(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末で情報を共有する情報共有システムを管理する情報共有システム管理装置であって、
前記情報共有システムでの通信に関わる画像をディスプレイに表示させる表示制御手段と、
通信により前記情報共有システムで共有される情報を受信する通信手段と、
前記受信手段により受信した情報から履歴情報あるいは現在の会議の状態情報を生成する生成手段と、
前記複数の端末以外の他端末に対して、前記生成手段により生成された前記状態情報あるいは履歴情報を送信する送信手段とを備え、
前記通信手段が通信の不可能な状態の場合には、前記他端末に送信すべき前記履歴情報もしくは前記状態情報として、前記ディスプレイに表示される画像のコピーを送信することを特徴とする情報共有システム管理装置。
【請求項２】
前記状態情報は、会議の開始時刻と会議の状態と会議の参加者を含むことを特徴とする請求項１に記載の情報共有システム管理装置。
【請求項３】
前記会議の状態は、会議が進行中であるか、中断されているか、終了しているかのいずれかを示すことを特徴とする請求項２に記載の情報共有システム管理装置。
【請求項４】
前記会議の状態が中断されている状態を示している場合、会議の参加者に対して会議の再開時刻を通知する通知手段をさらに備えることを特徴とする請求項３に記載の情報共有システム管理装置。
【請求項５】
前記他の端末は会議に不参加であることを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の情報共有システム管理装置。
【請求項６】
前記他の端末からコメント情報を受信する受信手段をさらに備えることを特徴とする請求項５に記載の情報共有システム管理装置。
【請求項７】
前記他の端末には、操作者により作成されたコメントを入力するための入力手段と、前記入力手段により入力されたコメントを出力するための出力手段とを更に備えることを特徴とする請求項１に記載の情報共有システム管理装置。
【請求項８】
前記入力手段は、前記履歴情報にコメントを上書きすることでコメントを入力することを特徴とする請求項７に記載の情報共有システム管理装置。
【請求項９】
前記生成手段は、会議の現在の状態の状態情報を、その構成要素を結合するハイパー文書として生成することを特徴とする請求項１に記載の情報共有システム管理装置。
【請求項１０】
複数の端末で情報を共有する情報共有システムを管理する情報共有システム管理方法であって、
前記情報共有システムでの通信に関わる画像をディスプレイに表示させる表示制御工程と、
通信により前記情報共有システムで共有される情報を受信する通信工程と、
前記受信工程により受信した情報から履歴情報あるいは現在の会議の状態情報を生成する生成工程と、
前記複数の端末以外の他端末に対して、前記生成工程により生成された前記状態情報あるいは履歴情報を送信する送信工程とを備え、
前記通信工程が通信の不可能な状態の場合には、前記他端末に送信すべき前記履歴情報もしくは前記状態情報として、前記ディスプレイに表示される画像のコピーを送信することを特徴とする情報共有システム管理方法。
【請求項１１】
前記状態情報は、会議の開始時刻と会議の状態と会議の参加者を含むことを特徴とする請求項１０に記載の情報共有システム管理方法。
【請求項１２】
前記会議の状態は、会議が進行中であるか、中断されているか、終了しているかのいずれかを示すことを特徴とする請求項１１に記載の情報共有システム管理方法。
【請求項１３】
前記会議の状態が中断されている状態を示している場合、会議の参加者に対して会議の再開時刻を通知する通知工程をさらに備えることを特徴とする請求項１２に記載の情報共有システム管理方法。
【請求項１４】
前記他の端末は会議に不参加であることを特徴とする請求項１０乃至１３のいずれかに記載の情報共有システム管理方法。
【請求項１５】
前記他の端末からコメント情報を受信する受信工程をさらに備えることを特徴とする請求項１４に記載の情報共有システム管理方法。
【請求項１６】
操作者により作成されたコメントを入力するための入力工程と、前記入力工程により入力されたコメントを出力するための出力工程とを更に備えることを特徴とする請求項１０に記載の情報共有システム管理方法。
【請求項１７】
前記入力工程は、前記履歴情報にコメントを上書きすることでコメントを入力することを特徴とする請求項１６に記載の情報共有システム管理方法。
【請求項１８】
前記生成工程は、会議の現在の状態の状態情報を、その構成要素を結合するハイパー文書として生成することを特徴とする請求項１０に記載の情報共有システム管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワークに接続された情報処理装置上で動作するＴＶ会議システム等、情報を共有するためのグループウェア・システム（情報共有システム）を集中管理する情報共有管理システム及び情報共有システム管理装置とその方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
現在、ＰＣやワークステーションを用いたグループウェア・システム（テレビ会議システムや遠隔講演システムなど）が普及している。これは、ネットワーク上の複数のサイトで情報を共有するためのシステムである。その中で、テレビ会議システムでは、お互いの端末に接続されたカメラからの映像やマイクからの音声を通信して、複数のサイト間で会話を行なう。さらに、画面上のイメージやソフトウェアアプリケーションに対する命令を通信して、お互いの画面を共有する機能を備えている。
【０００３】
また、会議を複数開催できるように会議管理の機能を有したテレビ会議システムも多く存在する。この場合、ネットワーク上のある端末にテレビ会議システムのサーバが存在し、サーバが管理する会議情報を共有することで他の会議の存在を知ることができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来のテレビ会議システムでは、現在進行中の会議リストおよび内容に関して参照できるが、過去の会議の内容については、別に会議録システムを動作させなければ参照することができない。また、過去の会議と現在進行中の会議を関連付ける手段がなかった。
