(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書が登録された場合に通知がなされる利用者を登録する利用者設定手段と、
新たに登録された文書から、前記利用者に通知される文書を選択するための選択条件を設定する選択条件設定手段と、
新たに登録された文書から、前記選択条件設定手段で設定された選択条件に合致する文書を選択する文書選択手段と、
前記文書選択手段で選択された文書に関する情報を含む通知データを生成する通知データ生成手段と、
前記選択条件に合致する文書が新たに登録された旨を前記利用者に通知するために、前記通知データ生成手段で生成された通知データを送信する通知手段とを備えたことを特徴とする電子ファイリング装置。
【請求項２】
前記選択条件設定手段で設定される選択条件は、文字列であり、
前記文書選択手段は、前記文字列を含む文書を選択することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング装置。
【請求項３】
前記通知データ生成手段は、前記文書選択手段で選択された文書のテキストデータから前記選択条件設定手段で設定された文字列を含む所定の範囲の文字列を抜き出し、当該抜き出した文字列を含む通知データを生成することを特徴とする請求項２記載の電子ファイリング装置。
【請求項４】
前記所定の範囲は、前記記選択条件設定手段で設定された文字列前後の所定文字数の範囲であることを特徴とする請求項３記載の電子ファイリング装置。
【請求項５】
前記所定の範囲は、前記選択条件設定手段で設定された文字列近傍の句読点に基づいて定められる範囲であることを特徴とする請求項３記載の電子ファイリング装置。
【請求項６】
前記選択条件設定手段で設定される選択条件は文書属性であり、
前記文書選択手段は、前記文書属性に合致する属性を有する文書を選択することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング装置。
【請求項７】
前記通知データ生成手段は、前記文書選択手段で選択された文書のテキストデータから所定の範囲の文字列を抜き出し、当該抜き出した文字列を含む通知データを生成することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング装置。
【請求項８】
前記所定の範囲は、前記文書選択手段で選択された文書のテキストデータの先頭から所定文字数の範囲であることを特徴とする請求項７記載の電子ファイリング装置。
【請求項９】
前記所定の範囲は、前記文書選択手段で選択された文書のテキストデータの最初の句読点に基づいて定められる範囲であることを特徴とする請求項７記載の電子ファイリング装置。
【請求項１０】
文書が登録された場合に通知がなされる利用者を登録し、
新たに登録された文書から、前記利用者に通知される文書を選択するための選択条件を設定し、
新たに登録された文書から、前記設定された選択条件に合致する文書を選択し、
当該選択された文書に関する情報を含む通知データを生成し、
前記選択条件に合致する文書が新たに登録された旨を前記利用者に通知するために、当該生成された通知データを送信するように、電子ファイリング装置を制御するための登録文書通知方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、文書データを管理する電子ファイリング装置およびその利用者への登録文書通知方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
現在、オフィス情報の大半を占める紙によるアナログ情報は、コンピュータ、スキャナおよびプリンタなどのコンピュータ周辺機器の普及に伴い、オフィススペースの有効活用の必要性、あるいはデータの共有や有効利用の必要性からアナログデータから一旦ディジタルデータに変換される。変換されたディジタルデータはハードディスク装置や光磁気記録装置に蓄積され、コンピュータで扱える文書データとして利用される。
【０００３】
また、コンピュータ上のワードプロセッサやＤＴＰ（デスクトップパブリッシング）ソフトウェア等の一般アプリケーションソフトウェアで作成される文書データにおいても、その量はパーソナルコンピュータの普及に引きずられるように増加の一途である。
【０００４】
このような大量の文書データを管理するために、電子ファイリング装置または文書管理システムが導入される機会が増える一方で、大量に登録される文書データに対し、電子ファイリング装置を利用するユーザにどのようにして文書が登録されたかを通知することが最近、問題になってきている。
【０００５】
