(57)【要約】【課題】受信した文書の登録処理をユーザに要求するための通知方法を、ユーザごとの未処理件数に応じて切り替えることにより、ユーザの操作性を向上するとともにシステムの負荷を低減する仕組みを提供する。【解決手段】本文書管理サーバは、画像処理装置から文書を受信し、受信した文書を処理する担当者における案件の未処理件数を案件管理サーバから取得し、取得した未処理件数が、１人の担当者における未処理件数の値を示す閾値以上であるか否かに従って、当該担当者の通知先に対して文書を受信したことを通知する通知方法を選択し、選択した通知方法に従って、文書を受信したことを当該担当者に通知する。【選択図】  図１４
2014131222.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像処理装置と、文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な文書管理サーバであって、
前記画像処理装置から文書を受信する受信手段と、
前記受信手段によって受信した文書を処理する担当者における案件の未処理件数を前記案件管理サーバから取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得した前記未処理件数が、１人の担当者における未処理件数の値を示す閾値以上であるか否かに従って、当該担当者の通知先に対して文書を受信したことを通知する通知方法を選択する選択手段と、
前記選択手段によって選択した通知方法に従って、文書を受信したことを当該担当者に通知する通知手段と
を備えることを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項２】
前記選択手段は、
前記未処理件数が前記閾値以上でなければ、前記受信した文書を前記案件管理サーバに登録することを当該担当者に促す第１通知方法を選択し、
前記未処理件数が前記閾値以上であれば、未処理件の文書を前記案件管理サーバに登録することを当該担当者に促す第２通知方法を選択することを特徴とする請求項１に記載の文書管理サーバ。
【請求項３】
前記第１通知方法では、前記受信した文書の詳細情報を表示するためのリンクと、未処理件の文書一覧を表示するためのリンクと、前記受信した文書のサムネイル画像との少なくとも１つが当該担当者に通知されることを特徴とする請求項２に記載の文書管理サーバ。
【請求項４】
前記第２通知方法では、未処理件の文書一覧を表示するためのリンクが当該担当者に通知されることを特徴とする請求項２に記載の文書管理サーバ。
【請求項５】
ユーザ入力に従って、前記閾値と、前記第２通知方法における当該担当者への通知間隔と、前記第２通知方法の通知内容との少なくとも１つを設定する設定手段をさらに備えることを特徴とする請求項２乃至４の何れか１項に記載の文書管理サーバ。
【請求項６】
前記設定手段は、さらに、当該担当者への通知に関する通知時間又は通知回数の上限値をユーザ入力に従って設定することを特徴とする請求項５に記載の文書管理サーバ。
【請求項７】
前記設定手段は、さらに、前記通知時間又は前記通知回数が前記上限値を超えた場合の通知方法を、他の通知先へ通知する代理通知か、又は、通知を停止する通知停止かをユーザ入力に従って設定し、
前記通知手段は、前記通知時間又は前記通知回数が前記上限値を超えた場合には、前記設定手段によって設定された通知方法で文書を受信したことを当該担当者に通知することを特徴とする請求項６に記載の文書管理サーバ。
【請求項８】
前記受信手段によって受信される文書は、前記画像処理装置においてファクシミリ通信によって受信した文書であることを特徴とする請求項１乃至７の何れか１項に記載の文書管理サーバ。
【請求項９】
画像処理装置と、文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な文書管理サーバの制御方法であって、
受信手段が、前記画像処理装置から文書を受信する受信ステップと、
取得手段が、前記受信ステップにおいて受信した文書を処理する担当者における案件の未処理件数を前記案件管理サーバから取得する取得ステップと、
選択手段が、前記取得ステップにおいて取得した前記未処理件数が、１人の担当者における未処理件数の値を示す閾値以上であるか否かに従って、当該担当者の通知先に対して文書を受信したことを通知する通知方法を選択する選択ステップと、
通知手段が、前記選択ステップにおいて選択した通知方法に従って、文書を受信したことを当該担当者に通知する通知ステップと
を実行することを特徴とする文書管理サーバの制御方法。
【請求項１０】
請求項９に記載された文書管理サーバの制御方法における各ステップを、コンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファックス受信した文書の登録を行う文書管理サーバ、その制御方法、及びプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
これまでファックス（ファクシミリ）文書の受信に関しては、外部ファックス装置からファックス受信者が保持するファックス装置でファックス文書を受信し印刷して内容を確認する方法が主流であった。近年、外部ファックス装置から受信したファックス文書を印刷することなく確認可能なファックス受信転送サービスが登場した。このサービスでは、ファックス装置で受信したファックス文書を電子データとしてネットワーク上にあるファックス受信転送サービスを行う装置に送信し、電子データとして処理する。このサービスの提供により、Ｗｅｂブラウザなどのアプリケーションを利用し、遠隔から受信したファックス文書をユーザが確認することができる。
