(57)【要約】【課題】従来よりも電子メールプリント機能の利便性を向上させる。【解決手段】  印刷制御装置３ａは、例えば、スマートフォンなどの情報処理装置２が送信する電子メールＥＭを受信すると、その電子メールＥＭを解析することにより（プロセスＰ２）、その電子メールＥＭが印刷対象となるか否かを判断する。そして、印刷制御装置３ａは、受信した電子メールＥＭが印刷対象となる場合には、電子メールの送信元ユーザーが、電子メール送信前に添付ファイルの内容を確認したか否かを判別する（プロセスＰ３）。そして、印刷制御装置３ａは、電子メールの送信元ユーザーが、電子メール送信前に添付ファイルの内容を確認したと判別した場合に、その添付ファイルの印刷出力を実行する（プロセスＰ４）。【選択図】図５
2014036239.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
添付ファイル付きの電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記電子メール受信手段が受信する電子メールを解析することにより、前記電子メールの送信元ユーザーによる、電子メール送信前における前記添付ファイルの確認有無を判別する判別手段と、
前記添付ファイルが確認済である場合に、前記添付ファイルの印刷出力を実行する印刷制御手段と、
を備えることを特徴とする印刷制御装置。
【請求項２】
前記添付ファイルが未確認である場合に前記電子メールの送信元ユーザーに対して通知を行う通知手段をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の印刷制御装置。
【請求項３】
前記電子メールを記憶する電子メール記憶手段をさらに備え、
前記印刷制御手段は、前記通知に対する応答メールにより印刷指示を受信した場合に、その印刷指示に基づく添付ファイルを前記電子メール記憶手段から読出して印刷出力を実行することを特徴とする請求項２に記載の印刷制御装置。
【請求項４】
前記判別手段は、前記添付ファイルへのアクセス日時を前記添付ファイルから抽出し、前記アクセス日時と前記電子メールの送信日時とが所定時間差未満である場合に、前記添付ファイルが確認済であると判断することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の印刷制御装置。
【請求項５】
前記判別手段は、前記添付ファイルを保存した保存ユーザー情報を前記添付ファイルから抽出し、前記添付ファイルを保存した保存ユーザーと、前記電子メールの送信元ユーザーとが同一である場合に、前記添付ファイルが確認済であると判断することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の印刷制御装置。
【請求項６】
前記判別手段は、前記添付ファイルを保存した保存ユーザー情報を前記添付ファイルからさらに抽出し、前記アクセス日時と前記電子メールの送信日時とが所定時間差未満であって、且つ、前記添付ファイルを保存した保存ユーザーと、前記電子メールの送信元ユーザーとが同一である場合に、前記添付ファイルが確認済であると判断することを特徴とする請求項４に記載の印刷制御装置。
【請求項７】
前記電子メールには、前記電子メールの送信前に添付ファイルが開封された場合に、前記添付ファイルが開封済であることを示す開封済情報が関連づけられており、
前記判別手段は、前記電子メール受信手段が受信した電子メールに前記開封済情報が関連づけられている場合に、前記電子メールの添付ファイルが確認済であると判断することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の印刷制御装置。
【請求項８】
印刷対象となる添付ファイル付きの電子メールを付加した電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メールに添付されている添付ファイルが送信前に開封された場合、開封済情報を該電子メールに関連づけるマーキング手段と、
ユーザーによる送信指示に基づいて、前記開封済情報が関連付けられた前記電子メールを送信する電子メール送信手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項９】
前記電子メール作成手段は、印刷設定に関する設定情報を前記電子メールの件名欄または本文に記述し、
前記マーキング手段は、前記設定情報が記述されている件名欄または本文に前記開封済情報をさらに記述することを特徴とする請求項８に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記電子メール作成手段は、印刷設定に関する設定情報を、印刷対象となる添付ファイルとは別のファイルに記述して前記電子メールにさらに添付し、
前記マーキング手段は、前記設定情報が記述されている添付ファイルに前記開封済情報をさらに記述することを特徴とする請求項８に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
印刷制御装置において実行されるプログラムであって、前記印刷制御装置に、
（ａ）電子メールを受信するステップと、
（ｂ）前記電子メールから添付ファイルを抽出するステップと、
（ｃ）前記電子メールを解析することにより、前記電子メールの送信元ユーザーによる、電子メール送信前における前記添付ファイルの確認有無を判別するステップと、
（ｄ）前記ステップ（ｃ）による判別結果に基づいて、前記添付ファイルが確認済である場合に、前記ステップ（ｂ）において抽出した前記添付ファイルの印刷出力を実行するステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項１２】
情報処理装置において実行されるプログラムであって、前記情報処理装置に、
（ａ）電子メールに添付されている添付ファイルが送信前に開封されたことを検知するステップと、
（ｂ）前記ステップ（ａ）において、前記添付ファイルが送信前に開封されたことを検知した場合、開封済情報を前記電子メールに関連づけるステップと、
（ｃ）前記開封済情報が関連づけられた電子メールを、ユーザーによる送信指示に基づいて送信するステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項１３】
情報処理装置と印刷制御装置とで構成される情報処理システムであって、
前記情報処理装置は、前記印刷制御装置宛の電子メールに添付された添付ファイルが送信前に開封された場合、該添付ファイルが開封されたことを示す開封済情報を前記電子メールに関連づけた後、ユーザーによる送信指示に基づいて前記電子メールを前記印刷制御装置に送信し、
前記印刷制御装置は、前記情報処理装置から受信する電子メールに前記開封済情報が関連づけられている場合に前記添付ファイルの印刷出力を行うことを特徴とする情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷制御装置、情報処理装置、情報処理システムおよびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ネットワークプリンタやＭＦＰ（Multifunction Peripheral）などの画像形成装置において、自機宛の電子メールを受信することに伴い、その電子メールを印刷ジョブとして印刷出力する電子メールプリント機能を備えたものが知られている。
【０００３】
また、近年では、スマートフォンやタブレット端末などの携帯型端末装置の普及が著しい。このような携帯型端末装置は、文書データの取り扱いがユーザーにとって簡単であり、利便性に優れている。その反面、携帯型端末装置には、一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）と同様のプリンタドライバがインストールされていないのが実情である。そのため、携帯型端末装置を用いて文書データに基づく印刷出力を行いたい場合には、上述した電子メールプリント機能を備える画像形成装置に対し、文書データを添付した電子メールを送信することが行われる。これにより、プリンタドライバがインストールされていない携帯型端末装置においても、画像形成装置に対して印刷ジョブを投入することができるようになる。
【０００４】
しかしながら、画像形成装置の電子メールプリント機能を利用して印刷出力を行う場合、電子メールに印刷対象となる文書データを添付して送信するため、ユーザーが添付ファイルの中身を十分に確認することなく、間違った添付ファイルを指定してしまうケースが発生する。その結果、ユーザーにとっては意図していない文書が印刷出力されてしまうことになる。また携帯型端末装置から一旦電子メールを送信してしまうと、仮にユーザーが間違った文書データを添付したことに気付いた場合でも携帯型端末装置を操作することによって画像形成装置に投入される印刷ジョブをキャンセルすることができない。それ故、従来の電子メールプリント機能は、ミスプリントの発生頻度が高いという問題があった。
【０００５】
そこで、近年では、印刷対象となる添付ファイルが付加された電子メールを受信した場合、直ちにその電子メールを印刷出力するのではなく、電子メール送信者に対して、例えば、印刷可否の確認など所定内容の電子メールを返信し、その返信メールに対する応答メールを再受信した場合に、上記添付ファイルを印刷出力する技術が提案されている（例えば、特許文献１および２）。これにより、電子メール送信者は、電子メールの印刷出力前において、添付間違いがないかを確認することができるので、上述したミスプリントを防止することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００７−１１１９２０号公報
【特許文献２】特開２００９−７０２３７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、従来技術では、印刷対象となる電子メールを受信した場合、常に上述した返信メールを電子メール送信者に送信する。そのため、電子メール送信者は、その都度、電子メール（添付ファイル）の内容を確認し、印刷出力の可否について判断した後、印刷出力を行う場合には応答メールを返信する作業を行う必要があり、手間となる。また、添付間違いでない場合であっても返信メールや応答メールなどの送受信を行うので、その分、印刷開始までに時間がかかり、電子メールプリントの手軽さが損なわれるという問題もある。
【０００８】
本発明は、上記問題点に鑑みなされたものであり、従来よりも電子メールプリント機能の利便性を向上させた印刷制御装置、情報処理装置、情報処理システムおよびプログラムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するため、請求項１にかかる発明は、印刷制御装置であって、添付ファイル付きの電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段が受信する電子メールを解析することにより、前記電子メールの送信元ユーザーによる、電子メール送信前における前記添付ファイルの確認有無を判別する判別手段と、前記添付ファイルが確認済である場合に、前記添付ファイルの印刷出力を実行する印刷制御手段と、を備えることを特徴とする。