【０００５】
図２１は、テレビ会議システムで行われる会議と会議管理システムとの関係を表す例である。図２１（ａ）は、現在進行中の会議Ａと会議Ｂと関連付ける例である。会議Ａに参加中のユーザが会議Ｂも参加し、両会議に共通するデータをやり取りする。これを従来技術で実現するためには、ユーザが両方の会議に参加しなければならなかった。単にメッセージを交換すればすむような場合には、そのためだけに両会議に参加するという行為は冗長であり、作業効率の低下につながっている。
【０００６】
図２１（ｂ）は、ある会議が中断、再開を繰り返し、会議１、会議２、会議３と推移していく様子を示している。この場合、従来技術では、会議の中断時に会議状態を保存しておき、再開時に保存した会議状態を読み込むことで実現する。しかし、会議が同じメンバーで続いており、内容は前回の終わりを忠実に再現しなくても、前回までのダイジェストを参照することですむような場合には、会議状態を忠実に再現するのは冗長な処理であり、作業効率の低下につながる。
【０００７】
図２１（ｃ）は、あるユーザが現在進行中の会議をオブザーブする例を示している。従来技術においては、会議内容を把握してオブザーブするためには、会議自体に参加しなければならず、会議の内容を見てコメントするだけといった場合においては、テレビ会議システムの資源が無駄に使用される部分が生じる。
【０００８】
以上の他にも、図２１（ａ）〜図２１（ｃ）に示すような会議管理の形態を統一的に扱う会議管理システムがなかったという問題点があった。
【０００９】
本発明は上記従来例に鑑みてなされたもので、会議などの情報共有システムに参加していなくともシステム履歴を参照でき、また、履歴の参照と進行中の会議等の機能への参加を一つのシステムで実現した、作業効率を低下させない情報共有システム管理装置及び方法とＴＶ会議管理システムを提供することを目的とする。
【００１０】
また、会議等の進行中の機能を終了させなくとも中断させることで、その状態の退避及び復帰にかかる処理を無くし、作業効率を向上させた情報共有システム管理装置及び方法とＴＶ会議管理システムを提供することを目的とする。
【００１１】
また、複数の会議（グループウェア・システム）に同時参加しなくても会議（グループウェア・システム）間の情報のやりとりができるようにした、作業効率を低下させない情報共有システム管理装置及び方法とＴＶ会議管理システムを提供することにある。
【００１２】
また、会議（グループウェア・システム）に参加しないユーザが、会議（グループウエアシステム）に対してコメントできるようにした、作業効率を低下させない情報共有システム管理装置及び方法とＴＶ会議管理システムを実現することにある。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明は次の構成からなる。すなわち、複数の端末で情報を共有する情報共有システムを管理する情報共有システム管理装置であって、前記情報共有システムでの通信に関わる画像をディスプレイに表示させる表示制御手段と、通信により前記情報共有システムで共有される情報を受信する通信手段と、前記受信手段により受信した情報から履歴情報あるいは現在の会議の状態情報を生成する生成手段と、前記複数の端末以外の他端末に対して、前記生成手段により生成された前記状態情報あるいは履歴情報を送信する送信手段とを備え、前記通信手段が通信の不可能な状態の場合には、前記他端末に送信すべき前記履歴情報もしくは前記状態情報として、前記ディスプレイに表示される画像のコピーを送信する。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。
＜システムの構成＞本実施の形態では、図３に示すようなネットワークに接続された端末間で既存のテレビ会議システム３２が動作している環境において、端末Ａ０にて操作を行なうユーザが端末Ａ１〜Ａ２で開催中のＴＶ会議システムに関する情報を参照し、コメントやメッセージの送信を行なう場合について説明する。
【００１７】
図３では、本発明の第１のシステム（以下、単に第１のシステムと呼ぶ）３０がＴＶ会議の議長にあたる端末Ａ１上で稼働し、端末Ａ０上で第２のシステム（以下、単に第２のシステムと呼ぶ）３１が稼働している。第１のシステム３０はテレビ会議に関する情報３５を得て、その内容を第２のシステム３１に会議情報３６として通知する。第２のシステム３１は第１のシステム３０から送られた会議情報３６を蓄えて、ユーザの必要に応じてその情報を提供する。また、第２のシステム３１はメッセージ作成機能を持ち、作成したメッセージ３８を第１のシステム３０に送信することができる。第２のシステム３１からメッセージ３８を受信した第１のシステム３０は、メッセージをディスプレイに出力する。
【００１８】
各端末は図４に示すようなハードウェア構成になっている。
【００１９】
同図において、ＣＰＵ２０は、ＲＯＭ２１に記憶されているプログラムに従って、ＲＡＭ２２、入力デバイス２、ディスプレイ１、ＦＤＤ２３の各種制御を行なう。ＲＯＭ２１には、入力デバイス２から入力されるデータの処理やＣＰＵ２０の処理を実行するための各種プログラムを格納している。また、ＣＰＵ２０の制御で実行される第１のシステム３０を実行するプログラム、第２のシステム３１を実行するプログラムがＲＯＭ２１に格納されている。これらプログラムの内容は後述する。また、ＴＶ会議システム３２を実行するプログラムもＲＯＭ２１に格納されている。２２はＲＡＭであり、各種プログラムや入力デバイス２から入力されるデータの作業領域および一時退避領域である。
【００２０】
２３はＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）であり、ＦＤを装着しデータの読み書きが可能である。また、装着されたＦＤ（不図示）に後述するフローチャート（図６〜図１２）のプログラムを書き込み、そのプログラムを本装置ＲＡＭ２２に読み込むことで処理を実行させることもできる。なお、本実施の形態では、前記プログラムをＲＯＭ２１に記憶して、ＣＰＵ２０の制御により、ＲＯＭ２１からＲＡＭ２２に読み込んだ後、後述する処理フローを実行する。
【００２１】
