(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像形成装置から当該画像形成装置の機器状態に変化があったことの通知を受け、画像形成装置の機器状態情報を管理する機器データベースを参照して、当該画像形成装置の現在の機器状態を判定する機器管理部と、
イベントに関する各種情報を管理するイベントデータベースを参照して、前記画像形成装置を当該イベント用資料の印刷に使用するイベントのスケジュール情報を取得するイベント管理部と、
前記機器管理部によって取得された前記画像形成装置の現在の機器状態に基づいて前記画像形成装置が現在使用不可能と判断したとき、計画情報を管理する計画情報データベースに、前記イベントの開催日時を期限とする前記画像形成装置のメンテナンス作業予定を登録する計画情報管理部と、を備えたスケジュール連携印刷サービス装置。
【請求項２】
前記計画情報管理部は、前記画像形成装置が使用可能となった場合、前記計画情報データベースから前記画像形成装置のメンテナンス作業予定を削除する請求項１に記載のスケジュール連携印刷サービス装置。
【請求項３】
ユーザー情報を管理するユーザーデータベースを参照して、前記画像形成装置の管理者を判定するユーザー管理部を備え、
前記計画情報管理部は、前記管理者を前記画像形成装置のメンテナンス作業の担当者として設定する請求項１又は請求項２に記載のスケジュール連携印刷サービス装置。
【請求項４】
前記計画情報管理部は、前記計画情報データベースに前記画像形成装置のメンテナンス作業予定を登録したことを前記管理者に通知する請求項３に記載のスケジュール連携印刷サービス装置。
【請求項５】
前記計画情報管理部は、用紙の有無、トナーの有無等の消耗品の状態に基づいて前記画像形成装置の使用の可否を判定する請求項１乃至請求項４のいずれかに記載のスケジュール連携印刷サービス装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スケジュール連携印刷サービス装置に関し、特に、イベントスケジュールと連携して画像形成装置のメンテナンス作業の計画を管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば会議等のイベントで使用される紙媒体の資料を用意する場面において、印刷担当者は、当該会議に使用される会議室の最寄りの画像形成装置等で会議用資料を印刷することがある。しかし、当該画像形成装置が会議室から遠く離れた場所に配置されていた場合、会議室まで大量の印刷物を運ぶ手間が生じてしまう。そのような不便を解消するために、例えば下記特許文献１には、会議スケジュール情報を管理するスケジュールサーバーと各画像形成装置のレイアウト情報を管理するレイアウトサーバーと連携して、会議スケジュール情報及び各画像形成装置のレイアウト情報を印刷担当者が操作する情報処理装置に表示して、印刷担当者が指示した印刷出力先に最も近い画像形成装置を選択するシステムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−２９５２４５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記特許文献１に開示されたシステムでは、会議資料の印刷出力先として選択される画像形成装置が常に使用可能であることが前提とされる。もし会議資料を印刷しようとしたときに、その画像形成装置が用紙切れ、トナー切れ、その他のエラー等で使用不可能の場合、別の画像形成装置を選択し直さなければならない。場合によっては会議室から遠く離れた場所に配置された画像形成装置で会議資料を印刷しなければならず、ユーザーの利便性が低下する。
【０００５】
本発明は、上記の問題を解決するためになされたもので、会議スケジュールと連携して、会議資料の印刷に使用される画像形成装置のメンテナンス作業の計画情報を自動登録することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の一局面に係るスケジュール連携印刷サービス装置は、画像形成装置から当該画像形成装置の機器状態に変化があったことの通知を受け、画像形成装置の機器状態情報を管理する機器データベースを参照して、当該画像形成装置の現在の機器状態を判定する機器管理部と、イベントに関する各種情報を管理するイベントデータベースを参照して、前記画像形成装置を当該イベント用資料の印刷に使用するイベントのスケジュール情報を取得するイベント管理部と、前記機器管理部によって取得された前記画像形成装置の現在の機器状態に基づいて前記画像形成装置が現在使用不可能と判断したとき、計画情報を管理する計画情報データベースに、前記イベントの開催日時を期限とする前記画像形成装置のメンテナンス作業予定を登録する計画情報管理部と、を備えたものである。