【００１０】
このような構成によれば、印刷制御装置は、添付間違いでない添付ファイルについてはユーザーに確認することなく印刷出力するので、電子メール送信後にユーザーが常に印刷出力の可否について判断しなくて済むと共に、従来のように常にユーザーに確認する場合に比べて、印刷開始までの時間を短縮できる。これにより、電子メールプリント機能の利便性を向上させることができる。
【００１１】
また、請求項２に係る発明は、請求項１に記載の印刷制御装置において、前記添付ファイルが未確認である場合に前記電子メールの送信元ユーザーに対して通知を行う通知手段をさらに備えることを特徴とする。
【００１２】
また、請求項３に係る発明は、請求項２に記載の印刷制御装置において、前記電子メールを記憶する電子メール記憶手段をさらに備え、前記印刷制御手段は、前記通知に対する応答メールにより印刷指示を受信した場合に、その印刷指示に基づく添付ファイルを前記電子メール記憶手段から読出して印刷出力を実行することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項４に係る発明は、請求項１乃至３の何れかに記載の印刷制御装置において、前記判別手段は、前記添付ファイルへのアクセス日時を前記添付ファイルから抽出し、前記アクセス日時と前記電子メールの送信日時とが所定時間差未満である場合に、前記添付ファイルが確認済であると判断することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項５に係る発明は、請求項１乃至３の何れかに記載の印刷制御装置において、前記判別手段は、前記添付ファイルを保存した保存ユーザー情報を前記添付ファイルから抽出し、前記添付ファイルを保存した保存ユーザーと、前記電子メールの送信元ユーザーとが同一である場合に、前記添付ファイルが確認済であると判断することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項６に係る発明は、請求項４に記載の印刷制御装置において、前記判別手段は、前記添付ファイルを保存した保存ユーザー情報を前記添付ファイルからさらに抽出し、前記アクセス日時と前記電子メールの送信日時とが所定時間差未満であって、且つ、前記添付ファイルを保存した保存ユーザーと、前記電子メールの送信元ユーザーとが同一である場合に、前記添付ファイルが確認済であると判断することを特徴とする。
【００１６】
また、請求項７に係る発明は、請求項１乃至３の何れかに記載の印刷制御装置において、前記電子メールには、前記電子メールの送信前に添付ファイルが開封された場合に、前記添付ファイルが開封済であることを示す開封済情報が関連づけられており、前記判別手段は、前記電子メール受信手段が受信した電子メールに前記開封済情報が関連づけられている場合に、前記電子メールの添付ファイルが確認済であると判断することを特徴とする。
【００１７】
また、請求項８に係る発明は、情報処理装置であって、印刷対象となる添付ファイル付きの電子メールを付加した電子メールを作成する電子メール作成手段と、前記電子メールに添付されている添付ファイルが送信前に開封された場合、開封済情報を該電子メールに関連づけるマーキング手段と、ユーザーによる送信指示に基づいて、前記開封済情報が関連付けられた前記電子メールを送信する電子メール送信手段と、を備えることを特徴とする。
【００１８】
このような構成によれば、情報処理装置は、電子メールに添付されている添付ファイルが送信前に開封された場合、開封済情報を該電子メールに関連づけるので、電子メールを受信する印刷制御装置に対して、電子メール送信前における添付ファイルの確認有無を正しく判断させることができる。これにより、印刷制御装置においては、その確認有無に応じて印刷出力の可否を判断することが可能になるので、ユーザーが電子メール送信後において印刷可否について常に判断しなくても済むようになり、電子メールプリント機能の利便性を向上させることができる。
【００１９】
また、請求項９に係る発明は、請求項８に記載の情報処理装置において、前記電子メール作成手段は、印刷設定に関する設定情報を前記電子メールの件名欄または本文に記述し、前記マーキング手段は、前記設定情報が記述されている件名欄または本文に前記開封済情報をさらに記述することを特徴とする。
【００２０】
また、請求項１０に係る発明は、請求項８に記載の情報処理装置において、前記電子メール作成手段は、印刷設定に関する設定情報を、印刷対象となる添付ファイルとは別のファイルに記述して前記電子メールにさらに添付し、前記マーキング手段は、前記設定情報が記述されている添付ファイルに前記開封済情報をさらに記述することを特徴とする。
【００２１】
また、請求項１１に係る発明は、印刷制御装置において実行されるプログラムであって、前記印刷制御装置に、（ａ）電子メールを受信するステップと、（ｂ）前記電子メールから添付ファイルを抽出するステップと、（ｃ）前記電子メールを解析することにより、前記電子メールの送信元ユーザーによる、電子メール送信前における前記添付ファイルの確認有無を判別するステップと、（ｄ）前記ステップ（ｃ）による判別結果に基づいて、前記添付ファイルが確認済である場合に、前記ステップ（ｂ）において抽出した前記添付ファイルの印刷出力を実行するステップと、を実行させることを特徴とする。
【００２２】
また、請求項１２に係る発明は、情報処理装置において実行されるプログラムであって、前記情報処理装置に、（ａ）電子メールに添付されている添付ファイルが送信前に開封されたことを検知するステップと、（ｂ）前記ステップ（ａ）において、前記添付ファイルが送信前に開封されたことを検知した場合、開封済情報を前記電子メールに関連づけるステップと、（ｃ）前記開封済情報が関連づけられた電子メールを、ユーザーによる送信指示に基づいて送信するステップと、を実行させることを特徴とする。
【００２３】
また、請求項１３に係る発明は、情報処理装置と印刷制御装置とで構成される情報処理システムであって、前記情報処理装置は、前記印刷制御装置宛の電子メールに添付された添付ファイルが送信前に開封された場合、該添付ファイルが開封されたことを示す開封済情報を前記電子メールに関連づけた後、ユーザーによる送信指示に基づいて前記電子メールを前記印刷制御装置に送信し、前記印刷制御装置は、前記情報処理装置から受信する電子メールに前記開封済情報が関連づけられている場合に前記添付ファイルの印刷出力を行うことを特徴とする。
【発明の効果】
【００２４】
本発明によれば、従来よりも電子メールプリント機能の利便性を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】情報処理システムの構成概念を示す図である。
【図２】印刷制御装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】印刷制御装置における制御部の機能構成の一例を示すブロック図である。
【図４】情報処理装置において表示される通知内容の一例を示す図である。
【図５】印刷制御装置において電子メールプリント機能による印刷出力が行われる場合のシーケンスを示す図である。
【図６】印刷制御装置において電子メールプリント機能による印刷出力が行われる場合のシーケンスを示す図である。
【図７】印刷制御装置が行う具体的な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】印刷制御装置が行う印刷判定処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図９】第２の実施形態において、情報処理装置のハードウェア構成、および、制御部の機能構成の一例を示す図である。
【図１０】第２の実施形態において、情報処理装置の操作パネルに表示される初期画面を例示する図である。
【図１１】第２の実施形態において、情報処理装置の操作パネルに表示される電子メール作成画面の画面構成例を示す図である。
【図１２】第２の実施形態において、情報処理装置の操作パネルに表示される電子メール作成画面の画面構成例を示す図である。
【図１３】第２の実施形態において、情報処理装置の操作パネルに表示される電子メール作成画面の画面構成例を示す図である。
【図１４】第２の実施形態において、情報処理装置が行う具体的な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１５】第２の実施形態において、情報処理装置が行う具体的な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１６】第２の実施形態において、印刷制御装置が行う具体的な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００２６】
以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下に説明する実施形態において互いに共通する部材には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。
【００２７】
（第１の実施形態）
図１は、本実施形態における情報処理システム１の構成概念を示す図である。情報処理システム１は、情報処理装置２と、画像形成装置３とを備え、それら情報処理装置２と画像形成装置３とがインターネットなどのネットワーク５に接続された構成である。なお、情報処理装置２および画像形成装置３は、例示している数に限られない。
【００２８】
情報処理装置２は、例えば図１に示すように、スマートフォンやタブレット端末などで構成される携帯型情報処理装置である。但し、これに限られず、例えば、情報処理装置２は、一般的なパーソナルコンピュータなどで構成されても良い。情報処理装置２は、ユーザーに対して各種情報を表示したり、ユーザーによる操作情報を検知したりする操作パネル６を備えている。また、情報処理装置２は、電子メールＥＭの送受信を行うことが可能に構成される。
【００２９】
画像形成装置３は、例えば、ＭＦＰなどで構成され、ネットワーク５を介して電子メールＥＭの送受信を行う電子メール送受信機能を備えている。また、本実施形態のように画像形成装置３がＭＦＰなどで構成される場合、画像形成装置３は、上記のような電子メール送受信機能の他に、コピー機能、プリント機能、スキャン機能およびＦＡＸ機能などの複数の機能を備えている。また、画像形成装置３は、上述した電子メール送受信機能とプリント機能とが連続的に作動する電子メールプリント機能を有し、受信した電子メールＥＭを解析して、その電子メールＥＭから添付ファイルを抽出し、その添付ファイルを自動で印刷出力する。ただし、画像形成装置３は、ＬＡＮなどのネットワークを介して、例えばパーソナルコンピュータから受信する印刷ジョブに基づいて印刷出力を行うことも可能である。
【００３０】
画像形成装置３は、装置本体の正面側に、ユーザーが画像形成装置３を操作する際のユーザーインタフェースとなる操作パネル８を備えている。操作パネル８には、ユーザーに対して、各種設定操作やジョブ実行操作を行わせるための各種操作画面が表示される。そして、画像形成装置３は、この操作パネル８に対して行われるユーザーの指示操作に基づいて、例えば、コピー処理、スキャン送信、ＦＡＸ送信などの各種処理を行う。