【０００３】
ファックス受信転送サービスでは、電子データとして受信したファックス文書を外部ファックス装置のファックス送信元番号（以下「送信元番号」と記載する。）によりユーザ別に一時保存する。ユーザは一時保存されたファックス受信文書をＷｅｂブラウザから任意の格納先を指定してストレージサーバに登録することができる。特許文献１では、外部ファックス装置から受信した文書を送信元番号毎に単純にユーザ別に保存するのではなく、各ユーザ個別の処理状況を鑑みて振り分け先のユーザを決定し通知するシステムが開示されている。このシステムにより、タイミングによって特定のユーザにファックス受信に伴う処理が集中し業務全体のスループットが低下するという問題を解決することができる。
【０００４】
更にファックス受信転送サービスでは、ファックス文書の受信完了時やストレージサーバへのデータ登録時にユーザに対して通知する機能もある。通知する内容として、処理するファックス文書の登録処理を実施できるＷｅｂサイトへのリンクが記載されており、ユーザは、通知を受けると、リンクを押下し、その後の登録処理を通知毎に実施することができる。特許文献２では、会議管理システムにおける参加予定者への出欠確認通知に関して出欠確認の通知時刻になると参加予定者の携帯端末に出欠確認を行う技術が開示されている。通知に対する応答がない場合には、会議開始時刻が経過するまで特定の時間間隔毎に再通知を行う。これにより会議主催者はリアルタイムにユーザの出欠確認を把握することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１２−０５８９３５号公報
【特許文献２】特開２０００−１９４６２０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記従来技術には以下に記載する問題がある。上記従来技術において、ユーザの処理状況に応じて振り分けるユーザを制御する場合、一旦ユーザへの振り分けを実施したファックス文書の未処理件に関して、ユーザへの通知方法の変更又は未処理件の登録に関するユーザの煩雑性に関する問題ある。例えば、未処理件が増大すると、処理件毎に登録操作が必要となってしまいユーザにとって煩わしいものである。また、通知方法に関して未処理件が処理済みになるまで一定間隔で通知を行う場合には、未処理状態が続くと処理が完了するまで通知が実行されるためユーザへの通知数が増大してしまう。それによって通知に対するユーザの確認操作及びその後の処理操作の煩雑性が解消できず、さらにはシステムの負荷を増大してしまうという問題がある。
【０００７】
本発明は、上述の問題に鑑みて成されたものであり、受信した文書の登録処理をユーザに要求するための通知方法を、ユーザごとの未処理件数に応じて切り替えることにより、ユーザの操作性を向上するとともにシステムの負荷を低減する仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、画像処理装置と、文書と案件とを関連付けて管理する案件管理サーバと通信可能な文書管理サーバであって、前記画像処理装置から文書を受信する受信手段と、前記受信手段によって受信した文書を処理する担当者における案件の未処理件数を前記案件管理サーバから取得する取得手段と、前記取得手段によって取得した前記未処理件数が、１人の担当者における未処理件数の値を示す閾値以上であるか否かに従って、当該担当者の通知先に対して文書を受信したことを通知する通知方法を選択する選択手段と、前記選択手段によって選択した通知方法に従って、文書を受信したことを当該担当者に通知する通知手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明は、受信した文書の登録処理をユーザに要求するための通知方法を、ユーザごとの未処理件数に応じて切り替えることにより、ユーザの操作性を向上するとともにシステムの負荷を低減する仕組みを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】第１の実施形態に係る登録管理システムの全体図。
【図２】第１の実施形態に係るＭＦＰ１０１の構成を示すブロック図。
【図３】第１の実施形態に係る案件管理サーバ１０３の構成を示すブロック図。
【図４】第１の実施形態に係るファックス管理サーバ１０４の構成を示すブロック図。
【図５】第１の実施形態に係るファックス受信管理リスト５００を示す図。
【図６】第１の実施形態に係る通知先管理リスト６００を示す図。
【図７】第１の実施形態に係る担当者管理リスト７００を示す図。
【図８】第１の実施形態に係る通知方法管理リスト８００を示す図。
【図９】第１の実施形態に係る操作画面を示す図。
【図１０】第１の実施形態に係る操作画面を示す図。
【図１１】第１の実施形態に係る操作画面を示す図。
【図１２】第１の実施形態に係るメール通知内容を示す図。
【図１３】第１の実施形態に係るメール通知内容を示す図。
【図１４】第１の実施形態に係るファックス管理サーバ１０４の動作を示すフローチャート。
【図１５】第１の実施形態に係るファックス登録管理システムの全体を示すシーケンス図。
【図１６】第１の実施形態に係るファックス管理サーバ１０４の動作を示すフローチャート。
【図１７】第２の実施形態に係る通知方法管理リスト１７００を示す図。
【図１８】第２の実施形態に係る操作画面を示す図。
