(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
蓄積する文書を、階層構造の分類を用いて管理する電子ファイリング装置において、
前記階層構造を手繰って上位の分類から下位の分類または文書を選択する分類文書選択手段と、
前記分類及び文書の各々に付与したキーワードを保管管理するキーワード管理手段と、
前記分類の各々に、分類関連情報としてキーワードの検索条件を設定する分類関連情報管理手段と、
前記分類文書選択手段により分類が選択されたときに、その分類の分類関連情報に設定されている検索条件によってキーワード検索を行なうキーワード検索手段と、
前記分類文書選択手段により選択された分類を開く際に、前記キーワード検索手段により検索された検索結果一覧を併せて表示する表示手段と
を設けたことを特徴とする電子ファイリング装置。
【請求項２】
前記表示手段が、前記一覧表示された検索結果の１つをユーザが選択したときに、該当する分類または文書を展開して表示することを特徴とする請求項１に記載の電子ファイリング装置。
【請求項３】
前記分類関連情報管理手段が、前記キーワードの検索条件とともに、前記分類の各々と関連する分類または文書の情報を分類関連情報として設定することを特徴とする請求項１に記載の電子ファイリング装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、文書に分類を付して保管管理する電子ファイリング装置に関し、特に、関連する分類や文書に対して簡単にアクセスできるように構成したものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来の電子ファイリング装置では、多数の文書が、文書管理を容易にするためにディレクトリ等の階層構造の分類で仕分けされ、光ディスクやハードディスク等の電子ファイル記憶手段に格納管理されている。このような階層構造を採る電子ファイリングシステムの一例を図２に示している。図２では、分類は営業部内の組織毎に作成され、その下に各組織のユーザが、さらにその下にユーザ毎の見積書、提案書、決裁書といった分類が展開され、作成された文書はこのような分類によって管理されている。また、フォーマットという分類により、見積書や提案書を統一したフォーマット用紙が管理され、価格一覧の分類により各製品の価格が管理されている。
【０００３】
また、各文書にキーワードを設定し、このキーワードを集めたデータベースを作成して、キーワードによる文書管理も行なわれている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、従来の電子ファイリング装置では、階層構造に従い分類を手繰って所望の分類または文書を探索することは容易であるが、階層の異なる系列にある分類や文書を検索する場合には、横の関連が無いために、階層構造を元から辿らなければならず、多くの手間を必要とする。例えば、営業１部の担当者がＡ社に対して見積書を作成する場合には、まず、フォーマット分類下の見積書フォーマットをオープンし、その後、価格一覧分類に移って、見積書作成に必要なデータの入った価格リスト文書をオープンし、見積書作成の参考にするため過去にＡ社に提出した見積書をＡ社／見積書分類を辿ってオープンする、というように、見積書作成に必要な文書を一つ一つ分類を手繰って選択しなければならないという問題点を有していた。
【０００５】
本発明は、このような従来の問題点を解決するものであり、任意の分類または文書を選択したときに、ユーザが設定した管理情報に従って、選択した分類または文書と関連する分類や文書とが同一画面上に自動的に表示され、そのために必要な分類や文書の探索が容易であり、また、そうした関連分類や関連文書の表示をユーザに応じて制限する等、多面的な文書管理が可能な電子ファイリング装置を提供することを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
そこで、本発明では、蓄積する文書を、階層構造の分類を用いて管理する電子ファイリング装置において、この階層構造を手繰って上位の分類から下位の分類または文書を選択する分類文書選択手段と、分類及び文書の各々に付与したキーワードを保管管理するキーワード管理手段と、分類の各々に、分類関連情報としてキーワードの検索条件を設定する分類関連情報管理手段と、分類文書選択手段により分類が選択されたときに、その分類の分類関連情報に設定されている検索条件によってキーワード検索を行なうキーワード検索手段と、分類文書選択手段により選択された分類を開く際に、キーワード検索手段により検索された検索結果一覧を併せて表示する表示手段とによって電子ファイリング装置を構成している。
【０００９】
また、この表示手段が、一覧表示された検索結果の１つをユーザが選択したときに、該当する分類または文書を展開して表示するように構成している。
