(57)【要約】【課題】電子化文書の登録の効率化を図る。【解決手段】文書管理装置１００は、ユーザ端末３０から送信される文書データが、送信元のユーザ端末３０に対応付けられて一時記憶される複数の登録用インタフェース２５を備える。処理装置１０は、ある処理対象の登録用インタフェース２５に複数の登録待ち文書データがあるか否かを判定するとともに、処理対象の登録用インタフェース２５以外の登録用インタフェース２５それぞれについて、登録待ち文書データがあるか否かを判定する。その判定の結果、処理対象の登録用インタフェース２５に複数の登録待ち文書データがあり、かつ、登録待ち文書データが１つもない登録用インタフェース（空インタフェース）があった場合には、処理対象の登録用インタフェース２５に一時記憶されている登録待ち文書データのうち少なくとも１つを、空インタフェースへ移し変える。【選択図】図１
2014006796.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データの識別データと前記文書データの保管場所とを対応付ける文書管理情報に基づき、前記文書データを登録・保管する文書データ記憶部と、前記複数のユーザ端末から送信される文書データを、登録待ち文書データとして、それぞれのユーザ端末ごとにそのユーザ端末に対応付けて一時記憶する複数の登録用インタフェースと、を含んで構成された記憶装置と、
前記複数の登録用インタフェースから１の登録用インタフェースを処理対象の登録用インタフェースとして選択し、前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶された登録待ち文書データを前記文書データ記憶部に登録・保管する処理である文書登録処理を実行する処理装置と、
を備え、
前記処理装置は、
前記文書登録処理を開始するに際し、前記処理対象の登録用インタフェースに複数の登録待ち文書データが一時記憶されているか否かを判定する第１の判定処理と、
前記複数の登録用インタフェースのうち、前記処理対象の登録用インタフェース以外の登録用インタフェースそれぞれについて、他の登録待ち文書データが一時記憶されているか否かを判定する第２の判定処理と、
前記第１の判定処理で、前記処理対象の登録用インタフェースに複数の登録待ち文書データが一時記憶されていると判定され、さらに、前記第２の判定処理で、他の登録待ち文書データが１つも一時記憶されていないと判定された登録用インタフェースがあった場合には、その登録用インタフェースを空インタフェースとして、前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶されている複数の登録待ち文書データのうち少なくとも１つを、前記空インタフェースへ移し変える文書分配処理と、
を実行すること
を特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記記憶装置は、
前記文書登録処理の実行記録のデータである登録ログデータを記憶する登録ログ記憶部を、さらに、備え、
前記処理装置は、さらに、
前記文書登録処理において、その処理の開始の日時情報と終了の日時情報とを取得して登録所要時間を求め、前記求めた登録所要時間と、当該処理対象の登録待ち文書データが一時記憶されていた前記登録用インタフェースの識別番号と、を少なくとも含んでなる登録ログデータを登録ログ記憶部に記憶する処理と、
前記登録ログ記憶部に記憶されている前記登録所要時間を前記登録用インタフェースごとに集計して、前記登録用インタフェースごとの登録所要時間平均値を算出する処理と、
を実行し、
前記分配処理では、前記処理対象の登録用インタフェースの登録所要時間平均値である第１の平均値と、前記空インタフェースの登録所要時間平均値である第２の平均値と、を比較し、前記第２の平均値が前記第１の平均値よりも大きい場合に限って、前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶されている登録待ち文書データを前記空インタフェースへ移し変えること
を特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記処理装置は、
前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶されている登録待ち文書データを前記空インタフェースへ移し変えるときには、その移し変える登録待ち文書データの数を、前記第２の平均値の第１の平均値に対する比の値以下の数とすること
を特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
