(57)【要約】【課題】  文書データの同期が行われるシステムにおいて、同期先で文書データに基づいて印刷処理するための文書管理システム、情報処理装置、文書管理方法およびプログラムを提供すること。【解決手段】  本文書管理システムは、同期元となる文書管理装置１２０と、同期先となる情報処理装置１３０とを含む。情報処理装置１３０は、文書管理装置１２０からネットワークを介して配信された、同期対象となる１以上の文書データを格納する文書格納手段１３６と、文書格納手段１３０内の１以上の文書データが、文書管理装置１２０側の管理状態と整合しない可能性に基づき、機能の制限の要否を判定する判定手段１４０と、判定手段１４０により機能の制限を要すると判定された場合に、文書格納手段１３６内の１以上の文書データの出力に関連する機能に制限をかける制限処理手段１４２とを含む。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
同期元となる文書管理装置と、同期先となる情報処理装置とを含む文書管理システムであって、前記情報処理装置は、
前記文書管理装置からネットワークを介して配信された、同期対象となる１以上の文書データを格納する文書格納手段と、
前記文書格納手段内の前記１以上の文書データが、前記文書管理装置側の管理状態と整合しない可能性に基づき、機能の制限の要否を判定する判定手段と、
前記判定手段により機能の制限を要すると判定された場合に、前記文書格納手段内の前記１以上の文書データの出力に関連する機能に制限をかける制限処理手段と
を含む、文書管理システム。
【請求項２】
前記判定手段は、前回同期が完了してからの経過時間を監視し、前記経過時間が、事前定義された許容時間を超えた場合に、整合しない可能性があるとして機能の制限を要すると判定することを特徴とする、請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記判定手段は、前記情報処理装置の復帰時に前記文書管理装置に問い合わせて、前記文書格納手段内の前記１以上の文書データの同期状態と、前記文書管理装置側の管理状態とを比較することによって、同期対象となる文書に関する不整合がある場合に、機能の制限を要すると判定することを特徴とする、請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記制限処理手段は、前記文書格納手段内の文書データを印刷のため検索すること、前記文書格納手段内の文書データを印刷のため閲覧することおよび前記文書格納手段内の文書データに基づいて印刷出力すること、またはこれらの少なくとも１つを禁止する機能制限をかけることを特徴とする、請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書管理装置から文書データの配信により前記文書管理装置側の管理状態と整合する状態となったことに応答して、印刷出力に関連する機能にかけられた制限が解除されることを特徴とする、請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書管理装置は、事前定義されたスケジュールに従って、または管理者からの指示に従って、事前登録された同期先に、同期対象として登録された文書データの配信処理を行う手段である、請求項１〜５のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項７】
同期元となる文書管理装置と通信する情報処理装置であって、
文書管理サーバからネットワークを介して配信された、同期対象となる１以上の文書データを格納する文書格納手段と、
前記文書格納手段内の前記１以上の文書データが、前記文書管理装置側の管理状態と整合しない可能性に基づき、機能の制限の要否を判定する判定手段と、
前記判定手段により機能の制限を要すると判定された場合に、前記文書格納手段内の前記１以上の文書データの出力に関連する機能に制限をかける制限処理手段と
を含む、情報処理装置。
【請求項８】
前記情報処理装置は、前記文書格納手段内の文書データに基づき印刷出力する画像形成装置である、請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
文書データを管理する文書管理方法であって、情報処理装置が、
前記情報処理装置が備える文書格納手段内に格納される、同期対象の１以上の文書データが、同期元の文書管理装置側の管理状態と整合しない可能性に基づき、機能の制限の要否を判定するステップと、
整合しない可能性があり機能の制限を要すると判定された場合に、前記文書格納手段内の前記１以上の文書データの出力に関連する機能に制限をかけるステップと、
前記文書管理装置からネットワークを介して配信された文書データを格納するステップと、
配信により機能の制限を要さないと判定された場合に、印刷出力に関連する機能の制限を解除するステップと、
前記機能に制限がかけられていない場合に、前記出力に関連する機能を呼び出すステップと
を実行する、文書管理方法。
【請求項１０】
コンピュータを、請求項７または８に記載の情報処理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、情報処理装置、文書管理方法およびプログラムに関し、本発明は、文書データの同期が行われるシステムにおいて、同期先で文書データに基づいて印刷処理するための文書管理システム、情報処理装置、文書管理方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、複数の拠点で配布する文書を電子化し、ネットワークを介して共有することで、必要なときに必要な部数だけ、各拠点の複合機から文書を印刷出力することができる、印刷ソリューションが普及しつつある。また、種々の理由から、印刷物の出力内容や出力形式に制約があることもあり、制約を満たす印刷物を簡便に得ることができるソリューションも求められている。例えば、証券業界では、有価証券の募集または売出しのために目論見書を交付することが行われているが、目論見書は、金融商品取引法上の規制を受ける。この規制により、目論見書をプリンタで印刷しようとする際には、常に同一の内容および印刷設定で印刷出力することが求められる。
