(57)【要約】【課題】ワークフローの承認行為及び承認証跡を容易に保存すること。【解決手段】ワークフロー生成部１０９が採番したワークフローの案件情報及び詳細内容情報を案件テーブル１１７及び案件内容テーブル１１８に格納し、ヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに案件番号を書き込んだ電子メール１０３をユーザに送信し、ワークフロー制御部１１３が受信した電子メール１０４の案件情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤを案件テーブル１１７に書き込むと共に詳細内容情報を案件内容テーブル１１８に書き込むことによって承認来歴を登録する機能と、ルート定義テーブル１１４を参照して次のワークフロー作業を参照し、次の処理対象者に次作業の電子メール１０４を送信するワークフロー管理システム。【選択図】図１
2014038533.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアントに通信回線を介して接続され、案件番号と送受信者のメールアドレスとＭｅｓｓｅｇｅＩＤを含むヘッダ情報を内蔵した電子メールの送受信を行うコンピュータシステムのワークフロー管理システムであって、
ワークフローの決裁ルート情報を格納するルート定義テーブルと、
ワークフローの複数の業務毎の入力画面情報を格納する画面定義テーブルと、
前記入力画面に表示する項目内容情報を格納する画面項目定義テーブルと、
複数の業務毎に付与したＭｅｓｓｅｇｅＩＤとルートＩＤとワークフローＩＤを含む案件情報を格納する案件テーブルと、
前記案件毎の案件名及び案件内容を含む詳細内容情報を格納する案件内容テーブルと、
ユーザの氏名及び権限を含む利用者情報を格納するユーザマスタテーブルと、
前記ルート定義テーブルと画面定義テーブルと画面項目定義テーブルとに格納した決裁ルート情報と入力画面情報と項目内容情報とに基づいてワークフロー登録用画面を生成するワークフロー生成部と、
前記通信回線を介したクライアントとの間で前記電子メールの送受信を行うメールクライアントと、
該メールクライアントが受信した電子メールの内容を解析するメール内容解析部と、
該メール内容解析部によって解析したメール内容に含まれるメールアドレスをキーとして前記ユーザマスタテーブルに格納したユーザの利用者情報を取得し、該取得した利用者情報に基づいた処理を実行する権限制御部と、
メールに含まれる案件番号をキーとして前記案件内容テーブルを検索し、電子メールの文面の追記及びＭｅｓｓａｇｅＩＤを更新するワークフロー制御部とを備え、
前記ワークフロー生成部が、前記ユーザによって入力された案件内容に案件番号を採番し、該採番した案件番号を付与した案件情報を前記案件テーブルに格納すると共に前記案件内容テーブルに前記詳細内容情報を格納する機能と、ヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに前記案件番号を書き込んだ電子メールを生成して次の業務処理者に電子メールを送信する機能を実行することを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項２】
前記メール受け取り部が、受信した電子メールのヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに含まれる案件番号をキーとして前記案件テーブルを検索し、該検索キーとした案件番号が前記案件テーブルに格納されていないとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行し、
前記権限制御部が、受信した電子メールの送信者をキーとして前記ユーザマスタテーブルを検索し、ユーザの承認権限を満たさないと判定したとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行することを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理システム。
【請求項３】
前記ワークフロー制御部が、受信した電子メールの案件情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤを前記案件テーブルに書き込むと共に詳細内容情報を前記案件内容テーブルに書き込むことによって承認来歴を登録する機能と、前記ルート定義テーブルを参照して次のワークフロー作業を参照し、次の処理対象者に次作業のメールを送信する機能とを実行することを特徴とする請求項２記載のワークフロー管理システム。
【請求項４】
