(57)【要約】【課題】サーバーによって管理されているスケジュールに関連づけて記憶さているドキュメントの閲覧を簡便化する。【解決手段】情報機器５は、スケジュール管理サーバー２によって管理されているスケジュールを当該スケジュール管理サーバー２から取得するスケジュール取得手段３１０と、スケジュールに関連づけて記憶されているドキュメント２０Ａへのリンクを取得するリンク取得手段３１４と、リンクを用いてドキュメントにアクセスするための画面表示データＤＬを生成するデータ生成手段３１６と、スケジュール管理サーバー２からスケジュールを取得して表示する情報端末のユーザーが画面表示データＤＬの表示を当該情報端末に指示する操作のためのオブジェクトを、スケジュール管理サーバーによって管理されているスケジュールに付け加えるオブジェクト追加手段３１８と、を備える。【選択図】図３
2014232342.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
スケジュール管理サーバーにアクセス可能な情報機器であって、
前記スケジュール管理サーバーによって管理されているスケジュールを当該スケジュール管理サーバーから取得するスケジュール取得手段と、
前記スケジュールと関連する予め保存されているドキュメントへのリンクを取得するリンク取得手段と、
前記リンクを用いて前記ドキュメントにアクセスするための画面表示データを生成するデータ生成手段と、
前記スケジュール管理サーバーから前記スケジュールを取得して表示する情報端末のユーザーが前記画面表示データの表示を当該情報端末に指示する操作のためのオブジェクトを、前記スケジュール管理サーバーによって管理されている前記スケジュールに付け加えるオブジェクト追加手段と、を備える
ことを特徴とする情報機器。
【請求項２】
前記画面表示データが表わす画面は、前記リンクによって特定される保存先から前記情報端末への前記ドキュメントの取込みを前記ユーザーが指示するための操作部を有する
請求項１記載の情報機器。
【請求項３】
前記スケジュールに会議が登録されかつ前記ドキュメントとして会議資料が保存される場合において、前記データ生成手段は、会議ごとにかつ会議資料ごとに前記操作部を配置した画面を表示させるデータを前記画面表示データとして生成する
請求項２記載の情報機器。
【請求項４】
前記スケジュールに複数の会議が登録されている場合、前記データ生成手段は、当該スケジュールに付加された出欠情報によって示される当該複数の会議のそれぞれについての前記ユーザーによる出欠の指定状況に応じて、当該複数の会議のうちの前記画面によって表示する会議を選択する
請求項３記載の情報機器。
【請求項５】
前記画面表示データが表わす画面は、会議資料ごとに印刷の要否を指定するためのチェックボックスを有する
請求項３または４記載の情報機器。
【請求項６】
前記画面表示データが表わす画面は、会議資料が更新される可能性の有無を示すメッセージ欄を有する
請求項３ないし５のいずれかに記載の情報機器。
【請求項７】
複数のドキュメントの記憶が可能な不揮発性メモリを有する画像形成装置であって、
外部のスケジュール管理サーバーによって管理されているスケジュールを当該スケジュール管理サーバーから取得するスケジュール取得手段と、
前記不揮発性メモリによって記憶されているドキュメントのうちの前記スケジュールと関連するドキュメントである対象ドキュメントへのリンクを取得するリンク取得手段と、
前記リンクを用いて前記対象ドキュメントにアクセスするための画面表示データを生成するデータ生成手段と、
前記スケジュール管理サーバーから前記スケジュールを取得して表示する情報端末のユーザーが前記画面表示データの表示を当該情報端末に指示する操作のためのオブジェクトを、前記スケジュール管理サーバーによって管理されている前記スケジュールに付け加えるオブジェクト追加手段と、
前記情報端末からの転送要求を受けて前記対象ドキュメントを前記情報端末へ転送する転送手段と、
前記情報端末からの印刷要求を受けて、前記対象ドキュメントを当該画像形成装置に印刷させる印刷制御手段と、を備える
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項８】
前記スケジュールの付加情報が示す重要度に応じて前記不揮発性メモリによって前記対象ドキュメントを保存する期間を変更する
請求項７記載の画像形成装置。
【請求項９】
前記対象ドキュメントが会議資料である場合において、対応する会議を特定する文字情報を当該対象ドキュメントに追記する
請求項７または８記載の画像形成装置。
【請求項１０】
前記対象ドキュメントが会議資料である場合において、印刷に際して前記情報端末のユーザーを特定する文字情報を当該対象ドキュメントに追記する
請求項７ないし９のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項１１】
スケジュール管理サーバーを有するスケジュール管理システムであって、
前記スケジュール管理サーバーと通信する付加機能サーバーを有しており、
前記付加機能サーバーは、
前記スケジュール管理サーバーによって管理されているスケジュールを当該スケジュール管理サーバーから取得するスケジュール取得手段と、
前記スケジュールと関連する予め保存されているドキュメントへのリンクを取得するリンク取得手段と、
前記リンクを用いて前記ドキュメントにアクセスするための画面表示データを生成するデータ生成手段と、
前記スケジュール管理サーバーから前記スケジュールを取得して表示する情報端末のユーザーが前記画面表示データの表示を当該情報端末に指示する操作のためのオブジェクトを、前記スケジュール管理サーバーによって管理されている前記スケジュールに付け加えるオブジェクト追加手段と、を備える
ことを特徴とするスケジュール管理システム。
【請求項１２】
前記スケジュール管理サーバーは、前記スケジュールを表わすスケジュール表の予め定められた部位に前記オブジェクトを配置する
請求項１１記載のスケジュール管理システム。
【請求項１３】
スケジュール管理サーバーにアクセス可能な情報機器において実行されるコンピュータプログラムであって、
前記情報機器が有するコンピューターに、
前記スケジュール管理サーバーによって管理されているスケジュールを当該スケジュール管理サーバーから取得するスケジュール取得処理と、
前記スケジュールと関連する予め保存されているドキュメントへのリンクを取得するリンク取得処理と、
前記リンクを用いて前記ドキュメントにアクセスするための画面表示データを生成するデータ生成処理と、
