７が機能する。そして報知部２７は、検出部２６によって検出された電子メールＥＭ１，ＥＭ２に基づき、図８に示すような報知画面Ｇ１７を生成し、表示装置７に表示する。すなわち、検出部２６により特定文字列を含む電子メールＥＭ１，ＥＭ２が検出されると、報知部２７は、ポップアップ定義情報２０を読み出し、ポップアップ定義情報２０に基づき、所定の大きさ、位置、表示態様にて報知画面Ｇ１７を印刷設定画面Ｇ１０の前面側に表示する。報知画面Ｇ１７は、特定文字列を含む電子メールＥＭ１，ＥＭ２が検出されたことを報知する報知表示領域Ｒ１５と、当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２が受信された日時を表示する受信日時表示領域Ｒ１６と、当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の件名を表示する件名表示領域Ｒ１７と、ユーザーの操作に基づき当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の本文などの詳細情報を表示する本文表示領域Ｒ１８を備える。これにより、ユーザーは、各印刷設定項目の設定を行う際に、管理者からの指示を確認した上でデバイスドライバに対する設定変更を行うことが可能となる。
【００７４】
報知表示領域Ｒ１５は、管理者のメールアドレスから受信した電子メールであって、特定文字列を含む電子メールＥＭ１，ＥＭ２が検出された旨の報知を行う。尚、図８では、特定文字列を含む電子メールＥＭ１，ＥＭ２のうち、ユーザーが未開封の電子メールＥＭ１，ＥＭ２を検出した場合を例示している。この表示により、ユーザーに対して、管理者からの印刷設定に関する指示等において未確認のものがあることを報知することができる。報知部２７は、受信日時表示領域Ｒ１６において、電子メールＥＭ１，ＥＭ２の受信日時３８ｂに基づき、当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の受信日時を表示する。件名表示領域Ｒ１７は、当該電子メールの件名を表示するものであり、例えば特定文字列を含む件名が表示される。報知部２７は、電子メールＥＭ１，ＥＭ２の件名３９に基づき、当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の件名を表示する。報知画面Ｇ１７に当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の件名が表示されることにより、ユーザーは印刷ジョブを出力しようとしている画像形成装置５が設定変更されたことを推察することができ、当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の本文まで表示して確認する必要があるか否かを判断することが可能となる。
【００７５】
本文表示領域Ｒ１８は、ユーザーが操作可能な本文表示実行ボタンＢ１５とキャンセルボタンＢ１６とを備えており、ユーザーに対して当該電子メールの本文を表示するか否かを確認する。そして、ユーザーが本文を表示する必要がないと判断した場合には、キャンセルボタンＢ１６を操作する。キャンセルボタンＢ１６の操作を検知すると、報知部２７は報知画面Ｇ１７を消去する。これに対して、ユーザーが本文を確認する必要があると判断した場合には、本文表示実行ボタンＢ１５を操作し、当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の本文を詳細情報として表示する指示を行う。例えばメーラー１７によって電子メールＥＭ１が抽出された場合、ユーザーによって表示ボタンＢ１５が操作されると、報知部２７は、メーラー１７のドライバ連携部３５に対して当該電子メールＥＭ１の内容を表示することを要求する。ドライバ連携部３５は、表示制御部３５に当該電子メールＥＭ１の内容を表示するよう指示し、表示制御部３５は、受信電子メール表示画面情報に基づき、当該電子メールＥＭ１の内容を示す受信電子メール表示画面を生成する。
【００７６】
