(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
申請手続きを行うための申請書と添付資料とからなる申請書類を申請者側から受領者側へネットワークを介して送信するための申請書類送信装置であって、
予め割り当てられた申請者ＩＤを含む前記申請書を申請者側で作成する申請書作成手段と、
作成された前記申請書を申請者側から受領者側に送信する申請書送信手段と、
送信されてきた前記申請書を受領者側で受信して、当該申請書に対して整理番号を採番して、当該整理番号を申請者側に送信する申請書受付手段と、
送信されてきた前記整理番号を申請者側で受信し、当該整理番号、前記申請者ＩＤおよび添付資料枚数の情報が入力されたＦＡＸ送信用のカバーシートを作成するカバーシート作成手段と、
作成された前記カバーシートに前記添付資料を添付して、ＦＡＸにより電話回線を介して申請者側から受領者側に送信する添付資料送信手段と、
送信されてきた前記カバーシートおよび前記添付資料を受信し、前記カバーシートの整理番号と申請者ＩＤについて文字認識処理を行う文字認識処理手段と、
前記文字認識処理の認識結果と前記申請書受付手段によって採番された前記申請書の整理番号および申請者ＩＤとを比較して、前記申請書と前記カバーシートとの整合性の判定を行う整合性確認手段と
を備えたことを特徴とする申請書類送信装置。
【請求項２】
前記整合性確認手段により整合性がとれていないと判定された場合に、受領者側から申請者側にエラー通知を送信するエラー通知送信手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の申請書類送信装置。
【請求項３】
前記添付資料送信手段により、前記カバーシートに前記添付資料を添付して、申請者側から受領者側に送信した後に、前記整理番号により申請者側から添付資料送信状況の問い合わせを受付け、前記整合性確認手段による整合性の判定結果状況を通知する状況通知手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１または２に記載の申請書類送信装置。
【請求項４】
申請手続きを行うための申請書と添付資料とからなる申請書類を申請者側から受領者側へネットワークを介して送信するための申請書類送信方法であって、
予め割り当てられた申請者ＩＤを含む前記申請書を申請者側で作成する申請書作成ステップと、
作成された前記申請書を申請者側から受領者側に送信する申請書送信ステップと、
送信されてきた前記申請書を受領者側で受信して、当該申請書に対して整理番号を採番して、当該整理番号を申請者側に送信する申請書受付ステップと、
送信されてきた前記整理番号を申請者側で受信し、当該整理番号、前記申請者ＩＤおよび添付資料枚数の情報が入力されたＦＡＸ送信用のカバーシートを作成するカバーシート作成ステップと、
作成された前記カバーシートに前記添付資料を添付して、ＦＡＸにより電話回線を介して申請者側から受領者側に送信する添付資料送信ステップと、
送信されてきた前記カバーシートおよび前記添付資料を受信し、前記カバーシートの整理番号と申請者ＩＤについて文字認識処理を行う文字認識処理ステップと、
前記文字認識処理の認識結果と前記申請書受付ステップによって採番された前記申請書の整理番号および申請者ＩＤとを比較して、前記申請書と前記カバーシートとの整合性の判定を行う整合性確認ステップと
を備えたことを特徴とする申請書類送信方法。
【請求項５】
前記整合性確認ステップにより整合性がとれていないと判定された場合に、受領者側から申請者側にエラー通知を送信するエラー通知送信ステップをさらに備えたことを特徴とする請求項４に記載の申請書類送信方法。
【請求項６】
前記添付資料送信ステップにより、前記カバーシートに前記添付資料を添付して、申請者側から受領者側に送信した後に、前記整理番号により申請者側から添付資料送信状況の問い合わせを受付け、前記整合性確認ステップによる整合性の判定結果状況を通知する状況通知ステップをさらに備えたことを特徴とする請求項４または５に記載の申請書類送信方法。
【請求項７】
申請手続きを行うための申請書と添付資料とからなる申請書類を申請者側から受領者側へネットワークを介して送信するための申請書類送信プログラムであって、