前記スケジュール管理サーバーから前記スケジュールを取得して表示する情報端末のユーザーが前記画面表示データの表示を当該情報端末に指示する操作のためのオブジェクトを、前記スケジュール管理サーバーによって管理されている前記スケジュールに付け加えるオブジェクト追加処理と、を実行させる
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１４】
複数のドキュメントの記憶が可能な不揮発性メモリを有する画像形成装置において実行されるコンピュータプログラムであって、
前記画像形成装置が有するコンピューターに、
スケジュール管理サーバーによって管理されているスケジュールを当該スケジュール管理サーバーから取得するスケジュール取得処理と、
不揮発性メモリによって記憶されているドキュメントのうちの前記スケジュールと関連するドキュメントである対象ドキュメントへのリンクを取得するリンク取得処理と、
前記リンクを用いて前記対象ドキュメントにアクセスするための画面表示データを生成するデータ生成処理と、
前記スケジュール管理サーバーから前記スケジュールを取得して表示する情報端末のユーザーが前記画面表示データの表示を当該情報端末に指示する操作のためのオブジェクトを、前記スケジュール管理サーバーによって管理されている前記スケジュールに付け加えるオブジェクト追加処理と、
前記情報端末からの転送要求を受けて前記対象ドキュメントを前記情報端末へ転送する転送処理と、
前記情報端末からの印刷要求を受けて前記対象ドキュメントを当該画像形成装置に印刷させる印刷制御処理と、を実行させる
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークを利用するユーザーのスケジュールを管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
複数のユーザーのスケジュール管理をするグループウェアがある。例えば企業のオフィスでは、ＬＡＮ（Local Area Network）上にスケジュール管理用のサーバーが設けられ、各ユーザーがパーソナルコンピューターや携帯情報端末を用いてサーバーにアクセスし、自己または自己を含むグループのスケジュールを閲覧したり編集・更新したりする。
【０００３】
グループウェアによって管理されるスケジュールのイベントには“会議”が含まれる。例えば、会議の主催者が会議名、開催予定日時、場所などの開催情報をサーバーに入力すると、参加候補者となったユーザーのそれぞれのスケジュールに会議が登録される。登録時通知モードでは、各メンバーに会議の開催を通知する電子メールが送られる。
【０００４】
会議の参加予定者は会議資料を事前に入手することができる。例えば、会議資料の作成者がファイルサーバーまたは他の特定の記憶場所に会議資料としてのドキュメントデータを記憶させておく。会議の参加予定者は、適時にドキュメントデータを印刷させて会議資料を印刷物として入手し、または自己が使用する情報端末にドキュメントデータを転送させることによって閲覧用の表示データとして会議資料を入手する。
【０００５】
従来、会議資料を印刷物として入手する作業の自動化が図られている。特許文献１において開示された画像形成システムは、画像形成装置とスケジュール管理サーバーと印刷データ管理サーバーとを備える。ユーザーが画像形成装置にログインすると、まず、画像形成装置はログインしたユーザーに関係するスケジュールをスケジュール管理サーバーから取得する。次に、画像形成装置は、取得したスケジュールに関連する印刷データ（予め会議資料として記憶されている）を印刷データ管理サーバーから取得する。そして、画像形成装置は、取得したスケジュールと印刷データとを印刷する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００９−２９８０４８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
従来では、スケジュール管理をするサーバーを有したネットワークのユーザーは、スケジュールに登録されている会議に関連する資料を閲覧するには、スケジュール管理サーバーにアクセスしてスケジュール表を閲覧する作業とは独立した作業を行なわなければならなかった。すなわち、スケジュール管理サーバーへのアクセスとは別に、会議資料を管理するサーバーにアクセスして会議資料を入手する必要があった。このため、スケジュール表を閲覧して会議を認識したときに直ぐに会議資料を閲覧することができなかった。会議資料の内容を理解したり内容に基づいて印刷の要否を判断したりするには、会議資料の閲覧が不可欠である。
【０００８】
本発明は、このような事情に鑑み、サーバーによって管理されているスケジュールに関連づけて記憶さているドキュメントを簡便に閲覧することのできるシステムの実現を目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成する装置は、スケジュール管理サーバーにアクセス可能な情報機器であって、前記スケジュール管理サーバーによって管理されているスケジュールを当該スケジュール管理サーバーから取得するスケジュール取得手段と、前記スケジュールに関連づけて記憶されているドキュメントへのリンクを取得するリンク取得手段と、前記リンクを用いて前記ドキュメントにアクセスするための画面表示データを生成するデータ生成手段と、前記スケジュール管理サーバーから前記スケジュールを取得して表示する情報端末のユーザーが前記画面表示データの表示を当該情報端末に指示する操作のためのオブジェクトを、前記スケジュール管理サーバーによって管理されている前記スケジュールに付け加えるオブジェクト追加手段と、を備える。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、サーバーによって管理されているスケジュールに関連づけて記憶さているドキュメントを簡便に閲覧することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の実施形態に係るネットワークの構成を示す図である。
【図２】スケジュール管理システムを利用して行なわれる会議資料の入手の手順を示す図である。
【図３】スケジュール管理システムのＢサーバーの構成を示す図である。
【図４】スケジュール管理システムのユーザーが閲覧する資料リストの例を示す図である。
【図５】資料リストを表示させるオブジェクトの例を示す図である。
【図６】会議資料の入手にスケジュール管理システムを利用するための会議登録に関わる作業および処理の流れを示すフローチャートである。
【図７】Ｂサーバーによる資料リストの生成からオブジェクト登録までの流れを示すフローチャートである。
