(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信相手をグループ化して階層的に管理するために必要な個々の通信相手の宛先を含むグループメンバの情報と各グループ間の階層関係に関する情報とがグループ毎に登録されており、任意のグループが指定された場合に、指定されたグループに含まれる全てのグループメンバの宛先を同報通信の宛先として自動的に選択する通信データ管理手段と、
同報通信が発信または受信された際に、発信または受信された同報通信の題名及び全通信相手の宛先を読み出し、読み出した題名をグループ名とし、読み出した全通信相手の宛先をグループメンバとして含むグループを作成する手段と、
前記作成されたグループを前記通信データ管理手段に登録すると共に、前記通信データ管理手段に管理されている各グループ間の階層関係に関する情報に基づいて他のグループとの階層関係を表す情報を作成して前記通信データ管理手段に登録する登録手段と
を備えたことを特徴とする通信データ管理装置。
【請求項２】
前記登録手段は、前記通信データ管理手段に登録されている情報に基づいて、登録済の第一のグループを構成するメンバに新規に作成されるべき第二のグループを構成するメンバが含まれる場合は、前記第一のグループを構成するメンバから前記第二のグループを構成するメンバを削除し、前記第一のグループの下位階層のグループとして前記第二のグループを新規に作成すべくなしてあることを特徴とする請求項１に記載の通信データ管理装置。
【請求項３】
前記登録手段は、前記通信データ管理手段に登録されている情報に基づいて、新規に作成されるべき第三のグループを構成するメンバが登録済の第四のグループを構成するメンバを含む場合は、前記第三のグループと同一階層に前記第四のグループを新規に作成し、前記第四のグループから前記第三のグループを構成するメンバを削除し、前記第三のグループを前記第四のグループの下位階層に移動すべくなしてあることを特徴とする請求項１記載の通信データ管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は人と人とのコミュニケーションを同報通信が可能なメディアを使用して行なう通信データ管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
人は常に自身が所属する部署または仕事の内容等によって分類されるグループの一員として仕事をしている。そのような状況下において他の人とコミュニケーションを行なう場合、個々の通信相手の情報を管理するのみならず、人と人との関係をも含めて通信に使用する情報を管理する必要がある。
【０００３】
ところで従来の通信データ管理装置では、通信データ管理装置に対して、登録メニューまたは登録コマンドを使用してユーザがデータの登録を手入力で行なったり、また組織変更時には共通データを参照してデータの変更を行なったりする必要があった。ところが、このようなデータの登録，変更方法では、ユーザが意識的にデータ入力またはデータの入れ換えを行なうことのみが可能であり、またユーザが自身で手入力する他なかった。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従って、従来の通信データ管理装置では、データ登録，データ変更を行なうにはかなりの時間が必要であり、入力ミスの可能性も高くなるという問題を生じており、ユーザにとっては決して使い勝手がよいとは言えなかった。更に、階層構造を有するデータを意味のあるカテゴリでグルーピングしても、時間の経過と共にそのカテゴリが変化するため、ユーザ自身の立場及びその周囲の状況に応じてユーザがグルーピングを自身の手で常時行なう必要があるという問題もある。
【０００５】
本発明はこのような事情に鑑みてなされたものであり、同報通信の発生をトリガとして、即ち同報通信を発信した場合、または受信した場合に、システムが自動的に通信データの登録，変更を行なうようにして、以降の同一の宛先への通信に際しては宛先の検索及び指定時間が短縮され、且つ正確な通信が行なえる通信データ管理装置の提供を目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
図１は本発明の通信データ管理装置の原理説明図である。なお、図１において「○」は本発明の通信データ管理装置を使用するユーザが通信相手として登録してあるグループまたは個人を示している。
【０００７】
図１において、参照符号１は個々の同報メールの発信・受信の際に使用されたデータ、即ち通信情報を示しており、その同報メールに関する通信情報、即ち通信の題名と宛先（同報メンバリスト）とが、参照符号１００  にて示されているようにリスト構造で含まれる。
