(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
該当するファイル手段に記憶された文書を検索する文書検索装置において、
文書を記憶するファイル手段と、
出力すべき文書を特定する画像データ及び当該文書が記憶されたファイル手段を特定する画像データを含む検索シートを読み込む手段と、
前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段であるかを判断する手段と、
前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて判断した結果、該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段である場合に、当該自装置のファイル手段から前記読み込まれた検索シートの文書を特定する画像データに基づいて該当する文書を検索するファイル管理手段と、
前記読み込まれた検索シートの文書を特定する画像データに基づいてファイル手段から検索した検索結果を出力する手段と、
前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて判断した結果、該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段でない場合に、該当するファイル手段を管理する他の装置のファイル管理手段へ前記読み込まれた検索シートの画像データを転送する手段と、
を備えたことを特徴とする文書検索装置。
【請求項２】
ファイル手段に記憶されている文書を特定する画像データ及び当該ファイル手段を特定する画像データを含む検索シートを出力する手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書検索装置。
【請求項３】
該当するファイル手段に記憶された文書を検索する文書検索方法において、
読込み手段により、出力すべき文書を特定する画像データ及び当該文書が記憶されたファイル手段を特定する画像データを含む検索シートを読み込み、
判断手段により、前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段であるかを判断し、
前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて判断した結果、該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段である場合に、検索手段により、当該自装置のファイル手段から前記読み込まれた検索シートの文書を特定する画像データに基づいて該当する文書を検索し、
出力手段により、前記読み込まれた検索シートの文書を特定する画像データに基づいてファイル手段から検索した検索結果を出力する一方、
前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて判断した結果、該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段でない場合に、転送手段により、該当するファイル手段を管理する他の装置へ前記読み込まれた検索シートの画像データを転送することを特徴とする文書検索方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、ファイル手段に記憶された文書を検索する文書検索装置や文書検索方法に関し、特に、文書及びファイル装置を特定する画像データに基づいて文書検索を行う文書検索装置や文書検索方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、コピー機能やファクシミリ機能を持つＯＡ（オフィースオートメーション）事務機器には、与えられた文書をスキャナーで読み取り、読み取った画像データを印刷出力するための装置が組み込まれている。これらのＯＡ事務機器では読み取った画像データを自装置で印刷出力するか、あるいは電話回線等を利用して遠隔地に設置されている他の装置に送信して印刷出力するといった処理が行われている。
一方、読み取った画像データを印刷出力するのではなく、装置が具備しているファイル装置に保管することも行われている。近年では、前記したコピー機能やファクシミリ機能とこのようなファイル機能とを装備した所謂マルチファンクション事務機器が提供されてきている。
【０００３】
コピーやファクシミリといったＯＡ事務機器にファイル機能を装備する場合、最も困難なのは保管した文書を利用する際の検索方法である。これを解決するために、文書を特定する検索シートを文書保管時に印刷出力しておき、保管した文書を検索する時にこの検索シートをＯＡ事務機器の読み取り装置によって読み取り、この検索シートに基づいて検索した文書を印刷出力する技術が提案されている。