文書データの識別データと前記文書データの保管場所とを対応付ける文書管理情報に基づき、前記文書データを登録・保管する文書データ記憶部と、前記複数のユーザ端末から送信される文書データを、登録待ち文書データとして、それぞれのユーザ端末ごとにそのユーザ端末に対応付けて一時記憶する複数の登録用インタフェースと、を含んで構成された記憶装置と、
前記複数の登録用インタフェースから１の登録用インタフェースを処理対象の登録用インタフェースとして選択し、前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶された登録待ち文書データを前記文書データ記憶部に登録・保管する処理である文書登録処理を実行する処理装置と、
を備えてなる文書管理装置に適用され、
前記処理装置は、
前記文書登録処理を開始するに際し、前記処理対象の登録用インタフェースに複数の登録待ち文書データが一時記憶されているか否かを判定する第１の判定処理と、
前記複数の登録用インタフェースのうち、前記処理対象の登録用インタフェース以外の登録用インタフェースそれぞれについて、他の登録待ち文書データが一時記憶されているか否かを判定する第２の判定処理と、
前記第１の判定処理で、前記処理対象の登録用インタフェースに複数の登録待ち文書データが一時記憶されていると判定され、さらに、前記第２の判定処理で、他の登録待ち文書データが１つも一時記憶されていないと判定された登録用インタフェースがあった場合には、その登録用インタフェースを空インタフェースとして、前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶されている複数の登録待ち文書データのうち少なくとも１つを、前記空インタフェースへ移し変える文書分配処理と、
を実行すること
を特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
前記記憶装置は、
前記文書登録処理の実行記録のデータである登録ログデータを記憶する登録ログ記憶部を、さらに、備え、
前記処理装置は、さらに、
前記文書登録処理において、その処理の開始の日時情報と終了の日時情報とを取得して登録所要時間を求め、前記求めた登録所要時間と、当該処理対象の登録待ち文書データが一時記憶されていた前記登録用インタフェースの識別番号と、を少なくとも含んでなる登録ログデータを登録ログ記憶部に記憶する処理と、
前記登録ログ記憶部に記憶されている前記登録所要時間を前記登録用インタフェースごとに集計して、前記登録用インタフェースごとの登録所要時間平均値を算出する処理と、
を実行し、
前記分配処理では、前記処理対象の登録用インタフェースの登録所要時間平均値である第１の平均値と、前記空インタフェースの登録所要時間平均値である第２の平均値と、を比較し、前記第２の平均値が前記第１の平均値よりも大きい場合に限って、前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶されている登録待ち文書データを前記空インタフェースへ移し変えること
を特徴とする請求項４に記載の文書管理方法。
【請求項６】
前記処理装置は、
前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶されている登録待ち文書データを前記空インタフェースへ移し変えるときには、その移し変える登録待ち文書データの数を、前記第２の平均値の第１の平均値に対する比の値以下の数とすること
を特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
【請求項７】
文書データの識別データと前記文書データの保管場所とを対応付ける文書管理情報に基づき、前記文書データを登録・保管する文書データ記憶部と、前記複数のユーザ端末から送信される文書データを、登録待ち文書データとして、それぞれのユーザ端末ごとにそのユーザ端末に対応付けて一時記憶する複数の登録用インタフェースと、を含んで構成された記憶装置と、
前記複数の登録用インタフェースから１の登録用インタフェースを処理対象の登録用インタフェースとして選択し、前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶された登録待ち文書データを前記文書データ記憶部に登録・保管する処理である文書登録処理を実行する処理装置と、
を備えてなる文書管理装置に、
請求項４ないし請求項６のいずれか１項に記載の文書管理方法を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、製品を設計し、生産し、販売し、さらには、保守する工場や事業所では、それぞれの部署で作成した図面や文書（以下、単に、文書という）を電子化して一元管理し、複数の部署間でその電子化した文書を共有し、活用または再利用することが行われている。その場合、電子化された文書は、大容量の記憶装置を備えた文書管理装置に登録される。
