(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを管理する文書ファイル管理システムであって、
作成された電子文書ファイルおよび物理文書ファイルに付与されたファイル名を含むファイル属性を保持するファイル保持手段と、
作成された電子文書ファイルあるいはファイル保持手段に保持されている電子文書ファイルを物理文書ファイルとして出力する際に、前記ファイル属性を当該物理文書ファイルに書き込む出力手段と、
前記電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを利用する際に、前記利用するファイルのファイル属性を読み取って得たファイル名に対応させてファイルの利用状況を記憶するファイル利用状況監視手段と、
当該ファイル利用状況監視手段によって得られた電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況データを作成する情報作成手段と、
から構成されることを特徴とする文書ファイル管理システム。
【請求項２】
電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを管理する文書ファイル管理方法であって、
作成された電子文書ファイルおよび物理文書ファイルにファイル名を含むファイル属性を付与し保持するファイル保持ステップと、
前記電子文書ファイルを物理文書ファイルとして出力する際に、前記ファイル属性を当該物理文書ファイルに書き込む出力ステップと、
前記電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを利用する際に、前記利用するファイルのファイル属性を読み取って得たファイル名に対応させてファイルの利用状況を記憶するファイル利用状況監視ステップと、
前記ファイル利用状況監視ステップによって得られた電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況データを作成する情報作成ステップと、
から構成されることを特徴とする文書ファイル管理方法。
【請求項３】
電子文書ファイルおよび紙文書ファイルを管理する文書ファイル管理システムであって、
作成された電子文書ファイルおよび紙文書ファイルに付与されたファイル名を含むファイル属性を保持するファイル保持手段と、
作成された電子文書ファイルあるいはファイル保持手段に保持されている電子文書ファイルを紙文書ファイルとして出力する際に、前記ファイル属性を当該紙文書ファイルに書き込む出力手段と、
前記紙文書ファイルを利用する際に、前記利用するファイルのファイル属性を読み取って得たファイル名に対応させてファイルの利用状況を記憶するファイル利用状況監視手段と、
当該ファイル利用状況監視手段によって得られた紙文書ファイルの利用状況データを作成する情報作成手段と、
作成された利用状況データを紙媒体に印刷する印刷手段と
から構成されることを特徴とする文書ファイル管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、ハードコピーやマイクロフイルム等からなる物理文書ファイル、および文字列、画像、表、図形等を含む文書からなる電子文書ファイルを統一的に管理する文書ファイル管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
たとえば、特開平３−６３７３４号公報に示されたファイル管理運用方式は、ファイル利用状況監視手段が設けられており、このファイル利用状況監視手段でファイル情報、当該ファイルの格納場所に関する情報、当該ファイルの利用状況データ等を管理している。すなわち、ユーザは、上記各情報が格納されているキャッシングホルダを開く動作を行なうと、前記ファイル利用状況データがディスプレイに表示される。
【０００３】
特開平４−３２５８号公報、特開平４−３２６２号公報、特開平４−３２６４号公報、特開平４−３２６６号公報、特開平４−７７８８号公報に示された画像形成記憶装置は、ユーザの登録時に一枚毎に印刷された文書を確認するもの、抄録を横長に切り出して並べるもの、光ファイリングの暗証を登録時につけるもの、抄録の形式を指定できるもの、文書の一枚毎にする／しないの確認を行なうもの等があり、検索時に引き換えシートとなる紙が印刷される。そして、上記画像形成記憶装置は、それぞれの紙によるフォームを利用した処理を行なうことができる。
【０００４】
特開平３−１１２２６５号公報に示された電子ファイリング装置は、原稿情報とマーキング情報とが読み取られ、このマーキング情報に基づいて原稿情報を登録する。そして、電子ファイリング装置におけるファクシミリ情報認識手段は、ファクシミリ情報を認識すると、ファクシミリ送信手段がそのファクシミリ情報に基づいて、上記登録した原稿情報をファクシミリ装置を介してファクシミリ送信する。上記マーキング情報が付けられた原稿情報は、登録されているため、原稿情報の検索にも使用できる。