予め割り当てられた申請者ＩＤを含む前記申請書を申請者側で作成する申請書作成ステップと、
作成された前記申請書を申請者側から受領者側に送信する申請書送信ステップと、
送信されてきた前記申請書を受領者側で受信して、当該申請書に対して整理番号を採番して、当該整理番号を申請者側に送信する申請書受付ステップと、
送信されてきた前記整理番号を申請者側で受信し、当該整理番号、前記申請者ＩＤおよび添付資料枚数の情報が入力されたＦＡＸ送信用のカバーシートを作成するカバーシート作成ステップと、
作成された前記カバーシートに前記添付資料を添付して、ＦＡＸにより電話回線を介して申請者側から受領者側に送信する添付資料送信ステップと、
送信されてきた前記カバーシートおよび前記添付資料を受信し、前記カバーシートの整理番号と申請者ＩＤについて文字認識処理を行う文字認識処理ステップと、
前記文字認識処理の認識結果と前記申請書受付ステップによって採番された前記申請書の整理番号および申請者ＩＤとを比較して、前記申請書と前記カバーシートとの整合性の判定を行う整合性確認ステップと
をコンピュータに実行させるための申請書類送信プログラム。
【請求項８】
申請手続きを行うための申請書と添付資料とからなる申請書類を申請者側から受領者側へネットワークを介して送信するための申請書類送信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
予め割り当てられた申請者ＩＤを含む前記申請書を申請者側で作成する申請書作成ステップと、
作成された前記申請書を申請者側から受領者側に送信する申請書送信ステップと、
送信されてきた前記申請書を受領者側で受信して、当該申請書に対して整理番号を採番して、当該整理番号を申請者側に送信する申請書受付ステップと、
送信されてきた前記整理番号を申請者側で受信し、当該整理番号、前記申請者ＩＤおよび添付資料枚数の情報が入力されたＦＡＸ送信用のカバーシートを作成するカバーシート作成ステップと、
作成された前記カバーシートに前記添付資料を添付して、ＦＡＸにより電話回線を介して申請者側から受領者側に送信する添付資料送信ステップと、
送信されてきた前記カバーシートおよび前記添付資料を受信し、前記カバーシートの整理番号と申請者ＩＤについて文字認識処理を行う文字認識処理ステップと、
前記文字認識処理の認識結果と前記申請書受付ステップによって採番された前記申請書の整理番号および申請者ＩＤとを比較して、前記申請書と前記カバーシートとの整合性の判定を行う整合性確認ステップと
をコンピュータに実行させるための申請書類送信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、申請書類送信装置、申請書類送信方法、申請書類送信プログラムおよび申請書類送信プログラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ビジネスや日常生活において一般に様々な申請手続きが行われている。個人が企業や役所に申請を行う場合もあれば、１つの企業内の異なる部署間で申請が行われることもあり、また、企業が他の企業や官公庁へ申請を行うようなこともある。昨今、サービス化および効率化が進み、このような様々な申請手続きを、企業や役所、官公庁へ直接出向くことなく、必要事項のデータを入力した申請書をコンピュータで作成し、それを、インターネット経由またはＦＡＸ経由で送信することにより、申請手続きを行うことが普及されつつある。
【０００３】
（１）インターネット経由の申請
まず、従来のインターネット経由での申請手続きについて説明する。図８に、従来のインターネット経由での申請書類送信装置の構成を示す。この図においては、申請者が企業の場合を例に挙げて説明している。図において、１０１は、申請者が電子申請書を作成したり、申請処理や申請書の状態の確認や、申請を受け付けた受領者側からの質問の有無の確認などを行う申請処理部、１０２は、申請者側の社内ネットワーク（イントラネット）上に存在する社内Ｐｒｏｘｙサーバ、１０３はインターネット、１０４は、受領者側に設けられた電子申請の受付処理を行う受付処理部、５は受付けた申請書の中味の確認や審査、許可証の発行といった処理を行う審査処理部である。
