(57)【要約】【課題】電子メールに添付する電子データのデータサイズを送信先ごとに自動的に制限する。【解決手段】電子メールの送信が可能な情報機器は、複数のメールアドレスのそれぞれに対応付けられた許容データサイズを示すサイズ設定情報（Ｔ１）を有する。ユーザーによって送信の対象に指定された電子データのデータサイズが、宛先として指定されたメールアドレスに対応付けられている許容データサイズを超える場合、情報機器は電子データを送信せずに保存し、そのことを知らせる電子メールを、ユーザーによって指定されたメールアドレスを宛先として送信する。【選択図】図２
2014056427.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送信が可能な情報機器であって、
複数のメールアドレスのそれぞれに対応付けられた許容データサイズを示すサイズ設定情報と、
ユーザーによって送信の対象に指定された電子データのデータサイズが、前記ユーザーによって宛先に指定されたメールアドレスに対して前記サイズ設定情報によって対応付けられている許容データサイズを超えるかどうか、を判定するサイズ判定手段と、
前記サイズ判定手段によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えないと判定されたときに、前記電子データを添付した電子メールを前記ユーザーによって指定された前記メールアドレスを宛先として送信する第１メール送信手段と、
前記サイズ判定手段によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えると判定されたときに、前記電子データをストレージに格納して保存するデータ保存手段と、
前記データ保存手段によって前記電子データが保存されたときに、前記電子データが保存されたことを知らせる電子メールを、前記ユーザーによって指定された前記メールアドレスを宛先として送信する第２メール送信手段と、を有する
ことを特徴とする情報機器。
【請求項２】
原稿画像に応じた画像データを出力するイメージスキャナーを備え、
前記イメージスキャナーから前記サイズ判定手段へ前記画像データが前記電子データとして入力される
請求項１記載の情報機器。
【請求項３】
前記第２メール送信手段は、前記ストレージに保存されている前記電子データへのアクセスのためのハイパーリンク情報を、当該第２メール送信手段が送信する前記電子メールに組み入れる
請求項１または２記載の情報機器。
【請求項４】
電子メールの送信が可能な情報機器であって、
複数のメールアドレスのそれぞれに対応付けられた許容データサイズを示すサイズ設定情報と、
ユーザーによって宛先に指定されたメールアドレスがメーリングリストアドレスである場合に、前記ユーザーによって送信の対象に指定された電子データのデータサイズが、前記メーリングリストアドレスをもつメーリングリストにおけるメンバーのメールアドレスに対して前記サイズ設定情報によって対応付けられている許容データサイズを超えるかどうか、を判定するサイズ判定手段と、
前記サイズ判定手段によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えないと判定されたときに、前記電子データを添付した電子メールを前記メンバーのメールアドレスを宛先として送信する第１メール送信手段と、
前記サイズ判定手段によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えると判定されたときに、前記電子データをストレージに格納して保存するデータ保存手段と、
前記データ保存手段によって前記電子データが保存されたときに、前記電子データが保存されたことを知らせる電子メールを、前記メンバーのメールアドレスを宛先として送信する第２メール送信手段と、を有する
ことを特徴とする情報機器。
【請求項５】
メーリングリストのメンバーのメールアドレスに対応づけられた許容データサイズに注目する個別設定優先モードと、メーリングリストアドレスに対応付けられた許容データサイズに注目する共通設定優先モードとを、モード選択操作に応じて切り替えるモード設定手段をさらに備え、
前記個別設定優先モードにおいて、
前記サイズ判定手段は、前記ユーザーによって指定された前記メーリングリストアドレスをもつメーリングリストにおけるメンバーのメールアドレスに対して前記サイズ設定情報によって対応付けられている許容データサイズを、前記電子データのデータサイズが超えるかどうかを判定し、
前記第１メール送信手段は、前記サイズ判定手段によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えないと判定されたときに、前記電子データを添付した電子メールを前記ユーザーによって指定された前記メールアドレスを宛先として送信し、
前記データ保存手段は、前記サイズ判定手段によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えると判定されたときに、前記電子データをストレージに格納して保存し、
前記第２メール送信手段は、前記データ保存手段によって前記電子データが保存されたときに、前記電子データが保存されたことを知らせる電子メールを、前記ユーザーによって指定された前記メールアドレスを宛先として送信し、
