(57)【要約】【課題】紙文書を顧客マスタに容易に紐付けて電子化すること。【解決手段】顧客を特定するための複数の名寄せ文字を格納した顧客マスタ１１０と、紙文書スキャンした画像を格納した画像データベース１１１とに接続され、紙文書を光学的にスキャンする読取処理部１０６と、読み取った画像中の読み取り位置を設定して文字認識を制御する読取位置設定処理部１０７と、該認識した文字の組み合わせと前記顧客マスタに格納した名寄せ文字とを照合し、認識文字及び名寄せ文字の組み合わせによって名寄せ処理を行う名寄せ処理部１０８と、該名寄せした画像を識別するためのネーミングを付与するネーミング処理部１０９とを備え、名寄せ処理部１０８が、前記名寄せした画像と前記ネーミングとを関連付けて画像データベース１１１に格納する保存文書出庫管理システム。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書をスキャンするスキャナが接続されたクライアント端末とネットワークを介して接続され、顧客を特定するための複数の名寄せ文字を格納した顧客マスタと、紙文書をスキャンした画像を格納した画像データベースとに接続された保存文書出庫管理システムであって、
前記スキャナを用いて紙文書を光学的にスキャンする読取処理部と、
該読取処理部により読み取った画像中の読み取り位置を設定して文字認識を制御する読取位置設定処理部と、
該読取位置設定処理部により認識した文字の組み合わせと前記顧客マスタに格納した名寄せ文字とを照合し、認識文字及び名寄せ文字の組み合わせによって名寄せ処理を行う名寄せ処理部と、
該名寄せ処理部により名寄せした画像を識別するためのネーミングを付与するネーミング処理部とを備え、
前記名寄せ処理部が、前記名寄せした画像に前記ネーミングを関連付けて前記画像データベースに格納することを特徴とする保存文書出庫管理システム。
【請求項２】
前記ネーミング処理部が、前記ネーミングした文字列をバーコード画像に変換して前記画像データベースに格納することを特徴とする請求項１記載の保存文書出庫管理システム。
【請求項３】
前記読取位置設定処理部が、紙文書の所定位置の領域を文字の読み取り認識範囲として設定することを特徴とする請求項1又は２記載の保存文書出庫管理システム。
【請求項４】
前記顧客マスタに格納した名寄せ文字が顧客氏名及び該顧客生年月日であり、前記紙文書に顧客氏名及び該顧客生年月日が記載され、前記名寄せ処理部が、顧客氏名及と顧客生年月日の組み合わせを名寄せ文字として名寄せ処理を実行することを特徴とする請求項１から３何れかに記載の保存文書出庫管理システム。
【請求項５】
紙文書をスキャンするスキャナが接続されたクライアント端末とネットワークを介して接続され、顧客を特定するための複数の名寄せ文字を格納した顧客マスタと、紙文書をスキャンした画像を格納した画像データベースとに接続され、前記スキャナを用いて紙文書を光学的にスキャンする読取処理部と、該読取処理部により読み取った画像中の読み取り位置を設定して文字認識を制御する読取位置設定処理部と、該読取位置設定処理部により認識した文字の組み合わせと前記顧客マスタに格納した名寄せ文字とを照合し、認識文字及び名寄せ文字の組み合わせによって名寄せ処理を行う名寄せ処理部と、該名寄せ処理部により名寄せした画像を識別するためのネーミングを付与するネーミング処理部とを備えたコンピュータシステムの保存文書出庫管理方法であって、
前記名寄せ処理部が、前記名寄せした画像に前記ネーミングを関連付けて前記画像データベースに格納することを特徴とする保存文書出庫管理方法。
【請求項６】
前記ネーミング処理部が、前記ネーミングした文字列をバーコード画像に変換して前記画像データベースに格納することを特徴とする請求項５記載の保存文書出庫管理方法。
【請求項７】
前記読取位置設定処理部が、紙文書の所定位置の領域を文字の読み取り認識範囲として設定することを特徴とする請求項５又は６記載の保存文書出庫管理方法。
【請求項８】
前記顧客マスタに格納した名寄せ文字が顧客氏名及び該顧客生年月日であり、前記紙文書に顧客氏名及び該顧客生年月日が記載され、前記名寄せ処理部が、顧客氏名及と顧客生年月日の組み合わせを名寄せ文字として名寄せ処理を実行することを特徴とする請求項５から７何れかに記載の保存文書出庫管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙書類として保管されている契約書・申込書・証明書の写し等の文書をイメージファイル化すると共に既存の顧客データと名寄せして結びつけることができる保存文書出庫管理システム及び保存文書出庫管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に近年の企業等においてはコンピュータシステムの導入が進み、膨大な顧客データが蓄積され、必要に応じてデータの登録・更新・参照が可能なコンピュータシステムが採用されている。一方、紙である契約書・申込書・証明書の写し等の文書は、原本として金庫や書庫に従来のままの手法で社内保管又は外部倉庫会社等へ保管されているケースが多く、紙文書に記載された文字を光学的文字認識技術によって紙文書を電子化する技術が採用されているが、この光学的文字認識技術による文字認識には誤認が多く、人手によって誤認を修正しなければならないことが知られている。
