(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の画像形成装置，ホストコンピュータ及び無線電話が公衆回線網を介して相互に各種データを送受信できるように構成されると共に、複数の画像形成装置，ホストコンピュータ及び無線電話のそれぞれが電子メールの送受信を可能にするメール機能部を備え、複数の画像形成装置，ホストコンピュータ及び無線電話との間で相互に電子メールを送受信できるようにした画像形成装置の管理システムであって、
前記画像形成装置は、
少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、
モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、
この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によって前記メール受信機能が選択されると、受信した電子メールを前記表示手段に表示する一方、
前記メール機能選択手段によって前記メール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を前記表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、前記メール機能部によってメール送信するようになっており、
ジョブを実施できない場合に、ジョブデータを他の画像形成装置にメール転送し、そのジョブデータの転送先を前記表示手段に表示すると共に、ジョブ依頼先に前記ジョブデータの転送先をメール送信する、
ことを特徴とする画像形成装置の管理システム。
【請求項２】
少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、各モードにおける作動制御を制御手段によって行う画像形成装置であって、
他の画像形成装置と各種データや電子メールを送受信できるようになっており、
モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、
この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示する一方、
メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するようになっており、
ジョブを実施できない場合に、ジョブデータを前記他の画像形成装置にメール転送し、そのジョブデータの転送先を前記表示手段に表示すると共に、ジョブ依頼先に前記ジョブデータの転送先をメール送信する、
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項３】
少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有する画像形成装置の制御手段に、
モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示するステップと、
この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示するステップと、
メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にすると共に、入力された電子メール本文を表示手段に表示するステップと、
メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するステップと、
ジョブを実施できない場合に、ジョブデータを前記他の画像形成装置にメール転送し、そのジョブデータの転送先を前記表示手段に表示すると共に、ジョブ依頼先に前記ジョブデータの転送先をメール送信するステップと、
を実行させるプログラム。
【請求項４】
少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有する画像形成装置の制御手段に、
モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示するステップと、
この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示するステップと、
メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にすると共に、入力された電子メール本文を表示手段に表示するステップと、
メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するステップと、
ジョブを実施できない場合に、ジョブデータを前記他の画像形成装置にメール転送し、そのジョブデータの転送先を前記表示手段に表示すると共に、ジョブ依頼先に前記ジョブデータの転送先をメール送信するステップと、