【図８】Ｂサーバーが取得する会議情報の例を示す。
【図９】複数の会議資料を１つにまとめるデータ形式変換の模式図である。
【図１０】データ形式変換を含む会議登録のフローチャートである。
【図１１】データ形式変換を含む会議登録の変形例のフローチャートである。
【図１２】データ形式の指定に用いられる表示画面の例を示す図である。
【図１３】会議の重要度の指定が可能な会議登録用の表示画面の例を示す図である。
【図１４】重要度の指定が可能な場合の会議登録および保存期間設定のフローチャートである。
【図１５】登録された会議資料に対する情報の追加の例を示す図である。
【図１６】登録された会議資料に対する印刷時の後処理を指定するための操作画面の例を示す図である。
【図１７】登録された会議資料に対する情報の追加の他の例を示す図である。
【図１８】資料リストの例を示す図である。
【図１９】資料リストの更新の流れを示すフローチャートである。
【図２０】出欠回答を表示する場合の資料リストの例を示す図である。
【図２１】出欠回答を表示する場合の資料リストの例を示す図である。
【図２２】出欠回答を表示する場合の資料リストの例を示す図である。
【図２３】出欠回答を表示する場合の資料リストの例を示す図である。
【図２４】出欠回答を表示する場合の資料リストの例を示す図である。
【図２５】スケジュール表におけるオブジェクトの表示例を示す図である。
【図２６】明日の会議のための資料リストの例を示す図である。
【図２７】スケジュール表におけるオブジェクトの他の表示例を示す図である。
【図２８】複合機の操作パネルにおいて表示されるスケジュール表一覧画面の例を示す図である。
【図２９】複合機の操作パネルにおいて表示されるログイン画面の例を示す図である。
【図３０】オブジェクトの他の例を示す図である。
【図３１】図３０のオブジェクトの表示の他の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下の実施形態では、“会議”をスケジュールに登録するスケジュール管理を想定する。ただし、ここでいう“会議”は、ドキュメントの関連付けの対象と成り得るイベントの総称である。ミーティング、商談、プレゼンテーション、研修会なども、ここでの“会議”に含まれる。
【００１３】
図１の例示において、スケジュール管理システム１は、Ａサーバー２とＢサーバー３とを備える。Ａサーバー２は、コンピューターをスケジュール管理サーバーとして動作させるグループウェアであり、サーバー機４にインストールされている。Ｂサーバー３は、スケジュール管理サーバーと連携して会議資料を自動的に管理する付加機能サーバーとしてコンピューターを動作させるソフトウェアである。Ｂサーバー３は、ＭＦＰ（Multi-functional Peripheral）と呼ばれる複合型情報機器（以下、複合機という）５にインストールされている。
【００１４】
サーバー機４および複合機５はＬＡＮ６に接続されており、相互の通信およびＬＡＮ６上の他の情報機器との通信が可能である。ＬＡＮ６には他の情報機器としてパーソナルコンピューター８Ａ，８Ｂおよび携帯情報端末８Ｃが接続されている。携帯情報端末８Ｃとの通信には、ＷＬＡＮ(Wireless Local Area Network)の規格に準拠したアクセスポイント７が利用される。ただし、ブルートゥース（登録商標）やＵＳＢ(Universal Serial Bus)といった他の規格のインタフェースによって通信するようにしてもよい。
【００１５】
通信ネットワークの変形として、Ａサーバー２をＬＡＮ６に接続される他のネットワーク上に設けることができる。他のネットワークはＶＰＮ（Virtual Private Network）であってもよい。パブリックサービスの提供者が管理するサーバー（クラウド）にＡサーバー２を組み入れてもよい。
【００１６】
また、Ｂサーバー３を、スケジュール管理システム１のユーザーによる会議資料の入手を支援する機能に特化してもよいし、他の機能を備えていてもよい。複合機５に限らず、プログラム実行の可能な他の情報機器に組み入れることができる。サーバー機４にインストールしてもよい。その場合、仮想化によってＡサーバー２と分離することができる。
【００１７】
図２はスケジュール管理システムを利用して行なわれる会議資料の入手の手順を示している。図２の例では、パーソナルコンピューター（図ではＰＣと表記されている）８Ａを使用するユーザーが会議の主催者であり、パーソナルコンピューター８Ｂを使用するユーザーが会議の参加候補者の一人であるものとする。
【００１８】
[１]  会議の主催者がパーソナルコンピューター８Ａにおいて所定の画面Ｑ１０の空欄を埋める入力操作によって開催案内（開催要項データ）ＭＤを作成する。開催案内ＭＤは、会議名、開催日時、開催場所、参加候補者といった情報を有する。主催者は、作成した開催案内ＭＤをＡサーバー２に送信する。これにより、Ａサーバー２において参加候補者のそれぞれのスケジュールに会議が登録される。
【００１９】
[２][３]  Ａサーバー２が参加候補者宛に電子メールによって開催案内を配信する。開催案内を受け取った参加候補者は出欠を回答する。回答には、出席、欠席、および保留の選択肢がある。回答はＡサーバー２においてスケジュールに反映される。
【００２０】
[４]  主催者は会議資料（ドキュメントデータ）２０をＢサーバー３に登録する。このとき、対応する会議を特定し得る情報も合わせて登録する。例えば会議名を登録する。会議資料２０はパーソナルコンピューター８ＡからＢサーバー３に転送され、会議資料Ｂｏｘ３２に格納される。会議資料Ｂｏｘ３２は、Ｂサーバー３によって管理される不揮発性メモリ領域であり、例えば複合機５に備わるハードディスクドライブ内に設けられる。
【００２１】
[５]  Ｂサーバー３は定期的にＡサーバー２にアクセスし、所定期間のスケジュールをＡサーバー２から取得する。例えば、毎日の早朝に翌日のスケジュールを取得する。そして、Ｂサーバー３は、取得したスケジュールに登録されている会議と、会議資料Ｂｏｘ３２で記憶されている会議資料２０に対応する会議とを照合する。
【００２２】
スケジュールに登録されている会議に該当する会議資料２０があった場合、Ｂサーバー３は、その会議資料２０へのリンクを取得する。例えば、複合機５の内部において会議資料２０を指定するパスと複合機５のドメイン名に基づいて、ＷＷＷ（World Wide Web）でアクセス可能なＵＲＬ（Uniform Resource Locator）をリンクとして作成する。一つの会議に対して複数の会議資料が登録されている場合、会議資料ごとにリンクが取得される。また、スケジュールに複数の会議が登録されている場合、会議ごとにかつ会議資料ごとにリンクが取得される。
