(57)【要約】【課題】  電子文書データで使用されている部品データの変更要求を行った後に、当該要求に応じて部品データの変更が行われた場合に、電子文書データで使用されている部品データの自動更新を行う。【解決手段】  文書データに使用されている部品データの変更要求を行った後に、当該変更要求に対応して部品データの変更が行われた場合に、文書データで使用する部品データを更新前のデータから更新後のデータに変更する。【選択図】  図３３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
部品データをレイアウトすることで作成される電子文書データの作成を支援する情報処理装置であって、
前記電子文書データで使用されている部品データに対する変更要求を受け付ける第１の受付手段と、
前記第１の受付手段で変更要求を受け付けた部品データを当該電子文書データの自動更新対象データとして設定する設定手段と、
前記変更要求に応じて行われる前記部品データの変更を受け付ける第２の受付手段と、
前記設定手段により自動更新対象データとされている電子文書データに使用されている変更前の当該部品データを、前記第２の受付手段で受け付けた部品データに更新する更新手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記第１の受付手段はさらに、前記変更要求とともに、当該変更要求に応じた部品データに対する変更が行われた場合に自動更新を行うか否かの設定情報を受け付け、
前記設定情報が自動更新を行うものである場合に、前記設定手段は前記変更要求を受け付けた部品データを当該電子文書データの自動更新対象データとして設定すること
を特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記電子文書データで使用されている部品データに対して既に行われている変更要求を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した変更要求に応じた変更が行われた場合に、前記部品データの自動更新を行う更新要求を受け付ける第３の受付手段と、
を備え、
前記設定手段は、前記第３の受付手段で更新要求を受け付けた場合に、前記部品データを電子文書データの自動更新対象データとして設定すること
を特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第１の受付手段で変更要求を受け付けた部品データの編集要求を受け付ける第４の受付手段と、
前記第４の受付手段で編集要求を受け付けた部品データの編集画面を表示するために編集画面情報を生成する生成手段と、
前記生成手段で生成した編集画面情報を、編集要求を行ったクライアント装置に送信する送信手段と、
を備え、
前記編集画面情報に従い表示される編集画面には前記変更要求が含まれること
を特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
部品データをレイアウトすることで作成される電子文書データの作成を支援する情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、
前記電子文書データで使用されている部品データに対する変更要求を受け付ける第１の受付工程と、
前記第１の受付工程で変更要求を受け付けた部品データを当該電子文書データの自動更新対象データとして設定する設定工程と、
前記変更要求に応じて行われる前記部品データの変更を受け付ける第２の受付工程と、
前記設定工程により自動更新対象データとされている電子文書データに使用されている変更前の当該部品データを、前記第２の受付工程で受け付けた部品データに更新する更新工程と、
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項６】
部品データをレイアウトすることで作成される電子文書データの作成を支援する情報処理装置を、
前記電子文書データで使用されている部品データに対する変更要求を受け付ける第１の受付手段と、
前記第１の受付手段で変更要求を受け付けた部品データを当該電子文書データの自動更新対象データとして設定する設定手段と、
前記変更要求に応じて行われる前記部品データの変更を受け付ける第２の受付手段と、
前記設定手段により自動更新対象データとされている電子文書データに使用されている変更前の当該部品データを、前記第２の受付手段で受け付けた部品データに更新する更新手段
として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の素材を用いて作成された文書の作成業務を支援する技術に関し、特に、文書の更新に際し、電子文書データの作成に用いられた部品データの更新に基づいた電子文書の更新の支援を行う技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
社内で共通して使用する電子文書データを作成するために、それら電子文書データで共通して使用できるものをあらかじめ部品化しておき、その部品をレイアウトすることで電子文書を作成することが行われている。その際には、部品の作成担当者が作成した部品を電子文書データの作成のために公開し、電子文書の作成担当者はその部品データを選択し、レイアウト処理することで電子文書を作成する。
【０００３】
前記の部品は、一度作成したらそのまま使用し続けることが出来るとは限らないので、必要に応じて更新処理を行うことも当然ありうる。そして、更新前の部品を含む電子文書データは使用できない場合も当然ありうる。例えば、金融商品について顧客に説明するための資料等では、法令等により、記載しなければならないことや記載してはならないこと等が決められており、そのような場合には、電子文書データに法令等で定められている事項を遵守して電子文書データの作成を行わなければならない。
【０００４】
そこで、特許文献１には、構造化文書データに含まれる部品が最新のものとなるよう、部品が更新された場合に、構造化文書データ中の部品を更新された新しい部品に置き換える技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平０６−１１９３３５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
複数の部品が１つの電子文書データで使用されている場合に、最新のものに更新してしまうと、複数の部品間での整合性が取れなくなってしまう危険性があるので、電子文書データの作成者に部品の更新を行う／行わないという判断をさせ、必要であれば電子文書データで使用されている部品の更新を行うことが望ましい。
【０００７】
しかし、部品データの作成者と電子文書データの作成者が同一であるとは限らず、電子文書データの作成者が作成した電子文書データに含まれる部品が更新されたか否かを認識するためには、部品データの作成者からの通知を受けるか、常に部品データの更新を確認しなければならない。
【０００８】
部品データの作成者にとっては、作成した部品データがどの電子文書データで使用されているのかを全て把握することが難しく、自身が作成した部品データを含む電子文書データの作成者に、部品データの更新の通知を行うことは困難であった。これにより、更新が必要な電子文書データに更新が行われないまま、継続的な使用が禁止されている部品を使用している電子文書データが使用され続けてしまうという問題が発生していた。
【０００９】
上記した課題に鑑み、本発明は、既に作成した電子文書データで使用した部品データが、継続使用が認められない部品データとされた場合に、その情報を電子文書データの作成者に報知し、電子文書データの更新を促すことを目的とする。また、文書データの作成者が、その文書データで使用されている部品データに誤りや不整合があった場合に、当該部品データの作成担当者に変更要求を行うとともに、その変更要求に対応して部品データの変更処理が行われた場合に、文書データで使用されている当該部品データを自動更新することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記の目的を達成するために、本願発明の情報処理装置は、部品データをレイアウトすることで作成される電子文書データの作成を支援する情報処理装置であって、前記電子文書データで使用されている部品データに対する変更要求を受け付ける第１の受付手段と、前記第１の受付手段で変更要求を受け付けた部品データを当該電子文書データの自動更新対象データとして設定する設定手段と、前記変更要求に応じて行われる前記部品データの変更を受け付ける第２の受付手段と、前記設定手段により自動更新対象データとされている電子文書データに使用されている変更前の当該部品データを、前記第２の受付手段で受け付けた部品データに更新する更新手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
上記の目的を達成するために、本願発明の情報処理方法は、部品データをレイアウトすることで作成される電子文書データの作成を支援する情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、前記電子文書データで使用されている部品データに対する変更要求を受け付ける第１の受付工程と、前記第１の受付工程で変更要求を受け付けた部品データを当該電子文書データの自動更新対象データとして設定する設定工程と、前記変更要求に応じて行われる前記部品データの変更を受け付ける第２の受付工程と、前記設定工程により自動更新対象データとされている電子文書データに使用されている変更前の当該部品データを、前記第２の受付工程で受け付けた部品データに更新する更新工程と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、既に作成された電子文書データで使用されている部品データが、継続使用が認められない部品データとされた場合に、その情報を電子文書データの作成者に報知し、電子文書データの更新を促すことが可能となる。また、部品データの変更要求に応じた部品データの変更処理が行われた場合に、文書データで使用されている当該部品データの自動更新が行われることで、電子文書データの作成担当者の処理負担を軽減させることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本願発明の文書管理システムの一例を示すシステム構成図である。
【図２】文書管理サーバとして適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本願の文書作成支援システムで作成される電子文書データの構造を示す模式図である。
【図４】電子文書データ作成に用いられる各種データの構成を示す模式図である。
【図５】本願発明の素材データ、パーツデータ、及びテンプレートデータの更新・公開／非公開・継続使用不可設定を説明するため模式図である。
【図６】文書管理サーバ１０１によって行われる文書管理処理を示すフローチャートである。
【図７】図６のステップＳ６０３の「素材データ更新処理」の詳細を示すフローチャートである。
【図８】図６のステップＳ６０５の「パーツデータ更新処理の詳細」を示すフローチャートである。
【図９】図６のステップＳ６０７の「テンプレートデータ更新処理」の詳細を示すフローチャートである。
【図１０】図６のステップＳ６０９の「電子文書データ更新処理」の詳細を示すフローチャートである。
【図１１】図１０のステップＳ１００２の「テンプレート・部品更新状況確認処理」の詳細を示すフローチャートである。
【図１２】図１１のステップＳ１１０１の「テンプレートデータの更新状況確認処理」の詳細を示すフローチャートである。
【図１３】図１１のステップＳ１１０２の「ページ内部品状況確認処理」の詳細を示すフローチャートである。
【図１４】図１３のステップＳ１３０５の「パーツ内部品状況確認処理」の詳細を示すフローチャートである。
【図１５】図１１のステップＳ１１０３の「ページ内部品更新確認処理」の詳細を示すフローチャートである。
【図１６】図１５のステップＳ１５０８の「パーツ内部品更新状況確認処理」の詳細を示すフローチャートである。
【図１７】図６のステップＳ６１１の「電子文書データ承認処理」の詳細を示すフローチャートである。
【図１８】電子文書データの一覧画面の一例を示す模式図である。
【図１９】電子文書データの詳細表示画面の一例を示す模式図である。
【図２０】データ編集画面の一例を示す模式図である。
【図２１】要承認データ一覧表示画面の一例を示す模式図である。
【図２２】電子文書データ承認入力画面の一例を示す模式図である。
【図２３】第２の実施の形態において文書管理サーバ１０１によって行われる文書管理処理を示すフローチャートである。
【図２４】図２３のステップＳ２３０３の更新処理の詳細を示すフローチャートである。
【図２５】図２４のステップＳ２４０５の素材データ更新処理の詳細を示すフローチャートである。
【図２６】図２４のステップＳ２４０７、Ｓ２４０９及びＳ２４１１の対象データ更新処理の詳細を示すフローチャートである。
【図２７】図２３のステップＳ２３０５の承認処理の詳細を示すフローチャートである。
【図２８】図２７のステップＳ２７０５、Ｓ２７０７、Ｓ２７０９及びＳ２７１１の対象データ承認処理の詳細を示すフローチャートである。
【図２９】図２８のステップＳ２８３２の自動更新処理の詳細を示すフローチャートである。
【図３０】図２９のステップＳ２９０１、Ｓ２９０２の部品データ自動更新処理の詳細を示すフローチャートである。
【図３１】クライアント装置１０２に表示される編集可能データ一覧画面の構成に一例を示す図である。
【図３２】詳細表示画面（素材データ）の構成の一例を示す図である。
【図３３】詳細表示画面（文書データ）の構成の一例を示す図である。
【図３４】要承認データ一覧画面の構成の一例を示す図である。
【図３５】承認対象データの詳細画面の構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、図面を参照して、本願発明の実施の形態について説明する。
【００１５】
図１は、本願発明の実施の形態における文書管理システムの構成の一例を示すシステム構成図である。図中、１０１は文書管理サーバであって、本願発明における情報処理装置として機能する。１０２はクライアント装置であって、文書管理システムにおいて電子文書データ等の作成や、承認を行うユーザにより使用される端末である。１０３は、文書管理サーバ１０１とクライアント装置１０２とを相互にデータ通信可能に接続するためのＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークである。