を実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、複写機，プリンタ，ファクシミリ，印刷機等の画像形成装置、この画像形成装置の検針や故障管理を遠隔地のコンピュータで行う画像形成装置の管理システム、画像形成装置の制御用のプログラム、及びそのようなプログラムを記録したフロッピーディスク，ハードディスク，ＭＯディスク，ＣＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来から、画像形成装置とその画像形成装置のメンテナンス等を担当する営業所のホストコンピュータとを電話回線で接続し、画像形成装置から送信されるコピーカウント情報などの課金データを請求書を発行する営業所のホストコンピュータで受け取り、その受信データをホストコンピュータ側で解析表示する画像形成装置の管理システムが知られている。
【０００３】
また、このような画像形成装置の管理システムにおいては、画像形成装置が故障すると、その故障通知が複数の営業所を統括管理するサービスセンターのホストコンピュータ側へ送信され、その画像形成装置の故障内容がサービスセンターのホストコンピュータのモニタに表示されるようになっている。そして、サービスセンターのオペレータから修理を担当する営業所に修理依頼がされるようになっている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、このような従来の画像形成装置の管理システムは、画像形成装置側からホストコンピュータ側に故障通知を送信する場合、ホストコンピュータ側が通話中であったり、停電中等で電話がつながらない状態であると、数回自動的にリトライするが、それでもなお電話がつながらなくて送信不能であれば、画像形成装置の表示パネル等に通信不能と表示し、サービスセンターへの故障通報をユーザーに依頼するようになっているため、故障通知が円滑に行われない場合があると共に、ユーザー側に負担をかける場合があるという問題を有していた。
【０００５】
そこで、本発明は、画像形成装置側からホストコンピュータ等に円滑且つ確実にデータ送信できるようにし、ユーザー側に負担をかけないようにすることを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、複数の画像形成装置，ホストコンピュータ及び無線電話が公衆回線網を介して相互に各種データを送受信できるように構成されると共に、複数の画像形成装置，ホストコンピュータ及び無線電話のそれぞれが電子メールの送受信を可能にするメール機能部を備え、複数の画像形成装置，ホストコンピュータ及び無線電話との間で相互に電子メールを送受信できるようにした画像形成装置の管理システムに関するものである。そして、前記画像形成装置は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示する一方、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、前記メール機能部によってメール送信するようになっている。また、前記画像形成装置は、ジョブを実施できない場合に、ジョブデータを他の画像形成装置にメール転送し、そのジョブデータの転送先を前記表示手段に表示すると共に、ジョブ依頼先に前記ジョブデータの転送先をメール送信するようになっている。
【０００７】
請求項２の発明は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有し、各モードにおける作動制御を制御手段によって行う画像形成装置に関するものである。そして、この画像形成装置は、他の画像形成装置と各種データや電子メールを送受信できるようになっており、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示し、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示する一方、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にし、入力された電子メール本文を表示手段に表示し、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するようになっている。また、この画像形成装置は、  ジョブを実施できない場合に、ジョブデータを前記他の画像形成装置にメール転送し、そのジョブデータの転送先を前記表示手段に表示すると共に、ジョブ依頼先に前記ジョブデータの転送先をメール送信する、
【０００８】