【００２３】
続いて、Ｂサーバー３は、取得したリンクを利用してユーザーが会議資料２０を入手するための画面表示データとして、資料リストＤＬを表示させるデータをユーザーごとに生成する。資料リストＤＬには、リンクを表わす文字列（ＵＲＬ）を表記したジャンプ指示用の操作ボタンが設けられる。
【００２４】
[６]  資料リストＤＬを作成したＢサーバー３は、ユーザーが資料リストＤＬを表示させるためのオブジェクトを、Ａサーバー２において管理されているスケジュールに追加する。これには、Ａサーバー２に備わるアドイン対応機能が利用される。オブジェクトは、操作ボタンでもよいし、プルダウンメニューにおける選択肢であってもよい。オブジェクトが追加されることによって、ネットワークはユーザーが会議資料を簡便に入手することができる状態になる。
【００２５】
[７][８]  参加候補者が自己のスケジュールを閲覧するために、パーソナルコンピューター８Ｂを用いてＡサーバー２にアクセスする。スケジュールの照会要求を受けたＡサーバー２は、参加候補者に該当するスケジュールをパーソナルコンピューター８Ｂに送信する。パーソナルコンピューター８Ｂに付随するディスプレイにおいて、スケジュールを図式化したスケジュール表ＳＬが表示される。図示の例では、上述のオブジェクトであるリスト表示ボタンＬＢがスケジュール表ＳＬの上端部に配置されている。
【００２６】
[９]  参加候補者がリスト表示ボタンＬＢを操作する。すなわち、マウス入力の場合はリスト表示ボタンＬＢをクリックし、タッチ入力の場合はリスト表示ボタンＬＢにタッチする。そうすると、パーソナルコンピューター８ＢがＢサーバー３にアクセスし、リスト表示ボタンＬＢに関連づけられている資料リストＤＬの転送をＢサーバー３に要求する。資料リストＤＬがＢサーバー３からパーソナルコンピューター８Ｂに転送されてポップアップ形式で表示される。
【００２７】
[１０]  資料リストＤＬが表示されている状態において、参加候補者が会議資料ごとに配置されているジャンプ指示用の操作ボタン（以下、ジャンプ指示ボタンという）ＪＢを操作（クリックまたはタッチ）する。そうすると、操作されたジャンプ指示ボタンＪＢに対応するリンクを用いてパーソナルコンピューター８ＢがＢサーバー３にアクセスし、該当する会議資料２０の転送を要求する。要求に従って会議資料２０がパーソナルコンピューター８Ｂに転送されると、会議資料２０のファイル形式に対応したビューワまたは編集用アプリケーションが起動され、会議資料２０が表示される。
【００２８】
このようにスケジュール管理システム１のユーザーは、スケジュール表ＳＬを閲覧するときに、リスト表示ボタンＬＢとジャンプ指示ボタンＪＢとを順にクリック（またはタッチ）するという簡便な操作をするだけで、スケジュールに関連する会議資料の内容を閲覧することができる。
【００２９】
なお、図２では描かれていないが、資料リストＤＬに印刷指示ボタンが配置される場合には、ユーザーは資料リストＤＬに示された会議資料２０を印刷指示ボタンの操作によって複合機５に印刷させることができる。
【００３０】
図３はスケジュール管理システムのＢサーバーの構成を示している。Ｂサーバー３は、Ｂｏｘ管理部３００、検索部３１０、照合部３１２、リンク取得部３１４、リスト生成部３１６、およびオブジェクト登録部３１８を有する。これらの要素は、複合機５がコンピューターとして備える図示しないＣＰＵ（Central Processing Unit）がプログラムを実行することによって実現される機能要素である。
【００３１】
Ｂｏｘ管理部３００は、会議資料Ｂｏｘ３２による会議資料２０Ａ，２０Ｂ，２０Ｃの保存管理を受け持つ。会議資料の登録に際して、Ｂｏｘ管理部３００は、登録要求元の情報端末から転送されてきた会議資料２０Ｃを会議資料Ｂｏｘ３２に格納する。複合機５に対して会議資料２０Ａ，２０Ｂ，２０Ｃの転送が要求されると、Ｂｏｘ管理部３００は、要求された会議資料を図示しない通信部と連携して要求元の情報端末に転送する。また、会議資料２０Ａ，２０Ｂ，２０Ｃの印刷が要求されると、Ｂｏｘ管理部３００は、プリンターエンジン１７による印刷を制御する印刷制御部１５に、印刷対象の会議資料を引き渡す。
【００３２】
検索部３１０は、予め設定された時期に設定条件（期間、対象ユーザーなど）に該当するスケジュールをＡサーバー２から取得する。登録されている会議資料が更新（アップデート）されることがあるので、ユーザーが更新前の会議資料を入手して更新を知らずに会議に参加することを起こり難くするため、期間条件を現在に近い将来の限るのがよい。例えば、翌日のスケジュールを取得するようにする。検索部３１０は、取得したスケジュールから会議名と出欠情報とを抽出する。
【００３３】
照合部３１２は、抽出された会議名と会議資料Ｂｏｘ３２内の会議名とを照合し、一致する会議名を抽出する。リンク取得部３１４は、会議名の抽出された全ての会議について、それぞれに対応する会議資料にアクセスするためのリンクを取得する。その際、Ｂｏｘ管理部３００からリンク取得部３１４に会議資料のパスが伝えられる。
【００３４】
リスト生成部３１６は、会議名の抽出された会議のうちの出欠情報に応じて選択される会議について、それに対応する会議資料のリンクを埋め込んだ画面表示データである資料リストＤＬを生成して保存する。
【００３５】
オブジェクト登録部３１８は、ユーザーが資料リストＤＬを表示させる指示操作のためのオブジェクトを、Ａサーバー２内の当該資料リストＤＬに対応するスケジュールに追加する。
【００３６】
図４（Ａ）〜（Ｄ）は資料リストＤＬの例を示している。資料リストＤＬでは、会議資料ごとに会議名ＮＡとリンクの埋め込まれたジャンプ指示ボタンＪＢとが表示される。付加情報として開催時間帯、開催場所、その他の情報があってもよい。リンクは上述のとおりＢサーバー３を特定する情報とＢサーバー３内で記憶されている会議資料を特定する情報とで構成されている。図示のリンクはＵＲＬであり、プロトコル（http://"）、ホスト名（Ｂサーバー３のＩＰアドレス：123.45.67.89）と、Ｂサーバー３のパス名（doc）、会議資料のファイル名（例えばpdF-xxxxxx.pdF）で構成されている。ただし、この形態に限定されるわけではなく、上記パス名とファイル名の部分に代えて、スクリプト名＋パス名＋クエリで構成され、クエリによって会議資料を特定するファイルＩＤを指定するような形態でもよい。
【００３７】
