(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールサーバにネットワークを介して接続し、会議予定に関する情報を処理する情報処理装置であって、
会議参加者の宛先と、前記会議参加者が参加する会議を識別する会議識別情報とを対応付けた会議予定情報を記憶する記憶手段と、
第１の会議参加者から送信された会議に関連する会議関連情報を含む電子メールの宛先が、予め定めた特定のメールアドレス宛であると前記メールサーバによって判断された場合、前記メールサーバから前記電子メールを受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって受け付けられた前記電子メールに応じて、前記記憶手段から、前記第１の会議参加者の宛先が含まれる前記会議予定情報を取得する情報取得手段と、
前記受付手段によって受け付けられた前記電子メールに応じて、前記電子メールのタイトルに会議の指定があるか否かを判断し、該会議の指定がない場合、前記情報取得手段によって取得された前記会議予定情報に含まれる会議識別情報のうち、開催中又は直近に開始予定の会議に対応する会議識別情報を検索し、該当する会議識別情報があるか否かを判断する判断手段と、
前記情報取得手段によって取得された前記会議予定情報から、前記判断手段によって該当すると判断された会議識別情報に対応付けられた該第１の会議参加者以外の第２の会議参加者の宛先を選択する選択処理手段と、
前記選択処理手段によって選択された前記第２の会議参加者宛に、前記受付手段によって受け付けられた前記会議関連情報を送信する旨を前記メールサーバへ出力することによって、該メールサーバに、前記会議関連情報を含む電子メールを、前記選択された第２の会議参加者宛に送信させる出力手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記選択処理手段は、前記判断手段によって前記電子メールのタイトルに会議の指定があると判断された場合、指定された会議の前記会議予定情報から、前記会議の指定によって指定された会議に参加する前記第２の会議参加者を選択することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記会議の指定は、会議の開始時刻を指定する時刻情報を含み、
前記記憶手段は、さらに、前記会議識別情報と、会議の開始時刻とを対応付けた会議詳細情報を記憶し、
前記選択処理手段は、前記判断手段によって前記電子メールのタイトルに会議の指定があると判断された場合、前記会議詳細情報を参照し、取得した前記会議予定情報から、前記時刻情報が示す時刻から直近に開始予定の会議に参加する前記第２の会議参加者を選択することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記会議の指定は、全ての会議を指定する全会議指定を含み、
前記記憶手段は、さらに、前記会議識別情報と、会議の開催日とを対応付けた会議詳細情報を記憶し、
前記選択処理手段は、前記判断手段によって前記電子メールのタイトルに会議の指定があると判断された場合、前記会議詳細情報を参照し、取得した前記会議予定情報において、前記会議関連情報を受信した日に開催される全ての会議に参加する前記第２の会議参加者を選択することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記記憶手段は、さらに、前記会議識別情報と、会議の開始時刻と、会議の終了時刻とを対応付けた会議詳細情報を記憶し、
前記選択処理手段は、前記判断手段によって前記電子メールのタイトルに会議の指定がないと判断された場合、前記会議詳細情報を参照し、前記会議関連情報を送信した時刻に開催中の会議または直近に開始予定の会議に参加する前記第２の会議参加者を選択することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記情報処理装置は、複数の会議拠点それぞれに設置された会議用端末とネットワークを介して接続され、
前記会議予定情報は、さらに、前記会議用端末への前記会議関連情報の出力の可否を対応付けており、
前記選択処理手段は、さらに、開催中の会議に参加する前記第２の会議参加者を選択する場合であって、取得した前記会議予定情報において、前記会議用端末へ前記会議関連情報を出力する旨が対応付けられていた場合、前記会議用端末を選択し、
前記出力手段は、さらに、選択された前記会議用端末宛に、受信した前記会議関連情報を出力することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記会議予定情報は、さらに、前記会議関連情報の宛先を指定する宛先指定を対応付けており、
前記選択処理手段は、さらに、前記宛先指定によって指定された宛先として前記第２の会議参加者を選択することを特徴とする請求項１〜６のいずれか一つに記載の情報処理装置。
【請求項８】
メールサーバとネットワークを介して接続され、会議参加者の宛先と、前記会議参加者が参加する会議を識別する会議識別情報とを対応付けた会議予定情報を記憶する記憶手段を備えるコンピュータを、会議予定に関する情報を処理する情報処理装置として機能させるプログラムであって、該コンピュータに、