【０００４】
次に動作について説明する。申請者は、まずはじめに、申請処理部１０１により、申請者ＩＤ（申請者識別情報）とともに必要なデータを入力して電子申請書を作成し、ｐｒｏｘｙサーバ１０２およびインターネット１０３を介して、受付処理部１０４に対して送信する。受付処理部１０４により受け付けられた電子申請書は、受付処理部１０４により形式チェックされ、問題がなければ、整理番号が付され、当該整理番号が、インターネット１０３やＰｒｏｘｙサーバ１０２を介して、申請者側の申請処理部１０１に対して送信される。この際に、当該電子申請書に添付すべき添付資料があった場合には、申請書に添付すべき添付資料をスキャナで読み込み、電子ファイルとしてまず保存する。次に、申請者は、申請処理部１０１を用いて、添付資料追加申請書を作成する。次に、作成した添付資料追加申請書に、予め電子ファイルとして保存しておいた添付資料を添付し、申請処理部１０１を用いて申請書送信のための処理を行い、Ｐｒｏｘｙサーバ１０２およびインターネット１０３を経由して、受領者側に設置されている受付処理部１０４に対して送信する。受付処理部１０４では、添付資料追加申請に対して、申請者ＩＤや整理番号等をチェックして、問題が無ければ、添付資料追加申請に対する整理番号を採番し、受付の応答としてこの整理番号を申請者に返す。また、受付処理部１０４では、整理番号の発行後に、受付けた申請書を審査処理部１０５へ渡す。審査処理部１０５では受付けた申請書の内容を審査し、問題が無ければ許可証を発行する。また、申請書の内容に対して質問がある場合は、質問がある旨を申請者に対して電子メールで通知すると共に、具体的な質問の内容を受付処理部１０４へ渡す。質問がある旨の電子メールを受信した申請者は、申請処理部１０１を用いて、質問取得要求を受付処理部１０４へ送信し、その応答として、当該質問の内容を受信する。
【０００５】
この場合、申請処理は、通常、各社の就業時間内に行われ、この時間帯はインターネットを利用している社員が多いため、Ｐｒｏｘｙサーバ１０２やインターネット１０３の負荷が高い状態となっている。そのため、予め電子化しておいた添付資料の数やスキャン時の解像度が高いと送信するデータ量が多くなり、Ｐｒｏｘｙサーバ１０２やインターネット１０３上でタイムアウトが発生し、添付資料のデータを全て送信することが出来なくなってしまうため、結果として、電子申請が行うことができないといった状況が発生する。
【０００６】
（２）ＦＡＸ経由での申請
次に、従来のＦＡＸ経由での申請手続きについて説明する。図９に、従来のＦＡＸ経由での申請書類送信装置の構成を示す。この図においても、申請者が企業の場合を例に挙げて説明している。図において、２０１は、申請者側から申請書や添付資料のＦＡＸ送信を行う申請者側ＦＡＸ送信処理部、２０２は申請者側に設けられ、ＦＡＸの送信に利用する回線を自動判別するための回線種別自動判別部、２０３は公衆回線、２０４はインターネット、２０５は申請者側から送信されたＦＡＸデータの受信処理を行う受領者側ＦＡＸ受信処理部、２０６は受信したＦＡＸデータを文字認識するためのＯＣＲ処理部、２０７は受信した申請書の審査や許可証の発行を行う審査処理部、２０８はＦＡＸ受信処理部２０５やＯＣＲ処理部２０６でエラーが発生して正常に申請が行えなかった場合に、申請者に対してエラー通知をＦＡＸ送信するための受領者側ＦＡＸ送信処理部、２０９は、申請者側に設けられ、受領者側からのＦＡＸを受信する申請者側ＦＡＸ受信処理部である。
【０００７】
次に動作について説明する。申請者は、申請書や添付資料を予め用意しておき、申請者側のＦＡＸ送信処理部２０１を用いてＦＡＸ送信処理を行う。すると、ＦＡＸデータは、回線種別自動判別部２０２で公衆回線２０３またはインターネット２０４のいずれを経由して送信するかが判別されて、受領者側ＦＡＸ受信処理部２０５へ送信される。申請者側から送られたＦＡＸデータは受領者側ＦＡＸ受信処理部２０５で受信処理が行われ、受信処理が終了するとＯＣＲ処理部２０６で申請書の内容の文字認識を行う。文字認識が正常に終了した場合は、受信したＦＡＸデータは審査処理部２０７へ送られるが、一方、文字認識で何らかのエラーが発生してＦＡＸ申請が受付けられなかった場合には、自動的に、受領者側のＦＡＸ送信処理部２０８から申請者に対してエラーが発生した旨をＦＡＸで通知される。このエラー通知は、申請者側のＦＡＸ受信処理部２０９で受信される。