図４（Ａ）の例は出欠に関係なく資料のある会議を一覧化したものである。図４（Ｂ）〜（Ｄ）では出欠情報ＳＫに応じて資料リストＤＬの作成パターンを変える例が示されている。図４（Ｂ）の例は会議ごと出欠情報ＳＫを記載したものである。図４（Ｃ）の例は出席または保留の会議のみをリストアップし、欠席の会議をリストアップから除外したものである。図４（Ｄ）の例は会議の開催順序ではなく、出欠情報の内容別に記載を区分したものである。
【００３８】
なお、ジャンプ指示ボタンＪＢのリンクは会議資料Ｂｏｘ３２内の会議資料に結びついているので、主催者が会議資料を更新した場合、それ以降にジャンプ指示ボタンＪＢが操作されると、更新後の会議資料が読み出される。つまり、ユーザーは最新の会議資料を入手することができる。
【００３９】
図５はオブジェクト登録部３１８によってスケジュールに追加されるオブジェクトの例を示している。オブジェクトは、これに対する操作をユーザーが行なったときに図４の例のような資料リストＤＬを表示させる。
【００４０】
図５（Ａ）では、スケジュール表ＳＬの欄内にオブジェクトとしてのリスト表示ボタンＬＢａが配置されている。この場合のオブジェクトは、本日の朝の時間帯のイベントとしてスケジュールに登録される。欄内にリスト表示ボタンＬＢａを配置する代わりに、または欄内に配置するとともに、スケジュール表ＳＬの欄外の空白部にリスト表示ボタンＬＢｂを配置してもよい。
【００４１】
図５（Ｂ）では、プルダウンメニューＰＭに選択肢の一つとして表示されるリスト表示ボタンＬＢがオブジェクトである。プルダウンメニューＰＭは、Ａサーバー２にアクセスするユーザーの情報端末のディスプレイにおいて、スケジュールの閲覧に関係する操作画面内のメニューバーＭＢに対するメニュー選択操作が行なわれたときに表示される。
【００４２】
なお、スケジュール表ＳＬを電子メールによって送信してもよい。また、当日の会議予定が変更になったり、参加候補者が出欠を変更したりした場合に、動的に資料リストＤＬを更新し、ユーザーがオブジェクトを操作したときに最新の状況の反映された資料リストＤＬが表示されるようにすることができる。
【００４３】
図６は会議登録のフローチャートであり、図２の[１]から[４]までの手順を示している。
【００４４】
主催者が会議の開催案内を作成してＡサーバー２に送信する（Ｓ１１）。Ａサーバー２は開催案内を参加候補者宛に配信する（Ｓ１２）。主催者は、出力対象ファイルを所定形式のファイルに変換する登録用のソフトウェアを用いて会議資料をＢサーバー３に登録する（Ｓ１３）。例えば、指定した形式のファイルを出力する機能をもつプリンタードライバーに、出力先を複合機５に指定して会議資料に対する印刷処理（ファイル出力）を実行させる。
【００４５】
登録する会議資料のファイル形式はそれを作成したアプリケーションの保存形式でもよい。しかし、そのような形式にすると、会議資料として印刷または閲覧すべき範囲が明確でない場合がある。印刷すべき範囲が明確な形式が望ましい。このため、本実施形態では、主催者がドキュメントを表示したり作成したりするアプリケーションに印刷を指示する操作を行なうものとする。アプリケーションから印刷データ（つまり、会議資料）を受け取ったプリンタードライバーが、印刷データを印刷すべき範囲の明確なフォーマットに変換する。同時にブリンタードライバーが主催者に対して、会議を特定する情報として会議名の入力を要求する。
【００４６】
主催者が会議名を入力すると、プリンタードライバーは会議名と所定フォーマットに変換された印刷データとをＢサーバー３に送信する（Ｓ１４）。登録すべき全ての会議資料の送信作業を終えるまで、ステップＳ１３およびステップＳ１４が繰り返される。会議資料を受信したＢサーバー３は合わせて受信した会議名と関連づけて会議資料Ｂｏｘに会議資料を格納する。
【００４７】
図７は図２の[５][６]の段階におけるＢサーバーの動作のフローチャートである。ここでは、スケジュールにおける注目する将来の期間を明日として説明する。すなわち、明日の会議の会議資料の入手を支援する動作をＢサーバーが実行するものとする。
【００４８】
Ｂサーバー３は、注目する日（明日）の前日（つまり、今日）の例えば夜間におけるスケジュール確認時刻になると（Ｓ１０１でＹＥＳ）、Ａサーバー２からユーザーのスケジュールを取得して会議情報を抽出する（Ｓ１０２）。抽出される会議情報ＤＭの例が図８に示される。
【００４９】
Ｂサーバー３は、会議情報ＤＭからから、「開催日が明日であり、かつ欠席ではなく、かつその会議名に関連づけられた会議資料が会議資料Ｂｏｘ内にある」という条件を満たす会議を選ぶ（Ｓ１０３、Ｓ１０４、Ｓ１０５）。そして、選んだ会議の会議名を会議資料へのリンクと合わせて資料リストＤＬに加えていく（Ｓ１０６）。条件を満たす会議を全て選び終えたら（Ｓ１０７でＹＥＳ）、生成された資料リストＤＬを呼び出すオブジェクトを作成してユーザーの明日のスケジュールに登録する（Ｓ１０８、Ｓ１０９）。以上をユーザー全員に対して行なう（Ｓ１１０）。
【００５０】
図９は複数の会議資料を１つにまとめるデータ形式変換の模式図である。上述のように会議資料をＢサーバー３に登録する際、ｔｘｔ形式、ｗｏｒｄ（登録商標）形式といった複種の元ファイル１９Ａ，１９Ｂ，１９Ｃ，１９ＤをＰＤＦ（Portable Document Format）または他の特定の形式のファイルに変換する。図示のように元ファイル１９Ａ，１９Ｂ，１９Ｃ，１９Ｄが複数ある場合は、これらを１つのファイル２０ｄにまとめてから会議資料として登録する。特定の形式はＰＤＦに限定されず、印刷の範囲が明確になる形式であればよい。
【００５１】
図１０はデータ形式変換を含む会議登録のフローチャートである。
【００５２】
まず、図６と同様に、主催者が会議の開催案内をＡサーバー２に送信し（Ｓ２１）、Ａサーバー２が開催案内を参加候補者宛に配信する（Ｓ２２）。そして、主催者が会議資料の特定形式でのファイル出力を指示する（Ｓ２３）。
【００５３】
次に、ファイル出力の指示を受けた所定のソフトウェア（例えばプリンタードライバー）が会議資料を特定形式（ここではＰＤＦ形式）に変換する（Ｓ２４）。会議資料が複数ある場合、会議資料は１つにまとめられる（Ｓ２５、Ｓ２６）。１つにまとまった会議資料がＢサーバー３に送信され（Ｓ２７）。会議資料Ｂｏｘへ格納される（Ｓ２８）。
【００５４】
図１１はデータ形式変換を含む会議登録の変形例のフローチャートである。
【００５５】
スケジュール管理システム１のユーザーは、自己が取得する会議資料のファイル形式（データ形式）を予め指定しておくことができる。ユーザーが使用する情報端末は、ユーザーによってファイル形式が指定された場合（Ｓ３１でＹＥＳ）、指定された形式をＢサーバー３に保存する（Ｓ３２）。
【００５６】