前記共通設定優先モードにおいて、
前記サイズ判定手段は、前記ユーザーによって指定された前記メーリングリストアドレスに対して前記サイズ設定情報によって対応付けられている許容データサイズを、前記電子データのデータサイズが超えるかどうかを判定し、
前記第１メール送信手段は、前記サイズ判定手段によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えないと判定されたときに、前記電子データを添付した電子メールを、前記ユーザーによって指定された前記メーリングリストアドレスを宛先として送信し、
前記データ保存手段は、前記サイズ判定手段によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えると判定されたときに、前記電子データをストレージに格納して保存し、
前記第２メール送信手段は、前記データ保存手段によって前記電子データが保存されたときに、前記電子データが保存されたことを知らせる電子メールを、前記ユーザーによって指定された前記メーリングリストアドレスを宛先として送信する
請求項４記載の情報機器。
【請求項６】
原稿画像に応じた画像データを出力するイメージスキャナーを備え、
前記イメージスキャナーから前記サイズ判定手段へ前記画像データが前記電子データとして入力される
請求項４または５記載の情報機器。
【請求項７】
電子メールの送信が可能な情報機器において実行されるコンピュータープログラムであって、
前記情報機器が有するコンピューターに、
複数のメールアドレスのそれぞれに対応付けられた許容データサイズを示すサイズ設定情報を参照し、ユーザーによって送信の対象に指定された電子データのデータサイズが、前記ユーザーによって宛先に指定されたメールアドレスに対して前記サイズ設定情報によって対応付けられている許容データサイズを超えるかどうか、を判定するサイズ判定処理と、
前記サイズ判定処理によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えないと判定されたときに、前記電子データを添付した電子メールを前記ユーザーによって指定された前記メールアドレスを宛先として送信する第１メール送信処理と、
前記サイズ判定処理によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えると判定されたときに、前記電子データをストレージに格納して保存するデータ保存処理と、
前記データ保存処理によって前記電子データが保存されたときに、前記電子データが保存されたことを知らせる電子メールを、前記ユーザーによって指定された前記メールアドレスを宛先として送信する第２メール送信処理と、を実行させる
ことを特徴とするコンピュータープログラム。
【請求項８】
電子メールの送信が可能な情報機器において実行されるコンピュータープログラムであって、
前記情報機器が有するコンピューターに、
ユーザーによって宛先に指定されたメールアドレスがメーリングリストアドレスである場合に、複数のメールアドレスのそれぞれに対応付けられた許容データサイズを示すサイズ設定情報を参照し、前記ユーザーによって送信の対象に指定された電子データのデータサイズが、前記メーリングリストアドレスをもつメーリングリストにおけるメンバーのメールアドレスに対して前記サイズ設定情報によって対応付けられている許容データサイズを超えるかどうか、を判定するサイズ判定処理と、
前記サイズ判定処理によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えないと判定されたときに、前記電子データを添付した電子メールを前記メンバーのメールアドレスを宛先として送信する第１メール送信処理と、
前記サイズ判定処理によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えると判定されたときに、前記電子データをストレージに格納して保存するデータ保存処理と、
前記データ保存処理によって前記電子データが保存されたときに、前記電子データが保存されたことを知らせる電子メールを前記メンバーのメールアドレスを宛先として送信する第２メール送信処理と、を実行させる
ことを特徴とするコンピュータープログラム。
【請求項９】
前記コンピューターに、さらに、メーリングリストのメンバーのメールアドレスに対応づけられた許容データサイズに注目する個別設定優先モードと、メーリングリストアドレスに対応付けられた許容データサイズに注目する共通設定優先モードとを、モード選択操作に応じて切り替えるモード設定処理を実行させ、
前記個別設定優先モードにおいて、
前記サイズ判定処理は、前記ユーザーによって指定された前記メーリングリストアドレスをもつメーリングリストにおけるメンバーのメールアドレスに対して前記サイズ設定情報によって対応付けられている許容データサイズを、前記電子データのデータサイズが超えるかどうかを判定し、
前記第１メール送信処理は、前記サイズ判定処理によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えないと判定されたときに、前記電子データを添付した電子メールを前記ユーザーによって指定された前記メールアドレスを宛先として送信し、
