(57)【要約】【課題】業務の依頼がどのように伝達されているかを示すとともに、業務の依頼の進捗をも示すメールマップを生成するメールマップ生成装置及び方法を提供すること。【解決手段】メールマップ生成装置１０は、依頼者から業務依頼用の依頼メールが送信されると、依頼メールの依頼経路を設定し、依頼メールに対して識別情報を付与するとともに、当該依頼メールを用いた引用メールに対して同一の識別情報を付与し、設定された依頼経路を示すメールマップを生成する。そして、メールマップ生成装置１０は、依頼メール又は引用メールに基づいて、依頼経路を構成する担当者を特定し、特定された担当者を、メールマップ上の領域に対応付けるとともに、業務依頼の進捗状況を示す状態を領域に対応付け、依頼メール又は引用メールに対して担当者が所定の操作（例えば、転送、開封、返信）を行うことを条件に、領域の状態を更新する。【選択図】図１
2014142747.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールを用いた業務依頼の依頼経路及び進捗状況を示すメールマップを生成するメールマップ生成装置であって、
依頼者から業務依頼用の依頼メールが送信されると、前記依頼メールの依頼経路を設定する依頼経路設定手段と、
前記依頼メールに対して識別情報を付与し、当該依頼メールを用いた引用メールに対して当該依頼メールと同一の識別情報を付与する識別情報付与手段と、
前記依頼経路設定手段により設定された前記依頼経路を示す前記メールマップを生成するマップ生成手段と、を備え、
前記マップ生成手段は、
前記依頼メール又は前記引用メールに基づいて、前記依頼経路を構成する担当者を特定する担当者特定手段と、
特定された前記担当者を、前記メールマップ上の領域に対応付けるとともに、業務依頼の進捗状況を示す状態を前記領域に対応付ける対応付手段と、
前記依頼メール又は前記引用メールに対して前記担当者が所定の操作を行うことを条件に、前記領域の状態を更新する更新手段と、を備える、
メールマップ生成装置。
【請求項２】
前記所定の操作は、前記依頼メール又は前記引用メールを転送する操作であり、
前記更新手段は、前記領域の状態を第１表示に対応する状態に更新する、
請求項１に記載のメールマップ生成装置。
【請求項３】
前記所定の操作は、前記依頼メール又は前記引用メールを開封する操作であり、
前記更新手段は、前記領域の状態を第２表示に対応する状態に更新する、
請求項１又は２に記載のメールマップ生成装置。
【請求項４】
前記所定の操作は、前記依頼メール又は前記引用メールを返信する操作であり、
前記更新手段は、前記領域の状態を第３表示に対応する状態に更新する、
請求項１から３のいずれかに記載のメールマップ生成装置。
【請求項５】
請求項１に記載のメールマップ生成装置が実行するメールマップ生成方法であって、
前記依頼経路設定手段が、依頼者から業務依頼用の依頼メールが送信されると、前記依頼メールの依頼経路を設定する依頼経路設定ステップと、
前記識別情報付与手段が、前記依頼メールに対して識別情報を付与し、当該依頼メールを用いた引用メールに対して当該依頼メールと同一の識別情報を付与する識別情報付与ステップと、
前記マップ生成手段が、前記依頼経路設定ステップにより設定された前記依頼経路を示す前記メールマップを生成するマップ生成ステップと、を備え、
前記マップ生成ステップは、
前記担当者特定手段が、前記依頼メール又は前記引用メールに基づいて、前記依頼経路を構成する担当者を特定する担当者特定ステップと、
前記対応付手段が、特定された前記担当者を、前記メールマップ上の領域に対応付けるとともに、業務依頼の進捗状況を示す状態を前記領域に対応付ける対応付ステップと、
前記更新手段が、前記依頼メール又は前記引用メールに対して前記担当者が所定の操作を行うことを条件に、前記領域の状態を更新する更新ステップと、を備える、
メールマップ生成方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メールマップ生成装置及び方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、業務の依頼を迅速かつ確実に行うために、コンピュータ通信技術によるメールが利用されている。例えば、業務の依頼者は、依頼先と関係先とに業務を依頼するメールを送信し、依頼した業務の結果を報告するメールを依頼先から受信する。
【０００３】
ところで、企業における業務依頼では、依頼者と業務を担当する担当者とが１対１でやり取りを行わず、依頼者と担当者との間に業務の振り分け担当者や各部門における責任者等の関係者が介在する場合がある。この場合、依頼者は、送信したメールの受信者が誰から誰に転送したか、業務担当者が誰か等を把握するために、問合わせの電話やメールを行う必要が多々ある。さらに、依頼者や関係者は、依頼業務の進捗を図るために、メールについて、送受信の確認、回答の有無の把握、督促等を行う必要がある。このような作業を軽減し迅速に行うための技術を開示する特許文献１及び２が知られている。