主催者が会議の開催案内をＡサーバー２に送信し（Ｓ３３）、Ａサーバー２が開催案内を参加候補者宛に配信する（Ｓ３４）。そして、主催者が会議資料のファイル出力を指示する（Ｓ３５）。
【００５７】
ファイル出力の指示を受けたソフトウェアは、Ｂサーバー３にファイル形式の指定情報が保存されているかどうかを問い合わせる（Ｓ３５）。指定情報が保存されている場合は指定されている形式に会議情報を変換し（Ｓ３７）、指定情報が保存されていない場合はデフォルトの形式（ここではＰＤＦ）に会議情報を変換する（Ｓ３８）。ファイル形式を変換せずに元のままとしてもよい。いずれにしても、ユーザーの指定に応じて決まるファイル形式の会議情報が、Ｂサーバー３に送信されて会議資料Ｂｏｘに格納される（Ｓ３９、Ｓ４０）。
【００５８】
図１２は会議資料のデータ形式の指定に用いられる表示画面の例を示している。会議資料の閲覧には、パーソナルコンピューター、タブレット、スマートフォンなどの各種の情報端末が用いられ、機種に応じたブラウザが使用される。ファイルを開く形式を予め複数指定しておくことにより、ユーザーが資料リストＤＬのリンクを利用して所望の会議資料を情報端末に取り込んだ際に、ブラウザに適合する形式でファイルを開くことができるようになる。例示では、ｐｄＦ、ｘｐｓ、ｔｘｔ、ｘｌｓ、およびｘｌｓｘがファイル形式の選択肢とされている。図中上側の表示画面Ｑ１０は無選択状態である。図中下側の表示画面Ｑ１０では、ｐｄＦ、ｘｐｓおよびｘｌｓの各形式が選択されている。ユーザーがＯＫボタン９０を操作すると、指定に従ってファイル形式が設定される。一度設定しておけば、それ以降は設定しなくてもよい。
【００５９】
図１３は会議の重要度の指定が可能な会議登録画面の例を示している。主催者が会議の開催案内を作成するときに、会議の重要度を高・通常・低の三段階で切り替えることができる。指定された重要度に応じて、会議が開催された後において会議資料を保存しておく期間が変更される。図示の会議登録画面Ｑ１では、重要度を「高」に指定するための操作ボタン９１と「低」に指定するための操作ボタン９２とが配置されている。操作ボタン９１が操作されると「高」が指定される。その状態で再び操作ボタン９１が操作されると「高」の指定が解除され、操作ボタン９２が操作されると「高」に代わって「低」が指定される。「低」が指定された状態で操作ボタン９２が操作されると「低」の指定が解除される。例示では「通常」に対応する操作ボタンはないが、「高」および「低」のいずれも指定されない状態が「通常」の指定された状態とされる。
【００６０】
図１４（Ａ）は重要度の指定が可能な場合の会議登録のフローチャートであり、図１４（Ｂ）は保存期間設定のフローチャートである。
【００６１】
図１４（Ａ）において、主催者は会議の開催案内を作成し（Ｓ４１）、重要度を「通常」以外とする場合には（Ｓ４２でＹＥＳ）、重要度を「高」または「低」に変更する（Ｓ４３）。そして、主催者は開催案内をＡサーバー２に送信する（Ｓ４４）。開催案内はＡサーバー２によって参加候補者宛に配信される（Ｓ４５）。
【００６２】
その後、図６と同様に、主催者が会議資料の特定形式でのファイル出力を指示する（Ｓ４６）。主催者の情報端末が会議資料をＢサーバー３に送信し（Ｓ４７）、Ｂサーバー３が会議資料を会議資料Ｂｏｘに格納する（Ｓ４８）。
【００６３】
図１４（Ｂ）において、Ｂサーバー３は、保存されている会議資料について、それに対応する会議が終了したかどうかをチェックする（Ｓ４０１）。会議の終了予定時刻が現在時刻以前である場合、すなわち終了予定時刻を過ぎた場合に、会議が終了したと見なす。チェック結果がＮＯであれば、フローはそのまま終了へ進む。
【００６４】
ステップＳ４０１のチェック結果がＹＥＳであり、かつ注目している会議の重要度の指定が「通常」でなければ（Ｓ４０２でＹＥＳ）、会議資料の保存期間を重要度に応じて変更する（Ｓ４０３）。重要度が「高」であれば、通常の期間よりも長くし、「低」であれば、通常の期間よりも短くする。
【００６５】
図１５は登録された会議資料に対する情報の追加の例を示している。Ｂサーバー３は、会議資料２０ｅが登録されたとき、または資料リストＤＬのリンクによって会議資料２０ｅがアクセスされたときに、会議資料２０ｅに会議情報ＭＩを追記する。例示の会議情報ＭＩは会議名および重要度であるが、開催場所、開催時刻といった他の情報を含めてもよい。会議情報ＭＩは、会議資料２０ｅの表紙や各ページの余白に記載される。会議情報ＭＩを記載することにより、例えば複数の資料をまとめて印刷したときに資料を分け易くなる。
【００６６】
図１６は登録された会議資料に対する印刷時の後処理を指定するための操作画面の例を示している。ユーザーは、会議資料に対して印刷後の後処理を指定することができる。図示の操作画面Ｑ１２では、後処理の選択肢として、用紙を綴じるステープル処理、ファイリング用の穴を開けるパンチ処理、および用紙を折りたたむ折り処理がある。
【００６７】
図中上側の操作画面Ｑ１２は無選択状態である。図中下側の操作画面Ｑ１２では、ステープル処理と折り処理とを行なうことが指定されている。ユーザーがＯＫボタン９０を操作すると、指定に従って後処理が設定される。一度設定しておけば、それ以降は設定しなくてもよい。主催者が会議資料の登録に際して後処理を指定することができ、各ユーザーは登録時になされた設定を必要に応じて適宜に変更することができる。
【００６８】
図１７は登録された会議資料に対する情報の追加の他の例を示している。Ｂサーバー３は、例えば会議資料２０ｆを印刷するときに、印刷を指示したユーザーを特定する情報ＵＤａ，ＵＤｂを会議資料２０ｆに追記する。情報ＵＤａ，ＵＤｂに会議の開催時間や開催場所といった会議情報を含めてもよい。図１７（Ａ）の情報ＵＤａと図１７（Ｂ）の情報ＵＤｂとでは、ユーザー名が異なっている。
【００６９】
図１８は資料リストの例を示している。リストアップされた会議資料ごとに、印刷要否を指定するためのチェックボックスＣＢが配置される。ユーザーがチェックボックスＣＢチェックＣＭを入れると、そのチェックボックスＣＢに対応する会議資料が印刷対象となる。ユーザーが印刷指示ボタン９５を操作すると、印刷対象に指定された会議資料がＢサーバー３によって印刷される。その際、ユーザーの情報端末は、ジャンプ指示ボタンＪＢに埋め込まれたリンクを用いて、Ｂサーバー３に印刷を要求する。
【００７０】