なお、ＦＤＤ２３の代わりにＣＤ−ＲＯＭドライブやＨＤＤを備え、それぞれのドライブに装着あるいは内蔵されるＣＤ−ＲＯＭやＨＤに上述のプログラムを記憶して、記憶したプログラムを読み出すことで処理を実行することも可能である。
＜システムのソフトウエア構成＞
次に、本実施の形態におけるソフトウェア構成について説明する。
【００２２】
図１および図２は、本実施の形態に於ける第１のシステムおよび第２のシステムを実現するためのモジュール構成を表すブロック図である。
＜第１のシステム＞
まず、図１に示す第１のシステムを構成する各モジュールについて説明する。第１のシステム３０は、端末Ａ０に存在する第２のシステム３１とメッセージ通信を行なうために通信部５３がネットワークに接続している。そして、第２のシステム３１から送信されたメッセージをメッセージ受信部５２が通信部５３を介して受信し、メッセージ解析部５１に渡す。メッセージ解析部５１で解析されたメッセージの内容は表示部５０に送られ、ディスプレイ１に表示される。
【００２３】
また、通信部５３は、ソケットを介する通信を行い、メッセージの交換をする。ソケット通信では、通信プロトコルは物理的にネットワークの介在の有無にかかわらず同一であり、同一ターミナル上のプロセス間であってもネットワークを介した通信としてすべての通信が行われる。受信したメッセージの処理径路は、第２のシステムから受信したメッセージと同じである。
【００２４】
入力デバイス２からの入力はコマンド解析部５４が受信する。受信したコマンドが、ＴＶ会議システム３２に関する情報を得て第２のシステム３１に知らせることを要求するコマンドの場合には、その命令が会議情報取得部５５に通知される。命令を受けた会議情報取得部５５は、会議名、メンバリスト、開始時刻などの会議情報を得るためのメッセージを、メッセージ作成部５７によりに作成してＴＶ会議システム３２に対して発行する。その応答をＴＶ会議システム３２から受信すると、得られた会議情報を添えてメッセージ作成部５７にメッセージの作成を依頼する。なお、会議情報は前述の通りＴＶ会議システム３２からプログラム間の通信を使用して得ることもできるが、ユーザが入力デバイス２から入力することによっても行なうことができる。ユーザが入力する場合は、第１のシステム３０が直接テレビ会議システム３２と通信できない場合であり、コマンド解析部５４が入力された会議情報を会議情報取得部５５に渡し、会議情報が集まった時点でメッセージ作成が行なわれる。会議情報を得たメッセージ作成部５７は会議情報通信のためのメッセージを生成し、それをメッセージ送信部５８に渡す。そしてメッセージ送信部５８は通信部５３を通じてメッセージを第２のシステム３１へ送信する。
【００２５】
また、入力デバイス２から入力されたコマンドが、会議録を作成して第２のシステム３１への送信を要求するコマンドであった場合には、その命令が会議録作成部５６に通知される。会議録作成部５６は、要求のあった時点における会議の記録（画面のハードコピー、音声会話、テキスト入力による付属情報）を得るためのメッセージをメッセージ作成部５７により作成させ、ＴＶ会議システム３２に対してそのメッセージを発行する。それに対する応答を受け取ると、それはメッセージ作成部５７に渡され、会議録メッセージとして第２のシステム３１に送信される。ここで、会議録はＴＶ会議システム３２が生成した会議録をプログラム間の通信を使用して得るものと説明したが、第１のシステムが生成することもできる。ＴＶ会議システムからプログラム間の通信を使用して得る場合は、会議録作成部５６による会議録生成処理は省略される。会議録を得たメッセージ作成部５７は会議録通信のためのメッセージを作成し、それをメッセージ送信部５８に渡す。そしてメッセージ送信部５８は通信部５３を通じてメッセージを第２のシステム３１へ送信する。
＜第２のシステム＞
つぎに、図２に示す第２のシステム３１を構成する各モジュールについて説明する。第２のシステム３１は、端末Ａ１に存在する第１のシステム３０とメッセージ通信を行なうための通信部７６がネットワークに接続している。第１のシステム３０からのメッセージは通信部７６を介してメッセージ受信部７５が受信する。メッセージ受信部７５は受信したメッセージをメッセージ解析部７４に渡す。そして、メッセージ解析部７４は解析したメッセージの内容が会議情報を知らせるものであった場合には、メッセージより会議情報を抽出し、会議情報を記憶するための記憶部７２（これは、外部記憶装置であってもよい）に書き込む。また、解析したメッセージの内容が会議録を伝えるものであった場合には、メッセージ解析部７４はメッセージより会議録を抽出し、会議録を記憶するための記憶部７３（これは、外部記憶装置であってもよい）に書き込む。
【００２６】
また、入力デバイス２からのコマンド入力はコマンド解析部７７が受信する。受信したコマンドが会議情報の表示を要求するコマンドであった場合には、命令は会議情報表示部７１に通知される。命令を受けた会議情報表示部７１は会議情報が記憶されている記憶部７２から会議情報を取り出し、その内容をディスプレイ１に表示する。また、入力されたコマンドが会議録の表示を要求するコマンドであった場合には、命令は会議録表示部７０に通知される。命令を受けた会議録表示部７０は会議録が記憶されている記憶部７３から会議録情報を取り出し、その内容をディスプレイ１に表示する。また、入力されたコマンドがＴＶ会議システム３２で進行中の会議に対するコメント作成を要求するコマンドであった場合には、命令はコメント作成部７８に通知される。命令を受けたコメント作成部７８は入力デバイス２、コマンド解析部７７を通した入力にしたがってコメントを作成する。作成したコメントはメッセージ作成部７９に渡され、コメントを知らせるためのメッセージが生成される。メッセージはメッセージ送信部８０に渡され、通信部７６を通じて第１のシステム３０に送信される。
＜ＴＶ会議システム，第１，第２システム間のメッセージ交換シーケンス＞
次に本実施の形態におけるシステムの動作シーケンスを図５を用いて説明する。
【００２７】