第１の会議参加者から送信された会議に関連する会議関連情報を含む電子メールの宛先が、予め定めた特定のメールアドレス宛であると前記メールサーバによって判断された場合、前記メールサーバから前記電子メールを受け付ける工程と、
前記受け付ける工程によって受け付けられた前記電子メールに応じて、前記記憶手段から、前記第１の会議参加者の宛先が含まれる前記会議予定情報を取得する工程と、
前記受け付ける工程によって受け付けられた前記電子メールに応じて、前記電子メールのタイトルに会議の指定があるか否かを判断し、該会議の指定がない場合、前記取得する工程によって取得された前記会議予定情報に含まれる会議識別情報のうち、開催中又は直近に開始予定の会議に対応する会議識別情報を検索し、該当する会議識別情報があるか否かを判断する工程と、
前記取得する工程によって取得された前記会議予定情報から、前記判断する工程によって該当すると判断された会議識別情報に対応付けられた該第１の会議参加者以外の第２の会議参加者の宛先を選択する工程と、
前記選択する工程によって選択された前記第２の会議参加者宛に、前記受け付ける工程によって受け付けられた前記会議関連情報を送信する旨を前記メールサーバへ出力することによって、該メールサーバに、前記会議関連情報を含む電子メールを、前記選択された第２の会議参加者宛に送信させる工程とを実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項９】
会議予定に関する情報を処理する情報処理装置と、メールサーバと、がネットワークを介して接続された情報処理システムであって、
前記情報処理装置は、
会議参加者の宛先と、前記会議参加者が参加する会議を識別する会議識別情報とを対応付けた会議予定情報を記憶する記憶手段と、
第１の会議参加者から送信された会議に関連する会議関連情報を含む電子メールの宛先が、予め定めた特定のメールアドレス宛であると前記メールサーバによって判断された場合、前記メールサーバから前記電子メールを受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって受け付けられた前記電子メールに応じて、前記記憶手段から、前記第１の会議参加者の宛先が含まれる前記会議予定情報を取得する情報取得手段と、
前記受付手段によって受け付けられた前記電子メールに応じて、前記電子メールのタイトルに会議の指定があるか否かを判断し、該会議の指定がない場合、前記情報取得手段によって取得された前記会議予定情報に含まれる会議識別情報のうち、開催中又は直近に開始予定の会議に対応する会議識別情報を検索し、該当する会議識別情報があるか否かを判断する判断手段と、
前記情報取得手段によって取得された前記会議予定情報から、前記判断手段によって該当すると判断された会議識別情報に対応付けられた該第１の会議参加者以外の第２の会議参加者の宛先を選択する選択処理手段と、
前記選択処理手段によって選択された前記第２の会議参加者宛に、前記受付手段によって受け付けられた前記会議関連情報を送信する旨を前記メールサーバへ出力することによって、該メールサーバに、前記会議関連情報を含む電子メールを、前記選択された第２の会議参加者宛に送信させる出力手段と、を備え、
前記メールサーバは、
前記第１の会議参加者から送信された会議に関連する会議関連情報を含む電子メールの宛先が、予め定めた特定のメールアドレス宛であるか否かを判断し、予め定めた特定のメールアドレス宛である場合、前記電子メールを前記情報処理装置に送信し、前記情報処理装置から前記第２の会議参加者の宛先に送信された前記会議関連情報を含む電子メールを、該第２の会議参加者の宛先に送信する送信手段、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、出張コストの削減や時間を有効活用するために、複数の拠点それぞれに設置されたクライアント端末間で、ネットワークを介して会議などを行うコミュニケーション環境を提供するネットワーク会議システムが知られている。
【０００３】
このようなシステムにおいて、例えば、ネットワーク会議の予約や出欠管理を行ったり、ネットワーク会議の欠席者に対して会議の議事録を閲覧するよう督促する処理や、督促後における議事録の閲覧状況の管理ができるネットワーク会議サーバが開示されている（特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ここで、例えば、会議に参加を予定していた会議参加者が、特段の事情によりやむを得ずその会議に出席できない、または遅刻してしまうなどの場合、早急に他の会議参加者に連絡する必要がある。そして、会議参加者（参加を予定している参加者）が移動中（鉄道の車内など）であって、当該会議を欠席または遅刻する旨を連絡するような場合、移動中の会議参加者が所有する自身の携帯端末などから、他の会議参加者に対し、欠席または遅刻する旨の電子メールを送信する方法などが取られる。
【０００５】
