(57)【要約】      （修正有）【課題】会議参加者に会議資料を配付する手間を省く。【解決手段】会議情報２０と、前記会議情報２０に紐付けられた会議出席者情報２１と、前記会議情報２０に紐付けられた会議データ２２とを記憶する情報記憶部１６と、前記会議出席者情報２１に含まれる各会議出席者のログインＩＤで特定されるアドレスに、前記会議データに含まれる第１のデータを配信する配信手段２３と、前記第１のデータの内容を前記ログインＩＤごとに決定する決定手段２４と、を有し、前記決定手段２４は、前記第１のデータを、あらかじめ定められた公開範囲に基づいて、前記ログインＩＤごとに決定することを特徴とする、会議管理サーバを提供する。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議情報と、前記会議情報に紐付けられた会議出席者情報と、前記会議情報に紐付けられた会議データとを記憶する記憶手段と、
前記会議出席者情報に含まれる各会議出席者のログインＩＤで特定されるアドレスに、前記会議データに含まれる第１のデータを配信する配信手段と、
前記第１のデータの内容を前記ログインＩＤごとに決定する決定手段と、を有し、
前記決定手段は、前記第１のデータを、あらかじめ定められた公開範囲に基づいて、前記ログインＩＤごとに決定することを特徴とする、会議管理サーバ。
【請求項２】
前記会議出席者情報は、会議室に設置されたログインＩＤ確認手段により確認された前記ログインＩＤに基づいて生成されることを特徴とする、請求項１記載の会議管理サーバ。
【請求項３】
前記配信手段は、前記アドレスに画像形成装置を指定された場合に、前記第１のデータを前記画像形成装置に送信し、印刷出力させることを特徴とする、請求項１又は２記載の会議管理サーバ。
【請求項４】
前記ログインＩＤは、会議室に設置されたカメラにより特定された人物により確認されることを特徴とする、請求項１から３のいずれか１項記載の会議管理サーバ。
【請求項５】
ネットワークを介して、他の端末から前記記憶手段にアクセスを受けた場合に、前記会議データを送信することを特徴とする、請求項１から４のいずれか１項記載の会議管理サーバ。
【請求項６】
サーバコンピュータを、
会議情報と、前記会議情報に紐付けられた会議出席者情報と、前記会議情報に紐付けられた会議データとを記憶する記憶手段と、
前記会議出席者情報に含まれる各会議出席者のログインＩＤで特定されるアドレスに、前記会議データに含まれる第１のデータを配信する配信手段と、
前記第１のデータの内容を前記ログインＩＤごとに決定する決定手段として機能させ、
前記決定手段が、前記第１のデータを、あらかじめ定められた公開範囲に基づいて、前記ログインＩＤごとに決定するように機能させるためのプログラムであることを特徴とする、会議管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議管理サーバ及びプログラムに関し、特に、会議参加者に会議資料を配付する手間を省く技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、印刷物のデータ化が進み、サーバ上からいつでも、場所を選ばず印刷する事が出来るネットワークに接続されたプリンタ／ＭＦＰシステムが構築されている場合がある。この場合、このサーバ上にある印刷データを、ネットワークを経由して、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ−Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌｓ）から印刷する。
【０００３】