前記データ保存処理は、前記サイズ判定処理によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えると判定されたときに、前記電子データをストレージに格納して保存し、
前記第２メール送信処理は、前記データ保存処理によって前記電子データが保存されたときに、前記電子データが保存されたことを知らせる電子メールを、前記ユーザーによって指定された前記メールアドレスを宛先として送信し、
前記共通設定優先モードにおいて、
前記サイズ判定処理は、前記ユーザーによって指定された前記メーリングリストアドレスに対して前記サイズ設定情報によって対応付けられている許容データサイズを、前記電子データのデータサイズが超えるかどうかを判定し、
前記第１メール送信処理は、前記サイズ判定処理によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えないと判定されたときに、前記電子データを添付した電子メールを、前記ユーザーによって指定された前記メーリングリストアドレスを宛先として送信し、
前記データ保存処理は、前記サイズ判定処理によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えると判定されたときに、前記電子データをストレージに格納して保存し、
前記第２メール送信処理は、前記データ保存処理によって前記電子データが保存されたときに、前記電子データが保存されたことを知らせる電子メールを、前記ユーザーによって指定された前記メーリングリストアドレスを宛先として送信する
請求項８記載のコンピュータープログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールを利用して外部装置へファイルを転送する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
パーソナルコンピューターをはじめとする各種の情報機器どうしの間でのファイルの受け渡しに、電子メールが利用されている。電子メールにはバイナリデータを含むファイルを添付することができる。この添付ファイル機能によって、テキスト以外のデータを含むドキュメントや画像の転送が可能である。
【０００３】
イメージスキャナーを備えるオフィス業務用の情報機器であるＭＦＰ（Multi-functional Peripheral）には、スキャン画像データを電子メールに添付して送信する機能が搭載されている。ＭＦＰのユーザーＡは、ＭＦＰに紙ドキュメントを電子化させかつ自己または他のユーザーＢのメールアドレス宛に送信させる。その後、ユーザーＡまたはＢは、メールサーバーに蓄積されている電子メールをパーソナルコンピューターやスマートフォンによって受信し、電子化されたドキュメントを閲覧したり編集したりすることができる。
【０００４】
電子メールによる画像データの送信に関して、電子メールの受信者の希望に応じて送信対象の画像データのデータ容量を低減する技術がある。特許文献１に記載された画像送信装置は、画像データのデータ容量が予め定められた閾値以上である場合、データ容量を低減する複数の画像処理の中のうちのいずれを希望するかを受信者に電子メールによって問い合わせる。問合せのための電子メールでは、画像処理の選択肢と各選択肢に対応した処理後のデータ容量の予想値とが示される。画像送信装置は、受信者からの回答に応じて、選択された画像処理を施した画像データを電子メールに添付して送信する。画像処理として、解像度変換、階調数変換、モノクロ変換、頁分割、自己復元型分割、圧縮処理などが挙げられている。
【０００５】
また、特許文献２において、添付ファイルのサイズを制限する手法が開示されている。同文献に記載された電子メール装置は、送信されるべき電子メールに、予め定められた基準値を超えるサイズのファイルが添付されている場合、このファイルを添付しないで電子メールを送信する。このとき、電子メールには、ファイルが添付されなかったこと知らせるメッセージ、およびファイルが保存されている場所を示すネットワーク上のアドレスが記入される。さらに、添付されなかったファイルの保存に関して、受信者が予め指定した場所に保存する技術が特許文献３によって開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１０−２１８２８２号公報
【特許文献２】特開２０００−２３５５２９号公報
【特許文献３】特開２００４−１０４４８４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
データサイズの大きいファイルの添付された電子メールが自己宛に送信されることに困惑する受信者がいる。困惑の理由は、ファイルを保存するハードディスクドライブのデータ容量に余裕がないとか、メールサーバーからの受信に時間がかかることに苛立つとかなど様々である。このような受信者には、自己が許容するデータサイズの電子メールのみを受信することの可能なシステムが有用である。
【０００８】