【０００４】
特許文献１は、電子メールの転送状況と返信状況とを追跡管理する電子メールシステムを開示する。同文献の電子メールシステムは、メールに追跡情報（例えば、メール作成時に入力された指令に従ってメールのヘッダ部分に記述されたメッセージＩＤ等）を付加して、この追跡情報に基づいて、送信者の電子メールについて送受信状況を追跡する。
【０００５】
特許文献２は、配送途中の電子メールの所在を確認したり、配送中の電子メールの内容を書換えられる電子メールシステムを開示する。同文献の電子メールシステムは、指定された電子メールの所在を追跡するために、他のメールサーバに転送された電子メールの転送記録とメールサーバ内の利用者に配送された電子メールの配送記録とを調べ、配送記録の中に、指定された電子メールを見出したとき、利用者に配送された後の電子メールの保管状態を調査する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１０−２１７９９４号公報
【特許文献２】特開平７−２７１６９１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１の技術は、送信者のメールを追跡して送受信の状況を示す情報を提供し、特許文献２の技術は、配送された後のメールの保管状態を示す情報を提供するが、いずれも、依頼した業務の進捗を直感的に示す技術ではない。
【０００８】
業務の依頼者は、依頼した業務の進捗として、メールがどのように転送されているのか、実際の担当部門及び担当者に届いているのか、どこまで届いているのか等について、リアルタイムで直感的に把握できるような情報が提供されることを望んでいる。
【０００９】
本発明は、業務の依頼がどのように伝達されているかを示すとともに、業務の依頼の進捗をも示すメールマップを生成するメールマップ生成装置及び方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明では、以下のような解決手段を提供する。
（１）  メールを用いた業務依頼の依頼経路及び進捗状況を示すメールマップを生成するメールマップ生成装置であって、依頼者から業務依頼用の依頼メールが送信されると、前記依頼メールの依頼経路を設定する依頼経路設定手段と、前記依頼メールに対して識別情報を付与し、当該依頼メールを用いた引用メールに対して当該依頼メールと同一の識別情報を付与する識別情報付与手段と、前記依頼経路設定手段により設定された前記依頼経路を示す前記メールマップを生成するマップ生成手段と、を備え、前記マップ生成手段は、前記依頼メール又は前記引用メールに基づいて、前記依頼経路を構成する担当者を特定する担当者特定手段と、特定された前記担当者を、前記メールマップ上の領域に対応付けるとともに、業務依頼の進捗状況を示す状態を前記領域に対応付ける対応付手段と、前記依頼メール又は前記引用メールに対して前記担当者が所定の操作を行うことを条件に、前記領域の状態を更新する更新手段と、を備える、メールマップ生成装置。
【００１１】
（１）の構成によれば、（１）に係るメールマップ生成装置は、メールを用いた業務依頼の依頼経路及び進捗状況を示すメールマップを生成する装置であって、依頼者から業務依頼用の依頼メールが送信されると、依頼メールの依頼経路を設定し、依頼メールに対して識別情報を付与するとともに、当該依頼メールを用いた引用メールに対して同一の識別情報を付与し、設定された依頼経路を示すメールマップを生成する。そして、メールマップ生成装置は、依頼メール又は引用メールに基づいて、依頼経路を構成する担当者を特定し、特定された担当者を、メールマップ上の領域に対応付けるとともに、業務依頼の進捗状況を示す状態を領域に対応付け、依頼メール又は引用メールに対して担当者が所定の操作を行うことを条件に、領域の状態を更新する。
【００１２】
すなわち、（１）に係るメールマップ生成装置は、依頼メールに基づいて、設定した依頼経路によりメールマップを生成し、依頼メール又は引用メールに基づいて、依頼経路を構成する担当者を、メールマップ上の領域に対応付け、その担当者が所定の操作を行うと、当該領域の状態を更新する。
したがって、（１）に係るメールマップ生成装置は、業務の依頼がどのように伝達されているかを示すとともに、業務の依頼の進捗をも示すメールマップを生成することができる。
【００１３】
（２）  前記所定の操作は、前記依頼メール又は前記引用メールを転送する操作であり、前記更新手段は、前記領域の状態を第１表示に対応する状態に更新する、（１）に記載のメールマップ生成装置。