【０００３】
このような文書管理装置には、各部署にて電子化された文書が日々作成され登録されるとともに、過去に紙文書として作成された文書が新たに電子化されることによっても登録される。さらには、例えば、部署ごとにローカルに電子化されていた文書が、その記録媒体や記録形式を変更する場合などにも登録される。
【０００４】
例えば、特許文献１には、過去に電子化した文書を、その文書の保管期限に応じて必要な文書を選択して、新たな文書管理装置に移行させ、登録する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１０−２５０３７１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、発電設備など大型で超寿命の製品を取り扱う工場や事業所では、過去に作成した紙文書や、古い記録媒体や記録形式で電子化した文書が膨大な数存在する。そのため、それらの文書を新たな形式の電子化した文書（以下、電子化文書という）にして、新たな文書管理装置に登録するという作業が、工場や事業所の負担となっている。
【０００７】
従って、そのような工場や事業所で用いられる文書管理装置では、電子化文書を効率よく登録できるようにすることが優先度の高い技術課題といえる。しかしながら、例えば、特許文献１では、保管期限を考慮して電子化文書を移行し、登録する技術については記載されているものの、電子化文書の登録を効率化する技術については、とくには記載されていない。
【０００８】
そこで、本発明の目的は、電子化文書の登録を効率化することが可能な文書管理装置、文書管理方法および文書管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明に係る文書管理装置は、（１）文書データの識別データと前記文書データの保管場所とを対応付ける文書管理情報に基づき、前記文書データを登録・保管する文書データ記憶部と、前記複数のユーザ端末から送信される文書データを、登録待ち文書データとして、それぞれのユーザ端末ごとにそのユーザ端末に対応付けて一時記憶する複数の登録用インタフェースと、を含んで構成された記憶装置と、（２）前記複数の登録用インタフェースから１の登録用インタフェースを処理対象の登録用インタフェースとして選択し、前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶された登録待ち文書データを前記文書データ記憶部に登録・保管する処理である文書登録処理を実行する処理装置と、を備える。
【００１０】
そして、前記処理装置が、（３）前記文書登録処理を開始するに際し、前記処理対象の登録用インタフェースに複数の登録待ち文書データが一時記憶されているか否かを判定する第１の判定処理と、（４）前記複数の登録用インタフェースのうち、前記処理対象の登録用インタフェース以外の登録用インタフェースそれぞれについて、他の登録待ち文書データが一時記憶されているか否かを判定する第２の判定処理と、（５）前記第１の判定処理で、前記処理対象の登録用インタフェースに複数の登録待ち文書データが一時記憶されていると判定され、さらに、前記第２の判定処理で、他の登録待ち文書データが１つも一時記憶されていないと判定された登録用インタフェースがあった場合には、その登録用インタフェースを空インタフェースとして、前記処理対象の登録用インタフェースに一時記憶されている複数の登録待ち文書データのうち少なくとも１つを、前記空インタフェースへ移し変える文書分配処理と、を実行することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、文書管理装置において、電子化文書の登録を効率化することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理装置の構成の例を示した図。
【図２】ユーザ端末から文書管理装置へ送信される登録予定文書データの構成の例を示した図。
【図３】文書管理情報テーブルの構成の例を示した図。
【図４】文書登録処理部における登録＆登録ログ作成処理の処理フローの例を示した図。
【図５】登録ログ記憶部に格納される登録ログデータの構成の例を示した図。
【図６】文書登録処理部におけるインタフェース重み計算処理の処理フローの例を示した図。
【図７】重み管理テーブルの構成の例を示した図。
【図８】登録＆登録ログ作成処理の中で実行される登録待ち文書配分処理の処理フローの例を示した図。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明の実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理装置の構成の例を示した図である。図１に示すように、文書管理装置１００は、いわゆるＣＰＵ（Central Processing Unit）からなる処理装置１０と、導体メモリやハードディスク記憶装置などからなる記憶装置２０と、を含んで構成される。