クライアントに通信回線を介して接続され、案件番号と送受信者のメールアドレスとＭｅｓｓｅｇｅＩＤを含むヘッダ情報を内蔵した電子メールの送受信を行うメールクライアントと、ワークフローの決裁ルート情報を格納するルート定義テーブルと、ワークフローの複数の業務毎の入力画面情報を格納する画面定義テーブルと、前記入力画面に表示する項目内容情報を格納する画面項目定義テーブルと、複数の業務毎に付与したＭｅｓｓｅｇｅＩＤとルートＩＤとワークフローＩＤを含む案件情報を格納する案件テーブルと、前記案件毎の案件名及び案件内容を含む詳細内容情報を格納する案件内容テーブルと、ユーザの氏名及び権限を含む利用者情報を格納するユーザマスタテーブルと、前記ルート定義テーブルと画面定義テーブルと画面項目定義テーブルとに格納した決裁ルート情報と入力画面情報と項目内容情報とに基づいてワークフロー登録用画面を生成するワークフロー生成部と、該メールクライアントが受信した電子メールの内容を解析するメール内容解析部と、該メール内容解析部によって解析したメール内容に含まれるメールアドレスをキーとして前記ユーザマスタテーブルに格納したユーザの利用者情報を取得し、該取得した利用者情報に基づいた処理を実行する権限制御部と、メールに含まれる案件番号をキーとして前記案件内容テーブルを検索し、電子メールの文面の追記及びＭｅｓｓａｇｅＩＤを更新するワークフロー制御部とを備えるコンピュータシステムのワークフロー管理方法であって、
前記ワークフロー生成部に、前記ユーザによって入力された案件内容に案件番号を採番し、該採番した案件番号を付与した案件情報を前記案件テーブルに格納すると共に前記案件内容テーブルに前記詳細内容情報を格納する機能と、ヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに前記案件番号を書き込んだ電子メールを生成して次の業務処理者に電子メールを送信する機能を実行させることを特徴とするワークフロー管理方法。
【請求項５】
前記メール受け取り部に、受信した電子メールのヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに含まれる案件番号をキーとして前記案件テーブルを検索し、該検索キーとした案件番号が前記案件テーブルに格納されていないとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行させ、
前記権限制御部に、受信した電子メールの送信者をキーとして前記ユーザマスタテーブルを検索し、ユーザの承認権限を満たさないと判定したとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行させることを特徴とする請求項４記載のワークフロー管理方法。
【請求項６】
前記ワークフロー制御部に、受信した電子メールの案件情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤを前記案件テーブルに書き込むと共に詳細内容情報を前記案件内容テーブルに書き込むことによって承認来歴を登録すると機能と、前記ルート定義テーブルを参照して次のワークフロー作業を参照し、次の処理対象者に次作業のメールを送信する機能とを実行させることを特徴とする請求項５記載のワークフロー管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、利用者の業務における申請行為を有する作業をネットワークを利用した通信で承認行為を得ると共に承認来歴を容易に保管することができるワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般にワークフロー管理システムとは、コンピュータによって電子化された申請書や通知書を予め定めた作業手順（決裁ルート）に従って集配信し、決裁処理を行うことによって、稟議・報告書・届出申請の承認手続きを電子化し、業務のスピード向上、業務効率化、内部統制強化をコンピュータシステムによって達成するものである。
【０００３】
この従来技術によるワークフロー管理システムに関する技術が記載された文献としては、下記の特許文献１が挙げられ、この特許文献１には、ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムのユーザが送受信する電子メールの内容にアクセスする手段と、アクセスした上記電子メールの内容に従って上記ワークフロー管理システム上のタスクを操作する手段とを備えることによって、ユーザが常日頃使用している電子メールの情報を用いてタスクの操作を行えるようにする技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−２３４２１５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
一般的に、ワークフロー管理システムはシステムにログインを行い当該システムの中で承認行為を実施場合、ワークフローにアクセスする対象利用者に、当該ワークフロー管理システムにログインするためのＵＲＬを添付し、利用者はそれをクリックする事でログインを行う事が一般的であり、一度業務を中断してシステムにログインを行うために煩わしさが伴う不具合を解決するため、特許文献１記載の技術では電子メールでのタスクを進める解決策が提案され、ワークフローのタスクを進める事はできるものの、そこに伴う電子メールでのやり取りを含む承認証跡が残らず、どのような経緯をたどり案件が承認されたのかが記録されないという課題があった。