【００３１】
次に、本実施形態の概要について説明する。ユーザーは、例えば情報処理装置２に保存されている画像データを画像形成装置３に印刷出力させたい場合、情報処理装置２の操作パネル６を操作することにより、印刷対象となる画像データを電子メールＥＭに添付して画像形成装置３に送信する。画像形成装置３は、そのような電子メールＥＭに基づく印刷出力を制御する印刷制御装置３ａを備えている。すなわち、印刷制御装置３ａは、上述した電子メールプリント機能に関する動作を制御するものである。なお、印刷制御装置３ａは、画像形成装置３の内部にハードウエアとして実装されるものであっても良いし、後述するＣＰＵ１１が所定のプログラム１４を実行することによって実現されるソフトウェア機能であっても構わない。
【００３２】
印刷制御装置３ａは、自機宛の電子メールＥＭを受信すると、その電子メールＥＭを解析して、ユーザーが電子メール送信前において添付ファイルを確認したか否かを判断し、その添付ファイルが確認済である場合には、添付ファイルの印刷可否についてユーザーに確認することなく、その添付ファイルを印刷出力する。これにより、ユーザーによる事前確認済の添付ファイルについては、電子メールＥＭが送信された後にユーザーが印刷出力の可否について再度判断しなくて済むので、ユーザーの操作負担が軽減される。さらに、ユーザーによる事前確認済の添付ファイルについては、ユーザーに確認することなく印刷出力するので、添付ファイルの印刷可否についてユーザーに常に確認するような従来に比べて、印刷開始までの時間が短縮されるというメリットもある。また、印刷制御装置３ａは、ユーザーが未確認の添付ファイルであれば、ユーザーによる印刷指示を検知するまで印刷出力を行わない。これにより、添付間違いの添付ファイルを無駄に印刷出力してしまうことを防止できる。
【００３３】
図２は、印刷制御装置３ａのハードウェア構成の一例を示す図である。なお、以下においては、印刷制御装置３ａがソフトウェア機能によって実現されている場合を例示する。図２に示すように、印刷制御装置３ａは、制御部１０と、操作パネル８と、ネットワークインタフェース２３と、スキャナ部２４と、プリンタ部２５と、ＦＡＸ部２６と、記憶部２７とを備えている。
【００３４】
制御部１０は、操作パネル８、ネットワークインタフェース２３、スキャナ部２４、プリンタ部２５、ＦＡＸ部２６および記憶部２７の各部の動作を制御すると共に、上述した電子メールプリント機能の動作を制御する印刷制御装置３ａとして機能するものである。操作パネル８は、各種情報を表示する表示部８ａと、ユーザーによる操作を検知する操作部８ｂとを備えている。ネットワークインタフェース２３は、印刷制御装置３ａを上述したネットワーク５などのネットワークに接続し、電子メールＥＭの送受信を行う際のインタフェースとなるものである。スキャナ部２４は、制御部１０からの指令に基づいて動作し、原稿を読み取って画像データを生成する機構である。プリンタ部２５は、制御部１０から出力される印刷データに基づき、印刷用紙などに画像形成を行って印刷出力する印刷出力手段である。ＦＡＸ部２６は、図示しない公衆電話網などを介してＦＡＸデータの送受信を行うものである。記憶部２７は、例えばハードディスクドライブなどで構成される不揮発性記憶手段であり、受信した電子メールＥＭを一時的に保存したり、或いはその他の各種データを記憶しておいたりするために利用される。
【００３５】
また、制御部１０は、ＣＰＵ１１と、ＲＡＭ１２と、ＲＯＭ１３とを備えている。ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１３に格納されているプログラム１４を読み出して実行する演算処理ユニットである。ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１１がプログラム１４を実行することに伴って発生する一次的なデータなどを記憶しておくためのものである。ＲＯＭ１３は、不揮発性メモリであり、プログラム１４の他、様々なデータが予め格納されたメモリである。ＣＰＵ１１は、印刷制御装置３ａへの電源投入に伴ってＲＯＭ１３からプログラム１４を読み出して実行することにより、制御部１０を後述する各種処理部として機能させる。
【００３６】
図３は、ＣＰＵ１１がプログラム１４を実行することによって実現される制御部１０の機能構成の一例を示すブロック図である。尚、図３では、電子メールプリント機能に関する機能構成だけを例示している。図３に示すように、ＣＰＵ１１がプログラム１４を実行すると、制御部１０は、電子メールＥＭの送受信を行う電子メール送受信部３１、および、電子メールＥＭの印刷出力を制御する印刷制御部３４として機能する。また、電子メール送受信部３１は、受信した電子メールＥＭに添付されている添付ファイルの送信前における確認有無を判別する判別部３２と、その判別部３２による判別結果に基づいて、添付ファイルが未確認である場合に電子メールＥＭの送信元ユーザーに対して確認通知を行う通知部３３と、を備えている。また、上述した記憶部２７には、受信した電子メールＥＭを記憶する記憶領域である電子メール記憶部２７ａを有している。なお、図例では、電子メール送受信部３１が、判別部３２と通知部３３とを備えている場合を例示しているが、これに限定されず、例えば、電子メール送受信部３１と、判別部３２と、通知部３３とのそれぞれが独立して機能するものであっても良い。
【００３７】
電子メール送受信部３１は、予め設定されているメール取得間隔に基づき、電子メールＥＭの受信タイミングになると、ネットワークインタフェース２３を介して、ネットワーク５に接続されているメールサーバ（図示せず）へアクセスし、自機宛の電子メールＥＭを受信するための電子メール受信処理を実行する。そして電子メール送受信部３１は、メールサーバーに自機宛の電子メールＥＭが蓄積されていれば、その電子メールＥＭを受信する。また、電子メール送受信部３１は、電子メールＥＭを受信すると、その電子メールＥＭを電子メール記憶部２７ａに記憶させる。
【００３８】
電子メール記憶部２７ａに電子メールＥＭが記憶されると、次に判別部３２が機能する。判別部３２は、受信した電子メールＥＭを電子メール記憶部２７ａから読み出し、その電子メールＥＭが印刷対象となる電子メールであるか否かを判断する。具体的には、判別部３２は、電子メールＥＭに添付ファイルが添付されているか否かを判断し、電子メールＥＭに添付ファイルが添付されている場合に、その電子メールＥＭが印刷対象であると判断する。一方、添付ファイルが添付されていない場合、判別部３２は、印刷対象ではないと判断する。この場合、判別部３２は、電子メールＥＭの件名欄などに記述されているコマンド（後述する）に基づいて各種処理を行う。
【００３９】
電子メールＥＭが印刷対象であると判断した場合、次に判別部３２は、その電子メールＥＭを解析することにより、その電子メールＥＭに添付されている添付ファイルの中身が、送信前にユーザーによって確認されたか否かを判断する。なお、添付ファイルの確認有無を判別するための具体的な手法については後述する。そして、判別部３２は、添付ファイルが確認済である場合、つまり添付ファイルの内容がユーザーによって電子メール送信前に確認されている場合、印刷制御部３４を機能させる。一方、判別部３２は、添付ファイルが未確認である場合、つまり添付ファイルの内容がユーザーによって電子メール送信前に確認されていない場合、通知部３３を機能させる。
【００４０】
印刷制御部３４は、判別部３２によって添付ファイルが、ユーザーによる事前確認済のファイルであると判別されると、電子メール記憶部２７ａから印刷対象となる電子メールＥＭを読み出し、その電子メールＥＭから添付ファイルを抽出して、添付ファイルに基づく印刷データを生成した後、その印刷データをプリンタ部２５に出力する。プリンタ部２５は、その印刷データに基づいて印刷出力を行う。これにより、確認済の添付ファイルについては、印刷可否についてユーザーに確認することなく印刷出力するので、ユーザーに対して、電子メール送信後に印刷出力の可否について判断させずに済む。また、従来のように、常に印刷可否についてユーザーに確認するような場合に比べて、印刷開始までの待ち時間が短縮される。なお、このとき、既に他の印刷ジョブが実行中である場合など、上記添付ファイルが印刷待ちとなる場合がある。この場合、印刷制御部３４は、図示しない印刷ジョブ管理テーブルなどに印刷待ちとなる印刷ジョブを登録し、その印刷ジョブの実行順序を管理しても良い。
【００４１】
一方、通知部３３は、判別部３２によって添付ファイルが未確認であると判別されると、その電子メールＥＭの送信元メールアドレスを特定し、その送信元メールアドレスに対して電子メールによる確認通知を行う。この確認通知には、添付ファイルの印刷可否についてユーザーに問い合せる内容が含まれている。これにより、ユーザーが事前確認を行っていない添付ファイルについては、直ちには印刷出力せずに、ユーザーに対して印刷可否について確認するので、ユーザーが印刷出力前に添付間違いであるか否かを確認することができる。その結果、添付間違いであれば、ユーザーが上記添付ファイルの印刷出力を中止する意思表示（後述する）を行うことができるので、ミスプリントを防止できる。また、このような確認通知は、添付ファイルが未確認であることを条件として行われるので、例えば常にユーザーに確認通知を行うような従来に比べてユーザーが煩わしい思いをせずに済む。
【００４２】
次に、情報処理装置２において、上記確認通知に対する応答メールを印刷制御装置３ａに返信する場合の処理について説明する。情報処理装置２は、印刷制御装置３ａからの確認通知を受信すると、例えば、新着メールがあったことを操作パネル６において報知する。そして、情報処理装置２は、ユーザーによる上記確認通知の表示指示を検知すると、その確認通知を操作パネル６に表示する。
【００４３】
図４は、情報処理装置２の操作パネル６に表示される通知画面３５の一例を示す図である。図例に示すように、通知画面３５には、メール本文において、添付ファイルに添付間違いがないかを確認するように促すメッセージが記述されている。これにより、ユーザーは、添付ファイルの印刷出力前に、その添付ファイルが適切に添付されたものであるか否かを確認することができる。また、通知画面３５には、確認通知の対象となる電子メールＥＭまたは添付ファイルを特定するための識別情報が件名欄や本文欄などに記述される。図例では、件名欄と本文欄の双方において、識別情報としてファイル名が記述されている場合を例示している。これにより、ユーザーが添付ファイルのファイル名を把握することができる。また、その識別情報を件名欄や本文欄に記述したまま応答メールを印刷制御装置３ａに返信することにより、後に印刷制御装置３ａにおいてその識別情報に基づく電子メールＥＭまたは添付ファイルを特定することができるという利点もある。
【００４４】
ユーザーは、添付ファイルの添付間違いについて確認した後、確認通知に対する応答メールを返信することにより、印刷保留中の添付ファイルを印刷出力するか否かの意思表示を行う。