図６は従来の電子ファイリング装置の登録文書通知方法を示す説明図である。まず、紙に印刷された文書６０１はスキャナ等の文書データ入力手段６０２によりアナログデータからディジタルデータに変換される。変換されたディジタルデータの文字認識や画像圧縮などの処理を行う登録前処理手段６０３によってテキストデータ６０５や画像データ６０６を有する登録データ６０４が作成される。登録データ６０４は文書名や文書登録者などの文書属性を付加する登録手段６０７を通じて最終的に文書データ管理手段６０８に登録される。
【０００６】
文書データ管理手段６０８は文書データを保存し、登録や検索の要求に答える。文書データ管理手段６０８は、登録通知ユーザ設定手段６０９により設定された情報にしたがって、登録通知手段６１０を通じてユーザに文書登録された旨を通知する。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の電子ファイリング装置では、登録通知を受けることを設定したユーザには登録された文書が全て通知されてしまい、ユーザにとって関係のないあるいは関心のない登録文書までもが通知されてしまうという問題があった。
【０００８】
即ち、従来の電子ファイリング装置には、ユーザにとってどのような登録文書が関係あるいは関心のあるのかを判定する手段がなかった。従って、ユーザにとって関係あるいは関心のある文書データが登録されたことを知る手段は、ユーザが自発的に検索、閲覧することによってのみ文書の存在を認識するという方法に限られていた。
【０００９】
したがって、近年の情報量の多い環境での情報の選択という点で、十分にユーザ支援機能を提供しているとはいえなかった。
【００１０】
そこで、本発明は、所望の条件を満たす文書（例えば利用者が関係あるいは関心のある文書）が新たに登録されたことを、利用者は容易に知ることが可能になる電子ファイリング装置および登録文書通知方法を提供することを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
本発明の請求項１に係る電子ファイリング装置は、文書が登録された場合に通知がなされる利用者を登録する利用者設定手段と、新たに登録された文書から、前記利用者に通知される文書を選択するための選択条件を設定する選択条件設定手段と、新たに登録された文書から、前記選択条件設定手段で設定された選択条件に合致する文書を選択する文書選択手段と、前記文書選択手段で選択された文書に関する情報を含む通知データを生成する通知データ生成手段と、前記選択条件に合致する文書が新たに登録された旨を前記利用者に通知するために、前記通知データ生成手段で生成された通知データを送信する通知手段とを備える。
【００１２】
請求項２に係る電子ファイリング装置では、請求項１に係る電子ファイリング装置において、前記選択条件設定手段で設定される選択条件は、文字列であり、前記文書選択手段は、前記文字列を含む文書を選択することを特徴とする。
【００１３】
請求項３に係る電子ファイリング装置では、請求項２に係る電子ファイリング装置において、前記通知データ生成手段は、前記文書選択手段で選択された文書のテキストデータから前記選択条件設定手段で設定された文字列を含む所定の範囲の文字列を抜き出し、当該抜き出した文字列を含む通知データを生成することを特徴とする。
【００１４】
請求項４に係る電子ファイリング装置では、請求項３に係る電子ファイリング装置において、前記所定の範囲は、前記選択条件設定手段で設定された文字列前後の所定文字数の範囲であることを特徴とする。
【００１５】
請求項５に係る電子ファイリング装置では、請求項３に係る電子ファイリング装置において、前記所定の範囲は、前記選択条件設定手段で設定された文字列近傍の句読点に基づいて定められる範囲であることを特徴とする。
【００１６】
請求項６に係る電子ファイリング装置では、請求項１に係る電子ファイリング装置において、前記選択条件設定手段で設定される選択条件は文書属性であり、前記文書選択手段は、前記文書属性に合致する属性を有する文書を選択することを特徴とする。
【００１７】
請求項７に係る電子ファイリング装置では、請求項１に係る電子ファイリング装置において、前記通知データ生成手段は、前記文書選択手段で選択された文書のテキストデータから所定の範囲の文字列を抜き出し、当該抜き出した文字列を含む通知データを生成することを特徴とする。
【００１８】
請求項８に係る電子ファイリング装置では、請求項７に係る電子ファイリング装置において、前記所定の範囲は、前記文書選択手段で選択された文書のテキストデータの先頭から所定文字数の範囲であることを特徴とする。
請求項９に係る電子ファイリング装置では、請求項７に係る電子ファイリング装置において、前記所定の範囲は、前記文書選択手段で選択された文書のテキストデータの最初の句読点に基づいて定められる範囲であることを特徴とする。
【００１９】