【０００３】
上述した目論見書のような文書は、種々の理由から改訂など更新される場合があり、上述した観点から、このような文書が旧版で印刷および配布されことを防止する必要性が高い。このため、上述したような印刷ソリューションでは、文書管理システムを介して、各拠点間でのデータを同期し、常に最新状態で文書が共有されるように構成することが望まれている。
【０００４】
文書管理システムにおける文書の新規登録や更新に対応する技術としては、特許第４７６１８９５号公報（特許文献１）が知られている。特許文献１は、文書がドキュメント管理サーバに登録（更新）されたときに、登録された送信先に、複数の文書について登録されたことを一括で通知する技術を開示する。また、版を管理する技術としては、例えば、フォームオーバーレイ方式の印刷出力に関連して、特開２００４−３０２６４９号公報（特許文献２）が知られている。
【０００５】
上述した文書管理システムにおける同期処理は、深夜などの時間帯に一括して行われるように設定されることがある。その同期時間帯に、同期先の複合機の電源が遮断されていたり、ネットワーク障害が発生したりしていると、その同期処理に失敗してしまう。このような場合、同期先の複合機に残されている旧版の文書が印刷されてしまうことを防止する必要がある。
【０００６】
上記特許文献１の従来技術では、新規登録や更新された文書を一括で送信先に通知がなされる。また特許文献２の従来技術では、プリンタは、帳票サーバにアクセスして自ら保有する帳票データとのバージョンが異なれば、最新バージョンの帳票データをダウンロードすることができる。
【０００７】
しかしながら、上記のような従来技術では、配信元と配信先とがネットワークを介して通信できていることが前提であり、何らかの理由により最新版のデータや通知を受信することができなかった場合に対応できるものではなかった。
【０００８】
したがって、同期元と同期先とで文書データの同期が行われる文書管理システムにおいて、同期元に更新された文書が存在するにもかかわらず、その同期が未完了の同期先のローカルに存在する旧版の文書が印刷されてしまうことを好適に防止することができる技術の開発が望まれていた。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
本発明は、上記従来技術における問題点に鑑みてなされたものであり、本発明は、同期元と、同期先とで文書データの同期が行われる文書管理システムにおいて、文書が最新の管理状態にない可能性がある場合に、かかる文書の出力に関する機能を制限することができる、文書管理システム、情報処理装置、文書管理方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明では、上記課題を解決するために、同期元となる文書管理装置と、同期先となる情報処理装置とを含む文書管理システムであって、下記特徴を有する文書管理システムを提供する。上記情報処理装置は、上記文書管理装置からネットワークを介して配信された、同期対象となる１以上の文書データを格納する文書格納手段と、上記文書格納手段内の１以上の文書データが、上記文書管理装置側の管理状態と整合しない可能性に基づき、機能の制限の要否を判定する判定手段と、上記判定手段により機能の制限を要すると判定された場合に、上記文書格納手段内の１以上の文書データの出力に関連する機能に制限をかける制限処理手段とを含む。
【発明の効果】
【００１１】
上記構成により、同期元と、同期先とで文書データの同期が行われる文書管理システムにおいて、文書が最新の管理状態にない可能性がある場合に、かかる文書の出力に関する機能を制限することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】第１の実施形態による公開文書印刷システムの概略構成図。
【図２】第１の実施形態による公開文書印刷システムで実行される同期処理に関連するブロック図。
【図３】第１の実施形態による公開文書印刷システムにおいて、文書の登録から、同期処理を経て、印刷出力されるまでの処理の流れを示すシーケンス図。
【図４】第１の実施形態による公開文書印刷システムで実行される、機能制限要否判定処理に関連するブロック図。
【図５】第１の実施形態による公開文書印刷システムで実行される、時間監視に基づく機能制限要否判定処理を示すフローチャート。
【図６】第１の実施形態による公開文書印刷システムで実行される、文書管理サーバへの問い合わせに基づく機能制限要否判定処理を示すフローチャート。
【図７】第１の実施形態による文書管理サーバへの問い合わせに基づく機能制限要否判定処理で参照される、管理文書リストおよび保有文書リストのデータ構造を示す図。
【図８】第１の実施形態におけるユーザ端末で表示される画面表示を示す図。
【図９】第２の実施形態による公開文書印刷システムの概略構成図。
【図１０】本実施形態による汎用コンピュータ装置のハードウェア構成図。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本実施形態について説明するが、本実施形態は、以下に説明する実施形態に限定されるものではない。なお、以下の説明では、文書管理装置および情報処理装置を含む文書管理システムの一例として、文書管理サーバと、該文書管理サーバから配信を受けて複合機から文書データを印刷出力させるユーザ端末とを含む、公開文書印刷システムを用いて説明する。