【００１４】
したがって、（２）に係るメールマップ生成装置は、業務の依頼がどのように伝達されているかを示すとともに、業務の依頼の進捗をも直感的に示すことができるようなメールマップを生成することができる。
【００１５】
（３）  前記所定の操作は、前記依頼メール又は前記引用メールを開封する操作であり、前記更新手段は、前記領域の状態を第２表示に対応する状態に更新する、（１）又は（２）に記載のメールマップ生成装置。
【００１６】
したがって、（３）に係るメールマップ生成装置は、業務の依頼がどのように伝達されているかを示すとともに、業務の依頼の進捗をも直感的に示すことができるようなメールマップを生成することができる。
【００１７】
（４）  前記所定の操作は、前記依頼メール又は前記引用メールを返信する操作であり、前記更新手段は、前記領域の状態を第３表示に対応する状態に更新する、（１）から（３）のいずれかに記載のメールマップ生成装置。
【００１８】
したがって、（４）に係るメールマップ生成装置は、業務の依頼がどのように伝達されているかを示すとともに、業務の依頼の進捗をも直感的に示すことができるようなメールマップを生成することができる。
【００１９】
（５）  （１）に記載のメールマップ生成装置が実行するメールマップ生成方法であって、前記依頼経路設定手段が、依頼者から業務依頼用の依頼メールが送信されると、前記依頼メールの依頼経路を設定する依頼経路設定ステップと、前記識別情報付与手段が、前記依頼メールに対して識別情報を付与し、当該依頼メールを用いた引用メールに対して当該依頼メールと同一の識別情報を付与する識別情報付与ステップと、前記マップ生成手段が、前記依頼経路設定ステップにより設定された前記依頼経路を示す前記メールマップを生成するマップ生成ステップと、を備え、前記マップ生成ステップは、前記担当者特定手段が、前記依頼メール又は前記引用メールに基づいて、前記依頼経路を構成する担当者を特定する担当者特定ステップと、前記対応付手段が、特定された前記担当者を、前記メールマップ上の領域に対応付けるとともに、業務依頼の進捗状況を示す状態を前記領域に対応付ける対応付ステップと、前記更新手段が、前記依頼メール又は前記引用メールに対して前記担当者が所定の操作を行うことを条件に、前記領域の状態を更新する更新ステップと、を備える、メールマップ生成方法。
【００２０】
したがって、（５）に係るメールマップ生成方法は、業務の依頼がどのように伝達されているかを示すとともに、業務の依頼の進捗をも示すメールマップを生成することができる。
【発明の効果】
【００２１】
本発明によれば、業務の依頼がどのように伝達されているかを示すとともに、依頼した業務の進捗管理にも利用できるメールマップを生成することができる。
さらに、本発明によれば、業務を実行する際に、業務を依頼する作業及び結果を報告する作業を効率的に進めることができるようなメールマップを生成することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２２】
【図１】本発明の一実施形態に係るメールマップ生成装置の構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の一実施形態に係るメールマップ生成装置の処理内容を示すフローチャートである。
【図３】図２のフローチャートに続くフローチャートである。
【図４】本発明の一実施形態に係るメールマップ生成装置のメールマップ表示処理内容を示すフローチャートである。
【図５】本発明の一実施形態に係るメールマップ生成装置が表示したメールマップの一例を示す図である。
【図６】図５に続くメールマップの一例を示す図である。
【図７】図６に続くメールマップの一例を示す図である。
【図８】表示されたメールマップの一例であって、報告をする経過の一例を示す図である。
【図９】表示されたメールマップの一例であって、報告が完了した場合の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２３】
以下、本発明の実施形態について図を参照しながら説明する。図１は、本発明の一実施形態に係るメールマップ生成装置１０の構成を示すブロック図である。メールマップ生成装置は、依頼経路設定手段１１と、識別情報付与手段１２と、マップ生成手段１３と、表示手段１４とを備え、メールを用いた業務依頼の依頼経路及び進捗状況を示すメールマップを生成する。