請求項３の発明は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有する画像形成装置の制御手段に、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示するステップと、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示するステップと、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にするステップと、入力された電子メール本文を表示手段に表示するステップと、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するステップと、ジョブを実施できない場合に、ジョブデータを前記他の画像形成装置にメール転送し、そのジョブデータの転送先を前記表示手段に表示すると共に、ジョブ依頼先に前記ジョブデータの転送先をメール送信するステップと、を実行させるプログラムに関するものである。
【０００９】
請求項４の発明は、少なくともプリントモードの他に、メール送信機能とメール受信機能とからなるメールモードを有する画像形成装置の制御手段に、モード選択手段によってメールモードが選択されると、表示手段に電子メール通信画面を表示するステップと、この電子メール通信画面を表示した状態でメール機能選択手段によってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールを表示手段に表示するステップと、メール機能選択手段によってメール送信機能が選択されると、入力手段からの電子メール本文の入力を可能にするステップと、入力された電子メール本文を表示手段に表示するステップと、メール送信キーのオン操作により、電子メール本文に記憶手段から読み出したメールアドレスを添付して、メール機能部によってメール送信するステップと、ジョブを実施できない場合に、ジョブデータを前記他の画像形成装置にメール転送し、そのジョブデータの転送先を前記表示手段に表示すると共に、ジョブ依頼先に前記ジョブデータの転送先をメール送信するステップと、を実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関するものである。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づき詳述する。
【００１２】
［第１の実施の形態］
図１は、本発明の実施の形態に係る画像形成装置の管理システムの概略構成を示すものである。
【００１３】
この図１に示すように、画像形成装置としての複写機１は、ＰＨＳ２ａやモデム２ｂ等の各種通信手段を備えており、公衆回線網を介して営業所のホストコンピュータ（サービスセンターのホストコンピュータと区別するため、検針用ホストコンピュータと称する）３，サービスセンターのホストコンピュータ（営業所のホストコンピュータと区別するため、故障管理用ホストコンピュータと称する）４及びサービスマンの所持するＰＨＳ（無線電話）９に対して送受信できるようになっている。また、検針用ホストコンピュータ３と故障管理用ホストコンピュータ４は、それぞれターミナルアダプタ（ＴＡ）を介してＩＳＤＮ回線に接続されている。また、複写機１，各ホストコンピュータ３，４及びサービスマンのＰＨＳ９は、相互にインターネットを介して電子メールの送受信ができるようになっている。
【００１４】
図２は、画像形成装置の管理システムを構成する複写機１，検針用ホストコンピュータ３及び故障管理用ホストコンピュータ４の各制御ブロック図を示すものである。
【００１５】
複写機１は、少なくとも印刷を実行するプリントモードと、電子メール送信機能と電子メール受信機能とからなるメールモードと、を有している。そして、この複写機１は、原稿を読み取るための露光手段と、この露光手段によって読み取った画像をトナー像にするための感光体や現像器等からなる画像形成手段と、この画像形成手段によって形成されたトナー像を転写紙に転写するための転写域に配置された転写手段と、その転写域に転写紙を供給する給紙手段と、転写紙に転写されたトナー像を加熱・加圧して転写紙に定着させる定着手段と、を備えている。また、複写機１は、この図２に示すように、複写機１の各部の故障やジャム（紙詰まり），コピーカウント等を検知するための各種センサを有する稼働状態検出手段５と、複写機本体の上部に配置された操作パネルのキーボード，タッチパネル，操作ボタン等の入力手段６と、複写機１の作動に関わる各種データや機能選択画面等を表示する液晶表示装置等の表示手段７と、検針用ホストコンピュータ３や故障管理用ホストコンピュータ４とのデータの送受信を可能にする通信手段２と、これら通信手段２や稼働状態検出手段５等を作動制御する制御手段８と、を備えている。ここで、通信手段２は、通信を可能にするものを全て含むものであり、ＰＨＳ２ａやモデム２ｂ等のハードと制御用プログラムのようなソフト等を含むものである。なお、通信手段２は、公衆回線網を介して各ホストコンピュータ３，４やサービスマンのＰＨＳ９に対して直接データの送受信を行うことを可能にする一般通信機能部Ｃ１と、送信側メールサーバ１９ａ及び受信側メールサーバ１９ｂに接続されたインターネットを介して各ホストコンピュータ３，４やサービスマンのＰＨＳ９とメールの送受信を行うことを可能にするメール機能部Ｃ２と、を備えている（図１参照）。また、入力手段６は、メールモードが選択された場合に表示パネル（表示手段７）上に表示されるキーボードを含むものであり、そのキーボードによって文字列（電子メール本文）等を入力することができるようになっている。
