(57)【要約】【課題】従来のメーラをそのまま利用可能とし、添付ファイルの送受信によるネットワークの負荷を軽減できるようにする。【解決手段】メールサーバ１のメール受信部１１は、ローカル端末３−１〜３−３を受信端末とする添付ファイル付きメールから添付ファイルを分離してローカル端末３−１〜３−３がアクセス可能な共有データベースサーバ２に格納する添付ファイル格納部１１１と、添付ファイルの格納場所に基づいてショートカットを作成するショートカット作成部１１２とを備え、メール本体にショートカットを添付してローカル端末３−１〜３−３に配信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
受信端末宛ての添付ファイル付きメールから添付ファイルを分離して前記受信端末がアクセス可能なデータベースに格納する手段と、
前記添付ファイルの格納場所に基づいてショートカットを作成する手段と、
前記メールに前記ショートカットを添付して前記受信端末に配信する手段と
を具備することを特徴とする電子メールシステム。
【請求項２】
前記ショートカットが添付されたメールが送信されてきた場合、当該ショートカットに対応するファイルを前記データベースから取得し前記メールに添付して送信する手段をさらに具備することを特徴とする請求項１に記載の電子メールシステム。
【請求項３】
前記ショートカットが添付されたメールが送信されてきた場合に、送信先端末が前記データベースにアクセス可能な場合は前記ショートカットが添付されたメールを配信し、送信先端末が前記データベースにアクセス不可能な場合は前記データベースから前記ショートカットに対応するファイルを取得して前記メールに添付して送信する手段と、
前記ショートカットが添付されたメールを受信した場合には、当該メールをそのまま宛先の受信端末に配信する手段と
をさらに具備することを特徴とする請求項１に記載の電子メールシステム。
【請求項４】
宛先種別に基づいて、前記添付ファイル付きメールを前記受信端末に配信するか、又は前記ショートカット添付のメールを前記受信端末に配信するかを決定することをさらに特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の電子メールシステム。
【請求項５】
受信端末宛ての添付ファイル付きメールから添付ファイルを分離して前記受信端末がアクセス可能なデータベースに格納するステップと、
前記添付ファイルの格納場所に基づいてショートカットを作成するステップと、
前記メールに前記ショートカットを添付して前記受信端末に配信するステップと
を有することを特徴とする電子メール送受信方法。
【請求項６】
前記ショートカットが添付されたメールが送信されてきた場合に、当該ショートカットに対応するファイルを前記データベースから取得し前記メールに添付して送信するステップをさらに有することを特徴とする請求項５に記載の電子メール送受信方法。
【請求項７】
前記ショートカットが添付されたメールが送信されてきた場合に、送信先端末が前記データベースにアクセス可能な場合は前記ショートカットが添付されたメールを配信し、送信先端末が前記データベースにアクセス不可能な場合は前記データベースから前記ショートカットに対応するファイルを取得して前記メールに添付して送信するステップと、
前記ショートカットが添付されたメールを受信した場合には、当該メールをそのまま宛先の受信端末に配信するステップと
をさらに有することを特徴とする請求項５に記載の電子メール送受信方法。
【請求項８】
宛先種別に基づいて、前記添付ファイル付きメールを前記受信端末に配信するか、又は前記ショートカット添付のメールを前記受信端末に配信するかを決定することをさらに特徴とする請求項５乃至７のいずれか１項に記載の電子メール送受信方法。
【請求項９】
請求項５乃至８のいずれか１項に記載の電子メール送受信方法に含まれる各ステップをコンピュータに実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、電子メールシステム、電子メール送受信方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ファイルを添付して電子メールの送信が行われた場合、受信者側では必ずしも添付ファイル内容の閲覧までは希望しない場合も少なくない。閲覧を希望しないファイルの受信については、社内ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークに不要な負荷がかかり、また、受信端末における不要なデータの蓄積につながる。
【０００３】