【０００３】
なお、前述の紙文書の文字認識技術が記載された文献としては、下記の特許文献１及び特許文献２が挙げられ、前記特許文献１には、画像として入力された文字を認識して文字コードに変換する文字読取装置において、誤認識文字を手書き修正するための手書き修正画面を表示する表示手段と、該手書き修正画面に対して行われたユーザ操作を検出する検出手段と、該検出手段の検出結果に基づいて前記文字コードを変更する変更手段とを設け、前記表示手段が、前記誤認識文字の元画像と修正対象の文字コードに対応した文字とを併設表示することによって、認識不可文字の修正時作業効率化を図る技術が記載され、前記特許文献２には、手書き入力情報を受け付ける入出力Ｉ／Ｆ部と、手書き入力情報の文字コード情報と評価値とを生成する手書き文字認識エンジンと、手書き入力情報と文字コード情報及び評価値とが対応付けられた手書き評価データを蓄積する制御部と、手書き入力情報の修正を検出する修正入力検出部とを設け、手書き評価データに含まれる手書き入力情報の中から修正が検出された手書き入力情報の文字コード情報と同じ文字コード情報で示され且つ評価値が所定範囲内の値である手書き入力情報を抽出することによって、蓄積した手書き入力情報の誤記を容易に修正する技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１１−３４２８４号公報
【特許文献２】特開２０１０−２０４７４５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
前述の特許文献に記載の技術は、光学文字読取認識における誤読を修正することができるものの、文書を電子化し且つ既存のデータと結びつける作業は多大であるため、これらの一連の作業を支援する技術については考慮していないという課題があった。
【０００６】
また、紙文書の保管は、一般に日付順・五十音順等の何らかの規則性をもって保管されているが、必ずしもコンピュータシステムにおける顧客マスタの並び順と同一ではなく、これが電子化作業の効率を阻害する要因となるという課題もあった。これを具体的に説明すると、例えば保管されている文書の順番で作業を行った場合、顧客マスタとの紐付作業の効率が悪く、逆に顧客マスタ順で作業を行った場合、分散して保管されている文書を探すため効率が悪いという課題があった。
【０００７】
本発明の目的は、前述の従来技術による課題を解決しようとするものであり、紙文書をスキャンした画像情報を顧客マスタと容易に紐付けて電子化することができる保存文書出庫管理システム及び保存文書出庫管理方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
前記目的を達成するため本発明は、紙文書をスキャンするスキャナが接続されたクライアント端末とネットワークを介して接続され、顧客を特定するための複数の名寄せ文字を格納した顧客マスタと、紙文書をスキャンした画像を格納した画像データベースとに接続された保存文書出庫管理システムであって、
前記スキャナを用いて紙文書を光学的にスキャンする読取処理部と、
該読取処理部により読み取った画像中の読み取り位置を設定して文字認識を制御する読取位置設定処理部と、
該読取位置設定処理部により認識した文字の組み合わせと前記顧客マスタに格納した名寄せ文字とを照合し、認識文字及び名寄せ文字の組み合わせによって名寄せ処理を行う名寄せ処理部と、
該名寄せ処理部により名寄せした画像を識別するためのネーミングを付与するネーミング処理部とを備え、
前記名寄せ処理部が、前記名寄せした画像に前記ネーミングを関連付けて前記画像データベースに格納することを第１の特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、前記第１の特徴の保存文書出庫管理システムにおいて、前記ネーミング処理部が、前記ネーミングした文字列をバーコード画像に変換して前記画像データベースに格納することを第２の特徴とし、前記何れかの特徴の保存文書出庫管理システムにおいて、前記読取位置設定処理部が、紙文書の所定位置の領域を文字の読み取り認識範囲として設定することを第３の特徴とし、前記何れかの特徴の保存文書出庫管理システムにおいて、前記顧客マスタに格納した名寄せ文字が顧客氏名及び該顧客生年月日であり、前記紙文書に顧客氏名及び該顧客生年月日が記載され、前記名寄せ処理部が、顧客氏名及と顧客生年月日の組み合わせを名寄せ文字として名寄せ処理を実行することを第４の特徴とする。