【図１９】第２の実施形態に係る操作画面を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、添付図面を参照して本発明の実施形態を詳しく説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１２】
＜第１の実施形態＞
＜画像処理システムの構成＞
以下では、図１乃至図１６を参照して、本発明の第１の実施形態について説明する。まず、図１を参照して、登録管理システムである画像処理システムの全体構成について説明する。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００上には、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０１、ＰＣ１０２、案件管理サーバ１０３、及びファックス（ファクシミリ）管理サーバ１０４が互いに通信可能に接続されている。なお、以下では、用語「ファクシミリ」を略記して「ファックス」と称する。ＭＦＰ１０１は、画像処理装置の一例である。ＰＣ１０２は、情報処理装置の一例である。案件管理サーバ１０３、及びファックス管理サーバ１０４は、文書管理サーバの一例である。
【００１３】
また、ＭＦＰ１０１は、ＰＳＴＮ（公衆電話回線網）１１０に接続され、図示しない外部ファックス（ファクシミリ）装置との間でファックス送受信を行うことができる。また、ＭＦＰ１０１は、Ｗｅｂサービスを提供するファックス管理サーバ１０４と、ＨＴＴＰ／ＨＴＴＰＳを用いて通信を行う。この通信を利用してＭＦＰ１０１は、受信したファックスをファックス管理サーバ１０４に自動転送する。ＰＣ１０２は、Ｗｅｂブラウザ及びメールクライアントを有する。これにより、ファックス管理サーバ１０４が提供するＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔに基づく画面をＰＣ１０２のＷｅｂブラウザで表示し、ＰＣ１０２のユーザ操作指示を受け付けることができる。また、ファックス管理サーバ１０４が通知するメールをＰＣ１０２のメールクライアントで表示し確認することができる。図１では、案件管理サーバ１０３、及びファックス管理サーバ１０４がＬＡＮ１００上に存在する例を示したが、案件管理サーバ１０３、及びファックス管理サーバ１０４はインターネット上に存在してもよい。また、案件管理サーバ１０３、及びファックス管理サーバ１０４を、複数のサーバが連携して処理を行うクラウドサーバとして構成してもよい。  
【００１４】
＜画像処理装置の構成＞
次に、図２を参照して、画像処理装置であるＭＦＰ１０１の構成例について説明する。ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して実行することにより、読取制御や送信制御などの各種制御を行う。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０１の場合は、１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３又はＨＤＤ２１４）を用いて後述するシーケンス図に示す各処理を実行するものとするが、他の態様であっても構わない。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭ又はＨＤＤを協働させて後述するシーケンス図に示す各処理を実行するようにすることもできる。ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。  
【００１５】
操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２２０と制御部２１０を接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられている。プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２１と制御部２１０を接続する。プリンタ２２１で印刷すべき画像データは、プリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２１において記録媒体上に印刷される。スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２２と制御部２１０を接続する。スキャナ２２２は、原稿上の画像を読み取って画像データ（画像ファイル）を生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０１は、スキャナ２２２で生成された画像データ（画像ファイル）をファイル送信又はメール送信することができる。
【００１６】
モデムＩ／Ｆ２１８は、モデム２２３と制御部２１０を接続する。モデム２２３は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＰＳＴＮ１１０に接続する。モデム２２３は、ＰＳＴＮ１１０上のファックス装置との間でファックス通信を実行する。ネットワークＩ／Ｆ２１９は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＬＡＮ１００に接続する。ＬＡＮ１００上の外部装置（案件管理サーバ１０３やファイアウォールを通じてのインターネット上のファックス管理サーバ１０４、ＰＣ１０５など）に画像データや各種情報を送信したり、ＬＡＮ１００上の外部装置から各種情報を受信したりする。
【００１７】