【００１４】
以下、第１の実施形態による公開文書印刷システムについて説明する。図１は、第１の実施形態による公開文書印刷システム１００の概略構成を示す。図１に示す公開文書印刷システム１００は、文書管理者端末１１０と、文書管理サーバ１２０と、ユーザ端末１３０と、ユーザ端末１３０に接続された複合機１５０とを含み構成される。
【００１５】
文書管理者端末１１０、文書管理サーバ１２０およびユーザ端末１３０は、例えば、イントラネットやイーサネット（登録商標）などのＬＡＮ（Local Area Network）や、専用線やＶＰＮ（Virtual Private Network）などを介したＷＡＮ（Wide Area Network）を介して接続されており、相互に通信可能とされている。
【００１６】
文書管理者端末１１０は、公開する文書を管理する責任者（以下、文書管理者と参照する。）ＡＵが操作する端末である。文書管理者ＡＵは、公開する文書の文書印刷データを、文書管理者端末１１０を操作して文書管理サーバ１２０に登録することができる。なお、文書印刷データの登録は、説明の便宜上、文書管理者ＡＵが単独で行うものとして説明するが、承認者による承認を経るなど、複数人が関与する所定のワークフローに従って行われてもよい。
【００１７】
文書印刷データは、説明する実施形態では、文書本体データと、印刷設定データと、書誌データとを含んで構成される。文書本体データは、ＰＤＦ（Portable Document Format）などの文書ファイルであり、文書自体の内容を含む。印刷設定データは、「原稿サイズ」、「用紙サイズ」、「原稿方向」、「カラー／白黒」、「両面／片面」、「ステープル」、「印刷領域」などの印刷条件を指定する情報を含む。書誌データは、文書タイトル、商品カテゴリ、ユーザへの公開期間、文書説明など、ユーザが文書を検索、識別するための情報を含む。印刷設定データおよび書誌データは、例えばＸＭＬファイルで構成することができる。文書印刷データは、文書本体データ、印刷設定データそれぞれの内容を改変できないように構成されている。
【００１８】
文書管理サーバ１２０は、文書管理者端末１１０から文書印刷データを取得し、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）に格納する。文書管理サーバ１２０は、さらに、同期先として登録されるユーザ端末１３０に対し、登録された文書印刷データを配信する。文書管理サーバ１２０には、文書管理アプリケーション１２２がインストールされている。文書管理アプリケーション１２２は、文書登録処理部１２４と、印刷制御処理部１２６とをコンピュータ上に実現する。
【００１９】
文書登録処理部１２４は、文書管理者端末１１０から登録要求とともに送られてきた文書印刷データをＨＤＤのデータベース領域に格納し、公開する文書を登録する処理を行う。このとき、文書管理アプリケーション１２２は、送られてきた文書本体データ、印刷設定データおよび書誌データを関連付けて記憶する。
【００２０】
印刷制御処理部１２６は、文書登録処理部１２４で公開対象として登録された１以上の文書印刷データを取得し、同期先として登録されたユーザ端末１３０に配信する。文書印刷データの同期方法としては、好適には、差分となる文書の文書印刷データを配信する差分同期とすることができる。また、上述した同期処理は、典型的には、日次処理などとして事前定義されたスケジュールに従って行われる。あるいは、管理者からの明示的な指示に応答して同期処理が行われてもよい。
【００２１】
なお、説明する実施形態では、文書登録処理部１２４および印刷制御処理部１２６が文書管理アプリケーション１２２によって実現されるものとして説明するが、特に限定されるものではない。文書登録を行うためのアプリケーションと、文書の印刷を制御するためのアプリケーションとが別々に提供され、文書登録処理部１２４および印刷制御処理部１２６が別々のコンピュータ上で実現されてもよい。
【００２２】
ユーザ端末１３０は、印刷を行うエンドユーザ（以下、印刷ユーザと参照する。）ＥＵが操作して、文書管理サーバ１２０から配信された文書印刷データに基づいて複合機１５０に印刷物Ｐを印刷させる端末である。ユーザ端末１３０は、同期元である文書管理サーバ１２０からネットワークを介して分離して配置された同期先の装置である。なお、図１には、ユーザ端末が１つのみ示されているが、同期先となる端末数は、特に限定されるものではない。ユーザ端末１３０には、印刷アプリケーション１３２がインストールされている。印刷アプリケーション１３２は、配信受付処理部１３４と、文書格納部１３６と、文書管理部１３８と、制限要否判定部１４０と、機能制限処理部１４２と、印刷実行処理部１４４とをコンピュータ上に実現する。
【００２３】
配信受付処理部１３４は、同期元である文書管理サーバ１２０から、同期対象となる１以上の文書印刷データの配信を受けて、文書格納部１３６に格納する。同期処理は、典型的には、文書管理サーバ側から開始される。文書格納部１３６は、配信された文書印刷データのうちの文書本体データを所定の記憶領域に格納しており、印刷設定データおよび書誌データを所定のデータベースに格納している。また、印刷アプリケーション１３２は、文書本体データおよび印刷設定データの改変を禁止している。上記文書印刷データが格納される格納領域やデータベースは、他のアプリケーションからアクセスが禁止されていることが好ましい。
【００２４】
文書管理部１３８は、文書格納部１３６に同期された１以上の文書印刷データの検索、階層表示、印刷プレビューおよび印刷出力指示を行うためのＧＵＩ（Graphical User Interface）を印刷ユーザＥＵに対し提供する。本実施形態による公開文書印刷システム１００では、印刷ユーザＥＵは、文書管理部１３８が提供するＧＵＩを介して、キーワードを指定したキーワード検索、文書の分類を指定したカテゴリ検索、文書のタイトルの頭文字の５０音あるいはアルファベットを指定する５０音検索あるいはアルファベット検索、文書識別コードによる文書検索、階層構造に基づく文書一覧表示、指定の文書の印刷出力指示などを行うことができる。