例えば、特開平４ー３２５７号公報や特開平４ー１５７５４号公報には、文書を記憶手段に記憶する際に、登録した文書を抄録化するとともにこの抄録に記憶手段の文書格納位置情報等の制御情報を付加して印刷出力させ、検索時には、抄録をスキャナで読み取ってその制御情報から記憶手段に記憶した文書を検索して印刷出力する文書検索装置が開示されている。
この文書検索装置は、文書を記憶する記憶手段、文書を検索する検索手段、検索した文書を印刷する出力手段等を自らの装置に備え、自装置の範囲内だけで文書の登録検索処理を行う所謂スタンドアローン形式のものである。
【０００４】
近年、記憶領域の拡大、ユーザの使い勝手の向上等を図るため、スタンドアローン形式のものから、幾つかの文書検索装置あるいは文書検索装置と文書記憶装置とをネットワーク等で接続した形式への展開が進められている。
ここで、このようなネットワーク形式においては、文書検索のための検索シートを読み取る装置と検索したい文書を保管している装置とが別々であることもある。このため、ネットワークを介して接続されている互いの装置を検索シートで指定して検索処理を行わせる必要があり、このような検索を実現する技術として特開平６ー４６２４４号公報に開示された方法が知られている。
この方法においては、フォームと称する検索シートに検索した文書の送信先情報を含めておき、検索シートに基づいて検索した文書を指定された送信先の装置へネットワークを介して送信するようにしている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記のようなネットワーク形式においてはユーザ自身がネットワークの接続形態をよく理解していないと、所望の文書を検索することができないという根本的な問題がある。すなわち、ユーザは所望の文書を保管している文書記憶装置がネットワーク上の何処に存在しているかを予め知り、その装置へ検索シートを送信する必要があり、例えば、文書記憶装置の増設や配置換え等があった場合においても常にネットワークの接続形態を理解しておかなければならない。この問題は、特にファクシミリ装置等のように送受信される情報をユーザに表示する画面を持たないＯＡ事務機器においては、ユーザがネットワークの接続形態についての情報を操作に際して容易に得ることが困難であることから、深刻な問題といえる。
なお、分散型データベースをネットワーク上に展開することで上記の問題の解決を試みる方法もあるが、ネットワーク形式の文書検索装置を簡便に利用するためには、この方法では管理における負担が大きく、またコストもかかるという新たな問題を生じてしまう。
【０００６】
本発明は上記従来の事情に鑑みなされたもので、請求項１に記載した文書検索装置あるいは請求項３に記載した文書検索方法は、幾つかの文書検索装置あるいは文書検索装置と文書記憶装置とをネットワーク等で接続したシステム形式において、検索シートに文書を特定する画像データとともに文書を記憶するファイル手段を特定する画像データも含ませることで、ネットワークの接続形態の理解をユーザに強いることなく、ネットワーク形式の文書検索装置の簡便な利用を実現することを目的とする。
また、請求項２に記載した文書検索装置は、上記目的に加え、文書検索に用いる検索シートの作成を行い、保存した文書の管理の容易化も実現することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
まず、一例に係る文書検索装置は、該当するファイル手段に記憶された文書を検索する文書検索装置において、出力すべき文書を特定する画像データ及び当該文書が記憶されたファイル手段を特定する画像データを含む検索シートを読み込む手段と、前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて該当するファイル手段を管理するファイル管理手段へ前記読み込まれた検索シートの画像データを転送する手段と、前記転送先のファイル手段から前記検索シートの出力すべき文書を特定する画像データに基づいて検索した検索結果を受信する手段と、受信した検索結果を出力する手段とを備えたことを特徴とする。
【０００８】
上記の目的を達成するために、請求項１に記載した文書検索装置は、該当するファイル手段に記憶された文書を検索する文書検索装置において、文書を記憶するファイル手段と、出力すべき文書を特定する画像データ及び当該文書が記憶されたファイル手段を特定する画像データを含む検索シートを読み込む手段と、前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段であるかを判断する手段と、前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて判断した結果、該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段である場合に、当該自装置のファイル手段から前記読み込まれた検索シートの文書を特定する画像データに基づいて該当する文書を検索するファイル管理手段と、前記読み込まれた検索シートの文書を特定する画像データに基づいてファイル手段から検索した検索結果を出力する手段と、前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて判断した結果、該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段でない場合に、該当するファイル手段を管理する他の装置のファイル管理手段へ前記読み込まれた検索シートの画像データを転送する手段とを備えたことを特徴とする。