＜案件管理サーバの構成＞
次に、図３を参照して、案件管理サーバ１０３の構成例について説明する。ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、案件管理サーバ１０３全体の動作を制御する。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（案件管理サーバ１０３）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、ＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００１８】
＜ファックス管理サーバの構成＞
次に、図４を参照して、ファックス管理サーバ１０４の構成例について説明する。ＣＰＵ４１１を含む制御部４１０は、ファックス管理サーバ１０４全体の動作を制御する。ＣＰＵ４１１は、ＲＯＭ４１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ４１３は、ＣＰＵ４１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ４１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ４１５は、制御部４１０（ファックス管理サーバ１０４）をＬＡＮ１００に接続する。ネットワークＩ／Ｆ４１５は、ＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００１９】
＜ファックス受信管理リスト＞
次に、図５を参照して、ファックス管理サーバ１０４のＨＤＤ４１４に記憶されるファックス受信管理リスト５００について説明する。ファックス管理サーバ１０４が、ＭＦＰ１０１からファックス文書を受信すると、ファックス受信管理リスト５００に新たなレコードが追加され、ファックス受信に関する情報が管理される。ファックス受信管理リスト５００には、受信ＩＤ５０１、受信日時５０２、枚数５０３、送信元番号５０４、ステータス５０５、及び担当者ＩＤ５０６の情報が含まれる。
【００２０】
受信ＩＤ５０１は、各々のファックス受信を一意に示す情報である。受信日時５０２は、ファックス文書を受信した日時を示す情報である。枚数５０３は、ファックス受信した文書の枚数を示す情報である。送信元番号５０４は、ファックス受信した文書の送信元の電話番号を示す情報である。ステータス５０５は、受信したファックス文書の処理ステータスを表す情報である。ステータスには、例えば、ＮＥＷ（新着）、ＣＯＭＦＩＲＭ（確認済み）、ＲＵＮＮＩＮＧ（登録中）、ＣＯＭＰＬＥＴＥ（登録済み）、及びＥＲＲＯＲ（エラー）がある。担当者ＩＤ５０６は、受信ファックスの文書を処理する担当者を一意に示す情報である。担当者ＩＤ５０６は、後述する通知先管理リスト６００から決定する。
【００２１】
＜通知先管理リスト＞
次い、図６を参照して、ファックス管理サーバ１０４のＨＤＤ４１４に記憶される通知先管理リスト６００について説明する。通知先管理リスト６００には、送信元ＩＤ６０１、送信元番号６０２、及び担当者ＩＤ６０３の情報が含まれる。送信元ＩＤ６０１は、送信元を一意に示す情報である。送信元番号６０２は、ファックスを送信したユーザのファックス番号を示す情報である。また、送信元番号６０２は、送信元番号５０４と同様の情報を示す。担当者ＩＤ６０３は、送信元番号６０２から送付されたファックス文書を処理する担当者を一意に示す情報である。また、担当者ＩＤ６０３は、担当者ＩＤ５０６と同様の情報を示す。なお、送信元番号６０２と担当者ＩＤ６０３との関連付けは、別途操作画面で行うものとする。
【００２２】
＜担当者管理リスト＞
次に、図７を参照して、ファックス管理サーバ１０４のＨＤＤ４１４に記憶される担当者管理リスト７００について説明する。担当者管理リスト７００は、担当者ＩＤ７０１、担当者７０２、通知先７０３、通知設定ＩＤ７０４、通知変更フラグ７０５、及び未処理件数７０６の情報が含まれる。担当者ＩＤ７０１は、担当者を一意に示す情報である。また、担当者ＩＤ７０１は、担当者ＩＤ５０６、６０３と同様の情報を示す。担当者７０２は、担当者の名前を示す情報である。通知先７０３は、通知時に利用する通知先の情報を示す。通知先の情報としては、個人のメールアドレスやメーリングリストのアドレスを指定できる。通知設定ＩＤ７０４は、通知設定を一意に示す情報である。通知変更フラグ７０５は、通知方法が変更されているか否かを示す情報である。フラグが「ｔｒｕｅ」の場合通知方法が変更中で、「ｆａｌｓｅ」の場合通知方法が変更されていない状態を示す。未処理件数７０６は、担当者が現状保持しているファックス処理の中で未処理件（ステータス４０５のＮＥＷ（新着））の件数を示す情報である。
【００２３】
＜通知方法管理リスト＞
次に、図８を参照して、ファックス管理サーバ１０４のＨＤＤ４１４に記憶される通知方法管理リスト８００について説明する。通知方法管理リスト８００には、通知設定ＩＤ８０１、閾値８０２、通知内容ＩＤ８０３、及び通知間隔８０４の情報が含まれる。通知設定ＩＤ８０１は、通知設定を一意に示す情報である。また、通知設定ＩＤ８０１は、通知設定ＩＤ７０４と同様の情報を示す。
【００２４】
閾値８０２は、１人の担当者における未処理件数の上限を示し、通知方法の変更を実施するトリガーを示す数値である。即ち、当該閾値を超えた場合に通知方法を変更する。通常、閾値は未処理件数７０６との比較に利用する。例えば、閾値に「１０」が設定されていれば、担当者が処理する件数のうち未処理件が１０件以上になると、通知方法の変更が実行されることを意味する。