【００１０】
更に、本発明は、紙文書をスキャンするスキャナが接続されたクライアント端末とネットワークを介して接続され、顧客を特定するための複数の名寄せ文字を格納した顧客マスタと、紙文書をスキャンした画像を格納した画像データベースとに接続され、前記スキャナを用いて紙文書を光学的にスキャンする読取処理部と、該読取処理部により読み取った画像中の読み取り位置を設定して文字認識を制御する読取位置設定処理部と、該読取位置設定処理部により認識した文字の組み合わせと前記顧客マスタに格納した名寄せ文字とを照合し、認識文字及び名寄せ文字の組み合わせによって名寄せ処理を行う名寄せ処理部と、該名寄せ処理部により名寄せした画像を識別するためのネーミングを付与するネーミング処理部とを備えたコンピュータシステムの保存文書出庫管理方法であって、前記名寄せ処理部が、前記名寄せした画像に前記ネーミングを関連付けて前記画像データベースに格納することを第５の特徴とする。
【００１１】
また、本発明は、前記特徴の保存文書出庫管理方法において、前記ネーミング処理部が、前記ネーミングした文字列をバーコード画像に変換して前記画像データベースに格納することを第６の特徴とし、前記何れかの特徴の保存文書出庫管理システムにおいて、前記読取位置設定処理部が、紙文書の所定位置の領域を文字の読み取り認識範囲として設定することを第７の特徴とし、前記何れかの特徴の保存文書出庫管理システムにおいて、前記顧客マスタに格納した名寄せ文字が顧客氏名及び該顧客生年月日であり、前記紙文書に顧客氏名及び該顧客生年月日が記載され、前記名寄せ処理部が、顧客氏名及と顧客生年月日の組み合わせを名寄せ文字として名寄せ処理を実行することを第８の特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明による保存文書出庫管理システム及び保存文書出庫管理方法は、前記名寄せ処理部が名寄せした画像にネーミング処理部により付与したネーミングとを関連付けて前記画像データベースに格納することによって、名寄せし且つネーミングした文字列をキーとして前記画像データベースに紙文書を顧客マスタ順に紐付けて電子化することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態による保存文書出庫管理システムを説明するための図。
【図２】本実施形態による保存文書出庫管理システムの読取処理フローを示す図。
【図３】本実施形態による読取箇所指定から手修正迄の手順を示す図。
【図４】本実施形態による読取箇所設定処理フローを示す図。
【図５】本実施形態による名寄せ処理フローを示す図。
【図６】本実施形態によるネーミング処理フローを示す図。
【図７】本実施形態による顧客マスタを説明するための図。
【図８】本実施形態による画像データベースを説明するための図。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明による保存文書出庫管理方法を適用した保存文書出庫管理システムの一実施形態を図面を参照して詳細に説明する。
［構成］
本実施形態による保存文書出庫管理システム１０５は、書庫等に保管されている書類を電子化する際に顧客マスタデータとの紐付作業を効率化するものであって、図１に示す如く、紙文書をスキャンするスキャナ１０２が接続されたクライアント端末１０１とネットワーク１０３を介して接続されるサーバー１０４内に構成され、顧客管理番号や顧客氏名等を格納した顧客マスタ１１０と、紙文書をスキャンした画像の画像管理番号や画像番号を格納した画像データベース１１１とに接続され、前記スキャナ１０２を用いて紙文書を光学的にスキャンする読取処理部１０６と、該読取処理部１０６により読み取った画像中の読み取り位置を設定して文字認識を行う読取位置設定処理部１０７と、該読取位置設定処理部１０７の制御により認識した文字（例えば、顧客氏名と生年月日）の組み合わせと顧客マスタ１１０に格納した顧客情報（例えば、顧客氏名と生年月日）とを照合し、認識文字及び名寄せ文字の組み合わせによって名寄せ処理を行う名寄せ処理部１０８と、該名寄せ処理部１０８により名寄せした画像を識別するためのネーミングを付与するネーミング処理部１０９とを備える。
【００１５】