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、イベントスケジュールと連携して、イベント用資料の印刷に使用される画像形成装置のメンテナンス作業の計画情報を自動登録することが可能になる。そして、計画情報に従って管理者が適当なタイミングで画像形成装置のメンテナンス作業を実施することで、イベント用資料の印刷を実行しようとするときに当該画像形成装置が常に使用可能な状態にされる。これにより、イベント用資料を印刷する際におけるユーザーの利便性が向上する。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の一実施形態に係るスケジュール連携印刷サービス装置を含むシステム全体の構成図である。
【図２】会議データベースに格納されている情報の一例を示す模式図である。
【図３】ユーザーデータベースに格納されている情報の一例を示す模式図である。
【図４】ＴｏＤｏデータベースに格納されている情報の一例を示す模式図である。
【図５】機器データベースに格納されている情報の一例を示す模式図である。
【図６】スケジュール連携印刷サービス装置によるスケジュール連携処理の一例を示す処理フロー図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明の一実施形態に係るスケジュール連携印刷サービス装置について図面を参照して説明する。図１は、本発明の一実施形態に係るスケジュール連携印刷サービス装置を含むシステム全体の構成図である。
【００１０】
本システムにおいて、スケジュール連携印刷サービス装置１０は、各種データベース（会議データベース１０１、ユーザーデータベース１０２、ＴｏＤｏデータベース１０３、機器データベース１０４）を参照して会議スケジュール情報及び機器（画像形成装置）情報等と連携することで、会議資料の印刷に使用される画像形成装置のメンテナンス作業のＴｏＤｏを自動登録するスケジュール連携処理を実行する。スケジュール連携印刷サービス装置１０は、例えばサーバーコンピューターからなり、当該サーバーが、スケジュール連携処理のためのコンピュータープログラムに従って動作することで、スケジュール連携処理を実行する。
【００１１】
画像形成装置２０は、例えば、プリンター、コピー機、ファクシミリ装置、あるいはこれら機能を兼ね備えたプリンターや複合機等である。画像形成装置２０は、イントラネット及び／又はインターネットを介して有線又は無線通信手段によりスケジュール連携印刷サービス装置１０と接続されている。
【００１２】
また、スケジュール連携印刷サービス装置１０は、イントラネット及び／又はインターネットを介して有線又は無線通信手段によりユーザー端末１００と接続されている。ユーザー端末１００は、例えば、ＰＣ、タブレット端末、スマートフォン等である。スケジュール連携印刷サービス装置１０は、ユーザーによるユーザー端末１００の操作に基づいてユーザー端末１００から送信されてくる指示に従って会議スケジュールの登録処理等を実行し、また、ユーザー端末１００へＴｏＤｏ情報が追加されたこと等を通知する。ユーザー端末１００にスケジュール連携処理のためのコンピュータープログラムがインストールされている必要はなく、例えば、ユーザーはユーザー端末１００からウェブブラウザーアプリケーション等を用いて、スケジュール連携印刷サービス装置１０を操作することができる。
【００１３】
また、スケジュール連携印刷サービス装置１０は、イントラネット及び／又はインターネットを介して有線又は無線通信手段により会議データベース１０１、ユーザーデータベース１０２、ＴｏＤｏデータベース１０３、機器データベース１０４と接続され、データの送受信が可能とされている。
【００１４】
図２は、会議データベース（イベントデータベースの一例）１０１に格納されている情報の一例を示す模式図である。例えば、会議データベース１０１には、各会議（イベントの一例）を識別するための会議ＩＤごとに、主催者、会議室番号、開催日時、参加者、会議資料（例えば、ドキュメント。イベント用資料の一例）、印刷機器（画像形成装置）等を示す各情報からなる会議情報（スケジュール情報）が記憶されている。印刷機器情報は、例えば、各会議の会議資料を印刷するのに用いられる画像形成装置の識別番号である。各会議の会議資料を印刷するのに用いられる画像形成装置は、例えば、各会議が開催される会議室の最寄りの画像形成装置である。これは、会議主催者等が大量の会議資料を運ぶ手間を考慮したものである。