しかしながら、今までのＭＦＰは自分で印刷するためのデータをパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと呼ぶ）やスキャナからＭＦＰ本体又はサーバへアップロードする必要がある。そのため、例えば、会社や事業所などで行う会議を例に取ると、会議で使用する資料はあらかじめ、ＭＦＰ又はＭＦＰが繋がるネットワーク上のサーバへ印刷物として送る必要がある。また会議の議題や会議で使用する説明資料や議事録などは、会議後、主催者より発行された議事録データをＭＦＰへ送るなど、自分が必要な印刷物を取捨選択してあらかじめデータを送るなどする必要があり、印刷データを探す、選択、送るなどの手間が発生するという問題があった。
【０００４】
特許文献１には、会議終了後、主催者が参加者の事情を考慮し、議事録を役割に応じて配信するシステムが開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１に記載のシステムでは、会議の議題や会議で使用する説明資料や議事録などは、会議後、主催者より発行された議事録データをＭＦＰへ送るなど、自分が必要な印刷物を取捨選択してあらかじめデータを送るなどする必要があり、印刷データを探す、選択、送るなどの手間が発生するという問題は解消できていない。
【０００６】
本発明は、上記実情に鑑みてなされたものであって、会議参加者への会議資料の配付の手間を省くことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、第１の態様として、会議情報と、前記会議情報に紐付けられた会議出席者情報と、前記会議情報に紐付けられた会議データとを記憶する記憶手段と、前記会議出席者情報に含まれる各会議出席者のログインＩＤで特定されるアドレスに、前記会議データに含まれる第１のデータを配信する配信手段と、前記第１のデータの内容を前記ログインＩＤごとに決定する決定手段と、を有し、前記決定手段は、前記第１のデータを、あらかじめ定められた公開範囲に基づいて、前記ログインＩＤごとに決定することを特徴とする、会議管理サーバを提供する。
【０００８】
第２の態様として、サーバコンピュータを、会議情報と、前記会議情報に紐付けられた会議出席者情報と、前記会議情報に紐付けられた会議データとを記憶する記憶手段と、前記会議出席者情報に含まれる各会議出席者のログインＩＤで特定されるアドレスに、前記会議データに含まれる第１のデータを配信する配信手段と、前記第１のデータの内容を前記ログインＩＤごとに決定する決定手段として機能させ、前記決定手段が、前記第１のデータを、あらかじめ定められた公開範囲に基づいて、前記ログインＩＤごとに決定するように機能させることを特徴とする、会議管理プログラムを提供する。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、会議参加者への会議資料の配付の手間を省くことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明による実施形態に係る画像形成システムの全体構成例を示す図である。
【図２】本実施形態における画像形成装置の例を示す図である。
【図３】図１のサーバ装置Ｓ１のハードウェア構成例を示す図である。
【図４】図１のサーバ装置Ｓ１を利用して実現される会議管理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図５】本実施形態に係る会議管理サーバを含む会議管理システムのネットワーク構成の一例を示すブロック図である。
【図６】会議管理システムにおける、主催者側の会議開催前から開催後の処理手順を示す流れ図である。
【図７】会議管理システムにおける、会議参加者側の会議開催前から開催後の処理手順を示す流れ図である。
【図８】会議参加者が印刷実行をしたときの手順を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態を説明する。下記実施形態においては、会議を開催するにあたり、主催者が事前に開催議題や配布資料を参加者が印刷可能なＭＦＰが繋がるネットワークサーバへ配信する。参加者は個人の役職や役割が登録されたＩＤカードをＭＦＰにログインする事で事前に必要な印刷データを印刷したり、会議終了後の議事録が配信された印刷データを近くのＭＦＰで印刷したりすることができる。