【００４５】
一例を挙げると、図４では、件名欄に印刷出力を続行するか中止するかをユーザーに選択させるための判別用コマンド３５ａが予め記述されている。ユーザーは、応答メールを作成する際、通知画面３５の内容を反映させて返信するための返信指示キー３５ｂを選択操作する。そして、ユーザーは、その返信指示キー３５ｂが選択操作されることにより表示される応答メール作成画面（図示せず）の件名欄において、「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」のいずれか一方を消去して返信することにより、印刷続行か印刷中止かを指示する。すなわち、ユーザーは、印刷出力を続行する場合には、「Ｎｏ」を消去し「Ｙｅｓ」を指定した状態で、応答メールを送信することにより印刷続行指示を行う。一方、ユーザーは、印刷出力を中止する場合には、「Ｙｅｓ」を消去し「Ｎｏ」を指定した状態で、応答メールを送信することにより、印刷中止指示を行う。
【００４６】
図３に戻って、印刷制御装置３ａにおいては、電子メール送受信部３１が上記と同様にして電子メールＥＭを受信すると、判別部３２は、その電子メールＥＭが印刷対象となる電子メールＥＭであるか否かを判断する。添付ファイルが付加されていない電子メールＥＭを受信した場合、判別部３２は、その電子メールＥＭが印刷対象ではないと判断する。次に、判別部３２は、件名欄に判別用コマンド３５ａが記述されているか否かを判別する。件名欄に判別用コマンド３５ａが記述されている場合、判別部３２は、その判別用コマンド３５ａに基づいて、以下の処理を行う。なお、件名欄に判別用コマンド３５ａが記述されていない場合、例えば、判別部３２は、予め設定される処理条件に基づいて、その電子メールＥＭをＢＯＸ保存したり、件名欄などに他のコマンドが記述されている場合には、そのコマンドに基づく処理を行ったりしても良い。以下においては、説明を簡潔にするため、添付ファイルが付加されていない電子メールＥＭは、応答メールであるとする。
【００４７】
判別部３２は、応答メールを受信した場合、判別用コマンド３５ａを参照して、印刷出力を続行するか中止するかを判別する。上記の例では、判別部３２は、判別用コマンド３５ａが「Ｙｅｓ」である場合、印刷制御部３４に対して印刷出力を指示する。このとき、印刷制御部３４は、応答メールの件名欄に記述されているファイル名などに基づいて、印刷対象となる添付ファイルを特定し、その添付ファイルを電子メール記憶部２７ａから読み出して印刷出力を実行する。一方、判別部３２は、判別用コマンド３５ａが「Ｎｏ」である場合、応答メールの件名欄に記述されているファイル名などに基づいて、印刷中止対象となる添付ファイルを特定し、その添付ファイルを、その添付ファイルが付加されている電子メールＥＭと共に削除する。
【００４８】
ただし、上述した通知内容は、一例であり、図４に例示したものに限定されない。また、確認通知に対する応答態様についても、必ずしも上述した判別用コマンド３５ａのように、ユーザーに対して件名欄の編集作業を行わせる必要はない。例えば、ユーザーは、印刷続行を指示する場合には、受信した確認通知をそのまま返信し、印刷中止を指示する場合には、確認通知に対する応答を行わないこともある。この場合、判別部３２は、応答メールを受信したか否かによって、印刷続行の可否を判断する。具体的には、判別部３２は、所定時間内に応答メールを受信した場合には、件名欄に印刷中止コマンドが指定されていないことを条件に印刷続行の指示があったと判断し、上記と同様にして添付ファイルの印刷出力を指示する。一方、判別部３２は、所定時間待っても応答メールを受信しない場合には、印刷続行の指示がなかったと判断し、タイムアウトした添付ファイルを電子メールＥＭと共に削除する。また、上記とは逆に、所定時間待っても応答メールを受信しない場合に印刷出力を実行し、応答メールを受信した場合に印刷出力を中止しても良い。いずれを採用する場合であっても、ユーザーは、印刷可否について意思表示をする際に、上記のように編集作業を行う必要がないので操作負担が軽減される。
【００４９】
次に、判別部３２が添付ファイルの確認有無を判別する場合の具体的な処理について説明する。印刷制御装置３ａにおいて添付ファイルの確認有無を判別する手法としては、以下に説明するように、第１の手法と、第２の手法の２通りがある。
【００５０】
第１の手法は、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メール送信日時との時間差に基づいて、添付ファイルが送信前に確認されたか否かを判断する方法である。アクセス日時は、ファイルが最後に開封された日時を示す情報であり、一般にファイルの属性情報として付加されている情報である。したがって、添付ファイルへのアクセス日時を参照すれば、その添付ファイルが最後に開封された日時、つまりユーザーが最後に添付ファイルの内容を確認した日時を特定することが可能である。仮に、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差未満であれば、ユーザーがファイル内容を確認した直後に、そのファイルを電子メールＥＭに添付して送信したと判断できる。この場合、添付ファイルの内容が送信直前にユーザーによって既に確認されているため、印刷制御装置３ａは、ユーザーに対して印刷可否について再度確認する必要なく印刷出力を行うことができる。一方、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差以上であれば、電子メールＥＭの送信直前にユーザーが添付ファイルの内容を確認していないと判断できる。このようなケースでは、例えば、最新情報でないファイルが添付されている場合など、ユーザーが印刷出力を意図しているファイルとは異なるファイルが誤って添付されている可能性がある。
【００５１】
そこで、本実施形態において判別部３２は、添付ファイル付きの電子メールＥＭを受信すると、その電子メールＥＭのヘッダーなどから送信日時を抽出すると共に、添付ファイルの属性情報からアクセス日時を抽出する。そして、判別部３２は、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差未満であるか否かを判断する。この場合の所定時間は、任意に設定可能であるが、例えば１分〜数分程度とすることが好ましい。判別部３２は、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差未満である場合、添付ファイルが確認済であると判断する。一方、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差以上である場合、判別部３２は、添付ファイルが未確認であると判断する。
【００５２】
次に第２の手法について説明する。第２の手法は、添付ファイルを保存した保存ユーザーと、電子メールＥＭの送信元ユーザーとの同一性に基づいて、添付ファイルの確認有無を判別する方法である。保存ユーザーは、添付ファイルの属性情報に含まれている「ファイル作成者」の情報に基づいて特定される。ただし、ファイルを更新したユーザーに関する情報が添付ファイルに関連づけられている場合には、保存ユーザーを、そのファイル更新者の情報に基づいて特定しても良い。
【００５３】
上記保存ユーザーと、電子メールＥＭを送信した送信元ユーザーとが同一である場合、その添付ファイルは、送信元ユーザー自身がファイル内容を確認したり、編集作業を行ったりした後に保存したと判断できる。つまり、同一ユーザーであれば、送信元ユーザーは、添付ファイルの内容を知っているので、添付ファイルが確認済であると判断できる。一方、保存ユーザーと送信元ユーザーとが同一でなければ、他人が作成したファイルを誤って添付したにもかかわらず、添付ファイルを確認せずに送信してしまったと判断できる。
【００５４】
そこで、判別部３２は、添付ファイル付きの電子メールＥＭを受信した場合、その添付ファイルを解析して、その添付ファイルから保存ユーザー情報を抽出して、添付ファイルの保存ユーザーを特定する。また、判別部３２は、例えば、電子メールＥＭの送信元メールアドレスに基づいて、送信元ユーザーを特定する。具体的には、記憶部２７の所定の記憶領域には、電子メールアドレスと、その電子メールアドレスを使用するユーザーのユーザー名とが対応付けられたユーザー情報が記憶されており、判別部３２は、そのユーザー情報を参照して、電子メールＥＭの送信元ユーザーを特定する。ただし、上記に限定されず、例えば、送信元メールアドレスのアカウント名を送信元ユーザーとして特定しても良い。
【００５５】
そして、判別部３２は、添付ファイルを保存した保存ユーザーと、電子メールＥＭを送信した送信元ユーザーとが同一である場合、添付ファイルが確認済であると判断する。一方、判別部３２は、添付ファイルを保存した保存ユーザーと、電子メールＥＭを送信した送信元ユーザーとが同一でない場合、添付ファイルが未確認であると判断する。
【００５６】
上述した第１の手法および第２の手法については、いずれか一方だけを採用しても良いが、以下に説明するように、第１の手法および第２の手法を複合的に用いても良い。これにより、第１の手法および第２の手法のいずれかを採用するだけでは判断できないケースについても判断できるので使い勝手が向上する。以下、そのような構成について説明する。
【００５７】
例えば、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差未満であっても、電子メールＥＭの送信元ユーザーが、他人が作成したファイルを誤って添付してしまったようなケースも考えられる。この場合において、上述した第１の手法のみによると、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差未満であるので、添付ファイルが確認済であると判断してしまう。そこで、判別部３２は、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差未満であっても、添付ファイルを保存した保存ユーザーと、電子メールＥＭを送信した送信元ユーザーとが同一でない場合には、添付ファイルが未確認であると判断しても良い。これにより、ユーザーの同一性についてさらに判断するので、第１の手法だけでは確認済と判断されてしまう場合であっても、第２の手法により未確認であると適切に判断できるようになる。
【００５８】
また、上記とは逆に、添付ファイルを保存した保存ユーザーと、電子メールＥＭを送信した送信元ユーザーとの同一性が肯定された場合であっても、送信元ユーザーが長期に亘って中身を確認していないファイルが添付されているケースもある。この場合、上記第２の手法のみによると、ユーザーの同一性が肯定されているので、添付ファイルが確認済であると判断してしまう。そこで、判別部３２は、添付ファイルを保存した保存ユーザーと、電子メールＥＭを送信した送信元ユーザーとが同一であっても、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差以上である場合には、添付ファイルが未確認であると判断しても良い。これにより、第２の手法だけでは確認済と判断されてしまう場合であっても、第１の手法により未確認であると適切に判断できるようになる。