【００１６】
図２は、図１の文書管理サーバ１０１として適用可能な情報処理装置のハードウェアの構成の一例を示す模式図である。
【００１７】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される後述の各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００１８】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０２にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。また、入力コントローラ２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ装置２１０等の表示装置への表示を制御する。ディスプレイ装置は、例えばＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイ等である。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
【００１９】
メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標  ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２０】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００２１】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２２】
本発明の文書管理サーバの各種処理を実行するために用いられるプログラムは外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ２１１に格納されている。
【００２３】
次に、図３を参照して、本願発明の文書作成支援システムで作成される電子文書データの構造について説明する。図３は本願発明の文書作成支援システムで作成される電子文書データの構造を示す模式図である。
【００２４】
本願発明の文書作成支援システムでは、ユーザが選択したテンプレートに、素材データや複数の素材データ等の部品データにより構成されるパーツデータを、電子文書データを構成する部品データとして所望の位置に配置することにより電子文書データを作成することになる。
【００２５】
図中、３００はテンプレートデータであり、ユーザによる入力部操作に従い、ＣＰＵ２０１が指定することになる。このテンプレートデータ３００には素材データ３０１やパーツデータ３０２を配置することが可能である。
【００２６】
３０１は、素材データであり、例えば画像データ等である。この素材データ３０１をテンプレートデータ３００にレイアウトすることで、素材データ３０１を用いてパーツデータ３０２を作成することも可能である。３０２はパーツデータであり、素材データ３０１や文字列データ等を複数組み合わせて作成される。これらテンプレートデータ３００、素材データ３０１、及びパーツデータ３０２は、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶管理されている。
【００２７】
図４を参照して、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶管理されている、電子文書データ作成に用いられる各種データの構成について説明する。文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１には、電子文書情報テーブル４０１、電子文書ページ内部品情報テーブル４０２、テンプレート情報テーブル４０３、パーツ情報テーブル４０４、パーツ内部品情報テーブル４０５、素材情報テーブル４０６が記憶管理されている。
【００２８】
電子文書情報テーブル４０１は、ユーザの操作に従って文書管理サーバ１０１が作成し、外部メモリ２１１に記憶される、電子文書データを管理するためのデータテーブルであり、文書番号４０１−１、テンプレート番号４０１−２、テンプレート更新番号４０１−３、ステータス４０１−４、担当者４０１−５等を備えて構成されている。
【００２９】
文書番号４０１−１には、電子文書データを一意に識別するための識別情報が、テンプレート番号４０１−２には、当該電子文書データの作成に使用したテンプレート番号（後述する４０３−１に対応）が記憶される。テンプレート更新番号４０１−３には、使用しているテンプレートデータのバージョンを特定するための更新番号（後述するテンプレート情報テーブル４０３中の更新情報４０３−２に対応）が記憶される。ステータス４０１−４には、当該電子文書データのステータス（例えば作成中、承認待ち、利用可能等）が記憶される。担当者４０１−５には、当該電子文書データの作成担当者の担当者情報が登録される。
【００３０】
電子文書ページ内部品情報テーブル４０２は、電子文書データで使用されている素材データやパーツデータ等の部品データを管理するためのデータテーブルであり、文書番号４０２−１、文書ページ番号４０２−２、更新番号４０２−３、部品連番４０２−４、部品区分４０２−５、部品番号４０２−６、部品更新番号４０２−７、警告フラグ４０２−８等で構成されている。
【００３１】
文書番号４０２−１には、文書を特定するための文書番号が記憶されており、前述の電子文書情報テーブル４０１中の文書番号４０１−１に対応する。文書ページ番号４０２−２は当該電子文書データのページ番号を示す情報が記憶される。更新番号４０２−３には、文書番号４０２−１および文書ページ番号４０２−２で一意に示される電子文書データ中の特定のページデータの更新回数を示す情報が記憶される。何れかの電子文書データ中の何れかページデータが更新されると、新たにこの電子文書ページ内部品テーブル４０２に、ページ内で使用している部品の数だけレコードが追加されることになる。
【００３２】
部品連番４０２−４には、ページ内で使用されている部品の連番が記憶される。部品区分４０２−５には、当該レコードで管理されるページ内部品の区分、すなわち素材データであるかそれともパーツデータであるかを示す情報が記憶される。部品番号４０２−６には、当該レコードで管理されている部品が素材データである場合には素材番号（後述の素材情報テーブル４０６中の素材番号４０６−１に対応）が、パーツデータである場合には、パーツ番号（後述のパーツ情報テーブル４０４中のパーツ番号４０４−１に対応）が記憶される。部品更新番号４０２−７には、使用している部品のバージョンを特定するための更新番号が記憶される。警告フラグ４０２−８には、当該部品データが使用不可状態であることや、部品データに更新が加えられたことを示す情報等が記憶される。
【００３３】
テンプレート情報テーブル４０３は、文書管理システムにおいて電子文書データ作成に用いられるテンプレートデータの情報を管理するためのデータテーブルであり、テンプレート番号４０３−１、更新番号４０３−２、公開フラグ４０３−３、継続使用不可フラグ４０３−４等で構成されている。
【００３４】
テンプレート番号４０３−１には、テンプレートデータを一意に識別するための識別情報が記憶される。更新番号４０３−２には、テンプレートデータのバージョンを特定するための更新番号情報が記憶される。公開フラグ４０３−３には、当該レコードで管理されているテンプレートデータが公開されているか否かを示すフラグ情報（例えば１：公開  ０：非公開）が記憶される。継続使用不可フラグ４０４−４には、当該レコードで管理されているテンプレートデータの継続使用可否を判定するフラグ（例えば１：使用可能  ０：使用不可）が記憶される。
【００３５】
パーツデータ情報テーブル４０４は、文書管理システムでの電子文書作成に使用可能なパーツデータの情報を管理するためのデータテーブルであり、パーツ番号４０４−１、更新番号４０４−２、公開フラグ４０４−３、継続使用不可フラグ４０４−４等で構成されている。
【００３６】
パーツ番号４０４−１には、パーツデータを一意に識別するため識別情報が記憶される。更新番号４０４−２には、パーツデータのバージョンを特定するための更新番号が記憶される。公開フラグ４０４−３には、当該レコードで管理されているパーツデータが公開されているか否かを示すフラグ情報（例えば１：公開  ０：非公開）が記憶される。継続使用不可フラグ４０４−４には、当該レコードで管理されているパーツデータの継続使用可否を判定するフラグ（例えば１：使用可能  ０：使用不可）が記憶される。
【００３７】
パーツ内部品情報テーブル４０５は、パーツ情報テーブル４０４で管理されているパーツデータで使用されている部品を管理するためのデータテーブルであり、パーツ番号４０５−１、更新番号４０５−２、部品連番４０５−３、部品区分４０５−４、部品番号４０５−５、更新番号４０５−６、警告フラグ４０５−７等で構成されている。
【００３８】
パーツ番号４０５−１には、パーツデータを特定するための識別情報（パーツ情報テーブル４０４中のパーツ番号４０４−１に対応）が記憶される。更新番号４０５−２には、当該レコードで管理されている部品がパーツ番号４０５−１で特定されているパーツデータのどのバージョンで使用されているかを特定するための更新情報が記憶される。
【００３９】
部品連番４０５−３には、当該パーツで使用されている部品の連番が記憶される。部品区分４０５−４には、当該レコードで管理されるパーツ内部品の区分、すなわち当該部品が素材データであるかそれともパーツデータであるかを示す情報が記憶される。部品番号４０５−５には、当該部品データが素材データである場合には、当該素材データを特定するための素材番号が、パーツデータである場合には、当該パーツデータを特定するためのパーツ番号が記憶される。部品更新番号４０５−６には、部品データのバージョンを特定するための更新情報が記憶される。警告フラグ４０５−７には、当該部品データが使用不可状態であることや、部品データに更新が加えられたことを示す情報等が記憶される。
【００４０】
素材情報テーブル４０６は、文書管理システムでの電子文書作成に使用可能な素材データの情報を管理するためのデータテーブルであり、素材番号４０６−１、更新番号４０６−２、公開フラグ４０６−３、継続使用不可フラグ４０６−４等で構成されている。
【００４１】
素材番号４０６−１には、素材データを一意に識別するため識別情報が記憶される。更新番号４０６−２には、素材データのバージョンを特定するための更新番号が記憶される。公開フラグ４０６−３には、当該レコードで管理されているパーツデータが公開されているか否かを示すフラグ情報（例えば１：公開  ０：非公開）が記憶される。公開されている場合には、これから作成する新規の電子文書データやパーツデータでの利用が可能である。継続使用不可フラグ４０６−４には、当該レコードで管理されている素材データの継続使用可否を判定するフラグ（例えば１：使用可能  ０：使用不可）が記憶される。継続使用不可フラグが０になっていると、その素材データは既存の電子文書データ及びパーツデータでも使用不可能な素材データとされる。
【００４２】
以上が、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１で管理されている電子文書データ作成に用いられる各種データの構成の説明である。
【００４３】
次に、図５を参照して、本願発明の素材データ、パーツデータ、及びテンプレートデータの更新・公開／非公開・継続使用不可設定について説明する。図５に示すように本願発明では、素材データ、パーツデータ、テンプレートデータを作成後に、更新データを作成することが可能となっており、同一のデータの更新履歴を管理するために、更新番号を用意してあり、同じデータ番号（テンプレートデータの場合はテンプレート番号、パーツデータの場合にはパーツ番号、素材データの場合には素材番号）のデータの更新番号を異ならせることで、データのバージョン管理を行っている。そして、データの公開（当該データを新たな電子文書データ等（更新データを含む）の作成で使用することが可能）／非公開（当該データを新たな文書データ等（更新データを含む）の作成で使用することが可能）の設定を公開フラグで、データの既存電子文書データでの継続使用可能（既に作成されている電子文書データで、データを使用し続けることが可能）／不可能（既に作成されている電子文書データで、当該データを使用し続けることが出来ない）の設定を継続使用不可フラグで管理している。
【００４４】
図に示すように、複数のバージョンのデータを同時に公開することも可能であるし、更新データ作成後直ちに公開しなくても可能である。
【００４５】
図６を参照して、文書管理サーバ１０１によって行われる文書管理処理の一例について説明する。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、ＣＰＵ２０１は、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。
【００４６】
まず、ＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からの接続要求を受け付けると、ログイン処理を行う（ステップＳ６０１）。ログイン処理に際し、クライアント装置１０２からユーザＩＤ、パスワードなど、ユーザ認証に必要なデータを受信し、それらデータの組が不図示のユーザ情報テーブルに登録されているか否かを判定することによりログイン処理が行われる。
【００４７】
ログイン処理が行われると、その後、クライアント装置１０２より、素材データの更新要求を受け付けたか（ステップＳ６０２）、パーツデータの更新要求を受け付けたか（ステップＳ６０４）、テンプレートデータの更新要求を受け付けたか（ステップＳ６０６）、電子文書データの更新要求を受け付けたか（ステップＳ６０８）、電子文書の承認処理要求を受け付けたか（ステップＳ６１０）を常時監視している。素材データの更新処理を受け付けた（ステップＳ６０２でＹＥＳ）と判断した場合には、素材データ更新処理（ステップＳ６０３：詳細は図７）を、パーツデータの更新要求を受け付けた（ステップＳ６０４でＹＥＳ）と判断した場合には、パーツデータ更新処理（ステップＳ６０５：詳細は図８）を、テンプレートデータの更新要求を受け付けた（ステップＳ６０６でＹＥＳ）と判断した場合にはテンプレートデータ更新処理（ステップＳ６０７：詳細は図９）を行うことになる。
【００４８】