【００１２】
上記を実現するために、本システムは、会議名や開催場所等、議題などの会議情報と、会議の出席者／役割／役職に応じて、会議開催通知／会議で使用する配布資料や会議議事録情報を出席者毎に、組み合わせて配信及び印刷物の選択ができ、これらの会議出席者情報はＭＦＰとつながるネットワークサーバ上に登録されており、会議主催者があらかじめ会議情報を登録する事で、出席者は必要な会議データを任意の場所／時間に、任意のＭＦＰから出力することが特徴になっている。
上記記載の特徴について、以下、詳細に解説する。
【００１３】
＜ハードウェア構成例＞
図１は、本発明による実施形態に係る画像形成システムの全体構成例を示す図である。
図１に示すように、この画像形成システムは、操作者の指示に基づいて画像形成ジョブを送出する端末装置Ｔ１，Ｔ２と、画像形成ジョブに基づいて画像形成を実行する複数の画像形成装置Ｐ１〜Ｐ３とをネットワークＮを介して接続している。このネットワークＮに、画像形成装置Ｐ１〜Ｐ３の消耗品及び残滓の状況を管理し、画像形成装置Ｐ１〜Ｐ３に画像形成ジョブを割り当てるサーバ装置Ｓ１をさらに接続している。
【００１４】
各端末装置Ｔ１，Ｔ２はＰＣ（パーソナルコンピュータ）やワークステーション等の情報処理装置である。各画像形成装置Ｐ１〜Ｐ３は、端末装置Ｔ１，Ｔ２からの画像形成ジョブに基づく画像形成及び後処理機能を有する装置である。例えば、レーザプリンタ、インクジェットプリンタ等のプリント機能のみを有する画像形成装置に限らず、プリント機能の他にコピー機能等の他の機能も有するデジタル複写機、デジタル複合機等であってもよい。
【００１５】
端末装置Ｔ１，Ｔ２から画像形成の指示（画像形成ジョブ）がネットワークＮを介してサーバ装置Ｓ１へ送信されると、サーバ装置Ｓ１は、ジョブの情報と、管理している各画像形成装置Ｐ１〜Ｐ３の消耗品及び残滓の状況に基づいて、画像形成を行う画像形成装置を選定する。
【００１６】
サーバ装置Ｓ１が管理する消耗品としては、例えば、画像を転写するための用紙、画像を形成するためのトナーやインク、ステープラー処理用のステープル、無線綴じ製本のための接着剤、テープ製本のためのテープ、リング製本のためのリング、シュア製本のためのバインドストリップといった定期的に補充や交換が必要なものである。また、サーバ装置Ｓ１が管理する残滓としては、例えば、パンチ処理により生成されるパンチ屑、断裁処理により生成される断裁屑、ステープラー処理により生成されるステープルの切り屑といった定期的に満杯処理が必要なものである。
【００１７】
なお、図１のネットワークはバス型を例としているが、ネットワーク形態はこの形式に限らず、スター型やリング型であってもよい。
【００１８】
図２に、本システムにおける画像形成装置の一例を示す。画像形成装置は、図２に示すように、プロッタ装置Ｕ１、シート格納装置Ｕ２〜Ｕ３、シート後処理装置Ｕ４〜Ｕ６の各ユニットで構成されている。
【００１９】
プロッタ装置Ｕ１は、例えば電子写真式記録装置やインクジェット式記録装置で構成され、画像情報を用紙へ印刷する。さらに、印刷された用紙をシート後処理装置に搬送する。シート格納装置Ｕ２〜Ｕ３は、画像を転写するための用紙を格納する装置である。Ｕ２のように、プロッタ装置Ｕ１の下側に接続される比較的小容量の格納装置や、Ｕ３のように、プロッタ装置Ｕ１と並んで接続される大容量の格納装置がある。これらの格納装置は、異なるサイズの用紙を格納した複数の給紙段（各給紙段にはそれぞれ同一サイズの用紙が格納される）を備えており、プロッタ装置Ｕ１へ用紙を搬送する。シート後処理装置Ｕ４〜Ｕ６は、プロッタ装置Ｕ１から排出された用紙に対して後処理を施す装置で、複数のシート後処理装置を接続することができる。