(57)【要約】【課題】処理のフローが決まっていない場合においても進捗状況が把握される進捗状況管理システムを提供する。【解決手段】進捗状況管理システムであって、文書の内容を表す内容情報と、文書情報を識別する文書識別情報とを含む文書情報を取得する文書情報取得手段と、取得された文書情報に含まれる文書識別情報に基づいて、文書情報が格納されていた文書情報保持手段に対応する管理文書情報保持手段から、業務の進捗状況を表す進捗情報及び文書識別情報を含む管理文書情報を取得する管理文書情報取得手段と、管理文書情報に含まれる管理者からの指示情報を実行することにより、管理文書情報を表示する指示実行手段と、指示情報に応じたユーザの操作指示に基づいて、管理文書情報に含まれる進捗情報を更新する管理文書情報更新手段と、更新された管理文書情報を管理情報保持手段に格納する管理文書情報格納手段とを含む。【選択図】図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の内容を表す内容情報と、文書情報を識別する文書識別情報とを含む前記文書情報を取得する文書情報取得手段と、
前記取得された文書情報に含まれる文書識別情報に基づいて、ユーザ毎にあらかじめ設定された各文書情報保持手段のうち前記文書情報が格納されていた文書情報保持手段に対応する管理文書情報保持手段から、業務の進捗状況を表す進捗情報及び前記文書識別情報を含む管理文書情報を取得する管理文書情報取得手段と、
前記管理文書情報に含まれる管理者からの指示情報を実行することにより、前記管理文書情報を表示する指示実行手段と、
前記指示情報に応じたユーザの操作指示に基づいて、前記管理文書情報に含まれる前記進捗情報を更新する管理文書情報更新手段と、
前記更新された管理文書情報を前記管理情報保持手段に格納する管理文書情報格納手段と、
を含むことを特徴とする進捗状況管理システム。
【請求項２】
前記文書情報取得手段は、前記各文書情報保持手段のうち１の文書情報保持手段から、前記文書情報を取得することを特徴とする請求項１記載の進捗状況管理システム。
【請求項３】
前記管理文書情報取得手段は、前記文書情報取得手段が文書情報を取得した際に前記管理文書情報を取得することを特徴とする請求項２記載の進捗状況管理システム。
【請求項４】
前記進捗状況管理システムは、更に、
前記文書情報取得手段が取得した文書情報を編集する編集手段を含み、
前記文書情報取得手段は、前記編集手段から前記文書情報を取得することを特徴とする請求項１または２記載の進捗状況管理システム。
【請求項５】
前記管理文書情報取得手段は、前記各文書情報保持手段のうち１の文書情報保持手段に前記編集された文書情報を格納する際に、前記更新された管理文書情報を取得する、
ことを特徴とする請求項４に記載の進捗状況管理システム。
【請求項６】
前記各文書情報保持手段は、画面上にトレイの形状で表示される前記ユーザ毎に割り当てられたユーザトレイにそれぞれ関連付けられるとともに、
前記管理文書情報保持手段は、画面上にトレイの形状で表示される前記管理者に割り当てられた管理トレイに関連付けられている、
ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の進捗状況管理システム。
【請求項７】
前記各文書情報保持手段及び前記管理文書情報保持手段は、前記各ユーザ及び前記管理者間で共有される共有フォルダであることを特徴とする請求項１乃至６のいずれかに記載の進捗状況管理システム。
【請求項８】
前記進捗状況管理システムは、更に、
前記管理者からの操作指示に応じて前記指示情報を生成する指示生成手段と、
前記管理文書情報を前記生成された指示情報を含む管理文書情報に更新する管理者側管理文書情報更新手段と、
前記更新された管理文書情報を前記管理文書情報保持手段に格納する管理者側管理文書格納手段と、
を含むことを特徴とする請求項１乃至７のいずれかに記載の進捗状況管理システム。
【請求項９】
前記進捗状況管理システムは、複数の前記管理文書情報保持手段及び前記各管理文書情報保持手段にそれぞれ関連付けられた複数の前記各文書情報保持手段を含み、
前記文書情報は、更に、前記複数の管理文書情報保持手段のうち対応する管理文書情報保持手段を識別する管理文書情報保持手段識別情報を含み、
前記管理文書情報取得手段は、更に、前記管理文書情報保持手段識別情報で識別される管理文書情報格納手段から、前記管理文書情報を取得する、
ことを特徴とする請求項１乃至８のいずれかに記載の進捗状況管理システム。
【請求項１０】
前記進捗状況管理システムは、更に、
前記文書情報を生成する文書情報生成手段を含む、
ことを特徴とする請求項１乃至９のいずれかに記載の進捗状況管理システム。
【請求項１１】
文書の内容を表す内容情報と、文書情報を識別する文書識別情報とを含む前記文書情報を取得する文書情報取得手段、
前記取得された文書情報に含まれる文書識別情報に基づいて、ユーザ毎にあらかじめ設定された各文書情報保持手段のうち前記文書情報が格納されていた文書情報保持手段に対応する管理文書情報保持手段から、業務の進捗状況を表す進捗情報及び前記文書識別情報を含む管理文書情報を取得する管理文書情報取得手段、
前記管理文書情報に含まれる管理者からの指示情報を実行することにより、前記管理文書情報を表示する指示実行手段、
前記指示情報に応じたユーザの操作指示に基づいて、前記管理文書情報に含まれる前記進捗情報を更新する管理文書情報更新手段、及び、
前記更新された管理文書情報を前記管理情報保持手段に格納する管理文書情報格納手段、
としてコンピュータを機能させることを特徴とする進捗状況管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、進捗状況管理システム、進捗状況管理プログラムに関する。
【０００２】
業務計画に対する業務の進捗度を把握するシステムが知られている。例えば、下記特許文献１には、機器の製造工程において作業者の行う作業を管理するシステムが開示されている。当該システムにおいては、作業計画が作成され、当該作業計画に応じて作業指示が行われる。また、作業の進捗状況について作業者により作業実績が入力される。そして、当該作業計画や、作業指示及び当該作業実績を入力または保持する端末を相互に接続することにより一元的に管理することで、現在の進捗状況が把握される。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−３２８７１６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、例えば、業務計画において、処理のフローが決まっていない場合においても、業務の進捗状況が把握される進捗状況管理システム及び進捗状況管理プログラムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１の進捗状況管理システムは、文書の内容を表す内容情報と、文書情報を識別する文書識別情報とを含む前記文書情報を取得する文書情報取得手段と、前記取得された文書情報に含まれる文書識別情報に基づいて、ユーザ毎にあらかじめ設定された各文書情報保持手段のうち前記文書情報が格納されていた文書情報保持手段に対応する管理文書情報保持手段から、業務の進捗状況を表す進捗情報及び前記文書識別情報を含む管理文書情報を取得する管理文書情報取得手段と、前記管理文書情報に含まれる管理者からの指示情報を実行することにより、前記管理文書情報を表示する指示実行手段と、前記指示情報に応じたユーザの操作指示に基づいて、前記管理文書情報に含まれる前記進捗情報を更新する管理文書情報更新手段と、前記更新された管理文書情報を前記管理情報保持手段に格納する管理文書情報格納手段と、を含むことを特徴とする。