【００２５】
制限要否判定部１４０は、ユーザ端末１３０の文書格納部１３６内の文書印刷データが、文書管理サーバ１２０側の管理状態と整合しない可能性を検証し、検証結果に基づき印刷出力に関連する機能を制限する必要があるか否かを判定する。少なくとも文書管理サーバ１２０側の管理状態と整合しない可能性があれば、機能を制限する必要があると判定される。
【００２６】
説明する実施形態では、機能の制限は、２つの態様で行われる。第１の態様は、前回同期が完了してから、予定であれば次の同期処理が完了しているはずの時間が経過したにもかかわらず、何らかの理由で次の同期処理が完了していない場合の機能制限である。第１の態様は、印刷アプリケーション１３２の起動中に整合性が失われた可能性を検知するものである。第２の態様は、文書管理サーバ１２０からの配信を受けられなかった状態から復帰した際に、その間に行われた同期処理による配信を受けられなかった場合の機能制限である。第２の態様は、印刷アプリケーション１３２の休止中またはシャットダウン中に整合性が失われたことを検知するものである。なお、制限要否判定部１４０による判定処理については詳細を後述する。
【００２７】
機能制限処理部１４２は、上記制限要否判定部１４０による判定結果に基づいて、機能の制限を要すると判定された場合に、文書の印刷出力に関連する機能に制限をかける。ここで制限される印刷出力に関連する機能としては、文書格納部１３６内の文書に関して、印刷出力機能自体の他、印刷出力機能を呼び出すための文書検索機能（キーワード検索、カテゴリ検索、５０音検索あるいはアルファベット検索、文書識別コード検索）、階層構造に基づく文書一覧表示機能、印刷プレビュー機能などを含むことができる。
【００２８】
印刷実行処理部１４４は、文書管理部１３８が提供するＧＵＩを介し文書を指定した印刷出力指示が行われた場合に、指定された文書の印刷処理を実行する。印刷実行処理部１４４は、印刷出力指示に応答して、指定された文書印刷データを文書格納部１３６から読み出し、その文書印刷データを構成する文書本体データを、その文書印刷データを構成する印刷設定データに基づいて複合機１５０に印刷指令を行う。
【００２９】
複合機１５０は、例えば電子写真式のカラー画像形成装置と、印刷された用紙を中央で折る中折り処理部、印刷された用紙または中央で折られた用紙をステープラ等の綴じ処理部を備える後処理装置とを備えるものである。複合機１５０は、ユーザ端末１３０と、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのバス接続あるいはネットワーク接続されている。複合機１５０は、ユーザ端末１３０の制御の下、文書印刷データに基づく印刷物Ｐを印刷出力し、適宜後処理を施す。
【００３０】
以下、図２および図３を参照しながら、第１の実施形態による公開文書印刷システム１００における、文書の登録から、データ同期処理を経て、印刷出力されるまでの処理の流れについて説明する。図２は、第１の実施形態による公開文書印刷システムで実行される同期処理に関連するブロック図である。
【００３１】
まず、文書管理アプリケーション１２２の文書登録処理部１２４に、新たな文書が新規登録されたり、文書が更新登録されたりすると、任意のタイミングで、（１）ユーザ端末１３０での文書の印刷を管理する印刷制御処理部１２６へ文書同期が行われる。印刷制御処理部１２６は、スケジュールに従って、あるいは、管理者からの明示的な指示に応答して、例えばソケット通信を介して、（２）自身が管理している文書印刷データの文書リスト（以下、管理文書リストと参照する。）を、事前登録されたユーザ端末１３０に配信する。
【００３２】
印刷アプリケーション１３２の配信受付処理部１３４は、文書管理アプリケーション１２２から送信された管理文書リストと、文書格納部１３６内に保有する文書リスト（以下、保有文書リストと参照する。）２００とを照合し、差分を抽出する。ここでは、取得した管理文書リスト中の保有文書リストに無い不足文書、保有文書リストにはあるが版が異なる旧版文書、保有文書リストにはあるが、管理文書リスト中に無い余剰文書が差分として抽出される。配信受付処理部１３４は、差分があれば、（３）抽出された不足文書および旧版文書の最新の文書印刷データの転送を求める差分文書要求を印刷制御処理部１２６に送信する。
【００３３】
印刷制御処理部１２６は、例えばＦＴＰサーバ機能を備えており、上記差分文書要求は、文書印刷データを指定したＦＴＰ要求などとして行われる。印刷制御処理部１２６は、差分文書要求に応答して、要求された最新の文書印刷データを読み出し、配信受付処理部１３４へ送信する。配信受付処理部１３４は、（４）文書管理アプリケーション１２２から要求した文書印刷データを受信し、文書格納部１３６内に格納するとともに、保有文書リスト２００を更新する。また、配信受付処理部１３４は、余剰文書が抽出された場合は、文書格納部１３６内の余剰文書の文書印刷データを削除し、あるいは削除フラグを立てる。
【００３４】
配信受付処理部１３４は、差分となる文書印刷データすべてを受け取り、同期処理が成功裡に完了したら、（５）ソケット通信を介して印刷制御処理部１２６に肯定的な差分同期結果を返信する。何らかの理由で成功裡に完了できなれば、否定的な差分同期結果を返信する。
【００３５】
同期処理が成功裡に完了すれば、以降、印刷ユーザＥＵは、ユーザ端末１３０を操作することにより、最新の状態で、文書の印刷出力や閲覧検索などを実行できるようになる。なお、同期処理中は、図８（Ａ）に示すような同期処理が実行中であることを示す画面表示が行われ、印刷出力に関連する機能は、制限されてもよい。