タイミングＴ０において、端末Ａ０で第２のシステム３１が起動され、第２のシステム３１は第１のシステム３０からの接続待ち状態になる。タイミングＴ１において、ＴＶ会議システム３２が端末Ａ１およびＡ２で起動される。このとき同時に端末Ａ１で第１のシステム３０が起動され、ＴＶ会議システム３２に対して会議情報要求メッセージが送信される。本実施の形態では第１のシステム３０が端末Ａ１で起動されるが、端末Ａ２で起動しても構わない。会議情報要求メッセージを受信したＴＶ会議システム３２は、会議の名前（無ければブランクもしくは“Ｎｏ  ｎａｍｅ”等、それとわかる名前を付ける）、開始時刻、メンバー名リストなどの会議情報をメッセージにして第１のシステム３０に送信する。第１のシステム３０の起動はＴＶ会議システム３２が起動する時に自動的に行なうこともできるし、ユーザがコマンド入力により行なうこともできる。また、第１のシステム３０とＴＶ会議システム３２ととのメッセージのやりとりは、ＴＶ会議システム３２側がその機能を有している時のみ有効である。もしＴＶ会議システム３２がその機能を有していない場合は、第１のシステム３０に対してユーザが会議情報を入力する。
【００２８】
会議情報を得た第１のシステム３０は、タイミングＴ２において、端末Ａ０で動作中の第２のシステム３１に対して接続要求を行ない、その結果、第１のシステム３０と第２のシステム３１がネットワーク接続される。接続が完了すると、Ｔ３において、第１のシステム３０は会議情報をメッセージにして第２のシステム３１へ送信する。会議情報メッセージを受信した第２のシステム３１はその内容をもとに会議を登録し、その会議に対する会議ＩＤを生成して、それをメッセージにして第１のシステム３０に送信する。会議ＩＤはネットワーク上で動作する複数の会議の中からある会議を一意に特定できる内容、たとえば日付とシーケンシャル番号の組み合わせにする。
【００２９】
端末Ａ１，Ａ２ではＴＶ会議が進行しており、タイミングＴ４において、端末Ａ１における第１のシステム３０がＴＶ会議システム３２に対して会議録を要求するメッセージを送信する。会議録を要求するタイミングは、ユーザが第１のシステム３０に対して命令（コマンド入力）した時、もしくは第１のシステム３０がタイマを参照し定期的に行なう時、もしくは、ＴＶ会議システム３２が自動的に会議録を出力する時である。ＴＶ会議システム３２が自動的に出力する場合は、発言者が切り替わった、資料のページが変わったなどのタイミングで行なわれるようにする。会議録要求メッセージはタイミングＴ４以降に何回行われても良い。
【００３０】
また、会議録を要求（図のＴ４）をする際、第１のシステム３０がＴＶ会議システム３２と通信することが出来ない場合は、第１のシステム３０が会議録を生成する。これは自動的に行なうこともできるし、ユーザが命令（コマンド入力）して行なうこともできる（図のタイミングＴ５）。
【００３１】
会議録要求メッセージを受信したＴＶ会議システム３２は、メッセージを受信した時点における会議録（画面のスナップショット、音声会話、テキスト入力）をメッセージにして第１のシステム３０に送信する。第１のシステムが会議録を作成する場合は、作成した会議録をメッセージにして、端末Ａ０における第２のシステム３１に送信する。会議録は、会議録要求のある度に第２のシステム３１の会議録記憶部７３に蓄積される。
【００３２】
タイミングＴ６では、端末Ａ０を操作するユーザがタイミングＴ３で届いた会議情報もしくはタイミングＴ４，Ｔ５で届いた会議録を参照し、会議に対するコメントが行なわれる。会議情報は、図１７に示す内容を有している。すなわち、会議ＩＤ，開始時刻，終了時刻，会議の状態，中断時の再開予定時刻，会議参加メンバである。これらは、第２のシステムにより格納されており、必要に応じて図１６のように表示される。オペレータは、会議情報を会議リスト１００をもとにして参照する。ＴＶ会議はネットワーク上で複数存在することがあるので、ＴＶ会議の数と同数の第１のシステムが存在し、それらは全て（端末Ａ０で動作する）第２のシステムとネットワークで接続されている。
【００３３】
図１６において、会議リスト１００は開かれている会議のリストであり、終了、進行中、中断はそれぞれ参照した時点における会議の状態を表している。会議の状態は、図１４に示すように進行中ＳＴ１、停止ＳＴ２、終了ＳＴ３の３つの状態があり、図１４に示すような状態遷移をする。会議状態の遷移は後に説明する会議情報変更メッセージを通信することによって行なう。会議リスト１００は、所望の語や文などをリンクしてなるハイパー文書として構成され、リスト中の会議名（図中の会議Ａ、会議Ｂ、会議Ｃ）にはそれぞれの会議情報を表すページへのリンクが張られている。会議Ｃの欄に対してダブルクリック等の所定の操作を行うことで、リンクの先の情報が読み出され、会議Ｃの会議情報１０１が表示される。会議情報１０１には、会議に参加しているメンバのリスト、会議の開始と終了の時刻（進行中の会議では終了時刻は空欄）、会議録へのリンク、会議に対するコメントへのリンク、途中参加希望メッセージ作成ページヘのリンクがある。
【００３４】
会議情報１０１で会議録を選択すると会議録リスト１０２が現れる。会議録リスト１０２では、記録された時刻順にリストされ、それぞれテキスト、音声、イメージヘのリンクが張られている。テキストを選択すると会議録のテキスト情報が表示され、音声を選択すると会議録の音声情報が出力される。イメージを選択するとＴＶ会議システムの画面ハードコピーが表示され、このイメージには上書きでコメントを追加できる。イメージに対する上書きの実現は現存のマルチレイヤ構造のドローイングツールの技術を用いれば容易に実現できるので、詳細については省略する。
【００３５】
上書きでコメントを付加されたイメージは、コメントメッセージとして第１のシステム３０に送信される（図５のタイミングＴ７）。コメントメッセージを受信した第１のシステム３０はその内容（コメントが付加されたイメージ）を画面に表示する。
【００３６】
また、図１６の会議情報１０１で途中参加希望を選択すると１０３に示すようなテキスト入力ページが現れるので、参加希望の意志を書き込んでメッセージを送信する。このメッセージは上記のコメントメッセージと同様に第１のシステム３０が動作する端末Ａ１の画面上に表示される。以降のＴＶ会議システムへの途中参加については、ＴＶ会議システムが有する機能を用いて実現するので、本発明による会議管理システムの機能の範囲外であり、詳細は省略する。
【００３７】
