(57)【要約】  ゲストを温かく迎え入れることができる来客対応ＲＰＡシステムを提供する。来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストインターフェース機器とホストインターフェース機器とに接続される。来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの来訪前にホストからホストインターフェース機器を介してゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、アポイントメント管理情報を作成する。来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの来訪時にゲストからゲストインターフェース機器を介して来訪情報の入力を受け付け、来訪情報が入力されると、アポイントメント管理情報及び来訪情報に基づいてゲストの認証を行い、ゲストの認証が成功した場合に、ゲストに向けてゲストインターフェース機器にゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージを出力させる。
2019142382.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、
前記ゲストが来訪を告げるために操作する機器であって、ゲスト出力部及びゲスト入力部を有するゲストインターフェース機器と、
前記ゲストを迎えるホストが操作する機器であって、ホスト出力部及びホスト入力部を有するホストインターフェース機器と
に接続され、
前記ゲストの来訪前に前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、前記アポイントメントに関する情報に基づいて前記アポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を作成し、前記アポイントメント管理情報を保存するアポイントメント管理部と、
前記ゲストの来訪時に前記ゲストから前記ゲスト入力部を介して前記ゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付け、前記来訪情報が入力されると、前記アポイントメント管理情報及び前記来訪情報に基づいて前記ゲストの認証を行う来訪管理部と、
前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記ゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージを出力させる反応部と
を備える、
来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項２】
前記反応部は、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ホストに向けて前記ホスト出力部に前記ゲストの来訪を通知する来訪通知を出力させる、
請求項１に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項３】
前記来訪通知には、前記ゲストの顔を表す画像が含まれる、
請求項２に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項４】
前記反応部は、前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪に対する応答の入力を受け付け、前記入力された応答に応じて応答メッセージを作成し、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記応答メッセージを出力させる、
請求項２又は３に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項５】
前記応答メッセージには、前記ホストの顔を表す画像が含まれる、
請求項４に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項６】
前記応答メッセージは、前記ホストが前記ゲストの元に到着するまでに要する時間に関する情報を含む、
請求項４又は５に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項７】
前記ゲストインターフェース機器は、内線電話機に接続され、
前記反応部は、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ホストに対応する内線番号に接続するように前記内線電話機を制御する、
請求項１から６のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項８】
前記反応部は、前記認証が成功したゲストに向けて、前記ゲスト出力部に前記ゲストに関連する音楽を出力させる、
請求項１から７のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項９】
前記ゲストインターフェース機器が設置されるエントランス又は前記ゲストが通されるルームに設置されるスピーカ
に接続され、
前記反応部は、前記認証が成功したゲストに向けて、前記スピーカに前記ゲストに関連する音楽を出力させる、
請求項１から８のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項１０】
前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器
にさらに接続され、
前記ゲストの個人情報を記憶する記憶部
をさらに備え、
前記反応部は、前記個人情報に基づいて前記ゲストに関連する最新情報を取得し、前記ルーム出力部に前記最新情報を出力させる、
請求項１から９のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項１１】
前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム入力部を有するルームインターフェース機器にさらに接続され、
前記ルーム入力部を介して前記ゲストと前記ホストとによるミーティングに関するミーティング情報の入力を受け付け、前記ミーティング情報に基づいて議事録を作成する議事録作成部
をさらに備える、
請求項１から９のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項１２】
前記ルームインターフェース機器は、ルーム出力部をさらに有し、
前記議事録作成部は、前記ルーム出力部にミーティング管理画面を表示させ、前記ミーティング管理画面上に表示される所定のエリアに、前記ホスト及び前記ゲストの少なくとも一方から前記ルーム入力部を介して前記ミーティング情報として前記ミーティングの内容に関するテキストデータの入力を受け付け、前記テキストデータに基づいて前記議事録を作成する、
請求項１１に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項１３】
前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器
にさらに接続され、
前記アポイントメント管理情報に基づいて時間管理を行い、前記ルーム出力部から前記ホスト及び前記ゲストの少なくとも一方に対しアラートを出力させる時間管理部
をさらに備える、
請求項１から９のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項１４】
前記来訪管理部は、前記ゲスト及び前記ホストの少なくとも一方から前記ゲストの退館を告げる退館情報の入力を受け付け、前記退館情報に基づいて前記ゲストの退館を判断し、
前記来客対応ＲＰＡシステムは、
前記ゲストの退館が判断された後、前記ゲストの所定の連絡先に前記ゲストの来訪に対するサンクスメッセージを送信する返礼部
をさらに備える、
請求項１から１３のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項１５】
前記ウェルカムメッセージは、前記ゲストの名前を含む、
請求項１から１４のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項１６】
前記アポイントメント管理部は、前記ゲストの来訪前に前記アポイントメント管理情報に基づいて前記ゲストの所定の連絡先に所定の情報を送信し、
前記来訪管理部は、前記来訪情報として、前記所定の情報の入力を受け付ける、
請求項１から１５のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項１７】
前記ゲストに関する情報を読み取るリーダを有する外部機器
に接続され、
前記反応部は、前記リーダにより読み取られた前記ゲストに関する情報に基づいて前記ゲストの認証を行い、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに前記外部機器を使用する権限を与え、前記ゲストに対し前記外部機器を作動させる、
請求項１から１６のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項１８】
前記外部機器は、エレベータ、ゲート機器、ドア又は自動販売機である、
請求項１７に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項１９】
前記ゲストに関する情報には、前記ゲストの生体情報が含まれる、
請求項１７又は１８に記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項２０】
前記来訪情報には、前記ゲストの生体情報が含まれる、
請求項１から１９のいずれかに記載の来客対応ＲＰＡシステム。
【請求項２１】
ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡプログラムであって、
前記ゲストが来訪を告げるために操作する機器であって、ゲスト出力部及びゲスト入力部を有するゲストインターフェース機器と、
前記ゲストを迎えるホストが操作する機器であって、ホスト出力部及びホスト入力部を有するホストインターフェース機器と
に接続されるコンピュータに、
前記ゲストの来訪前に前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、前記アポイントメントに関する情報に基づいて前記アポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を作成し、前記アポイントメント管理情報を保存することと、
前記ゲストの来訪時に前記ゲストから前記ゲスト入力部を介して前記ゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付け、前記来訪情報が入力されると、前記アポイントメント情報及び前記来訪情報に基づいて前記ゲストの認証を行うことと、
前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記ゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージを出力させることと
をコンピュータに実行させる、