【００１６】
制御手段８は、制御プログラムにしたがって演算処理を実行するＣＰＵ１０、制御プログラム等を格納するＲＯＭや演算結果等を格納する読み書き可能なＲＡＭからなる記憶手段１１、及び入出力インターフェース（図示せず）を備えたマイクロコンピュータによって構成されている。なお、複写機本体内にハードディスク等の外部記憶装置が設置されている場合には、その外部記憶装置にも制御手段８が接続されている。ここで、記憶手段１１には、通信先電話番号，通信先メールアドレス（例えば、検針用ホストコンピュータ３、故障管理用ホストコンピュータ４及びサービスマンのＰＨＳ９のメールアドレス），故障データ等が記憶されている。
【００１７】
また、制御手段８は、送信データの内容により、上述の一般通信機能部Ｃ１とメール機能部Ｃ２とを切り換えて使用するようになっている。例えば、制御手段８は、稼働状態検出手段５が複写機１の故障を検出すると、その検出結果に対応する故障データを制御手段から読み出して、その故障データをメール機能部Ｃ２でメール形式に変更し、故障管理用ホストコンピュータ４及びサービスマンのＰＨＳ９にメール送信する。また、制御手段８は、定期的にコピーカウンタの数値を検知し、そのコピーカウントデータをメール機能部Ｃ２でメール形式に変更し、検針用ホストコンピュータ３にメール送信する。
【００１８】
また、制御手段８は、後述するように、検針用ホストコンピュータ３，故障管理用ホストコンピュータ４又はＰＨＳ９の遠隔制御部ＲＣ１，ＲＣ２，ＲＣ３によって出力されたジョブデータがメール機能部ＥＨ２，ＳＨ２，９２によってメール送信され、そのメール送信されたジョブデータをメール機能部Ｃ２で受信すると、その受信したメールのジョブデータに基づいて複写機各部の作動を制御する。
【００１９】
検針用ホストコンピュータ３は、複写機１の検針やメンテナンス等のサービスを提供する営業所に設置されており、制御プログラムにしたがって演算処理を実行するＣＰＵ１２と、制御プログラム等を格納するＲＯＭや演算結果等を格納する読み書き可能なＲＡＭからなる記憶手段１３と、複写機１の作動制御用のジョブデータを出力する遠隔制御部ＲＣ１と、図示しない入出力インターフェースとを備えている。そして、この検針用ホストコンピュータ３は、ハードディスク等の外部記憶装置１４と、入力用のキーボードや操作ボタン等の入力手段１５と、複写機１とのデータの送受信を可能にする通信手段１６と、ＣＲＴや液晶表示装置等の表示手段１７とに図示しない入出力インターフェースを介して接続されている。このうち、通信手段１６は、公衆回線網を介して複写機１，故障管理用ホストコンピュータ４及びサービスマンのＰＨＳ９に対して直接データの送受信を行うことを可能にする一般通信機能部ＥＨ１と、送信側メールサーバ１９ａ及び受信側メールサーバ１９ｂに接続されたインターネットを介して複写機１，故障管理用ホストコンピュータ４及びサービスマンのＰＨＳ９と電子メールの送受信を行うことを可能にするメール機能部ＥＨ２と、を備えている（図１参照）。なお、記憶手段１３には、通信先電話番号や通信先メールアドレス等が記憶されている。また、通信手段１６は、通信を可能にするものを全て含み、ターミナルアダプタ（ＴＡ）や通信制御用のプログラム等を含むものである。また、検針用ホストコンピュータ３は、入力手段１５から入力した電子メール本文に記憶手段１３から読み出したメールアドレスを添付してなる電子メールを、メール機能部ＥＨ２で送信できるようになっている。
【００２０】
故障管理用ホストコンピュータ４は、複数の営業所を統括するサービスセンターに設置されている。なお、サービスセンターは、各複写機１，１の故障（例えば、帯電器の電圧異常等のトラブルであって、ユーザーが簡単に解決できないようなトラブル）の通報を一括して受信し、故障が発生した複写機１を担当する営業所に修理のためのサービスマンの派遣を指示するようになっている。
【００２１】