【０００８】
参照符号２は同報通信が可能なメディアでの通信、たとえばコンピュータ相互間で通信される電子メール等に必要な情報を人単位で蓄積する通信データ管理手段としての通信データ管理モジュールを示している。この通信データ管理モジュール２には、参照符号２００  にて示されているような階層構造でデータが登録されている。
【０００９】
通信が行なわれる都度、通信データ管理モジュール２には通信情報１が通知される。通信データ管理モジュール２は通信情報１に含まれる通信の題名及び同報メンバのリストの情報を用いて、題名からグループ名を作成し、同報メンバのリストからこのグループのメンバを登録した図１に参照符号３００  にて示されているような新たなデータを通信データ管理モジュール２に登録する。図２はその手順を示すフローチャートであり、図３は既存のグループメンバの内の一部のメンバを新しいグループメンバとして登録する際の手順を示す説明図であり、図４は既存のグループメンバに新しいメンバを追加して新しいグループメンバとして登録する際の手順を示す説明図である。
【００１０】
まず、同報通信による発信または受信が行なわれると  （ステップＳ１）  、通信情報１の読み込みが行なわれる  （ステップＳ２）  。この結果、同報通信の宛先となっている同報メンバをグループメンバとして有する新たなグループが作成され  （ステップＳ３）  、そのグループメンバ個々が通信データ管理モジュール２に既に登録されているか否かがチェックされる  （ステップＳ４）  。
【００１１】
たとえば、図３（ａ）  に示されているように、通信相手Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆをグループメンバ（ＩＩ）とするグループ１のデータ構造は図３（ｂ）  に示されているようなグループ１の下位階層に通信相手Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆが階層化された階層構造になっている。このような状態において、図３（ｃ）  に示されているような、グループ１のグループメンバの一部である通信相手Ａ，Ｂ，Ｃをグループメンバ（Ｉ）  とする新たなグループＸを作成し、図３（ｄ）  に示されているような、グループ１の下位に、通信相手Ａ，Ｂ，Ｃをグループメンバ（Ｉ）  とするグループＸと通信相手Ｄ，Ｅ，Ｆとを同一階層として配列した階層構造のデータを新たに作成することが第一の場合として考えられる。
【００１２】
またたとえば、図４（ａ）  に示されているように、通信相手ａ，ｂ，ｃをグループメンバ（ＩＶ）とするグループＹのデータ構造は図４（ｂ）  に示されているようなグループＹの下位階層に通信相手ａ，ｂ，ｃが階層化された階層構造になっている。このような状態において、図４（ｃ）  に示されているような、グループＹのグループメンバである通信相手ａ，ｂ，ｃをも含む通信相手ａ，ｂ，ｃ，ｄ，ｅ，ｆをグループメンバ（ＩＩＩ）  とする新たなグループ２を作成し、図３（ｄ）  に示されているような、グループ２の下位に、通信相手ａ，ｂ，ｃをグループメンバとするグループＹと通信相手ｄ，ｅ，ｆとを同一階層として配列した階層構造のデータを新たに作成することが第二の場合として考えられる。
【００１３】
グループメンバが通信データ管理モジュール２に既に登録されている場合  （ステップＳ５で”ＹＥＳ”）、たとえば図３（ｃ）  に示されているグループＸのグループメンバ（Ｉ）  が図３（ａ）  に示されているグループ１のグループメンバ（ＩＩ）に含まれるような場合、ユーザが新しいデータの登録を選択すると  （ステップＳ６，  Ｓ７）  、グループ１のグループメンバ（ＩＩ）の内のＡ，Ｂ，Ｃが新しく作成されたグループＸのグループメンバ（Ｉ）  として登録され  （ステップＳ８）、図３（ｄ）  に示されているような階層構造のデータが新たに作成され、保存される  （ステップＳ１２）。このような処理は前述の第一の場合に該当する。
【００１４】