【００２５】
通知内容ＩＤ８０３は、未処理件数が閾値８０２を超えた場合に通知する内容を一意に表す情報である。通知内容ＩＤ８０３に対応する通知内容としては、通知方法変更前では後述する通知内容（図１２）が標準で指定され利用される。変更後は通知内容（図１３）を指定してもよい。通知間隔８０４は、通知方法変更後の通知タイミングを示す情報である。例えば、「即時」を指定した場合、ファックス文書を受信した際に即座にユーザに対して通知することを意味する。また、「２日」を指定した場合、２日間隔でユーザに対して通知することを意味する。
【００２６】
＜ファックス転送時の動作＞
次に、図１４を参照して、ファックス管理サーバ１０４がＭＦＰ１０１から自動転送されたファックスを受信した場合の一連の動作について説明する。以下で説明する処理は、ファックス管理サーバ１０４のＣＰＵ４１１がＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００２７】
Ｓ１４０１において、ＣＰＵ４１１は、ＭＦＰ１０１からＬＡＮ１００を介して送信されてきたファックスを受信する。続いて、Ｓ１４０２において、ＣＰＵ４１１は、通知先管理リスト６００の送信元番号６０２を元に担当者ＩＤ６０３を特定する。そして、ＣＰＵ４１１は、担当者管理リスト７００から該当する担当者ＩＤ６０３の未処理件数７０６を取得する。
【００２８】
Ｓ１４０３において、ＣＰＵ４１１は、担当者管理リスト７００の通知設定ＩＤ７０４に対応する通知設定を通知方法管理リスト８００から取得し、閾値８０２を取得する。さらに、ＣＰＵ４１１は、取得した閾値８０２と未処理件数７０６とを比較し、未処理件数が閾値以上であるか否かを判定する。未処理件数が閾値未満であればＳ１４０４に進み、ＣＰＵ４１１は、通知変更フラグ７０５をチェックし、ｔｒｕｅが設定されているか否かを判定する。通知変更フラグ７０５がｆａｌｓｅであれば、Ｓ１４０８に進み、ＣＰＵ４１１は、通知処理を実施し、処理を終了する。一方、通知変更フラグ７０５がｔｒｕｅであればＳ１４０５に進み、ＣＰＵ４１１は、未処理件数７０６が閾値８０２を下回ったと判断し、通知方法の変更を元に戻し、Ｓ１４０８で通知処理を実施し、処理を終了する。  
【００２９】
一方、Ｓ１４０３で未処理件数が閾値以上であると判定した場合Ｓ１４０６に進み、ＣＰＵ４１１は、通知変更フラグ７０５をチェックし、ｆａｌｓｅであるか否かを判定する。ｔｒｕｅである場合はＳ１４０８に進み、ＣＰＵ４１１は、通知処理を実施する。ｆａｌｓｅである場合はＳ１４０７に進み、ＣＰＵ４１１は、通知方法をｆａｌｓｅからｔｒｕｅに変更し、Ｓ１４０８で通知処理を実施し、処理を終了する。
【００３０】
通知方法の変更は、通知方法管理リスト８００に基づいて変更される。Ｓ１４０８の通知処理は、指定されている通知設定ＩＤ８０１の通知間隔８０４に基づいて通知処理を実行し、通知先に関しては対応する通知先７０３に基づいて決定する。また、通知内容は、通知内容ＩＤ８０３に対応する通知内容を使用し通知する。通知内容については、図１２及び図１３を用いて後述する。
【００３１】
＜通知内容＞
次に、図１２及び図１３を参照して、ファックス管理サーバ１０４が通知する通知メールの内容について説明する。図１２は、第１通知方法が選択された場合の通知メールの内容であり、上記Ｓ１４０８で通知変更フラグ７０５がｆａｌｓｅの場合に通知される通知メールの内容を示す。Ｆｒｏｍ１２０１には、通知メールを送信するファックス管理サーバのメールアドレスが記述される。Ｔｏ１２０２には、Ｓ１４０８で決定した、通知先のメールアドレスを指定する。Ｓｕｂｊｅｃｔ１２０３には、ファックス受信通知である旨のメッセージとファックス受信日時が記述される。
【００３２】
ＵＲＬ１２０４は、ファックス受信した文書の詳細情報を確認し、案件、種別、ファイル名の登録を行う場合に使用するＵＲＬである。ＵＲＬの文字列のうち、「ｘｘｘ．ｃｏｍ」がファックス管理サーバ１０４を示し、「ｊｏｂ／ｄｅｔａｉｌ」が登録画面の表示を示す。また、クエリ部分の「ｉｄ＝０１０１」は、ファックス受信管理リスト５００において「０１０１」の受信ＩＤで管理されているファックス受信を示す。ＵＲＬ１２０５は、ファックス受信した文書の一覧を表示させる場合に使用するＵＲＬである。ＵＲＬの文字列のうち、「ｘｘｘ．ｃｏｍ」がファックス管理サーバ１０４を示し、「ｊｏｂ／ｌｉｓｔ」が一覧画面の表示を示す。添付ファイル１２０６は、Ｓ１４０１でファックス受信した文書のサムネイル画像である。
【００３３】
図１３は、第２通知方法が選択された場合の通知メールの内容であり、Ｓ１４０８で通知変更フラグ７０５がｔｒｕｅの場合に通知される通知メールの内容を示す。Ｆｒｏｍ１３０１には、通知メールを送信するファックス管理サーバのメールアドレスが記述される。Ｔｏ１３０２には、Ｓ１４０８で決定した、通知先のメールアドレスを指定する。Ｓｕｂｊｅｃｔ１３０３には、ファックス受信通知である旨のメッセージと通知を実施する日時が記述される。ＵＲＬ１３０４は、未処理案件一覧を表示するＵＲＬである。ＵＲＬの文字列のうち、「ｘｘｘ．ｃｏｍ」がファックス管理サーバ１０４を示し、「ｊｏｂ／ｌｉｓｔ＿ｕｎｐｒｏｃｅｅｄ」が未処理一覧画面の表示を示す。
【００３４】
＜操作画面＞