【０００６】
請求項２の進捗状況管理システムは、請求項１に記載の進捗状況管理システムにおいて、前記文書情報取得手段は、前記各文書情報保持手段のうち１の文書情報保持手段から、前記文書情報を取得することを特徴とする。
【０００７】
請求項３の進捗状況管理システムは、請求項２に記載の進捗状況管理システムにおいて、前記管理文書情報取得手段は、前記文書情報取得手段が文書情報を取得した際に前記管理文書情報を取得することを特徴とする。
【０００８】
請求項４の進捗状況管理システムは、請求項１または２に記載の進捗状況管理システムにおいて、更に、前記文書情報取得手段が取得した文書情報を編集する編集手段を含み、前記文書情報取得手段は、前記編集手段から前記文書情報を取得することを特徴とする。
【０００９】
請求項５の進捗状況管理システムは、請求項４に記載の進捗状況管理システムにおいて、更に、前記管理文書情報取得手段は、前記各文書情報保持手段のうち１の文書情報保持手段に前記編集された文書情報を格納する際に、前記更新された管理文書情報を取得する、ことを特徴とする。
【００１０】
請求項６の進捗状況管理システムは、請求項１乃至５のいずれかに記載の進捗状況管理システムにおいて、前記各文書情報保持手段は、画面上にトレイの形状で表示される前記ユーザ毎に割り当てられたユーザトレイにそれぞれ関連付けられるとともに、前記管理文書情報保持手段は、画面上にトレイの形状で表示される前記管理者に割り当てられた管理トレイに関連付けられている、ことを特徴とする。
【００１１】
請求項７の進捗状況管理システムは、請求項１乃至６のいずれかに記載の進捗状況管理システムにおいて、前記各文書情報保持手段及び前記管理文書情報保持手段は、前記各ユーザ及び前記管理者間で共有される共有フォルダであることを特徴とする。
【００１２】
請求項８の進捗状況管理システムは、請求項１乃至７のいずれかに記載の進捗状況管理システムにおいて、更に、前記管理者からの操作指示に応じて前記指示情報を生成する指示生成手段と、前記管理文書情報を前記生成された指示情報を含む管理文書情報に更新する管理者側管理文書情報更新手段と、前記更新された管理文書情報を前記管理文書情報保持手段に格納する管理者側管理文書格納手段と、を含むことを特徴とする。
【００１３】
請求項９の進捗状況管理システムは、請求項１乃至８のいずれかに記載の進捗状況管理システムにおいて、複数の前記管理文書情報保持手段及び前記各管理文書情報保持手段にそれぞれ関連付けられた複数の前記各文書情報保持手段を含み、前記文書情報は、更に、前記複数の管理文書情報保持手段のうち対応する管理文書情報保持手段を識別する管理文書情報保持手段識別情報を含み、前記管理文書情報取得手段は、更に、前記管理文書情報保持手段識別情報で識別される管理文書情報格納手段から、前記管理文書情報を取得する、ことを特徴とする。
【００１４】
請求項１０の進捗状況管理システムは、請求項１乃至９のいずれかに記載の進捗状況管理システムにおいて、更に、前記文書情報を生成する文書情報生成手段を含む、ことを特徴とする。
【００１５】
請求項１１の進捗状況管理システムは、文書の内容を表す内容情報と、文書情報を識別する文書識別情報とを含む前記文書情報を取得する文書情報取得手段、前記取得された文書情報に含まれる文書識別情報に基づいて、ユーザ毎にあらかじめ設定された各文書情報保持手段のうち前記文書情報が格納されていた文書情報保持手段に対応する管理文書情報保持手段から、業務の進捗状況を表す進捗情報及び前記文書識別情報を含む管理文書情報を取得する管理文書情報取得手段、前記管理文書情報に含まれる管理者からの指示情報を実行することにより、前記管理文書情報を表示する指示実行手段、前記指示情報に応じたユーザの操作指示に基づいて、前記管理文書情報に含まれる前記進捗情報を更新する管理文書情報更新手段、及び、前記更新された管理文書情報を前記管理情報保持手段に格納する管理文書情報格納手段、としてコンピュータを機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
請求項１、２、４、６、７、１０、１１の発明によれば、業務計画において、処理のフローが決まっていない場合においても、業務の進捗状況が把握される。
【００１７】
請求項３の発明によれば、文書情報が取得された際に進捗状況が把握される。
【００１８】
請求項５の発明によれば、編集された文書情報が格納された際に進捗状況が把握される。
【００１９】
請求項９の発明によれば、複数のグループ間で文書情報がやりとりされる場合においても業務の進捗状況が把握される。
【図面の簡単な説明】
【００２０】
【図１】第１の実施の形態における進捗状況管理システムのフローの概念図を示す図である。
【図２】第１の実施の形態における管理文書が表示された場合の一例を示す図である。
【図３】第１の実施の形態における管理文書が表示された場合の一例を示す図である。
【図４】第１の実施の形態における管理文書が表示された場合の一例を示す図である。
【図５】第１の実施の形態における管理文書が表示された場合の一例を示す図である。
【図６】第１の実施の形態における進捗状況管理システムのハードウェア構成について説明するための図である。
【図７】第１の実施の形態における進捗管理システムのユーザ端末の機能的構成について説明するための図である。
【図８】第１の実施の形態における設定情報の一例について説明するための図である。
【図９】第１の実施の形態における管理者端末の機能的構成について説明するための図である。
【図１０】第１の実施の形態における新規文書格納の際におけるフローについて説明するための図である。
【図１１】第１の実施の形態におけるトレイに格納された文書を取得し、当該文書が編集される際におけるフローについて説明するための図である。
【図１２】第１の実施の形態における編集された文書が別のトレイに格納される際におけるフローについて説明するための図である。
【図１３】第２の実施の形態におけるグループの概念を示す図である。
【図１４】第２の実施の形態における進捗管理システムのフローの概念について説明するための図である。
【図１５】第２の実施の形態における管理文書が表示された場合の一例を示す図である。
【図１６】第２の実施の形態における管理文書が表示された場合の一例を示す図である。
【図１７】第２の実施の形態における管理文書が表示された場合の一例を示す図である。
【図１８】第２の実施の形態におけるユーザ端末の機能的構成について説明するための図である。
【図１９】第２の実施の形態における管理者端末の機能的構成について説明するための図である。
【図２０】第２の実施の形態における設定情報について説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００２１】
以下、本発明の実施形態について、図面を参照しつつ説明する。図面については、同一又は同等の要素には同一の符号を付し、重複する説明は省略する。
【００２２】
[第１の実施形態]
まず、説明の便宜のため、図１を用いて、本実施の形態における進捗状況管理システム１００のフローの概念について説明し、進捗状況管理システム１００の構成については後述する。図１は、管理者Ｄの管理の元、文書がユーザＡからユーザＣまで到達するまでを表す概念図である。つまり、図１は、１のグループ内での業務の進捗状況が確認される場合を示す。