前記顧客マスタ１１０は、図７（ａ）に示す如く、顧客を特定するためにユニークに付与された管理番号と、顧客のカナ氏名と、顧客の漢字氏名と、顧客の生年月日と、顧客自宅の郵便番号と、顧客自宅のカナ住所と、顧客自宅の漢字住所と、顧客住所の住所コードと、顧客自宅の電話番号と、顧客の携帯電話番号の各項目情報とから成り、例えば、図７（ｂ）に示す如く、管理番号「１２３４−５６７８」の顧客のカナ氏名が「ヒタチ  タロウ」、漢字氏名が「日立  太郎」、生年月日が「１９６８０３０３」、郵便番号が「００１−１２３４」、カナ住所が「トウキョウト・・」、漢字住所が「東京都・・」、住所コードが「１３１２３４５６７」、自宅電話番号が「０３−２４６−３６９２」、携帯電話番号が「０９０−１２３４−４３２１」の如く格納されている。
【００１６】
前記画像データベース１１１は、図８（ａ）に示す如く、画像を特定するためにユニークに付与された管理番号と、取り込んだ画像にネーミングした番号である画像番号と、該画像番号にリンクしたバーコード（番号）との各項目情報とから成り、例えば、図８（ｂ）に示す如く、管理番号「１２３４−５６７８」の画像番号が「１２３４−０００１−０１」、バーコードが「１２３４−０００１−０１」であり、管理番号「１２３４−５６７９」の画像番号が「１２３４−０００２−０１」、バーコードが「１２３４−０００２−０１」の如く格納される。
【００１７】
［動作］
さて、前述のように構成された保存文書出庫管理システムの紙文書の読取処理は、図２に示す如く、読取処理部１０６が、文書１０をスキャナ１０２を用いてスキャンし、該スキャンした画像を画像データベース１１１に格納するステップＳ２０２と、該ステップＳ２０２によりスキャンした画像をクランアント端末１０１の表示部に画面表示するステップＳ２０３と、操作者の操作によってスキャンした画像中から読み取り箇所をマウスのクリック又は読取位置設定処理部１０７により指定するステップＳ２０４と、該ステップＳ２０４により指定した範囲の画像から光学的文字読取技術（ＯＣＲ技術）を用いて文字認識を行うステップＳ２０５と、該ステップＳ２０５により文字認識した文書の文字列をクライアント端末１０１の表示部に表示するステップＳ２０６と、該ステップＳ２０６により表示した文字と画像上の文字と一致するか否かを読取項目より判定するステップＳ２０８と、該ステップＳ２０６により表示した文字が画像上の文字と一致しない（アンマッチ）と判定したときに文字認識を実行した際の次候補等の類似文字を表示するステップＳ２０９と、該ステップＳ２０９により表示した類似文字と元の画像とを比較して該当の文字があるか否かを判定するステップＳ２１０と、該ステップＳ２１０により該当文字がないと判定したとき、操作者認識による手入力修正を行うステップＳ２１２と、該ステップＳ２１２又は前記ステップＳ２０８において認識文字と画像上文字とが一致（マッチ）すると判定したとき、読み取り内容を確定するステップＳ２１１とをクライアント端末１０１が操作者の操作に応じて実行することによって、紙文書に記載された文字を認識して電子化することができる。
【００１８】
ここで、前記紙文書の文字認識画面について図３を参照して説明すると、まずスキャンする文書１０が、氏名欄３０２、生年月日欄３０３、携帯電話番号欄３０４とを含む伝票３０１であり、この画像がクライアント端末１０１の表示部に前記ステップＳ２０３により表示されたとき、この各欄をクライアント端末１０１のマウス操作によって読込箇所を特定することによって、クライアント端末１０１の表示部に前記各欄３０２〜３０４の認識結果が氏名欄３０５、携帯電話番号欄３０６、生年月日欄３０７として表示される。ここで、氏名をスキャンした画像（手書き文字「萩」）と表示された文字（「荻」）が相違する場合、相違文字３０８をクリックすることによって類似文字の候補がポップアップ文字３１０の如く表示され、このポップアップ文字３１０をクリックすることによって正しい文字「萩」が選択可能であると共に、前記ポップアップ文字に正しい候補文字がない場合は、入力修正画面３１１を用いて直接手入力欄３１２を用いて修正することもできる。
【００１９】
前記図２のステップＳ２０４によるスキャン画像内の読み取り範囲指定は、同一形式の伝票を連続して読み込む際には範囲指定作業が煩雑であるため、本実施形態による保存文書出庫管理システムは、読み取り範囲を予め設定して連続的に読み取ることができ、この読取箇所設定処理は、読取位置設定処理部１０７が、図４に示す如く、所定形式のサンプル伝票等の画像を用いて操作者のクリック操作により読み取り箇所を指定するステップＳ４０１と、このクリック操作の最終座標位置を記録して当該座標位置が選択されるようにクリック画像位置をスキャン文書画面表示のステップＳ４０３から選択するステップＳ４０２と、新たにスキャンした文書を画面表示する際、読取箇所としてデフォルト設定するステップＳ４０４とを実行することによって、読み取り範囲指定作業を効率化することができる。
【００２０】