そこで、従来技術として、特許文献１には、メールサーバにおいてメール本文と添付ファイルを分離してデータベースに格納し、データベースのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）をメール本文に追加し、受信者は、当該ＵＲＬを指定して、添付ファイルをダウンロードする技術が提案されている。
【０００４】
また、特許文献２には、メール送信端末において、ショートカットを作成するとともに、ファイルをデータベースに登録し、ショートカットをメール本文に添付して送信し、受信者はショートカットによりファイルを表示させる技術が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−０７３５０５号公報
【特許文献２】特開２００９−２９５０３８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところが、特許文献１の技術では、通常のメール操作とは異なり、ＵＲＬを指定してファイルをダウンロードするという手順が発生する。また、特許文献２の技術では、各端末の従来のメーラに機能追加する必要がある。また、ファイルを転送する際は、端末側でショートカット作成等の手順を再度行う必要がある。
【０００７】
この発明は上記事情に着目してなされたもので、その目的とするところは、従来のメーラをそのまま利用可能とし、添付ファイルの送受信によるネットワークの負荷を軽減できる電子メールシステム、電子メール送受信方法およびプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、この発明に係る電子メールシステム、電子メール送受信方法およびプログラムの第１の態様は、受信端末宛ての添付ファイル付きメールから添付ファイルを分離して前記受信端末がアクセス可能なデータベースに格納し、前記添付ファイルの格納場所に基づいてショートカットを作成し、前記メールに前記ショートカットを添付して前記受信端末に送信するものである。
【０００９】
上記第１の態様によれば、従来のメーラをそのまま利用可能とし、添付ファイルの閲覧を従来のメーラと同様の手順で行ないながらも、添付ファイルの受信によるネットワークの負荷の軽減し、受信端末における不要なデータの蓄積を抑制することができる。
【００１０】
また、この発明に係る電子メールシステム、電子メール送受信方法およびプログラムの第２の態様は、上記第１の態様において、前記ショートカットが添付されたメールが送信されてきた場合に、当該ショートカットに対応するファイルを前記データベースから取得し前記メールに添付して送信するものである。
【００１１】
上記第２の態様によれば、例えば、上記ショートカット添付のメールが送信された場合には、当該ショートカットに対応するファイル本体が自動的にメールに添付され送信されるため、ユーザはショートカット添付のメールか否かを意識せずに何ら特別な操作を必要とすることなく、従来のメーラと同様の操作で送信処理を行うことができる。
【００１２】
また、この発明に係る電子メールシステム、電子メール送受信方法およびプログラムの第３の態様は、上記第１の態様において、前記ショートカットが添付されたメールが送信されてきた場合に、送信先端末が前記データベースにアクセス可能な場合は前記ショートカットが添付されたメールを送信し、送信先端末が前記データベースにアクセス不可能な場合は前記データベースから前記ショートカットに対応するファイルを取得して前記メールに添付して送信するものである。
【００１３】
上記第３の態様によれば、例えば、上記ショートカット添付のメールを転送する場合に、同一のメールサーバを利用するアドレス宛てであればショートカット添付のメールが送信されるため、受信端末における不要なデータの蓄積を抑制することができる。また、ショートカットが利用できない外部端末にはファイル本体を添付したメールが送信されるため、受信者に伝えたい内容を確実に通知することができる。
【００１４】
また、この発明に係る電子メールシステム、電子メール送受信方法およびプログラムの第４の態様は、上記第１乃至３のいずれかの態様において、宛先種別に基づいて、前記添付ファイル付きメールを前記受信端末に送信するか、又は前記ショートカット添付のメールを前記受信端末に送信するかを決定するものである。
【００１５】
上記第４の態様によれば、例えば、ＣＣの送信先にはショートカット添付のメールを送信し、通常の宛先（ＴＯ）には、添付ファイル付きメールを送信することが可能となる。このようにすることで、実質的な対象者には添付ファイル自体が送られるため利便性を高めることができる。
【発明の効果】
【００１６】