【００２３】
具体的には、図１においては下記の場合を想定する。ユーザＡ乃至Ｃは、管理者Ｄのグループに属し、ユーザＡ乃至Ｃの進捗状況が管理者Ｄによって管理される。また、ユーザＡ乃至Ｃ、管理者Ｄにはそれぞれ端末（クライアント）が割り当てられる。また、図１において、トレイＡ乃至Ｃは、それぞれ各ユーザＡ乃至Ｃに割り当てられ、トレイＡ乃至Ｃは、例えば、各ユーザに対応する端末の表示部にアイコン等で表示される。また、トレイＤは、管理者Ｄに割り当てられ、例えば、管理者に対応する端末の表示部にアイコンで表示される。また、トレイＡ乃至Ｄには、共有フォルダＡ乃至Ｄがそれぞれ関連付けられる。なお、共有フォルダＡ乃至Ｄはグループ内で共有される共有フォルダを示す。上記のように、本実施の形態においては、１のグループ内で１の管理者の下、文書が当該グループに属する複数のユーザ間で文書がやりとりされる場合を想定する。なお、下記においては、共有フォルダを共有フォルダまたはフォルダと称し、管理者に関連付けられた共有フォルダを管理者フォルダ、各ユーザに関連付けられた各共有フォルダをユーザフォルダと称する。
【００２４】
図１に示すように、まず、ユーザＡは、ユーザＡに割り当てられた端末Ａのエディタを用いて、文書Ｈ１を作成した後、デスクトップ上で文書Ｈ１のアイコンを文書Ｈ２としてトレイＢに入れる（図１（１）参照）。これにより、文書Ｈ２がフォルダＢに格納される。
【００２５】
この際、ユーザＡの端末は、管理者Ｄが当該文書Ｈ２の情報を管理するための管理文書Ａ１を生成し、当該管理文書Ａ１をフォルダＤ（管理者フォルダ）に格納する。つまり、管理文書Ａ１が、フォルダＤ、つまり、トレイＤに格納される。管理者Ｄは、管理文書Ａ１の新着に気付き、管理文書Ａ１をトレイＤから取り出して当該管理文書Ａ１を開く。
【００２６】
ここで、このときの管理文書Ａ１が画面に表示された場合の例を図２に示す。図２に示すように、管理文書Ａ１は、例えば、文書ＩＤ、ファイル名、文書内容を表す内容テキスト、現在の進捗状況を表すステータス情報、文書のイメージを表す文書イメージ情報を含んで表示される。ステータス情報は、図２に示すように、例えば、文書Ｈ２がフォルダＢに格納された時刻を表す時刻情報、当該格納が成功したか否かを表す情報、どのトレイに格納されたかを示す情報を含む。なお、当該管理文書Ａ１やステータス情報の形式は例示であって、その他の形式であってもよい。
【００２７】
次に、ユーザＢはトレイＢに文書Ｈ２が新着したことに気づき、当該文書Ｈ２をトレイＢから取り出してデスクトップ上に移動する（図１（２）参照）。このとき、端末Ｂは、管理フォルダＤから管理文書Ａ１を取得し、管理文書Ａ１の内容が端末Ｂの表示部に表示される。管理文書Ａ１の内容については上記のとおりである。なお、ここでは、管理文書Ａ１について管理者Ｄから指示がなく、管理者Ｄにより更新されない場合を想定している。したがって、ここでは、後述するような管理者からの指示情報等は表示されない。
【００２８】
そして、ユーザＢは、管理文書Ａ１を参照し管理者Ｄからの指示がないことを確認し、確認した旨の操作指示を行う。このとき、端末Ｂは、管理文書情報に含まれるステータス情報を更新し、更新された管理文書をフォルダＤに格納する。具体的には、例えば、図３に示すように、文書ＢをトレイＢから取り出した際の時刻情報、文書ＢのトレイＢからの取得が成功した旨を表す情報、及び、文書Ｂの取得元のフォルダを表す情報を管理文書Ａ１に追加し管理文書Ａ２とする。そして、端末Ｂは、当該管理文書Ａ２を管理文書Ａ１に代えてフォルダＤに格納する。
【００２９】
次に、ユーザＢは、取得した文書Ｂを例えばエディタを用いて編集することにより文書Ｈ３に更新する（図１（３）参照）。
【００３０】
管理者Ｄは、トレイＤに管理文書Ａ２が新着していることに気づき、管理文書Ａ２を開く（図１（４）参照）。このとき、管理者Ｄは、管理文書Ａ２に注意等を促す必要があると判断した場合には、管理文書Ａ２にユーザに所望の措置を促す指示情報を入力する。その後、管理文書Ａ３としてトレイＤに格納する。
【００３１】
具体的には、当該指示情報は、例えば、図４及び図５に示すように、「確認」、「選択」、「キャンセル」のうちから管理者が選択できる注意確認事項を含む。また、当該指示情報は、例えば、管理者名や、コメントを含む。ここで、「確認」は、担当者（ユーザ）が当該指示を確認する場合、「キャンセル」は担当者が当該指示を確認後、処理を中止する場合、「選択」は、担当者が当該指示を確認後、処理を継続するか中止するかユーザが選択する場合に相当する。なお、指示情報の詳細については後述する。
【００３２】
ユーザＢは編集した文書Ｈ３をトレイＣに格納する（図１（５）参照）。このとき、ユーザＢには管理文書Ａ３に応じた表示が行われる。このとき管理文書Ａ３に指示情報が含まれている場合、、管理文書Ａ３に入力された指示情報に応じたウィンドウが表示される。具体的には、当該指示に含まれる管理者名や、注意確認の内容（例えば、「確認」、「選択」、「キャンセル」など）、コメントが表示される。そして、ユーザＢは当該表示された指示情報に基づいて操作指示を入力する。
【００３３】
具体的には、例えば、注意確認事項の指定が、「確認」の場合、ユーザＢが確認し（例えば、画面上に表示される確認ボタンを押す）、その後管理文書Ａ３は、ステータス情報が更新され管理文書Ａ４として、フォルダＤに格納される。
【００３４】
また、例えば、注意確認事項の指定が、キャンセルの場合、ユーザＢが処理を中止する（例えば、画面上に表示される中止ボタンを押す）。そして、管理文書Ａ３は、中止等を表すステータス情報を追加され、管理文書Ａ４として、フォルダＤに格納される。
【００３５】
また、例えば、注意確認事項の指定が「選択」の場合、注意確認事項の指定が「選択」を示すウィンドウが表示され、ユーザＢが管理者Ｄからの指示事項を確認した後、「継続」または「中止」のボタンを選択する。「継続」の場合は、上記確認の場合と同じ処理が行われ、中止の場合は、上記キャンセルの場合と同様の処理が行われる。なお、下記においては、確認または選択で継続が選択された場合について説明する。
【００３６】
ユーザＣはトレイＣに文書Ｈ３が届いていることに気づき、文書Ｈ３をトレイＣからデスクトップ上に取り出す（図１（６）参照）。このとき、端末Ｃは、管理フォルダＤから管理文書Ａ４を取得し、管理文書Ａ４の内容が表示される。管理文書Ａ４の内容については上記と同様である。以上のようなフローを通じて、管理文書を介して、トレイへの文書の格納またはトレイからの文書の取り出しの際、業務の進捗状況が管理者に把握される。なお、上記フローの概念は一例であって、本実施の形態はこれに限定されるものではない。
【００３７】
次に、上記のようなフローを実現するための構成の一例について説明する。図６は、本発明の実施形態に係る進捗状況管理システム１００のハードウェア構成の概要について説明するための図である。
【００３８】
図６は、本発明の実施形態に係る進捗状況管理システム１００のハードウェア構成の概要について説明するための図である。図６に示すように、進捗状況管理システム１００は、ネットワーク１３０（例えば、インターネット）を介して接続されたサーバ１１０及び端末１２０を有する。なお、図６においては、進捗状況管理システム１００は、１の端末１２０のみを有しているが、実際には各ユーザや管理者に割り当てられる複数の端末１２０で構成される。また、例えば、上記端末Ａ乃至Ｄは各端末１２０に相当する。
【００３９】