次に、メンバのうち一人が会議を退出した場合など、会議情報に変更が加わった場合には、端末Ａ１のＴＶ会議システム３２が会議情報変更メッセージを第１のシステム３０に対して送信する（図５のタイミングＴ８）。本実施の形態ではＴＶ会議システム３２が会議情報変更メッセージを送信するが、ＴＶ会議システムにその機能が無い場合は、ユーザが第１のシステムに対して会議情報変更を通知する。これはコマンド入力による。会議情報変更メッセージは会議情報の変更がはいる度に送信される。会議情報変更を受けた第１のシステム３０は、その内容をメッセージにして第２のシステムに送信する。そして、会議情報変更メッセージを受信した第２のシステム３１は、受信した内容をもとに会議情報を変更する。
【００３８】
なお、会議情報変更の内容が会議終了であった場合には（図５のタイミングＴ９）、その内容のメッセージを受信した第１のシステム３０は、第２のシステム３１との接続を切断して、終了する。第２のシステム３１は接続が切れたことを検知すると、会議の状態を終了にする。
＜第１のシステムによる処理手順＞
次に本実施の形態における会議管理の各処理を図を用いて説明する。なお、以下に説明する各処理は図３に示す形態における場合について説明する。以下で説明するフローチャートは、端末におけるＣＰＵ２０によりＲＡＭ２２に格納されたプログラムを実行することで実現される。
【００３９】
図６は、第１のシステム３０が起動してからメインループに達するまでの処理の流れを示すフローチャートである。
【００４０】
第１のシステム３０が起動されると、まずステップＳ１においてシステム内部（図１の５０から５８）で使用する変数などの初期化を行なう。ステップＳ３において、通信部５３はＴＶ会議システム３２と通信可能かどうかを判定する。端末Ａ１およびＡ２で動作するＴＶ会議システムが第１のシステムと通信可能な場合は、ステップＳ５で、通信部５３がＴＶ会議システムとの通信接続処理を行なう。通信不可の場合はステップＳ５からステップＳ９はスキップされる。ステップＳ７において、メッセージ作成部５７が会議情報を要求するためのメッセージを作成し、ステップＳ９で、メッセージ送信部５８がメッセージをＴＶ会議システム３２に通信部５３およびネットワークを介して送信する。
【００４１】
ステップＳ１１からステップＳ１７の処理は繰り返されるので、第１のシステム３０のメインループに当る。ステップＳ１１において、通信部５３およびコマンド解析部５４はシステムに対する入力があるかどうかの検査を行なう。入力がない場合はステップＳ１１を繰り返す。入力があった場合は、ステップＳ１３において、入力が入力デバイス２からのコマンド入力かどうかの判定を行ない、コマンド入力の場合には、コマンド解析部５４がステップＳ１５においてコマンド処理を開始する。各コマンドの処理の詳細については後述する。また、入力が第２のシステム３１もしくはＴＶ会議システム３２からのメッセージであった場合には、通信部５３がステップＳ１７においてメッセージ受信処理を開始する。各メッセージの処理の詳細は後述する。
【００４２】
＜メッセージ処理＞
図７は第１のシステム３０がメッセージを受信した時の処理の流れを示すフローチャートであり、図６のステップＳ１７に相当する。
【００４３】
第１のシステム３０がメッセージを受信すると、まずステップＳ１９において、メッセージ受信部５２は受信したメッセージの種類を解析する。次にステップ２０で、メッセージがＴＶ会議ステムからのメッセージか、第２のシステムからのメッセージか判定する。ＴＶ会議システムからのメッセージであれば、ステップＳ２１において、ステップ１９において解析した結果が会議情報メッセージであるかどうかの検査を行なう。会議情報メッセージであった場合には、ステップＳ２３において、通信部５３は第２のシステム３１に対して接続要求を行なう。接続要求は接続が成功するまで繰り返される（ステップＳ２５）。しかし、経過時間や繰り返し回数が所定の上限を越えたなら中断するようにしても良い。
【００４４】
接続が成功すると、ステップＳ２７において、メッセージ作成部５７は、ＴＶ会議システムから受信した会議情報を基に会議情報メッセージを作成する。そして、ステップＳ３９において、メッセージ送信部５８は、会議情報メッセージを通信部５３を介して第２のシステム３１に対して送信する。
【００４５】
ステップＳ２１で会議情報メッセージでなかった場合は、ステップＳ２９において、ステップＳ１９の解析結果が会議録メッセージかどうかの検査を行なう。その結果が会議録メッセージであった場合には、ステップＳ３１において、ＴＶ会議システムから受信した会議録の内容をもとに会議録メッセージを作成する。作成される会議録メッセージは、図１５に示す構成となる。すなわち、ヘッダに続けて会議ＩＤ，会議録の作成時刻，会議録の内容であるテキスト，音声，イメージが含まれている。なお、ヘッダ，会議ＩＤは、会議録以外のメッセージについても共通に付される。
【００４６】
そして、ステップＳ３９において、メッセージ送信部５８は、作成した会議録メッセージを通信部５３を介して第２のシステム３１に対して送信する。
【００４７】
ステップＳ２９で会議録メッセージでなかった場合は、ステップＳ３３において、ステップＳ１９の解析結果が会議終了を知らせるメッセージかどうかの検査を行なう。その結果が会議終了メッセージであった場合には、ステップＳ３５において、通信部５３は第２のシステム３１との通信接続を切断する。そして、第１のシステムは終了する。
【００４８】
ステップＳ３３で会議終了メッセージでなかった場合はＴＶ会議システムから会議情報の変更メッセージを受信したものとみなし、ステップＳ３７において、メッセージ作成部５７は、ＴＶ会議ステムから受信した内容をもとに会議情報変更メッセージを作成する。そして、ステップＳ３９において、メッセージ送信部５８は、作成した会議情報変更メッセージを通信部５３を介して第２のシステム３１に対して送信する。
【００４９】
一方、ステップＳ２０でＴＶ会議システムからのメッセージではないと判定された場合には、そのメッセージは第２のシステムから受信したものとして、ステップＳ４０でコメントメッセージか判定する。コメントメッセージである場合には、それを表示部５０から表示出力する（ステップＳ４０−１）。また、コメントでないなら、第２のシステムにより与えられた会議ＩＤを通知するメッセージであるとみなして、会議ＩＤを外部記憶やＲＡＭに記憶しておく（ステップＳ４０−２）。