なお、ジョブ生成部２８において印刷ジョブが生成されることに伴い、検出部２６が電子メールＥＭ１，ＥＭ２の検出処理を開始する場合には、少なくともその検出処理が終了するまで印刷ジョブは画像形成装置５に送信されない。そして検出部２６によって電子メールＥＭ１が検出され、報知部２７によって報知画面Ｇ１７が表示されると、ジョブ生成部２８によって生成された印刷ジョブはキャンセルされる。これにより、ユーザーは、画像形成装置５から印刷ジョブが出力される前に管理者から送信された特定文字列を含む電子メールＥＭ１，ＥＭ２が存在することを認識し、管理者からの指示に基づいてデバイスドライバに対する各種の設定変更を行ったうえで新たな印刷ジョブを生成し、印刷を行うことが可能となる。
【００７７】
図９（ａ）は、電子メールＥＭ１，ＥＭ２の詳細情報を表示する受信電子メール表示画面の一例を示す図である。受信電子メール表示画面Ｇ２０は、例えば電子メールＥＭ１，ＥＭ２の属性情報３８に含まれる送信者３８ｃ、送信日時３８ａ、宛先などを表示する属性情報表示領域Ｒ２０と、電子メールＥＭ１，ＥＭ２の件名３９を表示する件名表示領域Ｒ２１と、電子メールＥＭ１，ＥＭ２の本文Ｒ２２を表示する本文表示領域Ｒ２２を備える。ただし、受信電子メール表示画面Ｇ２０に表示される情報はこれらに限られない。属性情報表示領域Ｒ２０は、例えば送信者、送信日時や宛先などを、ドライバ連携部３５により抽出され、検出部２６によってメモリに保存される電子メールＥＭ１，ＥＭ２の属性情報３８に基づき表示する。件名表示領域Ｒ２１は、電子メールＥＭ１，ＥＭ２の件名３９に基づき当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の件名を表示する。本文表示領域Ｒ２２は、電子メールＥＭ１，ＥＭ２の本文４０に基づき当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の本文を表示する。これにより、ユーザーは本文を含む当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２に関する詳細情報を確認でき、本文に表示される管理者からの指示等をデバイスドライバの設定に反映させた上で印刷を行うことが可能となる。
【００７８】
図９（ｂ）は、上記図９（ａ）の例とは異なり、報知画面Ｇ２５において当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の本文を表示する場合の一例を示したものである。ユーザーにより本文表示実行ボタンＢ１５が操作されたことを検知すると、報知部２７は、メモリに保存される電子メールＥＭ１，ＥＭ２の本文４０に基づき、本文表示領域Ｒ２５に当該電子メールＥＭ１，ＥＭ２の本文を表示する。また、本文表示領域Ｒ２５は確認ボタンＢ２５を備え、ユーザーが確認ボタンＢ２５を操作すると、報知部２７は報知画面Ｇ２５を消去する。
【００７９】
なお、メーラー１７によって抽出された電子メールＥＭ１に基づき、図９（ｂ）の例に示すように、報知画面Ｇ２５において当該電子メールＥＭ１の本文を表示する場合、報知部２７は、本文表示領域Ｒ２５に本文を表示すると共に、当該電子メールＥＭ１に関する情報を未開封から既読に変更する処理を行う。すなわち、本文表示実行ボタンＢ１５の操作を検知すると、報知部２７はメーラー１７に対して当該電子メールＥＭ１につき既読に変更する処理を行う指示を送る。メーラー１７のドライバ連携部３５は、この指示を受け取ると電子メールの開封日時３８ｄに、例えば本文表示実行ボタンＢ１５が操作された日時を登録する。また、電子メール情報管理テーブル５０における当該電子メールＥＭ１の既読フラグ５０ｅをＯＮにして更新する。これにより、当該電子メールＥＭ１はこれ以降において既読のものとして取り扱われるため、再度ユーザーがドライバ１５を起動させた場合でも、当該電子メールＥＭ１が未読の電子メールとして取り扱われることを防止することができる。
【００８０】