サーバ１１０は、制御部１１１、記憶部１１２、通信部１１３を含む。制御部１１１は、例えば、ＣＰＵ等であって、記憶部１１２に格納されたプログラムに従って動作する。記憶部１１２は、例えば、ハードディスクやＲＯＭやＲＡＭ等の情報記録媒体で構成され、制御部１１１によって実行されるプログラムを保持する情報記録媒体である。また、記憶部１１２は、制御部１１１のワークメモリとしても動作する。
【００４０】
通信部１１３は、ネットワークインターフェースであって、制御部１１１からの指示に応じて、ネットワーク１３０を介して、情報を送受信する。なお、制御部１１１、記憶部１１２、通信部１１３は、それぞれ、バス１１４を介して接続される。
【００４１】
また、端末１２０は、制御部１２１、通信部１２２、記憶部１２３、表示部１２４、操作部１２５を含む。同様に、各部１２０乃至１２５は、バス１２６を介して接続される。上述したサーバ１１０と同様に、制御部１２１は、例えば、ＣＰＵであって、記憶部１１２に格納されたプログラムに従って動作する。記憶部１２３は、例えば、ハードディスクやＲＯＭやＲＡＭ等の情報記録媒体で構成され、制御部１２１によって実行されるプログラムを保持する情報記録媒体である。また、記憶部１２３は、制御部１２１のワークメモリとしても動作する。
【００４２】
操作部１２５は、例えば、キーボード、マウス、ボタン等のインターフェースで構成され、ユーザの指示操作に応じて、当該指示操作の内容を制御部１２１に出力する。表示部１２４は、例えば、液晶ディスプレイ、ＣＲＴディスプレイ、または有機ＥＬディスプレイ等であって、制御部１２１からの指示に従い、情報を表示する。
【００４３】
なお、上記制御部１１１及び１２１で処理されるプログラムは、例えば、ネットワークを介して、ダウンロードされて提供されてもよいし、または、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータで読み取り可能な各種の情報記録媒体によって提供されてもよい。なお、上記サーバ１１０や端末１２０の構成は一例であってこれに限定されるものではない。例えば、上記においてはいわゆるサーバ・クライアントシステムを用いた場合について説明したが、いわゆるクラウドコンピューティング技術等その他の技術を用いてもよい。
【００４４】
図７は、本実施の形態における進捗管理システムのユーザ端末の機能的構成について説明するための図である。なお、ユーザ端末は、例えば、上記複数の端末１２０のうちの１の端末１２０に相当する。下記においては、理解の容易化のため、主に、上記図１に示した例に基づいて説明する。図７に示すように、ユーザ端末は、機能的に、例えば、文書情報生成部７０１、文書格納部７０２、文書情報取得部７０３、編集部７０４、管理フォルダＩＤ取得部７０５、管理文書情報生成部７０６、照合部７０７、管理文書取得部７０８、指示実行部７０９、管理文書更新部７１０、管理文書格納部７１１を含む。
【００４５】
文書情報生成部７０１は、ユーザが生成した文書に書誌情報を含めた文書情報を生成する。ここで、文書情報は、例えば、当該文書を識別する文書識別情報（文書ＩＤ）、当該文書の内容を表す内容情報（例えば、テキスト情報）、及び、後述する管理フォルダを識別する管理フォルダ識別情報（管理フォルダＩＤ）を含む。例えば、図１に示した例の場合、ユーザが生成した内容情報（文書Ｈ１）に、書誌情報として、当該文書情報を識別する文書ＩＤとを含む文書情報Ｈ２、管理フォルダＤを識別する管理フォルダＩＤ：Ｄを含む文書情報を生成する。
【００４６】
文書格納部７０２は、文書情報をユーザの操作指示情報に応じて各ユーザ端末に関連付けられたフォルダに格納する。上記例の場合、例えば、ユーザＡが画面上で文書Ｈ１をトレイＢに移動した際や、ユーザＢが文書Ｈ３をトレイＣに移動した際、文書格納部７０２は、それぞれフォルダＢやフォルダＣに格納する。
【００４７】
文書情報取得部７０３は、当該ユーザ端末に対応する各フォルダまたは後述する編集部７０４から、文書情報を取得する。上記例の場合、例えば、端末Ｂの文書情報取得部７０３は、フォルダＢから文書Ｈ２を取得する。また、例えば、編集部７０４で編集された文書Ｈ３を当該編集部７０４から取得する。
【００４８】
管理フォルダＩＤ取得部７０５は、各ユーザに関連付けられた管理フォルダを識別する管理フォルダＩＤを取得する。具体的には、例えば、設定情報に基づいて、ユーザフォルダＩＤに関連付けられた管理フォルダＩＤを取得する。ここで、設定情報は、例えば、図８に示すようにユーザフォルダＩＤ毎に、管理フォルダＩＤが関連付けられた情報に相当し、サーバ１００の記憶部１１２に記憶される。上記例の場合、ユーザＢに対応する端末Ｂは、ユーザＢに関連付けられたユーザフォルダＩＤ：Ｂについて、管理フォルダＩＤ：Ｄが関連付けられているので、管理フォルダＩＤ取得部７０５は、当該管理フォルダＩＤ：Ｄを取得する。
【００４９】
管理文書情報生成部７０６は、業務の進捗状況を表す進捗情報及び文書ＩＤを含む管理文書情報を生成する。そして、当該管理文書情報を管理フォルダに格納する。ここで、管理文書情報は、例えば、文書ＩＤ、内容情報、ステータス情報を含む。具体的には、例えば、文書情報生成部７０１により生成された文書情報に基づいて管理文書情報を生成し、文書情報に含まれる管理フォルダＩＤで識別される管理フォルダに当該管理文書情報を格納する。上記例の場合、例えば、文書Ｈ２に当該文書Ｈ２の文書ＩＤ及び内容情報が含まれる。また、端末Ａの管理フォルダＩＤ取得部７０５は、上記のように管理フォルダＩＤ：Ｄを取得する。また、トレイＢに文書Ｈ２が格納される。したがって、管理文書情報生成部７０６は、例えば、文書Ｈ２を識別する文書ＩＤ、文書Ｈ２の内容を表す内容情報、トレイＢに格納されたことを示すステータス情報を含む管理文書Ａ１（図２参照）を生成する。そして、当該管理文書Ａ１を、管理フォルダＩＤ：Ｄで識別される管理フォルダＤに格納する。
【００５０】
照合部７０７は、文書情報取得部７０３及び管理フォルダＩＤ取得部７０５で取得された各管理フォルダＩＤが一致しているか否かを照合する。上記例の場合、例えば、文書情報Ｈ２に含まれる管理フォルダＩＤ：Ｄと、端末Ｂの管理フォルダＩＤ取得部７０５により取得された管理フォルダＩＤ：Ｄが一致しているので一致していると判定する。なお、一致していないと判定された場合は、当該文書情報は管理されるグループが異なると判断し、当該文書情報についての処理を終了する。
【００５１】
管理文書取得部７０８は、管理フォルダＩＤで識別される管理フォルダから、取得された文書ＩＤに基づいて対応する管理文書を取得する。上記例の場合、例えば、上記のように、管理文書Ａ１は、文書Ｈ２を識別する文書ＩＤを含んでいるので、端末Ｂの管理文書取得部７０８は、文書Ｈ２がトレイＢから取り出された際に、当該文書Ｈ２に含まれる文書Ｈ２を識別する文書ＩＤに基づいて、管理文書Ａ１を管理フォルダＤから取得する。
【００５２】
指示実行部７０９は、管理文書情報に含まれる指示情報を実行し、管理文書情報に応じた管理文書表示情報及び指示情報に応じた内容を端末１２０の表示部１２４に表示する。ここで、指示情報とは、上記のように管理文書情報に加えて表示する管理者からのユーザに対する指示を表す情報であり、例えば、上記図４や図５に示すようにウィンドウで表示される。なお、当該表示形式は一例であって、その他の形式であってもよい。例えば、管理文書表示情報に組み込まれて表示されてもよい。
【００５３】