しかしながら、そのような場合には、携帯端末において他の会議参加者を選択し、該他の会議参加者のメールアドレスをいちいち入力し、欠席または遅刻する旨を送信する必要があった。また、状況によっては、欠席または遅刻する旨を送信したい他の会議参加者のメールアドレスがわからず、連絡することができず、無断欠席（遅刻）と判断されてしまう場合などもあった。
【０００６】
また、上記特許文献１のシステムでは、会議の出欠管理を行っているが、予め定めた確認時間にＷｅｂ会議サーバ側から出欠の確認を行って出欠を管理しているため、上記のように、移動中などに参加者側から連絡するものではない。
【０００７】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、複数の会議参加者等に会議に関連する情報を送る場合に、会議参加者それぞれに対して当該情報を送信する手間を省くとともに、当該情報が他の会議参加者に送信されない状態を回避する情報処理装置およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、メールサーバにネットワークを介して接続し、会議予定に関する情報を処理する情報処理装置であって、会議参加者の宛先と、前記会議参加者が参加する会議を識別する会議識別情報とを対応付けた会議予定情報を記憶する記憶手段と、第１の会議参加者から送信された会議に関連する会議関連情報を含む電子メールの宛先が、予め定めた特定のメールアドレス宛であると前記メールサーバによって判断された場合、前記メールサーバから前記電子メールを受け付ける受付手段と、前記受付手段によって受け付けられた前記電子メールに応じて、前記記憶手段から、前記第１の会議参加者の宛先が含まれる前記会議予定情報を取得する情報取得手段と、前記受付手段によって受け付けられた前記電子メールに応じて、前記電子メールのタイトルに会議の指定があるか否かを判断し、該会議の指定がない場合、前記情報取得手段によって取得された前記会議予定情報に含まれる会議識別情報のうち、開催中又は直近に開始予定の会議に対応する会議識別情報を検索し、該当する会議識別情報があるか否かを判断する判断手段と、前記情報取得手段によって取得された前記会議予定情報から、前記判断手段によって該当すると判断された会議識別情報に対応付けられた該第１の会議参加者以外の第２の会議参加者の宛先を選択する選択処理手段と、前記選択処理手段によって選択された前記第２の会議参加者宛に、前記受付手段によって受け付けられた前記会議関連情報を送信する旨を前記メールサーバへ出力することによって、該メールサーバに、前記会議関連情報を含む電子メールを、前記選択された第２の会議参加者宛に送信させる出力手段と、を備える。
【０００９】
また、本発明は、メールサーバとネットワークを介して接続され、会議参加者の宛先と、前記会議参加者が参加する会議を識別する会議識別情報とを対応付けた会議予定情報を記憶する記憶手段を備えるコンピュータを、会議予定に関する情報を処理する情報処理装置として機能させるプログラムであって、該コンピュータに、第１の会議参加者から送信された会議に関連する会議関連情報を含む電子メールの宛先が、予め定めた特定のメールアドレス宛であると前記メールサーバによって判断された場合、前記メールサーバから前記電子メールを受け付ける工程と、前記受け付ける工程によって受け付けられた前記電子メールに応じて、前記記憶手段から、前記第１の会議参加者の宛先が含まれる前記会議予定情報を取得する工程と、前記受け付ける工程によって受け付けられた前記電子メールに応じて、前記電子メールのタイトルに会議の指定があるか否かを判断し、該会議の指定がない場合、前記取得する工程によって取得された前記会議予定情報に含まれる会議識別情報のうち、開催中又は直近に開始予定の会議に対応する会議識別情報を検索し、該当する会議識別情報があるか否かを判断する工程と、前記取得する工程によって取得された前記会議予定情報から、前記判断する工程によって該当すると判断された会議識別情報に対応付けられた該第１の会議参加者以外の第２の会議参加者の宛先を選択する工程と、前記選択する工程によって選択された前記第２の会議参加者宛に、前記受け付ける工程によって受け付けられた前記会議関連情報を送信する旨を前記メールサーバへ出力することによって、該メールサーバに、前記会議関連情報を含む電子メールを、前記選択された第２の会議参加者宛に送信させる工程とを実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、会議参加者それぞれに対して会議に関連する情報を送信する手間を省くとともに、当該情報が他の会議参加者に送信されない状態を回避するという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】図１は、実施の形態にかかる会議システムの全体構成図である。
【図２】図２は、実施の形態にかかる各サーバの構成を示すブロック図である。
【図３】図３は、スケジュールテーブルの一例を示す図である。
【図４】図４は、会議室テーブル（役員会議室）の一例を示す図である。
【図５】図５は、会議室テーブル（第１会議室）の一例を示す図である。
【図６】図６は、会議参加者が所持する携帯端末の入力画面の一例を示す図である。