次に、情報処理装置３におけるドライバ１５の具体的な処理手順の一例について、フローチャートを参照しつつ説明する。尚、以下においては、一例として、ジョブ生成部２８によって印刷ジョブが生成されたタイミングで、検出部２６により特定文字列を件名に含む未開封の電子メールＥＭ１を検出する処理が開始される場合の処理手順について説明する。図１０は、ドライバ１５が起動してから終了するまでの印刷設定に関する処理の処理手順の一例を示すフローチャートである。まず、情報処理装置３においてデバイスドライバが起動してドライバ１５として機能すると（ステップＳ１）、ドライバ１５は、印刷設定画面においてユーザーによる印刷指示を検知したか否かを判断する（ステップＳ２）。印刷指示を検知しない場合（ステップＳ２でＮＯ）、ドライバ１５は、印刷指示を検知するまで待機状態となる。
【００８１】
これに対して、印刷指示を検知した場合には（ステップＳ２でＹＥＳ）、ジョブ生成部２８において印刷ジョブを生成する（ステップＳ３）。一般的には、印刷ジョブが生成されると当該印刷ジョブが画像形成装置５に出力され、画像形成装置５は当該印刷ジョブに基づき印刷を行う。しかし、本発明において、ジョブ生成部２８において印刷ジョブが生成されても、ジョブ出力部２９は印刷ジョブの送信を保留して直ちには画像形成装置５に対して当該印刷ジョブを出力せず（ステップＳ４）、管理者から送信された特定文字列を件名に含む電子メールであって、未開封のものを検出する電子メール検出処理（ステップＳ５）を行う。これにより、ユーザーが未確認の電子メールにおいて管理者から印刷の設定に関する指示等が行われており、今般の印刷ジョブがその指示を反映していない場合に、電子メール検出処理が行われている間印刷ジョブの出力を行わないため、不適切な印刷が行われることを防止できる。なお、電子メール検出処理（ステップＳ５）については、後ほど説明する。
【００８２】
電子メール検出処理において未開封の電子メールが抽出されると、検出部２７は、未開封の電子メールが例えばメモリに保存されているか判断する（ステップＳ６）。電子メール検出処理において未開封の電子メールが検出されず、したがってこのような電子メールがメモリに保存されていない場合には（ステップＳ６でＮＯ）、ジョブ出力部２９は、印刷ジョブを画像形成装置５に対して送信し（ステップＳ８）、ドライバ１５を終了させて（ステップＳ１１）処理を終了する。これに対して、電子メール検出処理において未開封の電子メールが検出され、これがメモリに保存されている場合には（ステップＳ６でＹＥＳ）、報知部２７は、ユーザーに対して未開封の電子メールが検出されたことを報知する報知処理を行う（ステップＳ７）。報知処理（ステップＳ７）については後ほど説明する。
【００８３】
報知処理が行われてユーザーに未開封の電子メールが検出されたことが報知されると、ジョブ出力部２９は画像形成装置５への出力を保留していた印刷ジョブをキャンセルする（ステップＳ９）。これは、未開封の電子メールが検出された場合、管理者からの指示等を反映した印刷設定が行われていない場合が多いことから、そのような印刷設定による印刷ジョブが画像形成装置５に送信されることにより不適切な印刷が行われることを防止するためである。印刷ジョブがキャンセルされると、ドライバ１５はユーザーからドライバ１５を終了させる指示を検知したか否か判断する（ステップＳ１０）。ドライバ１５を終了させる指示を検知した場合には（ステップＳ１０でＹＥＳ）、ドライバ１５を終了して（ステップＳ１１）印刷設定に関する処理を終了する。他方、ドライバ１５を終了させる指示を検知しない場合（ステップＳ１０でＮＯ）、ステップＳ２に戻り、以下、ドライバ１５が終了されるまでＳ２からＳ１０の処理を行う。
【００８４】