この故障管理用ホストコンピュータ４は、制御プログラムにしたがって演算処理を実行するＣＰＵ１８と、制御プログラム等を格納するＲＯＭや演算結果等を格納する読み書き可能なＲＡＭからなる記憶手段２０と、複写機１の作動制御用のジョブデータを出力する遠隔制御部ＲＣ２と、図示しない入出力インターフェースを備えている。そして、この故障管理用ホストコンピュータ４は、ハードディスク等の外部記憶装置２２と、入力用のキーボード（入力手段）２３と、複写機とのデータの送受信を可能にする通信手段２４と、ＣＲＴや液晶表示装置等の表示手段２５とに図示しない入出力インターフェースを介して接続されている。このうち、通信手段２４は、公衆回線網を介して複写機１，検針用ホストコンピュータ３及びサービスマンのＰＨＳ９に対して直接データの送受信を行うことを可能にする一般通信機能部ＳＨ１と、送信側メールサーバ１９ａ及び受信側メールサーバ１９ｂに接続されたインターネットを介して複写機１，検針用ホストコンピュータ３及びサービスマンのＰＨＳ９と電子メールの送受信を行うことを可能にするメール機能部ＳＨ２と、を備えている（図１参照）。なお、記録手段２０には、通信先電話番号や通信先メールアドレス等が記憶されている。また、通信手段２４は、通信を可能にするものを全て含み、ターミナルアダプタ（ＴＡ）や通信制御用のプログラム等を含むものである。また、故障管理用ホストコンピュータ４は、入力手段２３から入力した電子メール本文に記憶手段２０から読み出したメールアドレスを添付してなる電子メールを、メール機能部ＳＨ２で送信できるようになっている。
【００２２】
また、サービスマンの所持しているＰＨＳ９は、複写機１及びそのメモリ９５内に通信先電話番号や通信先メールアドレスが記憶されている。そして、このＰＨＳは、音声通話を可能にする一般通信機能部９１と、電子メールの送受信を可能にするメール機能部９２と、複写機１の作動制御用のジョブデータを出力する遠隔制御部ＲＣ３と、電子メール本文の入力や各種機能選択信号の入力を可能にする操作キー，タッチパネル等からなる入力手段９３と、機能選択画面や電子メールの通信用画面等を表示する液晶表示パネル等の表示手段９４と、通信先電話番号や通信先メールアドレスを記録しているメモリ９５と、を備えている。
【００２３】
以上のように構成された画像形成装置の管理システムにおいて、各ホストコンピュータ３，４又はＰＨＳを使用して、複写機１を遠隔制御する場合について説明する。
【００２４】
検針用ホストコンピュータ３，故障管理用ホストコンピュータ４又はサービスマンのＰＨＳ９は、それぞれ入力手段１５，２３，９３の遠隔制御用の選択キーが押されると、遠隔制御用選択メニューが液晶表示パネル等の表示手段１７，２５，９４に表示され、遠隔制御用選択メニューの中から所望の遠隔制御が選択されると、遠隔制御部ＲＣ１，ＲＣ２，ＲＣ３が選択された遠隔制御に対応するジョブデータが記憶手段１１，２０やメモリ９５から読み出される。そして、そのジョブデータは、メール機能部ＥＨ２，ＳＨ２，９３によってメール形式に変更されると共に、記憶手段１１，２０やメモリ９５に記録された複写機１のメールアドレスが読み出されて添付され、メール機能部ＥＨ２，ＳＨ２，９２から送信側メールサーバ１９ａにメール送信される。送信側メールサーバ１９ａに送信されたメールは、インターネットを介して受信側メールサーバ１９ｂに送信され、受信側メールサーバ１９ｂから複写機１にメールが到着したことを示す信号が送られる。複写機１の制御手段８は、その信号を受信すると、受信側メールサーバ１９ｂに自動的にアクセスし、複写機１宛のメールをメール機能部Ｃ２を介して取り込む。この際、制御手段８は、受信したメールの内容を複写機１の表示手段７に表示させ、ユーザーがメール内容を読むことができるようにする。そして、複写機１の制御手段８は、受信したメールのジョブデータに基づいて、複写機１の機能選択や各種の複写動作の制御を行う。ここで、制御手段８は、ジョブ処理中に他のジョブデータを受信した場合、そのジョブデータを受信順に記憶手段１１に記録し、受信順にジョブ処理する。なお、制御手段８は、受信順に関係なくジョブ処理に優先順位を付け、その優先順位にしたがってジョブ処理を行うようにしてもよい。
【００２５】
また、複数の複写機１のうちの１台にジョブ（複写作業）が集中したり、また、稼働中の複写機１が故障した場合であって、ジョブを実施できない場合、その複写機１の制御手段８は、その実施できないジョブデータを記憶手段１１から読み出し、そのジョブデータをメール機能部Ｃ２で送信側メールサーバ１９ａにメール送信し、送信側メールサーバ１９ａからインターネットを介して受信側メールサーバ１９ｂに送信し、受信側メールサーバ１９ｂから稼働中の他の複写機１にジョブデータをメール送信するようにしてもよい。ここで、メール転送する複写機１の選択方法は、特に限定されるものではなく、例えば、ジョブ数の少ない複写機１から順にメール送信したり、また、近い位置にある複写機１から順にメール送信するようにしてもよい。なお、このメール転送を行う場合、制御手段８は、転送先を表示手段７に表示すると共に、ジョブの依頼先に転送先を通知する（メール送信する）。このようにすれば、ジョブ処理を効率的に短時間で行うことができる。
【００２６】