【０００９】
また、請求項２に記載した文書検索装置は、上記の文書検索装置において、ファイル手段に記憶されている文書を特定する画像データ及び当該ファイル手段を特定する画像データを含む検索シートを出力する手段を備えたことを特徴とする。
また、請求項３に記載した文書検索方法は、該当するファイル手段に記憶された文書を検索する文書検索方法において、読込み手段により、出力すべき文書を特定する画像データ及び当該文書が記憶されたファイル手段を特定する画像データを含む検索シートを読み込み、判断手段により、前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段であるかを判断し、前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて判断した結果、該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段である場合に、検索手段により、当該自装置のファイル手段から前記読み込まれた検索シートの文書を特定する画像データに基づいて該当する文書を検索し、出力手段により、前記読み込まれた検索シートの文書を特定する画像データに基づいてファイル手段から検索した検索結果を出力する一方、前記読み込まれた検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて判断した結果、該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段でない場合に、転送手段により、該当するファイル手段を管理する他の装置へ前記読み込まれた検索シートの画像データを転送することを特徴とする。
【００１０】
【作用】
各請求項等に記載した文書検索装置は図１に示すような構成であり、同図中の１が前記一例に係る文書検索装置、２が請求項１に記載した文書検索装置あるいは請求項３に記載した文書検索方法を実現する装置、３が請求項２に記載した文書検索装置に該当する。
文書検索装置１では読込手段５で検索シートを読み込み、この検索シートの画像データを転送手段６からファイル手段７を備えた他の文書検索装置２、３へネットワーク４を介して転送する。そして、検索シートの文書を特定する画像データに基づいて、ファイル管理手段８による管理の下にファイル手段７から該当する文書が検索されると、これをネットワーク４を介して受信手段９から受信して出力手段１０で印刷、画面表示等の形式で出力する。
【００１１】
また、文書検索装置２では読み込んだ検索シートのファイル手段を特定する画像データに基づいて、判断手段１１で該当するファイル手段７が自装置２に備えたものであるかを判断し、自装置のものである場合には、検索シートの文書を特定する画像データに基づいて、ファイル管理手段８でファイル手段７から該当する文書を検索して出力手段１０から出力する。
また、文書検索装置３では、上記の作用に加え、ファイル装置７に記憶した文書に関する検索シートを検索シート出力手段１２から出力し、保管した文書の管理を容易にする。
【００１２】
なお、出力手段１０による文書の出力形式は、自装置において文書を印刷出力する他、文書データをネットワークへ送信出力し、実際の文書の印刷出力はこの文書データを受信した他の装置で行うことも可能である。
また、読込手段５はスキャナ等により直接検索シートを読み込むもののみならず、ネットワーク４を介して送られてきた検索シートの画像データを読み込むものでもよい。
【００１３】
【実施例】
以下、本発明の一実施例を図面を参照して説明する。
本実施例の文書検索装置はファクシミリ機能、ファイル機能等を備えたマルチファンクション装置であり、図２に示すような構成を有している。
すなわち、文書検索装置は、検索シートや登録する文書を光学的に読み取るスキャナ部２１と、ユーザが装置に対して指示を入力し或いは装置からのメッセージ等を表示するタッチパネル式のパネル部２２と、ファクシミリ通信を行うＦＡＸ通信部２３と、パネル部２２等からの指示入力に応じた処理を実行する指示実行部２４と、スキャナ部２１から読み込まれた検索シートから指示アイテムを識別して、所定の判断及びこれに応じた指示実行部２４への指示を行うアイテム認識部２５と、ＦＡＸ通信部２２が受信したファクシミリ文書や保管文書の画像等を用紙に印刷出力するプリンタ部２６と、スキャナ部２１で読み取った文書画像或いはＦＡＸ通信部２３によって受信された文書画像等を保管管理処理するファイル管理部２７と、ファイル管理部２７で処理した文書の画像データを記憶して保管するファイル装置２８と、装置固有の識別子（ＩＤ）を発生するＩＤ発生部２９、を備えている。