上記特許文献１の技術によれば、受信者は所望するデータサイズのファイルのみを受信することができる。しかし、受信者は、ファイルを添付した電子メールが送信されるたびに、所望サイズの問合せに返答する手間を強いられる。上記特許文献２、３の技術によれば、電子メールシステムの運用基準として定められた一律の規定サイズを超えるデータサイズのファイルが送信されることはない。しかし、受信者が許容するデータサイズが規定サイズよりも小さい場合であっても、規定サイズを超えないファイルは受信者の意向にかかわらず送信されてしまう。
【０００９】
本発明は、このような事情に鑑み、電子メールに添付する電子データのデータサイズを送信先ごとに自動的に制限する情報機器の提供を目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成する情報機器は、電子メールの送信が可能であって、複数のメールアドレスのそれぞれに対応付けられた許容データサイズを示すサイズ設定情報と、ユーザーによって送信の対象に指定された電子データのデータサイズが、前記ユーザーによって宛先に指定されたメールアドレスに対して前記サイズ設定情報によって対応付けられている許容データサイズを超えるかどうか、を判定するサイズ判定手段と、前記サイズ判定手段によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えないと判定されたときに、前記電子データを添付した電子メールを前記ユーザーによって指定された前記メールアドレスを宛先として送信する第１メール送信手段と、前記サイズ判定手段によって前記データサイズがその比較対象である前記許容データサイズを超えると判定されたときに、前記電子データをストレージに格納して保存するデータ保存手段と、前記データ保存手段によって前記電子データが保存されたときに、前記電子データが保存されたことを知らせる電子メールを前記ユーザーによって指定された前記メールアドレスを宛先として送信する第２メール送信手段と、を有する。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、電子メールに添付する電子データのデータサイズを、送信先ごとに、各送信先に対応付けられた許容データサイズを超えないように制限することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態に係るＭＦＰの構成の概要を示す図である。
【図２】許容サイズ設定情報のデータ構成例を示す図である。
【図３】ＭＦＰのハードウェア構成を示す図である。
【図４】ＭＦＰにおける電子メールによるファイル送信に係る機能構成を示す図である。
【図５】メーリングリスト・メンバーテーブルのデータ構成例を示す図である。
【図６】添付対象のデータを添付しなかったときに送信される電子メールの例を示す図である。
【図７】ＭＦＰのファイル送信動作のフローチャートである。
【図８】メーリングリスト処理サブルーチンのフローチャートである。
【図９】個別送信処理サブルーチンのフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
電子メールの送信が可能な情報機器の例としてＭＦＰを挙げる。ＭＦＰは、複写機、プリンター、ネットワークスキャナー、ファクシミリ機、ドキュメントサーバーなどとして使用可能な複合型のオフィス機器である。ＭＦＰは、例えば企業のオフィスに設置されて使用される。
【００１４】
図１に示されるＭＦＰ１は、ＬＡＮ（Local Area Network）６に接続されており、外部装置との通信が可能である。ＭＦＰ１は、イメージスキャナー１４によって原稿シート（紙ドキュメント）から画像を読み取り、得られたスキャン画像データを電子メールに添付して送信することができる。すなわち、ＭＦＰ１には、スキャン・トゥー・イーメール（Scan to E-mail）と呼ばれるデータ送信機能が搭載されている。また、ＭＦＰ１は、予め内部のストレージに保存されているドキュメントデータを電子メールに添付して送信することもできる。この機能はボックス・トゥー・イーメール（Box to E-mail）と呼ばれる。これら機能のいずれかを用いて電子データを送りたいユーザーは、操作パネル１１を用いて宛先を指定する。通常は、操作パネル１１にアドレス帳を表示させて予め登録されている受信者のいずれかを選択する。これにより、選択された受信者の電子メールアドレスが宛先に設定される。
【００１５】
ＭＦＰ１は、その特徴的な動作に関わるサイズ設定情報としての許容サイズ設定テーブルＴ１を有している。許容サイズ設定情報Ｔ１は、電子メールの添付ファイルのデータサイズを受信者の要望に応じて制限するための登録情報であり、複数のメールアドレスのそれぞれに対応付けられた許容データサイズを示す。許容サイズ設定テーブルＴ１のデータ構成が図２に示される。
【００１６】
図２のように、本実施形態において、許容サイズ設定テーブルＴ１には、「種類」、「アカウント名」、「メールアドレス」および「許容データサイズ」という複数の項目７１，７２，７３，７４を有している。ただし、データ項目は例示に限らず、例えば「アカウント名」を省略するといった変形が可能である。
【００１７】