【００５０】
＜コマンド処理＞
図８は、第１のシステム３０がコマンドを入力された場合の処理の流れを示すフローチャートであり、図６のステップＳ１５に相当する。第１のシステムにおいて入力されるコマンドとしては、ＴＶ会議システム３２と通信できない場合において、ユーザから入力される会議情報をもとに会議情報メッセージを作成し、送信するためのコマンドと、ユーザから入力される情報をもとに会議録を作成すして送信するためのコマンドとが含まれている。
【００５１】
ステップＳ４１において、コマンド解析部５４は入力デバイス２からの入力を解析する。次にステップＳ４２で、入力されたコマンドが会議情報の作成かテストしする。会議情報の作成であれば、ステップＳ４３において、コマンド解析部５４は入力が会議名かどうかの検査を行ない、会議名であった場合には、会議情報取得部５５はステップＳ４５において、入力された会議名をＲＡＭ２２の会議名記憶領域に記憶する。
【００５２】
ステップＳ４３で会議名でなかった場合には、ステップＳ４７において、コマンド解析部５４は入力が開始時刻を示すものかどうかを検査する。開始時刻であった場合には、会議情報取得部５５はステップＳ４９において、入力された開始時刻をＲＡＭ２２の開始時刻記憶領域に記憶する。
【００５３】
ステップＳ４７で開始時刻でなかった場合には、ステップＳ５１において、コマンド解析部５４は入力がメンバ名であるかどうかを検査する。メンバ名であった場合には、会議情報取得部５５はステップＳ５３において、入力されたメンバ名をＲＡＭ２２のメンバ名リストを記憶する領域に記憶する。
【００５４】
ステップＳ５１でメンバ名でなかった場合には、ステップＳ５５において、メッセージ作成部５７はＲＡＭ２２に記憶された会議名、開始時刻、メンバリストを読み出して、会議情報メッセージを作成する。そして、ステップＳ５７において、メッセージ送信部５８は作成したメッセージを通信部５３を介して、第２のシステム３１に対して送信する。
【００５５】
一方、会議情報作成コマンドでない場合には、図９の会議録作成手順に分岐する。
【００５６】
図９は、第１のシステム３０がユーザからの入力情報に基づいて会議録を作成する処理の流れを示すフローチャートである。
【００５７】
まず、ステップＳ５９において、通信部５３はＴＶ会議システム３２と通信が可能かどうかを検査する。ＴＶ会議システム３２と通信可能な場合は、ステップＳ６１において、メッセージ作成部５７は会議録を要求するためのメッセージを作成する。そして、ステップＳ６３において、メッセージ送信部５８は作成した会議録要求メッセージを通信部５３を介して、ＴＶ会議システム３２に対して送信する。このとき送信されたメッセージ対する応答は、図７の手順で処理され、会議録メッセージとして第２のシステムに送信される。
【００５８】
ステップＳ５９で会議システム３２と通信不可であった場合には、ステップＳ６５において、会議録作成部５６は端末Ａ１のその時点における画面のハードコピーを取り、そのデータをＲＡＭ２２のイメージ格納領域に記憶する。
【００５９】
次にステップＳ６７において、ＴＶ会議でやり取りされている音声会話をデジタル録音して、そのデータをＲＡＭ２２の音声データ格納領域に記憶する。録音する期間は第１のシステムの初期化において設定され、のちの変更も可能にしておく。また、音声会話はシステム起動時からずっと録音しておき、会議録作成時にその前後のひとまとまりの部分を記憶するという方法も実現できる。
【００６０】
次にステップＳ６９において、会議録作成部５６は会議録に対する付加情報をユーザの入力によって作成し、そのデータをＲＡＭ２２の会議付加情報記憶領域に記憶する。
【００６１】
そして、ステップＳ７１において、メッセージ作成部５７はＲＡＭ２２から画面イメージ、音声データ、付加情報を読み出して、会議録メッセージを作成する。ステップＳ７３において、メッセージ送信部５８は作成した会議録メッセージを通信部５３を介して、第２のシステム３１に対して送信する。
＜第２のシステムによる処理手順＞
図１０は、第２のシステム３１が起動してからメインループに至るまでの処理の流れを示すフローチャートである。
【００６２】
第２のシステム３１を起動すると、まずステップＳ７５において、システム内部で使用する変数などの初期化を行なう。以下のステップＳ７７からステップＳ８７は繰り返すので、第２のシステム３１のメインループを構成する。ステップＳ７７において、通信部７６およびコマンド解析部７７は入力があるかどうかの検査を行なう。ここでいう入力とは、第１のシステム０からのメッセージもしくは入力デバイス２からのユーザの入力のことである。入力がない場合はステップＳ７７を繰り返す。
【００６３】
ステップＳ７７で入力があった場合、ステップＳ７９において、通信部７６はその入力が第１のシステム３０からのメッセージであるかどうかの検査を行ない、メッセージであった場合には、ステップＳ８１において、メッセージ受信部７５がメッセージ受信処理を行なう。
【００６４】
ステップＳ７９における結果がメッセージでなかった場合には、ステップＳ８３において、コマンド解析部７７は入力が入力デバイス２からのコマンド入力かどうかの検査を行なう。コマンド入力であった場合には、ステップＳ８５において、コマンド解析部７７はコマンド処理を行なう。
【００６５】
ステップＳ８３における結果がコマンド入力でなかった場合には、ステップＳ８７において、通信部７６は第１のシステム３０との通信接続の処理を行なう。
【００６６】
＜通信接続処理＞
図１１は、図１０のステップＳ８７における、第１のシステム３０との通信処理の流れを示すフローチャートである。
【００６７】
第２のシステム３１は第１のシステム３０から通信接続に関する入力を受けると、ステップＳ８９において、通信部７６は入力が接続を要求するものかどうかを検査する。検査の結果が接続要求であった場合には、ステップＳ９１において、通信部７６はその接続要求を受諾する処理を行なう。そして、ステップＳ９５において、第２のシステム３１が管理する会議の状態を変更する。ここで、接続要求のあった会議が新規のものである場合には、後に通信されてくる会議情報を格納するためにＲＡＭ２２の会議情報格納領域を確保し、会議登録の準備を行なう。また、過去に開催されていた会議からの要求の場合には、会議情報格納領域内の会議状態情報を再開に変更する。