本実施例では、図３に示すように、上記構成を有する２つの文書検索装置３１、３２がそれぞれのＦＡＸ通信部２３で電話回線３３を介して接続された形式となっており、これら装置３１、３２の間で文書検索の処理が行われる。
【００１４】
まず、上記構成の文書検索装置で文書を保管し、更に保管した文書の検索シートを出力する場合の動作を説明する。
保管する文書は画像データとしてスキャナ部２１或いはＦＡＸ通信部２３から入力され、パネル部２２の指示に従って指示実行部２４からファイル管理部２７に渡される。ファイル管理部２７は渡された文書の画像データをファイル装置２８に保管すると共に、保管した文書の抄録情報及び当該文書を特定する画像データを含む検索シートを構成し、指示実行部２４に対して検索シートの出力を命じる。この文書を特定する画像データはバーコードの画像データであり、これによってファイル装置２８内に格納された文書が一意に識別される。
【００１５】
指示実行部２４はこの出力命令によって、検索シートを構成する他の構成要素情報（すなわち、当該文書検索装置を特定する画像データ）をアイテム認識部２５に対し要求する。アイテム認識部２５はこの要求に対して、当該文書検索装置装置固有のＩＤを取得するために、ＩＤ発生部２９にＩＤの発行を要求する。ＩＤ発生部２９は発行要求に対し、当該文書検索装置が接続されているネットワークアドレス或いは電話回線番号等から、装置固有のＩＤを発生しアイテム認識部２５に渡す。アイテム認識部２５はＩＤ発生部２９から得られた装置ＩＤを検索シートを特定するためのインデックス情報に重畳し、これら装置ＩＤとインデックス情報とを重畳した情報をバーコード化して検索シートの構成要素情報を成す画像データとして指示実行部２４に送る。
指示実行部２４は、前記のファイル管理部２７より得られた保管文書を特定するバーコード画像データ及び文書抄録情報とともにアイテム認識部２５より得られた装置ＩＤとインデックス情報のバーコード画像コードとを、例えば、プリンタ部２６に送り、印刷指示を行ってファイル装置２８に記録保管した文書に対応する検索シートを印刷出力する。
【００１６】
上記した装置ＩＤと検索シートのインデックス情報との重畳は、例えば図４に示すようなデータ形式で行われる。この例では、データタイプを示すヘッダフィールド４１と、ネットワークアドレスや電話回線番号等といった装置ＩＤのタイプを示すＴｙｐｅフィールド４２と、装置ＩＤと検索シートのインデックス情報とを格納するＲｅａｌＩＤフィールド４３で構成される。
また、印刷出力された検索シート５１は図５に示すような構成であり、保管した文書の抄録情報５２、文書を特定するバーコード５３、装置ＩＤと検索シートのインデックス情報とを重畳したバーコード５４、検索シート５１を位置合わせするためのレジストレーションマーク５５が画像として記述されている。
【００１７】
上記した検索シートの作成処理手順を図６に示すフローチャートを参照して説明する。
指示実行部２４がファイル管理部２７からの出力命令を受け、アイテム認識部２５がこの指示実行部２４からの要求を受けると、アイテム認識部２５は検索シート５１の構成要素の作成を開始する（ステップＳ１）。
アイテム認識部２５はイメージメモリに検索シート構成要素の基本的項目であるレジストレーションマーク５５を配置し（ステップＳ２）、更に、検索シートを特定するためのインデックス情報を生成する（ステップＳ３）。このインデックス情報は、保管する文書を更新する等に応じて検索シート５１の内容を更新した場合に、ここの検索シート５１を識別する情報であり、検索シート５１の更新情報はアイテム認識部２５により管理されている。
【００１８】
次いで、アイテム認識部２５はＩＤ発生部２９に対して文書検索装置固有のＩＤの発行を依頼する（ステップＳ４）。ＩＤ発生部２９は、例えばこの文書検索装置に設定された電話回線番号を求め、このデータに対するデータタイプを示す情報を重畳して文書検索装置固有のＩＤを作成し、アイテム認識部２５に渡す（ステップＳ５）。アイテム認識部２５は受け取った装置固有のＩＤと前記したシート特定のためのインデクッス情報とを重畳し、そのデータをバーコード５４に変換して（ステップＳ６）、レジストレーションマーク５５とともにイメージメモリに配置し（ステップＳ７）、こうして配置した検索シートの構成要素データを指示実行部２４に渡す。
【００１９】
指示実行部２４はアイテム認識部２５から得られた装置ＩＤに関するバーコード画像データと、ファイル管理部２７より得られる文書を特定するバーコードデータ５３及び抄録の画像データ５２とを合成し（ステップＳ８）、イメージメモリに配置する。この結果得られた検索シートの画像データは図５に示した検索シート５１と同等となる。