図１１は、電子メール検出処理（図１０のステップＳ５）の手順の一例を示すフローチャートである。電子メール検出処理は、主として検出部２６により行われる。検出部２６は、メーラー１７が起動中か否かを判断し（ステップＳ２０）、メーラー１７が起動中でない場合（ステップＳ２０でＮＯ）、メーラー１７を起動させる（ステップＳ２１）。後述するように、管理者から特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ１を受信したか否かをメーラー１７に問い合わせるため、メーラー１７が起動中であることを要するためである。メーラー１７が起動中である場合（ステップＳ２０でＹＥＳ）、ステップＳ２１をスキップする。メーラー１７が起動中である状態において、検出部２６は、メーラー１７のドライバ連携部３５に対し、管理者から受信した電子メールであって、件名に特定文字列を含む電子メールＥＭ１が記憶部１１に保存されているか問い合わせを行う（ステップＳ２２）。この問い合わせを受信したドライバ連携部３５は、電子メール情報管理テーブル５０を読み出して、管理者から受信した電子メールであって特定文字列を件名に含んでいる電子メールＥＭ１を抽出する処理を行う。
【００８５】
管理者から受信した特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ１をドライバ連携部３５が抽出する処理を完了すると、ドライバ連携部３５は検出部２６に対して電子メールＥＭ１を抽出したか否かを回答する。この回答を受けて、管理者から受信した電子メールであって特定文字列を含むものの抽出があったか否かを判断する（ステップＳ２３）。このような電子メールの抽出がなかった場合（ステップＳ２３でＮＯ）、検出部２６は電子メール検出処理を終了する。このような電子メールの抽出があった場合（ステップＳ２３でＹＥＳ）、検出部２６は、ドライバ連携部３５に対してこのような電子メールのうち未開封のものを抽出するよう要求する（ステップＳ２４）。
【００８６】
検出部２６からの要求を受信すると、ドライバ連携部３５は、電子メール情報管理テーブル５０において前記電子メールのうち既読フラグ５０ｅがＯＦＦとなっているものを抽出する処理を行い、検出部２６に回答する。ドライバ連携部３５からの回答を受けて、検出部２６は未開封の電子メールの抽出があったか否かを判断する（ステップＳ２５）。未開封の電子メールの抽出がなかった場合（ステップＳ２５でＮＯ）、検出部２６は電子メール検出処理を終了する。他方、未開封の電子メールの抽出があった場合（ステップＳ２６でＹＥＳ）、検出部２６は、ドライバ連携部３５に対して抽出された未開封の電子メールの属性情報３８、件名３９および本文４０等の情報を読み出してメモリに保存するよう指示を行い（ステップＳ２６）、電子メール検出処理を終了する。なお、本実施形態において、検出部２６はメーラー１７のドライバ連携部３５を経由して未開封の電子メールの抽出を行ったが、本発明はこれに限られるものではなく、検出部２６が電子メール情報管理テーブル５０において当該電子メールの抽出を行ってもよい。
【００８７】
図１２は、報知処理（図１０のステップＳ７）の手順の一例を示すフローチャートである。報知処理は、主として報知部２７により行われる。特定文字列を件名に含む未開封の電子メールがメモリに保存される場合、報知部２７はポップアップ定義情報２０を読み出し（ステップＳ４０）、ポップアップ定義情報２０とメモリに保存される電子メールの情報に基づき、報知画面情報を生成する（ステップＳ４１）。そして、報知部２７は報知画面情報に基づき表示装置７に報知画面を表示する（ステップＳ４２）。報知部２７は、報知画面において本文を表示する指示を検知したか否かを判断する（ステップＳ４３）。本文を表示する指示を検知しなかったと判断した場合（ステップＳ４３でＮＯ）、報知部２７は報知処理を終了する。
【００８８】
これに対して、本文を表示する指示を検知したと判断した場合（ステップＳ４３でＹＥＳ）、報知部２７はメーラー１７に対して抽出された電子メールの内容を表示することを要求して報知処理を終了する（ステップＳ４４）。具体的には、報知部２７はメーラー１７のドライバ連携部３５に対し、当該電子メールの内容を表示するよう要求し、これを受けたドライバ連携部３５は表示制御部３６に当該電子メールの内容を表示するよう指示し、表示制御部３６は当該電子メールに関する受信電子メール表示画面を生成して表示装置７に表示する。