【０００８】
この場合、受領者側ではＯＣＲ処理部２０６で申請書に記述された内容を文字認識する必要があるが、申請書をそのまま認識させようとすると、認識すべき項目数や文字種が多くなり、ましてや、その中に漢字等の文字が含まれていると、認識エラーが非常に発生し易くなるという問題点がある。また、誤認識等のエラーが発生した場合は、受領者側からＦＡＸを用いて通知するため、受領者側での通信費用が発生することと、予めエラーを返す先のＦＡＸ番号を登録しておく必要があるという問題点もある。
【０００９】
【発明が解決しようとする課題】
上述したように、従来のインターネット経由での申請においては、添付資料をスキャナで読み込んで電子ファイルとして送信していた。添付資料の数やスキャン時の解像度が高いと、送信するデータが多くなり、ネットワーク上でタイムアウトが発生する可能性が高くなる。タイムアウトが発生すると、すべてのデータを送信することができないため、事実上、申請手続きを行うことができないケースが多いという問題点があった。
【００１０】
また、従来のＦＡＸ経由での申請においては、申請書をＦＡＸで送信し、それをＯＣＲにより文字認識していたため、特に漢字等が混ざると、認識エラーが多発し、受領者側で受け付けられないケースが多いという問題点があった。さらに、認識エラーが発生した場合には、受領者側からＦＡＸを用いて通知するため、受領者側での通信費用が発生することと、予めエラーを返す先のＦＡＸ番号を登録しておく必要があるという問題点もあった。
【００１１】
この発明は、かかる問題点を解決するためになされたものであり、インターネット経由で行う電子申請の手軽さを保ちつつ、ネットワーク上の制限で送ることのできない大きな添付資料の送信も可能にする申請書類送信装置、申請書類送信方法、申請書類送信プログラムおよび申請書類送信プログラムを記録した記録媒体を得ることを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
この発明は、申請手続きを行うための申請書と添付資料とからなる申請書類を申請者側から受領者側へネットワークを介して送信するための申請書類送信装置であって、予め割り当てられた申請者ＩＤを含む前記申請書を申請者側で作成する申請書作成手段と、作成された前記申請書を申請者側から受領者側に送信する申請書送信手段と、送信されてきた前記申請書を受領者側で受信して、当該申請書に対して整理番号を採番して、当該整理番号を申請者側に送信する申請書受付手段と、送信されてきた前記整理番号を申請者側で受信し、当該整理番号、前記申請者ＩＤおよび添付資料枚数の情報が入力されたＦＡＸ送信用のカバーシートを作成するカバーシート作成手段と、作成された前記カバーシートに前記添付資料を添付して、ＦＡＸにより電話回線を介して申請者側から受領者側に送信する添付資料送信手段と、送信されてきた前記カバーシートおよび前記添付資料を受信し、前記カバーシートの整理番号と申請者ＩＤについて文字認識処理を行う文字認識処理手段と、前記文字認識処理の認識結果と前記申請書受付手段によって採番された前記申請書の整理番号および申請者ＩＤとを比較して、前記申請書と前記カバーシートとの整合性の判定を行う整合性確認手段とを備えた申請書類送信装置である。
【００１３】
また、前記整合性確認手段により整合性がとれていないと判定された場合に、受領者側から申請者側にエラー通知を送信するエラー通知送信手段をさらに備えている。
また、前記添付資料送信手段により、前記カバーシートに前記添付資料を添付して、申請者側から受領者側に送信した後に、前記整理番号により申請者側から添付資料送信状況の問い合わせを受付け、前記整合性確認手段による整合性の判定結果状況を通知する状況通知手段をさらに備えている。
【００１４】