Ｕ４は、例えば製本用の表紙や合紙を挿入するための挿入装置、Ｕ５は、例えばパンチ処理をするためのパンチ装置、製本するために用紙を折るための折り装置、Ｕ６は、例えば用紙に対してステープル処理をするためのステープル装置、テープ製本やリング製本、シュア製本をするための製本装置、製本された用紙を最終的なサイズに断裁するための断裁装置を表す。また、ステープラー処理用のステープル、無線綴じ製本のための接着剤、テープ製本のためのテープ、リング製本のためのリング、シュア製本のためのバインドストリップ等の各消耗品を格納する消耗品格納ユニット（図示しない）を備えている。また、ステープラー処理では、印刷物の綴じ枚数によってステープルをカットする際にステープル切り屑が発生し、パンチ処理では、印刷用紙にパンチ穴を開ける際にパンチ屑が発生し、製本処理では、三方仕上げ裁ちや無線綴じのミーリング処理の際に断裁屑が発生し、これらステープル切り屑、パンチ屑、断裁屑のような残滓を格納するための残滓回収ユニット（図示しない）も備えている。なお、単体の画像形成装置としての機能を成すため、セットされた原稿を読み取り位置に搬送する読み取り給紙装置、原稿の画像情報を読み取るスキャナ装置、テンキー、スタートキー、ファンクションキー、ワンタッチキー等の各種操作キーを備えた操作パネル及び液晶ディスプレイ等で構成される操作部を備えていてもよい。
【００２０】
図３に、図１のサーバ装置Ｓ１のハードウェア構成例を示す。図３は、サーバ装置Ｓ１のハードウェア構成を示すブロック図である。サーバ装置Ｓ１は、ネットワークＩ／Ｆ（インタフェース）１、ＣＰＵ２、ＲＯＭ３、ＲＡＭ４、表示装置５、ハードディスク６、入力装置７、及び記録媒体ドライブ８を備えている。
【００２１】
ネットワークＩ／Ｆ１は、端末装置Ｔ１，Ｔ２及び画像形成装置Ｐ１〜Ｐ３とネットワークＮ経由で通信するための通信手段である。ＣＰＵ２は、このサーバ装置Ｓ１全体を管理及び制御する中央処理装置である。ＲＯＭ３は、ＣＰＵ２が実行する固定プログラムや固定データを格納している読み出し専用の記憶手段である。ＲＡＭ４は、ＣＰＵ２が実行するプログラムを展開し、各種の処理の際の作業領域として使用する読み書き可能な記憶手段である。表示装置５は、各種のデータや作業画面等を表示するＣＲＴディスプレイ、ＬＣＤディスプレイ等の表示手段である。ハードディスク６は、本実施形態に係るプログラムやデータを記憶する大容量記憶手段である。入力装置７は、利用者が各種の操作情報を入力するための入力手段であり、キーボードやマウス等のポインティングデバイスも使用することができる。記録媒体ドライブ８は、記録媒体９に対する記録又は再生を行う記録再生手段である。
【００２２】
記録媒体９は、記録媒体ドライブ８に対して脱着可能なＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体であり、本実施形態に係る画像形成ジョブ管理を実行するプログラム（ソフトウェア）が記録される。
【００２３】
このように構成されたサーバ装置Ｓ１において、ＣＰＵ２は、操作者による入力装置７の操作により、記録媒体ドライブ８を介して記録媒体９から本実施形態に係るプログラムを読み出し、ハードディスク６にインストールすることができる。また、このプログラムを、図示しない外部装置からネットワークＮを介してダウンロードするように構成することもできる。
【００２４】
＜会議管理サーバ＞
図３のような構成を利用して、ソフトウェアプログラムが実行されることにより、本実施形態に係る会議管理サーバの機能が実現される。図４は、サーバ装置Ｓ１を利用して実現される会議管理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【００２５】