【０００５】
また、紙からなる文書やマイクロフイルム等の物理的に情報を乗せた文書である物理文書ファイルを管理する方法として、ファイリングシステムがある。ファイリングシステムが詳細に説明された文献としては、たとえば、三沢  仁  著
「五訂  ファイリングシステム」日本経営協会総合研究所、野口  靖夫  「ファイリングの進め方」日経文庫  がある。
ファイリングシステムでは、物理文書ファイルを的確に検索するために、予めファイル管理体系が決められている。そして、物理文書ファイルを利用する全ての者が、予め決められたファイル管理体系の運用を守ることが文書管理の前提となっている。また、このファイリングシステムは、予め決められたファイル管理体系を守るために、ファイリングクラークと呼ばれる特殊な技能を身に付けた人が必要である。
【０００６】
さらに、物理文書ファイルを格納しているマイクロフイルムを収納／管理している自動倉庫（本明細書において、以下、単に自動倉庫と記載する）は、多くの文書群を管理しているため、速やかな物理文書ファイルの再利用が可能である。また、文書をイメージ入力し、これらを管理する光ファイルシステムがある。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、電子文書ファイルは、ワークステーション、パーソナルコンピュータを用いて管理されていても、電子文書ファイルと物理文書ファイルとを統合した状態で管理がなされていない。たとえば、電子文書ファイルは、印刷されて物理文書となってファイリングされ、このファイリングされた物理文書ファイルの内容が更新されずに高い頻度で使用されている場合、電子文書ファイルだけを管理していると、死蔵化されたものとして、廃棄されるおそれがある。すなわち、従来のファイリングシステムは、電子文書ファイルと物理文書ファイルとの両者に対するアクセス頻度を計測した管理を行なっておらず、両者を統合した死蔵化ファイルの増加を防止するものではない。
また、上記各公報に示されている画像形成記憶装置、あるいはファイル管理運用方式では、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの一方だけの管理を考慮しており、上記両者の統一的な視点による管理が行なわれていない。
【０００８】
また、物理文書ファイルを予め決められたファイル管理体系によって管理するファイリングシステムでは、文書管理として、通常廃棄期限／保存期間を定めることによって、文書の死蔵化を防いでいる。しかし、電子文書あるいは物理文書は、一旦ファイリングされてしまうと、二度と再利用されない文書が多い。このような文書は、ファイル管理体系で決められた廃棄期限が来ないにもかかわらず再利用されずに蓄積されている。
さらに、従来のファイリングシステムは、死蔵化された文書が多くなると、再利用のための文書検索時間、管理のための労力、あるいは管理場所等多く必要になるという問題を有した。
【０００９】
以上のような問題を解決するために、本発明は、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルが文書管理体系の運用にのみ依存することなく、死蔵化された文書を少なくし、効率的なファイリングを支援する文書ファイル管理システムを提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
前記目的を達成するために、本発明の文書ファイル管理システムは、電子文書ファイルおよび紙やマイクロフイルム等の媒体による物理文書ファイルを管理するもので、作成された電子文書ファイルおよび物理文書ファイルに付与されたファイル名を含むファイル属性を保持するファイル保持手段と、作成された電子文書ファイルあるいはファイル保持手段に保持されている電子文書ファイルを物理文書ファイルとして出力する際に、前記ファイル属性を当該物理文書ファイルに書き込む出力手段と、前記電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを利用する際に、前記利用するファイルのファイル属性を読み取って得たファイル名に対応させてファイルの利用状況を記憶するファイル利用状況監視手段と、当該ファイル利用状況監視手段によって得られた電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況データを作成する情報作成手段とから構成される。
【００１１】