次に、図９乃至図１１を参照して、ＰＣ１０２のディスプレイに表示される操作画面について説明する。図９の画面９００は、ファックス管理サーバ１０４が提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔに基づきＰＣ１０２のＷｅｂブラウザによって表示される。また、画面９００は、図１２の通知メールを受け取ったＰＣ１０２のユーザが、ＵＲＬ１２０５を選択した場合に表示される。なお、画面９００を表示する場合にも、後述する図１５の認証処理は必要である。
【００３５】
画面９００には、ファックス受信管理リスト５００で管理されているファックス受信の一覧が示される。文書一覧９０１は、担当ユーザが保持している文書の一覧を表示する。未処理文書一覧９０２は、担当ユーザが保持している未処理件の一覧を表示する。処理済文書一覧９０３は、担当ユーザが完了した処理の一覧を表示する。また、通知設定９０４を押下すると、後述する通知設定画面（図１１）が表示される。
【００３６】
担当者が任意のファックス受信項目を選択して削除ボタン９０９を操作すると、ファックス受信した文書を削除することができる。また、更新ボタン９０５を操作すると、最新のファックス受信管理リスト５００を読み込んで、画面９００が更新される。なお、画面９００において、各行には、図１０の画面１０００を表示させるためのリンク（ＵＲＬ１２０５）が埋め込まれており、画面９００から画面１０００に遷移することができる。ダウンロードボタン９０６は、受信したファックス文書をダウンロードする場合に操作する。
【００３７】
登録ボタン９０７は、案件管理サーバ１０３に対してファックス文書の登録を行う際に操作する。９０８は文書の一覧をリスト形式で表示する。このリストには、ファックス受信管理リストにある項目のうち、現在ログインしている担当者分のファックス文書の情報を表示する。表示する内容として、例えば、受信日時（Ｄａｔｅ）、ファイル名（ＦｉｌｅＮａｍｅ）、及び送信元番号（ＳｅｎｄｅｒＮｏ）を表示する。リセットボタン９１０は、リストの選択状態をリセットする際に操作する。
【００３８】
図１０の画面１０００は、ファックス管理サーバ１０４が提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔに基づきＰＣ１０２のＷｅｂブラウザによって表示され、ユーザ入力に従って受信した文書を登録する際の情報を設定する。また、画面１０００は、図１２の通知メールを受け取ったＰＣ１０２のユーザが、ＵＲＬ１２０４を選択した場合に表示される。なお、画面１０００を表示する場合にも、後述する図１５の認証処理は必要である。
【００３９】
画面１０００には、案件管理サーバ１０３で管理されている案件名１００１、及び種別１００２が示される。これらの情報（詳細情報）は、登録するファックス文書の属性情報として付加するために、後述する図１５のＳ１５１２で取得し表示する。文書名１００３は、登録したい文書名を担当者が入力するフィールドである。１００４は、ファックス文書のプレビュー画像を表示する領域であり、１００５のコントロールボタンを利用してページの遷移を操作する。登録ボタン１００６は、設定した属性情報とともにファックス文書を案件管理サーバ１０３に対して登録する操作を行う。削除ボタン１００７は、ファックス文書の削除操作を行う。印刷ボタン１００８は、ファックス文書の印刷を操作する。  
【００４０】
図１１の画面１１００は、ファックス管理サーバ１０４が提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔに基づきＰＣ１０２のＷｅｂブラウザによって表示され、ユーザ入力に従って後述する第２通知方法での通知設定を設定する。また、画面１１００は、ユーザが画面１０００の通知設定９０４を押下した際に表示される。画面１１００には、ファックス管理サーバ１０４で管理されている通知方法管理リスト８００が表示される。閾値１１０１は、通知方法を変更するトリガになる未処理件数を指定するフィールドである。
【００４１】
通知内容１１０２は、通知方法変更時に通知したい通知内容を選択する。選択肢としては、通常（図１２）、未処理一覧（図１３）を選択できる。通知間隔１１０３は、通知変更後の通知間隔を選択できる。選択肢には、「即時」や「時間単位」、「日単位」で指定が可能である。登録ボタン１１０４は、画面１１００で指定した内容を通知方法管理リスト８００のレコードに追加する。クリアボタン１１０５は、画面１１００で指定した内容をクリアする操作を行う。戻るボタン１１０６が押下されるとは、画面９００に遷移する。
【００４２】
＜全体シーケンス＞
次に、図１５を参照して、各管理リストが図５乃至図８に示す状態にあるときに、外部ファックス装置からファックス管理サーバ１０４がファックスを受信したときの全体シーケンスについて説明する。ここでは、ファックス管理サーバ１０４がファックスを受信した旨をユーザに通知した後、通知の確認が行われ、図１２及び図１３のＵＲＬ１２０４、１２０５、１３０４を用いて案件、種別、ファイル名の登録を行った場合について説明する。
【００４３】
Ｓ１５０１において、ＭＦＰ１０１は、外部ファックス装置からファックスを受信する。Ｓ１５０２において、ＭＦＰ１０１は、受信したファックスをファックス管理サーバ１０４に転送し、ファックス管理サーバ１０４では受信したデータを保存する。ここで、ファックス文書及び送信元電話番号やファックス枚数などの情報も併せて転送される。Ｓ１５０３において、ファックス管理サーバ１０４は、前述した図１４のフローチャートに基づき、通知方法を決定し担当者に通知する。担当者管理リスト７００の通知変更フラグ状態より通知内容（リンク先のＵＲＬ）が異なるためケース毎（フラグ：ｆａｌｓｅ/ｔｒｕｅ）に説明する。