許容サイズ設定テーブルＴ１において、項目７３の「メールアドレス」のデータは、アドレス帳に宛先候補として登録された電子メールアドレスである。登録される電子メールアドレスは、個々のユーザーに対応するアドレス（これを個別アドレスという）でもよいし、複数のユーザーが参加するメーリングリストの代表アドレス（これをメーリングリストアドレスという）でもよい。
【００１８】
項目７１の「種類」のデータは、テーブルの各行の電子メールアドレスが個別アドレスであるかメーリングリストアドレスであるかを示す。項目７２の「アカウント名」のデータは、各電子メールアドレスに対応するユーザーまたはメーリングリストを表す名称である。
【００１９】
そして、項目７４の「許容データサイズ」の欄に、各個別アドレスに対応するユーザーまたはメーリングリストの管理者によって指定された添付ファイルサイズの上限値が格納される。例えば、図示において、ユーザーＡの電子メールアドレスに“５ＭＢ”という上限値が対応付けられ、ユーザーＢの電子メールアドレスに“２ＭＢ”という上限値が対応付けられている。これは、ユーザーＡは最大で５ＭＢの添付ファイルの受信を許容し、ユーザーＢは最大で２ＭＢの添付ファイルの受信を許容していることを意味する。また、「プロジェクトＥ」というメーリングリストの電子メールアドレスに“５ＭＢ”という上限値が対応付けられている。これは、このメーリングリストのメンバーに対して一律に、最大で５ＭＢのファイルの添付が許されていることを意味する。
【００２０】
以下、ＭＦＰ１の構成および動作をさらに詳しく説明する。
【００２１】
図３はＭＦＰ１のハードウェア構成の一例を示している。ＭＦＰ１の全体制御を担う制御回路１０は、制御プログラムや各種アプリケーションを実行するコンピューターとしてのＣＰＵ（central processing unit）１０Ａ、制御プログラムを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）１０Ｂ、プログラム実行のワークエリアとされるＳ−ＲＡＭ（Static Random Access Memory）１０Ｃ、および動作の設定値を記憶するバッテリバックアップされたＮＶ−ＲＡＭ（不揮発性メモリ）１０Ｄを有する。ＮＶ−ＲＡＭ１０Ｄを上述の許容サイズ設定テーブルＴ１の記憶に用いることができる。
【００２２】
カードリーダー１２は、ユーザーが携帯するＩＣカードからユーザー認証に必要な認証情報を読み取る。ＡＤＦ(Auto Document Feeder)１３は、コピー、イメージ入力、ファクシミリ送信およびスキャン・トゥー・イーメール動作において、原稿台にセットされた原稿シートをイメージスキャナー１４の読取り位置へ搬送する。イメージスキャナー１４は原稿シートに記録されている画像情報を光学的に読み取る。プリンターエンジン１５は、多段式の用紙スタッカー１６から供給される用紙の片面または両面に電子写真法によってモノクロまたはカラーの画像をプリントする。モデム１７は電話回線によるファクシミリ通信に用いられる。通信インタフェース１８はＭＦＰ１をＬＡＮ６に接続する。ストレージ１９はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）のような大容量記憶デバイスである。ストレージ１９には、制御プログラムや操作画面データを含む制御用のソフトウェアを記憶する媒体としてのメモリ領域とともに、各種のドキュメントを保存するボックスと呼ばれるメモリ領域が設けられる。ストレージ１９に格納されているデータやプログラムは必要に応じてワークエリアにロードされる。
【００２３】
図４は電子メールによるファイル送信に係る機能構成を示している。ＭＦＰ１は、ジョブ管理部１０１、サイズ判定部１０２、第１メール送信部１０３、データ保存部１０４、第２メール送信部１０５、およびモード設定部１０６を有する。これらの要素は、制御回路１０におけるコンピューターとしてのＣＰＵ１０Ａがコンピュータープログラムを実行することによって実現される機能要素である。
【００２４】
ジョブ管理部１０１は、操作パネル１１によるユーザーの指示を受け付け、ユーザーが指定したジョブの実行を管理する。ユーザーがスキャン・トゥー・イーメールを指定し、それによって間接的に電子メールの添付ファイルとしてスキャン画像データが指定された場合、ジョブ管理部１０１はイメージスキャナー１４に読取り動作を実行させる。また、既にストレージ１９の所定のボックス１９０に保存されているドキュメントＤ２をユーザーが電子メールの添付ファイルとして指定した場合、ジョブ管理部１０１は図示しないメモリ管理部と連携してボックス１９０からドキュメントデータＤ２を読み出す。
【００２５】
なお、ドキュメントデータＤ２は、外部装置においてアプリケーションによって作成された電子データであってもよいし、ＭＦＰ１によるブラウジングにおいて収集されたＷｅｂページであってもよい。また、ドキュメントデータＤ２が以前にイメージスキャナー１４によって得られたスキャン画像データである場合もあり得る。
【００２６】