【００１５】
ここで、処理装置１０は、文書管理処理部１１、文書登録処理部１２、登録受付処理部１３などを含んで構成され、これらの処理部１１，１２，１３の機能は、前記ＣＰＵが記憶装置２０に格納されている所定のプログラムを実行することにより実現される。また、記憶装置２０には、文書管理情報テーブル２１、文書データ記憶部２２、登録ログ記憶部２３、重み管理テーブル２４、登録用インタフェース２５などが構成される。
【００１６】
また、文書登録処理部１２は、登録＆登録ログ作成部１２１、インタフェース重み計算部１２２、登録待ち文書配分部１２３などを含んで構成されるが、その詳細な処理内容については、別途図面を参照して説明する。
【００１７】
以上のように構成される文書管理装置１００は、一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）やワークステーション（ＷＳ）などによって実現することが可能である。その場合、文書管理装置１００を１台のＰＣやＷＳで実現する必要はなく、互いに通信可能に接続された複数台のＰＣやＷＳで構成してもよい。例えば、文書管理処理部１１、文書登録処理部１２および登録受付処理部１３をそれぞれ異なるＰＣやＷＳで実現し、文書管理情報テーブル２１、文書データ記憶部２２、登録ログ記憶部２３、重み管理テーブル２４および登録用インタフェース２５をそれぞれ適当なＰＣやＷＳの記憶装置に構成するようにしてもよい。
【００１８】
また、文書管理装置１００は、ＬＡＮ（Local Area Network）などの通信ネットワーク４０を介して、複数のユーザ端末３０に接続されている。このとき、ユーザ端末３０は、例えば部署ごとに設置されているものとし、ユーザは、ユーザ端末３０を介して、電子化された文書の登録を文書管理装置１００に求める。
【００１９】
図２は、ユーザ端末３０から文書管理装置１００へ送信される登録予定文書データ５０の構成の例を示した図である。図２に示すように、ユーザ端末３０から文書管理装置１００へ送信される登録予定文書データ５０は、文書データ５２の前に、その文書データ５２の識別データや属性を表すデータがヘッダ５１として付加されている。
【００２０】
このとき、ヘッダ５１は、文書番号、版数、文書名、顧客名、製品名、文書種別などのデータにより構成される。ここで、文書番号は、文書データ５２を識別するための識別番号、版数は、文書データ５２の改訂版番号、文書名は、文書データ５２の文書としての名称、顧客名は、文書データ５２が関係する製品の顧客の名称、製品名は、文書データ５２が関係する製品の名称、文書種別は、文書データ５２の文書の種類を表す。
【００２１】
なお、これら文書データ５２の識別データまたは属性データは、ユーザ端末３０においてユーザによって設定される。また、ヘッダ５１に文書データ５２保管場所を示すデータを含ませることにして、文書管理装置１００の文書データ記憶部２２内における文書データ５２の保管場所を、ユーザが任意に指定できるようにしてもよい。
【００２２】
再び、図１を参照して説明を影続ける。
ユーザ端末３０から文書管理装置１００へ送信された登録予定文書データ５０は、処理装置１０の登録受付処理部１３によって受信される。すなわち、処理装置１０は、登録予定文書データ５０を登録受付処理部１３の処理によって受信し、その受信した登録予定文書データ５０を、登録待ち文書データ（以下、単に、登録待ち文書という）として登録用インタフェース２５に一時記憶させる。
【００２３】
登録用インタフェース２５は、記憶装置２０に確保された記憶領域により構成され、ユーザ端末３０から送信された登録予定文書データ５０を、登録待ち文書として登録が完了するまでの間、一時記憶する。本実施形態では、複数のユーザ端末３０それぞれに対応させた複数の登録用インタフェース２５が設けられており、あるユーザ端末３０から送信された登録予定文書データ５０は、そのユーザ端末３０に対応付けられた登録用インタフェース２５に一時記憶される。
【００２４】
複数の登録用インタフェース２５のそれぞれには、それぞれのユーザ端末３０から順次送信された登録予定文書データ５０を複数個、同時に一時記憶することができる。この場合、最初に一時記憶された登録予定文書データ５０（登録待ち文書）の登録処理が開始された後も、２つ目以降に一時記憶された登録予定文書データ５０は、登録待ちの状態となる（登録待ち文書のまま）。
【００２５】