【００１５】
図３は、ユーザーデータベース１０２に格納されているユーザー情報の一例を示す模式図である。例えば、ユーザーデータベース１０２には、ユーザーごとに、所属部署、管理機器等の各情報が記録されている。管理機器情報は、例えば、そのユーザーが管理責任者となっている画像形成装置の識別番号である。
【００１６】
図４は、ＴｏＤｏデータベース１０３に格納されているＴｏＤｏ情報の一例を示す模式図である。例えば、ＴｏＤｏデータベース１０３には、各ＴｏＤｏを識別するためのＴｏＤｏ番号ごとに、題目、内容、期限、担当者等の各情報が記録されている。ＴｏＤｏ情報において、「期限」は、いつまでにそれ（内容）を完了しなければならないかを表し、「担当者」は、誰がそれ（内容）を遂行すべきかを表す。
【００１７】
図５は、機器データベース１０４に格納されている機器状態情報の一例を示す模式図である。例えば、機器データベース１０４には、機器（画像形成装置）番号ごとに、用紙の有無、トナーの有無等の各情報が記録されている。図５の例では、「○」は、用紙又はトナーが十分にあることを表し、「△」は、用紙又はトナーがほとんどないことを表す。また、「×」は用紙又はトナーがないことを表す。なお、用紙サイズごと及びトナーのカラーごとに各サイズの用紙の有無及び各色のトナーの有無を表すようにすることもできる。
【００１８】
図１に戻り、スケジュール連携印刷サービス装置１０の構成の詳細について説明する。スケジュール連携印刷サービス装置１０は、会議管理部１１、ユーザー管理部１２、ＴｏＤｏ管理部１３、及び機器管理部１４を備えている。
【００１９】
機器管理部１４は、画像形成装置２０から、ジョブ実行完了、給紙段開閉、カバー開閉等の画像形成装置２０において発生した機器状態の変化の通知を受ける。そして、機器管理部１４は、画像形成装置２０から機器状態の変化の通知を受けると、機器データベース１０４を参照して、当該画像形成装置２０の機器状態の最新情報を取得する。さらに、機器管理部１４は、機器データベース１０４では管理されない機器状態情報、例えば、直近の印刷ジョブ実行で使用した用紙の枚数（印刷部数）等の情報を、画像形成装置２０から直接受信することができる。
【００２０】
会議管理部１１は、ユーザー端末１００を通じてユーザーから会議の予約を受け付けて、それを会議データベース１０１に登録する。また、会議管理部１１は、各会議の開催日時が近づくと、各会議の参加者に会議前通知を行う。当該会議前通知は、例えば、電子メール等の手段で行うことができ、各参加者は自分のユーザー端末１００で当該電子メールを受信することができる。以上のように、各会議の各参加者に会議開催をリマインドすることができる。
【００２１】
上記以外に、機器管理部１４が画像形成装置２０から機器状態変化の通知を受けたとき、会議管理部１１は、会議データベース１０１を参照して、当該画像形成装置を会議資料の印刷に使用する会議のスケジュール情報を取得する。図２に示したように、会議データベース１０１には印刷機器情報が含まれており、会議管理部１１は、画像形成装置２０の機器番号をキーにして会議データベース１０１を検索し、その機器番号を含む会議の開催日時を取得することができる。例えば、機器番号が００３である画像形成装置２０から機器管理部１４に機器状態変化の通知があったとき、会議管理部１１は、機器番号００３をキーにして会議データベース１０１を検索し、会議ＩＤが０００２の会議の開催日時を取得する。
【００２２】
ユーザー管理部１２は、ユーザー端末１００を通じてユーザーからの指示に従って、ユーザーデータベース１０２にアクセスして、ユーザー情報の登録、削除、及び更新を行う。
【００２３】
また、ユーザー管理部１２は、ユーザーデータベース１０２を参照して、機器管理部１４に機器状態変化の通知を行った画像形成装置２０の管理者を判定する。図３に示したように、ユーザーデータベース１０２には各ユーザーが管理すべき機器（画像形成装置）を表す管理機器情報が含まれており、ユーザー管理部１２は、画像形成装置２０の機器番号をキーにしてユーザーデータベース１０２を検索し、その画像形成装置２０の管理者が誰であるかを判定することができる。例えば、機器番号が００３である画像形成装置２０から機器管理部１４に機器状態変化の通知があったとき、ユーザー管理部１２は、機器番号００３をキーにしてユーザーデータベース１０２を検索し、管理者がユーザーＢであると判定する。
【００２４】
ＴｏＤｏ管理部（計画情報管理部の一例）１３は、ユーザー端末１００を通じてユーザーからの指示に従って、下述のようにユーザーからの指示なしに会議スケジュール及び画像形成装置２０の機器状態に連携して自律的に、ＴｏＤｏデータベース（計画情報データベースの一例）１０３にアクセスして、ＴｏＤｏ情報（計画情報の一例）の登録、削除、及び／又は更新を行う。