【図７】図７は、電子メールを利用して会議関連情報を送信する場合の一例を示す概念図である。
【図８】図８は、携帯端末を利用して会議に参加する場合の一例を示す概念図である。
【図９】図９は、携帯端末に表示される会議の様子の一例を示す図である。
【図１０】図１０は、会議関連情報の送信処理の流れを示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下に添付図面を参照して、情報処理装置およびプログラムの実施の形態を詳細に説明する。本実施の形態は、複数の会議拠点間でネットワークを介して会議を行う会議システムについて説明する。本実施の形態の会議システムは、会議に参加する会議参加者（第１会議参加者）が、他の会議参加者（第２会議参加者）や会議の詳細を意識することなく、他の会議参加者に対し会議に関連する情報（例えば、遅刻や欠席する旨）を発信、および共有することを可能とするシステムである。図１は、実施の形態にかかる会議システムの全体構成図である。
【００１３】
図１に示すように、本実施の形態の会議システムは、会議管理サーバ１００、メールサーバ２００、文書管理サーバ３００、携帯端末Ａ〜Ｄ、および各拠点（拠点Ｘ，Ｙ）それぞれに設置された会議端末（会議用端末）や管理端末等がネットワーク５０を介して接続されている。ここで、会議管理サーバ１００、メールサーバ２００、および文書管理サーバ３００は、クラウド上（またはオンプレミス上）にあるものとする。
【００１４】
各拠点とは、会議が開催される拠点を示しており、この拠点において会議参加者が集まり、他の拠点の会議参加者との会議を行う。拠点Ｘには、会議端末２１と、管理端末２２と、プロジェクタ２３とが設置されている。また、拠点Ｙには、会議端末３１と、管理端末３２と、プロジェクタ３３とが設置されている。なお、図１の会議システムでは、２箇所の拠点を例に挙げて説明しているが、３箇所以上の拠点を設けてもよい。
【００１５】
各拠点の会議端末２１、３１は、複数の会議参加者が会議に関する情報（文書や画面、デスクトップなど）を共有するための端末であり、例えばＰＣ（Personal  Computer）などである。また、各拠点の管理端末２２、３２は、会議に必要な情報（文書、参加者、スケジュール、設備情報など）を管理する端末である。また、各拠点のプロジェクタ２３、３３は、共有情報を各拠点に投影するＮＷプロジェクタである。
【００１６】
携帯端末Ａ〜Ｄは、会議の参加者Ａ〜Ｄがそれぞれ携帯所持する端末であり、メールサーバ２００との間でメールの送受信が可能となっている。会議参加者（第１会議参加者）は、それぞれが所持する携帯端末Ａ〜Ｄからメールサーバ２００宛てに、他の会議参加者宛（第２会議参加者）に送信したい会議に関連する情報（会議関連情報）を送信する。なお、図１の会議システムでは、４名の会議の参加者（Ａ〜Ｄ）の携帯端末（Ａ〜Ｄ）が接続されているが、３名以下もしくは５名以上の会議参加者の携帯端末が接続される構成としてもよい。
【００１７】
次に、会議管理サーバ１００、メールサーバ２００、および文書管理サーバ３００の詳細について説明する。図２は、実施の形態にかかる各サーバの構成を示すブロック図である。
【００１８】
メールサーバ２００は、会議参加者が所持する携帯端末Ａ〜Ｄ、各拠点の会議端末２１、３１等との間で電子メールの送受信を行うサーバであり、受信部２０１と、送信部２０２と、記憶部２２０とを主に備えている。
【００１９】
受信部２０１は、携帯端末Ａ〜Ｄや会議端末２１、３１から電子メールを受信するものである。また、受信部２０１は、予め定めた特定のメールアドレス宛（特定の宛先）によって会議参加者Ａ〜Ｄが所持する携帯端末Ａ〜Ｄから電子メールにより会議関連情報を受信し、受信した会議関連情報を会議管理サーバ１００に送出する。また、受信部２０１は、携帯端末Ａ〜Ｄから、会議関連情報とともに会議の指定を受信した場合は、受信した会議関連情報とともに会議の指定も会議管理サーバ１００に送出する。
【００２０】
ここで、特定のメールアドレスとは、例えば、「kaigi@XXX.co.jp」のような誰もが覚えやすいようなシンプルな電子メールアドレスが好ましい。また、会議関連情報とは、例えば、会議に遅刻する旨や、会議を欠席する旨など会議の開催決定後に他の会議参加者に伝えたい情報などを示している。また、会議の指定は、例えば、メールのタイトルに入力されているものとする。
【００２１】
送信部２０２は、携帯端末Ａ〜Ｄや会議端末２１、３１から電子メールにより会議関連情報を受信した場合、受信した電子メールにおいて指定された宛先に当該会議関連情報を電子メールにより送信するものである。また、送信部２０２は、会議管理サーバ１００の出力（指示）に従って、会議参加者Ａ〜Ｄの所持する携帯端末Ａ〜Ｄに電子メールにより会議関連情報を送信するものである。
【００２２】
また、記憶部２２０は、電子メールの送受信に必要な情報を記憶したり、受信した会議関連情報などの電子メールを保存するＨＤＤ（Hard  Disk  Drive）やメモリ等の記憶媒体である。
【００２３】
文書管理サーバ３００は、会議において使用する文書を保存、管理するサーバであり、文書送受信部３０１と、文書管理部３０２と、記憶部３２０とを主に備えている。