図４に示すように、会議管理サーバとして機能するサーバ装置Ｓ１は、システム制御部１１、ジョブ受け付け部１２、ジョブ判断部１３、装置情報取得部１４、情報表示部１５、情報記憶部１６を備えている。情報記憶部１６は、ジョブ情報記憶部１７、装置情報記憶部１８、及びジョブ判断結果記憶部１９を含んでいる。これらの機能ブロックは、図３に示したハードウェアと、図３を参照しながら説明したプログラムとにより実現される。
【００２６】
システム制御部１１は、各部を制御して画像形成装置の情報管理、ジョブの判断を行う。ジョブ受け付け部１２は、ネットワークＮを経由して端末装置Ｔ１，Ｔ２から送られてくる画像形成のジョブを受け付ける。ジョブ受け付け部１２で受け付けたジョブの情報は、一旦、ジョブ情報記憶部１７に記憶される。このジョブ情報には、出力サイズや部数、ステープルやパンチ等の仕上げ処理（後処理）に関するパラメータやジョブを送信した端末装置の情報が含まれている。
【００２７】
装置情報取得部１４は、サーバ装置Ｓ１が管理している各画像形成装置Ｔ１，Ｔ２から消耗品及び残滓の情報を取得してくる。各画像形成装置Ｔ１，Ｔ２の消耗品及び残滓の状況に変化があるたびに取得する。取得した情報は、装置情報記憶部１８に記憶される。
【００２８】
ジョブ判断部１３は、ジョブ情報記憶部１７に記憶されているジョブの情報を解析し、ジョブの情報に含まれる画像形成に関するパラメータと、装置情報記憶部１８に記憶されている各画像形成装置の消耗品及び残滓の情報を参照し、ジョブが実行可能な画像形成装置を判断する。判断した結果は、ジョブ判断結果記憶部１９に記憶される。
【００２９】
情報通知部１５は、ジョブを送信してきた端末装置にジョブ判断結果記憶部１９に記憶されているジョブの判断結果を通知する。また、画像形成装置が選定されると、選定された画像形成装置にジョブ情報記憶部１７に記憶されているジョブの情報を通知してジョブを実行させる。さらに、情報通知部１５は、ジョブを送信してきた端末装置に選定した画像形成装置の情報を通知する。
【００３０】
会議管理サーバとして機能するサーバ装置Ｓ１は、さらに、配信手段２３と決定手段２４を備える。配信手段２３と決定手段２４は、システム制御部１１が提供する機能の一部である。また、情報記憶部１６は、さらに、会議情報２０と、会議出席者情報２１と、会議データ２２とを記憶する。
【００３１】
会議情報２０は、開催される一つ一つの会議ごとに生成される情報であり、会議名や開催場所等、議題などの情報である。会議出席者情報２１は、会議情報２０に紐付けられており、その会議に出席した出席者の情報である。会議データ２２も、会議情報２０に紐付けられており、その会議において配付された資料や、会議終了後の議事録のデジタルデータである。
【００３２】
＜会議システム＞
図５に、上記会議管理サーバを含む、本実施形態の会議システムの構成例を示す。
【００３３】
ＰＣ１１０は、例えば会議主催者用の端末装置であり、会議主催者１０が会議に仕様する資料や、会議情報の作成に使用する。ＰＣ１２０、ＰＣ１３０、ＰＣ１４０、ＰＣ１５０は、例えば会議参加者用の端末装置であり、会議資料の事前確認、会議当日の閲覧などに使用する。ここで、ＰＣ１１０（主催者用）の代わりに、会議管理サーバ１００、プリンタ１０１が会議主催者用の端末装置として用いられても良い。
【００３４】
会議管理サーバ１００は、制御部、ネットワークＩ／Ｆ部、記憶部などで構成される。制御部は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭなどで構成され、会議管理サーバ全体の動作を制御する。ネットワークＩ／Ｆ部は、ＮＩＣ、モデムなどにより構成されており、ネットワーク１００を介して、プリンタ１００やＰＣ１０〜４０との通信を行う。記憶部はＨＤＤなどで構成され、会議情報（会議開催日時、場所、会議室、会議参加人数）とユーザ情報（会議の主催者や参加者を認証するパスワード、ＩＤなどの認証情報）を記憶する。
【００３５】