また、本発明は、電子文書ファイルおよび紙文書ファイルを管理する文書ファイル管理システムであって、作成された電子文書ファイルおよび紙文書ファイルに付与されたファイル名を含むファイル属性を保持するファイル保持手段と、作成された電子文書ファイルあるいはファイル保持手段に保持されている電子文書ファイルを紙文書ファイルとして出力する際に、前記ファイル属性を当該紙文書ファイルに書き込む出力手段と、前記紙文書ファイルを利用する際に、前記利用するファイルのファイル属性を読み取って得たファイル名に対応させてファイルの利用状況を記憶するファイル利用状況監視手段と、当該ファイル利用状況監視手段によって得られた紙文書ファイルの利用状況データを作成する情報作成手段と、作成された利用状況データを紙のフォームとして印刷する印刷手段とから構成される。
【００１３】
【作 用】
作成された電子文書ファイルにファイル名を含む属性情報（識別情報および管理情報）が付けられ、その属性情報はファイル保持手段に保持される。また、電子文書ファイルを物理文書ファイルとして出力する際に、たとえばバーコードプリンタのような出力手段によって、物理文書ファイルに対応する電子ファイルの前記属性情報がたとえばバーコードとして書き込まれる。また、物理文書ファイルに付けられた属性情報は、実体と別にファイル保持手段に保持される。ファイル利用状況監視手段は、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを管理するもので、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを利用する際に、前記属性情報を読み取って利用状況を監視する。そして、当該ファイル利用状況監視手段によって得られた電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況データは、情報作成手段によって作成される。したがって、電子文書ファイルは、当該ファイルを利用する際に自動的にその利用状況が把握でき、物理文書ファイルは、その識別情報および管理情報を利用の際に読み込むことで、電子文書ファイルと同様に利用状況を把握できる。
【００１４】
電子文書ファイルおよび物理文書ファイル（紙文書ファイル）には、たとえば、各ファイルの保存期間、廃棄期限、参照回数、参照日時等からなるファイリングシステムを構築するための属性情報（管理情報）が付けられる。そして、これらの属性情報を基にして、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況データが作成され、必要に応じてディスプレイ上に表示され、あるいは紙のフォームとして印刷出力される。したがって、ユーザは、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況データが格納されているホルダーをマウス等でクリックするだけで、あるいは印刷するだけで上記電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況を簡単に把握できる。
【００１５】
物理文書ファイルに書き込まれる属性情報は、たとえば赤外線、磁気等の非可視的、あるいは印刷用のインクからなる可視的情報が印刷されている。そのため、文書ファイル管理システムは、ファイルの内容によって、属性情報を非可視的あるいは可視的に印刷することで、ファイルの再利用の状況を監視することができ、ファイルを効率良く利用することができる。
【００１６】
（第２発明）
文書ファイル管理システムにおいて、ディスプレイ上に表示されたファイル名、またはディスプレイ上に表示された相当箇所をマウス等でクリックした際に、ファイル検索手段は、物理文書ファイルの管理されている格納場所情報を読み出し、実際の物理文書ファイルを取り出す。
したがって、識別情報および管理情報が付けられた物理文書ファイルは、効率の良い管理が可能である。
【００１７】
（第３発明）
ファイル利用状況データを作成する情報作成手段は、ファイル利用状況データ、たとえばアクセス頻度をフォームとして作成し、印刷手段によって物理文書ファイル上に印刷する。
したがって、物理文書ファイルは、情報読み取り手段によって印刷されているファイル利用状況データを読み取ることで、利用状況を簡単に把握でき、効率の良い利用が可能である。
【００１８】
物理文書ファイルには、印刷手段により識別情報および管理情報が印刷されているため、表示画面上に表示されているファイル名または上記情報の相当箇所を含むフォームに指示を与えると、ファイルの保存期間、廃棄期限等のファイリングシステムで予め決められた処理を実行することが可能である。
【００１９】
【実  施  例】
図１は本発明の一実施例で、文書ファイル管理システムのブロック構成図である。図１において、ディスプレイ１１１は、ユーザがマウス１１２等を操作することにより、電子文書ファイルの作成、あるいは電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの利用状況を表示することができる。