管理文書更新部７１０は、指示情報に応じたユーザ操作情報に基づいて、管理文書情報を更新する。具体的には、指示情報が確認の場合、例えば図４に示すように、ユーザの確認操作後、ステータス情報を、対応するフォルダへの格納成功を示す情報に更新する。また、指示情報がキャンセルの場合、例えば、図５に示すように、ユーザの確認操作後、ステータス情報を、処理中止を示す情報に更新する。
【００５４】
管理文書格納部７１１は、管理文書更新部７１０により更新された管理文書情報を、更新前の管理文書情報に代えて、管理フォルダに格納する。上記例の場合、例えば、管理文書情報Ａ１に代えて管理文書情報Ａ２を管理フォルダＤに格納する。
【００５５】
編集部７０４は、ユーザ指示情報取得部７１２で取得されるユーザ操作指示情報に応じて、文書情報をユーザフォルダから取り出して編集する。上記例の場合、例えば、ユーザＢが画面上のトレイＢから文書Ｈ２を取り出し、デスクトップ上で、エディタを用いて編集し、文書Ｈ３とする等である。なお、このとき、文書ＩＤや管理フォルダＩＤは変更されない。なお、編集部７０４により編集された文書情報は、上記のように文書格納部７０２により対応するユーザフォルダに格納される。
【００５６】
なお、上記ユーザ端末の構成は、一例であって、本実施の形態は上記に限定されるものではない。例えば、ユーザ端末は、更に、時間を計測する時間計測部（図示なし）を有し、管理文書が生成または更新される際に、図２等で示すように、ステータス情報に時間計測部で計測された時間を表す時間情報が含まれるように構成してもよい。
【００５７】
次に、図９を用いて管理者に対応する管理者端末の機能的構成の一例について説明する。図９は、管理者端末の機能的構成の一例について説明するための図である。なお、管理者端末は、例えば、端末１２０のうちの１の端末１２０に相当する。図９に示すように、管理者端末は、機能的に、例えば、管理者側管理文書情報取得部９０１、管理文書情報表示部９０２、指示生成部９０３、管理者側管理文書更新部９０４、管理者側管理文書格納部９０５を含む。なお、図９においては、簡略化のため、管理者側管理文書情報取得部９０１、管理者側管理文書更新部９０４、管理者側管理文書格納部９０５を単に管理文書情報取得部９０１、管理文書更新部９０４、管理文書格納部９０５として示す。
【００５８】
管理者側管理文書情報取得部９０１は、ユーザ端末から管理文書情報を取得する。上記例の場合、管理文書Ａ１乃至Ａ４を取得する。
【００５９】
管理文書情報表示部９０２は、管理者側管理文書情報取得部９０１により取得された管理文書の内容を表示する。上記例の場合、例えば、図２や図３に示したような管理文書の内容が表示される。このとき、上記のようにステータス情報を管理者が参照することにより、現在の進捗状況が把握される。
【００６０】
指示生成部９０３は、ユーザに対する指示を表す指示情報を生成する。具体的には、例えば、図４や図５に示すように、管理者の注意確認事項を指定や、コメントの入力等に応じて、指示生成部９０３は指示情報を生成する。なお、例えば、管理者が注意確認事項等が不要であると判断した場合には、後述するように指示生成部９０３は、指示情報を生成しない。
【００６１】
管理者側管理文書更新部９０４は、取得された管理文書情報を上記生成された指示情報を含むように更新する。なお、例えば、新たに指示情報が生成されない場合には、管理文書は維持される。上記例の場合、例えば、管理文書Ａ１は維持されるが、管理文書Ａ２は管理文書Ａ３に更新される。
【００６２】
管理者側管理文書格納部９０５は、更新された管理文書を管理フォルダに格納する。上記例の場合、例えば、管理文書Ａ２が管理者Ｄにより管理文書Ａ３に更新され、管理者側管理文書格納部９０５は、当該管理文書Ａ３を管理フォルダＤに格納する。
【００６３】
なお、上記管理者端末の機能的構成は一例であって、上記に示した構成と実質的に同一の構成、同一の作用効果を奏する構成又は同一の目的を達成することができる構成で置き換えてもよい。例えば、管理者端末においても管理者が確認した旨やその際の時刻を示すステータス情報を含むように更新等してもよい。
【００６４】
次に、図１０を用いて新規文書格納の際におけるフローについて説明する。当該フローは、例えば、図１に示した文書Ｈ２を生成する際のフローに相当する。なお、下記フローは一例であって、本実施の形態はこれに限られるものではない。
【００６５】
ユーザは、文書を生成する（Ｓ１０１）。例えば、上記例の場合、ユーザの指示情報に基づいて、文書Ｈ１を生成する。ここで、文書Ｈ１は例えば、文書の内容を表すテキスト情報を含む。
【００６６】
管理フォルダＩＤ取得部７０５は、当該ユーザに関連付けられた管理フォルダＩＤを取得する（Ｓ１０２）。上記例の場合、端末Ａの管理フォルダＩＤ取得部７０５は、ユーザＡに関連付けられたユーザフォルダＩＤ：Ａに関連付けられた管理フォルダＩＤ：Ｄを取得する。
【００６７】
文書情報生成部７０１は、ユーザが入力した内容情報に書誌情報を含めた文書情報を生成する（Ｓ１０３）。上記例の場合、例えば、ユーザが生成した内容情報（文書Ｈ１）に、書誌情報として、当該文書情報を識別する文書ＩＤと、当該文書が管理される管理グループを示す管理フォルダＩＤ：Ｄを含む文書情報Ｈ２を生成する。
【００６８】
文書格納部７０２は、生成された文書情報を、ユーザの操作指示情報に応じて各ユーザ端末に関連付けられたフォルダに格納する（Ｓ１０４）。上記例の場合、ユーザＡが画面上で文書Ｈ１をトレイＢに移動した際に文書Ｈ２をフォルダＢに格納する。
【００６９】
管理文書情報生成部７０６は、文書ＩＤ、内容情報、ステータス情報を含む管理文書情報を生成する（Ｓ１０５）。具体的には、文書格納部７０２が文書情報を格納する際に、文書情報に基づいて管理文書情報を生成する。上記例の場合、管理文書情報生成部７０６は文書Ｈ２に基づいて、管理文書Ａ１を生成する。
【００７０】
管理文書格納部７１１は、管理フォルダＩＤ取得部７０５で取得された管理フォルダＩＤで識別される管理フォルダに当該管理文書情報を格納する（Ｓ１０６）。上記例の場合、管理フォルダＩＤ取得部７０５で取得された管理フォルダＩＤ：Ｄで識別される管理フォルダＤに管理文書Ａ１を格納する。そして、処理を終了する。
【００７１】
次に、図１１を用いてトレイに格納された文書を取得し、当該文書が編集される際におけるフローについて説明する。当該フローは、例えば、図６でユーザＢがフォルダＢから文書Ｈ２を取得する際のフローに相当する。なお、下記フローは一例であって、本実施の形態はこれに限られるものではない。
【００７２】
まず、ユーザの操作指示に従い、文書情報取得部７０３は、当該ユーザ端末に関連付けられた共有フォルダから、文書情報を取得する（Ｓ２０１）。上記例の場合、例えば、ユーザＢがトレイＢから文書Ｈ２を取得するよう指示し、端末Ｂの文書情報取得部７０３は、フォルダＢから文書Ｈ２を取得する。
【００７３】
管理フォルダＩＤ取得部７０５は、当該ユーザフォルダＩＤに関連付けられた設定情報から、管理フォルダＩＤを取得する（Ｓ２０２）。上記例の場合、例えば、管理フォルダＩＤは、端末ＢのユーザフォルダＩＤ：Ｂに関連付けられた管理フォルダＩＤ：Ｄを取得する。
【００７４】
照合部７０７は、文書情報取得部７０３及び管理フォルダＩＤ取得部７０５で取得された各管理フォルダＩＤが一致しているか否かを照合する（Ｓ２０３）。一致していないと判定した場合には処理を終了する。具体的には、例えば、上記のように文書Ｈ３には、管理フォルダＩＤ：Ｄが含まれている。そして、管理フォルダＩＤ取得部７０５は、管理フォルダＩＤ：Ｄを取得している。そこで、照合部７０７は一致していると判断する。なお、一致していないと判断した場合には処理を終了する。