サイズ判定部１０２は、スキャン・トゥー・イーメール動作モードにおいて、イメージスキャナー１４からスキャン画像データＤ１を取り込み、ボックス・トゥー・イーメール動作モードにおいて、ストレージ１９から読み出されたドキュメントデータＤ２を取り込む。取り込んだ後の処理は、取り込んだ電子データがスキャン画像データＤ１であってもドキュメントデータＤ２であっても同様である。したがって、以下では、ユーザーがスキャン・トゥー・イーメールを指定し、添付ファイルに指定された電子データがスキャン画像データＤ１であるものとする。
【００２７】
サイズ判定部１０２は、「スキャン画像データＤ１のデータサイズ（以下、データサイズＱと記す）が、ユーザーによって指定された送信先の電子メールアドレスに対応する許容データサイズ（以下、許容データサイズＱＸと記す）を超えるかどうか」を判定する。電子メールアドレスまたはそれを一意に特定する情報（例えばアカウント名）はジョブ管理部１０１から取得される。そして、データサイズＱとの比較対象である許容データサイズＱＸは許容サイズ設定テーブルＴ１から抽出される。すなわち、サイズ判定部１０２は許容サイズ設定テーブルＴ１を参照し、指定された電子メールアドレスに対応付けられている許容データサイズＱＸを取り込む。例えば、図２の例におけるユーザーＡの電子メールアドレスが指定されたアドレスである場合、これに対応付けて登録されている許容データサイズＱＸである「５ＭＢ」が取り込まれる。
【００２８】
ジョブ管理部１０１から取得した電子メールアドレスがメーリングリストアドレスである場合、サイズ判定部１０２はメーリングリスト・メンバーテーブルＴ２を参照することによって、メーリングリストアドレスに対応するメーリングリストアドレスのメンバーを特定する。そして、サイズ判定部１０２は、許容サイズ設定テーブルＴ１から各メンバーの個人アドレスに対応付けられている許容データサイズＱＸを抽出する。
【００２９】
図５にメーリングリスト・メンバーテーブルＴ２のデータ構成例が示されている。メーリングリスト・メンバーテーブルＴ２では、「リスト名」および「メーリングリストアドレス」という項目８１，８２のデータで特定されるメーリングリストごとに、「メンバー名」という項目８３のデータによってメンバーが示される。例示では、「メールアドレス」という項目８４が設けられており、各メンバーの個人アドレスも示される。このようなメーリングリスト・メンバーテーブルＴ２を予めＭＦＰ１内に記憶させておいてもよいし、メンバーへの同報送信を行うメールサーバーから必要なときに取り寄せるようにしてもよい。
【００３０】
図４に戻って、サイズ判定部１０２は、データサイズＱが許容データサイズＱＸを超えない場合（すなわち、Ｑ≦ＱＸである場合）、第１メール送信部１０３にメール送信を指示する。これに対して、データサイズＱが許容データサイズＱＸを超える場合（すなわち、Ｑ＞ＱＸである場合）、サイズ判定部１０２はデータ保存部１０４にスキャン画像データＤ１の保存を指示する。例えばデータサイズＱが４ＭＢであったとし、図２のように許容データサイズＱＸが指定されている場合、指定された送信先がユーザーＡ、プロジェクトＥ、またはＦ委員会であれば、データサイズＱは許容データサイズＱＸを超えない。指定された送信先がユーザーＢ、ユーザーＣ、またはユーザーＤであれば、データサイズＱは許容データサイズＱＸを超える。
【００３１】
第１メール送信部１０３は、サイズ判定部１０２からの指示を受けて、電子データ（ファイル）を送信する旨のメッセージ文を含む電子メール５１を作成する。そして、第１メール送信部１０３は、スキャン画像データＤ１を添付ファイルＤ５１として添付した電子メール５１を通信インタフェース１８によって接続される外部のメールサーバーへ送信する。その際、所定のエンコードを行う。電子メール５１の宛先はユーザーによって指定された上記の電子メールアドレスである。
【００３２】
データ保存部１０４は、サイズ判定部１０２からの指示を受けて、スキャン画像データＤ１を予め定められた保存場所に保存する。図示では、ストレージ１９内に保存場所として設けられたボックス１９５にスキャン画像データＤ１が格納される。保存場所はＭＦＰ１の内部に限らず、例えばＦＴＰサーバーといった外部装置であってもよい。保存が終わると、データ保存部１０４は、第２メール送信部１０５にメール送信を指示する。
【００３３】
第２メール送信部１０５は、データ保存部１０４によって添付対象データであるスキャン画像データＤ１が送信されずに保存されたことを知らせる電子メール５２を送信する。電子メール５１の宛先はユーザーによって指定された上記の電子メールアドレスである。電子メール５２は、図６に例示されるように、添付対象のファイルが添付されずに保存されている旨のメッセージ文５２６、および添付されなかったファイルの保存場所を示すアドレス情報５２８を有する。アドレス情報５２８には、これが画面上に表示されたときにマウスクリックのような簡易な操作を行うだけでファイルへのアクセスが行なわれるようにするためのハイパーリンク情報が組み入れられている。
【００３４】
モード設定部１０６は、例えばＭＦＰ１の管理者によって必要時に行なわれるモード選択操作に応じて、サイズ判定部１０２による判定に関わるモードを切り替える。切替えによって二つのモードの一方が現在の設定モードとなり、後述のように設定モードに応じた処理がサイズ判定部１０２によって実行されることになる。二つのモードとは、個別設定優先モードおよび共通設定優先モードである。個別設定優先モードでは、メーリングリストのメンバーのメールアドレスに対応づけられた許容データサイズが注目される。これに対して、共通設定優先モードでは、メーリングリストアドレスに対応付けられた許容データサイズが注目される。