パネル部２２からの入力で検索シートの印刷が指示されている場合には（ステップＳ９）、指示実行部２４は合成された検索シートの画像データをプリンタ部２６に渡し、図５に示した検索シート５１の印刷出力を行う（ステップＳ１０）。一方、パネル部２２からの入力で検索シートを他の装置へファクシミリ送信する指示がされている場合には（ステップＳ９）、指示実行部２４は検索シートの画像データをＦＡＸ送信部２３に渡し、ＦＡＸ送信部２３でこの画像データをファクシミリ送信用に圧縮してプロトコルに従って送信する（ステップＳ１１）。
【００２０】
次に、上記構成の文書検索装置で検索シート５１を用いて保管された文書を検索する動作を説明する。
まず、パネル部２２の操作により、スキャナ部２１によって検索シート５１を読み取る或いはＦＡＸ通信部２３によって受信すると、読み取った検索シート５１の画像データを指示実行部２４がアイテム認識部２５に送出する。アイテム認識部２５は得られた検索シート５１の画像データを解析して、装置ＩＤと検索シートのインデックス情報とを重畳したバーコード情報（符号情報）５４を抽出し、ＩＤ発生部２９へ送り出す。このバーコード情報５４はＩＤ発生部２９で予め取得してあるシートの特定情報と装置ＩＤと比較される。
【００２１】
比較された結果、装置ＩＤが一致する場合には、アイテム認識部２５が指示実行部２４に対して装置ＩＤが一致したこと、すなわち、検索シート５１に対応する文書が当該文書検索装置のファイル装置２８に保管されていることを通知する。この通知を受けた指示実行部２４は読み取った検索シートの画像データをファイル管理部２７に送出し、ファイル管理部２７が検索シート５１の画像データを解析して、文書を特定するバーコード情報５３を抽出し、このバーコード情報５３によって指定された文書をファイル装置２８より読み出す。そして、パネル部２２からの指示が印刷であれば、読み出した文書をプリンタ部２６によって印刷し、パネル部２２からの指示がファクシミリ送信であれば、ＦＡＸ通信部２３によって読み出した文書の画像データを指定された宛先に送信する。
【００２２】
一方、前記比較の結果、装置ＩＤが一致しない場合には、アイテム認識部２５がバーコード情報５４をＩＤ発生部２９に送り、このバーコード情報５４に重畳されている装置ＩＤの抽出を命じる。ＩＤ発生部２９はバーコード情報５４をフォーマット変換して装置ＩＤを抽出し、この装置ＩＤ（例えば、ネットワークアドレス情報、電話回線番号）をアイテム認識部２５に送る。アイテム認識部２５は、装置ＩＤが一致していないことを、ネットワークアドレス情報、電話回線番号といった文書検索装置を特定する情報と共に指示実行部２４に通知する。指示実行部２４は通知された装置を特定する情報に基づいて、電話回線３３（或いは、ネットワーク）を介して、対応する他の文書検索装置３２へ前記読み取られた検索シート５１の画像データをＦＡＸ通信部２３から転送する。
転送元の文書検索装置３１から転送先の文書検索装置３２へ転送された検索シート５１の画像データは、上記と同様にして、転送先の文書検索装置３２によって解析され、この解析結果の基づいてそのファイル装置から該当する文書が読み出される。この読み出された文書の画像データは文書検索装置３２から電話回線３３を介して転送元の文書検索装置３１へ返送され、指示実行部２４が受信した返送データをパネル部２２の指示に従ってプリンタ部２６により印刷するか、或いはＦＡＸ通信部２３により他の装置へ送信する。
【００２３】
上記した検索シート５１を用いた保管文書の検索処理手順を図７に示すフローチャートを参照して説明する。ここで、文書検索装置３１に電話回線３３を介して接続された文書検索装置３２で検索シート５１を読み取って処理を行う場合を例にとって説明する。
まず、検索シート５１は文書検索装置３２のスキャナ部２１によって読み込まれ（ステップＳ２１）、指示実行部２４によって検索シート５１の画像データがアイテム認識部２５に渡される（ステップＳ２２）。
アイテム認識部２５はレジストレーションマーク５５を用いて検索シートの傾き補正を行い（ステップＳ２３）、バーコード５４を読み取って装置特定に関するＩＤ情報を取得し（ステップＳ２４）、ＩＤ発生部２９に引き渡す。ＩＤ発生部２９はこれをデータタイプと装置ＩＤとに分離し（ステップＳ２５）、予め取得している自装置固有の装置ＩＤと一致するか否かの判断を行い（ステップＳ２６）、その判断結果をアイテム認識部２５へ返す（ステップＳ２７、Ｓ３４）。
【００２４】