グループメンバが通信データ管理モジュール２に登録されていない場合  （ステップＳ５で”ＮＯ”）  、たとえば図４（ａ）  に示されているグループＹが登録されておらず、図４（ｃ）  に示されているグループ２のグループメンバの内のｄ，ｅ，ｆが登録されているような場合、グループＹの他のグループに対する関係が入力されると  （ステップＳ９，  Ｓ１０）、グループ２のグループメンバｄ，ｅ，ｆと同一の階層にグループＹが登録され  （ステップＳ１１）、図４（ｄ）  に示されているような階層構造のデータが新たに作成され、保存される  （ステップＳ１２）。このような処理は前述の第二の場合に該当する。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。図５は本発明に係る通信データ管理装置を含むシステム構成例を示す模式図、図６は本発明に係る通信データ管理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【００１６】
図５において、参照符号１０は実質的に本発明の通信データ管理装置として機能するパーソナルコンピュータの本体（以下、パソコン本体と言う）  を示しており、ディスプレイ１３及びキーボード１２が外部に接続されている。また、パソコン本体１０は直接的には  ＬＡＮ回線２０に接続されており、この  ＬＡＮ回線２０がたとえば電話機またはファクシミリ装置等の通信デバイス２１を介して交換機２２に接続され、この交換機２２が電話回線２３に接続されている。
【００１７】
図６には上述のキーボード１２及びディスプレイ１３と共にパソコン本体１０に内蔵されている構成要素が示されている。即ち、参照符号１１は  ＣＰＵを示しており、本発明の通信データ管理装置の制御手段として機能する。参照符号１４はハードディスクユニットを、参照符号１５はメモリをそれぞれ示しており、いずれも記憶手段として機能する。なお、ハードディスクユニット１４には通信データ管理モジュール２が常駐している。参照符号１６はパソコン本体１０と  ＬＡＮ回線２０とを接続するインタフェイスとして機能する  ＬＡＮカードを示している。
【００１８】
このような構成の本発明の通信データ管理装置による通信データ管理の実際について説明する。まず、最初に、同報メールをユーザが発信する場合について図７乃至図１１に示されているディスプレイ１３の表示画面の模式図及び前述の図２のフローチャートを参照して説明する。
【００１９】
いまたとえば、図７に示されているように、ユーザが使用している通信データ管理モジュール２に「社内通信管理」とタイトルされたデータが既に蓄積されていてディスプレイ１３に表示されているとする。このデータは具体的には以下のようなデータ構造を有している。「社内通信管理」というタイトルで、大きくは「第一開発部」と「第二開発部」と「管理部」とが同一階層にグループ化されている。「第一開発部」にはその下位階層として、「管理職」と「部員」と「外注」とが同一階層にグループ化されいる。「第二開発部」にはその下位階層として、「管理職」と「部員」とが同一階層にグループ化されており、「管理部」にはその下位階層として、「人事課」と「経理課」と「購買課」とが同一階層にグループ化されている。そして、図７には示されていないが、図７に示されている最下位階層の各グループにはそれぞれに属する個人のデータが登録されている。
【００２０】
この状態で、ユーザがたとえば「第一開発部」の「部員」をキーボード１２の操作等により指示すると、図８に示されているように、「第一開発部」の「部員」としてグループ化されている個人名「Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆ」がディスプレイ１３に表示される。
【００２１】
このようなデータが通信データ管理モジュール２に既に登録されてハードディスクユニット１４に記憶されている状態において、ユーザが図９に示されているような同報メールをパソコン本体１０上で作成して  ＬＡＮ回線２０を通じて発信したとする。この同報メールの内容は具体的には、題名は「Ｘ開発」であり、宛先は「Ａ，Ｂ，Ｃ」の各個人であり、内容は「○月○○日会議開催に同意します。」というものである。ユーザがこのような同報メールを発信する場合、その宛先は通常は通信データ管理モジュール２に既に登録されているか、登録されていない場合にも同報メールの発信に先立ってユーザにより登録される。従って、ユーザが自身のパソコン本体１０で作成して発信した同報メールの宛先の同報メンバは原則として全て通信データ管理モジュール２に登録されている。
【００２２】
このような同報メールをパソコン本体１０で作成した場合、通信データ管理モジュール２内には新たなデータが蓄積される。以下、その手順について図２のフローチャートを参照して具体的に説明する。
【００２３】