以上のように、本実施の形態の画像形成装置の管理システムによれば、複写機１のジョブデータを各ホストコンピュータ３，４やサービスマンのＰＨＳ９からメール送信するため、複写機１の通信手段が通信中であったり、複写機１側が停電中であって直接電話をつなぐことができないような場合でも、ホストコンピュータ３，４やＰＨＳ９から複写機１のジョブデータを円滑且つ確実に複写機１側に送信できる。従って、本実施の形態によれば、複写機１に対するジョブの予約設定や複写機１の遠隔操作が円滑且つ確実に行われる。
【００２７】
また、本実施の形態に係る画像形成装置の管理システムは、ジョブデータを電子メールで送受信するようになっているため、送信先又は受信先の電話番号が移転等で変わっても、メールアドレスが変更されないかぎり、確実にデータ送信することができる。
【００２８】
また、本実施の形態に係る画像形成装置の管理システムは、複写機１の通信手段としてＰＨＳ２ａを採用すれば、複写機１に電話線を接続する必要がなくなり、複写機１の設置場所の自由度が増すと共に、ＦＡＸ機能を備えていない複写機１にも広く適用することが可能になる。
【００２９】
次に、ユーザーが複写機１の入力手段６から入力した文字列（電子メール本文）等を、各ホストコンピュータ３，４、ＰＨＳ９や他の複写機１にメール送信する場合について、図１〜図３に基づき説明する。
【００３０】
複写機１に電源が投入されると、表示手段７にプリントモードの画面が表示される（ステップＳ１）。ここで、入力手段６のメールキー（モード選択手段）６ａを選択すると（ステップＳ２）、プリントモードからメールモードに切り換えられ、表示手段にメールモードの画面（電子メール通信画面）が表示される（ステップＳ３）。このメールモードに切り換えられた状態で、メール機能選択キー（メール機能選択手段）６ｂによってメール受信機能が選択されると、受信した電子メールが表示手段７に表示される（ステップＳ４）。この画面には、受信した電子メールの一覧が表示されるようになっており、その一覧リストから読みたい電子メールを選択することにより、電子メールの詳細が表示される。そして、メール終了キー６ｃを選択すると（ステップＳ５）、メール受信モードが終了し、表示手段７の表示画面がプリントモードの表示画面になる（ステップＳ１）。
【００３１】
ステップＳ５において、メール終了を選択せず、メール機能選択キー６ｂによってメール送信機能が選択されると、メール受信モードからメール送信モードに切り替わり（ステップＳ６）、表示手段７がメール作成画面に切り替わる（ステップＳ７）。ここで、表示手段７としての液晶表示パネルには、パソコンのキーボードと同様のタッチパネル形式のキーボード（入力手段６）が表示される。そして、このキーボードで電子メールの本文を作成し、メール送信キー６ｄを押すと、電子メール本文に記憶手段１１から読み出したメールアドレスが添付されてなる電子メールがメール機能部Ｃ２によって送信される（ステップＳ８）。メール送信が完了すると（ステップＳ９）、表示手段７の表示がメールモードの表示画面に戻る（ステップＳ３）。なお、ステップＳ６においてメール送信機能が選択されず、また、ステップＳ８においてメール送信しないというキー（メール不送信キー）６ｅを選択すると、表示手段７の表示がメールモードの表示画面に戻る（ステップＳ３）。
【００３２】
複写機１から送信されたメールは、送信側メールサーバ１９ａに送られ、更にインターネットを介して受信側メールサーバ１９ｂに送られる。そうすると、受信側メールサーバ１９ｂから送信先にメール着信の通知がされる。送信先は、受信側メールサーバ１９ｂからの通知により自分宛のメールがあることを知り、受信側メールサーバ１９ｂにアクセスしてメールを受け取ることになる。
【００３３】
このように、本実施の形態によれば、ユーザーは、消耗品発注や故障修理依頼等に関するデータをホストコンピュータ３，４側やＰＨＳ９側にメールで送信することができるため、送信先が通信中や停電中であって直接電話できないような場合でも、円滑且つ確実にデータ送信でき、データ送信時におけるユーザー側の負担が軽減される。なお、本実施の形態の画像形成装置の管理システムは、前述のように、複写機１，検針用ホストコンピュータ３，故障管理用ホストコンピュータ４及びＰＨＳ９は、それぞれメール機能部Ｃ２，ＥＨ２，ＳＨ２，９２を備えており、相互にメールの送受信が可能であり、メッセージを送信先に円滑且つ確実に伝えることが可能であるため、ユーザーに対するメンテナンス等のサービスの質の向上を図ることができる。
【００３４】
なお、本実施の形態において、ＰＨＳ９は、サービスマンの所持するものに限られず、例えば、複写機１を操作する必要があるユーザーの所持するものであってもよい。
【００３５】
また、本実施の形態において、複写機１は、各ホストコンピュータ３，４やＰＨＳの他に、電子メールの送受信が可能な電子機器との間で電子メールの送受信を行うようにしてもよい。