会議主催者用のＰＣ１１０、会議参加者用のＰＣ１２０〜１５０、複数のプリンタ１０１が、ネットワークにより、相互に接続される。またプリンタ１０１と会議管理サーバ１００とＰＣ１１０〜１５０は、ネットワークにより相互に接続され、相互のデータのやりとりが可能である。
【００３６】
図５において、中段に図示した、プリンタ１０１、プロジェクタ１０２、ログインＩＤ確認手段１０３、カメラ１０４は、会議室に設置するデバイスである。ログインＩＤ確認手段は、ＲＦＩＤを利用してユーザが所持するカード内のＩＣチップを読み取るなどの方法により、ログインＩＤを確認する。カメラ１０４は、ユーザの顔を撮像して撮像画像を会議管理サーバやユーザ管理サーバ（不図示）などに送信し、顔認識を行って、本人であることを認証するために用いられる。
【００３７】
図６は、会議管理システムにおける、主催者側の会議開催前から開催後の処理手順を示す流れ図である。
【００３８】
Ｓ１０１：主催者は会議開催通知を作成する。このとき会議情報２０が生成される。
Ｓ１０２：更に会議参加者を決定。参加者の役職や役割、職種は全て会議管理サーバ１００又はユーザ管理サーバ（不図示）に既に登録されている。
Ｓ１０３：会議に必要な資料を作成する。資料は参加者の役職に応じて公開範囲を設定する事が可能である。このとき、会議に必要な資料は会議データ２２として会議情報２０に紐付けられて会議管理サーバ１００内に記憶される。
【００３９】
Ｓ１０４：Ｓ１０１−Ｓ１０３の各データをインターネット又はイントラネット上に存在する会議管理サーバ１００へアップロードする。
Ｓ１０５：アップロードを受けたサーバ側で登録された参加者とその情報、会議と会議資料を関連付けて、公開範囲を設定する。
Ｓ１０６：関連付けが完了した後、会議参加登録者へ開催通知を配信する。
Ｓ１０７：会議主催者は、会議を開催する。
Ｓ１０８：会議主催者は会議実施後、議事録を作成する。
Ｓ１０９：作成された議事録を会議管理サーバ１００へアップロードする。このとき、会議の議事録は当該会議の会議情報２０と紐付けられて会議データ２２に追加される。
Ｓ１１０：アップロードされたサーバは開催通知と参加者を関連付け、参加者へ配信する。
【００４０】
図７は、会議管理システムにおける、参加者側の会議開催前から開催後の処理手順を示す流れ図である。
【００４１】
Ｓ２０１，Ｓ２０２：会議参加者は主催者からの会議開催通知や、議事録が発行された事を受信する。
Ｓ２０３：受信者はログインＩＤ確認手段１０３によりログインＩＤを入力する。入力されたログインＩＤに基づいて、会議管理サーバ１００は、会議参加者情報２１を会議情報２０に紐付けて生成する。
Ｓ２０４：受信者は設計技術者であったり、役員であったり、役割が異なる為、役割に応じて受信データや操作可能なオペレーションが異なる為、これらの情報に応じて、印刷や他への転送が可能な資料のオペレーションを表示する。オペレーションは、受信者のＰＣに表示される。
Ｓ２０５：参加者は選択可能なオペレーションと必要な資料を選択し、会議データ２２に含まれる文書の配信実行や、印刷実行などを指示する操作を行う。
Ｓ２０６：会議管理サーバ１００は指定されたオペレーションから印刷やメール配信転送などの処理を行う。
【００４２】
図８に、会議参加者が印刷実行をしたときの手順を示す。
会議参加者は、プリンタ１０１を用いて資料の印刷を実行すると、プリンタ１０１は、資料印刷履歴を生成し、会議管理サーバ１００に自動的に送信する。会議管理サーバ１００は、資料印刷履歴を管理し、累積資料印刷回数をカウントする。次に、累積し両印刷回数に基づいて、会議資料準備判定を行う。
【００４３】
会議管理サーバ１００は、会議情報２０に結びつけられた会議参加者情報２１から導き出される必要な資料の数を累積し両印刷回数が満たせば、会議の準備がととのったと判定して、会議資料準備判定を主催者に送信する。
【００４４】
図７のＳ２０４〜Ｓ２０６について、さらに詳細に説明する。