また、図１における文書ファイル管理システムは、電子文書ファイルを作成するファイル作成手段１１３と、当該ファイル作成手段１１３によって作成された電子文書ファイル、または物理文書ファイルにファイル属性となる後述の識別情報および管理情報を付けて登録するファイル登録手段１１４と、登録された電子文書ファイルを保持するファイル保持手段１１５と、登録された電子文書ファイルの識別情報および管理情報に基づいてファイルの利用状況を監視するファイル利用状況監視手段１１６と、当該ファイル利用状況監視手段１１６によって監視されたファイルの利用状況に関する情報を格納する記憶エリア１１７と、ユーザがマウス１１２を使用して、ディスプレイ１１１上にファイルを呼び出す指示があると、ファイル保持手段１１５にアクセスして当該ファイルの検索を行なうファイル検索手段１１８とから構成されている。
【００２０】
上記構成の文書ファイル管理システムは、ファイル作成手段１１３によって電子文書ファイルが作成される。そして、作成された電子文書ファイルは、ファイル登録手段１１４によって、ファイル属性が付けられて登録される。
図２は本発明の一実施例で、文書ファイル管理システムにおけるファイル属性の一例を示す図である。
図２において、ファイル属性は、文書ファイル管理システムが識別するファイルＩＤ２１と、電子文書ファイルと物理文書ファイルとの区別２２と、ユーザが識別するファイル名２３と、ファイルを使用したアクセス頻度２４と、電子文書ファイルの実体２６を格納する場所を示すポインタからなるファイルの管理場所２５とから構成されている。
【００２１】
電子文書ファイルの作成時に登録されたファイル属性は、ファイル保持手段１１５に保持されると共に、電子文書ファイルの実体が図示されていない二次記憶装置に記憶される。電子文書ファイルがファイル登録手段１１４において登録される際に、ファイル利用状況監視手段１１６は、ファイル属性を監視し、これを記憶エリア１１７に記憶する。また、ユーザは、マウス１１２の操作によって、電子文書ファイルをディスプレイ１１１上に呼び出すための指示を行なうと、前記ファイル検索手段１１８がファイル保持手段１１５にアクセスし、当該電子文書ファイルのファイル属性における管理場所２５を検索する。そして、当該電子文書ファイルは、ファイル属性の管理場所２５に記載されているポインタによって、図示されていない二次記憶装置から読み出されてディスプレイ１１１に表示される。  さらに、ファイル利用状況監視手段１１６は、ファイル検索手段１１８がファイル保持手段１１５にある電子文書ファイルを検索したことにより、前記記憶エリア１１７に格納されているファイル属性のアクセス頻度２４に１を加算する。
【００２２】
また、文書ファイル管理システムは、上記構成の他に、ファイル利用状況監視手段１１６によって監視されている電子文書ファイルのファイル属性のアクセス頻度２４を、たとえば昇順、降順に並べ換える情報整理手段１１９と、ユーザによるキャッシングホルダを開ける処理により、ファイルの利用状況をディスプレイ１１１に表示するための処理を行なうファイル利用状況データ読み出し手段１２０と、ユーザの指示によりファイルの利用状況データを紙のフォームとして出力するための処理を行なうフォーム作成手段１２１と、当該フォーム作成手段１２１によって作成されたファイルの利用状況データを印刷する印刷装置１２２とから構成される。
【００２３】
ユーザは、マウス１１２によって、ディスプレイ１１１上で、ファイルの利用状況等の情報が格納されているキャッシングホルダを開けることにより、ファイルの利用状況をアクセス頻度２４の昇順あるいは降順に表示したり、あるいはファイルの利用状況データを印刷して紙フォームとして見ることができる。
【００２４】
さらに、文書ファイル管理システムは、上記構成の他に、電子文書ファイルを作成する際にファイル登録手段１１４により登録されたファイル属性を物理文書ファイルに印刷するバーコードプリンタ１２３と、ファイル登録手段１１４によって登録されたファイル属性の管理場所を管理する自動倉庫管理手段１２４と、物理文書ファイルにイメージ情報として印刷されているファイル属性を読むためのスキャナ１２５と、当該スキャナ１２５によって読み取られたイメージ情報からファイル属性のアクセス頻度を読み取る情報読み取り手段１２６と、物理文書ファイルにファイル属性として印刷されているバーコードを読み取るバーコードリーダ１２７とから構成されている。
【００２５】
物理文書ファイルは、ハードコーピーされる際にバーコードあるいは可視的あるいは非可視的イメージ情報が印刷されている。そして、本実施例におけるファイリングシステムは、物理文書ファイルを再利用する際に、電子文書ファイルと同様に管理するものである。たとえば、物理文書ファイルとして印刷されたハードコピーには、ファイル登録手段１１４によって登録されたファイル属性が、たとえばバーコードとして印刷される。