来客対応ＲＰＡプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企業や集合住宅等の施設においてゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ＲＰＡ（Robotic Process Automation;ロボットによる業務自動化）と呼ばれる技術が注目されている。当該技術によれば、企業等の施設においてコンピュータが人間をサポートする形であるいは人間に代わり業務を遂行し、コンピュータが仮想知的労働者として働く。ＲＰＡにより改革されるべき業務は、多種多様である。【０００３】
ところで、オフィス等の施設にゲストが来訪する際には、受付において入館手続きをする慣習がある。従来、多くの場合、受付の担当者は、ゲストから氏名や所属組織名を聞き、これを名簿に記入し、ゲストを迎えるホストにゲストの来訪を内線電話等により連絡する。一方、ホストには、ゲストとのアポイントメントを予め受付の担当者に伝えておく作業が要求される。しかし、これらの手続きは煩雑であり、人件費や業務の効率性の面で課題がある。【０００４】
特許文献１は、ゲストの所持する非接触ＩＣカードを受付のカードリーダに読み取らせることにより、入館手続きを行う受付システムを開示している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００９−３７６２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１のような受付システムによる自動受付は、従来の人手による受付手続きに比べると効率的ではある。しかしながら、ゲストに対する所謂「おもてなし」の側面を考えたとき、無機質である。そのため、このような受付システムでは、ゲストを温かく迎え入れることができず、ゲストは訪問先のホストに実際に出迎えられるまで、不安な気持ちを抱くこともあり得る。また、従来、受付手続きに限らず、コンピュータにより様々な作業が自動化されているが、これらも、ゲストに対する所謂「おもてなし」の側面を考えたときに十分とは言えない。【０００７】
本発明は、効率的なゲストの応対を実現するとともに、ゲストを温かく迎え入れることができる来客対応ＲＰＡシステム及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
第１観点に係るゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが来訪を告げるために操作する機器であって、ゲスト出力部及びゲスト入力部を有するゲストインターフェース機器と、前記ゲストを迎えるホストが操作する機器であって、ホスト出力部及びホスト入力部を有するホストインターフェース機器とに接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの来訪前に前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、前記アポイントメントに関する情報に基づいて前記アポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を作成し、前記アポイントメント管理情報を保存するアポイントメント管理部と、前記ゲストの来訪時に前記ゲストから前記ゲスト入力部を介して前記ゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付け、前記来訪情報が入力されると、前記アポイントメント管理情報及び前記来訪情報に基づいて前記ゲストの認証を行う来訪管理部と、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記ゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージを出力させる反応部とを備える。【０００９】
第２観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記反応部は、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ホストに向けて前記ホスト出力部に前記ゲストの来訪を通知する来訪通知を出力させる。【００１０】
第３観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第２観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記来訪通知には、前記ゲストの顔を表す画像が含まれる。【００１１】
第４観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第２観点又は第３観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記反応部は、前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪に対する応答の入力を受け付け、前記入力された応答に応じて応答メッセージを作成し、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記応答メッセージを出力させる。【００１２】
第５観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第４観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記応答メッセージには、前記ホストの顔を表す画像が含まれる。【００１３】
第６観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第４観点又は第５観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記応答メッセージは、前記ホストが前記ゲストの元に到着するまでに要する時間に関する情報を含む。【００１４】
第７観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第６観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストインターフェース機器は、内線電話機に接続される。前記反応部は、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ホストに対応する内線番号に接続するように前記内線電話機を制御する。【００１５】
第８観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第７観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記反応部は、前記認証が成功したゲストに向けて、前記ゲスト出力部に前記ゲストに関連する音楽を出力させる。【００１６】
第９観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第８観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストインターフェース機器が設置されるエントランス又は前記ゲストが通されるルームに設置されるスピーカに接続される。前記反応部は、前記認証が成功したゲストに向けて、前記スピーカに前記ゲストに関連する音楽を出力させる。【００１７】
第１０観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第９観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器にさらに接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの個人情報を記憶する記憶部をさらに備える。前記反応部は、前記個人情報に基づいて前記ゲストに関連する最新情報を取得し、前記ルーム出力部に前記最新情報を出力させる。【００１８】
第１１観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第９観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム入力部を有するルームインターフェース機器にさらに接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ルーム入力部を介して前記ゲストと前記ホストとによるミーティングに関するミーティング情報の入力を受け付け、前記ミーティング情報に基づいて議事録を作成する議事録作成部をさらに備える。【００１９】
第１２観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１１観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ルームインターフェース機器は、ルーム出力部をさらに有する。前記議事録作成部は、前記ルーム出力部にミーティング管理画面を表示させ、前記ミーティング管理画面上に表示される所定のエリアに、前記ホスト及び前記ゲストの少なくとも一方から前記ルーム入力部を介して前記ミーティング情報として前記ミーティングの内容に関するテキストデータの入力を受け付け、前記テキストデータに基づいて前記議事録を作成する。【００２０】
第１３観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第９観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器にさらに接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記アポイントメント管理情報に基づいて時間管理を行い、前記ルーム出力部から前記ホスト及び前記ゲストの少なくとも一方に対しアラートを出力させる時間管理部をさらに備える。【００２１】
第１４観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第１３観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記来訪管理部は、前記ゲスト及び前記ホストの少なくとも一方から前記ゲストの退館を告げる退館情報の入力を受け付け、前記退館情報に基づいて前記ゲストの退館を判断する。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの退館が判断された後、前記ゲストの所定の連絡先に前記ゲストの来訪に対するサンクスメッセージを送信する返礼部をさらに備える。【００２２】
第１５観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第１４観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ウェルカムメッセージは、前記ゲストの名前を含む。【００２３】
第１６観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第１５観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記アポイントメント管理部は、前記ゲストの来訪前に前記アポイントメント管理情報に基づいて前記ゲストの所定の連絡先に所定の情報を送信する。前記来訪管理部は、前記来訪情報として、前記所定の情報の入力を受け付ける。【００２４】