【００５９】
以上のように、第１の手法と第２の手法とを複合的に用いる場合、第１の手法によって確認済と判断される場合であっても第２の手法により未確認であると判断される場合がある。それとは逆に、第２の手法によって確認済であると判断される場合であっても、第１の手法によって未確認であると判断される場合がある。したがって、第１の手法と第２の手法とを複合的に用いる場合、第１の手法と第２の手法との双方で確認済であると判断される場合に限り、添付ファイルが確認済であると最終的に判断することができる。これに対し、第１の手法と第２の手法の少なくとも一方で未確認であると判断される場合には、添付ファイルが未確認であると最終的に判断することができる。ただし、例えば、上記とは逆に、第１の手法と第２の手法とのいずれか一方において確認済と判断された場合に、添付ファイルが確認済であると最終的に判断しても良い。この場合、第１の手法と第２の手法との双方で添付ファイルが未確認であると判断された場合に限り、添付ファイルが未確認であると最終的に判断されることになる。
【００６０】
図５，図６は、情報処理システム１において、情報処理装置２と印刷制御装置３ａとが連携して行うプロセスを示すシーケンス図である。図５は、添付ファイルが事前に確認済であると判断される場合を例示し、図６は、添付ファイルが未確認であると判断される場合を例示している。
【００６１】
図５に示すように、情報処理装置２は、ユーザーによる操作指示に基づいて、添付ファイル付きの電子メールＥＭを印刷制御装置３ａに対して送信する（プロセスＰ１）。印刷制御装置３ａは、電子メールＥＭを受信すると、その電子メールＥＭを解析し（プロセスＰ２）、例えば、添付ファイルへのアクセス日時や電子メール送信日時など、添付ファイルの確認有無を判別するために必要な情報を取得する。次に、印刷制御装置３ａは、添付ファイルの確認有無に基づいて印刷出力を行うか或いは確認通知を行うかを判定する印刷判定処理を行う（プロセスＰ３）。そして、印刷制御装置３ａは、添付ファイルが確認済である場合には、印刷判定処理における判定結果に基づいて添付ファイルを印刷出力する（プロセスＰ４）。
【００６２】
次に、図６に示すように、上記と同様にして、情報処理装置２は、添付ファイル付きの電子メールＥＭを印刷制御装置３ａに送信し（プロセスＰ１１）、印刷制御装置３ａは、その電子メールＥＭを解析して（プロセスＰ１２）、印刷判定処理を行う（プロセスＰ１３）。そして、印刷制御装置３ａは、添付ファイルが未確認である場合には、印刷判定処理における判定結果に基づいて、電子メールＥＭの送信元ユーザーに対して確認通知を行う（プロセスＰ１４）。一方、情報処理装置２は、ユーザーによる操作指示に基づいて、例えば、印刷続行指示を含む応答メールを印刷制御装置３ａに送信する（プロセスＰ１５）。印刷制御装置３ａは、その応答メールを受信すると、その応答メールに基づく添付ファイルの印刷出力を行う（プロセスＰ１６）。
【００６３】
図７は、印刷制御装置３ａが行う全体的な処理手順の一例を示すフローチャートである。本実施形態では、印刷制御装置３ａに電源が投入されることに伴って制御部１０においてプログラム１４が起動されることにより、図７のフローチャートに基づく処理が繰り返し行われる。
【００６４】
制御部１０は、図７に示す処理を開始すると、電子メール送受信部３１が機能する。電子メール送受信部３１は、電子メールＥＭの受信タイミングになるまで待機し（ステップＳ１のＮＯ）、電子メールＥＭの受信タイミングとなった場合（ステップＳ１でＹＥＳ）、メールサーバーに自機宛の電子メールＥＭが蓄積されているか否かを問い合せる（ステップＳ２）。そして、電子メール送受信部３１は、自機宛の電子メールＥＭが蓄積されている場合には（ステップＳ３のＹＥＳ）、その電子メールＥＭを受信して電子メール記憶部２７ａに保存する（ステップＳ４）。電子メール送受信部３１は、電子メールＥＭを保存すると、印刷判定処理を行う（ステップＳ５）。一方、電子メール送受信部３１は、メールサーバーに自機宛の電子メールＥＭが蓄積されていない場合（ステップＳ３のＮＯ）、ステップＳ１に戻って上記と同様の処理を行う。以上のようにして、全体的な処理は終了する。
【００６５】
図８は、印刷判定処理の処理手順を示すフローチャートである。このフローチャートでは、印刷判定処理を行う際、上述した第１の手法と第２の手法の双方を用いて、添付ファイルの確認有無を判別する場合を例示する。また、この処理は電子メール送受信部３１によって行われる処理である。
【００６６】
まず、電子メール送受信部３１は、判別部３２が機能し、受信した電子メールＥＭが印刷対象であるか否かを判断する（ステップＳ１１）。印刷対象の電子メールである場合（ステップＳ１１のＹＥＳ）、判別部３２は、電子メールＥＭから添付ファイルを抽出し、その添付ファイルからアクセス日時を抽出して取得する（ステップＳ１２）。次に判別部３２は、電子メールＥＭのヘッダーから電子メール送信日時を取得する（ステップＳ１３）。そして、判別部３２は、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メール送信日時とが所定時間差未満であるか否かを判断する（ステップＳ１４）。
【００６７】
判別部３２は、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メール送信日時とが所定時間差未満である場合（ステップＳ１４のＹＥＳ）、添付ファイルから保存ユーザー情報を抽出することにより、添付ファイルを保存した保存ユーザーを特定すると共に（ステップＳ１５）、電子メールＥＭの送信元メールアドレスに基づいて電子メールＥＭの送信元ユーザーを特定する（ステップＳ１６）。そして、判別部３２は、添付ファイルの保存ユーザーと電子メールＥＭの送信元ユーザーとが同一であるか否かを判断する（ステップＳ１７）。判別部３２は、添付ファイルの保存ユーザーと電子メールＥＭの送信元ユーザーとが同一である場合には（ステップＳ１７のＹＥＳ）、添付ファイルの印刷出力を決定し、印刷制御部３４に対して印刷出力を指示する（ステップＳ１９）。
【００６８】
一方、ステップＳ１４において、添付ファイルへのアクセス日時と、電子メール送信日時とが所定時間差未満でない場合（ステップＳ１４のＮＯ）、および、ステップＳ１７において、添付ファイルの保存ユーザーと電子メールＥＭの送信元ユーザーとが同一でない場合（ステップＳ１７のＮＯ）、判別部３２は、確認通知を行うことを決定する。そして、通知部３３は、電子メールＥＭの送信元ユーザーに対して確認通知を行う（ステップＳ１８）。
【００６９】
また、判別部３２は、ステップＳ１１において、印刷対象の電子メールＥＭではないと判断した場合（ステップＳ１１のＮＯ）、つまり、受信した電子メールＥＭが応答メールである場合、件名欄に記述されている判別用コマンド３５ａが印刷続行指示であるか、または、印刷中止指示であるかを判別する（ステップＳ２０）。判別用コマンド３５ａが印刷続行指示である場合（ステップＳ２０のＹＥＳ）、判別部３２は、印刷制御部３４に対して、印刷続行指示に基づく添付ファイルの印刷出力を指示する（ステップＳ１９）。一方、判別用コマンド３５ａが印刷中止指示である場合（ステップＳ２０のＮＯ）、判別部３２は、印刷中止指示に基づく電子メールＥＭを添付ファイルと共に削除する（ステップＳ２１）。
【００７０】
次に、判別部３２は、電子メール記憶部２７ａに未処理の電子メールＥＭがあるか否かを判断し（ステップＳ２２）、未処理の電子メールＥＭがある場合には（ステップＳ２２のＹＥＳ）、ステップＳ１１に戻って、上記と同様の処理を行う。一方、判別部３２は、未処理の電子メールＥＭがない場合には（ステップＳ２２のＮＯ）、この印刷判定処理を終了する。
【００７１】
以上のように、本実施形態において印刷制御装置３ａは、受信する電子メールＥＭを解析することにより、その電子メールＥＭの送信元ユーザーによる、電子メール送信前における添付ファイルの確認有無を判別する。そして、印刷制御装置３ａは、添付ファイルが確認済である場合には、添付ファイルの印刷出力の可否についてユーザーに確認することなく、その添付ファイルの印刷出力を実行する。これにより、電子メール送信後にユーザーが常に印刷出力の可否について判断するような従来に比べて、ユーザーの操作負担が軽減されると共に、印刷開始までの時間が短縮されるので利便性が向上する。また、印刷制御装置３は、添付ファイルが未確認である場合には、印刷出力を行わないので、添付間違いの添付ファイルを無駄に印刷出力してしまうことを防止できる。
【００７２】
また、本実施形態においては、印刷制御装置３ａは、添付ファイルが未確認である場合には、電子メールＥＭの送信元ユーザーに対して確認通知を行う構成である。これにより、ユーザーは、確認通知を受けることで、添付ファイルに添付間違いがないかを印刷出力前に確認することができる。また添付ファイルが未確認であることを条件として通知を行うので、常に確認通知を行ってしまう場合に比べてユーザーが煩わしい思いをしなくて済む。
【００７３】
さらに、本実施形態においては、印刷制御装置３ａは、確認通知に対する応答メールにより印刷指示を受信した場合に、その印刷指示に基づく添付ファイルを印刷出力する。これにより、ユーザーによる確認後に添付ファイルを印刷出力するので、ミスプリントを防止できる。
【００７４】
また、本実施形態においては、印刷制御装置３ａは、上述した第１の手法として、添付ファイルへのアクセス日時をその添付ファイルから抽出し、上記アクセス日時と電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差未満である場合に、添付ファイルが確認済であると判断する構成である。すなわち、添付ファイルへのアクセス日時と電子メール送信日時とが所定時間差未満であれば、ユーザーが添付ファイルの内容を確認した後、比較的直ぐに電子メールＥＭを送信したと考えられる。本実施形態において印刷制御装置３ａは、そのような場合に添付ファイルを印刷出力するので、例えば、最新情報でないファイルであるにもかかわらず、ユーザーが確認せずに添付してしまったような場合に印刷出力してしまうことを防止できる。
【００７５】
さらに、本実施形態においては、印刷制御装置３ａは、上述した第２の手法として、添付ファイルを保存した保存ユーザー情報を該添付ファイルから抽出し、その添付ファイルを保存した保存ユーザーと、電子メールＥＭの送信元ユーザーとが同一である場合に、添付ファイルが確認済であると判断する。これにより、ユーザーの同一性について判断するので、例えば、他人が作成したファイルを誤って電子メールＥＭに添付した場合に印刷出力してしまうことを防止できる。
【００７６】
また、本実施形態においては、印刷制御装置３ａは、上述した第１の手法と第２の手法とを共に採用し、添付ファイルへのアクセス日時と電子メールＥＭの送信日時とが所定時間差未満であって、且つ、添付ファイルを保存した保存ユーザーと、電子メールＥＭの送信元ユーザーとが同一である場合に、添付ファイルが確認済であると判断する構成を例示した。これにより、複数の判断基準に基づいて添付ファイルの確認有無について判断するので、１つの判断基準だけでは判断できない添付間違いの可能性についても判断することができ、利便性が向上する。