【００６８】
ステップＳ８９における結果が接続要求でなかった場合には、その要求は切断要求であるので、ステップＳ９３において、通信部７６は接続切断処理を行なう。そして、ステップＳ９５において、会議の状態を終了に変更する。
【００６９】
＜メッセージ受信処理＞
図１２は、第２のシステム３１がメッセージを受信したときの、図１０のステップＳ８１における処理の流れを示すフローチャートである。
【００７０】
第２のシステム３１のメッセージ受信部７５が通信部７６を介して第１のシステム３０からメッセージを受信すると、まずステップＳ９７において、メッセージ解析部７４は受信したメッセージの解析を行なう。
【００７１】
次に、ステップＳ９９において、メッセージ解析部７４はメッセージが会議情報を知らせるものであるかどうかを検査する。その結果が会議情報であった場合には、ステップＳ１０１において、メッセージ解析部７４はＲＡＭ２２の会議情報格納領域に受信した会議情報を記憶する。そして、ステップＳ１０３において、メッセージ解析部７４は会議ＩＤを生成し、それを会議情報を格納するための記憶部７２に書き込む。
【００７２】
次に、ステップＳ１０５において、メッセージ作成部７９は第１のシステム３０に生成した会議ＩＤを知らせるためのメッセージを作成する。会議ＩＤはステップＳ１０３で生成されたＩＤを会議情報記憶部７２か読み取る。そして、ステップＳ１０７において、メッセージ送信部８０は生成したメッセージを通信部７６を介して、第１のシステム３０に対して送信する。
【００７３】
ステップＳ９９における結果が会議情報でなかった場合には、ステップＳ１０９において、メッセージ解析部７４は受信したメッセージが会議録かどうかの検査を行なう。その結果が会議録メッセージであった場合には、ステップＳ１１１において、メッセージ解析部７４は会議録を会議録記憶部７３に記憶する。
【００７４】
ステップＳ１０９における結果が会議録でなかった場合には、受信したメッセージは会議情報変更メッセージということになるので、ステップＳ１１３において、メッセージ解析部７４は会議情報記憶部７２に記憶されている会議情報を変更する。
【００７５】
図１３は、図１０のステップＳ８５における操作者による入力コマンド処理の手順を示すフローチャートである。
【００７６】
まずステップＳ１３１において、コマンドがコメントの作成か判定し、コメントの作成であれば、ステップＳ１３３で、イメージ上への上書きとして入力されたコメントを、メッセージの形式にまとめ、ステップＳ１３５で、第１のシステムに送信する。この際、複数の会議をモニタしている場合には、会議ＩＤを指定させる。
【００７７】
また、コメント作成でないならば、ステップＳ１３７において会議への途中参加のコマンドであるか判定し、そうであるなら、新たねなユーザの参加を指示するコマンドをＴＶ会議システムに送信する（ステップＳ１３９）。この後、会議への参加手順はＴＶ会議システムにより実行されるため、説明は省略する。
【００７８】
以上により、会議の登録、状態を管理する機能、会議録の収集と表示を行なう機能、会議に対するメッセージの送信機能、会議録に対するコメント作成機能、会議への途中参加機能が実現されるので、会議管理を行なうときの操作性を向上させることができる。
【００７９】
このため、図２１（ａ）に示したように独立した複数の会議の内容を簡単に参照できる。また、会議の状態や会議録を保持するため、図２１（ｂ）のように中断と再開とを繰返すような会議についても、中断前の状態を保持し、その状態を元にして会議を再開することができる。
【００８０】
また、会議管理システムの別の形態として、第１のシステム３０をテレビ会議システム３２に組み込んで実装することも容易に可能である。この場合、通信によって得ていた会議情報や会議録は、通信を使用しないでそのまま内部データから取り出すことができる。この形態のシステムを実現するに当たって、第１のシステム３０が実現する機能をライブラリ・モジュールとして提供することもできる。
【００８１】
また、会議管理システムの別の形態として、図１８に示すような構成をとることも可能である。これは、第２のシステム３１における入出力部分１２１を独立して、第２のシステムのデータ管理部１２０と通信を行なう。第２のシステムの入出力部は、会議録表示部７０、会議情報表示部７１、コマンド解析部７７と、第２のシステムのデータ管理部１２０とのメッセージ通信するためのメッセージ送受信部とからなる。
【００８２】
図１８に示すような構成をとることいよって、会議情報を参照し、コメントを行なうユーザは端末Ａ０にいる必要はなく、他の任意の端末から操作することができるようになる（図では端末Ａ３）。また、第２のシステムの入出力部１２１を複数の端末に存在させることもでき、複数のユーザが同時にコメントを行なうことが可能となる。
【００８３】
また、第２のシステム３１において、中断している会議に対して、再開の通知を電子メールなどによって行なうようにすることも可能である。これを実現するには、本実施の形態に会議の再開時刻を管理する部分と、再開時刻を検索し、電子メールを配信する部分を追加する。
【００８４】
図１９は、再開時刻の通知を、端末に内蔵されたタイマにより時刻の管理をして行う際の、第２のシステムにおける流れ図である。図１９の処理はタイマが満了することで実行され、これは所定時間おきに繰返される。
【００８５】
ステップＳ１９１で、図１７の会議情報から再開予定時刻を検索する。ステップＳ１９２で、再開時刻の所定時間前を過ぎた会議があるか判定する。ある場合には、ステップＳ１９３で、会議情報に登録されたメンバに対してメールを配信する。
【００８６】
なお、図１９の手順は第２のシステムで行うとしたが、会議情報が管理されている端末であればどこでも実行することができる。
【００８７】
また、本実施の形態は、ＴＶ会議システムを管理するＴＶ会議管理システムで説明したが、複数のユーザで情報を共有するグループウエアなど、情報共有システム一般に本発明を適用し、その状態を外部からモニタする用途等に用いることもできる。
【００８８】
【他の実施形態】