第１７観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第１６観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストに関する情報を読み取るリーダを有する外部機器に接続される。前記反応部は、前記リーダにより読み取られた前記ゲストに関する情報に基づいて前記ゲストの認証を行い、前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに前記外部機器を使用する権限を与え、前記ゲストに対し前記外部機器を作動させる。【００２５】
第１８観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１７観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記外部機器は、エレベータ、ゲート機器、ドア又は自動販売機である。【００２６】
第１９観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１７観点又は第１８観点に係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストに関する情報には、前記ゲストの生体情報が含まれる。【００２７】
第２０観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、第１観点から第１９観点のいずれかに係る来客対応ＲＰＡシステムであって、前記来訪情報には、前記ゲストの生体情報が含まれる。【００２８】
第２１観点に係る来客対応ＲＰＡプログラムは、ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡプログラムであって、コンピュータに以下のことを実行させる。前記コンピュータは、前記ゲストが来訪を告げるために操作する機器であって、ゲスト出力部及びゲスト入力部を有するゲストインターフェース機器と、前記ゲストを迎えるホストが操作する機器であって、ホスト出力部及びホスト入力部を有するホストインターフェース機器とに接続される。
（１）前記ゲストの来訪前に前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、前記アポイントメントに関する情報に基づいて前記アポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を作成し、前記アポイントメント管理情報を保存すること。
（２）前記ゲストの来訪時に前記ゲストから前記ゲスト入力部を介して前記ゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付け、前記来訪情報が入力されると、前記アポイントメント管理情報及び前記来訪情報に基づいて前記ゲストの認証を行うこと。
（３）前記ゲストの認証が成功した場合に、前記ゲストに向けて前記ゲスト出力部に前記ゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージを出力させること。【００２９】
第２２観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器に接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの個人情報を記憶する記憶部と、前記個人情報に基づいて前記ゲストに関連する最新情報を取得し、前記ルーム出力部に前記最新情報を出力させる反応部とを備える。【００３０】
第２３観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム入力部を有するルームインターフェース機器に接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ルーム入力部を介して前記ゲストと前記ゲストを迎えるホストとによるミーティングに関するミーティング情報の入力を受け付け、前記ミーティング情報に基づいて議事録を作成する議事録作成部を備える。【００３１】
第２４観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストを迎えるホストが操作する機器であって、ホスト出力部及びホスト入力部を有するホストインターフェース機器と、前記ゲストが通されるルームで使用される機器であって、ルーム出力部を有するルームインターフェース機器とに接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの来訪前に前記ホストから前記ホスト入力部を介して前記ゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付け、前記アポイントメントに関する情報に基づいて前記アポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を作成し、前記アポイントメント管理情報を保存するアポイントメント管理部と、前記アポイントメント管理情報に基づいて時間管理を行い、前記ルーム出力部から前記ホスト及び前記ゲストの少なくとも一方に対しアラートを出力させる時間管理部とを備える。【００３２】
第２５観点に係る来客対応ＲＰＡシステムは、ゲストの応対を行う来客対応ＲＰＡシステムであって、前記ゲストが来訪を告げるために操作する機器であって、ゲスト出力部及びゲスト入力部を有するゲストインターフェース機器に接続される。前記来客対応ＲＰＡシステムは、前記ゲストの来訪時に前記ゲストから前記ゲスト入力部を介して前記ゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付け、前記来訪情報が入力されると、前記来訪情報に基づいて前記ゲストの認証を行い、前記ゲスト及び前記ホストの少なくとも一方から前記ゲストの退館を告げる退館情報の入力を受け付け、前記退館情報に基づいて前記ゲストの退館を判断する来訪管理部と、前記ゲストの退館が判断された後、前記ゲストの所定の連絡先に前記ゲストの来訪に対するサンクスメッセージを送信する返礼部とを備える。
【発明の効果】
【００３３】
第１観点によれば、ホストは、予めゲストの来訪のアポイントメントを管理するアポイントメント管理情報を登録しておくことができる。そして、ゲストが来訪時にゲストインターフェース機器の入力部を介して来訪情報を入力すると、アポイントメント管理情報及び来訪情報に基づいてゲストの認証が行われる。ゲストの認証が成功すると、ゲストが操作するゲストインターフェース機器の出力部から、ゲストに向けてゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージが出力される。これにより、ゲストは、不特定多数の１人としてではなく、まさに自身が迎えられていることを感じることができる。よって、効率的なゲストの応対を実現するとともに、ゲストを温かく迎え入れることができる。【００３４】
また、第１５観点から第１８観点のいずれかによっても、効率的なゲストの応対を実現するとともに、ゲストにきめ細やかなサービスを提供し、ゲストを温かく迎え入れることができる。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明の一実施形態に係る来客対応ＲＰＡシステムの全体構成を示す図。
【図２】サーバの構成を示す図。
【図３】受付端末の構成を示す図。
【図４】ホスト端末の構成を示す図。
【図５】ルーム端末の構成を示す図。
【図６】アポイントメントの登録、入館手続き、出迎えのサポート、退館手続き及びフォローアップの流れを示す図。
【図７】ウェルカムメッセージを含むウェルカム画面の例。
【図８】来訪通知の例。
【図９】応答入力画面の例。
【図１０】応答メッセージを含む応答画面の例。
【図１１】呈茶、最新情報の取得、時間管理及び議事録作成の流れを示す図。
【図１２】変形例に係る来客対応ＲＰＡシステムの全体構成を示す図。
【図１３】別の変形例に係る来客対応ＲＰＡシステムの全体構成を示す図。
【図１４】別の変形例に係る来客対応ＲＰＡシステムの全体構成を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００３６】
以下、図面を参照しつつ、本発明の一実施形態に係る来客対応ＲＰＡシステム及びプログラムについて説明する。
【００３７】
＜１．概略構成＞
図１に、本実施形態に係る来客対応ＲＰＡシステム１の全体構成図を示す。来客対応ＲＰＡシステム１は、オフィス等の施設において、従来の有人によるゲストの応対処理を一部省略又は簡略化するためのシステムである。来客対応ＲＰＡシステム１は、サーバ２と、サーバ２にインターネットやローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）等のネットワーク９を介して接続される様々な情報端末３〜５とを備える。本実施形態に係る来客対応ＲＰＡシステム１は、所謂クラウドサービス、ASP（Application Service Provider）、SaaS（Software as a Service）等と呼ばれるサービス形態で、様々な施設にゲストを出迎えるための来客対応ＲＰＡサービスを提供するシステムである。すなわち、ゲスト及びホストを含むユーザが情報端末３〜５を介してサーバ２にアクセスすることで、来客対応ＲＰＡサービスが提供される。情報端末３〜５は、同サービスを提供するサーバ２と、同サービスの提供を受けるユーザとのインターフェースとしての役割を担う機器である。情報端末３は、典型的には施設のエントランスに確保される受付エリアに設置され、来訪したゲストにより操作される機器（以下、受付端末という）である。受付端末３には、ゲストの入館手続きを補助するためのプリンタ７が接続されている。情報端末４は、ゲストを出迎えるホストにより操作される機器（以下、ホスト端末という）である。情報端末５は、ゲストが通される会議室や応接室等のルーム毎に設置され、ホスト及びゲストに操作される機器（以下、ルーム端末という）である。また、図１に示すとおり、来客対応ＲＰＡシステム１には、情報端末６（以下、ゲスト端末という）も接続される。ゲスト端末６は、ゲストが所有する機器である。
【００３８】
来客対応ＲＰＡシステム１により提供される来客対応ＲＰＡサービスは、来訪のアポイントメントの管理、入館手続き、出迎え、呈茶、ミーティングの進行、退館手続き、フォローアップ等、ゲストの来訪に関連する一連のアクションを総合的にサポートする。これにより、本実施形態に係る来客対応ＲＰＡサービスは、個々のアクションをサポートするだけでは得られない付加価値を創出することができ、後述するとおり、ホストはゲストに対してきめ細やかな「おもてなし」を提供することができる。以下、各装置２〜７の構成について説明した後、来客対応ＲＰＡシステム１により実行される来客対応処理について説明する。
【００３９】
＜２．各装置の詳細＞
＜２−１．サーバ＞