そして、当該受信電子メール表示画面が表示される際に、メーラー１７は電子メール情報管理テーブル５０における当該電子メールの既読フラグをＯＮにして更新する。これにより、後ほどユーザーがドライバ１５を起動させて印刷を行う際に、当該電子メールが再度未読の電子メールとして抽出されることを防止できる。なお、図例では本文を表示する指示を検知した場合、メーラー１７において当該電子メールの内容を表示する処理を行うものとして説明したが、本発明はこれに限定されず、報知部２７が報知画面に当該電子メールの本文を表示する処理を行うとしてもよい。この場合においても、後にドライバ１５による印刷を行う際に、当該電子メールが再度未読の電子メールとして抽出されることを防止するために、電子メール情報管理テーブル５０における当該電子メールの既読フラグをＯＮにして更新する。
【００８９】
次に、管理者から画像形成装置５に対して送信された特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ２を抽出する場合につき説明する。管理者は、画像形成装置５の設定変更内容を通知する電子メールＥＭ２を、運用方法を変更した画像形成装置５に送信しておくことがある。ユーザーが情報処理装置３を操作して画像形成装置５に出力ジョブを出力する場合、ドライバ１５が、画像形成装置５に対して画像形成装置５に保存される電子メールのうち、特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ２が存在するか問い合わせを行う。特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ２が画像形成装置５に保存されていれば、電子メールＥＭ２を抽出し、ドライバ１５はユーザーにこれを報知する。これにより、ユーザーは画像形成装置５における設定変更内容を把握することができると共に、デバイスドライバの設定変更が必要であるか否かを把握することができる。
【００９０】
もっとも、画像形成装置５にて保存される特定文字列を件名に含む全ての電子メールＥＭ２を抽出した場合、抽出される電子メールの数が膨大になる場合があり、しかも過去に抽出された電子メールＥＭ２が再度抽出されてしまうため、電子メールＥＭ２の確認作業が遅滞する。そこで、過去にドライバ１５からの要求に応じて抽出された電子メールＥＭ２については画像形成装置５において抽出済みフラグをＯＮにするなどして、抽出済みフラグがＯＮになっている電子メールＥＭ２を抽出しないとしてもよい。これにより、過去において抽出され、ユーザーに対して報知された電子メールＥＭ２については、再度抽出されることを回避できるため、電子メールＥＭ２の確認作業の効率化を図ることができる。
【００９１】
図１３は、ユーザーが情報処理装置３を操作して画像形成装置５に出力ジョブを出力する際に、画像形成装置５に保存される電子メール群から特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ２を検出する電子メール検出処理（図１１のステップＳ５）の一例を示すフローチャートである。電子メール検出処理は、主として検出部２６により行われる。検出部２６は、画像形成装置５に対し、画像形成装置５において保存される電子メール群の中に特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ２が存在するか否か問い合わせを行う（ステップＳ５０）。画像形成装置５はこの問い合わせを受けると、例えば画像形成装置５の電子メール管理部が機能し、特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ２の検索処理を行う。この検索処理が終了すると、画像形成装置５は、検出部２６に対して検索処理の結果を回答する。検出部２６はこの回答を受け、件名に特定文字列を含む電子メールＥＭ２の抽出があったか否かを判断する（ステップＳ５１）。電子メールＥＭ２が抽出されなかった場合（ステップＳ５１でＮＯ）、検出部２６は電子メール検出処理を終了する。