【００４４】
＜通知変更フラグ：ｆａｌｓｅの場合＞
受信ＩＤ：０１０１、担当者ＩＤ：００１の場合、担当者ＩＤ００１の通知変更フラグ７０５は、「ｆａｌｓｅ」であるため通知内容として図１２の内容で通知される。担当者がＳ１５０３の通知内容を確認した後、Ｓ１５０４において、ＰＣ１０２は、ＷｅｂブラウザにＵＲＬ１２０５を指定して一覧画面の表示要求を行う。これを受けたファックス管理サーバ１０４は、ＰＣ１０２の担当者ＩＤ００１が認証済みでないと判断し、Ｓ１５０５で認証画面（記載なし）を応答する。その後、ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザにより表示された認証画面を介して担当者ＩＤ００１が認証情報を入力する。
【００４５】
Ｓ１５０６において、ＰＣ１０２は、入力された認証情報を、ファックス管理サーバ１０４に送信する。ファックス管理サーバ１０４においてチェックを行い認証成功の場合、Ｓ１５０７において、ファックス管理サーバ１０４は、一覧画面９００をＰＣ１０２に応答し、ＰＣ１０２で当該画面９００が表示される。
【００４６】
画面９００において担当者ＩＤ００１の未処理文書一覧９０２が選択されると、Ｓ１５０８において、ＰＣ１０２は、未処理一覧画面の要求を行う。Ｓ１５０９において、ファックス管理サーバ１０４は、担当者ＩＤ００１の未処理件をファックス受信管理リスト５００から取得し、未処理一覧画面（不図示）をＰＣ１０２に応答し、ＰＣ１０２で当該画面が表示される。未処理一覧画面の表示形式は、図９の表示形式と同様である。担当者は、未処理件の中で登録したいファックス文書を選択し、登録ボタン９０７を押下する。或いは、Ｓ１５０４でＷｅｂブラウザにＵＲＬ１２０４を指定した場合、次のＳ１５１０からの認証処理（Ｓ１５０５〜Ｓ１５０６）完了後にＳ１５１１を実行する。
【００４７】
Ｓ１５１０において、ＰＣ１０２は、登録画面を要求する。Ｓ１５１１において、ファックス管理サーバ１０４は、案件管理サーバ１０３に担当者ＩＤ００１が保持する案件名１００１や種別１００２の情報を要求する。Ｓ１５１２において、案件管理サーバ１０３は、要求に基づき担当者ＩＤ００１が保持する情報をファックス管理サーバに応答する。Ｓ１５１３において、ファックス管理サーバ１０４は、Ｓ１５１３で取得した案件情報から作成した登録画面１０００をＰＣ１０２に応答し、ＰＣ１０２で登録画面１０００が表示される。担当者が登録画面１０００に対して案件名１００１、種別１００２、及び文書名１００３を入力すると、Ｓ１５１４において、ＰＣ１０２は、登録情報をファックス管理サーバ１０４に送信する。Ｓ１５１５において、ファックス管理サーバ１０４は、取得した情報を用いて案件管理サーバ１０３にファックス文書の登録を行う。Ｓ１５１６において、案件管理サーバ１０３は、ファックス文書の登録を行い、ファックス管理サーバ１０４に登録の完了を通知する。Ｓ１５１７において、ファックス管理サーバ１０４は、登録完了画面をＰＣ１０２に応答し、ＰＣ１０２で当該登録完了画面が表示される。
【００４８】
＜通知変更フラグ：ｔｒｕｅの場合＞
受信ＩＤ：０１０２、担当者ＩＤ：００２の場合、担当者ＩＤ００２の通知変更フラグ７０５は「ｔｒｕｅ」なので通知内容として図１３の内容で通知される。担当者がＳ１５０３の通知内容を確認した後、Ｓ１５０８において、ＰＣ１０２は、ＷｅｂブラウザにＵＲＬ１３０４を指定して未処理文書一覧画面（不図示）の表示要求を行う。これを受けたファックス管理サーバ１０４は、ＰＣ１０２の担当者ＩＤ００２が認証済みでないと判断し、Ｓ１５０５/Ｓ１５０６と同様に認証チェックを行い認証がＯＫならば、Ｓ１５０９で未処理文書一覧画面（不図示）を応答する。以降の処理は、「通知変更フラグ：ｆａｌｓｅ」時の処理と同様であるため省略する。
【００４９】
以上説明したように、本実施形態に係る画像処理システムでは、ＭＦＰ１０１がファクシミリ通信を介して文書を受信すると、ファックス管理サーバ１０４へ当該文書を転送する。ファックス管理サーバ１０４は、受信した文書を処理する担当者における案件の未処理件数を案件管理サーバ１０３から取得し、取得した未処理件数に応じて、当該文書を受信した際に担当者に通知する通知方法を切り替える。具体的には、ファックス管理サーバ１０４は、未処理件数が所定の閾値以上であれば、未処理件の登録を促す通知メールをＰＣ１０２へ送信し（第１通知方法）、未処理件数が所定の閾値未満であれば、受信した文書の登録を促す通知メールをＰＣ１０２へ送信する（第２通知方法）。また、第１通知方法であれば、図９に示す通常の画面がＰＣ１０２のブラウザ上で表示され、第２通知方法であれば、未処理一覧を表示するためのリンクが表示される。なお、図１１に示すように、第２通知方法が選択された際の通知内容１１０２と、通知間隔１１０３とを設定することができる。これにより、未処理件数が閾値以上である場合、即ち、未処理の案件が溜まっている担当者に対しては、通知間隔を長く設定することにより、システムとしての通知回数を低減するように設定することができる。また、ユーザにとっても未処理の案件が溜まっているときと、溜まっていないときで、ＰＣ１０２上のブラウザ上に表示される画面が上述のように変化することで、操作性を向上することができる。
【００５０】
＜第２の実施形態＞
以下では、図１６乃至図１９を参照して、本発明の第２の実施形態について説明する。本実施形態では、通知変更フラグ７０５に通知上限のチェックを加えた実施形態に関して説明する。なお、本実施形態では、上記第１の実施形態に係るシステム構成と変更はないため重複する説明については省略する。