【００２５】
また、ＴｏＤｏ管理部１３は、機器管理部１４によって取得された画像形成装置２０の現在の機器状態に基づいて、当該画像形成装置２０の使用の可否を判定する。例えば、当該画像形成装置２０の用紙及びトナー等の消耗品が十分に残っていれば、ＴｏＤｏ管理部１３は、当該画像形成装置２０は使用可能であると判定する。一方、当該画像形成装置２０の用紙及びトナーのいずれかがない又はほとんどなければ、ＴｏＤｏ管理部１３は、当該画像形成装置２０は現在使用可能であると判定する。
【００２６】
ＴｏＤｏ管理部１３は、機器管理部１４に機器状態変化の通知をした画像形成装置２０が現在使用不可能と判定した場合、会議管理部１１から当該画像形成装置２０を会議資料の印刷に使用する会議のスケジュール情報を取得するとともに、ユーザー管理部１２から当該画像形成装置２０の管理者情報を取得し、ＴｏＤｏデータベース１０３に、当該会議の開催日時を期限とし、当該画像形成装置２０の管理者を担当者とする画像形成装置のメンテナンス作業予定を登録する。
【００２７】
例えば、機器番号が００３である画像形成装置２０の機器状態が変化して機器管理部１４に当該機器状態変化が通知されたとき、会議管理部１１は、当該画像形成装置２０を会議資料の印刷に使用する会議ＩＤ０００２の会議の開催日時である２０１３年１月２３日１６：００を取得し、ユーザー管理部１２は、当該画像形成装置２０の管理者がユーザーＢであると判定する。ＴｏＤｏ管理部１３は、機器管理部１４から画像形成装置２０の現在の機器状態情報を取得して、当該画像形成装置２０が用紙切れのために現在使用不可能であると判定する。そして、ＴｏＤｏ管理部１３は、会議管理部１１から会議の開催日時の情報を取得するとともに、ユーザー管理部１２から画像形成装置２０の管理者の情報を取得し、ＴｏＤｏデータベース１０３に、期限を２０１３年１月２３日１６：００、担当者をユーザーＢ、内容を用紙補給とする、ＴｏＤｏ番号０００２のＴｏＤｏ情報（メンテナンス作業予定）を登録する。
【００２８】
上記構成のスケジュール連携印刷サービス装置１０によると、会議スケジュールと連携して、会議資料の印刷に使用される画像形成装置２０のメンテナンス作業のＴｏＤｏを自動登録することが可能になる。そして、ＴｏＤｏに従って管理者が適当なタイミングで画像形成装置２０のメンテナンス作業を実施することで、会議資料の印刷を実行使用するときに当該画像形成装置２０が常に使用可能な状態にされる。これにより、会議資料を印刷する際におけるユーザーの利便性が向上する。
【００２９】
ＴｏＤｏ管理部１３は、ＴｏＤｏデータベース１０３に画像形成装置２０のメンテナンス作業予定を登録したことをその画像形成装置２０の管理者に通知するようにしてもよい。当該通知は、例えば、電子メール等を用いて実施することができる。上記のように、ＴｏＤｏデータベース１０３に画像形成装置２０のメンテナンス作業予定が自動的に登録されるため、当該メンテナンス作業の担当者は自身のＴｏＤｏリスト等を参照するまで当該メンテナンス作業のことを知ることができない。そこで、画像形成装置２０のメンテナンス作業予定を登録したことをその画像形成装置２０の管理者に通知することで、ユーザーの利便性を図ることができる。
【００３０】
また、画像形成装置２０の管理者等が適切にメンテナンス作業を行った結果、画像形成装置２０が使用可能にされた場合、ＴｏＤｏ管理部１３が、ＴｏＤｏデータベース１０３から画像形成装置２０のメンテナンス作業予定を削除するようにしてもよい。これによると、ユーザーが手でＴｏＤｏ情報を逐一削除する手間が省けて、ユーザーの利便性を向上することができる。
【００３１】
次に、スケジュール連携処理、すなわち、画像形成装置２０の機器状態が変化してからメンテナンス作業予定の登録又は削除及びその通知がされるまでの一連の処理について説明する。図６は、スケジュール連携印刷サービス装置１０によるスケジュール連携処理の一例を示す処理フロー図である。
【００３２】
画像形成装置２０において印刷ジョブの完了、給紙段の開閉、カバーの開閉等、何らかの状態変化があると、画像形成装置２０は、スケジュール連携印刷サービス装置１０の機器管理部１４へ状態変化を通知する（１）。スケジュール連携印刷サービス装置１０の機器管理部１４は、画像形成装置２０から機器状態変化の通知を受けると、当該画像形成装置２０に機器状態を問い合わせて機器状態を取得する（１．１）。例えば、画像形成装置２０が印刷ジョブを完了した場合、機器管理部１４は、当該印刷ジョブで印刷された部数等を取得する。なお、ステップ１．１で機器管理部１４が画像形成装置２０へ機器状態の問い合わせをすることなく、ステップ１で画像形成装置２０が状態変化を通知する際に、機器管理部１４へ必要な情報をすべて通知するようにしてもよい。