【００３５】
以上の機能構成を有するＭＦＰ１の動作が以下のフローチャートによって示される。
【００３６】
図７はＭＦＰのファイル送信動作のフローチャートである。このファイル送信動作は、ユーザーが操作パネル１１による機能選択においてスキャン・トゥー・イーメールを選択することによって始まる。
【００３７】
ジョブ管理部１０１がユーザーによる操作入力を受け付け、操作によって指定された送信先の電子メールアドレスをサイズ判定部１０２に伝える（＃１０）。サイズ判定部１０２が、許容サイズ設定テーブルＴ１における「種類」に基づいて、指定された電子メールアドレスがメーリングリストアドレスであるか個別アドレスであるかをチェックする（＃１１）。指定された電子メールアドレスがメーリングリストアドレスであれば（＃１１でＹＥＳ）、処理の流れはステップ＃２４のメーリングリスト処理ルーチンへ進む。
【００３８】
指定された電子メールアドレスが個別アドレスであれば（＃１１でＮＯ）、サイズ判定部１０２は指定された電子メールアドレスに対応する許容データサイズＱＸを許容サイズ設定テーブルＴ１から読み込む（＃１２）。これと並行してＡＤＦ１３による原稿シートの搬送が始まり、イメージスキャナー１４によって原稿画像が読み取られる（＃１３）。原稿台にセットされた１枚または複数枚の原稿シートからの画像の読取りが終わると、読取り面ごとのスキャン画像データをまとめた画像ファイルが生成される（＃１４）。ここでは、ＴＩＦＦ、ＰＤＦ、ＪＰＥＧ、ＢＭＰといった所定形式の画像ファイルを作成するデータ処理がイメージスキャナー１４によって行なわれるものとする。画像ファイルにはデータサイズ（ファイルサイズともいう）を示すメタデータが付随する。
【００３９】
サイズ判定部１０２はイメージスキャナー１４から送信対象である画像ファイルを受け取り、画像ファイルのデータサイズＱを取得する（＃１５）。そして、サイズ判定部１０２は、画像ファイルのデータサイズＱと先に取り込んでおいた許容データサイズＱＸとを比較してこれらの大小関係、すなわちデータサイズＱが許容データサイズＱＸを超えるかどうかを判定する（＃１６）。
【００４０】
画像ファイルのデータサイズＱが許容データサイズＱＸを超えない場合（＃１６でＮＯ）、第１メール送信部１０３が画像ファイルを添付ファイルに設定し（＃１７）、画像ファイルを添付した電子メール５１を送信する（＃１８）。その後、送信が完了したことを示す通信結果がジョブ管理部１０１によって記録される（＃１９）。
【００４１】
一方、画像ファイルのデータサイズＱが許容データサイズＱＸを超える場合には（＃１６でＹＥＳ）、データ保存部１０４が画像ファイルを予め定められた保存場所に保存する（＃２０）。第２メール送信部１０５が保存場所を通知する電子メールを作成して送信し（＃２１、＃２２）、ジョブ管理部１０１が通信結果を記録する（＃２３）。
【００４２】
図８は、図７におけるステップ＃２４のメーリングリスト処理ルーチンのフローチャートである。
【００４３】
サイズ判定部１０２が、ユーザーによって指定されたメーリングリストアドレスに対応する許容データサイズ（以下、許容データサイズＱＹと記す）、および当該メーリングリストのメンバーの個別アドレスに対応する許容データサイズＱＸを許容サイズ設定テーブルＴ１から読み込む（＃４１）。このとき、サイズ判定部１０２は、メーリングリストのメンバーを特定するため、メーリングリスト・メンバーテーブルＴ２を参照する。これと並行して、イメージスキャナー１４が原稿画像を読み取り（＃４２）、読取り面ごとのスキャン画像データをまとめた画像ファイルを生成する（＃４３）。画像ファイルを受け取ったサイズ判定部１０２は、画像ファイルのメタデータから当該画像ファイルのデータサイズを抽出する（＃４４）。
【００４４】
続いて、サイズ判定部１０２は、モード設定部１０６によって設定されている現在の設定モードが個人設定優先モードであるかどうかをチェックする（＃４５）。設定モードが個人設定優先モードであれば（＃４５でＹＥＳ）、処理の流れはステップ＃５３の個別送信処理ルーチンへ進む。
【００４５】
現在の設定モードが個人設定優先モードではなく共通設定優先モードであれば（＃４５でＮＯ）、サイズ判定部１０２は画像ファイルのデータサイズＱと先に取り込んでおいたメーリングリストに対する許容データサイズＱＹとを比較し、これらの大小関係を判定する（＃４６）。
【００４６】
画像ファイルのデータサイズＱが許容データサイズＱＹを超えない場合（＃４６でＮＯ）、第１メール送信部１０３が画像ファイルを添付ファイルに設定し（＃４７）、画像ファイルを添付した電子メール５１を送信する（＃４８）。このときの宛先は、ユーザーによって指定されたメーリングリストアドレスである。データサイズＱが許容データサイズＱＹを超える場合には（＃４６でＹＥＳ）、データ保存部１０４が画像ファイルを保存し（＃４９）。第２メール送信部１０５が保存場所を通知する電子メール５２を作成して送信する（＃５０、＃５１）。宛先はユーザーによって指定されたメーリングリストアドレスである。いずれの場合も、ジョブ管理部１０１が通信結果を記録する（＃５２）。