ユーザがこのハードコピーを再利用する場合、たとえばファイリングクラークは、バーコードリーダ１２７によって、印刷されているバーコードをバーコードリーダ１２７によって読み取るための処理を行なう。バーコードによって読み取られたファイル属性は、ファイル利用状況監視手段１１６でアクセス頻度２４に１が加算されて、記憶エリア１１７に格納される。
したがって、上記物理文書ファイルは、前記電子文書ファイルと同様にファイル利用状況データをディスプレイ１１１上に表示することができる。
【００２６】
ファイル属性がバーコードでない場合、物理文書ファイルが自動倉庫に格納されたマイクロフイルムの場合、ファイル属性をスキャナ１２５によって読み取り、前記と同様な処理を行なう。
次に、バーコード以外のファイル属性の一例を挙げる。
ファイル属性は、たとえばコード化されて可視的あるいは非可視的に印刷することができる。この可視的に印刷されたインクは、たとえば投光器から投光された可視光を反射するため、ハードコピーに印刷されたコードからなるファイル属性を光センサで認識することができる。また、非可視的に印刷されたインク、たとえば赤外線、放射線、紫外線、電子線等を含むインクは、ハードコピーに印刷されているファイル属性をセンサによって非可視的に認識することができる。
【００２７】
物理ファイルがファイリングされているファイルは、たとえば所定位置にバーコードが印刷されると共に、ラックに収納されている。また、前記ラックには、ファイルが取り出されると、たとえばマイクロ・スイッチが作動し、バーコード読取装置が働く。そして、ファイルの利用者は、前記ラックからファイルを取り出す際に、前記バーコード読取装置によってファイルのバーコードが読み込まれる。また、利用者が取り出したファイルは、バーコード読取装置の前を必ず通過させるようなシステムにしてもよい。あるいは利用者がファイルをラックから取り出して、ラックが設置されている部屋から退出する際に、ファイルに印刷されたバーコードを自動的に読み取るようにすることもできる。
ファイルに印刷されたバーコード等の情報を読み取った図１に示す文書ファイルシステムは、ファイル利用状況監視手段１１６によって当該物理ファイルの利用状況を把握し、死蔵ファイルを無くすことができる。
【００２８】
図３は本実施例におけるファイル登録手段のアルゴリズムを説明するためのフローチャートである。
図３において、ファイル作成手段１１３によって作成されたファイルは、図２に示すファイル属性のファイル名が入力され、ファイル登録手段１１４に登録される（ステップ３１）。
また、ファイル登録手段１１４は、登録する文書が電子文書ファイルであるか否かを調べる（ステップ３２）。
ファイル登録手段１１４は、登録する文書が電子文書ファイルであると判断した場合、この電子文書ファイルをファイル保持手段１１５に保持するための処理を行なう（ステップ３３）。
ファイル登録手段１１４は、登録する文書が電子文書ファイルでないと判断した場合、登録する文書が、たとえばマイクロフイルムであるか否かを調べる（ステップ３４）。
【００２９】
ファイル登録手段１１４は、登録する文書がマイクロフイルムであった場合、自動倉庫の新しいエントリを自動倉庫管理手段１２４からもらう（ステップ３５）。ファイル登録手段１１４は、登録する文書がマイクロフイルムでないと判断した場合、マイクロフィルム以外の物理文書ファイルの格納場所をユーザに指示してもらう（ステップ３６）。ステップ３３によってファイル保持手段１１５に保持された電子文書ファイル、ステップ３５によって自動倉庫に保持されたマイクロフイルム、およびステップ３６によって格納場所を指示したマイクロフイルム以外の物理文書ファイルは、ファイル登録手段１１４によって、ファイル名、格納場所、格納時間等を記載したファイル属性が新たに作成される（ステップ３７）。このファイル属性はバーコードプリンタ１２３により印刷される。
【００３０】
図４は本実施例におけるファイル利用状況監視手段のアルゴリズムを説明するためのフローチャートである。
図４において、ファイル利用状況監視手段１１６は、電子文書ファイル、マイクロフイルム、あるいはその他の物理文書ファイルがアクセスされたか否かを監視している（ステップ４１）。
ファイル利用状況監視手段１１６は、上記各ファイルの内のいずれかのファイルがアクセスされたと判断した場合、アクセスされたファイルのファイル名に対応させて、アクセス事項、アクセス回数を記憶エリア１１７に記憶する（ステップ４２）。
ファイル利用状況監視手段１１６は、ステップ４１でファイルがアクセスされていると判断した場合、およびステップ４２の処理を終了した場合、ファイル利用状況の監視処理を終了させる。
【００３１】
図５は本実施例における情報整理手段のアルゴリズムを説明するためのフローチャートである。
図５において、情報整理手段１１９は、電子文書ファイル、マイクロフイルム、あるいはその他の物理文書ファイルのアクセスが高頻度であるか否かを調べる（ステップ５１）。