【０００６】
本発明の目的は、前述の従来技術による課題を解決しようとするものであり、承認行為及び承認証跡を容易に保存することができるワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
前記目的を達成するため本発明は、クライアントに通信回線を介して接続され、案件番号と送受信者のメールアドレスとＭｅｓｓｅｇｅＩＤを含むヘッダ情報を内蔵した電子メールの送受信を行うコンピュータシステムのワークフロー管理システムであって、
ワークフローの決裁ルート情報を格納するルート定義テーブルと、
ワークフローの複数の業務毎の入力画面情報を格納する画面定義テーブルと、
前記入力画面に表示する項目内容情報を格納する画面項目定義テーブルと、
複数の業務毎に付与したＭｅｓｓｅｇｅＩＤとルートＩＤとワークフローＩＤを含む案件情報を格納する案件テーブルと、
前記案件毎の案件名及び案件内容を含む詳細内容情報を格納する案件内容テーブルと、
ユーザの氏名及び権限を含む利用者情報を格納するユーザマスタテーブルと、
前記ルート定義テーブルと画面定義テーブルと画面項目定義テーブルとに格納した決裁ルート情報と入力画面情報と項目内容情報とに基づいてワークフロー登録用画面を生成するワークフロー生成部と、
前記通信回線を介したクライアントとの間で前記電子メールの送受信を行うメールクライアントと、
該メールクライアントが受信した電子メールの内容を解析するメール内容解析部と、
該メール内容解析部によって解析したメール内容に含まれるメールアドレスをキーとして前記ユーザマスタテーブルに格納したユーザの利用者情報を取得し、該取得した利用者情報に基づいた処理を実行する権限制御部と、
メールに含まれる案件番号をキーとして前記案件内容テーブルを検索し、電子メールの文面の追記及びＭｅｓｓａｇｅＩＤを更新するワークフロー制御部とを備え、
前記ワークフロー生成部が、前記ユーザによって入力された案件内容に案件番号を採番し、該採番した案件番号を付与した案件情報を前記案件テーブルに格納すると共に前記案件内容テーブルに前記詳細内容情報を格納する機能と、ヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに前記案件番号を書き込んだ電子メールを生成して次の業務処理者に電子メールを送信する機能を実行することを第１の特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、前記特徴のワークフロー管理システムにおいて、前記メール受け取り部が、受信した電子メールのヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに含まれる案件番号をキーとして前記案件テーブルを検索し、該検索キーとした案件番号が前記案件テーブルに格納されていないとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行し、前記権限制御部が、受信した電子メールの送信者をキーとして前記ユーザマスタテーブルを検索し、ユーザの承認権限を満たさないと判定したとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行することを第３の特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、前記第２の特徴のワークフロー管理システムにおいて、前記ワークフロー制御部が、受信した電子メールの案件情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤを前記案件テーブルに書き込むと共に詳細内容情報を前記案件内容テーブルに書き込むことによって承認来歴を登録する機能と、前記ルート定義テーブルを参照して次のワークフロー作業を参照し、次の処理対象者に次作業のメールを送信する機能とを実行することを第３の特徴とする。
【００１０】
更に、本発明は、クライアントに通信回線を介して接続され、案件番号と送受信者のメールアドレスとＭｅｓｓｅｇｅＩＤを含むヘッダ情報を内蔵した電子メールの送受信を行うメールクライアントと、ワークフローの決裁ルート情報を格納するルート定義テーブルと、ワークフローの複数の業務毎の入力画面情報を格納する画面定義テーブルと、前記入力画面に表示する項目内容情報を格納する画面項目定義テーブルと、複数の業務毎に付与したＭｅｓｓｅｇｅＩＤとルートＩＤとワークフローＩＤを含む案件情報を格納する案件テーブルと、前記案件毎の案件名及び案件内容を含む詳細内容情報を格納する案件内容テーブルと、ユーザの氏名及び権限を含む利用者情報を格納するユーザマスタテーブルと、前記ルート定義テーブルと画面定義テーブルと画面項目定義テーブルとに格納した決裁ルート情報と入力画面情報と項目内容情報とに基づいてワークフロー登録用画面を生成するワークフロー生成部と、該メールクライアントが受信した電子メールの内容を解析するメール内容解析部と、該メール内容解析部によって解析したメール内容に含まれるメールアドレスをキーとして前記ユーザマスタテーブルに格納したユーザの利用者情報を取得し、該取得した利用者情報に基づいた処理を実行する権限制御部と、メールに含まれる案件番号をキーとして前記案件内容テーブルを検索し、電子メールの文面の追記及びＭｅｓｓａｇｅＩＤを更新するワークフロー制御部とを備えるコンピュータシステムのワークフロー管理方法であって、