すなわちこの発明によれば、従来のメーラをそのまま利用可能とし、添付ファイルの送受信によるネットワークの負荷を軽減できる電子メールシステム、電子メール送受信方法およびプログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本発明の一実施形態に係る電子メールシステムの全体構成図。
【図２】実施例１における電子メールシステムの動作概要を示す図。
【図３】実施例１におけるメールサーバの処理手順を示すフローチャート。
【図４】実施例２における電子メールシステムの動作概要を示す図。
【図５】実施例２におけるメールサーバの処理手順を示すフローチャート。
【図６】実施例３における電子メールシステムの動作概要を示す図。
【図７】実施例３におけるメールサーバの処理手順を示すフローチャート。
【図８】実施例４における電子メールシステムの動作概要を示す図。
【図９】実施例４におけるメールサーバの処理手順を示すフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
以下、図面を参照してこの発明に係る実施形態について説明する。  
図１は、本発明の一実施形態に係る電子メールシステムの全体構成図である。メールサーバ１は、社内ＬＡＮ上の共有データベースサーバ２およびローカル端末３−１〜３−ｎ（ローカル端末３と総称する）と接続され、さらにルータ等を介してインターネットに接続されており、外部端末４から電子メールを受信することができ、ローカル端末３との間で電子メールの送受信が可能である。
【００１９】
メールサーバ１は、メール受信部１１と、メール送信部１２と、アドレステーブル１３とを有する。メール受信部１１は、インターネット経由で外部端末４から送信されてくるメールをＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）に基づいて、受信するとともに、ローカル端末３からの要求に応じてＰＯＰ（Post Office Protocol）等により受信したメールを配信する。メール送信部１２は、ＳＭＴＰに基づいてローカル端末３から送信されてくるメールの転送処理を行う。アドレステーブル１３には、メールクライアントとなるローカル端末３の電子メールアドレスがそれぞれ格納される。
【００２０】
さらに、図１に示すように、メール受信部１１は、電子メールに添付されたファイルを分離し、共有データベースサーバ２に格納する添付ファイル格納部１１１と、このファイルについて共有データベースサーバ２の格納場所をもとにショートカットを作成するショートカット作成部１１２とを有する。メール送信部１２は、ショートカット添付のメールの転送処理を行うショートカット送付判定部１２１を有する。
【００２１】
このような構成において、メールサーバ１は、複数のローカル端末３宛てに添付ファイル付きメールを受信した場合に宛先全ての端末に添付ファイルを送ることなく、ネットワーク上の共有データベースサーバ２でファイルを共有可能とし、受信者に必要に応じてファイルを閲覧・利用可能にする。以下、メールサーバ１の動作について各実施例に従って説明する。
【００２２】
［実施例１］  
図２に、実施例１における電子メールシステムの動作概要を示す。例えば、メール送信者は、外部端末４から添付ファイル付メールを複数のローカル端末３−１〜３−３を宛先として同報するものとする。メールサーバ１は、添付ファイルを共有データベースサーバ２に保存し、メール本文には添付ファイルのショートカットを付けて宛先に配信する。受信者はショートカットをクリックすることにより共有データベースサーバ２に格納されているファイルにアクセスすることができる。
【００２３】
図３は、実施例１におけるメールサーバの処理手順を示すフローチャートである。  
メール受信部１１は、外部端末４から添付ファイル付きメールを受信すると（ステップＳ１ａ）、添付ファイル格納部１１１により、ファイルとメール本文とを分離する（ステップＳ１ｂ）。そして、添付ファイル格納部１１１は、共有データベースサーバ２に添付ファイル格納用のフォルダを生成して（ステップＳ１ｃ）、生成したフォルダにファイルを保存する（ステップＳ１ｄ）。添付ファイル格納用のフォルダには宛先となる全ての受信端末（ローカル端末３−１〜３−３）へのアクセス権（少なくとも読み出し可）を付与しておく。なお、添付ファイル格納部１１１が添付ファイルを格納する際、メールアドレスに対応する端末識別子（ＩＰアドレス等）に基づき、添付ファイル格納用のフォルダのアクセス権限を制御してもよい。
【００２４】
ショートカット作成部１２は、上記生成したフォルダのパスに基づいてファイルのリンク先を指定したショートカットを作成し（ステップＳ１ｅ）、作成したショートカットをメール本文に添付する（ステップＳ１ｆ）。メール受信部１１は、受信端末からの要求に応じて、上記作成したショートカットを添付したメールを宛先へ配信する（ステップＳ１ｇ）。