【００２４】
文書送受信部３０１は、各拠点の管理端末２２、３２から、会議において使用する文書を受信したり、該文書を送信するものである。記憶部３２０は、受信した文書を記憶するＨＤＤやメモリ等の記憶媒体である。文書管理部３０２は、記憶部３２０に記憶された文書を管理するものである。
【００２５】
会議管理サーバ１００は、会議予定に関する情報を保存、管理（処理）するサーバであり、記憶部１２０と、受付部１０１と、情報取得部１０２と、選択処理部１０３と、出力部１０４と、情報管理部１０５と、情報送受信部１０６とを主に備えている。
【００２６】
記憶部１２０は、会議の予定を示すスケジュールテーブル（会議予定情報）と、各会議室で開催される会議の詳細を示す会議室テーブル（会議詳細情報）と、会議の設備に関する情報である設備情報とを主に記憶するＨＤＤやメモリ等の記憶媒体である。
【００２７】
ここで、スケジュールテーブルについて説明する。図３は、スケジュールテーブルの一例を示す図である。図３に示すように、スケジュールテーブルは、会議参加者の「名前」（例えば「○○太郎」「××花子」）と、会議参加者の宛先である「メールアドレス」（例えば「taro@aaa.jp」「hanako@aaa.jp」）と、会議参加者が参加する会議の識別情報（会議識別情報）である「会議ＩＤ」（例えば「１」「２」）と、会議が開催される場所である「会議室」（例えば「役員会議室」「第１会議室」）と、会議関連情報の宛先を指定した場合の「特定の宛先」（例えば「bucho@aaa.jp」）と、会議関連情報の宛先の指定である「宛先設定」（例えば「特定の宛先のみ」「参加者のみ」）と、各拠点の会議端末２１、３１に会議関連情報を送信の可否を定めた「会議端末送信」（例えば「なし」「あり」）とが対応付けられている。なお、実施の形態においては、宛先の一例としてメールアドレスを用いている。
【００２８】
また、会議室テーブルについて説明する。図４は、会議室テーブル（役員会議室）の一例を示す図である。図４に示すように、会議室テーブル（役員会議室）は、会議の名前である「会議名」（例えば「重役会議」）と、会議識別情報である「会議ＩＤ」（例えば「１」）と、会議の開始予定時刻である「開始時刻」（例えば「２０１１／１０／０５  １０：００」）と、会議の終了予定時刻である「終了時刻」（例えば「２０１１／１０／０５  １２：００」）と、会議内容を示す「詳細」（例えば「役員決め」）と、会議室を予約した者である「予約者」（例えば「○○太郎」）とが対応付けられている。
【００２９】
図５は、会議室テーブル（第１会議室）の一例を示す図である。図５に示すように、会議室テーブル（第１会議室）は、「会議名」（例えば「進捗会議」）と、「会議ＩＤ」（例えば「２」）と、「開始時刻」（例えば「２０１１／１０／０５  １３：３０」）と、「終了時刻」（例えば「２０１１／１０／０５  １４：３０」）と、「詳細」（例えば「進捗確認」）と、「予約者」（例えば「○○太郎」）とが対応付けられている。
【００３０】
受付部１０１は、メールサーバ２００において、特定のメールアドレスによって携帯端末Ａ〜Ｄから会議関連情報を受信した場合、受信した会議関連情報をメールサーバ２００から受付けるものである。また、受付部１０１は、メールサーバ２００において、会議関連情報とともに会議の指定を受信した場合、受信した会議関連情報とともに会議の指定を受付ける。ここで、会議の指定には、会議の開始時刻を指定する時刻情報や、全ての会議を指定する全会議指定などがある。
【００３１】
情報取得部１０２は、受付部１０１により、会議関連情報を受付けた場合、記憶部１２０から、会議関連情報を送信した会議参加者の宛先が含まれるスケジュールテーブルを取得する。
【００３２】
選択処理部１０３は、取得したスケジュールテーブルを参照して、会議関連情報を送信する会議参加者や会議端末を選択する。すなわち、選択処理部１０３は、取得したスケジュールテーブルから、会議関連情報を送信した会議参加者（第１会議参加者）の宛先に対応する会議ＩＤが示す会議に参加予定の会議参加者のうち、会議関連情報を送信した会議参加者以外の他の会議参加者（第２会議参加者）を選択する。具体的に図３のスケジュールテーブルを参照すると、例えば、○○太郎のメールアドレスから会議関連情報を受信した場合、選択処理部１０３は、○○太郎のメールアドレスに対応する会議ＩＤ「１」「２」「５」が示す会議を抽出し、当該会議に参加予定の他の会議参加者として「△△次郎」および「○×部長」、「××花子」、「○△三郎」を選択する。
【００３３】
また、選択処理部１０３は、会議関連情報とともに会議の指定を受付けた場合、取得したスケジュールテーブルから、受付けた会議の指定によって指定された会議に参加予定の他の会議参加者を選択する。これは、１日に数回の会議が予定されている場合、どの会議に対する連絡なのかを特定しないと、どの会議の参加者に電子メールを送信すべきかをシステムが判断できない場合がある。このため、例えば、電子メールのタイトルに識別子を入力し、システムがタイトルの識別子の内容から具体的にどの会議を指しているのかを判断させる。