サーバ２は、ハードウェアとしては一般的なサーバコンピュータであり、サーバコンピュータに来客対応ＲＰＡプログラム２Ａをインストールすることにより構成される。来客対応ＲＰＡプログラム２Ａは、サーバ２に後述する処理を実行させるプログラムであり、ＣＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体７０から、又はネットワーク９を介して別の装置からインストールされる。なお、サーバ２の担う機能は、複数台のサーバコンピュータにより分散処理されてもよいし、１台のサーバコンピュータにより集中処理されてもよい。すなわち、本実施形態に係るサーバ２のハードウェア構成は、少なくとも１台サーバコンピュータが存在するという以上の制約を受けるものではない。
【００４０】
図２に示すように、サーバ２は、制御部２１、記憶部２２、通信部２３、表示部２４及び入力部２５を備えている。これらの部２１〜２５は、互いにバス線を介して接続されており、相互に通信可能である。本実施形態では、表示部２４は、液晶ディスプレイ等で構成されており、必要な情報をユーザに対し表示する。また、入力部２５は、マウス、キーボード、タッチパネル、操作ボタン等で構成されており、サーバ２に対するユーザからの操作を受け付ける。サーバ２のユーザとしては、典型的にはサーバ２の管理者が想定される。
【００４１】
記憶部２２は、ハードディスクや磁気テープ等の不揮発性の記憶装置から構成されている。記憶部２２には、来客対応ＲＰＡプログラム２Ａが格納されている他、ホストデータベース６０、ゲストデータベース６１及びアポイントメントデータベース６２が構築されている。各データベース（ＤＢ）６０〜６２の詳細については、後述する。
【００４２】
制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭ等から構成されている。制御部２１は、記憶部２２内に格納されている来客対応ＲＰＡプログラム２Ａを読み出して実行することにより、仮想的にアポイントメント管理部２１Ａ、来訪管理部２１Ｂ、反応部２１Ｃ、時間管理部２１Ｄ、議事録作成部２１Ｅ、返礼部２１Ｆ及びホスト管理部２１Ｇとして動作する。各部２１Ａ〜２１Ｇの動作の詳細については、後述する。通信部２３は、サーバ２をネットワーク９に接続する通信インターフェースとして機能する。
【００４３】
＜２−２．受付端末＞
図３に受付端末３の構成を示す。受付端末３は、ゲストが来訪を告げるために操作する機器であり、典型的には、来客対応ＲＰＡサービスが導入されている施設の受付エリアの受付台に据え置かれる。
【００４４】
受付端末３は、ハードウェアとしてはタブレットコンピュータや、デスクトップコンピュータ、ラップトップコンピュータ等の一般的なコンピュータであり、このようなコンピュータに所定のプログラム３Ａをインストールすることにより構成される。プログラム３Ａは、受付端末３に後述する処理を実行させるプログラムであり、本実施形態では、単なるブラウザである。すなわち、本実施形態では、来客対応ＲＰＡサービスを実行するための特別な機能は原則として全てサーバ２側に実装され、受付端末３は、主としてユーザからの操作入力を受け取り、サーバ２から提供される各種画面を表示する汎用的な処理のみを実行する。しかしながら、他の実施形態においては、プログラム２Ａに実装されている機能のうち、受付端末３で実行するのに適した機能の全部又は一部をプログラム３Ａに、ひいては制御部３４に実装し、サーバ２の担う処理を受付端末３に分散させてもよい。
【００４５】
図３に示すように、受付端末３は、表示部３１、入力部３２、記憶部３３、制御部３４、通信部３５及びスピーカ３６を備えている。これらの部３１〜３６は、互いにバス線を介して接続されており、相互に通信可能である。本実施形態では、表示部３１は、液晶ディスプレイ等で構成されており、後述する画面等の必要な情報をユーザに対し表示する。また、入力部３２は、タッチパネル、操作ボタン、マウス、キーボード、マイク、カメラ等で構成されており、受付端末３、ひいてはこれに接続されるサーバ２に対するユーザからの操作を受け付ける。受付端末３のユーザとしては、典型的にはゲストが想定される。
【００４６】
記憶部３３は、ハードディスクやフラッシュメモリ等の不揮発性の記憶装置から構成されており、プログラム３Ａが格納されている。制御部３４は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭ等から構成されている。通信部３５は、受付端末３をネットワーク９に接続する通信インターフェースとして機能する。スピーカ３６は、音を出力する。
【００４７】
＜２−３．プリンタ＞
プリンタ７は、受付端末３の横に据え置かれる。プリンタ７は、受付端末３に接続されており、受付端末３を介してサーバ２から入館証データを受け取り、これを印刷したラベルを発行する。発行されたラベルは、ゲストの入館証となり、ゲストはこれを保持して施設内に滞在する。ラベルの形態は特に限定されないが、本実施形態のラベルは、表面に入館証データが印字されるとともに、裏面にシール面が形成された紙であり、このラベルにはシール面を保護する剥離シートが張り付けられている。ゲストは、ラベルからこの剥離シートを剥がし、ラベルを入館証として衣服やカバン等に張り付けて使用する。
【００４８】
＜２−４．ホスト端末＞
図４にホスト端末４の構成を示す。ホスト端末４は、ホストが日常業務に使用する機器であり、ホストの執務室等に設置され、又は施設の館内を移動するホストに携帯される。しかし、ホストが日常業務に使用する機器とは別に、ホスト端末４としての専用の機器が用意されてもよい。
【００４９】
ホスト端末４は、ハードウェアとしてはデスクトップコンピュータや、ラップトップコンピュータ、タブレットコンピュータ、スマートフォン等の一般的なコンピュータであり、このようなコンピュータに所定のプログラム４Ａをインストールすることにより構成される。プログラム４Ａは、ホスト端末４に後述する処理を実行させるプログラムであり、本実施形態では、単なるブラウザである。すなわち、本実施形態では、ホスト端末４は、主としてユーザからの操作入力を受け取り、サーバ２から提供される各種画面を表示する汎用的な処理のみを実行する。しかしながら、他の実施形態においては、プログラム２Ａに実装されている機能のうち、ホスト端末４で実行するのに適した機能の全部又は一部をプログラム４Ａに、ひいては制御部４４に実装し、サーバ２の担う処理をホスト端末４に分散させてもよい。
【００５０】
図４に示すように、ホスト端末４は、表示部４１、入力部４２、記憶部４３、制御部４４、通信部４５及びスピーカ４６を備えている。これらの部４１〜４６は、互いにバス線を介して接続されており、相互に通信可能である。本実施形態では、表示部４１は、液晶ディスプレイ等で構成されており、後述する画面等の必要な情報をユーザに対し表示する。また、入力部４２は、マウス、キーボード、タッチパネル、操作ボタン、マイク、カメラ等で構成されており、ホスト端末４、ひいてはこれに接続されるサーバ２に対するユーザからの操作を受け付ける。ホスト端末４のユーザとしては、典型的にはホストが想定される。
【００５１】
記憶部３３は、ハードディスクやフラッシュメモリ等の不揮発性の記憶装置から構成されており、プログラム４Ａが格納されている。制御部４４は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭ等から構成されている。通信部４５は、ホスト端末４をネットワーク９に接続する通信インターフェースとして機能する。スピーカ４６は、音を出力する。
【００５２】
＜２−５．ルーム端末＞
図５にルーム端末５の構成を示す。ルーム端末５は、ゲストが通される会議室や応接室等のルームに据え置かれる。しかし、ルーム端末５としては、可搬式の機器が用意されてもよい。図１をはじめとして本実施形態では、ルーム端末５とホスト端末４とは別の機器として説明されるが、同じ機器をある時はルーム端末５として、またある時はホスト端末４として使用することもできる。
【００５３】
ルーム端末５は、ハードウェアとしてはタブレットコンピュータや、デスクトップコンピュータ、ラップトップコンピュータ等の一般的なコンピュータであり、このようなコンピュータに所定のプログラム５Ａをインストールすることにより構成される。プログラム５Ａは、ルーム端末５に後述する処理を実行させるプログラムであり、本実施形態では、単なるブラウザである。すなわち、本実施形態では、ルーム端末５は、主としてユーザからの操作入力を受け取り、サーバ２から提供される各種画面を表示する汎用的な処理のみを実行する。しかしながら、他の実施形態においては、プログラム２Ａに実装されている機能のうち、ルーム端末５で実行するのに適した機能の全部又は一部をプログラム５Ａに、ひいては制御部５４に実装し、サーバ２の担う処理をルーム端末５に分散させてもよい。
【００５４】
図５に示すように、ルーム端末５は、表示部５１、入力部５２、記憶部５３、制御部５４、通信部５５及びスピーカ５６を備えている。これらの部５１〜５６は、互いにバス線を介して接続されており、相互に通信可能である。本実施形態では、表示部５１は、液晶ディスプレイ等で構成されており、後述する画面等の必要な情報をユーザに対し表示する。また、入力部５２は、マウス、キーボード、タッチパネル、操作ボタン、マイク、カメラ等で構成されており、ルーム端末５、ひいてはこれに接続されるサーバ２に対するユーザからの操作を受け付ける。ルーム端末５のユーザとしては、典型的にはホスト及びゲストの両方が想定される。
【００５５】
記憶部３３は、ハードディスクやフラッシュメモリ等の不揮発性の記憶装置から構成されており、プログラム５Ａが格納されている。制御部５４は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭ等から構成されている。通信部５５は、ルーム端末５をネットワーク９に接続する通信インターフェースとして機能する。スピーカ５６は、音を出力する。
【００５６】
＜３．来客対応処理＞
以下、来客対応ＲＰＡシステム１により実行される来客対応処理について説明する。同処理により実現される来客対応ＲＰＡサービスは、上記のとおり、来訪のアポイントメントの管理、入館手続き、出迎え、呈茶、会議の進行、退館手続き、フォローアップ等、ゲストの来訪に関連する一連のアクションを総合的にサポートする。以下では、図６及び図１１を参照しつつ、これらの処理の流れについて、順に説明する。
【００５７】
図６を参照する。まず、ゲストを迎えるホストは、電話や電子メール等の方法でゲストと対話し、両者による施設でのミーティングの日時を決定する。ホストは、ミーティングの日時の決定後、ゲストの来訪前に、ホスト端末４を介してサーバ２にアクセスし、サーバ２にアポイントメントの登録を行う。このとき、サーバ２のホスト管理部２１Ｇは、サーバ２にアクセスしてきたホストの認証を行う。ホストの認証には、記憶部２２内のホストＤＢ６０が参照される。ホストＤＢ６０内には、来客対応ＲＰＡサービスの利用権限が与えられているホストの識別情報（以下、ホストＩＤという）と、認証用のパスワードとが関連付けて記憶されている。ホスト管理部２１Ｇは、ホスト端末４の表示部４１上にログイン情報としてホストＩＤ及びパスワードの入力を受け付けるログイン画面を表示させ、ホストがホスト端末４の入力部４２を介して同画面に同情報を入力すると、ホストＤＢ６０内の情報と照合してホストの認証を行う。認証に成功した場合には、表示部４１上に来客対応ＲＰＡサービスを実行するための基本画面が表示される。なお、ホストＤＢ６０内には、ホストＩＤ及びパスワードの他、ホストの氏名、メールアドレス、所属部署、役職、顔を表す画像（以下、ホスト顔画像という）等の属性情報も関連付けて記憶されている。また、ホストＩＤとしては、本実施形態では専用のコードが割り当てられるが、ホストの各種属性情報に含まれる情報を適宜使用することもできる。例えば、ホストの氏名及び所属部署を組み合わせてホストＩＤとすることもできるし、単にホストの氏名だけをホストＩＤとすることもできる。