資料リストＤＬにはメッセージ欄ＭＡが設けられる。メッセージ欄ＭＡによって、会議の要項の変更、会議の追加、会議資料の更新など、会議に関連する状況についての主催者からのメッセージがユーザーに伝えられる。図１８では、会議資料ごとに、「最終版」「更新の可能性有り」「ドラフト版」といった会議資料の状態についてのメッセージが表示されている。ユーザーはメッセージを参考にして印刷要否を判断することができる。図示では各会議に一つずつ会議資料が対応するが、一つの会議に複数の会議資料が対応する場合もそれら複数の会議資料のそれぞれについてメッセージを表示することができる。
【００７１】
図１９は資料リストの更新の流れを示すフローチャートである。
【００７２】
Ｂサーバー３は、資料リストＤＬが既に登録されている場合（Ｓ２０１でＹＥＳ）、会議資料に対する主催者からのメッセージの入力があれば（Ｓ２０２でＹＥＳ）、該当する資料リストＤＬに入力内容を反映させる（Ｓ２０３）。
【００７３】
会議要項の変更・会議の追加があった場合（Ｓ２０４でＹＥＳ）、Ｂサーバー３は、該当する資料リストＤＬを更新する（Ｓ２０５）。また、会議資料の変更・追加・削除があった場合も（Ｓ２０６でＹＥＳ）、該当する資料リストＤＬを更新する（Ｓ２０７）。
【００７４】
資料リストＤＬに既に記載されているメッセージの変更または新たなメッセージの追加があると（Ｓ２０８でＹＥＳ）、Ｂサーバー３は該当する資料リストＤＬにおけるメッセージ欄ＭＡの記載内容を変更する（Ｓ２０９）。
【００７５】
図２０、図２１、図２２、図２３および図２４は、出欠回答を表示する場合の資料リストの例を示している。これらの図において、資料リストＤＬには出欠回答欄ＳＡが設けられている。
【００７６】
図２０の例では、出欠回答が「出席」である会議とともに、出欠回答が「保留」である会議がリストアップされている。リストアップされた会議の配列順序は開催時刻順である。リストアップされた会議について、出欠回答欄ＳＡにおいて、文字列ＳＫ１によって「出席」が示され、文字列ＳＫ３によって「保留」が示されている。出欠回答が「保留」である会議（例では販売会議）を含めて、リストアップされた会議に対して会議資料へのリンクを表わすジャンプ指示ボタンＪＢがそれぞれ配置されている。
【００７７】
図２１において、資料リストＤＬには出欠回答が「欠席」である会議がリストアップされている。「欠席」であることが文字列ＳＫ２によって表わされている。出欠回答が「欠席」である会議（販売会議）については、会議資料へのリンクを表わすジャンプ指示ボタンＪＢが配置されていない。ユーザーが出欠回答を「保留」から「欠席」に変更した場合、図２０のようにジャンプ指示ボタンＪＢを配置した状態から図２１のようにジャンプ指示ボタンＪＢの無い状態へ資料リストＤＬが更新される。
【００７８】
図２２の例において、資料リストＤＬには出席回答が「出席」である会議のみがリストアップされている。
【００７９】
図２３の資料リストＤＬでは、図２０と見比べて分かるように、会議の配列順位について、「出席」が「保留」よりも上位とされている。出欠回答が「出席」である会議の配列順序は開催時刻順である。
【００８０】
図２４の資料リストＤＬでは、図２０と見比べて分かるように、会議の配列順位について、「出席」が「欠席」よりも上位とされている。ただし、逆に「欠席」を「出席」よりも上位としてもよい。図２４の例では、出欠回答が「欠席」である会議に対しても、会議資料へのリンクの存在を示すジャンプ指示ボタンＪＢが配置されている。
【００８１】
図２５はスケジュール表におけるオブジェクトの表示例を示している。図示のスケジュール表ＳＬによって、あるユーザー（ユーザーＣとする）の２月１日から２月５日までのスケジュールが表示されている。一日分の表示欄は上下に長い領域とされ、３０分単位の時間帯ごとに区画されている。各日の表示欄はカレンダー順に左右に並ぶ。
【００８２】
例示において、２月２日のイベントとして３件の会議があり、２月３日には１件の会議が予定され、２月５日にも１件の会議が予定されている。このことは、イベントの予定時間に合わせて配置された四角形のイベントマークＣ１，Ｃ２，Ｃ３、Ｃ４，Ｃ５によって表わされている。
【００８３】
ここでは、本日（今日）の日付を２月２日月曜日とし、現在時刻を午前８時とする。スケジュール表ＳＬでは、本日の表示欄の識別を容易にするため、本日の表示欄の背景色を選択的に異ならせる強調表示が行なわれている。
【００８４】
図２５のスケジュール表ＳＬは、会議資料の入手に関わるオブジェクトとしてのリスト表示ボタンＬＢ１、ＬＢ２を有する。リスト表示ボタンＬＢ１は、“本日”の会議の会議資料についての資料リストＤＬを表示させるユーザーインタフェースである。リスト表示ボタンＬＢ１の配置位置は、本日の表示欄のうちの、現在時刻に最も近い将来に開催が予定されている会議の開催時刻より所定時間前の時間帯領域内の位置である。図示では、イベントマークＣ１が表す会議の開催時刻（午前１０時）の４５分前の時間帯領域にリスト表示ボタンＬＢ１が配置されている。
【００８５】
もう一つのリスト表示ボタンＬＢ２は、“明日”の会議の会議資料についての資料リストＤＬを表示させるユーザーインタフェースである。リスト表示ボタンＬＢ２の配置位置は、明日の表示欄における最も開催が早い会議の開催時刻より所定時間前の時間帯領域内の位置である。図示では、イベントマークＣ４が表す会議の開催時刻（午前１５時）の４５分前の時間帯領域にリスト表示ボタンＬＢ２が配置されている。
【００８６】
リスト表示ボタンＬＢ２をクリックまたはタッチする操作が行なわれた場合には、図２６に例示される資料リストＤＬ２が表示される。図２６のように“明日”の会議の会議資料についての資料リストＤＬ２においても、図１８などに示した“本日”会議の会議資料についての資料リストＤＬと同様に、ジャンプ指示ボタンＪＢが表示される。チェックボックスＣＢおよび印刷指示ボタン９５も表示される。すなわち、ユーザーは、本日において、ジャンプ指示ボタンＪＢを操作するだけで明日の会議の会議資料を閲覧することができる。チェックマークＣＭを入れた後に印刷指示ボタン９５を操作することにより、明日の会議の会議資料を印刷させることができる。
【００８７】
図２７はスケジュール表におけるオブジェクトの他の表示例を示している。
【００８８】
図２７（Ａ）では、“本日”の会議の資料リストＤＬを表示させるリスト表示ボタンＬＢ１および“明日”の会議の資料リストＤＬを表示させるリスト表示ボタンＬＢ２が、スケジュール表ＳＬの欄外のうちの上端側の空白部に並べて配置されている。図２７（Ｂ）では、リスト表示ボタンＬＢ１およびリスト表示ボタンＬＢ２が、スケジュール表ＳＬの左端側の空白部に並べて配置されている。
【００８９】
また、図２７（Ｃ）では、プルダウンメニューＰＭ２に選択肢としてリスト表示ボタンＬＢ１およびリスト表示ボタンＬＢ２が表示されている。プルダウンメニューＰＭ２は、スケジュール表ＳＬの欄外に配置された予定メニューボタンＭ２が操作されたときに表示される。本例において、プルダウンメニューＰＭ２には、明日以降の会議の資料リストを表示させるリスト表示ボタンＬＢ３が選択肢に含まれている。