さらに、電子文書データの更新要求を受け付けた（ステップＳ６０８でＹＥＳ）と判断した場合には電子文書データ更新処理（ステップＳ６０９：詳細は図１０）、電子文書データの承認処理要求を受け付けた（ステップＳ６１０でＹＥＳ）と判断した場合には、電子文書データ承認処理（ステップＳ６１１：詳細は図１７）を行うことになる。
【００４９】
そして、上記の処理をステップＳ６１２で本処理の終了指示を受け付けたと判断するまで繰り返すこととなる。以上が、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる文書管理処理の一例の説明である。
【００５０】
次に、図６のステップＳ６０３の素材データ更新処理の詳細を、図７を参照して説明する。この素材データの更新処理においては、新規の素材データの登録、既存の素材データの新規バージョンの登録、既存の素材データの公開フラグ４０６−３、継続使用不可フラグ４０６−４の変更処理を行うことになる。
【００５１】
まず、ＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からの素材データの更新処理要求を受け付けると、不図示の素材データ選択画面をクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示するための画面情報を送信する。そして、その画面を介して入力される素材番号を受け付ける（ステップＳ７０１）。ここで、素材番号がクライアント装置１０２から送られてこなかった場合には、新たな素材番号を持つ素材データの登録を行うことになる。
【００５２】
そして、その後、素材データの登録を行うか、すなわちその素材番号で特定されるパーツデータを更新し、新規バージョンの素材データの登録、若しくは、新たな素材番号を持つ素材データの登録を行うかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に従って判定する（ステップＳ７０２）。
【００５３】
ステップＳ７０２の判定処理でＹＥＳ（すなわち、素材データを登録する）と判定した場合には、処理をステップＳ７０３に進め、新たに登録するデータをクライアント装置１０２より取得する。この際に、クライアント装置１０２側では、ユーザによる入力部（キーボード２０９や不図示のポインティングデバイス）操作に従って、新たに素材データとして登録するデータ（画像データ等）の指定を受け付ける。そして、指定を受け付けたデータを文書管理サーバ１０１に送信することになる。
【００５４】
そしてステップＳ７０３で取得した素材データのステータス情報としてクライアント装置１０２においてユーザの操作に基づいて入力された情報を、クライアント装置１０２より取得する（ステップＳ７０４）。
【００５５】
そしてその後、既存バージョンの素材データのステータス情報を変更するかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に基づいて判定し（ステップＳ７０５）、ステータスを変更する（ステップＳ７０５でＹＥＳ）と判定した場合には、ステータスの変更を行うバージョンを特定するための更新番号と、クライアント装置１０２がユーザより受け付けたステータス情報（公開フラグ４０６−３、継続使用不可フラグ４０６−４等）をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ７０６）。
【００５６】
ここで、ステータス情報として公開フラグを「非公開」にするという情報を取得した場合には、図５を参照して説明したとおり、その既存バージョンの素材データは、その情報を受け付けた以降（若しくはこの情報が素材データ情報テーブル４０６に反映された以降）、電子文書データの作成やパーツデータの作成の際に、使用不可能な素材データとして扱われることになる。
【００５７】
また、ステータス情報として、既存の素材データを「継続使用不可」にするという情報を取得した場合には、当該バージョンの素材データは、今後作成する電子文書データやパーツデータだけでなく、既存の電子文書データや他のパーツデータでも使用不可能な素材データとして扱われる。すなわち、既存バージョンの素材データを使用している既存の電子文書データやパーツデータは更新を行わなければならないデータとされる。尚、公開フラグが「非公開」にされ、「継続使用不可」の指定は受け付けなかった素材データについては、既存の電子文書データや、パーツデータでは引き続き使用可能だが、それら電子文書データやパーツデータは更新推奨データ（更新を行ったほうが良いデータ）とされる。
【００５８】
そして、ステップＳ７０３、Ｓ７０４、Ｓ７０６でクライアント装置１０２より取得した情報に基づいて、素材データ情報テーブル４０６を更新する（ステップＳ７０７）。この更新は、情報取得後直ちに行っても（リアルタイム処理）、ある一定の時間に達した場合（例えば午前０時）に、それまでに取得した情報の更新をまとめて行っても（バッチ処理）、どちらでもかまわない。
【００５９】
以上が、素材データの更新処理である。この処理を行うことにより、素材データの追加や更新、ステータスの変更等を好適に行うことが可能となる。
【００６０】
次に、図８を参照して、図６のステップＳ６０５のパーツデータの更新処理について説明する。このパーツデータの更新処理においては、新規のパーツデータの登録、既存のパーツデータの新規バージョンのデータの登録、既存のパーツデータの公開フラグ４０４−３、継続使用不可フラグ４０４−４の変更処理を行うことになる。
【００６１】
まず、ＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からのパーツデータの更新処理要求を受け付けると、不図示のパーツデータ選択画面をクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示するための画面情報を送信する。そして、その画面を介して入力されるパーツ番号４０４−２を取得することにより、パーツデータの指定を受け付ける（ステップＳ８０１）。ここで、パーツ番号がクライアント装置１０２から送られてこなかった場合には、新たなパーツ番号を持つパーツデータの登録を行うことになる。
【００６２】
その後、パーツデータの登録を行うか、すなわちそのパーツ番号で特定されるパーツデータを更新し、新規バージョンのパーツデータの登録、若しくは、新たなパーツ番号を持つパーツデータの登録を行うかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に従って判定する（ステップＳ８０２）。
【００６３】
ステップＳ８０２の判定処理でＹＥＳ（すなわち、パーツデータを登録する）と判定した場合には、処理をステップＳ８０３に進め、新たに登録するパーツデータの情報をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ８０３）。このパーツデータの情報には、パーツデータに含まれる部品の情報（素材データの素材番号、更新番号や他のパーツデータのパーツ番号や更新番号）が含まれる。
【００６４】
そしてステップＳ８０３で取得したパーツデータのステータス情報として入力された情報をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ８０４）。そしてその後、既存のバージョンのパーツデータのステータス情報を変更するかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に基づいて判定し（ステップＳ８０５）、ステータスを変更する（ステップＳ８０５でＹＥＳ）と判定した場合には、ステータス情報を更新するバージョンを特定するための更新番号４０４−２と、更新後のステータス情報として、クライアント装置１０２がユーザより受け付けたステータス情報（公開フラグ４０４−３、継続使用不可フラグ４０４−４等）をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ８０６）。
【００６５】
ここで、ステータス情報として公開フラグ４０４−３を「非公開」にするという情報を取得した場合には、指定されたバージョンのパーツデータは、この情報がパーツデータ情報テーブル４０４に登録された以降、電子文書データの作成や他のパーツデータの作成の際に選択不可能（つまりは使用不可能）なパーツデータとして扱われることになる。
【００６６】
また、ステータス情報として、既存のパーツデータを「継続使用不可」にするという情報を取得した場合には、当該バージョンのパーツデータは、今後作成する電子文書データや他のパーツデータだけでなく、既存の電子文書データや他のパーツデータでの使用も不可能なパーツとして扱われることになる。すなわち、当該バージョンのパーツデータを使用している電子文書データや他のパーツデータは更新を行わなければならないデータとされることになる。尚、公開フラグが「非公開」にされ、「継続使用不可」の指定は受け付けなかったパーツデータについては、既存の電子文書データや、他のパーツデータでの継続使用は可能だが、それら電子文書データや他のパーツデータは更新推奨データ（更新を行ったほうが良いデータ）とされる。
【００６７】
そして、ステップＳ８０４、Ｓ８０６でクライアント装置１０２より取得した情報に基づいて、パーツデータ情報テーブル４０３を、ステップＳ８０３で取得した情報に基づいて、パーツデータ内部品情報テーブル４０５を更新することとなる。この更新は、情報取得後直ちに行っても（リアルタイム処理）、ある一定の時間に達した場合（例えば午前０時）に、それまでに取得した情報の更新をまとめて行っても（バッチ処理）、どちらでもかまわない。
【００６８】
以上が、パーツデータの更新処理である。この処理を行うことにより、パーツデータの追加や更新、ステータスの変更等を好適に行うことが可能となる。
【００６９】
次に、図９を参照して、図６のステップＳ６０７のテンプレートデータの更新処理について説明する。このテンプレートデータの更新処理においては、新規のテンプレートデータの登録、既存のテンプレートデータの新規バージョンのデータの登録、既存のテンプレートデータの公開フラグ４０３−３、継続使用不可フラグ４０３−４の変更処理を行うことになる。
【００７０】
まず、ＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からのテンプレートデータの更新処理要求を受け付けると、不図示のテンプレートデータ選択画面をクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示するための画面情報を送信する。そして、その画面を介して入力されるテンプレート番号を取得することで、テンプレートデータの指定を受け付ける（ステップＳ９０１）。ここで、テンプレート番号がクライアント装置１０２から送られてこなかった場合には、新たなテンプレート番号を持つテンプレートデータの登録を行うことになる。
【００７１】
そして、その後、テンプレートデータの登録を行うか、すなわちそのテンプレート番号で特定されるテンプレートデータを更新し、新規バージョンのテンプレートデータの登録、若しくは、新たなテンプレート番号を持つテンプレートデータの登録を行うかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に従って判定する（ステップＳ９０２）。
【００７２】
ステップＳ９０２の判定処理でＹＥＳ（すなわち、テンプレートデータを登録する）と判定した場合には、処理をステップＳ９０３に進め、新たに登録するデータをクライアント装置１０２より取得する。
【００７３】
そしてステップＳ９０３で取得したテンプレートデータのステータス情報としてクライアント装置１０２においてユーザの操作に基づいて入力された情報を、クライアント装置１０２より取得する（ステップＳ９０４）。そしてその後、既存バージョンのテンプレートデータのステータス情報を変更するかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に基づいて判定し（ステップＳ９０５）、ステータスを変更する（ステップＳ９０５でＹＥＳ）と判定した場合には、ステータス変更を行うテンプレートデータのバージョンを特定するための更新番号４０３−２と、その更新情報として、クライアント装置１０２がユーザより受け付けたステータス情報（公開フラグ４０３−３、継続使用不可フラグ４０３−４等）をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ９０６）。
【００７４】
パーツデータや素材データと同様、ステータス情報として公開フラグを「非公開」にするという情報を取得した場合には、その既存バージョンのテンプレートデータは、その情報を受け付けた以降（若しくはこの情報がテンプレートデータ情報テーブル４０３に反映された以降）、電子文書データの作成の際に、使用不可能なテンプレートデータとして扱われることになる。
【００７５】
また、ステータス情報として、既存のテンプレートデータを「継続使用不可」にするという情報を取得した場合には、当該バージョンのテンプレートデータは、今後作成する電子文書データだけでなく、既存の電子文書データでも使用不可能なテンプレートデータとして扱われることになる。すなわち、当該既存バージョンのテンプレートデータを使用している既存の電子文書データは更新を行わなければならないデータとされることになる。尚、公開フラグが「非公開」にされ、「継続使用不可」の指定は受け付けなかったテンプレートデータについては、既存の電子文書データや、パーツデータでの使用は可能だが、それら電子文書データやパーツデータは更新推奨データ（更新を行ったほうが良いデータ）とされる。
【００７６】
そして、ステップＳ９０３、Ｓ９０４、Ｓ９０６でクライアント装置１０２より取得した情報に基づいて、テンプレートデータ情報テーブル４０３を更新する（ステップＳ９０７）。この更新は、情報取得後直ちに行っても（リアルタイム処理）、ある一定の時間に達した場合（例えば午前０時）に、それまでに取得した情報の更新を一度に行っても（バッチ処理）、どちらでもかまわない。
【００７７】
以上が、テンプレートデータの更新処理である。この処理を行うことにより、テンプレートデータの追加や更新、ステータスの変更等を好適に行うことが可能となる。
【００７８】
次に、図１０を参照して、図６のステップＳ６０９の電子文書データ更新処理について説明する。本処理は、電子文書データの作成担当者に、自身が担当となっている電子文書データに使用されている部品データ（パーツデータや素材データ）が継続使用不可にされた場合や、部品データの新たなバージョンが登録されたことを好適に通知することを目的として行われる。この処理は、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されているプログラムの制御にしたがって、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われることになる。