【００５８】
ホストは、基本画面上においてアポイントメントの登録を行うことを選択することができる。ホストが入力部４２を介して同選択を行うと、アポイントメント管理部２１Ａは、アポイントメント登録画面を表示部４１上に表示させる。アポイントメント登録画面は、ホストからホスト端末４の入力部４２を介してゲストの来訪のアポイントメントに関する情報の入力を受け付ける（ステップＳ１）。ここで入力されるアポイントメントに関する情報には、ゲストの氏名、メールアドレス、所属組織、所属部署及び役職等の個人情報、ミーティングの日時（開始時刻及び終了時刻を含む）、ミーティングで使用するルームの識別情報（以下、ルームＩＤという）、並びにホスト側組織のミーティングへの参加者（以下、ホスト側参加者という）の氏名、メールアドレス、所属組織、所属部署及び役職等の属性情報が含まれる。一度入力されたゲストに関する情報（上記した個人情報だけでなく後述されるものも含む）は、記憶部２２内のゲストＤＢ６１内に保存され、それ以後、再利用することができる。すなわち、登録済みのゲストの個人情報については、同様の状況下において入力を簡略化することができる。ゲストＤＢ６１内では、ゲストの識別情報（以下、ゲストＩＤという）と、ゲストに関する情報とが互いに関連付けて記憶される。従って、ゲストを識別するに足る一部のゲストに関する情報（例えば、ゲストの氏名及び所属組織）を入力するだけで、これに紐づけられている必要な情報をゲストＤＢ６１内から自動的に呼び出すことができる。なお、ゲストＩＤとしては、本実施形態では専用のコードが割り当てられるが、ゲストに関する各種情報を適宜使用することもできる。例えば、ゲストの氏名、所属組織及び所属部署を組み合わせてゲストＩＤとすることもできるし、単にゲストの氏名だけをゲストＩＤとすることもできる。また、ホスト側参加者とは、通常、来客対応ＲＰＡサービスの利用権限を有する者であり、ホストＤＢ６０内に登録されている。よって、ホスト側参加者に関する情報の入力時にも、ホスト側参加者を識別するに足る一部のホスト側参加者に関する情報（例えば、ホスト側参加者の氏名及び所属部署）を入力するだけで、ホストＤＢ６０から必要な情報を呼び出すことができるため、入力を簡略化することができる。
【００５９】
ホストがアポイントメント登録画面上でアポイントメントに関する情報を入力すると、アポイントメント管理部２１Ａは、これに基づいてアポイントメント管理情報を作成し、これをアポイントメントＤＢ６２内に保存する。アポイントメント管理情報は、アポイントメントを管理するための情報であり、アポイントメントの識別情報（以下、アポイントメントＩＤという）と、アポイントメントに関する各種情報とを関連付けた情報である。本実施形態のアポイントメント管理情報には、ミーティングに参加するゲストのゲストＩＤ及びホスト側参加者のホストＩＤが含まれ、これらは、ホストにより入力されたアポイントメントに関する情報をキーにホストＤＢ６０及びゲストＤＢ６１内を検索して取得される。なお、アポイントメントＩＤとしては、本実施形態では専用のコードが割り当てられるが、アポイントメントに関する各種情報を適宜使用することもできる。例えば、ゲストの氏名とミーティングの日時を組み合わせてアポイントメントＩＤとすることもできる。
【００６０】
アポイントメント管理情報の登録後、ゲストの来訪前に、アポイントメント管理部２１Ａは、アポイントメント管理情報に基づいてゲスト及びホスト側参加者全員を特定し、それぞれの所定の連絡先にアポイントメントの詳細情報を送信する（ステップＳ２）。なお、アポイントメントの登録を行ったホストに対しては、アポイントメントの詳細情報の送信が省略されてもよい。ここでいう所定の連絡先とは、例えば、各種ＤＢ０１〜６２からゲストＩＤ及びホストＩＤをキーに検索可能なメールアドレスである。アポイントメントの詳細情報は、送信先の機器が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先の機器にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。アポイントメントの詳細情報には、アポイントメントＩＤ、ミーティングの日時、ミーティングで使用されるルームＩＤ、参加者の氏名等が含まれる。また、本実施形態では、ゲストには、アポイントメントＩＤを表すＱＲコード（登録商標）が送信される。ゲストは、このＱＲコード（登録商標）を含むアポイントメントの詳細情報をゲスト端末６で受信する。さらに、ゲストに対するアポイントメントの詳細情報には、施設までの道案内が含まれていてもよい。また、アポイントメントの詳細情報は、例えば、アポイントの前日等の所定のタイミングで、ゲスト及びホスト側参加者全員にリマインダーとして送信（再送の場合を含む）されてもよい。
【００６１】
次に、ミーティングの日時になると、ゲストが施設を来訪し、受付エリアに到着する。ここで、ゲストは、受付端末３を操作して入館手続きを行う。具体的には、来訪管理部２１Ｂは、ゲストの来訪時にゲストから受付端末３の入力部３２を介してゲストの来訪を告げる来訪情報の入力を受け付ける（ステップＳ３）。例えば、ゲストは、受付端末３の入力部３２に含まれるカメラに、事前にゲスト端末６で受信したＱＲコード（登録商標）を読み取らせることにより、来訪情報としてアポイントメントＩＤを入力することができる。このとき、ゲストは、施設まで携帯したゲスト端末６の表示部上にＱＲコード（登録商標）を表示させてこれを読み取らせてもよいし、紙に印刷されたＱＲコード（登録商標）を読み取らせてもよい。あるいは、入力部３２に含まれるタッチパネルを操作してアポイントメントＩＤを表す文字／数字列を入力することもできる。また、ゲストは、これから予定しているミーティングを特定できるような情報であれば、アポイントメントＩＤに代えて又は加えて、アポイントメントＩＤ以外の所定の情報、例えば、ゲストの氏名やホストの氏名、ミーティングで使用されるルームＩＤ等を入力することもできる。この場合、このような情報は、予めゲストに送信されるＱＲコード（登録商標）に含ませておけば入力が容易となる。
【００６２】
来訪管理部２１Ｂは、来訪情報が入力されると、アポイントメント管理情報及び来訪情報に基づいてゲストの認証を行う（ステップＳ４）。例えば、来訪情報として入力されたアポイントメントＩＤをキーにアポイントメントＤＢ６２内からアポイントメント管理情報を検索し、事前にアポイントメントがなされていると判断される（すなわち、入力された来訪情報に対応するアポイントメント管理情報が登録されている）場合には、ゲストの認証が成功する。一方で、入力された来訪情報に対応するアポイントメント管理情報がアポイントメントＤＢ６２内に発見されなければ、ゲストの認証に失敗する。この場合、ゲストは、別途ホストに電話をするなどして対応しなければならない。これにより、アポイントメントなしの突然の来客等を防ぐことができる。
【００６３】
ゲストの認証が成功した場合には、反応部２１Ｃは、ゲストに向けてのウェルカム画面Ｗ１（図７参照）を作成し、これを受付端末３に送信し、受付端末３の表示部３１上に表示させる（ステップＳ５）。なお、ウェルカム画面Ｗ１は、送信先の受付端末３が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先の受付端末３にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。
【００６４】
ウェルカム画面Ｗ１には、ゲストを識別した形式でのウェルカムメッセージが表示される。ウェルカムメッセージは、ゲストに対する歓迎の意を表す文字情報及び／又は画像（以下、ウェルカムメッセージ本体という）を含み、さらに本実施形態では、宛名としてのゲストを識別する情報として、ゲストの所属組織及び氏名を含む。ゲストを識別する情報は、アポイントメントＤＢ６２内に登録されているゲストの個人情報を参照して決定される。あるいは、ゲストＤＢ６１から来訪情報をキーに検索可能なゲストの個人情報を参照して決定されてもよい。ウェルカムメッセージ本体としては、プリセットされているものを使用することもできるし、アポイントメントの登録時等にホストが個別に入力してアポイントメントＤＢ６２内に記憶しておいたものを使用することもできる。以上のウェルカムメッセージを見たゲストは、不特定多数の１人としてではなく、まさに自身が迎えられていると感じることができるため、温かく迎えられていると感じることができる。また、反応部２１Ｃは、ウェルカムメッセージの表示とともに、適切な音（ウェルカムメッセージの内容を読み上げるような音声や、単にゲストの注意を引くための効果音を含む）を受付端末３のスピーカ３６から出力させることもできる。
【００６５】
また、反応部２１Ｃは、ゲストの認証が成功した場合に、ウェルカムメッセージの表示と並行して、受付端末３に入館証データを送信し、プリンタ７から入館証を発行させる（ステップＳ６）。入館証の表面には、入館証データが印刷され、入館証データには、ゲストの氏名及び所属組織、並びにアポイントメントＩＤを表すＱＲコード（登録商標）等が含まれる。
【００６６】
また、反応部２１Ｃは、ゲストの認証が成功した場合に、ウェルカムメッセージの表示と並行して、ホストに向けての来訪通知Ｗ２（図８参照）を作成する。来訪通知Ｗ２は、ホスト端末４に送信され、表示部４１上に表示される（ステップＳ７）。このとき、反応部２１Ｃは、アポイントメント管理情報に基づいてホスト側参加者全員を特定し、それぞれの所定の連絡先に来訪通知Ｗ２を送信する。ここでいう所定の連絡先とは、例えば、ＤＢ６０及び６２からホストＩＤをキーに検索可能なメールアドレスである。来訪通知Ｗ２は、送信先のホスト端末４が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先のホスト端末４にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。
【００６７】
来訪通知Ｗ２は、ゲストの来訪を通知する文字情報及び／又は画像を含む。本実施形態の来訪通知Ｗ２は、ゲスト及びホスト側参加者を識別した形式で作成され、ゲストを識別する情報として、ゲストの所属組織及び氏名を含み、ホスト側参加者を識別する情報として、ホスト側参加者の氏名を含む。ゲスト及びホスト側参加者を識別する情報は、アポイントメントＤＢ６２内に登録されているゲストの個人情報及びホストの属性情報を参照して決定される。あるいは、ゲストＤＢ６１及びホストＤＢ６０から来訪情報をキーに検索可能なゲストの個人情報及びホストの属性情報を参照して決定されてもよい。また、本実施形態の来訪通知Ｗ２にはミーティングの日時も含まれ、この情報はアポイントメント管理情報から取得される。
【００６８】