【００２５】
各ローカル端末３−１〜３−３の受信メールには添付ファイルのファイル本体へアクセスするためのショートカットが添付され、受信者はショートカットをクリックすることにより共有データベースサーバ２にあるファイルにアクセスすることができる。
これにより、従来のメーラをそのまま利用可能とし、添付ファイルの閲覧を従来のメーラと同様の手順で行ないながらも、添付ファイルの受信によるネットワークの負荷を軽減し、受信端末における不要なデータの蓄積を抑制することができる。
【００２６】
一般的に、添付ファイル格納用のフォルダのアクセス権は、ファイルを編集等されることにより他の受信者にも影響が発生するため、読み出し専用としておくのが望ましい。読み出し専用の場合は、必要に応じて共有データベースサーバ２から各受信端末にダウンロードして利用することができる。また、宛先種別がＴＯの場合は書き込み可、ＣＣ，ＢＣＣの場合は読み出し専用というように、宛先種別に基づいて添付ファイル格納用のフォルダのアクセス権を設定するようにしてもよい。
【００２７】
［実施例２］  
図４に、実施例２における電子メールシステムの動作概要を示す。ここでは、メール送信者は、ローカル端末３−１からショートカット添付のメールを複数の宛先（ローカル端末３−４及び外部端末４）に同報するものとする。メールサーバ１は、ショートカットに対応するファイル本体を検索し、メールに添付して各宛先に送信する。このとき、送信先が同一のメールサーバを利用するアドレス宛てであるローカル端末３−４に対しては、上記実施例１に従って、再度添付ファイルを分離してショートカットの作成が行われる。
【００２８】
図５は、実施例２におけるメールサーバの処理手順を示すフローチャートである。  
メール送信部１２は、ローカル端末３−１からショートカット添付の送信メールを受信すると（ステップＳ２ａ）、ショートカット送付判定部１２１により、ショートカットのリンク先に該当ファイルがあるか否かを判定する（ステップＳ２ｂ）。ショートカット送付判定部１２１は、共有データベースサーバ２に該当ファイルが存在しない場合は、送信者に送信エラーを通知する（ステップＳ２ｃ）。
【００２９】
次に、ショートカット送付判定部１２１は、ショートカットをメール本文から分離し（ステップＳ２ｄ）、共有データベースサーバ２からショートカットに対応するファイル本体を取得しメール本文に添付する（ステップＳ２ｅ）。メール送信部１２は、添付ファイル付きメールを宛先（ローカル端末３−４及び外部端末４）に転送する（ステップＳ２ｆ）。
【００３０】
ここで、送信先が同一のメールサーバを利用するアドレス宛ての場合は、メール受信部１１は、上記図３のステップＳ１ａ〜Ｓ１ｇの処理を実行し、再度添付ファイルを分離してショートカットを作成し、ショートカット添付のメールをローカル端末３−４に配信する。
【００３１】
この実施例２によれば、上記ショートカット添付のメールが送信された場合には、当該ショートカットに対応するファイル本体が自動的にメールに添付され送信されるため、ユーザはショートカット添付のメールか否かを意識せずに何ら特別な操作を必要とすることなく、従来のメーラと同様の操作で送信処理を行うことができる。
【００３２】
［実施例３］  
図６に、実施例３における電子メールシステムの動作概要を示す。ここでは、メール送信者は、ローカル端末３−１からショートカット添付のメールを複数の宛先（ローカル端末３−４及び外部端末４）に同報するものとする。メールサーバ１は、各宛先についてショートカットをそのまま送付可能か判定し、ショートカットによる閲覧が可能である宛先（ローカル端末３−４）の場合は、そのままショートカットを配信し、ショートカットが利用できない宛先（外部端末４）の場合は、ファイルを添付して転送する。
【００３３】
図７は、実施例３におけるメールサーバの処理手順を示すフローチャートである。  
メール送信部１２は、ローカル端末３−１からショートカット添付の送信メールを受信すると（ステップＳ３ａ）、ショートカット送付判定部１２１により、ショートカットのリンク先に該当ファイルがあるか否かを判定する（ステップＳ３ｂ）。ショートカット送付判定部１２１は、共有データベースサーバ２に該当ファイルが存在しない場合は、送信者に送信エラーを通知する（ステップＳ３ｃ）。
【００３４】