【００３４】
例えば、選択処理部１０３は、会議関連情報とともに会議の指定として時刻情報を受信した場合、会議室テーブル（図４、５）を参照し、取得したスケジュールテーブルから、時刻情報が示す会議の開始時刻から直近に開始予定の会議に参加予定の他の会議参加者を選択する。具体的には、○○太郎から受信した電子メールのタイトルに１３：００という時刻情報が入力されていた場合、選択処理部１０３は、図４、５の会議室テーブルにおける会議の開始時刻を参照し、時刻情報に直近に開始予定の会議である進捗会議（１３：３０開始時刻の会議ＩＤ「２」）を特定する。そして、選択処理部１０３は、取得したスケジュールテーブル（図３参照）から、その進捗会議に参加予定の「××花子」を選択する。
【００３５】
また、例えば、選択処理部１０３は、会議関連情報とともに全会議指定を受信した場合、会議室テーブル（図４、５）を参照し、取得したスケジュールテーブルから、会議関連情報を受信した日に開催される全ての会議に参加予定の他の会議参加者を選択する。具体的には、○○太郎から２０１１年１０月５日に受信した電子メールのタイトルにＡＬＬという全会議指定が入力されていた場合、選択処理部１０３は、図４、５の会議室テーブルにおける会議の開始時刻にある開催日を参照し、電子メールを受信した日に開催される重役会議（会議ＩＤ「１」）および進捗会議（会議ＩＤ「２」）を特定する。そして、選択処理部１０３は、取得したスケジュールテーブル（図３参照）から、その重役会議に参加予定の「△△次郎」および「○×部長」と、進捗会議に参加予定の「××花子」を選択する。
【００３６】
また、例えば、選択処理部１０３は、会議関連情報のみを受信し、上述のような会議の指定を受信しなかった場合、会議室テーブル（図４、５）を参照し、会議関連情報を送信した時刻に開催中の会議または直近に開始予定の会議に参加予定の他の会議参加者を選択する。具体的には、○○太郎から２０１１年１０月５日１３時４０分に受信した電子メールのタイトルに上述のような時刻情報も全会議指定もない場合（例えば、それら以外の文字が入力または何も入力されていなかった場合）、選択処理部１０３は、図４、５の会議室テーブルにおける会議の開始時刻および終了時刻を参照し、電子メールを受信した時に開催されている進捗会議（会議ＩＤ「２」）を特定する。また、選択処理部１０３は、電子メールを受信した時に開催されている会議がなかった場合、直近に開始予定の会議を特定する。なお、直近に開始予定の会議は、電子メールを受信した時間から予め定めた時間が経過するまでに開催される会議である。そして、選択処理部１０３は、取得したスケジュールテーブル（図３参照）から、その進捗会議に参加予定の「××花子」を選択する。
【００３７】
さらに、選択処理部１０３は、開催中の会議に参加予定の他の会議参加者を選択する場合であって、取得したスケジュールテーブルから、各拠点に設置された会議端末へ会議関連情報を出力する旨が対応付けられていた場合、当該会議端末を選択する。具体的には、選択処理部１０３は、開催中の会議として進捗会議に参加予定の他の会議参加者（××花子）を選択する場合、取得したスケジュールテーブル（図３参照）から、「会議端末送信」が「あり」になっている場合、各拠点に設置された会議端末を選択する。このように選択された会議端末は、会議関連情報を含む電子メールを受信した場合、デスクトップ上に会議関連情報の内容を表示することで、開催中の会議参加者がリアルタイムに情報を共有することができる。
【００３８】
なお、会議端末への会議関連情報の出力の可否は、予め会議管理サーバ１００に設定することができる（図６参照）。また、会議参加者が送信する電子メールのタイトルに情報を共有する／しない旨を示す特定の文言を入力することで、選択処理部１０３が会議端末への会議関連情報の送信の可否を判断してもよい。具体的には、例えば、電子メールのタイトルにＯＮ（ｏｎ）またはＯＦＦ（ｏｆｆ）と入力することで会議端末への会議関連情報の送信の可否を判断する。この場合、電子メールのタイトルへの入力が、会議管理サーバ１００に記憶されているスケジュールテーブルの事前設定より優先されるものとする。
【００３９】
また、選択処理部１０３は、さらに、取得したスケジュールテーブル（図３参照）から、宛先設定および特定の宛先によって指定された宛先の他の会議参加者を選択する。具体的には、選択処理部１０３は、例えば、○○太郎から受信した電子メールによって進捗会議（会議ＩＤ「２」）を特定した場合に、取得したスケジュールテーブルの宛先設定を参照すると、「参加者のみ」となっているため進捗会議に参加予定の他の会議参加者のみを選択する。また、選択処理部１０３は、例えば、○○太郎から受信した電子メールによって重役会議（会議ＩＤ「１」）を特定した場合に、取得したスケジュールテーブルの宛先設定を参照すると、「特定の宛先のみ」となっているため、特定の宛先の「bucho@aaa.jp」（○×部長のメールアドレス）の示す宛先である○×部長のみを選択する。なお、宛先設定および特定の宛先による指定が宛先指定に対応する。
【００４０】