【００３６】
図３は、第１の実施形態による公開文書印刷システム１００において、文書の登録から、同期処理を経て、印刷出力されるまでの処理の流れを示すシーケンス図である。図３に示す処理は、ステップＳ１００で、文書管理者ＡＵが、文書管理者端末１１０に対し、文書の新規登録または更新登録の指示を行ったことに応答して開始される。
【００３７】
ステップＳ１０１では、文書管理者端末１１０は、文書管理サーバ１２０の文書登録処理部１２４に対し、文書登録要求とともに指定の文書印刷データを送信する。文書登録処理部１２４は、文書印刷データを受信して保存し、文書管理者端末１１０に受領応答を返す。ステップＳ１０２では、所定のスケジュールに従って、文書登録処理部１２４から印刷制御処理部１２６へ文書印刷データが取得され、印刷制御処理部１２６が文書登録処理部１２４に受領応答を返す。
【００３８】
ステップＳ１０３では、印刷制御処理部１２６は、所定のスケジュールに従って、同期先として事前登録されたユーザ端末１３０の印刷アプリケーション１３２に対し文書印刷データを配信する。印刷アプリケーション１３２では、配信受付処理部１３４が、配信された文書印刷データのうち文書本体データを所定の格納領域に格納し、印刷設定データおよび書誌データをデータベース領域に格納する。そして、配信受付処理部１３４は、印刷制御処理部１２６に受領応答を返す。以降、文書の印刷出力が可能となる。
【００３９】
ステップＳ２００で、印刷ユーザＥＵが印刷アプリケーション１３２に印刷実行の指示を行うと、ステップＳ２０１で、印刷アプリケーション１３２は、格納領域から文書本体データを読み出し、データベースから印刷設定データを取得し、印刷設定を行う。ステップＳ２０２では、印刷アプリケーション１３２は、複合機１５０の状態確認を行う。ステップＳ２０３では、印刷実行処理部１４４は、複合機１５０に対し、文書印刷データに基づき印刷指令を発行する。ステップＳ２０４では、複合機１５０は、渡された文書本体データおよび印刷設定データに基づいて印刷物Ｐを印刷出力する。これにより、規定の印刷条件で文書が出力される。
【００４０】
以下、図４〜図８を参照しながら、第１の実施形態による文書管理サーバ１２０側の管理状態と整合しない可能性を検証し、検証結果に基づき機能の制限の要否を判定する処理について説明する。図４は、第１の実施形態による公開文書印刷システム１００で実行される、機能制限要否判定処理に関連するブロック図である。
【００４１】
上述したように、説明する実施形態では、機能の制限は、２つの態様によって行われる。まず、前回同期が完了してからの経過時間を監視し、予定であれば次の同期処理が完了しているはずの時間が、同期処理が行われないまま経過したことに応答して機能制限をかける、第１の態様について説明する。
【００４２】
配信受付処理部１３４は、同期処理を完了させると、同期を完了した時刻を更新情報２０２として、例えば文書格納部１３６内に保存する。制限要否判定部１４０は、（１−１）文書格納部１３６内の更新情報２０２を読み出し、前回の同期完了時刻に、事前設定された無配信検出設定時間を加算して求めた、無配信許容時刻をタイマに設定する。無配信検出設定時間は、配信が行われないまま、ここで設定された時間が経過した場合に、長期間配信が行われていないものと判断して機能制限をかけるために設定される時間である。無配信検出設定時間は、典型的には、文書管理サーバ１２０が実行する同期処理のスケジュールに対応して設定される。例えば日次処理として同期が行われる場合は、例えば２４時間が無配信検出設定時間として設定される。
【００４３】
制限要否判定部１４０は、印刷アプリケーション１３２の起動中、（１−１）計時部（ＲＴＣ：Real Time Clock）が刻む現在時刻を監視しており、現在時刻が無配信許容時刻を過ぎたか否かを判定する。現在時刻が無配信許容時刻に達すると、タイマの割り込みが発生し、制限要否判定部１４０は、事前定義された許容時間を超えて時間が経過したと判断し、（３）機能制限処理部１４２を呼び出し、機能制限を指令する。
【００４４】
機能制限処理部１４２は、制限要否判定部１４０の判定結果に基づいて、印刷アプリケーション１３２の所定の機能を制限する。機能制限は、警告画面を表示して、アプリケーション全体の使用を禁止するような制限であってもよいし、文書検索、文書閲覧などの印刷出力を呼び出すための機能の使用を禁止するような制限であってもよい。機能制限は、少なくとも、文書格納部１３６内の同期対象である文書印刷データの印刷出力を禁止することが好ましい。
【００４５】
図５は、第１の実施形態による公開文書印刷システムで実行される、時間監視に基づく機能制限要否判定処理を示すフローチャートである。図５に示す処理は、例えば印刷アプリケーション１３２の起動に応答して、ステップＳ３００から開始される。
【００４６】
ステップＳ３０１では、制限要否判定部１４０は、設定情報から無配信検出設定時間を読み出す。ステップＳ３０２では、制限要否判定部１４０は、文書格納部１３６の更新情報２０２から前回同期完了時刻を読み出し、前回同期完了時刻に無配信検出設定時間を加算し、無配信許容時刻を計算する。ステップＳ３０３では、制限要否判定部１４０は、計時部から現在時刻を取得する。ステップＳ３０４では、制限要否判定部１４０は、現在時刻が無配信許容時刻を過ぎ、前回の同期が完了してから無配信検出設定時間が経過したか否かを判定する。
【００４７】