また、本実施形態の来訪通知Ｗ２には、図８に示すように、ゲストの顔を表す画像（以下、ゲスト顔画像という）が含まれる。ゲスト顔画像は、受付端末３の入力部３２に含まれるカメラにより撮影されたものが使用されてもよいし、ゲストＤＢ６１内にゲストの個人情報として登録されているものが使用されてもよい。一度撮影されたゲスト顔画像は、ゲストＤＢ６１内に登録されて繰り返し使用されてもよいし、ゲストの来訪毎に新たに撮影されてもよい。また、反応部２１Ｃは、来訪通知Ｗ２の表示とともに、適切な音（来訪通知の内容を読み上げるような音声や、単にホストの注意を引くための効果音を含む）をホスト端末４のスピーカ４６から出力させることもできる。
【００６９】
以上の来訪通知Ｗ２を見たホスト側参加者は、ゲストの到着を知り、ゲストを出迎える準備を開始することができる。まず、担当のホスト側参加者（以下、担当者という）は、受付エリアまでゲストを迎えに行くが、その前に、ゲストに対し応答メッセージを送信する。図８に示すように、来訪通知Ｗ２には、担当者がアクセスすべきＵＲＬが表示されている。担当者が当該ＵＲＬにアクセスすると、反応部２１Ｃは、図９に示すような応答入力画面Ｗ３を作成し、これをホスト端末４の表示部４１上に表示させる。応答入力画面Ｗ３は、担当者からホスト端末４の入力部４２を介しゲストの来訪に対する応答の入力を受け付ける（ステップＳ８）。本実施形態の応答入力画面Ｗ３上には、図９に示されるように、応答メッセージに含まれることになる複数のメッセージが選択形式で提示される。これにより、担当者は、ゲストを迎えに行く慌ただしい状況下であっても、容易に応答を入力することができる。担当者が、応答入力画面Ｗ３上の複数のメッセージの選択肢の中から自身の応答を１つ選択すると、反応部２１Ｃは、ゲストに向けての応答画面Ｗ４（図１０参照）を作成し、これを受付端末３に送信し、受付端末３の表示部３１上に表示させる（ステップＳ９）。応答画面Ｗ４は、送信先の受付端末３が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先の、受付端末３にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。また、反応部２１Ｃは、応答画面Ｗ４の表示とともに、適切な音（応答メッセージの内容を読み上げるような音声や、単にゲストの注意を引くための効果音を含む）を受付端末３のスピーカ３６から出力させることもできる。
【００７０】
応答画面Ｗ４には、応答メッセージが表示される。応答メッセージは、ホストからの応答を表す文字情報及び／又は画像を含み、ホストにより入力された応答に応じて作成される。図１０の例では、応答メッセージには、応答入力画面Ｗ３を介してホストにより選択されたメッセージが含まれる。また、本実施形態の応答メッセージは、ゲスト及び担当者を識別した形式で作成され、宛名としてのゲストを識別する情報として、ゲストの氏名及び所属組織を含み、担当者を識別する情報として、担当者の氏名を含む。ゲスト及び担当者を識別する情報は、アポイントメントＤＢ６２内に登録されているゲストの個人情報及びホストの属性情報を参照して決定される。あるいは、ゲストＤＢ６１及びホストＤＢ６０から来訪情報をキーに検索可能なゲストの個人情報及びホストの属性情報を参照して決定されてもよい。また、図１０に示すように、本実施形態の応答メッセージには、担当者のホスト顔画像が含まれる。ホスト顔画像は、ホストＤＢ６０内から取得される。
【００７１】
以上の応答メッセージを見たゲストは、自身の到着にホストが気付いていることを知ることができ、安心して出迎えのホストを待つことができる。また、ゲストは、まさに自身が迎えられていることを知り、さらに自身を迎えてくれる人を具体的に認識することができ、温かく迎えられていると感じることができる。また、対面する前においても、顔画像により互いの顔を見ながらの温かみのあるコミュニケーションが可能となる。
【００７２】
また、本実施形態の応答メッセージは、担当者がゲストの元に到着するまでに要する時間に関する情報を含む。図９及び図１０の例でいうと、「すぐにお迎えにあがります」「少々お待ちください」「会議中のため、・・・ソファにおかけになってお待ちください」等の表現は、ゲストにホストの到着時間を間接的に知らせることができる。これにより、ゲストは、自身がどれ位待たなくてはならないかを知ることができ、待ち時間を安心して過ごすことができる。なお、到着するまでに要する時間を定量的に表す情報を応答メッセージに含ませることもできる。この場合、応答入力画面Ｗ３が、担当者に、「５分後」や「13：05」等の定量的な値を含む情報を選択又は自由記述式に入力させるように構成されていてもよい。また、反応部２１Ｃは、ホスト端末４の現在の位置情報等に基づいて、自動的に到着予定時刻を予測し、これを応答メッセージに含めるようにしてもよい。ホスト端末４の位置情報は、ホスト端末４が据置型であれば、例えば、予めホスト端末４のＩＤに対応付けてその位置情報を記憶部２２に保持しておき、これを参照することで特定することができる。また、ホスト端末４が移動式であれば、例えば、ホスト端末４が接続している無線通信のアクセスポイントの位置情報から特定することができる。
【００７３】
以上により、入館手続きが完了する。担当者は、ゲストを受付エリアまで出迎えに行った後、ゲストを連れて予約された会議室や応接室等のルームに移動する。ルームでは、図１１に示すようなサービスが実行される。まず、ホスト（いずれのホスト側参加者であってもよい）がルーム端末５を介してサーバ２にアクセスすると、ルーム端末５の表示部５１上に、基本画面が表示される。この基本画面は、ステップＳ１と同じものであってもよいし、ルームにおいて提供されるサービスに適した画面であってもよい。また、このとき、ステップＳ１と同様のホストの認証が実行されてもよい。
【００７４】
ホストは、基本画面からドリンクをオーダーすることができる。まず、ホストは、ルーム端末５の入力部５２を介して基本画面上でドリンクオーダー画面を要求する（ステップＳ１１）。これを受けて、反応部２１Ｃは、ドリンクオーダー画面を作成し、これをルーム端末５に送信し、同端末の表示部５１上に表示させる（ステップＳ１２）。ゲストＤＢ６１には、ゲストの嗜好に関する嗜好情報が記憶されており、嗜好情報の１つとして、ドリンクの嗜好に関する情報（以下、ドリンク嗜好情報）が記憶されている。ドリンク嗜好情報は、過去の同ゲストのオーダー履歴に基づいて自動的に生成することも可能であるし、ホストが手動で登録しておくこともできる。反応部２１Ｃは、ゲストＤＢ６１を参照し、ドリンクオーダー画面上にドリンク嗜好情報を表示させる。よって、ホストは、ゲストの嗜好に合わせてドリンクをオーダーすることができる。
【００７５】
本実施形態のドリンクオーダー画面は、ホストからオーダーするドリンクの選択及び同ドリンクのオーダーを受け付けている。ホストがドリンクオーダー画面上でドリンクのオーダーを行うと、反応部２１Ｃは、このオーダーを予め定められている給仕者の使用するホスト端末４に送信し、同端末の表示部４１上に表示させる（ステップＳ１３）。このとき、オーダーは、送信先のホスト端末４が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先のホスト端末４にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。オーダーには、アポイントメントＩＤ、ミーティングで使用されるルームＩＤ、参加者の氏名、参加者の人数、各参加者に対応するドリンクの種類等が含まれる。給仕者は、このオーダーを自身のホスト端末４で受信し、これを確認する。また、反応部２１Ｃは、オーダーの表示とともに、適切な音（ドリンクのオーダー内容を読み上げるような音声や、単に給仕者の注意を引くための効果音を含む音声を含む）をスピーカ４６から出力させることもできる。給仕者は、これを受けてドリンクを用意し、オーダーが行われたルームまで運ぶ。ゲストのドリンクのオーダーの履歴は、ゲストに関連付けてゲストＤＢ６１内に格納される。
【００７６】
また、ホストは、基本画面からゲストに関連する最新情報（以下、ゲスト最新情報という）の取得を要求することができる。ホストがルーム端末５の入力部５２を介してゲスト最新情報を要求する（ステップＳ１４）と、反応部２１Ｃは、ニュース画面を作成し、これをルーム端末５に送信し、同端末の表示部５１上に表示させる（ステップＳ１５）。ニュース画面には、ゲストに関連する最新情報が表示される。なお、ゲストＤＢ６１には、嗜好情報の１つとして、ゲストの趣味も記憶されている。反応部２１Ｃは、ゲストＤＢ６１からゲストの所属組織及びゲストの趣味等の個人情報を読み出し、このゲストの個人情報をキーとしてインターネット検索を行い、ゲストに関連する最新情報を取得する。これにより、ホストは、ミーティングの議題に入る前にゲストとゲストに興味のある話題について話すことができ、これがアイスブレークとなり、会話に弾みをつけることができる。最新情報は、スピーカ５６から音声出力されてもよい。
【００７７】
ミーティングが始まると、時間管理部２１Ｄによる時間管理（ステップＳ１６）が始動する。時間管理は、ルーム端末５が以上のとおり操作されたことや、ホストからルーム端末５を介してミーティングの開始を告げる情報が入力されたことや、アポイントメント管理情報に含まれるミーティングの開始時刻に達したことがトリガーとなって開始する。時間管理部２１Ｄは、アポイントメント管理情報に基づいてミーティングの進行を時間管理する。例えば、時間管理部２１Ｄは、アポイントメント管理情報に含まれるミーティングの開始時刻及び終了時刻に基づいて、ミーティングの時間が半分経過したタイミングや、終了時刻の１０分前等の所定のタイミングを判断する。そして、同タイミングで、ルーム端末５の表示部５１及びスピーカ５６からホスト及びゲストに対しアラートを出力させる（ステップＳ１７）。アラートとしては、「終了時刻の１０分前です。まとめて下さい。」等のメッセージを表示部５１上に表示させるとともに、スピーカ５６から同様のメッセージを音声出力させることができる。これにより、ホストとゲストとは、生産性の高いミーティングを行うことができる。
【００７８】
また、ミーティング時には、以上の時間管理に加え、議事録作成部による議事録作成が実行される（ステップＳ１８）。議事録作成も、時間管理と同様の開始条件がトリガーとなって開始する。議事録作成部２１Ｅは、ルーム端末５の入力部５２を介してミーティングに関するミーティング情報の入力を受け付ける。例えば、議事録作成部２１Ｅは、ルーム端末５の表示部５１上にミーティング管理画面を表示させる。このミーティング管理画面には、ホスト及びゲストの少なくとも一方から入力部５２に含まれるキーボード等を介して、ミーティング情報としてミーティング中の発言内容に関するテキストデータの入力を受け付ける所定のテキスト入力エリアが表示される。テキスト入力エリアは、例えば、一行入力が可能なバー状のシンプルな形態とすることができる。あるいは、入力部５２に含まれるマイクを介してミーティング中の会話を収音し、これをテキストデータに変換する。ミーティングの終了時には、このようなテキストデータを含む議事録を作成し、これをアポイントメント管理情報としてアポイントメントＤＢ６２に保存する。なお、テキストデータをテキストマイニングして要約を作成し、テキストデータ全文に代えて又は加えて議事録に要約を加えてもよい。ミーティングの終了は、ホストからルーム端末５を介してミーティングの終了を告げる情報が入力されたことや、アポイントメント管理情報に含まれるミーティングの終了時刻に達したこと等に基づいて判断される。議事録には、以上のテキストデータ全文及び／又はその要約の他、アポイントメント管理情報から取得されるミーティングの参加者の氏名、所属組織、所属部署、日時、場所等も加えられる。