また、本実施形態による保存文書出庫管理システムは、スキャン及び文字認識した紙文書の画像の名寄せ処理を行うものであって、この名寄せ処理は、図５に示す如く、名寄せ処理部１０８が、文字認識を行った顧客氏名や生年月日を含む読み取り結果データを取得するステップＳ５０１と、該ステップＳ５０１により取得した顧客氏名及び生年月日を名寄せの基準（名寄せ文字）として顧客マスタ１１０を参照して名寄せ処理を行うステップＳ５０２と、該ステップＳ５０２による名寄せ結果に名寄せ対象（顧客氏名と顧客生年月日の組み合わせによる顧客を特定する名寄せ対象）が含まれるか否かを判定するステップＳ５０３と、該ステップＳ５０３において該当無しと判定したとき、エラー一覧を出力して処理を終了するステップＳ５０４と、前記ステップＳ５０３において名寄せの該当があると判定したとき、名寄せ結果の画面表示を顧客マスタ１１０を参照して表示するステップＳ５０６と、該ステップＳ５０６により表示した名寄せ結果を照合して顧客を特定し、顧客が特定できたとき、後述するネーミング処理のステップＳ５０８に移行し、顧客が特定できないときに前記ステップＳ５０４のエラー一覧出力処理に移行するステップＳ５０７とを実行することによって、名寄せ処理を実行することができる。
【００２１】
なお、本実施形態においては、顧客氏名及び生年月日を名寄せの基準（名寄せ文字）として使用する例を説明したが、本発明はこの名寄せ基準（名寄せ文字）に限られるものではなく、読み取り対象の紙文書の種類によって任意に設定することができ、例えば、特許公報を対象として特定の出願人の特定発明者を対象とする場合は、出願人名と発明者氏名との組み合わせを名寄せ基準とすることができ、このような名寄せを行うための文字列の組み合わせを本明細書においては名寄せ文字と呼ぶ。
【００２２】
前記ネーミング処理５０８は、図６に示す如く、ネーミング処理部１０９が、名寄せ処理で特定された結果情報を取得するステップＳ６０２と、該ステップＳ６０２により取得した名寄せ結果情報を予め定めたネーミング規則（氏名と日付の組み合わせ等）に従って自動ネーミングし、該自動ネーミング結果を顧客マスタ１１０に格納すると共に一覧リスト出力のステップＳ６０４とを実行するステップＳ６０３と、該ステップＳ６０３により自動ネーミングしたネーミング結果情報をバーコード変換し、該変換したバーコードと文書画像データ６０とを関連付けて画像データベース１１１に格納するステップＳ６０６と、該ステップＳ６０６により変換したバーコードラベルを出力（印刷）するステップＳ６０７とを実行することによって、画像情報であるバーコードに変換したバーコードとスキャンした画像とを関連付けて画像データベース１１１に格納することができる。
【００２３】
このように本実施形態による保存文書出庫管理システム及び保存文書出庫管理方法は、保管文書を電子化する際に特定の名寄せ基準に基づいた名寄せを行う名寄せ工程と、該名寄せ工程により名寄せした名寄せ結果情報をバーコード化して画像情報と共に画像データベース１１１に格納することによって、画像データベース１１１に格納した文書画像個々に名寄せした識別子（バーコード）を付与することができ、該識別子（バーコード）に基づいて画像データベース１１１を検索することにより名寄せした文書画像を他のコンピュータシステムから容易に検索することができる。
【００２４】
従って、本実施形態による保存文書出庫管理システム１０５は、紙文書をスキャンした画像情報を顧客マスタと容易に紐付けて電子化することができる。このため、業務システムから各文書の参照が可能となり効率化が図れると共に書庫等より現物の書類を都度出し入れすることがなくなるため、書類の紛失及び個人情報の流出等のリスクを低減することができる。
【符号の説明】
【００２５】
１０  文書、６０  文書画像データ、１０１  クライアント端末、
１０２  スキャナ、１０３  ネットワーク、１０４  サーバー、
１０５  保存文書出庫管理システム、１０６  読取処理部、
１０７  読取位置設定処理部、１０８  名寄せ処理部、１０９  ネーミング処理部、
１１０  顧客マスタ、１１１  画像データベース、３０１  伝票、
３０２  氏名欄、３０３  生年月日欄、３０４  携帯電話番号欄、
３０５  氏名欄、３０６  携帯電話番号欄、３０７  生年月日欄、
３０８  相違文字、３１０  ポップアップ文字、３１１  入力修正画面、
３１２  直接手入力欄、５０８  ネーミング処理
【図１】
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【図２】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図３】
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