【００７５】
管理文書取得部７０８は、照合部７０７により一致していると判定された管理フォルダＩＤで識別される管理フォルダから、取得された文書ＩＤに基づいて対応する管理文書を取得する（Ｓ２０４）。上記例の場合、例えば、文書Ｈ２がトレイＢから取り出された際に、端末Ｂの管理文書取得部７０８は、当該文書Ｈ２を識別する文書ＩＤに基づいて管理文書Ａ１を管理フォルダＤから取得する。なお、管理文書Ａ１が文書Ｈ２を識別する文書ＩＤを含むことは上述のとおりである。
【００７６】
指示実行部７０９は、管理文書情報に含まれる指示情報を実行し、管理文書情報に応じた管理文書表示情報を表示部に表示する（Ｓ２０５）。具体的には、例えば、図３に示すような、端末Ｂの表示部に管理文書Ａ１に応じた管理文書表示情報を表示する。
【００７７】
管理文書更新部７１０は、指示情報に応じたユーザ操作情報に基づいて、管理文書情報を更新する（Ｓ２０６）。上記例の場合、例えば、ユーザＢが管理文書表示情報を確認した後管理文書情報Ａ１をＡ２に更新する。このとき、ステータス情報も例えば、図３に示すように、更新される。
【００７８】
管理文書格納部７１１は、更新された管理文書情報を管理フォルダに格納する（Ｓ２０７）。上記例の場合、例えば、更新された管理文書Ａ２を管理フォルダに格納する。
【００７９】
編集部７０４は、文書情報を取得し、ユーザの指示に応じて文書Ｈ２を編集する（Ｓ２０８）。そして、処理を終了する。
【００８０】
次に、図１２を用いて、編集された文書が別のトレイに格納される際におけるフローについて説明する。上記例の場合、例えば、端末Ｂにおいて文書Ｈ２がユーザＢにより編集され、文書Ｈ３としてトレイＣに格納される際におけるフローに相当する。なお、下記フローは一例であって、本実施の形態はこれに限られるものではない。
【００８１】
ユーザの指示に従い、文書情報取得部７０３は、編集部７０４から編集された文書情報を取得する（Ｓ３０１）。上記例の場合、例えば、ユーザＢが文書Ｈ３をトレイＣに移動した際、端末Ｂの文書情報取得部７０３は、編集部７０４から文書Ｈ３を取得する。
【００８２】
管理フォルダＩＤ取得部７０５は、当該ユーザフォルダＩＤに関連付けられた設定情報から、管理フォルダＩＤを取得する（Ｓ３０２）。上記例の場合、例えば、管理フォルダＩＤ取得部７０５は、端末ＢのユーザフォルダＩＤ：Ｂに関連付けられた管理フォルダＩＤ：Ｄを取得する。
【００８３】
照合部７０７は、文書情報取得部７０３及び管理フォルダＩＤ取得部７０５で取得された管理フォルダＩＤが一致しているか否かを照合する（Ｓ３０３）。上記例の場合、文書Ｈ３に管理フォルダＩＤ：Ｄが含まれ、また、管理フォルダＩＤ取得部７０５により管理フォルダＩＤ：Ｄが取得されるため、管理フォルダＩＤが一致していると判定する。なお、一致していないと判定した場合には処理を終了する。
【００８４】
管理文書取得部７０８は、照合部７０７により一致していると判定された管理フォルダＩＤで識別される管理フォルダから、取得された文書ＩＤに基づいて対応する管理文書を取得する（Ｓ３０４）。上記例の場合、例えば、文書Ｈ３がトレイＢから取り出された際に、端末Ｂの管理文書取得部７０８は、文書Ｈ３の文書ＩＤに基づいて管理文書Ａ３を管理フォルダＤから取得する。
【００８５】
指示実行部７０９は、管理文書情報に含まれる指示情報を実行し、管理文書情報に応じた管理文書表示情報を表示部に表示する（Ｓ３０５）。上記例の場合、例えば、図４に示した管理文書表示情報が端末Ｂの表示部１２４に表示される。
【００８６】
文書格納部７０２は、編集部７０４から取得した文書情報をユーザの指定に応じたフォルダに格納する（Ｓ３０６）。上記例の場合、例えば、文書格納部７０２は文書Ｈ３をフォルダＣに格納する。
【００８７】
管理文書更新部７１０は、指示情報に応じたユーザ操作情報に基づいて、管理文書情報を更新する（Ｓ３０７）。上記例の場合、例えば、ユーザＢが管理者からの指示情報を図４に示した管理文書表示情報を参照して確認した後管理文書情報Ａ３をＡ４に更新する。このとき、図４に示すようにステータス情報も更新される。
【００８８】
管理文書格納部７１１は、更新された管理文書情報を管理フォルダに格納する（Ｓ３０８）。上記例の場合、例えば、更新された管理文書情報Ａ４を管理フォルダＤに格納する。そして処理を終了する。
【００８９】
本発明は、上記実施の形態に限定されるものではなく、種々の変形が可能である。例えば、上記実施の形態で示した構成と実質的に同一の構成、同一の作用効果を奏する構成又は同一の目的を達成することができる構成で置き換えることができる。
【００９０】
[第２の実施形態]
次に、本発明の第２の実施形態を説明する。上記第１の実施形態においては、１の管理者と複数のユーザで構成される１つのグループ内で文書のやりとりを通じて業務が行われる場合を想定したが、第２の実施形態においては、複数のグループにおいて、文書のやりとりを通じて業務が行われる場合を想定する。よって、第２の実施形態においては、例えば図１３に示すように、それぞれ管理者及び複数のユーザで構成される各グループ間で文書がやりとりされる場合を想定する。なお、下記においては、主として、第１の実施形態と同様である点については説明を省略し、異なる点について説明する。
【００９１】
まず、理解の容易化のため、図１４を用いて、本実施の形態における進捗管理システムのフローの概念について説明する。ここで、図１４においては、２のグループが存在し、第１のグループには、管理者Ｄ、ユーザＡ及びＣが属し、第２のグループには、管理者Ｙ及びユーザＸが属するものとする。そして、管理者Ｄ及び管理者Ｙの管理の元、文書Ｈ１がユーザＡからユーザＸを介してユーザＣまで到達する。なお、各トレイＡ、Ｘ、Ｃ、Ｄ、Ｙが各ユーザＡ、Ｘ、Ｃや各管理者Ｄ、Ｙにそれぞれ関連付けられている点等については、上記第１の実施の形態と同様である。
【００９２】
図１４に示すように、まず、ユーザＡは、ユーザＡに割り当てられた端末Ａのエディタを用いて、文書Ｈ１を作成した後、デスクトップ上で文書Ｈ１のアイコンをトレイＸに入れる（図１４（１１）参照）。これにより、文書Ｈ１が文書Ｈ２としてフォルダＸに格納される。
【００９３】
このとき、ユーザＡの端末は、管理者Ｄ及びＹが当該文書Ｈ２の情報を管理するための管理文書Ａ１及びＢ１を生成し、当該管理文書Ａ１をフォルダＤに、管理文書Ｂ１を管理フォルダＹに格納する。つまり、管理文書Ａ１が、トレイＤに、管理文書Ｂ１がトレイＹに格納される。管理者Ｄは、管理文書Ａ１の新着に気付き、管理文書Ａ１をトレイＤから取り出して当該管理文書Ａ１を開く。また、管理者Ｙは、管理文書Ｂ１の新着に気付き、管理文書Ｂ１をトレイＹから取り出して当該管理文書Ｂ１を開く。なお、管理文書の内容が同じである場合には１の管理文書（Ａ１またはＢ１）のみを開くように構成してもよい。
【００９４】
ここで、このときの管理文書Ａ１を図１５に示す。上記第１の実施形態と同様に、図１５に示すように、例えば、管理文書Ａ１は、文書ＩＤ、ファイル名、文書内容を表す内容テキスト、現在の進捗状況を表すステータス情報、文書のイメージを表す文書イメージ情報を含む。ステータス情報は、例えば、図１５に示すように、文書Ｈ２がフォルダＸに格納された時刻を表す時刻情報、当該格納が成功したか否かを表す情報、どのトレイに格納されたかを示す情報を含む。なお、管理文書Ｂ１についても同様であるため説明を省略する。
【００９５】