処理装置１０は、登録用インタフェース２５に登録予定文書データ５０が一時記憶されたときには、文書登録処理部１２による文書登録処理により、その一時記憶された登録予定文書データ５０のヘッダ５１から文書データ５２に関する文書管理情報を生成し、その生成した文書管理情報を文書管理情報テーブル２１へ登録するとともに、文書データ５２を文書データ記憶部２２に保管する。
【００２６】
図３は、文書管理情報テーブル２１の構成の例を示した図である。図３に示すように、文書管理情報テーブル２１の１行のデータは、登録用インタフェース２５に一時記憶された１つの登録予定文書データ５０に対応する文書管理情報である。各行の文書管理情報は、登録予定文書データ５０のヘッダ５１の構成に対応するように、文書番号、版数、文書名、顧客名、製品名、文書種別などのデータを含み、さらに、保管場所のデータを含んで構成される。ここで、保管場所は、登録予定文書データ５０の文書データ５２を文書データ記憶部２２に保管したときのパス名およびファイル名を意味する。
【００２７】
文書データ５２の保管場所は、文書登録処理部１２または文書管理処理部１１の処理によって適宜定められるが、ヘッダ５１にその保管場所を指定するデータが含まれている場合には、その指定するデータに従って定められる。
【００２８】
処理装置１０は、文書管理処理部１１の処理で、文書管理情報テーブル２１を参照することにより、ユーザがユーザ端末３０を介して指定する文書番号や文書名を有する文書の保管場所のデータを取得する。さらに、処理装置１０は、その保管場所のデータ（パスおよびファイル名）に従って、文書データ記憶部２２からユーザが所望する文書データを読み出し、その文書データをユーザ端末３０へ送信する。
【００２９】
ここで、文書データ記憶部２２の構成について補足しておく。図１に示したように、文書データ記憶部２２は、基本的には、文書管理装置１００の記憶装置２０内に確保された記憶領域により構成される。しかしながら、文書データ記憶部２２は、必ずしも文書管理装置１００内の記憶装置２０に構成される必要はなく、文書管理装置１００の外に設けられた記憶装置に構成されてもよい。例えば、汎用のデータサーバの記憶装置など、文書管理装置１００とは独立して動作するものであっても、通信ネットワーク４０などを介して当該文書管理装置１００に通信可能に接続されているものであれば、その記憶装置に文書データ記憶部２２が構成されてもよい。
【００３０】
図４は、文書登録処理部１２における登録＆登録ログ作成処理の処理フローの例を示した図である。登録＆登録ログ作成処理は、登録＆登録ログ作成部１２１の機能を実現するための処理であり、ある１つの登録用インタフェース２５を処理対象インタフェースとして選択して、その処理対象インタフェースに一時記憶されている登録待ち文書を文書データ記憶部２２に格納する処理である。この処理は、あらかじめ定められた時間間隔で実行される。
【００３１】
処理装置１０は、まず、処理対象インタフェースを参照して、その処理対象インタフェースに登録待ち文書があるか（すなわち、一時記憶されているか）否かを判定する（ステップＳ１１）。
【００３２】
その判定の結果、処理対象インタフェースに登録待ち文書がなかった場合には（ステップＳ１１でＮｏ）、処理装置１０は、登録＆登録ログ作成処理自身の処理を終了させる。一方、処理対象インタフェースに、登録待ち文書があった場合には（ステップＳ１１でＹｅｓ）、処理装置１０は、その登録待ち文書のうち１つの登録待ち文書を被登録文書として選択する（ステップＳ１２）。
【００３３】
次に、処理装置１０は、処理対象インタフェースに、被登録文書とした登録待ち文書の外にも、さらに、別の登録待ち文書があるか否かを判定する（ステップＳ１３）。これは、処理対象インタフェースに２つ以上の登録待ち文書があるか否かを判定することに他ならない。
【００３４】
そこで、その判定の結果、さらに別の登録待ち文書があった場合には（ステップＳ１３でＹｅｓ）、処理装置１０は、その別の登録待ち文書を、そのとき登録処理に使用されていない他の登録用インタフェース２５へ配分する登録待ち文書配分処理を実行する（ステップＳ１４）。一方、被登録文書とした登録待ち文書の外には登録待ち文書がなかった場合には（ステップＳ１３でＮｏ）、処理装置１０は、登録待ち文書配分処理の実行（ステップＳ１４）をスキップする。
【００３５】
次に、処理装置１０は、被登録文書のヘッダ５１に基づき文書管理情報を生成し、文書管理情報テーブル２１に格納する（ステップＳ１５）。このとき、文書管理情報には、被登録文書の文書データ５２を文書データ記憶部２２保管するときの保管場所を表すデータが追加される。
【００３６】
次に、処理装置１０は、前記文書管理情報で指定される保管場所に、被登録文書の文書データ５２を格納する（ステップＳ１６）。なお、明細書の以下の説明では、ステップＳ１５およびステップＳ１６の処理をまとめて、文書データの登録処理、または、単に、登録処理という。