他方、電子メールＥＭ２が抽出された場合（ステップＳ５１でＹＥＳ）、抽出された電子メールＥＭ２が過去に検出部２６の問い合わせに応じて抽出されていないか否かを、検出部２６から画像形成装置５に対して問い合わせる。そして、画像形成装置５において、抽出された電子メールＥＭ２のうち抽出済みフラグがＯＮになっているがあるか否かを検出部２６に回答する。検出部２６はこの回答を受けて、抽出された電子メールＥＭ２が過去に抽出されたものでないか否かを判断し（ステップＳ５２）、過去において抽出されたものでない場合（ステップＳ５２でＹＥＳ）、抽出した電子メールＥＭ２をメモリなどに保存し（ステップＳ５３）、電子メール検出処理を終了する。これにより、抽出された電子メールＥＭ２は報知処理（図１０のステップＳ７）によりユーザーに対して報知され、報知を受けたユーザーは、当該電子メールＥＭ２を閲読し、画像形成装置５における設定変更内容を把握できる。
【００９２】
他方、過去に抽出されたものである場合（ステップＳ５２でＮＯ）、抽出した電子メールＥＭ２を破棄し（ステップＳ５４）、電子メール検出処理を終了する。これにより、過去に抽出された電子メールＥＭ２についてはユーザーに報知されないため、電子メールＥＭ２の確認作業における効率化を図ることができる。
【００９３】
（第２実施形態）
次に、第２実施形態について説明する。上述した第１実施形態では、ユーザーが操作する情報処理装置３および画像形成装置５がネットワーク４を経由して接続されており、情報処理装置３のドライバ１５において生成された印刷ジョブは、情報処理装置３から画像形成装置５に対してネットワーク４を経由して直接送信される例を示した。また、管理者が操作する情報処理装置２から、画像形成装置５における印刷設定に関する指示等を内容とする電子メールＥＭ１をユーザー宛てに送信し、電子メールＥＭ２を画像形成装置５宛てに送信する例において、ドライバ１５は、情報処理装置３に保存される電子メールＥＭ１及び画像形成装置５に保存される電子メールＥＭ２のうち、特定文字列を件名に含む未読の電子メールを抽出し、ユーザーに報知する場合を示した。これに対して、第２実施形態では、図１４に示すように、ユーザーが操作する情報処理装置３および画像形成装置５がプリントサーバー７０を経由して接続され、情報処理装置３において生成した印刷ジョブは、プリントサーバー７０に蓄積され、プリントサーバー７０から画像形成装置５に対してこの印刷ジョブが出力される例を示す。また、管理者が操作する情報処理装置２から、画像形成装置５における印刷設定に関する指示等を内容とする電子メールＥＭ３をプリントサーバー７０宛てに送信する場合を示す。
【００９４】
すなわち、管理者は、画像形成装置５における印刷設定に関する指示等を内容とする電子メールＥＭ３を、例えば矢印Ｆ３に示すルートによりプリントサーバー宛てに送信する。そして、ユーザーが情報処理装置３を操作して印刷ジョブを生成し、プリントサーバー７０に送信する際、ドライバ１５の検出部２６は、図１３にて示した電子メール検出処理を行い、プリントサーバー７０に対して、プリントサーバー７０に保存される電子メールにおいて、特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ３が存在するか問い合わせる。ドライバ１５がプリントサーバー７０から抽出された電子メールＥＭ３を受信した場合、報知部２７は、図１２にて示した報知処理を行い、ユーザーに対し電子メールＥＭ３が存在することを報知する処理を行う。また、プリントサーバーに電子メールＥＭ３が存在する場合、印刷ジョブはキャンセルされてもよい。これにより、ユーザーは管理者から画像形成装置５に関する設定変更内容を把握した上で、この設定変更に基づいた印刷ジョブを生成して適切に印刷を行うことが可能となる。
【００９５】
（変形例）
以上、本発明に関する実施形態について説明したが、本発明は上記実施形態において説明した内容のものに限られるものではなく、種々の変形例が適用可能である。
【００９６】