【００７９】
ＣＰＵ２０１は、電子文書データの更新要求を受け付けたと判断すると（図６のステップＳ６０８でＹＥＳ）、ログイン処理（図６のステップＳ６０１）で特定されたユーザが担当者となっている電子文書データを電子文書データ情報テーブル４０１から取得する（ステップＳ１００１）。その後、ステップＳ１００１で取得した全ての電子文書データについて、テンプレート・部品更新状況確認処理を行う（ステップＳ１００２）。このテンプレート・部品更新状況確認処理の詳細については、図１１を参照して説明する。
【００８０】
図１１を参照して、図１０のステップＳ１００２のテンプレート・部品更新状況確認処理の詳細ついて説明する。ＣＰＵ２０１はこの処理で、確認対象となる電子文書データで使用されているテンプレートデータや、パーツデータ、素材データが継続使用不可になっているか、新しいバージョンのデータが登録されている（更新された）か、等を確認する。
【００８１】
まず、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１１０１において、テンプレートデータの更新状況確認処理を行う（ステップＳ１１０１）。この処理の詳細は図１２を参照して説明する。
【００８２】
図１２は、図１１のステップＳ１１０１のテンプレートデータ更新状況確認処理の詳細を示すフローチャートである。ＣＰＵ２０１はこの処理で、電子文書データで使用されているテンプレートデータが継続使用不可となっているか、当該テンプレートデータの新しいバージョンのデータが登録されている（更新された）か、等を確認する。
【００８３】
まず、ステップＳ１２０１では、当該電子文書データのテンプレート番号４０１−２をキーにしてテンプレートデータ情報テーブル４０３を検索し、電子文書データで使用されているテンプレートデータと同じテンプレート番号のレコードを取得する。そして、それらレコードのうち、電子文書データで使用されているバージョンのテンプレートデータ（テンプレート更新データ４０１−３と更新番号が一致するレコード）の継続使用不可フラグ４０３−４を確認することにより、使用しているテンプレートデータが継続使用不可データであるかを判定する（ステップＳ１２０２）。ステップＳ１２０２でＣＰＵ２０１が継続使用不可データである（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ１２０３に移行させ、テンプレートデータが継続使用不可データであることをＲＡＭ２０２に記憶する。
【００８４】
その後、ステップＳ１２０１で取得したレコードのうち、テンプレート更新番号４０１−３よりも数値の大きい更新番号４０３−２をもつレコードが存在するかを確認することにより、当該テンプレートデータが更新されているか（更新情報ありか）を判定する（ステップＳ１２０４）。ステップＳ１２０４でＣＰＵ２０１が、更新情報がある（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ１２０５に移行させ、テンプレートデータが更新ありテンプレートデータであることをＲＡＭ２０２に記憶する。
【００８５】
上記の処理を行うことで、電子文書データに使用されているテンプレートデータが継続使用不可であるか、更新されているテンプレートデータであるかを好適に確認することが可能となる。
【００８６】
図１１の説明に戻る。ステップＳ１１０１の処理が終了後、電子文書データの全てのページに対して、ページ内部品状況確認処理（ステップＳ１１０２）、及び、ページ内部品更新確認処理（ステップＳ１１０３）を行うことになる。ページ内部品状況確認処理の詳細は図１３を、ページ内部品更新確認処理の詳細は図１５を参照して説明することとする。
【００８７】
図１３は、図１１のステップＳ１１０２のページ内部品状況確認処理の詳細を示すフローチャートである。この処理は、電子文書データで使用されている各部品データが、継続使用不可となっていないかを判定するために行われる処理であり、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により行われる。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、ＣＰＵ２０１は、本処理を行う際に当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。
【００８８】
まず、ＣＰＵ２０１は、電子文書データ内部品情報テーブル４０２から、当該電子文書データの指定されたページで使用されている全ての部品データを取得する（ステップＳ１３０１）。そして、ステップＳ１３０１で取得した全ての部品データに対してステップＳ１３０２〜ステップＳ１３０９の処理を行うことになる。
【００８９】
ステップＳ１３０２において、ＣＰＵ２０１は、処理対象の部品データがパーツデータであるかそれとも素材データであるかを、電子文書データ内部品情報テーブル４０２の部品区分４０２−５に従って判定する（ステップＳ１３０２）。パーツデータであると判定した場合には（ステップＳ１３０２でパーツ）、処理をステップＳ１３０３に移行させ、パーツデータ情報テーブル４０４中の当該パーツデータ（パーツ番号、更新番号が一致するパーツ）の継続使用不可フラグ４０４−４を取得する。ステップＳ１３０３での取得値に従って、当該パーツデータが継続使用可能であるかを判定する（ステップＳ１３０４）。
【００９０】
ステップＳ１３０４で継続使用可能であると判定された場合には、当該パーツデータで使用されている他のパーツデータや素材データが継続使用不可になっていないかを確認するためパーツ内部品状況確認処理を行う（ステップＳ１３０５）。この処理の詳細については、図１４を参照して説明する。
【００９１】
そして、その後、ステップＳ１３０５の処理において更新される可能性がある、当該パーツデータの継続使用不可フラグ４０４−４を取得する。
【００９２】
ステップＳ１３０２の判定処理で、ＣＰＵ２０１が素材データであると判定した場合には、ステップＳ１３０７に処理を移行し、パーツデータ情報テーブル４０６中の当該素材データ（素材番号、更新番号が一致するパーツ）の継続使用不可フラグ４０６−４を取得する。
【００９３】
そして、ステップＳ１３０６若しくは、ステップＳ１３０７の処理が終了後、当該部品が継続使用可能であるかを判定する（ステップＳ１３０８）。この処理ではステップＳ１３０６で取得したパーツデータの継続使用不可フラグ４０４−４、または、Ｓ１３０７で取得した素材データの継続使用不可フラグ４０６−４が継続使用不可となっているかを判定することになる。
【００９４】
ステップＳ１３０４若しくは、ステップＳ１３０８で部品データが継続使用不可であると判定した場合には、処理をステップＳ１３０９に移行し、当該部品データを継続使用不可データとしてＲＡＭ２０２に記憶する。
【００９５】
以上の処理により、電子文書データのページ内で使用されている部品データに継続使用不可の部品データが含まれている場合に、継続使用不可データを的確に取得することが可能となる。
【００９６】
次に、図１４を参照して、図１３のステップＳ１３０５のパーツ内部品状況確認処理の詳細について説明する。この処理は、パーツデータで使用されている各部品（素材データ、パーツデータ）が、継続使用不可となっていないかを判定するために行われる処理であり、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により行われる。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、ＣＰＵ２０１は本処理を行う際に当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。
【００９７】
まず、ＣＰＵ２０１は、パーツデータ内部品情報テーブル４０５から、確認対象であるパーツデータで使用されている全ての部品データを取得する（ステップＳ１４０１）。そして、ステップＳ１４０１で取得した全ての部品データに対してステップＳ１４０２〜ステップＳ１４１０の処理を行うことになる。
【００９８】
ステップＳ１４０２において、ＣＰＵ２０１は、処理対象の部品データがパーツデータであるかそれとも素材データであるかを、パーツデータ内部品情報テーブル４０５の部品区分４０５−４に従って判定することになる。パーツデータであると判定した場合には（ステップＳ１４０２でパーツ）、処理をステップＳ１４０３に移行させ、パーツデータ情報テーブル４０４中の当該パーツデータ（パーツ番号、更新番号が一致するパーツ）の継続使用不可フラグ４０４−４を取得する。そしてその後、ステップＳ１４０３での取得値に従って、当該パーツデータが継続使用可能であるかを判定する（ステップＳ１４０４）。
【００９９】
ステップＳ１４０４で継続使用可能であると判定した（ステップＳ１４０４でＹＥＳ）場合には、当該パーツデータで使用されている他のパーツデータや素材データが継続使用不可になっていないかを確認するため、部品データであるパーツデータを確認対象パーツデータとしたパーツ内部品状況確認処理を行う（ステップＳ１４０５）。
【０１００】
そして、その後、ステップＳ１４０５の処理において更新される可能性がある、確認処理対象となっているパーツデータの継続使用不可フラグ４０４−４を取得する。
【０１０１】
ステップＳ１４０２の判定処理で、ＣＰＵ２０１が素材データであると判定した場合には、ステップＳ１４０７に処理を移行し、パーツデータ情報テーブル４０６中の当該素材データ（素材番号、更新番号が一致するパーツ）の継続使用不可フラグ４０６−４を取得する。
【０１０２】
そして、ステップＳ１４０６若しくは、ステップＳ１４０７の処理が終了後、当該部品データが継続使用可能であるかを判定する（ステップＳ１４０８）。この処理ではステップＳ１４０６で取得したパーツデータの継続使用不可フラグ、または、Ｓ１４０７で取得した素材データの継続使用不可フラグが継続使用不可となっているかを判定することになる。
【０１０３】
ステップＳ１４０４若しくはステップＳ１４０８の処理で、継続使用不可と判定した場合には、処理をステップＳ１４０９に移行し、パーツデータ情報テーブル４０４中の確認対象となっているパーツデータの継続使用不可フラグ４０４−４を継続使用不可に設定する（ステップＳ１４０９）。その後、当該部品データを継続使用不可データとしてＲＡＭ２０２に記憶する（ステップＳ１４１０）。
【０１０４】
以上の処理により、パーツデータ内で使用されている部品データに継続使用不可の部品データが含まれている場合に、継続使用不可データとなっているパーツデータを確実に取得し、継続使用不可データを部品データとして使用しているパーツデータを継続使用不可データに設定することが可能となる。
【０１０５】
次に、図１５を参照して、図１１のステップＳ１１０３のページ内部品更新確認処理の詳細について説明する。この処理は、電子文書データで使用されている各部品データに更新が加えられているかを判定するために行われる処理であり、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により行われる。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。
【０１０６】
まず、ＣＰＵ２０１は、電子文書データ内部品情報テーブル４０２から、当該電子文書データの指定されたページで使用されている全ての部品データを取得する（ステップＳ１５０１）。そして、ステップＳ１５０１で取得した全ての部品データに対してステップＳ１５０２〜ステップＳ１５１０の処理を行うことになる。
【０１０７】
ステップＳ１５０２において、ＣＰＵ２０１は、処理対象の部品データがパーツデータであるかそれとも素材データであるかを、電子文書データ内部品情報テーブル４０２の部品区分４０２−５に従って判定することになる。パーツデータであると判定した場合には（ステップＳ１５０２でパーツ）、処理をステップＳ１５０３に移行させ、パーツデータ情報テーブル４０４中の当該パーツデータと同じパーツ番号をもつレコードを取得する。そして、ステップＳ１５０３で取得したレコードに確認対象となっているパーツデータの更新番号よりも新しい（数値の大きい）更新番号を持つレコードがあるかを判定することにより、当該パーツデータの更新データがあるかを判定する（ステップＳ１５０４）。
【０１０８】
ステップＳ１５０４の判定処理で、更新データがあると判定された場合には（ステップＳ１５０４でＹＥＳ）、ステップＳ１５０７に、更新データがないと判定した場合には（ステップＳ１５０４でＮＯ）、ステップＳ１５０８に処理を移行する。
【０１０９】
ステップＳ１５０２において、ＣＰＵ２０１が素材データであると判定した場合には、当該素材データと同じ素材番号を持つレコードを素材データ情報テーブル４０６より取得する（ステップＳ１５０５）。そして、ステップＳ１５０５で取得したレコードに確認対象となっている素材データの更新番号よりも新しい（数値の大きい）更新番号を持つレコードがあるかを判定することにより、当該素材データの更新データがあるかを判定する（ステップＳ１５０６）。更新データがあると判定した場合には（ステップＳ１５０６でＹＥＳ）、処理をステップＳ１５０７に進める。
【０１１０】
ステップＳ１５０７では、ＣＰＵ２０１は、更新データがあると判定された部品データを更新ありデータとしてＲＡＭ２０２に記憶する。
【０１１１】
ステップＳ１５０４でＮＯと判定した場合には、ＣＰＵ２０１はパーツ内部品更新状況確認処理を行う（ステップＳ１５０８）。この処理を行う理由としては、パーツデータで使用されている部品データに更新が加えられていないかを確認することにより、電子文書データの作成者や、電子文書データの承認者などに、パーツデータに使用されている部品データに更新が加えられているにもかかわらず、その更新に応じた更新が行われていないパーツデータの情報を的確に提供するためである。この処理の詳細については、図１６を参照して後述する。
【０１１２】
ステップＳ１５０８の確認処理の結果、パーツ内部品データに更新データがあると判定した場合には（ステップＳ１５０９でＹＥＳ）、確認対象となっている部品データ（この場合はパーツデータ）を未更新パーツデータとしてＲＡＭ２０２に記憶する（ステップＳ１５１０）。
【０１１３】