本発明の対象となるメールは、ネットワーク７０に接続された所定のメールサーバ６０のメールＤＢ６１（データベース）に記憶されている。メールマップ生成装置１０は、特定のメール（例えば、自社内でのみ送受信されるメール）について、ネットワーク７０を介してメールＤＢ６１を検索することにより、対象のメールを取得することができる。また、本発明の対象となるメールは、Ｃｃ（Ｃａｒｂｏｎ  Ｃｏｐｙ）又はＢｃｃ（Ｂｌｉｎｄ  Ｃａｒｂｏｎ  Ｃｏｐｙ）の機能により、所定のメールサーバ６０にも必ず送信され、メールＤＢ６１に記憶されており、メールマップ生成装置１０は、メールＤＢ６１を検索することにより、対象のメールを取得することができるとしてもよい。
また、業務を依頼するために担当者端末５０ａ、５０ｂ、・・・（以下、担当者端末を区別しない場合に担当者端末５０という、表示装置５１ａ、５１ｂ、・・・についても同様）から最初に送信されるメールを依頼メールといい、転送や返信のように依頼メールを用いたメールを引用メールという。
【００２４】
依頼経路設定手段１１は、依頼者から業務依頼用の依頼メールが送信されると、依頼メールの依頼経路を設定する。
具体的には、依頼経路設定手段１１は、メールＤＢ６１を定期的に検索し、依頼メールを抽出すると、依頼メールの依頼経路を設定する。依頼メールは、例えば、所定のタグによって示される位置に、依頼メールであることを示すデータと、依頼経路を示すデータとが挿入されている。これらデータは、依頼者が依頼メールを送信する際に選択的に入力するものとする。依頼経路設定手段１１は、メールＤＢ６１に記憶されたメールの中から依頼メールであることを示すデータが挿入されたメールを依頼メールとして抽出し、当該依頼メールに挿入された依頼経路を示すデータから依頼経路を設定する。なお、依頼経路を示すデータは、パターン化された依頼経路を示すコードであってもよい。
【００２５】
識別情報付与手段１２は、依頼経路設定手段１１により抽出された依頼メールに対して識別情報を付与し、当該依頼メールを用いた引用メールに対して当該依頼メールと同一の識別情報を付与する。
具体的には、識別情報付与手段１２は、抽出された依頼メールに対し依頼メールＩＤ（例えば、日付と時刻とから構成される）を付与し、個々の依頼メールを識別できるようにする。依頼メールに付与された依頼メールＩＤは、依頼メールの所定の位置（例えば、依頼メールＩＤであることを示すタグによって示される位置）に挿入される。
また、識別情報付与手段１２は、依頼メールではないメールを解析し、依頼メールを返信や転送として用いた引用メールを抽出し、抽出した引用メールに、引用メールが用いている依頼メールの依頼メールＩＤを付与する。引用メールに付与された依頼メールＩＤは、引用メールの所定の位置（例えば、引用メールを構成するデータのうち依頼メールＩＤであることを示すタグによって示される位置）に挿入される。引用メールには、例えば、依頼メールを転送した依頼転送メールや、依頼メールに対する返信である依頼報告メールがある。
【００２６】
マップ生成手段１３は、依頼経路設定手段１１により設定された依頼経路を示すメールマップを生成する。
依頼経路は、依頼者が業務を依頼するときの計画によって定められる。依頼経路は、依頼者と依頼先の部署とを含む。依頼先の部署には、職制（例えば、部長、マネージャー等）が含まれていてよい。
マップ生成手段１３は、依頼メールＩＤごとにメールマップを生成し、メールマップＤＢ３１に記憶させる。メールマップは、依頼者の領域と、依頼先の部署ごとの職制の担当者の領域（以降、担当者の領域という。）とから構成される。マップ生成手段１３は、初期状態として、依頼者の領域に依頼者を対応付けるとともに領域の状態を送信済み状態にし、担当者の領域に担当者を対応付けるとともに領域の状態を未処理状態にする。担当者の領域に対応付ける担当者は、例えば、職制として１人の場合はその担当者であり、職制として複数人の場合は未定であってよい。
【００２７】
さらに、マップ生成手段１３は、担当者特定手段１３１と、対応付手段１３２と、更新手段１３３と、を備える。
【００２８】
担当者特定手段１３１は、依頼メール又は引用メールに基づいて、依頼経路を構成する担当者を特定する。
具体的には、担当者特定手段１３１は、依頼メールの受信者情報、又は依頼メールＩＤが付与された引用メールの受信者情報を取得し、取得した受信者情報（例えば、メールアドレス）に基づいて、部署名と、職制名及び担当者名とを特定する。例えば、メールマップ生成装置１０は、職員情報ＤＢ（氏名、部署、職制、メールアドレス等を記憶する）に基づいて、メールアドレスから部署名、職制名及び担当者名を特定することができる。
【００２９】
対応付手段１３２は、特定された担当者を、メールマップ上の領域に対応付けるとともに、業務依頼の進捗状況を示す状態を領域に対応付ける。
具体的には、対応付手段１３２は、メールマップ上の領域（例えば、メールマップを行と列とからなる表形式とした場合に、部署の行の職制の欄、又は担当者の欄）に、特定された担当者名と、メールに対する操作を示す状態（例えば、未処理状態）とを対応付けてメールマップＤＢ３１に記憶させる。