例えば、上記実施形態においては、管理者からユーザー、画像形成装置５またはプリントサーバーに電子メールＥＭ１、ＥＭ２またはＥＭ３を送信する場合を例示したが、本発明はこれに限られるものではなく、例えば、画像形成装置５において印刷設定が変更された場合に、画像形成装置５からユーザーやプリントサーバー等に当該変更に関する電子メールを自動送信するとしてもよい。
【００９７】
また、上記実施形態においては、管理者から送信され、特定文字列情報１９を件名に含む電子メールであって未開封のものを抽出する場合を例示したが、本発明は未開封のメールの抽出に限定されるものではなく、管理者あるいはユーザーがフラグをＯＮに設定した電子メールを抽出してもよい。
【００９８】
また、上記実施形態において、管理者から情報処理装置３に送信された電子メールＥＭ１、画像形成装置５に送信された電子メールＥＭ２、又はプリントサーバー７０に対して送信された電子メールＥＭ３につき、それぞれ個別に検出処理を行う場合を例示した。しかし、本発明は電子メールＥＭ１、ＥＭ２およびＥＭ３につきそれぞれ個別に検出処理が行われる場合のみならず、電子メールＥＭ１およびＥＭ２の検出処理を併行して行う場合や、電子メールＥＭ１およびＥＭ３の検出処理を併行して行う場合を含む。
【００９９】
そうすると、管理者がユーザー並びに画像形成装置５又はプリントサーバー７０を宛先として同じ内容の電子メールＥＭ１、ＥＭ２およびＥＭ３を送信する場合、同じ内容の電子メールＥＭ１、ＥＭ２およびＥＭ３が検出され、電子メールの確認作業が遅滞するおそれがある。そこで、例えば検出部２６は、特定文字列を件名に含む電子メールＥＭ１、ＥＭ２およびＥＭ３が抽出されると、同じ内容の電子メールである場合、いずれか１つのみをメモリに保存し、ユーザーに対して報知するとしてもよい。そして、抽出された電子メールＥＭ１、ＥＭ２およびＥＭ３が同じ内容の電子メールか判断する方法として、例えば送信日時および件名が同じであることを条件として同じ内容の電子メールであると判断してもよい。或いは、メッセージＩＤが同じであることを条件としてもよい。すなわち、送信日時および件名が同じであれば、管理者から複数の宛先に対し同一内容の電子メールが送信されたものである。また、メッセージＩＤは、特定の電子メールを識別可能なユニークなＩＤであることから、やはり管理者が複数の宛先に対して同一内容の電子メールを送信したものである。
【０１００】
また上記実施形態においては、画像形成装置５における認証処理や課金処理などの運用方法が管理者により変更された場合に、情報処理装置３のユーザーに対してデバイスドライバの設定変更を促すことを一例に挙げて説明した。しかし、本発明の適用範囲は、そのような場合に限られない。例えば、管理者によって画像形成装置５にオプション機能が追加され、そのオプション機能を利用するために各ユーザーの情報処理装置３にインストールされているデバイスドライバをバージョンアップさせることが必要なときにも、各ユーザーに対してバージョンアップを促す報知を行う手法として、本発明を適用することが可能である。
【符号の説明】
【０１０１】
１  印刷設定変更報知システム
３  情報処理装置
１５  ドライバ
１９  特定文字列情報
２５  特定文字列情報登録部
２６  検出部
２７  報知部
３１  特定機種情報
３２  特定ユーザー情報
ＥＭ１  電子メール
【図１】
0005920384.tif 000002
【図２】
0005920384.tif 000003
【図３】
0005920384.tif 000004
【図４】
0005920384.tif 000005
【図５】
0005920384.tif 000006
【図６】
0005920384.tif 000007
【図７】
0005920384.tif 000008
【図８】
0005920384.tif 000009
【図９】
0005920384.tif 000010
【図１０】
0005920384.tif 000011
【図１１】
0005920384.tif 000012
【図１２】
0005920384.tif 000013
【図１３】
0005920384.tif 000014
【図１４】
0005920384.tif 000015