また、この発明は、申請手続きを行うための申請書と添付資料とからなる申請書類を申請者側から受領者側へネットワークを介して送信するための申請書類送信方法であって、予め割り当てられた申請者ＩＤを含む前記申請書を申請者側で作成する申請書作成ステップと、作成された前記申請書を申請者側から受領者側に送信する申請書送信ステップと、送信されてきた前記申請書を受領者側で受信して、当該申請書に対して整理番号を採番して、当該整理番号を申請者側に送信する申請書受付ステップと、送信されてきた前記整理番号を申請者側で受信し、当該整理番号、前記申請者ＩＤおよび添付資料枚数の情報が入力されたＦＡＸ送信用のカバーシートを作成するカバーシート作成ステップと、作成された前記カバーシートに前記添付資料を添付して、ＦＡＸにより電話回線を介して申請者側から受領者側に送信する添付資料送信ステップと、送信されてきた前記カバーシートおよび前記添付資料を受信し、前記カバーシートの整理番号と申請者ＩＤについて文字認識処理を行う文字認識処理ステップと、前記文字認識処理の認識結果と前記申請書受付ステップによって採番された前記申請書の整理番号および申請者ＩＤとを比較して、前記申請書と前記カバーシートとの整合性の判定を行う整合性確認ステップとを備えた申請書類送信方法である。
【００１５】
また、前記整合性確認ステップにより整合性がとれていないと判定された場合に、受領者側から申請者側にエラー通知を送信するエラー通知送信ステップをさらに備えている。
また、前記添付資料送信ステップにより、前記カバーシートに前記添付資料を添付して、申請者側から受領者側に送信した後に、前記整理番号により申請者側から添付資料送信状況の問い合わせを受付け、前記整合性確認ステップによる整合性の判定結果状況を通知する状況通知ステップをさらに備えている。
【００１６】
また、この発明は、申請手続きを行うための申請書と添付資料とからなる申請書類を申請者側から受領者側へネットワークを介して送信するための申請書類送信プログラムであって、予め割り当てられた申請者ＩＤを含む前記申請書を申請者側で作成する申請書作成ステップと、作成された前記申請書を申請者側から受領者側に送信する申請書送信ステップと、送信されてきた前記申請書を受領者側で受信して、当該申請書に対して整理番号を採番して、当該整理番号を申請者側に送信する申請書受付ステップと、送信されてきた前記整理番号を申請者側で受信し、当該整理番号、前記申請者ＩＤおよび添付資料枚数の情報が入力されたＦＡＸ送信用のカバーシートを作成するカバーシート作成ステップと、作成された前記カバーシートに前記添付資料を添付して、ＦＡＸにより電話回線を介して申請者側から受領者側に送信する添付資料送信ステップと、送信されてきた前記カバーシートおよび前記添付資料を受信し、前記カバーシートの整理番号と申請者ＩＤについて文字認識処理を行う文字認識処理ステップと、前記文字認識処理の認識結果と前記申請書受付ステップによって採番された前記申請書の整理番号および申請者ＩＤとを比較して、前記申請書と前記カバーシートとの整合性の判定を行う整合性確認ステップとをコンピュータに実行させるための申請書類送信プログラムである。
【００１８】
この発明は、申請手続きを行うための申請書と添付資料とからなる申請書類を申請者側から受領者側へネットワークを介して送信するための申請書類送信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、予め割り当てられた申請者ＩＤを含む前記申請書を申請者側で作成する申請書作成ステップと、作成された前記申請書を申請者側から受領者側に送信する申請書送信ステップと、送信されてきた前記申請書を受領者側で受信して、当該申請書に対して整理番号を採番して、当該整理番号を申請者側に送信する申請書受付ステップと、送信されてきた前記整理番号を申請者側で受信し、当該整理番号、前記申請者ＩＤおよび添付資料枚数の情報が入力されたＦＡＸ送信用のカバーシートを作成するカバーシート作成ステップと、作成された前記カバーシートに前記添付資料を添付して、ＦＡＸにより電話回線を介して申請者側から受領者側に送信する添付資料送信ステップと、送信されてきた前記カバーシートおよび前記添付資料を受信し、前記カバーシートの整理番号と申請者ＩＤについて文字認識処理を行う文字認識処理ステップと、前記文字認識処理の認識結果と前記申請書受付ステップによって採番された前記申請書の整理番号および申請者ＩＤとを比較して、前記申請書と前記カバーシートとの整合性の判定を行う整合性確認ステップとをコンピュータに実行させるための申請書類送信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００２０】