【００１０】
また、この分類関連情報管理手段により、キーワードの検索条件とともに、分類の各々と関連する分類または文書の情報を分類関連情報として設定することができるように構成している。
【００２０】
【作用】
そのため、新たに文書を作成したり、分類や文書を閲覧したり、文書を編集する際に、ユーザが階層検索やキーワード検索で得た分類や文書を選択すると、選択された分類や文書と共に、それらに関連する分類や文書が画面上に併せて表示される。また、関連情報がキーワードの検索条件の形で設定されているときは、画面上に、選択された分類や文書と共に、その検索条件でキーワード検索を実施した結果の一覧が併せて表示され、その一覧の中から分類または文書を指定すると、指定された分類または文書が画面上に表示される。従って、ユーザは、それらの関連する分類や文書を一つ一つ階層構造を手繰って選択したり、キーワード検索で求めたりする必要がなくなり、目指す分類や文書を短時間で探すことが可能になる。
【００２１】
また、それらの関連情報は、ユーザ単位で設定することができ、アクセスが許可されているユーザ以外は、その関連情報に設定されている文書または分類を表示させることができない。
【００２２】
【実施例】
（第１実施例）
本発明の電子ファイリング装置の第１実施例は、図１のブロック図に示すように、分類の作成、削除を行なう分類管理手段１０１と、分類を選択した際、選択分類下に格納されている分類、文書を表示する分類表示手段１０２と、指定された分類にユーザ単位で分類関連情報を作成、更新、削除および分類関連情報実行アクセス権、実行優先レベルの設定を行なう分類関連情報管理手段１０３と、分類をオープンする際に指定された分類に設定されている分類関連情報の解析を実行する分類関連情報解析手段１０４と、文書の作成、登録、削除を行なう文書管理手段１０５と、指定された文書を表示する文書表示手段１０６と、指定された文書にユーザ単位で文書関連情報を作成、更新、削除および文書関連情報実行アクセス権、実行優先レベルの設定を行なう文書関連情報管理手段１０７と、文書をオープンする際に指定された文書に設定されている文書関連情報の解析を実行する文書関連情報解析手段１０８と、分類作成時または文書作成時に作成した分類または文書にキーワードを設定するキーワード設定手段１０９と、指定された検索条件に従いデータベースに問い合わせを行なうキーワード検索手段１１０と、キーワード検索の結果、ヒットした分類および文書情報を一覧表示するキーワード検索結果表示手段１１１と、分類および文書に設定されたキーワードをデータベースとして管理するキーワード管理手段１１２と、格納されている文書を編集または新規に文書を作成する文書編集手段１１３と、階層管理されている分類および文書を選択するための分類文書選択手段１１４と、分類管理手段１０１および文書管理手段１０５で作成された分類および文書を保管管理する文書保管管理手段１１５と、電子ファイリング装置のユーザを管理するユーザ管理手段１１６とを備えている。
【００２３】
次に、以上のように構成された電子ファイリング装置の分類関連情報設定の動作を図６のフローチャートに基づいて説明する。
【００２４】
ステップ６０１：まず、ユーザは分類関連情報を設定する分類を選択し、
ステップ６０２：ユーザが関連情報実行権保有者か否かのチェックを行ない、関連情報実行権保有者であれば、
ステップ６０３：分類関連情報管理手段１０３を起動し、
ステップ６０４：分類関連情報を設定し、
ステップ６０５：分類関連情報管理手段１０３を終了させる。
【００２５】
前記分類関連情報管理手段１０３により設定される分類関連情報の一例を図７に示している。７０１は設定されている関連情報の番号であり、番号７０１毎に関連情報の種別７０２（ここで、Ｎは分類、Ｄが文書、Ｒが検索条件をそれぞれ示している）と関連情報の内容７０３とが設定される。なお、Ｎ（分類）とＤ（文書）の場合には文書または分類の名称を設定し、選択された分類下に格納されている文書または作成されている分類を分類関連情報として選択する場合には、名称のみを設定し、同一管理構造内の異なる分類、異なる分類下の文書または異なる管理構造内の分類および文書を設定する場合には、階層構造の先頭からの位置と共に名称を設定する。また、Ｒ（検索）の場合には、キーワードを管理するデータベースへの問い合わせの検索条件を設定する。ここで、検索条件Ｒは、データベースからデータを取り出すために指定する項目  Ｓ、データベース内に作成されたテーブル名  ｔ、問合わせの条件  ｗ、検索結果を表示する際のソート項目  ｏからなる。ただし、文書および分類にキーワードを付与せず、キーワードデータベースを構築しない場合には、分類関連情報として検索条件を設定することはできない。
【００２６】