【００７９】
アポイントメントＤＢ６２内に記憶された議事録は、ルーム端末５及びホスト端末４から閲覧（ステップＳ１９、Ｓ２０）及び編集（ステップＳ２１）することができる。編集内容は、アポイントメントＤＢ６２内の議事録に反映される。ホストは、ルーム端末５の入力部５２を介してアポイントメントＤＢ６２から議事録の読み出しを要求し（ステップＳ１９）、表示部５１上に議事録を表示させ（ステップＳ２０）、ゲストとともにその内容を確認し、入力部５２を介して適宜修正及び加筆することができる（ステップＳ２１）。あるいは、執務室等に戻った後、ホスト端末４を操作し、ルーム端末５を操作する場合と同様に議事録を閲覧及び編集することもできる。このように、議事録作成部２１Ｅは、ミーティングの進行中のみならず編集時にも、ルーム端末５の入力部５２及びホスト端末４の入力部４２を介してミーティングに関するミーティング情報の入力を受け付けており、これに基づいて議事録を完成させる。議事録作成部２１Ｅは、ホスト端末４及びルーム端末５を介して入力されるホストからの命令を受けて（ステップＳ２２）、完成した議事録をゲストＤＢ６１及びアポイントメントＤＢ６２に含まれるゲストのメールアドレスに送信する（ステップＳ２３）。ゲストは、これをゲスト端末６等で受信することができる。勿論、ホスト側参加者全員のメールアドレスにも議事録を送信することができる。議事録は、送信先の機器が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先の機器にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。これにより、ホストとゲストとの間でミーティングの内容をしっかりと共有することができる。
【００８０】
再び図６に戻り、ミーティングが終了すると、ゲストは施設から退館する。このとき、ゲストは、受付エリアにおいて受付端末３を操作して退館手続きを行う。具体的には、来訪管理部２１Ｂは、ゲストから受付端末３の入力部３２を介してゲストの退館を告げる退館情報の入力を受け付ける（ステップＳ２４）。例えば、ゲストは、受付端末３の入力部３２を介して、退館情報としてアポイントメントＩＤを入力することができる。このとき、入力部３２に含まれるカメラに、入館証、ゲスト端末６又は紙に表示されたＱＲコード（登録商標）を読み取らせることにより、アポイントメントＩＤを入力することができる。あるいは、入館時と同様に、退館情報として、終了したミーティングを特定できるような任意の情報を入力することもできる。
【００８１】
来訪管理部２１Ｂは、退館情報が入力されると、退館情報に基づいてゲスト及びゲストが参加していたミーティングを識別した上でゲストの退館を判断し、退館時刻をアポイントメントＤＢ６２に保存する（ステップＳ２５）。なお、以上の退館手続きは、ゲストに代わってホストが行うこともできる。例えば、ホストは、ゲストを見送った後、受付端末３、ホスト端末４又はルーム端末５を介して同様の退館情報を入力することもできる。このとき、ゲストから入館証の返却を受けておけば、退館情報の入力が容易となり、手続きがスムーズとなる。
【００８２】
ゲストの退館後、所定の時間が経過すると、返礼部２１Ｆは、ゲストの来訪に対するサンクスメッセージを作成し、これを所定の連絡先に送信する（ステップＳ２６）。サンクスメッセージの送信のトリガーは、ホストがホスト端末４の入力部４２又はルーム端末５の入力部５２を介して所定の入力を行ったこととすることもできる。ここでいう所定の連絡先とは、例えば、ゲストのメールアドレスであり、アポイントメントＤＢ６２又はゲストＤＢ６１から読み出される。サンクスメッセージは、送信先の機器が有する任意のメッセージの受信機能（例えば、メーラー機能、チャット機能）を利用して送信することができ、このとき、送信先の機器にインストールされている外部アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。
【００８３】
サンクスメッセージは、ゲストを識別した形式で作成され、ゲストの来訪に対する感謝の意を表す文字情報及び／又は画像（以下、サンクスメッセージ本体という）を含み、さらに本実施形態では、宛名としてのゲストを識別する情報として、ゲストの所属組織及び氏名を含む。ゲストを識別する情報は、アポイントメントＤＢ６２又はゲストＤＢ６１内に登録されているゲストの個人情報を参照して決定される。サンクスメッセージ本体としては、プリセットされているものを使用することもできるし、ホストが適当なタイミングで個別に入力してＤＢ６０、６１又は６２内に記憶しておいたものを使用することもできる。以上のサンクスメッセージを見たゲストは、自身が温かく迎えられたと感じることができる。また、上述した議事録が、このようなサンクスメッセージに自動的に添付されてもよい。
【００８４】
＜４．変形例＞
以上、本発明の一実施形態について説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、その趣旨を逸脱しない限りにおいて、種々の変更が可能である。例えば、以下の変更が可能である。また、以下の変形例の要旨は、適宜組み合わせることができる。
【００８５】
＜４−１＞
上記実施形態でルーム端末５により実行された処理は、ルームに持ち運ばれたホスト端末４によっても同様に実行することができる。この意味で、ホスト端末４を、ゲストが通されるルームで使用されるルームインターフェース機器として使用することができる。
【００８６】
＜４−２＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、外部のＣＲＭ（Customer Relationship Management）プログラムが導入されている機器（管理サーバ及びアプリケーションプログラムで動作する端末を含む）と連携させることもできる。この場合、ゲストＤＢ６１及びホストＤＢ６０内の情報を、同プログラムが管理している情報とリンクさせることができる。
【００８７】
＜４−３＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、外部のスケジューラプログラムが導入されている機器（管理サーバ及びアプリケーションプログラムで動作する端末を含む）と連携させることができる。この場合、アポイントメントＤＢ６２内の情報を、同プログラムが管理しているスケジュール情報とリンクさせることができる。
＜４−４＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、外部の会議室管理プログラムが導入されている機器（管理サーバ及びアプリケーションプログラムで動作する端末を含む）と連携させることができる。この場合、アポイントメントＤＢ６２内の情報を、同プログラムが管理している会議室管理情報とリンクさせることができる。
【００８８】
＜４−５＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、受付エリアに配備されているロボットと連携させることができる。この場合、ロボットにゲストを識別した形式での「おもてなし」を行わせることができる。例えば、ゲストがロボットに対し入館手続きを行おうとしたとき、ロボットに内蔵されるカメラやマイク等の入力部を介してゲストの顔や声等の生体情報を、来訪情報としてセンシングする。来訪管理部２１Ｂは、このときセンシングされた生体情報と、サーバ２内のゲストＤＢ６１に予め登録されているゲストの顔画像や声紋情報等の生体情報とを照合し、ゲストの認証を行う。このとき、来訪管理部２１Ｂは、アポイントメント管理情報に基づいて、来訪したゲストがアポイントメントのあるゲストであるかを認証する。勿論、上記実施形態のように、ロボットにＱＲコード（登録商標）等を読み取らせることにより、ゲストの認証を行うこともできる。こうしてゲストの認証に成功した場合には、反応部２１Ｃは、ゲストＤＢ６１及び／又はアポイントメントＤＢ６２内からゲストのその他の個人情報、例えば、氏名、会社名等を読み出す。そして、反応部２１Ｃは、これらの情報を組み込んだウェルカムメッセージをロボットの出力部を介して音声出力し、ゲストを識別した形式でゲストのおもてなしを行うことができる。
【００８９】
＜４−６＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、外部のタクシー配車プログラムが導入されている機器（管理サーバ及びアプリケーションプログラムで動作する端末を含む）と連携させることができる。この場合、ミーティングの終了時にルーム端末５等を介してタイムリーにゲストのためのタクシーを呼ぶことができる。例えば、サーバ２は、ルーム端末５の表示部５１上に表示されるタクシー配車画面を介して、ホスト及びゲストの少なくとも一方からタクシーの配車依頼の入力を受け付け、これが入力された場合に、外部のタクシー配車プログラムで動作する機器に配車依頼を送信する。また、この場合、決済をタクシー会社とホストとの間で容易に行うことができる。
【００９０】
＜４−７＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、図１２に示すように、様々な外部機器８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，・・・（代表して、参照符号８０を付すことがある）に接続することができる。外部機器８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，・・・は、それぞれゲストに関する情報を読み取るリーダ８１ａ，８１ｂ，８１ｃ，・・・（代表して、参照符号８１を付すことがある）を有する。リーダ８１は、受付エリアに限らず、施設内の様々な場所に設置される外部機器８０本体の近傍に配置される。ゲストは、外部機器８０を使用する際に、リーダ８１にゲストに関する情報を読み取らせる。反応部２１Ｃは、リーダ８１により読み取られたゲストに関する情報に基づいて改めてゲストの認証を行い、ゲストの認証が成功した場合に、ゲストに外部機器８０を使用する権限を与え、ゲストに対し外部機器８０を作動させる。
【００９１】
ゲストの認証に使用されるゲストに関する情報とは、例えば、ゲスト又はアポイントメントを識別可能な情報であり、典型的には、入館証、ゲスト端末６又は紙に表示された上記のようなＱＲコード（登録商標）である。この場合、ゲストは、入館証、ゲスト端末６又は紙をリーダ８１にかざすことにより、認証を受けることができる。
【００９２】
別の例を挙げると、ゲストの認証に使用されるゲストに関する情報は、ゲストの顔画像や声紋情報等の生体情報であってもよい。この場合、反応部２１Ｃは、ゲストの生体認証を行って、ゲストに外部機器８０によるサービスを受ける権限を与えるようにする。生体認証とは、生体情報に基づく認証を意味する。照合される生体情報は、例えば、ゲストの初めての来訪時に、受付端末３又はこれに接続されている機器を介して取得され、ゲストＤＢ６１内に登録されるようにしてもよいし、ホストがホスト端末４を介してゲストＤＢ６１内に予め登録しておいてもよい。
【００９３】