【発明の実施の形態】
実施の形態１．
図１に本発明に係る申請書類送信装置の構成を示す。図において、１は、申請者側に設けられ、申請者が電子申請書を作成したり、申請処理や申請書の状態の確認および受領者側からの質問の有無の確認等を行う申請処理部、２は、申請者側の社内ネットワーク上に存在するＰｒｏｘｙサーバ、３はインターネット、４は、受領者側で電子申請の受付処理を行う受付処理部、５は、申請者側に設けられ、受付処理部４から返された整理番号や予めシステムに登録されている情報をもとに、添付資料を送信するためのＦＡＸ送信用のカバーシートを作成し印刷を行うカバーシート作成処理部、６は、申請者側に設けられ、カバーシート作成処理部５を用いて印刷したカバーシートと添付資料とをＦＡＸにより電話回線を介して受領者側に送信するためのＦＡＸ送信処理部、７は、申請者から送信されたＦＡＸデータを受領者側で受信するためのＦＡＸ受信処理部、８はＦＡＸ受信処理部７で受信したＦＡＸデータのうち、カバーシートに記述された内容を文字認識し、その認識結果と添付資料とを受付処理部４へ渡す処理を行うＯＣＲ処理部、９は受付けた申請書の内容の確認や審査、許可証の発行といった処理を行う審査処理部である。
【００２１】
本実施の形態においては、申請者側の申請処理部１及びカバーシート作成処理部５は、申請者側に設置されたコンピュータ装置（図示省略）から構成されており、これらの機能を実現するためのソフトウエア（プログラムコード）やデータは、当該コンピュータ装置の内部或いは外部記憶装置に格納され、随時読み取られて実行されるように構成されている。これらのソフトウエアやデータは、ＦＤやＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録されているものを入手して、コンピュータ装置の内部或いは外部記憶装置にインストールするようにしてもよいし、あるいは、受領者側のＷＷＷ上のホームページに用意しておき、そこから、申請者がダウンロードして用いるようにしてもよい。
【００２２】
次に動作について説明する。図２は、本実施の形態に係る申請書類送信装置の動作を示した流れ図である。まずはじめに、申請者が、申請処理部１で申請者ＩＤ、添付資料名称、添付資料枚数といった情報を入力して電子申請書を作成し、Ｐｒｏｘｙサーバ２およびインターネット３を経由して受領者側に対して送信する（ステップＳ１）。受領者側では、受付処理部４で申請に対する受付処理を実施し（ステップＳ２）、申請内容に問題が無ければ、整理番号を採番し、受付の応答として、当該整理番号をインターネット３を介して申請者に返す（ステップＳ３）。申請者側は、整理番号を受け取ると（ステップＳ４）、カバーシート作成処理部５で、当該整理番号が入力されたカバーシートを作成して印刷する（ステップＳ５）。この印刷したカバーシートと添付資料とをＦＡＸ送信処理部６によりＦＡＸ送信する（ステップＳ６）。申請者側からＦＡＸにより送信されたカバーシートおよび添付資料は、受領者側にあるＦＡＸ受信処理部７で受信処理が行われ（ステップＳ７）、ＯＣＲ処理部８へ送られる。ＯＣＲ処理部８では、ＦＡＸデータに含まれるカバーシートの少なくとも整理番号（どの申請かの判断に用いる）と申請者ＩＤ（誰から来たかの判断に用いる）の部分の文字認識を行い（ステップＳ８）、認識エラーの有無が判定され（例えば、英数字以外のあり得ない文字はないか等）（ステップＳ９）、認識エラーが無ければ、その認識結果と添付資料とを受付処理部４へ送る。受付処理部４では予めインターネット３経由で送信された上述の申請書の整理番号と認識結果との比較による整合性確認を行い（ステップＳ１０）、問題が無ければ（ステップＳ１１）、認識結果と添付資料とを審査処理部９へ渡し、従来と同様の審査処理を行う（ステップＳ１２）。ステップＳ１１において問題があると判定された場合には、申請者にインターネット３を介して、エラーが発生した旨を通知する（ステップＳ１５）。
【００２３】