前記ワークフロー生成部に、前記ユーザによって入力された案件内容に案件番号を採番し、該採番した案件番号を付与した案件情報を前記案件テーブルに格納すると共に前記案件内容テーブルに前記詳細内容情報を格納する機能と、ヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに前記案件番号を書き込んだ電子メールを生成して次の業務処理者に電子メールを送信する機能を実行させることを第４の特徴とする。
【００１１】
また、本発明は、前記特徴のワークフロー管理方法において、前記メール受け取り部に、受信した電子メールのヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに含まれる案件番号をキーとして前記案件テーブルを検索し、該検索キーとした案件番号が前記案件テーブルに格納されていないとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行させ、前記権限制御部に、受信した電子メールの送信者をキーとして前記ユーザマスタテーブルを検索し、ユーザの承認権限を満たさないと判定したとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行させることを第５の特徴とする。
【００１２】
また、本発明は、前記第５の特徴のワークフロー管理方法において、前記ワークフロー制御部に、受信した電子メールの案件情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤを前記案件テーブルに書き込むと共に詳細内容情報を前記案件内容テーブルに書き込むことによって承認来歴を登録すると機能と、前記ルート定義テーブルを参照して次のワークフロー作業を参照し、次の処理対象者に次作業のメールを送信する機能とを実行させることを第６の特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によるワークフロー管理システム及び方法は、ワークフロー生成部が、案件番号を採番したワークフローの案件情報及び詳細内容情報を案件テーブル及び案件内容テーブルに格納し、ヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに案件番号を書き込んだ電子メールをユーザに送信し、ワークフロー制御部が、受信した電子メールの案件情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤを案件テーブルに書き込むと共に詳細内容情報を前記案件内容テーブルに書き込むことによって承認来歴を登録し、ルート定義テーブルを参照して次のワークフロー作業を参照し、次の処理対象者に次作業のメールを送信することによって、承認行為及び承認証跡を容易に保存することができる。
また、メール受け取り部が、受信した電子メールのヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに含まれる案件番号をキーとして前記案件テーブルを検索し、該検索キーとした案件番号が前記案件テーブルに格納されていないときに送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行し、権限制御部が、受信した電子メールの送信者をキーとして前記ユーザマスタテーブルを検索し、ユーザの承認権限を満たさないと判定したとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信することによって、ユーザ権限や承認ルートに反するワークフローを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施形態によるワークフロー管理システムの構成を示す図。
【図２】本実施形態によるワークフロー生成部の処理フローを示す図。
【図３】本実施形態によるメール受け取り部の処理フローを示す図。
【図４】本実施形態によるメール内容解析部の処理フローを示す図。
【図５】本実施形態による権限制御部の処理フローを示す図。
【図６】本実施形態によるワークフロー制御部の処理フローを示す図。
【図７】本実施形態によるユーザマスタテーブルを説明するための図。
【図８】本実施形態によるルート定義テーブルを説明するための図。
【図９】本実施形態による画面定義テーブルを説明するための図。
【図１０】本実施形態による画面項目定義テーブルを説明するための図。
【図１１】本実施形態による案件テーブルを説明するための図。
【図１２】本実施形態による案件内容テーブルを説明するための図。