次に、ユーザＸはトレイＸに文書Ｈ２が新着したことに気づき、当該文書Ｈ２をトレイＸから取り出してデスクトップ上に移動する（図１４（１２）参照）。このとき、端末Ｘは、管理フォルダＤから管理文書Ａ１を取得し、端末Ｘの表示部に管理文書Ａ１の内容が表示される。管理文書Ａ１の内容については上記のとおりである。また、管理文書Ｂ１についても同様である。なお、ここでは、管理文書Ａ１及びＢ１について管理者Ｄ及びＹから指示がなく、更新されない場合を想定している。また、この場合管理文書Ａ１及びＢ１が同じであるため、いずれかの管理文書の内容が表示されるように構成してもよい。
【００９６】
そして、ユーザＸは、例えば、管理文書Ａ１及びＢ１を参照し管理者Ｄ及び管理者Ｙからの指示がないことを確認し、確認した旨の操作指示を行う。このとき、端末Ｘは、管理文書Ａ１及びＢ１に含まれるステータス情報を更新する。具体的には、例えば、管理文書Ａ１には図１６に示すように、文書ＢをトレイＸから取り出した際の時刻情報、文書ＸのトレイＸからの取得が成功した旨を表す情報、及び、文書Ｘの取得元のフォルダを表す情報を追加する。そして、端末Ｘは、更新された管理文書Ａ１及びＢ１をそれぞれ管理文書Ａ２及びＢ２としてフォルダＤ及びＹに格納する。
【００９７】
ユーザＸは、トレイＸから取り出した文書Ｘを編集することにより文書Ｈ３に更新する（図１４（１３）参照）。
【００９８】
管理者ＤがトレイＤに管理文書Ａ２がトレイＤに新着していることに気づき、管理文書Ａ２を開く（図１４（１４）参照）。このとき、管理者Ｄは、管理文書Ａ２に注意を促す必要があると判断した場合には、管理文書Ａ２にユーザへの指示情報を入力する。その後、管理文書Ａ３としてトレイＤに格納する。この点、管理者Ｙについても同様である（図１４（１５）参照）。
【００９９】
ユーザＸは編集した文書Ｈ３をトレイＣに格納する（図１４（１６）参照）。このとき、ユーザＸには管理文書Ａ３及びＢ３に応じた表示が行われる。また、図１７に示すように、管理文書Ａ３及びＢ３に入力された指示情報に応じたウィンドウが表示される。具体的には、例えば、図１７に示すように、管理文書Ａ３及びＢ３に含まれるそれぞれの指示情報が並べて表示される。なお、当該表示等の詳細については後述する。
【０１００】
そして、上記第１の実施形態と同様に、ユーザＸは当該表示された指示情報に基づいたユーザ指示情報を入力し、管理文書Ａ４及びＢ４に更新された後、管理フォルダＤ及び管理フォルダＹにそれぞれ格納される。
【０１０１】
ユーザＣはトレイＣに文書Ｈ３が届いていることに気づき、文書Ｈ３をトレイＣからデスクトップ上に取り出す（図１４（１７）参照）。このとき、端末Ｃは、管理フォルダＤ及び管理フォルダＹから管理文書Ａ４及びＢ４を取得し、管理文書Ａ４及びＢ４に応じた内容が表示される。なお、ここでは、管理文書Ａ４やＢ４には、管理者Ｄ、Ｙから指示がなく、管理者更新されない場合を想定している。以上のようなフローを通じて、複数のグループ間で、トレイからの文書の取得、トレイへの文書の格納の際に、管理文書を介して、業務の進捗状況が把握される。なお、上記のようなフローは一例であって、本実施の形態はこれに限定されるものではない。
【０１０２】
次に、上記のようなフローを実現するための本実施の形態におけるユーザ端末の機能的構成の一例について説明する。図１８は、本実施の形態進捗管理システムのユーザ端末の機能的構成の一例について説明するための図である。なお、下記においては、説明の簡略化のため、主に、上記図１４に示した例に基づいて説明する。また、上記第１の実施形態と同様の点については省略する。
【０１０３】
図１８に示すように、ユーザ端末は、機能的に、例えば、文書情報生成部８０１、文書格納部８０２、文書情報取得部８０３、編集部８０４、管理フォルダＩＤ取得部８０５、管理文書情報生成部８０６、照合部８０７、管理文書取得部８０８、指示実行部８０９、管理文書更新部８１０、管理文書格納部８１１を含む。
【０１０４】
上記第１の実施形態と同様に、文書情報生成部８０１は、ユーザが生成した文書に書誌情報を含めた文書情報を生成する。ここで、文書情報は、例えば、当該文書を識別する文書ＩＤ、当該文書が管理されるグループを表す管理フォルダＩＤ、当該文書の内容を表す内容情報（例えば、テキスト情報）を含む。上記例の場合、例えば、ユーザが生成した内容情報（文書Ｈ１）に、書誌情報として、当該文書を識別する文書ＩＤと、当該文書が管理される管理グループを示す管理フォルダＩＤ：Ｄを含む文書Ｈ２を生成する。
【０１０５】
文書格納部８０２は、文書情報をユーザの操作指示情報に応じて各ユーザ端末に関連付けられたフォルダに格納する。上記例の場合、例えば、ユーザＡが画面上で文書Ｈ１をトレイＸに移動した際や、ユーザＸが文書Ｈ３をトレイＣに移動した際、それぞれフォルダＸやフォルダＣに格納する。
【０１０６】
文書情報取得部８０３は、当該ユーザ端末に対応するフォルダや編集部８０４から、文書情報を取得する。上記例の場合、例えば、端末Ｘの文書情報取得部８０３は、フォルダＸから文書Ｈ２を取得する。
【０１０７】
管理フォルダＩＤ取得部８０５は、設定情報に基づいてユーザフォルダＩＤに関連付けられた管理フォルダＩＤを取得する。ここで、設定情報は、例えば、図１９に示すようにユーザフォルダＩＤ毎に、管理フォルダＩＤが関連付けられた情報に相当し、サーバ１１０の記憶部１１２に記憶される。例えば、上記トレイＸから文書Ｈ２を取り出す場合、ユーザＸに関連付けられたユーザフォルダＩＤ：Ｘについて、管理フォルダＩＤ：Ｙが関連付けられているので、管理フォルダＩＤ取得部８０５は、当該管理フォルダＩＤ：Ｙを取得する。
【０１０８】
管理文書情報生成部８０６は、業務の進捗状況を表す進捗情報及び文書ＩＤを含む管理文書情報を生成する。そして、当該管理文書情報を生成された文書情報の格納先である管理フォルダ及び当該端末のユーザフォルダに関連付けられた管理フォルダに格納する。具体的には、上記例の場合、例えば、管理文書情報生成部８０６は、管理文書Ａ１及びＢ１を生成し、管理文書Ａ１を管理フォルダＤに、管理文書Ｂ１を管理フォルダＹに格納する。
【０１０９】
より具体的には、上記例の場合、例えば、文書Ｈ２をトレイＸから取得した際、文書Ｈ２に基づいて、図１６に示すような管理文書Ａ２及びＢ２を生成し、文書Ｈ２に含まれる管理フォルダＩＤ：Ｄで識別される管理フォルダＤに当該管理文書Ａ２を格納する。また、この場合、例えば、図１９に基づいて、管理フォルダＩＤ取得部で取得されたユーザフォルダＩＤ：Ｘに関連付けられた管理フォルダＩＤ：Ｙを取得し、管理フォルダＹに管理文書Ｂ２を格納する。
【０１１０】
照合部８０７は、文書情報取得部８０３及び管理フォルダＩＤ取得部８０５で取得された各管理フォルダＩＤが一致しているか否かを照合する。上記例の場合、文書情報Ｈ２に含まれる管理フォルダＩＤ：Ｄと、管理フォルダＩＤ取得部８０５により取得された管理フォルダＩＤ：Ｙが一致していないと判定する。一致していると判定した場合には、処理を終了する。
【０１１１】
管理文書取得部８０８は、照合部８０７により一致していないと判定された管理フォルダＩＤで識別される管理フォルダから、取得された文書ＩＤに基づいて対応する管理文書を取得する。上記例の場合、例えば、文書Ｈ２がトレイＸから取り出された際に、端末Ｘの管理文書取得部８０８は、文書Ｈ２の文書ＩＤに基づいて管理文書情報Ａ１及びＢ１を管理フォルダＤ及び管理フォルダＸからそれぞれ取得する。
【０１１２】