なお、ステップＳ９において、認識エラーが発生した場合には、ＦＡＸにより受信したカバーシートと、先にインターネット経由で受信した申請書とを、受領者側の係員が目視で比較して（ステップＳ１３）、申請書の内容に基づいて、認識結果を修正する（ステップＳ１４）。
【００２４】
図３は、上述のステップＳ５におけるカバーシート作成処理部５によるカバーシート作成画面の一例を示したものである。図３において、２０は、添付資料の開始頁を示す例えば５桁の数字データ（図では、“＃２２２＃”）が入力される開始頁番号欄、２１が、例えば８桁の英数字からなる申請者ＩＤ（図では、“ＡＢＣＤＥＦＧＨ”）が入力される申請者ＩＤ欄、２３は、受領者側から付与される整理番号が表示される整理番号欄、２４は、整理番号を受領者側から取得するために押下する整理番号取得ボタン、２５は、作成したカバーシートを印刷するために押下するカバーシート印刷ボタンである。上述の説明においては、ステップＳ３において、整理番号が自動的に受領者側から申請者側へ送信される例について説明したが、その場合に限らず、整理番号取得指示ボタン２４を申請者が押下することにより、整理番号が取得されるようにしてもよい。
【００２５】
また、図４は、図３に示したカバーシート印刷ボタン２５を押下することにより切り替わる、カバーシート印刷用のカバーシート印刷画面の一例を示した図である。図３の画面において、申請書を作成し、カバーシート印刷ボタン２５を押下すると、図４の画面が表示される。図４において、３０は、カバーシートの開始頁を印刷するための開始頁印刷ボタン、３１は、カバーシートの終了頁を印刷する終了頁印刷ボタン、３２は、それらをまとめて印刷するためのまとめて印刷ボタンである。なお、添付資料をＦＡＸで送信する際には、カバーシートの開始頁を先頭にし、次に添付資料、最後が終了頁となるように、添付資料を開始頁と終了頁との間に挟んで送信するようにする。図５は、開始頁印刷ボタン３０を押下することにより印刷される開始頁の一例を示した図であり、図６は、終了頁印刷ボタン３１を押下することにより印刷される終了頁の一例を示した図である。
【００２６】
以上のように、本実施の形態においては、予め必要データを含む申請書はインターネット経由で申請し、添付資料はＦＡＸで送ることにより、従来インターネット経由では送信できなかった大きな添付資料も送信することが可能となる。また、必要事項は全てインターネット経由で申請してあるため、カバーシートへ印字してＯＣＲ処理部８で認識すべき項目や文字種を最小限にすることができ、ＯＣＲ処理部８での誤認識が発生する可能性を低く抑えることが可能となる。またＯＣＲ処理部８で誤認識が発生した場合でも、受付処理部４で事前に採番した整理番号およびその整理番号に関連する情報をもとにチェックが可能となる。ＦＡＸ申請が正常に行われたかどうかは、予め採番された整理番号を元に申請者が（既存システムを利用して）状況確認をすることも可能となるとともに、何らかのエラーが発生した場合でも、（既存のシステムをそのまま利用することで）申請者側へ通知することが可能となる。
【００２７】
実施の形態２．
上記の実施の形態１においては、申請者側の申請処理部１及びカバーシート作成処理部５は、申請者側に設置されたコンピュータ装置（図示省略）から構成されており、これらの機能を実現するためのプログラムコードやデータは、当該コンピュータ装置の内部或いは外部記憶装置に格納され、随時読み取られて実行されるように構成されている例について説明したが、本実施の形態においては、図７に示されるように、申請処理部１、Ｐｒｏｘｙサーバ２、受付処理部４，ＯＣＲ処理部および審査処理部９が、インターネット３に接続されている、受領者側が開設したＷＷＷのホームページおよび受領者側に設置されたコンピュータシステムによって構成されている例について説明する。
【００２８】
実施の形態１においては、申請処理部１を構成しているソフトウエアおよびカバーシート作成処理部５を構成しているソフトウエアは、申請者側のコンピュータ装置の内部或いは外部記憶装置に格納されていたが、本実施の形態においては、申請者は、受領者側のホームページ上で申請書やカバーシートを作成する。他の動作については、上述の実施の形態１と同じであるため、ここではその説明は省略する。
【００２９】