【００３０】
更新手段１３３は、依頼メール又は引用メールに対して担当者が所定の操作を行うことを条件に、領域の状態を更新する。
具体的には、更新手段１３３は、例えば、依頼メール又は引用メールを転送する操作に基づいて、領域の状態を、依頼メール又は引用メールを転送したことを示す第１表示（例えば、送信を示す矢印を実線で表示）に対応する状態に更新する。また、更新手段１３３は、例えば、識別情報が付されたメールを開封する操作に基づいて、領域の状態を、受信した依頼メール又は引用メールを開封したことを示す第２表示（例えば、領域を実線で表示）に対応する状態に更新する。また、更新手段１３３は、例えば、依頼メール又は引用メールを返信する操作に基づいて、領域の状態を、依頼された業務に対する報告をしたことを示す第３表示（例えば、送信を示す矢印を実線で表示）に対応する状態に更新する。
【００３１】
表示手段１４は、依頼メールＩＤを受け付け、受け付けた依頼メールＩＤに対応するメールマップを担当者端末５０の表示装置５１に表示する。表示手段１４は、メールが送受信されることにより更新されるメールマップをリアルタイムに表示する。
【００３２】
図２は、本発明の一実施形態に係るメールマップ生成装置１０の処理内容を示すフローチャートである。図３は、図２のフローチャートに続くフローチャートである。メールマップ生成装置１０は、コンピュータ及びその周辺装置が備えるハードウェア並びに該ハードウェアを制御するソフトウェアによって構成され、以下の処理は、メールマップ生成装置１０の制御部（例えば、ＣＰＵ）が所定のソフトウェアに従い、定期的（例えば、５秒ごと）に実行する処理である。
【００３３】
ステップＳ１０１において、メールマップ生成装置１０（依頼経路設定手段１１）は、メールＤＢ６１から新たなメールを抽出する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、メールＤＢ６１を検索し、前回検索した時刻より後に送信されたメールを抽出する。その後、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１０２に移す。
【００３４】
ステップＳ１０２において、メールマップ生成装置１０（依頼経路設定手段１１）は、抽出したメールが依頼メールか否かを判断する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、抽出したメールの所定の位置に依頼メールを示すデータが挿入されているか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１０３に移し、ＮＯの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１０５に移す。
【００３５】
ステップＳ１０３において、メールマップ生成装置１０（依頼経路設定手段１１、識別情報付与手段１２）は、依頼経路を設定し、依頼メールに依頼メールＩＤを付与する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、依頼メールの所定の位置から依頼経路を示すデータを取得し、取得したデータに基づいて依頼経路をメールマップ用に記憶させ、次に依頼メールの所定の位置に依頼メールＩＤを挿入する。その後、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１０４に移す。
【００３６】
ステップＳ１０４において、メールマップ生成装置１０（マップ生成手段１３）は、メールマップを生成する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、依頼メールＩＤに対応付けたメールマップであって、記憶された依頼経路に基づいて、依頼者の領域と、担当者の領域とを設けたメールマップを生成し、領域の状態を初期状態にする。その後、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１１に移す。
【００３７】
ステップＳ１０２で依頼メールではないと判断された場合、ステップＳ１０５において、メールマップ生成装置１０（識別情報付与手段１２）は、抽出したメールが引用メールか否かを判断する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、メールを構成するデータのうち所定の位置に依頼メールであることを示すデータが挿入されていないメールであって、依頼メールを返信や転送として用いたメールであるか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１０６に移し、ＮＯの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１１に移す。