指示実行部８０９は、管理文書情報に含まれる指示情報を実行し、管理文書情報に応じた管理文書表示情報を対応する端末１２０の表示部１２４に表示する。上記例の場合、例えば指示実行部８０９は、管理文書Ａ３及びＢ３に応じた管理文書表示情報を表示部１２４に表示する。ここで、２の管理文書情報に異なる指示情報が含まれている場合には、図１７に示すように、例えば、２つの指示情報に応じたウィンドウを並べて表示するように構成する。また、一方の管理文書情報には指示情報が含まれるが、他方の管理文書情報には指示情報が含まれないような場合には、一方の指示情報のみを表示するように構成してもよい。更に、指示情報が優先順位を含むように構成し、当該優先順位に応じて表示されるように構成してもよい。
【０１１３】
管理文書更新部８１０は、指示情報に応じたユーザ操作情報に基づいて、管理文書情報を更新する。具体的には、例えば、指示情報が確認の場合、ユーザの確認操作後、ステータス情報を対応するフォルダへの格納成功を示すステータス情報を追加する。また、指示情報がキャンセルの場合、ユーザの確認操作後、処理中止を示すステータス情報を追加する。例えば、上記例の場合、例えば、管理文書更新部８１０は、管理文書情報Ａ３をＡ４に更新し、また、管理文書情報Ｂ３をＢ４に更新する。
【０１１４】
管理文書格納部８１１は、側管理文書更新部８１０により更新された管理文書情報を、更新前の管理文書情報と置換して、管理フォルダに格納する。上記例の場合、例えば、管理文書情報Ａ１に代えて管理文書情報Ａ２を管理フォルダＤに格納し、管理文書情報Ｂ１に代えて管理文書情報Ｂ２を管理フォルダＹに格納する。
【０１１５】
編集部８０４は、ユーザ操作指示情報に応じて、文書情報を編集する。例えば、ユーザＸが画面上のトレイＸから取り出した文書Ｈ２を編集し、文書Ｈ３とする等である。なお、このとき、文書ＩＤや管理フォルダＩＤは変更されない。
【０１１６】
次に、図２０を用いて各管理者に対応する各管理者端末の機能的構成の一例について説明する。図２０は、管理者端末の機能的構成の一例について説明するための図である。なお、本実施の形態においては、２の管理者端末が存在するが、各管理者端末の機能的構成は同様である。ここで、管理者端末は、例えば、端末１２０のうちの１の端末１２０に相当する。
【０１１７】
図２０に示すように、管理者端末は、機能的に、例えば、管理者側管理文書情報取得部９１１、管理文書情報表示部９１２、指示生成部９１３、管理者側管理文書更新部９１４、管理者側管理文書格納部９１５を含む。なお、図２０においては、簡略化のため、管理者側管理文書情報取得部９１１、管理者側管理文書更新部９１４、管理者側管理文書格納部９１５を単に管理者側管理文書情報取得部９１１、管理者側管理文書更新部９１４、管理者側管理文書格納部９１５として示す。
【０１１８】
管理者側管理文書情報取得部９１１は、ユーザ端末から管理文書情報を取得する。上記例の場合、管理者Ｄに対応する管理者文書情報取得部８０３は、管理文書Ａ１乃至Ａ４を取得し、管理者Ｙに対応する管理者側管理文書情報取得部９１１は、管理文書Ｂ１乃至Ｂ４を取得する。
【０１１９】
管理文書情報表示部９１２は、管理者側管理文書情報取得部９１１により取得された管理文書の内容を表示する。上記例の場合、例えば、図１５や図１６に示したような管理文書の内容が表示される。このとき、上記のようにステータス情報を参照することにより、現在の進捗状況が把握される。
【０１２０】
指示生成部９１３は、ユーザに対する指示を表す指示情報を生成する。具体的には、例えば、図１７に示すように、管理者が、注意確認事項を指定したり、コメントを入力することにより、指示生成部９１３は指示情報を生成する。
【０１２１】
管理者側管理文書更新部９１４は、取得された管理文書情報を上記生成された指示情報を含むように更新する。なお、例えば、新たに指示情報が生成されない場合には、管理文書は維持される。上記例の場合、例えば、管理文書Ａ１及びＢ１は維持されるが、管理文書Ａ２及びＢ２は管理文書Ａ３及びＢ３にそれぞれ更新される。
【０１２２】
管理者側管理文書格納部９１５は、更新された管理文書を管理フォルダに格納する。上記例の場合、例えば、管理文書Ａ２が管理者Ｄにより管理文書Ａ３に更新されるので、管理者側管理文書格納部９１５は当該管理文書Ａ３を管理フォルダＤに格納する。また、管理文書Ｂ２が管理者Ｙにより管理文書Ｂ３に更新されるので、管理者側管理文書格納部９１５は当該管理文書Ｂ３を管理フォルダＹに格納する。
【０１２３】
上記機能的構成は一例であって、上記に示した構成と実質的に同一の構成、同一の作用効果を奏する構成又は同一の目的を達成することができる構成で置き換えてもよい。なお、上記からわかるように、本実施の形態における機能的構成及び処理のフローは、複数のグループ間で文書が流通し、グループ毎の管理文書により、各グループの管理者に業務の進捗状況が把握される点等を除いては上記第１の実施の形態と同様である。したがって、新規文書格納の際におけるフロー、トレイに格納された文書を取得する際におけるフロー、トレイに格納された文書を別のトレイに格納する際におけるフローの説明の詳細については省略する。
【０１２４】
更に、上記第１及び第２の実施形態においては、説明の簡略化のため３のユーザについて１または２のグループ間で文書がやりとりされ、その進捗状況が管理者に把握される場合について説明したが、グループの数や各グループに属するユーザの数は、異なる数であってもよいことはいうまでもない。
【０１２５】
更に、上記第１及び第２の実施形態において、管理者フォルダＩＤ等は管理フォルダを識別されるものであればよく、例えばいわゆるパス等で表されてもよい。また、上記においては、各ユーザ、各管理者について、１のユーザ端末が割り当てられている場合について説明したが、これに限られず、各ユーザ及び各管理者がユーザＩＤで管理され、１の端末に複数のユーザや管理者が割り当てられてもよい。なお、特許請求の範囲における文書情報保持手段及び管理者文書情報保持手段は、それぞれ上記ユーザフォルダ及び管理者フォルダに相当する。また、特許請求の範囲における管理文書情報取得手段、管理文書情報更新手段、管理文書情報格納手段、管理者側管理文書情報更新手段、管理者側管理文書格納手段は、それぞれ、例えば、管理文書取得部７０８、８０８、管理文書更新部７１０、８１０、管理文書格納部７１１、８１１、管理文書更新部９０４、９１４、管理文書格納部９０５、９１５に相当する。更に、特許請求の範囲における文書情報が、例えば、文書Ｈ１乃至Ｈ３に相当し、管理文書情報が、例えば、管理文書Ａ１乃至Ａ４に相当する。
【符号の説明】
【０１２６】
１００  進捗状況管理システム、１１０  サーバ、１１１、１２１  制御部、１１２、１２３  記憶部、１１３、１２２  通信部１３０  ネットワーク、１２０  端末、１２４  表示部、１２５  操作部、７０１、８０１  文書情報生成部、７０２、８０２  文書格納部、７０３、８０３  文書情報取得部、７０４、８０４  編集部、７０５、８０５  管理フォルダＩＤ取得部、７０６、８０６  管理文書情報生成部、７０７、８０７  照合部、７０８、８０８  管理文書取得部、７０９、８０９  指示実行部、７１０、８１０  管理文書更新部、７１１、８１１  管理文書格納部９０１、９１１  管理者側管理文書情報取得部、９０２、９１２  管理文書情報表示部、９０３、９１３  指示生成部、９０４、９１４  管理者側管理文書更新部、９０５、９１５  管理者側管理文書格納部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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