【００５１】
＜通知方法管理リスト＞
まず、図１７を参照して、ファックス管理サーバ１０４のＨＤＤ４１４に記憶される通知方法管理リスト１７００について説明する。１７０１から１７０４は、図８の８０１から８０４と同様なため説明は省略する。通知上限単位１７０５は、通知変更フラグがｔｒｕｅの状態の場合に、時間又は通知回数により更に通知方法を変更するために設定するパラメータである。選択肢としては、「時間」又は「回数」を指定できる。上限値１７０６は、通知上限単位１７０５に対応する、通知上限値の値情報を示す。通知方法１７０７は、上限値に達した場合の挙動を示す。選択肢には、「代理通知」と「通知停止」がある。代理通知先１７０８は、通知方法１７０７で代理通知が指定された場合に通知する通知先の情報を示す。例えば、通知上限単位１７０５が「時間」で上限値１７０６が「２４」、通知方法が「代理通知」で代理通知先１７０８が「Ｄ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」の場合を想定する。この場合、２４時間の間、通知変更フラグがｔｕｒｅの状態のままならば、通知方法を「代理通知」に切り替え、通知先「Ｄ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」に通知することを意味する。  
【００５２】
＜操作画面＞
次に、図１８及び図１９を参照して、ＰＣ１０２のディスプレイに表示される操作画面について説明する。図１８の画面１８００は、ファックス管理サーバ１０４が提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔに基づき、ＰＣ１０２のＷｅｂブラウザによって表示され、ユーザ入力に従って通知時間又は通知回数の上限に関する情報を設定する。また、画面１８００は、ユーザが後述する画面１９００の通知設定１９０４を押下した時に表示される。
【００５３】
画面１８００には、ファックス管理サーバ１０４で管理されている通知方法管理リスト１７００の情報が表示される。１８０１から１８０３は図１１の１１０１から１１０３と同様なため説明を省略する。通知上限単位１８０４は、通知方法管理リスト１７００の通知上限単位１７０５に設定する値を示す。上限値１８０５は、上限値１７０６で指定する値を示す。通知方法１８０６は、通知方法１７０７に指定する値を示す。１８０７は代理通知先１７０８で指定する値を示す。登録ボタン１８０８は、本画面で指定した内容を通知方法管理リスト１７００のレコードに追加する。クリアボタン１８０９は、本画面で指定した内容をクリアする。戻るボタン１８１０が押下されると、画面１９００に遷移する。
【００５４】
次に、図１９を参照して、画面１９００について説明する。画面１９００は、ファックス管理サーバ１０４が提供したＨＴＭＬ及びＪａｖａＳｃｒｉｐｔに基づきＰＣ１０２のＷｅｂブラウザによって表示される。
【００５５】
画面１９００は、文書一覧画面と同様であり差分の１点のみを説明する。１９１１は、通知方法１７０７で「通知停止」が指定されたときに表示される情報である。担当者への通知が停止されると、どのファックスに関する通知が実施されていなかったのか担当者が知ることができなくなる。そこで通知していない未処理文書を担当差が判断できるように、未処理文書一覧の中で通知を行っていない件に関しては「ＮＥＷ」表示をすることで未通知であることを表現している。この表現方法は、他の文字列や別な表示方法で実施しても問題ない。
【００５６】
＜ファックス転送時の動作＞
次に、図１６を参照して、ファックス管理サーバ１０４がＭＦＰ１０１からファックスを自動転送され受信した場合の一連の動作について説明する。以下で説明する処理は、ファックス管理サーバ１０４のＣＰＵ４１１がＨＤＤ４１４に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。
【００５７】
Ｓ１６０１乃至Ｓ１６０８までは、図１４のＳ１４０１乃至Ｓ１４０８までと同様のため差分箇所のみ説明する。Ｓ１６０６において、ＣＰＵ４１１は、通知変更フラグがｔｒｕｅの場合、Ｓ１６０９に進み、通知上限値をチェックする。チェックに際し、ＣＰＵ４１１は、通知方法管理リスト１７００から通知上限単位１７０５及び上限値１７０６を取得する。Ｓ１６１０において、ＣＰＵ４１１は、通知上限値を超えたか否かを判定し、超えていない場合はＳ１６０８の通知処理を実施する。一方、通知上限値を超えた場合であって、通知方法管理リスト１７００の通知方法１７０７が「代理通知」の場合はＳ１６１１に進み、ＣＰＵ４１１は、通知先を代理通知先１７０８に切り替えＳ１６０８の通知処理を実施する。或いは、通知上限値を超えた場合であって、通知方法１７０７が「通知停止」の場合はＳ１６１２に進み、通知処理を停止し、図１９の未処理文書一覧が表示されたときに、未通知文書が区別できるような情報を保持する。
【００５８】
本実施形態においては、通知処理の上限を設定することができ、さらに、上限に到達した際の通知内容や通知方法の変更を設定することができる。したがって、本実施形態によれば、ユーザへの通知に関する上限を設けることで、よりシステムとしての負荷を低減することができ、上記第１の実施形態と同様にユーザの操作性を向上することができる。
【００５９】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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