【図１３】本実施形態によるメールフォーマットパターン例を示す図。
【図１４】本実施形態によるＳＭＴＰヘッダ例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明の一実施形態によるワークフロー管理方法を実現するワークフロー管理システムの一実施形態を図面を参照して詳細に説明する。
［構成］
本実施形態によるワークフロー管理システムは、図１に示す如く、クライアント１０１にインターネット及びイントラネット回線１０２等の通信回線を介して接続されるサーバ１０５に内蔵され、前記イントラネット回線１０２と接続するためのユーザインターフェース１０７と、ワークフローの決裁ルート情報を格納するルート定義テーブル１１４と、ワークフローの複数の業務毎の入力画面情報を格納する画面定義テーブル１１５と、前記入力画面に表示する項目内容情報を格納する画面項目定義テーブル１１６と、複数の業務毎の案件情報を格納する案件テーブル１１７と、前記案件毎の詳細内容情報を格納する案件内容テーブル１１８と、ユーザの氏名及び役職に割り当てられた権限を含む利用者情報を格納するユーザマスタテーブル１２０と、前記ルート定義テーブル１１４と画面定義テーブル１１５と画面項目定義テーブル１１６に格納した決裁ルート情報と入力画面情報と項目内容情報とに基づいてワークフロー登録用画面を生成するワークフロー生成部１０９と、前記インターネット及びイントラネット回線１０２を介したクライアント１０１との間で電子メール１０３の送受信を行うメールクライアント１０８と、該メールクライアント１０８が受信した電子メールを受け取るメール受け取り部１１０と、該メール受け取り部１１０が受信した電子メールの内容を解析するメール内容解析部１１１と、該メール内容解析部１１１によって解析したメール内容に含まれるメールアドレスをキーとして前記ユーザマスタテーブル１２０に格納したユーザの利用者情報を取得し、該取得した利用者情報に基づいた処理を実行する権限制御部１１２と、メールに含まれる案件Ｎｏ（案件番号）をキーとして案件内容テーブル１１８を検索し、電子メール１０３又は１０４の文面記載内容の追記及びＳＭＴＰヘッダのＭｅｓｓａｇｅＩＤを更新するワークフロー制御部１１３とを備える。
【００１６】
前記ユーザマスタテーブル１２０は、図７（ａ）に示す如く、利用者毎に一意に付与するユーザＩＤと、利用者の漢字姓名である氏名と、利用者のメールアドレスと、利用者が保持する（承認）権限の各項目情報とから成り、図７（ｂ）に示す如く、例えば、ユーザＩＤ「０００００１」の氏名が「Ａさん」、メールアドレスが「ａ＠ｈｉｔａｃｈｉｊｏｈｏ．ｃｏｍ」、権限が「承認」の如く格納されている。
【００１７】
前記ルート定義テーブル１１４は、図８（ａ）に示す如く、承認ルートを一意に判別するためのルートＩＤと、ワークフローを一意に判別するためのワークフローＩＤと、アクティビティ（作業）の名称であるアクティビティ名と、ルート担当者のユーザマスタＩＤであるルート担当者と、アクティビティで実施される作業の内容（登録、審査、承認）を表す処理内容の各項目情報とから成り、図８（ｂ）に示す如く、ルートＩＤ「ＲＯＵＴＥ００１」のワークフローＩＤが「ＷＦ０１」、アクティビティ名が「Ｗ依頼元登録」、ルート担当者が「Ｂさん」、処理内容が「登録、承認」の如く格納されている。
【００１８】
前記画面定義テーブル１１５は、図９（ａ）に示す如く、表示画面が利用するワークフローのルート定義テーブルにて定義したワークフローＩＤと、表示画面を一意に判別するための画面ＩＤと、表示画面の名称の各項目情報とから成り、図９（ｂ）に示す如く、ルートＩＤ「ＲＯＵＴＥ００１」の画面ＩＤ「ＧＡＭＥＮ０１」の画面名が「依頼元登録」、ルートＩＤ「ＲＯＵＴＥ００２」の画面ＩＤ「ＧＡＭＥＮ０２」の画面名が「主管元受付」、ルートＩＤ「ＲＯＵＴＥ００３」の画面ＩＤ「ＧＡＭＥＮ０３」の画面名が「ＩＴ部門受付」の如く格納されている。
【００１９】
前記画面項目定義テーブル１１６は、図１０（ａ）に示す如く、画面定義ＩＤにて定義した画面ＩＤと、画面項目を一意に判別するための項目ＩＤと、画面の項目名と、どのプログラム部品を利用するか定義する部品ＩＤとの各項目情報とから成り、図１０（ｂ）に示す如く、画面ＩＤ「ＧＡＭＥＮ０１」の項目ＩＤ「ＡＣＴ００１」の項目名が「案件番号」且つ部品ＩＤが「０１」、画面ＩＤ「ＧＡＭＥＮ０１」の項目ＩＤ「ＡＣＴ００２」の項目名が「案件名」且つ部品ＩＤが「０２」、画面ＩＤ「ＧＡＭＥＮ０１」の項目ＩＤ「ＡＣＴ００３」の項目名が「依頼内容」且つ部品ＩＤが「０３」の如く格納されている。
【００２０】
前記案件テーブル１１７は、図１１（ａ）に示す如く、案件毎に一意に付与された案件Ｎｏと、メールのＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）に存在するＭｅｓｓａｇｅＩＤと、ルート定義テーブルにて定義した現時点でのワークフロー内のルートを表すワークフローＩＤを表すルートＩＤと、ルート定義テーブルにて定義した従属するワークフローのワークフローＩＤとの各項目情報とから成り、図１１（ｂ）に示す如く、案件Ｎｏ「ＡＮＫＥＮ００１」のＭｅｓｓｅｇｅＩＤが「Ａ９０ＥＭＡＬＲＪＡＥ」のルートＩＤが「ＲＯＵＴＥ０１」且つワークフローＩＤが「ＷＦ０１」の如く格納されている。