また、図７に示すように、設定された関連情報にアクセスできるユーザ名７０４が設定される。これは、関連情報と共に分類の所有者が設定する。関連情報実行権をもつユーザ毎に設定された関連情報実施一覧７０５に示すように、各ユーザに対して一覧表示を実施する関連情報番号７０６（関連情報番号の並び順が優先順位である）、選択された関連情報番号７０６のうちいくつの関連情報の展開表示を実行するかを指定した番号（関連情報実行数）７０７、関連情報実施の結果オープンされた分類または文書に設定されている関連情報についてさらにアクセスの実施を認める数ｎ（＝１、２、・・・ｘ）７０８が設定される。このｎと関連情報の表示との関係を図１２に示す。ここで、ｎ＝１の場合には、指定された分類に設定されている関連情報の表示のみを実行する。ｎ＝２の場合には、選択された分類に設定されている関連情報の表示を実行した後、さらに関連情報に設定されている文書、分類または検索の結果、得られた文書および分類に設定されている関連情報の表示を実行する。
【００２７】
こうした設定を実行した後、分類関連情報管理手段１０３による分類関連情報の設定処理を終了する。
【００２８】
（第２実施例）
次に、本発明の第２実施例として、分類に設定されている分類関連情報を利用して関連情報の表示を実行するときの基本動作を図８のフローチャートに基づいて説明する。
【００２９】
ステップ８０１：ユーザが文書管理階層構造の任意の分類を分類文書選択手段１１４により選択し、そのオープンを指示すると、
ステップ８０２：選択されたものが分類か文書かを識別し、分類選択である場合には、
ステップ８０４：分類表示手段１０２により選択された分類下に格納されている文書および選択分類下に作成されている分類の表示を行ない、
ステップ８０５：選択された分類に分類関連情報が設定されているか否かを分類関連情報解析手段１０４により判断し、分類関連情報が設定されている場合には、
ステップ８０６：分類関連情報にしたがって関連分類の表示等の処理を行なう。
ステップ８０２において、文書選択であれば、
ステップ８０３：文書選択処理を行なう。
【００３０】
ここで、例えば、分類“見積書”を選択し、オープンして表示する場合、分類“見積書”を選択しオープンすると、図３に示すように分類“見積書”３００の下に格納されている文書群３０５が分類表示手段１０２により表示され、次に分類“見積書”に設定されている分類関連情報３０１の２つの分類３０２、３０３および１つの文書３０４が分類関連情報解析手段１０４により解析され、分類表示手段１０２や文書表示手段１０６を用いて表示が行なわれる。この場合の表示例が、分類関連情報３０２、３０３に設定されている分類のオープン状態の表示例３０６、３０７、分類関連情報３０４に設定されている文書のオープン状態の表示例３０８として図３に示されている。この分類関連情報に検索条件を設定し実行した場合の表示例が図５に示されている。
【００３１】
（第３実施例）
本発明の第３実施例として、分類関連情報にユーザ単位の関連情報実行権が設定されている場合の分類関連情報の実行動作を図９のフローチャートに基づいて説明する。
【００３２】
ステップ９０１：ユーザが文書管理階層構造の任意の分類を分類文書選択手段１１４により選択し、分類のオープンを指示すると、
ステップ９０２：選択されたものが分類か文書かを識別し、分類選択である場合には、
ステップ９０４：分類表示手段１０２により、選択された分類下に格納されている文書および選択分類下に作成されている分類の表示を行ない、
ステップ９０５：選択された分類に分類関連情報が設定されているか否かを分類関連情報解析手段１０４により判断し、分類関連情報が設定されている場合には、
ステップ９０６：電子ファイリングシステムを使用している実行ユーザ名を取得する。
【００３３】
ステップ９０７：分類関連情報解析手段１０４は、獲得した実行ユーザ名が図７に示すユーザ情報内にユーザ名７０５が登録されているかによって分類関連情報を実行する権限を持ったユーザか否かをチェックし、分類の所有者により分類関連情報を実行する権限を与えられているユーザの場合には、
ステップ９０８：分類関連情報に設定されている情報に従い分類関連情報解析手段１０４により分類関連情報の解析が行なわれ、表示が実行される。
【００３４】
ステップ９０７において、分類関連情報実行の権限を持たないユーザと判断した場合には、分類関連情報の実行は行なわれず、分類表示手段１０２により選択された分類下に格納されている文書および分類が表示されるだけとなる。図７に示す分類関連情報によれば、実行ユーザがｕｓｒ１の場合、ｕｓｒ１の情報を取り込み、設定されている関連情報番号７０６を抜き出す。抜き出した関連情報番号順に関連情報番号７０１を検索し、合致する番号の関連情報７０２、７０３を取得する。ｕｓｒ１では、関連情報番号１と３と４の表示が実行されることになる。
【００３５】
ステップ９０２において、文書選択であれば、
ステップ９０３：文書選択処理を行なう。
【００３６】
次に、このときの分類関連情報解析手段による解析動作及び表示手段による表示動作を図１０のフローチャートに基づいて説明する。