請求項１０に係る登録文書通知方法は、文書が登録された場合に通知がなされる利用者を登録し、新たに登録された文書から、前記利用者に通知される文書を選択するための選択条件を設定し、新たに登録された文書から、前記設定された選択条件に合致する文書を選択し、当該選択された文書に関する情報を含む通知データを生成し、前記選択条件に合致する文書が新たに登録された旨を前記利用者に通知するために、当該生成された通知データを送信するように、電子ファイリング装置を制御する。
【００２１】
【実施例】
本発明の電子ファイリング装置の実施例について説明する。図１は実施例の電子ファイリング装置の構成を示すブロック図である。図において、２０１は演算および制御用の中央演算処理部（ＣＰＵ）、２１１はＲＯＭやＲＡＭ等の記憶部である。ＲＯＭには電子ファイルプログラム２１２や一般アプリケーションプログラム２１３が格納されている。
【００２２】
また、ＲＡＭには電子ファイルプログラムにより管理される文書データ２１４が格納されている。２０３はＲＡＭにロードされて実行されるプログラム等を格納するフロッピーディスク（ＦＤ）装置、２０２は文書データあるいは指示アイコン等を表示する表示部（ＣＲＴ）、２０４は紙に印刷された文書のアナログデータをディジタルデータに変換するスキャナ、２０５は文書データを印刷するプリンタである。
【００２３】
さらに、２０６は文字入力あるいはオペレータ指示用のキーを有するキーボード（ＫＢＤ）、２０７は表示された指示アイコンをクリックしたり、カーソルを移動させるマウス、２０８は電子ファイルプログラム２１２や一般アプリケーションプログラム２１３のデータファイルを蓄積するハードディスク（ＨＤＤ）や光磁気ディスク（ＭＯ）等の外部記憶装置、２０９は文書データの送受信を行う通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）、２１０は上記各部を接続するバスである。
【００２４】
また、文書データ２１４は、新聞・雑誌等の分類、文書名、登録日、登録者、文書毎に付けられた文書キーワード、文書のテキストデータ、文書イメージデータ等の情報２１５を有する。
【００２５】
上記構成を有する電子ファイリング装置の登録通知方法について説明する。図２は電子ファイリング装置における登録通知方法を示す説明図である。紙に印刷された文書１０１が、スキャナ２０４等の文書データ入力手段１０２により読み込まれると、文書１０１のアナログデータはディジタルデータに変換される。
【００２６】
つづいて、文字認識や画像圧縮等の処理を行う電子ファイルプログラム２１２に含まれたりあるいは別のプログラムとして提供される登録前処理手段１０３によってテキストデータ１０５や画像データ１０６を有する登録データ１０４が作成される。登録データ１０４は、情報２１５として示された文書名や登録者等の文書属性を付加する登録手段１０７を通じて、最終的に文書データ管理手段１０８に登録される。
【００２７】
文書データ管理手段１０８は文書データを保存し、登録、検索などの要求に答える。
【００２８】
また、登録通知ユーザ設定手段１０９は文書登録されたことを通知するユーザを設定する。文書データ管理手段１０８は、登録通知手段１１３を通じて登録通知ユーザ設定手段１０９によって登録されたユーザに文書登録された旨を通知する。ここでいうユーザとは電子ファイル装置の利用者として登録された者である。
【００２９】
さらに、本実施例の電子ファイリング装置には、登録通知文書選択設定手段１１０が設けられている。登録通知文書選択設定手段１１０は、文書登録時に登録通知ユーザ設定手段１０９に登録されたユーザに通知される文書の選択条件を設定する。登録通知文書選択設定手段１１０では、選択条件として情報２１５に示す分類、登録者、文書キーワード等の文書属性あるいはユーザが任意に設定する文字列を設定することが可能である。
【００３０】
また、電子ファイリング装置には、登録通知文書選択設定手段１１０において設定された選択条件に基づいて文書の選択を行う登録通知文書選択手段１１１、および選択された文書の通知データを作成する登録通知データ生成手段１１２が設けられている。
【００３１】
図３は中央演算処理部２０１によって実行される登録文書の通知処理ルーチンを示すフローチャートである。通知処理ルーチンは登録通知文書選択手段１１１が行う処理である。
【００３２】
文書データ管理手段１０８に新規の登録が行われると（ステップＳ３０１）、登録通知文書選択設定手段１１０により設定された選択条件に基づき、新規登録文書のテキストデータから条件設定された文字列を検索する。あるいは条件設定された分類、登録者、文書キーワード等の文書属性と新規登録文書の文書属性とを比較する（ステップＳ３０２）。
【００３３】