【００３７】
文書データの登録処理の所要時間（以下、登録所要時間という）は、被登録文書の文書データ５２のデータ量により、数分ないし数１０分と、かなりの長時間を要する場合もあり、また、その文書データ５２の種別などに依存して大きく変動する。そこで、処理装置１０は、被登録文書の登録ログデータを作成し、その作成した登録ログデータを登録ログ記憶部２３に格納する（ステップＳ１７）。なお、登録ログデータの構成については、別途図面を参照して説明する。
【００３８】
最後に、処理装置１０は、ステップＳ１７までの処理によって登録した被登録文書を処理対象インタフェースから削除し（ステップＳ１８）、当該登録＆登録ログ作成処理を終了する。
【００３９】
図５は、登録ログ記憶部２３に格納される登録ログデータの構成の例を示した図である。図５に示すように、登録ログデータは、登録された文書（被登録文書）の文書番号、登録処理が開始された登録開始日時、登録処理が終了した登録終了日時、登録開始から終了までの登録所要時間、当該被登録文書が一時記憶された登録用インタフェース２５のインタフェース番号などにより構成される。
【００４０】
なお、登録用インタフェース２５ごとに被登録文書の登録所要時間を取得することだけが目的である場合には、図６に示した登録ログデータは、登録所要時間と登録用インタフェース２５のインタフェース番号とだけで構成されたものであってもよい。
【００４１】
一般に、ユーザ端末３０が部署ごとに設置された場合、同じユーザ端末３０から登録を要求される文書の種別は、互いに類似したものとなる。例えば、設計部署に設置されたユーザ端末３０からは、製品の設計図などの文書の登録が多く要求され、また、営業部署に設置されたユーザ端末３０からは、製品の概略説明試料や見積資料などの文書の登録が多く要求される。
【００４２】
また、多くの場合、互いに類似した文書のデータ量は、同程度のデータ量になり易く、互いに類似していない文書のデータ量は、互いに異なったデータ量になる。例えば、営業部署で取り扱われる見積資料などの文書のデータ量は、設計部署などで取り扱われる設計図などの文書のデータ量に比べれば、はるかに小さい側のデータ量に揃ったものとなる。
【００４３】
前記したように、本実施形態では、それぞれの登録用インタフェース２５には、その登録用インタフェース２５に向けて登録予定文書データ５０を送信する送信元のユーザ端末３０が対応付けられている。そのため、登録対象となる文書の種別は、登録用インタフェース２５ごとに概ね揃ったものとなり、また、その文書のデータ量も概ね揃ったものとなる。
【００４４】
そこで、本実施形態では、処理装置１０は、登録＆登録ログ作成処理（図４参照）のステップＳ１７の処理により、登録用インタフェース２５ごとにその登録用インタフェース２５を介して登録される文書データごとの登録所要時間を取得する。さらに、次に説明するインタフェース重み計算処理により、登録用インタフェース２５ごとの文書データの登録所要時間の平均値やその平均値に連動する重みなどを算出する。
【００４５】
図６は、文書登録処理部１２におけるインタフェース重み計算処理の処理フローの例を示した図である。インタフェース重み計算処理は、インタフェース重み計算部１２２の機能を実現するための処理であり、例えば、１日に１回、あるいは、１週に１回など、あらかじめ定められた時間間隔で実行される。
【００４６】
まず、処理装置１０は、登録ログ記憶部２３に記憶された登録ログデータの登録所要時間をインタフェース番号でソーティングして、インタフェース番号、つまり、登録用インタフェース２５ごとの登録所要時間の平均値を算出する（ステップＳ２１）。こうして算出された登録用インタフェース２５ごとの登録所要時間の平均値は、その登録用インタフェース２５に対応付けられたユーザ端末３０から登録を求められる文書の平均的な登録所要時間を意味する。
【００４７】
従って、ある登録用インタフェース２５に複数の登録待ち文書が生じた場合には、その登録待ち文書と、その登録用インタフェース２５に対して算出された登録所要時間と、を用いて、前記登録待ち文書の合計の登録所要時間を予測することができる。
【００４８】
次に、処理装置１０は、登録用インタフェース２５ごとの重みを算出する（ステップＳ２２）。ここで、各登録用インタフェース２５の重みとは、各登録用インタフェース２５に対してステップＳ２１で算出した登録所要時間の平均値を、ステップＳ２１で算出した登録所要時間の平均値の最小値で割った値をいう。
【００４９】
次に、処理装置１０は、ステップＳ２１で算出した登録用インタフェース２５ごとの登録所要時間と、ステップＳ２２で算出した登録用インタフェース２５ごとの重みを用い、重み管理テーブル２４を作成する（ステップＳ２３）。