【００３８】
ステップＳ１０６において、メールマップ生成装置１０（識別情報付与手段１２）は、引用メールに、当該引用メールが用いている依頼メールと同じ依頼メールＩＤを付与する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、引用メールの所定の位置に、引用メールが用いている依頼メールの依頼メールＩＤを挿入する。その後、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１０７に移す。
【００３９】
ステップＳ１０７において、メールマップ生成装置１０（マップ生成手段１３）は、引用メールが転送されたメールか否かを判断する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、引用メールの所定の位置（例えば、件名の位置）に転送を示すデータが挿入されているか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１０８に移し、ＮＯの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１０９に移す。
【００４０】
ステップＳ１０８において、メールマップ生成装置１０（マップ生成手段１３）は、メールマップ上の領域の状態を転送状態に更新し、メールマップ上の送信先の領域と担当者及び未処理状態とを対応付ける。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、引用メールの送信者情報を取得し、取得した送信者情報に対応する領域の状態を転送状態とする。次に、メールマップ生成装置１０は、引用メールの受信者情報を取得し、取得した受信者情報に対応する領域に、担当者名と、メールに対する操作を示す状態（例えば、未処理状態）とを対応付けてメールマップを更新する。その後、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１１に移す。
【００４１】
ステップＳ１０７で転送メールではないと判断された場合、ステップＳ１０９において、メールマップ生成装置１０（マップ生成手段１３）は、引用メールが返信されたメールか否かを判断する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、引用メールの所定の位置（例えば、件名の位置）に返信を示すデータが挿入されているか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１０に移し、ＮＯの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１１に移す。
【００４２】
ステップＳ１１０において、メールマップ生成装置１０（マップ生成手段１３）は、メールマップ上の領域の状態を報告済み状態に更新する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、引用メールの送信者情報を取得し、取得した送信者情報に対応する領域の状態を報告済み状態とする。その後、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１１に移す。
【００４３】
ステップＳ１１１において、メールマップ生成装置１０（マップ生成手段１３）は、抽出した全てのメールについて処理したか否かを判断する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、ステップＳ１０１で抽出したメールの件数分の処理をしたか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１２に移し、ＮＯの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１０２に移す。
【００４４】
ステップＳ１１２において、メールマップ生成装置１０（マップ生成手段１３）は、メールＤＢ６１から依頼メールＩＤが付与されたメールを抽出する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、メールマップに対応した依頼メールＩＤによってメールＤＢ６１を検索し、依頼メール及び引用メールを抽出する。その後、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１３に移す。
【００４５】