【００９０】
図２８は複合機の操作パネルにおけるスケジュール表一覧の表示例を示している。スケジュール管理システム１のユーザーは、複合機５の操作パネル１２において自己のスケジュール表ＳＬを閲覧したり印刷させたりすることができる。複合機５は、所定の操作が行なわれると、スケジュール表一覧画面Ｑ３０を表示する。
【００９１】
スケジュール表一覧画面Ｑ３０では、選択ボタン１０１，１０２を含む複数の選択ボタンが表示される。これら選択ボタンは、Ａサーバー２で管理されている複数のユーザーのスケジュールにそれぞれ対応する。ユーザーがスケジュール表一覧画面Ｑ３０内のいずれかの選択ボタンにタッチすると、図２９に例示されるユーザー認証画面Ｑ３１が操作パネル１２において表示される。
【００９２】
ユーザー認証画面Ｑ３１が表示された状態において、ユーザーが入力欄１２１，１２２に図示しない文字入力キーによってユーザーＩＤおよびパスワードを入力すると、ユーザー認証が行なわれる。ユーザーのログインが承認されると、操作パネル１２に当該ユーザーのスケジュール表ＳＬが表示される。ユーザー認証を行なうことにより、あるユーザーのスケジュールを他のユーザーが閲覧するのを防ぐことができる、なお、ユーザー認証の手法は、ＩＣカードから認証情報を読み取る手法や生体認証技術を用いる手法であってもよい。
【００９３】
図３０はオブジェクトの他の例を示している。図３０（Ａ）において、スケジュール表ＳＬの欄外のうちの上側の空白部にオブジェクトとしてのリスト表示ボタンＬＢｘが配置されている。このリスト表示ボタンＬＢｘは、日付で決まる期間ではなく、近い将来の設定時間に該当する会議の資料リストＳＬを表示させるユーザーインタフェースである。
【００９４】
ユーザーがリスト表示ボタンＬＢｘを操作すると、現在時刻から設定時間内に開催される会議およびその会議資料をリストアップした資料リストＳＬが表示される。例えば、現在時刻を２月２日午前８時とし、設定時間を６時間とすると、開始時刻が２月２日午前８時から午後２時（１４時）までの期間内の時刻である２件の会議（イベントマークＣ１，Ｃ２に対応する）をリストアップした資料リストＳＬが表示される。
【００９５】
図３０（Ｂ）はリスト表示ボタンＬＢ３の配置位置の変形例を示している。図３０（Ｂ）において、リスト表示ボタンＬＢｘはスケジュール表ＳＬの欄外のうちの左側の空白部に配置されている。
【００９６】
図３１は図３０の操作ボタンの表示の他の例を示している。図３１においては、プルダウンメニューＰＭ１に選択肢としてリスト表示ボタンＬＢｘが表示されている。プルダウンメニューＰＭ１は、スケジュール表ＳＬの欄外に配置されたファイルメニューボタンＭ２が操作されたときに表示される。
【００９７】
以上の実施形態によれば、スケジュール管理システム１のユーザーは、自己のスケジュールを確認しながら、近い将来に開催される会議の資料リストＤＬを１クリック操作で表示させることができ、資料リストＤＬから選んだ会議資料の内容を１クリック操作で閲覧することができる。さらに、閲覧によって印刷の要否を判断し、印刷の必要な会議資料を１クリック操作で印刷させることができる。複数の会議が資料リストＤＬにリストアップされている場合、会議ごとに資料の印刷の要否を指定してすることも、一括に印刷させることもできる。印刷不要の資料を無駄に印刷させてしまうことを防ぐことができる。従来とは違って、スケジュールとは独立に会議資料を管理するサーバーにアクセスして、自己の参加する会議の資料を探す手間が無くなる。印刷物として会議資料を入手する代わりに、タブレットやノート型コンピューターに会議資料を簡便に取り込んで閲覧することもできる。つまり、会議資料をネットワークを介して入手する環境の利便性を高めることができる。
【００９８】
上述の実施形態において、スケジュール管理システム１の構成は、本発明の趣旨に沿う範囲内で適宜変更することができる。会議資料２０を自動的にスケジュールに関連づけて管理するＢサーバー３を印刷機能が備わる複合機５（ＭＦＰ）に組み入れた例を挙げたが、サーバー機や一般のパーソナルコンピューターといった印刷機能を持たない情報機器に組み入れてもよい。必ずしもＢサーバー３を組み入れた情報機器内で会議資料を保存する必要はなく、Ｂサーバー３からアクセス可能なネットワーク上の任意の場所の不揮発性メモリにおいて会議資料を保存してもよい。
【００９９】
アドイン（アドオンともいう）非対応のグループウェアに、Ｂサーバー２からのオブジェクト追加要求を受けてジャンプ指示ボタンＪＢをスケジュールに付け加える機能を加えることによって、Ａサーバー２として動作させるようにしてもよい。
【符号の説明】
【０１００】
１  スケジュール管理システム
２    Ａサーバー（スケジュール管理サーバー）
３    Ｂサーバー（付加機能サーバー）
４    サーバー機
５    複合機（情報機器、画像形成装置）
８Ａ，８Ｂ    パーソナルコンピューター（情報端末）
８Ｃ    携帯情報端末（情報端末）
２０，２０Ａ，２０Ｂ，２０Ｃ，２０ｅ，２０ｆ    会議資料（ドキュメント）
３１０    検索部（スケジュール取得手段）
３１２    リンク取得部（リンク取得手段）
３１６    リスト生成部（データ生成手段）
３１８    オブジェクト登録部（オブジェクト追加手段）
ＤＬ    資料リスト（画面表示データ）
ＬＢ，ＬＢ１，ＬＢ２，ＬＢ３，ＬＢｘ    リスト表示ボタン（オブジェクト）
ＪＢ    ジャンプ指示ボタン（操作部）
ＳＫ    出欠情報
ＣＢ    チェックボックス
ＭＡ    メッセージ欄
３００    Ｂｏｘ管理部（転送手段）
１５    印刷制御部（印刷制御手段）
３２    会議資料Ｂｏｘ（不揮発性メモリ）
【図１】
2014232342.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
2014232342.tif 000015
【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
2014232342.tif 000019
【図１８】
2014232342.tif 000020
【図１９】
2014232342.tif 000021
【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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