出力部１０４は、選択処理部１０３によって選択された他の会議参加者宛に受信した会議関連情報を送信する旨をメールサーバ２００に出力する。また、出力部１０４は、さらに、選択処理部１０３によって会議端末が選択された場合、選択された会議端末宛に受信した会議関連情報を送信する旨をメールサーバ２００に出力する。
【００４１】
情報送受信部１０６は、各拠点において会議に必要な情報（文書、参加者、スケジュールテーブル、会議室テーブル、設備情報など）を、各拠点の管理端末２２、３２や携帯端末Ａ〜Ｄから当該情報を受信する。また、情報送受信部１０６は、各拠点の管理端末２２、３２に対して会議に必要な情報を送信する。情報管理部１０５は、情報送受信部１０６により送受信される会議に必要な情報を管理する。
【００４２】
ここで、会議参加者の所持する携帯端末Ａ〜Ｄから、スケジュールテーブルの「宛先設定」、「特定の宛先」、および「会議端末送信」を予め設定する場合について説明する。会議参加者は、所持する携帯端末において、宛先設定、特定の宛先、および会議端末送信の入力を行い、会議管理サーバ１００の情報送受信部１０６に送信する。
【００４３】
図６は、会議参加者が所持する携帯端末の入力画面の一例を示す図である。図６に示すように、携帯端末には、「送信設定」として、「会議選択」と、「特定送信」と、「会議端末送信」とが表示されている。「会議選択」は、会議関連情報を送信する会議の選択を設定する項目である。また、「特定送信」とは、宛先設定および特定の宛先を設定する項目であって、「特定者送信」として特定の宛先の有無を入力し、「アドレス」として特定の宛先とするメールアドレスを入力し、「参加者送信」として会議の参加者への送信の有無を入力する欄が設けられている。また、「会議端末送信」とは、会議端末への送信の有無を設定する項目である。これらを入力したのち、右下方に表示されている「ＯＫ」ボタンを押下すると、入力された情報が会議管理サーバ１００の情報送受信部１０６に送信される。そして、情報管理部１０５は、受信した送信設定の情報に従って、記憶部１２０に記憶されているスケジュールテーブルを更新する。
【００４４】
次に、会議参加者Ａから電子メールを利用して会議参加者Ｂ、Ｃ、Ｄおよび会議端末２１、３１に会議関連情報を送信する場合の概要について説明する。図７は、電子メールを利用して会議関連情報を送信する場合の一例を示す概念図である。
【００４５】
図７に示すように、会議参加者Ａが、予め定められた特定のメールアドレス宛に、会議関連情報（発信したい情報）を電子メールによって送信する。そうすると、電子メールを受信したメールサーバ２００と会議管理サーバ１００とにより、電子メールの送信者（会議参加者Ａ）のスケジュールテーブルを検索し、会議参加者Ａが参加予定の会議に参加する他の参加者（ここでは会議参加者Ｂ、Ｃ、Ｄ）、および会議端末２１、３１を選択して、会議参加者Ａから受信した電子メール（会議関連情報を含む）を送信する。
【００４６】
また、会議参加（予定）者が会議への参加ができない状況にあり、自身の携帯端末から電子メールを送信することで会議関連情報を発信・共有した後に、電子メールを送信した会議参加者が自身の携帯端末などから会議に参加できるような構成としてもよい。図８は、携帯端末を利用して会議に参加する場合の一例を示す概念図である。
【００４７】
図８に示すように、会議参加者Ａが送信した電子メールを受信した他の会議参加者（ここでは会議参加者Ｂ）または会議端末２１、３１は、受信した電子メールに対し（会議参加者Ａに対し）返信（Reply）を行うと、電子メールの本文に会議へ参加するための会議ＵＲＬ（Uniform  Resource  Locator）が付与される。ここで、会議ＵＲＬとは、アクセスすることで、会議拠点に設置されたＷｅｂカメラ（不図示）により撮影した会議の様子を見ることが可能となるＵＲＬである。そして、返信された電子メールを受信した会議参加者Ａは、電子メールの本文に付与された会議ＵＲＬをクリックすることでアクセスして会議（Ｗｅｂ会議）に参加することが可能となる。
【００４８】
図９は、携帯端末に表示される会議の様子の一例を示す図である。図９に示すように、携帯端末の上部にはＷｅｂカメラにより撮影された会議の様子の映像が表示される。そして、携帯端末の下部には、会議についての情報、例えば会議のアジェンダ（議題）や会議の進行状況、会議の参加者などが表示される。
【００４９】
次に、本実施の形態の会議システムによって実行される複数の会議参加者への会議関連情報の送信処理の流れについて説明する。図１０は、会議関連情報の送信処理の流れを示すフローチャートである。
【００５０】
まず、メールサーバ２００の受信部２０１が会議参加者（予定）からの電子メール（会議関連情報を含む）を受信すると（ステップＳ１０）、当該電子メールが特定のメールアドレス宛か否かを判断する（ステップＳ１１）。特定のメールアドレス宛でなかった場合（ステップＳ１１：Ｎｏ）、送信部２０２は、入力された宛先へ電子メールを送信する（ステップＳ１２）。
【００５１】
一方、特定のメールアドレス宛であった場合（ステップＳ１１：Ｙｅｓ）、送信部２０２は、受信した電子メール（会議関連情報を含む）を、会議管理サーバ１００に送出する。会議管理サーバ１００の受付部１０１が電子メールを受付けると、情報取得部１０２は、当該電子メールを送信した会議参加者の宛先が含まれるスケジュールテーブルを取得する（ステップＳ１３）。