【００２１】
前記案件内容テーブル１１８は、図１２（ａ）に示す如く、案件テーブルに登録されている案件毎に一意に付与された案件Ｎｏ（案件番号）と、画面項目定義テーブルにて定義している画面毎に一意に付与した項目ＩＤと、ユーザが入力したテキスト文である内容との各項目情報から成り、図１２（ｂ）に示す如く、案件Ｎｏ「ＶＡＲＶＨＡＲ２（２）」の項目ＩＤが「ＡＣＴ００１」且つ内容が「Ｋ０００００１」、案件Ｎｏ「ＡＮＫＥＮ００１」の項目ＩＤが「ＡＣＴ００２」且つ内容が「案件」、案件Ｎｏ「ＡＮＫＥＮ００１」の項目ＩＤが「ＡＣＴ００３」且つ内容が「サーバの棚卸の依頼」の如く格納されている。
【００２２】
また、本実施形態にて使用する電子メールのフォーマットパターンは、例えば、図１３に示す如く、メッセージ等のテキスト文字が入力されるテキスト文字領域と、アスタリクスによって区分され、「ＷＦ管理システム」等の案件名称と、「承認」依頼等を指示する指示欄とを含む命令語領域とから構成される。
【００２３】
また、本実施形態の対象とする電子メールのＳＭＴＰヘッダとしては、図１４に示す如く、差出人アドレスを「ＦＲＯＭ」、宛先アドレスを「ＴＯ」、カーボンコピーアドレスを「ＣＣ」、ブラインドアドレスを「ＢＣＣ」、案件情報を含むＲｅｆｅｒｅｎｃｅ等のヘッダ用語が一般に使用される。
【００２４】
［動作］
さて、このように構成されたワークフロー管理システムは、前記ワークフロー制御部１１３が、前記権限制御部１１２による権限確認の了承後に実行され、権限認証に問題がないため、メールに含まれる案件Ｎｏをキーとして案件内容テーブル１１８を検索し、電子メール１０３又は１０４の文面記載内容の追記及びＳＭＴＰヘッダのＭｅｓｓａｇｅＩＤを更新することと、電子メール１０３又は１０４の制御命令内容が承認であった場合（承認フラグがＯＮの場合）、案件テーブル１１７のワークフローＩＤをキーにルート定義テーブル１１４を参照し、同一ワークフローＩＤ内のルートＩＤを、案件テーブル１１７のルートＩＤに更新するように動作する。また、前記ワークフロー生成部１０９は、情報が登録された後、案件Ｎｏを採番して入力された情報及び案件Ｎｏを案件テーブル１１７及び案件内容テーブル１１８へ格納すると共に、電子メール１０３のＳＭＴＰヘッダに案件Ｎｏを書き込み、クライアント１０１及びメールクライアント１０８から次の業務処理者へ電子メールを送付するように動作する。
【００２５】
このワークフロー制御部１１３の詳細動作は、図２に示す如く、画面定義テーブル１１５から画面の構成情報（ワークフローＩＤ、画面ＩＤ、画面名）を取得するステップＳ２０１と、画面項目定義テーブル１１６から画面の構成内容（画面ＩＤ、項目ＩＤ、項目名、部品ＩＤ）を取得するステップＳ２０２と、クライアント１０１の表示部に前記ステップＳ２０１及び２０２により取得した画面構成情報及び画面構成内容に基づいた入力画面（コンボボックス、テキストボックス等の部品を含む）を生成するステップＳ２０３と、該ステップＳ２０３により生成した入力画面を用いてユーザが案件基本情報（案件Ｎｏ、ＭｅｓｓｅｇｅＩＤ、ルートＩＤ、ワークフローＩＤ）の登録を行うステップＳ２０４と、該ステップＳ２０４によって入力した案件基本情報を案件テーブル１１７に案件Ｎｏを採番して登録するステップＳ２０５と、ルート定義テーブル１１４から画面定義テーブル１１５のワークフローＩＤをキーとしてルート定義情報（ルートＩＤ、ワークフローＩＤと、アクティビティ名、ルート担当者、処理内容）に基づいたルートを生成するステップＳ２０６と、電子メールのＳＭＴＰヘッダに前記ステップＳ２０５で採番した案件番号を記入し、次の処理者へ電子メール１０４を送信すると共に次システムにダミーの電子メール１０３を送信するステップＳ２０７とを実行することによって、案件情報を登録した後、案件Ｎｏを採番して入力された情報及び案件Ｎｏを案件テーブル１１７及び案件内容テーブル１１８へ格納すると共に、電子メール１０３のＳＭＴＰヘッダに案件Ｎｏを書き込み、次の業務処理者を行うクライアント１０１及びメールクライアント１０８へ送付するように動作する。
【００２６】
前記メール受け取り部１１０は、メールクライアント１０８が電子メール１０３を受け取った後、電子メール１０３に付与されているＳＭＴＰヘッダの案件Ｎｏを用い案件テーブル１１７から案件情報を取得し、取得した案件情報のＭｅｓｓａｇｅＩＤが空であった場合、新規登録案件として終了し、ＭｅｓｓａｇｅＩＤが空でなかった場合、電子メール１０３のＳＭＴＰヘッダであるＲｅｆｅｒｅｎｃｅｓをキーに、案件テーブル１１７から再度情報を検索する。この際、案件情報が存在すれば正常な電子メールが送信された事と判断して案件ＮＯを取得し、案件情報が存在しなければ処理を打ち切り、差戻しのためのメール返信を実施する。
【００２７】