選択条件に合致しているか否かを判別し（ステップＳ３０３）、選択条件に合致しているとき、登録通知データ生成手段１１２により登録文書の通知データを生成し（ステップＳ３０４）、生成された通知データを送信して（ステップＳ３０５）本ルーチンを終了する。一方、ステップＳ３０３で条件に合致しなかったときはそのまま本ルーチンを終了する。
【００３４】
図４はステップＳ３０４における通知データの生成処理ルーチンを示すフローチャートである。通知データは登録通知データ生成手段１１２によって生成される。登録文書の通知データの生成が開始されると（ステップＳ４０１）、文書属性を文書管理手段１０８から取得する（ステップＳ４０２）。登録通知文書選択設定手段１１０において任意の文字列が選択条件として設定されたか否かを判別し（ステップＳ４０３）、文字列が設定されていた場合、設定された文字列を含む任意の範囲の文字列を登録文書のテキストデータから抜き出す（ステップＳ４０４）。
【００３５】
また、文字列が設定されていない場合でも、登録文書のテキストデータの最初のテキストデータから任意の範囲に設定された文字列を通知データとして抜き出し（ステップＳ４０５）、通知データの一部として生成を終了する（ステップＳ４０６）。最終的に登録を通知する通知データは、文書名、登録名、任意のテキスト列となる。
【００３６】
図５はステップＳ４０４、Ｓ４０５で行われるテキストデータの抜き出しの一例を示す説明図である。図において、５０１は登録通知の対象となった文書のテキストデータである。また、下線５０２で示す「文字列検索」という文字列が選択条件として設定された文字列である。
【００３７】
５０３は「文字列検索」の前後１５文字を抜き出した例で、５０４は「文字列検索」の前後の読点（、）までを抜き出した例で、５０５は「文字列検索」の前後の句点（。）までを抜き出した例である。
【００３８】
さらに、５０６、５０７、５０８は、「文字列検索」が設定されていなかった場合にテキストデータを抜き出す例であり、それぞれ最初から３０文字、最初の読点まで、および最初の句点までを示す例である。
【００３９】
以上示したように、登録文書の文字列の一部を通知データの一部とすることにより、ユーザはある程度文書の内容を知ることができる。
【００４０】
尚、文書データ管理手段１０８によって管理される文書データは、用紙をスキャナで読み込み、ディジタルデータに変換した文書画像データばかりでなく、ワードプロセッサ等の一般アプリケーションによって作成される文書データも管理できる。したがって、本発明の電子ファイリング装置は、文書画像データだけでなく、一般アプリケーションデータに対しても適用できる。
【００４１】
また、本発明の電子ファイリング装置は複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、１つの機器からなる装置に適用してもよい。さらに、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成されるものでもよい。
【００４２】
【発明の効果】
本発明によれば、所望の条件を満たす文書（例えば利用者が関係あるいは関心のある文書）が新たに登録されたことを、利用者は容易に知ることが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例の電子ファイリング装置の構成を示すブロック図である。
【図２】電子ファイリング装置における登録通知方法を示す説明図である。
【図３】中央演算処理部２０１によって実行される登録文書の通知処理ルーチンを示すフローチャートである。
【図４】ステップＳ３０４における通知データの生成処理ルーチンを示すフローチャートである。
【図５】ステップＳ４０４、Ｓ４０５で行われるテキストデータの抜き出しの一例を示す説明図である。
【図６】従来の電子ファイリング装置の登録文書通知方法を示す説明図である。
【符号の説明】
１０２  文書データ入力手段
１０３  登録前処理手段
１０４  登録データ
１０７  登録手段
１０８  文書データ管理手段
１０９  登録通知ユーザ設定手段
１１０  登録通知文書選択設定手段
１１１  登録通知文書選択手段
１１２  登録通知データ生成手段
１１３  登録通知手段
【図１】
0003571794.tif 000002
【図２】
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【図３】
0003571794.tif 000004
【図４】
0003571794.tif 000005
【図５】
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【図６】
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