【００７７】
上述した第１の実施形態では、一般的に電子メールＥＭに付加されている付加情報に基づいて添付ファイルの確認有無を判別する構成を例示した。これにより、第１の実施形態において情報処理装置２は、本発明を実現するための特別な構成を備える必要がないので、既存の電子メールアプリケーションソフトウエアを用いることができる。
【００７８】
（第２の実施形態）
上記第１の実施形態に対して、第２の実施形態では、情報処理装置２において、電子メールＥＭにファイルが添付された後、その電子メールＥＭの送信前に添付ファイルの開封操作が行われた場合に電子メールＥＭに特別な情報（開封済情報）を付加する形態について説明する。これにより、電子メールＥＭが送信される直前にユーザーが添付ファイルを確認したことが印刷制御装置３ａにおいて正確に判断できる。以下、そのように構成される情報処理システム１について詳しく説明する。なお、第１の実施形態と重複する構成については、説明を省略する。
【００７９】
図９は、本実施形態における情報処理装置２のハードウェア構成、および、機能構成を示すブロック図である。情報処理装置２は、ハードウェア構成として、ＣＰＵ４０、ネットワークインタフェース４５、操作パネル６、および、記憶部４６を備えている。ＣＰＵ４０は、図示しないＲＯＭなどのメモリからプログラムやデータなどを適宜読出して演算することにより情報処理装置２の動作を制御する演算ユニットである。ネットワークインタフェース４５は、情報処理装置２をネットワークなどのネットワーク５に接続するためのものである。操作パネル６は、情報処理装置２を使用するユーザーに対するユーザーインタフェースとして機能するものであり、各種情報を表示する表示部６ａと、ユーザーによる操作指示を検知する操作部６ｂとを備えている。記憶部４６は、例えばソリッドステートドライブ（ＳＳＤ）などで構成される不揮発性の記憶装置である。この記憶部４６は、情報処理装置２が受信した電子メールＥＭを記憶する電子メール記憶部４７と、印刷対象となる画像データを記憶する画像データ記憶部４８とを有している。
【００８０】
また、記憶部４６には、アプリケーションプログラム４９が記憶されている。アプリケーションプログラム４９は、ＣＰＵ４０を後述する各処理部として機能させるためのものである。すなわち、ＣＰＵ４０は、アプリケーションプログラム４９を読出して実行することで、電子メールＥＭの送受信を行う電子メール送受信部４１、および、電子メールに関する各種画面を操作パネル６に表示する電子メール表示制御部４２として機能する。また、電子メール表示制御部４２は、ユーザーの操作指示に基づいて電子メールＥＭを作成する電子メール作成部４３と、開封済情報（詳しくは後述する）を電子メールＥＭに関連づけるマーキング部４４と、を備えている。なお、上記構成は、電子メールプリントに関連するものを例示しており、例えば、情報処理装置２がスマートフォンなどで構成される場合には、上記構成の他にマイクやスピーカなどが設けられると共に、それらマイクやスピーカを制御する制御手段が実装される。以下、各処理部が連携して動作する場合の処理について説明する。
【００８１】
図１０は、情報処理装置２の表示部６ａに表示される初期画面の一例を示す図である。初期画面には複数のアイコン（操作キー）が表示されており、図例では、２列目において、電子メールプリントを行うためのメールアイコン５１が表示されている。このメールアイコン５１が選択操作されると、制御部４５は、電子メール表示制御部４２が機能し、電子メール操作画面を表示する。電子メール表示制御部４２は、その電子メール操作画面に対する操作指示に基づき各種処理を行う。例えば、電子メール表示制御部４２は、電子メール作成指示を検知すると、電子メール作成部４３が機能して以下の処理を行う。
【００８２】
電子メール作成部４３は、まず、電子メールＥＭを作成するための電子メール作成画面を表示部６ａに表示させて、ユーザーに各種情報を入力させる。
【００８３】
図１１は、電子メール作成部４３が表示部６ａに表示させる電子メール作成画面５３の一例を示す図である。電子メール作成画面５３には、電子メールＥＭの送信先を入力するための宛先欄５５、電子メールＥＭの件名を入力するための件名欄５６、添付ファイルのファイル名を表示するファイル名表示欄５７、電子メール本文を入力するための本文欄５８、電子メールＥＭの送信指示を行うための送信指示キー６０、および、添付ファイルを添付するための添付指示キー６１などが表示される。ただし、画面構成は図例に限定されない。
【００８４】
ユーザーは、電子メール作成画面５３に対して、電子メールプリントを行うために必要な事項を入力していく。例えば、ユーザーは、印刷出力を行わせる印刷制御装置３ａの電子メールアドレスを宛先欄５５に入力する。このとき電子メール作成部４３は、キーボード表示を行って、そのキーボードに入力される電子メールアドレスを宛先欄５５に反映して表示する。または、電子メール作成部４３は、宛先欄５５が選択操作（例えばタッチ操作）されたことを検知すると、電子メールアドレスの一覧表を表示して、ユーザーによって選択される電子メールアドレスを宛先欄５５に表示しても良い。
【００８５】
また、ユーザーは、電子メール作成画面５３の件名欄５６または本文欄５８に対して、印刷設定に関する設定情報５６ａを入力する。図例では、件名欄５６において設定情報５６ａが入力されている場合を例示している。設定情報５６ａは、例えば、印刷制御装置３ａにおいて解析可能な所定の文字情報で構成される。このとき電子メール作成部４３は、キーボード表示を行って、そのキーボードに入力される文字情報を件名欄５６（または本文欄５８）に反映させて表示する。ただし、ユーザーが設定情報５６ａを最初から入力するのは手間がかかるので、例えば、電子メール作成部４３は、予め登録されている設定情報５６ａを所定操作に基づいて件名欄５６（または本文欄５８）に反映して表示しても良い。ただし、必ずしも情報処理装置２において設定情報５６ａを入力する必要はなく、印刷制御装置３ａにおいて予め登録されている印刷設定で電子メールプリントを行うことも可能である。
【００８６】
また、添付指示キー６１が選択操作されると、電子メール作成部４３は、例えば、画像データ記憶部４８に記憶されている画像データの一覧を表示部６ａに表示する。そして、１又は複数の画像データが選択操作されると、電子メール作成部４３は、その画像データを添付ファイルとして作成中の電子メールＥＭに関連づける。また、電子メール作成部４３は、添付ファイルのファイル名をファイル名表示欄５７に表示する。以上のようにして添付ファイル付きの電子メールＥＭの送信準備が整ったことになる。
【００８７】
ただし、このとき、電子メールＥＭに添付されているファイルは、必ずしもユーザーが印刷出力を意図しているものではなく、誤って他のファイルが添付されている可能性がある。そのため、ユーザーは、電子メール送信前に添付ファイルを開封してファイル内容を確認し、添付間違いでない場合に送信指示を行うこともある。そこで、情報処理装置２は、電子メール送信前に添付ファイルが開封された場合、電子メール送信前に添付ファイルが開封されたことを示す開封済情報５６ｂ（図１３参照）を電子メールＥＭに関連づける。これにより、印刷制御装置３ａは、受信した電子メールＥＭに開封済情報５６ｂが付加されていれば、ユーザーが添付間違いではないと判断したファイルであることを把握することができる。以下、情報処理装置２が開封済情報５６ｂを電子メールＥＭに付加する場合の処理について詳しく説明する。
【００８８】
図１２は、電子メール送信前において、ユーザーが添付ファイルを確認する場合の画面構成の一例を示す図である。例えば、ユーザーは、上記のようにして電子メールＥＭの送信準備が整った後に添付ファイルを確認したい場合、ファイル名表示欄５７を選択操作（例えばタッチ操作）する。電子メール作成部４３は、ファイル名表示欄５７に添付ファイル名を表示している状態で、そのファイル名表示欄５７への選択操作を検知すると、添付ファイルを確認するか否かをユーザーに選択させるための確認画面６５をポップアップ表示する。そして、実行キー６５ａが選択操作されると、電子メール作成部４３は、その添付ファイルに基づく画像データを表示するためのアプリケーションプログラムを起動する。このとき制御部４５は、画像データを表示する画像データ表示部として機能し、添付ファイルに基づく画像データを表示部６ａに表示する。これにより、ユーザーは、表示される画像データを閲覧することで、添付間違いであるか否かを判断することができる。なお、確認画面６５においてキャンセルキー６５ｂが選択操作されると、電子メール作成部４３は、添付ファイルを表示することなく確認画面６５の表示を終了する。
【００８９】
制御部４５においては、電子メールＥＭにファイルが添付された後に、上記のようにして、その添付ファイルの開封操作を検知すると、マーキング部４４（図９）が機能する。すなわち、マーキング部４４は、上述した実行キー６５ａの選択操作を検知すると、開封済情報５６ｂを電子メールＥＭに関連づける。例えば、マーキング部４４は、電子メール作成画面５３の件名欄５６または本文欄５８に開封済情報５６ｂを記述することにより、電子メールＥＭに開封済情報５６ｂを関連づける。
【００９０】
図１３は、マーキング部４４によって件名欄５６に開封済情報５６ｂが記述された場合の電子メール作成画面５３の画面構成例を示す図である。図例では、件名欄５６には、開封済情報５６ｂとして「添付ファイル開封済＝ＹＥＳ」と記述されている。これにより、開封済情報５６ｂが件名欄５６に記述されるので、印刷制御装置３ａにおいては、その件名欄５６を参照することにより、ユーザーが添付ファイルを確認したか否かを判断することができる。
【００９１】
また、図例では件名欄５６に開封済情報５６ｂが記述されているが、これに限られず、例えば、マーキング部４４は、本文欄５８に開封済情報５６ｂを記述しても良い。ただし、設定情報５６ａが件名欄５６に記述されている状態で、開封済情報５６ｂを本文欄５８に記述すると、印刷制御装置３ａにおいて、設定情報５６ａの解析対象は件名欄５６、開封済情報５６ｂの解析対象は本文欄５８となり、複数の解析対象が存在し処理が複雑になる。そこで、マーキング部４４は、設定情報５６ａが記述されている件名欄５６または本文欄５８に開封済情報５６ｂを記述することが好ましい。
【００９２】
具体的には、マーキング部４４は、開封済情報５６ｂを記述する際、件名欄５６と本文欄５８とのいずれに設定情報５６ａが記述されているかを判別し、設定情報５６ａが記述されている欄に開封済情報５６ｂを追加して記述する。これにより、設定情報５６ａと開封済情報５６ｂとが同一欄に記述されるので、印刷制御装置３ａにおいては解析対象が１つになり処理効率が向上する。
【００９３】
電子メール送受信部４１は、送信指示キー６０が選択操作されたことを検知すると、上記のようにして電子メール作成部４３によって作成された電子メールＥＭを印刷制御装置３ａに対して送信する。このとき、ユーザーが添付ファイルの開封操作を行わないまま送信指示を行った場合、開封済情報５６ｂが関連づけられずに電子メールＥＭが印刷制御装置３ａに送信されることになる。一方、ユーザーが添付ファイルの開封操作を行った後に送信指示を行った場合には、開封済情報５６ｂが関連づけられて電子メールＥＭが印刷制御装置３ａに送信されることになる。