上述の同報メールがパソコン本体10で作成されて発信された場合 (ステップS1) 、この同報メールのデータはメモリ15に一旦格納される。そこで、CPU 11はまずメモリ15に格納されている同報メールのデータから通信情報１、即ち同報メールの題名と宛先（同報メンバのリスト）とを読み込む (ステップS2) 。次にCPU 11は、通信情報１に含まれている同報メンバをグループメンバとして含むグループを作成する (ステップS3) 。この際のグループ名は同報メールの題名（Ｘ開発）がそのまま使用され、グループメンバは「Ａ，Ｂ，Ｃ」である。
【００２４】
次に、ＣＰＵ  １１はグループ「Ｘ開発」のグループメンバ「Ａ，Ｂ，Ｃ」のそれぞれが通信データ管理モジュール２に既に登録されているか否かをチェックする  （ステップＳ４）  。この例ではグループメンバ「Ａ，Ｂ，Ｃ」は既に通信データ管理モジュール２に登録されているので  （ステップＳ５で”ＹＥＳ”）、ＣＰＵ  １１は既存のデータと新しいデータ、即ち通信データ管理モジュール２に既に登録されているデータと今回新たに作成されたグループメンバ「Ａ，Ｂ，Ｃ」で構成されるグループ「Ｘ開発」のデータとのいずれを通信データ管理モジュール２に登録するかをユーザに問い合わせる  （ステップＳ６）  。
【００２５】
ユーザはディスプレイ１３に表示される問い合わせに対して選択を行ない、たとえばキーボード１２を操作して指示を与える  （ステップＳ７）  。このユーザの選択指示が既存のデータの登録である場合、通信データ管理モジュール２に既存のデータがそのまま再登録され  （ステップＳ８）  、通信データ管理モジュール２のデータがハードディスクユニット１４に保存される  （ステップＳ１２）。
【００２６】
一方、ステップＳ７の処理におけるユーザの選択指示が新たなデータの登録である場合、今回新たに作成されたグループメンバ「Ａ，Ｂ，Ｃ」で構成されるグループ「Ｘ開発」のデータが通信データ管理モジュール２に登録され  （ステップＳ１１）、通信データ管理モジュール２のデータがハードディスクユニット１４に保存される  （ステップＳ１２）。
【００２７】
以上のような処理が行なわれることにより、図１０に示されているようなデータが通信データ管理モジュール２に登録される。この例では、今回新たに作成されたグループメンバ「Ａ，Ｂ，Ｃ」で構成されるグループ「Ｘ開発」のデータが登録された場合である。具体的には、グループ「Ｘ開発」が新たに「第一開発部」の下位階層の部員と同一階層に配列されている。そして、この状態で、ユーザが「第一開発部」の「部員」をキーボード１２の操作等により指示すると、図１１に示されているように、「第一開発部」の部員であった個人「Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆ」の内の図９に示されている同報メールの宛先である三人の個人「Ａ，Ｂ，Ｃ」をグループメンバとするグループ「Ｘ開発」が新たに「第一開発部」の下位階層に他の部員「Ｄ，Ｅ，Ｆ」と同一階層に配列された状態が表示される。
【００２８】
次に、同報メールを受信した場合について図１２乃至図１５に示されているディスプレイ１３の表示画面の模式図及び前述の図２のフローチャートを参照して説明する。
【００２９】
上述の同報メールの発信の際の処理においては、「Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆ」の６人で構成される「第一開発部の部員」の内の「Ａ，Ｂ，Ｃ」の３人が新たに「Ｘ開発」グループとして登録された場合について説明したが、同報メールを受信した場合には、その宛先の同報メンバが通信データ管理モジュール２に登録されていない可能性もある。以下では同一グループに新たに追加登録する場合について説明する。
【００３０】
たとえば、ユーザのパソコン本体１０が図１２に示されているような同報メールを受信した場合について考える。この同報メールの内容は具体的には、題名は「Ｙ開発」であり、宛先は「ａ，ｂ，ｃ」の各個人であり、内容は「○月○○日会議開催、決定しました。」というものである。なお、この「Ｙ開発」は「第二開発部」に含まれるものとする。
【００３１】
ところで、ユーザの通信データ管理モジュール２にはたとえば図１３に示されているように、「第二開発部の部員」としては「ｄ，ｅ，ｆ」の３人が既に登録されているとする。
【００３２】
上述のような同報メールをパソコン本体１０が受信した場合、通信データ管理モジュール２内には新たなデータが蓄積される。以下、その手順について図２のフローチャートを参照して具体的に説明する。
【００３３】