アイテム認識部２５はＩＤ発生部２９による判断結果として装置ＩＤが一致する場合には（ステップＳ２７）、バーコード５４から検索シート５１を特定するためのインデックス情報を読み取り、このインデックス情報とともに指示実行部２４に自らの文書検索装置３２内におけるファイル管理部２７での検索可能であることを通知する（ステップＳ２８）。この通知によって、指示実行部２４はファイル管理部２７に文書検索を指示し、ファイル管理部２７はインデックス情報に基づいて検索シート５１を特定し（ステップＳ２９）、上記したようにバーコード５３による情報に基づいてファイル装置２８に記録した文書を検索して（ステップＳ３０）、検索結果を指示実行部２４へ送る。
そして、検索された文書の画像データを受け取った指示実行部２４は、パネル操作部２２からの指示にしたがって、受信した文書データをプリンタ部２６から印刷出力する（ステップＳ３２）或いはＦＡＸ通信部２３から他の装置へファクシミリ送信する（ステップＳ３３）処理を行う。
【００２５】
一方、ＩＤ発生部２９による判断結果として装置ＩＤが一致しない場合には（ステップＳ２７）、文書検索装置３２に入力された検索シート５１は他の文書検索装置３１に保管された文書に対応するものであるため、検索シート５１を転送する処理を行う。
アイテム認識部２５は解析の結果得られた装置特定に関するＩＤ情報を指示実行部２４に返す（ステップＳ３５）。指示実行部２４はアイテム認識部２５から得たＩＤ情報により、検索シート５１の画像データをＦＡＸ通信部２３によって検索シート５１に記されたと同じＩＤをもつ文書検索装置３１に転送すると共に、その装置３１に対して検索シート５１の処理結果を返送するように要求する（ステップＳ３６）。この返送要求は、例えばＩＴＵーＴ勧告（旧ＣＣＩＴＴ勧告）Ｔ．３０に規定される折り返しポーリングにしたがって行われる。
【００２６】
転送された検索シート５１を受信した文書検索装置３１では、前述のステップＳ２１からＳ１２までの処理を行って、装置３１のファイル装置２８に記録保管されている文書を読み出し、この文書の画像データを電話回線３３を介してファクシミリ送信し、文書検索装置３２に返送する（ステップＳ３７）。検索された文書の画像データを受信した文書検索装置３２の指示実行部２４は、パネル操作部２２からの指示にしたがって、上記と同様に、受信した文書データを印刷出力する（ステップＳ３２）或いは他の装置へファクシミリ送信する（ステップＳ３３）処理を行う。
なお、上記したファイル管理部２７による検索において（ステップＳ３０、Ｓ３７）、該当する文書がファイル装置２８内に存在しない場合には、プリンタ部２６からエラーメッセージを印刷出力する或いは返信要求元の装置３２へエラーメッセージを返信する等のエラー処理を行う。
【００２７】
上記したように、文書検索を行うユーザは検索シートを任意の文書検索装置に読み込ませるだけで、検索対象の文書が存在する装置の場所を意識することなく、所望の文書を取り出すことができる。
また、文書検索の情報はバーコードといった画像データで表現されるため、各文書検索装置はＦＡＸ通信部のような画像データの送受信を行える安価な機構を有していればよい。したがって、送受信されるデータの形式が統一されているため、各文書検索装置はデータ形式の相違に対応する高価な機構や複雑な管理を必要としないため、ファイル管理及びネットワーク管理に不可欠な専門知識や高いコストなどを要しないという利点がある。
【００２８】
図８には本発明の他の一実施例に係る文書検索装置の構成を示してある。
この実施例では、ＩＤ発生部２９を文書検索装置から独立した装置の形態で設けてあり、他の構成部分は図２に示したものと同じである。このＩＤ発生部２９は文書検索装置の本体側と直接接続して設ける他、ネットワークなどを経由して論理的に接続し、１つのＩＤ発生部２９で幾つかの文書検索装置に対してＩＤを発生するようにしてもよい。
【００２９】
図９には本発明の更に他の一実施例に係る文書検索装置の構成を示してある。この実施例では、２つの文書検索装置６１、６２を電話回線６３を介して接続したものであり、一方の文書検索装置６２は図２に示したものと同一であるが、他方の文書検索装置６１はファイル管理部２７及びファイル装置２８を省略してある。したがって、文書検索装置６１は、読み込んだ検索シート５１を文書検索装置６２へ転送し、当該装置６２から返送された検索結果を印刷出力する機能を果たす装置となっている。
このような構成とした場合には、高価なファイル管理部２７及びファイル装置２８を省略できるため、文書検索システムを安価なものとすることができる。
【００３０】
本発明においては、検索シート５１の転送を２つの文書検索装置間で行うだけでなく、２つ以上の文書検索装置を電話回線やネットワークを介して接続し、これらの文書検索装置間で検索シート５１の転送及び検索結果の送受信を行うようにしてもよい。
更に、図１０に示すように、文書検索装置７１、７２を回線７３を介して接続したネットワークと、文書検索装置７４、７５を回線７６を介して接続したネットワークとをゲートウエイ７７で接続し、これらネットワーク間で検索シート５１の転送及び検索結果の送受信を行うようにしてもよい。この場合、ゲートウェイ７７がネットワーク相互のＩＤ情報の変換を行う形式であってもよい。
【００３１】