【００４７】
このように共通設定優先モードでは、個々のユーザーの定めた許容データサイズＱＸとデータサイズＱとの比較は行なわれず、メーリングリストの許容データサイズＱＹとデータサイズＱとの大小関係に応じて、画像ファイルを添付するかどうかが決定される。つまり、共通設定優先モードは、個々のユーザーによる許容データサイズＱＸの指定にかかわらず、メーリングリストのメンバー全員に強制的にファイルを送るためのモードである。例えば、メンバーの一人が他のメンバー全員に早急に情報を共有してほしいという状況において共通設定優先モードは利用される。
【００４８】
図９は図８におけるステップ＃５３の個別送信処理ルーチンのフローチャートである。
【００４９】
画像ファイルのデータサイズＱがメーリングリストに対して定められた許容データサイズＱＹを超える場合（＃５３０でＹＥＳ）、データ保存部１０４が画像ファイルを保存し（＃５４０）、第２メール送信部１０５が保存場所を通知する電子メール５２を送信する（＃５４１、＃５４２）。宛先はユーザーによって指定されたメーリングリストアドレスである。そして、ジョブ管理部１０１が通信結果を記録する（＃５４３）。
【００５０】
一方、データサイズＱが許容データサイズＱＹを超えない場合（＃５３０でＮＯ）、メーリングリストのメンバーごとに画像ファイルの添付の適否が判定される。サイズ判定部１０２は、メーリングリストのメンバーにそれぞれ対応する複数の個別アドレスの一つに注目し、注目した個別アドレスに対応する許容データサイズＱＸを許容サイズ設定テーブルＴ１から読み込む（＃５３１）。そして、サイズ判定部１０２は、画像ファイルのデータサイズＱが許容データサイズＱＸを超えるかどうかを判定する（＃５３２）。
【００５１】
サイズ判定部１０２による判定の結果に応じて上述の図７におけるステップ＃１７〜＃２３と同様の処理が行なわれる。すなわち、画像ファイルのデータサイズＱが許容データサイズＱＸを超えない場合（＃５３２でＮＯ）、第１メール送信部１０３が画像ファイルを添付ファイルに設定し（＃５３３）、画像ファイルを添付した電子メール５１を送信する（＃５３４）。宛先は注目した個別アドレスである。その後、ジョブ管理部１０１が通信結果を記録する（＃５３５）。
【００５２】
画像ファイルのデータサイズＱが許容データサイズＱＸを超える場合（＃５３２でＹＥＳ）、データ保存部１０４が画像ファイルを保存する（＃５３６）。第２メール送信部１０５が保存場所を通知する電子メール５２を作成して送信する（＃５３７、＃５３８）。宛先は注目した個別アドレスである。その後、ジョブ管理部１０１が通信結果を記録する（＃５３５）。
【００５３】
メーリングリストに対応する複数の個別アドレスの全てについて注目したかどうかがチェックされ（＃５３９）、注目していない個別アドレスがあれば、ステップ＃５３０に処理の流れが戻る。メーリングリストに対応する複数の個別アドレスの全てについて電子メール５１または電子メール５２を送信し終えるまで、ステップ＃５３１〜＃５３８の処理が繰り返される。
【００５４】
以上の実施形態において、許容サイズ設定テーブルＴ１に登録される許容データサイズＱＸは、電子メールシステムに適合するようにエンコードされた状態のファイルの許容サイズを示すものであってよい。その場合、サイズ判定部１０２は、エンコードされた状態の電子データのサイズまたはエンコード後のデータサイズの予想値を、許容データサイズＱＸとの比較対象であるデータサイズＱとすればよい。
【００５５】
メーリングリストのメンバーになる可能性のあるユーザーに対して、各ユーザーが指定することのできる許容データサイズＱＸの値を、メーリングリストに対する許容データサイズＱＹの値以下とするように取り決めておくことができる。そうすることにより、図９に示した個別送信処理ルーチンにおいて、データサイズＱと許容データサイズＱＹとの比較（＃５３０）、およびデータサイズＱが許容データサイズＱＹを超える場合の処理（＃５４０〜＃５４３）を省略することができる。
【００５６】
ＭＦＰに限らず、ファイルを電子メールに添付して送信する機能の搭載が可能な他の情報機器に本発明を適用することができる。
【符号の説明】
【００５７】
１    ＭＦＰ（情報機器）
１４    イメージスキャナー
１９    ストレージ
５１，５２    電子メール
Ｑ    データサイズ
ＱＸ    許容データサイズ
Ｔ１    許容サイズ設定テーブル（サイズ設定情報）
Ｄ１    スキャン画像データ（電子データ）
Ｄ２    ドキュメントデータ（電子データ）
１０２    サイズ判定部（サイズ判定手段）
１０３    第１メール送信部（第１メール送信手段）
１０４    データ保存部（データ保存手段）
１０５    第２メール送信部（第２メール送信手段）
１０６    モード設定部（モード設定手段）
５２８    アドレス（ハイパーリンク情報）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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