以上が、ページ内データ更新確認処理の説明である。この処理を行うことで、電子文書データのページ内に更新された部品データが存在するかを好適に確認することが可能となる。
【０１１４】
図１６を参照して、図１５のステップＳ１５０８のパーツ内部品更新状況確認処理の詳細について説明する。この処理は、パーツデータで使用されている各部品データに更新が加えられているかを判定するために行われる処理であり、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により行われる。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。
【０１１５】
まず、ＣＰＵ２０１は、パーツデータ内部品情報テーブル４０５から、当該パーツデータで使用されている全ての部品データを取得する（ステップＳ１６０１）。そして、ステップＳ１６０１で取得した全ての部品データに対してステップＳ１６０２〜ステップＳ１６１０の処理を行うことになる。
【０１１６】
ステップＳ１６０２において、ＣＰＵ２０１は、処理対象の部品データがパーツデータであるかそれとも素材データであるかを、パーツデータ内部品情報テーブル４０５の部品区分４０５−４に従って判定することになる。パーツデータであると判定した場合には（ステップＳ１６０２でパーツ）、処理をステップＳ１６０３に移行させ、パーツデータ情報テーブル４０４に登録されている当該パーツデータと同じパーツ番号をもつレコードを取得する。そして、ステップＳ１６０３で取得したレコードに処理対象となっているパーツデータの更新番号よりも新しい（数値の大きい）更新番号を持つレコードがあるかを判定することにより、当該パーツデータの更新データがあるかを判定する（ステップＳ１６０４）。
【０１１７】
ステップＳ１６０４の判定処理で、更新データがあると判定された場合には（ステップＳ１６０４でＹＥＳ）、ステップＳ１６０７に、更新データがないと判定した場合には（ステップＳ１６０４でＮＯ）、ステップＳ１６０８に処理を移行する。
【０１１８】
ステップＳ１６０２において、ＣＰＵ２０１が素材データであると判定した場合には、当該素材データと同じ素材番号を持つレコードを素材データ情報テーブル４０６より取得する（ステップＳ１６０５）。そして、ステップＳ１６０５で取得したレコードに確認対象となっている素材データの更新番号よりも新しい（数値の大きい）更新番号を持つレコードがあるかを判定することにより、当該素材データの更新データがあるかを判定する（ステップＳ１６０６）。更新データがあると判定した場合には（ステップＳ１６０６でＹＥＳ）、処理をステップＳ１６０７に進める。
【０１１９】
ステップＳ１６０７では、ＣＰＵ２０１は、更新データがあると判定された部品データを更新ありデータとしてＲＡＭ２０２に記憶する。
【０１２０】
ステップＳ１６０４でＮＯと判定した場合には、ＣＰＵ２０１は確認対象のパーツデータで部品データとして使用されているパーツデータに対するパーツ内部品更新状況確認処理を行う（ステップＳ１６０８）。
【０１２１】
ステップＳ１６０８の確認処理の結果、確認対象のパーツデータのパーツ内部品データに更新データがあると判定した場合には（ステップＳ１６０９でＹＥＳ）、当該パーツ内部品データ（この場合はパーツデータ）を未更新パーツデータとしてＲＡＭ２０２に記憶する（ステップＳ１６１０）。
【０１２２】
以上が、パーツデータ内データ更新確認処理の説明である。この処理を行うことで、パーツデータ内に更新された部品データが存在するかを好適に確認することが可能となる。
【０１２３】
図１０の説明に戻る。そしてその後、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に当該ユーザが担当者である電子文書データの一覧を表示するための画面情報をクライアント装置１０２に送信する（ステップＳ１００３）。その一覧画面は例えば図１８に示すような画面である。
【０１２４】
図１８は、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される電子文書データの一覧画面の一例である。図１８に示すように、一覧に表示されている電子文書データに継続使用不可データや更新ありデータが含まれている場合に、その情報をユーザに提供すべく、その情報が画面表示されるように構成されている（図中の１８０１）。このような画面をディスプレイ装置に表示するための画面情報を生成することにより、ユーザに的確に継続使用不可データや更新ありデータを含む電子文書データの存在を報知することが可能となる。
【０１２５】
図１０の説明に戻る。その後、クライアント装置１０２を操作するユーザによる入力部操作に従い入力された、電子文書データの文書番号４０１−１をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ６０５）と、その文書番号４０１−１により特定される電子文書データの詳細表示画面を表示するための画面情報を生成し、クライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ６０６）。
【０１２６】
図１９は、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される電子文書データの詳細表示画面の一例である。図１９に示すように、詳細表示されている電子文書データのページに継続使用不可データや更新ありデータが含まれる場合には、その情報をユーザに提供すべく、その情報が画面表示されるように構成されている（図中の１９０１、１９０２）。図１９の例では、テストページ１の素材Ａとテストページ２のパーツＢが更新ありパーツ、テストページ３のパーツＣが継続使用不可パーツであることを示している。継続使用不可パーツを含むページと、更新ありパーツのみで継続使用不可パーツを含まないページとを認識可能にするよう、図１９に示すように、枠線を二重線の枠線と通常の枠線とする等、それらページの表示形態を異ならせて表示させる。これは一例であり、例えば枠線の色を異ならせたり、表示領域を異ならせたりすることで、継続使用不可パーツを含むページと、更新ありパーツのみで継続使用不可パーツを含まないページとをユーザに報知するようにしても勿論良い。
【０１２７】
そして、電子文書データの詳細表示画面１９００中の「このページを編集する」を指定すると、図２０に示す電子文書データ編集画面がクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される。この表示に必要となる画面情報は文書管理サーバ１０１で生成される。
【０１２８】
図２０は電子文書データ編集画面の一例を示す図である。この画面を介して、ユーザは電子文書データを作成するための各種の指示を文書管理サーバ１０１に対して入力することが可能となる。編集対象となるページに、継続使用不可データや更新ありデータが含まれる場合には、２００１に示すように入れ替え候補部品が表示される。これにより、ユーザは入れ替え候補となる部品を的確に把握することが可能となり、もって、更新作業を容易に行うことが可能となる。
【０１２９】
図１０の説明に戻る。その後、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２から電子文書データの登録要求を受け付けると（ステップＳ１００６でＹＥＳ）、クライアント装置１０２から図２０を介して入力された電子文書データの情報（テンプレート、パーツ、素材等）を取得し（ステップＳ１００７）、取得した電子文書データを電子文書データ情報テーブル４０１及び４０２に登録する（ステップＳ１００８）。その際には、当該電子文書データが、承認が必要なデータであるものとして登録ために電子文書データのステータス４０１−３を「承認待ち」として登録することになる。
【０１３０】
そして、その後、他のデータの更新を行うかを判定し、他の電子文書データの更新を行うと判定した場合には、ステップＳ１００４からステップＳ１００８の処理を繰り返すことになる。
【０１３１】
以上が図１０に示す電子文書データ更新処理の説明である。
【０１３２】
次に、図１７を参照して、図６のステップＳ６１１の電子文書データ承認処理の詳細について説明する。本処理は、電子文書データの承認担当者に、自身が承認担当となっている電子文書データに使用されている部品データ（パーツデータや素材データ）が継続使用不可にされた場合や、部品データの新たなバージョンが登録されたことを好適に通知し、且つ継続使用付加の部品データを含む当該電子文書データに対する承認処理を行わせないようにすること目的として行われる。この処理は、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されているプログラムの制御にしたがって、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われることになる。
【０１３３】
ＣＰＵ２０１は、電子文書データの承認処理要求を受け付けたと判断すると（図６のステップＳステップＳ６０８でＹＥＳ）、ＣＰＵ２０１は、ログイン処理（図６のステップＳ６０１）で特定されたユーザが担当者となっている電子文書データを電子文書データ情報テーブル４０１から取得する（ステップＳ１７０１）。その後、ステップＳ６０１で取得した全ての電子文書データについて、テンプレート・部品更新状況確認処理を行う（ステップＳ１７０２）。このテンプレート・部品更新状況確認処理の詳細については、図１１で説明したとおりである。
【０１３４】
その後、要承認文書データの一覧情報を含む画面をディスプレイ装置に表示するための画面情報を生成し、クライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ１７０３）。
【０１３５】
図２１は、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される要承認データ一覧表示画面の一例を示す模式図である。図２１に示すように、一覧に表示されている電子文書データに継続使用不可データや更新ありデータが含まれている場合に、その情報を承認担当者に提供すべく、その情報が画面表示されるように構成されている（図中の２１０１）。このような画面をディスプレイ装置に表示するための画面情報を生成することにより、承認担当者に的確に継続使用不可データや更新ありデータを含む電子文書データの存在を報知することが可能となる。
【０１３６】
図１７の説明に戻る。その後、クライアント装置１０２を操作する承認担当者による入力部操作に従い入力された、電子文書データの文書番号４０１−１をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ１７０４）と、その文書番号４０１−１により特定される電子文書データ承認入力画面を表示するための画面情報を生成し、クライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ１７０６）。
【０１３７】
図２２は電子文書データ承認入力画面の一例を示す模式図である。図２２示すように、電子文書データ承認入力画面には、承認対象となる電子文書データの詳細情報の表示欄や、承認の入力を行うためのコントロール（図中の「承認」）、や否認の入力を行うためのコントロール（図中の「否認」）が設けられている。継続使用不可データ（テンプレート、パーツ、素材）が承認対象となる電子文書データに使用されている場合には警告メッセージを表示する（２２０１）。また、当該電子文書データの公開の承認を行うためのものである場合には、承認対象となる電子文書データに対して承認入力を行うためのコントロールがグレーアウト（無効化）され、承認の入力を行えないようにされている（２２０２）。これにより、継続使用不可のデータが含まれている電子文書データの公開の承認を好適に防ぐことが可能となる。
【０１３８】
図１７の説明に戻る。その後、ＣＰＵ２０１は図２２を介して入力される承認／否認の指示の入力をクライアント装置１０２から受け付け（ステップＳ１７０１）、受け付けた指示に従って、電子文書データ情報テーブルを更新する（ステップＳ１７０７）。より具体的には、承認／否認の対象となった電子文書データのステータスを変更することになる。
【０１３９】
＜第２の実施の形態＞
以下、本発明の第２の実施の形態について説明する。本発明の第２の実施の形態では、複数の電子文書に含まれる素材データやパーツデータに更新が加えられた場合に、それらを一括で変更する例について説明することにする。本実施例では、単にある素材データやパーツデータに変更が加えられた場合に、それら素材データやパーツデータが使用されている文書データ等を一括更新するのではなく、文書データ等の作成担当者が、自身の担当以外の素材データやパーツデータ等に変更要求を行い、その変更要求を満たす更新が行われた場合に、自動更新を行う例について説明する。
【０１４０】
図２３は、第２の実施の形態において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる文書管理処理を示すフローチャートである。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。
【０１４１】
まず、ＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からの接続要求を受け付けると、ログイン処理を行う（ステップＳ２３０１）。ログイン処理に際し、クライアント装置１０２から、ユーザＩＤ、パスワードなど、ユーザ認証に必要な情報を受信し、それらデータの組が不図示のユーザ情報テーブルに登録されているか否かを判定することによりログイン処理を行う。
【０１４２】
ログイン処理を行うことにより、ユーザが特定されると、その後、クライアント装置１０２より、素材データ、パーツデータ、テンプレートデータ、電子文書データの更新処理や承認処理要求を受け付けることになる。
【０１４３】
データの更新処理要求を受け付けると（ステップＳ２３０２でＹＥＳ）、処理をステップＳ２３０３に進め、データの更新処理を行う。この処理の詳細については、図２４を参照して後述する。
【０１４４】
データの承認処理要求を受け付けると（ステップＳ２３０４でＹＥＳ）、処理をステップＳ２３０５に進め、データの承認処理を行う。この処理の詳細については、図２７を参照して後述する。
【０１４５】
そして、上記の処理を、クライアント装置１０２からのログオフ要求や、一定時間クライアント装置１０２から要求がない場合ことで、処理を終了すると判定するまで（ステップＳ２３０６でＹＥＳ）、行うことになる。以上が、第２の実施形態における文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１による文書管理処理である。