次に、ショートカット送付判定部１２１は、送信先アドレスが共有データベースサーバ２にアクセス可能な所定のアドレスか否かを判定する（ステップＳ３ｄ）。例えば、アドレステーブル１３に格納されているアドレスと宛先アドレスを比較し、同一のメールサーバを利用するアドレス宛てか否かを判定する。送信先アドレスが所定のアドレスである場合は、メール受信部１１がショートカット添付のメールを受信し、受信端末からの要求に応じて宛先に配信する（ステップＳ３ｅ）。この場合、メール受信部１１は、ショートカット添付のメールを受信した場合には、添付ファイルを分離してショートカットを作成するという動作を行わずに、そのままショートカット添付のメールを宛先（ローカル端末３−４）へ配信する。また、メール受信部１１は、ショートカットに対応するファイル格納用のフォルダへのアクセス権（少なくとも読み出し専用）を宛先となる送信先端末（ローカル端末３−４）に付与しておく。
【００３５】
一方、所定のアドレスでない場合は、ショートカット送付判定部１２１は、ショートカットをメール本文から分離し（ステップＳ３ｆ）、共有データベースサーバ２からショートカットに対応するファイル本体を取得しメール本文に添付する（ステップＳ３ｇ）。メール送信部１２は、添付ファイル付きメールを宛先（外部端末４）に転送する（ステップＳ３ｈ）。
【００３６】
この実施例３によれば、ショートカット添付のメールを転送等する場合に、同一のメールサーバを利用するアドレス宛てであればショートカット添付のメールが送信されるため、受信端末における不要なデータの蓄積を抑制することができる。また、ショートカットが利用できない外部端末にはファイル本体を添付したメールが送信されるため、受信者に伝えたい内容を確実に通知することができる。
【００３７】
［実施例４］  
図８に、実施例４における電子メールシステムの動作概要を示す。ここでは、メール送信者は、外部端末４から添付ファイル付メールをローカル端末３−１，３−２をＣＣ（carbon copy）の宛先として、ローカル端末３−３をＢＣＣ（blind carbon copy）の宛先として同報するものとする。メールサーバ１は、宛先種別によってショートカットの送付かファイルの送付かを決定する。例えば、ＣＣの送信先にはショートカット添付のメールを配信し、通常の宛先（ＴＯ）またはＢＣＣの送信先には添付ファイル付きメールを配信する。
【００３８】
図９は、実施例４におけるメールサーバの処理手順を示すフローチャートである。  
メール受信部１１は、添付ファイル付きメールを受信すると（ステップＳ４ａ）、送信宛先情報を取得し（ステップＳ４ｂ）、ＣＣの宛先が含まれているか否かを判定する（ステップＳ４ｃ）。ＣＣの宛先が含まれていない場合は、メール受信部１１は、添付ファイル付きメールをそのまま配信する（ステップＳ４ｄ）。ＣＣの宛先が含まれている場合は、ファイルとメール本文の分離する（ステップＳ４ｅ）。そして、添付ファイル格納部１１１は、共有データベースサーバ２にファイル格納用のフォルダ生成し（ステップＳ４ｆ）、生成したフォルダにファイルを保存する（ステップＳ４ｇ）。
【００３９】
ショートカット作成部１１２は、上記生成したフォルダのパスに基づいてファイルのリンク先を指定したショートカットを作成し（ステップＳ４ｈ）、ショートカットをメール本文に添付する（ステップＳ４ｉ）。メール受信部１１は、ＣＣの宛先にはショートカット添付のメールを配信し、その他の宛先に添付ファイル付きメールを配信する（ステップＳ４ｊ）。
【００４０】
この実施例４によれば、例えば、ＣＣの送信先にはショートカット添付のメールを送信し、通常の宛先（ＴＯ）には、添付ファイル付きメールを配信することが可能となる。このようにすることで、実質的な対象者には添付ファイル自体が送られるため利便性を高めることができる。
【００４１】
以上述べたように、上記実施形態によれば、従来のメーラをそのまま利用可能とし、添付ファイルの閲覧及び転送等を従来のメーラと同様の手順で行ないながらも、添付ファイルの送受信によるネットワークの負荷の軽減、及び、不要な添付ファイルの受信を行わない仕組みを提供することが可能となる。
【００４２】
なお、この発明は、上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合せにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組み合せてもよい。
【符号の説明】
【００４３】
１…メールサーバ、１１…メール受信部、１１１…添付ファイル格納部、１１２…ショートカット作成部、１２…メール送信部、１２１…ショートカット判定部、１３…アドレステーブル、２…共有データベースサーバ、３−１〜３−ｎ…ローカル端末、４…外部端末。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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