【００５０】
図７は、重み管理テーブル２４の構成の例を示した図である。図７に示すように、重み管理テーブル２４は、インタフェース番号、すなわち、それぞれの登録用インタフェース２５に対して、登録処理設定数、登録所要時間平均値および重みが対応付けられて構成されている。
【００５１】
ここで、登録所要時間平均値および重みは、それぞれステップＳ２１およびステップＳ２２で算出された登録所要時間の平均値および重みである。図７の例では、インタフェース番号＃１の登録用インタフェース２５に対する登録所要時間平均値（１分）が最小であるので、それぞれの登録用インタフェース２５に対する重みは、それぞれの登録所要時間平均値をその最小値である１分で割った値となる。
【００５２】
また、登録処理設定数は、それぞれの登録用インタフェース２５を処理対象インタフェースとしたときに、その登録処理を実行すべき単位時間（例えば、１時間）当たりの回数を定めた数である。言い換えれば、登録処理設定数は、それぞれの登録用インタフェース２５を処理対象インタフェースとするときの登録＆登録ログ作成処理（図４参照）を実行する時間間隔を定める情報ともいえる。例えば、図７において、インタフェース番号＃２の登録用インタフェース２５に対する単位時間（１時間）当たり登録処理設定数は６であるので、インタフェース番号＃２の登録用インタフェース２５に対しては、登録＆登録ログ作成処理は１０分間隔で実行される。
【００５３】
なお、それぞれの登録用インタフェース２５に対する登録処理設定数は、ユーザにより適宜設定されてもよく、あるいは、登録ログ記憶部２３に格納されている登録ログデータから実際に取得される登録用インタフェース２５ごとの単位時間当たりの登録処理回数の平均値などに基づき設定されてもよい。
【００５４】
図８は、登録＆登録ログ作成処理の中で実行される登録待ち文書配分処理の処理フローの例を示した図である。登録待ち文書配分処理は、登録待ち文書配分部１２３の機能を実現するための処理である。すなわち、登録待ち文書配分処理は、処理装置１０が、ある登録用インタフェース２５を処理対象インタフェースに選択して図４の登録待ち文書の登録処理を実行する場合に、その処理対象インタフェースに登録待ち文書が複数あったときには、２つ目以降の登録待ち文書の少なくとも１つを、そのとき使用されていない他の登録用インタフェース２５へ配分する処理である。
【００５５】
処理装置１０は、まず、他の登録用インタフェース２５（処理対象インタフェース以外の登録用インタフェース２５）の使用状況を判定する（ステップＳ３１）。なお、この判定では、登録処理が未完了の登録予定文書データ５０が一時記憶されている登録用インタフェース２５、あるいは、ユーザ端末３０から送信される新たな登録予定文書データ５０が一時記憶されつつある登録用インタフェース２５は、使用中であると判定する。また、以下の説明では、使用中でない登録用インタフェース２５を、空インタフェースと呼ぶ。
【００５６】
ステップＳ３１での判定の結果、使用されていない登録用インタフェース２５、すなわち、空インタフェースがあった場合には（ステップＳ３２でＹｅｓ）、処理装置１０は、空インタフェースの１つを選択する（ステップＳ３３）。そして、処理装置１０は、重み管理テーブル２４を参照して、処理対象インタフェースの重み（ｗ１）と選択した空インタフェースの重み（ｗ２）とを比較する（ステップＳ３４）。
【００５７】
ステップＳ３４での比較の結果、選択した空インタフェースの重み（ｗ２）が処理対象インタフェースの重み（ｗ１）よりも大きかった（ｗ２＞ｗ１）場合には（ステップＳ３５でＹｅｓ）、処理装置１０は、余力値（＝ｗ２／ｗ１）を計算する（ステップＳ３６）。なお、余力値は、整数とし、少数点以下は、切り捨てるものとする。
【００５８】
次に、処理装置１０は、処理対象インタフェースで待機中の登録待ち文書のうち、余力値以下の数の登録待ち文書を選択した空インタフェースへ配分し（ステップＳ３７）、当該登録待ち文書配分処理を終了する。
【００５９】
また、ステップＳ３２での判定で、空インタフェースがなかった場合（ステップＳ３２でＮｏ、または、ステップＳ３５での判定で、選択した空インタフェースの重み（ｗ２）が処理対象インタフェースの重み（ｗ１）よりも大きくなかった（すなわち、ｗ２≦ｗ１）場合にも（ステップＳ３５でＮｏ）、処理装置１０は、当該登録待ち文書配分処理を終了する。
【００６０】
以上、図８に示した文書配分処理の処理フローの具体例を図７および図８を参照しながら説明する。ここでは、登録＆登録ログ作成処理（図４参照）の処理対象を、インタフェース番号＃０２の登録用インタフェース２５であるとする。すなわち、ステップＳ３１でいう処理対象インタフェースは、インタフェース番号＃０２の登録用インタフェース２５となる。
【００６１】