また、前記メール受け取り部１１０は、送信された電子メールが電子メール１０４（クライアント１０１からの処理命令）の場合も、上記と同様の処理を実行し、この場合、電子メール１０４はメール本文が記載されており、また案件テーブル１１７から取得した案件情報のＭｅｓｓａｇｅＩＤは空でないため、既存データの更新と判断される。
【００２８】
このメール受け取り部１１０の詳細動作は、図３に示す如く、サーバ１０５のメールクライアント１０８が例えば図１４に示した如き電子メール１０３を受信するステップＳ３０１と、該ステップＳ３０１により受信したメールのＳＭＴＰヘッダに含まれる案件番号をキーとして案件テーブル１１７から案件情報を取得するステップＳ３０２と、該ステップＳ３０２により取得した案件テーブルの案件情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤが空か否かを判定し、空と判定したときには処理を終了するステップＳ３０３と、該ステップＳ３０３において空でないと判定したとき、メールのＳＭＴＰヘッダのＲｅｆｅｒｎｃｅｓをキーとして案件テーブルから案件情報を抽出するステップ３０４と、該ステップＳ３０４によって抽出した案件情報が存在するか否かを判定し、存在すると判定したとき、処理を終了するステップＳ３０５と、該ステップＳ３０５において案件情報が存在しないと判定したとき、エラーメール１１９を電子メール１０３のメール送信者（ＳＭＴＰヘッダのＳｅｎｄｅｒ）に送信するステップＳ３０６とを実行することによって、案件情報が含まれない不適当なメールを受信したときに送信者に警告することができる。
【００２９】
前記メール内容解析部１１１は、メール受け取り部１１０の完了後に実行され、電子メール１０３又は１０４の文面に記載されている文面を参照し、このメールが登録か、審査か、承認かを判断し、承認の場合に承認フラグＯＮに設定し、登録の場合に書き込みフラグをＯＮにするように動作するものであって、詳細には図４に示す如く、受信した電子メールのフォーマットが図１４に示したフォーマットのパターンと一致するか否かを判定するステップＳ４０１と、該ステップＳ４０１において一致すると判定したとき、図１４に示したフォーマットパターンの仕様に基づいてメール内容を解析し、解析結果が「承認」（命令語領域内に「承認」が含まれるか否かによる）か否かを判定するステップＳ４０２と、該ステップＳ４０２において承認と判定したとき、承認フラグをＯＮして処理を終了するステップＳ４０４と、前記ステップＳ４０２において承認でないと判定したとき、書き込みフラグをＯＮ］に設定して処理を終了するステップＳ４０３とを実行することによって、承認の場合に承認フラグＯＮに設定し、登録の場合に書き込みフラグをＯＮにすることができる。
【００３０】
前記権限制御部１１２は、メール内容解析部１１１の完了後に実行され、電子メール１０３又は１０４を送付したメールアドレスをキーにユーザマスタテーブル１２０から利用者情報を取得し、利用者情報が取得できたとき又は承認フラグがＯＮであるとき、ユーザに承認権限が存在するかを確認し、いずれかで問題があった場合に処理を打ち切り、差戻しのためのメールを返信するように動作する。また、送信された電子メールが電子メール１０３のようにシステム自身から送信された電子メールの場合は、上記処理を省略する。
【００３１】
この権限制御部１１２の詳細動作は、図５に示す如く、電子メールのＳＭＴＰヘッダのＳｅｎｄｅｒ（送信者メールアドレス）を参照してシステム自身が送信者か否かを判定し、システム自身が送信者と判定したきには処理を終了するステップＳ５０１と、該ステップＳ５０１においてシステム自身が送信者でないと判定したとき、送信者メールアドレスをキーとしてユーザマスタテーブル１２０から利用者のユーザＩＤ及び権限情報を取得するステップＳ５０２と、該ステップＳ５０２によって取得した利用者が存在するか否かを判定し、存在しないと判定したときに処理を終了するステップＳ５０３と、該ステップＳ５０３において存在すると判定したとき、承認フラグがＯＮか否かを判定し、ＯＮでないと判定したときに処理を終了するステップＳ５０４と、該ステップＳ５０４において承認フラグがＯＮであると判定したとき、当該業務に対する承認権限があるか否かを判定し、承認権限があると判定したときに処理を終了するステップＳ５０５と、該ステップＳ５０５において承認権限がないと判定したとき、エラーメール１１９を送信者に送信するステップＳ５０６とを実行することによって、差戻しのためのメールを返信することができる。
【００３２】