【００３７】
ステップ１００１：分類関連情報解析手段１０４は、まず分類関連情報の先頭の情報を取り込み、
ステップ１００２：関連情報を解析し、
ステップ１００３：図７に示す関連情報種別７０２により関連情報の種別をチェックし、関連情報が分類の場合には、
ステップ１００４：選択された分類とは異なる領域に、関連情報に設定された分類下に格納されている文書および分類を分類表示手段１０２により表示する。表示された文書分類はユーザが自由に選択することができ、分類表示手段１０２は、選択された文書分類をオープンする。
【００３８】
ステップ１００５：関連情報が文書かのチェックを行ない、文書の場合には、
ステップ１００６：文書表示手段１０６により文書を表示する。
【００３９】
ステップ１００７：関連情報が検索条件かのチェックを行ない、検索条件の場合には、
ステップ１００８：キーワード検索手段１１０により関連情報に設定されている検索条件によりキーワード・データベースに問い合わせを行ない、検索条件に合致するデータが存在する場合には、キーワード検索結果表示手段１１１により検索結果一覧を表示する。表示された検索結果一覧よりユーザは任意の文書または分類を選択してオープンすることができる。
【００４０】
ステップ１００７において、ＮＯであれば、
ステップ１００９：関連情報の有無のチェックを行い、有りの場合、ステップ１００１に戻り、関連情報がなくなるまで、前述のステップを繰り返す。
【００４１】
（第４実施例）
次に、本発明の第４実施例として、ユーザ毎に設定されている分類関連情報の表示を実行する動作を図１１のフローチャートに基づいて説明する。
【００４２】
ステップ１１０１：電子ファイリングシステムの使用ユーザが階層検索により文書管理階層構造の分類を手繰り、任意の分類をオープンすると、分類関連情報内にユーザに対応する情報（ユーザ情報）が存在するか否かを分類関連情報解析手段１０４がチェックし、ユーザ情報が存在する場合には、
ステップ１１０２：分類関連情報解析手段１０４はユーザ情報を取り込み、
ステップ１１０３：設定されている図７の関連情報実行数７０７を取り出し、
ステップ１１０４：設定されている最初の分類関連情報番号を取得し、
ステップ１１０５：取得した分類関連情報番号７０１により分類関連情報リストを検索し同一の番号が設定されている分類関連情報を読み込み、
ステップ１１０６：読み込んだ分類関連情報の関連情報種別７０２をチェックし、
ステップ１１０７：関連情報が分類かのチェックを行ない、分類の場合、
ステップ１１０８：分類オープン処理を行ない、
ステップ１１０９：関連情報が文書かのチェックを行ない、文書の場合、
ステップ１１１０：文書オープン処理を行ない、
ステップ１１１１：関連情報が検索条件かのチェックを行ない、検索条件の場合、
ステップ１１１２：検索処理を行ない、
ステップ１１１３：（関連情報実行数−１）が０かのチェックを行ない、ＮＯであれば、
ステップ１１１４：ユーザ情報の中にさらに関連情報番号が設定されているか否かをチェックし、関連情報番号が設定されている場合には、ステップ１１０４に戻り順次ステップ１１０４〜１１１４を実行することで関連情報番号と関連情報実行数に対応する分類関連情報を実行する。
【００４３】
なお、図７の７０８に示す分類関連情報を実行する回数ｎが設定されている場合には、設定されている値に従い、関連情報に設定されている文書、分類および検索条件を実行し、取り出された文書または分類に設定されている関連情報を実行する。
【００４４】
また、連続して関連情報を実行する関係を図１２に示す。ここで、ｎの値が０の場合には、ユーザ情報に関連情報番号が設定されていても分類関連情報の表示は実行されず、選択した分類下に格納されている文書または分類が表示されるだけとなる。ｎ＝１の場合には、選択された分類に設定された分類関連情報の表示を実行する。ｎ＝２の場合には、分類関連情報に設定されている分類または文書に設定されている分類関連情報または文書関連情報も関連情報解析手段により解析され、表示が実行される。ｎの値に従い連続的に関連情報の表示を実行している際、ｎの値となる前に関連情報が設定されていなければその時点で関連情報の表示は中止される。
【００４５】
前記ステップ１１０１において、オープンしたユーザに対応ユーザ情報が無い場合には、分類関連情報の表示は実行されず、選択された分類下に格納されている文書および分類は分類表示手段１０２により表示されるだけである。
【００４６】
なお、前述のユーザ情報が設定されているユーザは分類関連情報実行の権限をもったユーザである。
【００４７】
（第５実施例）