【０１４６】
次に、図２４を参照して、図２３のステップＳ２３０３の「更新処理」の詳細について説明する。尚、本図のステップＳ２４０１からＳ２４１２に示す処理はクライアント装置１０２のＣＰＵによって、ステップＳ２４２１からＳ２４２５に示す処理は、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる。
【０１４７】
まず、クライアント装置１０２は、図２３のステップＳ２３０１のユーザ認証処理により認証されたユーザ情報を含むデータ更新要求を文書管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ２４０１）。クライアント装置１０２から、ユーザ情報を含むデータ更新要求を受信すると（ステップＳ２４２１）、外部メモリ２１１に記憶されている文書データ４０１、テンプレートデータ４０３、パーツデータ４０４、素材データ４０６のうち、当該ユーザが担当者となっているデータを取得する（ステップＳ２４２２）。そして、ステップＳ２４２２で取得した全てのデータに対して、対象データ状況確認処理を行う（ステップＳ２４２３）。ここで、例えば対象データがパーツデータである場合には図１４のパーツ内部品状況確認処理を行うことになる。
【０１４８】
尚、この処理は、パーツデータやテンプレートデータ、文書データの部品データとして使用されているパーツデータや素材データに使用不可データが含まれている状態になっているか、また、当該データに使用されているパーツデータや素材データが異なるバージョンのデータが作成・登録されることにより、最新のものではないデータが含まれている状態になっているか、をチェックする処理である。
【０１４９】
ステップＳ２４２３で、ステップＳ２４２２で取得した全てのデータについての対象データ確認処理終了後、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示させるための対象データの一覧画面情報を作成し（ステップＳ２４２４）、該作成した一覧画面情報を、データ更新要求を行ってきたクライアント装置１０２に送信する（ステップＳ２４２５）。
【０１５０】
クライアント装置１０２のＣＰＵは、文書管理サーバ１０１から一覧画面情報を受信すると（ステップＳ２４０２）、一覧画面情報に従った画面表示を行う（ステップＳ２４０３）。ここで表示される編集可能データ一覧画面は、例えば図３１に示すような画面である。
【０１５１】
ここで、図３１を参照して、図２４のステップＳ２４０３でクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される編集可能データ一覧画面３１００の一例について説明する。この一覧画面３１００は既に図１８を参照して説明した一覧画面１８００と略同様であるので、異なる事項のみ説明することにする。
【０１５２】
図１８に示す一覧画面１８００との違いは、文書データやパーツデータ等のデータに関する情報として、使用不可部品データを含む、使用されている部品データが更新されている等の情報のほかに、部品データ同士が不整合の状態になってしまっていることを示す情報（「不整合あり」：３１０１）や、部品データの更新が行われた場合に、自動的に文書データ等のデータで使用されている当該部品データの更新を行う設定が他の文書データ等でされている部品データを含んでいるかを示す情報（「自動更新」：３１０２）が表示されることである。以上が図３１の説明である。
【０１５３】
図２４の説明に戻る。ステップＳ２４０３で一覧画面表示後、当該一覧画面３１００に含まれる素材データに対する指定を受け付けると（ステップＳ２４０４でＹＥＳ）、素材データ更新処理を行う（ステップＳ２４０５）。この処理の詳細については、図２５を参照して説明する。
【０１５４】
また、一覧画面３１００に含まれるパーツデータに対する指定を受け付けると（ステップＳ２４０６でＹＥＳ）、対象データ更新処理（パーツ）を行う（ステップＳ２４０７）。テンプレートデータに対する指定を受け付けると（ステップＳ２４０８でＹＥＳ）、対象データ更新処理（テンプレート）を行う（ステップＳ２４０９）。文書データに対する指定を受け付けると（ステップＳ２４１０でＹＥＳ）、対象データ更新処理（文書）を行う（ステップＳ２４１１）。ステップＳ２４０７、Ｓ２４０９及びＳ２４１１の処理の詳細は、図２６を参照して後述することにする。
【０１５５】
そして、ステップＳ２４０５、Ｓ２４０７、Ｓ２４０９、及びＳ２４１１の処理が終了すると、ユーザからの操作指示に従ってデータ更新処理を継続するか、それとも終了するかを判定し（ステップＳ２４１２）、継続すると判定した場合には（ステップＳ２４１２でＮＯ）、処理をステップＳ２４０１に進め、それ以降の処理を繰り返し実行する。
【０１５６】
一方、本処理を終了すると判定した場合には（ステップＳ２４１２でＹＥＳ）、本処理を終了する。以上が図２３のステップＳ２３０３の更新処理の詳細である。
【０１５７】
次に、図２５を参照して、図２４のステップＳ２４０５の素材データ更新処理の詳細について説明する。尚、本図のステップＳ２５０１からＳ２５１２に示す処理はクライアント装置１０２のＣＰＵによって、ステップＳ２５２１からステップＳ２５３２に示す処理は文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる処理である。
【０１５８】
まず、クライアント装置１０２のＣＰＵは、ディスプレイ装置に表示されている一覧画面３１００で指定を受け付けた素材データの詳細データ要求を文書管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ２５０１）。
【０１５９】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からの素材データの詳細データ要求を受信すると（ステップＳ２５２１）、当該素材データの情報を外部メモリ２１１から取得する（ステップＳ２５２２）。そしてその後、当該素材データに対する変更要求データが後述する変更要求データテーブルに登録されているかを判定する（ステップＳ２５２３）。
【０１６０】
ステップＳ２５２３の判定処理で、変更要求データが変更要求データテーブルに登録されていると判定した場合には、処理をステップＳ２５２４に進め、変更要求データを取得する。
【０１６１】
その後、当該素材データの詳細表示画面情報を作成し（ステップＳ２５２５）、作成した詳細表示画面情報を、素材データの詳細データ要求を行ったクライアント装置１０２に送信する（ステップＳ２５２６）。そして、クライアント装置１０２のＣＰＵは、文書管理サーバ１０１から詳細表示画面情報を受信すると（ステップＳ２５０２）、詳細表示画面情報に従って、図３２に示す詳細表示画面（素材データ）をディスプレイ装置に表示する（ステップＳ２５０３）。
【０１６２】
ここで、図３２を参照して、図２５のステップＳ２５０３でクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される詳細表示画面（素材データ）３２００の構成の一例について説明する。
【０１６３】
図３２に示す通り、詳細表示画面（素材データ）３２００には、素材データ基本情報表示欄３２０１、ステータス変更ボタン３２０２、編集ボタン３２０３、不整合データ一覧表示部３２０４、変更要求データ一覧表示部３２０５、更新ボタン３２０６、新規作成ボタン３２０７、キャンセルボタン３２０８を備えて構成されている。
【０１６４】
素材データ基本情報表示欄３２０１は、当該素材データの素材ＩＤ、更新番号、素材データのサムネイル画像等が表示される表示欄である。ステータス変更ボタン３２０２は当該素材データのステータスの変更指示を行うために用いるボタンである。このボタンの押下指示を受け付けると、不図示のステータス編集画面が表示され、ステータスの変更入力を行うことが可能となる。編集ボタン３２０３は、新規の素材データ（（更新バージョンの素材データ、当該素材データより派生した新規ＩＤを有する素材データ）の編集指示を行うために用いるボタンである。このボタンの押下指示を受け付けると、図２０に示すようなデータ編集画面が表示され、素材データの編集を行うことが可能となる。
【０１６５】
不整合データ一覧表示部３２０４は、当該素材データと不整合を起こしている他の部品データ（素材データ、パーツデータ）を表示する表示部である。それぞれの不整合データには、そのデータを参照するために用いられるリンク情報３２０４−１が設定されている。このリンク情報に対するクリック指示を受け付けると、クライアントＰＣ１０２は、文書管理サーバ１０１に対して不整合データである部品データの要求を行う。
【０１６６】
変更要求データ一覧表示部３２０５は、当該素材データに対する変更要求を表示部を表示する表示欄であり、どのユーザにより、なぜ、当該素材データに対する変更要求を行ったかを示す理由が表示される表示欄である。図３２では１データしか表示されていないが、異なる理由により複数の変更要求がなされている場合には、この欄には複数の変更要求データが表示されることになる。
【０１６７】
素材データの担当者は、素材データの編集を行った後に、どの変更要求に対応した素材データの編集を行ったかを入力する。解消チェックボックス３２０５−１はその入力を受け付けるためのコントロールである。
【０１６８】
更新ボタン３２０６は、同一の素材番号で、更新番号の異なる素材データの登録を要求するために用いられるボタンである。新規作成ボタン３２０７は、当該素材データから派生した、素材番号の異なる素材データの登録を要求するために用いられるボタンである。キャンセルボタン３２０８は、本画面を介してのユーザの入力装置操作に従う編集操作を終了するために用いるボタンである。以上が図３２の詳細表示画面（素材データ）３２００の構成の一例の説明である。
【０１６９】
図２５の説明に戻る。ステップＳ２５０３で表示した詳細表示画面（素材データ）３２００に含まれる、不整合データのリンク情報３２０４−１に対する押下指示を受け付けると、クライアント装置のＣＰＵは、不整合データの表示要求があったと判断し（ステップＳ２５０４でＹＥＳ）、押下指示を受け付けた不整合データのリンク情報に従って、当該素材データと不整合が生じている他の部品データである不整合データを文書管理サーバ１０１に要求する。そして、文書管理サーバ１０１より当該要求に応じて送信された不整合データを受信すると、当該不整合データをディスプレイ装置に表示する（ステップＳ２５０５）。このような構成をとることで、当該素材データの担当者は、不整合を生じてしまっている他の部品データを参照しながら、当該素材データの変更処理を行うことが可能となる。
【０１７０】
また、詳細表示画面３２００の編集ボタン３２０３に対する押下指示を受け付けることで入力される新規素材データの作成指示を受け付けた場合に（ステップＳ２５０６でＹＥＳ）、図２０に示す編集画面をディスプレイ装置に表示させ、素材データの編集処理を行う（ステップＳ２５０７）。
【０１７１】
また、詳細表示画面３２００のステータス変更ボタン３２０２に対する押下指示を受け付けることで入力される既存データのステータス変更要求を受け付けた場合に（ステップＳ２５０８でＹＥＳ）、既存データの変更後のステータス情報の入力を受け付ける（ステップＳ２５０９）。例えば、ここでは、非公開データ（公開フラグ：０）を公開データ（公開フラグ：１）にしたり、継続使用可能データ（継続使用フラグ：１）を継続使用不可データ（継続使用フラグ：０）にしたりする変更処理を受け付けることになる。
【０１７２】
その後、更新ボタン３２０６または新規作成ボタン３２０７に対する押下指示により入力される更新指示を受け付けると（ステップＳ２５１０でＹＥＳ）、素材データの更新情報を作成する（ステップＳ２５１１）。詳細表示画面３２００の更新ボタン３２０６に対する押下指示を受け付けた場合には、当該素材データの更新バージョンのデータを登録するための更新情報を、新規作成ボタン３２０７に対する押下指示を受け付けた場合には、当該素材データから派生した新規の素材データを作成するための更新情報を作成することになる。尚、ステータスの変更処理のみが行われた場合には、更新ボタン３２０６のみが有効である。
【０１７３】
この時、更新情報に含まれる情報としては、更新バージョン若しくは新規の素材データの作成の場合にはそのイメージデータ、公開フラグ、継続使用不可フラグ等のステータス情報、何れの変更要求に対応して行われたかを示す対応情報（何れの解消チェックボックス３２０５−１にチェックがされたかの情報）が等ある。
【０１７４】
そして、ステップＳ２５１２では、ステップＳ２５１１で作成した素材データの更新情報を文書管理サーバ１０１に対して送信する。
【０１７５】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２から素材データ更新情報を受信する（ステップＳ２５２７）。そして、その素材データ更新情報が既存データのステータス変更である場合には（ステップＳ２５０８でＹＥＳ）、既存データのステータス変更を行う（ステップＳ２５２９）。
【０１７６】
新規素材データ（更新バージョンの素材データ、派生の新規素材データ）登録の場合には（ステップＳ２５３０でＹＥＳ）、当該新規の素材データを登録する（ステップＳ２５３１）。
【０１７７】
そして、上記の処理でステータスを変更した素材データ、新規作成した素材データを要承認データとして設定する（ステップＳ２５３２）。以上が、図２４のステップＳ２４０５の素材データ更新処理の詳細である。
【０１７８】
次に、図２６を参照して、図２４のステップＳ２４０７、Ｓ２４０９、及びＳ２４１１の対象データ更新処理の詳細を示す図である。尚、本図のステップＳ２６０１からＳ２６１６に示す処理はクライアント装置１０２のＣＰＵによって、ステップＳ２６２１からＳ２６３７に示す処理は文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる処理である。
【０１７９】
まず、クライアント装置１０２は、図２４のステップＳ２４０６でパーツデータの指定を受けたと判断した場合、ステップＳ２４０８でテンプレートデータの指定を受け付けたと判断した場合、ステップＳ２４１０で文書データの指定を受け付けた場合に、指定を受け付けたデータ（対象データ）の詳細データの要求を文書管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ２６０１）。