ステップＳ３０４で、無配信許容時刻を過ぎていないと判定された場合（ＮＯ）は、ステップＳ３０２へループさせる。現在時刻が無配信許容時刻に達する前に同期処理が完了した場合は、前回同期完了時刻が更新されるので、新たな無配信許容時刻が計算される。一方、ステップＳ３０４で、無配信許容時刻を過ぎたと判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ３０５へ処理が分岐される。ステップＳ３０５では、制限要否判定部１４０は、機能制限処理部１４２に機能の制限を指令する。機能制限処理部１４２は、指令を受けて、印刷ユーザＥＵに対し、図８（Ｂ）に示すようなエラー通知を行うとともに、印刷アプリケーション１３２の印刷出力に関連する機能に対するユーザ操作を受け付けないように制御する。図８（Ｂ）に示すようなエラー通知を受けた印刷ユーザは、エラー通知に記載されて連絡先に連絡するなどをして、文書管理サーバ１２０側からの同期処理の手動実行を依頼することになる。
【００４８】
ステップＳ３０６では、制限要否判定部１４０は、一定時間待機し、ステップＳ３０７では、同期が実行完了したか否かを判定する。ステップＳ３０７で、同期実行が完了していない間（ＮＯの間）は、ステップＳ３０６へ処理をループさせて、同期が行われるのを待ち続ける。一方、ステップＳ３０７で、同期実行が完了したと判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ３０８へ処理を進める。ステップＳ３０８では、制限要否判定部１４０は、機能制限処理部１４２に対し機能制限の解除を指令する。機能制限処理部１４２は、解除の指令を受けて、印刷アプリケーション１３２の制限していた機能に対するユーザ操作を再び受け付けるように制御する。ステップＳ３０８で、機能の制限が解除された後は、ステップＳ３０２へ処理がループされる。
【００４９】
印刷アプリケーション１３２の起動中も、種々の理由により、本来行われるべき同期処理が行われない可能性があるが、第１の態様による機能制限要否判定処理は、印刷アプリケーション１３２の起動中に整合性が失われた可能性を検知するものである。上述した機能制限要否判定処理によれば、同期処理が所定時間内に行われる前提において、その所定時間内に同期処理が完了していなかった場合に、サーバ側の最新の状態と不整合がある可能性があるものとして、旧版の文書が印刷されてしまうことを予防することができる。また、文書管理サーバ１２０から文書データの配信を受けて、サーバ側の管理状態と整合する状態となると、それに応答して、印刷出力に関連する機能にかけられた制限は解除される。機能の制限が解除されると、図８（Ｂ）に示したようなエラー通知が消去され、通常のアプリケーション画面に戻り、制限されていた印刷出力に関連する機能を再び呼び出せるようになる。
【００５０】
以下、印刷アプリケーション１３２が起動または復帰した際に、文書管理サーバ１２０へ問い合わせて、配信を受けられなかった間に同期が失われてしまったことを検出し機能制限をかける第２の態様について説明する。
【００５１】
ここで、再び図４を参照する。制限要否判定部１４０は、印刷アプリケーション１３２の起動時または復帰時に、例えばソケット通信を介して、（２−１）文書管理サーバ１２０に対し、管理文書リストを要求する。文書管理サーバ１２０では、印刷制御処理部１２６が、管理文書リストの要求に応答して、例えばソケット通信を介して、（２−２）自身が管理している文書印刷データの管理文書リストを、要求元のユーザ端末１３０に配信する。
【００５２】
制限要否判定部１４０は、文書管理アプリケーション１２２から送信された管理文書リストを取得し、文書格納部１３６内の保有文書リスト２００と照合し、差分を抽出する。ここでは、差分同期のときと同様に、管理文書リスト中の保有文書リストに無い不足文書、保有文書リストにはあるが版が異なる旧版文書、保有文書リストにはあるが、管理文書リスト中に無い余剰文書が差分として抽出される。あるいは、文書全体のライブラリに対してバージョンあるいはタイムスタンプが付される場合は、ライブラリの版情報（バージョンまたはタイムスタンプ）を比較することによって、簡便に差分があることを検出してもよい。
【００５３】
保有文書リストに文書の不足、文書の余剰、文書の版の不一致および文書群全体の版の不一致、またはこれらの少なくとも１つがあれば、同期元である文書管理サーバ１２０と同期先であるユーザ端末１３０との間で、現実に文書に関する不整合があると判定される。機能制限処理部１４２は、制限要否判定部１４０の判定結果に基づいて、印刷アプリケーション１３２の所定の機能を制限する。
【００５４】
図６は、第１の実施形態による公開文書印刷システム１００で実行される、文書管理サーバ１２０への問い合わせに基づく機能制限要否判定処理を示すフローチャートである。図７は、第１の実施形態による文書管理サーバへの問い合わせに基づく機能制限要否判定処理で参照される、管理文書リストおよび保有文書リストのデータ構造を示す図である。
【００５５】
図６に示す処理は、印刷アプリケーション１３２の起動、あるいはユーザ端末１３０のスリープ状態またはハイバネーション状態からの復帰に応答して、ステップＳ４００から開始される。ステップＳ４０１では、制限要否判定部１４０は、文書管理サーバ１２０に対して管理文書リストを要求する。ステップＳ４０２では、制限要否判定部１４０は、文書管理サーバ１２０から管理文書リストを取得する。
【００５６】
ステップＳ４０３では、制限要否判定部１４０は、文書格納部１３６から保有文書リスト２００を読み出す。ステップＳ４０４では、制限要否判定部１４０は、文書管理サーバ１２０から取得した管理文書リストと、保有文書リストとを比較し、比較結果を計算する。
【００５７】
図７に示すように管理文書リストおよび保有文書リストは、文書を識別する文書識別子（doc-id）要素と、版を示す版情報（edition）要素と、その他、文書タイトル（doc-title）や公開日（release-date）などの情報とを含み構成される。図７に示す例では、管理文書リストおよび保有文書リストの比較処理により、保有文書リストにおいて、版情報が古い旧版文書（doc-id=Document1）と、管理文書リストに存在しない余分な余剰文書（doc-id=Document2）と、管理文書リストにあるのに保有文書リストに存在しない不足文書（doc-id=Document3）が差分として検出される。