情報整理手段１１９は、上記各ファイルのアクセスが高頻度であると判断した場合、ファイル利用状況監視手段１１６中に管理されているファイル群をアクセスの高頻度順に並べ換える（ステップ５２）。
情報整理手段１１９は、上記各ファイルのアクセスが高頻度でないと判断した場合、ファイル利用状況監視手段１１６中に管理されているファイル群をアクセスの低頻度順に並べ換える（ステップ５３）。
情報整理手段１１９は、ステップ５２およびステップ５３において、頻度順を並べ変えた後、情報を整理する処理を終了させる。
【００３２】
図６は本実施例における情報読み取り手段のアルゴリズムを説明するためのフローチャートである。図６において、情報読み取り手段１２６は、マイクロフイルム、あるいはその他の物理文書ファイルに印刷されているファイル属性を読み取り、また、そのフォームのフォームIDを認識する（ステップ６１）。情報読み取り手段１２６は、フォームの電子原稿と印刷された紙フォームとの比較を行なう（ステップ６２）。情報読み取り手段１２６は、紙フォーム上にユーザ指示があるか否かを調べる（ステップ６３）。情報読み取り手段１２６は、紙フォーム上にユーザ指示があると判断した場合、紙フォーム上のユーザ指示を認識する（ステップ６４）。情報読み取り手段１２６は、ユーザ指示に応じた処理を行なう（ステップ６５）。情報読み取り手段１２６は、ステップ６３において、紙フォーム上にユーザの指示がないと判断した場合、およびステップ６５の処理を終了した場合、情報読み取り処理を終了させる。
【００３３】
以上、本発明の実施例を詳述したが、本発明は、前記実施例に限定されるものではない。そして、特許請求の範囲に記載された本発明を逸脱することがなければ、種々の設計変更を行うことが可能である。
たとえば、本発明における読み取り手段、検索手段、登録手段の処理、情報整理手段における昇順、降順の並べ換え等の処理は、公知あるいは周知の如何なる手段を使用してもよい。
また、ファイル利用状況監視手段は、アクセス頻度がある閾値以下あるいは以上の場合に廃棄あるいは保存処理を行なうこともできる。
上記閾値以下あるいは以上の場合に電子文書ファイルを自動的に廃棄あるいはゴミ箱に移動させることもできる。
さらに、上記の場合に、電子文書は、廃棄されずに、不要文書リストとして自動的あるいは定期的にユーザに知らせることもできる。同様に、アクセス頻度の少ない物理文書ファイルについても廃棄勧告がディスプレイを通じて表示、あるいは紙による印刷でユーザに知らせることができる。
【００３４】
【発明の効果】
本発明によれば、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルを統合的に管理することによって、これらの文書ファイルの保存期限あるいは廃棄期限等の利用状況データを作成して、ディスプレイ上に表示、またはプリンタで印刷することができる。
したがって、電子文書ファイルおよび物理文書ファイルの死蔵化を防止することができると共に、蓄積されるファイルの量を減少させることができるため、ファイルの検索時間およびファイリングの手間を節約できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例で、文書ファイル管理システムのブロック構成図である。
【図２】本発明の一実施例で、文書ファイル管理システムにおけるファイル属性の一例を示す図である。
【図３】本実施例におけるファイル登録手段のアルゴリズムを説明するためのフローチャートである。
【図４】本実施例におけるファイル利用状況監視手段のアルゴリズムを説明するためのフローチャートである。
【図５】本実施例における情報整理手段のアルゴリズムを説明するためのフローチャートである。
【図６】本実施例における情報読み取り手段のアルゴリズムを説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１１１・・・ディスプレイ
１１２・・・マウス
１１３・・・ファイル作成手段
１１４・・・ファイル登録手段
１１５・・・ファイル保持手段
１１６・・・ファイル利用状況監視手段
１１７・・・記憶エリア
１１８・・・ファイル検索手段
１１９・・・情報整理手段
１２０・・・ファイル利用状況データ読み出し手段
１２１・・・フォーム作成手段
１２２・・・印刷装置
１２３・・・バーコードプリンタ
１２４・・・自動倉庫管理手段
１２５・・・スキャナ
１２６・・・情報読み取り手段
１２７・・・バーコードリーダ
【図１】
0003551446.tif 000002
【図２】
0003551446.tif 000003
【図３】
0003551446.tif 000004
【図４】
0003551446.tif 000005
【図５】
0003551446.tif 000006
【図６】
0003551446.tif 000007