第１実施例から第４実施例は、いずれも文書を管理する階層構造を手繰る階層検索により分類を選択した場合の実施例であるが、本発明の第５実施例では、図４に示したように、文書を管理する文書管理階層構造と階層構造を構成する分類および階層構造に格納される文書とにキーワードを付与してデータベース化し、このデータベースをキーワード検索することにより所望の分類を選択する。この検索動作の場合、ユーザは、キーワード検索手段１１０を介して、所望の検索条件によりキーワードデータベースに問い合わせを行ない、キーワード検索結果表示手段１１１によりキーワード検索結果一覧を表示する。
【００４８】
検索結果一覧に表示された分類に分類関連情報を設定する場合には、検索結果一覧上で分類を選択した上で第１実施例と同様に分類関連情報管理手段１０３を起動して分類関連情報の設定を行なう。また、検索結果一覧に表示されている分類を選択してオープンした場合には、第２実施例から第３実施例と同様に、選択された分類に設定されている分類関連情報が併せて表示される。
【００４９】
（第６実施例）
本発明の第６実施例では、分類と同様に、文書に対して、文書関連情報を設定している。この場合、階層検索またはキーワード検索により任意の文書を選択し、この文書に、文書関連情報管理手段１０７を用いて、文書関連情報として関連する文書、分類および検索条件をユーザ単位で設定する。その後は、分類の場合と同じように、文書を選んでオープンした場合に、文書オープンのユーザ名を取得し、ユーザに対応した文書関連情報が文書関連情報解析手段１０８により解析され、表示が実行される。
【００５０】
なお、各実施例では、分類または文書を選択したときに、その分類または文書と併せて、関連情報に設定されている分類または文書が画面上に表示されるように構成しているが、関連情報の分類または文書をそのまま表示したのでは画面上が混雑する場合には、関連情報の一覧を画面に表示し、その中から必要なものをユーザに選択させるように構成することもできる。
【００５１】
【発明の効果】
以上の実施例に基づく説明から明らかなように、本発明は、分類および文書にユーザ単位で分類関連情報、文書関連情報として、分類名、文書名および検索条件、関連情報の実行権限等を設定、解析する手段を設けることにより、新たに文書を作成する場合や分類または文書を閲覧、文書の編集を行なう際、ユーザの所望する分類または文書を選択するだけで、選択された分類、文書に関連する分類、文書が画面上に表示され、関連する分類または文書を一つ一つ階層構造を手繰って選択する必要がなくなる。
【００５２】
また、関連情報に検索条件を設定できることにより固定の文書または分類と関連付けるのではなく、“最新の作成文書”や“ユーザＸＸが作成した全文書”といった柔軟な関連づけを可能とするものである。
【００５３】
さらに、分類関連情報管理手段および分類関連情報解析手段、文書関連情報管理手段および文書関連情報解析手段により、ユーザ単位での関連情報の設定、実行が可能となり、固定的な文書管理構造ではなくユーザ毎の文書管理構造の構築を実現するものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の電子ファイリング装置のブロック図、
【図２】文書管理する階層構造と分類関連情報を示す図、
【図３】本発明における分類関連情報に分類および文書が設定されている場合の分類関連情報の表示を実行した図、
【図４】文書管理する階層構造と分類および文書に設定されているキーワードを管理するデ−タベース表を示す図、
【図５】分類関連情報として文書と検索条件が設定され、その分類関連情報の表示を実行した場合の図、
【図６】本発明の第１実施例の分類関連情報設定動作のフローチャート、
【図７】本発明における分類関連情報の設定例を示す図、
【図８】本発明の第２実施例の設定されている分類関連情報を実行する基本動作のフローチャート、
【図９】本発明の第３実施例の分類関連情報実行権限の設定された分類関連情報の実行動作のフローチャート、
【図１０】本発明の分類関連情報の解析および実行動作のフローチャート、
【図１１】本発明の第４実施例の分類関連情報に設定されたユーザ毎のユーザ情報に従って分類関連情報の表示動作を実行するフローチャート、
【図１２】本発明の分類関連情報の関連情報の表示を実行する際の次数と実行の深さとの関係を示す関連図である。
【符号の説明】
１０１    分類管理手段
１０２    分類表示手段
１０３    分類関連情報管理手段
１０４    分類関連情報解析手段
１０５    文書管理手段
１０６    文書表示手段
１０７    文書関連情報管理手段
１０８    文書関連情報解析手段
１０９    キーワード設定手段
１１０  キーワード検索手段
１１１  キーワード検索結果表示手段
１１２  キーワード管理手段
１１３  文書編集手段
１１４  分類文書選択手段
１１５  文書保管管理手段
１１６  ユーザ管理手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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