ステップＳ１１３において、メールマップ生成装置１０（マップ生成手段１３）は、抽出したメールが開封されたか否かを判断する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、抽出した依頼メール又は引用メールに対応する開封確認メールが存在するか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１４に移し、ＮＯの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１５に移す。
【００４６】
ステップＳ１１４において、メールマップ生成装置１０（マップ生成手段１３）は、メールマップ上の領域の状態を開封状態に更新する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、開封された依頼メール又は引用メールから受信者情報を取得し、取得した受信者情報に対応する領域の状態を開封状態に更新する。その後、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１５に移す。
【００４７】
ステップＳ１１５において、メールマップ生成装置１０（マップ生成手段１３）は、抽出した全てのメールについて処理したか否かを判断する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、ステップＳ１１２において抽出したメールの件数分の処理をしたか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、メールマップ生成装置１０は、処理を終了し、ＮＯの場合、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ１１３に移す。
【００４８】
図４は、本発明の一実施形態に係るメールマップ生成装置１０のメールマップ表示処理内容を示すフローチャートである。以下の処理は、メールマップ生成装置１０の制御部（例えば、ＣＰＵ）が所定のソフトウェアに従い、実行する処理である。
【００４９】
ステップＳ２０１において、メールマップ生成装置１０（表示手段１４）は、依頼メールＩＤを受け付ける。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、依頼メールＩＤを入力するように促す受け付け画面を担当者端末５０の表示装置５１に表示し、入力された依頼メールＩＤを受け付けて、記憶する。その後、メールマップ生成装置１０は、処理をステップＳ２０２に移す。
【００５０】
ステップＳ２０２において、メールマップ生成装置１０（表示手段１４）は、受け付けた依頼メールＩＤのメールマップをリアルタイムに表示する。より具体的には、メールマップ生成装置１０は、受け付けた依頼メールＩＤによって、メールマップＤＢ３１を検索し、検索したメールマップに基づいて、担当者端末５０の表示装置５１に表示する。メールマップ生成装置１０は、メールマップが更新されるごとに、表示する内容を更新する。その後、メールマップ生成装置１０は、終了の操作を受け付けて、処理を終了する。
【００５１】
図５は、本発明の一実施形態に係るメールマップ生成装置が表示したメールマップの一例を示す図である。図５の例は、業務の依頼経路の計画が、主管（担当者：ＳＡ）−○○部総括（マネージャー：未定）−担当課ＡＡ（未定：未定）の場合に、主管の担当者ＳＡから○○部総括のマネージャーＫＭに依頼メールが送信された例である。
メールマップ生成装置１０は、依頼経路の計画に基づいて、関係先と関係者との領域を生成し、依頼の経過を示す依頼メールフローと、報告の経過を示す報告メールフローとに分けて表示する。また、メールマップ生成装置１０は、生成した各領域を破線矢印で結ぶ。
次に、メールマップ生成装置１０は、依頼メールの送信者情報から主管の担当者の領域に担当者ＳＡを対応付け、領域を実線枠で表示し、領域の状態が依頼済み状態であることを示す。同様に依頼メールの受信者情報からマネージャーＫＭを○○部総括のマネージャーの領域に対応付け、領域を破線枠で表示し、領域の状態が未処理状態であることを示す。また、担当者ＳＡとマネージャーＫＭとを、破線矢印から実線矢印に更新し、依頼したことを示す。
【００５２】
図６は、図５に続くメールマップの一例を示す図である。
メールマップ生成装置１０は、送信先のマネージャーＫＭが開封したことに基づいて、マネージャーＫＭの領域を実線で表示することで、当該領域の状態が開封状態であることを示す。
【００５３】
図７は、図６に続くメールマップの一例を示す図である。
メールマップ生成装置１０は、マネージャーのＫＭが○○部総括副長ＫＦに引用メールを転送したことに基づいて、マネージャーの領域と○○部総括副長の領域とを結ぶ矢印を実線で表示し、依頼したことを示し、○○部総括副長の領域に副長ＫＦを対応付け、領域を破線枠で表示し、領域の状態が未処理状態であることを示し、次に副長ＫＦが開封したことに基づいて、領域を実線枠で表示し、領域の状態が開封状態であることを示す。