【０１８０】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からの対象データの詳細データ要求を受信すると（ステップＳ２６２１）、対象データの詳細データを外部メモリ２１１から取得する（ステップＳ２６２２）。その後、指定を受け付けた対象データの状況確認処理を行う（ステップＳ２６２３）。尚、この処理は、既に図１１（テンプレート・部品更新状況確認処理）、図１２（テンプレートデータ状況確認処理）、で説明したとおりである。その後、当該対象データに対して変更要求がされているかを判定し（ステップＳ２６２４）、変更要求がされていると判定した場合には（ステップＳ２６２３でＹＥＳ）、その変更要求データを取得する（ステップＳ２６２５）。
【０１８１】
そして、ステップＳ２６２２で取得した対象データの詳細データ、ステップＳ２６２４で取得した変更要求データ等を用いて詳細表示画面情報を作成し（ステップＳ２６２６）、該作成した詳細表示画面情報を、詳細データの要求を行ってきたクライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ２６２７）。
【０１８２】
クライアント装置１０２のＣＰＵは、文書管理サーバ１０１から詳細表示画面情報を受信すると（ステップＳ２６０２）、当該詳細表示画面情報に従って、ディスプレイ装置に図３３に示す詳細表示画面３３００を表示する（ステップＳ２６０３）。
【０１８３】
ここで、図３３を参照して、図２６のステップＳ２６０３でクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される詳細画面表示の一例について説明する。尚、図３３は、文書データが対象データの場合に表示される詳細表示画面（文書データ）３３００の一例を示すものである。
【０１８４】
図３３に示す通り、詳細表示画面（文書データ）３３００には、文書データ基本情報表示欄３３０１、ステータス変更ボタン３３０２、編集ボタン３３０３、使用部品データ一覧表示部３３０４、変更要求データ一覧表示部３３０５、変更要求データ入力部３３０６、更新ボタン３３０７、新規作成ボタン３３０８、キャンセルボタン３３０９を備えて構成されている。
【０１８５】
文書データ基本情報表示部３３０１は、当該文書データのＩＤ、使用しているテンプレートデータのＩＤ、更新番号、文書データのサムネイル画像情報等が表示される表示欄である。ステータス変更ボタン３３０２は、当該文書データのステータスの変更指示を行うために用いるボタンである。このボタンの押下指示を受け付けると、不図示のステータス編集画面が表示され、ステータスの変更入力を行うことが可能となる。編集ボタン３３０３は、新規の文書データ（更新バージョンの文書データ、当該文書データより派生した新規ＩＤを有する文書データ）の編集指示を行うために用いるボタンである。このボタンの押下指示を受け受けると、図２０に示すようなデータ編集画面が表示され、文書データの編集を行うことが可能となる。
【０１８６】
使用部品データ一覧表示部３３０４は、当該文書データで使用されている部品データの一覧を表示する表示部である。ここには夫々の部品データの区分（素材、パーツ）、素材番号若しくはパーツ番号（ＩＤ欄に表示）、更新番号と注意情報として、当該パーツデータに更新されたバージョンが存在するか（更新部品あり）、当該部品データが継続使用不可であるか（使用不可部品）、また、当該部品データに他のユーザにより変更要求がおこなわれているか（変更要求）を示す情報が表示される。
【０１８７】
変更要求データ一覧表示部３３０５には、既に他の文書データ等の編集時に本図に表示された文書データで使用されている部品データ（素材データ、パーツデータ）に対して行われた変更要求データが表示される。また、この表示部に表示されている要求ＩＤには、当該変更要求データを確認するための不図示の確認画面を表示させるためのリンク情報３３０５−１が設定されており、確認画面を表示させることができる。また、自動更新チェックボックス３３０５−２は、この変更要求データに応じた変更が部品データの編集担当者により行われた場合に、当該部品データの自動更新を実行するか否かの入力を行うためのチェックボックスである。
【０１８８】
このようなコントロールを有していることで、文書データの編集担当者は、別のユーザによって行われた変更要求の内容を確認し、当該変更要求に従った変更が行われた場合に、文書データで使用している部品データの更新の必要性の有無を判断することが可能となる。
また、同様の変更要求を新たに行うことなく、部品データに変更があった場合の自動更新設定を行うことができ、個別に同様な変更要求を複数行われることがなくなるので、変更要求を受けた部品データの編集担当者は、同様な内容の複数の変更要求を夫々確認する必要がなくなり、業務効率が上がる。
【０１８９】
変更要求データ入力部３３０６は、文書データに使用されている部品データに対する変更要求を入力するために用いられる入力部である。変更要求データ入力部３３０６には、部品指定部３３０６−１、理由入力部３３０６−２、自動更新指定部３３０６−３が設定されている。
【０１９０】
部品指定部３３０６−１は、変更要求を行う部品データを指定するための指定部である。理由入力部３３０６−２は、変更要求を行う理由を入力するための入力部であり、変更要求理由を入力するために、理由詳細入力部３３０６−２１、不整合データ入力部３３０６−２２が設定されている。理由詳細入力部３３０６−２１は、変更理由の詳細を入力する入力部であり、例えば、「誤字がある」、他の部品データとの「不整合」、等の理由詳細の入力を受け付ける。不整合データ入力部３３０６−２２は、理由詳細入力部３３０６−２１に「不整合」が入力された場合に、変更要求を行う部品データと不整合を生じている他の部品データの入力を受け付ける。
【０１９１】
自動更新指定部３３０６−３は、変更要求を行った部品データに対して、この変更要求に従った変更が行われた場合に、部品データを自動的に更新するか否かを指定する指定部である。
【０１９２】
更新ボタン３３０７は、例えば対象データが文書データである場合には、同一の文書番号で、更新番号の異なる文書データの登録を要求するために用いられるボタンである。パーツデータデータ、テンプレートデータの場合にも同様である。新規作成ボタン３３０８は、対象データが文書データである場合には当該文書データから派生した、文書番号の異なる文書データの登録を要求するために用いられるボタンである。キャンセルボタン３３０９は、本画面を介してのユーザの入力装置操作に従う編集操作を終了するために用いるボタンである。
【０１９３】
尚、この図の説明では詳細表示画面（文書データ）の構成例について説明したが、詳細表示画面（パーツデータ）の場合には詳細表示画面（素材データ）３２００の変更要求データ一覧表示部３２０５と同様の変更要求データ一覧表示部が設定されることになる。詳細表示画面（パーツデータ）に設定される変更要求データ一覧表示部は、詳細表示画面（素材データ）３２００の変更要求データ一覧表示部３２０５と同様であるので詳細な説明は割愛する。以上が図３３の詳細表示画面（文書データ）の構成の説明である。
【０１９４】
図２６の説明に戻る。ステップＳ２６０３で対象データの区分に対応した詳細表示画面表示後、当該画面に含まれる、不整合データのリンク情報に対する押下指示を受け付けると、クライアント装置のＣＰＵは、不整合データの表示要求があったと判断し（ステップＳ２６０４でＹＥＳ）、押下指示を受け付けた不整合データのリンク情報に従って、当該対象データと不整合が生じている他の部品データである不整合データを文書管理サーバ１０１に要求する。そして、文書管理サーバ１０１より当該要求に応じて送信された不整合データを受信すると、当該不整合データをディスプレイ装置に表示する（ステップＳ２６０５）。このような構成をとることで、当該対象データの担当者は、不整合を生じてしまっている他の部品データを参照しながら、当該対象データの変更処理を行うことが可能となる。
【０１９５】
また、詳細表示画面３３００の編集ボタン３３０３に対する押下指示を受け付けることで入力される新規データの作成指示を受け付けた場合に（ステップＳ２６０６でＹＥＳ）、図２０に示す編集画面をディスプレイ装置に表示させ、対象データの編集処理を行う（ステップＳ２６０７）。
【０１９６】
また、詳細表示画面３３００のステータス変更ボタン３３０２に対する押下指示を受け付けることで入力される既存データのステータス変更要求を受け付けた場合に（ステップＳ２６０８でＹＥＳ）、既存データの変更後のステータス情報の入力を受け付ける（ステップＳ２６０９）。例えば、ここでは、非公開データ（公開フラグ：０）を公開データ（公開フラグ：１）にしたり、継続使用可能データ（継続使用フラグ：１）を継続使用不可データ（継続使用フラグ：０）にしたりする変更処理を受け付けることになる。
【０１９７】
その後、更新ボタン３３０７または新規作成ボタン３３０８に対する押下指示により入力される更新指示を受け付けると（ステップＳ２６１０でＹＥＳ）、対象データの更新情報を作成する（ステップＳ２６１１）。詳細表示画面３３００の更新ボタン３３０７に対する押下指示を受け付けた場合には、当該対象データの更新バージョンのデータを登録するための更新情報を、新規作成ボタン３３０８に対する押下指示を受け付けた場合には、当該対象データから派生した新規の対象データを作成するための更新情報を作成することになる。尚、ステータスの変更処理のみが行われた場合には、更新ボタン３３０７のみが有効である。
【０１９８】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２から対象データ更新情報を受信する（ステップＳ２５２８）。そして、その対象データ更新情報が既存データのステータス変更である場合には（ステップＳ２６２９でＹＥＳ）、既存データのステータス変更を行う（ステップＳ２６３０）。
【０１９９】
新規対象データ（更新バージョンの対象データ、派生の新規対象データ）登録の場合には（ステップＳ２６３１でＹＥＳ）、当該新規の対象データを登録する（ステップＳ２６３２）。
【０２００】
そして、上記の処理でステータスを変更した対象データ、新規作成した対象データを要承認データとして設定する（ステップＳ２６３３）。
【０２０１】
また、図３３の変更要求データ入力部３３０６で当該対象データにおいて使用されている部品データに対する変更要求指示を受け付けたかを判定し（ステップＳ２６３４：部品データに対する変更要求あり）、変更要求指示を受け付けていると判定した場合には、当該指示を受けた部品を変更要求ありデータとして設定する（ステップＳ２６３５）。
【０２０２】
その後、図３３の変更要求データ一覧表示部３３０５に設定されている自動更新チェックボックス３３０５−２や、変更要求データ入力部３３０６に設定されている自動更新指定部３３０６−３において、変更要求がなされている部品データに当該変更要求に対応した修正が加えられた場合に、部品データの自動更新を行う設定がされているか否かを判定する（ステップＳ２６３６）。ステップＳ２６３６の判定処理で自動更新設定がされていると判定した場合には、処理をステップＳ２６３７に進め、対象データで用いられている部品データを自動更新対象に設定する（ステップＳ２６３８）。以上が、図２４のステップＳ２４０７、Ｓ２４０９、Ｓ２４１１の処理の詳細な説明である。
【０２０３】
次に、図２７を参照して、図２３のステップＳ２３０５の承認処理の詳細について説明する。尚、本図のステップＳ２７０１からＳ２７１２に示す処理はクライアント装置１０２のＣＰＵによって、ステップＳ２７２１からＳ２７２５に示す処理は文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる処理である。
【０２０４】
まず、クライアント装置１０２のＣＰＵ２０１は、図２３のユーザ認証処理により認証したユーザのユーザ情報を含むデータ承認要求を文書管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ２７０１）。
【０２０５】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からデータ承認要求を受け付けると、当該ユーザ情報が示すユーザが承認者となっている素材データ、パーツデータ、テンプレートデータ、文書データ（承認対象データ）を取得する（ステップＳ２７２２）。そして、ステップＳ２７２２で取得した全てのデータについて対象データ状況確認処理を行う（ステップＳ２７２３）。この処理は、図１１、図１２、図１３等を参照して既に説明したとおりである。
【０２０６】
そして、ステップＳ２７２２で取得した全ての承認対象データにステップＳ２７２３の処理終了後、処理をステップＳ２７２４に進め、承認対象データの一覧画面情報を作成し、作成した一覧画面情報をクライアント装置１０２に送信する（ステップＳ２７２５）。
【０２０７】
文書管理サーバ１０１からの一覧画面情報を受信すると（ステップＳ２７０２）、一覧画面情報に従って、要承認データ一覧画面をディスプレイ装置に表示する（ステップＳ２７０３）。
【０２０８】
ここで、図３４を参照して、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される要承認データ一覧画面３４００について説明する。要承認データ一覧画面３４００は、既に図２１を参照して説明した要承認データ一覧表示画面２１００で表示される、電子文書データに使用不可部品や、更新部品がある部品データが含まれているという情報に加えて、使用されている部品データ間で不整合が生じているかを示す情報が承認者に対する情報として表示される。以上が、図３４の要承認データ一覧画面３４００の説明である。
【０２０９】
図２７の説明に戻る。その後、要承認データ一覧画面３４００で素材データの指定を受け付けると（ステップＳ２７０４でＹＥＳ）、対象データ承認処理（素材データ）を（ステップＳ２７０５）、パーツデータの指定を受け付けると（ステップＳ２７０６でＹＥＳ）、対象データ承認処理（パーツデータ）を（ステップＳ２７０７）、テンプレートデータの指定を受け付けると（ステップＳ２７０８でＹＥＳ）、対象データ承認処理（テンプレートデータ）を（ステップＳ２７０９）、文書データの指定を受け付けると（ステップＳ２７１０でＹＥＳ）、対象データ承認処理（文書データ）を行う（ステップＳ２７１１）。尚、ステップＳ２７０５、Ｓ２７０７、Ｓ２７０９、及びＳ２７１１の処理は略同様であるので、図２８を参照してまとめて後述することにする。
【０２１０】
そして、上記の処理をステップＳ２７１２の終了判定処理でＹＥＳと判定するまで行うことになる。
【０２１１】