【００３６】
［第２の実施の形態］
図４は、本発明の第２の実施の形態に係る画像形成装置の管理システムを示すものである。
【００３７】
図４に示す画像形成装置の管理システムは、複写機１がインターネットを介して各ホストコンピュータ３，４やＰＨＳ９とメールの送受信ができるように構成されている点は同様であるが、複数の複写機１に内蔵されたコンピュータ（制御手段８）を社内のＬＡＮで結ぶようになっている。なお、社内のネットワークと社外のネットワークはファイアウォール３１で遮断されており、ＬＡＮには社内のデータを蓄積管理するＷＷＷサーバ３２や社内のメールサーバ３３等が接続されている。
【００３８】
このような構成の画像形成装置の管理システムにおいて、複数の複写機１のうちの１台にジョブ（複写作業）が集中したり、また、稼働中の複写機１が故障した場合であって、ジョブを実施できない場合、その複写機１の制御手段８は、その実施できないジョブデータを記憶手段１１から読み出し、そのジョブデータをメール機能部Ｃ２で社内メールサーバー３３にメール送信し、社内メールサーバー３３から稼働中の他の複写機１にジョブデータをメール送信するようにしたものである。ここで、メール転送する複写機１の選択方法は、特に限定されるものではなく、例えば、ジョブ数の少ない複写機１から順にメール送信したり、また、近い位置にある複写機１から順にメール送信するようにしてもよい。なお、このメール転送を行う場合、制御手段８は、転送先を表示手段７に表示すると共に、ジョブの依頼先（ＬＡＮで接続されたコンピュータやＰＨＳ等）に転送先を社内メールサーバ３を介して通知する（メール送信する）。
【００３９】
このような構成の本実施の形態によれば、多量のジョブを効率的に処理でき、ジョブの処理時間を短縮することができる。
【００４０】
［実施の形態の変形例］
なお、上述の実施の形態は、画像形成装置として複写機１を例示し、画像形成装置の管理システムを説明したが、これに限られず、画像形成装置として、ファクシミリ、プリンタ、これらの複合機、印刷機等に広く適用することができる。
【００４１】
また、上述の実施の形態において、サービスマンのＰＨＳ９に代えて、メール機能を備えた携帯電話を使用するようにしてもよい。また、複写機１の通信手段としてＰＨＳを例示したが、これに限られず、携帯電話機能を応用した通信手段を使用してもよい。
【００４２】
また、上述の実施の形態はサービスセンターと営業所が別々の場合を例示したが、サービスセンターが営業所を兼ねているような場合には、サービスセンターのホストコンピュータが故障管理用及び検針用のホストコンピュータとなる。
【００４３】
また、上述の実施の形態において、メールサーバー機能をホストコンピュータ３，４のアプリケーションや複写機１の制御手段（コンピュータ）８にメールサーバーの機能をもたせるようにしてもよい。このようにすれば、メール到着等の判定がＰＯＰ３等のメール取り込み用のプロトコルなどを使用する場合に比較して、メール到着等をすぐに知ることができるという利点がある。
【００４４】
【発明の効果】
以上のように、本発明は、画像形成装置，ホストコンピュータ及び無線電話の間で相互に電子メールの送受信ができるため、データ送信先が通信中であったり、停電中であって直接電話をつなぐことができないような場合でも、画像形成装置，ホストコンピュータ及び無線電話の間で各種データを円滑且つ確実に送受信でき、データ送信時にユーザー側の負担をかけないようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る画像形成装置の管理システムの概略構成を示す図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態に係る画像形成装置の管理システムを構成する複写機、検針用ホストコンピュータ，故障管理用ホストコンピュータ及びＰＨＳの制御用ブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態に係る複写機の作動状態を示すフローチャート図である。
【図４】本発明の第２の実施の形態に係る画像形成装置の管理システムの概略構成を示す図である。
【符号の説明】
１……複写機（画像形成装置）、３……検針用ホストコンピュータ（ホストコンピュータ）、４……故障管理用ホストコンピュータ（ホストコンピュータ）、６ａ……メールキー（モード選択手段）、６ｂ……メール機能選択キー（メール機能選択手段）、６ｄ……メール送信キー、８……制御手段、９……ＰＨＳ（無線電話）、１１……記憶手段、Ｃ２，ＥＨ２，ＳＨ２……メール機能部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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