このようにして、メールマップ生成装置１０は、メールの送受信に基づいて、依頼メールによる業務の依頼の経過をリアルタイムで表示する。
【００５４】
図８は、表示されたメールマップの一例であって、報告をする経過の一例を示す図である。図８の例は、図７の例の後、業務の依頼が、○○部総括の担当者ＫＡから○○部担当課ＡＡの部長ＢＢに引用メールが転送され、マネージャーＢＭ及び副長ＢＦを経由して、実際の担当者ＢＡに伝達された後に、担当者ＢＡが業務を実行し、引用メールを副長ＢＦに返信した例である。メールマップ生成装置１０は、報告メールフローにおいて、担当者ＢＡの領域と副長ＢＦの領域とを結ぶ矢印を破線から実線に更新することで、担当者ＢＡから副長ＢＦに報告したことを示す。
【００５５】
図９は、表示されたメールマップの一例であって、報告が完了した場合の一例を示す図である。
図９の例は、図８の例の後、引用メールが転送者に返信され、業務の報告が依頼の経路に沿って伝達され、業務の依頼が完了した場合の例である。
メールマップ生成装置１０は、返信された引用メールの送信者情報及び受信者情報に基づいて矢印を実線で表示し、報告されたことを示す。さらに、メールマップ生成装置１０は、図９のように、返信に対しさらに返信したことに基づいて、矢印を実線で表示し、承認済みを表示し、承認されたことを示すとしてもよい。
また、メールマップ生成装置１０は、報告がされない場合、設定されたタイムスケジュールに基づいて、報告をしない経路の領域に対応付けられた担当者に督促の自動メールを送信するとしてもよい。メールマップ生成装置１０は、経路の実績を報告書として生成してもよい。
【００５６】
本実施形態によれば、メールマップ生成装置１０は、依頼者から業務依頼用の依頼メールが送信されると、依頼メールの依頼経路を設定し、依頼メールに対して識別情報を付与するとともに、当該依頼メールを用いた引用メールに対して同一の識別情報を付与し、設定された依頼経路を示すメールマップを生成する。そして、メールマップ生成装置１０は、依頼メール又は引用メールに基づいて、依頼経路を構成する担当者を特定し、特定された担当者を、メールマップ上の領域に対応付けるとともに、業務依頼の進捗状況を示す状態を領域に対応付け、依頼メール又は引用メールに対して担当者が所定の操作（例えば、転送、開封、返信）を行うことを条件に、領域の状態を更新する。さらに、メールマップ生成装置１０は、生成したメールマップを表示し、更新されたメールマップをリアルタイムに表示する。
したがって、メールマップ生成装置１０は、業務の依頼がどのように伝達されているかを示すとともに、依頼した業務の進捗管理にも利用できるメールマップを生成することができる。さらに、メールマップ生成装置１０は、メールマップをリアルタイムに表示して、業務を実行する際に、業務を依頼する作業及び結果を報告する作業を効率的に進めることができるようにすることができる。
さらに、依頼内容の追加や修正があった場合に、どこまで依頼が伝達されているか、依頼者がどこの担当者に連絡すればよいか等の情報について、メールマップ生成装置１０は、メールマップを表示することによって、依頼者に、迅速に提供することができる。
【００５７】
以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限るものではない。
例えば、上述の実施形態では、依頼経路設定手段１１は、メールＤＢ６１を定期的に検索し、依頼メールを抽出するとしたが、依頼経路設定手段１１は、依頼者から依頼メールとしての依頼データを受け付けて、受け付けた依頼データのうち依頼経路を示すデータを設定するとしてもよい。また、この場合、識別情報付与手段１２は、受け付けた依頼データに依頼メールＩＤを付与して、依頼メールとして送信するとしてもよい。
【００５８】
また、本発明の実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本発明の実施形態に記載されたものに限定されるものではない。
【符号の説明】
【００５９】
１０    メールマップ生成装置
１１    依頼経路設定手段
１２    識別情報付与手段
１３    マップ生成手段
１３１  担当者特定手段
１３２  対応付手段
１３３  更新手段
１４    表示手段
３１    メールマップＤＢ
５０ａ、５０ｂ    担当者端末
５１ａ、５１ｂ    表示装置
６０    メールサーバ
６１    メールＤＢ
７０    ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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