上記した実施例では電話回線やネットワークによって複数の文書検索装置を接続した例を示したが、これに限らず無線通信等の他の接続方式で文書検索装置間を接続するようにしてもよい。
また、文書検索装置を特定するＩＤは物理的なネットワークアドレスを用いたり、或いは、論理的なネットワークアドレスを用いてもよい。更に、電話回線においては機器が接続された電話番号について、内線番号や外線番号を問わずＩＤとして使用することも可能である。
なお、上記した実施例では、各文書検索装置に備えられているファイル装置を各文書検索装置を一意に特定する装置ＩＤで識別しているが、例えば１つの文書検索装置に複数のファイル装置を備えて文書検索装置のＩＤでは各ファイル装置を識別できないような場合には、文書検索装置のＩＤと各ファイル装置を識別するＩＤとを複合化したＩＤで、各ファイル装置を識別するようにすればよい。すなわち、装置ＩＤはファイル装置を識別する機能を果たすものであればよい。
【００３２】
また、上記した実施例では、図５に示したように文書を特定するためのバーコード５３と装置ＩＤのバーコード５４とを独立したものとしたが、これらを重畳して一つのバーコードとして検索シート上に表現してもよい。
また、上記した実施例では、文書を特定する情報や文書検索装置を特定する情報をバーコード形式の画像データとしたが、例えば、特開平４ー２３３６８３号公報に開示されているようなセルフロッキング記号形状コードの画像データや、光学的文字読取装置（ＯＣＲ）で認識する文字列とすることもできる。
また、検索シートの出力は、文書をファイル装置に記録保管した時点で出力する他、検索シートのデータを記録管理する装置を設けて、検索作業時の際など必要に応じて随時検索シートを出力できるようにしてもよい。
また、ネットワーク等で接続された文書検索装置間での検索シートの転送は、検索シートの装置ＩＤに対応する文書検索装置へ検索シートを直接送信する方式の他、ネットワーク上の隣接する文書検索装置間を順次転送させる方式でもよい。また、検索結果の送信についても同様に、上記の方式のいずれであってもよい。
【００３３】
【発明の効果】
以上説明したように、請求項１に記載した文書検索装置あるいは請求項３に記載した文書検索方法は、幾つかの文書検索装置あるいは文書検索装置と文書記憶装置とをネットワーク等で接続したシステム形式において、検索シートに文書を特定する画像データとともに文書を記憶するファイル手段を特定する画像データも含ませるようにしたため、ネットワークの接続形態の理解をユーザに強いることなく、ネットワーク形式の文書検索装置の簡便な利用を実現することができる。すなわち、検索シートを任意の文書検索装置に読み込ませるだけで、検索対象の文書が存在する装置の場所を意識することなく、所望の文書を容易に取り出すことができる。また、送受信されるデータの形式が画像データで統一されているため、各文書検索装置にデータ形式の相違に対応する高価な機構や複雑な管理を必要とせず、操作性の向上およびコストの低減を実現することができる。
また、請求項２に記載した文書検索装置は、上記に加え、文書検索に用いる検索シートの作成を行うようにしたため、保存した文書の管理を容易に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る文書検索装置の構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の一実施例に係る文書検索装置の構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施例に係る文書検索装置を電話回線で接続した形態を示すブロック図である。
【図４】装置ＩＤをインデックス情報と重畳したデータフォーマットの一例を示す概念図である。
【図５】検索シートの一例を示す図面である。
【図６】本発明の一実施例に係る文書検索装置の検索シート出力の手順を示すフローチャートである。
【図７】本発明の一実施例に係る文書検索装置の文書検索の手順を示すフローチャートである。
【図８】本発明の他の一実施例に係る文書検索装置の構成を示すブロック図である。
【図９】本発明の更に他の一実施例に係る文書検索装置の構成を示すブロック図である。
【図１０】本発明の文書検索装置をネットワークに接続する一例を示すブロック図である。
【符号の説明】
１、２、３  文書検索装置
５  読込手段
６  転送手段
７  ファイル手段
８  ファイル管理手段
９  受信手段
１０  出力手段
１１  判断手段
１２  検索シート出力手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図１０】
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【図９】
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