【００３３】
さらに、機器管理部１４は、機器データベース１０４を参照して、画像形成装置２０の機器状態を取得する（１．２）。これにより、機器管理部１４は、画像形成装置２０における用紙の有無、トナーの有無等の消耗品の現在の状態を取得する。
【００３４】
スケジュール連携印刷サービス装置１０の会議管理部１１は、会議データベース１０１を参照して、ステップ１で機器状態変化の通知を行った画像形成装置２０を会議資料の印刷に使用する会議のスケジュール情報を取得する（１．３）。
【００３５】
スケジュール連携印刷サービス装置１０のＴｏＤｏ管理部１３は、機器管理部１４からステップ１で機器状態変化の通知を行った画像形成装置２０の現在の機器状態情報を取得するとともに、会議管理部１１から会議スケジュール情報を取得し、これら情報に基づいて、ＴｏＤｏデータベース１０３に画像形成装置２０のメンテナンス作業予定（ＴｏＤｏ情報）を新規に登録するかどうか、又は登録済みのメンテナンス作業予定を削除するかどうかを判定する（１．４）。
【００３６】
例えば、ステップ１で画像形成装置２０から印刷ジョブ完了の通知があったとき、ＴｏＤｏ管理部１３は、当該画像形成装置２０の現在の機器状態、印刷された部数、会議スケジュール等に基づいて、いつまでに用紙補給が必要か判定し、メンテナンス作業予定を登録するかどうかを判定する。また、例えば、ステップ１で画像形成装置２０から給紙段開閉の通知があったとき、ＴｏＤｏ管理部１３は、当該画像形成装置２０の現在の機器状態、会議スケジュール等に基づいて、当該画像形成装置２０が使用可能な状態になったか判定し、登録済みのメンテナンス作業予定を削除するかどうかを判定する。
【００３７】
また、メンテナンス作業予定を新規に登録する場合には、スケジュール連携印刷サービス装置１０のＴｏＤｏ管理部１３は、ユーザーデータベース１０２を参照して、ステップ１で機器状態変化の通知を行った画像形成装置２０の管理者を取得する（１．５）。
【００３８】
ステップ１．４でＴｏＤｏ管理部１３がメンテナンス作業予定の登録又は削除を行うと判定した場合、ＴｏＤｏ管理部１３は、ＴｏＤｏデータベース１０３にアクセスして、新規のメンテナンス作業予定の登録、又は登録済みのメンテナンス作業予定の削除を実行する（１．６）。そして、ステップ１．６でＴｏＤｏ管理部１３がメンテナンス作業予定の登録を行った場合、ＴｏＤｏ管理部１３は、画像形成装置２０の管理者に、メンテナンス作業予定を登録したことを通知する（１．６．１）。
【００３９】
上記の処理により、会議スケジュールと連携して、会議資料の印刷に使用される画像形成装置２０のメンテナンス作業のＴｏＤｏを自動登録することが可能になる。そして、ＴｏＤｏに従って管理者が適当なタイミングで画像形成装置２０のメンテナンス作業を実施することで、会議資料の印刷を実行使用するときに当該画像形成装置２０が常に使用可能な状態にされる。これにより、会議資料を印刷する際におけるユーザーの利便性が向上する。
【００４０】
また、画像形成装置２０のメンテナンス作業予定を登録したことがその画像形成装置２０の管理者に通知され、ユーザーの利便性が向上する。
【００４１】
また、メンテナンス作業が終わるとＴｏＤｏデータベース１０３から画像形成装置２０のメンテナンス作業予定が自動削除されるため、ユーザーが手でＴｏＤｏ情報を逐一削除する手間が省けて、ユーザーの利便性が向上する。
【００４２】
本発明は上記実施の形態の構成に限られず種々の変形が可能である。図１乃至図６を用いて上記実施形態により示した構成及び処理は、本発明の一実施形態に過ぎず、本発明を当該構成及び処理に限定する趣旨ではない。
【符号の説明】
【００４３】
１０      スケジュール連携印刷サービス装置
１１      会議管理部
１２      ユーザー管理部
１３      ＴｏＤｏ管理部
１４      機器管理部
２０      画像形成装置
１０１    会議データベース
１０２    ユーザーデータベース
１０３    ＴｏＤｏデータベース
１０４    機器データベース
【図１】
0005957426.tif 000002
【図２】
0005957426.tif 000003
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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