【００５２】
そして、選択処理部１０３は、受付けた電子メールのタイトルに会議の指定があるか否かを判断する（ステップＳ１４）。会議の指定（例えば、時刻情報または全会議指定）があった場合（ステップＳ１４：Ｙｅｓ）、選択処理部１０３は、取得したスケジュールテーブルから、指定された会議を検索し（ステップＳ１５）、該当する会議があるか否かを判断する（ステップＳ１６）。
【００５３】
該当する会議がなかった場合（ステップＳ１６：Ｎｏ）、処理を終了する。一方、該当する会議があった場合（ステップＳ１６：Ｙｅｓ）、選択処理部１０３は、指定された会議に参加予定の他の会議参加者を選択する（ステップＳ１７）。
【００５４】
ステップＳ１４において、会議の指定がなかった場合（ステップＳ１４：Ｎｏ）、選択処理部１０３は、取得したスケジュールテーブルから、開催中の会議または直近に開始予定の会議を検索し（ステップＳ１８）、該当する会議があるか否かを判断する（ステップＳ１９）。
【００５５】
該当する会議がなかった場合（ステップＳ１９：Ｎｏ）、処理を終了する。一方、該当する会議があった場合（ステップＳ１９：Ｙｅｓ）、選択処理部１０３は、現在開催中の会議があるか否かを判断する（ステップＳ２０）。現在開催中の会議がない場合（ステップＳ２０：Ｎｏ）、選択処理部１０３は、直近に開始予定の会議に参加予定の他の会議参加者を選択する（ステップＳ２１）。
【００５６】
一方、現在開催中の会議がある場合（ステップＳ２０：Ｙｅｓ）、選択処理部１０３は、取得したスケジュールテーブルから、会議端末送信が「あり」であるか否かを判断する（ステップＳ２２）。会議端末送信が「あり」でない場合、すなわち「ない」場合（ステップＳ２２：Ｎｏ）、ステップＳ２４の処理へ進む。
【００５７】
一方、会議端末送信が「ある」場合（ステップＳ２２：Ｙｅｓ）、選択処理部１０３は、会議端末のメールアドレスを会議関連情報の宛先として設定する（ステップＳ２３）。次に、選択処理部１０３は、開催中の会議に参加している他の会議参加者を選択する（ステップＳ２４）。
【００５８】
そして、選択処理部１０３は、取得したスケジュールテーブルから、宛先指定（宛先設定、特定の宛先）があるか否かを判断する（ステップＳ２５）。宛先指定がない場合（ステップＳ２５：Ｎｏ）、ステップＳ２７の処理へ進む。
【００５９】
一方、宛先指定がある場合（ステップＳ２５：Ｙｅｓ）、選択処理部１０３は、会議関連情報の宛先の差分処理を行う（ステップＳ２６）。すなわち、選択処理部１０３は、取得したスケジュールテーブルにおける宛先設定および特定の宛先において指定された宛先のみに会議関連情報が送信されるように、電子メールの宛先の追加・削除を行う。
【００６０】
そして、選択処理部１０３は、選択された会議参加者のメールアドレスを会議関連情報の宛先として設定する（ステップＳ２７）。そして、出力部１０４が選択処理部１０３によって選択された他の会議参加者や会議端末に受信した会議関連情報を送信する旨をメールサーバ２００に出力し、メールサーバ２００の送信部２０２は、選択された他の会議参加者や会議端末の宛先に電子メール（会議関連情報を含む）を送信する（ステップＳ２８）。
【００６１】
このように、本実施の形態にかかる会議システムでは、会議参加者の所持する携帯端末から特定のメールアドレス宛に会議関連情報を送信することで、メールサーバ２００および会議管理サーバ１００が、送信すべき他の会議参加者または会議端末全てに会議関連情報を送信する。従って、会議関連情報を送信する会議参加者が、他の会議参加者それぞれに対して会議関連情報を送信する手間を省くとともに、当該会議関連情報が送信すべき他の会議参加者に送信されない状態を回避することができる。
【符号の説明】
【００６２】
２１、３１  会議端末
２２、３２  管理端末
２３、３３  プロジェクタ
５０  ネットワーク
１００  会議管理サーバ
１０１  受付部
１０２  情報取得部
１０３  選択処理部
１０４  出力部
１０５  情報管理部
１０６  情報送受信部
１２０  記憶部
２００  メールサーバ
２０１  受信部
２０２  送信部
２２０  記憶部
３００  文書管理サーバ
３０１  文書送受信部
３０２  文書管理部
３２０  記憶部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００６３】
【特許文献１】特開２００５−１９０３１４号公報
【図１】
0005998515.tif 000002
【図２】
0005998515.tif 000003
【図３】
0005998515.tif 000004
【図４】
0005998515.tif 000005
【図５】
0005998515.tif 000006
【図６】
0005998515.tif 000007
【図７】
0005998515.tif 000008
【図８】
0005998515.tif 000009
【図９】
0005998515.tif 000010
【図１０】
0005998515.tif 000011