上述の同報メールをパソコン本体１０が受信した場合  （ステップＳ１）  、この同報メールのデータはメモリ１５に一旦格納される。そこで、ＣＰＵ  １１はまずメモリ１５に格納されている同報メールのデータから通信情報１、即ち同報メールの題名と宛先（同報メンバのリスト）とを読み込む  （ステップＳ２）  。次にＣＰＵ  １１は、通信情報１に含まれている同報メンバをグループメンバとして含むグループを作成する。この際のグループ名は同報メールの題名（Ｙ開発）がそのまま使用され、グループメンバは「ａ，ｂ，ｃ」である。
【００３４】
次に、ＣＰＵ  １１はグループ「Ｙ開発」のグループメンバ「ａ，ｂ，ｃ」のそれぞれが通信データ管理モジュール２に既に登録されているか否かをチェックする  （ステップＳ４）  。この例では、グループメンバ「ａ，ｂ，ｃ」は通信データ管理モジュール２に登録されていないので  （ステップＳ５で”ＮＯ”）  、今回新たに作成されたグループメンバ「ａ，ｂ，ｃ」で構成されるグループ「Ｙ開発」のデータが、図１４に示されているように、「受信メール」として「第一開発部」，「第二開発部」，「管理部」と同一の階層のグループとして一旦登録される  （ステップＳ９）  。
【００３５】
この後、新しいグループの他のグループとの関係をユーザがキーボード１２の操作等により入力すると  （ステップＳ１０）、それに従ってＣＰＵ  １１は自動的にグループ及びグループメンバの他のグループ及び個人との関係付けを行なって新しいデータを通信データ管理モジュール２に登録し  （ステップＳ１１）、通信データ管理モジュール２のデータがハードディスクユニット１４に保存される  （ステップＳ１２）。
【００３６】
たとえば、図１４に示されている状態において「受信メール」をユーザが指示すると、図１５に示されているように「Ｙ開発」のグループに「ａ，ｂ，ｃ」の各人がグループメンバとして登録されていることが表示される。この状態においてユーザが「Ｙ開発」がたとえば「第二開発部」の部員で構成されていることを入力すると、図１６に示されているように、「第二開発部の部員」の下位階層として「Ｙ開発」と「ｄ，ｅ，ｆ」の個人とが登録され、更に「Ｙ開発」には「ａ，ｂ，ｃ」の個人がグループメンバとして登録される。
【００３７】
【発明の効果】
以上に詳述したように本発明に係る通信データ管理装置によれば、同報通信の発生をトリガとして、即ち同報通信を発信した場合、または受信した場合に、システムが自動的に通信データの登録，変更を行なうように構成されているため、以降の同一の宛先への通信に際しては宛先の検索及び指定時間が短縮され、且つ正確な通信が行なえる。従って、ユーザにとって使い勝手がよく、ユーザがグルーピングを自身の手で常時行なう必要もなくなる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の通信データ管理装置の原理説明図である。
【図２】本発明の通信データ管理装置による処理手順手順を示すフローチャートである。
【図３】既存のグループメンバの内の一部のメンバを新しいグループメンバとして登録する際の手順を示す説明図である。
【図４】既存のグループメンバに新しいメンバを追加して新しいグループメンバとして登録する際の手順を示す説明図である。
【図５】本発明に係る通信データ管理装置を含むシステム構成例を示す模式図である。
【図６】本発明に係る通信データ管理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図７】ディスプレイの表示画面を示す模式図である。
【図８】ディスプレイの表示画面を示す模式図である。
【図９】ディスプレイの表示画面を示す模式図である。
【図１０】ディスプレイの表示画面を示す模式図である。
【図１１】ディスプレイの表示画面を示す模式図である。
【図１２】ディスプレイの表示画面を示す模式図である。
【図１３】ディスプレイの表示画面を示す模式図である。
【図１４】ディスプレイの表示画面を示す模式図である。
【図１５】ディスプレイの表示画面を示す模式図である。
【図１６】ディスプレイの表示画面を示す模式図である。
【符号の説明】
１    通信情報
２    通信データ管理モジュール
１１    ＣＰＵ
１３    ディスプレイ
１４    ハードディスクユニット
１００    通信情報のデータ構造
２００    通信データ管理モジュールのデータ構造
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
0003543185.tif 000013
【図１３】
0003543185.tif 000014
【図１４】
0003543185.tif 000015
【図１５】
0003543185.tif 000016
【図１６】
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