前記ワークフロー制御部１１３は、権限制御部１１２の完了後に実行され、前記クライアント１０１は、当該画面を用いて案件名称、案件内容等を画面へ入力し、登録を行うものであって、詳細には、図６に示す如く、電子メールの案件Ｎｏをキーとして案件テーブル１１７に該メールのＭｅｓｓｅｇｅＩＤを書き込むステップＳ６０１と、同様に案件Ｎｏをキーとして案件内容テーブル１１８に該メールのテキスト部のデータ内容を書き込むステップＳ６０２と、トランザクションデータの承認フラグがＯＮか否かを判定するステップＳ６０３と、該ステップＳ６０３において承認フラグがＯＮであると判定したとき、メールの案件Ｎｏをキーとして案件テーブル１１７を参照し、ワークフローＩＤを取得し、該取得したワークフローＩＤをキーにルート定義テーブル１１４からルートＩＤを取得し、その次のルートＩＤを案件テーブル１１７のルートＩＤに更新し、ワークフローを進行させるステップＳ６０４と、該ステップＳ６０４によって更新した案件テーブル１１７のルートＩＤをキーとしてルート定義テーブル１１４からルート担当者のＩＤをキーにユーザマスタ１１６からメールアドレスを取得し、次の処理車に電子メール１０３を送信するステップＳ６０５を実行することによって、承認が得られた作業を登録すると共にルートＩＤの更新並びに次の担当者に対する作業指示の引き継ぎを電子メール１０３によって指示することができる。
【００３３】
このように本実施形態は、クライアント１０１にインターネット及びイントラネット回線１０２を介して接続されるサーバ１０５に内蔵されたワークフロー管理システムであって、ワークフローの決裁ルート情報を格納するルート定義テーブル１１４と、ワークフローの複数の業務毎の入力画面情報を格納する画面定義テーブル１１５と、前記入力画面に表示する項目内容情報を格納する画面項目定義テーブル１１６と、複数の業務毎に付与したＭｅｓｓｅｇｅＩＤとルートＩＤとワークフローＩＤを含む案件情報を格納する案件テーブル１１７と、前記案件毎の案件名及び案件内容を含む詳細内容情報を格納する案件内容テーブル１１８と、ユーザの氏名及び役職に割り当てられた権限を含む利用者情報を格納するユーザマスタテーブル１２０と、前記ルート定義テーブル１１４と画面定義テーブル１１５と画面項目定義テーブル１１６とに格納した決裁ルート情報と入力画面情報と項目内容情報とに基づいてワークフロー登録用画面を生成するワークフロー生成部１０９と、前記インターネット及びイントラネット回線１０２を介したクライアント１０１との間で案件Ｎｏと送受信者のメールアドレスを含むヘッダ情報を含む電子メール１０３の送受信を行うメールクライアント１０８と、該受信した電子メールの内容を解析するメール内容解析部１１１と、該メール内容解析部１１１によって解析したメール内容に含まれるメールアドレスをキーとして前記ユーザマスタテーブル１２０に格納したユーザの利用者情報を取得し、該取得した利用者情報に基づいた処理を実行する権限制御部１１２と、メールに含まれる案件Ｎｏをキーとして案件内容テーブル１１８を検索し、電子メール１０３又は１０４の文面記載内容の追記及びヘッダ情報を更新するワークフロー制御部１１３とを備え、前記ワークフロー生成部１０９が、図２にて説明した如く、前記ユーザによって前記クライアント１０１を用いて入力された案件内容に案件番号を採番し、該採番した案件番号を付与した案件情報を前記案件テーブル１１７に格納すると共に前記案件内容テーブル１１８に詳細内容情報を格納する機能と、ヘッダ情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤに前記案件番号を書き込んだ電子メールを生成して次の業務処理者に電子メールを送信する機能を実行し、前記メール受け取り部１１０が、図３にて説明した如く、受信した電子メールのヘッダ情報をキーとして前記案件テーブル１１７を検索し、案件情報を含まないと判定したとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行し、前記権限制御部１１２が、図５に示す如く、受信した電子メールのヘッダ情報をキーとして前記ユーザマスタテーブル１２０を検索し、ユーザの承認権限を満たさないと判定したとき、送信者のメールアドレス宛にエラーの電子メールを送信する機能を実行し、前記ワークフロー制御部１１３が、図６に示す如く、受信した電子メールの案件情報のＭｅｓｓｅｇｅＩＤを案件テーブル１１７に書き込むと共に案件内容を案件内容テーブル１１８に書き込むことによって承認来歴を登録すると機能と、ルート定義テーブル１１４を参照して次のワークフロー作業を参照し、次の処理対象者に次作業のメールを送信する機能とを実行することによって、承認行為及び承認証跡を容易に保存することができる。
【符号の説明】
【００３４】
１０１  クライアント、１０２  イントラネット回線、
１０３、１０４、１１０、  電子メール、１０５  サーバ、
１０７  ユーザインターフェース、１０８  メールクライアント、
１０９  ワークフロー生成部、１１１  メール内容解析部、
１１２  権限制御部、１１３  ワークフロー制御部、１１４  ルート定義テーブル、
１１５  画面定義テーブル、１１６  画面項目定義テーブル、
１１６  画面定義テーブル、１１７  案件テーブル、１１８  案件内容テーブル、
１１９  エラーメール、１２０  ユーザマスタテーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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