【００９４】
図１４，図１５は、情報処理装置２の制御部４５において実行されるフローチャートである。図１４に示す処理は、バックグラウンドにおいて行われる処理であり、電子メールＥＭを受信する際に行われる処理である。図１５に示す処理手順は、図１４に示す処理とは別に行われる処理であり、主に、ユーザーの操作指示に基づいて電子メールＥＭを送信する際に行われる処理である。また図１４，図１５のいずれの処理も情報処理装置２の制御部４５に電源が投入されることに伴って、アプリケーションプログラム４９が起動されることにより開始される処理である。
【００９５】
制御部４５は、図１４に示す処理を開始すると、電子メール送受信部４１が機能し、電子メールＥＭの受信タイミングとなったか否かを判断する（ステップＳ３１）。電子メールＥＭの受信タイミングである場合（ステップＳ３１でＹＥＳ）、電子メール送受信部４１は、メールサーバーに自機宛の電子メールＥＭが蓄積されているか否かを問い合せ（ステップＳ３２）、自機宛の電子メールＥＭが蓄積されている場合には（ステップＳ３３のＹＥＳ）、その電子メールＥＭを受信して電子メール記憶部４７に保存する（ステップＳ３４）。次に、制御部４５は、電子メール表示制御部４２が機能し、新着メールを受信したことを報知する（ステップＳ３５）一方、電子メール送受信部４１は、メールサーバーに自機宛の電子メールＥＭが蓄積されていない場合（ステップＳ３３のＮＯ）、ステップＳ３１に戻って上記と同様の処理を行う。以上のようにして、図１４に示す処理は終了する。
【００９６】
制御部４５は、図１５に示す処理を開始すると、電子メール表示制御部４２が機能し、電子メール操作画面の呼出操作を検知するまで待機する（ステップＳ４１のＮＯ）。図１０の例では、電子メール表示制御部４２は、メールアイコン５１が選択操作されるまで待機する。そして、電子メール操作画面の呼出操作を検知すると（ステップＳ４１のＹＥＳ）、電子メール表示制御部４２は、画面更新を行うことにより、電子メール操作画面を表示する（ステップＳ４２）。続いて制御部４５は、次の操作指示を検知するまで待機する（ステップＳ４３のＮＯ）。制御部４５は、操作指示を検知すると（ステップＳ４３のＹＥＳ）、その操作指示が添付ファイルの開封指示であるか（ステップＳ４４）、電子メールＥＭの送信指示であるか（ステップＳ４７）、終了指示であるか（ステップＳ４９）を判断する。
【００９７】
添付ファイル開封指示である場合（ステップＳ４４のＹＥＳ）、制御部４５は、電子メール作成部４３が機能し、その添付ファイルを閲覧するためのアプリケーションプログラムを起動して（ステップＳ４５）、添付ファイルを表示する。この場合、制御部４５は、マーキング部４４が機能して、開封済情報５６ｂを件名欄５６（または本文欄５８）に記述して（ステップＳ４６）、ステップ４２に戻る。
【００９８】
一方、制御部４５は、送信指示を検知すると（ステップＳ４７のＹＥＳ）、電子メール送受信部４１が機能して、電子メールＥＭを送信し（ステップＳ４８）、ステップＳ４２まで戻る。
【００９９】
また、制御部４５は、ステップＳ４３において検知した操作指示が、添付ファイルの開封指示でなく（ステップＳ４４のＮＯ）、電子メールＥＭの送信指示でもなく（ステップＳ４７のＮＯ）、終了指示でもない場合（ステップＳ４９のＮＯ）、その操作指示に対応する処理部が機能して、必要な処理を行った後に画面を更新する（ステップＳ４２）例えば、電子メール作成指示を検知した場合、制御部４５は、電子メール作成部４３が機能し、電子メール作成画面５３を表示する。また、印刷制御装置３ａからの確認通知の表示指示を検知した場合、制御部４５は、電子メール表示制御部４２が機能し、その確認通知を表示する。
【０１００】
そして、制御部４５は、終了指示を検知した場合（ステップＳ４９のＹＥＳ）、電子メール表示制御部４２が機能して、そのとき表示している電子メール操作画面の表示を終了する（ステップＳ５０）。
【０１０１】
図１６は、本実施形態において、印刷制御装置３ａの制御部１０において実行される印刷判定処理（図７でステップＳ５）の処理手順を示すフローチャートである。制御部１０は、この処理を開始すると、判別部３２が機能し、受信した電子メールＥＭが印刷対象であるか否かを判断する（ステップＳ６１）。受信した電子メールＥＭが印刷対象である場合（ステップＳ６１のＹＥＳ）、判別部３２は、件名欄５６（または本文欄５８）に開封済情報５６ｂが記述されているか否かを判断し（ステップＳ６２）、開封済情報５６ｂが記述されている場合には（ステップＳ６２のＹＥＳ）、添付ファイルの印刷出力を行うことを決定し、印刷制御部３４に印刷指示を行う。印刷制御部３４は、判別部３２による印刷指示を検知すると、その印刷指示に基づく電子メールＥＭを電子メール記憶部２７ａから読出して、その電子メールＥＭから設定情報５６ａを抽出して取得する（ステップＳ６４）。そして、印刷制御部３４は、電子メールＥＭから添付ファイルを抽出し、上記設定情報５６ａに基づいて添付ファイルの印刷出力を実行する（ステップＳ６５）。
【０１０２】
一方、件名欄５６に開封済情報５６ｂが記述されていない場合には（ステップＳ６２のＮＯ）、判別部３２は、確認通知を行うことを決定し、通知部３３を機能させる。そして、通知部３３は、電子メールＥＭの送信元ユーザーに対して確認通知を送信する（ステップＳ６３）。
【０１０３】
また、判別部３２は、応答メールを受信した場合（ステップＳ６１のＮＯ）、その応答メールに印刷続行指示が含まれているか否かを判断し（ステップＳ６６）、応答メールに印刷続行指示が含まれている場合には（ステップＳ６６のＹＥＳ）、ステップＳ６４に進み印刷制御部３４を機能させ、印刷続行指示に基づく添付ファイルの印刷出力を指示する。一方、応答メールに印刷中止指示が含まれている場合には（ステップＳ６６のＮＯ）、判別部３２は、その印刷中止指示に基づく添付ファイルを電子メールＥＭと共に削除する（ステップＳ６７）。
【０１０４】
そして、判別部３２は、電子メール記憶部２７ａに未処理の電子メールＥＭがあるか否かを判断し（ステップＳ６８）、未処理の電子メールＥＭがある場合には（ステップＳ６８のＹＥＳ）、ステップＳ６１に戻って上記と同様の処理を行う。一方、未処理の電子メールＥＭがない場合（ステップＳ６８のＮＯ）、制御部４５は、処理を終了する。
【０１０５】
以上のように、本実施形態では、印刷制御装置３ａにおいては、受信した電子メールＥＭに開封済情報５６ｂが関連づけられている場合に、添付ファイルが確認済であると判断する。すなわち、電子メール送信前に添付ファイルが開封された場合、ユーザーが添付ファイルの内容を最終確認したと判断できるので添付間違いの可能性はないと考えられる。本実施形態においては、印刷制御装置３ａは、電子メール送信前に添付ファイルが開封されたことを示す開封済情報５６ｂに基づいて、添付ファイルが確認済であるか否かを判断するので、ユーザーが送信前に内容を最終確認した添付ファイルであるか否かを高精度に判別することができる。これにより、添付間違いのない添付ファイルを印刷出力することができる。
【０１０６】
また、本実施形態では、情報処理装置２は、電子メールＥＭの送信前に添付ファイルが開封された場合に、添付ファイルが開封済であることを示す開封済情報５６ｂを添付ファイルに関連づける。そして、情報処理装置２は、ユーザーによる送信指示に基づいて、開封済情報５６ｂが関連付けられた電子メールＥＭを印刷制御装置３ａに対して送信する。これにより、情報処理装置２において、電子メールＥＭが送信前に開封された場合に開封済情報５６ｂを電子メールＥＭに関連づけるので、情報処理装置２は、印刷制御装置３ａに対して、その開封済情報５６ｂの有無に基づいて添付間違いの可能性があるか否かを高精度で判別させることができるようになる。したがって、印刷制御装置３ａにおいては、上述したように、上記開封済情報５６ｂの有無に基づいて印刷出力を行うことができるので、ミスプリントを防止できると共に、電子メール送信後にユーザーが印刷出力の可否について常に判断する必要がなくなるので利便性が向上する。
【０１０７】
また、本実施形態では、印刷制御装置３ａは、印刷設定に関する設定情報５６ａを電子メールＥＭの件名欄５６または本文欄５８に記述し、その設定情報５６ａが記述されている件名欄５６または本文欄５８に開封済情報５６ｂをさらに記述する。これにより、開封済情報５６ｂが設定情報５６ａと同一欄に記述されるので、電子メールＥＭを受信する印刷制御装置３ａにおいては、件名欄５６および本文欄５８のいずれかを解析すれば良いので処理効率が向上する。
【０１０８】
ところで、上述した実施形態では、印刷制御装置３ａは、添付ファイル付きの電子メールＥＭを受信した場合、その添付ファイルのみを印刷出力する処理を例示した。ただし、これに限られず、例えば、添付ファイルと共に電子メール本文を印刷出力しても良い。例えば、印刷制御装置３ａは、添付ファイルだけを印刷出力するか、添付ファイルと電子メール本文とを共に印刷出力するかを事前登録する。そして、印刷制御装置３ａは、添付ファイルが確認済であると判別した場合に、その登録内容に基づいて、添付ファイルだけを印刷出力したり、添付ファイルと共に電子メール本文を印刷出力したりしても良い。なお、電子メール本文には、本文欄５８のみならず、宛先欄５５、件名欄５６、ファイル名表示欄５７などが含まれても良い。
【０１０９】
ただし、上記のように電子メール本文を印刷出力すると、設定情報５６ａや開封済情報５６ｂも印刷されることになり実情に沿わない可能性がある。そこで、設定情報５６ａと開封済情報５６ｂとを件名欄５６または本文欄５８に記述するのではなく、添付ファイルとは別のファイルにそれら設定情報５６ａと開封済情報５６ｂとを記述して電子メールＥＭにさらに添付しても良い。
【０１１０】
具体的には、情報処理装置２の電子メール作成部４３は、電子メール作成画面５３を表示している状態で、印刷設定を行うための所定操作を検知すると、文書作成用のアプリケーションプログラムを起動して、予め登録されている設定情報５６ａを新規ファイルの描画領域に記述して画像表示する。これにより、ユーザーは印刷設定を確認できる。また、このとき電子メール作成部４３は、印刷設定を確定するための確定操作を検知すると、上記新規ファイルに所定のファイル名を付加して保存すると共に、その新規ファイルを電子メールＥＭに添付する。
【０１１１】
また、マーキング部４４は、添付ファイルが開封されると、その添付ファイルが印刷対象となるファイルであるか、または、設定情報５６ａが記述されているファイル（以下「設定情報記述ファイル」と称する）であるかを判別する。例えば、マーキング部４４は、ファイル名やファイル形式などに基づいて、印刷対象となるファイルと設定情報記述ファイルとを判別する。そして、マーキング部４４は、印刷対象となる添付ファイルが開封された場合には、一旦、設定情報記述ファイルの添付解除を行う。続いて、マーキング部４４は、設定情報記述ファイルに開封済情報５６ｂを追加記述して上書き保存した後、その設定情報記述ファイルを電子メールＥＭに再添付する。これにより、設定情報５６ａと開封済情報５６ｂとが共に記述されたファイルが添付されることになる。そして、電子メール送受信部４１は、印刷対象となるファイルと、設定情報記述ファイルとを添付した電子メールＥＭを、ユーザーによる送信指示に基づいて印刷制御装置３ａに送信する。