そこで、処理対象インタフェース（＃０２）に対して、登録＆登録ログ作成処理の実行が開始されるとき、処理対象インタフェース（＃０２）には、５つの登録待ち文書が待機していた（一時記憶されていた）とする。また、このとき、インタフェース番号＃０３の登録用インタフェース２５には、１つの登録待ち文書も待機していなかった（一時記憶されていなかった）ものとする。
【００６２】
以上のような場合、ステップＳ３２での判定では、Ｙｅｓ側のステップＳ３３の処理が実行される。従って、ステップＳ３３では、インタフェース番号＃０３の登録用インタフェース２５が空インタフェースとして選択される。そして、ステップＳ３４では、処理対象インタフェース（＃０２）の重みｗ１は、ｗ１＝５となり、また、空インタフェース（＃０３）の重みｗ２は、ｗ２＝２０となり、よって、ｗ２＞ｗ１となる。
【００６３】
従って、ステップＳ３６が実行され、余力値（＝ｗ２／ｗ１）が計算される。この例の場合、その余力値は、ｗ２／ｗ１＝２０／５＝４となる。そして、ステップＳ３７の処理により、処理対象インタフェース（＃０２）で待機していた５つの登録待ち文書のうち、４つの登録待ち文書は、空インタフェース（＃０３）が登録処理すべき文書として配分される。すなわち、それら４つの登録待ち文書の登録予定文書データ５０は、処理対象インタフェース（＃０２）から空インタフェース（＃０３）へ移し変えられる。
【００６４】
なお、このとき、移し変えられなかった残り１つの登録待ち文書は、当然ながら、処理対象インタフェース（＃０２）を処理対象とする元々の登録＆登録ログ作成処理によってその登録処理が行われる。
【００６５】
また、処理対象インタフェース（＃０２）に２つないし４つの登録待ち文書が待機していた場合には、元々の登録＆登録ログ作成処理が登録処理をする１つの登録待ち文書を除いた１つないし３つの登録待ち文書は、処理対象インタフェース（＃０２）から空インタフェース（＃０３）へ移し変えられる。
【００６６】
なお、４つ、または、１つないし３つの登録待ち文書の分配を受けた空のインタフェース番号＃０３の登録用インタフェース２５は、登録待ち文書ありの状態になるので、そのインタフェース番号＃０３の登録用インタフェース２５に対しても、登録＆登録ログ作成処理の実行が開始される。
【００６７】
ここで、余力値は、２つの登録用インタフェース２５それぞれにおける登録所要時間平均値の相対比を表したものである。すなわち、前記ステップＳ３６で算出した余力値は、空インタフェース（＃０３）における登録所要時間平均値（２０分）を、処理対象インタフェース（＃０２）における登録所要時間平均値（５分）で割った値である。従って、処理対象インタフェース（＃０２）から配分された４つの登録待ち文書の登録所要時間の合計（５分×４）は、インタフェース番号＃０３の登録用インタフェース２５で通常行われている登録処理の登録所要時間平均値（２０分）と同じになると推定される。
【００６８】
つまり、ステップＳ３７の処理で、処理対象インタフェースで待機中の登録待ち文書のうち、余力値以下の数の登録待ち文書を空インタフェースへ配分するとしたのは、配分を受けた側の登録用インタフェース２５において、配分を受けた登録待ち文書の登録所要時間の合計が、その登録用インタフェース２５での元々の登録所要時間と同程度か、または、それ以下になるようにしたためである。
【００６９】
以上、本実施形態によれば、複数の登録用インタフェース２５を有する文書管理装置において、ある登録用インタフェース２５に２つ以上の登録待ちの文書が生じ、一方では、空の登録用インタフェース２５があるような場合に、前記登録待ち文書のうちの少なくとも１つの登録待ち文書の登録処理を、空の登録用インタフェース２５に配分することが可能になる。従って、登録待ち文書をなくす、または、登録待ち文書を減らすことができるので、文書登録が迅速に行われるようになり、文書登録の効率向上を図ることができる。
【符号の説明】
【００７０】
１０    処理装置
１１    文書管理処理部
１２    文書登録処理部
１３    登録受付処理部
２０    記憶装置
２１    文書管理情報テーブル
２２    文書データ記憶部
２３    登録ログ記憶部
２４    重み管理テーブル
２５    登録用インタフェース
３０    ユーザ端末
４０    通信ネットワーク
５０    登録予定文書データ
５１    ヘッダ
５２    文書データ
１００  文書管理装置
１２１  登録ログ作成部
１２２  インタフェース重み計算部
１２３  文書配分部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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