なお、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ，インタフェイス機器，リーダ，プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機，ファクシミリ装置など）に適用してもよい。
【００８９】
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、達成される。
【００９０】
この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００９１】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭなどを用いることができる。
【００９２】
また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００９３】
さらに、記憶媒体から読出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００９４】
本発明を上記記憶媒体に適用する場合、その記憶媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードを格納することになるが、簡単に説明すると、図２０のメモリマップ例に示す各モジュールを記憶媒体に格納することになる。
【００９５】
すなわち、少なくとも、情報共有システムから、その状態情報および履歴情報を受信する受信工程のコードと、前記受信工程により受信した状態情報あるいは履歴情報あるいはその両方を記憶手段に記憶する記憶工程のコードと、記憶された前記情報共有システムの状態情報あるいは履歴情報を読み出して、前記情報共有システムの状態あるいは履歴を出力する出力工程のコードの各モジュールのプログラムコードを記憶媒体に格納すればよい。
【００９６】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、会議システムと通信できない場合でも、会議録等の履歴として、画面のハードコピーを残すことができる。
【０１０２】
【図面の簡単な説明】
【図１】発明の実施の形態における第１のシステムを実現するためのモジュール構成を表すブロック図である。
【図２】発明の実施の形態における第２のシステムを実現するためのモジュール構成を表すブロック図である。
【図３】ネットワークに接続された端末間で既存のテレビ会議システムが動作している環境を示す図である。
【図４】図１および図２の会議管理装置のハードウェア構成図である。
【図５】発明の実施の形態におけるシステムの動作シーケンスを示す図である。
【図６】発明の実施の形態における第１のシステムのメインループの処理の流れを示すフローチャートである。
【図７】発明の実施の形態における第１のシステムがメッセージを受信した時の処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】発明の実施の形態における第１のシステムが会議情報を作成する時の処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】発明の実施の形態における第１のシステムが会議録を作成する時の処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】発明の実施の形態における第２のシステムのメインループ処理の流れを示すフローチャートである。
【図１１】発明の実施の形態における第２のシステムが通信接続を行なう時の処理の流れを示すフローチャートである。
【図１２】発明の実施の形態における第２のシステムがメッセージを受信した時の処理の流れを示すフローチャートである。
【図１３】発明の実施の形態における第２のシステムによるコマンド処理の手順を示すフローチャートである。
【図１４】会議の状態変化を示す図である。
【図１５】会議録メッセージの形式を示す図である。
【図１６】会議情報および会議録の画面表示の様子を示す図である。
【図１７】会議情報の一例を示す図である。
【図１８】発明の他の実施形態を示す図である。
【図１９】会議の再開予定を事前に通知する処理のフローチャートである。
【図２０】本発明を実現するプログラムを格納するメモリマップの図である。
【図２１】（ａ）現在進行中の会議Ａと会議Ｂを関連付ける例を示す図である。
（ｂ）ある会議が中断、再開を繰り返し、会議１、会議２、会議３と推移していく様子を示す図である。
（ｃ）あるユーザが現在進行中の会議をオブザーブする例を示す図である。
【符号の説明】
１  ディスプレイ
２  入力デバイス
２０  ＣＰＵ
２１  ＲＯＭ
２２  ＲＡＭ
２３  外部記憶装置
３０  第１のシステム（装置）
３１  第２のシステム（装置）
３２  テレビ会議システム
３５  会議情報メッセージ
３６  会議情報および会議録メッセージ
３７  テレビ会議システムの通信
５０  第１のシステムの表示部
５１  第１のシステムのメッセージ解析部
５２  第１のシステムのメッセージ受信部
５３  第１のシステムの通信部
５４  第１のシステムのコマンド解析部
５５  第１のシステムの会議情報取得部
５６  第１のシステムの会議録作成部
５７  第１のシステムのメッセージ作成部
５８  第１のシステムのメッセージ送信部
７０  第２のシステムの会議録表示部
７２  第２のシステムの会議情報記憶部
７３  第２のシステムの会議録記憶部
７４  第２のシステムのメッセージ解析部
７５  第２のシステムのメッセージ受信部
７６  第２のシステムの通信部
７７  第２のシステムのコマンド解析部
７８  第２のシステムのコメント作成部
７９  第２のシステムのメッセージ作成部
８０  第２のシステムのメッセージ送信部
６  第２のシステムの通信部
７７  第２のシステムのコマンド解析部
７８  第２のシステムのコメント作成部
７９  第２のシステムのメッセージ作成部
８０  第２のシステムのメッセージ送信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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