【００５８】
ステップＳ４０５では、制限要否判定部１４０は、最新状態であるか否かを判定する。ステップＳ４０５で、差分が無く最新状態であると判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ４０６へ処理を分岐させ、通常の状態へ移行する。以降は、印刷ユーザＥＵは、印刷アプリケーション１３２の操作が可能となり、各種機能を利用できるようになる。典型的には、以降の不整合性の検出は、図５に示す処理にゆだねられる。
【００５９】
一方、ステップＳ４０５で、比較結果において差分があり、最新状態ではないと判定された場合（ＮＯ）は、ステップＳ４０７へ処理を分岐させる。ステップＳ４０７では、制限要否判定部１４０は、機能制限処理部１４２に機能の制限を指令する。機能制限処理部１４２は、指令を受けて、印刷ユーザＥＵに対し、図８（Ｃ）に示すようなエラー通知を行うとともに、印刷アプリケーション１３２の印刷出力に関連する機能に対するユーザ操作を受け付けないように制御する。
【００６０】
ステップＳ４０８では、制限要否判定部１４０は、一定時間、同期が行われるのを待機し、ステップＳ４０９では、同期が実行完了したか否かを判定する。ステップＳ４０９で、同期実行が完了していない間（ＮＯの間）は、ステップＳ４０８へ処理をループさせて、同期が行われるのを待ち続ける。一方、ステップＳ４０９で、同期実行が完了したと判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ４０１へ処理をループさせる。再びステップＳ４０１〜ステップＳ４０４へ処理が進められ、ステップＳ４０５で、差分が無く最新状態であると判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ４０６へ処理を分岐させ、通常の状態へ移行される。
【００６１】
印刷アプリケーション１３２の休止中またはシャットダウン中は、同期処理を受け付けることができない。第２の態様による機能制限要否判定処理によれば、配信を受けられなかった期間中の現実の同期の失敗を検出し、旧版の文書が印刷されてしまうことを予防することができる。
【００６２】
以上説明した第１実施形態による公開文書印刷システム１００によれば、同期対象となる文書が最新の管理状態にない可能性がある場合を検出して、かかる可能性がある場合に文書の印刷出力に関する機能を制限することができる。これにより、不整合な文書が印刷出力されてしまうことが好適に防止される。
【００６３】
第１の態様による機能制限要否判定処理によれば、印刷アプリケーション１３２の動作中に整合性が失われた可能性を検知することができる。第２の態様による機能制限要否判定処理によれば、印刷アプリケーションの休止中またはシャットダウン中など同期処理を受けられなかった期間中の同期の失敗を検出し、不整合な文書が印刷されてしまうことを予防することができる。
【００６４】
さらに、第１および第２の機能制限要否判定処理を組み合わせることによって、印刷アプリケーション１３２の動作中および、休止またはシャットダウン中の全期間における同期が失われた可能性を検出することができる。
【００６５】
以下、第２の実施形態による公開文書印刷システムについて説明する。図９は、第２の実施形態による公開文書印刷システム１００の概略構成を示す。なお、以下に説明する第２の実施形態は、第１の実施形態と同様な構成を備えるので、以下、相違点を中心に説明する。
【００６６】
第２の実施形態による公開文書印刷システム１００は、第１の実施形態と同様に、文書管理者端末１１０と、文書管理サーバ１２０とを含み、さらに、複合機１６０を含み構成される。第２の実施形態では、第１の実施形態におけるユーザ端末１３０上で動作する印刷アプリケーション１３２が、複合機１６０上で動作するアプリケーション１６２として構成されている。
【００６７】
複合機１６０は、文書管理サーバ１２０からの同期処理により、同期対象となる文書印刷データを取得し、この文書印刷データを保有する。複合機１６０は、印刷ユーザＥＵからの保有する文書を指定した印刷指示を受けて、印刷物Ｐを印刷および製本する。
【００６８】
複合機１６０上で動作する印刷アプリケーション１６２は、第１の実施形態と同様に、配信受付処理部１６４と、文書格納部１６６と、文書管理部１６８と、制限要否判定部１７０と、機能制限処理部１７２と、印刷実行処理部１７４とを含み構成される。これらの機能部のはたらきは、第１の実施形態と同様である。複合機１６０上では、印刷アプリケーション１６２の他、コピー・アプリケーション１７６、ファクシミリ・アプリケーション１７８などの他のアプリケーションが動作している。複合機１６０は、さらに、電子写真方式の画像形成処理を実行する印刷部１８０を備えている。印刷部１８０は、印刷アプリケーション１６２の印刷実行処理部１７４からの指令に基づいて画像形成動作を行い、印刷物Ｐを出力する。
【００６９】
以下、図１０を参照しながら、上述までの実施形態における文書管理者端末１１０、文書管理サーバ１２０およびユーザ端末１３０のハードウェア構成について説明する。文書管理者端末１１０、文書管理サーバ１２０およびユーザ端末１３０は、典型的には、汎用コンピュータ装置として構成される。図１０は、本実施形態による汎用コンピュータ装置のハードウェア構成を示す図である。
【００７０】