これに限定されないが、リーダ８１ａ，８１ｂ，８１ｃ，・・・は、ＱＲコード（登録商標）や生体情報を読み取り可能なタブレットコンピュータとして実現することができる。以下、外部機器８０のいくつかの例を説明する。
【００９４】
＜４−７−１＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、施設内に設置されているゲート機器又はドア８０ａと連携させることができる。この場合、ゲストに関する情報をゲート機器又はドア８０ａのリーダ８１ａに読み取らせることにより、これをゲート機器又はドア８０ａを開くための通行証として使用することができる。
【００９５】
＜４−７−２＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、施設内に設置されているドリンク等の自動販売機８０ｂと連携させることができる。この場合、ゲストに関する情報を自動販売機８０ｂのリーダ８１ｂに読み取らせることにより、ゲストが自動販売機８０ｂを所定の態様で使用できるようにすることができる。例えば、ゲストが、自動販売機８０ｂ内の商品を容易に（典型的には、無料で）取得できるようにすることができる。
【００９６】
＜４−７−３＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、施設内に設置されているエレベータ８０ｃと連携させることができる。この場合、ゲストに関する情報をリーダ８１ｃに読み取らせることにより、これをエレベータ８０ｃを使用するための通行証として使用することができる。リーダ８１ｃは、エレベータ８０ｃの乗り場及び／又はエレベータ８０ｃのかご内に設置することができる。ここで言うエレベータ８０ｃの使用には、エレベータを呼ぶこと、エレベータをホストが予めホスト端末４を介して許可した階で停止させること、エレベータをゲストが指定する所望の階に停止させること等が含まれる。
【００９７】
＜４−８＞
反応部２１Ｃは、認証が成功したゲストに対し、ゲストに関連するＢＧＭ（バックグラウンドミュージック）を出力するようにしてもよい。このとき、ゲストに応じたＢＧＭは、ゲストＤＢ６１内の情報を参照して決定することができる。例えば、ゲストＤＢ６１内に、ゲストの好きな音楽を特定する情報（曲名、演者、作曲者、作詞者等）を嗜好情報として登録しておき、この情報に当てはまる音楽を選択してもよい。あるいは、ゲストの性別及び年齢等の個人情報を登録しておき、これらの個人情報と関連の強い音楽を自動的に選択してもよい。また、予め音楽を特定する情報と企業とを対応付けて記憶部２２内に登録しておき、認証が成功したゲストの所属組織の情報をキーに記憶部２２内を参照して、音楽を選択してもよい。
【００９８】
ＢＧＭは、受付においてゲストの認証が成功した直後に、受付端末３のスピーカ３６、又は受付エリアに設置されるスピーカ１２（図１３参照）から出力されるようにしてもよい。あるいは、ＢＧＭは、ゲストの通されるルームに設置されているスピーカ１３（図１３参照）から出力されるようにしてもよい。後者の場合、ＢＧＭを流すタイミングは、例えば、ルーム端末５を介して手動で指定することもできる。あるいは、ホストが、予めアポイントメント管理情報として、ミーティングに使用するルームのＩＤ及びミーティングの予定時刻を予め登録しておき、ミーティングの開始時刻に達したときに、ＢＧＭが自動的に流れ出すようにしてもよい。変形例４−３又は４−４のように、来客対応ＲＰＡシステム１が外部のスケジューラプログラム又は会議室管理プログラムが導入されている機器に接続されている場合には、ミーティングに使用するルームのＩＤ及びミーティングの予定時刻を、これらのプログラムが管理している情報から取得することができる。
【００９９】
＜４−９＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、ギフト販売会社等により運営される外部のギフト販売プログラムが導入されている機器（典型的には、管理サーバである）と連携させることができる。この場合、ホストはゲストに対し、タイムリーにゲストが喜ぶギフトを提供することができる。例えば、サーバ２は、ホスト端末４の表示部４１上に表示されるギフト注文画面を介して、ホストからゲストのためのギフトの注文依頼の入力を受け付け、これが入力された場合に、外部のギフト販売プログラムで動作する機器にギフトの注文依頼を送信する。ギフトの注文依頼は、ゲストが帰るときに渡すことができるようホスト宛てにギフトが送られてくる依頼とすることもできるし、あるいは、お歳暮、お中元などの季節にゲストにギフトを直送する依頼とすることもできる。このとき、サーバ２は、ゲストＤＢ６１内に記憶されているゲストの嗜好情報に基づいてゲストにあったギフトを選定し、これをギフト注文画面に表示させ、ホストによるギフトの選定を助けることができる。
【０１００】
＜４−１０＞
アポイントメントの登録からサンクスメッセージの送信までの一連のステータス情報を、ホストがホスト端末４等を介してモニタリングできるようにしてもよい。ここでいうステータス情報とは、例えば、何名のゲスト／ホストが施設内にいるか、各ゲスト／ホストがどのフェーズにいるか、会議室や応接室等のルームの利用状況／清掃状況等を表す情報である。
【０１０１】
＜４−１１＞
入館手続き時のゲストとホストとの間のコミュニケーションを補助するために、受付端末３及びホスト端末４に通話機能を加えてもよい。このとき、受付端末３及びホスト端末４にインストールされている外部の通話アプリケーションプログラムの機能が利用されてもよい。
【０１０２】
また、図１４に示すように、受付端末３を外付けの内線電話機１０に接続してもよい。そして、ゲストの認証が成功すると、反応部２１Ｃが、ホストに対応する内線番号が割り振られた電話機１１に接続するように、内線電話機１０を制御してもよい。これにより、ゲストは、ホストと内線電話で通話することができる。なお、ホストに対応する内線番号は、予めホストＤＢ６０内にホストＩＤと内線番号とを対応付けて記憶しておき、反応部２１Ｃがこれを参照することで、特定することができる。
【０１０３】
＜４−１２＞
来客対応ＲＰＡシステムによる各種機能は、企業においてのみならず、パーティ等のイベント会場や集合住宅の受付においても利用することができる。
【０１０４】
＜４−１３＞
ゲストの来訪時の認証は、ゲストの顔画像や声紋情報等の生体情報に基づいて行ってもよい。すなわち、来訪管理部２１Ｂが、ゲストの来訪を告げる来訪情報として、生体情報の入力を受け付ける。顔画像であれば、入力部３２に含まれるカメラを介して、声紋情報であれば、入力部３２に含まれるマイクを介して入力される。そして、来訪管理部２１Ｂは、こうして取得された生体情報を、ゲストＤＢ６１内に予め登録されているゲストの生体情報と照合し、ゲストの認証を行う。照合される生体情報は、例えば、ゲストの初めての来訪時に、受付端末３又はこれに接続されている機器を介して取得され、ゲストＤＢ６１内に登録されるようにしてもよいし、ホストがホスト端末４を介してゲストＤＢ６１内に予め登録しておいてもよい。
【０１０５】
＜４−１４＞
アポイントメント管理部２１Ａは、ゲストの来訪前に、ゲストからゲスト端末６を介してナビゲートの要求を受け付け、同要求を受け付けた場合に、ゲストに対しゲスト端末６を介して施設までのナビゲートを行ってもよい。例えば、ゲストは、ゲスト端末６からアポイントメント管理部２１Ａに対し、ナビゲートの要求とともに、事前に受信しているアポイントメントの詳細情報に含まれる情報を認証情報として送信する。アポイントメント管理部２１Ａは、受信した認証情報に基づいて、ゲストの認証を行う。アポイントメント管理部２１Ａは、ゲストの認証に成功した場合に、ゲストからの要求に応じて、ゲストに対するナビゲートを開始する。ナビゲートは、例えば、ゲストが施設まで到達するための最短ルートや、施設への到達予定時刻等を計算し、計算した情報をゲスト端末６に送信することにより行う。最短ルート及び到着予定時刻は、ゲストの現在位置に基づいて計算することができる。ゲストの現在位置の情報は、ゲストがゲスト端末６に入力してアポイントメント管理部２１Ａに送信してもよいし、ゲスト端末６に搭載される位置計測システムにより計測された位置情報がアポイントメント管理部２１Ａに送信されてもよい。
【０１０６】
＜４−１５＞
来客対応ＲＰＡシステム１は、社員の入退館を管理するシステム（入退館管理システム）と連携させることができる。この場合、図１２に示すように、変形例４−７のリーダ８１や、ルーム端末５、受付端末３等に、社員の識別情報（以下、社員ＩＤ）を読み取るリーダ８２を接続してもよい。あるいは、リーダ８１やルーム端末５、受付端末３等が、社員ＩＤを読み取るリーダ８２の機能を兼ね備えていてもよい。なお、社員ＩＤは、社員の生体情報とすることができる。
【０１０７】
タブレットコンピュータ等で実現されるリーダ８１やルーム端末５、受付端末３等に接続されるリーダ８２は、例えば、ＩＣカードを読み取り可能なＩＣカードリーダとして実現することができる。この場合、ＩＣカードリーダ８２に社員証となる社員ＩＤが記憶されたＩＣカードをかざすことにより、社員の認証が行われる。
【０１０８】
リーダ８１又はこれに接続されるリーダ８２により読み取られた社員ＩＤに基づいて、社員が認証された場合には、社員が外部機器８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，・・・を使用できるようにしてもよい。以上の構成によれば、入退館管理システムは、特定のゲート機器又はドア８０ａの使用状況に基づいて、特定の社員の特定のエリアへの入退館を管理することができる。また、入退館管理システムは、特定のルーム端末５の使用状況に基づいて、特定の社員の特定のルームへの入退館を管理することができる。また、入退館管理システムは、受付端末３での社員ＩＤの読み取り履歴に基づいて、特定の社員の施設への入退館を管理することができる。
【符号の説明】
【０１０９】
１      来客対応ＲＰＡシステム
２      サーバ（来客対応ＲＰＡシステム）
２１Ａ  アポイントメント管理部
２１Ｂ  来訪管理部
２１Ｃ  反応部
２１Ｄ  時間管理部
２１Ｅ  議事録作成部
２１Ｆ  返礼部
２１Ｇ  ホスト管理部
２２    記憶部
３      受付端末（ゲストインターフェース機器）
３１    表示部（ゲスト出力部）
３２    入力部（ゲスト入力部）
３６    スピーカ（ゲスト出力部）
４      ホスト端末（ホストインターフェース機器、ルームインターフェース機器）
４１    表示部（ホスト出力部、ルーム出力部）
４２    入力部（ホスト入力部、ルーム入力部）
４６    スピーカ（ホスト出力部、ルーム出力部）
５      ルーム端末（ルームインターフェース機器）
５１    表示部（ルーム出力部）
５２    入力部（ルーム入力部）
５６    スピーカ（ルーム出力部）
６０    ホストデータベース
６１    ゲストデータベース
６２    アポイントメントデータベース
Ｗ１    ウェルカム画面（ウェルカムメッセージ）
Ｗ２    来訪通知
Ｗ３    応答入力画面
Ｗ４    応答画面（応答メッセージ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【国際調査報告】
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