【０１１２】
一方、印刷制御装置３ａは、上記電子メールＥＭを受信すると、印刷対象となるファイルと設定情報記述ファイルとを、例えばファイル名やファイル形式に基づいて判別する。そして、印刷制御装置３ａは、設定情報記述ファイルから設定情報５６ａと開封済情報５６ｂを抽出して、上記と同様の処理を行う。なお、情報処理装置２において、印刷対象となる添付ファイルが開封されなかった場合には、設定情報記述ファイルには開封済情報５６ｂが記述されないので、上記と同様にして、印刷制御装置３ａは、電子メールＥＭの送信元ユーザーに対して確認通知を行う。これにより、印刷対象となるファイルとは別のファイルに設定情報５６ａと開封済情報５６ｂとを記述するので、電子メール本文を印刷出力する際に、設定情報５６ａと開封済情報５６ｂとが印刷されることはない。
【０１１３】
（変形例）
以上、本発明に関する一実施形態について説明したが、本発明は上述した内容のものに限られるものではなく、種々の変形例が適用可能である。
【０１１４】
例えば、上記第１および第２の実施形態では、印刷制御装置３ａがＭＦＰなどの画像形成装置３に実装される場合を説明したが、電子メール送受信機能とプリント機能のみを備えるネットワークプリンタに実装されるものであっても構わない。または、印刷制御装置３ａは、それ自体がプリント機能を有さないプリントサーバーに実装されるものであっても良い。ただし、この場合、図２に示すハードウェア構成としては、制御部１０と、ネットワークインタフェース２３と、記憶部２７とを有していれば良く、操作パネル８、スキャナ部２４、プリンタ部２５およびＦＡＸ部２６は必須ではない。また、この場合、印刷制御装置３ａの印刷制御部３４は、ネットワークインタフェース２３を介して接続される外部プリンタに対して印刷指示を行う。
【０１１５】
また、上述した第１の実施形態では、第１の手法において、電子メール送信日時を判断基準とする処理を例示した。ただし、電子メール送信日時の代わりに電子メール受信日時を用いても良い。つまり、判別部３２は、添付ファイルへのアクセス日時と電子メール受信日時とが所定時間差未満である場合に、添付ファイルが確認済であると判断し、添付ファイルへのアクセス日時と電子メール受信日時とが所定時間差以上である場合に、添付ファイルが未確認であると判断する。ただし、一般的に、電子メールは、送信されてから直ちに宛先に到達するのではなく、複数のメールサーバーを経由したり、受信側において新着メールの確認タイミングになるまで待機したりするので、電子メール送信日時を用いる場合に比べて電子メール受信日時は遅い日時になる傾向がある。そのため、添付ファイルの送信日時と電子メール受信日時との時間差は、添付ファイルの送信日時と電子メール送信日時との時間差よりも、上述したタイムラグだけ長く設定することが好ましい。
【０１１６】
また、第１の実施形態では、上述した第１の手法において、添付ファイルへのアクセス日時を判断基準とする場合を例示した。ただし、第１の手法においては、ユーザーが最終的にいつファイルを確認したのかを特定できれば良いので、例えば、上記アクセス日時の代わりに添付ファイルのファイル更新日時を用いても良い。このファイル更新日時も上記アクセス日時と同様に、一般的にファイルに付加されている情報である。このような構成によっても添付ファイルが電子メールＥＭの送信直前に確認されたものであるか否かを判断できる。
【０１１７】
また、上述した第２の実施形態では、添付ファイルが開封された場合にのみ、件名欄５６（または本文欄５８）に開封済情報５６ｂが記述される場合を例示した。ただし、これに限られず、例えば、添付ファイルが開封されない場合に、添付ファイルが未だ未開封であることを示す未開封情報を件名欄５６（または本文欄５８）に記述しても良い。具体的には、マーキング部４４は、電子メール作成画面５３が設定情報５６ａを件名欄５６（または本文欄５８）に記述するときに、添付ファイルが未開封であることを条件として、その設定情報５６ａが記述される欄と同一欄に上記未開封情報を記述する。そして、その後に添付ファイルが開封された場合に、未開封情報を削除して開封済情報５６ｂを新たに記述する。これにより、添付ファイルが未開封であることを送信前にユーザーに報知することにより、ユーザー対して、送信前における添付ファイルの確認を促すことができる。
【０１１８】
また、上述した第２の実施形態では、設定情報５６ａが記述された後に、その設定情報５６ａが記述されている欄または設定情報記述ファイルに開封済情報５６ｂを記述する処理を例示した。ただし、これに限られない。例えば、設定情報５６ａを記述するよりも前に添付ファイルが開封された場合、マーキング部４４は、予め設定される件名欄５６（若しくは本文欄５８）、または、新規ファイルに開封済情報５６ｂを記述する。そして、その後に、電子メール作成部４３は、上記開封済情報５６ｂが記述されている欄またはファイルに設定情報５６ａを記述しても良い。
【０１１９】
また、上述した第２の実施形態では、電子メール作成画面５３において、ユーザーが宛先欄５５、件名欄５６などに別々に必要事項を入力する場合を例示したがこれに限られない。例えば、制御部４５は、電子メール操作画面の呼出操作を検知した場合、電子メールプリントを行うためのメールプリントキーを表示し、そのメールプリントキーが選択操作されると、印刷制御装置３ａの電子メールアドレスや、予め登録されている設定情報５６ａなど、必要事項が既に反映された電子メール作成画面５３を表示しても良い。これにより、ユーザーの操作負担が軽減される。または、画像データを表示している状態で上記メールプリントキーを表示し、そのメールプリントキーが選択操作されると、その画像データが添付された状態で、さらに必要事項が既に反映された電子メール作成画面５３が表示されるように構成しても良い。
【０１２０】
また、上述した第２の実施形態では、ファイルの添付後に、その添付ファイルの開封操作を検知した場合に開封済情報５６ｂが記述される場合を例示した。この場合、人間に対する電子メール作成時にも添付ファイルの開封操作によって開封済情報５６ｂが記述されてしまうことになるので、例えば、マーキング部４４は、開封操作を検知した場合、印刷制御装置３ａの電子メールアドレスが宛先に含まれているか否かを判断し、印刷制御装置３ａの電子メールアドレスが宛先に含まれている場合に、開封済情報５６ｂを記述し、印刷制御装置３ａの電子メールアドレスが宛先に含まれていない場合には、開封済情報５６ｂを記述しなくても良い。
【０１２１】
また、上述した第２の実施形態では、ユーザーが判別用コマンド３５ａ（図４）の「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」のいずれかを正しく指定することを前提として、その後の処理を例示した。ただし、実際には、ユーザーが判別用コマンド３５ａの「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」の双方を指定してしまったり、いずれも指定しなかったりして応答メールを送信してしまうケースも考えられる。つまり、判別用コマンド３５ａの「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」の双方が記述されたままの状態で応答メールが送信されてしまうケースや、判別用コマンド３５ａの「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」がいずれも記述されない状態で応答メールが送信されてしまうケースなどである。
【０１２２】
仮に、判別用コマンド３５ａの「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」の双方が記述されていたり、または判別用コマンド３５ａの「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」のいずれも記述されていなかったりすると、後に印刷制御装置３ａが印刷出力の可否について判断できなくなってしまう。そこで、情報処理装置２は、以下のように処理を行っても良い。すなわち、情報処理装置２において電子メール送受信部４１は、電子メールＥＭの送信指示を検知したとき、判別用コマンド３５ａの「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」のいずれか一方が指定された状態であるか否かを判断し、判別用コマンド３５ａの「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」のいずれか一方が指定された状態でない場合、つまり、判別用コマンド３５ａの「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」の双方が記述されている場合、または、判別用コマンド３５ａの「Ｙｅｓ」，「Ｎｏ」のいずれも記述されていない場合、電子メール送信を行わずに、エラー報知を行っても良い。これにより、後に印刷制御装置３ａが印刷出力の可否について判断できなくなってしまうことを防止できる。
【０１２３】
また、上記においては、第２の実施形態において、電子メールＥＭの件名欄５６などに設定情報５６ａが記述される場合を例示したが、第１の実施形態においても、第２の実施形態と同様に電子メールＥＭの件名欄または本文欄などに設定情報５６ａが記述されても良い。
【符号の説明】
【０１２４】
１  情報処理システム
２  情報処理装置
３  印刷制御装置
１４  プログラム
２７ａ  電子メール記憶部（電子メール記憶手段）
３１  電子メール送受信手段（電子メール受信手段）
３２  判別部（判別手段）
３３  通知部（通知手段）
３４  印刷制御部（印刷制御手段）
４１  電子メール送受信部（電子メール送信手段）
４３  電子メール作成部（電子メール作成手段）
４４  マーキング部（マーキング手段）
４９  アプリケーションプログラム（プログラム）
【図１】
2014036239.tif 000003
【図２】
2014036239.tif 000004
【図３】
2014036239.tif 000005
【図４】
2014036239.tif 000006
【図５】
2014036239.tif 000007
【図６】
2014036239.tif 000008
【図７】
2014036239.tif 000009
【図８】
2014036239.tif 000010
【図９】
2014036239.tif 000011
【図１０】
2014036239.tif 000012
【図１１】
2014036239.tif 000013
【図１２】
2014036239.tif 000014
【図１３】
2014036239.tif 000015
【図１４】
2014036239.tif 000016
【図１５】
2014036239.tif 000017
【図１６】
2014036239.tif 000018