汎用コンピュータ装置１１０，１２０，１３０は、デスクトップ型のパーソナル・コンピュータ、ワークステーションなどとして構成されている。図１０に示す汎用コンピュータ装置１１０，１２０，１３０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１２と、ＣＰＵ１２とメモリとの接続を担うノースブリッジ１４と、サウスブリッジ１６とを含む。サウスブリッジ１６は、上記ノースブリッジ１４と専用バスまたはＰＣＩバスを介して接続され、ＰＣＩバスやＵＳＢなどのＩ／Ｏとの接続を担う。
【００７１】
ノースブリッジ１４には、ＣＰＵ１２の作業領域を提供するＲＡＭ（Random Access Memory）１８と、映像信号を出力するグラフィックボード２０とが接続される。グラフィックボード２０には、アナログＲＧＢ、ＨＤＭＩ（High-Definition Multimedia Interface；ＨＤＭＩおよびHigh-Definition Multimedia Interfaceは登録商標または商標である）、ＤＶＩ（Digital Visual Interface）、ＤｉｓｐｌａｙＰｏｒｔ（登録商標）などの映像出力インタフェースを介してディスプレイ５０に接続される。
【００７２】
サウスブリッジ１６には、ＰＣＩ（Peripheral Component Interconnect）２２、ＬＡＮポート２４、ＩＥＥＥ１３９４、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）ポート２８、補助記憶装置３０、オーディオ入出力３２、シリアルポート３４が接続される。補助記憶装置３０は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）などであり、コンピュータ装置を制御するためのＯＳ、上記ユーティリティのプログラムや各種システム情報や各種設定情報を格納する。ＬＡＮポート２４は、汎用コンピュータ装置１１０，１２０，１３０を有線および無線でネットワークに接続させるインタフェース機器である。
【００７３】
ＵＳＢポート２８には、キーボード５２およびマウス５４などの入力装置が接続されてもよく、操作者からの各種指示の入力を受け付けるためのユーザ・インタフェースを提供することができる。本実施形態による汎用コンピュータ装置１１０，１２０，１３０は、補助記憶装置３０からプログラムを読み出し、ＲＡＭ１８が提供する作業空間に展開することにより、ＣＰＵ１２の制御の下、対応する上述した各機能部および各処理を実現する。なお、以上では、汎用コンピュータ装置１１０，１２０，１３０のハードウェア構成について説明したが、複合機１５０，１６０についても、画像形成処理、画像読取処理、ファクシミリ送受信処理など特定の用途に応じたハードウェアを備える他、ＣＰＵおよびＲＡＭ等などのハードウェアを備える点では共通しており、同様な構成とすることができる。
【００７４】
以上説明したように本実施形態によれば、同期元と、同期先とで文書データの同期が行われる文書管理システムにおいて、文書が最新の管理状態にない可能性がある場合に、かかる文書の出力に関する機能を制限することができる、文書管理システム、文書管理方法およびプログラムを提供することができる。
【００７５】
なお、上記機能部は、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｃ＃、Ｊａｖａ（登録商標）などのレガシープログラミング言語やオブジェクト指向プログラミング言語などで記述されたコンピュータ実行可能なプログラムにより実現でき、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリ、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ブルーレイディスク、ＳＤカード、ＭＯなど装置可読な記録媒体に格納して、あるいは電気通信回線を通じて頒布することができる。
【００７６】
これまで本発明の実施形態について説明してきたが、本発明の実施形態は上述した実施形態に限定されるものではなく、他の実施形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
【符号の説明】
【００７７】
１００…公開文書印刷システム、１１０…文書管理者端末、１２０…文書管理サーバ、１２２…文書管理アプリケーション、１２４…文書登録処理部、１２６…印刷制御処理部、１３０…ユーザ端末、１３２，１６２…印刷アプリケーション、１３４，１６４…配信受付処理部、１３６，１６６…文書格納部、１３８，１６８…文書管理部、１４０，１７０…制限要否判定部、１４２，１７２…機能制限処理部、１４４，１７４…印刷実行処理部、１５０，１６０…複合機、１７６…コピー・アプリケーション、１７８…ファクシミリ・アプリケーション、２００…保有文書リスト、２０２…更新情報、２０４…文書印刷データ、１２…ＣＰＵ、１４…ノースブリッジ、１６…サウスブリッジ、１８…ＲＡＭ、２０…グラフィックボード、２２…ＰＣＩ、２４…ＬＡＮポート、２６…ＩＥＥＥ１３９４ポート、２８…ＵＳＢポート、３０…補助記憶装置、３２…オーディオ入出力、３４…シリアルポート、５２…キーボード、５４…マウス
【先行技術文献】
【特許文献】
【００７８】
【特許文献１】特許第４７６１８９５号公報
【特許文献２】特開２００４−３０２６４９号公報
【図１】
2014241041.tif 000003
【図２】
2014241041.tif 000004
【図３】
2014241041.tif 000005
【図４】
2014241041.tif 000006
【図５】
2014241041.tif 000007
【図６】
2014241041.tif 000008
【図７】
2014241041.tif 000009
【図８】
2014241041.tif 000010
【図９】
2014241041.tif 000011
【図１０】
2014241041.tif 000012