本実施の形態においては、上述の実施の形態１と同様の効果を得るとともに、さらに、申請書やカバーシートの作成が、受領者側のホームページで行えるようになったので、申請者は、インターネットを介して、いつでも、どこからでも、申請書およびカバーシートの作成が可能になり、さらに利便性が向上する。
【００３０】
なお、ＦＡＸ送信処理部６およびＦＡＸ受信処理部７は、ファクシミリ装置から構成するようにしてもよいが、これらの構成６，７をコンピュータ装置から構成し、上記機能を実現して各処理を実行するためのデジタル情報、すなわち、プログラムコードやデータを各コンピュータ装置の内部或いは外部記憶装置に格納し、随時読み取られて実行されるように構成してもよい。但し、各コンピュータ装置において上記各処理を実現するための機能を形成できれば、本発明を実施することができるので、例えば、個々のコンピュータ装置と分離可能なＣＤ−ＲＯＭやＦＤ等の可搬性記録媒体、あるいは、ネットワークに接続されたプログラムサーバ等に記録され、使用時に読み込まれて、上記コンピュータ装置の内部或いは外部記憶装置に記録されて随時実行に供されるものであっても良い。
【００３１】
【発明の効果】
この発明は、申請手続きを行うための申請書と添付資料とからなる申請書類を申請者側から受領者側へネットワークを介して送信するための申請書類送信装置、申請書類送信方法、申請書類送信プログラムおよび申請書類送信プログラムを記録した記録媒体であって、予め割り当てられた申請者ＩＤを含む前記申請書を申請者側で作成し、作成された前記申請書を申請者側から受領者側に送信し、送信されてきた前記申請書を受領者側で受信して、当該申請書に対して整理番号を採番して、当該整理番号を申請者側に送信し、送信されてきた前記整理番号を申請者側で受信し、当該整理番号、前記申請者ＩＤおよび添付資料枚数の情報が入力されたＦＡＸ送信用のカバーシートを作成し、作成された前記カバーシートに前記添付資料を添付して、ＦＡＸにより電話回線を介して申請者側から受領者側に送信し、送信されてきた前記カバーシートおよび前記添付資料を受信し、前記カバーシートの整理番号と申請者ＩＤについて文字認識処理を行い、前記文字認識処理の認識結果と採番された前記申請書の整理番号および申請者ＩＤとを比較して、前記申請書と前記カバーシートとの整合性の判定を行うようにしたので、インターネット経由で行う電子申請の手軽さを保ちつつ、ネットワーク上の制限で送ることのできない大きな添付資料の送信も可能にする。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態１に係る申請書類送信装置の構成を示した構成図である。
【図２】本発明の実施の形態１に係る申請書類送信装置の動作を示した流れ図である。
【図３】本発明の実施の形態１に係る申請書類送信装置におけるカバーシート作成画面の一例を示した説明図である。
【図４】本発明の実施の形態１に係る申請書類送信装置におけるカバーシート印刷画面の一例を示した説明図である。
【図５】本発明の実施の形態１に係る申請書類送信装置において印刷されたカバーシート（開始頁）の一例を示した説明図である。
【図６】本発明の実施の形態１に係る申請書類送信装置において印刷されたカバーシート（終了頁）の一例を示した説明図である。
【図７】本発明の実施の形態２に係る申請書類送信装置の構成を示した構成図である。
【図８】従来の申請書類送信装置の構成を示した構成図である。
【図９】従来の申請書類送信装置の構成を示した構成図である。
【符号の説明】
１，１０１  申請処理部、２，１０２  Ｐｒｏｘｙサーバ、３，１０３，２０４  インターネット、４，１０４  受付処理部、５  カバーシート作成処理部、６  ＦＡＸ送信処理部、７  ＦＡＸ受信処理部、８  ＯＣＲ処理部、９，１０５，２０７  審査処理部、２０１  ＦＡＸ送信処理部、２０２  回線種別自動判別部、２０３  公衆回線、２０５  ＦＡＸ受信処理部、２０６  ＯＣＲ処理部、２０８  ＦＡＸ送信処理部、２０９  ＦＡＸ受信処理部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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