会議参加者情報２１には、各会議参加者ごとにアドレスが紐付けられる。アドレスの具体例としては例えば電子メールアドレスが挙げられる。他には、会議参加者が所有又は占有するＰＣを特定する情報が挙げられる。前記アドレスは、会議が行われる会議室に設置されたプリンタ１０１のネットワークアドレスである場合もある。
【００４５】
また、会議参加者情報２１には、各会議参加者ごとに操作可能なオペレーションと閲覧可能な内容が紐付けられる。Ｓ２０４において、会議管理サーバ１００の決定手段２４は、Ｓ２０３でのログインに用いられたログインＩＤに基づいて、操作可能なオペレーションと閲覧可能な内容を決定する。Ｓ２０５における配信指示があった場合、配信手段２３は、決定手段２４が決定した閲覧可能な内容が記載された文書を、前記ログインＩＤにより特定されるアドレスに配信する。
【００４６】
Ｓ２０５において印刷指示があった場合は、ログインＩＤに紐付けられるプリンタ１０１のネットワークアドレスに向けて会議データ２２に含まれる文書であって、決定手段２４が印刷可能と決定した文書を配信する。プリンタ１０１は、受信した文書を印刷する。
【００４７】
なお、Ｓ２０３ではログインＩＤを用いて会議参加者を特定したが、カメラ１０４を用いて顔認識により会議参加者を特定した場合によっても同様の処理を行う。
【００４８】
本実施形態は、上述した構成及び動作により、つまるところ、会議参加者への会議資料の配付の手間を省くことができるという効果を得る。さらに、本システムは、会議名や開催場所等、議題などの会議情報と、会議の出席者／役割／役職に応じて、会議開催通知／会議で使用する配布資料や会議議事録情報を出席者毎に、組み合わせて配信及び印刷物の選択ができる。すなわち、これらの会議出席者情報はＭＦＰとつながるネットワークサーバ上に登録されており、会議主催者があらかじめ会議情報を登録する事で、出席者は必要な会議データを任意の場所／時間に、任意のＭＦＰから出力する事ができるので、配布資料や会議議事録情報を出席者毎に、組み合わせて配信及び印刷物の選択ができる。
【００４９】
会議で使用する資料はあらかじめ、ＭＦＰ又はＭＦＰが繋がるネットワーク上のサーバへ印刷物として送る事ができる。そのため、会議の議題や会議で使用する説明資料や議事録などは、会議後、主催者より発行された議事録データを各個人参加者の役割や役職に応じて、必要なデータをＭＦＰへ配信する。参加者は会議前にサーバに配信された配布データを、個人を特定するセキュリティカードＩＤカードを使いＭＦＰへログインする事で必要な配布物を確認し、その場で印刷する事ができる。
【００５０】
他の効果として、会議室に入室する際にＩＤカードで出席確認をすると、会議室内のＭＦＰで必要な印刷データを印刷する事ができる。印刷データは一定期間内の保存や、指定された範囲へ、サーバ上にある主催者から配布されたデータを他へメールで配信する事や、印刷データとして転送する事も可能である。また、会議終了後、近くのＭＦＰへＩＤカードからログインしサーバへアクセスする事で、会議の議事録をすぐに印刷又はグループへ配信転送する事が出来る。
【符号の説明】
【００５１】
Ｓ１    サーバ装置（会議管理サーバ）
２０    会議情報
２１    会議出席者情報
２２    会議データ
２３    配信手段
２４    決定手段
【先行技術文献】
【特許文献】
【００５２】
【特許文献１】特開２００８−１５２５２７号公報
【図１】
2014036300.tif 000003
【図２】
2014036300.tif 000004
【図３】
2014036300.tif 000005
【図４】
2014036300.tif 000006
【図５】
2014036300.tif 000007
【図６】
2014036300.tif 000008
【図７】
2014036300.tif 000009
【図８】
2014036300.tif 000010