次に、図２８を参照して、図２７のステップＳ２７０５、Ｓ２７０７、Ｓ２７０９、及びＳ２７１１の対象データ承認処理の詳細について説明する。尚、ステップＳ２８０１からステップＳ２８１０に示す処理はクライアント装置１０２のＣＰＵによって、ステップＳ２８２１からステップＳ２８３３の処理は文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる処理である。
【０２１２】
まず、クライアント装置１０２のＣＰＵ２０１は、図３４の承認対象データ一覧画面３４００で、いずれかの承認対象データの指定を受け付けると、その承認対象データの詳細データ要求を文書管理サーバ１０１に送信する（ステップＳ２８０１）。
【０２１３】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からの詳細データ要求を取得すると（ステップＳ２８２１）、当該対象データの詳細データを取得する（ステップＳ２８２２）。その後、当該対象データに不整合データがあるかを判定し（ステップＳ２８２３）、不整合データがある場合には（ステップＳ２８２３でＹＥＳ）、その不整合データ取得することになる（ステップＳ２８２４）。
【０２１４】
そして、ステップＳ２８２２、及びステップＳ２８２４で取得した情報を用いて、対象データの詳細画面を表示させるための詳細画面表示情報を作成し（ステップＳ２８２５）、クライアント装置１０２に送信する（ステップＳ２８２６）。
【０２１５】
クライアント装置１０２のＣＰＵ２０１は、詳細画面表示情報を受信すると（ステップＳ２８０２）、受信した情報に従って、承認対象データの詳細画面の表示を行う。
【０２１６】
ここで、図３５を参照して、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される承認対象データの詳細画面について説明する。尚、図３５は文書データの承認画面の例である。
【０２１７】
図３５に示すように、承認対象データの詳細画面３５００には、管理情報表示部３５０１、承認対象データ詳細表示部３５０２、使用不可データ表示指示ボタン３５０３、更新データあり部品データ表示指示ボタン３５０４、不整合データ表示指示ボタン３５０５、表示ページ切替指示ボタン３５０６、承認ボタン３５０７、否認ボタン３５０８等が設定されている。
【０２１８】
管理情報表示部３５０１は、承認対象データの作成者や、作成部門等の情報を表示する表示部である。承認対象データ詳細表示部３５０２は、承認対象データのイメージを表示する表示部である。
【０２１９】
使用不可データ表示指示ボタン３５０３は、承認対象データに含まれる使用不可データの表示指示を入力するためのボタンであり、このボタンが押下されると、承認対象データに含まれる使用不可データを他の部品データと識別可能に表示制御する。更新データあり部品データ表示指示ボタン３５０４は、承認対象データに含まれる更新されている部品データの表示指示を入力するためのボタンであり、このボタンが押下されると、承認対象データに含まれる更新あり部品データを他の部品データと識別可能に表示制御する。不整合データ表示指示ボタン３５０５は、承認対象データに含まれる不整合データの表示指示を入力するためのボタンであり、このボタンが押下されると、承認対象データに含まれる不整合データを他の部品データと識別可能に表示制御する。
【０２２０】
ページ切替ボタン３５０６（図中では「前ページ」ボタン、「次ページ」ボタン）は、承認対象データが複数ページのデータである場合に、表示ページの切替を指示するためのボタンである。
【０２２１】
承認ボタン３５０７は、文書管理サーバ１０１に当該承認対象データの承認指示を、否認ボタン３５０８は、文書管理サーバに当該承認対象データの否認指示を入力するために用いられるボタンである。以上が図３５の承認対象データの詳細画面３５００の構成の説明である。
【０２２２】
図２８の説明に戻る。クライアント装置１０２は、承認対象データの詳細画面３５００中の不整合データ表示指示ボタン３５０５が押下されることで入力される不整合データの表示要求を受け付けると（ステップＳ２８０３でＹＥＳ）、当該承認対象データの不整合データの表示を行う（ステップＳ２８０４）。これにより、承認担当者は承認対象データに不整合データがあるか否かを容易に知ることが可能となり、承認、否認の判断に役立てることが可能となる。
【０２２３】
そして、承認対象データの詳細画面３５００中の否認ボタンが押下されることによる否認入力を受け付けると（ステップＳ２８０５でＹＥＳ）、処理をステップＳ２８０６に進め、否認受付情報を文書管理サーバ１０１に対して送信する。
【０２２４】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２から否認受付情報を受信すると（ステップＳ２８２７）、ステータスを否認されたことを示す差し戻しに変更し（ステップＳ２８２８）、その処理結果をクライアント装置１０２に返す（ステップＳ２８３３）。
【０２２５】
一方、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示されている承認対象データの詳細画面３５００中の承認ボタンが押下されることによる承認入力を受け付けると（ステップＳ２８０７でＹＥＳ）、クライアント装置１０２のＣＰＵ２０１は承認受付情報を文書管理サーバ１０１に対して送信する（ステップＳ２８０８）。
【０２２６】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２から承認受付情報を受信すると（ステップＳ２８２９）、ステータスを承認済みに変更する（ステップＳ２８３０）。そして、承認されたデータが文書データであるかを判定し（ステップＳ２８３１）、文書データではない（ＮＯ：即ち部品データである）と判定した場合には、当該部品データを使用する文書データや、部品データの自動更新処理を行う。この処理の詳細については、図３０を参照して後述することにする。
【０２２７】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ２８３１でＮＯと判定した場合、またはステップＳ２８３２の処理終了後、処理をステップＳ２８３３に進め、処理結果をクライアント装置１０２に対して送信する。クライアント装置１０２では、文書管理サーバ１０１からの処理結果を受信すると（ステップＳ２８０９）、処理結果をディスプレイ装置に表示する（ステップＳ２８１０）。以上が、図２７のステップＳ２７０５、Ｓ２７０７、Ｓ２７０９、及びＳ２７１１の対象データ承認処理の詳細の説明である。
【０２２８】
ここで、図２９を参照して、図２８のステップＳ２８３２の自動更新処理の詳細について説明する。この処理は、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる処理である。
【０２２９】
ＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１に登録されている全てのパーツデータに対して、部品自動更新処理（パーツデータ）を行う（ステップＳ２９０１）。その後、全ての文書データに対して、部品データ自動更新処理（文書データ）を行う（ステップＳ２９０２）。このステップＳ２９０１、Ｓ２９０２の処理の詳細については、図３０を参照して説明することにする。以上が図２８のステップＳ２８３２の自動更新処理の説明である。
【０２３０】
次に、図３０を参照して、図２９のステップＳ２９０１及びＳ２９０２の部品データ自動更新処理の詳細について説明する。この処理は、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われる処理である。
【０２３１】
まず、ＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１に記憶されている対象データを取得する（ステップＳ３００１）。図２９のステップＳ２９０１の部品データ自動更新処理（パーツデータ）の場合にはパーツデータが、ステップＳ２９０２の部品データ自動更新処理（文書データ）の場合には、文書データがここでの対象データとなる。
【０２３２】
そして、対象データ中に、自動更新が設定されている部品データがあるかを判定する（ステップＳ３００２）。そして、自動更新が設定されている部品データがあると判定した場合には（ステップＳ３００２でＹＥＳ）、既に承認処理が行われ、更新が承認された部品データが自動更新の対象となっているかを判定する（ステップＳ３００３）。ステップＳ３００３でＹＥＳと判定した場合には、既に承認がされた部品データの更新処理を行う（ステップＳ３００４）。
【０２３３】
尚、当該更新された部品データに複数の変更要求がなされていた場合には、それぞれの変更要求に対応して複数の更新データが作成される場合がある。この場合には、当該部品データの更新が、自動更新を行った際の変更要求に対応したものである場合に、ＣＰＵ２０１はステップＳ３００３の判定処理でＹＥＳと判定することになる。
【０２３４】
そして、ステップＳ３００４の部品データの更新処理後、ステップＳ３００１で取得した対象データに他に自動更新対象となっている部品データがあるかを判定する（ステップＳ３００５）。他に自動更新対象となっている部品データがないとＣＰＵ２０１が判定した場合には（ステップＳ３００５でＮＯ）、処理をステップＳ３００６に進め、使用不可データが当該対象データに使用されていないかを判定する。
【０２３５】
ステップＳ３００６の判定処理でＮＯとＣＰＵ２０１が判定すると、処理をステップＳ３００７に進め、ステップＳ３００１で取得した対象データを要承認データに設定する。
【０２３６】
ステップＳ３００２、Ｓ３００３でＮＯと、若しくはステップＳ３００５、Ｓ３００６でＹＥＳと判定した場合には、ステップＳ３００１で取得した対象データを要承認データとすることなく本処理を終了する。
【０２３７】
本発明の第２の実施の形態では、上記のような構成をとることで、部品データの変更要求に応じて部品データの変更が行われた場合に、文書データで使用されている部品データの更新を自動的に行うことが可能である。また、１つの部品データに対して、複数の異なる変更要求が行われた場合にも、いずれの変更要求に対応するために部品データを変更したかを入力させ、当該変更要求に対応する変更が行われた場合に部品データの自動更新を行うと設定された文書データで使用されている部品データの更新を行うことが可能となる。これにより、文書データの作成担当者の負担を軽減できる等の効果を奏する。
【０２３８】
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
【０２３９】
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
【０２４０】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０２４１】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【０２４２】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【０２４３】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【０２４４】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０２４５】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０２４６】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０２４７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【０２４８】
なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【符号の説明】
【０２４９】
１０１  文書管理サーバ
１０２−１、１０２−２  クライアント装置
１０３  ネットワーク
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆ（インターフェース）コントローラ
２０９  キーボード
２１０  ディスプレイ装置
２１１  外部メモリ
【図１】
2014089717.tif 000003
【図２】
2014089717.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
2014089717.tif 000010
【図９】
2014089717.tif 000011
【図１０】
2014089717.tif 000012
【図１１】
2014089717.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
2014089717.tif 000015
【図１４】
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【図１５】
2014089717.tif 000017
【図１６】
2014089717.tif 000018
【図１７】
2014089717.tif 000019
【図１８】
2014089717.tif 000020
【図１９】
2014089717.tif 000021
【図２０】
2014089717.tif 000022
【図２１】
2014089717.tif 000023
【図２２】
2014089717.tif 000024
【図２３】
2014089717.tif 000025
【図２４】
2014089717.tif 000026
【図２５】
2014089717.tif 000027
【図２６】
2014089717.tif 000028
【図２７】
2014089717.tif 000029
【図２８】
2014089717.tif 000030
【図２９】
2014089717.tif 000031
【図３０】
2014089717.tif 000032
【図３１】
2014089717.tif 000033
【図３２】
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【図３３】
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【図３４】
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【図３５】
2014089717.tif 000037